RAPPORT DE LA COMMISSION AU CONSEIL sur l'application de l'annexe X au statut (Règlement n° 3019/87 du Conseil du 5.10.1987) Année 2002

INTRODUCTION

Conformément à l'article 101bis du statut, l'annexe X détermine, sans préjudice des autres dispositions du statut, les dispositions particulières et dérogatoires applicables aux fonctionnaires affectés dans un pays tiers.

Selon les termes de l'article 14 de l'annexe X, "la Commission présente annuellement au Conseil un rapport portant sur l'application de la présente annexe et, notamment, sur la fixation du taux de l'indemnité de conditions de vie conformément à l'article 10".

Depuis le 1.1.1988, la Commission a établi douze rapports. Ils portent sur les périodes octobre 1987-décembre 1988, 1989, 1990-1991, 1992, 1993, 1994, 1995, 1996, 1997-1998, 1999, 2000 et 2001.

Conformément aux souhaits exprimés par le Conseil, l'année 2002 a été caractérisée par la poursuite de l'effort de redéploiement des effectifs.

CHAPITRE 1: DISPOSITIONS GENERALES

Article 1: Recrutement

Les effectifs fonctionnaires du Service extérieur, qui étaient de 734 postes au 31 décembre 2001 (y compris 22 mises à disposition par des directions générales non-Relex, 1 poste gelé suite à son détachement auprès de l'Agence européenne de reconstruction et les 5 postes de « floater »), ont été augmentés de 114 postes dans le cadre de la déconcentration et de 9 postes redéployés du siège, soit un effectif de 857 postes en juillet 2002. Les 9 redéploiements du siège sont :

- 4 contrôleurs financiers régionaux,

- 2 postes pour la Délégation en Chine (suivi du dossier Mongolie et renfort de la section politique),

- 1 poste de Chef de Bureau pour l'Afghanistan,

- 1 poste commercial pour Genève et

- 1 poste A pour l'ouverture d'un bureau économique et commercial à Taiwan.

Au 31 décembre 2002, 724 emplois étaient occupés sur 853, 4 postes relevant de directions générales non-Relex (3 postes du Contrôle financier et 1 poste OLAF) ayant été supprimés ou réaffectés au siège. En outre, il faut tenir compte du redéploiement de 22 postes vacants en cours d'exercice (voir Art. 2 : Mobilité) et de la difficulté à pourvoir certains des postes de la deuxième phase de déconcentration. Au 31 décembre 2002, 64 fonctionnaires avaient été recrutés sur des postes déconcentration et 19 procédures de pourvoi étaient en cours.

En 2002, aucun recrutement externe n'a été effectué.

Article 2: Mobilité

Exercice de rotation

L'exercice de rotation 2002 a porté sur 175 fonctionnaires (178 en 2001) inscrits sur la liste de rotation et a résulté en :

- 76 mouvements de délégation à délégation (47 en 2001)

- 63 mouvements des délégations vers le siège (74 en 2001)

- 15 cessations de fonctions (17 en 2001)

- 21 fonctionnaires ont été maintenus dans leur affectation (40 en 2001)

Le principe de l'alternance des affectations entre délégations et siège a donné lieu à :

- 63 mouvements des délégations vers le siège et (74 en 2001)

- 67 mouvements du siège vers les délégations (79 en 2001)

Il y a donc eu en tout 221 mouvements (contre 217 en 2001) dans le cadre de l'exercice de rotation 2002.

Exercice de redéploiement

22 postes ont été réattribués dans le cadre de la régionalisation et de la recomposition des effectifs du réseau et des ouvertures de nouvelles représentations :

- 3 postes d'encadrement : Chefs de Délégation : Malaisie et Singapour, Chef adjoint de Délégation : New York;

- 1 poste de Chargé d'affaires a.i. à Cuba;

- 2 postes pour les Délégations auprès des Organisations internationales (Vienne : questions politiques, New York : suivi des questions de développement);

- 5 postes A opérationnels : Gabon, Jamaïque, Guyane, Maurice et Burundi;

- 2 remplacements de postes B opérationnels par des postes A (Gabon et Swaziland);

- 2 postes pour le suivi des questions commerciales (Genève) et politico-commerciales (Venezuela);

- 5 postes de Chef d'Administration : Afghanistan, Malaisie, Singapour, Jordanie et Tunisie (échange A contre B entre ces deux délégations);

- 2 postes de secrétaire de Chef de délégation : Afghanistan et Algérie.

Article 3: Recyclage

En 2002, les décisions de recyclage ont porté sur 60 fonctionnaires du Service extérieur réaffectés au siège dans une des directions générales et services Relations extérieures dans le cadre de la politique de rotation.

CHAPITRE 2: OBLIGATIONS

Article 4: Exercice des fonctions au lieu d'affectation

Cet article n'appelle pas de commentaires.

Article 5: Logement

En 2002, la DG Relations extérieures a continué ses travaux sur les normes de logement applicables dans les pays tiers, afin d'habiliter le transfert des responsabilités administratives vers les Délégations. Une partie des normes déjà élaborées ont été soumises à la CCAM (Commission consultative des achats et marchés) pour approbation en 2002. Néanmoins, la CCAM n'a pas voulu se prononcer sur le dossier compte tenu que son mandat se terminait à la fin de l'année 2002.

Il en résulte que les normes devront être soumises à l'approbation de la DG BUDG qui souhaite recevoir en même temps l'ensemble des normes révisées concernant les pays tiers, ainsi qu'une étude sur les incidences budgétaires.

CHAPITRE 3: CONDITIONS DE TRAVAIL

Articles 6, 7 et 9: Congés annuels

L'année 2001 a vu la "normalisation" du dossier se confirmer :

- d'une part, au niveau de la comptabilisation qui, depuis 1998, est faite sur base des jours ouvrables au lieu des jours calendrier et,

- d'autre part, au niveau des demandes de report de congés d'une année sur l'autre. Les fonctionnaires en poste dans les pays tiers continuent à faire un effort pour utiliser leurs droits et diminuer les reports de congé trop importants et ainsi suivre les recommandations du siège.

- L'augmentation du nombre de fonctionnaires n'a pas eu d'effet notoire quant aux reports de congés supérieurs à 35 jours. Le nombre reste stable.

Le tableau ci-après montre clairement que les reports supérieurs à 14 jours, et notamment ceux situés dans la fourchette entre 36 et 70 jours, ont diminué sensiblement entre 1994/95 et 2001/2002 :

>EMPLACEMENT TABLE>

Articles 8 et 9 2: Octroi exceptionnel d'un congé de détente

Dans le cadre de l'exercice annuel habituel, la Commission a décidé le 14 février 2002 l'octroi, à titre exceptionnel, des congés de détente pour l'année 2002 pour les seuls lieux d'affectation où les conditions de vie ont été jugées "particulièrement éprouvantes", en se basant sur les paramètres utilisés pour la fixation annuelle de l'indemnité de conditions de vie, et pour les lieux déclarés en état de crise.

La poursuite d'une application rigoureuse des conditions formulées dans l'article 8 de l'annexe X s'est traduite par l'octroi de ce droit à 28 lieux en 2002 (cfr. annexe I) comme en 2001. Pour les lieux en crise, le droit est accordé au prorata de la durée effective de la crise.

CHAPITRE 4: REGIME PECUNIAIRE ET AVANTAGES SOCIAUX

SECTION 1: REGIME PECUNIAIRE ET ALLOCATIONS FAMILIALES

Article 10 1: Indemnité de conditions de vie

La Commission a décidé le 7 décembre 2001 les taux de l'indemnité de conditions de vie pour l'exercice 2002 tels que repris au tableau en annexe II. (3 hausses : Fidji de 20 à 25 %, Pakistan de 25 à 35 % et Zimbabwe de 15 à 20 % et 3 baisses : Ethiopie, Mozambique et Ouganda de 35 à 25 %).

Article 10 2: Indemnité complémentaire

En 2002, une indemnité complémentaire a été versée, sur base des décisions de la Commission, aux fonctionnaires présents aux lieux d'affectation des pays indiqués ci-après :

>EMPLACEMENT TABLE>

Articles 11 et 12: Modalités de paiement des rémunérations

En ce qui concerne la monnaie de paiement des rémunérations en 2002, les moyennes des pourcentages par rapport aux fonctionnaires concernés sont les suivantes :

- 73% ont opté pour le paiement de leur salaire en euros en application de l'article 11 de l'annexe X au statut;

- 21,5% ont demandé le paiement d'une partie de leur rémunération en monnaie locale. Parmi ceux-ci, 45% ont demandé le plafond prévu par les directives internes relatives à l'article 12 de l'annexe X au statut (80%) et les autres ont opté pour des pourcentages se situant entre 11 et 78%. Le Japon a continué à bénéficier en 2002 du pourcentage de 90% en application du 2ème paragraphe de l'article premier des directives internes relatives à l'article 12 de l'annexe X au statut;

- enfin, 5,5% ont demandé sur base des justificatifs adéquats le paiement d'une partie de leur rémunération dans une monnaie autre que celle du lieu d'affectation en application du 2ème alinéa de l'article 12 de l'annexe X au statut (Russie, Ukraine, Géorgie et Kazakhstan).

Article 13: Coefficients correcteurs

Le Conseil a adopté le 24 juillet 2002, le règlement n° 1522/2002 [1] portant fixation des coefficients correcteurs applicables à partir du 1er janvier 2002 et, le 15 janvier 2003, le règlement n° 101/2003 [2] portant fixation des coefficients correcteurs applicables à partir du 1er juillet 2002.

[1] JO L 229 du 27.08.2002, p. 1

[2] JO L 16 du 22.01.2003, p. 1

Par ailleurs, la Commission a approuvé, le 20 novembre 2002 [3], la décision portant l'adaptation des coefficients correcteurs applicables à partir des 1er février, 1er mars, 1er avril, 1er mai et 1er juin 2002 aux rémunérations des fonctionnaires des Communautés européennes affectés dans les pays tiers.

[3] JO L 321 du 26.11.2002, p. 45

Article 15: Allocations scolaires

Le montant total payé au titre des allocations scolaires s'est élevé à 3.815.860 euros pour l'année 2001/2002. En outre, le système d'octroi des avances sur les allocations scolaires a été maintenu en faveur des fonctionnaires dont les charges scolaires étaient particulièrement élevées. Toutes ces avances octroyées au titre de l'année scolaire 2001/2002 ont été régularisées dans les délais prévus.

Comme les années précédentes, le taux de change relativement élevé du yen a amené la Commission à autoriser un dépassement de plafond annuel de remboursement durant l'année scolaire 2001/2002 pour les fonctionnaires en poste au Japon dont les enfants fréquentaient un établissement scolaire international sur place.

Par ailleurs, l'augmentation générale des frais scolaires, d'une part, et le taux de change défavorable de l'euro par rapport au dollar, d'autre part, ont amené la Commission à autoriser des dépassements du plafond dans d'autres lieux d'affectation.

Toutefois, ces dépassements ont été autorisés à titre exceptionnel uniquement pour les enfants suivant un enseignement au lieu d'affectation, au sein d'une école internationale qui délivre des baccalauréats européens/internationaux, à savoir le Lycée français, la British School, la Deutsche Schule ou l'école américaine/internationale.

Comme pour l'année précédente, l'inscription de l'enfant dans cette école devait avoir pour but d'assurer une continuité de sa scolarité. Par conséquent et toujours en vertu du principe de continuité au niveau des études, quatre fonctionnaires en recyclage ont également bénéficié du dépassement de plafond pendant l'année scolaire 2001/2002.

Le montant total payé au titre du dépassement du plafond pour l'année scolaire 2001/2002 (Japon inclus) s'est élevé à 195.875 euros.

Article 16: Indemnités d'installation et de réinstallation

Pendant l'année 2002 ont été payées:

- 231 indemnités d'installation aux fonctionnaires affectés dans une délégation, dont 194 payées en euros sur le compte bancaire en Belgique et 37 dans la monnaie locale du pays d'affectation avec application du coefficient correcteur, et

- 17 indemnités de réinstallation aux fonctionnaires cessant définitivement leurs fonctions, dont deux en euros sur le compte bancaire en Belgique et 15 dans la monnaie du pays membre de réinstallation avec application du coefficient correcteur.

Le montant global versé se chiffre à 3.011.812,79 euros ainsi répartis:

- 2.155.105,49 euros pour les paiements sur les comptes en Belgique,

- 856.707,30 euros pour les paiements en monnaie locale avec application du coefficient correcteur.

SECTION 2: REGLES RELATIVES AU REMBOURSEMENT DES FRAIS

Article 17: Remboursement des dépenses effectuées pour le déménagement du mobilier et des frais réels d'installation pour le fonctionnaire ne disposant plus au même lieu d'affectation d'un logement meublé mis à sa disposition par l'Institution

Cet article n'a pas été appliqué en 2002.

Article 18: Logement provisoire

318 décisions d'autorisation de logement provisoire ont été prises en 2002 ( 187 en 1998, 163 en 1999, 195 en 2000 et 184 en 2001).

Article 19: Véhicules de service/indemnité kilométrique

Les règles d'utilisation de véhicules, datant de l'année 1996 et révisées en 1998, sont toujours d'application. Le montant de l'indemnité kilométrique est inchangée (0.26 EUR/km et 0.36 EUR/km pour les 4 x 4).

Article 20: Frais de voyage occasionnés par les congés de détente

Les frais de voyage occasionnés par les congés de détente ont été remboursés pour la distance comprise entre le lieu d'affectation et le lieu de détente déterminé par la Commission. En cas de dérogation au lieu de détente, le remboursement a été effectué dans la limite de ce coût. Les dépenses effectuées en 2002 ont été de 494.129 euros.

Article 21: Remboursement des frais de transport des effets personnels, déménagements, garde-meubles

358 déménagements ont eu lieu en 2002 (266 en 1998, 237 en 1999, 278 en 2000 et 324 en 2001) sur base des règles de déménagement des effets personnels mises à jour en 1997 et en application en 1998.

Article 23: Remboursement du loyer lorsque le fonctionnaire ne bénéficie pas d'un logement mis à sa disposition par l'Institution

15 cas d'application de l'article 23 sont actuellement en cours (10 en 1999, 8 en 2000 et 7 en 2001).

SECTION 3: SECURITE SOCIALE

Article 24 3: Rapatriement sanitaire d'urgence ou d'extrême urgence

En 2002, 24 rapatriements sanitaires dont 19 d'urgence et 5 d'extrême urgence ont été autorisés par le Service médical. Sur ces 24 dossiers, 9 ont été régularisés en 2002 pour un montant de 34.314,16 euros. En outre, 18 dossiers de l'année 2001 ont également été régularisés en 2002 pour un montant total de 37.785,86 euros. Par ailleurs, la prime annuelle SOS Air Ambulance s'est élevée à 11.845 euros pour l'année 2002.

Article 25: Couverture "accidents" des ayants droit des fonctionnaires

En 2002, deux dossiers "accident" ont été introduits dans le cadre de l'assurance couvrant les ayants droit des fonctionnaires.

CHAPITRE 6: DISPOSITIONS TRANSITOIRES

Article 27: Dispositions transitoires en matière de rémunération

Pour mémoire, cet article est devenu caduc depuis octobre 1992.

ANNEXE I

DETERMINATION DES DROITS A CONGE DE DETENTE (Article 8 de l'Annexe X) Date d'effet : 1er janvier 2002

>EMPLACEMENT TABLE>

ANNEXE II

LISTE DES LIEUX D'AFFECTATION ET DES TAUX D'INDEMNITE CONDITIONS DE VIE (Article 10 de l'Annexe X) Date d'effet : 1er janvier 2002

(Fidji et Zimbabwe au 1.1.2001, Singapour au 1.11.2001, Cambodge, Népal et Paraguay au 1.12.2001)

>EMPLACEMENT TABLE>