COMMUNICATION DE LA COMMISSION - RAPPORT SUR L'AVANCEMENT, AU 30 JUIN 2004, DE LA MODERNISATION DE LA COMPTABILITÉ DE LA COMMISSION EUROPÉENNE

1. Introduction

Le 17 décembre 2002, la Commission a adopté sa communication sur la modernisation de la comptabilité des Communautés européennes [1]. Le Conseil et le Parlement européen ont tous deux été informés de cette communication.

[1] COM(2002) 755.

Ce projet de modernisation de la comptabilité s'articule autour de trois grands axes:

* conformité avec les principes comptables internationalement admis pour le secteur public, notamment en ce qui concerne la comptabilité d'exercice (enregistrement du fait comptable lorsqu'il survient et non lors de l'encaissement ou du décaissement, ou uniquement en fin d'exercice);

* intégration des systèmes comptables et financiers installés dans des environnements informatiques différents;

* amélioration concomitante du fonctionnement de l'actuel système SINCOM2, en particulier sur le plan de la sécurité et de la cohérence entre des données provenant de sources différentes.

Pour que soient respectées les dispositions du nouveau règlement financier qui est entré en vigueur le 1er janvier 2003 [2], une comptabilité d'exercice devrait être en place en 2005; un calendrier des actions requises à cette fin était joint à la communication. Quant à l'intégration complète de l'ensemble des systèmes comptables, elle devrait prendre plus de temps.

[2] Articles 133, 134 et 181, paragraphe 2, dernier alinéa, du règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 du 25 juin 2002.

La Commission a présenté des rapports semestriels [3] sur l'avancement du projet de modernisation depuis 2002. La DG Budget a en outre établi des notes d'information sur les progrès accomplis au cours des trimestres écoulés dans l'intervalle. Le présent rapport récapitule les progrès réalisés au 30 juin 2004. Comme les rapports précédents, il sera transmis aux instances compétentes des autorités de décharge, ainsi qu'à la Cour des comptes. [Il a été présenté oralement à la commission du contrôle budgétaire le ........2004].

[3] au 30 juin 2003 (SEC(2003) 790) et au 31 décembre 2003 (SEC(2004) 118).

2. Mise en oeuvre du projet au premier semestre 2004

Le projet continue à être mis en oeuvre dans une large mesure conformément au calendrier visé à la section 111.3 de la communication du 17 décembre 2002, ainsi qu'à la planification plus détaillée du projet proposée le 8 juillet 2003. L'annexe 1 présente une comparaison détaillée entre le calendrier du 17 décembre 2002 et la mise en oeuvre effective. L'annexe 2 présente une mise à jour du plan des différentes étapes adopté en juillet 2003.

Pour l'essentiel, les règles comptables et le plan comptable ont été achevés et le manuel de comptabilité est en voie de finalisation; les fonctionnalités informatiques visant à étayer les processus comptables sont en cours de développement et tous les services de la Commission ont lancé les travaux nécessaires à la préparation de l'introduction de la comptabilité d'exercice.

Sous réserve des tests des fonctionnalités informatiques lorsque leur développement aura été mené à bien, le nouveau système informatique central, dénommé «ABAC», devrait être prêt à entreprendre le passage à la comptabilité d'exercice en 2005.

Les principaux aspects qui en découlent sont présentés ci-dessous.

3. Aspects comptables

3.1. Règles comptables

Les avis sur les dernières des quinze séries de règles comptables applicables aux comptes de la Communauté ont été adoptés par le comité des normes comptables lors de sa réunion du 26 avril 2004. L'annexe 3 présente une description succincte de chaque règle.

Le 8 juin 2004, le comptable a officiellement consulté les comptables des autres institutions et des agences sur ces règles et, une fois que les réponses auront été reçues, il les arrêtera sous sa seule responsabilité, conformément à l'article 133 du règlement financier, au troisième trimestre 2004.

Le plan comptable harmonisé, prévu par l'article 133 du règlement financier, a été rédigé. Le projet de manuel de comptabilité fondé sur les règles comptables et le plan comptable était en grande partie achevé à la fin du mois de juin 2004. Il devrait être finalisé au début du dernier trimestre 2004 à l'issue des consultations interservices. Un moyen pratique d'évaluer certaines provisions de fin d'exercice, comme pour les demandes de paiement non encore reçues, doit à présent être déterminé.

3.2. Processus comptables

Tous les processus comptables requis pour le système de comptabilité modernisé ont été définis dans des schémas fonctionnels, à la suite d'un inventaire de l'ensemble des processus comptables en place et de l'identification des faits comptables à enregistrer lorsqu'ils surviennent. Ces schémas fonctionnels décrivent les processus que doivent mettre en place tous les services, ainsi que les informations à saisir dans les systèmes informatiques. Ces schémas ont été finalisés en mars 2004. Ils sont susceptibles d'être affinés à la lumière de l'expérience acquise.

Les rapports financiers que le nouveau système devra produire ont été déterminés.

3.3. Environnement de contrôle

Le système comptable modernisé sera tributaire de l'exactitude et de l'exhaustivité des données saisies par les nombreux utilisateurs du système informatique central (environ 5 000 à l'heure actuelle). Les écrans qui sont en cours de conception pour les utilisateurs fourniront progressivement une aide visant à minimiser le risque d'erreur, mais la qualité des données introduites dépendra de l'environnement de contrôle mis en place par chaque ordonnateur délégué. Des orientations en la matière, qui concernent également les systèmes informatiques locaux, ont été consignées dans un document intitulé «Accounting objectives and control framework», qui présente notamment les risques liés à chaque catégorie d'opérations et les contrôles proposés pour contrecarrer ces risques. Ce document a été finalisé en mars 2004.

Les critères en matière de validation des systèmes financiers des ordonnateurs seront mis au point en juillet 2004. Un questionnaire détaillé permettant à chaque service d'évaluer son état de préparation concernant le respect de ces critères est en cours d'élaboration.

4. Besoins des utilisateurs

Le rapport final récapitulant les besoins des utilisateurs a été adopté le 30 septembre 2003, après avoir été validé formellement avec chaque service.

La DG Budget a toujours pour ambition de satisfaire, grâce à ABAC, un nombre aussi élevé que possible de ces besoins, notamment en matière d'amélioration des informations destinées aux gestionnaires financiers, et, partant, de soutenir la réforme de la gestion financière. Certains besoins ne découlant pas formellement du nouveau règlement financier ne seront pas satisfaits d'ici à 2005, mais ils seront intégrés dans les phases de développement ultérieures.

Le Centre commun de recherche de la Commission contribue au développement d'informations pluriannuelles sur les programmes, projets et contrats.

5. Intégration des systèmes comptables

Le volet le plus ambitieux du projet consiste à intégrer les systèmes de gestion financière et de comptabilité existants, à développer les systèmes afin de mettre en place une comptabilité d'exercice et à fournir aux utilisateurs des écrans conviviaux qui contribueront à garantir la grande qualité des données saisies. La situation actuelle est résumée ci-dessous.

5.1. Architecture informatique pour le budget général

Le nouveau système, dénommé «ABAC», comportera des workflows pour les demandes de paiement (ABAC-Invoices), pour les contrats et engagements connexes (ABAC-Contracts) et pour les immobilisations (ABAC-Assets). Un certain nombre d'autres services continueront à fournir des informations comptables provenant de leurs systèmes informatiques locaux.

Les principaux aspects sont les suivants:

* Tests du nouveau système. Les tests des différentes composantes d'ABAC sont prévus entre la mi-juillet et la fin septembre 2004, en fonction de leur développement. Le fonctionnement du système dans son ensemble sera ensuite testé par des équipes pluridisciplinaires - les travaux sont prévus pour octobre 2004.

* Passage au nouveau système. Tous les aspects à aborder au sujet de l'ouverture de l'exercice 2005 dans le nouveau système sont recensés, afin qu'un plan détaillé puisse être établi en temps utile.

* Liens vers les systèmes locaux. Les spécifications techniques pour ces liens ont été mises à disposition avant le 31 mai 2004, comme prévu. Elles sont susceptibles d'être affinées à la lumière de l'expérience acquise. Celles concernant la version 1 d'ABAC-Contracts ont été diffusées le 1er avril et seront améliorées avec les versions ultérieures. Les services concernés ont programmé les travaux requis pour satisfaire à ces spécifications; ils considèrent cependant qu'ils risquent de ne pas pouvoir mener à bien tous les développements nécessaires en temps utile pour que ceux-ci puissent être testés et diffusés avant la fin de l'année.

* Délégations et bureaux de presse extérieurs. Les nombreux services de petite taille en dehors du siège de la Commission, auxquels ont été confiées des responsabilités financières dans le cadre de la déconcentration, seront progressivement intégrés dans le système central à compter de 2005. Les dépenses en question, qui se composent de régies d'avances et de matériel de bureau, sont peu importantes.

5.2. Prêts et emprunts

En ce qui concerne les opérations extérieures au budget de la Commission, les activités de prêts et d'emprunts, actuellement enregistrées dans le système Globus, appartenant à la DG ECFIN, seront intégrées dans la comptabilité centrale à partir de juillet 2005, au moment où la DG ECFIN devrait abandonner son système actuel pour migrer vers un module bancaire SAP, CFM.

Cette décision a été prise à la suite d'une étude de faisabilité et d'une comparaison des différentes solutions qui fourniraient à la DG ECFIN les services nécessaires à la gestion de ses activités financières et permettraient d'intégrer ces activités dans la comptabilité du budget général.

5.3. Fonds européen de développement

En tant qu'exercice distinct, la comptabilité du Fonds européen de développement, qui est actuellement distincte de celle du budget général, doit également être modernisée.

En collaboration avec AIDCO, les workflows relatifs à la gestion des projets du FED seront transférés de l'actuel système comptable du FED (OLAS) vers le système local d'AIDCO (CRIS), et les comptes du FED seront tenus sur la base de la comptabilité d'exercice dans ABAC. Cette solution présente l'avantage qu'elle prépare le terrain pour une éventuelle intégration du FED dans le budget général, tout en permettant l'exécution des paiements du FED au moyen des fonctions conçues pour le budget général.

Tandis que les paiements du FED seront effectués par le biais du système comptable du budget général d'ici à septembre 2004, les développements informatiques nécessaires à une comptabilité d'exercice à part entière ne seront pas mis en oeuvre avant 2005, après l'achèvement d'ABAC et des développements parallèles de CRIS. Les comptes du FED pour l'exercice 2005 seront établis à partir des renseignements figurant dans OLAS, adaptés pour servir de base à la comptabilité d'exercice. À partir de 2006, le nouveau système ABAC-FED devra être entièrement conforme aux exigences de la comptabilité d'exercice.

6. Mise en oeuvre de la comptabilité modernisée dans les services de la Commission

6.1. Préparation des soldes d'ouverture pour l'exercice 2005

Sur la base des plans de haut niveau présentés par l'ensemble des services, la DG Budget a attribué 4,5 millions d'euros pour permettre le recrutement d'agents temporaires chargés d'inventorier les informations nécessaires à l'ouverture des comptes de l'exercice 2005. Le transfert de ces fonds aux domaines politiques concernés a été approuvé par le Parlement le 3 mai. Ces agents ont commencé leurs travaux entre la mi-juin et la mi-juillet.

Des plans détaillés en vue de la mise en oeuvre de chaque tâche ont été présentés à la DG Budget à la fin du mois d'avril, et tous les DG et services ont rendu, à la fin juin, des rapports sur les progrès accomplis. À partir d'une analyse de ces informations, la situation à la fin du mois de juin 2004 était la suivante:

(1) dresser un inventaire complet de l'ensemble des préfinancements non apurés et des garanties connexes, ce qui exige d'examiner l'ensemble des engagements en suspens;

29 % des 45 000 engagements en suspens ont été examinés, ainsi que 17 % des 23 000 faisant l'objet de garanties, à l'exclusion des Fonds structurels, qui relèvent d'une procédure spécifique.

(2) contribuer à la constitution d'un fichier de toutes les entités légales avec lesquelles la Commission entretient des relations contractuelles (et mener ainsi à bien l'action 74 de la réforme administrative);

Sur les 214 000 comptes bancaires pouvant représenter une entité légale, 67 000 ont été identifiés comme devant être obligatoirement rattachés, d'ici à la fin de 2004, à une entité légale sur la base de références juridiques et de pièces justificatives. Le restant s'est vu accorder une priorité de second rang, puisqu'il concerne des engagements clôturés ou des bénéficiaires de paiements d'un faible montant. 15 % des dossiers obligatoires ont été créés et 3 % de ceux constituant une priorité de second rang.

Chaque DG compte achever pour la fin de l'année les travaux nécessaires à l'établissement des soldes d'ouverture, mais pour réaliser cet objectif, le taux d'examen des dossiers devra augmenter. Une marge de manoeuvre existe: les agents temporaires n'étant arrivés qu'au milieu ou à la fin du mois de juin, les DG n'avaient pas encore atteint leur pleine capacité de production. Une certaine inquiétude subsiste, à savoir que la création des fichiers d'entités légales obligatoires ne soit pas achevée à la fin de l'année, d'où un risque de retards dans les paiements en faveur de certains bénéficiaires en 2005. En outre, la concentration des activités de la quasi-totalité des DG au second semestre 2004 accroît le risque que la DG Budget soit dans l'incapacité de traiter en temps utile le volume de dossiers transmis chaque mois pour validation.

La DG Budget s'occupera de ces risques, travaillera en étroite collaboration avec les différents services pour les accompagner dans ces tâches et dispensera une formation parallèlement aux calendriers exposés dans ces notes.

6.2. Développement des systèmes informatiques locaux et de leurs liens avec ABAC

L'essentiel des développements informatiques exigés des services autres que la DG Budget a été programmé sur le second semestre 2004. Selon les autoévaluations reçues à la fin juin 2004, tous les services comptent mener à bien ces développements pour la fin de 2004. Cependant, compte tenu du temps limité dont ils disposent, plusieurs d'entre eux devraient achever ces développements à une date qui ne laisse aucune marge pour des imprévus, d'où un risque de retards dans les engagements et les paiements au début de 2005.

6.3. Validation des systèmes locaux

Aux termes de l'article 61 du règlement financier, le comptable doit valider les systèmes locaux destinés à fournir ou justifier des informations comptables. Une évaluation à haut niveau des systèmes des services sera menée à bien d'ici à la fin de 2004, et seuls les liens entre le système central et les systèmes locaux validés seront acceptés en 2005. Un examen plus approfondi de chaque système commencera en 2005, une fois que chacun d'entre eux aura commencé à fonctionner dans le nouvel environnement d'ABAC.

6.4. Mise en oeuvre de la comptabilité d'exercice dans les autres institutions et agences

La Commission a invité chaque institution et agence à procéder à une évaluation de leur état de préparation en vue de l'application des nouvelles règles comptables et de la comptabilité d'exercice. Il est ressorti de l'analyse des réponses et des échanges d'informations au cours des réunions que chacune d'entre elles prenait les mesures nécessaires.

Plusieurs agences et institutions de petite taille utilisent une version du système Si2 de la Commission pour leur comptabilité budgétaire. Par une lettre du 22 juin 2004 de son Secrétaire général, la Commission a accepté de continuer à fournir Si2 en 2005 et de mettre à la disposition des entités souhaitant les utiliser tous les modules d'ABAC, ainsi que les spécifications techniques nécessaires pour les relier à leurs propres systèmes.

La Commission a également proposé que les agences conçoivent une plate-forme informatique commune sur laquelle elles exécuteraient leurs exemplaires d'ABAC. Cette solution, conforme à une recommandation du Parlement, présenterait un bon rapport coût/efficacité, tout en préservant l'indépendance de chaque agence.

7. Formation

Un programme de formation a été mis en oeuvre. Au cours du premier semestre 2004, les cours ont porté sur les aspects comptables et les utilisateurs des fonctionnalités introduites pendant cette période (registre central des factures, enregistrement des entités légales, préfinancements, contrats). Outre les 840 personnes formées pour l'exercice des entités légales, un dispositif d'autoapprentissage a été mis à disposition sur les PC de tous les utilisateurs.

Un programme de formation des futurs utilisateurs du système ABAC a été arrêté à la fin du mois de juin 2004. Avec l'aide d'experts externes, il sera mis en oeuvre entre octobre et février 2005 et s'adressera en premier lieu à un noyau d'utilisateurs dans chaque service, pour être ensuite étendu en 2005 à l'ensemble des utilisateurs d'ABAC. Les modules de formation des utilisateurs visent à devenir un guide d'utilisation et à constituer la base d'un programme de formation continue pour les utilisateurs futurs. Chaque service ayant un système local devrait mettre en oeuvre son propre programme de formation pour les utilisateurs de ce système.

8. Conclusion

Le projet de modernisation a en très grande partie atteint les objectifs fixés pour juin 2004. Le but est de continuer à se conformer au calendrier fixé en ce qui concerne les obligations formelles à remplir qu'impose le nouveau règlement financier pour l'échéance de 2005. La Commission considère toujours que cet objectif ambitieux est réalisable, tout en restant cependant soumis aux risques que présente tout développement informatique à grande échelle.

Tous les services s'investissent fortement pour préparer les informations nécessaires à l'ouverture des comptes fondés sur la comptabilité d'exercice et pour procéder aux adaptations requises de leurs systèmes locaux. Un risque important existe que toutes les informations ne soient pas disponibles pour le 1er janvier 2005, que certains systèmes informatiques locaux ne soient pas prêts à être reliés à ABAC à cette date, ou qu'un ou plusieurs modules d'ABAC ne soient pas encore en mesure de traiter les informations fournies. Il faudra s'attendre à certaines perturbations dans les opérations financières quotidiennes à la fin de 2004, au moment où le personnel préparera la transition, et au début de 2005, lorsque celui-ci se familiarisera avec le nouveau système et qu'il mènera à bien la saisie des informations requises par le système. La Commission s'occupe de ces risques en s'assurant que la priorité est donnée à la collecte des informations essentielles et en déterminant les moyens de veiller à ce que les comptes de 2005 contiennent toutes les écritures comptables requises pour la comptabilité d'exercice, même si ces risques se concrétisent.

Les activités extrabudgétaires de la DG ECFIN seront intégrées dans le système comptable central de la Commission d'ici à juillet 2005. Au cours des six premiers mois de 2005, les activités extrabudgétaires relèveront, comme dans le passé, de la comptabilité d'exercice. Le Fonds européen de développement utilisera ABAC pour son processus de paiement en 2005 et pour ses processus de comptabilité en 2006.

Le projet devrait encore fournir aux gestionnaires de chaque service, à plus long terme, des informations plus fiables et plus complètes sur l'actif et le passif dont ils sont responsables, sur les relations financières avec chaque fournisseur et, à moyen terme, sur l'exécution financière de projets et d'engagements pluriannuels.

Annex 1: ABAC programme Status at 30 June 2004

(Referenced to the Timetable in section III.3 of the Commission's communication COM(2002)755 final)

1. Accounting Framework Timetable

1.1. Devising the new accounting framework

1.1.1. Provision by the Accountant of an initial analysis of accounting requirements based on the Commission's decision

Dead-line 1st quarter, completed second quarter

Initial analysis of accounting requirement based on the Commission's decision was drawn up by June 2003 and used as a basis to develop the accounting rules and to determine the IT development issues.

1.1.2. Establishing the accounting standards to be applied by the European Communities

Dead-line: draft 2nd quarter, priority standards 4th quarter, other standards 6th quarter. Timetable met.

The accounting officers of the other institutions and the agencies were consulted on all eighteen sets of accounting rules applicable to the Community's accounts on 8 June 2004.

1.1.3. Setting up an accounting standards committee

Dead-line: 1st quarter: timetable met.

An Accounting Standards Committee was set up in March 2003 and has met monthly to discuss, and give its advice and judgement on the Accounting rules that have been developed. A final meeting is planned on 16 July to examine comments on the proposed rules.

1.1.4. Adapting the chart of accounts

Dead-line: draft 2nd quarter, final 4th quarter: dead-line met

Based on the analysis of events giving rise (1.1.5), accrual accounting and budgetary impacts have been identified per business event.The inventory of accrual accounting entries and procedures has been carried out. Based on this inventory, currently being validated, and on the accounting rules (1.1.2), the draft Chart of Accounts has been created.

1.1.5. Defining the event giving rise

Dead-lines: draft 2nd quarter, final 4th quarter: deadlines met.

An inventory of financial processes was carried out in all services.

All events giving rise have been described in flows and validated by the different services.

1.1.6. Extending the scope of consolidation

Dead-line 9th quarter: work started and in progress.

The scope of consolidation will be extended for the 2005 accounts. An IPSAS compliant consolidation scope is under development.

A significant extension of the consolidation scope is already foreseen. The following steps are planned to carry out the new consolidation:

- development of the consolidation functional requirements,

- consolidation manual,

- consolidation reporting pack, and

- the selection and implementation of a consolidation tool.

1.1.7. Financial statements

Dead-line 9th quarter: work started and well advanced

Financial statements have been defined as part of the accounting rules (1.1.2), and the chart of accounts drawn up accordingly. The accounting rules relating to the financial statements has been prepared.

1.2. Integrating accounting data

1.2.1. Fixing the opening balances

Dead-lines: provisional 4th quarter, definitive 8th quarter: on schedule

The analysis of the impact of accrual accounting on opening balances is largely completed. Procedures are being put in place to collect the opening balances for pre-financing, guarantees and invoices received and not yet paid.

1.2.2. Defining the "object codes" and linking the budget accounts and general accounts

Dead-lines: plan 4th quarter, linking 7th quarter: on schedule

Based on the inventory of financial processes (1.1.5) and the chart of accounts, object codes have been defined and linked to budget and general accounts.

1.2.3. Integrating contingent assets and liabilities (off-balance sheet items)

Deadlines: inventory 4th quarter, guarantees 5th quarter, integration 9th quarter. On schedule

The Business Event flows for contingent assets and liabilities have been organised into functional blueprints.

Each Blueprint describes the entire activities workflow capturing the required accrual accounting information.

The necessary data for Accrual and Budgetary accounting as well as user data requirements have been organised into a Data Model.

The Data Process Model, in the blueprints, combines the Data Model and the activities workflow.

Those Blueprints will be further fine tuned up to the implementation phase. The strategies for inventories and for guarantees were adopted during the 4th quarter

1.2.4. Management and entry in the accounts of prefinancing, interim payments and final payments

Dead-line 5th quarter: strategy adopted in 4th quarter, the identification of up to 60 000 prefinancing balances to be undertaken in 2004

Pre-financings for all open commitments and balances will be analysed and recorded in the accounts during 2004. The related strategy has been distributed to all services in December 2003.

1.2.5. Creating a link between the Central Invoice Register and the accounts

Dead-line: use of CIR mandatory 4th quarter, link to general accounting 7th quarter. One quarter delay

Invoices will be recorded in CIR and linked to the general accounts during 2004. During the 5th quarter, CIR was deployed in almost all services lacking an equivalent IT tool to support the process. The links are scheduled for the 7th quarter, once CIR is upgraded to become ABAC-invoices and to provide enriched information. The related strategy was communicated to all services in December 2003.

1.2.6. Receivables and files of clients and suppliers

Dead-line 5th quarter: on schedule regarding the creation of the files

All current Third Party files will be collected, centralised, completed, cleansed and validated during the year 2004 to finally be migrated into the future system at the end of 2004. The related strategy was distributed to all DGs at end- 2003.

1.3. Organisation of internal control of accounting data

1.3.1. Expanding internal control in each DG to include accounting aspects draft definitive

Dead-lines: draft 4th quarter, definitive 8th quarter: on schedule

The Control Framework has been developed.

1.3.2. Supporting evidence for balance sheet balances through inventories

Deadline 7th quarter: on schedule

A complete and accurate inventory of fixed assets will be carried out during 2004.

1.3.3. Certification of local systems

Deadline: 9th quarter: on schedule

Local systems will be the subject of a high-level assessment at the end of 2004, and in-depth examination as from when they are linked to ABAC in 2005.

1.4. Training and awareness raising among those concerned

1.4.1. Training

Implementation 3rd to 6th quarters: rescheduled to better fit the needs of other services

Information sessions on the project commenced in the 4th quarter.

Based on the training strategy developed and communicated to the DGs in December, the training activities throughout 2004 have been planned, and their implementation aligned to the release of IT functionalities. The training modules for users of ABAC are currently being prepared.

1.4.2. Recruitment

Dead-line 3rd quarter: deadline met for 2003 posts.

17 additional resources under the 2004 budget have been added to the ABAC project in 2004.

1.4.3. Network accounting correspondent

Dead-line 1st quarter: deadline met

Accounting correspondents have been identified, meetings have been organised, and regular information session and discussion are already planned as part of the communication strategy and plan.

2. Improvement of current system architecture

2.1. Reconciliation of Si2 and R/3 data for 2002

Dead-line 2nd quarter: met

Reconciliation of Si2 and R/3 data for 2002 has been completed and validated early in 2003.

2.2. Development of a written security policy

Deadline 2nd quarter

A security policy for SinCOM 2 has been written during the second quarter of 2003 and adopted in July 2003.

2.3. Comparison of security management principles

Dead-line 3rd quarter: met

The current security policy has been compared to relevant international standards in 2003 and deemed appropriate. It will be reviewed in the light of experience in 2004.

2.4. Fixing of rules governing the incorporation of security elements

Dead-line 3rd quarter: met

Rules governing the incorporation of the security elements in the new functionalities have been designed in the third quarter of 2003.

2.5. Development of computerised tools to facilitate the management and audit of access rights

Dead-line 3rd quarter: partially met

Access rights have been audited but the relevant computer tool is not yet in place as the version developed by consultants was not accepted. A computer tool to facilitate the management and audit of access rights will be developed for ABAC during 2004.

2.6. Development and implementation of a web based version of Si2

Dead-line 4th quarter: not met

Part of the web based version of Si2 was developed in 2003 (the inbox) but not implemented. The development will be continued and implemented in 2004 as the ABAC front-end application for the DGs.

2.7. Elimination of redundant data

Dead-line 4th quarter: partially met, will be completely met only when accounts are integrated in the 8th quarter.

Data management activities are included in the overall IT planning, and include data cleansing phases (elimination of redundant data, correction of errors, completion of missing data,...).

3. Development of the new system architecture

3.1. Feasibility study of the new architecture - and in particular an examination of how sectorial systems can be integrated

Dead-line 2nd quarter: met

A feasibility study has been completed in May 2003, including the examination of the integration of sectorial systems.

3.2. Detailed road-map for implementation of the next computerised system

Dead-line 2nd quarter: met

A detailed road map for the implementation of the new system was developed in May 2003 and is maintained on a daily basis. It is structured around the key milestones identified during the feasibility study. This road map has been further developed into an implementation plan.

3.3. Analysis of users' management needs

Dead-line 3rd quarter: met

Users' management needs have been recorded through workshops, analysed, and categorised, and are mapped against planned system functionalities to ensure proper alignment of the system future functionalities on the users needs. The final report was issued on 30 September 2003.

3.4. Design of proposed solutions - the progressive functional and technical definition of the system

Dead-line 4th quarter: largely met.

The design of the proposed solution will be performed in two phases: the production, and validation, of first functional, then technical blueprints.

Functional blueprints consolidate the accounting rules, operational activities and data model and, as such, define the functional foundation of the future system. These were finalised in December 2003 and issued for comments by all services.

The technical blueprints built upon the functional blueprints to translate in technical terms and actual system functionalities the functional specifications. These were ready in March 2004, but are susceptible to refinement in the light of experience.

3.5. Migration towards SAP Enterprise

Dead-line 7th quarter: completed by 3rd quarter.

Some problems occurred, and were resolved in collaboration with SAP

3.6. User workshops and feedback

Dead-line 4th quarter: met, though feedback will be continuous throughout the project.

Workshops with users of all DGs have been conducted in 2003. The collected information, users' requirements, has been analysed and categorised and has been incorporated in the functional blueprints. Users' feedback is collected on an ongoing basis during the whole implementation, and will be collected during testing phases.

3.7. Progressive implementation of new functionality - once additional functionality is available to meet users' needs, it would be implemented rather than wait for the deadline of January 2005

Dead-line 6th quarter: on schedule for relevant functionalities (invoices, contracts, prefinancing)

The system implementation has been phased to allow a progressive implementation of available functionalities.

3.8. New functionalities adapted to take account of tests

Dead-line 7th quarter: on schedule

The testing phase, that will take place in late 2004, is part of the overall plan and will guarantee that functionalities are meeting both accounting principles and users' requirements.

3.9. Training for key users

Dead-line 8th quarter: scheduled.

The training plan incorporates Key Users training activities to ensure Key Users receive the adequate level of formation.

3.10. Release of new system

Dead-line 8th quarter: expected to be met.

Preparation and planning for bespoke developments have been completed for ABAC-Workflow (Invoice), ABAC-Contracts and ABAC-Assets. The rollout of ABAC-Workflow (invoice) started in early January. Other ABAC modules will be rolled-out during 2004, accordingly to the project plan.

Annex 2: Integrated Programme Plan 30 June 2004

List of milestones

>EMPLACEMENT TABLE>

Annex 3 : Accounting framework: accounting rules

Financial statements: This standard follows the IPSAS 1 requirements, as adapted to the requirements of the Financial Regulation. For instance, the complete set of financial statements includes the following components:

(a) Balance Sheet

(b) Economic outturn

(c) Statement of changes in Capital

(d) Cash Flow Table

(e) Accounting Principles, Rules and Methods and Notes to the Financial Statements and

(f) Segment Reporting (included in the notes to the financial statements).

Group accounting: The scope of the consolidation is a significant issue that is addressed in this rule. This rule defines three major categories of entities that should be consolidated: controlled entities (meaning those over which the European Communities have an exclusive control), associate entities (those where the European Communities have a significant influence on the entity) and joint ventures (the European Communities have a joint control). For each category, the European Communities would have to adopt a specific accounting procedure: global consolidation, equity method or proportionate consolidation. The European Development Fund is excluded from the scope of consolidation, but will be disclosed in the notes to the accounts as funds managed by the Commission on behalf of the Member States and their ACP partners.

Foreign currency conversion: the European Communities have to deal with transactions that are denominated in a foreign currency. A transaction should be initially recorded by applying the exchange rate at the date of transaction. At each reporting date, the European Communities would have to update this valuation and calculate an exchange difference. Both realised and unrealised exchange gains or losses should be recognised in the statement of financial performance at the reporting date.

Property, plant and equipment: This rule sets the accounting requirements regarding the recognition and measurement of property, plant and equipment. It establishes that an item of property, plant and equipment should be recognised as an asset when it is probable that future economic benefits or service potential associated with the asset will flow to the entity; and the cost or fair value of the asset to the entity can be measured reliably. Buildings, land, and hardware are considered as fixed assets.

The generating event for the recognition of an item of property, plant or equipment is the transfer of property, which is generally equivalent to the date of delivery. Regarding the measurement, the rule sets out the nature of the costs to be included in the purchase price and explains how to identify assets under construction.

Depreciation expense is recognized on a systematic basis over the asset's useful life i.e. pro- rata temporis, reflecting the pattern in which the asset's benefits are consumed by the European Communities.

In addition to the depreciation, specific events can have an impact on the value of the asset (effect of time, obsolescence, falling market value, etc ...). When an impairment indicator is activated, additional depreciation should be recognised. Thus, the value of property, plant and equipment is not an historical value but can vary as time goes by.

Intangible assets: Intangible assets follow almost the same rules as property, plant and equipment. Nevertheless, there is often more uncertainty about the valuation of intangible assets (for instance, when recognising a patent or when developing an own intangible asset such as computer software). This rule sets out the necessary requirements that intangible assets must fulfil to be considered as assets.

Leases: For accounting purposes, this rule divides leases into two types: finance leases and operating leases. Finance leases should be recognised as fixed assets, as this type of leasing substantially transfers all risks and rewards incident to ownership. Operating leases are considered as rents. This rule recalls that since finance leases are fixed assets, depreciation and when necessary impairment must be assessed and recorded.

Inventories: this rule explains that inventories are assets in the form of materials or supplies to be consumed in the production process or to be consumed or distributed in the rendering of services or held for sale or distribution in the ordinary course of operations, or in the process of production for sale or distribution. Consequently, the scope of inventories is not very broad and administrative supplies should not be recognised as inventories. This rule describes how to recognise and derecognise inventories and give illustrative examples. It should be mentioned that the LIFO ("Last In, First Out") method is not authorised by IPSAS. Finally, this rule includes also in appendix a compliance analysis of the inventories of the European Communities. This analysis includes the accounting requirements for the inventories of agricultural stocks.

Receivables and revenues: The transition to accrual accounting has significant consequences on the receivables generating events. First, the rule distinguishes between "exchange transactions" and "non-exchange transactions". "Exchange transactions" include the delivery of services and goods but also revenues from royalties or interests. "Non-exchange transactions" are specific to public sector bodies, as there is no transfer of property. Those kinds of revenues include traditional own resources, VAT, GNI, fines, etc...

The rule identifies for each category of event the generating event and the accounting consequences at the reporting date. It is necessary at each reporting date to estimate the recoverability of the European Communities' receivables. When there is a risk that the receivable may not be recovered, then a value reduction should be recognised.

Pre-financing: Pre-financing is intended to provide the beneficiary with a float. As a consequence, the rule states that a pre-financing is not an expense that should be recorded in the statement of financial performance, but should be recognised as an asset when the pre-financing is paid to the beneficiary. The pre-financing would subsequently be derecognised with the interim and final payments.

As a pre-financing is a receivable, the European Communities have at each reporting date to assess if this asset is recoverable or not. When there is a risk that it may not be recovered, a value reduction should be recognised in the accounts.

Payables and expenses: This rule details the accounting rules related to payables and expenses. First, it recalls that the generating event is the delivery of goods or the delivery of service. This position implies that at each reporting date, the European Communities would have to recognize an accrued charge for all goods/services delivered during the period but not yet recognised and a deferred charge for all goods/services recognised but not related to the period.

Moreover, the analysis of the European Communities' business events shows that some events need very specific treatment as they are "non-exchange transactions" (e.g. grants, EAGGF, Structural funds, etc...). Consequently, this standard gives detailed accounting requirement for the recognition and measurement of those events.

Provisions, contingent assets and liabilities: International Standards are very restrictive regarding provisions as there needs to be a clearly identifiable obligating event (a past event that leads to a present obligation). Although provisions are very restrictive, this rule establishes that the European Communities would have to disclose a large amount of information regarding contingent assets and liabilities. For example, contingent assets and liabilities include guarantees received or given. Provisions and contingent assets and liabilities should be updated at each reporting date. A detailed compliance analysis of existing provisions, contingent assets and liabilities is presented in the appendix.

Basis of preparation: this document recalls the basic concepts that have to be applied when applying IPSAS.

Financial instruments: this rule deals with the accounting requirements for transactions such as participations, swaps, futures, etc. It presents the various IFRS and IPSAS requirements applicable to the European Communities. The contentious issues which have delayed the adoption of IAS 39 by the Commission do not affect the Community's accounts.

Cash and cash equivalents: this rule gives illustrative examples of cash transactions to recognise during the year and at the reporting date. Those examples deal with cheques, deposits, money transfers and internal transfers.

Employee benefits: this rule details the scope of the employee benefits to be included in the provision; refers to the actuarial methodology to implement and the accounting schemes; and explains what is the generating event.

Net result for the period, fundamental errors and changes in accounting policies: this rule is useful to assess the work to be done regarding the opening balance. It explains when and how it would be possible for the European Communities to amend its accounts once published and approved by the relevant authority.

Related party disclosure: In order to improve transparency, this rule requires the disclosure of information about related parties (e.g. agencies) and key management personnel. For example, it requires that the remuneration of this personnel should be disclosed in the notes to the financial statements.