QUESTION ÉCRITE E-1370/02

posée par Fiorella Ghilardotti (PSE), Giovanni Pittella (PSE)et Catherine Guy-Quint (PSE) à la Commission

(14 mai 2002)

Objet: Formation du personnel

Nous venons d'apprendre que la Commission aurait payé un montant important à un consultant pour assurer une formation obligatoire de son personnel concernant le nouveau système d'évaluation/carrière. La qualité de cette formation aurait été tellement mauvaise que la Commission aurait été tenue de la revoir. Toutefois, il semblerait que même la version révisée soit de qualité aussi médiocre et qu'elle ne corresponde toujours pas aux attentes et aux besoins du personnel.

Compte tenu du fait que M. Kinnock a défini la compétence et la motivation du personnel comme pierres angulaires de sa réforme, il est déplorable de constater que la Commission porte aussi peu d'attention aux détails pratiques de l'information et de la formation de son personnel.

La Commission peut-elle nous confirmer ces informations et nous communiquer le montant payé pour ce contrat de formation?

Quels ont été les critères d'attribution de ce marché permettant le choix d'une offre aussi médiocre et aussi coûteuse? La Commission peut-elle remettre les rapports d'évaluation qui ont conduit à ce choix?

La Commission peut-elle communiquer les résultats de l'évaluation des fonctionnaires qui ont déjà participé à cette formation et expliquer les raisons d'un tel retard dans sa réaction?

Dans le cas d'une évaluation négative de la formation revisitée, quels sont les recours prévus par la Commission pour résilier le contrat et procéder au remboursement des montants gaspillés?

Comment la Commission compte-t-elle justifier une telle dépense vis-à-vis du contribuable européen?

Réponse donnée par M. Kinnock au nom de la Commission

(11 juillet 2002)

La Commission s'étonne que les Honorables Parlementaires, pour décrire les efforts engagés par la Commission pour mettre sur pied une formation relative à l'évolution de carrière, utilisent l'adjectif déplorable avant de s'informer des faits passés, de la situation actuelle et des mesures à venir.

La Commission comprend également mal ce qui permet aux Honorables Parlementaires d'affirmer que cette formation a été coûteuse alors que, dans la même question, ils demandent à la Commission de leur en communiquer le coût; elle ne s'explique pas bien non plus pourquoi ils utilisent l'épithète médiocre avant d'essayer d'obtenir des éléments d'information pertinents.

La Commission estime légitime de demander aux Honorables Parlementaires de ne pas oublier qu'aucune formation, sous quelque forme que ce soit, n'avait jamais été offerte au personnel en matière d'évolution de carrière jusqu'à ce que la Commission (pour répondre au mandat que lui avait donné le Conseil, aux demandes explicites que lui avait adressées le Parlement, et à ses propres engagements) lance la stratégie actuelle de réforme et de modernisation.

Le personnel de l'institution a toujours été décrit, à juste titre, comme son principal atout et, de l'avis de la Commission, il était donc fondamental, dans le cadre d'une politique de l'emploi responsable, dans l'intérêt professionnel du personnel comme dans l'intérêt de la Commission, d'assurer une formation en matière de carrière.

L'introduction du nouveau système d'évolution de carrière constitue sans aucun doute un défi majeur pour une institution qui, par le passé, n'a jamais pris de mesures comparables. Le nouveau rapport d'évolution de carrière (REC) est un instrument d'évaluation qui, conformément aux meilleures pratiques, dépasse de loin une simple évaluation des fonctionnaires et vise à intégrer la formation et les perspectives de carrière (y compris les promotions) dans le travail quotidien de l'ensemble du personnel, en tenant compte des priorités de leurs unités, de leurs propres ambitions et des besoins du service.

Cette formation avait été conçue en cinq modules: deux destinés à l'ensemble du personnel et trois destinés plus particulièrement aux évaluateurs. Dans leur question, les Honorables Parlementaires font référence au premier de ces modules, qui a pour but de présenter le nouveau système à l'ensemble du personnel. Deux cent quarante-trois sessions de formation ont été organisées à ce jour et un total de près de 20 000 membres du personnel y ont participé. Ces chiffres incluent les sessions supplémentaires qui ont dû être organisées pour ceux qui n'avaient pu participer aux sessions initialement prévues. D'autres sessions doivent encore être organisées dans les délégations.

Les réponses de la Commission aux questions posées par les Honorables Parlementaires sont les suivantes:

1. Des formateurs externes ont été chargés d'assurer les cours adéquats, comme cela se fait majoritairement pour les cours de formation organisés par la Commission. Cette pratique est en effet considérée comme la seule solution alternative raisonnable si l'on veut éviter de garder au sein de la Commission pour la formation une structure et un personnel permanents importants, ce qui serait évidemment beaucoup plus coûteux que de recourir à des spécialistes sous contrat à des fins spécifiques et pour des cours précis.

Le contrat, dans le cas du présent programme de formation, a bien entendu été attribué dans le respect total des dispositions du règlement financier. Un premier appel d'offres a été lancé à cette fin en avril 2001, sur la base d'une liste de sociétés qui avait été établie à la suite d'un appel à manifestation d'intérêt pour le même type de formation(1). Seule une entreprise a répondu à cet appel et la Commission, après examen, a rejeté l'offre en raison de problèmes de qualité. Une procédure négociée a ensuite été lancée en septembre 2001. Trois sociétés, y compris le soumissionnaire qui avait été rejeté dans le cadre de la procédure d'appel d'offres initiale, ont été invitées à présenter des propositions aux fins de l'activité concernée. La Commission a ensuite reçu deux propositions, puisqu'une des entreprises invitées à présenter une offre a décidé de ne pas participer à la procédure. Le montant versé pour ce contrat se fondait sur le résultat de l'appel d'offres. Les frais de préparation s'élèvent à 76 000 euros. Les frais de formation s'élèvent à 900 euros par demi-journée de session. Le coût total pour le module 1 s'est élevé jusqu'à présent à 328 000 euros. Si les Honorables Parlementaires souhaitent faire des comparaisons avec les pratiques des États membres, ils se rendront probablement compte que ces coûts ne sont pas excessifs.

2. Les critères d'attribution du contrat étaient les mêmes pour les deux procédures et ils précisaient que le contrat serait attribué à l'offre économiquement la plus avantageuse compte tenu:

- du coût pour la Commission, et notamment, du prix;

- de la qualité des services proposés par rapport aux exigences du cahier des charges.

Il était en outre précisé que la qualité serait évaluée notamment sur la base:

- de la qualité et des compétences des formateurs proposés. Ce critère comptait pour 35 points sur 100, le minimum requis étant de 21 points;

- des propositions de méthodologie. Ce critère comptait pour 20 points sur 100, le minimum requis étant de 12 points;

- des mesures de contrôle de la qualité. Ce critère comptait pour 20 points sur 100, le minimum requis étant de 12 points;

- de la qualité générale de la présentation formelle et des pièces justificatives qui seraient produites lors de la présentation. Ce critère comptait pour 25 points sur 100, le minimum requis étant de 15 points.

L'évaluation qualitative des offres s'est déroulée en deux phases:

- une analyse des dossiers des soumissionnaires a d'abord été réalisée sur la base des critères 1, 2 et 3 ci-dessus;

- ensuite, des soumissionnaires ont été invités à présenter oralement leur offre devant un comité d'évaluation. Cette évaluation se basait sur le critère no 4 ci-dessus.

Les critères prévus ont été appliqués et des points ont été octroyés en fonction de ces critères.

La Commission enverra directement aux Honorables Parlementaires et au secrétariat du Parlement les informations demandées au sujet du rapport d'évaluation.

3. La première version du module 1 prévoyait des sessions de formation d'une journée complète selon une technique interactive visant à expliquer le REC. L'idée était de regrouper des fonctionnaires de grades différents afin de promouvoir le dialogue entre fonctionnaires, tous grades et toutes catégories confondus. Cette solution a été mal accueillie dès le départ, essentiellement en raison de l'hostilité des participants vis-à-vis de la technique d'apprentissage utilisée. Lorsqu'il est apparu que les cours ne correspondaient pas aux attentes, des instructions ont immédiatement été données pour que des mesures correctrices soient prises sans délai. L'affirmation des Honorables Parlementaires selon laquelle il y aurait eu un retard dans la réaction des services responsables est factuellement incorrecte.

Après une suspension de 48 heures, la structure des cours a été profondément remodelée et une technique d'apprentissage traditionnelle a été choisie. Partant, il était nécessaire de renoncer à la solution de la discussion en groupe; le formateur est donc devenu un instructeur, et un représentant de la direction générale du Personnel et de l'administration a régulièrement participé aux sessions soit durant la période des questions en fin de session, soit durant toute la session si la direction générale estimait que c'était nécessaire. Pour cette nouvelle approche, plus conventionnelle, la durée du cours a été réduite à une demi-journée.

4. La version révisée de la formation a été évaluée. Les enquêtes réalisées à la fin de chacune des sessions ont montré que, contrairement à l'impression donnée dans la question des Honorables Parlementaires, une large majorité des personnes présentes (80 %) estimaient qu'elles comprenaient mieux les aspects clés du REC; 75 % des participants ont également dit, après la formation, qu'ils comprenaient leur propre rôle dans le cadre du REC. La Commission n'a toutefois pas l'intention de se satisfaire de ces réponses et des efforts continus seront consentis pour que la formation soit encore améliorée. Toutefois, les réactions obtenues par l'intermédiaire de ces enquêtes générales traduisent une position modérée du personnel en fonction de son expérience personnelle. Elles divergent nettement de l'avis sur la base duquel la question des Honorables Parlementaires semble avoir été formulée.

5. Le nouveau système d'évaluation est une nouvelle approche adoptée par la Commission et constitue un défi majeur. Il est donc apparu nécessaire de mettre sur pied une formation adéquate pour guider le personnel, dans son propre intérêt, et pour l'aider à comprendre et à assimiler les objectifs et les mécanismes du nouveau système. C'est la raison pour laquelle la Commission, dans sa communication sur la réforme de la politique du personnel du 30 octobre 2001(2), recommandait l'organisation de formations appropriées ayant directement trait à la mise en oeuvre du système de rapport d'évolution de carrière qui sera introduit en 2003. Elle préconisait en outre que cette formation soit organisée à l'intention des membres du personnel, des évaluateurs, des validateurs et des chefs d'unité chargés des ressources humaines.

(1) JO S 151 du 7.8.1998.

(2) Version finale de la communication relative au Rapport d'évolution de carrière (évaluation du personnel) et aux promotions, du 30 octobre 2001. Annexe 8 de La réforme de la politique du personnel: un train global de mesures, document SEC(2001) 1697/78.