[pic] | COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES |

Bruxelles, le 30.5.2007

COM(2007) 280 final

RAPPORT ANNUEL

À L'AUTORITÉ DE DÉCHARGE CONCERNANT LES AUDITS INTERNES RÉALISÉS EN 2006

(présenté par la Commission) {SEC(2007) 708}

TABLE DES MATIÈRES

1. Introduction 3

2. Environnement de travail et plan d'audit 3

2.1. Environnement de travail 3

2.2. Développements du processus d'audit interne 4

2.3. Mise en œuvre du plan d'audit de l'IAS 5

2.4. Acceptation des recommandations et points de vue des entités auditées et des parties prenantes 6

3. Constatations 7

3.1. Analyse de la qualité des structures d'audit interne 7

3.2. Gouvernance, planification et organisation 8

3.3. Gestion des fonds européens 9

3.4. Gestion des ressources humaines 10

3.5. ABAC 11

3.6. Suivi 11

4. Conclusions 11

1. INTRODUCTION

Ce rapport informe l'autorité de décharge des travaux menés par le Service d'Audit Interne (IAS) en 2006, conformément à l'article 86, paragraphe 4, du règlement financier (RF). Il est basé sur le rapport de l'IAS sur ses principales constatations d’audit, en vertu de l'article 86, paragraphe 3, du règlement financier et, conformément aux normes régissant la profession, «sur les risques importants, le contrôle et sur le gouvernement d'entreprise». Le présent rapport s’appuie sur le travail d’audit et les activités de consultation effectués par l'IAS en 2006. Il se base également sur les travaux des structures d'audit interne des DG (IACs), à travers les rapports semestriels établis par l'IAS. Il ne couvre pas le travail d’audit de l'IAS pour les agences communautaires, exception faite des chiffres relatifs à la mise en œuvre du programme de travail[1].

La réponse de la Commission aux observations et conclusions de l'Auditeur interne figure dans le rapport de synthèse sur les rapports annuels d'activité des directeurs généraux. Dans ce rapport de synthèse, adopté en même temps, la Commission prend position sur les questions horizontales soulevées par l'Auditeur interne, la Cour des Comptes Européennes, l'autorité de décharge, ou identifiées par le Comité de suivi des audits ou le directeur général de la DG Budget dans son rapport global. Par conséquent, certaines vues ou opinions exprimées dans ce rapport peuvent ne pas être entièrement partagées par la Commission. Cette divergence de vues reflète le processus normal de dialogue entre l'institution et son auditeur interne.

2. ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL ET PLAN D'AUDIT

2.1. Environnement de travail

Un plan d'action pour un cadre de contrôle interne intégré a été présenté en janvier 2006, sous la forme d'une série de 16 propositions spécifiques. La Commission a amélioré sa reddition de comptes, via, par exemple, les différentes déclarations d'assurance et réserves émises par ses directeurs généraux, et sur cette base elle s'est pour la première fois également basée sur le rapport de synthèse afin d'expressément assumer sa responsabilité politique en matière de gestion.

Le comptable de la Commission a présenté à la Cour des comptes européenne (CCE) les états financiers pour 2005. Ceux-ci ont été pour la première fois élaborés intégralement selon les principes de la comptabilité d'exercice, conformément aux normes comptables internationalement admises. La Cour a constaté que des progrès importants avaient été réalisés. L'application intégrale des normes comptables dans toute la Commission est un processus qui prendra encore du temps avant d'arriver à son terme. La migration d' ABAC Assets vers SAP et l'inclusion d' ABAC Contracts dans ABAC Workflow en sont encore au stade des études préliminaires. Les principales tâches en cours ont trait à la mise en œuvre progressive du nouveau système comptable pour ce qui concerne le Fonds européen de développement, les agences, le Comité économique et social européen, le Comité des régions et les délégations de la Commission.

La certification des comptes par le comptable a été inscrite dans le règlement financier modifié, qui est entré en vigueur le 1er mai 2007[2], en ce compris la possibilité de vérifier les informations reçues.

La mise en place des agences exécutives, ainsi que, dans certains cas, de leurs fonctions d'audit interne s'est poursuivie, et l'aptitude de l'une d'entre elles à assumer les tâches d'exécution des programmes de sa DG de tutelle a été vérifiée par la structure d'audit interne. Une attention particulière devrait être accordée à la passation claire et organisée des tâches entre les DG et leurs agences exécutives.

La Commission a renforcé sa gestion de la continuité des opérations et publié une communication-cadre sur les préparatifs devant lui permettre de faire face à toute perturbation importante affectant les activités, le personnel, les bâtiments, les informations ou d'autres actifs, afin qu'elle puisse continuer à fonctionner dans toute la mesure du possible.

La Commission a tenu sa première journée de l'éthique (Ethics day), sous la forme d'une journée de formation divisée en quatre ateliers, qui ont permis des débats animés et une participation active du personnel. L'objectif était de sensibiliser le personnel aux questions éthiques et de lancer une réflexion sur l'éthique et l'intégrité à l'intérieur des DG et services.

Pour encourageantes que soient ces réalisations, la Commission partage encore avec les États membres l'exécution d'environ 80 % du budget de l'UE. Par conséquent, le succès général des efforts consentis pour créer un cadre de contrôle intégré dépend en grande partie de la détermination et de la capacité des États membres à mettre en œuvre des systèmes de contrôle efficaces et efficients qui réduisent les risques à un niveau acceptable, et à fournir des déclarations d'assurance sur ces systèmes.

2.2. Développements du processus d'audit interne

En 2006, une analyse de la qualité des 32 structures d'audit interne de la Commission été réalisée pour la première fois par l'IAS. Celle-ci a ouvert la voie à la planification d'un audit stratégique coordonné (associant la plupart des structures d'audit interne) ainsi qu'à la révision des chartes d'audit (sur laquelle le travail a commencé).

La coopération entre l'IAS et les structures d'audit interne a encore été améliorée tout au long de 2006, notamment par de nouveaux audits conjoints. La coordination des plans d'audit, les efforts de formation conjoints et la coopération sur les audits relatifs à la comptabilité d'exercice sont autant d'illustrations des relations de travail entretenues avec la Cour des comptes.

De nouveaux modèles de rapports d'audits et de suivi ont été conçus et mis en œuvre, en vue de permettre aux auditeurs de produire des rapports mieux centrés sur l'essentiel.

Des travaux préparatoires ont été réalisés en vue de l'introduction d'une nouvelle version web, plus conviviale, du système de gestion des audits (AMS), dont la mise en place est prévue pour le premier trimestre de 2007.

Des efforts accrus seront consentis en 2007 pour identifier les aspects susceptibles de faire l'objet de propositions de simplification.

2.3. Mise en œuvre du plan d'audit de l'IAS

Le plan d'audit 2006 de l'IAS a été approuvé par le comité de suivi des audits de la Commission (CSA) le 5 décembre 2005, et affiné tout au long de l'année. Dans le souci d'éviter les doubles emplois avec les audits effectués par la CCE, la plupart des audits de l'IAS relatifs à la comptabilité d'exercice dans les DG opérationnelles ainsi que l'audit sur le développement rural ont été annulés et remplacés principalement par de nouvelles missions de suivi, les travaux sur le plan d'audit stratégique 2007-2009 et un accroissement des ressources consacrées à l'analyse de la qualité des structures d'audit interne.

Le programme de travail a été exécuté à 88 %: 69 rapports concernant la Commission (23 rapports d'audit, 8 rapports de suivi, et 38 rapports d'analyse) et 8 rapports concernant les agences ont été finalisés en 2006. Les résumés des audits et analyses concernant la Commission sont joints en annexe.

Liste des audits et analyses concernant la Commission et ayant été finalisés:

DG/Service | Mission | Rapport |

Analyses, systèmes administratifs et autres systèmes d'appui |

32 structures d'audit interne | 32 analyses de la qualité des structures d'audit interne et 1 rapport récapitulatif | 12 octobre |

ADMIN | Gestion des ressources humaines I | 7 avril |

ADMIN | Gestion des ressources humaines II | 27 octobre |

COMM | Suivi de l'audit approfondi de 2003 | 24 octobre |

DIGIT | Opérations et sécurité du Centre de calcul | 8 décembre |

EPSO | Processus de sélection géré par l'EPSO | 7 avril |

OPOCE | Suivi de l'audit approfondi de 2004 | 18 décembre |

PMO | Régularité de la gestion financière, mise en œuvre des circuits financiers | 8 décembre |

SCIC | Gestion financière et marchés publics | 22 septembre |

Politiques internes |

ADMIN, SG, BUDG, SANCO, TREN, COMP | Cycle SPP/ABM à la Commission | 27 novembre |

COMP | Efficacité et efficience du cycle SPP/ABM | 20 juillet |

SANCO | Efficacité et efficience du cycle SPP/ABM | 7 avril |

TREN | Efficacité et efficience du cycle SPP/ABM – affectation des ressources | 10 avril |

SG, MARKT, ENTR, ENV, TREN | Rapport général: suivi de la mise en œuvre du droit communautaire | 22 décembre |

ENTR | Suivi de la mise en œuvre du droit communautaire | 5 décembre |

MARKT | Suivi de la mise en œuvre du droit communautaire | 7 novembre |

TREN | Analyse - suivi de la mise en œuvre du droit communautaire | 14 décembre |

JLS | Gestion des grands projets informatiques | 8 juin |

MARKT | Informatique locale | 10 novembre |

SANCO | Gestion informatique | 8 décembre |

TAXUD | Grands systèmes informatiques | 24 janvier |

COMM | Gestion des contrats | 11 octobre |

EAC | Mise en œuvre de la comptabilité d'exercice | 30 juin |

ENTR* | Gestion financière du réseau des Centres Relais Innovation | 6 avril |

ENV | Suivi de l'audit approfondi | 9 février |

INFSO | Suivi de l'audit approfondi de 2004 | 7 décembre |

JRC | Rapport intérimaire d'audit de suivi | 9 février |

RTD | Contrôles ex post | 21 décembre |

Mesures structurelles et politique agricole commune |

AGRI, EMPL, FISH, REGIO | Rapport général Fonds structurels (article 38) | 8 mars |

REGIO | FEDER | 21 février |

FISH | Suivi de l'audit approfondi de 2004 | 18 décembre |

REGIO | Corrections financières au niveau du Fonds de cohésion | 22 novembre |

Politiques extérieures |

AIDCO | Rapport intérimaire d'audit de suivi | 22 février |

AIDCO, ECHO | Mise en œuvre de l'accord-cadre avec les agences des Nations unies + système de suivi et de compte rendu de gestion d'ECHO – dépassement de l'audit 2005 | 28 juillet |

ELARG | Activités de contrôle ex-post | 20 décembre |

RELEX** | Activités de contrôle ex-post | 22 décembre |

RELEX | Note de suivi | 31 octobre |

*Audit conjoint avec la DG ENTR ** Audit conjoint avec la DG RELEX

2.4. Acceptation des recommandations et points de vue des entités auditées et des parties prenantes

En 2006, le niveau d'acceptation des recommandations d’audit par les entités auditées s'est élevé à 89,4 %. 7,9 % des recommandations formulées ont été rejetées et 2,7 % sont en attente de réaction[3].

Audits Commission (hors analyse de la qualité des structures d'audit interne) |

Recommandations | Acceptées | Rejetées | En attente* | % | Total |

Essentielles | 11 | 1 | 0 | 2.9 | 12 |

Très Importantes | 182 | 6 | 8 | 48.3 | 196 |

Importantes | 162 | 25 | 3 | 46.8 | 190 |

Souhaitables | 8 | 0 | 0 | 2.0 | 8 |

% | 89.4 |7.9 |2.7 | | | | Total | 363 |32 |11 | |406 | | * En cours d'étude dans le cadre d'une décision de la Commission

En ce qui concerne l'analyse de la qualité des structures d'audit interne, 241 recommandations ont été formulées, dont 228 ont été acceptées et 13 rejetées.

Le feedback des entités auditées sur l'étendue et la conduite de l'audit a produit un score moyen de 1,95 (année précédente: 1,82), sur une échelle dégressive allant de 1 à 4. Selon une enquête effectuée auprès des parties prenantes à la fin 2006, 75 % des personnes interrogées (contre 79 % précédemment) estiment que l'IAS a une stratégie d'audit claire, 86 % (contre 93 % précédemment) estiment que les audits ont été exécutés de façon honnête, objective et équitable, et 61 % (contre 63 % précédemment) sont d'avis que les recommandations de l'IAS ont une utilité directe. Dans l'ensemble, 80 % des personnes interrogées (contre 71 % auparavant) jugent que la mission de l'IAS est bien comprise.

3. CONSTATATIONS

3.1. Analyse de la qualité des structures d'audit interne

L'analyse de la qualité des structures d'audit interne a pris la forme de rapports de validation de l'IAS portant sur 32 autoévaluations individuelles de ces structures, ainsi que du rapport général établi sur ces bases. L'objectif était d'évaluer la conformité des structures d'audit interne aux normes pour la pratique professionnelle de l'audit interne et au code de déontologie de l'Institute of Internal Auditors (IIA). Onze des 32 structures ont été jugées généralement conformes tant aux normes de qualification qu'aux normes de fonctionnement, 17 autres partiellement conformes et 30 ont été jugées conformes au code de déontologie. Ces constatations démontrent clairement que les efforts tendant à renforcer le professionnalisme et la conformité aux normes d'audit doivent être poursuivis.

Cette analyse a suscité des discussions et des réflexions sur le rôle et l'organisation de l'audit interne au sein de la Commission. Considérant que quelque 120 auditeurs travaillent dans les structures d'audit interne et une soixantaine d'autres pour l'IAS, des définitions communes de l'univers d'audit, de l'évaluation des risques et de la planification d'audits coordonnés sont à l'évidence nécessaires. Sans préjudice de toute décision ultérieure de la Commission, certaines propositions de l'IAS relatives à l'indépendance des structures d'audit interne et à la possibilité pour leurs chefs de s'adresser à un interlocuteur extérieur à la DG sont actuellement examinées avec lesdites structures. Le comité de suivi des audits examinera la mise en œuvre des propositions de l'IAS en juillet 2007.

3.2. Gouvernance, planification et organisation

Suivi de la mise en œuvre du droit communautaire

La mise en œuvre correcte et en temps voulu du droit communautaire relève d'abord de la responsabilité des États membres, mais, en tant que «gardienne des traités», la Commission a une mission de contrôle. Afin d'améliorer le contrôle de la mise en œuvre du droit communautaire, l'IAS a proposé un plan axé sur les risques concernant la transposition des directives communautaires, une approche plus systématique de la vérification des mesures de mise en œuvre au niveau des États membres, des critères de classement par ordre de priorité des plaintes et des procédures d'infraction, ainsi que des délais de traitement pour les affaires les plus importantes. Une communication de la Commission sur le contrôle de l'application du droit communautaire est en cours d'élaboration et devrait être adoptée d'ici la fin 2007.

Mise en œuvre du processus SPP/ABM

Bien que les DG auditées aient été jugées conformes, sur le plan formel, aux règles de la Commission concernant le processus SPP/ABM ainsi qu'aux standards de contrôle interne correspondants, l'IAS considère que des progrès restent à faire en ce qui concerne l'efficacité et l'efficience du cycle SPP/ABM, de sorte que les DG puissent passer du stade de la conformité formelle à celui de l'appropriation et en tirer tous les avantages au niveau de la gestion interne. Certaines recommandations de l'IAS ont été déjà appliquées, comme la mise en place d'une planification stratégique pluriannuelle et la prise en considération des activités de base au-delà des seules initiatives nouvelles contenues dans stratégie politique annuelle (SPA). L'IAS a également recommandé un «screening». En réponse à une demande du Parlement européen, la Commission a préparé une évaluation de ses besoins en personnel à mi-parcours ainsi qu'un rapport détaillé sur le personnel des fonctions d'appui et de coordination. Des progrès ont également été faits pour ce qui concerne l'intégration de la gestion des risques dans le processus d'élaboration des politiques. D'autres recommandations, comme le développement d'une stratégie d'appui informatique du cycle SPP/ABM et le contrôle intégral de l'affectation des ressources humaines, n'ont pas reçu de suite.

Gestion/systèmes informatiques

L'IAS a procédé à un audit du centre de calcul de la Commission ainsi que de la gestion informatique dans quatre DG opérationnelles; l'analyse de risque a été confirmée par cinq recommandations essentielles (sur un total de douze) formulées à l'issue de cet exercice.

Deux de ces recommandations classifiées comme critique se rapportaient à la sécurité physique dans les bâtiments JMO et BECH à Luxembourg. Une autre classifiée comme très importante portait sur la mise en place d'un plan de rétablissement après sinistre exhaustif, couvrant tous les systèmes d'information stratégiques hébergés dans le centre de calcul. Cette recommandation découle du constat que les DG risquent de ne pas être suffisamment préparées à assurer la continuité des opérations, étant donné l'absence d'informations fiables sur leurs systèmes critiques.

Il a été constaté que le système d'information Schengen (SIS II) a souffert d'une gestion de projet inadéquate, et notamment d'un contrôle insuffisant des prestations du contractant en raison d'un manque de personnel spécialisé et d'une utilisation sous-optimale des ressources humaines, qui a obligé la Commission à compter fortement sur la qualité et la fiabilité du contractant.

Des mesures devraient également être prises pour assurer que toutes les DG se conforment pleinement au règlement (CE) n° 45/2001 sur la protection des données à caractère personnel et que le responsable de la sécurité informatique au niveau local (LISO) effectue des contrôles suffisants et agisse en toute indépendance.

Des audits liés à l'informatique ont été également effectués par trois structures d'audit interne. Les questions recensées au niveau local comprenaient notamment: la nécessité de mettre en place un processus de planification approfondi pour les applications informatiques, la définition du rôle des propriétaires de projets et la nécessité d'un inventaire exhaustif de l'informatique locale.

3.3. Gestion des fonds européens

Fonds structurels

L'objectif était de déterminer si la Commission a mis en place un système visant à vérifier que les systèmes de contrôle présentés par les États membres satisfont aux normes requises, d'évaluer les contrôles mis en place au niveau des DG, en ce compris l'évaluation de la coopération avec les États membres, et d'évaluer les contrôles ex-post effectués par les DG chargées des Fonds structurels. L'IAS a recommandé de définir avec plus de précision les obligations de compte rendu des ordonnateurs subdélégués. Les DG chargées des fonds structurels devraient établir une stratégie d'audit commune, sur la base du travail de coordination déjà entrepris. Une coordination accrue avec les États membres, incluant, via des «contrats de confiance», une plus grande conformité aux normes minimales ainsi qu'une opinion d'audit (ou une déclaration d'absence d'opinion) claire et précise améliorerait le processus d'assurance. Les principales conclusions d'audit devraient être clairement exposées dans les rapports d'activité annuels des DG, en vue de fournir une image plus complète du niveau et du type d'assurance obtenus quant aux systèmes de gestion et de contrôle mis en place par les États membres.

L'IAS considère que la procédure de correction financière pour le Fonds de cohésion devrait être sensiblement améliorée, afin d'en diminuer la longueur. Pour éviter le risque de non-conformité par rapport au règlement financier et aux autres règles applicables, l'interprétation du principe de la «réduction nette» et l'application du principe de la «correction forfaitaire» devraient être clarifiées. L'information financière devrait également être renforcée, en particulier pour ce qui concerne les prévisions de recettes.

FAFA (accord-cadre financier et administratif avec les Nations unies)

L'audit visait à évaluer la conformité au FAFA et la capacité d'obtenir une assurance sur l'utilisation des fonds européens. L'IAS a détecté une situation où les fonds européens de l'UE pourraient ne pas avoir servi aux fins prévues, en raison notamment d'une déclaration des coûts indirects manquant de transparence. L'audit a démontré l'utilité du FAFA, qui fournit un cadre de référence bien nécessaire pour la coopération entre des partenaires très différents des deux côtés du partenariat CE/ONU. Le comité de suivi des audits a invité l'IAS à évaluer l'importance des risques résiduels en ce qui concerne plus particulièrement les coûts indirects, dans le contexte du contrôle global des financements CE/ONU dans le cadre du FAFA et du système de contrôle financier des Nations unies.

Contrôles ex-post des activités de recherche

Ces audits ont été réalisés dans le but d'évaluer la conformité, l'efficacité et l'efficience des contrôles ex-post des activités de recherche, qui sont déterminants pour la délivrance d'une déclaration d'assurance positive. L'IAS a constaté que les activités de contrôle ex-post étaient peu satisfaisantes et qu'une planification, coordonnée et fondée sur les risques, de ces contrôles était nécessaire, comme la Cour des comptes l'indiquait dans son dernier rapport annuel. L'IAS a recommandé que les objectifs des contrôles ex-post, ainsi que la stratégie sous-jacente, devraient être définis de façon plus claire et leurs conclusions devraient être expliquées plus en détail dans les rapports d'activité annuels des DG. Une couverture suffisante des programmes et bénéficiaires pouvant faire l'objet d'un audit devrait être garantie. Les dispositions du règlement financier devraient être respectées pour ce qui concerne les prévisions de recettes sur la base des déclarations de coûts à l'issue des contrôles ex-post. La couverture des contrôles ex-post s'est révélée clairement insuffisante par rapport aux objectifs de contrôle, ce qui a conduit à l'émission d'une réserve dans le rapport d'activité annuel.

3.4. Gestion des ressources humaines

Les examens effectués portaient sur les aspects suivants du processus de sélection du personnel permanent: planification, recrutement, mobilité, insuffisance professionnelle, absentéisme et contrôles internes. L'IAS est de l'avis que la DG ADMIN devait jouer un rôle accru en termes de coordination et de contrôle, en vue de garantir une application homogène des politiques de gestion des ressources humaines dans tous les services de la Commission. L'IAS a également proposé de faire de la gestion des ressources humaines une partie intégrante de la planification stratégique/des processus de gestion de la Commission, en vue d'assurer une meilleure adéquation entre les besoins des DG et les ressources humaines disponibles et de développer une vision à long terme pour une gestion efficace des ressources humaines.

Les principales propositions formulées par l'IAS sont les suivantes: développer des indicateurs de charge de travail, fixer des objectifs en termes de taux de vacance et de délais de recrutement, améliorer la gestion de la mobilité obligatoire, réexaminer le ratio personnel permanent/personnel temporaire et permettre une meilleure gestion des cas d'insuffisance professionnelle en renforçant les compétences de l'encadrement en matière de gestion des ressources humaines. L'introduction d'une série d'activités de contrôle et de suivi dans le processus de recrutement pourrait aider à organiser le nombre voulu de concours dans les domaines où les besoins se présentent ainsi qu'à augmenter le taux de recrutement des lauréats.

D'après l'IAS les audits du processus SPP/ABM montrent l'absence d'une stratégie à long terme en matière de ressources humaines ou, en d'autres termes, la nécessité de mieux planifier l'affectation de ces ressources.

La gestion des ressources humaines était également l'objet d'audits conduits par deux structures d'audit interne en 2006, dans les recommandations desquelles la planification stratégique et l'affectation efficiente des ressources figuraient en bonne place. Des recommandations très importantes formulées dans un certain nombre d'autres rapports de structures d'audit interne se rapportaient encore aux questions de ressources humaines.

3.5. ABAC

La mise en œuvre du nouveau système de comptabilité d'exercice (ABAC) est un défi majeur pour la Commission. En 2006, l'IAS et la Cour des comptes ont inclus dans leurs programmes respectifs des audits de la mise en œuvre de l'ABAC dans plusieurs DG. Étant donné que l'une des principales obligations de la Cour des comptes consiste à émettre, en sa qualité d'auditeur externe, une opinion sur les états financiers consolidés, l'IAS a décidé d'annuler ses propres audits de l'ABAC dans un certain nombre de DG déjà couvertes par le travail de la Cour et d'effectuer, en collaboration étroite avec celle-ci, un audit de la mise en œuvre de la comptabilité d'exercice à la DG EAC, couvrant le processus de transition de cette DG vers l'ABAC ainsi que la clôture de ses comptes pour l'exercice 2005.

D'après les conclusions de l'audit mené par l'IAS, les systèmes de contrôle comptable de la DG EAC se sont révélés insuffisants pour garantir l'exhaustivité, l'exactitude et la fiabilité des données comptables. De ce fait, les écritures comptables de fin d'exercice de la DG EAC ne fournissent pas une image fidèle de la situation financière et du résultat de celle-ci. Cette opinion de l'IAS résulte principalement d'une description insuffisante des procédures de clôture d'exercice, d'un rapprochement incomplet des systèmes comptables locaux et central, ainsi que d'erreurs comptables importantes dans le calcul des charges et des produits à rattacher aux différents exercices ayant une incidence lourde sur les soldes des comptes.

3.6. Suivi

Au fur et à mesure que se développait la production d'audits, le suivi est devenu une question de plus en plus centrale et il fait maintenant l'objet d'une approche systématique et de rapports spécifiques. Selon les conclusions du rapport de fin d'année 2006 de l'IAS, publié en février 2007, si le nombre des recommandations non encore totalement mises en œuvre est en baisse, les retards restent en revanche significatifs : on constate ainsi, dans 50% des cas, un retard de plus de six mois dans la mise en œuvre des recommandations classées essentielles ou très importantes. La mise en œuvre des plans d'action par les gestionnaires pâtit donc encore de faiblesses significatives.

Dans deux cas, l'IAS a conclu que le degré de mise en œuvre des recommandations en attente n'était pas suffisant pour permettre d'effectuer un audit de suivi exhaustif. Concernant les recommandations de l'auditeur interne formulées dans les rapports annuels passés de l'IAS, elles devraient également faire l'objet d'un suivi. Comme exemples des recommandations dont le suivi en 2006 laisse à désirer, on citera les propositions sur la gouvernance informatique et la consolidation de l'infrastructure informatique.

4. CONCLUSIONS

Sur la base des audits, vérifications et autres travaux liés effectués en 2006 par la Commission, l'auditeur interne de la Commission tire les conclusions suivantes (la position de la Commission quant à elle se trouve dans le rapport de synthèse sur les rapports annuels d'activité des directeurs généraux).

IAS Conclusion 1: poursuivre les efforts d'amélioration

Le travail d'audit de l'IAS a permis d'observer de nettes améliorations des systèmes de contrôle interne dans beaucoup de secteurs. La Commission a réalisé d'importantes avancées en vue d'une amélioration de l'environnement de contrôle, on citera par exemple sa communication sur la continuité des opérations, l'organisation d'une journée de l'éthique et les analyses fournies par le groupe de haut niveau sur le droit communautaire. Néanmoins, des faiblesses importantes subsistent encore et de nouveaux efforts devront être consentis, comme en témoignent le nombre de recommandations essentielles de l'IAS (douze) et le nombre d'audits assortis d'avis défavorables de l'IAS (neuf). Les secteurs où des améliorations sont requises comprennent les contrôles ex-post, les TI (bâtiments, sécurité des données, adéquation des dotations en personnel et des procédures de programmation pour les projets informatiques et continuité des opérations), la mise en œuvre des nouvelles règles comptables et la gestion des contrats[4] (surveillance de l'utilisation des contrats-cadres, contrôle des opérations de sous-traitance et des autres rôles d'un prestataire de services unique).

IAS Conclusion 2: le suivi, une question récurrente

Les rapports généraux sur le suivi montrent que la culture du suivi proposée dans le rapport de 2005 peine encore à s'installer véritablement. De nouveaux efforts doivent être consentis au sein de la Commission afin d'assurer un suivi approprié, systématique et rapide des recommandations d'audit. La mise en œuvre des recommandations d'audit interne et externe est une condition essentielle de la réalisation de l'objectif stratégique de la Commission de DAS positive.

IAS Conclusion 3: stratégie intégrée des ressources humaines

Les contrôles portant sur la gestion de ressources humaines, mais aussi les audits relatifs au cycle SPP/ABM, le contrôle de l'application du droit communautaire et de la gestion des TI ont montré qu'une stratégie à long terme de gestion des ressources humaines est un important facteur de succès et que les erreurs dans l'attribution de ressources humaines peuvent avoir un impact négatif significatif sur les opérations et la réputation de la Commission. La DG ADMIN, en sa qualité de service central chargé de la gestion de ressources humaines, ainsi que les unités de ressources humaines décentralisées des DG et des services, devraient développer une stratégie pleinement conforme au processus de planification stratégique.

IAS Conclusion 4: améliorer l'efficacité et la robustesse de l'architecture d'audit interne

La Commission a un système d'audit interne à deux niveaux : les structures d'audit interne, d'une part, et l'IAS, d'autre part, reflètent étroitement l'architecture de gouvernance de la Commission. L'analyse de qualité a conclu que, dans leur grande majorité, les structures d'audit interne étaient partiellement ou globalement conformes aux normes. Néanmoins, pour pouvoir améliorer encore l'efficacité globale du travail d'audit interne à la Commission, les efforts pour accroître le professionnalisme devront être poursuivis et le processus de planification coordonné qui a été récemment introduit devra être ancré plus solidement. Sans préjuger d'éventuelles décisions ultérieures de la Commission, certaines questions, telles qu'un nouveau renforcement de l'indépendance des structures d'audit interne, qui leur donnerait la possibilité d'affecter des priorités aux problèmes à un niveau global au sein de la Commission, ont été ouvertement discutées et sont encore pendantes ; elles seront réexaminées par le CSA en 2007.

IAS Conclusion 5: déclaration de gouvernance annuelle

Un certain nombre de questions relatives à la gouvernance ont été abordées dans les audits finalisés en 2006 (SPP/ABM, contrôle application droit communautaire, etc.) et dans l'analyse de qualité des structures d'audit interne; les questions de gouvernance ont également été évoquées lors de la conférence du service d'audit interne de 2006. La Commission a mis en place des fondements solides pour sa gouvernance. Afin de faire parvenir son architecture de gouvernance à la pleine maturité et faire connaître celle-ci, ainsi que ses développements les plus récents, aux parties concernées, la Commission devrait procéder à une description de sa politique de gouvernance et de ses pratiques, de préférence dans le cadre du rapport de synthèse résumant les rapports d'activité annuels des DG, et la mettre à disposition sur son site web en prévoyant sa mise à jour régulière[5]. Cette description pourrait notamment comprendre des explications sur le système de gestion des risques de la Commission, la planification stratégique, le code d'éthique, le rôle du comptable, les systèmes de contrôle interne, l'audit interne et le CSA (comité de suivi des audits). De cette façon, la Commission pourra renforcer sa crédibilité et la confiance, tant chez les parties concernées que chez les citoyens de l'UE.

[1] Dans certains cas, cependant, des audits concernant les agences ont débouché sur des recommandations applicables à la Commission. Ceux-ci ont été pris en compte dans les statistiques présentées au point 2.4.

[2] Règlement (CE, Euratom) n° 1995/2006 du Conseil du 13 décembre 2006 modifiant le règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes (JO L 390 du 31.12.2006, p. 1).

[3] Audits Commission uniquement, hors analyse de la qualité des structures d'audit interne.

[4] Plusieurs rapports d'audit de l'AIC concernaient également l'efficacité de la gestion des contrats dans le domaine des marchés publics.

[5] La directive 2006/46/CE (JO L 224 du 16.8.2006, p. 1) a imposé aux sociétés dont les titres sont admis à la négociation sur un marché réglementé et dont le siège social est dans la Communauté l'obligation de publier une déclaration annuelle de gouvernement d'entreprise, sous forme d' une section spécifique et clairement identifiable de leur rapport annuel.