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Bruxelles, le 12.11.2008

COM(2008) 692 final

COMMUNICATION DE LA COMMISSION AU CONSEIL ET AU PARLEMENT EUROPÉEN

Les comptes bancaires hors budget de l’ancien économat de la Commission

COMMUNICATION DE LA COMMISSION AU CONSEIL ET AU PARLEMENT EUROPÉEN

Les comptes bancaires hors budget de l’ancien économat de la Commission

1. INTRODUCTION

Jusque l’année 2000, les comptes de la centrale d’achat (ci-après «l’économat») étaient gérés en dehors du budget et les comptes utilisés étaient ouverts dans une banque privée. L’exploitation de l’économat était supervisée par la Commission paritaire - Restaurants et économats (CPRE). Les lignes budgétaires ordinaires et les systèmes comptables de l’époque étaient jugés inadaptés pour la gestion financière d’une structure génératrice de recettes menant des activités quotidiennes de commande, de fourniture, de paiement et de recouvrement.

Au fil des années, l'économat a enregistré un excédent d’exploitation qui s'est accumulé sur les comptes bancaires, notamment parce que, surtout au début lorsque l'exploitation était assurée par l'administration, aucun loyer ni service n’était dû et un certain nombre de membres du personnel et de l’équipe administrative étaient mis à disposition gratuitement pour cette activité.

En 2002, la Commission a décidé de changer l'organisation opérationnelle et, à l’issue d’un appel d’offres, l’exploitation de l’économat a été confiée à Delhaize en échange d’une redevance. Lorsque Delhaize a commencé l'exploitation de l'économat, le stock de ce dernier lui a été revendu et les recettes de cette vente ont également été versées sur les mêmes comptes bancaires.

Depuis lors, les montants se trouvant sur les comptes bancaires ont continué à produire des intérêts et le montant total aujourd’hui disponible est de l’ordre de 2,7 millions EUR.

2. EFFETS DES MESURES PRISES DANS LE CONTEXTE DE LA CRISE ESTAT

Au lendemain de la crise ESTAT, le comptable de la Commission a pris l’initiative, à l’été 2005, de dresser un inventaire de tous les comptes bancaires non établis par lui sur lesquels se trouvaient des fonds communautaires, dans le but de mettre fin à cette situation anormale.

Dans ce cadre, le comptable a décidé qu’il convenait soit de transférer l’argent au budget si l’existence du compte n’était plus justifiée, soit d’intégrer le compte dans le périmètre comptable de la Commission s’il était nécessaire de le conserver.

En ce qui concerne les comptes de l’ancien économat (un compte d’épargne et un compte à vue), la situation était claire: leur existence n’était plus justifiée et il convenait donc de les clôturer et de transférer le solde au budget communautaire.

Ces comptes ont été ouverts chez FORTIS et présentent les soldes suivants (au 30 juin 2008):

- FORTIS 210-0339286-32 27 532 EUR

- FORTIS 047-0610357-16 2 705 824 EUR

pour un total de 2 733 356 EUR. Ces comptes sont gérés conjointement par l’OIB et par la DG BUDG et plusieurs fonctionnaires de la DG BUDG ont pouvoir de signature.

3. PRINCIPES GÉNÉRAUX D’UTILISATION DES FONDS

Compte tenu de la nature des montants qui se trouvent sur ces comptes, c’est-à-dire un excédent d’exploitation résultant principalement d’une activité impliquant des dépenses effectuées par les membres du personnel et leur famille, la DG ADMIN a été invitée à proposer plusieurs projets remplissant les conditions suivantes:

- être fondés sur un principe admis par le commentaire budgétaire des lignes budgétaires existantes;

- être de nature sociale et présenter des avantages directs ou indirects pour le personnel;

- ne nécessiter qu’un investissement unique sans dépenses de suivi au cours des années suivantes, ni en ressources budgétaires, ni en ressources humaines.

4. PROJETS SPÉCIFIQUES PROPOSÉS: PROCESSUS DÉCISIONNEL

En septembre 2006, la DG ADMIN a préparé une première liste de projets, et le 6 novembre 2006, elle a demandé l’avis du COPAS. Ce dernier a examiné la demande et la liste de projets proposés et a rendu son avis à la DG ADMIN le 2 mai 2007. Le COPAS n’a pas seulement émis un avis positif ou négatif sur chaque projet, mais a également suggéré d’autres projets à examiner.

Le 15 mai 2007, le vice-président du Parlement européen, M. Onesta, a présenté à la DG ADMIN un projet de rénovation complète du centre de santé du PE et a expliqué l'approche contractuelle envisagée, qui consistait à confier l'exploitation proprement dite du centre à un tiers, sélectionné au terme d'une procédure d’appel d’offres, en échange d'une redevance et sur la base d'un système de participation aux bénéfices, avec redistribution des gains aux institutions participantes. La DG ADMIN a exprimé son intérêt de principe, dans l’attente de plus amples informations, et a envoyé une liste de questions à M. Onesta le 6 juin 2007. Le 24 septembre 2007, la DG ADMIN a reçu de l’administration du PE des informations complémentaires, une réponse partielle aux questions posées et une demande de clarification de sa position sur une éventuelle participation. Des éléments supplémentaires ont été obtenus à la suite de l'appel d'offres réussi visé au point 5 ci-dessous.

En juin 2008, la DG ADMIN a établi une liste définitive de quatre projets, dont un extrait de sa liste initiale et ayant fait l'objet d'un avis positif du COPAS, deux proposés par le COPAS lui-même et le projet avec le PE. Le projet avec le PE a été soumis au COPAS le 6 juin 2008 et au CLP le 24 juin 2008.

5. LES PROJETS: SUR QUOI PORTENT-ILS ET COMBIENT COÛTENT-ILS?

Le tableau ci-dessous reprend les quatre projets et les montants qu'il est prévu de leur attribuer.

Une brève description de chaque projet et une estimation des montants concernés sont fournis en annexe 1. En annexe 2 figure la liste des projets écartés, qui explique en quelques mots pour quelle raison chaque projet n’a pas été retenu.

Description succincte du projet | Estimation du montant |

Aide en faveur de l’intégration des enfants handicapés dans les crèches et garderies | 100 000 |

Rénovation du centre d’Overijse | 500 000 |

Infrastructure pour le bien-être au travail | 600 000 |

Contribution au centre de santé du PE | 1 500 000 |

Total | 2 700 000 |

Les quatre projets ont trait au domaine des dépenses sociales au bénéfice du personnel. En ce qui concerne le centre de santé, il convient de noter non seulement que la santé physique est un élément essentiel du bien-être du personnel, mais aussi que le système de participation aux recettes, expliqué succinctement dans l’annexe 1, produira des recettes affectées à la ligne budgétaire «activités sociales» sur une base annuelle, ce qui augmentera les ressources disponibles pour cette activité.

Le projet avec le PE présente certains risques liés à la viabilité commerciale du projet et aux hypothèses de l'analyse de rentabilité. Bien que ces risques soient principalement à la charge du contractant, le système de participation aux bénéfices ne produira de résultats qu’en fonction du succès commercial du projet. Il est d’ores et déjà certain qu’un important opérateur dans ce secteur, sélectionné au terme d'une procédure d'appel d'offres, a accepté de signer un contrat avec le PE. À aucun moment, que ce soit durant les phases de construction et d’équipement ou durant la phase d’exploitation proprement dite, la Commission n’exercera la moindre responsabilité directe. En fait, la Commission et le Parlement européen signeront un accord administratif définissant l'ensemble des droits (conditions d'accès identiques pour le personnel de la Commission et du PE et système de participation aux bénéfices) et obligations (transfert de fonds) de la Commission.

6. ACHÈVEMENT DE L’OPÉRATION D’ASSAINISSEMENT DES COMPTES BANCAIRES

L’approbation de l’approche et des quatre projets détermine l’utilisation de ces crédits, qui constituent des recettes affectées au sens de l’article 18, paragraphe 1, point e), du règlement financier.

7. CONCLUSION

La Commission:

- approuve l’utilisation des bénéfices accumulés de l’ancien économat pour des projets relatifs à des actions sociales au bénéfice du personnel;

- approuve les quatre projets énumérés ci-dessus;

- approuve les montants estimés à allouer à chacun de ces quatre projets, et laisse à l'ordonnateur compétent le soin de déterminer les mécanismes détaillés de mise en œuvre et de procéder aux derniers ajustements;

- demande à la DG ADMIN, en collaboration avec le service juridique, de négocier un accord administratif avec le Parlement européen concernant la participation de la Commission au projet relatif au centre de santé du PE.

ANNEXE 1

Les comptes bancaires hors budget de l’ancien économat de la Commission

Les projets

8. AIDE EN FAVEUR DE L’INTÉGRATION DES ENFANTS HANDICAPÉS DANS LES CRÈCHES ET GARDERIES

8.1. Description

Les crèches et les garderies accueillent régulièrement des enfants présentant des besoins particuliers.

Par «besoins particuliers», on entend différentes formes de handicaps, notamment des difficultés comportementales ainsi que diverses formes de handicaps physiques et mentaux. Toutefois, la décision d’accepter ou non un enfant handicapé dépend de plusieurs facteurs et chaque situation est évaluée au cas par cas en concertation avec le pédiatre, les psychopédagogues, l’administration de la crèche ou de la garderie et les parents. La décision finale est prise au cas par cas et tient compte des besoins de l’enfant lui-même, des besoins du groupe d’enfants qu'il côtoiera à la crèche ou à la garderie, des ressources et de l’infrastructure internes, et de la nécessité de travailler en partenariat avec des équipes spécialisées externes.

En cas de décision positive, la situation est évaluée régulièrement et il peut être décidé de réorienter l’enfant vers une structure plus appropriée si toutes les parties concernées estiment que la crèche ou la garderie ne répond plus suffisamment à ses besoins.

Une formation adéquate des équipes pédagogiques et du matériel adapté sont tous deux nécessaires pour accueillir comme il se doit les enfants présentant des besoins particuliers.

8.2. Estimation du montant et calendrier indicatif

Rubrique | Coût (EUR) |

Équipement et jouets | 20 000 |

Formation spéciale pour 195 membres du personnel et matériel correspondant (livres, vidéos, etc.) | 80 000 |

Total | 100 000 |

L’équipement et la formation peuvent tous deux être commandés en 2008 puisque des contrats-cadres existent.

8.3. Ligne budgétaire

Recettes: 590

Dépenses: 26.01.50.04 - Coopération interinstitutionnelle dans le domaine social

Service ordonnateur: DG ADMIN.

9. AMÉLIORATION DES INSTALLATIONS SPORTIVES ET RÉCRÉATIVES À OVERIJSE

9.1. Description

Les membres du personnel des institutions européennes et leur famille sont désireux de mieux utiliser le centre sportif en plein air interinstitutionnel d’Overijse. Le comité du personnel a souligné une nouvelle fois ce point lors des «États généraux» pour la politique sociale qui se sont tenus en juin 2008. Il est proposé de remplacer le terrain de sport et de football existant par un terrain synthétique omnisports de nouvelle génération et d’équiper le site de manière à ce qu’il puisse être utilisé par tous les temps, à tout moment et quelle que soit la saison, en encourageant ainsi l’utilisation intérieure et extérieure du centre par les familles des membres du personnel ainsi que par les groupes de collègues, les cercles de loisirs et les retraités.

Enfin, une attention particulière sera accordée aux facilités d’accès et d’accueil, ainsi qu'à l’installation de sanitaires adaptés aux personnes handicapées.

9.2. Estimation du montant et calendrier indicatif

Le coût de ce projet a été estimé par les services techniques de l’OIB à 500 000 EUR. En raison du temps nécessaire à l’obtention des autorisations et permis locaux, les montants ne peuvent être utilisés quand durant la période 2009-2010.

9.3. Ligne budgétaire

Recettes: 590

Dépenses: 26.01.22.03 - Dépenses liées aux immeubles à Bruxelles

Service ordonnateur: OIB

10. INFRASTRUCTURE POUR LE BIEN-ÊTRE AU TRAVAIL

10.1. Description

Le personnel de la Commission, et en particulier les cercles de loisirs, souhaiterait pouvoir utiliser les deux salles polyvalentes situées dans le sous-sol du bâtiment VM2, qui héberge également le Foyer. Cet espace était auparavant utilisé principalement pour les archives et nécessite une rénovation en profondeur. Il serait possible de créer une grande salle de 290 m² qui serait surtout utilisée pour les activités d’entraînement cardio, qui nécessitent beaucoup d’espace, et une salle plus petite de 100 m² pour les activités de groupe plus restreintes. Des douches et des vestiaires seraient également proposés. Actuellement, une grande partie des groupes de loisirs doivent louer des espaces au secteur privé ou aux communes. La disponibilité de ces salles polyvalentes aurait également un effet positif sur l’utilisation du Foyer et s’insérerait dans la politique de la Commission en matière de bien-être au travail.

10.2. Estimation du montant et calendrier indicatif

Le coût de ce projet a été estimé par les services techniques de l’OIB à 600 000 EUR.

10.3. Ligne budgétaire

Recettes: 590

Dépenses: 26.01.22.03 - Dépenses liées aux immeubles à Bruxelles

Service ordonnateur: OIB

11. CONTRIBUTION AU CENTRE DE SANTÉ DU PE

11.1. Description

L’objectif du projet global est de rénover et d’étendre l’espace «de gymnastique et de fitness» existant (1375 m²) du Parlement européen en y ajoutant un espace «aquatique et de relaxation» (925 m²), de l'équiper et de confier son exploitation à un contractant externe en échange:

- du paiement d’une redevance forfaitaire (fixée à 300 000 EUR dans l’appel d’offres);

- d’une part des bénéfices exceptionnels (allant de 10 % des bénéfices entre 100 000 EUR et 200 000 EUR à 50 % des bénéfices au-delà de 500 000 EUR);

- de conditions d'accès et d'inscription pour le personnel de la Commission identiques à celles dont bénéficie le personnel du PE.

La Commission participerait aux dépenses liées au bâtiment et aux équipements en versant une partie des fonds de l'ancien économat au budget de fonctionnement du PE.

Dans le cadre de cette participation, une part des recettes engrangées, calculée au pro rata, serait inscrite au budget administratif de la Commission en tant que recettes affectées à la ligne budgétaire «activités sociales» et contribuerait à d’autres dépenses consacrées à des objectifs sociaux.

11.2. Estimation du montant et calendrier indicatif

Le montant est déterminé par décision politique relative au niveau de participation. Le montant proposé de 1 500 000 EUR correspond à environ 30 % du coût estimé du projet, tel qu’approuvé par le Bureau du PE.

Le contractant qui sera chargé de l’exploitation du centre a été sélectionné à l’issue d’un appel d’offres et l’appel d’offres relatif aux travaux de rénovation a été lancé, l’objectif étant d’achever les travaux pour la fin 2009.

Le montant lui-même pourrait cependant déjà être transféré au PE en 2008, en fonction de la date à laquelle l'accord administratif sera signé.

11.3. Ligne budgétaire

Recettes: 590

Dépenses:

- Pour la contribution au PE : 26.01.50.04 - Coopération interinstitutionnelle dans le domaine sociale

- Pour les recettes affectées annuelles : 26.01.50.04 - Coopération interinstitutionnelle dans le domaine sociale

Service ordonnateur: DG ADMIN.

ANNEXE 2

Les comptes bancaires hors budget de l’ancien économat de la Commission

Les projets écartés

12. CENTRE DE SANTÉ DE LA COMMISSION

Les montants disponibles sont insuffisants pour transformer et équiper un espace existant afin de le transformer en un centre de santé commercialement viable. Ce qui est vrai pour la somme totale l’est d’autant plus pour une partie de cette somme, puisqu’il convenait de sélectionner plusieurs projets.

13. RÉNOVATION DES CAFÉTÉRIAS ET DES RESTAURANTS

Les représentants du personnel ont estimé que ces dépenses devaient être couvertes par les ressources budgétaires normales de l’OIB et leur argument a été accepté.

14. INSTALLATION DE DOUCHES POUR LES CYCLISTES NAVETTEURS

Les représentants du personnel ont estimé que ces dépenses devaient être couvertes par les ressources budgétaires normales de l’OIB et leur argument a été accepté.

15. OUVERTURE D’AGENCES LOCALES POUR L’EMPLOI DANS LES PRINCIPAUX BÂTIMENTS DE LA COMMISSION

Ces ALE distribuent les titres-services au moyen desquels des services ménagers peuvent être achetés légalement plutôt que sur le marché noir ou gris.

Une agence de ce type a besoin d'espace, d'équipements et de personnel et entraîne donc des dépenses de suivi, ce qui est contraire à l'un des critères fixés, à savoir ne requérir qu'un investissement unique sans dépenses de suivi.

16. ACHAT DE L’HÔPITAL D’ETTERBEEK

L’hôpital aurait, une fois acheté, été transformé en un centre polyvalent hébergeant un foyer pour personnes âgées et personnes handicapées, une crèche, une garderie et un espace de réunion destiné aux groupes de loisirs.

Il va de soi que l’exploitation d’un tel centre entraînerait des dépenses annuelles considérables, ce qui est contraire à l’un des critères fixés, à savoir ne requérir qu'un investissement unique sans dépenses de suivi.

17. RÉSERVATION DE PLACES POUR LES ADULTES À CHARGE HANDICAPÉS

Au moyen d'une contribution assimilable à une subvention, octroyée soit à des établissements individuels ou aux agences responsables à Bruxelles et dans les trois communautés (flamande, française et germanophone), les membres en activité ou retraités du personnel de l'UE auraient bénéficié d'une sorte de priorité pour les adultes handicapés dont ils ont la charge.

Bien qu’initialement prometteur, ce système n’a finalement pas pu être mis en œuvre, essentiellement en raison de la réticence des autorités belges concernées à accepter la proposition de la Commission.