Rapport

sur les états financiers de l'Office communautaire des variétés végétales pour l'exercice clos le 31 décembre 2000, accompagné des réponses de l'Office

(2001/C 372/10)

TABLE DES MATIÈRES

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OPINION DE LA COUR

1. Le présent rapport est adressé au conseil d'administration de l'Office communautaire des variétés végétales, conformément à l'article 111, paragraphe 2, du règlement (CE) n° 2100/94(1) du Conseil.

2. La Cour a examiné les états financiers de l'Office communautaire des variétés végétales pour l'exercice clos le 31 décembre 2000. Conformément à l'article 110 du règlement (CE) n° 2100/94 du Conseil, le budget a été exécuté sous la responsabilité du président de l'Office. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des états financiers(2), conformément aux dispositions financières internes prévues à l'article 112 du règlement (CE) n° 2100/94(3) du Conseil. La Cour des comptes est tenue de procéder à l'examen de ces comptes par l'article 248 du traité instituant la Communauté européenne.

3. La Cour a effectué son audit conformément à ses politiques et ses normes d'audit. Celles-ci ont été adaptées des normes internationales d'audit généralement admises pour refléter le caractère spécifique du contexte communautaire. Elle a examiné les documents comptables et appliqué les procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. La Cour a obtenu, par cet audit, une base adéquate pour étayer l'opinion exprimée ci-après.

4. Cet examen a permis à la Cour d'obtenir l'assurance raisonnable que les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 2000 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

PRINCIPALES OBSERVATIONS SUR L'EXÉCUTION DU BUDGET DE L'OFFICE COMMUNAUTAIRE DES VARIÉTÉS VÉGÉTALES (ANGERS) POUR L'EXERCICE CLOS LE 31 DÉCEMBRE 2000

Exécution du budget et comptes budgétaires

5. L'exécution du budget de l'exercice 2000 est présentée au tableau 1(4).

6. Le point le plus saillant est l'importance des annulations concernant les crédits reportés de 1999 (36 %), et plus spécialement en ce qui concerne les crédits opérationnels (titre III) dont 0,9 million d'euros, soit 63 %, ont dû être annulés en 2000. Ce phénomène s'amplifie d'année en année (0,5 et 0,2 million d'euros en 1999 et 1998). Il a, entre autres, pour conséquence que les engagements juridiques qui s'échelonnent sur plus de deux ans ne sont pas entièrement reflétés dans les comptes.

7. Pour effectuer le report de crédits d'une année sur l'autre, l'Office calcule les crédits à reporter non pas sur la base des montants restant réellement à liquider mais sur la base du solde non utilisé des engagements provisionnels.

8. La Cour(5) recommande à l'Office d'entamer une réflexion avec la Commission pour vérifier l'adéquation à ses spécificités du règlement financier applicable au budget général, notamment en référence au projet de refonte présenté par la Commission(6) et à l'avis de la Cour sur celui-ci(7).

États financiers et tenue des comptes

9. Les tableaux 2 et 3 présentent respectivement le compte de gestion pour l'exercice 2000 et le bilan financier au 31 décembre 2000.

10. Jusqu'à présent, l'Office n'a pas pris en compte d'amortissements dans son bilan. Ceux-ci seront intégrés dans le bilan à partir de l'exercice 2001. Pour l'inventaire, une procédure de déclassement du matériel obsolète, notamment bureautique devrait être prévue et les biens de faible valeur [inférieure à 400 euros(8)] ne devrait plus y être repris.

11. Les chèques émis par l'Office ne sont pas comptabilisés et il n'y a pas de système permettant de connaître l'encours des chèques émis mais non encaissés. L'Office estimait le montant des paiements pendants à 12000 euros au début mars 2001. L'Office devrait modifier son système comptable pour prendre en compte les chèques émis et évaluer les paiements en cours. En outre, la sécurité des chéquiers de l'Office devrait être mieux assurée (sécurité physique, relevé des numéros de chèques non utilisés).

12. Toutes les demandes de protection des variétés végétales ainsi que les paiements correspondants sont suivis dans un registre informatisé, qui recense les taxes de demande et d'examen ainsi que les taxes annuelles. Lorsque des paiements sont inexacts ou des surtaxes sont exigibles, les remboursements à effectuer ou les versements complémentaires à demander sont suivis sur des comptes séparés. Le registre devrait être adapté pour permettre le suivi de toutes les opérations relatives à un dossier.

Gestion

13. La réglementation de l'Office prévoit la constitution d'une réserve [article 6, point d), du règlement financier de l'Office]. L'objectif de celle-ci est de préserver l'autonomie financière de l'Office par rapport à la Commission. Un souci de prudence a abouti ces dernières années à la constitution d'une réserve très importante, qui s'élève en 2000 à 8,6 millions d'euros soit plus que le budget prévu pour 2001 (8,2 millions d'euros).

14. Les premières conclusions d'une étude, encore en cours, du coût réel des examens ont conduit l'Office à augmenter provisoirement de 20 à 50 % les rémunérations versées aux centres examinateurs. Pour des raisons commerciales et vu l'importance de sa réserve, l'Office a toutefois décidé de laisser inchangés les tarifs des examens et a diminué la taxe pour les demandes d'enregistrement. Une méthodologie d'analyse des coûts a été adoptée, et une fois les données nécessaires rassemblées, les rémunérations des centres examinateurs seront réévaluées. L'Office doit achever son analyse du coût réel des examens par les centres nationaux et répéter cet exercice à intervalles réguliers afin d'adapter ses tarifs.

Gestion des ressources humaines

Politique du personnel

15. Pour la gestion du personnel, il est important de disposer de documents sur la politique générale du personnel et ses différents aspects (notation, promotion, formation professionnelle). La politique du personnel doit être articulée sur des descriptions des tâches basées sur les objectifs et les fonctionnalités à remplir par l'Office afin d'établir un système rationnel de gestion. À la fin 2000, seuls existaient des documents portant sur des aspects ponctuels ou des documents préparatoires.

16. Pour la description des tâches, un projet basé sur une description de l'activité des agents et les inflexions à y apporter en fonction des besoins de ces services existe pour l'unité administrative et financière. Pour les autres unités, les réflexions sont en cours et n'ont pas encore abouti à un document. Pour les prévisions d'emploi, aucun document n'existe actuellement.

Tenue des dossiers du personnel

17. Les droits financiers du personnel évoluent en fonction de leur carrière et d'autres éléments tels que leur situation familiale. Les droits financiers du personnel sont établis sur base des pièces justificatives fournies au moment de leur embauche et des déclarations qu'il est tenu de faire en cas d'événements susceptibles de les modifier. L'Office ne dispose pas d'un système de suivi des droits financiers et devrait veiller à ce que les droits financiers du personnel soient périodiquement vérifiés.

Évolution des effectifs et de l'activité de l'Office

18. Avant 2000, le tableau des effectifs de l'Office ne prévoyait que des postes d'agents temporaires (AT). En 2000, il a prévu la création de 14 postes d'agents permanents (AP) dont huit ont été pourvus au début 2001. A ces agents s'ajoutent des agents auxiliaires (AA) dont la durée d'emploi est limitée à un an au maximum. Le tableau 4 retrace l'évolution du personnel de l'Office et sa répartition. Il ressort de ce tableau que le recours à des agents auxiliaires et intérimaires ne permet de couvrir que partiellement les postes vacants (AP, AT). Les dépenses pour les agents intérimaires ont plus que triplé entre 1996 et 2000 pour atteindre 0,23 million d'euros au cours de ce dernier exercice.

19. Un modèle spécifique de recrutement s'esquisse pour l'embauche du personnel de l'Office. Sur les 35 personnes recrutées par l'Office depuis sa création, dix-huit l'ont été comme AT et dix-sept comme AA. Compte tenu des départs, fin 2000, sur 28 agents en activité, vingt-six étaient des AT et deux des AA. Cette modification de la répartition entre agents temporaires et auxiliaires s'est faite au travers d'une série de procédures internes.

20. Des agents recrutés d'abord sous statut d'auxiliaire (souvent après avoir effectué un contrat comme intérimaire pour les catégories les plus basses) sont devenus temporaires suite à des procédures de publication des postes limitées pour l'essentiel aux Institutions.

21. Le caractère essentiellement interne de ce modèle de gestion des effectifs apparaît dans le fait qu'aucun recrutement (tableau 5) n'a été fait par une procédure de type de concours externe du modèle préconisé pour les Institutions communautaires. En fin 2000, l'Office a organisé des concours internes qui ont abouti à la titularisation de huit agents à partir du 1er janvier 2001. En moyenne, les frais de recrutement se sont montés à environ 2160 euros par agent embauché.

22. Aux fins de l'audit, les agents ont été classés en deux catégories:

- les agents chargés d'activités de support (agents de support), c'est-à-dire des activités qui assurent la continuité du fonctionnement de l'Office (par exemple, services d'administration, de comptabilité, de secrétariat, etc.),

- les autres agents dits opérationnels qui contribuent directement à la réalisation des objectifs de l'Office.

23. En moyenne, 80 % des agents A sont à considérer comme opérationnels. Pour déterminer le caractère opérationnel ou non des fonctions des autres catégories d'agents, qui malgré la catégorie à laquelle ils appartiennent effectuent des travaux qui ne sont pas de simple exécution et de support, l'échantillon montre que, toutes catégories confondues, 33 % des agents de l'Office pourraient être considérés comme opérationnels.

24. Le tableau 6 décrit l'évolution des coûts associés au personnel ainsi que les dépenses de fonctionnement au cours de la période 1995 à 2000. L'évolution des dépenses salariales a été en ligne avec celle des effectifs compte tenu de la dérive due à la hausse des salaires.

25. Parmi les autres coûts associés au personnel, l'analyse a porté plus spécialement sur les dépenses de formation professionnelle (FP) et celles de fonctionnement, notamment en matière d'informatique. Les dépenses de FP ont crû un peu plus vite que les effectifs. Les dépenses de fonctionnement ont crû rapidement en raison des dépenses consenties pour le nouveau bâtiment et ont donc un caractère exceptionnel.

26. Pour appréhender la relation entre l'activité de l'Office et l'évolution de son personnel et des coûts y associés, cette dernière a été comparée à celle du montant de ses recettes. En effet, les recettes tiennent à la fois compte du nombre de demandes adressées à l'Office et de leurs difficultés de traitement respectives qui se reflètent par les différences entre les taxes demandées.

27. Cette comparaison suggère que l'Office devrait surveiller la croissance de ses effectifs qui est quasi parallèle à celle de son activité au cours de la période 1997-2000. Une comparaison des taux de croissance des dépenses du titre III qui regroupe les dépenses liées à la réalisation des objectifs de l'Office et de celles des titres I et II, Personnel et fonctionnement, confirme cette tendance: si globalement la croissance des dépenses de fonctionnement est inférieure à celles des dépenses opérationnelles, elle tend à s'accélérer au cours des dernières années.

Conclusion

28. De manière générale, il apparaît que, même si depuis sa création l'Office n'a pu embaucher les effectifs demandés à l'occasion de la procédure budgétaire, cela n'a pas eu d'influence notable sur le développement de ses activités, notamment grâce au recrutement d'agents auxiliaires.

29. Pour recruter ses agents, l'Office s'est basé sur des méthodes de recrutement limitées aux Institutions quant à la publicité des emplois. Les agents auxiliaires, souvent déjà engagés comme intérimaires, deviennent fréquemment par des procédures internes agents temporaires et, dans certains cas, après un concours interne, agents permanents. Cette approche réduit les délais et les frais de recrutement et permet d'évaluer les agents recrutés sur une longue période (point 21).

30. Étant donné le développement attendu de ses activités et de ses effectifs, il serait peut-être souhaitable que, pour les postes relevant d'activités de support et pour ses activités opérationnelles nécessitant des qualifications de type administratif, l'Office s'associe aux Institutions et autres organismes décentralisés pour effectuer ses recrutements sur une base la plus large possible. Par ailleurs, de manière générale, il devrait améliorer son système de gestion et d'information en matière de personnel.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 10 octobre 2001.

Par la Cour des comptes

Jan O. Karlsson

Président

(1) JO L 227 du 1.9.1994, p. 27.

(2) En application de l'article 111, paragraphe 2, du règlement (CE) n° 2100/94 du Conseil, les comptes de la totalité des recettes et des dépenses de l'Office pour l'exercice 2000 ont été établis le 16 mars 2001 et ensuite transmis au conseil d'administration de l'Office, à la Commission et à la Cour des comptes, cette dernière les ayant reçus le 26 mars 2001. Une version abrégée du bilan aux 31 décembre 1999 et 31 décembre 2000, ainsi que du compte de gestion des exercices 1999 et 2000 est présentée dans les tableaux figurant à la suite du présent rapport.

(3) JO L 227 du 1.9.1994, p. 28.

(4) Tous les tableaux de ce rapport ont été calculés sur les valeurs les plus exactes possibles des données utilisées. Pour la présentation des chiffres, ceux-ci ont été arrondis, ce qui peut donner l'apparence d'erreurs de calcul. Un tiret indique une valeur inexistante ou nulle et 0,0 indique une valeur inférieure au seuil d'arrondi.

(5) Avis n° 2/2000 concernant une proposition de modification du règlement financier de l'Office communautaire des variétés végétales adopté par la Cour des comptes le 5 octobre 2000.

(6) COM(2000) 461 final du 17 octobre 2000.

(7) Avis n° 2/2001 de la Cour des comptes des Communautés européennes du 8 mars 2001.

(8) Article 119 des modalités d'exécution, selon l'article 54 du règlement financier de l'Office du 7 avril 1998.

TABLEAUX 1 À 6

Tableau 1

Exécution budgétaire

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Tableau 2

Compte de gestion des exercices 2000 et 1999

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NB:Les totaux peuvent comporter des écarts dus aux arrondis.

Source:Présentation préparée par la Cour des comptes sur la base des données établies par l'Office.

Tableau 3

Bilan financier aux 31 décembre 2000 et 31 décembre 1999

NB:Les totaux peuvent comporter des écarts dus aux arrondis.

Source:Présentation préparée par la Cour des comptes sur la base des données établies par l'Office.

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Tableau 4

Évolution du personnel

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AP: Agents permanents.

AT: Agents temporaires.

AA: Agents auxiliaires.

Tableau 5

Analyse de la variation des effectifs

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Tableau 6

Évolution du personnel et des coûts associés

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Réponses de l'office

6, 7 et 8. L'Office va suivre la recommandation faite par la Cour au point 8.

10. L'Office a développé une procédure pour le déclassement des biens obsolètes et s'emploie à instaurer une politique d'amortissements adéquate qui sera appliquée dès l'exercice comptable 2001.

11. L'Office va suivre la recommandation faite par la cour au point 11.

12. L'Office est d'accord avec l'observation faite par la Cour dans ce point. L'Office a déjà commencé à adapter son système informatique PVR, afin de rendre possible le suivi de toutes les opérations financières liées à un même dossier.

16. Des descriptions pour tous les postes existent à l'Office, excepté pour un ou deux postes de l'unité technique. Les descriptions pour ces postes sont en préparation.

17. Un système de contrôle des droits octroyés aux membres du personnel a été mis en place.

20 et 29. L'Office publie tous ses postes d'agents temporaires vacants sur Internet ainsi que dans les avis de vacances des Institutions. Les agents permanents sont nommés à la suite d'un concours interne.