Le règlement no 1049/2001, relatif à l’accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission, vise, comme l’indiquent son considérant 4 et son article 1er, à conférer au public un droit d’accès aux documents des institutions qui soit le plus large possible. Certes, si ce droit est soumis, en vertu de l’article 4 de ce règlement, à certaines limites fondées sur des raisons d’intérêt public ou privé, dont celle d’un refus dans le cas où la divulgation d’un document porterait atteinte à l’un des intérêts protégés par cet article, néanmoins, dès lors que de telles exceptions dérogent au principe de l’accès le plus large possible du public aux documents, elles doivent être interprétées et appliquées strictement. Ainsi, lorsque l’institution concernée décide de refuser l’accès à un document dont la communication lui a été demandée, il lui incombe, en principe, de fournir des explications quant aux questions de savoir de quelle manière l’accès à ce document pourrait porter concrètement et effectivement atteinte à l’intérêt protégé par une exception prévue à l’article 4 du règlement no 1049/2001 et invoquée par cette institution. En outre, le risque d’une telle atteinte doit être raisonnablement prévisible et non purement hypothétique.

L’équilibre entre le droit d’accès aux documents détenus par les institutions, découlant du règlement no 1049/2001, relatif à l’accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission, et les obligations résultant du règlement no 45/2001, relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données, pour le transfert de données à caractère personnel par ces mêmes institutions, implique l’articulation des règles fixées par les deux règlements.

À cet égard, en premier lieu, lorsqu’une demande d’accès aux documents peut avoir pour conséquence, s’il y est répondu favorablement, la divulgation de données à caractère personnel, l’institution saisie doit appliquer toutes les dispositions du règlement no 45/2001, sans que les différentes règles et principes inscrits dans le règlement no 1049/2001 puissent avoir pour effet de limiter la plénitude de la protection accordée à ces données. Dans un tel cadre général, s’il est certes vrai que le droit d’accès aux documents n’est pas, en vertu de l’article 6, paragraphe 1, du règlement no 1049/2001, conditionné par la justification, par le demandeur, d’un intérêt à la divulgation desdits documents, l’article 4, paragraphe 1, sous b), du règlement no 1049/2001 exige, indirectement, du demandeur qu’il démontre, par une ou des justifications expresses et légitimes, la nécessité du transfert des données à caractère personnel contenues dans les documents auxquels il demande à accéder.

En deuxième lieu, il importe de prendre tout particulièrement en considération les caractéristiques essentielles du régime de protection accordé par le règlement no 45/2001 aux personnes physiques à l’égard du traitement de leurs données à caractère personnel. Or, ce règlement vise, conformément à son considérant 5, à donner aux personnes qu’il définit comme concernées des droits juridiquement protégés et à définir les obligations des responsables du traitement au sein des institutions et organes de l’Union en matière de traitement des données. Pour atteindre une telle finalité, les conditions fixées en ce qui concerne la possibilité pour une institution ou un organe de l’Union de transférer des données à caractère personnel doivent être interprétées strictement, sauf à mettre en péril les droits reconnus à ces personnes par le règlement no 45/2001 en tant que droits fondamentaux, selon son considérant 12. Ainsi, la satisfaction de la condition de nécessité implique de démontrer que le transfert des données à caractère personnel est la mesure la plus appropriée parmi les autres mesures envisageables pour atteindre l’objectif poursuivi par le demandeur et qu’elle est proportionnée à cet objectif, ce qui oblige le demandeur à présenter des justifications expresses et légitimes en ce sens.

Une telle interprétation ne conduit pas à créer une exception de «catégorie» au principe d’accès aux documents en faveur des données à caractère personnel, mais à concilier les deux droits fondamentaux qui s’opposent lorsqu’une demande d’accès aux documents porte sur des données à caractère personnel, protégées par le règlement no 45/2001.

Pour autant, l’interprétation stricte de la condition de nécessité, prévue à l’article 8, sous b), du règlement no 45/2001, ne signifie pas qu’une justification du transfert de données à caractère personnel de nature générale, comme le droit à l’information du public, ne puisse être prise en considération.

En troisième lieu, dès lors que la personne qui demande l’accès aux documents contenant les données à caractère personnel a démontré la nécessité du transfert de celles‑ci et que l’institution saisie a estimé qu’il n’existait aucune raison de penser que ce transfert pourrait porter atteinte aux intérêts légitimes des personnes concernées, les données peuvent être transférées et, sous réserve qu’aucune exception prévue par le règlement no 1049/2001 autre que celle tirée de l’atteinte à la protection de la vie privée et de l’intégrité de l’individu ne s’applique, le ou les documents contenant les données sont divulgués et, partant, rendus accessibles au public.

Il s’ensuit que le critère de nécessité prévu à l’article 8, sous b), du règlement no 45/2001 doit faire l’objet d’une interprétation stricte, que la condition de la nécessité du transfert des données à caractère personnel implique un examen par l’institution ou l’organe saisi de la nécessité au regard de l’objectif poursuivi par le demandeur d’accès aux documents, ce qui restreint la portée de la règle de l’absence de justification d’une demande d’accès, que la justification de la nécessité du transfert de ces données, invoquée par le demandeur, peut être de nature générale et que le règlement no 1049/2001 ne doit pas être privé de son effet utile par une interprétation des dispositions pertinentes impliquant qu’une divulgation légitime ne peut jamais poursuivre l’objectif d’une divulgation complète au public.

(cf. points 48, 51‑54, 56, 59‑61, 67, 68)