relative à la position à prendre, au nom de l’Union européenne, au sein du comité de direction régional de la Communauté des transports en ce qui concerne certaines questions administratives et de personnel et l’établissement de règles financières pour la Communauté des transports

vu le traité instituant la Communauté des transports, et notamment son article 24, paragraphe 1, et son article 30,

4.3.La Division Administration envoie la demande de déplacement approuvée à l’agent de voyages autorisé et la retourne au voyageur. L’agent de voyages reçoit pour instruction de la Communauté des transports de ne pas délivrer de billets avant d’avoir reçu, par télécopie, la demande de déplacement autorisée. La même procédure s’applique aux billets de train. Dans le cas où les billets de train ne peuvent pas être obtenus par l’agent de voyages, les membres du personnel peuvent acheter leurs propres billets de train; ils seront remboursés après soumission de la demande de remboursement des frais de déplacement correspondante.

4.2.Les membres du personnel sont tenus de communiquer leurs besoins de déplacements dès que possible pour pouvoir obtenir le tarif le plus économique.

3.7.Les membres du personnel ne peuvent inclure de destinations à caractère privé dans un itinéraire officiel que si cela a été dûment autorisé par le directeur. Si l’inclusion d’une destination à caractère privé entraîne des frais plus élevés, le membre du personnel doit payer la différence entre le tarif de l’itinéraire officiel et le tarif modifié.

3.5.Lorsque les déplacements en voiture sont autorisés, le membre du personnel est encouragé à recourir aux accords de location de voiture conclus par la Communauté des transports. La Communauté des transports fournit la couverture d’assurance la plus élevée disponible. Lorsque l’assurance comporte néanmoins une franchise, la Communauté des transports la prendra en charge. La Communauté des transports ne saurait être tenue responsable dans les cas où l’assurance ne couvre pas les dommages, la perte ou le vol.

3.3.La norme pour les déplacements par train est la deuxième classe pour les distances inférieures à 200 km et la première classe pour les distances supérieures.

3.2.Les déplacements par avion s’effectuent par la voie la plus directe au prix disponible le plus bas. Lorsque les dates de voyage proposées incluent un week-end pour obtenir un tarif APEX, le membre du personnel a droit à l’indemnité journalière supplémentaire, à condition que le tarif APEX constitue le tarif aérien disponible le plus bas et que cela permette de réaliser une économie globale.

3.1.En règle générale, le moyen de transport le plus efficace au regard des coûts est autorisé, en fonction de l’objet et de la durée du déplacement.

3.Transport entre le lieu d’affectation et le lieu du déplacement officiel

2.3.Les voyages du directeur font l’objet d’un mémorandum préparé à l’avance suivant le modèle fourni à l’annexe I, et signé par le directeur. Le mémorandum indique le motif du déplacement et sa durée prévue. Le directeur suit les procédures communes prévues dans les présentes règles.

2.2.Il incombe au membre du personnel/au fonctionnaire d’obtenir l’autorisation nécessaire avant de commencer un déplacement officiel. La demande de déplacement approuvée doit être conservée par le membre du personnel et jointe à la demande de remboursement des frais de déplacement à son retour, accompagnée d’un rapport de mission.

–la durée du déplacement en fonction des moyens de transport utilisés ainsi que les horaires et l’itinéraire du voyage aller-retour, y compris les transports locaux le cas échéant;

–l’objet du voyage, le lieu et les horaires de début et de fin des réunions;

2.1.Avant de partir en déplacement officiel, une autorisation doit être obtenue sous la forme d’une demande de déplacement approuvée. Les demandes de déplacement sont approuvées par écrit par le directeur ou par un fonctionnaire mandaté par celui-ci. La demande d’autorisation doit fournir au directeur toutes les informations dont il a besoin pour prendre une décision éclairée, et notamment les éléments suivants:

La Communauté des transports couvre les frais d’annulation et de modification quel que soit le moyen de réservation utilisé.

–annuler ou modifier immédiatement les réservations d’hôtel et de voiture de location, par écrit;

–annuler ou modifier immédiatement les billets et réservations délivrés par l’agent de voyages autorisé, par écrit, même s’ils ne sont pas remboursables;

–en informer immédiatement le directeur et la Division Administration et donner les raisons;

8.Annulation et modification avant le départ

6.Transport vers/depuis les aéroports, les ports et les gares sur le lieu d’affectation

–les autres frais directement liés au déplacement et autorisés dans le cadre de la demande de déplacement (par exemple, bagages supplémentaires, frais de visa, frais d’inscription à des conférences ou séminaires, etc.).

–pour un déplacement de moins de 8 heures et de plus de 5 heures, 35 % de l’indemnité journalière est versée,

–50 % de l’indemnité journalière pour la destination correspondante est versée pour un déplacement de 8 heures ou plus,

12.3.Une compensation plus élevée peut être approuvée exceptionnellement par le directeur, au cas par cas, lorsqu’il est demandé au voyageur de séjourner dans des hôtels prédéterminés dont le prix de la chambre absorberait 60 % du taux d’indemnité journalière ou plus. Dans de tels cas, les frais d’hébergement sont remboursés sur présentation de la facture correspondante. En tout état de cause, les circonstances entraînant une demande de compensation plus élevée doivent être décrites dans la demande de déplacement et approuvées avant le départ.

12.2.Les taux d’indemnité journalière applicables aux contrats d’aide extérieure financés par l’UE s’appliquent suivant l’échelle la plus récente.

12.1.L’indemnité journalière inclut les frais d’hébergement et de repas, les gratifications et autres dépenses accessoires.

Les membres du personnel partant en déplacement officiel peuvent être autorisés à adapter le planning et les dispositions en matière d’hébergement ou de transport pour des raisons personnelles. Dans ce cas, ils doivent inclure dans la demande d’autorisation une comparaison entre les frais proposés et les frais qui auraient été engagés sans ces modifications. Cette comparaison doit être établie au même moment, en utilisant l’une des méthodes choisies pour organiser le déplacement et sur la base de conditions similaires. La personne partant en déplacement prend en charge directement et personnellement (par les moyens que la Division Administration lui a notifiés):

Un déplacement officiel peut être interrompu pour les exigences du service, pour des raisons de force majeure ou pour des raisons personnelles graves reconnues comme telles par le directeur. L’interruption doit être autorisée au préalable par le directeur, sauf en cas d’extrême urgence ou si celui-ci ne peut pas être joint. Toutes les dépenses résultant d’une interruption autorisée par le directeur pour les motifs énumérés ci-dessus sont couvertes par la Communauté des transports et remboursées dans le cadre du déplacement officiel.

Les membres du personnel doivent réaliser le déplacement officiel conformément aux exigences de performance générales énoncées dans le statut du personnel de la Communauté des transports. Ils sont tenus de respecter les normes de déontologie professionnelle les plus élevées, et de rester indépendants en toutes circonstances.

Les membres du personnel sont responsables de l’exactitude et de l’exhaustivité des déclarations qu’ils présentent lors de la planification et de la réalisation de leur déplacement et de la production du rapport de mission. Ils seront tenus responsables de tout montant indûment perçu ou de toute faute commise, sans préjudice des dispositions du statut du personnel de la Communauté des transports.

15.2.Dans le cas où un membre du personnel a perçu une avance pour frais de déplacement et ne transmet pas la demande de remboursement correspondante dans les délais indiqués, le montant de l’avance sera déduit d’un versement de salaire ultérieur. L’avance pour frais de déplacement déduite ne sera remboursée que si une demande de remboursement est soumise.

15.1.Une demande de remboursement des frais de déplacement accompagnée d’un rapport de mission, de l’autorisation de déplacement et des pièces justificatives est transmise à la Division Administration et au directeur dans un délai d’une semaine suivant le retour au bureau, qu’une avance pour frais de déplacement ait été versée ou non. Il n’est pas nécessaire de joindre les factures des hôtels, des repas et des autres dépenses accessoires, étant donné que l’indemnité journalière établie constitue une compensation forfaitaire pour ces dépenses.

Les membres du personnel se déplaçant en mission officielle sont tenus de transmettre un court rapport de mission dans un délai d’une semaine suivant leur retour au bureau. Ce rapport doit être signé par leur superviseur, joint à la demande de remboursement des frais de déplacement et envoyé au directeur ainsi qu’aux membres du personnel concernés, le cas échéant.

12.4.5.un hébergement et des repas gratuits sont fournis au voyageur:

À remplir et signer au retour:

□ coût du voyage non combiné au déplacement privé: ……..

□ non

À remplir et signer avant le départ:

Les règles financières et les procédures de vérification des comptes de la Communauté des transports s’appliquent.

La Communauté des transports conserve les dossiers, documents et preuves en lien avec l’autorisation, la planification et l’organisation des déplacements ainsi que le règlement des paiements dus pendant une période de cinq ans.

vu le traité instituant la Communauté des transports, et notamment son article 24, paragraphe 1, et son article 35,

1.Les présentes règles s’appliquent:

(a)à toute personne extérieure à la Communauté des transports invitée à donner un avis professionnel spécifique dans un comité ou un groupe de travail, quel que soit le lieu de la réunion;

(b)à toute personne chargée d’accompagner une personne handicapée invitée par la Communauté des transports à participer à une réunion en qualité d’expert.

2.Il peut s’agir d’experts du secteur privé ou d’experts gouvernementaux:

(a)les experts du secteur privé sont des personnes représentant la société civile ou travaillant pour une organisation privée qui ont été invitées pour partager leur expertise personnelle avec la Communauté des transports ou pour représenter leurs organisations dans un domaine spécifique, mais pas pour défendre les intérêts d’un pays donné;

(b)les experts gouvernementaux sont des personnes qui ont été invitées en tant que représentants d’une autorité publique nationale, régionale ou locale d’un État membre de l’Union ou d’une partie de l’Europe du Sud-Est ou qui ont été nommées par de telles autorités.

ARTICLE 2

Le secrétariat permanent de la Communauté des transports ne saurait être tenu pour responsable d’éventuels dommages matériels, non matériels ou corporels subis par un expert invité ou par une personne chargée d’accompagner un expert handicapé au cours de son voyage vers le lieu de la réunion ou pendant la durée de son séjour en ce lieu, sauf si ce dommage est directement imputable au secrétariat permanent de la Communauté des transports.

En particulier, la Communauté des transports n’est pas responsable de tout accident dans lequel un expert invité utilisant son propre moyen de transport pour se rendre à la réunion est impliqué.

ARTICLE 3

1.Tous les experts ont droit au remboursement de leurs frais de déplacement depuis le lieu indiqué dans leur invitation (adresse professionnelle ou privée) jusqu’au lieu de la réunion, par les moyens de transport les plus appropriés en fonction de la distance en cause. En général, pour les trajets inférieurs à 400 km (dans un sens, sur la base de la distance officielle par chemin de fer), il s’agit d’un voyage ferroviaire en première classe, et pour les trajets supérieurs à 400 km, d’un vol en classe économique. Pour tout voyage en avion comportant un trajet d’une durée de 4 heures ou plus, le voyage est remboursé en classe affaires.

2.Le directeur du secrétariat permanent de la Communauté des transports veillera tout spécialement à ce que les réunions soient organisées de façon à permettre aux experts de bénéficier des tarifs de transport les plus économiques. Le directeur du secrétariat permanent de la Communauté des transports examinera de manière particulièrement attentive toute demande de remboursement impliquant des vols à des tarifs anormalement élevés. Il a le droit de procéder à toute vérification qui pourrait être nécessaire et de demander à l’expert toute preuve requise à cette fin, ainsi que, s’il apparaît justifié, de limiter le remboursement aux tarifs normalement pratiqués sur le trajet usuel entre le lieu de travail ou de résidence de l’expert et le lieu de réunion.

3.Les frais de déplacement sont remboursés sur présentation de pièces justificatives originales: billets et factures ou, en cas de réservations en ligne, le tirage papier de la réservation électronique et les cartes d’embarquement pour le trajet aller. Les documents fournis doivent indiquer la classe du voyage, l’heure et le montant versé.

4.Les frais de voyage en voiture particulière sont remboursés au même tarif qu’un voyage ferroviaire en première classe.

5.Si l’itinéraire n’est pas desservi par le train, le coût du voyage en voiture particulière est remboursé au taux de 0,22 EUR par km.

6.Les frais de taxi ne sont pas remboursés.

ARTICLE 4

1.L’indemnité journalière versée pour chaque journée de réunion est un forfait couvrant toutes les dépenses sur le lieu de la réunion, par exemple les repas et les transports locaux (autobus, tramway, taxi, stationnement, péage autoroutier, etc.) ainsi que les assurances voyage et accident.

2.L’indemnité journalière est de 92 EUR.

3.Si le lieu de départ indiqué dans l’invitation se trouve à une distance inférieure ou égale à 100 km du lieu de la réunion, l’indemnité journalière est réduite de 50 %.