QUESTION ÉCRITE E-2455/02

posée par Christopher Heaton-Harris (PPE-DE) à la Commission

(29 août 2002)

Objet: Présomption de mauvaise gestion de fonds confiés aux Communautés européennes

Marta Andreasen exerçait les très hautes fonctions de directrice à l'exécution du budget et de comptable à la Commission européenne. Selon la réglementation y afférente, elle était pleinement responsable des fonds confiés aux Communautés européennes. Toute allégation de mauvaise gestion faite par cette dernière revêt dès lors un caractère extrêmement grave.

Existe-t-il à tous les niveaux de la Commission un personnel comptable qualifié et averti?

Quels sont les systèmes de contrôle comptable internes de la Commission, et ceux-ci répondent-ils aux normes acceptables?

Demande-t-on aux comptables de clôturer des comptes que l'on sait inexacts?

A-t-on fait pression sur Marta Andreasen pour qu'elle valide des propositions sans réserve, en sachant qu'il existait de bonnes raisons d'en émettre?

Est-il vrai que la plupart des directeurs savent que les chiffres sont inexacts?

Les comptes sont-ils tenus ou clôturés par un personnel comptable non qualifié ou par des tiers?

Les comptes des États membres sont-ils protégés?

La Commission ouvrira-t-elle ses livres de comptes officiels afin que les affirmations de Mme Andreasen puissent être vérifiées?

Quels sont les systèmes mis en place en vue d'identifier les ajustements et les modifications des chiffres présentés dans les comptes?

La Commission a-t-elle sollicité l'avis de juristes pour savoir si elle avait le droit d'empêcher Marta Andreasen de comparaître devant la commission des pétitions du Parlement européen?

Dans l'affirmative, pourquoi? Selon la Commission, quelles conséquences négatives pourrait avoir le témoignage de cette dernière devant une commission parlementaire?

Réponse donnée par Mme Schreyer au nom de la Commission

(22 novembre 2002)

1. et 6. L'ensemble du personnel de la DG Budget remplissant des tâches liées à la comptabilité est qualifié à cette fin, en vertu d'un titre officiel, par expérience, sur la base d'une formation interne ou d'une combinaison de tous ces éléments.

Les chefs d'unité responsables de la comptabilité sont tous officiellement qualifiés et/ou ont une expérience en comptabilité ou en économie.

Le comptable de la Commission récemment nommé a été sélectionné pour ses qualifications et son expérience en comptabilité, audit et gestion financière.

2. En ce qui concerne le système comptable, les aspects de contrôle suivants sont actuellement en place(1):

- il existe une séparation stricte des fonctions et des responsabilités entre les ordonnateurs, les personnes effectuant le contrôle interne et le comptable;

- l'habilitation à utiliser des crédits votés pour les engagements ou les paiements fait l'objet de procédures d'approbation formelles et est strictement régie par les subdélégations contenues dans le système comptable. Les ordonnateurs délégués et leur personnel ne peuvent utiliser que des lignes budgétaires spécifiques pour lesquelles ils sont habilités dans le système et cet accès est contrôlé par le système;

- les coordonnées bancaires de chaque bénéficiaire de fonds de la Commission sont vérifiées auprès de la banque concernée avant qu'un paiement ne puisse être exécuté;

- la disponibilité des crédits est vérifiée avec chaque transaction. Des contrôles ont lieu afin de s'assurer que le budget ainsi que les montants engagés ne puissent pas être dépassés;

- la validité de la décharge est donnée pour chaque paiement;

- la réconciliation entre les entrées comptables et les mouvements bancaires est effectuée quotidiennement;

- les paiements quittent la Commission via le réseau SWIFT. La Commission est connectée au réseau SWIFT pour des raisons de sécurité et d'efficacité et elle est un de ses rares clients qui n'est pas une banque. Toutes les opérations ayant lieu après que l'instruction de paiement a quitté la Commission (modification des comptes etc.) se déroulent de la même manière que dans les relations interbancaires partout dans le monde;

- le comptable contrôle les entrées et les soldes.

3. Il n'est pas question de clôturer des comptes inexacts. L'article 18 du règlement portant modalités d'exécution de certaines dispositions du règlement financier(2) prévoit que le comptable assure la comptabilisation de toutes les opérations, procède aux opérations de clôture en fin d'exercice, prépare les états financiers, et arrête, le cas échéant, une situation comptable intérimaire qui est signée par le comptable cessant ses fonctions et par le nouveau comptable. La charte du comptable contient des dispositions similaires.

En cas de réserves, le comptable signe les comptes et indique ces réserves.

En l'absence de disposition explicite concernant le cas où un comptable (cessant ses fonctions) a refusé de signer les comptes, il convient de considérer l'objectif implicite des dispositions susmentionnées, qui est indubitablement d'assurer la continuité dans le service public, qui est un principe reconnu du droit administratif.

4. La Commission ne dispose d'aucun élément portant à croire que Mme Andreasen a fait l'objet de pressions pour qu'elle valide sans réserve des propositions qui auraient suscité chez elle des réserves fondées.

5. Les comptes basés sur la trésorerie sont exacts. Aucune DG ni aucun service ne conteste l'exactitude des comptes.

Toutes les questions et observations des commentaires des directeurs généraux et des chefs de service relatives à la présentation des chiffres pour chaque direction générale et rendant compte de la situation au 31 décembre 2001 ont été examinées, réglées ou traitées avant juillet 2002.

Il est prévu d'apporter d'autres améliorations de sorte à soumettre les chiffres annuels aux directions générales à la lumière de l'expérience acquise.

Seul le comptable signe les comptes annuels avant qu'ils ne soient transmis (via le directeur général de la DG Budget) au membre de la Commission responsable du budget qui approuve officiellement les comptes dans le cadre de la procédure d'habilitation. Les comptes sont ensuite transmis à la Cour des comptes, au Conseil et au Parlement.

7. La Commission n'est pas en mesure d'émettre un avis sur la qualité globale des comptes publics des États membres.

8. Conformément au règlement financier, les organismes d'audit interne et externe ont toujours pu avoir accès aux livres de comptes officiels de la Commission. Ils ont accès au système comptable officiel.

En outre, les comptes annuels détaillés de la Commission, qui reflètent les livres de comptes, sont transmis comme le sait certainement l'Honorable Parlementaire au Parlement et au Conseil, à la Cour des comptes et aux autres institutions.

Les comptes annuels consolidés des Communautés européennes sont également communiqués à ces organismes et publiés au Journal officiel des Communautés européennes.

9. Les ajustements ou modifications aux transactions ne peuvent être effectués que par le personnel autorisé. L'accès aux données est soumis à un contrôle strict. L'historique de chaque transaction est disponible dans le système, ainsi qu'une liste complète de toutes les approbations données et des modifications opérées depuis l'origine de la transaction. La localisation physique des documents sous-jacents à la transaction est également indiquée.

La Cour des comptes a critiqué l'accès des techniciens de système. Des améliorations ont été apportées et sont encore en cours.

Dans le nombre limité et décroissant de cas où des ajustements techniques au système sont nécessaires (par exemple pour éliminer les bogues), les mesures requises font l'objet d'une appréciation avant d'être approuvées et les modifications opérées sont dûment documentées. Dans les cas très rares où un bogue est à l'origine d'une erreur dans une transaction, les données incorrectes sont remplacées par les données correctes. De nouveau, ces cas sont entièrement analysés et approuvés avant qu'une mesure ne soit prise et l'ensemble de l'action est dûment documenté.

10. et 11. La Commission a consulté son service juridique sur les conditions statutaires relatives à sa présence éventuelle. Il s'agit d'une pratique courante. En principe, la Commission ne débat pas en public de questions purement internes de ce type.

Les obligations statutaires en matière de discrétion dont la légitimité a été constamment confirmée par la Cour de justice et la prise de mesures disciplinaires ont soulevé des questions évidentes de confidentialité.

(1) La plupart de ces contrôles ont toujours été effectués et sont prévus par le règlement financier (JO L 240 du 7.10.1995).

(2) http://www.cc.cec/budg/lex/fr/droit/mod_exec/index.htm.