2008D0022 — HR — 09.03.2011 — 003.002

►B ODLUKA KOMISIJE od 19. prosinca 2007. o utvrđivanju pravila za provedbu Odluke br. 573/2007/EZ Europskog parlamenta i Vijeća o osnivanju Europskog fonda za izbjeglice za razdoblje od 2008. do 2013. kao dijela Općeg programa „Solidarnost i upravljanje migracijskim tokovima”, u odnosu na sustave za upravljanje i nadzor u državama članicama, pravila za administrativno i financijsko upravljanje i prihvatljivost izdataka vezanih za projekte koji se sufinanciraju iz fonda (priopćena pod brojem dokumenta C(2007) 6396) (Vjerodostojni su samo tekstovi na bugarskom, češkom, nizozemskom, estonskom, finskom, francuskom, njemačkom, grčkom, mađarskom, talijanskom, litavskom, latvij- skom, malteškom, portugalskom, rumunjskom, slovačkom, slovenskom, španjolskom i švedskom jeziku) (2008/22/EZ) ( L 007, 10.1.2008, p.1)









▼B

ODLUKA KOMISIJE

od 19. prosinca 2007.

o utvrđivanju pravila za provedbu Odluke br. 573/2007/EZ Europskog parlamenta i Vijeća o osnivanju Europskog fonda za izbjeglice za razdoblje od 2008. do 2013. kao dijela Općeg programa „Solidarnost i upravljanje migracijskim tokovima”, u odnosu na sustave za upravljanje i nadzor u državama članicama, pravila za administrativno i financijsko upravljanje i prihvatljivost izdataka vezanih za projekte koji se sufinanciraju iz fonda

(priopćena pod brojem dokumenta C(2007) 6396)

(Vjerodostojni su samo tekstovi na bugarskom, češkom, nizozemskom, estonskom, finskom, francuskom, njemačkom, grčkom, mađarskom, talijanskom, litavskom, latvij- skom, malteškom, portugalskom, rumunjskom, slovačkom, slovenskom, španjolskom i švedskom jeziku)

(2008/22/EZ)







KOMISIJA EUROPSKIH ZAJEDNICA, uzimajući u obzir Ugovor o osnivanju Europskih zajednica, uzimajući u obzir Odluku br. 573/2002/EZ Europskog parlamenta i Vijeća od 23. svibnja 2007. o osnivanju Europskog fonda za izbjeglice za razdoblje od 2008. do 2013. kao dijela Općeg programa „Solidarnost i upravljanje migracijskim tokovima” i o stavljanju izvan snage Odluke Vijeća 2004/904/EZ ( 1 ), a naročito njezin članak 23., članak 31. stavak 5., članak 33. stavak 6. i članak 35. stavak 4., budući da: (1) Potrebno je utvrditi uvjete pod kojima države članice trebaju djelovati u okviru Fonda, a na poseban način prepoznati u kojim okolnostima odgovorno tijelo projekte može provoditi izravno. Treba također donijeti dodatne propise za delegirana tijela. (2) Potrebno je utvrditi popis postupaka i/ili praktičnih dogovora koje različita imenovana tijela trebaju utvrditi u svrhu provedbe Fonda. (3) Potrebno je utvrditi obveze koje trebaju preuzeti odgovorna tijela, imajući na umu konačne korisnike u fazi koja je usmjerena na odabir i odobravanje projekata koji će se financirati te imajući na umu vidove koje treba obuhvatiti verifikacijom izdataka koje je deklarirao konačni korisnik i/ili partneri u projektu, uključujući i administrativnu verifikaciju zahtjeva za naknadu štete i verifikaciju individualnih projekata na licu mjesta. (4) Kako bi se osigurala pravilna revizija izdataka za godišnje programe, potrebno je utvrditi kriterije koji se u postupku revizije trebaju poštovati, kako bi sama revizija bila primjerena. (5) Revizije projekata i sustava vrše se u granicama odgovornosti revizijskog tijela. s ciljem osiguranja da revizije pruže primjerenu sliku i učinkovitost te da se provode u skladu s istim standardima u svim državama članicama, potrebno je utvrditi uvjete koje revizije trebaju ispuniti, uključujući i uzorkovanje. (6) Države članice, zajedno sa svojim višegodišnjim programima, Komisiji trebaju dostaviti i opis svojih sustava za upravljanje i nadzor. Budući da je taj dokument temelj na koji se Komisija oslanja u kontekstu podijeljenog upravljanja proračunom Zajednice, da bi se odredilo koriste li države članice odgovarajuću financijsku pomoć u skladu s pravilima koja se primjenjuju i načelima za zaštitu financijskih interesa Zajednice, potrebno je detaljno utvrditi informacije koje ovaj dokument treba sadržavati. (7) Kako bi se uskladili standardi za programiranje, praćenje provedbe Fonda, revizija i provjera izdataka, potrebno je jasno definirati sadržaj višegodišnjeg programa, godišnjeg programa, izvješća o napretku, završnog izvješća, naloga za plaćanja kao i revizijske strategije, godišnjeg izvješća o reviziji, izjave o valjanosti i potvrde izdataka. (8) Budući da su države članice dužne podnositi izvješće i vršiti nadzor, kada je riječ o nepravilnostima, kao i nadoknaditi krivo isplaćen iznos povezan s financiranjem iz Fonda, potrebno je definirati uvjete s obzirom na podatke koji se šalju Komisiji. (9) Iskustvo govori da građani Europske unije nisu dovoljno svjesni uloge koju Zajednica igra u financiranju programa. Stoga je potrebno detaljno definirati informacije i promidžbene mjere potrebne za premošćivanje tog komunikacijskog i informacijskog jaza. (10) Kako bi se osiguralo širenje informacija o mogućnostima financiranja prema svim zainteresiranim stranama te radi transparentnosti, potrebno je utvrditi minimalne mjere koje su potrebne za obavješćivanje mogućih konačnih korisnika o prilikama za financiranje koje preko Fonda zajedno nude Zajednica i države članice. Kako bi se povećala transparentnost u raspolaganju Fondom, potrebno je objaviti popis konačnih korisnika, nazive projekata i iznos državnih sredstava dodijeljenih projektima. (11) U svjetlu Direktive 95/46/EZ Europskog parlamenta i Vijeća od 24. listopada 1995. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka ( 2 ) i Uredbe (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. prosinca 2000. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama i tijelima Zajednice i o slobodnom kretanju takvih podataka ( 3 ), potrebno je, u odnosu na informacije i promidžbene mjere i rad revizije u okviru ove Odluke, predvidjeti da Komisija i države članice spriječe neovlašteno otkrivanje podataka ili pristup njima, te specificirati svrhu u koju Komisija i države članice smiju obrađivati takve podatke. (12) Uporaba elektroničkih sredstava u razmjeni informacija i financijskih podataka između država članica i Komisije vodi pojednostavnjivanju, većoj učinkovitosti, transparentnosti i uštedi vremena. Kako bi se u cijelosti iskoristile te prednosti, uz očuvanje sigurnosti u razmjeni, Komisija može uspostaviti zajednički računalni sustav. (13) Da se u državama članicama osigura učinkovita provedba Fonda, u skladu s načelima zdravog financijskog upravljanja potrebno je donijeti niz zajedničkih pravila prihvatljivosti u raspolaganju Fondom. Da se konačni korisnici i delegirana tijela upravno rasterete, poželjna je, pod određenim uvjetima, paušalna stopa za neizravne troškove. (14) U skladu s člankom 3. Protokola o položaju Ujedinjenoga Kraljevstva i Irske priloženog uz Ugovor o Europskoj uniji i Ugovor o osnivanju Europske zajednice, Ujedinjena Kraljevina je vezana osnovnim aktom i, slijedom toga, ovom Odlukom. (15) U skladu s člankom 3. Protokola o položaju Ujedinjenoga kraljevstva i Irske priloženog uz ugovor o Europskoj uniji i uz Ugovor o osnivanju Europske zajednice, Irska je vezana osnovnim aktom i, slijedom toga, ovom Odlukom. (16) U skladu s člankom 2. Protokola o položaju Danske priloženom uz Ugovor o Europskoj uniji i Ugovor o osnivanju Europske zajednice, Danska nije vezana ovom odlukom niti podliježe njezinoj primjeni. (17) Mjere predviđene u ovoj Odluci u skladu su s mišljenjem Upravnog odbora Fonda, budući da: DONIJELA JE OVU ODLUKU:







SADRŽAJ Dio I. Uvod Poglavlje 1. Predmet i definicije Članak 1. Predmet Članak 2. Definicije Dio II. Zajedničke odredbe četiriju Fondova Poglavlje 1. Imenovana tijela Članak 3. Zajednička tijela Članak 4. Delegirano tijelo Članak 5. Prenošenje zadaća Poglavlje 2. Sustavi za upravljanje i nadzor Članak 6. Priručnik za postupke Članak 7. Provedba Fonda od strane odgovornog tijela Članak 8. Uvjeti pod kojim odgovorno tijelo djeluje kao izvršno tijelo Članak 9. Postupak odabira i dodjele u slučaju kada odgovorno tijelo djeluje i kao tijelo koje vrši dodjelu Članak 10. Sporazumi o potpori s konačnim korisnicima u slučaju kada odgovorno tijelo djeluje i kao tijelo koje vrši dodjelu Članak 11. Ugovori o provedbi Članak 12. Određivanje konačnog doprinosa Zajednice Članak 13. Tehnička pomoć Članak 14. Izdatak za tehničku pomoć u slučaju zajedničkog tijela Članak 15. Verifikacije od strane odgovornog tijela Članak 16. Revizijski postupak Članak 17. Revizije sustava i revizije projekata Članak 18. Verifikacije tijela nadležnog za ovjeravanje Poglavlje 3. Informacije koje treba dati prilikom korištenja Fonda Članak 19. Načelo proporcionalnosti Članak 20. Opis sustava za upravljanje i nadzor Članak 21. Revizija opisa sustava za upravljanje i nadzor Članak 22. Dokumenti vezani za programe Članak 23. Revizija financijskog probijanja u godišnjim programima Članak 24. Izvješća o napretku i završna izvješća o provedbi godišnjih programa te zahtjevi za plaćanja Članak 25. Dokumenti revizijskog tijela Članak 26. Dokumenti koje izdaje tijelo nadležno za potvrđivanje Poglavlje 4. Izvješćivanje o nepravilnostima Članak 27. Inicijalno izvješćivanje – odstupanja Članak 28. Izvješće o pronađenim podacima – ne mogu se nadoknaditi Članak 29. Kontakti s državama članicama Članak 30. Uporaba informacija Poglavlje 5. Informacije i promidžba Članak 31. Informacije za potencijalne korisnike Članak 32. Informacije za konačne korisnike Članak 33. Odgovornosti odgovornog tijela povezane s informacijama i promidžbom u javnosti Članak 34. Odgovornosti konačnih korisnika povezane s informacijama i promidžbom u javnosti Članak 35. Tehnička svojstva informacija i promidžba djelovanja Poglavlje 6. Osobni podaci Članak 36. Zaštita osobnih podataka Poglavlje 7. Elektronička razmjena dokumenata Članak 37. Elektronička razmjena dokumenata Članak 38. Računalni sustav za razmjenu dokumenata Dio III. Odredbe specifične za europski fond za izbjeglice Poglavlje 1. Pravila za prihvatljivost Članak 39. Pravila za prihvatljivost Poglavlje 2. Sustavi za upravljanje i nadzor Članak 40. Hitne mjere Članak 41. Fiksan iznos za preseljene osobe Članak 42. Provedba godišnjih programa Dio IV. Završne odredbe Članak 43. Adrese PRILOZI







DIO I.

UVOD







POGLAVLJE 1.

Predmet i definicije

Članak 1.

Predmet

1. Ovom se Odlukom utvrđuju pravila provedbe Fonda u pogledu:

(a) imenovanih tijela;

(b) sustava za upravljanje i nadzor;

(c) informacija koje države članice trebaju dostaviti Komisiji, a odnose se na raspolaganje Fondom;

(d) izvješćivanja o nepravilnostima;

(e) informacija i promidžba;

(f) osobni podaci;

(g) elektroničke razmjene dokumenata.

2. Odredbe koje su dolje utvrđene primjenjuju se tako da se ne dovodi u pitanje Uredba Vijeća (Euratom, EZ) br. 2185/96 od 11. studenoga 1996. o provjerama na licu mjesta i inspekcijama koje vrši Komisija radi zaštite financijskih interesa Europske zajednice od prijevara i drugih nepravilnosti ( 4 ).

Članak 2.

Definicije

Za potrebe ove Odluke, koriste se sljedeće definicije:

— „osnovni akt”: Odluka br. 573/2007/EZ,

— „Fond”: Europski fond za izbjeglice, osnovan osnovnim aktom;

— „četiri Fonda”: Europski fond za izbjeglice, Fond za vanjske granice, Europski fond za povratak i Europski fond za integraciju državljana trećih zemalja, osnovani Odlukom br. 573/2007/EZ, Odlukom br. 574/2007/EZ Europskog parlamenta i Vijeća ( 5 ), Odlukom br. 575/2007/EZ Europskog parlamenta i Vijeća ( 6 ) i Odlukom 2007/435/EZ Vijeća ( 7 ) kao dijela Općeg programa „Solidarnost i upravljanje migracijskim tokovima”,

— „odgovorno tijelo”: tijelo koje imenuje država članica u okviru članka 25. stavka 1. točke (a) osnovnog akta,

— „tijelo nadležno za ovjeravanje”: tijelo koje imenuje država članica u okviru članka 25. stavka 1. točke (b) osnovnog akta,

— „revizijsko tijelo”: tijelo koje imenuje država članica u okviru članka 25. stavka 1. točke (c) osnovnog akta,

— „delegirano tijelo”: tijelo koje imenuje država članica u okviru članka 25. stavka 1. točke (d) osnovnog akta,

— „imenovana tijela”: sva tijela koja imenuje država članica u okviru članka 25. osnovnog akta,

— „akcija”: akcija u okviru Fonda, kako je definirano u člancima 3. i 5. osnovnog akta,

— „projekt”: specifična, praktična sredstva razvijena u svrhu provedbe, u cijelosti ili djelomično, djelovanja od strane konačnih korisnika potpore,

— „konačni korisnik”: pravni subjekt odgovoran za provedbu projekata, kao što su to nevladine organizacije, savezna, nacionalna, regionalna ili lokalna tijela, ostale neprofitne organizacije, privatna ili državna poduzeća ili međunarodne organizacije,

— „partner u projektu”: svaki pravni subjekt koji provodi projekt u suradnji s konačnim korisnikom tako da projekt opskrbljuje sredstvima i tako što posredstvom konačnoga korisnika dobiva dio doprinosa Zajednice,

— „strateške smjernice”: okvir za interveniranje od strane Fonda, donesen Odlukom Komisije 2007/815/EZ ( 8 ),

— prioritet: skup djelovanja koja se u strateškim smjernicama definiraju prioritet,

— „poseban prioritet”: skup djelovanja koja se u strateškim smjernicama definiraju kao poseban prioritet a omogućuju sufinanciranje na višem stupnju, u skladu s člankom 14. stavkom 4. osnovnog akta,

— „prvotan upravni ili sudski nalaz”: prva pisana ocjena od strane nadležnog tijela, bilo upravnog ili sudskog, sastavljena na osnovi posebnih činjenica koje upućuju određenu počinjenu nepravilnost, ne dovodeći u pitanje mogućnost da se takav zaključak kasnije može revidirati ili povući kao ishod razvoja tijekom upravnog ili sudskog postupka,

— „nepravilnost”: svaka povreda odredbi prava Zajednice koja je posljedica djelovanja ili propusta u djelovanju određenoga gospodarskog čimbenika koji dovodi ili bi dovodio u pitanje opći proračun Europske unije tako što opći proračun opterećuje neopravdanim izdacima,

— „sumnja na prijevaru”: svaka nepravilnost koja daje povoda za otpočinjanje upravnih ili sudskih postupaka na nacionalnoj razini s ciljem utvrđivanja intencionalnog ponašanja, naročito prijevare, o čemu je riječ u članku 1. stavku 1. točki (a) Konvencije sastavljene na osnovi članka K.3 Ugovora o Europskoj uniji o zaštiti financijskih interesa Europske zajednice ( 9 ).

— „stečaj”: postupak usmjeren na proglašenje insolventnosti iz članka 2. točke (a) Uredbe Vijeća (EZ) br. 1345/2000 ( 10 ).

— „sporazum o potpori”: sporazum ili jednakovrijedan oblik pravnog instrumenta na osnovi kojeg države članice daju potporu konačnom korisniku u svrhu provedbe projekta u okviru Fonda.







DIO II.

ZAJEDNIČKE ODREDBE ČETIRIJU FONDOVA







POGLAVLJE 1.

Imenovana tijela

Članak 3.

Zajednička tijela

Države članice mogu imenovati isto odgovorno tijelo, revizijsko tijelo ili tijelo nadležno za ovjeravanje za dva ili više od sveukupno četiri raspoloživa Fonda.

Članak 4.

Delegirano tijelo

1. Svako raspoređivanje zadaća pridržava se načela zdravog financijskog upravljanja, koje zahtjeva učinkovit i stvaran unutarnji nadzor te osigurava poštovanje načela nediskriminacije i očevidnosti financiranja koje vrši Zajednica. Ne provođenje dodijeljenih zadaća može prouzročiti sukob interesa.

2. Područje zadaća koje odgovorno tijelo prenese na delegirano tijelo kao i podrobni postupci provedbe dodijeljenih zadaća formalno se bilježe u pisanom obliku.

Čin dodjeljivanja navodi barem sljedeće:

(a) reference relevantnog zakonodavstva Zajednice;

(b) zadaću povjerenu delegiranom tijelu;

(c) prava i dužnosti delegiranog tijela te odgovornosti koje na se preuzima;

(d) obvezu delegiranog tijela da postavi i održava organizacijsku strukturu i sustav za upravljanje i nadzor prilagođen za vršenje njegovih dužnosti;

(e) jamstvo koje treba dati a odnosi se na zdravo upravljanje financijama te na legalnost i regularnost dodijeljenih zadaća.

3. Komunikacija s Komisijom o kojoj je riječ u članku 25. stavku 1. točki (a) osnovnog akta nije prenesena na tijelo. Delegirano tijelo komunicira s Komisijom posredstvom odgovornog tijela.

4. Ako delegirano tijelo nije javna uprava ili tijelo kojim ravna pravo države članice koje ima misiju javne službe, odgovorno tijelo ne prenosi na odnosno tijelo nikakve izvršne ovlasti koje bi uključivale velike mjere diskrecije, uključujući i političke izbore.

5. Prenošenje zadaća na delegirano tijelo ne utječe na obveze odgovornog tijela, koje i dalje odgovara za zadaće koje je dodijelilo.

6. Kada odgovorno tijelo prenese zadaće na delegirano tijelo, sve odredbe ove Odluke koje se odnose na odgovorno tijelo primjenjuju se mutatis mutandis na delegirano tijelo.

Članak 5.

Prenošenje zadaća

Imenovana tijela mogu prenijeti na vanjskog pružatelja usluga, ali ostaju odgovorna za prenijete zadaće sukladno odgovornostima definiranim u člancima 27., 29. i 30. osnovnog akta.







POGLAVLJE 2.

Sustavi za upravljanje i nadzor

Članak 6.

Priručnik za postupke

U skladu s člankom 31. stavkom 2. osnovnog akta te uzimajući u obzir načelo proporcionalnosti, države članice uspostavljaju priručnik kojim se utvrđuju postupci i praktični dogovori, u pogledu:

(a) funkcioniranja imenovanih tijela;

(b) dogovora kojima se osigurava odgovarajuće razdvajanje funkcija;

(c) nadzora delegiranih tijela i ostalih prenesenih zadaća, u slučaju da je takvo što primjereno;

(d) uspostave višegodišnjih i godišnjih programa;

(e) uspostave revizijske strategije i godišnjih revizijskih planova;

(f) odabira projekata, dodjele potpora i praćenje i financijsko upravljanje projektima;

(g) upravljanja nepravilnostima, financijskim ispravcima i nadoknadama;

(h) pripremanja i provedbe revizijskih misija;

(i) pripremanja revizijskih izvješća i deklaracija;

(j) potvrda o izdacima;

(k) procjene programa;

(l) izvješćivanja Komisije;

(m) postupka revizije.

Članak 7.

Provedba Fonda od strane odgovornog tijela

1. U svrhu provedbe Fonda, odgovorno tijelo može djelovati i kao tijelo koje vrši dodjelu i/ili kao izvršno tijelo.

2. Odgovorno tijelo djeluje kao tijelo koje vrši dodjelu u slučajevima kada provodi projekte, u pravilu, na osnovi godišnjeg otvorenog poziva za prikupljanje prijedloga.

Ni odgovorno tijelo ni delegirano tijelo ne može podnositi zahtjev u odgovoru na takve pozive za prikupljanje prijedloga.

U opravdanim slučajevima, uključujući i nastavljanje višegodišnjih projekata sukladno članku 14. stavku 6. osnovnog akta, a koji su odabrani nakon prethodnog poziva za prikupljanje prijedloga ili u hitnim situacijama, potpore mogu biti dodijeljene i bez poziva za prikupljanje prijedloga.

3. Odgovorno tijelo djeluje kao izvršno tijelo u slučajevima kada odlučuje provesti projekte izravno jer svojstva projekta ne ostavljaju drugu mogućnost provedbe, kao što su to de jure situacije monopola ili sigurnosni razlozi. U tim slučajevima pravila koja se odnose na konačnoga korisnika primjenjuju se mutatis mutandis i na odgovorno tijelo.

Članak 8.

Uvjeti pod kojim odgovorno tijelo djeluje kao izvršno tijelo

1. Razlozi koji vode do toga da odgovorno tijelo djeluje kao izvršno tijelo za provedbu projekata se identificiraju i priopćavaju Komisiji u okviru godišnjeg programa o kojem je riječ.

2. U provedbi projekata odgovorno tijelo jamči načelo vrijednosti novca te sprječava sukobe interesa.

3. Odgovorno tijelo projekte koji su prepoznati kao sukladni članku 7. stavku 3. može provoditi izravno i/ili zajedno s nekim nacionalnim tijelom koje je nadležno na osnovi njegove tehničke stručnosti, visokog stupnja specijalizacije ili upravnih ovlasti. Glavna nacionalna tijela uključena u provedbu navode se u godišnjem programu o kojem je riječ.

4. Upravna odluka o sufinanciraju projekta iz Fonda sadrži informacije potrebne za praćenje sufinanciranih proizvoda i usluga te za provjeru podnijetih izdataka. Sve relevantne odredbe utvrđene za sporazum o dodjeljivanju člankom 10. stavkom 2. specificiraju se u jednakovrijednom obliku pravnog instrumenta.

5. Završno izvješće o provedbi godišnjeg programa uključuje informacije o postupcima i praksama koji se primjenjuju s ciljem da se osigura odgovarajuće razdvajanje funkcije učinkovitog nadzora od funkcije zadovoljavajuće zaštite financijskih interesa Europske unije te daje objašnjenja o tome kako su se izbjegli sukobi interesa.

6. Kada se od odgovornog tijela očekuje da redovito bude izvršno tijelo za projekte koji se financiraju iz Fonda, tada:

(a) revizijsko tijelo nije dio istog tijela kao i odgovorno tijelo, osim ako se ne jamči njegova neovisnost u reviziji te ako podnosi izvješće drugom tijelu izvan tijela čiji su dio revizijsko tijelo i odgovorno tijelo;

(b) na zadaće odgovornog tijela, kako to definira članak 27. osnovnog akta, ne utječe činjenica da odgovorno tijelo i izravno provodi projekte.

7. Kada se od delegiranog tijela očekuje da bude izvršno tijelo za projekte koji se sufinanciraju iz Fonda, to delegirano tijelo ne smije biti isključivi konačni korisnik proračunskih sredstava koja je ono dalo na raspolaganje.

Članak 9.

Postupak odabira i dodjele u slučaju kada odgovorno tijelo djeluje i kao tijelo koje vrši dodjelu

1. Pozivi upućeni za prikupljanje prijedloga definirani člankom 7. stavkom 2. objavljuju se na način koji jamči što veći odjek među potencijalnim korisnicima. ►M3 Svaka bitna izmjena sadržaja poziva na prikupljanje prijedloga također se objavljuje pod jednakim uvjetima. ◄

Pozivi za podnošenje prijedloga sadržavaju:

(a) ciljeve;

(b) kriterije odabira koji su u skladu s člankom 14. stavkom 5. osnovnog akta te relevantne popratne dokumente;

(c) dogovore za financiranje iz Zajednice i, ako je moguće, za nacionalno financiranje;

(d) dogovore i konačan datum za podnošenje prijedloga.

2. Radi odabira projekata i dodjele potpora, odgovorno tijelo jamči da su potencijalni korisnici obaviješteni o sljedećim specifičnim uvjetima koji se odnose na projekte koje treba provesti:

(a) pravila za prihvatljivost izdataka;

(b) vremenska ograničenost provedbe; i

(c) financijske i ostale informacije koje treba čuvati i priopćavati.

Prije odluke o dodjeli, odgovorno tijelo želi biti načisto s tim da su konačni korisnik i/ili partneri u projektu sposobni ispuniti navedene uvjete.

3. Odgovorno tijelo jamči da su projekti koji su dobili potporu prošli kroz formalne, tehničke, proračunske analize i ocjenu kakvoće koja primjenjuje kriterije utvrđene u pozivu za prikupljanje prijedloga. Navode se i razlozi odbijanja ostalih projekata.

4. Države članice određuju tko ima ovlasti za podupiranje projekata te jamče izbjegavanje sukoba interesa u svim slučajevima, a naročito kada se za potporu prijavljuju nacionalna tijela.

5. U odluci o potpori naznačuje se barem ime konačnoga korisnika i/ili partnera u projektu, bitne podrobnosti samog projekta i njegove operativne ciljeve, najveći iznos sufinanciranja iz Fonda te najveću stopu sufinanciranja u odnosu na sveukupne prihvatljive troškove.

6. Svakom se podnositelju zahtjeva šalju u pisanom obliku informacije o ishodu odabira, uključujući i objašnjenje odluke o odabiru. Ako se to predviđa nacionalnim zakonodavstvom, navodi se i odgovarajući pregled postupka.

Članak 10.

Sporazumi o potpori s konačnim korisnicima u slučaju kada odgovorno tijelo djeluje i kao tijelo koje vrši dodjelu

1. Odgovorno tijelo detaljno utvrđuje postupke za upravljanje projektom, koji između ostalog uključuju:

(a) potpis sporazuma o potpori s odabranim konačnim korisnicima;

(b) praćenje sporazuma i svake njegove izmjene kroz uspostavu sustava za administrativno praćenje projekata (razmjena korespondencije, davanje i praćenje izmjena i opominjućih pisama, zaprimanje i obrada izvješća itd.).

2. Sporazumima o potpori se između ostalog utvrđuje:

(a) najveći iznos potpore;

(b) najveći postotak doprinosa Zajednice u skladu s člankom 14. stavkom 4. ili člankom 21. stavkom 3. osnovnog akta;

(c) podroban opis i vremenski raspored projekta koji se podupire;

(d) ako je moguće, dio zadaća i odnosnih troškova koje konačni korisnik namjerava podugovorom prenijeti na treće strane;

(e) usuglašen budući proračun i financijski plan za projekt, uključujući i fiksan postotak neizravnih troškova, kako je to definirano Prilogom 11. o pravilima za prihvatljivost izdataka;

(f) vremenski raspored i odredbe provedbe sporazuma (obveze izvješćivanja, izmjene i završetak);

(g) operativne ciljeve projekta i pokazatelje koje treba koristiti;

(h) definiciju prihvatljivih troškova;

(i) uvjete koji se odnose na isplatu potpore i obveze knjigovodstva;

(j) uvjete koji se odnose na revizijski postupak;

(k) odgovarajuće odredbe o zaštiti podataka;

(l) odgovarajuće odredbe o promidžbi.

3. Ako je to primjereno, konačni korisnici osiguravaju da svi partneri u projektu podliježu istim obvezama kao i oni sami. Partneri vežu svoju odgovornost uz konačne korisnike koji, u konačnici, ostaju odgovorni za poštovanje ugovornih uvjeta od strane njih samih kao i od strane partnera u projektu.

Konačni korisnici čuvaju ovjerene kopije računovodstvenih dokumenata kojima se opravdavaju prihodi i rashodi partnera u okviru odnosnog projekta.

4. Sporazumi o potpori izričito predviđaju da Komisija i Revizorski sud, na osnovi svojih ovlasti, vrše nadzor, zasnovan na dokumentima i dozvolama, konačnih korisnika, partnera u projektu i podugovaratelja.

▼M3

Članak 11.

Ugovori o provedbi

Prilikom dodjele ugovora o provedbi projekata, državna, regionalna ili lokalna tijela, javnopravna tijela, udruženja koja osnuje jedno ili više takvih tijela ili nekoliko takvih javnopravnih tijela, djeluju u skladu s primjenjivim pravom i načelima Unije i država članica o javnoj nabavi.

Subjekti koji nisu navedeni u prvom stavku dodjeljuju ugovore o provedbi projekata nakon odgovarajuće objave natječaja, kako bi se osiguralo poštovanje načela transparentnosti, nediskriminacije i jednakog postupanja. Ugovore čija je vrijednost manja od 100 000 EUR moguće je dodijeliti, pod uvjetom da dotični subjekt dobije barem tri ponude. Ne dovodeći u pitanje nacionalna pravila, ugovori čija je vrijednost manja od 5 000 EUR ne podliježu nikakvim postupovnim obvezama.

▼B

Članak 12.

Određivanje konačnog doprinosa Zajednice

Radi obračunavanja konačne isplate konačnom korisniku, ukupni doprinos Zajednice svakom projektu je najniži od sljedeća tri iznosa:

(a) najveći iznos izražen u sporazumu o potpori;

(b) najveći iznos sufinanciranja koji je rezultat umnoška ukupnih prihvatljivih troškova projekta o kojem je riječ s postotkom utvrđenim člankom 14. stavkom 4. i člankom 21. stavkom 3. osnovnog akta (50 % 75 % ili 80 %); i

(c) iznos koji je rezultat primjene načela neprofitabilnosti, iz točke I.3.3 Priloga 11.

Članak 13.

Tehnička pomoć

1. Tehnička pomoć na inicijativu Komisije kako je definirana člankom 15. osnovnog akta, može se iz fonda financirati u iznosu 100 %.

2. Tehnička pomoć na inicijativu država članica kako je definirana člankom 16. osnovnog akta, može se iz fonda financirati u iznosu 100 %.

3. Tehnička pomoć na inicijativu Komisije ili država članica može poprimiti oblik ugovora o javnoj nabavi, honorara za stručne usluge i/ili bilo kojeg administrativnog izdatka i podliježu pravilima za prihvatljivost koja su definirana u dijelu III., poglavlju 1.

Članak 14.

Izdatak za tehničku pomoć u slučaju zajedničkog tijela

1. Kada je jedno ili više imenovanih tijela zajedničkih za dva ili više od četiriju Fondova, izdvajanja za izdatke tehničke pomoći svakog pojedinoga godišnjeg programa mogu biti spojena, djelomično ili u cijelosti.

2. Izdaci za tehničku pomoć raspoređuju se među odnosne Fondove, a najbolje je da to bude na osnovi formule o jednostavnoj i predstavničkoj podjednakoj raspodjeli. Primjena formule ne smije odvesti u smjeru porasta najvećeg iznosa izdataka za tehničku pomoć za svaki pojedini godišnji program.

Članak 15.

Verifikacije od strane odgovornog tijela

1. Verifikacije koje treba provoditi ili se imaju odvijati u okviru odgovornosti odgovornog tijela iz članka 27. stavka 1. (g) osnovnog akta, odnose se na administrativne, financijske, tehničke i fizičke vidove projekata.

Verifikacijama se jamči da je deklarirani izdatak i stvarni izdatak te da je opravdan svrhom samog projekta, da su projekti koji su dobili potporu dostavljeni sukladno sporazumima o potpori, da je doprinos Zajednice u skladu s pravilima, naročito u pogledu financijske strukture, iz članka 14. osnovnog akta, da su odštetni zahtjevi konačnoga korisnika korektni te da su projekti i izdaci u skladu s pravilima Zajednice i nacionalnim pravilima te da je izbjegnuto dvostruko financiranje izdataka kroz različite sheme Zajednice i nacionalne sheme te kroz različita programska razdoblja.

Uz to, verifikacije uključuju:

(a) administrativne i financijske verifikacije svakog zahtjeva za odštetu koji je poslao konačni korisnik;

(b) verifikacije, u najmanju ruku na reprezentativnom uzorku dokumenata o potpori kojima se pokrivaju sve rubrike iz proračuna a koji su priloženi sporazumu o potpori, relevantnosti, primjerenosti i prihvatljivosti rashoda, prihoda i troškova koji se pokrivaju dodijeljenim prihodima deklariranima od strane konačnog korisnika;

(c) verifikacije na licu mjesta pojedinačnih projekata, u najmanju ruku na reprezentativnom uzorku koji uključuje primjerenu mješavinu vrsta i veličina projekata, vodeći računa o svim već prepoznatim čimbenicima rizika, a s ciljem da se dođe do osnovane sigurnosti u pogledu zakonitosti i urednosti istaknutih transakcija, uzimajući u obzir razinu rizika prepoznatu od strane odgovornog tijela.

Verifikacije navedene u točkama (a) i (b) ne trebaju se provoditi, ako postoji obveza konačnog korisnika da dostavi potvrdu o reviziji neovisnog revizora, čime se pokrivaju svi vidovi spomenuti u točkama (a) i (b).

2. Potrebno je čuvati zapisnike o svakoj verifikaciji u kojima se navodi izvršen posao, datum, rezultati i mjere poduzete u odnosu na otkrivene pogrješke. Odgovorno tijelo jamči da će se svi dokumenti koji se odnose na izvršene verifikacije čuvati tako da budu na raspolaganju Komisiji i Revizorskom sudu tijekom razdoblja od pet godina nakon zatvaranja projekta. To se razdoblje prekida u slučaju pravnih postupaka ili na valjano obrazložen zahtjev Komisije.

3. U slučaju kada odgovorno tijelo djeluje i kao izvršno tijelo u okviru godišnjeg programa, kako je to definirano člankom 7. stavkom 3., verifikacije se iz stavka 1. provode u skladu s načelom primjerenog razdvajanja funkcija.

Članak 16.

Revizijski postupak

1. U smislu članka 27. stavka 1. (k) osnovnog akta, revizijski postupak se smatra primjerenim ako se pridržava sljedećih kriterija:

(a) omogućuje usklađivanje iznosa prikazanih Komisiji s podrobnim računovodstvenim papirima i dokumentima o potpori koji se čuvaju kod tijela nadležnog za ovjeravanje, odgovornog tijela, delegiranih tijela i konačnih korisnika, a odnose se na projekte koji se sufinanciraju iz Fonda;

(b) omogućuje verifikaciju plaćanja državnog doprinosa konačnom korisniku, kao i verifikaciju doznačivanja i prijenosa sredstava koje dodjeljuje Zajednica iz Fonda i sredstava iz izvora kojim se projekt sufinancira;

(c) omogućuje verifikaciju primjene kriterija za odabir koji su utvrđeni godišnjim programom;

(d) sadrži, u odnosu na svaki projekt, tehničke specifikacije i plan financiranja, dokumente o odobrenju potpore, dokumente o postupcima javne nabave i izvješća o verifikacijama i o izvršenim revizijama.

2. Odgovorno tijelo jamči da će se čuvati evidencija o lokaciji svih dokumenata povezanih sa specifičnim plaćanjima iz Fonda.

Članak 17.

Revizije sustava i revizije projekata

1. Revizije iz članka 30. stavka 1. točaka (a) i (b) osnovnog akta vrše se nad sustavima za upravljanje i nadzor koje su uspostavile države članice, a na uzorku projekata odabranih metodom koju odobri revizijsko tijelo.

Metoda uzimanja uzorka:

(a) uključuje primjerenu mješavinu vrsta i veličina projekata;

(b) vodi računa o svim čimbenicima rizika koje prepoznaju nacionalni nadzori i nadzori Zajednice kao i o troškovima-koristima od samih verifikacija.

Uzorak uključuje i projekte provedene od strane odgovornog tijela koje djeluje kao izvršno tijelo, u najmanju ruku po načelu proporcionalnosti.

Metoda upotrijebljena za odabir uzorka se dokumentira.

2. Revizija sustava za upravljanje i nadzor odnosi se na svaki od sljedećih procesa, barem jedanput do 2013.: programiranje, delegiranje zadaća, odabir i nagrađivanje, praćenje projekata, plaćanje, ovjeravanje izdataka, izvješćivanje Komisiji, otkrivanje i postupanje s mogućim nepravilnostima te ocjena samih programa.

3. Revizije projekata vrše se na licu mjesta na osnovi dokumentacije i evidencija koji se čuvaju kod konačnoga korisnika i/ili partnera u projektu. Revizije provjeravaju:

(a) udovoljava li projekt kriterijima odabira koji su važeći za godišnji program, je li proveden u skladu sa sporazumom o potpori i ispunja li uvjete koji se odnose na njegovu funkcionalnost i uporabu kao i na ciljeve koji se trebaju postići;

(b) odgovara li deklarirani izdatak računovodstvenim evidencijama i popratnim dokumentima koje čuva konačni korisnik i/ili partneri u projektu te poklapaju li se odnosne evidencije s popratnim dokumentima koje čuva odgovorno tijelo ili bilo koje delegirano tijelo;

(c) odgovaraju li podaci o izdacima prihvatljivim uvjetima utvrđenima u Prilogu 11., uvjetima navedenima tijekom nacionalnog postupka odabira, uvjetima sporazuma o potpori i poslovima koji se trenutačno vrše te, ako je primjereno, ostalim pravilima Zajednice i nacionalnim pravilima;

(d) je li uporaba ili namjeravana uporaba projekata dosljedna u odnosu na ciljeve, djelovanje ili mjere koji su utvrđeni člancima 3., 5. i 16. osnovnog akta te, ako je to primjereno, pokriva li ciljanu populaciju;

(e) je li državni ili privatni doprinos uplaćen konačnom korisniku sukladno članku 14. stavku 2. osnovnog akta;

(f) postoji li odgovarajući revizijski postupak;

(g) postoje li sukobi interesa i je li dobivena dobra vrijednost za novac, naročito u slučajevima kada odgovorno tijelo djeluje kao izvršno tijelo projekta.

4. Jedino se izdatak koji potpada pod reviziju koja se vrši u okviru stavka 3. računa u odnosu na visinu izdatka podvrgnutog reviziji u smislu članka 30. stavka 1. točke (b) osnovnog akta. Ako se revizija vrši prije zatvaranja projekta, jedino se izdatak nad kojim se trenutačno vrši revizija uzima u obzir prilikom obračunavanja okvirne stope.

5. Kada se pokaže da su otkriveni problemi sustavni po svojoj naravi te da stoga mogu predstavljati opasnost za ostale projekte, revizijsko tijelo osigurava provođenje dodatnog ispitivanja, uključujući i dodatne revizije tamo gdje su potrebne, s ciljem utvrđivanja ljestvice problema. Relevantna tijela poduzimaju potrebne mjere sprječavanja i ispravljanja.

6. Revizijsko tijelo sastavlja zaključke na osnovi rezultata revizija koje se odnose na Komisiji deklarirani izdatak te u godišnjem revizijskom izvješću priopćava zaključke Komisiji. U godišnjim programima za koje je stopa pogrješke iznad stvarne razine za 2 % u odnosu na doprinos Zajednice, revizijsko tijelo analizira značajnost takve pogrješke i poduzima potrebne mjere, uključujući i davanje odgovarajućih preporuka koje priopćava barem u godišnjem revizijskom izvješću.

Članak 18.

Verifikacije tijela nadležnog za ovjeravanje

1. U slučajevima kada revizijsko tijelo daje uvjetno mišljenje ili negativno mišljenje o funkcioniranju sustava za upravljanje i nadzor, tijelo nadležno za ovjeravanje provjerava je li ta informacija poslana Komisiji. Isto tijelo također osigurava da odgovorno tijelo provede odgovarajući akcijski plan, s ciljem obnove učinkovitog funkcioniranja sustava za upravljanje i nadzor te da procijeni utjecaj zloporabe prilikom deklariranja izdataka.

2. Ako zahtjev za plaćanjem ili izjavu o naknadi štete revizijsko tijelo u okviru završnog izvješća o provedbi godišnjeg programa nije proglasilo valjanima, tijelo nadležno za ovjeravanje osigurava da se bez odgađanja uspostavi ispravan zahtjev za plaćanjem kao i izjava o naknadi štete.







POGLAVLJE 3.

Informacije koje treba dati prilikom korištenja Fonda

Članak 19.

Načelo proporcionalnosti

1. Sukladno članku 9. stavku 2. osnovnog akta, opsežnost u kojoj se informacije koje na raspolaganju stoje državi članici, a odnose se na raspolaganje Fondom, prosljeđuju Komisiji u dokumentima o kojima je riječ u ovom poglavlju, može biti razmjerna veličini doprinosa koji Zajednica doznačuje odnosnoj državi članici te, kada je to primjereno, te se informacije mogu dati u sažetom obliku.

2. Na zahtjev Komisije, međutim, država članica, međutim, dostavlja i podrobnije informacije. Komisija takve informacije može zatražiti ako se to učini potrebnim da bi Komisija učinkovito ispunila svoje obveze koje proizlaze iz osnovnog akta i Financijske uredbe.

Članak 20.

Opis sustava za upravljanje i nadzor

1. Opis sustava za upravljanje i nadzor iz članaka 31. stavka 4. i 32. stavka 2. osnovnog akta prosljeđuje se sukladno modelu prisutnom u Prilogu 1.

2. Odgovorno tijelo vrjednuje opis sustava koji provodi delegirano tijelo. Svako od imenovanih tijela potvrđuje točnost opisa sustava za upravljanje i nadzor koji ga se tiče. Osim toga, revizijsko tijelo također potvrđuje potpunost opisa.

3. Prilikom propitivanja opisa, Komisija može zatražiti objašnjenja i predložiti mjere za usklađivanje s odredbama koje su definirane osnovnim aktom. Ako je to potrebno, službenici Komisije ili ovlašteni predstavnici Komisije mogu vršiti i posjete na licu mjesta.

4. Ako je odgovorno tijelo jedno te isto za dva ili više od četiriju Fondova ili ako se zajednički sustavi primjenjuju na dva ili više Fondova, opis zajedničkih sustava za upravljanje i nadzor može, ako je to primjereno, podlijegati isticanju specifičnih svojstava.

Članak 21.

Revizija opisa sustava za upravljanje i nadzor

▼M3

1. Odgovorno tijelo izvješćuje Komisiju službenim pismom o svakoj bitnoj promjeni u upravljačkog i kontrolnog sustava te joj što je prije moguće šalje i revidirani opis upravljačkog i kontrolnog sustava, a najkasnije do trenutka kada takva promjena počne proizvoditi pravne učinke.

▼B

2. Bitne promjene su promjene za koje postoji vjerojatnost da će utjecati na razdvajanje funkcija, na učinkovitost odabira, na mehanizme odabira, odlučivanja, nadzora i plaćanja te na komunikaciju s Komisijom. One uključuju, na poseban način, promjene u jednom od imenovanih tijela, u računovodstvenom sustavu i u procesu plaćanja i potvrđivanja.

3. Revizija sustava za upravljanje i nadzor slijedi jednak postupak onom koji je utvrđen člankom 20.

Članak 22.

Dokumenti vezani za programe

1. Države članice dostavljaju Komisiji višegodišnji program o kojem je riječ u članku 18. osnovnog akta, a u skladu s modelom koji je sadržan u Prilogu 2.

2. Države članice dostavljaju Komisiji višegodišnje programe o kojima je riječ u članku 20. osnovnog akta, a u skladu s modelom koji je sadržan u Prilogu 3.

3. Financijski planovi povezani s višegodišnjim programom probijaju proračunski iznose na osnovi prioriteta, kako je to definirano u strateškim smjernicama.

Financijski planovi povezani s godišnjim programima probijaju proračunske iznose na osnovi kategorije djelovanja kako je to definirano u članku 3. stavku 1. osnovnog akta, uz naznaku prioriteta.

Članak 23.

Revizija financijskog probijanja u godišnjim programima

▼M1

1. Zbog revizije godišnjeg programa koji je Komisija odobrila u skladu s člankom 20. stavkom 5. temeljnog akta, predmetna država članica podnosi Komisiji revidirani nacrt godišnjeg programa najkasnije tri mjeseca prije završetka razdoblja prihvatljivosti. Komisija ispituje i čim prije odobrava revidirani program u skladu s postupkom iz članka 20. stavka 5. temeljnog akta.

▼B

2. Izmjene financijskog probijanja bez revizije godišnjeg programa sukladno stavku 1. ne prelaze 10 % ukupnog doprinosa iz Fonda i dopuštene su jedino u okolnostima koje su opravdane uzrocima izvan kontrole odgovornog tijela. Odgovarajuće objašnjenje svake takve promjene dostavlja se u izvješću o napretku i/ili u završnom izvješću o provedbi godišnjeg programa.

Članak 24.

►M2 Izvješća o napretku i završna izvješća o provedbi godišnjih programa te zahtjevi za plaćanja ◄

1. Države članice dostavljaju Komisiji izvješća o napretku provedbe godišnjeg programa, kao i zahtjeve za plaćanjem iz članka 39. stavka 4. osnovnog akta u skladu s modelom koji je sadržan u Prilogu 4.

2. Države članice dostavljaju Komisiji završna izvješća o provedbi godišnjeg programa i zahtjeve za plaćanjem iz članka 40. stavka 1. točke (b) osnovnog akta u skladu s modelom koji je sadržan u Prilogu 5.

▼M3

3. Financijske tablice povezane s izvješćima o napretku i sa završnim izvješćima prikazuju raščlambu iznosa prema prioritetima i prema posebnim prioritetima, kako je utvrđeno u strateškim smjernicama.

▼M2

4. U vezi s člankom 39. stavkom 3 i stavkom 4. temeljnog akta, ukupan iznos prethodnog financiranja, koji se plaća državama članicama, ne smije prijeći 90 % ukupnog iznosa dodijeljenog državi članici u odluci o financiranju kojom se odobrava godišnji program.

Ako država članica na nacionalnoj razini preuzme obvezu koja je manja od ukupnog iznosa dodijeljenog odlukom o financiranju kojom se odobrava godišnji program, ukupan iznos prethodnog financiranja ne smije prelaziti 90 % iznosa za koji su preuzete obveze na nacionalnoj razini.

▼B

Članak 25.

Dokumenti revizijskog tijela

1. Revizijska strategija na koju upućuje članak 30. stavak 1. točka (c) osnovnog akta uspostavlja se u skladu s modelom sadržanom u Prilogu 6. ►M3 Svaka promjena revizijske strategije koja je dostavljena u vezi s člankom 30. stavkom 1. točkom (c) temeljnog akta i koju je prihvatila Komisija šalje se Komisiji što je prije moguće. Revidirana revizijska strategija oblikuje se u skladu s obrascom iz Priloga 6., a uvedene izmjene se označuju. ◄

▼M3

2. Osim u slučajevima kad je godišnji doprinos Zajednici za svaki od posljednjih dvaju programa koje je donijela Komisija niži od 1 milijun EUR, revizorsko tijelo podnosi godišnji revizorski plan do 15. veljače svake godine, počevši od 2010. Revizorski se plan oblikuje se u skladu s obrascem iz Priloga 6. Države članice prilikom podnošenja godišnjih revizorskih planova ne trebaju ponovno podnositi revizijsku strategiju. U slučaju kombinirane revizijske strategije, kako je predviđeno u članku 30. stavku 2. temeljnog akta, može se podnijeti i kombinirani godišnji revizorski plan.

▼B

3. Izvješće o reviziji i mišljenja iz članaka 30. stavka 3. točke (a) i 30. stavka 3. točke (b) osnovnog akta temelje se na revizijama sustava i revizijama projekata koje se vrše u skladu s revizijskom strategijom te se sastavljaju u skladu s modelima koji su sadržani u Prilozima 7.A i 7.B.

4. Valjanost deklaracije iz članka 30. stavka 3. točke (c) osnovnog akta temelji se na sveukupnom revizijskom poslu koje vrši revizijsko tijelo te na dodatnim provjerama, ako su potrebne. Valjanost se deklaracije sastavlja u skladu s modelom koji je sadržan u Prilogu 7.C.

5. Ako postoji ikakvo ograničenje u području ispitivanja ili ako razina otkrivenog nepravilnog trošenja ne omogućuje stjecanje kvalificiranog mišljenja za godišnje mišljenje iz članka 30. stavka 3. točke (b) osnovnog akta ili u okviru deklaracije iz točke (c) istog članka, revizijsko tijelo navodi razloge i ocjenjuje razmjere problema i njegov financijski utjecaj.

▼M3

Članak 26.

Dokumenti koje izdaje tijelo nadležno za potvrđivanje

1. Potvrdu povezanu sa zahtjevom za drugo prethodno plaćanje iz članka 39. stavka 4. temeljnog akta sastavlja tijelo nadležno za potvrđivanje, a odgovorno tijelo ga prosljeđuje Komisiji u formatu iz Priloga 8.

2. Potvrdu povezanu sa zahtjevom za konačno plaćanje iz članka 40. stavka 1. točke (a) temeljnog akta sastavlja tijelo nadležno za potvrđivanje, a odgovorno tijelo ga prosljeđuje Komisiji u formatu iz Priloga 9.

▼B







POGLAVLJE 4.

Izvješćivanje o nepravilnostima

Članak 27.

Inicijalno izvješćivanje – odstupanja

1. U skladu s modelima sadržanim u prilozima 4. i 5., države članice izvješćuju Komisiju o svakoj nepravilnosti koja je bila predmet prvotnog upravnog ili sudskog nalaza u razvoju ili završnih izvješća o provedbi godišnjih programa.

Izvješće navodi:

(a) Fond, godišnji program i odnosni projekt;

(b) odredbu koja je prekršena;

(c) datum i izvor prve informacije koja je izazvala sumnju da je nepravilnost počinjena;

(d) korištena praksa u činjenju nepravilnosti;

(e) ako je primjereno, je li praksa uzrokovala sumnju na prijevaru;

(f) način na koji je nepravilnost otkrivena;

(g) visinu odnosnog doprinosa Zajednice.

Sljedeći se slučajevi, međutim, ne prijavljuju, osim ako je riječ o sumnji na prijevaru:

(a) slučajevi u kojima su nepravilnosti povezane s iznosom manjim od 10 000 EUR na teret općeg proračuna Europskih zajednica;

(b) slučajevi u kojima se nepravilnost sastoji jedino u propustu provedbe, u cijelosti ili djelomično, projekta uključenog u godišnji program i to zbog stečaja konačnoga korisnika;

(c) slučajevi u kojima konačni korisnik privlači pozornost odgovornog tijela samovoljno i prije nego što ih je odgovorno tijelo otkrilo, bilo prije bilo nakon plaćanja državnog doprinosa;

(d) slučajevi koje je odgovorno tijelo otkrilo i ispravilo prije ikakvog plaćanja državnog doprinosa konačnom korisniku i prije uključivanja odnosnih izdataka u deklaraciju o izdacima koja se prosljeđuje Komisiji.

2. Na zahtjev Komisije, države članice u svim slučajevima navesti dodatne podrobnosti o:

(a) ako je primjereno, drugim državama članicama i trećim zemljama koje su uključene;

(b) razdoblju tijekom kojeg i trenutku u kojem je nepravilnost počinjena;

(c) nacionalnim tijelima ili tijelima koja sastavljaju službeno izvješće o nepravilnostima i tijelima koja su odgovorna za upravni ili sudski progon;

(d) datumu kada je uspostavljen prvotni upravni ili sudski nalaz o nepravilnostima;

(e) identitetu uključenih fizičkih i pravnih osoba ili o svakom subjektu koji je u tome sudjelovao, osim ako je takva informacija irelevantna za suzbijanje nepravilnosti, što ovisi o naravi određene nepravilnosti;

(f) ukupnom proračunu i državnom doprinosu koji je odobren za projekt te o preraspodjeli sufinanciranja između doprinosa Zajednice i nacionalnog doprinosa;

(g) iznosu državnog doprinosa koji je pogođen nepravilnošću i o odgovarajućem doprinosu Zajednice koji je izložen riziku;

(h) u slučaju da nije došlo ni do kakvog plaćanja državnog doprinosa iz točke (g) osobama ili drugim identificiranim subjektima, o iznosima koji bi bili neopravdano plaćeni da nepravilnost nije otkrivena;

(i) obustavi plaćanja, tamo gdje je to moguće, i o mogućnostima nadoknade;

(j) prirodi neopravdanog izdatka;

3. Ako neke od informacija iz stavka 2. nisu dostupne, naročito one koje su povezane s praksama kojima se došlo do nepravilnosti i s načinom na koji se nepravilnost otkrila, države članice, koliko god je to moguće, dopunjuju informacije koje nedostaju prilikom slanja Komisiji narednih izvješća o nepravilnostima.

Članak 28.

Izvješće o pronađenim podacima – ne mogu se nadoknaditi

1. Države članice obavješćuju Komisiju, pozivajući se na svako prethodno izvješće podneseno u okviru članka 27., o pokrenutim postupcima u odnosu na nepravilnosti koje su prethodno zamijećene i o značajnim promjenama koje su odatle proizašle. Te se informacije navode u izvješćima o napretku ili u završnim izvješćima o provedbi godišnjih programa, u skladu s modelima sadržanima u prilozima 4. i 5.

U izvješću se naznačuje iznos koji jest ili se očekuje da bude nadoknađen.

2. Na zahtjev Komisije, države članice u svim slučajevima daju i dodatne podrobnosti koje se odnose na:

(a) sve privremene mjere koje su države članice poduzele radi osiguravanja povrata iznosa koji su neopravdano plaćeni;

(b) sve sudske i upravne postupke utvrđene radi povrata iznosa koji su neopravdano plaćeni i nametanja sankcija;

(c) razloge odustajanja od postupaka usmjerenih na povrat;

(d) razloge odustajanja od kaznenog progona.

Države članice izvješćuju Komisiju o svim upravnim i sudskim odlukama kojima se takvi postupci okončavaju ili o glavnim točkama istih te izjavljuju jesu li ili nisu nalazi takvi da upućuju na prijevaru.

Članak 29.

Kontakti s državama članicama

1. Komisija održava odgovarajuće kontakte s odnosnim državama članicama radi upotpunjavanja dostavljenih informacija o nepravilnostima iz članka 27. te o postupcima iz članka 28. s obzirom na mogućnost nadoknade.

2. Neovisno o kontaktima iz stavka 1., Komisija obavješćuje države članice u slučajevima kada je narav nepravilnosti takva da upućuje da bi se slične prakse mogle dogoditi i u ostalim državama članicama.

Članak 30.

Uporaba informacija

1. Komisija bilo koju informaciju opće ili operativne naravi koju je dobila od država članica na temelju ove Odluke može koristiti u vršenju analiza rizika te može, na osnovi dobivenih informacija, praviti izvješća i razvijati sustave ranog upozoravanja, a sve radi učinkovitijeg prepoznavanja rizika.

2. Komisija redovito obavješćuje zainteresirane države članice o korisnosti informacija iz stavka 1.







POGLAVLJE 5.

Informacije i promidžba

Članak 31.

Informacije za potencijalne korisnike

1. Odgovorno tijelo osigurava da ključni pokazatelji o višegodišnjim i godišnjim programima budu što više rašireni, zajedno s podrobnostima o odnosnim financijskim doprinosima te o njihovoj raspoloživosti svim zainteresiranim stranama.

Odgovorno tijelo, međutim, može odlučiti zadržati u povjerljivosti unutarnje upravne sporazume utvrđene višegodišnjim i godišnjim programima kao i svaku drugu informaciju o provedbi Fonda i to radi javne sigurnosti.

2. Odgovorno tijelo potencijalnim konačnim korisnicima pruža, u najmanju ruku, sljedeće informacije:

(a) o uvjetima prihvatljivosti koje treba ispuniti u svrhu natjecanja za financiranje u okviru godišnjeg programa;

(b) o opisu postupaka kroz koje podnositelji zahtjeva za financiranje prolaze, te o uključenim vremenskim razdobljima;

(c) o kriterijima odabira projekata za financiranje;

(d) o kontaktima kroz koje se mogu dobiti informacije o godišnjim programima.

Odgovorno tijelo, povrh toga, obavješćuje potencijalne konačne korisnike o objavljivanju iz članka 33. stavka 2. točke (b).

Članak 32.

Informacije za konačne korisnike

Odgovorno tijelo obavješćuje konačne korisnike o tome da prihvaćanje financiranja uključuje i prihvaćanje njihova uključivanja na popis konačnih korisnika koji se objavljuje sukladno članku 33. stavku 2. točki (b).

Članak 33.

Odgovornosti odgovornog tijela povezane s informacijama i promidžbom u javnosti

1. Odgovorno tijelo osigurava da informacije i promidžbene mjere budu provođene s ciljem što veće medijske pokrivenosti posredstvom korištenja različitih oblika i metoda komunikacije na odgovarajućoj teritorijalnoj razini.

2. Odgovorno tijelo organizira, u najmanju ruku, sljedeće informativne i promidžbene mjere:

(a) barem jedna informativna aktivnost godišnje, kojom se, kao na primjer u 2008., predstavlja pokretanje višegodišnjeg programa ili postignuća godišnjih programa;

(b) godišnju objavu, barem na mrežnim stranicama, popisa konačnih korisnika, imena projekata i iznosa državnih sredstava i sredstava iz Zajednice koji su im dodijeljeni. Pojedinačna pripadnost ciljanim skupinama iz članka 6. osnovnog akta se ne navodi. Adrese mrežnih stranica se priopćavaju Komisiji.

Članak 34.

Odgovornosti konačnih korisnika povezane s informacijama i promidžbom u javnosti

1. Konačni je korisnik odgovoran da, posredstvom mjera utvrđenih u stavcima 2., 3. i 4., obavijesti javnost o pomoći koju je dobio iz Fonda.

2. Konačni korisnik postavlja stalnu istaknutu pločicu značajne veličine, ne kasnije od tri mjeseca od dovršetka bilo kojeg projekta koji ispunja sljedeće uvjete:

(a) ukupni doprinos Zajednice projektu prelazi 100 000 EUR; i

(b) djelovanje se sastoji od kupovine fizičkog objekta ili od financiranja infrastrukture ili konstrukcije projekata.

Pločica govori o vrsti i imenu projekta. Informacije iz članka 35., Osim toga, zauzima barem 25 % pločice.

3. Kada projekt dobije sredstva u okviru godišnjeg programa sufinanciranog iz Fonda, konačni korisnik osigurava da oni koji sudjeluju u projektu budu obaviješteni o tom financiranju.

4. Svaki dokument, uključujući i potvrdu o nazočnosti i svaku drugu potvrdu, koji se tiče takvih projekata, uključuje i izjavu kojom se ističe da je projekt sufinanciran iz Fonda.

Članak 35.

Tehnička svojstva informacija i promidžba djelovanja

Sve informacije i promidžbene mjere kojima se smjera prema konačnim korisnicima, potencijalnim konačnim korisnicima i prema javnosti, uključuju:

1. znak Europske unije, u skladu s grafičkim standardima naznačenim u Prilogu 10, kao i uputu na Europsku uniju;

2. uputu na Fond;

3. izjavu koju odabere odgovorno tijelo, a kojom se ističe dodatna vrijednost doprinosa iz Zajednice.

Za male promidžbene elemente ili promidžbene elemente povezane s dva ili više od četiriju Fondova, točke 1. i 3. se ne primjenjuju.







POGLAVLJE 6.

Osobni podaci

Članak 36.

Zaštita osobnih podataka

1. Države članice i Komisija poduzimaju mjere potrebne za sprječavanje neovlaštenog otkrivanja ili nezakonitog pristupa, kada je riječ o informacijama iz članka 27. stavka 1. točke (h) osnovnog akta, informacijama koje prikuplja Komisija tijekom provjera na licu mjesta i informacijama iz poglavlja 4.

2. Informacije iz poglavlja 4. ne smiju se slati drugim osobama, osim onim iz država članica ili iz ustanova Zajednice čije dužnosti zahtijevaju pristup njima, sve dok se države članice koje takve informacije dostavljaju izričito ne suglase s tim.







POGLAVLJE 7.

Elektronička razmjena dokumenata

▼M3

Članak 37.

Elektronička razmjena dokumenata

Osim propisno potpisanih verzija dokumenata iz poglavlja 3., informacije se šalju i elektroničkim sredstvima.

▼B

Članak 38.

Računalni sustav za razmjenu dokumenata

1. Ako Komisija razvije računalni sustav za sigurnu razmjenu podataka između Komisije i svake države članice, a radi provedbe Fonda, države će članice biti o tome obaviještene i, na njihov zahtjev, uključene u razvoj svakog takvog računalnog sustava.

2. Komisija i imenovana tijela, zajedno s tijelima na koja su zadaće delegirane, pohranjuju dokumente iz poglavlja 3. u računalni sustav spomenut u stavku 1.

3. Države članice, osim toga, mogu biti pozvane da na svoju inicijativu daju informacije iz članaka 27. i 28., koristeći postojeći specifičan sustav, kojim upravlja Komisija, za prikupljanje nepravilnosti otkrivenih u okviru Strukturalnih fondova.

4. Svi troškovi sučeljavanja zajedničkog računalnog sustava i nacionalnih, regionalnih i lokalnih računalnih sustava kao i svi troškovi prilagodbe nacionalnih, regionalnih i lokalnih sustava tehničkim zahtjevima zajedničkog sustava priznaju se kao troškovi za koje vrijedi članak 16. osnovnog akta.







DIO III.

ODREDBE SPECIFIČNE ZA EUROPSKI FOND ZA IZBJEGLICE







POGLAVLJE 1.

Pravila za prihvatljivost

Članak 39.

Pravila za prihvatljivost

1. Pravila utvrđena Prilogom 11. koriste se za određivanje prihvatljivosti izdataka povezanih s djelovanjem koje se financira u okviru godišnjih programa iz članka 35. stavka 4. osnovnog akta.

2. Pravila se primjenjuju na izdatke koje naprave konačni korisnici te se mutatis mutandis primjenjuju i na izdatke koje naprave partneri u projektu.

3. Države članice mogu primijeniti nacionalna pravila za prihvatljivost koja su stroža od onih koja su utvrđena ovom Odlukom.

Na Komisiji je da procijeni, jesu li nacionalna načela za prihvatljivost koja se primjenjuju u skladu s ovim uvjetom.







POGLAVLJE 2.

Sustavi za upravljanje i nadzor

Članak 40.

Hitne mjere

1. Odgovorno tijelo predstavlja primjene hitnih mjera, a u skladu s modelom koji je sadržan u Prilogu 12.

2. Svako donošenje hitnih mjera od strane Komisije vodi prema izmjeni financijske odluke o odobrenju godišnjeg programa odnosne države članice. U izmjeni se naznačuje iznos dodijeljen odnosnoj državi članici, razdoblje unutar kojeg je izdatak prihvatljiv te, ako je to primjereno, odstupanje od pravila za prihvatljivost izdataka iz Priloga 11. u odnosu na djelovanje navedeno u članku 5. osnovnog akta.

3. Izvješće se o provedbi ovih mjera uključuje u izvješće o napretku te u konačno izvješće o provedbi odnosnoga godišnjeg programa.

4. Prvo pretfinanciranje, u iznosu 80 % od iznosa dodijeljenog za hitne mjere, plaća se državi članici u roku od 60 dana nakon donošenja odluke iz stavka 2. Saldo se plaća u trenutku kada se izvrši isto plaćanje za odnosni godišnji program.

Članak 41.

Fiksan iznos za preseljene osobe

1. Radi fiksnog iznosa za preseljene osobe, kako je to predviđeno člankom 13. stavkom 3. osnovnog akta, odgovorno tijelo tijekom razdoblja spomenutog u članku 43. osnovnog akta:

(a) čuva informacije potrebne za ispravnu identifikaciju preseljenih osoba i datuma njihova preseljenja;

(b) čuva potrebnu evidenciju o tome da te osobe spadaju u jednu od četiriju kategorija o kojima je riječ u članku 13. stavku 3. osnovnog akta.

2. Osobe se preseljavaju tijekom kalendarske godine koja se podudara s godišnjim programom.

3. U izvješću o napretku kao i u završnom izvješću o provedbi godišnjih programa napominje se broj preseljenih osoba, sukladno četirima kategorijama iz članka 13. stavka 3. osnovnog akta.

Članak 42.

Provedba godišnjih programa

1. Kao iznimka od članka 23., prilikom provedbe godišnjeg programa:

(a) doprinos Zajednice dodijeljen preseljenim osobama iz članka 13. stavka 3. osnovnog akta ne koristi se za druge svrhe;

(b) doprinos Zajednice dodijeljen za hitne mjere iz članka 21. osnovnog akta ne koristi se za druge svrhe.

2. Sveukupna godišnja sredstva iz članka 14. stavka 7. osnovnog akta, uzimajući u obzir prag od 15 % za provedbu djelovanja iz članka 3. stavka 4. iste Odluke, obračunavaju se u odnosu na iznos utvrđen u Odluci Komisije o donošenju godišnjeg programa, ne vodeći računa ni o kakvim dodatnim sredstvima dodijeljenima za hitne mjere.







DIO IV.

ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 43.

Adrese

Ova je Odluka upućena Kraljevini Belgiji, Republici Bugarskoj, Češkoj Republici, Saveznoj Republici Njemačkoj, Republici Estoniji, Irskoj, Helenskoj Republici, Kraljevini Španjolskoj, Francuskoj Republici, Talijanskoj Republici, Republici Cipru, Republici Latviji, Republici Litvi, Velikom Vojvodstvu Luksemburgu, Republici Mađarskoj, Republici Malti, Kraljevini Nizozemskoj, Republici Austriji, Republici Poljskoj, Portugalskoj Republici, Rumunjskoj, Republici Sloveniji, Slovačkoj Republici, Republici Finskoj, Kraljevini Švedskoj i Ujedinjenoj Kraljevini Velike Britanije i Irske.









PRILOZI

PRILOG 1. Model opisa sustava za upravljanje i nadzor PRILOG 2. Model višegodišnjeg programa PRILOG 3. Model godišnjeg programa PRILOG 4. Model izvješća o napretku provedbe godišnjeg programa A. Tehničko izvješće B. Zahtjev za drugo pretfinanciranje, plaćanje PRILOG 5. Model završnog izvješća o provedbi godišnjeg programa A. Tehničko izvješće B. Zahtjev za plaćanjem bilance/Izjava o povratu sredstava PRILOG 6. Model revizijske strategije Prilozi revizijskoj strategiji: godišnji planovi PRILOG 7. Model izvješća revizijskog tijela A. Godišnje revizijsko izvješće B. Mišljenje o funkcioniranju sustava za upravljanje i nadzor C. Valjanost zahtjeva za plaćanje PRILOG 8. Obrazac potvrde za drugo plaćanje iz predfinanciranja PRILOG 9. Obrazac potvrde o konačnom plaćanju PRILOG 10. Upute o znaku i definicija standardnih boja PRILOG 11. Pravila o prihvatljivosti izdataka – europski fond za izbjeglice PRILOG 12. Primjena hitnih mjera









PRILOG 1.

MODEL OPISA SUSTAVA ZA UPRAVLJANJE I NADZOR

 Početna inačica

 Revidirana inačica (broj, datum, d.d./mm/gg) nakon dijaloga s Komisijom

 Inačica revidirana iz ostalih razloga

DRŽAVA ČLANICA:

FOND/FONDOVI:

GLAVNA TOČKA SUSRETA:

DOBIVENA INFORMACIJA OPISUJE STANJE U: …

1. IDENTIFIKACIJA IMENOVANIH TIJELA

1.1. Opće informacije o imenovanim tijelima

1.1.1. Kratak opis izbora učinjenih imenovanjem različitih tijela

1.1.2. Naznaka o tome, jesu li odnosni sustavi za upravljanje i nadzor operativni Ako nisu, naznaka datuma kada će biti operativni

1.1.3. Naznaka, o tome, je li Komisija odnosne sustave za upravljanje i nadzor odobrila za druge financijske instrumente Zajednice (ako se mogu primijeniti)

1.2. Organizacijska mapa/mape cjelovitog tijela/tijelâ u okviru kojega/kojih imenovana tijela funkcioniraju

1.3. Odgovorno tijelo 1.3.1. Datum i oblik formalnog imenovanja odgovornog tijela 1.3.2. Pravni status odgovornog tijela 1.3.3. Specifikacija funkcija koje odgovorno tijelo vrši izravno te (ako je primjenljivo i/ili predvidjeti) koje vrše ostala tijela u okviru odgovornosti odgovornog tijela (prenošenje zadaća na vanjske pružatelje usluga (outsourcing of tasks), uključujući i zadaće povjerene imenovanom tijelu/tijelima) iz točke 1.4.) 1.3.4. Organizacijska mapa i specifikacija funkcija određenih jedinica (uključujući i indikativan broj raspodijeljenih položaja) 1.3.5. Informacije o tome, može li odgovorno tijelo djelovati i kao izvršno tijelo za projekte koji se sufinanciraju iz Fonda 1.3.6. Ako je odgovorno tijelo isto za više od jednog od četiriju Fondova, opis zajednički funkcija i sustava

1.4. Delegirano tijelo/tijela 1.4.1. Razlozi uspostavljanja bilo kojeg delegiranog tijela 1.4.2. Datum i oblik formalnog imenovanja delegiranog tijela/tijelâ 1.4.3. Pravni status delegiranog tijela/tijelâ 1.4.4. Specifikacija funkcija koje delegirano tijelo/tijelâ vrše izravno te (ako je primjenljivo i/ili predvidjeti) koje vrše ostala tijela u okviru odgovornosti delegiranog tijela/tijelâ) (prenošenje zadaća na vanjske pružatelje usluga (outsourcing of tasks) 1.4.5. Organizacijska mapa i specifikacija funkcija određenih jedinica (uključujući i indikativan broj raspodijeljenih položaja) 1.4.6. Informacije o tome, može li delegirano tijelo/tijelâ djelovati i kao izvršno tijelo za projekte koji se sufinanciraju iz Fonda 1.4.7. Ako je delegirano tijelo/tijela isto za više od jednog od četiriju Fondova, opis zajednički funkcija i sustava

1.5. Tijelo nadležno za ovjeravanje 1.5.1. Datum i oblik formalnog imenovanja tijela nadležnog za ovjeravanje 1.5.2. Pravni status tijela nadležnog za ovjeravanje 1.5.3. Specifikacija funkcija koje tijelo nadležno za ovjeravanje vrši izravno te (ako je primjenljivo i/ili predvidjeti) koje vrše ostala tijela u okviru odgovornosti tijela nadležnog za ovjeravanje (prenošenje zadaća na vanjske pružatelje usluga (outsourcing of tasks)) 1.5.4. Organizacijska mapa i specifikacija funkcija određenih jedinica (uključujući i indikativan broj raspodijeljenih položaja) 1.5.5. Ako je tijelo nadležno za ovjeravanje isto za više od jednog od četiriju Fondova, opis zajedničkih funkcija i sustava

1.6. Revizijsko tijelo 1.6.1. Datum i oblik formalnog imenovanja revizijskog tijela 1.6.2. Pravni status revizijskog tijela 1.6.3. Specifikacija funkcija koje revizijsko tijelo vrši izravno te (ako je primjenljivo i predvidjeti) koje vrše ostala tijela u okviru odgovornosti revizijskog tijela (prenošenje zadaća na vanjske pružatelje usluga (outsourcing of tasks)) 1.6.4. Organizacija i specifikacija funkcija određenih jedinica (uključujući i indikativan broj raspodijeljenih položaja) 1.6.5. Kvalifikacije osoblja revizijskog tijela te (ako je primjenljivo i/ili predvidjeti) ostalih tijela od kojih se očekuje da će vršiti posao revizije (prenošenje zadaća na vanjske pružatelje usluga (outsourcing of tasks)) 1.6.6. Ako je revizijsko tijelo isto za više od jednog od četiriju Fondova, opis zajedničkih funkcija i sustava 1.6.7. Ako odgovorno tijelo može djelovati i kao izvršno tijelo za projekte sufinancirane iz Fonda, opis dogovora kojim se osigurava neovisan položaj revizijskog tijela, a u skladu s člankom 8.

Smjernice za odjeljke 2–4

Prvi dio svake tabele

Opis postupaka treba uključivati zadaće koje treba vršiti svako od izabranih tijela (ili tijela koja djeluju u okviru njihovih odgovornosti) kao i interakcija među njima. Opis treba biti koncizan, ali tako da omogućuje jasno razumijevanje onoga kako će postupci funkcionirati u praksi.

Drugi dio svake tabele

Kontrolni popis treba biti potpun tako da naznačuje jesu li svi ciljevi ostvareni ili nisu te tako da donosi relevantne informacije. Ako neki cilj nije ostvaren, molim dostaviti objašnjenje te, ako je to važno, naznačiti očekivani datum dovršetka.

Ako su postupci formalizirani, treba biti uključena uputa na dokument.

2. FUNKCIONIRANJE IMENOVANIH TIJELA







2.1. Imenovanje i nadziranje imenovanih tijela Kratak opis procesa kojim se osniva svako od imenovanih tijela (Opis treba uključivati sva tijela) Ključni ciljevi Ostvareni? Primjedbe 1. Pravilima kojima se uređuju odnosi između države članice i imenovanih tijela, identificiraju se odnosne odgovornosti DA/NE 2. Država je članica imenovanim tijelima dala smjernice s ciljem da se osigura zdravo upravljanje financijama (kroz izobrazbu i/ili priručnike) DA/NE 3. Svako će tijelo informirati svoje osoblje o izjavi o misiji, o organizaciji kao i o opisu posla te o očekivanim rezultatima DA/NE 4. Poduzeti su koraci u smjeru osiguravanja da različita tijela budu odgovarajuće popunjena osobljem u smislu broja, starosti i iskustva, a s ciljem vršenja njihovih funkcija DA/NE







2.2. Razdvajanje funkcija Kratak opis dogovora definiranih s ciljem osiguravanja ispravnog razdvajanja funkcija (Opis treba uključivati sva tijela) Ključni ciljevi Ostvareni? Primjedbe 1. Definirana su pravila čiji je cilj jamčenje ispravnog razdvajanja funkcija među čimbenicima odgovornog tijela, kada je u pitanju potpisivanje ugovora/sporazuma o potpori DA/NE 2. Definirana su pravila čiji je cilj jamčenje ispravnog razdvajanja funkcija među čimbenicima odgovornog tijela, kada je u pitanju inicijacija, verifikacija i odobravanje financijskih transakcija DA/NE 3. Revizijsko tijelo će funkcionirati neovisno o odgovornom tijelu i o tijelu nadležnom za ovjeravanje DA/NE 4. Tijelo nadležno za ovjeravanje nije uključeno u odabir, provedbu i financijske transakcije povezane sa sredstvima Zajednice DA/NE







2.3. Praćenje delegiranog tijela/delegiranih tijela – ako je primjenljivo Kratak opis procesa (Opis treba uključivati odgovorno tijelo i delegirano tijelo/delegirana tijela) Ključni ciljevi Ostvareni? Primjedbe 1. Zadaće koje se delegiraju su jasno definirane DA/NE 2. Utvrđeni su postupci koji se odnose na delegirane zadaće, a provjerena je njihova suglasnost s pravilima koja su definirana osnovnim aktom/provedbenim pravilima DA/NE 3. Vršiti će se supervizijski nadzori s ciljem osiguravanja da se zadaće provode u skladu s utvrđenim postupcima DA/NE







2.4. Praćenje ostalih zadaća koje ne vrše sama tijela – ako je primjenljivo Kratak opis procesa (Opis treba uključivati sva tijela) Ključni ciljevi Ostvareni? Primjedbe 1. Kada je riječ o tijelima koja djeluju u okviru odgovornosti odgovornog tijela (a ne uzimaju se kao delegirana tijela), nadzorni mehanizmi se pokreću kako bi se osiguralo zdravo upravljanje financijama DA/NE 2. Kada je riječ o prenošenju revizijskih djelovanja na vanjske pružatelje usluga (outsourcing) i kada je riječ o tijelima koja djeluju u okviru odgovornosti revizijskog tijela, nadzorni mehanizmi se pokreću kako bi se osigurala zajednička revizijska metodologija i dosljednost revizijskoga posla DA/NE 3. Kada je riječ o prenošenju potvrđivanja na vanjske pružatelje usluga (outsourcing) i kada je riječ o tijelima koja djeluju u okviru odgovornosti tijela nadležnog za ovjeravanje, nadzorni mehanizmi se pokreću kako bi se osigurao zajednički pristup u ovjeravanju DA/NE 4. Kada je riječ o prenošenju na vanjske pružatelje usluga koja su ujedno i privatna tijela bez uloge javne službe, definirani su mehanizmi kako bi se osiguralo da u zadaće koje se povjeravaju ne budu uključene ovlasti javnog tijela kao ni raspolaganje diskrecijskim ovlastima suđenja. DA/NE

3. OPERATIVNI I FINANCIJSKI PROCESI







3.1. Uspostavljanje višegodišnjih programa Kratak opis procesa (Opis treba uključivati odgovorno tijelo i delegirano tijelo/delegirana tijela) Ključni ciljevi Ostvareni? Primjedbe 1. Predviđeni su sporazumi kako bi se osigurala provedba načela partnerstva, a u skladu s važećim nacionalnim pravilima i praksama DA/NE 2. Definirani su postupci kako bi se provjerilo je li višegodišnji program suglasan sa strateškim smjernicama i je li u skladu s pravom Zajednice, naročito s onim dijelom prava Zajednice čiji je cilj osigurati slobodno kretanje osoba u povezanosti s izravnim pobočnim mjerama, uz poštovanje kontrola nad vanjskim granicama, azila i useljavanja DA/NE 3. Višegodišnji program će odobriti za to valjano ovlaštena osoba DA/NE







3.2. Uspostavljanje godišnjih programa Kratak opis procesa (Opis treba uključivati odgovorno tijelo i delegirano tijelo/delegirana tijela) Ključni ciljevi Ostvareni? Primjedbe 1. Utvrđeni su postupci čiji je cilj da osiguraju: — suglasnost između godišnjih programa i višegodišnjeg programa, — prihvatljivost djelovanja predviđenih godišnjim programima, — suglasnost i upotpunjavanje djelovanja s ostalim nacionalnim instrumentima i s instrumentima Zajednice, — sukladnost s pravilima o postotku sufinanciranja, — suglasnost s prioritetima/posebnim prioritetima izraženima u strateškim smjernicama DA/NE 2. Utvrđeni su postupci za omogućavanje revizije određenoga godišnjeg programa u slučaju valjano potkrijepljenih hitnih situacija, koje su opisane u osnovnom aktu (ako je primjenljivo) DA/NE 3. Utvrđeni su postupci za predlaganje revizije određenoga godišnjeg programa kada je to potrebno, a u okviru članka 23. stavka 1. ove Odluke DA/NE 4. Svako se financijsko probijanje godišnjeg programa kao i razlozi za nj dokumentiraju DA/NE 5. Dokumentira se i svaka modifikacija, kao i razlozi za nju, u provedbi godišnjeg programa koja nije povezana s financijskim probijanjem (npr. u vezi je s prirodom i vremenikom poziva za podnošenje prijedloga ili s područjem tehničke pomoći) DA/NE







3.3. Uspostavljanje revizijske strategije i godišnjih revizijskih planova Kratak opis procesa (Opis se odnosi na revizijsko tijelo) Ključni ciljevi Ostvareni? Primjedbe 1. Definirana su pravila koja jamče transparentnu i primjerenu komunikaciju od odgovornog tijela prema tijelu za reviziju o provedenim postupcima upravljanja i o projektima prije i tijekom programiranog razdoblja DA/NE 2. Utvrđeni su postupci za definiranje godišnjih revizijskih planova (koje treba svake godine priložiti revizijskoj strategiji) i za njihovo pravovremeno slanje Komisiji (ako se to može primijeniti) DA/NE 3. Revizijska strategija i godišnji revizijski planovi su odobreni od strane za to valjano ovlaštene osobe. DA/NE







3.4. Odgovorno tijelo djeluje kao izvršno tijelo – ako je primjenljivo Kratak opis razloga koji odgovorno tijelo navode da provodi projekte izravno i specifičnih dogovora koji su predviđeni za ojačavanje sustava za upravljanje i nadzor (Opis treba uključivati sva tijela) Ključni ciljevi Ostvareni? Primjedbe 1. Opravdanje potrebe da odgovorno tijelo provodi projekte biti će dokumentirano i prihvaćeno na odgovarajućoj razini DA/NE 2. Dolazi do specifičnih dogovora kako bi se osiguralo da će narav i ciljevi projekata biti u skladu s odredbama definiranima za Fond DA/NE 3. Dolazi do specifičnih dogovora kako bi se spriječio sukob interesa u projektima koje provodi odgovorno tijelo DA/NE 4. Dolazi do specifičnih dogovora kako bi se u provedbi projekata od strane odgovornog tijela osiguralo poštovanje načela vrijednosti novca DA/NE 5. Definiraju se postupci kojima se jamči da će ugovorni termini koji su važni za odnosne projekte biti jasni i potpuni, naročito s obzirom na uvjete financiranja, rokove plaćanja, pravila za prihvatljivost i obveze u pogledu operativnog i financijskog izvješćivanja DA/NE 6. Dolazi do specifičnih dogovora kako bi se osiguralo da glavne funkcije odgovornog tijela predviđene osnovnim aktom nisu pogođene s obzirom na projekte koje provodi odgovorno tijelo DA/NE 7. Kada odgovorno tijelo djeluje kao izvršno tijelo, revizijsko tijelo je tijelo različito od odgovornog tijela (ako to nije slučaj, molimo opišite dodatna jamstva za primjerenu neovisnost revizijskog tijela) DA/NE 8. Revizijska strategija će obuhvatiti specifične rizike koji mogu biti povezani s provedbom projekata od strane odgovornog tijela DA/NE







3.5. Odabir i provedba projekata (Odgovorno tijelo djeluje kao tijelo za dodjeljivanje) Kratak opis procesa (Opis treba uključivati odgovorno tijelo i delegirano tijelo/delegirana tijela) Ključni ciljevi Ostvareni? Primjedbe 1. U slučaju poziva za prikupljanje prijedloga (ili ponuda), definirana su pravila kako bi se osiguralo otvoreno natjecanje i primjerena promidžba DA/NE 2. Kriteriji odabira biti će u skladu s minimalnim kriterijima definiranima u osnovnom aktu DA/NE 3. Definirani su postupci za zaprimanje prijedloga (ili ponuda) DA/NE 4. Definirani su postupci kako bi se osiguralo da prijedlozi (ili ponude) budu procjenjivane u skladu s predodređenim pravilima i kriterijima na transparentan način i bez diskriminacije DA/NE 5. Odluke o dodjeli i sporazumi o ugovorima/potpori odobrit će za to valjano ovlaštena osoba DA/NE 6. Definirani su postupci kako bi se podnositelju zahtjeva osigurale primjerene ex post informacije o rezultatima procesa odabira DA/NE 7. Definirani su postupci kako bi se osiguralo praćenje provedbe sporazuma/ugovora o potpori, u skladu s ugovornim uvjetima DA/NE







3.6. Praćenje projekata koje provode konačni korisnici Kratak opis procesa (Opis treba uključivati odgovorno tijelo i delegirano tijelo/delegirana tijela) Ključni ciljevi Ostvareni? Primjedbe 1. Za svaki će se projekt utvrditi, pratiti i priopćiti odgovornom tijelu ključni operativni i financijski pokazatelji DA/NE 2. Predviđene su verifikacije na licu mjesta od strane odgovornog tijela u svrhu praćenja projekata (kako operativnih tako i financijskih vidova) DA/NE 3. Odgovorno će tijelo osigurati da konačni korisnici primjenjuju odgovarajući računovodstveni sustav u računalnom obliku DA/NE 4. Odgovorno će tijelo osigurati da konačni korisnici provode odredbe o vidljivosti financiranja iz EU-a DA/NE







3.7. Financijsko upravljanje projektom Kratak opis procesa (Uključuje odgovorno tijelo i delegirano tijelo/delegirana tijela) Ključni ciljevi Ostvareni? Primjedbe 1. Financijske će transakcije biti odobrene od za to valjano ovlaštenih osoba DA/NE 2. Prije bilo kakvog plaćanja/naplaćivanja, izvršiti će se verifikacije, naročito s ciljem praćenja: — točnosti i urednosti zahtjeva za plaćanjem, s obzirom na pravila o prihvatljivosti za Fond/Fondove, — jesu li proizvodi i/ili usluge sufinancirane iz projekta trenutačno isporučeni, — točnosti, potpunosti i učinkovitosti plaćanja ostalih doprinosa koji se dobivaju iz državnih ili privatnih izvora, — jesu li uzeti u obzir rezultati revizijskog postupanja, bez obzira o kojem postupanju je riječ DA/NE 3. Verifikacije će se izvršiti s ciljem postizanja razborite sigurnosti u zakonitost i urednost istaknutih transakcija DA/NE 4. Supervizijski nadzori će se izvršiti tijekom razdoblja programiranja, kako bi se zajamčilo poštovanje utvrđenih financijskih postupaka DA/NE 5. Verifikacije će se izvršiti kroz nadopunjavanje s ostalim financijskim programima Zajednice, kako bi se izbjeglo dvostrukost u financiranju DA/NE







3.8. Nepravilnosti, ispravke i nadoknade Kratak opis procesa (Opis treba uključivati odgovorno tijelo, delegirano tijelo/imenovana tijela i tijelo nadležno za ovjeravanje) Ključni ciljevi Ostvareni? Primjedbe 1. Utvrđene su definicije nepravilnosti i u skladu su sa zahtjevima Zajednice DA/NE 2. Na djelu su mehanizmi čiji je cilj osigurati da nepravilnosti mogu biti otkrivene u primjerenom vremenu a neodložne mjere poboljšanja poduzete DA/NE 3. Na djelu su postupci čiji je cilj osigurati da Komisija bude obaviještena o otkrivenim nepravilnostima kao i, ako je to primjereno, o svim poduzetim mjerama poboljšanja, a u skladu s obvezama utvrđenim ovom Odlukom DA/NE 4. Na djelu su postupci čiji je cilj osigurati ispravan slijed naloga za nadoknadom i, ako je to primjereno, za neplaćenim interesom DA/NE 5. U slučaju da nalog za nadoknadom ne može biti naplaćen u gotovini, vršit će se procjena o tome, trebaju li države članice vratiti sredstva proračunu Zajednice ili ne DA/NE







3.9. Priprema i provedba revizijskih izaslanstava Kratak opis procesa (Opis treba uključivati revizijsko tijelo i, kao potencijalne revizije, odgovorno tijelo i delegirano tijelo/imenovana tijela te, kao primatelja zaključaka, tijelo nadležno za ovjeravanje) Ključni ciljevi Ostvareni? Primjedbe 1. Revizijska praksa je na crti međunarodno prihvaćenih standarda DA/NE 2. Napravljen je revizijski priručnik za korištenje revizorima, a na osnovi potreba definiranih osnovnim aktom DA/NE 3. Revizije će se vršiti kako bi se provjerila učinkovitost funkcioniranja sustava za upravljanje i nadzor DA/NE 4. Provjere treba vršiti u granicama prihvatljivih troškova i biti će zasnovane na odgovarajućem uzorku, te će iznositi barem 10 % prihvatljivih troškova DA/NE 5. Verifikacije u okviru prihvatljivih izdataka će provjeravati u najmanju ruku sukladnost, učinkovitost i stvarnost sljedećih elemenata: postupak odabira, ciljevi projekta, realnost njihova postizanja, prihvatljivost troškova, valjanost popratnih dokumenata za troškove, nacionalno sufinanciranje, postupak revizije DA/NE 6. Nasljedovanje ranijih preporuka događati će se na redovnoj osnovici DA/NE 7. Projekti koje provodi odgovorno tijelo podlijegati će pomnoj kontroli DA/NE







3.10. Revizijsko izvješće o godišnjim programima i odnosnim deklaracijama Kratak opis procesa (Opis treba uključivati revizijsko tijelo) Ključni ciljevi Ostvareni? Primjedbe 1. Utvrđeni su postupci za konsolidaciju zaključaka revizijskih sustava i revizijskih projekata za svaki godišnji program DA/NE 2. Izvršiti će se provjere s ciljem ocjene valjanosti zahtjeva za plaćanjem DA/NE 3. Pokrenuti će se dodatna ispitivanja u slučaju da se otkriju sustavne pogrješke ili pogrješke materijalne naravi DA/NE 4. Izvješće i odnosne deklaracije odobrit će za to valjano ovlaštena osoba DA/NE







3.11. Ovjera izdataka Kratak opis procesa (Uključuje prvotno tijelo nadležno za ovjeravanje, ali i odgovorno tijelo i delegirano tijelo/imenovana tijela) Ključni ciljevi Ostvareni? Primjedbe 1. Utvrđeni su postupci kako bi se osiguralo da se u svrhu ovjeravanja od odgovornog tijela dobiju potrebne informacije DA/NE 2. Utvrđeni su postupci kako bi se osiguralo da se od revizijskog tijela dobije revizijsko izvješće za svaki godišnji program kao i odnosne deklaracije DA/NE 3. Utvrđeni su postupci kako bi se osiguralo da se u završnoj deklaraciji o izdacima uzmu u obzir nadoknade i kako bi se pratilo tekuće pravne postupke ili upravne apele koje u odnosu na nadoknade imaju učinak obustave DA/NE 4. Provesti će se verifikacije, kako bi se osiguralo točnost i potpunost deklaracije o izdacima (naročito kada je u pitanju bilo koji interes nastao kroz pretfinanciranje dobiveno od Komisije kao i njegovu efektivnu uporabu kao nacionalnog doprinosa DA/NE 5. Kada je u pitanju lokalna valuta, metode koje se koriste pri obračunavanju u eure u skladu su s pravilima koja je definirala sama Komisija DA/NE







3.12. Ocjena programa Kratak opis procesa (Uključuje odgovorno tijelo i delegirano tijelo/delegirana tijela) Ključni ciljevi Ostvareni? Primjedbe 1. Dokumenti koji predstavljaju smjernice Komisije vezane za ocjenu naširoko su distribuirani i učinjeni dostupnim svim potencijalnim konačnim korisnicima kao i ostalim zainteresiranim stranama DA/NE 2. Biti će registrirani ključni operativni i financijski pokazatelji koje dostave konačni korisnici, a kojima se mjere postignuća projekta DA/NE 3. Odgovorno će tijelo (i/ili delegirana tijela) osigurati da dostavljeni pokazatelji budu primjereni za mjerenje ishoda i rezultata svakog projekta DA/NE 4. Na djelu su postupci čiji je cilj osigurati potrebno ocjenjivanje, kako se to i zahtijeva osnovnim aktom DA/NE

4. INFORMACIJSKO UPRAVLJANJE







4.1. Dokumentacija o postupcima Kratak opis procesa (Uključuje sva tijela) Ključni ciljevi Ostvareni? Primjedbe 1. Tijela jamče suglasnost utvrđenih postupaka iz članka 7. ove odluke s nacionalnim pravom kao i s pravom Zajednice (npr. javna nabava, računovodstvena pravila itd.) DA/NE 2. Postupke je odobrilo za to valjano ovlaštena osoba DA/NE 3. Utvrđeni postupci daju jasne upute za svaku od glavnih operacija te tumače krug donošenja odluka koje se odnose na vršenje funkcija DA/NE 4. Na djelu su dogovori čiji je cilj osigurati da sveukupno relevantno osoblje bude obaviješteno o utvrđenim postupcima DA/NE 5. Ako je primjereno, postupci uključuju uporabu kontrolnih popisa kojima se sažimaju ključni nadzori koje treba izvršiti DA/NE 6. Na djelu su dogovori čiji je cilj zaštita osobnih podataka DA/NE







4.2. Računovodstvo i knjigovodstvo Kratak opis procesa (Uključuje odgovorno tijelo, delegirano tijelo/imenovana tijela i tijelo nadležno za ovjeravanje) Ključni ciljevi Ostvareni? Primjedbe 1. Na djelu su dogovori, čiji je cilj osigurati da računovodstveni podaci budu potpuni, pouzdani i točni. Računovodstveni sustav na poseban način omogućuje: — ulaženje u trag sredstvima Zajednice na razini konačnih korisnika i na razini projekata — identifikaciju svakog interesa nastalog kroz pretfinanciranje dobiveno od Komisije — identifikaciju izdanih naloga za nadoknadom te, ako je primjenljivo, identifikacija isplate u gotovini DA/NE 2. Računovodstveni i financijski sustav izvješćivanja u skladu je s nacionalnim zakonodavstvom o zaštiti podataka DA/NE 3. Računovodstveni i financijski sustav izvješćivanja koji se koristi, biti će u računalnom obliku DA/NE 4. Sustav pohrane postoji kako bi se jamčio kontinuitet operacija u potrebi stalnog rasta DA/NE 5. Kada je u pitanju lokalna valuta, metode koje se koriste pri obračunavanju u eure u skladu su s pravilima koja je postavila Komisija DA/NE







4.3. Izvješćivanje Komisije Kratak opis procesa (Uključuje sva tijela) Ključni ciljevi Ostvareni? Primjedbe 1. Identificirane su obveze izvješćivanja, kao i implikacije za izvore DA/NE 2. Utvrđeni postupci omogućuju pravo, pravovremeno i potpuno uključivanje imenovanih tijela DA/NE 3. Izvješća su odobrena od strane za to valjano ovlaštenih tijela DA/NE







4.4. Revizijski postupak Kratak opis postupka (Uključuje sva tijela) Gdje se sljedeći dokumenti čuvaju? Zaduženo tijelo/jedinica Kako dugo Opis sustava za upravljanje i nadzor, uključujući i priručnik/e za postupanje Revizijska strategija Nacionalni višegodišnji program i moguće revizije Nacionalni godišnji programi i moguće revizije Odluke Europske Komisije o višegodišnjim i godišnjim programima Poziv za prikupljanje prijedloga/Poziv za prikupljanje ponuda Datoteke podnositelja/datoteke ugovora Zaprimljene administrativne, tehničke i financijske analize prijedloga/ponuda (ocjenjivački pojasevi) i izvješća odbora za ocjenu Odluke o financiranju i o odbacivanju Sporazumi o financiranju projekta Odluke o financijskim obvezama za svaki projekt Financijska izvješća i zahtjevi za plaćanjem koji dolaze financiranjem primatelja Financijska izvješća i zahtjevi za plaćanjem koji dolaze od financiranog projekta Dokumenti rashoda i prihoda povezanih s financiranim projektom Odobrenja plaćanja/nadoknade vezana za financiranje (dokaz o izvršenim verifikacijama) Nalozi za plaćanjem/nadoknadom vezani za financiranje Dokazi o plaćanju/nadoknadi vezani za financiranje Dokumentacija vezana za metodologiju uzimanja uzoraka u okviru revizijskog djelovanja Izvješća o revizijama izvršenim na projektima Izvješća o revizijama izvršenim na nacionalnoj razini na sustavima za upravljanje i nadzor Revizijska izvješća o godišnjim programima Revizijska mišljenja o sustavima za upravljanje i nadzor Revizijske deklaracije o valjanosti zahtjeva za plaćanjem Zahtjevi za plaćanje poslani Europskoj Komisiji Potvrde o izdacima poslane Europskoj Komisiji Izvješća o provedbi poslana Europskoj Komisiji Završna izvješća o provedbi poslana Europskoj Komisiji Dokazi o plaćanju dobiveni od Europske Komisije Izvješća o ocjeni poslana Europskoj Komisiji

5. ODOBRENJE OPISA SUSTAVA ZA UPRAVLJANJE I NADZOR







Tijelo Deklaracija Datum potpisivanja Odgovorno tijelo Potvrđujem točnost i potpunost informacija o sustavima za identifikaciju i unutarnji nadzor odgovornog tijela Ime: Funkcija: Datum: Potpis Tijelo nadležno za ovjeravanje Potvrđujem točnost i potpunost informacija o sustavima za identifikaciju i unutarnji nadzor tijela nadležnog za ovjeravanje Ime: Funkcija: Datum: Potpis Revizijsko tijelo Potvrđujem točnost i potpunost informacija o sustavima za identifikaciju i unutarnji nadzor revizijskog tijela i mogu potvrditi da ono što je opisano predstavlja pouzdanu sliku o svim sustavima za upravljanje i nadzor Ime: Funkcija: Datum: Potpis









PRILOG 2.

MODEL VIŠEGODIŠNJEG PROGRAMA

 Početna inačica

 Revidirana inačica (broj, datum d.d./mm/gg) nakon dijaloga s Komisijom

 Inačica revidirana u svjetlu ocjena i/ili nakon provedbe poteškoća

 Inačica revidirana nakon revizije strateških smjernica

DRŽAVA ČLANICA:

FOND:

ODGOVORNO TIJELO:

POKRIVENO RAZDOBLJE:

1. SITUACIJA U DRŽAVI ČLANICI

Opis osnovnog stanja u državi članici vezanog za politiku u području koje je pokriveno ciljevima Fonda

1.1. Nacionalna situacija i migracijski tokovi koji na nju utječu

1.2. Mjere koje je do sada poduzela država članica

1.3. Ukupna nacionalna sredstva koja su dodijeljena

2. ANALIZA POTREBA U DRŽAVI ČLANICI

2.1. Potrebe u državi članici u odnosu na osnovnu situaciju

2.2. Operativni ciljevi države članice kojima se želi izaći ususret potrebama

3. STRATEGIJA POSTIZANJA CILJEVA

Opis načina na koji Fond doprinosi potrebama, koje prioritete odabire i zašto

3.1. Prioritet 1

3.2. Prioritet 2

3.3. Ostalo

Probijanje kada se kod predstavljanja informacija o prioritetima odabiru

(a) Cilj/ciljevi strategije i primjeri ključnih djelovanja

(b) Opis cilja/ciljeva o kojima je riječ i pokazatelja koji se koriste

(c) Ako je primjereno, naznaka ključnih djelovanja za koje se drži da ostvaruju specifične prioritete u okviru odabranog prioriteta

4. KOMPATIBILNOST s OSTALIM INSTRUMENTIMA

Naznaka kompatibilnosti ove strategije s ostalim regionalnim, nacionalnim i instrumentima Zajednice

4.1. Prioritet 1.

4.2. Prioritet 2.

4.3. Ostalo

5. OKVIR ZA PROVEDBU STRATEGIJE

5.1. Objavljivanje programa

5.2. Odabrani pristup za provedbu načela partnerstva

6. INDIKATIVNI FINANCIJSKI PLAN

6.1. Doprinos zajednice 6.1.1. Tablica



Višegodišnji program – Nacrt financijskog plana Tablica 1. Doprinos Zajednice Država članica: (…) Fond: (…) (u 000’ EUR – trenutne cijene 2007. 2008. 2009. 2010. 2011. 2012. 2013. Ukupno Prioritet 1: (…) 0 Prioritet 2: (…) 0 Prioritet 3: (…) 0 Prioritet: (…) 0 Tehnička pomoć 0 Ukupno 0 0 0 0 0 0 0 0 6.1.2. Primjedbe na pokazatelje/trendove

6.2. Opći financijski plan 6.2.1. Tablica



Višegodišnji program – Nacrt financijskog plana Tablica 2. Opći financijski plan Država članica: (…) Fond: (…) (u 000’ EUR – trenutne cijene 2007. 2008. 2009. 2010. 2011. 2012. 2013. Ukupno Doprinos Zajednice 0 Državno sufinanciranje 0 Privatno sufinanciranje 0 Ukupno 0 0 0 0 0 0 0 0 % doprinosa Zajednice % % % % % % % % 6.2.2. Primjedbe na pokazatelje/trendove (Potpis odgovorne osobe)









PRILOG 3.

MODEL GODIŠNJEG PROGRAMA

 Početna inačica

 Revidirana inačica (broj, datum d.d./mm/gg) nakon dijaloga s Komisijom

 Inačica revidirana iz ostalih razloga

DRŽAVA ČLANICA:

FOND:

ODGOVORNO TIJELO:

GODINA KOJA SE POKRIVA:

1. OPĆA PRAVILA ODABIRA PROJEKATA ZA FINANCIRANJE U OKVIRU PROGRAMA

▼M3 —————

▼B

3. DJELOVANJA ZA POTPORU IZ PROGRAMA U OKVIRU ODABRANIH PRIORITETA 3.1. Djelovanja za provedbu prioriteta 1. 3.2. Djelovanja za provedbu prioriteta 2. 3.3. Ostalo Kada predstavljanje djelovanja iz točaka 3.1. do Ostalo., ako je relevantno, izazove probijanje sukladno opisu kategorija djelovanja u osnovnom aktu. Vidovi predstavljenog djelovanja prilikom opisa svakog djelovanja iz točaka 3.1. do Ostalo. 1. Prijedlog i područje djelovanja 2. Očekivani primatelji potpore 3. Kada je to primjereno, opravdanje projekata koje odgovorno tijelo provodi izravno djelujući kao izvršno tijelo 4. Očekivani kvantificirani rezultati i indikatori koje treba koristiti 5. Vidljivost financiranja iz EZ-a 6. Komplementarnost sa sličnim djelovanjima koji se financiraju iz ostalih instrumenata EZ-a ako je to primjereno 7. Informacije o financijama

4. TEHNIČKA POMOĆ 4.1. Svrha tehničke pomoći ▼M3 ————— ▼B 4.3. Vidljivost financiranja iz EZ-a

5. NACRT FINANCIJSKOG PLANA



Godišnji program – Nacrt financijskog plana Tablica 1. Pregledna tablica Država članica: (…) Godišnji program o kojem je riječ: (…) Fond: (…) (sve je prikazano u EUR) Prioritet Poseban prioritet (1) Doprinos Zajednice (a) Državna dodjela (b) Privatna dodjela (c) Ukupno (d = a + b + c) % EZ (e = a/d) Udio u ukup. (d/ukup. d) Djelovanje 1: (…) 0 Djelovanje 2: (…) 0 Djelovanje 3: (…) 0 Djelovanje 4: (…) 0 Djelovanje 5: (…) 0 Djelovanje …: (…) 0 Djelovanje N: (…) 0 Tehnička pomoć 0 Ostale operacije (2) 0 Ukupno 0 100 % (1) Ako je primjenljivo. (2) Ako je primjereno, specifične mjere definirane osnovnim aktom kao hitne mjere. (Potpis odgovorne osobe)









PRILOG 4.

MODEL IZVJEŠĆA O NAPRETKU O PROVEDBI GODIŠNJEG PROGRAMA

DRŽAVA ČLANICA:

FOND:

ODGOVORNO TIJELO:

GODINA KOJA SE POKRIVA:

A. Tehničko izvješće

1. OPERATIVNA PROVEDBA

1.1. Vremenik programa

▼M3

1.2. Opis postupka za odabir projekata (na razini odgovornog tijela/delegiranog tijela ili pridruženih tijela) te njihovi rezultati

▼B

1.3. Napredak ostvaren u provedbi programskih djelovanja u okviru odabranih prioriteta 1.3.1. Djelovanja za provedbu Prioriteta 1. 1.3.2. Djelovanja za provedbu Prioriteta 2. 1.3.3. Ostalo

1.4. Korištenje tehničke pomoći

▼M3

1.4.a. Ostale radnje

▼B

1.5. Problemi na koje se naišlo i poduzete mjere

2. FINANCIJSKA PROVEDBA







Izvješće o napretku provedbe godišnjeg programa Tablica 1. Financijsko izvješće Država članica: (…) Godišnji program o kojem je riječ: (…) Stanje na: (dan/mjesec/godina) Pretfinancijski parametri dobiveni od EZ-a: (iznos) Svi pokazatelji u EUR Prioritet Poseban prioritet (1) Programirala država članica Izvršeno na razini države članice Doprinos EZ-a plaćen konačnim korisnicima od strane države članice Ukupni ►M3 prihvatljivi ◄ troškovi učinjeni do datuma od strane konačnih korisnika Ukupni programski troškovi (a) Doprinos EZ-a (b) % EZ (c = b/a) Ukupni prihvatljivi troškovi (d) Doprinos EZ-a (e) % EZ (f = e/d) Djelovanje 1. Djelovanje 2. Djelovanje 3. Djelovanje 4. Djelovanje 5. Djelovanje N Tehnička pomoć Ostale operacije (2) UKUPNO 0 0 0 0 0 0 0 0 (1) Ako je primjenljivo (2) Ako je primjereno, specifične mjere definirane na zakonskoj osnovi kao hitne mjere ili preseljene osobe







↓ ↓ > 60 % dobivenih pretfinancijskih plaćanja? Da/Ne Da/Ne

3. IZVJEŠĆIVANJE O NEPRAVILNOSTIMA







Notifikacija novih nepravilnosti (1) Ne Da (ako da, ispuniti tablicu 2.) (1) Od posljednjeg izvješća o napretku/završnoga izvješća Komisiji.







Izvješće o napretku provedbe godišnjeg programa Tablica 2. Početno izvješćivanje o nepravilnosti Država članica: (…) Stanje na: (dan/mjesec/godina) Fond: (…) Referenca Godišnji program Projekt Prekršena odredba Vrsta nepravilnosti Datum/izvor prve informacije Metoda otkrivanja Metoda prijevare (Da/Ne) Iznos u EUR (Doprinos Zajednice)







Pronalazak prethodnih nepravilnosti? Ne Da (ako da, ispuniti tablicu 3.)







Izvješće o napretku provedbe godišnjeg programa Tablica 3. Izvješćivanje o pronalasku nepravilnosti Država članica: (…) Stanje na: (dan/mjesec/godina) Fond: (…) Referenca Godišnji program Projekt Prekršena odredba Iznos (Doprinos EZ-a u EUR) Pronađena djelovanja Nalog za povratom (iznos u EUR) Otkazivanje doprinosa EU-a Izdano Plaćeno Osnovni interes Odricanje

B. Zahtjev za drugim pretfinancijskim plaćanjem

Ja, dolje potpisani (ime odgovorne osobe velikim tiskanim slovima),

koji predstavljam odgovorno tijelo za upravljanje i provedbu (ime Fonda) zahtjeva za plaćanjem sljedećeg iznosa kao drugog pretfinancijskog plaćanja.







EUR (1) (1) Ukupan iznos koji se traži za prvo pretfinanciranje. (točan prikaz na dvije decimale)

Zahtjev za plaćanjem je opravdan, jer:

(a) izvješće je o napretku provedbe godišnjeg programa dostavljeno Komisiji ili je priloženo;

(b) ovjerena deklaracija o izdacima, sastavljena tako da uračunava barem 60 % iznosa za prvo pretfinanciranje, dostavljena je ili je priložena;

(c) godišnji je program proveden u skladu s načelom zdravog upravljanja financijama te postoji osnovana sigurnost da su istaknute transakcije zakonite i uredne;

(d) ne postoji osnovano mišljenje Komisije vezano za povredu članka 226. Ugovora, u pogledu djelovanja za koja se izdaci deklariraju u zahtjevu.

Plaćanje treba izvršiti Komisija prema:







Tijelu odgovornom za primanje plaćanja Banci Bankovnom računu br.: Nositelju računa (ako nije isti kao i tijelo odgovorno za plaćanje)

Datum

Ime velikim tiskanim slovima, žig, položaj i potpis nadležnog tijela









PRILOG 5.

MODEL ZAVRŠNOG IZVJEŠĆA O PROVEDBI GODIŠNJEG PROGRAMA

DRŽAVA ČLANICA:

FOND:

ODGOVORNO TIJELO:

GODINA KOJA SE POKRIVA:

A. Tehničko izvješće

1. OPERATIVNA PROVEDBA

1.1. Vremenik provedbe programa

▼M3

1.2. Prema potrebi, ažuriran opis organizacije odabira projekata (na razini odgovornog tijela/delegiranog tijela ili pridruženih tijela) i njihovih rezultata iz izvješća o napretku

▼B

1.3. Postignuća u provedbi programskih djelovanja s obzirom na odabrane prioritete 1.3.1. Djelovanje usmjereno na provedbu prioriteta 1. 1.3.2. Djelovanje usmjereno na provedbu prioriteta 2. 1.3.3. Ostalo Vidovi djelovanja predstavljeni pri opisu svakog djelovanja iz točaka od 1.3 do Ostalo. 1. Svrha i područje djelovanja 2. Promjene programa kojeg je odobrila Komisija (ako je to primjereno) 3. Praćenje djelovanja poduzetih tijekom i nakon provedbe 4. Aktualni rezultati 5. Ocjena aktualnih rezultata u usporedbi s ciljevima i pokazateljima koji su utvrđeni u programu

1.4. Rezultati tehničke pomoći

▼M3

1.4.a Ostale radnje

▼B

1.5. Problemi na koje se nailazi i mjere poduzete u provedbi programa

1.6. Postupci primijenjeni u slučaju kada je odgovorno tijelo provodilo projekt/projekte izravno djelujući kao izvršno tijelo (ako je to primjereno)

1.7. Koherencija i komplementarnost s ostalim instrumentima

▼M3

1.8. Potvrda da nisu nastupile nikakve bitne izmjene u upravljačkom i kontrolnom sustavu od posljednje revizije priopćene Komisiji dana …

▼B

2. OCJENA NAPRETKA U PROVEDBI VIŠEGODIŠNJEG PROGRAMA

3. MJERE PODUZETE RADI PRUŽANJA INFORMACIJA O PROGRAMU 3.1. Mjere poduzete s ciljem da se višegodišnji ( 11 ) i godišnji programi učine javnima 3.2. Provedba vidljivih načela

4. FINANCIJSKA PROVEDBA ▼M3



Završno izvješće o provedbi godišnjeg programa Tablica 1. Detaljno financijsko izvješće (svi iznosi su u eurima) Predviđeno od strane države članice (u godišnjem programu kako ga je odobrila Komisija Izvršeno na razini države članice Stvarni iznosi koje je prihvatilo odgovorno tijelo (troškovi koje imaju korisnici i završni doprinos EZ-a Aktivnosti Projekti Prioritet Posebni prioritet (1) Ukupni planirani troškovi (a) Doprinos EZ-a (b) % doprinosa EZ-a (c = b/a) Ukupni prihvatljivi troškovi (d) Doprinos EZ-a (e) % doprinosa EZ-a (f = e/d) Ukupni prihvatljivi troškovi (g) Doprinos EZ-a (h) % doprinosa EZ-a (i = h/g) Doprinosi od trećih stranaka (j) Primici nastali od projekta (k) Plaćanje/ povrat koji treba izvršiti odgovorno tijelo (l) Aktivnost 1: […] projekt 1: […] projekt N: […] Ukupno aktivnost 1 Aktivnost …: […] projekt 1: […] projekt N: […] Ukupno aktivnost …: […] Aktivnost N: […] projekt 1: […] projekt N: […] Ukupno aktivnost N Tehnička pomoć Ostale radnje (1) UKUPNO 0 0 0 % 0 0 0 % 0 0 0 % 0 (1) Ako je primjenjivo. ▼B 4.1. ►M1 Popis svih naplata u tijeku šest mjeseci nakon prihvatljivosti roka za izdatak ◄



Završno izvješće o provedbi godišnjeg programa Tablica 2. Popis naloga za povrat koji su u tijeku Država članica: (…) Fond: (…) Stanje na: (dan/mjesec/godina) Referenca Godišnji program Projekt Ukupan iznos za povratiti Doprinos EU-a koji treba povratiti Izvedeno iz odnosnog financijskog izvješća (Da/Ne) Razlozi za povrat 4.2. Popis naloga za nadoknadom nije uključen u financijska izvješća o prethodnim godišnjim programima (ako je to primjereno)



Završno izvješće o provedbi godišnjeg programa Tablica 3. Popis naloga za povrat koji još nije izveden iz prethodnih deklaracija o izdacima Država članica: (…) Fond: (…) Stanje na: (dan/mjesec/godina) Referenca Godišnji program Projekt Ukupan vraćeni iznos Doprinos EU-a koji je vraćen Datum povrata Razlozi za povrat

5. IZVJEŠĆIVANJE O NEPRAVILNOSTIMA



Notifikacija o novim nepravilnostima (1) Ne Da (ako da, ispuniti tablicu 4.) (1) Od posljednjega izvješća o napretku/završnoga izvješća Komisiji.



Završno izvješće o provedbi godišnjeg programa Tablica 4. Početno izvješćivanje o nepravilnosti Država članica: (…) Stanje na: (dan/mjesec/godina) Fond: (…) Referenca Godišnji program Projekt Prekršena odredba Vrsta nepravilnosti Datum/izvor prve informacije Metoda otkrivanja Metoda prijevare (Da/Ne) Iznos u EUR (Doprinos Zajednice)



Pronađene prethodne nepravilnosti? Ne Da (ako da, ispuniti tablicu 5.)



Izvješće o napretku provedbe godišnjeg programa Tablica 5. Izvješćivanje o pronađenim nepravilnostima Država članica: (…) Stanje na: (dan/mjesec/godina) Fond: (…) Referenca Godišnji program Projekt Prekršena odredba Iznos (Doprinos EZ-a u EUR) Pronađena djelovanja Nalog za povratom (iznos u EUR) Otkazivanje doprinosa EU-a Izdano Plaćeno Osnovni interes Odricanje

▼M3

6. PRILOZI Sukladnost prihvatljivih izdataka i prihoda projekta s načelom neprofitnosti i sažet opis projekta



Završno izvješće o provedbi godišnjeg programa Tablica 6.A Prihvatljivi troškovi projekta i izvori prihoda. Sukladnost s načelom neprofitnosti iz točke I.3.3. Priloga 11. Prihvatljivi troškovi Izvori prihoda Izravni troškovi Neizravni troškovi Ukupni prihvatljivi troškovi Doprinos iz EU-a Doprinos od trećih stranaka Primici nastali od projekta Ukupan prihod (kako je utvrđen u točki I.3.3. Priloga 11.) (a) (b) (c) = (a) + (b) (e) (f) (g) (h) = (e) + (f) + (g) Referentni broj projekta Referentni broj projekta Referentni broj projekta itd. UKUPNO AKTIVNOST 1 Referentni broj projekta Referentni broj projekta Referentni broj projekta itd. UKUPNO AKTIVNOST 2 Referentni broj projekta Referentni broj projekta Referentni broj projekta itd. UKUPNO AKTIVNOST N TEHNIČKA POMOĆ UKUPNO GODIŠNJI PROGRAM

▼B

B. Zahtjev za plaćanjem bilance / Izjava o povratu

Ja, dolje potpisani (ime odgovorne osobe velikim tiskanim slovima), koji predstavljam odgovorno tijelo u ime (ime Fonda)

— zahtjev za plaćanjem sljedećeg iznosa: —



EUR (1) + (1) Ukupan iznos koji se traži radi nadopunjavanja pretfinancijskoga plaćanja/pretfinancijskih plaćanja. (točan prikaz na dvije decimale) — ili

— izjava o povratu sljedećeg iznosa: —



EUR (1) – (1) Ukupan iznos za povrat nakon raščišćavanja pretfinancijskoga plaćanja/pretfinancijskih plaćanja. (točan prikaz na dvije decimale)

Ovaj je iznos rezultat bilance između ukupnog iznosa pretfinancijskog plaćanja/pretfinancijskih plaćanja dobivenih za odnosni godišnji program i aktualnih deklariranih izdataka.

Zahtjev za plaćanjem je dopušten, jer:

(a) završno izvješće o provedbi godišnjeg programa je dostavljeno Komisiji ili je priloženo;

(b) ovjerena deklaracija o izdacima je dostavljena ili priložena;

(c) godišnje revizijsko izvješće, mišljenje o funkcioniranju sustava za upravljanje i nadzor i deklaracija o valjanosti zahtjeva za plaćanjem koje je pripremilo odgovorno tijelo, su dostavljeni ili priloženi;

(d) svaki interes nastao putem pretfinancijskog plaćanja je uvršten u godišnji program i pr