RÉSOLUTION (UE) 2019/1425 DU PARLEMENT EUROPÉEN

du 26 mars 2019

contenant les observations qui font partie intégrante de la décision concernant la décharge sur l'exécution du budget général de l'Union européenne pour l'exercice 2017, section X — Service européen pour l'action extérieure

LE PARLEMENT EUROPÉEN,

— vu sa décision concernant la décharge sur l'exécution du budget général de l'Union européenne pour l'exercice 2017, section X - Service européen pour l'action extérieure,

— vu l'article 94 et l'annexe IV de son règlement intérieur,

— vu le rapport de la commission du contrôle budgétaire et l'avis de la commission affaires étrangères (A8-0109/2019),

1. se félicite que, selon la Cour des comptes (ci-après la «Cour»), le taux d'erreur global à la rubrique 5 du CFP consacrée à l'administration, y compris au budget du Service européen pour l'action extérieure (SEAE), reste relativement faible, étant estimé à 0,5 % en 2017;

2. prend acte du fait que la Cour n'a relevé aucun niveau d'erreur significatif dans le rapport annuel du SEAE;

3. note également que la Cour a signalé des problèmes spécifiques au SEAE, contrairement aux années précédentes;

4. constate avec satisfaction que les recommandations précédentes relatives à l'amélioration du système de suivi pour la mise à jour en temps utile de la situation personnelle et des données à caractère personnel des membres du personnel, qui peuvent influer sur le calcul des allocations familiales, ont été mises en œuvre à pratiquement tous égards; estime, toutefois, qu'il convient d'accorder une attention permanente à la gestion des allocations familiales;

5. se félicite des efforts consentis par le SEAE pour améliorer les procédures de passation de marchés dans les délégations, notamment le déploiement de l'outil de gestion des marchés publics, la mise en place d'un plan de passation de marchés de faible et moyenne valeur et l'élaboration de modèles de documents d'appel à la concurrence et de formations; estime que les faiblesses précédemment relevées dans les marchés publics et dans la gestion des services de sécurité méritent encore une attention et une surveillance constantes;

6. invite le SEAE à le tenir informé des résultats obtenus grâce aux efforts susmentionnés visant à améliorer les procédures de passation de marchés au sein des délégations, notamment grâce à l'outil de gestion des marchés publics et aux procédures de passation de marchés publics en ligne et d'appel d'offre électronique;

7. relève que les causes des erreurs constatées lors des contrôles ex ante, tant sur les engagements que sur les paiements, sont de même nature et découlent, comme lors des années précédentes, de l'absence de pièces justificatives; relève que le contrôle ex post du SEAE a inclus pour la première fois les dépenses de la fin de l'exercice (novembre-décembre 2016);

8. relève avec satisfaction qu'en 2017, les frais généraux communs à l'ensemble des bureaux des délégations (loyer, sécurité, nettoyage et autres frais généraux), y compris les délégations relevant du Fonds européen de développement (FED), ont été entièrement financés par les lignes budgétaires du SEAE pour la deuxième année consécutive;

9. note que les reports de crédits ont augmenté en 2017 et se sont élevés à 85 911 000 EUR (contre 77 450 000 EUR en 2016); rappelle que les opérations de report sur l'exercice suivant peuvent être réalisées à titre exceptionnel et dans des conditions strictes;

10. constate que le budget total du SEAE pour 2017 s'est élevé à 660 millions d'EUR, soit une augmentation de 3,75 % par rapport à 2016;

11. constate qu'une contribution de 54,9 millions d'EUR a également été reçue du FED et des fonds fiduciaires; relève que les reports et les crédits supplémentaires dégagés ont porté le montant total à 59,7 millions d'EUR (y compris les recettes affectées de l'exercice); constate qu'à la fin de l'année 2017, l'exécution en engagements s'élevait à 52,6 millions d'EUR (88,1 %) et l'exécution en paiements à 46,5 millions d'EUR (78,0 %); fait observer que les crédits du FED qui n'ont pas été engagés sont reportés à l'exercice suivant en tant que recettes affectées externes et qu'il n'y a pas perte de crédits;

12. prend acte du fait que le budget du siège s'est élevé à 236,7 millions d'EUR, dont 153,8 millions d'EUR (soit 64,6 %) ont été consacrés au paiement des rémunérations et autres droits du personnel statutaire et externe, 32,2 millions d'EUR (soit 14 %) aux bâtiments et 33 millions d'EUR (soit 14 %) ont couvert les coûts liés aux systèmes informatiques, aux équipements et au mobilier;

13. exige que la politique immobilière du SEAE soit annexée au rapport annuel d'activité, d'autant plus qu'il est important que ses coûts soient correctement rationalisés et ne soient pas excessifs; invite instamment le SEAE à fournir à l'autorité de décharge la liste des contrats immobiliers conclus en 2017, y compris les détails des contrats, le pays où ils ont été conclus et leur durée, comme dans son rapport annuel d'activité pour 2011; demande au SEAE de fournir les mêmes informations sur les contrats immobiliers dans son rapport annuel d'activité pour 2018;

14. relève que le budget des délégations, soit 423,3 millions d'EUR, a été réparti comme suit: 116,1 millions d'EUR (soit 27,4 %) pour la rémunération du personnel statutaire, 165,6 millions d'EUR (39,1 %) pour les bâtiments et les coûts y afférents, 68,5 millions d'EUR (ou 16,2 %) pour le personnel externe et les services extérieurs, 27,9 millions d'EUR (6,6 %) pour d'autres dépenses liées au personnel, et 45 millions d'EUR (10,6 %) pour les autres dépenses administratives; note que, pour couvrir les coûts administratifs du personnel de la Commission travaillant dans les délégations de l'Union, le SEAE a reçu de la Commission une contribution d'un montant de 196,4 millions d'EUR (contre 185,6 millions d'EUR en 2016 et 204,7 millions d'EUR en 2015) provenant du chapitre V du budget de la Commission, à hauteur de 49,6 millions d'EUR, des lignes administratives des programmes opérationnels, à hauteur de 91,8 millions d'EUR, et du FED et des fonds fiduciaires, à hauteur de 55 millions d'EUR (45,4 millions d'euros en 2016); observe qu'en 2017, les fonds fiduciaires ont contribué pour la première fois à ces coûts administratifs;

15. reconnaît que le nombre de lignes budgétaires utilisées pour financer les opérations relatives au personnel des délégations de la Commission (34 lignes différentes provenant de différentes rubriques du budget de la Commission, plus les fonds du FED) accroît la complexité de la gestion budgétaire; rappelle que ce sujet a été traité dans sa résolution du 18 avril 2018 (1) sur le rapport sur la décharge 2016 et prend acte de la complexité de la simplification visant à réduire le nombre de lignes budgétaires; encourage dès lors le SEAE à continuer de travailler avec la Commission pour simplifier les lignes budgétaires lorsque cela est possible afin de réduire la complexité de la gestion budgétaire;

16. constate qu'en 2017, les chefs de délégation ont fourni une déclaration d'assurance; fait observer que tous les chefs de délégation, à l'exception du chef de la délégation de l'Union en Syrie, ont fourni une déclaration sans réserve; reconnaît que la délégation de l'Union en Syrie fait actuellement l'objet d'une évacuation et qu'elle a présenté un plan d'action visant à atténuer les problèmes liés au fonctionnement dans une zone de guerre; note que la réserve est considérée sans importance du point de vues des montants pour l'ensemble du budget du SEAE;

17. observe que le budget final du SEAE, d'un montant de 660 millions d'EUR pour l'année 2017, était exécuté à hauteur de 99,7 % en engagements (comme en 2016) et de 86,7 % (87,5 % en 2016) en paiements à la fin de l'exercice;

18. constate que la valeur de tous les transferts effectués dans le cadre du budget administratif du SEAE s'élevait à 14,4 millions d'EUR, le montant le plus élevé portant sur un contrat préliminaire relatif à la sécurité afghane; constate également que les transferts ont réduit le budget du siège du SEAE de 5,1 millions d'EUR et augmenté le budget de la délégation du même montant;

19. constate qu'1,3 % de l'augmentation du budget en 2017 a été consacrée aux investissements dans le domaine de la sécurité dans le contexte de la mise en œuvre du paquet «sécurité», qui comprenait le renforcement du réseau d'agents de sécurité régionaux et l'acquisition de véhicules blindés conformément au devoir de vigilance et de sécurité sur le terrain du SEAE, la stratégie de cybersécurité et la formation continue en matière de sécurité du personnel en réaction aux menaces potentielles et aux situations de crise dans les délégations et au siège; se félicite des progrès réalisés à ce jour, mais encourage le SEAE, en particulier, à traiter les divers enjeux restants, tels que la nécessité de mettre à jour les outils de sécurité informatique; invite, en outre, le SEAE à collaborer avec les États membres en vue de développer une approche commune et d'améliorer l'interconnexion des systèmes de sécurité avec les autres institutions et les États membres;

20. salue la mise en place d'un mécanisme d'examen annuel consacré à l'analyse des ressources du SEAE et de leur utilisation réelle en prévision du redéploiement futur du personnel, rendu nécessaire par les nouvelles priorités opérationnelles ou politiques, ou par d'autres défis supplémentaires;

21. relève qu'en 2017, l'exercice annuel d'auto-évaluation du système de contrôle interne a donné à la direction de l'Agence une assurance raisonnable en ce qui concerne le degré de conformité avec l'ensemble des contrôles internes; constate toutefois que les trois normes de contrôle interne suivantes, à savoir «affectation du personnel et mobilité», «continuité des activités» et «gestion des documents» restent les maillons les plus faibles du système de contrôle interne du SEAE; souligne avec inquiétude que la «continuité des activités» reste problématique depuis plusieurs années, tant en matière de conformité que d'efficacité, et qu'elle revêt une importance particulière au sein des délégations;

22. se félicite de la poursuite de la réduction du nombre de délégations qui dépassent l'espace maximal de 35 m2 par personne, qui est passé de 83 en 2016 à 73 en 2017, conformément à la recommandation formulée par la Cour en 2016; salue le lancement de l'outil de gestion de l'immobilier IMMOGEST et l'acquisition d'expertise interne et externe afin d'appuyer la gestion des bâtiments, notamment en ce qui concerne les délégations; invite le SEAE à continuer de mettre en œuvre, lorsque cela est possible, raisonnable et efficace pour le budget de l'Union, les recommandations formulées par la Cour dans son rapport spécial sur la gestion des bâtiments du SEAE à travers le monde (2) et à tenir le Parlement informé des progrès réalisés;

23. se félicite du fait que le SEAE ait mis en place 7 nouveaux projets de co-implantation avec 6 États membres différents et prend acte de l'intérêt croissant pour les programmes de co-implantation, avec 14 nouveaux accords co-signés non seulement avec les États membres, mais aussi avec Frontex ou l'EASO; constate que les accords de co-implantation ont contribué à réduire l'espace moyen des bâtiments afin de le rapprocher des 35 m2/personne prescrits: est d'avis que les co-implantations sont rentables et se félicite qu'elles contribuent à la représentation conjointe de l'Union et de ses États membres vis-à-vis des pays tiers; invite le SEAE, dans le cadre de la surveillance de ses coûts, à étendre ce type d'accord à d'autres entités de l'Union, telles que les missions de la PSDC; invite le SEAE à mettre en place une gestion efficace du recouvrement des coûts dans le cas des co-implantations;

24. prend acte de la préférence du SEAE à l'achat plutôt qu'à la location de bâtiments pour ses délégations; demande au SEAE d'être tenu informé de toute analyse d'ensemble de toutes les délégations de l'Union visant à déterminer dans quels pays il serait plus économique pour les délégations d'acheter les bâtiments des bureaux ou des résidences que de les louer; relève que la part des bâtiments détenus représentait 18 % en 2017;

25. rappelle combien il importe d'apporter un soutien axé sur les résultats aux délégations où qu'elles se trouvent et demande au SEAE de rendre compte de l'expérience du centre régional Europe et de son évaluation des possibilités d'étendre ce cadre à d'autres régions; se félicite des efforts accrus déployés pour soutenir les délégations, en particulier par l'intermédiaire de la nouvelle division de la coordination horizontale, qui contribuent à renforcer le niveau général d'assurance pour les tâches effectuées par les délégations, en particulier celles relatives aux marchés publics à forte valeur;

26. estime essentiel de rappeler régulièrement aux chefs des délégation, au cours de leur préparation à occuper le poste, durant des séminaires ad hoc ou lors de la conférence annuelle des ambassadeurs, de leur rôle essentiel dans la consolidation de la chaîne d'assurance du SEAE ainsi que de leur responsabilité globale et de leur obligation de rendre des comptes relatives à la gestion des dépenses administratives et des portefeuilles de projets, en plus de leurs fonctions politiques; estime qu'une expérience au sein d'une institution de l'Union devrait être considérée comme un atout lors de la sélection des chefs de délégation;

27. se félicite de la nouvelle approche des inspections introduite en 2017, qui offre une approche prometteuse pour l'octroi d'un soutien à la gestion des délégations, à la promotion d'une plus grande cohérence et à la simplification des travaux des délégations;

28. prend acte de la difficulté de la gestion et de l'affectation des ressources humaines dans le contexte des «trois sources» de recrutement du SEAE et de la gestion des postes dans les délégations; constate, en outre, que le SEAE a réduit ses effectifs de 5 % au cours de la période 2013-2017, conformément à l'accord interinstitutionnel, ce qui représente une réduction de 16 postes pour 2017 au siège et une réduction globale de 84 postes au cours des cinq dernières années; est préoccupé par le fait que l'augmentation de la charge de travail moyenne et les problèmes de sous-effectifs pourraient avoir un effet préjudiciable sur la santé et la qualité de vie des membres du personnel ainsi que sur le développement organisationnel à long terme de l'institution;

29. note avec satisfaction que l'équilibre entre les hommes et les femmes a presque atteint la parité pour le nombre total de postes, dont 49,6 % sont occupés par des femmes; regrette toutefois que le nombre de femmes occupant des postes d'encadrement reste insuffisant, tant pour les chefs de division que pour les chefs de délégation, avec 57 postes sur 219 (26 %) et seulement 18 % des postes d'encadrement supérieur (9 sur 50) occupés par des femmes; souligne le même déséquilibre parmi les administrateurs, dont 33 % sont des femmes, et les experts nationaux détachés (END), dont 23 % sont des femmes;

30. invite le SEAE, en coopération avec les services diplomatiques des États, à continuer d'améliorer autant que possible l'équilibre entre hommes et femmes parmi l'encadrement supérieur et intermédiaire; constate que seuls 18,28 % des candidats aux postes d'encadrement lors du dernier exercice de rotation étaient des femmes; observe que pour les autres postes publiés par le SEAE, la proportion de femmes parmi les candidats a également reculé, de 39 % en 2016 à 31,7 % en 2017;

31. est d'avis que des progrès sont nécessaires à cet égard et invite dès lors le SEAE à recenser et à examiner les raisons de ce déséquilibre, puis à affiner éventuellement ses conditions et ses politiques de recrutement afin que ses postes d'encadrement puissent l'attention de tous les genres de manière égale; encourage le SEAE à coopérer avec les universités nationales proposant des programmes consacrés à une carrière diplomatique afin de promouvoir le service diplomatique européen à un stade précoce;

32. demande la création d'un institut dédié à la formation des futurs diplomates européens et suggère d'étudier la possibilité, pour les autorités concernées, d'utiliser les installations du Parlement européen à Strasbourg pour accueillir cet institut diplomatique;

33. se félicite de la création des comités spécialisés sur le «développement de carrière» et «sexes et égalité des chances», de l'adoption d'un «cadre d'apprentissage et de développement» et de la création du réseau «Les femmes et le SEAE» ainsi que du programme de tutorat des femmes cadres, qui constituent des étapes importantes pour améliorer l'égalité des chances au sein du SEAE; prend acte de la feuille de route pour la mise en œuvre adoptée après la publication des rapports finaux des deux comités spécialisés et demande à être tenu informé de l'état d'avancement de la mise en œuvre;

34. constate qu'avec 32,83 % du personnel de grade AD provenant des États membres à la fin de l'année 2017, le SEAE respecte la formule de répartition des effectifs établie par la décision du Conseil instituant le SEAE, à savoir une proportion d'un tiers du personnel provenant des États membres et le reste issu des institutions de l'Union;

35. observe que les diplomates des États membres représentent 32,83 % de l'ensemble du personnel du SEAE de grade AD (soit 307 personnes) contre 33,8 % en 2014; souligne que le nombre de diplomates des États membres détachés en tant que chefs de délégation a reculé de 46 % à 43,8 % du total; constate une légère augmentation de la proportion de femmes parmi les chefs de délégation, dont elles représentent désormais 21,9 %; relève que seuls 10 des 60 chefs de délégation provenant des États membres ont déjà occupé un poste basé à Bruxelles;

36. rappelle que l'équilibre géographique devrait faire l'objet d'un contrôle minutieux, en particulier en cas de sous-représentation, afin de veiller à une représentation proportionnée de chaque État membre au sein du personnel; observe que dans huit cas où la part de ressortissants d'un État membre au sein du personnel était inférieure à celle de la population de leur pays dans la population totale de l'Union, cinq concernaient des États membres ayant adhéré à l'Union en 2004;

37. observe que le nombre d'END des États membres a légèrement augmenté en 2017 pour atteindre 449 (dont 387 postes au siège et 62 dans les délégations); constate que 55 % des agents de cette catégorie postés à Bruxelles (soit 214) étaient payés par leurs administrations nationales respectives; prend acte de la nécessité d'END de différents domaines ayant trait aux questions de défense, de sécurité et de communication stratégique; invite toutefois le SEAE, dans le cadre de sa stratégie relative aux END ou au moyen du nouveau mécanisme d'examen annuel, à présenter une projection plus détaillée des besoins à venir et des compétences correspondantes afin de permettre une meilleure prévisibilité et un traitement amélioré des éventuels conflits d'intérêts, d'éviter l'augmentation croissante du nombre de ces contrats et de contribuer au renforcement de l'expertise interne; est d'avis que le nombre d'END ne devrait pas excéder une certaine proportion du personnel global du SEAE afin de préserver un esprit de corps solide et durable, et demande au SEAE de fixer un seuil en ce sens;

38. se félicite de la mise en œuvre de stages rémunérés dans les délégations en tant qu'effet positif de la résolution sur la décharge 2016 du SEAE; note que le SEAE continuera d'offrir des stages selon différents régimes, tels que ceux relatifs aux stages obligatoires pour les étudiants ou les stagiaires fonctionnaires dans le cadre de leur formation obligatoire; constate que le soutien financier extérieur moyen s'élève à 885 EUR pour les stagiaires de différents régimes, ce qui est nettement inférieur à la dotation mensuelle de 1 200 EUR au titre du régime du SEAE; invite le SEAE à garantir une allocation appropriée à tous les stagiaires afin d'assurer un remboursement suffisant des efforts des stagiaires et d'empêcher l'accentuation de la discrimination pour des raisons économiques;

39. prend acte de la consultation interservices avec la Commission et des consultations avec les syndicats afin de moderniser et d'améliorer la réglementation cadre et les régimes de sécurité sociale qui s'y rapportent pour les agents locaux; invite le SEAE à garantir une assurance maladie post-retraite adéquate, en particulier en cas d'invalidité, dans le cadre du processus de révision; invite instamment le SEAE à veiller à ce que les mesures de réforme recensées entrent en vigueur en 2018 et à renforcer l'engagement de son personnel local et de l'expertise de ce dernier;

40. note avec inquiétude que 171 affaires de médiation ont été enregistrées en 2017 (soit une augmentation de 16 % depuis 2016), dont 60 % dans les délégations, et que 32 de ces affaires étaient encore ouvertes à la fin de l'année; constate également avec inquiétude que dans l'enquête de satisfaction du personnel, seuls 10,2 % des membres du personnel n'étaient pas du tout d'accord et 6,21 % n'étaient pas vraiment d'accord avec l'affirmation «Je n'ai pas été victime de harcèlement au sein du SEAE»; prend toutefois acte du fait que l'augmentation continue des cas signalés semble refléter une volonté accrue de prendre la parole plutôt qu'une augmentation des conflits au travail; souligne qu'il importe de promouvoir une culture de tolérance zéro à l'égard du harcèlement et de veiller au suivi approprié des cas signalés;

41. se félicite de l'extension du réseau des personnes de confiance, qui comptait en 2017 treize conseillers bénévoles formés; s'inquiète du fait que seulement cinq conseillers sur treize ont été détachés dans 140 délégations; invite le SEAE à continuer de renforcer la présence des personnes de confiance dans les délégations et de faire connaître le harcèlement et les risques psychosociaux qu'il engendre, ainsi que les moyens d'atténuer ces risques et d'y réagir;

42. fait observer que le SEAE a mis à jour son accord administratif avec l'OLAF et renforcé sa coopération sur les questions liées à la fraude avec les directions générales agissant dans le domaine des affaires extérieures, comme le service des IPE, la DG NEAR et la DG DEVCO, en 2017; relève que l'OLAF mène actuellement trois enquêtes relatives à un conflit d'intérêts éventuel au sein du SEAE et demande à être tenu informé de l'état d'avancement de ces enquêtes;

43. se félicite de la publication des données relatives au coût des missions de la vice-présidente de la Commission et haute représentante de l'Union pour les affaires étrangères et la politique de sécurité, qui sont désormais entièrement disponibles sur sa page du site internet de la Commission et mises à jour tous les deux mois, conformément au code de conduite actualisé adopté le 31 janvier 2018;

44. note que 1,1 million d'EUR a été alloué au SEAE en 2017 pour développer son action «Communication stratégique plus» afin de lutter contre la désinformation et de communiquer autour de l'effet positif des politiques de l'Union; souligne également l'importance de communiquer auprès des citoyens au sujet des travaux du SEAE et demande au SEAE, en ce sens, de fournir davantage d'informations sur ses activités dans son prochain rapport annuel d'activité;

45. estime que le SEAE joue un rôle clé dans la coopération internationale en matière de paix, de sécurité et de développement humain; souligne dès lors l'importance d'utiliser de manière judicieuse les ressources limitées qui sont disponibles et d'améliorer en permanence l'homogénéité et la cohérence de l'action extérieure et intérieure de l'Union, ainsi que la nécessité de tendre vers des positions communes et des réponses coordonnées pour que l'Union soit efficace dans ce rôle; souligne l'importance de la diplomatie publique et des communications stratégiques en tant qu'élément à part entière des relations extérieures de l'Union, non seulement en tant qu'instrument permettant de faire connaître ses valeurs et ses intérêts et d'améliorer la visibilité de l'Union, mais également en tant qu'instrument de lutte l'influence étrangère dans les Balkans occidentaux et les pays de notre voisinage et contre la propagande stratégique contre l'Union et ses États membres; souligne qu'il reste nécessaire, et qu'il est même de plus en plus nécessaire, de dénoncer les cas de désinformation et de procéder à une analyse spécifique du contexte afin de contrer la propagande antieuropéenne; est fermement convaincu que l'Union devrait intensifier ses efforts pour élaborer des stratégies efficaces de diplomatie publique; invite le SEAE à poursuivre ses efforts pour moderniser ses approches et investir dans de nouvelles compétences et de nouvelles capacités; estime que les travaux de la task-force du SEAE sur la communication stratégique sont nécessaires et utiles, et demande de doter cette task-force des ressources financières et humaines adéquates;

46. constate que le SEAE a procédé à une évaluation de l'incidence de la décision du Royaume-Uni de se retirer de l'Union européenne en ce qui concerne les ressources humaines (à savoir les 122 employés nationaux britanniques) et de l'ajustement opérationnel requis au siège et dans les délégations; se félicite de l'intention du SEAE de suivre une approche au cas par cas pour décider de l'extension des contrats pour les agents contractuels et temporaires britanniques; invite le SEAE à élaborer rapidement une stratégie cohérente afin d'offrir une sécurité aux personnes concernées;

47. note que l'évaluation initiale du niveau des dépenses administratives de 6,7 millions d'EUR pour les dépenses de personnel et d'infrastructure sur une période de neuf mois concernait l'ouverture d'une délégation à Londres, étant donné que le Royaume-Uni deviendra un pays tiers;

48. demande au SEAE de publier un rapport de suivi concernant la décharge pour l'exercice 2017, conformément à l'article 262 du règlement financier, en préparation de la procédure de décharge pour l'exercice 2018.

(1) JO L 248 du 3.10.2018, p. 128.

(2) Cour des comptes: Rapport spécial no 7/2016: Comment le Service européen pour l'action extérieure gère ses bâtiments à travers le monde.