Le règlement établit de quelles manières les actes judiciaires et extrajudiciaires peuvent être signifiés ou notifiés et fixe des règles claires concernant la transmission des actes judiciaires et extrajudiciaires en matière civile et commerciale d’un État membre à un autre. Il prévoit des normes minimales en matière de protection des droits de la défense et définit des conditions juridiques uniformes pour signifier ou notifier un acte par voie postale directement par-delà les frontières.

À l’heure actuelle, environ 3,4 millions de procédures judiciaires en matière civile et commerciale chaque année ont des implications transfrontières. Lorsqu'au moins l’une des parties réside dans un État membre différent de celui où le litige a lieu, les juridictions appliquent ce règlement, et ce souvent à plusieurs reprises au cours de la procédure. Le bon fonctionnement du règlement est indispensable pour garantir l’accès à la justice et à un procès équitable pour les parties à la procédure et éviter les retards et les frais de procédure supplémentaires. À titre d'exemple, le défaut de signification ou de notification correcte de l’acte introductif d’instance est de loin le motif le plus souvent invoqué pour refuser la reconnaissance et l’exécution des décisions.

À l’heure actuelle, les contacts entre les entités d’origine et les entités requises pour signifier ou notifier des actes se font encore presque exclusivement sur support papier, ce qui peut les rendre onéreux et inefficaces Il n’est en outre pas possible, dans la pratique, de signifier ou de notifier des actes à leurs destinataires par voie électronique dans le cadre d'affaires transfrontières, même si certains États membres ont mis en place ou sont en train de mettre en place cette possibilité au niveau national. La présente initiative répond au besoin de moderniser, et surtout de numériser, le processus de signification ou de notification des actes à l’étranger. Elle comble également un certain nombre d’autres lacunes dans le règlement mises en lumière par l’évaluation de son fonctionnement. Ces lacunes entraînent des retards et des coûts, tant pour les citoyens et les entreprises que pour les États membres, et des défaillances dans la protection des droits procéduraux et génèrent complexité et insécurité juridique. Les principaux problèmes relevés sont:

·des circonstances entraînant une qualité insuffisante de la documentation relative à la signification ou à la notification par voie postale;

·la restriction de la signification ou de la notification directe ou l’inaccessibilité de cette méthode dans un contexte transfrontière dans de nombreux États membres, même lorsque cette possibilité est autorisée au niveau national;

·des défaillances concernant la clarté des règles protégeant les droits procéduraux des parties pour ce qui est des exigences de traduction ainsi que dans les situations de jugement par défaut; et

·la préférence accordée à des méthodes de signification ou de notification nationale fictives ou alternatives plutôt qu'à celles prévues par le règlement.

Les parties prenantes affectées sont les citoyens et les entreprises parties à une procédure judiciaire, les entreprises prestataires de services, par exemple en lien avec les services postaux ou le conseil en technologies de l’information (TI), les autorités publiques et judiciaires des États membres, et les praticiens du droit (en particulier les juges et les avocats).

Cette initiative est étroitement liée à l’initiative relative à la coopération entre les juridictions des États membres dans le domaine de l’obtention des preuves en matière civile ou commerciale, régie par le règlement (CE) nº 1206/2001. Ces deux initiatives présentent un rapport étroit avec la priorité générale de la Commission en matière de numérisation et de justice en ligne (e-Justice) et s’inscrivent dans la lignée de travaux parallèles réalisés dans le domaine de la justice pénale (e-Evidence) afin de définir des règles du jeu équitables dans les domaines de la justice pénale et de la justice civile.. Elles s’inspirent et tirent parti des résultats existants de la législation de l’Union et des normes juridiques (e-CODEX et règlement eIDAS ).