AUTORITÉ DE SURVEILLANCE AELE

RÈGLEMENT INTÉRIEUR

Adopté le 7 janvier 1994 (1)

Refonte le 19 décembre 2017 (2)

Modifié le 11 février 2020 (3)

Modifié le 3 février 2021 (4)

ORGANISATION DE L’AUTORITÉ DE SURVEILLANCE AELE

Article premier Collège Les membres de l’Autorité de surveillance AELE agissent en collège, conformément aux dispositions du présent règlement et, ce faisant, constituent le Collège. Le fonctionnement de l’Autorité est régi par le principe de collégialité, reposant sur la participation égale des membres du Collège à l’adoption des décisions. Les décisions sont soumises à une délibération collective. Tous les membres du Collège sont collectivement responsables de l’ensemble des décisions adoptées. Le président est premier dans l’ordre protocolaire du Collège, suivi des membres, en fonction de leur ancienneté de fonctions. Les membres ayant la même ancienneté de fonctions prennent rang suivant leur âge.

Article 2 Président Le président représente publiquement l’Autorité dans son ensemble, dans le respect du principe de collégialité. Le président supervise la gestion de l’Autorité. Il est habilité à conclure des contrats et toute autre disposition contraignante pour l’Autorité afin d’assurer le fonctionnement de celle-ci, sans toutefois empiéter sur les pouvoirs et attributions visés à l’article 7 du présent règlement. Le président tient le Collège informé de son approche générale, ainsi que des questions spécifiques concernant les autres membres du Collège. Il agit en tenant dûment compte des points de vue exprimés par les autres membres du Collège et conformément aux lignes directrices, politiques et procédures établies par le Collège conformément à l’article 16.

Article 3 Portefeuilles Le Collège assigne à chaque membre la responsabilité de la préparation et de l’exécution de ses décisions dans des domaines particuliers («portefeuilles»). Les membres soumettent régulièrement au Collège des rapports et des propositions sur la politique d’application dans les domaines relevant de leur compétence et dirigent la communication publique de l’Autorité dans ces domaines. Les portefeuilles sont attribués par consensus lors de la nomination d’un ou plusieurs nouveaux membres du Collège. Cette attribution est réexaminée au moins tous les deux ans ou à la demande d’un membre du Collège. Si aucun consensus n’est trouvé, l’attribution demeure inchangée et les membres conservent leurs portefeuilles existants ou reprennent ceux attribués à leur prédécesseur (le membre du Collège dont la nomination avait précédemment été proposée par le gouvernement du même État de l’AELE).

Article 4 Services Dans l’exercice de ses fonctions, le Collège est assisté par quatre services: le service des questions relatives au marché intérieur, le service de la concurrence et des aides d’État, le service juridique et exécutif et l’administration. Les services travaillent en coopération étroite. Chaque service est dirigé par un directeur, nommé par le Collège et responsable devant celui-ci dans son ensemble pour toutes les actions de son service. Les directeurs gèrent leur service conformément aux politiques, procédures et lignes directrices établies par le Collège et font régulièrement rapport à ce dernier en fonction des demandes. Lorsque la responsabilité de la préparation et de la mise en œuvre de décisions a été attribuée à un membre spécifique du Collège, le directeur compétent prend ses instructions auprès de celui-ci. Avant qu’une proposition de décision ne soit soumise au Collège, le service chargé d’élaborer la proposition consulte tous les autres services qui sont concernés par l’affaire. Le directeur du service juridique et exécutif est consulté pour les propositions d’actes juridiques et de mesures pouvant avoir une incidence juridique. Le directeur de l’administration est consulté au sujet des propositions susceptibles d’affecter l’administration de l’Autorité, notamment en raison d’incidences sur la gestion des ressources humaines ou sur le budget. Tout désaccord entre les services est consigné lors de la soumission de la proposition au Collège. Le Collège peut constituer des groupes de travail interservices et d’autres structures dans des cas particuliers. Il en désigne le président et en détermine le mandat et les modalités de fonctionnement.

Article 5 Suppléance Si le président est empêché d’exercer ses fonctions, celles-ci sont exercées, au premier semestre de l’année, par le membre arrivant en deuxième position de l’ordre protocolaire et, au second semestre de l’année, par le membre arrivant en troisième position. Le suppléant exerce notamment les fonctions qui incombent au président en qualité de membre du Collège. Lorsqu’un membre du Collège est empêché d’exercer ses fonctions, celles-ci sont exercées par le membre qui le suit dans l’ordre protocolaire ou, pour le dernier de l’ordre protocolaire, par le membre qui le précède immédiatement et qui est en mesure d’exercer ses fonctions. Lorsqu’un directeur est empêché d’exercer ses fonctions, celles-ci sont exercées par un subordonné dans l’ordre arrêté par le directeur. Les directeurs informent le directeur du service juridique et exécutif de l’ordre applicable.

Article 6 Récusation de membres du Collège Sans préjudice de l’article 9, paragraphe 3, de l’accord Surveillance et Cour de justice, lorsqu’un membre du Collège juge opportun, pour offrir toutes les garanties concernant l’indépendance de l’Autorité, de ne pas participer aux délibérations ou aux décisions relatives à l’ensemble ou à une partie d’une question donnée, il lui est permis de se récuser. Le membre du Collège informe alors le directeur du service juridique et exécutif de sa décision. Le directeur du service juridique et exécutif informe à son tour immédiatement les autres membres du Collège, ainsi que les éventuels membres du personnel concernés, et prend toutes les mesures nécessaires pour veiller à ce que le membre du Collège qui se récuse ne soit plus impliqué dans l’affaire en question. Si le membre du Collège qui se récuse juge qu’il est dans l’intérêt de l’Autorité ou du bon exercice des pouvoirs et attributions visés à l’article 7 du présent règlement qu’il soit remplacé par un membre ad hoc du Collège dans le cadre de l’affaire en question, il propose aux autres membres du Collège de le remplacer conformément à l’article 9, paragraphe 3, de l’accord Surveillance et Cour de justice.

DÉCISIONS DE L’AUTORITÉ DE SURVEILLANCE AELE

Article 7 Types de décisions Les pouvoirs et attributions conférés à l’Autorité par l’accord EEE et l’accord Surveillance et Cour de justice, notamment l’article 5 de ce dernier, sont dévolus au Collège. Dans l’exercice de ces pouvoirs et attributions, l’Autorité adopte des décisions: a) lors des réunions du Collège, suivant les dispositions des articles 8 à 11; b) par procédure écrite suivant les dispositions de l’article 12; c) par procédure d’habilitation suivant les dispositions de l’article 13. Il en va de même en ce qui concerne les pouvoirs et attributions conférés à l’Autorité par l’accord sur le retrait du Royaume-Uni de l’accord EEE et l’accord Surveillance et Cour de justice, en particulier l’article 2 du protocole 9 de ce dernier.

Article 8 Réunions du Collège Le Collège est convoqué en réunion par le président. En règle générale, le Collège se réunit une fois par semaine. Des réunions supplémentaires sont tenues chaque fois que de besoin. Le président préside les réunions. La présence de deux membres constitue un quorum suffisant. Pour qu’une décision soit adoptée, deux voix au moins en sa faveur sont nécessaires.

Article 9 Ordre du jour des réunions du Collège Le président arrête un projet d’ordre du jour pour chaque réunion. Toute question dont un membre demande l’inscription est inscrite dans le projet d’ordre du jour. De même, toute question restant en suspens plus de six mois après avoir été approuvée par le directeur du service juridique et exécutif est inscrite dans le projet d’ordre du jour de la première réunion de chaque mois suivant. Sauf disposition contraire, le projet d’ordre du jour et les documents de travail nécessaires sont distribués aux membres au moins trois jours ouvrables avant le jour de la réunion. Le projet d’ordre du jour est et reste confidentiel. À la demande d’un membre, le Collège peut reporter d’une seule réunion et à une seule reprise la discussion d’une question figurant dans le projet d’ordre du jour, sauf si ce report, étant donné les délais fixés, empêche le Collège de statuer sur la question. Le Collège peut décider à l’unanimité, avec l’accord exprès des éventuels membres du Collège empêchés, de retirer un point de l’ordre du jour, ou de discuter et de délibérer sur une question qui ne figure pas dans le projet d’ordre du jour ou pour laquelle les documents de travail nécessaires ont été distribués après le délai fixé. Le Collège, étant en possession du projet d’ordre du jour et de toute demande de modification de celui-ci, adopte l’ordre du jour en réunion.

Article 10 Participation aux réunions du Collège Les réunions du Collège ne sont pas publiques. Les débats sont et restent confidentiels. Le directeur du service juridique et exécutif assiste à toutes les réunions. Les directeurs des services responsables de la préparation des projets de décision inscrits dans le projet d’ordre du jour peuvent, de même que les autres directeurs, assister aux réunions du Collège, sauf décision contraire de celui-ci. Le président peut, de sa propre initiative ou à la demande d’un membre, inviter certains fonctionnaires de l’Autorité à assister à tout ou partie d’une réunion et à y prendre la parole. Lorsque l’autorité est tenue de permettre aux représentants d’une autre institution ou agence ou d’un autre organe d’assister aux réunions du Collège lors de l’adoption de certains types de décisions, ou s’est engagée en ce sens, l’institution, agence ou organe en question est invité à se faire représenter lors de toute la réunion concernée ou de la partie pertinente de celle-ci. Le Collège peut inviter toute autre personne à assister à tout ou partie d’une réunion et à y prendre la parole.

Article 11 Procès-verbaux des réunions du Collège Il est établi un procès-verbal de chaque réunion du Collège. Le procès-verbal repose sur l’ordre du jour approuvé au début de la réunion et rend compte des décisions de fond relatives aux questions inscrites à l’ordre du jour, à savoir, normalement, l’adoption, le rejet ou le report d’une proposition, ainsi que de tout élément dont il a été pris acte. Les procès-verbaux sont authentifiés par la signature du président et contresignés par le directeur du service juridique et exécutif.

Article 12 Décisions adoptées par la procédure écrite Sur proposition d’un membre, le Collège peut prendre une décision par la procédure écrite. Au cours de la procédure écrite, tout membre peut demander que la proposition fasse l’objet d’une discussion en réunion du Collège. Dans ce cas, la question est inscrite au projet d’ordre du jour de la réunion suivante du Collège. Le texte de la proposition de décision est distribué à tous les membres et inclut une proposition de date d’adoption. La proposition est réputée adoptée par le Collège à la date proposée dans l’un des deux cas suivants: — la date proposée est postérieure d’au moins trois jours ouvrables à la distribution de la proposition, il est établi que cette distribution est connue de tous les membres du Collège, au moins deux membres du Collège ont exprimé leur approbation et aucune demande de délibération sur la proposition en réunion du Collège n’a été faite, ou — l’ensemble des membres du Collège ont exprimé leur approbation. Il est fait mention de la décision au procès-verbal de la réunion suivante du Collège.

Article 13 Décisions déléguées Sous réserve que le principe de la responsabilité collégiale soit pleinement respecté, le Collège peut habiliter un de ses membres à prendre en son nom et sous son contrôle des mesures clairement limitées dans les domaines qui ont été placés sous leur responsabilité au titre de l’article 3 et à adopter le texte définitif d’une décision dont la substance a été définie par le Collège. Pendant les périodes au cours desquelles le nombre de membres du Collège en service n’est pas suffisant pour constituer un quorum, un ou plusieurs membres du Collège peuvent être autorisés à prendre toute décision urgente qui peut se révéler nécessaire. Des fonctionnaires peuvent être habilités à prendre des mesures clairement limitées de gestion ou d’administration. Indépendamment de toute délégation de compétences décisionnelles, le Collège conserve le droit de prendre toute décision lui-même. En outre, le membre du Collège responsable peut décider de ne pas exercer les pouvoirs qui lui ont été délégués et de renvoyer plutôt l’adoption de la décision devant le Collège entier. Les décisions qu’un membre du Collège jugerait présenter une importance ou un intérêt particulier sont en tout cas renvoyées devant le Collège entier. Le directeur du service juridique et exécutif informe régulièrement le Collège des décisions adoptées dans l’exercice des pouvoirs conférés par une décision d’habilitation et en fait prendre acte lors d’une réunion du Collège. Les pouvoirs conférés conformément aux dispositions du présent article ne sont exercés qu’avec l’approbation du directeur du service juridique et exécutif et ne peuvent faire l’objet d’une subdélégation, sauf dispositions expresses en ce sens figurant dans la décision d’habilitation.

Article 14 Procédure Le directeur du service juridique et exécutif assiste le président dans la préparation des réunions du Collège, dans la mise en œuvre des procédures décisionnelles et, le cas échéant, dans la communication et la publication des décisions de l’Autorité. À cet effet, il veille au respect des règles relatives à la préparation et à la présentation des documents soumis aux membres et prend, le cas échéant, les mesures nécessaires pour assurer la notification officielle de décisions de l’Autorité et leur publication.

Article 15 Authentification Les actes juridiques adoptés par le Collège en réunion ou par la procédure écrite sont authentifiés dans la ou les langues faisant foi par la signature du président et par le contreseing du directeur du service juridique et exécutif. Les actes juridiques adoptés par la procédure d’habilitation sont authentifiés dans la ou les langues faisant foi par la signature du membre habilité et par le contreseing du directeur du service juridique et exécutif. Dans les cas spécifiques où un fonctionnaire est habilité à adopter des actes juridiques, ceux-ci sont authentifiés par la simple signature du fonctionnaire en question. Les signatures électroniques sont utilisées dans la mesure du possible.

GESTION ET ADMINISTRATION

Article 16 Décisions de gestion et d’administration Les décisions de gestion et d’administration prises par l’Autorité en ce qui concerne la nomination de fonctionnaires, la conclusion de contrats et d’autres questions n’empiétant pas sur les pouvoirs et attributions visés à l’article 7 du présent règlement sont adoptées par le directeur compétent sous l’autorité du président et conformément aux politiques, procédures et lignes directrices établies par le Collège. Les décisions ayant trait à la gestion et à l’administration de l’Autorité susceptibles d’avoir une incidence sur la capacité de l’Autorité à exercer les pouvoirs et attributions visés à l’article 7 du présent règlement, telles que la nomination de directeurs, ainsi que les éventuelles modifications apportées à la structure, à l’allocation des ressources ou aux responsabilités des différents services de l’Autorité sont exclusivement adoptées par l’ensemble du Collège, statuant par consensus. Les directeurs sont responsables devant le Collège de leurs décisions et font rapport à l’ensemble de celui-ci, en fonction des demandes. Au besoin, le Collège établit des règles, des lignes directrices, des politiques et des procédures en vue d’appliquer le présent règlement intérieur et fournir des orientations sur la gestion et l’administration de l’Autorité dans son ensemble. Le président convoque régulièrement des réunions de gestion au cours desquelles les directeurs rendent compte au Collège de la gestion et du fonctionnement de leur service et reçoivent des orientations à ce sujet. Les directeurs consultent régulièrement le directeur de l’administration au sujet de la gestion de leur service, et, plus particulièrement, des questions relatives aux ressources humaines, aux aspects financiers, aux technologies de l’information, à la sécurité et autres aspects administratifs.

DISPOSITIONS FINALES

Article 17 Entrée en vigueur Le présent règlement intérieur entre en vigueur le 1er janvier 2018.

Article 18 Abrogation Le règlement intérieur du 7 janvier 1994, tel que modifié, est abrogé et remplacé simultanément à l’entrée en vigueur du présent règlement. Toutes les décisions adoptées au titre du précédent règlement intérieur demeurent inchangées.

Article 19 Publication Le présent règlement intérieur, la langue anglaise faisant foi, est publié dans la section EEE et dans le supplément EEE du Journal officiel de l’Union européenne.

(1) Doc. no 186989.

(2) Décision no 217/17/COL du Collège.

(3) Décision no 007/20/COL du Collège.

(4) Décision no 004/21/COL du Collège.