2002R2342 — HR — 01.01.2009 — 005.003









▼B

UREDBA KOMISIJE (EZ, Euratom) br. 2342/2002

od 23. prosinca 2002.

o utvrđivanju detaljnih pravila za provedbu Uredbe Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 o Financijskoj uredbi koja se primjenjuje na opći proračun Europskih zajednica

SADRŽAJ PRVI DIO ZAJEDNIČKE ODREDBE GLAVA I. PREDMET UREDBE GLAVA II. PRORAČUNSKA NAČELA Poglavlje 1. Načela jedinstva i točnosti proračuna Poglavlje 2. Načelo jedne godine Poglavlje 3. (Poglavlje 4. Financijske uredbe) Načelo obračunske jedinice Poglavlje 4. (Poglavlje 5. Financijske uredbe) Načelo univerzalnosti Poglavlje 5. (Poglavlje 6. Financijske uredbe) Načelo specifikacije Poglavlje 6. (Poglavlje 7. Financijske uredbe) Načelo dobrog financijskog upravljanja Poglavlje 7. (Poglavlje 8. Financijske uredbe) Načelo transparentnosti GLAVA III. DONOŠENJE I STRUKTURA PRORAČUNA Poglavlje 1. Donošenje proračuna Poglavlje 2. Struktura i prikaz proračuna GLAVA IV. IZVRŠENJE PRORAČUNA Poglavlje 1. Opće odredbe Poglavlje 2. Načini izvršenja Odjeljak 1. Opće odredbe Odjeljak 2. Posebne odredbe Poglavlje 3. Financijski izvršitelji Odjeljak 1. Prava i obveze financijskih izvršitelja Odjeljak 2. Dužnosnik za ovjeravanje Odjeljak 3. Računovodstveni službenik Odjeljak 4. Blagajnik Poglavlje 4. Odgovornost financijskih izvršitelja Odjeljak 1. Opća pravila Odjeljak 2. Pravila koja se primjenjuju na dužnosnike za ovjeravanje na osnovi delegiranja i daljnjeg delegiranja ovlasti Poglavlje 5. Prihodi Odjeljak 1. Vlastita sredstva Odjeljak 2. Procjena iznosa potraživanja Odjeljak 3. Utvrđivanje iznosa potraživanja Odjeljak 4. Odobravanje povrata Odjeljak 5. Povrat Poglavlje 6. Rashodi Odjeljak 1. Preuzimanje obveze za rashode Odjeljak 2. Potvrđivanje rashoda Odjeljak 3. Odobravanje plaćanja Odjeljak 4. Plaćanje rashoda Odjeljak 5. Rokovi za izvršenje rashoda Poglavlje 7. Informacijski sustavi Poglavlje 8. Unutarnji revizor GLAVA V. JAVNA NABAVA Poglavlje 1. Opće odredbe Odjeljak 1. Područje primjene i načela sklapanja ugovora Odjeljak 2. Objava Odjeljak 3. Postupci javne nabave Odjeljak 4. Jamstva i nadzor Poglavlje 2. Odredbe koje se primjenjuju na ugovore koje institucije Zajednica sklapaju u svoje ime GLAVA VI. BESPOVRATNA SREDSTVA Poglavlje 1. Područje primjene Poglavlje 2. Načela dodjele Poglavlje 3. Postupak dodjele Poglavlje 4 Plaćanje i kontrola Poglavlje 5. Provedba GLAVA VII. FINANCIJSKO IZVJEŠTAVANJE I RAČUNOVODSTVO Poglavlje 1. Financijsko izvještavanje Poglavlje 2 (Poglavlje 3. Financijske uredbe) Računovodstvo Odjeljak 1. Organizacija računovodstva Odjeljak 2. Poslovne knjige Odjeljak 3. Kontni plan Odjeljak 4. Knjiženje Odjeljak 5. Usklađivanje i ovjera Odjeljak 6. Proračunsko računovodstvo Poglavlje 3. (Poglavlje 4. Financijske uredbe) Popisi imovine DRUGI DIO POSEBNE ODREDBE GLAVA I. (GLAVA II. DRUGOG DIJELA FINANCIJSKE UREDBE) GLAVA II. (GLAVA III. FINANCIJSKE UREDBE) ISTRAŽIVANJE GLAVA III. (GLAVA IV. FINANCIJSKE UREDBE) VANJSKA DJELOVANJA Poglavlje 1. OPĆE ODREDBE Poglavlje 2 Provedba djelovanja Poglavlje 3. Javna nabava Poglavlje 4. Bespovratna sredstva Poglavlje 5. Knjige blagajne i popisi imovine GLAVA IV. (GLAVA V. FINANCIJSKE UREDBE) EUROPSKI UREDI GLAVA V. (GLAVA VI. FINANCIJSKE UREDBE) ADMINISTRATIVNA ODOBRENA SREDSTVA GLAVA VI. (GLAVA VII. DRUGOG DIJELA FINANCIJSKE UREDBE) TREĆI DIO PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE GLAVA I. PRIJELAZNE ODREDBE GLAVA II. ZAVRŠNE ODREDBE







KOMISIJA EUROPSKIH ZAJEDNICA, uzimajući u obzir Ugovor o osnivanju Europske zajednice, uzimajući u obzir Ugovor o osnivanju Europske zajednice za atomsku energiju, uzimajući u obzir Uredbu Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 od 25. lipnja 2002. o Financijskoj uredbi koja se primjenjuje na opći proračun Europskih zajednica ( 1 ), a posebno njezin članak 183., nakon savjetovanja s Europskim parlamentom, Vijećem, Sudom Europskih zajednica, Revizorskim sudom, Europskim gospodarskim i socijalnim odborom, Odborom regija, Europskim ombudsmanom i Europskim nadzornikom za zaštitu podataka, budući da: (1) Odredbe Uredbe (EZ, Euratom) br. 1605/2002 (dalje u tekstu „Financijska uredba”) pojednostavljene su kako bi se Uredba ograničila na temeljna načela i određenja u vezi s donošenjem, izvršenjem i kontrolom općeg proračuna Europskih zajednica (dalje u tekstu „proračun”). (2) Ova provedbena pravila stoga ne bi trebala samo nadopunjivati odredbe Financijske uredbe, u kojima se izričito upućuje na provedbena pravila, već i odredbe čija primjena zahtijeva da se unaprijed odrede provedbene mjere. Radi jasnoće, potrebno je zamijeniti Uredbu Komisije (Euratom, EZUČ, EZ) br. 3418/93 od 9. prosinca 1993. o utvrđivanju detaljnih pravila za provedbu Financijske uredbe od 21. prosinca 1977. ( 2 ), kako je zadnje izmijenjena Uredbom (EZ) br. 1687/2001 ( 3 ). (3) Radi osiguranja dosljednosti sektorskih propisa proračunskim načelima navedenima u Financijskoj uredbi, trebalo bi pripremiti pregled svih regulatornih instrumenata koji se odnose na izvršenje proračuna i predvidjeti da taj pregled izradi Komisija, te ga podnese proračunskom tijelu. (4) U vezi s proračunskim načelima, a osobito načelom jedinstva, zahtjev da se identificiraju kamate za pretfinanciranje koje se trebaju vratiti u proračun znači da se svako pretfinanciranje koje ostaje vlasništvo Zajednice mora identificirati. Takvo pretfinanciranje ostaje vlasništvo institucija, osim ako je drukčije predviđeno temeljnim aktom u smislu članka 49. Financijske uredbe, ili ako je plaćeno u okviru javne nabave ili osoblju ili članovima institucija, ili državama članicama. To bi se pravilo trebalo precizirati obzirom na vrstu upravljanja (izravno ili neizravno centralizirano upravljanje i podijeljeno upravljanje). Ne odnosi se na zajedničko upravljanje budući da se u takvim slučajevima sredstva Zajednice udružuju sa sredstvima međunarodne organizacije. Kada pretfinanciranje, koje ostaje vlasništvo Zajednice donosi kamatu, ta se kamata uplaćuje u proračun kao ostali prihod. (5) U vezi s načelom jedne godine potrebno je pojasniti značenje godišnjih odobrenih sredstava i pripremnih faza u postupku preuzimanja obveza, koje, ako su završene do 31. prosinca, mogu dopustiti prijenos odobrenih sredstva za preuzete obveze, koje je zatim potrebno iskoristiti do 31. ožujka sljedeće financijske godine. (6) U vezi s načelom obračunske jedinice trebalo bi odrediti tečajeve za konverziju između eura i drugih valuta za potrebe upravljanja novčanim tokom i za potrebe računovodstva. (7) U vezi s odstupanjem od načela univerzalnosti trebalo bi odrediti proračunski tretman namjenskih prihodima, osobito doprinosa država članica ili trećih zemalja za određene programe Zajednice, kao i ograničenja pri izravnavanju rahoda i prihoda. (8) U vezi s načelom specifikacije trebalo bi točno odrediti način izračuna postotka odobrenih sredstava, kojeg su institucije ovlaštene prenijeti na temelju svoje autonomije te bi trebalo predvidjeti da se proračunskom tijelu dostave sve informacije putem detaljnog obrazloženja zahtjeva za prijenos koji se njemu podnose. (9) U vezi s dobrim financijskim upravljanjem potrebno je odrediti ciljeve ex ante, privremene i ex post evaluacije programa i aktivnosti, minimalnu učestalost takvih evaluacija, te podatke koje treba iskazati u zakonodavnom financijskom izvještaju. (10) U vezi s donošenjem i prikazom proračuna potrebno je odrediti sadržaj općeg uvoda u proračun te radne dokumente koji prate proračun i primjedbe uz proračun kako bi se osigurala potpuna obavještenost proračunskog tijela. U novom sustavu prikazivanja proračuna koji se temelji na aktivnostima (sustav ABB) također je potrebno utvrditi definiciju i klasifikaciju administrativnih odobrenih sredstava. (11) U vezi s izvršavanjem proračuna primjereno je najprije pojasniti kakve oblike mogu imati temeljni akti u području Zajednice i u područjima koje obuhvaća Ugovor o Europskoj uniji. Trebalo bi utvrditi najviše iznose odobrenih sredstava koja se mogu primijeniti na pripremna djelovanja i pilot programe, ako ne postoji temeljni akt, kao i navesti odredbe Ugovora kojima se specifične ovlasti dodjeljuju izravno Komisiji. (12) Trebalo bi odrediti i akte koji bi mogli predstavljati sukob interesa, te postupak koji se treba primjenjivati u takvim slučajevima. (13) U vezi s različitim načinima izvršavanja proračuna trebalo bi utvrditi da Komisija mora, kada proračun ne izvršava izravno putem svojih uprava, najprije osigurati da subjekti kojima namjerava povjeriti izvršenje zadaća izvršavanja imaju postupke upravljanja i sustave kontrole te računovodstvene sustave primjerene i odgovarajuće obzirom na zahtjeve dobrog financijskog upravljanja. (14) U vezi s neizravnim centraliziranim upravljanjem, odnosno upravljanjem kojeg Komisija delegira na izvršne agencije ili tijela uređena pravom Zajednice ili na nacionalna tijela javnog sektora ili tijela koja pružaju javne usluge također je potrebno utvrditi okvir za takvu delegaciju ovlasti i način njegova provođenja na temelju akta ili sporazuma o delegaciji ovlasti. Izvršne agencije koje ostaju pod kontrolom Komisije trebale bi se priznati kao dužnosnici za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti te institucije za izvršenje proračuna Zajednice. Kada nacionalna tijela provode aktivnosti izvršenja proračuna, trebala bi podnijeti odgovarajuća financijska jamstva, te bi trebala biti izabrana na transparentan način, na temelju analize isplativosti koja pokazuje razloge za delegiranje upravljanja na takvo tijelo. Prije delegiranja ovlasti na nacionalna tijela, Komisija bi trebala zatražiti mišljenje odgovarajućeg odbora, u skladu s temeljnim aktom za izvršenje dotičnih odobrenih sredstava. Subjekti privatnog prava koji obavljaju pripremne ili pomoćne zadaće za Komisiju odabiru se u skladu s postupcima javne nabave. (15) Za podijeljeno upravljanje s državama članicama ili decentralizirano upravljanje s trećim zemljama trebalo bi odrediti faze i ciljeve postupka za poravnavanje računa, ne dovodeći u pitanje posebne odredbe sadržane u odgovarajućim sektorskim propisima. (16) Konačno, za zajedničko upravljanje trebalo bi jasno navesti da ne treba odrediti udio doprinosa svakog donatora za svaku vrstu rashoda, već da subvencionirana djelovanja trebaju podlijegati detaljnim kontrolama; također trebalo bi odrediti međunarodne organizacije prihvatljive za ovu vrstu upravljanja. (17) U vezi s ulogom financijskih izvršitelja, reforma financijskog upravljanja zajedno s uklanjanjem centraliziranih ex ante kontrola povećava odgovornost dužnosnika za ovjeravanje u svim radnjama u vezi s prihodima i rashodima, uključujući radnje u smislu sustava unutarnje kontrole. Proračunsko tijelo za ubuduće bi trebalo obavješćivati o imenovanju ili razrješenju dužnosti dužnosnika za ovjeravanje na osnovi delegiranja. Slijedom toga, trebalo bi odrediti zadaće, odgovornosti i načela postupaka, koje treba poštovati. Internalizacija ex ante kontrola osobito zahtijeva jasno razlikovanje između zadaće vezanih za započinjanje radnji izvršavanja proračuna i zadaća u vezi s provjerom takvih radnji. Pored toga, svaka bi institucija trebala donijeti kodeks o stručnom postupanju za osoblje odgovorno za ex ante i ex post ovjere. Trebalo bi odrediti i odgovornosti, za koje se pretpostavlja da su uzete u obzir u godišnjem izvješću za institucije, koje između ostalog prikazuje rezultate ex post provjera; isto tako trebalo bi dogovoriti čuvanje prateće dokumentacije u vezi s obavljenim radnjama. Konačno, o različitim oblicima pregovaračkih postupaka za sklapanje ugovora o javnoj nabavi, obzirom da predstavljaju odstupanja, trebalo bi pripremiti posebno izvješće za instituciju i obavijestiti proračunsko tijelo. (18) Radi pojašnjenja odgovornosti trebalo bi jasno odrediti zadaće i odgovornosti računovodstvenog službenika u vezi s računovodstvenim sustavima, upravljanjem riznicom, upravljanjem bankovnim računima i dokumentacijom trećih osoba. Također bi trebalo odrediti način razrješenja računovodstvenog službenika njegovih dužnosti. (19) Trebalo bi odrediti i uvjete za korištenje knjiga blagajne, sustav upravljanja kojima predstavlja iznimku od uobičajenih proračunskih postupaka, te zadaće i odgovornosti blagajnika, kao i zadaće i odgovornosti dužnosnika za ovjeravanje i računovodstvenog službenika u vezi s kontrolom knjiga blagajne. Proračunsko tijelo trebalo bi obavijestiti o svakom imenovanju ili razrješenju dužnosti. (20) Nakon što se zadaće i odgovornosti svakog financijskog izvršitelja odrede, oni odgovaraju samo prema uvjetima, predviđenima Pravilnikom o osoblju za dužnosnike Europskih Zajednica i Uvjetima zaposlenja ostalih službenika. Međutim, u svakoj bi instituciji na odgovarajući način trebalo ustanoviti novo posebno povjerenstvo za financijske nepravilnosti, koje utvrđuje jesu li se dogodile financijske nepravilnosti. Trebalo bi odrediti i postupak, putem kojeg dužnosnik za ovjeravanje može tražiti potvrdu upute i tako biti razriješen od svake odgovornosti. (21) U vezi s prihodom, osim u posebnom slučaju vlastitih sredstava koji je obuhvaćen Uredbom Vijeća (EZ, Euratom) br. 1150/2000 od 22. svibnja 2000. o provedbi Odluke 94/728/EZ, Euratom, o sustavu vlastitih sredstava Zajednice ( 4 ), potrebno je odrediti zadaće i kontrole za koje su odgovorni dužnosnici za ovjeravanje u različitim fazama postupka: procjena iznosa potraživanja te zatim nalog za povrat; slanje obavijesti o terećenju kojom se dužnika obavješćuje da je utvrđen iznos potraživanja; izračun mogućih dospjelih zateznih kamata i, konačno, odluka, prema potrebi, o odricanju od dodijeljenih prava uzimajući u obzir kriterije koji jamče usklađenost s načelom dobrog financijskog upravljanja. Također bi trebalo odrediti ulogu računovodstvenog službenika u naplati prihoda i prilikom odobravanja dodatnog roka za plaćanje. (22) U vezi s izdacima trebalo bi definirati odnos između odluka o financiranju, ukupnih obveza i pojedinačnih obveza, kao i značajke tih različitih faza. Razlika između ukupnih obveza i pojedinačnih obveza ovisi o mjeri u kojoj su utvrđeni uključeni korisnici i iznosi. Okvirne obveze ograničene su na redovne administrativne rashode, te rashode u vezi s Europskim fondom za smjernice i jamstva u poljoprivredi (EFSJP). Radi ograničenja opsega neiskorištenih obveza, odobrena sredstava koja odgovaraju obvezama za koje nije izvršeno plaćanje tijekom tri godine trebalo bi opozvati. (23) Zatim je potrebno pojasniti odnos između radnji potvrđivanja, odobravanja i plaćanja te kontrola koje treba izvršiti dužnosnik za ovjeravanje kada potvrdi rashode s naznakom „odobreno za plaćanje” i kada odobri plaćanje provjerom valjanosti oslobađanja od svih odgovornosti za koje dužnosnik za ovjeravanje sad snosi isključivu odgovornost. Trebalo bi odrediti popratnu dokumentaciju, koju je potrebno priložiti kao dokaz plaćanja, kao i pravila za poravnanje pretfinanciranja i privremenih plaćanja. Konačno, trebalo bi odrediti rokove za potvrđivanje i izvršenje plaćanja, pri čemu treba uzeti u obzir Direktivu 2000/35/EZ Europskog parlamenta i Vijeća od 29. lipnja 2000. o suzbijanju zakašnjelih plaćanja u komercijalnim poslovima ( 5 ). (24) Za unutarnju reviziju je potrebno odrediti postupak za imenovanje revizora i zajamčiti njegovu neovisnost u instituciji koja ga je imenovala i koju je dužan izvješćivati o svojem djelovanju; proračunsko tijelo trebalo bi obavijestiti o svakom imenovanju ili razrješenju dužnosti. (25) U vezi s javnom nabavom odlučeno je da se u ovu Uredbu uključe odredbe direktiva Vijeća 92/50/EEZ ( 6 ), 93/36/EEZ ( 7 ) i 93/37/EEZ ( 8 ), kako je zadnje izmijenjena direktivom Komisije 2001/78/EZ ( 9 ), koje se odnose na postupke za sklapanje ugovora o uslugama, o nabavi robe i o radovima. Stoga je najprije potrebno odrediti različite vrste ugovora o javnoj nabavi; mjere o oglašavanju i objavljivanju koje se primjenjuju; uvjete pod kojima se može koristiti određena vrsta postupka i glavne značajke postojećih postupaka; određivanje uvjeta sposobnosti i moguća pravila za sklapanje ugovora; pravila pristupa dokumentaciji za nadmetanje, te za obavješćivanje ponuditelja ili natjecatelja; te, za slučajeve kada Komisija provodi javnu nabavu za svoj račun, različite granične vrijednosti i pravila za procjenu vrijednosti ugovora koji se trebaju sklopiti. (26) Svrha postupaka za sklapanje ugovora o javnoj nabavi je udovoljavanje potrebama institucija pod najboljim mogućim uvjetima, osiguravajući mogućnost jednakog pristupa ugovorima o javnoj nabavi te poštujući načela transparentnosti i nediskriminacije. Za osiguranje transparentnosti i jednakog postupanja prema natjecateljima, te potpune odgovornosti dužnosnika za ovjeravanje kod konačnog odabira, potrebno je utvrditi postupak za otvaranje, te potom, postupak za evaluaciju ponuda i zahtjeva za sudjelovanje, od imenovanja odbora do utemeljene i dokumentirane odluke o sklapanju ugovora, koju konačno donosi javni naručitelj. Također bi trebalo navesti financijska jamstva potrebna da bi se zaštitili financijski interesi Zajednica. (27) Konačno, potrebno je odrediti granice ovlasti javnog naručitelja za izricanje upravnih sankcija kako bi se osiguralo da su sankcije proporcionalne i odvraćajuće te jednako postupanje među različitim institucijama kao i među različitim službama. (28) Trebalo bi pojasniti područje primjene glave o bespovratnim sredstvima, osobito u pogledu različitih metoda izvršavanja proračuna, kao i u pogledu različitih vrsta djelovanja ili tijela, koja su od općih europskih interesa prihvatljivi za bespovratna sredstva. Potrebno je navesti značajke godišnjeg programa rada i poziva za podnošenje prijedloga, kao i moguće iznimke u ovom kontekstu i moguće retroaktivne učinke, osobito u području humanitarne pomoći i upravljanja krizama za koje su ograničenja vrlo specifična. (29) Ponovno u vezi sa zahtjevima transparentnosti trebalo bi utvrditi jednako postupanje prema podnositeljima prijedloga i povećati odgovornost dužnosnika za ovjeravanje, utvrditi postupak dodjele od podnošenja prijedloga za bespovratno sredstvo do njegove evaluacije koju obavlja odbor, na temelju unaprijed određenih uvjeta sposobnosti i kriterija za odabir ponude, prije nego što dužnosnik za ovjeravanje donese svoju konačnu i odgovarajuće dokumentiranu odluku. (30) Dobro financijsko upravljanje zahtijeva da se Komisija zaštiti jamstvima; u fazi prijedloga za bespovratna sredstva organiziranjem financijskih revizija za prijedloge koji uključuju veće iznose; zatim u fazi isplate pretfinanciranja, traženjem prethodnih financijskih jamstava; te, konačno, u fazi konačnog plaćanja, organiziranjem financijskih revizija za prijedloge koji uključuju najveće iznose i predstavljaju najveći rizik. Dobro upravljanje i usklađenost s načelima neprofitnosti i sufinanciranja također zahtijevaju utvrđivanje pravila o određuju granice mogućeg korištenja paušalnih plaćanja. Konačno, dobro upravljanje sredstvima Zajednice znači da sami korisnici bespovratnih sredstava moraju poštovati načela transparentnosti i jednakog postupanja prema potencijalnim izvoditeljima, kao i načela da se ugovor mora sklopiti na temelju ponude koja pruža najbolju vrijednost za novac kada djelovanje djelomično izvode podizvoditelji. (31) Konačno, ovlasti za izricanje sankcija u tom kontekstu trebalo bi uskladiti s ovlastima dodijeljenima u kontekstu javne nabave. (32) U vezi s računovodstvom i financijskim izvještavanjem trebalo bi odrediti svako od opće prihvaćenih računovodstvenih načela na kojima se moraju temeljiti financijski izvještaji. Također, potrebno je odrediti uvjete za knjiženje transakcija u knjige i pravila za vrednovanje imovine i obveza te za formiranje rezervacija. (33) Trebalo bi odrediti da se financijskim izvještajima institucija prilažu izvješća o proračunskom i financijskom upravljanju, te bi trebalo dati podatke o sadržaju i prikazu sastavnih elemenata financijskih izvještaja (bilanca stanja, izvještaj o poslovnom rezultatu, tablica novčanog toka i Prilog) te izvještaj o izvršenju proračuna (izvještaj o realizaciji proračuna i Prilog). (34) U vezi s računovodstvenim pitanjima potrebno je odrediti da računovodstveni službenik svake institucije mora predočiti dokumente koji opisuju organizaciju računovodstva i računovodstvene postupke te institucije, te odrediti uvjete koje treba poštovati u slučaju računalne evidencije računovodstvenih sustava, osobito u pogledu sigurnosti pristupa i postupka pri reviziji za sve promjene u sustavima. (35) U vezi s računovodstvom potrebno je odrediti načela koja se primjenjuju na poslovne knjige, bruto bilancu, periodička usklađivanja stanja te bilance i popisa imovine te odrediti sastavne dijelove kontnog plana kojeg usvaja računovodstveni službenik Komisije. Trebalo bi utvrditi pravila koja se primjenjuju na evidentiranje radnji, a osobito za načelo dvojnog knjigovodstva, pravila za konverziju radnji koje nisu izražene u eurima i za popratnu dokumentaciju za knjiženje. Također bi trebalo odrediti sadržaj računovodstvenih evidencija. (36) Konačno, potrebno je utvrditi pravila za popis imovine i pojasniti odgovarajuće odgovornosti računovodstvenog službenika i dužnosnika za ovjeravanje u tom području, kao i pravila koja se primjenjuju na ponovnu prodaju imovine koja se vodi u evidenciji. (37) U vezi sa strukturnim fondovima trebalo bi odrediti da vraćanje avansnog plaćanja u vezi određene radnje nema za učinak smanjenje doprinosa iz fonda za navedenu radnju. (38) Trebalo bi odrediti vrste izravnih i neizravnih djelovanja u području istraživanja koja se mogu financirati. (39) U vezi s vanjskim djelovanjima, provedbena pravila poput same Financijske uredbe imaju za cilj previdjeti iznimke koje odražavaju posebna obilježja poslovanja u tom sektoru, uglavnom u pogledu javne nabave i dodjele bespovratnih sredstava. (40) U vezi s javnom nabavom ova provedbena pravila preuzimaju suštinu odredbi Odluke Komisije od 10. studenoga 1999. o pojednostavljivanju sustava upravljanja za sklapanje ugovora u okviru programa suradnje koje provode glavne uprave za vanjske odnose ( 10 ), što rezultira time da se pravila za javnu nabavu razlikuju od standardnih pravila na temelju različitih utvrđenih graničnih vrijednosti i postupaka upravljanja koji su prilagođeni za vanjska djelovanja. (41) U vezi s bespovratnim sredstvima potrebno je navesti vrste djelovanja za koje je moguće odstupanje od načela sufinanciranja iz članka 109. Financijske uredbe. Ovo se osobito primjenjuje na humanitarnu pomoć i pomoć u krizi i djelovanjima za zaštitu zdravlja i temeljnih ljudskih prava. (42) Kako bi se zajamčilo dobro upravljanje odobrenim sredstvima Zajednice, također je potrebno odrediti preduvjete i pravila sadržana u sporazumima, kada je upravljanje odobrenim sredstvima decentralizirano ili ako se koriste blagajne. (43) Odredbe Financijske uredbe u vezi s europskim uredima trebalo bi dopuniti posebnim pravilima Ureda za službene publikacije Europskih zajednica, te odredbama kojima se ovlašćuje računovodstveni službenik Komisije na delegiranje nekih svojih zadaća osoblju tih ureda. Također bi trebalo utvrditi operativne postupke za bankovne račune, koje europski uredi mogu biti ovlašteni otvoriti u ime Komisije. (44) U vezi s administrativnim odobrenim sredstvima, svaka institucija trebala bi obavijestiti proračunsko tijelo o značajnim građevinskim projektima koji su u tijeku, odnosno, o onima koji povećavaju fond nekretnina. (45) Potrebno je odrediti tijela koja mogu primati bespovratna sredstva na teret proračuna, te za njih odrediti pravila u skladu s uvjetima iz članka 185. Financijske uredbe. (46) Različite granične vrijednosti i iznose iz ove uredbe trebalo bi redovito ažurirati obzirom na inflaciju koja se zabilježi u Zajednici, izuzev graničnih iznosa koji se primjenjuju na javnu nabavu, budući da: DONIJELA JE OVU UREDBU:







PRVI DIO

ZAJEDNIČKE ODREDBE







GLAVA I.

PREDMET UREDBE

Članak 1.

Predmet uredbe

(Članak 1. Financijske uredbe)

Ovom Uredbom propisuju se pravila za provedbu odredaba Uredbe (EZ, Euratom) br. 1605/2002 (dalje u tekstu „Financijska uredba”).

Institucije na koje se odnosi ova Uredba su institucije u smislu Financijske uredbe.

▼M3

Članak 2.

Pravni akti o izvršenju proračuna

(Članci 2. i 49. Financijske uredbe)

Komisija svake godine u prednacrtu proračuna ažurira informacije o aktima iz članka 2. Financijske Uredbe.

Svi prijedlozi ili izmjene prijedloga koji se podnose zakonodavnom tijelu jasno navode odredbe koje uključuju odstupanja od Financijske uredbe ili ove Uredbe te u relevantnom obrazloženju navode posebne razloge na kojima se temelje spomenuta odstupanja.

▼B







GLAVA II.

PRORAČUNSKA NAČELA







POGLAVLJE 1.

Načela jedinstva i točnosti proračuna

▼M3

Članak 3.

Opseg predfinanciranja

(Članak 5.a Financijske uredbe)

1. Kod izravnog centraliziranog upravljanja u kojem sudjeluje više partnera, neizravnog centraliziranog upravljanja i decentraliziranog upravljanja u smislu članka 53. Financijske uredbe, pravila utvrđena u članku 5.a Financijske uredbe primjenjuju se samo na subjekte koji primaju predfinanciranje izravno od Komisije.

2. Smatra se da predfinanciranje predstavlja značajan iznos u smislu članka 5.a stavka 2. točke (a) Financijske uredbe ako prelazi 50 000 EUR.

Međutim, kod vanjskih djelovanja, smatra se da predfinanciranje predstavlja značajan iznos ako prelazi 250 000 EUR. Što se tiče pomoći za upravljanje krizama i djelovanja humanitarne pomoći, smatra se da predfinanciranje predstavlja značajan iznos ako prelazi 750 000 EUR po ugovoru na kraju svake financijske godine te je namijenjeno za projekte koji traju duže od 12 mjeseci.

Članak 4.

Povrat prihoda od kamata na predfinanciranje

(Članak 5.a Financijske uredbe)

1. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanja za svako izvještajno razdoblje nakon provedbe odluke ili sporazuma osigurava povrat iznosa kamata na predfinanciranje u iznosu većem od 750 000 EUR po ugovoru na kraju svake proračunske godine.

2. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanja može najmanje jednom godišnje osigurati povrat iznos kamata ostvarenih na temelju iznosa predfinanciranja koji je niži od iznosa iz stavka 1., uzimajući u obzir rizike povezane s upravljačkim okruženjem i vrstu financiranog djelovanja.

3. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanja osigurava povrat iznosa kamata ostvarenih na temelju iznosa predfinanciranja koji prelazi preostali dospjeli iznos iznosa iz članka 5.a stavka 1. Financijske uredbe.

▼M3

Članak 4.a

Obračunavanje kamata na predfinanciranje

(Članak 5.a Financijske uredbe)

1. Dužnosnik za ovjeravanje osigurava da pri odlukama o bespovratnim sredstvima ili sporazumima o bespovratnim sredstvima s korisnicima i posrednicima, sredstva predfinanciranja budu uplaćena na bankovne račune ili podračune, koji omogućuju razlikovanje sredstava i povezanih kamata. U protivnom, računovodstvene metode korisnika ili posrednika moraju omogućavati razlikovanje sredstava koje je uplatila Zajednica i kamata ili drugih koristi koje donesu ta sredstva.

2. U slučajevima iz članka 5.a stavka 1. drugog podstavka Financijske uredbe, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje prije kraja svake proračunske godine priprema procjenu iznosa kamata ili istovrsnih koristi koje donose ta sredstava te unosi rezervaciju za taj iznos. Ta rezervacija knjiži se u računima te se obračunava nakon uspješnog povrata, nakon provedbe odluke ili sporazuma.

Kad se predfinanciranje plaća iz iste proračunske linije na temelju istog temeljnog akta i korisnicima na koje se odnosi isti postupak sklapanja ugovora, dužnosnik za ovjeravanje može pripremiti jednu procjenu iznosa potraživanja za više dužnika.

3. Članci 3. i 4. te stavci 1. i 2. ovog članka ne dovode u pitanje knjiženje iznosa predfinanciranja u aktivi financijskih izvještaja, kako je utvrđeno računovodstvenim pravilima iz članka 133. Financijske uredbe.

▼B







POGLAVLJE 2.

Načelo jedne godine

Članak 5.

Odobrena sredstva za financijsku godinu

(Članak 8. stavak 3. Financijske uredbe)

Odobrena sredstva za preuzimanje obveza i odobrena sredstva za plaćanja, unesena u proračun za financijsku godinu i koje treba iskoristiti u toj godini, sastoje se od sredstava odobrenih za tu financijsku godinu. Sredstva odobrena za financijsku godinu su:

(a) odobrena sredstva predviđena u proračunu, uključujući u izmjenama proračuna;

(b) prenesena odobrena sredstva;

(c) odobrena sredstva ponovno stavljena na raspolaganje u skladu s ►M3 člancima 157. i 160.a Financijske uredbe ◄ ;

(d) odobrena sredstva proizašla iz avansnih plaćanja, vraćena u skladu s člankom 228.;

(e) odobrena sredstva iz namjenskih prihoda u financijskoj godini ili tijekom prethodnih financijskih godina, koja nisu iskorištena.

Članak 6.

Prijenos odobrenih sredstava

(Članak 9. stavak 2. Financijske uredbe)

1. Odobrena sredstva za preuzimanje obveza iz članka 9. stavka 2. točke (a) Financijske uredbe mogu se prenijeti samo ako obvezu nije moguće preuzeti do 31. prosinca financijske godine zbog razloga koji se ne mogu pripisati dužnosniku za ovjeravanje, te ako su pripremne faze izvedene do te mjere da je opravdano pretpostaviti da će obveza biti preuzeta najkasnije do 31. ožujka sljedeće godine.

2. Pripremne faze iz članka 9. stavka 2. točke (a) Financijske uredbe, koje bi trebale biti dovršene do 31. prosinca tekuće financijske godine kako bi se omogućio prijenos u sljedeću godinu, su posebno:

(a) za ukupne obveze u smislu članka 76. Financijske uredbe, usvajanje odluke o financiranju ili završetak savjetovanja predmetnih službi u okviru svake institucije za usvajanje takve odluke;

(b) za pojedinačne obveze u smislu članka 76. Financijske uredbe, napredna faza pripreme ugovora ili sporazuma. Ta napredna faza pripreme ugovora ili sporazuma znači dovršetak faze odabira potencijalnih izvoditelja ili korisnika.

3. Odobrena sredstva prenesena u skladu s člankom 9. stavkom 2. točkom (a) Financijske uredbe, za koje nije preuzeta obveza do 31. ožujka sljedeće proračunske godine, automatski se ukidaju.

Do ►M2 30. travnja ◄ Komisija obavješćuje proračunsko tijelo o proračunskim sredstvima koja su na ovaj način ukinuta.

4. Odobrena sredstva prenesena u skladu s člankom 9. stavkom 2. točkom (b) Financijske uredbe, mogu se koristiti do 31. prosinca sljedeće financijske godine.

5. Računovodstvo omogućuje identifikaciju prenesenih odobrenih sredstava na taj način.

6. Odobrena sredstva za rashode za osoblje iz članka 9. stavka 6. Financijske uredbe su primici od rada i naknade članovima i osoblju institucija.

▼M2

Članak 6.a

Privremene dvanaestine

(Članak 13. stavak 2. Financijske uredbe)

Ukupna dodijeljena odobrena sredstva prethodne financijske godine, kako je navedeno u članku 13. stavku 2. Financijske uredbe, potrebno je razumjeti kao odobrena sredstva za financijsku godinu iz članka 5. ove Uredbe, nakon ispravaka za prijenose obavljene tijekom navedene financijske godine.

▼B







POGLAVLJE 3.

(Poglavlje 4. Financijske uredbe)

Načelo obračunske jedinice

▼M2

Članak 7.

Tečaj za konverziju između eura i drugih valuta

(Članak 16. Financijske uredbe)

1. Ne dovodeći u pitanje posebne odredbe koje proizlaze iz primjene posebnih sektorskih propisa, nadležni dužnosnik za ovjeravanje konverzije između eura i drugih valuta obavlja koristeći se dnevnim tečajem za euro, koji se objavljuje u seriji C Službenog lista Europske unije.

Ako konverziju između eura i drugih valuta moraju obavljati izvoditelji ili korisnici, primjenjuju se posebne odredbe za zamjenu iz ugovora o nabavi, ugovora o bespovratnom sredstvu ili financijskih sporazuma.

▼M3

1.a Kako bi se izbjegao značajan utjecaj radnji konverzije na razinu sufinanciranja Zajednice ili štetan utjecaj na proračun Zajednice, posebnim odredbama o konverziji iz stavka 1. osigurava se, prema potrebi, tečaj konverzije između eura i drugih valuta koji se izračunava uporabom prosjeka dnevnog tečaja tijekom određenog razdoblja.

▼M2

2. Ako dnevni tečaj za euro nije objavljen za određenu valutu u Službenom listu Europske unije, nadležni dužnosnik za ovjeravanje koristi računovodstveni tečaj iz stavka 3. ovog članka.

3. Za potrebe računovodstva iz članaka 132. do 137. Financijske uredbe te podložno članku 213. ove Uredbe, konverzija između eura i neke druge valute obavlja se na temelju mjesečnog računovodstvenog tečaja za euro. Taj računovodstveni tečaj utvrđuje računovodstveni službenik Komisije na temelju izvora informacija koje smatra pouzdanim, a na temelju tečaja za pretposljednji radni dan u mjesecu koji je prethodio onom za koji se tečaj utvrđuje.

Članak 8.

Tečaj koji se koristi za konverziju između eura i drugih valuta

(Članak 16. Financijske uredbe)

1. Ne dovodeći u pitanje posebne odredbe koje proizlaze iz primjene posebnih sektorskih propisa ili iz posebnih ugovora o javnoj nabavi, ugovora o bespovratnim sredstvima i financijskih sporazuma, tečaj koja se koristi za konverziju između eura i drugih valuta, u slučajevima kad konverziju obavlja nadležan dužnosnik za ovjeravanje, jest tečaj na dan kad služba za ovjeravanje pripremi nalog za plaćanje ili nalog za povrat.

2. U slučaju knjiga blagajne u eurima, tečaj koji je potrebno koristiti za konverziju između eura i drugih valuta određuje se na temelju datuma kad banka izvrši plaćanje.

3. Za reguliranje knjiga blagajne u nacionalnim valutama iz članka 16. Financijske uredbe, tečaj koji se koristi za konverziju između eura i drugih valuta je tečaj koji se primjenjuje u mjesecu rashoda iz navedene knjige blagajne.

4. Za naknadu paušalnih rashoda ili rashoda koji proizlaze iz Pravilnika o osoblju za dužnosnike i Uvjeta zaposlenja ostalih službenika, (dalje u tekstu „Pravilnik o osoblju”), za što je određena gornja granica te koja se isplaćuje u valutama koje nisu euro, koristi se tečaj koji se upotrebljava u trenutku nastanka prava.

▼B

Članak 9.

Informacije o gotovinskim prijenosima između različitih valuta koje izvršava Komisija

(Članak 16. Financijske uredbe)

Komisija svako tromjesečje šalje državama članicama izvješće o prijenosima izvršenima između različitih valuta.







POGLAVLJE 4.

(Poglavlje 5. Financijske uredbe)

Načelo univerzalnosti

Članak 10.

Struktura namjenskih prihoda i osiguranje odgovarajućih odobrenih sredstava

(Članak 18. Financijske uredbe)

1. Ne dovodeći u pitanje članke 12. i 13. struktura namjenskih prihoda u proračunu obuhvaća:

(a) u izvještaju o prihodu u odjeljku proračuna za svaku instituciju, proračunsku liniju na koju se unosi prihod;

▼M3

(b) u izvještaju o rashodima bilješke uz proračun, uključujući opće napomene, pokazuju koje stavke mogu primiti odobrena sredstva koja odgovaraju raspoloživom namjenskom prihodu.

U slučaju iz točke (a) prvog podstavka bilježi se oznaka (p.m.) te se procijenjeni prihod iskazuje samo kao informacija u bilješkama.

▼B

2. Ako prihod prima institucija, odobrena sredstva u visini namjenskih prihoda mogu se staviti na raspolaganje kao odobrena sredstva za preuzimanje obveza i kao odobrena sredstva za plaćanje, osim u slučaju iz ►M3 članka 160. stavka 1.a i članka 161. stavka 2. Financijske uredbe. ◄ Odobrena sredstva stavljaju se na raspolaganje automatski, osim u slučaju vraćanja avansnih plaćanja iz članka 156. Financijske uredbe, te u slučaju financijskih ispravaka u vezi sa strukturnim fondovima.

Članak 11.

Doprinosi država članica za istraživačke programe

(Članak 18. stavak 1. točka (a) Financijske uredbe)

1. Doprinosi država članica za financiranje određenih dopunskih istraživačkih programa iz članka 5. Uredbe (EZ, Euratom) br. 1150/2000 plaćaju se na sljedeći način:

(a) sedam dvanaestina iznosa unesenog u proračun plaća se najkasnije 31. siječnja tekuće financijske godine;

(b) preostalih pet dvanaestina plaća se najkasnije 15. srpnja tekuće proračunske godine.

2. Kada proračun nije potpuno usvojen prije početka financijske godine, doprinosi iz stavka 1. temelje se na iznosu koji je unijet u proračun za prethodnu financijsku godinu.

3. Svaki doprinos ili dodatno plaćanje koje u proračun duguju države članice, knjiži se u računu ili računima Komisije u roku trideset dana od poziva za sredstva.

4. Plaćanja se knjiže na računu utvrđenom Uredbom (EZ, Euratom) br. 1150/2000 te podliježu uvjetima utvrđenima istom uredbom.

Članak 12.

Namjenski prihodi koji proizlaze iz sudjelovanja država EFTA-e u određenim programima Zajednice

(Članak 18. stavak 1. točka (d) Financijske uredbe)

1. Da bi se u proračun moglo uključiti sudjelovanje država EFTA-e u određenim programima Zajednice, struktura proračuna je sljedeća:

(a) u izvještaju o prihodu unosi se linija s oznakom (p.m.) i na njoj se iskazuje cjelokupni iznos doprinosa država EFTA-e za predmetnu financijsku godinu. Procijenjeni iznosi iskazuje se u bilješkama uz proračun;

(b) u izvještaju o rashodima: i. bilješke za svaku liniju koja se odnosi na djelatnosti Zajednice u kojima sudjeluju države EFTA-e prikazuju „informativnu” procijenjenu vrijednost sudjelovanja; ii. u Prilogu koji čini sastavni dio proračuna, navode se sve linije koje obuhvaćaju aktivnosti Zajednice u kojima sudjeluju države EFTA-e.

Prilog iz prvog podstavka točke (b) podtočke ii. odražava i dio je strukture za potrebe odobrenih sredstva koja odgovaraju takvom sudjelovanju, kako je to predviđeno stavkom 2. te za izvršenje takvih rashoda.

2. Na temelju članka 82. Sporazuma o Europskom gospodarskom prostoru (EGP) iznosi godišnjeg sudjelovanja država EFTA-e, kako je to Komisiji potvrdio Zajednički odbor EGP-a u skladu s člankom 1. stavkom 5. Protokola 32. uz navedeni sporazum, na početku financijske godine osigurava se cijeli iznos odgovarajućih odobrenih sredstava za preuzimanje obveza i odobrenih sredstava za plaćanja.

3. Ako se u tijeku financijske godine osiguraju dodatna odobrena sredstva na proračunskim linijama uz sudjelovanje država članica EFTA-e, a da države članice EFTA-e nisu tijekom godine u mogućnosti na odgovarajući način prilagoditi svoje doprinose kao bi udovoljile „čimbeniku proporcionalnosti” iz članka 82. Sporazuma o Europskom gospodarskom prostoru, Komisija može kao privremenu i iznimnu mjeru koristiti svoja gotovinska sredstva za pretfinanciranje udjela država članica EFTA-e. Uvijek kada su predviđena takva dodatna odobrena sredstva, Komisija što je prije moguće traži odgovarajuće doprinose od država članica EFTA-e. Komisija svake godine obavješćuje proračunsko tijelo o tako donesenim odlukama.

Pretfinanciranje se u proračunu za sljedeću financijsku godinu određuje što je prije moguće.

4. U skladu s člankom 18. stavkom 1. točkom (d) Financijske uredbe, financijski doprinosi država članica EFTA-e predstavljaju namjenski prihod. Računovodstveni službenik usvaja odgovarajuće mjere kako bi se osiguralo da se posebno nadzire korištenje prihoda koji proizlazi iz doprinosa i odgovarajućih odobrenih sredstava.

U izvješću iz članka 131. stavka 2. Financijske uredbe Komisija posebno prikazuje faze izvršenja prihoda i rashoda, koje se odnose na sudjelovanje država članica EFTA-e.

Članak 13.

Prihodi od sankcija izrečenih državama članicama koje su izjavile da imaju prekomjerni manjak

(Članak 18. stavak 1. točka (b) Financijske uredbe)

Struktura proračuna za uključivanje prihoda od sankcija iz odjeljka 4. Uredbe Vijeća (EZ) br. 1467/97 ( 11 ) je sljedeća:

(a) u izvještaju o prihodu unosi se linija s oznakom (p.m.), na koju se unosi kamata na takve iznose;

(b) istovremeno, ne dovodeći u pitanje članak 74. Financijske uredbe, za te iznose iz izvještaja o prihodu treba u izvještaju o rashodima iskazati odobrenja za preuzimanje obveza i odobrenja za preuzimanje plaćanja. Ta odobrena sredstva izvršavaju se u skladu s člankom 17. Financijske uredbe.

▼M3

Članak 13.a

Troškovi koji proizlaze iz prihvaćanja donacija Zajednicama.

(Članak 19. stavak 2. Financijske uredbe)

Za potrebe dobivanja odobrenja Europskog parlamenta i Vijeća iz članka 19. stavka 2. Financijske uredbe, Komisija procjenjuje i pojašnjava financijske troškove, uključujući naknadne troškove, koji proizlaze iz prihvaćanja donacija Zajednicama.

▼M3

Članak 14.

Postupak za plaćanje neto iznosa

(Članak 20. stavak 1. Financijske uredbe)

Na temelju članka 20. stavka 1. Financijske uredbe, iz zahtjeva za plaćanje, faktura ili izvješća, moguće je izvršiti sljedeće odbitke, koji se zatim prosljeđuju na plaćanje u neto iznosu:

(a) sankcije izrečene stranama ugovora o javnoj nabavi ili korisnicima bespovratnih sredstava;

(b) popusti, povrati i sniženja po pojedinačnim računima ili zahtjevi za plaćanje;

(c) kamate na iznose predfinanciranja iz članka 5.a stavka 1. prvog podstavka Financijske uredbe.

▼B

Članak 15.

Računi za vraćanje poreza

(Članak 20. stavak 2. Financijske uredbe)

Svi porezi koje Zajednice snose u skladu s člankom 20. stavkom 2. Financijske uredbe unose se na privremenom računu dok ih predmetne države ne vrate.







POGLAVLJE 5.

(Poglavlje 6. Financijske uredbe)

Načelo specifikacije

▼M3 —————

▼M3

Članak 17.

(Pravila za izračun postotaka prijenosa institucija osim Komisije)

(Članak 22. Financijske uredbe)

1. Postoci iz članka 22. Financijske uredbe izračunavaju se u trenutku podnošenja zahtjeva za prijenosom u skladu s odobrenim sredstvima predviđenim u proračunu, uključujući ona u izmjenama proračuna.

2. Iznos koji treba uzeti u obzir je ukupan iznos koji je zbroj namjeravanih prijenosa na liniji s koje se izvršava prijenos, nakon prilagodbe za prethodno izvršene prijenose.

Iznos koji odgovara prijenosima koje pojedina institucija može obaviti samostalno bez odluke proračunskog tijela ne uzima se u obzir.

▼M3

Članak 17.a

Pravila za izračun postotaka prijenosa Zajednice

(Članak 23. Financijske uredbe)

1. Postoci iz članka 23. stavka 1. Financijske uredbe izračunavaju se u trenutku podnošenja zahtjeva za prijenos te upućivanjem na odobrena sredstva u proračunu, uključujući u izmjenama proračuna.

2. Iznos koji treba uzeti u obzir je iznos koji je zbroj namjeravanih prijenosa na liniji s koje se izvršava prijenos, nakon prilagodbe za prethodno izvršene prijenose.

Iznos koji odgovara prijenosima koje pojedina institucija može obaviti samostalno bez odluke proračunskog tijela ne uzima se u obzir.

▼B

Članak 18.

Administrativni rashodi

(Članak 23. Financijske uredbe)

Rashodi iz članka 23. stavka 1. prvog podstavka točke (b) Financijske uredbe za svako područje politike pokrivaju stavke iz članka 27.

Članak 19.

Razlozi zahtjeva za prijenos odobrenih sredstava

(Članak 22. i 23. Financijske uredbe)

Prijedlogu za prijenos i sve informacijama za proračunsko tijelo u vezi s prijenosima izvršenima na temelju članaka 22. i 23. Financijske uredbe prilaže se odgovarajuća i detaljna popratna dokumentacija koja pokazuje izvršenje odobrenih sredstava i procjene potreba do kraja financijske godine, kako za linije na koje se odobrena sredstva prenose, tako i za one s kojih se prenose.

Članak 20.

Razlozi za zahtjev za prijenos iz pričuve za pomoć u nuždi

(Članak 26. Financijske uredbe)

Prijedlozi za prijenos koji bi omogućili korištenje pričuve za pomoć u nuždi iz ►M3 članka 26. Financijske uredbe ◄ trebaju biti popraćeni prikladnim i detaljnim dokumentima koji pokazuju:

(a) za svaku liniju na koju se sredstva prenose, zadnje raspoložive informacije o izvršenju odobrenih sredstava i procjena potreba do kraja financijske godine;

(b) za sve linije koje se odnose na vanjsko djelovanje, izvršenje odobrenih sredstava do kraja mjeseca koji prethodi mjesecu kada je podnesen zahtjev za prijenos i procjenu potreba do kraja financijske godine, uključujući usporedbu s početnom procjenom;

(c) analizu mogućnosti preraspodjele odobrenih sredstava.







POGLAVLJE 6.

(Poglavlje 7. Financijske uredbe)

Načelo dobrog financijskog upravljanja

▼M2

Članak 21.

Evaluacija

(Članak 27. Financijske uredbe)

1. Svi prijedlozi za programe i aktivnosti, na temelju kojih dolazi do proračunskih rashoda, podliježu ex ante evaluaciji koja utvrđuje:

(a) potrebu koju je potrebno kratkoročno ili dugoročno zadovoljiti;

(b) dodanu vrijednost sudjelovanja Zajednice;

(c) ciljeve koji se žele postići;

(d) raspoložive mogućnosti politike, uključujući i s njima povezane rizike;

(e) očekivane rezultate i učinke, posebno gospodarske, socijalne i ekološke učinke te pokazatelje i načine ocjenjivanja potrebne za njihovo mjerenje;

(f) najprimjereniju metodu provedbe odabrane(-ih) mogućnosti;

(g) unutarnju koherentnost predloženog programa ili aktivnosti te njegov odnos s ostalim odgovarajućim instrumentima;

(h) opseg odobrenih sredstava, ljudskih resursa i drugih administrativnih rashoda koje je potrebno dodijeliti, uz uvažavanje načela ekonomičnosti;

(i) spoznaje do kojih se došlo na temelju sličnih iskustava u prošlosti.

2. Prijedlog određuje mjere za praćenje, izvješćivanje i evaluaciju, uzimajući u obzir odgovornosti svih razina države koje sudjeluju pri provedbi predloženog programa ili aktivnosti.

3. Za sve programe ili aktivnosti, uključujući pilot projekte ili pripremne aktivnosti, gdje uključena sredstva prelaze 5 000 000 eura primjenjuje se privremena i/ili ex post evaluacija dodijeljenih ljudskih i financijskih resursa te ostvarenih rezultata kako bi se potvrdilo da su oni bili u skladu s postavljenim ciljevima:

(a) rezultati ostvareni pri obavljanju višegodišnjih programa evaluiraju se periodički u skladu s rasporedom koji omogućava da nalazi evaluacije budu uzeti u obzir prilikom donošenja odluke o nastavku, izmjeni ili suspenziji programa;

(b) rezultati aktivnosti koje se financiraju na godišnjoj osnovi evaluiraju se najmanje svakih šest godina.

Podstavak 1. točke (a) i (b) ovog stavka ne primjenjuju se na pojedinačne projekte ili djelovanja koji se obavljaju u okviru aktivnosti, za koje zahtjev može biti ispunjen putem konačnih izvješća koja šalju tijela koja su provela djelovanje.

4. Evaluacije iz stavaka 1. i 3. ovog članka moraju biti razmjerne s uključenim resursima te učinku predmetne aktivnosti ili programa.

▼B

Članak 22.

Financijski izvještaj

(Članak 28. Financijske uredbe)

1. ►M3 ————— ◄

Financijski izvještaj sadrži financijske i ekonomske podatke koji omogućuju zakonodavnom tijelu da procijene potrebu za djelovanjem Zajednice. Financijski izvještaj sadrži korisne informacije o usklađenosti s drugim financijskim instrumentima i mogućoj sinergiji.

U slučaju višegodišnjih operacija, financijski izvještaj sadrži pregled godišnjih potreba u smislu odobrenih sredstava i radnih mjesta, te procjenu njihovih srednjoročnog financijskog učinka.

2. Radi sprečavanja rizika prijevare ili nepravilnosti, koji bi mogli imati negativan utjecaj na zaštitu financijskih interesa Zajednice, financijski izvještaj daje informacije o postojećim i planiranim mjerama sprečavanja prijevara i zaštite.

▼M3

Članak 22.a

Učinkovita i djelotvorna unutarnja kontrola

(Članak 28.a stavak 1. Financijske uredbe)

1. Učinkovita unutarnja kontrola temelji se na najboljim međunarodnim praksama i uključuje posebno sljedeće:

(a) odvajanje zadaća;

(b) odgovarajuću strategiju upravljanja rizikom i kontrole, uključujući kontrole na korisničkoj razini;

(c) izbjegavanje sukoba interesa;

(d) primjereno revizijsko praćenje i cjelovitost podataka u sustavima podataka;

(e) postupke za praćenje uspješnosti i naknadno praćenje utvrđenih nedostataka i izuzetaka vezano uz unutarnju kontrolu;

(f) periodičnu procjenu nesmetanog funkcioniranja sustava kontrole;

2. Učinkovita unutarnja kontrola temelji se na sljedećim elementima:

(a) provedbi odgovarajuće strategije upravljanja rizikom i kontrole koje su usuglašene među relevantnim sudionicima u kontrolnom lancu;

(b) dostupnosti rezultata kontrole svim relevantnim sudionicima u kontrolnom lancu;

(c) pravovremenoj primjeni korektivnih mjera, uključujući, prema potrebi, odvraćajuće sankcije;

(d) jasnom i nedvojbenom zakonodavstvu na kojem se temelje politike;

(e) eliminaciji višestrukih kontrola;

(f) načelu poboljšanja omjera troškova i koristi kontrola.

▼B







POGLAVLJE 7.

(Poglavlje 8. Financijske uredbe)

Načelo transparentnosti

▼M3

Članak 23.

Privremena objava proračuna

(Članak 29. Financijske uredbe)

Što je prije moguće, a najkasnije četiri tjedna nakon konačnog donošenja proračuna, konačni detaljni iznosi proračuna objavljuju se, na inicijativu Komisije, na svim jezicima na internetskim stranicama institucija, do službene objave u Službenom listu Europske Unije.

▼B







GLAVA III.

DONOŠENJE I STRUKTURA PRORAČUNA







POGLAVLJE 1.

Donošenje proračuna

Članak 24.

Opći uvod u nacrt proračuna

(Članak 33. Financijske uredbe)

Komisija izrađuje opći uvod u prednacrt proračuna.

Svaki odjeljak prednacrta proračuna ima uvod koji sastavlja predmetna institucija.

Opći uvod sadrži:

(a) financijske tablice cjelokupnog proračuna;

(b) u vezi s glavama u odjeljku proračuna za Komisiju: i. opis politika na kojima se zasniva pravo na zatražena odobrena sredstva, uz dužno uvažavanje načela i zahtjeva iz članka 27. i članka 33. stavka 2. točke (d) Financijske uredbe; ii. razloge za promjene odobrenih sredstava od jedne do druge financijske godine.

Članak 25.

Radni dokumenti koji prate prednacrt proračuna

(Članci 30. i 33. Financijske uredbe)

Radi potpore nacrtu proračuna prilažu se sljedeći radni dokumenti:

(a) u vezi s osobljem institucija: i. izvještaj o politici za stalno i privremeno osoblje; ▼M3 ii. za svaku kategoriju osoblja, organizacijska shema iz koje su vidljiva radna mjesta predviđena proračunom i stvarno popunjena radna mjesta na početku godine u kojoj je predstavljen prednacrt proračuna, koji pokazuje njihov raspored prema razredima i administrativnim jedinicama; ▼B iii. kada se predlaže promjena broja radnih mjesta, izvještaj o opravdanim razlozima takve promjene; iv. popis radnih mjesta raščlanjen prema području politike;

(b) detaljni izvještaj o politici uzimanja i davanja zajmova;

(c) u vezi s potporama tijelima iz članka 32. Financijske uredbe, procjena prihoda i rashoda, s uvodnim objašnjenjem koje sastavlja predmetno tijelo, te za europske škole, izvještaj koje prikazuje prihode i rashode s uvodnim objašnjenjem.

Članak 26.

Prednacrt izmjene proračuna

(Članak 37. stavak 1. Financijske uredbe)

Prednacrt izmjene proračuna popraćen je izvještajima o razlozima i raspoloživim informacijama o izvršenju proračuna za prethodnu i tekuću financijsku godinu, koje su dostupne u vrijeme pripreme izmjene proračuna.







POGLAVLJE 2.

Struktura i prikaz proračuna

Članak 27.

Administrativni rashodi

(Članak 41. Financijske uredbe)

Kada je izvještaj o rashodima za odjeljak proračuna prikazan prema nomenklaturi koja se temelji na razvrstavanju prema namjeni, administrativna odobrena sredstva dijele se na posebne naslove prema glavama, sukladno sljedećem razvrstavanju:

(a) rashodi za osoblje, odobreni u planu radnih mjesta: navodi se iznos odobrenih sredstava i broj radnih mjesta koja odgovaraju tom rashodu;

(b) rashodi za vanjsko osoblje (uključujući pomoćno osoblje i osoblje agencija) i drugi rashodi za upravljanje (uključujući troškove zastupanja i sastanaka);

(c) rashodi za zgrade i drugi s tim povezani rashodi, uključujući čišćenje i održavanje, najam telekomunikacija, vode, plina i električne energije;

(d) rashodi za potporu.

Administrativni rashodi Komisije koji su zajednički za sve glave također se navode u posebnom sažetom izvještaju, razvrstani po vrstama rashoda.

Članak 28.

Stvarni rashodi za zadnju financijsku godinu za koju je bio pripremljen završni račun

(Članak 46. stavak 1. točka (e) Financijske uredbe)

Za potrebe utvrđivanja proračuna stvarni rashodi za zadnju financijsku godinu za koju je pripremljen završni račun utvrđuju se na sljedeći način:

(a) kod preuzetih obveza: preuzete obveze knjižene tijekom financijske godine u odnosu na odobrena sredstva za tu financijsku godinu, kako je određeno u članku 5.;

(b) kod plaćanja: plaćanja izvršena u financijskoj godini, odnosno, za koje je poslan nalog za plaćanje u banku, u odnosu na odobrena sredstva za tu financijsku godinu kako je određeno u istom članku.

Članak 29.

Primjedbe uz proračun

(Članak 46. stavak 1. točka (g) Financijske uredbe)

Primjedbe uz proračun uključuju:

(a) upućivanja na temeljni akt, ako postoji;

(b) sva odgovarajuća obrazloženja u vezi s prirodom i svrhom odobrenih sredstava.

Članak 30.

Plan radnih mjesta

(Članak 46. stavak 1. podstavak 3. točka (a) Financijske uredbe)

Osoblje u Agenciji za opskrbu prikazuju se posebno u planu radnih mjesta Komisije.







GLAVA IV.

IZVRŠENJE PRORAČUNA







POGLAVLJE 1.

Opće odredbe

▼M3 —————

▼B

Članak 32.

Najviši iznosi za pilot programe i pripremna djelovanja

( ►M3 Članak 49. stavak 6. točke (a) i (b) ◄ Financijske uredbe)

1. Cjelokupni iznos odobrenih sredstava za pilot projekte iz ►M3 članka 49. stavka 6. točke (a) ◄ Financijske uredbe ne smije prelaziti iznos od ►M3 40 milijuna EUR ◄ u bilo kojoj financijskoj godini.

2. Cjelokupni iznos odobrenih sredstava za nova pripremna djelovanja iz ►M3 članka 49. stavka 6. točke (b) ◄ Financijske uredbe ne smije prelaziti iznos od ►M3 50 milijuna EUR ◄ u bilo kojoj financijskoj godini, a cjelokupan iznos odobrenih sredstava za koje je preuzeta obveza za pripremna djelovanja ne smije prijeći iznos od ►M3 100 milijuna EUR ◄ .

▼M3

Članak 32.a

Pripremne mjere u području Zajedničke vanjske i sigurnosne politike

(Članak 49. stavak 6. točka (c) Financijske uredbe)

Financiranje mjera usuglašenih od strane Vijeća za pripremu operacija EU-a za upravljanje krizama u skladu s glavom V. Ugovora o Europskoj uniji pokriva dodatne troškove koji izravno nastaju slanjem na teren misije ili tima, uključujući između ostalog osoblje institucija EU-a, te obuhvaćaju osiguranje od visokog rizika, putne troškove, troškove smještaja i dnevnica.

▼B

Članak 33.

Posebne ovlasti Komisije na temelju Ugovora

( ►M3 Članak 49. stavak 6. točka (d) ◄ Financijske uredbe)

1. Članci Ugovora o EZ-u kojima se izravno dodjeljuju posebne ovlasti Komisiji su:

(a) članak 138. (socijalni dijalog);

(b) članak 140. (studije, mišljenja i savjetovanja o socijalnim pitanjima);

(c) članci 143. i 145. (posebna izvješća o socijalnim pitanjima);

(d) članak 152. stavak 2. (inicijative za promicanje koordinacije u vezi sa zdravstvenim osiguranjem);

(e) članak 155. stavak 2. (inicijative za promicanje koordinacije u vezi s transeuropskim mrežama);

(f) članak 157. stavak 2. (inicijative za promicanje koordinacije u vezi s industrijom);

(g) članak 159. drugi stavak (izvješće o napretku ostvarivanja ekonomske i socijalne kohezije);

(h) članak 165. stavak 2. (inicijative za promicanje sudjelovanja u vezi s istraživanjem i tehnološkim razvojem);

(i) članak 173. (izvješće o istraživanju i tehnološkom razvoju);

(j) članak 180. stavak 2. (inicijative za promicanje koordinacije u vezi s politikama za razvoj suradnje).

2. Članci Ugovora o Euratomu kojima se izravno dodjeljuju posebne ovlasti Komisiji su sljedeći:

(a) članak 70. (financijska potpora u granicama koje su utvrđene proračunom za programe geoloških istraživanja na državnim područjima država članica);

(b) članak 77. i dalje (nadzor sigurnosti).

3. Prilikom predstavljanja prijedloga proračuna, popisi iz stavaka 1. i 2. mogu se dopuniti daljnjim pojedinostima, uz naznaku predmetnih članaka i uključenih iznosa.

Članak 34.

Definicija sukoba interesa

(Članak 52. stavak 2. Financijske uredbe)

1. Radnje koje bi mogle predstavljati sukob interesa u smislu članka 52. stavka 2. Financijske uredbe mogu, među ostalim, imati jedan od sljedećih oblika:

(a) odobravanje neopravdanih izravnih ili neizravnih pogodnosti samom sebi ili drugima;

(b) odbijanje da se korisniku dodijele prava ili pogodnosti na koje korisnik ima pravo;

(c) izvršenje nezakonitih ili protupravnih radnji ili propuštanje izvršenja obveznih radnji.

2. Nadležno tijelo iz članka 52. stavka 1. Financijske uredbe mora biti hijerarhijski nadređeno predmetnom članu osoblja. Hijerarhijski nadređeni član osoblja potvrđuje pisanim putem postoji li sukob interesa ili ne. Ako sukob interesa postoji, hijerarhijski nadređeni član osoblja osobno donosi odgovarajuću odluku.

▼M3

3. Smatra se da postoji sukob interesa ako je podnositelj zahtjeva, natjecatelj ili ponuditelj član osoblja na koje se odnose Pravilnik o osoblju, osim ako je njegovo sudjelovanje u postupku unaprijed odobreno od strane nadređene osobe.

▼B







POGLAVLJE 2.

Načini izvršenja







Odjeljak 1.

Opće odredbe

▼M3

Članak 35.

Provjere koje provodi Komisija

(Članak 53.d, članak 54. stavak 2. točka (c) i članak 56. Financijske uredbe)

1. Odluke o povjeravanju zadaća izvršavanja subjektima ili osobama iz članka 56. Financijske uredbe sadrže sve potrebne mjere za osiguravanje transparentnosti djelovanja.

Komisija preispituje takve mjere prema potrebi pri svakoj značajnoj promjeni postupaka ili sustava koje primjenjuju spomenuti subjekti ili osobe, kako bi se osiguralo kontinuirano ispunjavanje uvjeta iz članka 56.

2. Dotični subjekti ili osobe u određenom roku dostavljaju Komisiji sve zatražene informacije te ju bez odlaganja obavješćuju o svim značajnim promjenama svojih postupaka ili sustava.

Komisija prema potrebi određuje obveze odlukama iz stavka 1. ili sporazumima zaključenim s tim subjektima ili osobama.

3. Komisija može uz poštivanje međunarodno priznatih standarda priznati postupke javne nabave tijela iz članka 54. stavka 2. točke (c) te korisnika iz članka 166. stavka 1. točke (a) Financijske uredbe kao ekvivalentne svojim postupcima.

4. Kada Komisija izvršava proračun zajedničkim upravljanjem, primjenjuju se sporazumi o provjeri zaključeni s međunarodnim organizacijama.

5. Neovisnu vanjsku reviziju iz članka 56. stavka 1. točke (d) Financijske uredbe provodi revizor koji je funkcionalno neovisan od subjekta kojem je Komisija povjerila zadaće izvršavanja te obavlja svoje dužnosti u skladu s međunarodno priznatim revizorskim standardima.

▼M3

Članak 35.a

Mjere za promicanje najboljih praksi

(Članak 53.b Financijske uredbe)

Komisija sastavlja registar tijela odgovornih za upravljanje, ovjeravanje i reviziju na temelju sektorskih propisa. Kako bi se promicale najbolje prakse u provedbi Strukturnih fondova i Europskog fonda za ribarstvo, Komisija za informaciju onima koji su odgovorni za upravljanje i kontrolu stavlja na raspolaganje metodološki priručnik u kojem određuje vlastitu strategiju kontrole i pristup, uključujući kontrolne popise te utvrđene primjere najboljih praksi.

▼B







Odjeljak 2.

Posebne odredbe

Članak 36.

Izravno centralizirano upravljanje

( ►M3 Članak 53.a ◄ Financijske uredbe)

Kada Komisija izvršava proračun centralizirano, izravno u svojim upravama, zadaće izvršenja obavljaju financijski izvršitelji u smislu članaka 58. do 68. Financijske uredbe i sukladno s uvjetima utvrđenim u ovoj Uredbi.

Članak 37.

Izvršenje ovlasti delegiranih izvršnim agencijama

(Članak 54. stavak 2. i članak 55. stavak 2. Financijske uredbe)

1. Odluke o delegiranju ovlasti ovlašćuju izvršne agencije kao ovlaštene dužnosnike na osnovi delegiranja za izvršavanje odobrenih sredstava u vezi s programom Zajednice, koji im je povjeren na upravljanje.

▼M3 —————

▼B

3. Instrument Komisije o delegiranju sadrži iste odredbe kao one navedene u članku 41. stavku 2. Formalni prihvat dokumenta u ime izvršne agencije pisanim putem daje njezin direktor.

▼M3

Članak 38.

Prihvatljivost nacionalnih i međunarodnih tijela javnog sektora ili subjekata uređenih privatnim pravom koji pružaju javne usluge za prijenos ovlasti i s tim povezani uvjeti

(Članak 54. stavak 2. točka (c) Financijske uredbe)

1. Komisija može delegirati zadaće koje uključuju izvršavanje javne ovlasti:

(a) međunarodnim tijelima javnog sektora;

(b) nacionalnim tijelima javnog sektora ili subjektima uređenim privatnim pravom koji pružaju javne usluge, a koji su uređeni pravom jedne od država članica, država EGP-a ili zemalja koje su kandidati za članstvo u Europskoj uniji ili, prema potrebi, pravom bilo koje druge države.

2. Komisija osigurava da tijela ili subjekti iz stavka 1. daju odgovarajuća financijska jamstva, koja po mogućnosti izdaje tijelo javne vlasti, osobito za povrat cjelokupnog iznosa koji duguju Komisiji.

3. Kada Komisija namjerava povjeriti zadaće koje uključuju izvršavanje javne ovlasti, a osobito zadaću izvršavanja proračuna tijelu iz članka 54. stavka 2. točke (c) Financijske uredbe, provodi analizu poštovanja načela ekonomičnosti, učinkovitosti i djelotvornosti.

Članak 39.

Određivanje nacionalnih ili međunarodnih tijela javnog sektora ili subjekata uređenih privatnim pravom koji pružaju javne usluge

(Članak 54. stavak 2. točka (c) Financijske uredbe)

▼B

1. Za nacionalna tijela javnog sektora ili subjekte uređene privatnim pravom koji pružaju javne usluge primjenjuje se pravo države članice ili države u kojoj su osnovani.

2. ►M3 Tijela ili subjekti iz stavka 1. ili međunarodna tijela javnog sektora odabiru se na objektivan i transparentan način, u skladu s načelom dobrog financijskog upravljanja, kako bi se ispunili provedbeni zahtjevi koje je odredila Komisija. ◄ Ovaj izbor ne smije dovesti do diskriminacije između različitih država članica ili predmetnih zemalja.

3. U slučajevima upravljanja putem mreže, koje zahtijeva da država članica ili predmetna zemlja imenuje barem jedno tijelo ili subjekt, to tijelo ili subjekt određuje država članica ili predmetna zemlja u skladu s odredbama temeljnog akta.

▼M3

U svim ostalim slučajevima, Komisija određuje takva tijela ili subjekte u dogovoru s odnosnim državama članicama ili drugim državama.

▼M3

4. Kada Komisija povjeri provedbene zadaće tijelima iz članka 54. stavka 2. točke (c) Financijske uredbe, svake godine obavješćuje zakonodavno tijelo o slučajevima i tijelima pružajući razmjerno obrazloženje za uporabu spomenutih tijela.

Članak 39.a

Osobe kojima je povjereno upravljanje posebnim djelovanjima u skladu s glavom V. Ugovora o Europskoj uniji

(Članak 54. stavak 2. točka (d) Financijske uredbe)

Osobe kojima je povjereno upravljanje posebnim djelovanjima iz članka 54. stavka 2. točke (d) Financijske uredbe uspostavljaju prikladne strukture i postupke kako bi preuzele odgovornost za sredstva kojima će upravljati. Te osobe imaju status posebnih savjetnika Komisije za zajedničku vanjsku i sigurnosnu politiku u skladu s člancima 1. i 5. Uvjeta zapošljavanja ostalih službenika Europskih zajednica.

▼B

Članak 40.

Poštovanje pravila o javnoj nabavi

(Članak 57. Financijske uredbe)

Kada Komisija povjerava zadaće privatnim tijelima iz članka 57. stavka 2. Financijske uredbe, ona s njima sklapa ugovor u skladu s odredbama glave V. dijela prvog Financijske uredbe.

▼M3

Članak 41.

Detaljno uređenje za neizravno centralizirano upravljanje

(Članak 54. stavak 2. točke (b), (c) i (d) Financijske uredbe)

1. Kada Komisija povjeri provedbene zadaće tijelima, subjektima ili osobama iz članka 54. stavka 2. točaka (b), (c) i (d) Financijske uredbe, s njima sklapa sporazum, kojim se utvrđuju detaljno uređenje upravljanja i kontrole sredstava i zaštita financijskih interesa Zajednice.

▼B

2. Sporazum iz stavka 1. sadrži sljedeće odredbe:

(a) određenje dodijeljenih zadaća;

(b) uvjete i detaljne dogovore za izvršavanje zadaća, uključujući odgovarajuće odredbe za razgraničenje odgovornosti i organizaciju kontrola, koje je potrebno izvršiti;

(c) pravila za obavješćivanje Komisije o izvršavanju zadaća;

(d) uvjete prema kojima se prekida izvršavanje zadaća;

(e) detaljne dogovore za kontrolu koju obavlja Komisija;

(f) uvjete koji uređuju korištenje zasebnih bankovnih računa, korisnika i način korištenja uprihodovane kamate;

(g) odredbe koje osiguravaju vidljivost djelovanja Zajednice u odnosu na druge aktivnosti tijela;

(h) obvezu agencije, tijela ili subjekta suzdržavanja od bilo koje radnje koje može dovesti do sukoba interesa u smislu članka 52. stavka 2. Financijske uredbe.

▼M3

3. Tijela, subjekti ili osobe iz stavka 1. nemaju status ovlaštenog službenika za ovjeravanje.

▼B

Članak 42.

Postupci za poravnavanje računa u decentraliziranom ili podijeljenom upravljanju

( ►M3 Članci 53.b i 53.c ◄ Financijske uredbe)

1. Svrha je postupaka za poravnavanje računa iz ►M3 članaka 53.b i 53.c ◄ Financijske uredbe osigurati da su rashodi država članica u okviru podijeljenog upravljanja ili trećih zemalja u okviru decentraliziranog upravljanja, a koji mogu teretiti proračun Zajednice, ispravno izvršeni i u skladu s mjerodavnim pravilima Zajednice.

2. Ne dovodeći u pitanje posebne odredbe sadržane u sektorskim propisima, postupak poravnavanja računa sastoji se od:

(a) pripreme izjava o rashodima država članica ili trećih zemalja u obliku računa koje je potvrdila stručno osposobljena služba ili tijelo koje je funkcionalno nezavisno od agencije korisnice proračuna;

(b) provjere Komisije na temelju dokumenta, i kada je to primjereno, provjere na licu mjesta, koje ne podliježu nikakvim ograničenjima u pogledu sadržaja tih računa i transakcija koje čine njihovu osnovu, uključujući provjere kod korisnika;

(c) određivanje iznosa rashoda koje Komisija priznaje da može teretiti proračun, na temelju kontradiktornog postupka, nakon što su o tome obaviještene države članice ili treće zemlje;

(d) izračun financijskog ispravka koji proizlazi iz razlike između prijavljenog rashoda i priznatog rashoda na teret proračuna;

(e) povrat ili vraćanje preostalog iznosa koji proizlazi iz razlike između priznatog rashoda i iznosa uplaćenih državama članicama ili trećim zemljama. Povrat se vrši prijebojem, kako je predviđeno u članku 83.

3. U okviru decentraliziranog upravljanja postupak za poravnavanje računa opisan u stavcima 1. i 2. primjenjuje se u skladu sa stupnjem dogovorene decentralizacije.

▼M3

Članak 42.a

Sažeti pregled revizija i izjava

(Članak 53.b stavak 3. Financijske uredbe)

1. Sažeti pregled dostavlja odgovarajuće tijelo ili organ koji je imenovala država članica za područje predmetnih troškova u skladu sa sektorskim pravilima.

2. Dio koji se odnosi na reviziju:

(a) uključuje, što se tiče poljoprivrede, potvrde koje izdaju certifikacijska tijela, a što se tiče strukturnih i ostalih sličnih mjera, revizorska mišljenja revizorskih tijela;

(b) se za poljoprivredne troškove te za strukturne i ostale slične mjere dostavlja do 15. veljače godine koja slijedi nakon godine u kojoj je provedena revizija.

3. Dio koji se odnosi na izjave:

(a) uključuje, što se tiče poljoprivrede, izjave o jamstvu, koje izdaju agencije za plaćanje, a što se tiče strukturnih i ostalih mjera, potvrde tijela za ovjeravanje;

(b) dostavlja se za poljoprivredne troškove i strukturne i ostale slične mjere do 15. veljače godine koja slijedi nakon godine u kojoj je provedena revizija.

▼M3

Članak 43.

Zajedničko upravljanje

(Članci 53.d, 108.a i 165. Financijske uredbe)

1. Komisija osigurava postojanje prikladnih odredbi za kontrolu i reviziju djelovanja u cjelini.

2. Međunarodne organizacije iz članka 53.d Financijske uredbe su:

(a) međunarodne organizacije javnog sektora osnovane na temelju međudržavnih sporazuma i specijalizirane agencije koje su osnovale takve organizacije;

(b) Međunarodni odbor Crvenog križa (MOCK);

(c) Međunarodna federacija nacionalnih društava Crvenog križa i Crvenog polumjeseca.

Za potrebe članka 53.d Financijske uredbe Europska investicijska banka i Europski investicijski fond smatraju se međunarodnim organizacijama.

3. Kada se proračun izvršava zajedničkim upravljanjem s međunarodnim organizacijama, u skladu s člancima 53.d i 165. Financijske uredbe, organizacije i djelovanja koje je potrebno financirati odabiru se na objektivan i transparentan način.

4. Ne dovodeći u pitanje članak 35. ove Uredbe, sporazumi sklopljeni s međunarodnim organizacijama iz članka 53.d Financijske uredbe sadrže osobito sljedeće:

(a) definiciju djelovanja, projekta ili programa koji se provodi zajedničkim upravljanjem;

(b) uvjete i detaljne dogovore za njihovu provedbu, uključujući posebno načela za dodjelu ugovora o javnoj nabavi i bespovratnih sredstava;

(c) pravila izvješćivanja Komisije o provedbi;

(d) odredbe koje obvezuju organizacije kojima su povjereni zadaci izvršavanja da isključe iz sudjelovanja u postupku javne nabave ili dodjele bespovratnih sredstava natjecatelje ili podnositelje koji se nalaze u nekoj od situacija iz članka 93. stavka 1. točaka (a), (b) i (e) i članka 94. točaka (a) i (b) Financijske uredbe;

(e) uvjete za plaćanje doprinosa Komisije i prateću dokumentaciju potrebnu za pravdanje plaćanja.

(f) uvjeti pod kojima se prekida provedba;

(g) detaljne dogovore za kontrolu koju obavlja Komisija;

(h) odredbe koje Revizorskom sudu daju pristup informacijama potrebnima za obavljanje njegovih dužnosti, prema potrebi izravno, u skladu sa sporazumima o provjeri koji su sklopljeni s dotičnim međunarodnim organizacijama.

(i) odredbe vezano uz korištenje uprihodovanih kamata;

(j) odredbe koje osiguravaju prepoznatljivost djelovanja, projekta ili programa Zajednice u odnosu na druga djelovanja organizacije;

(k) odredbe o objavljivanju korisnika sredstava iz proračuna, koje nalažu međunarodnim organizacijama objavljivanje informacija u skladu s člankom 169. ove Uredbe.

5. Projekt ili program smatraju se zajednički pripremljenima kad Komisija i međunarodno tijelo javnog sektora zajednički procjene njihovu izvedivost i utvrde provedbene sporazume.

6. Pri provedbi projekata u okviru zajedničkog upravljanja, međunarodne organizacije obvezne su udovoljiti sljedećim zahtjevima:

(a) postupci javne nabave i dodjele bespovratnih sredstava poštuju načela transparentnosti, razmjernosti, dobrog financijskog upravljanja, jednakog postupanja i nediskriminacije, izbjegavanja sukoba interesa i poštivanja međunarodno priznatih standarda.

(b) bespovratna sredstva ne smiju biti kumulativna ni dodijeljena unatrag;

(c) bespovratna sredstva moraju uključivati sufinanciranje, osim ako je drukčije određeno člankom 253.

(d) svrha ili učinak bespovratnih sredstava ne smije biti stvaranje dobiti za korisnika.

Spomenuti zahtjevi izričito se navode u sporazumima koji se sklapaju s međunarodnim organizacijama.

▼M3

Članak 43.a

Informacije o prijenosu osobnih podataka za potrebe revizije

(Članak 48. Financijske uredbe)

Potencijalni korisnici, natjecatelji i ponuditelji se u svim pozivima u kontekstu bespovratnih sredstava ili javne nabave u sklopu izravnog centraliziranog upravljanja, u skladu s Uredbom (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća ( 12 ) obavješćuju da s ciljem zaštite financijskih interesa Zajednice njihovi osobni podaci mogu biti proslijeđeni službama interne revizije, Europskom revizorskom sudu, povjerenstvu za financijske nepravilnosti ili Europskom uredu za borbu protiv prijevara (dalje u tekstu: OLAF).

▼B







POGLAVLJE 3.

Financijski izvršitelji







Odjeljak 1.

Prava i obveze financijskih izvršitelja

Članak 44.

Prava i obveze financijskih izvršitelja

(Članak 58. Financijske uredbe)

Svaka institucija osigurava financijskom izvršitelju potrebna sredstva za izvršavanje dužnosti i dokument koji detaljno opisuje njegove zadaće, prava i obveze.







Odjeljak 2.

Dužnosnik za ovjeravanje

Članak 45.

Pomoć dužnosnicima za ovjeravanje

na osnovi delegiranja i daljnjeg delegiranja ovlasti

(Članak 59. Financijske uredbe)

1. ►M2 Odgovornom dužnosniku za ovjeravanje pri obavljanju dužnosti mogu pomagati osobe na koje se odnosi Pravilnik o osoblju, (dalje u tekstu „osoblje”), kojima u okviru svoje odgovornosti povjerava određene poslove potrebne za izvršavanje proračuna i pripremu financijskih i poslovnih informacija. ◄ Kako bi se spriječio bilo kakav sukob interesa, osoblje koje pomaže dužnosnicima za ovjeravanje na osnovi delegiranja ili daljnjeg delegiranja podliježe obvezama iz članka 52. Financijske uredbe.

▼M2

2. Svaka institucija obavješćuje proračunsko tijelo kad god dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja počne obavljati svoje dužnosti, preuzme nove dužnosti ili prestane obavljati svoje dužnosti.

▼B

Članak 46.

Interni propisi o delegiranju zadaća

(Članak 59. Financijske uredbe)

U skladu s Financijskom uredbom i ovom Uredbom, svaka institucija određuje u svojim internim pravilima mjere za upravljanje odobrenim sredstvima za koje smatra da su potrebne za pravilno izvršavanje svojeg odjeljka proračuna.

Članak 47.

Odvajanje dužnosti u vezi sa započinjanjem i provjerom radnje

(Članak 60. stavak 4. Financijske uredbe)

1. Podrazumijeva se da početak radnje uključuje sve radnje koje obično obavlja osoblje iz članka 45. i koji su pripremne prirode da bi nadležni dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ili daljnjeg delegiranja ovlasti mogao usvojiti akte kojima se izvršava proračun.

2. Podrazumijeva se da ex ante provjera radnje uključuje sve ex ante provjere koje uspostavi dužnosnik za ovjeravanje odgovoran za provjeru poslovnih i financijskih aspekata.

3. Svaka radnja podliježe barem jednoj ex ante provjeri. Svrha te provjere je osigurati da:

(a) rashodi i prihodi budu ispravni i u skladu s mjerodavnim odredbama, osobito onima o proračunu i odgovarajućim propisima te svim aktima za provedbu Ugovora ili propisa i, prema potrebi, uvjetima ugovorâ;

(b) primjenjuje se načelo dobrog financijskog upravljanja iz poglavlja 7. glave II. Financijske uredbe.

▼M2

Za potrebe ex ante provjere, nadležni dužnosnik za ovjeravanje može smatrati niz sličnih pojedinačnih transakcija u vezi s plaćama, mirovinama, naknadama za putne troškove i troškove zdravstvene zaštite kao jednu transakciju.

U slučaju iz podstavka 2., nadležan dužnosnik za ovjeravanje, ovisno o svojoj analizi rizika, obavlja primjerenu ex post provjeru, u skladu sa stavkom 4.

▼B

4. Ex post provjerama na temelju dokumenata i, prema potrebi, na licu mjesta provjerava se jesu li radnje financirane iz proračuna pravilno provedene, a osobito jesu li ispunjeni kriteriji iz stavka 3. Te se provjere mogu izvesti na temelju uzorka u okviru analize rizika.

▼M2

5. Članovi osoblja odgovorni za provjere iz stavaka 2. i 4. razlikuju se od članova osoblja koji obavljaju zadaće započinjanja iz stavka 1. te ne smiju biti podređeni potonjem.

▼B

Članak 48.

Postupci upravljanja i unutarnje kontrole

(Članak 60. stavak 4. Financijske uredbe)

Sustavi upravljanja i unutarnje kontrole namijenjeni su za:

(a) ostvarivanje ciljeva politike, programa i djelovanja institucije u skladu s načelom dobrog financijskog upravljanja;

(b) usklađenost s pravilima prava Zajednice i minimalnim standardima kontrole koje odredi institucija;

(c) osiguranje imovine i informacija institucije;

(d) sprečavanje i otkrivanje nepravilnosti, pogrešaka i prijevara;

▼M3

(e) uočavanje i sprečavanje rizika upravljanja te učinkovito upravljanje istima;

▼B

(f) osiguravanje pouzdane dostave financijskih i upravljačkih informacija;

(g) čuvanje popratnih dokumenata vezanih za izvršavanje proračuna i mjera za izvršavanje proračuna;

(h) čuvanje dokumenata o unaprijed danim jamstvima za institucije, i vođenje dnevnika koji omogućuje da se takva jamstva primjereno nadziru.

Članak 49.

Popratna dokumentacija koju čuvaju dužnosnici za ovjeravanje

(Članak 60. stavak 4. Financijske uredbe)

Sustavi upravljanja i postupci u vezi s čuvanjem izvorne popratne dokumentacije predviđaju:

(a) da su takvi dokumenti numerirani;

(b) da su takvi dokumenti datirani;

(c) da se evidencije koje mogu imati računalnu podršku vode tako da označuju točnu lokaciju takvih dokumenta;

(d) da se takvi dokumenti čuvaju najmanje pet godina od datuma kada Europski parlament da razrješnicu za financijsku godinu na koju se dokumenti odnose.

Dokumente u vezi s radnjama koje nisu završene čuvaju se na duži rok od onog utvrđenog u prvom podstavku točki (d), odnosno, do kraja godine koja slijedi iza godine kada su navedene radnje završene.

▼M3

Osobni podaci iz popratne dokumentacije brišu se u slučajevima kad oni nisu potrebni za davanje razrješnice proračuna, kontrolu i reviziju. U svakom slučaju, vezano uz pohranu podataka o prometu primjenjuje se članak 37. stavak 2. Uredbe (EZ) br. 45/2001.

▼B

Članak 50.

Kodeks profesionalnih standarda

(Članak 60. stavak 5. Financijske uredbe)

1. Osoblje odgovorno za provjeru financijskih radnji koje određuje dužnosnik za ovjeravanje bira se na temelju znanja, vještina i određene osposobljenosti koja se dokazuje diplomama ili odgovarajućim stručnim iskustvom, ili onim stečenim na temelju odgovarajućeg programa izobrazbe.

2. Svaka institucija donosi kodeks profesionalnih standarda koji u vezi s poslovima unutarnje kontrole određuje:

(a) stupanj osposobljenosti na stručnom i financijskom području, koje se traži za osoblje iz stavka 1.;

(b) obvezu da se takvo osoblje neprekidno usavršava;

(c) dodijeljene funkcije, uloge i zadaće;

(d) pravila ponašanja, osobito etičke standarde i standarde poštenja te dužnost njihova pridržavanja, kao i prava koja imaju.

3. Svaka institucija uspostavlja odgovarajuće strukture kako bi službama za ovjeravanje prenijela informacije o standardima kontrole, te metodama i tehnikama koje su na raspolaganju u tu svrhu, a koje se periodički ažuriraju.

Članak 51.

Nepoduzimanje radnji od strane dužnosnika za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti

(Članak 60. stavak 6. Financijske uredbe)

Nepoduzimanje radnji od strane dužnosnika za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti iz članka 60. stavka 6. Financijske uredbe znači da u razumnom roku nema nikakvog odgovora obzirom na okolnosti slučaja, a u svakom slučaju, u roku od mjesec dana.

Članak 52.

Ex post provjera i godišnje izvješće o radu

(Članak 60. stavak 7. Financijske uredbe)

Rezultat ex post provjera iznosi se zajedno s drugom materijom u godišnjem izvješću o radu koji dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti predlaže svojoj instituciji.

Članak 53.

Slanje financijskih i upravljačkih informacija računovodstvenom službeniku

(Članak 60. Financijske uredbe)

Dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti šalje računovodstvenom službeniku financijske i upravljačke informacije potrebne za obavljanje dužnosti računovodstvenog službenika, u skladu s pravilima koje je računovodstveni službenik usvojio.

Članak 54.

Izvješće o pregovaračkim postupcima

(Članak 60. Financijske uredbe)

►M2 Dužnosnici za ovjeravanje na osnovi delegiranja za svaku financijsku godinu pripremaju izvješće o ugovorima na temelju pregovaračkog postupka iz članka 126. stavka 1. točaka (a) do (g), članka 127. stavka 1. točaka (a) do (d), članka 242., članka 244. i članka 246. ◄ Ako se udio pregovaračkih postupaka u odnosu na broj ugovora koje sklopi isti dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti znatno poveća u odnosu na ranije godine ili ako je taj udio znatno veći od prosjeka institucije, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje podnosi izvješće instituciji navodeći sve mjere koju su poduzete kako bi taj trend promijenio. Svaka institucija šalje proračunskom tijelu izvješće o pregovaračkim postupcima. U slučaju Komisije, to se izvješće prilaže sažetku godišnjeg izvješća o radu iz članka 60. stavka 7. Financijske uredbe.







Odjeljak 3.

Računovodstveni službenik

Članak 55.

Imenovanje računovodstvenog službenika

(Članak 61. Financijske uredbe)

Svaka institucija imenuje računovodstvenog službenika između dužnosnika na koje se primjenjuje za koje važe Pravilnici o osoblju za dužnosnike Europskih zajednica.

Institucija obavezno odabire računovodstvenog službenika na temelju njegove posebne osposobljenosti koja se dokazuje diplomama ili odgovarajućim stručnim iskustvom.

▼M2

Članak 56.

Prestanak dužnosti računovodstvenog službenika

(Članak 61. Financijske uredbe)

1. U slučaju prestanka dužnosti računovodstvenog službenika, bez odlaganja se sastavlja bruto bilanca.

2. Računovodstveni službenik kojem prestaju dužnosti ili, ako to nije moguće, službena osoba iz njegova ureda novom računovodstvenom službeniku dostavlja bruto bilancu kojoj je priloženo i izvješće o primopredaji.

Novi računovodstveni službenik potpisuje bruto bilancu u znak primitka u roku od jednog mjeseca od datuma slanja te može izraziti rezerve.

Izvješće o primopredaji također sadrži rezultat bruto bilance i sve izražene rezerve.

3. Svaka institucija obavješćuje proračunsko tijelo o imenovanju ili prestanku dužnosti svojeg računovodstvenog službenika.

▼B

Članak 57.

Mišljenje o računovodstvenom sustavu i sustavu popisa imovine

(Članak 61. Financijske uredbe)

Kada sustavi za financijsko upravljanje koje uspostavi dužnosnik za ovjeravanje osiguravaju podatke za računovodstvo institucije ili se koriste kako bi se potkrijepili podaci u tom računovodstvu, računovodstveni službenik mora dati suglasnost za uvođenje ili izmjenu takvih sustava.

Dužnosnik za ovjeravanje odgovoran za sustave popisa imovine i sustave za procjenu imovine i obveza mora se savjetovati s računovodstvenim službenikom kada takve sustave uvodi ili mijenja.

Članak 58.

Upravljanje riznicom

(Članak 61. Financijske uredbe)

1. Računovodstveni službenik osigurava da njegova institucija raspolaže dostatnim sredstvima za pokrivanje potreba za gotovinom u izvršavanju proračuna.

2. Za potrebe stavka 1. računovodstveni službenik uspostavlja sustave za gotovinsko poslovanje koji mu omogućuju da izrađuje predviđanja novčanog toka.

3. Računovodstveni službenik Komisije razdjeljuje raspoloživa sredstva u skladu s Uredbom (EZ, Euratom) br. 1150/2000.

Članak 59.

Vođenje bankovnih računa

(Članak 61. Financijske uredbe)

1. Za potrebe upravljanja riznicom računovodstveni službenik može otvoriti račune na ime institucije kod financijskih institucija ili nacionalnih centralnih banaka, ili dati da se takvi računi otvore. U opravdanim slučajevima može otvoriti račune i u drugim valutama koje nisu euro.

2. Računovodstveni službenik dogovara se s financijskim institucijama o uvjetima vođenja računa u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja, učinkovitosti i konkurentnog nadmetanja.

3. Računovodstveni službenik ponovno provodi postupak konkurentnog nadmetanja najmanje svakih pet godina između financijskih institucija kod kojih su otvoreni računi.

4. Računovodstveni službenik vodi brigu o striktnom poštovanju uvjeta poslovanja po računima otvornim kod financijskih institucija.

5. Nakon savjetovanja s računovodstvenim službenicima drugih institucija računovodstveni službenik Komisije je odgovoran za usklađivanje uvjeta poslovanja po otvorenim računima različitih institucija.

Članak 60.

Ovlast za potpisivanje

(Članak 61. Financijske uredbe)

Uvjeti za otvaranje, poslovanje i korištenje računa predviđaju, ovisno o zahtjevima za unutarnjom kontrolom, da čekove, virmanske naloge banke, ili bilo koje druge poslove banke mora potpisati jedan ili više valjano ovlaštenih članova osoblja.

▼M2

S tim ciljem, računovodstveni službenik svake institucije priopćava svim financijskim institucijama kod kojih predmetna institucija ima otvorene račune imena i primjerke potpisa ovlaštenih članova osoblja.

▼B

Članak 61.

Vođenje stanja po računima

(Članak 61. Financijske uredbe)

1. Računovodstveni službenik osigurava da stanje na bankovnim računima predviđenim u članku 59. znatno ne odstupa od predviđenih novčanih tokova iz članka 58. stavka 2. i u svakom slučaju:

(a) da ni jedan od tih računa nema negativno stanje;

(b) da se stanja na računima u drugim valutama povremeno preračunavaju u euro.

2. Računovodstveni službenik ne smije voditi sredstva na računima u drugim valutama, tako da izazove velike gubitke za instituciju zbog tečajnih razlika.

Članak 62.

Prijenosi i radnje konverzije

(Članak 61. Financijske uredbe)

Ne dovodeći u pitanje članak 69. računovodstveni službenik izvršava prijenose između računa otvorenih na ime institucije kod financijskih institucija te obavlja radnje konverzije.

Članak 63.

Načini plaćanja

(Članak 61. Financijske uredbe)

Plaćanja se izvršavaju virmanskim nalozima banke ili čekovima.

▼M2

Članak 64.

Dokumentacija pravnih osoba

(Članak 61. Financijske uredbe)

1. Računovodstveni službenik može izvršiti plaćanje putem bankovnog prijenosa samo ako institucija u zajedničku datoteku unese pojedinosti o bankovnom računu primatelja plaćanja, koji potvrđuju njegov identitet, ili bilo kakvu izmjenu.

Svi se navedeni unosi podataka o bankovnom računu primatelja plaćanja, njegovi pravni podaci ili izmjena navedenih podataka u datoteci obavljaju na temelju odgovarajuće dokumentacije čiji oblik utvrđuje računovodstveni službenik Komisije.

▼B

2. U namjeri da se plaćanje izvrši virmanskim nalogom banke, dužnosnici za ovjeravanje mogu unijeti preuzetu obvezu prema trećim osobama u ime svoje institucije samo ako je ta treća osoba dostavila dokumentaciju potrebnu za unos u bazu podataka.

▼M2

Dužnosnici za ovjeravanje obavješćuju računovodstvenog službenika o svim promjenama pravnih pojedinosti i pojedinosti o bankovnom računu ili izmjenama tih podataka koje je priopćio primatelj plaćanja te provjeravaju jesu li ti detalji važeći prije izvršavanja plaćanja.

▼B

U vezi s pretpristupnom pomoći, pojedinačne preuzete obveze mogu se sklopiti sa tijelima s javnim ovlastima u državama koje se prijavljuju za pristupanje Europskoj uniji bez prethodnog unosa u bazu podataka trećih osoba. U takvim slučajevima dužnosnik za ovjeravanje dužan je učiniti sve što je u njegovoj moći kako bi se takvi podaci što prije unijeli. Sporazumi moraju predvidjeti da je priopćenje pojedinosti o bankovnom računu primatelja plaćanja Komisiji uvjet koji je potrebno ispuniti prije nego što se izvrši prvo plaćanje.

Članak 65.

Popratna dokumentacija koju čuva računovodstveni službenik

(Članak 61. Financijske uredbe)

Popratna dokumentacija za računovodstveni sustav i pripremu financijskih izvještaja iz članka 121. Financijske uredbe čuva se najmanje pet godina od datuma kada Europski parlament da razrješnicu za financijsku godinu na koju se dokumenti odnose.

Međutim, dokumenti u vezi s radnjama koje nisu završene čuvaju se na duži rok, odnosno, do kraja godine koja slijedi iza godine kada su navedene radnje završene.

Svaka institucija odlučuje u kojoj se službi čuva popratna dokumentacija.







Odjeljak 4.

Blagajnik

Članak 66.

Uvjeti za korištenje knjiga blagajne

(Članak 63. Financijske uredbe)

1. Kada je zbog ograničenih predmetnih iznosa fizički nemoguće ili neučinkovito izvršiti plaćanja prema proračunskim postupcima, mogu se otvoriti knjige blagajne za plaćanja takvih rashoda.

▼M2

2. Blagajnik može na temelju detaljnog okvira utvrđenog u uputama odgovornog dužnosnika za ovjeravanje privremeno odobriti i platiti rashode. Navedene upute određuju pravila i uvjete koji važe za izvršavanje privremenog odobravanja i plaćanja i, ako je primjereno, uvjete za sklapanje pravnih obveza u smislu članka 94. stavka 1. točke (e) ove Uredbe.

▼B

3. Uspostava knjige blagajne i imenovanje blagajnika podliježe odluci računovodstvenog službenika na temelju valjano potkrijepljenog prijedloga odgovornog dužnosnika za ovjeravanje. Ta odluka utvrđuje odgovarajuće odgovornosti i obveze blagajnika i dužnosnika za ovjeravanje.

Izmjena uvjeta poslovanja po knjizi blagajne također podliježe odluci računovodstvenog službenika na temelju valjano potkrijepljenog prijedloga odgovornog dužnosnika za ovjeravanje.

Članak 67.

Uvjeti za otvaranje i plaćanje

(Članak 63. Financijske uredbe)

1. U odluci o uspostavi knjige blagajne i imenovanju blagajnika, te odluci o izmjeni uvjeta poslovanja po knjizi blagajne, osobito se navodi:

(a) najveći iznos kojeg je moguće odvojiti za blagajnu i u njezinu svrhu;

(b) je li potrebno u ime institucije otvoriti bankovni ili žiro račun;

(c) vrstu i najviši iznos svake stavke rashoda koju blagajnik može isplatiti trećim osobama ili naplatiti od njih;

(d) učestalost i postupak podnošenja popratne dokumentacije, te pravila za njezino dostavljanje dužnosniku za ovjeravanje radi podmirenja;

(e) postupak za osiguranje sredstava u blagajni;

(f) da blagajničke transakcije dužnosnik za ovjeravanje obračunava najkasnije do završetka sljedećeg mjeseca, tako da je moguće uskladiti računovodstveno i bankovno stanje;

(g) rok valjanosti ovlaštenja kojeg računovodstveni službenik daje blagajniku;

(h) osobne podatke o imenovanom blagajniku.

2. U prijedlozima odluka kojima se uspostavljaju knjige blagajne odgovorni dužnosnik za ovjeravanje osigurava:

(a) da se prednost daje korištenju proračunskih postupaka kada postoji pristup središnjem računalnom računovodstvenom sustavu;

(b) da se knjige blagajne koriste samo u opravdanim slučajevima.

▼M2

Najviši iznos koji može isplatiti blagajnik, kad je izvršavanje plaćanja putem proračunskog postupka materijalno nemoguće ili neučinkovito, ne smije prelaziti 60 000 eura za svaku stavku rashoda.

▼B

3. Blagajnik može izvršiti plaćanja trećim osobama na temelju i u okviru ograničenja:

(a) prethodnih proračunskih i pravnih obveza koje potpišu odgovorni dužnosnici za ovjeravanje;

(b) pozitivnog stanja u knjizi blagajne u gotovini ili na bankovnim računima.

▼M3

4. Blagajnička plaćanja mogu se izvršiti virmanskim nalozima banke, uključujući sustav izravnog terećenja iz članka 80. Financijske uredbe, čekovima ili drugim sredstvima plaćanja u skladu s uputama koje je utvrdio računovodstveni službenik.

▼B

5. Izvršena plaćanja popraćena su formalnim konačnim odlukama o potvrđivanju i/ili nalozima za plaćanje koje potpisuje odgovorni dužnosnik za ovjeravanje

Članak 68.

Odabir blagajnika

(Članak 63. Financijske uredbe)

►M2 Blagajnik se odabire među dužnosnicima ili, ako se pojavi potreba te samo u opravdanim slučajevima, među drugim članovima osoblja. ◄ Blagajnici se biraju na temelju njihova znanja, vještina i posebne stručne osposobljenosti koja se dokazuje diplomama ili odgovarajućim stručnim iskustvom, ili onim stečenim na temelju odgovarajućeg programa izobrazbe.

Članak 69.

Osiguravanje sredstava za knjige blagajne

(Članak 63. Financijske uredbe)

1. Računovodstveni službenik izvršava uplate čime osigurava sredstva za knjige blagajne i nadzire ih u pogledu otvaranja bankovnih računa i delegiranja potpisivanja i kontrole na licu mjesta i u centraliziranim računovodstvenim evidencijama. Računovodstveni službenik osigurava sredstva za knjige blagajne. Predujmovi se uplaćuju na račun banke otvoren za knjigu blagajne.

Sredstva za knjige blagajne također se mogu osigurati izravno iz raznih lokalnih prihoda koji proizlaze od:

(a) prodaje opreme;

(b) publikacija;

(c) raznih vraćanja;

(d) kamata.

Plaćanja se obračunavaju u smislu rashoda, raznih ili namjenskih prihoda, u skladu s odlukom kojom se uspostavlja knjiga blagajne iz članka 67. i odredbama Financijske uredbe. Dužnosnik za ovjeravanje oduzima predmetne iznose u trenutku naknadnog obnavljanja sredstava za iste knjige blagajne.

2. Blagajnik može prenositi sredstva između različitih bankovnih računa koji se odnose na istu knjigu blagajne, posebno da se izbjegnu negativne tečajne razlike.

Članak 70.

Provjere koje obavljaju dužnosnici za ovjeravanje i računovodstveni službenici

(Članak 63. Financijske uredbe)

1. Blagajnik vodi računovodstvenu evidenciju sredstava koja su mu na raspolaganju u gotovini i na bankovnim računima, te o izvršenim plaćanjima i primljenim iznosima u skladu s pravilima i uputama računovodstvenog službenika. ►M2 Izvještaji po tom računi moraju biti dostupni nadležnom dužnosniku za ovjeravanje u svakom trenutku te blagajnik dostavlja popis transakcija, koji se sastavlja najmanje jednom mjesečno, sljedeći mjesec zajedno s popratnom dokumentacijom zbog obračuna u knjizi blagajne. ◄

2. ►M2 Računovodstveni službenik obavlja provjere, ili povjerava obavljanje provjere članu osoblja svoje službe ili službe za ovjeravanje koja je za to ovlaštena, koje se u pravilu izvršavaju na licu mjesta i bez prethodne najave, kako bi se provjerilo postojanje sredstava koja su dodijeljena blagajniku i knjigovodstvu te provjerava jesu li blagajničke transakcije obračunate u za to predviđenom roku. ◄ Računovodstveni službenik priopćava nalaze takvih provjera odgovornom dužnosniku za ovjeravanje.

Članak 71.

Postupak javne nabave

(Članak 63. Financijske uredbe)

Blagajnička plaćanja mogu se, u okviru granica utvrđenih člankom 129. stavkom 4., sastojati od plaćanja troškova po fakturama, bez prethodnog prihvaćanja ponude.







POGLAVLJE 4.

Odgovornost financijskih izvršitelja







Odjeljak 1.

Opća pravila

Članak 72.

Tijela odgovorna za suzbijanje prijevara

(Članak 60. stavak 6. i članak 65. stavak 2. Financijske uredbe)

Podrazumijeva se da su nadležna tijela iz članka 60. stavka 6. i članka 65. stavka 2. Financijske uredbe, tijela određena na temelju ►M3 Pravilnika o osoblju ◄ i odlukama institucija Zajednice u vezi s uvjetima i načinom obavljanja internih istraga u vezi sa sprečavanjem prijevare, korupcije, te drugih nezakonitih aktivnosti koje štete interesima Zajednica.







Odjeljak 2.

Pravila koja se primjenjuju na dužnosnike za ovjeravanje na osnovi delegiranja i daljnjeg delegiranja ovlasti

Članak 73.

Potvrda uputa

(Članak 66. stavak 2. Financijske uredbe)

1. Dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ili daljnjeg delegiranja ovlasti koji primi obvezujuću uputu za koju smatra da je nepravilna ili da je u suprotnosti s načelima dobrog financijskog upravljanja, osobito, jer se uputa ne može izvršiti sa sredstvima koja su mu dodijeljena, o tome pisanim putem obavješćuje nadležno tijelo od kojeg je primio delegiranje ili daljnje delegiranje. ►M2 Ako je navedena uputa potvrđena pisanim putem i ta se potvrda primi pravodobno te je iz nje dovoljno jasno da se izričito odnosi na točke koje dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ili daljnjeg delegiranja ovlasti dovodi u pitanje, dužnosnik za ovjeravanje se ne može smatrati odgovornim; on izvršava uputu, osim ako je ona očito nezakonita ili predstavlja kršenje valjanih sigurnosnih standarda. ◄

2. Stavak 1. se također primjenjuje u slučajevima kada dužnosnik za ovjeravanje tijekom izvršavanja obvezujuće upute sazna da bi okolnosti slučaja mogle dovesti do nepravilnosti.

3. Sve upute koje se potvrđene na način opisan u članku 66. stavku 2. Financijske uredbe evidentira odgovorni dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti i navodi to u svom godišnjem izvješću o radu.

▼M3

Članak 74.

Financijske nepravilnosti

(Članak 60. stavak 6. i članak 66. stavak 4. Financijske uredbe)

Ne dovodeći u pitanje ovlasti OLAF-a, povjerenstvo iz članka 43.a (dalje u tekstu:,povjerenstvo') nadležno je za sve povrede odredbi Financijske uredbe ili odredbi koje se odnesi na financijsko upravljanje ili provjeru poslovanja, a koje proizlaze iz činjenja ili propusta člana osoblja.

Članak 75.

Povjerenstvo za financijske nepravilnosti

(Članak 60. stavak 6. i članak 66. stavak 4. Financijske uredbe)

1. Slučajeve financijskih nepravilnosti iz članka 74. ove Uredbe tijelo za imenovanja prosljeđuje povjerenstvu radi donošenja mišljenja iz drugog podstavka članka 66. stavka 4. Financijske uredbe.

Dužnosnik za ovjeravanje može uputiti predmet povjerenstvu ako smatra da je došlo do financijske nepravilnosti. Povjerenstvo donosi mišljenje ocjenjujući postojanje nepravilnosti u smislu članka 74., koliko su one ozbiljne i koje su njihove moguće posljedice. Ako analiza povjerenstva pokaže da je dotični predmet u nadležnosti OLAF-a, ono bez odgode prosljeđuje spis tijelu za imenovanja i o tome odmah obavješćuje OLAF.

Kada član osoblja izravno obavijesti povjerenstvo u skladu s člankom 60. stavkom 6. Financijske uredbe, povjerenstvo dostavlja spis tijelu za imenovanje i o tome obavješćuje člana osoblja. Tijelo za imenovanje može od povjerenstva zatražiti mišljenje o slučaju.

2. Institucija ili, u slučaju zajedničkog povjerenstva, institucije koje u njemu sudjeluju, ovisno o njihovoj unutarnjoj organizaciji, određuju načine djelovanja povjerenstva i njezin sastav, koji uključuje vanjskog sudionika s traženom osposobljenošću i stručnim iskustvom.

▼B







POGLAVLJE 5.

Prihodi







Odjeljak 1.

Vlastita sredstva

Članak 76.

Pravila koja se primjenjuju na vlastita sredstva

(Članak 69. Financijske uredbe)

Dužnosnik za ovjeravanje izrađuje raspored koji pokazuje kada se vlastita sredstva definirana u Odluci o sustavu vlastitih sredstva Europskih zajednica stavljaju na raspolaganje Komisiji.

Vlastita sredstva se određuju i naplaćuju u skladu s usvojenim pravilima na temelju odluke iz prvog stavka.







Odjeljak 2.

Procjena iznosa potraživanja

Članak 77.

Procjena iznosa potraživanja

(Članak 70. Financijske uredbe)

1. Procjene iznosa potraživanja sadrže vrstu prihoda i proračunsku stavku na koju se trebaju knjižiti, te u mjeri u kojoj je to moguće, podatke o dužniku i procijenjenom iznosu.

Prilikom izrade procjene iznosa potraživanja odgovorni dužnosnik za ovjeravanje osobito provjerava:

(a) da je prihod knjižen na točnu proračunsku stavku;

(b) da je procjena ispravna i da je u skladu s odredbama koje se primjenjuju i načelima dobrog financijskog upravljanja.

2. ►M3 Podložno članku 160. stavku 1.a i članku 161. stavku 2. Financijske uredbe, procjene iznosa potraživanja nemaju učinak da su odobrena sredstva za preuzimanje obveza na raspolaganju. ◄ U slučajevima iz članka 18. Financijske uredbe, odobrena sredstva mogu se staviti na raspolaganje samo nakon što Zajednice zaista osiguraju povrat dugovanih iznosa.







Odjeljak 3.

Utvrđivanje iznosa potraživanja

Članak 78.

Postupak

(Članak 71. Financijske uredbe)

1. Utvrđivanje iznosa potraživanja od strane odgovornog dužnosnika za ovjeravanje predstavlja priznavanje prava Zajednica u odnosu na dužnika i uspostavu prava na zahtjev da dužnik plati dug.

2. Nalogom za povrat odgovorni dužnosnik za ovjeravanje daje uputu računovodstvenom službeniku da osiguraju povrat utvrđenog iznosa.

3. Obaviješću o terećenju dužnik se obavješćuje:

(a) da su Zajednice utvrdile iznos potraživanja;

▼M2

(b) da se, ako je dug plaćen prije isteka navedenog roka, ne obračunavaju zatezne kamate;

(c) da se, ako dug nije plaćen prije isteka roka iz točke (b), na dug obračunavaju kamate po stopi iz članka 86. ove Uredbe, ne dovodeći u pitanje bilo koji poseban propis koji se primjenjuje;

(d) da, ako dug nije plaćen prije isteka roka iz točke (b), institucija osigurava povrat sredstava prijebojem ili aktiviranjem neke unaprijed priložene garancije;

(e) da računovođa može osigurati povrat prijebojem prije roka iz točke (b) ako je potrebno zaštititi financijske interese Zajednice i kad opravdano smatra da bi iznos koji se duguje Komisiji bio izgubljen, nakon što je dužnik obaviješten o razlozima i datumu povrata sredstava prijebojem;

▼B

(f) ako nakon što su poduzete sve mjere, povrat nije u cijelosti osiguran, institucija osigurava povrat izvršenjem odluke koja je osigurana ili u skladu s člankom 72. stavkom 2. Financijske uredbe ili u sudskom postupku.

Dužnosnik za ovjeravanje šalje obavijest o terećenju dužniku, a presliku računovodstvenom službeniku.

Članak 79.

Utvrđivanje iznosa potraživanja

(Članak 71. Financijske uredbe)

Da bi se utvrdio iznos potraživanja odgovorni dužnosnik za ovjeravanje osigurava:

(a) da je potraživanje sigurno i da ne podliježe nikakvom uvjetu;

(b) da je potraživanje u fiksnom iznosu, točno izraženo u novcu;

(c) da je potraživanje dospjelo i da ne podliježe nikakvom roku plaćanja;

(d) da su podaci o dužniku točni;

(e) da je iznos čiji povrat treba osigurati knjižen na točnu proračunsku stavku;

(f) da je popratna dokumentacija ispravna; i

(g) da se poštuje načelo dobrog financijskog upravljanja, osobito u vezi s kriterijima iz točke (a) članka 87. stavka 1.

Članak 80.

Popratna dokumentacija za utvrđivanje iznosa potraživanja

(Članak 71. Financijske uredbe)

1. Utvrđivanje iznosa potraživanja temelji se na popratnoj dokumentaciji koja potvrđuje pravo Zajednica.

2. Prije utvrđivanja iznosa potraživanja odgovoran dužnosnik za ovjeravanje osobno provjerava popratnu dokumentaciju ili potvrđuje svojom odgovornošću da je pregledana.

3. Dužnosnik za ovjeravanje čuva popratnu dokumentaciju u skladu s člancima 48. i 49.