Rapport

sur les états financiers du Centre de traduction des organes de l'Union européenne pour l'exercice clos le 31 décembre 2000, accompagné des réponses du Centre

(2001/C 372/04)

TABLE DES MATIÈRES

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OPINION DE LA COUR

1. Le présent rapport est adressé au conseil d'administration du Centre de traduction des organes de l'Union européenne (CTOU), conformément à l'article 14, paragraphe 4, du règlement (CE) n° 2965/94 du Conseil(1).

2. La Cour a examiné les états financiers du Centre de traduction des organes de l'Union européenne pour l'exercice clos le 31 décembre 2000. Conformément à l'article 14, paragraphe 1, du règlement (CE) n° 2965/94 du Conseil, le budget a été exécuté sous la responsabilité du directeur. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des états financiers(2) conformément aux dispositions financières internes prévues à l'article 15 du règlement (CE) n° 2965/94. La Cour des comptes est tenue de procéder à l'examen de ces comptes par l'article 248 du traité instituant la Communauté européenne.

3. La Cour a effectué son contrôle conformément à ses politiques et à ses normes d'audit. Celles-ci ont été adaptées des normes internationales d'audit généralement admises pour refléter le caractère spécifique du contexte communautaire. Elle a examiné les documents comptables et a appliqué les procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. La Cour a obtenu, par cet audit, une base adéquate pour étayer l'opinion exprimée ci-après.

4. Cet examen a permis à la Cour d'obtenir l'assurance raisonnable que les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 2000 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

PRINCIPALES OBSERVATIONS RELATIVES À L'EXÉCUTION DU BUDGET DU CENTRE DE TRADUCTION DES ORGANES DE L'UNION EUROPÉENNE (LUXEMBOURG) POUR L'EXERCICE CLOS LE 31 DÉCEMBRE 2000

Exécution du budget et comptes budgétaires

5. L'exécution du budget de l'exercice 2000 est présentée au tableau 1(3). Il est à noter que près des deux tiers des crédits engagés pour les dépenses de fonctionnement en 2000 (Titre II) ont dû être reportés à l'exercice suivant. Le Centre devrait veiller à affiner ses prévisions de dépenses afin de diminuer les reports.

États financiers et tenue des comptes

6. Les tableaux 2 et 3 présentent respectivement le compte de gestion pour l'exercice 2000 et le bilan financier au 31 décembre 2000.

7. Le Centre ne calcule pas les amortissements pour les biens repris à son inventaire. Pour assurer que le bilan reflète mieux la réalité économique du Centre, et aussi pour permettre, dans les tarifs appliqués par le Centre, de mieux refléter ses coûts de production, le CTOU devrait calculer le montant de ses amortissements à l'instar de la Commission ou d'autres agences.

8. Au cours de l'année 2000, le Centre a fait des efforts importants pour améliorer son système d'inventaire et mettre à jour ce dernier. Néanmoins des lacunes subsistent:

- l'identification des logiciels et des matériels entrant dans la composition d'ensembles informatiques n'est pas prévue actuellement et le Centre devrait étudier des solutions possibles à ce problème,

- le nombre d'équipements répertoriés varie d'un exercice à l'autre sans justification.

Dispositions financières et réglementaires

9. Le Centre devrait définir précisément les responsabilités en son sein en ce qui concerne le suivi des projets informatiques à réaliser par les contractants. Ainsi dans le cadre d'un projet d'un montant de 1,6 million d'euros, dont 1 million d'euros ont été engagés en 1999 et reportés à 2000, les modalités de gestion et de suivi de cet important projet n'ont pas été définies au préalable.

10. Un achat de logiciels, engagé en février 1999 sur la base d'un contrat-cadre de la Commission passé en 1996 et reporté à 2000, d'un montant de 56945 euros, n'a pas été soumis à l'avis de la commission consultative des achats et marchés, comme requis par l'article 48 du règlement financier du Centre. Une observation similaire a été faite pour l'exercice 1999(4). Par ailleurs, l'ordre de paiement a été effectué en 2000 sur la base d'un contrat-cadre ultérieur comportant de nouveaux produits et prix.

11. En 2000, un contrat de renouvellement de maintenance de produits informatiques a été passé sans le visa préalable du contrôleur financier, qui a finalement approuvé l'engagement a posteriori. Un cas similaire a été détecté pour un engagement effectué sur des crédits 1999 reportés à 2000.

Gestion

12. En février 2000, le Centre a lancé un appel d'offres conjointement avec une autre institution(5). En définitive, conformément à l'avis de sa commission consultative des achats et marchés, le Centre n'a retenu aucun soumissionnaire en raison de divergences entre le Centre et l'institution partenaire en ce qui concerne les exigences de la qualité de la traduction. Cette situation démontre la nécessité pour le Centre de fixer au préalable avec ses partenaires non seulement les critères, mais aussi les seuils d'acceptation des soumissionnaires.

13. Le Centre ne dispose pas d'un contrat spécifique qui précise les conditions de gestion (taux d'intérêts, frais bancaires) de ses comptes bancaires.

Suivi des observations antérieures

14. La Cour renouvelle ses souhaits antérieurs(6) de voir le Centre se doter d'une comptabilité analytique afin de connaître, par organisme et type de prestation, le coût réel des services qu'il fournit.

15. La situation observée par la Cour en 1997(7), 1998(8) et 1999(9) n'a connu aucune évolution en 2000: le CTOU continue d'occuper des locaux mis à sa disposition par les autorités luxembourgeoises, sans que les conditions d'occupation de ceux-ci aient fait l'objet d'un accord entre les parties.

Gestion des ressources humaines

Politique du personnel

16. Le personnel du Centre est soumis aux règlements et réglementations applicables aux fonctionnaires et aux autres agents des Communautés européennes. Comme prévu à l'article 17, paragraphe 3, du règlement (CE) n° 2965/94, le conseil d'administration arrête, en accord avec la Commission, les modalités d'application. La politique du personnel du Centre n'a pas été formalisée dans un document unique. Des dispositions générales d'exécution du statut et du régime applicable aux autres agents ont été arrêtées par le conseil d'administration pour certains aspects de cette politique (notation, promotion, formation professionnelle).

Procédures de recrutement

17. La sélection se fait généralement en deux phases: évaluation sur dossier puis entretien. Depuis la création du Centre, 37 procédures de sélection ont été achevées. Une seule sélection, qui a permis le recrutement de 22 agents, comportant des épreuves écrites a eu lieu en 1998.

18. Le comité de sélection devrait établir au préalable les critères de sélection et leurs pondérations. Or, il a été constaté, par exemple, que:

- dans une procédure, le total de points nécessaire pour atteindre la phase suivante n'a pas été déterminé à l'avance par le comité de sélection,

- dans une autre procédure, le minimum de points requis pour être inscrit sur la liste de réserve ne figure que dans le compte-rendu final du comité de sélection, qui a été établi à la même date que la liste de réserve.

19. Treize procédures de sélection concernant spécifiquement le recrutement d'informaticiens ayant eu lieu de 1996 à 2000 ont été examinées. Vingt personnes figurant sur les listes de réserve de ces sélections ont été recrutées par le Centre, les comités de sélection n'avaient pas établi à l'avance le minimum de points requis pour être éligible à l'étape suivante de la sélection. Dans cinq cas, le candidat recruté avait obtenu les notes les plus basses.

Description des tâches

20. Selon l'article 44, paragraphe 1, point a), du règlement financier du Centre, chaque emploi de la catégorie A et LA doit faire l'objet d'une description des tâches. Hormis pour six agents B et C, aucune description des tâches n'existe encore pour les autres agents.

Évolution du personnel et de l'activité du Centre

21. Le personnel du Centre ne comprend comme agents statutaires que des agents temporaires (AT), dont le nombre de postes est autorisé par l'autorité budgétaire chaque année en même temps que le budget. Par ailleurs, le budget peut accorder des crédits pour le recrutement d'agents auxiliaires (AA), dont la durée d'emploi est limitée à un an au maximum.

22. Le tableau 4 retrace l'évolution du personnel du Centre et de sa répartition au cours de la période de 1995 à 2000. La croissance du personnel tend à se réduire au fil du temps, au fur et à mesure que le Centre tend vers son rythme de croisière. Parallèlement, la proportion d'agents auxiliaires tend à diminuer.

23. Sur les 185 agents recrutés par le Centre depuis sa création, 106 l'ont été comme AT et 79 AA. Compte tenu des départs, à la fin de 2000 sur 130 agents en activité, 125 étaient des AT et 5 des AA. La plupart des agents temporaires ont été recrutés à la suite des campagnes de recrutement menées avec une publicité dans les Institutions et les autres organismes décentralisés, la presse ou sur le site électronique du CTOU. Des 79 agents auxiliaires recrutés par le CTOU, 40 sont devenus temporaires dont 19 suite à une procédure interne.

24. Le tableau 5 analyse l'évolution des recrutements selon leur modalité et montre qu'aucun de ceux-ci n'a eu lieu selon une procédure de type de concours externe du modèle préconisé pour les institutions communautaires, qui offre les plus larges garanties quant à la qualité et à la transparence des procédures. En moyenne, les frais de recrutement se sont montés à environ 470 euros par agent recruté.

25. Les départs aboutissent à un taux de rotation du personnel (AT et AA) de 13 % en moyenne annuelle (tableau 5), ce taux étant dû, dans 40 % des cas à une rupture de contrat du fait des agents concernés et dans les autres cas suite à l'expiration de contrats.

26. L'examen d'un échantillon de 14 agents, n'a pas montré de problèmes quant au profil de ces agents par rapport aux fonctions.

27. Aux fins de l'audit, les agents ont été classés en deux catégories:

- les agents chargés d'activités de support (agents de support) c'est à dire, des activités qui assurent la continuité du fonctionnement du Centre (par exemple, services d'administration, de comptabilité, de secrétariat, etc.),

- les autres agents, dits opérationnels, qui contribuent directement à la réalisation des objectifs du Centre.

28. Il a été constaté que pratiquement tous les agents A sont à considérer comme opérationnels et que, toutes catégories confondues, 60 % du personnel rentre dans cette définition.

29. Le tableau 6 décrit l'évolution des coûts associés au personnel ainsi que les dépenses de fonctionnement. L'évolution des dépenses salariales sur la période 1997-2000 a été plus rapide que celle des effectifs. Cette différence dans les évolutions peut être attribuée en partie au passage du statut d'auxiliaire à celui d'agent temporaire.

30. Parmi les autres coûts associés au personnel, l'analyse a porté plus spécialement sur les dépenses de formation professionnelle (FP) et celles de fonctionnement, notamment en matière d'informatique. Les dépenses de FP ont crû plus rapidement que les effectifs en raison des orientations prises par le Centre en la matière. Les dépenses effectives de fonctionnement ont également crû en raison des investissements massifs faits par le Centre en informatique. En 2000, 24 personnes, y inclus des consultants externes, soit un rapport de 1 à 5 de l'effectif total, travaillaient exclusivement dans le secteur informatique.

31. Pour appréhender la relation entre l'activité du Centre et l'évolution de son personnel et des coûts associés, cette dernière a été comparée à celle des recettes encaissées par lui au cours d'une année. Étant donné que les recettes reflètent également l'évolution de la tarification appliquée par le Centre, le nombre de pages traduites par le Centre a été également retenu comme indicateur d'activité. En effet, le volume des traductions est relativement homogène et peut donc être considéré comme représentatif de l'activité.

32. La comparaison de l'évolution des recettes du Centre et celle de son personnel et des coûts y associéssuggère que la gestion du Centre réussit à augmenter ces recettes à un rythme plus rapide que son personnel et les coûts de ce dernier. La comparaison des variations du volume de l'activité du Centre et de ses effectifs, ainsi que les coûts y associés, offre une vision plus nuancée. Globalement, il y a un parallèle entre l'évolution du volume de travail et celle des effectifs. Par contre, le coût salarial tend à augmenter un peu plus rapidement à cause de la dérive automatique des salaires. Le Centre devrait veiller à poursuivre ses efforts pour améliorer sa productivité générale.

33. Une comparaison entre le nombre de pages traduites ou révisées en 2000 et les effectifs des différentes sections linguistiques a mis en évidence des variations de production entre les sections. Quatre sections en particulier(10) ont eu une production nettement inférieure au niveau moyen de production en termes quantitatifs. Le Centre devrait surveiller cette situation et si elle perdure procéder aux ajustements nécessaires.

Conclusion

34. De manière générale, il apparaît que, même si depuis sa création le Centre n'a pu recruter les effectifs qu'il demandait à l'occasion de la procédure budgétaire, cela n'a pas eu d'influence notable sur le développement de ses activités. Diverses raisons peuvent être avancées pour expliquer cette situation:

- une certaine imprécision dans les prévisions des besoins,

- un souci de prudence en cas d'un éventuel ralentissement des demandes de traduction.

35. Pour recruter ses agents, le Centre s'est basé sur des méthodes de recrutement basées sur une publicité des postes vacants limitée le plus souvent aux institutions et aux autres organismes décentralisés, à son site électronique et à la presse. Environ 20 % des agents temporaires actuellement en service ont été initialement recrutés comme auxiliaires. À l'heure actuelle, la très grande majorité des agents ont le statut d'agents temporaires.

36. Étant donné le développement attendu de ses activités et de ses effectifs, il serait peut-être souhaitable, notamment pour les postes relevant d'activités de support, que le Centre s'associe aux institutions et aux autres organismes décentralisés pour effectuer ses recrutements sur une base la plus large et la plus rigoureuse possible. Cette coordination dans les recrutements paraît d'autant plus nécessaire que le Centre envisage de rendre permanent une partie de son personnel.

37. Le Centre devrait veiller à améliorer sa productivité globale. Notamment, des efforts devraient être faits pour mieux cerner la productivité des agents, et le Centre devrait continuer à veiller à ce que les dépenses de formation et dans le domaine de l'informatique contribuent à l'amélioration de la productivité. Par ailleurs, de manière générale, il devrait améliorer son système de gestion et d'information en matière de personnel.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 10 octobre 2001.

Par la Cour des comptes

Jan O. Karlsson

Président

(1) JO L 314 du 7.12.1994, p. 1.

(2) En application de l'article 14, paragraphe 3, du règlement (CE) n° 2965/94 du Conseil, les comptes de la totalité des recettes et des dépenses du Centre pour l'exercice 2000 ont été établis le 30 mars 2001 et ensuite transmis au conseil d'administration du Centre, à la Commission et à la Cour des comptes, cette dernière les ayant reçus le 24 avril 2001. La version abrégée de ces états financiers est présentée dans les tableaux annexés au présent rapport.

(3) Tous les tableaux de ce rapport ont été calculés sur les valeurs les plus exactes possibles des données utilisées. Pour la présentation des chiffres, ceux-ci ont été arrondis, ce qui peut donner l'apparence d'erreurs de calcul. Un tiret indique une valeur inexistante ou nulle et 0,0 indique une valeur inférieure au seuil d'arrondi.

(4) JO C 373 du 27.12.2000, point 14.

(5) Parlement européen.

(6) JO C 373 du 27.12.2000, p. 21, point 10, JO C 393 du 29.12.1997, p.47, point 1.6 et JO C 406 du 28.12.1998, p. 33, point 1.6.

(7) JO C 406 du 28.12.1998, point 1.13, p. 33.

(8) JO C 372 du 22.12.1999, point 18, p. 20.

(9) JO C 373 du 27.12.2000, point 15, p. 22.

(10) Les sections allemande, anglaise, espagnole et néerlandaise ont eu des pourcentages respectivement inférieurs de 18 %, 13 %, 9 % et 8 % à la moyenne des onze sections.

TABLEAUX 1 À 6

Tableau 1

Exécution budgétaire

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Tableau 2

Compte de gestion des exercices 2000 et 1999

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NB:Les totaux peuvent comporter des écarts dus aux arrondis.

Source:Présentation préparée par la Cour des comptes sur la base des données établies par le Centre.

Tableau 3

Bilan financier aux 31 décembre 2000 et 31 décembre 1999

NB:Les totaux peuvent comporter des écarts dus aux arrondis.

Source:Présentation préparée par la Cour des comptes sur la base des données établies par le Centre.

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Tableau 4

Évolution du personnel

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AT: Agents temporaires.

AA: Agents auxiliaires.

Tableau 5

Analyse de la variation des effectifs

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Tableau 6

Évolution du personnel et des coûts associés

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Réponses du Centre

Exécution du budget et comptes budgétaires

5. Le montant des crédits de paiement reportés pour le titre II correspond principalement aux contrats en cours d'exécution à la fin de l'année portant sur le développement des systèmes informatiques. Le Centre compte poursuivre ses efforts en vue d'améliorer ses prévisions budgétaires ainsi que leur exécution.

États financiers et tenue des comptes

7. Le Centre partage l'avis de la Cour concernant la comptabilisation des dotations aux fonds d'amortissements. En effet, conformément à son règlement fondateur, le Centre doit s'autofinancer en répercutant tous ses coûts sur ses clients en contrepartie des prestations fournies.

Le Centre présentera, avec les comptes 2001, le calcul des amortissements ainsi que des propositions portant sur sa prise en compte dans le calcul des prix.

8. Le Centre continue à améliorer son système d'inventaire, notamment, par la définition de critères de valorisation des applications informatiques développés par le Centre. Quelques unes des incohérences détectées par la Cour en relation avec les exercices antérieurs étaient dues à des erreurs lors de l'encodage initial qui ont été mises en évidence une fois la mise à jour effectuée.

Dispositions financières et réglementaires

9. Le Centre prend bonne note des remarques de la Cour et formalisera la définition des responsabilités portant sur le suivi des projets informatiques dans le cas où plusieurs départements seraient concernés.

10. À la suite de la remarque de la Cour des comptes dans son rapport concernant l'exécution budgétaire de l'exercice 1999 (JO C 373 du 27.12.2000), toutes les utilisations des contrats-cadres des autres institutions sont maintenant soumises pour avis à la commission consultative des achats et des marchés (CCAM) du Centre, ce qui n'était pas le cas en février 1999.

11. Dans le cas évoqué par la Cour des comptes, la formalisation tardive de l'engagement était due à des raisons connues et acceptées par le contrôle financier du Centre, même si le visa a été donné a posteriori, notamment l'attente des nouveaux prix plus favorables. Cette attente s'est confirmée dans les faits.

Gestion

13. Depuis sa création, et par souci d'efficacité, le Centre s'est rallié aux conditions du contrat de la Commission pour les services bancaires. Le Centre prévoit un appel d'offres pour les services financiers (banques) dans son programme de travail 2001.

Suivi des observations antérieures

14. Le Centre a lancé en 2000 la mise en oeuvre d'un système de comptabilité analytique intégrée avec le système de comptabilité budgétaire SI2. Les résultats obtenus vont permettre d'identifier les coûts des activités, tel que demandé par l'institution de tutelle en coordination avec les autres agences.

15. Les autorités luxembourgeoises ont, le 27 avril 2001, manifesté leur intention de traiter ce dossier, ainsi que l'accord de siège et de sécurité, une fois élaboré le projet de financement de l'immeuble définitif du Centre.

Gestion des ressources humaines

Procédures de recrutement

18. Le Centre préfère mettre l'accent sur l'adéquation entre le profil recherché et les conditions des candidats au lieu de fixer à l'avance un minimum de points pour être éligible à l'étape suivante de la procédure, car le fait d'établir une telle règle pourrait avoir comme conséquence le non-recrutement de candidats valables et de devoir répéter les procédures de sélection plusieurs fois, ce qui va à l'encontre du principe de bonne gestion financière.

19. Dans les cinq cas soulevés par la Cour, les candidats ont démontré tout au long de la procédure de sélection, d'après l'avis du comité de sélection, des connaissances adéquates à l'emploi proposé.

Évolution du personnel et de l'activité du Centre

23. La seule procédure de sélection publiée en interne était aussi ouverte aux candidats externes. La décision exceptionnelle de publier celle-ci de manière plus restrictive était fondée sur le fait qu'une des conditions de sélection était la connaissance du "translator workbench".

24. L'engagement des agents temporaires diffère du recrutement des fonctionnaires dans la mesure où le statut ne prévoit aucune disposition spécifique régissant la procédure de recrutement des agents temporaires.

De plus, en vertu de la déclaration conjointe du Conseil et de la Commission (n° 3), annexée au règlement (CE) No 2965/94 du Conseil du 28 novembre 1994 portant création d'un Centre de traduction des organes de l'Union européenne, le Conseil et la Commission confirment que, "compte tenu de ses tâches et de la structure de son budget, le Centre de traduction aura recours à des modalités de gestion du personnel aussi souples que possible, sans mettre en péril l'accomplissement de sa mission".

26. Le Centre se félicite du constat fait par la Cour dans la mesure où les agents recrutés avaient un profil adéquat par rapport aux fonctions proposées.

30. Le Centre accorde un intérêt tout particulier à la formation de ses collaborateurs, car la formation professionnelle continue représente aujourd'hui le mode de développement des compétences le plus reconnu, telle que consacrée dans l'article 24, paragraphe 3 du statut.

Le pourcentage de la masse salariale affecté à la formation professionnelle représente 0,74 % pour l'année 2001. Si l'on compare ce chiffre avec celui des autres agences décentralisées, on constate que le Centre se trouve en dessous des taux des autres agences ainsi que du 1,4 % préconisé par la Commission. Le Centre a dépensé en formation un total de 216 euros par agent. Ce coût représente 0,10 euros par page traduite.

La répartition des fonctions et des ressources entre les départements informatique et traduction répond aux besoins du Centre par rapport aux demandes de traduction de ses clients, à sa stratégie de rationalisation du travail et à la recherche continue des outils d'aide à la traduction les plus avancés. Les ressources humaines employées par le Centre dans le domaine informatique satisfont ses besoins.

32-33. Le Centre estime que la performance individuelle doit être examinée avec certaines réserves car elle est soumise à des facteurs difficilement prévisibles (maladies, types de documents, difficultés terminologiques, etc.). C'est la raison pour laquelle ce critère n'est pas valable pour la gestion globale des départements de traduction, mais doit plutôt servir exclusivement au développement de la carrière professionnelle des agents.

Par contre, à des fins de gestion de performance, le Centre a, depuis sa création en 1995, produit et publié des statistiques de productivité globale dans ses rapports annuels.

Aussi, dans les études de benchmarking sur les services de traduction de l'Union européenne connues du Centre (par exemple: "Statistiques sur la traduction - Comité interinstitutionnel de la traduction" et "Report on compared productivity of translations services - PriceWaterhouseCoopers 2000"), l'analyse repose sur la comparabilité des productivités globales et moyennes de chaque institution ou organisme. Dans ces études, même si les méthodes de calcul varient, le résultat est toujours pareil: la productivité du Centre se compare favorablement à celle des autres services de traduction analysés, à savoir ceux de toutes les autres institutions européennes.

Conclusion

35. Le Centre effectue le recrutement des agents temporaires sur la base la plus large et la plus rigoureuse possible afin d'engager des personnes possédant les plus hautes qualités de compétence, de rendement et d'intégrité, et ceci dans le respect strict des dispositions des articles 8 à 15 du régime applicable aux autres agents des Communautés européennes (RAA).

37. Depuis sa création, le Centre a toujours veillé à améliorer sa productivité globale, avec des résultats jusqu'ici jugés satisfaisants par le conseil d'administration et ses clients (voir réponse du Centre dans le point 33).