Rapport

sur les états financiers de la Fondation européenne pour l'amélioration des conditions de vie et de travail relatifs à l'exercice 2001, accompagné des réponses de la Fondation

(2002/C 326/08)

TABLE DES MATIÈRES

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OPINION DE LA COUR

1. Le présent rapport est adressé au Conseil et au Parlement européen, conformément à l'article 16 du règlement (CEE) n° 1365/75(1) du Conseil, modifié par l'article 1, paragraphe 3, du règlement (CEE) n° 1947/93(2) du Conseil.

2. La Cour a examiné les états financiers de la Fondation européenne pour l'amélioration des conditions de vie et de travail pour l'exercice clos le 31 décembre 2001. Conformément à l'article 18, du règlement (CEE) n° 1417/76(3) du Conseil modifié par l'article 1, paragraphe 16, du règlement (CEE) n° 1949/93(4) du Conseil, le budget de la Fondation a été exécuté sous la responsabilité de son conseil d'administration. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des états financiers(5), conformément aux dispositions financières internes prévues par les articles 65 à 68, du règlement (CEE) n° 1417/76 modifiés par l'article 1, paragraphes 52 à 55, du règlement (CEE) n° 1949/93 du Conseil. La Cour est tenue de procéder à l'examen de ces comptes en vertu de l'article 248 du traité instituant la Communauté européenne.

3. La Cour a effectué son audit conformément à ses politiques et normes d'audit. Celles-ci ont été adaptées des normes internationales d'audit généralement admises pour refléter le caractère spécifique du contexte communautaire. Elle a examiné les documents comptables et appliqué les procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. La Cour a obtenu, par cet audit, une base adéquate pour étayer l'opinion exprimée ci-après.

4. Cet examen a permis à la Cour d'obtenir l'assurance raisonnable que les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 2001 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

PRINCIPALES OBSERVATIONS

Exécution du budget

5. L'exécution des crédits de l'exercice 2001 et des crédits reportés de l'exercice précédent est présentée au tableau 1(6).

6. Les crédits disponibles(7) pour l'exercice s'élèvent à 18,9 millions d'euros dont 15,3 millions au titre de l'exercice et 3,5 millions reportés de l'exercice antérieur.

7. Les crédits de l'exercice 2001 ont été engagés à concurrence de 15,2 millions d'euros; ils ont fait l'objet de paiements pour 11,6 millions. Le solde des crédits a été soit reporté (3,5 millions), soit annulé (0,2 million). Les crédits opérationnels (titre III), soit 6,4 millions d'euros, ont été engagés à hauteur de 6,3 millions, dont 3,1 millions, ont été payés et 3,1 millions ont dû être reportés à l'exercice suivant, le solde étant annulé. Le taux de report des crédits opérationnels reste très élevé et démontre la nécessité pour la Fondation de renforcer la qualité et le suivi de la programmation de ses activités. Elle devrait tout mettre en oeuvre pour réduire le taux de report des crédits de manière à mieux respecter le principe d'annualité du budget.

8. Les crédits reportés de l'exercice antérieur s'élevaient à 3,5 millions d'euros dont 3,2 millions pour le titre III. Ces crédits ont fait l'objet de paiements pour 3,4 millions, dont 3,1 millions pour le titre III et le solde a été annulé.

États financiers

9. Le compte de gestion et le bilan publiés par la Fondation dans son rapport d'activité pour l'exercice 2001 sont présentés sous forme synthétique dans les tableaux 2 et 3. La présentation de ces états financiers dans le rapport d'activité de la Fondation pour 2001 s'écarte des normes réglementaires(8). Bien que ces problèmes n'affectent pas la fiabilité des états financiers, la Fondation devrait veiller à revenir aux pratiques usuelles.

10. La Fondation ne procède pas à l'amortissement de ses immobilisations. Elle devrait prendre en compte les amortissements pour évaluer les immobilisations inscrites dans son bilan et suivre les prescriptions du règlement de la Commission en matière d'inventaire(9). Elle devrait améliorer son système d'inventaire en développant un système d'identification des biens et en déterminant les responsabilités respectives des services concernés.

Application des dispositions financières

11. Un échantillon de 34 paiements à la Fondation perçus ou à percevoir au titre de l'exercice 2001 a été examiné. Pour ces paiements qui ont été enregistrés pour l'exercice 2001, les ordres de recouvrement ont été émis en février et mars 2002. Seuls 10 avaient été validés par le contrôleur financier et huit dont un de 1231286 euros, n'avaient pas encore été exécutés au 31 janvier 2002, ce qui n'est pas conforme à l'article 5 du règlement financier de la Fondation.

12. Dans plusieurs cas, notamment celui de l'achat d'un véhicule, une seule et même personne a pu accorder le visa électronique pour les engagements et les paiements en lieu et place du gestionnaire, de l'ordonnateur, du contrôleur financier et du comptable. Une telle pratique devrait être strictement bannie car incompatible avec le principe de séparation des fonctions.

13. La Fondation a conclu en novembre 1997 un contrat avec une agence de voyages pour une durée expérimentale d'un an. Ce contrat est jusqu'à présent reconduit tacitement. Il serait souhaitable qu'une consultation du marché soit réalisée en vue d'obtenir éventuellement des conditions plus favorables.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 25 et 26 septembre 2002.

Par la Cour des comptes

Juan Manuel Fabra Vallés

Président

(1) JO L 139 du 30.5.1975, p. 1.

(2) JO L 181 du 23.7.1993, p. 13.

(3) JO L 164 du 24.6.1976, p. 16.

(4) JO L 181 du 23.7.1993, p. 26.

(5) En application de l'article 16 du règlement (CEE) n° 1365/75 du Conseil modifié par le règlement (CEE) n°1947/93, les comptes de la totalité des recettes et dépenses de la Fondation pour l'exercice 2001 ont été établis le 26 mars 2002 et ensuite transmis au conseil d'administration de la Fondation, à la Commission et à la Cour des comptes, cette dernière les ayant reçus le 8 avril 2002. Une version abrégée de ces états financiers est présentée en annexe au présent rapport.

(6) Tous les tableaux de ce rapport ont été établis sur la base des valeurs les plus exactes possibles des données utilisées. Pour la présentation, les chiffres ont été arrondis, ce qui peut provoquer des différences minimes au niveau des totaux. Un tiret indique une valeur inexistante ou nulle et 0,0 indique une valeur inférieure au seuil d'arrondi.

(7) Crédits non dissociés.

(8) Dans les états financiers présentés par la Fondation dans son rapport d'activité, il y a une contraction en 2001 hors compte de gestion du solde négatif constaté en 2000 (1210000 euros). En outre, le bilan publié par la Fondation présente une sous-estimation de 26047 euros en raison de la non-prise en compte d'une avance sur salaire ainsi que d'ordres de recouvrement.

(9) Règlement (CE) n° 2909/2000 de la Commission du 29 décembre 2000 (JO L 336 du 30.12.2000, p. 75).

Tableau 1

Exécution budgétaire pour l'année financière 2001NB:

Les totaux peuvent comporter des écarts dus aux arrondis.

Source:

Données de la Fondation - Ces tableaux présentent sous une forme synthétique les données fournies par la Fondation dans ses propres états financiers.

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Tableau 2

Compte de gestion des exercices 2001 et 2000

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NB:

les totaux peuvent comporter des écarts dus aux arrondis.

Source:

Données de la Fondation - Ces tableaux présentent sous une forme synthétique les données fournies par la Fondation dans ses propres états financiers (voir point 9).

Tableau 3

Bilan aux 31 décembre 2001 et 31 décembre 2000NB:

les totaux peuvent comporter des écarts dus aux arrondis.

Source:

Données de la Fondation - Ces tableaux présentent sous une forme synthétique les données fournies par la Fondation dans ses propres états financiers (voir point 9).

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Réponses de la Fondation

7. En général, le suivi se fait de manière approfondie et efficace. Néanmoins, l'introduction récente d'un système de suivi basé sur les technologies de l'information aidera à limiter le nombre de reports.

En ce qui concerne le niveau des rapports, il faut noter que:

- de par leur nature, les activités opérationnelles de la Fondation sont essentiellement innovatrices et exploratoires et non pas répétitives. C'est pourquoi des procédures relativement complexes et qui prennent beaucoup de temps sont nécessaires pour procéder à une préparation approfondie avant le lancement de la recherche sous contrat. Ces procédures représentent un facteur important dans la durée des projets, qui généralement s'étalent sur deux ans.

- le niveau des reports au titre 3 (opérations) est affecté par le lien qui existe entre le cycle budgétaire annuel de la Fondation et son cycle opérationnel (qui comprend la conception du programme, le lancement du programme, la conception du projet dans ses grandes lignes, les appels d'offres, la conception détaillée du projet et la mise en oeuvre).

Néanmoins, surtout lorsque les contrats sont de nature répétitive, l'échéancier des procédures de contrats a été avancé dans la mesure du possible. Cette mesure facilitera une réduction des reports.

9. La Fondation prend note de l'observation de la Cour et réagira de manière appropriée à l'avenir.

10. La Fondation a maintenant pris des mesures pour adapter ses procédures d'inventaires pour les harmoniser avec les procédures révisées de la Commission telles qu'elles sont définies dans le règlement (CE) n° 2909/2000, qui prévoit l'amortissement des biens d'inventaire. Des responsables seront désignés pour tous les articles de l'inventaire.

11. La Fondation accepte l'argument de la Cour. Les ordres de recouvrement avaient été renvoyés par le contrôleur financier sans être munis du timbre de visa, en raison d'un oubli. Ce fait a été porté à l'attention du contrôleur financier qui a ensuite corrigé ce problème.

12. Au moment de l'introduction du système SI2 et afin de rendre possible le transfert rapide de données des vieux systèmes de comptabilité de la Fondation à SI2, des droits de "super usagers" ont été accordés. C'est là une pratique normale lorsqu'on introduit un nouveau système. Toute la documentation concernée a déjà fait l'objet d'autorisations en bonne et due forme de la part des autorités compétentes, y compris du contrôleur financier.

13. Le contrat existant pour les services d'agences de voyage était renouvelable annuellement et fonctionne depuis cinq ans. La Fondation a déjà pris des mesures pour mettre en place une procédure d'appel d'offres et un nouveau contrat.