QUESTION ÉCRITE E-2349/99

posée par Roger Helmer (PPE-DE) à la Commission

(13 décembre 1999)

Objet: Subventions communautaires

Quelle est la procédure relative à la rétribution des organes intermédiaires (entreprises privées sous contrat à la Commission) qui gèrent les fonds des subventions communautaires?

Quel pourcentage de ces fonds cette rétribution représente-t-elle en moyenne?

Réponse donnée par Mme Schreyer au nom de la Commission

(25 février 2000)

Les organes intermédiaires qui prêtent à la Commission, dans le cadre d'un contrat de droit privé, une assistance technique ou administrative pour la gestion des fonds communautaires peuvent être rémunérés suivant deux formules différentes: soit un forfait global couvrant la totalité des prestations, auquel cas aucun coût supplémentaire ne peut être facturé à la Commission en sus (à l'exception de frais relatifs à d'éventuels audits ad hoc requis par la Commission), soit une régie, contenant éventuellement des éléments forfaitaires. Dans ce cas, des frais remboursables peuvent également être imputés (déplacements, coûts de matériel, frais généraux et frais d'audit).

La rémunération des prestations est calculée selon les spécifications annexées au contrat et dans la limite du budget prévisionnel. Tout paiement est fait sur la base d'une facture originale. Le remboursement des frais s'effectue sur base de pièces justificatives originales ou de copies certifiées conformes aux originaux.

Lorsque le cahier des charges autorise le contractant à engager des experts externes et indépendants, les frais de ces experts sont imputés sur base d'un coût forfaitaire par journée effective de travail. Le contractant est tenu de s'assurer que ces experts respectent les mêmes obligations que celles applicables à son personnel et transmet à la Commission copie des conventions signées avec ces derniers, en assurant la réalité des temps de travail qui lui sont déclarés.

Sur la base d'une inspection interne menée en 1997 sur un échantillon de bureaux d'assistance technique, il ressortait que, en moyenne, la rétribution de ces intermédiaires correspondait respectivement à presque 30 % des fonds qu'ils collaboraient à gérer et à 3.8 % du budget global des programmes concernés. Ces estimations, toutefois, nécessitent un certain nombre de qualifications pour situer ces pourcentages dans le contexte approprié. Les données relatives à la rétribution de ces intermédiaires sont basées sur les crédits d'engagement plutôt que de paiement, ce qui implique la possibilité de surestimation du coût réel. En outre, les crédits engagés au titre des contrats avec ces organes couvrent souvent des périodes allant au-delà de 12 mois et sont donc utilisés pour rémunérer les prestations relatives à la gestion de crédits d'exercices suivants. En conséquence, la proportion des rémunérations sur les crédits d'un exercice peut en résulter biaisé vers le haut.

Une partie des bureaux d'assistance technique couverts par l'inspection n'avait pas comme tâche principale la gestion des fonds des subventions communautaires, mais plutôt des prestations en appui de l'exécution des programmes telles que vérification et suivi du programme, organisation de conférences et séminaires, dissémination d'information concernant le programme ou encore le recueil et traitement des données. D'où une proportion apparente relativement élevée du coût des rétributions sur les fonds gérés par ces organes intermédiaires.

Aucune distinction spécifique n'est prévue pour les fonds destinés aux subventions communautaires.