Résumé de l’avis du contrôleur européen de la protection des données concernant la révision des règlements de l’Union européenne relatifs à la signification ou à la notification des actes et à l’obtention des preuves en matière civile ou commerciale

(Le texte complet de l’avis en allemand, anglais et français est disponible sur le site internet du CEPD www.edps.europa.eu)

(2019/C 370/07)

Le 31 mai 2018, la Commission européenne a publié deux propositions: d’une part, une proposition de règlement du Parlement européen et du Conseil modifiant le règlement (CE) no 1206/2001 du Conseil du 28 mai 2001 relatif à la coopération entre les juridictions des États membres dans le domaine de l’obtention des preuves en matière civile ou commerciale (1); d’autre part, une proposition de règlement du Parlement européen et du Conseil modifiant le règlement (CE) no 1393/2007 du Parlement européen et du Conseil du 13 novembre 2007 relatif à la signification et à la notification dans les États membres des actes judiciaires et extrajudiciaires en matière civile et commerciale (2). Ces deux propositions visent principalement à améliorer le bon fonctionnement de la coopération judiciaire dans ces domaines, notamment en prévoyant la transmission des actes et l’obtention des preuves au moyen d’un système informatique décentralisé.

Le CEPD reconnaît que les échanges de données à caractère personnel sont nécessaires à la création d’un espace de liberté, de sécurité et de justice. Par conséquent, il se félicite des objectifs généraux des propositions visant à améliorer l’efficacité de la coopération judiciaire en matière civile ou commerciale en ce qui concerne l’obtention des preuves et la signification ou notification des actes, notamment grâce à la numérisation et à l’utilisation des technologies informatiques. Il partage le point de vue selon lequel la législation proposée pourrait avoir une incidence réelle sur la vie quotidienne des citoyens de l’Union.

Le CEPD formule trois recommandations principales afin d’aider de manière constructive les législateurs à atteindre cet objectif très important tout en garantissant le respect de la charte et du règlement général sur la protection des données (RGPD):

— définir une base juridique claire pour le système informatique qui serait utilisé pour la transmission des actes, demandes et communications aux fins de ces règlements. En particulier, dans le cas où le système informatique impliquerait la participation d’une institution, d’un organe ou organisme de l’Union, cette base juridique devrait en principe être prévue dans un acte législatif de l’Union. En outre, même dans le cas où le traitement des données à caractère personnel se ferait dans le cadre d’un système informatique existant, le CEPD recommande de prévoir l’utilisation d’un tel système dans l’acte législatif en question. Toutefois, le système existant dont l’utilisation est envisagée devrait lui-même être dûment établi sur la base d’un acte juridique adopté au niveau de l’Union, ce qui n’est pas le cas actuellement pour e-CODEX. Si le législateur de l’Union devait opter pour la solution e-CODEX, l’absence d’un instrument juridique au niveau de l’Union instaurant et réglementant le système devrait être comblée sans délai,

— inclure dans les actes législatifs en question une description détaillée des différents éléments du système informatique, tels que les responsabilités en matière de protection des données ou les mesures de protection applicables en la matière, à définir plus précisément dans les actes d’exécution. En particulier, dans la mesure où la Commission ou une autre institution, un autre organe ou organisme de l’Union participerait au fonctionnement du nouveau système, l’acte juridique devrait de préférence définir ses responsabilités en tant que responsable (conjoint) du traitement ou sous-traitant,

— réaliser une analyse d’impact relative à protection des données lors de l’élaboration des actes d’exécution.

Le CEPD formule d’autres recommandations détaillées dans le présent avis.

Le CEPD se tient à la disposition des institutions pour fournir tout conseil complémentaire au cours du processus législatif et lors de la phase d’exécution des règlements une fois ceux-ci adoptés.

1. Introduction et contexte

1. Le 31 mai 2018, la Commission a adopté deux propositions ( 3 ) de règlements du Parlement européen et du Conseil visant à modifier: — le règlement (CE) no 1206/2001 du Conseil du 28 mai 2001 relatif à la coopération entre les juridictions des États membres dans le domaine de l’obtention des preuves en matière civile ou commerciale (ci-après le «règlement relatif à l’obtention des preuves»), — le règlement (CE) no 1393/2007 du Parlement européen et du Conseil relatif à la signification et à la notification dans les États membres des actes judiciaires et extrajudiciaires en matière civile ou commerciale (ci-après le «règlement relatif à la signification ou notification des actes»).

2. Le règlement relatif à l’obtention des preuves, qui s’applique depuis 2004, prévoit deux modes d’obtention des preuves entre les États membres: l’obtention des preuves par la juridiction requise et l’obtention directe des preuves par la juridiction requérante.

3. Le règlement relatif à la signification ou notification des actes, qui s’applique depuis 2008, prévoit différents modes de transmission des actes d’un État membre à un autre, aux fins de la signification ou notification dans ce dernier, par l’intermédiaire des entités d’origine et requises ou par voie consulaire ou diplomatique. Il fixe également des conditions juridiques uniformes pour la signification ou notification d’un acte par l’intermédiaire des services postaux directement à travers les frontières et prévoit une signification ou notification directe par l’intermédiaire de la personne compétente de l’État membre requis lorsque la législation de cet État membre le permet. Il comprend certaines normes minimales relatives à la protection des droits de la défense. L’application du règlement «n’est pas limitée aux procédures devant les tribunaux civils, son champ d’application couvrant aussi les actes “extrajudiciaires”, dont la signification ou la notification peut avoir lieu dans le cadre de différentes procédures extrajudiciaires (par exemple dans les affaires de succession devant un notaire ou dans les affaires relevant du droit de la famille devant une autorité publique), ou même en l’absence de toute procédure judiciaire sous-jacente» ( 4 )

4. Les propositions figurent dans le programme de travail de la Commission pour 2018, sous la section Initiatives REFIT dans l’espace de justice et de droits fondamentaux basé sur la confiance mutuelle ( 5 ) . Les propositions sont accompagnées d’une analyse d’impact ( 6 )

5. o 910/2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur Les deux propositions prévoient la transmission des actes, demandes et communications au moyen d’un système informatique décentralisé obligatoire constitué de systèmes informatiques nationaux reliés entre eux par une infrastructure de communication permettant un échange transfrontalier d’informations sûr et fiable entre les systèmes informatiques nationaux. Elles prévoient également l’application du règlement (UE) n910/2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur ( 7 )

6. Le 13 février 2019, le Parlement européen a adopté en première lecture ses résolutions législatives sur les deux propositions ( 8 ) . Il s’est notamment accordé sur l’établissement d’un système informatique décentralisé qui soit fondé sur e-CODEX et dont la mise en œuvre soit garantie par des actes délégués.

7. Le 6 juin 2019, un débat d’orientation a eu lieu au sein du Conseil. La présidence a conclu que «le Conseil avait confirmé la nécessité de moderniser nos processus dans le domaine de la coopération judiciaire en matière civile et commerciale. La présidence a noté la préférence exprimée en faveur d’un système informatique décentralisé et sûr. Elle a ajouté que les ministres ont pu accepter l’utilisation obligatoire du système uniquement à certaines conditions, parmi lesquelles une période de transition plus longue et une solution de référence devant être fournie par la Commission pour un système dorsal. Il conviendra aussi de réfléchir à une liste des exceptions nécessaires. Enfin, la présidence a noté qu’e-CODEX pourrait être la solution logicielle à retenir à cette fin. Les travaux devront se poursuivre au niveau technique» ( 9 )

8. Le 23 avril 2019, la Commission a adressé une demande de consultation au Contrôleur européen de la protection des données (ci-après le «CEPD») afin d’évaluer la conformité des deux propositions avec le règlement général sur la protection des données (ci-après le «RGPD»). Le CEPD se félicite de la consultation demandée par la Commission.

3. Conclusions

24. Le CEPD se félicite des objectifs généraux des propositions visant à améliorer l’efficacité de la coopération judiciaire, notamment grâce à la numérisation et à l’utilisation des technologies informatiques, en ce qui concerne l’obtention des preuves ainsi que la signification ou notification des actes en matière civile ou commerciale. Par conséquent, le présent avis vise à fournir des conseils constructifs et objectifs aux institutions de l’Union.

25. Le CEPD se félicite de la définition d’une architecture de haut niveau du système dans l’acte législatif en question et de l’obligation d’un échange fiable d’informations, ainsi que de la nécessité d’utiliser des services de confiance tels qu’ils sont définis dans le règlement (UE) n o 910/2014.

26. Le CEPD formule trois recommandations principales pour garantir le respect de la charte et du RGPD: — définir une base juridique claire pour le système informatique qui serait utilisé pour la transmission des actes, des demandes et des communications aux fins de ces règlements. En particulier, dans le cas où le système informatique impliquerait la participation d’une institution, d’un organe ou d’un organisme de l’Union, cette base juridique devrait en principe être prévue dans un acte législatif de l’Union. En outre, même dans le cas où le traitement des données à caractère personnel se ferait dans le cadre d’un système informatique existant, le CEPD recommande de prévoir l’utilisation d’un tel système dans l’acte législatif en question. Toutefois, le système existant dont l’utilisation est envisagée devrait lui-même être dûment établi sur la base d’un acte juridique adopté au niveau de l’Union, ce qui n’est pas le cas actuellement pour e-CODEX. Si le législateur de l’Union devait opter pour la solution e-CODEX, l’absence d’un instrument juridique au niveau de l’Union instaurant et réglementant le système devrait être comblée sans délai, — inclure dans les actes législatifs en question une description détaillée des différents éléments du système informatique, tels que les responsabilités en matière de protection des données ou les mesures de protection applicables en la matière, à définir plus précisément dans les actes d’exécution. En particulier, dans la mesure où la Commission ou un(e) autre institution, organe ou organisme de l’Union participerait au fonctionnement du nouveau système, l’acte juridique devrait idéalement définir ses responsabilités en tant que responsable (conjoint) du traitement ou sous-traitant, — réaliser une analyse d’impact relative à la protection des données lors de l’élaboration des actes d’exécution.

27. Le CEPD formule également les recommandations suivantes: — prévoir dans les deux actes législatifs un acte d’exécution détaillant plus précisément le système informatique et prévoir que les actes d’exécution couvrent les nouvelles dispositions relatives à la signification ou notification électronique des actes et à l’exécution directe de l’acte d’instruction par vidéoconférence, afin d’inclure également des mesures de protection spécifiques pour ces opérations de traitement, — en cas de responsabilité conjointe du traitement, définir la relation entre les responsables conjoints du traitement et le contenu des dispositions obligatoires entre eux dans les actes d’exécution, — préciser les mesures de protection garantissant l’accès à un nombre limité d’utilisateurs autorisés dans les actes d’exécution, — définir de manière aussi détaillée que possible les éléments statistiques à collecter dans les actes d’exécution.

28. Enfin, le CEPD reste à la disposition de la Commission, du Conseil et du Parlement européen pour fournir des conseils au cours des étapes ultérieures de ce processus. Les recommandations formulées dans le présent avis sont sans préjudice des observations supplémentaires que le CEPD pourrait faire ultérieurement, notamment si de nouveaux problèmes étaient soulevés. Il rappelle que, conformément à l’article 42, paragraphe 1, du règlement (UE) 2018/1725, la Commission est tenue, lors de l’élaboration d’actes délégués ou d’actes d’exécution, de consulter le CEPD en cas d’incidence sur la protection des droits et libertés des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel Par conséquent, le CEPD espère être consulté ultérieurement sur les dispositions des projets d’actes d’exécution ou d’actes délégués à cet égard.

Bruxelles, le 13 septembre 2019. Wojciech Rafał WIEWIÓROWSKI Contrôleur européen de la protection des données

(1) JO L 174 du 27.6.2001, p. 1.

(2) JO L 324 du 10.12.2007, p. 79.

(3) Proposition COM(2018) 378 final (ci-après la «proposition relative à l’obtention des preuves») et proposition COM(2018) 379 final (ci-après la «proposition relative à la signification ou notification des actes»).

(4) Exposé des motifs, p. 2.

(5) Programme de travail de la Commission pour 2018: un programme pour une Europe plus unie, plus forte et plus démocratique [COM(2017) 650 final du 24.10.2017], annexe II, points 10 et 11.

(6) Documents de travail des services de la Commission SWD(2018) 285 final et SWD(2018) 287 final.

(7) Exposé des motifs de la proposition relative à l’obtention des preuves (p. 3) et de la proposition relative à la signification ou notification des actes (p. 4): «[S]i, en principe, rien n’empêche les États membres de passer à des modes de communication numériques, l’expérience passée et les prévisions de ce qui se passera sans intervention de l’Union européenne montrent que les progrès seraient très lents et que, même lorsque les États membres prennent des mesures, l’interopérabilité ne peut pas être garantie sans un cadre régi par le droit de l’Union européenne. L’objectif de la proposition ne peut être atteint de manière suffisante par les États membres et ne peut l’être qu’au niveau de l’Union.»

(8) P8_TA(2019)0103 et P8_TA(2019)0104.

(9) Résultats de la session du Conseil (9970/19), p. 7, version provisoire disponible à l’adresse https://data.consilium.europa.eu/doc/document/ST-9970-2019-INIT/fr/pdf

Selon le document de la présidence (9566/19), points 8 et 13, «dans les analyses d’impact de la Commission accompagnant les deux propositions, e-CODEX est considéré comme étant le système informatique le plus adapté et le seul aisément disponible. Le développement d’un autre système décentralisé signifierait que les mêmes défis déjà rencontrés dans le cadre du développement de e-CODEX devraient être relevés de nouveau». «L’une des solutions existantes est e-CODEX, un système développé avec le soutien financier de l’Union européenne par un consortium d’États membres pendant une période de près de dix ans. E-CODEX est actuellement utilisé pour ce qui suit: le système d’interconnexion des registres du commerce (BRIS); l’interconnexion des registres d’insolvabilité nationaux; le système d’échange de preuves numériques. Toutefois, dans la mesure où cela concerne des cas d’utilisation fondés sur une coopération volontaire, e-CODEX n’est pas encore mis en œuvre ni utilisé par l’ensemble des États membres. Dans ce contexte, au cours des discussions au sein du groupe, la Commission pourrait réfléchir au développement, pour les États membres dans lesquels il n’existe actuellement aucun système informatique gérant les procédures électroniques, d’une solution de référence pour la mise en œuvre d’un système dorsal au niveau national, pour autant qu’il y ait un soutien suffisamment fort et large des délégations en faveur de l’obligation de communiquer par voie électronique. Tous les systèmes devraient être techniquement interopérables et conformes au même ensemble de spécifications techniques (protocoles, normes, schémas XML et déroulement des travaux).»