FR Journal officiel de l’Union européenne C 291/1

Rapport spécial no 5/2005

Dépenses d'interprétation du Parlement, de la Commission et du Conseil, accompagné des réponses des institutions

(présenté en vertu de l'article 248, paragraphe 4, deuxième alinéa, du traité CE)

(2005/C 291/01)

TABLE DES MATIÈRES

I-VIII SYNTHÈSE

1-12 INTRODUCTION

13-14 L'OBJECTIF ET L'ÉTENDUE DE L'AUDIT

15-81 OBSERVATIONS

15-29 Procédures appliquées en vue d'éviter les prestations d'interprétation excédant les besoins réels

16-21 Le Parlement

22-24 La Commission

25-29 Le Conseil

30-32 La capacité de fournir toutes les prestations d'interprétation nécessaires

33-71 Le coût de l'interprétation

33-38 Calcul des coûts

39-41 Analyse du coût de l'interprétation

42-58 Autres éléments influençant le coût de l'interprétation

59-71 Observations spécifiques relatives aux dépenses d'interprétation free-lance

72-81 La qualité de l'interprétation

72 Le Parlement

73-81 La Commission et le Conseil

82-95 CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS

82 Procédures appliquées en vue d'éviter les prestations d'interprétation excédant les besoins réels

83-84 La capacité de fournir toutes les prestations d'interprétation nécessaires

85-92 Le coût de l'interprétation

93 La qualité de l'interprétation

94-95 Évolution possible

ANNEXE I: Les dispositions spécifiques applicables au Parlement, à la Commission et au Conseil

ANNEXE II: La méthode de calcul du coût mise au point par la Cour

Réponses des institutions

SYNTHÈSE

I. Vingt et une langues ont le statut de langues officielles et de travail des institutions européennes. Les institutions qui, de par la nature de leurs activités, ont besoin du plus gros volume d'interprétation sont le Parlement, la Commission et le Conseil. Le Parlement possède son propre service d'interprétation. Les besoins du Conseil et de la Commission en la matière sont couverts par la direction générale de l'interprétation (DG Interprétation) de la Commission.

II. En raison des variations de la demande au cours de l'année, les institutions européennes emploient, outre des interprètes permanents («fonctionnaires»), des interprètes free-lance recrutés sous contrats d'agents auxiliaires [les «auxiliaires interprètes de conférence» (AIC)].

III. L'audit de la Cour avait pour objectif d'évaluer la bonne gestion financière des services d'interprétation du Parlement, de la Commission et du Conseil. Il a visé en particulier à déterminer si ces institutions disposent de procédures et d'outils adéquats pour garantir: — que les services d'interprétation fournis n'excèdent pas les besoins réels, — que tous les services d'interprétation nécessaires peuvent être fournis, — que les services d'interprétation sont fournis au prix le plus bas possible, — que l'interprétation est de grande qualité.

IV. L'audit a démontré que la qualité de l'interprétation répond, pour l'essentiel, aux besoins et aux attentes, mais qu'il conviendrait de prendre un certain nombre de mesures pour réduire les coûts et pour éviter la mise à disposition de ressources d'interprétation demandées mais non utilisées.

V. Les diverses institutions ont adopté des approches différentes pour répondre aux demandes d'interprétation. Tandis que la DG Interprétation examine, conjointement avec la direction générale de la Commission dont émane la demande, les besoins réels en matière d'interprétation et décide des demandes auxquelles il convient de donner suite, ce type d'examen n'existe pas au Parlement, où toutes les demandes qui respectent formellement les règles sont acceptées dans la mesure des ressources disponibles. En 2004, le Conseil a adopté une nouvelle procédure incitant clairement à limiter les demandes d'interprétation.

VI. Le calcul effectué par la Cour montre qu'en 2003, le coût total de l'interprétation s'est élevé à quelque 57 millions d'euros pour le Parlement et à près de 106 millions pour la Commission, le Conseil, les Comités et certaines agences. Le coût moyen d'une journée d'interprétation était, par interprète, de 1 476 euros pour le Parlement et de 1 046 euros pour la Commission et le Conseil.

VII. Les institutions sont certes parvenues à limiter le volume d'interprétation, mais des économies supplémentaires pourraient être réalisées en évitant les annulations tardives, les demandes d'interprétation de dernière minute, la répartition inégale des réunions au cours de la semaine et de l'année, ainsi que les frais de voyage élevés des AIC. Dans la mesure où ces éléments échappent en grande partie au contrôle des services d'interprétation, il ne serait possible de réduire les coûts qu'à condition que les organisateurs des réunions s'attachent à anticiper davantage les besoins.

VIII. Les rapports de séance indiquant les langues qui ont été utilisées au cours des réunions sont très utiles pour déterminer si le régime linguistique défini pour l'interprétation répond aux besoins des participants, mais, très souvent, ils ne sont pas établis. Le fait de fournir aux organisateurs un relevé des frais engendrés par l'annulation des réunions, comme le fait le Conseil, constitue une bonne pratique qui mériterait d'être adoptée par les autres institutions.

INTRODUCTION

1. Conformément à l'article 290 du traité instituant la Communauté européenne, le Conseil est habilité à déterminer à l'unanimité les règles régissant le régime linguistique des institutions de la Communauté.

2. Avec le règlement no 1, mis à jour après chaque nouvelle adhésion à l'Union européenne, le Conseil a porté à vingt et une langues (espagnol, tchèque, danois, allemand, estonien, grec, anglais, français, irlandais, italien, letton, lituanien, hongrois, maltais, néerlandais, polonais, portugais, slovaque, slovène, finnois et suédois) le nombre de langues officielles et de travail des institutions (1).

3. Conformément au règlement no 1, une interprétation est nécessaire lorsque plusieurs langues de travail sont utilisées au cours d'une réunion.

4. Les institutions qui, par la nature de leurs activités, doivent assurer le plus gros volume d'interprétation sont le Parlement, la Commission et le Conseil. En 2003, le coût total de l'interprétation s'est élevé à quelque 57 millions d'euros pour le Parlement et à près de 106 millions pour la Commission, le Conseil, les Comités et certaines agences.

5. La direction de l'interprétation du Parlement répond à tous les besoins du Parlement proprement dit (pour les réunions se déroulant à Bruxelles, Strasbourg ou ailleurs), du Médiateur, des services de la Commission à Luxembourg et de la Cour des comptes. Depuis que l'audit a été réalisé, le Parlement assure aussi certains jours l'interprétation pour le Comité des régions.

6. La direction générale de l'interprétation (DG Interprétation) de la Commission couvre les besoins de cette dernière en matière d'interprétation (environ 40 % des journées d'interprétation assurées), à l'exception des réunions qui sont tenues à Luxembourg, du Conseil (plus de 50 % des journées d'interprétation assurées), du Comité économique et social européen, du Comité des régions, de la Banque européenne d'investissement et de certaines agences européennes.

7. Le Conseil ne dispose que d'une petite unité «Conférences», qui organise les réunions et répond aux besoins en faisant appel à la DG Interprétation.

8. En raison des variations de la demande au cours de l'année selon la fréquence des réunions et des combinaisons de langues demandées, les institutions européennes emploient, en sus des interprètes permanents («fonctionnaires») (2), des interprètes free-lance recrutés en tant qu'agents auxiliaires [les «auxiliaires interprètes de conférence» (AIC) (3)]. Les conditions de travail, de rémunération et de remboursement des frais sont régies, pour les AIC, par le «régime applicable aux autres agents des Communautés européennes» et par une convention signée par l'organisation professionnelle d'interprètes la plus importante, à savoir l’Association internationale des interprètes de conférence (AIIC), et par les trois institutions de l'Union européenne (UE) qui emploient des interprètes (c'est-à-dire la Commission, le Parlement et la Cour de justice); les interprètes permanents sont régis par le statut (4).

9. En 2003, un total d'environ 150 000 journées d'interprétation a été fourni aux institutions européennes. Sur ce total, environ 39 % concernent le Conseil, 26 % les services de la Commission à Bruxelles, 4 % ceux de la Commission à Luxembourg et 21 % le Parlement. Les autres institutions et organes européens (Cour de justice, Cour des comptes, Comité économique et social européen, Comité des régions, Banque européenne d'investissement, agences européennes, etc.) représentent les 10 % restants. Du côté des prestataires, la DG Interprétation assure environ 70 % des services fournis, le Parlement 27 % (5) et la Cour de justice 3 %. Tableau 1 Volume d'interprétation fourni aux institutions de l'UE (indice 1998 = 100) (6), langues des nouveaux États membres comprises 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 Conseil 100 96,8 96,3 105,6 109,1 103,9 89,9 Commission 100 101,5 100,4 94,7 85,8 85,1 85,1 Autre DG Interprétation 100 95,2 102,7 112,3 91,0 88,8 95,8 Total DG Interprétation 100 98,5 98,5 101,8 98,2 95,0 88,9 Parlement 100 85,0 92,7 97,8 97,7 97,2 103,1 Total 100 93,8 96,5 100,4 98,0 95,8 93,9

10. Le tableau 1 montre que, ces dernières années, les institutions de l'UE sont parvenues à réduire leur recours aux services d'interprétation. Le Conseil a été la seule des trois principales institutions dans laquelle le nombre de journées d'interprétation a augmenté entre 1998 et 2003, mais il apparaît que le nouveau système «sur demande», mis en place à partir du 1er mai 2004, a permis d'inverser cette tendance (voir point 27). Cependant, 2004 ayant été une année de transition, il se peut qu'elle ne soit pas représentative.

11. L'évolution du recours aux services d'interprétation au Conseil entre 1998 et 2003 s'explique non seulement par le nombre croissant de réunions, mais aussi par le nombre croissant de langues actives et passives (7) utilisées pour les réunions organisées au sein de cette institution.

12. L'article 6 du règlement no 1 établit que «les institutions peuvent déterminer les modalités d'application de ce régime linguistique dans leurs règlements intérieurs». Cette disposition permet d'adapter les régimes linguistiques aux besoins spécifiques de chaque institution. Les institutions ont utilisé cette possibilité à des degrés divers, comme l'illustre l'annexe I.

L'OBJECTIF ET L'ÉTENDUE DE L'AUDIT

13. L'audit de la Cour avait pour objectif d'évaluer la bonne gestion financière des services d'interprétation du Parlement, de la Commission et du Conseil. L'audit a porté sur 97 % des interprétations fournies (c'est-à-dire l'ensemble des interprétations à l'exception de celles de la Cour de justice, qui possède son propre service d'interprétation). Il a visé en particulier à déterminer si les institutions auditées disposent de procédures et d'outils adéquats qui garantissent: — que les services d'interprétation fournis n'excèdent pas les besoins réels, — que tous les services d'interprétation nécessaires peuvent être fournis, — que les services d'interprétation sont fournis au prix le plus bas possible, — que l'interprétation est de grande qualité.

14. L'audit a porté sur les dépenses de l'exercice 2003, mais les changements intervenus en 2004 suite au dernier élargissement de l'Union européenne ont également été pris en considération.

OBSERVATIONS

Procédures appliquées en vue d'éviter les prestations d'interprétation excédant les besoins réels

15. L'utilisation effective de langues lors des réunions montre qu'il arrive que les services d'interprétation fournis dépassent les besoins réels (au lieu de leur langue maternelle, certains participants peuvent préférer utiliser une autre langue officielle plus répandue, ou des participants dont la présence était escomptée peuvent être absents, rendant certaines dispositions en matière d'interprétation superflues). La Cour a examiné dans quelle mesure les institutions auditées ont mis en place des procédures appropriées afin de prévoir aussi précisément que possible les langues qui seront utilisées et d'en contrôler l'usage effectif, afin de dissuader les organisateurs de réunions de demander des services excédant ces prévisions.

Le Parlement

16. Le règlement intérieur du Parlement (voir annexe I) disposant que tous les députés ont la possibilité de s'exprimer dans la langue officielle de leur choix et que l'interprétation est assurée vers les autres langues officielles le contraint à mettre à disposition des ressources importantes en matière d'interprétation.

17. Afin d'organiser et de contrôler les prestations en matière d'interprétation, en 1999 le bureau du Parlement européen a adopté un «code de conduite du multilinguisme», mis à jour en 2004, et dont les principes de base sont les suivants: tout en respectant l'égalité des droits des députés, les coûts du multilinguisme devraient être contenus dans des limites budgétaires acceptables, les ressources utilisées de manière plus efficace et les utilisateurs des facilités linguistiques sensibilisés à la nécessité d'utiliser ces dernières de manière responsable, sur la base des besoins réels.

18. Les demandes d'interprétation adressées à la direction de l'interprétation du Parlement ne peuvent concerner que les catégories de réunions répertoriées dans le code de conduite (séances plénières du Parlement, organes de décision du Parlement, commissions, délégations, etc.). Les facilités d'interprétation ne peuvent être mises à la disposition de membres à titre individuel ni d'organismes extérieurs; toutefois, des dérogations peuvent être accordées par le bureau. La direction de l'interprétation fournit les services d'interprétation demandés en tenant compte des priorités et dans les limites fixées par le code de conduite.

19. Le code de conduite, dans sa version actualisée de 2004, dispose que chaque organe parlementaire nécessitant la prestation d'interprètes (dénommé «utilisateur» dans le code) doit déterminer et tenir régulièrement à jour un «profil linguistique d'interprétation» selon les langues demandées et effectivement utilisées par les députés qui le composent. Cet outil est très utile pour garantir que les demandes correspondent bien aux besoins réels. Cependant, dans la mesure où les députés du Parlement européen ne sont nullement tenus de confirmer à l'avance leur présence à une réunion, le «profil linguistique d'interprétation» n'est pas suffisant pour éviter que des capacités d'interprétation non nécessaires ne soient fournies, dès lors que des députés pour lesquels des prestations spécifiques étaient prévues ne participent pas à la réunion concernée.

20. Conformément au code de conduite, à la fin de chaque réunion, le chef d'équipe des interprètes est tenu d'établir, à l'attention du directeur de l'interprétation et en accord avec le secrétariat de la réunion, un relevé des facilités d'interprétation qui ont été demandées mais non utilisées. Une copie de ce relevé doit être transmise au secrétariat de la réunion concerné. Dans la pratique, cette procédure est appliquée depuis septembre 2004 aux réunions de commission et de délégation.

21. Les ressources fournies conformément au règlement intérieur dépassent les besoins réels si, lors d'une réunion donnée, toutes les langues officielles censées être utilisées ne le sont pas. Le Parlement n'a jamais réalisé d'enquête visant à évaluer la fréquence et les conséquences de tels cas.

La Commission

22. Dans chaque direction générale, une unité administrative centralise et transfère à la DG Interprétation, sous forme électronique au moyen du système DOR (pour «demande d'organisation de réunion»), les demandes d'interprétation concernant des réunions spécifiques. Chaque direction générale soumet une proposition concernant le régime linguistique souhaité et classe par ordre de priorité les réunions prévues le même jour. Lors des réunions internes hebdomadaires «d'arbitrage», la DG Interprétation décide des demandes auxquelles il convient de donner suite compte tenu de la disponibilité des interprètes et des salles de réunions. Ensuite, lors des réunions de coordination, un régime linguistique spécifique est défini pour chaque réunion devant avoir lieu six semaines plus tard. Le nombre de langues actives et/ou passives définies par la DG Interprétation est souvent inférieur au nombre de langues initialement demandé et résulte de négociations entre la direction générale organisatrice de la réunion et elle-même.

23. Au niveau de la DG Interprétation, le chef d'équipe des interprètes est tenu d'établir un rapport de séance précisant les langues qui ont été utilisées au cours de la réunion. En 2004, ces rapports ont été élaborés pour 82,5 % des 8 107 réunions avec interprétation. Dans 17,7 % des rapports, les chefs d'équipe ont déclaré qu'une interprétation passive avait été demandée et fournie au-delà des besoins réels, pour une ou plusieurs des raisons suivantes: certaines délégations nationales ne s'étaient pas exprimées dans leur langue officielle, ne s'étaient pas exprimées du tout ou n'avaient pas participé à la réunion. La non-utilisation des services d'interprétation active demandés et fournis était mentionnée dans 7,2 % des rapports. Ces phénomènes combinés se traduisent par au moins (8)1 750 journées d'interprétation payées mais non utilisées, ce qui représente un coût d'environ 1,5 à 2 millions d'euros.

24. Les procédures actuellement en vigueur, qui confèrent à la DG Interprétation le pouvoir de trancher, en définitive, entre des demandes incompatibles émanant de différentes directions générales, permettent de juguler la demande; toutefois, il est malaisé pour un service d'interprétation de déterminer les réunions qui sont les plus urgentes ou les plus importantes. D'autres institutions internationales ont mis en œuvre des systèmes plus axés sur la gestion des ressources: — le Conseil de l'Europe a mis en place un système de facturation interne, — l'Unesco applique un système de quotas, selon lequel les journées d'interprétation dépassant le quota sont recouvrées auprès du demandeur. Parmi les institutions de l'Union européenne, le Conseil a adopté le système mentionné au point 27, qui accroît la responsabilisation des délégations nationales en matière de coûts. Dans le cadre du nouveau système de gestion par activités, des dispositions analogues pourraient être envisagées par la DG Interprétation.

Le Conseil

Les procédures appliquées avant l'élargissement de l'Union européenne en 2004

25. La nomenclature utilisée avant l'élargissement pour définir le régime linguistique de chaque réunion était fondée sur l'usage traditionnel et n'était pas régulièrement mise à jour. Aucune procédure n'existait pour vérifier si les participants à une réunion avaient réellement besoin d'interprétation vers leur langue maternelle ou s'ils s'exprimaient réellement dans leur langue maternelle.

26. Une enquête réalisée en 2001 auprès de 799 délégués du Conseil et de la Commission (9) a mis en évidence un nombre excessif de langues proposées. Bien que 73 % des délégués aient indiqué pouvoir s'exprimer dans leur langue maternelle, seuls 59 % d'entre eux ont déclaré s'être réellement exprimés dans cette langue. Il en aurait souvent été ainsi dans le cas de délégués dont la langue maternelle est une langue peu usitée, mais qui parlent couramment une langue officielle plus répandue. Il est peu probable que des délégués qui connaissaient une langue officielle aient eu besoin d'une interprétation dans leur langue maternelle à partir de la langue officielle en question. Il est par conséquent raisonnable de considérer que les langues nécessitant une interprétation sont les langues effectivement utilisées en réunion.

Les procédures appliquées pour la période suivant l'élargissement

27. La décision no 56/04 du secrétaire général du Conseil (10) relative au régime linguistique pour la période suivant l'élargissement a entraîné des changements notables en ce qui concerne le recours à l'interprétation. Le nouveau système permet d'adapter le régime linguistique aux besoins réels des délégations, accroît la responsabilisation de ces dernières en matière de coûts et incite les États membres à réduire le nombre de demandes superflues, ce qui a un effet positif sur le coût de l'interprétation.

28. Depuis le 1er juillet 2004, plus aucune interprétation n'est assurée lors des réunions des vingt-cinq instances préparatoires (comités, groupes, groupes de travail). De ce fait, le nombre moyen de réunions avec interprétation qui se tiennent au Conseil est passé de treize à onze par jour. Le régime linguistique intégral «20/20» est financé par le budget du Conseil et s'applique aux réunions de ce dernier, à celles du Conseil européen et d'un maximum de vingt instances préparatoires.

29. S'agissant des autres instances préparatoires, l'interprétation active ou passive est fournie uniquement sur demande des délégations nationales. Pour couvrir ces coûts, les délégations disposent d'une enveloppe financière de 2 millions d'euros par langue. 66 % des sommes inutilisées sont transférés vers les enveloppes budgétaires couvrant les frais de voyage des délégués de l'État membre concerné. Les délégations nationales ont la possibilité d'adapter leurs demandes tous les six mois, moyennant un préavis de deux mois. Ainsi, en 2004, le régime linguistique d'un certain nombre d'instances préparatoires a été modifié par l'ajout ou le retrait d'une ou de plusieurs langues.

La capacité de fournir toutes les prestations d'interprétation nécessaires

30. Les demandes d'interprétation concernant les langues officielles en vigueur avant l'élargissement peuvent généralement être satisfaites. La situation est différente pour les nouvelles langues officielles, en raison du nombre insuffisant d'interprètes qui répondent aux besoins (11) linguistiques spécifiques de l'Union européenne.

31. Les concours organisés par l'Office de sélection du personnel des Communautés européennes (EPSO) en vue de recruter des interprètes pour les nouvelles langues officielles n'ont été achevés qu'après la date de l'élargissement. Aucun maltais ne figure sur les listes d'aptitude et le nombre de lauréats pour les autres langues officielles n'était pas suffisant pour couvrir les besoins des services d'interprétation de l'UE.

32. En 2004, le Conseil a été confronté à des difficultés, les demandes d'interprétation dans certaines nouvelles langues officielles étant même supérieures aux demandes pour les autres langues officielles. La DG Interprétation n'a pu satisfaire 37 % des demandes de réunion ayant eu lieu entre les mois de mai et de décembre 2004.

Le coût de l'interprétation

Calcul des coûts

Le calcul des coûts effectué par les institutions auditées

33. Afin de gérer les dépenses conformément aux principes de bonne gestion financière — économie, efficience et efficacité —, il est nécessaire de connaître le coût global des services fournis de manière à disposer d'une base pour une affectation rationnelle des ressources.

34. Le Parlement ne dispose pas d'estimations concernant le coût moyen journalier global des AIC et des interprètes permanents. Il calcule uniquement le coût direct (essentiellement les rémunérations et le remboursement des frais de voyage) des prestations des AIC, sans procéder à une actualisation régulière.

35. Chaque année, la DG Interprétation calcule le coût moyen d'un interprète «mis à disposition» (abrégé ci-après MAD) (12) pour une journée complète ou une demi-journée; ce calcul est utilisé comme base pour facturer le coût de l'interprétation aux institutions et aux organismes («facturation interinstitutionnelle») auxquels la DG Interprétation fournit des services d'interprétation. Les demandes d'interprétation annulées étant également considérées comme des MAD, cette méthode permet d'évaluer le coût des services d'interprétation mis à disposition, mais non celui des services effectivement utilisés. De plus, le calcul du coût par MAD effectué par la DG Interprétation ne tient pas compte de tous les frais généraux ni des contributions au régime de pension des agents permanents. Dans la mesure où l'intégralité des pensions du personnel est payée par le budget de la Commission, cette méthode semble indiquée pour fixer les prix au niveau interinstitutionnel, mais sous-estime le coût global par MAD. Il en va de même pour l'impôt communautaire sur les rémunérations des interprètes permanents et free-lance, qui devrait être déduit du coût dans la mesure où il constitue une recette inscrite au budget de l'UE.

Le calcul des coûts effectué par la Cour des comptes

36. La Cour a mis au point la méthode, exposée à l'annexe II, pour évaluer le coût total de l'interprétation ainsi que le coût global d'une journée d'interprétation fournie par les AIC et les interprètes permanents. La même méthode a été utilisée pour calculer ce coût pour le Parlement et pour la DG Interprétation.

37. Les résultats des calculs des auditeurs pour 2003 sont les suivants: Tableau 2 Coût d'une journée d'interprétation fournie par un interprète permanent (en euros) Parlement DG Interprétation (Commission + Conseil) Avant impôts et contributions au régime de pension Après impôts et contributions au régime de pension Avant impôts et contributions au régime de pension Après impôts et contributions au régime de pension Coût direct (13) 1 205 1 232 942 970 Coût indirect (14) 220 227 227 232 Coût global 1 425 1 459 1 169 1 202

Tableau 3 Coût d'une journée d'interprétation fournie par un AIC (en euros) Parlement DG Interprétation (Commission + Conseil) Avant impôts Après impôts Avant impôts Après impôts Coût direct 1 390 1 250 839 744 Coût indirect 245 245 168 171 Coût global 1 635 1 495 1 007 915

Tableau 4 Coût moyen et total pondéré des prestations fournies par les interprètes permanents et les AIC (en euros) Coût d'une journée d'interprétation par interprète Parlement DG Interprétation (Commission + Conseil) Avant impôts et contributions au régime de pension Après impôts et contributions au régime de pension Avant impôts et contributions au régime de pension Après impôts et contributions au régime de pension Coût direct 1 292 1 240 886 847 Coût indirect 232 236 195 199 Coût global par journée d'interprétation (15) 1 523 1 476 1 081 1 046 Nombre total de journées d'interprétation (méthode harmonisée) 38 803 38 803 101 331 101 331 Coût total de l'interprétation 59,1 millions 57,2 millions 109,5 millions 106,0 millions Nombre total de MAD calculé par la DG Interprétation s.o. s.o. 147 751 147 751 Coût global par MAD s.o. s.o. 742 718

38. En se fondant sur un coût moyen d'une journée d'interprétation, après impôts et contributions au régime de pension, de 1 476 euros pour le Parlement et de 1 046 euros pour la DG Interprétation, une réunion d'une journée avec régime d'interprétation intégrale revenait, avant l'élargissement, à quelque 40 000 euros et 34 500 euros respectivement (régime «11/11» avec trois interprètes par cabine d'interprétation, soit trente-trois interprètes au total); après l'élargissement, cette même journée revient à près de 88 500 euros au Parlement et de 63 000 à la DG Interprétation (régime «20/20» avec trois interprètes par cabine d'interprétation, soit 60 interprètes au total). Lorsque quatre interprètes partagent la même cabine, ce qui n'est pas rare pour des réunions au Parlement, le coût de l'interprétation pour une réunion d'une journée peut atteindre 118 000 euros (ou 84 000 euros si les prestations d'interprétation sont fournies par la DG Interprétation). Une réunion nécessitant un régime d'interprétation restreint «3/3» (anglais, français et allemand utilisés comme langues passives et actives, nécessitant six interprètes au total) ne coûte que 8 900 euros au Parlement et 6 300 euros à la DG Interprétation. Cela montre à quel point il est important que les demandes d'interprétation soient fondées sur les besoins réels.

Analyse du coût de l'interprétation

Le Parlement

39. Bien que le barème des rémunérations des interprètes permanents et des interprètes free-lance soit identique pour les deux institutions, le coût par journée d'interprétation au Parlement est bien plus élevé qu'à la DG Interprétation. La Cour a constaté que cette différence résulte principalement d'un certain nombre de contraintes sur lesquelles l'administration a peu de prise. Ces contraintes sont les suivantes: a) Contrairement à la situation à Bruxelles, il y a très peu d'interprètes free-lance locaux (16) à Strasbourg, ce qui accroît les frais de voyage et d'hôtel. En 2003, ces frais ont représenté 22 % du total des paiements effectués aux AIC. Deux tiers des AIC engagés par le Parlement européen en 2003 étaient non locaux, contre moins de 40 % pour ceux engagés par la DG Interprétation. b) Étant donné que tous les interprètes fonctionnaires sont basés à Bruxelles et que douze semaines de séances plénières par an se tiennent à Strasbourg, le total des frais de voyage des interprètes permanents est bien plus élevé au Parlement qu'à la Commission. c) Des semaines de travail plus courtes avec une activité parlementaire relativement réduite le lundi, le jeudi après-midi et, surtout, le vendredi, et une demande de prestations d'interprétation bien plus forte pendant les semaines de séances plénières à Strasbourg que pendant les semaines à Bruxelles, où seules les réunions des commissions ou des groupes politiques ont lieu, constituent autant de raisons pour lesquelles bon nombre d'interprètes permanents se retrouvent sans affectation jusqu'à trente-deux jours par an. d) Des réunions se tenant en fin de soirée ou la nuit sont monnaie courante au Parlement. Il en résulte que les interprètes ont droit à une demi-journée ou à une journée complète de repos rémunéré le lendemain et qu'il faut recruter d'autres interprètes. À la Commission et, dans une moindre mesure, au Conseil, les réunions de ce genre sont exceptionnelles.

La DG Interprétation

40. Le coût des AIC engagés par la DG Interprétation est généralement beaucoup moins élevé que celui des agents permanents (voir également points 59-62). Étant donné que le nombre de journées d'interprétation assurées par les interprètes permanents a chuté de 4 % entre 2002 et 2003, la différence de coût entre les deux catégories d'interprètes s'est inévitablement accrue en 2003.

41. La plupart des AIC recrutés par la DG Interprétation sont des «locaux» ou des «quasi-locaux» (55 % des journées d'interprétation des AIC engagés par contrat en 2003 et 59 % en 2004), pour lesquels les frais et les indemnités d'hôtel et de voyage sont peu élevés, voire nuls. Étant donné qu'ils ne sont rémunérés que pour les journées pour lesquelles ils ont été engagés par contrat, le coût des interprètes free-lance locaux est moins élevé que celui des interprètes permanents. Par ailleurs, le coût des AIC «non locaux» est supérieur, comme le montre une étude réalisée pour le compte de la Commission (17).

Autres éléments influençant le coût de l'interprétation

Le Parlement

Demandes et annulations tardives

42. La mise à disposition de services d'interprétation à court terme est particulièrement coûteuse, étant donné que des indemnités de voyage doivent éventuellement être versées aux AIC pour une mission de courte durée (par exemple, une seule réunion), tandis que les demandes introduites suffisamment à l'avance permettent de planifier l'occupation des interprètes free-lance pour une période plus longue (par exemple, une semaine complète au cours de laquelle se tiennent plusieurs réunions).

43. L'audit a montré qu'en 2003, la date limite fixée par le code de conduite n'avait pas été respectée dans un grand nombre de cas. 853 demandes (17 par semaine en moyenne) et 650 annulations (13 par semaine en moyenne) ont été respectivement introduites et notifiées après la date limite.

44. Bien qu'elle soit parfois inévitable, l'annulation tardive de réunions occasionne un gaspillage de ressources financières si les interprètes engagés ne peuvent être réaffectés à d'autres réunions. Si les interprètes utilisés sont des AIC, leur rémunération constitue une perte sèche pour l'institution; s'il s'agit de fonctionnaires, ils auraient pu être employés pour des réunions pour lesquelles des AIC avaient été recrutés en partant de l'hypothèse que des agents permanents n'étaient pas disponibles. L'application informatique GERI (acronyme de «gestion des réunions et des interprètes»), utilisée au Parlement en 2003, permet de déterminer le nombre de demi-journées de prestations d'interprétation demandées et mises à disposition, mais non nécessaires à la suite de l'annulation de réunions (18). En 2003, le nombre total était de 6 298 demi-journées (2 864 demi-journées pour les agents permanents et 3 434 demi-journées pour les AIC), ce qui correspond à environ 8 % des journées d'interprétation prestées et à 7,5 % des journées demandées. Il s'ensuit que quelque 4 millions d'euros ont été dépensés pour des services mis à disposition mais non utilisés. Une meilleure planification aurait pu permettre aux interprètes permanents affectés aux réunions annulées de remplacer les AIC engagés pour d'autres réunions (à ce sujet, voir également le point 47).

La Commission

Les réunions annulées ou de courte durée

45. Les réunions annulées ou de courte durée, couplées avec la nécessité pour la DG Interprétation de garder quelques interprètes en réserve par langue, de manière à pouvoir faire face aux réunions de dernière minute ou pallier les absences imprévues d'interprètes, constituent les principales raisons à l'origine du nombre élevé de ce qu'il est convenu d'appeler des «permanences implicites ou explicites» (19), c'est-à-dire des interprètes qui sont présents, mais qui doivent être mis en attente parce que leurs services ne sont pas nécessaires. En 2003, les interprètes permanents ont connu en moyenne trente-trois jours en permanence implicite. Un grand nombre de ces permanences implicites (environ cent trente interprètes par jour, ce qui, en 2003, correspond à plus d'un quart du nombre des interprètes fonctionnaires) se produit au mois d'août, durant lequel très peu de réunions ont lieu. Il s'ensuit qu'un total de 15 000 journées d'interprétation, soit environ 15 % des journées de travail des interprètes permanents, n'ont pas été utilisées. Les AIC ont totalisé plus de 6 000 journées de permanence implicite. Avec un coût moyen de 865 euros par journée disponible pour l'interprétation (20), le coût total des permanences implicites en 2003 peut être estimé à quelque 18 millions d'euros. Même s'il est possible qu'une proportion importante des coûts de mise en attente des interprètes soit inévitable dans les conditions actuelles, il faudrait absolument s'efforcer de les réduire.

46. En 2003, 15 % des journées d'interprétation demandées par les services de la Commission ont été annulées, mais aucun chiffre n'est disponible en ce qui concerne le nombre de cas dans lesquels aucune ressource n'a été perdue parce que les interprètes prévus pour les réunions annulées ont pu être réaffectés à d'autres réunions.

47. En 2003, il y a eu neuf jours ouvrables au cours desquels au moins cent interprètes permanents (soit plus de 20 % de l'effectif total de permanents) affectés à des réunions annulées sont restés les bras croisés en permanence implicite, alors que plus de cent AIC avaient été recrutés au cours de la même période.

48. Les réunions de très courte durée entraînent une certaine forme de permanence implicite, étant donné que l'interprétation n'est nécessaire que pendant une petite partie de la journée ou de la demi-journée d'interprétation commandée. Les réunions de très courte durée sont dues au fait que certains groupes de travail, dont les réunions sont programmées à intervalles réguliers, se réunissent même si leur ordre du jour ne comporte qu'un très petit nombre de points non urgents.

Le Conseil

L'annulation de réunions

49. En 2003, selon les estimations du Conseil lui-même, plus de 5 % des dépenses d'interprétation (2,4 sur 45,7 millions d'euros) ont représenté des paiements de prestations d'interprètes réservés pour des réunions qui ont été annulées et qui n'ont pu être réaffectés par le Conseil à d'autres réunions se tenant le même jour. Ce montant correspond à un gaspillage net annuel de près de 4 000 journées d'interprétation.

Réunions facturées à des tarifs plus élevés

50. En 2003, des demandes tardives pour de nouvelles réunions ou d'ajout d'une ou de plusieurs langues, introduites moins de six jours ouvrables avant la réunion, ont été facturées au tarif de 835 euros, soit environ un tiers de plus que le tarif normal de 632 euros. En 2003 toujours, ces demandes tardives ont représenté environ 3 % du montant total facturé au Conseil.

51. Il importe de faire prendre conscience aux organisateurs de réunions du coût élevé des annulations et des demandes tardives. Le relevé des coûts des réunions annulées, transmis à la fin de chaque mois au chef de l'unité de coordination centrale de l'État membre assurant la présidence tournante du Conseil, peut être considéré comme un exemple de bonne pratique s'il est exploité pour servir la gestion.

Le système de facturation interinstitutionnelle de la DG Interprétation

52. Afin de permettre à la DG Interprétation de recouvrer les coûts des services d'interprétation fournis aux autres institutions (coûts qui doivent être portés à charge du budget administratif de ces institutions), un système de facturation interinstitutionnelle a été mis en place. Ce système est fondé sur des «accords de niveau de service» conclus entre la DG Interprétation et les institutions concernées.

53. En 2003, la DG Interprétation a facturé au Conseil les prestations d'interprètes commandées au moins six semaines à l'avance pour les réunions s'étant tenues à Bruxelles au tarif de base de 632 euros par journée ou de 369 euros par demi-journée. Des tarifs plus élevés ont été appliqués aux missions et aux réservations tardives.

54. Les points suivants ont été observés en ce qui concerne le système de facturation actuel: a) La structure tarifaire n'est pas fondée sur le coût réel de chaque type de demande (demandes introduites dans les délais, demandes tardives, demandes retirées, demandes de langues impliquant des frais de voyage plus élevés pour les AIC, etc.). b) La DG Interprétation utilise un tarif forfaitaire fondé sur un niveau d'activité estimatif. La majeure partie des coûts supportés par la DG Interprétation consiste en frais fixes (seul le coût des AIC est entièrement variable). Il s'ensuit que si le volume ou la composition de la demande effective de services d'interprétation diffère des prévisions, la DG Interprétation enregistre un déficit ou un excédent. c) Le prix ne comprend pas le coût intégral des services d'interprétation, car, comme cela a été mentionné au point 35, il n'inclut pas tous les frais généraux. d) La limitation du nombre d'interprètes et de réunions par jour spécifiée dans l'accord de niveau de service permet d'éviter les pics élevés de la demande, mais n'empêche pas les creux (début janvier, août, etc.). e) En l'absence d'interconnexion des systèmes informatiques du Conseil et de la DG Interprétation, la facturation exige une main-d'œuvre abondante et est sujette aux erreurs. Les corrections à la baisse apportées aux factures transmises au Conseil par la DG Interprétation pour la période 2002-2003 ont atteint près de 6 % du montant facturé à l'origine.

La coopération interinstitutionnelle

55. À la suite des travaux du Comité interinstitutionnel de la traduction et de l'interprétation (CITI) et du «rapport Chêne» (21) de 2002, des progrès considérables ont été accomplis vers une plus grande coopération entre les institutions de l'UE dans le domaine de l'interprétation. Les principales avancées sont les suivantes: — concours communs pour le recrutement d'interprètes fonctionnaires organisés par l'EPSO, — procédure de sélection commune et liste commune des AIC accrédités, — unité et système communs de gestion des paiements aux AIC (depuis octobre 2004), — échange d'interprètes pour les langues des nouveaux pays pour lesquelles il existe une pénurie.

56. Des économies et des gains d'efficacité supplémentaires pourraient être réalisés dans plusieurs autres domaines, mais le renforcement de la coopération est entravé par l'organisation actuelle mettant en jeu trois fournisseurs de services d'interprétation indépendants (la DG Interprétation, le Parlement et la Cour de justice).

57. La division du travail entre le Parlement et la Commission (la DG Interprétation) n'est pas efficace pour les raisons suivantes: a) Les deux institutions sont en concurrence pour le recrutement d'AIC en vue des réunions se tenant à Bruxelles. b) Les institutions ne se communiquent pas systématiquement les ressources dont elles disposent ni leurs besoins en la matière. La DG Interprétation recrute des AIC pour des jours où le Parlement dispose encore d'interprètes permanents sans aucune affectation. Lorsque des réunions sont annulées ou que des interprètes ne sont nécessaires que pour une demi-journée ou moins, la combinaison de structures organisationnelles distinctes et de l'absence d'échange d'informations entre les deux institutions rend l'utilisation de ces ressources quasiment impossible pour celle qui en aurait besoin. Au cours de la période des élections au Parlement européen (du 10 mai au 2 juillet 2004), des dizaines d'interprètes permanents du Parlement, en particulier ceux travaillant à partir des langues les moins usitées, étaient sans affectation. Au cours de la même période, la DG Interprétation a engagé une moyenne de 253 AIC par jour, ce qui s'est traduit par des dépenses importantes mises à la charge des crédits budgétaires (plus de 900 euros par jour et par interprète). c) L'organisation actuelle fait qu'il est plus difficile de réduire les frais de voyage en profitant de la présence d'AIC non locaux déjà engagés par contrat par l'autre institution pour des jours qui se suivent. d) Des économies d'échelle supplémentaires au niveau des ressources humaines, de la gestion financière, opérationnelle et informatique et de l'intégration des systèmes informatiques pourraient être réalisées par le biais d'une organisation commune.

58. Il conviendrait d'examiner si les problèmes susmentionnés ne pourraient être résolus par la création d'un organisme ou d'une agence interinstitutionnel(le) unique, chargé(e) de fournir les services d'interprétation pour toutes les institutions de l'UE, ou par le renforcement de la coopération interinstitutionnelle. La centralisation de la fourniture de services d'interprétation serait compatible avec l'autonomie de chaque institution, comme le démontre le fait que le Conseil a recours à la Commission pour lui procurer des services d'interprétation depuis des années, sans aucune perturbation notable. L'accord de niveau de service conclu entre le Conseil et la DG Interprétation montre qu'il est parfaitement possible de garantir à l'institution cliente un nombre convenu d'interprètes par jour.

Observations spécifiques relatives aux dépenses d'interprétation free-lance

Le rapport optimal entre les interprètes permanents et free-lance

La DG Interprétation

59. Le choix de recourir à des AIC à la place d'interprètes permanents est fonction d'un grand nombre de facteurs, tels que le mode de répartition des réunions sur l'année et la semaine, la disponibilité d'interprètes free-lance locaux et la distance entre le domicile professionnel de l'interprète et le lieu de la réunion. La Cour considère que les résultats de l'étude déjà mentionnée, réalisée pour le compte de la DG Interprétation (17), sont généralement valables. Ils indiquent que le rapport optimal devrait être de 51 % de journées d'interprétation assurées par des interprètes permanents. La proportion des journées d'interprétation assurées par des interprètes permanents est passée de 53 % en 2000 à 46 % en 2002 et 2003, mais est remontée à 50 % en 2004.

60. Néanmoins, un rapport cible global de 51/49 ne convient pas pour toutes les langues. La DG Interprétation n'a pas calculé le rapport optimal pour chaque langue. C'est ainsi que la proportion des interprètes free-lance néerlandophones (54 % en 2003) devrait être plus élevée, compte tenu de la disponibilité de nombreux interprètes «locaux» (AIC habitant à Bruxelles ou dans les environs) et d'AIC «non locaux», mais d'un coût relativement modeste (AIC habitant non loin de Bruxelles).

61. Par ailleurs, un plus grand nombre d'interprètes permanents pourrait être recruté, par exemple, pour le portugais et le grec, étant donné que les frais de voyage des AIC grecs et portugais sont supérieurs à la moyenne de l'ensemble des AIC. Pour ces langues, le recours aux AIC est relativement élevé (respectivement 59 % et 67 % des journées d'interprétation en 2003), les interprètes permanents supportent l'une des charges de travail les plus élevées de toutes les langues (respectivement 116 et 108 journées, contre 104 en moyenne en 2003) et le pourcentage des AIC locaux est le plus bas (seulement 30 % pour le portugais et 42 % pour le grec, contre une moyenne de 56 % en 2003).

Le Parlement

62. Le Parlement n'a pas effectué de calculs spécifiques afin d'établir la proportion optimale entre les interprètes free-lance et les interprètes permanents. En 2003, 57 % des journées d'interprétation ont été assumées par des AIC. En dépit de son coût supérieur, un pourcentage d'interprétation free-lance plus élevé qu'à la DG Interprétation paraît justifié en raison de la demande plus irrégulière. Toutefois, les cinq langues ayant le pourcentage d'interprétation free-lance le plus élevé (par ordre décroissant: espagnol, italien, anglais, finnois et suédois) sont celles pour lesquelles les frais de voyage des AIC sont supérieurs à la moyenne.

Les indemnités des AIC

Remboursement des frais de voyage et indemnités journalières

63. Les frais de voyage des AIC sont nettement plus élevés que ceux des agents permanents. En raison de la convention, qui prévoit l'octroi aux AIC d'une indemnité de voyage, d'une indemnité journalière et du remboursement des frais de voyage et d'hôtel, les AIC bénéficient de conditions de voyage plus favorables que leurs homologues permanents. Pour les réunions se tenant en dehors de Bruxelles, cela se traduit par des conditions de voyage inégales pour des interprètes de même niveau, effectuant le même travail. En vertu des conventions conclues entre l'AIIC et d'autres organisations internationales, les AIC bénéficient des mêmes conditions de remboursement des frais de voyage que les fonctionnaires permanents de même niveau (22).

64. Conformément à l'article 10 des modalités d'application de certaines dispositions de la convention conclue entre l'AIIC et les institutions de l'UE (23), un AIC a droit au remboursement, sur présentation des pièces justificatives, d'un billet IATA échangeable et remboursable au tarif le plus économique non soumis à des restrictions. Les modalités d'application relatives aux AIC travaillant pour les institutions à Luxembourg (24) comportent une clause similaire.

65. La Convention devrait être modifiée pour garantir que le montant généralement payé aux AIC ne dépasse pas celui qui correspond au coût d'un billet soumis à des restrictions (c'est-à-dire un billet au tarif le plus bas). Ce montant devrait toutefois être payé également en cas d'absence pour cause de maladie, d'annulation de la réunion ou pour toute autre raison indépendante de la volonté des AIC.

Le Parlement

66. L'examen d'un échantillon de paiements effectués aux AIC a montré qu'une majorité nette de ceux voyageant par avion a obtenu le remboursement d'un billet en classe affaires, sans qu'aucune preuve de la nécessité d'acheter ce genre de billet n'ait été trouvée dans le dossier.

67. Contrairement aux règles disposant qu'un AIC n'a pas droit à une indemnité journalière complète dans le cas où un fonctionnaire ne percevrait qu'une partie de cette indemnité, une indemnité journalière complète est accordée même pour une période inférieure à douze heures (25).

La DG Interprétation

68. L'examen d'un échantillon de dix-sept paiements effectués à des AIC ayant voyagé par avion a montré que quatre d'entre eux avaient obtenu le remboursement d'un billet en classe affaires, sans qu'aucune preuve de la nécessité d'acheter ce genre de billet n'ait été trouvée dans le dossier.

Comparaison avec d'autres organisations internationales

69. La rétribution journalière payée par les institutions de l'UE en 2004, au tarif forfaitaire de 483,98 euros par jour pour les interprètes expérimentés, est conforme aux conditions actuelles du marché dans le secteur privé. Elle est toutefois inférieure au tarif brut moyen payé par d'autres organisations internationales qui ont également passé des conventions avec l'AIIC. Cette différence s'explique par le volume bien plus élevé d'emploi et les contrats de plus longue durée que les institutions de l'UE sont en mesure d'offrir ainsi que par le régime fiscal favorable (les AIC paient un impôt communautaire et sont dès lors exonérés de l'impôt national sur le revenu).

70. Le régime fiscal favorable a pour effet que, malgré un tarif brut inférieur, le montant net perçu par l'interprète free-lance engagé par la DG Interprétation et par le Parlement est plus élevé que celui obtenu en travaillant pour le secteur privé ou pour d'autres organisations internationales. Cela signifie que les institutions de l'UE peuvent se permettre d'appliquer des normes élevées pour le recrutement des AIC, mais qu'elles doivent également suivre de près les conditions du marché pour éviter de leur octroyer une rémunération excessive.

71. Contrairement aux institutions de l'UE, l'Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) verse une rétribution réduite en cas d'annulation de réunions, de réunions écourtées ou de réunions générales ou non techniques (26).

La qualité de l'interprétation

Le Parlement

72. Une enquête réalisée par la Cour parmi les groupes politiques n'a pas mis en évidence de griefs en ce qui concerne la qualité, la fiabilité ou la serviabilité du service d'interprétation, mais la limitation des séances d'interprétation à trois heures et demie était jugée comme étant trop restrictive.

La Commission et le Conseil

73. Environ 1,2 % des rapports de séance en 2003 et 0,5 % en 2004 (27) faisaient état d'un grief informel, concernant principalement le régime linguistique. Une évaluation de la qualité des services d'interprétation fournis par la DG Interprétation, réalisée en 2001 par des consultants externes et comprenant une enquête parmi les délégués assistant à des réunions de la Commission et du Conseil avec interprétation, a montré que 91 % de ces délégués étaient généralement satisfaits ou très satisfaits de la qualité des services d'interprétation fournis par la DG Interprétation. La connaissance des thèmes abordés dans les réunions était considérée comme le point le plus faible. Cette difficulté semblait être liée à la distribution tardive ou à la non-disponibilité des documents relatifs à la réunion, ce que l'enquête menée auprès des interprètes a mis en évidence comme étant le problème le plus important. Plus de la moitié des interprètes se déclaraient mécontents de la documentation. En particulier, le fait qu'elle n'était pas disponible dans leur propre langue constituait pour eux un problème.

74. Depuis le quatrième trimestre 2003, la DG Interprétation demande aux organisateurs de réunions de remplir un bref questionnaire après chaque réunion. Il en ressort que 94 % d'entre eux se sont déclarés satisfaits ou très satisfaits des services de la DG Interprétation et de la qualité de l'interprétation.

75. Ce tableau a été largement confirmé aux auditeurs par les différents chefs de l'unité de coordination centrale, créée par chaque État membre assurant la présidence tournante du Conseil (dénommée ci-après le «coordinateur de la présidence du Conseil») et les demandeurs de réunions à la Commission. La qualité de l'interprétation a été mentionnée quasi unanimement comme le principal atout de la DG Interprétation.

76. Pour les aider à garantir la qualité et la cohérence des interprétations, les interprètes de la DG Interprétation disposent de glossaires multilingues en ligne sur un grand nombre de sujets. En revanche, la documentation relative aux réunions n'est souvent disponible qu'en anglais et doit par conséquent être complétée par les interprètes eux-mêmes via des recherches dans des bases de données. La qualité pourrait également être rehaussée par le recours à des équipes d'interprétation de composition plus stable pour des réunions successives. Cela semble particulièrement indiqué pour les réunions très techniques.

77. La serviabilité des agents de la DG Interprétation est également considérée comme l'un des atouts de cette dernière. Lorsqu'une demande de services d'interprétation n'est pas acceptée en tout ou partie par la DG Interprétation lors de ses réunions hebdomadaires d'arbitrage ou d'accordage, la réunion demandée est normalement reprogrammée pour la semaine suivante ou tenue avec un régime linguistique réduit. Selon les déclarations recueillies, les cas de retard important dans l'avancement des activités de commissions ou de groupes de travail sont exceptionnels.

78. Le point négatif le plus fréquemment mentionné lors des entretiens des auditeurs de la Cour avec des clients de la Commission et du Conseil était, comme au Parlement, la limitation des séances d'interprétation à trois heures et demie.

79. Le Conseil n'a pas de système d'évaluation de la qualité de l'interprétation et de mesure de la satisfaction des délégués.

80. Les coordinateurs de la présidence du Conseil en 2002-2003 interrogés par les auditeurs de la Cour ont mentionné quasi unanimement la qualité de l'interprétation comme le principal atout de la DG Interprétation. Des réclamations officielles de la part d'organisateurs de réunions ou de délégations sont exceptionnelles. Pour les deux années 2002 et 2003, la DG Interprétation n'en a reçu que quatre ou cinq, dont deux seulement chaque année concernaient la qualité de l'interprétation.

81. Les coordinateurs de la présidence du Conseil considèrent également que le préavis de six semaines imposé par la DG Interprétation est trop long et entraîne inévitablement un grand nombre de changements. Il a également été suggéré que des instructions écrites plus détaillées adressées par le secrétariat général au coordinateur de la présidence du Conseil et aux organisateurs des réunions permettraient d'améliorer la planification des réunions et d'éviter les fréquentes annulations, en particulier au cours des premières semaines d'une nouvelle présidence.

CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS

Procédures appliquées en vue d'éviter les prestations d'interprétation excédant les besoins réels

82. L'audit de la Cour a révélé que les institutions ont réussi à maîtriser les dépenses d'interprétation au cours des cinq dernières années, bien que le nombre de langues officielles soit passé de onze à vingt en mai 2004. Des systèmes visant à garantir que l'interprétation n'est assurée que pour répondre à un besoin réel ont été mis en place par la Commission et le Conseil. Les meilleures pratiques observées dans ces institutions devraient être étendues au Parlement (points 15-29).

La capacité de fournir toutes les prestations d'interprétation nécessaires

83. Les besoins d'interprétation concernant les langues officielles en vigueur avant l'élargissement sont généralement couverts, mais il existe une pénurie d'interprètes disponibles pour assurer l'interprétation à partir des nouvelles langues officielles ou vers celles-ci (points 30-32).

84. L'augmentation du nombre de langues de travail soulève des difficultés pratiques et financières qui ne peuvent être surmontées que par le biais d'une maîtrise de la demande de services d'interprétation et des coûts connexes. L'adhésion de petits pays crée une augmentation énorme de la demande sur les petits marchés de l'interprétation où l'offre est assez limitée; aussi est-il de plus en plus difficile de répondre à toutes les demandes d'interprétation. Les concours organisés par l'EPSO en vue de recruter des interprètes fonctionnaires pour les nouvelles langues ne se sont terminés qu'après la date de l'élargissement et n'ont pas fourni un nombre suffisant de lauréats pour couvrir les besoins des services d'interprétation des institutions de l'UE (points 30-31).

Le coût de l'interprétation

85. Près de 80 % des coûts de l'interprétation sont constitués par la rémunération des interprètes. Les coûts supplémentaires concernent la gestion, l'administration, la formation, les technologies de l'information, etc. La Cour estime qu'en 2003, le coût total des services d'interprétation mis à disposition par le Parlement et la DG Interprétation s'est élevé à environ 57 et 106 millions d'euros respectivement. Si l'on inclut la Cour de justice, le coût total de l'interprétation pour les institutions de l'UE avant l'élargissement peut être estimé à quelque 170 millions d'euros. Le coût d'une journée d'interprétation au Parlement est sensiblement plus élevé qu'à la DG Interprétation, ce qui est essentiellement dû au mode d'organisation des réunions du Parlement (points 33-41 et annexe II).

86. Malgré les mesures prises pour juguler et réduire les coûts d'interprétation, il est encore possible de réaliser des économies supplémentaires par une meilleure gestion des réunions, en particulier en veillant à réduire au minimum les changements et les annulations de dernière minute (points 42-51).

87. En outre, les institutions devraient revoir leur politique en ce qui concerne le niveau des ressources d'interprétation de réserve, maintenues en attente, afin de minimiser les coûts afférents (point 45).

88. Comme cela est indiqué aux points 44 et 49, le Parlement et le Conseil ont dépensé, en 2003, plus de 6 millions d'euros en services d'interprétation demandés mais non utilisés suite à l'annulation de réunions. Des réunions ont également été annulées à la Commission, mais le coût de ces annulations ne peut être estimé pour la raison exposée au point 46.

89. La Commission fournit des services d'interprétation à elle-même et au Conseil, ainsi qu'aux autres institutions, par l'intermédiaire de la DG Interprétation. Les coûts correspondants sont facturés aux autres institutions — ce qui constitue un outil efficace de gestion des ressources —, mais la Cour a constaté que le tarif utilisé pour la facturation ne tient pas compte de l'intégralité des coûts. Cela n'a pas d'effet net sur le budget de l'UE, mais pourrait se traduire par des décisions de gestion inadéquates quant à l'utilisation des ressources disponibles.

90. Des économies pourraient également être réalisées moyennant une application plus stricte de la convention avec l'AIIC, une intégration plus poussée des systèmes informatiques et une coopération interinstitutionnelle plus étroite.

91. En ce qui concerne la convention avec l'AIIC, il conviendrait d'étudier la possibilité de négocier une convention en vue de laisser les AIC bénéficier des mêmes dispositions que celles qui sont en vigueur pour les agents permanents. L'exemple des Nations unies montre qu'il est possible de centraliser l'organisation des voyages pour les interprètes free-lance (28). Des consultations pourraient être entamées avec l'AIIC, sur la base de l'article 19 de la convention, en vue de modifier cette dernière à cet égard (points 63-71). Il conviendrait également d'envisager la possibilité de négocier des tarifs spéciaux pour les AIC avec les agences de voyages, les compagnies aériennes, les hôtels, etc.

92. La politique générale consistant à confier l'interprétation à des agents permanents ou à des AIC n'est pas clairement définie, mais dépend de nombreux facteurs: le mode de répartition des réunions sur l'année et la semaine, la disponibilité d'interprètes free-lance locaux, les combinaisons de langues demandées, la distance entre le domicile professionnel de l'interprète et le lieu de la réunion, etc. Les AIC locaux sont généralement moins coûteux que les interprètes fonctionnaires, tandis que, en moyenne, les non-locaux le sont plus (points 39-41).

La qualité de l'interprétation

93. Les utilisateurs sont généralement satisfaits de la qualité des services d'interprétation fournis (points 72-75), même si nombre d'entre eux réclament une plus grande souplesse quant à la durée fixée pour les réunions.

Évolution possible

94. Une évaluation indépendante devrait être réalisée concernant les avantages potentiels résultant de la création d'un office ou d'une agence interinstitutionnel(le) unique chargé(e) de fournir les services d'interprétation pour toutes les institutions de l'UE, par rapport à ceux découlant du renforcement de la coopération interinstitutionnelle (point 58).

95. Tous les élargissements de l'Union européenne se sont traduits par une augmentation du nombre de langues de travail et par une complexité accrue des demandes d'interprétation. Le présent rapport montre que, sans remettre en question le principe du multilinguisme, les institutions ont su prendre des mesures pragmatiques pour limiter et maîtriser les coûts de l'interprétation. La Cour recommande que les institutions poursuivent leurs efforts dans ce sens.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 22 septembre 2005. Par la Cour des comptes Hubert WEBER Président

(1) Règlement no 1 du Conseil du 15 avril 1958 portant fixation du régime linguistique de la Communauté économique européenne (JO 17 du 6.10.1958, p. 385/58), texte modifié.

(2) Avant l'élargissement de l'UE en mai 2004, la DG Interprétation employait près de cinq cents interprètes, le Parlement plus de deux cents et la Cour de justice trente-trois.

(3) Les interprètes free-lance sont également connus sous l'acronyme français AIC (pour «auxiliaire interprète de conférence»).

(4) Le statut applicable aux fonctionnaires des Communautés européennes ainsi que le régime applicable aux autres agents de ces Communautés sont définis dans le règlement (CEE, Euratom, CECA) no 259/68 du Conseil (JO L 56 du 4.3.1968, p. 1), modifié en dernier lieu par le règlement (CE, Euratom) no 723/2004 (JO L 124 du 27.4.2004, p. 1).

(5) À des fins statistiques, la DG Interprétation définit une journée d'interprétation comme deux demi-journées au cours desquelles un interprète assure réellement une prestation d'interprétation (en dehors des déplacements et autres activités). La DG Interprétation, le Parlement et la Cour de justice utilisant des méthodes différentes pour calculer le nombre de journées d'interprétation fournies, les auditeurs ont ajusté les chiffres concernant les autres institutions pour les rendre comparables avec ceux de la DG Interprétation et permettre de calculer la part de chaque institution dans la consommation totale ainsi que le coût par journée d'interprétation.

(6) Afin de simplifier la comparaison, 1998 a été choisi comme année de référence parce que cette année-là et l’année 2003 ont toutes deux précédé les élections parlementaires et le renouvellement de la Commission. En outre, au cours de ces deux années, le même nombre de langues officielles (onze) était en vigueur, puisque l'avant-dernier élargissement de l'Union européenne (UE) a eu lieu en 1995.

(7) Les langues actives sont les langues vers lesquelles l'interprétation est assurée. Les langues passives sont les langues qui peuvent être utilisées par les locuteurs lors de la réunion. Si le nombre de langues actives et passives n'est pas identique, la réunion a un régime linguistique asymétrique. Par exemple, un régime 7/6 est un régime comprenant sept langues passives et six langues actives.

(8) En partant de l'hypothèse prudente que ce problème n'affecte qu'une seule délégation. Le coût moyen d'une «journée-interprète» est présenté au tableau 4.

(9) Algoé Consultants, Évaluation de la qualité des prestations fournies par la DG Interprétation en matière d'interprétation, Lyon-Ecully, 26 juin 2001.

(10) Décision no 56/04 du 7 avril 2004 du secrétaire général du Conseil de l'Union européenne, haut représentant pour la politique étrangère et de sécurité commune concernant l'interprétation pour le Conseil européen, le Conseil et ses instances préparatoires, SN 1327/04 REV 1.

(11) Afin de garantir une interprétation de haute qualité, les interprètes de l'UE n’interprètent, en principe, que dans leur langue maternelle. En raison du nombre élevé de langues de travail, il est très difficile de trouver des interprètes pour toutes les combinaisons de langues.

(12) Il s'agit de l'abréviation de l'expression française «mise à disposition» (MAD) utilisée à la DG Interprétation. Tous les interprètes réservés et non décommandés au moins six jours ouvrables avant la réunion sont facturés comme MAD.

(13) Les coûts directs correspondent aux rémunérations des interprètes permanents et des AIC, frais de voyage et indemnités journalières compris.

(14) Les coûts indirects sont composés de tous les autres coûts liés aux activités d'interprétation: rémunérations du personnel d'encadrement et du personnel chargé de la planification, des finances, de la gestion des ressources humaines ainsi que des autres tâches administratives, des coûts liés à la formation, aux technologies de l'information et au matériel de bureau, etc.

(15) Les chiffres du coût global moyen par journée d'interprétation en 2003 (1 081 euros avant impôts et contributions au régime de pension ou 1 046 euros, après déduction) sont beaucoup plus élevés que le coût par MAD, car ils comprennent plus de frais généraux que ceux qui sont pris en considération par la DG Interprétation et ne tiennent compte que des journées d'interprétation complètes (ou deux demi-journées) pour les réunions qui se sont effectivement déroulées, tandis que, comme cela est mentionné au point 35, les réunions annulées et les réunions d'une demi-journée sont également prises en compte pour le calcul du coût par MAD, celles-ci étant facturées à leurs organisateurs.

(16) Le domicile professionnel déclaré des AIC locaux est situé à moins de 60 kilomètres du lieu des réunions.

(17) PriceWaterhouseCoopers, Étude sur le coût total des interprètes fonctionnaires et des interprètes AIC, 5 octobre 2001.

(18) Dans GERI, l'unité de mesure de l'occupation des interprètes est la «demi-journée». Lorsqu'une réunion est annulée dans GERI, les demi-journées d'interprétation allouées à cette réunion sont automatiquement présentées comme «demi-journées suspendues» pour chacun des interprètes commandés pour la réunion. Si l'interprète disponible est réaffecté à une autre réunion, le code «suspendu» est remplacé par le code de la nouvelle réunion. La somme de toutes les «demi-journées suspendues» dans GERI représente la «perte nette en ressources d'interprétation» exprimée en demi-journées.

(19) Les permanences «implicites» diffèrent des permanences «explicites», ces dernières correspondant aux équipes de réserve incluses dans la planification et destinées à remplacer les interprètes absents. Conformément aux conditions de travail établies [«Dispositions applicables aux interprètes fonctionnaires», DG Interprétation (87)25], les interprètes peuvent être affectés aux réunions pour un maximum de dix-huit séances (demi-journées de trois heures et demie) par période de deux semaines.

(20) Le coût moyen par journée disponible pour l'interprétation équivaut au coût total de la DG Interprétation après déduction des impôts et des contributions au régime de pension calculé ci-dessus (106 millions d'euros), divisé par la somme des journées d'interprétation (101 000) et des permanences implicites (21 000).

(21) Rapport du groupe de travail ad hoc du CITI, Synergies et économies d'échelle susceptibles d'être obtenues grâce à la coopération entre les services d'interprétation et de traduction des institutions et des organes communautaires, Bruxelles, 22 avril 2002.

(22) Article 15 de l'accord régissant les conditions d'emploi des interprètes de conférence rémunérés à la journée entre l'AIIC et les organisations coordonnées («Sauf dispositions contraires mutuellement agréées, les règles en matière de frais de voyage sont celles en vigueur dans chaque Organisation»), confirmé par l'article 2 de l'avenant entre l'AIIC et le Conseil de l'Europe: «Les conditions de déplacement et de défraiement applicables aux agents en mission du Conseil de l'Europe sont appliquées aux interprètes.»

Article 13 de la convention AIIC-Nations unies (2000-2005): «Sauf disposition contraire dans la présente convention, les règles en matière de voyage applicables aux agents ordinaires de l'organisation employeuse sont applicables aux interprètes free-lance employés de cette manière. (…)»

(23) Commission européenne, «Modalités d'application de certaines dispositions de la convention».

(24) Dispositions d'application relatives aux réglementations concernant les interprètes de conférence free-lance travaillant pour les institutions de Luxembourg, paragraphe III. Frais de voyage.

(25) L'article 9, paragraphe 2, de la convention mentionnée au point 8 dispose que «l’indemnité journalière et l’indemnité journalière supplémentaire sont égales à l’indemnité de mission des fonctionnaires des grades LA4 à LA8 fixée par le barème le plus avantageux en vigueur dans les institutions pour l’interprète n’ayant pas la qualité d’agent des institutions. Pour l’interprète dont le contrat relève de l’article 78 du RAA, le barème est celui en vigueur dans l’institution pour laquelle il a été recruté».

(26) Voir «Modalités d'emploi des interprètes free-lance à l'OCDE en 2003».

(27) Voir point 23.

(28) Voir également l'article 14 de la convention AIIC-Nations unies (2000-2005): «Lorsqu'une organisation propose un contrat à l'interprète, elle s'efforce de l'informer des dispositions qu'elle compte prendre en matière de transport. Si l'interprète accepte le contrat, il accepte également toute disposition prise en matière de voyage, à moins que l'organisation n'estime que les obligations professionnelles de l'intéressé avant ou après son contrat sont telles que les dispositions en question ne peuvent lui être appliquées. (…)»

ANNEXE I Les dispositions spécifiques applicables au Parlement, à la Commission et au Conseil Le Parlement 1. Conformément à l'article 138 du règlement intérieur du Parlement, tous les députés ont le droit de s'exprimer dans la langue officielle de leur choix. Les interventions dans l'une des langues officielles sont interprétées simultanément dans chacune des autres langues officielles. Le même règlement dispose également que l'interprétation est assurée, au cours des réunions de commission et de délégation, à partir des langues officielles utilisées et exigées par les membres de la commission ou de la délégation concernée, et vers ces langues. Dans la pratique, pour toutes les séances plénières et un certain nombre de réunions des grands groupes politiques, l'interprétation est assurée à partir de et vers toutes les langues officielles de l'UE (onze langues actives et passives avant l'élargissement, dix-neuf après l'élargissement en raison du manque d'interprètes maltais). Pour les réunions des commissions parlementaires, l'interprétation est assurée vers les langues de tous les membres des commissions. La Commission 2. S'agissant de l'utilisation des langues, le règlement intérieur de la Commission (1) et ses modalités d'application (2) offrent une plus grande souplesse. Pour les réunions de la Commission européenne proprement dite, l'interprétation n'est assurée qu'en trois langues (anglais, français et allemand). Pour les comités de «comitologie» (3), le nombre de langues diffère d'un comité à l'autre, compte tenu des demandes des délégués nationaux. Dans la plupart des cas, pour les réunions de ces comités, l'interprétation est assurée en trois à sept langues. Le Conseil 3. Conformément au règlement no 1 et à l'article 14 du règlement intérieur du Conseil, les réunions des ministres bénéficient d'une interprétation intégrale (onze langues actives et passives avant l'élargissement, vingt langues après l'élargissement). Les réunions du Coreper (le Comité des représentants permanents) sont tenues en seulement trois langues actives et passives (anglais, français et allemand). Pour les nombreuses autres instances préparatoires (comités, groupes, groupes de travail), un régime linguistique particulier est déterminé lors de la création de chacune d'entre elles. Le régime linguistique de chaque instance est enregistré par le secrétariat général du Conseil dans une nomenclature spécifique. 4. À la réception des demandes de réunion de la présidence du Conseil, l'unité «Conférences du secrétariat général» du Conseil établit automatiquement un régime linguistique pour chaque demande de réunion conformément à la nomenclature. La DG Interprétation donne suite à toutes les demandes de réunion avec interprétation, pour autant que le nombre total de réunions de ce type et le nombre d'interprètes/jour n'excèdent pas les plafonds fixés en décembre 2002 dans l'«accord de niveau de service» passé entre la Commission (la DG Interprétation) et le Conseil visant à formaliser les principales obligations des deux parties. (1) Règlement intérieur de la Commission, C(2000) 3614 (JO L 308 du 8.12.2000, p. 26). (2) Modalités d'application du règlement intérieur de la Commission, C(2001) 1. (3) Comités consultatifs, comités de gestion et comités de réglementation, régis par la décision 1999/468/CE du Conseil du 28 juin 1999 fixant les modalités de l'exercice des compétences d'exécution conférées à la Commission (JO L 184 du 17.7.1999, p. 23), remplaçant la décision 87/373/CEE (JO L 197 du 18.7.1987, p. 33).

ANNEXE II La méthode de calcul du coût mise au point par la Cour 1. Le coût budgétaire total («coût avant impôts et contributions au régime de pension») pour la DG Interprétation, tel que calculé par les auditeurs de la Cour, est égal à la somme du coût global sur lequel se fonde ladite DG Interprétation pour fixer les taux de facturation interinstitutionnelle et des frais généraux non inclus dans ses calculs (coût des agents de grade supérieur et des agents de soutien participant à des activités liées aux questions budgétaires et financières, à la gestion des ressources humaines et à l'administration générale). 2. En déduisant l'impôt communautaire payé par les interprètes permanents et les AIC des «coûts avant impôts et contributions au régime de pension» et en ajoutant les contributions fictives au régime de pension versées par l'employeur pour les interprètes permanents (dont le montant est égal au double de la contribution payée par le fonctionnaire) (1), on obtient le coût pour le budget communautaire («coût après impôts et contributions au régime de pension»). Pour les AIC, le coût budgétaire total comprend déjà les contributions au régime de pension payées par les AIC et les institutions de l'UE à un organisme externe. (1) Conformément à l'article 83, paragraphe 2, du statut, une contribution correspondant à un tiers du financement du régime de pensions est déduite mensuellement du traitement des fonctionnaires. Par conséquent, la «contribution de l'employeur» équivaut au double de celle du fonctionnaire.

RÉPONSES DU PARLEMENT EUROPÉEN V. Au sein de la direction de l'interprétation, l'unité «Réunions/conférences» examine la conformité des demandes de réunion avec les règles en vigueur, avant d'accepter la fourniture du service d'interprétation. VII. Le Parlement européen (PE) souligne qu'en tant qu'institution politique, il doit être en mesure de réagir rapidement à des situations politiques par définition impossibles à programmer dans certains cas. Un code de conduite a été adopté en 1999 et mis à jour en 2004 afin de disposer de règles visant à mieux encadrer la mise à disposition du service d'interprétation. Alors que de nombreuses réunions organisées au sein des deux autres institutions mentionnées dans ce rapport peuvent ne pas nécessiter les services de l'interprétation, les réunions parlementaires impliquent généralement le recours à l'interprétation (1). VIII. Les rapports de séance existent pour les réunions des commissions et délégations; ils vont être étendus aux autres types de réunions, dont celles des groupes politiques. L'établissement régulier des rapports périodiques destinés à sensibiliser les utilisateurs a été perturbé par des difficultés au niveau technique. Les services s'engagent à améliorer la situation dès septembre 2005. 19. Même si les députés étaient tenus de confirmer à l'avance leur présence en réunion, le respect du profil linguistique d'une réunion se heurterait à de nombreuses difficultés, dont l'obligation de couvrir les besoins linguistiques découlant de la présence en réunion de ministres, de commissaires, voire d'experts invités. 20-21. Les services d'interprétation vérifient régulièrement avec les services utilisateurs la pertinence de ressources demandées; depuis septembre 2004, afin d'assurer une utilisation optimale des ressources, ils exploitent également les rapports établis à l'issue des réunions des commissions et délégations, et bientôt à l'issue des réunions des groupes politiques également. Les services utilisateurs (commissions et délégations) tiennent à jour les profils linguistiques de leurs réunions afin de permettre à la direction de l'interprétation d'optimaliser l'utilisation des ressources. Ces informations seront transmises périodiquement au bureau du Parlement afin qu'il puisse, le cas échéant, décider des adaptations nécessaires. 30. Le PE prend acte (article 139 du règlement) du fait que la couverture des nouvelles langues officielles issues de l'élargissement est encore incomplète en raison de la pénurie de ressources qualifiées, dont la formation incombe aux États membres. 31. Bien que le concours organisé par l'Office européen de sélection du personnel (EPSO) pour recruter des interprètes maltais ait été infructueux, la langue maltaise est couverte lors des sessions plénières à Strasbourg par le recrutement d'interprètes extérieurs; elle le sera également en 2006 lors des sessions plénières organisées à Bruxelles grâce aux interprètes maltais issus d'un programme de formation financé par les institutions. 33-34. Les services du PE relèvent le coût direct du service d'interprétation fourni par des interprètes extérieurs selon les règles en vigueur et actualisent régulièrement les coûts moyens de la journée d'interprétation réalisée par un interprète extérieur. Ils s'engagent à étudier et éventuellement à reprendre la méthode de calcul proposée par la Cour en vue d'améliorer la connaissance du coût global des services fournis, y inclus les services fournis par les interprètes permanents, et à dégager les ressources nécessaires à la gestion de ces données. 38. La différence relevée entre les coûts de la journée d'interprétation au PE et à la DG Interprétation est bien expliquée dans le point suivant (39), où la Cour fait état des contraintes spécifiques caractérisant l'activité du PE. 39. La trop forte concentration des réunions sur une partie de la semaine ou de la journée (point 39, c) s'explique notamment par la nécessité, pour les groupes politiques, de respecter les délais de dépôt des amendements avant leur traduction écrite. L'introduction de neuf nouvelles langues a eu pour conséquence d'avancer ce délai du jeudi matin au mercredi soir précédant la session plénière, avec pour corollaire une concentration des réunions le mercredi. Conscients de la nécessité d'améliorer l'utilisation des ressources, les services d'interprétation ont augmenté la coopération interinstitutionnelle en ce qui concerne la mise à disposition réciproque des interprètes permanents et comptent approfondir davantage cette pratique en favorisant les périodes de faible activité parlementaire. Les services chargés d'organiser les réunions des commissions et délégations parlementaires ont réussi en 2004 à augmenter le nombre de réunions programmées le jeudi après-midi. Les réunions tardives sont organisées au PE (point 39, d) en fonction des décisions prises en matière d'organisation des travaux par les organes politiques; elles concernent essentiellement les sessions plénières à Strasbourg et à Bruxelles, certaines réunions de la commission des budgets en période d'adoption des budgets et certaines réunions des comités de conciliation. Elles représentent une part largement minoritaire par rapport au volume général d'activités et font partie intégrante du rythme d'activité propre à l'institution parlementaire des vingt-cinq États membres. 42. Le coût élevé des services d'interprétation organisés à court terme reflète la souplesse d'organisation nécessaire au sein du PE. Comme indiqué dans la réponse au point VII ci-dessus, des réunions peuvent être demandées à court terme en fonction de l'actualité politique à laquelle le Parlement est appelé à réagir. 43. L'annulation tardive de réunions avec interprétation et la planification perfectible des travaux constituent des facteurs de coût sur lequel les services administratifs attirent régulièrement l'attention des utilisateurs. Il est envisagé de les sensibiliser davantage en leur communiquant régulièrement le coût de ces annulations tardives. Les chiffres cités par la Cour doivent toutefois être relativisés pour éviter toute mauvaise interprétation. En effet, une réunion est fréquemment constituée, au cours d'une même journée, d'une suite de plusieurs sous-réunions (coordinateurs, bureau, groupes de travail, etc.): l'annulation d'une ou de plusieurs sous-réunions n'a pas d'incidence budgétaire dans la mesure où les interprètes ont travaillé dans les autres séances. En outre, les chiffres d'annulation de réunions couvrent également des annulations «techniques» n'ayant aucune incidence budgétaire au niveau de l'interprétation car elles visent uniquement à recréer la même réunion demandée en modifiant les horaires, salles, lieu de travail ou les langues demandées. 44. La gestion de l'interprétation doit concilier l'approche budgétaire de la rétribution des interprètes (les interprètes extérieurs sont rétribués sur une base journalière indivisible, même pour une seule séance courte) et la logique de l'organisation du travail parlementaire par périodes d'une demi-journée ou par séances plus courtes encore. Par conséquent, l'impact budgétaire en frais d'interprétation n'est que limité, voire nul, lorsqu'une «sous-réunion» ou un groupe de travail a effectivement été annulé, mais que les interprètes concernés ont travaillé dans d'autres séances ou cours de la même journée (en moyenne 70 % des interprètes concernés par une annulation peuvent être réaffectés dans d'autres réunions). Dans ces conditions, le Parlement estime que le coût du service d'interprétation planifié et non utilisé, en 2003, était inférieur à 5 % de l'ensemble des ressources d'interprétation mobilisées (56 298 journées d'interprétation) soit un peu plus de la moitié du pourcentage et du coût mentionnés par la Cour. 55. Le PE se réjouit des progrès accomplis en ce qui concerne la coopération interinstitutionnelle dans le domaine de l'interprétation. Ceux-ci vont au-delà des recommandations du «rapport Chêne», notamment en ce qui concerne les échanges ponctuels d'interprètes permanents des anciennes langues officielles. Certaines différences entre les institutions en ce qui concerne les conditions de travail des interprètes constituent encore un frein aux échanges de fonctionnaires. Ce sujet est à l'étude. 56. Indépendamment des économies et des gains d'efficacité possibles, il faut noter que l'existence de trois services d'interprétation correspond aux particularités et aux besoins spécifiques de ces institutions concernées. Les calendriers d'activité des institutions pourraient faire l'objet de plus d'harmonisation en vue d'améliorer l'efficacité et la disponibilité du service d'interprétation, spécialement dans le cas des langues de l'élargissement. 57. La notion de concurrence ne concerne nullement les rémunérations, fixées par la convention professionnelle à un niveau égal pour toutes les institutions de l'Union européenne (UE). Les secrétaires généraux des institutions, conscients de la nécessité de mieux utiliser les ressources humaines disponibles (point 57, b), ont intensifié très sensiblement la coopération interinstitutionnelle et ont entamé un programme de mise à disposition réciproque des interprètes permanents; ils sont déterminés à accroître la coopération dans ce domaine. La gestion commune de la liste des interprètes extérieurs et la consultation accrue entre services de programmation permet déjà de partager les frais de voyage (57, c) dans des proportions certes perfectibles. 58. L'autonomie politique et fonctionnelle du Parlement européen n'est pas conciliable avec une pratique organisationnelle qui consisterait à devoir faire soumettre ses demandes de réunions officielles à un arbitrage administratif, inévitable au moment de gérer les ressources disponibles, et, en définitive, faire dépendre la réalisation de ses réunions d'un tel arbitrage technique. L'idée, donc, de la création d'une agence unique chargée de fournir les services d'interprétation à toutes les institutions ne peut être retenue par le Parlement européen. Par ailleurs, le «rapport Chêne», dans ses conclusions formulées en 2002 à l'intention des secrétaires généraux des institutions après une étude circonstanciée, préconisait un approfondissement des synergies plutôt qu'une fusion des services. Enfin, en termes économiques, la création d'une agence unique fournissant l'interprétation à toutes les institutions ne réduirait pas les coûts supplémentaires affectant l'organisation des réunions du PE (coûts des missions à Strasbourg, missions plus nombreuses, facteurs objectifs relevés par la Cour comme étant justifiés). Elle ne permettrait pas non plus de réduire la pénurie en interprètes qualifiés qui affecte certaines langues. 62. Le PE a toujours visé une proportion de 50/50 entre les interprètes extérieurs (AIC) et les permanents; celle-ci est bien entendu favorable aux AIC en période de pics mais elle était stabilisée en 2004 à 52 % de permanents et 48 % d'AIC. 63. Les services du PE s'emploient, en particulier depuis la création d'un service unique chargé de tous les paiements aux AIC, à contrôler de plus près les frais de voyage exposés par les AIC. L'objectif est d'appliquer les tarifs les plus bas possibles dans le respect des règles en vigueur et en se rapprochant au maximum des critères valables pour les interprètes permanents. Le Parlement européen est prêt à engager avec les autres institutions une renégociation de la convention avec l'AIIC. 64-65. Le type de billet d'avion mentionné à l'article 10 des modalités d'application de la convention actuellement en vigueur («un billet IATA échangeable et remboursable au tarif le plus économique non soumis à la règle des quotas») ne correspond pas au billet soumis à des restrictions. Le cas échéant, les services du Parlement acceptent cependant de rembourser les frais de voyage sur la base d'un tarif réduit soumis à des restrictions en garantissant à l'interprète le remboursement des pénalités qui seraient imputables à une raison de service. Le service gestionnaire encourage les interprètes AIC à faire usage de cette formule, voire à recourir systématiquement à l'agence de voyages en contrat avec le PE chargée d'appliquer les tarifs négociés ou les meilleurs tarifs disponibles. Par ailleurs, dans certains cas et sur certaines lignes (par exemple, Bruxelles-Strasbourg pendant les sessions plénières du PE), aucun billet échangeable n'est disponible sous le tarif de la classe affaires. 66. En coopération avec le nouveau service unique chargé du paiement des AIC, créé en octobre 2004, les services du PE ont mis en place une cellule chargée de superviser le secteur des frais liés aux engagements des AIC. 67. Il est vrai que le Parlement a toujours appliqué l'article 9, paragraphe 2, de la convention professionnelle en considérant qu'il visait une égalité des barèmes applicables et non les règles de fractionnement des indemnités journalières. Les dispositions arrêtées par le nouveau statut du personnel prévoient à présent une distinction entre l'indemnité journalière et l'indemnité d'hébergement. La renégociation de la convention passée avec l'AIIC permettrait de clarifier ces dispositions. 72. La durée des séances d'interprétation est fixée à trois heures et demie pour les réunions habituelles. Si le service utilisateur en formule la demande, elle peut cependant, sans difficultés, être portée à quatre heures ou plus moyennant un renforcement des équipes d'interprètes. 82. Les meilleures pratiques observées dans les autres institutions seront étudiées par les services du PE utilisateurs de l'interprétation afin d'améliorer la planification des travaux dans le respect des impératifs politiques rappelés dans la réponse au point VII. 83-84. La couverture des besoins d'interprétation concernant les nouvelles langues officielles progresse au rythme des efforts considérables de prospection et de formation complémentaire déployés par les institutions. Il faut cependant souligner que les nouveaux pays membres ont un rôle principal à jouer dans le domaine de la formation des linguistes. 85-86. Le multilinguisme intégral tel que souhaité par le PE comporte des coûts importants qui peuvent être davantage maîtrisés en fonction du type d'organisation des travaux parlementaires et d'une planification optimale des réunions. Ces coûts découlent également de décisions politiques relatives à l'organisation des travaux (calendriers et lieux de travail). 87. La direction de l'interprétation du PE pratique une politique minimaliste en matière d'équipes d'interprètes de réserve. Une seule équipe par jour est programmée, uniquement pour les jours de pic d'activité; elle finit toujours par être utilisée en tout ou en grande partie. 88. Voir la réponse donnée par le Parlement au point 44. 90-91. Les services du PE sont actuellement engagés dans un processus d'application plus stricte de la convention avec l'AIIC, d'intégration plus poussée des systèmes informatiques et d'approfondissement de la coopération interinstitutionnelle; ils s'engagent à poursuivre dans ce sens. L'institution est ouverte à une renégociation de la convention. 92. Le PE estime qu'il doit disposer d'un corps d'interprètes fonctionnaires, gage d'indépendance et d'autonomie pour l'institution. Par ailleurs, le recours ponctuel aux interprètes extérieurs en fonction des besoins permet d'absorber les pics d'activité et de moduler la charge budgétaire. La proportion 50/50 apparaît comme un compromis raisonnable entre l'autonomie et la flexibilité du service. 93. La durée des réunions est fixée par les organes politiques et parlementaires; elle peut dépasser la durée conventionnelle de trois heures et demie, comme indiqué sous le point 72. Le service d'interprétation est tenu de couvrir toutes demandes conformes aux règles; à cette fin, il affecte les interprètes aux réunions dans le respect des règles en vigueur en matière de conditions de travail. 94. Il revient à l'autorité politique du PE de déterminer si elle souhaite disposer de son propre service d'interprétation autonome, impliqué dans de larges synergies interinstitutionnelles, ou si elle préfère favoriser la création d'une agence unique chargée de fournir le service d'interprétation à toutes les institutions. (1) L'article 138 du règlement du Parlement prévoit que: «1. Tous les documents du Parlement sont rédigés dans les langues officielles. 2. Tous les députés ont le droit, au Parlement, de s'exprimer dans la langue officielle de leur choix. Les interventions dans une des langues officielles sont interprétées simultanément dans chacune des autres langues officielles et dans toute autre langue que le bureau estime nécessaire. 3. L'interprétation est assurée, au cours des réunions de commission et de délégation, à partir des langues officielles utilisées et exigées par les membres titulaires et suppléants de la commission ou de la délégation concernée, et vers ces langues. 4. Au cours des réunions de commission ou de délégation en dehors des lieux habituels de travail, l'interprétation est assurée à partir des langues des membres qui ont confirmé leur assistance à la réunion, et vers ces langues. Ce régime peut être exceptionnellement assoupli avec l'accord des membres de l'un ou de l'autre de ces organes. En cas de désaccord, le bureau tranche.»

RÉPONSES DU CONSEIL Le secrétariat général du Conseil se félicite du rapport de la Cour des comptes européenne sur les frais d'interprétation exposés par les institutions de l'Union européenne (UE), qui pourrait servir de base pour continuer à rationaliser l'utilisation des services d'interprétation à l'avenir. Observations sur certains points particuliers du rapport 10./11. Le tableau 1 et les analyses qui suivent, aux points 10 et 11 du rapport, ne fournissent pas une explication complète de l'augmentation du nombre de journées d'interprétation survenue au Conseil entre 1998 et 2002 (+9 %). La principale raison de cette augmentation est l'accroissement significatif des activités du Conseil et du nombre de réunions (+39 %) tenues en son sein durant cette période (voir tableau 1). Tableau 1 Nombre de journées d'interprétation fournies au Conseil, y compris dans les langues des nouveaux États membres, par rapport au nombre de réunions (indice 1998 = 100) 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 Réunions du Conseil 100 105,8 112,2 132,7 139 135,8 124,8 Jours d'interprétation fournis au Conseil 100 96,8 96,3 105,6 109,1 103,9 89,9 Pour ce qui est de la diminution de 13 % du nombre de journées d'interprétation fournies au Conseil en 2004, il convient de noter que, cette année-là, le nombre de réunions a baissé de 8 %. Il convient par ailleurs de tenir compte des facteurs ci-après: — Depuis le 1er mai 2004, le nombre de réunions bénéficiant de services d'interprétation a diminué, conformément à la décision no 56/04 du SG/HR. — Les anciens États membres (ceux de l'Union à quinze) ont présenté en 2004 un nombre moins élevé de demandes d'interprétation. — La DG Interprétation n'a pas été en mesure de répondre à toutes les demandes d'interprétation dans les nouvelles langues. 28. Il convient aussi d'ajouter que le budget du Conseil prend à sa charge 50 % des frais d'interprétation afférents aux réunions du Coreper. 35. Le manque de clarté de la définition de l'acronyme «MAD» et les changements fréquents qu'elle a subis au fil des ans rendent extrêmement discutable toute analyse fondée sur ce concept. 49. Il y a lieu de signaler que l'annulation par le Conseil d'une réunion pour laquelle des services d'interprétation ont été réservés et doivent donc être payés ne signifie pas que les interprètes restent inactifs. D'après l'expérience du Conseil, la DG Interprétation peut, comme cela a déjà été fait, envoyer certains de ces interprètes dans d'autres réunions qui se tiennent à la Commission ou dans d'autres institutions qui font appel aux services de la DG Interprétation. 94. Le secrétariat général du Conseil est favorable à la réalisation d'une évaluation indépendante des avantages qu'il pourrait y avoir à créer un bureau interinstitutionnel unique fournissant des services d'interprétation à toutes les institutions de l'UE.