Résolution du Parlement européen

du 22 avril 2008

contenant les observations qui font partie intégrante de la décision concernant la décharge sur l'exécution du budget de l'Observatoire européen des drogues et des toxicomanies pour l'exercice 2006

LE PARLEMENT EUROPÉEN,

vu les comptes annuels définitifs de l'Observatoire européen des drogues et des toxicomanies relatifs à l'exercice 2006 [1],

vu le rapport de la Cour des comptes sur les comptes annuels définitifs de l'Observatoire européen des drogues et des toxicomanies relatifs à l'exercice 2006, accompagné des réponses de l'Observatoire [2],

vu la recommandation du Conseil du 12 février 2008 (5843/2008 — C6-0084/2008),

vu le traité CE, et notamment son article 276,

vu le règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002 portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes [3], et notamment son article 185,

vu le règlement (CE) no 1920/2006 du Parlement européen et du Conseil du 12 décembre 2006 relatif à l'Observatoire européen des drogues et des toxicomanies [4], et notamment son article 15,

vu le règlement (CE, Euratom) no 2343/2002 de la Commission du 19 novembre 2002 portant règlement financier-cadre des organismes visés à l'article 185 du règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil [5], et notamment son article 94,

vu l'article 71 et l'annexe V de son règlement,

vu le rapport de la commission du contrôle budgétaire et l'avis de la commission des libertés civiles, de la justice et des affaires intérieures (A6-0116/2008),

A. considérant que la Cour des comptes indique avoir obtenu une assurance raisonnable que les comptes annuels de l'exercice 2006 sont fiables et que les opérations sous–jacentes sont légales et régulières,

B. considérant que, le 24 avril 2007, le Parlement a donné décharge au directeur de l'Observatoire européen des drogues et des toxicomanies sur l'exécution du budget de l'Observatoire pour l'exercice 2005 [6] et que, dans sa résolution accompagnant la décision de décharge, le Parlement, notamment

- relevait que les dépenses de fonctionnement présentaient un taux de report important, de près de 40 %; invitait l'Observatoire à mieux maîtriser sa politique de passation des marchés pour éviter les reports de crédits,

- notait que les procédures de recrutement du personnel et en matière de missions présentaient des faiblesses et invitait l'Observatoire à appliquer correctement ces procédures,

- notait que le contrôle de la passation des marchés et de la conclusion des contrats avait révélé diverses anomalies,

- invitait l'Observatoire à intégrer les systèmes d'inventaire des biens immobilisés dans la comptabilité générale, étant donné que, en l'absence d'un système d'étiquetage fiable, la traçabilité des biens inscrits à l'inventaire n'est pas assurée;

Remarques générales sur des questions horizontales concernant les agences de l'Union européenne, à la lumière desquelles la décharge individuelle est octroyée

1. relève que les budgets des vingt-quatre agences et autres organismes décentralisés contrôlés par la Cour des comptes représentent au total 1080500000 EUR pour 2006 [le plus important étant celui de l'Agence européenne pour la reconstruction, qui se chiffre à 271000000 EUR, et le plus modeste celui du Collège européen de police (CEPOL), qui se chiffre à 5000000 EUR];

2. fait observer qu'au nombre des organismes européens extérieurs soumis à contrôle et décharge figurent actuellement non seulement les agences de réglementation traditionnelle mais aussi les agences exécutives créées pour mettre en œuvre des programmes précis, auxquels s'ajouteront dans un proche avenir les entreprises communes créées sous forme de partenariats public-privé (initiatives technologiques communes);

3. fait observer, en ce qui le concerne, que le nombre d'agences soumises à la procédure de décharge a connu l'évolution suivante: exercice 2000: 8; 2001: 10; 2002: 11; 2003: 14; 2004: 14; 2005: 16; 2006: 20 agences de régulation et 2 agences exécutives (abstraction faite de 2 agences contrôlées par la Cour des comptes mais soumises à une procédure de décharge interne);

4. conclut que la procédure de contrôle et de décharge est devenue très lourde et disproportionnée par rapport à la taille relative des budgets des agences et organismes décentralisés; charge sa commission compétente d'effectuer un examen approfondi de la procédure de décharge relative aux agences et aux organismes décentralisés en vue de définir une approche simplifiée et rationnalisée, tout en tenant compte du nombre sans cesse croissant d'organismes qui devront faire l'objet de rapports de décharge séparés dans les années à venir;

Considérations de principe

5. demande à la Commission de fournir des clarifications en ce qui concerne les éléments suivants avant de créer une nouvelle agence ou de réformer une agence existante: type d'organisme, objectifs, structure de gouvernance interne, produits, services, procédures principales, groupe cible, clients et parties prenantes, relations formelles avec les acteurs extérieurs, responsabilité budgétaire, planification financière, politique du personnel;

6. demande que chaque agence soit soumise à une convention de résultats annuelle formulée par l'agence et par la direction générale compétente et reprenant les grands objectifs de l'année à venir ainsi qu'un cadre financier et des indicateurs clairs pour mesurer les résultats;

7. demande que les résultats des agences soient contrôlés à intervalles réguliers (et sur une base ad hoc) par la Cour des comptes ou un autre auditeur indépendant; considère que cela ne saurait se limiter aux aspects traditionnels de la gestion financière et au bon usage des deniers publics mais devrait s'étendre à l'efficience et à l'efficacité administrative et comporter une évaluation de la gestion financière de chaque agence;

8. estime que dans le cas des agences qui surestiment constamment leurs besoins budgétaires, l'ajustement technique devrait être opéré sur la base des postes vacants; est d'avis que cela permettrait à terme de réduire les recettes affectées des agences et, par conséquent, les dépenses administratives;

9. fait observer que le reproche qui est fait à un certain nombre d'agences de ne pas respecter les dispositions relatives aux marchés publics, le règlement financier, le statut, etc., constitue un problème préoccupant; considère que la principale raison de cette situation réside dans le fait que la plupart des règlements et le règlement financier sont conçus pour des organisations de grande taille alors que la plupart des petites agences n'atteignent pas la masse critique nécessaire pour pouvoir respecter ces exigences réglementaires; invite par conséquent la Commission à rechercher une solution rapide pour renforcer l'efficacité des réglementations en regroupant les fonctions administratives de différentes agences de manière à atteindre la masse critique évoquée plus haut (en tenant compte des modifications nécessaires des règlements de base régissant les agences ainsi que de leur indépendance budgétaire) ou à mettre en place d'urgence des dispositions particulières pour les agences (notamment des dispositions d'exécution) qui leur permettent de se conformer intégralement;

10. demande instamment que la Commission, lors de l'élaboration de l'avant-projet de budget, tienne compte des résultats de l'exécution du budget des différentes agences au cours des années précédentes, en particulier l'année n-1, et qu'elle revoie le budget demandé par les agences en conséquence; invite sa commission compétente à tenir compte de cette révision et, si la Commission ne l'a pas fait, à ramener elle-même le budget en question à un niveau réaliste, conforme à la capacité d'absorption et d'exécution de l'agence concernée;

11. rappelle sa décision relative à la décharge concernant l'exercice 2005, dans laquelle il invitait la Commission à présenter tous les cinq ans une étude sur la valeur ajoutée de chaque agence existante; invite toutes les institutions concernées, en cas d'évaluation défavorable de la valeur ajoutée d'une agence, à faire le nécessaire pour redéfinir le mandat de ladite agence ou fermer celle-ci; constate que la Commission n'a pas effectué une seule évaluation en 2007; demande instamment que la Commission présente au moins cinq évaluations avant la décision relative à la décharge concernant l'exercice 2007, en commençant par les agences les plus anciennes;

12. estime que les recommandations de la Cour des comptes doivent être mises en œuvre sans délai et que le niveau des subventions versées aux agences doit être aligné sur leurs besoins de trésorerie réels; considère en outre que les modifications du règlement financier doivent être reprises dans le règlement financier cadre des agences ainsi que dans leurs règlements financiers particuliers;

Présentation des informations

13. constate qu'il n'y a pas d'approche commune aux agences en ce qui concerne la présentation de leurs activités au cours d'un exercice donné, de leurs comptes et des rapports sur la gestion budgétaire et financière, ni en ce qui concerne la question de savoir si une déclaration d'assurance devrait être fournie par le directeur de l'agence; fait observer que toutes les agences n'établissent pas une distinction claire entre a) la présentation des activités de l'agence au public et b) les rapports techniques sur la gestion budgétaire et financière;

14. relève que si les instructions de la Commission relatives à l'élaboration des rapports d'activité ne prévoient pas explicitement qu'une agence doit établir une déclaration d'assurance, de nombreux directeurs l'ont cependant fait pour l'exercice 2006, une réserve importante ayant même été formulée dans un de ces cas;

15. rappelle le paragraphe 25 de sa résolution du 12 avril 2005 [7] invitant les directeurs des agences à assortir dorénavant leurs rapports d'activité annuels — qui sont présentés avec les informations financières et les informations en matière de gestion — d'une déclaration d'assurance concernant la légalité et la régularité des opérations, sur le modèle des déclarations signées par les directeurs généraux de la Commission;

16. demande à la Commission de modifier en conséquence ses instructions à l'intention des agences;

17. suggère en outre que la Commission joigne ses efforts à ceux des agences pour élaborer un modèle uniforme applicable à l'ensemble des agences et organismes décentralisés et établissant une distinction claire entre

- un rapport annuel destiné au grand public sur les activités de l'organisme et ses résultats,

- les états financiers et un rapport sur l'exécution du budget,

- un rapport d'activité s'inspirant des rapports d'activité des directeurs généraux de la Commission,

- une déclaration d'assurance signée par le directeur de l'organisme, assortie, le cas échéant, des réserves ou observations qu'il juge opportun de porter à l'attention de l'autorité de décharge;

Constatations générales de la Cour des comptes

18. prend note de la constatation de la Cour des comptes (point 10.29 du rapport annuel) [8] selon laquelle le déboursement des subventions octroyées par la Commission et financées sur le budget communautaire ne repose pas sur des estimations suffisamment étayées des besoins de trésorerie des agences, ce qui, ajouté au volume des reports, incite celles-ci à constituer des soldes de trésorerie importants; prend note par ailleurs de la recommandation de la Cour des comptes tendant à ce que le montant des subventions versées aux agences corresponde à leurs besoins réels de trésorerie;

19. constate que, à la fin de 2006, quatorze agences n'appliquaient toujours pas le système comptable ABAC (rapport annuel, note en bas de page relative au point 10.31);

20. prend note de la remarque de la Cour des comptes (rapport annuel, point 1.25) concernant les charges cumulées afférentes aux congés non pris comptabilisées par certaines agences; fait observer que la Cour des comptes a émis des réserves dans sa déclaration d'assurance dans le cas de trois agences [Centre européen pour le développement de la formation professionnelle (Cedefop), Collège européen de police (CEPOL) et Agence ferroviaire européenne] pour l'exercice 2006 (2005: Cedefop, Autorité européenne de la sécurité des aliments et Agence européenne pour la reconstruction);

Audit interne

21. rappelle que, conformément à l'article 185, paragraphe 3, du règlement financier, l'auditeur interne de la Commission est aussi l'auditeur interne des organismes bénéficiant de subventions à charge du budget de l'Union; fait observer que l'auditeur interne rend compte au conseil d'administration et au directeur de chaque agence;

22. attire l'attention sur la réserve formulée dans le rapport d'activité annuel de l'auditeur interne pour 2006, laquelle est libellée comme suit:

"L'auditeur interne de la Commission n'est pas en mesure de s'acquitter de l'obligation que lui confère l'article 185 du règlement financier en sa qualité d'auditeur interne des organes communautaires, faute de ressources humaines";

23. relève néanmoins l'observation formulée par l'auditeur interne dans son rapport d'activité pour l'année 2006 selon laquelle, à compter de 2007, grâce aux ressources humaines supplémentaires accordées par la Commission au service d'audit interne (SAI), toutes les agences en activité feraient l'objet d'un audit interne à un rythme annuel;

24. attire l'attention sur le nombre croissant d'agences de régulation et exécutives et d'entreprises communes devant faire l'objet d'un audit du SAI en vertu de l'article 185 du règlement financier; demande à la Commission d'informer sa commission compétente sur la question de savoir si les effectifs dont dispose le SAI seront suffisants pour permettre un audit annuel de tous ces organismes dans les années à venir;

25. rappelle que l'article 72, paragraphe 5, du règlement (CE, Euratom) no 2343/2002 prévoit que chaque agence envoie chaque année à l'autorité de décharge et à la Commission un rapport élaboré par son directeur, résumant le nombre et le type d'audits internes effectués par l'auditeur interne, les recommandations formulées et les suites données auxdites recommandations; invite les agences à préciser si cela est effectué et, dans l'affirmative, de quelle manière;

26. prend note, s'agissant des capacités d'audit interne, notamment en ce qui concerne les petites agences, de la proposition formulée le 14 septembre 2006 par l'auditeur interne devant la commission compétente du Parlement tendant à ce que les petites agences soient autorisées à s'assurer les services d'audit interne auprès du secteur privé;

Évaluation des agences

27. rappelle la déclaration commune du Parlement, du Conseil et de la Commission [9] négociée en conciliation avant le Conseil budgétaire Ecofin du 13 juillet 2007, dans laquelle étaient demandées a) une liste des agences que la Commission envisageait d'évaluer et b) une liste des agences déjà évaluées, assortie d'un résumé des principales constatations;

Procédures disciplinaires

28. constate que, en raison de leur taille, les agences éprouvent des difficultés à mettre sur pied des conseils de discipline composés d'agents des catégories appropriées et que l'Office d'investigation et de discipline de la Commission (IDOC) n'est pas compétent pour les agences; invite les agences à envisager la possibilité de mettre sur pied un conseil de discipline commun;

Projet d'accord interinstitutionnel

29. rappelle le projet d'accord interinstitutionnel pour un encadrement des agences européennes de régulation présenté par la Commission [COM(2005) 59], qui visait à créer un cadre pour la création, les structures, le fonctionnement, l'évaluation et le contrôle des agences européennes de régulation; fait observer que ce projet représente une initiative opportune tendant à rationaliser la création et le fonctionnement des agences; relève l'indication contenue dans le rapport de synthèse 2006 de la Commission [point 3.1, COM(2007) 274] selon laquelle, si les négociations se sont enlisées après la publication de la proposition, les discussions de fond ont été relancées au Conseil à la fin de l'année 2006; regrette qu'il n'ait pas été possible de progresser encore dans la voie de l'adoption;

30. se félicite de l'engagement pris par la Commission de présenter une communication sur l'avenir des agences de régulation dans le courant de l'année 2008;

Agences autofinancées

31. rappelle que pour les deux agences autofinancées, la décharge est donnée au directeur par le conseil d'administration; constate que ces deux agences disposent d'excédents cumulés importants provenant de redevances reportées des exercices précédents:

- Office de l'harmonisation dans le marché intérieur: liquidités et équivalents: 281000000 EUR [10],

- Office communautaire des variétés végétales: liquidités et équivalents: 18000000 EUR [11];

Remarques spécifiques

32. prend note des observations formulées par la Cour des comptes dans son rapport 2006, à savoir

- que l'Observatoire a réduit le taux de report à 25 % en 2006 (contre 40 % en 2005),

- que des retards ont été constatés dans les paiements en faveur des points de contact nationaux de Reitox (Réseau européen d'information sur les drogues et les toxicomanies) effectués en application des conventions de subvention,

- que, en dépit du fait que son détachement à long terme auprès de la Commission à Bruxelles a pris fin, un membre du personnel continuait à être rémunéré par l'Observatoire sans avoir repris son travail à Lisbonne; fait observer que l'affaire fait actuellement l'objet d'une procédure judiciaire conformément au statut du personnel;

33. se félicite des efforts déployés par l'Observatoire pour améliorer l'exécution de son budget; regrette, cependant, que le niveau de reports demeure trop élevé;

34. constate sur la base des comptes de l'Observatoire que celui-ci a achevé en juillet 2006 un contrôle physique de son inventaire, dont les résultats ont été inscrits dans un système informatique spécifique;

35. constate que, dans le bilan de l'Observatoire, figurent des terrains et immeubles dont la valeur est estimée à 2500000 EUR;

36. constate sur la base du rapport annuel d'activité très complet de l'Observatoire qu'une évaluation de ses opérations a été réalisée en 2007; constate également que l'Observatoire a recours pour son audit interne au service d'audit interne de la Commission;

37. constate sur la base des programmes de travail de l'Observatoire pour 2007 et pour la période de 2007 à 2009, l'adoption d'un plan de gestion afin de mettre en application les récentes recommandations du service d'audit interne de la Commission ainsi que de réaliser les objectifs stratégiques suivants:

- élaborer un contrôle ex post des transactions financières,

- se doter d'une capacité interne d'évaluation des risques et d'audit interne,

- développer des instruments et procédures pour une gestion intégrée des ressources et promouvoir des synergies externes, en particulier avec l'Agence européenne pour la sécurité maritime (AESM), qui a également son siège à Lisbonne,

- mettre en œuvre une politique des ressources humaines davantage structurée et efficace,

- mener à bien son emménagement dans son nouveau siège à Lisbonne.

[1] JO C 261 du 31.10.2007, p. 67.

[2] JO C 309 du 19.12.2007, p. 128.

[3] JO L 248 du 16.9.2002, p. 1.

[4] JO L 376 du 27.12.2006, p. 1.

[5] JO L 357 du 31.12.2002, p. 72.

[6] JO L 187 du 15.7.2008, p. 99.

[7] Résolution du Parlement européen contenant les observations qui font partie intégrante de la décision concernant la décharge au directeur de l'Observatoire européen des drogues et des toxicomanies sur l'exécution de son budget pour l'exercice 2003 (JO L 196 du 27.7.2005, p. 121).

[8] JO C 273 du 15.11.2007, p. 1.

[9] Document du Conseil DS 605/1/07 Rev. 1.

[10] Source: Rapport sur les comptes annuels de l'Office de l'harmonisation dans le marché intérieur relatifs à l'exercice 2006, accompagné des réponses de l'Office (JO C 309 du 19.12.2007, p. 141).

[11] Source: Rapport sur les comptes annuels de l'Office communautaire des variétés végétales relatifs à l'exercice 2006, accompagné des réponses de l'Office (JO C 309 du 19.12.2007, p. 135).

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