RAPPORT D’ACTIVITÉ DU COMITÉ DE SURVEILLANCE DE L’OLAF — 2019

(2020/C 368/01)

Membres du comité de surveillance de l’OLAF

M. Jan MULDER

Président du comité de surveillance de l’OLAF

Membre du comité depuis le 23 janvier 2017, président depuis le 1er mars 2017

Ancien député au Parlement européen, Pays-Bas.

Mme Maria Helena FAZENDA

Membre du comité depuis le 23 janvier 2017

Secrétaire générale du système de sécurité intérieure, Portugal

Procureure.

M. Petr KLEMENT

Membre du comité depuis le 23 janvier 2017

Parquet général, Tchéquie

Procureur.

Mme Grażyna STRONIKOWSKA

Membre du comité depuis le 13 juillet 2016

Parquet national, Varsovie, Pologne

Procureure.

M. Rafael MUÑOZ LÓPEZ-CARMONA

Membre du comité depuis le 1er décembre 2017

Chef de l’unité d’appui de l’autorité nationale de contrôle des comptes, au bureau du procureur spécialisé dans la lutte contre la corruption et la criminalité organisée, Espagne

Auditeur, avocat, économiste.

AVANT-PROPOS

L’année 2019 a commencé avec un secrétariat au sein duquel de nombreux postes étaient vacants. À la fin de l’année, la situation avait changé. Un nouveau chef du secrétariat est arrivé à l’automne, et tous les autres postes vacants ont été pourvus par de nouveaux arrivants. Un vent nouveau soufflait.

À la suite de la nomination du nouveau directeur général de l’OLAF en 2018, une action importante a pu être menée pour établir une conception ferme et partagée du fonctionnement du comité de surveillance de l’OLAF.

Les discussions ont véritablement débuté, mais n’ont pas toujours été faciles. L’atmosphère n'en était pas moins constructive. Bien qu’un certain nombre de questions n'ait pas encore fait l'objet d'un accord, le comité espère que, d’ici le prochain rapport annuel, ces questions seront réglées et que de nouvelles modalités de fonctionnement seront en place, conformément au cadre juridique dans lequel s'inscrit l'activité de l’OLAF et du comité de surveillance.

Les discussions avec l’OLAF ont porté sur le type d’accès que le comité de surveillance devrait avoir aux enquêtes de l’Office d’une durée supérieure à douze mois, de manière à pouvoir accomplir efficacement ses tâches de surveillance et de contrôle. Les discussions étaient encadrées et menées sur la base de l’avis commun rendu sur cette question par les services juridiques de la Commission, du Conseil et du Parlement. Comme cet avis commun l’indique, c’est le comité de surveillance qui détermine les informations qui sont nécessaires pour exécuter le mandat que ces trois institutions lui ont confié.

Le comité de surveillance se réjouit que le directeur général de l’OLAF ait participé à la quasi-totalité de ses réunions mensuelles.

La révision en cours du règlement (UE, Euratom) no 883/2013 du Parlement européenne et du Conseil (1) et la création du Parquet européen figuraient parmi les principaux points abordés lors de ces réunions.

Comme indiqué ci-dessus, la nature et la forme des obligations d’information de l’OLAF pour les enquêtes qui durent plus de douze mois n’ont pas encore été déterminées. Cependant, des progrès ont été accomplis pour rapprocher les différents points de vue et parvenir à un accord. En ce qui concerne la communication des garanties de procédure, un accord raisonnable a été conclu et doit maintenant être mis à l’épreuve du temps. Fin 2019, le comité de surveillance a aussi achevé un rapport spécial sur les dossiers classés sans suite par l’OLAF, qui a été publié au début de 2020.

Un nouveau budget pluriannuel de l’Union européenne est en cours de négociation en cette période très difficile, et il donnera lieu à une augmentation des fonds alloués à différents secteurs. Il est donc d'autant plus nécessaire que l’OLAF et son comité de surveillance demeurent vigilants.

À la lumière de l’adoption prochaine d’un nouveau règlement relatif à l’OLAF et de l’entrée en fonction du Parquet européen, le comité de surveillance, assisté de son secrétariat, reste concentré sur la réalisation de son objectif premier, qui est de renforcer l’indépendance de l’OLAF.

Jan MULDER Président du comité de surveillance de l’OLAF

TABLE DES MATIÈRES

Avant-propos 2

Table des matières 3

À propos de nous 4

(i) Le comité de surveillance de l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) 4

(ii) Le secrétariat 4

Lettre de mission 4

Tâches de contrôle exercées par le comité de surveillance 5

(i) Contrôle du budget et des ressources de l’OLAF 5

(ii) Contrôle des cas 7

(iii) Contrôle de la durée des enquêtes de l’OLAF 8

Suivi de l’évolution concernant l’application des garanties de procédure 14

Cas transmis aux autorités judiciaires nationales 17

Cas dans lesquels les recommandations de l’OLAF n’ont pas été suivies par les autorités compétentes 17

Évaluation des priorités de l’OLAF en matière d’enquêtes et des lignes directrices concernant les procédures d’enquête 20

Relations avec l’OLAF, les institutions de l’Union, les partenaires et les parties prenantes de l’OLAF 21

Révision du règlement (UE, Euratom) n o 883/2013 22

Gouvernance du comité de surveillance 23

À propos de nous

i) Le comité de surveillance de l’Office européen de lutte antifraude (OLAF)

1. Le comité de surveillance de l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) est un organe indépendant nommé d’un commun accord par le Parlement européen, le Conseil et la Commission européenne ( 2 )

2. Le comité de surveillance (ci-après le «comité») contrôle l’exercice par l’OLAF de sa fonction d’enquête afin de renforcer son indépendance dans l’exercice approprié des compétences qui lui sont conférées par le règlement (UE, Euratom) n o 883/2013 (le «règlement relatif à l’OLAF»). Le comité contrôle en particulier si les garanties de procédure des personnes concernées par les enquêtes sont respectées.

3. Le comité de surveillance se compose de cinq experts extérieurs indépendants, nommés pour cinq ans (les «membres») ( 3 ) . Les membres remplissent leur rôle en toute indépendance et ne peuvent solliciter ni accepter d’instructions d’aucun gouvernement ni d’aucune institution, d’aucun organe ou organisme de l’Union. Le comité a donc organisé la conduite de ses activités de contrôle de manière à garantir cette indépendance, en particulier au regard du statut de ses membres, de son budget et du secrétariat.

4. Le règlement intérieur du comité de surveillance ( 4 ) définit les règles régissant sa composition, son fonctionnement et ses méthodes de travail (les procédures selon lesquelles il assure sa fonction de contrôle en vertu du règlement relatif à l’OLAF), et détermine les conditions matérielles dans lesquelles son travail doit être accompli. Le comité mène son activité de contrôle sans nuire au déroulement des enquêtes de l’OLAF.

5. Le comité de surveillance fait rapport aux institutions investies du pouvoir de nomination, et informe le public, la société civile et les autorités nationales compétentes de son rôle et de ses activités.

ii) Le secrétariat

6. Le comité de surveillance est soutenu dans son travail par un secrétariat, qui travaille de manière permanente. Conformément au règlement relatif à l’OLAF, le secrétariat travaille sous l’autorité directe du comité et indépendamment de la Commission. Il joue un rôle clé en facilitant l’accomplissement de toutes les tâches menées par le comité de surveillance et en y contribuant.

7. Le secrétariat est composé de membres du personnel de l’Union et d’experts juridiques et opérationnels. Suivant les instructions et sous la direction de son chef, le secrétariat contrôle les activités quotidiennes de l’OLAF et présente les résultats de ses activités de contrôle et de surveillance aux membres du comité pour examen et approbation. Le secrétariat assiste les membres du comité dans l'accomplissement efficace de leurs tâches, en vue de renforcer l’indépendance de l’OLAF.

Lettre de mission

Article 15, paragraphe 1, du règlement (UE, Euratom) no 883/2013 L’exercice par l’Office de sa fonction d’enquête fait l’objet d’un contrôle régulier du comité de surveillance, afin de renforcer l’indépendance de l’Office dans l’exercice approprié des compétences qui lui sont conférées par le présent règlement. Le comité de surveillance suit en particulier l’évolution concernant l’application des garanties de procédure et la durée des enquêtes, au vu des informations transmises par le directeur général conformément à l’article 7, paragraphe 8.

8. Le comité de surveillance a été créé pour conforter et garantir l’indépendance de l’OLAF par un contrôle régulier de sa fonction d’enquête et pour assister son directeur général dans l’accomplissement de ses tâches. Il est pleinement engagé dans cette mission. Le comité conçoit également son rôle d’assistance au directeur général de l’OLAF d’une manière qui permette à l’Office de renforcer son efficacité en tant qu’organe d’enquête rigoureux et impartial au niveau de l’Union européenne, totalement indépendant des pressions extérieures et interventions indues. 2019 marque également le vingtième anniversaire de l’OLAF. Il s’agit là d’une occasion de réfléchir à la manière dont l’Office a rempli son rôle jusque-là et à la manière dont il entend progresser, notamment avec la création du Parquet européen, dans la lutte contre la fraude, la corruption et les infractions pénales qui portent préjudice au budget de l’Union. Le comité est disposé à appuyer l’OLAF dans les efforts qu’il déploie pour améliorer la qualité de son travail, ainsi que pour jouer un rôle clé dans le nouvel espace européen de justice où l’assistance et le soutien de l’OLAF au Parquet européen, de même que la coopération entre ces deux organes, seront essentiels pour protéger les intérêts financiers de l’Union.

9. Le comité fournit au directeur général de l’OLAF et aux institutions des avis et des rapports détaillés sur les enquêtes en cours de l’OLAF, sans toutefois interférer dans celles-ci. Le contrôle régulier des enquêtes de l’OLAF est la meilleure façon de garantir son indépendance. Au cours de l’ensemble de la période considérée, le comité a été très actif dans l’établissement d’une relation de travail solide avec le nouveau directeur général de l’OLAF afin d’améliorer la qualité des informations qui sont transmises au comité, de manière régulière, par l’Office. Cela vaut en particulier pour les rapports portant sur des enquêtes d'une durée de plus de douze mois, les réclamations individuelles contre les enquêtes de l’OLAF et les recommandations de l’OLAF qui n’ont pas été suivies par les autorités compétentes. Le comité prend également une part active à l’échange de vues interinstitutionnel annuel sur les performances de l’OLAF et défend constamment l'idée que les priorités stratégiques en matière d’enquêtes de l’OLAF devraient être fixées en fonction des principaux secteurs de dépenses du budget de l’Union.

10. Le comité de surveillance rend compte aux institutions qui ont nommé ses membres. Son dernier rapport annuel d’activités a été examiné avec le commissaire chargé du budget et des ressources humaines, la secrétaire générale de la Commission, la commission du contrôle budgétaire du Parlement européen (CONT) et le groupe de travail du Conseil sur la lutte contre la fraude sous la présidence finlandaise.

11. Le comité se réjouit aussi du retour d’information positif donné par la commission CONT du Parlement européen en 2019 sur son rapport relatif à la proposition de révision du règlement relatif à l’OLAF. Il continuera de suivre de près les discussions interinstitutionnelles en cours et les négociations entre le Parlement, le Conseil et la Commission (le «trilogue»).

12. Le comité a tenu dix réunions plénières ( 5 ) et a continué d’inviter le directeur général de l’OLAF et son personnel à ses réunions, dans le but de discuter et de se tenir au courant de toute question pertinente pour les travaux du comité et ceux de l’OLAF. Le comité s’est réjoui de la perspective de mener un travail constructif avec l’OLAF et d’aider l’Office à améliorer ses performances et son efficacité. Au cours de la période considérée, des membres du comité ont été désignés comme rapporteurs, chargés de travailler sur des domaines spécifiques du programme de travail du comité et d’en assurer le suivi. Ils ont travaillé en étroite collaboration avec le secrétariat à l’élaboration des projets d’avis et de rapports devant être adoptés par le comité.

Tâches de contrôle exercées par le comité de surveillance

i) Contrôle du budget et des ressources de l’OLAF

Article 6, paragraphe 2, de la décision 1999/352/CE, CECA, Euratom de la Commission du 28 avril 1999 instituant l’Office européen de lutte antifraude, telle que modifiée par la décision du 27 septembre 2013 (2013/478/UE) 2. Après consultation du comité de surveillance, le directeur général communique en temps utile au directeur général du budget un avant-projet de budget destiné à être inscrit à l’annexe de l’Office de la section du budget général de l’Union européenne afférente à la Commission. Article 15, paragraphe 1, troisième alinéa, du règlement (UE, Euratom) no 883/2013 Le comité de surveillance formule des avis à l’intention du directeur général, y compris, s’il y a lieu, des recommandations, notamment sur les ressources nécessaires à l’Office pour exercer sa fonction d’enquête […]. Considérant 37 du règlement (UE, Euratom) no 883/2013 L’Office devrait bénéficier de l’indépendance nécessaire à l’accomplissement de sa mission. Pour conforter cette indépendance, l’Office devrait être soumis au contrôle régulier de sa fonction d’enquête par un comité de surveillance, composé de personnalités extérieures indépendantes qui sont hautement qualifiées dans les domaines de compétence de l’Office. Le comité de surveillance ne devrait pas nuire au déroulement des enquêtes en cours. Il devrait également avoir pour mission d’assister le directeur général dans l’accomplissement de ses tâches.

13. Le comité de surveillance est conscient que l’indépendance budgétaire de l’OLAF a une incidence directe sur les enquêtes et les opérations. Il considère donc qu’un budget adapté et une stratégie globale en matière de ressources humaines devraient figurer parmi les priorités du directeur général.

14. Le comité a reconnu que, comme les années précédentes, le projet de budget de la Commission faisait l’objet de mesures d’économie et a noté que l’augmentation annuelle du budget avait été constamment réduite. Le budget de l’OLAF a augmenté de 1,41 % par rapport à l’année précédente, contre 3,42 % l’année d’avant.

15. Le comité considère que cette réduction ne devrait pas avoir d’effets préjudiciables sur la lutte contre la fraude ou contre les activités irrégulières portant atteinte aux intérêts financiers de l’Union européenne. De plus, la communication de la Commission au Parlement européen, au Conseil européen et au Conseil intitulée «Poursuivre le renforcement de l’état de droit au sein de l’Union» ( 6 ) , ainsi que le pacte vert envisagé par la Commission, confient davantage de responsabilités à l’OLAF.

16. Le comité tient à souligner à nouveau que non seulement l’OLAF ne devrait pas être touché par les mesures d’économie les plus restrictives appliquées aux autres directions générales de la Commission, mais qu’en ce qui concerne les ressources humaines, il devrait en outre bénéficier d’incitations permettant de recruter du personnel hautement qualifié et spécialisé dans les enquêtes et le recouvrement d’avoirs. Ce point est particulièrement important pour la future relation de travail entre l’OLAF et le Parquet européen.

17. Au cours de la période considérée, le comité a émis un avis sur l’avant-projet de budget de l’OLAF pour 2020, et a analysé l’exécution du budget de l’OLAF approuvé pour 2019. Lors de l’examen de l’avant-projet de budget de l’OLAF pour 2020, le comité a en particulier mis l’accent sur les points suivants: — l’incidence financière et opérationnelle liée à la mise en œuvre du nouveau système de gestion des dossiers de l’OLAF («OCM»); — la stratégie de l’OLAF en matière de ressources humaines; — le rapport spécial de la Cour des comptes sur la stratégie antifraude de la Commission (7); et — l’incidence de la création du Parquet européen sur le budget de l’OLAF.

18. Le comité de surveillance soutient les recommandations de la Cour des comptes européenne et la réponse de la Commission à la Cour concernant le renforcement des capacités de l’OLAF dans la mise à jour de la stratégie antifraude de la Commission et la préparation de l’évaluation et de l’analyse des risques du budget de l’Union pour 2021-2027 ( 8 ) . À cette fin, ainsi que le comité l’a indiqué dans son avis sur le projet de budget de l’OLAF pour 2020, l’Office devrait se voir allouer les ressources humaines nécessaires.

19. Outre ces tâches, en 2019, la Commission a demandé à l’OLAF de fournir une contribution et des données concrètes à l’appui de la mise en œuvre de l’état de droit dans les États membres de l’Union et de renforcer le contrôle de ses propres recommandations adressées aux autorités judiciaires nationales. Ces recommandations aux États membres et aux institutions, organes et organismes de l’Union sont principalement de nature financière et visent à récupérer les sommes reçues indûment par des bénéficiaires de programmes et actions de l’Union, et donc à protéger le budget de l’Union et à préserver la confiance du public dans l’Union européenne.

20. Dans son échange de vues régulier avec le directeur général lors des réunions plénières mensuelles, le comité a aussi rappelé les inquiétudes et les doutes sérieux qu'il nourrit quant à la mise en place actuelle par l’OLAF d’un nouveau système de gestion des dossiers («OCM») et à ses incidences budgétaires. Plus particulièrement, les nombreux retards de longue durée qui se sont déjà accumulés dans la conception et l’achèvement de l’OCM et les dépassements budgétaires significatifs répétés ont amené le comité de surveillance à considérer que la gestion du projet OCM ne fait pas l’objet de la transparence requise ni d’un contrôle suffisant.

21. À cet égard, le comité prend acte de l’adoption, par le service d’audit interne de la Commission, de son rapport d’audit final sur les pratiques de gestion des projets informatiques au sein de l’OLAF (juin 2019). Ce rapport relève plusieurs faiblesses significatives aux premiers stades de la mise en place de l’OCM, notamment l’absence de structure de gouvernance claire et durable du projet, ainsi que le manque de contrôle par l’encadrement supérieur et une incertitude considérable entourant les futures estimations du budget nécessaire pour mettre l’OCM en œuvre. Il relève également d’évidents problèmes relatifs à la gestion des coûts de l’OCM.

22. Le comité prend note du fait que le directeur général s’est désormais engagé à donner suite aux recommandations du service d’audit interne de la Commission et à veiller à ce que le projet OCM soit achevé d’ici la fin 2020. Le comité relève aussi le fait qu’en février 2020, le service d’audit interne de la Commission a conclu que l’OLAF avait, fin décembre 2019, mis en œuvre toutes les mesures nécessaires pour se conformer à cet audit.

ii) Contrôle des cas

Article 15, paragraphe 1, du règlement (UE, Euratom) no 883/2013 L’exercice par l’Office de sa fonction d’enquête fait l’objet d’un contrôle régulier du comité de surveillance […]. Article 4 de la décision 1999/352/CE, CECA, Euratom de la Commission du 28 avril 1999 instituant l’Office européen de lutte antifraude, telle que modifiée par la décision du 27 septembre 2013 (2013/478/UE) […] Ce comité [de surveillance] exerce un contrôle régulier sur l’exécution de la fonction d’enquête de l’Office. Avis commun des services juridiques du Parlement européen, du Conseil et de la Commission du 5 septembre 2016 L’avis commun souligne que le règlement (UE, Euratom) no 883/2013 habilite le comité de surveillance à recevoir des informations du directeur général de l’OLAF: — concernant les affaires dans lesquelles des informations ont été transmises aux autorités judiciaires nationales, même si aucune enquête n’a été menée par l’OLAF; — concernant les compléments d’informations en lien avec des affaires dans tous les cas, y compris les enquêtes en cours et pas uniquement des informations sur les enquêtes closes; — en ce qui concerne les obligations d’information qui incombent au directeur général de l’OLAF, le règlement (UE, Euratom) no 883/2013 implique un devoir actif d’information pour l’OLAF. À cet égard, l’octroi d’un accès électronique purement passif aux bases de données de l’OLAF ne suffirait pas pour satisfaire aux obligations du directeur général de l’OLAF, telles qu’elles sont contenues dans le règlement (UE, Euratom) no 883/2013.

23. Afin de renforcer l’indépendance de l’OLAF et d’assister le directeur général dans l’exercice de ses fonctions, le comité de surveillance contrôle activement et régulièrement la manière dont l’OLAF mène ses enquêtes. Le comité a désigné des rapporteurs chargés de contrôler certaines enquêtes internes sensibles ainsi que d’autres cas dans lesquels le directeur général de l’OLAF a décidé, après évaluation des informations reçues, de ne pas ouvrir d’enquête (les «dossiers classés sans suite»).

24. En novembre 2018, l’Office a donné aux rapporteurs du comité et aux membres de son secrétariat le plein accès à 64 dossiers de l’OLAF: 60 cas dans lesquels le directeur général de l’OLAF a pris la décision de ne pas ouvrir d’enquête (ci-après les «dossiers classés sans suite») et quatre enquêtes internes menées et clôturées par l’OLAF. En 2019, le comité de surveillance a eu accès à un certain nombre de documents supplémentaires relatifs à l’une de ces quatre enquêtes internes clôturées.

25. Au cours de la période considérée, le comité a tenu des réunions et des échanges de vues avec le personnel de l’OLAF afin de mieux comprendre la manière dont certaines de ces enquêtes ont été menées.

26. Entre janvier et mars 2019, les rapporteurs du comité ont tenu des réunions mensuelles avec la direction du personnel de l’OLAF, y compris les directeurs des directions A («Enquêtes I») et C («Soutien aux enquêtes»); les chefs d’unité de l’unité 0.1 («Enquêtes — Sélection et révision»), de l’unité A.1 («Personnel de l’UE»), de l’unité C.3 («Analyse opérationnelle et forensique numérique») et de l’unité C.4 («Conseil juridique»). Des sélectionneurs, des réviseurs, des enquêteurs et des membres des unités de conseil juridique et de suivi ont également participé à ces réunions.

27. Lors de la réunion plénière de décembre 2019, le comité a adopté son projet d’avis sur les dossiers qui n’ont pas été ouverts par le directeur général de l’OLAF (les «dossiers classés sans suite») et, en janvier 2020, il l’a transmis à l’Office pour commentaires. En février 2020, l’OLAF a présenté ses commentaires et des informations complémentaires. En mars 2020, le comité de surveillance a publié cet avis ( 9 )

28. Le comité rappelle qu’en tant qu’organe indépendant, il se trouve dans une position unique pour accomplir les tâches de contrôle et de surveillance qui lui sont confiées. Lors de l’examen des dossiers communiqués par l’OLAF, le comité veille à ce que son travail reste concentré sur les éléments suivants: les risques potentiels pour la conduite indépendante des enquêtes; le respect des garanties de procédure et des droits fondamentaux; le respect des principes généraux et des règles d’enquête; l’évaluation de la qualité des dossiers ainsi que des informations contenues dans l’OCM; et le respect des règles énoncées dans les lignes directrices sur les procédures d’enquête à l’intention du personnel de l’OLAF.

iii) Contrôle de la durée des enquêtes de l’OLAF

Article 15, paragraphe 1, du règlement (UE, Euratom) no 883/2013 L’exercice par l’Office de sa fonction d’enquête fait l’objet d’un contrôle régulier du comité de surveillance, afin de renforcer l’indépendance de l’Office dans l’exercice approprié des compétences qui lui sont conférées par le présent règlement. Article 15, paragraphe 1, deuxième alinéa, du règlement (UE, Euratom) no 883/2013 Le comité de surveillance suit en particulier l’évolution concernant l’application des garanties de procédure et la durée des enquêtes, au vu des informations transmises par le directeur général conformément à l’article 7, paragraphe 8. Article 7, paragraphe 5, du règlement (UE, Euratom) no 883/2013 Les enquêtes sont conduites sans désemparer pendant une période de temps qui doit être proportionnée aux circonstances et à la complexité de l’affaire. Article 7, paragraphe 8, du règlement (UE, Euratom) no 883/2013 Si une enquête ne peut être close dans les douze mois suivant son ouverture, le directeur général soumet, à l’expiration du délai de douze mois et ensuite tous les six mois, un rapport au comité de surveillance, en indiquant les raisons pour lesquelles cela n’a pas été possible ainsi que les mesures correctives envisagées en vue d’accélérer l’enquête.

Observations générales

29. Le contrôle de la durée des enquêtes de l’OLAF est l’une des principales tâches du comité visant à renforcer l’indépendance de l’OLAF.

30. L’obligation d’observer un délai raisonnable dans la conduite des procédures administratives constitue un principe général de droit de l’Union et est une composante du droit à une bonne administration prévu par l’article 41, paragraphe 1, de la charte des droits fondamentaux ( 10 ) . Selon la jurisprudence, lorsque la durée de la procédure n’est pas fixée par une disposition du droit de l’Union, le caractère raisonnable du délai doit être apprécié en fonction de l’ensemble des circonstances propres à chaque affaire et, notamment, de l’enjeu du litige pour l’intéressé, de la complexité de l’affaire et du comportement des parties en présence ( 11 )

31. Il découle de cette jurisprudence et de l’article 7, paragraphe 5, du règlement relatif à l’OLAF ( 12 ) que la procédure devant l’OLAF devrait être conduite sans désemparer et ne peut pas être prolongée au-delà d’un délai raisonnable, qui doit être apprécié en fonction des circonstances et de la complexité de l’espèce ( 13 )

32. Le comité considère qu’il est également crucial de mettre en évidence son rôle, tel que clarifié par la jurisprudence des juridictions de l’Union ( 14 ) , et de souligner la portée de son activité de contrôle dans le contexte spécifique des enquêtes d’une durée supérieure à douze mois.

33. Tout d’abord, en contrôlant régulièrement la durée des enquêtes de l’OLAF et les raisons de tout retard indu, le comité de surveillance cherche à renforcer l’indépendance en matière d’enquêtes et l’impartialité de l’OLAF, en vérifiant qu’il n’y a aucune interférence externe ou interne dans la conduite impartiale d’une enquête, que l’égalité de traitement est garantie et que les retards accusés sont proportionnés et justifiés par la complexité et/ou les circonstances du dossier concerné.

34. Deuxièmement, une longue enquête qui ne peut être justifiée par les circonstances et/ou la complexité d’un dossier donné peut avoir de graves conséquences négatives sur i) les droits de la défense des personnes concernées (qui ont le droit de voir les enquêtes les concernant traitées dans un délai raisonnable, ainsi que le prévoit l’article 41 de la charte des droits fondamentaux de l’Union); et ii) le suivi de l’enquête (autrement dit, il devient plus difficile de collecter des preuves à mesure que le temps passe). Dès lors, en contrôlant la durée des enquêtes de l’OLAF, le comité s’assure que les droits procéduraux garantis par l’article 41 de la charte des droits fondamentaux sont bien respectés.

35. En outre, le contrôle exercé par le comité vise à garantir que les résultats et les conclusions des enquêtes menées par l’OLAF sont pris en considération et font l’objet d’un suivi approprié par les institutions, organes et organismes de l’Union et par les États membres concernés. Les suites judiciaires, financières ou disciplinaires et le potentiel de poursuites et de recouvrement peuvent être irrémédiablement compromis, en particulier en raison de problèmes de prescription (en vertu du droit national applicable) ou de l’impossibilité pour les autorités judiciaires nationales de mener une enquête adéquate sur des événements qui se sont produits il y a longtemps.

36. Enfin, en contrôlant la durée des enquêtes, le comité de surveillance vérifie que les ressources humaines et financières allouées à l’OLAF ont été utilisées de manière efficace, ce qui pourrait avoir une incidence sur l’adoption des priorités stratégiques de l’OLAF en matière d’enquêtes et son budget général.

37. Il importe de souligner que ce rôle spécifique, confié au comité par l’article 7, paragraphe 8, du règlement relatif à l’OLAF, exige que celui-ci procède à une analyse au cas par cas de chaque enquête d’une durée supérieure à douze mois afin de s’assurer que les enquêtes de l’Office sont conduites sans désemparer et pendant une période de temps proportionnée aux circonstances et à la complexité de l’affaire. Pour remplir ce rôle, le comité de surveillance doit avoir un accès direct et libre, si pas à l’ensemble du dossier de l’OLAF, au moins aux éléments qui sont essentiels pour comprendre l’affaire, identifier la ou les personnes concernées et suivre la chronologie des mesures d’enquête ainsi que des décisions liées à la gestion du dossier prises par l’OLAF. Ainsi, le comité respecte pleinement l’indépendance de l’OLAF dans la conduite de ses enquêtes et ne nuit pas au déroulement de celles-ci.

Accès aux informations relatives aux dossiers

38. Dans son précédent rapport d’activités, le comité de surveillance a constaté que le contenu et la qualité des rapports transmis par l’OLAF sur des dossiers d’une durée supérieure à douze mois au cours de l’année 2019 ne comportaient pas d’informations susceptibles de permettre au comité de contrôler efficacement la durée des enquêtes ( 15 ) . En particulier, la plupart des rapports ne contenaient pas, dans la description de l’affaire, d’informations significatives ou substantielles permettant au comité de déterminer si les raisons invoquées par l’OLAF pour justifier la durée des enquêtes étaient exactes et si les mesures correctives prises en vue de les achever étaient appropriées.

39. Le comité de surveillance tient à rappeler qu’ainsi que l’a confirmé l’avis commun des trois services juridiques (l’«avis commun») ( 16 ) , il incombe au comité de déterminer, sur la base d’une évaluation de la nécessité, les informations qui doivent être fournies par l’organe surveillé (l’OLAF) ou les informations qui sont suffisantes pour assurer son rôle de surveillance. Ce n’est que de cette manière que l’indépendance du comité dans l’évaluation des enquêtes de l’OLAF, et donc de l’indépendance de l’Office lui-même, peut être garantie. Comme le souligne ledit avis commun, l’OLAF devrait faciliter les tâches du comité et fournir les informations demandées, à moins que ces dernières ne soient manifestement dénuées de pertinence ou que leur transmission nuise nécessairement au déroulement de l’enquête en cours ( 17 )

40. jusqu’en 2013 , consistait à transmettre systématiquement au comité de surveillance l’«évaluation des informations initiales» chaque enquête d’une durée supérieure à «douze mois» unilatéralement d’abandonner cette approche en 2013. Dans ses précédents rapports annuels d’activités L’approche suivie par l’OLAF par le passé, en vertu de l’ancien règlement relatif à l’OLAF ( 18 ) et, consistait à transmettreau comité de surveillance l’«évaluation des informations initiales» ( 19 ) et les données à caractère personnel pourd’une durée supérieure à «douze mois» ( 20 ) afin de permettre au comité de mener à bien sa mission de surveillance au titre du règlement relatif à l’OLAF. L’OLAF a décidéd’abandonner cette approche en 2013. Dans ses précédents rapports annuels d’activités ( 21 ) et avis ( 22 ) , le comité de surveillance a exprimé clairement sa ferme opposition à cette nouvelle pratique, qui a gravement limité sa capacité à remplir son rôle de surveillance en vertu dudit règlement.

41. Au cours de la période de référence, le directeur général de l’OLAF et le comité de surveillance ont entamé un dialogue afin de trouver des manières de rétablir l’accès, tel qu’il existait avant 2013, aux informations relatives aux dossiers disponibles et enregistrées dans le système de gestion des dossiers de l’OLAF (OCM), une condition sine qua non pour que le comité puisse contrôler efficacement l’indépendance de l’Office dans la conduite de ses enquêtes externes et internes. Le comité se félicite des efforts déployés par le directeur général de l’OLAF au cours des derniers mois de 2019 en vue de trouver une solution appropriée à cet important problème. Dans le même temps, le comité regrette que la discussion en cours dure depuis aussi longtemps et espère qu’une solution réalisable et convenue mutuellement pourra être trouvée dès que possible pour rétablir la même forme d’accès satisfaisante que celle dont il a bénéficié au cours de ses 14 premières années d’existence.

42. En février 2019, le comité a envoyé au directeur général de l’OLAF deux nouveaux «modèles de rapports» inspirés d’un modèle de rapport que l’OLAF lui-même avait proposé précédemment. Le premier était destiné aux enquêtes de plus de douze mois, tandis que le second était destiné à être un outil d'information pour les enquêtes de dix-huit mois ou plus et était conçu pour vérifier les effets des éventuelles mesures correctives prises par l’OLAF pour accélérer le déroulement de l’enquête.

43. Ces deux modèles de rapports incluaient le type d’informations que le comité considérerait comme le «minimum» nécessaire pour remplir ses tâches de surveillance au titre de l’article 7, paragraphe 8, et de l’article 15, paragraphe 1, du règlement relatif à l’OLAF, à savoir: i) une description détaillée de l’affaire faisant l’objet du rapport, y compris une estimation de son incidence économique; ii) la législation qui n'aurait pas été respectée; iii) les sanctions potentielles et les considérations en matière de prescription; iv) les activités opérationnelles entreprises et leurs résultats; v) les activités opérationnelles à mener; vi) les motifs pour lesquels l’enquête n’est pas encore achevée; et vii) les mesures correctives prises ou envisagées pour accélérer l’enquête.

44. En mai 2019, l’OLAF a transmis au comité de surveillance une autre proposition de modèle de rapport, qui n’a pas été jugé satisfaisant par le comité, car il ne contenait pas les informations minimales essentielles demandées par ce dernier. En juillet 2019, l’OLAF a proposé une nouvelle version révisée du «modèle pour les enquêtes d’une durée supérieure à douze mois», qui visait à répondre aux vives préoccupations et importantes réserves du comité concernant le type d’informations mises à sa disposition.

45. Le comité de surveillance a communiqué les résultats de son analyse et les autres solutions qu’il propose au directeur général de l’OLAF en novembre 2019. Le comité de surveillance a analysé de manière approfondie le nouveau modèle de rapport révisé proposé par l’OLAF ( 23 ) . Bien que le nouveau modèle ait pu être considéré comme une version améliorée du précédent (utilisé par l’OLAF de 2013 à mars 2019), il ne répond toujours pas aux besoins du comité en ce qui concerne la qualité et l’exhaustivité des informations qu’il contient. En outre, et c’est plus problématique, les données à caractère personnel sont expurgées des modèles/rapports, ce qui rend l’évaluation du comité presque impossible.

46. Parallèlement aux discussions sur la qualité des informations fournies par l’OLAF au comité de surveillance, le 18 juillet 2019, le directeur général de l’Office a demandé un avis du Contrôleur européen de la protection des données (CEPD) pour savoir, en substance, si, en exerçant son obligation d'information au titre de l’article 7, paragraphe 8, du règlement relatif à l’OLAF, il violerait les règles applicables en matière de protection des données s’il divulguait le nom de la ou des personnes concernées par une enquête de l’OLAF d’une durée supérieure à un an.

47. À la demande du CEPD (du 22 août 2019), le secrétariat a tenu deux réunions avec celui-ci (le 15 novembre 2019 et le 2 décembre 2019), lors desquelles il a examiné en détail le mandat du comité et le type d’informations nécessaires pour accomplir ses tâches de contrôle et de surveillance au titre du règlement relatif à l’OLAF. Le comité de surveillance a présenté ses commentaires écrits au CEPD le 17 décembre 2019. Le 5 février 2020, l’OLAF a fourni des informations complémentaires au CEPD.

48. Comme indiqué à plusieurs reprises, le comité de surveillance ne procède pas à des vérifications standard, automatisées, mais à une analyse détaillée de chaque enquête spécifique d’une durée supérieure à douze mois . L’identité des personnes faisant l’objet de l’enquête et des entités juridiques concernées par des enquêtes de l’OLAF devrait être divulguée dans le «rapport sur les enquêtes dont la durée est supérieure à douze mois». Connaître d’emblée l’identité des personnes faisant l’objet de l’enquête est essentiel et indispensable pour les membres du comité de surveillance lorsqu’ils évaluent si les raisons avancées par l’OLAF pour ne pas avoir achevé une enquête donnée justifient réellement la durée de l’enquête. Sans cette information, le comité n’est pas en mesure de remplir son mandat.

49. Le comité de surveillance tient à rappeler que le traitement des données qu’il effectue dans le cadre du contrôle fait partie de l’exercice légitime de son autorité officielle, dont il est investi directement par le règlement relatif à l’OLAF (article 7, paragraphe 8, et article 15, paragraphe 1). Le CEPD a reconnu la légalité de ce traitement pour la première fois dans son avis de 2007 ( 24 ) . À cet égard, le comité souligne qu’il ne doit pas avoir accès aux données à caractère personnel de toutes les personnes mentionnées dans une enquête de l’OLAF, mais uniquement au nom de la ou des personnes concernées. Dès lors, la position du comité, telle qu’exprimée dans ses échanges et sa correspondance avec le CEPD susmentionnés, a toujours été que le traitement des données qu’il effectue dans ce contexte est adéquat, pertinent et non excessif et lui permet de remplir le mandat spécifique qui lui est confié par le règlement relatif à l’OLAF

50. le CEPD a confirmé que le traitement de données à caractère personnel par le comité de surveillance était légal et nécessaire ( 26 ). En mars 2020, le CEPD a répondu à la demande d’avis du directeur général de l’OLAF, à la suite de l’entrée en vigueur des nouvelles règles de l’Union européenne en matière de protection des données ( 25 ) . Dans son avis,

51. Le comité de surveillance a invité l’OLAF à mettre en œuvre sans tarder les conclusions du CEPD et à lui donner accès à l’identité des personnes (physiques) concernées par les enquêtes d’une durée supérieure à douze mois. Le comité est également totalement d’accord avec le CEPD sur le fait que l’identité des personnes morales ne constitue pas une «donnée à caractère personnel» au sens du droit de l’Union applicable, et qu’elle devrait donc aussi être divulguée.

Rapports concernant les enquêtes d’une durée supérieure à douze mois reçus par le comité de surveillance en 2019

52. En 2019, le comité a reçu 587 rapports ( 27 ) de l’OLAF concernant 375 enquêtes différentes d’une durée supérieure à douze mois. Parmi ces enquêtes, 34,4 % ont duré plus de douze mois, tandis que 27,2 % ont duré plus de 18 mois. Le comité a constaté que 38,4 % de l’ensemble des cas faisant l’objet d’un rapport aux fins de l’article 7, paragraphe 8, avaient une durée supérieure à 24 mois. Ils peuvent être ventilés comme suit: 16,5 % des enquêtes ont duré plus de 24 mois; 11,2 % plus de 30 mois; 4,5 % plus de 36 mois; 4,8 % plus de 42 mois; 0,8 % plus de 48 mois; et 0,5 % plus de 48 mois (graphique 1). Le comité a relevé qu’en 2019, 144 dossiers d’une durée de 24 mois étaient toujours en cours. La ventilation sectorielle des enquêtes de l’OLAF d'une durée supérieure à 24 mois est représentée dans le graphique 2. Graphique 1 375 cas — 2019 Graphique 2 144 cas d'une durée supérieure à 24 mois — 2019

53. Au premier trimestre 2019, l’OLAF a fourni des informations au comité de surveillance en utilisant l’ancien format de rapport qu’il a utilisé de 2013 à avril 2019. Le comité a toujours signalé que ces rapports n’incluaient pas suffisamment de contenu significatif et étaient incomplets.

54. Pour le deuxième trimestre 2019, les rapports fournis au comité de surveillance reposaient sur le modèle de rapport proposé par l’OLAF en mai 2019, alors que ceux couvrant la période allant de juillet à décembre 2019 reposaient sur le modèle proposé par l’OLAF en juillet 2019 (263 rapports en tout).

Analyse par le comité de 263 rapports concernant des enquêtes d’une durée supérieure à douze mois

55. Lors de l’examen des 263 rapports concernant des enquêtes d’une durée supérieure à douze mois, couvrant la période d’avril à août 2019, le comité a aussi évalué la mesure dans laquelle les nouveaux modèles de rapports proposés par l’OLAF fournissent des informations suffisantes et satisfaisantes lui permettant de contrôler l’évolution de l’application des garanties de procédure et la durée des enquêtes conformément à l’article 7, paragraphe 8, du règlement relatif à l’OLAF.

56. Le comité a axé son analyse sur le point de savoir si le rapport de l’OLAF fournissait les éléments suivants essentiels aux tâches de contrôle du comité, à savoir: — une description détaillée du cas; — une estimation de l’incidence économique; — la législation qui n'aurait pas été respectée; — les sanctions potentielles et les considérations en matière de prescription; — les actions opérationnelles menées jusqu’à présent et leurs résultats; — les actions opérationnelles restant à entreprendre; et — les raisons pour lesquelles le dossier n’a pas été clos, y compris l’affectation des ressources, le volume de travail opérationnel, les problèmes de coopération et autres.

57. Le comité de surveillance a maintenu sa position précédente selon laquelle la qualité des informations fournies par l’OLAF dans les nouveaux modèles de rapports ne lui permet toujours pas de contrôler la durée des enquêtes conformément à l’article 7, paragraphe 8, du règlement relatif à l’OLAF, et donc de remplir efficacement son rôle de surveillance.

58. En particulier, dans tous les cas analysés, les rapports n’incluent pas suffisamment d’informations factuelles et/ou contextuelles pour permettre au comité de comprendre au moins les faits essentiels du cas. Lorsque la portée d’une enquête a été étendue, les rapports n’en mentionnent pas les raisons et, surtout, aucun des rapports n’identifie la ou les personnes morales et/ou physiques faisant l’objet de l’enquête.

59. Aucune information sur l’«estimation de l'incidence économique» et les «sanctions potentielles» n’est non plus fournie systématiquement dans les rapports. De plus, les rapports n’incluent des informations sur la «législation qui n'aurait pas été respectée», un élément important pour cet exercice, que dans un petit nombre de cas.

60. Dans la plupart des rapports, la chronologie des activités d’enquête menées n’est pas détaillée, des dates n’étant mentionnées que dans quelques cas. Par ailleurs, aucune information significative sur les résultats des mesures d’enquête prises n’est fournie, et la finalité générale ou spécifique de chaque activité n’est pas systématiquement indiquée. Enfin, ce n’est qu’exceptionnellement que le lecteur peut identifier les activités menées au cours des six derniers mois.

61. problème qui se pose » et qui justifierait le retard en question ne sont ni claires ni suffisantes. Les raisons pour lesquelles les enquêtes ne sont pas encore terminées sont exposées de manière insuffisante ou ne le sont pas du tout ( 28 ) . Dans certains cas, les explications relatives au «» et qui justifierait le retard en question ne sont ni claires ni suffisantes.

62. Les rapports concernant les enquêtes d’une durée supérieure à 18 mois n’indiquent pas comment les mesures correctives précitées ont été mises en œuvre (cette information n’a été fournie qu’exceptionnellement), de sorte qu’il est impossible d’évaluer les éventuels progrès accomplis depuis leur adoption.

63. À la lumière de ces constatations, et afin d’éviter une utilisation inefficace des ressources humaines de l’OLAF, le comité de surveillance a proposé une solution réalisable et efficace supposant l’accès systématique et automatique à des documents spécifiques de l’Office déjà disponibles dans l’OCM, le système de gestion des dossiers de l’OLAF . Le comité estime que cet accès permettra de réduire considérablement, voire de supprimer, le travail supplémentaire des enquêteurs de l’OLAF qui doivent élaborer, au profit du comité de surveillance, des rapports supplémentaires contenant exactement les mêmes informations que celles déjà fournies dans d’autres rapports relatifs aux dossiers contenus dans l’OCM. Cette forme d’accès direct à des informations spécifiques et existantes devrait permettre au comité d’obtenir des informations complètes et significatives sur les enquêtes d’une durée supérieure à douze mois, et donc de remplir le mandat qui lui est confié par l’article 7, paragraphe 8, du règlement relatif à l’OLAF. Cela dit, par souci d’exhaustivité, le comité tient à souligner que toute forme d’accès électronique direct aux informations relatives aux dossiers contenus dans l’OCM n’exonère pas le directeur général de l’OLAF de l’obligation qui lui est imposée par la disposition susmentionnée du règlement relatif à l’OLAF de continuer de faire rapport au comité de surveillance sur les raisons pour lesquelles les enquêtes n’ont pas été clôturées dans les douze mois après leur ouverture et les mesures correctives envisagées pour accélérer ces enquêtes.

64. Le comité a bon espoir qu’à la suite du récent avis du CEPD révisant son avis précédent de 2007, une solution définitive sera trouvée dans le courant de l'année 2020.

Suivi de l’évolution concernant l’application des garanties de procédure

Article 15, paragraphe 1, deuxième alinéa, du règlement (UE, Euratom) no 883/2013 Le comité de surveillance suit en particulier l’évolution concernant l’application des garanties de procédure […]. Article 17, paragraphe 7, du règlement (UE, Euratom) no 883/2013 Le directeur général met en place une procédure interne de consultation et de contrôle, y compris un contrôle de la légalité, ayant trait notamment au respect des garanties de procédure et des droits fondamentaux des personnes concernées […]. Article 9 du règlement (UE, Euratom) no 883/2013: garanties de procédure (non reproduit ici en raison de sa longueur)

Réclamations individuelles communiquées par l’OLAF à propos de ses enquêtes

65. L’article 9 du règlement relatif à l’OLAF dresse la liste des principes et garanties de procédure que l’Office doit appliquer lorsqu’il mène une enquête. L’article 15, paragraphe 1, deuxième alinéa, du règlement confie au comité de surveillance la tâche spécifique de veiller à ce que l’OLAF respecte les garanties de procédure dans l’exercice de ses fonctions d’enquête. Selon la jurisprudence constante, l’OLAF doit respecter les droits fondamentaux tels qu’ils sont prévus par le droit de l’Union européenne, en particulier dans la charte des droits fondamentaux ( 29 ) . Chaque année, le comité attache une attention particulière à cet aspect de son mandat, car il est capital pour les personnes ciblées par une enquête de l’OLAF.

66. Les personnes concernées par une enquête de l’OLAF peuvent adresser une réclamation directement au directeur général de l’Office. La procédure de traitement des réclamations par l’OLAF est détaillée et accessible au public sur le site internet de l’OLAF ( 30 ) . Le directeur général de l’OLAF a pris des mesures pour que les rapports sur les réclamations individuelles soient transmis au moins deux fois par an au comité de surveillance. En septembre 2019, le comité de surveillance a reçu un rapport concernant les réclamations au sujet des garanties de procédure couvrant le premier semestre de 2019 (de janvier à juin 2019). Un nouveau rapport couvrant le second semestre de 2019 a été présenté au comité en février 2020. Ces rapports contenaient des informations sur: i) les réclamations procédurales reçues par l’OLAF dans le cadre de sa propre procédure de réclamation (six réclamations au total (31)); ii) les réclamations contre l’OLAF soumises à la Médiatrice européenne (quatre réclamations au total).

67. En 2019, l’OLAF n’a reçu aucune réclamation fondée sur l’article 90 bis du statut des fonctionnaires.

68. Les explications fournies dans ces deux rapports de l’OLAF, bien qu’elles soient informatives, sont de nature générale. Les prétendues violations de droits dans des enquêtes de l’Office étaient énumérées de manière descriptive, avec un bref résumé de la réponse de l’OLAF à chaque allégation. Les rapports indiquaient également les cas dans lesquels la Médiatrice européenne a pris une décision, avec un bref résumé de ses conclusions. Dans l’ensemble, les informations fournies initialement par l’OLAF ne permettaient pas au comité de surveillance de contrôler l’évolution concernant l’application des garanties de procédure et des droits fondamentaux.

69. Pour garantir que les droits fondamentaux des personnes concernées par les enquêtes de l’OLAF étaient protégés et que l’OLAF avait bien appliqué les garanties de procédure, le comité a demandé à avoir accès i) aux réclamations originales et ii) aux réponses de l’Office à celles-ci.

70. L’OLAF a fourni les informations demandées au comité de surveillance en février 2020. Après analyse de ces réclamations et des réponses de l’OLAF, le comité de surveillance a demandé des informations complémentaires au sujet de six des réclamations traitées par l’Office. L’OLAF a fourni ces informations en avril 2020.

Analyse des réclamations individuelles traitées par l’OLAF

71. Dans quatre des dix réclamations contre l’OLAF, la Médiatrice européenne avait déjà adopté une décision de clôture concluant à l’absence de mauvaise administration. Dès lors, le secrétariat a concentré son attention sur les six réclamations traitées directement par l’OLAF en 2019.

72. Les principales allégations soulevées dans ces réclamations concernaient: 1) le droit de la personne concernée d’être entendue, et 2) le droit de la personne concernée d’avoir accès aux dossiers et documents de l’enquête utilisés contre elle.

73. En ce qui concerne le point 1), le comité fait remarquer que, pour exercer effectivement leur droit d’être entendues, les personnes concernées doivent être informées de tous les faits les concernant. Par conséquent, l’OLAF doit exposer tous les faits pertinents et recueillir toutes les observations formulées par la personne concernée ( 32 ) . Dans les six réclamations analysées, le plaignant, c’est-à-dire la personne concernée par une enquête de l’OLAF, a avancé les arguments suivants: a) les faits présentés par l’OLAF dans le «résumé des faits» étaient incomplets/peu clairs/inexacts, privant ainsi la personne concernée de la possibilité de présenter des observations (article 9, paragraphe 4, du règlement relatif à l’OLAF); ou b) les déclarations faites par la personne concernée (lors des vérifications sur place) n’étaient pas jointes au rapport sur les vérifications sur place; ou c) le délai pour présenter des observations sur la conclusion de l’OLAF était trop court; ou d) l’OLAF aurait dû permettre à la personne concernée d’être entendue lors d’une audition ou d’un entretien.

74. Le comité de surveillance a considéré que les allégations a), b) et c) pourraient constituer des violations de garanties de procédure dans la conduite des enquêtes de l’OLAF et a donc décidé de consulter les dossiers plus avant.

75. Sur la base d’une analyse approfondie, le comité de surveillance a conclu que les allégations susmentionnées étaient dénuées de fondement et que l’OLAF avait donné à la ou aux personnes concernées un «résumé des faits» clair et complet et la possibilité de présenter effectivement des observations sur ces faits. L’Office a aussi fourni des informations complémentaires et étendu le délai de réponse chaque fois que cela lui était demandé et a corrigé les «erreurs factuelles». L’OLAF a, dans un cas, donné accès à certains documents qu’il jugeait nécessaires pour comprendre les questions en jeu.

76. Enfin, concernant le droit à une audition ou à un entretien [allégation d)], le comité de surveillance fait remarquer que l’article 9, paragraphe 4, du règlement relatif à l’OLAF établit le principe selon lequel les conclusions se rapportant nommément à une personne ne peuvent être tirées sans que cette personne ait d’abord pu exprimer son avis sur l’ensemble des faits qui la concernent. Toutefois, il incombe à l’OLAF de choisir le moyen par lequel il donne à la personne concernée la possibilité de présenter des observations. Il n’existe pas de droit à une «réunion orale» ou à être entendu oralement; ce qui importe, c’est que la personne concernée ait eu la possibilité d’exprimer son point de vue par écrit. Par ailleurs, et par souci d’exhaustivité, un entretien mené au titre de l’article 9, paragraphe 2, du règlement relatif à l’OLAF n’est pas un droit de la personne interrogée, mais une activité d’enquête réalisée par l’Office. Par conséquent, c’est à l’OLAF, et non à une personne concernée, qu’il appartient de décider dans chaque cas si une telle mesure est nécessaire.

77. Pour ce qui est du point 2) et du droit d’accès au dossier, le comité de surveillance renvoie à la jurisprudence des juridictions de l’Union selon laquelle une personne concernée ne peut utilement invoquer ni le principe du respect des droits de la défense ni l’article 41 de la charte (droit d’accès de toute personne au dossier qui la concerne) afin d’obtenir l’accès aux documents d’enquête et/ou au rapport final de l’OLAF. En effet, les juridictions de l’Union ont constamment estimé que l’efficacité et la confidentialité de la mission confiée à l’OLAF ainsi que son indépendance pourraient être entravées par l’accès à ces documents avant que soit arrêtée une décision finale faisant grief à la personne concernée. Les rapports d’enquête de l’OLAF ou les décisions de transmission aux autorités judiciaires nationales n’ayant pas été considérés comme faisant grief, l’OLAF n’est pas obligé de donner l’accès au dossier avant l’adoption de ces actes. La jurisprudence a justement restreint ce droit puisqu’il est pleinement assuré dans les phases ultérieures (judiciaire, disciplinaire, ou financière) de l’enquête devant les autorités nationales compétentes.

78. En conclusion, le comité de surveillance n’a pas recensé de violation des garanties de procédure dans les cas analysés. Néanmoins, le comité continuera de suivre de près toutes les réclamations reçues par l’OLAF.

Réclamations contre l’OLAF reçues par le comité de surveillance

79. La boîte fonctionnelle du comité de surveillance ( 33 ) est le point de contact permettant aux parties prenantes et au public d’informer le comité de leurs inquiétudes et problèmes relevant de ses attributions.

80. Le comité reçoit souvent des réclamations au sujet soit d’enquêtes de l’OLAF en cours, soit de prétendues activités frauduleuses nuisant aux intérêts financiers de l’Union. Or, ces réclamations ne relèvent pas des attributions du comité, qui n’est ni un organe de lutte antifraude, ni un organe de recours contre les décisions de l’OLAF.

81. Ceci dit, le comité transmet toutes les informations pertinentes à l’OLAF et en informe l’expéditeur. En 2019, le comité a reçu relativement peu de réclamations contre des décisions de l’Office ou des enquêtes en cours. Dans un cas concernant de prétendues violations des droits fondamentaux, les personnes concernées avaient déjà adressé une réclamation à l’OLAF. Étant donné que l’affaire était aux mains des autorités judiciaires nationales compétentes, auxquelles l’OLAF avait transmis son rapport final, et faisait également l’objet d’une enquête de la Médiatrice européenne, le comité de surveillance a décidé qu’il n’était pas nécessaire de donner suite à la réclamation.

Cas transmis aux autorités judiciaires nationales

Article 17, paragraphe 5, point b), du règlement (UE, Euratom) no 883/2013 Le directeur général tient le comité de surveillance périodiquement informé des activités de l’Office, de l’exécution de sa fonction d’enquête et des suites qui ont été données aux enquêtes. Le directeur général informe périodiquement le comité de surveillance: […] b) des cas où les informations ont été transmises aux autorités judiciaires des États membres;

82. er octobre 2018 et le 30 septembre 2019 En 2019, l’OLAF a fourni au comité de surveillance une liste des 49 cas transmis aux autorités judiciaires nationales des États membres entre le 1octobre 2018 et le 30 septembre 2019 ( 34 ) . Cette liste contient la référence du cas, la date de transmission du rapport final aux autorités judiciaires nationales et le destinataire de la recommandation. Ces informations purement statistiques sont peu utiles au comité.

83. o 2/2017 Comme indiqué dans le dernier rapport d’activités et dans son avis n2/2017 ( 35 ) , le comité estime que l’OLAF devrait lui fournir le rapport final envoyé aux autorités judiciaires nationales. L’outil de gestion des dossiers de l’OLAF (OCM) donne déjà un accès direct à ce rapport de l’Office. Le comité devait avoir un accès direct aux rapports finaux dans l’OCM dès qu’ils ont été transmis aux autorités judiciaires nationales.

84. Le comité de surveillance invite le directeur général de l’OLAF à mettre en œuvre à l’avenir cette pratique consistant à lui donner accès au rapport final.

Cas dans lesquels les recommandations de l’OLAF n’ont pas été suivies par les autorités compétentes

Article 17, paragraphe 5, point a), du règlement (UE, Euratom) no 883/2013 Le directeur général tient le comité de surveillance périodiquement informé des activités de l’Office, de l’exécution de sa fonction d’enquête et des suites qui ont été données aux enquêtes. Le directeur général informe périodiquement le comité de surveillance: […] a) des cas où les recommandations formulées par le directeur général n’ont pas été suivies;

85. Le comité de surveillance accorde une attention particulière à l’issue des enquêtes de l’OLAF. Les mesures prises par les autorités compétentes (par exemple, recouvrement de montants financiers, engagement de poursuites, etc.) sont un indicateur permettant à l’OLAF d’évaluer sa fonction d’enquête, et aux États membres et aux institutions de l’Union d’évaluer le niveau de protection des intérêts financiers de l’Union.

86. Les enquêtes de l’OLAF sur les fraudes au budget de l’Union, la corruption et les fautes graves au sein des institutions européennes nécessitent des ressources humaines, matérielles et financières importantes. Si l’OLAF découvre qu’il y a eu des irrégularités ou une fraude, le public s’attend à ce que les recommandations de l’OLAF soient suivies, que les fraudeurs soient mis en accusation et condamnés, et que le préjudice causé au budget de l’Union soit réparé.

87. D’après les chiffres présentés dans les cinq derniers rapports annuels d’activités de l’OLAF, le taux de mise en accusation suivant les recommandations judiciaires de l’Office a diminué au fil des ans, passant de 53 % à 36 %. Différentes parties prenantes ont, à plusieurs reprises, exprimé leur inquiétude au sujet d’un taux de poursuites, de mise en accusation et de condamnation relativement faible après la transmission des rapports finaux de l’OLAF aux autorités judiciaires nationales.

88. Le comité de surveillance partage l’avis souvent exprimé selon lequel le taux de condamnation ne peut servir de référence significative pour mesurer l’efficacité de la justice (pénale). Le nombre de poursuites et de condamnations faisant suite aux recommandations adressées par l’OLAF aux États membres devrait être comparé au nombre de poursuites et de condamnations faisant suite aux rapports sur des affaires pénales élaborés par les autorités administratives nationales. De plus, les acquittements et les classements sans suite sont plus fréquents dans les affaires complexes de criminalité économique que dans les affaires générales, en raison de faits complexes, de règles multiples et parfois peu claires et d’autres éléments qui compliquent, voire rendent impossible, l’établissement de l’intention d’une personne de commettre un crime (mens rea). En tout état de cause, ces chiffres doivent faire l’objet d’une réflexion approfondie de l’OLAF et d’une attention particulière de la part du comité de surveillance ( 36 )

89. Le comité de surveillance reconnaît les efforts consentis par l’OLAF pour assurer un meilleur suivi de ses recommandations financières. Il se félicite de l’initiative prise par l’OLAF en décembre 2019 de mettre en place une task-force de contrôle pour aider le directeur général de l’Office à exécuter ses fonctions de contrôle des recommandations de l’OLAF pour la Commission et le Parlement européen ( 37 ) . Le comité soutient cette idée et partage l’avis selon lequel des ressources supplémentaires doivent être mises à disposition pour que ces tâches puissent être accomplies de manière efficace.

90. Toutefois, le comité de surveillance fait observer que cette task-force semble à l’heure actuelle se concentrer davantage sur les recommandations financières que sur les recommandations judiciaires. Bien que la collecte et la vérification de statistiques fassent partie du processus d’évaluation global, la task-force devrait se concentrer davantage sur une analyse d’impact afin de déterminer les raisons pour lesquelles les recommandations de l’OLAF n’ont, jusqu’à présent, pas été suivies. Cela permettrait à l’OLAF de fournir l'éventuelle assistance dont ont besoin les destinataires des recommandations, ainsi que d’anticiper et de tenter de résoudre à un stade précoce les éventuels problèmes et questions empêchant les destinataires de ses recommandations de les appliquer.

Informations périodiques de l’OLAF sur les cas dans lesquels les autorités compétentes n’ont pas suivi ses recommandations

91. En vertu du règlement relatif à l’OLAF ( 38 ) , le directeur général de l’OLAF a l’obligation de tenir le comité périodiquement informé des cas où les recommandations de l’Office n’ont pas été suivies.

92. Pour satisfaire à cette obligation, le directeur général de l’OLAF fournit une fois par an au comité de surveillance un tableau récapitulatif du suivi des recommandations de l’Office. Les principales informations envoyées au comité sont notamment les suivantes: le numéro de cas OLAF; la date à laquelle la recommandation a été émise; l’identification du destinataire; un bref résumé de la recommandation; la date de la réponse reçue des autorités compétentes informant l’OLAF qu’il ne serait pas donné suite à la recommandation; les raisons invoquées par l’autorité concernée pour ne pas y donner suite; et, dans certains cas, des commentaires supplémentaires de l’OLAF.

93. Ainsi que le comité de surveillance l’avait demandé dans son dernier rapport d’activités ( 39 ) , l’OLAF a adapté le calendrier du système d'information à l’année civile (de janvier à décembre), ce qui rend le système plus complet et moins sujet aux erreurs.

94. L’OLAF avait informé le comité de surveillance qu’il fournirait les chiffres demandés en avril 2020 au plus tard. Ce n’est qu’en juillet 2020 que l’OLAF a communiqué au comité le rapport consolidé sur les recommandations judiciaires et disciplinaires de l’Office non suivies pour la période de janvier à décembre 2019. Le comité n’avait pas reçu les informations manquantes sur les recommandations financières de l’OLAF non suivies au moment de l’adoption de cet avis.

95. Sur la base des informations susmentionnées, l’OLAF a reçu des réponses concernant 42 cas pour lesquels les autorités concernées ont choisi de ne pas suivre les recommandations judiciaires de l’Office. Le type et la fréquence des raisons invoquées par les autorités compétentes pour ne pas avoir donné suite aux recommandations de l’OLAF peuvent être regroupés comme suit: Tableau 1 Raisons invoquées par les autorités compétentes pour ne pas avoir suivi les recommandations de l’OLAF, telles que communiquées par ce dernier Nombre Raison invoquée 22 Absence/manque de preuves 12 Absence d’infraction pénale 4 Prescription 3 Faible priorité 2 Manque de ressources 1 Difficulté à rassembler des preuves 1 Absence de compétence 1 Autre

96. Le nombre d’affaires classées sans suite ou non poursuivies en raison de l’absence ou de l’insuffisance de preuves est en constante augmentation chaque année (22 en 2019, contre 11 au cours de la période couverte par le rapport précédent). Le comité de surveillance relève aussi que le nombre d’affaires classées sans suite par les autorités nationales parce qu’aucune infraction pénale n’a été constatée est assez élevé (douze affaires). Pour le comité, même si, dans certains cas, l’OLAF a mené son enquête en coordination avec les services nationaux chargés des poursuites, il n’en demeure pas moins que seule une coopération précoce et opportune entre l’OLAF et les autorités nationales concernées est susceptible de réduire le nombre de dossiers classés sans suite. L’OLAF et les autorités compétentes nationales devraient travailler main dans la main dès le premier soupçon de fraude.

97. combatt [re] la fraude et tout [e] autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers de l’Union » La faible priorité, le manque de ressources et la difficulté de rassembler des preuves figurent également parmi les raisons invoquées par les autorités nationales pour ne pas avoir suivi les recommandations de l’OLAF. Étant donné que les informations fournies par l’Office au comité de surveillance sont limitées et purement descriptives, le comité n’est pas en mesure d’évaluer la pertinence et l’importance de ces arguments. Le comité rappelle qu’en vertu du traité, la responsabilité de «[re][e] ( 40 ) est partagée (entre les États membres et l’Union européenne).

98. Le comité de surveillance est en train d’élaborer un avis sur les recommandations de l’OLAF qui ne sont pas suivies par les autorités destinataires, qui devrait donner une analyse approfondie des questions qui y sont soulevées.

99. Le comité de surveillance invitera le directeur général de l’OLAF à l’informer dès qu’il apprendra que ses recommandations n’ont pas été suivies, au lieu de la pratique actuelle qui consiste à ne l’en informer qu’une seule fois par an. Cela permettrait au comité d’assurer un contrôle continu en temps réel, ce qui améliorerait assurément la fonction d’enquête de l’Office. Les nouvelles fonctionnalités à venir du système de gestion des dossiers de l’OLAF (OCM) devraient rendre cela faisable sans surcharger le personnel de l’Office avec un travail d'information supplémentaire. Le comité de surveillance a envoyé une lettre à ce sujet à l’OLAF en 2019 ( 41 )

L’analyse par le comité de surveillance de 43 cas dans lesquels les recommandations n’ont pas été suivies par les autorités compétentes

100. Dans son dernier rapport d’activités ( 42 ) , le comité a manifesté son intérêt pour un contrôle et une analyse des résultats et des incidences des travaux de l’OLAF qui seraient plus approfondis et moins statistiques.

101. En 2019, le comité de surveillance a commencé à analyser toutes les recommandations de l’OLAF émises entre le 1 er octobre 2013 et le 13 décembre 2017 pour lesquelles l’Office a reçu, entre le 1 er mars 2016 et le 28 février 2018, des réponses des autorités concernées l’informant que ses recommandations n’avaient pas été suivies (43 cas en tout). Le comité prévoit de publier en 2020 un avis qui couvrira deux grands aspects: i) la manière dont l’OLAF assure le suivi de ses recommandations et coopère avec les autorités compétentes, et ii) la manière dont une responsabilité pénale potentielle est établie et transmise aux autorités compétentes.

Évaluation des priorités de l’OLAF en matière d’enquêtes et des lignes directrices concernant les procédures d’enquête

Article 17, paragraphe 5, du règlement (UE, Euratom) no 883/2013 Le directeur général fixe chaque année, dans le cadre du plan annuel de gestion, les priorités de la politique de l’Office en matière d’enquêtes et, avant leur publication, les transmet au comité de surveillance. Article 5, paragraphe 1, deuxième phrase La décision du directeur général d’ouvrir ou non une enquête tient compte des priorités de la politique en matière d’enquêtes et du plan annuel de gestion de l’Office […]. Article 16, paragraphe 2, point a) — Échange de vues avec les institutions L’échange de vues peut porter sur: a) les priorités stratégiques des politiques de l’Office en matière d’enquêtes.

102. Lors de l’examen des priorités de la politique de l’OLAF en matière d’enquêtes pour 2019, le comité de surveillance a tenu plusieurs réunions avec le directeur général à ce sujet et a exprimé ses vues au cours de l’échange de vues interinstitutionnel de septembre 2019.

103. Le comité a souligné l’importance, pour l’OLAF, de prendre des initiatives en matière de détection et d’analyse des risques dans la lutte contre la fraude sur la base d’échanges réguliers d’informations avec d'autres directions générales de la Commission. Cette méthode de travail permettrait à l’OLAF de mettre en œuvre une politique d’enquête plus proactive et de se concentrer sur les cas les plus graves et les plus complexes. Le secteur du renseignement de l’OLAF devrait également procéder régulièrement à des analyses de risque. Le comité a exhorté l’OLAF à mettre en œuvre ces changements dès que possible dans la perspective de la création du Parquet européen.

104. Pour les priorités de sa politique en matière d’enquêtes pour 2019, l’OLAF s’en est tenu à une approche très similaire à celle adoptée les années précédentes, en se concentrant sur les domaines suivants: i) les cas concernant des projets de réseaux de transport et d’infrastructures, notamment les procédures de passation de marchés publics; ii) les cas concernant des projets financés ou cofinancés par les Fonds structurels et d’investissement européens (43), le Fonds européen agricole de garantie et les fonds de préadhésion, dans lesquels l’action des États membres ou des pays candidats peut être insuffisante, ou les cas comportant des éléments de nature transfrontière; iii) les cas indiquant de possibles abus concernant les règles d’origine, les classements tarifaires dans les régimes commerciaux préférentiels et non préférentiels, ainsi que les fraudes à l’évaluation, le but étant d’éluder le paiement des droits de douane conventionnels, y compris des mesures tarifaires faisant partie de la politique de défense commerciale de l’Union; iv) les cas de contrebande de tabac, d’alcool, de médicaments contrefaits et d’autres marchandises dangereuses pour la santé et la sécurité qui pourraient porter atteinte aux droits de propriété intellectuelle, ainsi que les cas de fabrication illicite de tabac; v) les cas concernant l’aide humanitaire et l’aide au développement fournie aux migrants, aux réfugiés et aux personnes déplacées à l’intérieur de leur propre pays, ainsi que les cas concernant d’autres formes de soutien fournies à ces groupes cibles.

105. Le directeur général de l’OLAF a informé le comité que les priorités de la politique de l’Office en matière d’enquêtes ont été fixées en s’appuyant sur les contributions apportées par les parties prenantes, notamment le réseau de prévention et de détection de la fraude de la Commission, les rapports de la Cour des comptes européenne, les résolutions du Parlement européen et les rapports de la Commission sur la protection des intérêts financiers de l’Union européenne.

106. Sur la base des informations reçues de l’OLAF, le comité a constaté que, au total, 222 enquêtes et 44 dossiers de coordination ont été ouverts en 2019. 117 enquêtes et dossiers de coordination relevaient des priorités de la politique de l'OLAF en matière d’enquêtes pour 2018 (ce qui représente 43 % des enquêtes et dossiers de coordination ouverts). Dans la mesure où ces informations sont très limitées, elles ne permettent pas au comité d’évaluer le nombre de dossiers ouverts par secteur ou par direction. Le comité de surveillance constate que, dans le rapport sur la mise en œuvre des priorités de la politique de l’OLAF en matière d’enquêtes pour 2019, et contrairement à sa pratique antérieure, l’Office a fusionné les pourcentages des enquêtes et des dossiers de coordination ouverts. À titre de comparaison, en 2018, l’OLAF a ouvert 218 enquêtes et 30 dossiers de coordination. Parmi ceux-ci, 68 enquêtes et 20 dossiers de coordination relevaient des priorités de sa politique en matière d’enquêtes pour 2018 (ce qui représentait 31 % des enquêtes ouvertes et 67 % des dossiers de coordination ouverts). Le comité suggère qu’à l’avenir, l’OLAF suive la même approche méthodologique que celle des années précédentes et communique les pourcentages par catégorie d’enquête ouverte.

107. Le comité de surveillance fait remarquer qu’en 2019, le taux de dossiers ouverts relevant des priorités de la politique de l’OLAF en matière d’enquêtes a augmenté par rapport à 2018. Il n’en demeure pas moins que la majorité des dossiers que l’Office a ouverts en 2019, soit environ 57 % des enquêtes et dossiers de coordination de l’OLAF, ne relève pas des priorités de sa propre politique en matière d’enquêtes. Le comité a demandé à l’OLAF de lui fournir davantage d’informations sur ces enquêtes et sur les raisons de ces décisions.

108. Le comité fait observer que l’OLAF considère paradoxalement que ses propres priorités de sa politique en matière d’enquêtes ne sont que les derniers critères, des critères résiduels , pour l’ouverture d’un dossier. Même si ces priorités ne peuvent pas toujours être utilisées comme motif suffisant pour ouvrir une enquête, il n’en demeure pas moins qu’elles permettent à l’OLAF d'établir l'ordre de priorité de ses enquêtes et d’allouer les ressources en conséquence et de manière transparente.

109. Le comité pense que des modifications radicales doivent être apportées à l’approche suivie par l’OLAF concernant les priorités de sa politique en matière d’enquêtes afin de garantir l’efficacité et l’efficience des enquêtes de l’OLAF et de l’affectation des ressources.

Relations avec l’OLAF, les institutions de l’Union, les partenaires et les parties prenantes de l’OLAF

110. Être l’organe indépendant chargé de la supervision de l’OLAF exige une communication ouverte et constructive avec ce dernier. Le directeur général de l’OLAF et son équipe ont participé à huit des dix réunions plénières du comité de surveillance. Des réunions bilatérales avec le directeur général de l’OLAF et des réunions de travail entre les rapporteurs du comité de surveillance et la direction et le personnel de l’Office ont également eu lieu au cours de la période considérée. Le comité apprécie ce dialogue informatif et constructif et se réjouit d’entretenir des contacts plus étroits avec les équipes opérationnelles de l’OLAF.

111. En novembre 2019, le comité de surveillance a organisé une réunion avec le personnel de l’OLAF. Il s’agissait là d’une bonne occasion pour le comité de s’adresser directement aux enquêteurs et aux membres du personnel de l’Office, de présenter les membres du comité et de son secrétariat, de présenter son travail et de répondre aux questions constructives du personnel de l’OLAF. Le comité apprécie les efforts consentis par l’OLAF pour organiser cet événement et l’encourage à continuer d’organiser régulièrement de tels événements.

112. Le comité de surveillance considère que le maintien de relations de qualité et régulières avec les institutions de l’Union est une priorité. En septembre 2019, le comité a présenté les conclusions de son rapport d’activités 2018 à la Commission, au Parlement européen (à la commission du contrôle budgétaire) et au Conseil (au groupe de travail sur la lutte contre la fraude). Le comité a participé activement à l’échange de vues qui a eu lieu en décembre 2019 avec les institutions, tel qu’il est prévu par l’article 16 du règlement (UE, Euratom) n o 883/2013.

113. Au cours de la période considérée, le comité de surveillance a eu la possibilité de tenir des réunions régulières avec les anciens et actuels commissaires responsables de l’OLAF et avec la secrétaire générale de la Commission pour obtenir un retour d’information sur les performances de l’OLAF et être informé des discussions en cours, notamment sur la modification du règlement relatif à l’OLAF.

114. Le comité de surveillance a également prêté attention aux principaux partenaires et parties prenantes de l’OLAF. En mars 2019, il y a eu un échange de vues entre les membres du comité et la Médiatrice européenne. Le président et un membre du comité ont rencontré en septembre 2019 des représentants de la commission de la citoyenneté, de la gouvernance et des affaires institutionnelles et extérieures (CIVEX) du Comité européen des régions. Le principal sujet de discussion a été l’état de droit ( 44 ) . En novembre et décembre 2019, le comité a tenu deux réunions avec le secrétariat du Contrôleur européen de la protection des données (CEPD). Le comité a invité la directrice de l’IDOC ( 45 ) à la réunion plénière de novembre 2019 pour expliquer le rôle et la fonction de l’IDOC et son interaction avec l’OLAF. Le comité tient à poursuivre ces réunions fructueuses à l’avenir.

115. Enfin, le comité de surveillance et son secrétariat ont aussi participé à la conférence sur la protection des intérêts financiers de l’Union européenne organisée par l’OLAF ( 46 ) . Le comité considère que cette conférence a été un événement utile, qui lui a donné la possibilité de rencontrer des partenaires et parties prenantes de l’OLAF issus de différents États membres, de procéder à des échanges des vues avec ceux-ci et d’informer l’audience des travaux actuels et passés du comité relatifs aux garanties de procédure.

Révision du règlement (UE, Euratom) no 883/2013

116. Au cours de l’année considérée, le comité a suivi de très près les suites données à la proposition de la Commission publiée en 2018 en vue de modifier le règlement relatif à l’OLAF pour instaurer une étroite collaboration avec le Parquet européen et garantir l’efficacité des enquêtes de l’OLAF ( 47 )

117. Le 16 avril 2019, le Parlement européen a adopté une résolution législative arrêtant une position en première lecture ( 48 ) . Le comité constate avec beaucoup de satisfaction que ses observations sur des dispositions spécifiques de la proposition de modification ( 49 ) ont été prises en considération par le Parlement.

119. Conscient de l’importance de cette réforme, le comité de surveillance a cherché à jouer un rôle actif et constructif dans les discussions en cours. À cet égard, le comité tient à rappeler ses observations sur la proposition de fin 2018. Les observations du comité étaient guidées par les principes d’impartialité dans la conduite des enquêtes, de sécurité juridique, de transparence et de responsabilité, qui sont tous des principes auxquels l’OLAF doit satisfaire.

120. Plus particulièrement, en ce qui concerne la proposition de mettre en place un contrôleur des garanties de procédure (le «contrôleur») afin de renforcer les garanties de procédure des personnes faisant l’objet d’une enquête de l’OLAF, le comité de surveillance croit fermement que ce poste de contrôleur proposé devrait relever de ses attributions. Selon lui, il est logique que l’organe qui contrôle et surveille actuellement le respect des garanties de procédure par l’OLAF ex post, exerce également cette même fonction ex ante.

121. En particulier, les compétences du contrôleur ( 53 ) quant au contrôle du respect des garanties de procédure par l’OLAF chevaucheraient substantiellement les pouvoirs confiés actuellement au comité de surveillance. Cela pourrait non seulement entraîner une duplication inutile des travaux, mais aussi engendrer le risque que les deux organes adressent des recommandations divergentes, voire contraires, au directeur général de l’OLAF sur des questions essentiellement identiques.

122. De plus, le comité de surveillance pense qu’avant de créer de nouveaux organes, il faudrait d’abord envisager d’utiliser ou de renforcer les organes existants. Dédoubler ce qui est, en substance, un organe existant (le comité de surveillance) crée, au niveau administratif, des situations inutilement complexes et un manque d'efficacité.

123. Le comité de surveillance a déjà mis en place un secrétariat qui fonctionne bien — qui est également reconnu en tant qu’organe pleinement indépendant par l’actuel règlement relatif à l’OLAF — et qui jouit d’une expérience considérable concernant le traitement des réclamations ex post à l’encontre de l’OLAF.

124. Dès lors, pour des raisons d’uniformité, de cohérence et d’efficacité administrative, au sens d’une utilisation rationnelle et optimale des ressources et moyens existants, le contrôleur devrait relever des attributions du comité, afin de maintenir ainsi les normes élevées d’indépendance que requiert une telle tâche, tout en réduisant les dépenses budgétaires et en utilisant les ressources humaines existantes.

Gouvernance du comité de surveillance

Méthode de travail du comité de surveillance

125. En 2019, le comité de surveillance a tenu 10 réunions plénières ( 54 ) . Le président, les rapporteurs et les membres du secrétariat se sont également rencontrés régulièrement pour travailler sur des questions spécifiques. Pour chacune des grandes questions traitées, le comité de surveillance a désigné un rapporteur. Les rapporteurs ont collaboré avec le secrétariat pour élaborer des projets de rapports, d’avis ou de documents à discuter lors des réunions plénières. Ils ont également rencontré des membres de la direction et du personnel de l’OLAF dans le cadre de la préparation des avis et des rapports du comité. Le comité a discuté avec l’OLAF de ses avis avant leur adoption.

Recrutement du personnel du secrétariat du comité de surveillance

126. Au cours de la période considérée, le secrétariat a pourvu deux postes vacants restants, et un nouveau chef du secrétariat a été nommé au terme d’une procédure de sélection conforme à l’article 29, paragraphe 2, du statut des fonctionnaires. Le nouveau chef du secrétariat est entré en fonction en octobre 2019.

127. Le comité a été associé à tous ces processus de recrutement. Les fonctionnaires affectés au secrétariat ne doivent jamais solliciter ni accepter d’instructions d’un gouvernement ou d’une institution, d’un organe ou d’un organisme concernant l’exercice des fonctions de contrôle du comité. La participation du comité aux recrutements du secrétariat assure et garantit l’indépendance du processus de sélection.

DPD

128. décision du directeur général de l’OLAF adoptant des dispositions d’application concernant le DPD pour l’OLAF et le secrétariat du comité de surveillance a été adoptée en juillet 2019 Le nouveau règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil ( 55 ) prévoit que des dispositions d’application complémentaires concernant le délégué à la protection des données (DPD) doivent être adoptées par chaque institution ou organe de l’Union. L’OLAF et le comité de surveillance ont le même DPD. Laa été adoptée en juillet 2019 ( 56 )

Emplacement du secrétariat

129. À la suite d’une modification du règlement relatif à l’OLAF ( 57 ) , le secrétariat du comité de surveillance est assuré par la Commission, indépendamment de l’OLAF et en étroite concertation avec le comité. En février 2017, le secrétariat a été rattaché sur le plan administratif à l’Office de gestion et de liquidation des droits individuels (PMO) de la Commission européenne, bien qu’il se situe toujours dans une zone de sécurité distincte au sein des locaux de l’OLAF.

130. En ce qui concerne l’emplacement effectif du secrétariat, le comité de surveillance a indiqué qu’un endroit approprié au sein de la zone de sécurité de l’OLAF, mais toujours sous l’unique autorité du comité, permettrait au secrétariat d’accomplir ses tâches plus efficacement.

131. Le comité a informé l’OLAF, la Commission européenne, le Parlement européen, le Conseil et la Cour des comptes européenne qu’il y avait lieu de trouver un emplacement plus approprié pour son secrétariat, l’actuelle réforme du règlement relatif à l’OLAF offrant l’occasion de réexaminer cette question.

Affaires budgétaires

132. Le budget du comité pour 2019 s’est élevé à 200 000 EUR, et le taux d’exécution du budget a été de 80,60 %. L’ordonnateur subdélégué chargé des dépenses est le directeur du PMO.

Le site internet du comité de surveillance

133. À des fins de transparence et de communication avec le public et les parties prenantes, le comité de surveillance, en tant qu’organe indépendant, dispose de son propre site internet spécifique ( 58 ) dans le système de sites internet europa.eu, indépendamment et en parallèle du site de l’OLAF. Tous les avis et rapports adoptés par le comité de surveillance, ainsi que l’ensemble des autres documents, informations et données pertinents, à moins qu’ils ne soient confidentiels, sont publiés sur le site internet spécifique du comité. Le secrétariat est responsable du contenu et de la maintenance du site internet, conformément aux instructions du comité.

134. Le comité a lancé son site internet en 2015 ( 59 ) . Il œuvre actuellement à l’élaboration d’un site plus accessible et attrayant, qui devrait être plus convivial. Le nouveau site internet devrait être opérationnel d’ici fin 2020.

(1) Règlement (UE, Euratom) no 883/2013 du Parlement européen et du Conseil du 11 septembre 2013 relatif aux enquêtes effectuées par l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) et abrogeant le règlement (CE) no 1073/1999 du Parlement européen et du Conseil et le règlement (Euratom) no 1074/1999 du Conseil (JO L 248 du 18.9.2013, p. 1).

(2) Article 15, paragraphe 2, du règlement (UE, Euratom) no 883/2013 du Parlement européen et du Conseil du 11 septembre 2013 relatif aux enquêtes effectuées par l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) et abrogeant le règlement (CE) no 1073/1999 du Parlement européen et du Conseil et le règlement (Euratom) no 1074/1999 du Conseil, disponible à l’adresse suivante:https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/?uri=CELEX:02013R0883-20170101

(3) Pour préserver l’expérience acquise au sein du comité, ses membres doivent être remplacés en alternance, conformément au règlement (UE, Euratom) no 883/2013.

(4) https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/ALL/?uri=CELEX:32011Q1124%2801%29

(5) De janvier 2019 à décembre 2019.

(6) Bruxelles, le 3 avril 2019, COM(2019) 163 final.

(7) https://www.eca.europa.eu/Lists/ECADocuments/SR19_01/SR_FRAUD_RISKS_FR.pdf

(8) https://www.eca.europa.eu/Lists/ECADocuments/SR19_01/SR_FRAUD_RISKS_FR.pdf

(9) Avis no 1/2020 — Dossiers de l’OLAF classés sans suite concernant des membres des institutions de l’Union. La version non confidentielle de l’avis (en anglais) est accessible au public à l’adresse suivante: https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/sites/default/files/opinion_no._1_2020_.pdf.pdf

(10) Affaire T-447/11, Catinis/Commission, 21 mai 2014, point 34 et jurisprudence citée.

(11) Affaire T-447/11, Catinis/Commission, 21 mai 2014, point 34; affaires jointes C-238/99 P, C-244/99 P, C-245/99 P, C-247/99 P, C-250/99 P à C-252/99 P et C-254/99 P, Limburgse Vinyl Maatschappij e.a./Commission, Rec. 2002, p. I-8375, point 187.

(12) Règlement (UE, Euratom) no 883/2013 du Parlement européen et du Conseil du 11 septembre 2013 relatif aux enquêtes effectuées par l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) et abrogeant le règlement (CE) no 1073/1999 du Parlement européen et du Conseil et le règlement (Euratom) no 1074/1999 du Conseil (JO L 248 du 18.9.2013, p. 1).

(13) Article 7, paragraphe 5, du règlement (UE, Euratom) no 883/2013 et affaire T-48/05, Franchet et Byk/Commission, 8 juillet 2008, point 274.

(14) Affaire T-48/05, Franchet et Byk/Commission, 8 juillet 2008, points 167 et 168.

(15) Rapport annuel d’activités 2018 du comité de surveillance de l’OLAF, points 45 et suivants.

(16) Point 8 de l’avis commun des services juridiques du Parlement européen, du Conseil et de la Commission sur trois aspects des relations entre l’OLAF et son comité de surveillance, 12 septembre 2016 [document protégé en vertu de l’article 4 du règlement (CE) no 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil (JO L 145 du 31.5.2001, p. 43)].

(17) Point 8 de l’avis commun cité.

(18) Règlement (CE) no 1073/1999 du Parlement européen et du Conseil du 25 mai 1999 relatif aux enquêtes effectuées par l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) (JO L 136 du 31.5.1999, p. 1).

(19) Dans l’évaluation des informations initiales, l’évaluateur présentait les informations collectées et adressait une recommandation au directeur général de l’OLAF quant à l’opportunité d’ouvrir une enquête. À l’heure actuelle, ces informations sont incluses dans l’avis sur la décision d’ouverture — Formulaire de travail I, vade-mecum de l’OLAF sur la sélection des cas.

(20) En vertu de l’article 11, paragraphe 7, de l’ancien règlement relatif à l’OLAF [règlement (CE) no 1073/1999], la période à l'issue de laquelle le comité devait être informé était de «neuf mois». L’article 7, paragraphe 8, du règlement (UE, Euratom) no 883/2013 a étendu cette période à «douze mois».

(21) Rapport annuel 2018, points 45, 46 et 49; rapport annuel 2017, points 24 à 29; rapport annuel 2016, points 30 à 33, rapport annuel 2015, points 30 à 33 et 1 à 9; rapport annuel 2014, points 26 à 28; rapport annuel 2013, points 18 et 19; et rapport annuel 2012, point 36.

(22) Avis no 2/2017 du comité de surveillance accompagnant le rapport d’évaluation de la Commission sur l’application du règlement (UE, Euratom) no 883/2013 du Parlement européen et du Conseil (article 19), points 30 et 31. Avis no 4/2014 du comité de surveillance sur le contrôle de la durée des enquêtes menées par l’OLAF, point 20.

(23) Le comité de surveillance a partagé avec l’OLAF les résultats de son analyse par lettre du 27 novembre 2019 et a proposé une autre solution.

(24) Avis du CEPD sur une notification en vue d’un contrôle préalable reçue du délégué à la protection des données de l’OLAF concernant le contrôle régulier de l’exécution de la fonction d’enquête (dossier 2007/73).

(25) Avis du CEPD sur les modalités de la fourniture de données à caractère personnel par l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) au comité de surveillance de l’OLAF (réf. CEPD: 2019-0720 — D 0793).

(26) Extrait de l’avis du CEPD de 2020: «[…] Aux fins du contrôle exercé par le comité, pour le dire clairement, celui-ci doit connaître les raisons pour lesquelles l’OLAF n’a pas encore mis un terme à l'enquête et quelles sont les intentions de ce dernier pour achever ladite enquête. Il a également besoin d’informations pour l’aider à protéger l’indépendance de l’OLAF en matière d’enquêtes. Les informations nécessaires dépendent de la finalité précise des activités de contrôle du comité.

Lorsque, par exemple, une enquête porte sur des personnes politiquement exposées et que cela l’a ralentie l’OLAF devrait, selon nous, inclure cette information dans le formulaire de rapport (en mentionnant les noms).

Vérifier la durée des enquêtes pourrait nécessiter d’avoir accès au nom des personnes physiques concernées dans certains cas. De même, pour élaborer un rapport sur le respect des garanties de procédure (informations sur l’enquête, audition, observations, etc.), la mention des noms pourrait se révéler nécessaire.

En outre, il y a d’autres aspects des tâches du comité pour lesquels il peut soutenir qu’il a besoin du nom des personnes concernées par une enquête: l’un de ses rôles consiste à protéger l’indépendance de l’OLAF en matière d’enquêtes, ce qui inclut de vérifier s’il existe des liens entre les enquêteurs et les personnes concernées.

Le comité est habilité à obtenir de plus amples informations lorsqu’il considère que celles-ci sont nécessaires pour comprendre et vérifier un dossier donné, conformément à l’article 15, paragraphe 1, cinquième alinéa, du règlement relatif à l’OLAF. Tel pourrait par exemple être le cas lorsque le comité estime que les explications de l’OLAF ne sont pas suffisantes ou lorsqu’il souhaite contre-vérifier le récit de l’OLAF. Donner le nom de la personne concernée devrait permettre au comité d’analyser si un complément d’information est nécessaire ou non pour assurer ses missions. Cette approche par étapes semble être conforme au principe de minimisation des données [qui consiste à collecter uniquement les informations nécessaires, article 4, paragraphe 1, point c), du règlement]. […]».

(27) Rapports fournis par l’OLAF au comité de surveillance en 2019.

(28) L’enquêteur n'a fourni des informations complémentaires, quoique toujours insuffisantes, à l’aide de la catégorie «autre» que dans de très rares cas.

(29) Arrêt du Tribunal du 3 mai 2018 dans l’affaire T-48/16, Sigma Orionis SA/Commission européenne, points 104 et 105 et jurisprudence citée au point 100.

(30) https://ec.europa.eu/anti-fraud/olaf-and-you/complaints-olaf-investigations_fr

(31) L’OLAF a également informé le comité de surveillance d’une septième réclamation qui lui a été présentée en décembre 2019. Étant donné que cette réclamation était toujours en cours de traitement à l’époque, le comité de surveillance ne l’a pas analysée.

(32) Affaire T-259/03, Nikalaou/Commission, point 238.

(33) OLAF-FMB-supervisory-committee@ec.europa.eu

(34) Note à l’intention de M. Jan Mulder, président du comité de surveillance de l’OLAF, du 25 novembre 2019.

(35) Voir point 32 de l’avis no 2/2017 accompagnant le rapport d’évaluation de la Commission sur l’application du règlement (UE, Euratom) no 883/2013 du Parlement européen et du Conseil (article 19), disponible à l’adresse: https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/sites/default/files/opinion_2_2017.pdf

(36) Le comité est en train de procéder à une analyse approfondie de 43 cas dans lesquels les recommandations de l’OLAF n’ont pas été suivies par les autorités compétentes.

(37) Cette task-force était initialement un projet pilote, qui est devenu un élément permanent de la structure de l’OLAF à la suite de la réorganisation de l’Office à la mi-2020.

(38) Article 17, paragraphe 5, troisième alinéa, point a), du règlement relatif à l’OLAF.

(39) Voir rapport d’activités 2018 du comité de surveillance, point 52.

(40) Article 325 du TFUE.

(41) Lettre du 14 octobre 2019.

(42) Voir rapport d’activités 2018 du comité de surveillance, point 60.

(43) Le Fonds social européen, le Fonds européen de développement régional, le Fonds de cohésion, le Fonds européen agricole pour le développement rural et le Fonds européen pour les affaires maritimes et la pêche.

(44) Voir communication de la Commission intitulée «Renforcement de l’état de droit au sein de l’Union — Plan d’action» du 17 juillet 2019 [COM(2019) 343 final] (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/PDF/?uri=CELEX:52019DC0343&from=FR) et avis à ce sujet du Comité européen des régions (CDR 3730/2019) (https://cor.europa.eu/fr/our-work/Pages/OpinionTimeline.aspx?opId=CDR-3730-2019).

(45) L’Office d’investigation et de discipline (IDOC) de la Commission mène (à l’instar de l’OLAF) des enquêtes/investigations internes au sein de la Commission.

(46) Conférence organisée en juin 2019.

(47) https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/?uri=CELEX:52018PC0338

(48) Résolution législative du Parlement européen du 16 avril 2019 sur la proposition de règlement du Parlement européen et du Conseil modifiant le règlement (UE, Euratom) no 883/2013 relatif aux enquêtes effectuées par l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) en ce qui concerne la coopération avec le Parquet européen et l’efficacité des enquêtes de l’OLAF [COM(2018) 0338 — C8-0214/2018 — 2018/0170(COD)], disponible à l’adresse: http://www.europarl.europa.eu/doceo/document/TA-8-2019-0383_FR.html

(49) Lettre du comité de surveillance du 20 novembre 2018 au président de la commission CONT du Parlement européen.

(50) Mandat de négociation du Conseil avec le Parlement européen, 7 juin 2019.

(51) La décision de la commission CONT d’entamer des négociations interinstitutionnelles a été approuvée le 8 octobre 2019 et annoncée lors de la plénière du Parlement européen du 9 octobre 2019.

(52) La première réunion du trilogue a eu lieu le 5 novembre et la deuxième le 12 décembre 2019.

(53) La mission du contrôleur consisterait à: i) examiner les plaintes concernant la violation des garanties de procédure et formuler des recommandations non contraignantes à l’intention du directeur général de l’OLAF sur ces plaintes; ii) contrôler le respect des garanties de procédure applicables aux enquêtes de l’OLAF; iii) garantir le traitement rapide des enquêtes afin d’éviter les retards excessifs; iv) autoriser que les contrôles et certains actes de procédure se déroulent dans les locaux des institutions de l’Union.

(54) Les dates des réunions du comité de surveillance sont disponibles à l’adresse suivante: https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/activities/events

(55) Règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données, et abrogeant le règlement (CE) no 45/2001 et la décision no 1247/2002/CE (JO L 295 du 21.11.2018, p. 39).

(56) https://ec.europa.eu/anti-fraud/sites/antifraud/files/dpo_implementing_rules_en.pdf

(57) Règlement (UE, Euratom) 2016/2030 du Parlement européen et du Conseil du 26 octobre 2016 modifiant le règlement (UE, Euratom) no 883/2013 en ce qui concerne le secrétariat du comité de surveillance de l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) (JO L 317 du 23.11.2016, p. 1). Ce règlement est entré en vigueur le 1er janvier 2017.

(58) Le site internet du comité de surveillance a été mis en ligne le 4 décembre 2015: https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/

(59) Décision du comité de surveillance sur la transparence de ses activités indépendantes du 5 novembre 2014.