Résolution du Parlement européen

du 22 avril 2008

contenant les observations qui font partie intégrante de la décision concernant la décharge sur l'exécution du budget du Collège européen de police pour l'exercice 2006

LE PARLEMENT EUROPÉEN,

vu les comptes annuels définitifs du Collège européen de police relatifs à l'exercice 2006 [1],

vu le rapport de la Cour des comptes sur les comptes annuels définitifs du Collège européen de police relatifs à l'exercice 2006, accompagné des réponses du Collège [2],

vu la recommandation du Conseil du 12 février 2008 (5843/2008 — C6-0084/2008),

vu le traité CE, et notamment son article 276,

vu le règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002 portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes [3], et notamment son article 185,

vu la décision 2005/681/JAI du Conseil du 20 septembre 2005 instituant le Collège européen de police (CEPOL) et abrogeant la décision 2000/820/JAI [4], et notamment son article 16,

vu le règlement (CE, Euratom) no 2343/2002 de la Commission du 19 novembre 2002 portant règlement financier-cadre des organismes visés à l'article 185 du règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil [5], et notamment son article 94,

vu l'article 71 et l'annexe V de son règlement,

vu le rapport de la commission du contrôle budgétaire et l'avis de la commission des libertés civiles, de la justice et des affaires intérieures (A6-0121/2008),

A. considérant que la Cour des comptes indique avoir obtenu une assurance raisonnable que les comptes annuels pour l'exercice 2006 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont légales et régulières, moyennant une réserve,

B. considérant que 2006 a constitué le premier exercice financier au cours duquel le Collège a eu à gérer son propre budget en tant qu'agence de l'Union européenne,

Remarques générales sur des questions horizontales concernant les agences de l'Union européenne, à la lumière desquelles la décharge individuelle est octroyée

1. relève que les budgets des vingt-quatre agences et autres organismes décentralisés contrôlés par la Cour des comptes représentent au total 1080500000 EUR pour 2006 [le plus important étant celui de l'Agence européenne pour la reconstruction, qui se chiffre à 271000000 EUR, et le plus modeste celui du Collège européen de police (CEPOL), qui se chiffre à 5000000 EUR];

2. fait observer qu'au nombre des organismes européens extérieurs soumis à contrôle et décharge figurent actuellement non seulement les agences de réglementation traditionnelle mais aussi les agences exécutives créées pour mettre en œuvre des programmes précis, auxquels s'ajouteront dans un proche avenir les entreprises communes créées sous forme de partenariats public-privé (initiatives technologiques communes);

3. fait observer, en ce qui le concerne, que le nombre d'agences soumises à la procédure de décharge a connu l'évolution suivante: exercice 2000: 8; 2001: 10; 2002: 11; 2003: 14; 2004: 14; 2005: 16; 2006: 20 agences de régulation et 2 agences exécutives (abstraction faite de 2 agences contrôlées par la Cour des comptes mais soumises à une procédure de décharge interne);

4. conclut que la procédure de contrôle et de décharge est devenue très lourde et disproportionnée par rapport à la taille relative des budgets des agences et organismes décentralisés; charge sa commission compétente d'effectuer un examen approfondi de la procédure de décharge relative aux agences et aux organismes décentralisés en vue de définir une approche simplifiée et rationnalisée, tout en tenant compte du nombre sans cesse croissant d'organismes qui devront faire l'objet de rapports de décharge séparés dans les années à venir;

Considérations de principe

5. demande à la Commission de fournir des clarifications en ce qui concerne les éléments suivants avant de créer une nouvelle agence ou de réformer une agence existante: type d'organisme, objectifs, structure de gouvernance interne, produits, services, procédures principales, groupe cible, clients et parties prenantes, relations formelles avec les acteurs extérieurs, responsabilité budgétaire, planification financière, politique du personnel;

6. demande que chaque agence soit soumise à une convention de résultats annuelle formulée par l'agence et par la direction générale compétente et reprenant les grands objectifs de l'année à venir ainsi qu'un cadre financier et des indicateurs clairs pour mesurer les résultats;

7. demande que les résultats des agences soient contrôlés à intervalles réguliers (et sur une base ad hoc) par la Cour des comptes ou un autre auditeur indépendant; considère que cela ne saurait se limiter aux aspects traditionnels de la gestion financière et au bon usage des deniers publics mais devrait s'étendre à l'efficience et à l'efficacité administrative et comporter une évaluation de la gestion financière de chaque agence;

8. estime que dans le cas des agences qui surestiment constamment leurs besoins budgétaires, l'ajustement technique devrait être opéré sur la base des postes vacants; est d'avis que cela permettrait à terme de réduire les recettes affectées des agences et, par conséquent, les dépenses administratives;

9. fait observer que le reproche qui est fait à un certain nombre d'agences de ne pas respecter les dispositions relatives aux marchés publics, le règlement financier, le statut, etc., constitue un problème préoccupant; considère que la principale raison de cette situation réside dans le fait que la plupart des règlements et le règlement financier sont conçus pour des organisations de grande taille alors que la plupart des petites agences n'atteignent pas la masse critique nécessaire pour pouvoir respecter ces exigences réglementaires; invite par conséquent la Commission à rechercher une solution rapide pour renforcer l'efficacité des réglementations en regroupant les fonctions administratives de différentes agences de manière à atteindre la masse critique évoquée plus haut (en tenant compte des modifications nécessaires des règlements de base régissant les agences ainsi que de leur indépendance budgétaire) ou à mettre en place d'urgence des dispositions particulières pour les agences (notamment des dispositions d'exécution) qui leur permettent de se conformer intégralement;

10. demande instamment que la Commission, lors de l'élaboration de l'avant-projet de budget, tienne compte des résultats de l'exécution du budget des différentes agences au cours des années précédentes, en particulier l'année n-1, et qu'elle revoie le budget demandé par les agences en conséquence; invite sa commission compétente à tenir compte de cette révision et, si la Commission ne l'a pas fait, à ramener elle-même le budget en question à un niveau réaliste, conforme à la capacité d'absorption et d'exécution de l'agence concernée;

11. rappelle sa décision relative à la décharge concernant l'exercice 2005, dans laquelle il invitait la Commission à présenter tous les cinq ans une étude sur la valeur ajoutée de chaque agence existante; invite toutes les institutions concernées, en cas d'évaluation défavorable de la valeur ajoutée d'une agence, à faire le nécessaire pour redéfinir le mandat de ladite agence ou fermer celle-ci; constate que la Commission n'a pas effectué une seule évaluation en 2007; demande instamment que la Commission présente au moins cinq évaluations avant la décision relative à la décharge concernant l'exercice 2007, en commençant par les agences les plus anciennes;

12. estime que les recommandations de la Cour des comptes doivent être mises en œuvre sans délai et que le niveau des subventions versées aux agences doit être aligné sur leurs besoins de trésorerie réels; considère en outre que les modifications du règlement financier doivent être reprises dans le règlement financier cadre des agences ainsi que dans leurs règlements financiers particuliers;

13. se dit préoccupé par le fait qu'un nombre non négligeable d'agents sont employés à titre temporaire, ce qui pourrait compromettre la qualité de leur travail; invite dès lors la Commission à améliorer le contrôle de l'application du statut par les agences;

Présentation des informations

14. constate qu'il n'y a pas d'approche commune aux agences en ce qui concerne la présentation de leurs activités au cours d'un exercice donné, de leurs comptes et des rapports sur la gestion budgétaire et financière, ni en ce qui concerne la question de savoir si une déclaration d'assurance devrait être fournie par le directeur de l'agence; fait observer que toutes les agences n'établissent pas une distinction claire entre: a) la présentation des activités de l'agence au public; et b) les rapports techniques sur la gestion budgétaire et financière;

15. relève que si les instructions de la Commission relatives à l'élaboration des rapports d'activité ne prévoient pas explicitement qu'une agence doit établir une déclaration d'assurance, de nombreux directeurs l'ont cependant fait pour l'exercice 2006, une réserve importante ayant même été formulée dans un de ces cas;

16. rappelle sa résolution du 12 avril 2005 [6] invitant les directeurs des agences à assortir dorénavant leurs rapports d'activité annuels — qui sont présentés avec les informations financières et les informations en matière de gestion — d'une déclaration d'assurance concernant la légalité et la régularité des opérations, sur le modèle des déclarations signées par les directeurs généraux de la Commission;

17. demande à la Commission de modifier en conséquence ses instructions à l'intention des agences;

18. suggère en outre que la Commission joigne ses efforts à ceux des agences pour élaborer un modèle uniforme applicable à l'ensemble des agences et organismes décentralisés et établissant une distinction claire entre

- un rapport annuel destiné au grand public sur les activités de l'organisme et ses résultats,

- les états financiers et un rapport sur l'exécution du budget,

- un rapport d'activité s'inspirant des rapports d'activité des directeurs généraux de la Commission,

- une déclaration d'assurance signée par le directeur de l'organisme, assortie, le cas échéant, des réserves ou observations qu'il juge opportun de porter à l'attention de l'autorité de décharge;

Constatations générales de la Cour des comptes

19. prend note de la constatation de la Cour des comptes (point 10.29 du rapport annuel) [7] selon laquelle le déboursement des subventions octroyées par la Commission et financées sur le budget communautaire ne repose pas sur des estimations suffisamment étayées des besoins de trésorerie des agences, ce qui, ajouté au volume des reports, incite celles-ci à constituer des soldes de trésorerie importants; prend note par ailleurs de la recommandation de la Cour des comptes tendant à ce que le montant des subventions versées aux agences corresponde à leurs besoins réels de trésorerie;

20. constate que, à la fin de 2006, quatorze agences n'appliquaient toujours pas le système comptable ABAC (rapport annuel, note en bas de page relative au point 10.31);

21. prend note de la remarque de la Cour des comptes (rapport annuel, point 1.25) concernant les charges cumulées afférentes aux congés non pris comptabilisées par certaines agences; fait observer que la Cour des comptes a émis des réserves dans sa déclaration d'assurance dans le cas de trois agences [Centre européen pour le développement de la formation professionnelle (Cedefop), Collège européen de police (CEPOL) et Agence ferroviaire européenne] pour l'exercice 2006 (2005: Cedefop, Autorité européenne de la sécurité des aliments et Agence européenne pour la reconstruction);

Audit interne

22. rappelle que, conformément à l'article 185, paragraphe 3, du règlement financier, l'auditeur interne de la Commission est aussi l'auditeur interne des organismes bénéficiant de subventions à charge du budget de l'Union; fait observer que l'auditeur interne rend compte au conseil d'administration et au directeur de chaque agence;

23. attire l'attention sur la réserve formulée dans le rapport d'activité annuel de l'auditeur interne pour 2006, laquelle est libellée comme suit:

"L'auditeur interne de la Commission n'est pas en mesure de s'acquitter de l'obligation que lui confère l'article 185 du règlement financier en sa qualité d'auditeur interne des organes communautaires, faute de ressources humaines";

24. relève néanmoins l'observation formulée par l'auditeur interne dans son rapport d'activité pour l'année 2006 selon laquelle, à compter de 2007, grâce aux ressources humaines supplémentaires accordées par la Commission au service d'audit interne (SAI), toutes les agences en activité feraient l'objet d'un audit interne à un rythme annuel;

25. attire l'attention sur le nombre croissant d'agences de régulation et exécutives et d'entreprises communes devant faire l'objet d'un audit du SAI en vertu de l'article 185 du règlement financier; demande à la Commission d'informer sa commission compétente sur la question de savoir si les effectifs dont dispose le SAI seront suffisants pour permettre un audit annuel de tous ces organismes dans les années à venir;

26. rappelle que l'article 72, paragraphe 5, du règlement (CE, Euratom) no 2343/2002 prévoit que chaque agence envoie chaque année à l'autorité de décharge et à la Commission un rapport élaboré par son directeur, résumant le nombre et le type d'audits internes effectués par l'auditeur interne, les recommandations formulées et les suites données auxdites recommandations; invite les agences à préciser si cela est effectué et, dans l'affirmative, de quelle manière;

27. prend note, s'agissant des capacités d'audit interne, notamment en ce qui concerne les petites agences, de la proposition formulée le 14 septembre 2006 par l'auditeur interne devant la commission compétente du Parlement tendant à ce que les petites agences soient autorisées à s'assurer les services d'audit interne auprès du secteur privé;

Évaluation des agences

28. rappelle la déclaration commune du Parlement, du Conseil et de la Commission [8] négociée en conciliation avant le Conseil budgétaire Ecofin du 13 juillet 2007, dans laquelle étaient demandées: a) une liste des agences que la Commission envisageait d'évaluer; et b) une liste des agences déjà évaluées, assortie d'un résumé des principales constatations;

Procédures disciplinaires

29. constate que, en raison de leur taille, les agences éprouvent des difficultés à mettre sur pied des conseils de discipline composés d'agents des catégories appropriées et que l'Office d'investigation et de discipline de la Commission (IDOC) n'est pas compétent pour les agences; invite les agences à envisager la possibilité de mettre sur pied un conseil de discipline commun;

Projet d'accord interinstitutionnel

30. rappelle le projet d'accord interinstitutionnel pour un encadrement des agences européennes de régulation présenté par la Commission [COM(2005) 59], qui visait à créer un cadre pour la création, les structures, le fonctionnement, l'évaluation et le contrôle des agences européennes de régulation; fait observer que ce projet représente une initiative opportune tendant à rationaliser la création et le fonctionnement des agences; relève l'indication contenue dans le rapport de synthèse 2006 de la Commission [point 3.1, COM(2007) 274] selon laquelle, si les négociations se sont enlisées après la publication de la proposition, les discussions de fond ont été relancées au Conseil à la fin de l'année 2006; regrette qu'il n'ait pas été possible de progresser encore dans la voie de l'adoption;

31. se félicite de l'engagement pris par la Commission de présenter une communication sur l'avenir des agences de régulation dans le courant de l'année 2008;

Agences autofinancées

32. rappelle que pour les deux agences autofinancées, la décharge est donnée au directeur par le conseil d'administration; constate que ces deux agences disposent d'excédents cumulés importants provenant de redevances reportées des exercices précédents:

- Office de l'harmonisation dans le marché intérieur: liquidités et équivalents: 281000000 EUR [9],

- Office communautaire des variétés végétales: liquidités et équivalents: 18000000 EUR [10];

Remarques spécifiques

33. relève que la Cour des comptes, dans son rapport sur le Collège, a nuancé sa déclaration d'assurance en ce qui concerne la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes au motif que le système de passation des marchés n'était pas conforme aux dispositions du règlement financier, qu'il n'existait aucune documentation permettant de justifier l'acquisition de certaines marchandises ou d'expliquer le recours à un fournisseur en particulier et qu'un problème semblable s'est posé en ce qui concerne les frais de déménagement du personnel, pour lesquels les procédures habituelles de passation de marchés en matière d'acquisition de biens et de services n'ont pas été suivies;

34. regrette que la Cour des comptes ait également dû constater qu'en 2006, le Collège n'a pas mis en place les systèmes et les procédures nécessaires pour pouvoir établir un rapport financier conformément aux dispositions du règlement financier-cadre applicable aux agences;

35. invite le Collège à adopter des modalités d'exécution détaillées, notamment celles de nature à garantir la transparence des procédures de passation de marchés, conformément à son règlement financier;

36. souligne la recommandation de la Cour des comptes selon laquelle l'introduction de crédits d'engagement permettrait d'améliorer le contrôle exercé sur l'exécution budgétaire du Collège et de garantir que tout crédit non utilisé à la clôture de l'exercice puisse être reporté dans des conditions rigoureusement définies, conformément au règlement financier;

37. se dit préoccupé par la constatation de la Cour des comptes selon laquelle, s'agissant des cours et des séminaires (1296636 EUR en 2006), leur coût estimatif n'a fait l'objet ni d'un examen ni d'une approbation formels avant qu'ils aient lieu, si bien que les crédits budgétaires n'ont pas été utilisés conformément au principe de bonne gestion financière;

38. rappelle que, bien que le Collège ait été créé en 2001, il n'a commencé à fonctionner en tant qu'agence de l'Union qu'en 2006;

39. prend acte des remarques contenues dans le texte accompagnant les comptes du Collège, à savoir:

- qu'il n'a pas été possible de respecter certaines prescriptions du règlement financier du Collège, étant donné que les systèmes sont en cours de mise en place,

- qu'au cours de la première année du Collège en tant qu'agence de l'Union, celui-ci a subi certains retards dans le recrutement, ce qui explique une sous-exécution de 600000 EUR par rapport à des crédits s'élevant à 210000 EUR (30 %);

40. constate que, d'après le rapport annuel du Collège, et bien que celui-ci soit désormais une agence de l'Union, il conserve encore certaines caractéristiques d'un organe intergouvernemental (par exemple, présidence tournante du conseil d'administration);

41. invite le Collège à s'assurer dans les plus brefs délais, et au plus tard en juin 2008, que ses responsables financiers respectent pleinement les dispositions du règlement financier;

42. demande à la Commission de contrôler de près l'exécution du budget du Collège.

[1] JO C 261 du 31.10.2007, p. 52.

[2] JO C 309 du 19.12.2007, p. 105.

[3] JO L 248 du 16.9.2002, p. 1.

[4] JO L 256 du 1.10.2005, p. 63.

[5] JO L 357 du 31.12.2002, p. 72.

[6] Toutes les résolutions concernant les agences ont été publiées au JO L 196 du 27.7.2005.

[7] JO C 273 du 15.11.2007, p. 1.

[8] Document du Conseil DS 605/1/07 Rev. 1.

[9] Source: Rapport sur les comptes annuels de l'Office de l'harmonisation dans le marché intérieur relatifs à l'exercice 2006, accompagné des réponses de l'Office (JO C 309 du 19.12.2007, p. 141).

[10] Source: Rapport sur les comptes annuels de l'Office communautaire des variétés végétales relatifs à l'exercice 2006, accompagné des réponses de l'Office (JO C 309 du 19.12.2007, p. 135).

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