QUESTION ÉCRITE E-3101/96 posée par Graham Mather (PPE) à la Commission (18 novembre 1996)

Objet: Politique de retard de paiement de la Commission

La politique actuelle de la Commission en matière de paiement exige que celle-ci honore toutes ses factures dans les 60 jours. Toutefois, il est arrivé que la Commission ne paye pas des factures dans les délais impartis. L'auteur de la question a été informé d'un cas spécifique où non seulement la Commission n'a pas réglé la facture dans la période de 60 jours, mais où elle a négligé d'informer l'entreprise concernée des raisons pour lesquelles ses factures n'avaient pas été payées.

De nombreuses entreprises obtenant des contrats de la Commission ont besoin de recettes stables et garanties pour assurer leurs services.

La Commission pourrait-elle indiquer s'il existe des projets de réforme de la politique de paiement actuelle? Pourrait-elle également dire si elle envisage d'établir une politique de dédommagement en cas de retards de paiement sur le modèle de sa propre recommandation 95/198/CE ((JO L 127 du 10.6.1995, p. 19. )) du 12 mai 1995? Cette recommandation ainsi que l'avis ultérieur du Parlement reconnaissent aux créanciers le droit à des intérêts de retard ainsi qu'à d'autres dédommagements pour les préjudices subis en raison du retard de paiement.

Réponse donnée par M. Liikanen au nom de la Commission (15 janvier 1997)

La Commission partage l'opinion de l'Honorable Parlementaire selon laquelle toutes les sociétés qui ont des relations contractuelles avec elle sont en droit d'attendre que les paiements qui leur sont dus soient exécutés dans les meilleures conditions de rapidité et de fiabilité. La Commission s'efforce en effet de veiller à ce que les paiements soient exécutés dans un délai de 60 jours, à compter de la date de réception de la facture, rédigée en bonne et due forme et présentée en conformité avec les clauses contractuellement convenues entre les parties.

La Commission invite l'Honorable Parlementaire à lui communiquer le cas spécifique auquel il fait allusion et où le délai de 60 jours n'aurait, apparemment, pas été respecté.

Les procédures d'ordonnancement et d'exécution des paiements appliquées par la Commission font l'objet d'une attention particulière et ont été soumises, ces derniers temps, à plusieurs modifications qui ont eu un impact très positif sur la réduction des délais. Ainsi les services ordonnateurs renseignent-ils systématiquement, dans l'application Sincom, la date de réception des factures, ce qui permet de mesurer effectivement les délais mis au règlement de celles-ci.

La Commission utilise maintenant, pour l'exécution de ses paiements, le réseau Swift et la procédure d'ordonnancement, de visa et de validation comptable - trois étapes du circuit d'autorisation exigées par la réglementation - est elle aussi largement automatisée puisque les documents papier - qui circulent encore comme support aux pièces justificatives - ne nécessitent plus de signatures manuscrites, seules les validations électroniques dans Sincom faisant foi.

La Commission a également mis en place, pour faciliter et optimiser l'ordonnancement de ces paiements, un «fichier tiers» identifiant les coordonnées sociales et bancaires de tous les bénéficiaires de paiements. Le recours systématique à ce fichier, non seulement accélère la procédure d'ordonnancement - en ce qu'elle ne nécessite plus la saisie répétée de tous ses éléments sur chaque paiement, l'introduction d'un simple code étant suffisant pour identifier le bénéficiaire - mais il assure aussi une exécution fiable et rapide à travers le circuit bancaire.

La Commission procéde régulièrement à la mesure des délais d'exécution. Ainsi, pour l'exercice 1995, a-t-il été constaté pour tous les paiements budgétaires de la Commission, que le délai moyen d'exécution - mesuré entre le moment de réception de la facture et la date de débit du compte financier de la Commission était de 37 jours qui se decomposent en liquidation de la facture par l'ordonnateur (26 jours), visa du Contrôleur financier (6 jours), validation comptable et 1ère signature (3 jours) et deuxième signature et envoi à la banque (2 jours). Il s'est avéré également que, pour le même exercice 1995, 84 % des paiements avaient été exécutés dans un délai inférieur ou égal à 60 jours, 9 % prenant entre 60 et 90 jours, et 7 % nécessitant plus de 90 jours.

La Commission a estimé que ces résultats étaient encore perfectibles et se propose de contrôler, a l'aide des outils disponibles dans Sincom, la totalité des délais de paiement pour faire en sorte qu'au moins 95 % de leurs ordres de paiement soient exécutés dans un délai de 60 jours calendrier à compter du premier enregistrement de la demande de paiement.

Plutôt que d'avoir un recours systématique au paiement d'intérêts de retard - pour lequel des crédits ne seraient d'ailleurs pas toujours disponibles - la Commission s'efforce donc de faire en sorte que tous ses paiements s'exécutent dans des délais acceptables pour ses partenaires contractuels.