[pic] | COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES |

Bruxelles, le 18.2.2009

COM(2009) 66 final

2009/0027 (COD)

Proposition de

RÈGLEMENT DU PARLEMENT EUROPEEN ET DU CONSEIL

portant création d'un Bureau européen d'appui en matière d'asile

{SEC(2009) 153}{SEC(2009) 154}

EXPOSÉ DES MOTIFS

1) Contexte de la proposition

- Motivation et objectifs de la proposition

La présente proposition s’inscrit dans le cadre des efforts déployés par l’Union européenne en vue d’élaborer une politique globale en matière d’asile. Les travaux en vue de la création d'un régime d'asile européen commun (RAEC) ont débuté aussitôt après l'entrée en vigueur du Traité d'Amsterdam en mai 1999, sur la base des orientations données par le Conseil européen de Tampere d'Octobre 1999.

Dès 2004, le programme de La Haye, programme pluriannuel dont l’objectif est de renforcer la liberté, la sécurité et la justice, a entre autres indiqué qu'un espace d’asile commun devait être créé par la mise en place d'une procédure harmonisée effective conformément aux valeurs et à la tradition humanitaire de l’Union. Dans ce cadre et à titre de soutien aux efforts législatifs, le Programme de la Haye envisageait la mise en place d’un bureau d’appui européen chargé de toutes les formes de coopération entre les États membres qui sont liées au régime d’asile européen commun (après la mise en place d’une procédure commune d’asile et sur la base d’une évaluation). Dans ses conclusions, le Conseil justice et affaires intérieures d'avril 2008 a expressément invité la Commission à présenter des propositions en ce sens. La Commission, dans son plan d'action en matière d'asile, adopté en juin 2008 (COM(2008)360), a annoncé son intention de présenter une proposition législative visant à la création du Bureau. Enfin, fin Septembre 2008, le Conseil européen a adopté le Pacte européen sur l'immigration et l'asile et est expressément convenu "de mettre en place en 2009 un bureau d’appui européen qui aura pour mission de faciliter les échanges d’informations, d’analyses et d’expériences entre Etats membres et de développer des coopérations concrètes entre les administrations chargées de l’examen des demandes d’asile".

La présente proposition vise à répondre à ces demandes du Conseil et du Conseil européen, dans le cadre du plan d'action en matière d'asile adopté en juin 2008 par la Commission. La Commission propose de mettre en place un Bureau européen d'appui en matière d'asile, qui prendra la forme institutionnelle d'une agence de régulation, et qui sera chargé de faciliter et renforcer la coopération pratique entre Etats membres en matière d'asile ainsi que de contribuer à une meilleure mise en œuvre du régime commun d'asile. La création éventuelle d'une agence de régulation dans le secteur de l'asile avait été expressément envisagée par la Commission dans sa communication relative aux agences de régulation de mars 2008 (COM(2008)135), dans laquelle un moratoire est prévu sur la création de nouvelles agences de régulation mais excluait de ce moratoire la création d'une éventuelle agence dans le secteur de l'asile.120

- Contexte général

Le plan d'action en matière d'asile adopté en juin 2008 par la Commission prévoit de compléter les instruments existants du régime commun européen en matière d'asile. Cependant, cette action ambitieuse en matière législative doit être soutenue par un renforcement de la coopération pratique en matière d'asile. En effet, les divergences importantes dans le processus décisionnel des 27 Etats membres en ce qui concerne les demandes de protection internationale ne sont pas seulement liées à une harmonisation législative devant être approfondie. Ces divergences résultent également d'autres facteurs, non-législatifs, parmi lesquels figurent notamment les traditions et pratiques divergentes dans les différents Etats membres, ainsi, en particulier, que les différences dans l'information relative aux pays d'origine des demandeurs de protection internationale. C'est pourquoi le renforcement de la coopération pratique entre les Etats membres en matière d'asile revêt une importance majeure pour parvenir à une convergence entre les Etats membres en ce qui concerne le traitement des demandes de protection internationale. Une analyse détaillée de ces problèmes a été menée pour préparer la présente proposition de règlement dans le cadre de l'analyse d'impact préparée par les services de la Commission, qui identifie et évalue les différentes options ainsi que l'option préférée.

- Dispositions en vigueur dans le domaine de la proposition

La présente proposition de règlement s'inscrit dans le cadre de l'acquis communautaire relatif au régime d'asile européen commun.

- Cohérence avec les autres politiques et les objectifs de l’Union

La présente proposition s'inscrit pleinement dans le cadre du plan d'action en matière d'asile adopté en juin 2008 par la Commission, visant d'une part à renforcer la législation en matière d'asile afin de parvenir à la création d'un régime d'asile européen commun efficace et juste pour les demandeurs de protection internationale et d'autre part à soutenir cet effort législatif par le renforcement de la coopération pratique sous ses multiples aspects entre les Etats membres en matière d'asile.

2) Consultation des parties intéressées et analyse d’impact

- Consultation des parties intéressées

Le plan d'action en matière d'asile adopté en juin 2008 par la Commission, qui prévoit l'adoption par la Commission d'une proposition législative visant à la création du Bureau d'appui a été préparé sur base d'un Livre vert présenté par la Commission en juin 2007, qui visait à déterminer les options envisageables pour la seconde phase du Régime d'asile européen commun. Le Livre vert prévoyait des questions spécifiques relatives à la création éventuelle d'un Bureau d'appui en matière d'asile. En réponse à la consultation publique, 89 contributions ont été envoyées par un large éventail d’acteurs du domaine de l’asile, dont 20 Etats membres, des autorités régionales et locales, le Comité des régions et le comité économique et social européen, le UNHCR, des académiques, des partis politiques et un grand nombre d'organisations non-gouvernementales. Les réponses apportées au Livre vert démontrèrent un large soutien de la part des parties concernées au renforcement de la coopération pratique en matière d'asile et à la création d'une structure d'appui à de telles activités. L'option préférée du plan d'action en matière d'asile inclut expressément la création d'un Bureau européen d'appui en matière d'asile.

La Commission a fait réaliser en 2008 une étude externe de faisabilité sur la création d'une structure d'appui à la coopération pratique en matière d'asile. Cette étude a permis la large consultation des parties concernées, en réalisant 10 études de cas et en conduisant des entretiens avec plus de 50 parties concernées. Deux réunions de travail ont été organisées, en avril 2008 et en juin 2008, afin de permettre aux parties concernées de donner leurs contributions quant aux tâches devant être confiées à la structure d'appui en matière d'asile et à son organisation en termes institutionnels. L'étude a été finalisée fin 2008. Une analyse d'impact de la présente proposition a été préparée par les services de la Commission. Elle est annexée à la présente proposition.

3) Éléments juridiques de la proposition 305

- Résumé des mesures proposées

La proposition prévoit la création du Bureau d'appui en matière d'asile (ci-après le Bureau) sous la forme d'une agence de régulation, entité juridique autonome créée par le législateur pour participer à la régulation d’un secteur à l’échelle européenne et à la mise en œuvre d’une politique communautaire. Par ses tâches, l'agence contribue à améliorer la façon dont les règles communautaires relatives à l'asile sont mises en œuvre et appliquées dans toute l’UE.

L'agence sera de nature non-décisionnelle et aura des activités d'appui à la coopération pratique en matière d'asile de nature incitative, tels que les recommandations, le recours à l’autorité scientifique, la mise en réseau et la convergence de bonnes pratiques, l’évaluation de l’application et de la mise en œuvre des règles, etc.

Le Bureau verra son mandat orienté autour de trois tâches majeures: appui à la coopération pratique en matière d'asile, appui aux Etats membres soumis à des pressions particulières, contribution à la mise en œuvre du régime d'asile européen commun.

Un chapitre spécifique est consacré à la coordination par le Bureau des équipes d'appui asile formées d'experts en matière d'asile afin d'apporter un appui opérationnel aux Etats membres soumis à fortes pressions sur leurs systèmes d'asile.

Il sera important d'établir une coopération étroite entre le Bureau et les acteurs extérieurs et notamment le UNHCR qui sera pleinement associé aux travaux du Bureau, compte tenu de l'expertise apporté par ces acteurs extérieurs dans le secteur de l'asile.

La décision relative au siège de l'agence devra être prise par les chefs d'Etat et de gouvernement[1].

Le Bureau sera dirigé par un Conseil d'administration, composé de représentants des Etats membres et de la Commission, ainsi que par un comité exécutif. La gestion quotidienne du Bureau est confiée au directeur exécutif du Bureau, nommé par le Conseil d'administration sur proposition de la Commission. 0

- Base juridique

Le Bureau apportera sa contribution à la mise en œuvre du régime d'asile européen commun, en développant la coopération pratique entre Etats membres dans le secteur de l'asile, en assurant une expertise à haut niveau, en coordonnant les actions nécessaires pour assister les pays soumis à des pressions particulières lors de l'examen des demandes d'asile. Les bases juridiques pertinentes sont posées dans les articles 63, point 1, 63, point 2 et 66 du Traité établissant la Communauté européenne. .

- Principe de subsidiarité

Le principe de subsidiarité s'applique, dès lors que la proposition ne relève pas de la compétence exclusive de la Communauté. Les objectifs de la proposition ne peuvent être réalisés de manière suffisante par les seuls États membres et peuvent être réalisés de façon plus efficace au niveau communautaire pour un certain nombre de raisons. Le risque existe notamment, si les États membres agissaient seuls, que perdurent des différences dans le traitement réservé par chacun aux demandeurs de protection internationale. Compte tenu de la nature transnationale des questions liées à la protection internationale, le Bureau, par le biais notamment de l'échange des bonnes pratiques et par l'organisation de formations appropriées, pourra contribuer à réduire ces différences et divergences dans la mise en œuvre de la législation relative à l'asile, qui, dans le contexte de la coopération pratique actuelle, n'ont pu être diminuées de façon sensible et efficace par une action au seul niveau national. Par conséquent, la proposition respecte le principe de subsidiarité.

- Principe de proportionnalité

La proposition respecte le principe de proportionnalité dans la mesure où le Bureau sera une agence de nature non-décisionnelle dont le mandat sera limité à des fonctions d'appui à la coopération pratique et à la meilleure mise en œuvre de la législation en matière d'asile.

- Choix des instruments

Instrument(s) proposé(s): Règlement342

Tout autre moyen serait inapproprié car une agence de régulation est toujours créée sur la base d'un règlement fondateur visant à déterminer son mandat et son organisation.

4) Incidence budgétaire 409

La création de l'agence aura une incidence sur le budget communautaire. La réglementation financière applicable au Bureau est fondée sur le règlement (CE, Euratom) n° 2343/2002[2] de la Commission du 19 novembre 2002 portant règlement financier-cadre des organismes visés à l'article 185 du règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002[3] du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes. Le Bureau sera financé sur la base d'une ligne budgétaire du budget communautaire. Une fiche financière est annexée au présent règlement.

Dans un souci de rationalisation des dépenses relatives à l'appui à la coopération pratique en matière d'asile, et dans la mesure où le Bureau européen d'appui en matière d'asile va être chargé d'un certain nombre des tâches qui sont actuellement financées au titre du Fonds européen des réfugiés (FER)[4], il apparaît nécessaire de transférer une partie des moyens budgétaires actuellement alloués au FER au titre des actions communautaires au bénéfice du Bureau, afin d'éviter que divers instruments juridiques prévoient en parallèle le financement d'activités semblables en matière d'asile.

De la même façon, la Commission, par souci de cohérence entre les divers instruments juridiques dans le secteur de l'asile, réfléchira à la possibilité de modifier la décision 2008/381/CE du Conseil du 14 mai 2008 instituant un réseau européen des migrations[5].

5) Informations supplémentaires 550

- Présentation de la proposition

Chapitre I – CREATION ET MISSION DU BUREAU EUROPEEN D'APPUI EN MATIERE D'ASILE

Articles 1er et 2

Ce chapitre énonce de manière générale l’objet du règlement en créant le Bureau et en définissant en termes généraux les missions du Bureau.

Chapitre II – TACHES DU BUREAU EUROPEEN D'APPUI EN MATIERE D'ASILE

Les tâches du Bureau sont réparties sous 3 sections: appui à la coopération pratique en matière d'asile, appui aux Etats membres soumis à des pressions particulières, contribution à la mise en œuvre du régime d'asile européen commun.

Section 1 (Articles 3 à 7): appui à la coopération pratique en matière d'asile.

Ces articles définissent les fonctions du Bureau en ce qui concerne les échanges de bonnes pratiques, les informations relatives au pays d'origine, l'appui à la coopération entre Etats membres dans le cadre du Règlement Dublin, l'appui à la relocation, l'appui à la traduction et à l'interprétation, l'appui à la formation, le support technique et l'appui en matière extérieure

Section 2 (articles 8 à 10): Appui aux Etats membres soumis à des pressions particulières.

Ces articles définissent la notion de pression particulière, organisent la collecte et l'analyse d'information ainsi que les actions d'appui aux Etats membres soumis à des pressions (notamment système d'alerte précoce, première analyse des demandes d’asile, mise en place rapide de facilités d'accueil appropriées par l'Etat membre soumis à des pressions, coordination des équipes d'appui asile, dont les modalités de fonctionnement sont définies au chapitre 3 du présent règlement.

Section 3 (articles 11 et 12): Contribution à la mise en œuvre du régime d'asile européen commun.

Ces articles définissent les fonctions du Bureau en ce qui concerne la collecte et les échanges d'information, ainsi que les rapports et autres documents du Bureau (notamment rapport annuel sur la situation de l'asile dans l'Union et des documents généraux relatifs à la mise en œuvre des instruments communautaires en matière d'asile, tels que notamment lignes directrices ou manuels opérationnels.

Chapitre III - ÉQUIPES D'APPUI ASILE

Articles 13 à 21

Le Bureau peut organiser l'assistance opérationnelle et technique nécessaire pour le ou les État(s) membre(s) demandeur(s) soumis à des pressions particulières, et coordonner le déploiement, pour une durée limitée, d'un ou plusieurs équipes d'appui asile sur le territoire de l’État membre demandeur pour le laps de temps approprié.

Les équipes d'appui asile apporteront en particulier leur expertise en matière de services d'interprétation, de connaissance des informations relatives aux pays d'origine et de connaissance du traitement et de la gestion des dossiers d'asile.

Chapitre IV - ORGANISATION DU BUREAU

Articles 22 à 32

Ces articles organisent la structure institutionnelle du Bureau, en définissant les organes du Bureau et ses modalités de fonctionnement. En particulier, la structure de direction et de gestion du Bureau se compose d'un Conseil d'administration, d'un directeur exécutif et de son personnel, d'un comité exécutif et d'un forum consultatif.

L'UNHCR est pleinement associé aux travaux du Bureau par le biais de sa participation aux divers organes décisionnels et de travail du Bureau.

Les Etats membres et la Commission sont membres du Conseil d'administration. Chaque Etat membre dispose d'une voix. La Commission dispose de 2 voix.

Chapitre V - DISPOSITIONS FINANCIÈRES

Articles 33 à 37

Ces articles détaillent les dispositions financières et budgétaires régissant le Bureau. Ces dispositions sont standard en la matière dans le cadre d'un acte fondateur d'une agence de régulation.

Chapitre VI - DISPOSITIONS RELATIVES AU PERSONNEL

Articles 38 et 39

Ces articles détaillent les dispositions relatives au personnel régissant le Bureau. Ces dispositions sont standard en la matière dans le cadre d'un acte fondateur d'une agence de régulation.

Chapitre VII - DISPOSITIONS GENERALES

Articles 40 à 52

Ces articles détaillent les dispositions générales régissant le Bureau. Ces dispositions sont standard en la matière dans le cadre d'un acte fondateur d'une agence de régulation.

- Evaluation

L'article 45 du règlement prévoit une clause d'évaluation du Bureau, applicable au plus tard 5 ans après l'entrée en vigueur du règlement. Cette évaluation porte sur l'incidence du Bureau sur la coopération pratique en matière d'asile et sur le régime commun européen d'asile. Elle examine, notamment, la nécessité éventuelle d'adapter ou d'étendre les tâches du Bureau, y compris les conséquences financières d'une telle modification ou extension. Cette évaluation examinera également si la structure de gestion est adaptée à l'accomplissement des tâches du Bureau. L'évaluation tient compte des avis des parties intéressées tant au niveau communautaire qu'au niveau national.

2009/0027 (COD)

Proposition de

RÈGLEMENT DU PARLEMENT EUROPEEN ET DU CONSEIL

portant création d'un Bureau européen d'appui en matière d'asile

LE PARLEMENT EUROPÉEN ET LE CONSEIL DE L'UNION EUROPÉENNE,

vu le traité instituant la Communauté européenne, et notamment ses articles 63, point 1, 63, point 2 et 66,

vu la proposition de la Commission[6],

vu l’avis du Comité économique et social européen [7],

vu l’avis du Comité des régions[8],

statuant conformément à la procédure visée à l'article 251,

considérant ce qui suit:

1. La politique communautaire relative au régime d'asile européen commun vise, aux termes du programme de la Haye, à mettre en place un espace d’asile commun, par le biais d'une procédure harmonisée effective conformément aux valeurs et à la tradition humanitaire de l’Union.

2. De nombreux progrès ont été accomplis ces dernières années, grâce à la mise en œuvre de normes minimales communes, sur la voie de la mise en place du régime d'asile européen commun. Toutefois, de fortes disparités subsistent d’un Etat membre à l'autre dans l’octroi de la protection et dans les formes que celle-ci revêt.

3. La Commission, dans son plan d'action en matière d'asile[9], adopté en juin 2008, a annoncé son intention de travailler au développement du régime d'asile européen commun d'une part en proposant une révision des instruments législatifs existants afin de parvenir à une harmonisation plus poussée des normes en vigueur et d'autre part renforcer l'appui à la coopération pratique entre Etats membres, notamment en présentant une proposition législative visant à la création d'un bureau européen d'appui en matière d'asile, permettant d'accroître la coordination de la coopération opérationnelle entre États membres pour mettre efficacement en œuvre les règles communes.

4. Le Conseil européen a rappelé solennellement en adoptant en Septembre 2008 le Pacte européen sur l'immigration et l'asile[10] que tout étranger persécuté a le droit d’obtenir aide et protection sur le territoire de l’Union Européenne en application de la Convention de Genève du 28 juillet 1951 relative au statut des réfugiés modifiée par le Protocole de New York du 31 janvier 1967 et des autres traités y afférents. Le Conseil européen est par ailleurs expressément convenu "de mettre en place en 2009 un bureau d’appui européen qui aura pour mission de faciliter les échanges d’informations, d’analyses et d’expériences entre Etats membres et de développer des coopérations concrètes entre les administrations chargées de l’examen des demandes d’asile".

5. La coopération pratique dans le secteur de l'asile vise à accroître la convergence des processus décisionnels des États membres en la matière, à l'intérieur du cadre législatif européen. De nombreuses mesures de coopération pratique ont déjà été entreprises ces dernières années, notamment l'adoption d'une approche commune des informations sur les pays d'origine et l'établissement d'un programme de formation européen commun en matière d'asile.

6. Le Bureau soutient, pour les Etats membres dont le régime d'asile national est soumis à des pressions spécifiques et disproportionnées, dues en particulier à leur situation géographique ou démographique, la mise en œuvre de mécanismes de solidarité visant à favoriser, sur une base volontaire et coordonnée, une meilleure répartition des bénéficiaires d'une protection internationale des Etats membres vers d'autres Etats membres, tout en veillant à ce que les systèmes d'asile ne fassent pas l'objet d'abus.

7. Afin d'œuvrer au renforcement et au développement de ces mesures, il est nécessaire de créer une structure spécifique destinée à les soutenir et à les coordonner, sous la forme d’un bureau européen d’appui en matière d'asile (le Bureau).

8. Afin de remplir son mandat de façon optimale, le Bureau devrait être indépendant dans les domaines techniques et jouir d'une autonomie juridique, administrative et financière. À cette fin, le Bureau devrait être un organisme de la Communauté doté de la personnalité juridique et exerçant les pouvoirs d'exécution qui lui sont conférés par le présent règlement.

9. Afin de bénéficier de l'expertise et du soutien du Haut Commissariat des Nations Unies pour les réfugiés (UNHCR), le Bureau devrait agir en étroite coopération avec celui- ci. À cette fin, le rôle du UNHCR devrait être pleinement reconnu et celui –ci devrait être pleinement associé aux travaux du Bureau. Le Bureau devrait également agir en étroite coopération avec les instances compétentes des États membres qui accomplissent des missions dans le secteur de l'asile, avec les services nationaux d'immigration et d'asile ou autres services et utiliser les capacités et l'expertise de ces services, ainsi qu'avec la Commission. Les États membres devraient coopérer avec le Bureau pour garantir l'accomplissement de sa mission.

10. Le Bureau devrait être un centre européen d'expertise en matière d'asile et être chargé de faciliter, coordonner et renforcer la coopération pratique en matière d'asile entre les Etats membres, sous ses multiples aspects. Le Bureau devrait avoir son mandat orienté autour de trois tâches majeures, à savoir l'appui à la coopération pratique en matière d'asile, l'appui aux Etats membres soumis à des pressions particulières, la contribution à la mise en œuvre du régime d'asile européen commun.

11. Le Bureau ne devrait disposer d'aucun pouvoir direct ou indirect dans la prise des décisions, par les autorités des Etats membres, relatives aux demandes individuelles de protection internationale.

12. Afin d'apporter un appui opérationnel rapide et efficace aux Etats membres soumis à de fortes pressions sur leurs systèmes d'asile, le bureau devrait coordonner le déploiement, sur les territoires des Etats membres demandeurs, des équipes d'appui asile formées d'experts en la matière. Ces équipes devraient en particulier apporter leur expertise en matière de services d'interprétation, de connaissance des informations relatives aux pays d'origine et de connaissance du traitement et de la gestion des dossiers d'asile. Le régime des équipes d'appui asile devrait être régi par le présent règlement afin d'assurer l'efficacité de leur déploiement.

13. Le Bureau devrait exécuter sa mission dans des conditions lui permettant d'assurer un rôle de référence par l'indépendance et la qualité scientifique et technique de l'assistance qu'il apporte et des informations qu'il diffuse, par la transparence de ses procédures et de ses modes de fonctionnement, et par sa diligence à s'acquitter des tâches qui lui sont confiées.

14. Afin de contrôler efficacement le fonctionnement du Bureau, la Commission et les États membres devraient être représentés dans un Conseil d'administration. Dans la mesure du possible, ce Conseil d'administration devrait être constitué des chefs opérationnels des services nationaux responsables de la politique de l'asile, ou de leurs représentants. Il devrait être doté des pouvoirs nécessaires pour établir le budget, vérifier son exécution, adopter les règles financières appropriées, mettre en place des procédures de travail transparentes pour les décisions du Bureau et nommer le directeur exécutif. Afin d'associer pleinement le UNHCR aux travaux du Bureau et compte tenu de son expertise en matière d'asile, le UNHCR devrait être membre du Conseil d'administration sans droit de vote.

15. Afin d'assurer la gestion rapide et efficace du Bureau, celui-ci devrait être assisté par un comité exécutif, composé des représentants des Etats membres, et dont la tâche serait de conseiller le directeur exécutif du Bureau et de donner des avis au Conseil d'administration.

16. Pour assurer la pleine autonomie et l'indépendance du Bureau, il convient de le doter d'un budget propre, alimenté pour l'essentiel par une contribution de la Communauté. La procédure budgétaire communautaire devrait être applicable dans la mesure où sont concernées la contribution de la Communauté et toute subvention imputable sur le budget général de l'Union européenne. La vérification des comptes devrait être assurée par la Cour des comptes européenne.

17. Pour mener à bien sa mission, et dans la mesure nécessaire à l'exécution de ses tâches, le Bureau devrait coopérer avec d'autres organismes communautaires, notamment avec l'Agence européenne pour la gestion de la coopération opérationnelle aux frontières extérieures des Etats membres de l'Union européenne (FRONTEX), instituée par le règlement (CE) n° 2007/2004[11] et l'Agence des droits fondamentaux de l'Union européenne (FRA), instituée par le règlement (CE) n° 168/2007[12]. Il devrait également coopérer avec les autorités compétentes des pays tiers, les organisations internationales compétentes dans les domaines régis par le présent règlement, et des pays tiers, dans le cadre d'accords de travail conclus conformément aux dispositions pertinentes du traité.

18. Pour mener à bien sa mission, le Bureau devrait être ouvert à la participation des pays qui ont conclu avec la Communauté européenne des accords en vertu desquels ils ont adopté et appliquent la législation communautaire dans le domaine couvert par le présent règlement, tel que le Danemark, la Norvège, l'Islande et la Suisse. Le Bureau peut également, en accord avec la Commission, conclure des arrangements de travail, conformément aux dispositions du Traité, avec des pays autres que ceux qui ont conclu avec la Communauté européenne des accords en vertu desquels ils ont adopté et appliquent la législation communautaire. Cependant, le Bureau ne devrait en aucun cas développer une politique extérieure autonome.

19. Le règlement (CE) n° 1073/1999 du Parlement européen et du Conseil du 25 mai 1999 relatif aux enquêtes effectuées par l'Office européen de lutte antifraude (OLAF)[13] devrait s'appliquer sans restriction au Bureau, qui devrait adhérer à l'accord interinstitutionnel du 25 mai 1999 entre le Parlement européen, le Conseil de l'Union européenne et la Commission des Communautés européennes relatif aux enquêtes internes effectuées par l'Office européen de lutte antifraude (OLAF)[14].

20. Le règlement (CE) n° 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission[15] devrait s'appliquer au Bureau.

21. Le règlement (CE) n° 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données[16] devrait s'appliquer au traitement par le Bureau des données à caractère personnel.

22. Les dispositions nécessaires concernant l'hébergement du Bureau dans l'Etat membre d'accueil et les règles spécifiques applicables à l'ensemble du personnel du Bureau et aux membres de leur famille devraient être fixées dans un accord de siège. Par ailleurs, l'Etat membre d'accueil devrait assurer les meilleures conditions possibles pour le bon fonctionnement du Bureau, y compris en termes de scolarisation des enfants et de transports, afin que celui-ci puisse attirer les ressources humaines de haute qualité sur une base géographique aussi large que possible.

23. Étant donné que les objectifs du présent règlement, à savoir la nécessité de faciliter et renforcer la coopération pratique entre Etats membres en matière d'asile ainsi que de contribuer à une meilleure mise en œuvre du régime d'asile européen commun, ne peuvent pas être réalisés de manière suffisante par les États membres et peuvent donc être mieux réalisés au niveau communautaire, la Communauté peut prendre des mesures, conformément au principe de subsidiarité consacré à l'article 5 du traité. Conformément au principe de proportionnalité tel qu'énoncé audit article, le présent règlement n'excède pas ce qui est nécessaire pour atteindre ces objectifs.

24. Conformément aux articles 1er et 2 du protocole sur la position du Danemark annexé au traité sur l'Union européenne et au traité instituant la Communauté européenne, le Danemark ne participe pas à l'adoption du présent règlement, et n'est donc pas lié par celui-ci, ni soumis à son application.

25. Le présent règlement respecte les droits fondamentaux et observe les principes reconnus notamment par la Charte des droits fondamentaux de l'Union européenne et doit être appliquée en conformité avec l'article 18 concernant le droit d'asile.

ONT ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:

CHAPITRE 1

CREATION ET MISSION DU BUREAU EUROPEEN D'APPUI EN MATIERE D'ASILE

Article premier Création du Bureau européen d'appui en matière d'asile

Il est institué un Bureau européen d'appui en matière d'asile, (le "Bureau"), afin de contribuer à la mise en œuvre du régime d'asile européen commun et de renforcer la coopération pratique en matière d'asile entre les Etats membres.

Article 2 Missions du Bureau européen d'appui en matière d'asile

1. Le Bureau facilite, coordonne et renforce la coopération pratique en matière d'asile entre les Etats membres, sous ses multiples aspects, afin de contribuer à une meilleure mise en œuvre du régime d'asile européen commun, y compris dans ses aspects extérieurs.

2. Le Bureau apporte un appui opérationnel aux Etats membres soumis à de fortes pressions sur leurs systèmes d'asile, notamment en coordonnant des équipes d'appui asile formées d'experts en matière d'asile.

3. Le Bureau fournit une assistance scientifique et technique à la politique et à la législation de la Communauté dans tous les domaines ayant un impact direct ou indirect sur l'asile, afin d'être en mesure d'apporter son plein appui à la coopération pratique en matière d'asile et d'accomplir ses tâches de façon optimale. Il constitue une source indépendante d'information sur toutes les questions relevant de ces domaines.

4. Le Bureau exécute sa mission dans des conditions lui permettant d'assurer un rôle de référence par l'indépendance et la qualité scientifique et technique de l'assistance qu'il apporte et des informations qu'il diffuse, par la transparence de ses procédures et modes de fonctionnement, par sa diligence à s'acquitter des tâches qui lui sont confiées, et par le support informatique nécessaire à l'accomplissement de son mandat.

5. Le Bureau accomplit ses taches sans préjudice de celles attribuées à l'Agence des droits fondamentaux de l'Union européenne, et travaille en étroite coopération avec elle, ainsi qu'avec le UNHCR.

CHAPITRE 2

TACHES DU BUREAU EUROPEEN D'APPUI EN MATIERE D'ASILE

Section 1 Appui à la coopération pratique en matière d'asile

Article 3 Echanges d'information et de bonnes pratiques

Le Bureau organise, favorise et coordonne toutes actions permettant l'échange d'information, ainsi que l'identification et l'échange des bonnes pratiques entre Etats membres en matière d'asile.

Article 4 Informations relatives aux pays d'origine

Le Bureau organise, favorise et coordonne les actions relatives aux informations relatives aux pays d'origine, et en particulier

26. la collecte, en utilisant toutes les sources pertinentes d'information, notamment gouvernementales et non-gouvernementales, d'informations relatives aux pays d'origine des demandeurs d'asile et des personnes demandant une protection internationale.

27. la gestion et le développement d'un portail recueillant les informations relatives aux pays d'origine et la maintenance du portail.

28. l'élaboration d'un format commun et d'une méthodologie commune pour la présentation, la vérification et l'utilisation des informations relatives au pays d'origine

29. l'analyse des informations relatives aux pays d'origine et l'élaboration de rapports sur les pays d'origine

Article 5 Appui au transfert intracommunautaire des bénéficiaires de protection internationale

Pour les Etats membres dont le régime d'asile national est soumis à des pressions spécifiques et disproportionnées, dues en particulier à leur situation géographique ou démographique, le Bureau coordonne les échanges d'informations et toutes autres actions liés à la mise en œuvre des instruments et mécanismes relatifs au transfert intracommunautaire, sur une base volontaire, des bénéficiaires de protection internationale dans l'Union européenne.

Article 6 Appui à la formation

1. Le Bureau établit et développe des formations destinées aux membres de toutes administrations et juridictions nationales, ainsi que services nationaux de toute nature compétents des États membres en matière d'asile.

2. Le Bureau gère et développe un curriculum européen en matière d'asile.

3. Les formations proposées par le Bureau peuvent être générales, spécifiques ou thématiques.

4. Les formations spécifiques visent notamment:

30. les questions liées au traitement des demandes d'asile des mineurs, des personnes vulnérables et avec besoins spécifiques

31. l'identification des signes et symptômes de torture

32. les techniques d'entretien

33. l'usage de rapports d'expertise médicale et juridique dans les procédures d'asile

34. les questions liées à la production et à l'utilisation des informations sur les pays d'origine

35. les questions spécifiques juridiques ou jurisprudentielles.

5. Les formations proposées visent notamment à assurer une haute qualité de la formation des acteurs visés , ainsi qu'à définir des principes-clés et des bonnes pratiques exemplaires afin de contribuer à accroître la convergence des pratiques, des méthodes administratives et des jurisprudences nationales.

6. Pour les experts qui font partie de la réserve d’intervention asile visée à l’article 15 paragraphe 3, le Bureau organise des formations spécialisées en rapport avec les tâches qu’ils sont appelés à accomplir et les compétences qu’ils sont amenées à exercer, de même que des exercices périodiques pour lesdits experts selon un calendrier de formations spécialisées et d’exercices indiqué dans son programme de travail annuel.

7. Le Bureau peut organiser des activités de formation en coopération avec les États membres sur le territoire de ces derniers.

Article 7 Appui aux aspects extérieurs de la politique d'asile

En matière extérieure, en accord avec la Commission, le Bureau coordonne les échanges d'informations et toutes autres actions entreprises relatifs aux questions liées à la mise en œuvre des instruments et mécanismes relatifs à la dimension externe du régime d'asile européen commun.

Le Bureau coordonne les échanges d'informations et toutes autres actions entreprises relatifs à la réinstallation des réfugiés à l'intérieur de l'Union européenne.

Dans le cadre de son mandat, et conformément à l'article 47, le Bureau peut établir des formes de coopération avec les pays tiers, sur des aspects techniques notamment en ce qui concerne le renforcement des capacités des Etats tiers dans le cadre des programmes de protection régionale.

Section 2 Appui aux Etats membres soumis à des pressions particulières

Article 8 Pressions particulières

Le Bureau coordonne et soutient toute action commune en faveur des Etats membres soumis à des pressions particulières, notamment celles dues à leur situation géographique ou démographique ou aux situations caractérisées par l'arrivée soudaine, d'un grand nombre de ressortissants de pays tiers pouvant avoir besoin d'une protection internationale.

Article 9 Collecte et analyse d'information

1. Afin d'être en mesure d'évaluer les besoins des Etats membres soumis à des pressions particulières, le Bureau collecte, sur la base notamment des informations fournies par les Etats membres et par l'UNHCR au Bureau, toutes informations utiles permettant l'identification, la préparation et la définition de mesures d'urgence visant à faire face à des pressions particulières, notamment dans le cadre du règlement (…/…) du Parlement européen et du Conseil établissant les critères et mécanismes de détermination de l'État membre responsable de l'examen d'une demande de protection internationale présentée dans l'un des États membres par un ressortissant de pays tiers ou un apatride[17].

2. Le Bureau recense et analyse de façon systématique, sur la base des informations fournies par les Etats membres , les structures et personnels disponibles, notamment en matière de traduction et interprétation, ainsi que les capacités d'accueil en matière d'asile dans les Etats membres, afin de favoriser une information mutuelle rapide et fiable des différentes autorités nationales responsables en matière d'asile.

Article 10 Actions d'appui aux Etats membres

Le Bureau coordonne les actions d'appui aux Etats membres soumis à des pressions particulières et notamment

a) met en place un système d'alerte précoce visant à notifier aux Etats membres les arrivées massives éventuelles de demandeurs de protection internationale;

b) coordonne les actions à mener en faveur des États membres soumis à des pressions afin de faciliter la première analyse des demandes d’asile examinées par les autorités nationales compétentes;

c) coordonne les actions permettant la mise en place rapide de facilités d'accueil appropriées par l'Etat membre soumis à des pressions, en particulier de logement d'urgence, de moyens de transport et d'assistance médicale;

d) coordonne les équipes d'appui asile, dont les modalités de fonctionnement sont définies au chapitre 3.

Section 3 Contribution à la mise en œuvre du régime d'asile européen commun

Article 11 Collecte et échanges d'information

1. Le Bureau organise, coordonne et favorise les échanges d'information entre les autorités nationales d'asile, ainsi qu'entre la Commission et les autorités nationales d'asile, relatifs à la mise en œuvre de l'ensemble des instruments relevant de l'acquis communautaire en matière d'asile. A cette fin, il peut créer des bases de données factuelles, juridiques et jurisprudentielles concernant les instruments relatifs à l'asile au niveau national, européen et international.

2. En particulier, le Bureau rassemble les informations suivantes:

(a) information sur le traitement des demandes de protection internationale dans les administrations et autorités nationales.

(b) information sur les législations nationales et leurs développements en matière d'asile, y compris la jurisprudence.

Article 12 Rapports et autres documents du Bureau

1. Le Bureau prépare tous les ans un rapport sur la situation de l'asile dans l'Union européenne. Dans le cadre de ce rapport, le Bureau évalue notamment les résultats des actions menées au titre du présent règlement et en fait une analyse comparative globale, afin de favoriser une meilleure connaissance par les Etats membres des bonnes pratiques en cours et d'améliorer la qualité, la cohérence et l'efficacité du régime commun européen d'asile.

2. Le Bureau pourra préparer, à la demande de la Commission, sur avis du comité exécutif tel que visé à l'article 30, en étroite consultation avec ses groupes de travail et la Commission, des documents techniques relatifs à la mise en œuvre des instruments communautaires en matière d'asile, tels que notamment lignes directrices ou manuels opérationnels.

CHAPITRE 3

Équipes d'appui asile

Article 13 Coordination

Le Bureau peut organiser l'assistance opérationnelle et technique nécessaire pour le ou les États membres demandeurs soumis à des pressions particulières, et coordonner le déploiement, pour une durée limitée, d'une ou plusieurs équipes d'appui asile sur le territoire de l’État membre demandeur pour le laps de temps approprié. En particulier, le Bureau peut:

a) offrir son assistance pour toute question de coordination entre deux ou plusieurs États membres afin de résoudre les problèmes rencontrés;

b) dépêcher ses experts pour la durée requise afin d'assister les autorités compétentes du ou des États membres concernés.

Article 14 Assistance technique

Les équipes d'appui asile, apportent en particulier leur expertise en matière de services d'interprétation, de connaissance des informations relatives aux pays d'origine et de connaissance du traitement et de la gestion des dossiers d'asile, dans le cadre des actions d'appui aux Etats membres menées par le Bureau conformément à l'article 10 .

Article 15 Réserve d'intervention asile

1. Sur proposition du directeur exécutif du Bureau, le comité exécutif du Bureau décide à la majorité des trois quarts de ses membres des profils et du nombre total des experts mis à disposition en vue de la constitution des équipes d'appui asile (réserve d’intervention asile). La même procédure s’applique pour toute modification ultérieure du profil et du nombre total des experts de la réserve d’intervention asile.

2. Les États membres contribuent à la réserve d’intervention asile par le biais d’une réserve d’experts nationaux constituée en fonction des différents profils définis, en désignant les experts correspondant aux profils requis.

Article 16 Déploiement

1. Les États membres communiquent immédiatement, sur demande du Bureau, le nombre, les noms et les profils des experts figurant dans leur réserve nationale qu’ils sont en mesure de mettre à disposition dans un délai de cinq jours en tant que membres d’une équipe d'appui asile. À la demande du Bureau, les États membres dépêchent les experts, sauf s’ils sont confrontés à une situation exceptionnelle affectant sérieusement l’exécution de tâches nationales. L’État membre d’origine conserve son autonomie pour ce qui concerne la sélection du personnel et la durée de son déploiement.

2. Lorsqu’il arrête la composition d'une équipe d'appui asile en vue de son déploiement, le directeur exécutif du Bureau tient compte des circonstances particulières auxquelles fait face l’État membre demandeur. L'équipe d'appui asile est constituée suivant le plan opérationnel établi conformément à l’article 18.

Article 17 Procédure de décision de déploiement

1. Une demande de déploiement des équipes d'appui asile, conformément à l’article 16.1, comprend une description de la situation, des objectifs éventuels ainsi que des besoins estimés pour le déploiement. Le cas échéant, le directeur exécutif peut dépêcher des experts du Bureau pour évaluer la situation de l’État membre demandeur.

2. Le directeur exécutif informe immédiatement le comité exécutif du déploiement des équipes d'appui asile.

3. Le directeur exécutif prend une décision concernant la demande de déploiement des équipes d'appui asile dans les meilleurs délais et au plus tard cinq jours ouvrables après réception de la demande. Le directeur exécutif notifie sa décision par écrit à l’État membre demandeur et au comité exécutif simultanément. Il en précise les motifs principaux.

4. Si le directeur exécutif décide de déployer une ou plusieurs équipes d'appui asile, un plan opérationnel est immédiatement établi par le Bureau et l’État membre demandeur conformément à l’article 18.

5. Dès l’approbation de ce plan, le directeur exécutif informe les États membres dont les experts seront déployés au sein des équipes d'appui asile du nombre et des profils requis. Cette information est fournie par écrit aux points de contact nationaux visés à l’article 19 et mentionne la date prévue pour le déploiement. Une copie du plan opérationnel leur est également fournie.

6. En cas d’absence ou d’empêchement du directeur exécutif, le chef d'unité le remplaçant prend les décisions relatives au déploiement des équipes d'appui asile.

Article 18 Plan opérationnel

1. Le directeur exécutif et l’État membre demandeur conviennent d’un plan opérationnel fixant de manière précise les conditions du déploiement des équipes d'appui asile. Le plan opérationnel comporte les éléments suivants:

a) la description de la situation avec le modus operandi et les objectifs du déploiement, y compris l’objectif opérationnel;

b) la durée prévisible du déploiement des équipes d'appui asile ;

c) la zone géographique de responsabilité, dans l’État membre demandeur, des lieux où seront déployées les équipes d'appui asile;

d) la description des tâches et instructions spéciales, y compris celles portant sur les bases de données que les membres des équipes d'appui asile sont autorisés à consulter et les équipements qu’ils sont autorisés à utiliser dans l’État membre hôte;

e) la composition des équipes d'appui asile.

2. Toute modification ou adaptation du plan opérationnel est soumise à l’accord conjoint du directeur exécutif et de l’État membre demandeur. Une copie du plan opérationnel modifié ou adapté est immédiatement envoyée par le Bureau aux États membres participants.

Article 19 Point de contact national

Chaque Etat membre désigne un point de contact national chargé de la communication avec le Bureau sur toutes les questions relatives aux équipes d'appui asile. Le point de contact national est joignable à tout moment.

Article 20 Point de contact communautaire

1. Le directeur exécutif désigne un ou plusieurs experts du Bureau, qui agissent comme point de contact communautaire chargés de la coordination. Le directeur exécutif informe l’État membre hôte de cette désignation.

2. Le point de contact communautaire intervient au nom du Bureau pour tous les aspects du déploiement des équipes d'appui asile. Il est notamment chargé de:

a) agir comme interface entre le Bureau et l’État membre hôte;

b) agir comme interface entre le Bureau et les membres des équipes d'appui asile et apporte son assistance, au nom du Bureau, pour toutes les questions liées aux conditions du déploiement des équipes d'appui asile;

c) contrôler la mise en œuvre correcte du plan opérationnel;

d) rendre compte au Bureau de tous les aspects du déploiement des équipes d'appui asile.

3. Le directeur exécutif du Bureau peut autoriser le point de contact à contribuer au règlement des différends relatifs à l’exécution du plan opérationnel et au déploiement des équipes d'appui asile.

4. Dans l’exécution de ses tâches, le point de contact communautaire ne reçoit d’instructions que du Bureau.

Article 21 Coûts

Le Bureau couvre totalement les coûts suivants exposés par les États membres lorsqu’ils mettent leurs experts à disposition aux fins du déploiement des équipes d'appui asile:

a) les frais de déplacement de l’État membre d’origine vers l’État membre hôte et de l’État membre hôte vers l’État membre d’origine;

b) les coûts liés aux vaccinations;

c) les coûts liés aux assurances spéciales requises;

d) les coûts liés aux soins de santé;

e) les indemnités de séjour journalières, y compris les frais de logement;

f) les coûts liés à l’équipement technique du Bureau.

CHAPITRE 4

ORGANISATION DU BUREAU

Article22 Organes du Bureau

La structure de direction et de gestion du Bureau se compose:

a) d'un Conseil d'administration;

b) d'un directeur exécutif et de son personnel;

c) d'un comité exécutif;

d) d'un forum consultatif.

Article 23 Composition du Conseil d'administration

1. Le Conseil d'administration est composé d’un membre nommé par chaque État membre et de deux membres nommés par la Commission.

2. Un membre suppléant peut représenter ou accompagner chaque membre du Conseil d'administration; lorsqu'il accompagne un membre, le membre suppléant assiste sans droit de vote.

3. Les membres du Conseil d'administration sont nommés sur la base de leur expérience et de leurs compétences de haut niveau dans le domaine de l'asile.

4. Le UNHCR est membre de droit du Conseil d'administration, sans droit de vote.

5. La durée du mandat des membres du Conseil d'administration est de trois ans. Ce mandat est renouvelable. À l’expiration de leur mandat ou en cas de démission, les membres restent en fonction jusqu’à ce qu’il soit pourvu au renouvellement de leur mandat ou à leur remplacement.

Article 24 Présidence du Conseil d'administration

1. Le Conseil d'administration élit un président et un vice-président parmi ses membres Le vice-président remplace d'office le président lorsque celui-ci n'est pas en mesure d'assumer ses fonctions

2. Le mandat du président et celui du vice-président ont une durée de trois ans et ne peuvent être renouvelés qu'une fois. Toutefois, s'ils perdent leur qualité de membres du Conseil d'administration à un moment quelconque de leur mandat de président ou de vice-président, leur mandat expire automatiquement à la même date.

Article 25 Réunions du Conseil d'administration

1. Les réunions du Conseil d'administration sont convoquées par son président. Le directeur exécutif du Bureau participe aux délibérations.

2. Le Conseil d'administration se réunit au moins deux fois par an en session ordinaire. Il se réunit en outre soit à l'initiative de son président, soit à la demande d'un tiers de ses membres. Le président convoque des réunions supplémentaires du Conseil d'administration à la demande d’au moins un tiers de ses membres.

3. Le Conseil d'administration peut inviter toute personne dont l'avis peut présenter de l'intérêt à assister à ses réunions en qualité d'observateur.

4. Les membres du Conseil d'administration peuvent, sous réserve des dispositions de son règlement intérieur, être assistés par des conseillers ou par des experts.

5. Le secrétariat du Conseil d'administration est assuré par le Bureau.

Article 26 Modalités de vote

1. Le Conseil d'administration arrête ses décisions à la majorité absolue de tous ses membres disposant du droit de vote. Chaque membre disposant du droit de vote bénéficie d'une voix. En l'absence d'un membre, son suppléant peut exercer son droit de vote.

2. Le directeur exécutif du Bureau ne prend pas part au vote.

3. Le président participe au vote.

4. Les Etats membres ne participant pas à part entière à l'acquis communautaire en matière d'asile ne prennent pas part au vote lorsque le Conseil d'administration est amené à statuer, dans le cadre de ses pouvoirs de gestion du Bureau tels que définis à l'article 27, sur base d'instruments communautaires auxquels ils ne participent pas.

5. Le règlement intérieur du Conseil d'administration fixe les modalités détaillées du vote, notamment les conditions dans lesquelles un membre peut agir au nom d'un autre membre, ainsi que les règles en matière de quorum, le cas échéant.

Article 27 Fonctions du Conseil d'administration

Le Conseil d'administration veille à ce que le Bureau s'acquitte des tâches qui lui ont été confiées. Il est l'organe de programmation et de surveillance du Bureau. Il doit notamment:

36. arrêter son règlement intérieur;

37. nommer le directeur exécutif dans les conditions prévues à l'article 28; exerce l'autorité disciplinaire sur le directeur exécutif et, le cas échéant, le suspend ou le révoque;

38. adopter le rapport général annuel sur les activités du Bureau et le transmet le 15 juin de l'année suivante au plus tard au Parlement européen, au Conseil, à la Commission, à la Cour des comptes européenne. Le rapport général est rendu public;

39. adopter, à une majorité des trois quarts de ses membres ayant le droit de vote, avant le 30 septembre de chaque année, sur la base d'un projet présenté par le directeur exécutif du Bureau, et après réception de l'avis de la Commission, le programme de travail du Bureau pour l'année à venir et le transmettre au Parlement européen, au Conseil, à la Commission; Le programme de travail est adopté conformément à la procédure budgétaire annuelle et au programme de travail législatif de la Communauté dans le domaine pertinent de l'asile;

40. exercer ses fonctions en relation avec le budget du Bureau en application du chapitre 5;

41. arrêter les modalités pratiques d'application du règlement (CE) 1049/2001 en application de l'article 42 du présent règlement;

42. établir le régime linguistique du Bureau conformément à l'article 41 du présent règlement;

43. définir la structure organisationnelle du Bureau et arrête la politique du Bureau en matière de personnel dans le respect des dispositions prévues à l'article 38;

44. adopter, après avoir sollicité l'avis de la Commission, le plan pluriannuel en matière de politique de personnel;

45. prendre toutes décisions en vue de la mise en œuvre du mandat du Bureau tel que défini dans le présent règlement;

46. prendre toutes décisions relatives à la création et, si nécessaire à l'évolution des systèmes d'information prévus par le présent règlement et notamment le portail d'information visé à l'article 4 point b;

47. prendre toutes décisions relatives à la création et, si nécessaire à l'évolution des structures internes de travail du Bureau;

48. exercer l'autorité disciplinaire sur le directeur exécutif;

49. établir son règlement intérieur sur la base d'un projet soumis par le directeur exécutif et après avis de la Commission.

Article 28 Nomination du directeur exécutif

1. Le directeur exécutif du Bureau est nommé par le Conseil d'administration pour une période de cinq ans, sur la base d'une liste de candidats proposée par la Commission. Avant d'être nommé, le candidat retenu par le Conseil d'administration est invité à faire une déclaration devant la ou les commissions compétentes du Parlement européen et à répondre aux questions posées par les membres desdites commissions.

Au cours des neuf derniers mois qui précèdent la fin de cette période de cinq ans, la Commission procède à une évaluation qui porte en particulier sur les:

- les résultats obtenus par le directeur exécutif;

- les missions et les besoins du Bureau pour les prochaines années.

2. Le Conseil d'administration, agissant sur proposition de la Commission, compte tenu du rapport d'évaluation et uniquement lorsque les missions et les besoins du Bureau le justifient, peut prolonger une fois le mandat du directeur exécutif pour une durée maximale de trois ans.

3. Le Conseil d'administration informe le Parlement européen de son intention de prolonger le mandat du directeur exécutif. Dans le mois qui précède cette prolongation, le directeur exécutif peut être invité à faire une déclaration devant la ou les commissions compétentes du Parlement européen et répondre aux questions posées par les membres desdites commissions.

Article 29 Fonctions du directeur exécutif

1. Le Bureau est géré par son directeur exécutif, qui est indépendant dans l'exercice de ses fonctions. Le directeur exécutif rend compte de ses activités au Conseil d'administration.

2. Sans préjudice des compétences de la Commission et du Conseil d'administration, le directeur exécutif ne sollicite ni accepte aucune instruction d'aucun gouvernement ni d'aucun autre organisme.

3. Le Parlement européen ou le Conseil peuvent inviter le directeur exécutif à faire rapport sur l'exécution d ses tâches.

4. Le directeur exécutif est le représentant légal du Bureau.

5. Le directeur exécutif peut être assisté d'un ou de plusieurs chefs d'unité. En cas d'absence ou d'empêchement, un chef d'unité le remplace.

6. Le directeur exécutif est chargé:

50. d'assurer l'administration courante du Bureau;

51. d'établir des propositions de programmes de travail pour le Bureau, après avis de la Commission;

52. de mettre en œuvre des programmes de travail et des décisions adoptés par le Conseil d'administration;

53. d'établir les rapports sur les pays d'origine tels que prévus à l'article 4 point d;

54. de préparer le projet de règlement financier du Bureau arrêté par le Conseil d'administration au titre de l'article 37, ainsi que de ses mesures d'exécution;

55. de préparer le projet d'état prévisionnel des recettes et des dépenses du Bureau et de l'exécution de son budget;

56. d'exercer à l'égard du personnel du Bureau les pouvoirs définis à l'article 38;

57. de toutes les questions de personnel; prend toutes décisions relatives à la gestion des systèmes d'information prévus par le présent règlement et notamment du portail d'information visé à l'article 4.point b;

58. prend toutes décisions relatives à la gestion des structures administratives internes au Bureau.

Article 30 Comité exécutif

1. Afin d’accroître l'efficacité et la rapidité de ses travaux, le Bureau constitue un comité exécutif de huit membres, nommés parmi les membres du Conseil d'administration.

2. La Commission est membre de droit du Comité exécutif. Le Conseil d'administration du Bureau détermine les règles applicables à la nomination des autres membres du Comité exécutif.

3. Le comité exécutif se réunit régulièrement à l'invitation du directeur exécutif ou à la demande d'au moins un tiers de ses membres, au moins quatre fois par an. Ses modalités de fonctionnement sont précisées dans le règlement intérieur du Bureau et sont rendues publiques.

4. La durée du mandat des membres du comité exécutif est la même que celle des membres du Conseil d'administration.

5. Le comité exécutif se réunit si nécessaire pour des réunions portant sur des sujets spécifiques.

6. Le comité exécutif a pour tâche de conseiller le directeur exécutif du Bureau et de donner des avis au Conseil d'administration, soit à la demande de celui-ci, soit de sa propre initiative, sur le programme de travail du Bureau et sur toutes activités du Bureau et dans toutes situations où le Bureau doit prendre des décisions rapides, en particulier dans le cadre du chapitre 3 relatif à l'envoi des équipes d'appui asile dans les Etats membres soumis à des pressions particulières.

7. Le Bureau apporte l'appui technique et logistique nécessaire au comité exécutif et assure le secrétariat de ses réunions.

8. Les représentants du UNHCR peuvent participer sans droit de vote aux travaux du comité exécutif, sur demande du comité exécutif.

9. Le comité exécutif peut inviter toute personne dont l'avis peut présenter de l'intérêt à participer à ses réunions.

Article 31 Groupes de travail

1. Dans le cadre de son mandat tel que défini dans le présent règlement, le Bureau peut créer des groupes de travail composés d'experts des instances compétentes des États membres actives dans le secteur de l'asile, y compris les juges spécialisés. Les experts peuvent être remplacés par des suppléants qui sont nommés en même temps qu'eux.

2. La Commission participe de droit aux groupes de travail. Les représentants du UNHCR peuvent participer aux réunions des groupes de travail du Bureau, en tout ou partie selon la nature des questions abordées.

3. Les groupes de travail peuvent inviter toute personne dont l'avis peut présenter de l'intérêt à participer aux réunions et notamment des représentants des organisations non-gouvernementales actives dans le secteur de l'asile.

Article 32 Forum consultatif

1. Le Bureau coopère étroitement avec des organisations non gouvernementales et des institutions de la société civile intervenant dans le domaine de la politique de l'asile, au niveau national, européen ou international et établit à cet effet un Forum consultatif

2. Le Forum consultatif constitue un moyen d'échange d'informations et de mise en commun des connaissances. Il assure une coopération étroite entre le Bureau et les parties intéressées et apporte son expertise et son conseil en matière d'asile.

3. Le Forum consultatif est ouvert à toutes les parties intéressées compétentes conformément au paragraphe 1. Le UNHCR est membre de droit du Forum consultatif.

4. Le Forum consultatif est chargé en particulier:

59. d'adresser des suggestions au Conseil d'administration concernant le programme de travail annuel à adopter au titre de l'article 27 point d);

60. d'assurer un retour d'information vers le Conseil d'administration et de lui proposer des mesures de suivi concernant le rapport annuel visé à l'article 27 point c) ainsi que le rapport annuel sur la situation de l'asile dans l'Union européenne visé à l'article 12 paragraphe1., et

61. de communiquer au directeur exécutif et au comité exécutif les résultats et les recommandations de conférences, séminaires et réunions présentant un intérêt pour les travaux du Bureau.

5. La coordination du Forum consultatif a lieu sous l'autorité du directeur exécutif.

6. Le Forum consultatif se réunit au moins deux fois par an.

CHAPITRE 5

DISPOSITIONS FINANCIÈRES

Article 33 Budget

1. Toutes les recettes et les dépenses du Bureau font l'objet de prévisions pour chaque exercice budgétaire, celui-ci coïncidant avec l'année civile, et sont inscrites au budget du Bureau. .

2. Le budget du Bureau est équilibré en recettes et en dépenses.

3. Sans préjudice d'autres ressources, les recettes du Bureau comprennent:

62. une contribution de la Communauté inscrite au budget général de l'Union européenne;

63. toute contribution volontaire des Etats membres,

64. les droits perçus pour publications, formation, ou toute prestation assurée par le Bureau.

4. Les dépenses du Bureau comprennent notamment la rémunération du personnel, les dépenses administratives et d'infrastructure, les frais de fonctionnement et les dépenses afférentes aux contrats ou conventions conclus par le Bureau.

Article 34 Etablissement du budget

1. Chaque année, le directeur exécutif établit un projet d'état prévisionnel des recettes et des dépenses du Bureau pour l'année suivante, comprenant le tableau des effectifs, et le transmet au Conseil d'administration.

2. Le Conseil d'administration, sur la base de ce projet, dresse un état prévisionnel des recettes et des dépenses du Bureau pour l’exercice financier suivant.

3. Le projet d'état prévisionnel des recettes et des dépenses du Bureau est transmis à la Commission au plus tard le 10 février. La version définitive de cet état prévisionnel, qui comporte notamment un projet de tableau des effectifs, est transmis par le Conseil d'administration à la Commission le 31 mars au plus tard.

4. L’état prévisionnel est transmis par la Commission au Parlement européen et au Conseil ("autorité budgétaire") avec l’avant-projet de budget général de l'Union européenne.

5. Sur la base de l'état prévisionnel, la Commission inscrit dans l'avant-projet de budget général de l'Union européenne les prévisions qu'elle estime nécessaires en ce qui concerne le tableau des effectifs et le montant de la subvention à la charge du budget général, dont elle saisit l'autorité budgétaire conformément à l'article 272 du traité.

6. L’autorité budgétaire autorise les crédits au titre de la subvention destinée au Bureau.

7. L’autorité budgétaire arrête le tableau des effectifs du Bureau.

8. Le budget du Bureau est arrêté par le Conseil d'administration. Il devient définitif après l’arrêt définitif du budget général de l'Union européenne. Il est, le cas échéant, ajusté en conséquence.

9. Le Conseil d'administration notifie, dans les meilleurs délais, à l'autorité budgétaire son intention de réaliser tout projet susceptible d'avoir des incidences financières significatives sur le financement du budget, notamment les projets de nature immobilière, tels que la location ou l'acquisition d'immeubles. Il en informe la Commission.

10. Lorsqu'une branche de l'autorité budgétaire a fait part de son intention de délivrer un avis, elle transmet celui-ci au Conseil d'administration dans un délai de six semaines à partir de la notification du projet.

Article 35 Exécution du budget

1. Le directeur exécutif exécute le budget du Bureau.

2. Le directeur exécutif transmet annuellement à l'autorité budgétaire toute information pertinente au sujet des résultats des procédures d'évaluation.

Article 36 Reddition des comptes et décharge

1. Au plus tard pour le 1er mars suivant l’exercice clos, le comptable du Bureau communique les comptes provisoires accompagnés du rapport sur la gestion budgétaire et financière de l’exercice au comptable de la Commission. Celui-ci procède à la consolidation des comptes provisoires des institutions et des organismes décentralisés au sens de l’article 128 du règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002 portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes[18].

2. Au plus tard le 31 mars suivant l’achèvement de l'exercice, le comptable de la Commission transmet les comptes provisoires du Bureau, accompagnés du rapport sur la gestion budgétaire et financière de l’exercice, à la Cour des comptes. Le rapport sur la gestion budgétaire et financière de l’exercice est également transmis au Parlement européen et au Conseil.

3. Dès réception des observations formulées par la Cour des comptes sur les comptes provisoires du Bureau, selon les dispositions de l’article 129 du règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 , le directeur exécutif établit les comptes définitifs du Bureau sous sa propre responsabilité et les transmet pour avis au Conseil d'administration.

4. Le Conseil d'administration rend un avis sur les comptes définitifs du Bureau.

5. Le directeur exécutif transmet les comptes définitifs accompagnés de l’avis du Conseil d'administration au plus tard le 1er juillet suivant l’achèvement de l'exercice, au Parlement européen, au Conseil, à la Commission et à la Cour des comptes.

6. Les comptes définitifs sont publiés.

7. Le directeur exécutif adresse à la Cour des comptes une réponse aux observations de celle-ci le 30 septembre au plus tard. Il adresse cette réponse également au Conseil d'administration.

8. Le directeur exécutif soumet au Parlement européen, à la demande de celui-ci, comme prévu à l'article 146, paragraphe 3 du règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002, toute information nécessaire au bon déroulement de la procédure de décharge pour l'exercice en cause.

9. Le Parlement européen, sur recommandation du Conseil qui statue à la majorité qualifiée, donne avant le 15 mai de l’année N + 2 décharge au directeur exécutif sur l’exécution du budget de l’exercice N.

Article 37 Réglementation financière

La réglementation financière applicable au Bureau est arrêtée par le Conseil d'administration, après consultation de la Commission. Elle ne peut s’écarter du règlement (CE, Euratom) n° 2343/2002[19] de la Commission du 19 novembre 2002 portant règlement financier-cadre des organismes visés à l'article 185 du règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002[20] du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes que si les exigences spécifiques du fonctionnement du Bureau le nécessitent et avec l’accord préalable de la Commission.

CHAPITRE 6

DISPOSITIONS RELATIVES AU PERSONNEL

Article 38 Personnel

1. Le statut des fonctionnaires des Communautés européennes, le régime applicable aux autres agents des Communautés européennes et les règles adoptées conjointement par les institutions des Communautés européennes aux fins de l’application de ce statut et de ce régime s’appliquent au personnel du Bureau, y compris le directeur exécutif.

2. Le Conseil d'administration, en accord avec la Commission, arrête les modalités d'application nécessaires prévues à l'article 110 du statut des fonctionnaires des Communautés européennes et du régime applicable aux autres agents des Communautés européennes.

3. Les compétences conférées à l’autorité investie du pouvoir de nomination par le statut ainsi qu'à l'autorité habilitée à conclure les contrats par le régime applicable aux autres agents sont exercées par le Bureau en ce qui concerne son propre personnel.

4. Le Conseil d'administration peut adopter des dispositions permettant de recourir à des experts nationaux détachés des Etats membres auprès du Bureau.

Article 39 Privilèges et immunités

Le Protocole sur les privilèges et immunités des Communautés européennes s'applique au Bureau.

CHAPITRE 7

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Article 40 Statut juridique

1. Le Bureau est un organisme de la Communauté. Il a la personnalité juridique.

2. Dans chaque Etat membre, le Bureau possède la capacité juridique la plus large reconnue aux personnes morales par la législation nationale. Il peut notamment acquérir et aliéner des biens immobiliers et mobiliers et ester en justice.

3. Le Bureau est représenté par son directeur exécutif.

4. Le siège du Bureau est fixé à […]. ..

Article 41 Régime linguistique

1. Les dispositions prévues par le règlement n° 1 du 15 avril 1958 portant fixation du régime linguistique de la Communauté économique européenne[21] s'appliquent en ce qui concerne le Bureau.

2. Sans préjudice des décisions prises en vertu de l'article 290 du traité, le rapport général annuel sur les activités du Bureau et le programme de travail annuel du Bureau visés aux articles 27 point c et 27 point d, sont rédigés dans toutes les langues officielles de la Communauté.

3. Les travaux de traduction requis pour le fonctionnement du Bureau sont effectués par le centre de traduction des organes de l'Union européenne.

4. Le Conseil d'administration définit les modalités pratiques concernant la mise en œuvre du régime linguistique.

Article 42 Accès aux documents

1. Le règlement (CE) n° 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission[22] s'applique aux documents détenus par le Bureau.

2. Le Conseil d'administration arrête les modalités pratiques d'application du règlement (CE) n° 1049/2001 dans un délai de six mois à partir de l'entrée en vigueur du présent règlement.

3. Les décisions prises par le Bureau en application de l'article 8 du règlement (CE) n° 1049/2001 peuvent faire l'objet d'une plainte auprès du médiateur ou d'un recours devant la Cour de justice des Communautés européennes, dans les conditions prévues respectivement aux articles 195 et 230 du traité.

4. Les activités de traitement de données à caractère personnel effectuées par le Bureau sont soumises à l'application du règlement (CE) n° 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données[23].

Article 43 Règles de sécurité en matière de protection des informations classifiées et des informations sensibles non-classifiées

1. Le Bureau applique les principes de sécurité figurant dans la décision 2001/844/CE, CECA, Euratom de la Commission du 29 novembre 2001 modifiant son règlement intérieur. Sont notamment concernées les dispositions relatives à l'échange, au traitement et au stockage des informations classifiées.

2. Le Bureau applique également les principes de sécurité relatifs au traitement des informations sensibles non-classifiées tels qu'adoptés et mis en ouvre par la Commission européenne.

Article 44 Régime de responsabilité

1. La responsabilité contractuelle du Bureau est régie par la législation applicable au contrat en question.

2. La Cour de justice des Communautés européennes est compétente pour se prononcer en vertu de toute clause d'arbitrage contenue dans un contrat conclu par le Bureau.

3. En cas de responsabilité non contractuelle, le Bureau, conformément aux principes généraux communs aux droits des Etats membres, répare tout dommage causé par ses services ou par ses agents dans l'exercice de leurs fonctions.

4. La Cour de justice des Communautés européennes est compétente pour les litiges concernant la réparation des dommages visés au paragraphe 3.

5. La responsabilité personnelle de ses agents envers le Bureau est régie par les dispositions du statut ou du régime qui leur sont applicables.

Article 45 Evaluation et révision

1. Au plus tard trois ans après la date visée à l'article 51, le Bureau commande une évaluation, externe et indépendante, des résultats obtenus, sur la base d'un mandat délivré par le Conseil d'administration en accord avec la Commission. Cette évaluation porte sur l'incidence du Bureau sur la coopération pratique en matière d'asile et sur le régime commun européen d'asile. Elle examine, notamment, la nécessité éventuelle d'adapter ou d'étendre les tâches du Bureau, y compris les conséquences financières d'une telle modification ou extension. Cette évaluation examine également si la structure de gestion est adaptée à l'accomplissement des tâches du Bureau. L'évaluation tient compte des avis des parties intéressées tant au niveau communautaire qu'au niveau national.

2. Le Conseil d'administration, en accord avec la Commission, décide du calendrier des futures évaluations, en tenant compte des résultats du rapport d'évaluation visé au paragraphe 1.

Article 46 Contrôle administratif

Les activités du Bureau sont soumises au contrôle du médiateur, conformément aux dispositions de l'article 195 du traité.

Article 47 Coopération avec des pays tiers et associés

1. Le Bureau est ouvert à la participation des pays qui ont conclu avec la Communauté européenne des accords en vertu desquels ils ont adopté et appliquent la législation communautaire dans le domaine couvert par le présent règlement. Conformément aux dispositions pertinentes de ces accords, des arrangements sont élaborés pour définir notamment la nature, l'étendue et les modalités de la participation de ces pays aux travaux du Bureau. Ces arrangements comprennent notamment des dispositions relatives à la participation aux initiatives prises par le Bureau, aux contributions financières et au personnel. En ce qui concerne les questions de personnel, lesdits accords respectent, en tout état de cause, le statut des fonctionnaires des Communautés européennes et le régime applicable aux autres agents des Communautés européennes.

2. Pour les questions qui relèvent de ses activités, dans la mesure nécessaire à l'accomplissement de ses tâches et et en accord avec la Commission, le Bureau facilite la coopération opérationnelle entre les États membres et les pays tiers, dans le cadre de la politique de l'Union européenne en matière de relations extérieures et peut également coopérer avec les autorités de pays tiers compétentes, sur des aspects techniques dans les domaines régis par le présent règlement, dans le cadre d'accords de travail conclus avec ces autorités, conformément aux dispositions pertinentes du traité.

Article 48 Coopération du Bureau avec UNHCR

Le Bureau coopère avec l'UNHCR dans les domaines régis par le présent règlement, dans le cadre d'accords de travail conclus avec l'UNHCR.

Le Bureau peut octroyer des subventions à l'UNHCR. Ces subventions ont pour objet de financer des actions en vue de faire bénéficier le Bureau de l'expertise du UNHCR en matière d'asile sur une base stable et durable. Elles s'inscrivent dans le cadre des relations privilégiées de coopération établies entre le Bureau et l'UNHCR, telles que définies dans le présent article ainsi que dans les articles 2 paragraphe 5, 9 paragraphe 1, 23 paragraphe 4, 30 paragraphe 8, 31 paragraphe 2 et 32 paragraphe 3. Conformément à l'article 75 du règlement (CE, Euratom) n° 2343/2002, les dispositions pertinentes du règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 ainsi que de ses modalités d'exécution s'appliquent.

Article 49 Coopération avec FRONTEX, FRA et autres organismes communautaires ainsi qu'avec les organisations internationales

Le Bureau coopère avec les organismes communautaires ayant des activités liées à son domaine d'activité et en particulier avec l'Agence européenne pour la gestion de la coopération opérationnelle aux frontières extérieures des Etats membres de l'Union européenne (FRONTEX) et l'Agence des droits fondamentaux de l'Union européenne (FRA), ainsi qu'avec les organisations internationales dans les domaines régis par le présent règlement, dans le cadre d'accords de travail conclus avec ces organismes, conformément aux dispositions du traité CE et aux dispositions relatives à la compétence de ces organismes.

La coopération permet de créer des synergies entre les organismes concernés et d'éviter tout double emploi et redondance dans les travaux menés au titre des mandats de ces différents organismes.

Article 50 Accord de siège et conditions de fonctionnement

Les dispositions nécessaires concernant l'hébergement à fournir pour le Bureau dans l'État membre d'accueil et les installations mises à la disposition par cet État, ainsi que les règles spécifiques applicables dans l'État membre d'accueil du Bureau au directeur exécutif, aux membres du Conseil d'administration, au personnel du Bureau et aux membres de leur famille, sont fixées dans un accord de siège entre le Bureau et l'État membre d'accueil, conclu après avoir obtenu l'approbation du Conseil d'administration. L'État membre d'accueil du Bureau assure les meilleures conditions possibles pour le bon fonctionnement du Bureau .y compris l'offre d'une scolarisation multilingue et à vocation européenne et les moyens de connection appropriés.

Article 51 Début des activités du Bureau

Le Bureau est opérationnel un an après l'entrée en vigueur du présent règlement au plus tard.

La Commission est chargée de la mise en place et du démarrage du Bureau jusqu'à que celui-ci dispose de la capacité opérationnelle pour exécuter son propre budget.

A cet effet :

- jusqu'à ce que le directeur exécutif du Bureau prenne ses fonctions à la suite de sa nomination par le Conseil d'administration dans les conditions prévues à l'article 28, un fonctionnaire de la Commission peut exercer en tant que directeur intérimaire les fonctions dévolues au directeur exécutif du Bureau ;

- des fonctionnaires de la Commission peuvent exercer sous la responsabilité du directeur intérimaire ou du directeur exécutif les tâches dévolues au Bureau.

Le directeur intérimaire peut autoriser tous les paiements couverts par les crédits prévus au budget du Bureau après approbation par le Conseil d'administration et peut conclure des contrats, y compris des contrats d'engagements du personnel à la suite de l'adoption du tableau des effectifs du Bureau.

Article 52 Entrée en vigueur

Le présent règlement entre en vigueur le […] jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l'Union européenne .

Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre.

Fait à Bruxelles, le

Par le Conseil

Le Président

FICHE FINANCIÈRE LÉGISLATIVE

1. DÉNOMINATION DE LA PROPOSITION:

Proposition de Règlement du Conseil portant création d'un Bureau européen de soutien en matière d'asile

2. CADRE GPA / EBA (gestion par activité/établissement du budget par activité)

Domaine politique concerné: Espace de liberté, de sécurité et de justice (Titre 18)

Activité associée: Flux migratoires, politiques communes en matière d'immigration et d'asile (chapitre 18.03)

3. LIGNES BUDGÉTAIRES

3.1. Lignes budgétaires (lignes opérationnelles et lignes connexes d'assistance technique et administrative (anciennes lignes BA)), y compris leurs intitulés:

Cadre financier 2007-2013 : Rubrique 3 A

Sous chapitre 18.03 Flux migratoires, politiques communes en matière d'immigration et d'asile :

- création d'un article 18 03 XX – intitulé " Bureau européen de soutien en matière d'asile"

- création d'un poste 18 03 XX XX – intitulé " Bureau européen de soutien en matière d'asile" – subvention sous Titres 1 et 2

- création d'un poste 18 03 XX XX XX– intitulé " Bureau européen de soutien en matière d'asile" – subvention sous Titres 3

Le choix de l'article et des postes, sous le chapitre 18 03 sera déterminé sous la procédure budgétaire 2010.

3.2. Durée de l'action et de l'incidence financière:

Il est envisagé de créer l'agence à partir de l'année budgétaire 2010.

Des travaux préparatoires à la mise en place de l'agence seront menés au sein de la Commission à partir de 2009, et seront financés, sur base des instruments financiers existants.

3.3. Caractéristiques budgétaires:

Ligne budgétaire | Nature de la dépense | Nouvelle | Participation AELE | Participation pays candidats | Rubrique PF |

Voir point 3.1 | DNO | CD[24]/ | OUI | NON | NON | N° 3A |

4. RÉCAPITULATIF DES RESSOURCES

4.1. Ressources financières

4.1.1. Récapitulatif des crédits d'engagement (CE) et des crédits de paiement (CP)

millions d'euros (à la 3e décimale)

Nature de la dépense | Section n° | Année 2010 | 2011 | 2012 | 2013 | n + 4 | n +5 et ex. suiv. | Total |

Dépenses opérationnelles[25] |

Crédits d'engagement (CE) | 8.1. | a | 5,25 | 8 | 12 | 15 | 40,25 |

Crédits de paiement (CP) | b | 5,25 | 8 | 12 | 15 | 40,25 |

Dépenses administratives incluses dans le montant de référence[26] |

Assistance technique et administrative – ATA (CND) | 8.2.4. | c |

MONTANT TOTAL DE RÉFÉRENCE |

Crédits d'engagement | a + c | 5,25 | 8 | 12 | 15 | 40,25 |

Crédits de paiement | b + c | 5,25 | 8 | 12 | 15 | 40,25 |

Dépenses administratives non incluses dans le montant de référence[27] |

Ressources humaines et dépenses connexes (CND) | 8.2.5. | d | 0,976 | 0,976 | 0,976 | 0,610 | 3,538 |

Frais administratifs autres que les ressources humaines et coûts connexes, hors montant de référence (CND) | 8.2.6. | e | 0,010 | 0,025 | 0,025 | 0,025 | 0,085 |

Total indicatif du coût de l'action |

TOTAL CE, y compris coût des ressources humaines | a + c + d + e | 6,236 | 9,001 | 13,001 | 15,635 | 43,873 |

TOTAL CP, y compris coût des ressources humaines | b + c + d + e | 6,236 | 9,001 | 13,001 | 15,635 | 43,873 |

Détail du cofinancement

Si la proposition prévoit un cofinancement de la part des États membres ou d'autres organismes (veuillez préciser lesquels), il convient de donner une estimation du niveau de cofinancement dans le tableau ci-dessous (des lignes supplémentaires peuvent être ajoutées, s'il est prévu que plusieurs organismes participent au cofinancement):

millions d'euros (à la 3e décimale)

Organisme de cofinancement | Année n | n + 1 | n + 2 | n + 3 | n + 4 | n + 5 et suiv. | Total |

…………………… | f |

TOTAL CE avec cofinancement | a + c + d + e + f |

4.1.2. Compatibilité avec la programmation financière

( Proposition compatible avec la programmation financière existante.

( Cette proposition nécessite une reprogrammation de la rubrique concernée des perspectives financières.

( Cette proposition peut nécessiter un recours aux dispositions de l'accord interinstitutionnel[28] (relatives à l'instrument de flexibilité ou à la révision des perspectives financières).

4.1.3. Incidence financière sur les recettes

( Proposition sans incidence financière sur les recettes

( Incidence financière - L'effet sur les recettes est le suivant:

millions d'euros (à la 1re décimale)

Avant action [Année n - 1] | Situation après l'action |

Total des effectifs | 8 | 8 | 8 | 5 |

5. CARACTÉRISTIQUES ET OBJECTIFS

5.1. Réalisation nécessaire à court ou à long terme

Le Bureau sera chargé de faciliter, coordonner et renforcer la coopération pratique en matière d'asile entre les Etats membres, ainsi qu'entre les Etats membres et la Commission, sous ses multiples aspects, ainsi que de contribuer à une meilleure mise en œuvre du régime d'asile européen commun, y compris dans ses aspects extérieurs.

Compte tenu de la demande expresse du Conseil européen de septembre 2008, le Bureau devrait être opérationnel dès 2010, après adoption de son acte fondateur par le législateur en 2009.

5.2. Valeur ajoutée de l'intervention communautaire, compatibilité de la proposition avec d'autres instruments financiers et synergies éventuelles

Le plan d'action en matière d'asile adopté en juin 2008 par la Commission vise d'une part à renforcer la législation en matière d'asile afin de parvenir à la création d'un régime d'asile européen commun efficace et juste pour les demandeurs de protection internationale et d'autre part à soutenir cet effort législatif par le renforcement de la coopération pratique entre les Etats membres en matière d'asile.

La mise en place du Bureau répond au deuxième objectif et permettra d'apporter le soutien approprié nécessaire à la coopération pratique en matière d'asile.

5.3. Objectifs, résultats escomptés et indicateurs connexes de la proposition dans le contexte de la gestion par activité (GPA)

L'objectif de la proposition est de mettre en place une agence de régulation chargée d'apporter le soutien nécessaire à la coopération pratique en matière d'asile sous ses multiples aspects.

Par ses tâches, l'agence contribue à améliorer la façon dont les règles communautaires relatives à l'asile sont mises en œuvre et appliquées dans toute l’UE. L'agence sera de nature non-décisionnelle et aura des activités de soutien à la coopération pratique en matière d'asile de nature incitative, tels que les recommandations, le recours à l’autorité scientifique, la mise en réseau et la convergence de bonnes pratiques, l’évaluation de l’application et de la mise en œuvre des règles, etc.

Le Bureau verra son mandat orienté autour de trois tâches majeures: soutien à la coopération pratique en matière d'asile, soutien aux Etats membres soumis à des pressions particulières, contribution à la mise en œuvre du régime d'asile européen commun.

Un chapitre spécifique du règlement est consacré à la coordination par le Bureau des équipes de soutien asile formées d'experts en matière d'asile afin d'apporter un soutien opérationnel aux Etats membres soumis à de fortes pressions sur leurs systèmes d'asile, qui auront fait au Bureau une demande de soutien de la part du Bureau.

5.4. Modalités de mise en œuvre (indicatives)

( Gestion centralisée

( directement par la Commission

( indirectement par délégation à:

( des agences exécutives,

( des organismes créés par les Communautés, tels que visés à l'article 185 du règlement financier,

( des organismes publics nationaux/organismes avec mission de service public.

( Gestion partagée ou décentralisée

( avec des États membres

( avec des pays tiers

( Gestion conjointe avec des organisations internationales (à préciser)

6. CONTRÔLE ET ÉVALUATION

6.1. Système de contrôle

Le Bureau sera soumis aux procédures standard de contrôle relatives aux agences de régulation.

Le Bureau est géré par son directeur exécutif, qui est indépendant dans l'exercice de ses fonctions et est chargé d'assurer l'administration courante du Bureau.

Le Bureau est soumis à diverses obligations permettant d'évaluer sa performance tous les ans:

- il publie un rapport général annuel sur les activités du Bureau,

- il prépare tous les ans un rapport sur la situation de l'asile dans l'Union. Dans le cadre de ce rapport, le Bureau évalue notamment les résultats des actions menées au titre du présent règlement et en fait une analyse comparative globale, afin de favoriser une meilleure connaissance par les Etats membres des bonnes pratiques en cours et d'améliorer la qualité, la cohérence et l'efficacité du régime commun européen d'asile.

Le Bureau est soumis aux contrôles suivants: contrôle budgétaire, audit interne, rapports annuels de la Cour des comptes européenne, décharge annuelle sur l’exécution du budget communautaire et enquêtes menées par OLAF qui permettent de s’assurer notamment du bon usage des ressources allouées aux agences.

Les activités du Bureau sont soumises au contrôle du médiateur, conformément aux dispositions de l'article 195 du traité. Ce contrôle administratif offre un certain nombre de garanties procédurales pour la prise en compte des intérêts des parties intéressées et la qualité des outputs.

6.2. Évaluation

6.2.1. Évaluation ex ante

L'évaluation ex-ante a été réalisée dans le cadre du rapport d'analyse d'impact.

6.2.2. Conditions et fréquence des évaluations futures

Au plus tard trois ans après la date visée à l'article 45, le Bureau commande une évaluation, externe et indépendante, des résultats qu'elle a obtenus, sur la base d'un mandat délivré par le Conseil d'administration en accord avec la Commission. Cette évaluation porte sur l'incidence du Bureau sur la coopération pratique en matière d'asile et sur le régime commun européen d'asile. Elle examine, notamment, la nécessité éventuelle d'adapter ou d'étendre les tâches du Bureau, y compris les conséquences financières d'une telle modification ou extension. Cette évaluation examinera également si la structure de gestion est adaptée à l'accomplissement des tâches du Bureau. L'évaluation tient compte des avis des parties intéressées tant au niveau communautaire qu'au niveau national. Le Conseil d'administration, en accord avec la Commission, décide du calendrier des futures évaluations, en tenant compte des résultats de ce premier rapport d'évaluation.

7. Mesures antifraude

Aux fins de lutte contre la fraude, la corruption et autres actes illégaux, les dispositions du règlement (CE) no 1073/1999 s'appliquent sans restriction.

L'Agence adhère à l'accord interinstitutionnel du 25 mai 1999 et arrête immédiatement les dispositions appropriées, lesquelles s'appliquent à tout le personnel de l'Agence.

Les décisions de financement et les accords et instruments d'application qui en découlent prévoient expressément que la Cour des comptes européenne et l'OLAF peuvent, au besoin, effectuer un contrôle sur place auprès des bénéficiaires des crédits de l'Agence ainsi qu'auprès des agents responsables de l'attribution de ces crédits.

8. DÉTAIL DES RESSOURCES

8.1. Objectifs de la proposition en termes de coûts

Crédits d'engagement en millions d'euros (à la 3e décimale)

Année 2010 | Année 2011 | Année 2012 | Année 2013 | Année n + 4 | Année n + 5 |

Fonctionnaires ou agents temporaires[41] (XX 01 01) | A*/AD | 4,5 | 4,5 | 4,5 | 3,5 |

B*, C*/AST | 3,5 | 3,5 | 3,5 | 1,5 |

Personnel financé[42] au titre de l’art. XX 01 02 |

Autres effectifs financés[43] au titre de l’art. XX 01 04/05 |

TOTAL | 8 | 8 | 8 | 5 |

8.2.2. Description des tâches découlant de l'action

Les fonctionnairesAD seront chargés, durant les premières années de vie de l'agence, de soutenir la mise en place du Bureau ainsi que de participer aux conseils d'administration, comités exécutifs du Bureau, et groupes de travail du Bureau, si nécessaire.

Les fonctionnaires AST apporteront un soutien administratif, par exemple support missions et support administratif général.

8.2.3. Origine des ressources humaines (statutaires)

X Postes actuellement affectés à la gestion du programme à remplacer ou à prolonger

( Postes pré-alloués dans le contexte de l'exercice de SPA/APB pour l'année 2010

X Postes à demander lors de la prochaine procédure de SPA/APB

X Postes à redéployer en utilisant les ressources existantes dans le service concerné (redéploiement interne)

( Postes nécessaires pour l'année n, mais non prévus dans l'exercice de SPA/APB de l'année concernée

Nombre de ressources humaines dans le bureau (démarrage et phase opérationnelle)

L'information ci-dessous est indicative. Elle repose sur les éléments fournis dans l'analyse ex-ante faisant partie de l'analyse d'impact en vue de la création du Bureau. Il est à souligner que les chiffres suivants repris dans la présente fiche financière prennent en compte les chiffres maximaux retenus par l'analyse ex-ante. Il est donc probable que les chiffres véritables seront inferieurs aux chiffres repris ci-dessous.

Les besoins en ressources humaines et administratives seront couverts à l'intérieur de la dotation qui pourra être allouée à la DG gestionnaire dans le cadre de la procédure d'allocation annuelle à la lumière des contraintes budgétaires existantes.

Année | Ressources humaines à recruter graduellement |

2010 | 24 (AT) |

2011 | 36 (18 AT, 18 AC) |

2012 | 20 (10AT, 10 AC) |

2013 | 14 (10 AT, 4 AC) |

TOTAL | 94 (62 AT, 32 AC) |

Le recrutement externe sera géré par le Bureau. La répartition entre Agent Temporaire (AT) et Agent Contractuel (AC) est donnée à titre indicatif.

Le personnel du Bureau sera composé de personnel opérationnel et administratif pour un total maximum de 94 personnes. Ceci est une estimation. Cette information devra être détaillée quand les tâches finales et les besoins du Bureau en ce qui concerne les ressources humaines et administratives seront connus, après négociation du règlement fondateur. Néanmoins, une première estimation des besoins permet de donner les éléments suivants, permettant d'évaluer les effectifs du futur Bureau, répartis sur les diverses tâches devant être confiées au Bureau sur base de son règlement fondateur:

Evaluation des besoins en personnel EASO

Personnel minimum (à compter 2011 – agence plein fonctionnement) |

Tâches | Personnel AD | Personnel AST |

Personnel encadrement et horizontal | 7 | 6 |

Echanges bonnes pratiques[44] | 7 | 4 |

Soutien législatif[45] | 4 | 2 |

Pool experts[46] | 2 | 1 |

Relocation[47] | 1 | 2 |

Programmes régionaux protection[48] | 1 |

Réinstallation[49] | 1 |

Information relative au pays d'origine[50] | 9 | 5 |

Formation[51] | 5 | 3 |

Total personnel opérationnel | 30 | 17 |

Total personnel opérationnel + horizontal | 37 | 23 |

Grand total personnel AD + AST | 60 |

Personnel maximum |

Tâches | Personnel AD | Personnel AST |

Personnel encadrement et horizontal | 8 | 7 |

Echanges bonnes pratiques | 12 | 7 |

Soutien législatif | 6 | 3 |

Pool experts | 5 | 3 |

Relocation | 1 | 3 |

Programmes régionaux protection | 2 |

Réinstallation | 2 |

Information relative au pays d'origine | 11 | 7 |

Formation | 11 | 7 |

Total personnel opérationnel | 50 | 29 |

Total personnel opérationnel + horizontal | 58 | 36 |

Grand total personnel AD + AST | 94 |

de 30 à 60 personnes seront nécessaires pour la gestion opérationnelle de la coopération pratique dans le domaine de l'asile et les autres personnes se chargeront des tâches administratives du Bureau.

Calcul: Personnel du Bureau

24 personnes = 2,2 M EUR (2010) 60 personnes = 4,6 M EUR (2011) |

80 personnes = 7,2 M EUR (2012) |

94 personnes = 8,8 M EUR (2013) Ces montants sont calculés sur base de 122.000 EUR par année pour les agents temporaires et 64.000 EUR pour les agents contractuels. Le personnel recruté dans l'année est calculé sur 6 mois, à l'exception de la première année où le calcul est basé sur 9 mois. |

8.2.4. Autres dépenses administratives incluses dans le montant de référence (XX 01 04/05 – Dépenses de gestion administrative)

PAS APPLICABLE

millions d'euros (à la 3e décimale)

Ligne budgétaire (n° et intitulé) | Année n | Année n + 1 | Année n + 2 | Année n + 3 | Année n + 4 | Année n + 5 et suiv. | TOTAL |

1. Assistance technique et administrative (comprenant les coûts de personnel y afférents) |

Agences exécutives[52] |

Autre assistance technique et administrative |

- intra muros |

- extra muros |

Total assistance technique et administrative |

8.2.5. Coût des ressources humaines et coûts connexes non inclus dans le montant de référence

Le calcul se fait sur base du point 8.2.1

millions d'euros (à la 3e décimale)

Type de ressources humaines | Année 2010 | Année 2011 | Année 2012 | Année 2013 | Année n + 4 | Année n + 5 et suiv. |

Fonctionnaires et agents temporaires (18 01 01) | 0,976 | 0,976 | 0,976 | 0,610 | 3,538 |

Personnel financé au titre de l’art. XX 01 02 (auxiliaires, END, agents contractuels, etc.) (indiquer la ligne budgétaire) |

Coût total des ressources humaines et coûts connexes (NON inclus dans le montant de référence) | 0,976 | 0,976 | 0,976 | 0,610 | 3,538 |

Calcul – Fonctionnaires et agents temporaires |

AD/AST – 122.000 EUR par an X 8 personnes = 976.000 EUR (2010, 2011 and 2012) AD/AST – 122.000 EUR par an X 5 personnes = 610.000 EUR (2013) |

Calcul - Personnel financé au titre de l’article XX 01 02 |

Pas applicable |

8.2.6. Autres dépenses administratives non incluses dans le montant de référence Il s'agit de dépenses administratives pour le personnel de la Commission mentionné ci-dessus, donc à discuter avant de mettre des montants. millions d'euros (à la 3e décimale) |

Année 2010 | Année 2011 | Année 2012 | Année 2013 | Année n + 4 | Année n + 5 et suiv. | TOTAL |

XX 01 02 11 01 – Missions | 0,010 | 0,025 | 0,025 | 0,025 | 0,085 |

XX 01 02 11 02 – Réunions et conférences |

XX 01 02 11 03 - Comités[53] |

XX 01 02 11 04 - Études et consultations |

XX 01 02 11 05 - Systèmes d'information |

2. Total autres dépenses de gestion (XX 01 02 11) |

3. Autres dépenses de nature administrative (préciser en indiquant la ligne budgétaire) |

Total des dépenses administratives autres que ressources humaines et coûts connexes (NON inclus dans le montant de référence) | 0,010 | 0,025 | 0,025 | 0,025 | 0,085 |

Calcul - Autres dépenses administratives non incluses dans le montant de référence |

missions des fonctionnaires pour participer aux réunions du Conseil d'administration et /Ou Comité exécutif (le coût véritable dépendra du lieu d'implantation de l'agence). Estimation de 10 missions pour 2010 et 25 missions pour les autres années. |

[1] Voir conclusions du Conseil de juin 2008 (11018/1/08, REV 1), se référant aux conclusions des représentants des États membres, réunis au niveau des chefs d'État ou de gouvernement à Bruxelles le 13 décembre 2003 (JO L 29 du 03/02/2004).

[2] JO L 357 du 31.12.2002, p. 72.

[3] JO L 248 du 16.9.2002, p. 1.

[4] Décision no 573/2007/CE du Parlement européen et du Conseil du 23 mai 2007 portant création du Fonds européen pour les réfugiés pour la période 2008-2013 dans le cadre du programme général Solidarité et gestion des flux migratoires et abrogeant la décision 2004/904/CE du Conseil (JO L 144 du 6.6.2007, p. 1).

[5] JO L 131 du 21.5.2008, p. 7.

[6] JO C du , p. .

[7] JO C du , p. .

[8] JO C du , p. .

[9] COM(2008) 360.

[10] Document du Conseil 13440/08 du 24.9.2008.

[11] JO L 349 du 25.11.2004, p. 1.

[12] JO L 53 du 22.2.2007, p. 1.

[13] JO L 136 du 31.5.1999, p. 1.

[14] JO L 136 du 31.5.1999, p. 15.

[15] JO L 145 du 31.5.2001, p. 43.

[16] JO L 8 du 12.1.2001, p. 1.

[17] COM(2008) 820.

[18] JO L 248 du 16.9.2002, p. 1.

[19] Règlement (CE, Euratom) n° 2343/2002 (JO L 357 du 31.12.2002, p. 72), tel que modifié par le règlement (CE, Euratom) n° 652/2008 (JO L 181 du 10.7.2008, p. 23).

[20] JO L 248 du 16.9.2002, p. 1).

[21] JO 17 du 6.10.1958, p. 385.

[22] JO L 145 du 31.5.2001, p. 43.

[23] JO L 8 du 12.1.2001, p. 1.

[24] Crédits dissociés.

[25] Dépenses ne relevant pas du chapitre xx 01 du titre xx concerné.

[26] Dépenses relevant de l'article xx 01 04 du titre xx.

[27] Dépenses relevant du chapitre xx 01, sauf articles