Proposition de RÈGLEMENT DU CONSEIL modifiant le règlement (CE) n° 2100/94 en ce qui concerne le système de contrôle et d'audit interne applicables à l'Office communautaire des variétés végétales ainsi que l'accès aux documents dudit Office

(Présentée par la Commission)

EXPOSÉ DES MOTIFS

1. Généralités

Le nouveau règlement financier applicable au budget général des CE entrera en vigueur le 1er janvier 2003. Il introduit notamment une nouvelle approche du statut budgétaire et financier des organismes communautaires décentralisés.

Les nouveautés les plus importantes concernant les agences communautaires se présentent de la manière suivante:

* (Article 185):

* La Commission arrête un règlement financier cadre des organismes créés par les Communautés, dotés de la personnalité juridique et qui reçoivent effectivement des subventions à la charge du budget. La réglementation financière de ces organismes ne peut s'écarter du règlement-cadre que si les exigences spécifiques de leur fonctionnement le nécessitent et avec l'accord préalable de la Commission.

* La décharge sur l'exécution des budgets des organismes visés au paragraphe 1 est donnée par le Parlement européen, sur recommandation du Conseil.

* L'auditeur interne de la Commission exerce, à l'égard des organismes précités, les mêmes compétences que celles qui lui sont attribuées à l'égard des services de la Commission.

* Les organismes visés ci-dessus appliquent les règles comptables arrêtées par le comptable de la Commission afin de permettre la consolidation de leurs comptes avec les comptes de la Commission.

* (Article 46, paragraphe 3, point d): Le tableau des effectifs des organismes visés à l'article 185, paragraphe 1, est arrêté par l'autorité budgétaire générale.

Ces nouveautés nécessitent d'apporter parallèlement des modifications aux actes de base portant création des agences concernées. Si tous les détails du régime financier et budgétaire applicable à un organisme décentralisé particulier figurent dans le règlement financier qui lui est propre, l'acte de base portant création d'une agence (généralement un règlement du Conseil) contient aussi des dispositions relatives à des questions financières et budgétaires (comme l'établissement et l'exécution du budget, les modalités de contrôle, la présentation des comptes, la décharge et la procédure d'adoption du règlement financier de l'organisme).

Il importe dès lors d'apporter les modifications nécessaires aux différents actes de base instituant les agences, afin de mettre en oeuvre ce nouveau système. Ces modifications font l'objet des présentes propositions.

En ce qui concerne les organismes décentralisés qui ne relèvent pas de la définition de l'article 185, paragraphe 1, il paraît inévitable d'adapter leur cadre réglementaire en rapport, au moins, avec un aspect fondamental du nouveau règlement financier, à savoir la suppression totale du contrôle financier ex ante centralisé.

La Commission aborde, dans les présentes propositions, deux autres questions qui concernent les organismes communautaires décentralisés.

La première se trouve liée à l'actuel processus général de réforme, à savoir la question de la transparence et de l'accès du public aux documents. Au cours du processus de refonte, les institutions ont convenu d'inclure dans le nouveau règlement financier une disposition selon laquelle le public devrait avoir accès aux informations au niveau des organismes décentralisés dans la mesure définie par le cadre réglementaire de la CE. En outre, lors de l'adoption du règlement (CE) n° 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission, les trois institutions ont convenu, dans une déclaration commune, que les agences communautaires devraient appliquer des règles identiques quant à l'accès aux documents. La Commission propose par conséquent de modifier les actes de base portant création des quinze organismes décentralisés existants , afin d'y inclure des dispositions en ce sens.

La seconde question concerne la procédure relative à la nomination des directeurs d'organismes communautaires. Bien qu'il ait été de l'intention du Conseil, lorsqu'il a adopté les actes constitutifs de ces organismes, de leur accorder la possibilité de renouveler le mandat de ces directeurs, la Commission considère que la rédaction actuelle de la plupart des dispositions pertinentes de ces actes ne reflète pas cette intention de manière suffisante. Or, la disposition qui prévoit qu'un mandat peut être renouvelé, suggère seulement que le titulaire du poste peut, à l'expiration de son mandat, poser sa candidature pour un nouveau mandat. Ceci n'exempte cependant pas les organismes communautaires d'appliquer la procédure prévue dans leurs actes constitutifs. Cette interprétation dérive de la rédaction parallèle utilisée dans les dispositions de l'article 214, paragraphe 1 du traité CE sur la nomination des membres de la Commission et dans les dispositions des articles 223 et 225 de ce même traité qui ont trait à la nomination des juges à Cour de justice. La situation particulière des directeurs d'organismes communautaires justifie de maintenir un tel parallèle et, de ce fait, de s'écarter de l'interprétation de l'article 8 du Régime applicable aux autres agents des Communautés européennes, qui permet qu'un contrat soit prolongé sans recourir à une nouvelle procédure de sélection.

C'est pourquoi, afin d'exclure l'obligation d'appliquer une nouvelle procédure de sélection lors de l'expiration de chaque mandat de directeur, la Commission propose de clarifier les textes existants. Sur proposition de l'organe compétent, une prolongation de contrat sera possible sans avoir à mettre en oeuvre une nouvelle procédure de sélection. Une telle possibilité favoriserait l'équilibre entre, d'une part, le besoin de continuité dans la gestion des organismes communautaires, et d'autre part, l'intérêt d'ouvrir l'organisme communautaire à de nouvelles inspirations ou à de nouvelles politiques. La limitation à une seule prolongation du contrat ne ferait cependant pas obstacle à ce que la personne concernée puisse présenter sa candidature à nouveau sur le même poste au terme de son second mandat en participant à une nouvelle procédure de sélection. Une personne pourrait ainsi rester en place au-delà du terme de son second mandat, à condition d'avoir été retenue lors d'une nouvelle procédure de sélection.

2. Portée des propositions

Compte tenu de l'évolution, décrite ci-dessus, du processus général de refonte, on suppose que le nouveau régime (art. 185 et art. 46, paragraphe 3, point d) à instaurer s'appliquera aux treize agences communautaires existantes, à savoir

* le Centre européen pour le développement de la formation professionnelle (Thessalonique) [1];

[1] Règlement (CE) n° 337/75 du 10 février 1975.

* la Fondation européenne pour l'amélioration des conditions de vie et de travail (Dublin) [2];

[2] Règlement (CE) n° 1365/75 du 26 mai 1975.

* l'Agence européenne pour l'environnement (Copenhague) [3];

[3] Règlement (CE) n° 1210/90 du 7 mai 1990.

* la Fondation européenne pour la formation (Turin) [4];

[4] Règlement (CE) n° 1360/90 du 7 mai 1990.

* l'Observatoire européen des drogues et des toxicomanies (Lisbonne) [5];

[5] Règlement (CE) n° 302/93 du 8 février 1993.

* l'Agence européenne pour l'évaluation des médicaments (Londres) [6];

[6] Règlement (CE) n° 2309/93 du 22 juillet 1993.

* l'Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail (Bilbao) [7];

[7] Règlement (CE) n° 2062/94 du 18 juillet 1994.

* le Centre de traduction des organes de l'Union européenne (Luxembourg) [8];

[8] Règlement (CE) n° 2965/94 du 28 novembre 1994.

* l'Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes (Vienne) [9];

[9] Règlement (CE) n° 1035/97 du 2 juin 1997.

* l'Agence européenne pour la reconstruction (Thessalonique) [10];

[10] Règlement (CE) n° 2667/2000 du 5 décembre 2000.

* l'Autorité européenne de sécurité des aliments [11];

[11] Règlement (CE) n° 178/2002 du 28 janvier 2002.

* Agence européenne de la sécurité aérienne [12]

[12] .../COM (2000) 595 final du 4 décembre 2000. Règlement (CE) n° ..../2002 du .... juin 2002.

* Agence européenne pour la sécurité maritime [13]

[13] .../COM (2002) 802 final du 8 décembre 2000. Règlement (CE) n° ... /2002 du ... juin 2002.

ainsi qu'à EUROJUST [14], un organe institué en vertu du troisième pilier, mais largement assimilé à un organisme communautaire décentralisé traditionnel, sur le plan budgétaire et financier;

[14] Décision 2002/187/JAI du Conseil du 28 février 2002.

Deux organismes décentralisés communautaires ne reçoivent pas de subventions à la charge du budget général, à savoir

* l'Office de l'harmonisation dans le marché intérieur (Alicante) [15]

[15] Règlement (CE) n° 40/94 du 20 décembre 1993.

et

* l'Office communautaire des variétés végétales (Angers) [16].

[16] Règlement (CE) n° 2100/94 du 27 juillet 1994.

Ils ne sont pas donc susceptibles de relever de la définition de l'article 185. Ils n'en sont pas moins concernés par les propositions visant à rendre leurs mécanismes de contrôle interne conformes au nouveau règlement financier.

Finalement, il avait été envisagé également de prendre en considération l'agence ferroviaire européenne (COM (2002) 023 Final). Prenant cependant en considération l'état précoce de la procédure législative relative à cette nouvelle agence, il a été décidé de ne pas traiter celle-ci dans la présente proposition.

S'agissant de la question de la transparence, les modifications visant à inclure des dispositions relatives à l'accès aux documents concerneront les quinze agences communautaires existantes (indépendamment de l'applicabilité de l'article 185), mais pas EUROJUST [17].

[17] Le règlement (CE) n° 1049/2001 ne s'applique pas directement au sein du troisième pilier.

Une clarification des dispositions sur la procédure de nomination des directeurs des agences est proposée pour ces treize organismes communautaires. Une telle clarification n'est pas nécessaire en ce qui concerne le règlement 1360/90 tel que modifié par le règlement 1572/98 qui constitue le modèle pour la rédaction proposée ou pour Eurojust. Dans le cas d'Eurojust, le directeur administratif n'est pas le chef de l'agence mais il se trouve sous l'autorité du Collège et de son Président (article 29, paragraphe 4 de la décision 2002/187/JAI). Dans ce cas, par voie de conséquence, le directeur administratif n'a pas une position qui pourrait justifier une comparaison avec celle des membres de la Commission ou de la Cour de justice. Le règlement 2667/2000 établissant l'Agence européenne pour la reconstruction ne prévoit, quant à lui, aucune possibilité de renouvellement du mandat de son directeur. En conséquence, une modification de ce règlement n'est pas davantage proposée sur ce point.

3. Détail des présentes propositions

3.1. En ce qui concerne les quatorze organismes bénéficiant de subventions à la charge du budget général, et donc couverts par l'article 185 du nouveau règlement financier, les principaux éléments des présentes propositions sont les suivants:

* comme suite à l'article 185 lui-même:

* le Parlement européen, agissant à cet égard sur recommandation du Conseil, devient l'autorité de décharge;

* les compétences de l'auditeur interne de la Commission sont précisées et le contrôle ex ante centralisé est supprimé;

* des dispositions, conformes à la refonte, sont prévues pour la présentation des comptes;

* conformément à une déclaration de la Commission relative à l'article 185:

* la Commission s'est engagée à consulter le PE, le Conseil et la Cour des comptes sur le règlement financier cadre à adopter en vertu de l'article 185, paragraphe 1. Il ne sera donc pas nécessaire de maintenir dans les actes de base portant création des différents organismes décentralisés l'exigence formelle de consulter la Cour sur chaque règlement financier;

* comme suite à l'article 46, paragraphe 3, point d):

* une règle prévoit que le tableau des effectifs est arrêté par l'autorité budgétaire générale;

* afin d'assurer un certain degré d'harmonisation technique:

* la responsabilité de l'exécution budgétaire incombera désormais au directeur (ce qui n'est pas le cas actuellement pour les deux organismes décentralisés dits de la «première génération», à savoir le Cedefop de Thessalonique et la Fondation de Dublin);

* s'agissant de l'adoption du règlement financier propre à chaque agence, cette tâche relèvera de la responsabilité du conseil d'administration de l'organisme ou d'une instance équivalente (après consultation de la Commission). Cela contribuera considérablement à harmoniser les procédures. Actuellement, l'adoption du règlement financier de l'organisme relève de la responsabilité du Conseil ou du conseil d'administration, ou d'un organe équivalent, la Commission et la Cour des comptes participant ou non, selon les cas, à ce processus. Cette diversification résulte uniquement des développements historiques dans le domaine des organismes décentralisés, mais n'a pas de justification objective;

* un certain rapprochement de la terminologie utilisée dans la procédure budgétaire par rapport à la terminologie du nouveau règlement financier général;

* la suppression des règlements financiers actuels [18] des deux «agences de la première génération»:

[18] Règlements (CE) n° 1416/76 et 1417/76 du 1er juin 1976.

* jusqu'à présent, les règlements financiers du Cedefop de Thessalonique et de la Fondation de Dublin ont été des règlements du Conseil. Comme indiqué plus haut, rien ne justifie que cette particularité soit maintenue. Dans les circonstances actuelles, cette procédure ne semble plus appropriée à ce type d'instrument.

3.2. En ce qui concerne les deux organismes communautaires décentralisés qui ne sont pas susceptibles d'être couverts par l'article 185, il convient encore de prendre en considération le fait que le nouveau règlement financier entraîne une évolution fondamentale des mécanismes d'audit et de contrôle. Il semble dès lors logique de moderniser au minimum également les dispositions relatives au contrôle figurant dans les règlements portant création desdites agences (en raison notamment du fait que l'une d'elles - l'OCVV d'Angers - fait encore référence au contrôleur financier de la Commission, une fonction appelée à disparaître lors de l'entrée en vigueur du nouveau règlement financier général).

3.3. Il importe de rappeler que la Commission a déjà présenté, en 1997, des propositions visant à modifier les règlements instituant neuf des organismes décentralisés mentionnés ci-dessus [19]. Compte tenu du caractère partiellement obsolète des ces propositions, qui sont aussi désormais couvertes en partie par les présentes propositions, la Commission saisit l'occasion pour les retirer formellement.

[19] COM (1997) 489 final du 6 octobre 1997, modifié par COM (1998) 289 final du 4 mai 1998.

3.4. En ce qui concerne la question de la transparence dans le cas des quinze agences existantes, il est proposé d'introduire une clause énonçant ce qui suit:

- le règlement n° 1049/2001 s'applique aux documents des agences;

- les conseils d'administration adoptent les règles d'exécution nécessaires;

- la Cour de justice est compétente pour connaître des recours dirigés contre les décisions des organismes décentralisés en matière d'accès aux documents.

3.5. En ce qui concerne la procédure de nomination des directeurs des organismes communautaires, il est proposé d'aligner la rédaction des dispositions pertinentes des actes constitutifs avec celle de l'article 7, paragraphe 1, du règlement 1360/90 du 7 mai 1990 [20] tel que modifié par le règlement 1572/98 du 17 juillet 1998 [21].

[20] JO L 131, p. 1

[21] JO L 206, p. 1

4. Questions de procédure

4.1. Aux 18 actes de base directement touchés par le présent document s'appliquent les procédures suivantes:

* Article 308 (unanimité au Conseil, après consultation du PE): règlements (CE) n° 337/75, n° 1365/75, n° 1360/90, n° 302/93, n° 2309/93, n° 2062/94, n° 2100/94, n° 40/94, n° 2965/94, n° 1035/97 (avec l'art. 213), n° 2667/2000;

* Article 175 (procédure de l'article 251, plus consultation d'Ecosoc et du Comité des régions): règlement (CE) n° 1210/90;

* Article 251 (codécision): règlement (CE) n° 178/2002 (avec les articles 37, 95, 133 et 152, paragraphe 4, point b); c'est-à-dire avec aussi la consultation d'Ecosoc et du Comité des régions), COM (2000) 595 final (avec l'article 80, paragraphe 2), COM (2000) 802 final (avec l'article 80, paragraphe 2);

* Article 279 (unanimité au Conseil, après consultation du PE et de la Cour des comptes): règlements (CE) n° 1416/76 et n° 1417/76;

* Article 34, paragraphe 2, point c) (avec l'article 31) du TUE (unanimité au Conseil): décision du Conseil (2002/187/JAI).

4.2. En ce qui concerne l'Agence européenne pour l'évaluation des médicaments, l'acte constitutif en vigueur (règlement 2309/93) est susceptible d'être remplacé par un nouvel acte constitutif suite à la proposition de la Commission COM (2001) 404 final. Si le règlement 2309/93 est remplacé par un nouvel acte constitutif, il convient de lire la proposition de modification de l'acte constitutif de cette agence comme une proposition de modification de ce nouvel acte constitutif.

La Commission fournira, dans cette hypothèse, toute l'expertise technique nécessaire pour assister l'autorité législative dans les travaux d'adaptation de la proposition aux dispositions pertinentes de ce nouvel acte.

5. Nécessité d'une procédure rapide

étant donné que le nouveau règlement financier doit - comme cela a déjà été précisé - entrer en vigueur le 1er janvier 2003, il est nécessaire que les présentes propositions soient adoptées, selon la procédure législative adéquate, à la fin 2002 au plus tard.

La Commission invite toutes les institutions concernées par l'adoption de ces propositions à accélérer la procédure, afin de permettre l'entrée en vigueur des modifications aux bases juridiques des organismes concernés parallèlement au nouveau règlement financier.

2002/0174 (CNS)

Proposition de RÈGLEMENT DU CONSEIL modifiant le règlement (CE) n° 2100/94 en ce qui concerne le système de contrôle et d'audit interne applicables à l'Office communautaire des variétés végétales ainsi que l'accès aux documents dudit Office

LE CONSEIL DE L'UNION EUROPÉENNE,

vu le traité instituant la Communauté européenne, et notamment son article 308,

vu la proposition de la Commission [22],

[22] JO C du , p. .

vu l'avis du Parlement européen [23],

[23] JO C du , p. .

considérant ce qui suit :

(1) Il y a lieu d'harmoniser les dispositions du règlement (CE) n° 2100/94 du Conseil du 27 juillet 1994 instituant un régime de protection communautaire des obtentions végétales [24]. A l'entrée en vigueur du règlement (CE , Euratom) n° ............du Conseil du ........portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes [25], au niveau des institutions européennes et des organismes auxquels s'applique l'article 185 dudit Règlement Financier le concept du contrôle financier ex ante centralisé sera abandonné au profit de systèmes de contrôle et d'audit plus modernes.

[24] JO L 227 du 19.04.1994, p. 1. Règlement modifié par le règlement (CE) n° 2506/95 (JO L 258 du 28.10.1995, p. 3).

[25] JO L

(2) Il semble opportun que l'Office communautaire des variétés végétales possède des systèmes de contrôle et d'audit d'un niveau comparable à celui des systèmes utilisés par les institutions européennes et les organismes susmentionnés.

(3) Les principes généraux et les limites qui régissent le droit d'accès aux documents, prévu par l'article 255 du traité, ont été fixés par le règlement (CE) 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission [26].

[26] JO L 145 du 31 mai 2001, p. 43.

(4) Lors de l'adoption du règlement (CE) 1049/2001, les trois institutions ont convenu par une déclaration commune que les agences et organes similaires devaient mettre en oeuvre des règles conformes au règlement en matière d'accès à leurs documents.

(5) Il y a lieu, dès lors, d'inclure dans le règlement (CE) n° 2100/94, les dispositions nécessaires pour rendre le règlement (CE) 1049/2001 applicable à l'Office communautaire des variétés végétales ainsi qu'une clause de recours juridictionnel afin de garantir l'exercices des voies d'appel contre un refus d'accès aux documents..

(6) Il est utile de clarifier les règles applicables aux conditions et procédures applicables relatives à une reconduction du directeur dans ses fonctions et d'harmoniser les règles pour tous les organismes communautaires pour lesquels une nouvelle nomination est possible.

(7) Le règlement (CE) n° 2100/94 doit dès lors être modifié en conséquence.

A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:

Article premier

Le règlement (CEE) n° 2100/1994 est modifié comme suit :

1) L'article 33 bis suivant est inséré :

"Article 33 bis

Accès aux documents

Le règlement (CE) 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil * s'applique aux documents détenus par l'Office.

Le conseil d'administration adopte les modalités d'application du règlement (CE) 1049/2001 dans un délai de six mois à partir de l'entrée en vigueur du présent règlement.

Les décisions prises par l'Office au titre de l'article 8 du règlement (CE) 1049/2001 sont susceptibles de faire l'objet de voies d'appel, à savoir l'introduction d'une plainte auprès du médiateur ou d'un recours devant la Cour de justice des Communautés européennes, dans les conditions prévues respectivement aux articles 195 et 230 du traité.* JO L 145 du 31.05.2001, p. 43 ».

2) L'article 43, paragraphe 2 est remplacé par le texte suivant:

"2. La durée du mandat du Président n'excède pas une période de cinq ans. Son mandat peut être prolongé, sur proposition de la Commission présentée après avis du conseil d'administration, pour une seule période n'excédant pas cinq ans."

A l'article 43, paragraphe 3, les mots « aux paragraphes 1 et 2 » sont remplacés par « au paragraphe 1 » et la phrase suivante est ajoutée : :

"Leur mandat peut être prolongé, sur proposition de la Commission présentée après avis du conseil d'administration, pour des périodes n'excédant pas cinq ans pour chacune d'entre elles."

3)A l'article 111, le paragraphe 1 est remplacé par le texte suivant:

1. Au sein de l'Office, il est créé une fonction d'audit interne qui doit être exercée dans le respect des normes internationales pertinentes. L'auditeur interne, désigné par le président, est responsable envers celui-ci de la vérification du bon fonctionnement des systèmes et des procédures d'exécution du budget.

L'auditeur interne conseille le président dans la maîtrise des risques, en formulant des avis indépendants portant sur la qualité des systèmes de gestion et de contrôle et en émettant des recommandations pour améliorer les conditions d'exécution des opérations et promouvoir la bonne gestion financière.

La responsabilité de mettre en place des systèmes et procédures de contrôle interne adaptés à l'exécution de ses tâches incombe à l'ordonnateur.»

Article 2

Le présent règlement entre en vigueur le jour suivant celui de sa publication au Journal officiel des Communautés européennes.

Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre.

Fait à Bruxelles, le

Par le Conseil

Le Président