RAPPORT

sur les comptes annuels de l’entreprise commune pour ITER et le développement de l’énergie de fusion relatifs à l’exercice clos le 31 décembre 2008, accompagné des réponses de l'entreprise commune

2009/C 310/01

TABLE DES MATIÈRES

INTRODUCTION

Les membres de l'entreprise commune pour ITER sont la Communauté européenne de l’énergie atomique (l’Euratom), représentée par la Commission européenne, les États membres de l’Euratom et d’autres pays qui ont conclu, dans le domaine de la fusion nucléaire contrôlée, un accord de coopération avec l’Euratom, et qui ont exprimé le souhait de devenir membres (au 31 décembre 2008: la Suisse).

d’élaborer et de coordonner un programme d’activités en préparation de la construction d’un réacteur de fusion de démonstration et des installations associées, notamment le Centre international d’irradiation des matériaux de fusion.

DÉCLARATION D’ASSURANCE

Conformément aux dispositions de l'article 248 du traité, la Cour a contrôlé les comptes annuels ( 4 ) de l’entreprise commune pour ITER et le développement de l’énergie de fusion, constitués des «états financiers» ( 5 ) et des «états sur l’exécution du budget» ( 6 ) pour l’exercice clos le 31 décembre 2008, ainsi que la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes à ces comptes.

La présente déclaration est adressée au Parlement européen et au Conseil, en vertu de l'article 185, paragraphe 2, du règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil (7) .

Responsabilité du directeur

En tant qu’ordonnateur, le directeur exécute le budget en recettes et en dépenses conformément à la réglementation financière de l’entreprise commune ( 8 ) sous sa propre responsabilité et dans la limite des crédits alloués ( 9 ) . Il est chargé de mettre en place la structure organisationnelle ainsi que les systèmes et procédures de gestion et de contrôle interne appropriés pour établir des comptes définitifs ( 10 ) exempts d’inexactitudes significatives, qu’elles résultent d’une fraude ou d’une erreur, et pour garantir la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes à ces comptes.

Responsabilité de la Cour

La Cour a conduit son audit conformément aux normes internationales d'audit et aux codes de déontologie IFAC et ISSAI ( 11 ) . En vertu de ces normes, la Cour est tenue de se conformer aux règles d’éthique, ainsi que de programmer et d’effectuer ses travaux d’audit de manière à pouvoir déterminer avec une assurance raisonnable si les comptes sont exempts d’inexactitudes significatives et si les opérations sous-jacentes sont légales et régulières.

L’audit de la Cour comprend la mise en œuvre de procédures en vue d’obtenir des informations probantes relatives aux montants et aux informations qui figurent dans les comptes, ainsi qu’à la légalité et à la régularité des opérations qui leur sont sous-jacentes. Le choix des procédures dépend du jugement de la Cour, qui se fonde entre autres sur l’appréciation des risques que des inexactitudes significatives affectent les comptes ou que les opérations soient illégales ou irrégulières, que cela résulte d’une fraude ou d’une erreur. Lorsqu’elle évalue ces risques, la Cour examine les aspects du contrôle interne concernant l’élaboration et la présentation des comptes par l’entité, afin de définir les procédures d'audit adaptées aux circonstances. L’audit de la Cour consiste également à apprécier l’adéquation des politiques comptables et la vraisemblance des estimations comptables effectuées par la direction, ainsi qu’à évaluer la présentation générale des comptes.

Opinion sur la fiabilité des comptes

La Cour estime que les comptes annuels de l’entreprise commune pour ITER et le développement de l’énergie de fusion présentent fidèlement, dans tous leurs aspects significatifs, la situation financière de celle-ci au 31 décembre 2008, ainsi que les résultats de ses opérations et les flux de trésorerie pour l’exercice clos à cette date, conformément aux dispositions de son règlement financier.

Opinion sur la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes

La Cour est d'avis que les opérations sous-jacentes aux comptes annuels de l’entreprise commune pour ITER et le développement de l’énergie de fusion relatifs à l’exercice clos le 31 décembre 2008 sont légales et régulières dans tous leurs aspects significatifs.

COMMENTAIRES SUR LA GESTION BUDGÉTAIRE ET FINANCIÈRE

Exécution du budget

AUTRES OBSERVATIONS

Systèmes de contrôle interne

L’entreprise commune est dans sa phase de démarrage et n’a pas complètement mis en place ses contrôles internes et son système d'information financière au cours de l'année 2008. Fin 2008, les processus opérationnels sous-jacents n’avaient pas encore été formalisés ni validés par le comptable, ce qui est contraire au règlement financier de l’entreprise commune.

Des travaux supplémentaires s'avèrent nécessaires notamment en ce qui concerne la documentation des processus et activités informatiques, ainsi que l’analyse des risques informatiques. En 2008, l’entreprise commune n’avait élaboré aucun plan de continuité des activités et ne disposait d’aucune politique en matière de protection des données.

Règlement financier de l’entreprise commune

La Cour a cependant relevé un certain nombre de points pour lesquels elle estime que des modifications sont nécessaires afin de renforcer le cadre financier de l’entreprise commune. Le règlement financier de celle-ci devrait notamment comporter des règles plus strictes en matière d’octroi de subventions dans le secteur de la recherche et prévoir l’audit de l’entreprise commune par le service d’audit interne de la Commission, conformément aux dispositions en vigueur pour les autres organismes communautaires.

Paiement tardif des cotisations des membres

Les 23 membres avaient été invités à payer leur cotisation pour juillet 2008. Or seul cinq d’entre eux l’ont fait dans les délais. L’entreprise commune a dû envoyer trois rappels et, fin 2008, l’un des membres n'avait toujours pas payé.

Rapport annuel d'activité

L’article 14 des statuts et l’article 43 du règlement financier de l’entreprise commune disposent que le directeur est tenu d’établir un rapport annuel d’activité. Celui-ci doit comporter des informations financières et des informations de gestion pertinentes faisant apparaître les résultats des opérations de l’entreprise commune par rapport aux objectifs et au calendrier fixés, les risques liés aux activités, l’utilisation des ressources octroyées, ainsi que le degré d'efficience et d’efficacité du système de contrôle interne. Après l’approbation par le conseil de direction, le rapport doit être transmis au Parlement européen et à la Cour des comptes au plus tard pour le 15 juin suivant la fin de l'exercice.

La Cour n’a reçu le rapport annuel d’activité qu’en septembre 2009, soit trois mois après l’expiration du délai. Bien qu’il comporte des informations concernant les aspects financier et opérationnel, ce rapport ne satisfait pas à toutes les exigences découlant de la réglementation en vigueur. Les explications relatives à la mise en œuvre du programme de travail ne comprennent pas d’évaluation détaillée des résultats au regard des objectifs et du calendrier fixés. Le rapport ne contient aucune évaluation de l’efficience et de l’efficacité du système de contrôle interne, ce qui est contraire aux dispositions du règlement financier.

Site de Cadarache: la zone a été mise à niveau et la principale plate-forme préparée en vue des excavations et de la construction.

Le conseil de programme scientifique donne son avis au conseil de direction et au directeur, en tant que de besoin, sur l’adoption et la mise en œuvre du plan de projet et des programmes de travail.

Le conseil de direction est responsable de la supervision de l’entreprise commune dans la réalisation de ses objectifs et veille à une collaboration étroite entre l’entreprise commune et ses membres dans la mise en œuvre de ses activités.

coordonner les activités de recherche et de développement scientifique et technologique à l’appui de la contribution de l’Euratom à l’organisation ITER,

préparer et coordonner la participation de l’Euratom à l’exploitation scientifique et technique du projet ITER,

élaborer et coordonner un programme d’activités en préparation de la construction d’un réacteur de fusion de démonstration et des installations associées, notamment le Centre international d’irradiation des matériaux de fusion (IFMIF).

RÉPONSES DE L'ENTREPRISE COMMUNE

Exécution du budget

Point 16

F4E considère que la sous-utilisation à laquelle la Cour fait référence était inhérente à la première année d’autonomie financière de F4E par rapport à la Commission, ainsi qu’aux retards dans la mise en œuvre de l’organisation internationale ITER et de l’ensemble du programme «fusion» de l’Euratom. Les mécanismes de rapport périodique sont en cours d’élaboration. Des mesures complémentaires de surveillance et de rapport seront définies, dans le cadre du programme d’action relatif aux normes de contrôle interne, afin de renforcer les contrôles relatifs à l’exécution du budget.

Systèmes de contrôle interne

Points 17-19

F4E approuve les commentaires de la Cour concernant la maturité de son environnement de contrôle interne au cours de sa première année de fonctionnement. Dans l’intervalle, F4E est en mesure de confirmer que l’auditeur interne est entré en fonction le 1er juillet 2009. Un programme d’action relatif à l’exécution des normes de contrôle interne a été préparé, lequel examine également les problèmes identifiés au niveau informatique, et un groupe de travail est actuellement mis sur pied pour coordonner et contrôler sa mise en œuvre et faire rapport sur celle-ci. Par ailleurs, un responsable de la protection des données (Data Protection Officer) a été désigné et les mesures requises ont été arrêtées afin de poursuivre le développement d’un programme de continuité des activités et de récupération des données.

F4E a, dans ce contexte, mis sur pied un système d’assurance qualité en 2008. Un exercice d’analyse de l’ensemble des processus opérationnels sous-jacents est en cours.

Point 20

F4E prend acte du commentaire de la Cour au sujet de l’absence d’engagements budgétaires avant de contracter des engagements juridiques dans six cas particuliers découlant des obligations de l’Euratom dans le cadre de l’accord international ITER et de l’accord avec le Japon.

Ces six cas sont des arrangements pluriannuels internationaux entre F4E et l’organisation ITER ou l’Agence nationale japonaise, lesquels mettent en application les obligations internationales susmentionnées de l’Euratom.

Afin de répondre aux observations de la Cour sur ce point, F4E demandera l’avis de ses membres siégeant au conseil de direction, en particulier l’avis de l’Euratom. En ce qui concerne ces accords particuliers, le fait de contracter un engagement budgétaire avant de mettre en œuvre ces dispositions aurait un impact majeur sur la capacité de F4E à exécuter les obligations internationales de l’Euratom, étant donné que le montant qui devrait être engagé pourrait dépasser le budget disponible au titre du programme-cadre actuel.

F4E approuve les commentaires de la Cour concernant l’unique cas dans lequel une procédure négociée a été initiée sans publication d’un avis de marché préalable. Il convient toutefois de noter qu’il s’agissait d’une mesure prise dans des circonstances exceptionnelles. F4E a dûment documenté sa décision de déroger aux procédures standard et a, dans le même temps, mis sur pied un programme d’atténuation visant à réduire tout effet négatif. Ce programme d’atténuation a été mis en œuvre avec succès et la situation a été corrigée dans l’intervalle.

Règlement financier de F4E

Points 21-23

Un groupe de travail interne F4E a été mis sur pied afin de procéder à une analyse régulière de la nécessité de modifier le règlement financier de F4E et ses modalités d’exécution en vue du renforcement du cadre financier, tout en tenant compte de l’environnement industriel et institutionnel particulier de F4E. Le groupe de travail analysera les commentaires de la Cour afin de proposer des modifications à la Commission et au conseil de direction.

Paiement tardif des contributions des membres

Point 24

F4E approuve le commentaire de la Cour. Néanmoins, le retard concernant la demande de paiement des cotisations annuelles 2008 est imputable à la période transitoire ayant précédé l’autonomie financière de F4E par rapport à la Commission, en date du 18 mars 2008.

Point 25

F4E approuve le commentaire de la Cour. Néanmoins, compte tenu du fait que 2008 a été la première année durant laquelle les membres de F4E ont été invités à payer leur cotisation annuelle, la plupart des membres ont eu besoin de temps pour établir les procédures internes nécessaires à l’approbation du paiement de cette cotisation spécifique.

Tous les membres de F4E ont depuis lors payé leur cotisation annuelle de membre.

Au cours de sa neuvième session, tenue en mars 2009, le comité de direction de F4E a rappelé à tous les membres la nécessité de payer leurs cotisations en temps utile.

Rapport d’activité annuel

Points 26-27

F4E approuve les conclusions préliminaires de la Cour concernant le retard du rapport d’activité annuel et l’absence d’évaluation de l’efficacité du système de contrôle interne, ainsi que l’absence d’évaluation détaillée des résultats par rapport aux objectifs et au calendrier fixés.

Le retard est essentiellement imputable au fait qu’aucune réunion du conseil de direction de F4E n’a eu lieu avant l’échéance fixée dans le règlement financier de F4E. Par ailleurs, le conseil de direction n’a pas approuvé le RAA durant sa réunion du 9 juillet, mais le 14 septembre seulement.

Afin de garantir à l’avenir l’approbation du RAA dans les délais, F4E demandera une réunion du conseil de direction début juin et établira une procédure avec le conseil de direction et ses organes annexes pour que soit préparée suffisamment à l’avance la décision d’approbation du RAA, ainsi que de l’analyse et de l’évaluation y afférentes.

Compte tenu du fait que F4E était insuffisamment dotée en effectifs et n’était pas pleinement opérationnelle durant la période de reporting, seuls des indicateurs de gestion rudimentaires relatifs à la mise en œuvre du programme de travail étaient disponibles. Les évaluations des risques n’avaient, pour leur part, pas encore été réalisées. Ces lacunes seront traitées par F4E dans le cadre du prochain RAA, en tenant compte du fait que les procédures de rapport interne sont en cours de développement et que les évaluations des risques se trouvent en phase d’élaboration pour l’ensemble des principaux domaines d’activités opérationnelles de F4E.

Un programme d’action relatif à la mise en œuvre de normes de contrôle interne a été élaboré. Il prévoit notamment la mise en œuvre d’un exercice d’évaluation des risques, ainsi qu’un contrôle annuel relatif à l’efficacité et l’efficience de l’environnement de contrôle interne. Dans l’intervalle, l’auditeur interne a été recruté et ses services d’audit et de consultance renforceront l’assurance de l’ordonnateur quant à l’efficacité du système de contrôle interne et à son déploiement adéquat par les départements.