Rapport

sur les états financiers de la Fondation européenne pour la formation pour l'exercice clos le 31 décembre 2000, accompagné des réponses de la Fondation

(2001/C 372/06)

TABLE DES MATIÈRES

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OPINION DE LA COUR

1. Le présent rapport est adressé au conseil de direction de la Fondation européenne pour la formation, conformément à l'article 11, paragraphe 4, du règlement (CEE) n° 1360/90(1) du Conseil.

2. La Cour a examiné les états financiers de la Fondation européenne pour la formation pour l'exercice clos le 31 décembre 2000. Conformément à l'article 11, paragraphe 1, du règlement (CEE) n° 1360/90 du Conseil, le budget a été exécuté sous la responsabilité du directeur. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des états financiers(2) conformément aux dispositions financières internes prévues à l'article 12 du règlement (CEE) n° 1360/90 du Conseil. La Cour des comptes est tenue de procéder à l'examen de ces comptes par l'article 248 du traité instituant la Communauté européenne.

3. La Cour a effectué son audit conformément à ses politiques et normes d'audit. Celles-ci ont été adaptées des normes internationales d'audit généralement admises pour refléter le caractère spécifique du contexte communautaire. Elle a examiné les documents comptables et appliqué les procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. La Cour a obtenu, par cet audit, une base adéquate pour étayer l'opinion exprimée ci-après.

4. Cet examen a permis à la Cour d'obtenir l'assurance raisonnable que les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 2000 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

PRINCIPALES OBSERVATIONS SUR L'EXÉCUTION DU BUDGET DE LA FONDATION EUROPÉENNE POUR LA FORMATION (TURIN) POUR L'EXERCICE CLOS LE 31 DÉCEMBRE 2000

Exécution du budget et comptes budgétaires

5. L'exécution du budget de l'exercice 2000 est présentée au tableau 1(3).

6. La Fondation a engagé la quasi-totalité des crédits prévus pour 2000 (16,2 millions d'euros); parmi ces derniers, 13,4 millions d'euros (soit 83 %) ont été utilisés en paiements au cours de l'exercice et 2,7 millions d'euros (16 %) ont été reportés sur l'exercice suivant, soit pratiquement le même montant que l'année précédente.

7. Les 2,7 millions d'euros reportés à l'exercice suivant concernent la ligne "actions prioritaires" (1,4 millions d'euros) du titre III (Dépenses opérationnelles). La raison principale de l'importance de ces reports est la décision tardive du conseil de direction en ce qui concerne le programme de travail annuel. La Fondation devrait faire le nécessaire pour adopter son programme de travail annuel en temps voulu afin d'exécuter son budget dans le respect du principe d'annualité.

8. Les crédits reportés automatiquement de l'exercice 1999 se sont élevés à 2,9 millions d'euros; sur ce montant, 0,2 million d'euros seulement n'ont pas été utilisés en 2000 et ont donc été annulés. Les reports non automatiques (titre III) se sont élevés à 0,2 million d'euros et concernent la coopération avec d'autres agences sur le projet SI2.

États financiers et tenue des comptes

9. Les tableaux 2 et 3 présentent respectivement le compte de gestion pour l'exercice 2000 et le bilan financier au 31 décembre 2000.

10. La Fondation a recours à des systèmes comptables distincts pour gérer ses comptabilités budgétaire et générale. De plus, les documents (ordres d'engagement et de paiement) relatifs aux opérations ne contiennent pas de renvois et, pour certaines (à savoir les recettes), aucune forme précise n'a été prévue. Cela alourdit la charge de travail administratif et rend la piste d'audit difficilement utilisable.

11. Au cours des sept premiers mois de l'année, le grand livre était tenu en parallèle avec un nouveau système, appelé SI2x. De plus, en septembre, la Fondation a renoncé à intégrer SI2 et SI2x faute de ressources humaines suffisantes. La Fondation continue d'utiliser son ancien système et devrait sans retard trouver une solution permettant d'intégrer ses comptabilités budgétaire et générale.

Contrôle interne

12. La Fondation devrait renforcer son système de contrôle interne afin d'obtenir en temps voulu le visa préalable du contrôleur financier et de limiter les pouvoirs attribués au comptable afin de mieux assurer le respect du principe de séparation des fonctions.

Gestion des ressources humaines

Politique du personnel

13. La Fondation a été mise en place par le règlement (CEE) n° 1360/90, modifié en dernier lieu par le règlement (CE) n° 1572/98 du 17 juillet 1998(4). Le personnel de la Fondation est soumis aux règlements et réglementations applicables aux fonctionnaires et autres agents des Communautés européennes. La Fondation, en accord avec la Commission, arrête les modalités d'application nécessaires. Le directeur est chargé de toutes les questions concernant le personnel.

14. La politique du personnel de la Fondation n'a pas encore été formellement définie dans un document unique. Il existe diverses décisions relatives à certains aspects particuliers de la gestion du personnel. Jusqu'en 1999, les questions concernant le personnel étaient gérées en collaboration avec les services de la Commission. Depuis 2000, le service du personnel de la Fondation est pleinement responsable de la gestion du personnel.

Recrutement et promotion

15. L'examen de 31 dossiers personnels a permis de constater l'existence de problèmes liés à la publication des avis de vacance, à l'évaluation et aux procédures finales de recrutement. La Fondation devrait, à l'avenir, améliorer la qualité et la transparence de ses méthodes de recrutement.

Évolution des effectifs et de l'activité de la Fondation

16. Le tableau des effectifs de la Fondation ne comprend que des agents temporaires (AT). Le nombre de postes à occuper est autorisé par l'autorité budgétaire chaque année en même temps que le budget. Par ailleurs, le budget peut accorder des crédits pour le recrutement d'agents auxiliaires (AA) et d'agents locaux (AL).

17. Le tableau 4 retrace l'évolution du personnel de la Fondation et de sa répartition. En moyenne, les postes prévus par le tableau des effectifs ont été pourvus à concurrence de 90 %. Le déficit a été comblé par le recrutement d'auxiliaires et surtout d'agents locaux.

18. Depuis sa création, 243 agents ont été embauchés par la Fondation et 115 l'ont quittée. Dans 65 % des cas, ils l'ont été à titre d'AT et dans 35 % des cas, à titre d'AA ou AL. Fin 2000, 90 % des agents étaient des AT. En moyenne, depuis 1995, les frais de recrutement se sont élevés à 2600 euros par agent embauché.

19. En raison de modifications du programme de travail de la Fondation, le conseil de direction a déclaré, lors de sa réunion du 14 avril 2000, que la Fondation et la Commission devraient adopter les décisions relatives à l'emploi des ressources à moyen terme (2000-2004): une partie du personnel devra être réaffectée, une autre licenciée. En conséquence, une réduction - de 115 fin 2000 à 99 fin 2003 - du nombre d'agents temporaires est programmée pour les quatre années à venir.

20. Le tableau 5, qui analyse l'évolution des recrutements selon leur modalité, montre que 71 % de ceux-ci ont été faits par une procédure de type de concours externe au sens du statut, mais les procédures n'ont pas toujours été appliquées avec la rigueur nécessaire (point 15).

21. Les départs d'agents aboutissent à un taux de rotation du personnel (AT, AA et AL) de 14 % en moyenne annuelle, ce taux étant dû pour moitié à une fin de contrats et pour l'autre moitié à leur rupture du fait, essentiellement, des agents concernés.

22. Aux fins de l'audit, les agents ont été classés en deux catégories:

- les agents chargés d'activités de support (agents de support) c'est-à-dire, des activités qui assurent la continuité du fonctionnement de la Fondation (par exemple, services d'administration, de comptabilité, de secrétariat, etc.);

- les autres agents dits opérationnels qui contribuent directement à la réalisation des objectifs de la Fondation.

23. En moyenne, 70 % des agents A sont à considérer comme opérationnels. Toutes catégories confondues, 60 % des agents de la Fondation pourraient être considérés comme opérationnels.

24. Le tableau 6 décrit l'évolution des coûts associés au personnel ainsi que les dépenses de fonctionnement. L'évolution des dépenses salariales sur la période 1997-2000 a augmenté de 9,7 % par personne en moyenne alors que les effectifs ont diminué de 2,7 %. Le contraste entre les taux de croissance est attribuable en partie à la dérive des salaires provoquée par les hausses inéluctables de rémunération telles que l'adaptation au coût de la vie, les augmentations dues à l'ancienneté, etc.

25. Pour appréhender la relation entre l'activité de la Fondation et l'évolution de son personnel et des coûts associés, cette dernière a été comparée à celle du montant des crédits opérationnels (Titre III) qui ont été effectivement dépensés (crédits de l'année et crédits reportés) au cours d'une année.

26. Cette comparaison suggère que la Fondation a gagné en productivité depuis 1997. Cette constatation est corroborée par le fait que les dépenses relatives au Titre III, qui regroupe les dépenses liées à la réalisation des objectifs de la Fondation, croissent plus vite que celles relatives aux titres I et II, Personnel et fonctionnement.

Conclusion

27. Même si depuis sa création la Fondation n'a pu embaucher les effectifs prévus par son budget dans le tableau des effectifs, elle a pu y suppléer par le recrutement d'AA et d'AL, et par le recours à des intérimaires.

28. Pour recruter ses agents temporaires, la Fondation suit dans la majorité des cas, un modèle de recrutement externe similaire à celui préconisé par les institutions mais celui-ci devrait être appliqué avec plus de rigueur (point 15).

29. En termes de productivité globale de son personnel, la situation de la Fondation est plutôt satisfaisante. Il serait peut-être souhaitable que pour les postes relevant d'activités de support et d'activités opérationnelles nécessitant des qualifications de type administratif, elle s'associe avec les institutions et les autres organismes décentralisés pour effectuer ses recrutements sur une base la plus large possible. Par ailleurs, la Fondation devrait veiller à améliorer son système d'information et de gestion en matière de personnel.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 10 octobre 2001.

Par la Cour des comptes

Jan O. Karlsson

Président

(1) JO L 131 du 23.5.1990, p. 4.

(2) En application de l'article 11, paragraphe 3, du règlement (CEE) n° 1360/90 du Conseil, les comptes détaillés de la totalité des recettes et des dépenses de la Fondation pour l'exercice budgétaire 2000 ont été établis le 9 avril 2001 et ensuite transmis au conseil de direction de la Fondation, à la Commission et à la Cour des comptes, cette dernière les ayant reçus le 17 avril 2001. La version abrégée de ces états financiers est présentée dans les tableaux annexés au présent rapport.

(3) Tous les tableaux de ce rapport ont été calculés sur les valeurs les plus exactes possibles des données utilisées. Pour la présentation des chiffres, ceux-ci ont été arrondis, ce qui peut donner l'apparence d'erreurs de calcul. Un tiret indique une valeur inexistante ou nulle et 0,0 indique une valeur inférieure au seuil d'arrondi.

(4) JO L 206 du 23.7.1998, p. 1.

TABLEAUX 1 À 6

Tableau 1

Exécution budgétaire

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Tableau 2

Compte de gestion des exercices 2000 et 1999

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Source:Tableau élaboré par la Cour des comptes à partir de données établies par la Fondation.

Tableau 3

Bilan financier aux 31 décembre 2000 et 31 décembre 1999

Source:Tableau élaboré par la Cour des comptes à partir de données établies par la Fondation.

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Tableau 4

Évolution du personnel

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AT: Agents temporaires.

AA: Agents auxiliaires.

AL: Agents locaux.

Tableau 5

Analyse de la variation des effectifs

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Tableau 6

Évolution des effectifs et des coûts associés

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Réponses de la fondation

Exécution budgétaire et comptes

7. Le conseil de direction de la Fondation n'a pu se réunir pour procéder à l'approbation du programme de travail et du budget 2000 que le 15 février 2000, le caractère tardif de cette approbation a eu pour corollaire le report de la conclusion de nombreux contrats dans le courant de l'année. Dans le souci de réaliser des gains de productivité et conformément à la recommandation de la Cour, le conseil de direction a été invité à tenir une troisième réunion exceptionnelle en novembre 2000 afin d'approuver le programme de travail et le budget 2001 avant le début de l'exercice financier. Cette pratique a eu un effet salutaire sur l'exécution du budget en 2001, et la Fondation a décidé de s'y conformer à l'avenir.

8. Les reports non automatiques pour 2000 mentionnés au point 8 ne concernent pas des fonds repris au titre III, mais bien des fonds mentionnés au titre IV, Dépenses assignées et ont été occasionnés par le transfert à l'agence EFIL de Dublin de la présidence ainsi que de l'administration financière et technique du Service commun de soutien SI2.

États financiers et comptabilité

10-11. En raison du manque de personnel, la Fondation a décidé de renoncer au développement du système général de grand livre, elle est par conséquent contrainte de continuer à utiliser l'"ancien" système général de grand livre, Cubic, jusqu'à ce qu'une alternative soit disponible.

La Fondation a adopté un projet visant à remplacer le logiciel CUBIC par un logiciel standard commercialisé sous l'appellation BOB, permettant l'intégration complète des comptes budgétaires et généraux au moyen d'une passerelle logicielle avec SI2, et offrant une liaison avec le logiciel bancaire. Ce système a d'ores et déjà été implémenté par deux autres membres du système commun de soutien.

Contrôles internes

12. Conformément à son projet de développement des ressources humaines, la Fondation a l'intention de recruter un contrôleur financier interne au cours de l'exercice financier 2002. Il est prévu, en vue de garantir son indépendance, que ce contrôleur financier interne sera séparé de l'unité Finances et affaires juridiques et ne devra rapporter qu'au directeur. Cette mesure permettra à la Fondation de satisfaire deux exigences imposées par la Cour des comptes, à savoir le renforcement du système de contrôle interne d'une part et la limitation des compétences du comptable d'autre part.

Gestion du personnel

14. Depuis sa fondation en 1994, la Fondation a assuré la gestion de son propre personnel, la Commission ayant prêté son assistance dans un premier temps et assumé un rôle de supervision, en particulier pour le recrutement initial qui s'est déroulé à Bruxelles. Au fil des années, il a été procédé, en consultation avec les services compétents de la Commission et le comité du personnel de la Fondation, à l'adoption d'un ensemble complet et cohérent de décisions et de règles régissant les divers aspects de la gestion du personnel pour les catégories de personnel actives au sein de la Fondation. Ces règles et décisions ont fait l'objet de mises à jour régulières, réalisées de manière correcte, dont les résultats ont été publiés sur notre réseau interne à l'intention de tous les collaborateurs de l'Agence, de sorte que le besoin de les "formaliser dans le cadre d'un document unique" n'est jamais apparu.

15. Les procédures de recrutement appliquées sont totalement conformes au statut du personnel applicable et au règlement propre à la Fondation dans ce domaine. La Fondation continuera certainement à améliorer sa politique en cette matière selon les nécessités et les possibilités, c'est pourquoi la fonction Personnel de la Fondation a été renforcée en 2001 par l'embauche d'un agent spécifiquement chargé de la gestion administrative des procédures de recrutement. Il n'est pas certain qu'une comparaison avec les pratiques de recrutement de fonctionnaires permanents au sein d'institutions telles que la Commission soit réellement opportune, étant donné que notre agence ne dispose d'aucun fonctionnaire permanent (point 28).

Conclusion

29. Dans le passé, l'absence d'un système informatique intégré de gestion du personnel a accru la marge d'erreur en ce qui concerne la mise en oeuvre des procédures relatives au personnel. La Fondation a décidé par conséquent d'adopter la base de données SIC, logiciel standard adopté par la Commission pour la gestion des données relatives au personnel, y compris des missions et congés. Le déploiement de SIC nécessitera également de passer du système actuel, basé sur des documents traditionnels, à la gestion électronique des missions (au moyen de "SIC-mission", qui sera opérationnel à la fin de 2001) et des congés (au moyen de "SIC Congés" qui sera opérationnel au début 2002), ce qui aura pour conséquence d'accroître notre efficacité en ce qui concerne la gestion du personnel.