QUESTION ÉCRITE E-1096/96 posée par James Moorhouse (PPE) au Conseil (8 mai 1996)

Objet: Enregistrement sur bande magnétique des sessions du Conseil

En complément à la réponse du Conseil (du 7 février 1996) à ma question écrite E-2481/95 (du 13 septembre 1995) ((JO C 79 du 18.3.1996, p. 8.)), le Conseil peut-il clarifier les points suivants auxquels il n'a pas répondu ou qui appelle sa réponse et voudrait-il:

1. faire savoir s'il est de pratique courante d'enregistrer les sessions du Conseil européen (les chefs d'États et de gouvernements et celles du Conseil lui-même, du COREPER et de certains groupes de travail)?

2. clarifier si l'accès aux enregistrements du Conseil et de ses instances destinés au «General secretariats» (au pluriel en anglais) ((Ne concerne que la version anglaise.)) (paragraphe 3 de la réponse du Conseil, telle qu'elle ressort du JO C 79/8) est une erreur typographique ou si le Conseil a voulu indiquer que le secrétariat général de la Commission et celui du Conseil ont, en réalité, accès à ces bandes sonores dans certaines circonstances?

3. indiquer, de manière très générale, le laps de temps moyen qui s'écoule (en semaines, en mois ou en années) entre le moment où les procès-verbaux sont rédigés et le moment où «les enregistrements sur bande magnétique sont systématiquement effacés» (ce qui devrait probablement se traduire par «erased» en anglais (2)?

4. indiquer si le secrétariat général du Conseil autorise les fonctionnaires des délégations nationales à avoir accès à ces enregistrements et cela sous contrôle?

5. indiquer, enfin, pour quelles raisons il estime qu'il ne serait pas dans l'intérêt du public de conserver ces enregistrements et de les entreposer dans les archives du Conseil pour que les chercheurs et le public en général y aient accès après une période de 30 ou 40 ans à des fins historiques sous réserve de mesures de sauvegarde particulières?

Réponse (14 octobre 1996)

1. Tel qu'indiqué dans la réponse du Conseil à la question de l'Honorable Parlementaire E-2481/95, la pratique de l'enregistrement des sessions du Conseil remonte aux origines de la CECA. Les enregistrements sont faits uniquement pour les besoins du Secrétariat et constituent des outils techniques de travail. Ils sont en principe effectués lors de toute réunion officielle pour laquelle le Secrétariat général du Conseil est appelé à exercer ses fonctions.

2. L'accès aux enregistrements en question est limité aux fonctionnaires du Secrétariat général du Conseil compétents en la matière; ceux de la Commission n'y ont pas accès.

3. Quant au laps de temps moyen écoulé entre l'établissement des procès-verbaux et l'effacement des enregistrements, il est de 2 à 3 mois pour les réunions du Conseil et jusqu'à un an pour les réunions du Coreper.

Les enregistrements des réunions de tous les autres comités et groupes sont conservés pendant 30 jours après chaque réunion. Après ce délai, ils sont également effacés.

Il y a lieu de préciser que le Conseil a adapté son système d'enregistrement sonore en remplaçant les bandes magnétiques par des disques optiques digitalisés.

4. Tel qu'indiqué sous point 2, seuls les fonctionnaires du Secrétariat général du Conseil sont habilités à accéder aux archives sonores.

5. Les enregistrements en question servant exclusivement comme outils internes techniques pour le travail du Secrétariat, leur versement aux archives historiques de la Communauté n'a pas été envisagé.