2006R0885 — HR — 10.05.2012 — 003.002

No

▼B

UREDBA KOMISIJE (EZ) br. 885/2006

od 21. lipnja 2006.

o utvrđivanju detaljnih pravila za primjenu Uredbe Vijeća (EZ) br. 1290/2005 u pogledu akreditacije agencija za plaćanja i drugih tijela te poravnanja računa EFJP-a i EPFRR-a

Trebalo bi utvrditi detaljna pravila u pogledu sadržaja i oblika izjave o jamstvu iz članka 8. stavka 1. točke (c) podtočke iii. Uredbe (EZ) br. 1290/2005.

Države članice trebale bi akreditirati agencije za plaćanja samo ako one udovoljavaju određenim minimalnim kriterijima koji su uspostavljeni na razini Zajednice. Navedeni kriteriji trebali bi obuhvatiti četiri osnovna područja: unutarnje okruženje, kontrolne aktivnosti, informacije i komunikaciju te praćenje. Države članice trebale bi biti slobodne utvrditi dodatne akreditacijske kriterije kako bi se uzele u obzir posebnosti agencije za plaćanja.

POGLAVLJE 1.

AGENCIJE ZA PLAĆANJA I DRUGA TIJELA

Članak 1.

Akreditacija agencija za plaćanja

1. Da bi bila akreditirana, kako je definirano u članku 6. stavku 1. Uredbe (EZ) br. 1290/2005, agencija za plaćanja mora posjedovati administrativnu organizaciju i sustav unutarnje kontrole koji su usklađeni s kriterijima utvrđenima u Prilogu I. ovoj Uredbi (dalje u tekstu akreditacijski kriteriji) u pogledu:

(c) informacija i komunikacija;

Države članice mogu utvrditi dodatne akreditacijske kriterije kako bi uzele u obzir veličinu, odgovornosti i ostala specifična svojstva agencije za plaćanja.

2. Za svaku agenciju za plaćanja država imenuje nadležno tijelo na razini ministarstva koje je nadležno za izdavanje i oduzimanje akreditacije agencijama za plaćanja te za izvršavanje zadaća koje su im dodijeljene ovom Uredbom (dalje u tekstu: nadležno tijelo). O tome obavješćuje Komisiju.

3. Na temelju provjere akreditacijskih kriterija, nadležno tijelo formalnim aktom odlučuje o akreditaciji agencije za plaćanja.

Provjeru obavlja tijelo neovisno o agenciji za plaćanja koju treba akreditirati i uključuje osobito dogovore u pogledu odobravanja i izvršavanja plaćanja, očuvanja sigurnosti proračuna Zajednice, sigurnosti informacijskih sustava, vođenja računovodstvenih knjiga, raspodjele dužnosti i prikladnosti unutarnje i vanjske kontrole u pogledu transakcija koje se financiraju iz Europskog fonda za jamstva u poljoprivredi (EFJP) i Europskog poljoprivrednog fonda za ruralni razvoj (EPFRR).

4. Ako nadležno tijelo smatra da agencija za plaćanja ne ispunjava akreditacijske kriterije na zadovoljavajući način, izdat će agenciji naputke točno određujući uvjete koje mora ispuniti prije nego što joj se odobri akreditacija.

Dok se ne provedu potrebne promjene, akreditacija se može odobriti privremeno za razdoblje koje se utvrđuje uzimajući u obzir ozbiljnost identificiranih problema i koje ne prelazi 12 mjeseci. U opravdanim slučajevima, Komisija može na zahtjev predmetne države članice odobriti produljenje navedenog razdoblja.

5. Po prvoj akreditaciji agencije za plaćanja dostavljaju se podaci iz članka 8. stavka 1. točke (a) Uredbe (EZ) br. 1290/2005, a u svakom slučaju prije no što se izdaci koje ostvari agencija za plaćanja terete EFJP ili EPFRR. Podaci se dostavljaju s izjavama i dokumentima u vezi s:

(c) njezinim odnosom s ostalim javnim ili privatnim tijelima koja su odgovorna za provedbu mjera za koje agencija tereti izdatke na račun EFJP-a i EPFRR-a;

6. Komisija obavješćuje Odbor za poljoprivredne fondove o agencijama za plaćanja akreditiranima u svakoj državi članici.

Članak 2.

Kontrola akreditacije

1. Nadležno tijelo drži agencije za plaćanja koje su u njegovoj nadležnosti pod stalnim nadzorom, prvenstveno na temelju potvrda i izviješća koje sastavlja tijelo za ovjeravanje na temelju članka 5. stavaka 3. i 4., te prati sve utvrđene nedostatke. Svake tri godine nadležno tijelo pisanim putem izvješćuje Komisiju o rezultatima svog nadzora i navodi udovoljavaju li agencije za plaćanja i nadalje akreditacijskim kriterijima.

2. Države članice uspostavljaju sustav koji osigurava da se svaka informacija koja ukazuje na činjenicu da neka agencija za plaćanja ne ispunjava akreditacijske kriterije bez odgode dostavlja nadležnom tijelu.

3. Ako akreditirana agencija za plaćanja prestane ispunjavati jedan ili više akreditacijskih kriterija ili ih ispunjava tako manjkavo da to utječe na njezinu sposobnost izvršavanja zadaće utvrđene člankom 6. stavkom 1. Uredbe (EZ) br. 1290/2005, nadležno tijelo određuje uvjetnu akreditaciju agencije i izrađuje plan kako bi se ispravili utvrđeni nedostaci u razdoblju koje se utvrđuje u skladu s ozbiljnošću problema, a koje nije dulje od 12 mjeseci od dana određivanja uvjetne akreditacije. U opravdanim slučajevima, Komisija može na zahtjev predmetne države članice odobriti produljenje navedenog razdoblja.

4. Nadležno tijelo izvješćuje Komisiju o planovima izrađenima prema stavku 3., kao i o provedbi tih planova.

5. U slučaju oduzimanja akreditacije, nadležno tijelo bez odlaganja akreditira drugu agenciju za plaćanje u skladu s člankom 6. stavkom 2. Uredbe (EZ) br. 1290/2005 i člankom 1. navedene Uredbe kako bi se osigurale nesmetane isplate korisnicima.

6. Ako Komisija utvrdi da nadležno tijelo ne ispunjava svoju obvezu izrade plana otklanjanja utvrđenih nedostataka prema stavku 3. ili da je agencija za plaćanja i dalje akreditirana unatoč tome što nije u potpunosti provela navedeni plan u okviru utvrđenog razdoblja, tada preostale nedostatke rješava putem potvrde o sukladnosti iz članka 31. Uredbe (EZ) br. 1290/2005.

Članak 3.

Izjava o jamstvu

1. Izjava o jamstvu iz članka 8. stavka 1. točke (c) podtočke iii. Uredbe (EZ) br. 1290/2005 sastavlja se pravovremeno kako bi tijelo za ovjeravanje moglo dati mišljenje iz točke (b) drugoga podstavka članka 5. stavka 4. ove Uredbe.

Izjava o jamstvu utvrđena je u Prilogu II. i može sadržavati rezerve koje određuju opseg potencijalnog financijskog učinka. U tom slučaju uključuje i akcijski plan za otklanjanje nedostataka i točno određen vremenski okvir za njegovu provedbu.

2. Izjava o jamstvu temelji se na učinkovitom nadzoru sustava upravljanja i kontrole tijekom cijele godine.

Članak 4.

Koordinacijsko tijelo

1. Koordinacijsko tijelo iz članka 6. stavka 3. Uredbe (EZ) br. 1290/2005 jedini je sugovornik Komisije za predmetnu državu članicu za sva pitanja koja se odnose na EFJP i EPFRR u pogledu:

(c) dostupnosti cjelokupne evidencije svih računovodstvenih podataka potrebnih za potrebe statistike i kontrole.

2. Agencija za plaćanja može imati ulogu koordinacijskog tijela pod uvjetom da su te dvije funkcije odvojene.

3. U izvršavanju svojih zadaća koordinacijsko tijelo može, u skladu s nacionalnim postupcima, upućivati zahtjeve ostalim upravnim tijelima ili odjelima, osobito onima koji posjeduju stručno znanje i iskustvo na računovodstvenom i tehničkom području.

4. Predmetna država članica odlučuje o akreditaciji koordinacijskog tijela formalnim aktom na ministarskoj razini, nakon što se uvjeri da administrativno uređenje tijela daje dovoljna jamstva o njegovoj sposobnosti za izvršavanje zadaće iz članka 6. stavka 3. drugoga podstavka Uredbe (EZ) 1290/2005.

Da bi steklo akreditaciju, koordinacijsko tijelo mora imati utvrđene postupke koji osiguravaju da:

(c) postoji pravilan revizijski trag kao potpora informacijama koje se dostavljaju Komisiji;

5. Povjerljivost, cjelovitost i dostupnost svih elektroničkih podataka koje pohranjuje koordinacijsko tijelo osiguravaju se mjerama koje su prilagođene administrativnoj strukturi, kadrovskoj strukturi i tehnološkom okruženju svakog pojedinog koordinacijskog tijela. Financijska i tehnološka nastojanja moraju biti razmjerna stvarno nastalim rizicima.

6. Podaci utvrđeni u prvom podstavku članka 6. stavka 3. i u članku 8. stavku 1. točki (a) Uredbe (EZ) br. 1290/2005, dostavljaju se nakon što je akreditacijsko tijelo prvi put akreditirano, a u svakom slučaju prije nego što se izdaci za koje je koordinacijsko tijelo odgovorno terete na račun EFJP-a ili EPFRR-a. Podaci se dostavljaju zajedno s dokumentima o akreditaciji tijela te s informacijama o administrativnim i računovodstvenim uvjetima te uvjetima unutarnje kontrole njegova poslovanja.

Članak 5.

Ovjeravanje

1. Nadležno tijelo imenuje tijelo za ovjeravanje iz članka 7. Uredbe (EZ) br. 1290/2005. Tijelo za ovjeravanje operativno je neovisno o predmetnoj agenciji za plaćanja i koordinacijskom tijelu te posjeduje neophodno tehničko stručno znanje i iskustvo.

2. Tijelo za ovjeravanje obavlja provjeru predmetne agencije za plaćanja u skladu s međunarodno prihvaćenim revizijskim standardima, uzimajući u obzir smjernice o primjeni navedenih standarda koje je utvrdila Komisija.

Tijelo za ovjeravanje obavlja provjere tijekom i na kraju svake financijske godine.

3. Tijelo za ovjeravanje sastavlja potvrdu u kojoj navodi je li primilo uvjerljiva jamstva da su financijski izvještaji koji se trebaju dostaviti Komisiji istiniti, potpuni i točni te da se postupci unutarnje kontrole provode na zadovoljavajući način.

Potvrda se temelji na provjeri postupaka i uzorka transakcija. Navedena provjera obuhvaća administrativnu strukturu agencije za plaćanja samo u pogledu pitanja je li predmetna struktura sposobna jamčiti provjeru poštovanja pravila Zajednice prije izvršenja plaćanja.

4. Tijelo za ovjeravanje sastavlja izvješće o svojim nalazima. Izvješće obuhvaća delegirane dužnosti ili dužnosti koje obavljaju nacionalna carinska tijela. U izvješću se navodi:

(b) daju li postupci agencije za plaćanja uvjerljiva jamstva da su izdaci kojima se tereti EFJP i EPFRR provedeni u skladu s pravilima Zajednice i koje su preporuke u vezi s poboljšanjem sustava dane, ako ih je bilo, te jesu li one praćene;

(c) je li godišnji financijski izvještaj iz članka 6. stavka 1. u skladu s računovodstvenim knjigama i evidencijama agencije za plaćanja;

Izvješću se prilažu:

(b) mišljenje o izjavi o jamstvu iz članka 8. stavka 1. točke (c) podtočke iii. Uredbe (EZ) br. 1290/2005.

▼M2

POGLAVLJE 1.a

POVRAT DUGOVA

Članak 5.a

De minimis

Ne dovodeći u pitanje prvi podstavak članka 6. stavka 3. Uredbe Vijeća (EZ) br. 1782/2003 ( 5 ), uvjeti iz članka 32. stavka 6. točke (a) i članka 33. stavka 7. Uredbe (EZ) br. 1290/2005 smatraju se ispunjenima ako iznos za povrat od korisnika u odnosu na pojedinačno plaćanje za program potpore ne premašuje 100 EUR bez kamata.

Članak 5.b

Metoda povrata

Ne dovodeći u pitanje bilo koje druge mjere izvršavanja predviđene nacionalnim zakonodavstvom, države članice izvršavaju prijeboj bilo kojeg još nepodmirenog duga korisnika koji je utvrđen u skladu s nacionalnim zakonodavstvom s bilo kojim budućim plaćanjem agencije za plaćanja odgovorne za osiguravanje povrata duga od istog korisnika.

▼B

POGLAVLJE 2.

PORAVNANJE RAČUNA

▼M1

Članak 6.

Sadržaj godišnjeg financijskog izvještaja

Godišnji financijski izvještaj iz članka 8. stavka 1. točke (c) podtočke iii. Uredbe (EZ) br. 1290/2005 sadrži:

(c) izdatke EPFRR-a, po programima i mjerama. Po zaključenju programa, sva neopravdana plaćanja za koja nije osiguran povrat, osim onih iz točke (h), uključujući sve kamate na te iznose, odbijaju se od izdataka dotične financijske godine;

(e) tablicu razlika po stavkama i podstavkama ili u slučaju EPFRR-a, po programima i mjerama, između izdataka i namjenskih prihoda navedenih u godišnjem financijskom izvještaju i onih koji su navedeni za isto razdoblje u dokumentima iz članka 4. stavka 1. točke (c) Uredbe Komisije (EZ) br. 883/2006 od 21. lipnja 2006. o određivanju detaljnih pravila za primjenu Uredbe Vijeća (EZ) br. 1290/2005 u vezi s vođenjem knjiga od strane agencija za plaćanje, izjavama o izdacima i prihodima, te uvjetima za nadoknadu izdataka u okviru EFJP-a i EPFRR-a ( 6 ), što se tiče EFJP-a i članka 16. stavka 2. navedene Uredbe što se tiče EPFRR-a, uz objašnjenje svake navedene razlike;

(i) izvadak iz knjige dužnika o iznosima čiji se povrat treba osigurati i koji se trebaju knjižiti u korist EFJP-a ili EPFRR-a, osim iznosa iz točaka (b), (c) i (h), uključujući bilo koje sankcije i kamate na te iznose u skladu s predloškom tablice iz Priloga III.a;

▼B

Članak 7.

Prijenos informacija

1. Za potrebe poravnanja računa prema članku 30. Uredbe (EZ) br. 1290/2005, svaka država članica dostavlja Komisiji:

(c) potpune evidencije svih računovodstvenih informacija koje su potrebne za potrebe statistike i kontrole;

2. Dokumenti i računovodstvene informacije iz stavka 1. dostavljaju se Komisiji najkasnije do 1. veljače u godini koja slijedi nakon predmetne financijske godine. Dokumenti navedeni u točkama (a), (b) i (d) navedenoga stavka dostavljaju se u jednom primjerku zajedno s elektroničkom kopijom u obliku i pod uvjetima koje utvrđuje Komisija prema članku 18. Uredbe (EZ) br. 883/2006.

3. Na zahtjev Komisije ili na inicijativu države članice, daljnje informacije u vezi s poravnanjem računa mogu se dostaviti Komisiji u roku koji utvrdi Komisija uzimajući u obzir opseg posla koji je neophodan za pribavljanje navedenih informacija. U nedostatku takvih informacija, Komisija može poravnati račune na temelju informacija koje posjeduje.

4. U opravdanim slučajevima Komisija može prihvatiti zahtjev za kasniju dostavu informacija ako joj se zahtjev dostavi prije isteka roka navedene dostave.

5. Ako država članica akreditira više od jedne agencije za plaćanja, Komisiji do 15. veljače u godini koja slijedi nakon predmetne financijske godine dostavlja sintezu koju je priredilo koordinacijsko tijelo i koja daje pregled izjava o jamstvima iz članka 3. i potvrdu iz članka 5. stavka 3.

Članak 8.

Oblik i sadržaj računovodstvenih informacija

1. Oblik i sadržaj računovodstvenih informacija iz članka 7. stavka 1., točke (c) i način na koji se prosljeđuju Komisiji utvrđuju se u skladu s postupkom iz članka 41. stavka 2. Uredbe (EZ) br. 1290/2005.

2. Komisija koristi računovodstvene informacije samo za potrebe:

Europski revizorski sud i Europski ured za borbu protiv prijevara (OLAF) imaju pristup navedenim informacijama za obavljanje svojih dužnosti.

3. Svi osobni podaci koji su uključeni u prikupljene računovodstvene informacije koriste se samo za potrebe utvrđene u stavku 2. Posebice ako Komisija koristi računovodstvene informacije u smislu navedenom u stavku 2. točki (b), Komisija ih drži anonimnima i obrađuje samo u sažetom obliku.

4. Za sve upite u vezi s obradom njihovih osobnih podataka dotične se osobe obraćaju Komisiji kako je određeno u Prilogu IV.

5. Komisija osigurava povjerljivost i sigurnost računovodstvenih informacija.

Članak 9.

Pohranjivanje računovodstvenih informacija

1. Popratna dokumentacija o financiranim izdacima i namjenskim prihodima koje naplaćuje EFJP na raspolaganju su Komisiji u razdoblju od najmanje tri godine od godine u kojoj Komisija poravna račune za predmetnu financijsku godinu u skladu s člankom 30. Uredbe (EZ) br. 1290/2005.

2. Popratna dokumentacija o financiranim izdacima i namjenskim prihodima koje naplaćuje EPFRR na raspolaganju su Komisiji u razdoblju od najmanje tri godine od godine u kojoj agencija za plaćanja izvrši konačnu isplatu.

3. U slučaju nepravilnosti ili nepažnje, popratna dokumentacija iz stavaka 1. i 2. na raspolaganju je Komisiji u razdoblju od najmanje tri godine od godine u kojoj je u cijelosti osiguran povrat sredstava od korisnika te su uplaćena na račun EFJP-a i EPFRR-a ili od godine u kojoj su utvrđene financijske posljedice neosiguravanja povrata sredstava u skladu s člankom 32. stavkom 5. ili člankom 33. stavkom 8. Uredbe (EZ) br. 1290/2005.

4. U slučaju postupka potvrde o sukladnosti iz članka 31. Uredbe (EZ) br. 1290/2005, popratna dokumentacija navedena u stavcima 1. i 2. ovog članka na raspolaganju je Komisiji u razdoblju od najmanje jedne godine od godine u kojoj je navedeni postupak završen ili, u slučaju da je odluka o sukladnosti predmet sudskog postupka pred Sudom Europskih zajednica, najmanje godinu dana od godine u kojoj je postupak završen.

▼M3

5. Popratna dokumentacija iz stavaka od 1. do 4. na raspolaganju je Komisiji u pisanom obliku, u elektroničkom obliku i/ili u oba oblika.

Dokumentacija se može držati isključivo u elektroničkom obliku samo ako nacionalno zakonodavstvo dotične države članice dozvoljava uporabu elektroničkih dokumenata kao dokaz osnovnih transakcija u postupcima pred nacionalnim sudom.

Ako se dokumentacija čuva isključivo u elektroničkom obliku, sustav zbog kojeg se to radi treba biti u skladu s točkom 3. podtočkom B Priloga I.

▼B

Članak 10.

Financijska potvrda

1. Odluka o poravnanju računa iz članka 30. Uredbe (EZ) br. 1290/2005 određuje iznose izdataka ostvarenih u svakoj državi članici tijekom predmetne financijske godine koji se priznaju i terete na račun EFJP-a i EPFRR-a na temelju financijskih izvještaja iz članka 6. ove Uredbe te svih smanjenja i suspenzija iz članaka 17. i 27. Uredbe (EZ) br. 1290/2005.

Za EFJP, odluka o poravnanju računa određuje i iznose kojima se terete Zajednica i predmetna država članica u skladu s člankom 32. stavkom 5. Uredbe (EZ) br. 1290/2005.

Za EPFRR, odluka o poravnanju računa uključuje i sredstva koja predmetna država članica može ponovno iskoristiti u skladu s člankom 33. stavkom 3. točkom (c) Uredbe (EZ) br. 1290/2005.

2. U pogledu EFJP-a, iznos čiji povrat, kao rezultat odluke o poravnanju računa. treba osigurati od države članice ili koji treba platiti državi članici utvrđuje se oduzimanjem iznosa mjesečnih plaćanja za predmetnu financijsku godinu od izdataka priznatih za istu godinu u skladu sa stavkom 1. Komisija za navedeni iznos umanjuje ili uvećava mjesečno plaćanje koje se odnosi na ostvarene izdatke za drugi mjesec od mjeseca donošenja odluke o poravnanju računa.

U pogledu EPFRR-a, iznos čiji povrat, kao rezultat odluke o poravnanju računa, treba osigurati od države članice ili koji treba platiti državi članici utvrđuje se oduzimanjem iznosa plaćanja tijekom provedbe za predmetnu financijsku godinu od izdataka priznatih za istu godinu u skladu sa stavkom 1. ►M3 Komisija taj iznos odbija ili ga dodaje prvom plaćanju za koje je država članica podnijela izjavu o izdacima nakon što je donesena odluka u skladu s člankom 30. Uredbe (EZ) br. 1290/2005. ◄

3. Komisija dostavlja predmetnoj državi članici rezultate provjere dostavljenih informacija, zajedno s eventualnim izmjenama koje predlaže, najkasnije do 31. ožujka od završetka financijske godine.

4. Ako zbog razloga koje je moguće pripisati predmetnoj državi članici Komisija nije u mogućnosti poravnati račune države članice prije 30. travnja sljedeće godine, Komisija obavješćuje državu članicu o dodatnim provjerama čije obavljanje predlaže u skladu s člankom 37. Uredbe (EZ) br. 1290/2005.

5. Ovaj se članak primjenjuje mutatis mutandis na namjenske prihode u smislu članka 34. Uredbe (EZ) br. 1290/2005.

Članak 11.

Potvrda o sukladnosti

1. Ako Komisija nakon analize smatra da izdaci nisu ostvareni u skladu s pravilima Zajednice, dostavlja svoje nalaze predmetnoj državi članici i navodi korektivne mjere koje su potrebne kako bi se u budućnosti osiguralo poštovanje navedenih pravila.

Pri dostavi podataka upućuje se na ovaj članak. Država članica mora odgovoriti u roku od dva mjeseca od primitka podataka i, sukladno tome, Komisija može promijeniti svoj stav. U opravdanim slučajevima Komisija može pristati produljiti rok za odgovor.

Po isteku roka za odgovor Komisija saziva bilateralan sastanak i obje strane nastoje postići dogovor o mjerama koje je potrebno poduzeti i o ocjeni ozbiljnosti povrede i financijske štete nanesene proračunu Zajednice.

2. U roku od dva mjeseca od primitka zapisnika s bilateralnog sastanka navedenog u stavku 1. trećem podstavku, država članica dužna je dostaviti sve informacije koje su zatražene tijekom navedenog sastanka ili ostale informacije koje smatra korisnima za provjeru koja je u tijeku.

U opravdanim slučajevima Komisija može na obrazložen zahtjev države članice odobriti produljenje razdoblja iz prvoga podstavka. Zahtjev se upućuje Komisiji prije isteka navedenoga razdoblja.

Po isteku razdoblja navedenoga u prvom podstavku, Komisija formalno dostavlja svoje zaključke državi članici na temelju podataka koje je primila u okviru postupka potvrde o sukladnosti. Dostavljeni zaključci ocjenjuju izdatke koje Komisija namjerava izuzeti iz financiranja Zajednice u skladu s člankom 31. Uredbe (EZ) br. 1290/2005 i poziva se na članak 16. stavak 1. ove Uredbe.

3. Država članica obavješćuje Komisiju o korektivnim mjerama koje je poduzela radi osiguranja poštovanja pravila Zajednice i o datumu stupanja na snagu njihove provedbe.

Nakon što pregleda izviješće koje sastavlja tijelo za mirenje u skladu s poglavljem 3. ove Uredbe, Komisija prema potrebi donosi jednu ili više odluka na temelju članka 31. Uredbe (EZ) br. 1290/2005 kako bi se izdaci ostvareni suprotno pravilima Zajednice isključili iz financiranja Zajednice sve dok država članica ne počne učinkovito provoditi korektivne mjere.

Pri ocjenjivanju izdataka koji se isključuju iz financiranja Zajednice Komisija može uzeti u obzir svaku informaciju koju joj država članica dostavi nakon isteka razdoblja navedenoga u stavku 2. ako je to neophodno za bolju ocjenu financijske štete koja je nanesena proračunu Zajednice, pod uvjetom da je kašnjenje dostave podataka opravdano izvanrednim okolnostima.

▼M3

Komisija može u bilo kojoj fazi završiti postupak bez financijskih posljedica za dotičnu državu članicu ako očekuje da mogući financijski učinci neusklađenosti otkriveni kao posljedica analize navedene u stavku 1. neće prelaziti 50 000 eura i 10 % odgovarajućeg izdatka ili iznosa koji se mora naplatiti.

▼B

4. U pogledu EFJP-a, odbitke od financiranja Zajednice Komisija zaračunava od mjesečnih plaćanja koja se odnose na izdatke ostvarene u drugom mjesecu nakon donošenja odluke u skladu s člankom 31. Uredbe (EZ) br. 1290/2005.

▼M3

Što se tiče EPFRR-a, odbitke iz financiranja Unije Komisija vrši iz plaćanja za koja je država članica podnijela izjavu o izdacima nakon donošenja odluke iz članka 31. Uredbe (EZ) br. 1290/2005.

Međutim, na zahtjev države članice i nakon savjetovanja s Odborom za poljoprivredne fondove, Komisija može donijeti odluku:

(b) o odgađanju, do kraja razdoblja od najviše 18 mjeseci od datuma njezinog donošenja, izvršenja svih odbitaka koji se trebaju izvršiti tijekom ovog razdoblja i u isto vrijeme odobrivši njihovo izvršenje nakon kraja odgode u najviše tri jednake godišnje rate, za one države članice koje podliježu financijskoj pomoći na temelju Uredbe Vijeća (EZ) br. 332/2002 ( 8 ), Uredbe Vijeća (EU) br. 407/2010 ( 9 ), Okvirnog sporazuma o Europskom fondu za financijsku stabilnost potpisanog 7. lipnja 2010. ili Ugovora o osnivanju Mehanizma za europsku financijsku stabilnost.

Rok odgode iz točke (b) trećeg podstavka ne može se produljiti i ne može se donijeti neka daljnja odluka kojom se odobrava odgoda vezano u istu državu članicu. Država članica koja ima koristi od odluke o odgodi osigurava da se nepravilnosti koje su razlozi za odbitke i koji i dalje postoje u vrijeme donošenja odluke o odgodi otklone na temelju akcijskog plana, utvrđenog u dogovoru s Komisijom, s jasnim pokazateljima napretka. Ako država članica propusti poduzeti potrebne radnje kako bi otklonila ove nepravilnosti kako je predviđeno u akcijskom planu, ako napredak u radnjama za njihovo otklanjanje nije dovoljan u skladu s pokazateljima napretka ili ako ishod poduzete radnje nije zadovoljavajući, Komisija opoziva svoju odluku odlažući datum za izvršenje odbitaka, istodobno poštujući načelo proporcionalnosti.

▼B

5. Ovaj se članak primjenjuje mutatis mutandis na namjenske prihode u smislu članka 34. Uredbe (EZ) br. 1290/2005.

POGLAVLJE 3.

POSTUPAK MIRENJA

Članak 12.

Tijelo za mirenje

Za postupak potvrde o sukladnosti koji je predviđen u članku 31. Uredbe (EZ) br. 1290/2005 Komisija osniva tijelo za mirenje. Njegove su zadaće:

(c) nakon ispitivanja sastaviti izviješće o učincima svojih nastojanja pomirbe stajališta, navodeći primjedbe koje smatra korisnima ako sve ili neke sporne točke ostanu neriješene.

Članak 13.

Sastav tijela za mirenje

1. Tijelo za mirenje sastoji se od pet članova koji se biraju iz reda uglednih osoba koje u cijelosti jamče neovisnost i koje su visoko kvalificirane u pitanjima financiranja zajedničke poljoprivredne politike, uključujući ruralni razvoj, ili u praksi financijske revizije.

Članovi moraju biti državljani različitih država članica.

2. Komisija imenuje predsjedavajućeg, članove i zamjenske članove na početni mandat od tri godine nakon savjetovanja s Odborom za poljoprivredne fondove.

Mandat se može odjednom produljiti samo za jednu godinu, i o tome se obavješćuje Odbor za poljoprivredne fondove. Međutim, kada se imenuje predsjedavajući koji je već član tijela za mirenje, njegov početni mandat predsjedavajućeg traje tri godine.

Imena predsjedavajućeg, članova i zamjenskih članova objavljuju se u seriji C Službenog lista Europske unije.

3. Članovima tijela za mirenje isplaćuje se naknada uzimajući u obzir vrijeme koje je potrebno za obavljanje zadaće. Troškovi komunikacije i prijevoza nadoknađuju se u skladu s pravilima na snazi.

4. Po isteku mandata predsjedavajući i članovi ostaju na dužnosti do zamjene ili produljenja mandata.

5. Nakon savjetovanja s Odborom za poljoprivredne fondove, Komisija može prekinuti mandat člana koji prestane ispunjavati uvjete koji se traže za ispunjavanje njegovih zadaća u tijelu za mirenje ili koji iz bilo kojeg razloga nije na raspolaganju na neodređeno razdoblje.

U tom slučaju, tijekom preostaloga razdoblja za koje je bio imenovan, člana zamjenjuje zamjenski član, o čemu se obavješćuje Odbor za poljoprivredne fondove.

Ako se prekine mandat predsjedavajućega, Komisija nakon savjetovanja s Odborom za poljoprivredne fondove imenuje člana koji će obavljati dužnost predsjedavajućega u preostalom razdoblju trajanja mandata za koji je predsjedavajući bio imenovan.

Članak 14.

Neovisnost tijela za mirenje

1. Članovi tijela za mirenje izvršavaju svoje dužnosti neovisno i pritom ne traže ni ne prihvaćaju upute bilo koje vlade ili tijela.

Član koji je u prethodnom mandatu bio osobno uključen u predmet o kojem se raspravlja ne sudjeluje u radu tijela za mirenje i ne potpisuje izvješće.

2. Ne dovodeći u pitanje članak 287. Ugovora, članovi ne otkrivaju informacije do kojih su došli tijekom svog rada u tijelu za mirenje. Navedene su informacije povjerljive i za njih vrijedi obveza čuvanja profesionalne tajne.

Članak 15.

Pravila rada

1. Tijelo za mirenje sastaje se u sjedištu Komisije. Predsjedavajući priprema i organizira rad. Najviše rangirani član preuzima mjesto predsjedavajućega u njegovom odsustvu, ne dovodeći u pitanje članak 13. stavak 5. podstavak 1.

Tajništvo tijela za mirenje osigurava Komisija.

2. Ne dovodeći u pitanje članak 14. stavak 1., podstavak 2., izvješća se donose apsolutnom većinom prisutnih članova, pri čemu su za kvorum potrebna tri člana.

Izvješća potpisuju predsjedavajući i članovi koji su sudjelovali u vijećanju. Tajništvo ih supotpisuje.

Članak 16.

Postupak mirenja

1. Država članica može uputiti predmet tijelu za mirenje u roku od 30 radnih dana od dana primitka formalnih zaključaka Komisije iz članka 11. stavka 2. trećeg podstavka, tako da pošalje obrazložen zahtjev za mirenje tajništvu tijela za mirenje.

Postupak kojeg se treba pridržavati i adresa tajništva priopćavaju se državi članici putem Odbora za poljoprivredne fondove.

2. Zahtjev za mirenje dopušten je samo ako predviđeni iznos koji se isključuje iz financiranja Zajednice prema komunikaciji Komisije ili:

Nadalje, ako je tijekom prethodnih rasprava država članica tvrdila i dokazala da se radi o načelu primjene pravila Zajednice, predsjedavajući može odlučiti da je zahtjev za mirenje dopušten. Međutim, takav zahtjev nije dopušten ako se odnosi samo na pitanje pravnog tumačenja.

3. Tijelo za mirenje provodi istrage što je neformalnije i brže moguće, te se pritom oslanja na dokaze u spisima i na saslušanje Komisije i predmetnih državnih tijela.

4. Kad tijelo za mirenje ne uspije pomiriti stajališta Komisije i države članice u roku četiri mjeseca od dana kada mu je dostavljen predmet, smatra se da postupak mirenja nije uspio. U izvješću iz članka 12. točke (c) navode se razlozi zbog kojih se stajališta nisu mogla pomiriti. Navodi se i je li postignut bilo kakav djelomičan sporazum tijekom postupka.

Izvješće se dostavlja:

(c) ostalim državama članicama u okviru Odbora za poljoprivredne fondove.

POGLAVLJE 4.

PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 17.

Prijelazne odredbe

1. Ako agencija za plaćanja koja je akreditirana u skladu s Uredbom (EZ) 1663/95 preuzme odgovornost za izdatke za koje prije nije bila odgovorna, potrebno je obaviti provjeru predviđenu člankom 1. stavkom 3. ove Uredbe i potrebna je nova akreditacija kao posljedica novih odgovornosti najkasnije do 16. listopada 2007.

2. Po pitanju sigurnosti informacijskih sustava, izviješće tijela za ovjeravanje iz članka 5. stavka 4. za financijsku godinu 2007. sadrži komentare i privremene zaključke u vezi s mjerama koje je poduzela agencija za plaćanja koristeći mehanizam bodovanja. Navedeni se komentari temelje na valjanim međunarodno prihvaćenim sigurnosnim standardima iz točke 3. (B) Priloga I. i navode u kojem su opsegu bile uspostavljene učinkovite sigurnosne mjere.

Članak 18.

Stavljanje izvan snage

1. Uredba (EZ) br. 1663/95, Uredba (EZ) br. 2390/1999 i Odluka 94/442/EZ stavljaju se izvan snage od 16. listopada 2006. Međutim, Uredba (EZ) br. 1663/95 i dalje se primjenjuje na poravnanje računa iz članka 7. stavka 3. Uredbe Vijeća (EZ) br. 1258/1999 ( 10 ) za financijsku godinu 2006.

Predsjedavajući, članovi i zamjenski članovi tijela za mirenje imenovani u skladu s Odlukom 94/442/EZ ostaju na dužnosti do isteka mandata ili zamjene.

2. Upućivanja na akte iz stavka 1. stavljene izvan snage smatraju se upućivanjima na ovu Uredbu i čitaju se u skladu s korelacijskom tablicom u Prilogu V.

Članak 19.

Stupanje na snagu i primjena

Ova Uredba stupa na snagu sedmog dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.

Primjenjuje se od 16. listopada 2006. Međutim, članci 3. i 5., članak 6. točke od (a) do (e), (g) i (h), članak 7. i članak 10. primjenjuju se samo u vezi s izdacima i namjenskim prihodima za financijsku godinu 2007. i nadalje.

Ova je Uredba u cijelosti obvezujuća i izravno se primjenjuje u svim državama članicama.

PRILOG I.

AKREDITACIJSKI KRITERIJI

1. Unutarnje okruženje

(A) Organizacijska struktura

Agencija ima na raspolaganju organizacijsku strukturu koja joj omogućuje obavljanje sljedećih glavnih funkcija u vezi s izdacima EFJP-a i EPFRR-a:

Organizacijska struktura agencije omogućuje jasnu raspodjelu ovlasti i odgovornosti na svim operativnim razinama te odvajanje triju funkcija koje su navedene u prvom stavku, za koje se odgovornosti definiraju organizacijskom shemom. Organizacijska struktura uključuje tehničke službe i službu unutarnje revizije iz točke 4.

(B) Standardi u pogledu ljudskih potencijala

Agencija osigurava sljedeće:

(C) Delegiranje

Ako se bilo koja od zadaća agencije delegira drugom tijelu na temelju članka 6. stavka 1. Uredbe (EZ) br. 1290/2005, moraju se ispuniti sljedeći uvjeti:

Gore navedeni uvjeti primjenjuju se mutatis mutandis na zadaće koje se odnose na poljoprivredne izdatke koje obavljaju nacionalna carinska tijela.

2. Kontrolne aktivnosti

(A) Postupci odobravanja zahtjeva

Agencija donosi sljedeće postupke:

iii. Zahtjev se odobrava za plaćanje tek nakon što se učini dovoljno provjera kako bi se potvrdila sukladnost s pravilima Zajednice. Ove provjere uključuju i one provjere koje se zahtijevaju Uredbom kojom se uređuju posebne mjere u okviru kojih se zahtjeva potpora, i provjere koje se zahtijevaju u skladu s člankom 9. Uredbe (EZ) br. 1290/2005 radi sprečavanja i otkrivanja prijevara i nepravilnosti, osobito u pogledu nastalih rizika. Za EPFRR se utvrđuju dodatni postupci za potvrđivanje poštovanja kriterija dodjele potpore te poštovanja svih primjenjivih pravila Zajednice, osobito pravila javne nabave i zaštite okoliša.

(B) Postupci za plaćanja

Agencija donosi potrebne postupke kojima se osigurava obavljanje plaćanja samo na bankovne račune podnositelja zahtjeva ili njegova opunomoćenika. Plaćanje obavlja bankar agencije ili, prema potrebi, vladin ured za plaćanja, u roku od pet radnih dana od datuma terećenja EFJP-a ili EPFRR-a. Međutim, za financijske godine 2007. i 2008. plaćanja se mogu izvršiti i putem platnog naloga. Donose se postupci kojima se osigurava vraćanje fondovima plaćanja za koja nisu izvršeni transferi. Plaćanja se ne obavljaju u gotovini. Odobrenje koje izdaje ovlašteni dužnosnik i/ili njegov nadređeni može se dati i u elektroničkom obliku, pod uvjetom da je osigurana primjerena razina sigurnosti i da je identitet potpisnika unesen u elektroničkoj evidenciji.

(C) Postupci za računovodstvo

Agencija donosi sljedeće postupke:

ii. Računovodstvo za interventne zalihe osigurava da se količine i s njima povezani troškovi pravilno i što prije obrade te evidentiraju po prepoznatim serijama i na pravilan račun u svakoj fazi, od prihvata ponude to fizičkog raspolaganja proizvodima, u skladu s primjenjivim propisima, te osigurava da se u svakom trenutku može odrediti količina i priroda zaliha na svakoj lokaciji.

(D) Postupci za predujmove i jamstva

Plaćanja predujmova identificiraju se odvojeno u računovodstvenim ili pomoćnim evidencijama. Donose se postupci kojima se osigurava sljedeće:

(E) Postupci za dugovanja

Svi kriteriji iz točaka od (A) do (D) primjenjuju se mutatis mutandis na pristojbe, aktivirana jamstva, plaćanje nadoknada, namjenske prihode itd. koje agencija treba naplatiti u ime EFJP-a i EPFRR-a.

Agencija uspostavlja sustav za priznavanje svih iznosa dugovanja i za evidentiranje svih dugovanja u knjizi dužnika prije primitka istih. Knjiga dužnika redovno se pregledava i poduzimaju se aktivnosti za naplatu dospjelih dugovanja.

(F) Revizijski trag

Informacije u vezi s dokumentiranim dokazima o odobrenjima, obračunu i plaćanju zahtjeva te rukovanju predujmovima, jamstvima i dugovanjima na raspolaganju su u agenciji kako bi se u svakom trenutku osigurao dovoljno detaljan revizijski trag.

3. Informacije i komunikacija

(A) Komunikacija

Agencija donosi potrebne postupke kako bi osigurala da se svaka promjena propisa Zajednice, a osobito o iznosima potpora koji se primjenjuju, zabilježi te da se upute, baze podataka i kontrolne liste pravovremeno ažuriraju.

(B) Sigurnost informacijskih sustava

▼M1

Sigurnost informacijskih sustava temelji se na kriterijima jedne od sljedećih međunarodno priznatih normi, utvrđenih u verziji koja se primjenjuje u predmetnoj financijskoj godini:

i. International Standards Organisation 27002: Code of practice for Information Security management (ISO),

▼B

ii. Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik: IT-Grundschutzhandbuch/IT Baseline Protection Manual (BSI),

iii. Information Systems Audit and Control Foundation: Control objectives for Information and related Technology (COBIT).