Résolution

du Parlement européen contenant les observations accompagnant la proposition de décision sur la décharge à donner au conseil d'administration de la Fondation européenne pour l'amélioration des conditions de vie et de travail sur l'exécution de son budget pour l'exercice 2001

LE PARLEMENT EUROPÉEN,

vu le rapport de la Cour des comptes sur les états financiers de la Fondation européenne pour l'amélioration des conditions de vie et de travail relatifs à l'exercice 2001, accompagné des réponses de la Fondation(1) (C5-0597/2002),

vu la recommandation du Conseil du 7 mars 2003 (C5-0089/2003),

vu le traité CE, et notamment son article 276,

vu l'article 16 du règlement (CEE) n° 1365/75(2) du Conseil, tel que modifié par le règlement (CEE) n° 1947/93(3) du Conseil, et vu l'article 185 du règlement financier du 25 juin 2002(4),

vu l'article 93 bis et l'annexe V de son règlement,

vu le rapport de la commission du contrôle budgétaire et l'avis de la commission de l'emploi et des affaires sociales (A5-0079/2003),

A. considérant que dans son programme de travail pour 2001, la Fondation européenne pour l'amélioration des conditions de vie et de travail (Fondation de Dublin) avait pour but de développer et de mettre en oeuvre des programmes de recherche moins nombreux, mais plus substantiels, afin de renforcer le rôle de la Fondation en tant qu'espace de débat, de mettre en place une stratégie de communication cohérente, d'accroître sa responsabilité, sa transparence et sa rentabilité et de tenir compte des évolutions importantes au sein de l'Union européenne,

B. considérant que le 10 avril 2002, le Parlement a donné décharge(5) au conseil d'administration de la Fondation sur l'exécution de son budget pour l'exercice 2000 et que, par la même occasion,

- il se déclarait préoccupé par le niveau élevé des reports de crédits de 2000 à 2001 et invitait instamment la Fondation à adopter des mesures visant à assurer un meilleur suivi de l'exécution du budget, l'objectif devant être de limiter à un minimum les reports et annulations de crédits;

- il invitait la Fondation à faire en sorte qu'il soit remédié, à temps pour la décharge 2001, à toutes les faiblesses des systèmes comptables utilisés;

- il déplorait que la Fondation ait continué à recourir de façon excessive à la régie d'avances,

C. considérant que la Cour des comptes a obtenu l'assurance raisonnable que les comptes de l'exercice clos le 31 décembre 2001 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières,

1. constate que les comptes de la Fondation européenne pour l'amélioration des conditions de vie et de travail sont établis comme suit:

Compte de recettes et de dépenses pour les exercices 2001 et 2000

>TABLE>

Source:

Données de la Fondation - Ces tableaux présentent sous une forme synthétique les données fournies par la Fondation dans ses propres états financiers.

Contrôle financier

2. relève que la Cour des comptes estime que le taux de report des crédits opérationnels reste trop élevé (3,5 millions d'euros) et que la Fondation devrait tout mettre en oeuvre pour réduire ce taux de report; relève que le nouveau règlement financier fournira une base juridique plus adéquate pour les reports; se félicite néanmoins des initiatives prises par la Fondation pour réduire l'importance de ces reports;

3. relève que la Fondation estime que le système informatique de gestion budgétaire SI2 est extrêmement complexe, qu'il comporte un grand nombre de lacunes et de faiblesses et qu'il est très instable; regrette que la Commission ait imposé à la Fondation le système SI2 beaucoup trop complexe et apparemment trop sophistiqué; invite la Commission à veiller à ce que la Fondation dispose du personnel et du soutien technique nécessaires au bon fonctionnement de ce système;

4. regrette que la Cour des comptes ait constaté que, dans plusieurs cas, une seule et même personne ait pu accorder le visa électronique pour les engagements et les paiements en lieu et place du gestionnaire, de l'ordonnateur, du contrôleur financier et du comptable; relève que la Cour des comptes déplore la pratique de l'utilisation de droits de "superutilisateur" car elle est incompatible avec le principe de séparation des fonctions; se félicite que la Fondation ait assuré que cette pratique n'avait plus cours;

5. regrette que la Fondation n'ait pas totalement respecté les procédures de passation des marchés dans tous ses contrats de services; rappelle qu'il s'agit non seulement d'une violation du principe d'égalité de traitement, mais que cette situation pourrait également donner lieu à des actions en justice contre la Fondation par des soumissionnaires désavantagés; prie instamment la Fondation de veiller au respect des procédures d'adjudication pour l'ensemble de ses contrats;

6. reconnaît que la Fondation a besoin de procédures financières plus souples et l'invite à appliquer le nouveau règlement financier dans les meilleurs délais ainsi qu'à trouver l'équilibre convenable entre flexibilité et responsabilité;

Évaluation externe

7. se félicite de l'évaluation externe et du projet de plan d'action, qui répond aux recommandations de l'évaluation, et félicite la Fondation pour cette appréciation générale très positive; invite la Fondation à réaliser au cours des années à venir une étude d'impact sur les mesures prises;

8. relève que la Fondation respecte la plupart des délais fixés dans le plan d'action; attire l'attention sur les éléments suivants de l'évaluation:

- la nécessité de revoir et d'améliorer la coopération entre, d'une part, la Fondation et, de l'autre, la Commission européenne et le Parlement européen;

- la nécessité de mettre en place un système de suivi de l'utilisation des travaux de la Fondation;

- la nécessité de mettre en place davantage de procédures de contrôle interne de la qualité;

Évaluation générale

9. félicite la Fondation pour la qualité des travaux exécutés par son personnel très qualifié, mais souhaiterait que ses travaux de qualité soient davantage connus et se félicite de l'amélioration de ses actions d'information; reconnaît que la mission première de la Fondation est de contribuer au débat européen et se félicite des mesures prises par son bureau de liaison à Bruxelles pour améliorer les relations avec les institutions européennes;

10. relève que les dépenses de fonctionnement (titres 1 et 2 du budget) constituent une part élevée des dépenses de la Fondation, représentant quelque 10 millions d'euros dans le budget 2003, alors que les dépenses opérationnelles (titre 3) sont de quelque 7 millions d'euros; relève que de nombreux systèmes d'exploitation utilisés à la Commission européenne sont imposés à la Fondation alors qu'ils répondent mieux aux besoins d'une vaste administration qu'à ceux d'un petit organisme tel que la Fondation;

11. demande à la Commission de tirer parti du savoir-faire de la Fondation et d'envisager les avantages qu'il y aurait à confier davantage de ses tâches à la Fondation; invite la Commission à reconsidérer la création de nouvelles agences d'exécution alors que ces missions pourraient être confiées aux agences existantes;

Considérations générales sur les organismes visés à l'article 185 du règlement financier

12. prend acte du déséquilibre relevé au sein de nombreuses agences entre dépenses de fonctionnement et dépenses opérationnelles, les premières dépassant les secondes;

13. estime que les tâches opérationnelles confiées à ces agences pourraient être plus nombreuses et qu'on pourrait leur confier l'exécution de programmes communautaires (dans le domaine de l'éducation et de la santé, par exemple) afin d'éviter la création de nouvelles agences d'exécution par la Commission; invite la Commission à rédiger des propositions dans ce sens pour le 30 juin 2003 au plus tard et avant la création de toute nouvelle agence d'exécution;

14. rappelle la cessation de tout contrôle ex ante indépendant des agences par le contrôleur financier de la Commission;

15. se dit préoccupé par l'augmentation des risques d'irrégularités et de mauvaise gestion susceptibles de découler de l'absence de vérifications externes ex ante des opérations financières; invite par conséquent:

- la Cour des comptes à augmenter le nombre de contrôles effectués par ses auditeurs;

- les agences à revoir et à modifier en profondeur leurs procédures d'exécution budgétaire afin d'éliminer ce risque;

16. invite les agences à aligner dans les meilleurs délais, et pour le 1er juillet 2003 au plus tard, leurs procédures d'exécution budgétaire sur les exigences du nouveau règlement financier(6);

17. rappelle que le règlement financier interne que doivent adopter les agences ne doit pas s'écarter du règlement financier général sauf lorsque leurs besoins spécifiques de fonctionnement l'exigent et moyennant l'accord préalable de la Commission; sollicite l'avis de la Cour des comptes sur toutes les dispositions financières adoptées par les agences qui s'écarteraient du règlement financier général;

18. souligne plus particulièrement la séparation stricte des fonctions d'ordonnateur et de comptable ainsi que le rôle premier de ces derniers dans:

a) la définition et la validation des systèmes comptables;

b) la tenue de la comptabilité;

c) la validation des systèmes définis par l'ordonnateur et destinés à fournir des informations comptables;

d) la coopération avec le comptable de la Commission;

e) la préparation et la présentation des états financiers et des états sur l'exécution du budget;

19. souligne que les comptables doivent être nommés par le conseil d'administration des agences sur la base des compétences particulières qui ressortent de leurs diplômes ou d'une expérience professionnelle équivalente; rappelle qu'ils ne sont pas subordonnés hiérarchiquement aux ordonnateurs;

20. demande aux agences de respecter dans leur totalité les règles relatives aux procédures de passation de marchés définies dans le règlement financier; souligne qu'il y a lieu d'avoir recours dans toute la mesure du possible à des appels d'offres ouverts dans un souci de plus grande transparence et d'égalité de traitement des soumissionnaires potentiels;

21. demande aux agences de surveiller attentivement l'octroi de congés pour convenance personnelle afin de s'assurer que les conditions de transparence et de séparation des intérêts sont réunies;

22. rappelle que le non-respect des règles relatives aux procédures de passation de marchés risque non seulement de porter préjudice aux intérêts financiers des agences, mais qu'il peut également constituer un délit en vertu du droit des États membres;

23. invite la Cour des comptes à indiquer lors d'un prochain rapport si tous les organismes communautaires collaborent comme il se doit avec l'Office de lutte antifraude (OLAF) et s'ils appliquent sans restriction l'accord interinstitutionnel du 25 mai 1999 relatif aux enquêtes internes effectuées par l'OLAF(7); prie également la Cour des comptes d'évaluer l'efficacité de cette collaboration à la lumière des cas qu'elle a examinés à ce jour;

24. relève que la Cour des comptes déplore la pratique de l'utilisation de droits de "superutilisateur" dans les systèmes informatiques (qui permet à une seule et même personne de s'acquitter des fonctions de gestionnaire, d'ordonnateur, de contrôleur financier et de comptable) car elle est incompatible avec le principe de séparation des fonctions; invite l'ensemble des agences à veiller à ce que des droits de "superutilisateur" ne soient plus attribués;

25. souligne que les systèmes informatiques doivent garantir l'existence d'une piste d'audit complète pour chaque opération et pour tout changement apporté au système afin qu'il soit possible à tout moment d'identifier la nature du changement et la personne qui l'a introduit;

26. invite la Commission, afin d'accélérer la préparation de l'intégration des futurs États membres, à élaborer des propositions visant à encourager l'amélioration du fonctionnement de ces organismes communautaires, à veiller à l'amélioration de leur rentabilité par une analyse coût/bénéfice et à éviter toute prolifération inutile de nouvelles agences; souligne que ces propositions peuvent prévoir, pour des organismes dont les missions sont similaires, la constitution de conseils d'administration communs;

27. estime que, pour des raisons d'efficacité et de coût, il est exclu que les conseils d'administration des organismes communautaires soient encore élargis dans la perspective de l'élargissement prochain de l'Union européenne; estime que l'élargissement constitue une bonne occasion de réformer en profondeur la composition et le fonctionnement de ces conseils d'administration qui, aujourd'hui déjà, travaillent généralement dans des conditions très pénibles; invite la Commission à présenter, pour le 31 juillet 2003 au plus tard, des propositions de modification des actes constitutifs des organismes communautaires qui tiennent compte de ces considérations et, par la même occasion, à examiner s'il ne conviendrait pas de prévoir la mise en place de conseils d'administration communs aux organismes dont les missions sont similaires;

28. rappelle que la Cour des comptes(8) a souligné le danger d'une dépendance trop grande des directeurs des organismes communautaires à l'égard de la Commission et invite donc la Commission à présenter, pour le 31 juillet 2003 au plus tard, une modification des actes constitutifs des agences qui prévoie que les directeurs des organismes communautaires ne pourront plus être nommés à l'avenir qu'après l'avis conforme du Parlement;

29. invite la Commission à réaliser une étude globale des activités des divers organes communautaires susceptibles de se chevaucher ou de poursuivre des objectifs identiques afin de proposer des solutions appropriées, en ce compris la fusion éventuelle de plusieurs agences; relève que la Commission a attiré l'attention sur un chevauchement possible entre le Cedefop et la Fondation européenne pour la formation ainsi qu'entre la Fondation européenne pour l'amélioration des conditions de vie et de travail et l'Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail(9);

30. invite également la Commission, conformément à sa proposition sur la gouvernance européenne visant à recentrer son activité sur ses missions essentielles, à inclure dans son programme d'action les propositions permettant d'éviter tout chevauchement entre l'activité de ses services et celle des agences.

(1) JO C 326 du 27.12.2002, p. 57.

(2) JO L 139 du 30.5.1975, p. 1.

(3) JO L 181 du 23.7.1993, p. 13.

(4) JO L 248 du 16.9.2002, p. 1.

(5) JO L 158 du 17.6.2002, p. 55.

(6) JO L 357 du 31.12.2002, p. 72.

(7) JO L 136 du 31.5.1999, p. 15.

(8) Avis n° 10/2002 de la Cour des comptes sur une proposition de modification des actes constitutifs des organismes communautaires suite à l'adoption du nouveau règlement financier (présentée par la Commission) (JO C 285 du 21.11.2002, p. 4).

(9) Voir le document de travail de la DG Budget sur les frais de gestion et la comptabilité analytique des agences décentralisées.