QUESTION ÉCRITE E-2894/02

posée par Jens-Peter Bonde (EDD) à la Commission

(14 octobre 2002)

Objet: Comptabilité à la Commission

1. Quelles sont les DG qui ont signé leurs comptes sans réserves et quelles sont celles qui ont émis des réserves sur les comptes?

2. Quelles sont les DG qui pratiquent une comptabilité en partie double pour toutes leurs transactions?

3. Quelles sont les DG qui utilisent le tableur Excel pour leur comptabilité?

4. À quelle date la Commission estime-t-elle que la comptabilité en partie double sera instaurée dans les diverses directions et agences?

5. À quelle date un service central de comptabilité, couvrant les transactions de toutes les DG et des agences et organes décentralisés, sera-t-il mis en place?

Réponse donnée par Mme Schreyer au nom de la Commission

(2 décembre 2002)

1. Dans son rapport annuel d'activités, chaque Direction générale (DG) fait une déclaration non seulement sur les comptes, mais aussi sur la gestion financière saine des ressources disponibles et sur la régularité et la légalité des opérations sous-jacentes. La DG Budget a exprimé deux réserves dans sa déclaration de 2001, l'une sur la synchronisation, la cohérence et la sécurité des données d'informations financières et l'autre sur la présentation imparfaite de la situation complète de l'actif et du passif dans la situation financière. Ces deux questions avaient déjà été évoquées dans le document de travail de 2001 comme nécessitant des améliorations. Des mesures de modernisation ont été prises depuis lors, telles que l'introduction de nouveaux éléments dans les états financiers (l'enregistrement et l'amortissement des immobilisations, les corrections de valeur pour les droits, les droits à pension, l'entrée des reports comme charges et dettes pendant l'exercice), des améliorations du système d'information comptable (synchronisation et contrôle de qualité, interface de système, mise à jour et révision de l'accès sécurisé, tests de défaillance du système, registre des factures, etc.).

2. Toutes les opérations enregistrées par les DG dans leur outil de gestion budgétaire sont inscrites dans le système central de comptabilité (PAS R/3) sur la base d'une comptabilité à double entrée:

- Si2 est l'outil de gestion budgétaire des services ordonnateurs (DG). Les opérations sont introduites par les Directions générales dans Si2, directement, ou indirectement par transfert à partir de systèmes informatiques locaux, par une interface type. Toutes les opérations doivent être validées dans Si2 par l'ordonnateur avant le transfert dans R/3;

- SAP R/3 est utilisé par les services du comptable et par le contrôleur financier. Ce système constitue le système de comptabilité officiel de la Commission utilisé pour la comptabilité budgétaire, la comptabilité générale (la comptabilité en partie double), la gestion de la trésorerie, la validation des tiers, les récupérations et l'émission des paiements via le réseau(1) SWIFT.

Le cadre et le système comptables de la Commission ont été mis en place à un moment où la comptabilité de caisse était généralisée dans le secteur public, notamment pour la comptabilité budgétaire. Les procédures devaient également être conçues pour correspondre aux dispositions du règlement financier(2).

La Commission présente des résultats financiers automatiquement basés sur la trésorerie et ne nécessitant pas d'informations autres que comptables.

3. et 4. La Commission a déjà introduit des éléments de comptabilité d'exercice dans la présentation de ses états financiers, au cours des dernières années. Certaines de ces données et de ces informations basées sur le bilan de l'exercice destinées aux annexes des comptes sont tirées de sources autres que le système comptable officiel, par exemple de la valeur du passif du système de pension, ou, dans les comptes du Parlement, de la valeur de ses bâtiments.

Ces informations relative à l'exercice transmises par les autres DG au comptable de la Commission doivent être préparées d'après les règles établies d'évaluation de l'inventaire et de l'actif. Afin de faciliter les contrôles, l'harmonisation et l'agrégation des données, les DG sont invitées à transmettre leurs informations sous la forme de tableaux Excel préformatés. Il est donc clair que cela ne signifie pas que les DG continuent d'utiliser Excel pour leurs comptes de caisse, mais aussi leurs comptes généraux.

La Commission dispose d'un système comptable centralisé qui rassemble toutes les opérations de chaque DG. Cela constitue l'une des principales réformes rendues possibles par l'introduction de Sincom2.

Les comptes des agences ne sont pas inclus dans ce système central, car leurs comptes annuels ne sont pas consolidés avec les comptes des Communautés, mais sont présentés séparément.

5. La Commission dispose déjà d'un système comptable centralisé qui est utilisé pour arrêter les comptes annuels.

Les comptes annuels des agences seront consolidés en 2005(3). À cette date, les agences devront appliquer les mêmes principes et règles comptables que la Commission. Néanmoins, elles sont libres d'utiliser le même système comptable que la Commission ou de choisir un autre système adapté à leurs dimension et besoins.

(1) Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications.

(2) Règlement du Conseil (CE, Euratom, CECA) no 2335/95, du 18 septembre 1995, modifiant le règlement financier du 21 décembre 1977 applicable au budget général des Communautés européennes, en ce qui concerne les dispositions particulières applicables aux crédits de recherche et de développement technologique, JO L 240 du 7.10.1995.

(3) Article 121 du règlement du Conseil (CE, Euratom) no 1605/2002 du 25 juin 2002 portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes, JO L 248 du 16.9.2002.