QUESTION ÉCRITE E-3003/02

posée par Erik Meijer (GUE/NGL) à la Commission

(23 octobre 2002)

Objet: Qualité, efficacité et coûts des systèmes comptables de la Commission européenne

1. La Commission a-t-elle toujours un contrat avec la société allemande de logiciel SAP pour la fourniture du logiciel de son système comptable?

2. Le système comptable actuel de la Commission a-t-il été mis au point par deux sociétés différentes sur la base de principes différents et non compatibles, en particulier en ce qui concerne la comptabilité à partie double? Pour quelle raison?

3. La société SAP a-t-elle assurée la maintenance et la formation et continue-t-elle de le faire?

4. N'existe-t-il pas un autre fournisseur du logiciel nécessaire en dehors de SAP?

5. La Commission applique-t-elle un seul système pour les factures ou des systèmes différents?

6. Le système SI 2 a-t-il été mis au point par des comptables ou par un autre personnel?

7. Qui décide du système informatique à mettre en oeuvre?

8. Conçoit-on des systèmes qui sont conformes aux ordinateurs ou vice-versa?

9. Combien a coûté la mise au point du SI 2 alors qu'il eut été possible d'utiliser le système initial SAP/R3, spécialement mis au point pour la Commission, pour tous les cas?

10. Combien de licences SAP seront utilisées par la Commission dans un avenir rapproché? Est-ce plus ou moins que le nombre de licences qu'elle utilise aujourd'hui?

11. Combien faudrait-il de licences pour étendre le système SAP/R3 à l'ensemble de la Commission européenne, pour tous les cas, si la Commission l'utilise comme seul et unique système?

12. Quel serait l'investissement nécessaire pour ces licences si la Commission procède comme indiqué à la question 11?

13. Comment la Commission essaie-t-elle de limiter les frais continus d'achat et de renouvellement de systèmes?

14. Comment la Commission essaye-t-elle d'obtenir les résultats les plus transparents et les plus cohérents à partir de son système comptable actuel?

Réponse donnée par Mme Schreyer au nom de la Commission

(31 janvier 2003)

1. et 3. Suite à un appel d'offre (procédure ouverte) publié au Journal officiel(1), un contrat-cadre a été conclu avec l'entreprise SAP.

Un nouveau contrat-cadre a été signé avec SAP en juillet 2000, dans le cadre de la procédure négociée, pour une période de six ans.

Il couvre:

- l'achat de licences d'utilisation du logiciel,

- l'entretien du logiciel et l'assistance,

- la fourniture de services pour analyser les besoins et garantir leur prise en considération dans l'application, de services de formation et d'assistance technique pour l'installation de nouvelles versions et de suivi du fonctionnement du système.

2. L'architecture des systèmes financiers de la Commission se fonde sur deux interfaces: SAP R/3 (le système comptable officiel) et Si2 (l'outil utilisé par les services ordonnateurs pour enregistrer leurs opérations). La version de SAP R/3 utilisée par la Commission a été développée pour elle par l'entreprise SAP, tandis que Si2 a été développé en interne par la Commission et est spécialement conçu pour s'intégrer à SAP R/3. Les deux systèmes sont conformes aux règles et principes qui régissent les activités de la Commission.

Si2 a été conçu comme un outil standard permettant aux services ordonnateurs de consigner et d'approuver leurs opérations avant de les transférer dans le système comptable officiel R/3 où se déroule le traitement comptable. Dans SAP R/3, la comptabilité budgétaire est à partie simple, tandis que la comptabilité générale (grand livre) est un système comptable à partie double.

4. La Commission utilise d'autres contrats-cadres de la Direction générale du budget et de la Direction générale de l'informatique pour s'approvisionner en services informatiques (développement d'applications, administrateurs de système, aide aux utilisateurs, etc.) dans le domaine de SAP et pour les autres technologies employées en son sein.

La Commission utilise également le logiciel SWIFT (SWIFT-Alliance) en complément de SAP pour émettre les paiements via le réseau interbancaire SWIFT.

5. Tous les paiements (y compris ceux des factures) sont traités au moyen de Sincom2.

6. Le directeur du projet Sincom2 était également chef de l'unité comptabilité, de sorte que Si2 a été développé en tenant compte des besoins exprimés par les comptables.

7. Tout d'abord, le comptable détermine les règles comptables à mettre en oeuvre. Compte tenu de celles-ci et des exigences exprimées par d'autres utilisateurs du système, l'équipe en charge du projet fait une proposition à la Commission concernant le système à mettre en place pour respecter ces règles et ces exigences.

8. Les règles financières et comptables que la Commission doit appliquer sont exposées dans le règlement financier et ses modalités d'exécution. Ces règles doivent être respectées dans les systèmes informatisés mis en place. Quant aux normes et aux principes comptables, ils sont définis par le comptable et pris en considération lors de la conception des systèmes.

9. Les coûts de développement de Si2 sont ventilés comme suit:

- Coût de développement initial (1994-97): 1 500 000 euros;

- Coût de développement annuel: 250 000 euros;

- Coût d'entretien annuel: 370 000 euros.

Le nombre d'utilisateurs (actuellement 4 000) n'a pas d'incidence sur ces coûts.

10. En fonction des résultats du projet de modernisation du système comptable et des décisions à prendre à l'égard de l'architecture des systèmes d'information financière, le nombre d'utilisateurs de SAP pourrait varier considérablement à l'avenir.

11. En théorie, tout le personnel de la Commission serait concerné, si pour tous les cas signifie que l'on remplace toutes les applications informatiques existantes. Si le système n'était utilisé que pour la gestion financière et la comptabilité, environ 4 000 licences seraient nécessaires.

12. Le prix des licences SAP (contrat-cadre BUDG/2000/01) varie de 1 400 euros (consultation uniquement) à 2 500 euros, selon le type d'utilisateur et son profil.

Ce montant est dû la première année, après quoi des frais d'entretien équivalant à 17 % de la somme doivent être payés annuellement.

Une remise est accordée selon la taille de chaque commande.

Les coûts suivants viennent s'ajouter au prix des licences:

- réorganisation et restructuration pour adapter toutes les procédures aux possibilités offertes par le logiciel standard,

- conversion des données pour tous les systèmes,

- formation, documentation et assistance à l'utilisateur,

- infrastructure technique et serveurs du Centre de calcul.

13. La Commission tente d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix lorsqu'elle acquiert de nouveaux systèmes. Cela fait partie des négociations sur le prix et les spécifications des nouveaux systèmes. Ceux-ci sont également conçus pour s'adapter, c'est-à-dire qu'ils peuvent être modifiés pour se conformer à de nouvelles exigences sans coûts excessifs. Il est faux d'affirmer qu'il y ait des frais continus d'achat et de renouvellement des systèmes. Sincom1 devait être remplacé parce qu'il n'était pas compatible avec le passage à l'an 2000, l'assistance pour l'un des logiciels utilisés (Millennium) n'était plus assurée par le fournisseur, le compte des recettes n'était pas géré par Sincom1, et le système se composait de cinq modules différents provenant de divers fournisseurs et recourant à des technologies distinctes. Sincom2 a remplacé Sincom1 à compter de 1997.

La Commission envisage désormais de développer pour 2005 un système comptable intégré pour suivre la tendance vers une comptabilité d'exercice.

14. Les comptes budgétaires fournissent un compte rendu transparent à l'autorité budgétaire qui compare le budget voté aux dépenses réalisées et aux recettes collectées chaque semaine. Il s'agira donc aussi d'un important outil d'information à l'avenir. Le système intégré de comptabilité d'exercice est en cours d'installation et améliorera le compte rendu de la situation financière. En ce qui concerne cette réforme, les mesures et les décisions sont exposées dans la récente communication de la Commission sur la modernisation du système qui a été adressée au Parlement.

(1) JO C 54 du 22.2.1994.