Proposition de RÈGLEMENT DU CONSEIL modifiant le règlement (CEE, Euratom) n° 354/83 en ce qui concerne le dépôt des archives historiques des institutions à l'Institut universitaire européen de Florence /* COM/2012/0456 final - 2012/0221 (APP) */





EXPOSÉ DES MOTIFS 1. CONTEXTE DE LA PROPOSITION 1.1. Contexte général Un règlement du Conseil[1], adopté en février 1983, exige des institutions, telles que définies en son article 1er, qu'elles établissent des archives historiques et les rendent accessibles au public au bout de trente ans. Il permet à chaque institution de déposer ses archives historiques à l'endroit qu'elle estime le plus approprié. En 1984, le Parlement européen, le Conseil et la Commission ont décidé de déposer leurs archives historiques à l'Institut universitaire européen de Florence (IUE) où elles sont mises à la disposition du public. Depuis lors, la Cour des comptes européenne, le Comité économique et social européen et la Banque européenne d'investissement ont également décidé de confier leurs archives à l'IUE. Les modalités de ce dépôt sont fixées dans un contrat signé le 17 décembre 1984 entre les Communautés européennes, représentées par la Commission, et l'IUE. Le gouvernement italien met à la disposition de l’IUE, de manière permanente et gratuite, des locaux adaptés pour héberger les archives. Les archives déposées sont ainsi conservées et protégées selon des normes internationales reconnues. Le but recherché en déposant les archives historiques des institutions à l’IUE est d’en permettre l’accès à partir d’un lieu unique, de favoriser leur consultation et d’encourager les travaux de recherche sur l’histoire de l'intégration européenne et des institutions européennes. 1.2 Objectif de la proposition La proposition vise à confirmer l'IUE dans son rôle de gestionnaire des archives historiques des institutions. Elle permettra d’asseoir le partenariat entre l’UE et l’IUE sur une base juridique et financière solide. 1.3 Éléments principaux de la proposition La proposition prévoit le dépôt des archives historiques des institutions à l’IUE. À l’avenir, toutes les institutions, à l’exception de la Cour de justice de l’Union européenne et de la Banque centrale européenne, déposeront leurs archives historiques à l’IUE dès que celles-ci seront accessibles au public en vertu du règlement existant. La proposition n’aura aucune incidence sur la propriété des archives historiques, qui continueront d’appartenir aux institutions déposantes. Elle n'aura pas non plus d'incidence sur les règles en vigueur en vertu desquelles les institutions sélectionnent les documents qui sont rendus accessibles au public au bout de trente ans. Les frais de fonctionnement et de personnel supportés par l’IUE aux fins de la gestion des archives historiques seront financés sur le budget général de l'UE, à l'exception des coûts afférents à la mise à disposition et à l'équipement du ou des bâtiments et des entrepôts hébergeant les archives et le personnel qui y est affecté. L’IUE rendra les archives historiques de l’UE accessibles au public, ce qui n'empêchera toutefois pas les institutions d’en faire de même avec leurs propres archives. La proposition opère une distinction entre le dépôt d'archives papier et d'archives numériques. Les archives papier continueront d'être déposées physiquement à l'IUE où elles seront conservées. En revanche, l’IUE ne devra pas conserver les archives numériques dans le but d'y donner accès. La conservation à long terme de ces archives continuera de relever de la responsabilité des institutions dont elles émanent. La proposition précise les responsabilités de l’IUE en matière de protection des données à caractère personnel contenues dans les archives historiques des institutions. Elle prévoit également que chaque institution adopte des modalités de mise en œuvre du règlement (CEE, Euratom) n° 354/83, notamment des règles régissant la conservation des archives historiques, leur mise à la disposition du public et la protection des données à caractère personnel qu’elles contiennent. 2. RÉSULTATS DES CONSULTATIONS DES PARTIES INTÉRESSÉES La présente proposition n'exige pas d’analyse d’impact. Les parties intéressées ont été consultées. L’IUE et l’Italie, en leur qualité d’institution et de gouvernement hôtes, ont tous deux apporté leur soutien à la proposition. Les services administratifs des institutions de l’UE et le réseau des agences de l’UE soutiennent eux aussi l’objectif de la proposition. La Cour de justice de l’Union européenne et la Banque centrale européenne ont demandé à être exemptées de l’obligation de déposer leurs archives historiques à l’IUE. Toutefois, elles n’excluent pas de le faire à l’avenir sur une base volontaire. Cela tient à la nature de leurs activités et correspond à la pratique en vigueur dans de nombreux États membres pour les archives historiques d’organes similaires. 3. ÉLÉMENTS JURIDIQUES DE LA PROPOSITION 3.1 Dispositions principales de la proposition La proposition prévoit le dépôt des archives historiques par les institutions à l’Institut universitaire européen de Florence (Italie) qui les rendra accessibles au public. 3.2 Base juridique La proposition est fondée sur l’article 352 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne. Le règlement (CEE, Euratom) n° 354/83, de même que le règlement qui l’a modifié en 2003, ont été adoptés en vertu de l’article 308 du traité CE, prédécesseur de l’article 352 du TFUE. La présente proposition ne portera pas atteinte à l’objectif du règlement (CEE, Euratom) n° 354/83, c’est-à-dire à l’ouverture au public des archives des institutions au bout de trente ans. Elle prévoit simplement que ces archives seront déposées à l’IUE une fois que les institutions concernées les auront rendues accessibles au public conformément au règlement existant. La proposition entérine une situation de fait, puisque la plupart des institutions qui ont ouvert leurs archives au public les confient déjà à l’IUE. L’article 3, paragraphe 3, du traité sur l’Union européenne dispose que l’UE doit entre autres respecter la richesse de sa diversité culturelle et veiller à la sauvegarde et au développement du patrimoine culturel européen. Les archives historiques des institutions appartiennent au patrimoine culturel de l’Europe et leur ouverture au public sert donc principalement des objectifs universitaires, éducatifs et culturels. L’Union est habilitée à arrêter des mesures visant à appuyer, coordonner ou compléter l’action des États membres dans ces domaines, mais les traités ne prévoient pas les pouvoirs d'action nécessaires en ce qui concerne les archives historiques des institutions. L’utilisation d’une autre base juridique aurait conduit à la proposition d’un nouveau règlement, si bien que toutes les dispositions du règlement (CEE, Euratom) n° 354/83, notamment ses principes fondamentaux, auraient pu faire l’objet d’un débat, ce qui aurait été bien au-delà des objectifs poursuivis par la proposition, tels qu’ils sont décrits ci-dessus. Il a été envisagé de fonder la proposition sur l’article 15, paragraphe 3, du TFUE, mais cette possibilité a été écartée pour les raisons ci-après. L’objectif premier de l’établissement d’archives historiques est de sélectionner les documents sur la base de leur valeur administrative, historique ou probante immuable afin de préserver et de diffuser le patrimoine historique des institutions. Chaque institution prend l’initiative de rendre ses archives historiques accessibles au public au bout de trente ans et fournit des informations complémentaires visant à replacer ces archives dans leur contexte organisationnel et fonctionnel, ce qui va bien au-delà du droit d'accès du public aux documents prévu par l’article 15, paragraphe 3, du TFUE dont le but est principalement de promouvoir la bonne gouvernance et de garantir la participation des citoyens au processus décisionnel au sein des institutions. L’utilisation de l’article 15, paragraphe 3, du TFUE limiterait le champ d’application des règles régissant l’ouverture des archives historiques, puisqu'un règlement adopté sur cette base ne s'appliquerait qu'aux tâches administratives de la Banque centrale européenne, de la Banque européenne d’investissement et de la Cour de justice de l’Union européenne, qui relèvent actuellement du règlement (CE) n° 354/83. 3.3 Principe de proportionnalité La proposition se limite au dépôt des archives historiques à l’IUE par les institutions et aux modalités de ce dépôt. 3.4 Choix des instruments Un règlement est le seul instrument qui convient pour asseoir le partenariat entre l’UE et l’IUE sur une base juridique et financière solide. La proposition concerne une modification limitée d'un règlement existant. 4. INCIDENCE BUDGÉTAIRE La proposition visant à rendre obligatoire le dépôt des archives historiques à l’IUE n’aura aucune nouvelle incidence budgétaire à court et à moyen terme. Ses incidences budgétaires à long terme ne devraient pas être importantes. Les trois institutions principales que sont le Parlement européen, le Conseil et la Commission, de même que le Comité économique et social européen, la Cour des comptes européenne et la Banque européenne d’investissement, déposent déjà leurs archives historiques à l’IUE. La gestion de ces archives à Florence est financée sur le budget de l’UE depuis le premier dépôt d’archives à l’IUE il y a plus d’un quart de siècle. La fiche financière législative prévoit la poursuite de ce financement. Les coûts seront répartis entre les institutions déposantes en fonction de la charge de travail que leurs archives respectives représentent pour l’IUE. L’hébergement des archives est assuré par le gouvernement italien, qui fournit également les bureaux accueillant le personnel chargé de leur gestion à l'IUE. Le nombre d’institutions déposantes augmentera à la suite de cette modification. Néanmoins, puisque seules sont déposées les archives historiques ouvertes au public au bout de trente ans, il s’écoulera beaucoup de temps avant que les institutions qui ne déposent pas encore leurs archives à l’IUE ressentent les effets de la présente proposition. De plus, les archives seront de plus en plus numérisées, ce qui permettra de réaliser des économies d'échelle lors de leur traitement et de leur diffusion par l'IUE. 2012/0221 (APP) Proposition de RÈGLEMENT DU CONSEIL modifiant le règlement (CEE, Euratom) n° 354/83 en ce qui concerne le dépôt des archives historiques des institutions à l'Institut universitaire européen de Florence LE CONSEIL DE L’UNION EUROPÉENNE, vu le traité sur le fonctionnement de l'Union européenne, et notamment son article 352, vu la proposition de la Commission européenne, après transmission du projet d'acte législatif aux parlements nationaux, vu l'approbation du Parlement européen, après consultation du contrôleur européen de la protection des données, statuant conformément à une procédure législative spéciale, considérant ce qui suit: (1) Le règlement (CEE, Euratom) n° 354/83 du Conseil du 1er février 1983 concernant l'ouverture au public des archives historiques de la Communauté économique européenne et de la Communauté européenne de l'énergie atomique[2] dispose que les archives historiques des institutions et organes sont conservées et rendues accessibles au public, dans toute la mesure du possible, après l’écoulement d’un délai de trente ans. (2) L’obligation d’établir des archives historiques et de les rendre accessibles au public dans toute la mesure du possible s’applique à chacune des institutions visées à l’article 1er du règlement (CEE, Euratom) n° 354/83. (3) Le règlement (CEE, Euratom) n° 354/83 dispose que chaque institution dépose ses archives historiques à l'endroit qu'elle estime le plus approprié. (4) En 1984, le Parlement européen, le Conseil et la Commission ont décidé de déposer leurs archives historiques à l’Institut universitaire européen (IUE) de Florence où elles sont rendues accessibles au public. Un contrat a été signé à cet effet le 17 décembre 1984 entre les Communautés européennes, représentées par la Commission, et l’Institut universitaire européen de Florence. (5) Le Comité économique et social et la Cour des comptes européenne sont depuis lors convenus d’adhérer aux termes du contrat de dépôt du 17 décembre 1984. La Banque européenne d’investissement confie ses archives historiques à l’IUE en vertu d’une convention distincte, signée le 1er juillet 2005, et des «règles relatives aux archives historiques» adoptées le 7 octobre 2005 par le Comité de direction de la Banque[3]. (6) Le gouvernement italien a mis à la disposition de l’IUE, de manière permanente et gratuite, des locaux adaptés pour que les archives déposées soient conservées et protégées selon des normes internationales reconnues et puissent être consultées sur place. (7) Le but recherché en déposant les archives historiques des institutions à l’IUE est d’en permettre l’accès à partir d’un lieu unique, de favoriser leur consultation et d’encourager les travaux de recherche sur l’histoire de l'intégration européenne et des institutions européennes. L’IUE est un centre universitaire d’étude et de recherche réputé, dont les travaux sont axés sur l’Europe et l’intégration européenne. Fort d’une expérience de près de trente ans dans la gestion des archives historiques des institutions, il offre des installations de stockage et de recherche des plus modernes, construites expressément pour la conservation et la consultation de ces archives, et jouit d’une réputation internationale en tant que centre d’archivage. (8) Il faut, pour pouvoir continuer à confier les archives historiques des institutions à l’IUE, une base juridique solide qui mette en évidence le rôle joué par ce dernier en tant que partenaire des institutions dans la gestion de leurs archives historiques. (9) La nature spécifique des activités de la Cour de justice de l’Union européenne et de la Banque centrale européenne justifie leur exclusion de l’obligation de déposer leurs archives historiques à l’IUE en vertu du présent règlement. La Cour de justice de l’Union européenne et la Banque centrale européenne peuvent confier leurs archives historiques à l’IUE sur une base volontaire. (10) Il convient d’appliquer le présent règlement à toutes les autres institutions. Il ne modifie en rien la responsabilité qui incombe à chaque institution d’ouvrir ses archives historiques au public, ni le fait que chaque institution conserve la propriété de ses archives historiques. (11) Il y a lieu de traiter les données à caractère personnel contenues dans les archives déposées à l’IUE conformément au règlement (CE) n° 45/2001[4]. (12) Des subventions peuvent être accordées pour soutenir la gestion des archives des institutions par l’IUE. (13) Il convient dès lors de modifier le règlement (CEE, Euratom) n° 354/83 en conséquence, A ADOPTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT: Article premier Le règlement (CEE, Euratom) n° 354/83 est modifié comme suit: 1. À l’article 8, le paragraphe 1 est remplacé par le texte suivant: «1. Chaque institution, autre que la Cour de justice de l’Union européenne et la Banque centrale européenne, dépose à l'Institut universitaire européen (IUE) de Florence les documents qui font partie de ses archives historiques et qu'elle a rendus accessibles au public en vertu du présent règlement. Le dépôt s’effectue conformément aux dispositions de l’annexe.» 2. À l'article 8, les paragraphes suivants sont ajoutés: «3. La Cour de justice de l’Union européenne et la Banque centrale européenne peuvent déposer leurs archives historiques à l'IUE sur une base volontaire. 4. Le dépôt des archives historiques des institutions à l’IUE n’a aucune incidence sur leur propriété ou sur leur protection au sens de l’article 2 du Protocole sur les privilèges et immunités de l'Union européenne annexé au traité. 5. L’IUE veille à la conservation et à la protection des archives qui y sont déposées. Cette conservation et cette protection doivent répondre aux normes reconnues au niveau international en matière de protection physique des archives et doivent au moins respecter les dispositions techniques et de sécurité correspondant à celles qui régissent la conservation et la gestion des archives publiques en Italie. Pour ce faire, les documents déposés sont conservés dans un entrepôt spécialement construit à cet effet. 6. Chaque institution déposante a le droit de demander des informations concernant la gestion de ses archives par l’IUE et de procéder à une inspection des archives qu’elle y a déposées. 7. L’IUE met les archives historiques qui lui sont confiées en vertu des paragraphes 1 et 3 à la disposition du public. Les institutions peuvent rendre accessibles au public une version des mêmes archives historiques. 8. Des subventions peuvent être accordées à l’IUE pour soutenir la gestion des archives historiques conformément au présent règlement, dans le respect des dispositions du règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 du Conseil et pour autant que l'autorité budgétaire accorde les crédits nécessaires sur la ligne budgétaire correspondante. Les coûts de gestion des archives sont répartis entre les institutions déposantes sur une base proportionnelle. Les coûts liés à la fourniture et à l’équipement du ou des bâtiments et des entrepôts destinés à héberger les archives et le personnel qui y est affecté ne sont pas admissibles. 9. L’IUE traite les données à caractère personnel contenues dans les archives historiques des institutions conformément au règlement (CE) n° 45/2001. Il agit en tant que responsable du traitement au sens de l’article 2 dudit règlement, conformément aux instructions des institutions déposantes. 10. Le contrôleur européen de la protection des données dispose de pouvoirs de surveillance à l’égard de l’IUE en ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel contenues dans les archives historiques déposées par les institutions.» 3. À l’article 9, le premier alinéa est remplacé par le texte suivant: «Chaque institution arrête des règles internes pour l'application du présent règlement, notamment des règles régissant la conservation des archives historiques, leur mise à la disposition du public et la protection des données à caractère personnel qu’elles contiennent. Dans toute la mesure du possible, les institutions rendent leurs archives accessibles par des moyens électroniques. Elles conservent également les documents existant sous des formes adaptées à des besoins particuliers (écriture braille, gros caractères ou enregistrements).» 4. Une annexe est ajoutée conformément à l'annexe du présent règlement. Article 2 Le présent règlement entre en vigueur le jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l’Union européenne. Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre. Fait à Bruxelles, le Par le Conseil Le président ANNEXE L'annexe suivante est ajoutée: «Annexe Dispositions relatives au dépôt des archives historiques des institutions à l'Institut universitaire européen de Florence 1. En cas d’archives non numériques, les documents originaux, accompagnés d’une copie microforme et/ou numérique, sont déposés à l’IUE en vue de leur conservation permanente. En cas d’archives numériques, l’IUE dispose d’un accès permanent aux documents de manière à pouvoir remplir son obligation de rendre les archives historiques accessibles au public à partir d’un lieu unique et de favoriser leur consultation. Les institutions d’origine restent responsables de la conservation permanente de leurs archives numériques. 2. Le dépôt s’effectue par tranches annuelles et, dans la mesure du possible, conformément aux procédures normales de traitement des archives des institutions. 3. Les institutions déposantes peuvent, pour des raisons juridiques ou administratives, refuser de confier certains documents originaux à l’IUE. Dans ce cas, elles y déposent une copie microforme ou numérique. 4. Les institutions déposantes restent propriétaires de leurs archives et conservent la responsabilité exclusive de la composition des documents et des dossiers déposés ou mis de quelque autre manière à la disposition de l’IUE. L’IUE ne modifie pas la classification établie par les institutions déposantes et n’élimine ni n’altère des documents ou des fichiers. 5. L’IUE restitue l’original de tout document ou fichier qui y est déposé aux institutions déposantes qui en font la demande. Celles-ci rendent les originaux à l’IUE dès qu’elles n’en ont plus besoin. 6. L’IUE informe immédiatement les institutions déposantes de toute circonstance susceptible de porter atteinte à l’inviolabilité des archives qu’elles ont déposées. FICHE FINANCIÈRE LÉGISLATIVE 1. CADRE DE LA PROPOSITION/DE L’INITIATIVE 1.1. Dénomination de la proposition/de l’initiative 1.2. Domaine(s) politique(s) concerné(s) dans la structure ABM/ABB 1.3. Nature de la proposition/de l’initiative 1.4. Objectif(s) 1.5. Justification(s) de la proposition/de l’initiative 1.6. Durée et incidence financière 1.7. Mode(s) de gestion prévu(s) 2. MESURES DE GESTION 2.1. Dispositions en matière de suivi et de compte rendu 2.2. Système de gestion et de contrôle 2.3. Mesures de prévention des fraudes et irrégularités 3. INCIDENCE FINANCIÈRE ESTIMÉE DE LA PROPOSITION/DE L’INITIATIVE 3.1. Rubrique(s) du cadre financier pluriannuel et ligne(s) budgétaire(s) de dépenses concernée(s) 3.2. Incidence estimée sur les dépenses 3.2.1. Synthèse de l’incidence estimée sur les dépenses 3.2.2. Incidence estimée sur les crédits opérationnels 3.2.3. Incidence estimée sur les crédits de nature administrative 3.2.4. Compatibilité avec le cadre financier pluriannuel actuel 3.2.5. Participation de tiers au financement 3.3. Incidence estimée sur les recettes FICHE FINANCIÈRE LÉGISLATIVE 1. CADRE DE LA PROPOSITION/DE L’INITIATIVE 1.1. Dénomination de la proposition/de l’initiative Règlement du Conseil modifiant le règlement (CEE, Euratom) n° 354/83 en ce qui concerne le dépôt des archives historiques des institutions à l'Institut universitaire européen de Florence 1.2. Domaine(s) politique(s) concerné(s) dans la structure ABM/ABB[5] Relations avec la société civile, transparence et information 1.3. Nature de la proposition/de l’initiative La proposition est relative à la prolongation d’une action existante. 1.4. Objectifs 1.4.1. Objectif(s) stratégique(s) pluriannuel(s) de la Commission visé(s) par la proposition/l’initiative La proposition a pour objectif de régulariser et d’asseoir sur une base solide le partenariat existant avec l'IUE en matière de gestion et de diffusion des archives historiques des institutions. Le but recherché en déposant les archives historiques des institutions à l’IUE est d’en permettre l’accès à partir d’un lieu unique, de favoriser leur consultation et d’encourager les travaux de recherche sur l’histoire de l'intégration européenne et des institutions européennes. 1.4.2. Objectif(s) spécifique(s) et activité(s) ABM/ABB concernée(s) Objectif spécifique n° 25.02.01.01 Activité(s) ABM/ABB concernée(s): Relations avec la société civile, transparence et information Institutions d’intérêt européen/archives historiques de l’Union européenne 1.4.3. Résultat(s) et incidence(s) attendu(s) Le partenariat conclu avec l’IUE apporte une valeur ajoutée aux archives historiques des institutions et contribue à en favoriser la diffusion, ainsi que la consultation par le public. 1.4.4. Indicateurs de résultats et d’incidences (1) Archives déposées à l’IUE de Florence par les institutions (2) Collecte et description, par l’IUE, d’archives privées et de documents personnels de particuliers et d’organisations publiques ou privées qui ont contribué à la construction de l'Europe (3) Production et publication de catalogues, inventaires, publications de source et autres outils de recherche (4) Mise à disposition, par l’IUE, d'une salle de lecture équipée (5) Accessibilité en ligne des inventaires et des archives (6) Nombre d'utilisateurs de la salle de lecture (7) Actions visant à promouvoir la consultation des archives historiques des institutions 1.5. Justification(s) de la proposition/de l’initiative 1.5.1. Besoin(s) à satisfaire à court ou à long terme Gestion et mise à la disposition du public des archives historiques déposées par les institutions à l'Institut universitaire européen de Florence. 1.5.2. Valeur ajoutée de l'intervention de l’UE Le partenariat conclu avec l’IUE contribue à promouvoir la diffusion des archives historiques des institutions et leur consultation par le public. Rassembler les archives des institutions en un lieu unique augmente en soi leur valeur et permet à l’IUE de leur apporter une valeur ajoutée en établissant des recoupements entre les différentes archives, en créant, s’il y a lieu, des outils d’aide à la recherche et d’autres instruments de recherche et en fournissant au public un accès sur place ou en ligne aux archives. 1.5.3. Leçons tirées d'expériences similaires Six institutions déposent leurs archives historiques à l’Institut universitaire européen (IUE) de Florence en vertu d’un contrat établi le 17 décembre 1984 entre les Communautés européennes et l'IUE. Ce contrat de dépôt est toutefois devenu obsolète. Il convient dès lors de le remplacer et d’asseoir le partenariat avec l'IUE sur une base juridique et financière plus solide. 1.5.4. Compatibilité et synergie éventuelle avec d'autres instruments appropriés s.o. 1.6. Durée et incidence financière Proposition à durée illimitée 1.7. Mode(s) de gestion prévu(s)[6] Gestion centralisée directe par la Commission 2. MESURES DE GESTION 2.1. Dispositions en matière de suivi et de compte rendu L’IUE présentera, pour chaque année civile, un projet de programme de travail qu’il examinera avec la Commission et qui comportera un tableau des effectifs au 31 décembre de l’année en question, ainsi que pour les années précédente et suivante. Le projet de programme de travail sera présenté en février de l’année précédente. Après consultation des autres institutions déposantes, le programme de travail sera arrêté par la Commission et l’IUE et annexé à la convention annuelle de financement. La Commission suivra la mise en œuvre du programme de travail. L’IUE présentera un rapport annuel d’activité concernant les archives historiques après la fin de chaque année civile. 2.2. Système de gestion et de contrôle 2.2.1. Risque(s) identifié(s) Les risques potentiels pour la conservation des archives papier déposées par les institutions sont minimes. Le gouvernement italien met à disposition un entrepôt spécialement construit à cet effet qui répond aux normes internationales les plus strictes en matière de conservation d’archives à long terme. 2.2.2. Moyen(s) de contrôle prévu(s) Les accords de partenariat conclus avec l’IUE fourniront le cadre pour la discussion, l’examen et l’évaluation permanents du budget et du programme de travail. Chaque institution déposante a le droit de demander des informations concernant la gestion de ses archives par l’IUE et de procéder à une inspection des archives qu’elle y a déposées. 2.3. Mesures de prévention des fraudes et irrégularités L’article 287, paragraphe 3, du TFUE habilite la Cour des comptes à procéder à un contrôle dans les locaux de toute personne physique ou morale bénéficiaire de versements provenant du budget de l’UE. Les compétences de la Commission et de l’OLAF en matière de lutte contre la fraude portant atteinte aux intérêts financiers de l'Union européenne sont régies par des dispositions spécifiques à ce domaine [à savoir le règlement (CE) n° 2185/96 du Conseil et le règlement (CE) n° 1073/1999 du Parlement européen et du Conseil] et par le règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes. En vertu de l’article 120, paragraphe 3, de ce dernier, chaque décision ou convention de subvention prévoit expressément que la Commission et la Cour des comptes disposent d'un pouvoir de contrôle, sur pièces et sur place, à l'égard de tous les contractants et sous-contractants ayant bénéficié de fonds communautaires. 3. INCIDENCE FINANCIÈRE ESTIMÉE DE LA PROPOSITION/DE L’INITIATIVE 3.1. Rubrique(s) du cadre financier pluriannuel et ligne(s) budgétaire(s) de dépenses concernée(s) · Lignes budgétaires existantes Dans l'ordre des rubriques du cadre financier pluriannuel et des lignes budgétaires Rubrique du cadre financier pluriannuel || Ligne budgétaire || Nature de la dépense || Participation Archives historiques de l'Union européenne || CD/CND ([7]) || de pays AELE[8] || de pays candidats[9] || de pays tiers || au sens de l'article 18, paragraphe 1, point a), du règlement financier 5 Administration || 25 02 01 01 || CD || NON || NON || NON || NON 3.2. Incidence estimée sur les dépenses 3.2.1. Synthèse de l’incidence estimée sur les dépenses En millions d'euros (à la 3e décimale) Rubrique du cadre financier pluriannuel: || 5 || «Dépenses administratives» || || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019[10] || TOTAL 2013-2019 DG: SG ||  Ressources humaines || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,266 Missions || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,028  25 02 01 01 Archives historiques || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 15,876 TOTAL SG || || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 16,170 TOTAL des crédits pour la RUBRIQUE 5 du cadre financier pluriannuel || (Total engagements = total paiements) || || || || || || || || TOTAL des crédits pour les RUBRIQUES 1 à 5 du cadre financier pluriannuel || Engagements || || || || || || || || Paiements || || || || || || || || 3.2.2. Incidence estimée sur les crédits opérationnels La proposition n'engendre pas l'utilisation de crédits opérationnels 3.2.3. Incidence estimée sur les crédits de nature administrative 3.2.3.1. Synthèse La proposition engendre l'utilisation de crédits de nature administrative, comme expliqué ci-après: En millions d'euros (à la 3e décimale) || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019 - || TOTAL RUBRIQUE 5 du cadre financier pluriannuel || || || || || || || || Ressources humaines || || || || || || || || Autres dépenses administratives || || || || || || || || Sous-total RUBRIQUE 5 du cadre financier pluriannuel || || || || || || || || Hors RUBRIQUE 5[11] du cadre financier pluriannuel || || || || || || || || Ressources humaines || || || || || || || || Autres dépenses de nature administrative || || || || || || || || Sous-total hors RUBRIQUE 5 du cadre financier pluriannuel || || || || || || || || TOTAL || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 16,170 Les besoins en ressources administratives seront couverts par la dotation qui pourrait être allouée à la DG gestionnaire dans le cadre de la procédure d’allocation annuelle, compte tenu des contraintes budgétaires existantes. 3.2.3.2. Besoins estimés en ressources humaines La proposition engendre l’utilisation de ressources humaines, comme expliqué ci‑après: Estimation à exprimer en valeur entière (ou au plus avec une décimale) || 2012 || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018  Emplois du tableau des effectifs (postes de fonctionnaires et d'agents temporaires) 25 01 01 01 (au siège et dans les bureaux de représentation de la Commission) || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 XX 01 01 02 (en délégation) || || || || || || || XX 01 05 01 (recherche indirecte) || || || || || || || 10 01 05 01 (recherche directe) || || || || || || ||  Personnel externe (en équivalent temps plein – ETP)[12] XX 01 02 01 (AC, END, INT de l'enveloppe globale) || || || || || || || XX 01 02 02 (AC, AL, END, INT et JED dans les délégations) || || || || || || || XX 01 04 yy [13] || - au siège[14] || || || || || || || - en délégation || || || || || || || XX 01 05 02 (AC, END, INT sur recherche indirecte) || || || || || || || 10 01 05 02 (AC, END, INT sur recherche directe) || || || || || || || Autre ligne budgétaire (à spécifier) || || || || || || || TOTAL || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 XX est le domaine politique ou le titre concerné. Les besoins en ressources humaines seront couverts par les effectifs de la DG déjà affectés à la gestion de l'action et/ou redéployés en interne au sein de la DG, complétés le cas échéant par toute dotation additionnelle qui pourrait être allouée à la DG gestionnaire dans le cadre de la procédure d'allocation annuelle et à la lumière des contraintes budgétaires existantes. Description des tâches à effectuer: Fonctionnaires et agents temporaires || Élaboration de l’accord de partenariat et des conventions de subvention. Élaboration de la demande de crédits. Suivi du programme de travail et des dépenses. Éventuelles évaluations ex-post. Personnel externe || ------ 3.2.4. Compatibilité avec le cadre financier pluriannuel actuel La proposition est compatible avec le cadre financier pluriannuel actuel. 3.2.5. Participation de tiers au financement La proposition ne prévoit pas de cofinancement par des tierces parties. 3.3. Incidence estimée sur les recettes La proposition est sans incidence financière sur les recettes. [1] Règlement (CEE, Euratom) n° 354/83 du Conseil, modifié par le règlement (CE, Euratom) n° 1700/2003 du Conseil du 22 septembre 2003. Voir JO L 43 du 15.2.1983, p. 1 et JO L 243 du 27.9.2003, p. 1. [2] JO L 43 du 15.2.1983, p. 1. [3] JO C 289 du 22.11.2005, p. 12. [4] JO L 8 du 12.1.2001, p. 1. [5] ABM: Activity-Based Management; ABB: Activity-Based Budgeting. [6] Les explications sur les modes de gestion ainsi que les références au règlement financier sont disponibles sur le site BudgWeb: http://www.cc.cec/budg/man/budgmanag/budgmanag_fr.html. [7] CD = crédits dissociés / CND = crédits non dissociés. [8] AELE: Association européenne de libre-échange. [9] Pays candidats et, le cas échéant, pays candidats potentiels des Balkans occidentaux. [10] L’incidence sur les dépenses devrait continuer à évoluer au même rythme après 2019. [11] Assistance technique et/ou administrative et dépenses d'appui à la mise en œuvre de programmes et/ou actions de l'UE (anciennes lignes «BA»), recherche indirecte, recherche directe. [12] AC = agent contractuel; AL = agent local; END = expert national détaché; INT = intérimaire; JED = jeune expert en délégation. [13] Sous-plafond de personnel externe sur crédits opérationnels (anciennes lignes «BA»). [14] Essentiellement pour les Fonds structurels, le Fonds européen agricole pour le développement rural (Feader) et le Fonds européen pour la pêche (FEP).