Proposition de DÉCISION DU CONSEIL relative à la position de la Communauté au sein du Conseil conjoint UE-Chili concernant le règlement intérieur du Conseil conjoint

(présentée par la Commission)

EXPOSÉ DES MOTIFS

L'accord-cadre de coopération entre la Communauté européenne et ses États membres, d'une part, et la république du Chili, d'autre part, entré en vigueur le 1er février 1999, institue un Conseil conjoint. Conformément à l'article 34 dudit accord, le Conseil conjoint doit arrêter son règlement intérieur.

La Commission transmet au Conseil une proposition de décision du Conseil concernant la position de la Communauté et des États membres sur le règlement intérieur joint en annexe, en vue de l'adoption d'une décision du Conseil conjoint.

Proposition de

DÉCISION DU CONSEIL

relative à la position de la Communauté au sein du Conseil conjoint UE-Chili concernant le règlement intérieur du Conseil conjoint

LE CONSEIL DE L'UNION EUROPEENNE,

vu le traité instituant la Communauté européenne,

vu la proposition de la Commission,

considérant que l'article 34 de l'accord-cadre de coopération entre la Communauté européenne et ses États membres, d'une part, et la république du Chili, d'autre part, dispose que le Conseil conjoint institué par ledit accord arrête son règlement intérieur,

DÉCIDE:

d'adopter le projet de décision joint en annexe en tant que position de la Communauté au sein du Conseil conjoint UE-Chili.

Fait à Bruxelles, le

Par le Conseil

Le Président

Projet de

DÉCISION DU CONSEIL CONJOINT

institué par l'accord-cadre de coopération entre la Communauté européenne et ses États membres, d'une part, et la république du Chili, d'autre part, du 21 juin 1996

RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU CONSEIL CONJOINT

LE CONSEIL CONJOINT,

vu l'accord-cadre de coopération entre la Communauté européenne et ses États membres, d'une part, et la république du Chili, d'autre part, signé à Florence le 21 juin 1996, ci-après dénommé "l'accord", et notamment ses articles 33 à 37,

considérant que ledit accord est entré en vigueur le 1er février 1999,

A ARRÊTÉ LE RÈGLEMENT INTÉRIEUR SUIVANT:

Article premier - Présidence

1. La présidence des réunions du Conseil conjoint est exercée à tour de rôle par un représentant de la présidence du Conseil de l'Union européenne et par un représentant de la république du Chili.

Article 2 - Réunions

1. Le Conseil conjoint se réunit au niveau ministériel, à intervalles réguliers, et lorsque les circonstances l'exigent, si les parties en conviennent.

2. Chaque session du Conseil conjoint se tient en un lieu convenu d'un commun accord entre les parties.

3. Le Conseil conjoint se réunit sur convocation conjointe de ses secrétaires.

Article 3 - Représentation

1. Les membres du Conseil conjoint peuvent se faire représenter s'ils sont empêchés d'assister à une réunion.

2. Un membre qui souhaite être représenté doit communiquer le nom de son représentant au président avant la réunion à laquelle il sera représenté. Le représentant d'un membre du Conseil conjoint exerce tous les droits de ce membre.

Article 4 - Délégations

1. Les membres du Conseil conjoint peuvent être accompagnés de fonctionnaires. Avant chaque réunion, le président du Conseil conjoint est informé de la composition prévue de la délégation de chaque partie ainsi que du nom du chef de la délégation.

Article 5 - Secrétariat

1. Un fonctionnaire du Secrétariat général du Conseil de l'Union européenne et un fonctionnaire de la Mission diplomatique de la république du Chili auprès de l'Union européenne exercent conjointement les fonctions de secrétaires du Conseil conjoint.

Article 6 - Documents

1. Lorsque les délibérations du Conseil conjoint se fondent sur des documents écrits, ces documents sont numérotés et diffusés par les deux secrétaires comme documents du Conseil conjoint.

Article 7 - Correspondance

1. Toute correspondance adressée au Conseil conjoint ou à son président est transmise aux deux secrétaires du Conseil conjoint.

2. Les deux secrétaires veillent à ce que la correspondance soit transmise au président du Conseil conjoint et, s'il y a lieu, à ce qu'elle soit diffusée aux autres membres du Conseil conjoint en tant que document visé à l'article 6. La correspondance diffusée est envoyée au Secrétariat général de la Commission, aux Représentations permanentes des États membres de l'Union européenne et à la Mission diplomatique de la république du Chili auprès de l'Union européenne.

2. Toute correspondance émanant du président du Conseil conjoint est envoyée aux destinataires par les secrétaires respectifs et, s'il y a lieu, diffusée en tant que document visé à l'article 6 aux autres membres du Conseil conjoint, à l'adresse indiquée au paragraphe précédent.

Article 8 - Ordre du jour des réunions

1. Les secrétaires du Conseil conjoint établissent un ordre du jour provisoire de chaque réunion, sur la base des suggestions des parties. Celui-ci est transmis par le secrétaire correspondant aux destinataires visés à l'article 7, au plus tard 15 jours avant le début de la réunion. L'ordre du jour provisoire comprend les points pour lesquels une demande d'inscription est parvenue à l'un ou l'autre des secrétaires au plus tard 21 jours avant le début de la réunion, étant entendu que ces points ne seront inscrits à l'ordre du jour provisoire que si les documents d'accompagnement ont été transmis aux secrétaires au plus tard à la date d'envoi de cet ordre du jour. Le Conseil conjoint adopte l'ordre du jour au début de chaque réunion. Un point autre que ceux qui figurent à l'ordre du jour provisoire peut être inscrit à l'ordre du jour avec l'accord des deux parties.

2. En accord avec les parties, les délais indiqués au paragraphe 1 peuvent être réduits afin de tenir compte des exigences d'un cas particulier.

Article 9 - Procès-verbal

1. Le projet de procès-verbal de chaque réunion est établi conjointement par les deux secrétaires, le plus tôt possible.

2. En règle générale, il indique pour chaque point de l'ordre du jour:

- les documents soumis au Conseil conjoint;

- les déclarations qui, à la demande d'un membre du Conseil conjoint, doivent figurer au procès-verbal;

- les propositions et recommandations qui ont été faites, les déclarations ayant fait l'objet d'un accord et les conclusions adoptées sur des points particuliers.

3. Le procès-verbal comprend aussi une liste des membres du Conseil conjoint ou de leurs représentants qui ont participé à la réunion.

4. Le projet de procès-verbal est soumis pour approbation au Conseil conjoint lors de sa réunion suivante. Il peut également être approuvé par écrit par les deux parties. Après son approbation, deux exemplaires authentiques du procès-verbal sont signés par les deux secrétaires et conservés par les parties. Un exemplaire du procès-verbal est transmis à chacun des destinataires visés à l'article 7.

Article 10 - Recommandations

1. Dans les cas prévus aux articles 33 à 36 de l'accord, le Conseil conjoint présente des recommandations ou des propositions avec l'accord des parties. Entre les sessions, il peut, avec l'accord des deux parties, formuler des recommandations ou des propositions par procédure écrite. Une procédure écrite consiste en un échange de notes entre les deux secrétaires, agissant en accord avec les parties.

2. Les recommandations et propositions du Conseil conjoint au sens des articles 33 à 36 de l'accord portent le titre de "recommandations" et de "propositions" respectivement, suivi d'un numéro d'ordre, de la date de leur adoption et d'une description de leur objet.

3. Les recommandations et propositions du Conseil conjoint sont authentifiées par les deux secrétaires et deux exemplaires authentiques sont signés par les chefs de délégation des deux parties.

4. Les recommandations et propositions sont transmises à chacun des destinataires visés à l'article 7 supra en tant que documents du Conseil conjoint.

Article 11 - Publicité

1. Sauf décision contraire, les réunions du Conseil conjoint ne sont pas publiques.

2. Chacune des parties peut décider de la publication des recommandations et propositions du Conseil conjoint dans ses publications officielles respectives.

Article 12 - Dépenses

1. Chaque partie supporte les dépenses résultant de leur participation aux réunions du Conseil conjoint, en ce qui concerne tant les frais de personnel, de voyage et de séjour que les frais de port et de télécommunications.

2. Les dépenses relatives à l'organisation des réunions, à l'interprétation en séance, à la traduction et à la reproduction des documents sont prises en charge par la partie qui organise la réunion.