Rapport

sur les états financiers de l'Agence européenne pour l'environnement relatifs à l'exercice 2002, accompagné des réponses de l'Agence

(2003/C 319/03)

TABLE DES MATIÈRES

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OPINION DE LA COUR

1. Le présent rapport est adressé au Parlement européen et au Conseil, en vertu de l'article 185, paragraphe 2, du règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002du Conseil(1).

2. La Cour a examiné les états financiers de l'Agence européenne pour l'environnement pour l'exercice clos le 31 décembre 2002. Conformément à l'article 14 du règlement (CEE) n° 1210/90 du Conseil, le budget a été exécuté sous la responsabilité du directeur. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des états financiers(2), conformément aux dispositions financières internes adoptées en application de l'article 14 du règlement (CEE) n° 1210/90 du Conseil. La Cour est tenue de procéder à l'examen de ces comptes en vertu de l'article 248 du traité instituant la Communauté européenne.

3. La Cour a effectué son audit conformément à ses politiques et normes d'audit. Celles-ci ont été adaptées des normes internationales d'audit généralement admises pour refléter le caractère spécifique du contexte communautaire. Elle a examiné les documents comptables et appliqué les procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. La Cour a obtenu, par cet audit, une base adéquate pour étayer l'opinion exprimée ci-après.

4. Sous réserve des faits mentionnés aux points 12 et 13, cet examen a permis à la Cour d'obtenir l'assurance raisonnable que les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 2002 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

OBSERVATIONS

Introduction

5. L'Agence a été créée par le règlement (CEE) n° 1210/90 du Conseil du 7 mai 1990(3). La mission principale de l'Agence consiste à rassembler, à mettre en forme et à diffuser en temps utile les informations ciblées, pertinentes et fiables sur l'état et l'évolution de l'environnement au niveau européen au sens large. En effet, depuis sa création, des pays tiers participent à l'Agence(4). Cette mission est accomplie au moyen d'un réseau de centres thématiques dont les activités sont financées par l'Agence et aboutit à la publication régulière de rapports sur l'état de l'environnement.

Exécution du budget

6. L'exécution des crédits de l'exercice 2002 et des crédits reportés de l'exercice précédent est présentée au tableau 1.

7. Les crédits de l'exercice, 25,2 millions d'euros, ont été engagés à concurrence de 24,6 millions d'euros et les paiements sur crédits de l'exercice se sont élevés à 18 millions d'euros. Le montant des reports, bien qu'en diminution reste élevé, 7,2 millions d'euros dont 5,8 millions pour les activités opérationnelles, soit près de 50 % des crédits affectés à ces dernières (12,1 millions d'euros). Comme la Cour l'avait déjà souligné dans son rapport relatif à l'exercice 2001(5), l'Agence devrait poursuivre ses efforts pour évaluer plus rigoureusement le bien-fondé des reports qu'elle effectue.

8. Depuis janvier 2002, l'Agence a décentralisé la fonction financière auprès des services opérationnels. L'objectif de cette décentralisation est de renforcer les capacités de gestion au niveau des services opérationnels, de réduire les délais et de minimiser la dispersion des pièces justificatives. Des mesures auraient dû être prises pour permettre au service financier de suivre les activités et programmes de l'Agence, dont la responsabilité de l'exécution est souvent répartie entre divers services.

États financiers

9. Le compte de gestion et le bilan publiés par l'Agence dans son rapport d'activité pour l'exercice 2002 sont présentés sous une forme synthétique dans les tableaux 2 et 3.

Légalité et régularité des opérations sous-jacentes

10. Par décision du directeur du 4 mars 2002, une régie d'avances d'un montant de 200000 couronnes danoises a été créée pour régler des dépenses relatives aux missions et réunions organisées par l'Agence. Les modalités de gestion de cette régie devraient être précisées et elle devrait, conformément au règlement financier, faire l'objet d'une comptabilité spécifique. Des mesures devraient également être prises pour réduire les coûts et les risques associés à cette régie (transport de fonds importants en liquide).

11. Dans ses rapports annuels 1999, 2000 et 2001(6), la Cour avait mis en relief des insuffisances dans les justifications à l'appui des demandes de paiements. L'analyse des dossiers de paiements effectuée en 2002 a permis de constater que cette situation persiste.

12. Le 5 février 2002, l'Agence a conclu un contrat avec une agence des Nations unies pour un "montant" de 345000 euros, prévoyant le paiement de 100 % après signature du contrat. L'ordre de paiement n'a pas été exécuté suite au refus de visa de la part du contrôleur financier qui considérait qu'une telle avance était excessive. Le contrat a été annulé et remplacé par cinq nouveaux contrats signés en décembre 2002. Les nouveaux contrats prévoient le paiement d'une avance de 95 % après signature. La solution utilisée par l'Agence pour faire face aux conséquences du refus de visa du contrôleur financier est tout aussi critiquable que la pratique qu'il avait refusée d'entériner.

13. La Royal Awards Foundation dont l'objectif est de promouvoir des actions en faveur de l'environnement, a été créée en 1997 par l'Agence et trois autres organismes. Elle utilise pour son fonctionnement des locaux et des équipements de l'Agence à titre gracieux. Or, ni le règlement portant création de l'Agence, ni son règlement financier ne prévoient la possibilité pour l'Agence de procéder à la création de telles fondations ni de leur octroyer des subsides sous quelque forme que ce soit. La participation de l'Agence peut être estimée à environ 30000 euros pour le coût initial de mise en place de la fondation et à 34000 euros par an pour ses coûts de fonctionnement.

Bonne gestion financière

14. Les frais journaliers payés aux consultants sont très élevés. En 2002, l'Agence a payé à une société de consultants en informatique un total d'environ 1,4 million d'euros, soit environ 116000 euros par mois, ce qui correspond à peu près à huit ou neuf consultants à temps plein. L'analyse des dossiers a mis en évidence que certains de ces consultants travaillent à l'Agence depuis plusieurs années et exécutent des tâches à caractère permanent. En vue d'une gestion plus économique de ses ressources, l'Agence pourrait envisager de recruter directement les experts dont elle a besoin de manière quasi-permanente.

Mission et moyens de l'Agence

15. Le règlement portant création de l'Agence lui assigne comme objectif de fournir à la Commission et aux États membres des informations sur l'environnement, dans certains domaines prioritaires. À cette fin, l'Agence doit réaliser diverses tâches dont les principales sont: la collecte et l'évaluation des données, la diffusion de données nécessaires pour l'élaboration et le suivi de mesures en matière d'environnement ainsi que la publication de rapports sur l'état de l'environnement. L'exécution de ces tâches est effectuée sur base d'un programme de travail. L'articulation de ce programme et de la structure générale du budget avec les objectifs et tâches devrait être plus claire afin de rendre l'action de l'Agence plus transparente et lui permettre de mieux suivre et évaluer l'efficacité de sa gestion.

16. Ainsi, les programmes confiés aux centres thématiques sont financés par plusieurs lignes budgétaires, dont la gestion et le suivi sont du ressort de divers ordonnateurs. Cela combiné avec la multiplicité des modes de financement d'actions (crédits de l'exercice, crédits reportés, réemplois et recette affectées) a pour résultat que ni les différents intervenants ni même le service financier (voir également point 8) ont une vision d'ensemble des activités de l'Agence. Le rapprochement entre les objectifs de l'Agence et les divers programmes financés ne peut donc être effectué.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion des 15 et 16 octobre 2003.

Par la Cour des comptes

Juan Manuel Fabra Vallés

Président

(1) JO L 248 du 16.9.2002, p. 1.

(2) En application de l'article 13, paragraphe 3, du règlement (CEE) n° 1210/90 du Conseil, les comptes définitifs de la totalité des recettes et des dépenses de l'Agence pour l'exercice 2002 ont été établis le 20 août 2003 et ensuite transmis à la Cour des comptes, cette dernière les ayant reçus le 6 octobre 2003. Une version abrégée de ces états financiers est présentée dans les tableaux annexés au présent rapport.

(3) JO L 120 du 11.5.1990, p. 1.

(4) En 2002, outre l'Islande, la Norvège et le Liechtenstein, pratiquement tous les pays candidats participent aux activités de l'Agence.

(5) JO C 326 du 27.12.2002, p. 18.

(6) JO C 373 du 27.12.2000, p. 7.

JO C 372 du 28.12.2001, p. 9.

JO C 326 du 27.12.2002, p. 17.

Tableau 1

Agence européenne pour l'environnement - Exécution budgétaire pour l'exercice 2002NB:

Les totaux peuvent comporter des écarts dus aux arrondis.

Source:

Données de l'Agence - Ces tableaux présentent sous une forme synthétique les données fournies par l'Agence dans ses propres états financiers.

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Tableau 2

Agence européenne pour l'environnement - Compte de gestion des exercices 2002 et 2001

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NB:

Les totaux peuvent comporter des écarts dus aux arrondis.

Source:

Données de l'Agence.

Tableau 3

Agence européenne pour l'environnement - Bilan aux 31 décembre 2002 et 31 décembre 2001NB:

Les totaux peuvent comporter des écarts dus aux arrondis.

Source:

Données de l'Agence.

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Réponse de l'Agence

7. Les montants des crédits reportés, que ce soit en termes absolus ou relatifs, ont baissé en comparaison avec l'année dernière. L'Agence européenne pour l'environnement (AEE) poursuivra ses efforts en vue de réduire le report de crédits à l'année suivante.

Il convient de noter que des 7,2 millions d'euros de crédits reportés dont il est question, 2,2 millions d'euros concernent des projets AEE financés par des conventions de subvention entre l'AEE et la Commission. Le cycle budgétaire de ces projets est régi par les conditions prévues dans la convention de subvention et est pluriannuel dans la plupart des cas.

En raison des procédures d'assurance de qualité, les paiements définitifs pour les contrats ETC (centres thématiques européens) seront effectués principalement au cours de l'année suivant la subvention et constituent par conséquent un report motivé de crédits.

8. L'AEE renforce ses exigences au niveau du système d'archivage décentralisé avec l'introduction de normes uniformes. La mise au point des supports à cet effet n'est pas encore totalement opérationnelle et demeure une priorité: il s'agira de registres d'exceptions, de risques et d'acquisitions.

10. Compte tenu de l'élargissement de l'AEE en 2002 et de l'apparition d'un certain nombre de projets incluant des experts de pays non membres de l'Union européenne, il s'est avéré nécessaire, lors des réunions, de payer à l'avance les participants provenant de ces pays. Des mesures ont été prises par l'AEE afin de réduire les risques liés aux paiements anticipés en liquide et seront examinées de plus près ultérieurement. Depuis le 1er janvier 2003, la comptabilité relative aux régies d'avances a été modifiée en fonction des observations de la Cour.

11. L'AEE poursuit ses efforts visant à renforcer la documentation et l'enregistrement des justificatifs pour les factures. Elle compte également examiner cet aspect des procédures dans le contexte du classement, de l'archivage ainsi que du système d'enregistrement du courrier.

12. La proportion de paiements anticipés sera limitée à l'avenir. Les accords de subvention avec les organes internationaux sont progressivement supprimés dans le contexte du nouveau règlement financier.

13. Depuis 2003, l'AEE facture toutes les dépenses liées à cette activité. L'occupation continue des bureaux dans les bâtiments de l'AEE fait actuellement l'objet d'un nouvel examen par le conseil de la fondation.

14. Des consultants sont engagés sous contrat par l'AEE suite à des appels d'offres ouverts et en fonction des prix du marché. Le recours aux consultants au sein de l'Agence fait l'objet d'un réexamen et tiendra compte de la nature du travail ainsi que des besoins et exigences à long terme.

15 et 16. L'AEE est consciente du fait que les structures de programmation telles qu'elles ont évolué au cours des années ne sont plus nécessairement appropriées. Un nouveau programme de travail ainsi qu'une structure budgétaire qui lui est liée seront mis en place à partir du 1er janvier 2004. Le nouveau programme se concentrera sur une définition claire des objectifs ainsi que sur l'association de ces objectifs à la réalisation d'un budget basé sur les activités. Cet exercice permettra de disposer d'un cadre financier plus clair et plus cohérent à la fois pour les activités de l'agence proprement dite et pour le travail des centres thématiques.