QUESTION ÉCRITE E-3978/98

posée par Klaus Lukas (NI) à la Commission

(4 janvier 1999)

Objet: Service de la Commission "services généraux"

La Commission a créé le service "services généraux" afin d'accroître l'efficacité des différents programmes de l'UE.

Dans ce contexte, la Commission est invitée à répondre aux questions suivantes:

- Dans l'intervalle, les premières expériences ont-elles déjà été faites sur les travaux de ce service?

- Quelles sont ces expériences et quelles conséquences peut-on en tirer?

- Quelles missions ce service assume-t-il actuellement?

- Quel est le nombre et la nature des projets sur lesquels travaille actuellement ce service?

- Quel est le nombre de postes prévus à l'organigramme de ce service?

- Quel est le nombre de postes actuellement pourvus?

- À quelle date l'effectif de ce service sera-t-il au complet?

- De quelle manière les postes sont-ils pourvus (par exemple au niveau interne, par de nouveaux recrutements, par le recrutement de temporaires)?

- Quelles conditions les fonctionnaires doivent-ils remplir pour exercer leurs activités dans ce service?

- Quelle est la moyenne d'âge des fonctionnaires exerçant leurs activités dans ce service?

- Quelle est l'ancienneté moyenne de ces fonctionnaires?

- Quel est le nombre de projets qu'un fonctionnaire de ce service traite en moyenne actuellement?

- Quelle est la durée moyenne de l'examen d'un projet?

- Quels sont les crédits dégagés pour le paiement (somme minimale, maximale, moyenne)?

- À quelle fréquence les fonctionnaires compétents peuvent-ils entreprendre des contrôles sur le terrain?

- Les fonctionnaires de la Commission sont-ils soutenus par des organismes tiers (par exemple délégation de la Commission, Cour des comptes, autorités nationales)?

- Est-il exact que les Autrichiens sont nettement sous-représentés dans ce service?

- Dans l'affirmative, pour quelles raisons les Autrichiens sont-ils nettement sous-représentés dans ce service et quelles mesures la Commission entend-elle prendre pour y remédier?

Réponse donnée par M. Santer au nom de la Commission

(16 février 1999)

Le Service commun Relex est devenu opérationnel le 1er juillet 1998, avec pour objectif principal la simplification et la rationalisation et, partant, la mise en oeuvre plus efficace d'un montant d'aide de près de 8 000 millions d'euros par an.

Au cours des premiers mois, ses tâches principales ont consisté dans le transfert de fonctionnaires ou de postes des directions générales (DG) liées à ces activités, le transfert de certaines activités des directions générales géographiques vers le Service commun Relex, avec les dossiers correspondants, tant pour la gestion technique que financière, et le lancement du processus d'harmonisation, de simplification et de rationalisation des procédures d'octroi de contrats, parallèlement au suivi de la gestion des contrats et au paiement des factures. La charge de travail annuelle du SCR est actuellement évaluée à 2 000 appels d'offres, 10 000 contrats et 50 000 transactions financières.

Le nombre de fonctionnaires affectés au SCR est basé sur le rapport de l'Inspection générale des services de la Commission qui a servi de fondement à la décision de la Commission du 1er juillet 1998. Cette décision prévoit 648 postes (y compris le personnel externe) pour le SCR, auxquels il faut ajouter le directeur général, six directeurs et les postes qui y sont directement rattachés. 620 postes sont actuellement occupés et en principe la quasi totalité des postes devraient être pourvus dans les prochains mois.

Sur la base de l'analyse effectéue par l'IGS, 30 à 35 % du personnel de la DG 1A (Relations extérieures: Europe et nouveaux États indépendants, politique étrangère et de sécurité commune, service extérieur), de la DG 1B (Relations extérieures: Méditerranée du sud, Moyen et Proche-Orient, Amérique latine, Asie du Sud et du Sud-Est et coopération Nord-Sud) et de la DG VIII (Développement) ont été pressentis pour un transfert vers le SCR et ont par conséquent été transférés entre juillet et octobre 1998. Pour obtenir l'effectif complet du SCR, il faut encore ajouter 9 fonctionnaires provenant de la DG I et 35 autres issus de l'ancienne Association européenne pour la coopération (AEC).

En ce qui concerne les postes vacants obtenus par le SCR, ceux-ci ont été publiés durant le second semestre de 1998. Le pourvoi des postes vacants au SCR est effectué selon les mêmes procédures que celles appliquées à toute autre DG ou service de la Commission.

L'âge moyen des fonctionnaires travaillant au SCR est de 45 ans et 5 mois et leur ancienneté moyenne à la Commission est de 12 ans et 5 mois.

Le Service commun Relex comprend six directions. Ces directions sont principalement investies de responsabilités géographiques (Direction A = projets Europe; Direction B = projets Méditerranée du sud, Moyen et Proche-Orient, Amérique latine, Asie du Sud et du Sud-Est; Direction C = projets ACP). Trois directions assument des responsabilités fonctionnelles (Direction D = budget et finances; Direction E = appels d'offres, contrats et questions juridiques; Direction F = ressources, relations avec les autres institutions, évaluation et information).

En 1998, le résultat combiné des activités des DG géographiques, arrêté au 30 juin, et du SCR, à compter du 1er juillet, a représenté 586 millions d'euros répartis sur quelque 80 lignes budgétaires et le Fonds européen de développement (FED). Environ 40 300 payements ont été effectués, allant de 1 euro à 50 millions d'euros, avec une moyenne de 114 000 euros.

Quant aux contrôles sur le terrain, une unité distincte du SCR est chargée d'effectuer des visites d'audit. Environ 500 visites de ce type sont prévues annuellement. La plupart de ces audits seront effectués par des contrôleurs engagés sur une base contractuelle et agissant pour la Commission, sauf dans les affaires délicates où des fonctionnaires de la Commission seront toujours chargés de l'audit. En tout état de cause, le suivi et les aspects décisionnels des audits resteront du ressort de la Commission.

11 Autrichiens travaillent au SCR, plus un stagiaire. D'autres candidats autrichiens pourraient être recrutés.