Le titre 2 dresse une liste exhaustive de toutes les règles d’exécution adoptées par les autorités investies du pouvoir de nomination, afin de présenter de manière claire et transparente la situation actuelle au sein de toutes les institutions et agences.

Les informations sur les agences ont été réunies à partir des informations transmises par les agences aux services compétents de la Commission aux fins du rapport de 2014-2016 et, au cours de la période 2017-2019, dans le cadre de la procédure prévue à l’article 110, paragraphe 2, du statut. Les informations qui avaient été recueillies dans des registres exhaustifs ont ensuite été vérifiées par les services de la Commission susmentionnés et, si nécessaire, ont fait l’objet d’une double vérification auprès des agences concernées.

En vue d’établir le rapport, la Commission a demandé à toutes les institutions de mettre à jour la liste des règles d’exécution constituée aux fins du rapport de 2014-2016. Premièrement, les institutions ont été priées de vérifier que les informations figurant dans le rapport de 2014-2016 étaient correctes et complètes. Deuxièmement, les institutions ont été invitées à mettre à jour la liste afin de tenir compte de toutes les décisions d’exécution du statut et du RAA prises par les institutions qui étaient en vigueur durant la période allant du 1er janvier 2017 au 31 décembre 2019.

Depuis cette réforme, l’article 110, paragraphe 6, du statut des fonctionnaires exige que, tous les trois ans, la Commission présente un rapport sur les règles d’exécution du statut adoptées par l’autorité investie du pouvoir de nomination de chaque institution. Cette obligation concerne les institutions telles qu’elles sont définies conformément à l’article 13 du traité sur l’Union européenne et aux articles 1er, 1er bis et 1er ter du statut (ci-après dénommées collectivement les «institutions»), ainsi que les organismes et agences de l’Union, au sens de l’article 1er bis, paragraphe 2, du statut (ci-après dénommés les «agences»).

Dans le cadre de la réforme du statut des fonctionnaires opérée en 2014, les colégislateurs ont introduit des mécanismes visant à améliorer le respect du cadre législatif et à renforcer l’efficacité de la gouvernance, tout en permettant aux institutions, organes et organismes de disposer d’une certaine autonomie pour appliquer le statut et le RAA à leur personnel.

Bien que ces actes législatifs réglementent les relations juridiques entre les institutions, organes et organismes et leur personnel de manière détaillée, ils ne sont pas exhaustifs, car ils prévoient expressément que les premiers soient habilités à adopter des règles d’exécution supplémentaires sur un certain nombre de sujets.

Le Parlement européen et le Conseil ont arrêté, par voie de règlement, le statut des fonctionnaires et le régime applicable aux autres agents de l’Union (ci-après le «RAA»), conformément à l’article 336 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne.

La Commission a élaboré le présent rapport sur la base de données mises à disposition par les institutions et les agences. Ce sont les institutions et agences concernées qui sont responsables de l’exhaustivité et de l’exactitude de ces données.

Le rapport examine également les domaines dans lesquels les institutions et les agences semblent à la traîne pour se conformer au cadre statutaire prévu dans le statut et le RAA, en ce qui concerne le respect de l’exigence d’adopter des règles d’exécution et le choix de la procédure.

Des observations sont faites sur les principaux changements intervenus depuis la dernière période de référence en ce qui concerne le nombre et le type de règles adoptées dans toutes les institutions et agences.

Un autre tableau général donne une vue d’ensemble des règles applicables dans les agences au 31 décembre 2019. Il indique les mécanismes actuels qui influent sur la manière dont les règles d’exécution du statut sont adoptées dans les agences, et place ainsi la gouvernance des RH au sein des agences dans son contexte plus large. Dans le même temps, il donne un aperçu de l’évolution du paysage existant des règles d’exécution dans les 51 agences et du degré de convergence des règles.

Le statut des fonctionnaires et le RAA confient respectivement aux autorités investies du pouvoir de nomination et aux autorités habilitées à conclure des contrats d’engagement des pouvoirs spécifiques pour adopter des dispositions générales d’exécution. Cela concerne les sujets suivants:

Article 9, paragraphe 2 Composition et modalités de fonctionnement des organes (comités et commissions)

Le statut des fonctionnaires et le RAA confient aussi de manière expresse respectivement à l’autorité investie du pouvoir de nomination de chaque institution et à l’autorité habilitée à conclure des contrats d’engagement de chaque institution le pouvoir d’adopter d’autres règles d’exécution, sans préciser la procédure d’adoption.

Les dispositions générales d’exécution sont arrêtées par l’autorité compétente de chaque institution après consultation de son comité du personnel et avis du comité du statut, conformément à l’article 110, paragraphe 1, du statut des fonctionnaires et à l’article 141, premier alinéa, du RAA. L’article 142 du RAA prévoit que les dispositions générales d’exécution visées à l’article 110 du statut s’appliquent aux agents visés par ce régime dans la mesure où les dispositions du statut sont rendues applicables à ces agents par ce régime.

Les institutions ont aussi arrêté des règles d’exécution dans des cas qui ne sont pas expressément prévus dans le statut et le RAA, lorsqu’il était nécessaire de mettre en œuvre des dispositions réglementaires au moyen de règles plus spécifiques. Le processus d’adoption de ces autres règles d’exécution dépend de la pratique administrative de l’institution concernée.

-le Médiateur européen (ME), et

Conformément à l’article 13 du traité sur l’Union européenne et aux articles 1er, 1er bis et 1er ter du statut, les dix institutions suivantes sont concernées par le présent rapport:

→ Quelles règles étaient en vigueur dans les institutions et les agences au cours de la période de référence, et pour quelles matières?

-36 agences décentralisées et organes de l’Union; et

Une comparaison des deux colonnes indique que les mécanismes mis en place par la réforme de 2014 visant à garantir une application cohérente du statut dans toutes les agences continuent d’être largement utilisés et se sont avérés très efficaces dans l’ensemble. On observe une hausse significative du nombre de règles d’exécution adoptées par les agences sur la base des accords ex ante horizontaux de la Commission. L’application «par analogie» des règles d’exécution de la Commission s’est également accrue. En revanche, le nombre de dérogations, c’est-à-dire de règles propres des agences qui diffèrent des accords ex ante horizontaux de la Commission et/ou des règles d’exécution de la Commission notifiées aux agences en vertu de l’article 110, paragraphe 2, du statut, a considérablement diminué.

Dans un but de simplification, d’efficacité administrative et d’harmonisation des règles et pratiques entre les agences, la Commission a aussi élaboré un mécanisme lui permettant de donner aux agences un accord ex ante horizontal sur des décisions individuelles, sans que ces agences soient tenues de lui soumettre une demande formelle. Le mécanisme s’applique uniquement à condition que l’agence concernée suive un modèle uniforme de décision proposé par la Commission.

Dans les listes susmentionnées, le rapport examine également les domaines dans lesquels les institutions et les agences semblent à la traîne pour se conformer au cadre statutaire prévu dans le statut et le RAA, en ce qui concerne le respect de l’exigence d’adopter des règles d’exécution et le choix de la procédure. Il s’agit du choix entre les règles arrêtées d’un commun accord entre les institutions, les dispositions générales d’exécution et d’autres règles d’exécution. Ces remarques sont surlignées en caractères gras dans les listes.

Le rapport examine ci-dessous dans quelle mesure les autorités investies du pouvoir de nomination et les autorités habilitées à conclure des contrats d’engagement des institutions ont, à ce jour, eu recours aux pouvoirs spécifiques d’adopter des règles d’exécution confiés respectivement par le statut des fonctionnaires et le RAA (voir les listes dans les cadres ci-après). Une attention particulière est accordée aux sujets pour lesquels les autorités n’ont pas (encore) utilisé leur pouvoir d’adoption de règles.

→ Le rapport démontre que les mécanismes mis en place par la réforme de 2014 visant à garantir une application cohérente du statut dans toutes les agences continuent d’être largement utilisés, avec une hausse significative du nombre de règles adoptées par les agences sur la base des accords ex ante horizontaux de la Commission. Cela dit, les institutions et les agences pourraient réfléchir à la manière d’exploiter les mécanismes existants afin d’améliorer encore la cohérence de l’application des règles.

→ Le rapport dresse une liste exhaustive des différents types de règles d’exécution dans toutes les institutions et les agences en vigueur durant la période de référence. L’utilisation d’une méthode commune permet de comparer la situation des différentes institutions et, dès lors, de renforcer la transparence.

Cela dit, bien que le présent rapport porte sur l’adoption de règles, et non sur l’interprétation et sur la mise en œuvre effective de ces règles par les institutions et les agences, qui agissent en appliquant le principe d’autonomie des institutions, les institutions pourraient réfléchir à la manière d’exploiter les mécanismes existants afin d’améliorer encore la cohérence dans l’application des règles et l’échange des bonnes pratiques, notamment à l’aide des divers outils de coopération mis en place par les institutions en général, et par la Commission et le réseau des agences de l’UE en particulier.

Une analyse plus détaillée de la manière dont les agences ont appliqué les règles d’exécution en pratique dans des situations particulières n’entre pas dans le cadre du présent rapport. Le récent rapport spécial de la Cour des comptes européenne (CCE) intitulé «L’avenir des agences de l’UE – La souplesse et la coopération pourraient être renforcées», s’il souligne la possibilité d’améliorer la structure de gouvernance globale de certaines agences, ne traite pas spécifiquement de la manière dont les agences appliquent les règles relatives aux RH.

Bien que ce ne soit pas expressément requis par le statut, certaines institutions ont aussi adopté des règles d’exécution sur les sujets suivants abordés dans le titre I du statut: égalité des chances, handicap, mesures à caractère social, normes de santé et de sécurité et mutation.

Article 9, paragraphe 2 – Composition et modalités de fonctionnement des organes (comités et commissions)

Toutes les institutions ont recouru à la possibilité qu’offre le statut de décrire plus en détail les fonctions et attributions associées à chaque emploi type.

Toutes les institutions ont adopté des règles d’exécution sur le congé parental, y compris la question de la reconnaissance des parents isolés en vue de doubler la durée de ce congé. Deux institutions auraient toutefois choisi d’adopter ces règles sous la forme d’autres règles d’exécution, et non sous la forme de dispositions générales d’exécution, comme indiqué à l’article 42 bis, paragraphe 1, du statut.

Les sujets ajoutés par certaines institutions durant la période 2017-2019 concernaient notamment l’éthique et l’intégrité, la prévention du harcèlement et la formation.

Certaines institutions ont aussi adopté des règles d’exécution sur les sujets suivants abordés dans le titre II du statut: éthique et intégrité, prévention du harcèlement, activités extérieures, responsabilité financière et formation.

Les sujets qui ont été ajoutés par certaines institutions au cours de la période 2017-2019 concernaient notamment la santé et la sécurité, les emplois types et intitulés d’emploi, les comités et commissions et la mutation.

Sept institutions ont adopté des dispositions internes visant à détecter, gérer et résoudre les cas d’insuffisance professionnelle en temps utile et de manière appropriée.

Toutes les institutions ont arrêté des dispositions d’exécution concernant la possibilité de nommer un fonctionnaire du groupe de fonctions AST à un emploi du groupe de fonctions AD, la procédure dite de certification. Une institution aurait toutefois choisi d’adopter ces règles sous la forme d’autres règles d’exécution, et non sous la forme de dispositions générales d’exécution, comme indiqué à l’article 45 bis, paragraphe 5, du statut.

Toutes les institutions ont arrêté des dispositions d’exécution relatives aux frais de déménagement. Il s’avère qu’une institution a néanmoins choisi d’adopter ces règles sous la forme d’autres règles d’exécution, et non sous la forme de dispositions générales d’exécution, comme indiqué à l’article 9, paragraphe 1, de l’annexe VII du statut.

La Commission et le SEAE sont convenus des mesures d’exécution détaillées sur le fait qu’un fonctionnaire de la Commission travaillant dans une délégation de l’Union doit suivre les instructions du chef de délégation et un fonctionnaire du SEAE qui doit accomplir des tâches pour la Commission doit suivre les instructions de cette dernière.

Une institution a adopté des règles d’exécution sur les réclamations et les recours au sens des articles 90 et 91 du statut. Une institution a adopté des règles d’exécution sur les enquêtes concernant les jurys EPSO.

Les sujets ajoutés par certaines institutions durant la période 2017-2019 concernaient notamment l’allocation de foyer par décision spéciale, les personnes assimilées à un enfant à charge, les frais de mission et de déplacement, les prêts et avances et la préretraite.

Quelques institutions ont également arrêté des règles d’exécution sur les prêts et avances, le calcul des droits à pension, la préretraite et l’allocation d’invalidité.

Cinq institutions ont adopté des dispositions d’exécution concernant les procédures de recrutement du personnel temporaire. Il s’avère que deux institutions sur cinq ont néanmoins choisi d’adopter ces règles sous la forme d’autres règles d’exécution, et non sous la forme de dispositions générales d’exécution, comme indiqué à l’article 12, paragraphe 5, du RAA.

La Commission et le SEAE ont également arrêté des règles d’exécution sur les sujets suivants abordés dans le titre VIII ter du statut et l’annexe X: congé de détente, monnaie et coefficient correcteur, remboursement des fonctionnaires affectés dans un pays tiers, mobilité des agents contractuels du SEAE, indemnité de logement provisoire et frais de transport, assurance maladie et couverture des risques d’accident.

Quelques institutions ont aussi adopté des règles d’exécution sur les sujets suivants qui concernent le titre II du RAA: politique générale d’engagement et d’emploi des agents temporaires, reclassement des agents temporaires, mesures à caractère social, paiement du congé de maternité et préretraite.

Il s’avère que la quasi-totalité des agences ont, sur la base d’un accord ex ante horizontal de la Commission, adopté des dispositions générales d’exécution des dispositions concernant les procédures d’engagement et d’emploi des agents temporaires [article 2, point f), du RAA]. L’article 56 du RAA oblige toutes les agences à adopter ces règles.

Depuis février 2014, le registre des règles adoptées par l’autorité investie du pouvoir de nomination de chaque institution et agence est accessible au public au moyen de l’application internet «Centre de ressources de communication et d’information pour les administrations, les entreprises et les citoyens (CIRCABC)», à laquelle il est possible d’accéder au moyen d’un compte EU Login spécifique.

Les nouveaux sujets introduits durant la période de référence ont été les suivants: égalité des chances, préretraite, mobilité des fonctionnaires affectés dans un pays tiers, mesures à caractère social pour les agents contractuels et les agents temporaires et méthode de calcul des salaires des agents contractuels affectés dans un pays tiers.

Une convergence plus limitée a également été observée sur les sujets de la santé et de la sécurité, de la mobilité, de l’éthique et de l’intégrité, du recrutement de personnel d’encadrement supérieur, de la visite médicale annuelle, des prêts et avances et de la procédure disciplinaire.

S’agissant de la convergence sur les sujets des règles d’exécution, il ressort de ce qui précède qu’une convergence accrue entre les institutions a été observée durant la période de référence. Cette convergence était plus grande pour les sujets sur lesquels la majorité des institutions avaient déjà adopté des règles au cours de la précédente période de référence ou avant, suivies des autres institutions. Cela concernait notamment les sujets suivants: emplois types et intitulés d’emploi, comités et commissions, lutte contre le harcèlement, formation, congé de convenance personnelle, temps de travail, activité à temps partiel, télétravail, allocation de foyer par décision spéciale, frais de mission et de déplacement.

La Commission et le SEAE ont adopté d’autres règles d’exécution sur les conditions d’emploi et la sécurité sociale des agents locaux dans les délégations. Le SEAE a aussi adopté d’autres règles d’exécution concernant la méthode de calcul des salaires.

Quelques institutions ont aussi adopté des règles d’exécution sur les sujets suivants qui concernent le titre IV du RAA: mesures à caractère social, évaluation, durée maximale du recours à des membres non permanents du personnel, agents interprètes de conférence, conditions de travail des interprètes et mobilité des agents contractuels dans les délégations.

En plus des différences qui découlent du degré varié d’exhaustivité des informations communiquées au registre, cette divergence est due en partie aux particularités de la méthode utilisée pour élaborer le présent rapport. Le présent rapport ne contient notamment que des règles d’exécution qui étaient en vigueur durant la période 2017-2019, tandis que le registre contient aussi des règles d’exécution qui n’étaient plus applicables durant cette période. Par ailleurs, certaines institutions ont communiqué séparément au registre des règles modifiant une règle existante, tandis que, dans le présent rapport, les règles modificatives ne sont pas considérées comme des règles distinctes.

En revanche, en ce qui concerne les autres règles d’exécution, seules les agences plus généralement et cinq des dix institutions ont communiqué leurs règles au registre. Pour certaines de ces institutions, les informations communiquées au registre sont davantage à jour, tandis que pour d’autres, un nombre élevé de règles d’exécution doivent encore être communiquées.

En ce qui concerne ces règles, il ressort d’une consultation du registre que toutes les institutions et plus généralement les agences connaissent l’existence du registre et l’exigence de communiquer leurs règles d’exécution au registre. Cependant, le niveau de respect de cette exigence est très différent selon les institutions et varie considérablement selon le type de règles.

·respectivement les «accords ex ante de la Commission sur les DGE auxquelles il est dérogé» et les «accords ex ante de la Commission sur les RE auxquelles il est dérogé», dénommés «Accords applicables à toutes les agences. Accords applicables aux agences exécutives. Accords applicables aux agences décentralisées et aux entreprises communes.». Ces sous-dossiers sont de nouveau subdivisés en dossiers par sujet.

«Il s’agit de règlements adoptés par le Conseil de l’Union européenne ou d’actes délégués adoptés par la Commission européenne pour l’application du statut et applicables au personnel de l’ensemble des institutions et agences de l’Union.»

→ Une convergence accrue entre les institutions sur les sujets des règles d’exécution a été observée durant la période de référence. Cette convergence était plus grande pour les sujets sur lesquels la majorité des institutions avaient déjà adopté des règles au cours de la précédente période de référence ou avant, suivies des autres institutions. Une convergence plus limitée a également été observée sur d’autres sujets. Quelques nouveaux sujets ont été également introduits. → Le registre tenu par la Cour de justice de l’Union européenne est fonctionnel, mais son contenu n’est pas synchronisé avec le présent rapport. La portée exacte de l’exigence de communiquer des règles d’exécution au registre doit être clarifiée et établie d’un commun accord entre les institutions et les agences.

TITRE 4. RÉCAPITULATIF

Le présent rapport donne un aperçu des règles adoptées dans les institutions pour exécuter le statut des fonctionnaires et le RAA qui étaient en vigueur entre le 1er janvier 2017 et le 31 décembre 2019.

Le rapport démontre que les institutions disposent d’une certaine autonomie pour appliquer le statut des fonctionnaires et le RAA à leur personnel. Cette autonomie est exercée dans le respect du cadre juridique prévu par le statut. En outre, le statut prévoit des mécanismes spécifiques pour parvenir à une approche interinstitutionnelle commune chaque fois qu’une telle harmonisation est nécessaire.

Le rapport indique que les institutions ont largement fait usage de leur pouvoir d’adopter des règles d’exécution du statut des fonctionnaires et du RAA, même si les autorités investies du pouvoir de nomination de chaque institution ont exercé ce pouvoir à différents degrés. On peut considérer que cette divergence reflète des réalités administratives différentes et le principe d’autonomie de chaque institution en qualité d’employeur reconnu par le droit de l’Union. Cela dit, le rapport indique qu’une convergence accrue entre les institutions sur un nombre élevé de sujets couverts par des règles d’exécution a été observée durant la période de référence.

Le rapport dresse une liste exhaustive des règles d’exécution adoptées dans toutes les institutions. Il présente toutes les règles d’exécution à l’aide d’une même méthode. Cela permet de comparer la situation des différentes institutions et, dès lors, de renforcer la transparence. En ce qui concerne les agences, le rapport donne une vue d’ensemble et analyse les effets des mécanismes d’harmonisation introduits en 2014.

S’agissant du respect, le rapport permet de conclure que les autorités investies du pouvoir de nomination des institutions et des agences ont respecté dans une large mesure le cadre juridique prévu par le statut et le RAA lors de l’adoption des règles d’exécution. Le rapport examine les domaines – globalement limités – dans lesquels les institutions et les agences semblent à la traîne pour se conformer au cadre statutaire. Cela dit, bien que le présent rapport porte sur l’adoption de règles, et non sur l’interprétation et sur la mise en œuvre effective de ces règles par les institutions et les agences, qui agissent en appliquant le principe d’autonomie des institutions, les institutions et les agences pourraient réfléchir à la manière d’exploiter les mécanismes existants afin d’améliorer encore la cohérence dans l’application des règles et l’échange des bonnes pratiques.

La Cour de justice de l’Union européenne a mis en place le registre des règles d’exécution, conformément à l’article 110, paragraphe 6, du statut en février 2014. Ce registre est accessible au public et est mis à jour en permanence. Le rapport conclut que le registre est fonctionnel, mais que son contenu n’est pas synchronisé avec le présent rapport. Il s’avère que la portée exacte de l’exigence de communiquer des règles d’exécution au registre doit être clarifiée et établie d’un commun accord entre les institutions et les agences.

Pour ce qui est des prochaines étapes, les services de la Commission transmettront le présent rapport aux chefs d’administration de toutes les institutions et au réseau des agences de l’UE, ce qui permettra aux institutions et aux agences d’évaluer leur conformité avec le cadre statutaire décrit dans le présent rapport et de prendre toutes les mesures qu’elles jugeront nécessaires.

La Commission devra présenter le prochain rapport prévu à l’article 110, paragraphe 6, du statut dans trois ans. Celui-ci couvrira les règles d’exécution en vigueur entre le 1er janvier 2020 et le 31 décembre 2022.

ANNEXES

Annexe I Règles arrêtées d’un commun accord entre les institutions

Annexe II Règles d’exécution dans les institutions

Annexe III Tableau consolidé pour les institutions

Annexe IV Règles d’exécution dans les agences