RAPPORT DE LA COMMISSION AU CONSEIL ET AU PARLEMENT EUROPÉEN SUR L'EXPERIENCE ACQUISE DANS L'APPLICATION DE LA DECISION 97/872 DU CONSEIL, DU 16 DECEMBRE 1997, CONCERNANT LE PROGRAMME D'ACTION POUR LA PROMOTION DES ORGANISATIONS NON GOUVERNEMENTALES EUROPEENNES AYANT POUR BUT PRINCIPAL LA DEFENSE DE L'ENVIRONNEMENT

1. INTRODUCTION

La Commission soumet le présent rapport au Parlement européen et au Conseil conformément à l'article 12 de la décision 97/872 (la "décision du Conseil") concernant le programme d'action pour la promotion des organisations non gouvernementales européennes ayant pour but principal la défense de l'environnement (le "programme d'action"). Ce rapport a été établi sur la base de l'expérience acquise par la Commission dans la mise en oeuvre du programme d'action au cours des trois premières années, de 1998 à 2000, et de l'expérience acquise par les bénéficiaires (des organisations non gouvernementales ou "ONG" [1]) au cours de la même période.

[1] Telles que définies dans le document de discussion intitulé "La Commission et les organisations non gouvernementales: le renforcement du partenariat", au point 1.2, "Caractéristiques communes d'une organisation non gouvernementale", COM (2000) 11, adopté le 18 janvier 2000.

Afin de recueillir d'une manière systématique des informations sur le programme d'action, une enquête a été préparée et envoyée à tous les services de la DG Environnement (chargée de coordonner le programme) et aux parties concernées extérieures (bénéficiaires actuels et passés [2]. L'objectif de l'enquête était double:

[2] Journal officiel des Communautés européennes 1999/C 32/4, 2000/C 43/04, 2000/C 293/14.

- rassembler des informations sur la manière dont les dispositions du programme et la mise en oeuvre de celles-ci ont été perçues par le passé par la Commission et les ONG afin d'élaborer un rapport destiné au Parlement et au Conseil conformément à l'article 12 de la décision du Conseil.

- rassembler des informations sur la manière dont les dispositions du programme pourraient être modifiées afin de mieux répondre aux besoins de la Commission et des parties prenantes dans l'hypothèse d'un renouvellement du programme. Ce renouvellement éventuel nécessiterait ensuite un projet de proposition de nouvelle décision du Conseil (à adopter selon la procédure de codécision avec le Parlement européen).

L'objectif général du programme consiste à encourager les activités d'ONG ayant pour but principal la défense de l'environnement au niveau européen en contribuant à développer et à appliquer la politique et la législation communautaires dans le domaine de l'environnement. Les contributions financières accordées au titre de cet instrument financier (couvrant tant les "frais de fonctionnement" que les activités) sont destinées à permettre aux ONG de défense de l'environnement de réaliser une série d'activités dans l'intérêt de l'environnement en Europe et de la société dans son ensemble. Ces activités des ONG consistent notamment à rapprocher les citoyens de l'Union européenne en rendant les politiques communautaires compréhensibles et intéressantes à tout un chacun et à servir d'intermédiaire pour faire connaître à la Commission les opinions et les préoccupations des citoyens. En outre, les activités des ONG contribuent au processus d'élaboration de la politique, car les ONG font partie de différents comités et groupes d'experts et apportent des connaissances spécialisées dans leurs domaines de compétence. La sensibilisation, qui consiste à attirer l'attention du grand public et des dirigeants politiques sur les problèmes d'environnement actuels et à venir, est aussi une activité importante dans le cadre du programme d'action, tout comme la mis en place et le renforcement de la société civile [3], principalement à l'intérieur de l'UE, mais aussi au-delà de ses frontières.

[3] Aux fins du présent rapport, la notion de "société civile" désigne uniquement les activités non lucratives menées par les citoyens (tiers secteur).

Trois années se sont écoulées depuis l'adoption de la décision du Conseil le 16 décembre 1997 et le coordonnateur du programme (la DG Environnement) et les ONG ont pu s'exprimer sur la mise en oeuvre du programme au cours de la période 1998-2000.

La Commission a rassemblé et analysé les réponses à l'enquête. Les résultats sont présentés ci-après en suivant, article par article, l'ordre de la décision du Conseil, et sont suivis par un chapitre portant sur l'exécution générale et par une conclusion.

La ligne budgétaire B4-3060, sur laquelle le programme d'action est financé, a été évaluée par un contractant externe au cours du second semestre 2000. Cette étude, qui fait partie du programme d'évaluation de la DG Environnement dans le cadre de l'initiative SEM 2000 [4], a porté sur l'utilisation de la ligne B4-3060 au cours de la période 1996-1999 en vue d'évaluer et, en fin de compte, d'améliorer l'affectation des fonds prévus sur cette ligne. Les conclusions de cette étude (y compris les parties relatives à l'exécution et à l'efficacité du programme d'action [5]) ont été dûment prises en compte dans le présent rapport.

[4] En 1995, sur l'initiative d'Anita Gradin (membre de la Commission responsable du contrôle financier et de la prévention de la fraude) et d'Erkki Liikanen (membre de la Commission responsable du budget et de l'administration), la Commission a lancé une opération de grande ampleur appelée SEM 2000 (Sound and Efficient Management - Gestion financière saine et efficace) afin de changer la culture administrative et financière de l'institution. SEM 2000 s'applique à tous les services de la Commission.

[5] Un montant légèrement inférieur à 40 % de la ligne budgétaire B4-3060 a été consacré au programme d'action chaque année.

2. Résultats de l'enquête

L'article 1er de la décision du Conseil énonce l'objectif du programme et définit les groupes pouvant bénéficier d'une aide financière, leur domaine d'activité, leur statut et leur champ d'action géographique. Comme indiqué ci-dessus, l'objectif général du programme consiste à encourager les activités d'ONG ayant "pour but principal la défense de l'environnement au niveau européen en contribuant à développer et à appliquer la politique et la législation communautaires dans le domaine de l'environnement". Les ONG pouvant bénéficier d'une aide financière doivent être des organisations indépendantes sans but lucratif et ayant un objectif environnemental dans le souci de l'intérêt public.

2.1. Groupes pouvant bénéficier d'une aide financière

Le recensement d'organisations "ayant pour but principal la défense de l'environnement" n'a pas engendré de problèmes importants au cours des trois premières années de mise en oeuvre du programme. En cas de doute, le coordonnateur du programme et son équipe d'évaluation se sont toujours référés aux statuts des organisations candidates, qui contiennent une description de l'objectif principal.

La majorité des réponses à l'enquête indique que tant les ONG que la Commission sont favorables au maintien de la définition actuelle. Les principaux arguments avancés pour s'opposer à une extension de la définition des organisations pouvant bénéficier d'une aide financière ont trait au caractère limité des fonds disponibles au titre du programme d'action, au nombre restreint de sources à l'intérieur de la Commission permettant de fournir une aide financière aux ONG européennes de défense de l'environnement, aux difficultés croissantes auxquelles se heurtent les ONG européennes lorsqu'elles demandent des fonds au niveau national et local et au fait que d'autres groupes (actifs dans le secteur social, dans le domaine du développement, de la santé, de la défense des consommateurs et du bien-être animal, etc.) peuvent bénéficier d'une aide financière au titre d'autres instruments.

Toutefois, une des contributions de la Commission fait valoir que les ONG qui s'occupent des rapports entre l'environnement et la santé, qui est un domaine prioritaire de la DG Environnement, sont souvent exclues du bénéfice d'un financement. Selon cette contribution, il y aurait lieu de remédier à cette situation.

Il convient de relever que certains des bénéficiaires actuels du programme d'action mènent déjà des activités dans le domaine "environnement et santé" dans le cadre de leur programme de travail annuel. Cependant, comme cela est clairement dit dans leurs statuts, ces organisations ont toujours "pour but principal la défense de l'environnement". Inclure les organisations de santé modifierait les caractéristiques du programme puisqu'il faudrait accepter les demandes présentées par des organisations qui ne sont que partiellement actives dans le domaine de l'environnement. Cela ouvrirait la porte à d'autres ONG, qui ne travaillent que partiellement à la défense de l'environnement, comme les groupes de protection civile, les associations de consommateurs, etc.

Le système actuel, dans lequel les ONG européennes de défense de l'environnement sont invitées à présenter leur programme de travail annuel - en indiquant toutes leurs activités, ainsi que les salaires, les loyers, les frais d'impression, etc. - dans un seul budget en vue d'obtenir une subvention, devrait alors être abandonné puisque les organisations de santé ne pourraient présenter que certaines parties de leur programme de travail, à savoir, leurs activités dans le domaine de l'environnement. Le reste relèverait de toute évidence du domaine social.

2.1.1. Champ d'action géographique

Seules les ONG de défense de l'environnement actives "au niveau européen" (article 1er de la décision du Conseil) peuvent actuellement bénéficier d'une aide financière au titre du programme d'action. Cette disposition est précisée davantage dans le "dossier d'information" préparé par le coordonnateur du programme, qui est fourni à tous les candidats en même temps que les formulaires d'acte de candidature (annexe I du présent rapport). Dans ce dossier d'information, la Commission invite "les organisations européennes non gouvernementales exerçant leurs activités dans certains ou dans tous les États membres et pays voisins de l'Union européenne" à présenter des demandes en vue d'obtenir une contribution financière. Déployer des activités "au niveau européen" signifie, selon le dossier d'information, que la structure et les activités d'un candidat sélectionné doivent, en principe, s'étendre sur plusieurs pays européens.

La définition du champ d'action géographique a donné lieu à un nombre plus élevé de questions de la part des candidats (et, parfois, en interne) au cours de la période 1998-2000 que la définition des domaines d'activités pouvant bénéficier d'un financement, mais n'a pas posé beaucoup de problèmes dans la procédure de sélection proprement dite.

Toutefois, des acteurs extérieurs (non visés par l'enquête) se sont déclarés plus inquiets au sujet de l'équilibre géographique entre les organisations sélectionnées pour un financement au titre de ce programme, en mettant en avant le fait que la majorité des bénéficiaires pour la période 1998-2000 étaient établis en Europe occidentale. L'enquête a également fait référence à cette question. Dans sa réponse à l'enquête, une ONG a ainsi souligné "qu'il conviendrait de parvenir à une répartition régionale plus équilibrée pour faire en sorte que les politiques communautaires s'appliquent dans toutes les régions de l'UE", étant donné que certains problèmes d'environnement liés au développement durable (eau, agriculture, sol, etc.) diffèrent d'une région à l'autre. Une des réponses de la Commission à l'enquête allait également dans ce sens, puisqu'elle demandait qu'il soit fait explicitement mention de la zone méditerranéenne parmi celles "pouvant bénéficier d'un financement" dans ce contexte. On retrouve cette préoccupation dans les résultats de l'évaluation de la ligne budgétaire B4-3060 [6]:

[6] Évaluation de la ligne budgétaire B4-3060 "Sensibilisation aux problèmes d'environnement et subventions", Étude pour la Commission européenne (DG ENV.3), contrat n° B4-3060/2000/191820/MAR/H5.

"Bien que des quotas ne soient pas recommandés, la CE doit respecter la diversité et l'hétérogénéité de la communauté des ONG. La DG ENV devrait continuer à essayer de trouver un équilibre entre les ONG sur le plan géographique (nord, sud ou est), des domaines (déchets, eau, etc.), de la taille de l'organisation, de sa nature (européenne ou transfrontalière), de ses caractéristiques (ONG "politique" ou "opérationnelle") (page 193).

À ce sujet, il convient de relever qu'un certain nombre d'ONG européennes de défense de l'environnement, qui bénéficient actuellement du programme d'action, ont choisi d'établir leur siège à Bruxelles en raison de la proximité des institutions européennes et d'autres acteurs importants dans le domaine de l'environnement. Cela ne signifie pas que ces organisations soient belges. Toutes les ONG sélectionnées dans le cadre du programme d'action exercent des activités dans tous les États membres de l'Union européenne (ou dans plusieurs États membres), pays voisins compris.

2.1.1.1. Extension du champ d'application géographique

Dans le cadre d'un éventuel renouvellement du programme, il se pourrait que le champ d'application géographique actuel doive être réexaminé à la lumière du processus d'élargissement et des changements survenus dans l'ensemble de l'Europe (dans les Balkans, par exemple).

Les résultats de l'enquête montrent clairement qu'en général, la Commission et les ONG de défense de l'environnement établies dans l'Union européenne sont favorables à l'inclusion des ONG des pays candidats dans le programme d'action, pour autant que la disposition exigeant des ONG d'être actives au niveau européen, dans plusieurs pays, soient maintenues (en d'autres termes, les ONG locales et nationales devraient continuer à être exclues du bénéfice d'un financement) et qu'une augmentation du budget actuel puisse être garantie. Les bénéficiaires actuels et passés du programme font valoir qu'ils supportent déjà une charge financière plus lourde en raison d'un surcroît d'activités liées à l'élargissement et du fait qu'ils doivent augmenter le nombre de leurs membres en intégrant des organisations originaires des PECO, qui, d'ordinaire, ne disposent que de très maigres ressources.

La décision du Conseil, dans sa version actuelle, n'exclut pas explicitement les demandes présentées par les ONG des pays candidats, mais la disposition exigeant des ONG d'être actives (et d'avoir des organisations membres) dans tous les États membres de l'UE et dans les pays voisins, ou dans certains d'entre eux, a eu pour effet d'écarter la majorité de celles-ci au cours de la période 1998-2000.

Il convient en outre de relever que la concurrence entre les organisations multinationales qui sont établies dans l'UE et qui ont de nombreuses années d'expérience dans ce domaine, est déjà très rude pour obtenir une part des fonds limités qui peuvent être alloués au titre du programme d'action. De ce fait, les organisations relativement nouvelles, dont le savoir-faire est moindre et les programmes de travail moins détaillés, ont encore plus de difficultés à recevoir des aides; cet aspect a également été mis en évidence lors de l'évaluation externe de la ligne budgétaire B4-3060 (page 152):

"Le fait de choisir des ONG de plus grande taille travaillant au niveau européen peut avoir pour effet d'accroître la distance existant entre les ONG et les citoyens européens ou entre le bureau de Bruxelles et les ONG du même réseau travaillant à l'échelon national. Des craintes existent aussi concernant le fait que les nouvelles orientations décourageront les petites organisations (qui ne sont pas nécessairement incompétentes) et avantageront les concurrents très professionnalisés et bien organisés, indépendamment de la qualité des idées émises par les uns et par les autres. Cette situation est particulièrement néfaste pour les projets transfrontaliers, qui concernent un nombre limité d'États membres, pour lesquels il est difficile d'obtenir des fonds à l'échelon national".

2.2. Activités pouvant bénéficier d'une aide financière

L'article 2, qui doit être lu conjointement avec l'annexe de la décision du Conseil (voir aussi le point 2.6.6 du présent rapport), définit les activités pouvant bénéficier d'une aide financière au titre du programme d'action. Se référant au paragraphe 2 de cet article, qui dispose qu'une aide financière peut être apportée aux activités d'intérêt communautaire qui "contribuent sensiblement à la mise en oeuvre et au développement de la politique et de la législation communautaires de l'environnement", le principal groupement d'ONG (le "Green Group of Seven") a établi une "liste non exhaustive" de domaines d'action, qu'il aurait marqués de son influence (annexe II du présent rapport). D'autres ONG consultées ont fourni des listes analogues pour leur propre domaine de compétence.

Il est, bien sûr, assez difficile de démontrer la réalité de ce type d'affirmation, car les effets qu'on peut avoir sur un processus politique ne sont pas faciles à mesurer. Il arrive que les résultats des activités de "lobbying" se concrétisent seulement après de nombreuses années de lutte et, à ce stade, il arrive qu'il soit impossible de déterminer à qui l'on doit d'avoir obtenu tel ou tel résultat ni quels sont les autres facteurs extérieurs ou les synergies qui ont eu une grande influence sur le résultat définitif. Pour les demandes présentées par des "nouveaux venus" dans le cadre du programme d'action, cette tâche est encore plus difficile, car les évaluateurs de la Commission (c'est-à-dire les experts des unités techniques de la DG Environnement qui évaluent les demandes présentées par les ONG dans leur domaine de compétence) doivent essayer de déterminer l'impact potentiel des activités d'une organisation qui n'a pas encore été mise à l'essai.

Toutefois, les services de la Commission, qui sont souvent en consultation avec les ONG (dans des comités et des groupes d'experts, dans des réunions ad hoc ou régulières, ainsi que dans des instances internationales) sur un large éventail de questions, considèrent généralement l'apport des ONG comme très utile et important pour l'élaboration des politiques. Le contractant externe, qui a procédé à l'évaluation de la ligne budgétaire B4-3060, partage cette conclusion:

"Le renforcement de la relation entre la Commission et les ONG peut aider les deux parties à mieux réussir à atteindre leurs objectifs respectifs. Les ONG sont des partenaires de première importance dans le cadre du processus de consultation, et le dialogue entre la CE et les ONG est un complément important au processus institutionnel de formulation des politiques" (page 137).

Dans un petit nombre de réponses à l'enquête donnée par les services de la Commission, il est proposé que l'article 2 précise d'une manière plus restrictive les activités se rapportant aux politiques et aux priorités actuelles de la DG Environnement. Il faut également prévoir « l'intégration de la dimension de genre » ("gender mainstreaming") et des activités des femmes dans le domaine de la défense de l'environnement, alors que le lien existant actuellement entre la législation communautaire en matière d'environnement, d'une part, et les femmes, d'autre part, est extrêmement ténu. Certains affirment aussi que la Commission devrait être en mesure d'exiger des candidats retenus qu'ils ajoutent des activités à leur programme de travail s'inscrivant dans le cadre de la législation et de la politique communautaires en matière d'environnement (les travaux de normalisation ont été cités à titre d'exemple).

2.3. Critères de sélection

L'article 3, qui doit être lu conjointement avec le "dossier d'information", précise les critères de sélection du programme. Bien que les critères puissent sembler assez clairs - la Commission souhaite octroyer des fonds à des organisations dont le champ d'action géographique est vaste, ayant un effet multiplicateur important, dont les activités sont sérieuses et financièrement faisables, dans le respect des politiques communautaires en matière d'environnement, afin d'atteindre et de faire participer le plus grand nombre possible de citoyens européens et d'acteurs européens dans le domaine de l'environnement (autorités régionales et locales, entreprises et milieux industriels, autres groupes d'intérêt, etc.) -, il n'a pas toujours été simple de les appliquer dans la pratique. Comment évaluer "un effet multiplicateur durable sur le plan européen" ou "une contribution à une approche multinationale", en particulier dans le cas d'un candidat que les évaluateurs de la Commission ne connaissent pas-

Dans l'enquête, une des ONG consultées a demandé à la Commission de préciser ce que signifie "un bon rapport coûts-avantages" dans ce contexte et comment ce rapport est mesuré. Mais en réalité, il n'existe aucun indicateur déterminé pour mesurer les critères précités. Dans le même ordre d'idées, un des services de la Commission a demandé plus de transparence, en général, au cours de la procédure de sélection, en insistant sur la nécessité d'indiquer très clairement les motifs de rejet d'une demande. Ce service a en outre souligné qu'il convenait d'apporter une justification à la situation qu'on a connue jusqu'à présent, dans laquelle des montants très importants ont été attribués à un très petit nombre de bénéficiaires sélectionnés (il s'agissait à peu près des mêmes organisations chaque année). L'évaluation de la ligne budgétaire B4-3060 s'exprime dans le même sens:

"La question cruciale est celle de savoir si l'on parvient, par l'intermédiaire de la sélection des ONG recevant un financement pour leurs activités, à faire participer le grand public au processus d'élaboration de la politique. Par conséquent, d'aucuns ont fait valoir que la CE devrait essayer de trouver un équilibre entre la connaissance qu'ont les ONG du système européen et leur aptitude à exprimer les préoccupations et les avis des citoyens. Ce dernier point est particulièrement important dès lors que le sixième programme d'action pour l'environnement accordera probablement une grande importance à la mobilisation des citoyens. Pour atteindre cet objectif, les critères de sélection pourraient, par exemple, être adaptés afin d'éviter une institutionnalisation, en instaurant une tournante entre les ONG devant être financées et en n'accordant pas un financement à la même ONG plusieurs années de suite. D'autres organisations, peut-être plus proches du terrain, pourraient ainsi avoir l'occasion d'accroître leurs aptitudes en ce qui concerne la politique communautaire en matière d'environnement et d'exprimer les points de vue des ceux qu'elles représentent" (page 175).

Il est évident que si une organisation présente à plusieurs reprises une demande dans le cadre du même programme, elle connaîtra mieux la procédure et apprendra ce qu'il convient de faire pour être sélectionné. Il y a lieu, en outre, de relever que de nombreuses organisations qui ont été retenues et ont reçu un financement plusieurs années d'affilée, ont réussi à établir progressivement de bonnes relations avec différents services de la Commission (ainsi qu'avec d'autres institutions de l'UE).

Les ONG ont rappelé que certains critères de sélection, que la Commission a ajoutés dans le "dossier d'information", ne sont pas très clairs. En fait, une des ONG consultées fait valoir que "l'obligation de faire connaître le plus largement possible la politique actuelle de l'Union européenne en matière d'environnement, y compris le programme communautaire de politique et d'action en matière d'environnement et de développement soutenable" pourrait être interprétée comme une obligation de diffuser passivement et sans faire preuve d'aucun sens critique des informations que l'UE veut faire passer. Cette organisation souhaiterait qu'il soit fait plus clairement référence à la nécessité d'aider les citoyens européens à mieux comprendre la législation et les programmes communautaires dans le domaine de l'environnement et que les ONG soient encouragées à les commenter.

Au vu des observations énoncées ci-dessus, il semblerait que les critères de sélection actuels soient imprécis et doivent être redéfinis dans un nouveau programme. Au cours de la période 1998-2000, il est apparu assez clairement que le fait de mentionner les critères de sélection dans les lettres de rejet adressées aux candidats n'ayant pas été retenus, n'a pas été d'une grande utilité jusqu'à présent. De nombreuses ONG ayant essuyé un refus sont revenues à la charge, en demandant des éclaircissements et de plus amples informations. Puisqu'il n'existe aucun indicateur précis permettant de savoir comment apprécier les demandes, toutes les évaluations sont, à cet égard, quelque peu subjectives.

2.4. Financement des activités

L'article 4 définit les caractéristiques spécifiques du programme d'action: l'aide financière est destinée à couvrir les activités et les coûts administratifs d'une ONG sélectionnée (ce système est parfois dénommé "financement d'activités"). La consultation des ONG n'a fait apparaître aucun souhait de changement en faveur d'un autre modèle de financement. Au lieu de cela, les ONG ont demandé à la Commission de se pencher de toute urgence sur le problème posé par les procédures bureaucratiques et les systèmes rigoureux de contrôle inhérents à cet exercice, qu'ils considèrent comme disproportionnés par rapport aux sommes en jeu. En outre, elles souhaitent rendre le programme compatible avec le financement de projets (voir point 3.1). De son côté, la Commission est partisane d'un modèle qui limiterait la portée du programme de manière à couvrir uniquement les dépenses des bénéficiaires ayant été contrôlées, parce que l'inclusion des projets ou des activités faisant intervenir des tiers pourrait avoir des répercussions négatives en ce qui concerne la transparence et la responsabilité dans l'établissement des rapports.

Il n'est guère possible d'envisager la poursuite du programme sans changer d'approche. Si, comme on l'a proposé, on veut étendre le programme de manière à inclure les ONG des pays candidats et les ONG des Balkans, augmenter le budget et les ressources humaines limitées et prendre en considération les nouvelles mesures prévues dans le Livre blanc sur la réforme de la Commission, il convient de mettre en place un programme tenant compte de ces éléments. Il faudrait également prévoir un système d'audit bien défini; le résultat de l'évaluation de la ligne budgétaire B4-3060 (page 182-183) en a souligné l'importance:

"Les audits examinés dans l'échantillon montrent clairement que la structure en réseau des plus grandes ONG peuvent éventuellement faciliter le transfert de fonds vers d'autres parties ou niveaux de l'organisation, ce qui pose des problèmes de transparence et de responsabilité en matière de rapports. -...- Ce qui est, dans une certaine mesure excusable pour les petites ONG qui ont reçu des subventions une fois au cours de la période et n'ont pas nécessairement une bonne connaissance des procédures communautaires, ne l'est certainement pas pour les grandes ONG, qui reçoivent des fonds pratiquement chaque année et connaissent les règles financières de l'UE. Une comptabilité rigoureuse et transparente est d'autant plus importante lorsque les subventions sont élevées. À cette fin, la CE devrait imposer de meilleures garanties, sur le plan des règles comptables".

2.5. Cohérence et complémentarité

L'article 5 fait obligation à la Commission d'assurer la cohérence et la complémentarité entre le programme d'action et les autres programmes et initiatives de la Communauté.

Du fait de la nature de la procédure de sélection, telle que définie dans le "dossier d'information", la Commission s'est principalement attachée à assurer la cohérence par rapport au cinquième programme d'action pour l'environnement et à ses dispositions générales prévoyant l'intégration des préoccupations environnementales dans toutes les grandes politiques et le principe du "partage des responsabilités" (ce qui signifie que tous les domaines d'activité entraînant des problèmes sur le plan de l'environnement doivent être intégrés dans la solution apportée à ces problèmes). Au cours de la période 1998-2000, une assistance financière au titre du programme d'action ("financement d'activités") n'a été accordée qu'aux ONG dont les activités sont conformes aux principes sur lesquels se fonde le cinquième programme d'action pour l'environnement. En bref, ces organisations ont résolument axé leurs efforts sur les domaines prioritaires du cinquième programme d'action pour l'environnement - industrie manufacturière, transports, énergie, agriculture et tourisme - et ont activement cherché à instaurer une coopération avec d'autres acteurs dans le domaine de l'environnement (autorités régionales et locales, entreprises et milieux industriels, grand public, autres ONG, etc.) dans la poursuite du développement durable.

Cependant, pour ce qui est de la "complémentarité" (par opposition aux "chevauchements"), il a été assez difficile de respecter l'article 5. Bien que les formulaires de demande de financement au titre du programme d'action obligent les candidats potentiels à rendre compte de tous les autres financements reçus des institutions de l'UE, il n'existe aucun système centralisé qui permettrait éventuellement au coordonnateur du programme d'éliminer le risque de chevauchements en matière de financement [7].

[7] La création d'une base de données concernant les contrats fait actuellement l'objet de discussions au sein de la Commission; une base de données de ce type pourrait être mise en place au cours de l'exécution d'un nouveau programme d'action.

Mais au moins, la règle qu'elle s'est elle-même imposée de rejeter les demandes de financement de projets présentées par des bénéficiaires d'un "financement d'activités" au titre du programme d'action (voir point 3.1), a empêché la DG Environnement de financer des activités qui se chevauchaient.

2.6. Durée, budget et calcul des contributions

L'article 6 fixe la durée du programme, le budget disponible, le taux de l'aide communautaire globale et la possibilité d'accepter des dons en nature, pour un montant pouvant atteindre 10 % du total des frais éligibles lors de l'évaluation des revenus et des frais des ONG.

Cet article a fait l'objet d'une attention plus grande et de réponses plus longues à l'enquête que n'importe quel autre article de la décision du Conseil; en effet, il constitue, avec les critères d'admissibilité au financement (article 1er), la base même du programme d'action.

2.6.1. Durée du programme

Outre le fait que, parmi les réponses à l'enquête fournies tant par les ONG que par la Commission, une majorité écrasante se soit prononcée en faveur d'un renouvellement du programme, on observe également un vif souhait de faire passer la durée du programme de 4 à 5 ans, au moins. Ce changement permettrait de garantir la poursuite des activités des ONG au niveau européen en fournissant suffisamment de temps aux ONG pour planifier leurs priorités stratégiques à moyen et, dans une certaine mesure, à long terme. Une décision de prolonger la durée du programme tiendrait également compte du volume des travaux et du temps qu'il faut pour mettre tous les éléments d'un nouveau programme en place dans le cadre de la procédure législative.

- Une proposition de nouveau programme d'une durée de cinq ans, portant sur la période 2002-2006, présenterait l'avantage de respecter le budget actuel et les principaux accords politiques déjà conclus au sein de l'UE, cette durée étant en outre identique à celle de tous les fonds de préadhésion.

- Cette proposition s'alignerait aussi sur la [proposition de sixième programme d'action pour l'environnement] [8], qui fixe le cadre politique pour les cinq à dix prochaines années.

[8] Communication de la Commission au Conseil, au Parlement européen, au Comité économique et social et au Comité des régions sur le sixième programme communautaire d'action pour l'environnement "Environnement 2010: notre avenir, notre choix", COM (2001) 31.

2.6.1.1. Financement pluriannuel

La possibilité d'introduire un système de financement pluriannuel a été abordée tant dans le cadre de cette enquête qu'en dehors de celui-ci; elle compte un très grand nombre de partisans parmi les ONG les services de la Commission. Un tel système permettrait d'alléger la charge administrative et de gagner du temps, aussi bien pour la Commission (ce qui entraînerait la réduction des frais généraux engendrés par la gestion du programme) que pour les ONG, et garantirait la continuité. Mais il aurait aussi d'autres conséquences. Un système pluriannuel obligerait de travailler avec un budget annuel variable, la Commission étant en effet obligée d'engager l'intégralité du montant la première année. Bien sûr, la Commission pourrait mettre en place un programme de paiement sur deux ou trois ans, associé à un système amélioré de surveillance ou d'évaluation, basé sur des rapports intermédiaires. Au cas où la Commission ne serait pas satisfaite des rapports intermédiaires, elle pourrait mettre un terme au contrat et procéder au dégagement des fonds, mais les engagements seraient perdus.

Compte tenu du caractère limité des fonds dont dispose la DG chargée de la coordination (la DG Environnement) sur la ligne budgétaire B4-3060 (environ sept millions d'euros par an) pour couvrir une large gamme d'activités d'information et de communication (qui s'ajoutent à l'octroi des aides financières aux ONG), un système de financement pluriannuel des ONG prévoyant, par exemple, des contrats de deux ans, nécessiterait pratiquement d'affecter l'intégralité de la ligne B4-3060 pour la première année de mise en oeuvre, uniquement pour couvrir les subventions accordée aux principales ONG.

2.6.2. Budget disponible

Il ne fait aucun doute que la concurrence pour obtenir les fonds limités disponibles au titre du programme d'action s'est considérablement accrue au cours de la période 1998-2000. En 2000, la Commission a reçu 66 demandes (pour un montant total de 8 424 406 euros) alors qu'en 1999, elle en avait reçu 44 (pour un montant total de 5 375 999 euros), ce qui correspond à une augmentation de 50 % du nombre de dossiers et à une augmentation de 56,7 % du montant demandé. Dix-huit dossiers ont ensuite été sélectionnés en vue de recevoir un financement en 2000 pour un total de 2,56 millions d'euros.

Mais, outre l'accroissement de la concurrence, les exigences auxquelles les ONG ont dû répondre au cours de la période 1998-2000 ont également augmenté. Pour appuyer leur demande d'une augmentation importante du budget, les ONG consultées mettent en évidence trois domaines principaux dans leurs réponses à l'enquête:

- Gouvernance européenne. Dans la communication de la Commission relative à ses objectifs stratégiques pour 2000-2005, intitulée "Donner forme à la nouvelle Europe", la Commission s'est donnée pour mission de promouvoir de nouvelles formes de gouvernance européenne. En bref, il s'agit de donner plus largement la parole aux citoyens sur la conduite des affaires européennes et de mettre au point de nouvelles formes de partenariat entre les différents niveaux de pouvoir en Europe afin de faire fonctionner les institutions de manière plus efficace et plus transparente. Dans cette communication, la Commission reconnaît aussi que "l'appropriation par les citoyens européens des structures qui régissent leur vie reste faible". Les ONG soulignent donc qu'elles jouent un rôle croissant pour combler cet écart et aider les institutions de l'UE à atteindre les citoyens européens, et que cette fonction nécessite des fonds supplémentaires.

- Élargissement de l'UE. Tous les réseaux européens de défense de l'environnement ont augmenté le nombre de leurs membres à la suite de l'adhésion des ONG originaires des pays candidats. De ce fait, la nécessité de prévoir des activités complémentaires et une plus grande coordination s'est accrue; en termes de coûts, les contributions des nouveaux venus contrebalancent rarement cette augmentation car nombre d'entre eux ne disposent encore que de maigres ressources.

- Processus d'intégration. L'intégration de la protection de l'environnement et du développement durable dans toutes les politiques de l'UE est une exigence fondamentale du traité CE (cf. "processus de Cardiff"). En bref, cela signifie que les ONG de défense de l'environnement s'occupent aujourd'hui de pratiquement tous les aspects des politiques européennes. Tout en étant favorables à cette évolution, les ONG soulignent que ce processus d'intégration leur impose d'élargir leur domaine de compétence, car presque toutes les DG leur demandent désormais des contributions; cela se traduit par des coûts supplémentaires, aussi bien en termes de personnel qu'en termes de préparation.

Le montant de référence du programme actuel est de 10,6 millions d'euros pour l'intégralité de la période du programme (1998-2001). Compte tenu de ce qui précède - la concurrence accrue pour obtenir des financements, une charge de travail plus lourde pour les ONG et le fait qu'il soit prévu que les premiers pays candidats deviennent membres de plein droit de l'UE entre 2003 et 2005 -, il conviendrait d'envisager une augmentation de la moyenne actuelle qui est de 2,65 millions d'euros par an.

2.6.3. Taux de l'aide financière globale

L'article 6 prévoit qu'en principe, le taux de l'aide communautaire globale ne dépasse pas 50 % des activités prévues dans le budget et des frais administratifs d'un candidat sélectionné. Les ONG ont éprouvé des difficultés à se conformer à cet article au cours de la période 1998-2000; en réalité, nombre d'entre elles ont eu du mal à trouver les 50 % de fonds complémentaires requis.

Une des réponses données par les services de la Commission à l'enquête souligne que les termes "en principe" peuvent donner lieu à des interprétations divergentes et qu'il conviendrait d'indiquer clairement les cas dans lesquels le plafond de 50 % pourrait être dépassé. D'après cette contribution ce plafond pourrait, par exemple, être relevé pour financer les ONG s'occupant de travaux de normalisation à l'échelle européenne car, pour ce type d'activité, ces associations auraient du mal à trouver les 50 % de fonds complémentaires.

Dans leurs réponses à l'enquête, les grandes ONG (qui forment le "Green Group of Seven" ou G7) se réfèrent aux débats qui ont eu lieu avant l'adoption du programme d'action et insistent sur le fait que la Commission et le Parlement européen avaient accepté un plafond de 60 %, mais qu'ensuite, le Conseil a décidé à l'unanimité de réduire ce plafond à 50 %.

Toutes les ONG (y compris le G7) pensent qu'il faut essayer de relever à nouveau le plafond jusqu'à 60 ou 75, voire 100 %. Les organisations favorables à un plafond de 100 % soulignent que leur but n'est pas d'obliger la Commission à financer à 100 % les ONG sélectionnées, mais que la Commission aurait ainsi "la possibilité et l'obligation d'examiner la situation réelle à laquelle les ONG sont confrontées et de mieux comprendre leurs possibilités ainsi que leurs contraintes". D'autres ONG font valoir qu'un plafond de 60 % suffirait pour offrir une plus grande flexibilité aux groupes de défense de l'environnement sans compromettre leur intégrité.

En théorie, jusqu'au 13 décembre 2000, il aurait été matériellement possible de prévoir un plafond variable, pouvant atteindre 100 % [9]. Toutefois, une telle politique de financement soulèverait sans aucun doute des questions d'intégrité et d'indépendance. On pourrait en outre faire valoir qu'au lieu de contribuer à hauteur de 100 %, la Commission pourrait aussi bien lancer un appel d'offres en vue de conclure un contrat d'entreprise, dans lequel la Commission pourrait préciser d'une manière détaillée ce qu'elle recherche et être "propriétaire" du résultat final. La question de l'indépendance a aussi été soulevée par l'évaluateur externe de la ligne budgétaire B4-3060:

[9] Selon les nouveaux standards de contrôle interne (Action 78 du Livre blanc), adoptés le 13 décembre 2000, toutes les subventions accordées par la Commission doivent désormais inclure un cofinancement. Il n'est donc plus possible de prévoir un financement allant jusqu'à 100 %.

"La viabilité de la plupart des ONG européennes est en général faible. La majorité des ONG recevant un financement d'activités sont extrêmement dépendantes de la CE et reçoivent très peu de leurs membres à qui ils doivent finalement rendre compte de leur action puisqu'elles sont censées les représenter". (Évaluation de la ligne budgétaire B4-3060, page 106), et

"le financement de fonctionnement accordé aux ONG est essentiel pour la CE en vue d'alimenter le processus politique: expertise, canal d'information, participation, etc. Toutefois, en aucune circonstance, les ONG ne devraient considérer ces subventions comme étant acquises et penser qu'elles seront versées en permanence. En règle générale, les ONG devraient à l'avenir rechercher une plus grande indépendance financière en demandant une contribution plus élevée de la part de leur réseau de membres". (Évaluation de la ligne budgétaire B4-3060, page 184)

Toute décision au sujet du plafond de l'assistance financière accordée au titre de ce programme devrait tenir compte d'aspects comme l'inclusion ou l'exclusion des contributions "en nature", les transferts de fonds à des partenaires ou à des sous-traitants et l'éligibilité ou l'inéligibilité des ONG des pays candidats et des ONG des Balkans.

2.6.4. Contributions en nature

Le bénévolat constitue l'élément central de toutes les activités des ONG; les ONG consultées sont donc favorables au maintien de la disposition y afférente dans le cadre d'un nouveau programme. Dans le programme d'action actuel, le bénévolat et les dons en nature, dès lors que leur existence est établie, peuvent être pris en considération jusqu'à 10 % du total des frais éligibles lors de l'évaluation des revenus et des frais des ONG (article 6, point 3 de la décision du Conseil). Dans la mesure du possible, de nombreuses ONG consultées souhaiteraient que ce niveau augmente.

"Les dispositions prévoyant des restrictions en matière de bénévolat ou de dons en nature paralysent les ONG efficaces et de petite taille, surtout compte tenu de la manière dont elles sont interprétées. Ainsi qu'indiqué en réponse à la [question 13 de l'enquête], il est très difficile pour des organismes travaillant à l'échelon communautaire ou européen d'obtenir des fonds régionaux ou locaux et, à l'heure actuelle, le parrainage commercial soutient en général les causes locales. Pour les ONG, les dons en nature, le détachement de personnel, le bénévolat, etc. constituent les rares possibilités existant encore d'obtenir un soutien important" (contribution d'une ONG à l'enquête).

Toutefois, selon le service financier du coordonnateur du programme, le bénévolat ou les dons en nature posent généralement plus de problèmes qu'ils n'en résolvent; il est en effet difficile de les comptabiliser et, par conséquent, ils ne fournissent pas une base solide pour calculer le montant des coûts éligibles. Il est plutôt proposé de prévoir une définition plus restrictive des coûts éligibles et d'autoriser un taux plus élevé pour la contribution de l'UE (voir point 2.6.3).

2.6.5. Gestion du programme

L'article 7 contient des précisions au sujet du calendrier de l'appel de propositions (il doit être publié au Journal officiel chaque année avant le 31 janvier) et de la date limite à laquelle la Commission doit décider des organisations qui recevront un financement (le 31 mai).

Toutes les ONG consultées ont unanimement indiqué qu'il serait beaucoup plus logique que la Commission lance l'appel de propositions au début de l'automne de l'année précédant l'année d'octroi des subventions et de publier la liste des bénéficiaires avant le début de l'année d'octroi. Dès lors, les programmes de travail annuels présentés par les ONG dans leurs demandes seraient effectivement financés par les subventions accordées par la Commission (grâce à un alignement sur l'année civile). Actuellement, la décision de la Commission n'est pas prise avant la fin du mois de mai, ce qui signifie en général que les fonds n'arrivent pas avant août ou septembre de l'année pour laquelle la subvention est prévue, ce qui peut entraîner de graves problèmes de trésorerie pour les ONG.

Le coordonnateur du programme serait également favorable à cet alignement sur l'année civile.

L'article 8 définit l'obligation de la Commission d'assurer le succès des activités des ONG au titre de ce programme. Il convient notamment de mettre en place un système de surveillance adéquat, qui permet à la Commission d'effectuer des contrôles sur place et lui donne le droit et le devoir de récupérer les sommes utilisées abusivement. L'article prévoit aussi que les bénéficiaires ont l'obligation de conserver les justificatifs des dépenses engagées au cours de l'année du cofinancement pendant une période de cinq ans à compter du dernier paiement.

Les ONG consultées font valoir que le système actuel s'attache trop aux inspections et rapports comptables et pas assez à l'évaluation de l'incidence des activités des ONG. Le système de contrôle est trop rigoureux et ne correspond pas aux sommes, relativement faibles, octroyées aux ONG. Selon les ONG, il conviendrait de réfléchir à la façon de réduire la charge administrative pesant sur la Commission dans le cadre de la gestion de ce programme.

Cependant, dans ce contexte, il convient de relever que l'action 81 intitulée "Renforcement du rôle de la fonction de contrôle des directions générales" (Livre blanc sur la réforme de la Commission - Partie II, plan d'action) prévoit plutôt une augmentation des évaluations ex post systématiques et non une diminution de celles-ci.

"Une structure d'audit sera créée dans chaque direction générale.... Dans le cadre de cette fonction, il sera procédé à un examen indépendant de l'utilisation des ressources budgétaires par la direction générale, à un examen des systèmes, programmes et performances ainsi qu'à des contrôles ex post des activités sur le terrain".

Les résultats de l'étude sur la ligne budgétaire B4-3060 soulignent également la nécessité d'améliorer les évaluations ex post:

"Toutefois, l'évaluation ex post dans le cas du "financement d'activités" est encore imparfaite car les ressources humaines qui y ont été consacrées ne suffisent pas. L'évaluation ex post n'est à l'heure actuelle pas considérée comme une priorité. La coopération avec les unités techniques devrait être plus systématique et pourrait être considérablement améliorée". (page 131)

L'article 9 prévoit les mesures que la Commission peut prendre à l'encontre d'un bénéficiaire en cas d'irrégularités ou de non-respect des dispositions du contrat. L'article prévoit aussi que le bénéficiaire a l'obligation de rembourser tout paiement indu.

Aucune irrégularité grave n'a été détectée au cours de la période examinée (1998-2000). Cependant, à la suite des évaluations ex post (rapports finaux et audits internes), il a été demandé aux ONG de rembourser les excédents ou "coûts non éligibles" qui ont été mis en évidence. Le calcul des coûts éligibles a parfois entraîné des désaccords entre la Commission et les ONG, portant assez souvent sur les "contributions en nature" (point 2.6.4.), mais les bénéficiaires se sont toujours conformés, dans les formes prescrites, aux ordres de remboursement qui ont été délivrés.

L'article 9 a suscité peu de commentaires de la part des ONG. Une ONG a demandé à la Commission de respecter les dispositions du vade-mecum sur la gestion des subventions, relatives à l'autorisation, accordée aux bénéficiaires, de reporter à l'année d'octroi suivante tout excédent qui ne dépasse pas 5 % du revenu total.

L'article 10 définit l'obligation de contrôler toute activité cofinancée par la Commission. Afin de respecter cette disposition, la Commission se rend inopinément à des réunions, des séminaires, des conférences et d'autres activités organisés par les ONG sélectionnées au cours de la période couverte par le programme pour s'assurer que les activités proposées ont réellement lieu. En outre, au terme du contrat, les bénéficiaires doivent fournir des preuves de toutes les activités menées au cours de cette période. Ces preuves peuvent par exemple être des exemplaires de magazines, des bulletins d'information, des communiqués de presse, des rapports, des livres, des CD-ROM, des cassettes vidéo, etc.

"Globalement, le taux de réalisation dans l'échantillon de financement d'activités examiné est assez bon et les activités sont en général justifiées correctement. D'ordinaire, les ONG bénéficiaires ont réalisé la plupart des activités prévues et les rapports finaux précisent clairement le résultat de leur travail." (Évaluation de la ligne budgétaire B4-3060, page 104).

Dans le cadre de son programme d'audit, le coordonnateur du programme effectue également des audits annuels des programmes des ONG ayant fait l'objet d'un cofinancement (ces programmes sont choisis au hasard sur la liste des programmes bénéficiaires).

L'article 10 n'a pas soulevé de remarques particulières de la part des ONG ou de la Commission.

L'article 11 oblige la Commission à publier les résultats de la sélection des bénéficiaires du programme d'action. Cet article a été bien respecté au cours de la période 1998-2000 et les résultats ont été publiés comme il convient tant au Journal officiel des Communautés que sur le site web de la DG Environnement. Les réponses à l'enquête, qu'elles proviennent des services de la Commission ou des ONG consultées, ne contiennent aucune observation au sujet de cet article. Toutefois, si l'appel de propositions était lancé plus tôt et si la décision de la Commission portant sur le point de savoir quelles organisations doivent être cofinancées était prise plus tôt (ainsi que proposé dans l'enquête), il serait possible de publier plus tôt la liste des bénéficiaires, ce qui coïnciderait mieux avec l'année civile.

L'article 12 définit l'obligation de la Commission de faire rapport au Parlement et au Conseil sur l'exécution du programme. Aucune observation n'a été faite au sujet de cet article dans les réponses à l'enquête, ni de la part de la Commission ni des ONG consultées.

2.6.6. Annexe - définition des domaines d'activité éligibles

En ce qui concerne l'annexe, dans leurs réponses à l'enquête, les ONG ont demandé massivement qu'elle soit réexaminée, voire supprimée. Cette description détaillée et quantifiée des activités éligibles fixe un cadre difficile pour le "programme d'activités" car il existe de nombreux chevauchements. Lors d'une consultation orale organisée le 16 octobre 2000, les ONG ont décrit les difficultés qu'elles avaient à classer leurs activités dans l'une ou l'autre des catégories. La plupart des activités des ONG couvrent tous les domaines prioritaires indiqués, ou nombre d'entre eux, et, par conséquent, l'annexe n'est d'aucune utilité pour élaborer le programme de travail. Il convient de souligner que l'annexe a posé les mêmes difficultés au coordonnateur du programme lors de l'évaluation des demandes présentées dans le cadre de ce programme; il a en effet été pratiquement impossible d'évaluer les activités proposées par les ONG et de les classer dans l'une ou l'autre des catégories.

En outre, dans ses contributions à l'enquête, la Commission a demandé que les "activités éligibles" présentent un lien plus direct avec les politiques et priorités actuelles de la DG Environnement.

3. Exécution générale

Les résultats de l'enquête indiquent clairement que peu d'articles de l'actuelle décision du Conseil ont été perçus comme "difficiles à comprendre" ou trop "théoriques". Les échanges de vue ayant eu lieu entre la Commission et les bénéficiaires ont porté sur l'interprétation des articles et la mise en oeuvre de ceux-ci par le coordonnateur du programme.

3.1. Incompatibilité avec le financement de projets

La règle instaurée par le coordonnateur du programme et consistant à rejeter les demandes de financement de projets introduites par des organisations qui reçoivent des "financements d'activités" au titre du programme d'action, a été sévèrement critiquée par certaines ONG. Le coordonnateur du programme a introduit la règle "une ONG, un budget" en 1998 afin de garantir une bonne gestion financière du programme, d'accroître la transparence et de respecter les contraintes budgétaires. L'expérience acquise par la Commission au cours des années précédant l'instauration de cette règle (à une époque où le "financement d'activités" et le "financement de projets" étaient encore considérés comme compatibles) a conduit à la décision d'inviter les ONG européennes de défense de l'environnement à présenter toutes leurs activités dans un seul budget une fois par an, ce qui leur interdisait ensuite de demander des financements de projets et des financements "ad hoc". Avant l'introduction de cette "règle d'exclusion", les fonds destinés aux différents projets présentés par les ONG étaient octroyés d'une manière décentralisée, ce qui ne permettait plus de garantir la gestion saine des fonds. La Commission courait le risque de financer des activités se chevauchant; le bien-fondé de cette préoccupation a été confirmé par la suite.

Par ailleurs, les ONG font valoir que les systèmes de comptabilité des ONG se sont améliorés et qu'il n'y aucune raison de croire que les bénéficiaires de "financements d'activités" et de "financements de projets" ne pourraient comptabiliser ces sources séparément et d'une manière adéquate et transparente. Selon eux, certains bénéficiaires le font déjà puisque de nombreux bénéficiaires du programme d'action reçoivent également des fonds d'autres DG et parviennent néanmoins à séparer les différents comptes.

Les ONG affirment en outre que la "règle d'exclusion" est contraire au vade-mecum sur la gestion des subventions puisque ce dernier n'empêche pas les bénéficiaires recevant un financement de fonctionnement de demander des subventions de projet, ce qui est exact.

Toutefois, il convient de relever que le programme d'action n'est pas un instrument de financement de fonctionnement au sens strict puisqu'il couvre aussi bien les frais de fonctionnement que les activités d'une ONG sélectionnée. C'est la raison pour laquelle ce programme est dénommé "programme de financement d'activités" (voir point 2.4).

De surcroît, comme le vade-mecum prévoit des normes minimales, applicables au sein de la Commission, pour la gestion des subventions, et autorise donc chaque DG à imposer des règles plus strictes, le coordonnateur du programme a adopté ce point de vue compte tenu des motifs susmentionnés.

Quelques contributions de la Commission à l'enquête ont révélé que les services de la Commission étaient favorables à la suppression de la "règle d'incompatibilité" car, selon eux, elle pose des difficultés sur le plan de la gestion. Dans la pratique, les membres nationaux des ONG européennes cofinancées présentent des demandes de financement de projets afin de contourner cette règle, bien que ces projets puissent présenter un lien plus étroit avec les activités de l'organisation européenne qu'avec celles des membres nationaux et puissent être mieux gérés à un niveau européen.

3.2. Paiements tardifs

Une plainte régulière des bénéficiaires du programme d'action concerne les paiements tardifs (qui ne sont pas uniquement dus au calendrier de l'appel de propositions décrit au point 2.6.5.).

À l'issue d'un contrat, il est demandé aux ONG de fournir un rapport final (rendant compte des activités effectuées, des dépenses engagées et des revenus perçus au cours de la période de financement). Ce rapport doit en général être remis à la fin du mois de mars. L'une des raisons pour laquelle les paiements finaux sont parfois tardifs est que la Commission reçoit les rapports finaux pour l'année précédente à la même période que celle pendant laquelle elle évalue les demandes de financement pour l'année en cours. Tous les rapports finaux sont examinés minutieusement afin de détecter d'éventuelles divergences par rapport au contrat conclu et le versement final dépend du résultat de cette évaluation.

Ce processus d'évaluation, portant aussi bien sur les activités que sur l'aspect financier de tous les programmes des ONG arrivés à terme, demande beaucoup de temps et exige l'attention d'un certain nombre de fonctionnaires. Il est exact qu'au cours de la période 1998-2000, la Commission n'a pas toujours été en mesure de respecter le délai de 60 jours prévu dans le contrat.

À ce sujet, il convient de relever que le délai fixé pour les rapports finaux n'a pas toujours été respecté par les ONG.

3.3. Transfert de fonds

Une autre préoccupation des ONG concerne les règles strictes régissant les fonds effectivement reconnus comme des "fonds complémentaires". Les bénéficiaires du programme d'action sont des organisations ou des bureaux européens de coordination chapeautant un certain nombre d'organisations membres, locales, régionales ou nationales. Ces organisations membres mettent en oeuvre les activités dans le cadre du programme de travail (cofinancé) de l'organisation européenne. Elles récoltent ensuite des fonds complémentaires destinés à s'ajouter à la contribution de la Commission. Cependant, si les fonds complémentaires ne sont pas transférés sur un compte bancaire au nom du bénéficiaire du programme d'action (c'est-à-dire l'organisation européenne), ils ne sont pas pris en compte.

Le point 1.2 du vade-mecum sur la gestion des subventions, intitulé Conditions générales applicables aux subventions au fonctionnement des Communautés européennes (Partie B, relative aux dispositions financières, article 7 - Coûts éligibles) prévoit toutefois des règles à ce sujet: "Sont considéré comme éligibles les coûts répondant aux critères suivants: ... avoir été effectivement encourus, être enregistrés dans la comptabilité ou dans les documents fiscaux du bénéficiaire et être identifiables et contrôlables".

4. CONCLUSIONS

Ainsi qu'indiqué dans les réponses à l'enquête, l'expérience collective acquise tant par la Commission que par les ONG consultées (y compris tous les bénéficiaires actuels et passés), montre que le programme devrait être renouvelé, de préférence pour une période de cinq ans; toutefois, certaines modifications devraient être apportées, comme une extension du champ d'application géographique afin d'inclure les ONG des pays candidats et les ONG des Balkans. L'évaluation de la ligne budgétaire B4-3060 (au titre de l'initiative SEM 2000), qui comprend une analyse approfondie de l'efficacité et de la justification de cet instrument financier, a été dûment prise en compte et les résultats de cette étude corroborent les conclusions du présent rapport, en faveur d'un renouvellement:

"En dépit de certains manquements inévitables, le taux d'achèvement des activités escomptées est globalement bon. L'utilité du "financement d'activités" est évidente puisqu'elle offre aux ONG européennes de meilleures possibilités de participer au processus de prise de décision et d'y contribuer." (Évaluation de la ligne budgétaire B4-3060, page 10).

La [proposition de sixième programme d'action pour l'environnement] plaide également en faveur d'un renouvellement du programme; il prévoit de poursuivre l'octroi d'aides financières aux ONG travaillant dans le domaine de l'environnement, afin de faciliter leur participation au processus de consultation.

L'approche stratégique contenue dans la proposition de sixième programme d'action pour l'environnement reconnaît la nécessité de donner plus de poids aux citoyens et les mesures proposées prévoient notamment une consultation large et étendue des parties concernées dans l'élaboration de la politique de l'environnement. Le programme prévoit aussi la mise en place d'une coopération avec les ONG travaillant dans le domaine de l'environnement établies dans les pays candidats, afin d'accroître la sensibilisation à ces questions.

ANNEXE I

APPEL À SOUMISSION DE PROPOSITIONS DANS LE CADRE D'UN PROGRAMME D'ACTION COMMUNAUTAIRE POUR LA PROMOTION DES ORGANISATIONS NON GOUVERNEMENTALES AYANT POUR BUT PRINCIPAL LA DEFENSE DE L'ENVIRONNEMENT

Recommandations pour la présentation des propositions

La Commission européenne a publié le 06.11.99 au Journal Officiel C 319 des Communautés Européennes un Appel à soumission de propositions dans le cadre du programme mentionné ci-dessus. Les recommandations suivantes ont pour objectif d'aider les candidats potentiels dans la décision de présenter une proposition et dans la formulation de celle-ci.

1. Contexte et objectifs

Conformément à la décision du Conseil n° 97/872/CE du 16.12.97 (voir Annexe D), la Commission invite les organisations européennes non gouvernementales exerçant leurs activités dans certains ou dans tous les États membres et pays voisins de l'Union européenne à soumettre des propositions en vue d'obtenir une contribution financière. Cette dernière serait destinée à couvrir les frais inhérents au bon déroulement des activités prévues dans leur programme annuel. Les organisations canditates devraient opérer à un niveau européen. Cela signifie que la structure et les activités de ces organisations doivent, en principe, s'étendre sur plusieurs pays européens.

La présentation d'une demande de financement dans le cadre du présent Appel à Propositions exclut la présentation de toute autre demande de financement à la direction générale de l'environnement.

Le soutien financier octroyé dans le cadre du présent Appel à Propositions pourra être accordé (sous réserve de la disponibilité des fonds) à des activités qui présentent un intérêt pour la Communauté, qui contribuent de manière significative à la poursuite du développement et de la mise en oeuvre de la politique et de la législation communautaires en matière d'environnement et qui sont conformes aux principes sous-jacents du Cinquième Programme d'Action dans le domaine de l'Environnement.

Les domaines d'activité pouvant bénéficier d'une aide financière communautaire ainsi que le niveau de financement appliqué à chaque domaine, sont définis en annexe de la Décision du Conseil.

La sélection des bénéficiaires se fera sur base des critères repris par cet Appel à Propositions et dans le cadre des disponibilités budgétaires. De plus, les décisions prises le seront pour l'année 2000 et ne constituent en aucun cas un engagement pour les années ultérieures.

2. Critères d'éligibilité

Seront uniquement examinées les propositions émanant d'associations:

- qui sont indépendantes et sans but lucratif, ayant pour but principal la protection de l'environnement, avec un objectif environnemental d'intérêt public;

- qui sont actives au niveau européen (c'est à dire pas seulement au niveau national);

- qui possèdent un statut juridique propre (à la date de la présente publication);

- qui possèdent une structure de gestion administrative et financière;

dont les ressources financières ne sont pas exclusivement constituées de subventions émanant d'institutions de l'Union Européenne.

3. Critères de sélection

Lors de l'examen des demandes, les bénéficiaires seront sélectionnés sur base des critères suivants:

- un bon rapport coûts-avantages;

- un effet multiplicateur durable sur le plan européen;

- une coopération efficace et équilibrée entre les différents partenaires en ce qui concerne: la programmation des activités, la réalisation des activités et la participation financière;

- une contribution à une approche multinationale, et notamment à une coopération transfrontière à l'intérieur de la Communauté et, le cas échéant, au-delà de ses frontières avec les pays voisins.

- la capacité de promouvoir le dialogue et la coopéra tion entre les partenaires identifiés dans le cinquième programme, tels que: ONG, PME, autorités locales et régionales, etc. afin de stimuler un changement de comportement durable auprès des acteurs concernés,

- l'étendue de la représentativité au sein du mouvement associatif concerne,

- la capacité de favoriser une approche multisectorielle envers l'environnement,

- la qualité de la coopération et du dialogue entre l'association et ses membres par le biais d'échanges réguliers d'informations,

- la capacité de démontrer la faisabilité financière du programme annuel d'activités au moyen d'un budget réaliste, raisonnable et équilibré,

- l'engagement à faire connaître aussi largement que possible la politique de l'Union Européenne en cours en matière d'environnement, y compris le Programme Communautaire de Politique et d'Action en matière d'Environnement et de Développement Durable.

4. Conditions financières

Les conditions financières applicables à tout type de soutien financier fourni par la Direction générale de l'environnement de la Commission, sont définies à l'Annexe B. Elles doivent être lues en rapport avec les conditions définies dans la Décision du Conseil concernant un programme d'action pour la promotion des organisations non gouvernementales; ces conditions stipulent que la Commission peut en principe financer jusqu'à 50 % des activités budgétées et des coûts administratifs. En cas d'accord, la Commission cofinancera un pourcentage du total des dépenses éligibles dans le respect des dispositions financières ci-joint (annexe B). Ces conditions feront partie intégrante de l'accord conclu avec chaque bénéficiaire.

Les candidats doivent être particulièrement attentifs à la disposition suivante de la Décision du Conseil:

"Une subvention supérieure à 150.000 écus ne peut être obtenue que si les comptes de l'organisation non gouvernementale relatifs aux deux années précédentes ont été certifiés par un expert-comptable agréé; les comptes relatifs à la période pendant laquelle la subvention est utilisée doivent également être certifiés par un expert-comptable agréé. Une subvention inférieure à 150.000 écus ne peut être obtenue que si les comptes de l'organisation non gouvernementale sont disponibles sous une forme reconnue par la Commission pour les deux années précédentes et demeurent présentés sous ladite forme pour la période pendant laquelle la subvention est utilisée."

Ceci signifie qu'en pratique, les candidats doivent être en mesure de présenter, dans les meilleurs délais, leurs comptes sous la forme requise par la Commission dès que leur proposition a été acceptée pour un financement.

5. Présentation d'une demande

La proposition doit être rédigée dans l'une des langues officielles de l'Union européenne et de préférence en anglais ou en français afin de faciliter le traitement des dossiers. Elle doit être accompagnée d'une lettre officielle et explicite de demande de subvention. Elle doit également inclure les Annexes A du présent document, dûment remplies à la machine (et non à la main) ainsi que les coordonnées bancaires du candidat.

La demande doit comporter une description des activités de l'organisation. Veuillez joindre un programme précis et détaillé des activités prévues pour l'exercice 2000 de l'organisation. Il s'agit ici d'inclure toutes les activités telles que: participation aux actions de coordination entre les associations membres, réunions annuelles, actions d'information envers les membres (newsletters), préparations de rapports, publications, etc.

Chaque activité fera l'objet d'une fiche descriptive séparée, comprenant la description de l'activité en question, ses objectifs et le public cible, le calendrier indicatif de réalisation et les résultats attendus. Lors de la préparation de leur demande, les candidats doivent garder à l'esprit le schéma figurant dans l'annexe de la Décision du Conseil qui définit les domaines d'activités pouvant bénéficier d'une aide financière communautaire et indique les niveaux de financement appliqué à chaque domaine.

Bien que la subvention ne soit octroyée que sur base du programme prévu pour l'exercice 2000, veuillez également joindre un résumé des activités menées au cours de l'exercice précédent à titre illustratif.

6. Procédure de soumission et d'instruction des demandes

L'introduction des propositions doit se faire au plus tard le 31 Janvier 1999, le cachet de la poste faisant foi, à l'adresse suivante:

Commission européenne Direction Générale de l'Environnement Saturnino Muñoz Gómez Chef de l'unité ENV.5 TRMF 00/74 Rue de la Loi 200 B-1049 BRUXELLES Tél. : (00 32) 2/299 93 32

La totalité des documents requis pour une proposition devront être envoyés en trois exemplaires à l'adresse mentionnée ci-dessus. Ils devront être présentés sur support papier, format A4.

La proposition complète devra être transmise, sous la forme précitée au point 5, par la poste et obligatoirement sous pli recommandé. Ne seront acceptés ni télécopie, ni dépôt direct, ni dossiers incomplets ou pas suffisamment détaillés ou envoyés en plusieurs parties.

La procédure d'instruction d'une demande est la suivante:

- réception, enregistrement et accusé de réception de la Commission,

- examen par les services de la Commission,

- élaboration de la décision finale et communication du résultat au soumissionnaire.

La décision de la Commission ne peut pas faire l'objet d'un recours ultérieur.

L'ensemble de la procédure est strictement confidentiel. En cas d'approbation par la Commission, un contrat unique couvrant l'ensemble des activités à co-financer (libellé en EURO) sera conclu entre la Commission et le soumissionnaire.

En raison du volume de demandes attendues, les candidats doivent savoir que la procédure d'évaluation prendra probablement quelques mois. Elle doit cependant être clôturée pour le 31 mai 2000. Ceci signifie que la Commission doit être très stricte dans l'application des critères de sélection et dans l'élimination des propositions qui ne seraient pas présentées selon les spécifications mentionnées ci-dessus. Veuillez lire attentivement toutes les informations données et vérifier que vous avez bien suivi toutes les instructions. Toute omission ou erreur pourrait entraîner un refus de votre candidature.

ANNEXES : A. Informations administratives

B. Conditions juridiques et financières

C. Modèle de Convention

D. Texte de la Décision du Conseil Conseil 97/872 du 16.12.1997. Journal officiel des Communautés européennes L 354 du 30.12.1997.

Documents justificatifs à joindre à la demande de subvention

Documents à joindre systématiquement à toute demande de subvention

(1) Formulaire annexe A dûment rempli, (les champs indiqués en caractére gras sont obligatoires, toute demande incomplète sera systématiquement rejetée).

(2) Comptes annuels du demandeur du dernier exercice.

(3) Statuts du demandeur et certificat d'enregistrement légal

(4) Curriculum vitae des personnes qui vont assurer les tâches liées à l'action à subventionner.

(5) Rapport annuel de l'organisme pour l'année précédente.

(6) Lettre officielle et explicite de la demande de subvention.

Documents à joindre s'ils existent

(1) Liste des membres du conseil d'administration/exécutif (noms et prénoms, titres ou qualités au sein de l'organisme demandeur)

(2) Certificat d'audit de moins de deux ans d'une société d'audit agréée

(3) Caution financière

(4) Références concernant (en plus des références demandées au point 1-5 ci dessus), des actions au bénéfice d'autres organisations internationales ou d'Etats membres de l'Union Européenne.

ANNEXE A : Subvention pour l'activité des ONG

Formulaire standard de demande de subvention (à remplir si possible en Français ou en Anglais)

1. Informations administratives relatives au demandeur de subvention

1.1 Identité du demandeur

Raison sociale (nom légal complet):

Nom abrégé (le cas échéant):

Acronyme (le cas échéant):

Numéro d'enregistrement légal (le cas échéant): [10]

[10] L'agrément éventuel des demandeurs par les États membres peut constituer une alternative à l'exigence de cette information.

Statut juridique du demandeur :

Nom et Titre (Fonction) de la personne habilitée à engager juridiquement l'organisme demandeur:

Nom et Titre (Fonction) du responsible technique:

Adresse du demandeur

Rue:

N°:

code postal:

Ville:

Pays:

Tel :

Fax :

e-mail :

NOTA : Tous les champs indiqués en caractères gras doivent être obligatoirement renseignés, les demandes incomplètes seront systématiquement refusées .

1.2 Références bancaires du demandeur (prière de joindre un document émanant du service comptable ou de la banque du proposant, et signé par la personne habilitée à engager juridiquement l'organisme proposant)

NOTA : Le compte en banque devra être obligatoirement ouvert dans le pays du siége du proposant

nom de la banque:

rue:

n°:

code postal:

ville:

pays:

code banques, guichet, BIC BLZ, etc..

n° de compte bancaire:

Titulaire du compte :

1.3 Résumé des activités et buts généraux du demandeur

1.4 Groupe(s)/société(s) détenteurs du capital du demandeur (le cas échéant)

indiquer la raison sociale (nom légal complet) de chaque société:

1.5 Subventions, marchés ou prêts communautaires obtenus directement ou indirectement au cours des trois exercices précédents auprès d'une institution européenne ou organisme communautaire.

Pour chaque subvention, marché ou prêt indiquer:

-le programme communautaire concerné:

-l'intitulé de l'action et son N° de référence/contrat:

-l'année d'attribution par la Commission:

-le montant du marché, de la subvention ou du prêt:

1.6 Demandes de subventions présentées (ou qui seront présentées) au cours de l'année auprès des institutions européennes

Pour chaque subvention/contrat, indiquer: -le programme communautaire concerné:

-l'intitulé de l'action:

-le montant du marché ou de la subvention:

2. Informations relatives à l'activites à subventionner (les informations ci-dessous serviront d'annexe technique au contrat en cas d'accord sur la proposition, elles doivent contenir toutes les informations essentielles à la réalisation des activités de l'organisation). A rédiger si possible en Anglais ou en Français.

2.1 Description résumée des activités de l' organisation pour laquelle est demandée la subvention.

Veuillez joindre un programme précis et détaillé des activités prévues pour l'exercice 2000 de l'organisation. Il s'agit ici d'inclure toutes les activités telles que: participation aux actions de coordination entre les associations membres, réunions annuelles, actions d'information envers les membres (newsletters), préparations de rapports, publications, etc.

Chaque activité fera l'objet d'une fiche descriptive séparée, comprenant la description de l'activité en question, ses objectifs et le public cible, le calendrier indicatif de réalisation et les résultats attendus. Lors de la préparation de leur demande, les candidats doivent garder à l'esprit le schéma figurant dans l'annexe de la Décision du Conseil qui définit les domaines d'activités pouvant bénéficier d'une aide financière communautaire et indique les niveaux de financement appliqué à chaque domaine.

Prière d' indiquer les tâches liées à l'action que le demandeur envisage des sous-traiter à un organisme/société/association tiers :

2.2 Résultats attendus des activités de l'organisation pour laquelle est demandée la subvention (priére d'indiquer les éléments objectifs devant permettre de mesurer l'impact de la subvention par rapport aux objectifs définis, ainsi que le public cible, la méthodologie retenue, ainsi que le produit finis que le demandeur entend remettre à la Commission au terme des activités de l'organisation)

2.3 Calendrier résumé d'exécution des activités de l'organisation pour laquelle est demandée la subvention

Date de début des travaux [11]

[11] Les dates de début et de fin des travaux déterminent la période d'éligibilité des dépenses.

Date de fin des travaux [12]

[12] Toute dépense encourue après cette date ne sera pas éligible sauf autorisation expressément approuvée par les services compétents

Nombre de mois nécessaires à la réalisation des activités de l'organisation (12 mois max.)

Autres informations relatives au calendrier des activités de l'organisation.

Souhaitez vous recevoir l'accord éventuel de financement en :

Anglais ( Français (

3. Budget Prévisionnel de l'action à subventionner (les informations ci-dessous serviront d'annexe financière au contrat en cas d'accord sur la proposition). A rédiger si possible en Anglais ou en Français

>EMPLACEMENT TABLE>

3.2 Ventilation des coûts éligibles par catégories

A. Coûts de personnel. (conf : conditions financières ci-jointes art 10.2)

>EMPLACEMENT TABLE>

B. Coûts de voyage et de séjour

>EMPLACEMENT TABLE>

C. Coûts d'achat d'équipement durable (amortissement) [13] (conf art 10.2 conditions financières)

[13] Prière de joindre le mode de calcul interne de l'amortissement à la présente demande

>EMPLACEMENT TABLE>

D. Coûts d'achat de matériel consommable et fournitures (si non inclus dans coûts indirects)

>EMPLACEMENT TABLE>

E. Coûts d'impression, publication, traduction, interprétation (y inclus abonnements, CD rom, diffusion...)

>EMPLACEMENT TABLE>

F. Sous traitance et/ou transfert de fond vers des partenaires (art 10-2 conditions financières).

Prière d'indiquer :

* Le nom et coordonnées précises du sous contractant/partenaire [14]

[14] Ces documents devraient permettre aux services compétents de s'exprimer quant à l'eligibilité des dépenses

* La nature précise des tâches qu'il se verra confier.

Le montant concerné et son mode de calcul (devis estimatif détaillé) .

TOTAL

G. Autres coûts directs éventuels non spécifiquement prévus dans l'une des catégories énoncées (chauffage, electricité, location etc. - prière de spécifier).

>EMPLACEMENT TABLE>

GRAND TOTAL

3.3 Détail des Autres sources de financement, le cas échéant (à l'exclusion de toute subvention communautaire)

Rubrique à remplir pour chaque société/association/organisme cofinanceur

* Raison sociale (nom légal complet):

* Adresse:

* Responsable concerné au sein de l'organisme cofinanceur (nom/prénom, titre ou qualité, tél, fax, e-mail):

* Montant pour lequel l'organisme cofinanceur s'engage à financer l'action considérée:

* Commentaires si la décision de cofinancement n'est pas encore définitive:

Déclaration du demandeur:

Je soussigné(e)

Nom/prénom:

Titre ou qualité au sein de l'organisme demandeur:

tél:fax:e-mail: Certifie que les informations contenues dans la présente demande sont exactes.

Signature:

ANNEXE B

à l'appel à projet DG XI : Conditions Générales applicables aux conventions de subvention des communautés européennes

PARTIE A - DISPOSITIONS JURIDIQUES ET ADMINISTRATIVES

Article 1 - Obligation de performance

1.1. Sous réserve des cas de force majeure, le bénéficiaire met tout en oeuvre pour réaliser l'action dans les conditions et selon les modalités définies à l'annexe I de la convention.

1.2. Sont considérées comme cas de force majeure toutes éventualités imprévisibles et insurmontables.

Article 2 - Responsabilité

2.1 Les Communautés européennes ne peuvent en aucun cas ni à quelque titre que ce soit être tenues pour responsables en cas de réclamation découlant de la convention et concernant des dommages causés au personnel ou aux biens du bénéficiaire lors de l'exécution de l'action. En conséquence, aucune demande d'indemnité ou de remboursement accompagnant une telle réclamation n'est admise par les Communautés européennes.

2.2 Sauf en cas de force majeure, le bénéficiaire est tenu de réparer tout dommage causé aux Communautés européennes par suite de l'exécution ou de la mauvaise exécution de l'action.

2.3. Le bénéficiaire est seul responsable à l'égard des tiers, y compris pour les dommages de toute nature qui seraient causés à ceux-ci lors de l'exécution de l'action.

Article 3 - Terminaison de la convention

3.1 Le bénéficiaire peut renoncer à la subvention à tout moment moyennant un préavis écrit de deux mois et sans être tenue à une quelconque indemnité à ce titre. Dans ce cas, le bénéficiaire n'a droit qu'à la partie de la subvention correspondant à l'exécution partielle de l'action.

3.2 La Commission peut décider de mettre un terme à la convention en cas d'inexécution par le bénéficiaire d'une des obligations qui lui incombent, dès lors que cette inexécution n'est pas justifiée par des raisons techniques ou économiques valables et que le bénéficiaire, mis en demeure par lettre recommandée de respecter ses obligations, ne s'est toujours pas acquitté de celles-ci à l'expiration d'un délai d'un mois à compter de la réception de cette lettre. Dans cette hypothèse, les paiements de la Commission sont limités aux coûts éligibles effectivement supportés par le bénéficiaire au moment de la terminaison, à l'exclusion de ceux liés aux engagements en cours mais destinés à être exécutés après la terminaison.

3.3 La Commission peut mettre fin à la convention, sans préavis ni indemnité quelconque de sa part, dès lors que le bénéficiaire :

- fait faillite ou fait l'objet d'une procédure de mise en liquidation ou de toute autre procédure analogue ;

- fait des déclarations fausses ou incomplètes pour obtenir la subvention prévue dans la convention.

Dans cette hypothèse, la Commission peut exiger le remboursement total ou partiel des sommes déjà versées au titre de la subvention.

3.4. La terminaison de la convention pour des irrégularités financières est sans de l'application d'autres mesures administratives ou de sanctions qui pourraient être édictées en conformité avec le règlement (CE, Euratom) n° 2988/95 du Conseil, du 18 décembre 1995, relatif à la protection des intérêts financiers des Communautés européennes.

Article 4 - Confidentialité

La Commission et le bénéficiaire s'engagent à préserver la confidentialité de tout document, information ou autre matériel qui leur sont communiqués à titre confidentiel et dont la divulgation pourrait causer un préjudice à l'autre partie.

Article 5 - Publicité

5.1 Sauf demande contraire de la Commission, toute communication ou publication du bénéficiaire concernant l'action, y compris lors d'une conférence ou d'un séminaire, doit mentionner qu'elle concerne une action qui fait l'objet d'un soutien financier de la part des Communautés européennes.

Toute communication ou publication du bénéficiaire, sous quelque forme et sur quelque support que ce soit, y compris par l'Internet, doit mentionner qu'elle n'engage que son auteur et que la Commission n'est pas responsable de l'usage qui pourrait être fait des informations contenues dans cette communication ou publication.

5.2 La Commission est autorisée à publier, sous quelque forme et sur quelque support que ce soit, y compris par l'Internet, les informations suivantes :

- nom du bénéficiaire, sauf si la sécurité du bénéficiaire risque d'en être affectée,

- objet de la subvention,

- montant octroyé et taux de financement par rapport au coût total de l'action,

- localisation géographique de l'action,

- si l'action a fait l'objet d'une publicité au préalable.

Article 6 - Propriété/Utilisation des résultats

6.1 Sauf disposition contraire de la convention ou de ses annexes, la propriété, les titres et les droits de propriété industrielle et intellectuelle des résultats de l'action et des rapports et autres documents concernant celle-ci sont dévolus au bénéficiaire.

6.2. Sans préjudice des stipulations du paragraphe 1er, le bénéficiaire octroie à la Commission le droit d'utiliser librement et comme elle le juge bon les résultats dérivés de l'action, sous réserve d'une éventuelle confidentialité convenue entre le bénéficiaire et la Commission et dans le respect des droits de propriété industrielle et intellectuelle préexistants.

Article 7 - Évaluation de l'action

Lorsqu'une évaluation intermédiaire ou ex post est entreprise par la Commission, le bénéficiaire s'engage à mettre à la disposition de la Commission et/ou des personnes mandatées par elle tout document ou information de nature à permettre à cette évaluation d'être menée à bonne fin.

Article 8 - Modification de la convention

8.1 Toute modification de la convention, y compris de ses annexes, doit faire l'objet d'un avenant écrit, conclu dans les mêmes conditions que la convention. Aucune entente verbale ne peut lier les parties à cet effet.

8.2 Lorsque la modification n'affecte pas le but essentiel de l'action et que l'incidence financière se limite à un transfert entre rubriques du budget dont l'augmentation est inférieure à 10 % du montant d'une rubrique de coûts éligibles, le bénéficiaire applique cette modification et en informe sans délai la Commission.

8.3. Tout transfert entre les rubriques figurant au budget de l'action, supérieur à 10 % du montant de la rubrique à créditer, est soumis à l'accord préalable écrit de la Commission.

Article 9 - Juridiction compétente

Les décisions de la Commission concernant l'application ou l'interprétation des dispositions de la convention, y compris de ses annexes, peuvent faire l'objet d'un recours du bénéficiaire auprès du Tribunal de première instance des Communautés européennes et, en cas de pourvoi, de la Cour de justice des Communautés européennes.

PARTIE B - DISPOSITIONS FINANCIERES

Article 10 - Coûts éligibles

10.1 Sont considérés comme coûts éligibles de l'action, les coûts répondant aux critères suivants :

- être en relation directe avec l'objet de la convention et être prévus dans la convention (annexe III);

- être nécessaires pour la réalisation de l'action faisant l'objet de la convention;

- être raisonnables et répondre aux principes de bonne gestion financière et notamment d'économie et de rapport coût/efficacité;

- avoir été encourus pendant la période d'éligibilité définie dans la convention ;

- avoir été effectivement encourus, être enregistrés dans la comptabilité ou dans les documents fiscaux du bénéficiaire et être identifiables et contrôlables.

10.2 Les coûts directs suivants sont éligibles:

- les coûts du personnel affecté à l'action, correspondant aux salaires réels augmentés des charges sociales (et des autres coûts rentrant dans la rémunération), sont exclus des dépenses de personnel les frais de bureaux ou autres frais indirects de gestion qui devront être imputés dans les coûts indirects. Le temps consacré au projet sera consigné sur des feuilles d'attachement remplies par le personnel pendant toute la durée du projet et certifiées au moins une fois par mois par le chef de projet.

- les frais de voyage et de séjour du personnel participant à l'action; aux taux et conditions pratiquées habituellement par le bénéficiaire ;

- les coûts d'achat d'équipements (neufs ou d'occasion), pour autant que ces coûts correspondent à ceux du marché et que les biens concernés soient amortis conformément aux règles fiscales et comptables applicables au bénéficiaire. Seule la part d'amortissement du bien correspondant à la durée de l'action peut être prise en compte par la Commission, sauf si la nature et/ou l'utilisation du bien justifie une prise en charge différente par la Commission ;

- les coûts de matériels consommables et de fournitures (dans la mesure ou ils sont identifiables et ne sont pas portés en compte sur une autre rubrique du budget de la convention) ;

- les dépenses de sous-traitance, pour autant que la Commission ait donné son accord préalable écrit au recours à la sous-traitance. Dans ce cas, le bénéficiaire veille à ce que les conditions qui lui sont applicables au titre de la convention soient également applicables à ses sous-traitants ;

- les coûts découlant directement d'exigences posées par la convention (diffusion d'informations, évaluation spécifique de l'action, traductions, reproduction, ........), y compris, selon les cas, les frais de services financiers (notamment le coût des cautions financières), mais à l'exclusion des pertes de change sauf si la convention les prévoit expressément;

- une "provision pour imprévus", plafonnée à 5 % des coûts directs éligibles.

10.3 En règle générale, les coûts indirects sont éligibles sur la base d'un forfait fixé en pourcentage du montant total des coûts directs éligibles.

- Les coûts indirects sont éligibles pour autant qu'ils n'incluent pas des coûts portés en compte sur une autre rubrique du budget de la convention.

- Les coûts indirects ne sont pas éligibles lorsque la convention de subvention concerne le financement d'une action menée par un organisme qui bénéficie déjà d'une subvention de fonctionnement de la part de la Commission.

10.4 Sont considérés comme non éligibles les coûts suivants :

- les coûts du capital investi;

- les provisions pour pertes ou dettes futures éventuelles;

- les intérêts débiteurs;

- les dettes ;

- les créances douteuses;

- les pertes de change, sauf si la convention le prévoit expressément ;

- les apports en nature. (Toutefois, les apports en nature peuvent être pris en considération lors de la fixation du montant maximal de la subvention) ;

- les dépenses démesurées ou inconsidérées.

- les frais de voyage, de séjour ainsi que toute forme de rétribution versée à des agents statutaires employés par les institutions européennes ;

- les dépenses encourues en dehors de la période d'éligibilité convenue ;

- les salaires du personnel employé par une autorité publique

Article 11- Justification des coûts et modalités de remboursement

11.1 Le bénéficiaire est tenu de présenter, dans les délais prévus à la convention, un décompte final de l'ensemble des dépenses et des recettes réellement encourues dans le cadre de l'action, accompagné d'une liste exhaustive des justificatifs ayant permis l'élaboration du décompte. Ces documents doivent être certifiés par la personne responsable de l'organisme qui bénéficie de la subvention.

Le bénéficiaire n'est tenu de présenter des décomptes intermédiaires des coûts éligibles que si la convention le prévoit expressément.

11.2 Sur la base d'un examen du décompte final, et sans préjudice des dispositions de l'article 13 de la présente annexe, la Commission verse le solde de la subvention tel que prévu dans la convention. En aucun cas, le montant total versé par la Commission au bénéficiaire ne peut excéder le montant maximal de la subvention fixé dans la convention, même si les coûts réels totaux excèdent le budget total estimé défini à l'annexe III de la convention.

11.3 Le montant maximal de la subvention à verser par la Commission est réduit à due proportion si, à l'examen du décompte final par rapport au budget total estimé de la convention, il apparaît que :

- des intérêts ont été obtenus par le bénéficiaire sur la partie de la subvention versée à titre d'avance

- le total des recettes excède le total des dépenses ;

- les recettes générées par l'action excèdent le montant total des recettes prévu dans le budget estimé de l'action ;

- les coûts éligibles sont inférieurs à ceux prévus dans le budget estimé de l'action.

11.4 La réduction du montant de la subvention à verser par la Commission s'effectue par :

- une réduction du solde de la subvention payable à la fin de l'action ;

- une demande de remboursement des montants versés en trop au, si le montant total déjà payé par la Commission excède le montant final effectivement dû par celle-ci.

Article 12 - Intérêts de retard pour paiements tardifs

12.1. La Commission s'engage à payer les sommes dues en exécution de la convention dans un délai maximum de 60 jours calendrier à compter de la date du fait générateur du paiement jusqu'à la date du débit du compte de la Commission.

12.2. Ce délai peut être suspendu par la Commission à tout moment de la période de 60 jours calendrier à compter de la date du fait générateur du paiement, par signification au bénéficiaire concerné que sa demande de paiement n'est pas recevable, soit que la créance n'est pas exigible, soit qu'elle n'est pas appuyée par les pièces justificatives requises, soit que la Commission estime nécessaire de procéder à des vérifications complémentaires. Le délai continue à courir à partir de la date d'enregistrement de la demande de paiement correctement établie.

12.3. A l'expiration du délai prévu au paragraphe premier, et sans préjudice du paragraphe 2, le bénéficiaire peut demander, au plus tard 2 mois après la date de la réception du paiement tardif, à bénéficier d'un intérêt de retard au taux appliqué par la Banque centrale européenne à ses opérations en euros, majoré d'un point et demi.

Article 13 - Contrôle technique et financier

13.1 Le bénéficiaire s'engage à donner au personnel de la Commission ainsi qu'aux personnes mandatées par elle un droit d'accès approprié aux sites ou aux locaux où l'action est réalisée, ainsi qu'à tous les documents concernant la gestion technique et financière de l'action. L'accès des personnes mandatées par la Commission peut se faire à des conditions de confidentialité à définir entre la Commission et le bénéficiaire.

13.2 Le bénéficiaire accepte que la Commission et la Cour des comptes des Communautés européennes puissent contrôler l'utilisation qui est faite de la subvention, conformément au règlement financier du 21 décembre 1977, tel que modifié, applicable au budget général des Communautés européennes, et ce pendant toute la durée de la convention ainsi que pendant une période de 5 ans à compter de la date d'achèvement de la convention.

13.3 Le bénéficiaire s'engage à faire accepter cette même obligation par ses sous-traitants éventuels.

13.4 Le contrôle de la Commission ou de la Cour des comptes des Communautés européennes peut s'exercer sur pièces ou sur place et consiste en un examen de la comptabilité et de l'ensemble des pièces justificatives relatives aux coûts de l'action

Article 14 - Remboursement de la subvention

14.1 Dans les cas visés aux articles 3.1, 3.2 et 11 de la présente annexe, le bénéficiaire s'engage à rembourser à la Commission, dans les conditions et dans le délai fixé par celle-ci, les montants qui lui auraient été versés en surplus par rapport aux coûts réels éligibles de l'action.

14.2 En cas de terminaison de la convention dans les cas définis à l'article 3.3 de la présente annexe, la Commission peut demander le remboursement total ou partiel des sommes versées au bénéficiaire. La Commission fixe les conditions et le délai dans lesquels le remboursement total ou partiel doit être effectué.

14.3 En cas de non-remboursement par le bénéficiaire dans le délai fixé par la Commission, celle-ci peut majorer les sommes dues d'un intérêt de retard au taux appliqué par la Banque centrale européenne à ses opérations en euros, majoré d'un point et demi.

14.4 Les frais bancaires occasionnés par le remboursement des sommes dues à la Commission sont à la charge exclusive du bénéficiaire.

14.5 La décision de recouvrement établie par la Commission et transmise au bénéficiaire redevable d'un montant à rembourser à la Commission forme titre exécutoire au sens de l'article 192 du traité CE, de l'article 92 du traité CECA et de l'article 164 du traité Euratom.

14.6. Le remboursement des sommes dues à la Commission peut être effectué par compensation avec des sommes dues au bénéficiaire à quelque titre que ce soit.

1.2 Caution Financière

(Pour l'application des options 1 ou 2 de l'article 4.1 de la convention de subvention, des modèles de lettre de caution(s) seront introduits ici par la DG XIX en accord avec le Service Juridique et le Contrôle financier.)

ANNEXE C

CONVENTION de SUBVENTION

entre

La Communauté européenne/Communauté européenne de l'énergie atomique/Communauté européenne du charbon et de l'acier ("la Communauté"), représentée par la Commission des Communautés européennes ("la Commission"), elle-même représentée par,

d'une part,

(dénomination complète du bénéficiaire) (acronyme) ayant son siège (adresse [du siège social - pour les sociétés et les associations notamment; du siège principal de l'organisme - pour les organismes publics et les universités], le cas échéant le n° de TVA et le n° d'enregistrement légal ),

("le bénéficiaire"), représenté(e) par (nom et fonction de la personne signataire [pour les personnes morales, la personne dûment autorisée à engager juridiquement l'organisme bénéficiaire vis-à-vis des tiers: Président, Directeur général, Recteur, Directeur du département administratif ou financier])

d'autre part,

qui sont convenu(e)s des dispositions suivantes :

Article 1 - Objet

1.1. La Commission a décidé de subventionner, aux conditions stipulées dans la présente convention et dans ses annexes que le bénéficiaire déclare connaître et accepter, l'action intitulée : [......] ( "l'action").

1.2 Le bénéficiaire accepte la subvention et s'engage à réaliser l'action sous sa propre responsabilité.

La description détaillée de l'action figure à l'annexe I qui fait partie intégrante de la présente convention.

1.3. La réalisation de l'action s'effectue [principalement] à [...].

Article 2 - Durée

2.1 L'action a une durée de [insérer le nombre] de mois à compter du [premier jour du mois] suivant la dernière signature des deux parties ou insérer date (« la date de début »)

2.2 La convention s'achéve le [insérer la date] (« la date d'achévement) :

2.3 Le bénéficiaire s'engage à conserver toutes les pièces justificatives des paiements encourues dans le cadre de la présente convention pendant une durée de cinq ans aux fins de contrôle

Article 3 - Financement de l'action

3.1 La prévision des coûts réels éligibles qui seront acquittées directement par le bénéficiaire s'élève à [...] euros. Le budget de l'action est détaillé à l'annexe III, qui fait partie intégrante de la présente convention, et ne comprend que les coûts éligibles au financement communautaire, tels que définis à l'annexe II. [Les coûts indirects sont éligibles sur la base d'un forfait de 7 % [maximum] du montant total des dépenses directes éligibles, dans les conditions définies à l'article 10.3 de l'annexe II.] [15]

[15] Clause standard pour les frais généraux.

- Le coût total de l'action ne comprend pas les apports en nature du bénéficiaire, qui sont mentionnés séparément à l'annexe III.

- Toutefois, les apports en nature ayant été pris en considération par la Commission lors de la fixation de sa participation à l'action, le bénéficiaire s'engage à effectuer ces apports dans les conditions prévues à la présente convention. Le non respect de cette obligation peut entraîner la terminaison de la convention, dans les conditions définies à l'article 3 de l'annexe II.] [16]

[16] Paragraphe à insérer en cas d'apports en nature de la part du bénéficiaire.

3.2 La Commission prend en charge un montant maximal de [...] euros, équivalent à [...] % des coûts réels exigibles (voir art 3.3) .

3.3 Au cas où les Coûts éligibles à la fin de l'action seraient inférieurs au coût total estimé mentionné au paragraphe 1, la participation de la Commission sera limitée au montant résultant de l'application du pourcentage ci-dessus sur les coûts éligibles. Le bénéficiaire s'engage à rembourser à la Commission les sommes déjà versées qui viendraient en excédent de ce montant.

3.4 Le bénéficiaire accepte que la subvention ne puisse en aucun cas donner lieu à profit et qu'elle soit limitée au montant nécessaire pour équilibrer les recettes et les dépenses de l'action.

3.5. Le bénéficiaire accepte que la subvention ne constitue pas une créance sur la Commission et ne puisse donc être attribuée à un autre organisme ou cédée à un tiers ou saisie de quelque manière.

Article 4 - Modalités de paiement

4.1. La subvention est versée au bénéficiaire par la Commission comme suit :

- un montant de [......] euros [X..... % du montant mentionné à l'article 3.2] à titre d'avance, dans les 60 j