COMMUNICATION DE LA COMMISSION SUR LA POLITIQUE IMMOBILIERE ET LES INFRASTRUCTURES A BRUXELLES

TABLE DES MATIÈRES

1. INTRODUCTION

2. LES PRINCIPES D'ACTION

2.1. Intégrer les bâtiments de la Commission au tissu urbain

2.1.1. Diversification des activités au sein du quartier européen

2.1.2. Evolution de l'image de l'Europe

2.1.3. Définition du cadre urbanistique

2.2. Améliorer l'accessibilité et la qualité des immeubles

2.2.1. Accessibilité des immeubles

2.2.2. Qualité des immeubles

2.3. Une politique de mobilité

2.3.1. Les déplacements entre les bâtiments de la Commission

2.3.2. Les déplacements vers le lieu de travail

2.4. Le cadre et les conditions de la vie professionnelle

2.4.1. Un environnement de travail adapté

2.4.2. Des infrastructures sociales répondant aux besoins

3. MISE EN OEUVRE DE LA POLITIQUE IMMOBILIERE A COURT ET MOYEN TERME

3.1. La situation en terme de bureaux à la fin de l'année 2003

3.2. Les années 2004 et 2005, période de transition

3.3. Réflexion sur une localisation alternative des services

4. ADOPTER UNE STRATEGIE DE LOCATION, D'ACQUISITION ET DE RENOVATION DES IMMEUBLES

5. COOPERATION INTERINSTITUTIONNELLE

6. LE PROJET DE PLAN D'URBANISME DU QUARTIER EUROPEEN

7. CONCLUSIONS

8. Annexe I - Plan d'Action

9. Annexe II - Procédure de délivrance des permis d'urbanisme

1. INTRODUCTION

La décision prise par les Etats membres à Edimbourg le 12 décembre 1992 de fixer le siège de la Commission à Bruxelles a permis d'initier une planification des besoins immobiliers exposée dans deux communications de 1996 [1] relative à la politique immobilière à Bruxelles et à Luxembourg et de 1999 [2] concernant la politique immobilière à Bruxelles.

[1] SEC (96) 1095 final du 18 juin 1996.

[2] COM (1999) 713 final du 16 décembre 1999.

Ces communications mettaient l'accent sur trois objectifs principaux :

- l'installation rationnelle des services et l'amélioration des conditions de travail du personnel,

- le recours plus large à des acquisitions immobilières,

- l'intensification du dialogue avec les autorités belges afin de concilier la satisfaction des besoins immobiliers de la Commission avec les plans d'urbanisme et les souhaits de la population, soulignant l'impact de la politique immobilière de la Commission sur l'environnement urbain bruxellois.

L'implantation immobilière de la Commission représente à la fin de l'année 2003 734.000 m et l'ensemble des Institutions prés de 1.600.00 m , soit environ 45% du parc immobilier de bureaux du quartier européen.

Ces chiffres démontrent l'importance croissante des Institutions en termes économiques. La présence des Institutions européennes génère en effet des contributions financières considérables [3]. L'impact positif des coûts de fonctionnement des Institutions sur l'économie de la région de Bruxelles Capitale était estimé en 1998 à 27 milliards de francs belges [4]. Il faut y ajouter les retombées économiques induites par la présence de plus de 50.000 personnes représentant les personnels des Institutions et leurs familles. Enfin de nombreux secteurs se sont développés tels que, sans être exhaustif, les écoles européennes, la diplomatie, la presse, les bureaux de représentation, les associations internationales ou d'intérêts à l'union européenne, les banques et services aux entreprises, qui représentent autant d'apports financiers à l'économie locale et aux budgets publics.

[3] «L'impact socio-économique des Institutions européennes et internationales dans la région de Bruxelles - Capitale » - Iris consulting, 1998

[4] Sur les 42 milliards estimés en 1998 pour l'ensemble de la Belgique. Rapportés en euros, ces 27 milliards de francs belges équivalent à environ 670.000.000 EUR

Sur le plan urbanistique, le quartier européen se caractérise par une architecture contrastée, un enclavement générant des difficultés de circulation, enfin un monopole des affectations administratives et du secteur des services créant un déséquilibre d'activité.

Dans ce contexte, la Commission se fixe pour objectif de devenir un acteur du développement harmonieux du quartier pour, à travers ses immeubles et par ses initiatives, contribuer efficacement à l'amélioration de l'image de l'Europe, en cohérence avec les politiques qu'elle développe, notamment au plan social, environnemental et énergétique. Ceci inclut les conditions de vie professionnelle, y compris les trajets entre le domicile et le lieu de travail, et l'accès des immeubles aux personnes handicapées.

Dans cet ordre d'idée, la politique immobilière adoptée par la Commission ayant une incidence directe sur les conditions de travail de son personnel, notamment dans ses aspects de sécurité, d'hygiène et de bien-être au travail ainsi que de politique sociale, elle doit être menée dans le respect des compétences statutaires du comité du personnel et des comités paritaires pertinents [5].

[5] CSHT, COCEPE, CPRE, COPAS, CASS

Si ce principe reste constant et si les objectifs définis dans les communications de 1996 et 1999 restent pertinents, la réflexion sur la politique immobilière et l'évolution des infrastructures de la Commission à moyen terme est indissociable d'une approche plus globale qui touche quatre domaines:

- l'intégration des bâtiments de la Commission dans le tissu urbain, reflétant le rôle de l'Institution et redéfinissant son image,

- l'accessibilité et la qualité des immeubles,

- la mobilité au sein de l'agglomération bruxelloise,

- l'amélioration du cadre et des conditions de vie professionnelle, en lien avec la politique sociale, notamment pour les trajets entre le domicile et le lieu de travail.

Ces quatre domaines doivent s'inscrire comme les principes de développement de la politique immobilière et des infrastructures à Bruxelles dans les prochaines années.

Cette approche qualitative doit tenir compte du contexte de l'élargissement, l'augmentation des effectifs et l'accueil des personnels venus des nouveaux Etats membres induisant une réorganisation du parc immobilier et des infrastructures sociales.

Au terme de l'année 2003, le bilan à Bruxelles se caractérise en effet par une situation tendue en termes de surfaces de bureaux et un déficit de places pour les crèches et garderies.

Par ailleurs, la concentration des bâtiments de l'ensemble des Institutions dans l'espace restreint du quartier européen a un impact direct sur le prix des loyers ou des acquisitions ainsi que sur la gestion des espaces de bureaux.

Si la part du coût de l'immobilier a connu ces dernières années une certaine stabilité, en proportion de la surface occupée [6], cette situation appartient vraisemblablement à une époque révolue. En effet, plusieurs indices économiques et/ou techniques indiquent une pression à la hausse des prix dans le quartier européen. Par ailleurs, ce coût est destiné à augmenter en 2005 avec la prise en charge de l'acquisition de l'immeuble du Berlaymont, et ultérieurement avec le nouvel immeuble JECL.

[6] Le coût était de 123 mio EUR en 1996 pour 612.000 m et de 158,2 mio EUR en 2003 pour 734.000 m

Cette situation doit conduire à adopter une série de mesures visant à concilier l'augmentation des besoins avec les contraintes budgétaires et à rechercher, dans le cadre budgétaire existant, une meilleure efficience par :

- la mise en place d'une stratégie d'acquisition des immeubles et le développement de modes de financement avantageux,

- une réflexion sur les conditions dans lesquelles la Commission pourrait être amenée à développer une localisation alternative de ses services en dehors du quartier européen,

- le renforcement de la coopération entre les Institutions.

L'idée d'une coopération, voire d'un partenariat, entre les Institutions et les autorités belges est également soutenue par le projet urbain pour le quartier européen [7] rendu public le 3 octobre 2003 sur l'initiative de l'Etat belge. La Commission doit indiquer quelles sont les orientations qu'elle entend prendre à l'égard de l'ensemble des propositions avancées dans ce projet.

[7] Ombudsplan Bru/Eur Médiateur - Aries consultants. Etude commandée par la Chancellerie du Premier Ministre et le Cabinet du Ministre Président de la région de Bruxelles - Capitale

Les décisions et orientations proposées ci-après serviront de base aux programmes pluriannuels de l'Office pour les Infrastructures et la Logistique à Bruxelles (OIB), effectif depuis le 1er janvier 2003. Elles seront inscrites dés 2004 dans le programme de travail annuel de l'OIB et exécutées dans le respect des règles administratives définies par la Commission [8] pour la mise en oeuvre de sa politique dans ce domaine.

[8] C(2003)570/5 du 22 juillet 2003

Cette politique se fonde sur un développement raisonné du quartier européen pour faire de Bruxelles une capitale en harmonie avec son statut de symbole de l'identité européenne.

2. LES PRINCIPES D'ACTION

2.1. Intégrer les bâtiments de la Commission au tissu urbain

Trois types d'actions peuvent être dégagés, la diversification des activités au sein du quartier européen, l'évolution de l'image de l'Europe à travers ses immeubles, la participation à la définition du cadre urbanistique.

2.1.1. Diversification des activités au sein du quartier européen

La diversification des activités au sein du quartier européen doit s'appuyer sur un encouragement à la mixité entre les surfaces de bureaux, de commerces et de logements.

Développer l'aspect résidentiel et favoriser l'implantation de surfaces commerciales vise à redonner au quartier une convivialité qui doit permettre de résoudre des problèmes récurrents tels que l'insécurité dans des rues désertées à certaines heures ou l'accès à des services de proximité.

Sur la présence de logements dans le périmètre du quartier européen, la Commission exprime en conséquence une position de principe favorable, à la condition d'un développement foncier maîtrisé par les autorités chargées de délivrer les permis d'urbanisme.

Concernant les activités commerciales, la Commission s'engage à favoriser la présence d'espaces ouverts au public, notamment de surfaces commerciales, au rez-de-chaussée de ses immeubles.

S'agissant du type d'activité, cet engagement s'inscrit également dans la double limite du respect d'une part des exigences en matière de sécurité et d'hygiène du travail, qui seront intégrées dans les nouvelles dispositions concernant l'immeuble type, d'autre part de la préservation de l'image de l'Institution.

2.1.2. Evolution de l'image de l'Europe

L'image offerte par la configuration du quartier européen doit être améliorée, dans la mesure du possible en coopération avec les autorités belges, en contribuant à une amélioration de l'urbanisme et en s'efforçant d'accroître la qualité architecturale des immeubles occupés par la Commission.

En effet, travailler à l'évolution de l'image de l'Europe concerne également ses bâtiments, tout d'abord en choisissant une architecture de qualité alliant efficacité, sobriété et esthétisme, ensuite en proposant pour chaque immeuble un aspect accueillant et ouvert sur l'extérieur.

Le premier objectif de qualité architecturale n'est pas antinomique avec les contraintes budgétaires mais repose

- sur une capacité suffisante à programmer les acquisitions ou les locations afin d'anticiper sur les choix effectués par les promoteurs et architectes en prenant en compte les contraintes administratives [9]. Le rôle assigné par la Commission à l'OIB [10], notamment l'élaboration d'un programme pluriannuel de politique immobilière, répond à cette préoccupation ;

[9] Voir en annexe II la procédure de délivrance des permis d'urbanisme

[10] Décision de création de l'OIB du 6 novembre 2002 - C (2002) 4368 final

- sur la possibilité pour le collège des architectes de l'OIB de commenter les projets architecturaux lorsqu'ils lui seront soumis à un stade suffisamment précoce de leur élaboration ;

- sur le recours, après évaluation de l'impact budgétaire, à des concours internationaux d'architecture d'une part pour la rénovation complète d'un immeuble lorsque l'OIB en a la maîtrise d'ouvrage, d'autre part pour la construction de nouveaux immeubles de grande taille pouvant avoir un impact significatif sur l'environnement urbain.

Le second objectif pour des immeubles conformes à une image ouverte de l'Institution fait actuellement l'objet d'une réflexion interne au sein d'un groupe inter service et inter institutionnel présidé par l'OIB et composé du Secrétariat Général, des Directions Générales ADMIN, PRESS et EAC, du GOPA ainsi que de représentants des autres Institutions. Ce groupe est chargé d'établir des orientations et des propositions pour d'une part promouvoir l'idée européenne en utilisant notamment comme support les immeubles occupés par les Institutions dans le quartier européen, d'autre part améliorer l'accueil et faciliter le contact avec le citoyen européen. Les deux premières actions concrètes élaborées par ce groupe, et qui portent sur la visibilité des immeubles et l'accueil, seront soumises aux Directions Générales et Services concernés pour leur mise en oeuvre. Ce groupe de travail s'est également fixé comme priorité de définir le contenu et les modalités de diffusion du message véhiculant l'idée européenne.

2.1.3. Définition du cadre urbanistique

La définition d'un cadre urbanistique intégrant les ensembles immobiliers de la Commission suppose un renforcement de son rôle à l'égard des autorités belges.

Actuellement l'intervention de la Commission se cantonne, à l'instar d'un citoyen, à la participation à des groupes de réflexion visant à améliorer la qualité du quartier. Cette situation est notoirement inadaptée aux enjeux et à la place qu'occupe notre Institution dans le développement du quartier européen.

Acteur économique majeur du secteur immobilier, la Commission doit avoir pour objectif de participer ex-ante à la définition de projets d'aménagement et de développement d'îlots et /ou de rues au côté des autorités belges et de devenir corrélativement un acteur à part entière du processus décisionnel.

Remplir un tel objectif suppose l'existence d'un interlocuteur unique au niveau du pays d'accueil sous la forme d'un organisme public détenant les pouvoirs adéquats dans le secteur du développement urbain. L'éclatement actuel des niveaux décisionnels au sein de la région bruxelloise représente en effet un obstacle à la mise en place d'une politique cohérente en cette matière. Seule une initiative en ce sens des autorités belges peut permettre une action coordonnée et efficace, concrétisant l'engagement, partagé par la Commission, de faire de Bruxelles la capitale de l'Europe.

Dans ce contexte, la Commission souhaite la mise en place, à la diligence des autorités compétentes, d'un organisme public associant les niveaux administratifs concernés.

Pour sa part, visant le même objectif d'un développement harmonieux et cohérent, la Commission s'engage à renforcer la coopération avec les autres Institutions européennes.

2.2. Améliorer l'accessibilité et la qualité des immeubles

2.2.1. Accessibilité des immeubles

Le thème de l'accessibilité des immeubles se décline selon trois axes.

- Les moyens d'accès par les modes de transport, individuel ou en commun, qui relèvent de la problématique sur la mobilité abordée infra. [11]

[11] Paragraphe 2.3

- La facilité d'accès pour tout public, notamment en renforçant la signalisation au coeur du quartier européen et en concrétisant, avec le concours des autorités belges, une action du type de celle qui avait été initiée pour la mise en place du « sentier de l'Europe ». Cette initiative étant restée, à ce jour, lettre morte, il sera tenu compte des difficultés rencontrées dans le traitement de ce dossier.

- La capacité d'accès pour les personnes handicapées, notamment à mobilité réduite, malvoyantes ou avec des limitations de l'audition. La Commission doit mettre en oeuvre les règles, y compris le « Manuel des normes applicables à l'immeuble-type », et les moyens nécessaires pour appliquer les meilleures pratiques en s'inspirant des normes en vigueur au plan européen. Ce principe doit se concevoir dans le cadre d'une approche budgétaire équilibrée et en tenant compte des contraintes techniques des immeubles.

2.2.2. Qualité des immeubles

La qualité des immeubles doit être une exigence sur deux plans.

- D'un point de vue technique, la Commission doit maintenir un haut niveau d'équipement en se basant notamment sur les recommandations et les meilleures pratiques en matière environnementale, et particulièrement les performances énergétiques des bâtiments [12]. Ce niveau d'équipement inclut les dispositifs de sécurité, d'hygiène et de détection incendie répondant aux exigences légales et visant à garantir l'intégrité et la sécurité des personnes et des biens. Cette double exigence sera traduite dans le document intitulé « Manuel des normes applicables à l'immeuble type ».

[12] Conformément à la Directive 2002/91/CE du 16 décembre 2002 sur les performances énergétiques des bâtiments.

- D'un point de vue opérationnel, d'une part dans un souci d'efficacité et de cohérence en s'efforçant de regrouper les Directions Générales et Services au sein d'une même entité immobilière, d'autre part en incitant les promoteurs à adapter l'architecture des immeubles aux besoins et nécessités des services qui les occupent, dans un souci d'amélioration de l'environnement de travail et de bien être du personnel.

La réalisation de ces objectifs sera favorisée par la programmation immobilière pluriannuelle que l'OIB est chargé de mettre en oeuvre.

2.3. Une politique de mobilité

Le cinquième Programme communautaire de politique et d'action en matière d'environnement et de développement soutenable, adopté par le Conseil des Ministres le 1er février 1993 faisait de la gestion de la mobilité l'un des enjeux principaux du développement soutenable.

La décision de la Commission [13] relative à la protection de l'environnement dans l'administration de l'institution prônait la nécessité d'une politique de mobilité.

[13] COM (97) 2155 du 16 juillet 1996

Dans le respect de ses politiques et dans le contexte d'une dégradation des conditions de transport dans l'agglomération bruxelloise dont les effets immédiats sont l'augmentation de la pollution et de la congestion de la circulation, la Commission, en tant qu'un des plus importants employeurs de la région bruxelloise, se doit d'apporter sa contribution à une amélioration globale des conditions de transport, notamment pour son personnel.

Un aspect important de la politique d'urbanisme et de mobilité récemment définie par la Région bruxelloise consiste à réduire de façon significative le ratio entre surface de bureaux et emplacements de parkings disponibles [14]. Cette législation s'appliquera à tous les immeubles neufs ou rénovés dans la Région bruxelloise et aura à terme des conséquences directes également pour la Commission, notamment pour les modalités d'allocation des parkings.

[14] Le ratio actuel est de 1 emplacement pour 75 m et sera de 1 emplacement pour 200 m

La politique de mobilité de la Commission doit donc s'articuler d'une part avec les choix qui seront arrêtés en matière d'implantation pour les immeubles de bureaux et les infrastructures sociales, d'autre part avec la réflexion portant sur les conditions de transport ( trajets entre le domicile et le lieu de travail) et les alternatives en matière de modes de travail tel que travail à domicile, en tenant compte des contraintes d'urbanisme et d'environnement.

Elle présente deux volets distincts et complémentaires, l'un traitant des déplacements entre les différents sites et bâtiments de la Commission, l'autre s'intéressant aux déplacements entre le domicile et le lieu de travail, incluant les déplacements liés aux écoles, garderies et crèches.

Se référant aux contraintes urbanistiques et environnementales, une réflexion globale doit être menée ayant pour but d'identifier des actions concrètes en matière de politique de mobilité incluant l'analyse des modalités de son financement et visant à rééquilibrer l'usage des différents modes de transport [15].

[15] La Commission dispose actuellement de 10.000 places de parking dont le coût unitaire annuel se situe entre 1.000 et 1.500 EUR et mène une politique de coopération avec la STIB dont le coût global annuel est de 300.000 EUR

2.3.1. Les déplacements entre les bâtiments de la Commission

Du fait de la relative dispersion des services, la Commission s'efforce de mettre en oeuvre des solutions alternatives fiables et crédibles pour les déplacements professionnels tout en minimisant l'impact de ces déplacements sur l'engorgement de la circulation et la pollution dans le quartier européen.

La promotion des transports en commun avec depuis 1998 l'usage gratuit, sur simple présentation de la carte de service, des lignes de bus 21 et 22. Avec depuis le 1er juillet 2001 un service de navette, gratuit pour les fonctionnaires partant en mission, entre le quartier européen et l'aéroport de Bruxelles National. Enfin avec la possibilité depuis le 1er janvier 2003 pour les personnels occupant des immeubles décentrés par rapport au quartier européen (Beaulieu, Demey) ou pour les services techniques qui circulent très fréquemment entre les immeubles de la Commission d'emprunter gratuitement le réseau de la Société des Transports Intercommunaux de Bruxelles.

La promotion du vélo avec la mise à la disposition du personnel de vélos de service pour leurs déplacements intra-muros. Cette politique ne pourra cependant atteindre tous ses effets que par le développement de pistes cyclables sécurisées.

Une information périodique sur les possibilités de transports alternatifs offerts par la Commission à son personnel et la mise en place de sondages visant à connaître les habitudes de transport du personnel et leur connaissance des facilités mises à leur disposition par la Commission complètent le dispositif actuel.

Ces initiatives démontrent qu'une politique raisonnée peut produire des résultats satisfaisants. Ainsi un sondage réalisé en septembre 2002 auprès d'un échantillon d'environ 4000 membres du personnel montrait notamment que 63% d'entre eux déclaraient utiliser la ligne de bus 22 qui dessert la quasi-totalité des bâtiments de la Commission. Dans cette optique, il faut confirmer et renforcer le principe d'une localisation des immeubles sur des axes de transport les plus performants, c'est à dire le métro, le bus ou le tramway sur site propre ou, à plus long terme, le Réseau Express Régional.

L'accent doit désormais être mis sur une utilisation plus intensive des modes de transport alternatifs, qu'ils soient individuels ou collectifs, et sur une meilleure connaissance des moyens mis à la disposition des personnels. Dans ce but, la collaboration avec les services de la Société des Transports Interurbains de Bruxelles sera renforcée ainsi qu'avec les autorités locales compétentes pour le développement des pistes cyclables.

En terme de moyens enfin, la Commission devra être en mesure d'assurer la mobilité des personnels présentant un handicap. Des mesures adéquates seront prévues dans le plan de mobilité.

2.3.2. Les déplacements vers le lieu de travail

Ce même sondage de septembre 2002 indiquait que 56% des personnels interrogés utilisaient leur véhicule privé pour se rendre sur leur lieu de travail, notamment faute d'alternative pertinente et/ou en raison de contraintes familiales ou professionnelles.

Sur ce chapitre la politique de mobilité reste à construire et elle est indissociable des choix qui seront arrêtés sur l'implantation des services et la nécessité d'éviter la dispersion des immeubles de bureaux ainsi que des infrastructures sociales.

Un état des lieux sera dressé en priorité par une étude sur les flux de circulation et les modes de transport utilisés depuis et vers les bâtiments de la Commission, y compris les déplacements relatifs aux écoles, crèches et garderies, afin d'identifier les axes d'un futur plan de mobilité.

En fonction des résultats de cette étude, un certain nombre d'options seront présentées afin de déterminer une stratégie d'évolution de la mobilité améliorant les trajets entre le domicile et le travail et contribuant à la réduction des problèmes chroniques de circulation et de pollution dans l'agglomération bruxelloise.

Plusieurs types d'actions peuvent cependant d'ores et déjà être engagés visant à stimuler une utilisation plus rationnelle des modes de transport privés (comme par exemple le co-voiturage) et l'usage des transports publics. Il convient de rechercher à la fois la qualité du service de transport public et l'accessibilité au plus grand nombre.

La réflexion sur la faisabilité et l'auto financement d'une convention globale avec la Société de Transport Intercommunaux de Bruxelles doit être poursuivie en vue d'un accord dont l'objectif serait de faire voyager les membres du personnel sur l'ensemble du réseau de cette société. Dans ce contexte, la Commission déterminera quelles incitations pourraient être nécessaires afin d'augmenter l'utilisation des transports publics.

Dans ce même ordre d'idée, en fonction du nombre de personnes concernées, la Commission doit évaluer la possibilité de devenir le gestionnaire administratif des demandes d'abonnement des personnels utilisant le réseau de la Société Nationale des Chemins de fer Belge, éventuellement en accord avec les autres Institutions.

Ces deux dernières actions pourraient représenter une incitation forte à l'usage de ces modes de déplacement.

La promotion du vélo est illustrée au sein de la Commission par l'installation d'aménagements spécifiques dans les immeubles et les parkings, cette politique doit être renforcée en développant les parkings pour vélos et les équipements sanitaires destinés aux cyclistes. Cette démarche doit également s'accompagner de demandes de développement des pistes cyclables adressées aux autorités belges.

Dans ce double contexte, la collaboration avec les autorités bruxelloises compétentes doit être renforcée.

La promotion de la semaine de la mobilité prendrait ainsi une dimension nouvelle en permettant à la Commission de mieux sensibiliser les personnels à partir des mesures concrètes qu'elle aurait adopté

La Commission doit en effet afficher sa volonté politique, aussi bien à destination de ses personnels qu'à l'égard de ses partenaires des autres Institutions et des autorités politiques belges. A cet effet la Commission ne peut qu'encourager toute initiative prise pour le développement des transports publics, notamment la desserte ferroviaire régionale (Réseau Express Régional).

2.4. Le cadre et les conditions de la vie professionnelle

Si la définition d'une politique de mobilité et le choix judicieux de l'implantation des immeubles de bureaux sont des éléments importants participant à la qualité de la vie professionnelle et privée, un environnement de travail adapté et des infrastructures sociales répondant aux besoins en sont également deux facteurs essentiels.

2.4.1. Un environnement de travail adapté

Les programmes pluriannuels de politique immobilière développés par l'OIB sont basés sur la planification des besoins en espace de bureaux et autres locaux destinés aux Directions Générales et aux Services. Cette planification s'appuie sur les priorités politiques de la Commission, l'évolution prévisible du personnel et les prévisions budgétaires. Elle doit permettre une meilleure adaptation des surfaces sur le plan quantitatif et qualitatif.

Sur le plan quantitatif, l'OIB attribuera, sur base des critères techniques définis dans le « Manuel des conditions d'hébergement » en cours d'élaboration, les surfaces globales en fonction des besoins communiqués par chaque Direction Générale ou Service consultés annuellement. Chacune de ces entités aura la responsabilité de la gestion de l'espace ainsi attribué de façon rationnelle et équitable tel qu'exposé dans la décision de la Commission relative aux règles administratives applicables à l'OIB. [16] L'OIB fournira, sur demande des Directions Générales et Services, l'assistance technique nécessaire à une optimisation de l'utilisation des espaces alloués.

[16] Cf note 8 supra

Sur le plan qualitatif, et en dehors des règles développées et imposées par le « Manuel des normes applicables à l'immeuble type » cité supra [17], l'OIB veillera particulièrement à ce que la taille des immeubles ou groupe d'immeubles tienne compte de la taille des Directions Générales ou Services qui les occuperont afin de constituer des ensembles cohérents sur le plan opérationnel. Cet objectif devra cependant être rapporté à l'évolution rapide de certaines directions générales ou services, ce qui peut en rendre l'exécution difficile. L'OIB veillera également à ce que l'ameublement soit de qualité avec des valeurs d'ergonomie et de confort permettant l'optimisation des conditions individuelles de travail.

[17] Paragraphe 2.2.2

La bonne gestion de l'espace, notamment la nécessité de disposer d'une marge de manoeuvre, plus particulièrement dans le contexte de l'élargissement, et d'organiser avec un minimum de contraintes les déménagements et réaffectations, impose que soit confirmé le principe d'une réserve de 5% des surfaces de bureaux occupées par la Commission posé par la communication du 18 juin 1996 citée supra. [18]

[18] SEC (96) 1095 final du 18-06-1996, page 2

Une réflexion est actuellement en cours sur l'évolution des méthodes de travail tels que bureaux à temps partagé et travail à domicile. Elle doit être complétée par une seconde approche sur les modes d'occupation de l'espace tels que les espaces ouverts. Cette double réflexion ne vise pas à imposer un modèle plutôt qu'un autre. Elle vise une gestion saine et rationnelle des espaces de bureaux et doit permettre aux services de choisir le cadre de travail le plus adapté à leurs besoins.

2.4.2. Des infrastructures sociales répondant aux besoins

Pour répondre aux objectifs de la Réforme, plusieurs priorités concernant les services de restauration, l'accès à des équipements sportifs pour le personnel, à proximité du quartier européen, et l'accueil des enfants ont été fixées qui relèvent du domaine de la politique immobilière et des infrastructures.

Parmi ces priorités, la première est la mise en place d'un système intégré d'accueil des enfants répondant à des normes très sévères et englobant les crèches, garderies postscolaires et aérées ainsi que les écoles. Elle constitue un enjeu essentiel de la politique sociale.

L'un des axes de la politique sociale de la Commission vise en effet à améliorer les possibilités de prise en charge des enfants afin de mieux concilier vie professionnelle et privée. [19]

[19] Décision C(2002)842 du 4 mars 2002

L'évolution des infrastructures de crèches et de garderies doit donc faire l'objet d'une attention particulière, notamment dans le contexte de l'élargissement afin de favoriser l'accueil et l'adaptation des personnels des nouveaux pays membres.

En effet une pénurie de places dans les crèches et garderies existe à Bruxelles et ne pourra être comblée, à moyen terme, qu'avec une politique volontariste et significative d'acquisition ou de location d'immeubles adéquats.

La Commission assure la mise à disposition des infrastructures nécessaires aux crèches et garderies utilisées conjointement par le personnel de l'ensemble des Institutions à l'exception du Parlement en ce qui concerne les crèches.

Pour les crèches, la Commission ne dispose pas d'une capacité d'accueil suffisante pour couvrir l'entièreté des besoins puisqu'il subsiste à ce jour encore une liste d'attente importante. De surcroît, la situation sur le marché local et les prévisions de demandes supplémentaires liées à l'élargissement creusent ce déficit.

Pour répondre à ce besoin croissant, plusieurs projets ont été étudiés afin de disposer de deux nouvelles crèches. Cependant l'ouverture prévue d'une première nouvelle crèche à la fin de l'année 2006 ou au début de l'année 2007 sur le site du boulevard du Triomphe ne comblera pas ce déficit.

Tout en poursuivant l'objectif d'implanter une deuxième nouvelle crèche à proximité, soit des immeubles de bureaux, soit des écoles européennes, l'OIB doit aujourd'hui apporter une réponse, en mettant notamment en oeuvre des solutions transitoires, à une très forte demande attendue pour les années 2004-2007.

S'agissant des garderies postscolaires et garderies aérées, les besoins connaissent un accroissement similaire à ceux des crèches.

La politique poursuivie est d'intégrer les garderies postscolaires sur les sites des écoles européennes, principe qui est défendu au cours des discussions concernant l'ouverture d'une quatrième école européenne.

Les garderies aérées sont actuellement organisées pour partie au centre inter institutionnel d'Overijse.

Cette structure, qui accueille également des infrastructures sportives, est vétuste. Son statut, son utilisation et sa finalité doivent donc être réexaminés. Une étude est en cours sur la rentabilité d'une rénovation et sera confrontée à une analyse des solutions alternatives actuellement recherchées. Ainsil'appel au marché local permet de proposer l'accès aux équipements sportifs à des conditions avantageuses auprès de plusieurs clubs situés dans l'agglomération bruxelloise.

La mise à disposition d'établissements de restauration à proximité des lieux de travail est une dimension intégrée au processus de prise en location ou en emphytéose acquisitive de nouveaux bâtiments selon le périmètre géographique. Cet axe de la politique sociale se traduit également par la rénovation des structures de restauration les plus vétustes.

3. MISE EN OEUVRE DE LA POLITIQUE IMMOBILIERE A COURT ET MOYEN TERME

Les principes définis précédemment s'inscrivent dans la continuité de la logique défendue par la Commission depuis sa communication de 1999 [20] , regrouper et concentrer les immeubles dans un souci de bon fonctionnement des services et afin de rendre plus efficace la politique de mobilité, rénover les biens immobiliers afin de préserver un environnement de travail de qualité, rationaliser en adaptant la taille des immeubles aux besoins des entités qui les occupent.

[20] cf. Note 2 supra

La mise en oeuvre de la politique immobilière à court et moyen terme doit répondre à ce triple objectif compte tenu de la situation rencontrée à la fin de l'année 2003 mais doit également permettre d'ouvrir une réflexion sur l'opportunité d'une localisation alternative des services en réponse aux prévisions basées sur un faisceau d'indicateurs concluant à un risque réel de pression foncière et économique sur le quartier européen.

3.1. La situation en terme de bureaux à la fin de l'année 2003

Elle présente quatre caractéristiques :

a) Une situation tendue en termes de surfaces disponibles.

La Commission dispose d'une superficie immobilière "bureau" de 734.000 m répartie entre 53 immeubles.

Cette superficie couvre les besoins de base de la Commission de 718.000 m [21] mais ne couvre que partiellement [22] la réserve non allouée aux Directions Générales et aux services dont la nécessité a été réaffirmée supra. [23]

[21] Ce chiffre représente celui de la population globale à héberger à la Commission multiplié par 35 m . Ce dernier paramètre est défini dans le document Doc-IX/2689/83 du 1-04-1984 « Rapport n°2 au Parlement Européen sur la politique immobilière des Institutions communautaires » rédigé par le Groupement Interinstitutionnel de Politique Immobilière. Ce chiffre se décompose de la façon suivante : 12 m pour le bureau, 12 m pour les sanitaires, couloirs et archives et une moyenne de 11 m pour les surfaces à usage spécifique ( hall d'entrée, salles de conférence, restaurants, hémicycles...).

[22] A peine 50%

[23] Voir paragraphe 2.4.1

Au total, l'année 2003 se termine avec un déficit de 20.000 m , affectant la réserve, qui ne contribue pas à une amélioration de la situation d'hébergement des personnels

b) La répartition entre trois pôles, de tailles et de caractéristiques hétérogènes, qui ne constitue pas un facteur favorable au fonctionnement et à la continuité des services. [24]

[24] Le pôle Genève comprend 2 immeubles pour 28.000 m , le pôle Beaulieu comprend 6 immeubles pour 59.000 m et le Quartier Léopold 45 immeubles pour 647.000 m

c) Une certaine disparité dans la taille des immeubles qui implique l'éclatement de nombreuses directions générales et services entre plusieurs sites. Seulement 15% des immeubles présentent une surface supérieure à 20.000 m .

d) La réalisation d'une politique cohérente d'acquisition d'immeubles de qualité situés dans le quartier européen et qui représentent désormais 42% des surfaces de bureaux, soit un quasi doublement depuis 1998.

3.2. Les années 2004 et 2005, période de transition

Cette période doit permettre d'entamer le mouvement visant à rationaliser l'installation des directions générales et services.

C'est au cours de l'année 2004 que le Berlaymont sera mis à disposition de la Commission au coeur même du quartier européen.

L'apport de ce nouvel immeuble impliquera l'abandon des immeubles situés dans le pôle Genève ainsi que la négociation des baux de certains immeubles de substitution au Berlaymont actuellement pris en charge par l'Etat belge. Les principes définis supra guideront les options à retenir entre ces différents immeubles.

Sans anticiper sur les choix qui seront effectués quant aux directions générales et services qui occuperont le Berlaymont, les transferts qui interviendront permettront d'opérer des regroupements, notamment au sein de l'immeuble Breydel.

Le déménagement de l'immeuble JECL, prévu aujourd'hui en 2005, sera programmé en fonction de la mise à disposition de l'immeuble du Berlaymont et de la solution qui sera trouvée pour l'installation de la Direction Générale de la Traduction qui l'occupe actuellement.

A l'horizon des années 2006 et 2007, la Commission devra opter pour la renégociation des baux venus à terme ou l'abandon de onze immeubles qu'elle occupe actuellement pour une superficie de 113.500 m .

Par ailleurs, la création prévisible d'un certain nombre d'agences nécessitera des surfaces immobilières complémentaires [25].

[25] Pour mémoire, les agences financeront leurs propres structures immobilières.

Cet état de fait illustre la nécessité d'une réflexion sur la possibilité pour la Commission d'offrir une localisation alternative à ses services, dans des conditions satisfaisantes du point de vue de l'accessibilité et à proximité d'un axe de transport public performant.

3.3. Réflexion sur une localisation alternative des services

La présence de la Commission dans le quartier européen relève non seulement d'une dimension historique mais également de la convergence d'un certain nombre d'éléments fonctionnels. En effet au fil du temps l'ensemble des institutions européennes se sont établies dans ce qui est devenu le « quartier européen ». Cette proximité présente des avantages incontestables en termes de communication et de relations de travail pour les Directions Générales et services qui ont des contacts fréquents et réguliers avec les autres institutions. Par ailleurs, le quartier européen présente des avantages en termes d'infrastructure de transports publics.

Toutefois, la concentration et le développement des services de toutes les Institutions dans le quartier européen peuvent, à terme, engendrer un risque d'inflation sur le prix des immeubles de bureaux, nonobstant un renforcement de la coopération interinstitutionnelle.

En effet, le Parlement et le Conseil prévoient aujourd'hui une croissance significative d'ici 5 ans en fonction de l'élargissement.

A cet égard, si le mode de fonctionnement de ces Institutions implique une concentration géographique de leurs services, la Commission peut envisager de rassembler, en dehors du quartier européen, des services qui ne nécessitent pas une immédiate proximité avec le siège de la Commission et des autres Institutions. A ce titre, une analyse s'impose des besoins fonctionnels réels en ce qui concerne la présence de certaines directions générales, agences et services au coeur du quartier européen.

Cette analyse devra s'inscrire dans les principes de concentration et de regroupement des directions générales et services qui traitent des mêmes thèmes politiques.

Cette initiative aurait l'intérêt de stimuler la concurrence et de contenir la pression à la hausse sur le niveau des loyers et des prix d'acquisition.

Les facilités en matière d'accès, de communications et de transports publics performants, la possibilité d'une amélioration des trajets entre le domicile et le travail, une courte distance avec le quartier européen, les possibilités d'expansion de cette localisation alternative, la présence d'infrastructures commerciales et sociales, la possibilité d'y imprimer une image européenne, devront constituer des critères déterminants dans le processus de réflexion et de choix.

4. ADOPTER UNE STRATEGIE DE LOCATION, D'ACQUISITION ET DE RENOVATION DES IMMEUBLES

La communication de 1996 [26] exposait les deux principales conclusions du groupe technique inter institutionnel « Programmes immobiliers et conditions de financement » :

[26] Voir note 1 supra

- - à long terme il est plus économique d'acheter que de louer,

- - à court terme la location a une incidence annuelle moins lourde que l'achat.

Ces conclusions restent aujourd'hui d'autant plus pertinentes qu'en raison de la présence continue de la Commission dans le quartier européen, l'acquisition permet d'une part de stabiliser les implantations, d'autre part de limiter les effets souvent négatifs des aléas et fluctuations du marché.

Il est cependant également nécessaire de garder une certaine flexibilité permettant à la Commission d'ajuster sa stratégie selon les besoins futurs en réservant notamment la location comme mode de gestion souple des surfaces qui entrent dans son parc immobilier.

Les orientations définies depuis 1996 et la politique d'acquisition entamée depuis cette date montrent la nécessité de définir une politique patrimoniale basée sur la valeur stratégique des immeubles à acquérir.

Cette politique patrimoniale doit reposer sur une triple dimension budgétaire :

a) le paiement des redevances sur vingt sept années dans le cadre des contrats d'emphytéose acquisitive, seul mode d'accession à la propriété juridiquement compatible avec les règles financières et qui permet, en outre, par la réalisation d'un droit réel sur les immeubles, de bénéficier des dispositions du protocole sur les privilèges et immunités ;

b) dans le cadre des règles budgétaires existantes, pouvoir contracter des projets d'immeubles suffisamment à l'avance afin d'une part de s'assurer de la disponibilité des immeubles, d'autre part de rendre les produits conformes aux besoins de la Commission ;

c) le coût, à terme, de la rénovation des immeubles dont une planification doit être établie et qui rendra nécessaire la mise en place de solutions budgétaires appropriées et de structures spécialisées au sein de l'OIB pour que celui-ci devienne maître d'ouvrage de ses projets de rénovation.

La Commission doit également se doter d'outils efficaces dans les deux domaines de la sélection des immeubles et de leur financement.

Au premier titre, l'existence d'une expertise indépendante réalisée par un expert externe doit permettre aux services de la Commission d'avoir une base de négociation solide sur l'état du bâtiment et la tendance sur le marché immobilier bruxellois par rapport à sa situation géographique.

Au second titre, la fixation de la redevance acquisitive fera généralement l'objet d'un appel aux marchés financiers. Cette méthode a en effet prouvé son efficacité d'un point de vue budgétaire puisque, dans les cas où la Commission a procédé à cette méthode de financement, le taux d'intérêt a été particulièrement avantageux. La levée de l'option d'achat s'effectuera au plus tôt en fonction des conditions contractuelles. Dans une perspective de sécurisation des droits réels détenus par la Commission sur les immeubles faisant l'objet d'une emphytéose, le recours à des « Special Purpose Vehicle (SPV) », entités juridiques distinctes des sociétés immobilières détenant les immeubles donnés en emphytéose et visant à isoler le risque financier, pourrait être envisagé s'il s'avère que cette formule présente des avantages indiscutables.

5. COOPERATION INTERINSTITUTIONNELLE

Actuellement la coopération interinstitutionnelle s'articule sur le mandat donné au groupe de travail interinstitutionnel sur les infrastructures, la logistique et les services internes. [27]

[27] Inter-Institutionnal Infrastructure, Logistics and Internal Services Working Group - ILISWG

Son objectif principal est de coordonner l'action des Institutions afin de réaliser des économies d'échelle dans le domaine de compétence large qui lui a été assigné, portant sur tous les aspects de la politique immobilière, des infrastructures et de la logistique. Il a également pour vocation de coordonner l'approche des Institutions vis à vis des autorités des pays d'accueil.

Dans ce contexte, il constitue un groupe actif d'échange d'information sur les objectifs de chaque Institution en matière immobilière, permettant d'anticiper sur les mouvements du marché.

Il a la responsabilité du développement de propositions politiques soumises au groupe inter institutionnel des secrétaires généraux.

Soit au sein de cette instance, soit en développant des actions communes et concertées, la coopération interinstitutionnelle devra être renforcée dans l'évaluation des besoins à long terme d'une part, dans la recherche, la négociation et le financement des immeubles d'autre part. Ce renforcement est en effet indispensable dans la perspective d'une planification rendue de plus en plus nécessaire par l'augmentation des besoins des Institutions dans un cadre budgétaire contraignant.

6. LE PROJET DE PLAN D'URBANISME DU QUARTIER EUROPEEN

Présenté le 3 octobre 2003 par les autorités belges, ce plan énonce de multiples propositions pour le quartier européen dont les grands axes sont la coopération et la participation des acteurs institutionnels pour le développement de ce projet, notamment sur le plan financier, la création d'un important pôle culturel, la mixité afin de rompre le cloisonnement fonctionnel du quartier, la mobilité avec la définition d'un nouvel équilibre entre les modes de déplacement, le développement et la rénovation des espaces publics, enfin l'accent mis sur la sécurité.

La Commission accueille favorablement les orientations générales de ce projet dont certaines conclusions rejoignent les recommandations formulées dans la présente communication. Elle souhaite être associée aux réflexions qui vont s'instaurer pour la mise en oeuvre de ce projet. Dans ce cadre, pour traiter des questions techniques, elle sera représentée par le Directeur de l'OIB. Sur le plan politique, la Commission continuera à être représentée par le Commissaire en charge de l'administration. Mais elle indique également que l'ampleur des propositions en termes d'infrastructures et les conséquences induites d'un partenariat en termes financiers suggéré par les autorités belges doivent relever d'une approche interinstitutionnelle, notamment pour la constitution d'une éventuelle base juridique et budgétaire appropriée.

7. CONCLUSIONS

Il est demandé à la Commission :

- d'approuver les orientations développées dans la présente communication ainsi que le plan d'action annexé ;

- de mandater l'OIB afin de présenter au mois de juin 2004 des propositions concrètes pour la mise en oeuvre des principes exposés dans la présente communication et d'en évaluer l'impact en termes de ressources nécessaires, en vue de leur présentation au Collège en juillet 2004 ;

- d'entamer la mise en oeuvre de ces orientations par des actions ponctuelles et ciblées, compatibles avec les contraintes budgétaires et les crédits alloués, dans le respect des principes développés dans la présente communication et qui seront cohérentes avec les propositions concrètes à présenter au mois de juin 2004.

- de transmettre la présente communication au Parlement européen, au Conseil de l'Union européenne et aux autorités belges.

8. ANNEXE I - PLAN D'ACTION

>EMPLACEMENT TABLE>

>EMPLACEMENT TABLE>

9. ANNEXE II - PROCEDURE DE DELIVRANCE DES PERMIS D'URBANISME

Les permis d'urbanisme sont octroyés soit par les Communes soit par la Région.

Ces permis ne peuvent être octroyés par les Communes qu'à partir du moment où les demandes respectent le Plan Régional d'Affectation du Sol (PRAS) qui décompose le territoire de la Région en zone bureaux, logements, mixte, etc.

Les permis sont octroyés par la Région sur base de l'article 139 de l'Ordonnance Régionale sur l'urbanisme permettant aux institutions publiques de déposer directement le permis auprès de la Région.

Une fois le permis déposé celui-ci fait l'objet d'une enquête publique avec affichage public. Tout un chacun peut émettre des objections ou des remarques. Cette enquête terminée, a lieu une commission de concertation au cours de laquelle le promoteur vient exposer son projet devant les autorités compétentes et tout citoyen intéressé à y exprimer son opinion

L'autorité compétente se basera alors sur l'avis de cette Commission de concertation pour délivrer ou refuser le permis. Si le permis est déposé à la Région, la Commission de concertation se déroulera au niveau des Communes concernées et celles-ci transmettront un avis non contraignant- à la Région.

Des délais et recours pour chaque procédure sont aussi prévus dans l'Ordonnance Régionale ad-hoc.