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Bruxelles, le 26.10.2006

SEC(2006) 1377

DOCUMENT DE TRAVAIL DES SERVICES DE LA COMMISSION

Annexe du rapport sur le suivi des décisions de décharge 2004 - recommandations du Conseil {COM(2006) 642 final}

TABLE DES MATIÈRES

INTRODUCTION 3

Annexe du rapport sur le suivi des décisions de décharge 2004 - Recommandations du Conseil 4

Introduction 4

La déclaration d'assurance (DAS) et les informations à l'appui de celle-ci 6

Gestion budgétaire 9

Recettes 11

La politique agricole commune 13

Actions structurelles 17

Politiques internes, y compris la recherche 21

Actions extérieures 27

Stratégie de préadhésion 29

Dépenses administratives 31

Instruments financiers et activités bancaires 33

Recommandations relatives aux différentes agences 34

Conclusions sur le suivi de la décharge pour 2003 35

Rapports spéciaux de la Cour des comptes 38

INTRODUCTION

Le présent document de travail complète le rapport adressé par la Commission au Conseil sur le suivi des décisions de décharge 2004 {COM(2006) 642 final}. Il présente de manière détaillée les réponses aux 79 recommandations spécifiques formulées par le Conseil dans les commentaires qui accompagnent ses recommandations sur les décharges 2004[1]. Dans ce document de travail, il est fait référence à la proposition de la Commission de révision du règlement financier[2] et au projet de règlement de la Commission portant modalités d'exécution dudit règlement financier[3], qui donne suite aux mesures de simplification figurant dans la proposition de modification du règlement financier. La dernière révision des modalités d'exécution de l'actuel règlement financier est entrée en vigueur le 22 août 2006[4]. Des informations complémentaires peuvent aussi être trouvées notamment dans l'accord interinstitutionnel entre le Parlement européen, le Conseil et la Commission sur la discipline budgétaire et la bonne gestion financière (JO C 139 du 14.6.2006), dans le rapport de synthèse 2005 sur les rapports d'activité annuels «Synthèse des réalisations de la Commission en matière de gestion pour l'année 2005» (COM(2006) 277 final du 7.6.2006), dans le plan d'action de la Commission pour un cadre de contrôle interne intégré (COM (2006) 9 final du 17.1.2006), dans la communication de la Commission sur la gestion des risques (SEC(2005) 1327 du 25.10.2005) et dans le Livre vert de la Commission sur l'initiative européenne en matière de transparence (COM(2006) 194 final du 3.5.2006).

Annexe du rapport sur le suivi des décisions de décharge 2004 - Recommandations du Conseil

Introduction

1. Poursuivre les travaux visant à instaurer un cadre de contrôle interne intégré efficace. (point 2, p. 5)

Réponse de la Commission:

La recommandation est acceptée. Le plan d'action pour un cadre de contrôle interne intégré prévoit 16 actions, réparties sous quatre grands thèmes, visant à simplifier et à harmoniser les pratiques en matière de contrôle, grâce au partage des informations et au recours à l'approche du «contrôle unique» pour mieux cibler les ressources limitées dont on dispose en matière de contrôle. À ce stade, des actions prioritaires ont été lancées, tandis que d'autres, qui sont tributaires des résultats d'actions antérieures, seront menées en 2007. On s'attend à ce que des progrès suffisants soient accomplis jusqu'au début de 2009.

2. En ce qui concerne les contrôles, prendre de nouvelles mesures et procéder à des améliorations dans le sens préconisé par la Cour, notamment dans son avis n° 2/2004 («modèle de contrôle unique»), continuer à mettre au jour les déficiences affectant la conception et le fonctionnement des régimes et prendre les mesures correctrices appropriées dans les domaines de la gestion directe, partagée et conjointe. (point 4, premier alinéa, p. 6)

Réponse de la Commission:

La recommandation est acceptée. L'objectif du «plan d'action de la Commission pour un cadre de contrôle interne intégré» [COM(2006) 9] est de garantir, et d'apporter la preuve, que des systèmes de surveillance et des contrôles sont en place qui maintiennent le risque d'illégalité ou d'irrégularité des opérations dans des limites raisonnables. La Commission a accepté de rendre compte régulièrement des progrès accomplis dans la mise en œuvre du plan d'action. Le relevé des déficiences constatées est donc considéré comme une partie du compte rendu sur l'état d'avancement, puisque les actions seront axées sur les déficiences relevées.

3. Poursuivre les efforts visant à rendre plus claires les réserves formulées par les directeurs généraux. (point 4, deuxième alinéa, p. 6)

Réponse de la Commission:

L'examen par les pairs des réserves éventuelles contribue à préciser la définition des réserves en termes de contenu et de cohérence et représente une avancée qualitative importante dans l'utilisation des critères d'importance relative et dans l'appréciation quantitative de l'incidence des réserves. Les efforts constants pour définir l'importance relative, l'amélioration des lignes directrices relatives aux rapports annuels d'activité et la poursuite de l'exercice d'examen par les pairs contribueront à améliorer la formulation des réserves des directeurs généraux.

4. Parachever la réforme du système comptable en établissant des bilans d'ouvertures pour la préparation des comptes annuels de l'exercice 2005, ce qui permettra de garantir l'exactitude des informations comptables. (point 5, p. 6)

Réponse de la Commission:

Il a été donné suite à cette recommandation. La Commission a établi son bilan d'ouverture, qui a été intégré dans les comptes annuels provisoires de 2005. Ces comptes ont été présentés dans les délais à la Cour des comptes, le 31 mars 2006, comme le prescrit le règlement financier.

5. En ce qui concerne les contrôles internes, continuer de mettre en place des indicateurs fiables, d'un bon rapport coût-efficacité et facilement compréhensibles, qui seront contrôlés par la Cour sur une base annuelle comparable. (point 6, p. 6)

Réponse de la Commission:

La recommandation est acceptée. L'action de la Synthèse 2004 concernant les objectifs et indicateurs est en cours et vise précisément à analyser et à définir des objectifs et des indicateurs pertinents en matière de légalité et de régularité des opérations. En outre, en vertu de l'action 3a du «plan d'action de la Commission pour un cadre de contrôle interne intégré» [COM(2006) 9], la CCE devrait obtenir à l'avenir une présentation améliorée des principaux indicateurs de contrôle interne servant à étayer l'assurance raisonnable.

La déclaration d'assurance (DAS) et les informations à l'appui de celle-ci

6. La mise en œuvre complète du plan d'action sur la modernisation de la comptabilité des Communautés européennes devrait permettre à la Commission de recenser les opérations relatives aux postes des débiteurs divers de manière correcte et intégrale. (point 1, deuxième alinéa, p. 7)

Réponse de la Commission:

Il a été donné suite à cette recommandation. Le problème a été résolu par l'introduction du nouveau système de comptabilité d'exercice en 2005.

7. S'agissant de la légalité et de la régularité des opérations sous-jacentes, toutes les parties prenantes au processus de mise en œuvre budgétaire doivent poursuivre leurs efforts pour améliorer la gestion financière de façon à pouvoir fournir l'assurance raisonnable et vérifiable qu'il existe des contrôles qui sont effectués de façon adéquate et efficace. (point 2, septième alinéa, p. 8)

Réponse de la Commission:

En ce qui concerne la Commission, le plan d'action pour un cadre de contrôle interne intégré [COM(2006) 9] prévoit 16 actions, réparties sous quatre grands thèmes, visant à simplifier et à harmoniser les pratiques en matière de contrôle, grâce au partage des informations et au recours à l'approche du «contrôle unique» pour mieux cibler les ressources limitées dont on dispose en matière de contrôle. À ce stade, des actions prioritaires ont été lancées, tandis que d'autres, qui sont tributaires des résultats d'actions antérieures, seront menées en 2007. On s'attend à ce que des progrès suffisants soient accomplis jusqu'au début de 2009.

8. Pour ce qui est du cadre de contrôle interne communautaire, améliorer le rapport coût/bénéfice et promouvoir la simplification, s'appuyer sur les structures de contrôle existantes pour répondre aux déficiences apparaissant lors de la mise en œuvre des systèmes de surveillance et de contrôle. Une garantie raisonnable devrait être fournie de manière à ce que le niveau actuel des coûts administratifs et de contrôle n'augmente pas et permette la suppression de contrôles internes multiples. (point 3, deuxième alinéa, p. 8)

Réponse de la Commission:

La recommandation est acceptée. Le «plan d'action de la Commission pour un cadre de contrôle interne intégré» [COM(2006) 9] fait de la simplification un objectif pour la période de programmation à venir. La proposition de la Commission relative aux règles de participation au 7 e programme-cadre prévoit un recours accru aux financements à taux forfaitaire (notamment aux barèmes de coûts unitaires) et aux montants forfaitaires, selon les modalités définies dans le règlement financier. En ce qui concerne les marchés et les subventions de faible montant, la Commission propose de laisser l'ordonnateur décider s'il convient de vérifier les critères d'exclusion en fonction de son appréciation des risques. L'autorité législative devrait accorder l'attention nécessaire à la faisabilité des contrôles prévus et à leur rapport coûts/avantages, afin que l'application correcte des contrôles soit aussi aisée que possible.

9. Le bilan d'ouverture pour 2005 devrait être prêt en temps voulu pour l'établissement des états financiers de l'exercice 2005. Tous les aspects du bilan d'ouverture devraient être entièrement soumis à des règles et des instructions similaires pour tous les services concernés. La Commission est invitée à redoubler d'efforts pour éviter que les insuffisances n'altèrent la fiabilité des états financiers de 2005. (point 4, premier et deuxième alinéas, p. 9)

Réponse de la Commission:

Il a été donné suite à cette recommandation. La Commission a établi son bilan d'ouverture, qui a été intégré dans les comptes annuels provisoires de 2005. Ces comptes ont été présentés dans les délais à la Cour des comptes, le 31 mars 2006, comme le prescrit le règlement financier.

10. En ce qui concerne le système de contrôle interne, améliorer les outils de compte rendu de gestion, à savoir les rapports annuels d'activité, les déclarations des directeurs généraux et le rapport de synthèse, en faisant progresser la mise en œuvre des éléments essentiels des contrôles internes et en améliorant l'efficacité des procédures et des outils utilisés. (point 5, deuxième alinéa, p. 9)

Réponse de la Commission:

La recommandation est acceptée. Les résultats de l'action 3a du «plan d'action de la Commission pour un cadre de contrôle interne intégré» [COM(2006) 9] seront examinés au regard de la circulaire sur les RAA afin d'améliorer le compte rendu sur les principaux éléments de contrôle interne dans les RAA de 2006. De plus, les travaux en cours au niveau des familles de DG sur les critères d'importance relative contribueront à améliorer l'activité de compte rendu.

11. Les orientations relatives aux rapports annuels d'activité et aux déclarations des directeurs généraux doivent être mises en œuvre de manière plus homogène afin d'augmenter l'assurance fournie. (point 5.2, deuxième alinéa, p. 10)

Réponse de la Commission:

Dans la Synthèse 2005, la Commission s'est félicitée de l'amélioration globale constatée dans l'élaboration des rapports annuels d'activité, généralement plus ciblés et explicites. Ce résultat est dû à de meilleures orientations, notamment à une obligation de rendre compte accrue, sous la forme de déclarations explicites et d'une évaluation de la nature et des caractéristiques de l’environnement dans lequel les directions générales opèrent sur le plan de la gestion, du risque et du contrôle. L’évaluation porte également sur le fonctionnement et les résultats du système de gestion et de contrôle sur lequel s’appuient les assurances requises dans la déclaration.

12. En ce qui concerne les rapports annuels d'activité, l'utilisation et la présentation d'indicateurs doivent encore faire l'objet d'améliorations, et devraient prévoir la présentation des informations appropriées sur les contrôles déterminants et sur les caractéristiques des erreurs afin de permettre à la Cour des comptes d'apprécier les progrès réalisés, ainsi que des indicateurs sur l'efficacité des plans d'action et les rapports d'activité des directeurs généraux qui indiquent le stade d'avancement de la mise en œuvre. (point 5.2, troisième alinéa, p. 10)

Réponse de la Commission:

La recommandation est acceptée. Les résultats de l'action 3a du «plan d'action de la Commission pour un cadre de contrôle interne intégré» [COM(2006) 9] seront examinés au regard de la circulaire sur les RAA afin d'améliorer les informations sur les contrôles déterminants et sur les caractéristiques des erreurs dans les RAA de 2006. En outre, l'action de la Synthèse 2004 concernant les objectifs et indicateurs est en cours et vise à analyser et à définir des objectifs et des indicateurs pertinents en matière de légalité et de régularité des opérations.

Gestion budgétaire

13. La Commission doit, en collaboration avec les États membres, faire des estimations budgétaires plus précises et plus réalistes, et améliorer la programmation pluriannuelle en prenant en considération la capacité des États membres à absorber les fonds dans la période prévue. (deuxième alinéa, p. 11)

Réponse de la Commission:

La Commission a donné suite à cette recommandation. Elle s'efforce toujours de fournir des estimations budgétaires précises et réalistes, sur la base des informations les plus pertinentes qui sont disponibles. En 2005, la précision accrue des estimations budgétaires s'est traduite par une amélioration significative du taux d'exécution des crédits de paiement, qui a atteint 98 % (100 % pour les actions structurelles).

14. La Commission doit mettre à jour ses analyses sur les engagements budgétaires restant à liquider pour les Fonds structurels afin de mettre en évidence les incidences pour les périodes de programmation actuelles et futures. (troisième alinéa, p. 11)

Réponse de la Commission:

La Commission a donné suite à cette recommandation. Elle actualise régulièrement son analyse des engagements budgétaires restant à liquider pour les Fonds structurels et continuera à procéder ainsi. Les analyses prennent en considération les données les plus récentes disponibles en matière d'exécution ainsi que l'évolution prévue. Dans sa dernière évaluation, la Commission a dûment tenu compte de la transition vers une nouvelle période de programmation. Une analyse approfondie des engagements budgétaires restant à liquider pour les Fonds structurels est publiée chaque année dans un document de travail des services de la Commission (DG Budget) intitulé «Analyse de l'exécution budgétaire des Fonds structurels». L'analyse pour 2005 a été publiée en mai 2006.

15. La Commission doit accorder une attention particulière au fait que les paiements au titre des programmes en cours risquent d'être encore plus différés que prévu dans la prochaine période. (quatrième alinéa, p. 11)

Réponse de la Commission:

La Commission a donné suite à cette recommandation. Les États membres et la Commission sont conscients du fait que la vigilance est de rigueur pour assurer que la transition entre les cycles soit harmonieuse, tant pour assurer l'exécution des programmes que pour assumer la charge de travail supplémentaire liée à la mise en route de nouveaux programmes.

Une partie du solde des programmes de la période en cours sera payée au cours des années 2007-2011 et chevauchera donc la période suivante. Cette situation est tout à fait naturelle et prévisible, et conforme à la réglementation concernée.

Dans la période actuelle, la règle n+2 incite fortement les États membres à faire en sorte que le taux d'exécution atteigne un niveau suffisamment élevé, car les crédits non exécutés en temps utile sont dégagés.

16. Dans son rapport sur la gestion budgétaire, la Commission doit fournir davantage d'informations permettant une comparaison de la performance réelle à celle attendue et, en ce qui concerne plus particulièrement les Fonds structurels, elle doit fournir une analyse de l'opération de la règle «n+2» et de ses effets sur l'exécution budgétaire. (premier alinéa, p. 12)

Réponse de la Commission:

La Commission a donné suite à cette recommandation. Ces analyses ont été fournies dans les documents de la DG Budget intitulés «Rapport sur la gestion budgétaire et financière» (mars 2006) et «Analyse de l'exécution budgétaire des Fonds structurels en 2005» (mai 2006).

Recettes

17. Pour ce qui est des systèmes électroniques de dédouanement, il importe de mettre en place des dispositifs de secours. (point 1, troisième alinéa, p. 13)

Réponse de la Commission:

La Commission a donné suite à cette recommandation et a déjà demandé aux États membres d'améliorer leurs mécanismes de secours pour les systèmes électroniques de dédouanement. Des actions sont également lancées à plus long terme dans le cadre du projet visant à mettre sur pied un code des douanes modernisé pour 2009. Ce nouveau code contiendra des dispositions plus claires en matière d'élaboration des règles pour les procédures de secours dans les dispositions d'application.

18. S'agissant des cotisations «sucre», améliorer la vérification des communications des États membres. (point 1, premier alinéa, p. 14)

Réponse de la Commission:

La Commission a donné suite à cette recommandation. Depuis 2004, des audits de l'organisation commune de marché (OCM) du sucre ont eu lieu dans douze États membres dans le cadre de l'apurement des comptes de la politique agricole commune (PAC). Ces audits ont examiné l'assurance obtenue par les services de contrôle des États membres quant à la précision des données transmises par les producteurs sur la production et les écoulements de sucre, et quant à la précision des informations transmises par les États membres à la Commission. Aucune anomalie grave n'a été constatée, excepté dans un État membre.

Le nouveau régime du sucre, entré en vigueur le 1 er juillet 2006, supprime les cotisations à la production versées par les producteurs au titre des quantités produites dans le cadre des quotas.

En vertu du nouveau système, les cotisations perçues auprès des producteurs (montants versés au titre de la restructuration du secteur, conformément au règlement n° 320/2006 du Conseil, et taxes à la production dans le cadre de l'OCM du sucre, conformément au règlement n° 318/2006 du Conseil) devraient être versées par tonne de quota allouée à l'entreprise (et non plus par tonne de production dans le cadre des quotas). Les montants qui seront perçus auprès de chaque entreprise seront indépendants des quantités produites.

Dans les nouveaux règlements d'application, la Commission a renforcé les dispositions relatives aux contrôles et aux sanctions en cas d'infraction.

Les mesures sont fondées sur l'autorisation que les opérateurs doivent recevoir des États membres et sur l'obligation, pour ces opérateurs, de tenir des registres. La réglementation d'application de la Commission prévoit des contrôles effectués auprès des entreprises par les autorités compétentes des États membres et l'application de sanctions financières (500 euros/tonne) ou d'autres sanctions (retrait des autorisations) en cas de violation du droit communautaire.

19. Pour ce qui est des ressources provenant de la TVA, poursuivre les efforts visant à réduire le nombre de réserves anciennes. (point 2, troisième alinéa, p. 14)

Réponse de la Commission:

La Commission est en contact permanent avec les administrations des États membres afin de lever les réserves le plus rapidement possible, notamment les réserves anciennes. Cependant, le rythme de ces travaux dépend de la capacité des administrations nationales à se procurer et à exploiter des données plus utiles, ou simplement, dans certains cas, à trouver des données, ou encore une méthodologie adaptée ou plus adaptée. La Commission fournit régulièrement des conseils aux États membres sur ces questions.

20. Quant aux ressources provenant du RNB, continuer à encourager, par l’intermédiaire du comité RNB , les meilleures pratiques pour la qualité des systèmes de surveillance et de contrôle concernant l'établissement des comptes nationaux. (point 2, quatrième alinéa, p. 14)

Réponse de la Commission:

La Commission examinera avec les États membres en 2006 au sein du comité RNB la question des systèmes de surveillance et de contrôle concernant les comptes nationaux. Elle formulera ensuite des suggestions visant à promouvoir les meilleures pratiques en 2007.

La politique agricole commune

21. Poursuivre les progrès en ce qui concerne le système de contrôle dans les domaines qui ne sont pas vérifiés au moyen du SIGC (par exemple, les aides octroyées sur la base des quantités produites), pour lesquels des erreurs récurrentes se produisent encore. (point 1, deuxième alinéa, p. 15)

Réponse de la Commission:

La Commission donne suite à cette recommandation. Elle s'est engagée à remédier aux insuffisances qui persistent dans les différents secteurs de la PAC. Dans ce contexte, il convient de noter que les réformes de la PAC mises en œuvre en 2003, et en 2004 pour les produits méditerranéens, réduisent le niveau global de risque en portant à 89 % les dépenses couvertes par le SIGC d'ici 2013.

22. Faire des contrôles postérieurs au paiement un outil plus efficace pour identifier les paiements irréguliers dans le cadre de la PAC, notamment en s'attaquant aux lacunes que présentent les données, en ce qui concerne la valeur des opérations contrôlées et des irrégularités détectées, ainsi qu'en évaluant la qualité des contrôles effectués. (point 2, troisième alinéa, p. 15)

Réponse de la Commission:

La Commission a donné suite à cette recommandation. Dix missions d'audit ont été effectuées en 2004 et 2005. Huit autres missions sur l'application du règlement n° 4045/89 sont envisagées pour 2006 afin de couvrir les aspects généraux. À cet égard, les services chargés de la conformité poursuivront en 2006 leur évaluation de ce règlement dans le cadre de leurs missions sectorielles spécifiques. En outre, la Commission a adopté, le 10 janvier 2006, une modification du règlement n° 4/2004 portant modalités d'application du règlement n° 4045/89. Ces changements visent à remédier aux lacunes relevées par la Cour dans son rapport annuel 2004 au sujet des exigences en matière de compte rendu.

23. En ce qui concerne l'apurement des comptes, prêter plus d'attention à un certain nombre de domaines, tels que les avances et cautions, les créances, le suivi des erreurs financières détectées lors d'audits de certification antérieurs, l'échantillonnage et l'évaluation des erreurs, et le contrôle des quantités maximales garanties; ainsi que les lacunes recensées dans le domaine du développement rural en ce qui concerne en particulier la complexité du système actuel et les difficultés éprouvées à le contrôler. (point 3, premier alinéa, p. 16)

Réponse de la Commission:

La Commission a donné suite à cette recommandation. Les opinions assorties de réserves et les opinions négatives portent sur des montants limités et se réfèrent, dans la grande majorité des cas, à des aspects et à des mesures spécifiques relatifs aux 20 organismes payeurs concernés.

La Commission a ouvert une procédure visant à recouvrer d'éventuels paiements indus. Des lettres au titre de l'article 8 ont été envoyées aux États membres concernés.

24. S'agissant du rapport annuel d'activité du directeur général, indiquer séparément dans la déclaration du directeur général les dépenses vérifiées et les dépenses faisant l'objet de contrôles complémentaires. (point 4, deuxième alinéa, p. 16)

Réponse de la Commission:

La Commission ne donnera pas suite à cette recommandation. La Commission considère comme inapproprié le fait d'établir une distinction dans le rapport d'activité annuel (RAA) de la DG AGRI entre les dépenses déjà contrôlées pendant l'exercice concerné et celles faisant l'objet de vérifications supplémentaires. Compte tenu du caractère pluriannuel de la procédure d'apurement de conformité, une telle distinction serait en grande partie arbitraire et porterait également atteinte au droit de réponse des États membres dans le cadre de la procédure d'apurement des comptes.

En tout état de cause, les directions générales ont développé leurs rapports annuels d'activité de 2004 et 2005 afin d'expliciter davantage la base sur laquelle repose la déclaration d'assurance annuelle du directeur général. Toute la chaîne de contrôle ainsi que (dans le RAA de la DG AGRI) les procédures d'apurement des comptes ont été décrites en détail, en montrant comment ces éléments contribuent à l'assurance globale, qui s'appuie sur toutes les sources d'information dont dispose le directeur général. En outre, dans le RAA 2005, la DG AGRI indique approximativement le niveau des corrections financières susceptibles d'être imposées aux États membres pour la période 1999-2005. Cela vaut également pour les comptes annuels, dans lesquels la Commission fait dûment apparaître les montants qu'elle entend encore recouvrer grâce à la procédure d'apurement des comptes.

25. Remédier aux lacunes recensées par la Cour dans le domaine des dépenses au titre des primes pour les animaux et des aides octroyées sur la base des quantités produites. (point 5, troisième alinéa, p. 16)

Réponse de la Commission:

La Commission donne suite à cette recommandation. Les lacunes recensées par la Cour des comptes dans le domaine des dépenses au titre des primes pour les animaux ne concernent pas l'efficacité du système de contrôle SIGC proprement dit. En effet, les tests directs effectués par la Cour n'ont pas fait apparaître d'erreurs significatives (point 4.42 du rapport 2004). Le problème décelé réside essentiellement dans des pourcentages d'erreur élevés constatés au niveau des exploitations lors des contrôles SIGC, notamment dans certains États membres. La Commission continuera à déterminer avec davantage de précision les raisons pour lesquelles les statistiques du SIGC font état, pour certains États membres, de pourcentages élevés d'animaux déclarés erronément ou en surnombre, et elle recommandera les actions qui s'imposent.

26. Achever l'examen approfondi de l'Organisation commune de marché (OCM) dans le secteur de la banane, en vue de mieux définir les objectifs de l'OCM et d'en améliorer la gestion. (point 7 a), p. 17)

Réponse de la Commission:

La Commission a donné suite à cette recommandation. Elle a intégré dans son programme de travail annuel pour 2006 la présentation d'une proposition de réforme de l'Organisation commune des marchés (OCM) de la banane. Cet exercice prévoit la révision des objectifs et de la gestion de l'OCM. Une évaluation externe de l'OCM de la banane a été réalisée et publiée en novembre 2005. Elle est disponible à l'adresse suivante:

http://europa.eu.int/comm/agriculture/eval/reports/bananas.

Une évaluation d'impact approfondie de l'OCM de la banane devrait être publiée avec les propositions de réforme en septembre 2006. Toutes les parties prenantes ont été largement consultées: à l'issue du débat lancé lors de la publication de l'évaluation, et d'une série d'auditions avec les parties intéressées, le groupe de pilotage de la Commission mis sur pied pour analyser l'impact de la réforme a publié les thèmes et les scénarios qui sont examinés, ainsi qu'un appel à contributions.

Le document de consultation est disponible sur Europa:

(http://europa.eu.int/comm/agriculture/consultations/banana/index_en.htm).

Ce document a été présenté à un groupe de professionnels du secteur de la banane le 3 avril 2006, avec une consultation ouverte jusqu'au 8 mai 2006. Les conclusions des deux rapports ainsi que celles résultant de cette large consultation seront prises en considération dans l'élaboration de la proposition de réforme susmentionnée pour l'OCM de la banane.

Afin d'honorer l'accord conclu en 2001 avec les États-Unis et l'Équateur, la Commission a dans l'intervalle présenté au Conseil une proposition afin de passer (à partir du 1 er janvier 2006) à un système d'importations uniquement tarifaire pour les bananes et de maintenir un droit de douane nul pour un quota annuel de 775 000 tonnes de bananes provenant des pays ACP. Cette proposition a été adoptée par le Conseil. La Commission a également adopté des dispositions appropriées pour la gestion du quota ACP sur la base de l'introduction progressive d'un système «premier arrivé, premier servi» permettant une simplification et une amélioration.

Enfin, pour améliorer l'environnement de contrôle et tenir compte de l'intérêt des opérateurs légitimes, la Commission a modifié les dispositions régissant le contrôle des bananes fraîches mises en libre pratique dans la Communauté (règlement (CE) n° 402/2006 du 8 mars 2006).

27. Présenter des propositions visant à abroger le préfinancement des restitutions à l'exportation. (point 7 b), p. 17)

Réponse de la Commission:

La Commission donne suite à cette recommandation. Elle a évalué le rôle du préfinancement des restitutions à l'exportation depuis l'entrée en vigueur des règlements (CE) n° 444/2003 (aspects horizontaux), n° 2010/2003 (équivalence), n° 456/2003 (viande bovine), n° 500/2003 (céréales) et n° 740/2003 (hors annexe I), de la Commission. L'utilisation du système de préfinancement est devenue négligeable d'un point de vue économique, avec une exception pour le secteur de la viande bovine, essentiellement en raison de sa fonction de contrôle.

La Commission prend les mesures qui s'imposent pour supprimer le système de préfinancement des restitutions à l'exportation, tandis que pour le secteur de la viande bovine, un système alternatif de contrôle de la production et du stockage sera mis en place. Ces mesures devraient être instaurées pour la fin 2006.

28. Pour ce qui est de la fécule de pommes de terre et de l'amidon de céréales, tenir compte également des autres recommandations de la Cour (sur la définition des contrôles par les autorités nationales et les données relatives au désavantage structurel des féculiers). (point 7 c), p. 17)

Réponse de la Commission:

La Commission a donné suite à la recommandation en ce qui concerne la définition des contrôles par les autorités nationales. Elle a réalisé des audits en 2004 en Allemagne et aux Pays-Bas, permettant la clarification d'un certain nombre de questions dans le cadre de la procédure d'apurement des comptes.

En outre, dans le cadre de la réforme, des contrôles de plausibilité relatifs aux surfaces plantées ont été imposés à partir de 2004, ce qui contribuera à renforcer encore le système de contrôle.

La Commission ne donnera pas suite à la recommandation qui concerne les données relatives au désavantage structurel des féculiers. Compte tenu de la structure oligopolistique de leur secteur, les féculiers considèrent leurs structures de coûts comme un sujet hautement sensible et ne divulguent donc pas d'informations à ce sujet. Par conséquent, la Commission n'a qu'un accès limité à l'information relative à ce désavantage structurel. En outre, en l'absence de cotations officielles de prix, comme les cotations boursières, pour diverses variétés de fécule, la Commission ne dispose d'aucune donnée de base pour proposer une modification de la prime compensatoire, qui est donc maintenue au même niveau.

Actions structurelles

29. Les États membres et la Commission doivent chercher à optimiser l'efficacité, l'économie et l'efficience des systèmes de contrôle actuels, et la Commission est invitée à évaluer les systèmes de gestion et de contrôle régissant les programmes pluriannuels. (point 1, deuxième alinéa, p. 18)

Réponse de la Commission:

La Commission donne suite à cette recommandation. Le système de contrôle des Fonds structurels a été révisé en 2005 dans le cadre d'un exercice d'«évaluation des écarts» visant à définir les améliorations nécessaires pour rendre le système plus efficace en matière de prévention et de correction des erreurs. Les résultats ont été présentés, conjointement à ceux des autres modes de gestion, dans la «Feuille de route pour un cadre de contrôle interne intégré» (COM(2005) 252) et commentés avec le Conseil, le Parlement et la Cour des comptes européenne. La liste finale des actions requises dans le «plan d'action» du 16 janvier 2006 (COM(2006) 9) comprend un certain nombre de mesures destinées à améliorer l'économie et l'efficience. Pour les systèmes des Fonds structurels, l'analyse de la qualité des contrôles et des déclarations existants (action 13), qui doit être terminée pour la fin 2006, revêt une importance particulière, de même que l'étude du coût des contrôles (action 10), qui doit être achevée pour septembre 2007. Début 2006, la Commission a diffusé des notes exposant les bonnes pratiques dans les contrôles quotidiens de gestion et dans les travaux menés par les autorités de paiement avant de certifier les demandes de paiement, ce qui, en instaurant une référence, devrait aider les États membres à rendre les contrôles plus efficaces et à éviter les chevauchements. Les travaux entrepris pour coordonner les normes d'audit (action 16) et intensifier le partage des résultats d'audit (action 9) devraient également favoriser l'économie et l'efficience, et contribuer à rendre le fonctionnement du système de contrôle plus efficace.

30. Poursuivre les efforts afin de satisfaire pleinement aux exigences de base des standards de contrôle internes. (point 2, troisième alinéa, p. 18)

Réponse de la Commission:

La Commission donne suite à cette recommandation. En fait, la Cour des comptes européenne a constaté que les directions générales chargées des Fonds structurels avaient respecté les exigences de base des standards de contrôle interne, à quelques exceptions près depuis 2003. Comme tous les autres services de la Commission, les DG «Fonds structurels» continuent à rendre leur application des standards plus efficace, au service du système de contrôle et de surveillance.

31. En ce qui concerne la mise en œuvre des programmes opérationnels, des améliorations sont toujours nécessaires pour la période actuelle afin d'assurer la conformité avec la réglementation communautaire. (point 2, quatrième alinéa, p. 18)

Réponse de la Commission:

La Commission donne suite à cette recommandation. Elle utilise tous les moyens à sa disposition pour exercer son rôle de surveillance et apporter des améliorations. Ces moyens sont: a) ses propres travaux d'audit, qui sont suivis de recommandations adressées aux autorités responsables des programmes pour remédier aux déficiences, ou de l'adoption de plans d'action qui sont contrôlés (vers la fin 2005, les DG «Fonds structurels» avaient contrôlé des programmes qui représentaient 62 % du montant total de la contribution de l'Union européenne aux programmes 2000-2006); b) le contrôle des travaux d'audit des États membres sur la base de leurs rapports annuels de contrôle et de réunions bilatérales annuelles tenues avec la Commission; c) la diffusion de notes exposant les bonnes pratiques de contrôles (par exemple pour les contrôles quotidiens de gestion et l'exercice de la fonction de certification par les autorités de paiement); et d) les corrections financières pour les défaillances de contrôle qui ont donné lieu à des dépenses irrégulières déclarées et remboursées (jusqu'à présent, les corrections financières appliquées aux programmes de la période 2000-2006 se sont élevées à 1,4 milliard d'euros). Dans leurs rapports annuels d'activité, les DG «Fonds structurels» évaluent dans quelle mesure les systèmes des États membres sont conformes aux exigences réglementaires. Pour 2005, ces directions n'ont émis des réserves que pour deux États membres.

32. Évaluer la mise en œuvre des réglementations actuelles en ce qui concerne entre autres les contrôles par sondage des opérations, des autorités de paiement et des activités des organismes certifiant la clôture des comptes. (point 2, premier alinéa, p. 19)

Réponse de la Commission:

La Commission donne suite à cette recommandation. Ces éléments du système de contrôle sont tous évalués dans les audits de la Commission. Les résultats des audits de la Commission sont synthétisés dans les rapports annuels d'activité. Lorsque des déficiences sont constatées, des recommandations d'amélioration sont formulées et la mise en œuvre des recommandations est surveillée. Afin de promouvoir de bonnes pratiques pour ces éléments du système de contrôle, des notes d'orientation ont été diffusées par la Commission sur la gestion des contrôles, sur les contrôles effectués par les autorités de paiement servant de base à la certification des déclarations de dépense, et sur les contrôles par sondage effectués par les organismes d'audit, tandis que les travaux des organismes certifiant la clôture des comptes sont couverts par des orientations pour la clôture des programmes 2000-2006 qui seront publiées sous peu.

33. Faire en sorte que les systèmes de gestion et de contrôle satisfassent aux normes réglementaires, revoir régulièrement le fonctionnement des systèmes et, en coopération avec les États membres, s'assurer que les objectifs en matière de contrôle financier fixés dans les règlements sont atteints. (point 2, deuxième alinéa, p. 19)

Réponse de la Commission:

La Commission donne suite à cette recommandation. Les travaux d'audit de la Commission, la surveillance des résultats d'audit des organes de contrôle nationaux, et les activités d'orientation sont tous destinés à induire les améliorations nécessaires dans les systèmes pour atteindre l'objectif du contrôle financier, qui est d'obtenir l'assurance raisonnable que les dépenses remboursées ne comportent pas d'erreurs ni d'irrégularités.

34. Prendre d'autres mesures pour améliorer les résultats des contrôles quotidiens des opérations de gestion, et effectuer des contrôles chez les bénéficiaires au lieu de se fier uniquement à la documentation. (point 2, troisième alinéa, p. 19)

Réponse de la Commission:

Il a été donné suite à cette recommandation. En mai 2006, la Commission a diffusé auprès des États membres une note sur les bonnes pratiques pour ces contrôles. L'un des aspects mis en exergue dans la note est la nécessité d'effectuer des contrôles dans les locaux du promoteur de projet.

35. En ce qui concerne la clôture des programmes 1994-1999, faire toutes les propositions nécessaires pour apporter les corrections financières appropriées et recouvrer par la suite les dépenses irrégulières. (point 2, quatrième alinéa, p. 19)

Réponse de la Commission:

La Commission donne suite à cette recommandation. Vers la fin 2005, des propositions de corrections financières résultant de dépenses irrégulières ou de documents de clôture non satisfaisants, correspondant à 1,1 milliard d'euros, avaient été acceptées par les États membres concernés. D'autres corrections sont contestées et seront imposées par voie de décisions formelles. Les montants corrigés sont recouvrés au moyen d'une déduction faite soit sur le paiement final pour le programme clôturé, soit sur les paiements intermédiaires pour les programmes 2000-2006.

36. Veiller à ce que les leçons tirées de la clôture des programmes pour la période allant de 1994 à 1999 soient appliquées à la période 2000-2006 et aux périodes ultérieures. (point 2, cinquième alinéa, p. 19)

Réponse de la Commission:

Il a été donné suite à cette recommandation. Pour la clôture de la période 2000-2006, la Commission a déjà examiné la question des préparatifs avec les États membres et elle est sur le point de leur adresser un document d’orientation détaillé. Au cours de la nouvelle période, les nouvelles exigences réglementaires (évaluation ex ante de la conformité et avis d’audit annuel) garantiront que les systèmes de surveillance et de contrôle puissent fonctionner efficacement dès le départ, bien qu’il faille travailler simultanément à la clôture des programmes 2000-2006. Les dispositions relatives à la clôture partielle devraient également permettre d’améliorer encore plus significativement les modalités de clôture.

37. S'agissant des rapports annuels d'activité, tenir compte de toutes les observations de la Cour, et présenter dans chaque rapport annuel d'activité les mesures prises pour limiter le risque d'erreur dans les opérations sous-jacentes, ainsi qu'une évaluation de leur efficacité. (point 3, premier alinéa, p. 20)

Réponse de la Commission:

Il a été donné suite à cette recommandation. Dans leurs rapports annuels d'activité, les directions générales expliquent en détail les mesures qu'elles ont prises à cet effet et évaluent l'efficacité de ces mesures en termes d'assurance fournie sur la régularité des opérations sous-jacentes.

Politiques internes, y compris la recherche

38. Le cadre juridique devrait être modifié de manière à simplifier les systèmes de remboursement des coûts, et à clarifier les procédures et instructions relatives aux différents programmes. (premier alinéa, p. 21)

Réponse de la Commission:

1. S'agissant du cadre juridique, des modifications ont été faites dans la proposition de la Commission pour la révision du règlement financier et de ses modalités d'exécution. Cela a également été fait dans la proposition de la Commission relative aux règles de participation au 7 e PC adoptées le 23 décembre 2005 (les mêmes principes ont été adoptés pour la proposition relative aux règles Euratom début février 2006).

Des mesures de simplification du 7 e PC, y compris celles figurant dans le document de travail des services de la Commission intitulé «Simplification dans le 7 e programme-cadre» ont été révisées et commentées lors de deux conférences sur la simplification (qui se sont tenues l'une à Luxembourg, en juin 2005, organisée conjointement par la Commission, la Cour des comptes, la Présidence luxembourgeoise, et des représentants des États membres et des États associés, et l'autre, à Bruxelles en septembre 2005, organisée par des représentants des parties intéressées et par des membres du Forum d'expression pour les participants plus modestes). En outre, des contributions émanant d'un public plus large ont été demandées par le biais d'un site web de consultation.

Les mesures de simplification ont été introduites dans des textes législatifs tels que les règles de participation et seront précisées davantage dans les orientations, dans les procédures internes, etc. Les dix mesures proposées dans le document de travail des services sur la simplification sont les suivantes:

1. une série simple de régimes de financement assurant une continuité par rapport aux instruments du 6 e PC mais permettant une plus grande flexibilité dans l'utilisation,

2. une communication cohérente et de qualité,

3. une rationalisation des demandes d'information émanant des participants,

4. la protection des intérêts financiers de la Communauté sans imposer de charge inutile aux participants,

5. une pleine autonomie opérationnelle à confier aux consortiums,

6. la rationalisation du processus de sélection,

7. une utilisation plus efficace du budget de la recherche,

8. un recours accru à des financements à taux forfaitaire et l'introduction de montants forfaitaires,

9. une description plus détaillée des coûts éligibles,

10. des taux d'aide simplifiés,

2. En ce qui concerne la clarification des procédures et des instructions dans les programmes-cadres précédents, cette recommandation a été acceptée et est considérée comme appliquée. Elle a été mise en œuvre dans le plan d'action élaboré à la suite du rapport de synthèse des rapports annuels d'activité pour 2001.

Plusieurs mesures ont été prises pour améliorer la gestion des contrats, à savoir:

Pour le 5 e PC:

• à l'égard des contractants: communiquer à ces derniers des informations à la signature du contrat et au moment du paiement de chaque relevé de coûts et leur rappeler la possibilité d'un audit financier; rappeler aux coordonnateurs leurs responsabilités; améliorer et structurer le bureau d'information du site CORDIS consacré à la gestion du 5 e PC sur les questions concernant les contrats; fournir aux contractants les principaux résultats et problèmes déterminés lors des audits financiers, pour qu'ils évitent des erreurs et des problèmes semblables; augmenter le nombre des contrôles sur pièces;

• à l'égard des fonctionnaires de la Commission: formation commune renforcée dans les DG sur les questions de gestion financière afin de garantir qu'un nombre raisonnable de projets soit géré en clôturant les contrats dès que possible (en veillant à la clôture financière en temps utile des projets), en limitant les prorogations de contrat, etc.

Pour le 6 e PC:

• à l'égard des contractants: le site Internet contenant les contrats types est tenu à jour avec tous les renseignements pertinents concernant les clauses spéciales et les orientations correspondantes pour leur usage, les lignes directrices pour les modifications, le guide des questions financières, les FAQ, les traductions des contrats types, etc. afin que les contractants soient informés des aspects contractuels;

• à l'égard des fonctionnaires de la Commission: un certain nombre de documents ont été fournis pour clarifier et coordonner les actions entre les DG «Recherche»; deux séminaires, réunissant plusieurs DG, sur les aspects juridiques relatifs aux projets du 6 e PC ont eu lieu, en décembre 2004 et en février 2005.

S'agissant du réseau transeuropéen de transport (RTE-T), la Commission a adopté les premières mesures en vue de la simplification des procédures administratives (en fusionnant les formulaires de demandes préliminaires et détaillées pour les projets ne relevant pas du PPI en 2004). Des modèles de relevés de dépenses sont annexés à la décision RTE depuis 2005. La Commission examine actuellement comment elle pourrait simplifier encore davantage le processus de demande et d'évaluation.

39. Assurer la mise en œuvre et le fonctionnement des exigences de base prévues dans les standards de contrôle interne, en particulier pour poursuivre l'amélioration de la gestion des risques, utiliser les résultats d'audit pour élaborer les systèmes de gestion et de contrôle, clarifier et simplifier les procédures et instructions concernant les programmes dans ce domaine. (point 1, deuxième alinéa, p. 21)

Réponse de la Commission:

La Commission travaille constamment au développement et à l’adaptation de son système de contrôle interne en vue de gérer les risques liés à son environnement. Des mesures importantes ont été prises en 2005 pour introduire une approche systématique de l’analyse, de l’évaluation et de la gestion des risques.

Un cadre en matière de risque a été élaboré en 2005. Une analyse de risque stratégique globale a été menée et est actuellement en cours de mise en œuvre dans le plan annuel de gestion 2006.

La DG RTD a demandé une évaluation annuelle par un consultant externe en janvier 2006, qui indiquait que des progrès avaient été réellement accomplis dans tous les domaines du contrôle interne. La DG Recherche améliorera encore son système dans la perspective d'une approche fondée sur le risque, comprenant une évaluation du rapport coût/avantages.

La DG ENTR a montré qu'elle s'était conformée aux 75 exigences de base. Elle s'est concentrée sur l'amélioration du tableau de bord mensuel de gestion qui permet à l'encadrement d'assurer un suivi approprié des ressources et des objectifs clés. Une évaluation externe de la mise en œuvre effective des standards concernant la gestion des ressources humaines a été réalisée. Une révision spécifique de la mise en œuvre de tous les standards prévue en cas de création d'une nouvelle unité a été effectuée (puisque, dans certains cas, de nouvelles unités provenaient d'autres directions générales).

La DG INFSO ne compte plus qu'une exigence de base des standards qui soit mise en œuvre seulement partiellement (elle en comptait 4 en 2004).

Les services de la Commission ont également utilisé les résultats des audits pour évaluer l’environnement de contrôle dans lequel les programmes sont gérés. À cet égard, la question de la fréquence des erreurs dans les déclarations de dépenses a été prise en compte afin d’améliorer les contrôles dans le 6 e PC (introduction de certificats d’audit et de sanctions, par exemple) et de simplifier le futur 7 e PC (utilisation accrue des montants ou des taux forfaitaires, par exemple).

À la suite de son exercice d’évaluation des écarts de 2005, la Commission a lancé son plan d’action pour un cadre de contrôle interne intégré, ce qui devrait contribuer à résoudre les problèmes entraînant actuellement une absence de déclaration d'assurance positive. Le plan d’action spécifique qui a été élaboré sera mis en œuvre par les services. Les principaux domaines de travail seront la stratégie de contrôle ex post, l’utilisation des résultats des audits pour le développement des systèmes de gestion et de contrôle, les circuits financiers, le système global de surveillance mis en place dans le domaine financier et les systèmes de surveillance et de reporting.

40. Maintenir au moins le nombre actuel d'audits (ex-post). (point 1, troisième alinéa, p. 21)

Réponse de la Commission:

La Commission donne suite à cette recommandation. Elle maintient le nombre global d'audits financiers sur les déclarations de dépenses liées à des contrats de recherche. De nombreux audits ont été lancés en 2005. Des mesures sont prises pour clôturer un nombre important d'audits en 2006 dans le domaine de la recherche. En outre, un nouveau contrat-cadre pour l'audit des contrats du 6 e PC a été signé et des séries d'audits sont sur le point d'être lancées pour le 6 e PC.

41. En ce qui concerne le système informatique commun pour la gestion des actions indirectes de RDT, poursuivre les efforts pour surmonter les difficultés, en particulier dans l’intégration des besoins hétérogènes des différentes directions générales. (point 2, quatrième alinéa, p. 21)

Réponse de la Commission:

La Commission donne suite à la recommandation. La situation dépend du programme-cadre:

En ce qui concerne le 5 e programme-cadre:

La période de mise en œuvre formelle du 5 e programme-cadre est clôturée, bien que des projets soient encore en cours. L’action qui a été menée a consisté à mettre en place un entrepôt de données («Data Warehouse») commun contenant des informations sur les projets financés pouvant être utilisées à des fins de consultation ou de compte rendu. En outre, un outil commun d’enregistrement des experts et un outil commun de présentation électronique (Pro-tool) ont été créés et mis en service.

En ce qui concerne le 6 e programme-cadre:

Une structure de gestion commune en matière de surveillance (comité de pilotage du programme informatique) a été mise en place pendant l’été 2004 pour toutes les DG Recherche en remplacement des mécanismes précédents.

Un système informatique central («Corporate IT System») a été mis en place à la Commission pour les procédures pour lesquelles les différents services utilisent des workflows similaires et intégrés (présentation de la proposition, enregistrement et sélection des experts, évaluation des propositions, établissement des contrats et gestion des contrats). Cependant, la famille «recherche» doit également répondre aux besoins d’autres programmes qui sont gérés en dehors du programme-cadre sur la base de systèmes informatiques dédiés. Pour fédérer ces systèmes, un entrepôt commun de données est en cours de développement et un «exercice de calibrage» est recommandé par l’organe de surveillance (comité de pilotage du programme informatique) en raison des différents besoins et workflows des utilisateurs.

En ce qui concerne le 7 e programme-cadre:

Un développement spécifique pourra avoir lieu lorsque les procédures opérationnelles du 7 e PC et les documents de référence qui les étayent seront disponibles. En attendant, les mesures suivantes sont prises:

Adoption d’une stratégie en deux étapes, acceptée par le comité de pilotage du programme, pour les dispositions informatiques:

• Étape 1 (pour les opérations initiales du 7 e PC à compter du 1 er janvier 2007): adaptation des systèmes informatiques existants du 6 e PC aux processus du 7 e PC lorsqu’ils se présenteront (cela nécessite de rationaliser les procédures du 7 e PC et de développer en parallèle des systèmes d’information). Analyse, dans ce contexte, des résultats de l’intégration des systèmes informatiques conçus pour le 6 e PC et, si possible, amélioration des systèmes.

• Étape 2 (dans un délai de 2-3 ans à partir des opérations initiales du 7 e PC): renouvellement des systèmes d’information sur la base de la mise en place d’agences externes et de l’expérience tirée des opérations initiales du 7 e PC. Pour ce processus, il convient, en conséquence, de confier un mandat à un groupe de pilotage informatique et d’intégrer des méthodes de développement «RUP» (conformément aux recommandations de la DG DIGIT en matière de gouvernance) pour tous les services, afin de réduire l’écart entre les décisions/actions opérationnelles et les décisions/actions informatiques.

42. En ce qui concerne le 6e programme-cadre de recherche et de développement technologique (RDT), accélérer le processus permettant d’améliorer l’efficacité des certificats d’audit pour détecter les erreurs dans les coûts déclarés par les bénéficiaires. (point 2, quatrième alinéa, p. 21)

Réponse de la Commission:

La Commission donne suite à cette recommandation.

Un rapport interservices sur le fonctionnement du système de délivrance des certificats d’audit, rédigé par le groupe de travail interservices sur les certificats d’audit (IACWG), va désormais contribuer à une analyse systématique des expériences de certificats d’audit principalement axée sur la fiabilité financière du système de certification et les problèmes pratiques spécifiques constatés dans le processus de certification. Cette action se base sur un certain nombre d’audits individuels effectués par les fonctions d’audit externe des DG concernées se consacrant à la recherche (dans le cadre de l’IPAAC, projet pilote interservices sur l’évaluation du système de délivrance des certificats d’audit). Le rapport IPAAC I est sur le point d’être publié et les observations et les recommandations de ce rapport devraient permettre d’ajuster et d’améliorer le système de délivrance des certificats d’audit. La Commission estime donc qu’elle a réalisé une première évaluation de la fiabilité des certificats d’audit.

À la suite de cette évaluation, différentes actions ont été entreprises dans les services de la Commission:

• amélioration de la compréhension des certificats d’audit;

• analyse de la pratique de désignation des fonctionnaires compétents;

• définition d’un workflow/diagramme décisionnel pour le processus de délivrance des certificats d’audit;

• définition d’un rapport d’évaluation des certificats d’audit (liste de contrôle);

• définition de critères pour les certificats d’audit «déviants»;

• mise à disposition d’une liste de questions/réponses opérationnelles/concrètes.

En outre, un deuxième exercice IPAAC, basé cette fois sur 20 audits de la DG RTD qui seront effectués par le personnel d’audit de la DG RTD, est actuellement mis en œuvre pour élargir la base d’analyse de la fiabilité du système de délivrance des certificats d’audit. Une task-force sur les certificats d’audit (AC Clinics) a également été créée au sein de la DG INFSO. Ce groupe informel s’est réuni fréquemment pendant l’été 2005 et a principalement traité des certificats d’audit concrets (contrôles sanitaires), ce qui a largement contribué à la définition d’une approche commune du traitement des certificats d’audit à la DG INFSO.

Actions extérieures

43. En ce qui concerne la DG ECHO, nécessité de clarifier les instructions relatives aux audits externes et au suivi. (deuxième alinéa, p. 22)

Réponse de la Commission:

Les instructions données aux auditeurs externes sont définies dans un mandat qui fait l’objet de mises à jour permanentes au moyen de feuilles d’information technique. Ce processus continu est éventuellement complété de discussions au cours de la réunion de coordination mensuelle avec les auditeurs externes.

Le suivi des recommandations d’audit est assuré dans l’audit suivant de l’ONG, au cours duquel les recommandations du rapport d’audit précédent sont évaluées. Cette évaluation est documentée dans les rapports d’audit sous le point 3.4, qui porte également sur les actions entreprises par les partenaires à la suite de ces recommandations. Le suivi financier, en cas de recouvrements, est assuré par l’unité de gestion financière de la DG ECHO.

44. Renforcer les audits externes au niveau des organismes chargés de la mise en œuvre de projets financés par EuropeAid, en particulier en ce qui concerne la présentation des résultats et le respect des conditions de financement par l’UE, en continuant à améliorer l’élaboration des systèmes d’établissement des rapports, en augmentant les audits et en améliorant le mandat et le suivi. (4 e alinéa, p. 22 et 1 er alinéa, p. 23)

Réponse de la Commission:

La Commission prend et a déjà pris ces dernières années un certain nombre de mesures concernant ces questions, notamment une stratégie d’audit complète et l’établissement de plans annuels d’audit fondés sur une analyse de risque des projets à contrôler. Les efforts pour améliorer encore le reporting et la consolidation des résultats d’audit ont été également poursuivis. Un monitoring centralisé des audits a été mis en place. EuropeAid s’assure que les vérifications et leur suivi par les délégations sont adéquats, y compris en procédant à l’examen d’échantillons de ces audits.

L’amélioration de la qualité des contrôles, déjà étendus, se poursuit également, notamment par l’utilisation et l’amélioration des dispositions du contrat type, en tenant compte des certificats d’audit qui doivent être présentés par les bénéficiaires de fonds communautaires avant les paiements finaux. Par exemple, un cahier des charges type a été diffusé récemment, qui comporte un modèle de compte rendu pour les vérifications de dépenses figurant dans les conditions générales des contrats de subvention et de service. Celui-ci concerne spécifiquement le respect des clauses du contrat, dont celles relatives à la passation des marchés publics et à l’éligibilité des dépenses.

Au niveau des projets, l’ensemble des instruments types de planification, de sélection des partenaires et de suivi en usage à la Commission permettent de tenir pleinement compte des risques et de prendre des mesures pour gérer ou réduire ces risques tout au long du cycle de vie du projet.

45. En ce qui concerne les systèmes de contrôle et de surveillance au niveau des délégations, les résultats des audits portant sur les projets devraient être communiqués systématiquement au siège, qui devrait en assurer le suivi, les informations concernant les audits devraient être enregistrées dans le système commun d’information Relex (CRIS) d’EuropeAid et rattachées aux données relatives à la gestion des projets, et les exigences figurant dans les mandats pour l’audit des projets devraient être plus précises afin de faciliter les contrôles de la qualité effectués par la Commission. (deuxième alinéa, p. 23)

Réponse de la Commission:

Un système de planning et monitoring centralisé des audits est en place. EuropeAid s’assure que les vérifications et leur suivi par les délégations sont adéquats y compris en procédant à l’examen d’échantillons de ces audits.

Il convient de souligner que les contrats d’audit gérés par la Commission sont tous enregistrés dans CRIS. En ce qui concerne CRIS-Audit, un module spécifique de CRIS dont le but est de fournir une base de données sur les informations d’audit, la Commission a l’intention d’améliorer encore son fonctionnement sur la base de l’expérience accumulée. Le but consiste à simplifier et à harmoniser les données à introduire, afin de permettre une meilleure exploitation du système, tant au siège que dans les délégations.

En outre, la Commission a encore amélioré les cahiers des charges types pour les «audits de certification» auxquels les bénéficiaires et les organismes chargés de la mise en œuvre doivent se conformer lorsqu’ils sélectionnent et passent des marchés avec des auditeurs. Les conditions qu’ils contiennent renforcent l’évaluation du respect des conditions contractuelles par les bénéficiaires, et notamment celles relatives à la passation des marchés et à l’éligibilité des dépenses.

Stratégie de préadhésion

46. Pour la Bulgarie, la Roumanie et la Turquie, le Conseil invite la Commission à continuer à assurer l’approbation ex ante efficace par les délégations de la CE, car les systèmes nationaux de contrôle et de surveillance ne sont pas satisfaisants dans ces pays. (point 1, deuxième alinéa, p. 24)

Réponse de la Commission:

Il a été donné suite à cette recommandation. La Commission a attiré l’attention des autorités nationales sur la nécessité d’adopter d’urgence des mesures correctrices en ce qui concerne le système actuel de mise en œuvre décentralisée pour le contrôle ex ante des décisions en matière de passation et d’attribution.

La Commission étant consciente de certaines insuffisances dans les instances de mise en œuvre, toute augmentation des montants de l’aide de préadhésion est subordonnée à l’amélioration des capacités de gestion et de contrôle. Par conséquent, la Commission n’exclut pas de limiter ces allocations si les conditions ne sont pas remplies.

Pour l’ISPA, la Commission a décidé le 28 juin 2006 de déroger à l’exigence relative à la procédure d’approbation ex ante prévue par l’article 12, paragraphe 1, du règlement (CE) n° 1266/99 du Conseil pour tous les organismes de mise en œuvre en Roumanie, en se fondant sur une évaluation positive de leurs systèmes de gestion et de contrôle. Elle envisage de faire de même pour l’ISPA en Bulgarie plus tard dans l’année.

47. Le Conseil invite la Commission à poursuivre ses efforts en vue de donner des instructions plus claires aux auditeurs engagés, de veiller à l’opportunité des dépenses déclarées et d’assurer un transfert plus efficace de l’expérience acquise lors de l’application du système de mise en œuvre décentralisé (DIS). (point 1, troisième alinéa, p. 24)

Réponse de la Commission:

Il a été donné suite à cette recommandation. Les instructions de la Commission en matière de reporting sont définies dans le cahier des charges du contrat concerné. Des informations plus détaillées sont communiquées lors de chaque attribution, ainsi qu’un recensement des risques spécifiques auxquels les contrôleurs doivent particulièrement prêter attention. Les contrôleurs mandatés sont convoqués une fois par mois pour rendre compte de l’avancement de chaque audit.

Les orientations relatives à l’opportunité des dépenses ont été rationalisées. La Commission a déjà diffusé des meilleures pratiques, fourni des informations et dispensé une formation, notamment lors du séminaire «enseignements tirés de l’expérience» organisé en 2005.

48. Le Conseil souligne les observations de la Cour relatives au cofinancement national, en particulier concernant les déficiences en matière d’établissement des rapports, les retards dans la communication des déclarations finales, la nécessité d’une meilleure vue d’ensemble des projets, les règles d’éligibilité pour le cofinancement parallèle et sa vérification, et il invite la Commission à poursuivre ses efforts en vue d’améliorer la gestion des conventions précitées. (point 2, quatrième alinéa, p. 24)

Réponse de la Commission:

En juin 2004, une note d’instruction transmise aux ordonnateurs nationaux a modifié la présentation de la déclaration de contribution au cofinancement afin de renforcer les vérifications effectuées à leur niveau.

Quant aux déclarations finales des autorités nationales, elles ont été soumises à la Commission dans un délai raisonnable. Il est possible que l’amélioration, par la Commission, des normes applicables à l’établissement de rapports ait retardé quelque peu les soumissions.

La vue d’ensemble a été améliorée car, dans les délégations, les fiches de projet actualisées servent à vérifier les déclarations de cofinancement figurant dans les demandes de financement de l’ordonnateur national.

Dépenses administratives

49. En ce qui concerne les procédures utilisées pour le recrutement du personnel et la passation des marchés, les agences sont invitées à se conformer à la législation en vigueur, avec l’aide étendue de la Commission, dont l’expérience et les services interinstitutionnels peuvent leur être utiles. (point 2, troisième alinéa, p. 26)

Réponse de la Commission:

Les agences sont des organismes indépendants et il leur appartient de se conformer aux règles et procédures applicables au recrutement de personnel et à la passation de marchés publics. Lorsqu’elles le demandent, la Commission leur fournit aide et appui, par exemple pour les aider à comprendre et à interpréter les règles.

En ce qui concerne la passation de marchés publics, la Commission dispense déjà une formation aux agences sur les questions financières. Cette formation, qui est dispensée sur demande, donne un aperçu de la gestion financière, des règles applicables aux marchés publics et de l’incidence de la révision des modalités d’exécution du règlement financier. La Commission prodigue également des conseils aux agences, qui ont accès à son help-desk financier. Plus de 100 réponses à des consultations sur des questions de gestion financière ont été fournies en 2005. La Commission est constamment représentée par différentes séances de formation et d’information ciblées au sein de l’IALN (le «réseau juridique interagences») qui portent sur des questions récentes de gestion financière, notamment en matière de passation de marchés.

Le 16 décembre 2005, la Commission a adopté des lignes directrices applicables à la politique du personnel dans les agences de régulation, qui recommandent une harmonisation des procédures de sélection des agences par le biais d’une participation accrue de l’EPSO. En outre, l’EPSO a déjà engagé une approche structurée de coopération avec les agences. Un séminaire de 2 jours destiné aux agences a été organisé par l’Office en octobre 2005; il a permis d’aborder une série de questions liées aux procédures de sélection, notamment leurs aspects juridiques et organisationnels, ainsi que l’utilisation des nouveaux outils de communication et d’information et des outils de gestion informatique. Le renforcement de cette coopération se poursuit et se poursuivra, à la fois bilatéralement et avec l’ensemble des agences. Dans un cas, l’EPSO a aidé une agence à organiser et à mener à bien une procédure de sélection interne.

En outre, à la suite de plusieurs réunions entre les services de la Commission et les agences exécutives, un modèle d’accord sur la qualité de service (Service Level Agreement - SLA) a été élaboré, qui donne à ces agences l’accès à un certain nombre de services fournis par la DG ADMIN dans les domaines du recrutement, des services médicaux, du contrôle d'accès, de la formation, de la sécurité, de l’hygiène au travail, etc. Les agences peuvent choisir de signer ce SLA et d’accéder aux services en question au coût de revient. La Commission examinera quels éléments de ces accords sur la qualité de service sont susceptibles d’être étendus aux agences de régulation.

50. Les agences et la Commission devraient intensifier leur coopération afin d’améliorer encore la mise en œuvre du système de comptabilité d’exercice. (point 2, cinquième alinéa, p. 26)

Réponse de la Commission:

Il a été donné suite à cette recommandation. Depuis 2003, la Commission a fourni une aide importante aux agences au sujet des nouvelles exigences de la comptabilité d’exercice. Elle a organisé des réunions générales et bilatérales au cours desquelles les règles de la comptabilité d’exercice ont été examinées avec les comptables des agences. Elle a également mis à la disposition des agences des manuels comptables, des instructions en matière de reporting et une fonction de help-desk permanent pour la comptabilité d’exercice. En outre, elle a donné la possibilité aux agences d’être intégrées dans le même système comptable que la Commission. Une agence traditionnelle et deux agences exécutives ont été intégrées en 2006 et plusieurs devraient suivre à partir de 2007.

51. Les standards de contrôle interne devraient être pleinement mis en œuvre par les institutions. (point 1, deuxième alinéa, p. 25)

Réponse de la Commission:

La Commission met en œuvre cette recommandation: elle a adopté ses standards de contrôle interne en 2000 et procède à un suivi annuel de la mise en œuvre des exigences de base qui s’y rapportent; la mise en œuvre mentionnée fait l’objet d'un suivi régulier tant sous l’angle de la conformité que du point de vue de l’efficacité. En 2005, 95 % des exigences de base étaient respectées, contre 93 % en 2004; il est dès lors permis de parler de mise en œuvre pratiquement complète dans un environnement en perpétuelle mutation.

52. Il conviendrait de prêter une attention particulière aux différentes insuffisances techniques constatées dans la mise en œuvre de la NAP («Nouvelle Application Paie»), à l’application correcte du statut en ce qui concerne les indemnités de déplacement, à l’amélioration des systèmes de contrôle relatifs au transfert d’une partie des émoluments des fonctionnaires et au paiement des pensions, ainsi qu’au renforcement des systèmes de surveillance pour les procédures de passation des marchés. (point 1, quatrième alinéa, p. 25)

Réponse de la Commission:

Il a été donné suite à cette recommandation:

- les déficiences techniques de la NAP ont été corrigées, comme confirmé dans le point 10.6 du rapport 2005 de la Cour;

- en ce qui concerne les indemnités de déplacement, les règles internes de la Commission seront révisées de façon à mieux respecter le statut;

- les remarques relatives au transfert d’une partie des émoluments et au paiement des pensions concernaient les autres institutions, et non la Commission;

- tous les services concernés ont pris des mesures correctrices en 2005, destinées à renforcer les systèmes de surveillances des passations de marchés publics.

Instruments financiers et activités bancaires

53. Élever le degré d’assurance concernant la participation au Fonds européen d’investissement (FEI) et, en conséquence, améliorer les informations de gestion afin d’assurer l’obligation de rendre compte. (point 1, premier alinéa, p. 27)

Réponse de la Commission:

Il a été donné suite à cette recommandation. La participation au conseil d’administration de hauts fonctionnaires émanant des trois DG les plus étroitement liées aux activités du FEI constitue la meilleure garantie de protection des intérêts communautaires.

La mise en place, à la mi-2005, d’une fonction «conformité» au sein du FEI, tout particulièrement chargée de faire en sorte qu’il existe des dispositions appropriées en matière de respect des politiques et de la législation communautaires, permet de renforcer encore cette garantie. La Commission travaille en collaboration étroite avec le FEI pour s’assurer de l’efficacité de cette nouvelle fonction.

54. Prendre des mesures appropriées afin de garantir que les actifs détenus par les institutions financières pour le compte de la Commission fassent l’objet d’un suivi régulier et adéquat. (point 2, deuxième alinéa, p. 27)

Réponse de la Commission:

Depuis l’introduction du nouveau système comptable le 1 er janvier 2005, les ordonnateurs de la Commission sont désormais mieux équipés pour contrôler les actifs dont ils sont responsables. Les informations sont en outre mieux centralisées dans le système comptable, ce qui permet de les présenter par catégorie d’actifs dans les comptes annuels.

Recommandations relatives aux différentes agences

55. S’agissant de l’Agence européenne pour l’environnement, l’Agence et la Commission devraient prendre de nouvelles mesures en vue d’obtenir le remboursement de tous les paiements indus en ce qui concerne les taxes à recouvrer. (Doc. 5972/06, troisième alinéa, p. 7)

Réponse de la Commission:

La Commission donne suite à cette recommandation. Certains montants ont été remboursés, mais pas l’intégralité de la somme. Le paiement du solde a été promis, mais des discussions sont toujours en cours au niveau des autorités danoises afin de déterminer qui devrait rembourser quoi. Le service du protocole danois examine la situation fiscale antérieure à 2005. Les négociations se poursuivent au plus haut niveau politique.

56. S’agissant d’Eurojust, le Conseil note qu’Eurojust attend l’avis et l’agrément de la Commission avant d’adopter son propre règlement financier. Eurojust devrait adopter son règlement financier et le mettre en œuvre dans les meilleurs délais. (Doc. 5972/06, deuxième alinéa, p. 19)

Réponse de la Commission:

La Commission a déjà mis en place la recommandation. La décision accordant à Eurojust les dérogations demandées pour son règlement financier a été adoptée par le Commission le 30 mars 2006 (C(2006)1479) et notifiée par le secrétariat général à Eurojust le 31 mars 2006.

57. S’agissant du Centre de traduction des organes de l’Union européenne, le Conseil constate avec regret que le conflit avec la Commission concernant le versement des cotisations patronales pour les droits à pension de ses agents n’est pas encore résolu et demande au Centre d’intensifier ses efforts pour trouver un accord. (Doc. 5972/06, quatrième alinéa, p. 28)

Réponse de la Commission:

La Commission a tenté à plusieurs reprises de parvenir à une solution, en proposant différentes approches au conseil d’administration du Centre de traduction, notamment une négociation pour certaines périodes. Aucune de ces tentatives n’a porté ses fruits et la Commission a désormais décidé de saisir la Cour de justice.

Conclusions sur le suivi de la décharge pour 2003

58. Au sujet des actions menées pour progresser sur la voie de la bonne gestion financière, nécessité de mener des actions complémentaires en ce qui concerne notamment la gestion de l’évaluation des risques. (Doc. 6454/06, point 3, troisième alinéa, p. 2)

Réponse de la Commission:

La recommandation est acceptée. En 2005, les premières étapes ont été posées en vue d’une approche commune de la gestion du risque au sein de la Commission. La communication «Vers une gestion des risques efficace et cohérente dans les services de la Commission» (SEC(2005)1327) a été adoptée en octobre. À la suite de cette communication, la gestion du risque a été intégrée, dans le cadre d’un exercice pilote, dans l’exercice de programmation et de planification 2006. À l’avenir, l’objectif est d’intégrer la gestion du risque tant dans la phase de planification que dans les phases d’exécution ou de reporting. Comme le plan de travail le prévoit, de nouvelles actions seront entreprises afin d’analyser et de gérer les risques transversaux et récurrents. Les réflexions visant à traiter les risques au sein des familles de DG seront également prises en compte. Des efforts supplémentaires seront fournis en vue d’améliorer la définition rapide de plans d’action adéquats et les modalités de leur suivi, et de renforcer l’implication de l’encadrement supérieur dans la gestion du risque.

59. Prendre les mesures appropriées pour produire des indicateurs adéquats pour une gestion fondée sur les activités. (Doc. 6454/06, point 4, quatrième alinéa, p. 2)

Réponse de la Commission:

Une des actions de la Synthèse 2004 visait à faire des objectifs et des indicateurs un outil de politique et de gestion permettant, d’une part, à la Commission de surveiller ses performances et, d’autre part, aux intervenants d’évaluer le résultat du travail de la Commission et ses avantages pour les citoyens.

Cette action a été menée en trois phases:

– phase 1, concernant l’élaboration d’un registre d’objectifs et d’indicateurs standard pour les activités horizontales «Stratégie politique et coordination» et «Soutien administratif» (finalisée);

– phase 2 (en cours), concernant l’analyse et la définition d’objectifs et d’indicateurs pour la gestion des programmes (par famille de DG);

– phase 3, concernant l’analyse et la définition d’objectifs et d’indicateurs pour toutes les autres activités de la Commission en dehors de la gestion des programmes.

60. En ce qui concerne le nouveau système comptable de la Commission, fournir des informations financières plus adaptées sur les projets pluriannuels. (Doc. 6454/06, point 5, premier alinéa, p. 3)

Réponse de la Commission:

L’introduction du préfinancement a amélioré les informations financières disponibles relatives aux projets pluriannuels. Comme le nouveau système continue à être utilisé, il est permis d’espérer que la qualité des informations financières fournies s’améliorera également en ce qui concerne ces domaines.

61. En ce qui concerne la gestion budgétaire, fournir à l’autorité budgétaire, trois fois par an, des informations analytiques claires sur l’état cumulatif de la mise en œuvre des principaux programmes communautaires par rapport au plan de mise en œuvre initial. (Doc. 6454/06, point 6, troisième alinéa, p. 3)

Réponse de la Commission:

La Commission ne mettra pas en œuvre cette recommandation. Conformément à l’article 131 du règlement financier, la Commission présente déjà un rapport sur l’exécution du budget à l’autorité budgétaire trois fois par an. Quant à l’analyse spécifique de l’état cumulatif de la mise en œuvre des principaux programmes, la Commission en fournit une chaque année dans son rapport sur la gestion budgétaire et financière.

62. En ce qui concerne la politique agricole commune (PAC), prendre de nouvelles mesures pour améliorer les systèmes de contrôle dans les secteurs qui ne sont pas couverts par le SIGC, ainsi qu’en matière de restitutions à l’exportation. (Doc. 6454/06, point 6, sixième alinéa, p. 3)

Réponse de la Commission:

La Commission a donné suite à cette recommandation. Elle s’est engagée à remédier aux insuffisances qui persistent dans les différents secteurs de la PAC. Les réformes de la PAC de 2003 et, pour les produits méditerranéens, de 2004 permettront de réduire le risque global dans la mesure où elles prévoient de porter le pourcentage des dépenses couvertes par le SIGC à 89 % d’ici 2013.

En ce qui concerne les restitutions à l’exportation, l’annexe II du règlement (CE) n° 2090/2002 de la Commission a été adaptée par le règlement (CE) n° 1545/2004 de la Commission du 30 août 2004 afin de réglementer les rapports annuels transmis par les autorités des États membres sur l’exécution des contrôles physiques et des contrôles de substitution sur les marchandises bénéficiant de restitutions à l’exportation. Les rapports annuels 2005 transmis récemment par les États membres au titre de l’article 11 du règlement (CE) n° 2090/2002 contiennent pour la première fois des informations en provenance de tous les États membres sur la valeur de restitution à l’exportation des marchandises examinées et les anomalies constatées lors des contrôles d’un impact financier supérieur à 200 euros.

À la suite du rapport spécial n° 7/2001 de la Cour des comptes européenne et de l’audition de la COCOBU du 22 janvier 2002, la Commission a ordonné une étude sur les procédures d’importation et les documents et cachets douaniers dans 50 pays tiers. Les résultats de cette étude fourniront des informations et des références aux exportateurs et aux organismes payeurs sur les procédures de paiement applicables aux restitutions différenciées. Des problèmes ont été rencontrés avec une première société de consultants, puis une deuxième société a fourni les 50 dossiers qui ont été publiés, dans des versions séparées, sur un site Web dont l’accès est restreint aux organismes payeurs. La publication sur le site Web public (accessible aux exportateurs) est prévue avant la fin du mois de juillet 2006.

63. En ce qui concerne les mesures structurelles, renforcer la collaboration avec les États membres pour améliorer l’efficacité du système de contrôle actuel par le biais d’une simplification et d’une rationalisation des règles. (Doc. 6454/06, point 6, premier alinéa, p. 4)

Réponse de la Commission:

Il a été donné suite à cette recommandation. Avec sa communication sur la simplification de 2003, la Commission a encore renforcé la coordination avec les États membres pour les travaux d’audit. La coordination s’intensifie dans le cadre des mesures décrites dans la feuille de route (COM(2005) 252) et dans le plan d’action (COM(2006) 9), qui prévoient notamment des activités d’orientation et une harmonisation des normes d’audit.

64. En ce qui concerne les instruments financiers et les activités bancaires, le Conseil se félicite de l’application de toutes les mesures proposées concernant les instruments financiers en faveur des petites et moyennes entreprises et invite la Commission à agir de façon similaire pour d’autres secteurs financiers comparables. (Doc. 6454/06, point 6, cinquième alinéa, p. 5)

Réponse de la Commission:

La Commission finance des investissements à partir du budget communautaire, via la Banque européenne pour la reconstruction et le développement et le Fonds européen d’investissement, ainsi que via des programmes spécialisés comme ceux consacrés aux PME et aux réseaux transeuropéens (RTE). Des règles cohérentes sont en place pour les appels en garantie et les aides d’État.

Rapports spéciaux de la Cour des comptes

65. En ce qui concerne la déconcentration de la gestion de l'aide extérieure de l'Union européenne vers les délégations de la Commission (RS 10/2004), poursuivre les travaux de développement des indicateurs complémentaires permettant de mesurer l'amélioration de la rapidité et de la qualité de l'acheminement de l'aide. (Doc. 5971/06, troisième alinéa, p. 4)

Réponse de la Commission:

En 2004, les indicateurs se rapportaient principalement aux engagements et aux paiements, à la taille moyenne des programmes, à la répartition des engagements sur l'année, à la rapidité des paiements, aux progrès accomplis dans la mise en œuvre de la déconcentration, ainsi qu'au rythme de liquidation des engagements anciens et des engagements dits dormants.

Au cours de l'année 2005, la Commission a conçu et perfectionné un certain nombre d'indicateurs de performance qui portent désormais sur la gestion financière, la qualité et la rapidité. Les indicateurs ont été affinés et développés pour couvrir en particulier des aspects qualitatifs de la mise en œuvre, comme l'estimation des projets en cours en termes de pertinence, d'efficience, d'efficacité, d'impact et de viabilité; de plus, des indicateurs ont été mis en place pour renseigner sur le pourcentage des projets se déroulant sans problèmes importants, la part d'aide consacrée à l'appui budgétaire et aux approches sectorielles, ainsi qu'un indicateur retraçant la couverture interne, par la Commission, de l'assistance en matière d'appui à la qualité lors de la phase de conception. Les indicateurs plus «classiques», par exemple sur la gestion financière, ont été perfectionnés pour inclure les niveaux de contrats faisant suite aux engagements, mais précédant les paiements.

Toutes les données reposent sur des indicateurs de performance détaillés par programme régional. Les données agrégées constituent la base de l'examen des performances de l'aide extérieure au sein du groupe des Commissaires «Relations extérieures»; elles sont consultables par le grand public sur le site internet d'EuropeAid:

http://europa.eu.int/comm/europeaid/general/index_fr.htm.

La Commission est consciente du fait que les indicateurs de performance doivent être adaptés en permanence.

Pour 2006, la Commission prévoit d'intégrer davantage les indicateurs dans ses cycles de planification et de compte rendu internes entre les services centraux et les 77 délégations ou antennes et les 29 délégations régionalisées (délégations dans les pays tiers relevant d'une délégation de la Commission exerçant une responsabilité régionale) chargées de mettre en œuvre la majeure partie de l'aide extérieure. Les indicateurs de qualité et d’impact seront très certainement affinés à leur tour, étant donné que la Commission étendra la fonction de suivi indépendant dont elle dispose pour les projets et programmes en cours jusqu'à leur phase d'achèvement. En 2006, des indicateurs tenant compte des questions thématiques seront également mis au point. En outre, des indicateurs concernant la charge de travail seront conçus pour aider la Commission à mieux s’adapter aux profils d’aide variables dans les différentes régions du monde.

La Commission prévoit que les travaux de perfectionnement des indicateurs de qualité, d'impact et de performance se poursuivent en 2007.

66. En ce qui concerne la déconcentration de la gestion de l'aide extérieure de l'Union européenne vers les délégations de la Commission (RS 10/2004), conduire le suivi des coûts réels de la déconcentration par rapport aux coûts estimés. (Doc. 5971/06, troisième alinéa, p. 4)

Réponse de la Commission:

Il a été donné suite à cette recommandation.

S'agissant des coûts, les services de la Commission ont procédé à une comparaison des coûts actuels et des coûts estimés. Cette opération n'ayant débuté qu'assez tardivement en 2001, cet exercice (hors coûts de déconcentration) a été pris comme année de référence pour la comparaison avec les dépenses des exercices 2002 à 2005. Cette comparaison montre que le total des coûts réels pour la période allant de 2002 à 2005 a été inférieur aux prévisions (2002: - 18%; 2003: - 23%; 2004: - 14% et 2005: +7,8%).

Aux fins de cette comparaison, on a considéré que toutes les augmentations de dépenses exécutées par les services centraux, comme les salaires des fonctionnaires et certains coûts d'infrastructures qui ne sont pas directement liés aux délégations concernées par la déconcentration, résultaient en réalité de cette dernière. Cette approche a pour effet de maximiser le coût réel estimé par rapport aux estimations initiales.

67. En ce qui concerne la déconcentration de la gestion de l'aide extérieure de l'Union européenne vers les délégations de la Commission (RS 10/2004), poursuivre les efforts pour l'amélioration des procédures et des conditions de recrutement en délégation, notamment le recensement des moyens pour mieux pourvoir les postes dans les pays réputés difficiles. (Doc. 5971/06, troisième alinéa, p. 4)

Réponse de la Commission:

L’action recommandée a été mise en œuvre.

En ce qui concerne les procédures de recrutement des fonctionnaires, des efforts considérables ont été déployés conjointement par EuropeAid et la DG Relex pour sélectionner, sur la base de panels systématiques et rigoureux conformément aux exigences de la réforme administrative de la Commission, des candidats expérimentés. La réforme du Statut de 2004 a permis, notamment, d’augmenter les indemnités de conditions de vie pour les affectations les plus difficiles.

Les procédures de recrutement des agents contractuels en délégation (nouvelle catégorie d’agents créée par la réforme du Statut/RAA de 2004) ont permis à la DG Relex d’organiser un grand nombre d’interviews mettant en concurrence ces candidats (externes et job-holders) afin de sélectionner les meilleurs à travers des comités de sélection. Les conditions contractuelles, salariales ainsi que les perspectives de carrière sont, dans l’ensemble, plus favorables que celles offertes par le statut précédent d’ALAT, du fait de l’application des principaux avantages de l’Annexe X du Statut aux agents contractuels.

En ce qui concerne les salaires et conditions d'emploi, la méthode de fixation et de révision des salaires des agents locaux, convenue par accord avec les organisations syndicales et professionnelles, en vigueur depuis 2001, permet la fixation de niveaux de rémunérations compétitifs sur le marché local de l'emploi, qui permettent de recruter dans de bonnes conditions des personnels de qualité.

68. En ce qui concerne la déconcentration de la gestion de l'aide extérieure de l'Union européenne vers les délégations de la Commission (RS 10/2004), renforcer le rôle de supervision et d'appui d'EuropeAid. (Doc. 5971/06, troisième alinéa, p. 4)

Réponse de la Commission:

Avec la création d'AIDCO en 2001, toute l'expertise acquise dans le domaine de la gestion des projets et des programmes a été réunie dans une même structure fonctionnelle. Depuis lors, AIDCO a été réorganisé à deux reprises, afin de mieux répondre à l'évolution des besoins dans un environnement désormais déconcentré. La réorganisation de mars 2005 s'est traduite par l'amélioration de la fonction de contrôle et d'appui des services centraux, grâce à une coordination géographique renforcée, une plus grande concentration sur la qualité et l'appui grâce à la nouvelle direction «Appui à la qualité des opérations» et à une structure renforcée pour l'appui à la qualité (QSG): les fiches d'identification et les check-lists ont été révisées afin d'aider les délégations à mieux cerner les problèmes critiques.

Les autres fonctions d'appui qui ont été améliorées sont les suivantes:

- l'appui sur demande en matière de dialogue sur la politique sectorielle avec les homologues nationaux, les questions méthodologiques relatives aux approches sectorielles, l'identification et la formulation des programmes/projets;

- l'amélioration constante des lignes directrices opérationnelles et des outils pratiques, notamment la formation et les ateliers; et

- l'échange des meilleures pratiques avec les délégations et l'organisation de réseaux thématiques.

Les autres fonctions de suivi qui ont été améliorées sont les suivantes: le perfectionnement des principaux indicateurs de performance d'AIDCO; le compte rendu des délégations (analyse de la fréquence et de la cohérence des rapports sur la gestion de l'aide extérieure (EAMR) avec les objectifs des plans annuels de gestion); et le suivi plus rigoureux des niveaux d'engagement, d'attribution et de paiement des délégations par la publication de chiffres semestriels.

69. En ce qui concerne la déconcentration de la gestion de l'aide extérieure de l'Union européenne vers les délégations de la Commission (RS 10/2004), intensifier les efforts de simplification, d'harmonisation et de clarification des procédures financières et contractuelles.. (Doc. 5971/06, troisième alinéa, p. 4)

Réponse de la Commission:

La Commission a entrepris récemment un important effort de simplification qui s’est traduit par l’élaboration d’un guide pratique des procédures contractuelles dans le domaine de l’aide extérieure entré en vigueur le 1.2.2006.

70. S'agissant de la vérification des dépenses agro-environnementales de la politique de développement rural, maintenir le contrôle de l'application des mesures agroenvironnementales prévues dans le cadre de la politique en faveur du développement rural et trouver un équilibre entre le maintien du contrôle des mesures agro-environnementales et le coût de gestion dudit contrôle. (Doc. 5971/06, deuxième et troisième alinéas, p. 8)

Réponse de la Commission:

La Commission donne suite à cette recommandation. Dans les modalités d'application du règlement du Conseil (CE) n° 1698/2005, actuellement examinées avec les États membres, la Commission a inséré la proposition suivante:

«Les États membres veillent à ce que toutes les mesures de développement rural qu’ils entendent mettre en œuvre puissent faire l’objet de contrôles et de vérifications. Ils élaborent à cet effet des dispositions en matière de contrôles leur permettant de s’assurer de façon satisfaisante du respect des critères d’admissibilité et autres engagements.»

Pour les mesures impliquant le calcul du soutien, il convient que les chiffres soient certifiés par des organismes spécialisés. Dans le cas plus particulier des mesures agro-environnementales, la Commission a proposé une disposition relative aux engagements limitant l'utilisation d'intrants (comme les fertilisants ou les pesticides):

«Les engagements portant sur une limitation des apports d’engrais, de produits phytosanitaires ou d’autres intrants ne sont admissibles que s’il est possible d’évaluer lesdites limitations de manière à vérifier de façon satisfaisante le respect des engagements concernés».

Le projet de règlement portant modalités d'application sera adopté par la Commission, après examen et vote des États membres au sein du comité de gestion du développement rural.

71. En ce qui concerne les dépenses d'interprétation, il convient que des efforts soient accomplis en la matière en limitant les annulations tardives, les demandes de réunion de dernière minute et la répartition inégale des réunions au cours de la semaine et de l'année. (Doc. 5971/06, troisième alinéa, p. 9)

Réponse de la Commission:

Il a été donné suite à cette recommandation: la Commission a mis en œuvre des actions de sensibilisation, auxquelles ont aussi participé d'autres institutions, et elle met en place un nouveau système de facturation qui permettra de mieux gérer les annulations.

Pour ce qui est des demandes émanant des autres institutions (Conseil, CdR, CESE, etc.), la planification de ces réunions n'est cependant pas du ressort de la Commission.

72. En ce qui concerne les dépenses d'interprétation, il est possible de réaliser des économies supplémentaires en améliorant la gestion des réunions, en recourant à des régimes linguistiques sur demande, en revoyant le niveau des ressources d'interprétation de réserve ainsi qu'en procédant à une intégration plus poussée des services informatiques et en renforçant la coopération interinstitutionnelle entre toutes les institutions. (Doc. 5971/06, quatrième alinéa, p. 9)

Réponse de la Commission:

Il a été donné suite à cette recommandation. Des améliorations majeures ont été obtenues grâce à la création d'une liste commune interinstitutionnelle pour l'engagement d'interprètes freelance et à la mise au point d'outils informatiques pointus, permettant aux institutions d'échanger des informations sur l'engagement de ce type de personnel. Toutefois, la nature des services à fournir limite considérablement les possibilités d'économies supplémentaires.

73. En ce qui concerne les dépenses d'interprétation, maintenir la qualité élevée des services d'interprétation assurés dans les institutions tout en maîtrisant les coûts; il convient aussi que toutes les institutions évaluent régulièrement la qualité de l'interprétation, y compris en réalisant des enquêtes auprès des utilisateurs finaux. (Doc. 5971/06, cinquième alinéa, p. 9)

Réponse de la Commission:

Il a été donné suite à cette recommandation. La Commission a mis en place un système automatique de contrôle permanent, lors de ses réunions, du niveau de satisfaction des utilisateurs finaux. Des contacts sont en outre noués avec le Conseil, le Comité économique et social européen et le Comité des Régions pour étendre encore l'accès aux outils informatiques utilisés par la Commission à cette fin.

74. En ce qui concerne l'interprétation, toutes les institutions sont encouragées à échanger et à appliquer leurs meilleures pratiques afin de mettre sur pied des systèmes efficaces visant à éviter que ne soient fournis des services d'interprétation outrepassant les besoins réels, notamment en prévoyant des langues qui doivent être utilisées, en vérifiant qu'elles sont réellement utilisées, en veillant à l'établissement et à la mise à jour régulière par les utilisateurs des profils linguistiques d'interprétation, en tenant une liste des prestations d'interprétation demandées mais non utilisées et en réalisant des enquêtes pour évaluer le nombre de cas concernés. (Doc. 5971/06, premier alinéa, p. 10)

Réponse de la Commission:

La Commission donne suite à cette recommandation en tenant et en analysant des statistiques mises à jour sur le recours effectif aux services et prestations d'interprétation et en encourageant activement la coopération interinstitutionnelle afin d'accroître l'efficience de ses services. Le nouveau système de facturation entrera en vigueur le 1 er janvier 2007 et améliorera la gestion des ressources disponibles.

75. En ce qui concerne les dépenses d'interprétation, renégocier l'accord signé entre l'Association internationale des interprètes de conférence (AIIC) et les trois institutions, en vue de réduire tous les éléments des coûts. (Doc. 5971/06, deuxième alinéa, p. 10)

Réponse de la Commission:

La Commission donne suite à cette recommandation en préparant la renégociation de l'accord qui s'applique aux interprètes freelance. La Commission est aussi parvenue à un accord avec la Cour de justice et le Parlement sur un mandat de négociation et il est prévu d'introduire, avant la pause estivale de 2006, une demande officielle d'ouverture de négociations avec l'AIIC.

76. En ce qui concerne les dépenses d'interprétation, la politique de prestation de services d'interprétation par le recours soit à du personnel permanent, soit à des ACI, doit faire l'objet d'un examen attentif afin de disposer de ressources d'interprétation suffisantes, locales ou non, permanentes ou indépendantes, en tenant compte de l'équilibre entre interprètes permanents et indépendants pour les langues de travail impliquant des frais de voyage élevés. (Doc. 5971/06, troisième alinéa, p. 10)

Réponse de la Commission:

La Commission donne suite à cette recommandation en lançant une étude interinstitutionnelle indépendante et extérieure sur les voies pouvant être suivies pour réduire les coûts d'interprétation en équilibrant mieux le recours au personnel permanent et les interprètes indépendants et en tenant compte aussi de la disponibilité de freelances, locaux ou non. Les résultats de cette étude devraient être disponibles à la mi-2007.

77. En ce qui concerne les dépenses d'interprétation, réaliser une évaluation indépendante des coûts et des avantages potentiels de la création d'un Office interinstitutionnel unique qui fournirait des services d'interprétation à toutes les institutions de l'UE, par rapport à ceux d'un renforcement de la coopération interinstitutionnelle. (Doc. 5971/06, cinquième alinéa, p. 10)

Réponse de la Commission:

La Commission est disposée à accepter cette recommandation, mais sa portée interinstitutionnelle rend sa mise en œuvre largement dépendante d'un accord à atteindre au niveau interinstitutionnel, ce qui n'est pas encore le cas. On prévoit que le Parlement approuvera le 4 septembre 2006 un rapport exposant sa position sur cette question. Le 4 septembre 2005, le Bureau du Parlement a toutefois déjà indiqué que cette action était jugée contraire aux intérêts de l'institution.

78. En ce qui concerne la gestion de l'Office européen de lutte antifraude (OLAF) (RS 1/2005), la Commission est invitée à rendre compte régulièrement des progrès réalisés dans le sens des conclusions du Conseil. (Doc. 5971/06, premier alinéa, p. 7)

Réponse de la Commission:

La Commission accepte l'idée de rendre régulièrement compte des progrès réalisés dans le sens des conclusions du Conseil relatives au rapport spécial de la Cour des comptes sur la gestion de l'OLAF.

79. En ce qui concerne les dépenses d'interprétation, veiller à ce que des concours soien