Rapport

sur les états financiers de l'Office de l'harmonisation dans le marché intérieur relatifs à l'exercice 2001, accompagné des réponses de l'Office

(2002/C 326/12)

TABLE DES MATIÈRES

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OPINION DE LA COUR

1. Le présent rapport est adressé au Comité budgétaire de l'Office de l'harmonisation dans le marché intérieur, conformément à l'article 137, paragraphe 2, du règlement (CE) n° 40/94(1) du Conseil.

2. La Cour a examiné les états financiers de l'Office de l'harmonisation dans le marché intérieur pour l'exercice clos le 31 décembre 2001. Conformément à l'article 119, paragraphe 2 c), du règlement (CE) n° 40/94 du Conseil, le budget de l'Office a été exécuté sous la responsabilité de son président. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des états financiers(2), conformément aux dispositions financières internes prévues à l'article 138 du règlement (CE) n° 40/94 du Conseil. La Cour des comptes est tenue de procéder à l'examen de ces comptes en vertu de l'article 248 du traité instituant la Communauté européenne.

3. La Cour a effectué son audit conformément à ses politiques et normes d'audit. Celles-ci ont été adaptées des normes internationales d'audit généralement admises pour refléter le caractère spécifique du contexte communautaire. Elle a examiné les documents comptables et appliqué les procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. La Cour a obtenu, par cet audit, une base adéquate pour étayer l'opinion exprimée ci-après.

4. Cet examen a permis à la Cour d'obtenir l'assurance raisonnable que les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 2001 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

PRINCIPALES OBSERVATIONS

Exécution du budget

5. L'exécution des crédits de l'exercice 2001 et des crédits reportés de l'exercice précédent est présentée au tableau 1.

6. Les crédits disponibles pour l'exercice s'élèvent à 181,1 millions d'euros, dont 163,8 millions au titre de l'exercice et 17,3 millions reportés de l'exercice précédent. Initialement, les crédits de l'exercice s'élevaient à 184,2 millions d'euros, ils ont été réduits de 3,1 millions par voie de budget rectificatif et supplémentaire pour tenir compte du ralentissement de la conjoncture qui s'est manifesté au cours du second trimestre de l'année et s'est aggravé suite aux événements du 11 septembre 2001.

7. Les crédits de l'exercice proprement dit, qui incluent une réserve de 54 millions d'euros, ont été engagés à concurrence de 99,5 millions; ce montant a fait l'objet de paiements pour 82,0 millions d'euros soit 82 % des engagements contractés. Le solde des crédits a été soit reporté (17,7 millions d'euros), soit annulé (64,1 millions d'euros y inclus la réserve de 54 millions qui est restée inutilisée). Les crédits opérationnels (titre III), soit 35,2 millions d'euros, ont été engagés à hauteur de 34,0 millions, dont 24,0 millions, soit 71 %, ont été payés et 10,3 millions, soit 29 %, ont dû être reportés à l'exercice suivant, le solde étant annulé.

8. Les crédits reportés de l'exercice précédent s'élevaient à 17,3 millions d'euros, dont 8,7 millions pour le titre III. Ces crédits ont fait l'objet de paiements pour 16,3 millions, dont 8,6 millions pour le titre III, et le solde a été annulé.

États financiers

9. Le compte de gestion et le bilan publiés par l'Office dans son rapport d'activité pour l'exercice 2001 sont présentés sous forme synthétique dans les tableaux 2 et 3. L'Office a pris en compte l'amortissement de ses immobilisations. Il a également constitué une provision pour les dépenses liées à l'exécution des procédures relatives aux marques.

10. L'Office n'a jamais effectué d'inventaire physique complet de ses biens. Un contrôle physique a permis de constater que certains biens étaient dépourvus d'identification ou étaient localisés de manière incorrecte, voire n'étaient pas localisés.

11. L'Office devrait aligner sa pratique comptable en matière d'enregistrement des biens comme immobilisations sur celle de la Commission. En effet cet enregistrement est effectué à la date d'émission de l'ordre de paiement et non à la date du transfert des biens aux risques de l'Office(3).

12. L'article 9 des règles d'inventaire de l'Office devrait être modifié en vue de le rendre conforme à l'article 18 du règlement de la Commission qui prévoit d'inclure dans les frais d'acquisition les honoraires d'architecte et les frais d'expertise.

Application des dispositions financières

13. En août 2001, un agent a signé une série d'ordres de paiement(4) alors qu'il n'avait reçu aucune délégation à cet effet. Le montant total des ordres ainsi signés est d'environ 100000 euros. Cette situation était due à l'absence des ordonnateurs responsables. L'Office devrait prendre des mesures pour éviter qu'elle ne se répète.

14. La dernière mise à jour de la liste des ordonnateurs délégués disponible fin novembre 2001 remonte au18 juin de la même année. Depuis, plusieurs agents ont été désignés comme ordonnateurs délégués mais la liste n'a pas été modifiée. Il serait également souhaitable de vérifier périodiquement les spécimens de signature.

Achats de biens et services

Recours aux contrats-cadres

15. Dans la région d'Alicante il n'y a qu'un nombre réduit de soumissionnaires susceptibles de satisfaire aux besoins de l'Office. Le recours aux contrats-cadres interinstitutionnels est difficile à mettre en oeuvre, soit en raison de clauses qui limitent leur application à Bruxelles et/ou à Luxembourg, soit en raison de la localisation de l'Office. Néanmoins, il les utilise comme point de référence pour ses propres acquisitions.

Prévision des besoins

16. Jusqu'en 2001, la programmation des besoins de l'Office s'effectuait avec, comme hypothèse de base, une croissance stable et soutenue des demandes d'enregistrement compte tenu des efforts de l'Office pour accroître sa productivité. Cette approche notamment en ce qui concerne l'hypothèse de base devrait être affinée pour mieux prendre en considération les divers facteurs qui sous-tendent les demandes d'enregistrement et par là arriver à une meilleure estimation des besoins futurs.

17. Ainsi en 2001, l'Office a conclu un contrat de location d'une durée de trois ans(5) pour un immeuble supplémentaire pour un montant de 2869344 euros. L'examen du dossier montre que la négociation s'est faite très rapidement. La rapidité avec laquelle les négociations ont été menées ne s'explique guère étant donné qu'à l'époque des négociations les premiers signes d'essoufflement de la conjoncture étaient déjà manifestes. De fait, début 2002, le bâtiment était partiellement inoccupé, et l'Office en payait la location et en supportait les coûts de maintenance.

18. Le ralentissement de la conjoncture qui s'est annoncé en 2000 et qui a été confirmé en 2001 a rendu plus incertaines les perspectives de croissance de l'Office et renforce la nécessité d'un réel effort de prévision et de programmation pour rationaliser sa politique d'achats.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 17 octobre 2002.

Par la Cour des comptes

Juan Manuel Fabra Vallés

Président

(1) JO L 11 du 14.1.1994.

(2) En application de l'article 137, paragraphe 1, du règlement (CE) n° 40/94 du Conseil, les comptes de la totalité des recettes et dépenses de l'Office pour l'exercice 2001 ont été établis le 11 mars 2002 et ensuite transmis au conseil d'administration de l'Office, au Parlement européen, à la Commission et à la Cour des comptes, cette dernière les ayant reçus le 28 mars 2002. La version abrégée de ces états financiers est présentée dans les tableaux annexés au présent rapport.

(3) Article 17 du règlement 2909/2000 de la Commission (JO L 336 du 30.12.2000, p. 75).

(4) Plus d'une dizaine de cas ont été identifiés.

(5) À partir du 1er juin 2001.

Tableau 1

Exécution budgétaire pour l'exercice 2001NB:

Les totaux peuvent comporter des écarts dus aux arrondis.

Source:

Données de l'Office - Ces tableaux présentent sous une forme synthétique les données fournies par l'Office dans ses propres états financiers.

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Tableau 2

Compte de gestion des exercices 2001 et 2000

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NB:

Les totaux peuvent comporter des écarts dus aux arrondis.

Source:

Données de l'Office - Ces tableaux présentent sous une forme synthétique les données fournies par l'Office dans ses propres états financiers.

Tableau 3

Bilan aux 31 décembre 2001 et 31 décembre 2000NB:

Les totaux peuvent comporter des écarts dus aux arrondis.

Source:

Données de l'Office - Ces tableaux présentent sous une forme synthétique les données fournies par l'Agence dans ses propres états financiers.

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Réponses de l'Office

États financiers

10. L'inventaire physique de l'Office comporte des équipements non informatiques et informatiques. Ces derniers font l'objet de vérifications régulières. La situation de l'inventaire des équipements non informatiques est due à la dispersion des locaux de l'Office et à des insuffisances du système informatique ainsi qu'à des problèmes de stabilité du personnel. Une révision de l'inventaire des équipements non informatiques a été entamée en 2002. Cet exercice sera terminé début 2003 et il est prévu de le faire valider par une entreprise spécialisée. En outre, l'Office étudie l'achat d'un système informatique pour la gestion de ses actifs afin de disposer, en 2003, d'un outil pour gérer le cycle de vie des équipements, de leur acquisition à leur déclassement. Dans le cadre de la réorganisation de l'Office, un secteur unique responsable de la gestion de l'inventaire centralisé des équipements logistiques et informatiques a été créé.

11. L'outil informatique cité au point précédent permettra à l'Office de s'aligner sur la pratique de la Commission.

12. La réglementation des inventaires sera revue en 2003 après l'adaptation du règlement financier l'Office au règlement financier-cadre pour les organismes décentralisés.

Application des dispositions financières

13. La situation décrite par la Cour est exceptionnelle, tous les ordonnateurs étant absents en raison des congés annuels. Dans ces conditions, le fonctionnaire présent du grade le plus élevé a signé une série d'ordres de paiement avec l'autorisation orale du président de l'Office. Pour éviter cette situation, l'Office a revu son système de délégation.

14. L'Office a commencé à mieux formaliser l'établissement des délégations d'ordonnateur (spécimen de signature inclus). Cette tâche sera finalisée au cours du quatrième trimestre 2002.

Prévision des besoins

16. La forte croissance des dépôts au cours des années antérieures a contraint l'Office à adapter fréquemment ses budgets annuels, compte tenu de la prudence nécessaire, et l'a stimulé pour améliorer sa productivité.

L'Office est en train d'analyser les résultats d'une étude sur la procédure d'enregistrement des marques qui traite de la satisfaction des clients et des facteurs influençant les dépôts de marque. En outre, fin 2001, l'Office a lancé une étude pour prévoir le nombre potentiel de demandes de dessin communautaire en 2003. Par ailleurs, une concertation avec les offices nationaux a été établie pour mieux suivre l'évolution des dépôts et ainsi avoir une meilleure estimation de leur nombre potentiel.

17. Les prévisions à moyen terme des besoins en locaux au début de 2001, ainsi que la rareté à Alicante d'immeubles de bureaux, ont conduit l'Office à saisir au printemps 2001 l'opportunité de louer un immeuble supplémentaire, entre autres pour remplacer des locaux inadéquats hébergeant environ 70 agents. Le contrat a été finalisé en juin de la même année (avec une certaine rapidité à cause du délai nécessaire à l'adaptation du local). Parallèlement, le rythme de dépôts a commencé à fléchir au cours du premier trimestre 2001, et son fléchissement s'est accentué par la suite. L'abandon de la location suite à l'inclusion d'une clause de résiliation anticipée a été envisagé.

Deux étages de l'immeuble supplémentaire, sur un total de quatre, sont occupés depuis la fin 2001 suite à l'abandon des locaux inadéquats mentionnés plus haut. Actuellement, tous les étages sont occupés par le personnel du département d'administration des marques et dessins créé en décembre 2001.

18. Vu les incertitudes et les difficultés liées à la prévision de ses activités, l'Office a commencé à étudier les mesures possibles pour s'adapter plus facilement aux fluctuations de celles-ci.