Rapport

sur les états financiers de l'Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail pour l'exercice clos le 31 décembre 2000, accompagné des réponses de l'Agence

(2001/C 372/01)

TABLE DES MATIÈRES

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OPINION DE LA COUR

1. Le présent rapport est adressé au conseil d'administration de l'Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail conformément à l'article 14, paragraphe 4, du règlement (CE) n° 2062/94(1) du Conseil.

2. La Cour a examiné les états financiers de l'Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail pour l'exercice clos le 31 décembre 2000. Conformément à l'article 14, paragraphe 1, du règlement (CE) n° 2062/94 du Conseil, le budget a été exécuté sous la responsabilité du directeur. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des états financiers(2), conformément aux dispositions financières internes prévues à l'article 15 du règlement (CE) n° 2062/94 du Conseil. La Cour des comptes est tenue de procéder à l'examen de ces comptes par l'article 248 du traité instituant la Communauté européenne.

3. La Cour a effectué son audit conformément à ses politiques et normes d'audit. Celles-ci ont été adaptées des normes internationales d'audit généralement admises pour refléter le caractère spécifique du contexte communautaire. Elle a examiné les documents comptables et appliqué les procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. La Cour a obtenu, par cet audit, une base adéquate pour étayer l'opinion exprimée ci-après.

4. Cet examen a permis à la Cour d'obtenir l'assurance raisonnable que les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 2000 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

PRINCIPALES OBSERVATIONS RELATIVES À L'EXÉCUTION DU BUDGET DE L'AGENCE EUROPÉENNE POUR LA SÉCURITÉ ET LA SANTÉ AU TRAVAIL (BILBAO) POUR L'EXERCICE CLOS LE 31 DÉCEMBRE 2000

Exécution du budget et tenue des comptes budgétaires

5. L'exécution du budget de l'exercice 2000 est présentée au tableau 1(3). L'Agence a dû reporter 57 % (1,7 millions d'euros) des crédits engagés durant l'exercice 2000 pour l'exécution de ses dépenses opérationnelles (titre III). Un tel taux de report montre la nécessité pour l'Agence de renforcer la qualité et le suivi de la programmation de ses activités.

États financiers et tenue des comptes

6. Les tableaux 2 et 3 présentent respectivement le compte de gestion pour l'exercice 2000 et le bilan financier au 31 décembre 2000.

7. Faute de crédits sur les lignes budgétaires concernées et en l'absence de virements, l'Agence a dû reporter à l'exercice 2001 des frais bancaires (12155,72 euros) ainsi que des dépenses supplémentaires suite à des pertes de change (3624,72 euros) supportés pendant l'année 2000.

Dispositions financières et réglementaires

8. Pour l'aménagement d'une salle, l'Agence a fait deux appels à la concurrence pour l'installation de matériel d'interprétation. Si l'appel avait été effectué conjointement, et compte tenu des montants en cause, (au total 50712 euros), l'Agence aurait été obligée de faire appel à la Commission consultative des achats et marchés, ce qu'elle a ainsi évité.

9. Quatre séries de contrats multi-annuels passés par l'Agence en 1998, pour un montant de 354964 euros, prévoyaient, pour chaque tranche annuelle, deux paiements:

- une avance de 50 % dans les 60 jours après la demande de paiement;

- le paiement du solde après l'approbation du rapport final et de la demande de paiement y afférente.

Cette procédure n'est pas conforme à l'appel d'offre qui prévoit que le premier paiement est effectué après l'envoi du premier rapport intérimaire. Pour justifier le paiement du solde, les bénéficiaires envoient leurs demandes accompagnées d'une liste des dépenses encourues, sans pièces justificatives à l'appui, contrairement aux stipulations des contrats (article 5).

Gestion des ressources humaines de l'Agence

Politique du personnel

10. Créée par le règlement (CE) n°2062/94 du Conseil du 18 juillet 1994, l'Agence a été mise en place suite à la nomination du directeur, en septembre 1996. Au cours des premiers mois, l'Agence a fonctionné seulement avec des experts nationaux détachés (END) et des agents auxiliaires (AA). La publicité pour le recrutement des END a été limitée à certains États membres(4).

11. Le personnel de l'Agence est soumis aux règlements et réglementations applicables aux fonctionnaires et autres agents des Communautés européennes. Comme prévu à l'article 20, paragraphe 3 du règlement CE n°2062/94, le Conseil d'Administration, en accord avec la Commission, arrête les modalités d'exécution.

Description des tâches

12. Une description des tâches qui reprend celle publiée dans les avis de vacance n'existe que pour chaque emploi de la catégorie A. Une description des tâches devrait être établie pour tous les agents à partir des objectifs et fonctionnalités à remplir par l'Agence. Elle devrait être facilement accessible aux agents, régulièrement mise à jour et être insérée dans les dossiers personnels des agents.

Experts nationaux détachés (END)

13. L'Agence, faute d'une décision formelle de son Conseil d'administration, se réfère pour les experts nationaux détachés au régime de la Commission. Selon ce régime, la durée probable du détachement doit être fixée dans un échange de lettres avec l'administration nationale. Pourtant, dans deux cas, il n'existait pas une telle correspondance, et dans un autre cas, la durée n'était pas fixée.

14. L'Agence a remboursé aux administrations nationales concernées le salaire de trois END, bien que le règlement stipule que les END doivent être en service rémunéré dans une administration publique internationale ou nationale pendant leur détachement au motif qu'elle n'avait pas encore formellement intégré dans sa réglementation les dispositions en vigueur à la Commission. La régularité de ces paiements est dès lors contestable.

Évolution des effectifs et de l'activité de l'Agence

15. Le tableau des effectifs de l'Agence ne comprend que des agents temporaires (AT). Le nombre de postes à occuper est autorisé par l'autorité budgétaire chaque année en même temps que le budget. Par ailleurs, le budget peut accorder des crédits pour le recrutement d'agents auxiliaires (AA), dont la durée d'emploi est limitée à un an au maximum, d'agents locaux (AL) et d'experts nationaux détachés (END).

16. Le tableau 4 retrace l'évolution du personnel de l'Agence et de sa répartition. La croissance des effectifs tend à se stabiliser. Initialement, l'Agence a eu recours à des intérimaires pour suppléer à son manque d'effectifs, mais en 2000, ceux-ci étaient très peu utilisés.

17. Depuis sa création, plus de 40 agents ont été embauchés par l'Agence. Dans 27 cas, ils l'ont été à titre d'AT et, dans les autres, à titre d'AA ou d'END. En fin 2000, 24 des agents étaient des AT. Trois agents ont été recrutés par une procédure externe, les autres l'ont été par des procédures plus informelles. En moyenne, les frais de recrutement se sont montés à environ 3140 euros par agent embauché.

18. Aux fins de l'audit, les agents ont été classés en deux catégories:

- les agents chargés d'activités de support (agents de support) c'est-à-dire, des activités qui assurent la continuité du fonctionnement de l'Agence (par exemple, services d'administration, de comptabilité, de secrétariat, etc.);

- les autres agents dits opérationnels qui contribuent directement à la réalisation des objectifs de l'Agence.

19. En moyenne, la quasi totalité des agents A, soit 40 % de l'effectif total, sont à considérer comme opérationnels. Tous les autres agents, soit 60 % de l'effectif total, sont à considérer comme agents de support.

20. Le tableau 5 décrit l'évolution des coûts associés au personnel ainsi que les dépenses de fonctionnement. L'évolution des dépenses salariales a été en moyenne quasiment parallèle à celle des effectifs.

21. Parmi les autres coûts associés au personnel, l'analyse a porté plus spécialement sur les dépenses de formation professionnelle (FP) et celles de fonctionnement, notamment en matière d'informatique.

22. Les dépenses de FP ont crû plus rapidement que les effectifs. Les dépenses de fonctionnement ont en moyenne légèrement diminué en raison des dépenses d'installation qui ont du être effectuées en période de démarrage de l'Agence

23. Pour appréhender la relation entre l'activité de l'Agence et l'évolution de son personnel et des coûts associés, cette dernière a été comparée à celle du montant des crédits opérationnels (Titre III) qui ont été effectivement dépensés (crédits de l'année et crédits reportés) au cours d'une année. Cette comparaison suggère que les effectifs de l'Agence et les coûts y associés croissent plus rapidement que son volume d'activité. Le phénomène est corroboré par le fait qu'en moyenne les dépenses de support (titre I et II, Dépenses de personnel et de fonctionnement) croissent plus vite que les dépenses opérationnelles. Cette situation devrait amener l'Agence à s'interroger sur les moyens d'améliorer la productivité de ses ressources humaines.

24. Ces constatations doivent être tempérées par le fait que l'Agence n'est pas encore parvenue à un rythme de croisière et qu'elle ne peut, vu sa taille, bénéficier d'économies d'échelle substantielles pour son infrastructure matérielle et administrative. À cet égard, la relation entre le taux de croissance de ses effectifs opérationnels et son volume de dépenses présente une tendance satisfaisante. De même, au cours des trois dernières années, le taux de croissance des dépenses de personnel et de fonctionnement a tendance à se ralentir, notamment grâce au recours aux END, par rapport à celui des dépenses opérationnelles, et à lui devenir inférieur.

Conclusion

25. Même si depuis sa création l'Agence n'a pu embaucher les effectifs prévus par son budget dans le tableau des effectifs, elle a pu y suppléer par le recrutement d'AA et d'END.

26. Pour embaucher ses agents, l'Agence s'est basé sur des contacts restreints. Cette approche, avantageuse en termes de rapidité, et coût-efficacité, utilise des méthodes informelles quant à la publicité des emplois et des modalités de sélection. La qualité des recrutements effectués ne semble pas devoir être remise en cause.

27. Dans le cas de l'Agence, étant donné le développement attendu de ses activités, et conséquemment de ses effectifs, il serait peut-être souhaitable que pour les postes ayant un caractère administratif, elle s'associe avec les institutions et les autres organismes décentralisés pour effectuer ses recrutements sur une base la plus large possible.

28. L'Agence devrait surveiller très attentivement l'évolution de ses effectifs et de leur coût et poursuivre ses efforts pour améliorer la productivité de ses moyens humains et matériels. De manière générale, elle devrait améliorer son système de gestion et d'information en matière de personnel.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 10 octobre 2001.

Par la Cour des comptes

Jan O. Karlsson

Président

(1) JO L 216 du 20.8.1994, p. 5.

(2) En application de l'article 14, paragraphe 3, du règlement (CE) n° 2062/94 du Conseil, les comptes de la totalité des recettes et dépenses de l'Agence pour l'exercice 2000 ont été établis le 29 mars 2001 et ensuite transmis au Conseil d'administration de l'Agence, à la Commission et à la Cour des comptes, cette dernière les ayant reçus le 17 avril 2001. La version abrégée des ces états financiers est présentée dans les tableaux annexés au présent rapport.

(3) Tous les tableaux de ce rapport ont été calculés sur les valeurs les plus exactes possibles des données utilisées. Pour la présentation des chiffres, ceux-ci ont été arrondis, ce qui peut donner l'apparence d'erreurs de calcul. Un tiret indique une valeur inexistante ou nulle et 0,0 indique une valeur inférieure au seuil d'arrondi.

(4) Allemagne, Danemark, Irlande, Pays Bas, Royaume Uni, Suède.

TABLEAUX 1 À 5

Tableau 1

Exécution budgétaire

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Tableau 2

Compte de gestion des exercices 2000 et 1999

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NB:Les totaux peuvent comporter des écarts dus aux arrondis.

Source:Présentation préparée par la Cour des comptes sur la base des données établies par l'Agence.

Tableau 3

Bilan financier aux 31 décembre 2000 et 31 décembre 1999

NB:Les totaux peuvent comporter des écarts dus aux arrondis.

Source:Présentation préparée par la Cour des comptes sur la base des données établies par l'Agence.

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Tableau 4

Évolution du personnel

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AT: Agents temporaires.

AA: Agent auxiliaires.

AL: Agents locaux.

END: Experts nationaux détachés.

Tableau 5

Évolution du personnel et des coûts associés

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Réponses de l'agence

Exécution du budget et tenue des comptes budgétaires

5. Presque 50 % des reports de droit ont trait aux subventions accordées dans le cadre des contrats-accords conclus avec les points focaux et les centres thématiques, soumis à une décision prise par le conseil d'administration lors de sa dernière réunion, en novembre 1999. Étant donné que les engagements ont été approuvés en décembre, les reports de droit, qui sont conformes à l'article 6, point d) du règlement financier de l'Agence, sont inévitables. Toutefois, l'Agence étudiera la possibilité d'adapter, dans ce domaine, le processus décisionnel afin de pouvoir respecter le principe d'annuité et éviter, dans la mesure du possible, le recours a des reports de crédit systématiques.

Le pourcentage restant concerne les derniers paiements qui n'avaient pas encore été effectués au 31 décembre et auxquels l'article susmentionné est normalement applicable.

États financiers et tenue des comptes

7. En ce qui concerne les différences de change et les coûts de transfert, l'Agence s'engage à corriger les lignes budgétaires concernées pour éviter en 2001 une situation pareille.

Dispositions financières et réglementaires

8. En ce qui concerne ces deux appels d'offre, il faut souligner qu'ils étaient orientés à des marchés différents. Le premier, 2000/ADM/IT/1, était orienté à l'installation multimedia et le contrôle électronique de salles de conférences. Par contre, le deuxième, 2000/ADM/IT/2, était adressé à des fournisseurs officiels d'équipes de conférence Philips. Vu l'urgence pour l'aménagement de cette nouvelle salle de réunion, l'Agence a lancé un appel d'offre restreint (2000/ADM/IT/1) en invitant deux fournisseurs qui avaient collaboré précédemment avec l'Agence dans l'installation de systèmes multimedia et de contrôle électronique de salles de conférences et dont on avait testé positivement la qualité d'exécution des prestations.

Gestion des ressources humaines de l'Agence

Politique du personnel

10. Lors de la période de démarrage de l'Agence à partir de septembre 1996 et jusqu'aux premiers recrutements d'agents temporaires pour accomplir des tâches opérationnelles début 1998, le directeur a dû s'entourer d'un nombre très réduit d'experts de confiance à statut très différencié en fonction des disponibilités du moment et pour une période limitée. Il s'agissait de détachements de fonctionnaires nationaux des États membres ou de contrats d'auxiliaire limités à un an pour des experts en provenance des institutions communautaires.

Pour ce qui est de la publicité du recrutement des END, il faut souligner que l'Agence a dû couvrir ses besoins dans ce domaine en fonction des disponibilités rencontrées lors des démarches entamées auprès des autorités des 15 États membres et qui n'ont abouti à des résultats qu'avec 7 d'entre eux pour couvrir des besoins précis de nature à aider l'Agence dans la phase de démarrage ou pour des actions très ponctuelles.

Description des tâches

12. La remarque de la Cour sera prise en considération lors de la finalisation des notations du personnel et de l'adéquation des ressources humaines aux objectifs et fonctionnalités à remplir par chaque unité dans le cadre de leur "contract agreement" avec la direction de l'Agence. Le fait que le personnel est associé à l'élaboration et signature de ces "contract agreements" garantit la communication et l'échange des informations.

Experts nationaux détachés (END)

13. La réglementation applicable aux experts nationaux détachés auprès des services de la Commission n'a pas été adoptée formellement par le conseil d'administration; elle n'a été utilisée par l'Agence qu'en tant que document de référence. La non-existence de documentation support à certains dossiers de détachement est due au fait que dans certains cas il y a eu des accords verbaux conclus par le directeur tout au début de la mise en place de l'Agence à Bilbao.

14. La réglementation de la Commission prévoit que "si l'intérêt de la Commission le commande, et uniquement pour l'expert national qui ne relève pas du secteur privé, la Commission peut rembourser en totalité ou en partie à l'employeur la rémunération de l'expert détaché pendant la période de son détachement,......". L'Agence a donc suivi l'esprit du règlement. Néanmoins, l'Agence voudrait souligner qu'il s'agissait des situations exceptionnelles dont la durée du détachement était très courte.

Évolution des effectifs et de l'activité de l'Agence

17. Tous les agents temporaires ont été recrutés suivant la procédure approuvée par le conseil d'administration et qui ne se base pas seulement sur un entretien mais sur une notation préalable des candidatures sur base des qualifications d'études et professionnelles. Dans certains cas, un examen écrit est organisé afin de tester des connaissances spécifiques au poste vacant.

Les recrutements sont coûteux en raison notamment du coût extrêmement élevé du déplacement à Bilbao.

19. Sont à considérer également comme opérationnels la plupart des agents B travaillant dans les unités "Environnement du Travail" et "Information et Communication".