RAPPORT DE LA COMMISSION AU PARLEMENT EUROPEEN ET AU CONSEIL - Rapport de suivi sur la résolution du Parlement européen relative à la décharge 2000 pour le budget général

TABLE DES MATIÈRES

1. SYNTHESE

2. RAPPORT DE SUIVI SUR LA RÉSOLUTION RELATIVE À LA DÉCHARGE 2000 POUR LA COMMISSION (document PE A5/0103/2002)

I. L'efficacité

L'outil administratif de la Commission

Les procédures

Les procédures de gestion contractuelle et les subventions communautaires

La complexité des procédures et de la législation

Les contrôles

Ressources propres

II. La régularité, la lutte contre la fraude et la protection des intérêts financiers

Restitutions à l'exportation

Corrections

En ce qui concerne l'Office de lutte antifraude

Élargissement

Participation du Parlement

Secteurs de dépenses

III. Questions sectorielles

Justice et affaires intérieures (JAI)

Agences

Programme DAPHNE

Transports transeuropéens

Coopération

IV. Accès aux documents

1. SYNTHèSE

I/ Contexte

1/ Portée du rapport de suivi

L'article 276 du traité instituant la Communauté européenne (traité CE) fixe les modalités de la procédure de décharge. Son paragraphe 3 dispose que "la Commission met tout en oeuvre pour donner suite aux observations accompagnant les décisions de décharge et aux autres observations du Parlement européen concernant l'exécution des dépenses [...]. À la demande du Parlement européen ou du Conseil, la Commission fait rapport sur les mesures prises à la lumière de ces observations et commentaires et notamment sur les instructions données aux services chargés de l'exécution du budget." La Commission a donc élaboré, à la demande du Parlement, le présent rapport de suivi, qui se rapporte à la résolution votée par le Parlement européen le 10 avril 2002. Ce rapport, comme celui adressé au Conseil, est envoyé à toutes les institutions concernées par la procédure de décharge.

2/ Objet du rapport de suivi

Comme le prévoit le traité, le présent rapport de suivi a essentiellement pour objet de présenter les mesures que la Commission a prises ou qu'elle compte prendre en réponse aux observations contenues dans la résolution sur la décharge sur l'exécution du budget général de l'Union européenne pour l'exercice 2000, votée par le Parlement européen le 10 avril 2002.

2. RAPPORT DE SUIVI SUR LA RÉSOLUTION RELATIVE À LA DÉCHARGE 2000 POUR LA COMMISSION (document PE A5/0103/2002)

I. L'efficacité

1. Constate que l'efficacité de la Commission doit être mesurée sur trois critères non seulement par rapport au respect des objectifs fixés par l'autorité politique, mais également par la rapidité et la simplicité des mesures administratives et budgétaires prises pour atteindre ces objectifs, et l'utilisation optimale des moyens budgétaires mis en oeuvre;

2. estime que doivent être examinés en priorité, en tant que support de cette efficacité: l'outil administratif de la Commission, les différentes procédures réglementaires ainsi que le système des contrôles et le respect par la Commission des priorités politiques et orientations budgétaires définies par le Parlement européen;

Réponse de la Commission:

La Commission a mis en oeuvre un nouveau système de gestion (établissement du budget sur la base des activités). La Commission souhaite, de cette manière, renforcer la prise de conscience des coûts par l'adoption de décisions intégrées sur les priorités et la répartition des ressources, les objectifs, la planification, le suivi et l'évaluation des activités, et vise également à améliorer la gestion des performances en faisant porter le contrôle sur les résultats plutôt que sur les apports. Cela témoigne clairement des importants efforts déployés aujourd'hui comme hier par la Commission dans ce domaine essentiel, qui représente une évolution culturelle profonde des pratiques de gestion.

La première décision de stratégie politique annuelle (SPA), adoptée en février 2001 pour l'année 2002, a lancé le cycle de planification stratégique et de programmation, qui relie les priorités politiques, les actions clés et les ressources correspondantes. Même si l'évaluation de ce premier processus a révélé quelques inévitables lacunes, diverses améliorations ont marqué la deuxième décision de SPA, adoptée en 2002 pour l'année 2003, en particulier en ce qui concerne la définition des priorités, les orientations relatives aux ressources correspondantes et un nouveau dialogue structuré avec le Parlement européen et le Conseil.

La Commission a aussi réformé son programme de travail afin de le centrer plus clairement sur les priorités politiques et a introduit un nouveau système de programmation opérationnelle en vue d'assurer une mise en oeuvre plus efficace des objectifs.

De nouveaux outils d'aide à la gestion ont en outre été introduits en 2002: les plans annuels de gestion sont les principaux instruments permettant aux gestionnaires d'intégrer priorités, objectifs et répartition des ressources au niveau opérationnel, tandis que les rapports d'activité annuels rassemblent des informations sur les résultats et l'utilisation des ressources selon les principes de la bonne gestion financière (économie, efficience et efficacité).

Il s'agit d'un processus complexe d'apprentissage à long terme, qui constitue un défi majeur pour le succès de la réforme, et la Commission devra tirer certaines leçons de ces premières actions, afin de renforcer à l'avenir l'efficacité de ce processus.

L'outil administratif de la Commission

3. Considère que les services de la Commission doivent être structurés de manière à assurer une gestion du plus haut niveau d'intégrité et d'efficacité; prend acte de la réforme administrative en cours, dont certains aspects fondamentaux ont été lancés au cours de l'exercice 2000, et encourage la Commission à poursuivre ses efforts afin que les résultats concernant en particulier la réforme du service extérieur selon les orientations politiques adoptées par le Parlement européen et la réforme de la gestion et du contrôle financier dans les services soient le plus rapidement visibles;

Réponse de la Commission:

Premièrement, en ce qui concerne la gestion des ressources humaines, dans le but de rendre visibles les mesures de réforme, et cela aussi rapidement que possible, la Commission a lancé une série d'actions propres à exploiter pleinement le potentiel de réforme que présente le statut du personnel dans sa forme actuelle. La Commission a adopté un grand nombre de décisions d'application de la nouvelle politique du personnel dans tous les domaines qui ne nécessitent pas de modification du statut. Jusqu'au mois de juin 2002, la Commission avait adopté des décisions relatives aux questions suivantes:

- enquêtes administratives et procédures disciplinaires;

- mobilité;

- lignes directrices pour les descriptions d'emploi;

- dénonciation des dysfonctionnements;

- politique sociale;

- service de médiation;

- experts nationaux;

- formation;

- dispositions générales d'exécution des articles 43 et 45 du statut (notation et promotion).

Des décisions et lignes directrices de la Commission relatives à d'autres points de la réforme, tels que la flexibilité du temps de travail, le télétravail, la responsabilité financière (article 22 du statut), le harcèlement moral, les conseillers et les chefs d'unité, sont en cours d'élaboration.

Outre l'introduction de nouvelles règles, la réforme entraîne des modifications organisationnelles. Un nouvel Office d'investigation et de discipline de la Commission européenne (IDOC) a été mis en place au début de l'année 2002. L'Office interinstitutionnel de recrutement du personnel européen (EPSO) sera opérationnel à partir du 1er janvier 2003.

Un grand nombre d'actions de réforme nécessite toutefois une modification du statut. La Commission a présenté ses propositions de modifications au Conseil en avril 2002. Le Conseil pourrait adopter ces modifications en juin 2003. Ce n'est donc qu'après l'entrée en vigueur du statut modifié que tout le bénéfice de la réforme deviendra visible.

Deuxièmement, le Conseil a adopté le nouveau règlement financier le 25 juin 2002. Comme le Parlement s'en souviendra, le processus qui a mené à ce nouveau règlement financier a été marqué par un dialogue interinstitutionnel intensif, qui a permis la prise en compte du point de vue de tous les acteurs concernés.

Avec ses modalités d'exécution (dont un projet a été adopté par la Commission le 24 juillet et a ensuite été transmis aux autres institutions pour avis), le nouveau règlement financier formera la pierre angulaire d'un système moderne de gestion et de contrôle financiers, et cela à partir du 1er janvier 2003.

Troisièmement, grâce à l'aide de l'autorité budgétaire, les lignes BA créées en 2000 offrent maintenant un cadre dans lequel il est possible de financer l'assistance technique et administrative à la mise en oeuvre des programmes, qui n'est pas une mission de puissance publique; cela a considérablement allégé les contraintes pesant sur nombre de programmes et a fourni à la Commission les moyens sans lesquels le lancement d'une déconcentration massive des programmes d'aide extérieure et l'absorption des BAT auraient été impensables.

Quatrièmement, s'agissant des principaux éléments de la réforme du service extérieur lancée en mai 2000, les résultats suivants ont déjà été obtenus: Citons notamment:

- Pour ce qui est de la volonté de mieux faire correspondre la programmation de l'aide et les priorités politiques, au moyen de documents de stratégie nationale et régionale: 110 documents de stratégie nationale ont été élaborés jusqu'à présent;

- Pour ce qui est du renforcement de la cohérence de l'exécution des projets, grâce à la gestion de la totalité du cycle de projet par une seule et unique entité, l'office de coopération EuropeAid: depuis lors, les engagements anciens et non exécutés ont été réduits de moitié;

- Pour ce qui est de la gestion de ces projets à un niveau plus local, au moyen de la déconcentration des responsabilités au profit des délégations de la Commission européenne: fin 2002, les activités de toutes les délégations situées en Europe, en Asie centrale, dans la région méditerranéenne, en Asie, en Amérique latine ainsi que celles de 13 délégations situées dans les ACP se fonderont sur ce nouveau modèle.

La Commission apprécie le soutien dont elle a bénéficié de la part du Parlement européen et espère que le dialogue se maintiendra. Il a été particulièrement utile que, lors de la procédure relative au budget 2002, et cela pour la première fois, l'autorité budgétaire ait décidé de lever la réserve pesant sur les ressources destinées à financer les délégations (titre A-6 du budget de la Commission). Cela a permis un financement harmonieux et efficient des activités. Pour autant que les ressources nécessaires soient prévues dans les prochains budgets, le processus se poursuivra et devrait mener à un renforcement du rôle et de la visibilité de l'UE.

4. Constate cependant un retard dans l'application de certaines actions, conformément au livre blanc, tel qu'il ressort du tableau d'application transmis par la Commission (annexe 5 aux réponses du questionnaire), en raison des procédures interinstitutionnelles en cours, en ce qui concerne tant le règlement financier que le statut des fonctionnaires; constate qu'en ce qui concerne l'action 96 (recouvrement des paiements indus) la Commission a mis en place, dans sa communication de décembre 2000, une nouvelle structure organisationnelle pour le recouvrement de ces montants; constate également que les procédure internes de recouvrement par contrainte sont en préparation, et souhaite être informé de l'efficacité de ce nouveau système de contrôle, dans un domaine prioritaire pour la commission du contrôle budgétaire;

Réponse de la Commission:

Premièrement, en ce qui concerne la réforme de la politique du personnel, un tableau de bord actualisé, récapitulant l'état d'avancement de la mise en oeuvre des actions de réforme au 31 mars 2002, et indiquant que certains retards pourraient être rattrapés, a été transmis au Parlement en mai 2002.

Il est vrai, cependant, que des retards sont survenus en 2001, par rapport au calendrier initial. Les discussions menées dans le cadre d'un groupe de haut niveau présidé par l'ancien secrétaire général du Conseil, M. Ersboell, ont cependant donné lieu à un résultat très positif: l'accord passé entre la Commission est les syndicats représentant la majorité du personnel en termes électoraux sur l'ensemble des mesures relatives à la réforme de la politique du personnel. En mai, juin et octobre 2001, le groupe Ersboell a organisé des réunions avec des représentants des autres institutions (secrétariats généraux/représentants de l'administration et du personnel) avant de rédiger son rapport. Ces réunions ont donné lieu à des échanges très fructueux, qui ont permis au groupe d'élaborer ses conclusions et de mettre au point ses recommandations à la Commission, tout en ayant une connaissance précise des positions et des contributions des autres institutions.

De plus, les administrations des autres institutions ont eu l'occasion d'exprimer leur point de vue sur toutes les propositions de réforme au sein d'un groupe d'experts en matière de ressources humaines, mis en place par les chefs des administrations. Le groupe a tenu plusieurs réunions en 2001, parallèlement aux consultations en cours à la Commission. Le groupe a échangé des vues à propos des diverses propositions formulées et a rapidement mis en évidence les points présentant un intérêt particulier pour les institutions.

Comme suite aux réunions précitées, à la consultation du personnel et aux concertations menées avec les syndicats, la Commission a approuvé en décembre 2001 un avant-projet de règlement du Conseil portant modification du statut.

Conformément à l'article 10 du statut, la Commission doit consulter le comité interinstitutionnel du statut sur toute proposition de révision du statut. L'avant-projet de règlement du Conseil portant modification du statut a donc d'abord dû être présenté à ce comité avant de pouvoir être adopté par la Commission en tant que projet de règlement. En janvier 2002, la Commission a présenté son avant-projet au comité du statut, qui a fait connaître son avis au début avril. Le 24 avril 2002, la Commission a adopté un projet de règlement du Conseil portant modification du statut, qui prenait en compte les observations formulées par le comité interinstitutionnel du statut. Le calendrier général - adopté par le Conseil Affaires générales le 15 avril 2002 - prévoit d'achever les négociations à la fin de la présidence grecque (juin 2003). Sur cette base, le Conseil Affaires générales a appelé les autres institutions à présenter leurs observations pour la fin 2002.

Deuxièmement, en ce qui concerne le contrôle financier, il est prévu de prendre avant la fin 2002 toutes les décisions finales prévues dans le cadre de la réforme. Cependant, dans certains cas, la mise en oeuvre des actions de réforme sera impossible avant certaines échéances législatives, à savoir l'entrée en vigueur le 1er janvier 2003 du nouveau règlement financier, adopté par le Conseil le 25 juin dernier, et de ses modalités d'exécution, dont la Commission a, le 25 juillet 2002, soumis le projet pour avis aux autres institutions.

Certaines mesures décidées dans le plan d'action adopté par la Commission le 13 décembre 2000 ("Gestion plus efficace du recouvrement des fonds indûment versés", SEC(2000)2204/3) font partie des dispositions qui n'ont pu être réalisées sans modifier la législation. À ce sujet et pour les mesures qui ont pu être réalisées sans modifier la législation, voir ci-dessous les commentaires du point 79.

Une communication aux autres institutions est en préparation, avec le double objectif de rendre compte de la réalisation du premier plan d'action de décembre 2000, précité, relatif au recouvrement des créances constatées et, conformément à l'engagement, pris par la Commission en décembre 2000, de compléter ce plan d'action par de nouvelles mesures visant à assurer le recouvrement des dettes le plus efficace. Cette communication devrait prendre en considération les conclusions qui figureront dans un rapport de l'IAS sur les recouvrements, qui sera bientôt finalisé.

5. Demande que ses commissions compétentes soient régulièrement informées de la mise en oeuvre de certaines mesures de réforme et décisions de gestion, en particulier:

- du bilan précis et du calendrier prévisionnel effectif des suppressions, prolongations et créations nouvelles des bureaux d'assistance technique (BAT) et organismes assimilés, en particulier en ce qui concerne le programme communautaire pour l'égalité des chances hommes/femmes relevant de la ligne B3-4012, dont la gestion est largement critiquée par la Cour (rapport annuel - point 3.95),

Réponse de la Commission:

Pour le futur, l'article 57 du règlement financier 2002 (ainsi que le projet de modalités d'exécution) définit des règles claires concernant le type de tâches pouvant être confiées à des organismes privés ainsi que les modalités à suivre en pareil cas. Aucune mission d'exécution de fonds ne peut plus être confiée à des organismes du secteur privé.

S'agissant des bureaux d'assistance technique (BAT) répertoriés dans la lettre rectificative n° 1 (annexe 3 de la lettre rectificative n° 1 à l'avant-projet de budget 2001; SEC(2000)1363 du 4 septembre 2000), l'inventaire est mis à jour par la Commission de manière régulière et transmis à cette occasion aux commissions compétentes du Parlement européen. Cet inventaire comprend des informations précises sur

- les dates de fin des contrats;

- le nombre de BAT démantelés;

- le nombre de BAT restant à démanteler.

La situation actuelle montre que, sur un total de 126 BAT, 87 étaient déjà démantelés à la date du 1.5.2002, sept sont à démanteler en 2002 et un en 2003.

S'agissant de l'assistance technique et administrative telle qu'encadrée par le Vade-mecum "Lignes directrices concernant la sous-traitance de l'assistance technique et administrative à des entités de droit privé dans le cadre de la mise en oeuvre de programmes", un contrôle préalable systématique est effectué par la Commission en vue de vérifier le respect des règles en vigueur, et tout particulièrement de s'assurer que les tâches qu'il est envisagé de sous-traiter ne relèvent pas de la puissance publique ou de l'exercice d'un pouvoir discrétionnaire.

Concernant le recours aux BAT dans le cadre du programme "Égalité des chances", la Commission confirme :

- que les fonctions dévolues au bureau d'assistance technique auquel se réfère la Cour des comptes dans son rapport annuel 2000, ont été réinternalisées au sein des services de la DG Emploi et affaires sociales au cours des deux exercices budgétaires 1999 et 2000;

- que les crédits relatifs à l'assistance technique ont été très sensiblement réduits dans le cadre du programme "Égalité des chances" 2001-2005;

- que cette politique de réinternalisation a été épaulée par des ressources statutaires permettant à la Commission de remplir ses tâches dans de bonnes conditions.

- dans le cadre des agences exécutives chargées de certaines tâches relatives à la gestion de programmes communautaires [COM(2000) 788], des tâches spécifiques identifiées par les différentes directions générales comme pouvant être externalisées,

Réponse de la Commission:

Selon la proposition de la Commission, sur laquelle le Parlement a formulé un avis en juillet, le nouvel instrument dit des "agences exécutives" devrait pouvoir s'appliquer à la gestion des programmes de l'UE dans tous les domaines. Le comité budgétaire du Conseil a trouvé un accord sur cette proposition le 26 septembre 2002. Le caractère opportun de la création d'une agence d'exécution devra s'apprécier de manière ponctuelle; le Parlement sera informé des projets de mise en oeuvre individuels une fois par an au cours de la procédure budgétaire.

- des actes législatifs établissant les programmes communautaires dont la gestion fait appel à un réseau d'agences nationales; demande à être consulté sur ces actes législatifs,

Réponse de la Commission:

L'article 54 du nouveau règlement financier - résultant d'un dialogue interinstitutionnel intensif -contient des règles générales sur les modalités du recours aux organismes nationaux pour la mise en oeuvre de programmes de l'UE. Dans le projet de règlement portant modalités d'exécution du nouveau règlement financier, la Commission propose de soumettre à des conditions strictes la délégation de pouvoirs à des organismes nationaux, publics ou privés. Ces conditions portent sur le droit applicable, les garanties financières demandées et la conformité par rapport aux règles de bonne gestion financière (économie, efficacité, efficience). S'agissant des programmes eux-mêmes, ils seront adoptés individuellement selon les procédures définies dans le traité CE.

- de la politique de gestion de la Commission dans le domaine de l'assistance financière communautaire aux différentes régions du monde, en ce compris la déconcentration vers les délégations et la décentralisation en faveur des agences extérieures et leur impact au niveau de l'amélioration de l'aide extérieure communautaire,

Réponse de la Commission:

La Commission continuera à informer régulièrement le Parlement européen de l'avancement du processus de déconcentration vers les délégations et est heureuse de pouvoir transmettre au Parlement son rapport le plus récent sur l'état d'avancement de la déconcentration.

Sur la base de la communication du 16 mai 2002 relative à la réforme de la gestion de l'aide extérieure ainsi que du processus de déconcentration en cours, une communication à la Commission sur la réforme administrative du service extérieur unifié a été présentée le 2 juillet 2002. L'approbation de cette communication par la Commission marque un progrès important sur la voie de l'amélioration de la formation du personnel et de la gestion des délégations. Il est proposé qu'un nouveau service unique soit chargé de la gestion du personnel des délégations, que les responsabilités des délégations soient plus clairement définies et qu'une nouvelle structure de carrière soit introduite pour les fonctionnaires en poste dans les pays tiers. Ces mesures sont conçues pour assurer une mise à disposition plus rapide et plus efficace de l'aide de l'UE.

- de la mise sur pied d'une école d'administration européenne et de l'Office européen de recrutement,

Réponse de la Commission:

Les secrétaires généraux des institutions ont créé un groupe de travail interinstitutionnel sur la question d'une "école d'administration européenne".

Un premier document de réflexion élaboré par le groupe de travail a été examiné lors de la réunion des secrétaires généraux du 9 juillet 2002 et ce groupe a reçu pour mission de mettre au point un projet plus détaillé, qui devra être transmis aux secrétaires généraux en janvier 2003.

Les secrétaires généraux sont tombés d'accord sur le principe de la création d'une telle école dans le courant de l'année 2004, en précisant qu'elle devrait avoir trois priorités principales, à savoir l'orientation du nouveau personnel, la formation à la gestion et le développement des carrières et des compétences. L'école d'administration européenne contribuerait ainsi au développement d'une culture plus cohérente au sein des institutions, en matière de gestion et d'administration.

Comme suite à l'accord passé entre toutes les institutions, l'Office interinstitutionnel de recrutement du personnel européen (EPSO) sera créé et commencera ses activités le 1er janvier 2003 (voir aussi la réponse au point 11).

- du programme pluriannuel de conversion de postes temporaires en postes permanents ainsi que des secteurs concernés,

Réponse de la Commission:

Dans son Livre blanc sur la réforme, la Commission a annoncé son intention de lancer une opération de transformation d'emplois temporaires en emplois permanents. Cette opération était justifiée par le constat qu'une partie des agents temporaires de la Commission accomplissait en fait des tâches devenues permanentes.

De telles transformations d'emplois ne signifient nullement que l'institution se privera du recours à du personnel temporaire pour satisfaire à des besoins ponctuels d'une expertise particulière; en effet, et conformément à l'orientation proposée dans le Livre blanc, d'autres types de statuts tels que proposés dans le cadre de la réforme devraient remplacer en partie les emplois temporaires.

Le document sur les ressources humaines accompagnant l'avant-projet de budget (APB) 2001 annonçait une première opération sur 180 A et 90 B, en trois tranches annuelles de 60 A et 30 B.

150 transformations ont été réalisées au cours des exercices budgétaires 2001 et 2002. En 2003, elles devraient porter sur 67 emplois (20 A4, 20 A5, 1 LA5, 6 LA7, 10 B1 and 10 B2). Les transformations restantes seront demandées pour l'exercice budgétaire 2004.

Les transformations se réalisent dans toutes les directions générales, sauf dans les cabinets des commissaires.

- du renforcement de l'élément extérieur dans la procédure disciplinaire,

Réponse de la Commission:

Le 19 février 2002, la Commission a arrêté une décision sur la conduite des enquêtes administratives et des procédures disciplinaires (C 2002 (540)). Afin de renforcer le volet extérieur des procédures disciplinaires, l'article 10 de cette décision prévoit que le président du conseil de discipline sera choisi parmi les anciens fonctionnaires ou fonctionnaires en service (mis en congé spécial pendant la durée de leur mandat) ou parmi les anciens membres des institutions européennes. Le nouveau président du conseil de discipline, un ancien membre du Tribunal de première instance, prendra ses fonctions le 1er novembre 2002.

- de la réforme du régime de pension d'invalidité, et notamment de ses coefficients correcteurs;

Réponse de la Commission:

Le principal point de la réforme du régime communautaire d'invalidité proposée au Conseil consiste dans le remplacement de la pension d'invalidité par une allocation d'invalidité égale à 70% du dernier traitement de base perçu lorsque l'intéressé était encore en service; cette allocation donnera lieu à des contributions au régime de pensions. L'avancement d'échelon sera supprimé. L'allocation d'invalidité ne sera pas inférieure au minimum vital.

Dans la proposition présentée en avril au Conseil par la Commission, un coefficient correcteur particulier a été mis au point pour les pensions, fixé après comparaison des niveaux du coût de la vie des différents pays. Les coefficients correcteurs appliqués aux pensions le seront également aux allocations d'invalidité. Les nouveaux coefficients correcteurs fondés sur la comparaison entre les pays plutôt qu'entre les capitales - comme c'est le cas actuellement - seront plus proches des différences réelles existant entre les différents États de l'Union européenne.

6. Demande à la Commission, au vu de la prolifération récente du nombre d'organismes décentralisés, de proposer un mécanisme d'évaluation des agences axé sur leur rentabilité et leurs avantages par rapport à d'autres solutions;

Réponse de la Commission:

Comme indiqué au point 5, deuxième tiret, la Commission propose, en ce qui concerne le nouvel instrument des agences exécutives, une évaluation cas par cas de l'opportunité de créer une telle agence. Le projet de la Commission prévoit en outre explicitement la possibilité de supprimer une agence exécutive, dès lors que son maintien n'est plus jugé utile. S'agissant des agences communautaires existantes, seul le mandat de l'Agence européenne pour la reconstruction prévoit explicitement la possibilité d'une suppression.

7. Souligne que toute mesure entraînant une modification du statut des fonctionnaires et du régime applicable aux autres agents - nouveau système de carrière, incompétence professionnelle, retraite flexible, règles régissant la dénonciation des dysfonctionnements, etc. - doit être prise dans le respect des principes d'indépendance, de neutralité et de continuité de la fonction publique européenne ainsi que dans le respect des normes actuelles d'administration, et plus particulièrement de l'esprit de service et de transparence à l'égard des citoyens;

Réponse de la Commission:

La Commission s'est engagée dans le Livre blanc à fonder le processus de réforme sur les principes fondamentaux d'indépendance, de responsabilité, d'obligation de rendre compte, d'efficience et de transparence.

Dans sa proposition de modification du statut, la Commission a suggéré un certain nombre de mesures renforçant les principes d'indépendance, de neutralité et de continuité du service public européen. Ladite proposition expose clairement les principales obligations des fonctionnaires européens régissant l'exercice de leurs fonctions et leur conduite, telles que l'impartialité, l'objectivité et la loyauté, qui sont reconnues par la jurisprudence. Les obligations des fonctionnaires dans les situations susceptibles de donner lieu à des conflits d'intérêts ont été redéfinies. Les règles relatives à la discrétion professionnelle ont été révisées afin de les rapprocher des nouvelles règles de l'UE concernant l'accès du public aux documents. Enfin, la Commission a introduit une série de mesures propres à assurer le respect des normes professionnelles et éthiques, telles que les nouvelles règles disciplinaires, les règles sur la dénonciation des dysfonctionnements et l'incompétence professionnelle.

La continuité du service public européen sera garantie dans le cadre du statut modifié. Des principes de base tels que l'emploi à vie des fonctionnaires européens et un système fondé sur la carrière seront maintenus. Il convient en outre de souligner que le statut restera applicable aux fonctionnaires de l'ensemble des institutions et organes européens.

8. Espère que le niveau d'affectation des ressources humaines aux différents aspects de la réforme sera suffisant pour lui assurer une mise en place rapide et efficace (personnel affecté à la réforme du service extérieur et personnel concerné par cette réforme, par exemple); de même, en ce qui la réforme de la gestion et du contrôle financier des services et des délégations de la Commission, souhaite connaître les problèmes de recrutement auxquels la Commission doit faire face éventuellement;

Réponse de la Commission:

Les problèmes rencontrés par les services et les délégations de la Commission dans le cadre de la réforme du service extérieur sont liés à l'incertitude quant à la disponibilité préalable de ressources financières suffisantes, propres à assurer, comme prévu, une évolution régulière. Les délégations de la Commission jouant un rôle croissant, la Commission doit veiller à la mise à disposition de ressources suffisantes et a par conséquent demandé des fonds supplémentaires en 2003 (titre A6), afin de couvrir les coûts d'infrastructure liés à la déconcentration et au renforcement du personnel.

La Commission est déterminée à décentraliser la gestion de l'aide extérieure et à réaliser le transfert des responsabilités qui en découle vers les 78 délégations gérant de l'aide, selon le calendrier suivant: 21 délégations ont été couvertes en 2001, 26 le seront en 2002 et les autres le seront en 2003. La Commission a en outre l'intention d'achever la création d'un nouveau bureau à Kaboul en 2002.

L'approche de la Commission a toujours consisté dans l'octroi aux délégations installées dans des pays tiers de ressources leur permettant de s'acquitter de leurs nouvelles missions tout en respectant le niveau de qualité nécessaire. Cela nécessite la mise à disposition de ressources humaines, techniques et budgétaires complémentaires provenant des différentes parties du budget (A6 et lignes BA).

Une partie des nouveaux postes autorisés dans les budgets 2001 et 2002 a couvert le redéploiement d'agents supplémentaires au sein du réseau des délégations et l'APB 2003 comprend d'autres demandes visant à l'accélération du redéploiement de postes existants des services centraux vers les délégations.

Le transfert de responsabilités concernant un portefeuille national particulier sera progressif, son rythme dépendant du taux de croissance de la capacité d'absorption des délégations. Les délégations ont mis en lumière un important besoin de postes et de personnel non permanent. Ce dernier doit être partiellement financé, conformément aux accords passés dans le cadre du démantèlement des BAT, au moyen de crédits inscrits sur les lignes BA des programmes concernés d'actions extérieures.

Afin d'assurer que le niveau d'affectation des ressources humaines aux différents aspects de la réforme sera suffisant pour lui assurer une mise en place efficace, la Commission, dans le cadre de la stratégie de politique annuelle (SPA) 2003, a décidé d'affecter un personnel plus nombreux à cette priorité:

- il est proposé qu'environ un tiers des postes devenant vacants à la suite de départs anticipés à la retraite en 2003 soit utilisé par les services pour couvrir leurs besoins dans ce domaine. Il est logique d'utiliser ces postes aux fins d'une nouvelle politique du personnel, puisque celle-ci est axée sur l'investissement dans les personnes, notamment par l'intensification de la formation et de l'orientation professionnelle.

- La Commission a ainsi prouvé sa détermination à concrétiser le renforcement des ressources humaines consacrées à la mise en oeuvre de la réforme et elle continuera à s'assurer, dans le cadre du cycle de la SPA 2004, que les postes rendus disponibles par les nouveaux départs anticipés à la retraite serviront à réaliser l'objectif prioritaire de la réussite de la réforme.

En ce qui concerne les problèmes de recrutement, compte tenu du manque de personnes possédant les qualifications appropriées sur les listes de réserve et, partant, de la nécessité de former du personnel inexpérimenté, la Commission a décidé de passer en revue aussi rapidement que possible les profils des recrutements nécessaires aux DG en matière de gestion financière et pour les domaines connexes. Elle les comparera ensuite aux concours actuellement prévus dans ce domaine et organisera, le cas échéant, des concours généraux supplémentaires. à cet égard, la DG Personnel et administration établira un programme que devra mettre en oeuvre le nouvel Office de recrutement à partir du début de 2003. à titre provisoire, la solution du recrutement d'agents temporaires sur des postes permanents vacants sera appliquée jusqu'à ce que des listes de réserve suffisamment longues soient disponibles pour les concours concernés. . La Commission est ainsi parvenue à réduire le nombre de postes vacants (au 2 octobre 2002) à 594 (soit 3,3% du total du personnel relevant du budget opérationnel). La DG Budget fournira en outre la formation nécessaire au personnel en matière de gestion financière ainsi qu'une formation consacrée spécialement à la mise en oeuvre du nouveau règlement financier.

9. Estime qu'un personnel motivé est indispensable à la réussite des politiques mises en oeuvre par la Commission, et demande à la Commission de veiller à ce que l'ensemble du personnel, quel que soit son niveau, soit dûment consulté; se félicite qu'un accord ait été conclu entre la Commission et les organisations professionnelles représentant la grande majorité du personnel à l'égard des modifications proposées au statut des fonctionnaires qu'il considère comme un élément essentiel de la réforme de la Commission, et invite toutes les parties concernées à oeuvrer de manière constructive à la réalisation de la réforme;

Réponse de la Commission:

La Commission reste déterminée à assurer une consultation aussi large que possible de toutes les catégories de personnel et de toutes les parties concernées ainsi qu'à oeuvrer de manière constructive à la réalisation de la réforme (voir réponse au point 4). Pour toutes les décisions de réforme prises dans le cadre du présent statut, la Commission a non seulement respecté les procédures de concertation normales, mais est même allée au-delà du mécanisme traditionnel. Ce faisant, la Commission a instauré un climat de confiance avec les partenaires sociaux au sein de l'institution et a appliqué le principe d'un dialogue social pleinement transparent.

En rapport avec les réformes contenues dans la proposition de la Commission d'un règlement du Conseil portant modification du statut du personnel, la Commission a organisé de vastes consultations politiques et a mené avec le personnel et les représentants du personnel des concertations d'un niveau sans précédent. La Commission a aussi encouragé le dialogue social interinstitutionnel et a salué la présence de représentants du personnel d'autres institutions lors de quasiment chaque réunion de concertation.

S'agissant des négociations en cours au sein du Conseil, la Commission a, lors de la finalisation de la proposition de réforme, conclu un protocole d'accord mettant en place une procédure permanente d'échange d'informations et de consultation. Jusqu'à présent, ledit accord a été signé par deux organisations, représentant, sur le plan électoral, 60% du personnel de la Commission. Ces deux syndicats sont aussi représentés dans les autres institutions. La Commission a pris toutes les mesures nécessaires pour rendre le protocole d'accord opérationnel et pour l'ouvrir à d'autres organisations, actives dans les autres institutions.

Vu l'objectif de mettre un terme aux négociations en juin 2003 et les conséquences que la réforme peut avoir pour l'organisation et le fonctionnement de chaque institution, la Commission et le Conseil ont convenu de créer un groupe de contact en vue d'échanger régulièrement des informations sur le calendrier et l'avancement des travaux au sein de chaque institution. La première réunion de ce groupe, qui couvre toutes les institutions, a eu lieu à la fin de la présidence espagnole, le 28 juin 2002.

10. Invite la Commission à veiller à ce que la réforme n'ait aucun impact négatif, par exemple en ce qui concerne la diminution des contrôles sur place effectués par la Commission (point 3.72 du rapport annuel de la Cour des comptes);

Réponse de la Commission:

L'objectif général de responsabilisation des directions générales (DG), initiée par la réforme, a conduit au transfert, du Contrôle financier vers les DG opérationnelles, des ressources affectées aux contrôles sur place, dont la responsabilité incombe désormais intégralement aux DG.

En ce qui concerne l'observation particulière mentionnée par la Cour des comptes, le processus de transition en 2000, résultant de la réforme, a en effet eu, dans certains cas, une incidence sur le nombre de contrôles effectués sur place, mais il est clair maintenant qu'il s'agissait d'un phénomène temporaire. Des efforts considérables ont été consentis, par l'affectation d'un personnel supplémentaire aux activités d'audit et, lorsque cela était nécessaire, par un recours accru à des auditeurs externes. La situation générale étant demeurée stable en 2001, le renforcement des unités d'audit s'est poursuivi en 2002. Cela se traduira par un accroissement régulier du nombre de missions d'audits, en particulier dans le cas du Fonds de cohésion.

Ainsi, pour le FEDER, le nombre de contrôles sur place a été de 70 en 2001, pour 52 en 2000 et 61 en 1999. Pour le Fond de cohésion, les chiffres sont de 6 en 2001, 3 en 2000 et de 7 en 1999. De plus, 80 audits ont été réalisés sur place, en 2001, par des auditeurs externes auxquels la DG a recouru pour vérifier les projets gérés directement, financés en vertu des articles 7 et 10 du règlement n° 4254/88.

11. Invite la Commission à procéder à l'évaluation de la rentabilité de la mise en place de la réforme, y compris le coût de la formation professionnelle (en particulier dans le domaine de la gestion financière) et les coûts de recrutement et de mise en dégagement (en ce qui concerne l'article 50 du statut des fonctionnaires), et à l'informer des résultats;

Réponse de la Commission:

Le mandat de la DG Personnel et administration précise que l'une des ses principales missions consiste à "contribuer à la réforme dans le domaine du personnel et de l'administration. Pour cette raison, la DG Personnel et administration actualise en permanence sa programmation en matière de réforme conformément à une culture du changement et à l'expérience accumulée lors du processus de mise en oeuvre et d'évaluation." Une fonction d'évaluation a été créée en 2001 au sein de cette DG.

Les évaluations sont et seront réalisées pour faciliter les décisions de la DG Personnel et administration, pour lui fournir des informations propres à l'aider à (ré)orienter ses stratégies et ses activités et pour rendre compte des résultats atteints. Cette structure d'évaluation examine de manière systématique l'efficacité, l'efficience (coût/bénéfice), la pertinence, l'utilité et la durabilité d'une série d'activités de la DG. Cet exercice se concentre en particulier sur les initiatives de réforme dont la responsabilité lui incombe en vertu du Livre blanc sur la réforme de mars 2000. Le programme d'évaluation de la DG Personnel et administration pour 2002, qui fait partie intégrante du plan annuel de gestion, porte sur un échantillon d'actions qui présentent un intérêt dans le cadre de la réforme:

- évaluation de la formation linguistique;

- évaluation de la formation en gestion;

- évaluation de la politique d'égalité des chances au sein de la Commission, avec un intérêt particulier pour l'égalité entre les sexes;

- évaluation de la politique d'infrastructure informatique et de l'appui à l'initiative e-Commission.

Les résultats de ces évaluations seront disponibles au cours du premier semestre de 2003. Pour garantir aux évaluations des conclusions aussi pertinentes que possible, différents outils d'évaluation sont combinés pour la collecte et l'analyse des données relatives à un même "objet d'étude" (comme un groupe cible), méthode connue sous le nom de triangulation méthodologique. Ainsi, les points forts d'un outil peuvent compenser les faiblesses d'un autre.

En ce qui concerne les mesures non couvertes ou couvertes seulement partiellement par ce plan d'évaluation:

1. Formation professionnelle

Les principales lignes budgétaires destinées à la formation professionnelle du personnel de la Commission en 2001 ont été les suivantes:

* A-7060 (pour la formation générale) : 9.000.000 EUR

* A-4030 (pour la formation linguistique) : 3.868.000 EUR

* A-2 & A-5 (pour la formation informatique) : 2.145.000 EUR

* C-651 (pour la formation du personnel de recherche) : 55.000 EUR

La formation à la gestion financière a été prioritaire en 2001 et a représenté 19% du total des journées de formation (générale) organisées de manière centralisée pour le personnel de la Commission en 2001 (4 802 journées de formation pour un total de 24 643).

Le coût de cette formation n'a représenté que 5% de la ligne A-7060 pour la formation centralisée. Nombre de ces cours ont été assurés par du personnel de la DG Budget, en raison de la nature du sujet. À cet égard, six cours différents ont été assurés, couvrant une moyenne de 203 personnes/jour.

La Commission estime ces dépenses indispensables. Comme elle a l'a déjà souligné dans le Livre blanc sur la réforme de la Commission, en date du 1er mars 2000, "si l'on veut que le nouveau système d'audit, de gestion et de contrôle financiers soit solide, il est essentiel que les opérations financières soient réalisées par un personnel de haute compétence. Toute pénurie en matière de ressources humaines, de compétences ou de savoir-faire compromettrait gravement la fiabilité du système. [...] L'objectif étant que l'ensemble du personnel de la Commission comprenne de la même manière les concepts et le vocabulaire spécifiques du nouveau système d'audit, de gestion et de contrôle financiers, il est prévu de lui faire suivre immédiatement une formation portant sur les principes qui sous-tendent les réformes financières. Le personnel d'encadrement responsable des programmes impliquant des dépenses bénéficiera de cours de formation exposant les stratégies propres à maximiser le rapport coût/efficacité de ses activités. Dès que l'on disposera des nouveaux manuels opérationnels contenant les règles et procédures simplifiées et consolidées, une formation intensive et approfondie sera assurée à l'intention des fonctionnaires qui sont responsables de programmes impliquant des dépenses. .... Une introduction aux systèmes budgétaires et financiers de la Commission sera obligatoire pour l'ensemble du personnel."

2. Article 50

En 2000, le coût total des décisions au titre de l'article 50 s'est élevé à 3.861.715 euros. Cela représente 0,11% du montant total affecté aux salaires, pensions comprises (0.15% hors pensions), ce qui peut être considéré comme très modeste.

Ces chiffres ne tiennent en outre pas compte du fait que le coût des décisions au titre de l'article 50 a pu être couvert par les économies résultant du remplacement de fonctionnaires quittant le service dans le cadre de l'article 50 par des fonctionnaires se situant au premier échelon du grade concerné. En d'autres termes, le coût salarial des fonctionnaires nouvellement nommés est souvent inférieur à celui de leurs prédécesseurs.

Les dispositions de l'article 50 constituent un élément de flexibilité dans la gestion et l'organisation des services des institutions, en ce sens que l'emploi de membres du personnel d'encadrement supérieur peut leur être retiré pour des motifs d'organisation, si cela est considéré comme étant dans l'intérêt du service (par exemple dans le cas de la restructuration ou de la réorganisation des services, ou pour assurer une meilleure correspondance entre le profil desdits fonctionnaires et les missions de l'institution).

3. Recrutement - Analyse coût/bénéfice de l'office interinstitutionnel de recrutement du personnel européen (EPSO).

Comme indiqué dans les réponses aux points 3 et 5, l'EPSO deviendra opérationnel le 1er janvier 2003.

Le tableau joint en annexe illustre les coûts de recrutement et les économies que génère la création de l'EPSO.

Les économies sont démontrées si le coût par lauréat est inférieur après la création de l'EPSO.

L'estimation du nombre de lauréats nécessaires chaque année est lié aux postes à pourvoir. Le nombre de postes à pourvoir dépend des départs à la retraite (turn-over), d'actions ponctuelles telles que la transformation de crédits en emplois ou le dégagement, et du nombre de nouveaux postes (qu'ils soient normaux ou liés à l'élargissement).

La durée d'un concours varie entre 15 et 18 mois pour les concours multilingues. On peut considérer que 58% des coûts ont lieu l'année de la publication du concours et 42% l'année de l'établissement des listes de lauréats.

En tenant compte de ces éléments, on constate que, dans le contexte de l'élargissement, l'EPSO réduit le coût d'un lauréat d'un peu moins que de moitié. Cette économie provient essentiellement du nombre important de candidats qu'il faudra recruter à la suite de l'élargissement. La rationalisation des procédures de sélection qui résultera de la création de l'EPSO permettra des économies d'environ 20% par lauréat par rapport aux coûts encourus par l'unité "Recrutement" de la Commission en 2001 et 2002. Si l'on prend également en compte l'élargissement, des économies d'échelle supplémentaires seront possibles et réduiront le coût d'environ 37% par lauréat.

12. Considère que les "déclarations de gestion" de chaque directeur général, mises en place par le nouveau système de gestion interne (et effectives à partir de mai 2002), constitueront un instrument nouveau et utile pour évaluer la performance des directions générales de la Commission et permettront d'identifier plus facilement les domaines dans lesquels il convient de procéder à des améliorations; souligne que les déclarations de gestion ne réduisent en rien la responsabilité individuelle ou collective des membres de la Commission;

Réponse de la Commission:

Dans le nouveau cadre de gestion et de contrôle, les rapports d'activité annuels et les déclarations constituent de nouveaux instruments de gestion au moyen desquels les directeurs généraux et les chefs de service de la Commission, personnellement responsables des ressources qu'ils doivent gérer, rendent compte au Collège et aux autres parties prenantes (Conseil et Parlement européen). Comme la Commission l'a souligné dans sa réponse à la résolution du Parlement relative à la décharge concernant 1999, cela n'affecte en rien la responsabilité individuelle ou collective des Membres de la Commission.

Les premiers rapports d'activité annuels, portant sur l'année 2001, ont été élaborés par la totalité des directeurs généraux et chefs de service avant le 1er mai 2002. Il convient de considérer ces rapports comme un premier pas vers un cycle de planification et de programmation stratégique tout à fait cohérent, mais le processus d'élaboration et la portée du rapport et de la déclaration devront encore faire l'objet d'un approfondissement méthodologique à la lumière de l'expérience de la première année.

Sur la base desdits rapports, la Commission a adopté le 24 juillet 2002 un rapport de synthèse qui a été transmis au Parlement européen, au Conseil et à la Cour des comptes des Communautés européennes, en même temps que les rapports d'activité annuels et les rapports du contrôleur financier et de l'auditeur interne, au titre des articles 24 et 24bis du règlement financier.

13. Attend de la Commission qu'elle l'informe de toute autre réforme qui serait en cours;

Réponse de la Commission:

La Commission a tenu informé le Parlement européen ainsi que les autres institutions, et cela depuis le début du processus de réforme. Il continuera bien entendu à en aller ainsi dans le cas d'autres réformes éventuelles, comme la modernisation du système comptable, et des processus en cours.

Les procédures

14. Constate, ainsi que le rapport annuel de la Cour des comptes la souligne, l'inadéquation des procédures aux objectifs poursuivis; en particulier:

a) déplore une mauvaise articulation entre la Commission et les États membres: qu'il s'agisse du manque d'homogénéité des informations transmises à la Commission par les États membres dans le cadre, par exemple, des ressources propres et portant sur les fraudes, les irrégularités constatées ainsi que sur les contrôles mis en place pour les prévenir (point 1.61 du rapport annuel de la Cour des comptes), qu'il s'agisse de l'absence de transmission de données par certains États membres dans le cadre de l'apurement des comptes (FEOGA, section garantie, point 2.59 du rapport annuel), et de cette même lacune en ce qui concerne les Fonds structurels, qu'il s'agisse de l'absence d'informations statistiques à la Commission concernant l'application des primes dans les secteurs OCM de la viande ovine et caprine (point 2.117 du rapport annuel de la Cour des comptes);

Réponse de la Commission:

Pour les ressources propres traditionnelles et, en particulier, en ce qui concerne les cas de fraude et d'irrégularité, la Commission et les États membres sont reliés par le système OWNRES, qui donne une vue globale de la situation, même si, en raison de définitions divergentes des notions de fraude et d'irrégularité appliquées par les États membres, les informations obtenues sont parfois difficiles à comparer. Pour fournir une solution appropriée, la Commission a présenté en 2001 une proposition de directive du Conseil et du Parlement sur la protection pénale des intérêts financiers communautaires, qui comporte une distinction entre fraude et irrégularité. OWNRES, s'il fonctionne de manière acceptable sur le plan technique, fait actuellement l'objet d'une étude, visant à renforcer sa convivialité.

Dans le cadre du comité consultatif pour la coordination dans le domaine de la lutte contre la fraude (COCOLAF), la Commission rappelle en outre régulièrement aux États membres l'importance de fournir des informations homogènes sur les cas de fraude ou d'irrégularité communiqués dans le domaine des ressources propres.

Pour ce qui est des Fonds structurels, les informations relatives à la manière dont les États membres utilisent les crédits structurels devraient s'améliorer à la suite de l'informatisation et d'une application plus stricte des obligations en matière de compte rendu. Les innovations introduites dans ce domaine au cours de la nouvelle période comprennent: la base de données SFC des Fonds structurels, la liaison entre les paiements intermédiaires et la présentation des rapports annuels, une meilleure prévision des demandes de paiement, l'encodage des projets selon une classification type, la communication des corrections financières et des recouvrements et l'accès à des informations détaillées sur les projets aux fins de procéder à une analyse avant les audits.

À l'automne 2002, la direction générale de la Commission chargée des Fonds structurels et l'Office de lutte antifraude (OLAF) procéderont à un audit du respect par les États membres des procédures de communication des irrégularités dans le domaine des Fonds structurels.

En ce qui concerne les statistiques relatives aux primes dans le secteur des viandes ovine et caprine, seul un État membre a transmis des informations incomplètes et la Commission a déjà pris les mesures nécessaires. Elle ne saurait dès lors marquer son accord avec l'observation relative au secteur ovin. La réforme de ce secteur s'est fondée sur des statistiques valides. Elles ont constitué la base de l'étude de faisabilité et des simulations budgétaires des différentes stratégies envisageables, y compris le calcul des versements complémentaires.

b) constate que la Commission admet cet état de fait (dans sa réponse au point 2.117); n'accepte pas cependant que la faiblesse décelée dans un secteur serve d'excuse pour d'autres secteurs, demande en conséquence à la Commission de déployer les efforts nécessaires auprès des États membres, en temps voulu pour la prochaine décharge, afin qu'ils se conforment à temps à leurs obligations et que les informations transmises correspondent dans tous les pays membres à des définitions homogènes (en particulier lorsqu'il s'agit de fraudes ou d'irrégularités);

Réponse de la Commission:

en ce qui concerne la réforme du secteur de la viande ovine, voir la réponse au point a).

La Commission poursuit, dans le cadre des réunions régulières du COCOLAF, le comité consultatif pour la coordination de la lutte antifraude, un dialogue avec les États membres visant à assurer que la communication par les États membres des fraudes et irrégularités s'effectue, dans le domaine des Fonds structurels, selon des procédures standard. Un exposé a été fait par les services de la Commission, lors de la réunion la plus récente du COCOLAF, en juillet 2002, à propos de la nécessité de disposer de procédures standard tant dans le domaine des Fonds structurels que dans celui des dépenses agricoles et un audit des trois procédures sera réalisé à l'automne 2002 (voir la réponse au point a).

c) la résistance de certains États membres à appliquer certaines stratégies comme ce fut le cas concernant les mesures prises par la Commission pour détecter et éradiquer l'ESB, ainsi que le dénonce la Cour des comptes (rapport spécial n° 14/2001 [1]), et l'absence de réglementation d'urgence permettant de remédier rapidement à ces situations (les procédures devant la Cour de justice n'étant pas appropriées pour gérer l'urgence);

[1] JO C 342 du 20.11.2001.

Réponse de la Commission:

Avant l'adoption du règlement n° 178/2002 du Parlement européen et du Conseil établissant les principes généraux et les prescriptions générales de la législation alimentaire, la Commission ne disposait que de compétences très limitées (en dehors des procédures d'infraction) pour prendre des mesures rapides lorsqu'un État membre manquait à appliquer des règles de sécurité alimentaire ou pour imposer des corrections financières en rapport avec des dépenses vétérinaires ou des mesures d'organisation de marchés financées par l'UE. Il s'agissait d'un handicap majeur en ce qui concerne la détection et l'éradication de l'ESB.

Avec la prochaine proposition relative aux contrôles officiels des denrées alimentaires et des aliments pour animaux, la Commission entend introduire de nouveaux instruments, lui permettant de prendre des mesures plus efficaces contre les États membres ne mettant pas correctement en oeuvre la législation de l'UE en la matière. La Commission souhaite présenter cette proposition au Parlement européen et au Conseil avant la fin de l'année 2002.

d) note que plusieurs erreurs constatées par la Cour (points 2.36 à 2.41 du rapport annuel 2000 de la Cour des comptes) se sont révélées systématiques, le principal type d'erreur systématique concernant les prélèvements indus effectués sur les aides versées (2.36); relève que la Cour cite des exemples de tels prélèvements en Suède, en Grèce et en Espagne; relève également que la Commission enquête actuellement sur les montants forfaitaires introduits au Danemark pour les demandes de restitutions à l'exportation; demande à la Commission d'être pleinement informé de l'évolution de cette affaire;

Réponse de la Commission:

En ce qui concerne les déductions de subventions du FEOGA dans le cas de coopératives agricoles, associations de producteurs et organismes connexes assurant des tâches liées à la gestion de l'aide en question qui leur ont été déléguées par les pouvoirs publics ou leur ont été conférées en vertu de la législation communautaire, la Commission estime que si ces déductions sont réalisées dans des secteurs auxquels est applicable une disposition de paiement intégral et si elles sont liées à la gestion du régime d'aide par lesdits organismes, lesdites déductions sont interdites, sauf si la législation communautaire relative au secteur les autorise explicitement.

S'agissant des frais administratifs introduits au Danemark pour les demandes de restitutions à l'exportation, les autorités danoises ont informé la Commission, par courrier du 23 avril 2002, de la suppression de ces frais au 1er mai 2002.

Pour ce qui est des corrections forfaitaires grecques, on a utilisé dans la procédure d'apurement des comptes pour les campagnes 1993 et suivantes des montants équivalents aux montants déduits des aides à la superficie et des primes aux bovins. La possibilité d'appliquer de telles corrections financières est en cours d'examen pour les versements effectués dans les secteurs ovin et caprin à partir de l'exercice 2000.

Pour ce qui est des mesures spécifiques relatives aux noix en Espagne, aucune correction ne sera proposée, après examen du dossier, étant donné que, pour le régime en question, il n'existe pas de clause de paiement intégral et que le bénéficiaire est l'organisation des producteurs et non le producteur lui-même. Il ne s'agit en outre pas d'une déduction, mais d'une compensation, que n'interdisent pas les règles communautaires.

Pour la Suède, la Commission envisage une correction financière équivalant aux montants prélevés par les autorités suédoises et déduits des paiements des aides à la superficie en 1999 pour l'établissement de cartes.

(e) regrette que, dans le domaine de l'aide extérieure, le programme Tacis de coopération transfrontalière ne soit pas parvenu, après quatre années de mise en oeuvre, à atteindre un de ses grands objectifs, à savoir l'amélioration des conditions de vie des régions frontalières (voir par exemple le rapport spécial n° 11/2001 de la Cour des comptes [2]); demande à la Commission de renforcer la coopération entre les divers programmes (Tacis, Interreg, Phare) et d'accorder la priorité aux projets d'amélioration du cadre de vie; demande à être informé pour juillet 2002 des résultats concrets du programme, que la Commission attendait pour 2001;

[2] JO C 329 du 23.11.2001.

Réponse de la Commission:

La Commission reconnaît que l'impact du programme a été limité lorsqu'il a été examiné par la Cour des comptes (quatre ans après le début du programme). La Cour elle-même a noté qu'au mieux, seule une incidence modeste pourrait être escomptée en raison des fonds limités disponibles. Le programme a connu des problèmes de démarrage qui sont maintenant résolus.

Le programme a donné des résultats mesurables. Un poste-frontière a été créé à Leushen en Moldavie en 2001; un pont et quatre autres points de passage frontaliers ont été achevés, ou sont presque achevés, et seront officiellement ouverts au troisième trimestre de 2002. Il s'agit du pont de Jagodin sur le Boug entre l'Ukraine et la Pologne avec sa voie d'accès; deux postes-frontières à Salla et Svetogorsk sur la frontière finno-russe; le poste de Chop sur la frontière entre la Hongrie et l'Ukraine, et le point de passage de Kameny Log sur la frontière entre le Belarus et la Lituanie. Ces postes ont contribué à des contrôles plus efficaces et ont permis de réduire les temps d'attente. La construction d'un nouveau point de passage à Bagrationovsk entre Kaliningrad et la Pologne a commencé en juin 2002 et sera achevée au début de 2003. En outre, les travaux sur la ligne frontalière entre le Belarus et la Lituanie ont commencé en mars 2002.

La pépinière d'entreprises créée dans le cadre du projet de développement économique à Uzghorod en Ukraine affiche complet et fait l'objet d'une liste d'attente de clients potentiels. Un projet a été lancé en vue de promouvoir les projets innovateurs de microentreprises et pour fournir des formations plus nombreuses, propres à développer les compétences économiques des entrepreneurs. Un nouveau projet, en phase d'élaboration, vise à favoriser le développement économique de l'Eurorégion du Bas-Danube, en soutenant les PME et en encourageant les échanges transfrontaliers avec la Roumanie. Si ces résultats sont positifs, il est vrai que leur impact sur les conditions de vie locales ne se fera pas sentir avant un certain temps.

Le renforcement de la coordination entre TACIS CTF, INTERREG et PHARE a été et reste prioritaire aux yeux de la Commission. étant donné que la plupart des frontières TACIS/PHARE actuelles devraient devenir des frontières TACIS/INTERREG en 2004, l'accent a largement été mis sur la coordination entre ces deux derniers programmes. En avril 2001, la Commission a publié un manuel pour la coordination du financement TACIS et INTERREG, contenant un certain nombre de mesures pratiques visant à faciliter la mise au point et l'exécution de projets conjoints transfrontaliers. La mise en oeuvre de ce guide progresse de manière satisfaisante et d'autres procédures visant à rapprocher ces deux instruments sont en cours d'élaboration. Leurs priorités respectives ont été harmonisées, les projets bénéficiant d'un financement dans le cadre d'un instrument feront l'objet d'un traitement prioritaire dans le cadre de l'autre et un bulletin d'information électronique a été créé pour tenir les parties intéressées au courant de l'évolution des deux instruments. Le nombre de projets conjoints financés des deux côtés de la frontière a connu une augmentation sensible. Un séminaire a eu lieu à Saint-Pétersbourg en novembre 2001, lors duquel les participants, venus de tous les NEI, pays candidats et États membres concernés, ont eu la possibilité d'aborder des questions liées à la coordination des différents instruments communautaires et à la coopération transfrontières en général, considérée comme l'un des aspects clés de l'approche stratégique de l'UE concernant ses frontières extérieures, présentes et à venir.

Dans les régions des pays candidats voisines des NEI, les crédits des programmes PHARE nationaux peuvent servir à soutenir des activités sociales et économiques présentant un caractère transfrontalier. Ce faisant, les programmes PHARE nationaux peuvent fournir les fonds nécessaires à l'amélioration de la coordination avec le programme TACIS de coopération transfrontières.

f) relève que la Commission a amélioré les procédures administratives d'ECHO afin de pouvoir mieux gérer les urgences (voir par exemple le rapport spécial n° 2/2001 - aide humanitaire en faveur des victimes de la crise du Kosovo [3]); demande l'établissement d'un rapport d'évaluation concernant la gestion des crises humanitaires récentes (délai de paiement, capacité décisionnelle, coopération avec les ONG et évaluation de l'aide);

[3] JO C 168 du 12.6.2001.

Réponse de la Commission:

La Commission a adopté une nouvelle procédure de décision-cadre en matière de première urgence, afin de pouvoir répondre avec plus de souplesse aux crises humanitaires urgentes. Cela a permis à ECHO de figurer parmi les premiers donateurs dans toutes les crises survenues depuis sa création en 2001. ECHO peut désormais prendre une décision relative à de nouvelles urgences dans un cadre déterminé et dans un délai maximum de 72 heures. Depuis l'adoption de ces nouvelles dispositions, la procédure de première urgence a été appliquée à quatre reprises. Dans chaque cas, la Commission a approuvé la décision de financement dans un délai maximum de trois jours après l'apparition de la situation d'urgence. Une procédure accélérée pour le décaissement des fonds (5 jours) est enclenchée après ces décisions.

ECHO applique aussi une procédure de décision d'urgence permettant de réagir dans un délai de cinq jours après la survenance d'une crise ou d'un événement similaire. Cette procédure s'accompagne aussi d'un processus accéléré de décaissement de fonds, qui prend également cinq jours. En 2001, 31 décisions d'urgence ont été prises, totalisant un montant de 92 millions d'euros.

ECHO a entamé en 2001 des dialogues stratégiques avec ses partenaires internationaux, en particulier avec les organismes des familles du cicr et des Nations unies, afin de planifier et de mieux cibler l'aide humanitaire dans le cas des crises à long terme, quelque peu oubliées. Ces dialogues sont annuels, mais revêtent un caractère permanent sur le terrain et dans des contextes particuliers, de sorte que des relations dynamiques se sont nouées entre ECHO et ses partenaires.

Les négociations générales entre la Commission et le groupe des organismes des Nations unies, visant à élaborer de nouvelles méthodes de travail simplifiées, ainsi que les dialogues stratégiques menés avec les Nations unies et d'autres partenaires internationaux progressent de manière régulière et satisfaisante. La révision de l'accord UE-NU prendra encore un certain temps, étant donné que les deux partenaires doivent s'entendre sur des indicateurs de performances mesurables et quantifiables. On prévoit cependant qu'à la fin 2002, les négociations auront considérablement progressé. Cela dépendra toutefois aussi de la capacité des organismes des Nations unies à aborder rapidement les phases suivantes du dialogue.

Le principal mécanisme de financement utilisé par ECHO est le contrat-cadre de partenariat qui comprend une procédure d'approbation du partenaire et constitue un contrat de subvention exhaustif, adapté aux besoins des opérations humanitaires. Le contrat fera encore l'objet d'une révision en 2002, afin de tenir compte de la refonte des règles de la Commission et du mandat d'ECHO, et cela avec plus de flexibilité et de simplicité.

g) considère que, dans le cadre de la PESC, comme le souligne le rapport spécial n° 13/2001 de la Cour des comptes [4], le présent arrangement est insatisfaisant; invite la Conseil et la Commission à présenter immédiatement - ainsi que l'indique la Commission (voir réponse du questionnaire 5.1) - une définition commune des dépenses de fonctionnement et des dépenses opérationnelles des représentants spéciaux de l'Union européenne; demande la fixation de règles claires pour les rémunérations et les frais afférents du personnel des bureaux des représentants spéciaux de l'Union européenne ainsi que l'adoption de dispositions claires en vue de la présentation de rapports, d'audits et d'évaluations adéquats;

[4] JO C 338 du 30.11.2001.

Réponse de la Commission:

Dans une déclaration commune (doc. 14835/01 du 4 décembre 2001), le Conseil et la Commission ont convenu de réviser les "directives relatives à la procédure de nomination des représentants spéciaux de l'UE (RSUE) et du régime administratif les concernant", adoptées le 30 mars 2000 (doc. 7089/00 PESC 136 FIN 104), en vue d'arriver avant le 31 mars 2002 à un accord sur la portée des notions de dépenses administratives et opérationnelles.

Les discussions relatives à la définition des dépenses administratives et opérationnelles des RSUE ont été entamées au sein du groupe de travail des conseillers pour les relations extérieures, créé au sein du Conseil. La Commission a mis au point une définition et a présenté une contribution sous la forme d'un document de travail des services de la Commission. Les débats ont malheureusement été dominés par la question du manque de ressources disponibles pour le financement des RSUE, en particulier dans le budget administratif du Conseil. En effet, conformément aux directives du 30 mars 2000, les RSUE sont financés sur le budget administratif du Conseil, étant donné qu'ils sont placés sous l'autorité du Haut Représentant/Secrétaire général. Le groupe de travail n'est pas parvenu à conclure. La Commission admet que le présent arrangement n'est pas satisfaisant, en raison de l'absence de définition adéquate des dépenses administratives et opérationnelles dans la version actuelle des directives relatives aux RSUE de mars 2000. La Commission continuera à rechercher activement une solution à ce problème avec le Conseil.

Des règles claires sur les rémunérations et les frais afférents du personnel des bureaux des RSUE et d'autres conseillers spéciaux de la Commission sont actuellement élaborées par la Commission.

Pour ce qui est des rapports de la Commission au Parlement européen (PE), les tableaux hebdomadaires relatifs à l'exécution budgétaire reçus par le PE au niveau des chapitres couvrent également la PESC, à la rubrique 4. En vertu du point 40.1 de l'accord interinstitutionnel (AII) du 6 mai 1999, la présidence du Conseil informera régulièrement le PE de l'évolution et de l'exécution des actions PESC. L'information régulière du PE sur les actions PESC relève donc de la responsabilité commune du Conseil et de la Commission. En outre, conformément au point 40.3 dudit accord, la Commission informe, chaque trimestre, l'autorité budgétaire de l'évolution et de l'exécution des actions PESC. Ces informations ont été fournies de manière régulière depuis le début 2001.

S'agissant de la présentation à la Commission de rapports par les organismes d'exécution, des dispositions claires existent déjà. L'établissement de rapports intermédiaires et finals par les organismes chargés de l'exécution des actions communes est une condition préalable aux paiements. La Commission met l'accent sur l'audit et l'évaluation des actions PESC et a organisé deux audits et une évaluation en 2001. Elle poursuivra ses efforts en ce sens.

h) recommande que le Conseil et la Commission lui présentent une proposition quant aux critères applicables à la définition des dépenses opérationnelles et administratives de la PESC, ainsi qu'une proposition d'accord interinstitutionnel clarifiant le rôle de la Commission en ce qui concerne la fixation du cadre financier et opérationnel de l'exécution budgétaire et présentant les systèmes d'audit et d'évaluation mis en place dans ce domaine;

Réponse de la Commission:

De l'avis de la Commission, il n'est pas nécessaire de présenter des critères particuliers pour la définition des dépenses administratives et opérationnelles de la PESC. Le règlement financier 2002 s'appliquera aux deux catégories, à la seule exception des dépenses opérationnelles non imputées au budget général de l'UE.

La nécessité de définir la portée des dépenses administratives et opérationnelles n'existe qu'en rapport avec les mandats des représentants spéciaux de l'UE, qui bénéficient d'un régime particulier mis en place par les directives du Conseil de mars 2000. Ces dernières opèrent une distinction entre les dépenses administratives, relevant du budget administratif du Conseil, et les dépenses opérationnelles, à financer sur le budget de la PESC.

La Commission accueille favorablement la suggestion du Parlement européen de définir clairement le principe et les arrangements opérationnels relatifs au rôle de la Commission dans l'exécution de la PESC et estime qu'un rôle accru dans ce domaine mènerait à une meilleure gestion des actions PESC. La Commission prendra dûment en compte la recommandation du PE de proposer un nouvel accord interinstitutionnel.

15. Demande à la Commission de procéder à des audits spéciaux des représentations dans les États membres, étant donné les allégations de négligence au sein de la représentation de Stockholm; demande à être dûment informé des résultats des procédures disciplinaires à l'égard de la représentation de Stockholm;

Réponse de la Commission:

La Commission a déjà pris un certain nombre de dispositions préventives et de contrôle visant à limiter les risques de malversations dans ses services décentralisés:

- Une unité «Inspections des Représentations dans les États membres» a été créée dès avril 2001 au sein de la DG Presse et communication. Cette unité a pour compétence spécifique de s'assurer que la gestion au sein des Représentations est pleinement conforme aux différentes règles internes applicables (et le cas échéant externes: législation nationale, etc.). Des inspections régulières des différentes Représentations continueront à être conduites dans ce cadre.

- La DG Presse et communication dispose également d'une capacité d'audit interne avec la mise en place d'une unité audit en avril 2001. Bien que la compétence de cette dernière recouvre l'ensemble de la DG, elle peut également auditer les Représentations dans les États membres et veiller ainsi à ce que la gestion de celles-ci soit optimale par rapport à certains critères prédéfinis. Des audits ponctuels des Représentations pourront être menés dans ce cadre en coordination avec l'unité Inspection, sans préjudice en outre de la compétence générale du service d'audit interne de la Commission (IAS) à mener des audits additionnels.

- Enfin, la DG Presse et communication a mis en place les contrôles de standards internes tels que requis dans le cadre de la réforme et applicables au sein de toutes les directions générales de la Commission.

S'agissant des procédures disciplinaires relatives à la représentation de Stockholm, le conseil de discipline a émis un avis dans chacune des trois procédures et la Commission est sur le point de prendre très prochainement une décision définitive dans deux des trois affaires. La procédure disciplinaire a dû être suspendue dans la troisième affaire, en raison des poursuites lancées contre le fonctionnaire concerné par les autorités suédoises. L'article 88, cinquième alinéa, du statut du personnel prévoit que lorsqu'un fonctionnaire fait l'objet de poursuites, l'autorité investie du pouvoir de nomination ne tranche qu'une fois devenue définitive la décision de la juridiction saisie.

16. Invite la Commission à améliorer les prévisions budgétaires, à réduire les divergences entre les estimations et l'exécution réelle et à améliorer la communication entre elle-même et les États membres, notamment dans le cadre du réseau budgétaire pour l'échange d'informations;

Réponse de la Commission:

Afin d'améliorer la prévision des dépenses budgétaires, en particulier dans le domaine des actions structurelles, le règlement sur les Fonds structurels (1260/99) impose aux États membres de présenter des prévisions de demandes de paiement à la Commission pour le 30 avril de chaque année, couvrant l'exercice en cours et le suivant. Une fois analysées, les prévisions peuvent servir à l'établissement des niveaux de crédits de paiement nécessaires pour chaque objectif dans le budget de l'année suivante. Jusqu'à présent, elles ont cependant été trop tardives pour être incluses dans le projet de budget, qui doit être présenté par la Commission avant que les réponses des États membres lui parviennent.

La Commission s'est efforcée d'améliorer la fiabilité et l'actualité de ces prévisions, de manière à en faire un véritable outil de gestion, en dépit des imprécisions inhérentes aux actions (dépenses découlant d'un grand nombre de projets individuels) et du fait que l'on manque encore d'expérience dans l'utilisation de ce nouveau système de paiements fondé sur les remboursements. En mars 2002, la Commission a rappelé par écrit aux États membres leurs obligations et elle a souligné l'importance des prévisions. Ce message a été réitéré dans les lettres des responsables des Fonds structurels et par l'intermédiaire des comités consultatifs.

En 2002, tous les États membres ont fourni des prévisions.

En ce qui concerne les prévisions relatives aux recettes budgétaires, voir la réponse au point 50.

17. Estime que la Commission doit se doter d'instruments pour améliorer les prévisions budgétaires et utiliser davantage le réseau budgétaire pour éviter la récurrence d'excédents budgétaires très élevés;

Réponse de la Commission:

La Commission se réfère à sa réponse aux points 16 et 50.

18. Est convaincu que le mode de gestion de l'Union d'aujourd'hui et de l'Union élargie de demain doit continuer à reposer sur le principe de décentralisation. Cette décentralisation requiert des différentes administrations nationales des capacités de gestion comparables et également efficaces, comme le demandent les nouvelles réglementations sur les Fonds structurels [règlement (CE) n° 1260/1999], entrées en vigueur en 2000, qui supposent également une clarification des rôles respectifs de la Commission, des États membres et des divers partenaires visés à l'article 8 de ce règlement; note toutefois, que lorsqu'une opération budgétaire concerne plusieurs États membres pour plusieurs opérations de la PAC, une intervention plus importante de la Commission pourrait être nécessaire; souligne que le succès de la gestion décentralisée des programmes Sapard et Ispa dans les pays candidats et de l'activité de leurs administrations nationales dépendra de la volonté de l'Union européenne d'aider ces pays à améliorer leur capacité administrative; encourage la Commission à poursuivre ses actions de formation (par le biais de jumelages avec les pays candidats) et d'information (telles que les tables rondes avec les organes responsables des États membres);

Réponse de la Commission:

La Commission estime qu'il est prioritaire de s'assurer que les États membres disposent des systèmes nécessaires pour gérer correctement les crédits des Fonds structurels. La gestion décentralisée saine est l'une des idées maîtresses du règlement n° 1260/99 sur les Fonds structurels et les exigences à cet égard ont été renforcées par les règlements d'application n° 438/2001 (systèmes de gestion de contrôle) et n° 448/2001 (corrections). Un règlement parallèle relatif aux systèmes de contrôle et aux corrections, le règlement (CE) n° 1386/2002, a été adopté par la Commission en juillet 2002 pour le Fonds de cohésion, qui, tout comme les Fonds structurels, sera également actif dans les nouveaux États membres après leur adhésion. Lors de ses audits, la Commission se concentre désormais sur les systèmes. La Commission a poursuivi ses activités visant à appuyer le processus de renforcement des institutions et des systèmes dans les pays candidats dans le domaine du contrôle interne des finances publiques, en particulier au moyen de la formation de fonctionnaires nationaux et de la constitution de réseaux auxquels participent des organisations similaires des États membres et des pays candidats. En mars 2002, un séminaire de formation au contrôle interne des finances publiques, destiné à des fonctionnaires turcs, a eu lieu à Ankara. Un atelier traitant des aspects régionaux du contrôle financier des aides structurelles a été organisé en mai à Cracovie (Pologne) et a réuni des participants originaires de trois États membres et de trois pays candidats. La 5e réunion du groupe de contact des organismes européens de contrôle financier (États membres, pays candidats et Commission) se déroulera en octobre prochain.

La Commission poursuivra ces activités tout au long de la période de préadhésion. L'accent est également mis sur le renforcement des capacités institutionnelles et la création de systèmes dans les instruments de préadhésion.

La Commission a organisé à Bruxelles, les 17 et 18 juin 2002, un séminaire auquel ont participé des représentants de l'organisme SAPARD et de l'autorité de gestion des programmes SAPARD des dix pays bénéficiaires. Tous les pays ont participé activement à ce séminaire, échangeant librement des informations sur l'avancement de la mise en oeuvre ainsi que sur les difficultés qu'ils ont rencontrées.

La gestion décentralisée d'ISPA dans les pays candidats revêt un caractère prioritaire aux yeux de la Commission. L'objectif est que ces pays opèrent dans la plupart des cas sous le régime de la décentralisation étendue (EDIS) dès avant leur adhésion, probablement en 2004. Cela devrait permettre aux pays d'acquérir avant l'adhésion une expérience suffisante de la gestion d'un système d'exécution intégralement décentralisé. Les pays candidats concernés se trouvent actuellement dans la première phase de l'application d'EDIS à ISPA, à savoir l'évaluation des lacunes (telle que définie dans la feuille de route EDIS pour PHARE et ISPA, communiquée aux pays candidats en 2001). Dans ce contexte, la Commission a adopté la suggestion du Parlement européen d'établir des groupes de travail à haut niveau dans tous les pays PHARE. Ces groupes superviseront et contrôleront la transition vers le processus EDIS. Ils constituent un dispositif important dans la bonne gestion des fonds de préadhésion et sont indispensables pour assurer le respect des engagements en matière de contrôle financier pris par les pays candidats lors des négociations. Le plan de route d'EDIS indique clairement que la responsabilité et l'appropriation de la transition relèvent des pays candidats pour les trois premières étapes :

1. évaluation des lacunes: cela implique que soit réalisée une évaluation des institutions nationales cibles (en particulier, le Fonds national et les organismes d'exécution) afin de déterminer dans quelle mesure les conditions d'EDIS sont remplies et de définir les actions, changements et améliorations spécifiques requis.

2. Rattrapage du retard: les autorités nationales doivent apporter les améliorations et changements nécessaires aux institutions et procédures cibles en appliquant les recommandations du rapport sur l'évaluation des lacunes.

3. évaluation de la conformité: cet exercice permet aux autorités nationales, responsables de la gestion financière des instruments communautaires de déterminer si les conditions préalables sont remplies pour l'application formelle d'EDIS.

L'aide PHARE apportée aux pays candidats vise à leur permettre de remplir les conditions des étapes 1 à 3 ci-dessus, et cela en temps utile et de manière efficace et efficiente.

L'analyse et la phase de vérification finales relèvent de la responsabilité exclusive des services de la Commission et doivent leur permettre de se prononcer sur l'octroi d'EDIS en vertu de l'article 12, paragraphe 2, du règlement de coordination n° 1266/1999.

La Commission met à disposition des crédits d'assistance technique provenant d'ISPA (et de Phare dans certains pays pour des actions particulières, inscrites dans la feuille de route) afin d'aider ces États à se préparer à EDIS. La plupart de ces pays recourent aussi à des auditeurs externes pour les conseiller. Cette assistance aidera aussi à renforcer les structures d'exécution du Fond de cohésion.

Les organismes d'exécution pour ISPA seront autorisés à opérer de manière décentralisée s'ils font la preuve de l'existence de ressources, structures et systèmes appropriés pour la gestion efficace et en temps utile de l'assistance communautaire ainsi que de contrôles internes efficaces, comprenant une fonction d'audit indépendante et un système de compte rendu comptable et financier satisfaisant aux normes internationalement reconnues en matière d'audit.

Indépendamment de la préparation à EDIS, des audits destinés à évaluer les systèmes de gestion et de contrôle des pays candidats ont été entamés au premier semestre de 2002, conformément aux exigences de l'article 9, paragraphe 2, du règlement n° 1267/1999. Ces audits seront poursuivis au cours du second semestre de 2002. Leurs résultats permettront de garantir que les pays candidats ont mis en place des systèmes de gestion et de contrôle propres à assurer que les crédits ISPA sont utilisés aux fins prévues, conformément aux règles de la bonne gestion financière.

Les procédures de gestion contractuelle et les subventions communautaires

19. Demande à la Cour des comptes d'évaluer dans quelle mesure les procédures de gestion contractuelle des crédits communautaires (appel d'offres, passation de marchés) respectent les principes de transparence, tant au niveau des objectifs, de la composition des jurys, de la sélection des candidats, du respect des procédures, que des motifs de décision, et s'interroge en particulier sur les procédures d'appel d'offre appliquées au secteur de la recherche; constate que, dans son rapport annuel, la Cour des comptes adopte une conclusion positive en ce qui concerne les procédures de passation des marchés suivies par les institutions pour les services, les fournitures et les travaux et souligne la nécessité d'appliquer davantage les critères d'avantages sociaux et environnementaux à long terme dans les procédures de sélection; en particulier, demande à la Cour des comptes d'évaluer la transparence des arrangements actuels de la Commission à l'égard de l'aide extérieure, tel l'établissement d'une série de listes de présélection où les mêmes sociétés sont censées toujours constituer la solution la plus efficace pour la distribution des aides communautaires de moins de 200 000 euros partout dans le monde;

20. Invite la Commission à toujours utiliser la procédure la plus appropriée eu égard, d'une part, aux difficultés qu'elle génère pour les soumissionnaires, notamment dans le cadre de projets de recherche, et eu égard aux coûts, de l'autre; souligne toutefois que la recherche est un secteur à haut risque qui demande un contrôle très intensif;

Réponse de la Commission:

Le règlement financier refondu, adopté le 25 juin 2002, renforce encore les règles générales, transparentes et équitables régissant l'attribution des subventions et des marchés publics. L'harmonisation des procédures qui devrait s'ensuivre dans le cadre des politiques communautaires devrait simplifier les candidatures des intéressés.

De plus, les modalités d'exécution proposées permettent l'utilisation de montants forfaitaires et d'échelles pour l'attribution des subventions, ce qui devrait faciliter la gestion du système, tant pour les bénéficiaires que pour l'administration, tout en garantissant une bonne gestion financière.

Des actions préventives seront en outre encouragées au moyen d'un système étendu d'exclusion des demandeurs s'étant rendus antérieurement coupables d'indélicatesses (fraude, corruption ou autre activité illégale), d'une violation des règles communautaires ou d'une mauvaise gestion de fonds attribués dans le cadre de marchés ou de conventions de subvention antérieurs. Des sanctions financières peuvent aussi être imposées dans ce dernier cas ou en cas de fausse déclaration.

Enfin, le recours aux garanties financières sera encore développé, particulièrement lorsque d'importants versements sont effectués au titre du préfinancement, et aucun paiement final ne pourra s'effectuer sans contrôle.

Dans le secteur de la recherche, la Commission s'efforce constamment de trouver un équilibre harmonieux entre, d'une part, des procédures simples et rapides et, d'autre part, les exigences d'une bonne gestion financière. En ce qui concerne la mise en oeuvre des programmes de recherche, la Commission veille au respect de procédures correctes et transparentes. Le processus de sélection des projets de recherche garantit un traitement impartial et équitable; une transparence totale est pratiquée à l'égard des soumissionnaires. Les projets contiennent un volet technique, évalué séparément des autres parties. L'évaluation est réalisée par des experts scientifiques et techniques, au cours d'un processus qui comprend des appréciations individuelles, des réunions de consensus et, le cas échéant, des réunions de panel. S'agissant de l'exécution du 5e programme-cadre, un vaste programme de diffusion de l'information a été mis en oeuvre par les services concernés, comprenant la création de sites web et de services d'assistance, une information rapide sur les résultats du processus d'évaluation ainsi qu'un traitement interne accéléré des contrats et des paiements.

Par leur nature même, les projets de recherche et de développement technologique comportent un risque par rapport aux résultats attendus. L'avancement des travaux est suivi et régulièrement contrôlé. Sur le plan financier, la Commission poursuit ses efforts en vue d'améliorer les systèmes de contrôle. Ceux-ci comprennent une analyse de la viabilité financière et juridique au cours de la phase d'élaboration du contrat et, le cas échéant, la mise en oeuvre de mesures de protection. Le nombre d'audits financiers a augmenté de manière substantielle en 2001, comme les années précédentes. Une action-pilote a été mise au point pour les certificats d'audit. Les contractants sont tenus de soumettre, avec leur demande, un certificat de contrôle délivré par un contrôleur externe indépendant.

À chaque phase de l'élaboration du 6e programme-cadre, ces considérations ont été prises en compte par la Commission.

Dans ce cadre, la Commission s'est efforcée de trouver un équilibre approprié entre la nécessité de disposer d'un système convivial pour les demandeurs et le besoin d'appliquer des procédures de gestion et de contrôle propres à limiter à un niveau acceptable le risque inhérent au système. Les moyens destinés à atteindre cet objectif, également recommandé par la Cour des comptes, n'ont pas tous été approuvés par le Conseil et le Parlement, notamment en ce qui concerne la simplification du système de remboursement des frais ou le recours à des forfaits. Le 6e programme-cadre contient plusieurs améliorations, en particulier la certification externe des coûts, la responsabilité solidaire des partenaires et l'introduction de sanctions sur la base du règlement n° 2988/95.

21. Demande à la Commission d'expliquer, dans le cadre de la procédure de sélection des propositions Media et Media Plus, quelle est la nature du BAT qui fournit les travaux préparatoires sur la base desquels la Commission assure la sélection définitive des bénéficiaires des programmes et décide des soutiens à accorder [décision 2000/821/CE du Conseil [5]]; invite la Commission à indiquer la répartition géographique des bénéficiaires des programmes pour l'année 2000;

[5] JO L 336 du 30.12.2000, p. 82.

Réponse de la Commission:

1. "Type" de bureau d'assistance technique (BAT) et rôle des BAT dans la procédure de sélection des projets

(Note: les dispositions pertinentes des décisions portant création des programmes MEDIA II (1996-2000) et MEDIA Plus (2001-2005) figurent en annexe).

Les décisions instituant le programme MEDIA II (1996-2000) prévoyaient l'obligation pour la Commission, dans son appréciation technique des projets proposés au financement communautaire, d'obtenir l'avis de spécialistes reconnus dans les domaines couverts par le programme (formation, développement et distribution). Les décisions indiquaient aussi que la Commission "peut, à cette fin, si nécessaire, avoir recours à des organisations intermédiaires qui, sur la base de leur expertise professionnelle, lui apporteront une assistance technique et formuleront des propositions concernant le choix des bénéficiaires, sans préjudice d'autres modalités de sélection".

Pour la mise en oeuvre de ces dispositions, la Commission a passé contrat, à la suite d'appels d'offres ouverts, avec trois organismes intermédiaires techniques (le premier dans le domaine de la formation, le deuxième dans celui du développement et le troisième dans le secteur de la distribution), qui ont été sélectionnés sur la base de leur excellente connaissance du secteur audiovisuel.

Pour le programme MEDIA Plus (2001-2005), en vigueur depuis le 1er janvier 2001, les décisions portant création du programme prévoient aussi le recours à un ou plusieurs bureaux d'assistance technique pour assister la Commission dans l'exécution du programme.

Conformément aux orientations formulées par la Commission dans sa lettre rectificative n° 1 à l'avant-projet de budget 2001 (SEC(2000)1363), la Commission a proposé de prolonger le recours aux bureaux d'assistance technique pour le programme MEDIA, en guise de solution de transition, en attendant la création d'un organisme d'exécution.

La Commission a en outre décidé de limiter l'assistance technique à un seul bureau d'assistance technique (au lieu de trois dans MEDIA II), qui a été sélectionné à la suite d'un appel d'offres ouvert sur la base de son expertise dans le domaine de l'audiovisuel.

L'assistance fournie par le bureau d'assistance technique dans le cadre de la procédure de sélection des projets est de nature purement technique et administrative et ne comprend aucune mission de puissance publique. Les tâches assumées par le BAT se fondent sur des directives d'évaluation clairement définies par les critères d'éligibilité et de sélection contenus dans l'appel à propositions. Il ne s'agit que d'un élément de la procédure de sélection, que l'on peut décrire comme suit:

Phase 1 - Publication de l'appel à propositions par la Commission européenne.

Phase 2 - La Commission européenne reçoit les propositions. La Commission conserve un exemplaire de chaque proposition et en transmet un autre au BAT pour évaluation.

Phase 3 - évaluation par le BAT de toutes les propositions reçues, sur la base des critères d'éligibilité et de sélection définis dans l'appel à propositions. Le BAT rédige à l'attention de la Commission, pour chaque proposition, un rapport d'évaluation sur la base des modèles fournis par la Commission.

Phase 4 - Tous les projets sont à nouveau soumis à des groupes d'experts indépendants issus du secteur de l'audiovisuel ou à des groupes d'évaluation internes, qui procèdent à une seconde appréciation des projets.

Phase 5 - Sur la base de ces deux évaluations (BAT + groupe d'évaluation), la sélection définitive est réalisée et la décision correspondante est adoptée par la Commission.

Phase 6 - Dans les cas définis dans les décisions du Conseil, les projets proposés à la sélection par la Commission sont également soumis pour avis au comité MEDIA dans le cadre de sa procédure de gestion.

2. Répartition géographique des bénéficiaires des programmes en 2000: voir annexe

22. Estime qu'en ce qui concerne les procédures actuelles d'attribution des subventions communautaires à des organisations spécifiques, notamment dans le cadre de la ligne budgétaire A-302, un système commun d'earmarking et d'appel à propositions est insatisfaisant, et invite la Commission à suggérer à l'autorité budgétaire un système plus transparent afin d'éviter la précarité permanente de certaines organisations sans pour autant créer de dépendance entre l'octroi des fonds communautaires et la survie de ces organisations; souligne que l'établissement du budget par activités est susceptible de mettre fin au système actuel; invite la Commission à veiller à ce que les nouveaux organismes qui souhaitent solliciter une aide financière n'en soient pas empêchés; demande à la Commission de coopérer avec l'OLAF et la Cour des comptes lors de l'audit d'associations ou de centres presque exclusivement financés par le budget de l'Union;

Réponse de la Commission:

Le nouveau règlement financier contient un cadre général pour l'attribution et le contrôle des subventions dans le respect des principes de transparence, d'égalité de traitement et de cofinancement. Il étend la procédure d'appel à propositions déjà prévue dans le vade-mecum sur les subventions et dans la plupart des bases légales, étant donné qu'il s'agit du mode le plus transparent et le moins discriminatoire pour l'octroi des subventions, particulièrement dans le cas des nouveaux venus. L'établissement du budget par activités (EBA) et la disparition des parties A et B du budget impliquent en effet que cette procédure s'applique également aux anciennes lignes de la partie A, à moins que les bases légales que la Commission présentera à l'autorité législative ces prochains mois ne contiennent des exceptions justifiées (dans le cas des bénéficiaires institutionnels, par exemple).

Le nouveau règlement financier prévoit aussi un cofinancement obligatoire et la vérification de l'absence de but lucratif, afin de renforcer l'indépendance des bénéficiaires par rapport aux fonds de l'UE.

S'agissant des audits, le nouveau règlement financier met en évidence la responsabilité des ordonnateurs dans la bonne gestion des fonds communautaires et indique clairement la nécessité de procéder à des contrôles ex ante et ex post, en particulier pour les paiements finals.

La Commission a en outre indiqué son intention de présenter des propositions législatives en vue de déterminer les critères globaux à appliquer aux subventions au titre de l'article 108, point b). Ces mesures constitueront l'aboutissement d'un processus, lancé par le vade-mecum de la Commission sur les subventions, qui vise à créer un environnement juridique clair, équitable et stable pour tous les bénéficiaires.

Dans le contexte de la prochaine disparition de la partie A du budget, la Commission sera par conséquent amenée à présenter une ou plusieurs propositions de base légale, pour permettre la poursuite de ces financements dans le cadre de l'introduction de l'approche EBA. à cette occasion, elle fera des propositions en ce qui concerne le mode de gestion à retenir pour ces lignes et évoquera la question du "earmarking" de certaines d'entre elles et la difficulté à faire cohabiter les deux modes actuels d'attribution de ces subventions: la désignation des bénéficiaires par l'autorité budgétaire dans certains cas, le recours à des appels à propositions, dans d'autres cas.

La Commission considère que la mise en concurrence (appel à propositions) pour l'octroi de subventions constitue une procédure égalitaire, transparente et efficace et, partant, il serait contre-productif de la remettre en question. Comme indiqué plus haut, le nouveau règlement financier incorpore le principe d'égalité de traitement des bénéficiaires.

Il pourrait être difficile de renoncer complètement et rapidement à la désignation de certains bénéficiaires. Il y a actuellement, de fait, deux sortes de bénéficiaires "earmarked": certains ont un caractère "institutionnel" (le Collège d'Europe, par exemple) ou pourraient l'avoir; d'autres ne l'ont pas (bénéficiaires ne représentant qu'eux-mêmes). D'une part, il n'est pas forcément souhaitable de renoncer au soutien de bénéficiaires "institutionnels"; d'autre part, la pratique du "earmarking" a créé, au fil des ans, des situations de dépendance de fait pour les bénéficiaires actuels, ayant parfois bénéficié d'un financement communautaire depuis des années: mettre fin brutalement à ces financements po