2000Q3614 — HR — 16.11.2011 — 012.002







(*)









▼B

POSLOVNIK KOMISIJE

[C(2000) 3614]







KOMISIJA EUROPSKIH ZAJEDNICA, uzimajući u obzir Ugovor o osnivanju Europske zajednice za ugljen i čelik, a posebno njegov članak 16., uzimajući u obzir Ugovor o osnivanju Europske zajednice, a posebno njegov članak 218. stavak 2., uzimajući u obzir Ugovor o osnivanju Europske zajednice za atomsku energiju, a posebno njegov članak 131., uzimajući u obzir Ugovor o Europskoj uniji, a posebno njegov članak 28. stavak 1. i članak 41. stavak 1., DONIJELA JE OVAJ POSLOVNIK:







▼M13







CHAPTER I

THE COMMISSION

Article 1

The principle of collective responsibility

The Commission shall act collectively in accordance with these Rules of Procedure and in compliance with the priorities which it has set in the context of the political guidelines laid down by the President in accordance with Article 17(6) TEU.

Article 2

Political guidelines, priorities, work programme and budget

In compliance with the political guidelines laid down by the President, the Commission shall establish its priorities and reflect them in its work programme and the draft budget which it shall adopt each year.

Article 3

The President

1. The President shall lay down the political guidelines within which the Commission shall exercise its functions ( 1 ). The President shall steer the work of the Commission in order to ensure it is carried out.

2. The President shall decide on the internal organisation of the Commission, ensuring that it acts consistently, efficiently and as a collegiate body ( 2 ).

Without prejudice to Article 18(4) TEU, the President shall assign to Members of the Commission special fields of activity with regard to which they are specifically responsible for the preparation of Commission work and the implementation of its decisions ( 3 ).

The President may ask Members of the Commission to carry out specific tasks with a view to ensuring that the political guidelines that he has laid down and the priorities set by the Commission are implemented.

He may change these assignments at any time ( 4 ).

The Members of the Commission shall carry out the duties devolved to them by the President under his authority (4) .

3. The President shall appoint Vice-Presidents, other than the High Representative of the Union for Foreign Affairs and Security Policy, from among the Members of the Commission ( 5 ), and shall draw up the order of precedence within the Commission.

4. The President may set up groups of Members of the Commission, designating their chairpersons, setting their mandate and operating procedures, and deciding on their membership and term.

5. The President shall represent the Commission. He shall designate the Members of the Commission to assist him in this task.

6. Without prejudice to Article 18(1) TEU, a member of the Commission shall resign if the President so requests ( 6 ).

Article 4

Decision-making procedures

Commission decisions shall be taken:

(a) at Commission meetings by oral procedure in accordance with Article 8 of these Rules of Procedure; or

(b) by written procedure in accordance with Article 12 of these Rules of Procedure; or

(c) by empowerment procedure in accordance with Article 13 of these Rules of Procedure; or

(d) by delegation procedure in accordance with Article 14 of these Rules of Procedure.







SECTION 1

Commission meetings

Article 5

Convening Commission meetings

1. Meetings of the Commission shall be convened by the President.

2. The Commission shall, as a general rule, meet at least once a week. It shall hold additional meetings whenever necessary.

3. Members of the Commission shall be required to attend all meetings. If a Member of the Commission is unable to attend a meeting, they shall inform the President in good time of the reasons for their absence. The President shall judge whether Members may be released from these requirements in certain circumstances.

Article 6

Agenda of Commission meetings

1. The President shall adopt the agenda of each Commission meeting.

2. Without prejudice to the prerogative of the President to adopt the agenda, any proposal involving significant expenditure must be presented in agreement with the Member of the Commission responsible for the budget.

3. If a Member of the Commission proposes the inclusion of an item on the agenda, the President must be notified as prescribed by the Commission in the implementing rules referred to in Article 28 of these Rules of Procedure, hereinafter referred to as „the implementing rules”.

4. The agenda and the necessary documents shall be circulated to the Members of the Commission as prescribed in accordance with the implementing rules.

5. The Commission may, on a proposal from the President, discuss any question which is not on the agenda or for which the necessary documents have been distributed late.

Article 7

Quorum

The number of Members whose presence is necessary to constitute a quorum shall be equal to a majority of the number of Members specified in the Treaty.

Article 8

Decision-making

1. The Commission shall take decisions on the basis of proposals from one or more of its Members.

2. A vote shall be taken if any Member so requests. The vote may be on the original draft text or on an amended draft text by the Member or Members responsible for the initiative or by the President.

3. Commission decisions shall be adopted if a majority of the number of Members specified in the Treaty vote in favour.

4. The President shall formally note the outcome of discussions, which shall be recorded in the minutes of the meeting provided for in Article 11 of these Rules of Procedure.

Article 9

Confidentiality

Meetings of the Commission shall not be public. Discussions shall be confidential.

Article 10

Attendance of officials or other persons

1. Unless the Commission decides otherwise, the Secretary-General and the President’s Head of Cabinet shall attend meetings. The circumstances in which other persons may attend Commission meetings shall be determined in accordance with the implementing rules.

2. In the absence of a Member of the Commission, his Head of Cabinet may attend the meeting and, at the invitation of the President, state the views of the absent Member.

3. The Commission may decide to hear any other person.

Article 11

Minutes

1. Minutes shall be taken of all meetings of the Commission.

2. The draft minutes shall be submitted to the Commission for approval at a subsequent meeting. The approved minutes shall be authenticated by the signatures of the President and the Secretary-General.







SECTION 2

Other decision-making procedures

Article 12

Decisions taken by written procedure

1. The agreement of the Members of the Commission to a draft text from one or more of its Members may be obtained by means of written procedure, provided that the approval of the Legal Service and the agreement of the departments consulted in accordance with Article 23 of these Rules of Procedure has been obtained.

Such approval and/or agreement may be replaced by an agreement between the Members of the Commission where a meeting of the College has decided, on a proposal from the President, to open a finalisation written procedure as provided for in the implementing rules.

2. For this purpose, the draft text shall be circulated in writing to all Members of the Commission as laid down by it in accordance with the implementing rules, with a time limit within which Members must make known any reservations they may have or amendments they wish to make.

3. Any Member of the Commission may, in the course of the written procedure, request that the draft text be discussed. He shall send a reasoned request to that effect to the President.

4. A draft text on which no Member has made and maintained a request for suspension up to the time limit set for the written procedure shall stand adopted by the Commission.

▼M14

5. Any Member of the Commission wishing to suspend a written procedure in the field of coordination and surveillance of the economic and budgetary policies of the Member States, in particular of the euro area, shall send a reasoned request to that effect to the President, explicitly indicating the aspects of the draft decision to which it relates, based on an impartial and objective assessment of the timing, structure, reasoning or result of the proposed decision.

If the President considers that the reasons given are not well-founded, and if the request for suspension is maintained, he or she may refuse to allow the suspension and may decide that the written procedure shall continue; in that case, the Secretary-General shall ask the other Members of the Commission for their position to ensure that the quorum laid down in Article 250 of the Treaty on the Functioning of the European Union has been met. The President may also include the item on the agenda of the next Commission meeting with a view to its adoption.

▼M13

Article 13

Decision taken by empowerment procedure

1. The Commission may, provided the principle of collective responsibility is fully respected, empower one or more of its Members to take management or administrative measures on its behalf and subject to such restrictions and conditions as it shall impose.

2. The Commission may also instruct one or more of its Members to adopt, with the agreement of the President, the definitive text of any instrument or of any proposal to be presented to the other institutions, the substance of which has already been determined in discussion.

3. Powers conferred in this way may be subdelegated to the Directors-General and Heads of Department unless this is expressly prohibited in the empowering decision.

4. The provisions of paragraphs 1, 2 and 3 shall be without prejudice to the rules concerning delegation in respect of financial matters or the powers conferred on the appointing authority and the authority empowered to conclude contracts of employment.

Article 14

Decisions taken by delegation procedure

The Commission may, provided the principle of collective responsibility is fully respected, delegate the adoption of management or administrative measures to the Directors-General and Heads of Department, acting on its behalf and subject to such restrictions and conditions as it shall impose.

Article 15

Subdelegation for individual decisions awarding grants and contracts

The Director-General or Head of Department who has received delegated or subdelegated powers under Articles 13 and 14 for the adoption of financing decisions may decide to subdelegate certain decisions selecting projects and certain individual decisions awarding grants and public procurement contracts to the competent Director or, in agreement with the Member of the Commission responsible, to the competent Head of Unit, subject to the restrictions and conditions laid down in the implementing rules.

Article 16

Information concerning decisions adopted

Decisions adopted by written procedure, empowerment procedure or delegation procedure shall be recorded in a day note or week note which shall be recorded in the minutes of the next Commission meeting.







SECTION 3

Provisions common to all decision-making procedures

Article 17

Authentication of instruments adopted by the Commission

1. Instruments adopted by the Commission in the course of a meeting, in the authentic language or languages, shall be attached to a summary note prepared during the meeting at which they were adopted in such a way that they cannot be separated from it. They shall be authenticated by the signatures of the President and the Secretary-General on the last page of the summary note.

2. The non-legislative instruments of the Commission referred to in Article 297(2) TFEU and adopted by written procedure shall be authenticated by the signatures of the President and the Secretary-General on the last page of the summary note referred to in the preceding paragraph, unless these instruments must be published and enter into force before the date of the next meeting of the Commission. For the purposes of authentication, copies of the day notes referred to in Article 16 of these Rules of Procedure shall be attached to the summary note referred to in the preceding paragraph in such a way that they cannot be separated from it.

The other instruments adopted by written procedure and the instruments adopted by empowerment procedure in accordance with Article 12, Article 13(1) and (2) of these Rules of Procedure shall be attached, in the authentic language or languages, to the day note referred to in Article 16 of these Rules of Procedure in such a way that they cannot be separated from it. They shall be authenticated by the signature of the Secretary-General on the last page of the day note.

3. Instruments adopted by delegation procedure or by subdelegation shall be attached in the authentic language or languages, in such a way that they cannot be separated, by the computer application provided for that purpose, to the day note referred to in Article 16 of these Rules of Procedure. They shall be authenticated by a certifying statement signed by the official to whom the powers have been delegated or subdelegated in accordance with Article 13(3), Articles 14 and 15 of these Rules of Procedure.

4. For the purposes of these Rules of Procedure, „instrument” means any instrument referred to in Article 288 TFEU.

5. For the purposes of these Rules of Procedure, „authentic language or languages” means the official languages of the European Union, without prejudice to the application of Council Regulation (EC) No 920/2005 ( 7 ), in the case of instruments of general application, and the language or languages of those to whom they are addressed, in other cases.







SECTION 4

Preparation and implementation of Commission decisions

Article 18

Groups of Members of the Commission

Groups of Members of the Commission shall contribute to the coordination and preparation of the work of the Commission in accordance with the political guidelines and mandate laid down by the President.

Article 19

Members’ cabinets and relations with departments

1. Members of the Commission shall have their own cabinet to assist them in their work and in preparing Commission decisions. The rules governing the composition and operation of the cabinets shall be laid down by the President.

2. In compliance with the principles laid down by the President, Members of the Commission shall approve their working arrangements with the departments for which they are responsible. In particular, these arrangements must specify the way in which Members of the Commission give instructions to the departments concerned, which will regularly provide them with all the information on their area of activity necessary for them to exercise their responsibilities.

Article 20

The Secretary-General

1. The Secretary-General shall assist the President so that, in the context of the political guidelines laid down by the President, the Commission achieves the priorities that it has set.

2. The Secretary-General shall also help to ensure political consistency by organising the necessary coordination between departments at the start of the preparatory stages, in accordance, inter alia, with Article 23 of these Rules of Procedure.

He shall see that documents submitted to the Commission are of good quality in terms of substance and comply with the rules as to form and, in this context, shall help to ensure that they are consistent with the principles of subsidiarity and proportionality, external obligations, interinstitutional considerations and the Commission’s communication strategy.

3. The Secretary-General shall assist the President in preparing the proceedings and conducting the meetings of the Commission.

He shall also assist the Members chairing groups of Members set up under Article 3(4) of these Rules of Procedure in preparing and conducting their meetings. He shall provide the secretariat of these groups.

4. The Secretary-General shall ensure that decision-making procedures are properly implemented and that effect is given to the decisions referred to in Article 4 of these Rules of Procedure.

In particular, except in specific cases, he shall take the necessary steps to ensure that Commission instruments are officially notified to those concerned and are published in the Official Journal of the European Union and that documents of the Commission and its departments are transmitted to the other institutions of the European Union and to the national parliaments.

He shall be responsible for distributing written information that the Members of the Commission wish to circulate within the Commission.

5. The Secretary-General shall be responsible for official relations with the other institutions of the European Union, subject to any decisions by the Commission to exercise any function itself or to assign it to its Members or departments.

In this context, he shall help to ensure overall consistency by providing coordination between departments during procedures involving other institutions.

6. The Secretary-General shall ensure that appropriate information is given to the Commission concerning the progress made on internal and interinstitutional procedures.







CHAPTER II

COMMISSION DEPARTMENTS

Article 21

Structure of departments

The Commission shall establish a number of Directorates-General and equivalent departments forming a single administrative service to assist it in the preparation and performance of its tasks, and in the implementation of its priorities and the political guidelines laid down by the President.

The Directorates-General and equivalent departments shall normally be divided into directorates, and directorates into units.

Article 22

Creation of specific functions and structures

In special cases the President may set up specific functions or structures to deal with particular matters and shall determine their responsibilities and method of operation.

Article 23

Cooperation and coordination between departments

1. In order to ensure the effectiveness of Commission action, departments shall work in close cooperation and in coordinated fashion from the outset in the preparation and implementation of Commission decisions.

2. The department responsible for preparing an initiative shall ensure from the beginning of the preparatory work that there is effective coordination between all the departments with a legitimate interest in the initiative by virtue of their powers or responsibilities or the nature of the subject.

3. Before a document is submitted to the Commission, the department responsible shall, in accordance with the implementing rules, consult the departments with a legitimate interest in the draft text in sufficient time.

4. The Legal Service shall be consulted on all drafts or proposals for legal instruments and on all documents which may have legal implications.

The Legal Service must always be consulted before initiating any of the decision-making procedures provided for in Articles 12, 13 and 14 of these Rules of Procedure, except for decisions concerning standard instruments where its agreement has already been secured (repetitive instruments). Such consultation is not required for the decisions referred to in Article 15 of these Rules of Procedure.

5. The Secretariat-General shall be consulted on all initiatives which:

— are subject to approval by oral procedure, without prejudice to personnel questions concerning individual members of staff, or

— are of political importance, or

— are part of the Commission’s annual work programme or the programming instrument in force, or

— concern institutional issues, or

— are subject to impact assessment or public consultation,

and for any joint position or initiative that may commit the Commission vis-à-vis other institutions or bodies.

▼M14

5a. The Directorate-General responsible for economic and financial affairs must be consulted on all initiatives relating to or having a potential impact on growth, competitiveness or economic stability in the European Union or in the euro area.

▼M13

6. With the exception of the decisions referred to in Article 15 of these Rules of Procedure, the Directorate-General responsible for the budget and the Directorate-General responsible for human resources and security shall be consulted on all documents which may have implications for the budget and finances or for personnel and administration respectively. The department responsible for combating fraud shall likewise be consulted where necessary.

7. The department responsible shall endeavour to frame a proposal that has the agreement of the departments consulted. In the event of a disagreement it shall append to its proposal the differing views expressed by these departments, without prejudice to Article 12 of these Rules of Procedure.







CHAPTER III

DEPUTISING

Article 24

Continuity of service

The Members of the Commission and the departments shall ensure they take all appropriate measures to ensure continuity of service, in compliance with the provisions adopted for that purpose by the Commission or the President.

Article 25

Deputising for the President

Where the President is prevented from exercising his functions, they shall be exercised by one of the Vice-Presidents or Members in the order laid down by the President.

Article 26

Deputising for the Secretary-General

Where the Secretary-General is prevented from exercising his functions, or where the post is vacant, they shall be exercised by the Deputy Secretary-General present with the highest grade or, in the event of equal grade, by the Deputy Secretary-General with the greatest seniority in the grade or, in the event of equal seniority, by the eldest or by an official designated by the Commission.

If there is no Deputy Secretary-General present and no official has been designated by the Commission, the subordinate official present in the highest function group with the highest grade or, in the event of equal grade, the subordinate official with the greatest seniority in the grade or, in the event of equal seniority, the one who is eldest, shall deputise.

Article 27

Deputising for hierarchical superiors

1. Where a Director-General is prevented from exercising his functions, or where the post is vacant, they shall be exercised by the Deputy Director-General present with the highest grade or, in the event of equal grade, by the Deputy Director-General with the greatest seniority within the grade or, in the event of equal seniority, by the eldest or by an official designated by the Commission.

If there is no Deputy Director-General present and no official has been designated by the Commission, the subordinate official present in the highest function group with the highest grade or, in the event of equal grade, the subordinate official with the greatest seniority in the grade or, in the event of equal seniority, the one who is eldest, shall deputise.

2. Where a Head of Unit is prevented from exercising his functions, or where the post is vacant, they shall be exercised by the Deputy Head of Unit or an official designated by the Director-General.

If there is no Deputy Head of Unit present and no official has been designated by the Commission, the subordinate official present in the highest function group with the highest grade or, in the event of equal grade, the subordinate official with the greatest seniority in the grade or, in the event of equal seniority, the one who is eldest, shall deputise.

3. Where any other hierarchical superior is prevented from exercising his duties, or where the post is vacant, the Director-General shall designate an official in agreement with the Member of the Commission responsible. If no replacement has been designated, the subordinate official present in the highest function group with the highest grade, or in the event of equal grade, the subordinate official with the greatest seniority in the grade or, in the event of equal seniority, the one who is eldest, shall deputise.







CHAPTER IV

FINAL PROVISIONS

Article 28

The Commission shall, as necessary, lay down implementing rules to give effect to these Rules of Procedure.

The Commission may adopt supplementary measures relating to the functioning of the Commission and of its departments, taking into account developments in technology and information technology.

Article 29

These Rules of Procedure shall enter into force on the day following their publication in the Official Journal of the European Union.

▼B









PRILOG

KODEKS O DOBROM PONAŠANJU ZA OSOBLJE EUROPSKE KOMISIJE U ODNOSIMA S JAVNOSTI

Kvalitetna usluga

Komisija i njeno osoblje dužni su služiti interesima Zajednice i time javnom interesu.

Javnost s pravom očekuje kvalitetnu uslugu i otvorenu, dostupnu i pravilno vođenu upravu.

Kvalitetna usluga znači da su Komisija i njeno osoblje uljudni, objektivni i nepristrani.

Svrha

Kako bi Komisija mogla ispuniti svoje obveze u vezi s dobrog ponašanja, posebno u odnosima s javnosti, obvezuje se da će poštovati standarde dobrog ponašanja utvrđene u ovom Kodeksu te da će se u svom svakodnevnom radu voditi tim standardima.

Područje primjene

Kodeks je obvezujući za osoblje obuhvaćeno Pravilnikom o osoblju za dužnosnike i Uvjetima zaposlenja ostalih službenika Europskih zajednica (dalje u tekstu: „Pravilnik o osoblju”) i ostalim propisima o odnosima između Komisije i njenog osoblja koji su primjenjivi na dužnosnike i ostale službenike Europskih zajednica. Međutim, u svom svakodnevnom radu kodeks moraju poštovati i osobe zaposlene na temelju ugovora privatnog prava, stručnjaci na sekundiranju iz nacionalnih državnih uprava, vježbenici itd. koji rade za Komisiju.

Odnosi između Komisije i njenog osoblja uređeni su isključivo Pravilnikom o osoblju.

1. OPĆA NAČELA

U odnosima s javnosti Komisija poštuje sljedeća opća načela:

Zakonitost Komisija djeluje u skladu s pravom te poštuje pravila i postupke utvrđene u zakonodavstvu Zajednice.

Nediskriminacija i jednak tretman Komisija poštuje načelo nediskriminacije, a posebno jamči jednak tretman svim osobama bez obzira na državljanstvo, spol, rasnu ili etničku pripadnost, vjeru ili uvjerenje, invalidnost, dob ili spolnu orijentaciju. Stoga razlike u tretmanu sličnih slučajeva moraju biti izričito opravdane relevantnim okolnostima pojedinačnog slučaja.

Proporcionalnost Komisija osigurava da su poduzete mjere proporcionalne cilju koji se želi postići. Komisija posebno osigurava da primjena ovog Kodeksa nikada ne dovede do nametanja administrativnog ili proračunskog tereta koji nije proporcionalan očekivanoj koristi.

Dosljednost Komisija je dosljedna u postupanju i slijedi svoju uobičajenu praksu. Sva odstupanja od ovog načela moraju se odgovarajuće obrazložiti.

2. SMJERNICE ZA DOBRO PONAŠANJE

Objektivnost i nepristranost

Osoblje u radu uvijek mora postupati objektivno i nepristrano te u interesu Zajednice i za javno dobro. Članovi osoblja djeluju neovisno unutar okvira politike koju je utvrdila Komisija i njihovi postupci nikada ne smiju biti vođeni osobnim ili nacionalnim interesima ili političkim pritiskom.

Informacije o administrativnim postupcima

Kada neka osoba zatraži informaciju u vezi s nekim administrativnim postupkom Komisije, osoblje osigurava da se ta informacija dostavi u roku određenom za relevantni postupak.

3. INFORMACIJE O PRAVIMA ZAINTERESIRANIH STRANAKA

Saslušanje svih stranaka koje imaju neposredni interes

Kada pravo Zajednice predviđa saslušanje zainteresiranih stranaka, osoblje osigurava mogućnost iznošenja stajališta.

Obveza obrazlaganja odluka

U odluci Komisije moraju biti jasno navedeni razlozi na kojima je utemeljena te se mora priopćiti zainteresiranim osobama i strankama.

U pravilu odluka mora sadržavati cjelovito obrazloženje. Međutim kada npr. zbog velikog broja osoba na koje se odnose slične odluke, nije moguće detaljno priopćiti razloge pojedinih odluka, može se poslati standardni odgovor. Takvi standardni odgovori moraju sadržavati glavne razloge koji opravdavaju donošenje odluke. Nadalje, zainteresiranoj stranci koja to izričito zatraži dostavlja se detaljan odgovor.

Obveza navođenja mogućnosti žalbe

Kada to predviđa pravo Zajednice, priopćene odluke moraju jasno navesti mogućnost žalbe te opisati način na koji se ona podnosi (ime i službena adresa osobe ili službe kojoj se ulaže žalba i krajnji rok njenog podnošenja).

Kada je to primjereno, odluke trebaju upućivati na mogućnost pokretanja sudskog postupka i/ili podnošenja pritužbe Europskom ombudsmanu u skladu s člankom 230. ili 195. Ugovora o osnivanju Europske zajednice.

4. POSTUPANJE S UPITIMA

Komisija se obvezuje odgovarati na upite na najprikladniji način i u najkraćem mogućem roku.

Zahtjevi za dokumentima

Ako je dokument već objavljen, osobu koja postavlja upit upućuje se na prodajna mjesta Ureda za službene publikacije Europskih zajednica ili na dokumentacijske ili informacijske centre koji pružaju besplatan pristup dokumentima, poput info-točaka, Europskih dokumentacijskih centara itd. Mnogi dokumenti su lako dostupni i u elektroničkom obliku.

Pravila o pristupu dokumentima utvrđena su posebnim propisom.

Korespondencija

U skladu s člankom 21. Ugovora o osnivanju Europske zajednice, Komisija na pisma odgovara na jeziku prvog pisma, pod uvjetom da je napisano na jednom od službenih jezika Zajednice.

Odgovor na pismo naslovljeno na Komisiju upućuje se u roku od 15 radnih dana od dana primitka pisma od strane nadležnog tijela Komisije. U odgovoru se navodi ime odgovorne osobe za to pitanje te način stupanja u kontakt.

Ako odgovor ne može biti upućen u roku od 15 radnih dana i u slučajevima u kojima odgovor zahtijeva dodatnu obradu kao što je savjetovanje među službama ili prevođenje, odgovorni član osoblja treba poslati pismo u kojem se navodi dan do kojega osoba koja je poslala upit može očekivati odgovor s obzirom na dodatnu obradu i uzimajući u obzir žurnost i složenost pitanja.

Ako odgovor treba pripremiti neka druga služba, a ne služba na koju je naslovljeno prvo pismo, osobu koja je postavila upit obavješćuje se o imenu i službenoj adresi osobe kojoj je pismo proslijeđeno.

Ova pravila ne primjenjuju se na korespondenciju koju se s razlogom može smatrati neprikladnom, npr. jer je ponovljena, neprimjerena i/ili besmislena. U takvim slučajevima Komisija pridržava pravo prekinuti takvu korespondenciju.

Telefonsko komuniciranje

Prilikom odgovaranja na telefonske pozive osoblje predstavlja sebe ili svoju upravu. Pozivi se uzvraćaju što je prije moguće.

Osoblje koje odgovara na upite daje informacije o predmetima za koje je neposredno odgovorno, a u drugim slučajevima stranke upućuje na odgovarajući izvor. Ako je to potrebno, osoblje upućuje stranke na svog nadređenog ili se s njim savjetuje prije davanja informacije.

Kada se upiti odnose na područja za koje je osoblje neposredno odgovorno, ustanovljava se identitet stranke i prije davanja informacije provjerava je li ona već objavljena. Ako to nije slučaj, član osoblja može smatrati da nije u interesu Zajednice otkrivanje te informacije. U tom slučaju treba objasniti zašto nije u mogućnosti otkriti informaciju i prema potrebi se pozvati na obvezu čuvanja tajnosti kako je utvrđeno u članku 17. Pravilnika o osoblju.

Kada je to primjereno, osoblje traži pisanu potvrdu upita koji je postavljen telefonskim putem.

Elektronička pošta

Osoblje na elektroničku poštu odgovara što je prije moguće slijedeći smjernice opisane u odjeljku o telefonskom komuniciranju.

Međutim, kada je elektronička poruka po svojoj prirodi jednakovrijedna pismu, s njom se postupa u skladu sa smjernicama za postupanje s pismima i na nju se odnose isti rokovi.

Zahtjevi medija

Za kontakte s medijima nadležna je Služba za medije i komunikaciju. Međutim, osoblje može odgovarati na zahtjeve postavljene od strane medija kada se oni odnose na tehnička pitanja koja su obuhvaćena njihovim područjem nadležnosti.

5. ZAŠTITA OSOBNIH PODATAKA I POVJERLJIVIH INFORMACIJA

Komisija i njeno osoblje posebno poštuju:

— pravila o zaštiti privatnosti i osobnih podataka,

— obveze iz članka 287. Ugovora o osnivanju Europske zajednice, a posebno one koje se odnose na službenu tajnu,

— pravila o tajnosti u kaznenim istragama,

— povjerljivost predmeta koji su u nadležnosti raznih odbora i tijela predviđenih u članku 9. i prilozima II. i III. Pravilnika o osoblju.

6. PRITUŽBE

Europska Komisija

Pritužbe koje se tiču mogućeg kršenja načela navedenih u ovom Kodeksu mogu se podnijeti izravno Glavnom tajništvu ( 8 ) Europske komisije koje će ga proslijediti relevantnoj službi.

Glavni direktor ili voditelj uprave pošiljatelju pritužbe odgovaraju pisanim putem u roku od dva mjeseca. Pošiljatelj pritužbe zatim u roku od mjesec dana može podnijeti glavnom tajniku Europske komisije zahtjev za ponovnim razmatranjem ishoda pritužbe. Glavni tajnik na zahtjev za ponovnim razmatranjem odgovara u roku od mjesec dana.

Europski ombudsman

Pritužbe se također mogu podnijeti Europskom ombudsmanu u skladu s člankom 195. Ugovora o osnivanju Europske zajednice i Statutom Europskog ombudsmana.

▼M1

PRAVILNIK KOMISIJE O SIGURNOSTI

budući da:

(1) Razvijanje djelatnosti Komisije na područjima koja zahtijevaju određeni stupanj klasifikacije zahtijeva uspostavu cjelovitog sigurnosnog sustava koji će se primjenjivati za Komisiju, ostale institucije, tijela, urede i agencije osnovane na temelju Ugovora o EZ-u ili Ugovora o Europskoj uniji, države članice kao i sve druge primatelje klasificiranih podataka Europske unije, u daljnjem tekstu „klasificirani podaci EU-a”.

(2) Kako bi se osigurala učinkovitost tako uspostavljenog sigurnosnog sustava, klasificirane podatke EU-a Komisija stavlja na raspolaganje samo onim vanjskim tijelima koja jamče da su poduzela sve potrebne mjere za primjenu propisa jednakovrijednih ovom pravilniku.

(3) Pravilnik se donosi ne dovodeći u pitanje Uredbu br. 3 od 31. srpnja 1958. o provedbi članka 24. Ugovora o osnivanju Europske zajednice za atomsku energiju ( 9 ), Uredbu vijeća (EZ) br. 1588/90 od 11. lipnja 1990. o prijenosu povjerljivih statističkih podataka Statističkom uredu Europskih zajednica ( 10 ) i Odluku Komisije C (95) 1510 završno s 23. studenoga 1995. o zaštiti informatičkih sustava.

(4) Sigurnosni sustav Komisije temelji se na načelima određenima u Odluci Vijeća 2001/264/EZ od 19. ožujka 2001. o usvajanju propisa Vijeća o sigurnosti ( 11 ), s namjerom osiguravanja neometanog funkcioniranja postupka odlučivanja Unije.

(5) Komisija naglašava važnost povezivanja, ako je potrebno, drugih institucija propisima i standardima osiguranja povjerljivosti koji su nužni za zaštitu interesa Unije i njezinih država članica.

(6) Komisija potvrđuje potrebu izrade vlastitog koncepta sigurnosti, uzimajući u obzir sve elemente sigurnosti i posebne značajke Komisije kao institucije.

(7) Ovaj se pravilnik donosi ne dovodeći u pitanje članak 255. Ugovora i Uredbu (EZ) br. 1049/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 30. svibnja 2001. o javnom pristupu dokumentima Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije ( 12 ),

▼

(8) Ove odredbe ne dovode u pitanje članak 286. Ugovora ni Uredbu (EZ) 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. prosinca 2000. o zaštiti osoba u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama i tijelima Zajednice i o slobodnom kretanju takvih podataka.

▼M1







Članak 1.

Pravilnik Komisije o sigurnosti nalazi se u Prilogu.

Članak 2.

1. Član Komisije odgovoran za sigurnosna pitanja poduzima odgovarajuće mjere kako bi se osiguralo da, pri rukovanju klasificiranim podacima EU-a, dužnosnici i ostali službenici Komisije kao i osoblje privremeno dodijeljeno Komisiji poštuju propise iz članka 1.; isto se odnosi na rad u svim prostorima Komisije, uključujući predstavništva i urede u Uniji i njezinim delegacijama u trećim zemljama kao i na vanjske suradnike Komisije.

▼

Kada ugovor ili sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava između Komisije i vanjskih ugovornih izvođača ili korisnika uključuje obradu klasificiranih podataka EU-a u prostorijama ugovornih izvođača ili korisnika, tada su sastavni dio ugovora ili sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava odgovarajuće mjere koje navedeni vanjski ugovorni izvođač ili korisnik moraju poduzeti kako bi se prilikom rukovanja s klasificiranim podacima EU-e osiguralo poštovanje pravila iz članka 1.

▼M1

2. Državama članicama, drugim institucijama, tijelima, uredima i agencijama osnovanima na temelju Ugovora, dopušteno je primati klasificirane podatke EU-a pod uvjetom da se pri rukovanju klasificiranim podacima, u okviru njihovih službi i prostora, osigura poštovanje propisa, jednakovrijednih onima iz članka 1., posebno od:

(a) članova stalnih predstavništava država članica u Europskoj uniji kao i članova državnih delegacija koje prisustvuju sastancima Komisije ili njezinih tijela, ili sudjeluju u ostalim aktivnostima Komisije,

(b) ostalih članova nacionalnih administracija država članica koji rade s klasificiranim podacima EU-a, bilo da djeluju na državnom području države članice ili izvan njega,

(c) vanjskih suradnika i privremeno dodijeljenog osoblja koji rade s klasificiranim podacima EU-a.

Članak 3.

Trećim zemljama, međunarodnim organizacijama i drugim tijelima dopušteno je primanje klasificiranih podataka EU-a, pod uvjetom da se pri rukovanju takvim podacima osigura poštivanje pravila jednakovrijednih onima iz članka 1.

Članak 4.

Pridržavajući se temeljnih načela i minimalnih standarda sigurnosti sadržanih u dijelu I. Priloga, član Komisije odgovoran za sigurnosna pitanja može poduzeti mjere u skladu s dijelom II. Priloga.

Članak 5.

Od dana početka primjene ovaj pravilnik zamjenjuje:

(a) Odluku Komisije C (94) 3282 od 30. studenoga 1994. o sigurnosnim mjerama koje se primjenjuju na klasificirane podatke koji nastaju ili se prenose u vezi s djelatnostima Europske unije;

(b) Odluku Komisije C (99) 423 od 25. veljače 1999. koja se odnosi na postupke kojima se dužnosnicima i ostalim zaposlenicima Europske Komisije može omogućiti pristup klasificiranim podacima koje drži Komisija.

Članak 6.

Od dana početka primjene ovog pravilnika svi klasificirani podaci koje je do tog datuma držala Komisija, izuzev klasificiranih podataka Euratoma:

(a) ako ih je izradila Komisija, u pravilu se smatraju ponovno klasificiranima kao „RESTREINT UE”, osim ako im do 31. siječnja 2002. njihov autor dodijeli drugačiji stupanj klasifikacije. U tom slučaju autor obavještava sve adresate dotičnog dokumenta;

(b) ako su ih izradili autori izvan Komisije, zadržavaju prvobitni stupanj klasifikacije i kao takvi se smatraju klasificiranim podacima EU-a istovjetnog stupnja klasifikacije, osim ako autor pristaje na ukidanje ili snižavanje stupnja klasifikacije podataka.









PRILOG

PRAVILNIK O SIGURNOSTI

Sadržaj DIO I.: TEMELJNA NAČELA I MINIMALNI STANDARDI SIGURNOSTI 1. UVOD 2. OPĆA NAČELA 3. TEMELJI SIGURNOSTI 4. NAČELA SIGURNOSTI PODATAKA 4.1. Ciljevi 4.2. Definicije 4.3. Klasifikacija 4.4. Ciljevi sigurnosnih mjera 5. ORGANIZACIJA SIGURNOSTI 5.1. Zajednički minimalni standardi 5.2. Organizacija 6. SIGURNOST OSOBLJA 6.1. Sigurnosna provjera osoblja 6.2. Evidencije sigurnosnih provjera osoblja 6.3. Sigurnosne upute za osoblje 6.4. Odgovornosti upravljačkog osoblja 6.5. Sigurnosni status osoblja 7. FIZIČKA SIGURNOST 7.1. Potreba za zaštitom 7.2. Provjera 7.3. Sigurnost zgrada 7.4. Planovi postupanja u izvanrednim situacijama 8. SIGURNOST PODATAKA 9. MJERE PROTUSABOTAŽE I NADZOR OSTALIH OBLIKA ZLONAMJERNIH ŠTETNIH DJELOVANJA 10. DAVANJE KLASIFICIRANIH PODATAKA TREĆIM ZEMLJAMA ILI MEĐUNARODNIM ORGANIZACIJAMA DIO II.: ORGANIZACIJA SIGURNOSTI U KOMISIJI 11. ČLAN KOMISIJE ODGOVORAN ZA SIGURNOSNA PITANJA 12. SAVJETODAVNA SKUPINA ZA SIGURNOSNU POLITIKU KOMISIJE 13. ODBOR ZA SIGURNOST KOMISIJE 14. ► UPRAVA ZA SIGURNOST KOMISIJE ◄ 15. SIGURNOSNI INSPEKCIJSKI PREGLEDI 16. STUPNJEVI KLASIFIKACIJE, SIGURNOSNA OBILJEŽJA I OZNAKE 16.1. Stupnjevi klasifikacije 16.2. Sigurnosna obilježja 16.3. Oznake 16.4. Postavljanje stupnjeva klasifikacije 16.5. Postavljanje sigurnosnih obilježja 17. MJERILA ZA ODREĐIVANJE STUPNJA KLASIFIKACIJE 17.1. Općenito 17.2. Primjena stupnjeva klasifikacije 17.3. Smanjivanje i ukidanje stupnja klasifikacije 18. FIZIČKA SIGURNOST 18.1. Općenito 18.2. Sigurnosni zahtjevi 18.3. Mjere fizičke sigurnosti 18.3.1. Sigurnosna područja 18.3.2. Administrativno područje 18.3.3. Nadzor ulazaka i izlazaka 18.3.4. Stražarske ophodnje 18.3.5. Sigurnosni spremnici i zaštićene prostorije 18.3.6. Brave 18.3.7. Nadzor ključeva i kombinacija 18.3.8. Uređaji za otkrivanje nedozvoljenih upada 18.3.9. Odobrena oprema 18.3.10. Fizička zaštita kopirnih strojeva i telefaks uređaja 18.4 Zaštita od neželjenih pogleda i prisluškivanja 18.4.1. Neželjeni pogledi 18.4.2. Prisluškivanje 18.4.3. Unos elektroničke opreme i uređaja za snimanje 18.5. Tehnički sigurna područja 19. OPĆA PRAVILA O NAČELU POTREBE POZNAVANJA I O SIGURNOSNIM PROVJERAMA OSOBLJA EU-a 19.1. Općenito 19.2. Posebna pravila za pristup podacima stupnja klasifikacije ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ 19.3. Posebna pravila za pristup podacima stupnja klasifikacije SECRET UE i CONFIDENTIEL UE 19.4. Posebna pravila za pristup podacima stupnja klasifikacije RESTREINT UE 19.5. Premještaji 19.6. Posebne upute 20. POSTUPAK SIGURNOSNE PROVJERE ZA DUŽNOSNIKE KOMISIJE I OSTALE ZAPOSLENIKE 21. PRIPREMA, DISTRIBUCIJA, PRIJENOS, SIGURNOST KURIRSKOG OSOBLJA I DODATNE PRESLIKE ILI PRIJEVODI TE IZVADCI KLASIFICIRANIH DOKUMENATA EU-a 21.1. Priprema 21.2. Distribucija 21.3. Prijenos klasificiranih dokumenata EU-a 21.3.1. Pakiranje, potvrde primitka 21.3.2. Prijenos unutar zgrade ili skupine zgrada 21.3.3. Prijenos unutar zemlje 21.3.4. Prijenos iz jedne države u drugu 21.3.5. Prijenos dokumenata RESTREINT UE 21.4. Sigurnost kurirskog osoblja 21.5. Elektronička i druga sredstva tehničkog prijenosa 21.6. Dodatne preslike i prijevodi te izvadci iz klasificiranih dokumenata EU-a 22. EU REGISTRI, INVENTURNI POPISI, PROVJERE, ARHIVA KLASIFICIRANIH PODATAKA I UNIŠTAVANJE KLASIFICIRANIH PODATAKA 22.1. Lokalni registri klasificiranih podataka EU-a 22.2. Središnji registar ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ 22.2.1. Općenito 22.2.2. Središnji registar ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ 22.2.3. Podregistri ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ 22.3. Popisi, inventurni popisi i provjere klasificiranih dokumenata EU-a 22.4. Pohranjivanje klasificiranih podataka EU-a 22.5. Uništavanje klasificiranih dokumenata EU-a 22.6. Uništavanje u slučaju nužde 23. SIGURNOSNE MJERE ZA POSEBNE SASTANKE KOJI SE ODRŽAVAJU IZVAN PROSTORIJA KOMISIJE I UKLJUČUJU KLASIFICIRANE PODATKE EU-a 23.1. Općenito 23.2. Odgovornosti 23.2.1. ► Uprava za sigurnost Komisije ◄ 23.2.2. Službenik za sigurnost sastanka 23.3 Sigurnosne mjere 23.3.1. Sigurnosna područja 23.3.2. Propusnice 23.3.3. Nadzor fotografske i audio opreme 23.3.4. Pregledavanje službenih torbi, prijenosnih računala i pošiljki 23.3.5. Tehnička sigurnost 23.3.6. Dokumenti delegacija 23.3.7. Sigurno čuvanje dokumenata 23.3.8. Pregled službenih prostorija 23.3.9. Odlaganje otpadnog materijala klasificiranih sadržaja EU-a 24. KRŠENJA SIGURNOSTI I RAZOTKRIVANJE KLASIFICIRANIH PODATAKA EU-a 24.1. Definicije 24.2. Prijavljivanje kršenja sigurnosti 24.3. Pravna sredstva 25. ZAŠTITA KLASIFICIRANIH PODATAKA EU-a U SUSTAVIMA INFORMACIJSKE TEHNOLOGIJE I KOMUNIKACIJSKIM SUSTAVIMA 25.1. Uvod 25.1.1. Općenito 25.1.2. Ugroženost i ranjivost sustava 25.1.3. Glavna namjena mjera sigurnosti 25.1.4. Određenje sigurnosnih zahtjeva koji su specifični za sustav (SSRS) 25.1.5. Sigurnosni načini rada 25.2. Definicije 25.3. Nadležnost u području sigurnosti 25.3.1. Općenito 25.3.2. Tijelo za akreditaciju sigurnosti (SAA) 25.3.3. Tijelo INFOSEC (IA) 25.3.4. Imatelj tehničkih sustava (TSO) 25.3.5. Imatelj podataka (IO) 25.3.6. Korisnici 25.3.7. Osposobljavanje INFOSEC 25.4. Netehničke mjere sigurnosti 25.4.1. Sigurnost osoblja 25.4.2. Fizička sigurnost 25.4.3. Nadzor pristupa sustavu 25.5. Tehničke mjere sigurnosti 25.5.1. Sigurnost podataka 25.5.2. Nadzor i uknjižba podataka 25.5.3. Postupanje i nadzor nad pokretnim računalnim medijima za pohranjivanje 25.5.4. Ukidanje stupnja klasifikacije i uništavanje računalnih medija za pohranjivanje 25.5.5. Sigurnost komunikacija 25.5.6. Sigurnosne mjere u vezi s postavljanjem i zračenjem 25.6. Sigurnost pri rukovanju 25.6.1. Sigurnosni postupci rada (SecOP) 25.6.2. Zaštita programske opreme/upravljanje konfiguracijama 25.6.3. Provjeravanje prisutnosti štetne programske opreme/računalnih virusa 25.6.4. Održavanje 25.7. Nabavka 25.7.1. Općenito 25.7.2. Akreditacija 25.7.3. Procjena i ovjeravanje 25.7.4. Rutinske provjere sigurnosnih značajki za produženje akreditacije 25.8. Privremena ili povremena upotreba 25.8.1. Sigurnost mikroračunala/osobnih računala 25.8.2. Upotreba privatne IT opreme u službene svrhe za poslove Komisije 25.8.3. Upotreba unajmljene IT opreme ili one koju dobavljaju države u službene svrhe za poslove Komisije 26. DAVANJE KLASIFICIRANIH PODATAKA EU-a TREĆIM DRŽAVAMA ILI MEĐUNARODNIM ORGANIZACIJAMA 26.1.1. Načela u vezi s davanjem klasificiranih podataka EU-a 26.1.2. Razine 26.1.3. Sigurnosni sporazumi 27. ZAJEDNIČKI MINIMALNI STANDARDI O INDUSTRIJSKOJ SIGURNOSTI 27.1. Uvod 27.2. Definicije 27.3. Organizacija 27.4. Klasificirani ugovori i odluke o dodjeli bespovratnih sredstava 27.5. Posjete 27.6. Prijenos i transport klasificiranih podataka EU-a DODATAK 1.: Usporedba stupnjeva klasifikacije nacionalne sigurnosti DODATAK 2.: Praktične upute za stupnjeve klasifikacije DODATAK 3.: Smjernice za davanje klasificiranih podataka EU-a trećim zemljama ili međunarodnim organizacijama: Razina suradnje 1 DODATAK 4.:Smjernice za davanje klasificiranih podataka EU-a trećim zemljama ili međunarodnim organizacijama: Razina suradnje 2 DODATAK 5.:Smjernice za davanje klasificiranih podataka EU-a trećim zemljama ili međunarodnim organizacijama: Razina suradnje 3 DODATAK 6.: Popis skraćenica

DIO I.: TEMELJNA NAČELA I MINIMALNI STANDARDI SIGURNOSTI

1. UVOD

Ovim pravilnikom se utvrđuju temeljna načela i minimalni standardi sigurnosti koje Komisija, kao i svi primatelji klasificiranih podataka EU-a, moraju na odgovarajući način poštivati na svim svojim zaposleničkim mjestima, tako da je sigurnost zajamčena i svatko može biti uvjeren da je uspostavljen zajednički standard zaštite.

2. OPĆA NAČELA

Sigurnosna politika Zajednice čini sastavni dio njezine opće unutarnje politike upravljanja pa se tako zasniva na načelima kojima se rukovodi i njezina opća politika.

Ova načela uključuju poštivanje propisa, transparentnost, odgovornost i supsidijarnost (razmjernost).

Načelo poštovanja propisa znači da se pri izvršavanju sigurnosnih dužnosti djeluje strogo u okviru pravnog sustava. Ono također znači da se nadležnosti na području sigurnosti temelje na odgovarajućim propisima. U potpunosti se primjenjuju odredbe Pravilnika o osoblju, posebno njegov članak 17. o obavezi diskrecionog ponašanja osoblja u vezi s podacima Komisije te glava VI. o disciplinskim mjerama. To u konačnici znači da se kršenje propisa o sigurnosti u nadležnosti Komisije rješava u skladu s politikom Komisije o disciplinskim mjerama i njezinom politikom suradnje s državama članicama na području kaznenog prava.

Načelo transparentnosti znači jasnoću svih sigurnosnih propisa i odredaba o ravnoteži između različitih službi i različitih područja (fizičko osiguranje zaštita podataka itd.) i potrebu za dosljednom i organiziranom, osviještenom politikom sigurnosti. Ono određuje i potrebu za jasnim pisanim smjernicama za provođenje sigurnosnih mjera.

Načelo odgovornosti znači da su nadležnosti na području sigurnosti jasno određene. Osim tog, ono znači i potrebu redovitih provjera pravilnog izvršavanja tih nadležnosti.

Supsidijarnost ili razmjernost znači da je sigurnost organizirana na najnižoj mogućoj razini i što je bliže moguće glavnim direkcijama i službama Komisije. Ona također znači da se sigurnosne radnje ograničavaju samo na stvarno potrebne elemente. Također, ona znači da su mjere sigurnosti razmjerne interesima koje je potrebno zaštititi i stvarnoj ili mogućoj opasnosti od ugrožavanja tih interesa, uz pružanje zaštite koja će za posljedicu imati najmanje moguće poremećaje.

3. TEMELJI SIGURNOSTI

Temelji učinkovite sigurnosti su:

(a) organizacija nacionalne sigurnosti u svakoj državi članici odgovorna za: 1. prikupljanje i bilježenje obavještajnih podataka o špijunskim, sabotažnim, terorističkim i drugim subverzivnim djelovanjima, i 2. pružanje podataka i savjeta o prijetnjama sigurnosti, njihovoj naravi i načinima zaštite od njih svojim vladama i posredstvom njih Komisiji;

(b) tehničko tijelo INFOSEC (INFOSEC Authority, IA) u svakoj državi članici i u okviru Komisije nadležno je za rad s određenim tijelom sigurnosti radi pružanja informacija i savjeta o prijetnjama sigurnosti s tehničkog stajališta i načinima zaštite od njih;

(c) redovna suradnja među vladinim službama i odgovarajućim službama europskih institucija kako bi se, prema potrebi, utvrdilo i donijelo preporuke u vezi s: 1. osobama, podacima i izvorima kojima je potrebna zaštita, i 2. zajedničkim standardima zaštite.

(d) uska suradnja ► Uprava za sigurnost Komisije ◄ sa službama sigurnosti drugih europskih institucija te sa Službom sigurnosti NATO-a (NOS, NATO Office of Security).

4. NAČELA SIGURNOSTI PODATAKA

4.1. Ciljevi

Ciljevi osiguranja klasificiranih podataka su:

(a) zaštititi klasificirane podatke EU-a (EUCI, EU classified information) od špijunaže, ugrožavanja njihove tajnosti ili neovlaštenog razotkrivanja;

(b) zaštititi podatke EU-a u komunikacijskim i informacijskim sustavima i mrežama od ugrožavanja njihove povjerljivosti, cjelovitosti i raspoloživosti;

(c) zaštititi prostore Komisije u kojima se nalaze podaci EU-a od sabotaže i zlonamjernog štetnog djelovanja;

(d) u slučaju greške, procijeniti nastalu štetu, ograničiti njezine posljedice i donijeti nužne popravne mjere.

4.2. Definicije

Za potrebe ovog Pravilnika:

(a) izraz „klasificirani podaci EU-a” znači sve podatke i materijale čije bi neovlašteno razotkrivanje u različitoj mjeri moglo štetiti interesu EU-a ili jedne ili više njezinih država članica, bilo da takvi podaci nastaju u EU-u ili su primljeni od država članica, trećih zemalja ili međunarodnih organizacija;

(b) izraz „dokument” znači svako pismo, bilješku, zapisnik, izvještaj, memorandum, signal/poruku, skicu, fotografiju, dijapozitiv, film, zemljovid, grafikon, nacrt, bilježnicu, matricu, kopirni papir, traku pisaćeg stroja ili pisača, magnetnu traku, kasetu, računalni disk, CD-ROM ili drugi fizički medij na kojem su podaci pohranjeni;

(c) izraz „materijal” znači „dokument” kako je utvrđeno pod (b) kao i svaki dio opreme, bilo da je proizveden ili je u procesu proizvodnje;

(d) izraz „potreba poznavanja” znači potrebu pojedinog zaposlenika za pristupom klasificiranim podacima EU-a radi provođenja određene radnje ili zadatka;

(e) „ovlaštenje” znači odluku ► direktora Uprave za sigurnost Komisije ◄ da pojedincu dodijeli pravo na pristup klasificiranim podacima EU-a do točno određene razine, na temelju pozitivnog ishoda sigurnosnog pregleda (vetiranja) koje, prema nacionalnome zakonodavstvu, provodi tijelo nacionalne sigurnosti;

(f) izraz „stupanj klasifikacije” znači dodjelu odgovarajuće razine sigurnosti podacima čije bi neovlašteno razotkrivanje moglo prouzročiti određeni stupanj narušavanja interesa Komisije ili države članice;

(g) izraz „snižavanje stupnja klasifikacije” (deklasiranje) znači svrstavanje u niži stupanj klasifikacije;

(h) izraz „ukidanje tajnosti” (deklasifikacija) znači ukidanje svih stupnjeva klasifikacije;

(i) izraz „izvor od kojeg podaci potječu” znači propisno ovlaštenog autora tajnog dokumenta. Voditelji službi mogu, u okviru Komisije, ovlastiti svoje osoblje za stvaranje klasificiranih podataka EU-a;

(j) izraz „službe Komisije” znači odjele i službe Komisije, uključujući kabinete, na svim mjestima zapošljavanja, uključujući Zajednički istraživački centar, predstavništva i urede u Uniji i delegacije u trećim zemljama.

4.3. Klasifikacija

(a) Kada se radi o povjerljivosti podataka, potrebno je brižljivo postupanje i iskustvo u odabiru podataka i materijala koje treba zaštititi kao i procjeni potrebnog stupnja zaštite. Od temeljnog je značaja da stupanj zaštite odgovara kritičnome stupnju sigurnosti svakog pojedinog podatka i materijala kojeg treba zaštititi;

(b) sustav klasifikacije je sredstvo koje omogućuje učinkovitost ovih načela; sličan sustav treba slijediti pri planiranju i organiziranju načina suprotstavljanja špijunaži, sabotažama, terorizmu i drugim oblicima prijetnji tako da se najveće mjere zaštite pružaju najznačajnijim prostorima u kojima se nalaze klasificirani podaci i njihovim najosjetljivijim točkama;

(c) za klasifikaciju podataka odgovoran je isključivo izvor od kojeg podaci potječu;

(d) razina stupnja klasifikacije temelji se isključivo na sadržaju podataka;

(e) kada se nekoliko različitih podataka poveže u cjelinu, razina tajnosti koja se primjenjuje na cjelinu mora odgovarati najvišem stupnju klasifikacije pojedinačnih podataka. Skupini podataka može se, međutim, dodijeliti i viši stupanj klasifikacije nego što ga imaju njezini sastavni dijelovi;

(f) stupnjevi klasifikacije dodjeljuju se samo kada je to nužno i na onoliko dugo koliko je potrebno.

4.4. Ciljevi sigurnosnih mjera

Sigurnosne mjere:

(a) vrijede za sve osobe koje imaju pristup klasificiranim podacima, za medije-nositelje klasificiranih podataka, sve prostore u kojima se nalaze takvi podaci i značajni objekti;

(b) su predviđene tako da otkrivaju osobe koje bi s svojim položajem mogle ugroziti sigurnost klasificiranih podataka i značajnih objekata u kojima se takvi podaci nalaze te da omoguće njihovo isključivanje ili uklanjanje;

(c) svim neovlaštenim osobama onemogućavaju pristup do klasificiranih podataka ili objekata koji sadrže te podatke;

(d) osiguravaju da se klasificirani podaci daju na korištenje isključivo na osnovi poznavanja temeljnog načela „potrebno je znati” a koje je temeljno načelo svih gledišta u vezi sa sigurnosti;

(e) osiguravaju cjelovitost (tj. sprečavaju iskrivljavanje ili neovlašteno mijenjanje ili neovlašteno brisanje) i dostupnost (tj. ne brani se pristup onima kojima je potreban i koji su za njega ovlašteni) svih podataka, bilo da su klasificirani ili ne i posebno pohranjenih, obrađenih ili prenesenih u elektromagnetskom obliku.

5. ORGANIZACIJA SIGURNOSTI

5.1. Zajednički minimalni standardi

Komisija osigurava da svi primatelji klasificiranih podataka EU-a poštuju zajedničke minimalne standarde sigurnosti unutar institucije i na temelju njezine nadležnosti, tj. sve službe i vanjski suradnici kako bi se klasificirani podaci EU-a pouzdano prosljeđivali s uvjerenjem da će se s njima postupati s jednakom pažnjom. Takvi minimalni standardi uključuju kriterije za sigurnosnu provjeru osoblja i postupke zaštite klasificiranih podataka EU-a.

Komisija omogućuje vanjskim tijelima pristup klasificiranim podacima EU-a samo pod uvjetom da se pri rukovanju klasificiranim podacima EU-a osigura poštivanje odredbi koje su jednakovrijedne ili strože od ovih minimalnih standarda.

▼

Takvi minimalni standardi se također primjenjuju u slučajevima kada Komisija ugovorom ili sporazumom o dodjeli bespovratnih sredstava industrijskim ili drugim subjektima dodjeljuje zadaće koje uključuju, zahtijevaju i/ili sadrže klasificirane podatke EU-a: ovi se zajednički minimalni standardi nalaze u dijelu II. odjeljku 27.

▼M1

5.2. Organizacija

Sigurnost u okviru Komisije je organizirana na dvije razine:

(a) na razini Komisije kao cjeline je ► Uprava za sigurnost Komisije ◄ pri kojem djeluje tijelo za akreditaciju u vezi sa sigurnosti - SAA (Security Accreditation Authority) koje djeluje i kao tijelo Crypto (CrA, Crypto Authority) i kao tijelo TEMPEST (TEMPEST Authority, TA), te tijelo INFOSEC i jedan ili više središnjih registara klasificiranih podataka EU-a, svaki s jednim ili više nadzornih službenika registra (RCO, Registry Control Officer);

(b) na razini pojedinih tijela Komisije sigurnost je u nadležnosti jednog ili više lokalnih službenika sigurnosti - LSO (Local Security Officer), jednog ili više službenika za informacijsku sigurnost na središnjoj razini - CISO (Central Informatics Security Officer), službenika za informacijsku sigurnost na lokalnoj razini - LISO (Local Informatics Security Officer) te lokalnih registarskih ureda klasificiranih podataka EU-a s jednim ili više nadzornih službenika;

(c) središnje službe sigurnosti pružaju operativne smjernice lokalnim službama sigurnosti.

6. SIGURNOST OSOBLJA

6.1. Sigurnosna provjera osoblja

Sve osobe koje traže pristup podacima stupnja klasifikacije CONFIDENTIEL UE ili većeg na odgovarajući se način provjeravaju prije nego im se takav pristup dopusti. Slična provjera traži se i za osobe kojima radni zadaci uključuju tehničko djelovanje ili održavanje komunikacijskih i informacijskih sustava koji sadrže klasificirane podatke. Ovakvom se provjerom utvrđuje jesu li spomenute osobe:

(a) neupitno lojalne;

(b) takvih osobina i diskretnog ponašanja da ne postoji sumnja u vezi s njihovom čestitošću pri rukovanju klasificiranim podacima; ili

(c) podložne utjecaju vanjskih ili drugih izvora.

U postupcima sigurnosne provjere posebno detaljnom promatranju podvrgavaju se osobe:

(d) kojima se daje pristup podacima ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ ;

(e) koje imaju položaje s redovnim pristupom znatnoj količini podataka SECRET UE;

(f) koje imaju radi radnih dužnosti poseban pristup sigurnosnim komunikacijskim ili informacijskim sustavima te im daju priliku za neovlašteno pristupanje velikoj količini klasificiranih podataka EU-a ili za nanošenje ozbiljne štete tehničkim sabotažnim radnjama, izvršavanju određenog naloga.

U okolnostima navedenim u podstavcima (d), (e) i (f) u najvećoj mogućoj mjeri provodi se metoda pozadinske istrage.

Kada se osobe za koje nije utvrđena „potreba poznavanja” namjeravaju zaposliti u okolnostima pri kojima bi mogle imati pristup klasificiranim podacima EU-a (npr. kuriri, zaštitari, osoblje zaduženo za održavanje i čišćenje, itd.), te osobe najprije prolaze odgovarajuću sigurnosnu provjeru.

6.2. Evidencije sigurnosnih provjera osoblja

Sve službe Komisije u kojima se rukuje klasificiranim podacima EU-a ili pri kojima se nalaze sigurnosni komunikacijski ili informacijski sustavi vode evidenciju sigurnosnih provjera osoba koje su im dodijeljene. Svaka se sigurnosna provjera, ovisno o prilikama, verificira kako bi se utvrdila njezina primjerenost s obzirom na trenutna zaduženja osobe; uvijek kada se pojave novi podaci koji ukazuju da nastavak izvršavanja zadataka na klasificiranim poslovima nije više u skladu s interesima sigurnosti postupak sigurnosne provjere odmah se ponavlja. Lokalni službenik sigurnosti pojedine službe Komisije vodi evidenciju sigurnosnih provjera na svom području.

6.3. Sigurnosne upute za osoblje

Osoblju na radnim mjestima na kojima bi moglo imati pristup klasificiranim podacima daju se, pri preuzimanju zadatka i u redovnim razmacima, temeljite upute o potrebi sigurnosti i postupcima za njezino postizanje. Od osoblja se zahtijeva pismena potvrda da je važeće sigurnosne odredbe pročitalo i u potpunosti razumjelo.

6.4. Odgovornosti upravljačkog osoblja

Uprava mora znati koji su od njezinih zaposlenika uključeni u klasificirane poslove ili imaju pristup sigurnosnim komunikacijskim ili informacijskim sustavima te bilježiti i izvještavati o svakom incidentu ili očitim slabostima koje bi lako mogle imati utjecaja na sigurnost.

6.5. Sigurnosni status osoblja

Utvrđuju se postupci kako bi se osiguralo da se, u slučaju nepovoljnih saznanja u vezi s nekom osobom, utvrdi je li ta osoba zaposlena na klasificiranom poslu ili ima pristup sigurnosnim komunikacijskim ili informacijskim sustavima te da se o tim saznanjima obavijesti ► Upravu za sigurnost Komisije ◄ . Ukoliko se utvrdi da takva osoba predstavlja rizik za sigurnost, uklanja se sa zadataka na kojima bi on ili ona ugrozili sigurnost.

7. FIZIČKA SIGURNOST

7.1. Potreba za zaštitom

Stupanj mjera fizičke sigurnosti koje se primjenjuju kako bi se osigurala zaštita klasificiranih podataka EU-a razmjeran je dodijeljenom stupnju klasifikacije, obimu i ugroženosti čuvanih podataka i materijala. Svi koji posjeduju klasificirane podatke EU-a slijede jedinstvene postupke vezane za stupanj klasifikacije tih podataka i zadovoljavaju zajedničke standarde zaštite u vezi sa sigurnim čuvanjem, prijenosom i uništavanjem podataka i materijala kojima je zaštita potrebna.

7.2. Provjera

Prije napuštanja i ostavljanja bez nadzora područja na kojima se nalaze klasificirani podaci EU-a, osobe kojima je povjerena briga o tim podacima osiguravaju da su podaci sigurno pohranjeni i da su svi sigurnosni uređaji aktivirani (brave, alarmi i dr.). Dodatne nezavisne provjere provode se nakon radnog vremena.

7.3. Sigurnost zgrada

Zgrade u kojima se nalaze klasificirani podaci EU-a ili sigurnosni komunikacijski ili informacijski sustavi zaštićuju se od nedozvoljenog pristupa. Vrsta zaštite klasificiranih podataka EU-a, npr. sigurnosne šipke na prozorima, sigurnosne brave na vratima, straže na ulazima, automatizirani sustavi nadzora pristupa, sigurnosni pregledi i ophodnje, alarmni sustavi, sustavi otkrivanja provala i psi čuvari ovisit će o:

(a) stupnju klasifikacije, obimu i položaju zaštićenih podataka i materijala unutar zgrade;

(b) kakvoći sigurnosnih spremnika tih podataka i materijala, i

(c) fizičkim osobinama i položaju zgrade.

Na sličan način, priroda zaštite koja se daje komunikacijskim i informacijskim sustavima, ovisi o njihovoj procijenjenoj vrijednosti i mogućoj šteti u slučaju ugrožavanja sigurnosti, o fizičkim osobinama i položaju zgrade u kojoj se sustav nalazi i o položaju sustava unutar zgrade.

7.4. Planovi postupanja u izvanrednim situacijama

Unaprijed se pripremaju detaljni planovi za zaštitu klasificiranih podataka u slučaju izvanrednih situacija na lokalnoj ili državnoj razini.

8. SIGURNOST PODATAKA

Sigurnost podataka (INFOSEC) odnosi se na utvrđivanje i primjenu mjera sigurnosti za zaštitu klasificiranih podataka EU-a koji se obrađuju, pohranjuju ili prenose komunikacijskim, informacijskim ili drugim elektroničkim sustavima od slučajnog ili namjernoga gubitka njihove tajnosti, cjelovitosti i raspoloživosti. Odgovarajuće protumjere poduzimaju se da bi se neovlaštenim korisnicima spriječio pristup klasificiranim podacima EU-a, da bi se spriječilo onemogućivanje pristupa klasificiranim podacima EU-a ovlaštenim korisnicima i da bi se spriječilo iskrivljavanje ili neovlašteno mijenjanje ili brisanje klasificiranih podataka EU-a.

9. MJERE PROTUSABOTAŽE I NADZOR OSTALIH OBLIKA ZLONAMJERNIH ŠTETNIH DJELOVANJA

Fizičke mjere predostrožnosti za zaštitu važnih objekata u kojima se nalaze klasificirani podaci predstavljanju najbolju sigurnosnu zaštitu od sabotaže i zlonamjernog nanošenja štete te ih sigurnosne provjere osoblja same za sebe ne mogu učinkovito nadomjestiti. Od nadležnog državnog tijela traže se informacije o špijunskim, sabotažnim, terorističkim i drugim subverzivnim aktivnostima.

10. DAVANJE KLASIFICIRANIH PODATAKA TREĆIM ZEMLJAMA ILI MEĐUNARODNIM ORGANIZACIJAMA

Odluku o davanju klasificiranih podataka EU-a, koji nastaju pri Komisiji, trećoj zemlji ili međunarodnoj organizaciji donosi Komisija kao kolegij. Ako Komisija nije izvor od kojeg podaci koji se žele otkriti potječu, ona prvo traži pristanak onog od koga podaci potječu. Ako izvor od kojeg podaci potječu nije moguće utvrditi Komisija preuzima nadležnosti istog.

Ako Komisija primi klasificirane podatke od trećih zemalja, međunarodnih organizacija ili drugih trećih stranaka, tim se podacima daje zaštita u skladu s njihovim stupnjem klasifikacije, istovjetna utvrđenim standardima u ovom pravilniku za klasificirane podatke EU-a ili višim standardima koje može zahtijevati treća strana koja podatke daje. Dogovorno se mogu provoditi i uzajamne provjere.

Navedena načela primjenjuju se u skladu s detaljnim odredbama navedenim u dijelu II., odjeljku 26. i Dodacima 3., 4. i 5.

DIO II.: ORGANIZACIJA SIGURNOSTI U KOMISIJI

11. ČLAN KOMISIJE ODGOVORAN ZA SIGURNOSNA PITANJA

Član Komisije odgovoran za sigurnosna pitanja:

(a) provodi sigurnosnu politiku Komisije;

(b) razmatra sigurnosna pitanja koje mu predloži Komisija ili njezina nadležna tijela;

(c) u uskoj vezi s tijelima nacionalne sigurnosti država članica (NSA, National Security Authorities) (ili odgovarajućim) razmatra pitanja u vezi s izmjenama sigurnosne politike Komisije.

Član Komisije, odgovoran za sigurnosna pitanja, brine se posebno za:

(a) usklađivanje svih sigurnosnih pitanja u vezi s djelatnostima Komisije;

(b) upućivanje zahtjeva zaduženim tijelima nacionalne sigurnosti država članica za provođenje sigurnosne provjere osoblja zaposlenog u Komisiji u skladu s odjeljkom 20.;

(c) istraživanje ili podnošenje zahtjeva za istragu o svakom otkrivanju klasificiranih podataka EU-a za koje se pretpostavlja da se pojavilo unutar Komisije;

(d) predlaganje zahtjeva odgovarajućim tijelima sigurnosti da pokrenu istražne postupke kada se čini da je došlo do otkrivanja klasificiranih podataka EU-a izvan Komisije i usklađivanje istražnih radnji kada je uključeno više sigurnosnih tijela;

(e) provođenje redovnog nadzora sigurnosnih rješenja zaštite klasificiranih podataka EU-a;

(f) održavanje uske povezanosti sa svim sigurnosnim tijelima na koje se to odnosi kako bi se postigla sveukupna usklađenost sigurnosti;

(g) održavanje sigurnosne politike i postupaka Komisije pod stalnim nadzorom i, prema potrebi, pripremanje odgovarajućih preporuka. S tim u vezi, član Komisije odgovoran za sigurnosna pitanja predočava Komisiji godišnji plan inspekcijskih pregleda koji priprema ► Upravu za sigurnost Komisije ◄ .

12. SAVJETODAVNA SKUPINA ZA SIGURNOSNU POLITIKU KOMISIJE

Osniva se savjetodavna skupina za sigurnosnu politiku Komisije. Nju čine član Komisije odgovoran za sigurnosna pitanja ili njegov/njezin izaslanik koji predsjedava skupini te predstavnici tijela nacionalne sigurnosti svake države članice. Predstavnici drugih europskih institucija također mogu biti pozvani. Predstavnici relevantnih decentraliziranih agencija EZ-a i EU-a mogu također biti pozvani da prisustvuju raspravama o pitanjima koja se na njih odnose.

Savjetodavna skupina za sigurnosnu politiku Komisije sastaje se na zahtjev predsjedavajućeg ili nekog od članova. Zadaća skupine je ispitati i procijeniti sva bitna sigurnosna pitanja te iznijeti Komisiji odgovarajuće prijedloge.

▼

13. ODBOR ZA SIGURNOST KOMISIJE

Osniva se Odbor za sigurnost Komisije. Odbor čine glavni direktor za kadrovske i administrativne poslove, koji predsjedava Odborom, član Kabineta povjerenika odgovornog za pitanja sigurnosti, član Kabineta predsjednika, zamjenik glavnog tajnika koji predsjedava Skupinom za upravljanje kriznim situacijama Komisije, glavni direktori Pravne službe, Službe za vanjske poslove, pravosuđe, slobodu i sigurnost, Centra za zajedničko istraživanje, Službe za informatiku i unutarnju reviziju te ravnatelj Uprave za sigurnost Komisije ili njihovi predstavnici. U Odbor se mogu pozvati i ostali dužnosnici Komisije. Odbor je nadležan za ocjenu mjera sigurnosti u okviru Komisije i davanje preporuka iz tog područja članu Komisije koji je odgovoran za pitanja sigurnosti

▼M1

14. ► UPRAVA ZA SIGURNOST KOMISIJE ◄

Članu Komisije odgovornom za sigurnosna pitanja pri ispunjavanju svojih dužnosti iz odjeljka 11. na poslovima usklađivanja, nadgledanja i provedbe sigurnosnih mjera pomaže ► Uprava za sigurnost Komisije ◄ .

► Direktor Uprave za sigurnost Komisije ◄ je glavni savjetnik člana Komisije odgovornog za sigurnosna pitanja i djeluje kao tajnik Savjetodavne skupine za sigurnosnu politiku. S tim u vezi ► direktor ◄ je nadležan za pripremu potrebnih izmjena sigurnosnih propisa i usklađivanje sigurnosnih mjera s nadležnim tijelima država članica te, prema potrebi, međunarodnim organizacijama koje su s Komisijom zaključile sigurnosne sporazume. U te svrhe ► direktor ◄ obavlja dužnosti službenika za vezu.

► Direktor Uprave za sigurnost Komisije ◄ odgovoran je za akreditaciju sustava i mreža informacijske tehnologije - IT (Information Technology) unutar Komisije. U dogovoru s odgovarajućim tijelima nacionalne sigurnosti ► direktor Uprave za sigurnost Komisije ◄ odlučuje o akreditaciji sustava i mreža IT koji uključuju Komisiju s jedne te svakog primatelja klasificiranih podataka EU-a s druge strane.

15. SIGURNOSNI INSPEKCIJSKI PREGLEDI

► Uprava za sigurnost Komisije ◄ provodi redovne inspekcijske preglede sigurnosnih mjera za zaštitu klasificiranih podataka EU-a.

► Uprava za sigurnost Komisije ◄ pri obavljanju ovih zadaća mogu pomagati sigurnosne službe drugih institucija EU-a koje imaju klasificirane podatke EU-a ili tijela nacionalne sigurnosti država članica ( 13 ).

Na zahtjev države članice inspekcijski pregled klasificiranih podataka EU-a može provesti njezino tijelo nacionalne sigurnosti u okviru Komisije, zajednički i na temelju međusobnog dogovora sa ► Uprava za sigurnost Komisije ◄ .

16. STUPNJEVI KLASIFIKACIJE, SIGURNOSNA OBILJEŽJA I OZNAKE

16.1. Stupnjevi klasifikacije ( 14 )

Podaci se klasificiraju prema sljedećim stupnjevima klasifikacije (vidjeti također Dodatak 2.):

► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ : ovaj stupanj klasifikacije dodjeljuje se samo onim podacima i materijalu čije bi neovlašteno otkrivanje moglo prouzročiti izuzetno ozbiljne posljedice za temeljne interese Europske unije ili jedne ili više njezinih država članica.

SECRET UE: ovaj stupanj klasifikacije dodjeljuje se samo onim podacima i materijalu čije bi neovlašteno otkrivanje moglo ozbiljno štetiti temeljnim interesima Europske unije ili jedne ili više njezinih država članica.

CONFIDENTIEL UE: ovaj stupanj klasifikacije dodjeljuje se onim podacima i materijalu čije bi neovlašteno otkrivanje moglo štetiti temeljnim interesima Europske unije ili jedne ili više njezinih država članica.

RESTREINT UE: ovaj stupanj klasifikacije dodjeljuje se onim podacima i materijalu čije bi neovlašteno otkrivanje moglo nepovoljno djelovati na interese Europske unije ili jedne ili više njezinih država članica.

Drugi stupnjevi klasifikacije nisu dozvoljeni.

16.2. Sigurnosna obilježja

Kako bi se vremenski ograničila valjanost klasifikacije (za klasificirane podatke, označavanje trenutka automatskog snižavanja ili ukidanja stupnja klasifikacije) koristi se dogovoreno sigurnosno obilježje. Ovo obilježje treba biti u obliku „DO… (vrijeme/datum)” ili „DO… (događaj)”.

Dodatna sigurnosna obilježja kao što je CRYPTO ili bilo koje drugo od EU-a priznato sigurnosno obilježje upotrebljavaju se kada se nalaže potreba ograničene distribucije i posebnog načina rukovanja podacima, pored onog koje je označeno sigurnosnom stupnju klasifikacije.

Sigurnosna obilježja upotrebljavaju se zajedno sa stupnjem klasifikacije.

16.3. Oznake

Označivanje se može upotrebljavati za određivanje područja koje pokriva dokument ili posebnog načina distribucije na temelju načela potrebe poznavanja ili (za podatke koji nisu klasificirani) za označavanje kraja embarga.

Oznaka nije stupanj klasifikacije i ne smije se upotrebljavati u zamjenu za njega.

Oznaka ESDP (European Security and Defence Policy) se upotrebljava za dokumente i njihove preslike vezane za sigurnost i obranu Unije ili jedne ili više njezinih država članica, ili vezane za upravljanje vojnim ili nevojnim kriznim situacijama.

16.4. Postavljanje stupnja klasifikacije

Stupanj klasifikacije se označava:

(a) na dokumentima RESTREINT UE mehaničkim ili elektroničkim sredstvom;

(b) na dokumentima CONFIDENTIEL UE mehaničkim sredstvom, ručno ili tiskanjem na prethodno žigosanom, registriranom papiru;

(c) na dokumente SECRET UE ili ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ mehaničkim sredstvom ili ručno.

16.5. Postavljanje sigurnosnih obilježja

Sigurnosna obilježja postavljaju se neposredno ispod stupnja klasifikacije, na isti način na koji se postavljaju stupnjevi klasifikacije.

17. MJERILA ZA ODREĐIVANJE STUPNJA KLASIFIKACIJE

17.1. Općenito

Podacima se dodjeljuje stupanj klasifikacije samo kada je to nužno. Stupanj klasifikacije se jasno i ispravno označuje i zadržava samo onoliko dugo koliko je to potrebno radi zaštite podataka.

Odgovornost za razvrstavanje podataka prema tajnosti i za svako sljedeće snižavanje ili ukidanje stupnja klasifikacije ostaje isključivo na izvoru od kojeg podaci potječu.

Dužnosnici i ostali zaposlenici Komisije rade na razvrstavanju, snižavanju ili ukidanju stupnja klasifikacije podataka prema uputama ili u dogovoru s voditeljem službe.

Detaljni postupci za postupanje s klasificiranim dokumentima osmišljeni su tako da osiguravaju njihovu odgovarajuću zaštitu u skladu s podacima koje dokumenti sadrže.

Broj osoba ovlaštenih za pripremu dokumenata ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ ograničava se na minimum, a njihova se imena čuvaju na popisu koji se vodi u ► Uprava za sigurnost Komisije ◄ .

17.2. Primjena stupnjeva klasifikacije

Stupanj klasifikacije dokumenta određuje se ovisno o stupnju osjetljivosti njegovog sadržaja u skladu s određenjem iz odjeljka 16. Važno je da se razvrstavanje prema tajnosti provodi pažljivo i na pravilan način. To se posebno odnosi na stupanj klasifikacije ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ .

Izvor od kojeg potječe dokument kojem se dodjeljuje stupanj klasifikacije pridržava se gore navedenih pravila i odupire se svakom nastojanju da se stupanj klasifikacije precijeni ili podcijeni.

Praktične upute za razvrstavanje prema tajnosti su u Dodatku 2.

Za pojedine stranice, stavke, odjeljke, priloge, dodatke, dodane i priložene dijelove određenog dokumenta može se zahtijevati drugačiji stupanj klasifikacije pa ih se prema tome i razvrstava. Stupanj klasifikacije dokumenta kao cjeline je onaj koji pripada njegovom najviše razvrstanome dijelu.

Stupanj klasifikacije pisma ili bilješke s prilozima je jednak najvišem stupanju tajnosti njegovih priloženih dijelova. Izvor od kojeg podaci potječu jasno naznačuje koji stupanj klasifikacije treba dodijeliti kada se pismo ili bilješka nalaze odvojeno od priloga.

Pristup javnosti i dalje se uređuje Uredbom (EZ) br. 1049/2001.

17.3. Snižavanje i ukidanje stupnja klasifikacije

Klasificiranim dokumentima EU-a može se sniziti ili ukinuti stupanj klasifikacije samo uz dozvolu izvora od kojeg ti podaci potječu te, prema potrebi, nakon rasprave s ostalim zainteresiranim stranama. Snižavanje ili ukidanje stupnja klasifikacije potvrđuje se pismeno. Izvor od kojeg podaci potječu dužan je o promjeni obavijestiti svoje naslovnike, a oni su nadalje zaduženi za obavještavanje o promjeni svih sljedećih naslovnika kojima su dokument proslijedili ili ga preslikali.

Ako je moguće izvor od kojeg podaci potječu na klasificiranim dokumentima navodi datum, razdoblje ili događaj nakon kojeg se sadržaju dokumenta može sniziti ili ukinuti stupanj klasifikacije. U protivnom, dokumente ponovno pregledavaju, najmanje svakih pet godina, kako bi se potvrdila potreba prvobitnog stupnja klasifikacije.

18. FIZIČKA SIGURNOST

18.1. Općenito

Glavni ciljevi mjera fizičke sigurnosti su spriječiti neovlaštenim osobama pristup do klasificiranih podataka i/ili materijala EU-a, spriječiti krađu ili oštećenje opreme i druge svojine te spriječiti uznemiravanje ili bilo koju vrstu pritiska na osoblje, zaposlenike i posjetitelje.

18.2. Sigurnosni zahtjevi

Svi prostori, zgrade, prostorije, komunikacijski i informacijski sustavi itd. u kojima se čuvaju odnosno obrađuju klasificirani podaci i materijali EU-a, zaštićuju se odgovarajućim mjerama fizičke zaštite.

Prilikom odlučivanja o potrebnom stupnju fizičke zaštite vodi se računa o svim relevantnim čimbenicima kao što su:

(a) stupanj klasifikacije podataka ili materijala;

(b) količina i oblik čuvanih podatka (npr. preslika na papiru, računalni medij za pohranjivanje);

(c) lokalno procijenjena prijetnja koju, za države članice i/ili druge institucije ili treće stranke koje posjeduju klasificirane podatke EU-a, predstavljaju obavještajne službe čija su djelovanja kao sabotaže, terorističke ili druge subverzivne i/ili kriminalne aktivnosti, usmjerena protiv EU-a.

Fizičke mjere sigurnosti primjenjuju se radi:

(a) onemogućavanja potajnih ili nasilnih upada nepoželjnih osoba;

(b) odvraćanja, ometanja i otkrivanja djelovanja nelojalnog osoblja;

(c) sprečavanja pristupa klasificiranim podacima EU-a za osobe koje nemaju potrebu poznavanja.

18.3. Mjere fizičke sigurnosti

18.3.1. Sigurnosna područja

Područja obrade ili pohrane klasificiranih podataka stupnja CONFIDENTIEL UE ili višeg organizirana su i ustrojena tako da odgovaraju jednom od sljedećih razreda:

(a) sigurnosno područje I. razreda: područje na kojem se s podacima CONFIDENTIEL UE ili višim postupa i pohranjuje ih se tako da ulaz na to područje u svakom slučaju predstavlja ujedno i pristup klasificiranim podacima. Za takvo se područje zahtijeva: i. jasno određen i zaštićen prostor preko kojeg se nadziru svi ulasci i izlasci; ii. sustav nadzora ulazaka koji propušta samo one osobe koje su propisno provjerene i posebno ovlaštene za ulazak na to područje; iii. detaljan popis stupnjeva klasifikacije podataka koji se obično čuvaju na tom području, tj. podataka koji ulaskom na područje postaju dostupni.

(b) sigurnosno područje II. razreda: područje na kojem se s podacima CONFIDENTIEL UE ili višim postupa i pohranjuje ih se tako da su pomoću uspostavljenih unutrašnjih načina nadzora zaštićeni od pristupa neovlaštenih osoba, npr. prostori na kojima se nalaze službe koje redovno čuvaju ili rukuju podacima CONFIDENTIEL UE ili višim. Za takvo se područje zahtijeva: i. jasno određen i zaštićen prostor kroz koji se nadziru svi ulasci i izlasci; ii. sustav nadzora ulazaka koji na područje bez nadzora propušta samo one osobe koje su propisno provjerene i posebno ovlaštene za ulazak na to područje. Za sve ostale osobe treba predvidjeti nadgledanje ili odgovarajuće načine nadzora radi sprečavanja neovlaštenog pristupa klasificiranim podacima EU-a i nekontroliranog ulaska na područja koja su podložna tehničkim inspekcijskim pregledima sigurnosti. Područja na kojima službeno osoblje nije prisutno 24 sata na dan pregledavaju se odmah po završetku uobičajenog radnog vremena kako bi se potvrdilo da su klasificirani podaci EU-a ispravno osigurani.

18.3.2. Administrativno područje

Na područjima koja okružuju ili vode do sigurnosnih područja I. i II. razreda može se uspostaviti upravno područje nižeg stupnja sigurnosti. Na takvom se području zahtijeva vidljivo označen prostor na kojem je moguća provjera osoblja i vozila. Na takvim područjima čuvaju se i obrađuju samo podaci RESTREINT UE ili oni koji nisu označeni stupnjem klasifikacije.

18.3.3. Nadzor ulazaka i izlazaka

Nadzor ulazaka na sigurnosna područja I. i II. razreda te izlazaka iz njih provodi se putem propusnica ili sustava za prepoznavanje osoba koji se primjenjuje na cijelo osoblje koje uobičajeno radi na tim područjima. Također treba uspostaviti sustav provjere posjetitelja, osmišljen tako da onemogući neovlašteni pristup klasificiranim podacima EU-a. Sustav propusnica može se dodatno pojačati sustavom automatskog utvrđivanja identiteta koji se smatra dopunom, ali ne i potpunom zamjenom za stražarsko osoblje. Promjena u vezi s procjenom prijetnje može imati za posljedicu pojačanje mjera nadzora ulazaka i izlazaka, na primjer, za vrijeme posjeta uglednih osoba.

18.3.4. Stražarske ophodnje

Izvan uobičajenog radnog vremena organiziraju se stražarske ophodnje sigurnosnih područja I. i II. razreda kako bi se imovina EU-a zaštitila od ugrožavanja, oštećenja ili gubitka. Učestalost ophodnji određuje se prema lokalnim okolnostima, no preporuka je da se provode svaka dva sata.

18.3.5. Sigurnosni spremnici i zaštićene prostorije

Za pohranjivanje klasificiranih podataka EU-a koriste se spremnici razvrstani u tri razreda:

— razred A: spremnici odobreni na državnoj razini za pohranjivanje klasificiranih podataka ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , unutar sigurnosnih područja I. ili II. razreda

— razred B: spremnici odobreni na državnoj razini za pohranjivanje klasificiranih podataka SECRET UE i CONFIDENTIEL UE, unutar sigurnosnih područja I. ili II. razreda

— razred C: namjensko pokućstvo prikladno samo za pohranjivanje klasificiranih podataka RESTREINT UE.

U zaštićenim prostorijama trezorskog tipa unutar sigurnosnih područja I. ili II. razreda i u svim sigurnosnim područjima I. razreda u kojima se na otvorenim policama ili izloženo na grafikonima, zemljovidima, planovima i sl. čuvaju podaci sa stupnjem klasifikacije CONFIDENTIEL UE i višim, sve zidne stijene, podovi i stropovi te vrata s bravama moraju biti odobreni od SAA kao oprema koja nudi zaštitu istovjetnog stupnja kao sigurnosni spremnik odgovarajućeg razreda odobren za pohranjivanje podataka istovrsnog stupnja klasifikacije.

18.3.6. Brave

Brave koje se koriste na sigurnosnim spremnicima i trezorima za čuvanje klasificiranih podataka EU-a moraju zadovoljavati sljedeće standarde:

— Skupina A: odobrene na državnoj razini za spremnike razreda A

— Skupina B: odobrene na državnoj razini za spremnike razreda B

— Skupina C: prikladne samo za namjensko pokućstvo razreda C.

18.3.7. Nadzor ključeva i kombinacija

Ključevi sigurnosnih spremnika ne smiju se iznositi izvan zgrada Komisije. Postavke kombinacija sigurnosnih spremnika povjeravaju se na pamćenje osobama koje ih trebaju poznavati. U slučaju nužde koriste se rezervni ključevi i pismene bilješke o svim postavkama kombinacija za koje je odgovoran lokalni službenik sigurnosti nadležnog ureda Komisije; pismene se bilješke kombinacija čuvaju u zasebnim, zapečaćenim neprozirnim omotnicama. Radni ključevi, rezervni sigurnosni ključevi i postavke kombinacija drže se u zasebnim sigurnosnim spremnicima. Ovim ključevima i postavkama kombinacija daje se sigurnosna zaštita istog ili višeg stupnja nego što je ima materijal do kojeg se pomoću njih pristupa.

Poznavanje postavki kombinacija sigurnosnih spremnika ograničava se na što je manje moguće ljudi. Kombinacije se mijenjaju:

(a) prilikom primitka novog spremnika;

(b) uvijek kada dođe do promjene osoblja;

(c) uvijek prilikom pojave ili sumnje na ugrožavanje;

(d) po mogućnosti u razmacima od 6 mjeseci, a najmanje svakih 12 mjeseci.

18.3.8. Uređaji za otkrivanje nedozvoljenih upada

Kada se za zaštitu klasificiranih podataka EU-a upotrebljavaju alarmni sustavi, televizija zatvorenog kruga (videonadzor) i druge električne naprave mora postojati električno napajanje u nuždi, kako bi se osigurao neprekidan rad sustava ukoliko dođe do kvara glavnog napajanja. Drugi osnovni zahtjev je da se u slučaju kvara ili neovlaštenog upada u takve sustave aktivira alarm ili drugi pouzdani način upozorenja osoblju zaduženom za nadgledanje.

18.3.9. Odobrena oprema

► Uprava za sigurnost Komisije ◄ vodi i održava ažurirane popise prema vrsti i modelu sigurnosne opreme odobrene za zaštitu klasificiranih podataka u različitim specifičnim okolnostima i uvjetima. ► Uprava za sigurnost Komisije ◄ , između ostalog, zasniva ove popise na podacima koje dostavljaju tijela nacionalne sigurnosti.

18.3.10. Fizička zaštita kopirnih strojeva i telefaks uređaja

Kopirni strojevi i telefaks uređaji fizički se zaštićuju u potrebnoj mjeri da ih za rad s klasificiranim podacima mogu upotrebljavati samo ovlaštene osobe i da su svi klasificirani dokumenti nastali njihovom upotrebom pod odgovarajućim nadzorom.

18.4. Zaštita od neželjenih pogleda i prisluškivanja

18.4.1. Neželjeni pogledi

I noću i danju potrebno je poduzeti sve odgovarajuće mjere osiguranja kako neovlaštene osobe niti slučajno ne bi stekle uvid u klasificirane podatke EU-a.

18.4.2. Prisluškivanje

Radne prostorije i područja u kojima se redovno raspravlja o klasificiranim podacima SECRET UE ili višim, kada to nalaže stupanj rizika, zaštićuju se od pasivnih i aktivnih pokušaja prisluškivanja. Procjena rizika od takvih pokušaja u nadležnosti je ► Uprava za sigurnost Komisije ◄ koji se prema potrebi savjetuje s tijelima nacionalne sigurnosti.

18.4.3. Unos elektroničke opreme i uređaja za snimanje

Na sigurnosna ili tehnički sigurna područja nije dozvoljeno unositi mobilne telefone, privatna računala, naprave za snimanje, kamere i drugu elektroničku opremu ili uređaje za snimanje bez prethodnog odobrenja ► direktora Uprave za sigurnost Komisije ◄ .

► Uprava za sigurnost Komisije ◄ može, pri određivanju zaštitnih mjera za prostore osjetljive na pasivno prisluškivanje (npr. izolacija zidnih stijena, vrata, podova i stropova, mjerenje opasnog izlaza zvuka) i na aktivno prisluškivanje (npr. traženje mikrofona), zatražiti pomoć stručnjaka iz tijela nacionalne sigurnosti.

Isto tako, kada to okolnosti zahtijevaju, telekomunikacijsku opremu i električnu ili elektroničku uredsku opremu bilo koje vrste koja se koristi tijekom sastanaka na razini SECRET UE ili višoj, mogu na zahtjev ► direktora Uprave za sigurnost Komisije ◄ provjeriti specijalisti za tehničku sigurnost pri tijelima nacionalne sigurnosti.

18.5. Tehnički sigurna područja

Određena područja mogu se obilježiti kao tehnički sigurna područja. Na ulazu u takva područja provode se posebni postupci provjere. Kada nisu zauzeta ta se područja prema odobrenom postupku zaključavaju i svi se ključevi tretiraju kao sigurnosni ključevi. Takva su područja predmet redovnih inspekcijskih pregleda koji se također obavljaju i nakon svakog neovlaštenog ulaska ili sumnje da je do njega došlo.

Vodi se detaljan popis opreme i namještaja radi nadzora i promjene njihove lokacije. Na takvo područje ne smije se unositi niti jedan komad namještaja ili opreme prije nego što specijalno obučeno sigurnosno osoblje provede pažljivi pregled s namjerom otkrivanja bilo kakvog uređaja za prisluškivanje. Opće pravilo je da postavljanje komunikacijskih vodova u tehnički sigurnim područjima nije dozvoljeno bez prethodnog ovlaštenja nadležnog tijela.

19. OPĆA PRAVILA O NAČELU POTREBE POZNAVANJA I O SIGURNOSNIM PROVJERAMA OSOBLJA EU-a

19.1. Općenito

Pristup klasificiranim podacima EU-a odobrava se samo onim osobama koje radi izvršavanja svojih dužnosti imaju „potrebu poznavanja”. Pristup podacima ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , SECRET UE i CONFIDENTIEL UE, odobrava se samo osobama koje su prošle odgovarajuće sigurnosne provjere.

Za određivanje osoba za koje vrijedi „potreba poznavanja” je nadležna služba u kojoj se dotična osoba namjerava zaposliti.

Sigurnosne provjere osoblja zahtijeva nadležna služba.

Na kraju postupka izdaje se „sigurnosna potvrda EU-a za osoblje” koja određuje stupanj klasifikacije podataka do kojih provjerena osoba može imati pristup, kao i datum prestanka važenja potvrde.

Sigurnosna potvrda EU-a za osoblje može posjedniku omogućiti pristup podacima nižeg stupnja klasifikacije od dodijeljenog.

Osobe koje nisu dužnosnici niti drugi zaposlenici EU-a, kao što su vanjski suradnici, stručnjaci ili savjetnici s kojima treba raspravljati o klasificiranim podacima EU-a ili im te podatke treba prikazati, moraju imati sigurnosnu potvrdu u vezi s klasificiranim podacima EU-a i biti jasno upoznate sa svojom odgovornosti za sigurnost.

Pristup javnosti i dalje uređuje Uredba (EZ) br. 1049/2001.

19.2. Posebna pravila za pristup podacima sa stupnjem klasifikacije ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄

Sve osobe za koje se traži pristup podacima ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ prvo prolaze postupak provjere za pristup takvim podacima.

Sve osobe za koje se traži pristup podacima ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ određuje član Komisije odgovoran za sigurnosna pitanja i njihova se imena čuvaju u odgovarajućem registru ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ . ► Uprava za sigurnost Komisije ◄ uspostavlja i vodi taj registar.

Prije nego im se omogući pristup podacima ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ sve osobe potpisuju potvrdu kojom se dokazuje da su upoznate sa sigurnosnim postupcima Komisije i da u potpunosti razumiju posebnu odgovornost za sigurno čuvanje podataka ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , kao i posljedice koje propisi EU-a i nacionalnog zakonodavstva predviđaju u slučaju da klasificirani podaci dospiju u ruke neovlaštenih osoba, bilo namjernim djelovanjem ili iz nemara.

Za osobe koje imaju na sastancima itd., pristup podacima ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ nadležni će nadzorni službenik službe ili tijela u kojem je ta osoba zaposlena, obavijestiti tijelo koje sastanak organizira o tome da dotične osobe imaju takvo odobrenje.

Imena svih osoba kojima prestaje zaposlenje na dužnostima koje zahtijevaju pristup podacima ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ skidaju se s popisa ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ . Dodatno, svim takvim osobama treba ponovno skrenuti pažnju na naročitu odgovornost koju nose u vezi s čuvanjem podataka ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ . Te osobe potpisuju izjavu da neće upotrebljavati niti dalje prosljeđivati podatke ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ s kojima su upoznati.

19.3. Posebna pravila za pristup podacima sa stupnjem klasifikacije SECRET UE i CONFIDENTIEL UE

Sve osobe za koje se traži pristup podacima sa stupnjem klasifikacije SECRET UE ili CONFIDENTIEL UE najprije prolaze postupak provjere za dobivanje pristupa do odgovarajućeg stupnja klasifikacije podataka.

Sve osobe za koje se traži pristup podacima SECRET UE ili CONFIDENTIEL UE upoznaju se s odgovarajućim sigurnosnim odredbama i posljedicama zanemarivanja tih odredaba.

Za osobe koje imaju na sastancima itd., pristup podacima SECRET UE ili CONFIDENTIEL UE službenik sigurnosti tijela u kojem je ta osoba zaposlena obavještava tijelo koje sastanak organizira o tome da dotične osobe imaju takvo odobrenje.

19.4. Posebna pravila za pristup podacima sa stupnjem klasifikacije RESTREINT UE

Osobe koje imaju pristup podacima RESTREINT UE upoznaju se s ovim pravilnikom kao i s posljedicama njegovog zanemarivanja.

19.5. Premještaji

Kada se član osoblja premješta s mjesta koje uključuje rukovanje klasificiranim materijalom EU-a, registarski ured nadgleda pravilan prijenos tog materijala od dužnosnika koji odlazi dužnosniku u dolasku.

Kada se član osoblja premješta na drugo mjesto koje uključuje rukovanje klasificiranim materijalom EU-a, lokalni službenik sigurnosti ga odgovarajuće poučava.

19.6. Posebne upute

Osobe od kojih se zahtijeva rukovanje klasificiranim podacima EU-a, pri prvom preuzimanju dužnosti kao i redovno nakon tog, upoznaju se s:

(a) opasnostima za sigurnost koje proizlaze iz nesmotrenih razgovora;

(b) mjerama predostrožnosti koje treba poduzeti u odnosima s tiskom i predstavnicima posebnih interesnih skupina;

(c) prijetnjom koju predstavljaju djelovanja obavještajnih službi usmjerena protiv EU-a i država članica u vezi s klasificiranim podacima i djelatnosti EU-a;

(d) obavezom trenutačnog obavještavanja odgovarajućih sigurnosnih tijela o svakom pristupanju ili radnji koja izaziva sumnju da je riječ o špijunskom djelovanju ili o svim neobičnim okolnostima u vezi sa sigurnosti.

Sve osobe koje su uobičajeno izložene čestom kontaktu s predstavnicima zemalja čije obavještajne službe djeluju protiv EU-a i država članica u vezi s klasificiranim podacima i djelatnostima EU-a moraju biti jasno upoznate s tehnikama za koje se zna da ih primjenjuju različite obavještajne službe.

Ne postoje sigurnosne odredbe Komisije u vezi s privatnim putovanjima na bilo koju destinaciju osoba koje su prošle sigurnosnu provjeru za pristup klasificiranim podacima EU-a. ► Uprava za sigurnost Komisije ◄ , međutim, upoznaje dužnosnike i druge djelatnike koji su u njegovoj nadležnosti s pravilima putovanja koja moraju poštivati.

20. POSTUPAK SIGURNOSNE PROVJERE ZA DUŽNOSNIKE KOMISIJE I OSTALE ZAPOSLENIKE

(a) Samo dužnosnici i drugi zaposlenici Komisije ili osobe koje rade u okviru Komisije i zbog svojih dužnosti i zahtjeva službe moraju poznavati ili upotrebljavati klasificirane podatke koje čuva Komisija, imaju pravo pristupa tim podacima.

(b) Kako bi im se odobrio pristup do podataka ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , SECRET UE i CONFIDENTIEL UE osobe navedene u stavku (a) moraju imati ovlaštenje u skladu s postupcima iz stavaka (c) i (d) ovog odjeljka.

(c) Ovlaštenje se daje samo osobama koje su sigurnosno provjerene kod nadležnih državnih tijela država članica (tijela nacionalne sigurnosti) u skladu s postupkom iz stavaka (i) do (n).

(d) ► Direktor Uprave za sigurnost Komisije ◄ odgovoran je za dodjelu ovlaštenja iz stavaka (a), (b) i (c).

(e) ► Direktor ◄ izdaje ovlaštenje nakon prikupljanja mišljenja nadležnih državnih tijela država članica na temelju sigurnosne provjere provedene u skladu sa stavcima (i) do (n).

(f) ► Uprava za sigurnost Komisije ◄ vodi i održava popis svih osjetljivih radnih mjesta pri odgovarajućim službama Komisije i svih osoba s privremeno dodijeljenim ovlaštenjem.

(g) Ovlaštenje se izdaje za razdoblje od pet godina, ali njegova valjanost ne smije premašiti vremensko trajanje zadaća za koje je dodijeljeno. U skladu s postupkom navedenim u stavku (e) može ga se obnoviti.

(h) ► Direktor Uprave za sigurnost Komisije ◄ oduzima ovlaštenje kada smatra da za to postoje opravdani razlozi. Svaka odluka kojom se ovlaštenje povlači dostavlja se dotičnoj osobi; ona može zatražiti saslušanje kod ► Direktora Uprave za sigurnost Komisije ◄ i nadležnog državnog tijela.

(i) Sigurnosna provjera provodi se uz pomoć zainteresiranih osoba i na zahtjev ► Direktora Uprave za sigurnost Komisije ◄ . Nadležno državno tijelo za postupak provjere je tijelo države članice čiji je državljanin osoba za koju se ovlaštenje traži. Kada dotična osoba nije državljanin države članice EU-a, ► Direktor Uprave za sigurnost Komisije ◄ zatražit će sigurnosnu provjeru od države članice EU-a u kojoj osoba ima stalno prebivalište ili stalno boravište.

(j) Kao dio postupka provjere od dotične osobe se traži ispunjavanje upitnika s osobnim podacima.

(k) ► Direktor Uprave za sigurnost Komisije ◄ u svojem zahtjevu navodi vrstu i razinu tajnosti podataka koji će biti na raspolaganju dotičnoj osobi.

(l) Cjelokupni postupak sigurnosne provjere, zajedno s dobivenim rezultatima, podliježe odgovarajućim pravilima i propisima koji su na snazi u dotičnoj državi članici, uključujući one koji se odnose na pravna sredstva.

(m) Kada nadležna državna tijela država članica daju pozitivno mišljenje, ► direktor Uprave za sigurnost Komisije ◄ može dotičnoj osobi dodijeliti ovlaštenje.

(n) O negativnom mišljenju nadležnih državnih tijela obavještava se dotična osoba; ona može tražiti saslušanje kod ► direktora Uprave za sigurnost Komisije ◄ . Ako smatra da je potrebno, ► direktor Uprave za sigurnost Komisije ◄ može od nadležnih državnih tijela zatražiti daljnja pojašnjenja. Ako se negativno mišljenje potvrdi, ovlaštenje se ne izdaje.

(o) Sve osobe s dodijeljenim ovlaštenjem u smislu stavaka (d) i (e) primaju, u tom trenutku, kao i kasnije u redovitim vremenskim razmacima, potrebne upute u vezi sa zaštitom klasificiranih podataka i načina postizanja te zaštite. Takve osobe potpisuju izjavu kojom potvrđuju primitak uputa i obvezuju se da će ih poštivati.

(p) ► Direktor Uprave za sigurnost Komisije ◄ poduzima sve potrebne mjere kako bi se provele odredbe ovog odjeljka, posebno u vezi s pravilima o uređenju pristupa popisu ovlaštenih osoba.

(q) Ako tako zahtijeva služba, ► direktor Uprave za sigurnost Komisije ◄ iznimno može, nakon što o tome obavijesti nadležna državna tijela i pod uvjetom da u roku jednog mjeseca nije bilo njihovog odaziva, dodijeliti privremeno ovlaštenje za razdoblje od najviše šest mjeseci do objave rezultata provjere iz stavka (i).

(r) Tako izdana uvjetna i privremena ovlaštenja ne omogućavaju pristup podacima ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ ; takav se pristup ograničava na dužnosnike koji su uspješno prošli postupak provjere s pozitivnim rezultatima, u skladu sa stavkom (i). Do objave rezultata postupka provjere, dužnosnici za koje se zahtijeva provjeravanje na razini ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ mogu privremeno i uvjetno dobiti ovlaštenje za pristup razvrstanim podacima do stupnja SECRET UE, uključujući i njega.

21. PRIPREMA, DISTRIBUCIJA, PRIJENOS, SIGURNOST KURIRSKOG OSOBLJA I DODATNE PRESLIKE ILI PRIJEVODI TE IZVADCI KLASIFICIRANIH DOKUMENATA EU-a

21.1. Priprema

1. Stupnjevi klasifikacije EU-a primjenjuju se kako je utvrđeno u odjeljku 16.; za CONFIDENTIEL UE i više stupnjeve označava se na vrhu i na dnu svake stranice, smješteno u sredini; svaka se stranica numerira. Svaki klasificirani dokument EU-a ima svoj referentni broj i datum. U slučaju dokumenata ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ i SECRET UE ovaj se referentni broj pojavljuje na svakoj stranici. Ako se ti dokumenti šalju u nekoliko preslika, svaki od njih nosi broj preslike postavljen na prvoj stranici, zajedno s ukupnim brojem stranica. Na prvoj stranici dokumenta CONFIDENTIEL UE ili višim navode se svi dodaci i prilozi.

2. Dokumente sa stupnjem klasifikacije CONFIDENTIEL UE ili višim tipkaju, prevode, pohranjuju, preslikavaju, umnožavaju na magnetskom mediju ili mikrofilmiraju samo osobe koje su prošle sigurnosnu provjeru za pristup klasificiranim podacima EU-a, najmanje do stupnja sigurnosti odgovarajućeg stupnja klasifikacije dotičnog dokumenta.

3. Računalna priprema klasificiranih dokumenata uređuje se u odjeljku 25.

21.2. Distribucija

1. Klasificirani podaci EU-a šalju se samo osobama za koje vrijedi „potreba poznavanja” i koje su odgovarajuće sigurnosno provjerene. Prvi prijenos određuje izvor od kojeg podaci potječu.

2. Dokumenti ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ dostavljaju se preko registara ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ (vidjeti odjeljak 22.2.). U slučaju poruka označenih kao ► TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ nadležni registar može ovlastiti voditelja komunikacijskog centra za izradu broja preslika navedenog u popisu naslovnika.

3. Dokumente sa stupnjem klasifikacije SECRET UE i nižim, početni naslovnik može dalje slati drugim naslovnicima vodeći se načelom „potrebe poznavanja”. Izvor od kojeg podaci potječu, međutim, jasno navodi sva ograničenja koja želi postaviti. Kad god postoje takva ograničenja naslovnici mogu ponovno slati dokumente samo uz ovlaštenje izvora od kojeg podaci potječu.

4. Svaki se dokument sa stupnjem klasifikacije CONFIDENTIEL UE i višim, na dolasku ili odlasku od ravnatelja ili iz službe bilježi se u lokalnom registru klasificiranih podataka EU-a određene službe. Pojedinosti koje se navode (reference, datum i, ako je potrebno, broj preslike) moraju biti takve da se prema njima dokumenti mogu prepoznati i unose se u knjigu bilježaka ili na posebno zaštićen računalni medij (odjeljak 22.1).

21.3. Prijenos klasificiranih dokumenata EU-a

21.3.1. Pakiranje, potvrde primitka

1. Dokumenti sa stupnjem klasifikacije CONFIDENTIEL UE i višim šalju se u čvrstim, neprozirnim dvostrukim omotnicama. Unutarnja omotnica označava se odgovarajućim stupnjem klasifikacije EU-a i na njoj se, po mogućnosti, navode sve pojedinosti u vezi s nazivom radnog mjesta i adrese primatelja.

2. Samo nadzorni službenik registarskog ureda (vidjeti odjeljak 22.1.) ili njegov zamjenik smiju otvoriti unutarnju omotnicu i potvrditi primitak umetnutih dokumenata, osim u slučaju da je omotnica naslovljena na pojedinca. Tada odgovarajući registarski ured (vidjeti odjeljak 22.1) u knjigu bilježaka upisuje primitak omotnice, a samo osoba na koju je ista naslovljena smije otvoriti unutarnju omotnicu i potvrditi primitak sadržanih dokumenata.

3. Obrazac potvrde primitka stavlja se u unutarnju omotnicu. Na potvrdi primitka, koja se ne smatra klasificiranom, navodi se referentni broj, datum i broj preslike dokumenta, ali nikada