QUESTION ÉCRITE E-1618/02

posée par Gabriele Stauner (PPE-DE) à la Commission

(6 juin 2002)

Objet: Insuffisances du système comptable de la Commission

À la fin du mois de mai, la Commission a démis de ses fonctions sa nouvelle comptable, à peine cinq mois après l'avoir engagée, et ce parce qu'elle s'était permis de critiquer l'actuelle modification du règlement financier entreprise par la Commission qui risquait de provoquer une augmentation du nombre de fraudes et d'irrégularités.

La comptable avait également signalé les insuffisances et les risques liés à l'actuel système comptable Sincom 2 de la Commission, dont cette dernière a manifestement connaissance depuis des années, sans qu'aucune modification du système en question ait été apportée.

Compte tenu de ce qui précède, la Commission peut-elle confirmer:

1. que des informations ont été perdues lors du passage à ce système, si bien qu'en ce qui concerne notamment les dépenses de la Commission en matière de recherche, il est dans bien des cas devenu impossible de connaître les sommes qui ont été versées pour certains projets;

2. que, compte tenu de l'absence de fiabilité du système, les données concernant les exercices budgétaires déjà clôturés peuvent encore être manipulées ultérieurement, notamment dans le but de dissimuler des erreurs et des incohérences?

3. que la Commissaire responsable pour le budget a délibérément retardé un examen du système comptable par le service d'audit interne de la Commission?

La Commission pourrait-elle indiquer si le Directeur Général compétent pour le budget a correctement décrit les problèmes et les risques que comporte Sincom 2 dans la déclaration d'assurance annuelle adressée à sa direction générale et, le cas échéant, transmettre une copie des points évoqués ci-dessus à l'auteur de la présente question?

Réponse donnée par Mme Schreyer au nom de la Commission

(23 septembre 2002)

La Commission se félicite de l'adoption par le Conseil de la version refondue du règlement financier du 25 juin 2002, le Parlement et la Cour des comptes lui ayant apporté des modifications utiles.

La commission du contrôle budgétaire du Parlement européen a inscrit cette question à son ordre du jour à douze reprises et la commission des budgets du Parlement a délibéré sur le sujet lors de quinze réunions. L'assemblée plénière du Parlement l'a examiné et a rendu un vote à trois occasions. La position du Parlement est rapportée dans les procès verbaux des séances du 31 mai 2001, du 29 novembre 2001 et du 12 juin 2002.

La version refondue du règlement financier constitue la pierre angulaire de l'amélioration de la gestion financière dans les institutions européennes en ce sens que le règlement remanié décrit avec précision les principes budgétaires et les règles de mise en oeuvre, et qu'il confère des responsabilités clairement définies aux acteurs financiers, notamment au comptable. Le titre VII définit les règles applicables pour la présentation des comptes et la comptabilité est fondée sur les pratiques modernes. Il exige de la part de la Commission qu'elle réforme son système comptable une fois de plus, ce à quoi elle s'emploie actuellement.

1. La Commission a modifié son système comptable en 1997 pour le centre commun de recherche (CCR) puis en 1998 pour le reste du secteur de la recherche. Seules les opérations non encore clôturées ont été transférées vers le nouveau système comptable.

Néanmoins, afin d'éviter toute perte de données financières, les mesures suivantes ont été prises:

- les données historiques relatives au secteur de la recherche (à l'exception du CCR), c'est-à-dire tous les paiements effectués pour chaque engagement, ont été enregistrées dans le Datawarehouse de Sincom 2 (le nouveau système comptable). Les données historiques peuvent être consultées en utilisant cette base de données.

- en ce qui concerne le centre commun de recherche, les données historiques n'ont pas été entrées intégralement dans le Datawarehouse de Sincom 2. Seules les données requises pour l'établissement des états financiers ont été transférées. Toutefois, toutes les données historiques ont été copiées dans une base de données (DATA POOL) et sont donc consultables.

Par conséquent, tous les paiements effectués pour chaque engagement peuvent être identifiés grâce à ces bases de données.

2. S'agissant de la fiabilité du système, la Commission souligne que le système est doté d'une sécurité empêchant la manipulation ultérieure des données relatives aux exercices financiers clôturés. L'accès aux exercices financiers clôturés est ainsi bloqué.

Si une version finale de la situation financière doit être établie pour prendre en considération les informations (non budgétaires) sur des données financières connues seulement après la clôture, le comptable enregistre les entrées nécessaires dans le système comptable. Cela garantit l'exhaustivité des comptes, telle qu'elle est prévue dans les normes de comptabilité et comme l'exige la Cour des comptes.

3. Le service d'audit interne (SAI) a préparé un projet de programme de travail proposant un audit dans le but de dresser un aperçu de l'efficacité fonctionnelle de Sincom et des systèmes locaux. Le comité de suivi des audits a souligné lors de sa réunion de décembre 2000 qu'il existait un risque de chevauchement avec les audits de la Cour des comptes programmés ou en cours. Dans son programme de travail actualisé, le SAI a proposé que l'audit de Sincom et des systèmes TI locaux s'inscrive raisonnablement dans le cadre de la révision à venir des systèmes de gestion et de contrôle prévue par l'action 87 (phase 2) du Livre blanc sur la réforme. Le SAI a entamé un audit séparé des pratiques et des procédures comptables en avril 2001. Le plan d'audit prévisionnel du SAI pour 2002 prévoyait un audit du système informatisé de gestion financière et de comptabilité Sincom 2. Le début de l'audit avait été annoncé par le SAI dans une lettre adressée aux directeurs généraux et aux chefs de service en mars 2002 et ces travaux ont d'ores et déjà commencé.

4. Il est pourvu aux besoins de gestion financière centrale et de comptabilité de la Commission par un système informatique central (SINCOM 2), introduit pour la première fois en 1997 puis étendu à tous les services de la Commission en 1999. Des travaux sont en cours pour identifier et résoudre les problèmes qui se produisent. Les problèmes sont aussi traités dans le document de travail de la DG Budget de juin 2001, qui est publié sur le site web de la DG Budget.

Ce document constituait la base de travail pour le nouveau comptable qui devait préparer pour mars 2002 une communication à la Commission sur la modernisation du système comptable. Comme aucun document adéquat n'est disponible pour l'heure, la communication a été reportée à la fin de juillet 2002.

Le directeur général de la DG Budget a décrit les problèmes et les risques liés à Sincom 2 dans sa déclaration d'assurance annuelle. Cette déclaration contenait une réserve concernant Sincom 2. Les différents rapports d'activité annuels des directions générales de la Commission accompagnés d'un rapport de synthèse seront transmis par la Commission aux autres institutions.