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Bruxelles, le 17.2.2009

COM(2009) 61 final

Proposition de

DÉCISION DU CONSEIL

concernant la position de la Communauté sur le règlement intérieur du conseil conjoint Cariforum-CE, du comité Cariforum-CE «Commerce et développement» et des comités spéciaux prévus par l’accord de partenariat économique entre les États du Cariforum, d’une part, et la Communauté européenne et ses États membres, d’autre part

(présentée par la Commission)

EXPOSÉ DES MOTIFS

L’accord de partenariat économique entre les États du Cariforum, d’une part, et la Communauté européenne et ses États membres, d’autre part a été signé le 15 octobre 2008 et est provisoirement appliqué depuis le 29 décembre 2008.

L’article 227 de l’accord institue un conseil conjoint, qui examinera toute question importante s’inscrivant dans le cadre de l’accord ainsi que toute autre question bilatérale, multilatérale ou internationale d’intérêt commun. Dans l’accomplissement de ses tâches, le conseil conjoint sera assisté d’un comité «Commerce et développement» et de comités spéciaux, visés aux articles 36 et 230 de l’accord. Le comité «Commerce et développement» sera chargé de la mise en œuvre générale de l’accord.

Les articles 228 et 230 de l’accord précisent que le conseil conjoint adopte son propre règlement intérieur et celui du comité «Commerce et développement». En raison de la nécessité d’assurer un début de mise en œuvre rapide de l’accord, le règlement intérieur du conseil conjoint, du comité «Commerce et développement» et des comités spéciaux doit être adopté lors de la première réunion du conseil conjoint prévue le …

Proposition de

DÉCISION DU CONSEIL

concernant la position de la Communauté sur le règlement intérieur du conseil conjoint Cariforum-CE, du comité Cariforum-CE «Commerce et développement» et des comités spéciaux prévus par l’accord de partenariat économique entre les États du Cariforum, d’une part, et la Communauté européenne et ses États membres, d’autre part

LE CONSEIL DE L’UNION EUROPÉENNE,

vu le traité instituant la Communauté européenne, et notamment son article 300, paragraphe 2, deuxième alinéa,

vu la décision du Conseil relative à la signature et à l’application provisoire de l’accord de partenariat économique entre les États du Cariforum, d’une part, et la Communauté européenne et ses États membres, d’autre part[1],

vu les conclusions du Conseil sur l’intégration régionale et les accords de partenariat économique (APE) au service du développement des pays ACP[2],

vu la proposition de la Commission[3],

considérant ce qui suit:

(1) L’accord de partenariat économique entre les États du Cariforum, d’une part, et la Communauté européenne et ses États membres, d’autre part a été signé le 15 octobre 2008 et est provisoirement appliqué depuis le 29 décembre 2008.

(2) L’article 227 dudit accord institue un conseil conjoint Cariforum-CE, qui examinera toute question importante s’inscrivant dans le cadre de l’accord ainsi que toute autre question bilatérale, multilatérale ou internationale d’intérêt commun.

(3) L’article 230 de l’accord institue un comité Cariforum-CE «Commerce et développement», qui assistera le conseil conjoint dans l’accomplissement de ses tâches et sera chargé de la mise en œuvre générale de l’accord.

(4) L’article 230, paragraphe 4, dispose que dans l’exercice de ses fonctions, le comité «Commerce et développement» peut être assisté de comités spéciaux.

(5) L’article 36 de l’accord institue un comité spécial de coopération douanière et de facilitation des échanges.

(6) Aux termes de l’article 228, paragraphe 3, et de l’article 230, paragraphe 2, dudit accord, le conseil conjoint doit adopter son règlement intérieur et celui du comité «Commerce et développement», et il est également tenu d’utiliser le pouvoir de décision que lui confère l’article 229, paragraphe 1, de l’accord, dans tous les cas prévus par l’accord, pour établir le règlement intérieur des comités spéciaux.

(7) La Communauté doit arrêter la position à prendre en ce qui concerne l’adoption du règlement intérieur du conseil conjoint, du comité «Commerce et développement» et des comités spéciaux,

DÉCIDE:

Article unique

La position de la Communauté en vue de l’adoption d’une décision du conseil conjoint institué par l’accord concernant le règlement intérieur du conseil conjoint Cariforum-CE, du comité Cariforum-CE «Commerce et développement» et des comités spéciaux prévus par l’accord de partenariat économique entre les États du Cariforum, d’une part, et la Communauté européenne et ses États membres, d’autre part est fondée sur le projet de décision du conseil conjoint annexé à la présente décision.

Fait à Bruxelles,

Par le Conseil

Le Président

ANNEXE

DÉCISION N° …/2009 DU CONSEIL CONJOINT institué par l’accord de partenariat économique entre les États du Cariforum, d’une part, et la Communauté européenne et ses États membres, d’autre part concernant l’adoption du règlement intérieur du conseil conjoint, du comité «Commerce et développement» et des comités spéciaux

LE CONSEIL CONJOINT CARIFORUM-CE,

vu l’accord de partenariat économique entre les États du Cariforum, d’une part, et la Communauté européenne et ses États membres, d’autre part (ci-après dénommé «accord»), signé à Bridgetown, Barbade, le 15 octobre 2008, et notamment son article 227, son article 228, paragraphe 3, son article 229, paragraphe 1, et son article 230, paragraphe 2,

considérant ce qui suit:

(1) L’accord dispose que le conseil conjoint doit adopter son règlement intérieur et celui du comité «Commerce et développement».

(2) Le conseil conjoint et le comité «Commerce et développement» sont assistés dans l’accomplissement de leurs tâches par le comité spécial de coopération douanière et de facilitation des échanges, institué conformément à l’article 36 de l’accord, et par des comités spéciaux qui peuvent être institués au titre de l’article 230, paragraphe 4, de l’accord. Il y a également lieu d’adopter le règlement intérieur de ces comités spéciaux,

DÉCIDE:

Article premier

Le règlement intérieur du conseil conjoint Cariforum-CE et le règlement intérieur du comité Cariforum-CE «Commerce et développement» sont arrêtés tels qu'ils figurent dans les annexes I et II respectivement.

Article 2

1. Le règlement intérieur figurant à l’annexe III est applicable au comité spécial de coopération douanière et de facilitation des échanges, ainsi qu’à tout autre comité spécial qui pourrait être institué au titre de l’article 230, paragraphe 4, de l’accord.

2. Ce règlement est établi sans préjudice des dispositions spécifiques prévues par l’accord ou susceptibles d’être arrêtées par le conseil conjoint Cariforum-CE.

Article 3

La présente décision entre en vigueur le ….

Fait à,

ANNEXE I

RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU CONSEIL CONJOINT CARIFORUM-CE

institué par l’accord de partenariat économique entre les États du Cariforum, d’une part, et la Communauté européenne et ses États membres, d’autre part

Article premier

Composition et présidence

1. Le conseil conjoint Cariforum-CE (ci-après dénommé «conseil conjoint») est composé conformément à l’article 228, paragraphe 1, de l’accord.

2. Le représentant des États du Cariforum agissant collectivement, visé à l’article 228, paragraphe 2, de l’accord, est désigné sous le nom de «coordinateur du Cariforum», et la référence aux «parties» dans le règlement intérieur correspond à la définition donnée à l’article 233, paragraphe 3, de l’accord.

3. La présidence du conseil conjoint est assurée à tour de rôle, pour une période de douze mois, par un représentant du Conseil de l’Union européenne et un représentant de la Commission européenne, et par un représentant des États du Cariforum, qui peut être un ministre ou un chef de gouvernement. La première période commence à la date de la première réunion du conseil conjoint et se termine le 31 décembre de l’année suivante. La première présidence est assurée par un représentant des États du Cariforum.

Article 2

Représentation

1. Les membres du conseil conjoint peuvent être représentés par un suppléant si le représentant désigné se trouve dans l’incapacité d’être présent.

2. Un membre qui souhaite se faire représenter par un suppléant communique le nom de ce dernier à la présidence du conseil conjoint avant la réunion à laquelle il sera représenté. Le suppléant d’un membre du conseil conjoint exerce tous les droits de ce membre.

Article 3

Observateurs

1. Le mécanisme de négociation régionale des Caraïbes, le secrétariat du Caricom et le secrétariat de l’Organisation des États des Caraïbes orientales ont un statut d’observateurs permanents.

2. Les parties peuvent décider d’inviter des observateurs supplémentaires sur une base ad hoc.

3. Les parties peuvent décider de convier les représentants du comité parlementaire Cariforum-CE et du comité consultatif Cariforum-CE à informer le conseil conjoint des travaux entrepris au sein des comités respectifs.

Article 4

Réunions

1. Le conseil conjoint se réunit à des intervalles réguliers ne dépassant pas deux ans et tient des réunions extraordinaires dès que les circonstances l’exigent et si les parties en conviennent.

2. Chaque réunion du conseil conjoint se tient à une date et en un lieu convenus entre les deux parties.

3. Le conseil conjoint se réunit sur convocation de son secrétariat.

Article 5

Délégations

Les membres du conseil conjoint peuvent être accompagnés par des fonctionnaires. Avant chaque réunion, la présidence du conseil conjoint est informée de la composition prévue des délégations des États signataires du Cariforum et de la partie CE.

Article 6

Secrétariat

Le secrétariat du conseil conjoint est assuré à tour de rôle, pour une période de douze mois, par des fonctionnaires du secrétariat général du Conseil de l’Union européenne et d’un État du Cariforum. Cette période coïncide avec l’exercice alterné de la présidence par la partie CE et par les États du Cariforum.

Article 7

Documents

Lorsque les délibérations du conseil conjoint se fondent sur des documents écrits y afférents, ceux-ci sont numérotés et diffusés comme documents du conseil conjoint par le secrétariat.

Article 8

Correspondance

1. Toute correspondance adressée au conseil conjoint est transmise au secrétariat du conseil conjoint.

2. Le secrétariat veille à ce que les pièces de la correspondance adressée au conseil conjoint soient transmises à la présidence du conseil et, s’il y a lieu, qu’elles soient diffusées aux autres membres du conseil conjoint en tant que documents visés à l’article 7 du présent règlement intérieur. La correspondance diffusée est envoyée au secrétariat général de la Commission européenne, aux représentations permanentes des États membres de l’Union européenne à Bruxelles et au coordinateur du Cariforum, ainsi qu’aux coordinateurs de chaque État signataire du Cariforum mentionnés à l’article 234, paragraphe 1, de l’accord.

3. La correspondance émanant de la présidence du conseil conjoint est envoyée aux destinataires par le secrétariat et, s’il y a lieu, diffusée en tant que document visé à l’article 7 du présent règlement intérieur aux autres membres du conseil conjoint et aux destinataires mentionnés au paragraphe 2.

Article 9

Ordre du jour des réunions

1. Le secrétariat du conseil conjoint établit un ordre du jour provisoire de chaque réunion sur la base des propositions formulées par les parties et les États signataires du Cariforum. Celui-ci est transmis par le secrétariat du conseil conjoint aux destinataires visés à l’article 8, paragraphe 2, du présent règlement intérieur, au plus tard 15 jours avant le début de la réunion.

2. L’ordre du jour provisoire comprend les points pour lesquels une demande d’inscription est parvenue au secrétariat au moins 21 jours avant le début de la réunion, étant entendu que ces points ne seront inscrits à l’ordre du jour provisoire que si les documents y afférents sont parvenus au secrétariat au plus tard à la date d’envoi de cet ordre du jour.

3. Le conseil conjoint adopte l’ordre du jour au début de chaque réunion. L’inscription à l’ordre du jour de points autres que ceux qui figurent dans l’ordre du jour provisoire est possible, sous réserve de l’accord des parties.

4. La présidence du conseil conjoint, en accord avec les parties, peut inviter des experts à assister aux réunions du conseil afin de fournir des informations sur des sujets spécifiques.

5. En accord avec les parties, le secrétariat peut réduire les délais indiqués au paragraphe 1 afin de tenir compte des exigences d’un cas particulier.

Article 10

Procès-verbal

1. Un projet de procès-verbal de chaque réunion est rédigé par le secrétariat le plus tôt possible.

2. Le procès-verbal, en règle générale, résume chaque point de l’ordre du jour, en précisant le cas échéant:

a) tous les documents soumis au conseil conjoint;

b) toute déclaration dont l’inscription a été demandée par un membre du conseil conjoint;

c) les décisions prises, les recommandations formulées, les déclarations ayant fait l’objet d’un accord et les conclusions adoptées sur des points particuliers.

3. Le procès-verbal comprend aussi une liste des membres du conseil conjoint ou de leurs représentants qui ont participé à la réunion ainsi qu’une liste des membres des délégations les ayant accompagnés.

4. Le procès-verbal est approuvé par écrit par les deux parties dans un délai de trois mois à compter de la date de la réunion. Après approbation, deux exemplaires du procès-verbal sont signés par le secrétariat et chacune des parties reçoit un original de ce document faisant foi. Une copie du procès-verbal signé est transmise à chacun des destinataires visés à l’article 8, paragraphe 2, du présent règlement intérieur.

Article 11

Décisions et recommandations

1. Le conseil conjoint adopte ses décisions et recommandations d’un commun accord des parties, conformément à l’article 229 de l’accord.

2. Le conseil conjoint peut décider de soumettre toute question générale soulevée dans le cadre de l’APE Cariforum et présentant un intérêt commun pour les pays ACP et la CE au Conseil des ministres ACP-CE, tel que défini à l’article 15 de l’accord de Cotonou.

3. Entre les réunions, il peut, si les deux parties en conviennent, adopter des décisions ou des recommandations par procédure écrite. Une procédure écrite consiste en un échange de notes entre les parties. Le coordinateur du Cariforum dispose du pouvoir d’échanger ces notes et de confirmer l’accord des États signataires du Cariforum sur toute décision, après avoir obtenu confirmation de leur part, le cas échéant.

4. Les décisions et recommandations du conseil conjoint au sens de l’article 229 de l’accord portent respectivement le titre de «décision» et de «recommandation», suivi d’un numéro d’ordre, de la date de leur adoption et d’une indication de leur objet. Chaque décision précise la date de son entrée en vigueur.

5. Les décisions et recommandations adoptées par le conseil conjoint sont authentifiées par un représentant de la Commission européenne au nom de la partie CE et par le coordinateur du Cariforum au nom des États du Cariforum.

6. Les décisions et recommandations sont transmises à chacun des destinataires visés à l’article 8, paragraphe 2, du présent règlement intérieur en tant que documents du conseil conjoint.

Article 12

Publicité

1. Sauf décision contraire, les réunions du conseil conjoint ne sont pas publiques.

2. Chaque partie ou État signataire du Cariforum peut décider de la publication, dans son journal officiel respectif, des décisions et recommandations du conseil conjoint.

Article 13

Régime linguistique

1. Les langues de travail du conseil conjoint sont les langues officielles communes aux parties, à savoir l’anglais, l’espagnol, le français et le néerlandais.

2. Le conseil conjoint délibère et adopte ses décisions et recommandations sur la base de documents et de propositions présentés dans l’une des langues énumérées au paragraphe 1.

Article 14

Dépenses

1. Chaque partie prend en charge les dépenses résultant de sa participation aux réunions du conseil conjoint, tant en ce qui concerne les frais de personnel, de voyage et de séjour que les frais postaux et de télécommunications.

2. Les dépenses relatives à l’organisation des réunions et à la reproduction des documents sont prises en charge par la partie qui organise la réunion.

3. Les dépenses relatives à l’interprétation en séance et à la traduction des documents à partir des langues de travail du conseil ou vers ces langues sont prises en charge par la partie qui organise la réunion. Les dépenses liées à l’interprétation et à la traduction des documents à partir des autres langues officielles de l’Union européenne (UE) ou vers ces langues sont prises en charge par la partie CE.

ANNEXE II

RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU COMITÉ «COMMERCE ET DÉVELOPPEMENT»

institué par l’accord de partenariat économique entre les États du Cariforum, d’une part, et la Communauté européenne et ses États membres, d’autre part

Article premier

Composition et présidence

1. Conformément à l’article 230 de l’accord, il est institué un comité Cariforum-CE «Commerce et développement» (ci-après dénommé comité «Commerce et développement») qui est chargé de prêter assistance au conseil conjoint dans l’exercice de ses fonctions et porte la responsabilité de la mise en œuvre générale de l’accord.

2. La présidence du comité «Commerce et développement» est assurée à tour de rôle, pour une période de douze mois, par des hauts fonctionnaires de la Commission européenne, au nom de la Communauté européenne et de ses États membres, et par des hauts fonctionnaires des États du Cariforum, en leur nom. La première présidence coïncide avec la première présidence du conseil conjoint. Pendant cette période et, par la suite, pendant chaque période de douze mois, le comité «Commerce et développement» est présidé par la partie assurant la présidence du conseil conjoint. La première présidence est assurée par un représentant des États du Cariforum.

3. Conformément à l’article 230, paragraphe 1, de l’accord, le comité «Commerce et développement» est composé de représentants des membres du Conseil de l’Union européenne et de représentants de la Commission européenne, d’une part, et de représentants des États signataires du Cariforum, d’autre part, généralement des hauts fonctionnaires. Le coordinateur du Cariforum et les coordinateurs des États signataires du Cariforum désignent chacun un coordinateur suppléant qui assiste aux réunions du comité «Commerce et développement». Le coordinateur suppléant du Cariforum agit au nom des États du Cariforum et présente leur position sur toutes les questions sur lesquelles ils sont convenus d’agir collectivement dans le cadre de l’accord.

4 Le mécanisme de négociation régionale des Caraïbes, le secrétariat du Caricom et le secrétariat de l’Organisation des États des Caraïbes orientales ont un statut d’observateurs permanents. Les parties peuvent décider d’inviter, sur une base ad hoc, des observateurs supplémentaires, y compris des représentants du comité parlementaire Cariforum-CE et du comité consultatif Cariforum-CE.

5. En plus de l’accomplissement des tâches spécifiques qui lui sont conférées par l’accord, le comité «Commerce et développement» prépare les réunions et les délibérations du conseil conjoint, assure, le cas échéant, le suivi des décisions et des recommandations du conseil conjoint et veille, de manière générale, à la continuité du bon fonctionnement de l’accord. Il examine tout problème que lui soumet le conseil conjoint, ainsi que toute autre question susceptible de se poser au cours de la mise en œuvre quotidienne de l’accord.

6. Lorsqu’une possibilité de consultation est prévue par l’accord, la consultation peut avoir lieu au sein du comité «Commerce et développement». Elle peut se poursuivre au sein du conseil conjoint si les parties en conviennent, sauf dispositions contraires de l’accord.

Article 2

Réunions

1. Le comité «Commerce et développement» se réunit une fois par an et lorsque les circonstances l’exigent, avec l’accord des deux parties. Si les deux parties en conviennent, ses réunions peuvent se dérouler par vidéo ou téléconférence.

2. Chaque réunion du comité «Commerce et développement» est convoquée par le secrétariat, à une date et en un lieu convenus entre les deux parties.

Article 3

Délégations

Avant chaque réunion, la présidence du comité «Commerce et développement» est informée de la composition prévue des délégations y assistant.

Article 4

Secrétariat

1. Le secrétariat du comité «Commerce et développement» est assuré à tour de rôle, pour une période de douze mois, par des fonctionnaires de la Commission européenne et d’un État du Cariforum. Cette période coïncide avec l’exercice alterné de la présidence par la Commission européenne et par les États du Cariforum.

2. Toute correspondance avec la présidence du comité «Commerce et développement», visée dans le présent règlement intérieur, est transmise au secrétariat du comité «Commerce et développement», ainsi qu’au secrétariat et à la présidence du conseil conjoint et, s’il y a lieu, aux membres du conseil conjoint ou du comité «Commerce et développement».

Article 5

Publicité

Sauf décision contraire, les réunions du comité «Commerce et développement» ne sont pas publiques.

Article 6

Ordre du jour des réunions

1. Le secrétariat du comité «Commerce et développement» établit, pour chaque réunion, un ordre du jour provisoire. Celui-ci est transmis à la présidence et au secrétariat du conseil conjoint, ainsi qu’aux membres du comité «Commerce et développement», au plus tard 15 jours avant le début de la réunion.

2. L’ordre du jour provisoire comprend les points pour lesquels la présidence a reçu une demande d’inscription à l’ordre du jour au plus tard 21 jours avant le début de la réunion, étant entendu que ces points ne seront inscrits à l’ordre du jour provisoire que si les documents y afférents sont parvenus au secrétariat au plus tard à la date d’envoi de cet ordre du jour.

3. L’ordre du jour est adopté par le comité «Commerce et développement» au début de chaque réunion. L’inscription à l’ordre du jour de points autres que ceux qui figurent dans l’ordre du jour provisoire est possible, sous réserve de l’accord des deux parties.

4. La présidence du comité «Commerce et développement», en accord avec les parties, peut inviter des experts à assister aux réunions du comité afin de fournir des informations sur des sujets spécifiques.

5. La présidence peut, avec l’accord des deux parties, réduire les délais visés aux paragraphes 1 et 2 afin de tenir compte des exigences d’un cas particulier.

Article 7

Procès-verbal

1. Un projet de procès-verbal de chaque réunion est rédigé par le secrétariat le plus tôt possible.

2. Le procès-verbal indique, en règle générale, pour chaque point de l’ordre du jour:

a) les documents soumis au comité «Commerce et développement»;

b) toute déclaration dont l’inscription a été demandée par un membre du comité «Commerce et développement»;

c) les décisions prises, les recommandations formulées, les déclarations ayant fait l’objet d’un accord et les conclusions adoptées sur des points particuliers.

3. Le procès-verbal comprend aussi une liste des membres du comité «Commerce et développement» ou de leurs représentants qui ont participé à la réunion.

4. Le procès-verbal est approuvé par écrit par le coordinateur suppléant du Cariforum et par le ou les fonctionnaires de Commission européenne ayant participé à la réunion, dans un délai de deux mois à compter de la date de la réunion. Après approbation, deux exemplaires du procès-verbal sont signés par le secrétariat, et chacune des parties reçoit un original de ce document faisant foi. Une copie du procès-verbal signé est transmise à la présidence et au secrétariat du conseil conjoint, ainsi qu’aux membres du comité «Commerce et développement».

Article 8

Décisions et recommandations

1. Lorsque le comité «Commerce et développement» est habilité, en vertu de l’accord, à adopter des décisions ou des recommandations, ces actes portent respectivement le titre de «décision» ou de «recommandation», suivi d’un numéro d’ordre, de la date de leur adoption et d’une indication de leur objet. Chaque décision précise la date de son entrée en vigueur.

2. Chaque fois que le comité «Commerce et développement» prend une décision, les articles 10, 11 et 12 du règlement intérieur du conseil conjoint s’appliquent mutatis mutandis.

3. Les décisions et les recommandations du comité «Commerce et développement» sont adressées aux destinataires visés à l’article 4 du présent règlement intérieur.

Article 9

Régime linguistique

1. Les langues de travail du comité «Commerce et développement» sont les langues officielles communes aux parties, à savoir l’anglais, l’espagnol, le français et le néerlandais.

2. Le comité «Commerce et développement» délibère et adopte ses décisions et recommandations sur la base de documents et de propositions présentés dans l’une des langues énumérées au paragraphe 1.

Article 10

Dépenses

1. Chaque partie prend en charge les dépenses résultant de sa participation aux réunions du comité «Commerce et développement», tant en ce qui concerne les frais de personnel, de voyage et de séjour que les frais postaux et de télécommunications.

2. Les dépenses relatives à l’organisation des réunions et à la reproduction des documents sont prises en charge par la partie qui organise la réunion.

3. Les dépenses relatives à l’interprétation en séance et à la traduction des documents à partir des langues de travail du comité ou vers ces langues sont prises en charge par la partie qui organise la réunion. Les dépenses liées à l’interprétation et à la traduction des documents à partir des autres langues officielles de l’UE ou vers ces langues sont prises en charge par la partie CE.

ANNEXE III

RÈGLEMENT INTÉRIEUR DES COMITÉS SPÉCIAUX

institués par l’accord de partenariat économique entre les États du Cariforum, d’une part, et la Communauté européenne et ses États membres, d’autre part

Article premier

Composition et présidence

1. Sauf dispositions contraires de l’accord ou décision du comité «Commerce et développement», un comité spécial est composé de représentants de la Commission européenne et de représentants des membres du Conseil de l’Union européenne, d’une part, et de représentants des États signataires du Cariforum, d’autre part, et la présidence des réunions est assurée, à tour de rôle, par un fonctionnaire de la Commission européenne et par un fonctionnaire d’un État du Cariforum. Les États du Cariforum y mandatent un de leurs représentants qui agit en leur nom et présente leur position sur toutes les questions sur lesquelles ils sont convenus d’agir collectivement dans le cadre de l’accord. Ce représentant est désigné sous le nom de représentant du Cariforum.

2. Le mécanisme de négociation régionale des Caraïbes, le secrétariat du Caricom et le secrétariat de l’Organisation des États des Caraïbes orientales ont un statut d’observateurs permanents. Les parties peuvent décider d’inviter des observateurs supplémentaires sur une base ad hoc.

Article 2

Réunions

Sauf dispositions contraires de l’accord, un comité spécial se réunit à la demande de l’une ou l’autre des parties, à une date et en un lieu convenus au préalable entre elles.

Article 3

Délégations

Avant chaque réunion, la présidence du comité spécial est informée de la composition prévue des délégations y assistant.

Article 4

Secrétariat

1. Le secrétariat des comités spéciaux est assuré à tour de rôle, pour une période de douze mois, par des fonctionnaires de la Commission européenne et d’un État du Cariforum. Cette période coïncide avec l’exercice alterné de la présidence par la Commission européenne et par les États du Cariforum.

2. Toute correspondance avec la présidence d’un comité spécial est transmise au secrétariat de ce comité spécial, ainsi qu’au secrétariat et à la présidence du comité «Commerce et développement» et, s’il y a lieu, aux membres dudit comité.

Article 5

Documents

Lorsque les délibérations d’un comité spécial se fondent sur des documents écrits y afférents, ceux-ci sont numérotés et diffusés en tant que documents dudit comité par le secrétariat.

Article 6

Publicité

Sauf décision contraire, les réunions des comités spéciaux ne sont pas publiques.

Article 7

Ordre du jour des réunions

1. Le secrétariat du comité spécial établit, au plus tard 30 jours avant chaque réunion, un ordre du jour provisoire de celle-ci, assorti des documents correspondants. Cet ordre du jour est transmis à la présidence, au secrétariat et aux membres du comité «Commerce et développement», au plus tard 15 jours avant le début de la réunion. L’ordre du jour est adopté par le comité spécial au début de chaque réunion. Des points ne figurant pas à l’ordre du jour provisoire peuvent y être inscrits, sous réserve de l’accord des deux parties.

2. En accord avec les parties, les délais indiqués au paragraphe 1 peuvent être réduits afin de tenir compte des exigences d’un cas particulier.

3. La présidence d’un comité spécial, en accord avec les parties, peut inviter des experts à assister aux réunions du comité afin de fournir des informations sur des sujets spécifiques.

Article 8

Procès-verbal

1. Un projet de procès-verbal de chaque réunion est rédigé par le secrétariat immédiatement après la réunion.

2. Le procès-verbal indique, en règle générale, pour chaque point de l’ordre du jour:

a) les documents soumis au comité spécial;

b) toute déclaration dont l’inscription a été demandée par un membre du comité spécial;

c) les décisions prises, les recommandations formulées, les déclarations ayant fait l’objet d’un accord et les conclusions adoptées sur des points particuliers.

3. Le procès-verbal comprend aussi une liste des membres du comité spécial ou de leurs représentants qui ont participé à la réunion.

4. Le procès-verbal est approuvé par écrit par le représentant du Cariforum et par le fonctionnaire de la Commission européenne ayant participé à la réunion, dans un délai d’un mois à compter de la date de la réunion. Après approbation, deux exemplaires du procès-verbal sont signés par le secrétariat et chacune des parties reçoit un original de ce document faisant foi. Une copie du procès-verbal signé est transmise à la présidence, aux membres et au secrétariat du comité «Commerce et développement».

Article 9

Décisions et recommandations

1. Lorsqu’un comité spécial est habilité, en vertu de l’accord ou de la décision du conseil conjoint l’ayant institué, à adopter des décisions ou des recommandations, ces actes portent respectivement le titre de «décision» ou de «recommandation», suivi d’un numéro d’ordre, de la date de leur adoption et d’une indication de leur objet. Chaque décision précise la date de son entrée en vigueur.

2. Chaque fois qu’un comité spécial formule une recommandation ou prend une décision, les articles 10, 11 et 12 du règlement intérieur du conseil conjoint s’appliquent mutatis mutandis.

3. Les décisions et recommandations des comités spéciaux sont transmises à la présidence, aux membres et au secrétariat du comité «Commerce et développement».

Article 10

Régime linguistique

1. Les langues de travail des comités spéciaux sont les langues officielles communes aux parties, à savoir l’anglais, l’espagnol, le français et le néerlandais.

2. Les comités spéciaux délibèrent et adoptent leurs décisions et recommandations sur la base de documents et de propositions présentés dans l’une des langues énumérées au paragraphe 1.

Article 11

Dépenses

1. Chaque partie prend en charge les dépenses résultant de sa participation aux réunions des comités spéciaux, tant en ce qui concerne les frais de personnel, de voyage et de séjour que les frais postaux et de télécommunications.

2. Les dépenses relatives à l’organisation des réunions et à la reproduction des documents sont prises en charge par la partie qui organise les réunions.

3. Les dépenses relatives à l’interprétation en séance et à la traduction des documents à partir des langues de travail du comité spécial ou vers ces langues sont prises en charge par la partie qui organise la réunion. Les dépenses liées à l’interprétation et à la traduction des documents à partir des autres langues officielles de l’UE ou vers ces langues sont prises en charge par la partie CE.

Article 12

Rapport

Les comités spéciaux rendent compte au comité «Commerce et développement».

FICHE FINANCIÈRE LÉGISLATIVE POUR LES PROPOSITIONS AYANT UNE INCIDENCE BUDGÉTAIRE STRICTEMENT LIMITÉE AUX RECETTES

1. INTITULÉ DE LA PROPOSITION:

Décision du Conseil concernant la position de la Communauté sur le règlement intérieur du conseil conjoint Cariforum-CE, du comité Cariforum-CE «Commerce et développement» et des comités spéciaux prévus par l’accord de partenariat économique entre les États du Cariforum, d’une part, et la Communauté européenne et ses États membres, d’autre part

2. LIGNES BUDGÉTAIRES:

Chapitre et article: couverture des frais liés à l’interprétation et aux locaux par les ressources administratives de la Commission.

Montant inscrit au budget pour l’exercice concerné: en cas de besoins imprévus, des ressources pourraient provenir des lignes budgétaires suivantes:

20.02.01 – Relations commerciales extérieures, y compris l’accès aux marchés des pays tiers

20.01.02.11.00.02.40 – Réunions ne comportant que les personnes de la Commission (internes)/Conférences

3. INCIDENCE FINANCIÈRE

X Proposition sans incidence financière

( Proposition sans incidence financière sur les dépenses, mais avec incidence financière sur les recettes - l’effet est le suivant:

(en millions d’euros à la 1re décimale)

4. MESURES ANTIFRAUDE

5. AUTRES OBSERVATIONS

[1] JO L 289 du 30.10.2008.

[2] CAGRE du 10 novembre 2008.

[3] JO