Proposition de DÉCISION DU CONSEIL relative à la position à adopter par l'Union au sein du Conseil de coopération institué par l'accord de partenariat et de coopération entre l'Union européenne et ses États membres, d'une part, et la République d'Iraq, d'autre part, en ce qui concerne l'adoption des règlements intérieurs du Conseil de coopération et du Comité de coopération, ainsi que la création de sous-comités spécialisés et l'adoption de leur mandat /* COM/2013/0170 final - 2013/0090 (NLE) */





EXPOSÉ DES MOTIFS (1) Le 21 décembre 2011, le Conseil a adopté sa décision relative à la signature, au nom de l'Union européenne, et à l'application provisoire de certaines dispositions de l'accord de partenariat et de coopération entre l'Union européenne et ses États membres, d'une part, et la République d'Iraq, d'autre part[1] (ci-après l’«accord»). (2) Le 11 mai 2012, Mme Catherine Ashton, haute représentante de l'Union pour les affaires étrangères et la politique de sécurité et vice-présidente de la Commission européenne, et M. Hoshyar Zebari, ministre des affaires étrangères de la République d'Iraq, ont signé l'accord. (3) L'accord marque la première relation contractuelle jamais établie entre l'UE et l'Iraq. Il établit un cadre juridique régissant des questions aussi variées que le dialogue politique régulier, les relations commerciales, la coopération en matière de réglementation ou encore la coopération au développement. (4) Cet accord, conclu pour une période de dix ans (renouvelable), se veut une assise solide pour la consolidation des relations entre l'Iraq et l'UE. Il vise notamment à renforcer le dialogue politique sur les questions bilatérales, régionales et mondiales en améliorant les régimes d'échanges entre l'Iraq et l'UE, en soutenant les efforts essentiels de développement et de réforme consentis par l'Iraq et en facilitant l'intégration de ce dernier dans l'économie mondiale au sens large. L'accord témoigne de la détermination de l'UE à jouer un rôle important dans la transition de l'Iraq et constituera le premier vecteur de l'aide apportée au pays ainsi que le principal instrument de renforcement des relations entre les parties. (5) Conformément à l'article 3 de la décision du Conseil du 21 décembre 2011 relative à la signature et à l'application provisoire de certaines dispositions de l'accord, l'article 2 (disposition relative aux droits de l'homme) ainsi que le titre II (Commerce et investissements), le titre III (Domaines de coopération) et le titre V (Dispositions institutionnelles, générales et finales) sont appliquées à titre provisoire depuis le 1er août 2012, dans la mesure où il s'agit de matières relevant de la compétence de l'Union. (6) Le titre V concernant les dispositions institutionnelles prévoit la mise en place, au niveau ministériel, d’un Conseil de coopération chargé superviser la mise en œuvre de l’accord, en application de l'article 111 de ce dernier. Un Comité de coopération est institué par l'article 112, paragraphe 1, de l’accord. Conformément à l’article 112, paragraphe 2, le Conseil de coopération est assisté dans l'accomplissement de ses tâches par le Comité de coopération. Il peut décider de constituer tout autre sous-comité ou organe spécialisé propre à l'assister dans l'accomplissement de ses tâches et en détermine la composition, la mission et le fonctionnement. (7) En vue de compléter le cadre institutionnel et de permettre des discussions au niveau des experts sur les principaux domaines concernés par l'application provisoire de l'accord, il est proposé de créer trois sous-comités, dénommés comme suit: 1) sous-comité «droits de l’homme et démocratie», 2) sous-comité «commerce et questions connexes» 3) sous-comité «énergie et questions connexes». D’autres sous-comités pourront être constitués à un stade ultérieur, après accord des parties. (8) Les réunions en sous-comités permettront à l’UE de renforcer ses relations avec l'administration iraquienne et donneront la possibilité d’examiner en détail le développement de l’Iraq dans certains domaines ainsi que les priorités relatives à la coopération UE-Iraq et à l'aide de l’UE en faveur de l'Iraq. Ce dernier s’est montré très favorable à ce que les trois sous-comités entament leurs travaux dès que possible. (9) L’UE et l’Iraq se sont tous deux engagés à mettre en œuvre l’accord de manière rapide et efficace. La présente proposition vise donc à faire en sorte que le cadre institutionnel de l’accord soit mis en place dans les plus brefs délais, sachant que les premières réunions des sous-comités devraient se tenir au plus tard au début de l'année 2013 et être suivies par celles du Comité de coopération et du Conseil de coopération. Afin de pouvoir procéder dans cet ordre, il est proposé que, par son premier acte, le Conseil de coopération adopte ses décisions concernant 1) l’adoption des règlements intérieurs du Conseil de coopération et du Comité de coopération et 2) la création des sous-comités spécialisés et l'adoption de leur mandat. Ces décisions devraient être adoptées par procédure écrite, conformément à l'article 10 du projet de règlement intérieur du Conseil de coopération. 2013/0090 (NLE) Proposition de DÉCISION DU CONSEIL relative à la position à adopter par l'Union au sein du Conseil de coopération institué par l'accord de partenariat et de coopération entre l'Union européenne et ses États membres, d'une part, et la République d'Iraq, d'autre part, en ce qui concerne l'adoption des règlements intérieurs du Conseil de coopération et du Comité de coopération, ainsi que la création de sous-comités spécialisés et l'adoption de leur mandat LE CONSEIL DE L’UNION EUROPÉENNE, vu le traité sur le fonctionnement de l'Union européenne, et notamment son article 218, paragraphe 9, vu l’article 3 de la décision du Conseil du 21 décembre 2011 relative à la signature et à l'application provisoire de certaines dispositions de l'accord de partenariat et de coopération entre l'Union européenne et ses États membres, d'une part, et la République d'Iraq, d'autre part[2] (ci-après l’«accord»), et notamment son article 111, paragraphe 3, et son article 112, paragraphe 2, vu la proposition de la Commission, considérant ce qui suit: (1) Conformément à l’article 117 de l’accord, certaines parties de ce dernier sont appliquées à titre provisoire depuis le 1er août 2012. (2) Afin de contribuer à la mise en œuvre effective de l’accord, il convient d’établir son cadre institutionnel dans les plus brefs délais. (3) L'article 111, paragraphe 3, de l'accord dispose que le Conseil de coopération arrête son règlement intérieur. (4) L’article 112 de l’accord prévoit que le Conseil de coopération est assisté dans l'accomplissement de ses tâches par un Comité de coopération, qu’il peut décider de constituer tout autre sous-comité ou organe spécialisé propre à l'assister dans l'accomplissement de ses tâches et qu’il en détermine la composition, la mission et le fonctionnement. A ADOPTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION: Article unique 1. La position à adopter par l’Union au sein du Conseil de coopération institué par l'article 111 de l'accord de partenariat et de coopération entre l'Union européenne et ses États membres, d'une part, et la République d'Iraq, d'autre part, est définie en ce qui concerne: – l'adoption des règlements intérieurs du Conseil de coopération et du Comité de coopération, et – la création de sous-comités spécialisés et l'adoption de leur mandat, conformément aux dispositions des projets de décisions du Conseil de coopération annexés à la présente décision. 2. Les représentants de l’Union au sein du Conseil de coopération peuvent convenir de modifications mineures aux projets de décisions sans que le Conseil doive adopter une nouvelle décision. Fait à Bruxelles, le Par le Conseil Le président ANNEXE I DÉCISION Nº 1/2013 DU CONSEIL DE COOPÉRATION UE-IRAQ du … 2013 arrêtant son règlement intérieur et celui du Comité de coopération LE CONSEIL DE COOPÉRATION UE-IRAQ, vu l’accord de partenariat et de coopération entre l’Union européenne et ses États membres, d’une part, et la République d’Iraq, d’autre part (ci-après l'«accord»), et notamment son article 111, considérant ce qui suit: (1) Conformément à l’article 117 de l’accord, certaines parties de ce dernier sont appliquées à titre provisoire depuis le 1er août 2012. (2) Afin de contribuer à la mise en œuvre effective de l’accord, il convient d’établir son cadre institutionnel dans les plus brefs délais. (3) Il appartient au Conseil de coopération d’adopter les mesures nécessaires à cet effet. L'article 111, paragraphe 3, de l'accord dispose que le Conseil de coopération arrête son règlement intérieur. Pour que le Comité de coopération soit opérationnel dans les meilleurs délais, le Conseil de coopération doit également en arrêter le règlement intérieur. (4) Conformément à l'article 10 de son règlement intérieur, le Conseil de coopération peut arrêter des décisions par procédure écrite. (5) Il y a lieu d'adopter la présente décision du Conseil de coopération par procédure écrite, DÉCIDE: Article unique Le règlement intérieur du Conseil de coopération et celui du Comité de coopération, figurant respectivement dans les appendices A et B, sont adoptés. Fait à …, le xxxx. || Par le Conseil de coopération Le président APPENDICE A À L'ANNEXE I Règlement intérieur du Conseil de coopération Article premier Présidence La présidence du Conseil de coopération est exercée à tour de rôle pendant une période de douze mois par le président du Conseil «Affaires étrangères» de l'Union européenne, au nom de l'Union européenne et de ses États membres, et par le ministère iraquien des affaires étrangères. La première période commence à la date de la première réunion du Conseil de coopération et se termine le 31 décembre de la même année. Article 2 Réunions Le Conseil de coopération se réunit une fois par an au niveau ministériel. Si les parties en conviennent, des sessions extraordinaires du Conseil de coopération peuvent se tenir à la demande de l'une ou l'autre des parties. Sauf si les parties en conviennent autrement, chaque réunion du Conseil de coopération se tient au lieu habituel des sessions du Conseil de l'Union européenne, à une date convenue par les deux parties. Les réunions du Conseil de coopération sont convoquées conjointement par les secrétaires du Conseil de coopération, en accord avec le président. Article 3 Représentation Les membres du Conseil de coopération empêchés d'assister à une réunion peuvent être représentés. Si un membre désire se faire représenter, il doit informer le président du nom de son représentant avant la tenue de la réunion à laquelle il sera représenté. Le représentant d'un membre du Conseil de coopération exerce tous les droits du membre titulaire. Article 4 Délégations Les membres du Conseil de coopération peuvent se faire accompagner de fonctionnaires. Avant chaque réunion, le président est informé de la composition prévue des délégations des deux parties. Un représentant de la Banque européenne d’investissement assiste aux réunions du Conseil de coopération, en qualité d’observateur, lorsque des questions concernant la Banque figurent à l’ordre du jour. Le cas échéant et d’un commun accord, des personnes peuvent être invitées, en leur qualité d’experts ou de représentants d’autres organes, à assister aux réunions du Conseil de coopération en tant qu'observateurs ou dans le but de fournir des informations sur un sujet particulier. Article 5 Secrétariat Un représentant du secrétariat général du Conseil de l'Union européenne et un représentant de la mission de l’Iraq auprès de l'Union européenne exercent conjointement les fonctions de secrétaires du Conseil de coopération. Article 6 Correspondance La correspondance destinée au Conseil de coopération est envoyée au président du Conseil de coopération à l'adresse du Conseil de l'Union européenne. Les deux secrétaires assurent la transmission de cette correspondance au président du Conseil de coopération et, le cas échéant, sa diffusion aux autres membres du Conseil de coopération. La correspondance ainsi diffusée est envoyée au secrétariat général de la Commission, au service européen pour l'action extérieure, aux représentations permanentes des États membres et au secrétariat général du Conseil de l’Union européenne, ainsi qu’à la mission de l’Iraq auprès de l’Union européenne. Les communications émanant du président du Conseil de coopération sont adressées aux destinataires par les deux secrétaires et diffusées, le cas échéant, aux autres membres du Conseil de coopération aux adresses indiquées au deuxième alinéa. Article 7 Publicité Sauf décision contraire, les séances du Conseil de coopération ne sont pas publiques. Article 8 Ordre du jour des réunions 1. Le président établit l'ordre du jour provisoire de chaque réunion. Celui-ci est transmis par les secrétaires du Conseil de coopération aux destinataires visés à l'article 6 au plus tard quinze jours avant le début de la réunion. L'ordre du jour provisoire comprend les points pour lesquels la demande d'inscription est parvenue au président au moins vingt et un jours avant le début de la réunion, étant entendu que ces points ne seront inscrits à l'ordre du jour provisoire que si les documents y afférents ont été transmis aux secrétaires au plus tard à la date d'envoi de l’ordre du jour provisoire. L'ordre du jour est adopté par le Conseil de coopération au début de chaque réunion. L’inscription à l’ordre du jour de points autres que ceux qui figurent dans l’ordre du jour provisoire est possible avec l’accord des deux parties. 2. Le président peut, en accord avec les deux parties, réduire les délais indiqués au paragraphe 1 afin de tenir compte des exigences d'un cas particulier. Article 9 Procès-verbal Les deux secrétaires établissent conjointement un projet de procès-verbal de chaque réunion. Le procès-verbal comprend, en règle générale, pour chaque point de l'ordre du jour: – la mention des documents soumis au Conseil de coopération, – les déclarations dont un membre du Conseil de coopération a demandé l'inscription, – les recommandations arrêtées, les déclarations convenues et les conclusions adoptées. Le projet de procès-verbal est soumis pour approbation au Conseil de coopération. Après approbation, le procès-verbal est signé par le président et par les deux secrétaires. Il est conservé dans les archives du secrétariat général du Conseil de l'Union européenne, qui fait office de dépositaire des documents de l’accord. Une copie certifiée conforme en est adressée à chacun des destinataires visés à l'article 6. Article 10 Délibérations 1. Le Conseil de coopération arrête ses décisions et recommandations d'un commun accord entre les parties. Les cas dans lesquels le Conseil de coopération peut arrêter des décisions sont précisés dans l’accord proprement dit. Le Conseil de coopération peut, si les deux parties en conviennent, arrêter des décisions ou des recommandations par procédure écrite. Lorsque le Conseil de coopération décide de recourir à la procédure écrite, les parties peuvent, d'un commun accord, prévoir un délai à l'issue duquel le président du Conseil de coopération peut déclarer, sur rapport des deux secrétaires, s’il y a un commun accord entre les parties. 2. Les décisions et les recommandations du Conseil de coopération au sens de l’article 111 de l’accord portent respectivement le titre de «décision» et de «recommandation», suivi d’un numéro d’ordre, de la date de leur adoption et d’une indication de leur objet. Les décisions et les recommandations du Conseil de coopération sont revêtues de la signature du président et authentifiées par les deux secrétaires. Les décisions et les recommandations sont adressées à chacun des destinataires visés à l'article 6 ci-dessus. Chacune des parties peut décider de la publication, dans son journal officiel, des décisions et recommandations du Conseil de coopération. Article 11 Langues Les langues officielles du Conseil de coopération sont les langues officielles des deux parties. Sauf décision contraire, le Conseil de coopération délibère sur la base de documents établis dans ces langues. Article 12 Frais L'Union européenne et l’Iraq prennent chacun en charge les dépenses qu'ils exposent en raison de leur participation aux réunions du Conseil de coopération, en ce qui concerne tant les frais de personnel, de voyage et de séjour que les frais postaux et de télécommunications. Les dépenses relatives à l'interprétation en réunion, ainsi qu'à la traduction et à la reproduction des documents sont supportées par l'Union européenne, à l'exception de celles relatives à l'interprétation ou à la traduction vers la langue officielle de l’Iraq ou à partir de celle-ci, qui sont supportées par l’Iraq. Les autres dépenses afférentes à l'organisation des réunions sont supportées par la partie qui accueille les réunions. Article 13 Comité de coopération 1. Conformément à l’article 112 de l'accord, il est institué un Comité de coopération chargé d'assister le Conseil de coopération dans l'accomplissement de ses tâches. Il est composé, d'une part, de représentants de l'Union européenne et, d'autre part, de représentants du gouvernement iraquien, habituellement au niveau des hauts fonctionnaires. 2. Le Comité de coopération prépare les réunions et les délibérations du Conseil de coopération, met en œuvre, le cas échéant, les décisions et les recommandations de celui-ci et, d'une façon générale, assure la continuité de la relation et le bon fonctionnement de l'accord. Il examine toute question qui lui est renvoyée par le Conseil de coopération, ainsi que toute autre question susceptible de se poser dans le cadre de l’application quotidienne de l'accord. Il soumet à l'approbation du Conseil de coopération des propositions ou des projets de décisions et/ou de recommandations. Le Conseil de coopération peut déléguer au Comité de coopération tout ou partie de ses compétences. 3. Lorsque l'accord prévoit une obligation ou une possibilité de consultation ou lorsque les parties décident d’un commun accord de se consulter mutuellement, cette consultation peut avoir lieu au sein du Comité de coopération. Elle peut se poursuivre au Conseil de coopération si les deux parties en conviennent. APPENDICE B À L'ANNEXE I Règlement intérieur du Comité de coopération Article premier Présidence La présidence du Comité de coopération est exercée à tour de rôle pendant une période de douze mois par un représentant de l'Union européenne et par un représentant du gouvernement iraquien. La première période commence à la date de la première réunion du Conseil de coopération et se termine le 31 décembre de la même année. Article 2 Réunions Le Comité de coopération se réunit lorsque les circonstances l'exigent, avec l'accord des deux parties, au moins une fois par an. Chaque réunion du Comité de coopération se tient à une date et en un lieu convenus entre les deux parties. Les réunions du Comité de coopération sont convoquées par le président. La réunion annuelle du Comité de coopération est convoquée avant la réunion annuelle du Conseil de coopération. Il convient de la convoquer en temps utile pour que le Comité de coopération puisse préparer la réunion du Conseil de coopération. Article 3 Délégations Avant chaque réunion, le président est informé de la composition prévue des délégations des deux parties. Article 4 Secrétariat Un représentant du service européen pour l’action extérieure et un représentant du gouvernement iraquien exercent conjointement les fonctions de secrétaires du Comité de coopération. Toutes les communications destinées au président du Comité de coopération ou émanant de lui dans le cadre de la présente décision sont adressées aux secrétaires du Comité de coopération ainsi qu'aux secrétaires et au président du Conseil de coopération. Article 5 Publicité Sauf décision contraire, les séances du Comité de coopération ne sont pas publiques. Article 6 Ordre du jour des réunions 1. Le président établit l'ordre du jour provisoire de chaque réunion. Celui-ci est transmis par les secrétaires du Comité de coopération aux destinataires visés à l'article 4 au plus tard quinze jours avant le début de la réunion. L'ordre du jour provisoire comprend les points pour lesquels la demande d'inscription est parvenue au président au moins vingt et un jours avant le début de la réunion, étant entendu que ces points ne seront inscrits à l'ordre du jour provisoire que si les documents y afférents ont été transmis aux secrétaires au plus tard à la date d'envoi de l’ordre du jour provisoire. Le Comité de coopération peut inviter des experts à assister à ses réunions afin d’être informé sur des sujets particuliers. L'ordre du jour est adopté par le Comité de coopération au début de chaque réunion. L’inscription à l’ordre du jour de points autres que ceux qui figurent dans l’ordre du jour provisoire est possible avec l’accord des deux parties. 2. Le président peut, en accord avec les deux parties, réduire les délais indiqués au paragraphe 1 afin de tenir compte des exigences d'un cas particulier. Article 7 Procès-verbal Il est établi un procès-verbal de chaque réunion; celui-ci se fonde sur une synthèse, établie par le président, des conclusions auxquelles est parvenu le Comité de coopération. Après son approbation par le Comité de coopération, le procès-verbal est signé par le président et par les secrétaires et un exemplaire est conservé par chacune des parties. Un exemplaire du procès-verbal est transmis à chacun des destinataires visés à l'article 4. Article 8 Délibérations Dans les cas déterminés où le Conseil de coopération habilite le Comité de coopération à adopter certaines décisions/recommandations, conformément à l'article 13, paragraphe 2, du règlement intérieur du Conseil de coopération, ces actes portent respectivement le titre de «décision» et de «recommandation», suivi d'un numéro d'ordre, de la date de leur adoption et d'une indication de leur objet. Le Comité de coopération arrête ses décisions et recommandations d'un commun accord entre les parties. Le Comité de coopération peut, si les deux parties en conviennent, arrêter des décisions ou des recommandations par procédure écrite. Lorsque le Comité de coopération décide de recourir à la procédure écrite, les parties peuvent, d'un commun accord, prévoir un délai à l'issue duquel le président du Comité de coopération peut déclarer, sur rapport des deux secrétaires, s’il y a un commun accord entre les parties. Les décisions et les recommandations du Comité de coopération sont signées par le président et authentifiées par les deux secrétaires; elles sont adressées aux destinataires visés à l'article 4 du présent règlement intérieur. Chacune des parties peut décider de la publication, dans son journal officiel, des décisions et recommandations du Comité de coopération. Article 9 Frais L'Union européenne et l’Iraq prennent chacun en charge les dépenses qu'ils exposent en raison de leur participation aux réunions du Comité de coopération, en ce qui concerne tant les frais de personnel, de voyage et de séjour que les frais postaux et de télécommunications. Les dépenses relatives à l'interprétation en réunion, ainsi qu'à la traduction et à la reproduction des documents sont supportées par l'Union européenne, à l'exception de celles relatives à l'interprétation ou à la traduction vers la langue officielle de l’Iraq ou à partir de celle-ci, qui sont supportées par l’Iraq. Les autres dépenses afférentes à l'organisation des réunions sont supportées par la partie qui accueille les réunions. Article 10 Sous-comités et groupes de travail spécialisés Conformément à l'article 13 du règlement intérieur du Conseil de coopération, le Comité de coopération peut décider de créer des sous-comités ou groupes de travail spécialisés travaillant sous l'autorité du Comité de coopération, auquel ils font rapport après chacune de leurs réunions. Le Comité de coopération peut décider de supprimer des sous-comités ou groupes de travail existants, d'établir ou de modifier leur mandat ou de créer d'autres sous-comités ou groupes de travail chargés de l'assister dans l'accomplissement de ses tâches. Ces sous-comités et groupes de travail n'ont pas de pouvoir de décision. ANNEXE II DÉCISION Nº 2/2013 DU CONSEIL DE COOPÉRATION UE-IRAQ du .. 2013 relative à la création de trois sous-comités spécialisés et à l'adoption de leur mandat LE CONSEIL DE COOPÉRATION UE-IRAQ, vu l’accord de partenariat et de coopération entre l’Union européenne et ses États membres, d’une part, et la République d’Iraq, d’autre part (ci-après l'«accord»), et notamment son article 112, considérant ce qui suit: (1) Conformément à l’article 117 de l’accord, certaines parties de ce dernier sont appliquées à titre provisoire depuis le 1er août 2012. (2) Afin de contribuer à la mise en œuvre effective de l’accord, il convient d’établir son cadre institutionnel dans les plus brefs délais. (3) L’article 112 de l’accord prévoit que le Conseil de coopération est assisté dans l'accomplissement de ses tâches par un Comité de coopération, qu’il peut décider de constituer tout autre sous-comité ou organe spécialisé propre à l'assister dans l'accomplissement de ses tâches et qu’il en détermine la composition, la mission et le fonctionnement. (4) Afin de permettre des discussions au niveau des experts sur les principaux domaines concernés par l'application provisoire de l'accord, il convient de créer trois sous-comités. Moyennant l’accord des parties, tant la liste des sous-comités que le champ d’action de chacun d’eux peuvent être modifiés. (5) Conformément à l'article 10 de son règlement intérieur, le Conseil de coopération peut arrêter des décisions par procédure écrite. (6) Pour que les sous-comités deviennent rapidement opérationnels, il y a lieu d'adopter la présente décision du Conseil de coopération par procédure écrite, A ADOPTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION: Article unique Les sous-comités énumérés à l’appendice A sont créés. Leur mandat, dont le texte figure à l’appendice B, est adopté. Fait à …, le … Par le Conseil de coopération UE-Iraq Appendice A à l'ANNEXE II Conseil de coopération UE-Iraq Sous-comités créés (1) Sous-comité «droits de l’homme et démocratie» (2) Sous-comité «commerce et questions connexes» (3) Sous-comité «énergie et questions connexes» Appendice B à l'ANNEXE II Mandat des sous-comités visés à l’appendice A, créés en vertu de l'accord de partenariat et de coopération entre l'Union européenne et ses États membres, d'une part, et la République d'Iraq, d'autre part Article premier Lors de ses réunions, chaque sous-comité peut traiter la mise en œuvre de l'accord de partenariat et de coopération dans l’un ou l’autre ou l’ensemble des domaines qu’il couvre. Les sous-comités peuvent également examiner des sujets ou des projets spécifiques relatifs au domaine de coopération bilatérale concerné. Des cas individuels peuvent aussi être abordés lorsqu'une des deux parties le demande. Article 2 Les sous-comités travaillent sous l'autorité du Comité de coopération, auquel ils font rapport et transmettent leurs conclusions après chaque réunion. Article 3 Les sous-comités sont composés de représentants des parties. S’il y a lieu et moyennant l’accord des deux parties, les sous-comités peuvent inviter des experts à leurs réunions et les consulter sur des points précis inscrits à l’ordre du jour. Article 4 Les sous-comités sont présidés à tour de rôle par les parties, conformément aux règles relatives à la présidence alternée du Comité de coopération par un représentant de l'Union européenne, d’une part, et par un représentant du gouvernement iraquien, d’autre part. Article 5 Un représentant du service européen pour l’action extérieure et un représentant du gouvernement iraquien exercent conjointement les fonctions de secrétaires permanents des sous-comités. Toutes les communications destinées aux sous-comités sont transmises aux deux secrétaires permanents. Article 6 Les sous-comités se réunissent chaque fois que les circonstances l’exigent, avec l’accord des parties et sur la base d’une demande écrite de l’une d’entre elles, au moins une fois par an. Chaque réunion se tient à une date et en un lieu convenus par les deux parties. Dès réception d'une demande de réunion de sous-comité émanant de l’une des parties, le secrétaire permanent de l'autre partie répond dans un délai de quinze jours ouvrables. En cas d'urgence particulière, les réunions des sous-comités peuvent être convoquées plus rapidement, sous réserve de l'accord des deux parties. Avant chaque réunion, le président est informé de la composition prévue des délégations des deux parties. Les réunions des sous-comités sont convoquées conjointement par les deux secrétaires permanents, en accord avec les secrétaires du Comité de coopération. Article 7 Les points à faire figurer à l’ordre du jour sont soumis aux secrétaires permanents au moins quinze jours ouvrables avant la réunion de sous-comité concernée. Les documents y afférents doivent parvenir aux secrétaires permanents au moins dix jours ouvrables avant la réunion. Sur la base de ces points, un ordre du jour provisoire est établi et transmis, avec les documents disponibles, aux secrétaires du Comité de coopération, ainsi qu'aux représentations permanentes des États membres, au plus tard cinq jours ouvrables avant la réunion de sous-comité concernée. Dans des circonstances exceptionnelles, d’autres points peuvent être rajoutés à l’ordre du jour dans un délai raccourci, sous réserve de l’accord écrit des deux secrétaires permanents. Article 8 Sauf décision contraire, les réunions des sous-comités ne sont pas publiques. Article 9 Il est établi un procès-verbal de chaque réunion. Une copie du procès-verbal et des conclusions de chaque réunion de sous-comité est transmise aux secrétaires du Comité de coopération. Une copie de ces documents est également envoyée aux représentations permanentes des États membres. [1] JO L 204 du 31.7.2012, p. 18. [2] JO L xxxx