2005D0769 — HR — 04.08.2006 — 001.002

►B ODLUKA KOMISIJE od 27. listopada 2005. o utvrđivanju pravila za nabavu pomoći u hrani nevladinih organizacija ovlaštenih od strane Komisije za kupnju i mobilizaciju proizvoda koje treba nabaviti na temelju Uredbe Vijeća (EZ) br. 1292/96 i stavljanju izvan snage njezine Odluke od 3. rujna 1998. (2005/769/EZ) ( L 291, 5.11.2005, p.24)









▼B

ODLUKA KOMISIJE

od 27. listopada 2005.

o utvrđivanju pravila za nabavu pomoći u hrani nevladinih organizacija ovlaštenih od strane Komisije za kupnju i mobilizaciju proizvoda koje treba nabaviti na temelju Uredbe Vijeća (EZ) br. 1292/96 i stavljanju izvan snage njezine Odluke od 3. rujna 1998.

(2005/769/EZ)







KOMISIJA EUROPSKIH ZAJEDNICA, uzimajući u obzir Ugovor o osnivanju Europske zajednice, uzimajući u obzir Uredbu Vijeća (EZ) br. 1292/96 od 27. lipnja 1996. o politici pomoći u hrani i upravljanju tom pomoći i posebnim aktivnostima potpore sigurnosti hrane ( 1 ), a posebno njezin članak 19. stavak 1., budući da: (1) Člankom 3. stavkom 1. Uredbe Komisije (EZ) br. 2519/97 od 16. prosinca 1997. o utvrđivanju općih pravila za mobilizaciju proizvoda koje treba nabaviti na temelju Uredbe Vijeća (EZ) br. 1292/96 kao pomoć u hrani Zajednice ( 2 ) omogućeno je da Komisija ovlasti međunarodne i nevladine organizacije koje su korisnici pomoći Zajednice da same kupe i mobiliziraju proizvode koji se koriste kao pomoć, pod uvjetom da Komisija utvrdi pravila i postupke koji se u tom slučaju primjenjuju. (2) Člankom 164. Uredbe Komisije (EZ, Euratom) br. 2342/2002 od 23. prosinca 2002. o utvrđivanju detaljnih pravila za provedbu Uredbe Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 o Financijskoj uredbi koja se primjenjuje na opći proračun Europskih zajednica ( 3 ) (provedbena pravila), predviđa se da, kada provedba djelovanja za koju se mogu primiti bespovratna sredstva Zajednice uključuje nabavu, ugovor o bespovratnim sredstvima sklopljen u tu svrhu treba sadržavati pravila nabave koja korisnik mora poštovati. (3) Prema članku 120. Uredbe Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 od 25. lipnja 2002. o Financijskoj uredbi koja se primjenjuje na opći proračun Europskih zajednica ( 4 ) (Financijska uredba) sklapanje ugovora o nabavi od strane korisnika bespovratnih sredstava podložno je načelima utvrđenima u Financijskoj uredbi i njezinim provedbenim pravilima. (4) Pravila nabave koja trebaju poštovati tijela utvrđena u dijelu 2. Priloga Uredbi (EZ) br. 1292/96 za provedbu politike pomoći u hrani su već utvrđena u ugovorima o doprinosima koje je Komisija sklopila s međunarodnim organizacijama za tu svrhu; za nevladine organizacije pravila nabave i ostali uvjeti koji su neophodni za mobilizaciju pomoći u hrani i za poštovanje financijskih načela utvrđenih u Financijskoj uredbi i njihovim provedbenim pravilima trebaju se temeljiti posebno na onima utvrđenima Uredbom (EZ) br. 2519/97, te prema potrebi prilagoditi uzimajući u obzir stanje financijskog upravljanja. (5) Pravila nabave trebala bi se primjenjivati kada Komisija ovlašćuje nevladine organizacije za kupnju i mobilizaciju pomoći u hrani u okviru ugovora koje treba potpisati za provedbu godišnjeg programa rada pomoći u hrani, ne dovodeći u pitanje diskrecijsko pravo dužnosnika za ovjeravanje Komisije da u te ugovore uključi dodatne zahtjeve za dobro financijsko upravljanje. Odluku Komisije od 3. rujna 1998. trebalo bi stoga staviti izvan snage. (6) Odbor za pomoć u hrani i sigurnost hrane obaviješten je o ovoj mjeri u skladu s člankom 29. Uredbe (EZ) br. 1292/96, budući da: ODLUČILA JE:







Članak 1.

Pravila za nabavu pomoći u hrani od strane nevladinih organizacija koje je Komisija ovlastila za kupnju i mobilizaciju proizvoda koje treba nabaviti na temelju Uredbe (EZ) br. 1292/96 su utvrđena u Prilogu ovoj Odluci. Ta pravila čine sastavni dio ugovora i konvencija koje Komisija sklapa u tu svrhu.

Članak 2.

Odluka Komisije od 3. rujna 1998. o davanju ovlasti određenim organizacijama koje primaju pomoć u hrani Zajednice za vlastitu nabavu određenih proizvoda kao pomoći u hrani Zajednice stavlja se izvan snage.

Članak 3.

Ova Odluka proizvodi učinke na dan objave.

▼M1









PRILOG

Nevladina organizacija koja je korisnik pomoći Zajednice (dalje u tekstu „NVO”) odgovorna je za poštovanje sljedećih pravila za kupovinu proizvoda koje treba isporučiti u skladu s Uredbom Vijeća (EZ) br. 1292/96 kao pomoć u hrani Zajednice ne dovodeći u pitanje dodatne zahtjeve u vezi s financijskim upravljanjem koji su uključeni u ugovor sklopljen s korisnikom za provedbu politike pomoći u hrani.

1. MJESTO KUPNJE ROBE

Ovisno o uvjetima utvrđenim za određenu isporuku, proizvodi se kupuju u zemlji primateljici ili u jednoj od zemalja u razvoju koje su navedene u Prilogu Uredbi (EZ) br. 1292/96, a koja, ako je moguće, pripada istoj geografskoj regiji kao i zemlja primateljica, ili u državi članici Europske zajednice.

Podrijetlo robe i materijala određuju se u skladu s pravilima o podrijetlu i odstupanjima od tih pravila utvrđenim Uredbom (EZ) br. 2110/2005 Europskog parlamenta i Vijeća ( 5 ).

U izvanrednim okolnostima i u skladu s postupkom iz članka 11. stavka 2. Uredbe (EZ) br. 1292/96, Komisija može odobriti da se proizvodi kupe na tržištu zemlje koja nije na popisu u Prilogu Uredbi (EZ) br. 1292/96 ili u državi članici Europske zajednice.

2. SVOJSTVA PROIZVODA

Proizvodi u najvećoj mogućoj mjeri odgovaraju prehrambenim navikama stanovništva koje prima pomoć. Stoga treba koliko je god moguće dati prednost kupovini u zemlji u kojoj se provodi aktivnost ili susjednoj zemlji.

Svojstva proizvoda i njihovo pakiranje trebaju poštovati standarde kvalitete utvrđene domaćim zakonodavstvom u zemlji podrijetla i/ili zemlji odredišta, ovisno o tome koje zakonodavstvo ima više standarde kvalitete. Tamo gdje lokalno zakonodavstvo ne postoji, trebaju se koliko je god moguće poštovati međunarodno priznati standardi kao što je Codex Alimentarius.

U slučaju da su proizvodi kupljeni u Europskoj zajednici, njihova svojstva trebaju biti u skladu sa zahtjevima utvrđenim u Komunikaciji Komisije o svojstvima proizvoda koje treba isporučiti kao pomoć u hrani Zajednice ( 6 ). Pored toga, pakiranje treba biti u skladu sa zahtjevima utvrđenim u Komunikaciji Zajednice o pakiranja proizvoda koje treba isporučiti kao pomoć u hrani Zajednice ( 7 ).

3. PRAVILA O DRŽAVLJANSTVU

Prihvatljivost za sudjelovanje u postupcima provedbe natječaja određuje se u skladu s pravilima o prihvatljivosti i odstupanjima od njih utvrđenim Uredbom (EZ) br. 2110/2005.

Ponuditelj mora biti zakonito registriran i u mogućnosti o tome na zahtjev dati dokaz.

4. RAZLOZI ZA ISKLJUČENJE IZ SUDJELOVANJA U POSTUPCIMA NABAVE I DODJELE UGOVORA

4.1. Razlozi za isključenje iz sudjelovanja u postupcima nabave

Ponuditelji se isključuju iz sudjelovanja u postupku nabave ako:

(a) su u stečaju ili u postupku likvidacije, ako su predmet sudskog postupka prisilne naplate, ako su sklopili ugovor s vjerovnicima, obustavili poslovnu djelatnost, ako je protiv njih pokrenut odgovarajući postupak ili su u analognoj situaciji koja proizlazi iz sličnog postupka predviđenog u nacionalnom zakonodavstvu ili propisima;

(b) su presudom koja ima snagu res judicata osuđeni za kazneno djelo koje se odnosi na njihovo poslovno ponašanje;

(c) su okrivljeni za teži profesionalni propust koji može dokazati korisnik bespovratnih sredstava;

(d) nisu ispunili obveze koje se odnose na plaćanje doprinosa za socijalno osiguranje ili plaćanje poreza u skladu s pravnim odredbama zemlje u kojoj imaju poslovni nastan, zemlje korisnika bespovratnih sredstava ili zemlje u kojoj treba izvršiti ugovor;

(e) je protiv njih donesena presuda koja ima snagu res judicata za prijevaru, korupciju, sudjelovanje u zločinačkim aktivnostima ili bilo koju drugu nezakonitu aktivnost koja može nanijeti štetu financijskim interesima Zajednice;

(f) je slijedom drugog postupka nabave ili dodjele bespovratnih sredstava financiranog iz proračuna Zajednice ustanovljena njihova ozbiljna povreda ugovora zbog neispunjavanja ugovornih obveza.

Ponuditelji moraju dokazati da se ne nalaze niti u jednoj od navedenih situacija.

4.2. Isključenje od sklapanja ugovora

Ugovori se ne sklapaju s ponuditeljima koji su tijekom postupka nabave:

(a) u sukobu interesa;

(b) netočno prikazali informacija koje traži korisnik bespovratnih sredstava kao uvjet za sudjelovanje u postupku ugovaranja ili propustili dostaviti te informacije.

5. POSTUPCI SKLAPANJA UGOVORA

5.1. Opće odredbe

NVO objavljuje međunarodni javni poziv za podnošenje ponuda za ugovore o isporuci u vrijednosti od 150 000 EUR ili više. U slučaju međunarodnog poziva za podnošenje ponuda, NVO objavljuje obavijest o natječaju u svim odgovarajućim medijima, a posebno na internetskoj stranici NVO-a, u međunarodnom tisku te u nacionalnom tisku zemlje u kojoj se djelovanje provodi ili u drugim specijaliziranim časopisima.

Ugovori o isporuci u vrijednosti od 30 000 EUR ili više, ali manje od 150 000 EUR sklapaju se putem postupaka javnog natječaja koji se objavljuje lokalno. U slučaju lokalnog javnog natječaja, obavijest o natječaju objavljuje se u svim odgovarajućim medijima, ali samo u zemlji u kojoj se djelovanje provodi. I drugi prihvatljivi dobavljači moraju imati iste mogućnosti kao i lokalna poduzeća.

Ugovori o isporuci u vrijednosti manjoj od 30 000 EUR moraju se sklopiti putem konkurentskog pregovaračkog postupka bez objave pri čemu NVO poziva najmanje tri dobavljača po svom izboru i pregovara o uvjetima ugovora s jednim ili više njih.

Ugovori o isporuci u vrijednosti manjoj od 5 000 EUR mogu se sklopiti pregovaračkim postupkom na temelju jedne ponude.

Rokovi za zaprimanje ponuda i zahtjeva za sudjelovanje moraju biti dovoljno dugi kako bi se omogućilo zainteresiranim stranama razumno i odgovarajuće razdoblje za pripremu i podnošenje ponuda.

Kada NVO koristi središnji ured za kupovinu kao pružatelja usluge u skladu s odjeljkom 8.4. Priloga IV. „Nabava korisnika bespovratnih sredstava u kontekstu vanjskih djelatnosti Europske zajednice” izabire ga u skladu s postupcima za ugovore o uslugama koji su određeni u odjeljcima 4.1. i 4.2. tog Priloga. Kada središnji ured za kupovinu kupuje proizvode za pomoć u hrani na tržištu obvezan je pridržavati se pravila i uvjeta ove Odluke i Priloga.

5.2. Pregovarački postupak na temelju jedne ponude

Korisnik može koristiti pregovarački postupak na temelju jedne ponude u sljedećim slučajevima:

(a) kada iz razloga iznimne hitnosti nastalih zbog događaja koje korisnik nije mogao predvidjeti i koji mu se ne mogu pripisati nije moguće poštovati vremenski rok za postupke iz odjeljka 5.1. Okolnosti na koje se poziva kako bi se opravdala iznimna hitnost ni u kojem se slučaju ne smiju se pripisati korisniku. Smatra se da djelovanja koja se provode u kriznim situacijama koje je utvrdila Komisija zadovoljavaju test iznimne hitnosti. Komisija obavješćuje korisnika postojanju i kraju krizne situacije;

(b) za dodatne dostave od strane prvotnog dobavljača koje su namijenjene za djelomičnu zamjenu uobičajene isporuke robe ili opreme ili kao dopuna postojeće isporuke robe ili opreme kada promjena dobavljača korisnika obvezuje na nabavu opreme s različitim tehničkim svojstvima koja može prouzročiti nesukladnost ili nerazmjerne tehničke poteškoće u korištenju i održavanju;

(c) ako je postupak provedbe natječaja bio neuspješan, odnosno ako nije zaprimljena niti jedna kvalitetna i/ili financijski isplativa ponuda. U takvim slučajevima korisnik nakon otkazivanja provedbe natječaja može ugovoriti suradnju s jednim ili više ponuditelja koji su sudjelovali u postupku provedbe natječaja po njegovom izboru, pod uvjetom da se izvorni uvjeti postupka provedbe natječaja ne smiju znatno izmijeniti;

(d) ako se predmetni ugovor o nabavi sklapa s tijelima koja imaju de jure ili de facto monopol, što mora biti valjano obrazloženo u odluci o sklapanju ugovora;

(e) izravno usuglašen ugovor o nabavi može se sklopiti ako je to opravdano posebnim uvjetima isporuke i posebno u slučaju eksperimentalne isporuke.

5.3. Obveze za podnošenje ponuda

Obavijest o natječaju mora jasno odrediti oblik i rok za podnošenje ponuda.

Sve zahtjeve za sudjelovanje i ponude koje udovoljavaju zahtjevima odbor za evaluaciju mora ocijeniti i razvrstati na temelju unaprijed objavljenih kriterija za isključenje, uvjeta sposobnosti i kriterija za odabir ponude. Ovaj odbor mora imati neparan broj članova, najmanje tri, tehnički i administrativno osposobljenih za davanje mišljenja o ponudama na temelju obaviještenosti.

Za svaku skupinu može se podnijeti jedna ponuda. Valjana je samo ako se odnosi na cjelokupnu skupinu. Kada je pošiljka raspodijeljena na podskupine, ponuda se određuje kao njihov prosjek. Kada se poziv za podnošenje ponuda odnosi na isporuku više od jedne skupine, treba podnijeti zasebnu ponudu za svaku skupinu. Ponuditelj nije obvezan podnijeti ponudu za sve skupine.

Ponude sadrže:

— naziv i adresu ponuditelja,

— referentni broj poziva za podnošenje ponuda, skupine i djelovanja,

— neto težinu skupine ili određeni novčani iznos na koji se ponuda odnosi,

— ponuđenu cijenu po neto metričkoj toni proizvoda na mjestu dostave kako je određeno i u skladu s uvjetima utvrđenim u zahtjevu za podnošenje ponuda; ili neto količinu ponuđenog proizvoda ako je poziv za podnošenje ponuda za ugovor o isporuci najveće količine određenog proizvoda u određenoj novčanoj vrijednosti,

— troškove prijevoza od mjesta utovara do mjesta dostave za određenu fazu dostave,

— rok za dostavu ili vremenski okvir za dostavu.

Ponuda je valjana samo ako je uz nju priložen dokaz o podnesenom jamstvu za ponudu. Iznos jamstva za ponudu izražen u valuti plaćanja i rok valjanosti utvrđen je u obavijesti o natječaju. Jamstvo mora biti za najmanje 1 % ukupnog iznosa ponude, a rok valjanosti je najmanje mjesec dana.

Jamstvo se polaže u korist NVO-a u obliku vrijednosnog papira kreditne institucije koju priznaje država članica ili koju prihvaća NVO. Jamstvo je neopozivo i može se aktivirati na prvi zahtjev.

U slučaju kupnje pomoći u zemlji koja je sama korisnik potpore u hrani, NVO može u obavijesti o natječaju odrediti druge uvjete za jamstvo, uzimajući u obzir praksu te zemlje.

Jamstvo za ponudu se vraća:

— pismom ili telefaksom od strane NVO-a ako se ponuda ne prihvaća ili ako se odbija, ili ako se ugovor ne dodijeli,

— kada ponuditelj imenovan dobavljačem položi jamstvo za dostavu.

Jamstvo se zadržava ako dobavljač ne dostavi jamstvo za dostavu u razumnom roku nakon sklapanja ugovora i također ako ponuditelj povuče svoju ponudu nakon što je zaprimljena.

Ponuda se odbija ako nije podnesena u skladu s ovim odredbama ili sadrži rezerve ili uvjete različite od onih koji su predviđeni u pozivu za podnošenje ponuda.

Ponude se ne mogu mijenjati niti povući nakon što su zaprimljene.

Ugovor se sklapa s ponuditeljem koji je podnio najnižu ponudu i poštovao sve uvjete poziva za podnošenje ponuda, a posebno svojstva proizvoda koje treba mobilizirati. Kada više ponuditelja istodobno podnese najnižu ponudu, ugovor se dodjeljuje ždrijebom.

Odabrani dobavljač i neuspješni ponuditelji uredno se obavješćuje o dodjeli ugovora pismom ili telefaksom.

NVO može odlučiti da neće dodijeliti ugovor nakon isteka prvog ili drugog roka, posebno kada podnesene ponude nisu u okviru uobičajenih tržišnih cijena. NVO ne treba obrazlagati svoju odluku. Ponuditelje se obavješćuje o odluci da se ugovor ne dodjeljuje pisanim putem u roku tri radna dana.

6. OBVEZE DOBAVLJAČA I UVJETI ISPORUKE

U obavijesti o natječaju određuju se ugovorni uvjeti dostave prema Incotermsu relevantni za ugovor o isporuci, a uključuje i primjenljivo izdanje Incotermsa. Dobavljač s kojim se sklapa ugovor ispunjava svoje obveze u skladu sa svim uvjetima utvrđenim u obavijesti o natječaju, uključujući i one iz Incotermsa i iz njegove ponude.

Ako u obavijesti o nabavi i ugovoru nije drukčije određeno, vrijede obveze dobavljača (prodavatelja) i NVO-a (kupca) kako su utvrđene u Incotermsu.

Kada Incoterms navedeni u obavijesti o natječaju obvezuju dobavljača na sklapanje police osiguranja za prijevoz, to osiguranje mora biti barem u istom iznosu kao i vrijednost ponude i pokriva sve rizike povezane s prijevozom i svim drugim aktivnostima dobavljača povezanim s isporukom, sve do trenutka ugovorom određene faze dostave. Također mora pokriti i sve troškove razvrstavanja, povlačenja ili uništavanja oštećene robe, ponovnog pakiranja, inspekcije i analize robe u slučajevima kada korisnik unatoč šteti ne isključuje njezin prihvat.

U slučaju pomorskog prijevoza i dostave, roba se može dostavljati u odvojenim pošiljkama na više od jednog plovila samo uz suglasnost NVO-a.

U slučaju kopnenog prijevoza, roba se smije dostavljati drugim prijevoznim sredstvom osim onim koje je utvrđeno ugovorom samo uz suglasnost NVO-a.

U slučajevima kada dobavljač zatraži suglasnost od NVO-a za promjenu u načinu prijevoza ili rasporeda dostave, NVO kao uvjet za svoju suglasnost od dobavljača može zatražiti da snosi dodatne troškove, posebno dodatne troškove za inspekcije i analizu.

Kada je to primjereno, obaviješću o natječaju može se odrediti dan prije kojeg se dostava smatra preuranjenom.

Dobavljač snosi sve rizike, uključujući gubitak ili propadanje, kojima roba može podleći do izvršenja isporuke i dok tu činjenicu ne registrira nadzornik u konačnoj potvrdi o sukladnosti (vidjeti točku 7.).

Osim ako drukčije nije određeno u obavijesti o natječaju, dobavljač odmah pisanim putem obavješćuje korisnika i nadzornika o korištenom prijevoznom sredstvu, datumima utovara, očekivanom datumu i mjestu isporuke koji su navedeni u ugovoru te o bilo kojoj nezgodi dok je roba u provozu.

Osim ako drukčije nije određeno u obavijesti o natječaju i u Incoterms koji se odnose na ugovor, ponuditelj obavlja službene postupke u vezi s dobivanjem izvozne dozvole, carinski postupak u vezi s provozom i uvozno carinjenje te snosi sve povezane troškove i pristojbe.

Kako bi se osiguralo da dobavljač ispuni svoje obveze, on polaže jamstvo za dostavu u razumnom roku od obavijesti o sklapanju ugovora. Jamstvo, izraženo u valuti plaćanja, predstavlja od 5 do 10 % od ukupnog iznosa ponude. Rok valjanosti je mjesec dana nakon dana konačne dostave. Polaže se na isti način kao i jamstvo za ponudu.

NVO vraća jamstvo u za dostavu u cijelosti pismom ili telefaksom kada je dobavljač:

— izvršio isporuku u skladu sa svim obvezama, ili

— oslobođen obveza, — ili

— nije izvršio isporuku zbog više sile koju priznaje NVO.

7. NADZOR

NVO sklapa ugovor s „nadzornom agencijom” (međunarodno priznata nadzorna tvrtku ili skupina međunarodno priznatih tvrtki koje su po mogućnosti akreditirane standardom ISO 45004 – ISO/IEC 17020 u sektoru prehrambenih proizvoda). Čim je ugovor sklopljen, NVO obavješćuje dobavljača u pisanom obliku o izboru nadzorne agencije. Obaviješću o javnom natječaju određuju se obveze dobavljača prema kojima u pisanom obliku treba obavijestiti nadzornu agenciju o nazivu i adresi proizvođača, o tome tko će pakirati i tko drži na zalihi robu koju treba dostaviti, o okvirnom danu proizvodnje i pakiranja te o imenu svog zastupnika na mjestu dostave.

Nadzorna agencija odgovorna je za provjeravanje i potvrđivanje kvalitete, količine, pakiranja i označivanja robe koju treba dostaviti i to prilikom svake isporuke te izdaje potvrdu o privremenoj sukladnosti i potvrdu o sukladnosti na ugovornom mjestu dostave. S tim u vezi nadzorna agencija uzima u obzir različita svojstva proizvoda kako je navedeno u točki 2. ovog Priloga.

NVO ugovorom osigurava da se nadzorna agencija obvezuje na:

— održavanje potpune neovisnosti,

— neprihvaćanje uputa od bilo koje druge strane osim NVO-a kupca ili njegovih zastupnika, a posebno neprihvaćanje uputa od dobavljača, primatelja ili njihovih zastupnika, zastupnika donatora ili ostalih posrednika koji su uključeni u predmetne aktivnosti,

— sprečavanje sukoba interesa između svojih aktivnosti po ugovoru s NVO-om te bilo kojih drugih aktivnosti koje poduzima sa stranom koja je uključena u predmetnu djelatnost.

Nadzorna agencija provodi barem dvije provjere na temelju službenih uvjeta u skladu s međunarodnim nadzornim standardima:

(a) preliminarna provjera sukladnosti kvalitete provodi se prije utovara, a pregled količine nakon utovara robe. Završna provjera provodi se nakon istovara na mjestu dostave navedenom u ugovoru o nabavi;

(b) nadzorna agencija nakon preliminarne provjere dobavljaču izdaje privremenu potvrdu o sukladnosti koja prema potrebi može imati rezervu. Prijevoz od mjesta ukrcaja može započeti tek nakon izdavanja privremene potvrde o sukladnosti;

(c) nadzorna agencija nakon završne provjere na mjestu dostave dobavljaču izdaje konačnu potvrdu o sukladnosti koja posebno naglašava datum izvršenja isporuke i isporučenu neto količinu; ako je potrebno ta potvrda o sukladnosti može se izdati s rezervom;

(d) kada nadzorna agencija nakon završnog pregleda na ugovornom mjestu dostave izda utemeljenu „obavijest o rezervi”, mora o tome u pisanom obliku što je prije moguće obavijestiti dobavljača i NVO koji je kupac. Kada dobavljač želi osporiti nalaze nadzorne agencije, može to učiniti u roku dva radna dana nakon objave te obavijesti.

Za troškove navedenih provjera račun se ispostavlja NVO-u te ih snosi NVO, no prihvatljivi su troškovi Zajednice, ako su uključeni u proračun za ugovor o bespovratnim sredstvima. Dobavljač pokriva sve financijske posljedice u slučaju kvalitativnih nedostataka ili kašnjenja u predaji robe za provjeru.

Ako dobavljač ili korisnik uloži prigovor na nalaze provjere, nadzorna agencija po odobrenju NVO-a, dogovara inspekcijski pregled koji u skladu s prirodom prigovora uključuje ponovni pregled uzoraka, ponovnu analizu i/ili ponovno vaganje ili provjeru pakiranja. Ponovni inspekcijski pregled provodi agencija ili laboratorij koji je određen ugovorom između dobavljača, konačnog korisnika i nadzorne agencije.

Troškove inspekcijskog pregleda snosi strana koja gubi.

Ako se konačna potvrda o sukladnosti ne izda nakon izvršene provjere i inspekcijskog pregleda, dobavljač mora nadomjestiti robu.

Troškove nadomještanja robe i povezane troškove provjere pokriva dobavljač.

Nadzorna agencija izdaje pisane pozive zastupnicima dobavljača i krajnjeg korisnika da budu nazočni kod aktivnosti pregleda, a posebno kada se uzimaju uzorci za analizu. Uzimanje uzoraka provodi se u skladu s praksama struke. Prilikom uzimanja uzoraka nadzorna agencija uzima dva dodatna uzorka koje čuva zapečaćene i daje ih na raspolaganje NVO-u za potrebe dodatnih pregleda ili u slučaju ulaganja prigovora od strane korisnika ili dobavljača.

Troškove robe uzete kao uzorak snosi dobavljač.

Primatelj robe potpisuje prijevozni teretni list za primitak robe na ugovornom mjestu dostave i unosi svoje napomene o fizičkom stanju robe te pakiranju što utvrđuje vizualnim pregledom. NVO koji kupuje robu ili njegov zastupnik dobavljaču na ugovornom mjestu dostave bez odlaganja izdaje potvrdu o preuzimanju, a dobavljač NVO-u kupcu predočava original konačne potvrde o sukladnosti koju je izdala nadzorna agencija kao i pro forma račun kojim se utvrđuje vrijednost robe i njezin besplatni prijevoz do korisnika potpore.

Prihvaćena odstupanja od dostavljene težine i količine na ugovornom mjestu trebaju biti navedena u ugovornim uvjetima.

Dobavljač ne može zahtijevati isplatu za dostavljene količine koje su veće od ugovornih količina.

8. UVJETI DOSTAVE I PLAĆANJA

Roba se nabavlja u skladu s jednim od sljedećih međunarodnih trgovinskih pravila (Incoterms):

— EXW: Ex Works – franko tvornica (… navedeno mjesto)

— FCA: Free Carrier – franko prijevoznik (… navedeno mjesto)

— FAS: Free Along Side Ship – franko uz bok broda (… navedena otpremna luka)

— FOB: Free On Board – franko brod (… navedena otpremna luka)

— CFR: Cost and Freight –cijena s vozarinom (… navedena odredišna luka)

— CIF: Cost, Insurance and Freight – cijena s osiguranjem i vozarinom (… navedena odredišna luka)

— CPT: Carriage Paid To – vozarina plaćena do (… navedeno odredište)

— CIP: Carriage and Insurance Paid To - vozarina i osiguranje plaćeni do (… navedeno odredište)

— DAF: Delivered at Frontier – isporučeno granica (… navedeno mjesto)

— DES: Delivered ex Ship – isporučeno franko brod (… navedena odredišna luka)

— DEQ: Delivered ex Quay – isporučeno franko obala (… navedena odredišna luka)

— DDU: Delivered Duty Unpaid - isporučeno neocarinjeno (… navedeno odredište)

— DDP: Delivered Duty Paid – isporučeno ocarinjeno (… navedeno odredište)

Iznos koji NVO kupac mora platiti dobavljaču ne smije biti veći od iznosa navedenog u ponudi uvećan za sve troškove od koje se odbijaju dolje predviđena umanjenja.

Ako kvaliteta, pakiranje ili oznaka robe na mjestu utovara i ugovorno mjesto dostave navedeno u ponudi ne odgovaraju odredbama ugovora, ali ne tako da onemogućuju izdavanje preliminarne potvrde o sukladnosti ili preuzimanje potvrde, NVO pri obračunavanju iznosa za plaćanje može primijeniti umanjenja.

Ugovorni uvjeti utvrđuju postupke za određivanje umanjenja za odstupanja u kvaliteti kao i umanjenja za dostavu nakon ugovornog razdoblja ili datuma.

Dobavljačima se plaća neto iznos dobiven nakon odbitka izračunanih umanjenja od iznosa za koje je dobavljač ispostavio račun. Kada se ta umanjenja ne mogu odbiti od plaćanja, umanjenja se ostvaruju punom ili djelomičnom naplatom jamstva za dostavu.

NVO može dobavljaču, na njegov pisani zahtjev, nadoknaditi određene gotovinske troškove, kao što su troškovi skladištenja, osiguranja koje je platio dobavljač, no to ne uključuje administrativne troškove koje NVO ocjenjuje na temelju odgovarajuće popratne dokumentacije, pod uvjetom da je potvrda o preuzimanju ili potvrda o dostavi izdana bez rezerve s obzirom na prirodu potraživanih troškova i to u slučajevima:

— produljenja roka za dostavu na primateljev zahtjev, ili

— odgode za više od 30 dana od datuma dostave i izdavanja potvrde o preuzimanju ili izdavanja konačne potvrde o sukladnosti.

Iznos za plaćanje plaća se na zahtjev dobavljača koji se podnosi u dva primjerka.

Zahtjevu za plaćanje cjelokupnog iznosa ponude ili preostalog iznosa prilažu se sljedeći dokumenti:

— račun na potraživani iznos,

— original potvrde o preuzimanju,

— preslika konačne potvrde o sukladnosti potpisana i ovjerena od strane dobavljača koja je istovjetna originalu.

Kada se dostavi 50 % ukupne količine utvrđene u obavijesti o natječaju, dobavljač može podnijeti zahtjev za plaćanje predujma kojem prilaže račun za potraživani iznos i presliku preliminarne potvrde o sukladnosti.

Svi zahtjevi za plaćanje cjelokupnog iznosa ponude ili preostalog iznosa podnose se NVO-u nakon izdavanja potvrde o preuzimanju. Sva se plaćanja izvršavaju u roku 60 dana od dana primitka potpunog i ispravnog zahtjeva za plaćanje od strane NVO-a. Za neopravdano kašnjenje zaračunavaju se zatezne kamate po mjesečnoj kamatnoj stopi koju primjenjuje Europska središnja banka (kamatna stopa koju primjenjuje Europska središnja banka za aktivnosti glavnog refinanciranja).

9. ZAVRŠNA ODREDBA

NVO odlučuje može li se neizvršenje isporuke robe od strane dobavljača ili neispunjavanje neke od njegovih obaveza pripisati višoj sili. Troškovi koji nastanu u slučaju više sile koju NVO prizna snosi sam NVO. Komisiju se mora obavijestiti o razlozima zbog kojih je NVO priznao situaciju nastalu zbog više sile. No, takva situacija nikada se ne smije priznati u slučaju propusta koji se mogu pripisati NVO-u i/ili njegovim podizvoditeljima.

Kada su troškovi zbog više sile na vrijeme opravdani i prihvaćeni od strane Komisije, mogu se smatrati prihvatljivim izravnim troškovima te se njihov povrat može osigurati samo u granicama koji su u proračunu djelovanja predviđeni za nepredvidive okolnosti.