[pic] | COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES |

Bruxelles, 04.07.2006

COM(2006) 358 final

COMMUNICATION DE LA COMMISSION

RAPPORT SUR L'AVANCEMENT, AU 31 MARS 2006, DE LA MODERNISATION DE LA COMPTABILITÉ DE LA COMMISSION EUROPÉENNE

TABLE DES MATIÈRES

COMMUNICATION DE LA COMMISSION : RAPPORT SUR L'AVANCEMENT, AU 31 MARS 2006, DE LA MODERNISATION DE LA COMPTABILITÉ DE LA COMMISSION EUROPÉENNE 1

1. Introduction 3

2. Résumé de la mise en œuvre au 31 mars 2006 4

3. Mise en œuvre d'une comptabilité modernisée à la Commission 5

3.1. Préparation des états financiers et des soldes d'ouverture pour l'exercice 2005-2006- 5

3.2. Prêts et emprunts 7

3.3. Formation 7

3.4. Consolidation 7

3.5. Changement d'exercice budgétaire 8

4. Environnement de contrôle et validation des systèmes locaux 8

4.1. Communication et qualité de la comptabilité 8

4.2. Validation des systèmes locaux 9

5. Développements informatiques pour le budget général 9

6. Mise en œuvre D'ABAC dans les autres institutions et les agences 10

7. ABAC-Delegations 10

8. Fonds européen de développement 11

9. Évolution future 11

10. Conclusion 12

Annexe I: Plan intégré 31 mars 2006 (not translated) 13

Annexe II: Sécurisation et synchronisation du système (not translated) 18

Introduction

Le 31 mars 2006, le comptable de la Commission a transmis à la Cour des comptes européenne les premiers comptes provisoires des Communautés européennes établis conformément aux normes comptables internationalement admises. Outre qu'elle est pionnière dans ce domaine parmi les organismes publics, la Commission a ainsi démontré aux autorités de décharge sa volonté de répondre pleinement de l'utilisation de l'argent du contribuable qui lui est confié.

Ces comptes sont le résultat de trois années de travail intense accompli par tous ses services et par les autres institutions et agences:

- des règles comptables adaptées aux activités des Communautés et conformes aux normes internationales ont été élaborées, parallèlement aux manuels comptables adéquats;

- des systèmes informatiques ont été développés pour répondre aux nouvelles exigences comptables;

- chaque service de la Commission a adapté ses procédures administratives et financières pour enregistrer les faits comptables lorsqu'ils surviennent et non lors de l'encaissement ou du décaissement, ou uniquement en fin d'exercice, permettant ainsi le passage à une comptabilité d'exercice;

- les soldes nécessaires à l'ouverture des premiers comptes d’exercice ont été déterminés.

Ce travail préparatoire s’est achevé en janvier 2005, à temps pour que l’exercice 2005 puisse être lancé sur des bases appropriées. Depuis janvier 2005:

- les services ordonnateurs ont contrôlé et validé les soldes d'ouverture;

- chaque service a fourni une estimation des charges à payer au début et à la fin de l’exercice;

- le comptable de la Commission a examiné tous les systèmes pour s’assurer qu’ils sont en mesure d’enregistrer et de communiquer les données comptables requises;

- les comptes de la Commission ont été établis, puis consolidés avec ceux de 8 autres institutions et 16 agences.

La Commission a donc respecté les délais fixés dans le règlement financier pour la préparation des états financiers qui suivent dans tous leurs aspects significatifs les normes internationales, et a respecté son engagement de rendre compte au Parlement européen et au Conseil des progrès accomplis sur la voie de cet objectif[1], qu’ils considéraient comme particulièrement ambitieux.

Le travail n'est toutefois pas entièrement achevé. La mise en conformité avec toutes les normes comptables est un processus qui prendra du temps. Les régies d’avances détenues par les délégations extérieures de la Commission doivent être intégrées dans le système comptable central et le système informatique pour le Fonds européen de développement doit être modernisé. Les retards pris dans l'exécution de ces tâches, qui résultent des difficultés rencontrées dans la mise en place de nouveaux systèmes et l'organisation de la formation requise dans des services géographiquement dispersés, n'ont toutefois pas d'effet significatif sur la comptabilité.

Les systèmes de deux DG doivent être perfectionnés avant de pouvoir être validés. Des erreurs significatives ont été constatées dans les chiffres fournis par une DG au moins, qui a été invitée à présenter des données corrigées. Malgré les efforts déployés par les services de la Commission pour vérifier et revérifier les soldes d’ouverture et les charges à payer, la Cour des comptes risque de trouver d’autres erreurs qui devront être corrigées si possible dans les comptes définitifs à présenter le 31 juillet 2006. Ce risque d’erreur est aggravé par la pénurie d’agents comptables au sein de la Commission, capables de faire face à une réforme de cette ampleur, par les retards accusés dans certains services contraints de travailler dans la précipitation, et par les retards pris dans la mise au point de certains outils comptables et de compte rendu dans le cadre du système informatique, ainsi que dans l'actualisation de la documentation et des cours de formation.

Résumé de la mise en œuvre au 31 mars 2006

Le passage à un nouveau système comptable au sein de la Commission européenne est pour l'heure une réussite. Le 1er janvier 2005, la Commission a modifié les règles comptables générales de l’UE en passant d’une comptabilité de caisse à une comptabilité d’exercice, un système qui a déjà conféré à l'institution une plus grande maîtrise quotidienne de ses finances et lui fournit de meilleures informations financières. Le développement de la comptabilité d'exercice s'est poursuivi tout au long de l'année 2005; son perfectionnement continuera en 2006 et 2007 pour intégrer progressivement le Fonds européen de développement, les délégations, les agences et un entrepôt de données unique.

Un plan d'action détaillé a été élaboré pour les années 2005 et 2006, puis adapté et prolongé compte tenu de l'expérience acquise. Les plans pour 2006 et 2007 sont présentés graphiquement en annexe. Le travail requis pour achever de nombreux développements informatiques a été sous-estimé dans le plan initial, ce qui a nécessité une nouvelle programmation de certaines tâches. Les principaux projets comptables toujours en cours sont ABAC-EDF et ABAC-Delegations qui devraient être pleinement opérationnels au début des exercices 2007 (délégations) et 2008 (FED). Les principaux problèmes survenus en 2005 sont exposés dans le présent rapport.

Le comptable de la Commission a présenté à la Cour des comptes les états financiers provisoires pour 2005, les premiers à avoir été établis sur la base d'une comptabilité d'exercice à part entière. La Commission devrait approuver les états définitifs avant le 31 juillet 2006. L'ensemble des DG et services ont déployé des efforts considérables pour préparer les soldes d'ouverture pour ce premier exercice, pour vérifier ceux-ci et y apporter les corrections nécessaires, et pour estimer de manière cohérente et homogène les charges à payer au début et à la fin de l'exercice. Les données feront encore l'objet de vérifications jusqu'à la clôture des comptes définitifs, certains comptes doivent encore faire l'objet d'un rapprochement dans la comptabilité générale et une direction générale a été invitée à refaire ses estimations. En dépit de ces efforts, vu l'ampleur de la tâche et la méconnaissance dans les services des nouvelles procédures comptables, ainsi que le nombre limité d'agents qualifiés et formés, des erreurs significatives et des omissions risquent de passer inaperçues dans les comptes définitifs.

Certains problèmes comptables ont été portés à l'attention de la Cour des comptes, notamment en ce qui concerne les entités qui devaient être intégrées dans les comptes consolidés des Communautés européennes mais qui n'ont pas encore consenti à l'être, ainsi que les modalités de publication des montants qui seront appelés auprès des États membres pour acquitter les dettes des Communautés européennes.

Mise en œuvre d'une comptabilité modernisée à la Commission

Préparation des états financiers et des soldes d'ouverture pour l'exercice 2005-2006

Les nouvelles exigences en matière de rapports ont été définies pour les états financiers de 2005 et les procédures comptables pour la clôture des comptes de 2005 et la préparation des états financiers de 2005 ont été élaborées. Les comptes annuels provisoires ont été transmis le 31 mars 2006, la date fixée dans le règlement financier.

Afin d'établir les soldes opérationnels d'ouverture , pratiquement toutes les données nécessaires à la comptabilité d'exercice ont été chargées dans le système comptable central en janvier 2005, soit plus de 7 000 factures ou déclarations de dépenses, 30 000 préfinancements, 92 000 actifs et 3 100 garanties. Chaque service a été invité à vérifier l'exactitude de ces chargements de données pour le 1er mai 2005 et en juillet 2005, tous les directeurs généraux et chefs de service ont été appelés à valider formellement leurs soldes opérationnels d'ouverture. Après avoir procédé à des vérifications et à des contrôles, chaque DG a validé les chiffres mais a demandé certaines corrections pour garantir la qualité des données. La dernière validation a été transmise en janvier 2006.

La Cour des comptes a reçu le détail des chargements relatifs aux factures et aux préfinancements en février 2005, ainsi que les bilans des DG dès leur transmission pour validation en juillet 2005. Elle a également pu consulter toutes les données enregistrées dans le système comptable dès qu'il a été mis en place.

En 2005, la principale activité dans le cadre de la transition a consisté à finaliser au 1er janvier 2005 les soldes d'ouverture , établis conformément aux principes de la comptabilité d'exercice, une tâche qui s'est révélée ardue tant pour la DG Budget que pour tous les autres services. Le 16 août 2005, les directions générales ont reçu des instructions pour l'estimation de la valeur des créances sur des fonds communautaires non encore présentées par les bénéficiaires («clôture»), après avoir été consultées sur la meilleure façon de procéder à cette estimation. Pour le 31 janvier 2006, la dernière direction générale avait élaboré sa méthodologie et préparé les écritures de clôture («cut-off») aux fins du bilan d'ouverture, et pour le 17 mars, la dernière DG avait présenté les informations nécessaires aux écritures de clôture de fin d'exercice. La DG Budget a procédé à des évaluations et des contrôles de cohérence pour garantir la qualité des données. Certaines corrections seront nécessaires avant l'approbation des comptes définitifs le 31 juillet 2006, notamment en ce qui concerne une DG qui devra refaire ses estimations de clôture.

Bien que toutes les DG aient accompli le travail qui leur était demandé, des retards considérables ont été constatés avant que toutes les informations ne soient rassemblées, comme l'indique le tableau 1. Ces retards illustrent les difficultés inhérentes au passage à la comptabilité d'exercice à brève échéance, ainsi qu'à la fourniture d'outils informatiques et à l'organisation de formations pour tous les services en temps utile.

Tableau 1

Informations sur les comptes définitifs

Date de la demande de données | Délai pour réponses | DG dans les délais | Jusqu'à un mois de retard | Plus d'un mois | Dernières réponses | Dernière demande d'écritures supplémentaires |

Contribution initiale Version finale |

Vérification des soldes d'ouverture | 24.1.2005 | 31.3.2005* |

Validation des soldes d'ouverture | 29.7.2005 | 15.9.2005 | 23 | 12 | 6 | 24.1.2006 | 10.3.2006** |

Clôture au solde d'ouverture au 1.1.2005 | 16.8.2005 | 14.10.2005 | 6 | 15 | 19 | 23.2.2006 | 17.3.2006 |

Clôture au 31.12.2005 | 4.10.2005 | 31.1.2006 | 18 | 21 | 1 | 13.3.2006 | 17.3.2006 |

* Le délai correspond à la période de correction automatique pour les factures et les préfinancements chargés. Aucune validation formelle n'était requise à cette date.

** Même après la transmission de la validation, certaines DG ont présenté des demandes afin que des corrections supplémentaires soient apportées au solde d'ouverture.

En ce qui concerne les comptes consolidés, les autres institutions et les agences ont fourni les informations requises largement dans les délais. Les exceptions concernent deux institutions qui n'ont pas présenté leur tableau des flux de trésorerie et trois entités qui estimaient qu'elles ne devaient pas être incluses dans les comptes consolidés, soit parce que le règlement financier autorisait cette exception (deux agences), soit parce qu'elles n'étaient par contrôlées par la Communauté européenne (le Régime commun d'assurance-maladie). Ces problèmes doivent être résolus avant l'approbation des comptes définitifs.

Les comptes provisoires indiquent que les dettes des Communautés européennes excèdent leurs avoirs de quelque 62 milliards d'euros. Cela s'explique par le fait que l'appel des revenus n'intervient que lorsque les dettes sont échues. Les principales dettes sont liées aux retraites du personnel (32 milliards d'euros) et à des créances sur le FEOGA-Garantie (47 milliards d'euros). Faute de normes internationales pour la présentation des dettes des États membres à cet égard, les comptes seront finalisés à la lumière des observations de la Cour des comptes.

Prêts et emprunts

Les opérations relatives aux activités de prêt et d'emprunt, qui ne relèvent pas du budget de la Commission, étaient précédemment enregistrées dans le système informatique Globus de la DG ECFIN. En 2005, ces données ont été transférées dans le système central de la Commission (SAP/CFM et FM). Certains instruments financiers ont été chargés dans le nouveau système en juillet, les autres étant déplacés en novembre 2005. Les fonctionnalités de compte rendu sont encore en cours de finalisation. Le système informatique central devra être actualisé avant de pouvoir produire des comptes pleinement conformes aux normes internationales. Cette mise à niveau est prévue pour le second trimestre de 2006.

Formation

En 2005, les principales réalisations en matière de formation ont été les suivantes:

- achèvement de la formation ABAC intensive, offerte à plus de 7 000 personnes entre octobre 2004 et juin 2005;

- actualisation progressive des cours d'utilisation d'ABAC, pour tenir compte des évolutions du système et améliorer la qualité des cours. Le degré de satisfaction à l'égard des cours ABAC est passé de 79 % en 2004 à 90 % en 2005. À la demande de DG, un nouveau cours intégré a été lancé, qui couvre tous les aspects fondamentaux des opérations de gestion dans SI2 (progressivement retiré) et dans ABAC. Des séances d'information particulières à l'intention des ordonnateurs ont été organisées durant le premier trimestre de l'année;

- organisation permanente de cours sur ABAC et SI2 à l'issue de la phase intensive, ainsi que de cours sur la comptabilité des secteurs privé et public, même si à certaines périodes, le matériel didactique et la documentation ne suivaient pas le rythme des modifications du système.

En 2006, les principales tâches consisteront à:

- poursuivre l'organisation et l'actualisation des cours, en insistant davantage sur l'importance de choisir la bonne codification des comptes, ceci semblant avoir posé problème dans certaines DG;

- prodiguer une formation au personnel des délégations et des représentations;

- préparer la formation du personnel des agences et autres institutions qui pourraient décider d'adopter ABAC.

Consolidation

Un système d'information pour la consolidation a été élaboré et adressé à toutes les institutions et agences. Un nouvel outil informatique de consolidation (SAP ECCS) a été développé et testé en novembre, à l'aide de systèmes d'information tests transmis par 15 institutions et agences participantes. Les institutions et agences ont établi leurs propres bilans d'ouverture et les ont adressés au comptable de la Commission en vue de contrôles de cohérence et de leur consolidation. La consolidation des comptes provisoires des institutions et agences a été menée à bien grâce au nouvel outil.

Changement d'exercice budgétaire

À compter de juillet 2005, l'ensemble des directions générales et services ont collaboré avec la DG Budget pour ramener à quelques jours la période d'interruption des opérations financières qui coïncide avec l'ouverture d'un nouvel exercice. Cette période a été réduite de plus de trois semaines par rapport au calendrier habituel (tableau 2). Ce succès ne relève pas strictement du projet ABAC mais résulte, d'une part, d'une meilleure coordination entre 13 unités des cinq directions de la DG Budget et, d'autre part, de l'utilisation des données figurant dans l'avant-projet de budget comme base pour la première consultation interservices sur les règles internes pour 2006, débutée en septembre 2005. Ces données provisoires ont ensuite été actualisées, dès que le budget a été arrêté.

TABLEAU 2: COMPARAISON DE L'OUVERTURE DES EXERCICES 2006 ET 2005

Événement | 2005/2006 | 2004/2005 |

Ouverture de l'environnement anticipé (**) | 15.11 | 19.11 |

Inscription des crédits votés permettant de nouveaux engagements et les paiements y relatifs | 21.12 (**) | 10.1 |

Report de (pré)engagements en cours, permettant leur paiement: |

- cycle 1 | 5.1 -- 9.1 | 31.1 -- 1.2 |

- cycle 2 (***) | 20.1 -- 22.1 | 18.2 |

- cycle 2 bis (***) | 24.1 | n.d. |

- cycle 3 (***) | 3.2 | 28.2 |

Crédits résiduels, cycle principal | 6.1 -- 9.1 | 3.2 |

Cycle de revenus | 16.1 -- 17.1 | 15.2 |

(*) La date du 15.11 figure à l'article 178, paragraphe 1, et à l'article 150, paragraphe 3, du règlement financier. |

(**) Les paiements, hormis ceux permis par l'article 178, paragraphe 2, du règlement financier, ne sont pas autorisés avant le 1er janvier. (***) Les cycles supplémentaires concernent les DG qui n'avaient pas exécuté le travail préparatoire requis à temps pour faire partie du cycle précédent. |

Environnement de contrôle et validation des systèmes locaux

Communication et qualité de la comptabilité

La participation des directions générales et la communication avec elles sur les questions comptables se sont poursuivies en 2005, sous la forme de réunions avec les réseaux de correspondants comptables et financiers. Pour améliorer la fiabilité des comptes, en 2005, le personnel collaborant avec le comptable a contrôlé la qualité des nouvelles données comptables. Toutes les erreurs et incohérences détectées ont été communiquées aux services concernés. L'information financière émanant de la direction générale a été développée et plusieurs réunions avec les correspondants comptables ont été organisées.

Le travail se poursuit pour perfectionner l'environnement de contrôle comptable et clarifier les rôles et responsabilités, afin d'améliorer la qualité des données comptables.

Validation des systèmes locaux

En ce qui concerne la qualité des données , le système comptable modernisé est tributaire de l'exactitude et de l'exhaustivité des données saisies par les nombreux utilisateurs du système informatique central (on en prévoit environ 7 000). Les écrans conçus pour les utilisateurs fournissent progressivement une aide visant à minimiser le risque d'erreur, mais la qualité des données introduites dépend de l'environnement de contrôle mis en place par chaque ordonnateur délégué. L'équipe de validation de la DG Budget, qui compte 8 personnes, a entamé un programme de contrôles approfondis des systèmes définis par les ordonnateurs pour fournir ou justifier des informations comptables, comme le prévoit l'article 61, paragraphe 1, point e), du règlement financier, en commençant par ceux considérés comme comportant les plus grands risques.

L'équipe de validation des systèmes a accompli le travail prévu pour 2005. Le rapport d'avancement publié en juillet 2005 constate que la situation est globalement satisfaisante dans 27 directions générales. Le rapport final, adopté le 28 février 2006, décrit les progrès réalisés dans toutes les DG, mais d'importants problèmes subsistent dans les systèmes de deux DG (AIDCO et EAC), qui ont amené le comptable à suspendre la validation de ceux-ci jusqu'à ce que des améliorations aient été apportées. En outre, les systèmes d'enregistrement des régies d'avances ne peuvent être validés tant que le projet informatique ABAC-Delegations n'est pas achevé (voir le point 7 ci-dessous).

Développements informatiques pour le budget général

Les modules ABAC ont été progressivement améliorés à l'aide de nouvelles versions diffusées en avril, juin et novembre 2005, ainsi qu'en mars 2006. Les fichiers relatifs aux factures, paiements et entités légales peuvent désormais être enregistrés par l'intermédiaire d'applications web. Les travaux visant à sécuriser davantage l'accès au système comptable central (SAP) se sont poursuivis et de nouveaux accès retreints pour les informaticiens ont été mis en place en février 2006. Le système ABAC a généralement bien fonctionné, mais des retards dans la mise en œuvre du programme de développement informatique ont empêché les services d'apporter certaines corrections comptables jusqu'en mars 2006.

La première phase d'amélioration de la procédure de recouvrement («dunning») s'est achevée à la mi-décembre. La seconde devrait débuter à la fin du mois de septembre 2006.

Le projet du CCR a bien progressé; il consiste à recourir aux fonctionnalités de SAP-PS et CATS (décompte horaire) pour fournir au Centre la budgétisation et la comptabilisation détaillées dont il a besoin pour les projets de recherche. Ce projet a été lancé dans les délais pour l'exercice budgétaire 2006.

Une étude de faisabilité terminée en 2005 a révélé que la nouvelle version du module FM de SAP, BCS (Budget Control System) , pouvait remplacer la version actuelle utilisée pour la gestion budgétaire centrale et qu'il était capable d'incorporer les lignes budgétaires locales nécessaires pour que les services disposent d'un système plus élaboré pour la gestion de leurs budgets. Les lignes locales sont actuellement gérées dans Si2. L'introduction de BCS est actuellement prévue pour la fin de 2006.

Le développement du nouvel entrepôt unique de données financières, nécessaire à l'achèvement de l'intégration des fichiers informatiques et des enregistrements comptables, n'a progressé qu'au stade de la conception.

En ce qui concerne ABAC-Contracts , l'année 2005 a été consacrée à la fourniture des fonctions demandées par le groupe d'utilisateurs et à l'achèvement du déploiement du système dans toutes les DG. Il a été exigé que tous les contrats excédant 13 800 euros et signés à partir de janvier 2005 soient enregistrés dans ABAC-Contracts. À la fin de mars 2006, quelque 57 000 contrats étaient enregistrés dans l'application, pour une valeur totale supérieure à 7,7 milliards d'euros.

En 2005, les principales activités relatives à ABAC-Assets ont essentiellement porté sur les aspects suivants:

- achèvement du développement de la comptabilité d'exercice et amélioration de l'intégration et de la cohérence avec les autres applications ABAC, pour que les données soient plus cohérentes au sein d'ABAC;

- fin du remplacement des anciens systèmes;

- phase pilote du développement d'applications pour les délégations et les représentations.

La Commission a continué à sécuriser l'accès au système et à veiller à la synchronisation des données comptables saisies dans celui-ci ( annexe II ).

Mise en œuvre D'ABAC dans les autres institutions et les agences

Plusieurs agences et institutions de petite taille utilisent une version du système Si2 de la Commission pour leur comptabilité budgétaire. La Commission a accepté de maintenir la disponibilité de Si2 en 2006 et de fournir tous les modules ABAC aux entités souhaitant les utiliser.

Un certain nombre d'agences (2 exécutives et 9 traditionnelles) et deux comités (Comité économique et social et Comité des régions) ont officiellement demandé de pouvoir utiliser ABAC. Cinq agences commenceront à l'employer en 2006 dans une phase pilote et les autres en 2007 ou 2008.

Chaque agence dispose d'un environnement financier et comptable particulier, créé dans ABAC. Les comptables restent responsables de leurs comptes et de l'exécution de leurs cycles de paiements.

ABAC-DELEGATIONS

Les DG Budget, RELEX et DIGIT ont défini les modalités d'intégration dans ABAC des opérations des délégations qui sont actuellement exécutées par l'intermédiaire des régies d'avances et enregistrées dans un système indépendant, RAI-web. Les registres des immobilisations devront être gérés dans ABAC-Assets. Ce projet impliquera des adaptations aux modules ABAC concernés ainsi que le développement et la mise au point d'applications web. Le déploiement dans les délégations est prévu en 2006, même si le lien avec SAP ne sera opérationnel qu'après l'ouverture de l'exercice 2007. Il suivra autant que possible le déploiement d'ABAC-EDF (voir le point 8 ci-dessous).

Fonds européen de développement

Dans le cadre d'un autre exercice, la comptabilité du Fonds européen de développement («FED»), qui est actuellement distincte de celle du budget général, doit également être modernisée.

La modernisation du FED consiste notamment à réviser le plan comptable et à formuler de nouvelles règles comptables conformément aux exigences de la comptabilité d'exercice. Le projet de modernisation comportera aussi le remplacement d'OLAS, l'actuel système informatique du FED. OLAS sera remplacé par une combinaison d'ABAC et de CRIS, le système informatique local de la DG AIDCO. ABAC et CRIS servent déjà à produire la comptabilité du budget général et font actuellement l'objet d'adaptations aux spécificités du FED.

Le projet ABAC-EDF a progressé considérablement en 2005. Le comptable a établi et approuvé un nouveau plan comptable et de nouvelles règles comptables. En collaboration avec la DG AIDCO, une analyse des écarts a également été réalisée pour recenser les développements encore nécessaires dans ABAC et CRIS. Ces développements informatiques sont en cours et devraient être opérationnels à partir de janvier 2008. La formation des futurs utilisateurs dans les 46 délégations ACP reste un défi.

Il importe de souligner que bien que les nouveaux outils d'assistance informatiques soient en cours de développement, les comptes annuels du FED pour 2005 ont néanmoins été établis conformément aux principes de la comptabilité d'exercice. En outre, afin d'assurer la comparabilité des données figurant dans les comptes annuels, le comptable du FED a retraité les états financiers d'ouverture pour l'exercice 2005, sur la base d'une comptabilité d'exercice intégrale. Les données comptables fournies par l'actuel système comptable informatique (OLAS) ont été adaptées le cas échéant, afin que des données conformes aux principes de la comptabilité d'exercice puissent être présentées. Le comptable du FED a également apporté les corrections nécessaires aux données relevant de la comptabilité de caisse, eu égard aux informations complémentaires transmises par l'ordonnateur.

Évolution future

Le plan d'action a été actualisé pour 2006 et prolongé jusqu'en 2007 (voir l'annexe). D'ici la fin de 2006, l'architecture informatique d'ABAC devrait être intégralement mise en place. D'autres développements informatiques porteront essentiellement sur l'amélioration de la convivialité et des fonctions d'information financière, ainsi que sur la réalisation de l'objectif à plus long terme consistant à mieux intégrer les systèmes locaux et à fournir de nouveaux outils d'assistance aux utilisateurs et de gestion financière. En ce qui concerne le cadre comptable, le travail sera axé sur la définition des rôles et responsabilités des acteurs dans les procédures financières, sur l'amélioration de la qualité des données comptables et des rapports de gestion, et sur le contrôle par les ordonnateurs délégués de la conformité des systèmes locaux au regard des critères de validation.

Conclusion

Le passage à un nouveau système comptable au sein de la Commission européenne est intervenu dans le délai réglementaire et, le 1er janvier 2005, celle-ci a modifié les règles comptables générales de l’UE en passant d’une comptabilité de caisse à une comptabilité d’exercice. Elle est désormais en mesure de se conformer dans tous leurs aspects significatifs aux normes comptables internationalement admises. Les premiers résultats définitifs du système en place ont été testés et étayés lorsque le comptable de la Commission a établi les comptes provisoires à la date prévue, le 31 mars 2006. La Commission a donc atteint son objectif de passer à une comptabilité d'exercice selon un calendrier très ambitieux. Cela n'aurait pas été possible sans l'engagement et la collaboration constructive de tous ses services.

Néanmoins, même si la transition s’est bien déroulée jusqu'à présent et que des tests complets ont été réalisés, la vérification des systèmes locaux à la fin de l’année 2005 a révélé que trois d’entre eux ne pouvaient être validés. Le rapport sur les systèmes locaux des DG contient également des recommandations pour l'amélioration du contrôle des informations comptables, une meilleure compréhension du choix des codes comptables, une meilleure formation aux matières comptables et le changement culturel nécessaire à cet égard. En outre, les services de la Commission ont été mis à rude épreuve en 2005 pour mettre en place de nouvelles procédures complexes, dans des délais serrés. L'amélioration des contrôles de cohérence au sein du système comptable se poursuivra sans aucun doute au moins jusqu'à l'approbation des comptes consolidés définitifs le 31 juillet 2006.

En ce qui concerne les trois systèmes locaux qui n'ont pu être validés, deux d'entre eux devraient être conformes d'ici la fin de 2006 (AIDCO et RELEX). Le développement d'un système de remplacement a pris du retard dans le troisième cas (EAC), de sorte que la DG en question devra veiller à ce que l'actuel système soit perfectionné en temps utile pour la clôture de l'exercice 2006.

La Commission s'efforce de remédier à la pénurie de comptables qualifiés en lançant des concours externes spécialisés pour attirer des candidats possédant la formation et l'expérience requises. Elle accroîtra également le nombre de formations offertes au personnel en fonction.

Les développements informatiques nécessaires pour intégrer le Fonds européen de développement, les régies d'avances des délégations et les agences devraient être terminés pour la mi-2006. Ensuite, la Commission se concentrera sur l'achèvement de l'intégration du système informatique central et sur l'amélioration de ses contrôles de sécurité.

Le projet prévoit de fournir aux gestionnaires de chaque service des informations plus fiables et plus complètes sur l'actif et le passif dont ils sont responsables, sur les relations financières avec chaque fournisseur (à plus long terme) et, à moyen terme, sur l'exécution financière de programmes et de projets pluriannuels.

Les leçons tirées des problèmes et des retards survenus au cours de cette première année de comptabilité d'exercice devraient permettre à la Commission d'améliorer la qualité de l'information financière et de mieux respecter les délais au cours des prochains exercices comptables.

Annex 1

| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC FED Developments | | Mod Tests | | | | | | | | | | Training & Int. tests | |Post-Impl. Support | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Delegations Developments | | ABAC Delegations Migration | | Deleg Post Impl support | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Tests | |Corrections | |Roll-out without SAP link | |Complete Roll-Out | | Data upload in SAP | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Assets for delegations development & PRESS | | | | Migration & Roll-Out | | Post Implementat. | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Training | | | | | | Training | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Integrat. ABAC Assets / Invoice | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Assets vs SAP gap analysis | | Assets to SAP migration? | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Guaranties | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Specs | |Dev. | |Test & Prod. | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Web Commitments | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Systems Screen Coherence | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |v | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Integrat. ABAC Contract and Workflow? | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Income BPR | | Web Income Development | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Ongoing review of Security and Workflow specifications | | Development of enhanced Security and Workflows as specified in the previous phase | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Corrections Developments | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |C | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Inbox | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Systems Db Coherence | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Specs | | FEL Split/Merge | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |C | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Expert Screens: SAP/Dev? | |DG Expert Screens Development | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Si2 impact analysis | | BCS Implementation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | PS re-assessment | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Dunning Phase 2 Technical BP | | Dunning Phase 2 Implementation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Support R3 for Close & Consolidation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC PS post-Implementation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC ECFIN Follow UP R3 & C2 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | SAP and SAP CFM Upgrade + Test | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Weblogic Upgrade | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Oracle Upgrade | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Archiving FM | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Arch. FI | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Arch. FI | | | | | | Archiving ABAC Workflow | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Performance Improvement | | Performance Improvement based on the Data Model | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |DRP | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Data Dictionary and Model | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Single Data Warehouse | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Budget Reporting Review | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Internal Accounting Control | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Acc. Correspondant R&R | |Acc. Budg R&R | |Procedures Documentation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Consolidation: Intragroup Procedure / Reconciliation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Accounting Reporting BUDG C / DGs | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Company Codes, CoA & Object Codes: HB Accounting, Security, Accounting Impact Analysis and Maintenance | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Accounting Follow up, DGs awareness & Training | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Acc. Manual new Web Site solution | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Provisional Closing | | | | Final Closing | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Accounting is the main impact | | | |ABAC impacted | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |USM and DwH | | | | | | | |ABAC-Assets impacted | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Performance impacted | | | | | |FED Functional | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |

ANNEX II SYSTEM SECURITY AND SYNCHRONISATION

1. System Security.

Following the formalisation of the Security Policy for SINCOM2 in 2003 and taking account of the recommendations of various audits, an action plan was established the same year to reinforce security within the central accounting system.

The implementation of this action plan was continued in 2005, in particular regarding the revision of access in the accounting system, SAP, aiming to guarantee the segregation of functions, concerning in particular the management of the Treasury banking reconciliations, and to control the IT experts' accesses. Due to new emerging priorities (accesses to new modules of SAP and new users of other modules, including the more extensive use of SAP by other DGs), the revisions were not effective until February 2006.

In order to investigate and resolve dysfunctions in the system with the greatest effectiveness, a broad access (emergency profile) was kept in the system but will be activated only for a limited period necessary for the resolution of the problem. In these cases, the procedure of approval, monitoring and reporting of the interventions will ensure an effective control of the actions taken by the user of this "broad" access. A rigorous monitoring of system security was in place in 2005 and no major errors were found.

During 2005, an analysis was also launched for the complete recasting of security in ABAC Workflow, including the setting up of a workflow for subdelegations. A new, integrated ABAC disaster recovery plan was successfully tested in March 2006.

There remain two actions to be completed in 2006 concerning security:

- completion of the revision of the SAP accesses in DG Budget (e.g. by budgetary rapporteurs)

- the revision of the security module in ABAC Workflow, including the creation of an electronic workflow for subdelegations.

2 Quality of the system.

An important activity in 2005 concerned the identification of errors in the system and their correction. Checks on the datawarehouse, on a daily basis and at the end of the year, ensured the consistency of the budgetary data between Si2 and SAP at the level of each individual transaction. Changes in the system improved this consistency (for example in the treatment of the exchange rates). Three "system change requests" implemented in 2005 had a significant impact in the daily consistency of the system. Reconciliation reports for 2004 were presented to the Directorates-General to check the consistency of the budgetary data in the accounting annexes of the RAA with those encoded in Si2. In 2005, a major project was launched concerning the creation of a data model and its data dictionary for ABAC.

[1] Jusqu’au 31 mai 2005 inclus, la Commission a publié tous les six mois des rapports sur l’état d’avancement de ses travaux dans ce domaine.