QUESTION ÉCRITE E-1562/99

posée par Lucio Manisco (GUE/NGL) à la Commission

(1er septembre 1999)

Objet: Évaluation des projets du cinquième programme-cadre de R&D

La Commission a sélectionné la firme Wang, à la suite d'une procédure d'adjudication, pour gérer l'évaluation des propositions relatives au programme-cadre de R&D, mais a signé avec retard le contrat, ce qui a contraint les fonctionnaires de cette institution, chargés de mener à bien cette tâche, à exécuter des travaux qui ne répondaient pas à leurs fonctions, tels que l'assemblage de tables, le transport de sièges d'un bâtiment à l'autre, l'acquisition auprès de la firme Ikea des tables et des sièges manquants.

1. Quel a été le coût de cet appel d'offres?

2. Est-il exact que la société soumissionnaire utiliserait gratuitement les locaux de la Commission? Quel coût en résulte pour la Commission?

3. Pour quelle raison la Commission n'a-t-elle pas signé en temps opportun le contrat avec la société Wang, contraignant ainsi ses directions à effectuer ces évaluations dans des conditions pour le moins inhabituelles?

4. Les fonctionnaires eux-mêmes de la Commission ayant effectué ces évaluations, de quelle manière la Commission entend-elle récupérer la part destinée à la société Wang, concernant la gestion des évaluations pour 1999, puisque cette société n'a pas été en mesure de garantir le service concernant la gestion des évaluations de l'année en cours?

5. À quel service, et plus particulièrement à quel fonctionnaire, est imputable le retard de la signature du contrat avec la société Wang, et quelles mesures la Commission entend-elle prendre pour pallier les désagréments qui se sont produits?

6. Quel aurait été le coût de la gestion de l'évaluation si, comme les années précédentes, la Commission avait effectué directement cette évaluation?

7. Est-il exact que le système informatique mis au point pour l'organisation des évaluations est inapproprié?

Réponse donnée par M. Liikanen au nom de la Commission

(16 novembre 1999)

L'évaluation de la proposition est effectuée par la Commission sur la base des recommandations d'experts indépendents. Chaque proposition est examinée par plusieurs experts, d'abord individuellement, puis en groupe de travail. Pour des raisons d'efficacité et de confidentialité, les experts sont invités à Bruxelles ou à Luxembourg à travailler en équipe au processus d'évaluation. La Commission fournit les infrastructures appropriées (salles de réunions, équipements de traitement des données, soutien administratif) et prépare des documents visant à recueillir les résultats des évaluations individuelles et de groupe et les rapports des experts.

Compte tenu des ressources disponibles pour l'ensemble du programme cadre mais aussi des expériences positives du programme Esprit lors du quatrième programme cadre (PC4), il a été choisi pour le cinquième programme cadre (PC5) de sous-traiter à une société extérieure toutes les tâches relatives à l'évaluation qui n'impliquent pas la responsabilité de la Commission dans le processus d'évaluation: collecte des propositions, encodage des formulaires, stockage des propositions, création de fichiers électroniques pour un traitement ultérieur par les systèmes d'information de la Commission, compte rendu.

La seléction du sous-traitant et la location du bâtiment abritant l'équipe d'évaluation (salles de réunion, bureaux de passage pour le personnel de la Commission, espace réservé aux prestataires de services) s'effectuent suivant la procédure d'appel d'offres ouvert normal, conformément aux règles qui s'appliquent aux marchés publics.

1. La base financière de ce contrat comporte trois éléments: une part à prix fixe pour les infrastructures (par exemple, 1,6 million d'euros pour 2000), une composante variable par proposition traitée (par exemple 54 euros par proposition de partenaire unique soumise électroniquement; 107 euros pour le même type de proposition soumise sur papier ou 354 euros pour une proposition à partenaires multiples comportant plus de 20 pages de texte libre, soumise sur papier) et une composante variable par journée de travail d'expert sur place (5,4 euros).

2. Le prestataire de services d'évaluation utilise pour ses activités environ 10 % de la superficie totale (1 300 m2) du bâtiment loué pour l'équipe d'évaluation. La plus grande partie du bâtiment (près de 12 000 m2) est donc affectée aux salles de réunion, qui accueillent normalement jusqu'à 700 experts pendant les campagnes d'évaluation, et aux bureaux de passage de la Commission. Cette répartition de l'espace a été clairement mentionnée dans les spécifications de l'appel d'offres.

3. Pour des raisons évidentes, le contrat avec le prestataire de services d'évaluation devait être signé en même temps ou après la signature du contrat de location du bâtiment. Le contrat de location du bâtiment a pris du retard parce qu'il a été estimé nécessaire d'organiser une deuxième consultation interservices après la démission de la Commission, afin d'appliquer prudemment l'instruction de la Commission démissionnaire de limiter son activité strictement aux affaires en cours.

4. Comme il a déjà été expliqué au point 1 ci-dessus, et en ce qui concerne les coûts variables, le prestataire de services d'évaluation n'est remboursé par la Commission que pour les services effectivement fournis et acceptés (sur la base du nombre de propositions ou de journées de travail d'expert).

Toutes les parties reconnaissent que le contexte dans lequel les premières propositions ont été recueillies, encondées et transférées à la Commission et les premières campagnes d'évaluation ont été organisées n'était pas optimal (en raison de la signature tardive du contrat de location et des contraintes dans la mise en oeuvre du budget 1999). Certaines parties du bâtiment n'étaient pas entièrement prêtes pour abriter le prestataire de services et les évaluations et certains éléments des infrasctructures de traitement des données en étaient encore à la phase d'installation.

Seul un effort conjoint de la société Wang et de la Commission a permis, dans ces circonstances exceptionnelles, de gérer le processus d'évaluation de manière à ce que les principales fonctions soient mises en place et que les délais importants soient respectés.

5. Il a été répondu à la partie principale de la question au point 3 ci-dessus. Les retards associés résultant de circonstances imprévues ne peuvent donc être attribués à une personne ou à un service particulier.

6. Dans le cadre du PC4, les évaluations étaient généralement effectuées dans des bureaux temporaires ou des hôtels pour des périodes de trois à six mois, ce qui nécessitait l'installation, puis l'enlèvement, d'infrastructures, de réseaux et de mobilier. De plus, il fallait recruter du personnel temporaire (personnel de direction et administratif). Le coût global est difficile à évaluer, puisque les systèmes de comptabilité ne permettaient pas de les consolider, y compris les divers frais généraux. En termes de coût, la Commission estime que les coûts maison seraient du même ordre que ceux de cette infrasctructure d'évaluation commune.

7. Les systèmes informatiques utilisés pour les évaluations initiales étaient parfaitement appropriés et ont accompli leur tâche comme prévu. Le manque d'infrastructures a cependant limité physiquement leur disponibilité. Maintenant que les infrastructures du réseau et de la salle des ordinateurs sont installées dans le bâtiment, les systèmes sont en cours de transfert dans la salle des ordinateurs sécurisée, à partir de laquelle ils pourront servir les utilisateurs dans tout le bâtiment.