A.7.5 Dokumentirane informacije A.7.5.1 Općenito Sustav upravljanja okolišem mora uključiti: (a) dokumentirane informacije koje zahtijeva ova međunarodna norma (b) dokumentirane informacije za koje organizacija utvrdi da su potrebne za djelotvornost sustava upravljanja okolišem. Napomena: Opseg dokumentiranih informacija sustava upravljanja okolišem može se razlikovati u organizacijama zbog: — veličine organizacije i vrste njezinih aktivnosti, procesa, proizvoda i usluga — potrebe da dokaže ispunjavanje svojih obveza usklađenosti — složenosti procesa i njihovih međudjelovanja — osposobljenosti osoba koje rade pod nadzorom organizacije. A.7.5.2 Stvaranje i posuvremenjivanje Kada se stvaraju i posuvremenjuju dokumentirane informacije, organizacija mora osigurati odgovarajuću: (a) oznaku i opis (npr. naslov, datum, autor ili broj dokumenta) (b) oblik (npr. jezik, izdanje računalnog programa, grafički prikaz) i medij (npr. papir, elektronički) (c) pregled i odobrenje dokumentirane informacije s obzirom na prikladnost i primjerenost. A.7.5.3 Nadzor nad dokumentiranim informacijama Dokumentirane informacije koje zahtijeva sustav upravljanja okolišem i ova međunarodna norma moraju se nadzirati kako bi se osiguralo da su: (a) raspoložive i prikladne za uporabu, gdje i kada je to potrebno (b) primjereno zaštićene (npr. od narušavanja povjerljivosti, nepravilne uporabe ili gubitka cjelovitosti). U svrhu nadzora nad dokumentiranim informacijama, organizacija mora, ako je primjenjivo, uzeti u obzir sljedeće aktivnosti: — raspodjelu, pristup, pronalaženje i uporabu — pohranjivanje i čuvanje, uključujući očuvanje čitljivosti — nadzor nad promjenama (npr. upravljanje izdanjima) — zadržavanje i raspolaganje. Dokumentirane informacije vanjskog podrijetla za koje organizacija utvrdi da su potrebne za planiranje i djelovanje sustava upravljanja okolišem moraju se na odgovarajući način označiti i nadzirati. Napomena: Pristup može podrazumijevati odluku o dopuštenju da se samo pregleda dokumentirana informacija ili dopuštenje i ovlast za pregled i mijenjanje dokumentirane informacije. A.8 Radni proces A.8.1 Operativno planiranje i nadzor Organizacija mora uspostaviti, provoditi, nadzirati i održavati procese potrebne za ispunjavanje zahtjeva za sustav upravljanja okolišem i provesti mjere određene u točki 6.1 i 6.2, i to: — uspostavom operativnih kriterija za procese — provedbom nadzora nad procesima u skladu s operativnim kriterijima. Napomena: Nadzor može uključiti tehnički nadzor i postupke. Postupci nadzora mogu se provoditi prema hijerarhiji (npr. uklanjanje, zamjena, administracija), pojedinačno ili u kombinaciji. Organizacija mora imati nadzor nad planiranim promjenama i procjenjivati posljedice nenamjernih promjena, po potrebi poduzimajući mjere za ublažavanje negativnih učinaka. Organizacija mora osigurati nadzor nad podugovorenim procesima i utjecaj na njih. Vrsta i opseg nadzora i utjecaja koji će se primjenjivati na procese definiraju se u okviru sustava upravljanja okolišem. U skladu s gledištem životnog ciklusa, organizacija mora: (a) po potrebi uspostaviti postupke nadzora kako bi se osiguralo da se u procesu projektiranja i razvoja proizvoda i usluga uzimaju u obzir zahtjevi povezani sa zaštitom okoliša, razmatrajući svaku fazu životnog ciklusa (b) odrediti svoje zahtjeve povezane sa zaštitom okoliša u nabavi proizvoda i usluga, ovisno o slučaju (c) priopćiti svoje odnosne zahtjeve povezane sa zaštitom okoliša vanjskim dobavljačima, uključujući izvođače (d) razmotriti potrebu za davanjem informacija o mogućim značajnim utjecajima na okoliš koji su povezani s prijevozom ili isporukom, uporabom, obradom na kraju životnog vijeka i konačnim zbrinjavanjem njezinih proizvoda i usluga. Organizacija mora održavati dokumentirane informacije u mjeri u kojoj je to potrebno da se stvori povjerenje da se procesi odvijaju onako kako su planirani. A.8.2 Pripravnost i odziv u izvanrednim situacijama Organizacija mora uspostaviti, provesti i održavati proces odnosno procese potrebne za pripremu odgovora i odgovor na moguće izvanredne situacije navedene u točki 6.1.1. Organizacija mora: (a) pripremiti se za odgovor planiranjem radnji kojima će se spriječiti ili ublažiti štetni utjecaji izvanrednih situacija na okoliš (b) odgovoriti na stvarne izvanredne situacije (c) poduzeti radnje za sprječavanje ili ublažavanje posljedica izvanrednih situacija koje su primjerene s obzirom na ozbiljnost izvanredne situacije i mogući utjecaj na okoliš (d) povremeno ispitivati planirane radnje za odgovor, ako je izvedivo (e) povremeno preispitivati i revidirati procese i planirane radnje za odgovor, osobito nakon nastanka izvanrednih situacija ili ispitivanja (f) bitnim zainteresiranim stranama, uključujući osobe koje rade pod njezinim nadzorom, osigurati odgovarajuće informacije i obuku za pripravnost i odziv u izvanrednim situacijama, ovisno o slučaju. Organizacija mora održavati dokumentirane informacije u mjeri u kojoj je to potrebno da se stvori povjerenje da se procesi odvijaju onako kako su planirani. A.9 Vrednovanje uspješnosti A.9.1 Praćenje, mjerenje, analiza i vrednovanje A.9.1.1 Općenito Organizacija mora pratiti, mjeriti, analizirati i vrednovati svoju uspješnost upravljanja okolišem. Organizacija mora odrediti: (a) što treba pratiti i mjeriti (b) metode za praćenje, mjerenje, analizu i vrednovanje, ovisno o slučaju, potrebne radi osiguranja valjanih rezultata (c) kriterije prema kojima će vrednovati svoju uspješnost upravljanja okolišem, i odgovarajuće pokazatelje (d) kada će se izvršiti praćenje i mjerenje (e) kada će se analizirati i vrednovati rezultati praćenja i mjerenja. Organizacija mora osigurati da se upotrebljava i prema potrebi održava umjerena ili verificirana oprema za praćenje i mjerenje. Organizacija mora vrednovati svoju uspješnost upravljanja okolišem i djelotvornost sustava upravljanja okolišem. Organizacija mora, i interno i izvan organizacije, priopćiti odgovarajuće informacije o uspješnosti upravljanja okolišem, kako je utvrđeno komunikacijskim procesima organizacije i kako zahtijevaju njezine obveze usklađenosti. Organizacija mora sačuvati odgovarajuće dokumentirane informacije kao dokaz praćenja, mjerenja, analize i vrednovanja rezultata. A.9.1.2 Vrednovanje usklađenosti Organizacija mora uspostaviti, provesti i održavati proces odnosno procese potrebne za vrednovanje ispunjenosti njezinih obveza usklađenosti. Organizacija mora: (a) odrediti učestalost vrednovanja usklađenosti (b) vrednovati usklađenost i po potrebi poduzeti odgovarajuće radnje (c) održavati znanje i razumijevanje u pogledu stanja usklađenosti. Organizacija mora sačuvati dokumentirane informacije kao dokaz rezultata vrednovanja usklađenosti. A.9.2 Interni audit A.9.2.1 Općenito Organizacija mora provoditi interne audite u planiranim vremenskim razmacima kako bi osigurala informaciju o tome je li sustav upravljanja okolišem: (a) u skladu s(a): 1) vlastitim zahtjevima organizacije za njezin sustav upravljanja okolišem 2) zahtjevima ove međunarodne norme (b) djelotvorno se provodi i održava. A.9.2.2 Program internog audita Organizacija mora uspostaviti, provoditi i održavati program/programe internog audita uključujući učestalost, metode, odgovornosti, zahtjeve za planiranje i izvještavanje o svojim internim auditima. Pri uspostavi programa internog audita, organizacija mora razmotriti važnost predmetnih procesa za okoliš, promjene koje utječu na organizaciju te rezultate prethodnih audita. Organizacija mora: (a) odrediti kriterije audita i opseg svakog audita (b) odabrati auditore i provesti audite radi osiguranja objektivnosti i nepristranosti procesa audita (c) osigurati da se o rezultatima audita obavijeste odgovarajući rukovoditelji. Organizacija mora sačuvati dokumentirane informacije kao dokaz provedbe programa i rezultata audita. A.9.3 Preispitivanje sustava upravljanja Uprava organizacije mora preispitivati njezin sustav upravljanja okolišem u planiranim vremenskim razmacima radi osiguranja njegove trajne prikladnosti, primjerenosti i djelotvornosti. Preispitivanje sustava upravljanja mora uključiti razmatranje sljedećeg: (a) statusa radnji iz prethodnih preispitivanja sustava upravljanja (b) promjena u: 1) vanjskim i unutarnjim pitanjima koja su bitna za sustav upravljanja okolišem 2) potrebama i očekivanjima zainteresiranih strana, uključujući njezine obveze usklađenosti 3) značajnim aspektima okoliša 4) rizicima i prilikama (c) mjere u kojoj su ostvareni ciljevi povezani s okolišem (d) informacija o uspješnosti upravljanja okolišem, uključujući kretanja u pogledu: 1) nesukladnosti i popravnih radnji 2) praćenja i mjerenja rezultata 3) ispunjavanja njezinih obveza usklađenosti 4) rezultata audita (e) primjerenosti resursa (f) odgovarajućih priopćenja zainteresiranih strana, uključujući pritužbe (g) prilika za trajno poboljšavanje. Rezultati preispitivanja sustava upravljanja moraju uključiti: — zaključke o trajnoj prikladnosti, primjerenosti i djelotvornosti sustava upravljanja okolišem — odluke u pogledu prilika za trajno poboljšavanje — odluke u pogledu moguće potrebe za promjenama u sustavu upravljanja okolišem, uključujući resurse — radnje koje su moguće potrebne ako ciljevi povezani s okolišem nisu ostvareni — prilike za poboljšavanje povezanosti sustava upravljanja okolišem s drugim poslovnom procesima, po potrebi — implikacije za strateško usmjerenje organizacije. Organizacija mora zadržati dokumentirane informacije kao dokaz o rezultatima analize koju provodi uprava. A.10 Poboljšavanje A.10.1 Općenito Organizacija mora odrediti prilike za poboljšavanje (vidjeti točku 9.1, 9.2 i 9.3) i provesti radnje potrebne da se ostvare predviđeni rezultati njezinog sustava upravljanja okolišem. A.10.2 Nesukladnost i popravna radnja Kada se pojavi nesukladnost, organizacija mora: (a) reagirati na nesukladnost i prema potrebi: 1) poduzeti mjere za nadzor i ispravak 2) poduzeti korake povezane s posljedicama, uključujući ublažavanje štetnih utjecaja na okoliš (b) vrednovati potrebu za radnjama za uklanjanje uzroka nesukladnosti kako se ona ne bi ponovno pojavila ili dogodila negdje drugdje: 1) preispitivanjem nesukladnosti 2) utvrđivanjem uzroka nesukladnosti 3) utvrđivanjem postoji li slična nesukladnost ili bi se mogla dogoditi (c) provesti potrebnu radnju (d) preispitati djelotvornost svake poduzete popravne radnje (e) kada je potrebno, izvršiti promjene u sustavu upravljanja okolišem. Popravne radnje moraju biti primjerene značajnosti učinaka pronađenih nesukladnosti, uključujući utjecaj na okoliš. Organizacija mora sačuvati dokumentirane informacije kao dokaz: — naravi nesukladnosti i naknadno poduzetih radnji — rezultata popravne radnje. A.10.3 Trajno poboljšavanje Organizacija mora trajno poboljšavati prikladnost, primjerenost i djelotvornost sustava upravljanja okolišem kako bi povećala uspješnost upravljanja okolišem.