Rapport

sur les états financiers de l'Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes pour l'exercice clos le 31 décembre 2000, accompagné des réponses de l'Observatoire

(2001/C 372/09)

TABLE DES MATIÈRES

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OPINION DE LA COUR

1. Le présent rapport est adressé au conseil d'administration de l'Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes (ci-après dénommé "l'Observatoire"), conformément à l'article 12, paragraphe 11, du règlement (CE) n°1035/97 du Conseil(1).

2. La Cour a examiné les états financiers de l'Observatoire pour l'exercice clos le 31 décembre 2000. Conformément à l'article 12, paragraphe 8, du règlement (CE) n°1035/97 du Conseil, le budget a été exécuté sous la responsabilité du directeur exécutif. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des états financiers(2), conformément aux dispositions financières internes prévues à l'article 12, paragraphe 12, du règlement (CE) n° 1035/97 du Conseil. La Cour des comptes est tenue de procéder à l'examen de ces comptes par l'article 248 du traité instituant la Communauté européenne.

3. La Cour a effectué son audit conformément à ses politiques et ses normes d'audit. Celles-ci ont été adaptées des normes internationales d'audit généralement admises pour refléter le caractère spécifique du contexte communautaire. Elle a examiné les documents comptables et appliqué les procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. La Cour a obtenu, par cet audit, une base adéquate pour étayer l'opinion exprimée ci-après.

4. Cet examen a permis à la Cour d'obtenir l'assurance raisonnable que les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 2000 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

PRINCIPALES OBSERVATIONS SUR L'EXÉCUTION DU BUDGET DE L'OBSERVATOIRE EUROPÉEN DES PHÉNOMÈNES RACISTES ET XÉNOPHOBES (VIENNE) POUR L'EXERCICE CLOS LE 31 DÉCEMBRE 2000

Exécution du budget et comptes budgétaires

5. L'exécution des crédits de l'exercice 2000 et des crédits reportés de l'exercice précédent est présentée au tableau 1(3).

6. Les crédits définitifs de l'exercice se sont élevés à 4,9 millions d'euros qui ont été engagés à hauteur de 4,6 millions d'euros (94 %). Les crédits opérationnels (titre III) de 1,7 million d'euros, ont été engagés à hauteur de 1,5 million d'euros, soit 88 %.

7. La sous-consommation importante des crédits du titre III (59 %) concerne essentiellement le retard dans la mise en place du réseau Raxen(4). Les premiers contrats avec les organisations partenaires dans sept États membres, les points focaux, n'ont été signés qu'en novembre 2000 et à la fin de l'année aucun paiement n'avait été effectué. L'analyse des paiements du titre III montre que, sur les crédits de l'exercice, aucun paiement n'a été effectué dans le premier trimestre et que 36 % des paiements ont été effectués dans les trois derniers mois de l'année.

8. Les crédits reportés à 2001 s'élèvent à 0,8 million d'euros (18 % des engagements) et concernent essentiellement les crédits opérationnels qui sont reportés à hauteur de 0,6 million d'euros (42,5 % des engagements). Du total des crédits reportés de 1999, 0,4 million d'euros (environ 23 %), ont été annulés en fin 2000. L'Observatoire devrait poursuivre ses efforts de manière à ce que les actions financées soient exécutées et payées en cours d'année en vue de minimiser les reports de crédits.

9. L'Observatoire établit une seule proposition d'engagement pour engager des crédits sur différentes lignes budgétaires. Cette proposition d'engagement signée et munie de visa du contrôleur financier (CF) n'indique ni les postes concernés ni les montants engagés. L'annexe à cette proposition contenant ces informations n'est ni signée ni visée. L'Observatoire devrait établir des engagements spécifiques afin d'assurer une meilleure transparence.

10. En 2000, comme en 1999, la comptabilité budgétaire a été tenue au moyen d'un tableur avec les risques que cela comporte. Le système de comptabilité budgétaire SI2 a été mis en place en 2001, mais il ne comporte pas de module permettant d'enregistrer les montants à recouvrer et devrait être complété.

États financiers et tenue des comptes

Tenue des comptes

11. Les tableaux 2 et 3 présentent respectivement le compte de gestion pour l'exercice 2000 et le bilan financier au 31 décembre 2000.

Gestion comptable des immobilisations

12. Le règlement financier de l'Observatoire ne contient pas de dispositions concernant la gestion comptable des immobilisations. Depuis décembre 2000, un règlement de la Commission(5) fixe les dispositions comptables relatives aux immobilisations corporelles et incorporelles. L'Observatoire devrait intégrer ces dispositions dans sa réglementation afin, notamment, d'éviter les problèmes d'évaluation des biens inventoriables.

Inventaire

13. Selon son règlement financier, l'Observatoire doit tenir un inventaire permanent de tous les biens meubles et immeubles constituant son patrimoine. Au cours de l'année 2000, la tenue de l'inventaire n'a pas été assurée de manière satisfaisante et des corrections ont dû être faites lors de la clôture des comptes. En avril 2001, l'Observatoire a mis en place un système d'inventaire qui devrait lui permettre d'assurer le suivi régulier des immobilisations. Toutefois, les responsabilités relatives à la tenue de l'inventaire devraient être clairement établies.

Ordres de recouvrement

14. Contrairement à son règlement financier(6), l'Observatoire n'établit pas toujours l'ordre de recouvrement lors de la constatation de créance et n'établit jamais de prévisions de créance. Ceci entraîne une absence de maîtrise des recouvrements à effectuer. En l'absence d'une prévision de créance au 31 décembre 2000, la contribution des autorités autrichiennes concernant les dépenses locatives pour la période de septembre à décembre 2000 (58026 euros), n'était pas enregistrée dans la comptabilité.

15. Lorsque l'Observatoire établit un ordre de recouvrement, une note de débit n'est pas systématiquement transmise au débiteur en vue d'assurer la rentrée du montant dû. Ainsi, sur onze ordres de recouvrement examinés, trois n'étaient pas accompagnés d'une note de débit et, de ce fait, les débiteurs n'avaient pas effectué le paiement.

Suivi des observations antérieures de la Cour

16. Dans son rapport annuel 1999 relatif à l'Observatoire(7), la Cour avait invité l'Observatoire à transposer dans son règlement financier les modifications introduites au règlement financier applicable au budget général, en matière de TVA. Cette modification n'a pas encore été effectuée.

17. La Cour avait aussi observé dans son rapport annuel 1999(8) que de nombreuses erreurs dans les comptes avaient dû être corrigées juste avant leur clôture. En 2000, des progrès ont été enregistrés mais des marges d'amélioration importantes du système de contrôle interne subsistent. L'Observatoire devrait procéder systématiquement au rapprochement entre les données de la comptabilité budgétaire et de la comptabilité générale en vue de réduire les rectifications en fin d'exercice et surtout pour assurer un meilleur suivi de sa gestion financière en cours d'année.

Personnel de l'Observatoire

18. Le personnel de l'Observatoire ne comprend que des agents temporaires (AT). Le nombre de postes à occuper par les agents est autorisé par l'autorité budgétaire chaque année en même temps que le budget. Par ailleurs, le budget peut accorder des crédits pour le recrutement d'agents auxiliaires (AA), dont la durée d'emploi est limitée à un an au maximum et d'experts nationaux détachés (END). Le tableau 4 montre l'évolution du personnel de l'Observatoire et sa répartition.

19. Depuis sa création, l'Observatoire a recruté ses agents à la suite d'avis de vacances diffusés essentiellement dans les institutions et les autres agences. En moyenne, les frais de recrutement se sont montés à environ 6610 euros par agent embauché. Les départs d'agents, en raison de l'expiration de leurs contrats, aboutissent à un taux de rotation du personnel (AT, AA et END) de 6 % en moyenne annuelle.

20. Aux fins de l'audit, les agents ont été classés en deux catégories:

- les agents chargés d'activités de support (agents de support), c'est-à-dire des activités qui assurent la continuité du fonctionnement de l'Observatoire (par exemple, services d'administration, de comptabilité, de secrétariat, etc.),

- les autres agents dits opérationnels qui contribuent directement à la réalisation des objectifs de l'Observatoire.

21. Pratiquement trois quarts des agents A sont à considérer comme opérationnels. Globalement, toutes catégories confondues, 55 % des agents de l'Observatoire pourraient être considérés comme opérationnels.

Conclusion

22. Vu la création récente de l'Observatoire, il est difficile de porter un jugement définitif sur le développement de son effectif en relation avec son activité. Toutefois, les indications existantes ne font pas apparaître de problèmes significatifs.

23. Dans le cas de l'Observatoire, il serait peut-être souhaitable que, pour les postes relevant d'activités de support et d'activités opérationnelles nécessitant des qualifications de type administratif, il s'associe avec les institutions et les autres organismes décentralisés pour effectuer ses recrutements sur une base la plus large possible.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 10 octobre 2001.

Par la Cour des comptes

Jan O. Karlsson

Président

(1) JO L 151 du 10.6.1997, p. 6.

(2) En application de l'article 12, paragraphe 10, du règlement (CE) n° 1035/97 du Conseil, les comptes de la totalité des recettes et des dépenses de l'Observatoire pour l'exercice 2000 ont été établis le 30 mars 2001 et ensuite transmis au conseil d'administration de l'Observatoire, à la Commission et à la Cour des comptes, cette dernière les ayant reçus le 10 mai 2001. La version abrégée de ces états financiers est présentée dans les tableaux annexés au présent rapport.

(3) Tous les tableaux de ce rapport ont été calculés sur les valeurs les plus exactes possibles des données utilisées. Pour la présentation des chiffres, ceux-ci ont été arrondis, ce qui peut donner l'apparence d'erreurs de calcul. Un tiret indique une valeur inexistante ou nulle et 0,0 indique une valeur inférieure au seuil d'arrondi.

(4) Réseau d'échange d'informations sur les phénomènes racistes et xénophobes.

(5) Règlement (CE) n° 2909/2000 de la Commission du 29 décembre 2000 (JO L 336 du 30.12.2000, p. 75).

(6) Articles 23 et 24 du règlement financier de l'Observatoire.

(7) JO C 373 du 27.12.2000, point 7.

(8) JO C 373 du 27.12.2000, point 6.

TABLEAUX 1 À 4

Tableau 1

Exécution budgétaire

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Tableau 2

Compte de gestion des exercices 2000 et 1999

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Source:Tableau élaboré par la Cour des comptes à partir des données établies par l'Observatoire.

Tableau 3

Bilan financier aux 31 décembre 2000 et 31 décembre 1999

Source:Tableau élaboré par la Cour des comptes à partir des données établies par l'Observatoire.

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Tableau 4

Évolution du personnel

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AT: Agents temporaires.

AA: Agents auxiliaires.

END: Experts nationaux détachés.

Réponses de l'Observatoire

4. L'Observatoire relève avec satisfaction que la Cour des comptes a reconnu la fiabilité des comptes annuels de l'exercice 2000 ainsi que la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes.

8. Dans le cadre de son système de planification, l'Observatoire a d'ores et déjà mis en place un rapport mensuel et une activité de coordination afin de minimiser les reports de crédits.

9. Afin d'éviter l'omission signalée par la Cour, chaque proposition d'engagement a été établie séparément par ligne budgétaire à partir de 2001.

10. En 2001, le module relatif aux ordres de recouvrement du système SI2 a été installé et testé. À ce jour, il est complètement opérationnel dans SI2.

12. De nouvelles dispositions concernant l'inventaire et les immobilisations ont été intégrées dans le projet de nouveau règlement financier de l'Observatoire devant être adopté par le conseil d'administration. Un système d'inventaire a été mis en place et est opérationnel.

13. Le système d'inventaire a été modifié en février 2001. Le projet de nouveau règlement financier de l'OBSERVATOIRE et les instructions données par la directrice le 5 juin 2001 clarifient les responsabilités de l'agent comptable relativement à la tenue de l'inventaire.

14. L'entrée en vigueur en mai 2001 de l'accord conclu avec l'Autriche quant au siège a contribué à cette clarification. C'est depuis cette date que l'Observatoire peut bénéficier de ressources non inscrites dans le budget de l'UE.

15. Les notes de débit ont été conçues de manière à informer les débiteurs du montant de leurs dus et des conditions de paiement.

16. Les dispositions applicables en matière de TVA sont intégrées dans le projet de nouveau règlement financier devant être adopté par le conseil d'administration.

17. S'agissant de l'exercice 2001, des rapprochements bancaires ont été effectués en août 2001 pour le premier semestre de cette même année. Les écritures seront portées au grand livre général sur une base hebdomadaire.

22-23. L'Observatoire a pris bonne note des commentaires de la Cour des comptes.