Tribunal de première instance : arrêts Rozand-Lambiotte/Commission, T‑96/95, EU:T:1997:25 , point 42, et de Brito Sequeira Carvalho/Commission et Commission/de Brito Sequeira Carvalho, T‑40/07 P et T‑62/07 P, EU:T:2009:382 , point 99

L’article 26, premier alinéa, sous a), du statut n’oblige pas en soi l’administration à verser au dossier individuel tout document quelconque relatif à un fonctionnaire. Il opère ainsi une distinction entre, d’une part, les «pièces» qui ne doivent figurer au dossier individuel que si elles intéressent la situation administrative du fonctionnaire concerné et les «rapports» qui ne doivent y être déposés que s’ils concernent sa compétence, son rendement ou son comportement et, d’autre part, tout autre document relatif au fonctionnaire concerné.

En visant les rapports susmentionnés, l’article 26, premier alinéa, sous a), du statut entend se référer à des documents formels à connotation officielle ayant pour objet la compétence, le rendement ou le comportement des fonctionnaires. Néanmoins, doivent aussi figurer au dossier individuel les pièces consignant les faits ou les éléments factuels concernant le comportement du fonctionnaire qui seront utilisés ensuite pour l’adoption d’une décision affectant sa situation administrative et sa carrière, tels un avis sous forme de note comportant une appréciation sur la compétence et le comportement de celui-ci ou les pièces déjà existantes comportant toute allégation de faits reprochés, voire encore tous les documents susceptibles d’affecter la situation administrative du fonctionnaire et sa carrière. Toutefois, l’article 26 du statut n’interdit nullement à une institution d’ouvrir une enquête et de constituer un dossier à cet effet et les seules pièces relatives à cette enquête qui doivent être jointes au dossier du fonctionnaire sont les éventuelles décisions de sanction prises sur la base de ce dossier d’enquête.

De plus, de simples courriels ne sauraient, en principe, être considérés comme des rapports au sens de l’article 26, premier alinéa, sous a), du statut. Pareillement, une note dont l’auteur n’est pas une autorité administrative, ne saurait davantage être considérée comme un rapport au sens de l’article 26, premier alinéa, sous a), du statut.

Une pièce intéressant la situation administrative d’un fonctionnaire et qui est susceptible d’avoir une incidence déterminante sur la décision doit, en principe, avoir été communiquée au fonctionnaire concerné, puis classée dans son dossier individuel. S’agissant plus particulièrement d’une décision de réaffectation d’un fonctionnaire, nonobstant le fait qu’elle ne constitue pas un rapport concernant la compétence, le rendement ou le comportement du fonctionnaire concerné, au sens de l’article 26 du statut, cette communication et ce classement dans le dossier individuel s’imposent, a priori, pour des courriels ou une note signée par des fonctionnaires et agents dénonçant l’attitude du fonctionnaire en question, dès lors qu’ils sont susceptibles d’exercer une influence déterminante sur la décision de le réaffecter ou non.

(voir points 42, 43, 46 et 48)

Cour : arrêt Ojha/Commission, C‑294/95 P, EU:C:1996:434, point 67

Tribunal de première instance : arrêts Rozand-Lambiotte/Commission, EU:T:1997:25, point 42 ; Apostolidis/Cour de justice, T‑86/97, EU:T:1998:71, point 36 ; Ojha/Commission, T‑77/99, EU:T:2001:71, point 57 ; Recalde Langarica/Commission, T‑344/99, EU:T:2001:237, point 60 ; Cwik/Commission, T‑155/03, T‑157/03 et T‑331/03, EU:T:2005:447, point 52, et de Brito Sequeira Carvalho/Commission et Commission/de Brito Sequeira Carvalho, EU:T:2009:382, point 96

Tribunal de la fonction publique : arrêts Bianchi/ETF, F‑38/06, EU:F:2007:117, points 45 et 48, et Talvela/Commission, F‑43/06, EU:F:2007:162, points 59 à 62