COMMISSION EUROPÉENNE Bruxelles, le 15.9.2015 COM(2015) 441 final RAPPORT DE LA COMMISSION AU PARLEMENT EUROPÉEN ET AU CONSEIL Rapport annuel à l'autorité de décharge sur les audits internes réalisés en 2014 (article 99, paragraphe 5, du règlement financier) {SWD(2015) 170 final}



1. Introduction 2. La mission de l’IAS: indépendance, objectivité et responsabilité Objectifs et portée du rapport 3. Vue d’ensemble de la production d’audits 3.1. Mise en œuvre du plan d’audit 2014 3.2. Statistiques relatives aux recommandations de l’IAS 4. Principales constatations et recommandations 4.1. Audits horizontaux 4.1.1. Audit de l’efficience et de l’efficacité de la phase de planification du processus de sélection – Multi DG [EPSO, DG HR, DG CNECT, DG SANTE (ex-SANCO), DG TAXUD] 4.1.2. Audit informatique horizontal: audit de la gestion et de la supervision des services informatiques externalisés (gestion des contrats) – Multi DG [DG BUDG, DG DIGIT, DG HOME, PO, DG SANTE (ex-DG SANCO)] 4.1.3. Audit des processus administratifs à l’appui du Semestre européen – Multi DG (SG, SJ, DG COMM, DG COMP, DG ECFIN, DG EMPL, DG MARKT, DG TAXUD) 4.2. Agriculture, ressources naturelles et santé 4.2.1. Analyse des lacunes des règlements 2014-2020 pour la politique agricole commune, phase 1 (DG AGRI) 4.3. Cohésion 4.3.1. Analyse des lacunes du règlement 2014-2020 pour les Fonds structurels et d’investissement européens (Fonds ESI), phase 1 – Multi DG (DG AGRI, DG EMPL, DG MARE, DG REGIO) 4.3.2. Analyse des lacunes de la nouvelle législation/conception de la période de programmation 2014-2020 des Fonds structurels et d’investissement européens (fonds FSI), phase 2 – Multi DG (DG EMPL, DG REGIO) 4.3.3. Audit des préparatifs pour l’utilisation des instruments financiers à la DG EMPL 2014-2020 (DG EMPL) et audit des préparatifs pour l’utilisation des instruments financiers à la DG REGIO 2014-2020 (DG REGIO) 4.3.4. Examen limité du calcul et de la méthodologie sous-jacente utilisée par la DG REGIO pour calculer le taux d’erreur résiduel pour l’exercice 2013 (DG REGIO) 4.4. Recherche, énergie et transports 4.4.1. Analyse des lacunes de la législation relative à Horizon 2020 – Multi DG (DG CNECT, DG ENER, DG MOVE, DG RTD)

4.4.2. Audit de la mise en œuvre des systèmes de contrôle du PC7 (notamment la supervision des organes externes) à la DG CNECT (DG CNECT) 4.4.3. Audit de la mise en œuvre des systèmes de contrôle du PC7 (notamment la supervision des organes externes) à la DG RTD (DG RTD) 4.4.4. Audit de la mise en œuvre des systèmes de contrôle du PC7 à l’ERCEA (ERCEA) 4.4.5. Audit de la gestion des marchés publics à la DG JRC (DG JRC) 4.4.6. Examen limité du calcul et de la méthodologie sous-jacente utilisée par la DG CNECT pour calculer le taux d’erreur résiduel pour l’exercice 2013 (DG CNECT) 4.5. Affaires économiques et financières 4.5.1. Audit des processus de gestion des risques et de planification à la DG ECFIN dans le contexte de la nouvelle gouvernance économique (DG ECFIN) 4.5.2. Audit de la coopération entre la DG MARKT et les trois organes de surveillance en matière de services financiers (DG MARKT) 4.5.3. Audit du système de mesure des performances des activités douanières à la DG TAXUD (DG TAXUD) 4.6. Aide extérieure, développement et élargissement 4.6.1. Audit des conventions de contribution avec les organes des Nations unies et d’autres organisations internationales (DG DEVCO) 4.6.2. Audit des conventions de contribution avec les organisations internationales (DG ECHO) 4.6.3. Audit du processus d’obtention d’une assurance dans les délégations de l’Union (DG DEVCO) 4.6.4. Audit de l’aide budgétaire à la DG DEVCO 4.6.5. Audit de la stratégie de contrôle à l’IPE (IPE) 4.7. Audits informatiques 4.7.1. Audit conjoint IAS/structure d’audit interne de la DG AGRI sur la gestion des TI locales à la DG AGRI 4.7.2. Audit de la gouvernance informatique à la DG BUDG 4.7.3. Audit de la gestion de l’accès logique aux systèmes (ECAS/LDAP/windows) à la DG DIGIT 4.7.4. Audit de la gestion des projets informatiques à la DG EAC (E4ALink et EVE)

4.7.5. Audit conjoint IAS/structure d’audit interne de la gestion des TI locales à la DG MARE 5. Consultation de l’instance de la Commission spécialisée en matière d’irrégularités financières 6. Conclusions 7. Liste des acronymes 1.Introduction Le présent rapport informe l’autorité de décharge des travaux menés par le service d’audit interne (IAS) de la Commission, conformément aux dispositions de l’article 99, paragraphe 5, du règlement financier (RF). Il a pour fondement le rapport établi par l’auditeur interne de la Commission au titre de l’article 99, paragraphe 3, de ce même règlement, concernant les rapports d’audit et de conseil établis par l’IAS en 2014 au sujet des directions générales (DG), services et agences exécutives de la Commission. Conformément à la base juridique sur laquelle il repose, il indique le nombre et le type d’audits internes réalisés ainsi que les recommandations formulées et les suites données à ces recommandations. 2.La mission de l’IAS: indépendance, objectivité et responsabilité Objectifs et portée du rapport L’IAS a pour mission de contribuer à une gestion saine au sein de la Commission européenne en procédant à un audit de la gestion interne et des systèmes de contrôles, afin d’évaluer leur efficacité, dans un souci d’amélioration permanente. L’indépendance de l’IAS est inscrite dans le règlement financier et dans sa charte de mission, adoptée par la Commission. L’IAS rend compte de l’ensemble de ses audits au comité de suivi des audits (CSA). L’IAS effectue ses travaux dans le respect du règlement financier ainsi que du code de déontologie et des normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne élaborés par l’Institut des auditeurs internes (IIA). Les audits de l’IAS ne portent pas sur les systèmes de contrôle des États membres concernant les fonds de la Commission. Les audits de ce type, qui s’effectuent à l’échelon des bénéficiaires individuels, sont menés par les services d’audit internes des États membres, les autorités d’audit nationales, d’autres DG de la Commission ainsi que la Cour des comptes européenne (CCE). L’IAS procède toutefois à l’audit des mesures prises par les services de la Commission pour superviser et contrôler les entités qui se trouvent dans les États membres ainsi que les autres entités chargées de décaisser des fonds de l’Union, telles que les Nations unies. Comme le prévoit le règlement financier, l’IAS peut mener à bien ses missions sur place, y compris dans les États membres. 3.Vue d’ensemble de la production d’audits 3.1.Mise en œuvre du plan d’audit 2014 À la date butoir du 31 janvier 2015, la mise en œuvre du plan d’audit 2014 avait atteint son objectif de 100 % des engagements prévus pour les audits à la Commission, dans ses services et ses agences exécutives. L’IAS a finalisé 105 rapports (contre 87 en 2013 et 89 en 2012), dont 31 rapports d’audit, 67 rapports de suivi, 5 examens limités, une évaluation des risques informatiques et une lettre de recommandations. 3.2.Statistiques relatives aux recommandations de l’IAS En 2014, l’IAS a émis 127 nouvelles recommandations (dont 50 «très importantes» et 77 «importantes»). Deux recommandations considérées comme «importantes» n’ont pas été acceptées par la direction et deux autres recommandations considérées comme «très importantes» ne l’ont été que partiellement. L’IAS a estimé que les plans d’action élaborés pour faire suite à toutes les recommandations acceptées étaient satisfaisants. Les entités ayant fait l’objet d’un audit ont déclaré qu’au début de 2015, 78 % des recommandations formulées entre 2010 et 2014 et qu’elles avaient acceptées avaient été mises en œuvre. Sur toutes les recommandations considérées comme «très importantes» ou «essentielles» et émises entre 2010 et 2014, 17 recommandations très importantes (2 %) accusaient un retard de mise en œuvre supérieur à six mois. Aucune recommandation «essentielle» n’est en suspens. Le CSA a été régulièrement informé des recommandations «très importantes» accusant un retard supérieur à six mois et a, le cas échéant, rappelé aux services la responsabilité qui leur incombe en matière de mise en œuvre. Au total, 640 recommandations ont été émises et acceptées entre 2010 et 2014 et l’IAS a mené les audits de suivi y afférents avant la fin de 2014. Ce travail de suivi a confirmé que les recommandations étaient appliquées de façon satisfaisante, contribuant ainsi à l’amélioration des systèmes de contrôle dans les services inspectés. L’IAS a clôturé 95 % des recommandations suivies au cours de cette période. Le document de travail des services de la Commission joint en annexe fournit des informations plus détaillées sur les taux d’acceptation des nouvelles recommandations et sur la mise en œuvre des recommandations formulées entre 2010 et 2014.

4.Principales constatations et recommandations 4.1.Audits horizontaux 4.1.1.Audit de l’efficience et de l’efficacité de la phase de planification du processus de sélection – Multi DG [EPSO, DG HR, DG CNECT, DG SANTE (ex-SANCO), DG TAXUD] L’objectif général de l’audit était d’évaluer l’efficacité et l’efficience de l’actuelle phase de planification du processus de sélection en vue de répondre aux besoins des institutions de l’Union en matière de nouvelles recrues. L’audit couvrait les processus de planification en place à l’EPSO et à la Commission européenne. L’audit a montré que l’actuelle phase de planification du processus de sélection permettait de programmer des concours généraux qui, dans l’ensemble, répondent aux besoins des institutions de l’Union en leur fournissant une réserve de candidats possédant les profils requis. En temps utile, l’EPSO coopère activement avec les institutions de l’Union afin d’analyser leurs demandes, d’établir des priorités parmi celles-ci et de planifier des concours généraux. Au niveau de la Commission, le processus en place permet d’évaluer efficacement le besoin de lauréats. L’IAS a cependant formulé deux recommandations très importantes visant à améliorer l’efficience et la rapidité de l’exercice de planification en publiant des lignes directrices, en améliorant les outils de GRH utilisés pour analyser les futurs besoins en matière de recrutement et en supprimant les étapes qui ont une valeur ajoutée limitée voire inexistante pour l’estimation des futurs besoins de lauréats. Pour ce faire, l’EPSO devrait fournir des lignes directrices et des instructions aux institutions de l’Union afin qu’elles améliorent la cohérence et la comparabilité de leurs demandes de lauréats et il devrait demander suffisamment de détails sur les critères utilisés afin d’établir correctement des priorités parmi les demandes et d’aligner l’organisation des concours sur les besoins et capacités de recrutement réels des institutions. Une meilleure programmation de l’exercice devrait aussi diminuer les retards. Au niveau des DG, les outils de GRH devraient systématiquement être utilisés et leurs résultats devraient servir à l’analyse des futurs besoins de recrutement. Les services inspectés ont élaboré des plans d’action que l’IAS juge satisfaisants pour répondre aux recommandations. Pour plus de détails, voir la section 2.1 du document de travail. 4.1.2.Audit informatique horizontal: audit de la gestion et de la supervision des services informatiques externalisés (gestion des contrats) – Multi DG [DG BUDG, DG DIGIT, DG HOME, PO, DG SANTE (ex-DG SANCO)] Une part significative des dépenses informatiques de la Commission est consacrée à l’externalisation de services informatiques vers des prestataires internes ou externes. À la Commission, les responsabilités sont établies au niveau institutionnel et au niveau local. Au niveau institutionnel, la DG DIGIT et la DG BUDG donnent des conseils, des instructions et des modèles, élaborent des formations et gèrent les contrats-cadres. Au niveau local (opérationnel), les DG/services sont chargé(e)s de définir les besoins, de mettre en œuvre les différents marchés et de garantir la prestation des services. Dans ce contexte, l’objectif général de l’audit était d’évaluer l’efficacité et l’efficience des processus en place à la Commission pour la gestion et la supervision des marchés relatifs aux services informatiques externalisés en vue de garantir de bons résultats en contrepartie des ressources financières utilisées. L’audit a mis en évidence un processus éprouvé de gestion et de supervision des services informatiques externalisés au niveau tant institutionnel que local. L’IAS a cependant mis en évidence des problèmes très importants dans les domaines de l’estimation des besoins avant de conclure un contrat-cadre, de la gestion de la qualité des services externalisés en régie, et des lignes directrices sur le choix du type d’externalisation. Le processus d’évaluation des besoins, avant de conclure un contrat-cadre, devrait être normalisé au niveau central et opérationnel grâce à des instructions sur la manière de définir les besoins (afin de garantir la cohérence entre les appels d’offres) et à l’application d’une procédure structurée et traçable au niveau des DG. La consolidation des besoins au niveau de la Commission devrait aussi être renforcée pour refléter plus précisément les besoins réels des DG/services. Concernant la gestion des différents marchés en régie, la DG DIGIT devrait garantir la cohérence entre les contrats-cadres sur le plan du niveau des contrôles prévus lors de la sélection de consultants internes, de la définition des ICP, de la communication des informations sur les performances des prestataires aux utilisateurs finaux dans les DG/services et de l’harmonisation des clauses d’application de dommages-intérêts sur la base de l’indicateur de service global. Au niveau opérationnel, les DG/services devraient améliorer le système de mesure des performances pour leurs propres contrats-cadres. Concernant le choix du type d’externalisation, la DG DIGIT devrait publier des lignes directrices afin d’aider les DG/services opérationnels à choisir le mode de fonctionnement le plus approprié. Au niveau opérationnel, le choix devrait reposer sur une analyse coût-avantage, compte tenu des conditions et contraintes particulières des services externalisés. L’IAS a formulé des recommandations à l’attention de la DG DIGIT, de la DG SANTE et du PO. Les services inspectés ont élaboré des plans d’action que l’IAS juge satisfaisants pour répondre aux recommandations. Pour plus de détails, voir la section 2.2 du document de travail. 4.1.3.Audit des processus administratifs à l’appui du Semestre européen – Multi DG (SG, SJ, DG COMM, DG COMP, DG ECFIN, DG EMPL, DG MARKT, DG TAXUD) Le semestre européen (SE) a été conçu afin que les États membres (EM) discutent de leurs plans de réformes budgétaires, macroéconomiques et structurelles avec les institutions de l’Union et les autres EM et coordonnent celles-ci à des moments bien précis tout au long de l’année. L’objectif général de cet audit de performance était de répondre à la question suivante: les processus administratifs à l’appui du Semestre européen sont-ils efficaces et efficients dans l’ensemble des services de la Commission? L’audit a évalué l’efficacité du système de contrôle interne à l’égard de la production et de la communication des différents résultats attendus du SE. Dans l’ensemble, l’audit a montré que les procédures administratives du SG et des DG de l’échantillon contribuaient à la mise en œuvre du Semestre européen au sein de la Commission de manière efficace et efficiente.

Pour plus de détails, voir la section 2.3 du document de travail. 4.1.Agriculture, ressources naturelles et santé (AGRI, CLIMA, ENV, MARE, SANTE, CHAFEA) 4.1.1.Analyse des lacunes des règlements 2014-2020 pour la politique agricole commune, phase 1 (DG AGRI) L’IAS a effectué une analyse des lacunes des règlements 2014-2020 pour la politique agricole commune (PAC). Elle comprenait une analyse générale de la législation adoptée pour la PAC qui couvrait les deux piliers, à savoir principalement, mais pas exclusivement, le Fonds européen agricole de garantie (FEAGA, pilier 1) et le Fonds européen agricole pour le développement rural (FEADER, pilier 2). Cette analyse des lacunes avait pour principal objectif de mettre en évidence, pour les domaines les plus importants, les risques supplémentaires ou accrus auxquels la Commission doit faire face en raison du nouveau cadre juridique de la PAC. L’analyse a essentiellement porté sur le contenu sous-jacent de la législation adoptée et sur la mesure dans laquelle celle-ci reflète les propositions/l’objectif d’origine de la Commission visant à trouver un juste équilibre entre réduction de la charge administrative et maintien du niveau de contrôle nécessaire pour exercer ses responsabilités de contrôle dans le cadre de l’exécution du budget. Les règlements contiennent une série d’améliorations essentielles qui visent à harmoniser et à simplifier les dispositions qui régissent les Fonds structurels et les deux piliers du domaine de l’agriculture. L’IAS reconnaît les efforts consentis par les services de la Commission lors de la phase de négociation pour protéger les intérêts de la Commission dans son rôle de contrôle, en particulier face aux très fortes pressions politiques extérieures. La législation finale adoptée a cependant engendré des risques supplémentaires ou accrus non négligeables dont la DG AGRI devra tenir compte dans ses préparatifs pour la conception et la mise en œuvre des contrôles au cours de la nouvelle période. Le principal thème qui ressort est la complexité et le volume considérables des changements amenés par la procédure législative. De manière générale, mais notamment dans des domaines essentiels tels que l’«écologisation», une série de nouvelles mesures ont été introduites, ainsi qu’un grand nombre de dérogations, d’exceptions et de règles supplémentaires qui offrent davantage de souplesse aux EM. L’IAS note les efforts consentis par la DG AGRI pour répondre à ces préoccupations, par exemple la préparation de vade-mecum et de lignes directrices détaillées à adopter par la Commission. La marge d’interprétation de la part des EM a néanmoins été considérablement accrue, ce qui peut, à terme, avoir un effet tout aussi considérable sur le taux d’erreur. Étant donné la nature de cet engagement, seules des recommandations de nature plutôt générale ont été formulées et il n’a pas été demandé aux services d’élaborer des plans d’action. À la place, l’IAS couvrira les principaux risques recensés au moyen d’audits axés sur l’«écologisation», la procédure d’approbation des programmes de développement rural et le mécanisme de suspension et d’interruption en 2015. Pour plus de détails, voir la section 3.1 du document de travail. 4.2.Cohésion (REGIO, EMPL) 4.2.1.Analyse des lacunes du règlement 2014-2020 pour les Fonds structurels et d’investissement européens (Fonds ESI), phase 1 – Multi DG (DG AGRI, DG EMPL, DG MARE, DG REGIO) Afin d’améliorer la coordination et la mise en œuvre harmonisée des Fonds d’aide au titre de la politique de cohésion (FEDER, FSE et FC), avec le Fonds européen agricole pour le développement rural (FEADER) et le Fonds européen pour les affaires maritimes et la pêche (FEAMP), un règlement portant dispositions communes (RDC) a été établi pour l’ensemble de ces Fonds, qui sont désignés sous le nom de Fonds structurels et d’investissement européens (Fonds ESI). En 2014, l’IAS a effectué une analyse des lacunes en deux phases du règlement 2014-2020 pour les Fonds ESI. La phase 1 consistait en une analyse générale de la législation adoptée qui couvrait quatre DG (la DG AGRI, la DG EMPL, la DG MARE, et la DG REGIO) et les cinq Fonds ESI. L’analyse a essentiellement porté sur le contenu sous-jacent de la législation adoptée et sur la mesure dans laquelle celle-ci reflète les propositions/l’objectif d’origine de la Commission visant à trouver un juste équilibre entre réduction de la charge administrative et maintien du niveau de contrôle nécessaire pour exercer ses responsabilités de contrôle dans le cadre de l’exécution du budget au titre d’une gestion partagée. Les conclusions qui concernaient plus particulièrement la DG AGRI ont été communiquées séparément (voir section 4.2.1 du présent rapport). La phase 2 consistait en un examen plus approfondi de la conception et des préparatifs entrepris par les directions générales concernées (voir section 4.3.2). La phase 1 avait pour principal objectif de mettre en évidence, pour les domaines les plus importants, les risques supplémentaires auxquels la Commission doit faire face en raison du processus colégislatif applicable au RDC. Le RDC réunit sous un intitulé unique une série d’améliorations essentielles qui visent à harmoniser et à simplifier les dispositions qui régissent les Fonds structurels. L’IAS salue cette approche et reconnaît les efforts consentis par les services de la Commission lors de la phase de négociation pour protéger les intérêts de la Commission dans son rôle de contrôle, face aux très fortes pressions politiques extérieures. Comparée aux propositions d’origine de la Commission, la législation finale adoptée a cependant engendré des risques supplémentaires non négligeables, dont les DG devront tenir compte dans leurs préparatifs pour la conception et la mise en œuvre des contrôles au cours de la nouvelle période de programmation. Bien qu’il existe à présent un ensemble global de règles, le paquet législatif dans son ensemble est très complexe. Il n’est pas toujours aisément compréhensible, ce qui peut, à terme, engendrer des problèmes d’interprétation de la part des États membres et poser des difficultés à la Commission et aux organes des EM sur le plan de la vérification et du contrôle et, en fin de compte, accroître le risque d’erreurs. Le RDC final est moins strict concernant les corrections financières qui entraînent des pertes de fonds pour les EM («corrections financières nettes») et incite donc moins les EM à améliorer le premier niveau des contrôles. Par ailleurs, le RDC introduit aussi certaines contraintes concernant le temps imparti pour les audits compte tenu des règles en matière de conservation des documents. Enfin, l’introduction des cadres de performance a donné lieu à un accord sur une série d’exceptions et de conditions aux règles, ce qui pourrait signifier que l’absence de performance pourrait en réalité ne pas être sanctionnée outre mesure, ce qui pourrait à terme affaiblir l’incidence ultime du cadre. Étant donné la nature de cet engagement, l’IAS n’a formulé que des recommandations générales que les DG sont censées prendre dûment en considération dans leurs préparatifs pour la suite, mais il ne leur a pas été demandé d’élaborer des plans d’action. Des recommandations plus concrètes ont été formulées dans le cadre du travail de la phase 2 (voir section 4.3.2).

Pour plus de détails, voir la section 4.1 du document de travail. 4.2.2.Analyse des lacunes de la nouvelle législation/conception de la période de programmation 2014-2020 des Fonds structurels et d’investissement européens (fonds FSI), phase 2 – Multi DG (DG EMPL, DG REGIO) La phase 2 de l’analyse des lacunes s’est achevée pour les DG REGIO et EMPL et était en cours à la fin de l’année et s’est poursuivie en 2015 pour la DG MARE. Les auditeurs reconnaissent les efforts constants consentis par les DG EMPL et REGIO pour mettre en place une base solide pour les programmes opérationnels et les systèmes de gestion et de contrôle de la nouvelle période de programmation 2014-2020. L’IAS a cependant mis en évidence quatre problèmes très importants communs aux deux DG: le contrôle des systèmes de gestion et de contrôle des EM, le processus de négociation et d’adoption des programmes opérationnels (PO), l’orientation vers les résultats et le cadre de performance, et les systèmes informatiques qui prennent en charge la gestion des processus de la période de programmation 2014-2020. Pour remédier à ces problèmes, les DG EMPL et REGIO devraient clarifier les lacunes décelées dans la stratégie d’audit, afin de garantir d’emblée des processus d’obtention d’une assurance satisfaisants pour les DG. Elles devraient donc développer davantage leur stratégie d’audit en vue d’obtenir une assurance concernant la fiabilité de l’autorité d’audit (AA). La priorité annuelle de la stratégie d’audit devrait être complétée par une approche d’obtention d’une assurance pluriannuelle et par des audits programmés de manière à optimiser l’application de la période de conservation des documents. De plus, les DG devraient programmer davantage d’audits des systèmes de prévention précoce. Les DG REGIO et EMPL devraient suivre attentivement les phases finales avant l’adoption des PO, notamment les suites données aux observations de la Commission. Les DG devraient aussi préciser les exigences minimales en vue de consigner le travail du responsable géographique (RG) et veiller à ce que les RG se conforment à celles-ci. Les deux DG devraient veiller à ce que les RG mettent effectivement en cause la plausibilité des jalons/ objectifs et consignent cette analyse. Concernant le système informatique utilisé (WAVE), elles devraient veiller à ce que les procédés opérationnels soient définis et adoptés à temps, garantir une équipe de projet stable, élaborer une méthode fiable de planification et de suivi des projets et améliorer les méthodes de développement informatique et la correction des défauts afin de garantir la stabilité de la plateforme. Les services inspectés ont élaboré des plans d’action que l’IAS juge satisfaisants pour atténuer les risques recensés. Pour plus de détails, voir la section 4.2 du document de travail. 4.2.3.Audit des préparatifs pour l’utilisation des instruments financiers à la DG EMPL 2014-2020 (DG EMPL) et audit des préparatifs pour l’utilisation des instruments financiers à la DG REGIO 2014-2020 (DG REGIO) Le rôle des instruments financiers dans la réalisation des objectifs de la politique de cohésion a progressivement pris de l’ampleur au cours des périodes de programmation précédentes. Le cadre juridique pour la période de programmation 2014-2020 a élargi leur champ d’utilisation et a introduit une série de changements visant à renforcer le cadre de mise en œuvre. Compte tenu de ces attentes accrues et des risques qui y sont associés, en particulier concernant les taux probables de recours aux instruments et l’utilisation efficiente et efficace des fonds, l’IAS a mené deux engagements d’audit en parallèle, à la DG REGIO et à la DG EMPL, sur les préparatifs pour 2014-2020. Ces audits avaient pour principal objectif d’évaluer l’état de préparation des DG pour surveiller et contrôler les instruments financiers au titre du nouveau cadre juridique et de prévoir les éventuelles faiblesses dans leurs systèmes de contrôle interne. Les audits consistaient en une analyse détaillée du caractère adéquat du cadre législatif 2014-2020, ainsi qu’en un examen de la conception du système de contrôle interne. Celui-ci couvrait aussi les activités de renforcement des capacités au niveau interne ainsi qu’à l’égard des EM. Dans l’ensemble, les deux DG se sont préparées de manière adéquate, sauf au niveau du renforcement des capacités. S’il est vrai qu’une série de mesures ont déjà été prises, un élément essentiel pour les deux DG est la plate-forme consultative technique sur les instruments financiers (FI-TAP). Cependant, en raison de l’adoption tardive du cadre législatif et des retards dans la négociation d’un accord-cadre financier et administratif (ACFA) entre la Commission et la BEI, celle-ci a pris un retard considérable. Pour les EM qui possèdent peu ou pas d’expérience dans l’utilisation des instruments financiers, cela pourrait encore retarder le recours à ceux-ci et leur mise en œuvre. Le risque d’irrégularités et celui que les fonds d’assistance technique ne soient pas dépensés de façon efficiente et efficace pourraient aussi s’en trouver accrus. Tant pour la DG REGIO que pour la DG EMPL, ce problème a été qualifié de «très important». Les deux DG doivent suivre de près le travail et le calendrier des préparatifs pour le lancement de la plate-forme FI-TAP. Celle-ci doit être suffisamment souple pour répondre aux besoins de tous les utilisateurs. En attendant son lancement, les DG doivent soigneusement planifier et programmer la préparation des fiches techniques d’accompagnement et continuer à développer des formations pour leurs responsables géographiques et leurs auditeurs. De plus, l’IAS a mis en évidence plusieurs problèmes dus aux nouvelles dispositions juridiques, qui sont sujettes à interprétation et qui peuvent engendrer des risques pour leur mise en pratique (dispositions sur le financement des fonds de roulement, rapport sur l’effet de levier obtenu, dispositions concernant le traitement préférentiel des investisseurs privés ainsi que règles relatives aux coûts et frais de gestion). Ils ont été qualifiés de «très importants» dans le cas de la DG REGIO et d’«importants» dans celui de la DG EMPL. Cette dernière classification tient compte du fait que les instruments financiers sont beaucoup moins importants sur le plan budgétaire pour la DG EMPL que pour la DG REGIO. Il a été recommandé aux DG de veiller à ce que les risques relatifs aux problèmes décelés dans le cadre juridique soient suffisamment atténués et correctement reflétés dans les lignes directrices à l’intention du personnel des DG REGIO/EMPL et des EM, ainsi que dans les stratégies d’audit et de contrôle, adaptées pour la période de programmation 2014-2020. Plus particulièrement, des lignes directrices sur l’éligibilité des fonds de roulement, le traitement préférentiel des investisseurs privés, l’utilisation de rapports d’évaluation ex ante et le rapport sur l’effet de levier devraient être adoptées. Les deux DG ont élaboré des plans d’action que l’IAS juge satisfaisants pour répondre aux recommandations. Pour plus de détails, voir les sections 4.3 et 4.4 du document de travail. 4.2.4.Examen limité du calcul et de la méthodologie sous-jacente utilisée par la DG REGIO pour calculer le taux d’erreur résiduel pour l’exercice 2013 (DG REGIO) En 2014, l’IAS a continué à procéder à des examens limités du calcul des taux d’erreur résiduels. Un examen limité a été effectué à la DG REGIO et à la DG CNECT (voir section 4.4.6). L’objectif était d’examiner le calcul et la méthodologie sous-jacente du taux d’erreur/de risque résiduel cumulé (RRC) et d’ainsi contribuer à atténuer le risque de décharge en permettant à la DG REGIO de prendre les mesures adéquates, le cas échéant, avant leur divulgation dans le RAA et le rapport de synthèse finaux.

L’examen a mis en évidence trois conclusions très importantes. La fiabilité des taux d’erreur communiqués par les autorités d’audit (AA) nationales varie considérablement et il existe un risque que ces taux soient sous-estimés. La DG REGIO devrait poursuivre ses efforts en vue de renforcer la fiabilité du travail des AA en veillant à ce que les lignes directrices soient appliquées en pratique et en renforçant les obligations en matière de rapports pour la période de programmation 2014-2020. Les chiffres déclarés par les EM concernant les retraits et les recouvrements ne sont pas toujours fiables, en partie en raison des contraintes dans la manière dont ils sont communiqués à la Commission, mais aussi parce que les AA ne procèdent qu’à des contrôles limités de ceux-ci. De plus, le système permet de comptabiliser certains éléments deux fois et de prendre en considération les informations préalables essentielles sur les retraits/recouvrements avant que celles-ci soient vérifiées. Tout cela contribue à accroître le risque de surestimation des chiffres et, par conséquent, de sous-estimation du RRC. À l’avenir, la DG doit effectuer des contrôles plus systématiques des chiffres des EM et veiller à ce que son travail d’audit couvre les éléments nécessaires et tienne compte du risque de surestimation. La DG REGIO devrait évaluer l’assurance dont elle dispose que les recouvrements en attente et les accords formels sont effectivement mis en œuvre et que les rapports des EM concernant les retraits et les recouvrements présentés avant la date limite du 31 mars sont corrects avant d’en tenir compte. De plus, les actes d’exécution pour la période de programmation 2014-2020 devraient améliorer la façon dont les EM déclarent les retraits et les recouvrements. Des chiffres RRC négatifs pour un certain nombre de programmes opérationnels (PO) peuvent être reportés et incorporés au calcul du RRC moyen total pour tous les PO. Cela entraîne une sous-estimation du chiffre RRC total de quelques 10 %. De plus, les taux d’erreur relatifs à l’année précédente sont utilisés pour estimer les erreurs relatives à l’année en cours bien que celles-ci ne constituent pas toujours la meilleure estimation disponible, par exemple dans les cas où des changements importants ont été apportés aux systèmes de gestion et de contrôle. Cela peut entraîner une sous-estimation ou une surestimation des chiffres RRC. Pour le RAA de 2013, la DG REGIO devrait analyser pour chaque PO si le taux d’erreur relatif aux dépenses de l’année précédente peut être utilisé comme meilleure estimation lors du calcul du RRC et du montant à risque de l’année en cours. À compter du RAA de 2014, les chiffres négatifs pour les différents PO ne devraient pas être reportés dans les calculs de l’année suivante. Le rapport a inspiré les examens par les pairs des projets de RAA avant l’établissement de la version finale du RAA de 2013. Toutes les conclusions et les recommandations ont été acceptées et la DG a, dans la mesure du possible, mis en œuvre les recommandations pour son RAA de 2013. Un récent suivi a montré que toutes les actions des recommandations très importantes qui restaient à mettre en œuvre l’avaient été pour le RAA de 2014. Pour plus de détails, voir la section 4.5 du document de travail. 4.3.Recherche, énergie et transports (CNECT, ENER, JRC, MOVE, RTD, ERCEA, INEA, REA) 4.3.1.Analyse des lacunes de la législation relative à Horizon 2020 – Multi DG (DG CNECT, DG ENER, DG MOVE, DG RTD) Horizon 2020 est le nouveau programme de financement de l’Union qui réunit tous les financements en matière de recherche et d’innovation précédents de l’Union. Les crédits d’engagement d’Horizon 2020 sont gérés directement par les directions générales (DG), agences exécutives et autres organes de mise en œuvre de la Commission. L’IAS est en train d’effectuer une analyse des lacunes du cadre juridique d’Horizon 2020 et du paquet pour l’innovation et l’investissement (PII) qui l’accompagne, en deux phases. La première phase a fait l’objet de la présente analyse et portait sur le contenu de la législation adoptée, qu’elle compare à la proposition initiale de la Commission. La deuxième phase, en 2015, proposera un examen plus approfondi de la conception et des préparatifs entrepris par la DG RTD et d’autres DG et agences exécutives. La première phase avait pour principal objectif de comparer la législation adoptée avec la proposition de la Commission et de mettre en évidence, pour les domaines les plus importants, les risques supplémentaires auxquels la Commission doit faire face en raison du processus colégislatif, compte tenu de l’objectif déclaré de la Commission d’adopter une architecture de programme plus simple et un ensemble unique de règles de participation, de trouver un juste équilibre entre confiance et contrôle, et de réduire la charge administrative tant pour les bénéficiaires que pour la Commission. L’IAS salue les efforts consentis au moyen de cette législation pour réunir une série d’améliorations visant à harmoniser et à simplifier les dispositions qui régissent le programme-cadre pour la recherche. Il reconnaît aussi les efforts consentis par les services de la Commission lors de la phase de négociation pour protéger les intérêts de la Commission, face aux pressions politiques extérieures. Comparée à la proposition originale de la Commission, la législation finale est un texte de compromis qui n’est pas trop éloigné de ce que la Commission avait entrepris d’obtenir à l’origine. Les changements ont néanmoins engendré des risques supplémentaires dont il faudra tenir compte dans le cadre des préparatifs pour la conception et la mise en œuvre des contrôles. Étant donné la nature de cet engagement, à ce stade, l’IAS n’a formulé que des recommandations générales que les DG sont, à l’avenir, censées prendre dûment en considération dans leurs préparatifs, mais il ne leur a pas été demandé d’élaborer des plans d’action. Des recommandations plus concrètes pourraient découler des conclusions des travaux de la phase 2 en 2015. Pour plus de détails, voir la section 5.1 du document de travail. 4.3.2.Audit de la mise en œuvre des systèmes de contrôle du PC7 (notamment la supervision des organes externes) à la DG CNECT (DG CNECT) Cet engagement s’inscrivait dans une série d’audits de la mise en œuvre des systèmes de contrôle du PC7, réalisés dans les DG/agences bénéficiaires des enveloppes budgétaires les plus garnies dans ce domaine. La DG CNECT met en œuvre la politique de recherche de l’Union et contribue au développement de l’Espace européen de la recherche essentiellement grâce au programme-cadre pour la recherche (2007-2013), auquel il est mis fin progressivement, mais dont une large part des crédits de paiement seront déboursés en échange de déclarations de dépenses en 2016-2017. De plus, la DG CNECT supervise deux entreprises communes (ENIAC et ARTEMIS, qui ont récemment fusionné en une seule, ECSEL), un organe établi en vertu de l’article 185 TFUE [(assistance à l’autonomie à domicile (AAD)] et deux agences de l’Union européenne (ENISA et BEREC). Le RAA de 2013 de la DG CNECT contenait une réserve relative au taux d’erreur résiduel concernant l’exactitude des déclarations de dépenses au titre du PC7.

L’objectif de l’audit était d’évaluer le caractère adéquat et l’application effective des systèmes de contrôle interne concernant les processus en place pour mettre en œuvre les résultats des contrôles ex post, les mesures de lutte contre la fraude, le transfert des activités de contrôle ex post au centre d’appui commun hébergé par la DG RTD à partir du 1er janvier 2014 et la supervision des organes externes. Tout en reconnaissant que la DG RTD est la DG principale dans le domaine de la détection de la fraude depuis le transfert des activités de contrôle ex post au centre d’appui commun, l’IAS a recommandé à la DG CNECT de prendre l’initiative et de collaborer avec la DG RTD afin de développer les lignes directrices existantes concernant la mise en œuvre des sanctions financières et administratives. La DG CNECT devrait garantir leur application systématique (ainsi que le prévoient l’actuel RF, la stratégie anti-fraude de la Commission et le cadre contractuel pour le PC7 et Horizon2020), du moins dans les cas de fraude établis. De plus, la DG CNECT devrait collaborer avec la DG RTD pour garantir la disponibilité d’un outil informatique efficace et intégré visant à détecter le double financement et le plagiat et qui pourra être utilisé dans tous les services de recherche de la Commission, en trouvant un juste équilibre entre couverture des projets les plus risqués et coût des contrôles. La DG CNECT devrait élaborer les procédures internes nécessaires pour intégrer la détection du plagiat dans les pratiques actuelles. La DG a élaboré un plan d’action que l’IAS juge satisfaisant pour répondre aux recommandations. Pour plus de détails, voir la section 5.2 du document de travail. 4.3.3.Audit de la mise en œuvre des systèmes de contrôle du PC7 (notamment la supervision des organes externes) à la DG RTD (DG RTD) La DG RTD met en œuvre la politique de recherche de l’Union et contribue au développement de l’Espace européen de la recherche essentiellement grâce aux programmes-cadres pour la recherche. Elle supervise aussi d’autres organes de mise en œuvre du budget de la recherche: deux agences exécutives (la REA et l’ERCEA), quatre entreprises communes (EC), à savoir, Clean Sky, PCH, IMI et F4E, et trois organes (partenariats public-public) établis en vertu de l’article 185 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne (TFUE). Bien qu’il soit mis fin progressivement au septième programme-cadre, qui couvre la période 2007-2013, une large part des crédits de paiement (8 609,37 millions d’EUR) doivent encore être déboursés en échange de déclarations de dépenses au cours des prochaines années. Dans son rapport d’activité annuel de 2013, la DG RTD a émis une réserve relative au taux d’erreur résiduel concernant l’exactitude des déclarations de dépenses au titre du PC7. L’objectif de l’audit était d’évaluer le caractère adéquat et l’application effective des systèmes de contrôle interne en place pour permettre à la DG RTD de contrôler et de superviser les organes susmentionnés, pour prévenir et détecter la fraude et pour assurer la transition vers le service d’audit commun au centre d’appui commun qui, à compter du 1er janvier 2014, est chargé de mettre en œuvre la stratégie d’audit ex post pour les vestiges du PC7 gérés en interne. L’IAS a recommandé à la DG de sensibiliser le personnel à la responsabilité de la Commission dans ce domaine, afin d’obtenir des EC ITC les informations les plus complètes et les plus à jour pour les besoins de son propre RAA, et de veiller à disposer d’informations cohérentes des différentes EC ITC sur le calcul du taux d’erreur résiduel et les critères d’importance relative. Par ailleurs, la DG RTD devrait tenter d’obtenir un accord interne sur la création du centre d’appui commun et préciser les rôles, les responsabilités, les tâches et les procédures. Au vu des difficultés rencontrées par le centre d’appui commun, en particulier pour obtenir l’accord des autres DG du domaine de la recherche concernant le transfert du personnel ou des postes concernés, l’IAS a porté la question des pénuries de ressources à l’attention des services centraux en publiant une lettre de recommandations à ce sujet. Enfin, en coordination avec les autres services du domaine de la recherche, la DG RTD devrait actualiser la stratégie commune de lutte contre la fraude dans le domaine de la recherche, notamment au moyen d’actions concrètes pour améliorer les activités de prévention et de détection de la fraude, et s’attaquer en particulier aux risques de fraude scientifique ou professionnelle, de double financement et de plagiat. La DG devrait élaborer et appliquer des lignes directrices claires concernant l’application des sanctions financières et non financières dans le cadre du PC7 et d’Horizon 2020 et mettre au point un ensemble d’ICP afin de pouvoir mesurer la performance des activités de lutte contre la fraude, et un outil adéquat de suivi et de déclaration des cas de fraude potentiels. En outre, l’IAS a aussi soulevé une série de questions importantes, en particulier concernant la supervision des organes de l’article 185. L’audit a aussi révélé que la DG RTD n’avait pas obtenu suffisamment de preuves que ces organes disposaient d’un système de contrôle interne efficace et efficient tel que requis par le règlement financier. Afin de ne pas compromettre son processus d’obtention d’une assurance, la DG RTD devrait établir des critères d’obtention d’une assurance clairs et les communiquer aux organes de l’article 185, et indiquer le niveau d’assurance obtenu de ceux-ci dans son propre RAA. Les problèmes liés à la responsabilité de la Commission dans la mise en œuvre du budget confié aux organes délégués, au manque d’harmonisation des rapports sur le calcul et la communication des taux d’erreur par les EC ITC et aux retards dans la phase de démarrage du service d’audit commun pourraient avoir une incidence négative sur le processus d’obtention d’une assurance pour les DG du domaine de la recherche. La DG a élaboré un plan d’action que l’IAS juge satisfaisant pour répondre aux recommandations. Pour plus de détails, voir la section 5.3 du document de travail. 4.3.4.Audit de la mise en œuvre des systèmes de contrôle du PC7 à l’ERCEA (ERCEA) Le Conseil européen de la recherche (CER) a été créé en 2007 pour mettre en œuvre le programme IDEAS au titre du septième programme-cadre (PC7) à l’intention de la communauté scientifique européenne, en finançant des projets de recherche exploratoire. Le CER vise à donner aux chercheurs les moyens de mener leurs recherches de façon indépendante, en sélectionnant et en finançant des idées de recherche à l’initiative des chercheurs et de la communauté scientifique. Un autre objectif du CER est d’offrir des perspectives de carrière aux meilleurs chercheurs européens ainsi que d’attirer des scientifiques de haut niveau. L’agence exécutive du CER (ERCEA) est la structure spécialement chargée de mettre en œuvre et d’exécuter le programme. Bien qu’il soit mis fin progressivement au PC7 qui couvre la période 2007-2013, une large part (environ 50 %) du montant inscrit au budget doit encore être utilisée au cours des prochaines années, et le volume et la valeur des paiements au titre du programme IDEAS devraient atteindre un niveau record entre 2014 et 2016, tandis que les derniers paiements devraient être effectués en 2021. L’audit avait pour objectif d’évaluer si la stratégie de contrôle du PC7 de l’ERCEA était mise en œuvre de façon efficiente et efficace et apparaissait dans son rapport d’activité annuel. De plus, l’IAS a examiné si l’ERCEA veillait à ce que des mesures correctives soient prises rapidement et de façon proportionnée afin d’obtenir un niveau acceptable d’erreurs concernant la légalité et la régularité des transactions. L’IAS a recommandé à l’ERCEA de communiquer un taux d’erreur résiduel basé sur un échantillon statistiquement représentatif ou, si elle utilise une autre méthode d’évaluation, de parler de taux d’erreur «détecté» plutôt que «représentatif».

Par ailleurs, l’ERCEA devrait élaborer une stratégie d’audit et un plan d’audit complets, y compris les ICP correspondants, et revoir régulièrement ses paramètres de risques pour refléter les particularités de l’ERCEA. L’agence exécutive a élaboré un plan d’action que l’IAS juge satisfaisant pour répondre aux recommandations. Pour plus de détails, voir la section 5.4 du document de travail. 4.3.5.Audit de la gestion des marchés publics à la DG JRC (DG JRC) Les marchés publics sont vitaux à l’activité principale du JRC, afin d’apporter aux stratégies de l’Union un soutien scientifique et technique indépendant inspiré par des données factuelles tout au long du cycle stratégique. Plus de 75 % de son budget annuel (à l’exclusion des dépenses liées au personnel) est exécuté à travers un grand nombre de procédures de passation des marchés et la signature de nombreux contrats. L’audit avait pour objectif d’évaluer si la procédure de passation des marchés publics au JRC respectait les règles en matière de marchés publics et si les contrôles en place étaient efficaces. Il a plus particulièrement porté sur les aspects procéduraux tels que l’analyse et la planification des besoins, la préparation et l’exécution des contrats, et la stratégie de contrôle ex post. L’audit a mis en évidence des signes de progrès mais aussi des domaines qui nécessitent davantage d’attention. Dans ce contexte, le JRC devrait prendre des mesures afin de recenser les différentes procédures relatives aux biens/services qui, ensemble, pourraient atteindre le seuil au cours de l’année et ainsi faire l’objet d’une procédure de plus grande ampleur. L’IAS a recommandé au JRC de revoir sa stratégie en matière d’achats de faible valeur à la suite d’une analyse du profil de dépense de chaque site accompagnée d’actions telles qu’une sensibilisation des unités opérationnelles aux critères utilisés pour déterminer le choix de la procédure de passation et de mettre en œuvre certaines mesures de contrôle ou actions de sensibilisation pour donner suite aux problèmes financiers détectés lors de la phase d’essai de l’audit. La DG a élaboré un plan d’action que l’IAS juge satisfaisant pour répondre aux recommandations. Pour plus de détails, voir la section 5.5 du document de travail. 4.3.6.Examen limité du calcul et de la méthodologie sous-jacente utilisée par la DG CNECT pour calculer le taux d’erreur résiduel pour l’exercice 2013 (DG CNECT) L’objectif était d’examiner le calcul et la méthodologie sous-jacente du TER et d’ainsi contribuer à atténuer le risque de décharge en permettant à la DG CNECT de prendre les mesures adéquates, le cas échéant, avant leur intégration dans le RAA et le rapport de synthèse finaux. À la suite de l’examen, aucun risque majeur n’a été recensé. Pour plus de détails, voir la section 5.6 du document de travail. 4.4.Affaires économiques et financières (COMP, ECFIN, FISMA, GROW, OLAF, TAXUD, TRADE, EASME) 4.4.1.Audit des processus de gestion des risques et de planification à la DG ECFIN dans le contexte de la nouvelle gouvernance économique (DG ECFIN) La DG ECFIN joue un rôle central dans la conception, la négociation et la mise en œuvre des réponses stratégiques de la Commission en s’intéressant à l’incidence de la crise financière mondiale qui touche les systèmes bancaires, les bourses et le flux de crédit. Depuis 2008, la DG s’est considérablement développée, au niveau de ses effectifs, de ses responsabilités et de la complexité du cadre réglementaire dans lequel elle travaille. La DG a aussi connu trois réorganisations. L’audit avait pour objectif d’évaluer si la DG ECFIN avait fondé la gestion, le suivi et les rapports de ses nouvelles responsabilités dans la gouvernance économique sur des procédures de gestion et de planification des risques efficaces. Globalement, l’audit a confirmé que, dans un contexte de crise économique et de contraintes difficiles, la gestion, le suivi et les rapports par la DG ECFIN de ses nouvelles responsabilités dans la gouvernance économique étaient fondés sur des éléments de gestion des risques et de planification efficaces généralement conformes aux lignes directrices des services centraux.

Pour plus de détails, voir la section 6.1 du document de travail. 4.4.2.Audit de la coopération entre la DG MARKT et les trois organes de surveillance en matière de services financiers (DG MARKT) À la suite de l’éclatement de la crise financière en 2008, la stabilisation des marchés financiers est devenue une priorité et la réforme du secteur financier un instrument crucial afin d’y parvenir. La crise financière a mis en lumière la nécessité d’améliorer la réglementation et la surveillance du secteur financier. Trois autorités européennes de surveillance (AES) [l’Autorité bancaire européenne (ABE), l’Autorité européenne des marchés financiers (AEMF) et l’Autorité européenne des assurances et des pensions professionnelles (AEAPP)] ont été instaurées le 1er janvier 2011 pour remplacer l’ancienne architecture de surveillance de l’Union. L’objectif général était d’évaluer l’actuel cadre de gestion des performances de la DG MARKT afin de suivre et de surveiller la coopération avec les trois AES en matière de services financiers et pour recevoir des informations et des rapports sur les progrès vers la réalisation des objectifs stratégiques en matière de surveillance financière européenne. Dans l’ensemble, l’audit a montré que la conception et la mise en œuvre de l’actuel cadre de gestion des performances de la DG MARKT concernant la coopération avec les trois AES étaient adéquates, tant pour le suivi de leurs activités que pour la réception des informations et des rapports sur les progrès vers la réalisation des objectifs stratégiques en matière de surveillance financière européenne. Pour plus de détails, voir la section 6.2 du document de travail. 4.4.3.Audit du système de mesure des performances des activités douanières à la DG TAXUD (DG TAXUD) Le fonctionnement de l’Union douanière repose sur une étroite coopération entre la DG TAXUD et les administrations nationales. Le principal instrument à l’appui de la mise en œuvre de la politique douanière était le programme Douanes 2013 (jusqu’en 2013), remplacé par le nouveau programme Douanes 2020 à partir de 2014. Une priorité pour 2014 était d’encore progresser vers la douane électronique («e-Customs»), un environnement moderne et sans support papier pour la douane et le commerce basé sur le code des douanes de l’Union (CDU) adopté le 9 octobre 2013. L’audit avait pour objectif général d’évaluer le cadre de mesure des performances en place pour les activités douanières à la DG TAXUD sur le plan de ses activités opérationnelles et administratives quotidiennes ainsi que de la réalisation de ses objectifs stratégiques. Tout en reconnaissant les mesures déjà prises, l’IAS a conclu que la DG TAXUD devrait considérablement améliorer la mesure des performances des comités et groupes douaniers et des activités internes de la DG TAXUD dans le domaine des douanes. Pour remédier à ces deux problèmes très importants, la DG TAXUD devrait mettre en place un système de mesure des performances plus efficace pour les comités et les groupes, avec des responsabilités plus claires, une coordination améliorée et un suivi des ressources. La DG devrait aussi améliorer son propre système de mesure des performances en utilisant plus efficacement le plan de gestion et la gestion des risques comme outils de gestion et en renforçant la communication interne. La DG a élaboré un plan d’action que l’IAS juge satisfaisant pour répondre aux recommandations. Pour plus de détails, voir la section 6.3 du document de travail. 4.5.Aide extérieure, développement et élargissement (DEVCO, ECHO, IPE, NEAR) 4.5.1.Audit des conventions de contribution avec les organes des Nations unies et d’autres organisations internationales (DG DEVCO) Lors de la préparation du plan d’audit stratégique 2013-2015 de l’IAS, le risque lié aux conventions de contribution avec les organisations internationales (OI) a été jugé élevé, compte tenu de l’importance financière des conventions de contribution en tant que modalité d’aide au développement. L’audit avait pour objectif d’évaluer l’efficience et l’efficacité des processus et des procédures en place à la DG DEVCO pour mettre en œuvre les actions d’aide au développement et à la coopération au moyen de conventions de contribution avec les OI, notamment compte tenu des exigences introduites par le nouveau règlement financier (RF) concernant le mode de gestion indirecte, par lequel la Commission confie les tâches d’exécution budgétaire à des OI, entre autres, au moyen de conventions de délégation de gestion indirecte (CDGI). L’IAS a conclu que la DG DEVCO avait pris les mesures appropriées, depuis l’adoption du nouveau RF, afin d’adapter ses niveaux de contrôle interne à ses nouvelles exigences. L’IAS a en particulier noté que la nouvelle méthode d’évaluation ex ante (des piliers) élaborée par la DG DEVCO en 2013 était conforme au RF et à ses règles d’application et aux normes de contrôle interne de la Commission. La stratégie globale de la DG DEVCO pour la gestion des conventions de contribution avec les OI, telle qu’elle est présentée dans les différents documents examinés, est cohérente avec la décision de la Commission, la convention de financement, la fiche d’action et la convention de contribution correspondante signée avec l’OI. Les exigences en matière de rapports figurent dans les conditions spéciales et les rapports sont généralement clairs, nets et précis.

De plus, l’IAS note que la DG DEVCO et la DG ECHO ont coordonné et mis en œuvre une répartition des tâches claire pour la planification des nouvelles évaluations des piliers. Pour plus de détails, voir la section 7.1 du document de travail. 4.5.2.Audit des conventions de contribution avec les organisations internationales (DG ECHO) Lors de la préparation du plan d’audit stratégique 2013-2015 de l’IAS, le risque inhérent à la mise en œuvre des conventions de contribution a été jugé élevé sur la base du fait que la DG ECHO ne met pas les actions humanitaires en œuvre elle-même mais bien par l’intermédiaire de partenaires via un mode de gestion indirecte (gestion conjointe en vertu du règlement financier précédent), ce qui peut créer des difficultés et des risques pour la DG ECHO dans le cadre de la réalisation de ses objectifs stratégiques. Par ailleurs, sur le plan financier, les conventions de contribution représentent une large part (46 % en 2012) des engagements annuels totaux de la DG ECHO. L’audit avait pour objectif d’évaluer l’efficience et l’efficacité des processus et des procédures en place à la DG ECHO pour mettre en œuvre les actions d’aide humanitaire menées au moyen de conventions de contribution avec des OI. L’IAS note les efforts consentis par la DG ECHO (ainsi que par la DG DEVCO) afin d’améliorer l’ancienne méthode d’évaluation des piliers et d’élaborer ses propres stratégies d’intervention. Ces dernières années, la DG ECHO a considérablement amélioré les processus de planification et de prise de décision de ses projets et a rationalisé ses processus de prise de décision de financement, ce qui a lui permis, ainsi qu’à ses partenaires, de mieux planifier ses projets. Tout en reconnaissant les mesures déjà prises, l’IAS conclut que la DG ECHO devrait i) améliorer son cadre global de suivi et d’établissement de rapports afin d’agir sur la non-réalisation des objectifs pour certains projets, ii) maintenir et poursuivre les progrès qu’elle a réalisés à ce jour afin de mieux démontrer que son financement des organisations internationales est rentable, et iii) garantir le rapport coût-efficacité de sa stratégie de vérification. L’IAS a recommandé à la DG ECHO de développer encore son cadre de suivi compte tenu de la transition vers une nouvelle culture axée sur la performance et la plus grande importance accordée à la rentabilité par la Commission. La DG devrait aussi procéder à une analyse des raisons les plus courantes de l’échec des projets et veiller à ce qu’il existe une piste d’audit des raisons d’accepter le paiement final des projets; la DG ECHO devrait aussi réévaluer ses besoins en matière de rapports en relation avec ceux en matière de visites de suivi sur le terrain. Enfin, la DG ECHO devrait consolider sa stratégie de vérification afin d’y inclure des objectifs et des cibles et d’aborder le rapport coût-avantage des contrôles. La DG a élaboré un plan d’action que l’IAS juge satisfaisant pour répondre aux recommandations. Pour plus de détails, voir la section 7.2 du document de travail. 4.5.3.Audit du processus d’obtention d’une assurance dans les délégations de l’Union (DG DEVCO) Lors de la préparation du plan d’audit stratégique 2013-2015 de l’IAS, le risque lié au processus d’obtention d’une assurance dans les délégations de l’Union européenne (DUE) a été jugé élevé, sur la base de la réserve globale émise par la DG DEVCO dans ses rapports d’activité annuels de 2012 et 2013 concernant toutes ses activités, en raison de la récurrence d’erreurs de légalité et de régularité (taux d’erreur de 3,63 % en 2012 et de 3,35 % en 2013), ce qui correspondait aux conclusions et aux taux d’erreur les plus probables décelés par la Cour des comptes lors des exercices de déclaration d’assurance de 2011 et 2012. L’évaluation des risques reposait aussi sur l’audit de l’IAS de 2012 concernant le processus de RAA à la DG DEVCO, qui concluait que la chaîne hiérarchique (connue sous le nom de «système pyramidal de contrôle») des chefs de délégation aux directeurs (ordonnateurs subdélégués) à la DG DEVCO et des directeurs au directeur général de la DG DEVCO (ordonnateur délégué) devrait être renforcée et que l’efficacité du rapport sur la gestion de l’assistance extérieure (RGAE) en tant qu’outil de reddition de comptes (assurance) et de gestion entre les délégations et le siège devrait être améliorée. L’audit avait pour objectif d’évaluer le caractère adéquat et l’application effective du système de contrôle interne, des processus de gestion des risques et de gouvernance liés au processus d’obtention d’une assurance au sein des délégations de l’Union. Étant donné l’environnement de travail de la DG DEVCO, il est important que les systèmes de contrôle de gestion soient efficaces afin d’atténuer le risque financier et le risque pour la réputation pour le budget de l’Union et d’accroître les chances d’assurer une bonne utilisation des deniers des contribuables. L’émission d’une déclaration d’assurance par les chefs de délégation est un moyen efficace de donner une assurance concernant le fonctionnement de l’environnement de contrôle interne, ce dont l’IAS se réjouit. L’IAS a conclu que le processus d’établissement du RGAE était bien structuré et organisé au sein des DUE, sous la responsabilité du chef de délégation qui approuve sa déclaration d’assurance, tel que requis par le règlement financier. L’IAS a cependant noté que ce processus pourrait encore être amélioré en fournissant des lignes directrices claires aux DUE concernant i) les éléments/événements qui devraient ou pourraient donner lieu à une réserve de la part des DUE, et ii) les conséquences potentielles d’une réserve. L’IAS a mis en évidence un problème très important lié à l’absence de lignes directrices claires indiquant aux chefs de délégations où et comment exprimer une réserve dans la déclaration d’assurance. Afin d’atténuer ce risque, la DG DEVCO devrait améliorer ses lignes directrices concernant i) la définition d’une réserve, notamment l’incidence potentielle financière ou sur la réputation au niveau de la DUE, et ii) les conséquences d’une réserve (autrement dit, les principales actions définies, mises en œuvre ou prévues pour remédier à la situation/lacune à l’origine de la réserve). Une recommandation importante devrait aussi être mise en lumière: le RGAE est le principal outil de reddition des comptes utilisé par les délégations de l’Union pour donner une assurance sur la gestion des fonds qui leur sont subdélégués. Il consiste en une série d’indicateurs clés de performance (ICP) sur la bonne gestion financière et l’efficience des contrôles internes et des systèmes d’audit. L’IAS a recommandé à la DG DEVCO d’améliorer la conception du RGAE en donnant davantage d’indications sur la conception, l’utilisation et la pertinence des ICP qui structurent le rapport afin de garantir qu’ils apportent des informations suffisante lors du processus d’obtention d’une assurance. La DG a élaboré un plan d’action que l’IAS juge satisfaisant pour répondre aux recommandations. Pour plus de détails, voir la section 7.3 du document de travail. 4.5.4.Audit de l’aide budgétaire à la DG DEVCO L’aide budgétaire est une modalité d’aide, financée à la fois par le budget de l’Union et par le Fonds européen de développement (FED), et qui représentait 24 % des paiements totaux des DG en 2014. Une caractéristique de l’aide budgétaire est que l’utilisation des fonds mis à disposition ne peut être tracée, car ceux-ci sont transférés au trésor national du pays bénéficiaire. Les responsabilités de la Commission sur le plan de la justification et de l’audit de ces ressources se limitent donc à garantir que les conditions de déboursement ont été remplies et que les fonds ont été transférés conformément à la convention signée avec le pays.

Fin 2013, 256 opérations d’aide budgétaire avaient été mises en œuvre ou étaient en préparation dans 84 pays. Les pays d’Afrique et du partenariat de voisinage européen sont de loin les plus gros bénéficiaires des fonds de l’aide budgétaire (44 % et 31 % respectivement des engagements totaux en cours en 2013). Au fil des ans, l’utilisation de certains aspects de l’aide budgétaire par la Commission a été remise en question par les commissions du développement (DEVE) et du contrôle budgétaire (CONT) du Parlement européen, ainsi que par les EM. De plus, dans son rapport spécial 11/2010, la Cour des comptes européenne (CCE) a mis en évidence des faiblesses dans la gestion de l’aide budgétaire par la Commission. L’audit avait pour objectif d’évaluer l’approche de la DG DEVCO à l’égard de l’aide budgétaire et, en particulier, de déterminer si les processus mis en place par la DG DEVCO pour gérer ses opérations d’aide budgétaire étaient efficients et efficaces. L’audit a conclu que les lignes directrices en matière d’aide budgétaire (publiées en septembre 2012), accompagnées d’un cadre de gestion des risques renforcé, constituaient une bonne base pour guider la prise de décision. L’IAS se réjouit de la prochaine révision des lignes directrices en matière d’aide budgétaire, qui arrive à point pour guider la mise en œuvre des nouveaux programmes indicatifs pluriannuels et qui entend répondre à certains sujets de préoccupation mis en avant par les services au cours des deux premières années de leur mise en œuvre. L’IAS a cependant mis en évidence un problème très important concernant le dialogue politique dans le contexte de l’aide budgétaire. Pour remédier à ce problème, la DG DEVCO devrait améliorer les lignes directrices actuelles en matière de dialogue politique. Elle devrait aussi intégrer des éléments de dialogue politique pour un certain secteur/sous-secteur à la convention de financement (ou à un autre document convenu avec les autorités nationales) afin de mieux anticiper les principales orientations du dialogue politique et, au final, contribuer à atteindre les objectifs ciblés pour les indicateurs particuliers définis dans les dispositions techniques et administratives (DTA). La DG a élaboré un plan d’action que l’IAS juge satisfaisant pour répondre aux recommandations. Pour plus de détails, voir la section 7.4 du document de travail. 4.5.5.Audit de la stratégie de contrôle à l’IPE (IPE) Le service des instruments de politique étrangère (IPE) gère une part importante du budget de la politique étrangère. Il est responsable, entre autres, de la gestion opérationnelle et financière des opérations de la politique étrangère et de sécurité commune (PESC) et du volet de l’instrument de stabilité (IdS) consacré à la crise. La complexité du processus décisionnel, la dispersion géographique des acteurs concernés [missions PSDC (politique de sécurité et de défense commune) et représentants spéciaux de l’Union européenne (RSUE)], l’environnement opérationnel des missions PSDC qui sont créées de toutes pièces, sans assurance préalable qu’elles répondent aux exigences de l’«évaluation des piliers», et le niveau souvent élevé de corruption dans les pays des opérations créent un environnement intrinsèquement très risqué pour l’exécution du budget, dont l’IPE est à lui seul responsable. Ces risques élevés, s’ils ne sont pas suffisamment atténués, pourraient avoir une incidence sur l’assurance obtenue de ces entités par l’IPE. L’audit avait pour objectif d’évaluer le caractère adéquat et l’efficacité de la stratégie de contrôle de l’IPE sur les opérations de la PESC et de l’IdS mises en œuvre par les RSUE/missions PSDC et les délégations de l’Union respectivement, et en particulier i) la conception et la mise en œuvre effective de la stratégie de contrôle mise en place par l’IPE pour soutenir le processus d’obtention d’une assurance lié à la PESC et à l’IdS, ii) la stratégie de lutte contre la fraude mise en place par l’IPE, et iii) le calcul et la communication du taux d’erreur résiduel dans le RAA 2013 de l’IPE. L’IAS a pris acte de l’environnement de travail de l’IPE, qui représente un défi sur le plan de la coordination et rend le processus décisionnel plus complexe. L’IAS a cependant conclu qu’en donnant une assurance sur l’utilisation des ressources et au vu du budget de plus en plus important consacré à ses activités, l’IPE devrait veiller à ce qu’une stratégie de lutte contre la fraude soit élaborée pour les missions PSDC/les RSUE, à ce que son système de contrôle interne soit renforcé et appliqué efficacement, ainsi qu’à respecter les instructions de la DG BUDG lors du calcul de son taux d’erreur. Pour remédier à ces problèmes, l’IPE devrait élaborer et mettre en œuvre une stratégie de prévention et de détection de la fraude pour les missions PSDC/les RSUE et veiller à ce que le personnel qui exécute le budget de la PESC soit régulièrement formé sur les questions de lutte contre la fraude et sur l’éthique. Des lignes directrices efficaces et centralisées devraient aussi être fournies aux missions et l’IPE devrait réévaluer sa stratégie de contrôle en améliorant son efficacité au cours de la phase de mise en œuvre afin de réduire au minimum les dépenses inéligibles mises en évidence par les contrôles ex post ainsi que revoir sa stratégie d’audit pour les mandats. Enfin, l’IPE devrait appliquer, conformément aux instructions permanentes du RAA de la DG BUDG, une approche pluriannuelle pour le calcul du taux d’erreur des activités qui sont de nature pluriannuelle sur la base des paiements effectivement audités, et prendre des mesures pour mettre en œuvre un modèle d’évaluation de substitution pour compléter la méthode actuelle d’obtention d’une assurance. Une recommandation qualifiée de «très importante» adressée à l’IPE n’a été que partiellement acceptée. L’IAS avait recommandé à l’IPE de mieux documenter le processus décisionnel des recouvrements. L’IPE estimait qu’il avait pris plusieurs initiatives pour améliorer celui-ci: l’audit de l’IAS a cependant révélé que malgré ces initiatives, il subsistait des lacunes. La DG a élaboré un plan d’action que l’IAS juge satisfaisant pour répondre aux recommandations acceptées. Pour plus de détails, voir la section 7.5 du document de travail. 4.6.Audits informatiques 4.6.1.Audit conjoint IAS/structure d’audit interne de la DG AGRI sur la gestion des TI locales à la DG AGRI L’activité principale de la DG AGRI dépend fortement des systèmes informatiques. Ils prennent essentiellement en charge les activités liées aux marchés agricoles, aux aides directes et au développement rural, et à la gestion financière et celle des audits. Les activités et les ressources informatiques sont gérées au niveau local, principalement par l’unité informatique. L’audit avait pour objectif général d’évaluer le système de contrôle interne mis en place par la DG AGRI pour garantir une gestion adéquate et efficace de ses activités informatiques locales.

Dans l’ensemble, l’IAS a noté que les TI locales de la DG AGRI remplissaient efficacement leur mission de prise en charge de la mise en œuvre des activités de la DG en apportant des solutions informatiques correspondant à leurs besoins et priorités. L’IAS a cependant adressé deux recommandations très importantes à la DG AGRI concernant la gouvernance informatique et la stratégie informatique. La DG doit encore améliorer son cadre de gouvernance informatique en précisant les rôles et les responsabilités des différents organes/acteurs. En particulier, la DG devrait renforcer le rôle moteur du comité de pilotage TI et des comités de pilotage des systèmes d’information/projets ainsi que la participation de la fonction opérationnelle au processus décisionnel. La DG AGRI devrait aussi élaborer une stratégie informatique complète qui définit l’orientation à long terme des investissements de la DG dans les TI et leur alignement sur les objectifs opérationnels. S’ils ne sont pas correctement pris en charge, ces problèmes pourraient avoir pour conséquence un processus décisionnel inefficace/inefficient en ce qui concerne les activités informatiques et des TI mal adaptées aux objectifs opérationnels de la DG et de la Commission. La DG a élaboré un plan d’action que l’IAS juge satisfaisant pour répondre aux recommandations. Pour plus de détails, voir la section 8.1 du document de travail. 4.6.2.Audit de la gouvernance informatique à la DG BUDG La DG BUDG dépend fortement des systèmes informatiques pour l’exécution de ses missions. Le directeur général est le propriétaire des systèmes centraux d’information financière, y compris ABAC (pour l’enregistrement de l’exécution budgétaire et la comptabilité), Badgebud (pour la préparation du budget) et RAD (pour le suivi de la décharge annuelle), dont le développement et la maintenance sont essentiellement assurés par la DG BUDG. Cet audit avait pour objectif général d’évaluer si la gouvernance informatique à la DG BUDG garantissait un alignement optimal entre la fonction opérationnelle et la fonction informatique, une bonne gestion des ressources et des solutions informatiques efficaces. L’audit s’est essentiellement intéressé à l’actuel cadre de gouvernance et de contrôle des activités informatiques de la DG BUDG. Il a notamment examiné la conception et la mise en œuvre des processus et des structures organisationnelles en place pour garantir que les TI prennent en charge correctement les stratégies et objectifs de la DG. Dans l’ensemble, la fonction informatique de la DG BUDG offre des solutions informatiques efficaces sur le plan de la disponibilité des systèmes financiers, de la fiabilité des comptes et du respect des obligations juridiques. L’IAS a cependant mis en évidence des problèmes très importants dans les domaines suivants: gouvernance informatique, organisation informatique et établissement des priorités et planification des activités informatiques. La DG BUDG devrait améliorer son cadre de gouvernance informatique actuel en révisant la configuration, la composition et le mandat des organes de gouvernance et en garantissant l’efficacité de leur fonctionnement. Le comité de pilotage TI devrait se réunir plus fréquemment et les rôles du propriétaire des systèmes, du propriétaire des activités et du propriétaire des données devraient être précisés pour les différents systèmes d’information. La DG BUDG devrait aussi rationaliser son organisation informatique en réorganisant sa capacité informatique en zones homogènes et consolider ses tâches informatiques sur la base d’un inventaire des activités informatiques actuellement exécutées à la DG et des compétences disponibles. La DG devrait notamment séparer les tâches relatives à l’offre et à la demande informatique et réglementer la relation entre ces deux composantes. L’établissement des priorités et la planification devraient être organisés de manière plus réaliste et selon une meilleure répartition des responsabilités afin d’obtenir les résultats escomptés dans les délais et conformément au budget. Lors de la planification de ses activités informatiques, la DG BUDG devrait donc prendre en considération les ressources disponibles et les contraintes afin d’éviter les attentes irréalistes et les risques d’échecs/de retards. La DG devrait aussi veiller à ce que les demandes opérationnelles soient communiquées à la fonction informatique suffisamment tôt, afin de lui permettre de mieux planifier ses activités. La DG a élaboré un plan d’action que l’IAS juge satisfaisant pour répondre aux recommandations. Pour plus de détails, voir la section 8.2 du document de travail. 4.6.3.Audit de la gestion de l’accès logique aux systèmes (ECAS/LDAP/windows) à la DG DIGIT ECAS est le principal système d’authentification utilisé à la Commission européenne. Il s’agit d’un référentiel unique des données d’identité (identifiant, mot de passe) qui sert environ 1,3 million d’utilisateurs (internes et externes) qui accèdent aux systèmes informatiques institutionnels et locaux qui prennent en charge les activités administratives, financières et liées aux politiques. ECAS a été développé en interne par la DG DIGIT et est hébergé au centre de données. En 2013, la DG DIGIT a lancé un grand projet (appelé Exodus) visant à mettre à jour l’infrastructure informatique d’ECAS et à améliorer sa sécurité; ce projet est toujours en cours. L’audit avait pour objectif général d’évaluer si le système de contrôle mis en place par la DG DIGIT garantissait que le service d’authentification ECAS répondait correctement aux besoins d’accès sécurisé aux systèmes d’information de la Commission. L’audit a démontré qu’ECAS affichait un bilan positif et n’avait fait l’objet d’aucune plainte majeure de la part des utilisateurs ces dernières années et avait été utilisé par un nombre croissant d’applications institutionnelles et locales. Il a aussi évolué pour offrir des fonctionnalités supplémentaires et mieux répondre aux défis en matière de sécurité. La DG DIGIT doit néanmoins encore améliorer la gestion de la gouvernance et de la sécurité des services ECAS afin de proposer des services d’authentification plus efficaces et plus sûrs à la communauté d’utilisateurs. L’IAS a mis en évidence des problèmes très importants dans les domaines suivants: modèle et stratégie pour la gestion des identités et des accès (IAM); exigences en matière de sécurité pour ECAS; gestion des exigences et planification pour le projet Exodus et; dépendance d’ECAS vis-à-vis des systèmes Windows Active Directory (AD), Commission Enterprise Directory (CED) et Central User Directory (CUD). Pour remédier à ces problèmes, la DG DIGIT devrait actualiser son modèle pour la gestion des identités et des accès et veiller à ce que celui-ci soit correctement traduit en une stratégie à long terme et en des plans annuels assortis d’objectifs et de résultats attendus clairs.

Par ailleurs, la DG DIGIT devrait veiller à ce que tous les acteurs concernés soient associés à la définition des exigences en matière de sécurité et à ce que ces dernières soient dûment consignées dans un plan de sécurité. Elle devrait aussi définir une feuille de route claire (assortie de ressources, de délais et de résultats attendus) dans le contexte du projet Exodus. Enfin, la DG DIGIT devrait déterminer et évaluer les dépendances inutiles vis-à-vis d’autres composants et mettre en œuvre les mesures de sécurité adéquates pour réduire les risques d’atteinte à la sécurité et d’interruption de service. La DG a élaboré un plan d’action que l’IAS juge satisfaisant pour répondre aux recommandations. Pour plus de détails, voir la section 8.3 du document de travail. 4.6.4.Audit de la gestion des projets informatiques à la DG EAC (E4ALink et EVE) À l’heure actuelle, la DG EAC gère plusieurs projets de développement informatique qui visent à mettre au point des applications informatiques en vue de prendre en charge la gestion de la future génération de programmes (2014-2020). La DG EAC est particulièrement attentive aux activités relatives au programme Erasmus+, doté d’un budget total d’environ 19 milliards d’EUR pour la période 2014-2020. Les systèmes informatiques en cours de développement seront utilisés par les unités opérationnelles de la DG EAC ainsi que par les agences nationales, les agences exécutives et les bénéficiaires des subventions. La bonne gestion des projets informatiques est un facteur de réussite essentiel pour garantir que les systèmes informatiques répondent aux attentes des utilisateurs et sont livrés dans les délais et conformément au budget alloué. Dans ce contexte, l’audit avait pour objectif d’évaluer la qualité de la gestion des projets informatiques à la DG EAC sur le plan du respect des délais fixés pour mettre les systèmes en production, du respect du budget alloué aux projets et de la qualité des résultats attendus. Dans l’ensemble, l’IAS a noté que la DG s’était attelée à améliorer la gestion de ses projets informatiques, à adopter une approche cohérente et structurée et à mettre en œuvre un cadre de gestion de projet qui englobe des structures de gouvernance et d’organisation, des processus, des activités et de la documentation. L’IAS a cependant mis en évidence des domaines d’amélioration en relation avec la gestion du portefeuille de projets, la méthode de gestion des projets et la sécurité logique du système d’information. Pour remédier à ces problèmes, la DG EAC devrait renforcer les mécanismes de contrôle de la gestion des projets en place (en harmonisant les processus, les caractéristiques et les flux de travaux des projets actuels et à venir avec le cadre de référence PM2) et mettre en œuvre une structure formelle pour la gestion des programmes et du portefeuille. La DG EAC devait aussi définir et mettre en œuvre des plans de sécurité sur la base des résultats des évaluations des incidences opérationnelles et des évaluations des risques et du caractère critique des systèmes informatiques ainsi déterminé. Les responsables des activités opérationnelles et les spécialistes de la sécurité devraient être associés à ces exercices. La DG a élaboré un plan d’action que l’IAS juge satisfaisant pour répondre aux recommandations. Pour plus de détails, voir la section 8.4 du document de travail. 4.6.5.Audit conjoint IAS/structure d’audit interne de la gestion des TI locales à la DG MARE Les activités de la DG MARE dépendent fortement des systèmes informatiques pour atteindre les objectifs stratégiques de la politique de la pêche (PCP) et de la politique maritime (PMC). Les systèmes d’information de la DG MARE prennent en charge le programme de gestion intégrée des données de pêche (IFDM), fournissent des informations sur l’atlas des mers (MarAtlas) et permettent aux administrations publiques d’échanger des données intersectorielles dans le domaine maritime (projet CISE). L’audit avait pour objectif général d’évaluer le système de contrôle interne mis en place par la DG MARE pour garantir une gestion adéquate et efficace de ses activités informatiques locales. Dans l’ensemble, la DG MARE est tout à fait consciente de l’importance des TI pour contribuer à atteindre l’objectif opérationnel et y est très attentive (par exemple, grâce aux réunions mensuelles du comité de pilotage TI). Des solutions informatiques sont mises à disposition pour prendre en charge les politiques de la DG malgré la complexité intrinsèque de son environnement de travail et les contraintes en matière de ressources. L’IAS a cependant mis en évidence des problèmes très importants concernant la stratégie et la gouvernance informatiques, les opérations informatiques et la gestion des projets informatiques. Pour remédier à ces problèmes, la DG MARE devrait définir et adopter une stratégie informatique formelle qui couvre, pour le long terme, toutes les activités informatiques qui contribuent aux objectifs opérationnels. Par ailleurs, il conviendrait de formaliser un exercice afin de définir, d’évaluer et de classer par ordre de priorité les besoins informatiques de toutes les politiques sous la responsabilité de la DG MARE et de leur affecter les ressources disponibles. La DG devrait aussi améliorer le cadre de gouvernance actuel en révisant le fonctionnement des organes de gouvernance existants (CPTI, groupes thématiques) et en établissant des comités de pilotage particuliers pour les programmes et les projets, afin de contrôler leurs aspects opérationnels. Les rôles, responsabilités et modalités d’établissement des rapports devraient être clairement définis et mis en œuvre pour tous les organes de gouvernance. Dans le domaine des opérations informatiques, la DG MARE devrait améliorer son cadre et ses procédures de gestion des changements afin de couvrir totalement, d’évaluer et de classer par ordre de priorité les demandes de changement dans tous les domaines informatiques. La DG MARE devrait aussi améliorer la gestion de son portefeuille et de ses programmes en définissant un cadre adéquat qui englobe l’organisation, les rôles et les responsabilités, les processus et les outils, pour la fonction tant informatique qu’opérationnelle. Sur le plan de la gestion des projets, elle devrait améliorer le soutien apporté aux responsables des activités opérationnelles et aux chefs de projets, concevoir et mettre en œuvre un processus de gestion de la qualité et améliorer la fonction de gestion des services.