2014R0908 — HR — 15.10.2016 — 004.001

Ovaj je tekst namijenjen isključivo dokumentiranju i nema pravni učinak. Institucije Unije nisu odgovorne za njegov sadržaj. Vjerodostojne inačice relevantnih akata, uključujući njihove preambule, one su koje su objavljene u Službenom listu Europske unije i dostupne u EUR-Lexu. Tim službenim tekstovima može se izravno pristupiti putem poveznica sadržanih u ovom dokumentu.

Promijenio:

▼B

PROVEDBENA UREDBA KOMISIJE (EU) br. 908/2014

оd 6. kolovoza 2014.

o utvrđivanju pravila za primjenu Uredbe (EU) br. 1306/2013 Europskog parlamenta i Vijeća u pogledu agencija za plaćanje i drugih tijela, financijskog upravljanja, poravnanja računa, pravila o kontroli, jamstava i transparentnosti

POGLAVLJE I.

AGENCIJE ZA PLAĆANJA I DRUGA TIJELA

Članak 1.

Postupak za akreditaciju agencija za plaćanja

1. Države članice imenuju tijelo na razini ministarstva nadležno za:

2. Na temelju provjere ispunjavanja akreditacijskih kriterija iz članka 1. stavka 2. Delegirane uredbe (EU) br. 907/2014 („akreditacijski kriteriji”) nadležno tijelo formalnim aktom odlučuje o izdavanju ili, nakon preispitivanja, oduzimanju akreditacije agenciji za plaćanje. Nadležno tijelo bez odgađanja obavješćuje Komisiju o izdanim i oduzetim akreditacijama.

3. Nadležno tijelo imenuje revizorsko tijelo koje provodi provjeru prije dodjele akreditacije (kontrolu prije akreditacije). Revizorsko tijelo jest revizorsko nadležno tijelo ili druga javna ili privatna organizacija ili organizacijska jedinica nadležnog tijela koja ima potrebnu stručnost, vještine i sposobnosti za provođenje revizija. Revizorsko tijelo neovisno je od agencije za plaćanja koja se akreditira.

Provjerom (kontrolom prije akreditacije) koju treba provesti revizorsko tijelo posebno se provjeravaju:

(c) u kojoj su mjeri uspostavljeni postupci i sustavi prikladni za očuvanje sigurnosti proračuna Unije, uključujući mjere za suzbijanje prijevara koje se temelje na analizi rizika;

Revizorsko tijelo sastavlja izvješće u kojemu detaljno opisuje obavljeni revizijski posao te navodi rezultate revizije i ocjenu o tome ispunjava li agencija za plaćanja akreditacijske kriterije. Izvješće se dostavlja nadležnom tijelu koje potom izdaje akt o akreditaciji ako se uvjeri da agencija za plaćanja ispunjava akreditacijske kriterije.

4. Ako nadležno tijelo smatra da agencija za plaćanja ne ispunjava akreditacijske kriterije, obavješćuje agenciju za plaćanja o posebnim uvjetima koje mora ispuniti prije nego što joj se odobri akreditacija.

Dok se ne provedu potrebne promjene kako bi se ispunili ti posebni uvjeti, akreditacija se može odobriti privremeno za razdoblje koje se utvrđuje uzimajući u obzir ozbiljnost identificiranih problema i koje ne prelazi 12 mjeseci. U opravdanim slučajevima Komisija može na zahtjev predmetne države članice odobriti produljenje navedenog razdoblja.

5. Podaci predviđeni člankom 102. stavkom 1. prvim podstavkom točkom (a) Uredbe (EU) br. 1306/2013 dostavljaju se odmah nakon što je agencija za plaćanja prvi put akreditirana, a u svakom slučaju prije nego što se rashodi koje je ona ostvarila terete na račun fondova. Zajedno s navedenim podacima dostavljaju se izjave i dokumenti o:

(c) odnosu agencije za plaćanja s ostalim javnim ili privatnim tijelima koja su odgovorna za provedbu mjera za koje agencija za plaćanja tereti rashode na račun fondova;

6. Komisija obavješćuje Odbor za poljoprivredne fondove o agencijama za plaćanja akreditiranima u svakoj državi članici.

Članak 2.

Kontrola akreditacije

1. Nadležno tijelo drži agencije za plaćanja koje su u njegovoj nadležnosti pod stalnim nadzorom, ponajprije na temelju potvrda i izvješća koje sastavlja tijelo za ovjeravanje iz članka 9. Uredbe (EU) br. 1306/2013 te prati sve utvrđene nedostatke.

Svake tri godine nadležno tijelo pisano izvješćuje Komisiju o nadzoru agencija za plaćanja i praćenju njihovih aktivnosti. U izvješću se navodi analiza ispunjavaju li agencije za plaćanja trajno akreditacijske kriterije te sažetak mjera poduzetih radi ispravljanja nedostataka. Nadležno tijelo potvrđuje ispunjava li agencija za plaćanja koja je u njegovoj nadležnosti i nadalje akreditacijske kriterije.

2. Države članice uspostavljaju sustav koji osigurava da se svaka informacija koja ukazuje na činjenicu da neka agencija za plaćanja ne ispunjava akreditacijske kriterije bez odgode dostavlja nadležnom tijelu.

3. Ako nadležno tijelo utvrdi da je akreditirana agencija za plaćanja prestala ispunjavati jedan ili više akreditacijskih kriterija tako da to može utjecati na njezinu sposobnost izvršavanja zadaća utvrđenih člankom 1. stavkom 1. Delegirane uredbe (EU) br. 907/2014, nadležno tijelo bez odgađanja određuje uvjetnu akreditaciju agencije za plaćanja. Sastavlja plan koji sadržava mjere i rokove za ispravljanje utvrđenih nedostataka u razdoblju koje se utvrđuje u skladu s ozbiljnošću problema, a koje nije dulje od 12 mjeseci od dana određivanja uvjetne akreditacije. U opravdanim slučajevima Komisija može na zahtjev predmetne države članice odobriti produljenje navedenog razdoblja.

4. Nadležno tijelo obavješćuje Komisiju o svojoj odluci da agenciji za plaćanja odredi uvjetnu akreditaciju, o planu izrađenom u skladu sa stavkom 3. te potom o napretku u provedbi takvih planova.

5. U slučaju oduzimanja akreditacije nadležno tijelo bez odgode akreditira drugu agenciju za plaćanja koja ispunjava uvjete utvrđene u članku 7. stavku 2. Uredbe (EU) br. 1306/2013 kako bi se osigurale nesmetane isplate korisnicima.

6. Ako Komisija utvrdi da nadležno tijelo nije ispunilo obvezu izrade plana ispravljanja nedostataka u skladu sa stavkom 3. ili da je agencija za plaćanja i dalje akreditirana unatoč tome što nije u potpunosti provela takav plan u utvrđenom roku, zahtijevat će od nadležnog tijela da toj agenciji za plaćanja oduzme akreditaciju, osim ako se izvrše potrebne promjene u roku koji Komisija odredi ovisno o težini problema. U takvoj situaciji Komisija može odlučiti riješiti nedostatke uz okviru postupka potvrde o sukladnosti u skladu s člankom 52. Uredbe (EU) br. 1306/2013.

Članak 3.

Izjava o upravljanju

1. Izjava o upravljanju iz članka 7. stavka 3. prvog podstavka točke (b) Uredbe (EU) br. 1306/2013 sastavlja se pravovremeno kako bi tijelo za ovjeravanje moglo dati mišljenje iz članka 9. stavka 1. te Uredbe.

Izjava o upravljanju sastavlja se u obliku koji je naveden u Prilogu I. ovoj Uredbi i može sadržavati rezerve koje određuju opseg potencijalnog financijskog učinka. U slučaju da se izražavaju rezerve, izjava sadržava akcijski plan za otklanjanje nedostataka i točno određen vremenski okvir za njegovu provedbu.

2. Izjava o upravljanju temelji se na učinkovitom nadzoru sustava upravljanja i kontrole tijekom cijele godine.

Članak 4.

Koordinacijsko tijelo

1. Koordinacijsko tijelo iz članka 7. stavka 4. Uredbe (EU) br. 1306/2013 jedini je sugovornik Komisije za predmetnu državu članicu za sva pitanja koja se odnose na fondove u pogledu:

(c) dostupnosti Komisiji cjelokupne evidencije svih računovodstvenih podataka potrebnih za potrebe statistike i kontrole.

2. Agencija za plaćanja može imati ulogu koordinacijskog tijela pod uvjetom da su te dvije funkcije odvojene.

3. U izvršavanju svojih zadaća koordinacijsko tijelo može, u skladu s nacionalnim postupcima, upućivati zahtjeve ostalim upravnim tijelima ili odjelima, osobito onima koji posjeduju stručno znanje i iskustvo na računovodstvenom i tehničkom području.

4. Povjerljivost, cjelovitost i dostupnost svih elektroničkih podataka koje pohranjuje koordinacijsko tijelo osiguravaju se mjerama koje su prilagođene administrativnoj strukturi, kadrovskoj strukturi i tehnološkom okruženju svakog pojedinog koordinacijskog tijela. Financijska i tehnološka nastojanja moraju biti razmjerna stvarno nastalim rizicima.

5. Podaci predviđeni člankom 102. stavkom 1. prvim podstavkom točkom (a) Uredbe (EU) br. 1306/2013 dostavljaju se odmah nakon što je koordinacijsko tijelo prvi put akreditirano, a u svakom slučaju prije nego što se rashodi za koje je ono odgovorno terete na račun fondova. Podaci se dostavljaju zajedno s dokumentom o akreditaciji tijela te s informacijama o administrativnim i računovodstvenim uvjetima te uvjetima unutarnje kontrole njegova poslovanja.

Članak 5.

Ovjeravanje

1. Nadležno tijelo imenuje tijelo za ovjeravanje predviđeno člankom 9. Uredbe (EU) br. 1306/2013.

2. Tijelo za ovjeravanje organizira svoj posao na djelotvoran i učinkovit način te provodi provjere unutar odgovarajućeg vremenskog okvira uzimajući u obzir vrstu i vrijeme transakcija za predmetnu financijsku godinu.

3. Mišljenje koje treba dati tijelo za ovjeravanje u skladu s člankom 9. stavkom 1. Uredbe (EU) br. 1306/2013 sastavlja se svake godine.

To se mišljenje temelji na reviziji koja treba biti provedena u skladu s člancima 6. i 7. ove Uredbe.

4. Tijelo za ovjeravanje sastavlja izvješće o svojim nalazima. Izvješćem su obuhvaćene delegirane zadaće. U izvješću se navodi, za razdoblje koje je njime obuhvaćeno:

(c) je li godišnji financijski izvještaj iz članka 29. ove Uredbe u skladu s računovodstvenim knjigama i evidencijama agencije za plaćanja;

Izvješće sadržava informacije o broju i kvalifikacijama osoblja koje provodi reviziju, o obavljenom poslu, broju provjerenih transakcija, razini stečene materijalnosti i povjerenja, uočenim slabostima i preporukama za poboljšanje te o djelovanju tijela za ovjeravanje i drugih unutarnjih i vanjskih tijela revizije agencije za plaćanja, koja daju cjelokupna ili djelomična jamstva tijelu za ovjeravanje o pitanjima o kojima izvješćuje.

Članak 6.

Revizijska načela

1. Revizija za potrebe ovjeravanja provodi se u skladu s međunarodno prihvaćenim revizijskim standardima.

2. Tijelo za ovjeravanje priprema strategiju revizije u kojoj se utvrđuju djelokrug, vremenski raspored i usmjerenost revizije za potrebe ovjeravanje, revizijske metode i metodologija uzorkovanja. Za svaku financijsku godinu za koju se provodi revizija izrađuje se plan revizije na temelju procijenjenog revizijskog rizika. Tijelo za ovjeravanje dostavlja Komisiji na zahtjev strategiju i plan revizije.

3. Razumna razina revizijskog uvjerenja koje je potrebno steći revizijskim testiranjem stječe se ocjenjivanjem sustava kontrola, što uključuje testiranje sukladnosti i dokazno testiranje rashoda, koje se sastoji od testova detalja i analitičkih postupaka.

4. Komisija sastavlja smjernice u kojima se posebno:

Članak 7.

Revizijske metode

1. Revizijske metode bitne za reviziju koja se provodi za potrebe ovjeravanja definiraju se u strategiji revizije predviđenoj u članku 6. stavku 2.

2. Da bi se ostvarili ciljevi revizije i dalo mišljenje kako je navedeno u članku 9. stavku 1. Uredbe (EU) br. 1306/2013, revizijski postupci moraju uključivati revizije sustava, dokazno testiranje i provjeru usklađenosti financijskih izjava i izjava o upravljanju.

3. Dokaznim testiranjem rashoda obuhvaćena je provjera zakonitosti i pravilnosti predmetnih transakcija na razini krajnjih korisnika. U tu svrhu tijelo za ovjeravanje može pratiti agenciju za plaćanja pri provedbi provjera na licu mjesta na sekundarnoj razini. Tijelo za ovjeravanje ne smije pratiti agenciju za plaćanja pri provedbi početnih provjera na licu mjesta, osim u situacijama kad bi bilo fizički nemoguće ponovo provjeriti početnu kontrolu koju je provela agencija za plaćanja. U pogledu dokaznog testiranja tijela za ovjeravanje mogu primjenjivati integrirani pristup uzorkovanju.

4. Smjernicama iz članka 6. stavka 4. Komisija daje dodatne uvjete i upute za osmišljavanje revizijskih postupaka, integriranje uzorkovanja te planiranje i provođenje provjera transakcija na licu mjesta.

POGLAVLJE II.

FINANCIJSKO UPRAVLJANJE FONDOVIMA

ODJELJAK 1.

Opće odredbe

Članak 8.

Računovodstvo agencija za plaćanja

1. Svaka agencija za plaćanja vodi računovodstvo koje obuhvaća samo rashode i prihode navedene u članku 4. stavku 1., članku 5. i članku 43. Uredbe (EU) br. 1306/2013 i korištenje sredstava koji su joj dani na raspolaganje radi pokrivanja odgovarajućih rashoda. To računovodstvo mora omogućiti razlikovanje i odvojeno pružanje financijskih podataka za EFJP i EPFRR.

2. Agencije za plaćanja država članica koje ne čine dio europodručja vode računovodstvo koje obuhvaća iznose izražene u valuti u kojima je rashod nastao, a prihod bio primljen. Međutim, kako bi se omogućilo konsolidiranje svih njihovih rashoda i prihoda, one moraju biti u mogućnosti pružiti odgovarajuće podatke u nacionalnim valutama i u eurima.

3. U pogledu EPFRR-a svaka agencija za plaćanja određena za program ruralnog razvoja vodi računovodstvo koje omogućuje identificiranje svih operacija za svaki program i svaku mjeru. Takvo računovodstvo osobito uključuje:

(c) iznose koji su vraćeni, s naznakom izvorne operacije.

ODJELJAK 2.

Računovodstvo EFJP-a

Članak 9.

Pružanje informacija od strane država članica

Države članice prikupljaju i drže na raspolaganju za Komisiju informacije o ukupnom ostvarenom rashodu i namjenskom prihodu primljenom svaki tjedan kako slijedi:

(a) najkasnije do trećeg radnog dana svakog tjedna, informacije o ukupno ostvarenom rashodu i namjenskom prihodu primljenom od početka mjeseca do kraja prethodnog tjedna;

(b) najkasnije do trećeg radnog dana u mjesecu ako se jedan tjedan proteže kroz dva mjeseca, informacije o ukupnom ostvarenom rashodu i namjenskom prihodu primljenom tijekom prethodnog mjeseca.

Članak 10.

Dostavljanje informacija od strane država članica

1. U skladu s člankom 102. stavkom 1. prvim podstavkom točkom (c) podtočkama i. i ii. Uredbe (EU) br. 1306/2013, države članice Komisiji elektronički šalju sljedeće informacije i dokumente, pod uvjetima utvrđenima u člancima 11. i 12. ove Uredbe:

(a) najkasnije do trećeg radnog dana svakog mjeseca informacije o ukupno ostvarenom rashodu i namjenskom prihodu primljenom tijekom prethodnog mjeseca, na temelju predloška koji je Komisija stavila na raspolaganje državama članicama preko informacijskih sustava, te bilo koje informacije koje pojašnjavaju svaku bitnu razliku između procjena sastavljenih u skladu sa stavkom 2. točkom (a) podtočkom iii. ovog članka i ostvarenih rashoda i primljenih namjenskih prihoda;

(b) najkasnije do dvanaestog dana svakog mjeseca izjavu o rashodima iz članka 18. stavka 3. Uredbe (EU) br. 1306/2013. Međutim, informacije o ostvarenom rashodu i namjenskom prihodu primljenom između 1. i 15. listopada šalju se do 27. listopada.

2. Izjava o rashodima iz stavka 1. točke (b) sastoji se od:

— tekući mjesec, sljedeća dva mjeseca i do kraja financijske godine;

ii. ukupni ostvareni rashod i namjenski prihod primljen od početka financijske godine do kraja prethodnog mjeseca;

(c) računa koji pokazuju rashode i prihode koji se odnose na javnu intervenciju, kako je navedeno u članku 19. stavku 2.

3. Svi financijski podaci koji se moraju dostaviti na temelju ovog članka iskazuju se u eurima.

Članak 11.

Opća pravila za izjave o rashodima i o namjenskim prihodima

1. Ne dovodeći u pitanje posebne odredbe o izjavama o rashodima i prihodima koji se odnose na javno skladištenje iz članka 12., rashod i namjenski prihod prijavljen od strane agencija za plaćanje u vezi s danim mjesecom odgovara stvarno izvršenim plaćanjima i primicima tijekom toga mjeseca.

Taj rashod i prihod knjiže se u računima EFJP-a u pogledu financijske godine N.

Međutim:

(c) Komisija izravno oduzima od ili dodaje ispravke, o kojima je odlučila na temelju poravnanja računa i potvrde o sukladnosti, mjesečnim plaćanjima navedenim, kako je prikladno, u članku 33. stavku 2. ili članku 34. stavku 8.. Međutim, države članice uključuju iznose koji odgovaraju tim ispravcima u izjave sastavljene za mjesec za koji su ispravci izvršeni.

2. Rashod i namjenski prihod uzimaju se u obzir na datum na koji je iznos bio plaćen s računa ili uplaćen na račun agencije za plaćanja. Međutim, za plaćanja, datum koji se uzima u obzir može biti datum na koji je predmetna agencija izdala nalog za plaćanje i poslala ga financijskoj ustanovi ili korisniku. Svaka agencija za plaćanje koristi istu metodu tijekom cijele financijske godine.

3. Rashod i namjenski prihod prijavljen u skladu sa stavkom 1. može uključivati ispravke iznosa prijavljenih za prethodne mjesece u istoj financijskoj godini.

Ako ispravci namjenskog prihoda na razini agencija za plaćanje dovode do prijave negativnog namjenskog prihoda za proračunsku liniju, višak ispravaka prenosi se u sljedeći mjesec. Po potrebi, oni se namiruju prilikom poravnanja računa za predmetnu financijsku godinu.

4. Nalozi za plaćanje koji nisu izvršeni i plaćanja, koja su teretila račun te zatim vraćena, u računima se prikazuju kao odbici od rashoda u vezi s mjesecom tijekom kojega je platnoj agenciji prijavljeno neizvršenje ili storniranje plaćanja.

5. Ako su dospjela plaćanja iz EFJP-a opterećena potraživanjima, smatra se da su izvršena u cijelosti u svrhu primjene stavka 1.:

6. Kumulativni podaci koji se odnose na rashod i namjenski prihod koji se mogu knjižiti u određenoj financijskoj godini, a dostavljaju se Komisiji najkasnije do 27. listopada, mogu se ispraviti samo u godišnjim financijskim izvještajima koji se šalju Komisiji u skladu s člankom 102. stavkom 1. prvim podstavkom točkom (c) podtočkom iii. Uredbe (EU) br. 1306/2013.

Članak 12.

Posebna pravila za izjave o rashodima koji se odnose na javno skladištenje

1. Operacije koje se uzimaju u obzir pri sastavljanju izjava o rashodima koji se odnose na javno skladištenje su one koje agencija za plaćanje uknjiži na kraju danog mjeseca, a koje su se dogodile od početka obračunske godine u smislu članka 3. stavka 3. prvog podstavka točke (a) Delegirane uredbe (EU) br. 907/2014 pa do kraja predmetnog mjeseca.

2. Takve izjave o rashodima sadržavaju vrijednosti i iznose određene u skladu s člancima 17. i 18. ove Uredbe i člankom 4. Delegirane uredbe Komisije (EU) br. 906/2014 ( 1 ) koje su agencije za plaćanja knjižile tijekom mjeseca koji slijedi nakon onog na koji se te operacije odnose.

Međutim:

Članak 13.

Odluka Komisije o plaćanju

1. Na temelju podataka poslanih u skladu s člankom 10. stavkom 1. točkom (b) ove Uredbe, Komisija odlučuje izvršiti mjesečna plaćanja u skladu s člankom 18. stavkom 3. Uredbe (EU) br. 1306/2013 ne dovodeći u pitanje ispravke koji se mogu izvršiti naknadnim odlukama u skladu s člancima 51. i 52. Uredbe (EU) br. 1306/2013 i uzimajući u obzir smanjenja i suspenzije o kojima je odlučeno u skladu s člankom 41. te Uredbe.

2. Ako ukupni rashodi koje su države članice objavile za sljedeću financijsku godinu premašuju tri četvrtine ukupnih odobrenih sredstava za tekuću financijsku godinu, unaprijed preuzete obveze iz članka 170. stavka 3. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 te odgovarajuća mjesečna plaćanja odobravaju se razmjerno izjavama o rashodima, do maksimalnog iznosa od 75 % odobrenih sredstava za tekuću financijsku godinu. Komisija u odlukama o naknadnim nadoknadama uzima u obzir saldo iznosa koji nisu nadoknađeni državama članicama.

Članak 14.

Stavljanje sredstava na raspolaganje državama članicama

1. Odlučujući izvršiti mjesečna plaćanja, Komisija unutar okvira proračunskih sredstava stavlja na raspolaganje državama članicama sredstva potrebna za pokriće rashoda koje financira EFJP, umanjeno za odgovarajući iznos namjenskog prihoda, na račun koji je otvorila svaka država članica.

Kada plaćanja koja izvršava Komisija, umanjena za namjenski prihod, dovedu do negativnog iznosa za državu članicu, višak odbitaka prenosi se u sljedeći mjesec.

2. Svaka država članica Komisiji dostavlja naziv i broj računa iz stavka 1. prema formatu koji im Komisija stavlja na raspolaganje.

Članak 15.

Dostavljanje podataka u okviru javne intervencije

1. Agencije za plaćanja dostavljaju Komisiji:

(b) do dana predviđenog člankom 10. stavkom 1. točkom (b) ove Uredbe, podatke o javnom skladištenju na temelju predloška koji je Komisija stavila na raspolaganje državama članicama preko informacijskih sustava.

2. Za obavješćivanje i razmjenu podataka te sastavljanje dokumenata koji se odnose na rashode za javne intervencije upotrebljavaju se odgovarajući informacijski sustavi iz članka 24.

Članak 16.

Sadržaj računa javnog skladištenja koje trebaju voditi agencije za plaćanja

1. Evidencije zaliha predviđene člankom 3. stavkom 3. prvim podstavkom točkom (a) Delegirane uredbe (EU) br. 907/2014 moraju sadržavati sljedeće kategorije elemenata, odvojeno prikazane:

(b) količine upotrijebljene za slobodnu distribuciju najugroženijim osobama u okviru Fonda europske pomoći za najpotrebitije te knjižene prema članku 4. stavku 3. Delegirane uredbe (EU) br. 906/2014, razlikujući one koje su predmet prijenosa u drugu državu članicu;

(c) količine koje su uzete kao uzorci, razlikujući uzorke koje su uzeli kupci;

(e) manjke nastale iz poznatih ili nepoznatih razloga, uključujući one koji odgovaraju zakonskim granicama dopuštenog odstupanja;

2. Financijski računi predviđeni člankom 3. stavkom 3. prvim podstavkom točkom (a) Delegirane uredbe (EU) br. 907/2014 sadržavaju:

(c) troškove financiranja iz članka 3. stavka 1. točke (a) Delegirane uredbe (EU) br. 906/2014;

(d) rashode fizičkih mjera iz članka 3. stavka 1. točaka (b) i (c) Delegirane uredbe (EU) br. 906/2014;

(i) ostale rashode i prihode, posebno one koji odgovaraju količinama iz stavka 1. točaka (c) do (g) ovog članka;