Proposition de DÉCISION DU CONSEIL concernant l'utilisation des intérêts du Fonds européen de développement pour le financement des coûts liés à la mise en oeuvre du système internalisé de gestion des experts individuels travaillant dans les Etats ACP

(présentée par la Commission)

EXPOSÉ DES MOTIFS

1. INTRODUCTION

Pour faire face aux besoins d'expertise de longue durée dans les pays tiers bénéficiaires de la coopération communautaire, la Commission fait appel à des experts individuels. Ceux-ci exercent des missions d'assistance technique hors Union soit au sein de projets auprès des administrations des pays bénéficiaires dont les pays ACP, soit dans le cadre de missions humanitaires (experts ECHO), soit auprès des délégations de la Commission.

Les experts individuels sont recrutés sous contrats d'emploi par la Commission à partir d'une liste d'experts constituée dans le cadre de l'appel à candidatures publié au Journal Officiel des Communautés Européennes C 274 du 26 septembre 2000 et sur Internet, cet appel restant ouvert en permanence.

Fin 2002, le nombre des experts individuels en activité sera de l'ordre de 350.

A la suite d'un appel d'offres international, deux sociétés (GTZ et AGRER) ont été chargées depuis 1998 d'assurer les services d'appuis administratif et logistique liés à la mise en place de cette assistance technique dont les contrats sont passés directement entre la Commission et les experts.

La prise en charge des coûts fixes du système de gestion de l'assistance technique par les sociétés prestataires de services est assurée pour partie au titre du Budget et pour partie au titre du FED. Compte tenu du volume d'assistance technique dans les pays ACP, la couverture de ces coûts par les intérêts du FED a été assurée dans le cadre de la décision 98/461/CE du 13 juillet 1998.

La reconduction, au-delà du 31 décembre 2002, du mécanisme de gestion des experts individuels dans sa forme actuelle, ne serait pas conforme aux dispositions de l'article 57 du règlement n°1605/2002 [1] du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes ni aux dispositions correspondantes contenues dans la proposition pour le règlement financier du FED (art. 15, point 7) [2]. Ces dispositions ne permettent pas de confier à des sociétés externes la signature de contrats ni l'exécution de paiements pour le compte de la Commission. Or, même si la sélection et le recrutement des experts sont assurés par la Commission et si les contrats sont passés directement entre la Commission et les experts, les deux sociétés de gestion procèdent, par la suite, à des paiements [3] et à la signature de certains contrats [4] pour le compte de la Commission.

[1] JO L 248 du 16.9.2002, p.19.

[2] Proposition de règlement du Conseil portant règlement financier applicable au 9ème Fonds européen de développement (COM[2002] 290 final/2).

[3] Rémunération et indemnités, assurances, fonds de pension, voyages, transport d'effets personnels et logements.

[4] Contrats liés à la fourniture de la logistique professionnelle.

2. INTERNALISATION DE LA GESTION DES EXPERTS INDIVIDUELS

La prise en compte des nouvelles dispositions des règlements financiers a donc amené la Commission à décider le 30 avril 2002 la réorganisation du système de gestion des experts individuels. La solution retenue est l'internalisation de cette gestion à partir du 1er janvier 2003.

Cette internalisation implique que le service spécialisé de Office de coopération EuropeAid qui assure actuellement le recrutement des experts individuels et l'Office d'Aide Humanitaire (ECHO), reprennent, conformément à l'accord de partage des tâches et responsabilités passé entre les deux services, la totalité de la gestion opérationnelle et financière de ceux-ci. Elle implique également un renforcement en personnel d'appui, notamment pour les tâches administratives de préparation des contrats et de gestion des différents éléments directement liés aux droits des experts : rémunérations, assurances, transport, logistique...

3. COÛTS ET FINANCEMENT DU NOUVEAU DISPOSITIF

Le coût global de la gestion internalisée par les services de la Commission de l'ensemble des experts individuels est estimé 2.500.000 euros/an - toutes zones géographiques confondues, représentant le coût de 22 auxiliaires au niveau du siège et de 26 agents locaux dans les délégations.

Pour les programmes couverts par des lignes budgétaires géographisées ou horizontales, les imputations financières seront effectuées sur les lignes BA du budget dans le cadre d'un strict respect des commentaires du budget de chaque ligne BA. Pour les programmes financés par le FED dans les pays ACP, les imputations financières seront effectuées sur les intérêts du FED.

La clé de répartition proposée par la Commission sur la base du volume actuel de l'assistance technique dans le cadre de la gestion des programmes financés par le FED est de 27 %. Ce personnel représente un coût annuel de gestion de 675.000 euros, soit pour la période 2003-2006, un coût total de 2.700.000 euros à imputer sur les intérêts du FED.

4. CONCLUSIONS

Le nouveau règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes, notamment son article 57, et les dispositions correspondantes contenues dans la proposition pour le règlement financier du FED ont amené la Commission à décider l'internalisation de la gestion des experts individuels.

Compte tenu de la nécessité pour la zone ACP de continuer à recourir au système des experts individuels et de la disponibilité suffisante des recettes provenant des fonds FED déposés auprès des payeurs délégués en Europe [5], la Commission propose au Conseil de décider le prélèvement sur les intérêts accumulés sur les fonds déposés au titre des différents FED d'un montant arrondi à 2.700.000 euros afin de permettre le financement des coûts liés à la mise en oeuvre du système internalisé de gestion des experts individuels travaillant dans les Etats ACP.

[5] En juillet 2002, la trésorerie générale du FED comptait, au titre des intérêts du FED, une somme de 27.488.698 euros.

Pour les raisons qui précédent, la Commission propose d'adopter la décision ci-jointe.

Proposition de DÉCISION DU CONSEIL concernant l'utilisation des intérêts du Fonds européen de développement pour le financement des coûts liés à la mise en oeuvre du système internalisé de gestion des experts individuels travaillant dans les Etats ACP

LE CONSEIL DE L'UNION EUROPÉENNE,

vu le traité instituant la Communauté européenne,

vu la troisième convention ACP-CEE,

vu la quatrième convention ACP-CE [6], signée à Lomé le 15 décembre 1989 et modifiée par l'accord de Maurice signé le 4 novembre 1995 [7],

[6] JO L 229 du 17.8.1991, p.3.

[7] JO L 156 du 29.5.1998, p.3.

vu l'accord interne du 19 février 1985 relatif au financement et à la gestion des aides de la Communauté [8] et notamment de son article 9, paragraphe 2,

[8] JO L 86 du 31.3.1986, p 210.

vu l'accord interne du 16 juillet 1990 relatif au financement et à la gestion des aides de la Communauté dans le cadre de la quatrième convention ACP-CE (ci-après dénommé « accord interne relatif au 7ème FED) [9], et notamment de son article 9, paragraphe 2,

[9] JO L 229 du 17.8.1991, p 288.

vu l'accord interne du 20 décembre 1995 entre les représentants des gouvernements des Etats membres, réunis au sein du Conseil, relatif au financement et à la gestion des aides de la Communauté dans le cadre du second protocole financier de la quatrième convention ACP-CE (ci-après dénommé « accord interne relatif au 8e FED) [10], et notamment le paragraphe 2 de son article 9,

[10] JO L 156 du 29.5.1998, p. 108.

vu la proposition de la Commission,

considérant ce qui suit:

(1) Le nouveau Règlement financier adopté par le Conseil le 25 juin 2002 stipule dans son article 57 que la Commission ne peut confier des actes d'exécution sur des fonds en provenance du budget à des entités ou organismes extérieurs de droit privé, en particulier le paiement et le recouvrement,

(2) La proposition de règlement du Conseil portant règlement financier applicable au 9ème FED qui a été établie en cohérence avec le règlement financier applicable au budget général, ne permet pas également à des sociétés externes la signature de contrats ni l'exécution de paiements pour le compte de la Commission,

(3) Le respect des nouvelles dispositions des règlements financiers et la volonté d'améliorer le système de gestion des experts individuels ont amené la Commission à internaliser, au premier janvier 2003, ce système de gestion,

(4) Les ressources financières nécessaires devraient provenir des intérêts accumulés sur les fonds déposés au titre des différents FED et qui existent actuellement dans la trésorerie générale du FED, conformément aux dispositions des accords internes relatifs aux 6ème, 7ème et 8ème FED,

DECIDE :

Article premier

Un montant de 2.700.000 euros est prélevé dans la trésorerie générale du Fonds européen de développement (FED) sur les intérêts accumulés sur les fonds déposés au titre des différents FED pour financer les coûts d'internalisation du nouveau dispositif de gestion des experts individuels opérant en faveur des Etats ACP et PTOM.

Article 2

La présente décision entre en vigueur le jour de son adoption.

Fait à Bruxelles, le

Par le Conseil

Le Président

FICHE FINANCIÈRE LÉGISLATIVE

Domaine(s) politique(s): Gestion aide communautaire CE/ACP

Activité(s): financement sur les intérêts du FED du système de gestion des experts individuels opérant dans les Etats ACP

1. LIGNE(S) BUDGÉTAIRE(S) + INTITULE(S) : Intérêts du FED

2. DONNÉES CHIFFRÉES GLOBALES

2.1 Enveloppe totale de l'action: 2.700.000euros en crédits d'engagement (CE)

2.2 Période d'application: janvier 2003- décembre 2006

2.3 Estimation globale pluriannuelle des dépenses:

a) Echéancier crédits d'engagement/crédits de paiement (intervention financière) (cf. point 6.1.1)

Millions d'euros (à la 3e décimale)

>EMPLACEMENT TABLE>

b) Assistance technique et administrative (ATA) et dépenses d'appui (DDA) (cf. point 6.1.2) - Rubrique non appropriée - Financement FED

>EMPLACEMENT TABLE>

>EMPLACEMENT TABLE>

c) Incidence financière globale des ressources humaines et autres dépenses de fonctionnement (cf. points 7.2 et 7.3) Rubrique non appropriée- Financement FED

>EMPLACEMENT TABLE>

>EMPLACEMENT TABLE>

2.4 Compatibilité avec la programmation financière et les perspectives financières

[X] Proposition compatible avec la programmation financière existante.

[...] Cette proposition nécessite une reprogrammation de la rubrique concernée des perspectives financières,

[...] y compris, le cas échéant, un recours aux dispositions de l'accord interinstitutionnel.

2.5 Incidence financière sur les recettes

[X] Aucune implication financière (concerne des aspects techniques relatifs à la mise en oeuvre d'une mesure).

OU

[...] Incidence financière - L'effet sur les recettes est le suivant:

Millions d'euros (à la première décimale)

>EMPLACEMENT TABLE>

3. CARACTÉRISTIQUES BUDGÉTAIRES - Rubrique non appropriée -FINANCEMENT FED

>EMPLACEMENT TABLE>

4. BASE LÉGALE

- Accord interne du 19 février 1985 relatif au financement et à la gestion des aides de la Communauté dans le cadre de la troisième Convention ACP-CEE de Lomé,

- -Accord interne du 16 juillet 1990 relatif au financement et à la gestion des aides de la Communauté dans le cadre de la quatrième Convention ACP-CEE de Lomé,

- Accord interne du 20 décembre 1995 relatif au financement et à la gestion des aides de la Communauté dans le cadre du deuxième protocole financier de la quatrième Convention ACP-CE de Lomé.

5. DESCRIPTION ET JUSTIFICATION

5.1 Nécessité d'une intervention communautaire

5.1.1 Objectifs poursuivis

Le respect des nouvelles dispositions du nouveau règlement financier adopté par le Conseil le 25 juin 2002 et la volonté d'améliorer le système de gestion des experts individuels ont amené la Commission à internaliser, au premier janvier 2003, ce système de gestion.

5.1.2 Dispositions prises relevant de l'évaluation ex ante

Décision administrative et budgétaire prise par la Commission lors de la 1565e réunion le mardi 30 avril 2002.

5.2 Actions envisagées et modalités de l'intervention budgétaire

L'internalisation totale de la gestion des experts individuels, outre le fait qu'elle répond au souci de se conformer au nouveau règlement financier, implique que le service spécialisé de Office de coopération EuropeAid et l'Office d'Aide Humanitaire (ECHO) reprennent, conformément à l'accord de partage des tâches et responsabilités passé entre ces deux services, la totalité de la gestion opérationnelle et financière des contrats et implique par conséquent un renforcement en personnel d'appui.

5.3 Modalités de mise en oeuvre

Les crédits seront mis à la disposition et gérés par les services de la Commission , en conformité avec les dispositions du règlement financier adopté par le Conseil le 16 juin 1998 et applicable à la coopération pour le financement du développement en vertu de la quatrième convention ACP-CE (JO L 191 du 7.7.1998, p. 53).

6. INCIDENCE FINANCIÈRE

6.1 Incidence financière totale pour toute la période de programmation

(Le mode de calcul des montants totaux présentés dans le tableau ci-après doit être expliqué par la ventilation dans le tableau 6.2. )

6.1.1 Intervention financière

Crédits d'engagement en millions d'euros (à la 3e décimale)

>EMPLACEMENT TABLE>

>EMPLACEMENT TABLE>

6.2. Calcul des coûts par mesure envisagée en partie B (pour toute la période de programmation) -

(Dans le cas où il y a plusieurs actions, il y a lieu de donner, sur les mesures concrètes à prendre pour chaque action, les précisions nécessaires à l'estimation du volume et du coût des réalisations)

Crédits d'engagement en millions d'euros (à la 3ème décimale)

>EMPLACEMENT TABLE>

(Si nécessaire, expliquer le mode de calcul)

7. INCIDENCE SUR LES EFFECTIFS ET LES DÉPENSES DE FONCTIONNEMENT

7.1. Incidence sur les ressources humaines

>EMPLACEMENT TABLE>

7.2 Incidence financière globale des ressources humaines

>EMPLACEMENT TABLE>

7.3 Autres dépenses de fonctionnement découlant de l'action

>EMPLACEMENT TABLE>

Les montants correspondent aux dépenses totales de l'action pour 12 mois.

>EMPLACEMENT TABLE>

(Dans l'estimation des ressources humaines et administratives nécessaires pour l'action, les DG/services devront tenir compte des décisions arrêtées par la Commission lors du débat d'orientation et de l'approbation de l'avant-projet de budget (APB). Ceci signifie que les DG devront indiquer que les ressources humaines peuvent être couvertes à l'intérieur de la préallocation indicative prévue lors de l'adoption de l'APB.

Dans des cas exceptionnels où les actions visées n'étaient pas prévisibles lors de la préparation de l'APB, la Commission devra être saisie afin de décider si et comment (à travers une modification de la préallocation indicative, une opération ad hoc de redéploiement, un budget rectificatif et supplémentaire ou une lettre rectificative au projet de budget) la mise en oeuvre de l'action proposée peut être acceptée)

8. SUIVI ET ÉVALUATION

8.1. Système de suivi

Les services du siège effectueront des contrôles internes périodiques pour vérifier la qualité de la gestion des contrats ainsi que le respect des procédures.

8.2. Modalités et périodicité de l'évaluation prévue

9. MESURES ANTI-FRAUDE