FR Journal officiel de l'Union européenne C 168/139

Exposé des motifs du Conseil: Position (UE) no 7/2016 du Conseil en première lecture en vue de l’adoption d’un règlement du Parlement européen et du Conseil visant à favoriser la libre circulation des citoyens en simplifiant les conditions de présentation de certains documents publics dans l’Union européenne, et modifiant le règlement (UE) no 1024/2012

(2016/C 168/02)

I. INTRODUCTION

1. Le 26 avril 2013, la Commission a présenté une proposition de règlement du Parlement européen et du Conseil visant à favoriser la libre circulation des citoyens et des entreprises en simplifiant l’acceptation de certains documents publics dans l’Union européenne, et modifiant le règlement (UE) no 1024/2012 (ci-après dénommée la «proposition de règlement»).

2. Le Comité économique et social européen a adopté son avis sur le règlement proposé le 12 novembre 2013 (1).

3. Lors de sa séance plénière du 4 février 2014, le Parlement européen a adopté sa position en première lecture sur le règlement proposé et la résolution législative qui l’accompagne (2).

4. Lors de sa session des 15 et 16 juin 2015, le Conseil «Justice et affaires intérieures» a approuvé, à titre d’orientation générale, le texte de compromis figurant dans les ADD 1 à 3 du document 9332/15, qui vient compléter le texte figurant dans le document 6812/15 ADD 1. Par la même occasion, le Conseil a décidé que le texte de l’orientation générale devrait constituer la base des négociations futures avec le Parlement européen.

5. Le 13 octobre 2015, un accord est intervenu avec le Parlement européen sur un compromis global. Les 21 et 22 octobre 2015, le compromis global a été confirmé par le Coreper.

6. Le 12 novembre 2015, le compromis global a été approuvé par la commission des affaires juridiques du Parlement européen. Le même jour, le président de cette commission a adressé une lettre au président du Coreper (2e partie) afin de l’informer que, si le Conseil transmettait formellement sa position au Parlement européen dans les termes qui figurent à l’annexe de cette lettre, il recommanderait à la plénière que la position du Conseil soit approuvée en deuxième lecture sans amendement, sous réserve de la vérification du texte par les juristes-linguistes.

7. Les 3 et 4 décembre 2015, le Conseil «Justice et affaires intérieures» a adopté un accord politique sur le compromis global (3) et a chargé les juristes-linguistes du Conseil de procéder à la révision du texte.

8. Compte tenu de l’accord politique susmentionné et à la suite de la mise au point effectuée par les juristes-linguistes, le Conseil a adopté sa position en première lecture les 10 et 11 mars 2016, conformément à la procédure législative ordinaire visée à l’article 294 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne.

II. OBJECTIF

9. Le règlement proposé vise à promouvoir la libre circulation des citoyens de l’Union a) en facilitant la libre circulation de certains documents publics et leurs copies certifiées conformes au sein de l’Union et b) en simplifiant les autres formalités entre les États membres, à savoir l’exigence de fournir à chaque fois des copies et des traductions, certifiées conformes, de documents publics.

III. ANALYSE DE LA POSITION DU CONSEIL EN PREMIÈRE LECTURE

A. PROCÉDURE

10. Le Parlement européen et le Conseil ont mené des négociations en vue de conclure un accord au stade de la position du Conseil en première lecture («accord en deuxième lecture anticipée»). Le texte de la position du Conseil en première lecture reflète le compromis global auquel sont parvenus les deux colégislateurs, avec le soutien de la Commission.

B. SYNTHÈSE DES PRINCIPAUX ÉLÉMENTS DU RÈGLEMENT PROPOSÉ

1. Objet et champ d’application du règlement propose

11. Le règlement proposé prévoit, pour certains documents publics qui sont délivrés par les autorités d’un État membre et qui doivent être présentés aux autorités d’un autre État membre, un système de dispense de légalisation ou d’une formalité similaire et de simplification d’autres formalités (4).

12. Le système décrit dans le règlement proposé ne devrait pas porter préjudice à la faculté dont disposent les personnes de continuer à bénéficier, si elles le souhaitent, d’autres systèmes par lesquels les documents publics sont exemptés de l’exigence de légalisation ou d’une formalité similaire et qui sont applicables entre États membres. Il convient, en particulier, de considérer ce règlement comme un instrument distinct et autonome par rapport à la Convention Apostille (5).

13. Les documents publics auxquels s’applique le règlement proposé sont ceux qui sont délivrés par les autorités d’un État membre conformément au droit national de cet État membre et dont la finalité première est d’établir l’un des faits suivants: la naissance; le fait d’être en vie; le décès; le nom; le mariage (y compris la capacité à mariage et la situation matrimoniale); le divorce, la séparation de corps et l’annulation du mariage; le partenariat enregistré (y compris la capacité à conclure un partenariat enregistré et le statut de partenariat enregistré); la dissolution du partenariat enregistré, la séparation de corps ou l’annulation d’un partenariat enregistré; la filiation; l’adoption; le domicile et/ou la résidence; ou la nationalité (6).

14. Le règlement proposé s’applique également aux documents publics délivrés pour une personne par l’État membre dont elle est ressortissante afin d’attester qu’elle n’a pas de casier judiciaire.

15. En outre, le règlement proposé s’applique aux documents publics que des citoyens de l’Union résidant dans un État membre dont ils ne sont pas ressortissants peuvent être tenus de présenter lorsque, conformément à la législation applicable de l’Union, ils souhaitent exercer leur droit de vote ou d’éligibilité aux élections au Parlement européen ou aux élections municipales dans leur État membre de résidence (7).

16. Enfin, le règlement proposé établit également des formulaires types multilingues à utiliser en tant qu’aide à la traduction et à joindre aux documents publics concernant la naissance, le fait d’être en vie, le décès, le mariage (y compris la capacité à mariage et la situation matrimoniale), le partenariat enregistré (y compris la capacité à conclure un partenariat enregistré et le statut de partenariat enregistré), le domicile et/ou la résidence, et l’absence de casier judiciaire (8).

2. Simplification d’autres formalités relatives aux copies certifiées conformes

17. Afin de favoriser la libre circulation des citoyens de l’Union, les copies certifiées conformes des documents publics relevant du règlement proposé devraient également être exemptées de toute forme de légalisation et de formalité similaire (9).

18. Lorsqu’un État membre autorise la présentation d’une copie certifiée conforme d’un document public, les autorités de cet État membre devraient aussi accepter les copies certifiées conformes établies par une autorité compétente de l’État membre dans lequel le document public original a été délivré (10).

3. Simplification d’autres formalités relatives aux traductions et formulaires types multilingues

19. Afin de surmonter les obstacles linguistiques et de faciliter ainsi la circulation des documents publics entre les États membres, le règlement proposé prévoit qu’une traduction ne devrait pas être requise lorsque: a) le document public est établi dans la langue officielle de l’État membre où le document est présenté ou, si cet État membre a plusieurs langues officielles, dans la langue officielle ou l’une des langues officielles du lieu où le document est présenté ou dans toute autre langue expressément acceptée par cet État membre; ou b) un document public concernant la naissance, le fait d’être en vie, le décès, le mariage (y compris la capacité à mariage et la situation matrimoniale), le partenariat enregistré (y compris la capacité à conclure un partenariat enregistré et le statut de partenariat enregistré), le domicile et/ou la résidence, ou l’absence de casier judiciaire est accompagné, dans les conditions fixées par le présent règlement, d’un formulaire type multilingue, pour autant que l’autorité à laquelle le document public est présenté considère que les informations figurant sur ledit formulaire sont suffisantes pour traiter le document public (11).

20. En outre, une traduction certifiée conforme, établie par une personne qualifiée pour ce faire conformément au droit d’un État membre, devrait être acceptée dans tous les États membres (12).

4. Demandes d’informations et coopération administrative

21. Afin de permettre des échanges transfrontaliers d’informations rapides et sûrs et de faciliter l’assistance mutuelle, le règlement proposé vise à établir un mécanisme efficace de coopération administrative entre les autorités désignées par les États membres. L’utilisation de ce mécanisme devrait être basée sur le système d’information du marché intérieur (IMI) créé par le règlement (UE) no 1024/2012 du Parlement européen et du Conseil (13) (14).

22. Lorsque les autorités de l’État membre dans lequel sont présentés un document public ou sa copie certifiée conforme ont des doutes raisonnables quant à l’authenticité de ces documents, elles devraient avoir la possibilité de vérifier les modèles de documents disponibles dans le répertoire de l’IMI et, si un doute persiste, de demander, par l’intermédiaire de l’IMI, des informations aux autorités compétentes de l’État membre dans lequel ces documents ont été délivrés, soit en adressant la demande directement à l’autorité qui a délivré le document public ou établi la copie certifiée conforme, soit en se mettant en contact avec l’autorité centrale dudit État membre (15).

23. Les autorités requises devraient répondre à ces demandes dans le délai le plus bref possible et, en tout état de cause, dans un délai ne dépassant pas cinq jours ouvrables ou dix jours ouvrables lorsque la demande est traitée par l’intermédiaire d’une autorité centrale. Dans l’hypothèse où ces délais ne peuvent pas être respectés, l’autorité requise et l’autorité requérante devraient convenir de les prolonger (16).

IV. CONCLUSION

24. La position du Conseil en première lecture reflète le compromis global auquel sont parvenus le Conseil et le Parlement européen, avec le soutien de la Commission.

25. Comme indiqué au point 6 ci-dessus, ce compromis global a été confirmé par une lettre de la présidence de la commission des affaires juridiques du Parlement européen adressée à la présidence du Coreper (2e partie) le 12 novembre 2015. Il a ensuite été approuvé par le Conseil «Justice et affaires intérieures» les 3 et 4 décembre 2015, par l’adoption d’un accord politique.

26. De l’avis du Conseil, sa position en première lecture constitue un ensemble équilibré et, une fois adopté, le nouveau règlement contribuera de façon significative à faciliter la vie quotidienne des citoyens de l’Union qui déménagent vers un autre État membre de l’UE ou qui doivent présenter un document public dans un autre État membre de l’UE.

(1) JO C 327 du 12.11.2013, p. 52.

(2) Voir doc. 5905/14 CODEC 237 JUSTCIV 18 PE 46.

(3) Voir le doc. 13144/15 JUSTCIV 240 FREMP 223 CODEC 1359 + ADD1.

(4) Voir l’article 1er, paragraphe 1, du règlement proposé, dont le texte figure dans le document 14956/15 JUSTCIV 286 FREMP 291 CODEC 1654.

(5) Voir l’article 1er, paragraphe 1, deuxième alinéa, du règlement proposé, dont le texte figure dans le document 14956/15.

(6) Voir l’article 2, paragraphe 1, du règlement proposé, dont le texte figure dans le document 14956/15.

(7) Voir l’article 2, paragraphe 2, du règlement proposé, dont le texte figure dans le document 14956/15.

(8) Voir l’article 1er, paragraphe 2, du règlement proposé, dont le texte figure dans le document 14956/15.

(9) Voir l’article 4 du règlement proposé, dont le texte figure dans le document 14956/15.

(10) Voir l’article 5 du règlement proposé, dont le texte figure dans le document 14956/15.

(11) Voir l’article 6, paragraphe 1, du règlement proposé, dont le texte figure dans le document 14956/15.

(12) Voir l’article 6, paragraphe 2, du règlement proposé, dont le texte figure dans le document 14956/15.

(13) Règlement (UE) no 1024/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 concernant la coopération administrative par l’intermédiaire du système d’information du marché intérieur et abrogeant la décision 2008/49/CE de la Commission («règlement IMI»)

(JO L 316 du 14.11.2012, p. 1).

(14) Voir l’article 13 du règlement proposé, dont le texte figure dans le document 14956/15.

(15) Voir l’article 14, paragraphe 1, du règlement proposé, dont le texte figure dans le document 14956/15.

(16) Voir l’article 14, paragraphe 5, du règlement proposé, dont le texte figure dans le document 14956/15.