ARCHIVESHISTORIQUES
DELACOMMISSION
COLLECTION RELIEE DES
DOCUMENTS "COM"
COM (77)368
Vol.1977/0122

Disclaimer
Conformément aurèglement (CEE, Euratom) n°354/83 duConseil du1erfévrier 1983
concernant l'ouverture aupublic desarchives historiques delaCommunauté économique
européenne etdelaCommunauté européenne del'énergie atomique (JOL43du15.2.1983,
p.1),telquemodifié par lerèglement (CE, Euratom) n°1700/2003 du22septembre 2003
(JOL243du27.9.2003, p.1),cedossier estouvert aupublic. Lecaséchéant, lesdocuments
classifiés présents dans cedossier ontétédéclassifiés conformément àl'article 5dudit
règlement.
Inaccordance with Council Regulation (EEC, Euratom) No354/83 of1February 1983
concerning theopening tothepublic ofthehistorical archives oftheEuropean Economic
Community andtheEuropean Atomic Energy Community (OJL43,15.2.1983, p.1),as
amended byRegulation (EC, Euratom) No1700/2003 of22September 2003 (OJL243,
27.9.2003, p.1),this fileisopen tothepublic. Where necessary, classified documents inthis
filehave been declassified inconformity with Article 5oftheaforementioned regulation.
InÜbereinstimmung mitderVerordnung (EWG, Euratom) Nr.354/83 desRates vom 1.
Februar 1983 über die Freigabe der historischen Archive der Europäischen
Wirtschaftsgemeinschaft undderEuropäischen Atomgemeinschaft (ABI. L43vom 15.2.1983,
S.1),geändert durch dieVerordnung (EG, Euratom) Nr.1700/2003 vom 22.September 2003
(ABI. L243vom 27.9.2003, S.1),istdiese Datei derÖffentlichkeit zugänglich. Soweit
erforderlich, wurden dieVerschlusssachen indieser Datei inÜbereinstimmung mitArtikel 5
dergenannten Verordnung freigegeben.

COMMISSION DESCOMMUNAUTES EUROPEENNES
COM(77)368 final
Bruxelles .le22juillet 1977
COMMUNICATION DELACOMMISSION AUCONSEIL
Représentation extérieure -Politique àmoyen terme^
-
V-i"VI Â
COM(77 )368final

REPRESENTATION EXTERIEURE -POLITIQUE AMOYEN TERME
1.INTRODUCTION
Cesdernières années ,laCommunauté apris ,sur leplan international ,
uneplace deplus enplus importante .Laconception etl'exécution des
politiques communautaires retentissent sur lemonde extérieur auprès despays
tiers etdesgrandes organisations internationales .Lemoment estvenu d'examiner
lamanière dont laCommunauté estreprésentée àl'extérieur ,devoir dans quelle
mesure lesdispositions actuelles correspondent auxbesoins réels etdeprépa­
rer l'avenir .
Ilyaquelques mois déjà ,etplus récemment lors desdébats relatifs
àl'ouverture dedélégations delaCommission dans lespays duMaghreb ,les
Etats membres ontdemandé àlaCommission dedisposer d'une vue d'ensemble
sur lapolitique que laCommission envisage desuivre enmatière
dedélégations extérieures .Cette demande coïncide avec lesintentions dela
Commission qui,depuis plus d'unan,développe sesréflexions envue d'aboutir
àuneconception cohérente de£t\représentation àl'extérieur .
Leprésent document ,quiconcrétise lesconclusions générales des
réflexions delaCommission ,constitue unrapport intérimaire qui sera suivi
avant lafindel'année d'unrapport plus approfondi .
Ilexpose lebilan decequiexiste ,trace leslignes générales des
problèmes qui sedégagent decebilan etprécise uncertain nombre d'orienta­
tions pour leprogramme d'ouverture àmoyen terme denouvelles délégations .
■ . V
2.LEBILAN
Les bureaux que -laCommission aouverts cesdernières années dans
despays tiers répondaient àdesobjectifs spécifiques différents .Ces
bureaux peuvent être répartis entrois catégories :

a)Délégations s'occupant principalement dequestions depolitiques etde
négociations entreLaCommunauté etlespaystiersetorganisations
internationales concernées,ycomprislestâchesdepresseetd'informaçipn .
Lesdélégations decettecatégorie sontàmêmedecouvrirl'ensemble deà
activités communautaires .
Ellessontimplantées soitdanslespaystiersdontlesrela­
tionsaveclaCommunauté ontuneimportance primordiale (EtatsUnis,Japon, ,
..Canada)soitauniveaud'uncontinent (Amérique duSud)soitpourpermettre
àlaCommission d'assumersonrôledanslaparticipation delaCommunauté
auxtravauxdecertaines organisations internationales (GATT,OCDE,NationsUnies).
b)Bureauxdepresseetd'information danscertainsautrespaysdanslesquels
iln'existecasdedélégations dutypedécritci-dessus (TurquieetGrèce).
Cesbureauxontpourfonctionde-diffuser uneinformation surlesdif­
férentsproblèmes queposentlesrelations entrelaCommunauté etleoules
Spaystiersconcernésainsiquesur'lesobjectifs etactivités delaCommunau­
té.Ilsinforment laCommission ,enretour,surdifférents aspectsdel'opi-
•niondespaysconcernés àl'égarddelaCommunauté .
Délégations danslesEtatsACP,implantées pourpermettrel'application de
'laConvention deLoméetquiontconnudepuisl'origineuneévolution marquée.
Implantées toutd'abordsouslaformedesimplesbureauxd'ingénieurs-conseils
.desEtatsmembres,sansresponsabilité politique,ellessesonttranformées
en1964enContrôles délégués du-.FED,dontlaresponsabilité principale était
d'assurerlecontrôlefinancier ettechnique del'exécution desprojetsfi­
nancésparleFED.AveclaConvention deLomés'estouverteunenouvelle pha­
sedanslaquellelesContrôleurs délégués sontdevenusdesDélégués dela
Commission danssonensemble,ayantvocationpourcouvrirLesformesmulti­
plesdelaCoopération
C'estdoncdefaçonpragmatique queLaCommission adûrépondre aux^
nécessités d'actionlesplusimpératives danstroisdomainesadministrati
vementdistincts lesunsdesautres:relations extérieures ,presseetinforma­
tion,miseenoeuvred'accordsglobauxdecoopération .
Quoiqu'ilensoit,lesfaitsontaboutiàlacréationd'unré?,-aupar­
ticulièrement étofféquicomprend àl'heureactuelle unecinquantaine de--
légations auxquelles sontrattachés uncertainnombred'antennesetdebu­
reaux.

Dans leprésent document ,l'expression bureaux extérieurs "couvre
cestrois catégories .
UneListe desbureaux extérieurs existant ^présentant leseffectifs ,
est jointe enannexe I.
Lescirconstances historiques etlesapproches différentes ,quiont
présidé àl'ouverture deces bureaux 9sesont traduites paruncertain
nombre dedivergences -dans Lespratiques dechaque type dedélégations ,les
méthodes selon lesquelles elles accomplissent leurs fonctions ainsi que dans
leur structure administrative .Sans doute ,cesdivergences sont liées àla
nature même dechaque type debureaux etalaspécificité deleurs tâches .
Ilestcependant possible dedéterminer ,àtravers l'examen desproblèmes qui se
posent ,lesmoyens d'améliorer l'organisation etlacoordination destravaux
effectués par lesbureaux extérieurs .

-5-
3.ANALYSE GENERALE DESFONCTIONS DELAREPRESENTATION EXTERIEURE
Lestâchesincombant auxbureauxextérieurs sont,àdesdegrés
diversselonlescirconstances ,lessuivantes :
-Conseiller et__ appuyermatériellement lesfonctionnaires enmission
pourlaCommunauté danslepayshôte;
-servir,danslepayshôte,depointdecontactpourlesautorités oules
particuliers quisouhaitent entrerencommunication aveclesinstitutions
communautaires ;
-diffuser,danslepayshôte,lesinformations surlesobjectifs etles
activités delaCommunauté ;
-fairerapportsurl'évolution ,danslepayshôte,del'attitude oudel'opinion
dupaysconcerné àl'égarddelaCommunauté ;
-participer àlamiseenoeuvredespolitiques delaCommunauté ;
-coopérer aveclesmissions desEtatsmembres danslesdomaines pourlesquels
laCommission acompétence oulorsquelesresponsabilités delaCommunauté
etdesEtatsmembres sontétroitement associées ,parexemplelorsdenégocia­
tionsinternationales oudansleseindesorganisations internationales ;
-"veiller àcequelesmissions desEtatsmembressurplacesoientcomplètement
informées delaformulation etdelaréalisation despolitiques communautaires
etencourager lacoordination etlacoopération aveccesmissions ;
-assurer,surplace,lamiseenoeuvre,soustousleursaspects,desaccords
globaux conclus enmatière decoopération .
Ilvadesoi.quecesfonctions n'ontpasàêtretoutesexercées
simultanément partouslesbureauxextérieurs ,maischacund'euxexerce,àdes
degrésdivers,l'uneouplusieurs d'entreelles.
4.MESURE DANSLAQUELLE CESFONCTIONS SONTACTUELLEMENT ASSUMEES
PARLESBUREAUX EXTERIEURS DELACOMMISSION
a)Iln'estpasdouteux,sil'onseréfère àl'évolution historique des
bureauxextérieurs ,queceux-ciontétécrééspourassumerl'uneoul'autre
••/••

decesfonctions ,mais pasnécessairement L'ensemble decelles-ci .Cestainsi
parexemple quelaraison d'être d'unedélégation ACPestessentiellement
lanécessité demettre enoeuvre unaccord global decoopération audéveloppement
etnotamment assuj"ei^le_su_iyi__de_La mise enoeuvre delacoopération financière
ettechnique .Mais ,dèsqu'unetelle délégation estinstallée ,elle devient _
pour lepays hôte -uninterlocuteur privilégié pour traiter lesaffaires
communautaires .Elle se voit __donc conduite àassumer d'autres fonctions de
portée plus générale dereprésentation extérieure .
Certes ,enraison delanature des relations entre laCommunauté et
lespays hôtes ,certains bureaux extérieurs ,notamment dans lespays ACP,
continueront àconsacrer laplus grande partie deleurs activités àl'objectif
particulier pour lequel ilsontétécréés ,et •...ilcontinuera d'enêtre ainsi .
Mais ,engénéral ,iln'estplus possible ,pour unbureau extérieur ,dese
consacrer exclusivement auxtâches pour lesquelles ilaétéinitialement créé .
Quelle que soit sonactivité principale ,chaque bureau extérieur
doit donc disposer dupersonnel nécessaire etbénéficier dusoutien dusiège
afin delemettre enfoesure des'acquitter ,lecaséchéant ,detoute
fonction importante relevant delareprésentation extérieure de
laCommunauté .
! ~b)Lesouci d'assurer uneutilisation rationnelle dupersonnel
disponible etdepoursuivre ,parcebiais ,certains objectifs d'économie en
personnel ,conduit également àexaminer lapossibilité decouvrir certaines
fonctions sur une base 'réqionale .
Acetégard ,ilconvient desouligner que laCommission
s'estdéjà orientée vers uneapproche régionale afin depermettre leregroupe­
ment autour d'unedélégation decertains pays ,alors que,d'ailleurs ,ces
pays sesituent dans desensembles régionaux préexistants (Amérique duSud).

-7-
C'estuneapproche identique que laCommission s'efforcera
d'appliquer dans l'avenir ,partout oùlescirconstances lepermettront ,poyr
ledéveloppement desonréseau extérieur (Asie duSud-Est parexemple ).
Ilestévident que l'approche régionale nepourra pas .s'appliquer ai
pays avec lesquels laCommunauté apassé unaccord global decoopération dans
lamesure oùlamise enoeuvre d'unetelle coopération exige des relations
étroites etsuivies avec lesadministrations bénéficiaires ,notamment sur le
plan del'aide financière ettechnique .
Toutefois ,lorsque lescirconstances politiques s'yprêtaient
(notamment coopération régionale préexistante étroite entre lespays concernés )
et'que la"dimension "desprogrammés decoopération misenoeuvre lerendait
opportun ,unetelle approche apuêtre ,caspar cas,retenue (Caraïbes ,
Pacifique ,délégation commune Botswana ,Lesotho ,Swaziland ).
5.PROBLEMES ADMINISTRATIFS DES BUREAUX EXTERIEURS
a)Lesrelations administratives actuelles entre lepersonnel des bureai
extérieurs etlaCommission représentent unensemble depratiques différentes
selon lesdifférents types debureaux .
LaCommission étudie ,àcetégard ,lesmoyens deparvenir àune
meilleure harmonisation desconditions dans lesquelles sont gérés lesdifférents
types de bureaux .
Ledocument final que laCommission s'estengagée àprésenter au
Conseil avant lafin del'année inclura l'étude decette question quinécessite
uneréflexion plus approfondie .Uneattention particulière sera notamment
apportée àl'étude delapolitique dupersonne ^ycompris lesystème derotatior
Lamise en oeuvre dusystème d*inspection' 'dèsdélégations etàl'orientation dela
politique immobilière decesdélégations .
b)Ilestcependant possible ,àce
stade ,d'identifier certains problèmes liés auxdélégations ACPtels que
l'évolution dustatut del'AEC,l'amorce delacréation d'unlien statutaire
entre leschefs dedélégations ACP etlaCommission ,larotation dupersonnel
entre lesservices delaCommission etlesdélégations .

évolution dustatut del'AEC
Depuis 1964 ,l'ensemble desagents enfonction dans lesdélégation
ACPsont régis pardescontrats queconclut avec eux l'Association Européenne
pour laCoopération ,uneassociation sans butlucratif constituée sous lerégime
delaloibelge .
L'évolution durôle desdélégations delaCommission dans les
Etats ACP,dont ladernière étape s'èsttraduite dans lesdispositions très
précises delaConvention deLomé ,montre combien ilapparaît choquant que le
personnel desdélégations dans lesEtats ACP,etsurtout lesDélégués eux-mêmes ,
quiassument unefonction dereprésentation extérieure d'unepuissance publique ,
continuent derelever ,neserait -cequepour leurs relations d'emploi ,une
structure dedroit privé .

Lanouvellestructuredevratenircomptedecetimpératif,notamment
danslebutdeconserverlesavantagesdesouplesseetd'autonomiedegestion
quiontfaitleurspreuvesdepuis15ans.
arcorcedelacréationd'unlienstatutaireentrelaCommission
etlesChefsdedélégation ACP
ComptetenudelanouvellefonctiondesChefsdedéléqation ACP,
ilestnécessairequesoitétabliunliendirectstatutaireaveclaCommission.
Acettefin,l'autoritébudgétaire ,aaccepté,
danslecadredubudget1977,lacréationde10emploistemporaires deniveau
A/5-4etA/3àinscrireautableaudeseffectifs.
LaCommission ademandé,danssonavant-projet debudgetpour
l'exercice1978,unedeuxièmetranchede10postestemporaires .
détachement depersonneldelaCommissiondansles
délégations ACP
Paraillçûrs>-■l;â['C<9"mmi.s,s,ionaproposéquesoitmiseenoeuvre
'tapossibilitéd'undétachementdesfonctionnaires delaCommissiondans
lesdélégations ACP.
Pourfacilitercedétachement,^l'autoritébudgétaire aaccepté,lors
dudébatbudgétairerelatifàl'exercice1977,lacréationde34postespour
ordre,ensubordonnant lamiseenoeuvredecetteopérationaurèglementde
diversaspectsdenaturepolitique,financièreetstatutaire.LaCommission
procèdeàunexamendecesproblèmesetcommuniquera prochainement '
lesinformations demandées.

-10-
6.AMELIORATION DUFONCTIONNEMENT DES BUREAUX EXTERIEURS
Lesconditions différentes dans lesquelles lesbureaux extérieurs
ontété créés onteuégalement uneinfluence sur lesconditions selon lesquelles
s'articulent lesrelations decesbureaux avec lesservices delaCommission .
Chaque bureau aeu,eneffet ,tendance àcréer sespropres réseaux de
communication avec leservice delaCommission qui aeuleplus souvent l'occa­
sion deluidonner des instructions .L'échange d'informations entre Bruxelles
etchaque délégation ,quidevrait constituer l'undesprincipaux avantages
del'existence d'unbureau extérieur dans unpays tiers ,n'apas toujours été
pleinement utilisé .Ila,enoutre ,étéparfois difficile demettre les
informations obtenues àladisposition d'autres institutions communautaires ou
des Etats membres ,pour lesquels elles présentent souvent ungrand intérêt .
Afin detirer lemeilleur parti desbureaux extérieurs ,des
améliorations ,deleurs fonctionnement doivent donc être recherchées .Ilconvient ,
,,-en ■part îculiéf,demieux organiser l'échange d'informations entre Bruxelles et
lesdélégations etd'assurer unediffusion plus large aux informations obtenues .
Iln'estpasdouteux ,dans cetesprit ,qu'unemeilleure coordination interne
favoriserait uneplus grande utilisatiûfi 0ar l'ensemble des services des
possibilités offertes par lesbureaux extérieurs ,permettrait decontrôler
l'application desrègles communes deprocédure etservirait depoint decontact ,
ausein delaCommission ,aux responsables desaffaires communautaires qui
souhaitent faire usage despossibilités offertes par lesbureaux .
7.UTILISATION DES POSSIBILITES OFFERTES PAR LES DELEGATIONS
Bien quedépendant delaCommission ,lesbureaux extérieurs
représentent ,àl'extérieur ,lesCommunautés dans leur ensemble .
Ilsdépendent naturellement delaCommission dans lamesure où
l'application d'unepolitique communautaire relève delaresponsabilité ru
laCommission .LaCommission estcependant prête àpartager leurs service ^
avec d'autres utilisateurs communautaires quienferaient lademande .

-11-
Lesbureaux extérieurs onttoujours offert leurs services aux
membres etaupersonnel desautres institutions etilcontinuera d'enêtre ainsi .
<
Desservices identiques pourraient être offerts auxEtats membres
siceux-ci lesouhaitaient .
8.RELATIONS AVEC LES MISSIONS DES ETATS MEMBRES
Ilestévident que lacoopération laplus étroite doit exister entre
lesbureaux extérieurs etlesmissions diplomatiques des Etats membres dans les
pays tiers .Unetelle coopération dépend ,dans une large mesure ,descontacts
personnels surplace et,d'unemanière générale ,lespratiques qui sesont
développées aucours des dernières années donnent satisfaction .Lc-sbureaux
extérieurs peuvent être utiles àtous enstimulant lacoordination eni;o ies
Neuf ..
Mais ,dépassant lasituation actuelle ,cette coopération pourrait
être renforcée par l'organisation d'échanges depersonnel ,sur labase de
courtes périodes derotation (trois mois parexemple )entre desfonctionnaires
delaCommission enfonction dansu'ne délégation oususceptibles del'être et
desdiplomates desEtats membres 1.;Ducôté delaCommission ,unpas adéjà été
fait dans cesens avec ledétachement ,pour despériodes limitées ,de
fonctionnaires auprès desHauts Commissariats britanniques àlaNouvelle Delhi e
Canberra .Demême ,uncertain nombre defonctionnaires duMinistère allemand dela
Coopération ontétédétachés dans lesdélégations ACPpour yservir enqualité
de .Consei llers économiques pendant plusieurs années .Untelsystème d'échanges
pourrait être organisé surunebase régulière dans lecadre dusystème uti'isé
actuellement pour l'échange defonctionnaires appelés àservir ausein des
Communautés .
Lesbureaux extérieurs pourraient ,enoutre ,jouer unrôle utile
enfournissant régulièrement auxMissions desEtats membres installées dans une
même capitale desinformations sur l'évolution destravaux etpolitiques
communautaires .

LaCommission adéjàrecours àcelienpourassurerladistribution
régulière desespublications .Ceservicepourraitêtreétendupourenglober la
transmission régulière d'informations plusprécises aufuretàmesurequeles
moyensdecommunication delaCommission s'améliorent .Unepremière étapeaété
franchie aveclamiseenoeuvred'unservice decommunication chiffrée .Pour
leurpart,lesEtatsmembresexaminent entreeuxlesconditions danslesquelles
ilspourraient partager lesservices d'unevalisediplomatique ,orientation
àlaquelle laCommission espèrepouvoirs'associer .Aufuretàmesuredudévelop­
pementetdelarationalisation dusystème decommunication ,davantage
d'informations peuventêtreenvoyées auxmissions àpartirdeBruxelles par
l'intermédiaire desbureauxextérieurs ,cequipermettra d'améliorer
l'efficacité etderéduire lesdélais detransmission .
Dansuneperspective plusvaste,lesrelations entrelesreprésenta­
tionsextérieures deLaCommission ,d'unepart,etlesreprésentations
correspondantes desEtatsmembres danslespaystiers,d'autrepart,pourraient
évoluer danslesensd'uneplusgrandecomplémentarité .
LesEtatsmembresetlaCommunauté pourraient estimerqu'ilestpréférable ,
poureux,deparvenir àéviterlesdoublesemplois.Danscetesprit,
touteformulepermettant deréaliser deséconomies demoyens
devraitêtrerecherchée .Ilvadesoicependant quel'objectif globalnedevrait
pasêtredeconfondre lesintérêts ,etlesrôles'différents desmissions des
Etatsmembresetdesbureaux ,extérieurs ,maisdeparvenir àuncertaindegré
decomplémentarité permettant auxEtatsmembresetàlaCommunauté dese
présenter faceauxpaystierscommedesentités,certesdistinctes ,mais
assumant leursfonctions respectives enétroitecollaboration .
9.CONCLUSION
Lebilanquiaététracéetl'analysedesproblèmes detoutordre
quiseposentpermettent dereplacer,ainsiquelesouhaitait leConseil,
dansquelcadrecohérent seprésente leprogramme àmoyentermed'ouverture de
délégations extérieures pourlesquelles laCommission adéjàsollicité ou
sollicitera lesautorisations budgétaires nécessaires .

-13-
Résolue aéviter unaccroissement artificiel dunombre etdes
bureaux extérieurs etdupersonnel employé parceux-ci ,laCommission
apour objectif defaire face auxbesoins
particuliers dereprésentation extérieure lorsqu' ilsseprésentent .Onpeut *
définir trois groupes depays qu'ilfaudra vraisemblablement couvrir aucours
.desprochaines années : '
1)lespays quinesont pas,pour l'instant ,membres delaCommunauté mais
dont tout porte àcroire qu'ilscherchent soit àendevenir membres àpart
entière ,soit àétablir avec elle des liens denature institutionnelle ;
11)certains pays ayant signe avec laCommunauté desaccords d«coopération ou ------
^bénéficiant deprogrammes d'aide quidoivent être ^rérés surplace ;
iii)lespays dont lerôle ,dans lesaffaires mondiales ,esttelquedesrelations
directes avec laCommunauté serévèlent indispensables .
Enapplication decesprincipes ,laCommission estime qu'austade
actuel ,ilyalieu deprévoir l'ouverture desbureaux suivants :
a)Madrid etLisbonne ;
b)'lespays duMaghreb ,lespays duMachrek etIsraël ,pour lesquels des
Ipropositions ontdéjà étéfaites auConseil ;
i.
I
c)l'Amérique duSud,oùlaCommission envisage maintenant detransférer sa
,représentation régionale àCaracas ,laissant uneantenne àSantiago ,d'autres
'antennes pouvant serévélef né.cessaires auMexique etauBrésil enfonction
■del'évolution delacoopération avec cespays ;
d)enAsie où ' laCommission estime opportun decréer unedélégation
jàvocation régionale pouf couvrir lespays membres del'ASEANj -end'autres
pays d'Asie tels que l'Iran etl'Inde etenAustralasie ,dans lamesure où
l'évolution des rapports entre laCommunauté etcespays lejustifierait ;
e)éventuellement Belgrade ; ■i

14-
f)Enoutre ,lacoopération deplus enplus étroite entre laCommunauté ,
d'unepart ,etl'Agence Internationale del'Energie Atomique (AIEA ),
d'autre part ,coopération dont laconclusion desaccords devérification
du5.4.1973 ,du6.9.19-76ainsi quel'accord decoopération du1.12.1975
estunreflet ,nécessitera unereprésentation delaCommission àcôté de
celles desEtats Membres auprès del'AIEA .

ANNEXEI
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SierraLeone ]
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