RÉSOLUTION (UE) 2019/1507 DU PARLEMENT EUROPÉEN

du 26 mars 2019

contenant les observations qui font partie intégrante de la décision concernant la décharge sur l'exécution du budget de l'Agence européenne pour la gestion opérationnelle des systèmes d'information à grande échelle au sein de l'espace de liberté, de sécurité et de justice (désormais Agence de l'Union européenne pour la gestion opérationnelle des systèmes d'information à grande échelle au sein de l'espace de liberté, de sécurité et de justice) pour l'exercice 2017

LE PARLEMENT EUROPÉEN,

— vu sa décision concernant la décharge sur l'exécution du budget de l'Agence européenne pour la gestion opérationnelle des systèmes d'information à grande échelle au sein de l'espace de liberté, de sécurité et de justice (désormais Agence de l'Union européenne pour la gestion opérationnelle des systèmes d'information à grande échelle au sein de l'espace de liberté, de sécurité et de justice) pour l'exercice 2017,

— vu l'article 94 et l'annexe IV de son règlement intérieur,

— vu le rapport de la commission du contrôle budgétaire et l'avis de la commission des libertés civiles, de la justice et des affaires intérieures (A8-0145/2019),

A. considérant que, selon son état des recettes et des dépenses (1), le budget définitif de l'Agence de l'Union européenne pour la gestion opérationnelle des systèmes d'information à grande échelle au sein de l'espace de liberté, de sécurité et de justice (ci-après l'«Agence») s'élevait, pour l'exercice 2017, à 155 801 818 EUR, soit une augmentation non négligeable de 89,38 % par rapport à l'exercice 2016; que cette augmentation était liée aux nouvelles missions confiées à l'Agence par le règlement (UE) 2018/1726 du Parlement européen et du Conseil (2), entré en vigueur le 11 décembre 2018; que la majeure partie du budget de l'Agence provient du budget de l'Union;

B. considérant que la Cour des comptes (ci-après la «Cour») affirme, dans son rapport sur les comptes annuels de l'Agence relatifs à l'exercice 2017 (ci-après le «rapport de la Cour»), avoir obtenu des assurances raisonnables que les comptes annuels de l'Agence sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont légales et régulières;

Gestion budgétaire et financière

1. relève avec satisfaction que les efforts de suivi du budget au cours de l'exercice 2017 se sont traduits par un taux d'exécution budgétaire de 100 %, ce qui représente une hausse de 2,1 % par rapport à l'exercice 2016; relève également que le taux d'exécution des crédits de paiement s'élevait à 91,53 %, soit une augmentation de 0,68 % par rapport à 2016;

2. relève, à la lumière du rapport de la Cour, que, si l'Agence avait réglé dès 2016 l'intégralité du prix des travaux de construction de ses nouveaux locaux à Strasbourg, ceux-ci ne sont toujours pas achevés, en raison de l'incapacité de l'entreprise chargée des travaux à tenir ses engagements, et les rapports acceptés relatifs à l'avancement des travaux n'en couvrent que 70 % environ; relève que les paiements anticipés à l'entreprise chargée des travaux sont couverts par des garanties bancaires, libérées progressivement au fur et à mesure de la réception des travaux; prend acte de la réclamation financière adressée par l'entreprise chargée des travaux à l'Agence et de l'action en justice introduite par cette entreprise à son encontre; relève, d'après les informations fournies par l'Agence, que celle-ci a déposé un mémoire en défense auprès du tribunal administratif de Strasbourg, et que l'affaire y est pendante; demande à l'Agence d'informer l'autorité de décharge de la décision finale du tribunal administratif de Strasbourg;

Annulation de reports

3. déplore que les annulations de reports de 2016 sur 2017 se soient élevées à 658 000 EUR, ce qui représente 12,20 % du montant total des reports, soit une augmentation notable de 7,11 % par rapport à 2016;

Performances

4. relève avec satisfaction que l'Agence utilise plusieurs indicateurs clés de performance (ICP) dans des domaines tels que les performances système, la sécurité et le niveau de satisfaction client afin d'évaluer la valeur ajoutée de ses activités, ainsi que divers autres ICP pour renforcer sa gestion budgétaire;

5. salue la coopération continue de l'Agence avec le réseau des agences dans le domaine de la justice et des affaires intérieures, notamment avec l'Unité européenne de coopération judiciaire, l'Agence de l'Union européenne chargée de la sécurité des réseaux et de l'information, l'Agence de l'Union européenne pour la formation des services répressifs et le Bureau européen d'appui en matière d'asile, avec lesquelles l'Agence échange des bonnes pratiques;

6. relève que l'Agence a fait l'objet d'une évaluation externe en 2016, qui a conclu qu'elle s'acquittait convenablement de ses tâches, proposait des moyens précis d'en améliorer le fonctionnement et recensait des perspectives pour un élargissement éventuel de son mandat; constate qu'en 2017, l'Agence a mis au point un plan d'action pour appliquer ces recommandations; constate en outre que la Commission a tenu compte des conclusions de cette évaluation dans sa proposition de révision de l'acte fondateur de l'Agence, proposition qui a débouché sur le règlement (UE) 2018/1726;

7. souligne l'importance du rapport final du groupe d'experts de haut niveau sur les systèmes d'information et l'interopérabilité et salue les propositions de règlements présentées par la Commission sur l'interopérabilité entre les systèmes d'information de l'Union dans le domaine de la coopération judiciaire et policière, de l'asile et de la migration et des frontières et des visas;

8. relève avec préoccupation, à la lumière du rapport de la Cour, que l'Agence gère actuellement trois systèmes d'information à grande échelle distincts et non intégrés, ce qui peut empêcher l'Agence de réaliser des économies d'échelle et des synergies entre ces trois systèmes, et qu'un élargissement du mandat de l'Agence pour gérer plusieurs autres systèmes d'information est attendu pour les prochaines années; salue la proposition de la Cour selon laquelle l'Agence devrait établir une analyse coûts-avantages détaillée afin de nourrir les discussions sur la stratégie de développement à venir relative aux systèmes d'information qu'elle gère; relève que, d'après la réponse de l'Agence, une étude est en cours qui a été entreprise afin d'avoir une vision claire de la future architecture des systèmes d'information interopérables; demande à l'Agence d'informer l'autorité de décharge des conclusions de cette étude et des mesures correctives envisagées;

9. relève que le conseil d'administration a adopté en novembre 2017 une stratégie à long terme mise à jour pour l'Agence qui couvre la période 2018-2022 et fixe la direction du futur développement de l'Agence, et espère que sa mise en œuvre améliorera encore les résultats de l'Agence;

Politique du personnel

10. o 603/2013 du Parlement européen et du Conseil s'inquiète qu'au 31 décembre 2017, seuls 87,02 % du tableau des effectifs étaient pourvus, avec 114 agents temporaires engagés sur les 131 agents temporaires autorisés au titre du budget de l'Union (contre 118 postes autorisés en 2016); prend acte que la différence qui existe entre les 114 agents temporaires nommés et les 131 postes autorisés est justifiée par le fait que deux postes ont été ajoutés par anticipation de la refonte du règlement (UE) n603/2013 du Parlement européen et du Conseil ( 3 ) et que 14 postes étaient prévus au titre du règlement (UE) 2017/2226 du Parlement européen et du Conseil ( 4 ) , qui est entré en vigueur le 29 décembre 2017, en conséquence de quoi l'Agence n'a pu lancer la procédure de recrutement qu'après cette date; remarque avec satisfaction que l'offre d'emploi pour le poste de chef de l'unité chargée des opérations et de l'infrastructure a été envoyée et acceptée avant la fin de l'année 2017; relève que, de surcroît, 32 agents contractuels et 7 experts nationaux détachés ont travaillé pour l'Agence en 2017;

11. relève que l'Agence a adopté la décision-modèle de la Commission sur la politique de protection de la dignité de la personne et de prévention du harcèlement; constate que l'Agence propose des modules d'apprentissage en ligne et a publié des appels à manifestation d'intérêt pour des conseillers soumis à une obligation de confidentialité;

12. déplore l'absence de parité dans la composition du conseil d'administration de l'Agence, au sein duquel, sur les 52 membres, 46 sont des hommes et 6 sont des femmes; demande à cet égard à la Commission, aux États membres et aux autres parties concernées de tenir compte de l'importance de garantir l'équilibre des sexes lors de la présentation des candidatures des futurs membres du conseil d'administration;

13. relève avec préoccupation, à la lumière du rapport de la Cour, que la faiblesse des effectifs est porteuse de risques non négligeables pour la continuité des activités de l'Agence, notamment eu égard au fait que le chef de l'unité chargée de la gestion et de la maintenance des applications faisait fonction également de chef du département des opérations et de chef de l'unité chargée des opérations et de l'infrastructure, cumulant ainsi les trois postes d'encadrement les plus élevés au sein du département des opérations; constate que l'Agence a mené à bien son mandat tout au long de l'année 2017, malgré le manque de ressources pour les fonctions opérationnelles et horizontales de l'Agence; appuie la poursuite des efforts nécessaires à la fidélisation du personnel et au développement professionnel au sein de l'Agence; salue, à cet égard, la mesure prise par l'Agence, qui a consisté à nommer un autre membre du personnel chef faisant fonction de l'unité chargée des opérations et de l'infrastructure; demande instamment à l'Agence de pourvoir sans attendre tous les postes avec du personnel permanent;

14. invite l'Agence à poursuivre ses efforts pour assurer la fidélisation du personnel et le développement professionnel au sein de l'Agence; salue la façon dont l'Agence a géré l'augmentation importante de la charge de travail en 2017 malgré le taux de rotation élevé du personnel spécialisé;

15. se félicite de la proposition de la Cour de publier les avis de vacance également sur le site internet de l'Office européen de sélection du personnel pour renforcer la publicité; comprend les préoccupations de l'Agence en ce qui concerne les coûts de traduction;

Passation de marchés

16. relève avec inquiétude que, selon le rapport de la Cour, l'Agence a peiné à attirer un nombre suffisant de soumissionnaires pour plusieurs procédures de marchés publics de valeur moyenne, puisqu'elle n'a reçu qu'une offre pour chacune des procédures en question;

17. déplore que l'audit des procédures de passation de marchés de l'Agence réalisé par le service d'audit interne de la Commission ait constaté des défaillances non négligeables, y compris deux problèmes qualifiés de «très importants» concernant l'estimation des valeurs des contrats et les contrôles essentiels ainsi que deux autres problèmes qualifiés d'«importants»; relève qu'un grand nombre des défaillances constatées sont liées au manque de personnel de l'unité «Finances et marchés publics» et du secteur des marchés publics en particulier; prend acte du plan d'action mis en place par l'Agence afin de remédier aux problèmes constatés par le service d'audit interne et de mettre en œuvre les recommandations formulées par ce dernier; invite l'Agence à informer l'autorité de décharge des mesures prises pour atténuer ces défaillances;

18. relève, à la lumière du rapport de la Cour, que l'Agence recourt beaucoup à des prestataires extérieurs et que 90 % des travaux liés au développement et à la mise en œuvre des projets informatiques sont effectués par l'Agence en coopération avec les prestataires extérieurs; relève avec préoccupation que, bien que l'Agence contrôle toutes les phases des projets informatiques, un tel degré de sous-traitance en ce qui concerne le développement de systèmes d'information aussi sensibles engendre des risques considérables de recours excessif à des prestataires extérieurs et de dépendance excessive à leur égard; prend acte de la réponse de l'Agence selon laquelle le développement complet de ces systèmes en interne et la réduction du degré de sous-traitance nécessiteraient une augmentation substantielle des effectifs de l'Agence et qu'afin d'assurer une séparation adéquate des tâches, les sous-traitants intervenant dans l'assurance qualité ne participent pas à la fourniture d'une aide extérieure pour la gestion opérationnelle des systèmes d'information à grande échelle; demande dès lors à l'Agence de limiter sa dépendance vis-à-vis des prestataires extérieurs en faisant un meilleur usage de ses ressources propres et de mettre en place une politique adéquate pour limiter le recours aux prestataires extérieurs;

19. demande à l'Agence de prendre toutes les mesures nécessaires pour faire en sorte que les sous-traitants ayant accès à des informations sensibles sur les systèmes d'information ou les données qu'ils traitent soient tenus légalement de respecter des règles strictes de confidentialité et d'exiger que ces sous-traitants disposent d'habilitations de sécurité nationales formelles au moment de l'accès à ces informations; demande à l'Agence de veiller à ce que ses sous-traitants ne soient liés par aucune législation de pays tiers susceptible de les mettre en conflit avec les dispositions en matière de confidentialité établies par l'Agence;

20. constate, à la lumière du rapport de la Cour, qu'à la fin de l'année 2017, l'Agence n'avait pas encore introduit tous les outils mis en place par la Commission pour proposer une solution unique concernant l'échange électronique d'informations avec les tiers participant aux procédures de passation de marchés (passation électronique de marchés); relève, d'après les informations fournies par l'Agence, que celle-ci a déjà mis en place la facturation et les appels d'offres électroniques pour certaines procédures, mais pas la soumission des offres par voie électronique; demande à l'Agence d'introduire tous les outils nécessaires et d'informer l'autorité de décharge de leur mise en œuvre;

Prévention et gestion des conflits d'intérêts et transparence

21. prend acte des mesures prises par l'Agence et des efforts qu'elle déploie actuellement pour garantir la transparence ainsi que la prévention et la gestion des conflits d'intérêts et la défense des lanceurs d'alerte; relève avec préoccupation que l'Agence ne publie les CV ni des membres de son conseil d'administration, ni du personnel d'encadrement, à l'exception du CV de son directeur exécutif; demande à l'Agence de publier les CV de tous les membres du conseil d'administration et du personnel d'encadrement et d'informer l'autorité de décharge des mesures prises à cet égard; encourage l'Agence à suivre la politique d'indépendance adoptée par l'Agence européenne des produits chimiques (ECHA) en tant que bonne pratique et système exemplaire de surveillance et de prévention des conflits d'intérêts;

22. déplore que, malgré plusieurs demandes en ce sens, l'Agence ne publie pas les déclarations d'intérêts des membres de son conseil d'administration, ni celles du personnel d'encadrement, ni de son directeur exécutif; demande la publication de déclarations d'intérêts indiquant toutes les appartenances à d'autres organisations; souligne qu'il n'appartient pas aux membres du conseil d'administration, au personnel d'encadrement ou au directeur exécutif de se déclarer eux-mêmes libres de conflit d'intérêts, mais qu'il revient à un organe neutre d'évaluer s'il y a ou non un conflit d'intérêts;

Contrôles internes

23. relève qu'au 31 décembre 2017, l'Agence comptait 23 recommandations d'audit en suspens qui étaient qualifiées de «très importantes», y compris neuf émises récemment, trois dont le délai de mise en œuvre avait été dépassé et quatre qui était encore en suspens; constate qu'aucune question «critique» n'est en suspens; invite l'Agence à informer l'autorité de décharge des résultats de la mise en œuvre de ces recommandations d'audit;

Autres commentaires

24. prend acte de la reconstruction du site opérationnel de l'Agence à Strasbourg (France) et de la construction du nouveau bâtiment du siège à Tallinn (Estonie); relève que l'Agence dispose également d'un site de secours à Sankt Johann im Pongau (Autriche) et d'un bureau de liaison à Bruxelles (Belgique); relève avec préoccupation que l'emménagement dans de nouveaux locaux à Strasbourg a pris un retard considérable et que l'entreprise chargée des travaux a commis de nombreuses fautes;

25. renvoie, pour d'autres observations de nature horizontale accompagnant la décision de décharge, à sa résolution du 26 mars 2019 ( 5 ) sur la performance, la gestion financière et le contrôle des agences.

(1) JO C 108 du 22.3.2018, p. 270.

(2) Règlement (UE) 2018/1726 du Parlement européen et du Conseil du 14 novembre 2018 relatif à l'Agence de l'Union européenne pour la gestion opérationnelle des systèmes d'information à grande échelle au sein de l'espace de liberté, de sécurité et de justice (eu-LISA), modifiant le règlement (CE) no 1987/2006 et la décision 2007/533/JAI du Conseil et abrogeant le règlement (UE) no 1077/2011 (JO L 295 du 21.11.2018, p. 99).

(3) Règlement (UE) no 603/2013 du Parlement européen et du Conseil du 26 juin 2013 relatif à la création d'Eurodac pour la comparaison des empreintes digitales aux fins de l'application efficace du règlement (UE) no 604/2013 établissant les critères et mécanismes de détermination de l'État membre responsable de l'examen d'une demande de protection internationale introduite dans l'un des États membres par un ressortissant de pays tiers ou un apatride et relatif aux demandes de comparaison avec les données d'Eurodac présentées par les autorités répressives des États membres et Europol à des fins répressives, et modifiant le règlement (UE) no 1077/2011 portant création d'une agence européenne pour la gestion opérationnelle des systèmes d'information à grande échelle au sein de l'espace de liberté, de sécurité et de justice (JO L 180 du 29.6.2013, p. 1).

(4) Règlement (UE) 2017/2226 du Parlement européen et du Conseil du 30 novembre 2017 portant création d'un système d'entrée/de sortie (EES) pour enregistrer les données relatives aux entrées, aux sorties et aux refus d'entrée concernant les ressortissants de pays tiers qui franchissent les frontières extérieures des États membres et portant détermination des conditions d'accès à l'EES, à des fins répressives, et modifiant la convention d'application de l'accord de Schengen et les règlements (CE) no 767/2008 et (UE) no 1077/2011 (JO L 327 du 9.12.2017, p. 20).

(5) Textes adoptés, P8_TA(2019)0254 (voir page 361 du présent Journal officiel).