COMMUNICATION DE LA COMMISSION - Rapport à l'autorité de décharge indiquant le nombre et le type d'audits internes effectués en 2002, les principales recommandations formulées et les suites données à ces recommandations (Article 86, paragraphe 4, du règlement n° 1605/2002 du Conseil)

SOMMAIRE

1. Introduction

2. Synthèse des audits internes effectués

3. Résumé de chaque audit

3.1. Examen du processus d'établissement des rapports d'activité annuels et des déclarations des ordonnateurs délégués relatifs à 2001

3.2. Audit de la formation à la Commission

3.3. Audit du suivi de la procédure de décharge

3.4. Audit approfondi de la DG REGIO

3.5. Audit du recouvrement des fonds versés par excès

3.6. Mise en oeuvre des fonds structurels dans les pays candidats (lettre de recommandation)

3.7. Suivi des audits antérieurs

3.8. Examen de l'état d'avancement de la réforme

3.9. Gestion de l'infrastructure immobilière

3.10. Fourniture d'études et de services

3.11. Analyse de la gouvernance de la gestion des programmes dans le domaine des relations extérieures

3.12. Fonds de contrepartie et appui budgétaire des Fonds européens de développement

3.13. Rénovation du Berlaymont

4. Conclusions

1. INTRODUCTION

Le présent rapport de synthèse est communiqué à l'autorité de décharge conformément à l'article 86, paragraphe 4, du règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002 portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes.

Son objectif est de présenter le nombre et le type d'audits internes effectués en 2002, les principales recommandations formulées et les suites données à ces recommandations.

2. SYNTHESE DES AUDITS INTERNES EFFECTUES ET DU SUIVI REALISE

En 2002, conformément à son programme de travail, l'auditeur interne a réalisé les audits suivants:

- examen du processus d'établissement des rapports d'activité annuels et des déclarations des ordonnateurs délégués relatifs à 2001;

- audit de la formation à la Commission;

- audit du suivi de la procédure de décharge;

- audit de la DG REGIO (audit approfondi);

- audit du recouvrement des fonds versés par excès;

- mise en oeuvre des fonds structurels dans les pays candidats (lettre de recommandation);

2.1. - Suivi des audits antérieurs

- examen de l'état d'avancement de la réforme;

- gestion de l'infrastructure immobilière;

- fourniture d'études et de services;

- analyse de la gouvernance de la gestion des programmes dans le domaine des relations extérieures;

- fonds de contrepartie et appui budgétaire des Fonds européens de développement;

- rénovation du Berlaymont.

3. RESUME DE CHAQUE AUDIT

3.1. Examen du processus d'établissement des rapports d'activité annuels et des déclarations des ordonnateurs délégués relatifs à 2001

Cet audit a été réalisé alors que la synthèse des rapports d'activité annuels relatifs à 2001 était en préparation, aussi ses recommandations ont-elles été prises en compte dans cette synthèse. Le but était d'établir un aperçu des points forts et des points faibles des rapports et des déclarations et d'en tirer des leçons pour l'avenir.

Recommandations

Il est essentiellement recommandé aux services de faire preuve d'une attention accrue, afin de mieux rendre compte des résultats et de fournir une description plus détaillée des systèmes de contrôle interne en place, et de mieux préciser la méthodologie et le rôle des acteurs concernés.

Mesures prises

La méthodologie et les orientations ont été améliorées, avec notamment deux décisions de la Commission du 21 janvier (COM(2003)28 et SEC(2003)59).

3.2. Audit de la formation à la Commission

L'audit de la formation s'est penché sur l'organisation et l'offre de formation sur les sites de Bruxelles et de Luxembourg, en accordant une attention particulière aux meilleures pratiques à l'extérieur de la Commission.

Recommandations

Le SAI a recommandé d'améliorer la prise en charge globale de la formation et la stratégie en la matière, afin de mieux tenir compte des besoins et des priorités et de renforcer le contrôle de l'offre de formation externalisée en mettant en place des registres centralisés sur les aspects financiers et en exigeant des fournisseurs qu'ils rendent des comptes.

Mesures prises

La Commission a adopté une stratégie de formation d'après-réforme qui prend en considération les besoins prioritaires définis selon l'approche de la gestion par activités.

3.3. Audit du suivi de la procédure de décharge

L'audit avait pour objectif de recommander une amélioration du suivi de la procédure de décharge par la Commission.

Recommandations

Le rapport d'audit recommande l'élaboration d'une stratégie interinstitutionnelle pour la procédure de décharge, une méthode pour mesurer l'efficacité des contrôles, la reconnaissance du risque de réputation pour l'Union, un système destiné à rendre compte des mesures prises et l'amélioration de la prise en charge centrale du processus au sein de la Commission.

Mesure prise

Les questions techniques ont été développées davantage et la responsabilité des acteurs concernés au sein de la Commission a été précisée dans une décision de la Commission de janvier 2003.

3.4. Audit approfondi de la DG REGIO

L'audit visait à mieux identifier le profil de risque et de contrôle de la DG dans le contexte de l'ensemble de la Commission. Il s'est concentré sur les trois domaines suivants: la mise en oeuvre des dispositions relatives au contrôle financier pour ce qui concerne le Fonds européen de développement régional, le processus d'interprétation de la réglementation et les systèmes de compte rendu.

Recommandations

Le SAI a recommandé de mettre l'accent sur les contrôles préventifs et d'instaurer des déclarations sur la situation des États membres tout en renforçant la coopération avec ces derniers sur les questions de contrôle. Il a également proposé de consolider le cadre réglementaire amélioré en ce qui concerne la gestion et le contrôle et, enfin, de développer le rôle consultatif du gestionnaire opérationnel.

Mesure prise

La DG REGIO a déjà mis au point une stratégie d'audit, réorganisé les unités d'audit et de contrôle et préparé des propositions pour améliorer la coopération avec les États membres dans la perspective du concept d'audit unique («contrat de confiance»).

3.5. Audit du recouvrement des fonds versés par excès

Cet audit avait pour but de mieux comprendre les mécanismes particuliers des processus interservices et de soutenir le processus de réforme en cours dans le secteur. Il a porté essentiellement sur le recouvrement des fonds indûment versés dans le domaine de la gestion directe et des Fonds européens de développement.

Recommandations

Le SAI a recommandé de mettre au point un rôle de surveillance et de direction du système de recouvrement, d'adopter une approche harmonisée du traitement des ordres de recouvrement, d'établir un service central de suivi et d'orientation et d'améliorer les outils informatiques concernés.

Mesure prise

Le cadre réglementaire a été modifié en profondeur et la Commission a pris des mesures de gestion correctrices.

3.6. Mise en oeuvre des fonds structurels dans les pays candidats (lettre de recommandation)

Sur la base d'une étude relative à la gestion de l'aide structurelle lancée début 2002, le SAI a diffusé une lettre de recommandation pour attirer l'attention sur la question de la capacité administrative des pays candidats et sur leurs besoins en termes de ressources humaines pour réaliser les tâches avant et après l'élargissement.

Recommandation et mesure prise

Les DG concernées ont déjà pris des initiatives pour résoudre les problèmes identifiés et atténuer les risques, notamment la planification rigoureuse du processus de programmation pour les nouveaux États membres, le contrôle étroit des engagements, l'exercice EDIS et la simplification de la gestion des fonds structurels. Une aide additionnelle a été décidée pour renforcer la capacité administrative des futurs États membres (facilité transitoire).

3.7. Suivi des audits antérieurs

Résumé

Le rapport d'audit interne du SAI fait ressortir la nécessité de développer davantage la procédure de suivi et souligne que le suivi des recommandations de l'audit et des mesures correctrices relève de la responsabilité de l'encadrement.

Mesure prise

Les services ont envoyé, à partir de fin janvier 2003, leur plan d'action en réponse aux audits réalisés à ce jour par le SAI. La Commission a adopté une décision en janvier 2003 sur le rôle et la responsabilité des acteurs en matière de contrôle et d'audit.

Dans les limites des ressources disponibles, le SAI programmera un travail de suivi dans des domaines choisis.

3.8. Examen de l'état d'avancement de la réforme

Cet audit a porté sur l'avancement des DG dans la mise en oeuvre des actions de la réforme.

Recommandations

Le SAI a souligné la nécessité d'une impulsion constante par un groupe de pilotage et le besoin de ressources appropriées.

Mesure prise

Le mandat du groupe de pilotage GBA a été étendu pour intégrer la totalité du champ couvert par la réforme administrative, et les postes libérés par le régime de préretraite ont été utilisés prioritairement pour répondre aux besoins liés à la réforme.

3.9. Gestion de l'infrastructure immobilière

Résumé

L'audit visait à établir le bilan de la gestion de l'infrastructure.

La proposition de la Commission relative à la refonte du règlement financier devrait prévoir des mesures correctrices, mais l'autorité budgétaire a rejeté la proposition d'autoriser le recours à l'emprunt direct.

Une communication spécifique de la Commission prévue pour 2003 introduira l'idée d'examiner les bâtiments et les conséquences logistiques avant de se prononcer sur la restructuration des services.

Deux nouveaux offices pour les infrastructures ont été créés et permettront de clarifier et rationaliser les activités et les responsabilités.

3.10. Fourniture d'études et de services

Résumé

Le suivi de l'audit en question est toujours en cours; toutes les DG communiquent actuellement au SAI les mesures qu'elles prévoient pour améliorer et optimiser l'utilisation des études et des services déjà fournis, ainsi que pour mieux coordonner la programmation afin d'éviter les doubles emplois.

3.11. Analyse de la gouvernance de la gestion des programmes dans le domaine des relations extérieures

Résumé

Le SAI a notamment proposé dans son rapport de revoir la structure du service Relex et d'utiliser les déclarations sur la situation des pays pour ce qui concerne l'aide extérieure.

Mesure prise

Un groupe de travail interservices a été établi et a rédigé un rapport dans le cadre du suivi d'une initiative recommandée à ce sujet dans la synthèse des rapports d'activité annuels relatifs à 2001. Le rapport a été transmis en avril au comité de suivi des audits.

3.12. Fonds de contrepartie et appui budgétaire des Fonds européens de développement

Résumé

Sur la base du rapport du SAI, plusieurs mesures concrètes ont été mises en oeuvre par la DG AIDCO, notamment la définition de lignes directrices, de systèmes de classement et d'outils de contrôle, ainsi que le renforcement de la collaboration avec les autres donateurs. Les recommandations du SAI seront réexaminées en même temps que l'évaluation détaillée de la DG AIDCO.

3.13. Rénovation du Berlaymont

Résumé

Sur la base des recommandations du SAI présentées dans le rapport sur la rénovation et l'acquisition potentielle du Berlaymont, un certain nombre d'actions ont été mises en oeuvre, telles que l'élaboration de scénarios détaillés quant aux coûts de projets comparables et le renforcement de la structure de gestion pour la période restante du projet actuel.

Le nouvel office pour les infrastructures à Bruxelles est à présent responsable du suivi des recommandations. La Commission et l'État belge ont signé une convention qui fixe pour le Berlaymont un prix tenant compte d'une bonne gestion du projet de rénovation, indique la date à laquelle le bâtiment sera disponible et définit le produit final.

4. CONCLUSIONS

Le présent rapport a été élaboré en vue de présenter à l'autorité de décharge un résumé du nombre et du type d'audits internes effectués en 2002, les principales recommandations formulées et les suites données à ces recommandations.