Dans le cadre d’une demande d’accès formée au titre du règlement no 1049/2001, relatif à l’accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission, la qualification de document n’est pas liée à la charge de travail considérable qu’exige éventuellement une telle demande pour l’administration concernée. Ainsi, même dans l’hypothèse où une telle demande risque de paralyser le bon fonctionnement de l’administration, ceci n’a pas pour effet de rendre ladite demande irrecevable. Dans une telle hypothèse exceptionnelle, le droit pour l’institution de rechercher un «arrangement équitable» avec le demandeur, en application de l’article 6, paragraphe 3, du règlement no 1049/2001, reflète la possibilité de prendre en compte, même si c’est de façon particulièrement limitée, la nécessité de concilier les intérêts du demandeur et ceux d’une bonne administration.

Il est nécessaire de maintenir une distinction entre la notion de document et celle d’information aux fins de l’application du règlement no 1049/2001, relatif à l’accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission.

D’une manière générale, le droit d’accès aux documents des institutions au sens de l’article 2, paragraphe 3, du règlement no 1049/2001, relatif à l’accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission, ne concerne que les documents existants et en possession de l’institution concernée. Une demande d’accès qui conduirait l’institution à créer un nouveau document, même sur la base d’éléments figurant déjà dans des documents existants et détenus par elle, ne constitue dès lors pas une demande d’accès partiel et sort du cadre du règlement no 1049/2001.

Dans l’hypothèse d’une demande d’accès visant à obtenir de l’institution qu’elle effectue une recherche dans une ou plusieurs de ses bases de données selon des paramètres définis par le demandeur, l’institution est tenue, sous réserve d’une application éventuelle de l’article 4 du règlement no 1049/2001, d’accéder à cette demande, si la recherche qu’elle nécessite peut être effectuée en utilisant les outils de recherche qui sont à sa disposition pour cette base de données.

En effet, il est permis de supposer que, en raison des relations complexes qui, au sein d’une base de données, lient chaque donnée à plusieurs autres données, différentes présentations de l’ensemble de données contenues dans une telle base de données sont possibles. De même, il est possible de sélectionner une partie des données incluses dans une telle présentation et d’occulter les autres.

En revanche, il ne saurait être exigé d’une institution, dans le cadre d’une demande d’accès aux documents présentée sur le fondement du règlement no 1049/2001, de communiquer au demandeur une partie ou l’ensemble des données contenues dans l’une de ses bases de données, voire dans plusieurs d’entre elles, classées selon un schéma non prévu par ladite base de données. Une telle demande tend à la création d’un nouveau document et, par conséquent, sort du cadre d’application du règlement no 1049/2001. En effet, ce qui est recherché par une telle demande n’est pas un accès partiel à un document contenant des données traitées selon un schéma de classement existant et donc exploitable à l’aide des outils dont l’institution dispose actuellement pour la ou les bases de données concernées, mais à la création d’un document contenant des données traitées et reliées entre elles selon un nouveau schéma de classement, non exploitable à l’aide desdits outils et, donc, d’un nouveau document au sens de l’article 3, sous a), dudit règlement. Par conséquent, s’agissant des bases de données, peut faire l’objet d’une demande d’accès introduite sur le fondement du règlement no 1049/2001 tout ce qui peut être extrait de telles bases en effectuant une recherche normale ou de routine.

(cf. points 55‑59)