Projet de Accord des Secrétaires généraux du Parlement européen, du Conseil, de la Commission, du Greffier de la Cour de justice, des Secrétaires généraux de la Cour des comptes, du Comité économique et social, du Comité des régions et du représentant du médiateur concernant les principes communs d'une politique de sélection et de recrutement harmonisée et les principes d'exploitation des listes d'aptitude

(présenté par la Commission)

EXPOSÉ DES MOTIFS

L'article 2 du Statut, tel que modifié par le règlement du Conseil n°3947/92, permet à « deux ou plusieurs Institutions de confier à l'une d'elles ou à un organisme interinstitutionnel l'exercice des pouvoirs dévolus à l'AIPN dans le domaine du recrutement ». Il constitue donc la base juridique adéquate permettant la création d'un Office par décision conjointe des Institutions.

La coopération interinstitutionnelle dans ce domaine a été utilisée notamment lors des deux derniers élargissements dans des domaines comme par exemple l'organisation de concours pour linguistes, auditeurs, secrétaires ou autres.

Le cadre actuel de coopération interinstitutionnelle a cependant des limites, notamment au niveau de la disparité des procédures, de l'organisation séparée de certains concours ou de l'existence de services d'organisation de concours et de sélections dans chaque institution.

Il convient donc de mettre en place un cadre unique d'organisation de concours et une mise en commun des ressources y affectées.

Ce cadre unique permettra de réaliser des économies d'échelle, en particulier dans le contexte du futur élargissement. Il aura également un effet positif en termes d'harmonisation et de professionnalisation des procédures de sélection utilisées par les institutions. Cela bénéficierait non seulement aux institutions, mais également aux citoyens de l'Union, candidats, pour qui la procédure de sélection est souvent le premier et l'unique contact avec les institutions.

Des efforts ont déjà été entrepris depuis mars 2000 dans le contexte du Livre Blanc concernant la Réforme de la Commission. Dans ce cadre, la Commission a proposé en date du 26 février 2001 la création d'un Office interinstitutionnel de recrutement.

Les deux projets de décisions interinstitutionnelles proposés sont le résultat des travaux accomplis par un groupe de travail interinstitutionnel, créé sur l'initiative des Secrétaires généraux, qui ont approuvé en juillet 2001 les conclusions de ces travaux. Les projets de décisions ont été par la suite adoptés par la Commission en date du 30 octobre 2001 et ensuite soumis au Comité du Statut pour consultation le 7 décembre 2001.

Dès lors, il appartient aux Institutions de prendre la décision de la création de l'Office. A cet effet, il appartiendra aux Secrétaires généraux, appliquant le Statut dans le domaine du recrutement, de prendre d'un commun accord les mesures nécessaires à la mise en oeuvre de cette décision.

Projet de Accord des Secrétaires généraux du Parlement européen, du Conseil, de la Commission, du Greffier de la Cour de justice, des Secrétaires généraux de la Cour des comptes, du Comité économique et social, du Comité des régions et du représentant du médiateur concernant les principes communs d'une politique de sélection et de recrutement harmonisée et les principes d'exploitation des listes d'aptitude

Dans le cadre de l'institution d'un Office de recrutement des Communautés européennes, les Secrétaires généraux des institutions s'engagent en faveur de l'amélioration constante du processus de sélection de l'UE sur la base de procédures communes, transparentes et efficaces.

À cet effet, ils invitent les membres du Conseil d'administration à mettre en place, en collaboration avec le directeur de l'Office, une procédure de sélection entièrement harmonisée sur la base des principes énoncés ci-après.

En outre, les Secrétaires généraux s'engagent à coopérer étroitement dans les domaines liés à la planification des concours, à l'exploitation des listes d'aptitude et à l'harmonisation des critères de classement conformément aux principes énoncés ci-après.

1. Planification des concours

* L'Office de recrutement organise des réunions régulières avec les institutions afin de coordonner la planification des concours ainsi que la préparation des avis de concours.

* L'Office de recrutement établit et met en oeuvre un programme de concours généraux sur la base des besoins et des exigences exprimés par les institutions. Un mécanisme est instauré entre l'Office de recrutement et les institutions pour assurer une planification adéquate garantissant qu'il est répondu en temps opportun aux besoins des institutions en ce qui concerne les généralistes aussi bien que les spécialistes, y compris linguistes et spécialistes dans le cadre de la Recherche.

* Chaque institution informe l'Office de ses besoins en matière de recrutement pour les trois années suivantes. L'Office établit un programme prévisionnel glissant sur trois ans et actualisé au moins tous les six mois, en vue de répondre d'une manière optimale aux besoins des institutions.

* Le programme de travail comprend un calendrier indicatif pour chaque concours à organiser ainsi qu'un objectif pour la liste d'aptitude.

* Les institutions s'engagent à améliorer leur planification prospective et la mise à disposition en temps utile du personnel participant aux jurys afin de permettre à l'Office de programmer ses tâches, de définir des priorités et de respecter son calendrier.

* Sans préjudice de l'article 2, paragraphe 2, de la décision des Secrétaires généraux du ..., tous les concours sont publiés au titre interinstitutionnel, même si une ou plusieurs institutions n'ont pas formulé de demande de recrutement de candidats à partir de la liste d'aptitude.

2. Politique et procédures de sélection

2.1. Transparence pour les candidats

* Création d'un site web commun et convivial de recrutement et d'une liste d'adresses électroniques pour les concours futurs permettant d'informer régulièrement les candidats potentiels des possibilités existantes.

* Établissement d'un formulaire de candidature commun et plus simple et d'un avis de concours plus clair.

* Communication aux candidats sous une forme adéquate des critères d'évaluation appliqués lors des concours.

* Communication d'informations claires aux candidats sur les possibilités d'appel, et notamment sur le recours au médiateur européen.

* Possibilité pour les candidats passant une épreuve de questions à choix multiple sur support papier de conserver le test en quittant la salle d'examen (pour autant que le contenu n'en soit pas protégé par le droit d'auteur) et de recevoir le corrigé type sur demande adressée à l'Office.

* Publication du nom des membres du jury et, à l'issue de la procédure, publication de la liste des lauréats au Journal officiel, dans le respect de la protection des données personnelles.

* Accès des candidats à leur copie et à l'évaluation du jury sur demande, dans le respect du secret des travaux du jury.

2.2. Exigences en matière de compétences linguistiques

* Exigence que les candidats maîtrisent une langue officielle autre que leur langue maternelle, tout en les informant que certains emplois ou certaines institutions peuvent imposer des conditions linguistiques particulières dans le cadre de la procédure de recrutement à partir des listes d'aptitude, chacune des institutions recrutant dès lors sur la base de ses exigences propres en matière de langues et de compétences. (Dans un souci de transparence, si certaines institutions ont des préférences linguistiques particulières, celles-ci devront en outre être clairement indiquées aux candidats préalablement à l'introduction de leur candidature.)

* L'évaluation de la langue maternelle et de la deuxième langue officielle se déroule lors de la présélection ou de l'épreuve écrite (le cas échéant) et lors de l'épreuve orale (comme c'est généralement le cas), les autres langues déclarées étant évaluées lors de l'épreuve orale.

2.3. Organisation linguistique des concours de sélection

* Le Conseil d'administration décide si l'Office doit ou non organiser des concours spécifiques par langue.

2.4. Professionnalisation des procédures de sélection

* Attention permanente accordée aux bonnes pratiques et à l'évolution des techniques de recrutement.

2.4.1. Contenu des concours

Le contenu des concours est examiné régulièrement et modifié le cas échéant pour garantir que le processus de sélection continue d'identifier les candidats répondant le mieux au profil requis. À titre d'exemple (pour les grades appropriés):

* lors des épreuves de présélection, évaluation, au minimum, de la maîtrise par les candidats de leur deuxième langue officielle et de leur capacités de raisonnement verbal et numérique;

* lors des épreuves écrites, évaluation de la connaissance qu'ont les candidats du domaine auquel se rapporte le concours et de l'Union européenne. Les épreuves visent à évaluer la capacité des candidats d'analyser un ensemble de données parfois contradictoires en rapport avec l'Union européenne et avec ses politiques, de développer une analyse structurée et de formuler des recommandations;

* recours à une série de questions orales préparées permettant de structurer les entretiens et de procéder à une analyse comparative plus objective des réponses des candidats. L'entretien doit permettre au jury d'évaluer l'aptitude du candidat à travailler dans une organisation multilingue et multiculturelle, sa faculté d'adaptation aux diverses tâches qui pourraient lui être assignées, les connaissances qu'il a de son domaine et toute expérience professionnelle pertinente;

* introduction dans la phase de l'entretien d'une composante «européenne» faisant l'objet d'un examen qualitatif en bonne et due forme, afin d'évaluer la connaissance qu'ont les candidats des affaires européennes ainsi que leur puissance d'analyse et de raisonnement, leur aptitude à considérer les divers aspects d'une question, leur capacité de développer une réflexion créatrice et leur maîtrise de la communication orale (y compris dans des langues autres que leur langue maternelle).

2.4.2. Le jury

* Inclusion dans le jury d'experts en recrutement extérieurs en qualité d'assesseurs.

* Participation à un jury subordonnée à la condition d'avoir suivi avec fruit l'intégralité d'un programme de formation destiné à tous les membres de jury. Cette formation, qui pourrait porter sur des aspects tels que le cadre juridique, les techniques d'épreuves et de sélection ou l'égalité des chances, contribuera à garantir la cohérence des normes pour tous les membres de jury, tout au long de la procédure de recrutement.

* Pour les candidats soumis à la phase de l'entretien, non-communication (au jury) des notes obtenues lors des épreuves écrites avant l'attribution des notes définitives pour l'entretien.

2.5. Présélection assistée par ordinateur

* Examen de la possibilité de mettre en place des épreuves de présélection assistées par ordinateur et mise en place de telles épreuves le cas échéant.

2.6. Questions en rapport avec l'égalité des chances

2.6.1. Questions générales et équilibre géographique

* Recours à un ensemble de techniques de sélection continuant d'assurer le recrutement du personnel sur une base géographique large, reflet du caractère multilingue et multiculturel des institutions.

* Amélioration de la publicité pour les concours futurs, afin qu'elle touche toutes les communautés des États membres: stratégie de communication médiatique permettant de s'adresser aux communautés actuellement sous-représentées dans les groupes et catégories concernés du personnel des institutions.

* Suivi actif de la procédure de sélection et de recrutement et rapport régulier (au moins tous les six mois) aux institutions sur la question (y compris en ce qui concerne l'exploitation des listes d'aptitude), afin d'identifier en particulier les tendances qui se dégagent et d'observer l'évolution des communautés actuellement sous-représentées dans les groupes et catégories concernés du personnel des institutions.

2.6.2. Questions particulières: équilibre entre les hommes et les femmes et âge

* Élaboration et suivi permanent (avec l'appui d'experts) d'épreuves de sélection (et notamment de présélection) n'entraînant pas de différence statistiquement significative entre les résultats des hommes et ceux des femmes.

* Représentation des deux sexes dans chaque jury.

* Toute décision relative aux limites d'âge fixées dans les avis de concours relève du Conseil d'administration.

3. Principes d'exploitation des listes d'aptitude

* Toutes les listes d'aptitude seront mises à la disposition des institutions au moyen d'une base de données accessible en ligne.

* La durée de validité de chaque liste d'aptitude sera de deux ans, mais pourra être prorogée en fonction des besoins des institutions.

* Pour faire en sorte qu'une institution ayant exprimé le souhait de recruter un nombre déterminé de candidats à partir d'une liste d'aptitude donnée obtienne satisfaction, un ensemble de mesures visant à garantir l'exploitation équitable des listes d'aptitude seront mises en oeuvre:

1) l'Office fonctionnera comme un «centre d'échange» entre les candidats et les institutions et assumera un rôle dynamique dans la gestion et le contrôle de l'exploitation des listes;

2) chaque institution centralisera sa procédure de recrutement: tous les services/directions générales d'une institution auront accès aux listes d'aptitude (y compris aux CV), mais seules les services gestionnaires centraux de chaque institution auront accès aux informations de contact (téléphone, adresses électronique et postale);

3) les candidats exprimeront, dans le formulaire de candidature, leurs préférences en matière d'institutions et leurs préférences géographiques (par ordre de priorité);

4) les candidats seront informés des procédures de recrutement;

5) les listes d'aptitude se composeront en règle générale de trois à quatre «groupes de mérite». À l'intérieur de chaque groupe, les noms des candidats apparaîtront dans l'ordre alphabétique et les institutions auront une totale liberté de choix. En principe, les candidats du deuxième groupe et des groupes suivants ne pourront être recrutés qu'après que ceux du premier l'auront été (ou auront décliné une offre de recrutement). Toutefois, une dérogation à ce principe général sera possible, dûment fondée et justifiée, compte tenu des besoins de profils particuliers requis par chacune des institutions et des principes généraux énoncés à l'article 27 du statut. La dérogation sera décidée par chacune des institutions;

6) les chefs d'unité responsables du recrutement de chaque institution se rencontreront régulièrement sous la présidence de l'Office afin de coordonner l'exploitation des listes d'aptitude et d'identifier les priorités particulières des institutions. Cette procédure prendra en considération les préférences des candidats en matière d'institutions, leurs préférences géographiques, leur profil ainsi que les besoins des différentes institutions;

7) sur la base des résultats de la réunion susvisée, les principes généraux ci-après s'appliqueront:

- au cours des six premiers mois suivant la mise à disposition de la liste d'aptitude, une institution ne pourra recruter à partir de ladite liste que le nombre de candidats qu'elle avait demandé initialement dans le cadre de la planification;

- à l'issue de cette période, les chefs d'unité responsables du recrutement se rencontreront pour discuter et convenir éventuellement de maintenir les «quotas» pour une nouvelle période de six mois, en fonction de la demande initiale et du nombre de candidats effectivement recrutés. À ce stade, il sera également décidé d'accorder ou non aux institutions n'ayant pas formulé de «demande» dans le cadre de la planification la possibilité de recruter à partir de la liste;

- au plus tard douze mois après la mise à disposition de la liste d'aptitude, toutes les institutions y auront accès (sans quota);

8) un système de «bonne pratique en matière de recrutement» sera mis en place. La caractéristique principale en sera qu'une fois le recrutement convenu en principe entre une institution et un candidat, ces derniers signeront une «lettre d'intention» confirmant l'intention du candidat d'accepter une fonction donnée et celle de l'institution de faire une offre d'emploi officielle à celui-ci dans un délai de deux mois. L'Office de recrutement recevra une copie de cette «lettre» et le candidat sera «bloqué» sur la liste d'aptitude. Si, à l'issue des deux mois, l'offre définitive d'emploi n'a pas été proposée au candidat (ou déclinée par lui), celui-ci sera à nouveau disponible sur la liste d'aptitude. Les candidats seront informés de ce système au moment où leur sera annoncée leur inscription sur une liste d'aptitude.

4. Harmonisation des critères de classement

Les Secrétaires généraux s'engagent à harmoniser les critères de classement utilisés par les institutions lors du recrutement de nouveaux fonctionnaires afin de garantir le respect du principe de l'égalité de traitement et d'éviter la concurrence entre les institutions. Il conviendra d'accorder une attention particulière à la fixation de critères identiques en matière de grade et d'échelon attribués aux lauréats lors de leur recrutement.

5. Réexamen

Le présent accord est réexaminé après une période de trois ans suivant la création de l'Office.

Signé le ...... à Bruxelles.

J. Priestley P. de Boissieu D. O'Sullivan R. Grass

M. Herve P. Venturini V. Falcone J. Söderman

FICHE FINANCIÈRE LÉGISLATIVE

Domaine(s) politique(s): Administration.

Activité(s): Politique et gestion du personnel

dénomination de l'action: Création de l'office de recrutement des communautés européennes

1. LIGNE(S) BUDGÉTAIRES + INTITULÉS(S)

A0 4021 - Office interinstitutionnel de recrutement

2. DONNÉES CHIFFRÉES GLOBALES

2.1. Enveloppe totale de l'action (partie B): sans objet

2.2. Période d'application:

L'Office deviendra opérationnel à partir du 1er janvier 2003.

2.3. Estimation globale pluriannuelle des dépenses:

a) Échéancier crédits d'engagement/crédits de paiement (intervention financière) (voir point 6.1.1)

b) Assistance technique et administrative et dépenses d'appui (voir point 6.1.2)

c) Incidence financière globale des ressources humaines et autres dépenses de fonctionnement (voir points 7.2 et 7.3)

La création de l'Office sera budgétairement neutre. Toutes les ressources mises à la disposition de l'Office au 1er janvier 2003 vont être transférées à partir des ressources existantes dans les institutions au 31 décembre 2002, voir point 7.5 du rapport du groupe de travail. Bien sûr, l'augmentation des salaires, l'inflation et le financement du personnel externe déjà prévu en 2002 donnent lieu aux ajustements techniques adéquats.

2.4. Compatibilité avec la programmation financière et les perspectives financières

X La création de l'Office est compatible avec la programmation de la rubrique V, si cette création est budgétairement neutre et génère des économies d'échelle dans l'avenir (voir considérant 1 de la décision portant création de l'Office).

( Cette proposition nécessite une reprogrammation de la rubrique concernée des perspectives financières

( y compris, le cas échéant, un recours aux dispositions de l'accord interinstitutionnel.

2.5. Incidence financière sur les recettes:

( Aucune implication financière (concerne des aspects techniques relatifs à la mise en oeuvre de la mesure)

OU

X Incidence financière - L'effet sur les recettes est le suivant:

Contribution des institutions par le biais de recettes affectées (réemploi). Voir Rapport du groupe de travail interinstitutionnel sur la création d'un Office de recrutement de l'UE, point 7, "Aspects budgétaires".

3. CARACTÉRISTIQUES BUDGÉTAIRES

>EMPLACEMENT TABLE>

4. BASE JURIDIQUE

- Décision du Parlement européen, du Conseil, de la Commission, de la Cour de justice, de la Cour des comptes, du Comité économique et social, du Comité des régions et du Bureau du médiateur européen portant création de l'Office de recrutement des Communautés européennes [date].

- Décision des secrétaires généraux du Parlement européen, du Conseil, de la Commission, du greffier de la Cour de justice, des secrétaires généraux de la Cour des comptes, du Comité économique et social, du Comité des régions et du représentant du médiateur européen concernant l'organisation et le fonctionnement de l'Office de recrutement des Communautés européennes.

La décision sera réexaminée après une période de trois ans suivant la création de l'Office, conformément à l'article 10 de la décision.

- Article 2 et annexe 3 du statut.

5. DESCRIPTION ET JUSTIFICATION

5.1 Nécessité d'une intervention communautaire

5.1.1. Objectifs poursuivis

Les actuels accords de coopération interinstitutionnels concernant l'organisation de concours généraux constituent une première étape. Toutefois, ils n'ont pas permis de conférer à la politique de recrutement le degré de cohérence et d'harmonisation requis. La création d'un Office interinstitutionnel de recrutement rendrait les procédures de recrutement plus aisément intelligibles aux citoyens de l'Union européenne en instaurant une démarche commune qui permettrait aux institutions de faire face à l'élargissement prochain. De surcroît, la création de cet Office contribuerait à renforcer l'efficacité opérationnelle grâce à des techniques de sélection harmonisées, fournirait de meilleures conditions matérielles pour perfectionner l'organisation des concours et optimiserait les gains opérationnels du fait de la coopération interinstitutionnelle.

La tâche principale dévolue à l'Office est d'organiser des concours généraux afin de doter les institutions des Communautés européennes de fonctionnaires dans des conditions professionnelles et financières optimales. L'Office établit des listes d'aptitude permettant aux institutions de recruter un personnel hautement qualifié répondant aux besoins définis par les institutions, dans le respect des principes du meilleur équilibre géographique possible, de la non-discrimination et de l'égalité des chances.

5.1.2. Dispositions prises relevant de l'évaluation ex ante

Un groupe de travail interinstitutionnel créé par les secrétaires généraux des institutions en février 2001 a réalisé une évaluation ex-ante de la création de l'Office. Celle-ci comprenait la définition des principes généraux pour une politique de recrutement harmonisée à mettre en oeuvre par l'Office ainsi qu'une comparaison entre le projet de budget de l'Office et le coût actuel lié à l'organisation de concours généraux dans les institutions. Afin de garantir la neutralité budgétaire de l'opération, il avait été suggéré de fusionner les budgets et les tableaux des effectifs de toutes les institutions participantes. Il est prévu que cette démarche entièrement commune conduira à des économies d'échelle. Au-delà des gains réalisés grâce aux économies d'échelle découlant de la non-répétition des mêmes activités dans toutes les institutions, les principaux avantages sont difficiles à quantifier. Ils se rapportent à la possibilité de créer un centre d'excellence et notamment de doter les institutions de l'UE d'un système commun et harmonisé de sélection, lequel est souvent la première occasion de contact entre les citoyens et les institutions. Actuellement, les institutions appliquent des procédures et des critères de sélection différents qui ne contribuent pas à la transparence du recrutement.

Le travail du groupe a néanmoins mis en lumière certaines résistances institutionnelles à la modification des pratiques établies au sein des différentes institutions. Celles-ci sont susceptibles d'entraver une démarche harmonisée, condition préalable à la création de l'Office. La nécessité de parvenir à une harmonisation complète des critères de classement utilisés par les institutions individuelles lors du recrutement des lauréats inscrits sur les listes d'aptitude a également été soulignée.

5.1.3. Dispositions prises à la suite de l'évaluation ex post

Sans objet

5.2. Actions envisagées et modalités de l'intervention budgétaire

L'objectif est l'instauration d'un office interinstitutionnel chargé du recrutement qui, sur la base des besoins en personnel définis par chacune des institutions, organiserait des concours généraux en vue d'établir des listes d'aptitude à partir desquelles les institutions pourraient recruter des fonctionnaires. L'Office peut, dans une seconde phase (et sur la base d'accords spécifiques), assumer la procédure de sélection d'autres agents y compris d'agents temporaires et/ou d'agents auxiliaires.

La logique d'intervention vise à (i) réaliser des économies d'échelle grâce à l'existence d'un seul organisme responsable de l'organisation de concours généraux sur la base de procédures et de critères harmonisés; (ii) à augmenter la transparence de la politique de sélection et de recrutement des institutions de l'UE.

Le résultat principal serait l'établissement de listes d'aptitude sur la base de techniques de sélection constamment perfectionnées.

Toutes les institutions de l'UE bénéficieraient du service offert par l'Office. En outre, il est prévu que l'Office pourrait se charger, contre rémunération, de certaines activités de sélection pour le compte d'autres agences ou organes de l'UE. Le service fourni aux institutions aura la priorité vis-à-vis de toute autre tâche assumée pour le compte des organes et agences.

L'Office devrait garantir que le nombre de lauréats inscrits sur les listes d'aptitude permettra aux institutions de recruter de nouveaux fonctionnaires en temps opportun. En outre, l'Office devrait assurer le recrutement des fonctionnaires ressortissants des nouveaux États membres à partir de 2004. En se fondant sur l'hypothèse actuellement retenue de l'adhésion de dix nouveaux États membres à l'horizon 2004, le nombre total de nouveaux fonctionnaires originaires de ces pays devrait être compris entre 2500 et 3000.

Concrètement, la mise en oeuvre de l'action consiste à instituer l'Office et à lancer immédiatement un programme continu de concours généraux. Pour ce faire, la responsabilité de l'AIPN en matière d'organisation de concours généraux a été transférée à l'Office dans la décision instituant l'Office, chaque institution étant tenue de lui communiquer ses besoins en termes de recrutement.

Aucune intervention budgétaire ne devrait être gérée par l'Office.

5.3. Modalités de mise en oeuvre

L'action sera mise en oeuvre par la création de l'Office interinstitutionnel placé sous la responsabilité d'un comité de gestion, composé d'un représentant par institution. L'Office sera rattaché administrativement à la Commission qui se chargera d'un certain nombre de tâches administratives pour le compte de l'Office (traitements et retraites, assurance-maladie, etc.).

La Commission pourrait mettre à la disposition de l'Office l'infrastructure et la logistique nécessaires en fonction des besoins indiqués par celui-ci. L'Office devrait payer ce service à la Commission, ce qui implique la mise en place d'un système de facturation adéquat.

6. INCIDENCE FINANCIÈRE

6.1. Incidence financière totale sur la partie B - (pour toute la période de programmation)

SANS OBJET

6.2. Calcul des coûts par mesure envisagée en partie B

SANS OBJET

7. INCIDENCE SUR LES EFFECTIFS ET LES DÉPENSES ADMINISTRATIVES

7.1. Incidences sur les ressources humaines

Toutes les ressources humaines prévues pour l'Office seront remplies par transfert de postes ou de crédits déjà existants dans les institutions. La création de l'Office n'a dans aucun cas comme résultat une augmentation de l'effectif de l'ensemble des institutions.

>EMPLACEMENT TABLE>

Voir annexe 1 provenance des postes et crédits et ventilation par grades de postes A8-A3, B, C et D

7.2. Incidence financière globale des ressources humaines

>EMPLACEMENT TABLE>

Voir projet en annexe 2. La ventilation par poste budgétaire et par institution du montant à transférer à l'Office sera précisée dans le cadre de la préparation de l'APB 2003 en cours.

Les montants correspondent aux dépenses totales pour 12 mois.

7.3. Autres dépenses de fonctionnement découlant de l'action

>EMPLACEMENT TABLE>

* 76 000 euros Pour la maintenance corrective et évolutive de l'application NAC (Nouvelle Application Concours) de la DG ADMIN.

Dès sa création, l'Office reprendra la charge de la maintenance, de l'évolution et de l'exploitation de cette application pour rendre l'Office indépendant de l'infrastructure de la Commission.

En 2002, la DG ADMIN adaptera l'application NAC à UTF-8 qui doit permettre de traiter les nouvelles langues qu'amènera l'élargissement. Un budget de 186 000 euros a été alloué à cette fin.

Les équipements informatiques et télécom adhérents aux postes dans les institutions seront transférés avec leurs respectifs postes vers l'Office, dans la mesure où ils soient compatibles entre eux.

Voir annexe 3 La ventilation par poste budgétaire et par institution du montant à transférer à l'Office sera précisée dans le cadre de la préparation de l'APB 2003 en cours.

8. SUIVI ET ÉVALUATION

8.1. Système de suivi

Le comité de gestion supervisera, au nom des institutions, les prestations de l'Office, notamment, en ce qui concerne le nombre de lauréats inscrits sur les listes d'aptitude établies par celui-ci ainsi que les améliorations constantes apportées aux méthodes et techniques de sélection. En outre, l'Office transmettra des rapports annuels aux institutions sur les procédures de sélection et de recrutement.

8.2. Modalités et périodicité de l'évaluation prévue

Les activités de l'Office seront évaluées conformément à la politique générale d'évaluation appliquée à la Commission. Une première évaluation à mi-parcours devrait être effectuée en 2005 en vue d'évaluer l'efficacité de l'intervention et d'adresser des recommandations au comité de gestion visant à perfectionner ses méthodes de travail. A un stade ultérieur, une évaluation sera entreprise pour évaluer l'efficacité de la politique commune de sélection des institutions.

9. MESURES antifraude

(Article 3, paragraphe 4, du règlement financier: «La Commission, afin de prévenir les risques de fraudes et d'irrégularités, fait état dans la fiche financière d'informations concernant les mesures de prévention et de protection existantes ou envisagées ».)

L'Office prendra toutes les mesures nécessaires pour éviter les fraudes.

ANNEXE I

PROVENANCE DES POSTES ET CRÉDITS POUR L'OFFICE

ET VENTILATION PAR GRADES DES POSTES A8-A3, B, C ET D

>EMPLACEMENT TABLE>

ANNEXE 2

PROJET DE BUDGET 2003 DE L'OFFICE DE RECRUTEMENT DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES

A. Hors élargissement

>EMPLACEMENT TABLE>

B. Élargissement

>EMPLACEMENT TABLE>

ANNEXE 3

10. Coût des concours généraux organisés par les institutions en 2001/2002

10.1. A. Coût du personnel impliqué dans les concours généraux, y compris l'assistance technique (informatique, juridique, budgétaire etc.) [1]

[1] Dans un souci de simplification, la totalité de l'assistance technique est supposée fournie par du personnel de catégorie A.

>EMPLACEMENT TABLE>

10.2. B. Coût des infrastructures et de la logistique

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10.3. C. Coûts directs et indirects (sur la base des estimations pour 2001/2002)

1. Commission

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2. Parlement

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3. Conseil

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4. Cour de justice

>EMPLACEMENT TABLE>

5. Cour des comptes

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6. Comité économique et social

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7. Comité des régions

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8. Médiateur

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9. Total toutes institutions

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10.4. D. Coût total (en euros)

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