2003Q0401 — HR — 24.03.2007 — 001.002









▼B

FINANCIJSKA UREDBA

od 27. ožujka 2003.

koja se primjenjuje na 9. Europski razvojni fond







VIJEĆE EUROPSKE UNIJE uzimajući u obzir Ugovor o osnivanju Europske zajednice, uzimajući u obzir Sporazum o partnerstvu između članica Skupine afričkih, karipskih i pacifičkih država s jedne strane i Europske zajednice i njezinih država članica s druge strane potpisan u Cotonou 23. lipnja 2000. ( 1 ) (dalje u tekstu „Sporazum između AKP-a i EZ-a”), uzimajući u obzir Odluku Vijeća 2001/822/EZ od 27. studenoga 2001. o pridruživanju prekomorskih zemalja i područja Europskoj zajednici („Odluka o prekomorskom pridruživanju”) ( 2 ), uzimajući u obzir Unutarnji sporazum između predstavnika vlada država članica, koji su se sastali u okviru Vijeća, o financiranju i upravljanju pomoći Zajednice na temelju Financijskog protokola Sporazuma o partnerstvu između afričkih, karipskih i pacifičkih država i Europske zajednice i njezinih država članica potpisanom u Cotonou (Benin) 23. lipnja 2000. i dodjeli financijske pomoći za prekomorske zemlje i područja na koje se primjenjuje dio četvrti Ugovora o EZ-u ( 3 ) (dalje u tekstu „Unutarnji sporazum”), a posebno njegov članak 31., uzimajući u obzir prijedlog Komisije ( 4 ), uzimajući u obzir mišljenje Revizorskog suda ( 5 ), uzimajući u obzir mišljenje Europske investicijske banke, budući da: (1) Potrebno je odrediti detaljna pravila za plaćanje doprinosa država članica 9. Europskom razvojnom fondu (dalje u tekstu „EFR”) uspostavljenom Unutarnjim sporazumom i dodjelu financijske pomoći za prekomorske zemlje i područja na koje se primjenjuje dio četvrti Ugovora o EZ-u. (2) Potrebno je utvrditi uvjete u skladu s kojima Revizorski sud treba izvršavati svoje ovlasti u vezi s EFR-om. (3) Odredbe o kontroli od strane Revizorskog suda sredstava kojima upravlja EIB usklađene su s ugovornom prirodom Trostranog sporazuma iz članka 248. Ugovora. (4) Treba utvrditi pravila za tretman svih preostalih sredstava iz prethodnih Europskih razvojnih fondova, a posebno u pogledu detaljnih aranžmana za njihov prijenos u 9. EFR, njihovu raspodjelu raznim instrumentima suradnje predviđenim Sporazumom između AKP-a i EZ-a ili Odlukom o prekomorskom pridruživanju i pravila primjenjiva za njihovu provedbu. (5) Potrebno je osigurati usklađenost između ove Uredbe i mjera koje Komisija usvoji za provedbu Odluke o prekomorskom pridruživanju. (6) Primjereno je osigurati pravilnu, pravodobnu i učinkovitu provedbu programa i projekata financiranih na temelju Sporazuma između AKP-a i EZ-a i odrediti postupke upravljanja koji su transparentni i jednostavni za primjenu te koji omogućuju decentralizaciju zadaća i odgovornosti. (7) Odlukom 2/2002 Vijeća ministara AKP-a i EZ-a od 7. listopada 2002. o provedbi članaka 28., 29. i 30. Priloga IV. Sporazumu iz Cotonoua ( 6 ) određeni su opći propisi i opći uvjeti koji se primjenjuju na ugovore o radovima, nabavi robe i uslugama koji se financiranju iz EFR-a i pravila kojima se uređuju postupci, mirenje i arbitraža u vezi s tim ugovorima. (8) Potrebno je odrediti detaljna pravila u skladu s kojima glavni dužnosnik za ovjeravanje za EFR kojeg imenuje Komisija uz odgovornost, među ostalim, za kontrolu rashoda iz EFR-a treba u bliskoj suradnji s nacionalnim dužnosnikom za ovjeravanje uspostaviti aranžmane koji se pokažu potrebnima za osiguravanje pravilnog izvršenja aktivnosti. (9) Uredba Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 od 25. lipnja 2002. o Financijskoj uredbi koja se primjenjuje na opći proračun Europskih zajednica ( 7 ), (dalje u tekstu „opća Financijska uredba”) treba se u mjeri u kojoj je moguće kao temelj reforme unutarnjeg upravljanja Komisije uzeti u obzir pri sastavljanju Financijske uredbe za EFR, posebno s obzirom na moguće uključenje sredstava EFR-a u opći proračun Zajednica. S obzirom na iskustva stečenog iz provedbe ove Uredbe, Komisija može predložiti njezine izmjene, budući da: DONIJELO JE OVU FINANCIJSKU UREDBU:







DIO PRVI

GLAVNE ODREDBE







GLAVA I.

OPĆE ODREDBE







POGLAVLJE 1.

PREDMET I PODRUČJE PRIMJENE

Članak 1.

1. Ovom Uredbom utvrđuju se pravila za određivanje i financijsko izvršenje sredstava 9. EFR-a.

2. Komisija preuzima odgovornost Zajednice koja je određena u članku 57. Sporazuma između AKP-a i EZ-a i u Odluci o prekomorskom pridruživanju. U tu svrhu preuzima financijsko izvršenje aktivnosti koje se provode sredstvima EFR-a dodijeljenim u obliku nepovratne pomoći, isključujući subvencije za kamatu i izvršiti plaćanja u skladu s ovom Uredbom.

U primjeni ove Uredbe Komisija djeluje na vlastitu odgovornost i u granicama dodijeljenih sredstava.

3. EIB u ime Zajednice upravlja Investicijskim instrumentom i subvencijama za kamatu i provoditi aktivnosti iz istih u skladu s pravilima određenim u drugom dijelu. EIB u tom kontekstu treba djelovati u ime i na rizik Zajednice.

EIB preuzima financijsko izvršenje aktivnosti koje se provode putem zajmova iz vlastitih sredstava, prema potrebi združeno sa subvencijama za kamatu koje se povlače iz bespovratnih sredstava EFR-a.

4. Odredbe ovog dijela zajedno s odredbama iz trećeg dijela primjenjuju se isključivo na financijsko izvršenje sredstava EFR-a kojima upravlja Komisija. Te se odredbe ne mogu tumačiti tako da uzrokuju obveze od strane Komisije u vezi s financijskom provedbom sredstava EFR-a kojima upravlja EIB.

5. Osim ako je drukčije određeno, smatra se da se upućivanja u ovoj Uredbi na države AKP-a odnose također na tijela ili predstavnike određene u člancima 13. i 14. Priloga IV. Sporazumu između AKP-a i EZ-a koje oni mogu propisno ovlastiti za izvršavanje njihovih odgovornosti u skladu s tim Sporazumom.

6. Financijska godina počinje 1. siječnja i završava 31. prosinca.







POGLAVLJE 2.

NAČELO OBRAČUNSKE JEDINICE

Članak 2.

Sredstva EFR-a utvrđuju se i izvršavaju u eurima te se računi iskazuju u eurima.

Međutim, za potrebe upravljanja riznicom iz članka 26. računovodstveni službenik može izvršavati operacije u eurima, u drugim valutama te u nacionalnim valutama.







POGLAVLJE 3.

NAČELO SPECIFIKACIJE

Članak 3.

Sredstva EFR-a određuju se za posebne namjene u skladu s glavnim instrumentima suradnje, kako je opisano u Financijskom protokolu uz Sporazum između AKP-a i EZ-a i Odluci o prekomorskom pridruživanju.

U vezi s afričkim, karipskim i pacifičkim državama, (dalje u tekstu „države AKP-a”) ti su instrumenti određeni Financijskim protokolom iz Priloga I. Sporazumu između AKP-a i EZ-a. Raspoređivanje sredstava također se mora temeljiti na odredbama Unutarnjeg sporazuma i mora uzeti u obzir nedodijeljenu pričuvu iz članka 2. stavka 2. tog Sporazuma te sredstva rezervirana za troškove povezana s provedbom njegovog članka 4.

U vezi s prekomorskim zemljama i područjima, (dalje u tekstu „PZP”) ti se instrumenti određuju u Prilogu II. A Odluci o prekomorskom pridruživanju. Pri raspoređivanju tih sredstava također se mora uzeti u obzir nedodijeljena pričuva iz članka 3. stavka 3. tog Priloga i sredstva koja su rezervirana za studije ili mjere tehničke pomoći prema članku 1. stavku 1. točki (c).







POGLAVLJE 4.

NAČELO DOBROG FINANCIJSKOG UPRAVLJANJA

Članak 4.

1. Sredstva EFR-a koriste se u skladu s načelima dobroga financijskog upravljanja, tj. u skladu s načelima ekonomičnosti, učinkovitosti i djelotvornosti.

2. Načelo ekonomičnosti znači da sredstva korištena za obavljanje aktivnosti budu pravodobno dostupna, u odgovarajućoj količini i primjerene kvalitete te po najboljoj cijeni.

Načelo učinkovitosti odnosi se na najbolji odnos između upotrijebljenih sredstava i postignutih rezultata.

Načelo djelotvornosti odnosi se na postizanje određenih postavljenih ciljeva i željenih rezultata.

3. Postavljaju se ciljevi, a postizanje tih ciljeva prati se mjerljivim pokazateljima. S tim ciljem uporabi sredstava EFR-a prethodi ex ante evaluacija aktivnosti koje treba poduzeti i aktivnosti se dostavljaju na ex post evaluaciju kako bi se osiguralo da željeni rezultati opravdavaju upotrijebljena sredstva.

4. Programe ili aktivnosti povremeno se pregledava, posebno u vezi s procjenama poziva za davanje doprinosa iz članka 38. stavka 1., kako bi se moglo utvrditi jesu li opravdani.







POGLAVLJE 5.

NAČELO TRANSPARENTNOSTI

Članak 5.

1. Pri utvrđivanju i izvršenju sredstva EFR-a i iskazivanju računa primjenjuje se načelo transparentnosti.

2. Godišnje procjene preuzetih obveza i plaćanja iz članka 10. Unutarnjeg sporazuma zajedno s računima EFR-a iz članka 96. ove Uredbe objavljuje se u Službenom listu Europske unije.







GLAVA II.

SREDSTVA I ADMINISTRATIVNI IZDACI







POGLAVLJE 1.

SASTAV SREDSTAVA EFR-a

Članak 6.

1. EFR se sastoji od:

(a) iznosa utvrđenog u članku 1. Unutarnjeg sporazuma;

(b) na temelju članka 1. stavka 2. točke (b) Unutarnjeg sporazuma, svih preostalih sredstava iz prethodnih Europskih razvojnih fondova kako je određeno u glavi I. dijela trećeg ove Uredbe.

2. Stečeni prihodi od kamate na fondove iz stavka 1. položene kod platnih agenata u Europi iz članka 37. Priloga IV. Sporazumu između AKP-a i EZ-a doznačuje se na jedan ili više bankovnih računa otvorenih u ime Komisije i koriste se u skladu s člankom 9. Unutarnjeg sporazuma i ovom Uredbom.

3. Raščlamba alokacija utvrđenih Sporazumom između AKP-a i EZ-a i Unutarnjim sporazumom naveden je za informaciju u Prilogu ovoj Uredbi.

Članak 7.

Iznos utvrđen u članku 4. Unutarnjeg sporazuma rezervira se za financiranje troškova Komisije u vezi s provedbom u okviru Sporazuma između AKP-a i EZ-a. Koristi se u skladu s načelima utvrđenim u članku 9. Unutarnjeg sporazuma.

Ta sredstva treba koristiti, među ostalim, kako bi se ojačale administrativne sposobnosti Komisije i njezinih delegacija za osiguravanje neometane pripreme i provedbe aktivnosti financiranih iz EFR-a.







POGLAVLJE 2.

DOPRINOSI EFR-u

Članak 8.

1. Komisija svake godine najkasnije do 15. listopada sastavlja i dostavlja Vijeću izvještaj o plaćanjima koje treba izvršiti u sljedećoj financijskoj godini i raspored poziva za davanje doprinosa. Komisija pri tom uzima u obzir procjene koje joj je dostavio EIB u skladu s člankom 121. o operacijama kojima upravlja EIB, uključujući subvencije za kamatu.

Komisija obrazlaže zatražen iznos na temelju svojih sposobnosti učinkovitog osiguranja predložene razine sredstava. EIB obrazlaže zatražen iznos na temelju svojih operativnih zahtjeva. Vijeće odlučuje o tim obrazloženjima i o svakom pozivu za davanje doprinosa u skladu s pravilima iz članka 10. Unutarnjeg sporazuma i članka 38. ove Uredbe.

2. U vezi s preostalim sredstvima iz prethodnih Europskih razvojnih fondova koja su prenesena u 9. EFR u skladu s člankom 6., doprinosi svake države članice izračunavaju se razmjerno doprinosu te države dotičnom EFR-u.

3. Godišnje procjene Komisije obuhvaćaju:

(a) njezine procjene obveza za sljedeću financijsku godinu i procjene EIB-a;

(b) njezine procjene obveza i isplata za svaku od četiri godine od godine na koju se odnosi poziv za davanje doprinosa i procjene EIB-a. Vijeće odobrava i preispituje raspored na godišnjoj osnovi.

Financijski podaci o EFR-u koje Komisija pruža proračunskom tijelu u kontekstu godišnjeg proračunskog postupka, uključujući procjene doprinosa za tekuću i sljedeću financijsku godinu, stavljaju se na raspolaganje Vijeću do 15. lipnja. Ova informacija služi kao osnova za privremenu procjenu obveza i isplata.

4. Ako se doprinosi pokažu nedovoljnima da zadovolje stvarne potrebe EFR-a u dotičnoj financijskoj godini, može se odlučiti o dodatnim plaćanjima u skladu s člankom 10. stavku 4. Unutarnjeg sporazuma.

5. Plaćanja doprinosa država članica obavljaju se u skladu s člankom 38.







GLAVA III.

IZRVŠENJE SREDSTAVA EFR-a







POGLAVLJE 1.

OPĆE ODREDBE

Članak 9.

Komisija može unutar svojih službi delegirati svoje ovlasti za izvršenje sredstava EFR-a, u skladu s uvjetima određenima ovom Uredbom i u granicama koje odredi Komisija u instrumentu delegiranja. Opunomoćenici mogu djelovati isključivo u granicama ovlasti koje su im izričito dodijeljene.

Članak 10.

Svim financijskim izvršiteljima kako su određeni u poglavlju 3. zabranjeno je poduzimanje bilo kakvih mjera izvršenja sredstava EFR-a koje mogu dovesti do sukoba interesa s interesima Zajednice. Ako dođe do tog slučaja, dotični subjekt se mora suzdržati od takvih mjera i uputiti taj predmet nadležnom tijelu.

Članak 11.

1. U skladu s postupcima utvrđenim za prijedloge za financiranje u članku 24. stavcima 1. i 3. Unutarnjeg sporazuma i kako bi se ubrzali ti postupci Komisija dostavlja prijedloge za financiranje o odobrenju ukupnih iznosa dodijeljenih za financiranje aktivnosti iz članka 16. stavka 7. Priloga IV. Sporazumu između AKP-a i EZ-a. Nakon usvajanja prijedloga Komisija može donijeti odluke o financiranju na temelju općeg ovlaštenja.

2. U prijedlozima za financiranje iz stavka 1. određuju se ciljevi i prema potrebi planirani učinak doprinosa Zajednice. Oni također opisuju održivost aktivnosti, prethodno iskustvo i ranije evaluacije, te koordinaciju s ostalim donatorima.







POGLAVLJE 2.

NAČINI IZVRŠENJA

Članak 12.

Komisija provodi financijsko izvršenje sredstava EFR-a putem decentraliziranog upravljanja s državama AKP-a u skladu s uvjetima određenima u Sporazumu između AKP-a i EZ-a i uz primjenu raspodjele odgovornosti iz članka 57. tog Sporazuma i članaka 34., 35. i 36. njegovog Priloga IV.

Komisija provodi financijsko izvršenje sredstava EFR-a putem decentraliziranog upravljanja s prekomorskim zemljama i područjima u skladu s uvjetima određenima u Odluci o prekomorskom pridruživanju i mjerama kojima se provodi ta Odluka.

U slučajevima određenima u Sporazumu između AKP-a i EZ-a, Unutarnjem sporazumu, Odluci o prekomorskom pridruživanju i mjerama kojima se provodi ta Odluka, Komisija može provesti financijsko izvršenje sredstava EFR-a putem centraliziranog upravljanja.

U posebnim slučajevima određenima u Sporazumu između AKP-a i EZ-a, u Internom sporazumu, u Odluci o prekomorskom pridruživanju i mjerama kojima se provodi ta Odluka, Komisija može provesti financijsko izvršenje sredstava EFR-a kroz zajedničko upravljanje s međunarodnim organizacijama.

Sredstva EFR-a također se mogu povezati sa sredstvima iz drugih izvora kako bi se postigao zajednički cilj.

Članak 13.

▼M1

1. U kontekstu decentraliziranog upravljanja, Komisija osigurava financijsko izvršavanje sredstava ERF-a u skladu s detaljnim pravilima određenima stavcima 2., 3. i 4., ne dovodeći u pitanje delegiranje preostalih zadaća na tijela iz članka 14. stavka 3.

▼B

2. Komisija i države AKP-a korisnice ili PZP-ovi korisnici:

(a) redovito provjeravaju provode li se aktivnosti financirane iz EFR-a pravilno;

(b) poduzimaju odgovarajuće mjere za sprečavanje nepravilnosti i prijevare i ako je potrebno pokreću kazneni postupak za povrat sredstava koji su pogrešno isplaćeni.

3. Kako bi se osiguralo da se sredstva koriste u skladu s mjerodavnim pravilima i u granicama ograničenja ovlasti koje su joj njima dodijeljene, Komisija provodi postupke poravnanja računa ili mehanizme financijskih ispravaka koje joj omogućuju izvršavanje obveza iz Sporazuma između AKP-a i EZ-a, posebno iz članka 34. stavka 1. njegovog Priloga IV. i Odluke o prekomorskom pridruživanju, a posebno iz njezinih članaka 20. i 32. za kontrolu rashoda financiranih iz sredstava EFR-a.

Provedba operacija financiranih iz sredstava EFR-a od strane država AKP-a i PZP-ova podliježe nadzoru Komisije, koji se može obavljati putem prethodnog odobrenja, ex post provjera ili kombiniranim postupkom u skladu s odredbama Sporazuma između AKP-a i EZ-a, Odlukom o prekomorskom pridruživanju i mjerama kojima se provodi ta Odluka.

4. Ovisno o stupnju decentralizacije koja je određena u Sporazumu između AKP-a i EZ-a, Odluci o prekomorskom pridruživanju i mjerama kojima se provodi ta Odluka, Komisija nastoji poticati države AKP-a korisnice i PZP-ove korisnike da se pri obavljanju ovlasti koje su im povjerene u skladu sa Sporazumom između AKP-a i EZ-a i Odluci o prekomorskom pridruživanju pridržavaju načela dobrog financijskog upravljanja određenog u članku 4., a posebno postupne primjene sljedećih kriterija:

(a) učinkovito razdvajanje obveza dužnosnika za ovjeravanje i računovodstvenog službenika;

(b) postojanje učinkovitog sustava za unutarnju kontrolu upravljačkih aktivnosti;

(c) zasebni postupci za financijsko izvještavanje kao dokaz uporabe sredstava EFR-a;

(d) postojanje neovisnog, javnog ili privatnog vanjskog revizorskog sustava;

(e) transparentni nediskriminacijski postupci nabave koji sprečavaju bilo kakav sukob interesa;

(f) u slučaju aktivnosti izravnog rada iz članaka 80. stavka 2., odgovarajuće odredbe za upravljanje i nadzor knjige blagajne i za određivanje odgovornosti blagajnika i računovodstvenog službenika.

Za potrebe primjene prvog podstavka Komisija u suglasnosti s državama AKP-a korisnicama i PZP-ovima korisnicima unosi odgovarajuće odredbe u sporazume o financiranju iz članka 51. stavka 3.

Članak 14.

1. Kada Komisija koristi sredstva EFR-a na centraliziranoj osnovi, provedbene zadaće izvršavaju se izravno u njezinim službama ili neizravno, u skladu sa stavcima od 2. do 7. ovog članka i člancima 16. i 17.

▼M1

Neizravno izvršavanje, u skladu sa stavcima 2. do 7. ovog članka i u skladu s člankom 15., također se primjenjuje u slučaju delegiranja preostalih zadaća na tijela navedena u stavku 3. ovog članka u slučaju decentraliziranog upravljanja.

▼B

2. Komisija ne smije trećim stranama povjeriti svoje provedbene ovlasti iz Sporazuma između AKP-a i EZ-a ili Odluke o prekomorskom pridruživanju u slučaju da te ovlasti uključuju veliku mjeru slobode odlučivanja koja podrazumijeva političke odabire.

Prvi podstavak primjenjuje se posebno na odluke o financiranju iz članka 51. stavka 2.

Kada se koriste neizravne metode provedbe, kako je predviđeno u stavku 3., delegirane provedbene zadaće moraju se jasno odrediti i nadzirati.

3. U granicama utvrđenima u stavku 2. Komisija može povjeriti zadaće koji uključuju izvršavanje javnih ovlasti, posebno zadaće financijskog izvršenja, sljedećim institucijama:

(a) izvršnim agencijama iz članka 15.;

(b) nacionalnim javnopravnim tijelima ili privatnopravnim tijelima s javnim ovlastima koja pružaju odgovarajuća financijska jamstva za provedbu zadaća koje su im povjerene u okviru određenom u ovom stavku.

▼M1

Komisija godišnje obavješćuje Vijeće o dotičnim slučajevima i tijelima, pružajući razmjerno obrazloženje korištenja državnih agencija.

▼B

U slučaju programa ili projekata iz prvog podstavka, točke (b) koji su sufinancirani od strane država članica ili njihovih provedbenih tijela i koji odražavaju prioritete utvrđene u strategijama suradnje s pojedinom zemljom iz poglavlja III. Unutarnjeg sporazuma i članka 20. Odluke o prekomorskom pridruživanju, Komisija može povjeriti odgovornost za upravljanje pomoći Zajednice državama članicama ili njihovim provedbenim tijelima. Komisija može povlačiti sredstva EFR-a iz članka 1. stavka 2. točke (a) podtočki i. i ii. Unutarnjeg sporazuma kako bi platila novčanu naknadu za nastale administrativne troškove.

Provedbene zadaće mogu se povjeriti tijelima iz prvog podstavka, točke (b) jedino ako je delegiranje zadaća financijske provedbe odgovor na zahtjeve dobrog financijskog upravljanja, kako je pokazala prethodna analiza i osigurava usklađenost s načelom nediskriminacije i vidljivosti djelovanja Zajednice. Provedbene zadaće povjerene na ovaj način ne smiju dovesti do sukoba interesa. Ako analiza pokaže da delegiranje najbolje zadovoljava zahtjeve dobrog financijskog upravljanja, Komisija mora zatražiti mišljenje Odbora EFR-a iz članka 21. Unutarnjeg sporazuma prije početka provedbe delegiranja. Odbor EFR-a također može dati svoje mišljenje o planiranoj primjeni kriterija odabira.

Financijska jamstva iz prvog podstavka, točke (b) primjenjuju se posebno u pogledu punog povrata svih iznosa dugovanja Komisiji.

4. Kada se koriste neizravne metode provedbe, kako je predviđeno u stavku 3., tijela odgovorna za provedbu:

(a) provode redovite provjere kako bi osigurala da aktivnosti koje treba financirati budu ispravno provedene;

(b) poduzimaju odgovarajuće mjere za sprečavanje nepravilnosti i prijevara i ako je potrebno pokreću postupak za povrat sredstava koja su izgubljena, pogrešno plaćena ili loše korištena.

5. Odlukama iz stavka 3. kojima se povjeruju zadaće izvršenja obuhvaćaju se svi odgovarajući aranžmani za osiguravanje transparentnosti aktivnosti koje se provode i moraju sadržavati:

(a) neovisnu vanjsku reviziju;

(b) djelotvoran sustav za unutarnju kontrolu upravljačkih aktivnosti;

(c) računovodstvene aranžmane za te aktivnosti i postupke za financijsko izvještavanje što će omogućiti ispravnu uporabu sredstava EFR-a i odražavanje pravog razmjera te uporabe u financijskim izvještajima;

(d) nabavu i postupke dodjele bespovratnih sredstava koji se usklađeni s odredbama glava IV. i VI.

Komisija može prihvatiti da sustavi revizije, računovodstva i nabave nacionalnih tijela iz stavka 3. budu jednaki njezinima, uzimajući u obzir međunarodno prihvaćene standarde.

6. Komisija osigurava periodični nadzor, evaluaciju i kontrolu provedbe zadaća povjerenih tijelima iz stavka 3. Europski ured za borbu protiv prijevara (OLAF) ima ovlasti s obzirom na ta tijela jednake ovlastima koje ima u odnosu na službe Komisije. Dotična tijela usvajaju potrebne mjere za pomoć OLAF-u za provedbu unutarnjih istraga. Za sve radnje koje poduzimaju ta tijela za financijsko izvršenje sredstava EFR-a i posebno sve odluke ili ugovore koje sklope moraju izrijekom biti predviđene iste kontrole kao u članku 51. stavku 4.

7. Komisija ne smije povjeriti mjere izvršenja sredstava koja proizlaze iz sredstava EFR-a, kao što su plaćanja i povrati, vanjskim privatnopravnim subjektima ili tijelima osim onih navedenih u stavku 3. prvom podstavku, točki (b).

Zadaće koje Komisija može ugovorno povjeriti vanjskim privatnopravnim subjektima ili tijelima osim onih iz stavka 3. prvog podstavka, točke (b) su zadaće tehničke stručnosti i administrativne, pripremne ili pomoćne zadaće koje ne uključuju izvršavanje javnih ovlasti niti uporabu diskrecijskih ovlasti.

Članak 15.

Izvršne agencije su pravne osobe u skladu s pravom Zajednice, osnovane odlukom Zajednice, na koje se ovlasti izvršenja mogu delegirati u potpunosti ili djelomično u ime Komisije i na njezinu odgovornost, u skladu s Uredbom Vijeća (EZ) br. 58/2003 od 19. prosinca 2002. o utvrđivanju statuta izvršnih agencija kojima se povjeravaju određene zadaće vezane uz upravljanje programima Zajednice ( 8 ) kojim se određuju uvjeti i modaliteti za njihovo osnivanje i djelovanje.

Članak 16.

U kontekstu zajedničkog upravljanja s međunarodnim organizacijama, one u postupcima računovodstva, revizije, kontrole i nabave primjenjuju standarde koji daju jamstva jednaka međunarodno prihvaćenim standardima. Provedba aktivnosti financiranih iz sredstava EFR-a od strane međunarodnih organizacija podliježe kontroli Komisije. Takva kontrola izvršava se putem prethodnog odobrenja, ex post provjerama ili kombiniranim postupkom.







POGLAVLJE 3.

FINANCIJSKI IZVRŠITELJI







Odjeljak 1.

Načelo razdvajanja dužnosti

Članak 17.

1. Obveze dužnosnika za ovjeravanje i računovodstvenog službenika moraju biti razdvojene i međusobno se ne smiju podudarati.

2. Osim ako je drukčije navedeno, upućivanja u ovoj Uredbi na dužnosnika za ovjeravanje ili odgovornog dužnosnika za ovjeravanje smatraju se upućivanjima na dužnosnike za ovjeravanje Komisije određene u odjeljku 2. Upućivanja na računovodstvenog službenika smatraju se upućivanjima na računovodstvene službenike Komisije određene u odjeljku 3.







Odjeljak 2.

Dužnosnik za ovjeravanje

Članak 18.

1. U kontekstu financijske provedbe aktivnosti iz članka 1. stavka 2. Komisija izvršava obveze dužnosnika za ovjeravanje.

2. Komisija određuje članove osoblja odgovarajuće razine na koje delegira obveze dužnosnika za ovjeravanje i ograničava delegirane ovlasti i okolnosti pod kojima opunomoćenici mogu dalje delegirati te ovlasti.

3. U skladu s člankom 34. Priloga IV. Sporazumu između AKP-a i EZ-a, Komisija delegiranjem imenuje jednog od dužnosnika za ovjeravanje glavnim dužnosnikom za ovjeravanje EFR-a. Također određuje njegove dužnosti u vezi s provedbom Odluke o prekomorskom pridruživanju. Glavni dužnosnik za ovjeravanje može delegirati svoje ovlasti na dužnosnike za ovjeravanje daljnjim delegiranjem ovlasti.

4. Ovlasti dužnosnika za ovjeravanje delegiraju se ili dalje delegiraju isključivo osobama koje su obuhvaćene Pravilnikom o osoblju za dužnosnike i Uvjetima zaposlenja ostalih službenika Europskih zajednica (dalje u tekstu „Pravilnik o osoblju”).

5. Pravila o područjima nadležnosti iz ove glave primjenjuju se na dužnosnike za ovjeravanje delegiranjem ili daljnjim delegiranjem ovlasti. Dužnosnici za ovjeravanje delegiranjem ili daljnjim delegiranjem ovlasti mogu djelovati jedino u granicama određenim instrumentom delegiranja ili daljnjeg delegiranja ovlasti. Delegiranje ili daljnje delegiranje ovlasti navodi ograničenja i prema potrebi trajanje delegiranja. Dužnosniku za ovjeravanje određenom delegiranjem ili daljnjim delegiranjem može u njegovim zadaćama pomagati jedan od više članova, pod odgovornosti dužnosnika za ovjeravanje, zaduženih uz određene aktivnosti nužne za provedbu EFR-a i financijsko izvještavanje.

6. O donesenim odlukama na temelju stavaka 2., 3. i 5. obavješćuju se opunomoćenici, dužnosnik za ovjeravanje, unutarnji revizor i Revizorski sud.

Članak 19.

Dužnosnik za ovjeravanje kojem je povjereno upravljanje sredstvima EFR-a odgovoran je za izvršenje prihoda i rashoda u skladu s načelom dobrog financijskog upravljanja i za osiguravanje usklađenosti sa zahtjevima zakonitosti i pravilnosti.

Članak 20.

1. Kako bi izvršio rashode, glavni dužnosnik za ovjeravanje i dužnosnici za ovjeravanje određeni daljnjim delegiranjem ovlasti preuzimaju obveze, potvrđuju rashode i odobravaju plaćanja te poduzimaju pripremne mjere za izvršenje sredstava EFR-a.

2. Izvršenje prihoda obuhvaća sastavljanje procjena iznosa potraživanja, utvrđivanje dodijeljenih prava čiji je povrat potrebno osigurati i izdavanje naloga za povrat. Ono prema potrebi uključuje odricanje od utvrđenih dodijeljenih prava.

Članak 21.

1. Osim u slučajevima kada je upravljanje centralizirano, aktivnosti koje se odnose na provedbu programa ili projekata izvršava nacionalni ili regionalni dužnosnik za ovjeravanje, kako je određeno u članku 35. Priloga IV. Sporazumu između AKP-a i EZ-a i u mjerama kojima se provodi Odluka o prekomorskom pridruživanju u bliskoj suradnji u državama AKP-a s voditeljem delegacije u skladu s člancima 35. i 36. Priloga IV. Sporazumu između AKP-a i EZ-a.

2. Voditelj delegacije jest dužnosnik za ovjeravanje određen daljnjim delegiranjem ovlasti i pri izvršavanju ovlasti koje su na njega prenesene on podliježe ovoj Uredbi. On prima potrebne upute i ovlasti za obavljanje dužnosti kako je određeno u članku 36. Priloga IV. Sporazumu između AKP-a i EZ-a i u mjerama kojima se provodi Odluka o prekomorskom pridruživanju.

Članak 22.

1. Glavni dužnosnik za ovjeravanje poduzima sve mjere potrebne za provedbu Priloga IV. Sporazumu između AKP-a i EZ-a i članaka 18. i 33. Odluke o prekomorskom pridruživanju i njezinih priloga od II. A do II. D.

2. Glavni dužnosnik za ovjeravanje poduzima sve mjere potrebne kako bi se osiguralo da nacionalni, regionalni ili lokalni dužnosnici za ovjeravanje obavljaju zadaće za koje su odgovorni na temelju Sporazuma između AKP-a i EZ-a, a posebno njegova Priloga IV., i na temelju Odluke o prekomorskom pridruživanju ili mjera kojima se provodi ta Odluka. On u bliskoj suradnji s nacionalnim dužnosnikom za ovjeravanje odlučuje o obvezama i financijskima mjerama koje se pokazuju potrebnima iz gospodarskog i tehničkog gledišta kako bi osiguralo pravilno izvršavanje aktivnosti.

Članak 23.

Kada glavni dužnosnik za ovjeravanje postane svjestan problema u provedbi postupaka u vezi s upravljanjem sredstvima EFR-a, zajedno s nacionalnim ili regionalnim dužnosnikom za ovjeravanje stupa u kontakt sa svima kako bi se popravilo stanje i poduzele sve potrebne mjere. Primjerice, u slučajevima kada nacionalni ili regionalni dužnosnik za ovjeravanje ne obavlja ili nije u mogućnosti obavljati dužnosti koje obvezujuće u skladu sa Sporazumom između AKP-a i EZ-a, glavni dužnosnik za ovjeravanje može privremeno preuzeti njegovo mjesto u kojem slučaju Komisija može iz sredstava dodijeljenih dotičnoj državi AKP-a primiti financijsku naknadu za dodatno administrativno opterećenje poslom koje je nastalo.

Sve mjere koje poduzima glavni dužnosnik za ovjeravanje na temelju prvog podstavka poduzimaju se u ime i u korist dotičnog nacionalnog ili regionalnog dužnosnika za ovjeravanje.

Članak 24.

1. U skladu s najnižim standardima koje je usvojila Komisija i uzimajući u obzir rizike vezane uz upravljanje okolišem i prirodu financiranih aktivnosti, glavni dužnosnik za ovjeravanje uspostavlja organizacijsku strukturu i sustave i postupke unutarnjeg upravljanja i kontrole prilagođene uspješnosti njegovih dužnosti, uključujući prema potrebi provjere ex post. Prije odobrenja aktivnosti članovi osoblja koji nisu pokrenuli aktivnost provjeravaju operativne i financijske aspekte. Pokretanje aktivnosti, te provjere ex ante i ex post te aktivnosti su zasebne funkcije.

2. Osoblje odgovorno za kontrolu upravljanja financijskim poslovanjem mora imati potrebne stručne vještine. Moraju poštovati poseban kodeks stručnih standarda koje je odredila Komisija.

3. Ako član osoblja uključen u financijsko upravljanje i kontrolu aktivnosti smatra da je odluka čiju primjenu ili potvrdu zahtijeva njegov nadređeni nepravilna ili u suprotnosti s načelima dobroga financijskog upravljanja ili pravilima struke koja ga obvezuju, pisanim putem obavješćuje glavnog dužnosnika za ovjeravanje i, ako isti ne poduzme nikakvo djelovanje, povjerenstvo iz članka 35. stavka 3. U slučaju prijevare, korupcije ili bilo koje druge nezakonite aktivnosti koja može štetiti interesima Zajednice, glavni dužnosnik za ovjeravanje obavješćuje OLAF i tijela određena u Pravilniku o osoblju.

Članak 25.

Glavni dužnosnik za ovjeravanje izvješćuje Komisiju o obavljanju njegovih dužnosti u obliku godišnjeg izvješća o aktivnostima, koje sadrži informacije o financijama i upravljanju. Izvješće obuhvaća rezultate njegovih aktivnosti pozivajući se na postavljene ciljeve, rizike povezane s tim aktivnostima, uporabi osiguranih sredstava i djelovanju unutarnjeg kontrolnog sustava. Godišnje izvješće o aktivnostima i druge navedene informacije dostavljaju se unutarnjem revizoru Komisije. Komisija najkasnije do 15. lipnja svake godine Europskom parlamentu i Vijeću dostavlja sažetak godišnjeg izvješća o aktivnostima za prethodnu godinu.







Odjeljak 3.

Računovodstveni službenik

Članak 26.

1. Računovodstveni službenik odgovoran je za:

(a) ispravno izvršavanje plaćanja, naplatu prihoda i osiguravanje povrata iznosa utvrđenih kao potraživanja;

(b) sastavljanje i prikazivanje financijskih izvještaja i izvješća o financijskom izvršenju u skladu s člancima 100. i 101.;

(c) vođenje računa za: i. alokacije iz članka 6., osim alokacija za Investicijski instrument, i subvencije za kamatu; ii. obveze iz članka 51.; iii. plaćanja, prihode i dugovanja;

(d) utvrđivanje računovodstvenih pravila i načina i kontnih planova u skladu s glavom VII.;

(e) određivanje i ovjeravanje računovodstvenih sustava te, prema potrebi, sustava za ovjeravanje određenih od strane glavnog dužnosnika za ovjeravanje u svrhu pribavljanja ili obrazlaganja računovodstvenih podataka;

(f) upravljanje riznicom.

2. Računovodstveni službenik od glavnog dužnosnika za ovjeravanje i EIB-a, koji svaki jamči pouzdanost, dobiva sve potrebne informacije za izradu financijskih izvještaja koji odražavaju pravu sliku financijskog izvšrenja sredstava EFR-a.

3. Računovodstveni službenik sam je ovlašten za upravljanje novcem i drugom imovinom. Odgovoran je za njihovo čuvanje.

Članak 27.

Računovodstvenog službenika imenuje Komisija. Računovodstveni službenik za obavljanje svojih dužnosti može delegirati određene zadaće podređenima koji podliježu Pravilniku o osoblju. Ispravom o delegiranju određuju se zadaće koje se povjeravaju opunomoćenicima.

O donesenim odlukama na temelju prvog podstavka obavješćuj se opunomoćenici, glavni dužnosnik za ovjeravanje, unutarnji revizor i Revizorski sud.







Odjeljak 4.

Platni agent

Članak 28.

Kako bi se izvršila plaćanja određena člankom 37. stavkom 1. i stavkom 4. Priloga IV. Sporazumu između AKP-a i EZ-a ili mjerama kojima se provodi Odluka o prekomorskom pridruživanju, računovodstveni službenik otvara račune u financijskim institucijama u državama AKP-a i prekomorskim zemljama i područjima za plaćanja u nacionalnim valutama država AKP-a ili u lokalnim valutama prekomorskih zemalja i područja te u financijskim institucijama u državama članicama za plaćanja u eurima i drugim valutama. U skladu s člankom 37. stavkom 2. Priloga IV. Sporazumu između AKP-a i EZ-a, depoziti na računima u financijskim institucijama u državama AKP-a i prekomorskim zemljama i područjima ne smiju donositi kamatu a potonji ne smiju primati naknade za njihove usluge. U skladu s člankom 1. stavkom 3. Unutarnjeg sporazuma, depoziti na računima u financijskim institucijama u državama članicama donose kamatu i ta se kamata doznačuje na jedan od računa određenih u tom članku.

Članak 29.

Odnosi između Komisije i platnih agenata iz članka 37. Priloga IV. Sporazumu između AKP-a i EZ-a ili iz mjera kojima se provodi Odluka o prekomorskom pridruživanju podliježu ugovorima. Kada se ugovori potpišu, preslike tih ugovora dostavljaju se Revizorskom sudu za informaciju.

Članak 30.

1. Komisija s posebnih računa otvorenih na temelju članka 40. stavka 3. prenosi iznose potrebne za punjenje računa otvorenih u njezino ime u skladu s člankom 28. Ti prijenosi obavljaju se na temelju potreba za gotovinom projekata i programa.

2. Komisija nastoji provoditi povlačenja s posebnih računa iz prvog podstavka članka 40. stavka 3. tako da zadrži raspodjelu aktive na tim računima koja odgovara omjerima u kojima različite države članice pridonose EFR-u.

Članak 31.

Potpisi dužnosnika i zaposlenika Komisije koji su opunomoćeni za provedbu aktivnosti na računima EFR-a polažu se kod dotičnih banaka pri otvaranju računa ili u slučaju dužnosnika i zaposlenika koji su kasnije opunomoćeni po njihovu opunomoćenju. Taj se postupak također primjenjuje na polaganje potpisa nacionalnih i regionalnih dužnosnika za ovjeravanje i njihovih zamjenika za aktivnosti na računima platnih agenata otvorenim u državama AKP-a ili prekomorskim zemljama i područjima i prema potrebi u računima otvorenim u državama članicama.







POGLAVLJE 4.

ODGOVORNOST FINANCIJSKIH IZVRŠITELJA







Odjeljak 1.

Opća pravila

Članak 32.

1. Ne dovodeći u pitanje bilo kakve disciplinske mjere, glavnom dužnosniku za ovjeravanje i dužnosnicima za ovjeravanje određenim daljnjim delegiranjem ovlasti tijelo koje ih je imenovalo može u svakom trenutku povući delegiranje ili daljnje delegiranje ovlasti privremeno ili konačno.

2. Ne dovodeći u pitanje bilo kakve disciplinske mjere, Komisija može privremeno ili konačno suspendirati računovodstvene službenike.

Članak 33.

1. Odredbe ovog poglavlja vrijede ne dovodeći u pitanje kaznenopravnu odgovornost koju osobe iz članka 32. mogu snositi u skladu s primjenjivom nacionalnom zakonodavstvom i zakonodavstvom na snazi o zaštiti financijskih interesa Europskih zajednica i o borbi protiv korupcije koja uključuje dužnosnike Europskih zajednica ili država članica.

2. Svaki dužnosnik za ovjeravanje ili računovodstveni službenik podliježu disciplinskim mjerama ili plaćanju odštete kako je određeno u Pravilniku o osoblju, ne dovodeći u pitanje članke 34., 35. ili 36. ove Uredbe. U slučaju prijevara, korupcije ili bilo koje druge nezakonite aktivnosti koje mogu štetiti interesima Zajednice, obavješćuju se OLAF i tijela određena Pravilnikom o osoblju.







Odjeljak 2.

Pravila koja se primjenjuju na dužnosnike za ovjeravanje

Članak 34.

Dužnosnici za ovjeravanje odgovorni su za plaćanje odštete u skladu s uvjetima određenima u Pravilniku o osoblju, na temelju kojih se od dužnosnika zahtijeva nadoknada, u cijelosti ili djelomično, bilo koje štete koju pretrpe Zajednice kao posljedica teške povrede službene dužnosti tijekom ili u vezi s izvršavanjem njihovih dužnosti, a posebno u slučaju propusta usklađivanja s Financijskom uredbom pri utvrđivanju dodijeljenih prava čiji je povrat potrebno osigurati ili izdavanju naloga za povrat, preuzimanje obveza za rashode ili potpisivanju naloga za plaćanje. Isto se primjenjuje ako oni propuste sastaviti dokument kojim se utvrđuje dug ili ako propuste izdati naloge za povrat ili bez opravdanja kasne u njihovom izdavanju, ili ako propuste izdati naloge za plaćanje ili bez opravdanja kasne u njihovom izdavanju, dovodeći time do građanske odgovornosti institucije prema trećim stranama.

Članak 35.

1. Kada glavni dužnosnik za ovjeravanje ili dužnosnik za ovjeravanje određen daljnjim delegiranjem ovlasti smatra da je odluka donesena pod njegovom odgovornošću nepravilna ili u suprotnosti s načelima dobroga financijskog upravljanja, pisanim putem obavješćuje tijelo koje je delegiralo ovlasti. Ako tijelo koje delegira ovlasti zatim pisanim putem pruži obrazloženu uputu glavnom dužnosniku za ovjeravanje ili dužnosniku za ovjeravanje određenom daljnjim delegiranjem ovlasti za donošenje navedene odluke, potonji se ne može smatrati odgovornim.

2. U slučaju unutarnjeg daljnjeg delegiranja ovlasti, glavni dužnosnik za ovjeravanje i dalje je odgovoran za učinkovitost sustava unutarnjeg upravljanja i kontrole koji su provedeni i za izbor dužnosnika za ovjeravanje određenog daljnjim delegiranjem ovlasti.

3. Stručno povjerenstvo koje u skladu s općom Financijskom uredbom određuje Komisija nadležno je za određivanje, u odnosu na EFR, je li se dogodila financijska nepravilnost i ako jest koje su joj posljedice, ako ih ima. U vezi s upravljanjem sredstvima EFR-a od strane Komisije, slučajevi se upućuju tom povjerenstvu kako je određeno u detaljnim pravilima za izvršenje opće Financijske uredbe.

Komisija na temelju mišljenja povjerenstva odlučuje hoće li pokrenuti postupak koji uključuje disciplinske mjere ili plaćanje odštete. Ako povjerenstvo otkrije sustavne probleme, ono šalje izvješće s preporukama glavnom dužnosniku za ovjeravanje i unutarnjem revizoru.







Odjeljak 3.

Pravila koja se primjenjuju na računovodstvene službenike

Članak 36.

Računovodstveni službenik podliježe disciplinskim mjerama i plaćanju odštete, kako je određeno u postupcima određenima u Pravilniku o osoblju i u skladu s istima, a posebno u slučaju:

(a) gubitka ili štete sredstvima, imovini ili dokumentima koji su mu dani na čuvanje;

(b) neopravdane izmjene bankovnih računa ili poštanskih žiro računa;

(c) povrata ili isplate iznosa koji nisu u skladu s odgovarajućim nalozima za povrat ili plaćanje;

(d) propusta prikupljanja dospjelog prihoda.







POGLAVLJE 5.

PRIHODI







Odjeljak 1.

Stavljanje na raspolaganje sredstava EFR-a

Članak 37.

Prihod EFR-a sastoji se od plaćanja država članica u skladu s Unutarnjim sporazumom i ovom Uredbom, dohotka od depozita u skladu s člankom 6. stavkom 2. ove Uredbe i drugih iznosa čiji prihvat određuje Vijeće.

Članak 38.

1. Vijeće na prijedlog Komisije kvalificiranom većinom predviđenom u članku 21. Unutarnjeg sporazuma određuje godišnje doprinose država članica koje se sastoje se od tri obroka plativa u skladu sa sljedećim postupcima.

2. Prijedlog za prvi obrok sljedeće godine Komisija predstavlja istodobno s komunikacijom iz članka 8. stavka 1. Vijeće o tom obroku odlučuje najkasnije do kraja tekuće godine i države članice plaćaju doprinose s dospijećem najkasnije do 21. siječnja sljedeće godine.

Prijedlog za drugi obrok tekuće godine Komisija predstavlja istodobno s komunikacijom iz članka 8. stavka 3. Vijeće o tom obroku odlučuje najkasnije do 21. kalendarskog dana od predstavljanja prijedloga od strane Komisije. Države članice plaćaju dospjele doprinose iz ovog obroka najkasnije do 21. kalendarskog dana od dana obavijesti o odluci Vijeća.

Prijedlog za treći obrok tekuće godine Komisija predstavlja do 10. listopada. Vijeće o tom obroku odlučuje najkasnije do 21. kalendarskog dana od predstavljanja prijedloga od strane Komisije. Države članice plaćaju dospjele doprinose iz ovog obroka najkasnije do 21. kalendarskog dana od dana obavijesti o odluci Vijeća.

Dodatni doprinosi za financijsku godinu o kojima odlučuje Vijeće u skladu s člankom 10. stavkom 4. Unutarnjeg sporazuma, osim ako Vijeće odluči drukčije, dospijevaju i uplaćuju se u najkraćem mogućem roku koji se određuje u odluci o pozivu za davanje tih doprinosa koji ne može biti dulji od tri mjeseca.

3. Svaki obrok doprinosa koji predloži Komisija i o kojem odlučuje Vijeće treba u skladu s člankom 1. odrediti:

(a) iznos doprinosa određenih za financiranje aktivnosti EFR-a kojima upravlja Komisija;

(b) iznos doprinosa određenih za financiranje aktivnosti EFR-a kojima upravlja EIB, uključujući subvencije za kamatu.

4. Iznosi koje plaća svaka država članica i određeni su u stavku 3. propisuju se tako da su u razmjeru s doprinosima EFR-u te države kako je određeno člankom 1. stavkom 2. Unutarnjeg sporazuma i navode se u Prilogu ovoj Uredbi za svaki od iznosa iz stavka 3. ovog članka.

Članak 39.

Ovaj dio i treći dio primjenjuju se isključivo na prihode prikupljene od strane Komisije na temelju članka 40.

Članak 40.

1. Financijski doprinosi država članica izražavaju se u eurima.

2. Svaka država članica plaća iznos svog doprinosa u eurima.

3. U vezi s iznosom plativim Komisiji u skladu s člankom 38. stavkom 2. točkom (a), financijske doprinose doznačuje svaka država članica na poseban račun pod nazivom „Komisija Europskih zajednica - Europski razvojni fond” otvoren u banci izdavanja te države članice ili financijske institucije koju je država članica odredila. Iznos tih doprinosa ostaje na tim posebnim računima dok se ne izvrše plaćanja iz članka 37. Priloga IV. Sporazumu između AKP-a i EZ-a ili iz mjera kojima se provodi Odluka o prekomorskom pridruživanju.

U vezi s iznosom plativim EIB-u u skladu s člankom 38. stavkom 2. točkom (b), financijske doprinose doznačuje svaka država članica u skladu s detaljnim pravilima određenim u članku 122. na račun otvoren u EIB-u u ime svake države članice.

Komisija prema potrebi pruža odgovarajuću tehničku pomoć u provedbi odluka Vijeća iz članka 38.

4. Kada obrok doprinosa dospio u skladu s ovim člankom nije plaćen u roku određenom člankom 38. stavkom 1., predmetna država članica mora platiti kamatu u odnosu na neplaćeni iznos. Ova kamata naplaćuje se po stopi od dva postotna boda iznad kamatne stope koju primjenjuje Europska središnja banka na njezine glavne aktivnosti refinanciranja prvog radnog dana mjeseca u kojem iznos dospijeva, kako je obavljeno u seriji C Službenog lista Europske unije. Ta se stopa povećava za četvrtinu postotnog boda za svaki mjesec kašnjenja. Kamata je plativa za cijelo razdoblje kašnjenja i izračunava se od prvog kalendarskog dana nakon roka za plaćanje obroka određene u članku 38.

U vezi s iznosom plativim Komisiji u skladu s člankom 38. stavkom 2. točkom (a), takva kamata za zakašnjelo plaćanje doznačuje se na jedan od računa iz članka 6. stavka 2.

U vezi s iznosom plativim EIB-u u skladu s člankom 38. stavkom 2. točkom (b), takva kamata za zakašnjelo plaćanje doznačuje se EIB-u.

5. Po isteku financijskog protokola određenog u Prilogu I. Sporazumu između AKP-a i EZ-a Komisija u skladu s uvjetima određenim u ovoj Uredbi prema potrebi tražiti dio doprinosa koje su države članice obvezne platiti u skladu s člankom 38. ove Uredbe.







Odjeljak 2.

Procjene iznosa za naplatu

Članak 41.

Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje prvo sastavlja procjenu iznosa potraživanja u vezi sa svim mjerama ili stanjima koja mogu uzrokovati ili izmijeniti iznos koji se duguje EFR-u te o kojima se obavješćuje Komisija od strane nacionalnog dužnosnika za ovjeravanje ili ih uoči sama Komisija. Te se procjene šalju računovodstvenom službeniku za bilježenje u računima. U njima se navode vrsta prihoda i računovodstvena stavku na kojoj će se uknjižiti te također, u mjeri u kojoj je moguće, procijenjeni uključeni iznos te ime i opis dužnika. Pri izradi procjena iznosa potraživanja računovodstveni službenik je odgovoran za provjeru da je:

(a) prihod uknjižen na ispravnu stavku;

(b) procijenjen iznos potraživanja ispravan i udovoljava odgovarajućim odredbama koje se odnose na upravljanje EFR-om i svim aktima donesenim na temelju istih te načelu dobrog financijskog upravljanja iz članka 4.







Odjeljak 3.

Određivanje iznosa potraživanja

Članak 42.

Određivanje iznosa potraživanja je radnja kojom odgovorni dužnosnik za ovjeravanje:

(a) provjerava postojanje duga;

(b) određuje ili provjerava stvarnost i iznos duga;

(c) provjerava uvjete dospjelosti duga.







Odjeljak 4.

Načelo povrata

Članak 43.

1. Mora se osigurati povrat pogrešno isplaćenih iznosa.

2. Komisija određuje uvjete za dospijevanje kamata na zakašnjela plaćanja.







Odjeljak 5.

Odobravanje povrata

Članak 44.

1. Odobravanje povrata je radnja kojom odgovorni dužnosnik za ovjeravanje izdavanjem naloga za povrat daje uputu računovodstvenom službeniku da osigura povrat iznosa potraživanja koji je utvrdio.

2. Ne dovodeći u pitanje odgovornosti država AKP-a ili prekomorskih zemalja i područja, Komisija može formalno odrediti iznos kao iznos potraživanja od osoba koje nisu države odlukom koja je izvršiva pod istim uvjetima kao što je utvrđeno u članku 256. Ugovora.

Članak 45.

Svi dugovi koji su utvrđeni kao stvarni, nepromjenjivog iznosa i dospjeli u kontekstu korištenja sredstava EFR-a utvrđuju se nalogom za povrat upućenom računovodstvenom službeniku, nakon čega se dužniku šalje obavijest o terećenju, a oba dokumenta sastavlja odgovorni dužnosnik za ovjeravanje. Uz nalog za povrat prilaže se popratna dokumentacija kojom se potvrđuju utvrđena prava. Pri sastavljanju naloga za povrat odgovorni dužnosnik za ovjeravanje osigurava:

(a) knjiženje prihoda na ispravnu stavku;

(b) ispravnost naloga za povrat koji udovoljava odgovarajućim odredbama;

(c) ispravnost popratne dokumentacije;

(d) točnost podataka o dužniku;

(e) navođenje dana dospijeća;

(f) usklađenost naloga s načelom dobrog financijskog upravljanja iz članka 4.;

(g) točnost iznosa i valute za povrat.

Računovodstveni službenik evidentira te naloge za povrat u računima.







Odjeljak 6.

Povrat

Članak 46.

1. Računovodstveni službenik postupa po nalozima za povrat za iznose potraživanja koje je propisno utvrdio odgovorni dužnosnik za ovjeravanje. On postupa s dužnom pažnjom kako bi osigurao da EFR primi svoj prihod do dana dospijeća koji su navedeni u nalozima za povrat i osigurao zaštitu relevantnih prava Zajednica.

2. Ako povrat nije osiguran do dana dospijeća određenog u nalogu za povrat, računovodstveni službenik obavješćuje odgovornog dužnosnika za ovjeravanje i neposredno pokreće postupak za osiguranje povrata bilo kojim sredstvom koje je omogućeno pravom, uključujući prema potrebi prijeboj. Ako to nije moguće, računovodstveni službenik provodi odluku o povratu osiguranu u skladu s člankom 44. stavkom 2. ili sudskim postupkom.

3. Računovodstveni službenik osigurava povrat iznosa njihovim prijebojem s jednakim potraživanjima EFR-a ili Zajednice prema dužniku koji sam ima potraživanja prema EFR-u ili Zajednicama koja su stvarna, fiksnog iznosa i dospjela.

4. U vezi s izravnim radnim aktivnostima iz glave V., kada se potraživanja koje EFR ima prema nacionalnom dužnosniku za ovjeravanje putem javnopravnih ili polujavnopravnih tijela ili službi predmetne države AKP-a ili PZP-a ne vraćaju u propisanim rokovima, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje poduzima sve potrebne mjere kako bi ostvario stvarno vraćanje dospjelih iznosa, uključujući prema potrebi suspenziju uporabe te vrste dogovora za tu državu ili PZP od strane glavnog dužnosnika za ovjeravanje.

Članak 47.

1. Kada odgovorni dužnosnik za ovjeravanje planira odricanje od povrata utvrđenog iznosa potraživanja, osigurava da je odricanje propisno i usklađeno s načelima dobrog financijskog upravljanja i proporcionalnosti u skladu s postupcima i kriterijima koje je prethodno odredila Komisija u tu svrhu. Odluku o odricanju mora obrazložiti. Dužnosnik za ovjeravanje može prenijeti tu odluku isključivo kako je utvrdila Komisija u pravilima iz stavka 2.

2. Detaljna pravila za izvršenje opće Financijske uredbe primjenjuje se mutatis mutandis na provedbu ovog članka.







POGLAVLJE 6.

RASHODI







Odjeljak 1.

Opće odredbe

Članak 48.

1. Svaka stavka rashoda preuzima se kao obveza, potvrđuje, odobrava i plaća.

2. Odluke i postupci za preuzimanje obveza, potvrdu, odobravanje i plaćanje rashoda od strane Komisije određeni su u ovom poglavlju.







Odjeljak 2.

Preuzimanje obveza za rashode: načela i definicije

Članak 49.

Preuzimanju obveza za rashode prethodi odluka o financiranju koju donosi Komisija ili tijelo na koje je Komisije delegirala ovlasti.

Članak 50.

1. Preuzimanje financijske obveze Komisije je postupak rezerviranja odobrenih sredstva potrebnih za pokrivanje naknadnih plaćanja kako bi se ispunile preuzete pravne obveze.

Preuzimanje pravne obveze Komisije je radnja kojom odgovorni dužnosnik za ovjeravanje preuzima obvezu u vezi s trećim stranama što može imati za posljedicu terećenje EFR-a.

Financijske i pravne obveze donosi isti dužnosnik za ovjeravanje. Od toga pravila se može odstupiti:

(a) u slučaju administrativnih rashoda Komisije u smislu stavka 4. u odnosu na koje su podijeljene financijske obveze u skladu sa stavkom 3.;

(b) kada se ukupne obveze odnose na sporazume o financiranju iz članka 51. stavka 3.

2. Financijska obveza Komisije je pojedinačna kada su korisnik i iznos rashoda poznati.

Financijska obveza Komisije je ukupna kada je barem jedan od sastavnih dijelova potrebnih za utvrđivanje pojedinačne obveze još uvijek nepoznat.

3. Financijske obveze za administrativne rashode Komisije mogu se podijeliti tijekom nekoliko godina u godišnje obroke. Ta podjela određena je odgovarajućim pravnim obvezama.

4. Sljedeće se smatra administrativnim rashodima za potrebe stavka 1. trećeg podstavka točke (a):

(a) rashodi za ljudske potencijale koji nisu redovito osoblje;

(b) rashodi za osposobljavanje;

(c) rashodi za misije;

(d) rashodi za reprezentaciju;

(e) rashodi za sastanke;

(f) rashodi koji se odnose na vanjske pismene i/ili usmene prevoditelje;

(g) rashodi koji se odnose na razmjenu službenika;

(h) tekući troškovi najma pokretne i nepokretne imovine;

(i) troškovi različitih osiguranja;

(j) troškovi čišćenja i održavanja;

(k) troškovi u vezi s korištenjem telekomunikacijskih usluga;

(l) troškovi vode, plina i struje;

(m) izdaci za periodične publikacije.

Članak 51.

1. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje prvo preuzima financijsku obvezu prema trećim stranama prije preuzimanja pravne obveze koja je obvezujuća za Komisiju.

2. Financijske odluke koje donosi Komisija u skladu sa Sporazumom između AKP-a i EZ-a ili Odlukom o prekomorskom pridruživanju koje ju ovlašćuju za dodjelu financijske potpore iz EFR-a dovode do financijske obveze Komisije.

3. Pravne obveze Komisije su sljedeće:

(a) sporazum o financiranju između Komisije koja zastupa Zajednice i države ili država AKP-a korisnice ili korisnika iz prekomorskih zemalja i područja ili tijela koja su isti odredili;

(b) ugovor ili sporazum o bespovratnim sredstvima između Komisije i nacionalnih ili međunarodnih javnopravnih tijela ili fizičkih ili pravnih osoba odgovornih za provedbu aktivnosti.

4. Svakim sporazumom o financiranju, ugovorom ili sporazumom o bespovratnim sredstvima izričito se predviđa izvršavanje ovlasti kontrole od strane Komisije, OLAF-a i Revizorskog suda nad dokumentima i izravno nad svim izvoditeljima i podizvoditeljima koji su primili sredstava EFR-a.

Članak 52.

Pri preuzimanju financijske obveze odgovorni dužnosnik za ovjeravanje osigurava:

(a) knjiženje rashoda pod ispravnom računovodstvenom stavkom;

(b) raspoloživost sredstava;

(c) usklađenost rashoda s odgovarajućim odredbama, posebno Sporazuma između AKP-a i EZ-a, Odluke o prekomorskom pridruživanju, Unutarnjeg sporazuma, ove Uredbe i svih akata donesenih u provedbi tih odredaba;

(d) usklađenost s načelom dobrog financijskog upravljanja.

Kada je preuzeta pravna obveza dužnosnik za ovjeravanje osigurava:

(a) pokrivenost obveze odgovarajućom financijskom obvezom;

(b) usklađenost rashoda s odgovarajućim odredbama, posebno Sporazuma Između AKP-a i EZ-a, Odluke o prekomorskom pridruživanju, Internog sporazuma, ove Uredbe i svim aktima donesenim u provedbi tih odredaba;

(c) usklađenost s načelom dobroga financijskog upravljanja.







Odjeljak 3.

Preuzimanje obveza za rashode pod centraliziranim upravljanjem

Članak 53.

1. Kada sredstvima EFR-a upravlja Komisija na centraliziranoj osnovi ili zajednički, preuzimanje obveza za rashode podliježe odredbama ovog odjeljka.

2. Pojedinačne preuzete pravne obveze koje se odnose na pojedinačne preuzete financijske obveze zaključuje Komisija najkasnije do 31. prosinca godine N, pri čemu je N godina u kojoj je preuzeta pojedinačna financijska obveza Komisije podložno članku 50. stavku 3.

Kao opće pravilo ukupne financijske obveze pokrivaju ukupan trošak odgovarajućih pojedinačnih pravnih obveza koje preuzima Komisija do 31. prosinca godine N + 1, pri čemu je N godina u kojoj je preuzeta ukupna financijska obveza Komisije podložno članku 50. stavku 3.

Međutim, kada se izvršavaju ukupne obveze iz članka 51. stavka 3., Komisija sklapa odgovarajuće pojedinačne ugovore i sporazume najkasnije tri godine od dana preuzimanja financijske obveze. Pojedinačni ugovori i sporazumi koji se odnose na reviziju i evaluaciju mogu se sklopiti kasnije.

Na kraju razdoblja iz prvog i drugog podstavka odgovorni dužnosnik za ovjeravanje opoziva neiskorištena salda tih financijskih obveza.

3. Iznos svake pojedinačne pravne obveze koju je preuzela Komisija na temelju ukupne obveze prije potpisivanja evidentira odgovorni dužnosnik za ovjeravanje u financijske račune EFR-a i knjiži kao ukupnu obvezu.

4. Pravne obveze preuzete zbog aktivnosti koje traju dulje od jedne financijske godine i odgovarajuće financijske obveze imaju konačni dan izvršenja određen u skladu s načelom dobrog financijskog upravljanja, osim u slučaju administrativnih rashoda iz članka 50. stavka 3.

Opoziva se obveza za sve dijelove tih obveza koji nisu izvršeni šest mjeseci nakon tog dana, a otkazuju se odgovarajuća odobrena sredstva.

Za pravne obveze za koje nisu izvršena nikakva plaćanja u roku od tri godine dužnosnik za ovjeravanje započinje s opozivanjem financijske obveze i otkazivanjem odobrenih sredstava.

5. Završavanje projekta i opozivanje obveza sredstava preuzetih u skladu sa stavcima od 1. do 4. provode se kad Komisija završetka preuzetih pravnih obveza u vezi s tim projektom s obzirom na treće strane, a povezana plaćanja i naplate evidentirani su u računima.

6. Odredbe stavka 4. primjenjuju se ne dovodeći u pitanje odluke koje Vijeće može donijeti u skladu s člancima 96. i 97. Sporazuma o partnerstvu između AKP-a i EZ-a.







Odjeljak 4.

Preuzimanje obveza za rashode pod decentraliziranim upravljanjem

Članak 54.

1. Kad se sredstvima EFR-a upravlja na decentraliziranoj osnovi, preuzimanje obveze za rashode Komisije podliježe odredbama ovog odjeljka.

2. Sporazumi o financiranju s državama AKP-a korisnicama ili PZP-ovima korisnicima sklapa se najkasnije do 31. prosinca godine N + 1, pri čemu je N godina u kojoj je preuzeta financijska obveza Komisije.

Ako sporazumi o financiranju nisu sklopljeni u roku određenom u prvom podstavku, opozivaju se odgovarajuća odobrena sredstva.

3. Komisija je obvezna izvršiti plaćanje iz sredstava ERF-a uvijek kada odgovorni dužnosnik za ovjeravanje:

(a) ovjeri ugovore i procjene programa, kako je predviđeno člankom 80. stavkom 4.;

(b) ovjeri ugovore o dodjeli bespovratnih sredstava.

◄

U vezi sa svakim odobrenjem odgovorni dužnosnik za ovjeravanje evidentira u računima vrijednost dotičnog ugovora, procjenu dotičnog programa ili bespovratnih sredstava. Ovo se bilježenje naziva „dodijeljena sredstva”.

Evidentirana dodijeljena sredstva usklađuje Komisija s ukupnim obvezama koje odgovaraju predmetnim financijskim odlukama.

4. U skladu s načelom dobrog financijskog upravljanja iz članka 4. i djelujući unutar njezinih ovlasti Komisija nastoji osigurati da:

(a) pojedinačne pravne obveze kojima se izvršavaju sporazumi o financiranju iz stavka 2. zaključuje Komisija najkasnije tri godine od dana preuzimanja odgovarajuće financijske obveze od strane Komisije;

(b) se opozivaju dodijeljena sredstva koja odgovaraju pojedinačnim pravnim obvezama preuzetim za provedbu sporazuma o financiranju iz stavka 2. a za koje nisu izvršena nikakva plaćanja u roku od tri godine.

Pojedinačne pravne obveze kako ih se navodi u prvom podstavku su ugovori, sporazumi o bespovratnim sredstvima ili procjene programa koje sklapa država AKP-a ili PZP ili njegova tijela ili Komisija djelujući u njihovo ime ili u njihovu korist.

Za potrebe primjene prvog i drugog podstavka Komisija u dogovoru s državama AKP-a korisnicama ili PZP-ovima korisnicima uvrštava relevantne odredbe u sporazume o financiranju iz stavka 2.

5. Završavanje projekta i opozivanje obveza sredstava preuzetih u skladu sa stavcima od 1. do 4. provode se nakon završetka preuzetih pravnih obveza od strane država AKP-a ili PZP-a ili njihovih tijela i/ili Komisije djelujući u njihovo ime ili u njihovu korist u vezi s tim projektom s obzirom na treće strane i nakon što su povezana plaćanja i naplate evidentirani računima.

6. Odredbe stavka 4. primjenjuju se ne dovodeći u pitanje odluke koje Vijeće može donijeti u skladu s člancima 96. i 97. Sporazuma o partnerstvu između AKP-a i EZ-a.







Odjeljak 5.

Potvrđivanje rashoda

Članak 55.

Potvrđivanje rashoda je postupak u kojem odgovorni dužnosnik za ovjeravanje:

(a) provjerava postojanje prava vjerovnika;

(b) utvrđuje ili provjerava istinitost i iznos potraživanja;

(c) provjerava uvjete pod kojima plaćanje dospijeva.

Članak 56.

1. Potvrđivanje svih rashoda temelji se na valjanoj popratnoj dokumentaciji koja potvrđuje pravo vjerovnika na temelju izjave o stvarno pruženim uslugama, stvarno isporučenoj robi ili stvarno izvršenim radovima ili na temelju drugih dokumenata koji opravdavaju plaćanje. Priroda popratne dokumentacije koja se prilaže nalozima za plaćanje i detalji koje treba sadržavati treba omogućiti provedbu provjera iz članaka 55., 58. i 60.

2. Prije donošenja odluke o potvrđivanju rashoda odgovorni dužnosnik za ovjeravanje osobno provjerava popratnu dokumentaciju ili na vlastitu odgovornost potvrđuje da je to obavljeno.

3. Odluka o potvrđivanju rashoda izražava se potpisivanjem obrasca „odobreno za plaćanje” od strane odgovornog dužnosnika za ovjeravanje.

Članak 57.

Glavni dužnosnik za ovjeravanje određuje kriterije za potpisivanje obrasca „odobreno za plaćanje” analogijom relevantnim odredbama o detaljnim pravilima za izvršenje opće Financijske uredbe.

Članak 58.

Ako sustav nema računalnu podršku, „odobreno za plaćanje” sastoji se od pečata s potpisom odgovornog dužnosnika za ovjeravanje. U sustavu s računalnom podrškom „odobreno za plaćanje” sastoji se od potvrđivanja korištenjem osobne zaporke odgovornog dužnosnika za ovjeravanje.







Odjeljak 6.

Odobravanje rashoda

Članak 59.

Odobravanje rashoda je postupak u kojem odgovorni dužnosnik za ovjeravanje izdavanjem naloga za plaćanje nalaže računovodstvenom službeniku plaćanje iznosa rashoda koji je potvrđen.

Članak 60.

Pri sastavljanju naloga za plaćanje odgovorni dužnosnik za ovjeravanje osigurava:

(a) propisano izdavanje naloga za plaćanje, što znači da je odgovarajuća odluka o potvrđivanju prethodno donesena u obliku „odobreno za plaćanje”;

(b) da nalog za plaćanje odgovara financijskoj obvezi za koju je knjižen;

(c) knjiženje rashoda pod ispravnom stavkom u računima;

(d) raspoloživost odobrenih sredstava;

(e) točnost podataka o primatelju plaćanja.

Članak 61.

Nalog za plaćanje mora sadržavati:

(a) financijsku godinu za koju se rashod knjiži;

(b) instrument i alokaciju za koje ga treba knjižiti u skladu s člankom 3.;

(c) upute na pravnu obvezu koja je dovela do prava na plaćanje;

(d) upute na financijsku obvezu za koju ga treba knjižiti;

(e) iznos koji treba platiti, navodeći valutu u kojoj treba biti isplaćena;

(f) ime i adresu primatelja plaćanja;

(g) bankovni račun na koji treba izvršiti plaćanje;

(h) predmet rashoda;

(i) sredstva plaćanja.

Nalog za plaćanje mora sadržavati datum i potpis odgovornog dužnosnika za ovjeravanje, te se zatim dostavlja računovodstvenom službeniku.

Članak 62.

Popratnu dokumentaciju čuva odgovorni dužnosnik za ovjeravanje.







Odjeljak 7.

Plaćanje rashoda

Članak 63.

1. Plaćanje se izvršava isključivo uz predočenje dokaza da je odgovarajuće djelovanje u skladu s odredbama temeljnog akta ili ugovora te obuhvaća jednu ili više sljedećih poslova:

(a) plaćanje cjelokupnog dospjelog iznosa;

(b) plaćanje dospjelog iznosa na bilo koji od sljedećih načina: i. pretfinanciranje koje se može podijeliti na više plaćanja; ii. jedno ili više privremenih plaćanja; iii. plaćanje preostalih dospjelih iznosa.

2. U računima se moraju razlikovati vrste plaćanja iz stavka 1. u vrijeme kada su izvršena.

3. Svrha pretfinanciranja je osigurati korisniku likvidna sredstva, a može se podijeliti na više plaćanja.

4. Privremeno plaćanje koje se može plaćati višekratno, namijenjeno je naknadi rashoda korisnika tijekom djelovanja na temelju izvještaja o rashodima. S njim se u cijelosti ili djelomično može poravnati pretfinanciranje, ne dovodeći u pitanje odredbe temeljnog akta ili ugovora.

5. Zaključivanje rashoda ima oblik plaćanja preostalog iznosa, koje nije moguće plaćati višekratno i s kojim se poravnavaju sva prethodna plaćanja ili nalog za povrat.

Članak 64.

Plaćanje rashoda obavlja računovodstveni službenik u granicama raspoloživih sredstava.

Članak 65.

Plaćanja se izvršavaju putem bankovnih računa iz članka 28. Detaljna pravila za otvaranje, upravljanje i uporabu tih računa određuje Komisija.

Tim pravilima se posebno zahtijevaju zajednički potpisi dva propisno ovlaštena dužnosnika na nalozima za prijenos i svim bankovnim plaćanjima.

Članak 66.

1. U slučajevima kad voditelj delegacije izvršava obveze dužnosnika za ovjeravanje daljnjim delegiranjem ovlasti u skladu s člankom 21. stavkom 2., odgovarajuća plaćanja može na licu mjesta prema potrebi izvršiti računovodstveni službenik određen daljnjim delegiranjem ovlasti.

Računovodstveni službenik može izvršavati plaćanja u lokalnoj valuti s računa platnog agenta u državi AKP-a ili PZP-a, a plaćanja u inozemnoj valuti s jednog ili više računa platnog agenta u Zajednici.

2. Za plaćanja koje izvršava računovodstveni službenik određen daljnjim delegiranjem ovlasti odgovorni dužnosnik za ovjeravanje osigurava obavljanje provjera prije ili poslije plaćanja i pri unosu u račune.







Odjeljak 8.

Rokovi za izvršavanje rashoda

Članak 67.

Potvrđivanje, odobravanje i plaćanje rashoda izvršava se u razdoblju od najdulje 90 dana od dana dospijeća plaćanja. Nacionalni dužnosnik za ovjeravanje odobrava rashode i obavješćuje voditelja delegacije o tome najkasnije 45 dana prije isteka tog roka.

Potraživanja za zakašnjela plaćanja za koja je odgovorna Komisija u skladu s člankom 37. Priloga IV. Sporazumu između AKP-a i EZ-a snosi Komisija s računa iz članka 6. stavka 2. ove Uredbe.







POGLAVLJE 7.

RAČUNALNI SUSTAVI

Članak 68.

1. Kada se prihodima i rashodima upravlja računalnim sustavima dokumenti se mogu potpisati računalnim ili elektroničkim postupkom.

2. Kada se računalni sustavi i podsustavi koriste za obradu financijskih provedbenih aktivnosti, zahtijeva se puni opis svakog sustava ili podsustava.

Opisom se određuje sadržaj svih podatkovnih polja i opisuje kako sustav obrađuje svaku pojedinu aktivnost. Iscrpno pokazuje kako je sustavom zajamčeno postojanje potpunog traga postupanja za svaku aktivnost.

3. Podaci u računalnim sustavima i podsustavima pohranjuju se periodično i čuvaju se na sigurnom mjestu.







POGLAVLJE 8.

UNUTARNJI REVIZOR

Članak 69.

Unutarnji revizor EFR-a je unutarnji revizor Komisije. On obavlja svoje dužnosti u skladu s relevantnim međunarodnim standardima. Odgovoran je Komisiji za potvrdu pravilnog djelovanja sustava i postupaka za uporabu sredstava EFR-a kojima upravlja Komisija u skladu s člankom 1. Unutarnji revizor ne smije biti dužnosnik za ovjeravanje niti računovodstveni službenik.

Članak 70.

1. Unutarnji revizor savjetuje Komisiju o suočavanju s rizicima izdavanjem neovisnih mišljenja o kvaliteti sustava upravljanja i nadzora te izdavanjem preporuka za poboljšanje uvjeta provedbe aktivnosti i unapređenje dobrog financijskog upravljanja. Od njega se može tražiti savjetovanje tijela država AKP-a ili prekomorskih zemalja i područja o istim temama.

Posebno je odgovoran za:

(a) procjenu prikladnosti i učinkovitosti sustava unutarnjeg upravljanja i uspješnosti službi u provedbenim politikama, programima i djelovanjima upućivanjem na rizike povezane s njima;

(b) procjenu prikladnosti i kvalitete sustava unutarnjeg nadzora koji se primjenjuje na sve aktivnosti za uporabu sredstava EFR-a.

2. Unutarnji revizor uživa puni i neograničeni pristup svim informacijama koje su mu potrebne za obavljanje svojih dužnosti, prema potrebi na licu mjesta, uključujući u državama članicama i u trećim zemljama.

3. Unutarnji revizor podnosi izvješće Komisiji o svojim nalazima i preporukama. Komisija osigurava poduzimanje djelovanja u vezi preporuka koje su uslijedile nakon revizije. Unutarnji revizor također podnosi Komisiji godišnje izvješće unutarnje revizije u kojem se navode broj i vrsta provedene revizije, date preporuke i djelovanje poduzeto na temelju tih preporuka.

4. Komisija svake godine tijelu odgovornom za davanje razrješnice dostavlja izvješće u kojem sažima broj i vrstu provedenih unutarnjih revizija, date preporuke i djelovanje poduzeto na temelju tih preporuka.

Članak 71.

Posebna pravila koja se primjenjuju na unutarnjeg revizora su pravila određena u detaljnim pravilima za provedbu opće Financijske uredbe, a posebno u vezi njegove neovisnosti u obavljanju dužnosti i okolnosti u kojima može biti odgovoran.







GLAVA IV.

JAVNA NABAVA







POGLAVLJE 1.

PODRUČJE PRIMJENE

Članak 72.

1. Ugovori o javnoj nabavi su ugovori s financijskim interesom sklopljeni u pisanom obliku od strane javnog naručitelja u smislu članka 73. kako bi, za plaćanje cijene u cijelosti ili djelomično iz sredstava EFR-a, dobio pokretnu ili nepokretnu imovinu, izvođenje radova ili pružanje usluga.

Ti ugovori obuhvaćaju:

(a) ugovore o nabavi robe;

(b) ugovore o radovima;

(c) ugovore o uslugama.

2. Ova se glava ne odnosi na bespovratna sredstva.

Članak 73.

1. Za potrebe ove glave javni naručitelji su:

(a) država AKP-a korisnica ili države AKP-a korisnice ili tijela koje su iste propisno ovlastile ili njihovi predstavnici;

(b) Komisija u slučaju ugovora sklopljenih u njezino ime;

(c) Komisija u ime ili u korist jedne ili više država AKP-a korisnica;

(d) nacionalno ili međunarodno javnopravno tijelo ili fizičke ili pravne osobe koje su potpisale sporazum o financiranju ili sporazum o bespovratnim sredstvima s jednom ili više država AKP-a ili s Komisijom za provedbu programa ili projekta.

2. Postupci javne nabave utvrđuju se u sporazumima o financiranju iz članka 51. stavka 3.







POGLAVLJE 2.

POSTUPCI I NAČELA O SKLAPANJU UGOVORA

Članak 74.

Postupci za dodjelu ugovora o aktivnostima koje se financiraju iz ERF-a radi pomoći državama AKP-a definirani su u Prilogu IV. Sporazumu AKP-EZ.

◄

Postupci za sklapanje ugovora o aktivnostima financiranim iz EFR-a za pomoć prekomorskim zemljama i područjima su postupci određeni u mjerama kojima se provodi Odluka o prekomorskom pridruživanju.

2. Kada Komisija djeluje kao javni naručitelj za provedbu humanitarne pomoći ili pomoći u izvanrednim situacijama u okviru Sporazuma između AKP-a i EZ-a ili Odluke o prekomorskom pridruživanju, zahtijeva se da udovoljava relevantnim pravilima Zajednice o javnoj nabavi.







POGLAVLJE 3.

SUDJELOVANJE U UGOVORIMA

Članak 75.

1. Sudjelovanje u postupcima nadmetanja u vezi s ugovorima financiranim iz EFR-a otvoreno je pod jednakim uvjetima u skladu s uvjetima određenim u članku 20. Priloga IV. Sporazumu između AKP-a i EZ-a.

2. Državljanima zemalja koje nisu države AKP-a i države članice, uključujući prekomorske zemlje i područja, može se odobriti sudjelovanje u postupcima nadmetanja u skladu s uvjetima određenim u članku 22. Priloga IV. Sporazumu između AKP-a i EZ-a.

▼M1

Članak 76.

U granicama ovlasti koje su joj dodijeljene Sporazumom AKP-EZ te u skladu s uvjetima određenima u njegovom Prilogu IV., Komisija osigurava najšire moguće sudjelovanje, pod istim uvjetima, u natječajnim postupcima za dodjelu ugovora koji se financiraju iz ERF-a te osigurava poštovanje načela transparentnosti, proporcionalnosti, jednakog postupanja i nediskriminacije.

Članak 77.

U granicama ovlasti koje su joj dodijeljene Sporazumom AKP-EZ Komisija poduzima korake za uspostavljanje, u skladu s odgovarajućim pravilima Opće financijske uredbe, središnje baze podataka koja sadrži detalje o natjecateljima i ponuditeljima koji su, prema pravilima definiranima u Prilogu IV. Sporazumu AKP-EZ, u situaciji koja ih isključuje iz sudjelovanja u postupcima za dodjelu ugovora o aktivnostima koji se financiraju iz ERF-a.

▼B







POGLAVLJE 4.

OBJAVA

▼M1

Članak 78.

U granicama ovlasti koje su joj dodijeljene Sporazumom AKP-EZ i u skladu s uvjetima određenima u njegovom Prilogu IV., Komisija poduzima potrebne korake da se međunarodni javni natječaji objave u Službenom listu Europske unije i na internetu.

▼B

Članak 79.

1. Komisija u granicama ovlasti koje su joj dodijeljene Sporazumom između AKP-a i EZ-a poduzima odgovarajuće mjere kako bi osigurala učinkovitu diseminaciju informacija za uključene gospodarske subjekte, a posebno kroz periodičnu objavu programa i projekata financiranih iz sredstava EFR-a.

2. Komisija posebno osigurava da se sljedeći informacije objave u mediju koji najviše odgovara, uz navođenje predmeta, sadržaja i vrijednosti predloženih ugovora:

(a) kratke opise projekata;

(b) sažetak prijedloga za financiranje koji je usvojila Komisija nakon savjetovanja s Odborom EFR-a.

3. Komisija u granicama ovlasti koje joj dodijeljene Sporazumom između AKP-a i EZ-a osigurava da se rezultati postupaka nadmetanja objavljuju što je prije moguće.







GLAVA V.

▼M1

IZRAVNE RADNE I NEIZRAVNE DECENTRALIZIRANE AKTIVNOSTI

Članak 80.

1. Ova glava uređuje izravne radne i neizravne decentralizirane aktivnosti predviđene u članku 24. Priloga IV. Sporazumu AKP-EZ. Primjenjuje se mutatis mutandis na financijsku suradnju s PZT-ovima.

2. U slučaju izravnih radnih aktivnosti, projekti i programi provode se izravno putem javnih tijela dotične države ili država AKP-a.

Zajednica doprinosi troškovima uključenih tijela pružajući im opremu i/ili materijal koji im nedostaje i/ili sredstva za dodatno osoblje koje im treba, poput stručnjaka iz dotičnih država AKP-a ili drugih država AKP-a. Sudjelovanje Zajednice obuhvaća samo troškove nastale zbog dodatnih mjera i privremenih rashoda za izvršenje koji su strogo ograničeni na zahtjeve dotičnog projekta.

Financijsko upravljanje projektom koji se provodi izravnim radom u skladu s prvim i drugim podstavkom izvršava se putem knjiga blagajni kojima upravlja upravitelj blagajne i računovodstveni službenik koje imenuje nacionalni dužnosnik za ovjeravanje uz prethodno odobrenje odgovornog dužnosnika za ovjeravanje Komisije.

3. U slučaju neizravnih decentraliziranih aktivnosti, javni naručitelj u smislu članka 73. stavka 1. točke (a) povjerava zadaće provedbe projekata ili programa javnopravnim tijelima dotične države ili dotičnih država AKP-a ili privatnopravnim tijelima koja su pravno odvojena od dotične države ili dotičnih država AKP-a. U takvim slučajevima, dotično tijelo preuzima odgovornost za upravljanje i provedbu programa ili projekta umjesto nacionalnog dužnosnika za ovjeravanje. Tako delegirane zadaće mogu uključivati ovlast sklapanja ugovora i upravljanja ugovorima te nadzor radova u ime ili za račun dotične države ili dotičnih država AKP-a.

4. Izravne radne i neizravne decentralizirane aktivnosti provode se na temelju programa mjera koje treba provesti i na procjeni njihovog troška, dalje u tekstu „procjena programa”. Procjena programa je dokument kojim se utvrđuju potrebni ljudski i materijalni resursi, odgovarajući proračun i detaljna tehnička i upravna provedbena pravila za decentraliziranu provedbu projekta tijekom određenog vremena izravnim radom i, po mogućnosti, putem javne nabave i dodjele posebnih bespovratnih sredstava. Svaku procjenu programa priprema upravitelj blagajne i lokalni računovodstveni službenik iz stavka 2., u slučaju aktivnosti izravnog rada, ili tijelo iz stavka 3., u slučaju neizravnih decentraliziranih aktivnosti, te je zatim odobrava nacionalni dužnosnik za ovjeravanje i odgovorni dužnosnik za ovjeravanje Komisije prije nego započnu aktivnosti predviđene tom procjenom programa.

5. U kontekstu provedbe procjena programa iz stavka 4., postupci javne nabave i sklapanja ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava moraju biti u skladu s onima utvrđenima u glavama IV. i VI.

6. Sporazumi o financiranju iz članka 51. stavka 3. moraju imati odredbe o provedbi aktivnosti izravnog rada i neizravnih decentraliziranih aktivnosti.

▼B

Članak 81.

▼M1

U slučaju neizravnih decentraliziranih aktivnosti javni naručitelj iz članka 73. stavka 1. točke (a) sklapa sporazum o delegiranju kada povjerava zadaće izvršavanja javnopravnom tijelu dotične države ili država AKP-a ili privatnopravnom tijelu s javnim ovlastima, a ugovor o pružanju usluga kada povjerava zadaće privatnopravnim tijelima. Komisija osigurava da sporazum o delegiranju ili ugovor o pružanju usluga odredi:

▼B

(a) odgovarajuće odredbe za kontrolu uporabe sredstava EFR-a od strane glavnog dužnosnika za ovjeravanje, voditelja delegacije, OLAF-a, nacionalnog dužnosnika za ovjeravanje, Revizorskog suda i nacionalnih revizorskih tijela predmetnih država AKP-a;

▼M1

(b) jasnu definiciju i precizno razgraničenje ovlasti delegiranih dotičnom tijelu i ovlasti koje zadržava nacionalni dužnosnik za ovjeravanje;

▼B

(c) postupci koje treba slijediti pri obavljanju ovlasti koje su tako delegirane, na primjer odabir aktivnosti koje treba financirati, sklapanje ugovora ili nadzor radova;

▼M1

(d) mogućnost ex post revizije i financijskih kazni ako odobravanje bespovratnih sredstava ili dodjela ugovora od strane dotičnog tijela nisu u skladu s postupcima utvrđenima u točki (c);

▼B

(e) učinkovito razdvajanje obveza dužnosnika za ovlaštenje i računovodstvenog službenika;

(f) postojanje učinkovitog sustava za unutarnju kontrolu poslova upravljanja;

(g) postojanje računovodstvenog sustava za poslove upravljanja i zasebnih postupaka za podnošenje financijskih izvještaja kojim se omogućava provjera ispravne uporabe sredstava EFR-a.







GLAVA VI.

BESPOVRATNA SREDSTVA







POGLAVLJE 1.

OPĆE ODREDBE

Članak 82.

1. U kontekstu centraliziranog upravljanja bespovratna sredstva su izravni financijski doprinosi koje dodjeljuje Komisija putem donacije iz sredstava EFR-a kako bi financirala:

(a) djelovanje osmišljeno kao pomoć za postizanje cilja iz Sporazuma između AKP-a i EZ-a ili Odluke o prekomorskom pridruživanju ili programa ili projekta usvojenog u skladu s tim Sporazumom ili Odlukom;

(b) ili funkcioniranje tijela koje ima taj cilj.

Obuhvaćena su pisanim sporazumom.

2. Sljedeće nisu bespovratna sredstva za potrebe ove glave:

(a) sporazumi o financiranju iz članka 51. stavka 3. točke (a);

(b) ugovori o javnoj nabavi iz glave IV. ili aktivnosti izravnog rada iz glave V.;

(c) zajmovi, jamstva, doprinosi, ugovori, subvencije za kamatu ili bilo koja druga financijska aktivnost kojom upravlja EIB;

(d) izravna ili neizravna proračunska pomoć ili potpora za ublažavanje duga ili dobiti za potporu izvoza u slučaju kratkoročnih oscilacija;

(e) plaćanja tijelima kojima je Komisija delegirali ovlasti iz članaka 14. i 15. ili u okviru zajedničkog upravljanja iz članka 16.







POGLAVLJE 2.

NAČELA DODJELE

Članak 83.

1. Dodjela bespovratnih sredstava podliježe načelima transparentnosti i jednakog postupanja. Bespovratna sredstva ne mogu biti kumulativna; ona se ne mogu dodijeliti naknadno; i moraju uključivati sufinanciranje.

2. Bespovratna sredstva ne mogu imati svrhu ili učinak kojim se proizvodi dobit za korisnika.

Članak 84.

1. Kada se u kontekstu centraliziranog upravljanja djelovanjem osigurava financiranje u obliku bespovratnih sredstava, operativni plan za djelovanje sadrži program, osim u slučaju aktivnosti pomoći za upravljanje krizama ili humanitarne pomoći.

Taj se program provodi kroz objavu poziva za podnošenje prijedloga osim u valjano obrazloženim slučajevima žurnosti ili kada priroda korisnika ne ostavlja drugog izbora za navedenu aktivnost.

2. Dodijeljena bespovratna sredstva objavljuju se godišnje uz poštovanje povjerljivosti i sigurnosti.

Članak 85.

1. Jedno djelovanje može dovesti do dodjele isključivo jednih bespovratnih sredstava iz sredstava EFR-a jednom korisniku.

2. Korisniku se mogu dodijeliti samo jedna operativna bespovratna sredstva iz sredstava EFR-a po financijskoj godini korisnika.

Članak 86.

1. Bespovratna sredstva se mogu dodijeliti za djelovanje koja je već započelo jedino ako podnositelj zahtjeva može pokazati potrebu za započinjanjem aktivnosti prije potpisivanja sporazuma.

U tom slučaju izdaci prihvatljivi za financiranje nisu smjeli nastati prije dana podnošenja zahtjeva za bespovratna sredstva, osim u valjano obrazloženim slučajevima žurnosti ili kada u slučaju izdataka potrebnih za ispravnu provedbu pomoći za aktivnosti upravljanja krizama ili humanitarne pomoći, kako je određeno u Sporazumu Između AKP-a i EZ-a ili Odluci o prekomorskom pridruživanju.

Bespovratna sredstva ne smiju se dodijeliti naknadno za dovršena djelovanja.

2. Sporazum o operativnim bespovratnim sredstvima ne može se potpisati više od četiri mjeseca nakon početka proračunske godine korisnika. Izdaci koji su prihvatljivi za financiranje ne smiju nastati prije dana podnošenja zahtjeva za bespovratna sredstva ili prije početka proračunske godine korisnika.

Članak 87.

Djelovanje se može u potpunosti financirati iz sredstava EFR-a jedino ako se to pokaže nužnim za njegovo dovršenje.







POGLAVLJE 3.

POSTUPAK DODJELE

Članak 88.

1. Zahtjevi za bespovratna sredstva prihvatljivi su kada su usklađeni sa Sporazumom između AKP-a i EZ-a ili Odlukom o prekomorskom pridruživanju ili projektom ili programom usvojenim u skladu s tim Sporazumom ili Odlukom i pravne osobe ih podnose pisanim putem. Iznimno, ovisno o prirodi aktivnosti ili cilja koji želi ostvariti podnositelj zahtjeva, fizičke osobe mogu primiti bespovratna sredstva u skladu s uvjetima određenim u tom Sporazumu ili Odluci.

2. Bespovratna sredstva ne smiju se dodijeliti podnositeljima zahtjeva čija situacija u vrijeme postupka dodjele bespovratnih sredstava takva da ih se može smatrati neprihvatljivima na temelju pravila Zajednice koja se primjenjuju na javnu nabavu.

Podnositelji zahtjeva potvrđuju se ne nalaze u situaciji iz prvog podstavka.

3. Dužnosnik za ovjeravanje može podnositeljima zahtjeva koji su isključeni u skladu sa stavkom 2. izreći učinkovite, proporcionalne i odvraćajuće administrativne i financijske sankcije.

Članak 89.

1. Uvjeti sposobnosti moraju biti takvi da omogućuju ocjenu sposobnosti podnositelja zahtjeva za dovršenje predloženog djelovanja ili program rada.

2. Kriteriji za odabir moraju biti takvi da omogućuju ocjenu kvalitete prijedloga dostavljenih s obzirom na postavljene ciljeve i prioritete.

Članak 90.

1. Prijedloge na temelju prethodno objavljenih uvjeta sposobnosti i kriterija za odabir ocjenjuje komisija za evaluaciju osnovana u tu svrhu s ciljem određivanja prijedloga koji bi mogli biti financirani.

2. Na osnovi evaluacije iz stavka 1. odgovorni dužnosnik za ovjeravanje sastavlja popis korisnika i odobrenih iznosa.

3. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje obavješćuje podnositelje zahtjeva pisanim putem o odluci o njihovom zahtjevu. Ako tražena bespovratna sredstva nisu dodijeljena, on daje razloge za odbijanje zahtjeva uz uputu posebno na prethodno objavljene uvjete sposobnosti i kriterije za odabir. Podnositelji zahtjeva obavješćuju se u roku od 15 dana od odluke o dodjeli koja se prosljeđuje korisnicima.







POGLAVLJE 4.

PLAĆANJE

Članak 91.

Dinamika plaćanja određuje se uključenim financijskim rizicima, trajanjem i napretkom djelovanja ili troškovima nastalim od strane korisnika.

Članak 92.

Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može zahtijevati od korisnika polaganje jamstva unaprijed kako bi se ograničili financijski rizici u vezi s pretfinanciranjem.

Uzimajući u obzir poteškoće pristupa lokalnim bankarskim uslugama, za nedržavne izvršitelje, to jamstvo zahtijeva se u vezi s pretfinanciranjem koje prelazi milijun eura ili predstavlja više od 90 % ukupnog iznosa bespovratnih sredstava. Međutim, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može osloboditi te obveze korisnike koji su sklopili okvirni sporazum o partnerstvu.

Članak 93.

1. Iznos bespovratnih sredstava ne postaje konačan dok Komisija ne prihvati završna izvješća i financijske izvještaje, ne dovodeći u pitanje naknadne provjere Komisije.

2. Ako korisnik ne udovoljava pravnim ili ugovornim obvezama, bespovratna sredstva se suspendiraju i smanjuju ili ukidaju nakon što korisnik dobije mogućnost očitovanja.







POGLAVLJE 5.

PROVEDBA

Članak 94.

1. Kada provedba djelovanja zahtijeva sklapanje ugovora o nabavi od strane korisnika, sporazumi o bespovratnim sredstvima iz članka 82. stavka 1. predviđaju postupke koji su usklađeni s pravilima Zajednice o nabavi koja su primjenjiva na suradnju sa zemljama nečlanicama.

2. Sporazumi o bespovratnim sredstvima izričito predviđaju da Komisija, OLAF i Revizorski sud izvršavaju svoje ovlasti nadzora, nad dokumentima i na licu mjesta, svih izvoditelja i podizvoditelja koji su primili financijsku pomoć iz sredstava EFR-a.

Članak 95.

U kontekstu decentraliziranog upravljanja iz članka 13. Komisija nastoji poticati upravljanje od strane država AKP-a korisnica i PZP-ova korisnika koje je usmjereno na primjenu odredaba jednakih odredbama utvrđenim u ovoj glavi.







GLAVA VII.

FINANCIJSKI IZVJEŠTAJI







POGLAVLJE 1.

FINANCIJSKO IZVJEŠTAVANJE

Članak 96.

1. Komisija najkasnije do 31. srpnja svake godine sastavlja financijske izvještaje o EFR-u koja opisuju financijsko stanje fonda na dan 31. prosinca prethodne godine. Financijski izvještaji o EFR-u obuhvaćaju:

(a) financijske izvještaje iz članka 100.;

(b) izvješća o financijskoj provedbi iz članka 101.;

(c) financijske izvještaje i informacije koje dostavlja EIB u skladu s člankom 125. stavkom 2.

2. Financijskim izvještajima o EFR-u prilaže se izvješće o financijskom upravljanju za prethodnu godinu koje sadrži točan opis:

(a) postizanja ciljeva za financijsku godinu u skladu s načelom dobrog financijskog upravljanja;

(b) financijskog stanja i događaja koji su imali značajan utjecaj na aktivnosti provedene tijekom financijske godine.

Članak 97.

Financijski izvještaji moraju biti u skladu s pravilima,biti točni i razumljivi te predstavljati istinitu i pravednu sliku:

(a) u pogledu financijskih izvještaja, o aktivi i pasivi, prihodima i rashodima, pravima i obvezama koji nisu prikazani kao aktiva ili pasiva i novčanom toku;

(b) u pogledu izvješća o financijskoj provedbi, o izvršavanju prihoda i rashoda iz sredstava EFR-a.

Članak 98.

Financijski izvještaji iz članka 100. sastavljaju se u skladu s opće prihvaćenim računovodstvenim načelima, i to:

(a) trajnost poslovanja;

(b) opreznosti

(c) dosljedne računovodstvene metode;

(d) usporedivost informacija;

(e) materijalnost;

(f) bruto iskazivanje;

(g) prevaga sadržaja nad formom;

(h) računovodstvo prema nastanku poslovnog događaja.

Članak 99.

1. U skladu s načelom računovodstva prema nastanku poslovnog događaja u financijskim izvještajima iz članka 100. prikazani su prihodi i rashodi za financijsku godinu, bez obzira na dan plaćanja ili naplate.

2. Vrijednost aktive i pasive određuje se u skladu s pravilima vrednovanja iz članka 111.

Članak 100.

1. Financijske izvještaje sastavlja računovodstveni službenik i iskazuju se u milijunima eura. Obuhvaćaju:

(a) bilancu stanja koja predstavlja svu aktivu i pasivu te financijski položaj i poslovni rezultat EFR-a na dan 31. prosinca prethodne godine sastavlja se u skladu sa strukturom utvrđenom direktivama Europskog parlamenta i Vijeća o godišnjim financijskim izvještajima za određene vrste trgovačkih društava, ali uzimajući u obzir posebnu prirodu aktivnosti EFR-a;

(b) izvještaj o novčanom toku koji prikazuje iznose koji su prikupljeni i isplaćeni tijekom godine, završno stanje riznice i izvještaj o izvorima i uporabi sredstava koja pokrivaju prethodnu financijsku godinu;

(c) tablicu stavki plativih EFR-u kojom su iskazani: i. iznosi čiji povrat treba osigurati na početku financijske godine; ii. prava dodijeljena tijekom financijske godine; iii. iznosi čiji je povrat osiguran tijekom financijske godine; iv. otkazi dodijeljenih prava; v. iznose čiji povrat još treba osigurati na kraju financijske godine.

2. U prilogu financijskih izvještaja su dopune i napomene o informacijama iznesenima u izvještajima iz stavka 1. i sadrži bilješke koje navode koja su računovodstvena načela primijenjena u pripremi i sastavljanju financijskih izvještaja.

Članak 101.

1. Izvješća o financijskom izvršenju priprema računovodstveni službenik i iskazuje ih u milijunima eura. Ona obuhvaćaju izvještaj o financijskim rezultatima kojim se utvrđuju sve financijske aktivnosti za godinu u odnosu na prihode i rashode. U prilogu izvještaja o financijskim rezultatima dopune i napomene o informacijama koji su u njemu izneseni.

2. Izvješća o financijskoj provedbi sadrže sljedeće tablice iskazane u milijunima eura i koje priprema glavni dužnosnik za ovjeravanje zajedno s računovodstvenim službenikom:

(a) tablicu s opisom promjena tijekom prethodne financijske godine u odobrenim sredstvima naznačenima u Prilogu;

(b) tablicu s prikazom ukupnog iznosa prema alokacijama preuzetih obveza, namjenskih sredstava i plaćanja izvršenih tijekom financijske godine i ukupnih iznosa od uspostavljanja EFR-a;

(c) tablicu s prikazom prema odobrenim sredstvima, zemlji, području, regiji ili podregiji, ukupnih preuzetih obveza, dodijeljenih sredstava i plaćanja izvršenih tijekom financijske godine i ukupnih iznosa od uspostavljanja EFR-a.

Članak 102.

Komisija dostavlja privremene financijske izvještaje Revizorskom sudu najkasnije do 31. ožujka sljedeće financijske godine. Do 30. travnja Europskom parlamentu, Vijeću i Revizorskom sudu dostavlja izvješće iz članka 96. u vezi s financijskim upravljanjem tijekom godine.

Članak 103.

1. Revizorski sud najkasnije do 15. lipnja daje svoje primjedbe o privremenim financijskim izvještajima u vezi s dijelom sredstava EFR-a za koji je odgovorna Komisija za financijsko upravljanje iz članka 1. stavka 2., tako da Komisija može unijeti ispravke koje smatra potrebnim za sastavljanje završnih financijskih izvještaja.

2. Komisija odobrava završne financijske izvještaje i dostavlja ih Europskom parlamentu, Vijeću i Revizorskom sudu najkasnije do 31. srpnja sljedeće financijske godine.

3. Završni financijski izvještaji objavljuju se do 31. listopada sljedeće financijske godine u Službenom listu Europske unije zajedno s izjavom o jamstvu koju daje Revizorski sud u vezi s dijelom sredstava EFR-a za koje je odgovorna Komisija za financijsko upravljanje iz članka 1. stavka 2.







POGLAVLJE 2.

IZVJEŠĆIVANJE O UPORABI SREDSTAVA EFR-a

Članak 104.

1. Komisija i EIB prate, svaki u mjeri u kojoj se to odnosi na njih, uporabu pomoći EFR-a od strane država AKP-a, PZP-ova ili bilo kojeg drugog korisnika i provedbu projekata financiranih iz EFR-a, uzimajući posebno u obzir ciljeve iz članaka 55. i 56. Sporazuma između AKP-a i EZ-a i iz odgovarajućih odredaba Odluke o prekomorskom pridruživanju.

2. EIB periodično obavješćuje Komisiju u vezi s provedbom projekata financiranih iz sredstava EFR-a koje dodjeljuje, slijedeći postupke određene u operativnim smjernicama Investicijskog instrumenta.

3. Komisija i EIB Odboru EFR-a osiguravaju informacije o operativnom korištenju sredstava EFR-a kroz nacionalne i regionalne dodjele određene u Prilogu. Te informacije također obuhvaćaju projekte i programe financirane iz Investicijskog instrumenta. Komisija dostavlja informacije Revizorskom sudu u skladu s člankom 32. stavkom 4. Unutarnjeg sporazuma.







POGLAVLJE 3.

RAČUNOVODSTVO

Članak 105.

1. Računovodstveni sustav jest sustav koji služi za organizaciju financijskih podataka tako da se omogućuje unošenje, pohranjivanje i evidentiranje brojčanih podataka.

2. Računovodstvo se sastoji od općeg računovodstva i financijskog računovodstva. Vodi se u eurima na temelju financijske godine.

3. Brojčani podaci u općeg i financijskog računovodstva zaključuju se na kraju financijske godine čime se omogućuje sastavljanje izvještaja iz poglavlja 1.

4. Neovisno o stavcima 2. i 3., glavni dužnosnik za ovjeravanje može voditi analitičke račune.

Članak 106.

Računovodstveni službenik je odgovoran za praćenje i knjiženje plaćanja od strane država članica i drugih prihoda.

Članak 107.

Općim računovodstvom bilježe se, kronološkim redom, koristeći se načelom dvojnog knjigovodstva, svi događaji i radnje koji utječu na ekonomsku i financijsku situaciju te aktivu i pasivu EFR-a i koji čine bilancu stanja EFR-a.

Članak 108.

1. Kretanja po računima i salda knjiže se u poslovnim knjigama.

2. Svi računovodstveni zapisi, uključujući usklađenja računa, moraju se temeljiti na pripadajućoj dokumentaciji na koju se pozivaju.

3. Računovodstveni sustav mora biti takav da ostavlja jasan revizijski trag svih računovodstvenih zapisa.

Članak 109.

Računovodstveni službenik nakon završetka financijske godine i do dana financijskog izvještavanja izvršava sva potrebna usklađenja, bez posezanja za isplatom ili naplatom u vezi te godine, radi istinitog i točnog financijskog izvještavanja u skladu s propisima.

Članak 110.

1. Financijsko računovodstvo omogućava detaljno praćenje financijskog izvršenja sredstava EFR-a.

Iskazuje sve:

(a) alokacije;

(b) preuzete obveze;

(c) namjenska sredstva;

(d) plaćanja i utvrđene dugove i poslovi naplate za financijsku godinu u potpunosti i bez međusobnog usklađivanja.

2. Kada su preuzete obveze, plaćanja i dugovi izraženi u nacionalnim valutama, računovodstveni sustav prema potrebi omogućava evidentiranje u nacionalnim valutama i u eurima.

3. Preuzete obveze određene u članku 51. evidentiraju se u eurima za vrijednost financijskih odluka koje je donijela Komisija.

Namjenska sredstva određena u članku 54. stavku 3. evidentiraju se u eurima u jednakoj vrijednosti ugovora, bespovratnih sredstava i procjena programa koje su sklopile države AKP-a korisnice ili PZP-ovi korisnici ili Komisija u provedbi projekta. Ta vrijednost uključuje kada je primjereno:

(a) plaćanje naplativih troškova za sastavljanje popratne dokumentacije;

(b) osiguravanje revizije cijena i nepredvidivih izdataka kako je određeno u ugovorima financiranim iz EFR-a;

(c) financijsko osiguravanje fluktuacija deviznog tečaja.

4. Stope konverzije koje treba koristiti za završno računovodstvo plaćanja izvršenih u okviru projekata ili programa iz dijela 4. Sporazuma između AKP-a i EZ-a i njegovog Priloga IV. ili u Odluci o prekomorskom pridruživanju su stope primjenjive na dan terećenja računa Komisije iz članka 28. ove Uredbe.

5. Svi računovodstveni zapisi koji upućuju na ispunjavanje preuzete obveze čuvaju se u razdoblju od pet godina od dana odluke kojom se daje razrješnica u vezi s financijskim izvršenjem sredstava EFR-a iz članka 119. u odnosu na financijsku godinu tijekom koje je preuzeta obveza zatvorena u računovodstvenu svrhu.

Članak 111.

1. Računovodstveni službenik usvaja primjenjiva računovodstvena pravila i metode. On priprema i, nakon savjetovanja s glavnim dužnosnikom za ovjeravanje, usvaja kontni plan koji treba primijeniti na operacije EFR-a. Pritom slijedi međunarodno prihvaćene računovodstvene standarde za javni sektor, ali može od njih odstupati kada je to opravdano posebnom prirodom aktivnosti EFR-a.

2. Računovodstveni zapisi unose se na temelju kontnog plana korištenjem nomenklature koja jasno razlikuje opće i financijsko računovodstvo. Kontni plan dostavlja se Revizorskom sudu.







GLAVA VIII.

VANJSKA REVIZIJA I RAZRJEŠNICA







POGLAVLJE 1.

OPĆE ODREDBE

Članak 112.

Aktivnosti financirane iz sredstava EFR-a kojima upravlja EIB u skladu s člankom 1. stavkom 3. podliježu postupcima revizije i davanja razrješnice određenima u Pravilima EIB-a za sve njegove aktivnosti. Detaljna pravila revizije Revizorskog suda određena su u Tripartitnom sporazumu. Ona su posljedica zajedničkog dogovora između EIB-a, Komisije i Revizorskog suda u sporazumu koji je trenutačno na snazi ili u novom sporazumu ili bilo kojem drugom sporazumu koji ga može zamijeniti.

U vezi s aktivnostima financiranim iz sredstava EIB-a kojima upravlja Komisija u skladu s člankom 1. stavkom 5. Revizorski sud izvršava svoje ovlasti u skladu s ovom glavom.







POGLAVLJE 2.

VANJSKA REVIZIJA

Članak 113.

Komisija što je ranije moguće obavješćuje Revizorski sud o svim odlukama i pravilima donesenim na temelju ove Uredbe.

Članak 114.

U obavljanju svojih zadataka Revizorski sud obavješćuje Komisiju i tijela na koja se ova Uredba primjenjuje o imenima članova svojeg osoblja koji su ovlašteni za reviziju i zadaćama koje su povjerene tim osobama.

Članak 115.

1. U vezi sa suradnjom s državama AKP-a Revizorski sud pri ispitivanju jesu li svi prihodi primljeni i jesu li svi izdaci nastali na zakonit i ispravan način uzima u obzir odredbe Sporazuma između AKP-a i EZ-a, ovu Uredbu i sve druge akte donesene na temelju tih instrumenata.

U vezi sa suradnjom s PZP-om, Revizorski sud pri ispitivanju jesu li svi prihodi primljeni i jesu li svi izdaci nastali na zakonit i ispravan način uzima u obzir odredbe Ugovora o EZ-u, Odluke o prekomorskom pridruživanju, ove Uredbe i svih drugih primjenjivih akata.

2. U obavljanju svoje zadaće Revizorski sud ima pravo uvida na način određen u stavku 6. u sve dokumente i informacije koji se odnose na financijsko upravljanje službi ili tijela s obzirom na aktivnosti financirane ili sufinancirane iz sredstava EFR-a. On ima ovlasti ispitati svakog službenika odgovornog za prihode ili rashode te upotrijebiti sve revizorske postupke prikladnim za te službe ili tijela.

Kako bi dobio potrebne informacije za obavljanje svoje zadaće, Revizorski sud može na vlastiti zahtjev prisustvovati revizorskim aktivnostima koje u okviru financijskog izvršenja obavlja sama Komisija ili se obavljaju u njezino ime.

3. Revizorski sud osigurava provjeru toga odgovaraju li svi deponirani vrijednosni papiri i oročena sredstva, kao i sredstva u blagajni potvrdama koje potpisuju depozitari ili službenim dokumentima o položenoj gotovini i vrijednosnim papirima. Sud sam može provoditi te provjere.

4. Na zahtjev Revizorskog suda Komisija ovlašćuje financijske institucije koje drže depozite EFR-a omogućujući Revizorskom sudu da osigura podudaranje vanjskih podataka s računima.

5. Komisija osigurava Revizorskom sudu sve uvjete i sve podatke koje Revizorski sud smatra potrebnim za obavljanje svoje zadaće. Stavlja na raspolaganje Revizorskom sudu sve dokumente o sklapanju i izvršavanju ugovora te sve račune gotovine ili materijala, sve računovodstvene zapise ili popratnu dokumentaciju, kao i administrativne dokumente koji se na to odnose, sve dokumente u vezi s prihodima i rashodima, sve evidencije, sve organigrame koje Revizorski sud smatra potrebnim za reviziju izvještaja o financijskom rezultatu na temelju dokumenata ili na licu mjesta i, u iste svrhe, sve dokumente i podatke sastavljene ili pohranjene na magnetskom mediju.

Dužnosnici čije aktivnosti provjerava Revizorski sud:

(a) prikazuju dokumentaciju o gotovini u blagajni, bilo kojoj drugoj gotovini, vrijednosnim papirima i svim vrstama vrijednosti te popratnu dokumentaciju u vezi s njihovim upravljanjem sredstava koja su im povjerena, kao i sve knjige, registre i ostale dokumente koji se na to odnose;

(b) daju uvid u prepisku ili bilo koji drugi potreban dokument za punu provedbu revizije iz stavka 1.

Podatke iz drugog podstavka točke (b) može zatražiti isključivo Revizorski sud.

Revizorski sud ovlašten je za reviziju dokumenata koji se odnose na prihode i rashode EFR-a koje pohranjuju odgovorne službe Komisije.

6. Zadaća utvrđivanja je li prihod primljen i je li rashod nastao zakonito i propisano te je li financijsko upravljanje dobro proširuje se na to kako tijela izvan Komisije koriste sredstva EFR-a koje su ista primila i njima upravljala u obliku bespovratnih sredstava u skladu s glavom VI. Za sva financiranja iz sredstava EFR-a odobrena korisnicima izvan Komisije potrebna je pisana suglasnost korisnika ili ako oni nisu suglasni, izvoditelja ili podizvoditelja, s provedbom revizije Revizorskog suda uporabe odobrenog financiranja.

7. Uporaba integriranih računalnih sustava ne smije imati učinak nanošenja štete pristupu Revizorskog suda popratnoj dokumentaciji.

8. Nacionalna revizorska tijela država korisnica potiče se na sudjelovanje u radu Revizorskog suda.

Članak 116.

1. Revizorski sud nakon zaključenja svake financijske godine sastavlja godišnje izvješće u skladu sa stavcima od 2. do 6.

2. Revizorski sud najkasnije do 15. lipnja prosljeđuje Komisiji opažanja koje po njegovom mišljenju trebaju biti u tom godišnjem izvješću. Ta opažanja moraju biti povjerljiva. Komisija upućuje svoje odgovore Revizorskom sudu najkasnije do 30. rujna.

3. Godišnje izvješće sadrži ocjenu dobrog financijskog upravljanja.

4. Revizorski sud može dodati sažeto izvješće ili bilo općenita opažanja koja smatra opravdanima.

5. Revizorski sud poduzima sve potrebne mjere kako bi osigurao da se odgovori Komisije na njegova opažanja objave neposredno nakon opažanja na koje se odnose.

6. Revizorski sud najkasnije do 30 listopada prosljeđuje godišnje izvješće zajedno s odgovorima Komisije tijelima odgovornima za davanje razrješnice i Komisiji i osigurava njegovu objavu u Službenom listu Europske unije.

Članak 117.

1. Revizorski sud obavješćuje Komisiju o svim opažanjima koja prema njegovom mišljenju trebaju biti u posebnom izvješću. Ta opažanja moraju biti povjerljiva.

Komisija u roku od dva i pol mjeseca obavješćuje Revizorski sud o svim napomenama koje želi dati o tim opažanjima.

Revizorski sud donosi konačnu inačicu predmetnog posebnog izvješća sljedeći mjesec.

2. Posebna izvješća iz stavka 1. zajedno s odgovorima Komisije se bez odlaganja prosljeđuju Europskom parlamentu i Vijeću, od kojih svaki odlučuje, prema potrebi u suradnji s Komisijom, koje djelovanje treba poduzeti kao odgovor.

Ako Revizorski sud odluči objaviti bilo koje od tih posebnih izvješća u Službenom listu Europske unije, njima se prilažu odgovori Komisije.

3. Revizorski sud može na zahtjev jedne od ostalih institucija dati mišljenje o pitanjima vezanim uz EFR.

Članak 118.

Istodobno s godišnjim izvješćem iz članka 116. Reviz