QUESTION ÉCRITE E-1161/02

posée par Christopher Heaton-Harris (PPE-DE) à la Commission

(23 avril 2002)

Objet: Déclarations d'assurance au sein des DG

La Commission a annoncé qu'elle envisageait de demander à chaque directeur général d'établir une déclaration d'assurance pour son département.

Précisément, quelles sortes d'informations seront contenues dans chacune de ces déclarations?

Comment la Commission saura-t-elle si chaque personne dispose des connaissances et des compétences nécessaires pour porter une appréciation objective?

Quelles mesures de contrôle sont prévues afin de s'assurer que la déclaration sera équitable, juste et impartiale?

Comment la Commission entend-elle garantir la fiabilité de chacune des déclarations d'assurance?

Réponse donnée par M. Prodi au nom de la Commission

(17 juin 2002)

La charte des missions et responsabilités des ordonnateurs délégués, qui s'adresse aux directeurs généraux et aux chefs de service, comporte une obligation de rendre compte des activités de la direction générale et du service concerné, ainsi que de la gestion des ressources allouées. Cette obligation prend la forme d'un rapport annuel et d'une déclaration. Leur introduction vise à concrétiser l'un des grands principes de la réforme: définir clairement les responsabilités en matière de gestion des ressources humaines et financières, une responsabilisation accrue étant le corollaire d'une plus grande décentralisation.

Pour la Commission, la mise en place de cet élément-clé du nouveau cadre de gestion et de contrôle revêt un caractère fondamental. Le travail de consolidation, de suivi et d'analyse de ses services centraux consistera à regrouper les différentes sources d'assurance afin de permettre à la Commission d'assumer réellement sa responsabilité collective et/ou de prendre des mesures correctives.

Ce cadre fondé sur le compte rendu et la responsabilisation doit également être vu comme un outil de gestion et un mécanisme permettant aux ordonnateurs délégués de faire le bilan des activités de leurs directions générales ou de leurs services et de déterminer les domaines à améliorer ou à développer. Des conseils techniques ont également été fournis comme mesure d'accompagnement, relatifs à la structure et au contenu des rapports d'activité annuels, de la déclaration et des réserves des ordonnateurs délégués.

La déclaration couvre un domaine plus étroit que le rapport annuel puisqu'elle n'inclut pas les évaluations des résultats obtenus dans la mise en oeuvre de politiques spécifiques, qui figurent dans le rapport. Elle constituera l'expression de la responsabilité assumée par les ordonnateurs délégués, qui s'engagent à veiller à la bonne gestion de leurs ressources et et à améliorer la gestion dans leurs services.

Contenu de la déclaration

Selon le modèle de déclaration convenu, qui sera inclus dans le rapport annuel, les ordonnateurs délégués devront, en se fondant sur tous les éléments d'information en leur possession:

- déclarer que les informations contenues dans le rapport sont sincères;

- affirmer avoir une assurance raisonnable, fondée sur leur propre jugement, que les ressources allouées aux activités décrites dans le rapport ont été utilisées aux fins prévues et conformément au principe de bonne gestion financière et que les procédures de contrôle mises en place donnent les garanties nécessaires quant à la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes;

- indiquer toutes les réserves destinées à mettre en évidence les risques associés aux opérations et actions gérées par leurs services qui peuvent avoir un effet négatif substantiel

sur les déclarations susmentionnées. Les réserves signalent les dysfonctionnements en matière de conception ou de mise en oeuvre des systèmes de gestion ou de contrôle interne et s'accompagnent de plans d'action expliquant les mesures rectificatives adoptées ou envisagées;

- confirmer en outre n'avoir connaissance d'aucun fait non signalé pouvant nuire aux intérêts de l'institution.

Procédure

Afin de remplir les obligations en question, les ordonnateurs délégués doivent instaurer une procédure adéquate et documentée définissant l'organisation et l'attribution des responsabilités aux correspondants qui les assumeront. Ils mettront également en oeuvre des systèmes de compte rendu visant à obtenir les informations requises auprès de leurs ordonnateurs subdélégués comme prévu dans leur charte. Cette procédure est complétée par des compte rendus internes et les retours d'information de leurs subordonnés, qui leur permettront de disposer d'une base appropriée pour élaborer leur rapport annuel et leur déclaration. La communication(1) de décembre 2001 définissant le niveau minimal de mise en oeuvre des standards de contrôle interne dote les ordonnateurs délégués d'un cadre de référence pour leurs systèmes de gestion et de contrôle.

Les ordonnateurs délégués recoivent de l'aide provenant de différentes sources:

- un groupe méthodologie, présidé par le secrétariat général, qui a élaboré des lignes directrices sur la procédure aboutissant à la déclaration ainsi que sur la portée des réserves et responsabilités de l'ordonnateur délégué;

- la direction générale du budget qui fournit les données comptables sur les transactions budgétaires créés et validées par les services dans le système de comptabilité budgétaire, en fonction de la structure actuelle du budget;

- leurs unités financières et opérationnelles qui les aident, dans le cadre de leurs responsabilités respectives, à établir les comptes annuels et qui élaborent des rapports sur la mise en oeuvre et le fonctionnement des systèmes de contrôle interne;

- les ordonnateurs subdélégués, qui rendent compte de la mise en oeuvre des programmes, opérations ou actions, selon leur subdélégation;

- leurs structures d'audit interne qui les informent du niveau de qualité des systèmes de gestion et de contrôle interne et des principaux secteurs présentant des risques de dysfonctionnement, d'illégalité ou d'irrégularité et transmettant aussi toute autre information pertinente, conformément au programme de travail établi en accord avec le directeur général;

- le service d'audit interne de la Commission qui les assiste pour le travail préparatoire;

- les informations transmises par la Cour des comptes, le contrôle financier et toutes les autres sources pertinentes.

Fiabilité

La déclaration est l'occasion, pour les ordonnateurs, d'émettre des réserves quant à la portée du contrôle qu'ils exercent réellement sur les opérations effectuées et donc l'étendue de leur responsabilité. Cela pourrait les inciter à surestimer les problèmes, mais ce risque devrait être contrebalancé par la tendance, plus communément admise, des gestionnaires à sous-estimer les défaillances de leurs services.

Pour la première année de mise en oeuvre du nouveau système de compte rendu, le service d'audit interne (SAI) de la Commission procèdera à une analyse limitée de la procédure d'élaboration des rapports et des déclarations annuels des DG et des services en mai et juin 2002. Le SAI vérifiera, à un niveau global et pour les besoins de la Commission, le caractère adéquat de la procédure et sa conformité avec les exigences existantes en matière de rapports et de déclarations annuels.

Il présentera ensuite un rapport consolidé de ses conclusions, sur la base de cette analyse.

Rapport de synthèse

Se fondant sur les rapports d'activité annuels et sur le rapport consolidé du service d'audit interne concernant le caractère adéquat de toute la procédure aboutissant aux rapports et aux déclarations annuels des ordonnateurs délégués, la Commission adoptera un rapport de synthèse,

préparé par le secrétariat général et la DG budget. Elle prendra également acte à un niveau global des réserves qui ont été signalées et commentera les solutions et les échéances indiquées, tout en arrêtant une série de mesures pour résoudre les problèmes détectés, y compris ceux découlant des conclusions du service d'audit interne. En cas d'incohérence ou de conflit entre les actions correctives proposées par les ordonnateurs délégués, c'est la Commission qui tranchera.

(1) SEC(2001) 2037-4.