FR Journal officiel de l'Union européenne C 304/154

RAPPORT

sur les comptes annuels de l'Office communautaire des variétés végétales relatifs à l'exercice 2008, accompagné des réponses de l'Office

2009/C 304/28

TABLE DES MATIÈRES

Points Page INTRODUCTION… 1-2 155 DÉCLARATION D'ASSURANCE… 3-12 155 COMMENTAIRES SUR LA GESTION BUDGÉTAIRE ET FINANCIÈRE… 13-16 156 Tableau… 157 Réponses de l'Office… 158

INTRODUCTION

1. L'Office communautaire des variétés végétales (ci-après «l’Office»), sis à Angers, a été créé en vertu du règlement (CE) no 2100/94 du Conseil du 27 juillet 1994 (1). L'Office a pour principale mission d'enregistrer et d'examiner les demandes d'octroi de la protection communautaire de la propriété industrielle pour les variétés végétales ainsi que de faire exécuter les examens techniques nécessaires par les offices compétents des États membres (2).

2. Le budget de l’Office pour 2008 s’élevait à 12,5 millions d’euros, contre 13,4 millions d’euros pour l’exercice précédent. À la fin de l’exercice, l’Office employait 44 agents, contre 44,5 l’année précédente.

DÉCLARATION D'ASSURANCE

4. La présente déclaration est adressée au conseil d'administration de l'Office en vertu de l'article 111 du règlement (CE) n o 2100/94 du Conseil.

Responsabilité de la direction

5. En tant qu’ordonnateur, le président exécute le budget en recettes et en dépenses conformément à la réglementation financière de l’Office, sous sa propre responsabilité et dans la limite des crédits alloués ( 6 ) . Il est chargé de mettre en place ( 7 ) la structure organisationnelle ainsi que les systèmes et procédures de gestion et de contrôle interne appropriés pour établir des comptes définitifs ( 8 ) exempts d’inexactitudes significatives, qu’elles résultent d’une fraude ou d’une erreur, et pour garantir la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes à ces comptes.

Responsabilité de la Cour

6. La responsabilité de la Cour est de fournir, sur la base de son audit, une déclaration d’assurance concernant la fiabilité des comptes annuels de l’Office, ainsi que la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes à ces derniers.

7. La Cour a conduit son audit conformément aux normes internationales d'audit et aux codes de déontologie IFAC et ISSAI ( 9 ) . En vertu de ces normes, la Cour est tenue de se conformer aux règles d’éthique, ainsi que de programmer et d’effectuer ses travaux d’audit de manière à pouvoir déterminer avec une assurance raisonnable si les comptes sont exempts d’inexactitudes significatives et si les opérations sous-jacentes sont légales et régulières.

8. L’audit de la Cour comprend la mise en œuvre de procédures en vue d’obtenir des informations probantes relatives aux montants et aux informations qui figurent dans les comptes, ainsi qu’à la légalité et à la régularité des opérations qui leur sont sous-jacentes. Le choix des procédures dépend du jugement de la Cour, qui se fonde entre autres sur l’appréciation des risques que des inexactitudes significatives affectent les comptes ou que les opérations soient illégales ou irrégulières, que cela résulte d’une fraude ou d’une erreur. Lorsqu’elle évalue ces risques, la Cour examine les aspects du contrôle interne concernant l’élaboration et la présentation des comptes par l’entité, afin de définir les procédures d'audit adaptées aux circonstances. L’audit de la Cour consiste également à apprécier l’adéquation des politiques comptables et la vraisemblance des estimations comptables effectuées par la direction, ainsi qu’à évaluer la présentation générale des comptes.

9. La Cour estime que les informations probantes qu’elle a obtenues sont suffisantes et adéquates pour étayer les opinions ci-après.

Opinion sur la fiabilité des comptes

10. La Cour estime que les comptes annuels de l’Office ( 10 ) présentent fidèlement, dans tous leurs aspects significatifs, la situation financière de celui-ci au 31 décembre 2008, ainsi que les résultats de ses opérations et les flux de trésorerie pour l’exercice clos à cette date, conformément aux dispositions de son règlement financier.

Opinion sur la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes aux comptes

11. La Cour estime que les opérations sous-jacentes aux comptes annuels de l’Office relatifs à l’exercice clos le 31 décembre 2008 sont légales et régulières dans tous leurs aspects significatifs.

12. Les commentaires ci-après ne remettent pas en cause les opinions de la Cour.

COMMENTAIRES SUR LA GESTION BUDGÉTAIRE ET FINANCIÈRE

13. Des crédits de fonctionnement ont été engagés en 2007, reportés à 2008, dégagés et annulés, puis engagés à nouveau et enfin reportés à 2009 (11). Conformément au principe d'annualité et compte tenu du caractère non dissocié des crédits de fonctionnement, les montants correspondants auraient dû être repris en compte par la voie d’un budget rectificatif.

14. Le comptable de l'Office n'a pas validé le module budgétaire du nouveau système comptable informatisé. Lors de la clôture des comptes relatifs à l'exercice 2008, des insuffisances, qui ont nécessité des ajustements comptables, sont apparues dans le système. Il convient de remédier à ces insuffisances afin de pouvoir valider ce module.

15. Pour deux conventions de subvention portant sur le montant total des dépenses (12), des coûts indirects encourus par les contractants au-delà du plafond forfaitaire de 7 % ont été considérés comme éligibles. Conformément aux dispositions contractuelles (13), l’Office aurait dû demander la justification des montants considérables concernés (14).

16. Dans le cadre d’une fourniture de mobilier (15), l'Office a directement attribué le marché à un fournisseur particulier, sans être à même de fournir les documents et les éléments de preuve pertinents relatifs aux critères d'attribution et sans effectuer de véritable évaluation des différentes options proposées par un conseiller technique sélectionné par l'Office à cet effet. Cette pratique a nui à la transparence de la procédure.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 8 octobre 2009. Par la Cour des comptes Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA Président

Tableau Office communautaire des variétés végétales (Angers) Domaines de compétence communautaire selon le traité Compétences de l'Office comme définies dans le règlement (CE) no 2100/94 Gouvernance Moyens mis à la disposition de l'Office en 2008 (données pour 2007) Produits et services fournis pendant l'exercice 2008 (données pour 2007) Libre circulation des marchandises Les interdictions ou restrictions justifiées par des raisons de protection de la propriété industrielle et commerciale ne doivent constituer ni un moyen de discrimination arbitraire ni une restriction déguisée dans le commerce entre les États membres. (Extraits de l'article 30 du traité) Objectifs — Appliquer le régime de protection communautaire des obtentions végétales en tant que forme unique et exclusive de protection communautaire de la propriété industrielle pour les variétés végétales. Tâches — Décider du rejet ou de l'octroi des demandes de protection communautaire des obtentions végétales. — Se prononcer sur les objections. — Se prononcer sur les recours. — Décider de la nullité ou de la déchéance de la protection communautaire des obtentions végétales. 1. Le président Il dirige l'Office. Il est nommé par le Conseil sur la base d'une liste de candidats proposés par la Commission après avis du conseil d'administration. 2. Le conseil d'administration Il surveille les travaux de l'Office et peut établir des règles concernant les méthodes de travail. Il se compose d'un représentant de chaque État membre et d'un représentant de la Commission ainsi que de leurs suppléants. 3. Les décisions dans le cadre de la procédure d'octroi d'une protection communautaire sont prises par des comités composés de trois membres du personnel de l'Office et par la chambre de recours en cas de recours. 4. Contrôle de la légalité des actes de l'Office Contrôle, par la Commission, de la légalité des actes du président de l'Office pour lesquels la législation communautaire ne prévoit aucun contrôle de la légalité par un autre organe, ainsi que des actes du conseil d'administration concernant le budget de l'Office. 5. Contrôle externe Cour des comptes européenne. 6. Autorité de décharge Conseil d'administration. Budget 12,5 (13,4) millions d'euros Effectifs au 31 décembre 2008 Postes prévus au tableau des effectifs: 43 (42) dont occupés: 43 (42) + 1 (2,5) autre(s) emploi(s) (experts nationaux détachés, agents locaux et intérimaires) Total des effectifs: 44 (44,5) dont assumant des tâches opérationnelles : 17 administratives : 21 mixtes : 6 Demandes reçues: 3 012(2 977) Titres octroyés: 2 162(2 616) Titres communautaires en vigueur au 31 décembre 2008: 15 599(14 598) Source: informations transmises par l'Office.

RÉPONSES DE L’OFFICE 13. En raison de retards inattendus, les travaux n’ont pas pu être terminés dans les délais de la durée de vie de leurs engagements budgétaires. Pour que l’Office puisse honorer ses obligations juridiques sans fausser artificiellement les comptes budgétaires, les montants restants ont donc été engagés à nouveau pour 2008, et non pour le budget 2009. En agissant de la sorte, l’Office estime que la réglementation budgétaire n’a pas été violée. 14. Le comptable a assuré que les insuffisances identifiées lors de la clôture ont été corrigées par le fournisseur de logiciels et que, sur la base de tests approfondis, le module budgétaire du nouveau système comptable informatisé a été entièrement validé. La validation a été envoyée à la Cour des comptes le 25 juin 2009. 15. Les conventions de subvention prévoient que les audits puissent se faire jusqu’à cinq ans après le paiement du solde et que, si des montants indus sont ainsi découverts, le remboursement de ceux-ci doit être exigé. Compte tenu des remarques de la Cour, l’Office organisera cet audit au cours des prochains mois. 16. L’Office aurait, bien sûr, suivi une procédure de mise en concurrence, si cela n’avait pas été rendu impossible par le système de distribution exclusive qui existe pour le type de mobilier choisi. C’est la raison pour laquelle, conformément à l’article 126, paragraphe 1, point b), des modalités d’exécution du règlement financier, l’Office a considéré que la procédure négociée était pleinement justifiée. Cette justification a été dûment documentée.

(1) JO L 227 du 1.9.1994, p. 27.

(2) Le tableau présente, de manière synthétique et à titre d'information, les compétences et activités de l'Office.

(3) Ces comptes sont accompagnés d’un rapport sur la gestion budgétaire et financière au cours de l’exercice. Ce rapport rend compte, notamment, du taux d’exécution des crédits et fournit une information synthétique sur les virements de crédits entre les différents postes budgétaires.

(4) Les états financiers comprennent le bilan et le compte de résultat économique, le tableau des flux de trésorerie, l’état de variation des capitaux propres et l’annexe aux états financiers, qui comporte une description des principales méthodes comptables et d’autres informations explicatives.

(5) Les états sur l’exécution du budget comprennent le compte de résultat de l’exécution budgétaire et son annexe.

(6) Article 33 du règlement (CE, Euratom) no 2343/2002 de la Commission du 23 décembre 2002 (JO L 357 du 31.12.2002, p. 72).

(7) Article 38 du règlement (CE, Euratom) no 2343/2002.

(8) Les règles en matière de reddition des comptes et de tenue de la comptabilité par les agences sont fixées au chapitre 1 du titre VII du règlement (CE, Euratom) no 2343/2002, comme modifié en dernier lieu par le règlement (CE, Euratom) no 652/2008 (JO L 181 du 10.7.2008, p. 23), et sont reprises telles quelles dans le règlement financier de l’Office.

(9) Fédération internationale des experts-comptables (IFAC) et normes internationales des institutions supérieures de contrôle des finances publiques (ISSAI).

(10) Les comptes annuels définitifs ont été établis le 26 juin 2009 et reçus par la Cour le 7 juillet 2009. Les comptes annuels définitifs, consolidés avec ceux de la Commission, sont publiés au Journal officiel de l’Union européenne au 15 novembre suivant l’exercice clos. Ils peuvent être consultés sur les sites web (http://eca.europa.eu ou http://www.cpvo.europa.eu/main/fr/accueil/a-propos-de-locvv/).

(11) Ils couvrent principalement les travaux de rénovation d'un bâtiment et la mise en place d'un nouveau système comptable informatisé (valeur totale: 248 000 euros).

(12) S'élevant au total à 670 000 euros (dont 50 % sont financés par l'Office).

(13) L’article 1er, paragraphe 9, des conditions particulières stipule que les frais généraux sont éligibles pour autant qu’ils soient étayés par des éléments de preuve comptables.

(14) Dans un des cas, le montant global des paiements correspondant à des coûts indirects au-delà du seuil était supérieur à 40 000 euros.

(15) Procédure négociée concernant la fourniture de mobilier de bureau pour les nouveaux locaux de l'Office (80 000 euros).