Rapport

sur les états financiers de l'Office de l'harmonisation dans le marché intérieur pour l'exercice clos le 31 décembre 2000, accompagné des réponses de l'Office

(2001/C 372/11)

TABLE DES MATIÈRES

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OPINION DE LA COUR

1. Le présent rapport est adressé au comité budgétaire de l'Office de l'harmonisation dans le marché intérieur, conformément à l'article 137, paragraphe 2, du règlement (CE) n° 40/94(1) du Conseil.

2. La Cour a examiné les états financiers de l'Office de l'harmonisation dans le marché intérieur pour l'exercice clos le 31 décembre 2000. Conformément à l'article 119, paragraphe 2 point c), du règlement (CE) n° 40/94(2) du Conseil, le budget a été exécuté sous la responsabilité du président de l'Office. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des états financiers(3), conformément aux dispositions financières internes prévues à l'article 138 du règlement (CE) n° 40/94 du Conseil. La Cour des comptes est tenue de procéder à l'examen de ces comptes par l'article 248 du traité instituant la Communauté européenne.

3. La Cour a effectué son audit conformément à ses politiques et normes d'audit. Celles-ci ont été adaptées des normes internationales d'audit généralement admises pour refléter le caractère spécifique du contexte communautaire. Elle a examiné les documents comptables et appliqué les procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. La Cour a obtenu, par cet audit, une base adéquate pour étayer l'opinion exprimée ci-après.

4. Cet examen a permis à la Cour d'obtenir l'assurance raisonnable que les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 2000 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

PRINCIPALES OBSERVATIONS SUR L'EXÉCUTION DU BUDGET DE L'OFFICE DE L'HARMONISATION DANS LE MARCHÉ INTÉRIEUR (ALICANTE) POUR L'EXERCICE CLOS LE 31 DÉCEMBRE 2000

Exécution du budget et comptes budgétaires

5. L'exécution du budget de l'exercice 2000 est présentée au tableau 1(4). L'Office a augmenté le budget initial de 23 % en raison de l'accroissement des demandes d'enregistrement en cours d'année. L'augmentation des demandes a un impact à plus long terme sur l'évolution des ressources humaines et matérielles de l'Office (procédures d'opposition et d'appel aux décisions de l'Office qui peuvent être lancées un à deux ans après le dépôt de la marque).

6. Par ailleurs, les crédits disponibles pour l'exercice 2000 ont dû être annulés à concurrence de 51,4 millions d'euros, soit 33 % de leur montant. Le montant annulé inclut une réserve de 37,9 millions d'euros qui est restée inutilisée.

7. Les crédits reportés de l'exercice 1999 à l'exercice 2000 sont restés inutilisés à concurrence de 5,0 millions d'euros soit 22 % du total des crédits reportés.

L'Office devrait veiller à améliorer ses estimations de montants à reporter afin d'annuler au plus tôt les crédits non nécessaires.

États financiers et tenue des comptes

8. Les tableaux 2 et 3 présentent respectivement le compte de gestion pour l'exercice 2000 et le bilan financier au 31 décembre 2000.

9. Selon les règles appliquées par l'Office, les biens qui font partie de son patrimoine sont repris dans son bilan lors de leur paiement. Il en résulte qu'un montant de 1,7 million d'euros correspondant à des biens informatiques en attente de paiement n'a pas été repris au bilan ni mentionné dans une note explicative.

Dispositions financières

10. Les paiements effectués aux États membres pour leurs travaux de recherche sont effectués en l'absence de pièces justificatives, ce qui est contraire aux dispositions du règlement financier.

Gestion

11. La Commission, depuis 1995, assure la gestion des salaires de l'Office moyennant une contribution annuelle de 500 euros par agent. Cette approche était justifiée vu le faible nombre d'agents de l'Office durant sa période de démarrage. Étant donné l'augmentation des effectifs de l'Office (tableau 4), il conviendrait de s'assurer que ce montant reste encore justifié.

12. Dans un rapport(5) antérieur, il avait été recommandé à l'Office d'établir une comptabilité analytique pour identifier et analyser précisément le coût de ses diverses activités. En 2000, l'Office a mis au point une méthodologie pour mieux cerner les coûts de ses différents services. Ces efforts doivent être poursuivis afin de fixer de manière plus précise les tarifs appliqués par l'Office.

Évolution du personnel et des activités de l'Office

13. Le personnel de l'Office comprend des agents statutaires, permanents (AP) ou temporaires (AT). Le nombre de postes à occuper par les agents statutaires est autorisé par l'autorité budgétaire chaque année en même temps que le budget. Par ailleurs, le budget peut accorder des crédits pour le recrutement d'agents auxiliaires (AA), dont la durée d'emploi est limitée à un an au maximum et d'agents locaux (AL).

14. Le tableau 4 retrace l'évolution du personnel de l'Office et de sa répartition. Outre un ralentissement de la croissance du nombre d'agents, il montre que la proportion d'agents permanents tend à augmenter au fil du temps.

15. Le déficit en personnel a été en partie comblé par des agents intérimaires pour lesquels le budget dépensé a été multiplié par 30 entre 1996 et 2000 (les paiements pour intérimaires se sont montés à 0,9 million d'euros en 2000).

16. En moyenne, plus du quart du personnel de l'Office change de statut chaque année (passage du statut d'auxiliaire à celui de temporaire ou de temporaire à permanent) et cette tendance va en s'accélérant. Par ailleurs, le statut des nouveaux embauchés (l'Office a recruté 634 agents, tous statuts confondus depuis sa création) est à concurrence de 65 % des cas celui d'AT, et de 35 % des cas celui d'AA ou dans une mesure négligeable celui d'AL. Au 31 décembre 2000, un seul agent avait été recruté d'emblée comme agent permanent par l'Office depuis sa création.

17. Des agents sont recrutés d'abord sous le statut d'auxiliaire (très souvent après avoir effectué un contrat comme intérimaire pour les catégories les plus basses), par la suite ils deviennent, à la suite de procédures internes, temporaires. En dernier lieu, par des concours internes, sur épreuves écrites et orales, ils deviennent permanents.

18. Le caractère interne de ce modèle de gestion des effectifs apparaît dans le tableau 5 qui analyse l'évolution des recrutements selon leur modalité et montre que seulement 12 % de ceux-ci ont été faits à l'issue d'une procédure de sélection de candidatures externes.

19. En moyenne, les frais de recrutement se sont montés à environ 1410 euros par agent embauché. L'examen d'un échantillon de 30 agents, n'a pas montré de problèmes notables quant à leur profil par rapport aux fonctions.

20. Les départs d'agents aboutissent à un taux de rotation du personnel (AP, AT, AA et AL) de 3 % en moyenne annuelle, ce taux étant dû pour une moitié à l'expiration de leurs contrats et pour l'autre à leur rupture du fait, essentiellement, des agents concernés.

21. Aux fins de l'audit, les agents ont été classés en deux catégories:

- les agents chargés d'activités de support (agents de support), c'est-à-dire des activités qui assurent la continuité du fonctionnement de l'Office (par exemple, services d'administration, de comptabilité, de secrétariat, etc.),

- les autres agents dits opérationnels qui contribuent directement à la réalisation des objectifs de l'Office.

22. En moyenne, 66 % des agents A sont à considérer comme opérationnels. Pour déterminer le caractère opérationnel ou non des fonctions des autres catégories d'agents, qui malgré la catégorie à laquelle ils appartiennent effectuent des travaux qui ne sont pas de simple exécution et de support, un échantillon de 31 agents a été utilisé qui montre que toutes catégories confondues, 58 % des agents de l'Office pourraient être considérés comme opérationnels.

23. L'évolution du ratio agents opérationnels/agents de support paraît normale et même légèrement favorable dans la mesure où la prédominance du nombre d'agents de support durant les deux premières années d'existence de l'Office a diminué fortement par la suite et la proportion d'agents A affectés à des tâches de support est actuellement de 32 %, soit légèrement inférieure à la moyenne sur la période étudiée (34 %).

24. Le tableau 6 décrit l'évolution des coûts associés au personnel ainsi que les dépenses de fonctionnement. L'évolution des dépenses salariales bien qu'importante a été moins rapide que celle des effectifs. Cette situation peut être attribuée à la politique de recrutement de l'Office qui, à cause du cheminement du statut d'auxiliaire vers celui de permanent, retarde l'entrée dans la carrière et donc ralentit l'évolution de la masse salariale.

25. Parmi les autres coûts associés au personnel, l'analyse a porté plus spécialement sur les dépenses de formation professionnelle (FP) et celles de fonctionnement, notamment en matière d'informatique. Les dépenses de FP ont crû de manière parallèle aux effectifs, soit une augmentation annuelle de 23 % par tête. Les dépenses de fonctionnement dont celles pour l'informatique ont également cru de manière importante, respectivement de 54 % et 36 % en moyenne annuelle, mais de manière nettement moins importante que les effectifs. Il en résulte des évolutions par tête moindres voire négatives en raison du fait que les dépenses de fonctionnement incluent les importants investissements initiaux faits par l'Office.

26. Pour appréhender la relation entre l'activité de l'Office et l'évolution de son personnel et des coûts associés, cette dernière a été comparée à celle du montant des recettes encaissées par lui au cours d'une année. En effet, les recettes tiennent à la fois compte du nombre de demandes adressées à l'Office et de leurs difficultés de traitement respectives qui se reflètent par les différences entre les taxes demandées. Cette comparaison suggère que la gestion de l'Office a un caractère efficace dans la mesure où, en moyenne, l'utilisation de ressources humaines et son coût augmentent moins largement que l'activité demandée à l'Office. Cette constatation est corroborée par le fait qu'en moyenne les dépenses de support (titres I et II), elles aussi, croissent moins vite que les dépenses opérationnelles (dépenses effectives sur crédits de l'année et crédits reportés du titre III).

Conclusion

27. De manière générale, il apparaît que, depuis sa création l'Office n'a pu embaucher les effectifs qu'il demandait à l'occasion de la procédure budgétaire. Deux raisons peuvent être avancées pour expliquer cette situation:

- d'une part, la difficulté d'établir des prévisions précises des besoins de personne,

- d'autre part, un souci de prudence en cas d'un éventuel ralentissement des demandes d'enregistrement.

28. Pour recruter son personnel, l'Office s'est écarté du modèle de sélection par concours externe après une large publicité. Cette approche minimise les frais de recrutement et permet d'évaluer les agents recrutés sur une longue période, et de freiner l'évolution des coûts salariaux, mais présente les inconvénients suivants:

- l'effet de sélection semble faible si l'on examine le développement des carrières au sein de l'Office,

- les mesures prises pour assurer la publicité des emplois et la sélection des agents sont insuffisantes même si la qualité des recrutements effectués ne semble pas devoir être remise en cause.

29. Étant donné le développement attendu de ses activités, et de ses effectifs, il serait peut-être souhaitable que, pour les postes relevant d'activités de support et pour ses activités opérationnelles nécessitant des qualifications de type administratif, il s'associe aux Institutions et aux autres organismes décentralisés pour effectuer ses recrutements sur une base la plus large possible.

30. Bien que, en termes de productivité globale de son personnel, la situation de l'Office soit plutôt satisfaisante, il devrait veiller attentivement à garder le contrôle de la situation notamment en termes de coûts salariaux. Par ailleurs, des efforts devraient être faits pour mieux cerner et améliorer l'impact des dépenses de formation et celles de fonctionnement en rapport avec la productivité individuelle des agents. Par ailleurs de manière générale, l'Office devrait améliorer son système de gestion et d'information en matière de personnel.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 25 octobre 2001.

Par la Cour des comptes

Jan O. Karlsson

Président

(1) JO L 11 du 14.1.1994, p. 33.

(2) JO L 11 du 14.1.1994, p. 30.

(3) En application de l'article 137, paragraphe 1, du règlement (CE) n° 40/94 du Conseil, les comptes de la totalité des recettes et des dépenses de l'Office pour l'exercice 2000 ont été établis le 28 février 2001 et ensuite transmis au conseil d'administration de l'Office, au Parlement européen, à la Commission et à la Cour des comptes, cette dernière les ayant reçus le 28 mars 2001. La version abrégée de ces états financiers est présentée dans les tableaux annexés au présent rapport.

(4) Tous les tableaux de ce rapport ont été calculés sur les valeurs les plus exactes possibles des données utilisées. Pour la présentation des chiffres, ceux-ci ont été arrondis, ce qui peut donner l'apparence d'erreurs de calcul. Un tiret indique une valeur inexistante ou nulle et 0,0 indique une valeur inférieure au seuil d'arrondi.

(5) JO C 373 du 27.12.2000, point 6; voir aussi JO C 372 du 22.12.1999, point 6 et JO C 406 du 28.12.1998, point 1.5.

TABLEAUX 1 À 6

Tableau 1

Exécution budgétaire

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Tableau 2

Compte de gestion des exercices 2000 et 1999

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NB:Les totaux peuvent comporter des écarts dus aux arrondis.

Source:Présentation préparée par la Cour des comptes sur la base des données établies par l'Office.

Tableau 3

Bilan financier aux 31 décembre 2000 et 31 décembre 1999

NB:Les totaux peuvent comporter des écarts dus aux arrondis.

Source:Présentation préparée par la Cour des comptes sur la base des données établies par l'Office.

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Tableau 4

Évolution du personnel

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AP: Agents permanents.

AT: Agents temporaires.

AA: Agents auxiliaires.

AL: Agents locaux.

Tableau 5

Analyse de la variation des effectifs

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Tableau 6

Évolution du personnel et des coûts associés

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Réponses de l'office

Exécution et comptes budgétaires

7. L'Office prend note de l'observation de la Cour des comptes et continuera ses efforts pour améliorer son système de prévision budgétaire.

États financiers et tenue des comptes

9. Comme suite à l'observation de la Cour des comptes, l'Office inclura désormais un commentaire dans ses comptes annuels reprenant les informations demandées.

Dispositions financières

10. À la suite de la visite de la Cour des comptes, l'Office a déjà saisi les Offices nationaux d'une proposition de bordereau de facture. Ce bordereau sera établi par l'OHMI après réception des rapports de recherche, transmis aux Offices pour accord et signature et retourné à l'OHMI avant paiement.

Gestion

11. En mars 2001, l'Office a saisi la Commission de la question de la contribution annuelle de 500 euros par agent pour la gestion des salaires. La Commission a répondu à l'Office qu'elle était en train de réexaminer cette question.

12. Le service financier a terminé les travaux pour l'exercice 2000. Étant donné que le système de comptabilité analytique se trouve dans un premier stade, les chiffres relatifs à cet exercice n'ont qu'un caractère approximatif.

Le rapport de l'exercice 2000 contient les informations suivantes: les charges et le résultat de la comptabilité analytique, la ventilation des jours ouvrables par activité et par service et la ventilation des coûts par unité et par produit. Un deuxième rapport concernant les coûts du personnel a également été établi.

Certains travaux nécessaires pour compléter l'implantation du système sont encore à effectuer; c'est le cas, entre autres, de la mise en place de certains flux d'information ou de l'intégration dans le système de la comptabilité analytique des données statistiques déjà disponibles sur la gestion de la marque ou des informations contenues dans les fiches de productivité.

Évolution du personnel et des activités de l'Office

16 et 17. Il faut faire observer que les procédures et les conditions de passage entre les différents statuts du parcours typique (intérimaire auxiliaire agent temporaire fonctionnaire) ne sont pas les mêmes lors de chaque passage. Le parcours n'est donc pas automatique et les concours internes de titularisation ont permis de constituer un noyau de fonctionnaires qui, ayant montré leurs compétences et capacités au long de dix-huit mois en moyenne en tant que personnel statutaire non permanent, ont dû réussir des épreuves écrites et orales conformément au principe d'égalité de traitement s'appliquant à l'ensemble du personnel de l'Office. En outre, le recrutement à l'étape initiale (intérimaire ou auxiliaire pour les catégories C et D et AT pour A et B) est fait en garantissant, dans la mesure du possible, le maximum de concurrence entre candidats. Dans ce sens, afin de pourvoir aux vacances de postes de catégorie C et D, les candidatures sont extraites des bases de données de candidatures spontanées reçues de tous les États de l'Union européenne ainsi que des bases de données des firmes d'intérim.

Pour ce qui est proprement du parcours typique ci-dessus mentionné, il a permis à l'Office (comme d'ailleurs la Cour l'a observé au point 19) d'épargner un montant considérable en termes de frais de recrutement et de salaire et de soumettre au personnel, avant leur titularisation, une période d'essai qui est en moyenne de vingt-quatre mois.

21, 22 et 23. Des différences initiales ont existé entre la Cour et l'Office en ce qui concerne la distinction entre personnel opérationnel et de support (la Cour ne fait cette distinction que parmi les agents de catégorie A, considérant tout le personnel B, C et D comme personnel de support, tandis que l'Office considère le personnel opérationnel et de support en fonction de leur affectation à des services qui effectuent - ou pas - des tâches directement liées à la procédure d'enregistrement de la marque communautaire). Suivant l'analyse de l'échantillon réalisée par la Cour, quelques 58 % de l'effectif sont employés à des tâches opérationnelles. L'Office estime que cette analyse, étendue à l'ensemble des effectifs, ferait ressortir un pourcentage global de 66 %.

25. En ce qui concerne l'impact des actions de formation sur la productivité par agent, il faut observer que, malgré les augmentations des dépenses de formation par tête, celles-ci sont toujours à un niveau bas (moins de 1 % des dépenses du titre I pour 2001) et elles se concentrent sur la formation linguistique et informatique. Il est à espérer que l'ambitieux plan de formation entamé pour les années à venir (environ 5 % des dépenses du titre I pour 2002) serviront à augmenter la productivité des agents dans une proportion plus importante.

29 et 30. Les recommandations de la Cour seront dûment prises en compte.