CINNEADH (AE) 2021/2121 ÓN gCOIMISIÚN

an 6 Iúil 2020

maidir le bainistíocht taifead agus cartlanna

TÁ AN COIMISIÚN EORPACH,

Ag féachaint don Chonradh ar Fheidhmiú an Aontais Eorpaigh,

Ag féachaint do Rialachán (CEE, Euratom) Uimh. 354/83 ón gComhairle gComhairle an 1 Feabhra 1983 maidir le cartlanna stairiúla Chomhphobal Eacnamaíochta na hEorpa agus an Chomhphobail Eorpaigh do Fhuinneamh Adamhach a oscailt don phobal (1), agus go háirithe Airteagal 9(1) de,

De bharr an mhéid seo a leanas:

Is iad na taifid atá i seilbh an Choimisiúin is bonn lena fheidhmiú agus lena obair ó lá go lá. Is cuid de shócmhainní an Choimisiúin iad agus is leo a chomhlíontar na feidhmeanna malartú faisnéise a éascú, fianaise ar na bearta a rinneadh a sholáthar, oibleagáidí dlíthiúla na hinstitiúide a chomhlíonadh agus a stair a chaomhnú. Dá bhrí sin, ní mór na taifid sin a bhainistiú i gcomhréir le rialacha éifeachtacha is infheidhme maidir le gach ardstiúrthóireacht agus gach roinn choibhéiseach.

Coinníonn an Coimisiún taifid a chruthaítear, a fhaightear agus a bhainistítear le linn a chuid gníomhaíochtaí. Déantar gach taifead a ghabháil agus a choinneáil i stóras leictreonach oifigiúil taifead, gan beann ar a bhformáid agus ar an timpeallacht theicneolaíoch ina ndéantar iad a bhailiú, a chruthú nó a ghiniúint.

Le forálacha maidir le bainistíocht taifead agus cartlanna leagtar amach prionsabail chun an méid seo a leanas a áirithiú: cruthú, fáil agus caomhnú nó díchur cuí taifead mar aon le ceadú agus cur ar fáil na dtaifead sin; barántúlacht, iontaofacht, ionracas agus inléiteacht taifead agus na meiteashonraí a ghabhann leo, le himeacht ama; sainaithint gach taifid mar aon le hasbhaint agus leithdháileadh meiteashonraí, ionas gur féidir é a chomhdú, a chuardach agus a rianú go héasca; forbairt, cothabháil agus nuashonrú struchtúr na gcóras bainistíochta taifead agus cartlann atá ag an gCoimisiún, mar aon leis na stórais leictreonacha agus na stórais le haghaidh na meán analógach atá aige.

Leis na prionsabail sin tá sé beartaithe saolré thaifid an Choimisiúin a chumhdach, is cuma cén meán ina bhfuil siad, ionas go ndéanfar sonraí, faisnéis agus taifid a chur ar fáil, a mhalartú, a chomhroinnt, a athúsáid agus a scaipeadh i gcomhréir le beartas, socruithe rialachais agus cleachtas an Choimisiún i leith bainistíocht sonraí agus faisnéise.

Taifid a bhainistiú agus a chartlannú go héifeachtach cuí, is cuidiú é sin chun oibleagáidí trédhearcachta an Choimisiúin a chomhlíonadh, go háirithe rochtain phoiblí ar dhoiciméid a éascú agus prionsabal na cuntasachta i leith gníomhartha poiblí a chur chun feidhme.

Ba cheart na forálacha maidir le bainistíocht taifead agus cartlanna a ailíniú leis an oibleagáid rochtain a sholáthar ar dhoiciméid atá i seilbh an Choimisiúin i gcomhréir leis na prionsabail, na socruithe agus na teorainneacha a leagtar amach i Rialachán (CE) Uimh. 1049/2001 ó Pharlaimint na hEorpa agus ón gComhairle (2) .

Le Cinneadh 2002/47/CE, CEGC, Euratom ón gCoimisiún (3) , rinne an Coimisiún leasú ar a Rialacha Nós Imeachta chun forálacha maidir le bainistiú doiciméad a áireamh agus le Cinneadh 2004/563/CE, Euratom ón gCoimisiún (4) , rinne sé leasú ar na Rialacha Nós Imeachta chun forálacha maidir le doiciméid leictreonacha agus dhigitithe a chur san áireamh d’fhonn bainistíocht agus cartlannú leictreonach doiciméad a chur ar bun, lena leagtar síos sraith choiteann rialacha agus nósanna imeachta is infheidhme maidir le gach roinn.

Na rialacha lena gcinntear na coinníollacha faoina mbeidh doiciméid leictreonacha, doiciméid dhigitithe agus doiciméid a tharchuirtear go leictreonach bailí agus na coinníollacha faoina stóráiltear na doiciméid sin chun críocha an Choimisiúin, is gá na rialacha sin a thabhairt cothrom le dáta.

Ba cheart clár um athrú digiteach an Choimisiúin a chur san áireamh sa bheartas maidir le bainistíocht taifead agus cartlannú (5) . Dá bhrí sin, ba cheart béim láidir a leagan ar an bprionsabal go gcruthaítear taifid i bhformáid leictreonach, agus san fhormáid sin amháin, cé gur cheart eisceachtaí ón bprionsabal sin a bheith indéanta mar sin féin.

Spreagtar institiúidí, comhlachtaí, oifigí agus gníomhaireachtaí an Aontais aitheantas a thabhairt do sheirbhísí ríomh-shainaitheantais agus iontaoibhe a chumhdaítear le Rialachán (AE) Uimh. 910/2014 ó Pharlaimint na hEorpa agus ón gComhairle (6) chun leas a bhaint as comhar riaracháin, go háirithe as dea-chleachtas atá ann cheana agus as torthaí na dtionscadal atá ar bun sna réimsí a chumhdaítear leis an Rialachán seo.

Ba cheart rialacha agus nósanna imeachta an Choimisiúin maidir le bainistíocht taifead agus cartlanna a thabhairt cothrom le dáta go rialta, agus forbairtí i dtaighde acadúil agus eolaíoch agus torthaí an taighde sin á gcur san áireamh, lena n-áirítear teacht chun cinn caighdeán ábhartha agus forbairtí sa teicneolaíocht faisnéise agus cumarsáide.

Ní hamháin go gcláraítear taifid le córas bainistíochta taifead, ach déantar iad a ghabháil ar bhonn níos leithne chun iad a shainaithint go soiléir agus go hiontaofa, chun a n-inrianaitheacht a áirithiú agus chun iad a chur ar fáil le haghaidh úsáideoirí eile trí chomhdú nó trí mhodhanna eile chun taifid a chomhbhailiú ar feadh a saolré.

Ba cheart cosaint a dhéanamh ar chórais faisnéise, gréasáin agus saoráidí tarchurtha a úsáidtear le haghaidh chórais taifead an Choimisiúin trí bhearta slándála iomchuí i gcomhréir leis na rialacha slándála is infheidhme maidir le faisnéis a chosaint.

Cruthaíonn agus coinníonn gach institiúid de chuid an Aontais a cartlanna stairiúla agus osclaíonn sí don phobal iad i gcomhréir le Rialachán (CEE, Euratom) Uimh. 354/83. Ina theannta sin, glacann gach institiúid rialacha inmheánacha maidir le cur i bhfeidhm an Rialacháin sin.

Faoi Rialachán (AE) 2018/1725 ó Pharlaimint na hEorpa agus ón gComhairle (7) , ceanglaítear ar an gCoimisiún faisnéis a chur ar fáil le haghaidh ábhair sonraí maidir le próiseáil sonraí pearsanta a bhaineann leo agus a gcearta mar ábhair sonraí a urramú. Mar sin féin, ba cheart don Choimisiún cothromaíocht a bhaint amach idir na cearta sin agus na cuspóirí maidir le cartlannú a dhéanamh ar mhaithe le leas an phobail i gcomhréir leis an dlí um chosaint sonraí.

Déantar foráil in Airteagal 16(5) agus in Airteagal 19(3) de Rialachán (AE) 2018/1725 maidir le heisceachtaí ó cheart na n-ábhar sonraí chun faisnéise agus maidir leis an gceart go ndéanfaí sonraí a léirscriosadh i ndáil le sonraí a phróiseáil chun críocha cartlannú a dhéanamh ar mhaithe le leas an phobail. Níor cheart feidhm a bheith ag na cearta sin i bprionsabal sa chomhthéacs ar leith a bhaineann le cartlanna stairiúla an Choimisiúin, agus méid na hinstitiúide agus a taifid á gcur san áireamh mar aon le cineál an chartlannaithe ar mhaithe le leas an phobail. Dá ndéanfaí sonraí pearsanta atá sna taifid sin a léirscriosadh, go háirithe, bhainfí an bonn ó bhailíocht, ó shláine agus ó bharántúlacht chartlanna an Choimisiúin agus, dá bhrí sin, is dócha go gcuirfeadh sé isteach go mór ar bhaint amach na gcuspóirí maidir le cartlannú a dhéanamh ar mhaithe le leas an phobail.

D’fhéadfadh sé nach mbeadh an Coimisiún in ann ná go mbeadh air iarracht dhíréireach a dhéanamh faisnéis maidir le próiseáil a chur ar fáil a luaithe a aistreofar a chomhaid agus a thaifid a roghnaíodh le haghaidh buanchoimeád chuig a chartlann stairiúil. Ba cheart na hábhair sonraí a chur ar an eolas go bhféadfar taifid ina bhfuil a gcuid sonraí pearsanta a aistriú chuig cartlanna stairiúla an Choimisiúin ag deireadh na tréimhse coinneála a sainaithníodh le haghaidh na dtaifead sin mar chuid den fhaisnéis dá dtagraítear in Airteagal 15 agus Airteagal 16 de Rialachán (AE) 2018/1725. Cuirtear an fhaisnéis sin ar fáil i ndáil leis na hoibríochtaí próiseála bunaidh ar bailíodh na sonraí pearsanta ina leith ar dtús.

Le hAirteagal 25(4) de Rialachán (AE) 2018/1725 tugtar an deis don Choimisiún foráil a dhéanamh maidir le maoluithe ar na cearta dá dtagraítear in Airteagail 17, 18, 20, 21, 22 agus 23 den Rialachán sin, a mhéid is dócha go bhfágfadh na cearta sin nach bhféadfaí cuspóirí cartlannaithe a bhaint amach ar chor ar bith ar mhaithe le leas an phobail ná go gcuirfí isteach go mór orthu agus is gá maoluithe chun na cuspóirí sin a chomhlíonadh. Mura ndéantar foráil maidir le maoluithe i ngníomh dlí arna ghlacadh ar bhonn na gConarthaí, ní mór rialacha inmheánacha a ghlacadh faoina mbeidh an Coimisiún i dteideal maolú ar na cearta sin.

D‘fhéadfadh iarracht dhíréireach riaracháin a bheith i gceist le rochtain a thabhairt ar shonraí pearsanta i gcás iarraidh ó ábhar sonraí nach gcuireann faisnéis shonrach ar fáil maidir leis an bpróiseáil lena mbaineann an iarraidh nó d’fhéadfadh sé a bheith dodhéanta go praiticiúil, i bhfianaise mhéid agus chineál chartlanna stairiúla an Choimisiúin.

Dá ndéanfaí sonraí pearsanta a cheartú, bhainfeadh sé an bonn ó shláine agus ó bharántúlacht chartlanna an Choimisiúin agus níorbh fhiú a bheith ag déanamh cartlannú ar mhaithe le leas an phobail. Tá an méid sin gan dochar don fhéidearthacht go bhféadfaidh an Coimisiún, i gcásanna a bhfuil údar cuí leo ina bhfuil sonraí pearsanta míchruinne, a chinneadh ráiteas forlíontach nó nóta anótáilte a chur isteach sa taifead ábhartha.

Cuid dhílis fhíor-riachtanach de thaifid a roghnaítear lena gcaomhnú go buan is ea iad sonraí pearsanta. Dá bhrí sin, dá dtabharfaí an ceart chun agóid a dhéanamh i gcoinne sonraí pearsanta atá i dtaifid den sórt sin a phróiseáil, ní fhéadfaí na cuspóirí maidir le cartlannú a dhéanamh ar mhaithe le leas an phobail a bhaint amach.

Chun an chosaint is mó is féidir a thabhairt do chearta agus saoirsí na n-ábhar sonraí agus i gcomhréir le hAirteagal 44(1) de Rialachán (AE) 2018/1725, ba cheart Oifigeach Cosanta Sonraí an Choimisiún a chur ar an eolas chomh luath agus is féidir faoi aon srian atá á chur i bhfeidhm faoi chur i bhfeidhm na maoluithe faoin gCinneadh.

Chuathas i gcomhairle leis an Maoirseoir Eorpach ar Chosaint Sonraí maidir leis na rialacha sin agus thug sé tuairim uaidh lena mholtaí an 3 Márta 2020.

Ba cheart na baill foirne uile a bheith freagrach as cruthú agus as ceart-bhainistiú taifead a bhaineann le beartais, próisis agus nósanna imeachta a bhfuil siad freagrach astu,

TAR ÉIS A CHINNEADH MAR A LEANAS:

CAIBIDIL I

FORÁLACHA GINEARÁLTA

caomhnú chartlanna an Choimisiúin agus oscailt don phobal agus taisceadh chartlanna stairiúla an Choimisiúin i gCartlanna Stairiúla an Aontais Eorpaigh san Institiúid Ollscoile Eorpach (IOE) i bhFlórans.

Leis an gCinneadh seo, leagtar síos rialacha maidir leis an méid seo a leanas:

Airteagal 2

Raon feidhme

Tá feidhm ag an gCinneadh seo maidir le taifid atá i seilbh an Choimisiúin agus lena chartlann, gan beann ar an bhfoirm, ar an meán, ar an aois agus ar an suíomh a bhaineann leo.

Féadfaidh sé feidhm a bheith aige, trí chomhaontú sonrach, maidir le taifid atá i seilbh eintiteas eile atá freagrach as beartais áirithe de chuid an Aontais a chur i bhfeidhm nó maidir le taifid arna malartú trí líonraí tarchurtha sonraí idir údaráis riaracháin agus an Coimisiún.