QUESTION ÉCRITE E-1565/03

posée par Eija-Riitta Korhola (PPE-DE) à la Commission

(8 mai 2003)

Objet: Aspects anormaux du nouveau système de rapport d'évolution de carrière (REC)

La Commission reconnaît-elle que le nouveau système de rapport d'évolution de carrière (REC), introduit cette année, n'est pas sans susciter de profondes inquiétudes auprès d'un grand nombre de ses fonctionnaires?

La Commission peut-elle expliquer les anormalités suivantes du nouveau système?

Si la promotion est censée se faire essentiellement sur la base du mérite, et si le mérite ressort clairement des rapports de notation et du nombre de points accordés, pourquoi les directeurs généraux devraient-ils avoir la possibilité de décerner jusqu'à dix points de priorité complémentaires par membre du personnel sur la base de critères qui ne sont ni clairs ni objectifs? Ce système ne risque-t-il pas d'encourager le favoritisme plutôt que le mérite?

Réponse communeaux questions écrites E-1562/03, E-1563/03, E-1564/03 et E-1565/03donnée par M. Kinnock au nom de la Commission

(27 juin 2003)

Il est normal, à la Commission comme dans d'autres organisations, que l'introduction d'un nouveau système d'évaluation ait suscité certaines réticences et inquiétudes auprès de certains membres du personnel. Toutefois, la Commission constate que la plus grande partie des inquiétudes

initiales se sont à présent dissipées, après que le personnel ait participé à l'élaboration des rapports d'évolution de carrière. Globalement, les directions générales (DG) au sein de la Commission ont mis en oeuvre leurs évaluations de manière sérieuse et performante, notamment en ce qui concerne le dialogue systématique requis qui a été reconnu en lui-même comme une évolution positive pour le personnel et la direction.

Le système d'évaluation a été adopté par la Commission après une longue réflexion et à la suite d'une consultation approfondie de toutes les parties intéressées. Il n'a pas été conçu ou présenté comme un instrument scientifique de mesure des performances, un tel instrument n'existant d'ailleurs pas. Toutefois, le système utilise un ensemble d'éléments et de mécanismes comprenant des critères uniformes, des normes et des procédures, ainsi que des contrôles et des pondérations. Tous ces outils permettent d'arriver à des résultats aussi objectifs que possible et de nature à produire des appréciations de mérite fiables.

Les quatre questions de l'Honorable Membre sont connexes.

En réponse à la question écrite E-1563/03, la Commission rappelle qu'en vertu du statut actuellement en vigueur, les promotions sont fondées sur une comparaison des mérites relatifs de tous les membres du personnel de la Commission dans un grade déterminé. Ce principe a été répété régulièrement dans la jurisprudence communautaire.

Dans ce cadre, la Commission a introduit, en tant que partie intégrante de sa nouvelle méthode d'évaluation, la notion de moyenne-cible exprimée sous forme de points de mérite. Cette moyenne-cible, qui a été fixée à 14/20, s'applique dans tous les grades et à toutes les DG au sein de la Commission et correspond à un score attribué pour un très bon niveau global de performance.

Il y a également d'autres motifs ayant justifié la fixation d'une moyenne-cible. Le système encourage la direction à opérer des évaluations individuelles fondées sur des mérites démontrés. En outre, et à titre corollaire, il y a lieu d'assurer qu'un système d'évaluation ne développe pas de tendances inflationnistes en termes de notes exagérément généreuses qui discréditeraient la méthode et les résultats de l'évaluation du personnel et porteraient préjudice à la grande majorité de ce dernier.

Le système de la moyenne-cible tient compte du fait bien établi et largement reconnu qu'à un niveau suffisamment global, la différenciation du personnel en fonction de ses performances est opérée sur la base d'un schéma qui reflète ce que l'on appelle une courbe de répartition normale (ou de structure en cloche). Une répartition normale autour de la moyenne-cible de 14 points de mérite est donc un résultat que l'on peut raisonnablement attendre d'un exercice d'évaluation.

En réponse à la question E-1562/03, on observera que le système décrit dans la réponse à la question E-1563/03 offre une certaine marge de flexibilité permettant une reconnaissance appropriée des mérites (notamment dans les cas où le nombre de personnes concernées représente un échantillon trop réduit pour refléter la répartition uniforme et normale visée ci-dessus). Premièrement, les DG sont autorisées à dépasser la moyenne-cible d'un point, c'est-à-dire de la fixer à 15 points de mérite (et non, comme le suggère l'Honorable Parlementaire, a 14,5), sans subir la moindre conséquence négative. Au-delà de ce niveau, une pénalité s'applique, impliquant une réduction du contingent de points de priorité mis à la disposition de la DG pour le grade concerné. Même dans ce cas, il est cependant toujours possible de tenir compte de situations spécifiques dans un grade déterminé, de manière à ne pas pénaliser les groupes dont les membres du personnel font tous état de performances de haut niveau: pour autant que la DG signale son cas de manière appropriée, les comités de promotion peuvent décider de supprimer ou de réduire la pénalité.

En réponse à la question écrite E-1564/03, la Commission souligne le fait qu'en ce qui concerne la possibilité de préattribuer des points de mérite avant que les dialogues individuels d'évaluation n'aient effectivement eu lieu, l'entrevue d'évaluation doit inclure une dimension centrée sur l'avenir qui offre l'opportunité aux directeurs et chefs d'unités de discuter avec le personnel de leurs besoins en matière de développement et de leur potentiel d'amélioration de leurs performances professionnelles.

Le nouveau système d'évaluation et l'obligation de respecter la moyenne-cible en termes de points de mérite signifient que, dans chaque DG, un effort concerté est requis pour assurer la cohérence des résultats d'évaluation entre les directions et unités et une distribution équitable des points de mérite.

Il est donc normal et de bonne pratique qu'un certain travail préparatoire soit requis au sein de la DG. L'article 3, paragraphe 6 des dispositions générales d'application de l'article 43 du statut

fait référence à cet exercice de coordination dans la préparation précédant les phases formelles de l'évaluation(1). L'objectif principal de cet exercice est de permettre aux évaluateurs de convenir d'une série de normes communes d'interprétation des critères d'évaluation, de manière à ce que les évaluations individuelles puissent être opérées sur la base d'une interprétation uniforme du système et de la méthodologie en vigueur.

Les réunions de coordination doivent toujours s'assurer de la participation d'évaluateurs et de validateurs. En outre, elles ne devraient pas aboutir à une allocation prédéterminée de points de mérite aux fonctionnaires avant que les évaluations individuelles n'aient eu lieu. Ces réunions doivent chercher à obtenir une estimation de la distribution des points de mérite fondée sur une comparaison large de tous les membres du personnel dans le même grade, pour autant qu'une telle estimation soit issue de jugements opérés par les évaluateurs sur les performances et mérites de leur personnel. Dans ce cas, une certaine marge de flexibilité doit être conservée pour tenir compte des situations où existent des différences entre les estimations et les résultats apparaissant dans les rapports d'évolution de carrière.

Si ces mesures n'étaient pas appliquées, les évaluateurs (le plus souvent les chefs d'unité, en tant que supérieurs directs des membres du personnel hors cadre) seraient privés des moyens leur permettant de remplir leurs devoirs et d'exercer leurs prérogatives d'opérer de véritables évaluations du personnel qu'ils dirigent. Il s'agirait d'une distorsion grave du système et la Commission saurait gré à l'Honorable Parlementaire de communiquer toute information concernant des situations spécifiques où il serait fait état de tels écarts, pour que les mesures appropriées puissent être prises.

En réponse à la question écrite E-1565/03, les points de priorité, tout comme les points de mérite, peuvent être octroyés exclusivement sur la base de considérations ayant trait aux performances individuelles. En outre, l'attribution de ces points additionnels aux fonctionnaires considérés comme les plus méritants est régie par les règles contenues à l'article 6, paragraphe 3, des dispositions générales d'application de l'article 45 du statut(2), qui définit des critères d'attribution claires pouvant être synthétisés comme suit: les points de priorité sont accordés aux fonctionnaires en reconnaissance, notamment, de leur contribution à la réalisation d'objectifs plus larges que ceux directement liés à leur programme de travail individuel et/ou à titre de récompense pour des efforts particuliers et des résultats exceptionnels. En vue de permettre une différenciation significative au sein du personnel sur la base des mérites, la moitié du contingent disponible de points de priorité doit être partagée entre les personnes créditées des toutes meilleures performances dans un grade déterminé (ce qui correspond environ à 15 % des personnes dans ce grade).

Les directeurs et les directeurs généraux sont chargés de formuler les propositions d'octroi des points de priorité, pour la raison évidente que leurs fonctions leur offre un aperçu plus large du service et de son personnel.

En complément à ces principes, les DG ont adopté quelques simples lignes directrices concernant la distribution de points de priorité et ces lignes directrices ont été portées à l'attention du personnel.

La décision sur l'octroi des points de priorité est prise collégialement et non par le directeur général uniquement (celui-ci/celle-ci adoptant la décision sur la base des informations reçues et sur proposition du personnel d'encadrement), avec la participation de représentants du personnel.

Tous ces facteurs contribuent à assurer que les décisions sur les promotions soient prises sur la base d'éléments objectifs et à la suite d'une procédure équitable et transparente.

(1) Adoptées par la Commission le 26 avril 2002.

(2) Également adoptées par la Commission le 26 avril 2002.