relative à la position à prendre, au nom de l’Union européenne, au sein du comité mixte institué en vertu de l’accord entre l’Union européenne et le Japon pour un partenariat économique, en ce qui concerne l’adoption du règlement intérieur du comité mixte, du règlement intérieur d’un groupe spécial, de la procédure de médiation et du code de conduite des arbitres

AU TITRE DE L’ACCORD ENTRE L’UNION EUROPÉENNE ET LE JAPON POUR UN PARTENARIAT ÉCONOMIQUE

vu l’accord entre l’Union européenne et le Japon pour un partenariat économique signé le 17 juillet 2018 à Tokyo, et notamment son article 21.6, paragraphe 2, son article 21.30 et son article 22.1, paragraphes 1, 2 et 4,

relative à l’adoption du règlement intérieur du comité mixte, du règlement intérieur d’un groupe spécial, de la procédure de médiation et du code de conduite des arbitres

AU TITRE DE L’ACCORD ENTRE L’UNION EUROPÉENNE ET LE JAPON POUR UN PARTENARIAT ÉCONOMIQUE

À moins que les parties n’en décident autrement, toute correspondance et toute communication entre les parties se rapportant aux travaux du comité mixte sont effectuées en anglais, qui est également la langue de rédaction des décisions et recommandations ainsi que des délibérations à leur sujet.

4. Le comité mixte adopte l’ordre du jour au début de chaque réunion. L’inscription à l’ordre du jour de points autres que ceux qui figurent à l’ordre du jour provisoire est possible, si les parties le décident.

3. Les parties peuvent, d’un commun accord, réduire les délais prévus aux paragraphes 1 et 2 pour tenir compte de circonstances particulières.

2. Chaque partie peut proposer l’inscription de points à l’ordre du jour au plus tard 14 jours civils avant la date de la réunion.

1. Les points de contact établissent ensemble un ordre du jour provisoire avant chaque réunion et l’envoient, accompagné des documents connexes, aux participants à la réunion du comité mixte au plus tard sept jours civils avant la date de la réunion.

3. Les points de contact ont pour mission de coordonner l’établissement de l’ordre du jour provisoire, des projets de décision et des projets de recommandations du comité mixte, ainsi que la correspondance et les communications entre le comité mixte et les comités spécialisés, groupes de travail et autres organes institués en vertu de l’accord.

2. Les échanges de courriers et les communications entre les parties se rapportant aux travaux du comité mixte et à ses réunions sont tous effectués par l’intermédiaire des points de contact conformément à l’article 22.6, paragraphe 2, point c), de l’accord.

1. Les points de contact désignés en application de l’article 22.6, paragraphe 1, de l’accord (ci-après les «points de contact») coordonnent la préparation et l’organisation des réunions du comité mixte.

3. Les coprésidents peuvent être représentés par leurs représentants respectifs, conformément à l’article 22.1, paragraphe 3, de l’accord. Toute référence ultérieure, dans le présent règlement intérieur, aux membres et aux coprésidents du comité mixte s’entend comme incluant les représentants de ces derniers.

2. Le comité mixte est composé de représentants de l’Union européenne et du Japon et, en application de l’article 22.1, paragraphe 3, de l’accord, est coprésidé par le membre de la Commission européenne chargé du commerce et par le ministre des affaires étrangères du Japon.

1. Le comité mixte institué par l’article 22.1, paragraphe 1, de l’accord entre l’Union européenne et le Japon pour un partenariat économique (ci-après l’«accord») s’acquitte des tâches qui lui incombent en vertu de l’article 22.1 de l’accord et assume la responsabilité de la mise en œuvre et du fonctionnement globaux de l’accord.

Composition et présidence

3. Chaque partie peut rendre publics, par tout moyen approprié, l’ordre du jour définitivement arrêté par les parties avant la réunion du comité mixte, le procès-verbal commun approuvé établi conformément à l’article 6 ainsi que les décisions et recommandations adoptées par le comité mixte, sous réserve de l’application du paragraphe 2 ci-dessus.

Publicité et confidentialité

3. Le projet de procès-verbal commun est approuvé par écrit par les parties dans les meilleurs délais et au plus tard 70 jours après la date de la réunion. Deux exemplaires du procès-verbal approuvé sont signés par les points de contact et chaque partie reçoit un exemplaire original de ces documents. Les parties peuvent décider que la signature et l’échange d’exemplaires par voie électronique satisfont à cette exigence.

2. Un projet de procès-verbal commun de chaque réunion est rédigé par les points de contact dans les meilleurs délais et au plus tard 60 jours après la date de la réunion.

1. Le projet de procès-verbal commun comprend, en règle générale, l’ordre du jour définitif et un résumé des discussions relatives à chaque point de l’ordre du jour.

2. Toutes les décisions et recommandations du comité mixte comportent un numéro d’ordre, la date de leur adoption et un titre indiquant leur objet.

1. Conformément à l’article 22.2 de l’accord, le comité mixte arrête ses décisions et recommandations par consensus. Cellesci peuvent être adoptées en procédure écrite par voie d’échange de notes entre les coprésidents du comité.

Décisions et recommandations

4.À moins que les parties n’en conviennent autrement, les parties et le groupe spécial se réunissent dans les sept jours suivant la date d’établissement de ce dernier afin de s’entendre sur des questions que les parties ou le groupe spécial jugent appropriées, et notamment sur les points suivants:

2.Le bureau désigné par la partie plaignante en application de l’article 21.25, paragraphe 1, de l’accord est chargé d’organiser le tirage au sort prévu à l’article 21.8, paragraphes 3, 4 et 5, de l’accord et informe les coprésidents du comité mixte, suffisamment à l’avance, de la date, de l’heure et du lieu du tirage au sort. Le coprésident de la partie mise en cause peut assister en personne au tirage au sort ou se faire représenter par une autre personne. Des représentants des deux parties peuvent également être présents. En tout état de cause, le tirage au sort est effectué devant la ou les parties présentes.

l)«représentant»: en ce qui concerne une partie, un fonctionnaire ou toute autre personne travaillant pour un ministère, un organisme d’État ou une autre entité publique d’une partie et tout autre membre du personnel que la partie nomme pour la représenter dans le cadre de la procédure devant le groupe spécial.

k)«procédure»: la procédure devant le groupe spécial; et

c)«accord»: l’accord entre l’Union européenne et le Japon pour un partenariat économique;

a)«personnel administratif»: à l’égard d’un arbitre, les personnes placées sous la direction et le contrôle de celui-ci, à l’exception des assistants;

1.Aux fins du présent règlement intérieur, on entend par:

Les règles énoncées ciaprès s’appliquent aux procédures des groupes spéciaux relevant du chapitre 21 (Règlement des différends), section C, de l’accord.

13.Lorsque se pose une question d’ordre procédural qui n’est pas régie par le chapitre 21 de l’accord, le présent règlement intérieur ou le code de conduite des arbitres visé à l’article 21.30, le groupe spécial peut, après avoir consulté les parties, adopter une procédure appropriée et compatible avec lesdites dispositions.

11.Le président du groupe spécial préside chaque réunion de celuici. Le groupe spécial peut déléguer à son président le pouvoir de prendre les décisions de nature administrative et procédurale.

10.La partie plaignante remet son mémoire au plus tard 20 jours après la date de constitution du groupe spécial. La partie mise en cause remet son contremémoire au plus tard 20 jours après la date de réception du mémoire de la partie plaignante.

9.Si le dernier jour fixé pour la remise d’un document tombe un jour férié au Japon ou dans l’Union européenne ou tout autre jour de fermeture officielle des bureaux des administrations publiques d’une partie, ou encore un jour où lesdits bureaux sont fermés pour des raisons de force majeure, le document est réputé reçu le jour ouvrable suivant. Lors de la réunion d’organisation visée au paragraphe 4, chaque partie communique la liste de ses jours fériés et de tout autre jour de fermeture officielle de ses bureaux. Chaque partie tient sa liste à jour pendant toute la durée de la procédure devant le groupe spécial.

b)une partie à l’attention du groupe spécial sont envoyés simultanément en copie à l’autre partie; et

Seuls les arbitres et les représentants des parties qui sont des fonctionnaires ou d’autres personnes travaillant pour un ministère, un organisme d’État ou une autre entité publique peuvent participer à cette réunion en personne ou par téléphone ou vidéoconférence.

c)le calendrier de la procédure, qui est établi sur la base du fuseau horaire de la partie mise en cause.

b)la rémunération à verser aux assistants. Le montant total de la rémunération de l’assistant ou des assistants de chaque arbitre ne dépasse pas 50 pour cent de la rémunération de cet arbitre, à moins que les parties n’en conviennent autrement; et

a)la rémunération et les frais dus aux arbitres, lesquels doivent répondre aux normes et critères de l’OMC;

a)argumentation de la partie plaignante; et

23.Le groupe spécial conduit l’audience de la manière indiquée ci-dessous, en veillant à ce que la partie plaignante et la partie mise en cause disposent de temps d’argumentation et de réfutation identiques:

22.Au plus tard cinq jours avant la date d’une audience, chaque partie communique au groupe spécial la liste des personnes qui plaideront ou feront des exposés à l’audience pour son compte, ainsi que la liste des autres représentants et conseillers qui assisteront à l’audience.

d)les interprètes, les traducteurs et les sténographes du groupe spécial; et

c)les assistants et le personnel administratif;

18.En temps utile, le président du groupe spécial notifie par écrit aux parties et, le cas échéant, à l’organisme externe visé à l’article 21.25, paragraphe 2, de l’accord, la date, l’heure et le lieu de l’audience. Ces informations sont rendues publiques par la partie sur le territoire de laquelle l’audience a lieu ou, le cas échéant, par l’organisme externe visé à l’article 21.25, paragraphe 2, de l’accord, sauf si l’audience doit se tenir à huis clos.

17.À moins que les parties n’en conviennent autrement, et sans préjudice du paragraphe 46, les parties partagent les frais liés à l’administration logistique de l’audience.

b)est responsable de l’administration logistique de l’audience.

a)décide du lieu de l’audience et en informe le président du groupe spécial; et

15.Sur la base du calendrier fixé conformément au paragraphe 4, et après avoir consulté les parties et les autres arbitres, le président du groupe spécial fixe la date et l’heure de l’audience.

Si les parties ne s’accordent pas sur la nécessité de remplacer le président, une partie peut demander que la question soit soumise aux deux autres arbitres. Les arbitres décident, au plus tard dix jours après la date à laquelle la demande leur est soumise, s’il y a lieu de remplacer le président du groupe spécial. La décision des arbitres quant à la nécessité de remplacer le président est irrévocable.

33.Lorsqu’une partie considère que le président du groupe spécial ne respecte pas les exigences du code de conduite, les parties se concertent et, si elles en conviennent, sélectionnent un nouveau président conformément au paragraphe 30.

32.Lorsqu’une partie considère qu’un arbitre autre que le président ne respecte pas les exigences du code de conduite, les parties se concertent et, si elles en conviennent, sélectionnent un nouvel arbitre conformément au paragraphe 30.

31.Lorsqu’une partie considère qu’un arbitre ne respecte pas les exigences du code de conduite et que, pour cette raison, il doit être remplacé, cette partie le notifie à l’autre partie dans les 15 jours suivant le moment où elle a obtenu des preuves suffisantes du nonrespect, par l’arbitre, des exigences énoncées dans le code de conduite.

25.Le groupe spécial prend les dispositions nécessaires pour que le procès-verbal de l’audience soit établi et transmis aux parties dès que possible après l’audience. Les parties peuvent formuler des observations sur le procès-verbal, que le groupe spécial peut prendre en considération.

b)réplique de la partie mise en cause.

a)réponse de la partie plaignante; et

b)argumentation de la partie mise en cause.

44.Le rapport intérimaire et le rapport final du groupe spécial sont établis dans la langue de travail commune. Si les parties ne se sont pas mises d’accord sur une langue de travail commune, le rapport intérimaire et le rapport final du groupe spécial sont établis dans les langues de travail de l’OMC visées au paragraphe 43.

42.Durant les consultations prévues à l’article 21.5 de l’accord, et au plus tard lors de la réunion d’organisation visée au paragraphe 4, les parties s’efforcent de s’entendre sur le choix d’une langue de travail commune pour la procédure devant le groupe spécial. Chaque partie notifie à l’autre partie, au plus tard 90 jours après l’adoption du présent règlement intérieur par le comité mixte conformément à l’article 22.1, paragraphe 4, point f), de l’accord, la liste des langues ayant sa préférence. La liste comprend au moins une langue de travail de l’OMC.

XV. Questions linguistiques et de traduction

41.Dans les affaires urgentes au sens du chapitre 21 de l’accord, le groupe spécial consulte les parties et adapte ensuite, le cas échéant, les délais prévus dans le présent règlement. Le groupe spécial notifie ces modifications aux parties.

40.Le groupe spécial dresse, dans son rapport, l’inventaire de toutes les communications reçues en application des paragraphes 38 et 39. Le groupe spécial n’est pas tenu de répondre, dans son rapport, aux arguments avancés dans ces communications. Les communications sont soumises aux parties afin de recueillir leurs observations. Le groupe spécial prend en considération les observations des parties qui lui ont été transmises dans les dix jours.

Toute personne précise dans sa communication l’intérêt qu’elle a à intervenir dans la procédure. Les mémoires sont rédigés dans les langues choisies par les parties conformément aux paragraphes 42 et 43 du présent règlement intérieur.

b)s’il s’agit d’une personne morale, son lieu d’établissement, la nature de ses activités, son statut juridique, ses objectifs généraux et l’origine de son financement.

a)s’il s’agit d’une personne physique, sa nationalité; et

39.Les communications doivent être concises et ne dépasser en aucun cas 15 pages en double interligne; elles doivent porter directement sur une question de fait ou de droit examinée par le groupe spécial. Les communications contiennent une description de la personne qui les présente, laquelle mentionne notamment:

38.À moins que les parties n’en conviennent autrement dans les trois jours suivant la date de constitution du groupe spécial, celui-ci peut recevoir des communications écrites non sollicitées de la part des personnes qui sont visées à l’article 21.17, paragraphe 3, de l’accord et qui sont indépendantes des pouvoirs publics des parties, à condition que lesdites communications soient reçues dans les dix jours suivant la date de constitution du groupe spécial.

XII. Contacts ex parte

35.Lorsqu’une partie remet au groupe spécial une version confidentielle d’un mémoire, elle fournit également, à la demande de l’autre partie et dans les 20 jours suivant la date de la demande, une version non confidentielle du document susceptible d’être rendue publique. Aucune disposition du présent règlement n’empêche une partie de rendre publics ses propres mémoires dans la mesure où elle ne divulgue pas d’informations désignées comme confidentielles par l’autre partie. Le groupe spécial se réunit à huis clos lorsque les mémoires et argumentations d’une partie comportent des informations confidentielles. Le groupe spécial et les parties préservent le caractère confidentiel de l’audience du groupe spécial lorsque celleci se tient à huis clos.

b)en exposant les effets préjudiciables que, selon la partie qui sollicite une médiation, la mesure a ou aura sur les échanges commerciaux ou les investissements entre les parties; et

3.Une partie peut demander à tout moment l’ouverture d’une procédure de médiation avec l’autre partie. Une telle demande est adressée à l’autre partie par écrit. La demande est suffisamment détaillée pour que l’autre partie puisse comprendre clairement les préoccupations de la partie qui sollicite la médiation. Dans sa demande d’ouverture d’une procédure de médiation, la partie décrit la question en cause:

f)«partie qui sollicite»: la partie dont émane la demande de participation à une procédure de médiation conformément à l’article 21.6 de l’accord; et

a)«accord»: l’accord entre l’Union européenne et le Japon pour un partenariat économique;

2.Aux fins du présent document, on entend par:

1.La procédure de médiation prévue à l’article 21.6 de l’accord, telle que décrite dans le présent document, a pour objectif de faciliter la recherche d’une solution mutuellement convenue grâce à une procédure détaillée et rapide, avec l’aide d’un médiateur.

c)en expliquant le lien de causalité entre la mesure et les effets préjudiciables sur les échanges commerciaux et les investissements entre les parties.

4.Les parties sont censées, en principe, faire usage de toutes les dispositions applicables de l’accord en matière de coopération ou de consultation avant d’adresser à l’autre partie une demande écrite en application du paragraphe 3. Il est entendu que la tenue de consultations en application de l’article 21.5 de l’accord n’est pas requise avant qu’une procédure de médiation puisse être ouverte.

5.La procédure de médiation ne peut commencer que si chaque partie y consent, dans le but de rechercher des solutions mutuellement convenues et de prendre en considération tous les avis et toutes les solutions proposées par le médiateur. La partie sollicitée examine la demande avec bienveillance et y répond en l’acceptant ou en la rejetant par écrit dans les dix jours suivant sa réception. Si la partie sollicitée ne répond pas dans ce délai, la demande est réputée rejetée. La date à laquelle la partie qui sollicite reçoit l’accord de la partie sollicitée est considérée comme la date d’ouverture de la procédure de médiation.

IV. Sélection du médiateur

6.Les parties s’efforcent de s’entendre sur le choix d’un médiateur au plus tard 15 jours après la date d’ouverture de la procédure de médiation.

7.Si les parties ne peuvent s’entendre sur le choix du médiateur dans le délai prévu au paragraphe 6, le coprésident du comité mixte pour le compte de la partie qui sollicite, ou son représentant, procède, à la demande de l’une des parties, à la sélection du médiateur par tirage au sort, dans les cinq jours suivant la demande, à partir de la sous-liste de présidents établie en application de l’article 21.9, paragraphe 1, de l’accord. Une copie de la demande est adressée à l’autre partie.

8.Le bureau désigné par la partie qui sollicite, en application de l’article 21.25, paragraphe 1, de l’accord, est chargé d’organiser le tirage au sort et informe les coprésidents du comité mixte, suffisamment à l’avance, de la date, de l’heure et du lieu du tirage au sort. Le coprésident de la partie sollicitée peut assister en personne au tirage au sort ou se faire représenter par une autre personne. Des représentants des deux parties peuvent également être présents. En tout état de cause, le tirage au sort est effectué devant la ou les parties présentes.

9.À moins que les parties n’en conviennent autrement, le médiateur ne peut être un ressortissant d’aucune des parties ni être employé par aucune des parties.

10.Le médiateur aide, de façon impartiale et transparente, les parties à clarifier la question en cause, y compris les effets que la mesure spécifique pourrait avoir sur les échanges commerciaux ou les investissements, et à parvenir à une solution mutuellement convenue.

11.Le code de conduite des arbitres adopté par le comité mixte en application de l’article 21.30 de l’accord s’applique mutatis mutandis au médiateur.

V. Règles de la procédure de médiation

12.Dans les dix jours suivant la date du choix du médiateur en application du paragraphe 6 ou de sa sélection en application du paragraphe 7, la partie qui sollicite remet, par écrit, au médiateur et à la partie sollicitée une description détaillée de la question en cause, y compris de la manière dont la mesure spécifique est ou serait appliquée et des effets de cette mesure sur les échanges commerciaux ou les investissements. Dans les 20 jours suivant la date de cette communication, la partie sollicitée peut soumettre, par écrit, des observations concernant cette description. Chaque partie peut inclure, dans sa description ou ses observations, toute information qu’elle juge pertinente.

13.Le médiateur peut décider de la manière la plus appropriée de clarifier la question en cause, y compris les effets que la mesure spécifique pourrait avoir sur les échanges commerciaux ou les investissements. Le médiateur peut, en particulier, organiser des réunions entre les parties, consulter celles-ci ensemble ou individuellement et apporter toute aide supplémentaire demandée par les parties. Le médiateur peut aussi consulter des experts ou des acteurs concernés, ou demander leur assistance, après avoir consulté les parties.

14.Le médiateur s’efforce de donner un avis et de proposer une solution que les parties peuvent examiner. Les parties peuvent accepter ou rejeter la solution proposée ou convenir d’une solution différente. Le médiateur s’abstient de formuler un avis ou des observations concernant la compatibilité de la mesure spécifique avec l’accord.

15.La procédure se déroule sur le territoire de la partie sollicitée, à moins que les parties n’en conviennent autrement.

16.Dans les 60 jours à compter de la date à laquelle le médiateur a été choisi en application du paragraphe 6 ou sélectionné en application du paragraphe 7, les parties s’efforcent de parvenir à une solution mutuellement convenue. Si une partie en fait la demande, la solution mutuellement convenue est adoptée par voie d’une décision du comité mixte. Les solutions mutuellement convenues sont rendues publiques, à moins que les parties n’en conviennent autrement. La version rendue publique ne peut contenir aucune information qu’une partie a désignée comme confidentielle. Dans l’attente d’une solution mutuellement convenue, les parties peuvent envisager d’éventuelles solutions provisoires.

17.À la demande de l’une des parties, le médiateur leur communique, par écrit, un projet de rapport factuel exposant brièvement:

a)la question en cause, y compris les effets que la mesure spécifique pourrait avoir sur les échanges commerciaux ou les investissements;

b)les procédures suivies;

c)les points de vue exprimés par les parties, les experts et les acteurs concernés, le cas échéant; et