QUESTION ÉCRITE E-1294/96 posée par Roberto Mezzaroma (UPE) à la Commission (31 mai 1996)

Objet: Gestion des aides communautaires en Bosnie-Herzégovine

Plusieurs entreprises européennes et, parmi celles-ci, la société Italtrend (Bologne) ont été chargées, dans le cadre de l'assistance humanitaire à la Bosnie-Herzégovine, d'y acheminer cette aide.

La Commission pourrait-elle dire:

1. quels critères de sélection de ces entreprises furent adoptés et à quelles conditions l'avis de concours soumit la conclusion des contrats;

2. quelles garanties, légales, financières et logistiques, ces entreprises furent tenues de donner pour obtenir le marché communautaire; et

3. de quelle manière elle procède pour s'assurer de la concrétisation des objectifs que ces entreprises sont tenues de réaliser?

Réponse donnée par M. Van den Broek au nom de la Commission (5 juillet 1996)

La Commission a passé contrat, au nom des autorités de la république de Bosnie-Herzégovine, avec deux agents d'approvisionnement - EuroP.A.P.A. et Italtrend s.r.l. agissant en collaboration avec Gemco et Cato - en date du 15 janvier 1996. Ces agents d'approvisionnement ont pour rôle de procéder au choix définitif, à l'achat et à l'acheminement des marchandises selon les modalités définies dans le programme essentiel d'aide Phare en faveur de la Bosnie-Herzégovine, et ce au prix économiquement le plus avantageux et dans le délai le plus court qu'autorise la nécessité d'opérer en conformité avec la réglementation Phare et les règles d'appel à la concurrence et de passation des marchés préalablement convenues.

1. Un avis général d'appel d'offres pour la présélection d'agents d'approvisionnement a été publié ((JO C 161 du 27.6.1995. )). Après évaluation, 13 entreprises et consortiums ont été retenus dans la liste des présélectionnés. Sur cette base et conformément aux procédures types de Phare, la Commission a établi une liste restreinte, équilibrée, comportant neuf entreprises qui ont été invitées, le 28 novembre 1995, à soumissionner pour l'attribution des activités spécifiques d'approvisionnement prévues par le programme essentiel d'aide. Le dossier d'appel d'offres contenait un projet de contrat type d'approvisionnement et les annexes correspondantes, conformément aux procédures d'appel d'offres de Phare. Un exemplaire de ce projet de contrat peut être obtenu sur demande. Un comité d'évaluation a été créé, chargé de définir les critères précis d'évaluation technique s'appliquant aux trois rubriques principales mentionnées dans l'appel d'offres, à savoir: 1) l'organisation, l'échéancier, les méthodes et le programme d'activité (pondération maximale: 25%); 2) l'expérience (pondération maximale: 30%); 3) la spécialisation, l'expérience et les qualifications du personnel proposé (pondération maximale: 45%). En application de la méthode de la double enveloppe (séparation des éléments techniques et financiers des offres), les offres financières n'ont été ouvertes que pour les soumissions techniquement acceptables, à savoir celles ayant obtenu une note d'au moins 65%. Le classement global de ces dernières a été établi en affectant une pondération de 70% à l'offre technique et de 30% à l'offre financière.

2. Les agents d'approvisionnement ont été invités à s'engager par l'acceptation d'un contrat type précisant les éléments suivants: mission à exécuter, organisation et méthodes, liste du personnel, ventilation des prix et conditions générales des marchés de services financés sur les ressources Phare et Tacis. La constitution de garanties bancaires en est une partie intégrante. Celles-ci couvrent les avances prévues par le contrat et permettent à l'autorité adjudicatrice de recouvrer les montants avancés dans les cas de non-exécution. Les paiements ultérieurs sont effectués sur présentation de factures périodiques correspondant aux tâches exécutées. La dernière tranche de paiement n'est libérée qu'après approbation, par la Commission, du rapport final établi à la fin de la mission par les agents d'approvisionnement. Les agents considérés ont été invités à assurer, à Sarajevo, une implantation permanente dotée d'un personnel suffisant pour exécuter les tâches du contrat pendant la durée de leur mission. Ils ont été invités en outre à accorder une attention particulière aux problèmes logistiques posés par la situation infrastructurelle du pays et à définir des méthodes permettant d'éliminer les retards éventuels.

3. Différents mécanismes de suivi et de contrôle sont utilisés. Au cours de la phase de mise en place, les agents d'approvisionnement ont été invités à présenter un programme d'action précisant l'échéancier des tâches à accomplir dans le cadre de leur contrat et les ressources à y affecter. Ce programme est actualisé à intervalles d'un mois et soumis à la Commission dans des rapports d'activité mensuels et trimestriels qui dressent un état global de sa mise en oeuvre. Un suivi étroit est assuré aussi par le bureau de la Commission chargé du programme essentiel d'aide, implanté à Sarajevo, qui est en contact quotidien avec les agents d'approvisionnement et qui accorde en outre les autorisations de la Commission au cours du cycle d'approvisionnement (contenu, établissement de listes restreintes, évaluation des offres, attribution des marchés aux fournisseurs). Enfin, une équipe de suivi indépendante, recrutée par la Commission à l'issue d'un appel d'offres restreint, est chargée de vérifier la quantité, la qualité et la destination des fournitures livrées. Cette équipe est établie en permanence à Sarajevo et rédige des rapports autonomes adressés directement, chaque mois, à la Commission.