Projet de DECISION DES SECRETAIRES GENERAUX DU PARLEMENT EUROPEEN, DU CONSEIL, DE LA COMMISSION, DU GREFFIER DE LA COUR DE JUSTICE, DES SECRETAIRES GENERAUX DE LA COUR DES COMPTES, DU COMITE ECONOMIQUE ET SOCIAL EUROPEEN, DU COMITE DES REGIONS ET DU REPRESENTANT DU MEDIATEUR concernant l'organisation et le fonctionnement de l'Ecole européenne d'administration

(présenté par la Commission)

EXPOSÉ DES MOTIFS

La création d'une Ecole européenne d'administration, ci-après dénommée l'Ecole, s'inscrit dans le contexte général de la réforme du service public européen. Cette réforme passe, entre autres, par un renforcement du développement des ressources humaines au moyen de la formation. Elle s'appuie également sur un changement profond de la culture administrative, en particulier sur un changement de la culture du management. Par ailleurs, dans le cadre de la réforme du statut et de son système de carrières, il est prévu un nouveau système pour le passage entre groupes de fonctions, qui inclut un parcours obligatoire de formation. Dans ce contexte, il a été proposé qu'une école interinstitutionnelle apporte sa contribution.

Ainsi, les Secrétaires généraux des institutions communautaires (ces dernières ayant inclus, aux fins de la présente, le Comité économique et social, le Comité des régions et le Médiateur) avaient convenu d'explorer cette idée, en estimant qu'au moins une partie de la formation du personnel des institutions pourrait bénéficier d'une base interinstitutionnelle. Dès le début, l'Ecole a ainsi été associée à une mise en commun, au moins partielle, des efforts déployés pour le développement professionnel de tous les fonctionnaires et agents, y compris ceux des autres organismes et agences. A quelques exceptions près, cette activité est organisée et financée de manière autonome par chacune des institutions et organes.

Une évaluation ex-ante, faisant suite à une première phase de réflexion, a été mise en place par les Secrétaires généraux sous la forme d'un groupe de travail interinstitutionnel. Ce groupe a été chargé de l'examen des effets attendus de cette création, notamment des synergies qu'elle pourrait entraîner Le rapport du groupe de travail et les projets de décisions y associés ont été approuvés par les Secrétaires généraux le 28 octobre 2003. L'évaluation a fait apparaître que la création d'une école interinstitutionnelle contribuera certainement au-delà des effets économiques d'efficacité et d'efficience dans le domaine de la formation tels qu'ils sont décrits plus loin- à donner une nouvelle impulsion au partage de valeurs communes et au développement d'un esprit européen.

En conclusion, l'Ecole européenne d'administration, dans le cadre général d'une politique du personnel fondée sur l'application du statut des fonctionnaires et des autres agents des Communautés, base commune à toutes les institutions communautaires, aura vocation à remplir :

- une mission de support à l'amélioration du fonctionnement des administrations communautaires, notamment par la formation au management, facilitant ainsi le développement d'une nouvelle culture administrative ;

- une mission en vue de la socialisation des nouveaux entrés en service dans un esprit communautaire, indépendamment de l'institution en question, notamment par un tronc commun de cours d'entrée en service. Ceci se traduira par l'application d'une nouvelle politique d'insertion dans les institutions, sans pour autant que celle-ci se substitue aux introductions spécifiques à chaque institution ;

- une mission dans le cadre des carrières individuelles et, en particulier, un rôle d'augmentation du niveau des compétences sous la forme d'actions de formation obligatoire en vue d'un système de « certification » pour un nouveau mode de passage du groupe de fonctions d'assistants vers celui d'administrateurs.

Une série de critères, énumérés ci-dessous, reflète le caractère politique et communautaire, d'une part, ainsi qu'économique, d'autre part, d'un tel arrangement. La réalisation de ces critères représente une plus-value par rapport à la situation actuelle, dans laquelle la formation est organisée, à quelques exceptions près, par chacune des institutions de manière indépendante. Les critères se résument comme suit :

- en premier lieu, la diffusion de valeurs communes et la création d'un esprit de corps à travers les administrations publiques des institutions de l'Union, puis

- l'assurance d'une application du statut la plus cohérente possible entre institutions en vue de la formation et, d'une manière liée, de la carrière ;

- l'identification d'une série de domaines ayant des besoins identiques en connaissances et en compétences, qui se prêtent donc à une organisation de la formation en commun ;

- l'atteinte facilitée d'une masse critique de la demande, facteur actuel de faiblesse pour les petites institutions ;

- la réalisation d'un élargissement de l'offre (par exemple plus de spécialisation et de choix, de dates alternatives...) ;

- et en particulier, la réalisation d'économies d'échelle suite à une organisation en commun, notamment pour les aspects administratifs et l'optimisation du nombre de participants par cours.

La réalisation des critères exposés ci-dessus justifie, comme l'a montré le rapport du groupe interinstitutionnel, la mise en commun des actions de formation telles qu'identifiées dans la présente décision, en présentant clairement les effets de synergie qui en découlent.

Il est évident qu'il existe d'autres domaines de la formation qui peuvent se prêter à une organisation interinstitutionnelle, en application des critères évoqués plus haut. Ainsi, la présente décision permet une approche évolutive, qui laisse ouverte, toute décision d'extension ultérieure. Elle ne fixe concrètement et dès le début comme champ d'activité que la formation au management, les cours d'entrée en service et les formations en vue de la certification. L'Ecole commencera donc dès janvier 2005 à organiser et dispenser, pour le compte de toutes les institutions signataires de la décision, les cours d'entrée en service, puis les cours de management. Ceci sera suivi, au courant de l'année 2005, par les cours de préparation à la certification en vue du passage au groupe de fonctions d'administrateur.

Dans le même ordre d'idées, la présente décision prévoit, pour les premières années d'établissement de l'Ecole, son rattachement administratif à un organisme interinstitutionnel existant, à savoir l'EPSO (European Personel Selection Office). Ce rattachement devrait permettre, sur la base d'effectifs et d'un budget opérationnel limités, la réalisation de certains effets de synergie, notamment en matière administrative (gestion des ressources) et de management (Conseil d'administration, Directeur), comme le montre le rapport précité. Au plus tard au terme de trois ans d'expérience, et sur la base d'une évaluation exhaustive de ses réalisations, ce rattachement sera réexaminé.

Projet de DECISION DES SECRETAIRES GENERAUX DU PARLEMENT EUROPEEN, DU CONSEIL, DE LA COMMISSION, DU GREFFIER DE LA COUR DE JUSTICE, DES SECRETAIRES GENERAUX DE LA COUR DES COMPTES, DU COMITE ECONOMIQUE ET SOCIAL EUROPEEN, DU COMITE DES REGIONS ET DU REPRESENTANT DU MEDIATEUR concernant l'organisation et le fonctionnement de l'Ecole européenne d'administration

Les Secrétaires généraux

du Parlement européen,

du Conseil,

de la Commission,

Le Greffier de la Cour de justice,

Les Secrétaires généraux de la Cour des comptes,

du Comité économique et social,

du Comité des régions

et le représentant du médiateur,

vu le statut des fonctionnaires des Communautés européennes et le régime applicable aux autres agents de ces Communautés, fixés par le règlement (CEE, Euratom, CECA) n° 259/68 du Conseil [1],

[1] JO L 56 du 4.3.1968, p. 1.

vu la décision du Parlement européen, du Conseil, de la Commission, de la Cour de justice, de la Cour des comptes, du Comité économique et social, du Comité des régions et du médiateur européen du [...] portant création de l'Ecole européenne d'administration [2], et notamment son article 5,

[2] Voir page [] du présent Journal officiel

considérant ce qui suit :

(1) La coopération interinstitutionnelle en matière de formation doit être renforcée, notamment aux fins de la transmission des valeurs communes aux institutions communautaires. Une telle coopération représente une valeur ajoutée non négligeable, en particulier en termes d'accès à la formation, d'élargissement de l'offre et de réduction des coûts unitaires.

(2) Suivant le principe d'une bonne gestion, il convient d'adopter une approche progressive pour la mise en place de l'Ecole européenne d'administration, ci-après dénommée « l'Ecole ».

(3) La décision portant création de l'Ecole laisse à l'appréciation des secrétaires généraux, du greffier de la Cour de justice et du représentant du Médiateur, l'identification des domaines de formation à lui confier.

(4) Lorsqu'une institution signataire met en oeuvre une politique de personnel nécessitant une formation dans un domaine, dont l'organisation est confiée à l'Ecole, il convient, afin de faciliter cette politique, d'assurer un minimum de possibilités de participations en provenance de cette institution aux cours organisés par l'Ecole, notamment dans les cas ou une telle formation est obligatoire ou conditionnelle pour l'exercice de certaines fonctions, en particulier des fonctions de management.

(5) L'Ecole, comme tout autre organe de formation, doit tirer avantage d'une coopération au niveau européen sous forme de réseaux.

(6) Il convient de préciser les modalités du rattachement administratif de l'Ecole à l'Office de sélection du personnel des Communautés européennes, tel que prévu à l'article 4 de la décision portant création de l'Ecole,

DECIDENT :

Article premier

Tâches de l'Ecole européenne d'administration

1. L'Ecole européenne d'administration, ci-après dénommée « l'Ecole », conçoit, organise et évalue, pour le compte des institutions signataires de la décision portant création de l'Ecole ci-après dénommée « les institutions », les actions de formation suivantes :

a) les cours de management pour les fonctionnaires et les agents qui sont appelés, ou qui pourraient être appelées, à exercer des fonctions d'encadrement;

b) les cours d'entrée en service pour les nouveaux membres du personnel;

c) [sous réserve de l'adoption des dispositions pertinentes, la formation obligatoire prévue dans le cadre du passage entre groupe de fonctions] [3].

[3] texte à finaliser suite à la décision sur le nouveau statut

2. En ce qui concerne les cours de management et d'entrée en service, visés au paragraphe 1, points a) et b), chacune des institutions peut organiser, en fonction de ses besoins spécifiques, des cours complémentaires s'ajoutant aux cours organisés par l'Ecole. L'Ecole est exclusivement compétente pour l'organisation de la formation visée au paragraphe 1, point c).

Article 2

Responsabilités des institutions

1. L'autorité investie du pouvoir de nomination de chaque institution met à la disposition de l'Ecole un nombre de fonctionnaires-orateurs suffisants, selon les modalités adoptées par le conseil d'administration conformément à l'article 7, point g).

2. Sur demande de l'Ecole et dans la mesure de leurs disponibilités, les institutions mettent des salles de formation à sa disposition selon des modalités arrêtées par le conseil d`administration.

Article 3

Autres services

1. Sur la base d'un accord écrit conclu entre le directeur de l'Ecole et tout organe, office ou agence communautaires à leur demande, l'Ecole peut admettre des participants de ceux-ci aux cours qu'elle organise pour le compte des institutions, dans la limite des places disponibles.

2. Dans le cas particulier des formations prévues à l'article 1er, paragraphe 1, point c, un certain nombre de places est réservé annuellement aux organes, offices et agences communautaires, en tenant compte des besoins exprimés, afin de garantir un traitement égal des fonctionnaires qui y sont affectés vis-à-vis des dispositions de l'article 45bis du Statut. Le nombre de places ainsi que la participation aux frais sont fixés annuellement par le conseil d'administration.

3. Moyennant un accord écrit, l'Ecole peut incorporer dans son programme de formation des cours demandés par un organe, un office ou une agence communautaire, à condition que cette activité n'entrave pas l'organisation de cours au profit des institutions. Tout accord de ce type doit prévoir les modalités financières liées aux services fournis par l'Ecole et nécessite, pour son entrée en vigueur, l'approbation préalable du conseil d'administration.

4. Le cas échéant, et à la demande d'une institution, ou de tout organe, office ou agence communautaires, l'Ecole peut fournir une assistance en ingénierie en formation ou sous forme d'autres activités en rapport avec son domaine de compétence, moyennant un accord avec le directeur de l'Ecole et en incluant les modalités financières pour cette prestation.

Article 4

Réclamations et demandes

1. Le directeur de l'Ecole exerce les pouvoirs qui sont dévolus à l'autorité investie du pouvoir de nomination en vertu de l'article 90 du statut, pour toutes demandes ou réclamations relatives aux tâches de l'Ecole.

2. Dans le cas de telles réclamations, le directeur de l'Ecole consulte le président du conseil d'administration s'il a l'intention de confirmer sa décision initiale.

3 L'Ecole répond aux demandes du médiateur européen relatives à toute question relevant de ses compétences au titre de la présente décision.

Article 5

Organisation des activités

1. En règle générale, les cours organisés par l'Ecole se donnent aussi bien à Bruxelles qu'à Luxembourg. D'autres lieux d'affectation peuvent être considérés, tout en appliquant le principe d'une gestion saine.

2. Le conseil d'administration veille à un accès équilibré aux cours entre personnels des institutions. Il veille particulièrement à ce que l'Ecole assure la disponibilité d'un nombre suffisant de possibilités de participations en provenance d'une institution, au sein de laquelle une formation particulière, dont l'organisation est confiée à l'Ecole, est obligatoire ou conditionnelle pour l'exercice de certaines fonctions, notamment des fonctions de management. Dans le cadre de l'établissement du programme de travail annuel, l'institution intéressée communique ses besoins dans les domaines précités. Lors de l'établissement du programme de travail, la priorité appropriée est donnée à l'organisation de telles cours.

3. Afin qu'une institution signataire puisse faire face à des situations particulières et transitoires, elle a la faculté de demander à l'Ecole l'admission d'un nombre de participants, au-delà de son quota indiqué par sa part dans le nombre des effectifs, moyennant le transfert à l'Ecole des moyens budgétaires correspondants. L'article 3 paragraphe 2 est d'application.

4. L'école peut entrer en coopération avec d'autres écoles d'administration, des instituts ou des universités oeuvrant dans le même domaine. Cette coopération peut inclure des pratiques d'échanges mutuels.

Article 6

Conseil d'administration

Pendant la période de rattachement de l'Ecole à l'Office de sélection du personnel des Communautés européennes, ci-après dénommé « l'Office », la fonction du conseil d'administration de l'Ecole est assurée par le conseil d'administration de l'Office, selon les règles établies à l'article 5 de la décision 2002/621/CE [4].

[4] JO L 197 du 26.7.2002, p. 56

Article 7

Tâches du conseil d'administration

Dans l'intérêt commun des institutions, le conseil d'administration s'acquitte des tâches suivantes :

a) il approuve les règles de fonctionnement de l'Ecole à la majorité qualifiée ;

b) il approuve la structure organisationnelle de l'Ecole à la majorité simple sur la base d'une proposition du directeur de l'Ecole ;

c) dans le cadre de la procédure budgétaire et en statuant à la majorité simple, il établit sur la base d'un projet élaboré par le directeur de l'Ecole un état prévisionnel des recettes et des dépenses de l'Ecole qu'il transmet à la Commission en vue de l'établissement de l'état prévisionnel des recettes et des dépenses de la Commission ; simultanément, il propose à la Commission les adaptations qu'il juge nécessaire d'apporter au tableau des effectifs de l'Ecole ;

d) il approuve à la majorité simple la nature et le tarif des prestations supplémentaires que l'Ecole peut effectuer pour les institutions, organes, offices et agences à titre onéreux ainsi que les conditions dans lesquelles l'Ecole peut les effectuer ;

e) il approuve à l'unanimité le programme de travail, sur la base d'une proposition du directeur de l'Ecole. Le programme de travail inclut également les services non liés directement aux formations ;

f) sur la base d'un projet préparé par le directeur de l'Ecole, il approuve à la majorité qualifiée un rapport annuel de gestion portant sur tous les postes de recettes et de dépenses concernant les travaux effectués et les prestations fournies par l'Ecole. Avant le 1er mai de chaque année, il transmet aux institutions le rapport sur l'exercice précédent établi à la lumière de la comptabilité analytique ;

g) sur la base des besoins en matière de formation, il convient à la majorité qualifiée des modalités selon lesquelles chaque institution mettra à disposition de l'Ecole un nombre adéquat de fonctionnaires-orateurs.

Article 8

Nomination du personnel

1. Pendant la période de rattachement de l'Ecole à l'Office, la fonction de directeur de l'Ecole est assumée par le directeur de l'Office.

2. Le directeur de l'Ecole est l'autorité investie du pouvoir de nomination du personnel de l'Ecole.

3. Le directeur de l'Ecole informe le conseil d'administration des nominations, de la signature des contrats, des promotions ou de l'introduction de procédures disciplinaires qui concernent les fonctionnaires et autres agents.

4. Toute vacance d'emploi au sein de l'Ecole est portée à la connaissance des fonctionnaires de toutes les institutions des Communautés, dès que l'autorité investie du pouvoir de nomination a décidé de pourvoir à cet emploi.

5. Pour l'exécution de tâches qualifiées comme non essentielles, l'Ecole pourra avoir recours à des agents contractuels conformément à l'article 3bis, paragraphe 1 troisième tiret du régime applicable aux autres agents des Communautés européennes [5].

[5] [référence à suivre après adoption du statut modifié]

Article 9

Tâches du directeur de l'Ecole et gestion du personnel

1. Le directeur est responsable du bon fonctionnement de l'Ecole. Dans le cadre des compétences du conseil d'administration, il agit sous l'autorité de ce dernier. Il assure le secrétariat du conseil d'administration, rend compte à celui-ci de l'exécution de ses fonctions et lui présente toute suggestion pour le bon fonctionnement de l'Ecole.

2. Les procédures administratives relatives à la gestion courante du personnel, notamment en matière de traitements et de congés, de caisse de maladie, d'accidents et de retraite, sont effectuées dans les mêmes conditions que pour les fonctionnaires et agents de la Commission. Cette liste n'est pas exhaustive et l'Ecole peut convenir avec la Commission d'autres domaines.

Article 10

Le chef de l'Ecole

1. Pendant la période de rattachement de l'Ecole à l'Office, un chef de l'Ecole est nommé par la Commission, après avis favorable du conseil d'administration de l'Office, émis à la majorité simple. Le conseil d'administration est étroitement associé aux procédures à suivre, avant la nomination du chef de l'Ecole, notamment à l'établissement de l'avis de vacance et à l'examen des candidatures.

2. Le chef de l'Ecole est responsable, sous l'autorité du directeur, de l'exécution des tâches définies à l'article 2 de la décision portant création de l'Ecole européenne d'administration. Il assiste aux réunions du conseil d'administration pour la discussion des points relevant de ses compétences.

Article 11

Aspects financiers

1. La dotation de l'Ecole, dont le montant total est inscrit sur une ligne budgétaire particulière à l'intérieur de la section du budget afférente à la Commission, figure en détail dans une annexe de cette section. Cette annexe est présentée sous la forme d'un état des recettes et des dépenses, subdivisé de la même manière que les sections du budget.

2. Le tableau des effectifs de l'Ecole est annexé à celui de la Commission.

3. Sur la base d'une proposition du conseil d'administration, la Commission délègue, pour les crédits de l'Ecole inscrits à l'annexe, les pouvoirs d'ordonnateur au directeur de l'Ecole et fixe les limites et les conditions de cette délégation.En ce qui concerne les prestations supplémentaires fournies par l'Ecole à titre onéreux, le conseil d'administration informe l'autorité budgétaire, à la fin de l'exercice, de la ventilation des montants ainsi recouvrés à l'intérieur de la ligne budgétaire de l'annexe.

4. Le budget de l'Ecole est établi et exécuté en conformité avec le règlement (CE, EURATOM) n° 1605/2002 du Conseil [6].

[6] JO L 248 du 16.9.2002, p. 1

5. Pendant la période de rattachement de l'Ecole à l'Office, les dispositions financières visées aux paragraphes 1 à 4, et notamment la dotation de l'Ecole et ses effectifs, sont traités dans le cadre du budget de l'Office. Les dispositions y afférentes sont d'application. Afin de faciliter l'identification des ressources à la disposition de l'Ecole, tout en respectant les règles budgétaires, les effectifs de l'Ecole figurent dans des entrées séparées du tableau des effectifs de l'Office, et les crédits opérationnels spécifiques à l'Ecole seront regroupés dans un article séparé de l'annexe IV.

Article 12

Réexamen des tâches

1. La présente décision est réexaminée, en ce qui concerne les tâches visées à l'article 1er, paragraphe 1, au plus tôt après une période de trois ans suivant la création de l'Ecole.

2. Une révision éventuelle des tâches nécessite l'accord unanime des secrétaires généraux, du greffier de la Cour de justice et du représentant du médiateur, sur une proposition adoptée à cette fin par le conseil d'administration à la majorité qualifiée définie à l'article 5, paragraphe 6, de la décision 2002/621/CE, sur la base d'un rapport détaillé établi par le directeur.

Article 13

Révision du rattachement à l'Office

1. Au plus tard, à la fin de la troisième année d'activité de l'Ecole, le directeur de l'Office établit, à l'attention du conseil d'administration, un rapport détaillé relatif au rattachement administratif de l'Ecole à l'Office. Le conseil d'administration, par une décision prise selon les modalités prévues à l'article 4, paragraphe 3, de la décision portant création de l'Ecole, devra décider de mettre fin à ce rattachement, sauf avis motivé pour continuer le rattachement.

2. Au cas où le conseil d'administration décide, en vertu de la procédure prévue au paragraphe 1, de prolonger le rattachement, il indique dans sa décision le délai dans lequel il réexaminera cette question.

Article 14

Prise d'effet

La présente décision prend effet le jour de sa publication au Journal officiel de l'Union européenne.

Fait à Bruxelles, le

Par le Parlement européen Par le Conseil

Le Secrétaire général Le Secrétaire général adjoint

Par la Commission Par la Cour de Justice

Le Secrétaire général Le Greffier

Par la Cour des Comptes Par le Comité économique et social

Le Secrétaire général Le Secrétaire général

Par le Comité des Régions

Le Secrétaire général Le Médiateur

FICHE FINANCIÈRE LÉGISLATIVE

Domaine(s) politique(s):Administration.

Activité(s):Politique et gestion du personnel

dénomination de l'action: Création de l'Ecole européenne d'administration (EAS)

1. LIGNE(S) BUDGÉTAIRES + INTITULÉS(S)

26 01 20 - EUROPEEN PERSONNEL SELECTION OFFICE

2. DONNÉES CHIFFRÉES GLOBALES

2.1. Enveloppe totale de l'action (partie B): sans objet

2.2. Période d'application:

L'EAS deviendra opérationnel à partir du 1er janvier 2005.

2.3. Estimation globale pluriannuelle des dépenses:

a) Échéancier crédits d'engagement/crédits de paiement (intervention financière)

b) Assistance technique et administrative et dépenses d'appui

c) Incidence financière globale des ressources humaines et autres dépenses de fonctionnement

2.4. Compatibilité avec la programmation financière et les perspectives financières

X La création de l'EAS est compatible avec la programmation de la rubrique V car cette création est budgétairement neutre ou est intégré dans la fiche financière de la Reforme, et elle génère des économies d'échelle dans l'avenir.

||Cette proposition nécessite une reprogrammation de la rubrique concernée des perspectives financières

||y compris, le cas échéant, un recours aux dispositions de l'accord interinstitutionnel.

2.5. Incidence financière sur les recettes:

||Aucune implication financière (concerne des aspects techniques relatifs à la mise en oeuvre de la mesure)

OU

X Incidence financière - L'effet sur les recettes est le suivant:

Contribution des institutions par le biais de recettes affectées (réemploi)pour ce qui est des activités en formation, reprises par l'EAS. Voir « Rapport complémentaire du groupe de travail interinstitutionnel », chapitre 4 « Les implications budgétaires et financières »).

3. CARACTÉRISTIQUES BUDGÉTAIRES

>EMPLACEMENT TABLE>

4. BASE JURIDIQUE

Décision du Parlement européen, du Conseil, de la Commission, de la Cour de justice, de la Cour des comptes, du Comité économique et social, du Comité des régions et du Médiateur du[...] portant création de l'Ecole européenne d'administration (2003/.../CE)

Décision des Secrétaires généraux du Parlement européen, du Conseil, de la Commission, du Greffier de la Cour de justice, des Secrétaires généraux de la Cour des comptes, du Comité économique et social, du Comité des régions et du représentant du Médiateur du[...] concernant l'organisation et le fonctionnement de l'Ecole européenne d'administration

Statut des fonctionnaires des Communautés européennes et le régime applicable aux autres agents de ces Communautés, fixés par le règlement (CEE, Euratom, CECA) n° 259/68 du Conseil [7], modifié en dernier lieu par le règlement (CE, CECA, Euratom) n° 490/2002 [8] et notamment l'article 24, troisième et quatrième alinéas, dudit statut.

[7] JO L 56 du 4.3.1968, p. 1.

[8] JO L 77 du 20.3.2002, p. 1.

5. DESCRIPTION ET JUSTIFICATION

5.1 Nécessité d'une intervention communautaire

5.1.1 Objectifs poursuivis

La création de l'école européenne d'administration, ci-après dénommée EAS (European Administrative School), s'inscrit dans le contexte général de la réforme du service public européen. Ce dernier passe entre autres, par un renforcement du développement des ressources humaines par la formation, et dans le contexte d'un changement profond de la culture administrative, laquelle devrait en particulier passer par un changement de la culture du management. Par ailleurs, dans le cadre de la réforme du statut et de son système de carrières, est prévu un nouveau système pour le passage entre groupe de fonctions, qui inclut un passage obligatoire de formation. Dans ce contexte, il était proposé qu'une école interinstitutionnelle puisse intervenir.

Ainsi, l'école européenne d'administration, dans le cadre général d'une politique du personnel basée sur l'application du statut des fonctionnaires et des autres agents communautaires, base unique pour toutes les institutions communautaires, aura comme vocation de remplir :

- une mission de support à l'amélioration du fonctionnement des administrations communautaires, notamment par la formation au management, facilitant ainsi le développement d'une nouvelle culture administrative

- une mission en vue de la socialisation des nouveaux entrés en service dans un esprit communautaire, indépendamment de l'institution en question, notamment par un tronc commun de cours d'entrée en service et ainsi appliquer une nouvelle politique d'insertion dans les institutions, sans pour autant se substituer aux introductions spécifiques

- une mission dans le cadre des carrières individuelles et en particulier un rôle d'augmentation des niveaux des compétences sous forme d'actions de formation en vue d'un système de « certification » pour un nouveau mode de passage entre groupe de fonctions d'assistants vers celui des administrateurs.

Il est évident qu'il existe d'autres domaines de la formation qui peuvent se prêter à une organisation interinstitutionnelle, en application des mêmes critères évoqués plus haut. Ainsi, la présente décision permet une approche évolutive, c'est à dire, elle laisse ouverte et à la décision à l'unanimité des secrétaires généraux, toute décision d'extension possible ultérieure, et ne fixe concrètement et dès le début, comme champ d'activité seulement la formation au management, les cours d'entrée en service et les formations en vue de la certification. L'Ecole commencera donc dès janvier 2005, à organiser et dispenser, pour le compte de toutes les institutions signataires de la décision, les cours d'entrée en service et les cours de management, suivi, au courant de 2005, des cours en préparation à la certification en vue du passage de groupe de fonctions.

5.1.2. Dispositions prises relevant de l'évaluation ex ante

Les Secrétaires généraux des institutions communautaires (ces dernières ayant incluent, au fin de la présente, le Comité économique et social, le Comité des régions et le Médiateur) avaient convenu l'initiative d'explorer l'idée de la création d'une école européenne d'administration, tout en estimant qu'au moins une partie de la formation du personnel des institutions pourrait profiter d'une organisation interinstitutionnelle. En juillet 2002, suite à une première phase de réflexions, les Secrétaires généraux ont conclu qu'un groupe de travail interinstitutionnel sera chargé d'abord, d'une évaluation ex-ante de la création éventuelle d'une telle école, et, en cas de confirmation de son opportunité, ensuite des travaux préparatoires à une décision d'établissement et d'organisation. Il en ressort de cette évaluation en premier lieu que la création d'une école interinstitutionnelle contribuera certainement à donner une nouvelle impulsion pour la communautarisation et le développement d'un esprit européen.

L'évaluation a en outre permit d'identifier une série de critères, énumérés ci-dessous, qui reflètent le caractère à la fois politique et communautaire ainsi qu'économique d'un tel arrangement. L'accomplissement de ces critères représente une plus-value par rapport à la situation actuelle, situation, dans laquelle la responsabilité pour le perfectionnement de son personnel, à quelques exceptions prêtes, repose sur chacune des institutions. Les critères se résument comme suit :

- en premier lieu, notamment la prolifération de valeurs communes et la création d'un esprit de corps à travers les administrations publiques des institutions de l'Union ; ensuite

- l'assurance d'une application du statut la plus cohérente possible entre institutions en vue de la formation et, liée, de la carrière,

- une série de domaines avec des besoins en connaissances et en compétences identiques, qui se prêtent donc à une organisation en commun,

- et la possibilité de réaliser des économies d'échelle suite à une organisation en commun.

L'application des critères exposés ci-dessus justifie, comme l'a montré le rapport du groupe interinstitutionnel, la mise en commun des actions de formation telles qu'identifié dans la présente décision.

Les économies d'échelle résulteront en particulier :

- de l'organisation centralisée des appels d'offre portant sur un même domaine, évitant ainsi la répétition des tâches

- d'une réduction des coûts par participant/cours en raison de la possibilité de rassembler un nombre optimal de participants par cours

- de la gestion plus facile des actions d'insertion lors du recrutement massif engendré par l'élargissement, notamment pour les plus petites institutions

- en une meilleure utilisation du personnel d'appui (gestion de contrats, du personnel, de la logistique...), du fait du rattachement prévu avec EPSO ,

- en une possibilité de se doter de salles de formation, en fonction des besoins, et non plus de devoir recourir à des solutions relativement chères

- de la possibilité de recruter des agents contractuels.

En plus, des améliorations qualitatives de la formation sont attendues, qui résulteront :

- de la professionnalisation de l'organisation de la formation

- de la diversification de l'offre en formation : plus de choix, plus de dates alternatives...

- de l'augmentation du choix linguistique pour certains types de cours

- d'une réduction des coûts unitaires par un nombre de participants par groupe plus optimal

- d'une mise en commun de compétences spécifiques (l'exemple des auditeurs de la Cour des comptes comme formateurs en audit), et

- du renforcement de la coopération interinstitutionnelle au delà de l'organisation de la formation (effets indirects).

Dans le même ordre d'idées, la présente décision vise, pour les premières années d'établissement de l'Ecole, son rattachement administratif à un organisme interinstitutionnel existant, à savoir l'EPSO (European Personel Selection Office). Ce rattachement devrait permettre, sur base d'un nombre d'effectifs et de budget opérationnel limité au début de la vie opérationnelle de l'Ecole, et comme le montre le rapport précité, la réalisation de certains effets de synergie, notamment pour ce qui est des dispositions administratives (gestion des ressources) et de management (Conseil d'administration, Directeur). Au terme de trois ans d'expérience, et sur base d'une évaluation exhaustive, ce rattachement sera mis à l'examen.

5.1.3. Dispositions prises à la suite de l'évaluation ex post

Sans objet

5.2. Actions envisagées et modalités de l'intervention budgétaire

L'objectif consiste en la mise sur pieds d'un organisme interinstitutionnel, qui prend en charge, pour le compte des institutions signataires et suivant leurs besoins, une partie commune des besoins en formation en vue du perfectionnement professionnel du personnel desdites institutions. Les formations visées en premier lieu, sont 1) les cours d'entrée en service, 2) la formation au management ainsi que 3) la formation en vue du nouveau système de passage entre groupe de fonctions.

Il est entendu, que ces formations, à l'exception de la troisième, ne visent que les parties qui se prêtent à une organisation interinstitutionnelle. Ainsi, les institutions peuvent rester compétentes des aspects particuliers qui restent les vôtres. Le perfectionnement professionnel des fonctionnaires et autres agents deviendra donc à l'avenir, une activité partagée entre l'Ecole, organisme interinstuitutionnel et responsable pour certaines de ces actions, et les institutions, qui restent maître d'une autre partie.

Il est en outre prévu d'ouvrir, par des modalités financières particulières et à convenir, d'ouvrir l'accès à ces formations aux fonctionnaires et autres agents d'autres organismes et agences communautaires.

L'Ecole profitera du réseau des responsables de la formation des institutions. En outre, elle tira profit d'une coopération à installer avec des organismes analogues existants dans les Etats membre, et ainsi profiter des expériences et d'expertise.

La logique de ce dispositif se base sur des effets de synergie, comme ils ont été identifiés par le groupe de travail (cfr. Point 5.1.2), mais aussi par un effet positif sur la qualité et l'efficacité de la formation offerte au personnel. En outre, la création de l'Ecole permettra d'assurer, du côté formation, le défi de répondre aux besoins en perfectionnement professionnel des fonctionnaires et autres agents, liés à l'élargissement ainsi qu'à la réforme de la politique du personnel et de l'administration. Notons que seul l'élargissement compte pour un besoin de plus de 2000 personnes par ans les prochaines années, demandant des cours à l'entrée en service.

Les réalisations de l'Ecole seront donc la mise en place d'un programme de formation annuel, lequel est décidé par le Conseil d'administration, dans lequel siègent toutes les institutions signataires.

La création de l'Ecole n'inclura pas d'intervention budgétaire.

5.3. Modalités de mise en oeuvre

L'action en question consiste en la création d'une école européenne d'administration, organisme interinstitutionnel. Cette Ecole sera dès sa constitution, rattachée à l'office « EPSO », dans le sens que l'organe décisionnel, le Conseil d'administration, sera celui d'EPSO, et le directeur de l'Ecole celui d'EPSO. Il est prévu que l'Ecole pourra dispenser la formation, sous sa propre responsabilité, à partir du 1 janvier 2005. Afin de pouvoir préparer au mieux cette opération, il est entendu que dès la création juridique de l'Ecole, certaines actions préparatoires, telles que la constitution des organes, la publication d'avis de marchés et de travaux de conception peuvent être réalisés. L'organisation interinstitutionnelle des cours d'entrée en service dès l'élargissement en mai 2004, constituera en outre une action préparatoire tout à fait pratique.

En outre, certaines fonctions administratives (gestion budgétaire et contractuelle notamment) seront assurées par l'EPSO. Ainsi, l'Ecole sera finalement rattachée à la Commission, et ce aux mêmes termes que l'EPSO en ce qui concerne par exemple certaines fonctions administratives (salaires, pensions...) ou encore la mise à disposition de l'infrastructure et de la logistique.

6. INCIDENCE FINANCIÈRE

6.1. Incidence financière totale sur la partie B - (pour toute la période de programmation)

Des crédits seront mis à disposition de l'EAS sur les lignes afférentes en ce qui concerne la formation au management, les cours d'entrée en service et la formation en préparation de la certification.

6.2. Calcul des coûts par mesure envisagée en partie B

7. INCIDENCE SUR LES EFFECTIFS ET LES DÉPENSES ADMINISTRATIVES

7.1. Incidences sur les ressources humaines

Toutes les ressources humaines prévues pour l'EEA seront remplies par transfert de postes ou de crédits déjà existants ou prévus dans le cadre de l'élargissement en 2005 par chaque institution. La création de l'EEA n'a dans aucun cas comme résultat une augmentation de l'effectif de l'ensemble des institutions par rapport à leurs prévisions. Huit postes existants ainsi que des crédits existants pour deux auxiliaires C seront mis à disposition du budget 2005 de l'EEA par transfert à partir des budgets des institutions, suivant la distribution indiquée dans le tableau en annexe 3 à cette fiche financière. Pour ce qui est des ressources additionnelles nécessaires, justifiées par l'élargissement, à savoir sept postes et des crédits pour deux auxiliaires C, il est entendu que ceux-ci font partie intégrante des prévisions de l'évolution des ressources humaines de chaque institution pour 2005. La ventilation de cette demande additionnelle se fera selon la répartition prévue pour les ressources existantes, tel qu'évoqué plus haut.

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L'annexe technique contient la ventilation des postes provenant des différentes institutions.

7.2. Incidence financière globale des ressources humaines

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Les montants correspondent aux dépenses totales pour 12 mois.

L'annexe technique contient les détails.

7.3. Autres dépenses de fonctionnement découlant de l'action

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L'annexe technique contient les détails.

Les besoins en ressources humaine et administrative seront couverts à l'intérieur de la dotation allouée à l'EAS dans le cadre de la procédure d'allocation annuelle.

8. SUIVI ET ÉVALUATION

8.1. Système de suivi

Un rapport annuel de gestion est prévu à l'article 7 de la décision concernant l'organisation et le fonctionnement de l'Ecole.

Au premier semestre 2008, le Conseil d'administration d'EPSO présentera une évaluation permettant une décision concernant le rattachement de l'EAS à EPSO (cfr. Article 4 3 de la décision portant création de l'EAS).

8.2. Modalités et périodicité de l'évaluation prévue

9. MESURES ANTIFRAUDE

L'EAS prendra toutes les mesures nécessaires pour éviter les fraudes.