1. Le présent règlement intérieur fixe les procédures internes relatives aux fonctionnement du comité de direction régional en tant qu’institution dans le cadre du traité instituant une Communauté des transports (ci-après «le traité») entre l’Union européenne et les parties de l’Europe du Sud-Est (la République d’Albanie, la Bosnie-Herzégovine, l’ancienne République yougoslave de Macédoine, le Kosovo, le Monténégro et la République de Serbie).

4. Lorsque la présidence et la vice-présidence conviennent d’inviter des représentants d’autres États, d’organisations internationales ou d’autres instances, la présidence informe les parties contractantes et le secrétariat permanent de la Communauté des transports (ci-après le «secrétariat») au minimum trois semaines avant la réunion. Les parties contractantes et le secrétariat peuvent faire part de leurs observations à la présidence dans un délai de cinq jours ouvrables à compter de la réception de cette information.

III. PRÉSIDENCE

1. Chaque partie de l’Europe du Sud-Est exerce la présidence du comité de direction durant une année civile, suivant l’ordre alphabétique indiqué à l’article 2, paragraphe 1, point b) du traité. La première partie de l’Europe du Sud-Est à exercer la présidence est la République d’Albanie.

2. La présidence préside les réunions du comité de direction. Elle est assistée par un représentant de l’Union européenne qui exerce la vice-présidence.

3. Dans le cas où la présidence n'est pas en mesure d’exercer ses fonctions pour une réunion particulière, cette dernière est présidée par le représentant de l’Union européenne qui exerce la vice-présidence.

IV. PRÉPARATION DES RÉUNIONS

1. Les réunions du comité de direction ont lieu au siège du secrétariat. La présidence peut néanmoins décider d’un autre lieu de réunion du comité de direction, à l’issue de consultations avec la vice-présidence et le secrétariat, eu égard aux considérations financières, administratives et organisationnelles pertinentes. Sauf dans des cas dûment justifiés, cette décision intervient au moins deux mois avant la réunion en question.

2. La contribution du secrétariat aux frais d’organisation des réunions en dehors de son siège est soumise à ses règles budgétaires internes.

3. Les dates des réunions sont décidées d’un commun accord par la présidence, la vice-présidence et le secrétariat. Ces dates sont en principe fixées au moins deux mois avant la réunion en question.

4. Le projet d’ordre du jour de la réunion est décidé d’un commun accord par la présidence et la vice-présidence. Le projet d’ordre du jour et tous les documents y afférents sont communiqués aux membres et aux observateurs au moins six semaines avant la réunion en question. Les membres peuvent formuler des observations et proposer l’ajout de nouveaux points. Les documents présentant un intérêt pour les autres États, les organisations internationales ou les autres instances invités conformément au paragraphe 3 de la section II leur sont également distribués.

5. Le secrétariat est chargé de préparer les réunions. Il informe la présidence et la vice-présidence, périodiquement et sur demande, sur le processus de préparation et se conforme à leurs demandes et indications à cet égard.

V. RÉUNIONS DU COMITÉ DE DIRECTION — RÈGLES DE PROCÉDURE

1. Les réunions du comité de direction ne sont pas publiques, sauf si ce dernier en décide autrement.

2. Les membres du comité de direction, les observateurs et les autres participants à la réunion peuvent être accompagnés de fonctionnaires qui les assistent. Les noms et qualités de ces fonctionnaires sont communiqués au préalable au secrétariat. Par principe, leur nombre ne dépasse pas trois pour chacun des membres et deux pour chaque autre observateur à la réunion, mais la présidence peut donner son avis sur le nombre maximal de représentants par délégation.

3. Le comité de direction est réputé ne réunir le quorum requis que si quatre parties de l’Europe du Sud-Est et l’Union européenne sont représentées.

4. L’abstention d’un membre n’empêche pas le comité de direction de prendre une mesure pour autant que le quorum requis au paragraphe 3 soit atteint.

5. L’ordre du jour de la réunion est approuvé au début de celle-ci. En cas d’urgence, de nouveaux points peuvent être ajoutés au cours de la réunion, sous réserve de l’accord de la présidence et de la vice-présidence.

6. Les observateurs peuvent participer aux discussions et peuvent faire des déclarations s’ils y sont autorisés ou invités par la présidence. 7. Les représentants d’autres États, d'organisations internationales ou d'autres instances invités conformément au paragraphe 3 de la section II peuvent participer aux discussions s’ils y sont autorisés ou invités par la présidence, mais ne prennent part à aucune mesure du comité de direction, quelle qu’elle soit.

8. Les conclusions de chaque réunion sont rédigées avec l’aide du secrétariat.

9. Les conclusions consignent l’ensemble des mesures adoptées lors de la réunion ainsi que les positions des membres et toute déclaration des observateurs concernant les mesures proposées par le comité de direction.