Rapport

sur les états financiers du Centre européen pour le développement de la formation professionnelle pour l'exercice clos le 31 décembre 2000, accompagné des réponses du Centre

(2001/C 372/05)

TABLE DES MATIÈRES

>TABLE>

OPINION DE LA COUR

1. Le présent rapport est adressé au Conseil et au Parlement européen, conformément à l'article 12 du règlement (CEE) n° 337/75 du Conseil(1), modifié par le règlement (CEE) n° 1946/93 du Conseil(2).

2. La Cour a examiné les états financiers du Centre pour le développement de la formation professionnelle pour l'exercice clos le 31 décembre 2000. Conformément aux dispositions de l'article 18, paragraphe 1, du règlement (CEE) n°1416/76(3) du Conseil, modifié par le règlement (CEE) n° 1948/93(4) du Conseil, le budget a été exécuté sous la responsabilité du conseil d'administration. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des états financiers(5), conformément aux dispositions financières internes prévues aux articles 65, 67 et 68 du règlement (CEE) n° 1948/93 du Conseil(6), modifiant le règlement (CEE) n° 1416/76 du Conseil. La Cour des comptes est tenue de procéder à l'examen de ces comptes par l'article 248 du traité instituant la Communauté européenne.

3. La Cour a effectué son audit conformément à ses politiques et normes d'audit. Celles-ci ont été adaptées des normes internationales d'audit généralement admises pour refléter le caractère spécifique du contexte communautaire. Elle a examiné les documents comptables et appliqué les procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. La Cour a obtenu, par cet audit, une base adéquate pour étayer l'opinion exprimée ci-après.

4. Cet examen a permis à la Cour d'obtenir l'assurance raisonnable que les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 2000 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

PRINCIPALES OBSERVATIONS SUR L'EXÉCUTION DU BUDGET DU CENTRE EUROPÉEN POUR LE DÉVELOPPEMENT DE LA FORMATION PROFESSIONELLE (THESSALONIQUE) POUR L'EXERCICE CLOS LE 31 DÉCEMBRE 2000

Exécution du budget et comptes budgétaires

5. L'exécution des crédits de l'exercice 2000 et des crédits reportés de l'exercice précédent est présentée au tableau 1(7).

6. Les crédits définitifs de l'exercice se sont élevés à 13,3 millions d'euros et ils ont été engagés dans leur quasi-totalité. Ils ont été liquidés à concurrence de 10,5 millions d'euros (80 %).

7. Les crédits reportés à 2001 s'élèvent à 2,7 millions d'euros (20,5 %) et concernent les crédits opérationnels du titre III à hauteur de 2,2 millions d'euros (78 %). Les reports de crédits du titre III concernent surtout les lignes "Dissemination of information" et "Pilot studies and projects". Les crédits reportés de 1999 à 2000 ont été de 3,7 millions d'euros. De ce montant, 3,1 millions d'euros (83 %) ont été liquidés et 0,6 millions d'euros (17 %) ont été annulés.

8. Suite à l'application des règles en vigueur, le Centre a été autorisé à effectuer un report non-automatique d'un montant de 0,5 millions d'euros de crédits de 1999 à fin mai 2000. De ces crédits, 0,2 millions d'euros ont été annulés. Ce montant n'apparaît ni au bilan, ni dans le compte de gestion car l'annulation a été faite après la clôture des comptes. L'importance des annulations sur certaines des lignes concernées indique que la nécessité de ces reports n'était pas bien fondée. Le Centre devrait envisager de modifier les délais prévus par son règlement financier pour que tous les reports soient effectués avant la clôture définitive de ses comptes et veiller à ce qu'ils soient fondés.

États financiers et tenue des comptes

9. Les tableaux 2 et 3 présentent respectivement le compte de gestion pour l'exercice 2000 et le bilan financier au 31 décembre 2000.

10. La décision pour le transfert de la propriété du bâtiment et du terrain au Cedefop a été prise par les autorités grecques le 16 mai 2001.

Suivi des observations antérieures

11. Le Cedefop n'a pas entièrement tenu compte des observations émises par la Cour dans son rapport relatif à l'exercice 1999 ni des engagements pris par lui(8) quant aux procédures qu'il a décidé lui-même d'appliquer pour la passation des contrats, notamment dans le domaine informatique.

Gestion des ressources humaines

Politique du personnel

12. De par le règlement (CE) n° 1131/94 du Conseil du 16 mai 1994, le siège du Centre a été transféré de Berlin à Thessalonique. Le règlement (CE) n° 251/95 adopté dans le cadre du transfert du Centre et modifiant à cet effet le règlement (CEE) n° 337/75 du Conseil(9), prévoit que "le personnel du Centre est soumis aux règlements et réglementations applicables aux fonctionnaires et autres agents des Communautés européennes. Le Conseil d'administration arrête, en accord avec la Commission, les modalités d'application appropriées ".

13. La nouvelle politique du personnel du Centre a été formalisée dans un document unique, adopté par le Conseil d'administration en 1998. Les décisions sur les droits individuels et financiers des agents, y compris en matière de classement initial, sont soumises à l'avis ou au visa des services compétents de la Commission.

14. Mis à part une procédure ad hoc de titularisation du personnel employé à Berlin, qui a été accomplie en 1995 lors du transfert, le Centre n'a pas organisé de concours de titularisation, ou de passage de catégorie pour son personnel. Pour les recrutements ultérieurs, il a pris en compte les résultats de concours organisés par les institutions communautaires auxquels des membres de son personnel ou des candidats à des emplois en son sein ont participé.

15. La tenue des dossiers du personnel devrait être améliorée notamment pour garantir l'exhaustivité et la mise à jour régulière des données concernant les agents et leurs droits.

Évolution des effectifs et de l'activité du Centre

16. Le personnel du Centre comprend des agents statutaires, permanents (AP) ou temporaires (AT). Le nombre de postes à occuper par les agents statutaires est autorisé par l'autorité budgétaire chaque année en même temps que le budget. Par ailleurs, le budget peut accorder des crédits pour le recrutement d'agents auxiliaires (AA), dont la durée d'emploi est limitée à un an au maximum, d'agents locaux (AL) et d'experts nationaux détachés (END).

17. Les agents transférés de Berlin à Thessalonique étaient au nombre de 66 agents. Suite aux accords pris, le statut d'agent permanent leur a été octroyé. Au 1er janvier 2000, 24 de ces agents avaient obtenu leur transfert vers une institution ou une autre agence, six avaient quitté le Centre (démission ou congé de convenance personnelle), 11 bénéficiaient d'une pension d'invalidité et un d'une pension de retraite. En définitive, 42 agents sur les 66 transférés ont quitté le Centre.

18. Pour faire face à ces départs, le Centre a été obligé d'effectuer des recrutements dans un contexte d'urgence peu favorable au respect des règles en vigueur. En outre, les accords pris avec le personnel autorisaient celui-ci à rester à Berlin à raison d'un mois par année de service avant de venir s'installer à Thessalonique. Cela a conduit à des recrutements d'agents auxiliaires et locaux qui, progressivement, ont été eux aussi intégrés dans le personnel permanent ou temporaire du Centre sur la base des principes qui avaient été appliqués lors du transfert de Berlin vers Thessalonique.

19. Un examen des dossiers de recrutement d'un échantillon de 36 agents, relatifs à la période qui a suivi le transfert de Berlin à Thessalonique, soit la période 1995-1998, montre diverses lacunes: absence de notification adéquate des postes vacants (14 cas), absence de fixation préalable des critères de sélection, (14 cas), décisions de sélection insuffisamment justifiées (28 cas), etc.

20. En définitive, l'approche utilisée pour résoudre les problèmes posés par le transfert de Berlin à Thessalonique, si elle a permis de résoudre certains aspects sociaux, s'est traduite par un renouvellement important du personnel du Centre, qui s'est effectué dans des conditions peu satisfaisantes.

21. Le tableau 4 retrace l'évolution du personnel du Centre et de sa répartition. L'effectif total (AP, AT et autres) est, depuis 1997, constamment supérieur à ce qui est prévu dans le tableau des effectifs budgétaires.

22. Sur les 30 agents d'un échantillon aléatoire qui peut être considéré comme représentatif du personnel du Centre tel qu'il se présente en 2000, un a été recruté comme agent permanent, 20 comme agents temporaires, quatre comme agents auxiliaires, trois comme agents locaux et deux comme experts nationaux détachés. Au 31 décembre 2000, sur les 30 mêmes agents, deux étaient restés agents locaux, sept agents temporaires étaient devenus permanents et sept autres agents étaient devenus agents temporaires (un AL, deux END et quatre AA).

23. Les indications données par l'échantillon sont corroborées par une analyse des mouvements internes sur l'ensemble du personnel. En moyenne annuelle pondérée, ce n'est pas moins de 20 % du personnel du Centre qui a changé de statut chaque année (passage du statut d'auxiliaire à celui de temporaire ou de temporaire à permanent).

24. Depuis 1995, 118 agents ont été embauchés par le Centre. Dans 2 % des cas, le statut des nouveaux embauchés est AP, dans 45 % des cas, celui d'AT et dans 55 % des cas, celui d'AA, d'AL ou d'END. Au 31 décembre 2000, 30 % des agents étaient des agents permanents et 46 % des agents temporaires. Le tableau 5, qui analyse l'évolution des recrutements selon leur modalité, montre que 47 % de ceux-ci ont été faits par des procédures de type de concours externe au sens du statut qui n'ont pas toutes été menées avec rigueur (point 19). En moyenne, les frais de recrutement se sont montés à environ 1420 euros par agent recruté.

25. Les départs d'agents ont abouti à un taux de rotation du personnel (AP, AT, AA, AL et END) de 14 % en moyenne annuelle, ce taux étant dû pour un tiers à l'expiration de leurs contrats et pour le reste à leur rupture du fait, essentiellement, des agents concernés.

26. Aux fins de l'audit, les agents ont été classés en deux catégories:

- les agents chargés d'activités de support (agents de support) c'est-à-dire, des activités qui assurent la continuité du fonctionnement du Centre (par exemple, services d'administration, de comptabilité, de secrétariat, etc.);

- les autres agents dits opérationnels qui contribuent directement à la réalisation des objectifs du Centre.

27. En moyenne, 63 % des agents A sont à considérer comme opérationnels. Toutes catégories confondues, 30 % des agents du Centre pourraient être considérés comme directement opérationnels.

28. Le tableau 6, qui décrit l'évolution des coûts associés au personnel et les dépenses de fonctionnement au cours de la période 1995 à 2000, montre une croissance des dépenses salariales parallèle à celle des effectifs. Parmi les autres coûts associés au personnel, l'analyse a porté plus spécialement sur les dépenses de fonctionnement qui a été légèrement supérieure à celle des effectifs, soit une augmentation annuelle de 1,6 % par tête.

29. Pour appréhender la relation entre l'activité du Centre et l'évolution de son personnel et des coûts associés, cette dernière a été comparée à celle du montant des crédits opérationnels (titre III) qui ont été effectivement dépensés (crédits de l'année et crédits reportés) au cours d'une année. Cette comparaison suggère que la gestion en personnel du Centre est efficiente dans la mesure où en moyenne le volume des ressources humaines augmente moins vite que l'activité demandée au Centre.

30. Une comparaison des taux de croissance des dépenses relatives au Titre III qui regroupe les dépenses liées à la réalisation des objectifs du Centre et de celles des titres I et II, Personnel et fonctionnement, qui supportent l'exécution des dépenses opérationnelles montre que globalement ces dépenses évoluent parallèlement. Le Centre devrait néanmoins veiller à poursuivre ses efforts pour améliorer sa productivité générale.

Conclusion

31. De manière générale, il apparaît que, depuis 1996, le Centre a pu embaucher les effectifs qu'il demandait à l'occasion de la procédure budgétaire. Des agents auxiliaires, des agents locaux et des experts nationaux détachés ont pu être recrutés en renfort de telle sorte que l'effectif réel total tend à dépasser l'effectif autorisé.

32. Pour embaucher ses agents, le Centre a utilisé en définitive un modèle de recrutement essentiellement interne, même s'il a eu recours à des procédures de type externe.

33. Dans le cas du Centre, étant donné la tendance à augmenter en son sein le nombre de postes permanents, il serait peut-être souhaitable que pour les postes relevant d'activités de support et d'activités opérationnelles nécessitant des qualifications de type administratif, il s'associe avec les Institutions et autres organismes décentralisés pour effectuer ses recrutements sur une base la plus large possible. Par ailleurs, de manière générale, il devrait améliorer son système de gestion et d'information en matière de personnel.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 10 octobre 2001.

Par la Cour des comptes

Jan O. Karlsson

Président

(1) JO L 39 du 13.2.1975, p. 1.

(2) JO L 181 du 23.7.1993, p. 11.

(3) JO L 164 du 24.6.1976, p. 1.

(4) JO L 181 du 23.7.1993, p. 15.

(5) En application de l'article 1 du règlement (CEE) n° 1948/93 du Conseil, portant modification du règlement (CEE) n° 1416/76 du Conseil, les comptes de la totalité des recettes et dépenses du Centre pour l'exercice 2000 ont été établis le 30 mars 2001 et transmis à la Commission et à la Cour des comptes, cette dernière les ayant reçus le 18 juin 2001. La version abrégée de ces états financiers est présentée dans les tableaux annexés au présent rapport.

(6) JO L 181 du 23.7.1993, p. 15.

(7) Tous les tableaux de ce rapport ont été calculés sur les valeurs les plus exactes possibles des données utilisées. Pour la présentation des chiffres, ceux-ci ont été arrondis, ce qui peut donner l'apparence d'erreurs de calcul. Un tiret indique une valeur inexistante ou nulle et 0,0 indique une valeur inférieure au seuil d'arrondi.

(8) JO C 373 du 27.12.2000, points 13 et 14 et réponses correspondantes, p. 29. La Cour avait signalé diverses faiblesses relatives à la passation des contrats et dans sa réponse, le Cedefop avait promis de continuer à renforcer ses procédures, notamment faire examiner systématiquement tous les contrats par une unité de gestion des contrats.

(9) JO L 39 du 13.12.1975, p. 1.

TABLEAUX 1 À 6

Tableau 1

Exécution budgétaire

>TABLE>

Tableau 2

Compte de gestion des exercices 2000 et 1999

>TABLE>

Source:Tableau élaboré par la Cour des comptes à partir de données établies par le Centre.

Tableau 3

Bilan financier aux 31 décembre 2000 et 31 décembre 1999

Source:Tableau élaboré par la Cour des comptes à partir de données établies par le Centre.

>TABLE>

>TABLE>

Tableau 4

Évolution du personnel

>TABLE>

AA: Agents auxiliaires.

AL: Agents locaux.

AP: Agents permanents.

AT: Agents temporaires.

END: Experts nationaux détachés.

Tableau 5

Analyse de la variation des effectifs

>TABLE>

Tableau 6

Évolution du personnel et des coûts associés

>TABLE>

Réponses du Centre

8. Le Centre comprend les critiques de la Cour et fera en sorte d'assurer, à l'avenir, que de telles demandes ne soient introduites que si elles sont bien fondées et situées dans le même exercice. Le Centre prend acte du souhait de la Cour de modifier le règlement financier à cet égard.

11. Une section de gestion des contrats et des services techniques a été constituée au Centre et est en fonctionnement depuis le 1er janvier 2000. Cette section est formellement responsable de l'administration de l'ensemble des contrats, à l'exception de ceux qui concernent le personnel statutaire du Cedefop; les contrats dans le domaine de l'informatique sont également traités au sein de cette unité. Les changements qui en ont résulté en termes de procédures internes expliquent le fait qu'il a fallu, au début de 2000, quelques mois pour que la section acquière sa vitesse de croisière.

15. À la suite de l'introduction de la rubrique "Staff Info" depuis juin 2000 dans notre système budgétaire et comptable Fibus, toutes les données relatives au personnel sont stockées et mises à jour systématiquement. Pour toutes les demandes visant à se prévaloir d'indemnités statutaires ou d'autres droits, le personnel doit fournir les pièces justificatives requises. Cependant, les procédures seront développées ultérieurement, afin de faciliter une mise à jour régulière.

16. La durée maximale d'un contrat d'agent auxiliaire est limitée par le statut. Toutefois, les pratiques administratives permettent, sous certaines conditions, une certaine flexibilité d'application, dont le Centre a tiré profit.

18. Le Cedefop a respecté tant le statut que le RAA pour tous ses recrutements statutaires. Il est compréhensible et normal que des personnes adéquatement qualifiées et compétentes, ayant contribué, sous différentes formes contractuelles, au démarrage du Cedefop à Thessalonique, aient été parfois (mais non toujours) recrutées sur des postes statutaires selon les règles en vigueur.

19-25. Le Cedefop considère que l'analyse des résultats ne saurait s'effectuer isolément et sans tenir compte des réalités de la situation, ou de la structure administrative réduite dont disposait le Centre à la suite du transfert de Berlin à Thessalonique.

Une stabilisation s'est progressivement instaurée après le transfert susmentionné et le déménagement au nouveau bâtiment, en été 1999. La politique du personnel décidée en 1998 a également contribué au renforcement de cette stabilité.

26-27. Le Centre ne partage pas les critères utilisés pour classer les agents dans les catégories mentionnées, et estime que les pourcentages qui en résultent ne correspondent pas à la situation réelle au sein du Cedefop. Par exemple, il n'est pas approprié dans notre cas d'inclure toutes les secrétaires dans la partie "non opérationnelle" de nos travaux. Notre analyse montre que 66,5 % de notre personnel (35,7 % dans la recherche, le rapport et l'analyse des données etc., et 30,8 % dans des activités concernant la diffusion, l'information, la communication et les relations avec les parties intéressées et les clients) travaillent au niveau directement opérationnel.

30. Un nombre de plus en plus important de produits et de services sont développés au niveau interne et leur qualité est de plus en plus élevée (prière de se référer aux résultats de notre récente évaluation externe): dès lors, une simple comparaison entre le titre I et le titre III, sans analyse des résultats des travaux accomplis, pourrait mener à des conclusions erronées.

Cependant, le Centre intensifiera ses efforts en vue de renforcer sa productivité et son efficacité. L'organisation et le flux du travail seront également réexaminés, afin de s'adapter aux nouvelles demandes émanant des parties intéressées et des clients et de faire un usage optimal des TIC. Des investissements importants en TIC de pointe contribuent à accroître notre efficacité et à faire face aux demandes croissantes adressées au Cedefop en tant que Centre de référence européen pour la formation et l'enseignement professionnels.

31. Le tableau des effectifs établit les limites concernant le personnel statutaire, et ces recrutements ont lieu conformément à des procédures (inter) institutionnelles correctes. D'autres agents sont engagés conformément à la réglementation approuvée y afférente. L'ensemble du personnel a été recruté afin de mener à bien la mission du Cedefop selon le meilleur rapport coût/efficacité.