QUESTION ÉCRITE E-2393/00

posée par Richard Howitt (PSE) à la Commission

(13 juillet 2000)

Objet: Unité d'audit du SCR

La Commission pourrait-elle fournir le texte du mandat et des procédures opérationnelles de l'unité d'audit du service commun Relex (SCR) et apporter notamment les éclaircissements suivants:

1. Quel est l'avis de la Commission sur l'intérêt d'une séparation nette entre les fonctions d'audit, d'élaboration des politiques et d'exécution au sein des services?

2. L'unité d'audit est-elle considérée comme une unité d'audit indépendante et, si tel est le cas, quelles sont les mesures prises pour veiller à ce qu'il en soit ainsi dans la pratique?

3. Quelles sont les procédures de contrôle du travail de l'unité d'audit et de vérification de l'exécution adéquate de ses missions, dans le respect rigoureux de son mandat et de ses procédures opérationnelles?

4. Quelles sont les mesures prises pour garantir le droit des bénéficiaires de subventions de la Commission pendant un audit effectué par l'unité d'audit du SCR?

5. La politique de la Commission est-elle de fournir aux entités contrôlées un exemplaire écrit du mandat relatif à l'audit en cause, une explication claire sur leurs droits à l'égard du processus d'audit au début de celui-ci et un exemplaire du rapport d'audit dès son achèvement et, si tel n'est pas le cas, pour quelles raisons? De quel droit de recours les entités contrôlées disposent-elles à l'égard des conclusions de l'audit et de l'avis afférent de la Commission?

6. Quelles sont les mesures prises pour veiller à ce que les entités contrôlées disposent d'une information et d'un laps de temps suffisants pour leur permettre de réagir aux conclusions d'un audit, de les examiner avec la Commission et d'arrêter avec cette dernière les mesures correctives à prendre?

7. S'agissant du suivi d'un audit, la Commission opère-t-elle une distinction entre les cas où, d'une part, elle applique des mesures unilatérales et immédiates à l'égard d'une entité contrôlée et ceux, d'autre part, où elle souhaite arrêter au préalable un plan de mesures correctives avec l'entité contrôlée avant que les conclusions de l'audit ne puissent influer sur sa gestion des aides destinées à une telle entité? Si tel est le cas, quels sont les critères retenus pour établir cette distinction et quelles sont les mesures prises pour veiller à ce qu'ils soient rigoureusement respectés?

Réponse donnée par M. Patten au nom de la Commission

(28 septembre 2000)

Comme le sait probablement l'Honorable Parlementaire, la Commission a entrepris une réforme en profondeur de sa gestion administrative et financière. Deux éléments essentiels de cette réforme visent à accroître l'autonomie des ordonnateurs délégués dans les directions générales et les services tout en les obligeant à procéder aux contrôles internes appropriés et à créer un service d'audit interne chargé de vérifier l'efficacité de ces contrôles internes et d'en faire rapport.

La réforme prévoit également la création d'une unité d'audit dans chaque direction générale et service. Elle aura pour mission de conseiller le directeur général ou le chef de service sur les améliorations à apporter au système de contrôle interne et de vérifier la gestion des projets et des actions bénéficiant d'un soutien financier de la Commission. Dans plusieurs services tels que le service commun Relex, les unités d'audit mises en place procèdent déjà à certains de ces contrôles.

L'audit des subventions accordées et des projets financés est effectué conformément aux dispositions des contrats régissant les subventions communautaires. Le bénéficiaire reçoit toujours une lettre l'informant qu'un audit va être effectué.

Si les vérificateurs de la Commission constatent que les fonds communautaires ont été octroyés sur la base d'informations incorrectes fournies par le bénéficiaire ou que les fonds n'ont pas été utilisés conformément aux conditions et aux règles du contrat, ils le signalent aux ordonnateurs délégués qui décident d'éventuelles mesures à prendre.

Le rapport d'audit est un document interne et confidentiel qui fait l'objet d'un suivi par les services concernés de la Commission. Dans certains cas et si nécessaire, le service responsable compétent peut transmettre le rapport d'audit, en tout ou en partie, au contractant bénéficiaire pour qu'il y réagisse et fournisse des explications.