Rapport

sur les états financiers de l'Observatoire européen des drogues et des toxicomanies pour l'exercice clos le 31 décembre 2000, accompagné des réponses de l'Observatoire

(2001/C 372/08)

TABLE DES MATIÈRES

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OPINION DE LA COUR

1. Le présent rapport est adressé au conseil d'administration de l'Observatoire européen des drogues et des toxicomanies, conformément à l'article 11, paragraphe 11, du règlement (CEE) n°302/93(1) du Conseil.

2. La Cour a examiné les états financiers de l'Observatoire européen des drogues et des toxicomanies pour l'exercice clos le 31 décembre 2000. Conformément à l'article 11, paragraphe 8, du règlement (CEE) n° 302/93 du Conseil, le budget a été exécuté sous la responsabilité du directeur exécutif. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des états financiers(2), conformément aux dispositions financières internes prévues à l'article 11, paragraphe 12, du règlement (CEE) n° 302/93 du Conseil, tel que modifié par l'article 1er du règlement (CE) n° 3294/94 du Conseil(3). La Cour des comptes est tenue de procéder à l'examen de ces comptes par l'article 248 du traité instituant la Communauté européenne.

3. La Cour a effectué son audit conformément à ses politiques et normes d'audit. Celles-ci ont été adaptées des normes internationales d'audit généralement admises pour refléter le caractère spécifique du contexte communautaire. Elle a examiné les documents comptables et appliqué les procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. La Cour a obtenu, par cet audit, une base adéquate pour étayer l'opinion exprimée ci-après.

4. Cet examen a permis à la Cour d'obtenir l'assurance raisonnable que les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 2000 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

PRINCIPALES OBSERVATIONS SUR L'EXÉCUTION DU BUDGET DE L'OBSERVATOIRE EUROPÉEN DES DROGUES ET DES TOXICOMANIES (LISBONNE) POUR L'EXERCICE CLOS LE 31 DÉCEMBRE 2000

Exécution du budget et comptes budgétaires

5. L'exécution des crédits de l'exercice 2000 et des crédits reportés de l'exercice précédent est présentée au tableau 1(4).

6. Les crédits définitifs de l'exercice se sont élevés à 8,3 millions d'euros qui ont été engagés à hauteur de 8 millions d'euros (97 %).

7. La sous-consommation importante des crédits de paiement du titre III (moins de 50 %), concerne l'exécution des contrats passés avec des centres nationaux qui collaborent avec l'Observatoire, les points focaux, dont la durée d'exécution dépasse l'année de la passation du contrat. L'analyse des paiements du titre III, montre que 44 % des paiements ont été effectués au cours du dernier trimestre. La signature des contrats en début d'exercice permettrait une gestion plus rationnelle des ressources.

8. Les crédits reportés à 2001 s'élèvent à 2,2 millions d'euros (27 % des engagements) et concernent essentiellement les crédits opérationnels qui sont reportés à hauteur de 1,6 million d'euros (54 % des engagements). Du total des crédits reportés de 1999, 0,2 million d'euros ou environ 9 % ont été annulés en fin 2000.

9. Le système de comptabilité budgétaire SI2 ne comporte pas encore le module permettant d'enregistrer les montants à recouvrer et devrait être complété.

États financiers et tenue des comptes

Tenue des comptes

10. Les tableaux 2 et 3 présentent respectivement le compte de gestion pour l'exercice 2000 et le bilan financier au 31 décembre 2000.

Système de comptabilité

11. L'Observatoire ne dispose pas d'un outil lui permettant de connaître le coût réel global des actions qu'il entreprend. Un tel outil apparaît pourtant indispensable pour améliorer la gestion.

Gestion comptable des immobilisations et inventaire

12. Les biens sont inscrits au bilan par leur valeur d'acquisition et leur dépréciation n'est pas prise en compte. Depuis décembre 2000, un règlement de la Commission(5) fixe les dispositions comptables relatives aux immobilisations corporelles et incorporelles. L'Observatoire devrait intégrer ces dispositions dans sa réglementation afin, entre autres, d'éviter les problèmes d'évaluation des biens inventoriables.

13. En vertu de son règlement financier (article 52), l'Observatoire doit tenir un inventaire permanent de tous les biens meubles et immeubles constituant son patrimoine. Au cours de l'année 2000, à la suite d'une réorganisation interne, l'attribution des responsabilités relatives à la tenue de l'inventaire n'a pas été définie et celui-ci n'a pas été tenu.

Suivi des observations antérieures de la Cour

14. Dans le rapport sur l'exercice 1999,(6) il était constaté que le cofinancement par les États membres des tâches permanentes exécutées par les points focaux était attesté par des déclarations émises par eux-mêmes dont l'Observatoire n'est pas en mesure de vérifier le bien-fondé. Aucun progrès n'a été enregistré sur ce point.

15. En matière de TVA, contrairement à d'autres organismes décentralisés, l'Observatoire n'a pas encore rendu conforme son règlement financier aux dispositions du règlement financier général.

Gestion des ressources humaines

Politique du personnel

16. Le personnel de l'Observatoire est soumis aux règles applicables aux fonctionnaires et autres agents des Communautés européennes. Comme prévu à l'article 15, troisième alinéa du règlement (CEE) n° 302/93 du 8 février 1993, le Conseil d'administration, en accord avec la Commission, arrête les modalités d'application. Jusqu'en 2000, la gestion du personnel se basait sur les dispositions générales d'exécution de la Commission ou, pour certains domaines, sur des décisions spécifiques. À la suite d'une évaluation globale, l'Observatoire a établi un plan de réforme interne. Dans ce cadre un document à caractère général sur la politique du personnel a été établi en 2000.

Procédures de recrutement et classement

17. Un document esquissant les procédures de recrutement a été approuvé par le conseil d'administration en 1995. Pour ses agents temporaires, l'Observatoire effectue, en général, un recrutement externe avec large diffusion d'avis de concours auprès des autres agences, des Institutions, au Journal officiel et sur son site Internet.

Appréciation des performances du personnel

18. Ce n'est qu'en 2000 que l'Observatoire a effectué un exercice général de notation bien que, aux termes de l'article 43 du statut, la compétence, le rendement et la conduite dans le service de chaque fonctionnaire, doivent faire l'objet d'un rapport périodique établi au moins tous les deux ans.

Description des tâches

19. Comme prévu à l'article 44 du règlement financier de l'Observatoire(7), un fichier d'identification des emplois contenant une description des tâches pour chaque emploi a été établi. Ce fichier sera remis à jour en 2001 dans le cadre de la réforme interne de l'Observatoire.

20. Cette description devrait être facilement accessible aux agents et figurer dans leurs dossiers personnels. Sur 12 dossiers du personnel examinés, aucun ne contenait de description des tâches.

Tenue des dossiers du personnel

21. L'examen de 12 dossiers a permis de constater que dans certains cas les dossiers n'étaient pas complets et que la fiche de carrière n'était pas régulièrement mise à jour. Tous les dossiers devraient être revus pour s'assurer que tous les éléments essentiels y sont insérés.

Évolution des effectifs et de l'activité de l'Observatoire

22. Le personnel de l'Observatoire comprend des agents statutaires, permanents (AP) ou temporaires (AT). Le nombre de postes à occuper par ces agents est autorisé par l'autorité budgétaire chaque année en même temps que le budget. Par ailleurs, le budget peut accorder des crédits pour le recrutement d'agents auxiliaires (AA), dont la durée d'emploi est limitée à un an au maximum, d'agents locaux (AL) et d'experts nationaux détachés (END).

23. Le tableau 4 retrace l'évolution du personnel de l'Observatoire et de sa répartition. La croissance des effectifs tend à se stabiliser au cours des dernières années. L'effectif total (AP, AT et autres) est constamment supérieur à ce qui est prévu dans le tableau des effectifs budgétaires.

24. Le tableau 5 qui analyse l'évolution des recrutements selon leur modalité montre que 57 % de ceux-ci ont été faits par une procédure de type de concours externe au sens du statut. En moyenne, les frais de recrutement se sont montés à environ 2780 euros par agent embauché.

25. Les départs des agents aboutissent à un taux de rotation du personnel (AP, AT, AA et AL) de 7 % en moyenne annuelle, ce taux étant dû essentiellement à l'expiration de leurs contrats.

26. Aux fins de l'audit, les agents ont été classés en deux catégories:

- les agents chargés d'activités de support (agents de support), c'est-à -ire des activités qui assurent la continuité du fonctionnement de l'Observatoire (par exemple, services d'administration, de comptabilité, de secrétariat, etc.),

- les autres agents dits opérationnels qui contribuent directement à la réalisation des objectifs de l'Observatoire.

27. En moyenne, 83 % des agents A, soit 35 % de l'effectif total sont à considérer comme opérationnels. Tous les autres agents sont à considérer comme agents de support.

28. Le tableau 6 décrit l'évolution des coûts associés au personnel ainsi que les dépenses de fonctionnement. L'évolution des dépenses salariales a été nettement plus rapide que celle des effectifs. Cette différence est attribuable au passage du statut d'auxiliaire à celui d'agent temporaire.

29. Parmi les autres coûts associés au personnel, l'analyse a porté plus spécialement sur les dépenses de formation professionnelle (FP) et celles de fonctionnement et notamment en matière d'informatique. Les dépenses de FP ont crû plus vite que les effectifs. Les dépenses de fonctionnement dont celles pour l'informatique ont cru légèrement, et de manière nettement moins importante que les effectifs une fois les investissements initiaux réalisés.

30. Pour appréhender la relation entre l'activité de l'Observatoire et l'évolution de son personnel et des coûts associés, cette dernière a été comparée à celle du montant des crédits opérationnels (titre III) qui ont été effectivement dépensés (crédits de l'année et crédits reportés) au cours d'une année. Cette comparaison suggère que les effectifs de l'Observatoire et les coûts y associés croissent plus rapidement que son volume d'activité. Le phénomène est corroboré par le fait qu'en moyenne les dépenses de support (titres I et II) croissent plus vite que les dépenses opérationnelles (titre III). Cette situation devrait amener l'Observatoire à s'interroger sur les moyens d'améliorer la productivité de ses ressources humaines et matérielles.

31. Ces constatations doivent être tempérées par le fait que l'Observatoire n'est pas encore parvenu à un rythme de croisière et qu'il ne peut vu sa taille bénéficier d'économies d'échelle substantielles pour son infrastructure matérielle et administrative. À cet égard, la tendance récente de la relation entre le taux de croissance de ses effectifs et de son volume de dépenses est satisfaisante.

Conclusion

32. Même si depuis sa création l'Observatoire n'a pu embaucher les effectifs prévus par son budget dans le tableau des effectifs, il a pu y suppléer, et même au-delà, par le recrutement d'AA, et surtout d'AL.

33. Pour recruter ses agents, l'Observatoire tend à utiliser de plus en plus un modèle de recrutement externe comparable à celui utilisé par les Institutions. Étant donné le développement attendu des activités, et conséquemment de ses effectifs, il serait peut-être souhaitable que, pour les postes ayant un caractère administratif, il s'associe avec les autres organismes décentralisés pour effectuer ses recrutements sur une base la plus large possible.

34. L'Observatoire devrait surveiller très attentivement l'évolution de ses effectifs et de leur coût, et poursuivre ses efforts pour améliorer la productivité de ses ressources humaines et matérielles. De manière générale, il devrait améliorer son système de gestion et d'information en matière de personnel.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 10 octobre 2001.

Par la Cour des comptes

Jan O. Karlsson

Président

(1) JO L 36 du 12.2.1993, p. 6.

(2) En application de l'article 11, paragraphe 10, du règlement (CEE) n° 302/93 du Conseil, les comptes de la totalité des recettes et des dépenses de l'Observatoire pour l'exercice 2000 ont été établis le 30 mars 2001 et ensuite transmis au conseil d'administration de l'Observatoire, à la Commission et à la Cour des comptes, cette dernière les ayant reçus le 9 avril 2001. La version abrégée de ces états financiers est présentée dans les tableaux annexés au présent rapport.

(3) JO L 341 du 30.12.1994, p. 7.

(4) Tous les tableaux de ce rapport ont été calculés sur les valeurs les plus exactes possibles des données utilisées. Pour la présentation des chiffres, ceux-ci ont été arrondis, ce qui peut donner l'apparence d'erreurs de calcul. Un tiret indique une valeur inexistante ou nulle et 0,0 indique une valeur inférieure au seuil d'arrondi.

(5) Règlement (CE) n° 2909/2000 de la Commission du 29 décembre 2000 (JO L 336 du 30.12.2000, p. 75).

(6) JO C 373 du 27.12.2000 (point 18).

(7) Règlement arrêté par le conseil d'administration de l'Observatoire le 29 juin 1995.

TABLEAUX 1 À 6

Tableau 1

Exécution budgétaire

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Tableau 2

Compte de gestion des exercices 2000 et 1999

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Source:Tableau élaboré par la Cour des comptes à partir des données établies par l'Observatoire.

Tableau 3

Bilan financier aux 31 décembre 2000 et 31 décembre 1999

Source:Tableau élaboré par la Cour des comptes à partir des données établies par l'Observatoire.

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Tableau 4

Évolution du personnel

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AA: Agents auxiliaires.

AL: Agents locaux.

AP: Agents permanents.

AT: Agents temporaires.

END: Experts nationaux détachés.

Tableau 5

Analyse de la variation des effectifs

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Tableau 6

Évolution du personnel et des coûts associés

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Réponses de l'Observatoire

1 à 4. L'Observatoire se réjouit du constat de la Cour des comptes que les états financiers de l'exercice clos le 31 décembre 2000 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

7. L'Observatoire recherche dans la mesure du possible à faire coïncider la durée des contrats Reitox avec l'année civile afin de respecter au mieux le principe de l'annuité budgétaire, tout en tenant compte des impératifs de calendrier pour l'approbation du budget et du programme de travail annuels ainsi que les procédures nationales pour assurer le cofinancement des points focaux.

9. Le module spécifique pour le suivi des recettes est en phase de développement au sein de la Commission et devrait être installé dans toutes les agences décentralisées dans un bref délai.

Cependant, l'Observatoire tient à mettre en évidence le fait que tous les montants à recouvrer font l'objet d'un enregistrement électronique en SI2 via l'émission d'ordres de recouvrements et sont imputés dans des comptes d'ordres de la comptabilité générale Cubic pour le suivi des recettes encaissées et à encaisser.

11. L'Observatoire est tout à fait conscient que cet outil est devenu un élément indipensable pour améliorer la gestion analytique de l'agence. Dans ce sens, l'Observatoire a mis en oeuvre, pour l'exercice 2001, une codification des projets dans le système SI2 qui permet d'établir le coût réel de chaque action dans le cadre de la nouvelle approche de budget basé sur l'activité.

12. L'Observatoire prend en compte la remarque de la Cour et se propose à intégrer et adopter les dispositions comptables du nouveau règlement d'inventaire de la Commission dans sa réglementation.

13. L'Observatoire a pris la décision d'installer en l'année 2000 le logiciel de gestion d'inventaire ELS en remplacement de l'ancien système RAI. Pour des raisons de délais dans la livraison et la mise en place par le fournisseur, le système ELS n'as pas pu être opérationnel durant l'exercice 2000. Pendant cette période, l'Observatoire a tenu un inventaire le plus fiable possible de manière manuelle et a imputé et réconcilié dans l'ancien système RAI, à la fin de l'exercice, tous les biens acquis durant l'année 2000.

14. L'attestation de cofinancement par l'État membre (annexe 2 du contrat Reitox) est signée par un représentant de celui-ci habilité à le faire. Dans la plupart des cas, il s'agit du représentant de l'État membre auprès du conseil d'administration de l'Observatoire.

15. En général l'Observatoire partage le souci de la Cour de voir transposé dans son règlement financier les principes du règlement financier du budget général de l'Union européenne en incluant les modifications récentes en matière de comptabilisation de la TVA.

Cependant, compte tenu des contraintes imposées par les procédures de remboursement de la TVA par l'administration fiscale du pays du siège, il étudie les avantages et les inconvénients d'une telle transposition avant d'arrêter une position définitive.

16 et 17. L'Observatoire confirme les constatations de la Cour.

18. L'Observatoire fait observer à la Cour que tous les agents font systématiquement l'objet d'une évaluation à la fin de leur période de stage. Il a, également, mis en place une procédure pour l'établissement d'un rapport périodique de notation en vue de procéder à l'évaluation continue de chaque agent travaillant à l'Observatoire. Le plein fonctionnement de ce système de notation périodique a été ainsi assuré pour l'ensemble du personnel au cours de l'année 2000.

19 et 20. L'Observatoire a pris note des commentaires de la Cour et inclura dorénavant la description des tâches pour chaque emploi dans le dossier personnel de l'agent qui occupe le poste correspondant.

21. L'Observatoire a pris note des remarques de la Cour au sujet de certains dossiers incomplets et a pris les mesures nécessaires pour les compléter.

22 à 31. L'Observatoire a pris bonne note de l'analyse des effectifs telle que produite par la Cour des comptes mais tient toutefois à souligner que la situation décrite n'est plus d'actualité suite à la réforme interne de l'agence décidée en mars 2001. Cette réforme a permis de redéfinir la gestion de ressources humaines et de réaffecter à des tâches opérationnelles des ressources humaines qui étaient précédemment affectées à des fonctions administratives. Elle a également entraîné, en cohérence avec l'option d'internaliser davantage ses activités, un redéploiement vers les titres I et II (personnel et fonctionnement) de ressources financières précédemment destinées, sous le titre III, à financer des activités externes (études).

32 à 35. L'Observatoire a pris note des commentaires de la Cour.