Rapport spécial no 9/2001

relatif au programme "Formation et mobilité des chercheurs", accompagné des réponses de la Commission

(présenté en vertu de l'article 248, paragraphe 4, deuxième alinéa, CE)

(2001/C 349/01)

TABLE DES MATIÈRES

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LISTE DES ACRONYMES

FMC Formation et mobilité des chercheurs

DG RECHERCHE Direction générale de la recherche

PCR Programme-cadre de recherche

MCFA Marie-Curie Fellowship Association (Association de bourses de recherche Marie-Curie)

IHP Improving Human Potential programme (programme "Accroître le potentiel humain")

CORDIS Service communautaire d'information sur la recherche et le développement

SYNTHÈSE

I. Le présent rapport analyse la qualité de la gestion, par la Commission, du programme " Formation et mobilité des chercheurs " (FMC) en tant qu'élément du quatrième programme-cadre de recherche (1994-1998). Il est centré sur les procédures de sélection des propositions et sur les systèmes de gestion utilisés pour assurer le suivi des contrats (points 1 à 8).

II. Les procédures suivies dans le cadre de l'évaluation des propositions ont, dans certains cas, manqué de transparence: il n'existait pas de procès-verbaux détaillés des délibérations à l'appui des décisions prises. On a constaté un risque de confusion d'intérêts au niveau de la répartition des propositions entre les évaluateurs (points 9 à 15). La Cour recommande d'améliorer les procédures mises en oeuvre et d'en assurer l'application rigoureuse (point 41).

III. En ce qui concerne l'activité "Réseaux de recherche", certaines organisations n'ont pas respecté les critères d'éligibilité concernant les chercheurs. En effet, des chercheurs ayant déjà bénéficié d'une bourse de la Commission pour réaliser un projet ont été recrutés (points 16 et 17). La Commission devrait procéder à des vérifications comparatives pour éviter que cette situation ne se renouvelle (point 42).

IV. Des faiblesses ont été constatées au niveau des procédures de détermination des coûts unitaires dans le cadre de l'activité "Accès aux grandes installations". Il apparaît que les fonctionnaires scientifiques de la Commission, et non les responsables financiers, déterminent à eux seuls, avec les contractants, les coûts d'utilisation journaliers des installations (point 21). Les responsables financiers devraient être consultés avant que l'on ne convienne des coûts d'utilisation et ces consultations devraient être documentées (point 44). En outre, l'examen à mi-parcours n'a pas été réalisé au moment opportun (point 22). Il devrait être effectué en fonction de la durée réelle du contrat (point 45).

V. La part des propositions retenues pour l'octroi des bourses Marie-Curie varie considérablement selon la procédure de soumission choisie par le candidat à la bourse (point 24). La gestion des bourses Marie-Curie devrait être entièrement confiée au service en charge du programme FMC, dans lequel des améliorations notables ont été opérées en matière de gestion (point 46).

VI. La Commission ne vérifie pas systématiquement l'application de tous les critères qu'elle a définis pour les euroconférences, les cours pratiques et les écoles d'été. Elle ne dispose en outre d'aucune information sur les contributions versées par d'autres entités dans le cadre de ces manifestations (points 29 et 30). Les procédures devraient être modifiées de manière à garantir la réalisation de ces vérifications (point 49).

VII. Les résultats de l'enquête effectuée montrent que les bénéficiaires/contractants se disent dans l'ensemble satisfaits du service fourni par la Commission (points 32 à 36).

INTRODUCTION

Activités de recherche dans le domaine de la formation et de la mobilité des chercheurs

1. L'objectif de la Communauté en matière de recherche, tel qu'il est défini à l'article 163 du traité, est de "renforcer les bases scientifiques et technologiques de l'industrie de la Communauté et de favoriser le développement de sa compétitivité internationale". La stratégie communautaire dans le domaine de la recherche et du développement technologique est définie dans des programmes-cadres et mise en oeuvre par la Commission au moyen de programmes spécifiques. La mise en oeuvre du quatrième programme-cadre de recherche (4e PCR)(1) (1994-1998) est toujours en cours; le cinquième programme-cadre(2) (1998-2002), quant à lui, a été lancé suite à la décision du Parlement européen et du Conseil du 22 décembre 1998. La "stimulation de la formation et de la mobilité des chercheurs" faisait partie des quatre activités prévues par le quatrième programme-cadre de recherche (4e PCR). À ce titre, une enveloppe de 792 millions d'euros lui a été attribuée prélevée sur le budget global du 4e PCR, qui s'élevait à 11879 millions d'euros (tableau 1). Le Conseil a arrêté une décision(3) concernant "un programme spécifique de recherche, de développement technologique et de démonstration dans le domaine de la formation et de la mobilité des chercheurs".

Tableau 1

Ventilation, par activité, des crédits alloués au quatrième programme-cadre

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Source:

Commission européenne.

Objectifs et budget du programme FMC

2. Le programme FMC comporte trois domaines d'activités interdépendants (réseaux de recherche, accès aux grandes installations de recherche et formation par la recherche), auxquels s'ajoutent des mesures d'accompagnement destinées à améliorer la communication des chercheurs entre eux et avec l'industrie, à encourager les jeunes chercheurs et à diffuser les résultats et les réalisations du programme.

3. Les réseaux de recherche permettent aux chercheurs d'au moins cinq équipes de recherche représentant un minimum de trois pays d'unir leurs efforts dans le cadre d'un projet de recherche commun et de constituer ainsi des groupes capables d'effectuer des recherches de haute qualité. L'activité "Accès aux grandes installations" porte sur des grandes installations dont le caractère unique ou exceptionnel dans la Communauté, le coût élevé d'implantation et d'entretien ainsi que l'importance pour la recherche justifient pleinement un effort substantiel au niveau communautaire. L'accès à ces installations est financé dans la mesure où les chercheurs d'autres pays peuvent obtenir un accès à des installations qui leur étaient antérieurement inaccessibles. L'objectif de l'activité "Formation par la recherche" (rebaptisée par la suite "Bourses Marie-Curie") est de donner la possibilité à des chercheurs européens de se former ou de se spécialiser en dehors de leur pays d'origine.

4. Les mesures d'accompagnement sont mises en oeuvre pour contribuer aux objectifs du programme, c'est-à-dire la promotion de la mobilité et de la formation des chercheurs; en même temps, elles sont l'instrument approprié pour la diffusion d'informations sur les conditions et les modalités de participation aux différentes activités du programme et pour la diffusion de ses résultats. Il s'agit, en particulier, des euroconférences, des cours de formation pratique et des écoles d'été.

5. Le programme FMC est géré par une unité de la DG "Recherche" composée de quatre services, qui comptait, au 31 décembre 1999, un total de 59 agents.

6. Le budget alloué aux quatre principales activités du programme a été modifié suite à l'adhésion de l'Autriche, de la Finlande et de la Suède. Le tableau 1 indique la répartition de l'enveloppe budgétaire entre ces activités. Le montant total des engagements et des paiements relatifs à chaque exercice figure dans le tableau 2. L'analyse de ces chiffres permet de constater un faible taux d'exécution des crédits de paiement au cours des premières années du 4e PCR.

7. Le tableau 3 indique la part du budget du programme FMC utilisée pour couvrir les dépenses administratives et de personnel de 1995 à 1999. La décision du Conseil prévoit que ces dépenses ne pourront dépasser 5,6 % du budget global. On peut constater que la Commission a respecté cette disposition.

Tableau 2

Exécution des crédits budgétaires - Formation et mobilité des chercheurs

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Source:

Commission européenne.

Tableau 3

Formation et mobilité des chercheurs - Dépenses administratives et de personnel

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Source:

Commission européenne.

L'audit de la Cour

8. L'audit a été centré sur l'analyse des systèmes de gestion appliqués par les services responsables de la mise en oeuvre du programme, tant au niveau de la Commission que des contractants, ainsi que sur l'examen de la qualité de l'administration de ces systèmes. Le principal objectif d'audit était d'évaluer l'efficacité et l'efficience du programme FMC. L'audit a comporté l'examen des procédures de sélection des contrats ainsi que le suivi des insuffisances relevées dans un précédent rapport de la Cour concernant la recherche(4). Dix audits sur place ont été réalisés dans six pays de la Communauté. Ils ont porté sur 51 contrats concernant 19 bénéficiaires du programme. Enfin, les audits sur place, combinés à une enquête par correspondance, ont permis de recueillir des informations sur les contractants/bénéficiaires participant au programme et sur le degré de satisfaction concernant les services fournis par la Commission.

SÉLECTION DES PROPOSITIONS

Approche d'audit et résultats globaux

9. L'audit a porté sur des propositions soumises dans le cadre d'appels à propositions spécifiques afin de déterminer si les procédures écrites ont été correctement appliquées et si les processus de sélection ont été véritablement transparents. Les propositions sont présentées par des organisations et des particuliers des États membres et des États associés. La part de propositions retenues varie d'un domaine à l'autre et d'un appel à l'autre.

10. Toute proposition introduite est, dans un premier temps, examinée par deux à cinq experts évaluateurs (experts chargés des premières évaluations, connus sous le nom de "Primary reviewers") sélectionnés par la Commission. Une note globale préliminaire qui, en principe, correspond à la moyenne des notes données par chaque expert évaluateur, est ensuite attribuée à chaque proposition. Dans un deuxième temps, les experts se réunissent (et constituent un panel d'évaluation) pour examiner les résultats des évaluations. À ce stade, la note globale préliminaire peut être modifiée conformément aux procédures écrites applicables en la matière. La liste définitive des propositions retenues par le panel d'évaluation est présentée à la Commission. Dans les cas examinés par la Cour, les délibérations sur la base desquelles la liste définitive est établie ne figurent pas dans le compte rendu sommaire des réunions. La décision finale de sélection des propositions relève de la Commission.

11. Dans la pratique, les modalités d'évaluation des propositions diffèrent quelque peu selon les quatre actions du programme. Des déficiences ont été constatées dans tous les domaines, les constatations étant que les décisions des experts évaluateurs ne sont motivées dans aucun document et que les experts ont été chargés de l'évaluation de propositions dans lesquelles ils étaient impliqués; dans plusieurs cas, un expert a participé à l'évaluation d'une proposition qui concernait son employeur/association.

Réseaux de recherche

12. En ce qui concerne les réseaux de recherche, le classement indiqué dans le compte-rendu sommaire du panel d'évaluation ne correspondait pas aux notes globales individuelles figurant dans le document. L'évaluation des propositions s'est déroulée selon la procédure en vigueur, mais ceci ne se reflète pas totalement dans le compte-rendu dans la mesure où les délibérations du panel ne sont que partiellement documentées. Le compte-rendu rend compte des adaptations apportées par les "Primary Reviewers" afin, le cas échéant, d'assurer la cohérence de leurs scores individuels par rapport à telle ou telle proposition avant la discussion plénière. Mais il ne rend pas compte de l'adaptation ultérieure du score de certaines propositions résultant de la discussion plénière (en panel). Ceci induit effectivement une apparente incohérence entre le classement final, qui résulte des délibérations du panel, et les scores individuels de certaines propositions. En tout état de cause, il s'agit d'un certain manque de rigueur dans le compte rendu des délibérations qui n'entache aucunement le résultat de l'évaluation (liste des propositions que le panel propose à la Commission de financer, par ordre de priorité). À la suite des recommandations de ce panel, 13 propositions au total ont bénéficié d'un financement communautaire.

Accès aux grandes installations

13. Concernant l'activité "Accès aux grandes installations", dans 13 cas sur 61, les instructions détaillées qui avaient été explicitement fournies pour le classement des propositions n'ont pas été respectées. Il en résulte que dix propositions ont bénéficié d'un meilleur classement préliminaire que celui qu'elles auraient dû obtenir sur la base des évaluations. Six de ces dix propositions ont été financées. Aucun document ne justifie le classement qu'elles ont finalement obtenu.

Prorogations de contrats

14. Dans ce domaine, le troisième appel à propositions, lancé en 1997, a eu pour effet la présentation, par les contractants existants, de nouvelles propositions servant à demander l'octroi de fonds supplémentaires destinés à favoriser l'accès aux grandes installations. Parmi ces propositions, 38 ont été retenues. En lieu et place de nouveaux contrats, des avenants aux contrats existants ont été établis et signés pour ces propositions, afin d'en prolonger la durée et d'augmenter la contribution financière initiale. Cette politique avait pour objectif d'utiliser intégralement les crédits disponibles. La Commission devrait veiller à ce qu'une telle situation ne se reproduise plus, et demander à son service juridique de rendre un avis écrit sur les procédures qu'il convient d'appliquer. En outre, ces contrats ont fait apparaître deux types de chevauchement. Le premier est lié à la durée des contrats: des périodes de un à neuf mois couvertes par le premier contrat ont été considérées comme faisant également partie de la période de prorogation des contrats. Cette pratique a permis d'éviter la signature de "nouveaux contrats" après la clôture du 4e PCR. Le deuxième type de chevauchement constaté porte sur l'octroi de fonds supplémentaires: dans certains cas, des déclarations de coûts couvrant des périodes relevant des contrats initiaux ont été financées par les fonds supplémentaires accordés pour couvrir des périodes ultérieures. Cette situation n'est pas imputable aux contractants mais est due à une erreur d'interprétation du contrat de la part des services concernés de la Commission. Le montant total versé aux contractants pendant la durée du contrat était correct, mais, en raison de l'erreur d'interprétation susmentionnée, certaines sommes ont été payées prématurément.

15. En ce qui concerne l'analyse des propositions introduites en 1995 et en 1997, qui correspondent aux contrats susmentionnés, la Cour a constaté que, dans 27 cas sur 38, au moins un des experts chargé de l'évaluation de la proposition introduite pour la première période avait également été chargé de réaliser celle de la proposition introduite pour la seconde. Dans l'un de ces cas, ce sont les deux mêmes experts qui ont procédé à l'évaluation des propositions introduites respectivement en 1995 et en 1997 (en 1997, un troisième expert leur a été adjoint). L'analyse des rapports annuels relatifs à ces contrats couvrant les années 1996 à 2000 a permis de constater que dans 11 cas, l'un des évaluateurs était lié au contractant. Dans sept cas, l'évaluateur faisait partie du comité de sélection des utilisateurs mis en place par le contractant et, dans quatre autres cas, l'évaluateur était un utilisateur de l'installation et, par conséquent, un bénéficiaire du financement octroyé par la Commission. Dans un cas en particulier, les deux évaluateurs de 1997 étaient des utilisateurs des installations qu'ils allaient évaluer respectivement en 1997 et en 1998, ainsi qu'en 1997 et en 1999. De fait, ces évaluateurs ont bénéficié de l'accès subventionné à l'installation en question en 1997 pendant les quatre semaines correspondant plus ou moins à la période au cours de laquelle les évaluations ont été effectuées. L'un d'eux a dû s'absenter pour participer au panel d'évaluation à Bruxelles. Tous ces cas sont susceptibles de déboucher sur des confusions d'intérêts, que les procédures de la Commission devraient permettre d'éviter.

CONTRÔLE DE LA GESTION DES CONTRATS

Réseaux de recherche

16. Dans le cadre de l'activité "Réseaux de recherche" (également appelée "réseaux de formation par la recherche"), les coûts relatifs aux chercheurs visiteurs doivent répondre à différentes conditions, dont les deux suivantes:

a) le chercheur doit être engagé sur une base temporaire et pour une durée déterminée à partir de la date d'entrée en vigueur du contrat;

b) le chercheur ne doit pas être originaire du même pays que le contractant qui l'engage et il ne doit pas avoir exercé son activité habituelle dans ce pays pendant 18 des 24 mois précédant son recrutement.

17. Les audits sur place ont permis de constater que certains chercheurs avaient déjà bénéficié d'une bourse et étaient déclarés comme chercheurs visiteurs dans le réseau de recherche, bien qu'ils aient passé jusqu'à 36 mois dans la même organisation avant d'être recrutés. Ces chercheurs n'étaient donc pas éligibles au statut de chercheurs visiteurs.

18. Dans le cadre des audits sur place et de l'enquête, les contractants ont souvent exprimé les difficultés que leur posait le recrutement des chercheurs pour un projet. Bon nombre avaient mal interprété les instructions et avaient cru devoir se limiter à diffuser les offres sur le site Internet Cordis, ne recevant que de rares candidatures. En outre, de nombreux contractants, et pas seulement ceux participant à l'activité "Réseaux de recherche", se sont montrés critiques envers le site Internet Cordis. Ils le trouvent trop chargé et d'utilisation peu aisée; bon nombre d'organisations ont simplement évité de l'utiliser dans toute la mesure du possible.

Accès aux grandes installations

19. Le contrat type relatif à l'activité "Accès aux grandes installations" prévoit la répartition des coûts éligibles au financement communautaire en deux catégories qui doivent apparaître dans les déclarations de dépenses, à savoir: les frais de voyage et les indemnités de séjour des chercheurs, d'une part, et les coûts d'utilisation de l'installation, d'autre part.

20. Les frais de voyage et les indemnités de séjour peuvent être comptabilisés dans les coûts du contrat, conformément aux règles et aux procédures habituelles du contractant. Lorsque les systèmes mis en place par le contractant ne sont pas satisfaisants, il est donc extrêmement difficile de vérifier le bien-fondé de ces frais puisque la Commission ne prévoit aucune exigence minimale à cet égard. Dans certains cas, aucun justificatif à l'appui des dépenses n'était disponible. En outre, le fait de ne pas vérifier les déclarations des utilisateurs des installations, qui certifient que leur organisation d'origine ne leur a pas remboursé leurs frais de voyage et de séjour, a entraîné des cas de double financement. Une conséquence directe de cette situation a été le lancement d'une procédure disciplinaire à l'encontre d'un professeur d'université.

21. Dans le cadre de la plupart de ces contrats, la Commission et le contractant ont convenu d'un coût d'utilisation journalier des installations, exprimé en écus. Le risque de change auquel la Commission s'exposait était donc limité et l'examen des déclarations de dépenses s'en trouvait simplifié, puisque les taux avaient été déterminés à l'avance. Néanmoins, aucun élément probant n'attestait que les agents scientifiques avaient consulté des responsables financiers pour déterminer les coûts d'utilisation. Ces derniers représentant une part importante des fonds utilisés (dans certains cas jusqu'à 95 % du montant du contrat, la contribution maximale de la Commission étant de deux millions d'écus), il faut impérativement les calculer de manière équitable et exacte. Les règles applicables en la matière prévoient qu'il doit être procédé au calcul de tous les coûts d'utilisation journaliers conformément aux principes comptables relatifs au coût historique. Les contrôles ont permis de constater que, même si la plupart des contractants avaient déclaré leurs frais réels lors de la détermination des coûts d'utilisation, quelques-uns s'étaient fondés sur des calculs incorrects. S'agissant d'un contrat relevant du Centre commun de recherche, par exemple, le calcul des coûts d'utilisation journaliers reposait en fait sur des estimations et le contrat prévoyait donc des coûts d'utilisation dépassant de 30 % les coûts évalués selon le principe du coût historique. La DG "Recherche" enquête actuellement sur ce cas.

22. Des examens à mi-parcours sont prévus pour l'ensemble des contrats relevant de ce domaine lorsqu'ils ont une valeur supérieure à un million d'euros. Ces examens ont été réalisés en 1998 pour la totalité des contrats indépendamment de leur valeur. Pour les contrats dont la réalisation a débuté en 1998, les examens sont intervenus trop tôt, bon nombre d'entre eux n'étant opérationnels que depuis deux ou trois mois, et n'ont consisté qu'en simples évaluations des demandes d'accès. Pour d'autres contrats arrivant à échéance en 1998, ils ont eu lieu trop tard puisqu'il n'était plus possible d'améliorer les points critiqués avant le terme du contrat. Les seuls contrats pour lesquels la date de ces examens convenait étaient les 38 ayant fait l'objet d'une prorogation (points 14 et 15).

Formation par la recherche (bourses Marie-Curie)

Suivi des observations antérieures

23. Depuis le précédent rapport de la Cour consacré à ce domaine, des efforts ont été déployés pour améliorer la gestion de cette activité. L'une des principales critiques concernait l'absence de suivi de la part de la Commission lorsque les boursiers ne fournissaient aucun rapport scientifique. Des progrès considérables ont été enregistrés dans ce domaine, les paiements étant subordonnés à la réception des rapports et des lettres de rappel étant automatiquement adressées par la Commission aux contractants qui ne lui ont pas transmis le leur.

Décentralisation de la sélection et de la gestion des bourses Marie-Curie

24. Les bourses Marie-Curie ne s'adressent pas exclusivement aux candidats participant au programme FMC; ceux qui participent à des appels à propositions spécifiques concernant des programmes thématiques spécifiques relevant du quatrième programme-cadre peuvent également en bénéficier. L'analyse des évaluations des bourses Marie-Curie a fait apparaître que la part des demandes retenues dans le cadre du programme FMC, d'une part, et des programmes thématiques, d'autre part, diffère considérablement. Dans un cas, l'écart était tel qu'un candidat aurait eu trois fois plus de chances d'obtenir une bourse dans le cadre d'un programme spécifique que dans le cadre du programme FMC.

Retenues opérées sur les bourses Marie-Curie

25. Il a été constaté que le prélèvement de l'impôt sur le revenu sur l'allocation versée aux boursiers Marie-Curie différait selon les pays, voire selon les régions fiscales à l'intérieur d'un même pays. Le manque d'harmonisation des pratiques appliquées dans les différentes régions fiscales d'un pays complique l'établissement, par la Commission, de l'allocation mensuelle pour chaque boursier séjournant dans le pays concerné et entraîne des écarts notables entre les montants nets perçus par les boursiers dans ces pays.

"Marie Curie Fellowship Association" (association des bourses de recherche Marie-Curie)

26. L'association des bourses de recherche Marie-Curie ("Marie Curie Fellowship Association", MCFA) a été créée en novembre 1997 sous la forme d'une association internationale sans but lucratif de droit belge. Comme l'indiquent ses statuts, ses objectifs consistent:

a) à soutenir l'avancée des sciences en Europe;

b) à faire en sorte que les bourses Marie-Curie soient plus clairement identifiables;

c) à promouvoir et à asseoir la réputation des bourses Marie-Curie;

d) à favoriser les contacts et les échanges d'informations entre les membres de l'association;

e) à instaurer une interface structurée entre les boursiers et le monde de la recherche, y compris celui de l'industrie;

f) à développer et à favoriser la dimension internationale des bourses Marie-Curie;

g) à faire en sorte que le grand public apprécie et comprenne mieux les sciences.

27. La contribution de la Commission à la MCFA (tableau 4), financée sur les fonds du programme FMC, représente la quasi-totalité des ressources de l'association.

Tableau 4

Aides de la Commission à l'Association des bourses Marie-Curie

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Source:

Commission européenne.

28. L'audit effectué auprès de la MCFA a montré que les contrôles faisaient cruellement défaut au niveau de la gestion. Aucune procédure financière n'étant prévue en matière d'éligibilité des dépenses, toutes les dépenses encourues ont inévitablement été déclarées éligibles au financement de la Commission. En outre, une part non négligeable des fonds versés par la Commission n'a pas toujours été dépensée de manière efficace.

Mesures d'accompagnement

29. Dans les contrats types relatifs aux euroconférences, aux cours pratiques ainsi qu'aux écoles d'été, il est demandé aux organisateurs de respecter un certain équilibre en sélectionnant des chercheurs âgés de 35 ans au plus, issus de régions moins favorisées, et d'encourager la participation de femmes chercheurs et de chercheurs provenant du secteur industriel. Dans leurs déclarations de dépenses, les organisateurs doivent uniquement attester que les participants aux conférences sont âgés de moins de 35 ans; aucun autre élément probant n'attestait donc que le respect de tous les autres critères avait été systématiquement vérifié.

30. Les audits sur place ont permis de constater que la Commission n'est pas la seule source de financement de ces conférences et que, dans bon nombre de cas, d'autres parrainages ont eu lieu. Néanmoins, aucune mesure n'a été prise pour garantir que la totalité des parrainages et des contributions n'excède pas le coût total de la manifestation.

Contrôles sur place effectués par la Commission

31. De 1996 à 1999, la Commission n'a effectué aucun contrôle financier sur place concernant le programme FMC, que ce soit par l'intermédiaire de ses agents ou de contractants externes. Pendant la première phase d'un programme, celui-ci doit impérativement faire l'objet d'un minimum de vérifications pour assurer que le contractant applique les procédures appropriées et que ces procédures et les objectifs sont réalistes.

RÉSULTATS DE L'ENQUÊTE

32. Au cours de la période allant du mois de septembre au mois de décembre 2000, un total de 1896 questionnaires a été envoyé aux contractants participant au programme FMC. Ces questionnaires ont été adressés, sur la base d'un échantillonnage aléatoire, à toutes les catégories de contractants et de bénéficiaires dans tous les États membres et les États associés aux programmes-cadres. Le nombre de contrats examinés et leur montant figurent au tableau 5. Le nombre de réponses reçues s'est élevé à 1372 (soit 72,36 %). Le tableau 6 présente une analyse du nombre de questionnaires envoyés et des réponses reçues. L'objectif de ces questionnaires était d'évaluer les performances de la Commission ainsi que l'utilité du programme FMC proprement dit. La première partie des questionnaires devait permettre de collecter des informations sur le degré de participation des contractants et des bénéficiaires aux précédents programmes-cadres et d'établir s'ils prenaient part à d'autres activités relevant du quatrième programme-cadre. Chaque étape de la procédure contractuelle - depuis l'appel à propositions, jusqu'aux procédures de paiement et d'établissement de rapports, en passant par l'élaboration des propositions, leur évaluation, la négociation et la signature du contrat - a fait l'objet de questions pour pouvoir mesurer le degré de satisfaction des contractants et des bénéficiaires. Enfin, il a été demandé à ces derniers s'ils envisageaient de participer au cinquième programme-cadre.

Tableau 5

Récapitulatif selon le type et la valeur des projets FMC ayant fait l'objet d'un audit (sur place/par questionnaire)

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Source:

Cour des comptes européenne.

Tableau 6

Analyse du nombre de questionnaires envoyés et des réponses reçues

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Source:

Cour des comptes européenne.

33. Le tableau 7 présente les principaux résultats de l'enquête. Plusieurs personnes interrogées ont également joint un certain nombre d'observations en annexe à leur réponse, ce qui a permis d'obtenir des informations supplémentaires sur le fonctionnement de la Commission et du programme FMC.

34. L'un des éléments à retenir concerne l'activité "Accès aux grandes installations". Plus de la moitié des contractants et des bénéficiaires interrogés avait déjà passé des contrats dans ce secteur, dans le contexte des programmes-cadres précédents, et la quasi-totalité d'entre eux avait déjà présenté une proposition à l'occasion du cinquième programme-cadre. Il est en outre intéressant de noter que, dans ce domaine, plus de la moitié des réponses font également état d'une participation à d'autres activités relevant du programme FMC.

35. Les résultats montrent que les bénéficiaires sont dans l'ensemble satisfaits du service fourni par la Commission. C'est dans les domaines des appels à propositions et des procédures de sélection que l'indice de satisfaction est le moins élevé (de 44 % à 65 %).

36. Pour les bénéficiaires, les réponses qu'ils ont reçues de la part des agents de la Commission à la suite de leurs demandes d'information constituent le principal motif de satisfaction (de 62 % à 77 %).

Tableau 7

Résultats de l'enquête sur place et par correspondance

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Source:

Cour des comptes européenne.

CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS

Conclusions

Sélection des propositions

37. La transparence des procédures de sélection des propositions n'était pas toujours évidente:

a) la répartition des propositions entre les experts évaluateurs comporte des risques de confusions d'intérêts;

b) il n'existe pas de procès-verbaux détaillés relatant les délibérations sous-tendant les décisions adoptées par les panels.

Contrôle de la gestion des contrats

38. S'agissant des actions de formation par la recherche (bourses Marie-Curie), la Commission a pris d'importantes mesures visant à améliorer la gestion du programme.

39. S'agissant des bourses Marie-Curie, des écarts importants ont été constatés entre le nombre de propositions sélectionnées dans le cadre du programme FMC, d'une part, et des programmes thématiques spécifiques, d'autre part. Cela n'est pas satisfaisant et ne peut que ternir le prestige de ce système de bourses.

40. Le service responsable de la gestion des bourses Marie-Curie dans le cadre du programme FMC est l'exemple parfait d'une unité centralisée qui fonctionne efficacement et de manière efficiente au sein de la Commission.

Recommandations

Sélection des propositions

41. S'agissant des situations évoquées au point 37, les procédures suivantes sont proposées en vue d'améliorer le système d'évaluation:

a) chaque candidature à la fonction d'expert évaluateur des propositions devrait être appréciée, puis faire l'objet d'une décision concernant l'aptitude du candidat à assumer la tâche en question. Cette décision devrait être notifiée au candidat. Les experts demeurant sur la liste devraient être chargés de procéder à des évaluations. L'étape suivante de la sélection devrait être une évaluation du risque de confusion d'intérêts que peuvent présenter la question des instituts d'origine, de l'appartenance à des associations et, dans une certaine mesure, de la nationalité;

b) aucun expert évaluateur ne devrait pouvoir participer à une évaluation lorsque l'organisation dont il est issu a présenté une proposition. Toutes les évaluations devraient avoir lieu dans un même bâtiment et les experts évaluateurs devraient disposer d'un délai déterminé pour examiner chaque proposition. La répartition des propositions entre les experts évaluateurs devrait faire l'objet d'une plus grande attention afin d'éviter tout risque de confusion d'intérêts et de veiller à ce qu'ils possèdent les compétences et les qualifications nécessaires pour apprécier celles qui leur sont confiées. La Commission devrait procéder à un examen plus approfondi des résultats des évaluations, de manière à s'assurer que le classement des propositions est correct;

c) enfin, dans un souci de transparence, l'ensemble des réunions devrait faire l'objet de procès-verbaux détaillés et les débats en amont des décisions devraient être diffusés.

Contrôle de la gestion des contrats

42. Il conviendrait de mettre en place des procédures garantissant que les participants aux réseaux de recherche respectent les critères d'éligibilité. Le principal problème étant le recrutement de chercheurs ayant déjà bénéficié de bourses de la Commission, il devrait être relativement simple d'identifier par recoupement les chercheurs recrutés dans le cadre des réseaux qui sont également enregistrés en tant que boursiers, actuels ou anciens, dans la base de données de l'organisation participante. En outre, la Commission devrait donner davantage d'indications sur les modalités de recrutement des chercheurs dans le cadre des projets, et prendre des mesures pour améliorer la convivialité du site Internet Cordis.

43. S'agissant de l'"Accès aux grandes installations", il est recommandé à la Commission d'inviter les contractants à conserver des justificatifs pour toutes les dépenses encourues. En matière de frais de voyage et d'indemnités de séjour, une déclaration de l'utilisateur attestant qu'il n'a bénéficié d'aucune autre aide financière devrait être exigée.

44. La Commission doit être encouragée à retenir l'approche fondée sur les coûts d'utilisation déterminés dans le cadre des contrats relatifs à l'accès aux grandes installations conclus avec les contractants; cependant, elle devrait s'assurer que les coûts en question sont correctement établis. Il conviendrait de consulter des responsables financiers avant la signature des contrats et de documenter de manière exhaustive ces consultations, et des audits de suivi devraient être effectués pour vérifier l'exactitude des coûts d'utilisation.

45. La Commission devrait effectuer, à l'avenir, ses examens à mi-parcours en fonction de la durée réelle du contrat.

46. La Commission devrait continuer à confier la gestion des bourses Marie-Curie au service actuellement en charge de cette activité dans le cadre du programme FMC. Elle devrait également lui confier la gestion des autres bourses octroyées dans le cadre des programmes spécifiques.

47. Il est souhaitable que la Commission continue de fournir un service de qualité en répondant aux questions des contractants.

48. Si la Commission devait décider de maintenir son aide financière à l'association des bourses de recherche Marie-Curie, elle devrait s'assurer que des contrôles satisfaisants ont été instaurés en matière de gestion, fournir à cette association des lignes directrices claires sur les modalités d'engagement des dépenses et prévoir des plafonds de dépenses dans certains domaines.

49. Si des critères sont prévus, notamment dans le domaine des euroconférences, des cours pratiques et des écoles d'été, la Commission devrait veiller à ce que le contractant présente des documents attestant que ces critères ont bien été respectés. Il est également recommandé à la Commission d'inviter le contractant à présenter, outre les déclarations de dépenses, des déclarations faisant apparaître le montant total obtenu par voie de parrainage et le pourcentage du coût total de la manifestation couvert par ce parrainage. Cela permettrait également d'effectuer une vérification supplémentaire quant à l'exactitude des dépenses déclarées.

50. La Commission devrait prendre des mesures pour que les contractants participant au programme "Accroître le potentiel humain de recherche" fassent l'objet d'un contrôle sur place dans les meilleurs délais.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 19 juillet 2001.

Par la Cour des comptes

Jan O. Karlsson

Président

(1) Décision n° 1110/94/CE du Parlement européen et du Conseil du 26 avril 1994 relative au quatrième programme-cadre de la Communauté européenne pour des actions de recherche, de développement technologique et de démonstration (1994-1998) (JO L 126 du 18.5.1994). Décision n° 2535/97/CE du Parlement européen et du Conseil du 1er décembre 1997 portant deuxième adaptation de la décision n° 1110/94/CE (JO L 347 du 18.12.1997).

(2) Décision n° 182/1999/CE du Parlement européen et du Conseil du 22 décembre 1998 relative au cinquième programme-cadre de la Communauté européenne pour des actions de recherche, de développement technologique et de démonstration (1998-2002) (JO L 26 du 1.2.1999).

(3) Décision n° 94/916/CE du Conseil du 15 décembre 1994 arrêtant un programme spécifique de recherche, de développement technologique et de démonstration dans le domaine de la formation et de la mobilité des chercheurs (1994-1998) (JO L 361 du 31.12.1994).

(4) Voir le chapitre 9 du rapport annuel de la Cour relatif à l'exercice 1994, accompagné des réponses des institutions (JO C 303 du 14.11.1995).

Réponses de la commission

SYNTHÈSE

II. D'une manière générale, les procédures d'évaluation du quatrième programme-cadre donnaient d'amples garanties en matière de transparence. En outre, la présence d'un observateur indépendant constituait une garantie supplémentaire pour la bonne application des procédures.

Dans les cas mentionnés par la Cour, il est vrai que les comptes-rendus n'ont pas toujours reflété, dans le détail, les différentes étapes ayant amené aux délibérations du panel plénier. Cela n'a eu aucun impact sur les résultats de l'évaluation ni sur le financement des projets (points 10 et 37).

Dans le cinquième programme-cadre, l'ensemble de la procédure relative à l'évaluation a été renforcée avec un manuel d'évaluation unique, adopté par la Commission et mis à la disposition de l'ensemble des participants potentiels. En outre, un appel de candidatures ouvert destiné à des experts et une base de données spécialisées commune à tous les programmes ont été mis en place. Enfin, le statut de l'observateur indépendant a été codifié et, pour certaines activités, le système de reporting du panel a été renforcé avec la désignation d'un rapporteur chargé de rédiger la motivation de la décision (points 10-12).

Dans un domaine comme celui de la recherche, caractérisé souvent par une concentration et une interaction d'experts de haut niveau dans des domaines scientifiques de pointe, le risque potentiel de confusion d'intérêts ne peut pas être exclu à priori. Néanmoins, la structure de l'évaluation en deux étapes, et notamment l'analyse de chaque proposition par des pairs, individuellement d'abord, puis de façon consensuelle dans le cadre du panel plénier, assure un équilibre entre les risques potentiels de confusion d'intérêts et la qualité des évaluations. Sous le cinquième programme-cadre, cette procédure a été considérablement renforcée par plusieurs dispositions telles que: la codification du statut de l'expert indépendant ainsi que l'annexion au contrat de chaque évaluateur, de termes de référence, d'un code de conduite et d'une déclaration d'impartialité dûment signée par l'intéressé (points 11 et 37).

III. Les vérifications nécessaires sont en cours afin de clarifier avec les deux organismes concernés les cas mentionnés par la Cour. Les mesures qui s'imposent seront prises (points 17 et 42).

IV. Les services de la Commission chargés de la négociation des contrats portant sur l'accès aux grandes installations, notamment le personnel des unités scientifiques comme des unités administratives et financières concernées, prennent toutes les mesures nécessaires pour garantir un calcul correct du coût unitaire, qui sert de base au calcul des redevances d'utilisation dues par les contractants. Un certain nombre d'audits de contrats d'accès sera réalisé afin de garantir que le système existant de redevances d'utilisation est juste et sain (points 21 et 44).

La Commission a effectué les examens à mi-parcours FMC en prenant en considération la durée effective des contrats d'accès. Elle considère que les études techniques et l'ensemble du processus de suivi et d'évaluation du programme sont extrêmement utiles pour améliorer la gestion des contrats et du programme dans son ensemble et elle a encore renforcé ce processus dans le cinquième programme-cadre (points 22 et 45).

V. Depuis le quatrième programme-cadre, un effort particulier a été fait pour améliorer le système des bourses (par exemple, création d'un guichet unique pour la réception des propositions). Dans le cinquième programme-cadre, des procédures et des critères d'évaluation harmonisés ont été également mis en place. Dans la proposition de la Commission pour le nouveau programme-cadre, l'ensemble des activités lié à la mobilité, y compris les bourses Marie-CurieMarie-Curie, est regroupé dans une seule et unique activité (points 24 et 46).

VI. La Commission vérifie systématiquement les critères liés à l'éligibilité des coûts (âge, nationalité) avant de procéder aux paiements. Les autres critères à promouvoir (représentation géographique équilibrée, parité hommes/femmes, participation des pays les moins développés, représentation des industries), sont vérifiés sur la base des réponses aux questionnaires distribués aux participants (points 29 et 30).

En outre, la Commission va étudier les possibilités d'intégrer les contrôles sur le mécénat dans l'élaboration des règles pour le prochain programme-cadre. (point 49).

VII. La Commission a pris connaissance avec intérêt des résultats de l'enquête sur le programme FMC menée par la Cour auprès des bénéficiaires/contractants. Elle remarque la proportion élevée des réponses et note avec satisfaction leur contenu largement positif pour tous les secteurs du programme FMC (points 33 à 36).

SÉLECTION DES PROPOSITIONS

Approche d'audit et résultats globaux

10. La procédure en deux étapes telle que résumée par la Cour fait correctement apparaître que la première étape constituait une activité préparatoire à l'évaluation finale faite par le panel en session plénière. En ce qui concerne le compte rendu des délibérations du panel, l'essentiel est qu'il reflète correctement le résultat de ces délibérations, à savoir le classement, par ordre de priorité, des propositions que le panel propose à la Commission de financer. Ceci a, en tout état de cause, toujours été le cas, même si dans les cas examinés par la Cour le compte rendu ne donnait pas le détail des délibérations ayant conduit à cet ordre de priorité. Cette situation ne remet pas en question le résultat final de l'évaluation.

11. Sous le quatrième programme-cadre, le système d'évaluation, dont la structure de base était commune à chaque activité, s'adaptait - dans un cadre juridique cohérent - aux particularités des différentes activités (grandes installations, réseaux de formation par la recherche, bourses Marie-Curie, mesures d'accompagnement).

Conformément à ce qui a été dit au point 10, la Commission insiste sur le fait que les délibérations des panels (sessions plénières) ont toujours fait l'objet d'un compte rendu reflétant strictement les décisions finales des panels, même si, dans certains cas, les délibérations ayant conduit à ces conclusions n'étaient pas toujours complètement documentées.

Dans un programme qui couvre l'ensemble des domaines scientifiques nécessitant une évaluation des projets par des pairs, un expert peut être appelé à évaluer des propositions auxquelles son organisme participe sans qu'il y ait confusion directe d'intérêts, notamment quand il s'agit d'organismes de grande taille (par exemple, les grands instituts de recherche nationaux). Dans les cas potentiels de confusion d'intérêts, le mécanisme de la procédure d'évaluation en deux étapes constitue une bonne garantie à ce niveau, d'autant qu'elle s'est trouvée renforcée par plusieurs dispositions du cinquième programme-cadre telles que: la codification du statut de l'expert indépendant et l'annexion au contrat de l'expert de termes de référence, d'un code de conduite et d'une déclaration d'impartialité dûment signée par l'intéressé.

Réseaux de recherche

12. La qualité du reporting des délibérations du panel a fait l'objet d'une attention particulière dans le cinquième programme-cadre avec, notamment, la nomination d'un rapporteur chargé plus particulièrement de s'assurer de la cohérence entre les observations, les scores et le classement final tels qu'arrêtés par le panel.

Accès aux grandes installations

13. Il est vrai que certains évaluateurs ont parfois procédé au classement des propositions sans suivre précisément les lignes directrices figurant dans le manuel d'évaluation relatif aux grandes installations. Néanmoins, le classement final établi par le panel lors de la deuxième réunion respecte scrupuleusement ces lignes directrices (c'est-à-dire que les meilleures notes ne sont attribuées que si les cinq critères ont reçu l'appréciation "élevé"). En fait, la Commission n'a pas tenu compte des évaluations pour garantir la cohérence entre les notes définitives et le classement final établi par le panel. Toutefois, les procédures d'évaluation prévues par le cinquièmeprogramme-cadre sont désormais plus simples à cet égard, car les premiers évaluateurs sont seulement chargés de noter les propositions et non de les classer, le classement n'intervenant que lors de l'examen réalisé par le panel.

Prorogations de contrats

14. Lors de la sélection des propositions dans le cadre du troisième appel à propositions du quatrième programme-cadre, la méthode de l'avenant a été préférée à celle d'un nouveau contrat pour le soutien d'infrastructures bénéficiant déjà d'un contrat au titre du 1er appel à propositions. Cet avenant précisait qu'il ne finançait pas des actions déjà soutenues au titre du contrat initial mais des activités complémentaires (article 3). En conséquence, le chevauchement de période n'aurait du soulever aucun problème potentiel car il ne comportait aucune confusion entre activités soutenues. Pour ce qui concerne l'utilisation des fonds, le même article 3 précisait qu'il ne peut pas y avoir de transfert de ressources entre la contribution supplémentaire et la contribution mentionnées à l'article 3.1 du contrat.

Cependant, il est vrai que le fait d'imputer des coûts au contrat initial et à son avenant dans le même rapport annuel a engendré une certaine confusion pour un petit nombre de contractants et qu'il était malaisé d'établir une distinction claire entre les paiements relatifs au financement initial et au financement complémentaire. C'est la raison pour laquelle ce système, visant pourtant à permettre une plus grande continuité dans la mise en oeuvre technique des contrats d'accès, a été abandonné dans le cinquième programme-cadre.

15. Le manuel d'évaluation consacré aux grandes installations précise que "le président demandera au personnel chargé de la gestion du programme de lui fournir des informations objectives (...) sur la mise en oeuvre des contrats d'accès avec toutes les installations ayant déjà bénéficié d'un financement au titre du présent programme ou d'un programme antérieur et qui ont soumis une proposition dans le cadre de la présente procédure (...), et notamment les résultats d'audits techniques [antérieurs]". En d'autres termes, la connaissance des propositions antérieures et des résultats qu'elles ont obtenus est jugée utile pour une meilleure compréhension des propositions. Dans tous les cas, environ un tiers des experts chargés de l'évaluation doit être renouvelé entre une série d'évaluations et la suivante. Cette règle générale a toujours été suivie pour garantir un renouvellement approprié des compétences au sein du panel.

Le problème des liens entre les candidats et les évaluateurs est très complexe. Le manuel d'évaluation consacré aux grandes installations définit précisément les exemples de "liens directs" entre un évaluateur et un candidat. On évite donc soigneusement ces conflits d'intérêts potentiels. Cependant, certains des onze cas cités par la Cour n'entrent pas dans cette catégorie mais sont considérés comme des "liens indirects". Les cas de "liens indirects" potentiels sont néanmoins aussi très soigneusement examinés, mais ils nécessitent une analyse au cas par cas. Ainsi:

- dans le cas d'évaluateurs faisant office de référents dans un panel de sélection des utilisateurs, on ne considère pas que la relation constitue un lien. Par définition, les membres d'un panel de sélection d'utilisateurs sont invités à agir en tant qu'experts indépendants (comme dans tout système "d'examen par des pairs"),

- dans le cas des utilisateurs, l'évaluation peut être assez difficile. En effet, si un utilisateur "régulier", ou quelqu'un qui a l'intention de devenir un utilisateur, doit être exclu, des utilisateurs qui se sont servis d'une installation dans le passé mais n'ont aucune intention de continuer à l'utiliser peuvent être considérés comme les plus aptes à juger l'installation en question.

Enfin, et c'est important, il faut aussi souligner que plusieurs autres critères sont pris en considération pour réduire au minimum le risque de conflits d'intérêts potentiels. L'un d'entre eux consiste à éviter de désigner des évaluateurs de la même nationalité que le coordinateur de la proposition. Il est évident que, dans un panel multidisciplinaire comme celui qui est considéré, il faut aussi choisir les évaluateurs parmi ceux qui possèdent les compétences nécessaires. En dernier ressort, c'est le panel qui, de manière collégiale, vérifie et examine les cas dans lesquels on soupçonne l'existence de "liens indirects" potentiels.

La Commission convient que les "utilisateurs réguliers" constituent un exemple de lien direct et a déjà signalé ces conflits d'intérêt potentiels à des panels d'évaluation récemment réunis (voir le dernier rapport de l'observateur indépendant sur l'action "Accès aux infrastructures de recherche" du cinquièmeprogramme-cadre, disponible sur l'Internet).

CONTRÔLE DE LA GESTION DES CONTRATS

Réseaux de recherche

17. La Commission a pris bonne note des résultats de l'audit de la Cour et des contacts sont en cours avec les deux institutions concernées afin d'obtenir des informations complètes sur l'éligibilité des chercheurs bénéficiant d'un financement au titre du contrat FMC. La Commission remboursera ensuite les frais uniquement pour les chercheurs désignés conformément aux termes du contrat de réseau FMC et elle procédera, le cas échéant, aux adaptations nécessaires.

18. Le faible nombre d'étudiants dans de nombreuses disciplines scientifiques et les obstacles pratiques à la mobilité transnationale sont deux des nombreux facteurs qui rendent difficile le recrutement de jeunes chercheurs par les réseaux. Ces problèmes, qui ont une portée plus large, sont abordés dans une communication adoptée par la Commission le 20 juin 2001. Ce document traite aussi du problème de la diffusion d'informations sur les postes de recherche vacants en Europe (proposition de portail Internet permettant un accès aisé aux sites intéressants). En outre, il est prévu de lancer une campagne de "sensibilisation" sur les possibilités qu'offrent les réseaux de formation dans le domaine de la recherche et les autres activités du programme, notamment pour les pays associés.

D'une manière générale, il est indispensable qu'il y ait des interactions régulières entre les contractants et la Commission sur différents aspects de la mise en oeuvre des projets. On veillera, de plus en plus, à donner dès le début aux contractants membres de réseaux des informations sur la nomination de jeunes chercheurs, en précisant que la publication de postes sur le site Internet de la Commission n'est qu'une des différentes mesures de publicité à prendre en considération. On continuera également à mettre l'accent sur l'amélioration et la convivialité du site Cordis.

Accès aux grandes installations

20. La Commission convient qu'il peut y avoir des erreurs dans l'imputation des frais de déplacement et de séjour et accepte de formuler des mises en garde appropriées, afin que les contractants vérifient que ces frais n'ont pas déjà été payés par les instituts hôtes des utilisateurs. On tiendra compte de ces observations lors de l'élaboration des nouveaux instruments de financement pour le nouveau programme-cadre.

21. L'adoption de "redevances d'utilisation" nécessite la négociation d'un "coût unitaire", calculé à partir des informations fournies par les contractants au cours de la négociation. Ce calcul est fondé sur les coûts d'exploitation directs annuels de l'installation, sur la base des coûts historiques, et sur le montant total de l'accès fourni sur la même période. Les services de la Commission responsables de la négociation des contrats, et notamment le personnel des unités scientifiques comme des unités administratives et financières, prennent toutes les mesures nécessaires pour que ces calculs soient établis correctement.

Étant donné que le système des redevances d'utilisation était nouveau dans le programme FMC, les procédures de négociation et la documentation correspondante ont fait l'objet d'une description beaucoup plus détaillée dans le cinquièmeprogramme-cadre afin de faciliter la compréhension générale de ce principe comptable.

22. Les grands contrats ont fait l'objet d'une extension (dans certains cas par le biais de modifications ad hoc de la durée du contrat) jusqu'au début du cinquièmeprogramme-cadre (soit au début 2000). Si l'on considère la durée globale, le calendrier des examens à mi-parcours était judicieux. En outre, en travaillant au sein d'un panel spécialement chargé des évaluations à mi-parcours, les évaluateurs pouvaient avoir une vue d'ensemble du programme (tous contrats confondus), ce qui est extrêmement utile pour améliorer la gestion des contrats et de la totalité du programme. Pour ce faire, il a fallu attendre le dernier appel lancé au titre du programme avant de procéder à l'examen. C'est la raison pour laquelle les nouveaux contrats d'"accès transnational" du cinquième programme-cadre prévoient une "vérification technique du projet" (article 22 du nouveau contrat type), car cela permettra de mettre en oeuvre le processus de suivi avec davantage de souplesse et d'efficacité.

Formation par la recherche (bourses Marie-Curie)

Suivi des observations antérieures

23. La Commission se félicite de l'observation de la Cour.

Décentralisation de la sélection et de la gestion des bourses Marie-Curie

24. La Commission est bien consciente de la nécessité de coordonner et d'harmoniser les bourses Marie-Curie. Le quatrième programme-cadre prévoyait un point de soumission unique pour toutes les propositions liées à ces bourses, mais aucune autre mesure de coordination n'avait été mise en oeuvre.

Dans le cinquième programme-cadre, la coordination et l'harmonisation des bourses relevait du programme "Accroître le potentiel humain" et, en particulier, un ensemble commun de procédures d'évaluation, contenant par exemple un seuil minimal pour la qualité des propositions, avait été défini. Toutefois, le montant des ressources budgétaires disponibles au sein des programmes thématiques étant très variable, les taux de réussite des propositions soumises ont aussi été très différents, dans la limite impartie par le respect de la qualité des propositions.

Pour approfondir la coordination et l'harmonisation des bourses Marie-Curie à l'avenir, la Commission a proposé, pour le prochain programme-cadre, de regrouper toutes les bourses Marie-Curie dans une activité d'un programme donné.

Retenues opérées sur les bourses Marie-Curie

25. La Commission est consciente du problème que posent les différences entre les régimes fiscaux appliqués aux revenus des boursiers. Au début du quatrième programme-cadre, elle avait créé un groupe de travail sur le sujet, au sein duquel tous les États membres et tous les États associés étaient représentés. Les conclusions de ce groupe de travail faisaient apparaître une vive hostilité de trois États membres à l'égard d'une initiative législative communautaire visant à créer un statut juridique communautaire équivalent pour les boursiers communautaires. Dans le cadre des travaux sur l'espace européen de la recherche, un groupe d'experts à haut niveau pour l'accroissement de la mobilité des chercheurs réunissant des représentants des États membres a été mis en place par la Commission. Ce groupe a inventorié les obstacles à la mobilité des chercheurs et la fiscalité figurait dans son inventaire. Beaucoup des disparités constatées sur le plan fiscal résultent des différences de statut des boursiers entre les différents États membres. Il est difficile d'aborder des problèmes tels que la fiscalité au niveau communautaire, car la prise de décision doit se faire à l'unanimité et, pour certains États membres, la politique fiscale se trouve au coeur même de la souveraineté nationale. Cette réticence à évoquer les problèmes de fiscalité a été ressentie tout aussi nettement au cours des travaux du groupe à haut niveau.

Ces questions sont également abordées par la Commission dans sa communication intitulée "Stratégie en faveur de la mobilité au sein de l'espace européen de la recherche" [COM(2001) 331 final du 20 juin 2001].

Marie-Curie Fellowships Association (association des bourses Marie-Curie)

28. Les rapports scientifiques et financiers finals de l'association des boursiers Marie-Curie (MCFA) ont été soumis à la Commission, qui procède à leur évaluation. Sur cette base, toutes les mesures nécessaires seront prises. La Commission a déjà annoncé à la MCFA que la mise en place de règles financières et de suivi de gestion améliorées serait une condition sine qua non à l'octroi d'un nouveau financement à l'avenir.

Mesures d'accompagnement

29. La Commission vérifie systématiquement les critères liés à l'éligibilité des coûts (âge, nationalité) avant de procéder aux paiements. Les autres critères à promouvoir (représentation géographique équilibrée, parité hommes/femmes, participation des pays les moins développés, représentation des industries), sont vérifiés sur la base des réponses aux questionnaires distribués aux participants.

30. Il est vrai que, en ce qui concerne les mesures d'accompagnement, il existe des cas dans lesquels la Commission n'est pas la seule source de financement. Dans de tels cas, le contrôle demandé par la Cour, qui visait à établir que le mécénat total ne dépasse pas les coûts totaux, n'aurait vraiment pas pu être effectué systématiquement, au niveau des relevés de coûts réguliers. Pour l'activité correspondante entreprise au titre du cinquième programme-cadre, la Commission a veillé à ce que les relevés de coûts contiennent une exigence de déclaration des coûts totaux et à ce que les contrats excluent tout bénéfice pour les contractants. La Commission a pris note de la déclaration de la Cour et en tiendra compte lorsqu'elle élaborera les règles applicables au prochain programme-cadre.

Contrôles sur site effectués par la Commission

31. La Commission convient qu'il est impératif de procéder très tôt à des contrôles. D'ailleurs, après la période comprise entre 1996 et 1999 examinée par la Cour, la Commission a intensifié ses audits et, ces dernières années, elle a augmenté le nombre d'audits effectués de manière aléatoire.

Dans le cas du programme FMC, trente audits sont en cours ou se sont déroulés pendant le quatrième programme-cadre. Parmi ces trente audits:

- treize ont été clôturés depuis 1999,

- cinq sont en cours,

- douze devraient débuter en 2001.

RÉSULTATS DE L'ENQUÊTE

33. La Commission a pris connaissance avec intérêt des réponses apportées par les contractants aux deux questionnaires de la Cour relatifs au programme FMC. Elle remarque la proportion élevée des réponses et note avec satisfaction leur contenu largement positif pour tous les secteurs du programme FMC.

34. Le fait que des installations dont l'accès fait l'objet d'un financement dans plusieurs programmes successifs apparaissent aussi dans des projets de RDT et des réseaux de coopération est dû à la nature même de l'action "grandes installations", qui concerne des installations uniques ou rares et fournissant des services essentiels aux utilisateurs.

35. La Commission accueille favorablement l'observation de la Cour en ce qui concerne les services fournis aux contractants, et notamment la satisfaction générale à l'égard des procédures relatives aux appels et aux sélections.

36. Les services de la Commission s'efforcent de satisfaire rapidement et efficacement les demandes des contractants et de la communauté de la recherche en général. Pour ce faire, ils utilisent un site Internet spécialisé mis à jour en permanence.

CONCLUSIONS ET RECOMMANDATIONS

Conclusions

Sélection des propositions

37. Dans un domaine comme celui de la recherche, caractérisé souvent par une concentration et une interaction d'experts de haut niveau dans des domaines scientifiques de pointe, le risque potentiel de confusion d'intérêts ne peut pas être exclu à priori. Néanmoins, la structure de l'évaluation en deux étapes, et notamment, l'analyse de chaque proposition par des pairs, individuellement d'abord, puis de façon consensuelle dans le cadre du panel plénier, assure un équilibre entre les risques potentiels de confusion d'intérêt et la qualité des évaluations.

Cette structure a été considérablement renforcée par plusieurs dispositions du cinquième programme-cadre telles que: la codification du statut de l'expert indépendant et l'annexion, au contrat, de termes de référence, d'un code de conduite et d'une déclaration d'impartialité dûment signée par l'intéressé.

Le fait que les comptes rendus ne donnent pas le détail des délibérations ayant conduit au classement par ordre de priorité des propositions que le panel propose à la Commission de financer, ne remet pas en question le résultat final de l'évaluation et n'est pas synonyme de manque de transparence dans les financements correspondants. Voir aussi la réponse au point 41 a), b) et c).

Contrôle de la gestion des contrats

39. Les variations éventuelles dans les taux de succès dans les différents programmes découlent des différentes dotations budgétaires mises à disposition dans les programmes spécifiques mêmes.

Dans le cadre du prochain programme-cadre, la Commission a proposé que l'ensemble des bourses Marie-Curie soit réuni au sein d'une seule activité.

Recommandations

Sélection des propositions

41. a) Si, comme le font remarquer les auteurs du rapport de la Cour des comptes, la question des conflits d'intérêts est importante lorsqu'il s'agit de sélectionner des évaluateurs, elle ne saurait constituer le seul critère à prendre en considération. En effet, les services de la Commission doivent examiner soigneusement les informations fournies sur les experts (CV) pour faire en sorte de ne retenir que les personnes au profil le plus approprié, qui possédent l'expérience et les compétences nécessaires ainsi que d'autres caractéristiques (universitaire/industriel, sexe, nationalité, connaissances linguistiques). L'appel à candidatures ouvert relatif à la sélection d'experts chargés d'évaluer les propositions soumises au titre du cinquièmeprogramme-cadre et l'existence de la base de données d'experts commune à tous les programmes ont déjà accru l'ouverture et la transparence du processus.

b) La protection contre les confusions potentielles d'intérêts fait l'objet de dispositions précises dans le manuel d'évaluation du du cinquième programme-cadre. Elle est notamment assurée par le contrat conclu avec l'expert ainsi que par les termes de référence, le code de conduite et la déclaration d'impartialité signée qui y sont annexés.

Le cinquième programme-cadre prévoit, pour la plupart des programmes et des appels, un lieu centralisé sur lequel les experts devront se rendre pour procéder aux évaluations. Toutefois, si les délais à respecter le permettent et dans la mesure où les questions de confidentialité commerciale ne s'y opposent pas, les propositions peuvent être envoyées aux experts sous forme électronique ou sur papier afin qu'ils effectuent une première évaluation sur leur lieu de travail habituel. Si cette possibilité est utilisée, il y est fait clairement référence dans tous les documents publics d'accompagnement relatifs à l'appel en question. La Commission étudie, pour l'avenir, la possibilité d'utiliser l'évaluation électronique des propositions à distance, comme le font un certain nombre d'autorités nationales. Il est évident que toute évaluation à distance est soumise à des impératifs liés à la confidentialité commerciale et à la nature des propositions évaluées.

c) Depuis le cinquième programme-cadre, des procédures type sont utilisées aux différents niveaux de décision. Les experts examinent les propositions qui leur sont personnellement attribuées et remplissent une fiche individuelle d'évaluation sur laquelle ils indiquent leurs observations et leurs notes. Lorsque tous les experts auxquels des propositions ont été attribuées ont terminé leurs évaluations pour une étape donnée, un panel animé par un fonctionnaire de la Commission se réunit pour examiner les notes données. Lors de cette réunion, les experts tentent de parvenir à un accord sur une note finale pour chacun des groupes de critères et sur une note globale pour la proposition. Ils justifient leurs notes par des observations qui pourront être transmises pour information au coordinateur de la proposition et approuvent un rapport succinct d'évaluation globale qu'ils signent. Dans l'activité "réseaux et accès", un rapporteur, nommé au sein du panel, est désormais chargé de rédiger la motivation de la décision.

Contrôle de la gestion des contrats

42. Dans le cadre de l'activité consacrée au réseau FMC, la Commission avait déjà pris différentes mesures pour faire en sorte que les membres du réseau disposent d'informations convenables sur la gestion financière et administrative du projet de réseau. Pendant la phase de négociation du contrat, tous les coordinateurs de réseau ont été invités à se rendre à Bruxelles pour y débattre de la mise en oeuvre du contrat de réseau et de ses aspects financiers. Lors de ces rencontres, on s'est penché plus particulièrement sur la question des critères d'éligibilité pour les jeunes chercheurs.

La Commission a également fourni aux membres des réseaux des "Lignes directrices pour la préparation des relevés de coûts". Ces lignes directrices constituent un petit guide des règles contractuelles fondamentales relatives aux coûts éligibles et résument notamment tous les aspects relatifs à la nomination de jeunes chercheurs. La Commission a placé tous les documents intéressants sur l'Internet [http://www.cordis.lu/fp5/management/home.html] et va s'employer à rendre le site Cordis encore plus convivial.

43. Les dispositions relatives aux documents d'accompagnement figurant dans le contrat type pour l'accès aux grandes installations dans le cadre du programme FMC ont été améliorées dans le cinquième programme-cadre, et elles comportent désormais "des relevés de la présence dans l'infrastructure de tous les utilisateurs faisant partie des groupes d'utilisateurs bénéficiaires de l'accès au titre du contrat, ainsi que de leur nationalité, de leur lieu de travail et du type d'accès qui leur a été fourni". Les contractants seront invités à accorder une attention particulière aux problèmes potentiels de frais de déplacement et de séjour. Ces éléments seront pris en considération dans le processus actuel d'élaboration des nouveaux instruments financiers du prochain programme-cadre.

44. La Commission a confirmé que le système des "redevances d'utilisation", qui repose sur la négociation d'un "coût unitaire", établi sur la base des coûts d'exploitation annuels de l'installation et du montant correspondant d'"accès" disponible, constitue une bonne méthode de travail. Ce système a été reconduit pour le cinquième programme-cadre et il devrait être maintenu dans le prochain programme-cadre. Les services de la Commission responsables de la négociation des contrats, et notamment le personnel des unités scientifiques comme des unités administratives et financières, prennent toutes les mesures nécessaires pour que ces calculs soient établis correctement. Un certain nombre d'audits de contrats d'accès sera réalisé afin de garantir que le système existant de redevances d'utilisation est juste et sain.

45. La Commission a effectué les examens à mi-parcours FMC en prenant en considération la durée effective des contrats d'accès. Elle considère que les études techniques et l'ensemble du processus de suivi et d'évaluation du programme sont extrêmement utiles pour améliorer la gestion des contrats et du programme dans son ensemble et elle a encore renforcé ce processus dans le cinquième programme-cadre.

46. La Commission a proposé, dans le projet relatif au prochain programme-cadre, que toutes les bourses Marie-Curie soient gérées par une activité donnée, sous la responsabilité d'une direction.

47. Les services de la Commission s'efforcent de continuer à fournir des services fiables et efficaces à leurs contractants et à la communauté scientifique en général, notamment en apportant des réponses rapides et détaillées aux demandes émanant des candidats, des contractants, des utilisateurs et de la communauté scientifique dans son ensemble.

48. La Commission approuve la recommandation de la Cour dans l'hypothèse d'une nouvelle demande de financement émanant de l'association.

49. Depuis le cinquième programme-cadre, ces contrôles sont faits systématiquement.

50. D'une manière générale, la Commission a intensifié ses audits et, ces dernières années, elle a augmenté le nombre d'audits effectués de manière aléatoire. Les mesures en matière d'audit s'appliquent au programme "Améliorer le potentiel humain", après le programme FMC (point 31), comme tous les autres programmes de RDT.