2.Mise à disposition des informations et des documents au moyen de registres et de sites internet





1.Introduction

Le présent rapport annuel, élaboré conformément à l’article 17, paragraphe 1, du règlement (CE) nº 1049/2001 relatif à l’accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission [ci-après le «règlement (CE) nº 1049/2001»], porte sur l’application en 2021 dudit règlement par la Commission européenne et repose sur des données statistiques, dont la synthèse figure dans l’annexe . Il fait également référence aux conclusions de la Médiatrice européenne concernant l’application du règlement par la Commission et les arrêts rendus par les juridictions de l’Union.

Pendant l’année 2021, la Commission a continué à honorer ses obligations en matière de transparence dans l’ombre de la pandémie de COVID-19 mais également à la lumière des ambitions de relance de l’Union incarnées par NextGenerationEU. Ce contexte a influencé le nombre et la nature des demandes spécifiques introduites en vertu du règlement.

Les statistiques reflètent le nombre de demandes reçues et les réponses émises en 2021. Elles fournissent en outre des données plus précises en ce qui concerne les statistiques obtenues pour les années précédentes, à la suite de corrections d’encodage régulières ultérieures.

Les statistiques montrent que les documents demandés ont été intégralement ou partiellement divulgués dans près de 74 % des 8 280 demandes en phase initiale, et qu’un accès plus large, voire complet, a été autorisé dans 38 % des 247 cas examinés en phase confirmative. Les données confirment non seulement l’ouverture de la Commission, mais aussi son attachement au droit d’accès aux documents dans le cadre de sa politique générale en matière de transparence.

Au sein de la Commission, le traitement des demandes d’accès initial aux documents est géré de manière décentralisée par les directions générales et les services de la Commission. Les directions générales et les services désignent chacun au moins un expert juridique pour cette tâche, qui agit en qualité de «coordinateur pour l’accès aux documents». En fonction de la taille du service et du nombre de demandes reçues, ces coordinateurs bénéficient généralement de l’aide de membres du personnel d’appui, et ils sont chargés de la coordination des projets de réponses avec les unités dont relèvent les domaines politiques sous-jacents.

Une équipe spécifique au sein de l’unité du secrétariat général chargée de la transparence, de la gestion des documents et de l’accès aux documents traite les demandes confirmatives, de manière à garantir un examen administratif indépendant de la réponse apportée lors de la phase initiale. En outre, l’unité fournit des orientations horizontales et propose des formations et des conseils à l’ensemble des directions générales et services de la Commission en ce qui concerne la mise en œuvre du règlement, en étroite coopération avec le service juridique, en veillant à la coordination et à la mise en œuvre uniforme des modalités d’application précises du règlement (CE) nº 1049/2001.

Elle gère également GestDem, le système informatique commun à toute la Commission pour le traitement des demandes initiales et confirmatives d’accès aux documents. En 2021, la Commission a parallèlement continué à développer son futur système de traitement des demandes d’accès au moyen d’un portail électronique en ligne, à savoir EASE («Electronic AccesS to European Commission Documents» – Accès électronique aux documents de la Commission européenne). La première version d’EASE sera déployée en 2022 et établira:

(1).un nouveau portail en ligne permettant aux citoyens i) de soumettre leurs demandes d’accès aux documents de la Commission et d’avoir une vue d’ensemble de celles-ci, ii) de communiquer avec la Commission et iii) de rechercher des documents précédemment divulgués; et

(2).un nouveau système de gestion des dossiers permettant au personnel de la Commission d’enregistrer, d’attribuer et de traiter les demandes d’accès aux documents. Il remplacera GestDem, le système informatique actuel utilisé à cette fin.

Le service des archives historiques prête main-forte aux services de la Commission lorsqu’il s’agit d’accéder aux archives de tous les anciens commissaires et de leurs cabinets. En 2021, il a aidé les services de la Commission à récupérer des documents dans les archives de l’institution dans 175 cas, principalement le secrétariat général (22) et les directions générales de l’action pour le climat (19), de la recherche et de l’innovation (18), du commerce (14), de l’énergie (11) et de la santé et de la sécurité alimentaire (8).

2.Mise à disposition des informations et des documents au moyen de registres et de sites internet

La Commission publie une grande variété de documents juridiques, stratégiques, administratifs et autres sur différents sites internet et dans différents registres. Bon nombre d’entre eux sont disponibles dans le registre des documents de la Commission, dans le registre des actes délégués et dans d’autres registres institutionnels gérés par le secrétariat général, tandis que d’autres sont disponibles sur les sites internet gérés par les directions générales ou sur EUR-Lex.

La nouvelle version du registre des documents de la Commission a été déployée le 17 mai 2021. Elle offre de nouvelles fonctionnalités de recherche, ainsi qu’une interface utilisateur et un mode de présentation des documents améliorés. À compter de 2022, de nouveaux types de documents commenceront à être versés au registre des documents de la Commission. Grâce à son architecture informatique améliorée, celui-ci peut être intégré à certains autres registres gérés par le secrétariat général de la Commission. Cette démarche constitue la prochaine phase du projet. À la faveur de ces intégrations, les documents publiés sur d’autres registres du secrétariat général pourront également être consultés dans le registre des documents de la Commission.

En 2021, 15 009 nouveaux documents, relevant des catégories C, COM, JOIN, OJ, PV, SEC ou SWD , ont été ajoutés au registre des documents de la Commission (voir le tableau 1 de l’annexe).

En 2021, le nombre de visiteurs du site web «Accès aux documents» sur Europa s’est élevé à 15 222 contre 14 716 l’année précédente. De même, le nombre de pages consultées a augmenté de plus de 37 %, avec 33 508 pages consultées (voir le tableau 2 de l’annexe).

3.Analyse des demandes d’accès aux documents

3.0.Nombre de demandes (voir les tableaux 3 et 4 de l’annexe)

Comme le montre le graphique ci-dessous, le nombre de demandes initiales s’est élevé à 8 420 en 2021, soit une hausse de près de 5,2 % par rapport à 2020. La Commission a donné 8 280 réponses en vertu du règlement (CE) nº 1049/2001 et 9 141 réponses au total.