Comme déjà indiqué à diverses reprises par F4E, le budget plafonné pour le CFP actuel a été établi sur la base des hypothèses de l'exercice réalisé en 2008 (rapport Toschi) qui ont été formulées au niveau 3 (Système) et 4 (PA — Accord de passation de marchés) de la WBS. Cela ne signifie en aucune manière qu'il n'existe pas de système de contrôle des coûts. En réalité, il existe déjà un système pleinement opérationnel pour contrôler et surveiller les coûts au niveau de l'accord de passation de marchés, le niveau 4 de la WBS, et au niveau du système, le niveau 3 de la WBS (tel que reconnu par la Cour dans son rapport de 2013). Cependant, F4E n'avait, en effet, pas encore mis en place toutes les données au niveau 6 (contrats) au moment de l'audit (mars 2015). Cela ne signifie pas que F4E n'a pas estimé les coûts relatifs aux contrats individuels, car elle l'a fait, mais au niveau des équipes du projet individuelles et non de manière centralisée et uniforme.

Tandis que F4E emploie depuis des années un certain nombre d'outils de gestion de données pour conserver/gérer ses données d'exploitation et financières (par exemple, ABAC, ABAC Contracts, Primavera, IDM, etc.) intégrées par un «système d'établissement de rapports intégré» central, elle confirme l'avancée des travaux afin d'améliorer son système de gestion des données et des écarts de coûts. La première partie, le système et la méthodologie de contrôle des estimations et des écarts de coûts au niveau des contrats, a été présentée en septembre 2015 au service d'audit interne (SAI) de la Commission lors de sa première visite portant sur l'audit de suivi de la préparation du PA. La deuxième phase sera la mise en œuvre d'un système de planification des ressources de l'entreprise (ERP) pleinement intégré qui inclura les données et les processus: depuis le budget, en passant par la passation de marchés, jusqu'à la gestion des écarts et la livraison. La mise en œuvre de l'ERP a été convenue au niveau du CD conjointement avec l'établissement d'un quatrième département dédié au sein de l'organisation F4E qui se concentrera sur la gestion du projet (coûts, portée, qualité, calendrier, et risques) et ses infrastructures (modèles de données, outils, processus).

F4E confirme qu'une mise à jour, tenant compte des dernières modifications relatives à la portée découlant de l'OI, de la base de référence des coûts, telle que développée par le groupe Toschi en 2008, a été réalisée au niveau 4 et une mise à jour est effectuée à chaque fois que sont approuvées des modifications de la base de référence (principalement via des demandes de modification du projet) par le conseil ITER. En ce qui concerne le niveau 6 de la base de référence des coûts, la reconstruction des estimations des coûts de Toschi n'a été possible à ce niveau que pour certains systèmes (par exemple, le Magnet) puisqu'il n'y a pas suffisamment de données provenant des résultats du groupe Toschi pour permettre une répartition complète (c'est-à-dire se résumant à la portée globale) des valeurs du niveau 4 jusqu'au niveau 6.

Par conséquent, l'objectif des travaux a été de reconstruire entièrement une nouvelle base de référence des coûts, comprenant non seulement les risques qui affectent les prix (comme pendant l'analyse de Toschi) mais qui tiennent également compte du processus d'estimation des coûts à l'achèvement pour toutes les activités planifiées du niveau 6.

À cette fin, le directeur de F4E a créé un groupe de travail pour définir et appliquer un processus structuré et traçable afin d'obtenir une estimation des coûts à l'achèvement au niveau 6 pour l'ensemble des travaux devant être réalisés par F4E pour remplir ses obligations conformément au projet ITER. Cela répond également à la nécessité d'établir et de conserver la crédibilité des estimations des coûts et des facteurs (par exemple, les risques et les incertitudes) qui affectent les résultats et leur fiabilité. Le système et la méthodologie ont déjà été présentés à l'AIS pendant sa visite de suivi en septembre 2015.

Une mise à jour de la contribution de l'UE au projet ITER au-delà de sa phase de construction n'a pas été réalisée et n'est pas prévue jusqu'à ce que des informations pertinentes soient fournies par le projet pour permettre cette analyse.