OBSERVATIONS DE LA COUR

DÉPENSES DE FONCTIONNEMENT DES INSTITUTIONS ET ORGANES COMMUNAUTAIRES

Introduction

9.1. La rubrique 5 des perspectives financières «Dépenses administratives» regroupe les crédits de fonctionnement des institutions et des organes communautaires (partie A du budget dans le cas de la Commission). Ces crédits sont gérés directement par chaque institution ou organe et servent à régler les traitements, indemnités et pensions de leurs membres et de leur personnel, ainsi que les loyers, achats et dépenses administratives diverses. Comme le montre le tableau 9.1 , les dépenses se sont élevées à 5 305 millions d'euros en 2003. Le nombre total d'emplois affectés à chaque institution au titre du budget initial 2003 figure au tableau 9.2 .

Tableau 9.1 — Paiements par institution Paiements sur crédits reportés et sur crédits de l'exercice (en millions d'euros) 2002 2003 Parlement européen 1 035 986 Conseil 394 410 Commission 3 438 3 546 Cour de justice 145 148 Cour des comptes 76 84 Comité économique et social 76 81 Comité des régions 44 46 Médiateur européen 4 4 Total 5 212 5 305 Source: Comptes annuels des Communautés européennes.

Tableau 9.2 — Effectifs autorisés par institution Effectifs autorisés (emplois permanents et temporaires, budget initial) 2002 2003 Parlement européen 4 338 4 960 Conseil 2 701 2 919 Commission 22 453 22 534 Cour de justice 1 129 1 140 Cour des comptes 575 605 Comité économique et social 514 525 Comité des régions 250 252 Médiateur européen 27 31 Total 31 987 32 966 Source: Budget général de l'Union européenne.

Appréciation spécifique dans le cadre de la déclaration d'assurance

Introduction

Objectifs d'audit

9.2. L'objectif de l'audit effectué dans le cadre de la DAS relative à l'exercice 2003 pour ce qui concerne les dépenses de fonctionnement était de permettre à la Cour d'évaluer: a) la fiabilité des comptes consolidés pour l'exercice se terminant le 31 décembre 2003 (voir le chapitre 1); b) la légalité et la régularité des opérations qui leur sont sous-jacentes.

9.3. L'audit de la Cour visait également à apprécier la façon dont toutes les institutions ont appliqué les dispositions les plus importantes du nouveau règlement financier.

Méthodes d'audit utilisées

9.4. L'audit a permis d'apprécier la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes aux comptes relatifs à la partie «dépenses de fonctionnement» des institutions. Il a notamment comporté: a) une évaluation du fonctionnement des systèmes et contrôles de surveillance établis par les institutions afin d'assurer la conformité au nouveau règlement financier, notamment la mise en place de structures et procédures de contrôle adéquates respectant les normes minimales fixées par chaque institution et la mise en œuvre d'une fonction d'audit interne; b) des tests de validation portant sur un certain nombre d'opérations prélevées sur l'ensemble des dépenses de fonctionnement ainsi que sur un certain nombre d'autres opérations pour chacune des petites institutions; c) un examen des rapports annuels d'activité établis par les ordonnateurs délégués des institutions; d) un suivi des observations formulées dans de précédents rapports annuels ( tableau 9.3 ).

Tableau 9.3 — Suivi des observations de précédents rapports annuels Observations Mesures prises Autres mesures nécessaires? Passage d'une catégorie à une autre sans concours Rapport annuel relatif à l'exercice 2001, point 7.17: Sur la base des notes accompagnant les tableaux des effectifs, le Parlement et la Cour des comptes accordent à certains agents d’une catégorie donnée la rémunération correspondant à une catégorie supérieure, ce qui est contraire au statut des fonctionnaires, lequel dispose que «le passage d’un fonctionnaire d’un cadre ou d’une catégorie à un autre cadre ou à une catégorie supérieure ne peut avoir lieu qu’après concours». Le tableau des effectifs 2003 du Parlement, mais non celui de la Cour des comptes, comportait une disposition prévoyant le passage d'un fonctionnaire d'un cadre ou d'une catégorie à un autre cadre ou à une autre catégorie sans concours (promotion à titre personnel). Le tableau des effectifs du Parlement lui permettait donc de continuer à promouvoir des agents sans que ceux-ci n'aient réussi de concours, même si cela n'était pas conforme au statut. Non, puisque le nouveau statut a totalement modifié la structure des catégories d'agents. Par conséquent, le problème du passage à un autre cadre ou à une catégorie supérieure sans concours ne se pose plus. Coefficient correcteur appliqué à une partie des émoluments des membres de l'institution Rapport annuel relatif à l'exercice 2001, point 7.18: Un coefficient correcteur a été appliqué à la partie des émoluments des membres de l’institution transférés dans un pays différent de celui du lieu d’affectation. Les règlements (CE) no 1292/2004 et (CE) no 1293/2004 du Conseil disposent que les règles concernant le transfert d'une partie des émoluments sont applicables aux membres de l'institution. Non, car la nouvelle situation juridique résout le problème. Barèmes relatifs au remboursement des frais de mission Rapport annuel relatif à l'exercice 2001, point 7.20: Les barèmes utilisés pour le calcul du remboursement des frais de missions des fonctionnaires des catégories C et D sont plus élevés que ceux prévus par le statut des fonctionnaires. Les pratiques du Parlement n'ont pas changé en 2003. Le nouveau statut, en vigueur depuis le 1er mai 2004, prévoit que les mêmes barèmes s'appliquent à tous les agents. Non, car la nouvelle situation juridique résout le problème. Régime de pension complémentaire pour les membres du Parlement européen Rapport annuel relatif à l'exercice 2002, points 9.17 et 9.20: En cas de maintien du régime de pension complémentaire applicable aux membres du Parlement européen, une base juridique satisfaisante doit être établie dans les meilleurs délais. Le régime devrait comporter des règles précises permettant de déterminer les engagements et les responsabilités du Parlement européen ainsi que des affiliés au régime en cas de déficit. Le régime de pension complémentaire est maintenu, sans qu'une base juridique satisfaisante n'ait été établie. De telles règles n'ont pas vu le jour. Oui, il convient d'établir une base juridique. Oui, les règles appropriées devraient être établies.

RÉPONSE DU PARLEMENT EUROPÉEN Observations Mesures prises Régime de pension complémentaire pour les membres du Parlement européen Au cours des dernières années, les services administratifs ont activement participé à l'élaboration d'un statut unique qui prévoyait, entre autres, pour les députés européens, un régime de pension unique et en conséquence l'abolition du régime de pension complémentaire actuel. Depuis qu'il est connu que ce statut n'entrera pas en vigueur pour la nouvelle législature, l'avis no 5/99 de la Cour des comptes a été repris et des propositions seront soumises au nouveau Bureau pour définir les compétences et les responsabilités respectives du Parlement et de l'ASBL de droit luxembourgeois gérée par un comité directeur élu. Sur la base des résultats d'une étude actuarielle qui devrait être faite au début de 2005, après le terme du délai d'adhésion au régime de pension, le niveau de financement du fonds sera connu et, suivant les résultats, des mesures visant à ramener le financement du Fonds en équilibre pourront être envisagées.

9.5. La conclusion générale de la Cour concernant la DAS pour le domaine des dépenses de fonctionnement est présentée au point 9.65. Les constatations d'audit relatives à chaque institution sont présentées dans les différentes sections du présent chapitre dans l'ordre où les institutions sont mentionnées dans le budget général pour l'exercice 2003.

Risques

9.6. Les risques sont globalement faibles dans le domaine des dépenses de fonctionnement. Cela tient, d'une part, à l'absence de «risques de délégation», les dépenses de fonctionnement étant directement gérées par les institutions et les organes communautaires, contrairement à la plupart des dépenses relevant de programmes, qui sont exécutées au nom de la Commission par des agences ou des organes nationaux et, d'autre part, à l'absence de «risques de subvention», car la quasi-totalité des dépenses de fonctionnement concerne des opérations se rapportant au recrutement de personnel ainsi qu'à la passation de contrats de travaux, de biens et de services, et non des subventions ou le financement de projets. Les résultats des audits déjà effectués par la Cour montrent que les erreurs constatées étaient principalement de nature formelle et n'étaient pas dues à de graves insuffisances de l'environnement de contrôle.

Parlement

Systèmes et contrôles de surveillance

9.7. En décembre 2002, le Parlement a adopté les documents essentiels à la mise en œuvre du nouveau règlement financier (ci-après dénommé «le règlement financier») (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12), en l'occurrence les nouvelles règles internes relatives à l'exécution du budget, des chartes pour les services d'audit interne, les ordonnateurs et les agents comptables, les normes minimales pour le contrôle interne ainsi qu'un code spécifique de normes professionnelles. Le système informatisé utilisé pour gérer les recettes et les dépenses budgétaires (Finord) a été adapté à la nouvelle réglementation. Toutefois, les ordonnateurs n'ont pas été en mesure de mettre en place des systèmes de contrôle pleinement opérationnels à compter de la date d'entrée en vigueur du règlement financier (soit le 1er janvier 2003). 9.8. La décentralisation des contrôles s'est avérée une tâche ardue, les procédures de contrôle interne et financier ayant été auparavant fortement centralisées et subordonnées aux travaux du contrôleur financier. Le Parlement a réussi à mettre en œuvre de nouvelles méthodes de contrôle courant 2003, fondées sur des «cadres de contrôle interne» décentralisés, notamment des «normes minimales de contrôle interne», un service financier central et une fonction d'audit interne. Les ordonnateurs n'ont cependant pas été à même d'appliquer pleinement toutes les normes minimales de contrôle interne, et l'ont admis dans une autoévaluation du niveau de mise en œuvre des normes minimales de contrôle interne réalisée lors de l'élaboration des rapports annuels d'activité, au début de 2004. À cette époque, aucune des normes minimales de contrôle interne n'était pleinement respectée par tous les ordonnateurs. La mise en œuvre de certaines normes minimales de contrôle interne, comme les normes nos 5 (fonctions sensibles), 7 (fixation d'objectifs), 14 (signalement d'irrégularités) et 20 (identification et correction des insuffisances du contrôle interne) venait à peine de commencer. La mise en œuvre des normes nos 9 (programme de travail annuel), 15 (documentation relative aux procédures), 17 (surveillance), 11 (analyse et gestion du risque) et 19 (continuité des opérations) devait être consolidée. Un plan d'action visant à remédier aux déficiences constatées a été adopté (voir point 9.11). 9.7 et 9.8. RÉPONSE DU PARLEMENT EUROPÉEN Durant l'exercice 2003, marqué par l'application du nouveau règlement financier, les procédures de contrôle interne et financier de l'institution sont passées d'un régime qualifié par la Cour de «fortement centralisé» à un régime très décentralisé, et ce en l'absence de tout délai de mise en œuvre entre l'adoption des textes afférents et leur entrée en vigueur. Par conséquent, l'institution a éprouvé de grandes difficultés à recruter en nombre suffisant des agents supplémentaires qualifiés dans le domaine financier, à délivrer à toutes les personnes concernées une formation appropriée et à organiser le soutien nécessaire au niveau central. Les insuffisances relevées par la Cour sont imputables à ces circonstances, source des difficultés initiales qu'entraîne inévitablement toute refonte radicale conduite à brève échéance. En mars 2004, l'ordonnateur délégué principal a tiré des conclusions de l'expérience de l'année 2003 en rédigeant une déclaration accompagnée d'un plan d'action. Ce plan d'action vise à traiter les problèmes intéressant l'ensemble de l'institution que la Cour a également relevés dans ses observations. Qualifié à juste titre d'«ambitieux» par la Cour (voir le point 9.11), le plan d'action doit être mis en œuvre le plus rapidement possible au cours de l'année 2004. De plus, comme le souligne la Cour, l'auditeur interne a mis au point, de concert avec les ordonnateurs délégués responsables, des plans d'action au niveau des services.

9.9. L'ancien système de contrôle normalisé relevant du contrôleur financier a été remplacé par dix cadres de contrôle interne fondés sur la vérification ex ante de chaque opération et conservant certains éléments de l'ancien système, comme la possibilité du refus de visa ou du passer outre au refus. Toutefois, l'absence de définition uniforme des erreurs et de méthodes homogènes en matière de documentation et de classification des erreurs, associée à la diversité des modes de communication des résultats des contrôles, ne permet guère de tirer des conclusions générales quant à l'importance relative des erreurs décelées par les contrôleurs ex ante. Les ordonnateurs n'ont pas instauré de contrôles ex post en dépit de leur caractère indispensable dans une situation où la mise en œuvre des cadres de contrôle interne n'est pas achevée. 9.9. RÉPONSE DU PARLEMENT EUROPÉEN La suppression des appellations «refus de visa» et «passer outre» est envisagée dans le cadre du projet de révision des règles internes, actuellement en cours d'examen. Selon ce projet, le vérificateur ex ante établira la conformité ou l'absence de conformité des opérations contrôlées au regard des dispositions applicables. S'agissant des questions relatives aux erreurs, l'ancien contrôleur financier a fourni aux ordonnateurs, vers la fin de l'année 2002, la typologie des erreurs utilisée par son service. Toutefois, les ordonnateurs n'étant pas tenus de recourir à cette typologie, plusieurs d'entre eux se sont employés à forger leurs propres définitions. C'est pourquoi des problèmes se sont présentés lorsque le moment est venu de comparer et d'agréger les données concernant les erreurs. Cette question a donc été inscrite dans le plan d'action susmentionné de l'ordonnateur délégué principal. Pour ce qui est du commentaire relatif à l'absence de contrôles ex post, les ordonnateurs ont porté leur attention principalement sur la mise en place d'une véritable fonction de contrôle ex ante. Étant donné la nature des opérations traitées par le Parlement et l'absence de risques de délégation et de risques de subvention, il en ira encore ainsi durant les deux années à venir, jusqu'au moment où le régime du contrôle ex ante sera harmonisé et stabilisé au niveau de l'institution. Entre-temps, la nécessité d'une vérification ex post pleinement opérationnelle sera examinée sur la base d'une autoévaluation plus poussée, par les ordonnateurs concernés, des risques et des contrôles. Néanmoins, les ordonnateurs dont le service effectue de nombreuses opérations administratives récurrentes ont commencé à instaurer une fonction de contrôle ex post.

9.10. De plus, l'audit de la Cour a permis de déceler des déficiences au niveau des contrôles ex ante concernant le paiement des salaires des agents. Les contrôles clés auparavant exécutés par le contrôleur financier dans le domaine de la rémunération des agents n'ont pas été remplacés par des contrôles d'une efficacité analogue en raison de difficultés concernant la mise à disposition d'un nouveau système informatique. 9.10. RÉPONSE DU PARLEMENT EUROPÉEN La DG Personnel a éprouvé des difficultés techniques dans l'intégration des ressources informatiques utilisées par les services de l'ancien contrôleur financier pour les contrôles ex ante des rémunérations. Sa capacité à conduire des vérifications approfondies s'est donc trouvée réduite durant une bonne partie du premier semestre de 2003. Les carences apparues, en raison de ces difficultés, dans les contrôles des rémunérations ont été enregistrées par les contrôleurs ex ante concernés et reconnues dans les rapports annuel et intérimaires remis par l'ordonnateur. Cependant, les contrôles effectifs des rémunérations devront être considérés de plus en plus, à l'avenir, comme une démarche de longue haleine répétée de mois en mois, les contrôles ex post devant compléter un système intégré de vérifications ex ante opérationnelles propres à garantir la légalité et la régularité des ordres mensuels de paiement.

9.11. Le Parlement a été en mesure d'effectuer une autoévaluation du niveau de mise en œuvre des normes minimales de contrôle interne (point 9.8); au moyen de rapports d'activité et d'audits internes, les principales déficiences des nouveaux systèmes ont été détectées et des plans d'action ont été élaborés pour y remédier. Ils ont notamment été établis au niveau central et au sein des différents services pour pallier les déficiences décelées par l'auditeur interne. Dans sa déclaration annuelle, le secrétaire général a reconnu l'existence de déficiences et a approuvé un plan d'action ambitieux prévoyant la mise en œuvre intégrale et sans délai des normes minimales de contrôle interne. 9.11. RÉPONSE DU PARLEMENT EUROPÉEN Voir la réponse aux points 9.7 et 9.8.

9.12. Certaines dispositions de l'article 81 du règlement financier et de l'article 104 du règlement de la Commission établissant les modalités d'exécution du règlement financier (ci-après dénommé: «les modalités d'exécution») (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12) n'ont pas été pleinement mises en œuvre par les ordonnateurs. Elles portent sur la distinction à opérer dans les comptes entre différents types de paiements, sur la définition de la nature des pièces justificatives requises à l'appui de chaque type de paiement ainsi que sur la conservation de ces pièces. Les comptes du Parlement ne permettent pas de déterminer la nature des différents paiements effectués (paiement de l'intégralité du montant dû, préfinancement, paiements intermédiaires ou paiement du solde de la somme due). La nature des pièces justificatives requises pour chaque type de paiement n'était pas établie. Le fait que les pièces justificatives ne sont ni conservées ni archivées de façon appropriée rend les vérifications internes et externes particulièrement difficiles et interrompt la piste d'audit. Dans la plupart des cas, les auditeurs de la Cour ont pu obtenir les pièces justificatives leur permettant de vérifier la régularité des paiements, mais sans pouvoir garantir que ces pièces avaient fait l'objet de contrôles ex ante. 9.12. RÉPONSE DU PARLEMENT EUROPÉEN En ce qui concerne «la distinction à opérer dans les comptes entre différents types de paiements», étant donné la nature exclusivement administrative des dépenses gérées par le Parlement, les paiements sont généralement des paiements «de la totalité des montants dus» effectués «au moment de leur exécution». Toutefois, la possibilité de modifier les systèmes comptables pour qu'une distinction soit faite entre les différents types de paiements sera examinée. S'agissant des pièces justificatives, le secrétaire général a publié, le 1er avril 2003, des instructions relatives à la conservation des pièces justificatives par les ordonnateurs, au terme desquelles chaque ordonnateur délégué doit désigner, dans le cadre d'une décision raisonnée, des «archivistes». Le plan d'action arrêté par l'ordonnateur délégué principal prévoit la poursuite des travaux sur cet aspect de la gestion financière et, au cours des derniers mois, des dispositions ont été prises au sein de plusieurs directions générales pour apporter les améliorations nécessaires.

9.13. En application de l'article 67, paragraphe 1, point f), des modalités d'exécution, les opérations de la régie d'avances devraient être régularisées par l'ordonnateur au plus tard à la fin du mois qui suit, afin d'assurer le rapprochement entre le solde comptable et le solde bancaire. En ce qui concerne les indemnités de voyage et de séjour des membres, ce délai n'a généralement pas été respecté tout au long de l'année 2003. À la fin de l'année, une somme de quelque 11 millions d'euros versés aux membres en septembre, octobre et novembre à partir d'une régie d'avances n'était toujours pas imputée dans la comptabilité budgétaire. 9.13. RÉPONSE DU PARLEMENT EUROPÉEN En 2003, les délais de régularisation des avances se situaient entre huit et dix semaines jusqu'au 1er juillet. La réduction temporaire du personnel en charge de ces travaux a conduit à un allongement des délais. Le renfort en personnel, obtenu en 2004, a permis de revenir aux délais antérieurs. Ces délais peuvent difficilement être réduits à moins de deux mois en raison de l'organisation interne des travaux, et cela même en renforçant significativement le personnel de contrôle de la régie. En effet, pour réduire les délais, il faudrait liquider chaque opération au moment du paiement par la régie sur la base des pièces reçues et effectuer systématiquement des recouvrements pour le moindre document manquant. Chaque dossier incomplet devrait ensuite être traité une deuxième fois après réception de la pièce manquante. Actuellement, le député est invité à apporter le document manquant avant qu'il soit procédé à la régularisation, ce qui augmente le délai de régularisation mais réduit globalement le temps nécessaire au traitement du dossier.

9.14. En vertu de l'article 11 des règles internes relatives à l'exécution du budget du Parlement, les paiements peuvent être effectués par ordre permanent. Dans ce cas, les dépenses sont exécutées sans validation ni autorisation préalable de l'ordonnateur. Après le paiement, l'ordonnateur introduit une «ordonnance de régularisation en vue de l'imputation budgétaire» (article 11, paragraphe 4, des règles internes). Pour être conformes aux dispositions du règlement financier, les dépenses doivent être validées et autorisées avant paiement. 9.14. RÉPONSE DU PARLEMENT EUROPÉEN Les fournisseurs exigent que certains types de dépenses (loyers, services d'utilité publique) soit réglées par ordre permanent ou par domiciliation. Les procédures internes du Parlement autorisent ces modes de paiement dans les seuls cas où l'ordonnateur compétent n'est pas en mesure de négocier une autre modalité de règlement. Cette limite est introduite dans le projet de révision des règles internes. En outre, l'administration examinera les autres conditions de paiement qui pourraient être retenues, en sorte de conformer davantage ses règles et ses procédures internes aux dispositions du règlement financier.

Observations concernant les opérations

9.15. Les opérations auditées sont dans l'ensemble légales et régulières. Quelques cas de non-respect d'obligations de nature formelle ont été décelés, ce qui ne signifie pas que des montants erronés aient été payés. 9.15. RÉPONSE DU PARLEMENT EUROPÉEN Le Parlement prend note des conclusions de la Cour.

Rapports annuels d'activité et déclarations des ordonnateurs délégués

9.16. Conformément aux dispositions de l'article 60, paragraphe 7, du règlement financier, «l'ordonnateur délégué rend compte à son institution de l'exercice de ses fonctions sous la forme d'un rapport annuel d'activité». Chacun des dix ordonnateurs délégués a présenté trois rapports d'activité (deux relatifs aux premier et deuxième trimestres de l'année et un rapport annuel accompagné d'une déclaration) concernant l'exercice 2003. Ces rapports comportent un chapitre sur les questions de gestion et de contrôle interne, une synthèse de l'autoévaluation de la mise en œuvre des «normes minimales de contrôle interne» ainsi que des observations relatives aux déficiences constatées. Bien que ces rapports constituent des outils précieux permettant de renforcer, pour les ordonnateurs, l'obligation de rendre compte de la gestion financière des ressources dont ils ont la charge, ils sont très hétérogènes; il conviendrait d'en harmoniser tant la présentation que la structure. Il s'avère également nécessaire d'améliorer les systèmes et outils d'information qui permettent d'étayer les rapports en veillant à la réalisation d'une analyse de risque, à la tenue de registres des marchés ainsi qu'à la documentation des procédures. Il conviendrait en outre de présenter des informations plus détaillées concernant les résultats des contrôles effectués. 9.16. RÉPONSE DU PARLEMENT EUROPÉEN Les rapports périodiques d'activité requis par les règles internes arrêtées par le Parlement ont été rédigés en l'absence d'orientations précises quant à leur structure et à leur contenu. Cependant, pour les rapports annuels d'activité exigés par le règlement financier, les services financiers centraux ont déployé, de concert avec les services concernés, des efforts afin de parvenir à un degré élevé d'harmonisation. Ces efforts sont poursuivis, comme en témoigne le plan d'action défini par l'ordonnateur délégué principal, qui traite de plusieurs points mentionnés par la Cour.

9.17. Les informations présentées dans les rapports en question permettent de comprendre le fonctionnement des systèmes et contrôles de surveillance concernant la légalité et la régularité des opérations, mais, pour constituer une source pertinente pour la déclaration d'assurance de la Cour, la qualité des informations sur lesquelles reposent ces rapports doit être améliorée. Tous les ordonnateurs délégués, à l'exception d'un seul, ont certifié qu'ils «avaient l'assurance raisonnable… que les procédures de contrôle établies présentent les garanties requises pour assurer la légalité et la régularité des opérations». Un ordonnateur a omis de faire cette déclaration, sans toutefois émettre de réserve. Bien qu'aucun ordonnateur n'ait émis de réserves, les déclarations de trois d'entre eux comportaient des commentaires relatifs au manque de personnel qualifié et à la nécessité d'adapter au nouveau règlement financier les règles applicables aux dépenses engagées par les membres du Parlement et par les groupes politiques, en tenant compte des observations formulées par les organes de contrôle, y compris la Cour des comptes. D'autres ordonnateurs ont également évoqué, dans leurs rapports d'activité, les difficultés rencontrées pour mettre pleinement en œuvre le règlement financier et les cadres de contrôle interne. 9.17. RÉPONSE DU PARLEMENT EUROPÉEN Le problème que pose le pourvoi des postes de nature financière est pris en considération dans le plan d'action de l'ordonnateur délégué principal.

Conseil

Systèmes et contrôles de surveillance

9.18. Le règlement financier a été mis en œuvre progressivement durant la première moitié de 2003. Les ordonnateurs délégués ont mis en place des procédures de gestion et de contrôle internes. Elles sont fondées sur des vérifications ex ante et respectent la séparation requise des fonctions d'initiation et de vérification de chaque opération. Ces procédures ne reposaient pas sur une documentation écrite pour toutes les activités, en particulier dans le cas de la rémunération des agents. 9.19. Conformément aux règles internes relatives à l'exécution du budget du Conseil, chaque ordonnateur délégué doit veiller à ce qu'un document définissant les procédures de gestion et de contrôle appliquées sous sa responsabilité soit établi et mis à la disposition de l'ensemble des agents. Les seuls documents de ce type existant à la fin de 2003 concernaient les procédures appliquées par les unités responsables des technologies de l'information et des immeubles ainsi que par le service juridique. 9.18 à 9.19. RÉPONSE DU CONSEIL Le rapport d'évaluation interne des rapports annuels établi par les ordonnateurs pour 2003 tirait la même conclusion que la Cour, à savoir que des documents écrits n'étaient pas fournis à l'appui de toutes les procédures de contrôle. À la suite de cela, les ordonnateurs qui n'avaient pas encore établi de document décrivant les procédures de gestion et de contrôle ont été invités à le faire avant le 1er décembre 2004. Afin de faciliter cet exercice et de garantir la cohérence entre les différents ordonnateurs, un document type a été élaboré.

9.20. Bien que la charte du Conseil relative aux agents chargés de la vérification des opérations prévoie la possibilité d'effectuer des vérifications ex post, aucune vérification de ce type n'a été réalisée. Les vérifications ex post, visées à l'article 47, paragraphe 4, des modalités d'exécution, fourniraient aux ordonnateurs une assurance supplémentaire quant à la bonne exécution des opérations financées par le budget. 9.20. RÉPONSE DU CONSEIL Bien qu'il ait été utilisé, l'instrument de vérification ex post (vérification après paiement) n'a pas été appliqué de façon systématique en 2003. Bien que le SGC estime que la vérification ex post soit notamment utile pour les dépenses opérationnelles, il prévoit néanmoins de mettre au point une méthode qui pourrait servir à l'avenir à ses vérificateurs dans le cadre de l'analyse ex post.

9.21. Les mesures requises par le règlement financier et les modalités d'exécution ont été mises en œuvre jusqu'à un certain point. Au 31 décembre 2003, les actions suivantes n'avaient cependant pas été réalisées: a) mise en place de normes minimales de contrôle (article 60, paragraphe 4, du règlement financier); b) élaboration d'un code de normes professionnelles pour les comptables et les régisseurs d'avances (article 60, paragraphe 5, du règlement financier); c) élaboration d'une charte décrivant les tâches, droits et obligations des comptables et régisseurs d'avances (article 44 des modalités d'exécution). 9.21. RÉPONSE DU CONSEIL Les mesures à exécuter qui sont recensées par la Cour seront adoptées par le SGC avant la fin 2004.

9.22. En 2003, l'auditeur interne a effectué divers audits de la bonne gestion financière, ainsi qu'un audit des états financiers du Conseil relatifs à l'exercice 2002. Étant donné que les audits en question ne portent ni sur la légalité ni sur la régularité des opérations sous-jacentes aux comptes de 2003, leurs résultats n'entrent pas directement dans le champ de l'appréciation spécifique de la Cour relative à la légalité et à la régularité des dépenses de fonctionnement.

Observations concernant les opérations

9.23. Des prestations de services juridiques ont fait l'objet de contrats sans aucune procédure d'appel d'offres, alors que leur montant était supérieur au seuil au-delà duquel une telle procédure est nécessaire. 9.23. RÉPONSE DU CONSEIL Le SGC accepte sans réserve la remarque de la Cour concernant un contrat passé pour des services juridiques. Il convient cependant de noter que le service juridique du SGC a lancé une procédure d'adjudication en vue de l'établissement d'un contrat-cadre pour le type de services juridiques visé (assistance juridique dans le domaine de l'antidumping).

Rapports annuels d'activité et déclarations des ordonnateurs délégués

9.24. Les ordonnateurs délégués appuient leurs déclarations notamment sur les résultats des contrôles ex post. Cependant, l'existence de ces contrôles n'était attestée par aucun document probant.

Cour de justice

Systèmes et contrôles de surveillance

9.25. À la Cour de justice, certaines des principales obligations imposées par le règlement financier ou par ses modalités d'exécution n'ont pas été pleinement traduites en actes. Le non-respect du règlement financier concernait: a) l'adoption de normes minimales de contrôle et l'analyse des risques associés à l'environnement de gestion et à la nature des actions financées (article 60, paragraphe 4, du règlement financier); b) l'établissement d'une charte de mission décrivant les tâches, droits et obligations des acteurs financiers (article 44 des modalités d'exécution); c) la définition du champ de la mission de l'auditeur interne ainsi que les objectifs et les procédures de l'exercice de la fonction d'audit interne (article 109, paragraphe 2, des modalités d'exécution). 9.25. RÉPONSE DE LA COUR DE JUSTICE En vue d'assurer la mise en œuvre, au sein de l'institution, des dispositions du nouveau règlement financier, adoptées par le Conseil le 25 juin 2002, et de celles des modalités d'exécution adoptées par la Commission le 23 décembre 2002, la Cour a approuvé le 22 janvier 2003 un nouveau règlement financier intérieur. Ce cadre juridique de base était à compléter par les règles à inclure dans les différentes normes et chartes auxquelles la Cour des comptes fait référence. Cependant, avant de fixer ces règles, il a été jugé opportun d'examiner le fonctionnement pratique du nouveau système, et cela d'autant plus que, compte tenu de sa taille et de la spécificité de sa mission, l'institution ne disposait, pour l'application des nouvelles dispositions, que d'un nombre très limité de personnes ayant des connaissances approfondies en matière de systèmes et de cadres financiers. Désormais, l'ensemble des documents cités par la Cour des comptes a été adopté. Ainsi, les normes minimales de contrôle interne applicables au sein de l'institution ont été approuvées par le Comité administratif de la Cour le 31 mars 2004. Parmi celles-ci, la norme no 7 fait référence à l'analyse des risques mentionnée à l'article 60, paragraphe 4, du règlement financier. Les chartes de mission des acteurs financiers, décrites à l'article 44 des modalités d'exécution du règlement financier, ainsi que la charte de mission de l'auditeur interne ont également été approuvées le 31 mars 2004 par le comité administratif. Il convient de noter que cette dernière charte définit, conformément à l'article 109, paragraphe 2, des modalités d'exécution, la mission de l'auditeur interne ainsi que les objectifs et les procédures de l'exercice de cette fonction.

9.26. Une «unité de vérification» placée sous l'autorité de l'auditeur interne s'est vu confier la tâche de vérifier ex ante l'ensemble des opérations des ordonnateurs. L'auditeur interne a en outre repris la tâche, qui incombait auparavant au contrôleur financier, consistant à valider chaque opération dans le système comptable informatisé. Cette tâche n'est pas compatible avec l'indépendance dont doit jouir l'auditeur interne dans l'exercice de ses fonctions d'audit et va à l'encontre de l'esprit de la réforme financière. 9.26. RÉPONSE DE LA COUR DE JUSTICE Au sein de la nouvelle unité administrative mise en place conformément aux besoins spécifiques de la Cour, il y a une séparation claire entre les fonctions de vérification ex ante des opérations financières et celles d'audit interne. La vérification ex ante des opérations financières est effectuée par des agents vérificateurs dont les activités sont régies par le «code de normes professionnelles pour les agents désignés pour vérifier les opérations financières». Ces agents sont notamment appelés à donner un avis conforme ou non, matérialisé par un cachet, sur tout dossier qui leur est soumis. La circonstance que, en cas de conformité, les agents vérificateurs (voire, le cas échéant, le secrétariat du service) visent l'opération dans le système électronique de suivi des crédits tient seulement au fait que, pour des raisons techniques, ce système n'a pu être modifié sur ce point lors de l'entrée en vigueur des nouvelles dispositions du règlement financier. Le circuit «papier» suivi par les opérations financières — au cours duquel les pièces sont visées ou signées par les divers intervenants et qui seul permet aux opérations d'acquérir une validité juridique — est, quant à lui, parfaitement conforme au nouveau règlement financier et donne la responsabilité finale à l'ordonnateur délégué ou subdélégué. Le rôle et les responsabilités du service de vérification ne sauraient donc se confondre avec ceux de l'ancien contrôleur financier. Les procédures qui viennent d'être décrites et qui ne font pas intervenir l'auditeur interne en tant que tel n'influencent nullement l'indépendance de ce dernier, dont les obligations et responsabilités sont définies par la «charte de mission de l'auditeur interne» adoptée par le comité administratif de la Cour, comme il a été signalé en réponse au point 9.25.

9.27. L'auditeur interne n'a pas mené à bien son programme de travail pour 2003, apparemment en raison de l'insuffisance des ressources humaines et du temps consacré au contrôle ex ante. 9.27. RÉPONSE DE LA COUR DE JUSTICE L'auditeur interne s'est attaché pendant l'année en question à implanter la nouvelle unité administrative dans l'organisation de la Cour de justice. Un audit sur la gestion des crédits alloués aux visiteurs, répartis sur plusieurs lignes budgétaires, a été programmé mais il n’a pu être finalisé en 2003.

Observations concernant les opérations

9.28. Un contrat portant sur l'acquisition de licences de site pour l'utilisation de logiciels a été négocié par procédure restreinte sans publication préalable d'un avis. Conformément aux articles 15, paragraphe 2, et 17 de la directive 92/50/CEE du Conseil du 18 juin 1992 portant coordination des procédures de passation des marchés publics de services (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12), un avis aurait dû être adressé à l'Office des publications et publié au Journal officiel de l’Union européenne. 9.28. RÉPONSE DE LA COUR DE JUSTICE L’achat des licences de logiciels d’exploitation pour les serveurs bureautique et de courrier électronique s’est fait en choisissant la meilleure offre parmi celles sollicitées auprès des distributeurs autorisés par la société principale à revendre ses produits sur les marchés belge et luxembourgeois. L’expérience a démontré que les prix ainsi obtenus étaient compétitifs. Désormais, dans le cas des marchés futurs de ce type, à savoir, un produit unique vendu à travers un réseau de distributeurs autorisés, une attention particulière sera apportée afin de respecter les procédures applicables en fonction des seuils des marchés.

Rapports annuels d'activité et déclarations des ordonnateurs délégués

9.29. Au début du mois de juin 2004, les rapports annuels d'activité requis en vertu de l'article 60, paragraphe 7, du règlement financier n'avaient pas été présentés. 9.29. RÉPONSE DE LA COUR DE JUSTICE Le rapport annuel d’activités de l’ordonnateur délégué a été transmis aux autorités compétentes de l'institution le 2 juillet 2004. Il y a lieu de préciser que le règlement financier n'impose aucune date limite pour la présentation du rapport annuel d'activités des institutions autres que la Commission, l'échéance du 15 juin prévue par l'article 60 ne concernant que la Commission.

Cour des comptes

Systèmes et contrôles de surveillance

9.30. L'article 44 des modalités d'exécution du règlement financier dispose que chaque institution met à la disposition de chaque acteur financier «une charte de mission décrivant en détail ses tâches, droits et obligations». La Cour des comptes a élaboré des chartes de ce type et les a adoptées le 18 décembre 2003. De même, elle a adopté des normes minimales conformément aux dispositions de l'article 60, paragraphe 4, du règlement financier.

9.31. L'auditeur interne de la Cour a examiné la mise en place et le fonctionnement du système de vérification ex ante ainsi que le système financier relatif à la mise en œuvre de la politique immobilière de la Cour. Les audits exécutés par l'auditeur interne n'ont donné lieu à aucune recommandation particulière.

9.32. La Cour des comptes fait l'objet d'un audit réalisé par une société d'audit externe indépendante, qui lui a délivré un «certificat sur la régularité et la sincérité des états financiers arrêtés au 31 décembre 2003», accompagné d'un rapport. Dans ce dernier, le réviseur estime que «l’application des règles de contrôle interne en vigueur garantit une bonne réalisation des objectifs opérationnels, l’établissement d’états financiers fiables ainsi qu’une conformité avec le cadre réglementaire». Le certificat et le rapport seront publiés au Journal officiel de l’Union européenne.

Observations concernant les opérations

9.33. L'audit des opérations sous-jacentes aux comptes relatifs à l'exercice 2003 n'a appelé aucune observation.

Rapports annuels d'activité et déclarations des ordonnateurs délégués

9.34. Conformément aux dispositions de l'article 60, paragraphe 7, du règlement financier, le secrétaire général a élaboré un rapport annuel d'activité concernant les principaux domaines budgétaires.

Comité économique et social et Comité des régions

9.35. Les observations suivantes concernent des problèmes constatés tant au Comité économique et social qu'au Comité des régions. Afin d'éviter des répétitions à l'intérieur du chapitre, ces problèmes seront abordés dans la présente section, qui couvre les deux comités.

Systèmes et contrôles de surveillance

9.36. Les règles indiquées ci-après, relatives aux systèmes et contrôles de surveillance, n'ont pas été respectées: 9.36.

a) le comptable ne s'est pas vu remettre une charte de mission, requise en vertu de l'article 44 des modalités d'exécution du règlement financier, décrivant en détail ses tâches, droits et obligations; a) RÉPONSE DU COMITÉ ÉCONOMIQUE ET SOCIAL La charte de mission de l'expert comptable a été adoptée en 2004;. a) RÉPONSE DU COMITÉ DES RÉGIONS Le 3 mai 2004, l'ordonnateur délégué a approuvé une décision (no 088/04) établissant la charte des missions et des responsabilités du comptable et des comptables subdélégués du Comité des régions. Les dispositions de la charte couvrent également la question des normes professionnelles applicables au comptable. L'approbation de cette décision a été retardée du fait que certaines mesures prévues par le calendrier de mise en œuvre du nouveau règlement financier avaient été reportées en 2003 au profit d'autres priorités.

b) aucune norme minimale de contrôle n'a été établie. b) RÉPONSE DU COMITÉ ÉCONOMIQUE ET SOCIAL Une série de normes minimales de contrôles internes a été adoptée en 2004. b) RÉPONSE DU COMITÉ DES RÉGIONS S'il est exact qu'il n'existe pas encore de document global détaillant le dispositif de normes minimales de contrôle mis en œuvre au Comité des régions, plusieurs normes de contrôle ont été adoptées: listes récapitulatives de points à vérifier, description de procédures, indicateurs de performance, procédures de désignation de gestionnaires de lignes budgétaires, suivi des questions financières par la commission des affaires financières et administratives, projet de vade-mecum sur les tâches, fonctions et procédures, réglementation en matière de remboursement des membres, règlements relatifs aux frais de représentation, décisions sur les dénonciateurs et sur les relations avec l'OLAF, instructions de service, programmes de formation pour les acteurs financiers, descriptions écrites de circuits financiers, etc. En décembre 2003, l'ordonnateur délégué a chargé l'auditeur interne d'effectuer un audit de l'environnement de contrôle au Comité des régions.

9.37. Dans le domaine des achats et marchés, un certain nombre de dispositions du règlement financier et de ses modalités d'exécution n'ont pas été respectées. Aucun rapport sur les procédures négociées n'a été transmis à l'autorité budgétaire (article 54 des modalités d'exécution) et la liste des contractants pour les marchés d'un montant inférieur à 50 000 euros n'a pas été publiée sur Internet (article 119 des modalités d'exécution). Aucune base de données des soumissionnaires ou candidats exclus de la participation à un marché (article 95 du règlement financier) n'a été établie au sein du Comité des régions. 9.37. RÉPONSE DU COMITÉ ÉCONOMIQUE ET SOCIAL Il est exact qu'aucun rapport concernant l'ensemble des procédures négociées n'a été adressé à l'autorité budgétaire et qu'aucune liste de sous-traitants, pour les contrats dont la valeur était inférieure à 50 000 euros, n'a été publiée sur l’Internet. Toutefois, des rapports réguliers d'avancement sur la situation des bâtiments ont été rédigés et adressés à l'autorité budgétaire. De même, les procédures prescrites par le nouveau règlement financier concernant les notes d'information préliminaires relatives aux contrats plus importants ont été respectées. Il doit également être noté qu'un audit interne sur les procédures d'acquisition du bâtiment Belliard 68 a été lancé en 2003 et finalisé en 2004. Les obligations d'adresser à l'autorité budgétaire un rapport sur l'ensemble des procédures négociées et de publier sur l’Internet la liste des contrats dont la valeur est inférieure à 50 000 euros ont été intégrées aux procédures annuelles internes de clôture du budget du Comité économique et social. 9.37. RÉPONSE DU COMITÉ DES RÉGIONS Le rapport sur les procédures négociées sera quant à lui transmis à l'autorité budgétaire avant le 30 septembre. La liste des contractants pour les marchés d'un montant inférieur à 50 000 euros sera publiée sur le site internet du Comité des régions d'ici au 15 octobre. En ce qui concerne la base de données des soumissionnaires (article 95 du règlement financier), la nouvelle version de SI2 a finalement été installée le 18 septembre 2004 et permettra l'exclusion des tiers (qui n'était jusqu'à présent pas possible).

9.38. En ce qui concerne la rémunération du personnel, les données personnelles des agents ont été saisies manuellement et séparément dans la base de données du personnel et dans le système de calcul des rémunérations. En l'absence de lien informatique entre les deux systèmes, il n'était pas possible de rapprocher les données de manière automatisée. Par ailleurs, aucun rapprochement systématique et périodique manuel n'a été opéré. L'administration a constaté un nombre important de différences entre les rémunérations calculées à l'aide du système utilisé en 2003 et celles calculées à l'aide d'un nouveau système mis en place en mai 2004. 9.38. RÉPONSE DU COMITÉ ÉCONOMIQUE ET SOCIAL En 2003 et les années précédentes, aucune donnée financière n'a été conservée dans le système de gestion du personnel, qui était uniquement utilisé pour des objectifs opérationnels. Les données financières concertant le personnel ont été conservées exclusivement dans un système de calcul des rémunérations distinct. Il ne s'imposait pas de rapprocher les deux systèmes. Un nouveau système de gestion du personnel et un nouveau système de calcul des rémunérations (NAP, en usage à la Commission) ont été lancés début 2004. Contrairement à l'ancien, ce nouveau système de calcul des rémunérations utilise les données financières du (nouveau) système de gestion du personnel. Au départ, il y a eu un grand nombre de disparités entre l'ancien et le nouveau système de calcul des rémunérations. La plupart d'entre elles étaient dues à des différences de chronologie entre l'ancienne et la nouvelle procédure. Toutes ces divergences ont été élucidées et aplanies en 2004. 9.38. RÉPONSE DU COMITÉ DES RÉGIONS Pour ce qui est des procédures utilisées dans le cadre du système de rémunération, il convient de noter que les données personnelles des agents ont été saisies manuellement dans la nouvelle base de données du personnel (Centurio, programme créé par le service informatique des services conjoints du Comité des régions et du Comité économique et social et également utilisé par la Cour de justice), conformément à la décision de l'administration d'appliquer ce nouveau système. Il en a été décidé ainsi afin de faciliter le passage au nouveau système de gestion des traitements NAP. Il n'est pas moins vrai que, avant le lancement du NAP en avril 2004, il n'était pas possible d'articuler l'ancien système de gestion des traitements avec la base de données du personnel, en raison d'incompatibilités techniques (dues aux trente années ou presque qui séparaient les deux systèmes). Les données personnelles ont donc du être saisies manuellement. La situation a également été compliquée cette année par l'entrée en vigueur du nouveau statut, qui a nécessité l'intégration dans les deux systèmes de tout un nouveau jeu de paramètres. Dès que le NAP sera pleinement opérationnel, l'administration examinera les différences qui pourraient encore subsister.

Comité économique et social

9.39. Les observations suivantes portent sur des problèmes concernant le seul Comité économique et social.

Systèmes et contrôles de surveillance

9.40. Les règles indiquées ci-après, concernant en général les systèmes et contrôles de surveillance, n'ont pas été respectées: 9.40. RÉPONSE DU COMITÉ ÉCONOMIQUE ET SOCIAL

a) le régisseur d'avances ne se s'est pas vu remettre une charte de mission, requise en vertu de l'article 44 des modalités d'exécution, décrivant en détail ses tâches, droits et obligations; a) La charte de mission de l'ordonnateur chargé de la régie d'avances a été adoptée en 2004.

b) aucune description écrite des procédures de contrôle spécifiques appliquées aux différents domaines de dépenses n'a été établie. b) Le Comité économique et social a adopté le 8 janvier 2003 son règlement financier interne, en conformité avec le nouveau règlement financier. Il comporte des procédures formelles pour la nomination des intervenants financiers, les procédures de vérification et des procédures internes détaillées pour toutes les grandes opérations budgétaires. Il convient de noter que le Comité économique et social a formalisé et mis en place un processus de vérification solide, dans lequel la validation des opérations nécessite l'intervention d'un agent de vérification indépendant. Normalement, ce système ne devrait être utilisé que pour des opérations qui se déroulent dans un environnement à haut risque, mais le Comité économique et social a choisi de suivre une approche prudente en adoptant ce système pour l'ensemble de ses opérations budgétaires (l'article 19 du règlement financier interne en dresse une longue liste), y compris celles qui s'effectuent dans un environnement à faible risque. Le Comité économique et social a consigné ses procédures de recrutement dans un vade-mecum. Des règles détaillées et des procédures rigoureuses concernant la gestion de l'inventaire ont été adoptées en octobre 2003. En 2004, une décision a été adoptée concernant la reconnaissance de la signature électronique pour le système d'information SI2 de la gestion du budget. Elle comprend une description de l'ensemble des procédures opérationnelles qui y sont liées (enregistrement des utilisateurs, entretien, rapports, etc.) L'audit interne sur la conformité avec le nouveau règlement financier recommandait d'instaurer différentes procédures de contrôle interne ou d'en améliorer certaines qui existaient déjà. Le renforcement de la documentation des procédures de contrôle interne fait partie du plan d'amélioration prévu dans les recommandations de l'auditeur interne. La mise en place de procédures écrites n'est pas en tant que telle une exigence du règlement financier mais elle a été intégrée aux normes de contrôle interne du Comité économique et social (norme 15) adoptées le 1er juillet 2004.

9.41. L'examen, par la Cour, d'un échantillon de paiements effectués par régie d'avances a révélé que le délai pour la régularisation des opérations de la régie par l'ordonnateur (à savoir la fin du mois suivant, conformément aux dispositions de l'article 67, paragraphe 1, point f), des modalités d'exécution) n'a, en général, pas été respecté. 9.41 et 9.44. RÉPONSE DU COMITÉ ÉCONOMIQUE ET SOCIAL En 2003, le service chargé des vérifications a connu de graves problèmes de personnel et a dû donc définir des priorités. Par conséquent, la conciliation des opérations de la régie d'avances a dû être reportée. Pour permettre la clôture des comptes à la fin de l'année 2003, la vérification approfondie a été reportée à 2004. Une vérification ex post détaillée a eu lieu au cours du premier trimestre de 2004. Les actions de correction qui en résultaient ont été achevées en 2004. 9.41 et 9.43 à 9.45. RÉPONSE DU COMITÉ ÉCONOMIQUE ET SOCIAL Conformément aux recommandations précédentes de la Cour, le Comité économique et social a supprimé la régie d'avances pour le paiement des indemnités des membres à partir du début de l'année 2004.

9.42. L'auditeur interne a exécuté un audit approfondi de l'application du règlement financier; ce faisant, il a constaté un certain nombre de faiblesses affectant les systèmes de contrôle pour la plupart des lignes budgétaires. Le rapport d'audit a été présenté en novembre 2003. À la fin de cette même année, les faiblesses décelées par l'auditeur interne étaient en cours de traitement par l'administration.

Observations concernant les opérations

9.43. Les paiements effectués par régie d'avances à la fin de 2002 pour des frais de voyage afférents à des réunions tenues cette même année ont été imputés aux crédits de l'exercice suivant, en violation du principe d'annualité. De même, des dépenses pour 2003 ont été imputées au budget 2004. 9.43. RÉPONSE DU COMITÉ ÉCONOMIQUE ET SOCIAL Conformément à l'article 6.6 du règlement d'application du 23 décembre 2002, les crédits destinés aux indemnités des membres ne peuvent être reportés. Le Comité économique et social a dès lors cru devoir imputer au budget de 2003 les paiements qui avaient été effectués par l'ordonnateur de la régie d'avances à l'extrême fin de l'année 2002 (pour les réunions tenues en 2002), et liquidés au début de l'année 2003.

9.44. Pour tous les ordres de paiement visant à régulariser des paiements effectués par régie d'avances entre mi-octobre 2003 et la fin de l'année, la vérification n'a été que superficielle.

9.45. Dans trois cas, les paiements effectués en faveur de certains membres du Comité économique et social au titre des frais de voyage étaient deux fois supérieurs aux montants prévus par la réglementation du Comité lui-même. Les cas en question concernaient des vols de Berlin à Bruxelles, dont la durée prévue était inférieure ou égale à une heure et demie. La réglementation du Comité prévoit le paiement du double des frais de voyage pour des voyages en avion d'une durée supérieure à une heure et demie. Il ressort de l'audit que la réglementation n'était généralement pas respectée pour les voyages au départ de Berlin et de certaines autres villes. 9.45. RÉPONSE DU COMITÉ ÉCONOMIQUE ET SOCIAL Pour atteindre les villes en question, le temps de vol était généralement supérieur à une heure et demie mais est devenu actuellement légèrement inférieur à cette durée. Dans quelques cas, ces changements n'ont pas été pris en compte. Dès que la Cour a émis ses observations, une action de correction a été entreprise: l'ordonnateur délégué a formellement donné pour consigne à tous les acteurs financiers concernés d'appliquer le règlement de la manière la plus stricte. Tous les membres susceptibles d'être concernés ont été informés de cette disposition. Le Comité économique et social est donc en mesure d'affirmer que la situation est actuellement en ordre.

Rapports annuels d'activité et déclarations des ordonnateurs délégués

9.46. Le rapport annuel d'activité requis par l'article 60, paragraphe 7, du règlement financier a été présenté fin juillet 2004. Ce rapport comprend une déclaration relative aux procédures permettant de garantir la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes aux comptes.

Comité des régions

9.47. Les observations suivantes portent sur des problèmes concernant le seul Comité des régions.

Systèmes et contrôles de surveillance

9.48. Les règles indiquées ci-dessous, relatives aux systèmes et contrôles de surveillance, n'ont pas été respectées: 9.48. RÉPONSE DU COMITÉ DES RÉGIONS

a) aucune analyse de risque visant à mettre en place les procédures de contrôle les plus adéquates n'a été effectuée (article 60, paragraphe 4, du règlement financier); a) Cette question fait actuellement l'objet d'un examen approfondi. L'auditeur interne a déjà effectué en 2004 deux audits liés à cette question.

b) à l'exception d'un vade-mecum relatif aux régies d'avances, aucune description écrite des procédures de contrôle spécifiques régissant les dépenses n'a été établie. b) Outre le vade-mecum relatif aux régies d'avance, il existe de nombreux autres documents réglementaires concernant la question des procédures spécifiques de contrôle des dépenses, comme le guide des missions qui décrit avec force de détails ce genre de procédure de contrôle applicable à toute dépense découlant de missions de fonctionnaires. Il en va de même pour les procédures écrites relatives à la facturation entre les Comités des dépenses gérées par les services conjoints (du Comité des régions et du Comité économique et social européen), celles portant sur le recrutement de nouveaux fonctionnaires, etc. Les indicateurs de performance établis en 2003 pour chaque ligne budgétaire, ainsi que les instructions régissant leur élaboration, permettent un meilleur suivi des dépenses. En 2003, le Comité des régions a consigné par écrit des processus financiers qui reflètent les principes du nouveau règlement financier et a ainsi séparé les fonctions des agents initiateurs et vérificateurs ex ante. Afin de garantir le respect du nouveau règlement financier, des listes récapitulatives écrites de points à contrôler ont été publiées concernant l'exécution des dépenses par les services conjoints des deux comités. Le CdR envisage de terminer d'ici à la fin de l'année l'établissement de normes de contrôle minimales adaptées aux spécificités de ses dépenses.

9.49. Le suivi des droits des fonctionnaires et autres agents à différentes allocations et prestations prévues par le statut n'a pas été suffisant. Les données requises chaque année des agents par l'administration auraient dû être vérifiées plus soigneusement. Le paiement d'allocations ainsi que le transfert, vers des pays autres que celui du lieu de travail, de montants supérieurs à l'indemnité de dépaysement auraient dû être suspendus lorsque les agents n'avaient pas renvoyé dans un délai raisonnable les formulaires d'information qu'ils étaient tenus de remplir. 9.49. RÉPONSE DU COMITÉ DES RÉGIONS Pour ce qui est du suivi des droits des fonctionnaires à différentes allocations et prestations prévues par le statut, chaque fonctionnaire reçoit chaque année, au mois de septembre, un formulaire destiné à mettre à jour ses données personnelles. Il le complète même si sa situation familiale est inchangée. Un rappel est envoyé à tous les destinataires qui n'ont pas répondu et si les renseignements ne sont toujours pas envoyés à l'unité du personnel dans un délai raisonnable, le responsable vérifie chaque dossier, en particulier ceux des fonctionnaires susceptibles de n'avoir plus droit à de telles allocations. Ensuite, le responsable invite à nouveau le fonctionnaire à remplir les formulaires demandés. Il peut cependant arriver, comme dans le cas relevé par la Cour des comptes, que certains fonctionnaires n'aient pas mis à jour les renseignements demandés. À l'avenir, le suivi des conditions spécifiques de chaque fonctionnaire (en particulier, concernant le transfert vers des pays tiers de montants supérieurs à l'indemnité de dépaysement) ainsi que la suspension de toute allocation ou transfert avant que le fonctionnaire concerné ne fournisse les documents demandés seront soumis à des contrôles systématiques. Les modifications nécessaires à un meilleur suivi des droits susmentionnés seront mises en place à partir de septembre 2004.

9.50. L'auditeur interne n'a pas exécuté la plus grande partie de son programme de travail pour 2003. En particulier, un audit relatif à la mise en œuvre du nouveau règlement financier, qui figurait dans le programme en question, n'a pas été réalisé.

Observations concernant les opérations

9.51. Les paiements effectués par régie d'avances à la fin de 2002 pour des frais de voyage afférents à des réunions tenues cette même année ont été imputés aux crédits de l'exercice suivant, en violation du principe d'annualité. 9.51. RÉPONSE DU COMITÉ DES RÉGIONS Étant donné que les pièces justificatives relatives à la participation de trois suppléants à une réunion de commission ont été présentées en retard, l'ordre de paiement correspondant n'a pas pu être affecté au budget 2002. Comme les paiements effectués par régie d'avance ont finalement été acceptés en 2003, ils ont été imputés au budget 2003. À l'avenir, le Comité des régions traitera les frais de voyage comme des dépenses reportables.

9.52. Certains paiements effectués par régie d'avances n'ont pas été régularisés par l'ordonnateur avant la fin du mois suivant, comme requis par l'article 67, paragraphe 1, point f), des modalités d'exécution du règlement financier. 9.52. RÉPONSE DU COMITÉ DES RÉGIONS Le vérificateur des services propres du Comité des régions était à cette époque seul et surchargé, ce qui a entraîné des retards dans la présentation de dossiers vérifiés à l'ordonnateur. Un second vérificateur n'a pu être recruté qu'à la fin de l'année, permettant ainsi d'accélérer la vérification financière ex ante des paiements effectués par régie d'avance avant la signature de l'ordonnateur.

Rapports annuels d'activité et déclarations des ordonnateurs délégués

9.53. Conformément aux dispositions de l'article 60, paragraphe 7, du règlement financier, le rapport annuel d'activité a été présenté au début du mois de juin 2004. Le rapport en question comporte une déclaration relative aux procédures permettant de garantir la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes aux comptes, ainsi que des informations concernant un certain nombre de problèmes rencontrés en 2003 par les agents chargés des contrôles et les mesures à prendre en 2004 afin de mieux répondre aux obligations découlant du règlement financier. 9.53. RÉPONSE DU COMITÉ DES RÉGIONS Sans commentaires.

Commission

Systèmes et contrôles de surveillance concernant les dépenses de fonctionnement (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12)

9.54. À la différence des autres institutions, la Commission n'a pas attendu l'entrée en vigueur du nouveau règlement financier pour mettre en place de nouveaux systèmes et contrôles de surveillance. Les systèmes en question, mis en place dans le cadre de la réforme de la Commission, répondaient déjà dans une large mesure aux principales obligations imposées par le nouveau règlement financier. Cela explique pourquoi la conformité des systèmes en vigueur en 2003 avec les dispositions du règlement financier est plus importante à la Commission que dans les autres institutions.

9.55. Les 24 standards de contrôle interne adoptés par la Commission en 2000 ont, par la suite, été rendus plus concrets et divisés en 74 «exigences de base». Une annexe aux rapports annuels d'activité des directeurs et directeurs généraux indique le nombre d'«exigences de base» mis en œuvre par chaque service de la Commission. En ce qui concerne les dépenses de fonctionnement, la Cour constate que, à la fin de 2003, la plupart des «exigences de base» concernant les activités de contrôle, l'audit et l'évaluation avait été respectée.

9.56. La Cour a examiné les systèmes et contrôles de surveillance qui permettent aux ordonnateurs délégués et subdélégués d'obtenir l'assurance que les obligations de légalité et de régularité sont respectées lors de l'exécution des dépenses. Le fonctionnement de systèmes concernant la rémunération du personnel, l'informatique, les infrastructures et la gestion des services à Bruxelles, les publications, les délégations de la Commission et les services d'interprétation a été évalué.

9.57. À l'exception des dépenses de personnel, les ordonnateurs ont décidé que, conformément au standard de contrôle interne no 17, des contrôles ex post portant sur un certain nombre d'opérations devraient avoir lieu. Aucun élément probant n'atteste cependant que des contrôles ex post ont été effectués en ce qui concerne les dépenses relatives aux délégations de la Commission et aux publications. Dans les autres domaines de dépenses, des contrôles ex post ont eu lieu, mais ils n'étaient fondés sur aucun examen d'opérations sélectionnées sur la base d'une analyse de risque. 9.57. RÉPONSE DE LA COMMISSION Le rapport annuel d’activité de la DG RELEX attire l’attention sur l’absence d’un système efficace de contrôle ex post pour les dépenses des délégations. C’est pourquoi un plan d’action a été établi pour la mise en oeuvre d’un tel système avant fin 2004. Pour sa part, l’Office des publications (OPOCE) a mis en place en 2004 un contrôle ex post par échantillonnage. L'ordonnateur délégué a décidé d'accorder la priorité aux contrôles ex ante de deuxième niveau avant de mettre en place un contrôle ex post en 2004. En ce qui concerne les autres dépenses administratives, la DG ADMIN et l’Office pour les intrastructures et la logistique à Bruxelles (OIB) ont décidé, lors de l’introduction des contrôles ex post au début de 2003, de sélectionner les transactions par un échantillonnage uniforme, de manière à éviter les facteurs d’erreurs pouvant découler d’éventuels a priori. Ils ont l’intention d’inclure les facteurs de risque lorsque le système aura fonctionné pendant 24 mois, c’est-à-dire à partir de 2005. En 2003, la direction générale de l'interprétation (le SCIC) a également appliqué l’échantillonnage uniforme au paiement des interprètes free-lance. Cependant, depuis 2004, l’échantillonnage est fondé sur les unités monétaires (MUS). Pour la suite de l’exercice 2004, l’intention est d’ajouter l’échantillonnage ciblé, qui repose sur les facteurs de risque. En ce qui concerne les dépenses de personnel, la réponse au point 9.58 fournit toutes les précisions utiles.

9.58. S'agissant du système de rémunération du personnel, des écarts sont apparus entre la base contenant les données personnelles des agents et le système informatique utilisé pour le calcul mensuel des rémunérations; ils ont été corrigés avant la mise en place d'un nouveau système en octobre 2003. Cependant, les données ajoutées aux dossiers individuels existant dans la base de données n'ont fait l'objet d'une vérification systématique que peu avant la fin de l'année 2003. 9.58. RÉPONSE DE LA COMMISSION Comme la Cour l'indique, les disparités qui existaient entre les deux systèmes ont été identifiées et corrigées avant l'introduction du nouveau système — NAP — sur la base de données concernant le personnel qui avaient été vérifiées par comparaison entre les anciennes et les nouvelles fiches de salaire. Contrairement à l'ancien système de rémunération — la VAP —, la NAP tire directement ses données du système de gestion du personnel Sysper via une interface informatique; la réintroduction des données, qui offrait une possibilité de contrôle mais qui constituait une source d’erreurs, n’est donc plus nécessaire. Il a fallu adapter le déroulement des opérations de contrôle, ce qui était terminé avant fin 2003. Certains contrôles ex post ont déjà été réalisés sur des données concernant la population de Luxembourg en 2003. La population de Bruxelles sera contrôlée fin 2004 lorsqu'un programme de contrôle ex post global sera opérationnel. Les comparaisons effectuées dans le cadre de la migration vers la NAP et les contrôles réalisés à Luxembourg ont montré que le nombre d'erreurs était très faible par rapport au grand nombre de données concernées et que ces erreurs n'étaient pas systématiques.

9.59. La Cour a constaté des déficiences affectant les systèmes et contrôles de surveillance mis en place par l'Office des publications. En particulier, les agents chargés de l'engagement et de la vérification des opérations financières ne se sont pas vu formellement attribuer des responsabilités précisément définies, aucune action n'a été entreprise afin de remédier au risque spécifique de non-détection d'erreurs dans les factures, constaté par l'Office des publications, et les procédures n'étaient pas documentées de manière exhaustive. 9.59. RÉPONSE DE LA COMMISSION En ce qui concerne la définition des responsabilités, la Commission partage le point de vue de la Cour des comptes; un système de mise à jour régulière (mensuelle) a été mis en place dès le mois de novembre 2003. Quant à la documentation à fournir à l'appui des procédures, l'Office a défini fin 2003 une liste des principales procédures concernées. Cette documentation a été complétée en 2004. Une documentation sera fournie au sujet des procédures secondaires pour la fin du premier semestre 2005.

9.60. L'obligation de rapport définie dans la charte des missions et responsabilités des ordonnateurs subdélégués n'a pas été remplie à l'Office des publications. 9.60. RÉPONSE DE LA COMMISSION Même si la procédure n'est pas formalisée, un rapport opérationnel régulier (trimestriel) est établi depuis plusieurs années à l’attention du comité de direction. Un rapport budgétaire mensuel est publié au niveau central et un rapport sur les programmes, actions et résultats obtenus est communiqué par les OSD (ordonnateurs subdélégués), ce qui permet notamment de préparer le rapport annuel d'activité (AAR) et le rapport annuel de gestion de l’Office. Ce dernier mettra en place le rapport tel que prévu par la charte des ordonnateurs subdélégués.

Observations concernant les opérations

9.61. Pour le paiement d'un grand nombre de factures relatives à des services informatiques, à des infrastructures et à la gestion de services à Bruxelles ainsi qu'à des publications, les délais fixés dans les contrats ont été dépassés. Conformément aux dispositions de l'article 106, paragraphe 5, des modalités d'exécution, le non-respect du délai de paiement autorise le créancier à demander des intérêts. 9.61. RÉPONSE DE LA COMMISSION Il est à noter qu'après l'introduction d'un délai de paiement réduit dans le nouveau règlement financier, les délais prévus dans les contrats conclus avant le 31 décembre 2002 dans le cadre de l'ancien règlement financier n'ont pas été modifiés. La majorité des contrats conclus par la direction de l'informatique et par l'Office pour les infrastructures et la logistique à Bruxelles (OIB) en 2003 ont été signés avant cette date et prévoyaient donc un délai de paiement de 60 jours. Sur cette base, le nombre de paiements effectués après le délai contractuel était en réalité de 10,8% pour la direction de l'informatique, d'environ 18 % pour l’OIB et 3 % pour la direction générale de l'interprétation (paiements autres que ceux destinés aux interprètes free-lance). Afin de réduire la proportion de paiements en retard, la Commission a attiré l'attention des services opérationnels sur l'obligation de procéder par paiement Swift.

9.62. À la fin de 2003, l'Office des publications a payé des factures dont le montant dépassait la valeur des services réellement fournis au cours de l'année. Ce trop-perçu a été pleinement reconnu par les fournisseurs, qui ont adressé des notes de crédits à l'Office des publications en 2004. Ainsi, l'annulation de crédits engagés en 2002 pour anticiper des dépenses de 2003 a pu être évitée. La procédure appliquée par l'Office des publications n'est pas prévue par les dispositions du règlement financier et est contraire à l'article 97, paragraphe 1, des modalités d'exécution, qui dispose que les dépenses sont liquidées sur la base de la constatation de services effectivement rendus. La Cour estime que les procédures de paiement applicables auraient dû être mises en œuvre. 9.62. RÉPONSE DE LA COMMISSION L’Office reconnaît la matérialité de l’erreur constatée.

Rapports annuels d'activité et déclarations des ordonnateurs délégués

9.63. De manière générale, les rapports annuels d'activité des directeurs et directeurs généraux, qui exercent les fonctions d'ordonnateurs pour la plus grande partie des dépenses de fonctionnement, donnent une vision claire et complète des activités et réalisations des directions générales et des Offices dont ils sont responsables.

9.64. Certains ordonnateurs indiquent que les standards de contrôle interne n'ont pas tous été pleinement mis en œuvre, notamment en ce qui concerne la documentation détaillée de l'ensemble des procédures appliquées, mais tous déclarent que «les procédures de contrôle mises en place donnent les garanties nécessaires quant à la légalité et à la régularité des opérations sous-jacentes». Le directeur général des relations extérieures assortit sa déclaration d'une réserve concernant l'application insuffisante des standards de contrôle no 16 (séparation des tâches) et no 17 (surveillance) au sein des délégations de la Commission.

Conclusion générale et recommandations

9.65. Les institutions ont consenti des efforts considérables pour adapter leurs systèmes et contrôles de surveillance aux exigences du nouveau règlement financier. Néanmoins, la plupart d'entre elles n'ont pas réussi à mettre pleinement en œuvre les changements requis, et des faiblesses faisant peser un risque sur la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes ont été constatées (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12). 9.65. RÉPONSE DU PARLEMENT EUROPÉEN Réponse de l'auditeur interne: «Pour ce qui concerne la deuxième phrase, dernière partie, et sa note de bas de page, la Cour ne précise pas quelles institutions sont concernées par les problèmes de mise en œuvre de leur fonction d'audit interne. Aucune remarque en ce sens n'a été faite concernant l'audit interne du Parlement européen, ni aux points 9.7 à 9.17 du présent rapport de la Cour qui concernent le Parlement, ni dans le relevé de constatations préliminaires au rapport annuel reçu préalablement par le Parlement, ni par les agents de la Cour lors de leur examen». Le Parlement soutient la réponse de son auditeur interne. Il souligne l'importance de ses travaux dans l'autoévaluation du niveau de mise en œuvre des normes minimales de contrôle interne réalisée par l'institution et dont la Cour fait état dans son point 9.11. L'autoévaluation a permis d'établir des plans d'action destinés à remédier aux déficiences constatées.

9.65. RÉPONSE DE LA COMMISSION La mise en œuvre de la réforme est un processus permanent dans lequel la Commission s’investit beaucoup afin d’y apporter des améliorations constantes. Par ailleurs, une supervision efficace a bien lieu dans les services; il convient de la mettre davantage en évidence. La Commission organise actuellement des séminaires spécifiques sur cette question pendant le second semestre de 2004.

9.66. À l'exception des cas mentionnés aux points 9.23, 9.28, 9.45 et 9.62, l'audit de la Cour montre que l'échantillon des opérations sous-jacentes examiné n'était pas affecté de manière significative par des erreurs.

9.67. Les ordonnateurs délégués des institutions ont établi, pour la première fois en 2003, des rapports annuels d'activité, conformément à l'article 60 du règlement financier (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12). Ces rapports fournissent des informations utiles relatives au fonctionnement des systèmes et contrôles de surveillance. Cependant, il conviendrait d'en améliorer la teneur pour que la Cour puisse les utiliser comme sources d'informations dans le cadre de sa propre déclaration d'assurance. 9.67. RÉPONSE DE LA COMMISSION La Commission en est à sa troisième année d'expérience dans ce domaine. La Cour reconnaît les améliorations constantes apportées par la Commission. Les AAR constituent une source d'information utile sur les systèmes de contrôle interne appliqués par les DG. 9.67. RÉPONSE DE LA COUR DES COMPTES Les services compétents de la Cour ont pris bonne note de la recommandation et l'ont intégrée dans leurs plans d'action pour la poursuite de la mise en place des procédures relatives au nouveau règlement financier.

9.68. Si, pour les dépenses de fonctionnement prises dans leur ensemble, les opérations qu'elle a contrôlées n'étaient pas affectées de manière significative par des erreurs, la Cour constate néanmoins l'existence de risques susceptibles d'affecter la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes. Cela est dû au fait que les systèmes et contrôles de surveillance qui ont remplacé l'ancien contrôle financier en 2003 ne répondent pas encore aux obligations fondamentales imposées par le nouveau règlement financier dans toutes les institutions. La Cour recommande d'accorder une attention particulière au respect de toutes les obligations définies dans le nouveau règlement financier. 9.68. RÉPONSE DE LA COMMISSION La Commission a entrepris une évaluation de l'état de préparation à la fin de 2002, qui a révélé que les services étaient prêts à appliquer les nouvelles spécificités du règlement financier telles que reconnues par la Cour au point 9.54. 9.68. RÉPONSE DE LA COUR DES COMPTES Voir la réponse au point 9.67.

CONTRÔLE DES ORGANISMES DÉCENTRALISÉS

9.69. Le contrôle annuel des organismes décentralisés de l'Union (OD) a fait l'objet de rapports annuels spécifiques (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12). Les principales données relatives aux OD sont présentées dans le tableau 9.4 .

9.70. Le total des budgets des OD s'est élevé à 778,0 millions d'euros en 2003 contre 852,2 millions d'euros (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12) en 2002. L'effectif de l'ensemble des OD tel que prévu par leurs tableaux d'effectifs est passé de 2 037 agents en 2002 à 2 204 en 2003.

Tableau 9.4 — Budgets et effectifs en 2002 et en 2003 — Les organismes décentralisés (OD) Siège Année de création Budget (millions d'euros) Postes statutaires 2002 2003 2002 2003 Centre européen pour le développement de la formation professionnelle Thessalonique 1975 14,2 14,7 83 83 Fondation européenne pour l'amélioration des conditions de vie et de travail Dublin 1975 17,4 16,8 88 88 Agence européenne pour l'environnement Copenhague 1990 25,2 27,5 106 111 Fondation européenne pour la formation Turin 1990 16,8 17,2 123 104 Observatoire européen des drogues et des toxicomanies Lisbonne 1993 10,4 10,5 59 63 Agence européenne pour l'évaluation des médicaments Londres 1993 61,3 84,2 251 287 Centre de traduction des organes de l'Union européenne Luxembourg 1994 23,6 29 158 158 Office communautaire des variétés végétales Angers 1994 10,5 11,1 33 33 Office de l'harmonisation dans le marché intérieur Alicante 1994 154,7 157,4 715 675 Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail Bilbao 1995 13,2 14,6 31 33 Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes Vienne 1997 6,2 6,6 28 30 Agence européenne pour la reconstruction Thessalonique 2000 495,9 358,6 316 317 Eurojust La Haye 2002 2,8 8,1 46 53 Agence européenne de la sécurité aérienne Bruxelles 2002 — 4,7 — 80 Agence européenne pour la sécurité maritime Bruxelles 2002 — 4,5 — 40 Autorité européenne de sécurité des aliments Bruxelles 2002 — 12,6 — 49 Total 852,2 778,0 2 037 2 204

9.71. L'exercice 2003 a été caractérisé par l'entrée en vigueur du nouveau règlement financier-cadre (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12) à partir duquel les OD devaient élaborer et adopter leur propre réglementation financière.

9.72. Au cours de l'exercice, tous les OD, sauf trois, ont adopté, après avis de la Commission, leur nouvelle réglementation financière. Les OD qui n'ont pas été en mesure d'adopter une réglementation financière spécifique ont appliqué à titre provisoire le règlement financier-cadre (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12) ou ont appliqué leur projet de règlement spécifique dans l'attente de l'avis de la Commission (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12). Tous les OD ont repris les dispositions du règlement financier-cadre avec des adaptations mineures imposées par les caractéristiques de leurs activités. La seule exception notable est l'Agence européenne pour l'évaluation des médicaments qui, pour les procédures de passation des marchés, a retenu des seuils qui s'écartent des normes prévues par le règlement financier-cadre. 9.72. RÉPONSE DE LA COMMISSION En ce qui concerne le règlement financier de l’Agence européenne pour l’évaluation des médicaments (EMEA), la Commission a exigé que l’Agence s’aligne strictement sur le règlement financier-cadre. Ainsi, un nouveau texte a été adopté avec l’accord de la Commission en juin 2004. Depuis fin 2003, l'Agence européenne pour la reconstruction (AER) a obtenu elle aussi l'accord de la Commission et elle a adopté son règlement financier le 4 juin 2004.

9.73. La mise en œuvre des principes du règlement financier-cadre implique une restructuration du système de contrôle interne des OD, notamment suite à la suppression du contrôle financier et à la création d'une fonction d'audit interne. Cette restructuration exige un effort d'adaptation et de formation des différents acteurs financiers et plus spécifiquement des ordonnateurs dont la responsabilité est accrue. Dans les deux tiers des OD, les systèmes mis en place par les acteurs financiers ne sont pas encore évalués et contrôlés par une unité de contrôle interne.

9.74. Au niveau des comptes, la principale innovation est l'introduction du principe de comptabilité d'exercice qui exige un changement des méthodes de travail et une adaptation des outils comptables. Dans la perspective de la consolidation pour l'exercice 2005 des comptes des institutions et autres organes de l'Union, les règles comptables des OD sont à arrêter par le comptable de la Commission conformément à l'article 133 du règlement financier général, exigence qui est reprise par les articles 85 (tenue des comptes) et 90 (tenue de l'inventaire) du règlement financier cadre. 9.74. RÉPONSE DE LA COMMISSION Dans le cadre du projet de modernisation du système comptable de la Commission, un comité des normes comptables a été créé et chargé de contribuer à l'élaboration des futures règles comptables de la CE. Après une procédure de consultation des agences au sujet de ces règles, celles-ci seront adoptées par le comptable de la Commission avant fin 2004 et seront donc applicables à tous les organes relevant de l'article 185 du règlement financier.

9.75. Dans l'attente de la finalisation par la Commission de l'élaboration de normes pour assurer le passage du principe de comptabilité de caisse à celui de comptabilité d'exercice, les OD ont adopté des approches diverses pour établir leurs comptes annuels pour l'exercice 2003. La majorité des OD s'en est tenue au principe antérieur; d'autres ont présenté leurs comptes en respectant le principe de comptabilité d'exercice; le reste des OD a appliqué le principe de comptabilité d'exercice aux seules opérations pour lesquelles ils disposaient des informations nécessaires. En outre, à l'exception d'Eurojust, les OD qui ont appliqué le principe de comptabilité d'exercice, n'ont pas retraité les données de l'exercice 2002, ce qui rend les comparaisons d'exercice à exercice malaisées. Le tableau 9.5 résume l'état d'avancement de la mise en œuvre du nouveau règlement financier-cadre.

Tableau 9.5 — Situation de l'application du règlement financier-cadre au 31 décembre 2003 Agence Règlement financier en vigueur Fonction d'audit interne Application du principe de comptabilité d'exercice Règlement propre Règlement financier-cadre intégrale réduite aucune Agence européenne pour l'environnement X X X Agence européenne pour la reconstruction X X X Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail X X Centre européen pour le développement de la formation professionnelle X X Centre de traduction des organes de l'Union européenne X X Fondation européenne pour l'amélioration des conditions de vie et de travail X X Agence européenne pour l'évaluation des médicaments X X X Fondation européenne pour la formation X X Office communautaire des variétés végétales X X Observatoire européen des drogues et des toxicomanies X X Office de l'harmonisation dans le marché intérieur X X X Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes X X X Autorité européenne de sécurité des aliments X X Eurojust X X Agence européenne pour la sécurité maritime X X Agence européenne de la sécurité aérienne X X

9.76. Outre les problèmes liés à la mise en œuvre des principes du nouveau règlement financier-cadre, le système d'inventaires des immobilisations de nombre d'OD présente des lacunes qui affectent d'une marge d'incertitude l'évaluation des immobilisations reprises dans leurs bilans.

9.77. La Commission doit prendre les mesures nécessaires pour que, conformément aux articles 85 et 90 du règlement financier-cadre, les OD disposent des règles et méthodes comptables dont ils auront besoin pour élaborer leurs comptes selon les principes posés par leurs nouveaux règlements financiers et assurer que la consolidation des comptes prévue pour l'exercice 2005 s'effectue dans de bonnes conditions. 9.77. RÉPONSE DE LA COMMISSION La responsabilité de la préparation des comptes annuels conformément aux futures règles comptables de la CE incombe au comptable de chaque agence, ainsi que la responsabilité du choix des outils appropriés. La Commission a déjà pris des mesures pour garantir que les agences soient préparées aux exigences futures en matière de comptabilité. Elle organise régulièrement des réunions avec les comptables des agences pour discuter de comptabilité, notamment pour leur fournir des mises à jour sur l'état d'avancement du projet de modernisation et pour les informer de ce qu’il faut faire maintenant et de ce qu'il faudra faire à l'avenir (la dernière réunion a eu lieu le 11 juin 2004). Les agences sont également représentées au comité des normes comptables; au début de juin 2004, toutes les agences ont été consultées sur les nouvelles règles comptables de la CE; en avril, elles avaient déjà rempli un questionnaire destiné à les aider à identifier les divergences entre les pratiques comptables actuelles et les exigences futures. Les agences ont également eu accès au premier projet de manuel comptable en ligne de la Commission. Pour tout ce qui concerne la comptabilité, la Commission dispose d'un point de contact désigné par lequel elle répond aux questions des agences.

9.78. Pour deux OD, la Cour a qualifié ses opinions sur leurs comptes ou sur la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes (1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12). Au moment de l'adoption de son rapport annuel, la Cour n'avait pas encore adopté son rapport relatif à l'Agence européenne pour la reconstruction.

9.79. Pour leur part, les OD devraient davantage confronter leurs expériences en vue d'identifier les meilleures pratiques en vigueur et les outils les plus efficaces afin d'améliorer leur gestion et de réaliser des économies d'échelle. Ces efforts devraient porter sur des outils informatiques tels que le système de comptabilité budgétaire ou celui de tenue des inventaires des immobilisations afin d'améliorer la cohérence entre la comptabilité budgétaire et la comptabilité générale dans le cadre de leur adaptation aux principes définis par le règlement financier cadre. Au titre des bonnes pratiques, il faut noter la cohérence entre le programme de travail, l'organigramme et le budget que l'on observe pour l'Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes. Cette cohérence traduit au plan opérationnel de manière directe et transparente ses compétences telles qu'elles sont définies par son règlement de base. Au plan des outils, la Fondation européenne pour la formation dispose d'un système informatique performant de gestion et de suivi des procédures de marchés qui s'avère utile pour prévenir les risques d'irrégularités. 9.79. RÉPONSE DE LA COMMISSION En réponse à une demande des agences, la Commission leur a confirmé que le système comptable actuel (SI2) sera disponible jusqu'à fin 2005 et que le système destiné à le remplacer (ABAC) sera également mis à leur disposition en 2005 si elles le souhaitent. Toute la documentation et les logiciels concernant les futurs systèmes informatiques (y compris le système SAP) seront mis à la disposition des agences.

CONTRÔLE DES ÉCOLES EUROPÉENNES

9.80. Le contrôle des Écoles européennes fait l’objet d’un rapport annuel spécifique, non publié au Journal officiel, transmis au conseil supérieur des Écoles européennes. À la rentrée scolaire de 2003, les écoles comptaient 19 248 élèves. Le personnel des écoles comptait au 31 décembre 2003 l'équivalent de 1 640 personnes. Le budget des écoles s'est élevé à 201,4 millions d'euros financés principalement par une subvention de la Commission (114,8 millions d'euros) et par des contributions des États membres (44,1 millions d'euros).

9.81. Pour l'exercice 2003, le contrôle a porté sur les comptes consolidés des écoles établis par le Bureau du secrétaire général du conseil supérieur ainsi que sur ceux des écoles de Bruxelles III et de Luxembourg. Les contrôles n'ont pas mis en évidence d'anomalies susceptibles d'affecter l'opinion de la Cour sur les comptes des écoles.