Bruxelles, le 16.3.2005

COM(2005) 90 final

COMMUNICATION DE LA COMMISSION

R apport sur l'avancement, au 31 janvier 2005, de la modernisation de la comptabilité de la Commission européenne

TABLE DES MATIÈRES

1. Introduction 3

2. Résumé de la mise en œuvre en janvier 2005 3

3. Aspects comptables 4

3.1. Règles comptables 4

3.2. Processus comptables 4

3.3. Environnement de contrôle et validation des systèmes locaux 4

4. Développements informatiques 5

5. Mise en œuvre de la comptabilité modernisée dans les services de la Commission 6

5.1. Préparation des soldes d'ouverture pour l'exercice 2005 6

5.2. Développement des systèmes informatiques locaux et de leurs liens avec ABAC 7

5.3. Formation 7

6. Mise en œuvre de la comptabilité d'exercice dans les autres institutions et les agences 7

7. Évolution future 8

7.1 Budget général 8

7.2. Prêts et emprunts 8

7.3. Fonds européen de développement 8

8. Conclusion 9

ANNEX 1: ABAC PROGRAMME STATUS AT 31 JANUARY 2005 10

ANNEX 2: INTEGRATED PROGRAMME PLAN 31 JANUARY 2005 18

ANNEX 3 : ACCOUNTING FRAMEWORK: ACCOUNTING RULES 24

ANNEX 4 : MAIN TASKS TO BE EXECUTEDFROM JANUARY 2005 27

1. INTRODUCTION

Le 17 décembre 2002, la Commission a adopté sa communication sur la modernisation de la comptabilité des Communautés européennes[1]. Le Conseil et le Parlement européen ont tous deux été informés de cette communication.

Ce projet s'articule autour de trois grands axes:

- conformité avec les principes comptables internationalement admis pour le secteur public, notamment la méthode de la comptabilité d'exercice (enregistrement du fait comptable lorsqu'il survient et non lors de l'encaissement ou du décaissement, ou uniquement en fin d'exercice);

- intégration des systèmes comptables et financiers installés sur des plateformes informatiques différentes;

- amélioration concomitante du fonctionnement du système SINCOM2, en particulier sur le plan de la sécurité et de la cohérence entre des données provenant de sources différentes.

La Commission présente des rapports d'avancement[2] semestriels depuis 2002. La DG Budget a en outre établi des notes d'information sur les progrès accomplis au cours des trimestres intermédiaires. Le présent rapport récapitule les progrès accomplis au 31 janvier 2005, et non au 31 décembre 2004, afin de rendre compte du passage au nouveau système. Comme les précédents, ce rapport sera transmis aux instances compétentes des autorités de décharge, ainsi qu'à la Cour des comptes. Il a fait l'objet d'une présentation orale succincte à la commission du contrôle budgétaire le 1er février 2005.

2. RÉSUMÉ DE LA MISE EN œUVRE EN JANVIER 2005

En vertu du nouveau règlement financier qui est entré en vigueur le 1er janvier 2003[3], une comptabilité d'exercice pour le budget général devait être mise en place pour 2005. Quant à l'intégration complète de l'ensemble des systèmes comptables, elle devrait prendre plus de temps. Une fois le système comptable modernisé, il était prévu de développer progressivement son rôle en matière d'appui à la gestion financière des opérations de la Commission.

Les obligations légales ont été satisfaites le 10 janvier 2005, date à laquelle le nouveau système est entré en vigueur sur la base d'une comptabilité d'exercice à part entière. La Commission a donc respecté son engagement vis-à-vis de l’autorité de décharge sur ce sujet. L'opération s'est déroulée dans les délais fixés et dans la limite des coûts prévus, de 20 millions d'euros, pour les DG Budget et DIGIT. En outre, 5 millions d'euros ont été attribués à d'autres services qui ont apporté un appui administratif temporaire.

À présent que la Commission a mené à bien sa réforme administrative et qu'elle a modernisé avec succès son système comptable, les conditions sont remplies pour restaurer la confiance du contribuable européen quant à la gestion de ses deniers par la Commission selon des normes de contrôle strictes. Les états financiers des Communautés répondront désormais aux normes comptables les plus exigeantes, ce qui place la Commission à l'avant-garde des administrations publiques européennes.

Néanmoins, le mois de janvier 2005 ne marque pas la fin de la réforme comptable. Il y a encore des marges d’amélioration possible en ce qui concerne les systèmes informatiques au niveau central et local, sur l’intégration des systèmes et en ce qui concerne le l’information du management. De plus, il faudra du temps pour que les nouvelles procédures comptables soient intégrées.

La mise en œuvre du projet a en grande partie respecté le calendrier visé à la section III.3 de la communication du 17 décembre 2002, ainsi que la planification plus détaillée du projet pour 2003 et 2004 proposée le 8 juillet 2003. L'annexe 1 présente une comparaison détaillée entre le calendrier du 17 décembre 2002 et la mise en œuvre effective. L'annexe 2 présente une mise à jour du plan des différentes étapes adopté en juillet 2003.

3. Aspects comptables

3.1. Règles comptabl es

Les quinze séries de règles comptables applicables aux comptes de la Communauté et le plan comptable harmonisé ont été adoptés par le comptable le 28 décembre 2004 et communiqués aux comptables des autres institutions et des agences. Un récapitulatif figure à l'annexe 3.

Le manuel de comptabilisation de la Commission, qui est fondé sur les règles comptables et le plan comptable, était en grande partie achevé à la fin de décembre 2004, après prise en considération des commentaires des différents services. Cette version continuera à être adaptée à la lumière de l'expérience et des nouveaux développements informatiques. Il reste à instaurer un moyen pratique d'évaluer certaines provisions de fin d'exercice, comme pour les demandes de paiement non encore reçues.

3.2. Processus comptables

Les processus comptables restant à définir sont les procédures destinées à clôturer les comptes de 2005 et à préparer les états financiers de 2005. L'adoption d'un manuel de consolidation et de procédures de coupure des exercices est prévue pour 2005, tout comme l'introduction d'un outil informatique visant à consolider les comptes des institutions et des agences.

3.3. Environnement de contrôle et validation des systèmes locaux

Le système comptable modernisé sera tributaire de l'exactitude et de l'exhaustivité des données saisies par les nombreux utilisateurs du système informatique central (on en prévoit environ 7 000). Les menus qui sont en cours de conception fourniront aux utilisateurs une aide point par point visant à minimiser le risque d'erreur, mais la qualité des données introduites dépendra aussi de l'environnement de contrôle mis en place par chaque ordonnateur délégué. Des orientations en la matière ont été consignées dans le document intitulé « Accounting objectives and control framework» (décembre 2003), qui présente les risques liés à chaque catégorie d'opérations et les contrôles proposés pour contrecarrer ces risques. La DG Budget continuera à développer son assistance sur les sujets comptables et à aider les services dans leur mise en œuvre.

Les critères en matière de validation des systèmes informatiques et des procédures financières des ordonnateurs ont été diffusés le 2 juillet 2004. Un questionnaire détaillé permettant à chaque service d'évaluer son état de préparation sur la base de ces critères a été distribué le 1er septembre; tous les services y ont répondu pour l'échéance du 30 septembre 2004.

Malgré les difficultés que pose le recrutement d'effectifs possédant l'expérience requise, une évaluation à haut niveau des procédures financières et des systèmes informatiques connexes de l'ensemble des services a été menée à bien par la DG Budget le 17 décembre, sur la base des réponses à ce questionnaire ainsi que d'une discussion d'une demi-journée avec chaque service. Le rapport qui en résulte, qui a été finalisé le 31 janvier 2005, recense un certain nombre de risques que les services concernés seront invités à traiter.

Les effectifs de l'équipe de la DG Budget, soit huit personnes, seront au complet pour le 16 mars 2005. Cette équipe mettra en œuvre un programme de contrôles plus approfondis des systèmes tels qu'ils fonctionnent effectivement dans chaque service, en commençant par ceux dont on estime qu'ils présentent les risques les plus élevés. Ces travaux étayeront la validation des systèmes définis par les ordonnateurs pour fournir ou justifier des informations comptables, comme le prescrit l'article 61, paragraphe 1, point e), du règlement financier.

4. Développements informatiques

Le volet le plus ambitieux du projet consiste à intégrer les systèmes de gestion financière et de comptabilité existants, à développer les systèmes afin de mettre en place une comptabilité d'exercice et à fournir aux utilisateurs des menus conviviaux qui contribueront à garantir la grande qualité des données saisies. La situation actuelle est résumée ci-dessous.

Les fonctionnalités informatiques visant à soutenir les processus comptables ont été mises au point. Le nouveau système, dénommé «ABAC», comprend le système comptable central, reposant sur le logiciel SAP-Entreprise, et des workflows conçus par la Commission pour les demandes de paiement (ABAC-invoices), pour les contrats et engagements connexes (ABAC-contracts) et pour les immobilisations (ABAC-assets). Le workflow des paiements Si2 a été réaménagé pour répondre aux exigences de la comptabilité d'exercice. Un certain nombre d'autres services continuent à fournir des informations comptables à l'aide d'interfaces avec leurs systèmes informatiques locaux.

Les principaux travaux achevés depuis le 30 juin 2004 sont les suivants:

- développement, test et diffusion d'ABAC-contracts (4 octobre) et d'ABAC-invoices (25 octobre), ce qui a permis au personnel d'être formé et de se familiariser avec ces workflows avant janvier 2005;

- développement, test et diffusion d'ABAC-assets (14 janvier 2005);

- test de fonctionnement du système dans son ensemble par des équipes pluridisciplinaires, visant à détecter les problèmes et à les corriger avant janvier 2005;

- sauvegarde de l'ancien système le 31 décembre et passage au nouveau système, qui a été mis en service le 10 janvier et qui fonctionnait pleinement au début du mois de février, une fois que les engagements reportés de l'exercice 2004 étaient disponibles;

- chargement des soldes d'ouverture pour les préfinancements (30 000), des demandes en attente de paiement (7 400) et des immobilisations (74 000).

Le 10 janvier 2005, le système comptable central a été mis en service pour l'application de la comptabilité d'exercice à la comptabilité générale. Comprenant la plupart des soldes d'ouverture nécessaires au travail quotidien des services, il a fonctionné depuis lors avec un degré élevé de fiabilité. Plus de 32 000 paiements, 10 000 demandes et 1 300 engagements avaient été traités avec succès au 31 janvier 2005.

La seule exception concerne les régies d'avances et le matériel de bureau des délégations dans les pays tiers et des bureaux de presse situés en dehors du siège de la Commission, auxquels des responsabilités financières ont été déléguées. Leur intégration progressive dans le système central est prévue à compter de 2005.

5. MISE EN œUVRE DE LA COMPTABILITÉ MODERNISÉE DANS LES SERVICES DE LA COMMISSION

5.1. Préparation des soldes d'ouverture pour l'exercice 2005

Tous les services ont été invités à contribuer à dresser l'inventaire des préfinancements, des garanties, des immobilisations et des entités légales bénéficiant de subventions et de contrats. Cet inventaire a impliqué l'examen de dossiers concernant environ 45 000 engagements en suspens et 74 500 références de comptes bancaires avant la fin du mois de décembre 2004. Les services ont rendu compte des progrès accomplis au 30 juin, au 30 septembre, au 31 octobre et au 30 novembre 2004.

Sur la base des informations provenant de ces rapports et de contacts bilatéraux, il apparaît qu'environ 95 % des travaux ont été menés à bien dans les délais et que les travaux restants concernaient des cas dans lesquels le bénéficiaire avait omis de transmettre les documents nécessaires à l'enregistrement de l'entité légale, de sorte que l'inscription des préfinancements et des garanties en question n'a pas pu être menée à bien. Trois services ont obtenu un délai supplémentaire pour traiter ces cas en souffrance.

La quasi-totalité des services ont présenté les fichiers à charger dans le système comptable dans les délais et avec un degré de qualité élevé. Moins de 1 % des écritures ont été renvoyées pour correction et seuls trois services ont transmis tardivement des fichiers complets ou se sont fait renvoyer de tels fichiers. Au 31 janvier 2005, 76 000 fichiers d'entités légales avaient été traités en ce qui concerne les experts ou les contractants externes et 56 000 concernant le personnel, et 30 000 soldes de préfinancement avaient été chargés. L'échéance du 31 mars 2005 a été fixée pour mener à terme l'exercice pour les 22 000 garanties. Tous les services concernés sont passés à ABAC-assets pour la gestion de leurs stocks, sauf les délégations et les bureaux de presse, qui visent à effectuer cette transition en 2005. Toutes les immobilisations ont été chargées dans le système comptable central sauf celles concernant deux centres communs de recherche, la DG TREN et les bâtiments, qui seront chargées en mars.

La DG Budget demandera à chaque service de vérifier la précision et la bonne comptabilisation des chiffres sur les soldes d'ouverture, pour s'assurer que les chiffres sont exhaustifs et pour procéder à des corrections avant le 31 mars 2005. Une procédure sera mise en place pour l'enregistrement des préfinancements qui ne peuvent pas être liés à un fichier d'entité légale validé. Le bilan d'ouverture de chaque service sera transmis, pour validation formelle, au directeur général ou au chef de service concerné d'ici au 30 juin 2005.

Outre ce qui précède, les services ont été invités à relier à un engagement juridique tous les engagements clôturés enregistrés depuis le 1er janvier 1999, de manière à ce qu'on puisse déterminer la relation financière de la Commission avec chaque entité depuis cette date. Il est prévu de limiter cette opération aux engagements d'un montant supérieur à 50 000 euros, ce qui implique l'examen d'environ 35 000 dossiers supplémentaires (si la limite était ramenée à 13 800 euros, il faudrait examiner 25 000 dossiers de plus). Parallèlement aux travaux sur 30 000 engagements qui restent encore à mettre en relation avec une entité légale, cette activité parachèvera la mise en œuvre de l'action 74 de la réforme administrative visant à développer une base centrale de données pour les contrats et garantira le respect de l'engagement que la Commission a pris vis-à-vis du Parlement après l'affaire Eurostat.

5.2. Développement des systèmes informatiques locaux et de leurs liens avec ABAC

Tous les services, à l'exception d'un seul, avaient adapté la majeure partie de leurs systèmes informatiques aux exigences de la comptabilité d'exercice à la fin de 2004. En cas de dépassement des délais prévus pour les développements, les services concernés ont eu recours au système central pour éviter des retards dans le traitement des engagements et des demandes de paiement.

5.3. Formation

Un programme de formation des futurs utilisateurs du système ABAC, avec l'appui d'experts extérieurs, a été lancé le 5 octobre 2004. Au 31 janvier 2005, des formations correspondant à 3 300 jours-participants avaient été organisées, avec un taux de satisfaction qui est progressivement passé de 60 à 86 %. Tous les utilisateurs clés ont bénéficié d'une formation pratique, tandis que les autres ont suivi des séances de familiarisation théorique dans des groupes plus grands. Les modules de formation pour les utilisateurs visent à devenir un guide d'utilisation et à constituer la base d'un programme de formation continue pour les utilisateurs futurs. Chaque service ayant un système local devait mettre en œuvre son propre programme de formation pour les utilisateurs de ce système. Un programme de formation spécifique pour le personnel dans les délégations dans les pays tiers sera mis en route en 2005.

6. MISE EN œUVRE DE LA COMPTABILITÉ D'EXERCICE DANS LES AUTRES INSTITUTIONS ET LES AGENCES

La Commission a invité chaque institution et agence à procéder à une évaluation de leur état de préparation en vue de l'application des nouvelles règles comptables et de la comptabilité d'exercice. Il est ressorti de l'analyse des réponses et des échanges d'informations au cours des réunions que chacune d'entre elles prenait les mesures nécessaires. Des réunions d'information ont eu lieu avec les comptables de toutes les institutions et agences en juin et novembre 2004.

Plusieurs agences et institutions de petite taille utilisent pour leur comptabilité budgétaire une version du système Si2 de la Commission. Par une lettre du 22 juin 2004 de son Secrétaire général, la Commission a accepté de continuer à fournir Si2 en 2005 et de mettre à la disposition des entités souhaitant les utiliser tous les modules d'ABAC, ainsi que les spécifications techniques nécessaires pour les relier à leurs propres systèmes.

La Commission a également proposé que les agences conçoivent une plate-forme informatique commune sur laquelle elles exécuteraient leurs exemplaires d'ABAC. Cette solution, conforme à une recommandation du Parlement, présenterait un bon rapport coût/efficacité, tout en préservant l'indépendance de chaque agence.

7. Évolution future

7.1 Budget général

Un nouveau plan en plusieurs étapes est en cours d'élaboration pour des développements informatiques supplémentaires (voir annexe 4) concernant principalement l'amélioration de la convivialité et de la fonction d'information financière et l'établissement des premiers comptes consolidés annuels. Au cours de l'exercice 2005, les différents workflows doivent être consolidés dans le cadre d'une application Web unique (ABAC-workflow), et de nouvelles fonctionnalités seront développées (par exemple, le processus de recouvrement de créances). D'autres développements sont également prévus pour atteindre l'objectif à plus long terme consistant à mieux intégrer les systèmes locaux et à fournir de nouveaux outils d'assistance aux utilisateurs et de gestion financière.

7.2. Prêts et emprunts

En ce qui concerne les opérations extérieures au budget de la Commission, le projet est lancé pour intégrer les activités de prêts et d'emprunts, actuellement enregistrées dans le système Globus, appartenant à la DG ECFIN, dans la comptabilité centrale d'ici à juillet 2005, à l'aide du module bancaire SAP, CFM.

7.3. Fonds européen de développement

Dans le cadre d'un exercice distinct, la comptabilité du Fonds européen de développement, qui est actuellement distincte de celle du budget général, doit également être modernisée.

En collaboration avec AIDCO, les workflows relatifs à la gestion des projets du FED seront transférés de l'actuel système comptable du FED (OLAS) vers le système local d'AIDCO (CRIS), et les comptes du FED seront tenus sur la base de la comptabilité d'exercice dans ABAC. Cette solution présente l'avantage qu'elle prépare le terrain pour une éventuelle intégration du FED dans le budget général, tout en permettant l'exécution des paiements du FED au moyen des fonctions conçues pour le budget général.

Les moyens informatiques nécessaires à une comptabilité d'exercice à part entière seront en place à partir de 2006, après l'achèvement d'ABAC et des développements parallèles de CRIS. Les comptes du FED pour l'exercice 2005 seront établis à partir des renseignements figurant dans OLAS, adaptés pour servir de base à la comptabilité d'exercice. L’objectif est que le nouveau système ABAC-FED puisse pleinement répondre aux exigences de la comptabilité d'exercice à partir de 2006.

En attendant, les paiements du FED seront effectués par le biais du système comptable du budget général à partir de février 2005.

8. CONCLUSION

Le projet de modernisation a respecté les échéances fixées dans le règlement financier en ce qui concerne la mise en place de systèmes comptables pour le budget général qui offrent à la Commission la plateforme pour se conformer aux normes comptables reconnues sur le plan international. La Commission a réalisé cet objectif dans un délai de deux ans, ce qui représente nettement moins de temps qu'il n'en a fallu à d'autres administrations publiques européennes, tout en respectant une échéance que ses consultants et auditeurs externes considéraient comme très ambitieuse. Elle n'aurait pas pu obtenir ce succès incontestable sans l'engagement et la collaboration constructive de tous les services.

Les activités extrabudgétaires de la DG ECFIN seront intégrées dans le système comptable central de la Commission d'ici à juillet 2005. Au cours des six premiers mois de 2005, les activités extrabudgétaires relèveront, comme dans le passé, de la comptabilité d'exercice. Le Fonds européen de développement utilisera ABAC pour son processus de paiement en 2005 et pour ses processus de comptabilité en 2006.

Le projet prévoit de fournir aux gestionnaires de chaque service des informations plus fiables et plus complètes sur l'actif et le passif dont ils sont responsables, sur les relations financières avec chaque fournisseur (à plus long terme) et, à moyen terme, sur l'exécution financière d'engagements et de projets pluriannuels.

ANNEX 1: ABAC PROGRAMME STATUS AT 31 JANUARY 2005

(Referenced to the Timetable in section III.3 of the Commission's communication COM(2002)755 final)

1st to 4th quarter: 2003

5th to 8th quarter: 2004

Measure | Deadline | Result | Comment |

Accounting framework |

Definition of an accounting framework |

Provision by the Accountant of an initial analysis of accounting requirements based on the Commission’s decision | 1st quarter | completed 2nd quarter | Initial analysis of accounting requirement based on the Commission's decision was drawn up by June 2003 and used as a basis to develop the accounting rules and to determine the IT development issues. |

Setting up an accounting standard committee Establishment of accounting standards for European Communities - Draft - Final priority standards - Final others standards | 1st quarter 2nd quarter 4th quarter 6th quarter | Completed | The Accounting Standard committee was set up in March 2003, with monthly meetings, to give its advice and judgement on accounting rules. The final meeting (July 2003) examined the comments on the proposed rules. |

Adapting Chart of account Draft : Final : | 2nd quarter 4th quarter | Completed |

Defining the event giving rise - draft - final | 2nd quarter 4th quarter | Completed | The inventory of financial processes was carried out and events giving rise were described in flows and validated by services |

Extending the scope of consolidation | 9th quarter | Started, still in progress | The scope of consolidation is to be extended for 2005 accounts, the IPSAS compliant accounting rule was adopted Future steps: consolidation manual, consolidation pack, development and implementation of the chosen tool |

Financial statements | 9th quarter | Started, still in progress | They are defined as part of the accounting rules and the Chart of accounts drawn up accordingly. The accounting rules relating to financial statements have been prepared |

Integration of accounting data |

Fixing the opening balances - Provisional - definitive | 4th quarter 8th quarter | Completed | Opening balance have been collected for prefinancing, guarantees and invoices received and not yet paid. Other opening balances will be the result of 2004 accounts closure. The amounts of provisions for cost claims not received by 31/12/2004 will be estimated in mid-2005. |

Defining the object code, - Plan - link between budget and general accounts | 4th quarter 7th quarter | Completed Completed | Following the inventory of financial processes and Chart of accounts, object codes were defined and linked to budget and general accounts |

Integrating contingent assets and liabilities (off balance-sheet items) - inventories - guarantees - integration | 4th quarter 5th quarter 9th quarter | On schedule | The complete opening balance will be established when the 2004 accounts are closed |

Management, entry in the accounts of prefinancing, interim payments and final payments | 5th quarter | Still in progress | Prefinancings for most open commitments and balances have been recorded in the accounts. The remainder should be recorded by 31.3.2005 |

Creating link between CIR and the accounts - use of CIR mandatory - link to general accounting | 4th quarter 7th quarter | One quarter delay | During the 5th quarter, CIR was deployed in most services lacking an equivalent IT tool. It was upgraded to become ABAC invoice on 25/10/2004, when its use was made obligatory where appropriate. |

Receivables and files of clients / suppliers | 5th quarter | The legal entity file was set up in March 2004. By 31/1/2005, 121 213 legal entities had been validated. The exercise will continue in 2005 in order to link all commitments since 1999 and over 50000 € with a legal entity. |

Organisation of internal control of accounting data |

Expanding internal control in DGs to include accounting aspects - draft - definitive | 4th quarter 8th quarter | Completed | The control framework has been developed, validation criteria were communicated to all services on 02/07/04 and a questionnaire on 01/09/04 |

Supporting evidence for balance sheet balances through inventories | 7th quarter | Completed | A part of inventories of fixed assets were consolidated in ABAC assets end 2004 and loaded in SAP in January 2005; a second loading will take place in March 2005. |

Certification of local system | 9th quarter | Each high level assessment of services was completed by 17/12/2004 and the report established on 31.1.2005. A programme of in depth checks will be launched in March 2005 |

Training and awareness |

Training | 3rd to 6th quarter | Rescheduled according to services | Information sessions from the 4th quarter, accounting training in 2004, training for users from 10/2004 following releases of ABAC invoices and ABAC Contracts |

Recruitment | 3rd quarter | Completed | 17 additional resources |

Network accounting correspondents | 1st quarter | Completed | Identification of correspondents, meetings and regular information session organised |

Improvement of current system architecture |

Reconciliation SI2 / R3 (2002 data) | 2nd quarter | Completed | Reconciliation SI2/R3 completed and validated in early 2003, continued weekly thereafter |

Written security policy | 2nd quarter | Completed | Security policy for SI2 written during the second quarter of 2003 and adopted July 2003 |

Comparison of security management principles | 3rd quarter | Completed | Current security policy compared to relevant international standards in 2003 and deemed appropriate. |

Fixing of rules governing incorporation of security elements | 3rd quarter | Completed | Rules governing the incorporation of the security elements in the new functionalities have been designed in the 3rd quarter |

Developments of computerised tools to facilitate management and audit of access rights | 3rd quarter | Partially completed | Access rights have been audited and a computerised tool was implemented in 2004 to facilitate the management of access rights. This temporary tool will be replaced by a more powerful tool integrated fully within the ABAC “Web” environment during 2005. |

Development, implementation of web based version of SI2 | 4th quarter | Not completed | The development full web-based of SI2 was postponed and planned to be implemented in 2005, the other ABAC workflows are web-based. |

Elimination of redundant data | 4th quarter | Partially completed | Data management activities are included in the IT developments and include data cleansing phases (elimination of redundant data, correction of errors, completion of missing data…) An archiving policy will be developed in 2005. |

Development of the new system architecture |

Feasibility study of new architecture – integration of sectorial systems | 2nd quarter | Completed | A feasibility study was completed in May 2003, including the examination of the integration of sectorial systems (certain will be abandoned- DG Entr, JRC). The cost benefit of retaining the remaining systems will be examined progressively over 2005 and 2006. |

Detailed road map for implementation of the next IT system | 2nd quarter | Completed | A detailed road map for the implementation of the new system was developed in May 2003 and maintained on a daily basis. This roadmap has been developed into an implementation plan |

Analysis of users’ management needs | 3rd quarter | Completed | Users’ management needs have been recorded through workshops, analysed, categorised and mapped against planned system functionalities to ensure proper alignment on the system future functionalities. Final report was issued on 30/9/03 |

Design of proposed solutions - progressive functional and technical definition of the system | 4th quarter | Completed | The design was performed in two phases: first the production and validation of functional blueprint and second the technical blueprint; the functional blueprints consolidate the accounting rules, operational activities and data model, they were finalised in December 2003, the technical blueprint translated in technical terms to actual system functionalities, they were ready in March 2004. |

Migration towards SAP Enterprise | 7th quarter | Completed 3rd quarter | Problems were resolved in collaboration with SAP |

User workshops and feedback | 4th quarter | Completed | Workshops have been conducted in 2003, the users’ requirements has been analysed, categorised and incorporated in the functional blueprints. Users’ feedback is collected during the implementation and testing phases. |

Progressive implementation of new functionality | 6th quarter | Completed 7th quarter | The system implementation has been phases to allow a progressive implementation of functionalities as they became available. |

New functionalities following tests | 7th quarter | Completed 8th quarter | All new modules and functionalities were tested before release to ensure meeting accounting principles and users’ requirements. Testing of the integrated system was completed end of 2004. |

Training for key users | 8th quarter | Completed | All key users were proposed hands on training by 31.12.2004 |

Release of new system | 8th quarter | Completed | ABAC invoice, ABAC contracts, ABAC Assets have been released and are operational. The ABAC system was released on 10 January 2005 |

ANNEX 2: INTEGRATED PROGRAMME PLAN 31 JANUARY 2005

List of milestones

2 | Accounting Standards defined | Accounting | February | 31/08/03 | February | 31/08/03 | Done |

3 | Business events analysed | Accounting | May | 31/01//04 | May | 31/01//04 | Done |

4 | Accounting objectives and control framework updated and issued | Accounting | 01/09/03 | 31/10/03 | 01/09/03 | 31/10/03 | Done |

5 | Draft architecture strategy is defined | IT | February | 15/07/03 | February | 15/07/03 | Done |

6 | Draft user requirements documented | User Req. | March | 30/06/03 | March | 30/06/03 | Done |

7 | Chart of accounts updated and object code mapping done, functionalities defined | Accounting | 15/07/03 | 31/01/04 | 15/07/03 | 31/01/04 | Done |

8 | Functional Blueprint, Data/ process model prepared and validated | IT/Accounting | 15/07/03 | 15/01/04 | 15/07/03 | 15/01/04 | Done |

9a | Functional architecture proof of concept built and tested | IT | 01/07/03 | 15/10/03 | 01/07/03 | 15/10/03 | Done |

9b | Prototypes completed | IT | 16//10/03 | 31/01/04 | 16//10/03 | 31/01/04 | Done |

10 | Local systems and SI2 adaptation capacity analysed | IT/DG | 15/09/03 | 15/12/03 | 15/09/03 | 15/12/03 | Done |

11 | Consolidated entities identified and informed | Accounting | 01/10/03 | 31/10/03 | 01/10/03 | 31/10/03 | Done |

12 | High-level DG Budget processes defined | Accounting | 01/10/03 | 14/11/03 | 01/10/03 | 14/11/03 | Done |

13 | Data / process gap addressed | IT/Accounting | 15/09/03 | 31/01/04 | 15/09/03 | 31/01/04 | Done |

14 | User requirements finalised | User Req. | 09/07/03 | 30/09/03 | 09/07/03 | 30/09/03 | Done |

15 | Priority gaps are addressed, obsolete systems identified | DG’s | 15/07/03 | 15/01/04 | 15/07/03 | 15/01/04 | Done |

16 | Accounting Standards, chart of accounts and manual final draft issued | Accounting | 16/10/03 | 30/06/04 | 16/10/03 | 31/07/04 | Done |

16a | Accounting Rules | Accounting | 16/10/03 | 30/06/04 | 16/10/03 | 30/06/04 | Done |

16b | CoA | Accounting | 16/10/03 | 30/06/04 | 16/10/03 | 30/06/04 | Done |

16c | Accounting Manual | Accounting | 15/11/03 | 30/06/04 | 15/11/03 | 30/06/04 | Done |

17 | Final 2005 IT architecture defined | IT | 20/11/03 | 15/01/04 | 20/11/03 | 15/01/04 | Done |

18 | Implementation plan prepared | IT | 15/07/03 | 02/01/04 | 15/07/03 | 02/01/04 | Done |

19 | Detail DG plans prepared | DG’s | 15/10/03 | 28/02/04 | 15/10/03 | 28/02/04 | Done |

19a | HL DG impact assessment and plans prepared | DG's | 15/10/03 | 15/01/04 | 15/10/03 | 15/01/04 | Done |

19b | Detailed DG plans prepared | DG's | 15/01/04 | 28/02/04 | 15/01/04 | 28/02/04 | Done |

20 | Technical blueprint completed and prototype validated | IT | 03/11/03 | 15/02/04 | 03/11/03 | 15/02/04 | Done |

21 | Integrated Central system validated | IT | 01/02/04 | 31/05/04 | 01/02/04 | 31/12/04 | Done |

22 | Sectorial systems improved, interfaces completed and tested | DG’s | 15/01/04 | 31/12/04 | 15/01/04 | 31/12/04 | Mostly done |

22a | DG's Functional requirements finalised | Accounting/User Req. | 15/01/04 | 15/02/04 | 15/01/04 | 15/02/04 | Done |

22b | Interfaces technical requirements ready | IT | 01/03/04 | 31/05/04 | 01/03/04 | 31/05/04 | Done |

22c1 | Local systems improved and tested | DG's | 01/02/04 | 30/10/04 | 01/02/04 | 31/12/04 | Mostly done |

22c2 | Interfaces developed and tested | DG's | 01/04/04 | 31/12/04 | 01/04/04 | 31/12/04 | Mostly done |

23 | Manual processes are defined and tested | DG’s | 15/01/04 | 29/09/04 | 15/01/04 | 29/09/04 | Done |

24 | DG Budget processes validated | Accounting | 04/02/04 | 30/06/04 | 04/02/04 | 30/06/04 | Done |

25 | Consolidation | Accounting | 06/01/04 | 27/08/04 | 06/01/04 | 31/12/05 | 60% |

26 | Integration tests performed | IT | 01/06/04 | 31/07/04 | 01/06/04 | 31/12/04 | Done |

27 | User acceptance tests made | IT | 01/09/04 | 30/09/04 | 01/09/04 | 31/12/04 | Done |

28 | Data migration prepared | IT | 05/04/04 | 10/11/04 | 05/04/04 | 31/12/04 | Done |

29 | IT Systems realised | IT | 01/02/04 | 31/08/04 | 01/02/04 | 25/10/04 | Done |

30 | User trainings completed | IT | 01/10/04 | 30/11/04 | 01/10/04 | 31/12/04 | Key users done |

31 | Accounting Standards, chart of accounts and manual finalised | Accounting | 01/12/03 | 05/11/04 | 01/12/03 | 31/12/05 | Done |

32 | Trainings completed | Project man. | 05/11/03 | 30/11/04 | 05/11/03 | 28.02.05 | In progress |

33 | Closing instructions sent | Accounting | 08/11/04 | 01/12/04 | 08/11/04 | 14/12/04 | Done |

34 | DG’s processes and systems signed off | Accounting | 01/07/04 | 31/12/04 | 01/07/04 | 31/12/04 | Done at high level |

34a | Local systems signed-off | Accounting | 01/07/04 | 30/11/04 | 01/07/04 | 31/12/04 | Done at high level |

34b | Interfaces signed-off | Accounting | 30/09/04 | 31/12/04 | 30/09/04 | 31/12/04 | Done at high level |

35 | Final preparation completed | IT | 01/10/04 | 31/12/04 | 01/10/04 | 31/12/04 | Done |

36 | First part of the programme closed | Project Man. | 28/12/04 | 07/01/05 | 28/12/04 | 07/02/05 | Done |

ANNEX 3 : ACCOUNTING FRAMEWORK: ACCOUNTING RULES

Financial statements: This standard follows the IPSAS 1 requirements, as adapted to the requirements of the Financial Regulation. For instance, the complete set of financial statements includes the following components:

(a) Balance Sheet

(b) Economic outturn

(c) Statement of changes in Capital

(d) Cash Flow Table

(e) Accounting Principles, Rules and Methods and Notes to the Financial Statements and

(f) Segment Reporting (included in the notes to the financial statements).

Group accounting: The scope of the consolidation is a significant issue that is addressed in this rule. This rule defines three major categories of entities that should be consolidated: controlled entities (meaning those over which the European Communities have an exclusive control), associate entities (those where the European Communities have a significant influence on the entity) and joint ventures (the European Communities have a joint control). For each category, the European Communities would have to adopt a specific accounting procedure: global consolidation, equity method or proportionate consolidation. The European Development Fund is excluded from the scope of consolidation, but will be disclosed in the notes to the accounts as funds managed by the Commission on behalf of the Member States and their ACP partners.

Foreign currency conversion: the European Communities have to deal with transactions that are denominated in a foreign currency. A transaction should be initially recorded by applying the exchange rate at the date of transaction. At each reporting date, the European Communities would have to update this valuation and calculate an exchange difference. Both realised and unrealised exchange gains or losses should be recognised in the statement of financial performance at the reporting date.

Property, plant and equipment: This rule sets the accounting requirements regarding the recognition and measurement of property, plant and equipment. It establishes that an item of property, plant and equipment should be recognised as an asset when it is probable that future economic benefits or service potential associated with the asset will flow to the entity; and the cost or fair value of the asset to the entity can be measured reliably. Buildings, land, and hardware are considered as fixed assets.

The generating event for the recognition of an item of property, plant or equipment is the transfer of property, which is generally equivalent to the date of delivery. Regarding the measurement, the rule sets out the nature of the costs to be included in the purchase price and explains how to identify assets under construction.

Depreciation expense is recognized on a systematic basis over the asset's useful life i.e. pro- rata temporis, reflecting the pattern in which the asset's benefits are consumed by the European Communities.

In addition to the depreciation, specific events can have an impact on the value of the asset (effect of time, obsolescence, falling market value, etc …). When an impairment indicator is activated, additional depreciation should be recognised. Thus, the value of property, plant and equipment is not an historical value but can vary as time goes by.

Intangible assets: Intangible assets follow almost the same rules as property, plant and equipment. Nevertheless, there is often more uncertainty about the valuation of intangible assets (for instance, when recognising a patent or when developing an own intangible asset such as computer software). This rule sets out the necessary requirements that intangible assets must fulfil to be considered as assets.

Leases: For accounting purposes, this rule divides leases into two types: finance leases and operating leases. Finance leases should be recognised as fixed assets, as this type of leasing substantially transfers all risks and rewards incident to ownership. Operating leases are considered as rents. This rule recalls that since finance leases are fixed assets, depreciation and when necessary impairment must be assessed and recorded.

Inventories: this rule explains that inventories are assets in the form of materials or supplies to be consumed in the production process or to be consumed or distributed in the rendering of services or held for sale or distribution in the ordinary course of operations, or in the process of production for sale or distribution. Consequently, the scope of inventories is not very broad and administrative supplies should not be recognised as inventories. This rule describes how to recognise and derecognise inventories and give illustrative examples. It should be mentioned that the LIFO ("Last In, First Out") method is not authorised by IPSAS. Finally, this rule includes also in appendix a compliance analysis of the inventories of the European Communities. This analysis includes the accounting requirements for the inventories of agricultural stocks.

Receivables and revenues: The transition to accrual accounting has significant consequences on the receivables generating events. First, the rule distinguishes between “exchange transactions” and “non-exchange transactions”. “Exchange transactions” include the delivery of services and goods but also revenues from royalties or interests. “Non-exchange transactions” are specific to public sector bodies, as there is no transfer of property. Those kinds of revenues include traditional own resources, VAT, GNI, fines, etc…

The rule identifies for each category of event the generating event and the accounting consequences at the reporting date. It is necessary at each reporting date to estimate the recoverability of the European Communities’ receivables. When there is a risk that the receivable may not be recovered, then a value reduction should be recognised.

Pre-financing: Pre-financing is intended to provide the beneficiary with a float. As a consequence, the rule states that a pre-financing is not an expense that should be recorded in the statement of financial performance, but should be recognised as an asset when the pre-financing is paid to the beneficiary. The pre-financing would subsequently be derecognised with the interim and final payments.

As a pre-financing is a receivable, the European Communities have at each reporting date to assess if this asset is recoverable or not. When there is a risk that it may not be recovered, a value reduction should be recognised in the accounts.

Payables and expenses: This rule details the accounting rules related to payables and expenses. First, it recalls that the generating event is the delivery of goods or the delivery of service. This position implies that at each reporting date, the European Communities would have to recognize an accrued charge for all goods/services delivered during the period but not yet recognised and a deferred charge for all goods/services recognised but not related to the period.

Moreover, the analysis of the European Communities’ business events shows that some events need very specific treatment as they are “non-exchange transactions” (e.g. grants, EAGGF, Structural funds, etc…). Consequently, this standard gives detailed accounting requirement for the recognition and measurement of those events.

Provisions, contingent assets and liabilities: International Standards are very restrictive regarding provisions as there needs to be a clearly identifiable obligating event (a past event that leads to a present obligation). Although provisions are very restrictive, this rule establishes that the European Communities would have to disclose a large amount of information regarding contingent assets and liabilities. For example, contingent assets and liabilities include guarantees received or given. Provisions and contingent assets and liabilities should be updated at each reporting date. A detailed compliance analysis of existing provisions, contingent assets and liabilities is presented in the appendix.

Basis of preparation: this document recalls the basic concepts that have to be applied when applying IPSAS.

Financial instruments: this rule deals with the accounting requirements for transactions such as participations, swaps, futures, etc. It presents the various IFRS and IPSAS requirements applicable to the European Communities. The contentious issues which have delayed the adoption of IAS 39 by the Commission do not affect the Community's accounts.

Cash and cash equivalents: this rule gives illustrative examples of cash transactions to recognise during the year and at the reporting date. Those examples deal with cheques, deposits, money transfers and internal transfers.

Employee benefits: this rule details the scope of the employee benefits to be included in the provision; refers to the actuarial methodology to implement and the accounting schemes; and explains what is the generating event.

Net result for the period, fundamental errors and changes in accounting policies: this rule is useful to assess the work to be done regarding the opening balance. It explains when and how it would be possible for the European Communities to amend its accounts once published and approved by the relevant authority.

Related party disclosure: In order to improve transparency, this rule requires the disclosure of information about related parties (e.g. agencies) and key management personnel. For example, it requires that the remuneration of this personnel should be disclosed in the notes to the financial statements.

ANNEX 4 MAIN TASKS TO BE EXECUTED FROM JANUARY 2005

Accounts and accounting procedures

- Complete the 2005 opening balances, verify their coherence and obtain the validation by each responsible AOD

- Accounting manual to be reviewed in the light of experience

- Consolidation manual, cut-off procedures, estimation of provisions for outstanding claims

- Detailed users manuals to be derived from training material prepared in 2004

- Training (2nd phase)

- Integration of external offices and delegations into the central system

- Adopt accounting rules and a procedure manual for the EDF

Validation of local systems

- Review of the operation of the systems in practice: DGs will be visited in order to validate the local systems.

- Establish service level agreements with each AOD

IT Systems

- ABAC will progressively be improved for user-friendliness and interoperability, a single web-based workflow will be introduced, and the IT architecture will be concentrated on two platforms only (SAP and JAVA).

- ABAC Contracts: further management functionality will be developed and implemented, it will be integrated with e-procurement, and non-latin scripts will be provided for

- The Early Warning System will be adapted to the new environment

- ABAC Dunning to manage recoveries and establishment of accrued interest should be implemented.

- Local budget lines will be rationalised and reduced in number.

- MUS-DICE, a sample selection tool, will be integrated with ABAC

- Security will be reviewed

- Performance will be monitored and data-handling capacity increased

- Prepare and test a new disaster recovery plan

- Archiving criteria will be developed and applied

- Implementation of the planning and monitoring of multi-annual programmes and projects. The module SAP Project system will be implemented at least for JRC and the structural funds in 2005.

- Migration by July 2005 of the financial activities managed by ECFIN in GLOBUS (current accounting system in ECFIN) to the SAP CFM (Corporate Finance Management) and FI modules. (These activities are already accrual-based and the 2005 accounts of loans and borrowings will be compliant with IAS (International accounting standards), including opening balances).

- SAP ECCS (Enterprise Controlling Consolidation System): employed by end-2005 for the consolidation of the accounts of all institutions and agencies

- Data warehouse: a single data warehouse will be developed to ensure that all Commission services access the same reporting tool. The aim is to develop a prototype for the end of 2005 and to put the single data warehouse in place during 2006.

- Implementation from January 2006 of the EDF accounting in Aidco Local system (CRIS) and in the ABAC SAP FI (financial) module (the 2005 accounts will be based on information in the present Aidco accounting system, OLAS).

- Migrate to the next generation of SAP's budget module (BCS)

Data preparation

The legal entities file will be completed to include all those benefiting from all significant contracts committed since 1999.

Financial reporting

Based on the user needs, reporting tools will be developed to support senior management needs and the needs of day-to-day users. The data dictionary will be completed, and business intelligence tools deployed. The system should present all information linked to an individual file, and provide costing and forecasting tools.

[1] COM(2002) 755.

[2] Concernant les périodes allant jusqu'au 30 juin 2003 - SEC(2003) 790) -, jusqu'au 31 décembre 2003 -(SEC(2004) 118 -, et jusqu'au 30 juin 2004 -COM(2004) 565 du 18.8.2004.

[3] Articles 133, 134 et 181, paragraphe 2, dernier alinéa, du règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 du 25 juin 2002.