RÉSOLUTION DU PARLEMENT EUROPÉEN

du 29 avril 2015

contenant les observations qui font partie intégrante de la décision concernant la décharge sur l'exécution du budget général de l'Union européenne pour l'exercice 2013, section IX — Contrôleur européen de la protection des données

LE PARLEMENT EUROPÉEN,

— vu sa décision concernant la décharge sur l'exécution du budget général de l'Union européenne pour l'exercice 2013, section IX — Contrôleur européen de la protection des données,

— vu la décision du Médiateur européen du 26 février 2015 clôturant son enquête d'initiative OI/1/2014/PMC sur le signalement de dysfonctionnements,

— vu l'article 94 et l'annexe V de son règlement,

— vu le rapport de la commission du contrôle budgétaire et l'avis de la commission des libertés civiles, de la justice et des affaires intérieures (A8-0118/2015),

1. accueille avec satisfaction les conclusions de la Cour des comptes selon lesquelles l'ensemble des paiements relatifs à l'exercice clos le 31 décembre 2013 pour les dépenses administratives et les autres dépenses du Contrôleur européen de la protection des données (ci-après dénommé le «Contrôleur») étaient exempts d'erreur notable et que les systèmes de contrôle et de surveillance examinés pour le groupe de politiques «Dépenses administratives et autres» étaient efficaces;

2. constate que, dans son rapport annuel de 2013, la Cour des comptes fait observer qu'aucune déficience notable n'a été relevée lors de la vérification des domaines liés aux ressources humaines et aux marchés publics pour le Contrôleur;

3. note qu'en 2013, le Contrôleur disposait d'un budget total de 7 661 409 EUR (7 624 090 EUR en 2012) et que le taux global d'exécution budgétaire était de 84,7 %, (contre 83,2 % en 2012); juge cette évolution positive et réclame davantage d'efforts pour que ce taux continue de s'améliorer;

4. souligne que le budget du Contrôleur est strictement administratif; constate que le taux d'exécution des dépenses relatives aux personnes liées à l'institution est de 93,41 % (titre 1) et que celui des dépenses relatives aux immeubles, à l'équipement et aux dépenses de fonctionnement s'élève à 99,14 % (titre 2);

5. prend acte de l'engagement du Contrôleur à poursuivre l'amélioration de sa structure de sorte que les procédures de recrutement et de passation de marchés puissent être surveillées et contrôlées en temps utile; encourage le Contrôleur à poursuivre la surveillance de la gestion des indemnités et à améliorer ses performances;

6. note avec satisfaction que l'audit de suivi effectué en juin 2013 par le service d'audit interne du Contrôleur a montré que la plupart des actions suggérées et des recommandations formulées en matière de procédures administratives avaient été mises en œuvre, et de conclure qu'il n'y avait pas de recommandation particulière à formuler au 31 décembre 2013;

7. prend note du fait que la mise en œuvre de la recommandation concernant la sécurisation des données contenues dans les réclamations était inachevée au moment de l'audit de suivi de juin 2013 en raison d'un retard dans la mise en place du système de gestion des dossiers (Case Management System, CMS); note que cette recommandation était susceptible d'être mise en œuvre intégralement au cours de l'année 2014 puisque le CMS est opérationnel depuis octobre 2013;

8. prend note du fait que l'ordonnateur par délégation estime que le niveau de gestion et de contrôle mis en place est approprié et qu'il s'améliore, et qu'au moment de la rédaction du rapport annuel d'activité pour l'année 2013, aucune erreur significative ne s'était produite et qu'aucune réserve ne devait être émise au sujet des contrôles préalables;

9. rappelle que le traité de Lisbonne a renforcé les compétences du Contrôleur en étendant la protection des données à tous les domaines d'action de l'Union; prend acte de la poursuite des discussions avec le Conseil sur le nouveau cadre juridique de la protection des données, tel que proposé par la Commission le 25 janvier 2012;

10. observe que le budget du Contrôleur comprend désormais un titre 3 afin que l'instauration d'un secrétariat indépendant rattaché au nouveau Comité européen de la protection des données puisse être envisagée; prend bonne note qu'aucun crédit ne sera affecté au titre 3 avant l'adoption du cadre juridique;

11. note qu'un nouvel outil, la comptabilité par activités, qui a pour but de rendre plus efficiente l'allocation des ressources, a récemment été approuvé, et qu'il sera mis en pratique en 2015;

12. demande à connaître l'incidence budgétaire de la réorganisation du secrétariat du Contrôleur;

13. souligne que le service d'audit interne a constaté d'importantes améliorations depuis la dernière analyse des risques en 2011; prie instamment le Contrôleur de poursuivre ces efforts afin que les recommandations restantes soient suivies;

14. prend note de la mise en place d'un système de visioconférence dans les locaux du Contrôleur; demande à connaître le nombre de fois où ce système a été utilisé lors de réunions en 2013;

15. approuve totalement la mise au point d'indicateurs clés de performance destinés à mesurer l'utilisation efficace des ressources; demande au Contrôleur de continuer à inclure le tableau de bord dans le rapport annuel d'activité;

16. exige que la politique immobilière du Contrôleur soit annexée au rapport annuel d'activité, notamment parce qu'il est important que les coûts de cette politique soient rationnalisés comme il se doit et que ces coûts ne soient pas excessifs;

17. demande, comme l'année dernière, de disposer d'un tableau complet de l'ensemble des ressources humaines dont dispose le Contrôleur, ventilées par grade, par sexe et par nationalité; fait observer que ce tableau devrait être automatiquement intégré dans le rapport annuel d'activité de l'institution;

18. fait part de sa préoccupation devant l'absence de femmes aux postes à responsabilité; demande la mise en place d'un plan d'égalité des chances, notamment en ce qui concerne les postes de direction, afin de corriger dès que possible ce déséquilibre;

19. considère qu'en temps de crise et de restrictions budgétaires en général, les coûts des journées hors les murs du personnel des institutions européennes doivent être réduits et que ces manifestations devraient avoir lieu, dans la mesure du possible, aux sièges mêmes des institutions, étant donné que la plus-value qui en découle ne justifie pas des dépenses aussi élevées;

20. relève avec inquiétude les très fortes disparités qui existent dans les coûts de traduction entre les différentes institutions de l'Union; demande par conséquent au groupe de travail interinstitutionnel sur la traduction de déterminer les causes de ces disparités et de proposer des solutions pour mettre un terme à ce déséquilibre et parvenir à une harmonisation des coûts de traduction dans le respect le plus strict de la qualité et de la diversité linguistique; fait observer, à cette fin, que le groupe de travail devrait relancer la collaboration entre les institutions afin de mettre en commun les meilleurs pratiques et résultats ainsi que de déceler les domaines qui se prêtent à un renforcement de la coopération ou des accords entre institutions; note que le groupe de travail devrait également se fixer pour objectif d'élaborer une méthodologie uniforme de présentation des coûts de la traduction pour toutes les institutions, afin de faciliter l'analyse et la comparaison de ceux-ci; note que le groupe de travail devrait présenter ces résultats avant la fin de l'année 2015; incite toutes les institutions à contribuer activement aux travaux du groupe de travail interinstitutionnel; rappelle, à cet égard, l'importance fondamentale que revêt le respect du multilinguisme dans les institutions européennes pour garantir l'égalité de traitement et de chances à tous les citoyens de l'Union;

21. souscrit pleinement à la politique de transparence poursuivie par les services du Médiateur européen et préconise l'instauration d'une procédure visant à évaluer, au préalable, l'incidence éventuelle de certaines publications afin que ces dernières puissent être assorties d'un rapport explicatif visant à éviter toute utilisation à mauvais escient; fait remarquer que cette procédure devrait être engagée par le Médiateur en coopération avec le Contrôleur, la Commission et l'institution concernée par la publication;

22. est préoccupé par le retard dans l'adoption des règles internes relatives à la dénonciation des dysfonctionnements; demande au Contrôleur de faire appliquer ces règles sans plus tarder;

23. se réjouit que le Contrôleur ait suivi les observations du Parlement européen contenues dans ses résolutions de décharge pour les années 2010 et 2012 pour établir sa stratégie 2013-2014 et que la mise en œuvre de cette stratégie ait entraîné des résultats positifs;