QUESTION ÉCRITE E-3705/01

posée par Jonas Sjöstedt (GUE/NGL) à la Commission

(17 janvier 2002)

Objet: Engagement à ne pas transmettre les documents provenant de la base de données Circa

Selon des informations parues, entre autres, dans le journal Dagens Nyheter (24 février 2001), les fonctionnaires suédois qui veulent accéder à la base de données Circa et recevoir un mot de passe doivent signer un engagement à ne pas transmettre les documents qu'ils recevront.

Étant donné que ces documents sont nécessaires pour suivre les travaux de l'Union, plusieurs fonctionnaires suédois, entre autres au ministère et à la direction de l'agriculture, ont signé cet engagement.

En réalité, cependant, les fonctionnaires suédois ne peuvent faire une telle promesse. Tous les documents que reçoivent les membres des groupes de travail deviennent immédiatement, selon la législation suédoise sur l'accès aux documents administratifs, des documents comme les autres des services gouvernementaux ou de l'autorité concernée. Le cas échéant, la demande de transmission doit être examinée en fonction des règles suédoises, que la Commission considère le document ou non comme confidentiel ou pour diffusion restreinte. Toute autre façon de procéder serait une infraction à la loi sur la confidentialité et au règlement sur la liberté de la presse.

La Commission pourrait-elle dire si les documents que les fonctionnaires suédois vont chercher sur la base Circa échappent à l'application de la loi suédoise sur la confidentialité et du règlement sur la liberté de la presse?

Réponse donnée par M. Prodi au nom de la Commission

(20 mars 2002)

La Commission souhaite attirer l'attention de l'Honorable Parlementaire sur le fait que CIRCA n'est pas à proprement parler une base de données. CIRCA est une application développée initialement dans le cadre du programme IDA (traitant des échanges de données avec les États membres) qui permet un échange de documents sous format électronique entre un groupe d'utilisateurs identifiés.

L'accès aux répertoires de documents CIRCA est protégé par un mot de passe de manière à ce que les documents stockés soient réservés aux personnes auxquels ils sont destinés. Chaque service utilisant CIRCA est responsable de la diffusion des documents contenus dans le répertoire concerné et il peut par conséquent en soumettre l'accès à des conditions spécifiques.

La question posée par l'Honorable Parlementaire évoque le besoin de signer un engagement à ne pas transmettre les documents sans autorisation. Une telle clause constitue un exemple d'une condition spécifique, qui est liée à la nature des documents et est indépendante du moyen électronique utilisé pour les transmettre à leurs destinataires.

Il convient, par conséquent, de souligner que la réserve demandée aux personnes accédant aux répertoires CIRCA concernés serait également applicable si les mêmes documents avaient été mis à leur disposition par d'autres moyens.

Les utilisateurs des répertoires CIRCA, autres que les fonctionnaires de la Commission, appartiennent à des organismes ou autorités des États membres et ils reçoivent ledit accès en vertu de leurs fonctions de représentants des États membres auprès des institutions.

Pour ce qui concerne les closed user groups du réseau CIRCA de la Direction générale de l'Agriculture il est prévu que l'accès est strictement personnel et que les informations confidentielles contenues dans les répertoires CIRCA sont réservées à un usage personnel et ne peuvent être divulguées à un tiers ni diffusées sans autorisation préalable écrite de la Commission.

Cette clause de réserve, liée à la nature des documents, ne devrait donc pas poser de problèmes concrets de compatibilité avec les législations nationales en matière de confidentialité et d'accès à l'information et aux documents.