FR Journal officiel de l'Union européenne C 27/6

Règlement de la conférence des organes spécialisés dans les affaires communautaires et européennes des parlements de l'Union européenne

(2008/C 27/02)

Le présent règlement est destiné à faciliter et améliorer les travaux de la conférence des organes spécialisés dans les affaires communautaires et européennes de l'Union européenne, ci-après dénommée «COSAC», créée à Paris les 16 et 17 novembre 1989.

Il peut s'appliquer aux réunions d'autres commissions parlementaires convoquées par le parlement de l'État membre exerçant la présidence de l'Union européenne.

Sur la base de la XXVIIe COSAC qui s'est tenue à Copenhague les 16 et 18 octobre 2002, la réunion extraordinaire de la COSAC à Bruxelles le 27 janvier 2003 a décidé de renforcer la coopération entre les parlements nationaux de l'Union européenne, d'introduire dans le règlement de la COSAC de nouvelles règles de vote et d'adopter un code de conduite pour un contrôle parlementaire efficace des gouvernements dans le domaine des affaires communautaires (les critères de Copenhague).

Les membres de la COSAC entendent mettre en œuvre ce code de conduite conformément à leurs propres traditions parlementaires (1). Le code de conduite est fixé dans une déclaration séparée.

Ce règlement, adopté par la XIXe COSAC qui s'est tenue à Athènes les 5 et 6 mai 2003, remplace le règlement adopté à Helsinki les 11 et 12 octobre 1999.

1. TÂCHES ET COMPÉTENCES DE LA COSAC

La COSAC constitue une enceinte pour un échange régulier d'opinions, sans préjudice des compétences des organes parlementaires dans l'Union européenne.

Le protocole sur le rôle des parlements nationaux dans l'Union européenne du traité d'Amsterdam modifiant le traité sur l'Union européenne, les traités instituant les Communautés européennes et certains actes connexes accordent à la COSAC le pouvoir de soumettre à l'attention des institutions de l'Union européenne toute contribution qui lui semble appropriée et d'étudier les activités, propositions et initiatives législatives de l'Union.

Les contributions de la COSAC ne lient en rien les parlements nationaux ni ne préjugent de leur position.

2. FRÉQUENCE ET DATES DES RÉUNIONS

2.1. Réunions ordinaires

Une réunion ordinaire de la COSAC est organisée au cours de chaque présidence du Conseil de l'Union européenne en tenant compte des différents usages parlementaires des États membres, des périodes électorales et des jours fériés légaux dans les États membres. Sa date est fixée et annoncée au plus tard lors de la précédente réunion.

2.2. Réunions extraordinaires

Les réunions extraordinaires de la COSAC sont organisées dans les cas où la majorité absolue des présidents des organes spécialisés dans les affaires communautaires et européennes des parlements nationaux et de l'instance appropriée du Parlement européen les considèrent comme nécessaires.

2.3. Réunion des présidents

Une réunion préparatoire des présidents des organes spécialisés dans les affaires communautaires et européennes et du représentant du Parlement européen est organisée avant les réunions de la COSAC, en accord avec la troïka présidentielle. Chaque délégation se compose de deux membres de son parlement.

2.4. Réunions extraordinaires des présidents

Des réunions extraordinaires des présidents des organes spécialisés dans les affaires communautaires et européennes et de l'instance appropriée du Parlement européen sont organisées soit sur l'initiative de la présidence, après consultation de la troïka présidentielle, soit en cas de nécessité constatée à la majorité absolue des présidents des organes spécialisés dans les affaires communautaires et européennes des parlements nationaux et de l'instance appropriée du Parlement européen.

2.5. La troïka présidentielle de la COSAC

La troïka présidentielle de la COSAC est composée de la présidence, de la présidence sortante, de la présidence suivante et du Parlement européen. Chaque délégation se compose de deux membres de son parlement.

Les ordres du jour des réunions de la troïka sont transmis à tous les parlements nationaux ainsi qu'au Parlement européen au moins deux semaines avant la tenue des réunions. Les procès-verbaux des réunions de la troïka sont communiqués à tous les parlements nationaux ainsi qu'au Parlement européen au plus tard deux semaines après la tenue de ces réunions.

2.6. Groupes de travail

La COSAC peut décider d'instituer un groupe de travail pour examiner un sujet particulier concernant les activités de l'Union européenne. Un tel groupe de travail est également institué en cas de nécessité constatée à la majorité absolue des présidents des organes spécialisés dans les affaires communautaires et européennes des parlements nationaux et de l'instance appropriée du Parlement européen. Le président de l'organe spécialisé dans les affaires communautaires et européennes du parlement qui exerce la présidence assure la présidence du groupe de travail. Le secrétariat du parlement de l'État membre qui exerce la présidence fournit le secrétariat du groupe de travail.

2.7. Calendrier des réunions

La COSAC établit un calendrier roulant et à long terme de ses réunions.

3. LIEU DES RÉUNIONS

Les réunions ont lieu dans l'État membre qui exerce la présidence. Les réunions extraordinaires, les réunions des présidents, les réunions de la troïka et les réunions des groupes de travail peuvent être fixées ailleurs.

4. COMPOSITION

4.1. Réunions ordinaires et extraordinaires

Chaque parlement national est représenté par six membres au plus de son organe spécialisé (de ses organes spécialisés) dans les affaires communautaires et européennes. Le Parlement européen est représenté par six de ses membres. Chaque parlement détermine la composition de sa délégation.

4.2. Observateurs des parlements des pays candidats à l'adhésion

Trois observateurs des parlements de chaque pays candidat à l'adhésion sont invités aux réunions ordinaires et extraordinaires.

4.3. Autres observateurs, experts et invités spéciaux

La présidence invite des observateurs du secrétariat général du Conseil de l'Union européenne et de la Commission européenne et peut également inviter des observateurs des ambassades des États membres de l'Union européenne et, après consultation de la troïka présidentielle, des experts et des invités spéciaux.

4.4. L'accès du public aux réunions

Les réunions de la COSAC sont publiques sauf décision contraire.

5. CONVOCATION

Les réunions ordinaires et les réunions des présidents et des groupes de travail sont convoquées par le secrétariat du parlement de l'État membre qui exerce la présidence.

Les réunions extraordinaires sont convoquées par le secrétariat du parlement de l'État dans lequel a lieu la réunion en question.

6. NOM DES RÉUNIONS

La dénomination des réunions ordinaires et extraordinaires est «Conférence des organes spécialisées dans les affaires communautaires et européennes (des parlements nationaux des États membres de l'Union européenne et du Parlement européen) — COSAC», précédée du numéro chronologique de la réunion et suivie de la date et du lieu de la réunion.

7. ORDRE DU JOUR

7.1. Avant la dernière réunion ordinaire de chaque année, les délégations indiquent les sujets qu'elles proposent d'examiner l'année suivante. Ce point est discuté à la fin de la réunion. En tenant compte des dispositions de la partie II du protocole du traité d'Amsterdam sur le rôle des parlements nationaux dans l'Union européenne, au début de chaque présidence, la troïka présidentielle propose un ou plusieurs thèmes, en s'inspirant du programme de travail du Conseil de l'Union européenne, du Parlement européen et de la Commission européenne, ainsi que des propositions recueillies au cours de la réunion mentionnée ci-dessus.

7.1.A. L'objet principal de chaque projet d'ordre du jour est lié au rôle de la COSAC comme organe d'échange d'informations, en particulier pour les aspects pratiques de l'examen parlementaire.

7.2. Un projet d'ordre du jour est élaboré par le président de l'organe spécialisé du parlement d'accueil, après consultation des présidents des organes spécialisés dans les affaires communautaires et européennes et du représentant du Parlement européen. Les délégations nationales peuvent proposer à la présidence l'inscription à l'ordre du jour d'un sujet déterminé.

7.3. L'ordre du jour est arrêté par la réunion elle-même.

8. PRÉPARATION DES RÉUNIONS

8.1. Les délégations nationales peuvent faire parvenir des documents concernant les sujets inscrits à l'ordre du jour au secrétariat du parlement d'accueil.

8.2. La délégation nationale de l'État membre qui exerce la présidence peut rédiger des documents de discussion pour la conférence.

9. LANGUES

9.1. Chaque délégation est responsable de la traduction en français ou en anglais de tous les documents qu'elle soumet.

9.2. Les parlements participants reçoivent les documents de conférence en français ou en anglais. Chaque parlement est responsable de la traduction dans sa langue nationale.

9.3. Lors des réunions, une interprétation simultanée est organisée dans les langues officielles de l'Union européenne.

9.4. Les contributions de la COSAC sont établies en un seul original en français et en anglais, les deux textes faisant également foi.

10. CONTRIBUTIONS DE LA COSAC

10.1. La COSAC peut soumettre des contributions aux institutions de l'Union européenne conformément au protocole annexé au traité d'Amsterdam sur le rôle des parlements nationaux dans l'Union européenne.

10.2. Chaque délégation nationale peut proposer que la COSAC adopte une contribution. Un projet de contribution est rédigé si cela est proposé par la présidence après consultation de la troïka présidentielle, ou si cela est considéré comme nécessaire par la majorité absolue des présidents des organes spécialisés dans les affaires communautaires et européenne des parlements nationaux et de l'instance appropriée du Parlement européen, ou si cela est décidé par une réunion de la COSAC.

10.3. Le projet de contribution est communiqué aux délégations suffisamment à temps avant la réunion pertinente de la COSAC pour leur garantir un délai raisonnable pour l'examiner et le commenter.

10.4. Le projet définitif de contribution est préparé lors de la réunion préparatoire des présidents précédant la réunion pertinente de la COSAC. Le projet comprend les observations et commentaires de toutes les délégations, ainsi que les déclarations éventuelles concernant le vote.

10.5. En général, la COSAC cherche à adopter ses contributions par large consensus. Si cela n'est pas possible, les contributions sont adoptées à la majorité qualifiée d'au moins des votes exprimés. La majorité des des votes exprimés doit en même temps constituer au moins la moitié de tous les votes.

10.6. Chaque délégation a deux votes.

10.7. Après adoption, la contribution est publiée au Journal officiel de l'Union européenne.

11. RÔLE DE LA PRÉSIDENCE

11.1. L'organe spécialisé dans les affaires communautaires et européennes de l'État membre qui exerce la présidence du Conseil de l'Union européenne assure la présidence de la COSAC pendant cette présidence.

11.2. Le secrétariat du parlement d'accueil prépare les documents des réunions. Il est assisté par le secrétariat de la COSAC.

11.3. Le président de l'organe spécialisé dans les affaires communautaires et européennes du parlement d'accueil ouvre le débat.

11.4. Le président de l'organe spécialisé dans les affaires communautaires et européennes du parlement d'accueil propose un horaire de réunion et une durée pour les discours; cette durée est de quatre minutes, sauf décision contraire prise en réunion.

11.5. Le secrétariat du parlement d'accueil rédige un procès-verbal succinct. Le projet du procès-verbal est présenté par le secrétariat de la COSAC.

11.6. Les conclusions du débat, élaborées par la troïka présidentielle, sont présentées par le président de l'organe spécialisé dans les affaires communautaires et européennes du parlement d'accueil.

11.7. Le secrétariat du parlement assurant la présidence fournit le secrétariat pour les activités de la COSAC pendant sa présidence. Les secrétariats des parlements nationaux et du Parlement européen offrent leur assistance.

11 bis. LE SECRÉTARIAT DE LA COSAC

Le secrétariat de la COSAC est composé de fonctionnaires des parlements de la troïka présidentielle, et d'un membre permanent qui apporte son soutien au secrétariat dans ses activités.

Les fonctionnaires des parlements de la troïka présidentielle sont nommés par chacun des parlements respectifs pour une période non renouvelable de dix-huit mois.

Le membre permanent est nommé par les présidents de la COSAC sur proposition de la troïka présidentielle. Celui-ci est un fonctionnaire d'un parlement national. Il reste en fonction pendant deux ans et peut être renouvelé une fois.

Le secrétariat de la COSAC assiste la présidence et le secrétariat du parlement d'accueil dans toutes ses tâches. Les membres du secrétariat de la COSAC exercent leurs fonctions sous la responsabilité politique de la présidence de la COSAC et de la troïka présidentielle ou conformément aux décisions prises lors des réunions de la COSAC. Le membre permanent coordonne les activités du secrétariat de la COSAC sous la direction du parlement exerçant la présidence.

Les frais de détachement du membre permanent du secrétariat à Bruxelles ou tout autre frais technique nécessaire au secrétariat sont supportés conjointement par les parlements désireux de contribuer. Le montant et les modalités de paiement des dépenses cofinancées sont institués par le biais d'un accord entre les parlements participants.

12. CONCLUSIONS DU DÉBAT

Lorsque la réunion décide la publication d'un communiqué, un projet, auquel sont annexées les éventuelles contributions adoptées, est élaboré par la troïka présidentielle.

13. DESTINATAIRES DES COMMUNIQUÉS

Les communiqués sont transmis par le secrétariat du parlement d'accueil aux parlements des États membres et au Parlement européen, au Conseil de l'Union européenne et à la Commission européenne.

14. RÉVISION DU RÈGLEMENT

14.1. Les propositions de révision du règlement, émanant d'une ou de plusieurs délégations d'un ou de plusieurs parlements, doivent être soumises par écrit à tous les parlements nationaux des États membres et au Parlement européen au moins un mois avant la réunion de la COSAC.

14.2. Les propositions de révision du règlement sont inscrites à l'ordre du jour de la première réunion de la COSAC qui suit la présentation de la demande.

14.3. Ces propositions sont adoptées à l'unanimité des délégations présentes à la réunion. Les abstentions de délégations n'empêchent pas l'adoption des propositions.

14.4. Le quorum est au minimum de 2/3 des délégations.

14.5. Chaque délégation a un vote.

15. ENTRÉE EN VIGUEUR

Ce règlement entre en vigueur dès sa publication au Journal officiel de l'Union européenne. Un seul texte original est rédigé en français et en anglais, les deux textes faisant également foi.

Le texte de ce règlement est rédigé dans les langues allemande, anglaise, danoise, espagnole, estonienne, finnoise, française, grecque, hongroise, italienne, lettone, lituanienne, maltaise, néerlandaise, polonaise, portugaise, slovaque, slovène, suédoise et tchèque pour leur authentification. Les traductions sont approuvées par les parlements nationaux utilisant les langues en question et par le Parlement européen. En ce qui concerne toute question relative à l'interprétation de ce règlement, seules les versions française et anglaise ont un statut officiel.

(1) Comme le protocole sur le rôle des parlements nationaux l'indique, il revient à chaque parlement de décider du degré de mise en œuvre des lignes directrices qui ont été publiées dans le Journal officiel de l'Union européenne C 154 du 2 juillet 2003 sous le titre «Code de conduite de Copenhague pour les parlements».