Rapport

sur les états financiers du Centre européen pour le développement de la formation professionnelle relatifs à l'exercice 2001, accompagné des réponses du Centre

(2002/C 326/06)

TABLE DES MATIÈRES

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OPINION DE LA COUR

1. Le présent rapport est adressé au Conseil et au Parlement européen, conformément à l'article 12 du règlement (CEE) n° 337/75 du Conseil(1), modifié par le règlement (CEE) n° 1946/93 du Conseil(2).

2. La Cour a examiné les états financiers du Centre pour le développement de la formation professionnelle pour l'exercice clos le 31 décembre 2001. Conformément aux dispositions de l'article 18, paragraphe 1 du règlement (CEE) n° 1416/76(3) du Conseil, modifié par le règlement (CEE) n° 1948/93(4) du Conseil, le budget du Centre a été exécuté sous la responsabilité de son conseil d'administration. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des états financiers(5), conformément aux dispositions financières internes prévues aux articles 65, 67 et 68 du règlement (CEE) n° 1948/93 du Conseil, modifiant le règlement (CEE) n° 1416/76 du Conseil. La Cour des comptes est tenue de procéder à l'examen de ces comptes en vertu de l'article 248 du traité instituant la Communauté européenne.

3. La Cour a effectué son audit conformément à ses politiques et normes d'audit. Celles-ci ont été adaptées des normes internationales d'audit généralement admises pour refléter le caractère spécifique du contexte communautaire. Elle a examiné les documents comptables et appliqué les procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. La Cour a obtenu, par cet audit, une base adéquate pour étayer l'opinion exprimée ci-après.

4. Cet examen a permis à la Cour d'obtenir l'assurance raisonnable que les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 2001 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

PRINCIPALES OBSERVATIONS

Exécution du budget

5. L'exécution des crédits de l'exercice 2001 et des crédits reportés de l'exercice précédent est présentée au tableau 1(6).

6. Les crédits définitifs de l'exercice se sont élevés à 13,5 millions d'euros qui ont été engagés dans leur quasi-totalité. Les paiements au titre des crédits de l'exercice se sont élevés à 10,6 millions d'euros. Un montant de 2,8 millions d'euros a été reporté à l'exercice suivant. Les crédits reportés à 2002 concernent essentiellement les crédits opérationnels (titre III), pour un montant de 2,2 millions d'euros, soit plus de 40 % des crédits engagés. Le Centre doit poursuivre ses efforts et renforcer la qualité et le suivi de la programmation de ses activités.

7. Les crédits reportés de l'exercice 2000 à l'exercice 2001 s'élevaient à 2,5 millions d'euros et ont été liquidés à concurrence de 2,3 millions.

8. Les possibilités du système en matière de signature électronique devraient être pleinement utilisées (l'apposition des visas électroniques devrait être effectuée non seulement par le comptable et par du personnel administratif mais aussi par les ordonnateurs) afin de préserver le principe de séparation de fonctions.

États financiers

9. Le compte de gestion et le bilan publiés par le Centre dans son rapport d'activité pour l'exercice 2001 sont présentés sous forme synthétique dans les tableaux 2 et 3.

10. Le Centre ne fait pas l'amortissement de ses immobilisations. Il devrait appliquer les règles d'évaluation et d'amortissement adoptées par la Commission(7) de manière à ce que les valeurs inscrites dans son bilan donnent une image fidèle des biens qui font partie de son patrimoine.

Application des dispositions financières

11. Le Centre dispose d'une régie d'avance dont le plafond, 2000000 euros, est encore trop élevé. En outre, aucune limite n'est fixée pour le montant des versements individuels pouvant être effectués.

12. Le Centre doit poursuivre ses efforts pour appliquer avec plus de rigueur les procédures d'acquisition des biens comme cela a déjà été souligné à plusieurs reprises dans les rapports antérieurs(8). Ainsi, deux contrats(9), d'un montant global de 64600 euros, ont été conclus directement avec des prestataires de services sans respecter les règles en la matière.

Mission et moyens du Centre

13. Une analyse a été effectuée de la cohérence entre les tâches assignées au Centre et l'organisation de ses moyens financiers et humains ainsi que de ses activités telle qu'elle ressort de son budget, de son programme d'activités ainsi que de l'organigramme de son personnel en vue de vérifier si elle était suffisamment adéquate et transparente. L'article 2 du règlement (CEE) n° 337/75 assigne cinq tâches au Centre: établir une documentation sur les systèmes et les développements en matière de formation professionnelle, contribuer au développement et à la coordination de la recherche dans ces domaines, assurer la diffusion de toute information utile en la matière, promouvoir une approche concertée des problèmes de formation professionnelle en vue, en particulier de parvenir à la reconnaissance mutuelle des titres sanctionnant la conclusion d'une formation professionnelle, et constituer un lieu de rencontre pour les parties intéressées. Le tableau 4 résume les résultats de cette analyse.

14. Pour la réalisation de ses tâches, le Centre reçoit une subvention de la Commission qui constitue l'essentiel de ses recettes budgétaires afin de couvrir ses dépenses de fonctionnement et les dépenses opérationnelles correspondant à son programme d'activités. Cependant, le libellé des postes budgétaires relatifs aux dépenses opérationnelles ne correspond pas à celui des tâches assignées au Centre. Par ailleurs, le rapport d'activités ne fait pas apparaître clairement le lien entre les activités opérationnelles décrites et les tâches du Centre. Cette absence de lien avec les tâches s'observe également dans l'organigramme du personnel affecté à des activités opérationnelles.

15. Ces incohérences entre d'une part les tâches fixées par le règlement du Centre et d'autre part la répartition de ses moyens financiers, l'organisation de ses activités et l'affectation de ses ressources humaines entraînent que le système FIBUS n'est pas en mesure d'établir un lien entre les tâches du Centre et la réalisation de son programme d'activités tel qu'il ressort de l'exécution de son budget.

16. Le Centre devrait veiller à assurer une meilleure cohérence entre les tâches qui lui sont assignées par la réglementation de base, d'une part, et la répartition des moyens financiers et humains qui lui sont accordés, d'autre part. L'organisation concrète de ses activités devrait également mieux refléter les objectifs du Centre. Afin de rendre son activité plus transparente et de pouvoir contrôler l'efficacité de sa gestion, il convient d'établir un lien immédiatement reconnaissable entre les objectifs du Centre et l'organisation de la mise en oeuvre de ses activités.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 10 octobre 2002.

Par la Cour des comptes

Juan Manuel Fabra Vallés

Président

(1) JO L 39 du 13.2.1975, p. 1.

(2) JO L 181 du 23.7.1993, p. 11.

(3) JO L 164 du 24.6.1976, p. 1.

(4) JO L 181 du 23.7.1993, p. 15.

(5) En application de l'article 1 du règlement (CEE) n° 1948/93 du Conseil, portant modification du règlement (CEE) n° 1416/76 du Conseil, les comptes de la totalité des recettes et dépenses du Centre pour l'exercice 2001 ont été établis le 29 mars 2002 et transmis à la Commission et à la Cour des comptes, cette dernière les ayant reçus le 4 avril 2002. La version abrégée de ces états financiers est présentée dans les tableaux annexés au présent rapport.

(6) Tous les tableaux de ce rapport ont été établis sur la base des valeurs les plus exactes possibles des données utilisées. Pour la présentation, les chiffres ont été arrondis, ce qui peut provoquer des différences minimes au niveau des totaux. Un tiret indique une valeur inexistante ou nulle et 0,0 indique une valeur inférieure au seuil d'arrondi.

(7) Règlement (CE) n° 2909/2000 de la Commission du 29 décembre 2000 (JO L 336 du 30.12.2000, p. 75).

(8) Voir point 11 du rapport relatif à l'exercice 2000 (JO C 372 du 28 décembre 2001).

(9) Contrats 2001/055 (43000 euros) et 2000/300 (21600 euros).

Tableau 1

Exécution budgétaire pour l'exercice 2001NB:

Les totaux peuvent comporter des écarts dus aux arrondis.

Source:

Données du Centre - Ces tableaux présentent sous une forme synthétique les données fournies par le Centre dans ses propres états financiers.

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Tableau 2

Compte de gestion des exercices 2001 et 2000

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NB:

les totaux peuvent comporter des écarts dus aux arrondis.

Source:

Centre européen pour le développement de la formation professionnelle.

Tableau 3

Bilans aux 31 décembre 2001 et 31 décembre 2000NB:

les totaux peuvent comporter des écarts dus aux arrondis.

Source:

Données du Centre - Ces tableaux présentent sous une forme synthétique les données fournies par le Centre dans ses propres états financiers.

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Tableau 4

Objectifs

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Réponses du Centre

4. Nous prenons acte du fait que la Cour a obtenu l'assurance raisonnable que les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 2001 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

6. Le Centre suivra la suggestion de la Cour de renforcer la qualité et le suivi de la programmation de ses activités.

8. En ce qui concerne les signatures électroniques, la section "Technologies de l'information" (TI) du Cedefop procède actuellement à la formation du personnel concerné.

S'agissant de la séparation des fonctions, cela est actuellement assuré, dans la mesure où, à présent, la copie "papier" des documents a une validité définitive. Alors qu'en 2001 tous les ordonnateurs ne signaient pas dans FIBUS, cela est devenu désormais pratique courante.

10. Le Centre adaptera sa réglementation en la matière dans le cadre de l'adaptation du nouveau règlement financier cadre pour les organismes décentralisés qui est en cours d'adoption.

11. Le Centre proposera lors de la réunion du Conseil d'administration des 14 et 15 novembre 2002 une nouvelle décision portant création de la régie d'avances et limitant le montant de celle-ci à 100000 euros, ce qui correspond aux dépenses de l'année 2001.

12. En ce qui concerne le contrat 2001/0055 (43000 euros), un appel d'offres restreint a, en fait, été organisé, bien que par la voie électronique (e-mail). Sur les cinq soumissionnaires potentiels contactés, un seul a présenté une offre, qui a été acceptée.

La section "Gestion des contrats" du Cedefop a déjà informé l'unité horizontale concernée que de telles pratiques (sondage du marché seulement par e-mail) étaient contraires aux règles existantes et ne devaient pas se répéter. Le Centre va étudier les possibilités d'utilisation de la voie électronique dans le cadre des procédures de marché tout en respectant les règles en la matière.

En ce qui concerne le contrat 2001/0063 (21600 euros), il est vrai qu'aucun sondage de marché n'a été pratiqué.

Ce fait, et les raisons qui l'ont motivé, ont été explicitement indiqués dans la note initiale ad hoc adressée au contrôle financier demandant l'approbation de l'engagement et du projet de contrat. Des clarifications ultérieures ont été demandées et fournies. Le Cedefop a conclu qu'une meilleure programmation des travaux contribuerait à éviter les situations d'urgence et faciliterait le respect des règles.

13 à 16. L'analyse de la Cour des comptes présente une convergence importante avec les activités décrites dans le Rapport annuel du Cedefop.

Conformément au plan d'action approuvé par notre conseil d'administration en tant que suivi à l'évaluation externe, le Cedefop a introduit, à partir du début de 2002, une nouvelle structure organisationnelle basée sur nos activités principales. Par ailleurs, le Cedefop a constitué un groupe de travail sur le budget basé sur les activités, qui affinera notre approche ABB pour 2003.

Le programme de travail 2003 sera le premier à s'insérer dans le cadre des Priorités à moyen terme 2003-2006. Ce programme de travail fournira des indications précises sur les activités et les résultats attribués aux aires de travail conformément à nos tâches de base.

Par ailleurs, également en 2003, le Centre se propose, grâce au système acti-track, d'assurer une transparence maximale en ce qui concerne le temps consacré à des activités spécifiques.

Le Cedefop exprime sa gratitude à la Cour des comptes pour son appui proactif à cette approche.