QUESTION ÉCRITE E-3484/01

posée par Christopher Heaton-Harris (PPE-DE) à la Commission

(8 janvier 2002)

Objet: Passation de marchés

Quelle procédure la Commission suit-elle pour l'achat d'équipement? Son personnel est-il habilité à effectuer de tels achats, ou bien recourt-elle aux services d'un acheteur externe? Quel pourcentage des sommes versées est-il remboursé en cas de non-respect de l'échéance du contrat par le fournisseur? La Commission estime-t-elle qu'il s'agit là d'un pourcentage acceptable? Dans la négative, quelles sont les démarches entreprises pour garantir que l'argent des contribuables est dépensé intelligemment?

Réponse donnée par M. Kinnock au nom de la Commission

(22 février 2002)

L'achat de matériel par la Commission se fait dans le cadre de contrats de fourniture externes.

Les contrats sont attribués conformément à des procédures d'appels d'offres publics établies par le règlement financier. Les procédures administratives spécifiques appliquées dépendent de la valeur de la commande ou du contrat à adjuger. Les appels d'offres sont publiés au Journal officiel et font l'objet d'un suivi dans le cadre d'un processus d'évaluation technique et financière. Les contrats d'un montant supérieur à 50 000 euros ne sont conclus qu'après avoir été officiellement notifiés à la commission consultative des achats et des marchés de la Commission qui est présidée par le directeur général adjoint de la direction générale du budget (DG BUDG) et est composée de représentants de neuf autres services dont la direction générale du personnel et de l'administration (DG ADMIN), le service juridique et le contrôle financier.

L'achat de matériel est du ressort de l'administration et ne peut être effectué sur initiative individuelle.

Dans le cas où un fournisseur ne remplit pas ses obligations contractuelles, il peut être récupéré jusqu'à 10 % du montant total estimé du contrat (couvert par une lettre de garantie bancaire), conformément aux dispositions spécifiques en la matière, et en fonction du type de contrat. Le pourcentage exact est fixé avant le début de la procédure d'appel d'offres et adapté en fonction de l'importance du contrat ou de la commande. Outre cette garantie, chaque type de contrat comporte des clauses de pénalisation spécifiques en fonction de l'utilisation du produit acquis.

Au cours des cinq dernières années, l'unité centrale d'achat de la DG ADMIN n'a signalé aucun cas de non-respect de la part d'un fournisseur de ses obligations contractuelles de fourniture de matériel.

Afin d'améliorer l'efficacité des opérations, la Commission met actuellement sur pied un système cadre de commerce électronique. Ce système est déjà utilisé pour le matériel de bureau et devrait être prochainement étendu au mobilier et aux équipements techniques.

En dehors de la question des contrats de fourniture, nous signalons à l'Honorable Parlementaire que la DG BUDG est en train de réaliser une base de données centrale de contrats telle que l'envisageait la mesure 74 du Livre blanc sur la réforme (mars 2000). Cette base regroupera tous les contrats et accords de financement conclus par la Commission, y compris les contrats de fourniture, ce qui permettra un suivi plus systématique et plus centralisé que ce qui était possible jusqu'à maintenant.