Rapport

sur les états financiers de la Fondation européenne pour la formation relatifs à l'exercice 2002, accompagné des réponses de la Fondation

(2003/C 319/08)

TABLE DES MATIÈRES

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OPINION DE LA COUR

1. Le présent rapport est adressé au Parlement européen et au Conseil, en vertu de l'article 185, paragraphe 2, du règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 du Conseil(1).

2. La Cour a examiné les états financiers de la Fondation européenne pour la formation pour l'exercice clos le 31 décembre 2002. Conformément à l'article 11, paragraphe 1, du règlement (CEE) n° 1360/90 du Conseil(2), le budget a été exécuté sous la responsabilité du directeur. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des états financiers(3) conformément aux dispositions financières internes prévues à l'article 12 du règlement (CEE) n° 1360/90 du Conseil. La Cour est tenue de procéder à l'examen de ces comptes en vertu de l'article 248 du traité instituant la Communauté européenne.

3. La Cour a effectué son audit conformément à ses politiques et normes d'audit. Celles-ci ont été adaptées des normes internationales d'audit généralement admises pour refléter le caractère spécifique du contexte communautaire. Elle a examiné les documents comptables et appliqué les procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. La Cour a obtenu, par cet audit, une base adéquate pour étayer l'opinion exprimée ci-après.

4. Cet examen a permis à la Cour d'obtenir l'assurance raisonnable que les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 2002 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

OBSERVATIONS

Introduction

5. La Fondation européenne pour la formation a été créée par le règlement (CEE) n° 1360/90 du Conseil du 7 mai 1990. La mission de la Fondation est de soutenir la réforme de la formation professionnelle dans les pays partenaires de l'Union européenne. Elle soutient la réforme de la formation professionnelle dans plus de quarante pays et facilite l'accès à l'expertise et aux pratiques communautaires en matière de développement des ressources humaines en général. À ce titre, elle aide la Commission pour la mise en oeuvre de programmes MEDA, CARDS, Tacis ainsi que Tempus.

Exécution budgétaire

6. L'exécution des crédits de l'exercice 2002 et des crédits reportés de l'exercice précédent est présentée au tableau 1.

7. Les crédits de l'exercice 2002 ont été engagés à concurrence de 16,6 millions d'euros; ils ont fait l'objet de paiements pour 13,2 millions. Le solde des crédits a été soit reporté (3,4 millions) soit annulé (0,2 million). Le volume des reports reste élevé pour les crédits opérationnels, où ils représentent plus de 50 % des engagements de l'année. L'ampleur des reports concernant les activités opérationnelles montre la nécessité pour la Fondation d'améliorer la qualité et le suivi de la programmation de ses activités afin de mieux respecter le principe d'annualité.

8. La Fondation a passé une convention pour la mise en place d'un projet de support aux petites et moyennes entreprises albanaises. En 2002, la Fondation a géré au titre de cette convention 0,5 million d'euros. Cette activité n'est pas mentionnée dans le budget et n'apparaît qu'au niveau du bilan.

9. Sur la base de conventions passées avec la Commission, la Fondation gère des programmes Phare et Tacis, y compris l'assistance technique pour la mise en oeuvre du programme Tempus (voir point 5). Le montant total de ces programmes s'élève à 244,7 millions d'euros. En 2002, la Fondation a payé 31 millions au titre de ces programmes et au 31 décembre 2002, le solde des comptes bancaires correspondants s'élevait à 26,5 millions d'euros. Plus de 20 personnes sur les 123(4) employées par la Fondation s'occupent à plein temps de ces programmes. Ces derniers sont traités hors budget. Comme la Cour l'a souligné dans de précédents rapports(5), aucune donnée sur ces programmes n'apparaît dans l'exécution budgétaire, ni même au bilan ou dans le compte de résultat. Les informations financières relatives à ces programmes sont présentées par la Fondation dans une annexe de ses états financiers. Ce traitement pose le problème du respect des principes de l'unité du budget et, au niveau comptable, de celui de la prééminence de la réalité sur l'apparence(6). De plus, le traitement adopté rend plus complexe le contrôle de l'utilisation de ces fonds.

Comptabilité et états financiers

10. Le compte de gestion et le bilan publiés par la Fondation dans son rapport d'activité pour l'exercice 2002 sont présentés sous forme synthétique dans les tableaux 2 et 3.

11. Durant l'exercice, sur les 16,8 millions d'euros de subventions inscrites au budget, la Commission n'a versé à la Fondation que 13,2 millions. Cette situation explique le déficit de l'exercice.

12. La mise en place d'une procédure d'inventaire des immobilisations et d'un logiciel de gestion des immobilisations suit les recommandations formulées par la Cour dans son rapport 2001(7). Néanmoins, des marges d'amélioration subsistent en ce qui concerne l'exhaustivité des immobilisations, notamment la prise en compte des logiciels et les possibilités de rapprochement à effectuer avec les états financiers.

13. Le Centre de traduction des organes de l'Union européenne demande à ses clients de lui verser une avance en début de l'exercice. La Fondation a ainsi versé au Centre de traduction un montant de 150000 euros. Cette avance a été comptabilisée en dépenses durant l'exercice, et en fin d'année les crédits reportés de droit n'ont pas été ajustés en conséquence. Ce montant se retrouve donc deux fois en charges.

14. Certaines procédures de paiement de la Fondation devrait être revues ou aménagées en vue de réduire les risques qui y sont associés, notamment en ce qui concerne le transfert de fonds dans des pays tiers. Dans le même esprit, vu son faible taux d'utilisation, le montant actuel autorisé (40000 euros) du sous-compte "petite caisse" utilisé pour des paiements en liquide devrait être réduit.

Légalité et régularité des opérations sous-jacentes

15. Le directeur de la Fondation a signé un accord avec son homologue du Centre européen pour le développement de la formation professionnelle pour la mise à disposition du Centre d'un agent de la Fondation moyennant le remboursement de son salaire par le Centre. Durant les vingt mois pendant lesquels cette situation a perduré, ce dernier, de nationalité grecque, a perçu l'indemnité d'expatriation et a bénéficié du coefficient correcteur pour l'Italie alors qu'il travaillait au siège du Centre à Thessalonique.

16. Chaque mois, la Commission envoie la liste des ex-employés de la Fondation qui ont droit à l'indemnité de chômage. Aucun d'entre eux n'a transmis l'attestation mensuelle requise(8) pour percevoir cette indemnité et aucun contrôle n'est effectué par la Fondation pour vérifier leur situation réelle.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion des 15 et 16 octobre 2003.

Par la Cour des comptes

Juan Manuel Fabra Vallés

Président

(1) JO L 248 du 16.9.2002, p. 1.

(2) JO L 131 du 23.5.1990.

(3) En application de l'article 11, paragraphe 3, du règlement (CEE) n° 1360/90 du Conseil, les comptes détaillés de la totalité des recettes et des dépenses de la Fondation pour l'exercice budgétaire 2002 ont été établis le 28 mars 2003 et ensuite transmis à la Cour des comptes, cette dernière les ayant reçus le 31 mars 2003. Une version abrégée de ces états financiers est présentée dans les tableaux figurant à l'annexe du présent rapport.

(4) Chiffre au 31 décembre 2002.

(5) Point 8 du rapport relatif à l'exercice 2001 (JO C 326 du 27.12.2002, p. 51), voir aussi point 11 du rapport relatif à l'exercice 1999 (JO C 373 du 27.12.2000, p. 34).

(6) Ce principe signifie que les événements comptables repris dans les états financiers doivent être présentés en fonction de leur nature économique sans s'en tenir uniquement à leur apparence juridique. Ce principe est repris à l'article 78 du règlement (CE, Euratom) n° 2343/2002 de la Commission du 23 décembre 2002 portant règlement financier-cadre des organismes visés à l'article 185 du règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes (JO L 357 du 23.12.2002, p. 72).

(7) Points 9 et 10 du rapport relatif à l'exercice 2001 (JO C 326 du 27.12.2002, p. 51).

(8) Selon le titre II, chapitre 6, article 28 bis, paragraphe 2, du régime applicable aux autres agents des Communautés européennes (statut du personnel), pour bénéficier de l'allocation de chômage, l'ancien agent temporaire:

a) est, à sa demande, inscrit comme demandeur d'emploi auprès des services de l'emploi de l'État membre où il établit sa résidence;

b) devra remplir les obligations prévues par la législation de cet État membre incombant au titulaire des prestations de chômage au titre de cette législation;

c) est tenu de transmettre mensuellement à l'institution dont il relevait, qui la transmet immédiatement à la Commission, une attestation émanant du service national compétent, précisant s'il a ou non satisfait aux obligations fixées aux points a) et b).

Tableau 1

Fondation européenne pour la formation - Exécution budgétaire pour l'exercice 2002NB:

Les totaux peuvent comporter des écarts dus aux arrondis.

Source:

Données de la Fondation - Ces tableaux présentent sous une forme synthétique les données fournies par la Fondation dans ses propres états financiers.

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Tableau 2

Fondation européenne pour la formation - Compte de gestion des exercices 2002 et 2001((Le compte de gestion et le bilan ne prennent en compte que les activités spécifiques de la Fondation à l'exclusion des programmes gérés pour la Commission ou d'autres organismes.))

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NB:

les totaux peuvent comporter des écarts dus aux arrondis.

Source:

Données de la Fondation.

Tableau 3

Fondation européenne pour la formation - Bilan aux 31 décembre 2002 et 31 décembre 2001((Le compte de gestion et le bilan ne prennent en compte que les activités spécifiques de la Fondation à l'exclusion des programmes gérés pour la Commission.))NB:

les totaux peuvent comporter des écarts dus aux arrondis.

Source:

Données de la Fondation - Ces tableaux présentent sous une forme synthétique les données fournies par la Fondation dans ses propres états financiers.

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Réponses de la Fondation

Exécution budgétaire

7. La forte proportion de paiements effectués par la Fondation (90 % en moyenne sur les quatre dernières années) sur des crédits reportés montre bien que, par-delà les engagements, il y a toujours eu une activité bien planifiée. Comme il a déjà été mentionné dans de précédentes réponses de la Fondation, la nature des activités de la Fondation, le fait que les partenaires de la Fondation soient essentiellement des entités du secteur public et que la Fondation suive une approche participative constituent autant d'éléments qui nécessitent des délais de décision assez longs. Cette situation ne permet pas facilement à la Fondation de décider seule de ses calendriers d'exécution. L'introduction de crédits pluriannels de paiement, telle que prévue dans le nouveau règlement financier, permettra de résoudre ce problème.

La direction de la Fondation procède à un réexamen constant de l'exécution budgétaire à l'aide d'outils et rapports adaptés à ses besoins, ce qui devrait également constituer une aide précieuse dans le suivi de l'utilisation des crédits pluriannuels.

8. Pour se conformer, à compter de l'exercice 2003, au principe de l'unité du budget, la Fondation va inclure le titre 4 et autres fonds réservés au tableau "État des dépenses et exécution budgétaire", sous des rubriques clairement distinctes de celles utilisées pour la subvention annuelle.

9. Pour se conformer au principe de "prééminence de la réalité sur l'apparence" du nouveau règlement financier, la Fondation est disposée à suivre les recommandations de la Cour concernant la présentation, dans les états financiers afférents à l'exercice 2003, des fonds accordés au titre de conventions. Pour éviter que les fonds en question ne soient comptabilisés deux fois dans les comptes définitifs consolidés de la Commission, la Fondation devra toutefois consulter cette dernière à propos des modalités de présentation.

Comptabilité et états financiers

12. En 2002, la Fondation a développé un nouveau logiciel interne pour gérer l'inventaire et les immobilisations. Le peu de temps disponible pour les tests préalablement à la préparation des comptes a conduit à certains problèmes dans la mise en application du logiciel. La Fondation se félicite d'annoncer que ces problèmes sont dorénavant résolus et que le système satisfait en tous points aux exigences en matière d'établissement des rapports financiers.

13. L'avance (150000 euros) payée au Centre de traduction a été enregistrée en tant que dépense. La Fondation convient qu'elle aurait dû être inscrite en tant qu'avance, mais le contrôle financier a émis une opinion divergente à ce sujet.

14. La Fondation a réduit l'alimentation de la régie d'avance à 2500 euros à la suite d'une décision du 10 avril 2003 concernant une proposition du comptable et des ordonnateurs concernés.

Légalité et régularité des opérations sous-jacentes

15. Le détachement d'un agent temporaire de la Fondation vers le Cedefop a constitué la première tentative de mobilité et d'échange de personnel entre les deux agences. L'agent ayant été sélectionné par le Cedefop selon la procédure officielle de recrutement des experts nationaux détachés (END), la Fondation a appliqué à son endroit les règles propres à la rémunération des END.

Toutefois, la Fondation reconnaît le bien fondé de l'observation de la Cour et convient que l'approche choisie n'était pas la plus appropriée. Le contrat qui liait l'agent à la Fondation étant arrivé à expiration, il en va de même de l'accord de détachement.

16. L'indemnité de chômage accordée aux ex-agents de la Fondation est versée directement par la Commission depuis que le directeur de la Fondation a délégué cette tâche à la direction générale de l'administration (désormais l'Office de gestion et de liquidation des droits individuels). En conséquence, la Fondation a présumé que la Commission procéderait réguliérement aux contrôles et demanderait directement les preuves à l'appui avant tout versement.