QUESTION ÉCRITE E-2436/02

posée par Christopher Heaton-Harris (PPE-DE) à la Commission

(26 août 2002)

Objet: Allégations de gestion défectueuse des fonds confiés aux Communautés européennes

Marta Andreasen a exercé auprès de la Commission les fonctions de directeur de l'exécution du budget et de comptable, un poste à haute responsabilité. Conformément à la législation, elle avait pleine responsabilité pour les fonds confiés aux Communautés européennes. Toute allégation de gestion défectueuse venant d'elle est donc extrêmement grave.

La Commission possède-t-elle un système de comptabilité sur lequel reposent les comptes présentés chaque année?

La Commission est-elle dotée d'un système de comptabilité sûr, cohérent et exhaustif pour le traitement des opérations financières?

Les normes de comptabilité fondamentales et minimales acceptées sur le plan international et national sont-elles respectées?

Comment peut-on définir les pratiques de comptabilité et d'audit de la Commission par rapport aux systèmes adoptés dans les quinze États membres?

La Commission utilise-t-elle une comptabilité en partie double en tant que pratique comptable régulière?

Tous les aspects du règlement financier actuel sont-ils respectés?

Y a-t-il eu un audit de trésorerie au cours des dix dernières années?

Existe-t-il des tableaux des flux de trésorerie de la Commission?

En l'absence de ces instruments, est-il possible de présenter des comptes fiables concernant les institutions de l'UE?

Réponse donnée par Mme Schreyer au nom de la Commission

(27 novembre 2002)

1. et 2. La Commission possède bien un système de comptabilité sur lequel reposent les comptes présentés chaque année.

La gestion financière et la comptabilité centrales de la Commission sont assurées au moyen d'un système informatique centralisé (Sincom2), mis en place en 1997 et étendu à tous les services de la Commission en 1999. L'architecture de ce système comporte trois éléments différents, qui sont interconnectés entre eux et interfacés avec les systèmes locaux des services opérationnels, servant principalement à satisfaire les besoins de gestion locaux.

Ces trois sous-systèmes centraux sont conçus pour répondre aux besoins de différents utilisateurs:

- SAP R/3 est utilisé par les services du comptable et par le contrôleur financier. Il s'agit du système comptable officiel de la Commission, dans lequel s'effectuent la comptabilité budgétaire, la comptabilité générale, la gestion de trésorerie, la validation des données bancaires concernant les tiers, les recouvrements et l'émission de paiements via le réseau bancaire SWIFT;

- Si2 est l'outil de gestion budgétaire des services ordonnateurs. Les opérations y sont introduites par les directions générales (DG), soit directement, soit indirectement par un transfert à partir des systèmes informatiques locaux au moyen d'une interface standard. Quelle que soit leur origine, toutes les opérations doivent suivre un processus interne (workflow) dans chaque DG et doivent être validées par l'ordonnateur dans Si2 avant le transfert vers R/3; et

- le data warehouse est un outil de compte rendu, dans lequel les données de Si2 et R/3 sont copiées.

Le compte rendu légal effectué par le comptable repose sur des données extraites de SAP R/3.

2. L'accès à toutes les parties du système Sincom2 est contrôlé par mot de passe. Les mots de passe ne sont attribués qu'à des personnes autorisées. Leur accès au système est limité aux secteurs et actions couverts par l'autorisation donnée par un membre de l'encadrement. La sécurité du système est constamment renforcée avec l'aide de spécialistes extérieurs de la sécurité informatique.

La grande majorité des opérations passent sans problème d'un sous-système de Sincom2 à l'autre. Certaines discordances apparentes ont cependant été détectées, résultant principalement de différences entre les structures des données des systèmes. La Commission effectue actuellement un rapprochement entre ces systèmes afin d'améliorer la transmission des données entre les différents éléments.

Toutes les données utilisées pour produire la comptabilité de la Commission figurent dans Sincom2.

3. Dispositions légales

La comptabilité est tenue selon le règlement financier(1).

Principes comptables:

- La comptabilité des institutions européennes se compose d'une comptabilité générale et d'une comptabilité budgétaire.

- La comptabilité de l'exécution budgétaire se fonde sur le principe de la comptabilité de caisse modifiée(2).

- La comptabilité générale retrace l'intégralité des dépenses et des recettes de l'exercice et est destinée à établir la situation financière de la Commission sous la forme d'un bilan arrêté au 31 décembre.

- La comptabilité générale repose notamment sur les principes suivants (conformes aux principes comptables généralement reconnus):

- le principe de la continuité des activités;

- le principe d'importance relative et d'agrégation des données;

- le principe de la prééminence du fond sur la forme;

- le principe de non-compensation entre éléments de l'actif et du passif.

- Les états financiers eux-mêmes tiennent compte de certains éléments du principe de prudence et de comptabilité d'exercice.

- L'harmonisation comptable et la cohérence des données sont obtenues grâce à l'application des mêmes règles d'évaluation (de l'actif et du passif) et méthodes comptables dans l'ensemble des institutions européennes comprises actuellement dans le périmètre de consolidation (Parlement, Conseil, Commission, Cour de justice, Cour des comptes, Comité économique et social, Comité des régions et Médiateur).

Respect des principes comptables généralement reconnus(3):

- Ces dernières années, l'IFAC a établi pour le secteur public deux séries de principes comptables généralement reconnus, correspondant aux deux méthodes qui peuvent être retenues, à savoir la comptabilité de caisse ou la comptabilité d'exercice. Le budget de l'Union européenne est voté et exécuté sur la base d'une comptabilité de caisse.

- La Commission se conforme intégralement aux normes régissant la comptabilité de caisse, qui sont les normes traditionnellement appliquées par le secteur public. La Cour des comptes a systématiquement déclaré fiables les comptes de caisse.

- Le système informatique financier Sincom2 permet à la Commission de produire, sur la base de la comptabilité de caisse, des états financiers entièrement automatisés.

- Cependant, comme la plupart des gouvernements de l'Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE), la Commission n'applique pas intégralement, pour le moment, les normes de comptabilité d'exercice correspondantes et le règlement financier ne l'y oblige pas à l'heure actuelle.

- Afin d'améliorer les informations fournies dans les comptes, les états financiers produits par la Commission prennent néanmoins en considération des éléments de comptabilité d'exercice comme l'enregistrement et l'amortissement des immobilisations, les corrections de valeur sur créances, les provisions, les droits à pension, la comptabilisation des crédits reportés comme charges et dettes afférentes à l'exercice et l'enregistrement des actifs et passifs éventuels.

- Les informations complémentaires nécessaires à l'établissement d'une comptabilité d'exercice sont collectées dans toute la Commission et introduites dans le système comptable central (SAP/R3), selon le système de la partie double, par les services du comptable.

- Dans le cadre des initiatives générales d'amélioration prises en 2000 et 2001, un effort particulier a été fourni pour accroître la fiabilité de ces informations complémentaires tendant à l'établissement d'une comptabilité d'exercice.

Évolution du cadre et des normes comptables:

- Le secteur public a amorcé un glissement d'une comptabilité de caisse enregistrant des dépenses et des recettes budgétaires vers un système fondé sur les normes d'information financière en vigueur dans le secteur privé. Conformément à cette tendance et aux dispositions du nouveau règlement financier, la Commission prépare son passage à une comptabilité d'exercice intégrée. Le règlement financier remanié, qui entrera en vigueur le 1er janvier 2003, prévoit qu'un système de comptabilité d'exercice intégré soit en place d'ici à 2005.

- L'incorporation dans le système comptable officiel de données fondées sur la comptabilité d'exercice et le respect global des principes comptables généralement reconnus constituent un élément-clé de la modernisation en cours de la comptabilité.

Conclusion:

- La Commission se conforme intégralement aux normes régissant la comptabilité de caisse et aux dispositions comptables prévues par les dispositions légales en vigueur. Elle a par ailleurs déjà introduit plusieurs éléments nécessaires à l'établissement d'une comptabilité d'exercice, dont elle devra appliquer tous les principes d'ici à 2005, comme le veut le nouveau règlement financier.

4. Peu d'États membres ou d'organismes publics se conforment totalement à ces derniers principes. Certes, nombre de pays esquissent une tendance générale à les adopter, mais la situation n'est pas la même partout: d'une manière générale, les Pays-Bas, la Suède et le Royaume-Uni se rapprochent le plus de cet objectif, tandis que d'autres États membres en sont encore à un stade moins avancé.

Depuis 2000 et le lancement du plan pluriannuel de modernisation de la comptabilité, la Commission a commencé à s'orienter vers des états financiers fondés sur les principes d'une comptabilité d'exercice, de sorte qu'elle participe activement à la tendance générale de la comptabilité du secteur public et qu'elle évolue plus rapidement que beaucoup d'États membres.

5. La Commission applique les principes de la comptabilité en partie double pour rendre compte des encaissements, des décaissements, des ordres de paiement et des ordres de recouvrement. Les éléments de comptabilité d'exercice déjà utilisés par la Commission sont également introduits dans le système sur la base des principes de la partie double.

6. La Commission a produit et continue à produire des comptes fiables, conformes au règlement financier. Comme le sait l'honorable membre de la commission du contrôle budgétaire, la Cour des comptes n'a jamais refusé de donner son assurance quant à la fiabilité des comptes.

Les observations de la Cour des comptes figurant dans la déclaration d'assurance relative au budget général pour l'exercice clos le 31 décembre 2000(4) portent sur le non-respect des principes de la comptabilité d'exercice et non sur la comptabilité de caisse en tant que telle. Le respect des principes de la comptabilité d'exercice ne constitue toutefois pas une obligation pour la Commission dans le cadre du règlement financier actuel. Le nouveau règlement financier impose l'application de ces principes pour la première fois à compter de l'exercice 2005.

7. La Cour des comptes est l'auditeur externe vis-à-vis de la Commission. Les auditeurs de la Cour ont accès à la totalité des systèmes et données liés aux activités de la Commission, y compris la trésorerie. La Cour examine les comptes de la Commission chaque année et, dans le cadre de ses travaux, il lui est loisible d'analyser la fonction de trésorerie. La Cour n'a pas, dans ses rapports, formulé de critiques à l'égard de la trésorerie utilisée par la Commission.

8. Le tableau des flux de trésorerie présente les paiements effectifs jusqu'au mois en question et des estimations pour les mois suivants. Une série de données produites chaque mois peut être consultée à l'adresse suivante: http://europa.eu.int/comm/budget/execution/utilisation/details_fr.htm. Ces documents sont à la disposition de l'autorité budgétaire (Parlement et Conseil).

9. La Commission a produit et continue à produire des comptes fiables. En dépit de certaines observations concernant des aspects de la comptabilité d'exercice, la Cour des comptes a toujours donné son assurance quant à la fiabilité des comptes.

(1) Règlement financier du 21 décembre 1977, tel que modifié en dernier lieu par le règlement no 762/2001 du Conseil du 9 avril 2001 et par le règlement no 3418/93 de la Commission du 9 décembre 1993 portant modalités d'exécution de certaines dispositions du règlement financier, modifié en dernier lieu par le règlement no 1687/2001 du 21 août 2001.

(2) Quelques éléments, comme les crédits reportés, la distinguent d'une exécution purement fondée sur une comptabilité de caisse.

(3) L'IFAC (International Federation Of Accountants) publie des normes comptables internationales pour le secteur public.

(4) JO C 359 du 15.12.2001.