Rapport

sur les états financiers du Centre de traduction des organes de l'Union européenne relatifs à l'exercice 2001, accompagné des réponses du Centre

(2002/C 326/05)

TABLE DES MATIÈRES

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OPINION DE LA COUR

1. Le présent rapport est adressé au conseil d'administration du Centre de traduction des organes de l'Union européenne, conformément à l'article 14, paragraphe 4, du règlement (CE) n° 2965/94 du Conseil(1).

2. La Cour a examiné les états financiers du Centre de traduction des organes de l'Union européenne pour l'exercice clos le 31 décembre 2001. Conformément à l'article 14, paragraphe 1, du règlement (CE) n° 2965/94 du Conseil, le budget a été exécuté sous la responsabilité du directeur. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des états financiers(2) conformément aux dispositions financières internes prévues à l'article 15 du règlement (CE) n° 2965/94. La Cour est tenue de procéder à l'examen de ces comptes en vertu de l'article 248 du traité instituant la Communauté européenne.

3. La Cour a effectué son contrôle conformément à ses politiques et à ses normes d'audit. Celles-ci ont été adaptées des normes internationales d'audit généralement admises pour refléter le caractère spécifique du contexte communautaire. Elle a examiné les documents comptables et appliqué les procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. La Cour a obtenu, par cet audit, une base adéquate pour étayer l'opinion exprimée ci-après.

4. Cet examen a permis à la Cour d'obtenir l'assurance raisonnable que les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 2001 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

PRINCIPALES OBSERVATIONS

Exécution du budget

5. L'exécution des crédits de l'exercice 2001 et des crédits reportés de l'exercice précédent est présentée au tableau 1(3). Il est à noter que les dépenses de personnel (Titre I) incluent à la fois les dépenses relatives aux agents et celles relatives aux traducteurs externes. Les crédits disponibles s'élèvent à 27,2 millions d'euros dont 24,8 millions au titre de l'exercice et 2,4 millions reportés de l'exercice antérieur. Les crédits de l'exercice proprement dit ont été engagés à concurrence de 16,8 millions d'euros, qui ont fait l'objet de paiements pour 15,0 millions. Le solde des crédits a été soit reporté (1,8 million d'euros), soit annulé. L'importance des annulations (8,1 millions d'euros) s'explique par la non-utilisation de la réserve (3,9 millions d'euros). Les crédits reportés de l'exercice antérieur s'élevaient à 2,4 millions d'euros, dont 2,2 millions ont fait l'objet de paiements, le solde étant annulé.

États financiers

6. Le compte de gestion et le bilan publiés par le Centre dans son rapport d'activité pour l'exercice 2001 sont présentés sous forme synthétique dans les tableaux 2 et 3.

7. Le Centre occupe depuis avril 1997 des locaux mis à sa disposition par les autorités luxembourgeoises sans que les conditions de cette mise à disposition aient fait l'objet d'un accord en bonne et due forme(4). Le conseil d'administration du Centre a décidé, lors de sa réunion du 14 mars 2002, de constituer à partir de 2002 une réserve pour faire face à des exigences éventuelles des autorités luxembourgeoises en ce qui concerne le coût de ces locaux.

Achats de biens et de services

Prévision des besoins

8. De manière générale, le Centre devrait améliorer son système de prévision de ses besoins et de programmation pour l'ensemble de ces achats et dépasser son cadre actuel qui est essentiellement annuel. Il pourrait être davantage formalisé et documenté, ce qui permettrait des comparaisons entre la prévision et la réalité.

Collaboration avec les Institutions et autres organismes communautaires

9. Le Centre participe au Groupe interinstitutionnel d'harmonisation des Procédures d'achats et aux appels d'offres interinstitutionnels ainsi qu'aux échanges d'informations sur les acquisitions de biens et services courants. Sur le plan de l'organisation des appels d'offres en matière de traduction, la coordination entre les organismes communautaires pourrait être améliorée. Les différences d'approche entre les Institutions et le Centre de traduction en matière d'appréciation et d'utilisation des critères de qualité des traductions devraient être résolues pour permettre le lancement d'appels d'offre conjoints qui permettraient d'obtenir de meilleures conditions.

Évaluation des offres

10. Très souvent, notamment pour les services de traduction externe et les systèmes informatiques, le Centre utilise un ratio qualité/prix pour faire une sélection parmi les soumissionnaires. Le Centre justifie cette approche par un souci de précaution et d'économie: meilleure sera la qualité du produit, plus grande est la probabilité que les frais d'utilisation ou de maintenance du produit seront réduits (par exemple, coût de révision des traductions ou de la maintenance des systèmes informatiques).

11. Pour les acquisitions de biens et services autres que la traduction externe, les modalités d'appréciation de la qualité varient de contrat à contrat même si ceux-ci portent sur des acquisitions de même nature. De manière générale, l'évaluation est effectuée par un comité composé de trois membres qui donnent leurs opinions sur les différents aspects de la qualité du produit sur la base des documents produits. Dans certains cas, les opinions individuelles sont citées; dans d'autres c'est le résultat agrégé des diverses opinions qui est donné.

12. Les critères qualitatifs retenus devraient davantage:

- être uniformisés pour des acquisitions de même nature;

- s'appuyer sur des indicateurs objectifs aussi quantifiables que possible;

- s'appliquer dans le cadre d'une procédure définie dans un souci d'indépendance et d'impartialité des membres du comité d'évaluation.

13. Pour faciliter le travail des évaluateurs, le format des réponses à fournir par les soumissionnaires devrait être développé et précisé de sorte que leur contenu soit le plus complet et le plus comparable possible.

Évaluation des services de traduction externe

14. Les dispositions des contrats passés avec les agences de traduction ont évolué au cours du temps dans le sens de plus de précision et de rigueur, notamment en matière de contrôle de qualité.

15. Tout document traduit par les traducteurs externes est examiné par un réviseur du Centre pour en contrôler la qualité. Les clients du Centre sont aussi appelés à s'exprimer sur leur qualité. Cependant, la complexité des documents à traduire diffère d'une agence de traduction à une autre, ce qui pose un problème de comparaison du rapport prix / qualité de leurs travaux. Le Centre devrait se concerter avec les organes communautaires qui ont recours à des services externes de traduction, pour définir des critères communs de qualité des traduction.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion des 25 et 26 septembre 2002.

Par la Cour des comptes

Juan Manuel Fabra Vallés

Président

(1) JO L 314 du 7.12.1994, p. 1.

(2) En application de l'article 14, paragraphe 3, du règlement (CE) n° 2965/94 du Conseil, les comptes de la totalité des recettes et des dépenses du Centre pour l'exercice 2001 ont été établis le 14 mars 2002 et ensuite transmis au conseil d'administration du Centre, à la Commission et à la Cour des comptes, cette dernière les ayant reçus le 21 juin 2002. La version abrégée de ces états financiers est présentée dans les tableaux annexés au présent rapport.

(3) Tous les tableaux de ce rapport ont été établis sur la base des valeurs les plus exactes possible des données utilisées. Pour la présentation, les chiffres ont été arrondis, ce qui peut provoquer des différences minimes au niveau des totaux. Un tiret indique une valeur inexistante ou nulle et 0,0 indique une valeur inférieure au seuil d'arrondi.

(4) Voir le point 13 du rapport relatif à l'exercice 2000 (JO C 372 du 28.12.2001, p. 29).

Tableau 1

Exécution budgétaire pour l'exercice 2001NB:

Les totaux peuvent comporter des écarts dus aux arrondis.

Source:

Données du Centre - Ces tableaux présentent sous une forme synthétique les données fournies par le Centre dans ses propres états financiers.

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Tableau 2

Compte de gestion des exercices 2001 et 2000

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NB:

les totaux peuvent comporter des écarts dus aux arrondis.

Source:

Données du Centre - Ces tableaux présentent sous une forme synthétique les données fournies par le Centre dans ses propres états financiers.

Tableau 3

Bilan aux 31 décembre 2001 et 31 décembre 2000NB:

les totaux peuvent comporter des écarts dus aux arrondis.

Source:

Données du Centre - Ces tableaux présentent sous une forme synthétique les données fournies par le Centre dans ses propres états financiers.

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Réponses du Centre

PRINCIPALES OBSERVATIONS

États financiers

7. Les autorités luxembourgeoises ont manifesté à plusieurs reprises leur intention de traiter ce dossier, ainsi que l'accord du siège et de la sécurité, une fois que le projet de financement du siège définitif du Centre sera élaboré. Lors de sa réunion du 14 mars 2002 le conseil d'administration a créé, dans l'avant-projet de budget 2003, la ligne 10 0 0 3 "Réserve pour obligations potentielles des loyers d'immeubles" afin de tenir compte de l'incertitude quant aux obligations éventuelles concernant les locaux mis à la disposition du Centre. Le conseil d'administration examinera l'état d'avancement de ce dossier lors de sa prochaine réunion du 24 octobre 2002.

Achats de biens et de services

Prévision des besoins

8. Le Centre de traduction prend bonne note des observations de la Cour.

Collaboration avec les institutions et autres organismes communautaires

9. Le Centre de traduction partage tout à fait l'avis de la Cour. Pour l'organisation des appels à la concurrence, le Centre de traduction s'efforce de poursuivre, d'ores et déjà, dans la mesure du possible, une coopération interinstitutionnelle intensifiée et un effort particulier a été fait en ce qui concerne l'harmonisation des documents relatifs aux appels d'offres ce qui permet de faire davantage d'économies.

Ceci dit, il faut garder à l'esprit que certaines contraintes d'ordre réglementaire, budgétaire ou politique subsistent (règles applicables, différences d'interprétation des règles du fait de l'existence de contrôles financiers et CCAM différents, marge de manoeuvre propre à chaque institution pour assurer les tâches qui lui ont été confiées).

Évaluation des offres

10. En ce qui concerne les prestations de service de traduction externe, l'attribution des marchés se fait sur la base de différents critères permettant de déterminer l'offre économiquement la plus avantageuse. Tout en appliquant un rapport qualité/prix, le Centre de traduction est convaincu, de par son expérience acquise dans l'achat de services de traduction externe, de l'importance de l'élément qualitatif qui permettra, entre autres, une réduction des coûts liés à la révision. De ce fait, pour les derniers appels d'offres linguistiques, le critère qualité a été revu à la hausse (nécessité de totaliser un minimum de 60 % en qualité pour qu'une offre soit considérée de qualité suffisante et soit retenue pour la suite de la procédure).

Pour les services autres que la traduction, il peut arriver que le service ordonnateur se fonde uniquement sur la base du critère du prix le plus bas pour attribuer les marchés.

11 à 13. Le Centre de traduction reconnaît l'importance d'une clarté absolue dans les procédures de fonctionnement des comités d'évaluation. Des efforts constants sont fournis dans ce sens.

Pour les services autres que la traduction, les procédures sont clairement définies. Les comités sont toujours composés de trois membres au minimum dont au moins un n'appartenant pas au département intéressé. La composition des comités est faite en fonction du champ d'expertise. De ce fait, même si la décision des comités est toujours collégiale, dans des domaines spécifiques, l'opinion de l'expert est mise en évidence.

Évaluation des services de traduction externe

15. En ce qui concerne la concertation des services externes de traduction dans le domaine de la qualité, un projet de système d'évaluation interinstitutionnel est en cours. La difficulté des textes à traduire est un des éléments à considérer, entre autres, dans ce projet. La concertation recommandée par la Cour est d'ores et déjà suivie dans le cadre du comité interinstitutionnel pour l'évaluation de la qualité des traductions externes (CIEQ), à qui les documents sont envoyés pour avis dès qu'un problème de qualité se présente en interne.