02020Q0224(01) — HR — 23.07.2020 — 001.001

Ovaj je tekst namijenjen isključivo dokumentiranju i nema pravni učinak. Institucije Unije nisu odgovorne za njegov sadržaj. Vjerodostojne inačice relevantnih akata, uključujući njihove preambule, one su koje su objavljene u Službenom listu Europske unije i dostupne u EUR-Lexu. Tim službenim tekstovima može se izravno pristupiti putem poveznica sadržanih u ovom dokumentu.

Koju je izmijenila:









▼B

POSLOVNIK EUROJUSTA













POGLAVLJE I.

Kolegij

Članak 1.

Predsjednik i potpredsjednici Eurojusta

1. Predsjednik izvršava svoje funkcije u ime Kolegija. Uz funkcije predviđene člankom 11. stavkom 2. Uredbe o Eurojustu, predsjednik:

a) potpisuje službena priopćenja Kolegija, među ostalim o financijskim pitanjima u skladu s financijskim pravilima Eurojusta;

b) određuje mjesto, dan i vrijeme sastanaka Kolegija, sastavlja privremeni dnevni red, otvara i zaključuje sastanke, moderira rasprave i nadgleda provedbu odluka koje je donio Kolegij, a za koju je zadužen upravni direktor;

c) poziva pojedince da prisustvuju sastancima Kolegija;

d) priprema rad Kolegija kada taj kolegij izvršava svoje operativne funkcije.

2. Potpredsjednici izvršavaju funkcije navedene u članku 11. stavku 2. Uredbe o Eurojustu i u stavku 1. ovog članka, koje im je predsjednik povjerio. Zamjenjuju predsjednika ako ne može obavljati svoje dužnosti u skladu s člankom 11. stavkom 3. Uredbe o Eurojustu i člankom 2. stavkom 2. ovog poslovnika.

Članak 2.

Izbor predsjednika Eurojusta

1. U skladu s člankom 11. stavkom 1. Uredbe o Eurojustu Kolegij bira predsjednika među nacionalnim članovima dvotrećinskom većinom glasova svojih članova.

2. Predsjednik saziva izbore mjesec dana prije isteka svojeg mandata. Ako se mjesto predsjednika isprazni prije isteka propisanog mandata od četiri godine, potpredsjednik s tada najduljim razdobljem službe u Eurojustu odmah saziva sastanak Kolegija radi izbora predsjednika koji se održava u roku od jednog mjeseca od dana kada je mjesto upražnjeno. Tijekom prijelaznog razdoblja predsjednika mijenja potpredsjednik s tada najduljim razdobljem službe ili, u slučaju jednakog razdoblja službe, najstariji potpredsjednik.

3. Predsjednik ili potpredsjednik, prilikom sazivanja sastanka za izbor predsjednika, službeno otvaraju razdoblje za podnošenje kandidatura. Nacionalni članovi koji žele biti izabrani voditelju tajništva uprave u pisanom obliku podnose svoju kandidaturu, zajedno s motivacijskim pismom, najmanje deset radnih dana prije sastanka na kojem će se održati izbori i do 12:00 sati po srednjoeuropskom vremenu. Po primitku kandidature, voditelj tajništva uprave obavješćuje Kolegij o imenu kandidata. Nakon isteka roka voditelj tajništva uprave Kolegiju dostavlja motivacijska pisma. Na sastanku Kolegija koji se održava neposredno prije sastanka na kojem će se održati izbori, kandidati predstavljaju svoje kandidature Kolegiju.

4. Izbori se održavaju pod predsjedanjem predsjednika ili potpredsjednika ako oni nisu kandidati na izborima ili nacionalnog člana s tada najduljim razdobljem službe u Eurojustu ili najstarijim među nacionalnim članovima u slučaju jednakog trajanja službe u Eurojustu ako oni nisu kandidati na izborima.

5. Izborima prisustvuju upravni direktor i voditelj tajništva uprave. Predstavnici Europskog parlamenta i Vijeća mogu biti prisutni kao promatrači.

6. Predsjedatelj na početku sastanka provjerava kvorum. Ako nacionalni član ne može prisustvovati izborima, netko ga može zastupati ili nekome može dati punomoć u skladu s člankom 6. stavkom 3. i 4. ovog poslovnika.

7. Izbori se provode tajnim glasovanjem. Upravni direktor poziva članove kolegija ili njihove predstavnike na glasovanje, jednog po jednog, u skladu s popisom protokolarnog redoslijeda država članica Europske unije (u daljnjem tekstu „protokolarni popis EU-a”). Predstavnik Europske komisije glasuje posljednji. Kada svi članovi kolegija ili njihovi predstavnici glasuju, službenik za izbore otvara glasačku kutiju i prebrojava glasačke listiće.

8. U prvom krugu smatra se da je kandidat izabran ako je dobio dvotrećinsku većinu glasova članova Kolegija. Ako nijedan kandidat ne dobije dvotrećinsku većinu glasova, odmah se provodi drugi krug glasovanja za dva kandidata koji su u prvom krugu dobili najviše glasova. Ako tri ili više kandidata dobiju izjednačeni najveći broj glasova, svi takvi kandidati idu u drugi krug. Ako dva ili više kandidata dobiju izjednačeni drugi najveći broj glasova, svi takvi kandidati i kandidat koji je dobio najveći broj glasova idu u drugi krug.

9. U drugom krugu smatra se da je kandidat izabran ako je dobio dvotrećinsku većinu glasova članova Kolegija. Ako nijedan kandidat ne dobije dvotrećinsku većinu glasova, odmah se, u skladu s istim pravilima kao u stavku 8. ovog članka, provodi treći krug.

10. U trećem krugu smatra se da je kandidat izabran ako je dobio dvotrećinsku većinu glasova članova Kolegija. Ako nijedan kandidat ne dobije dvotrećinsku većinu glasova, odmah se pokreće novi izborni postupak. U međuvremenu bivši predsjednik ili potpredsjednik, pod uvjetima iz stavka 2. ovog članka, nastavljaju izvršavati funkcije predsjednika do trenutka imenovanja svojeg nasljednika.

11. Upravni direktor objavljuje rezultate izbora. Ishod postupka potpisuju predsjedatelj, upravni direktor, voditelj tajništva uprave i promatrači. U njemu su navedeni broj prisutnih ili zastupljenih članova Kolegija, broj glasačkih listića, broj važećih, nevažećih i praznih listića, rezultati glasovanja po krugovima i po kandidatima u abecednom redu njihovih prezimena te konačan rezultat.

12. Rezultati izbora predsjednika Eurojusta dostavljaju se Europskom parlamentu, Vijeću, Europskoj komisiji i državama članicama.

▼M1

13. U skladu sa zahtjevima iz članka 5. stavka 2. drugog podstavka ovog Poslovnika, sastanci Kolegija za izbor predsjednika mogu se organizirati tehničkim sredstvima, uključujući putem videokonferencije. Tim tehničkim sredstvima omogućuje se anonimno elektroničko glasovanje članova Kolegija kako bi se zaštitila povjerljivost i provjerilo njihovo sudjelovanje u tom postupku. Ostale odredbe ovog članka primjenjuju se mutatis mutandis na te sastanke.

▼B

Članak 3.

Izbor potpredsjednikâ Eurojusta

1. U skladu s člankom 11. stavkom 1. Uredbe o Eurojustu Kolegij bira dva potpredsjednika među nacionalnim članovima dvotrećinskom većinom glasova svojih članova.

2. Predsjednik saziva izbore mjesec dana prije isteka mandata potpredsjednika. Ako se mjesto potpredsjednika isprazni prije isteka propisanog mandata od četiri godine, predsjednik odmah saziva sastanak Kolegija radi izbora potpredsjednika koji se održava u roku od jednog mjeseca od dana kada je mjesto upražnjeno. U prijelaznom razdoblju potpredsjednik se ne zamjenjuje.

3. ►M1 Postupak za izbor predsjednika iz članka 2. stavaka od 3. do 13. ovog Poslovnika primjenjuje se mutatis mutandis na izbor potpredsjednika ne dovodeći u pitanje stavak 4. ovog članka. ◄

4. Ako nijedan kandidat u drugom krugu ne dobije dvotrećinsku većinu glasova članova Kolegija, odmah se održava treći krug u kojem se običnom većinom bira kandidat s najvećim brojem glasova. U slučaju izjednačenog broja glasova u trećem krugu, kandidat s tada najduljim razdobljem službe u Eurojustu smatra se izabranim. U slučaju isprekidanih razdoblja službe u Eurojustu, Kolegij isključivo uzima u obzir razdoblje službe neposredno prije izbora.

Članak 4.

Razrješenje predsjednika i potpredsjednikâ Eurojusta

1. U skladu s člankom 11. stavkom 6. Uredbe o Eurojustu, ako predsjednik ili potpredsjednik više ne ispunjavaju uvjete potrebne za obavljanje svojih dužnosti, Kolegij ih na prijedlog jedne trećine svojih članova može razriješiti dužnosti. Odluka se donosi tajnim glasovanjem. Odluka se donosi dvotrećinskom većinom glasova članova Kolegija, isključujući dotičnog predsjednika ili potpredsjednika.

2. Dotični predsjednik ili potpredsjednik prima primjerak zahtjeva za razrješenje i pojavljuje se pred Kolegijem prije nego što on donese odluku o razrješenju.

3. Ako Kolegij donese odluku o razrješenju predsjednika ili potpredsjednika, odmah se, u skladu s člancima 2. ili 3. ovog poslovnika, sazivaju izbori.

4. Europski parlament, Vijeće, Europska komisija i države članice obavješćuju se o razrješenju predsjednika ili potpredsjednika Eurojusta.

Članak 5.

Sastanci Kolegija

1. U skladu s člankom 13. stavkom 2. Uredbe o Eurojustu Kolegij održava najmanje jedan sastanak mjesečno. O rasporedu i mjestu održavanja sastanaka Kolegij odlučuje jednom godišnje prilikom donošenja kalendara sastanaka. Kada to zahtijevaju okolnosti i pod uvjetom da većina članova Kolegija nije podnijela prigovor, predsjednik može promijeniti datum ili vrijeme početka sastanaka, obavješćujući Kolegij. Kolegij održava dodatne sastanke na inicijativu predsjednika, na zahtjev Europske komisije kako bi raspravljao o administrativnim zadaćama Kolegija ili na zahtjev najmanje jedne trećine svojih članova.

2. Sastanci Kolegija održavaju se u sjedištu Eurojusta. Kolegij može, na prijedlog predsjednika, iznimno odlučiti održati sastanak na drugoj lokaciji ako za to postoje opravdani razlozi.

▼M1

U slučaju izvanrednih događaja ili okolnosti koje su izvan kontrole članova Kolegija (viša sila) i kada Kolegij ne može ispuniti zahtjeve iz ovog stavka Poslovnika, Kolegij može odlučiti, u skladu s člankom 7. ovog Poslovnika, organizirati svoje sastanke tehničkim sredstvima, uključujući putem videokonferencije. Trajanje te mjere određuje se odlukom Kolegija. Ta se odluka Kolegija može obnoviti u slučaju izvanrednih događaja ili okolnosti (viša sila). Takvi sastanci Kolegija mogu se organizirati pod uvjetom da se dostupnim tehničkim sredstvima omogućuje identifikacija članova Kolegija i njihovo sudjelovanje u raspravama uz osiguravanje kolegijalnosti rasprava. Odredbe članaka 5. i 6. ovog Poslovnika primjenjuju se mutatis mutandis na te sastanke.

▼B

3. U odsutnosti predsjednika i potpredsjednikâ, nacionalni član s tada najduljim razdobljem službe u Eurojustu predsjeda sastancima Kolegija.

4. Sastanci Kolegija nisu javni, a rasprave ostaju povjerljive. Kolegij može odlučiti sastati se na sjednici na kojoj je prisustvovanje ograničeno.

5. U pogledu prisustvovanja osoba koje nisu članovi Kolegija na sastancima Kolegija:

a) upravni direktor prisustvuje sastancima Kolegija sazvanima u vezi s izvršavanjem njegovih upravljačkih funkcija, a predsjednik ga može pozvati da prisustvuje sastancima Kolegija na kojima se raspravlja o operativnim pitanjima, s time da ni u jednom slučaju nema pravo glasovati;

b) predsjednik može pozvati bilo koju osobu čije bi mišljenje moglo biti od interesa, a posebno tužitelje za vezu iz trećih zemalja upućene u Eurojust, da prisustvuju sastancima Kolegija kao promatrači bez prava glasa;

c) predsjednik ocjenjuje dnevni red sastanaka Kolegija radi utvrđivanja pitanja koja su relevantna za izvršavanje zadaća Ureda europskog javnog tužitelja. Predsjednik predstavnika Ureda europskog javnog tužitelja poziva da, bez prava glasa, prisustvuje tim sastancima. Predsjednik predstavniku Ureda europskog javnog tužitelja dostavlja odgovarajuće dokumente na kojima se temelji dnevni red;

d) članovima kolegija mogu u iznimnim slučajevima, prema potrebi, pomagati savjetnici ili stručnjaci. Član Kolegija koji traži pomoć od savjetnikâ ili stručnjakâ obavješćuje predsjednika o imenima savjetnikâ ili stručnjakâ najmanje deset radnih dana prije sastanka Kolegija navodeći točku dnevnog reda zbog koje ih treba pozvati. Predsjednik pisanim putem o tome obavješćuje članove Kolegija i odlučuje, uzimajući u obzir sve podnesene prigovore, o tome hoće li uputiti poziv.

6. Predsjednik priprema privremeni dnevni red za svaki sastanak Kolegija. Na privremenom dnevnom redu nalaze se točke koje su zatražili članovi Kolegija i točke koje predsjednik, Izvršni odbor ili upravni direktor smatraju prikladnima.

7. Tajništvo uprave privremeni dnevni red, zajedno s odgovarajućim dokumentima, šalje članovima Kolegija najmanje pet radnih dana prije sastanka. Ako je sazvan dodatni sastanak, privremeni dnevni red može se poslati dvadeset i četiri sata prije sastanka. Samo točke za koje su dostavljeni odgovarajući dokumenti uvrštavaju se, s ciljem donošenja odluke, u privremeni dnevni red s ciljem donošenja odluke. Predsjednik može odrediti okvirne rokove za raspravu o svakoj točki dnevnog reda te ograničiti broj i trajanje izlaganja.

8. Na početku svakog sastanka Kolegij odobrava dnevni red. O hitnim pitanjima i točkama koje se ne pojavljuju na privremenom dnevnom redu može se raspravljati i o njima se može donijeti odluka ako su članovi Kolegija s time suglasni. Kolegij također može donijeti odluku o upotrebi pisanih postupaka ili postupaka pripremnog savjetovanja na temelju članaka 7. i 8. ovog poslovnika.

9. Predsjednik obavješćuje Kolegij o svim pitanjima koja bi mu mogla biti od interesa; u skladu s člankom 11. stavkom 2. točkom (b) Uredbe o Eurojustu. Tajništvo uprave može članovima kolegija dostaviti informacije u pisanom obliku. Na zahtjev člana Kolegija informativna točka uvrštava se u dnevni red Kolegija radi razmatranja.

10. Članovi kolegija mogu upravnom direktoru postavljati pitanja od općeg interesa iz njegova područja nadležnosti. Upravni direktor pružit će odgovore na prvom mogućem sastanku Kolegija nakon primitka pitanja.

Članak 6.

Kvorum i glasovanje

1. Za kvorum je potrebna prisutnost dvije trećine članova Kolegija. U odsutnosti nacionalnog člana, za utvrđivanje kvoruma u obzir se uzima prisutnost njegova zamjenika ili pomoćnika koji ima status iz članka 7. stavka 4. Uredbe o Eurojustu.

2. Ako se potreban kvorum ne može postići, predsjednik nastavlja sa sastankom bez evidentiranja ikakve formalne odluke. Odgovarajuće točke dnevnog reda mogu se razmatrati na sljedećem sastanku Kolegija ili u okviru pisanog postupka u skladu s člankom 7. ovog poslovnika.

3. Nacionalni član koji ne može prisustvovati sastanku Kolegija i kojeg ne zastupa zamjenik ili pomoćnik koji ima status iz članka 7. stavka 4. Uredbe o Eurojustu, može opunomoćiti drugog nacionalnog člana da glasuje u njegovo ime. Svaki nacionalni član može dobiti najviše jednu punomoć.

4. Nacionalni član koji se koristi glasovanjem putem punomoći u pisanom obliku obavješćuje tajništvo uprave o identitetu opunomoćenika, točkama dnevnog reda za koje je punomoć valjana i svim mogućim ograničenjima glasovanja putem punomoći. Glasovanje putem punomoći vrijedi samo za sastanak za koji je dodijeljena.

5. Kolegij može donijeti odluku o određenom pitanju ako predsjednik smatra da se o tom pitanju dovoljno raspravljalo.

6. U skladu s člankom 14. stavkom 1. Uredbe o Eurojustu, osim ako je drukčije predviđeno i kada se ne može postići konsenzus, Kolegij donosi odluke većinom glasova svojih članova.

7. Konsenzus je postignut ako se nijedan član Kolegija izričito ne usprotivi. Kolegij može pristupiti glasovanju ako predsjednik zabilježi izostanak konsenzusa. Većina članova Kolegija određuje se na temelju sastava Kolegija kako je predviđeno člankom 10. stavkom 1. Uredbe o Eurojustu.

8. U skladu s člankom 14. stavkom 2. Uredbe o Eurojustu svaki član Kolegija ima jedan glas. Ako je član s pravom glasa odsutan, zamjenik ima pravo ostvariti pravo glasovanja pod uvjetima navedenima u članku 7. stavku 7. Uredbe o Eurojustu. Ako je zamjenik odsutan, pomoćnik također ima pravo ostvariti pravo glasovanja pod uvjetima navedenima u članku 7. stavku 7. Uredbe o Eurojustu.

9. Osim ako je drukčije predviđeno ovim poslovnikom, glasuje se dizanjem ruke ili poimeničnim glasovanjem ako je glasovanje podizanjem ruke osporavano. Kolegij može na prijedlog predsjednika ili na zahtjev jedne trećine članova Kolegija donijeti odluku o tajnom glasovanju. Predsjednik bilježi raspodjelu danih glasova. Izraženo manjinsko mišljenje uključuje se u zapisnik sa sastanka ako to zatraži dotični član Kolegija.

Članak 7.

Pisani postupak

1. U hitnim slučajevima, ako se odluka ne može odgoditi i zahtijeva se prije nego što je moguće sazvati Kolegij, predsjednik može pokrenuti pisani postupak. Pisani postupci mogu se koristiti i za pitanja koje je Kolegij već razmotrio u skladu s člankom 5. stavkom 8. i člankom 6. stavkom 2. ovog poslovnika.

2. Predsjednik članovima kolegija za odgovore daje najmanje tri radna dana od datuma kada je nacrt odluke poslan elektroničkim putem. U iznimnim slučajevima predsjednik može donijeti odluku o kraćem trajanju.

3. Za prijedlog za donošenje odluke pisanim postupkom nije moguće predložiti izmjene te se on u cijelosti odobrava ili odbija. Ako u zadanom roku ne stigne nikakav odgovor, smatra se da se dotični član Kolegija suzdržao od glasovanja.

4. Odluka se donosi ako najmanje dvije trećine članova Kolegija odgovore u pisanom obliku i ako je postignuta potrebna većina glasova.

5. U slučajevima u kojima nije postignut potreban kvorum ili većina glasova, predsjednik može ponovno pokrenuti pisani postupak ili pitanje prenijeti na sljedeći sastanak Kolegija.

6. Predsjednik utvrđuje da je pisani postupak dovršen. Obavijest o tome šalje se članovima Kolegija.

Članak 8.

Postupak pripremnog savjetovanja

1. Predsjednik, kada to smatra primjerenim za pripremu rasprave u Kolegiju, može pokrenuti postupak pripremnog savjetovanja koristeći se elektroničkim sredstvima. Članovima Kolegija pružaju se potrebne informacije.

2. Postupci pripremnog savjetovanja traju sedam radnih dana, osim ako predsjednik zbog hitnosti odluči drukčije. Nakon isteka roka, inicijator prijedloga za razmatranje Kolegija izdaje revidirani dokument u kojem su uvažene primjedbe članova Kolegija.

Članak 9.

Radne skupine

1. Kolegij može osnovati radne skupine koje će Kolegiju pružati savjete i stručno znanje.

2. Mandat, sastav i praktično funkcioniranje tih radnih skupina utvrdit će se provedbenom odlukom Kolegija.







POGLAVLJE II.

Izvršni odbor

Članak 10.

Sastav Izvršnog odbora

1. U skladu s člankom 16. stavkom 4. Uredbe o Eurojustu, dva člana Kolegija koja nisu predsjednik ili potpredsjednici imenuju se članovima Izvršnog odbora na principu sustava rotacije.

2. Redoslijed rotacije prema kojemu se dva člana Kolegija poziva u članstvo u Izvršnom odboru temelji se na protokolarnom popisu EU-a. Kolegij ždrijebom određuje državu članicu s tog popisa s kojom će započeti primjena sustava rotacije.

3. Predstavnik prve imenovane države članice i predstavnik one koja se na protokolarnom popisu EU-a nalazi neposredno nakon nje bit će članovi Izvršnog odbora na razdoblje od dvije godine.

4. Na kraju tog dvogodišnjeg razdoblja nacionalni članovi iz sljedećih dviju država članica prema protokolarnom popisu EU-a imenuju se članovima Izvršnog odbora za sljedeće dvogodišnje razdoblje, osim ako taj nacionalni član obnaša funkciju predsjednika ili potpredsjednika u kojem se slučaju imenuje nacionalni član sljedeće države članice s protokolarnog popisa EU-a.

5. Ako mandat člana Kolegija završi prije isteka dvogodišnjeg razdoblja u Izvršnom odboru, članom Izvršnog odbora do kraja tog dvogodišnjeg razdoblja imenuje se novoimenovani nacionalni član iz iste države članice. Ako mandat nacionalnog člana završi, a novi nacionalni član još nije imenovan, članom Izvršnog odbora do trenutka imenovanja novog nacionalnog člana ili do kraja tog dvogodišnjeg razdoblja, imenuje se njegov/njezin zamjenik.

6. Nijedan nacionalni član ne može služiti dva uzastopna mandata na mjestu člana Izvršnog odbora, osim u svojstvu predsjednika ili potpredsjednika.

Članak 11.

Funkcioniranje Izvršnog odbora

1. Predsjednik predsjeda Izvršnim odborom u skladu s člankom 16. stavkom 5. Uredbe o Eurojustu. U slučaju odsutnosti ili nedostupnosti predsjednika, Izvršnim odborom predsjeda potpredsjednik s tada najduljim razdobljem službe ili, u slučaju jednakog razdoblja službe, najstariji potpredsjednik. U slučaju odsutnosti ili nedostupnosti potpredsjednika, Izvršnim odborom predsjeda nacionalni član s tada najduljim razdobljem službe u Izvršnom odboru. Članovi Izvršnog odbora u načelu osobno prisustvuju sastancima. Iznimno, članovi Izvršnog odbora mogu prisustvovati sastanku Izvršnog odbora putem videokonferencije.

2. U skladu s člankom 16. stavkom 7. Uredbe o Eurojustu Izvršni odbor sastaje se najmanje jednom mjesečno. Dodatni sastanci mogu se organizirati na inicijativu predsjedatelja ili na zahtjev Europske komisije ili najmanje dva druga člana Izvršnog odbora. O rasporedu i mjestu održavanja sastanaka Izvršnog odbora odlučuje se jednom godišnje prilikom donošenja kalendara sastanaka.

3. U skladu s člankom 16. stavkom 4. Uredbe o Eurojustu upravni direktor prisustvuje sastancima Izvršnog odbora, ali nema pravo glasa. Predsjednik može pozvati bilo koju osobu čije bi mišljenje moglo biti od interesa ili druge članove uprave da prisustvuju sastancima Izvršnog odbora kao promatrači bez prava glasa.

4. Predsjednik šalje predstavniku Ureda europskog javnog tužitelja dnevni red sastanaka Izvršnog odbora i savjetuje se s njime o potrebi da sudjeluje na tim sastancima. Predsjednik poziva predstavnika Ureda europskog javnog tužitelja da sudjeluje, bez prava glasa, na sastancima Izvršnog odbora kada se raspravlja o pitanjima koja su od važnosti za funkcioniranje Ureda europskog javnog tužitelja, u skladu s člankom 16. stavkom 8. Uredbe o Eurojustu.

5. Za kvorum je potrebna prisutnost, uključujući putem videokonferencije, najmanje triju članova Izvršnog odbora. U slučaju izostanka kvoruma, predsjednik zaključuje sastanak i u roku od pet radnih dana, bez posebnih zahtjeva u pogledu kvoruma, saziva drugi sastanak.

6. Predsjednik priprema privremeni dnevni red Izvršnog odbora u savjetovanju s njegovim članovima i upravnim direktorom. Privremeni dnevni red, s priloženim odgovarajućim dokumentima, sudionicima se dostavlja najmanje pet radnih dana prije sastanka. Izvršni odbor na početku sastanka usvaja dnevni red. O hitnim pitanjima i točkama koje se ne pojavljuju na privremenom dnevnom redu može se raspravljati i o njima se može donijeti odluka ako su članovi Izvršnog odbora s time suglasni.

7. U hitnim slučajevima, ako se odluka ne može odgoditi i zahtijeva se prije nego što je moguće sazvati Izvršni odbor, predsjednik može pokrenuti pisani postupak. Predsjednik članovima Izvršnog odbora za odgovore daje najmanje tri radna dana od datuma kada je nacrt odluke poslan elektroničkim putem. U iznimnim slučajevima predsjednik može donijeti odluku o kraćem roku za takve odgovore. Odluka se donosi ako je većina članova Izvršnog odbora odgovorila u pisanom obliku.

8. U skladu s člankom 16. stavkom 5. Uredbe o Eurojustu Izvršni odbor donosi odluke većinom glasova svojih članova, a glasuje se dizanjem ruke. Svaki član ima jedan glas. U slučaju izjednačenog broja glasova odlučujući je glas predsjednika.

9. U skladu s člankom 16. stavkom 2. Uredbe o Eurojustu Izvršni odbor može se pri obavljanju svojih zadaća savjetovati s Kolegijem. Predsjednik za Kolegij priprema izvješća najmanje na tromjesečnoj razini o aktivnostima i odlukama Izvršnog odbora.

10. Prisustvovanje predstavnika Europske komisije i Ureda europskog javnog tužitelja na sastancima Izvršnog odbora za Eurojust ne prouzrokuje nikakve troškove.







POGLAVLJE III.

Ostale odredbe povezane s kolegijem i izvršnim odborom

Članak 12.

Izjave o interesima, sukobi interesa, obveza pružanja informacija i rješavanje sporova

1. Nakon preuzimanja dužnosti, svi članovi kolegija, zamjenici i pomoćnici koji imaju status iz članka 7. stavaka 4. i 7. Uredbe o Eurojustu ispunjavaju izjavu o interesima u obliku predviđenom u etičkom kodeksu koji se donosi provedbenom odlukom Kolegija. Sve promjene u elementima navedenima u tim izjavama o interesima ispunjavaju se u najkraćem mogućem roku, a najkasnije mjesec dana nakon takve promjene kako bi se osiguralo da su deklaracije i dalje ažurirane. Obrada osobnih podataka u izjavi o interesima obavlja se u skladu s Uredbom 2018/1725 i odredbama Uredbe o Eurojustu povezanima sa zaštitom podataka.

2. Ne dovodeći u pitanje primjenjivo nacionalno pravo, svi članovi Kolegija, zamjenici i pomoćnici odmah obavještavaju predsjednika o svakom stvarnom ili percipiranom sukobu interesa do kojeg dolazi u izvršavanju njihovih operativnih ili upravljačkih funkcija. Zamjenici i pomoćnici to čine preko svojih nacionalnih članova. U pogledu operativnih pitanja nacionalni članovi, prije nego što obavijeste predsjednika, odmah obavještavaju ostale nacionalne članove na koje se u određenom slučaju odnosi ili bi se mogao odnositi sukob interesa.

3. Svi članovi kolegija, zamjenici i pomoćnici izbjegavaju svaku situaciju koja bi mogla dovesti do sukoba osobnih interesa ili koja bi se mogla percipirati kao takva. Nisu uključeni u rješavanje operativnih pitanja u kojem postoji sukob interesa ili percepcija sukoba interesa. Ne smiju djelovati niti se izražavati na način koji negativno utječe na percepciju javnosti o njihovoj nepristranosti.

4. Svi članovi Kolegija, zamjenici i pomoćnici obavještavaju predsjednika o svim pitanjima koja bi mogla negativno utjecati na ugled ili interese Eurojusta. Zamjenici i pomoćnici to čine preko svojih nacionalnih članova.

5. Predsjednik razmatra daljnje korake koje treba poduzeti u bilo kojem od slučajeva navedenih u stavcima od 1. do 4. ovog članka u skladu s etičkim kodeksom navedenim u stavku 1. ovog članka.

6. Ako u obavljanju njihovih dužnosti dođe do neslaganja između dvaju ili više članova Kolegija, dotična osoba ili osobe mogu o tome obavijestiti predsjednika koji može sazvati sastanak Kolegija radi razmatranja tog pitanja.

Članak 13.

Tajništvo uprave

1. Kolegiju i Izvršnom odboru pomaže tajništvo uprave koje obavlja svoj rad u savjetovanju s predsjednikom.

2. Tajništvo uprave, među ostalim, prisustvuje sastancima Kolegija i Izvršnog odbora, vodi zapisnike te ih čuva, priprema sažetke ishoda tih sastanaka te vodi evidenciju o aktivnostima Kolegija i Izvršnog odbora.

Članak 14.

Zapisnik sa sastanaka Kolegija i Izvršnog odbora

1. Zapisnici sa sastanaka Kolegija i Izvršnog odbora sadrže najmanje imena prisutnih osoba, izvješće o raspravama i donesene odluke.

2. Predsjednik šalje nacrt zapisnika sa sastanaka Kolegija i Izvršnog odbora članovima Kolegija, odnosno članovima Izvršnog odbora na donošenje. Zapisnik nakon donošenja potpisuju predsjednik i voditelj tajništva uprave te ga se prilaže evidenciji koju vodi tajništvo uprave. Zapisnik sa sastanaka Izvršnog odbora dostavlja se Kolegiju u informativne svrhe.

3. Tajništvo uprave sastavlja sažetak ishoda sastanaka Izvršnog odbora koji odobrava predsjednik i koji se objavljuje u skladu s člankom 74. stavkom 4. Uredbe o Eurojustu.







POGLAVLJE IV.

Upravni direktor

Članak 15.

Upravni direktor

1. U skladu s člankom 17. stavkom 2. Uredbe o Eurojustu, Kolegij imenuje upravnog direktora s popisa kandidata koji je predložio Izvršni odbor nakon otvorenog i transparentnog postupka odabira.

2. Izvršni odbor Kolegiju predlaže osnivanje povjerenstva za odabir za postupak imenovanja upravnog direktora. Povjerenstvo za odabir čine dva nacionalna člana i predstavnik Europske komisije.

3. Prema potrebi i nakon odluke Kolegija, osoba s odgovarajućim iskustvom u odabiru kadra za više upravljačke pozicije može sudjelovati u radu povjerenstva za odabir bez prava glasa.

4. Izvršni odbor predlaže Kolegiju način na koji će objaviti poziv za podnošenje prijava i može odlučiti o broju kandidata koje treba pozvati na razgovor slijedom poziva za podnošenje prijava.

5. Povjerenstvo za odabir vodi razgovore s kandidatima i obavješćuje Izvršni odbor o rezultatima svojih razmatranja. Izvršni odbor Kolegiju dostavlja popis kandidata s preporukom za kandidata kojeg treba izabrati.

6. Ako se konsenzus ne može postići, Kolegij imenuje upravnog direktora većinom glasova svojih članova. Odluka se donosi tajnim glasovanjem.

7. Izvršni odbor donosi provedbena pravila o postupcima odabira i imenovanja, obnovi ugovora, raskidu ugovora, probnom radu i godišnjem ocjenjivanju uspješnosti upravnog direktora.







POGLAVLJE V.

Završne odredbe

Članak 16.

Prijelazni aranžmani za izbor dvaju nacionalnih članova za prvo dvogodišnje razdoblje nakon osnivanja Izvršnog odbora

1. Za prvo dvogodišnje razdoblje neposredno nakon osnivanja Izvršnog odbora, Kolegij bira dva nacionalna člana, koji nisu predsjednik ili potpredsjednici, za članove Izvršnog odbora.

2. Dva kandidata koja dobiju najveći broj glasova smatraju se izabranima. U slučaju izjednačenog broja glasova između kandidata na drugom mjestu, kandidat s tada najduljim razdobljem službe u Eurojustu smatra se izabranim. U slučaju isprekidanih razdoblja službe u Eurojustu, Kolegij isključivo uzima u obzir razdoblje službe neposredno prije tih izbora.

3. Određivanje ždrijebom iz članka 10. stavka 2. ovog poslovnika odvija se odmah po izboru dvaju nacionalnih članova koji su tamo navedeni. Nacionalni članovi koji predstavljaju dvije imenovane države članice preuzimaju funkcije članova Izvršnog odbora na kraju mandata dvaju izabranih nacionalnih članova, osim ako su u međuvremenu bili izabrani za predsjednika ili potpredsjednika, u kojem se slučaju imenuje nacionalni član sljedeće države članice s protokolarnog popisa EU-a.

Članak 17.

Osobni podaci

Ovaj se poslovnik dopunjuje zasebnim poslovnikom o obradi i zaštiti osobnih podataka.

Članak 18.

Izmjena ovog poslovnika

1. Kolegij može izmijeniti ovaj poslovnik, slijedeći isti postupak za njegovo donošenje, na prijedlog Izvršnog odbora ili jedne trećine članova Kolegija.

2. Svaka izmjena ovog poslovnika donosi se na temelju dvotrećinske većine njegovih članova. Ako dogovor nije moguće postići dvotrećinskom većinom, odluka se donosi običnom većinom na sljedećem sastanku Kolegija.

Članak 19.

Objava i stupanje na snagu

Poslovnik Eurojusta stupa na snagu na dan donošenja.

Poslovnik se objavljuje u Službenom listu Europske unije.