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Bruxelles, le 4.6.2008

COM(2008) 338 final

COMMUNICATION DE LA COMMISSION AU PARLEMENT EUROPÉEN, AU CONSEIL ET À LA COUR DES COMPTES

Synthèse des réalisations de la Commission en matière de gestion pour l'année 2007

COMMUNICATION DE LA COMMISSION AU PARLEMENT EUROPÉEN, AU CONSEIL ET À LA COUR DES COMPTES

Synthèse des réalisations de la Commission en matière de gestion pour l'année 2007

1. Introduction

Le budget de l'UE est un instrument clé pour mettre en œuvre les politiques de l'Union. L'efficacité des dépenses de l'UE est donc susceptible d’influer fortement sur le fait de savoir si l'UE répond aux attentes de ses citoyens. La Commission doit être en mesure de prouver que les fonds publics sont bien ciblés et bien gérés et avoir une attitude transparente pour tous les cas où l’application de normes élevées ne peut être assurée. En vertu de l’article 274 du traité CE, la Commission est responsable de l’exécution du budget de l’UE.

· La mise en œuvre opérationnelle du budget est déléguée aux directeurs généraux, qui sont responsables de la bonne gestion financière des ressources et de la mise en œuvre de systèmes de contrôle effectifs et efficaces. En tant qu'«ordonnateurs délégués», ils font rapport sur l'exercice de leurs tâches sous la forme d'un rapport annuel d'activité (RAA) [1], qui est le principal instrument par lequel ils répondent de leur action devant le Collège. La déclaration d'assurance qui est signée par les directeurs généraux et qui figure dans leur RAA porte essentiellement sur la légalité et la régularité des opérations financières. Au-delà du domaine financier, les RAA font aussi le point sur les résultats de leur action et dressent un tableau complet des systèmes de contrôle interne.

· Il incombe aux directeurs généraux d'informer leur(s) commissaire(s) de toute difficulté qu'ils pourraient rencontrer dans l'exécution de leurs tâches durant l'année; il s'agit d'une obligation qui dépasse les aspects purement financiers. Le contenu des RAA fait l'objet d'une discussion avec le(s) commissaire(s) avant que le directeur général n’appose sa signature à ces rapports.

· En adoptant la présente synthèse, la Commission assume sa responsabilité politique à l’égard de la gestion menée par ses directeurs généraux et chefs de service, en s’appuyant sur les assurances et les réserves que ceux-ci ont formulées dans leurs RAA. Elle met en place les mesures pour remédier à toute faiblesse mise en évidence. La Commission est résolue à accomplir des progrès supplémentaires en vue d'une «déclaration d'assurance» positive de la Cour des comptes européenne et charge ses services de mettre intégralement en œuvre les mesures présentées dans le présent document.

2. Garantir des rapports annuels d’activité de qualité

2.1. Vers une présentation plus claire

Depuis l’introduction des RAA en 2002, des progrès ont été accomplis en ce qui concerne leur qualité et les sujets couverts. Grâce à l’expérience acquise au cours des années écoulées et aux encouragements de la Cour des comptes européenne et du Service d’audit interne, que ce dernier a formulés dans son audit sur le processus d’assurance, des efforts supplémentaires ont été fournis en 2007 afin d’atteindre les objectifs suivants:

· Assurer le suivi des réserves exprimées par le passé. Le Secrétariat général et la DG Budget ont suivi l’évolution de tous les plans d’action visant à lever les réserves formulées par le passé.

· Adapter les stratégies de contrôle aux différents environnements de contrôle.

Les stratégies de contrôle doivent être adaptées à l’environnement de contrôle de chaque activité étant donné qu’elles constituent la base de la déclaration d’assurance et de toute réserve. Afin de présenter les stratégies de contrôle de manière harmonisée dans le rapport annuel d’activité, des modèles de contrôle ont été élaborés et sont utilisés par quasiment tous les services.

· Améliorer la cohérence et la clarté des rapports. Des recommandations plus précises ont été formulées à l’intention des services, qui les ont suivies dans une large mesure, afin d’assurer une approche plus cohérente tant à la Commission que dans les différentes familles de directions générales, suivant en cela l’essentiel des engagements pris dans le rapport de synthèse 2006. Les ordonnateurs délégués sont désormais tenus de publier les indicateurs utilisés pour garantir la légalité et la régularité des opérations effectuées. Les ordonnateurs délégués qui n'ont aucune réserve à formuler concernant les faiblesses mises en évidence par la Cour des comptes dans son rapport annuel ont été invités à en expliquer les raisons dans leurs rapports. Afin de rendre chaque rapport plus complet et plus cohérent sur le plan interne, les ordonnateurs délégués ont également été invités à décrire les «éléments constitutifs» sur lesquels se fonde leur assurance.

2.2. Vers un processus d’examen renforcé

Bien que le directeur général reste seul responsable du rapport annuel d’activité et des réserves éventuellement formulées, le processus au cours duquel les projets de rapport et les réserves sont soumis à l’examen du Secrétariat général et de la DG Budget a également été renforcé:

· À l'instar de ces dernières années, des réunions d'«examen par les pairs» ont eu lieu, organisées par familles de directions générales.

· L’exercice d’ «examen par les pairs» a été étendu pour couvrir les réserves passées que les directeurs généraux comptent lever, et ce afin de veiller à ce que toutes les décisions prises soient dûment fondées et expliquées

· Pour la première fois, l’«examen par les pairs» a également porté sur tous les domaines du budget pour lesquels la Cour des comptes a exprimé son insatisfaction dans ses rapports annuels 2005 et 2006, afin de garantir une réponse cohérente.

· La concordance générale des rapports avec les constatations de la Cour des comptes et les audits internes a été vérifiée, notamment dans les cas où il s'est écoulé un certain temps entre les recommandations et leur mise en œuvre.

2.3. Conclusions

· La Commission constate que des progrès ont été accomplis en ce qui concerne la présentation des RAA, qui est généralement satisfaisante, mais que, sur certains points précis, des améliorations supplémentaires sont possibles.

· En leur qualité de gestionnaires, les directeurs généraux expriment un avis sur la base d'informations figurant notamment dans les travaux d'audit de la Commission ainsi que dans les rapports et les constatations de la Cour des comptes et, le cas échéant, sur la base des résultats des contrôles effectués par les États membres. Alors que la Cour rend un avis d’audit annuel sur les comptes et sur la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes, l'avis des directeurs généraux vise essentiellement à établir si les fonds ont été utilisés aux fins prévues, en tenant compte de la nature pluriannuelle des contrôles.

· Même si l’exercice d’examen par les pairs a été utile, des efforts supplémentaires doivent être faits pour améliorer le processus de RAA dans certains domaines, et notamment pour assurer la concordance entre les services. La pratique de la Cour des comptes consistant à noter les rapports en évaluant dans quelle mesure ils peuvent servir d'éléments probants d'audit a incité les uns et les autres à s’améliorer.

· En vue d'encourager une amélioration supplémentaire, notamment en ce qui concerne la cohérence et la clarté des rapports, le Secrétariat général et la DG Budget prendront contact, chaque année au début du processus, avec les services afin de discuter de l'évolution de la situation en ce qui concerne les réserves formulées dans les RAA précédents. De surcroît, l’«examen par les pairs» organisé actuellement se doublera de réunions bilatérales avec certains services, sélectionnés sur la base des avis émis dans les projets de RAA.

· Le Secrétariat général et la DG Budget fourniront également des orientations supplémentaires afin d’assurer un traitement plus homogène des risques de réputation et d'établir un lien plus clair entre les taux d'erreur, le critère d’importance relative (matérialité) et les réserves.

3. Assurance sur la légalité et la régularité des opérations et réserves formulées par les directeurs généraux

Après avoir examiné les RAA, et en particulier les déclarations signées par chaque directeur général, la Commission note que tous les directeurs généraux ont indiqué qu'ils avaient une assurance raisonnable que les ressources allouées aux activités de leur DG avaient été utilisées aux fins prévues et conformément aux principes de bonne gestion financière et que les procédures de contrôle mises en œuvre donnaient les garanties nécessaires sur la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes. Cependant, certaines déclarations s’accompagnaient de réserves. Les directions générales concernées ont indiqué qu’elles étaient résolues à remédier à ces faiblesses au moyen de plans d'action bien définis. Aucun de ces services n'a conclu que ces faiblesses les empêchaient de fournir une «assurance raisonnable» globale.

Le nombre de réserves formulées en 2007 était légèrement inférieur aux chiffres de 2006 (17 contre 20), ce qui confirme la tendance à la baisse de ces dernières années. Au total, 13 directeurs généraux ont émis des réserves en 2007 (15 en 2006) et quatre d'entre eux en ont exprimé deux. La portée de chaque réserve s'est élargie dans certains cas, couvrant un plus grand nombre d'États membres ou de programmes. Neuf réserves formulées pour 2006 ont été levées, mais onze autres constituaient des réserves récurrentes. La majorité des réserves émises pour 2007 concernait soit la qualité des systèmes de contrôle des États membres, soit des erreurs détectées au niveau des bénéficiaires. Un récapitulatif des réserves formulées pour 2007 figure à l'annexe 2.

3.1. Fonds structurels

Les mesures structurelles constituent l’une des politiques essentielles de l’Union mise en œuvre avec les États membres dans le cadre de la «gestion partagée». Une évaluation détaillée des systèmes de contrôle des États membres a été présentée dans les RAA, précisant la fiabilité qui pouvait leur être accordée. En 2007, les directeurs généraux responsables des Fonds structurels ont convenu que lorsque des défaillances importantes ont été mises en évidence dans des programmes ou des États membres, ils en tiennent systématiquement compte lorsqu’ils calculent si la somme des «montants à risque» atteint le critère d’importance relative, à moins qu’il n’existe des éléments d’audit probants indiquant qu’un plan d’action visant à remédier aux défaillances constatées est mis en œuvre par les autorités nationales et que ce plan d’action produit ses premiers résultats. Cette approche, qui rejoint celle exposée dans le rapport 2006 de la Cour des comptes, renforce les éléments sur lesquels se fonde l’assurance donnée par ces directeurs généraux. Elle a également conduit à une augmentation, par rapport à 2006, du nombre de programmes et d’États membres ayant fait l’objet d’une réserve en 2007:

· En ce qui concerne le Fonds européen de développement régional, le directeur général de la politique régionale a émis une réserve pour dix États membres (République tchèque, Finlande, Allemagne, Grèce, Irlande, Italie, Luxembourg, Pologne, Slovaquie et Espagne) et pour 51 programmes INTERREG. Il a fait de même pour la gestion du Fonds de cohésion dans cinq États membres (Bulgarie, République tchèque, Slovaquie, Hongrie et Pologne).

· En ce qui concerne le Fonds social européen, le directeur général de l’emploi, des affaires sociales et de l’égalité des chances a formulé une réserve pour huit États membres (Espagne, Royaume-Uni, France, Italie, Slovaquie, Portugal, Belgique et Luxembourg).

Plusieurs mesures ont été prises en 2007 et début 2008 afin de clarifier et de renforcer les rôles respectifs des États membres et de la Commission dans le cadre de la gestion partagée.

· La Commission a adressé des recommandations aux États membres sur le bon niveau de corrections à appliquer en cas d’irrégularités liées à la passation de marchés publics dans le cadre de projets cofinancés. Elle a également publié, pour la période 2007-2013, des lignes directrices détaillées sur la procédure d’évaluation de la conformité, sur l’élaboration d’une stratégie nationale d’audit et sur les contrôles par sondage, afin de renforcer l’homogénéité des contrôles effectués par les autorités d’audit des États membres.

· La Commission a adopté une politique consistant à lancer immédiatement une procédure formelle de suspension de paiements et de corrections financières lorsque les audits révèlent des défaillances sérieuses des systèmes. De fait, les paiements ont été suspendus pour 12 programmes en Angleterre en avril 2007. À l’heure actuelle, 54 programmes et 60 projets relevant du Fonds de cohésion font l’objet de procédures formelles de suspension de paiements et de corrections financières. En octobre 2007, la Commission a fourni pour la première fois des données chiffrées globales sur les corrections financières effectuées au niveau national au moyen de retraits de financement et de recouvrements par les États membres [2].

· Pour la première fois, les États membres ont été invités à fournir des résumés annuels des audits et déclarations disponibles dans le domaine de la gestion partagée, en application du règlement financier révisé. Fin avril 2008, tous les États membres (à l’exception de l’Allemagne) avaient présenté, pour le domaine stratégique des actions structurelles, leurs résumés annuels, qui respectaient - entièrement ou pour l’essentiel - les exigences minimales du règlement. Cependant, dans de nombreux cas, l'absence d'analyse globale ou de conclusions a limité leur valeur ajoutée, en raison notamment de la nouveauté de cette exigence. La Commission supervise étroitement le processus de résumés annuels afin de veiller à ce que tous les États membres présentent un résumé et que celui-ci respecte les exigences minimales. Des lettres ont été envoyées en cas de non-transmission et de non-respect et la Commission a engagé une procédure judiciaire contre l’Allemagne.

La Commission convient que les constatations de la Cour des comptes sur les Fonds structurels font état d’un taux d’erreur inacceptable car trop élevé. Son engagement en faveur d’actions en cours ou nouvelles a été formalisé par l’adoption de la «communication sur un plan d'action pour le renforcement de la fonction de surveillance de la Commission dans le contexte de la gestion partagée des actions structurelles» [3]. La Commission présentera au Parlement européen des rapports trimestriels sur l'exécution du plan d’action, et notamment des informations sur les corrections et les recouvrements imposés par la Commission. Par ailleurs, elle lui fournira un rapport sur l'état d'avancement du plan d'action en octobre 2008 et un rapport final en janvier 2009.

La Commission a démontré sa détermination politique à réduire le taux d’erreur et à appliquer la procédure de suspension de paiements et de corrections financières afin de montrer que le budget des actions structurelles est géré rigoureusement.

La Commission est convaincue que l’exigence de résumés annuels responsabilisera davantage les États membres en ce qui concerne leur utilisation des Fonds structurels, pour autant qu’ils appliquent les recommandations visant à améliorer la qualité. Ce processus aidera la Commission à exprimer sa propre assurance.

3.2. Agriculture

Le soutien à l'agriculture et au développement rural est mis en œuvre dans le cadre de la gestion partagée avec les États membres au moyen d'un système global de gestion et de contrôle à quatre niveaux. Ce système forme la base de l'assurance raisonnable donnée par le directeur général de l'agriculture et du développement rural sur la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes dans ce domaine. Les règles de fond régissant l'octroi des aides agricoles relevant tant du FEAGA que du FEADER ont été consolidées et simplifiées. Les paiements directs représentent actuellement quelque 84,5 % de l'ensemble des dépenses du FEAGA et sont gérés et contrôlés par le système intégré de gestion et de contrôle (SIGC). Comme l'a fait valoir la Cour des comptes, il s'agit là d'un système efficace pour limiter le risque d'erreurs ou d'irrégularités dans les dépenses, pour autant qu'il soit appliqué correctement. Il ressort des données statistiques transmises par les États membres en 2007, qui portent sur près de 90 % des dépenses du FEAGA et du FEADER, que le taux d'erreur global pour les dépenses agricoles est inférieur au critère d'importance relative.

Par ailleurs, plusieurs nouveaux instruments sont pleinement opérationnels, pour la première fois, depuis 2007. Il s'agit, notamment, de la déclaration d'assurance à fournir par les organismes payeurs des États membres, du résumé annuel (rapport de synthèse) que doivent présenter les organismes de coordination nationaux et de l'obligation, pour les organismes de certification, de vérifier et de valider les statistiques d'inspection ainsi que les contrôles postérieurs au paiement. Les États membres ont, en général, respecté leurs nouvelles obligations juridiques.

Cette réserve est en vigueur depuis 2002. Si le plan d'action grec a bien donné des résultats, le système d'identification de parcelles agricoles, qui devait être pleinement opérationnel pour la fin 2008, n’a toujours pas été mis en œuvre. Le montant à risque n'atteint pas le seuil du critère d'importance relative, mais la question reste essentielle en raison du risque de réputation pour la Commission.

La deuxième réserve émise par le directeur général de l'agriculture et du développement rural concerne le développement rural. Les premières données fournies par les États membres indiquent que le taux d’erreur pour le développement rural (particulièrement en ce qui concerne les mesures agroenvironnementales) est supérieur à celui d’autres secteurs des dépenses agricoles. Il semble que cela soit dû davantage à la complexité des mesures qu’à des lacunes dans les systèmes de contrôle. La Commission considère, par conséquent, que le risque d’erreur tolérable pourrait être fixé à un niveau supérieur à 2 %. Cependant, en raison de la nature provisoire de ces données, il n'est pas possible d'établir un taux d'erreur exact. On ne saurait donc préciser si le taux d'erreur pour le développement durable est inférieur au critère d'importance relative ou non, raison pour laquelle le directeur général a émis une réserve sur cette question.

La Commission continuera de veiller attentivement à ce que les autorités grecques prennent toutes les mesures nécessaires pour mettre en œuvre le plan d’action relatif au SIGC. Elle a déjà pris des mesures visant à réduire le taux d’erreur dans le domaine du développement rural pour la période de programmation 2007-2013. Par ailleurs, elle examinera les coûts et les avantages des contrôles dans ce domaine, notamment en ce qui concerne les mesures agroenvironnementales, afin de s’attaquer à la question du risque résiduel.

3.3. Actions extérieures

Dans son rapport de 2006, la Cour des comptes indiquait que le fonctionnement des organismes chargés de l’exécution des projets n’était pas satisfaisant et estimait que des efforts supplémentaires étaient nécessaires pour assurer l’efficacité de la mise en œuvre des systèmes et de la surveillance.

Le directeur général de l’Office de coopération EuropeAid, chargé de l’aide extérieure, a pris un certain nombre de mesures pour renforcer sa stratégie de contrôle. Le nombre d’audits, passé de 7 à 50 entre 2006 et 2007, a considérablement augmenté, notamment en ce qui concerne la vérification des dépenses d’aide des organisations internationales. Au total, 650 procédures d’audit avaient été lancées à la fin de l’année. De nouveaux cahiers des charges relatifs à la vérification des dépenses dans le cadre des contrats de subvention ainsi qu’aux audits financiers et de systèmes lancés par la Commission ont été publiés. Ils contribuent à renforcer et à systématiser davantage les contrôles portant sur les principaux domaines à risques recensés par la Cour des comptes. Convaincu que le système de contrôle permettait de réduire efficacement les risques, le directeur général n’a pas formulé de réserve.

Ces dernières années, la Commission a pris un certain nombre de mesures pour renforcer la traçabilité et la visibilité des fonds de l’UE acheminés par les Nations unies et par d’autres bailleurs de fonds multilatéraux, notamment des lignes directrices améliorées en matière de visibilité, davantage de missions de vérification, des exigences plus détaillées en matière de rapports à fournir et une meilleure analyse de la conformité des normes de contrôle financier des Nations unies.

La Commission continuera de renforcer sa stratégie de contrôle dans le domaine de l’aide extérieure et d’approfondir à la fois sa réflexion sur le coût des contrôles et son dialogue avec la Cour des comptes.

Elle poursuivra par ailleurs ses actions en faveur d’une plus grande transparence vis-à-vis des bénéficiaires finaux, pour autant que les règles relatives aux données personnelles et aux exigences de sécurité soient appliquées.

Dans le cadre de ses efforts, la Commission continuera de mieux exploiter les résultats des audits et de les partager avec la famille RELEX.

Elle continuera de suivre et d’améliorer la mise en œuvre des accords-cadres portant sur les procédures financières et contractuelles signées, notamment, avec certaines agences des Nations unies [4] ainsi qu’avec la Banque mondiale [5].

3.4. Préadhésion

PHARE

Dans le cadre du système de gestion décentralisée étendue (EDIS), la Commission confère des pouvoirs de gestion aux organismes de mise en œuvre du pays bénéficiaire. Les actions de suivi ont montré qu’il était possible que deux organismes de mise en œuvre du programme PHARE en Bulgarie aient conclu des contrats et effectué des paiements irréguliers. Les paiements ont été suspendus et une réserve a été émise sur ce point, qui présente un risque pour la bonne gestion financière et porte préjudice à la réputation de la Commission.

La Commission a communiqué 25 mesures correctives qui doivent être prises par les autorités bulgares pour remédier aux faiblesses constatées dans les systèmes de contrôle. Des contrôles ciblés sur place seront effectués en 2008. Des actions énergiques seront menées pour éviter que des insuffisances analogues soient constatées ultérieurement dans d’autres pays.

SAPARD

La Cour des comptes est parvenue à la conclusion que la situation du programme SAPARD en 2006 n’était pas satisfaisante. La direction générale de l’agriculture, responsable de ce programme, assure de près le suivi des conclusions de la Cour des comptes. Elle a toutefois estimé que les critères d’importance relative nécessaires pour émettre une réserve pour 2007 n’étaient pas remplis.

3.5. Politiques internes

Recherche

· Les directions générales chargées de la recherche avaient émis une réserve pour 2006 sur le cinquième programme-cadre en raison d’erreurs commises dans les évaluations des coûts des bénéficiaires. Il n’y a toutefois plus de réserve pour 2007 étant donné que ce programme est en voie d’extinction et que le poids relatif des paiements effectués est moins important. En outre, conformément au plan d’action pour le cinquième programme-cadre, les résultats des audits ont continué de faire l’objet d’un suivi rigoureux par l’émission d’ordres de recouvrement.

· En ce qui concerne le sixième programme-cadre, les directions générales ont défini une stratégie d’audit commune pour la période 2007-2010. Cette stratégie vise à évaluer la légalité et la régularité des opérations sur la base de résultats d’audit représentatifs (échantillon défini de façon aléatoire) et à réduire le taux d’erreur en décelant et en corrigeant celles-ci dans les déclarations de coûts des plus grands bénéficiaires, et en complétant la procédure par un échantillon fondé sur une analyse des risques. Le lancement complet de cette stratégie a eu lieu en 2007 et 377 audits ex post ont été réalisés. 2007 a été la première année de mise en œuvre de la stratégie pluriannuelle et celle de l'élaboration du processus d’extrapolation des résultats d’audits aux contrats n’ayant pas fait l’objet d’un audit conclus avec le même bénéficiaire. Dans ce contexte et compte tenu des taux d’erreur supérieurs à 2 %, les services ont décidé d’assortir la déclaration d’assurance de cette année d’une réserve quant à la précision des demandes de remboursement au titre du sixième programme-cadre.

· En ce qui concerne le septième programme-cadre, des appels de propositions ont été lancés et, jusqu’à présent, seuls des préfinancements ont été effectués. D’importantes mesures ont été prises afin de réduire le risque d’erreur: des «procédures convenues» ont été élaborées, exigeant des auditeurs chargés de la certification qu'ils exécutent un ensemble contraignant de procédures et fournissent un rapport suivant un modèle obligatoire. Les contrôles ex ante sont renforcés en introduisant la possibilité de procéder à une certification d’audit ex ante en ce qui concerne la méthode comptable du bénéficiaire. Aucune réserve n’a été formulée.

La Commission a déployé des efforts considérables pour améliorer sa gestion des fonds de recherche dans le cadre juridique et financier applicable. Bien que les directeurs généraux aient émis des réserves quant au sixième programme-cadre, l’un des objectifs majeurs de la stratégie d’audit pluriannuelle commune est de ramener le niveau de risque global en dessous du seuil de tolérance.

De plus, les services poursuivront la mise en œuvre du septième programme-cadre afin qu’il puisse tirer pleinement profit de la simplification assurée par le nouveau cadre juridique.

Justice, liberté et sécurité

Deux réserves ont été formulées pour 2007 en ce qui concerne la mise en œuvre, dans le cadre d’une gestion partagée, du Fonds européen pour les réfugiés. La première porte sur la prolongation d’une réserve émise en 2006, relative à des faiblesses constatées dans les systèmes de contrôle de la gestion de ce fonds en Italie. Il incombe principalement aux autorités italiennes de trouver une solution à ce problème et la direction générale suit attentivement ce dossier. Il convient de noter que, si le montant à risque concerne un pourcentage important du budget alloué à l’Italie, son incidence sur le montant total du budget JLS pour 2007 est limitée.

En outre, la direction générale a fait savoir que sa législation sectorielle applicable au Fonds européen pour les réfugiés II ne constituait qu’une base limitée pour les activités de suivi et de surveillance et que le suivi reposait en grande partie sur la propre stratégie de contrôle de la Commission (missions de suivi et évaluation des systèmes de contrôle). Étant donné qu’en 2007, aucun contrôle sur place n’a été effectué dans 14 États membres, le directeur général a décidé d’émettre une réserve en raison de son assurance limitée concernant le FER II dans ces États membres.

La Commission prendra des mesures pour renforcer son assurance quant à la gestion du Fonds européen de réfugiés II par les États membres en 2008. Sur la base d’une analyse des risques, des visites supplémentaires seront effectuées dans les États membres et des orientations complémentaires leur seront fournies. Un nouvel acte de base couvrira le Fonds européen pour les réfugiés III pour la période 2008-2013 et apportera des solutions aux problèmes posés par le fonds précédent.

Autres domaines politiques

La direction générale de l’environnement a rencontré des difficultés liées aux demandes de remboursement et a formulé une réserve en raison du pourcentage croissant d’erreurs décelées dans le cadre des contrôles ex post.

Deux autres réserves, déjà émises en 2006, ont été maintenues pour 2007:

· Le directeur général de la DG Entreprises et industrie a formulé une réserve étant donné que deux bénéficiaires de subventions concernés par la normalisation européenne utilisent des systèmes de déclaration des coûts inappropriés.

· Le directeur général des affaires économiques et financières a formulé une réserve en raison d’une éventuelle défaillance du système de contrôle interne d’un organisme externe chargé de la gestion centralisée indirecte.

Des mesures ont été prises en 2007 dans chacun de ces domaines. En 2008, ces mesures seront poursuivies avec détermination afin, notamment, de mieux informer les bénéficiaires, de simplifier les règles énoncées dans les nouveaux cadres juridiques ou les contrats et de renforcer le contrôle de la Commission.

La Commission a chargé ses services de prendre toutes les mesures nécessaires pour que ces réserves puissent être levées dès que les problèmes sous-jacents auront été résolus.

Communication

Dans son rapport annuel d’activité pour 2006, la direction générale de la communication a émis une réserve en raison de défaillances constatées dans le système de contrôle interne. Ce problème a été résolu par la mise en place d’un contrôle ex post centralisé. L’unité chargée de ce contrôle n’ayant pu commencer à travailler qu’à partir de novembre 2007, le directeur général a toutefois décidé de maintenir sa réserve pour 2007.

Éducation et culture

Le directeur général de l’éducation et de la culture a levé sa réserve formulée antérieurement sur les agences nationales en anticipant les résultats d’un système de contrôle révisé mis en œuvre en 2007 à la suite de l’adoption d’une nouvelle législation. Ce système repose sur des déclarations d’assurance ex ante délivrées par les autorités nationales. Cette année, la direction générale a annoncé un taux d’erreur supérieur à 3 % en ce qui concerne les projets ayant fait l’objet d’un audit, mais elle a précisé qu’on ne pouvait extrapoler ces résultats car l’échantillon d’audit était essentiellement fondé sur une analyse des risques: le problème n’a donc pas été jugé essentiel. La direction générale a également poursuivi ses efforts pour obtenir la validation de son système local de comptabilité par le comptable.

La Commission a chargé la DG Éducation et culture d’assurer la mise en œuvre efficace de la stratégie de contrôle et d’éliminer tous les obstacles qui subsistent à la validation de son système local de comptabilité.

Statistiques

La réserve formulée par Eurostat en 2006, liée à l’absence d’assurance quant à la régularité des paiements versés à certains instituts nationaux de statistiques, a été levée étant donné que des mesures correctives ont été prises en 2007, notamment des vérifications ex ante renforcées, ce qui a fourni une assurance raisonnable au directeur général quant à la régularité des paiements effectués cette année-là. Ses services s’emploient actuellement à résoudre des problèmes liés aux années précédentes.

3.6. Administration

Il est essentiel que la Commission dispose de systèmes informatiques appropriés et fiables pour mener à bien la quasi-totalité de ses activités. Bien que de nouveaux bâtiments aient été loués pour héberger les centres de données, le directeur général de la DG DIGIT a toutefois jugé nécessaire de maintenir sa réserve émise auparavant sur les infrastructures des bâtiments en raison de l’inadéquation d’une partie des infrastructures qui hébergent actuellement le site principal ainsi que le site d’appui à Luxembourg. Bien que des améliorations aient été apportées au bâtiment et que ce risque ait été géré efficacement en 2007, la Commission estime qu’il convient de réduire davantage le risque qui pèse sur la continuité des activités et l’intégrité des données.

En 2008 et 2009, la Commission poursuivra la mise en œuvre de sa stratégie pluriannuelle dans le domaine informatique afin d’assurer des infrastructures sûres, fonctionnelles et appropriées pour les centres de données et de télécommunications de la Commission.

3.7. Conclusions

· La Commission charge ses services d’adopter des mesures énergiques pour s’attaquer aux causes des réserves formulées dans les RAA de 2007 et suivra attentivement les progrès réalisés en accordant une attention particulière aux réserves récurrentes.

· Un dialogue régulier entre commissaires et directeurs généraux sur les questions de gestion constitue un élément majeur de la chaîne de responsabilité. Ce dialogue est particulièrement important dans le cas de réserves récurrentes et dans les domaines où la Cour des comptes a relevé des faiblesses. La Commission charge les directeurs généraux confrontés à de telles situations d’informer régulièrement leur(s) commissaire(s) des derniers développements ou progrès réalisés.

· La mise en œuvre du plan d’action pour le renforcement de la fonction de surveillance de la Commission dans le contexte de la gestion partagée des actions structurelles, présenté en février 2008, constitue une priorité majeure pour la Commission et doit être effectuée dans les délais.

· La Commission encourage les États membres à fournir des déclarations nationales annuelles volontaires, qui pourraient donner aux directeurs généraux un «élément constitutif» supplémentaire sur lesquels fonder leur assurance.

· Comme il est essentiel de s’attaquer aux causes des erreurs commises, les services de la Commission fourniront des orientations et prendront d’autres mesures nécessaires pour réduire le risque d’erreur.

· La Commission déploiera également les efforts nécessaires pour démontrer l’efficacité de ses contrôles. Son système comptable fait actuellement l’objet d’une refonte afin de pouvoir, dès 2008, rendre compte de manière exhaustive de la correction des erreurs par la Commission, notamment celles qui sont liées à des paiements effectués au cours des années précédentes.

· Enfin, la Commission poursuivra ses travaux sur l’efficacité des contrôles par rapport aux coûts et sur le risque résiduel. Une communication sur ce sujet sera publiée à l’automne 2008 et devrait constituer une base solide pour promouvoir la notion de risque tolérable en tant qu’instrument permettant de juger de l’efficacité de la gestion du risque dans les programmes communautaires.

4. Autres thèmes mis en évidence dans les rapports annuels

4.1. Application du droit européen

Les lois ne prennent vraiment tout leur sens que si elles sont correctement appliquées et mises en œuvre. En 2007, la Commission a présenté une communication ambitieuse visant à minimiser les risques dans ce domaine et proposant des mesures afin d'améliorer l’application du droit communautaire [6]. Il s'agira à cet égard d'intensifier la coopération entre les États membres et la Commission en vue de prévenir les problèmes, de faire face aux difficultés avec une plus grande efficacité et de résoudre plus rapidement les infractions constatées. Il conviendra également de mieux intégrer les questions de mise en œuvre et de contrôle de l'application de la conception des lois à l'évaluation des résultats, en passant par le processus d'adoption. Il est impératif, dans l'intérêt des citoyens et des entreprises, de clarifier les défis posés par la mise en œuvre de la législation afin d'améliorer cette dernière et de réaliser les objectifs du programme «mieux légiférer» tels que la simplification et l'allègement des charges administratives.

4.2. Conservation des ressources halieutiques

Dans un rapport spécial [7], la Cour des comptes a fait valoir que les systèmes actuels de contrôle, d'inspection et de sanction concernant les règles de conservation des ressources halieutiques communautaires devaient être considérablement renforcés pour atteindre l’objectif d’une exploitation durable des ressources. La Commission partage l’analyse de la Cour. Tout d'abord, elle encourage les États membres à appliquer les mesures provisoires qui ont été proposées sur une base volontaire. En parallèle, elle s’emploiera à élaborer des propositions ambitieuses visant à réformer la politique européenne de contrôle: l’état actuel des stocks halieutiques montre qu’il est primordial de renforcer l'efficacité des systèmes de contrôle, d'inspection et de sanction et de les harmoniser.

La Commission est déterminée à assurer la pérennité des ressources halieutiques, qui ne peut être garantie que par une action menée à l’échelle européenne. Elle proposera, en octobre 2008, un règlement du Conseil relatif à la refonte et à la modernisation du système de contrôle de la politique commune de la pêche. Un engagement sans réserve de la part des États membres est nécessaire pour lui permettre d’atteindre ses objectifs.

4.3. Sécurité

Les audits réalisés par les délégations de la CE ont révélé des faiblesses au niveau de la sécurité de l’information, des systèmes de transmission et de la sécurité physique. La mise en œuvre des plans d’action progresse.

Outre les mesures de sécurité de routine axées sur les personnes, les bâtiments et les technologies de l’information sur ses principaux sites, la Commission portera une attention accrue à la sécurité de ses délégations.

5. Conclusion générale

La Commission considère que, compte tenu des limites décrites dans les rapports annuels d'activité de 2007, les systèmes de contrôle interne en place fournissent une assurance raisonnable quant au fait que les ressources allouées à ses activités ont été utilisées aux fins prévues et conformément aux principes de bonne gestion financière. Elle estime également que les procédures de contrôle mises en place donnent les garanties nécessaires sur la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes pour lesquelles la Commission engage sa responsabilité générale, en vertu de l'article 274 du traité CE.

Elle reconnaît toutefois que des efforts supplémentaires sont nécessaires pour remédier à un certain nombre de faiblesses, en particulier celles qui ont été mises en évidence dans les réserves formulées par les ordonnateurs délégués et celles relatives à des volets budgétaires que la Cour des comptes n'a pas jugés satisfaisants.

Annexes:

Annex 1: Human Resources management and other management issues

Annex 2: Reservations 2003-2007

Annex 3: 2007 Synthesis multi-annual objectives

Annex 4: Executive and regulatory agencies

Annex 5: Report on negotiated procedures

Annex 6: Summary of waivers of recoveries of established amounts receivable in 2007

Annex 7: Compliance with payment time-limits and suspension of time-limits

Annex 1:

Human Resources Management and other management issues

1. Human Resources Management

· Ethics

In a global context where ethical behaviour and ethics in general are becoming increasingly important, the need for a clearer and simpler framework of standards and guidelines arose. These issues have now been addressed in a communication on 'Enhancing the Environment for Professional Ethics in the Commission' dated 5 March 2008 [8]. The main goal of this initiative is to refresh awareness and provide better guidance on professional ethics in the Commission.

Furthermore, as part of the European Transparency Initiative, a study on ethics for public office-holders [9] was commissioned to compare ethical rules for Commissioners and for leaders of other EU institutions and their counterparts in all the Member States, the USA and Canada. The results of this study show that the Commission standards compare favourably.

The Commission is conscious that continued effort is nonetheless needed in the years to come to foster the ethics culture that it has developed and ensure that the rules are applied on the ground. In order to benefit from external views, the Commission intends to broaden the mandate of its ad hoc Ethical Committee and request it to give an opinion on the advisability of revising the Code of Conduct of Commissioners.

· Screening of Human Resources of April 2007

In April 2007, the Commission presented its "screening" of its human resources and committed itself to maintain stable staffing for the period 2009-2013 (after all enlargement-related personnel are integrated) and to meet new staffing needs in key policy areas exclusively through redeployment. The report also contained an analysis of the Commission's overheads. It was welcomed by the Parliament, and an update was provided by end April 2008.

The Commission's willingness to explore all rationalisation scenarios that could improve performance and trigger efficiency gains was expressed in the report, especially in the field of communication, crisis management and external relations. These areas have been subject to a more in-depth analysis.

– In the area of external relations, it has been decided to reallocate internally 100 posts of officials to the new priority countries and policy fields.

– As regards crisis management, the Commission presented at the beginning of 2008 a communication entitled "Reinforcing the Union's Disaster Response Capacity" [10]. It puts forward specific measures to be implemented by the end of 2008 to meet the growing challenges posed by natural and man-made disasters.

– In the area of communication, the Commission is considering freeing up a fraction of the posts currently devoted to communication activities and to redeploy them to the Representation Offices, to corporate communication activities and to the general Commission redeployment pool. To deliver on this objective, the Commission intends to take several measures which could be based on the following: link communication strategy more closely to political priorities; reduce the number of general communication priorities to make them more focused; develop partnerships with the Member States; organise secondment of staff to Representations; develop communication skills of staff and align human resources in communication activities to real needs.

· Integrated human resources strategy

The Commission continued its efforts to put in place a strategically aligned human resource management aimed at a shift from focusing on rights, obligations, rules and compliance to a more strategic approach with a focus on results, added-value and benefits for the Commission. This will enable the human resources function to gradually become a key player in the Commission, actively contributing to formulating organisational strategy and ensuring its implementation.

· IT tools

The administration has worked on the development of new integrated IT tools for more efficient management of human resources and of the related individual financial entitlements.

· Recruiting and retaining permanent staff

The administration has instituted various measures to improve staff management and recruitment, in particular by devising a professionalisation programme and by increased cooperation with EPSO.

· Recruitment of citizens from enlargement countries

Several services pointed to difficulties in recruiting certain EUR10 profiles as permanent staff, notably IT and financial staff and translators for certain languages. Certain competitions completed by EPSO in 2007 indeed failed to yield the expected number of successful candidates. Priority also had to be given to more generalist competitions, in order to achieve optimum use of EPSO recruitment capacity. Although the list of successful candidates covered 70 % of the Commission's recruitment needs, there were major variations between competitions, nationalities and profiles (ranging from 7 to 100%). As in 2006, the Commission attained the overall recruitment targets for nationals from EU-10 and EU-2 Member States in 2007. From 2004 to 2007 well above 3 000 posts have been filled by nationals from the enlargement countries. The monitoring mechanism which the Commission had put in place during 2006 for EU-10 recruitment was maintained and improved in 2007 and contributed largely to this achievement. The Commission is on a very good path to meet the various recruitment targets set in the context of EU-10 and EU-2 enlargements.

2. Other management issues

· The internal control framework in the Commission

An effective and efficient internal control system requires management to address the question of risk and to focus control resources on areas where risk is greatest, while ensuring adequate control of all activities. The Commission adopted in October 2007 a communication on the revision of the Internal Control Standards and Underlying Framework [11], which set out 16 revised internal control standards for effective management to replace the set of 24 standards put in place in 2000. The aim of the revised standards is to strengthen the basis of the annual declaration of assurance of the Directors-General by analysing how effective the control system is in practice.

The Commission also reported on its Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework [12] and concluded that most of the "gaps" have been filled. Work will be completed in 2008 and the first impact report will be issued in early 2009.

· Financial management

In 2007, DG Budget complemented and consolidated its accounting modernisation. The Accounting Officer’s report on the verification of local systems at the end of 2007 noted improvements compared to 2006, mainly in the development of the knowledge of accrual accounting and ABAC systems. However, two services' systems were not validated, although the risk to the accuracy of the Commission's accounts as a whole is not considered material.

The modernisation of the European Development Fund (EDF) accounts, which are separate from the accounts of the General Budget, aims to transfer the management functionality for EDF projects to DG AIDCO's local system while keeping the EDF accounts on an accrual basis in ABAC. While the developments of the central ABAC component were largely completed and tested according to plans in 2007 the project has experienced a succession of postponements, due in particular to the need for DG AIDCO to complete the developments necessary for CRIS to comply with the accrual accounting rules for the General Budget. The accounting officer validated the local system in early 2008. The implementation of the new system is now planned for January 2009.

Although measurable improvements were made in 2007 as regards payments times, the overall situation remained unsatisfactory. In the light of the implementing rules (Article 106.5), by which creditors are automatically entitled to interest if payments are made late, services need to take action, and closely monitor payment time compliance in the future. Suspensions in the procedure (for example, because additional information is required from the beneficiary) must be recorded in ABAC so that payment times are calculated correctly.

A new, dynamic approach to fraud proofing was introduced [13]. Based on the lessons learned from OLAF’s operational experience, the new arrangements are intended to allow services to react swiftly to new fraud patterns and to share information for prevention purposes.

· Internal audit

The number of critical recommendations issued by the Internal Audit Service has decreased significantly (12 in 2006, 6 in 2007), and there has been a reduction in the number of audits generating adverse opinions. The acceptance rate of recommendations has increased from 89% for audits on Commission services finalised in 2006, to 99% for audits finalised in 2007.

While the number of critical and very important recommendations overdue by more than six months at the end of 2007 remained almost the same as at the end of 2006 (7 critical and 37 very important recommendations), the total number of outstanding critical and very important recommendations grew from 78 to 175 due to the increased number of audit reports issued. Significant differences were noted between the Internal Auditor's view on the state of progress on recommendations and that of the auditee. The Commission needs the reasons for the increase in outstanding recommendations to be examined and addressed including the extent to which differences of view between the auditor and auditees have led to this situation.

A number of developments were observed with regard to the internal audit architecture:

– Coordination between the Internal Audit Service and the Internal Audit Capabilities was deepened in 2007, leading to coordinated strategic and annual audit plans aimed at providing better audit coverage of the key risks. These efforts towards a greater consolidation of the audit universe are essential having regard to the objective of the IAS, supported by the Commission in last year's Synthesis report, of providing an annual overall opinion on internal controls in the Commission starting with 2009, the final year of the current audit planning.

– The Commission updated the mission charter of the Internal Audit Service [14] and introduced a model charter for the Internal Audit Capabilities of the Directorates-General, in order to reflect these evolutions and to make more efficient and effective use of the internal audit resources.

– Commission participation in the Audit Progress Committee was extended by the appointment in July 2007 of two additional Members among the Commissioners, so that it is now composed of seven Commissioners and two external members.

· Transparency initiative

Subsequent to a public consultation, the Commission adopted a Communication, "Follow-up to the Green Paper 'European Transparency Initiative'" [15], which announced measures to enhance transparency in different respects. Regarding the relations between interest representatives (lobbyists) and the Commission, it was decided to create and launch, in spring 2008, a voluntary register of interest representatives, linked to a code of conduct. Discussions with stakeholders and an open, public consultation [16] were organised on the text of the code of conduct.

In order to enhance financial transparency [17], the Financial Regulation requires the publication of beneficiaries of EU funds across all management modes. Work on the practical arrangements started in 2007. The first full publication exercise is scheduled for 2008, with the exception of the first pillar of the Common Agricultural Policy (the European Agricultural Guarantee Fund - EAGF), for which publication must take place in 2009.

The Commission adopted a Green Paper [18] on the revision of Regulation (EC) No 1049/2001 on access to documents, thereby launching an open consultation.

· Business continuity management

All Directorates-General developed Business Impact Analyses and Business Continuity Plans in spring 2007. A communication test took place in July 2007, which examined both internal and external communication channels. A Commission-wide business continuity exercise followed in December 2007, which tested corporate business continuity communication flow and operational arrangements for crisis management teams. The outcome of both tests was positive and a further exercise is planned in 2008.

· Building policy

In a Communication on the accommodation of Commission services in Brussels and Luxemburg [19], adopted in 2007, the Commission further clarified its policy in this field and launched a revision of the buildings procurement methodology – aimed at ensuring both maximum value for money and transparency towards the market.

Annex 2:

Reservations 2003-2007

DG | | Reservations 2007 | | Reservations 2006 | | Reservations 2005 | | Reservations 2004 | | Reservations 2003 |

AGRI | 2 | 1. Insufficient implementation of IACS in Greece2. Expenditure under rural development | 1 | 1. Insufficient implementation of IACS in Greece | 2 | 1. Preferential import of high quality beef (“Hilton” beef) – risk of non-respect of product definition; 2. Insufficient implementation of IACS in Greece | 3 | 1. EAGGF Guidance: MS control systems 2. IACS in Greece; 3. "Hilton" beef | 5 | 1. EAGGF Guidance programmes; 2. International Olive Oil Council; 3. Import of Basmati rice; 4. IACS in Greece; 5. "Hilton" beef |

REGIO | 2 | 1. Management and control systems for identified ERDF programmes (period 2000-2006) in:1. the CZECH REPUBLIC – 4 programmes2. FINLAND – 4 programmes (Operational Programmes East, North, South and West)3. GERMANY – 4 programmes (for OP Saarland (objective 2), OP Mecklenburg-Vorpommern (objective 1), OP Hamburg (objective 2) and URBAN IINeubrandenburg in Mecklenburg-Vorpommern)4. GREECE – 15 programmes (13 regional OPs, OP Competitivity and OP Information Society)5. IRELAND – 4 programmes6. ITALY – 17 programmes (Puglia, Lazio, Sardinia, Bolzano, Liguria, Piemonte, Friuli Venezia Giulia, Calabria, Campania, Molise, Sicilia, Transport, Research, Technical Assistance, and Urban II- Taranto, Mola di Bari, and Pescara)7. LUXEMBOURG – 1 programme8. POLAND – 3 programmes (Regional Operational Programme (IROP), SOP Improvement of Competitiveness of Enterprises and SOP Transport)9. SLOVAKIA – 2 programmes (OP Basic Infrastructure and OP Industry and Services)10. SPAIN (14 Intermediate Bodies (with an impact on 20 OPs), OP "Sociedad de la Informacion" and the 10 URBAN programmes)11. INTERREG - 51 programmes 2. Management and control systems for identified COHESION FUND systems (period 2000-2006) in: - Bulgaria (National Roads Infrastructure Fund), - the Czech Republic, - Slovakia, - Hungary (environmental sector) and - Poland. | 2 | 1. Management and control systems for identified ERDF programmes in United Kingdom - England (West Midlands; London; North West; North East; Yorkshire and the Humber and East (URBAN II programme only)) and Scotland (West and East Scotland) 2. Management and control systems for ERDF programmes in the INTERREG programmes (except IIIB North West Europe and Azores, Canaries, Madeira) | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in UK-England; 2. Management and control systems for ERDF in Spain; 3. Management and control systems for the Cohesion Fund in Spain | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in one Member State; 2. Management and control systems for the Cohesion Fund in one Member State - 2000/06; 3. Management and control systems of ISPA in one candidate country | 5 | 1. Management and control systems for ERDF in Greece - 2000/06; 2. Management and control systems of URBAN & INTERREG - 2000/06; 3. Management and control systems for ERDF in Spain - 2000/06; 4. Management and control systems for the Cohesion Fund in Greece, Spain and Portugal - 2000/06; 5. Management and control systems of ISPA |

EMPL | 1 | Management and control systems for identified ESF Operational Programmes in Spain, United Kingdom, France, Italy, Slovakia, Portugal, Belgium and Luxembourg. | 1 | 1. Systèmes de gestion et de contrôles de programmes opérationnels du FSE en Espagne, en Ecosse (objectifs 2 et 3, UK), en Suède (objectif 3 en partie), en Slovaquie, en Slovénie, en Lettonie et dans les régions Calabre et Lazio (IT) | 1 | 1. Systèmes de gestion et de contrôle des programmes opérationnels en England (UK) | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems of some operational programmes | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems |

FISH | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. FIFG: Insufficient implementation of management and control systems for two national programmes in one Member State | 1 | 1. FIFG expenditure. Analysis of the Management and Control systems not yet completed for all Member States |

JRC | 0 | | 0 | 0 | 1 | 1. Status and correctness of the closing balance | 1 | 1. Cash flow - competitive activities | 1 | 1. Cash flow, assets and liabilities from competitive activities |

RTD | 1 | Reservation concerning the rate of residual errors with regard to the accuracy of cost claims in Sixth Research Framework Programme (FP6). | 2 | 1. Accuracy of the cost claims and their conformity with the provisions of FP5 research contracts. 2. Absence of sufficient evidence to determine the residual level of persisting errors with regard to the accuracy of cost claims in FP6 contracts. | 1 | 1. Exactitude des déclarations de coûts et leur conformité avec les clauses des contrats de recherche du 5ème PCRD | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts |

INFSO | 1 | Reservation concerning the rate of residual errors with regard to the accuracy of cost claims in Framework Programme 6 contracts. | 3 | 1. Allocation of research personnel 2. Errors relating to the accuracy of cost claims and their compliance with the provisions of the research contracts, FP5 3. Absence of sufficient evidence to determine the residual level of persisting errors with regard to the accuracy of cost claims in Framework Programme 6 contracts | 2 | 1. Errors relating to the accuracy and eligibility of cost claims and their compliance with the provisions of research contracts under FP5; 2. Allocation of research personnel | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks |

ENTR | 2 | 1.Unsatisfactory functioning of the financing of European Standardisation2. Reservation concerning the rate of residual errors with regard to the accuracy of cost claims in Sixth Research Framework Programme (FP6). | 2 | 1. Errors relating to accuracy and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of the research contracts under FP 5 2. Unsatisfactory functioning of the financing of European Standardisation | 2 | 1. Errors relating to accuracy and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of research and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of the research contracts under the 5th Research Framework Programme; 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area; 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area 2. Financial management of conferences organised under the Innovation Programme |

TREN | 1 | Reservation concerning the rate of residual errors with regard to the accuracy of cost claims in Sixth Framework Programme (FP6) contracts. | 1 | 1. Erreurs concernant l'exactitude et l'éligibilité des déclarations de coûts et respect des termes des contrats du 5e PCRD | 2 | 1. Risque de surpaiement concernant le 5éme Programme Cadre; 2. Sûreté nucléaire | 4 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Contractual environment of DG TREN LUX; 3. Nuclear safety; 4. Inventory in nuclear sites | 6 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Burden of the past; 3. Contractual environment of DG TREN Luxembourg; 4. Expertise for control of nuclear security; 5. Nuclear safety; 6. Verifications under Art. 35 of the Euratom Treaty |

EAC | 0 | | 1 | 1. Faiblesse des systèmes de contrôle constatées dans certaines Agences Nationales | 2 | 1. Insuffisante assurance quant à la gestion à travers les agences nationales 2. Insuffisante assurance quant à la fiabilité et l'exhaustivité des montants inscrits au bilan de la Commission et au compte de résultat économique | 0 | 0 | 3 | 1. Burden of the past (observation in 2002 AAR); 2. On the spot controls (observation in 2002 AAR); 3. Implementation of Art. 35 of FR Implementing Rules |

ENV | 1 | Eligibility of expenditures declared by beneficiaries of action grants | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 | 1. Potentially abnormal RAL; 2. Grants- Eligible costs |

SANCO | 0 | | 1 | 1. Insufficient assurance of business continuity of a critical activity | 1 | 1. Health crisis management | 0 | 0 | 0 | 0 |

JLS | 2 | 1. Faiblesse des systèmes de contrôle et de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés en Italie, pour les périodes de programmation 2000-2004, et 2005-20072. Garantie limitée sur les opérations mises en oeuvre par 14 EM dans le cadre du FER II (2005-2007) | 1 | 1. Faiblesse des systèmes de contrôle et de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés en Italie, pour la période de programmation 2000-2004 | 2 | 1. Insufficient number of ex-post controls missions and lack of a fully-fledged methodology in the area of direct management in 2005; 2. Management and control systems for the European Refugee Fund for the UK for 1002-2004 | 2 | 1. Faiblesse des systèmes de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés au Royaume-Uni et au Luxembourg; 2. Mise en œuvre encore incomplète des contrôles ex-post sur place | 0 | 0 |

ESTAT | 0 | | 1 | 1. Absence de garantie sur la régularité des paiements effectués en 2006 dans le cadre des conventions de subvention signées avec trois Instituts nationaux de statistiques pour lesquels des manquements ont été constatés en 2006 | 0 | 0 | 2 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2003 | 3 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Weakness in project management procedures; 3. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2003 |

ECFIN | 1 | Possibility that additionality requirements were insufficiently achieved. | 1 | 1. Possibility that additionality requirements are not sufficiently met | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

TRADE | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

AIDCO | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Partnership with an NGOs association |

ELARG | 1 | Potential irregularities in the management of PHARE funds under extended decentralised management by the following Bulgarian Implementing Agencies:- Central Finance and Contract Unit (CFCU)- Ministry for Regional Development and Public Works (MRDPW). | 0 | 0 | 1 | 1. Legal status and liability of contractual partner in the framework of implementation of EU EU contribution to UNMIK Pillar IV in Kosovo | 1 | 1. Gaps in Romania's and Bulgaria's capacity to manage and implement increasing amounts of aids | 3 | 1. Inherent risk in decentralised systems; 2. Gaps in systems and transaction audits; 3. Uncertainties regarding claims of financial intermediaries |

ECHO | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Non respect of the contractual procurement procedures by a humanitarian organisation for projects funded by ECHO | 0 | 0 |

DEV | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

RELEX | 0 | | 0 | 0 | 2 | 1. Insuffisances du contrôle et de l’information de gestion; 2. Insuffisances de la gestion administrative en délégations, et principalement au niveau de la mise en place et du respect des circuits financiers | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations |

TAXUD | 0 | | 0 | 0 | 1 | 1. Trans-European networks for customs and tax : availability and continuity | 0 | 0 | 1 | 1. Monitoring of the application of the preferential treatments |

MARKT | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

COMP | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

COMM | 1 | Supervision | 1 | 1. Ex-post control system | 1 | 1. Supervision (ex-post controls on grants) | 2 | 1. Relays and networks - grands centres; 2. Functioning of Representations EUR-15 | 3 | 1. Relays and networks; 2. Representations; 3. Copyrights - press cuts |

ADMIN | 0 | | 0 | 0 | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 |

DIGIT | 1 | Inadequacy of the Data Centre building infrastructure in Luxembourg. | 1 | 1.Business continuity risks due to inadequacy of the data centres building infrastructure. | 1 | 1. Business continuity risks due to inadequacy of the data centres building infrastructure | 0 | 0 | | - |

PMO | 0 | | 0 | 0 | 1 | 1. Council's antenna for sickness insurance | 1 | 1. Council's antenna for sickness insurance | 2 | 1. Council's antenna for sickness insurance; 2. Paul Finet Foundation |

OIB | 0 | | 0 | | 1 | 1. Deficiency in OIB's contracts & procurement management | 0 | 0 | 1 | 1. Lack of long term planning of the buildings policy. |

OIL | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

EPSO | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

OPOCE | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

BUDG | 0 | | 0 | 0 | 2 | 1. Accrual accounting for the European Development Fund; 2. Accrual accounting of the Community Budget - three local systems | 2 | 1. Accrual accounting for the Community and the EDF budgets; 2. Subsystems of SINCOM 2: accesses control | 3 | 1. Accrual accounting; 2. Syncom subsystems; 3. Accounting management of European Development Fund |

SG | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

BEPA | 0 | | 0 | 0 | 1 | 1. Weak general internal control environment | 0 | 0 | 0 | 0. |

SJ | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

SCIC | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

DGT | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

IAS | 0 | | 1 | 1. Audit of community bodies (regulatory agencies) | 1 | 1. Audit of community bodies (traditional agencies) | 1 | 1. Audit of Community agencies | 1 | 1. Audit of Community agencies |

OLAF | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

TOTAL | 17 | | 20 | | 31 | | 32 | | 49 | |

Annex 3:

Synthesis 2007 multi-annual objectives

This Annex reports on the progress realised in 2007 against the reference framework laid down by the 2004 Synthesis and updated by the 2005 and 2006 Synthesis reports containing the Commission’s multiannual objectives and related actions to address the major crosscutting management issues.

New actions introduced as a follow up to the 2007 Synthesis report are indicated in bold italics.

Internal control systems and performance management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2007 |

Internal control | 1. Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. | The internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues at least in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. | All services, continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. | CompletedIt is now a well established practice that services review at least once a year the effectiveness of internal control. This requirement is now enshrined in the Internal Control Standards for Effective Management adopted in October 2007- SEC(2007) 1341.Furthermore, services inform their Commissioner at least twice yearly on management and control issues. Members of staff are involved in self-assessment exercises on the effectiveness of the internal control system. |

| | Revision of internal control standards to enhance effectiveness | DG BUDG by the end of 2007 | CompletedAn internal communication revising the internal control standards for effective management was adopted in October 2007- SEC (2007) 1341. |

| | Develop indicators for legality and regularity of transactions to support assurance in annual activity reports. | All services by ‘families’ with the support of BUDG and SG, before the establishment of 2007 (originally: 2006) annual activity reports in March 2008. | CompletedWorking groups have been set up to develop indicators for legality and regularity of transactions by families of DGs. The guidelines for the Annual Activity Report for the year 2007 refer to different sets of indicators for:- the Research family- direct centralised management (grants and procurement)- joint management - shared management.For the Structural Funds family, legality and regularity indicators were developed and provided as from the AAR 2006. For the AAR 2007, particular attention has been paid to improving the content and clarity of the report by implementing the recommendations of the Court of Auditors and the IAS. |

Annual activity reports and Synthesis | 2. Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. | Some Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. | All services in the 2007 annual reporting exercise. | CompletedThe guidelines for Annual Activity Reports for the year 2007 emphasize the need to include more streamlined, precise and coherent explanations of DGs' internal control systems. - the use of an internal control template ensures that control systems of the different DGs are presented in a more coherent way within the Commission and, more specifically, within families of DGs. - Precise guidance was also given to DGs to explain how the various components of the assurance process link together ("building blocks"). - More precise guidance was given on when and how to make a reservation. - Assurance had to be supported by legality and regularity indicators.The DGs have generally followed the guidelines and an improvement can be observed in their AARs. |

| | With the assistance of central services, work by ‘families’ will be continued, so that each area benefits from a specific, coherent methodology. | | CompletedUnder the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework, "internal control templates" were developed to promote consistency between services in the presentation of control strategies. In 2007 such templates were developed for each management mode, describing the internal control system on a consistent and concise basis and presenting a logical build-up to the Director General's assurance statement. The format was used by almost all services in 2007 AAR and has improved awareness of control structures and sources of assurance. It furthermore helps pinpoint weaknesses and define improvements. |

| | The central services will provide further guidance to promote consistency in the treatment of reputational risks and the link between error rates, materiality and reservations. | BUDG and SGBy end 2008 | New action |

Risk manage-ment | 3. Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission will further embed risk management in its regular management process and integrate risk assessment in its internal control systems. | All services, with the assistance of DG BUDG, as specified in SEC(2005) 1327. | CompletedThe revised Internal Control Standards, decided by the Commission in October 2007, specifically provide a Standard for risk management processes (standard 6).Risk management was formally integrated into the 2006 programming and planning exercise and services’ critical risks are since then disclosed in the Annual Management Plans. |

Residual risk | 4. Taking further the concept of residual risk | Commission will continue its work on the cost-benefit of control and on residual risk per policy area. A Communication on this subject will be issued in autumn 2008. | DG BUDG together with concerned servicesBy October 2008 | New action |

Governance |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2007 |

Internal audit recommenda-tions | 5. Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations | Follow-up of action plans stemming from internal audit recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning, especially the annual management plans. | All services | CompletedFollow-up is being actively monitored through different tools (DGs' internal databases, "Issue track" system) and regularly reviewed by senior management. Further efforts were made to ensure a timely implementation of the audit recommendations: - The Audit Progress Committee alerted the Cabinets responsible for departments lagging behind, requesting them to monitor the appropriate follow up by their services.- New provisions were introduced to the standing instructions to the Annual Activity Reports and to the "peer review" process to ensure that Directors-General concerned explain in their reports the reasons why recommendations had not been implemented in time. |

Regulatory agencies | 6. Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. The Commission calls on the Council to adopt the proposed framework on regulatory agencies, suggest amendments, or reflect on new possibilities. | All services concerned with the assistance of SG and DG BUDG. | OngoingIn a Communication of March 2008 [20], the Commission drew attention to the lack of a common vision on the role and functions of regulatory agencies. It announced a horizontal evaluation of the regulatory agencies, a moratorium on creating new agencies and a review of its internal systems governing agencies. |

Inter-service arrangements | 7. Ensuring that inter-service arrangements for small services are based on a cost-benefit analysis and made in accordance with applicable rules, while preserving the responsibility of each delegated authorising officer. | The Commission will develop practical solutions respecting the balance of responsibilities and accountability. | Interested DGs with the support of BUDG, SG, and DIGIT. | Continuous actionRegarding IT Infrastructure Consolidation, DIGIT is already ensuring end-user support for the ADMIN family (DG ADMIN and offices), DG REGIO and the IAS. Furthermore, DG EAC signed a "protocole d'accord" to take over its IT-support.The Service Level Agreement (SLA) which was established in 2006 between BEPA and SG for management of human and financial resources, logistics and strategic planning was renewed in 2007.The SLA signed in 2006 between DG ADMIN and the IAS for management of the latter's human and financial resources was renewed in 2007.OIB cooperates with other Services on the basis of clearly defined arrangements & Service Level Agreements. In 2007, the following SLAs regarding buildings were signed: - with EAC executive agency (on the supplementary office space)- with ERC and RTD Commission Agency(signature for Covent Garden building is ongoing) - with CoR/EESC (VM-2 building)- with CFCA Executive Agency |

Reservations | 8. Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2008. | Directors-General will report on progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. The ABM Steering Group will closely monitor and regularly report to the College on the implementation of the remedial actions that delegated authorising officers have committed to carry out in their annual activity reports. | DGs concerned | Continuous actionDGs report on the implementation of action plans in a given year in their annual activity report. This has been specifically mentioned in the standing instructions for 2007 AARs. DGs were also invited to mention the actions to be taken in the coming year as a follow up to previous reservations. This requirement was included in the guidelines for the 2008 AMPs. For all reservations, delegated authorising officers have laid down appropriate action plans to solve the underlying weaknesses. They monitored the implementation of action plans and reported to the Commissioner responsible . The implementation of all action plans has also been monitored by the ABM Steering Group which invited Directors-General to report regularly to the Group on the state of play of their action plans. |

Financial management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2007 |

Integrated internal control framework | 9. Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | Implementation of the action plan towards an Integrated Internal Framework. | All services | OngoingCommission adopted on 27/2/2008 a report on the action plan towards an integrated internal control framework (COM(2008) 110 final). Most actions have been implemented and the remaining ones will be completed during 2008. The Commission can show that it has made concrete progress. The impact of the actions will form the basis of the evaluation of the progressive success of the action plan through decreasing error rates and improved ratings of systems by the Court. Early in 2009 the Commission will prepare a further impact assessment as at 31 December 2008. |

Ex-ante and ex-post controls | 10. Improving efficiency and strengthening accountability by ensuring proportionality and a sound balance between ex-ante and ex-post controls and by further harmonisation and better focusing of ex-post controls | Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex-post control strategies and ensure proportionality between ex-ante and ex-post controls, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. | All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. | CompletedIn 2007, "internal control templates" were developed for each management mode, describing the internal control system on a consistent and concise basis and presenting a logical build-up to the Director General's assurance statement. These templates are built on a common format which leaves some flexibility for adaptation to the needs of the DGs. The format was used by almost all services in 2007 AAR and has improved awareness of control structures and sources of assurance. It helps pinpoint weaknesses and define improvements. |

| | Common guidelines on sampling methods and related level of confidence should be finalised. | Services concerned with the support of DG BUDG, progressively up to the end of 2007. | OngoingExtensive guidelines on audit sampling in line with international auditing standards have been prepared in the Structural Funds to promote coherence in testing done by Member State audit authorities [21]. The Commission has provided guidance on best practice in the management of external audit framework contracts to ensure a consistency and high quality of audit results [22]. In the research area, the joint audit strategy set up in 2007 includes guidance on sampling. Based on the experience gathered from the research audit strategy and taking into account that not all elements of the approach are transposable to all areas, the Commission will issue guidance to its services on sampling strategies by July 2008. |

| | DG COMM will put in place a system of structured ex-post control in all Representations and Units in the Headquarter. | DG COMM by the end of 2007 | CompletedA centralised ex-post control unit was set up in this Directorate-General on 1 November 2007. |

Accounts | 11. Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. | The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. | All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer | Continuous actionIn 2007, DG Budget complemented and consolidated the accounting modernisation. The single datawarehouse was also made available to all services and is expected to lead to an improvement in financial management information. The Accounting Officer’s report on the verification of local systems at the end of 2007 noted improvements compared to 2006, mainly in the development of the knowledge of accrual accounting and ABAC systems. However, two systems were not validated. |

Financial simplification | 12. Making financial management more efficient by applying simplification measures. | Services are called upon to apply the simplification measures that have been introduced by the basic acts under the next generation of programmes (2007-2013) and by the amended financial rules | All services concerned as from the entry into force of these legal provisions. | CompletedDuring 2007 the Commission clarified the rules through guidelines, notably the guidelines on FP7, on the implementing rules for Structural Funds 2007-13, for Education Policy 2007-13, and will continue to provide support and further guidance where necessary. The Commission will also ensure that future legislative proposals include clear and straightforward rules. |

Human resources |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2007 |

Simplification | 13. Simplifying procedures to increase both efficiency and employee satisfaction. | The Task Force for the simplification of administrative procedures will propose specific measures to simplify and improve human resource management and administrative procedures. | DG ADMIN by June 2007 (originally by the end of 2006) | CompletedDG ADMIN, based on a collaborative effort and consultation of all Commission staff, prepared a Communication to the College enshrining the key principles of the simplification drive and proposing a detailed plan with 85 actions, to be carried out within well defined deadlines. This Communication was adopted by the Commission on 4 July 2007 and its implementation is ongoing. |

| | In parallel, the Commission will present specific measures to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Review). These measures will complement those presented early 2006 which were already implemented in the current exercise. | DG ADMIN by the end of 2007 | CompletedNew rules have been presented in March 2008 after an intense consultation process with Commission services and staff representatives throughout 2007 and the first quarter of 2008.The new rules should be implemented in 2009 and should allow for a better differentiation of career speeds according to merit. The assessment and promotion exercises will also be significantly shortened. |

Staff skills | 14. Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, various measures are being prepared. | DG ADMIN by the end of 2007 | OngoingAmong the measures already started:- the development of the HR Community;- the dissemination of best practices;- the HR Professionalisation Programme;- the development of HR Metrics;- the HR scorecard prototype;- the specification of the HR reporting facility in Sysper2. |

| | The Commission will identify any shortfalls and communicate its specific needs so that they are promptly taken into consideration and included in the work -programme of the inter-institutional European Personnel Selection Office. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. | DG ADMIN and EPSO, ongoing tasks. | OngoingOn 13.11.2007, Vice-President Kallas submitted to the College a Communication (SEC(2007) 1412) describing how EPSO had served the Commission's needs in the last few years and spelling out ways of improving the situation. |

| | The Commission will take measures to improve its Job Information System so that it enables the organisation to have a global view of its current human resources and to produce easily detailed analysis by corporate processes. | DG ADMIN in collaboration with DIGIT, SG and DG BUDG by end 2007 | OngoingThe e-CV project was delayed because of rearranged priorities.There are now approximately 3 000 CVs in the system, but full deployment and use will only take place in 2008, once the matching tool is tested and validated. |

| | The Commission will adjust its management of mobility, where necessary, so as to achieve the ultimate objective of ‘the right person in the right job’, in particular as regards sensitive posts. Proposals will be made during 2006 to mitigate the impact of mobility, with particular attention for specialised functions and small DGs and sites. | DG ADMIN in collaboration with SG and DG BUDG, by the end of 2007 (originally by the end of 2006). | CompletedThe revision of the Commission's Internal Control Standards, was concluded in October 2007 and guidelines on sensitive functions (January 2008) were subsequently adopted. It should result in a more harmonised approach of the Commission's services in regards to the definition of sensitivity and an improved monitoring of the most critical sensitive posts, thus significantly reducing the issues related to compulsory mobility. |

Continuity of operations |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2007 |

Business continuity | 15. Ensuring that the Commission is able to maintain business continuity in case of major disruption to its activities | The Commission will adopt Commission-wide policy guidelines and develop business continuity plans. | All services with the support of SG, ADMIN and DIGIT by the end of March 2007. | CompletedAll Directorates-General developed Business Impact Analyses and Business Continuity Plans in spring 2007. A communication test took place in July 2007, which examined both internal and external communication channels. A Commission-wide business continuity exercise followed in December 2007 with satisfactory results. |

| | The Commission will address the issue of the suitability of the data centre hosting IT systems and ensure that current reflections on the best IT governance arrangements lead to operational conclusions in 2006. | DIGIT, OIB and OIL in 2006 and in 2007. | OngoingA multi-annual (2006-2011) strategy to improve the housing conditions for the Data and telecom Centres of the Commission has been developed and approved. This should lead to the most critical IT equipments being moved into professional data centre type rooms in a phased approach and to the refurbishing of air conditioning and electrical infrastructure in the JMO Data Centre room.Contracts for the rent of two new data centre type rooms in Brussels and in Luxembourg were signed. For the one in Brussels, the move was completed in February 2007 and, for the one in Luxembourg, by March 2007.OIL planned a second room in Luxembourg which should have been available by July 2007 and initiated the required procedures. These premises are however currently still not available. |

Annex 4:

Executive and regulatory agencies

In line with practice in most Member States, using agencies to implement key tasks has become an established part of the way the European Union works.

Executive agencies operate in a clear institutional framework, governed by a single legal base [23]. Their tasks must relate to the management of Community programmes or actions, they are set up for a limited period and they are always located close to Commission headquarters. The responsibility of the Commission for executive agencies is clear: the Commission creates them, maintains "real control" over their activity, and appoints the director. Their annual activity reports are annexed to the report from their parent Directorate(s)-General. A standard financial regulation adopted by the Commission, governing the establishment and implementation of the budget, applies to all executive agencies. A revision of the working arrangements was also agreed in October 2007 with the European Parliament, with the aim to further facilitate inter-institutional cooperation in this field.

Six executive agencies have been created:

· the Executive Agency for Competitiveness and Innovation Programme (EACI – former Intelligent Energy Executive Agency)

· the Public Health Executive Agency (PHEA)

· the Education, Audiovisual and Culture Executive Agency (EACEA)

· the Trans-European Transport Network Executive Agency (TEN-TEA)

· the European Research Council Executive Agency (ERC)

· the Research Executive Agency (REA).

Three of these were operational in 2007. Their annual activity reports did not indicate any particular control issues. The breakdown of staff employed in 2007 by these agencies was as follows:

| Seconded officials and temporary agents | Contractual agents | Other external agents | Total |

EACI | 22 | 47 | | 69 |

PHEA | 8 | 20 | | 28 |

EACEA | 69 | 232 | 10 | 311 |

Total | 99 | 299 | 10 | 408 |

The screening of resources by the Commission of April 2007 suggested that there are no strong candidates for a new executive agency [24]. If new needs appear, the Commission's starting point will be to explore the option of extending the scope of an existing agency to cover a new programme. Under the current circumstances, it is unlikely that new executive agencies will be needed during the period of the current financial framework to 2013.

The 29 regulatory agencies are independent legal entities and the 20 of these which receive funds from the European Union budget receive discharge directly from the European Parliament. In a Communication of March 2008 "EU agencies: the way forward" [25] the Commission drew attention to the lack of a common vision on the role and functions of regulatory agencies. It announced a horizontal evaluation of the regulatory agencies, a moratorium on creating new agencies [26] and a review of its internal systems governing agencies. A common website of the Commission and the regulatory agencies was created on the Commission's intranet to provide a platform for documents of shared interest.

Annex 5:

Rapport sur les procédures négociées

1. Base légale

L'article 54 des Modalités d'Exécution (ME) du Règlement Financier (RF) établit l'obligation, pour les ordonnateurs délégués, de recenser les marchés faisant l'objet de procédures négociées (PN). En outre la Commission doit annexer au résumé des Rapports Annuels d'Activités (RAA) visé à l'art. 60.7 du RF un rapport sur les procédures négociées.

2. Méthodologie

Une distinction a été faite entre les 40 directions générales, services, offices et agences exécutives qui, en principe, n’octroient pas d’aide extérieure, et les 3 directions générales (AIDCO, ELARG et RELEX) passant des marchés dans le cadre d'actions extérieures (base légale différente: chapitre 3 du titre IV de la deuxième partie du RF) ou pour compte de la Commission mais en dehors du territoire de l'Union européenne.

En effet, ces 3 directions générales présentent des aspects particuliers en ce qui concerne la collecte des données (déconcentration des services…), le nombre total de marchés passés, l'application d'autres seuils pour le recensement des procédures négociées (10 000 €), ainsi que la possibilité de recours à la procédure négociée dans le cadre du mécanisme de réaction rapide (urgence impérieuse). Pour ces raisons, les marchés de ces Directions générales nécessitent une approche statistique distincte.

3. Résultats globaux du recensement final

3.1. Les 40 directions générales, services ou offices sans les 3 directions générales "actions extérieures"

Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 148 marchés négociés pour une valeur totale de 156 513 441 € ont été attribués sur un ensemble de 1 085 marchés, toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 1 383 010 782 €.

La proportion moyenne pour l'Institution du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 13,64 %. La moyenne de l'Institution calculée par rapport au montant des marchés attribués (au lieu du nombre de marchés) s'élève à 11,32 %.

Il a été considéré que la proportion pour une DG/service doit être estimée comme "notablement plus élevée que la moyenne enregistrée au niveau de son Institution", quand elle dépasse de moitié la proportion moyenne, c'est-à-dire lorsqu'elle est supérieure au seuil de référence s'établissant à 20,46 %.

Ainsi, 9 directions générales ou services sur 40 ont dépassé le seuil de référence en 2007. Toutefois, il faut signaler qu'une des directions générales n'a passé qu'une procédure négociée mais son faible nombre de marchés au total fait que sa moyenne est élevée. Par ailleurs, pour deux des directions générales, les procédures négociées représentent un pourcentage substantiellement inférieur à la moyenne de l'Institution en valeur totale des marchés passés.

Par ailleurs, l'évolution par rapport à 2006 pour l'ensemble des directions générales a été limitée: augmentation de 1,33 % en nombre de procédures et de 4,01 % en valeur. Ainsi 5 directions générales présentent une augmentation interannuelle qui peut être considérée comme sensible par rapport aux années précédentes (supérieure à 10 %).

3.2. Les trois directions générales "actions extérieures"

Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 196 marchés négociés pour une valeur totale de 116 182 314 € ont été attribués sur un ensemble de 1 696 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 1 324 647 489 €.

La proportion moyenne pour les 3 directions générales "actions extérieures" du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 11,56 % et la moyenne calculée par rapport au montant des marchés attribués s'élève à 8,77 %. Le seuil de référence (moyenne plus 50 %) étant donc de 17,33 %, aucune des ces 3 directions générales ne dépasse ce seuil.

La comparaison interannuelle pour ces directions générales, par rapport à l'année 2006, montre une certaine stabilité: pas de changement dans le pourcentage du nombre des procédures négociées et diminution significative de 3,85 % de leur valeur.

4. Analyse des justifications et mesures correctives

Trois catégories de justifications sont évoquées par les directions générales ayant dépassé les seuils:

· Des déviations statistiques résultant d'un faible nombre de marchés passés (toutes catégories confondues) ou de l'utilisation de contrats cadres. Ceci, en intégrant dans un seul contrat «cadre» un nombre élevé de contrats «spécifiques», réduit le nombre total de marchés passés par les Directions générales concernées et donc la base applicable (ensemble de marchés, toutes catégories confondues).

· Des situations objectives du secteur d'activité économique où le nombre d'opérateurs (candidats ou soumissionnaires) peut être fort limité, voire en situation de monopole (pour des raisons de propriété intellectuelle, expertise spécifique…). Des situations de captivité technique peuvent également apparaître.

· Des marchés complémentaires, lorsqu'ils ne peuvent pas être techniquement ou économiquement séparés du marché principal (initial), ou les marchés similaires, conformes au projet de base.

Plusieurs mesures correctives ont déjà été proposées ou mises en place par les directions générales:

· L'établissement de documents types et documents d'orientation. La publication en avril 2008 du nouveau Vade-mecum des marchés de la Commission, substantiellement amélioré, s'intègre dans cette ligne d'action.

· L'amélioration de la formation et une meilleure communication interservices. À ce titre, le Service financier central a mis en place pour 2008 une série d'ateliers qui ont pour objectif, d'une part, d'améliorer le niveau des procédures des marchés et, d'autre part, d'offrir un forum d'échange d'expériences entre différents DG/services, afin de promouvoir les meilleurs pratiques.

· L'amélioration du système d'évaluation des besoins des DG/services et une bonne programmation.

· Le renforcement de la structure interne et l'application des standards de contrôle. Les procédures de marchés devront continuer à être intégrées dans la revue régulière sur l’efficacité du contrôle interne, notamment l’analyse de la dépendance éventuelle envers certains contractants. En tout état de cause, les procédures et contrôles doivent être correctement documentés pour assurer la piste de l'audit.

Annex 6:

Summary of waivers of recoveries of established amounts receivable in 2007

(Article 87.5 IR)

In accordance with Article 87(5) of the Implementing Rules the Commission is required to report each year to the budgetary authority, in an annex to the summary of the Annual Activity Reports, on the waivers of recovery involving 100 000 € or more.

The following table shows the total amount and the number of waivers above 100 000 € per Directorate-General/Service for the EC budget and the European Development Fund for the financial year 2007.

EC budget:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AIDCO | 1.565.692,31 | 9 |

EAC | 651.065,59 | 5 |

EACEA | 466.000,00 | 2 |

ECHO | 507.960,89 | 1 |

ENTR | 627.441,60 | 4 |

INFSO | 1.089.676,12 | 7 |

RTD | 1.312.047,13 | 5 |

TREN | 1.283.040,18 | 5 |

| 7.502.923,82 | 38 |

European Development Fund:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AIDCO | 465.540,96 | 2 |

Annex 7

Compliance with payment time-limits

and suspension of time-limits

(Article 106.6 IR)

Time-limits for payments are laid down in the Implementing Rules of the Financial Regulation [27] (hereinafter IR), and exceptionally in sector specific regulations. Under Article 106 IR payments must be made within forty-five calendar days from the date on which an admissible payment request is registered or thirty calendar days for payments relating to service or supply contracts, save where the contract provides otherwise. Commission standard contracts are in line with the time-limits provided for in the IR. However, for payments which, pursuant to the contract, grant agreement or decision, depend on the approval of a report or a certificate (interim and/or final payments), the time-limit does not start until the report or certificate in question has been approved [28]. Under Article 87 of the Regulation of the European Parliament and the Council laying down general provisions on the European Development Fund, the European Social Fund and the Cohesion Fund, a specific rule applies: payments have to be made within two months [29].

Following the revised Implementing Rules, which entered into application on 1 May 2007, the compliance with payment time-limits was reported for the first time by the Services in the 2007 Annual Activity Reports [30]. Overall, the Commission has improved its performance for payments over 2005-2007, in number and in value, even if the average delay has not significantly decreased. The following table summarises the current situation concerning payments made after the expiry of the time-limits (hereafter late payments), as resulting from data encoded in ABAC:

| 2005 | 2007 |

Late payments in number | 42,74% | 22,57% |

Late payments in value | 17,48% | 11,52% |

Delays on average [31] | 49,13 days | 47,98 days |