QUESTION ÉCRITE E-0221/03

posée par Samuli Pohjamo (ELDR)et Mikko Pesälä (ELDR) à la Commission

(3 février 2003)

Objet: Inégalité des frais de transport en liaison avec les projets de l'Union européenne

Les participants aux divers projets de l'Union européenne originaires de régions périphériques doivent budgétiser leurs déplacements sur la même base que leurs collègues du centre de l'Europe. Dans la pratique, ces derniers peuvent se rendre aux réunions prévues en utilisant leur propre véhicule ou en empruntant des liaisons aériennes peu onéreuses, alors que les Finlandais voient leurs indemnités de déplacement souvent épuisées à mi-projet. Il en résulte alors qu'ils ne peuvent pas toujours forcément assister aux réunions les plus importantes.

La Commission pourrait-elle bien préciser si elle entend mettre en oeuvre un mode de budgétisation des frais de déplacement faisant appel à un coefficient établi en fonction de la longueur des trajets et de la provenance géographique?

La Commission pourrait-elle réaliser une étude sur les projets de l'Union européenne et comparer notamment les frais de transport exposés par les participants finlandais et suédois à ceux de leurs homologues anglais et allemands? Il conviendrait également d'examiner les frais de transport individuels des participants originaires de divers pays et la suffisance des indemnités de déplacement en liaison avec la durée des projets.

Réponse donnée par M. Liikanen au nom de la Commission

(28 avril 2003)

La question soulevée par l'Honorable Parlementaire concerne les frais de déplacement liés aux projets de recherche relevant du programme sur la Société de l'information (IST) compris dans le cinquième programme-cadre de la Communauté européenne (5e PC)(1). Les paragraphes suivants expliquent les règles applicables au remboursement des frais de déplacement relatifs au cinquième et au sixième programmes-cadres (6e PC)(2)

La Commission a fixé les principes généraux applicables aux contributions communautaires destinées au 5e PC dans le règlement (CE) no 996/1999 de la Commission, du 11 mai 1999, arrêtant les modalités d'application de la décision 1999/65/CE du Conseil relative aux règles de participation des entreprises, des centres de recherche et des universités et aux règles de diffusion des résultats de la recherche pour la mise en oeuvre du cinquième programme-cadre de la Communauté européenne (1998-2002). Le principe général est le suivant: la Commission contribue aux coûts éligibles totaux de l'action. L'une des catégories de coûts éligibles est celle des frais de déplacement et de séjour. Le principe applicable au calcul de la contribution communautaire est que la Commission participe à hauteur d'un pourcentage donné de ces coûts éligibles totaux. Pour les organisations utilisant le modèle dit du coût complet, la contribution communautaire versée au titre du déplacement du participant peut atteindre 50 % des coûts éligibles totaux, alors que pour les organisations recourant au modèle dit des coûts additionnels, la contribution communautaire s'élève à 100 % des coûts éligibles totaux. Il faut préciser qu'en cas d'application du modèle dit des coûts additionnels, le remboursement s'effectue à hauteur de 100 % non de tous les coûts supportés, mais seulement des coûts directs additionnels non couverts par un financement périodique.

Ce principe est développé à l'annexe II des divers contrats types se rapportant au 5e PC, ainsi que dans les orientations financières publiées pour le 5e PC. Pourtant, le principe essentiel reste que la Commission contribue aux coûts éligibles totaux des participants tels que documentés par ceux-ci. La Commission n'a fixé ni règles spécifiques ni plafonds pour le remboursement des frais de voyage. Pour chacun des contrats, les participants et la Commission se mettent d'accord sur la répartition du budget entre les catégories de coûts lors des négotiations précédant la signature du contrat. Malgré l'existence d'une certaine marge permettant d'adapter la répartition du budget entre les catégories ainsi qu'entre les partenaires, les possibilités de transfert sont limitées, et souvent les transferts importants sont subordonnés à l'accord préalable de la Commission.

Pour le 6e PC, le principe essentiel de la contribution communautaire aux coûts éligibles totaux a été maintenu malgré certains changements importants. Le 6e PC ne prévoit pas de catégories prédéfinies pour les coûts éligibles, et le contrat ne doit pas prescrire de ventilation des coûts par catégorie. Les parties contractantes seront habilitées à distribuer le budget comme elles le jugent bon, en fonction du but fixé dans le contrat. Ainsi la répartition, par exemple, des frais de voyage entre les participants relèvera de la responsabilité des participants eux-mêmes, et les frais seront remboursés s'ils remplissent

les critères fixés dans le contrat de recherche (dépenses réelles, calculées dans un souci d'économie et nécessaires, encourues pendant la durée du projet, déterminées conformément aux principes comptables usuels du participant et inscrites dans sa comptabilité).

En résumé, pour les projets de recherche du 5e PC comme du 6e PC, la répartition du budget voyages entre les participants résulte d'une décision interne au consortium. À ce titre, il n'est fait appel à aucun coefficient pour la prise en compte de la distance géographique. La Commission ne prévoit pas actuellement d'établir une comparaison entre les frais de voyage exposés par les différent projets selon l'origine géographique des participants. En ce qui concerne le 6e PC, la Commission n'exige pas la ventilation détaillée des coûts par catégorie (comme voyages) pour chaque participant, mais exige une justification des coûts au niveau de la gestion ainsi que leur certification par un auditeur externe.

(1) http://www.cordis.lu/fp5/.

(2) http://fp6.cordis.lu/fp6/home.cfm.