FR Journal officiel de l'Union européenne C 27/21

MÉMORANDUM D'ACCORD

entre le Médiateur européen et le Contrôleur européen de la protection des données

(2007/C 27/07)

Modalités de travail pour une coopération constructive

1. Contexte et objectifs du présent mémorandum d'accord

Depuis 1995, le Médiateur européen (ME) exerce sa compétence en matière d'enquêtes concernant des cas de mauvaise administration dans l'action des institutions ou organes communautaires, à l'exception de la Cour de justice et du Tribunal de première instance dans l'exercice de leurs fonctions juridictionnelles. Les enquêtes peuvent être menées de la propre initiative du ME ou à la suite d'une plainte émanant d'une personne physique ou morale.

Depuis 2004, le Contrôleur européen de la protection des données (CEPD) remplit ses fonctions consistant à surveiller et garantir que, dans le traitement des données personnelles, les droits et libertés fondamentaux des personnes physiques, et en particulier leur droit à la vie privée, soient respectés par les institutions et organes communautaires. Le CEPD est compétent pour mener des enquêtes de sa propre initiative ou à la suite d'une plainte émanant d'une personne concernée.

Sur la base de leur expérience et de leur coopération à ce jour, le ME et le CEPD jugent utile de prévoir la survenue de cas débouchant sur, ou pouvant déboucher sur, des plaintes aux deux organismes. Le but du présent mémorandum d'accord est de définir des modalités de travail flexibles pour éviter la duplication inutile des procédures et, autant que possible, les divergences d'interprétation dans ces affaires.

L'objectif commun du ME et du CEPD est d'arriver au meilleur usage possible des ressources communautaires et de favoriser une approche cohérente des aspects juridiques et administratifs de la protection des données, promouvant ainsi les droits et l'intérêt des citoyens et des plaignants. Le présent mémorandum offre une base pour une coopération constructive aux fins de cet objectif. Il n'est pas destiné à créer des droits ou obligations juridiques.

Le présent mémorandum ne concerne pas la compétence du ME ou du CEPD à enquêter sur leurs activités respectives.

2. Vers une coopération constructive: modalités de travail

Le présent mémorandum d'accord se fonde sur les points d'accord suivants entre le ME et le CEPD:

I. Le concept de mauvaise administration englobe le non-respect du droit communautaire relatif à la protection des données.

II. Le CEPD dispose d'une expertise spécifique dans le domaine de la protection des données et est l'organisme spécialisé pour ce qui concerne la supervision du respect du droit communautaire relatif à la protection des données par les institutions et organes communautaires.

III. Lorsqu'une plainte peut être traitée par le ME ou le CEPD, les plaignants peuvent choisir l'organisme auquel ils adressent leur plainte et doivent recevoir des informations adéquates sur lesquelles fonder leur choix.

IV. La duplication inutile des procédures devrait être évitée autant que possible.

V. Les approches divergentes des aspects juridiques et administratifs de la protection des données devraient être évitées autant que possible.

VI. L'échange d'informations entre le ME et le CEPD est soumis au respect des exigences de confidentialité applicables à leurs activités.

Sur la base des points qui précèdent et de l'expérience acquise par le biais de leur coopération à ce jour, le ME et le CEPD adoptent les modalités de travail suivantes.

A. Information au demandeur au moment du dépôt de la plainte

— Le ME a l'intention d'informer les plaignants, si nécessaire, de l'expertise particulière du CEPD telle que mentionnée au point II ci-dessus et des conditions dans lesquelles les plaintes concernant le traitement de données personnelles par les institutions et organes communautaires peuvent être déposées auprès du CEPD.

— En particulier, ces informations seront transmises lorsqu'une plainte sur laquelle le ME pourrait ouvrir une enquête se rapporte exclusivement ou principalement à la protection des données, afin de permettre au plaignant de décider s'il veut plutôt se tourner vers le CEPD avant que le ME n'ouvre une enquête.

— Dans ces cas, le ME a l'intention de conseiller le plaignant sur la possibilité de déposer sa plainte auprès du CEPD. Le ME facilitera aussi le transfert de telles plaintes au CEPD si le plaignant le lui demande avant l'ouverture d'une enquête.

— Le CEPD a l'intention d'informer les plaignants, si nécessaire, du fait que les plaintes concernant la mauvaise administration dans l'action des institutions et organes communautaires peuvent être déposées auprès du ME.

— Lorsqu'il le jugera approprié, le CEPD cherchera à faciliter le transfert d'une plainte vers le ME, si le plaignant le lui demande.

— Les deux organismes envisagent d'informer les plaignants, si nécessaire, du fait que les informations contenues dans le dossier de l'affaire pourraient être envoyées à l'autre organisme.

B. Éviter la duplication des procédures

— Aucun des deux organismes n'envisage l'ouverture d'une enquête si l'autre traite ou a traité une plainte essentiellement identique, à moins que le plaignant présente de nouveaux éléments probants significatifs dans une affaire sur laquelle l'autre organisme a déjà conclu son enquête. Les deux organismes ont l'intention de s'informer mutuellement lorsqu'ils refusent d'ouvrir une enquête pour cette raison et affichent leur volonté de fournir des informations facilitant la prise de décisions de l'un ou l'autre organisme à cet égard.

— Le ME a l'intention d'informer le CEPD chaque fois qu'il ouvre une enquête comportant une question de protection des données. Si le CEPD enquête déjà sur la question, les deux organismes manifestent leur intention de débattre de la meilleure manière d'éviter la duplication inutile des procédures et les interprétations divergentes.

— Si le ME et le CEPD prennent conscience du fait qu'ils traitent tous deux des plaintes découlant des mêmes circonstances factuelles, ils s'efforcent de se tenir mutuellement au courant.

C. Éviter les divergences d'interprétation

— Dans les cas où le texte du règlement (CE) no 45/2001 (1) et la jurisprudence existante de la Cour de justice laissent une place à des divergences d'opinion quant à l'interprétation et à l'application correctes des règles sur la protection des données, le ME envisage de consulter le CEPD, à moins que l'opinion de ce dernier sur la question soit déjà connue. Le CEPD exprime son intention de répondre dans le délai demandé. Lorsqu'il prend une décision sur une affaire, le ME envisage de prendre en considération la réponse du CEPD.

— Le ME affiche son intention d'informer le CEPD des conclusions de ses enquêtes, dans la mesure où elles impliquent des questions significatives de protection des données.

— Le CEPD affiche son intention d'informer le ME des conclusions de ses enquêtes, dans la mesure où il considère qu'elles pourraient lui être utiles.

D. Accès aux documents et informations

— Le ME et le CEPD prennent acte de ce qui suit en ce qui concerne les éventuels aspects de protection des données des plaintes concernant l'accès aux documents et informations:

— Le règlement (CE) no 45/2001 prévoit que chaque personne concernée dispose de certains droits d'accès aux données la concernant (2). Le CEPD est compétent pour traiter les plaintes des personnes concernées à propos du non-respect de cette obligation.

— Les affaires concernant le refus d'accès à des informations concernant une autre personne, ou les affaires concernant l'accès du plaignant aux informations ou aux documents le concernant qui ne sont pas fondées sur le règlement (CE) no 45/2001 [par exemple, les affaires faisant suite au refus d'une demande au titre du règlement (CE) no 1049/2001 (3)], relèvent de la compétence du ME. Dans ces derniers cas, le ME a l'intention d'informer le plaignant des droits qui lui sont conférés par le règlement (CE) no 45/2001, dans la mesure où cela est susceptible de lui être utile.

— Le ME et le CEPD déclarent que les parties A, B et C ci-dessus s'appliquent aussi aux plaintes concernant l'accès aux documents et informations.

E. Mise en œuvre

— Les deux organismes affichent leur intention de se rencontrer régulièrement, au moins une fois par an, afin de procéder à des échanges de vues sur la mise en œuvre pratique des modalités de travail exposées dans le présent mémorandum et de discuter d'éventuelles améliorations.

Fait à Bruxelles, le 30 novembre 2006. P. Nikiforos DIAMANDOUROS Médiateur européen Peter HUSTINX Contrôleur européen de la protection des données

(1) Règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données, JO L 8 du 12.1.2001, p. 1.

(2) Article 13.

(3) Règlement (CE) no 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission, JO L 145 du 31.5.2001, p. 43.