COMMUNICATION DE LA COMMISSION — LIGNES DIRECTRICES RELATIVES À L’UTILISATION DES OPTIONS SIMPLIFIÉES EN MATIÈRE DE COÛTS DANS LE CADRE DES FONDS STRUCTURELS ET D’INVESTISSEMENT EUROPÉENS (FONDS ESI) — VERSION RÉVISÉE

(2021/C 200/01)

Guide sur les options simplifiées en matière de coûts: financement à taux forfaitaire, barèmes standard de coûts unitaires, montants forfaitaires

[en vertu des articles 67, 68, 68 bis et 68 ter du règlement (UE) no 1303/2013, de l’article 14 du règlement (UE) no 1304/2013 et de l’article 19 du règlement (UE) no 1299/2013]

Édition révisée à la suite de l’entrée en vigueur du règlement (UE, Euratom) 2018/1046

AVIS DE NON-RESPONSABILITÉ: «Le présent document a été élaboré par les services de la Commission. Sur la base du droit applicable de l’UE, il fournit des orientations techniques aux collègues et aux organismes engagés dans le suivi, le contrôle ou la mise en œuvre des Fonds structurels et d’investissement européens. Le présent guide est sans préjudice de l’interprétation de la Cour de justice et du Tribunal.»

TABLE DES MATIÈRES

Chapitre 1 — Introduction 6

1.1. Objectif 6

1.2. Pourquoi utiliser les options simplifiées en matière de coûts? 6

Chapitre 2 — Principes horizontaux et champ d’application 7

2.1. Quand utiliser les coûts simplifiés 7

2.2. Recours aux options simplifiées en matière de coûts 7

2.2.1. Le principe 7

2.2.2. L’exception: cas dans lesquels le recours aux options simplifiées en matière de coûts est obligatoire [section révisée à la suite de l’entrée en vigueur du règlement Omnibus] 7

2.2.3. Application dans le temps et dispositions transitoires 10

2.3. Combinaison d’options 11

2.3.1. Principes généraux 11

2.3.2. Exemples de combinaisons 11

2.4. Marchés publics et recours aux options simplifiées en matière de coûts 12

2.4.1. Recours aux options simplifiées en matière de coûts dans le cas de marchés publics 12

2.4.2. Utilisation du taux forfaitaire pour le calcul des frais de personnel directs dans les opérations mises en œuvre dans le cadre de marchés publics 14

2.5. Compatibilité des options simplifiées en matière de coûts avec les règles en matière d’aides d’État 15

2.5.1. Compatibilité des options simplifiées en matière de coûts avec le règlement général d’exemption par catégorie et le règlement d’exemption par catégorie pour l’agriculture 15

2.6. Recours aux coûts simplifiés dans des opérations génératrices de recettes nettes 16

2.6.1. Opérations génératrices de recettes nettes après leur achèvement (article 61 du RPDC) 16

2.6.2. Opérations génératrices de recettes nettes au cours de leur mise en œuvre et auxquelles les dispositions de l’article 61, paragraphes 1 à 6, du RPDC ne s’appliquent pas 17

2.7. Spécificité du FEDER et du FSE: les financements complémentaires 18

2.7.1. Déclaration des actions relevant de l’article 98, paragraphe 2, du RPDC dans le contexte des options simplifiées en matière de coûts 18

2.7.2. Exemples 18

2.8. Règles spécifiques du Feader et de la CTE 19

Chapitre 3 — Types d’options simplifiées en matière de coûts 24

3.1. Financement à taux forfaitaire 19

3.1.1. Définition des catégories de coûts 19

3.1.2. Systèmes spécifiques de financement à taux forfaitaire pour calculer les catégories de coûts décrites dans le RPDC et les règlements spécifiques des Fonds 20

3.1.2.1. Méthodes de calcul des coûts indirects 21

3.1.2.2. Taux forfaitaire pour la détermination des frais de personnel directs 21

3.1.2.3. Taux forfaitaire pour la détermination de tous les autres coûts de l’opération autres que les frais de personnel directs 22

3.1.2.4. Justification des taux forfaitaires fixés dans le RPDC 23

3.1.2.5. Application dans le temps 23

3.2. Barèmes standard de coûts unitaires 25

3.2.1. Principes généraux 25

3.2.2. Frais de personnel calculés sur la base d’un taux horaire (article 68 bis, paragraphes 2 à 4, du RPDC) 26

3.2.3. Détermination des frais de personnel admissibles sur la base du taux horaire calculé 27

3.2.4. Personnel travaillant à temps partiel pour l’opération avec une durée fixe par mois 28

3.2.5. Application dans le temps 28

3.3. Montants forfaitaires 29

3.3.1. Principes généraux 29

3.3.2. Modifications introduites par le règlement Omnibus et application dans le temps 29

3.3.3. Exemples de montants forfaitaires 29

3.4. Le cas particulier des taux forfaitaires pour l’assistance technique 30

3.4.1. Champ d’application 30

3.4.2. Demandes de paiement et remboursements 31

3.4.3. Incidence du taux forfaitaire sur la dotation en faveur de l’assistance technique dans le cadre du programme opérationnel/programme de développement rural 32

3.4.4. Piste d’audit et incidence des corrections 32

Chapitre 4 — Mise en place des options simplifiées en matière de coûts 43

4.1 Les options simplifiées en matière de coûts doivent être établies à l’avance 33

4.2 Une méthode de calcul juste, équitable et vérifiable 33

4.2.1. Principes généraux 33

4.2.1.1. La méthode de calcul doit être juste 33

4.2.1.2. La méthode de calcul doit être équitable 33

4.2.1.3. La méthode de calcul doit être vérifiable 33

4.2.2. Les méthodes dans la pratique 34

4.2.2.1. Utilisation de données «statistiques», d’un jugement d’expert ou d’autres informations objectives [article 67, paragraphe 5, point a) i)] 34

4.2.2.2. Utilisation de données propres aux bénéficiaires individuels [article 67, paragraphe 5, point a) ii) et iii), du RPDC] 34

4.3 Projet de budget 35

4.3.1. Utilisation d’un projet de budget par d’autres Fonds comme méthode pour établir les coûts unitaires, les montants forfaitaires et les taux forfaitaires avant l’entrée en vigueur du règlement Omnibus 37

4.4. Utilisation des barèmes standard de coûts unitaires, des montants forfaitaires et des taux forfaitaires applicables dans d’autres domaines 37

Autres politiques de l’Union 37

Article 67, paragraphe 5, point b), du RPDC 37

Article 68, premier alinéa, point c), du RPDC 38

Régimes de subventions financés entièrement par les États membres 38

Taux forfaitaires de la période 2007-2013 39

Comment évaluer si les opérations et les bénéficiaires sont de nature similaire? 39

4.5. Utilisation des taux établis par le RPDC ou par les règles spécifiques des Fonds 39

4.6. Adaptation dans le temps des taux forfaitaires, des montants forfaitaires et des barèmes standard de coûts unitaires 39

4.7. Méthodes particulières de détermination des montants établies conformément aux règles spécifiques des Fonds 39

Chapitre 5 — Conséquences pour l’audit et le contrôle 40

5.1 Nécessité d’une approche commune en matière d’audit et de contrôle 40

5.2 Rôle de l’autorité d’audit dans la conception des options simplifiées en matière de coûts 40

5.3 Approche générale en matière de vérifications de gestion et d’audit 40

5.3.1. Vérification du bon établissement de la méthode de calcul pour déterminer l’option simplifiée en matière de coûts 41

5.3.2. Vérification de la bonne application de la méthode 41

5.3.2.1. Vérification de la bonne application des taux forfaitaires 42

5.3.2.2. Vérification de la bonne application des barèmes standard de coûts unitaires 42

5.3.2.3. Vérification de la bonne application des montants forfaitaires 43

5.3.2.4. Vérification en cas de combinaison d’options au sein d’une même opération 43

5.3.3. Erreurs ou irrégularités potentielles liées à l’utilisation des options simplifiées en matière de coûts 43

Annexe I — Exemples d’options simplifiées en matière de coûts 45

Annexe II — Exemple de la compatibilité des options simplifiées en matière de coûts avec les règles en matière d’aides d’État 51

Annexe III — Options simplifiées en matière de coûts et mesures spécifiques du Feader 54

Annexe IV — Options simplifiées en matière de coûts et mesures spécifiques du FEAMP 60

CHAPITRE 1

Introduction

1.1. Objectif

Le présent document fournit des orientations techniques sur les coûts déclarés sur la base d’un taux forfaitaire, de montants forfaitaires et de barèmes standard de coûts unitaires (ci-après les «options simplifiées en matière de coûts») applicables aux Fonds ESI et vise à partager les bonnes pratiques en vue d’encourager les États membres à avoir recours à ces options. Il traite des possibilités offertes par le cadre juridique des Fonds ESI pour la période de programmation 2014-2020.

À la suite de l’entrée en vigueur du règlement (UE, Euratom) 2018/1046 (1) (ci-après le «règlement Omnibus») le 2 août 2018, la présente édition révisée du guide tient compte des modifications apportées par ledit règlement au règlement (UE) no 1303/2013 (2) (le règlement portant dispositions communes, ci-après «RPDC») et au règlement (UE) no 1304/2013 (3) (le règlement relatif au Fonds social européen, ci-après «RFSE»). Ces modifications prennent appui sur les possibilités introduites en 2014 et les étendent, en tenant compte des recommandations formulées par le groupe de haut niveau sur la simplification (4). Elles étendent également à tous les Fonds ESI plusieurs options qui étaient auparavant uniquement prévues dans les règlements spécifiques de certains Fonds.

Cette révision du guide apporte également davantage de précisions à la suite des questions posées par les États membres et les parties prenantes au cours de la période de programmation actuelle.

Le présent guide ne porte pas sur les plans d’action communs, les options simplifiées en matière de coûts utilisées dans le cadre de l’article 14, paragraphe 1, du RFSE (5) ou les financements non liés aux coûts visés à l’article 67, paragraphe 1, point e), du RPDC.

1.2. Pourquoi utiliser les options simplifiées en matière de coûts?

Lorsque les options simplifiées en matière de coûts sont utilisées, les coûts admissibles (éligibles) d’une opération sont calculés selon une méthode prédéfinie basée sur des réalisations, des résultats ou certains autres coûts clairement déterminés à l’avance, soit par référence à un montant par unité soit par l’application d’un pourcentage. Les options simplifiées en matière de coûts constituent donc une autre méthode de calcul des coûts admissibles d’une opération par opposition à la méthode traditionnelle, à savoir un calcul sur la base des coûts réellement engagés et payés [article 67, paragraphe 1, point a), du RPDC, ci-après dénommés «coûts réels»]. Avec les options simplifiées en matière de coûts, il n’est plus nécessaire de relier chaque euro de dépense cofinancée à des pièces justificatives individuelles: c’est l’élément clé des options simplifiées en matière de coûts, car cela réduit de manière significative la charge administrative.

Le recours aux options simplifiées en matière de coûts permet également d’orienter les ressources humaines et les activités administratives nécessaires à la gestion des Fonds ESI vers la réalisation des objectifs stratégiques, moins de ressources étant requises pour la collecte et la vérification des documents (financiers).

Il ouvre aussi plus largement l’accès des Fonds ESI (FSE, FEDER, Feader, FEAMP, FC) (6) aux petits bénéficiaires grâce à la simplification du processus de gestion.

Enfin, les options simplifiées en matière de coûts contribuent à un usage plus efficace et plus juste des Fonds ESI (taux d’erreur plus bas). Pendant de nombreuses années, la Cour des comptes européenne a recommandé de façon répétée à la Commission d’encourager et d’étendre le recours aux options simplifiées en matière de coûts, en particulier parce que celles-ci réduisent le risque d’erreurs. Dans son rapport annuel de 2017 (7), la Cour des comptes a constaté qu’au cours des cinq années précédentes, il avait été recouru aux options simplifiées en matière de coûts pour 135 opérations sur les 1 437 ayant fait l’objet d’un audit. Aucune erreur quantifiable n’a été relevée parmi ces opérations, ce qui a amené la Cour des comptes à conclure que les projets pour lesquels les options simplifiées en matière de coûts avaient été utilisées étaient moins exposés aux erreurs que les projets utilisant les coûts réels (8). En outre, à la suite du rapport spécial de 2018 intitulé «Nouvelles options de financement des projets de développement rural», la Cour des comptes a conclu que les options simplifiées en matière de coûts simplifient considérablement les processus et réduisent la charge administrative tant pour les bénéficiaires que pour les autorités des États membres (9).

CHAPITRE 2

Principes horizontaux et champ d’application

2.1. Quand utiliser les coûts simplifiés

Les coûts simplifiés ne peuvent être utilisés que dans le cas d’opérations financées par des subventions ou des aides remboursables (article 67, paragraphe 1, du RPDC).

Outre les cas où le recours aux options simplifiées en matière de coûts est obligatoire, il est recommandé d’utiliser les coûts simplifiés lorsqu’une ou plusieurs des situations suivantes se présentent:

— les États membres souhaitent que la gestion des Fonds ESI soit davantage axée sur les réalisations et l’atteinte de résultats plutôt que sur les moyens,

— les coûts réels sont difficiles à vérifier (de nombreuses pièces justificatives pour de petits montants avec peu ou pas d’incidence particulière sur les réalisations attendues des opérations, des clés de répartition complexes, etc.),

— des données fiables sur la mise en œuvre financière et quantitative des opérations sont disponibles (10),

— une simplification de la gestion des documents est recherchée,

— les opérations se déroulent dans un cadre standard,

— des méthodes d’options simplifiées en matière de coûts existent déjà pour des opérations et bénéficiaires de nature similaire au titre de régimes financés au niveau national ou d’autres instruments de l’UE.

NB: Les options simplifiées en matière de coûts ne peuvent pas être utilisées si le soutien apporté à une opération est fourni sous la forme d’un instrument financier ou d’un prix. Toutefois, si la forme de soutien à une opération consiste en la combinaison d’une subvention ou d’une aide remboursable et d’un instrument financier ou d’un prix , les options simplifiées en matière de coûts peuvent être utilisées pour la partie du soutien fournie sous la forme d’une subvention ou d’une aide remboursable. Sous réserve de certaines exceptions, les options simplifiées en matière de coûts ne sont pas pertinentes pour les opérations que les bénéficiaires mettent en œuvre dans le cadre de marchés publics.

2.2. Recours aux options simplifiées en matière de coûts

2.2.1. Le principe

À l’exception des opérations qui relèvent de l’article 67, paragraphe 2 bis, du RPDC (11), le recours aux options simplifiées en matière de coûts n’est pas obligatoire pour les États membres. L’autorité de gestion, ou le comité de suivi pour les programmes de la CTE, peut décider de rendre ce recours facultatif ou obligatoire pour l’ensemble ou une partie des catégories de projets et d’activités et pour l’ensemble ou une partie d’une opération. Afin de garantir le respect des principes de transparence et d’égalité de traitement des bénéficiaires, il convient de préciser et de publier dans l’appel à propositions la portée des options simplifiées en matière de coûts applicables, c’est-à-dire la catégorie de projets et d’activités pour laquelle elles seront disponibles.

2.2.2. L’exception: cas dans lesquels le recours aux options simplifiées en matière de coûts est obligatoire [section révisée à la suite de l’entrée en vigueur du règlement Omnibus]

L’article 67, paragraphe 2 bis, du RPDC dispose que, pour les opérations relevant du FSE et du FEDER pour lesquelles le soutien public ne dépasse pas 100 000 EUR, les subventions et les aides remboursables prennent la forme de coûts unitaires, de montants forfaitaires ou de financements à taux forfaitaire. L’utilisation des options simplifiées en matière de coûts est donc obligatoire.

Cette disposition a pour objet de limiter les contrôles des coûts réels qui, compte tenu de la faible valeur de ces opérations, ne seraient pas rentables.

Le montant de 100 000 EUR doit être considéré comme le soutien public maximal pouvant être versé au bénéficiaire, tel qu’indiqué dans le document énonçant les conditions du soutien au bénéficiaire (soutien du FEDER et du FSE + financement public national correspondant à verser au bénéficiaire en tant que montant maximal fixé dans l’accord ou la décision de financement le cas échéant). Il n’inclut ni la contribution publique fournie par le bénéficiaire, le cas échéant, ni les indemnités ou salaires versés par un tiers au profit des participants à une opération. C’est uniquement le soutien public programmé qui détermine si l’article 67, paragraphe 2 bis, doit être appliqué.

Lorsqu’une opération bénéficie à la fois du soutien du FEDER et de celui du FSE, le montant du soutien fourni par les deux Fonds est pris en compte pour le calcul du «soutien public» à l’opération. En outre, si le montant total du soutien public ne dépasse pas 100 000 EUR, l’obligation d’utiliser les options simplifiées en matière de coûts s’applique au soutien fourni par chaque Fonds (c’est-à-dire par le FEDER et le FSE).

Exemple: Le projet de budget d’un organisme public pour une opération dont le total des coûts admissibles s’élève à 105 000 EUR est le suivant: (en EUR) Financement public national 20 000 FSE 22 500 FEDER 22 500 Autofinancement 25 000 Indemnités versées aux participants par le service public de l’emploi 15 000 Total du plan de financement 105 000 Malgré un total des coûts admissibles de 105 000 EUR, cette opération s’inscrit dans la catégorie des opérations pour lesquelles les coûts simplifiés sont obligatoires. Le soutien fourni par les deux Fonds et le financement public national sont pris en compte pour le calcul du soutien public à l’opération. L’autofinancement (25 000 EUR) d’un organisme public n’est pas pris en compte lorsque l’on détermine le soutien public versé au bénéficiaire. Les indemnités versées aux participants par le service public de l’emploi (15 000 EUR) ne sont pas non plus prises en compte étant donné qu’elles sont versées par un tiers aux participants. Le soutien public s’élève donc à 45 000 EUR (FEDER + FSE) +20 000 EUR = 65 000 EUR, ce qui est inférieur au seuil de 100 000 EUR.

Il existe deux exceptions à cette obligation:

— les opérations ou les projets s’inscrivant dans le cadre d’une opération mis en œuvre uniquement dans le cadre de marchés publics de travaux, de biens ou de services (voir article 67, paragraphe 4, première phrase, du RPDC), et

— les opérations bénéficiant d’un soutien dans le cadre d’une aide d’État qui ne constitue pas une aide de minimis (12) (voir article 67, paragraphe 2 bis, premier alinéa).

Lorsque l’obligation d’utiliser les options simplifiées en matière de coûts s’applique, elle concerne la totalité des dépenses admissibles de l’opération, à deux exceptions près, sur la base de l’article 67, paragraphe 2 bis, deuxième et troisième alinéas, du RPDC:

1) les catégories de coûts auxquelles un taux forfaitaire est appliqué: ces catégories de coûts auxquelles un taux forfaitaire est appliqué peuvent être calculées sur la base des coûts réels [par exemple, si le taux forfaitaire maximal de 15 % pour les coûts indirects prévu à l’article 68, premier alinéa, point b), du RPDC est utilisé, les frais de personnel directs admissibles peuvent être déclarés sur la base des coûts réels];

2) les indemnités et salaires versés aux participants dans le cas où le taux forfaitaire maximal de 40 % prévu à l’article 68 ter, paragraphe 1, du RPDC est utilisé (13):

si le taux forfaitaire maximal de 40 % prévu à l’article 68 ter, paragraphe 1, du RPDC est utilisé, les indemnités et salaires versés aux participants (qui sont des coûts admissibles supplémentaires qui ne sont pas inclus dans le taux forfaitaire) peuvent également être remboursés sur la base des coûts réels.

NB: Concernant le FSE: Avant l’entrée en vigueur du règlement Omnibus, le recours aux options simplifiées en matière de coûts était déjà obligatoire pour les petites opérations bénéficiant d’un soutien du FSE. L’ancien article 14, paragraphe 4, du RFSE disposait que pour les subventions ou les aides remboursables en faveur d’opérations pour lesquelles le soutien public ne dépassait pas 50 000 EUR, il devait être recouru aux options simplifiées en matière de coûts, à l’exception des opérations bénéficiant d’un soutien dans le cadre d’un régime d’aides d’État.

Bien qu’elle ait été supprimée par le règlement Omnibus, cette disposition continue de s’appliquer aux opérations bénéficiant d’un soutien dans le cadre d’appels à propositions lancés avant l’entrée en vigueur du règlement Omnibus (14)

L’obligation prévue à l’article 14, paragraphe 4, diffère de ce qui est énoncé à l’article 67, paragraphe 2 bis, du RPDC sur les points suivants:

1) les opérations bénéficiant d’un soutien qui constitue une aide de minimis sont exemptées de l’obligation d’utiliser des options simplifiées en matière de coûts (15);

2) les salaires et indemnités versés aux participants ne peuvent pas être déclarés sur la base des coûts réels lorsque le taux forfaitaire de 40 % fixé à l’article 14, paragraphe 2, du RFSE est utilisé (étant donné qu’ils ne peuvent être déclarés en plus de ces coûts);

3) seuls le soutien du FSE et le financement national correspondant à verser au bénéficiaire, tel qu’indiqué dans l’accord, sont pris en compte pour le calcul du seuil de 50 000 EUR (étant donné que l’article 14, paragraphe 4, du RFSE ne s’applique qu’au FSE).

Aperçu des principales modifications relatives au recours obligatoire aux options simplifiées en matière de coûts introduites par le règlement Omnibus:

1) l’obligation d’utiliser les options simplifiées en matière de coûts est étendue au soutien fourni par le FEDER. Avec l’introduction d’un nouveau paragraphe 2 bis à l’article 67 du RPDC qui s’applique à la fois au FEDER et au FSE, l’article 14, paragraphe 4, du RFSE n’était plus nécessaire et a donc été supprimé;

2) le seuil est porté de 50 000 EUR à 100 000 EUR;

3) les opérations bénéficiant d’un soutien qui constitue une aide de minimis sont désormais couvertes par l’obligation d’utiliser les options simplifiées en matière de coûts.

2.2.3. Application dans le temps et dispositions transitoires

L’article 67, paragraphe 2 bis, du RPDC ne s’applique qu’aux opérations bénéficiant d’un soutien dans le cadre d’appels à propositions publiés à partir de la date d’entrée en vigueur du règlement Omnibus (c’est-à-dire à partir du 2 août 2018). Il ne s’applique pas aux opérations bénéficiant d’un soutien dans le cadre d’appels publiés avant cette date, même si le document énonçant les conditions du soutien (par exemple, la décision de financement ou la convention de subvention) est publié après l’entrée en vigueur du règlement Omnibus. Les opérations bénéficiant d’un soutien en dehors du cadre d’un appel à propositions (par exemple, une attribution directe) doivent satisfaire aux exigences de l’article 67, paragraphe 2 bis, du RPDC si la convention de subvention ou le document énonçant les conditions du soutien a été signé à partir du 2 août 2018.

Conformément à l’article 152, paragraphe 7, du RPDC, l’autorité de gestion, ou le comité de suivi pour les programmes de la CTE, peut décider de ne pas appliquer les options simplifiées en matière de coûts obligatoires pendant une période maximale de douze mois à compter du 2 août 2018. Cette période peut être prolongée pour une durée que l’autorité de gestion (ou le comité de suivi pour les programmes de la CTE) juge appropriée si ladite autorité (ou ledit comité) estime que l’application obligatoire des options simplifiées en matière de coûts crée une charge administrative disproportionnée.

Les dispositions transitoires énoncées à l’article 152, paragraphe 7, du RPDC ne s’appliquent pas aux subventions (ni aux aides remboursables) bénéficiant d’un soutien du FSE pour lesquelles le soutien public ne dépasse pas 50 000 EUR. En effet, les opérations soutenues par le FSE pour lesquelles le soutien public ne dépasse pas 50 000 EUR étaient déjà soumises à l’obligation d’utiliser les options simplifiées en matière de coûts avant l’entrée en vigueur du règlement Omnibus (article 14, paragraphe 4, du RFSE).

Par conséquent, en ce qui concerne les opérations soutenues par le FSE pour lesquelles le soutien public ne dépasse pas 50 000 EUR, l’article 67, paragraphe 2 bis, du RPDC s’applique à partir de l’entrée en vigueur du règlement Omnibus (c’est-à-dire aux appels à propositions lancés à partir de l’entrée en vigueur du règlement Omnibus).

Cette règle a des conséquences majeures si le soutien du FSE constitue une aide de minimis.

Conformément à l’article 14, paragraphe 4, du RFSE, les opérations pour lesquelles le soutien constituait une aide de minimis n’étaient pas couvertes par l’obligation d’utiliser les options simplifiées en matière de coûts. Toutefois, l’article 67, paragraphe 2 bis, du RPDC ne prévoit une exception que pour les opérations bénéficiant d’un soutien dans le cadre d’une aide d’État qui ne constitue pas une aide de minimis. Cela signifie que les opérations soutenues par le FSE pour lesquelles le soutien public ne dépassait pas 50 000 EUR avant le 2 août 2018 et ne dépasse pas 100 000 EUR depuis le 2 août 2018 et constitue une aide de minimis ne sont plus exemptées de l’obligation d’utiliser les options simplifiées en matière de coûts. Enfin, la possibilité de reporter l’application de l’article 67, paragraphe 2 bis, du RPDC ne peut pas être utilisée pour les opérations soutenues par le FSE dont le soutien public ne dépasse pas 50 000 EUR, conformément à l’article 152, paragraphe 7, dernier alinéa, du RPDC.

Pour les opérations et les projets sélectionnés dans le cadre d’appels à propositions lancés avant l’entrée en vigueur du règlement Omnibus, l’article 14, paragraphe 4, du RFSE s’applique. Les opérations soutenues par le FSE qui bénéficient d’un soutien public (ne dépassant pas 50 000 EUR) sont soumises à l’obligation d’utiliser les options simplifiées en matière de coûts, mais les opérations bénéficiant d’un soutien qui constitue une aide d’État, y compris une aide de minimis, sont exemptées de cette obligation.

Autres implications du règlement Omnibus Soutien commun du FSE et du FEDER Si une opération est soutenue à la fois par le FSE et le FEDER et qu’elle est sélectionnée dans le cadre d’un appel à propositions lancé avant l’entrée en vigueur du règlement Omnibus: le soutien du FEDER n’est pas pris en compte pour calculer l’atteinte du seuil à partir duquel s’applique l’obligation d’utiliser les options simplifiées en matière de coûts, seuls sont pris en compte le soutien du FSE et le soutien public national correspondant. Seule la partie de l’opération soutenue par le FSE (et le soutien public national correspondant) est soumise à l’obligation d’utiliser les options simplifiées en matière de coûts, étant donné que l’article 14, paragraphe 4, du RFSE ne s’appliquait qu’au FSE et qu’aucune disposition n’imposait que le soutien du FEDER à une telle opération prenne la forme d’options simplifiées en matière de coûts. Pour les opérations et les projets soutenus dans le cadre d’appels à propositions lancés après l’entrée en vigueur du règlement Omnibus, le soutien du FSE et du FEDER est pris en compte pour le calcul du soutien public, à moins que l’autorité de gestion (ou le comité de suivi pour les programmes de la CTE) ne fasse usage des dispositions transitoires. Financement complémentaire En cas de financement complémentaire conformément à l’article 98, paragraphe 2, du RPDC, par exemple pour des opérations soutenues par le FSE – c’est-à-dire lorsque le FSE est également utilisé pour apporter un soutien aux dépenses admissibles au titre du FEDER – le montant total du soutien du FSE et le soutien public national correspondant sont pris en compte pour déterminer si le montant du soutien public est couvert par l’obligation d’utiliser les options simplifiées en matière de coûts (étant donné qu’il s’agit d’un soutien public à une opération qui n’est pas soutenue par le FEDER, mais uniquement par le FSE). Les opérations et les projets soutenus dans le cadre d’appels à propositions lancés avant l’entrée en vigueur du règlement Omnibus doivent être évalués en tenant compte de l’article 14, paragraphe 4, du RFSE (16). Bien que l’intégralité du montant fourni par le FSE ainsi que le financement public national correspondant soient pris en compte pour déterminer si l’opération est soumise à l’obligation d’utiliser les options simplifiées en matière de coûts prévue par cette disposition, cette obligation ne s’applique qu’à la partie du soutien soumise aux règles du FSE, ce qui signifie que la partie du soutien soumise aux règles applicables au FEDER n’est pas soumise à l’obligation d’utiliser les options simplifiées en matière de coûts. Dans le cas d’opérations et de projets soutenus dans le cadre d’un appel à propositions lancé après l’entrée en vigueur du règlement Omnibus, la partie du soutien soumise aux règles applicables au FEDER est également soumise à l’obligation d’utiliser les options simplifiées en matière de coûts, lorsque l’autorité de gestion (ou le comité de suivi pour les programmes de la CTE) n’a pas eu recours aux dispositions transitoires prévues à l’article 152, paragraphe 7, du RPDC.

2.3. Combinaison d’options

2.3.1. Principes généraux

L’article 67, paragraphe 1, du RPDC permet à l’autorité de gestion de choisir entre cinq formes de gestion des subventions et aides remboursables cofinancées par les Fonds ESI.

Conformément à l’article 67, paragraphe 3, du RPDC, ces options ne peuvent être combinées que dans les cas suivants, afin d’éviter un double financement des mêmes dépenses:

1) elles doivent couvrir des catégories différentes de coûts admissibles; ou

2) elles doivent être utilisées pour des projets distincts relevant de la même opération; ou

3) elles doivent être utilisées pour les phases successives d’une opération.

2.3.2. Exemples de combinaisons

Exemple 1: Financement de projets distincts s’inscrivant dans le cadre de la même opération (FSE) L’opération comprend un projet de formation pour de jeunes chômeurs, suivi d’un séminaire pour des employeurs potentiels de la région. Les coûts liés à la formation pourraient être payés sur la base d’un barème standard de coûts unitaires (1 000 EUR/jour de formation, par exemple). Le séminaire serait payé sur la base de montants forfaitaires. Étant donné que les deux projets s’inscrivant dans le cadre de la même opération sont distincts, il n’y a aucun risque de double financement car les coûts de chaque projet sont clairement séparés.

Exemple 2: Phases successives d’une opération (FSE) – conformément à l’article 67, paragraphe 3, du RPDC L’opération est déjà entamée et gérée sur la base des coûts réels, mais l’autorité de gestion veut désormais la gérer sur la base de coûts simplifiés. Les deux phases doivent être clairement définies. La première phase pourrait être calculée sur la base des coûts réels jusqu’à une date donnée. La seconde phase, portant sur les dépenses futures, pourrait être calculée sur la base d’un barème standard de coûts unitaires, à condition que le coût unitaire ne couvre aucune des dépenses ayant déjà fait l’objet d’un soutien. Si une telle possibilité est exploitée, elle devra concerner tous les bénéficiaires se trouvant dans la même situation (transparence et égalité de traitement). Elle peut alourdir la charge administrative en raison de la nécessité de modifier le document énonçant les conditions du soutien, s’il ne prévoyait pas déjà cette possibilité. Les autorités de l’État membre doivent décrire en détail chaque phase de l’opération. L’opération devrait être divisée en au moins deux étapes financières et, idéalement, matérielles ou de développement distinctes et déterminables, correspondant aux phases concernées. Cela doit être fait dans le but de garantir une mise en œuvre et un suivi transparents et de faciliter les contrôles.

Exemple 3: Différentes catégories de coûts admissibles (FSE) Une séance de formation combine: — un barème de coûts unitaires pour les salaires des formateurs, par exemple 450 EUR/jour, — des coûts réels: location d’une salle = 800 EUR/mois conformément au contrat de location, durant 12 mois, — un taux forfaitaire pour les coûts indirects, par exemple 10 % des coûts directs. À la fin de la formation, si 200 journées de formateurs ont été justifiées, la subvention sera versée sur la base suivante: Coûts directs (type 1 (17)): — salaires des formateurs: 200 jours × 450 EUR = 90 000 EUR — salle: 12 mois × 800 EUR = 9 600 EUR — sous-total des coûts directs: 99 600 EUR Coûts indirects (type 2): 10 % des coûts directs = 10 % × 99 600 EUR = 9 960 EUR Dépenses admissibles: (90 000 EUR +9 600 EUR) +9 960 EUR = 109 560 EUR Dans cet exemple, différentes catégories de coûts sont concernées: les salaires des formateurs, les frais de location de la salle, les coûts indirects. Cependant, pour vérifier l’absence de double financement, les autorités doivent s’assurer que le barème standard de coûts unitaires n’est pas lié aux coûts se rapportant à la location de la salle ou aux coûts indirects (salaire du personnel administratif ou du comptable, par exemple). Le même raisonnement vaut pour la définition des coûts indirects, qui ne doivent pas concerner des coûts relevant du barème standard de coûts unitaires ou les coûts réels de location de la salle. S’il y a un risque de chevauchement ou s’il est impossible de démontrer l’absence de chevauchement, l’autorité de gestion devra choisir l’option la plus appropriée pour éviter tout (risque de) double financement.

2.4. Marchés publics et recours aux options simplifiées en matière de coûts

2.4.1. Recours aux options simplifiées en matière de coûts dans le cas de marchés publics

Conformément à l’article 67, paragraphe 4, première phrase, du RPDC, lorsqu’une opération, telle que définie à l’article 2, paragraphe 9, du RPDC, ou un projet s’inscrivant dans le cadre d’une opération (elle-même soutenue sous la forme d’une subvention ou d’une aide remboursable) est mis en œuvre par le bénéficiaire uniquement dans le cadre de marchés publics de travaux, de biens ou de services, les options simplifiées en matière de coûts ne peuvent pas être utilisées. Toutefois, conformément à l’article 67, paragraphe 4, seconde phrase, lorsque le marché public dans le cadre d’une opération ou d’un projet s’inscrivant dans le cadre d’une opération se limite à certaines catégories de coûts, les options simplifiées en matière de coûts peuvent être utilisées «pour l’ensemble de l’opération ou du projet s’inscrivant dans le cadre d’une opération». Cette phrase a été introduite par le règlement Omnibus afin de clarifier la version précédente du texte de l’article 67, paragraphe 4, du RPDC. Elle précise que, lorsque, dans le cadre d’un projet ou d’une opération, certains biens ou services ont été externalisés dans le cadre de marchés publics, les options simplifiées en matière de coûts peuvent être utilisées pour calculer tous les coûts de l’opération, y compris ceux relevant d’un marché public.

Les opérations relevant de marchés publics sont considérées par la Commission comme étant des opérations mises en œuvre par passation de marchés publics conformément à la directive 2004/18/CE (y compris ses annexes), à la directive 2009/81/CE et à la directive 2014/24/UE, qui a abrogé la directive 2004/18/CE, ou par passation de marchés publics d’une valeur inférieure aux seuils prévus dans ces directives.

La question de savoir si une opération ou un projet est mis en œuvre uniquement dans le cadre de marchés publics dépend de la portée d’une opération ou d’un projet, telle qu’elle a été définie par les États membres.

Pour y répondre, il est nécessaire de définir les projets constituant l’opération au niveau le plus bas possible. Si le marché public couvre toutes les catégories de coûts d’un projet, les options simplifiées en matière de coûts ne peuvent pas être appliquées à ce projet.

Dans certains cas, un bénéficiaire peut externaliser la quasi-totalité ou la majeure partie d’une opération ou d’un projet par voie de marchés publics, en ne conservant peut-être que les activités liées à la «gestion de projet» ou à la «communication». Dans ce cas, il est clair que l’opération ou le projet n’est pas «uniquement» mis en œuvre dans le cadre de marchés publics et que les coûts simplifiés pourraient être appliqués à l’ensemble du projet ou de l’opération. Toutefois, dans la pratique, lorsque la majeure partie du projet est mise en œuvre dans le cadre de marchés publics, l’élaboration d’une option simplifiée en matière de coûts pour les catégories de coûts couvertes par un marché peut ne pas correspondre à une utilisation efficace des ressources, étant donné que la majeure partie des coûts sont déjà couverts par le marché. Bien que cette façon de procéder ne soit pas recommandée, il appartient aux autorités de gestion d’évaluer s’il y a lieu de recourir aux options simplifiées en matière de coûts pour l’ensemble du projet si celui-ci n’est pas mis en œuvre uniquement dans le cadre de marchés publics.

Exemple (FSE): Une subvention de 20 000 000 EUR est attribuée à un service public de l’emploi (le «bénéficiaire») pour organiser, pendant deux ans, la réinsertion de 5 000 chômeurs de longue durée (l’«opération»). Cette opération sera mise en œuvre au moyen de plusieurs projets: des projets de soutien personnalisé mis en œuvre en interne (7 000 000 EUR), des projets de formation mis en œuvre en interne par le bénéficiaire (5 000 000 EUR) et, pour la partie restante, des projets de formation externalisés uniquement par voie de marchés publics (8 000 000 EUR). Le bénéficiaire étant un organisme public, la sélection des établissements de formation pour les projets externalisés se fera uniquement dans le cadre de procédures de passation de marchés publics et les options simplifiées en matière de coûts ne pourront pas être utilisées pour cette partie des projets s’inscrivant dans le cadre de l’opération. Les options simplifiées en matière de coûts ne peuvent être utilisées que pour un montant de 12 000 000 EUR. Pour les projets de formation que le bénéficiaire met en œuvre lui-même, il est admis que certains postes de dépenses soient externalisés dans le cadre de marchés publics et inclus dans les options simplifiées en matière de coûts (experts externes, services de nettoyage, etc.).

Exemple (FEDER): Une municipalité reçoit une subvention pour la construction d’une route; le montant maximal des coûts admissibles s’élève à 1 000 000 EUR. La municipalité doit accorder un contrat de travaux publics d’une valeur estimée à 700 000 EUR. De plus, la municipalité supporte certains frais connexes s’élevant à 300 000 EUR (expropriations, frais de contentieux (18), suivi des progrès sur place, études environnementales effectuées par son propre personnel, campagnes, essais préalables à la réception de la route, etc.). Les coûts simplifiés (les coûts indirects sur la base d’un taux forfaitaire, par exemple) peuvent être utilisés pour la somme de 300 000 EUR de coûts directs, pour autant que ces coûts soient admissibles selon les dispositions nationales et de l’Union.

Exemple (FEDER): Un bénéficiaire (une municipalité) reçoit une subvention pour la construction d’une route; le montant maximal des coûts admissibles s’élève à 1 000 000 EUR.

Pour cette opération qui n’est pas entièrement mise en œuvre dans le cadre de marchés publics, l’autorité de gestion souhaite appliquer l’article 68, paragraphe 1, point b), du RPDC pour calculer les coûts indirects. Cependant, l’autorité de gestion veut atténuer l’incidence du recours à du personnel sous-traitant sur le niveau des coûts indirects. Elle décide donc d’exclure les frais directs liés au personnel sous-traitant des frais de personnel directs auxquels le taux forfaitaire est appliqué.

Le projet de budget pour l’opération est le suivant:

Projet no 1: travaux (procédure de passation de marchés) 700 000 EUR Projet no 2: autres coûts: 298 500 EUR Frais de personnel directs 50 000 EUR Dont frais directs liés au personnel sous-traitant 10 000 EUR Autres coûts directs 242 500 EUR Coûts indirects (Frais de personnel directs – frais directs liés au personnel sous-traitant) × 15 % = 40 000 EUR × 15 % = 6 000 EUR Total des coûts déclarés 998 500 EUR

Lorsque les opérations sont mises en œuvre par le biais de procédures de passation de marchés publics, le prix indiqué dans l’avis de marché est, par définition, un coût unitaire ou un montant forfaitaire servant de base aux paiements effectués par le bénéficiaire au contractant. Toutefois, aux fins de l’article 67 du RPDC, les coûts déterminés et payés par le bénéficiaire sur la base des montants établis par des procédures de passation de marchés publics constituent des coûts réellement engagés et payés conformément à l’article 67, paragraphe 1, point a), du RPDC (19).

Exemple (FSE): Si un bénéficiaire met en œuvre une formation par voie de marchés publics, il est possible que, dans l’appel d’offres, le bénéficiaire demande aux soumissionnaires de présenter un prix par participant obtenant la certification à la fin du cours. Les conditions du marché peuvent donc être: un participant obtenant la certification = 1 000 EUR. Si, à la fin de la formation, 10 participants obtiennent la certification, le bénéficiaire peut déclarer 10 000 EUR de dépenses admissibles à l’autorité de gestion. Ces 10 000 EUR seront considérés comme basés sur des coûts réels. Par conséquent, un contrôle ou un audit de cette dépense consistera en une vérification de la procédure de marché public et du respect des conditions du marché (dans cet exemple, la preuve de la certification d’un participant devra être apportée pour chaque coût unitaire payé). Les coûts sous-jacents de la formation (location d’installations, frais de personnel, etc.) ne seront pas vérifiés étant donné que le marché ne prévoit pas de remboursement sur cette base.

2.4.2. Utilisation du taux forfaitaire pour le calcul des frais de personnel directs dans les opérations mises en œuvre dans le cadre de marchés publics

Comme le prévoit l’article 68 bis du RPDC, le calcul des frais de personnel directs d’une opération à un taux forfaitaire plafonné à 20 % des coûts directs autres que les frais de personnel ne nécessitera pas d’exécuter un calcul pour déterminer la méthode, à moins que l’opération n’inclue des marchés publics de travaux dont la valeur dépasse le seuil fixé à l’article 4, point a), de la directive 2014/24/UE. Cela signifie que si les coûts directs de l’opération sont couverts, ne serait-ce que partiellement, par un marché de travaux publics dont la valeur dépasse le seuil fixé à l’article 4, point a), de la directive 2014/24/UE, le recours au taux forfaitaire de 20 % défini dans le règlement est possible mais nécessitera l’établissement d’une méthode pour déterminer le taux applicable.

2.5. Compatibilité des options simplifiées en matière de coûts avec les règles en matière d’aides d’État

Il convient de souligner que les règles en matière d’aides d’État établies dans le traité sont d’application générale. En outre, conformément à l’article 6 du RPDC, les opérations doivent être conformes à la législation applicable de l’Union et au droit national relatif à son application, en ce compris le respect des règles en matière d’aides d’État. Par conséquent, dès qu’un financement constitue une aide d’État au sens de l’article 107 du TFUE, il y a lieu de se conformer à ces règles pour le calcul et l’administration des options simplifiées en matière de coûts prévues à l’article 67 du RPDC. Les autorités de gestion doivent donc veiller à ce que les catégories de coûts pour lesquelles des options simplifiées en matière de coûts sont établies soient admissibles tant en vertu des règles relatives aux Fonds ESI qu’en vertu des règles en matière d’aides d’État. Elles doivent également veiller à ce que les intensités d’aide maximales fixées dans les règles en matière d’aides d’État soient respectées.

Les règlements d’exemption par catégorie, à savoir le règlement (UE) no 651/2014 de la Commission (20) (le règlement général d’exemption par catégorie, ci-après le «RGEC»), le règlement (UE) no 702/2014 (le règlement d’exemption par catégorie pour l’agriculture, ci-après l’«ABER») et le règlement (UE) no 1388/2014 (le règlement d’exemption par catégorie pour la pêche), prévoient des exemptions à l’obligation pour les États membres de notifier les régimes d’aides et les aides ad hoc remplissant les conditions qui y sont énoncées.

Il convient toutefois de noter que les aides accordées par les autorités publiques ne sont pas toutes soumises aux règles en matière d’aides d’État. Il faut tout d’abord examiner si l’aide accordée à une opération est considérée comme une aide d’État au sens de l’article 107, paragraphe 1, du TFUE. De plus amples renseignements sur la notion d’«aide d’État» figurent dans la communication de la Commission (21) qui clarifie la manière dont la Commission comprend l’article 107, paragraphe 1, du traité, tel qu’interprété par la Cour de justice et le Tribunal. Les dispositions des règlements (22) sur les aides de minimis doivent aussi être prises en considération. Les aides qui constituent des aides de minimis ne sont pas des aides d’État au sens de l’article 107 du TFUE. Ainsi, si une opération financée par les Fonds ESI relève du règlement de minimis applicable, cela signifie que la contribution des Fonds ESI ne constitue pas une aide d’État. Par conséquent, dans le cas des aides de minimis, il n’est pas nécessaire d’apprécier le respect des règles en matière d’aides d’État mais uniquement celui des règles concernant les Fonds ESI et des conditions permettant de considérer le soutien comme une aide de minimis.

Pour qu’une opération puisse bénéficier du règlement de minimis applicable, les conditions (énoncées dans ledit règlement) doivent être remplies:

1) l’aide accordée relève de l’article 1er du règlement de minimis applicable;

2) l’aide accordée respecte les plafonds fixés à l’article 3 du règlement de minimis applicable;

3) l’aide accordée satisfait aux exigences relatives au calcul de l’équivalent-subvention brut énoncées à l’article 4 du règlement de minimis applicable;

4) l’aide accordée respecte les règles en matière de cumul énoncées à l’article 5 du règlement de minimis applicable;

5) l’aide accordée respecte l’obligation de contrôle prévue à l’article 6 du règlement de minimis applicable.

2.5.1. Compatibilité des options simplifiées en matière de coûts avec le règlement général d’exemption par catégorie et le règlement d’exemption par catégorie pour l’agriculture

Le contrôle de la conformité des opérations soutenues par des Fonds ESI avec le RGEC ou l’ABER doit comprendre les étapes décrites ci-après.

— Admissibilité des coûts au titre du RGEC ou de l’ABER et des règles relatives aux Fonds ESI Tout d’abord, lorsque l’autorité de gestion souhaite accorder une aide considérée comme constituant une aide d’État, les conditions d’octroi de l’aide doivent être vérifiées au regard de la catégorie d’aide/disposition d’exemption applicable au titre du RGEC ou de l’ABER. Ensuite, l’autorité de gestion doit vérifier si, dans le cadre de cette catégorie d’aide, les coûts envisagés pour une opération sont admissibles, sur la base des dispositions d’exemption pertinentes au titre du RGEC ou de l’ABER ainsi que des règles relatives aux Fonds ESI. À cet égard, l’article 7, paragraphe 1, du RGEC et l’article 7, paragraphe 1, de l’ABER, dans leur version modifiée par le règlement (UE) 2017/1084 du 14 juin 2017, permettent que les coûts admissibles au titre du RGEC et de l’ABER soient calculés conformément aux options simplifiées en matière de coûts prévues par le RPDC, pour autant que l’opération soit au moins en partie financée par un Fonds de l’Union qui autorise l’utilisation desdites options et que la catégorie de coûts soit admissible au regard de l’exemption applicable prévue dans le RGEC ou l’ABER. Cela signifie que lorsqu’une option simplifiée en matière de coûts a été établie conformément au RPDC ou aux règlements spécifiques des Fonds, ce montant sera, en règle générale, utilisé aux fins du contrôle du respect des règles en matière d’aides d’État, pour autant que la catégorie de coûts en tant que telle soit admissible au titre des règles en matière d’aides d’État et que l’aide remplisse toutes les conditions du RGEC ou de l’ABER. Lorsque des options simplifiées en matière de coûts sont utilisées, les catégories de coûts calculées sur la base des options simplifiées en matière de coûts doivent être mentionnées dans la méthode utilisée pour obtenir le montant des coûts simplifiés. Lorsque les options simplifiées en matière de coûts définies dans le RPDC ou d’autres règles spécifiques des Fonds sont utilisées, l’autorité de gestion doit donc veiller, lors de la publication d’appels à propositions pour des opérations susceptibles d’être soumises aux règles en matière d’aides d’État, à préciser les catégories de coûts de cette opération qui seront financées par les Fonds ESI et qui sont également conformes au RGEC ou à l’ABER. Il convient en outre de préciser dans le document établissant les conditions du soutien à l’opération quelles catégories de coûts sont considérées comme admissibles pour cette opération. Aux fins de la vérification de l’admissibilité des coûts indirects (dans le cadre des Fonds ESI) au titre du RGEC, il convient de noter que les coûts indirects constituent souvent des coûts d’exploitation, tels que définis à l’article 2, paragraphe 39, du RGEC («Les coûts d’exploitation comprennent les coûts tels que ceux liés au personnel, aux matériaux, aux services contractés, aux communications, à l’énergie, à la maintenance, aux locations, à l’administration»). Par conséquent, si les coûts d’exploitation sont admissibles au titre du RGEC, cela signifie que les coûts indirects dans le cadre des Fonds ESI peuvent également être considérés comme des coûts admissibles au titre du RGEC. Pour le taux forfaitaire de 40 % (article 68 ter, paragraphe 1, du RPDC), le document énonçant les conditions du soutien doit indiquer clairement les catégories de coûts couvertes par les 40 %.

— Vérification de l’intensité maximale de l’aide Lorsqu’une option simplifiée en matière de coûts a été établie conformément aux dispositions des articles 67, 68, 68 bis et 68 ter du RPDC ou aux dispositions pertinentes des règlements spécifiques des Fonds, ce montant peut être utilisé aux fins du contrôle du respect du RGEC ou de l’ABER, y compris en ce qui concerne l’intensité de l’aide. Par conséquent, de la même manière que pour le recours aux coûts réels au titre du RGEC (ou de l’ABER), le montant résultant de la méthode utilisée pour calculer les options simplifiées en matière de coûts peut être utilisé pour vérifier le respect de l’intensité maximale de l’aide au regard de la catégorie pertinente d’aides d’État. Étant donné que la méthode utilisée doit se conformer au principe de bonne gestion financière, les autorités de gestion doivent utiliser une hypothèse raisonnable et prudente pour garantir que les coûts simplifiés constituent une approximation fiable des coûts réels. Le montant fixé dans le coût simplifié peut ainsi être utilisé pour démontrer plus facilement le respect de l’intensité maximale de l’aide, des montants maximaux de l’aide ou des seuils de notification au titre du RGEC ou de l’ABER. La méthode utilisée fera l’objet d’un contrôle de conformité aux règles relatives aux Fonds ESI et aux règles en matière d’aides d’État applicables. L’annexe II contient un exemple qui illustre ce point.

2.6. Recours aux coûts simplifiés dans des opérations génératrices de recettes nettes

Les options simplifiées en matière de coûts sont une façon de calculer les coûts, la colonne «dépenses» d’une opération. En théorie, le recours aux options simplifiées en matière de coûts ne devrait donc pas dépendre du fait qu’une opération génère ou non des recettes. Néanmoins, pour que la simplification soit réelle dans le contexte d’opérations génératrices de recettes, le RPDC introduit certaines spécificités en cas de recours à des montants forfaitaires ou à des barèmes standard de coûts unitaires.

2.6.1. Opérations génératrices de recettes nettes après leur achèvement (article 61 du RPDC)

L’article 61 du RPDC s’applique aux opérations qui génèrent des recettes nettes:

a) après leur achèvement uniquement; ou

b) au cours de leur mise en œuvre et après leur achèvement.

Conformément à l’article 61, paragraphe 7, point f), du RPDC, pour les opérations génératrices de recettes nettes après leur achèvement qui ont utilisé des montants forfaitaires ou des barèmes standard de coûts unitaires, les paragraphes 1 à 6 de l’article 61 du RPDC ne s’appliquent pas. Lorsque les opérations génèrent des recettes nettes au cours de leur mise en œuvre et après leur achèvement, c’est-à-dire lorsque l’article 61 du RPDC s’applique, comme indiqué à l’article 61, paragraphe 7, point f), du RPDC, les recettes nettes ne doivent pas être prises en compte dans le cas d’opérations pour lesquelles l’aide publique prend la forme de montants forfaitaires ou de barèmes standard de coûts unitaires. En cas d’utilisation de taux forfaitaires, les recettes nettes générées par l’opération doivent être déterminées à l’avance et déduites des dépenses admissibles du projet.

2.6.2. Opérations génératrices de recettes nettes au cours de leur mise en œuvre et auxquelles les dispositions de l’article 61, paragraphes 1 à 6, du RPDC ne s’appliquent pas (23)

Pour les montants forfaitaires ou les barèmes standard de coûts unitaires utilisés dans des opérations génératrices de recettes nettes au cours de leur mise en œuvre, ces recettes nettes ne doivent pas être déduites des dépenses admissibles dès lors qu’elles ont été prises en compte au préalable dans le calcul des montants forfaitaires ou des barèmes standard de coûts unitaires [conformément à l’article 65, paragraphe 8, point f), du RPDC].

S’il n’a pas été tenu compte au préalable des recettes nettes dans le calcul des montants forfaitaires ou des barèmes standard de coûts unitaires, les dépenses admissibles cofinancées par les Fonds ESI doivent être diminuées des recettes nettes générées au cours de la mise en œuvre au plus tard lors de la demande de paiement final introduite par le bénéficiaire, sur une base proportionnelle aux parties admissibles des coûts et à celles qui ne le sont pas (article 65, paragraphe 8, deuxième alinéa, du RPDC).

En cas de financement à taux forfaitaire, les recettes nettes qui n’ont pas été prises en compte lors de l’approbation de l’opération et qui ont été directement générées au cours de sa mise en œuvre doivent être déduites des dépenses admissibles cofinancées par les Fonds ESI (le taux forfaitaire ayant été appliqué) au plus tard lors de la demande de paiement final introduite par le bénéficiaire, sur une base proportionnelle aux parties admissibles des coûts et à celles qui ne le sont pas (article 65, paragraphe 8, deuxième alinéa, du RPDC).

Exemple (FSE) Une conférence de promotion de l’entrepreneuriat est organisée. Selon le projet de budget présenté par le bénéficiaire, le total des coûts admissibles devrait s’élever à 70 000 EUR. Le droit d’entrée à la conférence est fixé à 3 EUR. L’organisateur espère attirer 200 participants. Les recettes prévues sont donc de 3 EUR × 200 = 600 EUR. La conférence rencontre un énorme succès et le nombre de participants dépasse celui prévu (300 personnes). Étant donné que cette opération est uniquement cofinancée par le FSE et que les recettes nettes ne sont pas générées après son achèvement, l’article 61 du RPDC ne s’applique pas. Néanmoins, l’article 65, paragraphe 8, du RPDC s’applique. — Possibilité no 1: les recettes générées sont prises en compte au préalable Le montant forfaitaire est défini de telle sorte que si la conférence a lieu, le total des coûts admissibles de l’opération s’élèvera à 70 000 EUR – 600 EUR = 69 400 EUR. Le soutien public à cette opération prend la forme d’un montant forfaitaire et les recettes ont été prises en compte dans la définition du montant forfaitaire. Le nombre réel de visiteurs n’a pas d’incidence sur le montant admissible (montant forfaitaire). La piste d’audit devra comporter la preuve de la mise en œuvre de la conférence et du prix de l’entrée. — Possibilité no 2: les recettes générées sont prises en compte au préalable mais les conditions changent au cours de la mise en œuvre Le montant forfaitaire est défini de telle sorte que si la conférence a lieu, le total des coûts admissibles de l’opération s’élèvera à 70 000 EUR – 600 EUR = 69 400 EUR. Le soutien public à cette opération prend la forme d’un montant forfaitaire et les recettes ont été prises en compte dans la définition du montant forfaitaire. Néanmoins, l’organisateur décide finalement de fixer le prix du billet d’entrée à 5 EUR plutôt qu’à 3 EUR. En pareil cas, le déficit de financement devra être déduit [(5 EUR × 300) – 600 EUR = 900 EUR]. Le total des coûts admissibles de l’opération s’élèvera à 69 400 EUR – 900 EUR = 68 500 EUR — Possibilité no 3: les recettes générées ne sont pas prises en compte au préalable Le montant forfaitaire est défini de telle sorte que si la conférence a lieu, le total des coûts admissibles de l’opération s’élèvera à 70 000 EUR. Le soutien public à cette opération prend la forme d’un montant forfaitaire et les recettes n’ont pas été prises en compte dans la définition du montant forfaitaire. Lorsque le bénéficiaire demandera le remboursement (70 000 EUR), il devra fournir la preuve que la conférence a eu lieu. Il devra aussi déduire les recettes réelles générées au cours de la mise en œuvre (3 EUR × 300 = 900 EUR). Dans ce cas, le montant forfaitaire s’élèvera à 70 000 EUR – 900 EUR = 69 100 EUR.

2.7. Spécificité du FEDER et du FSE: les financements complémentaires

2.7.1. Déclaration des actions relevant de l’article 98, paragraphe 2, du RPDC dans le contexte des options simplifiées en matière de coûts

Conformément à l’article 98, paragraphe 2, du RPDC, lorsque le FEDER ou le FSE soutient une partie d’une opération dont les coûts peuvent faire l’objet d’un soutien de l’autre Fonds («financement complémentaire»), les règles (24) de l’autre Fonds s’appliquent à cette partie de l’opération. Le financement complémentaire peut être utilisé dans la limite de 10 % du financement alloué par l’Union à chaque axe prioritaire.

À l’exception des taux forfaitaires, une seule option simplifiée en matière de coûts peut être utilisée pour les dépenses admissibles au titre de l’un ou l’autre Fonds.

Les États membres qui appliquent les options simplifiées en matière de coûts doivent également respecter le plafond de 10 % pour chaque axe prioritaire (par Fonds et, s’il y a lieu, par catégorie de régions). Le montant des financements complémentaires doit être enregistré et contrôlé, pour chaque opération, sur la base des données utilisées pour définir les options simplifiées en matière de coûts.

Concrètement, pour les financements complémentaires à taux forfaitaire, il convient d’appliquer des taux forfaitaires distincts à la partie «FSE» et à la partie «FEDER» de l’opération: les taux forfaitaires du FSE et du FEDER applicables à des opérations similaires sont appliqués aux parties relevant respectivement du FSE et du FEDER. Il n’est pas possible d’utiliser une moyenne des deux taux car les dépenses doivent être traçables afin de garantir le respect du plafond global de 10 % pour le financement complémentaire. Lorsque l’un des deux Fonds ne prévoit pas de taux pour le même type d’opération (par exemple parce que la règle ne s’applique pas pour ce Fonds (25) ou parce que ce Fonds ne finance pas des opérations similaires), l’autorité de gestion doit arrêter le taux applicable conformément aux principes généraux établis à l’article 67, paragraphe 5, et à l’article 68, premier alinéa, du RPDC.

2.7.2. Exemples

Exemple de financement complémentaire FSE-FEDER avec des coûts unitaires ou des montants forfaitaires Si, pour une opération du FSE, le barème standard – 6 EUR/heure × participant – comprend la location de l’infrastructure à hauteur de 0,50 EUR/heure, admissible au titre du FEDER, le montant du financement complémentaire sera de 0,50 EUR × nombre d’«heures x participant» accomplies. Le même principe s’applique aux montants forfaitaires: si le projet de budget détaillé comprend des dépenses financées par les deux Fonds, elles seront comptabilisées et contrôlées séparément. Par exemple, sur un montant forfaitaire de 20 000 EUR financé par un programme du FSE, 5 000 EUR correspondent à une dépense de type FEDER. À la fin de l’opération, le montant du financement complémentaire sera le montant défini au préalable (5 000 EUR sur les 20 000 EUR) ou «zéro» si la subvention n’est pas versée parce que la réalisation prédéfinie n’a pas été accomplie. Le principe binaire des montants forfaitaires, s’il n’est pas atténué par des valeurs intermédiaires, s’applique aussi aux dépenses financées de manière complémentaire par les deux Fonds.

Exemple de financement complémentaire FSE-FEDER avec un financement à taux forfaitaire En cas d’application d’un taux forfaitaire pour les coûts indirects, le montant du financement complémentaire sera égal au montant des coûts directs financés par les deux Fonds, majoré des coûts indirects calculés au taux forfaitaire applicable à ces coûts directs financés par les deux Fonds. Par exemple, dans une opération de 15 000 EUR financée par un programme du FEDER, les coûts directs de «type FSE» représentent 3 000 EUR et les coûts indirects sont calculés au taux de 10 % des coûts directs (300 EUR). Le montant du financement complémentaire est donc de 3 300 EUR. S’il s’avère, à la fin de l’opération, que les coûts directs sont moindres, le montant du financement complémentaire (y compris pour les coûts indirects) sera réduit selon la même formule.

2.8. Règles spécifiques du Feader et de la CTE

Règles spécifiques du Feader

L’annexe III du présent guide contient une liste des mesures du Feader relevant du champ d’application des options simplifiées en matière de coûts.

Règles spécifiques de la CTE Des règles particulières concernant l’admissibilité des dépenses pour les programmes de coopération en ce qui concerne les frais de personnel, les frais de bureau et les frais administratifs, les frais de déplacement et d’hébergement, les frais liés au recours à des compétences et des services externes et les dépenses d’équipement sont établies à l’échelon de l’Union. Sans préjudice des règles d’admissibilité établies dans le RPDC, dans le règlement relatif à la coopération territoriale européenne (CTE) et dans les règles particulières d’admissibilité du programme de coopération, le comité de suivi établira des règles d’admissibilité des dépenses supplémentaires applicables au programme de coopération dans son ensemble. Pour les aspects qui ne sont pas couverts par les règles visées ci-dessus, les règles nationales de l’État membre dans lequel les dépenses sont engagées s’appliquent.

CHAPITRE 3

Types d’options simplifiées en matière de coûts

3.1. Financement à taux forfaitaire

Dans le cas du financement à taux forfaitaire, des catégories spécifiques de coûts admissibles clairement déterminées à l’avance sont calculées par l’application d’un pourcentage, fixé au préalable, à une ou plusieurs autres catégories de coûts admissibles.

3.1.1. Définition des catégories de coûts

Dans un système de financement à taux forfaitaire, il y a au maximum trois types de catégories de coûts:

— type 1: les catégories de coûts admissibles sur la base desquelles le taux forfaitaire sera appliqué pour calculer les montants admissibles,

— type 2: les catégories de coûts admissibles qui seront calculées au taux forfaitaire,

— type 3: le cas échéant, les autres catégories de coûts admissibles: le taux ne leur est pas appliqué et elles ne sont pas calculées au taux forfaitaire.

En cas de recours à un système de financement à taux forfaitaire, l’autorité de gestion doit définir les catégories de coûts relevant de chaque type: toute catégorie de dépenses est clairement incluse dans un – et seulement un – des trois types. Il y a lieu de relever que dans certains cas, un type peut être défini par opposition à un autre type ou aux autres types [par exemple, dans un système où il n’y a que des coûts directs (type 1) et indirects (type 2), on pourrait considérer que les coûts indirects sont tous les coûts admissibles qui ne sont pas des coûts directs admissibles].

Le RPDC ne restreint nullement les catégories de coûts admissibles susceptibles d’être utilisées pour le financement à taux forfaitaire. Néanmoins, l’objectif principal du recours aux taux forfaitaires devrait être la simplification et la réduction du taux d’erreur. Ainsi, les taux forfaitaires sont la méthode la mieux adaptée aux coûts relativement bas, pour lesquels la vérification est coûteuse.

Lorsqu’une opération (26) couvre plus d’un projet, le taux forfaitaire peut s’appliquer au niveau d’un seul projet, à condition que les activités et les coûts des différents projets soient clairement distincts.

3.1.2. Systèmes spécifiques de financement à taux forfaitaire pour calculer les catégories de coûts décrites dans le RPDC et les règlements spécifiques des Fonds

Certains systèmes spécifiques de financement à taux forfaitaire sont définis dans la législation. La plupart de ces systèmes peuvent être utilisés sans que l’autorité de gestion soit tenue d’établir une méthode de calcul pour déterminer le taux applicable. Ces taux forfaitaires sont énoncés aux articles 68 [à l’exception du point a) lorsqu’il n’existe aucune méthode nationale pour des opérations similaires], 68 bis et 68 ter. En vertu de ces dispositions, un taux forfaitaire est appliqué à une certaine catégorie de coûts (coûts directs, coûts directs autres que frais de personnel ou frais de personnel directs) pour calculer d’autres catégories de coûts (coûts indirects, frais de personnel directs et coûts admissibles restants d’une opération, respectivement).

Pour utiliser l’un des systèmes décrits ci-dessus, l’autorité de gestion (ou le comité de suivi pour les programmes de la CTE) est tenue de définir les catégories de coûts couvertes par le taux forfaitaire, c’est-à-dire les coûts directs et indirects et les frais de personnel directs. Il incombe aux seuls États membres de définir les différentes catégories de coûts de manière cohérente, claire et non discriminatoire. Cela vaut tout particulièrement pour la définition des frais de personnel directs, auxquels un taux forfaitaire est appliqué pour calculer d’autres coûts.

Ces catégories devraient être clairement définies dans les règles nationales en matière d’admissibilité ou les règles relatives aux programmes pour les programmes de la CTE.

Les définitions suivantes sont données à titre indicatif:

— Les coûts directs sont les coûts directement liés à la mise en œuvre de l’opération ou du projet, dont le lien direct avec cette opération ou ce projet peut être démontré.

— Les coûts indirects, en revanche, sont en général des coûts qui ne sont pas ou ne peuvent pas être directement liés à la mise en œuvre de l’opération en question. Il peut s’agir de dépenses administratives pour lesquelles il est difficile de déterminer avec précision le montant imputable à une opération ou à un projet spécifique (les dépenses administratives et de personnel habituelles, telles que les frais de gestion, de recrutement, de comptabilité et de nettoyage, les frais de téléphone, d’eau et d’électricité, etc.).

— Les frais de personnel (27) sont définis dans les règles nationales et comprennent normalement les coûts résultant d’une convention entre un employeur et un salarié ou de contrats de service pour du personnel externe (à condition que ces coûts puissent être clairement déterminés). Par exemple, si un bénéficiaire fait appel aux services d’un formateur externe pour ses formations internes, la facture doit indiquer les différents types de coûts. Le salaire du formateur sera classé dans la catégorie des frais de personnel externe. Si les frais de personnel liés au formateur ne peuvent pas être déterminés comme étant une catégorie distincte des autres catégories de coûts, par exemple le matériel pédagogique, ils ne peuvent pas servir de base à des taux forfaitaires, par exemple le taux forfaitaire de 40 % prévu à l’article 68 ter, paragraphe 1, du RPDC. Les frais de personnel sont définis dans les règles nationales et comprennent normalement la totalité de la rémunération, y compris les prestations en nature conformes aux conventions collectives, versée aux personnes en contrepartie d’un travail lié à l’opération. Ils comprennent également les impôts et les cotisations de sécurité sociale des salariés (premier et deuxième piliers, troisième pilier seulement si prévu par une convention collective ou dans le contrat de travail) ainsi que les contributions sociales obligatoires et volontaires de l’employeur. Les frais de personnel peuvent être des coûts directs ou indirects, selon une analyse au cas par cas.

Par conséquent, aux fins de l’application des taux forfaitaires visés à l’article 68, premier alinéa, point b), du RPDC et à l’article 68 ter, paragraphe 1, du RPDC (ou d’un autre taux forfaitaire établi par l’autorité de gestion sur la base de l’article 67, paragraphe 5, du RPDC, qui sera appliqué aux frais de personnel directs), la valeur totale de la rémunération définie par les règles nationales peut être considérée comme des frais de personnel puisqu’il s’agit de la rémunération effectivement versée à une personne pour son travail dans le cadre de l’opération et qu’il convient donc d’en tenir compte pour déterminer les autres types de coûts de l’opération (qui sont calculés par l’application d’un taux forfaitaire aux frais de personnel directs). Cela vaut également pour les cas où le salaire est (partiellement) remboursé ou financé par des tiers (par exemple, si le personnel direct a été recruté avec une aide à l’embauche, le taux forfaitaire est appliqué à la valeur totale de la rémunération, même si une partie de celle-ci est payée par un tiers).

Les frais de déplacement ne sont par contre pas considérés comme des frais de personnel, à l’exception des dépenses pour les déplacements domicile-travail si les règles nationales établissent qu’elles faisaient partie des salaires bruts. Les indemnités ou salaires versés au profit des participants à des opérations du FSE ne sont pas non plus considérés comme des frais de personnel.

3.1.2.1. Méthodes de calcul des coûts indirects

L’article 68, premier alinéa, du RPDC dispose que lorsque la mise en œuvre d’une opération donne lieu à des coûts indirects, ceux-ci peuvent être calculés sur la base de l’un des taux forfaitaires fixés aux points a), b) et c). L’utilisation de ces taux forfaitaires pour le calcul des coûts indirects est facultative, c’est-à-dire qu’il appartient à l’autorité de gestion de décider s’il convient d’utiliser ces taux forfaitaires, les coûts réels ou d’autres options simplifiées en matière de coûts, établies sur la base de l’article 67, paragraphe 5, du RPDC (par exemple, les coûts indirects peuvent être inclus dans un montant forfaitaire ou dans un coût unitaire établi sur la base de l’une des méthodes énoncées à l’article 67, paragraphe 5, du RPDC).

— Le point a) définit le système général du financement à taux forfaitaire pour les coûts indirects, avec un taux maximal de 25 % des coûts directs admissibles. Cette disposition vise à introduire un plafonnement du montant des coûts indirects pouvant être calculés sur la base d’un taux forfaitaire. Contrairement à ce qui est prévu à l’article 68, premier alinéa, point b), du RPDC, le taux utilisé doit être justifié selon l’une des méthodes de calcul visées à l’article 67, paragraphe 5, point a) ou c), du RPDC (c’est-à-dire une méthode de calcul juste, équitable et vérifiable ou une méthode appliquée au titre des régimes de subventions financés entièrement par l’État membre pour le même type d’opération). Ce système est flexible. Il peut être basé: — sur deux types de coûts seulement – type 1: les coûts directs, type 2: les coûts indirects, ou — sur trois types de coûts: type 1: les coûts directs «limités» (c’est-à-dire une sous-catégorie des coûts directs), type 2: les coûts indirects calculés sur la base du type 1, type 3: les coûts directs autres que «limités» (de type 1). Par exemple, il est possible d’établir un taux forfaitaire qui sera appliqué aux frais de personnel directs admissibles (qui constituent une sous-catégorie des coûts directs admissibles). Ce taux forfaitaire appliqué aux frais de personnel directs admissibles peut être supérieur au taux de 15 % prévu à l’article 68, point b), du RPDC, à condition de ne pas dépasser 25 % des coûts directs admissibles [afin de respecter le plafonnement fixé à l’article 68, point a), du RPDC]. Par conséquent, quelles que soient la ou les sous-catégories de coûts directs qu’elle utilise pour établir le taux forfaitaire qui servira au calcul des coûts indirects, l’autorité de gestion devra toujours vérifier que ce montant (c’est-à-dire le montant calculé sur la base de ce taux forfaitaire) ne dépasse pas 25 % des coûts directs admissibles.

— Le point b) introduit un taux forfaitaire maximal de 15 % des frais de personnel directs pour le calcul des coûts indirects. Ce taux forfaitaire peut être utilisé directement par l’autorité de gestion, sans aucune justification. Dans ce cas de figure, il y aura trois catégories de coûts: les frais de personnel directs (type 1), les coûts indirects (type 2) et les coûts directs autres que les frais de personnel (type 3) (voir annexe I pour un exemple).

— Le point c) permet de réutiliser un taux forfaitaire pour des régimes de coûts indirects existant dans les politiques de l’Union, tels que ceux utilisés dans le cadre d’Horizon 2020, LIFE, etc. Les articles 20 et 21 du règlement délégué (UE) no 480/2014 de la Commission du 3 mars 2014 (28) prévoient des dispositions supplémentaires en ce qui concerne les taux forfaitaires applicables aux méthodes de détermination des coûts indirects dans les autres politiques de l’Union et leur champ d’application dans le cadre des Fonds ESI (voir section 4.4).

3.1.2.2. Taux forfaitaire pour la détermination des frais de personnel directs

L’article 68 bis, paragraphe 1, du RPDC dispose que les frais de personnel directs d’une opération peuvent être calculés à un taux forfaitaire plafonné à 20 % des coûts directs autres que les frais de personnel de l’opération concernée. Autrement dit, seuls les frais de personnel directs peuvent être calculés au moyen d’un taux forfaitaire (appliqué aux coûts directs autres que les frais de personnel) sans que l’État membre soit tenu d’exécuter une méthode de calcul pour déterminer le taux applicable.

Toutefois, lorsque les coûts directs de l’opération comprennent des marchés publics de travaux dont la valeur dépasse le seuil fixé à l’article 4, point a), de la directive 2014/24/UE, l’application du taux forfaitaire dont il est question ci-dessus impose d’exécuter une méthode de calcul pour déterminer le taux applicable.

Les frais de personnel directs déterminés de cette manière peuvent servir de base à l’application d’un taux forfaitaire au titre de l’article 68, premier alinéa, point b), du RPDC (un taux forfaitaire maximal de 15 % des frais de personnel directs admissibles pour calculer les coûts indirects). Inversement, les frais de personnel directs calculés au moyen de ce taux forfaitaire ne peuvent pas servir de base au taux forfaitaire prévu à l’article 68 ter, paragraphe 1, du RPDC (un taux forfaitaire maximal de 40 % des frais de personnel directs admissibles pour calculer les coûts admissibles restants de l’opération) (voir article 68 ter, paragraphe 2, du RPDC).

L’utilisation de ce taux forfaitaire pour le calcul des frais de personnel directs est facultative, c’est-à-dire qu’il appartient à l’autorité de gestion de décider s’il convient d’utiliser ce taux forfaitaire, les coûts réels ou d’autres options simplifiées en matière de coûts, établies sur la base de l’article 67, paragraphe 5, du RPDC.

3.1.2.3. Taux forfaitaire pour la détermination de tous les autres coûts de l’opération autres que les frais de personnel directs

L’article 68 ter, paragraphe 1, du RPDC prévoit que les frais de personnel directs peuvent être utilisés pour calculer tous les autres coûts admissibles restants de l’opération, sur la base d’un taux forfaitaire maximal de 40 % des frais de personnel directs admissibles. «Tous les autres coûts admissibles restants» de l’opération comprennent tous les autres coûts directs admissibles (à l’exception des frais de personnel directs), les coûts indirects et, pour le FEDER, le FSE et le Feader, les coûts mentionnés à l’article 68 ter, paragraphe 1, deuxième alinéa, du RPDC.

— Coûts admissibles restants et salaires et indemnités versés aux participants L’article 68 ter, introduit par le règlement Omnibus, s’inspire de l’article 14, paragraphe 2, du RFSE (avant sa modification par le règlement Omnibus), qui prévoyait déjà ce taux forfaitaire pour les opérations soutenues par le FSE. Le règlement Omnibus étend l’utilisation de ce taux forfaitaire à tous les Fonds ESI. Il existe toutefois une différence importante entre les deux dispositions. L’article 14, paragraphe 2, du RFSE ne prévoyait pas d’exception pour les salaires et indemnités versés aux participants. Ils étaient donc considérés comme faisant partie des «coûts admissibles restants» des opérations. Autrement dit, l’article 14, paragraphe 2, du RFSE ne permettait pas aux bénéficiaires de déclarer les salaires et indemnités versés aux participants en plus des coûts calculés sur la base du taux forfaitaire et des frais de personnel directs. De ce fait, le recours à l’article 14, paragraphe 2, du RFSE n’était pas intéressant car l’application d’un taux forfaitaire de 40 % aux frais de personnel directs admissibles était souvent insuffisante pour couvrir les coûts liés aux salaires et indemnités versés aux participants. Par conséquent, outre l’extension de ce taux forfaitaire à tous les Fonds ESI, le règlement Omnibus permet également, dans le cas d’opérations mises en œuvre dans le cadre du FSE, du FEDER ou du Feader, que les salaires et indemnités versés aux participants soient considérés comme des coûts admissibles supplémentaires qui ne sont pas inclus dans le taux forfaitaire (article 68 ter, paragraphe 1, deuxième alinéa, du RPDC). Cela signifie que depuis l’entrée en vigueur du règlement Omnibus, ces salaires [c’est-à-dire les salaires bruts (mensuels) des salariés] et indemnités (telles que les indemnités de chômage, mais pas les indemnités de séjour ou de voyage) peuvent être déclarés en plus des frais de personnel directs et du taux forfaitaire appliqué pour les opérations recourant à l’article 68 ter, paragraphe 1, du RPDC. Il convient de noter que les «salaires et indemnités versés aux participants» incluent les salaires et indemnités versés par le bénéficiaire mais aussi les salaires et indemnités versés par un tiers, lorsqu’ils sont considérés comme des coûts admissibles. Tel est le cas, par exemple, pour le FSE lorsque ces salaires et indemnités remplissent les conditions énoncées à l’article 13, paragraphe 5, du RFSE (29).

— Recours au taux forfaitaire de 40 % Cette disposition permet à l’autorité de gestion d’utiliser un taux forfaitaire maximal de 40 % sans être tenue d’exécuter une méthode de calcul pour déterminer le taux applicable. Autrement dit, elle peut utiliser tout taux ne dépassant pas 40 % sans être tenue de le justifier. Ceci est sans préjudice de la nécessité de garantir l’égalité de traitement des bénéficiaires. Toutefois, l’autorité de gestion peut fixer un taux supérieur à 40 % en recourant à l’une des méthodes énoncées à l’article 67, paragraphe 5, du RPDC (c’est-à-dire en dehors du champ d’application de l’article 68 ter). Enfin, comme expliqué à la section 3.1.2.2., conformément à l’article 68 ter, paragraphe 2, ce taux forfaitaire maximal de 40 % ne peut pas être utilisé pour une opération lorsque le total des frais de personnel directs de cette opération est calculé sur la base d’un taux forfaitaire (par exemple, le taux forfaitaire prévu à l’article 68 bis, paragraphe 1, du RPDC).

Exemple L’estimation des coûts d’une formation est la suivante: Total des coûts directs 55 000 Frais de personnel directs 30 000 Frais de location d’une salle 4 000 Frais de voyage 5 000 Repas 1 000 Information/Publicité 5 000 Indemnités versées aux participants par le service public de l’emploi 10 000 Total des coûts indirects 5 000 Frais de personnel indirects 4 000 Électricité, téléphone 1 000 L’autorité de gestion peut décider d’appliquer l’article 68 ter, paragraphe 1, du RPDC à ce projet. Dans ce cas, la convention de subvention prévoirait la dotation maximale suivante: Frais de personnel directs: 30 000 EUR Autres coûts: 30 000 × 40 % = 12 000 EUR Étant donné que les indemnités versées aux participants par les services publics de l’emploi peuvent être déclarées en plus des frais de personnel directs et du taux forfaitaire, le total des coûts admissibles s’élèverait à: Coût total: 30 000 + 12 000 + 10 000 = 52 000 EUR

3.1.2.4. Justification des taux forfaitaires fixés dans le RPDC

Les taux forfaitaires mentionnés à l’article 68, premier alinéa, point b), à l’article 68 ter, paragraphe 1, et à l’article 68 bis, paragraphe 1, du RPDC permettent qu’un taux «maximal» égal à celui fixé dans l’article concerné puisse être utilisé sans que l’État membre soit tenu d’exécuter une méthode de calcul pour déterminer ce taux. Autrement dit, l’autorité de gestion peut utiliser n’importe quel taux jusqu’à concurrence du taux mentionné dans l’article concerné sans avoir à justifier le choix de ce taux, même s’il est inférieur au taux indiqué dans le règlement. Si un taux inférieur est choisi, il n’y a pas d’obligation d’exécuter une méthode de calcul.

Lors de la détermination du taux forfaitaire à appliquer, le principe de l’égalité de traitement des bénéficiaires doit être respecté.

3.1.2.5. Application dans le temps

Les modifications apportées par le règlement Omnibus à l’article 68 du RPDC et les nouveaux articles 68 bis et 68 ter du RPDC sont applicables à partir de la date d’entrée en vigueur dudit règlement, à savoir le 2 août 2018 (30).

Ces dispositions peuvent être utilisées pour des opérations pour lesquelles les bénéficiaires potentiels n’ont pas encore été sélectionnés (c’est-à-dire si l’appel est toujours ouvert ou qu’un nouvel appel est lancé). Étant donné que ces dispositions procurent plus d’avantages aux bénéficiaires, elles peuvent également être utilisées pour des opérations dont la mise en œuvre est en cours, sous réserve des conditions cumulatives suivantes:

— les conditions du soutien (sur la base des nouvelles dispositions) sont introduites pour le futur, c’est-à-dire pour la mise en œuvre future de l’opération,

— le principe de l’égalité de traitement des bénéficiaires est respecté,

— pour les opérations dont la mise en œuvre est en cours, le bénéficiaire accepte que les conditions soient modifiées et que le remboursement se fasse sur la base d’une option simplifiée en matière de coûts,

— une séparation claire est opérée entre la période de remboursement fondée sur les coûts réels (ou sur des dispositions antérieures liées à des options simplifiées en matière de coûts) et la période fondée sur les options simplifiées en matière de coûts introduites par le règlement Omnibus. Par exemple, si un taux forfaitaire de 15 % pour les coûts indirects est introduit sur la base des frais de personnel directs admissibles [article 68, premier alinéa, point b), du RPDC], il convient d’arrêter qu’à partir d’une certaine date («date x», qui ne doit pas être antérieure au 2 août 2018), les coûts indirects seront calculés et remboursés sur la base de ce taux forfaitaire, c’est-à-dire que ce taux forfaitaire pour les coûts indirects sera appliqué à tous les frais de personnel exposés à partir de cette date («date x»). Le même principe s’applique au taux forfaitaire de 40 % prévu à l’article 68 ter, paragraphe 1, du RPDC, y compris à la possibilité de déclarer les indemnités et salaires versés aux participants. Par exemple, pour les opérations soutenues par le FSE qui ont bénéficié d’un soutien sur la base de l’article 14, paragraphe 2, du RFSE avant l’entrée en vigueur du règlement Omnibus, seuls les indemnités et salaires versés aux participants à partir du «date x» pourront être déclarés en tant que coûts admissibles supplémentaires.

Exemple Une autorité de gestion souhaite calculer tous les coûts admissibles restants d’une opération en appliquant un taux forfaitaire aux frais de personnel directs admissibles de l’opération, qui s’élèvent à 150 000 EUR. Conformément à l’article 68 ter, paragraphe 1, du RPDC, l’autorité de gestion décide d’appliquer un taux de 35 %. Cela signifie que le total des coûts admissibles de l’opération s’élèvera à 150 000 EUR + (150 000 EUR × 0,35) = 202 500 EUR.

Exemple (Fonds ESI): développement local mené par les acteurs locaux (DLAL) L’autorité de gestion a déterminé, sur la base de son expérience, la part type des frais de fonctionnement et d’animation d’un groupe d’action locale (GAL) donné par rapport aux dépenses engagées pour la mise en œuvre d’opérations locales dans le cadre de la stratégie de développement local mené par les acteurs locaux et pour la préparation et la mise en œuvre des activités de coopération du GAL. Même si le soutien des Fonds ESI pour les frais de fonctionnement et d’animation ne peut dépasser le plafond de 25 % des dépenses publiques totales engagées dans le cadre de la stratégie de développement local mené par les acteurs locaux conformément à l’article 35, paragraphe 2, du RPDC, l’expérience montre que ce pourcentage est en réalité plus bas dans la majorité des cas. L’autorité de gestion établit un taux forfaitaire de 17 % [sur la base d’une méthode de calcul juste, équitable et vérifiable, conformément à l’article 67, paragraphe 1, point d), et à l’article 67, paragraphe 5, point a), du RPDC et non pas à l’article 68, point a), du RPDC, étant donné que le taux forfaitaire prévu à l’article 35, paragraphe 2, du RPDC ne couvre pas que les coûts indirects] des dépenses engagées pour la mise en œuvre des opérations dans le cadre de la stratégie de développement local mené par les acteurs locaux et pour la préparation et la mise en œuvre des activités de coopération du GAL, pour couvrir les coûts suivants: — les frais de fonctionnement [les coûts d’exploitation, de personnel et de formation, les coûts liés aux relations publiques, les coûts financiers ainsi que les coûts liés au suivi et à l’évaluation de la stratégie, voir article 35, paragraphe 1, point d), du RPDC], — les coûts liés à l’animation de la stratégie de développement local mené par les acteurs locaux [en vue de faciliter les échanges entre acteurs dans le but de fournir des informations et promouvoir la stratégie, ainsi que d’aider les bénéficiaires potentiels en vue du développement des opérations et de la préparation des demandes, voir article 35, paragraphe 1, point e), du RPDC]. Par conséquent, si le budget alloué au GAL pour la mise en œuvre des opérations dans le cadre de la stratégie de développement local mené par les acteurs locaux et pour la préparation et la mise en œuvre des activités de coopération du GAL pour la période 2014-2020 s’élève à 1 500 000 EUR (type 1), le budget maximal correspondant aux frais de fonctionnement et d’animation sera de 1 500 000 EUR × 17 % = 255 000 EUR (type 2). L’enveloppe budgétaire totale destinée au GAL sera donc de 1 755 000 EUR. Dans la phase de mise en œuvre, cela veut dire que chaque fois qu’un bénéficiaire demande le remboursement des dépenses engagées pour un projet, le GAL pourra aussi déclarer 17 % de cette somme pour ses frais de fonctionnement et d’animation. Par exemple, si les dépenses engagées pour un projet sont de 1 000 EUR (type 1), le GAL peut déclarer à l’autorité de gestion 1 000 EUR × 17 % = 170 EUR (type 2) pour ses frais de fonctionnement et d’animation. Le GAL n’aura pas besoin de fournir des justificatifs des frais de fonctionnement et d’animation déclarés sur la base du taux forfaitaire, mais la méthode de calcul des 17 % doit être vérifiable. Il est à noter que le taux forfaitaire peut être établi séparément uniquement pour les frais de fonctionnement et d’animation. NB: Il y a lieu de garder à l’esprit que, comme dans l’exemple donné ci-dessus, la méthode de calcul du taux forfaitaire ne doit pas nécessairement suivre celle appliquée pour établir le plafond maximal de 25 %. Néanmoins, quelle que soit la méthode utilisée pour définir le taux forfaitaire, les dispositions de l’article 35, paragraphe 2, du RPDC relatives au plafond maximal des frais de fonctionnement et d’animation doivent être respectées.

3.2. Barèmes standard de coûts unitaires

3.2.1. Principes généraux

Dans le cas des barèmes standard de coûts unitaires, la totalité ou une partie des coûts admissibles d’une opération sera calculée sur la base d’activités, de moyens, de réalisations ou de résultats quantifiés multipliés par des barèmes standard de coûts unitaires établis à l’avance. Cette possibilité peut être utilisée pour n’importe quel type d’opération, de projet ou de partie de projet, lorsqu’il est possible de définir des quantités liées à une activité et des barèmes standard de coûts unitaires. Les barèmes standard de coûts unitaires s’appliquent généralement à des quantités faciles à déterminer.

Les coûts unitaires peuvent être axés sur le processus, le but étant de couvrir, au moyen de la meilleure estimation, les coûts réels liés à la réalisation d’une opération. Ils peuvent également être axés sur le résultat (réalisations ou résultats/éléments livrables) ou définis à la fois en fonction du processus et du résultat. En outre, des coûts unitaires différents peuvent être définis pour les différentes activités d’une opération.

Les autorités de gestion devraient tenir compte de la piste d’audit lorsqu’elles font leur choix entre l’approche axée sur le processus et celle axée sur les réalisations.

Exemple (FSE) a) Approche axée sur le processus: Pour 1 000 heures de formation avancée en informatique pour 20 participants, les coûts admissibles peuvent être calculés sur la base d’un coût de formation horaire × le nombre d’heures de formation des participants. Le coût horaire a été défini à l’avance par l’autorité de gestion et est présenté dans le document énonçant les conditions du soutien. En supposant par exemple que l’autorité de gestion fixe le coût de formation à 7 EUR par heure de formation par participant, la subvention maximale attribuée au projet serait plafonnée à 1 000 heures × 20 participants × 7 EUR/heure /participant = 140 000 EUR. À la fin de l’opération, les coûts admissibles finaux seront fixés sur la base du nombre d’heures réel pour chaque participant (qui pourrait comprendre certaines absences justifiées), selon la présence effective des participants et les cours fournis. Il restera nécessaire d’établir des fiches de présence précises relatives aux participants détaillant les activités de formation et attestant la présence effective des participants. Si, en définitive, 18 personnes seulement ont participé à la formation, que 6 d’entre elles ont suivi 900 heures, 5 autres 950 heures, 5 autres encore 980 heures et les deux dernières 1 000 heures, le nombre d’heures total × le nombre de participants sera égal à: (900 × 6) + (950 × 5) + (980 × 5) + (1 000 × 2) = 17 050 heures de formation × participants. Les dépenses admissibles seront de: 17 050 heures de formation × 7 EUR = 119 350 EUR. b) Approche axée sur le résultat: Les 1 000 heures de formation avancée en informatique représentent 5 modules de 200 heures chacun. Une méthode juste, équitable et vérifiable, conformément à l’article 67, paragraphe 5, point a), du RPDC, a été utilisée pour établir le coût total de la fourniture de cette formation informatique à 25 participants. Ce coût total, 140 000 EUR, est ensuite imputé aux participants ayant achevé avec succès la formation. Si l’on tient compte d’un taux d’échec historique de 20 % (soit 5 participants), les coûts unitaires par participant et par module achevé avec succès s’élèveraient à 140 000 EUR / 20 participants / 5 modules = 1 400 EUR (coût unitaire par participant par module achevé avec succès). La piste d’audit comporterait un document prouvant que le participant remplit les conditions requises et un certificat par module achevé avec succès ou pour l’ensemble de la formation. Aucune feuille de présence ne serait nécessaire.

Exemple (FEDER, approche axée sur les réalisations): Le bénéficiaire, une chambre régionale, organise un service de conseil pour les PME de la région. Ce service est fourni par les conseillers de la chambre régionale. Sur la base des rapports précédents du département «conseil» de la chambre, un jour de conseil est estimé à 350 EUR. L’aide sera calculée sur la base de la formule suivante: nombre de jours × 350 EUR. Il restera nécessaire d’établir des fiches horaires précises détaillant l’activité de conseil et la présence des conseillers.

Exemple (FSE, approche axée sur le résultat): Un programme d’aide à la recherche d’emploi d’une durée de six mois (l’«opération») pourrait être financé sur la base de barèmes standard de coûts unitaires (2 000 EUR/personne, par exemple) pour chacun des 20 participants à l’opération décrochant un emploi et le conservant pendant une période prédéfinie, six mois par exemple. Le coût unitaire de 2 000 EUR par participant atteignant l’objectif a été établi en tenant compte des coûts pour tous les participants. Le montant couvre donc également les dépenses liées aux participants qui n’auront pas atteint l’objectif.

Calcul de la subvention maximale attribuée à l’opération: 20 personnes × 2 000 EUR/placement = 40 000 EUR.

Les coûts admissibles finaux sont calculés sur la base du résultat réel de l’opération: si 17 personnes seulement réintègrent le marché du travail et conservent leur emploi pendant la période requise, les coûts admissibles finaux sur la base desquels la subvention sera versée au bénéficiaire s’élèveront à 17 × 2 000 EUR = 34 000 EUR.

Exemple (Feader, approche axée sur les réalisations):«Investissements dans le développement des zones forestières et amélioration de la viabilité des forêts» [article 21 du règlement (UE) no 1305/2013]

Un gestionnaire de forêt bénéficiera d’un soutien pour le boisement et l’entretien de 3 hectares de forêts pendant 7 ans. Les coûts (boisement et entretien) ont été définis à l’avance par l’autorité de gestion en fonction du type de forêt. Cette méthode sera incluse dans le programme de développement rural. Les coûts unitaires se présentent comme suit: 2 000 EUR/hectare pour le boisement et, pour l’entretien, 600 EUR/hectare la première année et 500 EUR/hectare les années suivantes.

Par conséquent, le total des coûts admissibles s’élèvera à:

(3 hectares × 2 000 EUR/hectare) + (3 hectares × 600 EUR/hectare) + (3 hectares × 500 EUR/hectare) × 6 ans = 16 800 EUR.

Exemple (FEAMP, approche axée sur le processus): Collecte de données (coûts des navires)

Les taux journaliers d’utilisation des navires sont calculés sur la base de données historiques (moyennes des années précédentes). Le nombre de jours alloués au projet est ensuite attesté au moyen de journaux de bord.

3.2.2. Frais de personnel calculés sur la base d’un taux horaire (article 68 bis, paragraphes 2 à 4, du RPDC)

Le calcul du taux horaire

L’article 68 bis, paragraphes 2 à 4, du RPDC prévoit une méthode spécifique de calcul des frais de personnel (31). Conformément à cet article, les frais de personnel peuvent être déterminés en établissant un taux horaire calculé comme suit:

Avant l’entrée en vigueur du règlement Omnibus, cette méthode de calcul des frais de personnel était déjà prévue à l’article 68, paragraphe 2, du RPDC. Le règlement Omnibus a toutefois apporté des modifications à cette disposition (qui a été déplacée vers le nouvel article 68 bis, paragraphes 2 à 4, du RPDC) afin de clarifier son application et de permettre son utilisation pour les personnes travaillant à temps partiel.

Les frais de personnel calculés de la manière indiquée ci-dessus concernent la mise en œuvre d’une opération. La «mise en œuvre d’une opération» doit être entendue comme couvrant toutes les étapes d’une opération. Il n’y a aucune intention d’exclure certains frais de personnel liés à des étapes particulières d’une opération.

Le dénominateur de 1 720 heures est un «temps de travail» annuel standard qui peut être utilisé directement, sans que l’État membre soit tenu d’exécuter une méthode de calcul. Ce nombre est basé sur le temps de travail hebdomadaire moyen des États membres multiplié par 52 semaines, déduction faite des congés payés annuels et du nombre moyen de jours fériés annuels.

Le numérateur doit toutefois être justifié. Le RPDC mentionne la «dernière moyenne annuelle connue des salaires bruts». Toutefois, la moyenne des salaires bruts n’est pas définie dans le RPDC. Conformément à l’article 65, paragraphe 1, du RPDC, les règles nationales en matière d’admissibilité devront définir les éléments qui relèvent de la moyenne annuelle des salaires bruts, en tenant compte des pratiques habituelles en matière de comptabilité (voir section 4.2.2.) (32) et des règles nationales (par exemple, les règles nationales peuvent établir que les dépenses pour les déplacements domicile-travail font partie de la moyenne des salaires bruts).

Le règlement indique que le calcul du taux horaire est effectué sur la base de la «dernière» moyenne annuelle connue des salaires bruts. Cela signifie que les données utilisées doivent être les plus récentes disponibles. Ainsi, une méthode de calcul fondée sur les données historiques du bénéficiaire ne convient normalement pas. L’intention qui sous-tend le terme «dernière» figurant à l’article 68 bis, paragraphe 2, du RPDC est de s’assurer que les données utilisées sont suffisamment récentes et qu’elles reflètent donc les frais de personnel réels.

La moyenne annuelle des salaires bruts ne doit pas nécessairement se rapporter à une année civile ou un exercice financier (par exemple, il peut s’agir de données relatives à la période allant d’octobre 2015 à septembre 2016). Ce qui importe, c’est que la moyenne des salaires bruts couvre une période complète de 12 mois. Il peut s’agir de la période de 12 mois qui précède la fin d’une période de rapport (de l’opération ou du programme), des 12 mois avant la convention de subvention ou des 12 mois de l’année civile précédente. Conformément à l’article 68 bis du RPDC, lorsque les données relatives à une période complète de 12 mois ne sont pas disponibles, elles:

— peuvent être déterminées à partir de la moyenne connue des salaires bruts disponible (par exemple, une autorité de gestion pourrait prendre les données d’un salarié pour lequel il existe 4 mois de données et les extrapoler pour obtenir une moyenne annuelle des salaires bruts, en tenant compte, le cas échéant, d’éléments tels que les paiements versés pour les congés légaux ou un treizième mois de salaire),

— peuvent être extrapolées à partir du contrat de travail, en tenant compte des cotisations sociales à la charge des employeurs qui sont admissibles et de tout autre paiement obligatoire,

— peuvent être déterminées à