Rapport

sur les états financiers de l'Office communautaire des variétés végétales relatifs à l'exercice 2001, accompagné des réponses de l'Office

(2002/C 326/11)

TABLE DES MATIÈRES

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OPINION DE LA COUR

1. Le présent rapport est adressé au conseil d'administration de l'Office communautaire des variétés végétales (ci-après dénommé l'Office), conformément à l'article 111, paragraphe 2, du règlement (CE) n° 2100/94(1) du Conseil.

2. La Cour a examiné les états financiers de l'Office pour l'exercice clos le 31 décembre 2001. Conformément à l'article 110, du règlement (CE) n° 2100/94 du Conseil, le budget de l'Office a été exécuté sous la responsabilité de son président. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des états financiers(2), conformément aux dispositions financières internes adoptées en application de l'article 112, du règlement (CE) n° 2100/94 du Conseil. La Cour est tenue de procéder à l'examen de ces comptes en vertu de l'article 248 du traité instituant la Communauté européenne.

3. La Cour a effectué son audit conformément à ses politiques et normes d'audit. Celles-ci ont été adaptées des normes internationales d'audit généralement admises pour refléter le caractère spécifique du contexte communautaire. Elle a examiné les documents comptables et appliqué les procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. La Cour a obtenu, par cet audit, une base adéquate pour étayer l'opinion exprimée ci-après.

4. Cet examen a permis à la Cour d'obtenir l'assurance raisonnable que les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 2001 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

PRINCIPALES OBSERVATIONS

Exécution du budget

5. L'exécution des crédits de l'exercice 2001 et des crédits reportés de l'exercice précédent est présentée au tableau 1(3).

6. Les crédits définitifs de l'exercice se sont élevés à 8,6 millions d'euros, les engagements correspondants à 8 millions. Les crédits opérationnels (titre III), d'un montant de 4,1 millions d'euros, ont été engagés à hauteur de 3,8 millions d'euros. Les paiements au titre des crédits de l'exercice se sont élevés à 4,4 millions; 3 millions ont été reportés à l'exercice suivant et un montant de 1,1 million a dû être annulé. Seuls 26 % des crédits opérationnels engagés ont été payés au cours de l'exercice.

7. Les crédits reportés à 2002 s'élèvent à 3 millions d'euros. Il s'agit essentiellement de crédits opérationnels (2,9 millions), dont le niveau des reports s'amplifie d'année en année(4). La Cour réitère la recommandation qu'elle a faite dans son rapport annuel 2000(5) concernant l'adéquation entre le règlement financier applicable et les spécificités de l'Office.

États financiers

8. Le compte de gestion et le bilan publiés par l'Office dans son rapport d'activité pour l'exercice 2001 sont présentés sous forme synthétique dans les tableaux 2 et 3. Le bilan au 31 décembre 2001 fait apparaître comme solde de l'exercice le montant de 11028828 euros. Il s'agit du fonds de réserve prévu à l'article 6, paragraphe d.2 du règlement financier de l'Office. Dans la comptabilité générale de l'Office, les montants du fonds de réserve ont été dûment enregistrés sur le compte "Réserve légale" et ils devraient figurer dans le même compte au bilan.

9. Le système de comptabilité générale utilisé par l'Office jusqu'à la fin 2001 présentait des insuffisances et ne répondait plus aux besoins de gestion. Un nouveau système a été mis en place début 2002. L'ouverture des comptes dans le nouveau système comptable a été effectuée uniquement à partir des soldes de comptes généraux en raison de l'impossibilité d'utiliser les comptes auxiliaires; ainsi, les balances auxiliaires pour les comptes "Clients" et "Fournisseurs" ne donnent pas le détail des soldes figurant au bilan. Une attention particulière devrait être accordée à l'identification des soldes des clients et fournisseurs pour lesquels l'ancien système présentait des lacunes importantes.

10. Dans son rapport annuel sur les états financiers de l'Office(6) pour l'exercice 2000 la Cour avait mis en relief des faiblesses du système d'inventaire. La coordination entre le service responsable de la tenue de l'inventaire et le service de la comptabilité devrait être améliorée en vue d'éviter des écarts entre les valeurs figurant au bilan et celles figurant dans les listes d'inventaire. En 2001, l'Office a mis en application les règles d'amortissement adoptées par la Commission en décembre 2000(7).

11. Un compte bancaire est utilisé pour la grande majorité des opérations de l'Office (perception des taxes et paiement des dépenses). Les montants mis en réserve sont également sur ce compte courant, rémunéré au taux de refinancement de la Banque centrale européenne diminué de 0,25 %. Or, les soldes moyens mensuels sur ce compte ont été, en 2001, de plus de 11 millions d'euros. L'Office devrait réapprécier sa gestion de trésorerie en vue d'une rentabilité accrue de ses fonds. Dans le même esprit, il devrait envisager la fermeture d'un autre compte bancaire qui reste quasiment inutilisé(8).

12. L'Office dispose d'une régie d'avances prévue à l'article 45 de son règlement financier et à l'article 71 des modalités d'exécution. Un contrôle de la régie(9) a montré que le montant de celle-ci dépassait le plafond de 75000 euros fixé par la décision du 10 mai 2001 relative à sa création. En outre, des dépenses n'étaient pas toujours étayées par des pièces justificatives. Comme prévu à l'article 79 des modalités d'exécution du règlement financier de l'Office, le comptable devrait systématiquement effectuer des contrôles inopinés de la régie.

Application des dispositions financières

13. Le siège de l'Office a fait l'objet de travaux de réhabilitation et d'aménagement. Ces travaux ont démarré en 1999 et ont été physiquement terminés en septembre 2000. Une partie des travaux relatifs à l'installation électrique n'était pas couverte par un engagement(10) et les crédits restant disponibles sur la ligne budgétaire concernée(11) étaient insuffisants pour honorer l'obligation contractée par l'Office.

14. Le conseil d'administration de l'Office s'est réuni à Lisbonne les 20 et 21 septembre 2001. L'engagement(12) concernant le remboursement des frais de mission et de séjour des membres du conseil d'administration a été émis le 23 octobre 2001, soit un mois après la réunion, sur la base des dépenses déjà effectuées. Cette pratique est contraire aux dispositions du règlement financier et pourrait s'avérer particulièrement critique en fin d'exercice.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion des 25 et 26 septembre 2002.

Par la Cour des comptes

Juan Manuel Fabra Vallés

Président

(1) JO L 227 du 1.9.1994, p. 27.

(2) En application de l'article 111, paragraphe 2, du règlement (CE) n° 2100/94 du Conseil, les comptes de la totalité des recettes et des dépenses de l'Office pour l'exercice 2001 ont été établis le 5 avril 2002 et ensuite transmis au conseil d'administration de l'Office, à la Commission et à la Cour des comptes, cette dernière les ayant reçus le 10 avril 2002. La version abrégée de ces états financiers est présentée dans les tableaux annexés au présent rapport.

(3) Tous les tableaux de ce rapport ont été établis sur la base des valeurs les plus exactes possibles des données utilisées. Pour la présentation, les chiffres ont été arrondis, ce qui peut provoquer des différences minimes au niveau des totaux. Un tiret indique une valeur inexistante ou nulle et 0,0 indique une valeur inférieure au seuil d'arrondi.

(4) 1,7 million d'euros en 2000 et 1,5 million d'euros en 1999.

(5) JO C 372 du 28.12.2001, point 8.

(6) JO C 372 du 28.12.2001, point 10.

(7) Règlement n° (CE) 2909 de la Commission du 29 décembre 2000 (JO L 336 du 30.12.2000, p. 75).

(8) Le compte présente un solde moyen de 970000 euros et n'a fait l'objet que d'une douzaine de transactions en 2001.

(9) Contrôle effectué en octobre 2001.

(10) Montant non couvert: 11933 euros.

(11) Ligne budgétaire 2040.

(12) Engagement n° CPV 3157.

Tableau 1

Exécution budgétaire pour l'exercice 2001NB:

Les totaux peuvent comporter des écarts dus aux arrondis.

Source:

Données de l'Office - Ces tableaux présentent sous une forme synthétique les données fournies par l'Office dans ses propres états financiers

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Tableau 2

Compte de gestion des exercices 2001 et 2000

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NB:

les totaux peuvent comporter des écarts dus aux arrondis.

Source:

Données de l'Office - Ces tableaux présentent sous une forme synthétique les données fournies par l'Office dans ses états financiers.

Tableau 3

Bilans aux 31 décembre 2001 et 31 décembre 2000NB:

les totaux peuvent comporter des écarts dus aux arrondis.

Source:

Données de l'Office - Ces tableaux présentent sous une forme synthétique les données fournies par l'Office dans ses propres états financiers.

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Réponses de l'Office

5. et 6. Pas de commentaires.

7. Le règlement financier de l'Office doit être modifié pour l'adapter aux modifications apportées au nouveau règlement de la Commission qui vient d'être adopté par le Conseil. L'Office en profitera pour introduire la possibilité d'emploi des crédits dissociés, afin de permettre une meilleure gestion des reports des crédits opérationnels.

8. L'Office prend note de cette remarque. Il en sera tenu compte à partir de la prochaine édition des comptes annuels.

9. L'ancien système de comptabilité générale a été remplacé dès le début du nouvel exercice comptable 2002 par un produit beaucoup plus fiable, le logiciel Exact, utilisé également par d'autres organismes décentralisés. Une analyse approfondie des comptes clients et fournisseurs a été établie pour les mouvements des trois dernières années. Les résultats en seront communiqués à la Cour ultérieurement.

10. L'Office prend bonne note de la remarque de la Cour et adaptera ses méthodes de travail en conséquence.

11. L'Office pense utiliser à nouveau le compte bancaire ouvert auprès de la Fortis Banque, étant donné que ce compte offre le même taux d'intérêt, c'est-à dire-le taux de refinancement de la Banque centrale européenne, mais net de commission, contrairement au Crédit agricole Anjou et Maine, qui prélève 0,25 %.

12. Après la décision du 10 mai 2001 modifiant le plafond de la régie d'avances, quelques mois ont été nécessaires pour régulariser le montant, à cause de délais dans les procédures administratives.

13. L'Office est d'accord sur les observations faites par la Cour à ce point.

14. Il est très difficile, en ce qui concerne les experts ou les membres du conseil d'administration, de chiffrer précisément le nombre de participants et le coût de leurs déplacements de manière précise avant la réunion. Dès lors, l'Office mettra en place, à partir de maintenant, un système d'engagement forfaitaire ou provisoire, sur base des données récoltées dans le passé (estimation du nombre de participants, calcul des indemnités journalières et estimation du coût du voyage) avec une marge de sécurité de 5 à 10 %. Les ajustements nécessaires seront effectués au moment de l'établissement des décomptes finaux après les réunions.