Projet de RÈGLEMENT DE LA COMMISSION portant modalités d'exécution du règlement (CE) n° ... du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes

TABLE DES MATIÈRES

EXPOSÉ DES MOTIFS

1. INTRODUCTION

2. LA PROPOSITION SOUS SES ASPECTS FORMELS

3. LE PROJET SOUS SES ASPECTS DE FOND

RÈGLEMENT DE LA COMMISSION portant modalités d'exécution du règlement (CE) n° ... du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes

PREMIÈRE PARTIE : DISPOSITIONS COMMUNES

TITRE I : OBJET

TITRE II : LES PRINCIPES BUDGÉTAIRES

CHAPITRE 1 : PRINCIPES D'UNITÉ ET DE VÉRITÉ BUDGÉTAIRE

CHAPITRE 2 : PRINCIPE D'ANNUALITÉ

CHAPITRE 3 (CHAPITRE 4 DU RÈGLEMENT FINANCIER) : PRINCIPE D'UNITÉ DE COMPTE

CHAPITRE 4 (CHAPITRE 5 DU RÈGLEMENT FINANCIER) : PRINCIPE D'UNIVERSALITÉ

CHAPITRE 5 (CHAPITRE 6 DU RÈGLEMENT FINANCIER) : PRINCIPE DE SPÉCIALITÉ

CHAPITRE 6 (CHAPITRE 7 DU RÈGLEMENT FINANCIER) : PRINCIPE DE BONNE GESTION FINANCIÈRE

CHAPITRE 7 (CHAPITRE 8 DU RÈGLEMENT FINANCIER) : PRINCIPE DE TRANSPARENCE

TITRE III : ÉTABLISSEMENT ET STRUCTURE DU BUDGET

CHAPITRE 1 : ÉTABLISSEMENT DU BUDGET

CHAPITRE 2 : STRUCTURE ET PRÉSENTATION DU BUDGET

TITRE IV : EXÉCUTION DU BUDGET

CHAPITRE 1 : DISPOSITIONS GÉNÉRALES

CHAPITRE 2 : MODES D'EXÉCUTION

Section 1 : Dispositions générales

Section 2 : Dispositions particulières

CHAPITRE 3 : ACTEURS FINANCIERS

Section 1 : Droits et obligations des acteurs financiers

Section 2 : L'ordonnateur

Section 3 : Le comptable

Section 4 : Le régisseur d'avances

CHAPITRE 4 : RESPONSABILITÉ DES ACTEURS FINANCIERS

Section 1 : Règles applicables aux ordonnateurs délégués et subdélégués

CHAPITRE 5 : OPÉRATIONS DE RECETTES

Section 1 : Ressources propres

Section 2 : Prévision de créances

Section 3 : Constatation des créances

Section 4 : Ordonnancement des recouvrements

Section 5 : Recouvrement

CHAPITRE 6 : OPÉRATIONS DE DÉPENSES

Section 1 : Engagement des dépenses

Section 2 : Liquidation des dépenses

Section 3 : Ordonnancement des paiements

Section 4 : Paiement des dépenses

Section 5 : Délais des opérations de dépenses

CHAPITRE 7 : SYSTÈMES INFORMATIQUES

CHAPITRE 8 : L'AUDITEUR INTERNE

TITRE V : PASSATION DES MARCHÉS PUBLICS

CHAPITRE 1 : DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Section 1 : Champ d'application et principes d'attribution

Section 2 : Publication

Section 3 : Procédures de passation des marchés

Section 4 : Garantie et contrôle

CHAPITRE 2 : DISPOSITIONS APPLICABLES AUX MARCHÉS PASSÉS PAR LES INSTITUTIONS COMMUNAUTAIRES POUR LEUR PROPRE COMPTE

TITRE VI : SUBVENTIONS

CHAPITRE 1 : CHAMP D'APPLICATION

CHAPITRE 2 : PRINCIPES D'OCTROI

CHAPITRE 3 : PROCÉDURE D'OCTROI

CHAPITRE 4 : PAIEMENT ET CONTRÔLE

CHAPITRE 5 : MISE EN oeUVRE

TITRE VII : COMPTABILITÉ ET REDDITION DES COMPTES

CHAPITRE 1 : REDDITION DES COMPTES

CHAPITRE 2 (CHAPITRE 3 DU RÈGLEMENT FINANCIER) : COMPTABILITÉ

Section 1 : Organisation comptable

Section 2 : Livres comptables

Section 3 : Plan comptable

Section 4 : Enregistrement

Section 5 : Rapprochement et vérification

Section 6 : Comptabilité budgétaire

CHAPITRE 3 (CHAPITRE 4 DU RÈGLEMENT FINANCIER) : INVENTAIRE DES IMMOBILISATIONS

DEUXIÈME PARTIE : DISPOSITIONS PARTICULIÈRES

TITRE I (TITRE II DU RÈGLEMENT FINANCIER) : FONDS STRUCTURELS

TITRE II (TITRE III DU RÈGLEMENT FINANCIER) : RECHERCHE

TITRE III (TITRE IV DU RÈGLEMENT FINANCIER) : ACTIONS EXTÉRIEURES

CHAPITRE I : DISPOSITIONS GÉNÉRALES

CHAPITRE 2 : MISE EN oeUVRE DES ACTIONS

CHAPITRE 3 : PASSATION DES MARCHÉS

CHAPITRE 4 : OCTROI DES SUBVENTIONS

CHAPITRE 5 : RÉGIES D'AVANCES

TITRE IV (TITRE V DU RÈGLEMENT FINANCIER) : OFFICES EUROPÉENS

TITRE V (TITRE VI DU RÈGLEMENT FINANCIER) : CRÉDITS ADMINISTRATIFS

TROISIÈME PARTIE : DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES

TITRE I : DISPOSITIONS TRANSITOIRES

TITRE II : DISPOSITIONS FINALES

EXPOSÉ DES MOTIFS

1. INTRODUCTION

La Commission a fait de la réforme administrative et de la réforme de la gestion financière une priorité essentielle. La refonte du règlement financier est inextricablement liée à ce processus de réforme administrative, puisque le règlement financier contient les règles régissant la présentation budgétaire, la responsabilité des ordonnateurs, la gestion financière, le contrôle et l'audit.

Le nouveau règlement financier, issu de cet exercice de refonte, a été adopté par le Conseil le 25 juin 2002. Il doit entrer en application le 1er janvier 2003.

Le présent règlement portant modalités d'exécution de certaines dispositions du règlement financier, ci-après dénommé « les modalités d'exécution », en est le complément indispensable. Cela est d'autant plus vrai que la rédaction du règlement financier a été simplifiée en vue de n'y faire figurer que les principes et définitions essentiels, en renvoyant aux modalités d'exécution toutes les précisions et mesures de mise en oeuvre concrètes. Le règlement financier ne saurait donc réellement entrer en application et avoir son plein effet au 1er janvier 2003 sans son règlement d'exécution.

En conséquence de ce principe de simplification, le nouveau projet de modalités d'exécution est beaucoup plus développé que le règlement n° 3418/93 du 9 décembre 1993 actuellement en vigueur. Cette tendance est renforcée par l'inclusion dans le champ du règlement financier de dispositions nouvelles, relatives par exemple au domaine des subventions ou des fonds structurels, ainsi que par des choix rédactionnels, tels celui de transposer les directives relatives à la coordination des procédures de passation des marchés publics.

Ce projet de règlement sera ensuite soumis à l'avis des autres institutions avant que la Commission ne l'adopte définitivement, comme elle l'a déclaré lors des discussions sur l'article 183 du règlement financier.

2. LA PROPOSITION SOUS SES ASPECTS FORMELS

A. Impact de la simplification du règlement financier

Le règlement financier se concentre sur le cadre réglementaire essentiel et il a confié à la Commission le soin de déterminer les modalités techniques et compléments opérationnels indispensables, en consultation avec les autres institutions. Elle améliore de plus la lisibilité des textes et diminue les risques de duplications ou contradictions entre normes.

En conséquence, le projet de règlement portant modalités d'exécution du règlement financier inclut, outre nombre de dispositions nouvelles ou adaptées du règlement jusqu'à présent en vigueur, des dispositions qui sont actuellement inscrites dans le règlement financier.

B. Amélioration de la présentation et de la clarté du texte

Le présent projet de règlement se divise en trois parties. La première partie comporte les dispositions qui constituent le droit commun (principes budgétaires, établissement, exécution et contrôle du budget, marchés, subventions, comptabilité et reddition des comptes) tandis que les dispositions spécifiques (Fonds structurels, recherche, actions extérieures, offices, crédits administratifs) sont reprises dans une deuxième partie. La troisième partie a trait aux dispositions transitoires et finales.

3. LE PROJET SOUS SES ASPECTS DE FOND

En ce qui concerne les aspects de fond, le projet de règlement modifie les modalités d'exécution en vigueur dans tous les domaines.

A. La réaffirmation des principes de droit budgétaire (Première partie, titres I et II du projet)

A. 1. Les enjeux

Outre le principe de transparence qui sous-tend maintes dispositions des Traités, le règlement financier reprend les 7 principes de droit budgétaire qui encadrent spécifiquement dans le Traité l'établissement et l'exécution du budget. Ces principes sont les suivants :

a) unité et vérité du budget (article 268 : « toutes les recettes et les dépenses des Communautés (...) doivent être inscrites au budget. »). Ce principe implique qu'il y ait qu'un seul budget pour les Communautés.

b) annualité (article 271 : « Les dépenses inscrites au budget sont autorisées pour la durée d'un exercice budgétaire »).

c) équilibre (article 268 : « Le budget doit être équilibré en recettes et en dépenses »).

d) unité de compte (article 277 : « Le budget est établi dans l'unité de compte (..) »).

e) universalité du budget (article 268 « toutes les recettes et les dépenses des Communautés (..) doivent être inscrites au budget. »). Ce principe implique que l'ensemble des recettes couvre l'ensemble des dépenses.

f) spécialité (article 271 alinéa 3 : « Les crédits sont spécialisés par chapitres (..) et subdivisés pour autant que de besoin »).

g) bonne gestion financière (article 274 : « La Commission exécute le budget (..) conformément au principe de la bonne gestion financière. Les États membres coopèrent avec la Commission pour faire en sorte que les crédits soient utilisés conformément aux principes de la bonne gestion financière »).

Le Traité assortit cependant le plus souvent ces principes d'exceptions, sauf pour le principe de bonne gestion financière qui n'admet pas de dérogations.

Le règlement financier issu de la refonte organise ainsi un système clair d'énoncé des principes et de leurs exceptions qui doivent, en tant que telles, être interprétées de manière restrictive. Le projet de modalités d'exécution développe les dispositions correspondantes, en particulier en matière d'exceptions, afin de bien circonscrire leur champ. Seul le principe d'équilibre n'appelle aucune disposition d'exécution.

A. 2. Le projet de règlement

a) Principe d'unité

L'article 5, paragraphe 4, prévoit le reversement en recettes du budget général des intérêts sur les fonds qui sont demeurés la propriété des Communautés européennes. Les modalités d'exécution clarifient à cet égard que les préfinancements prévus dans la typologie des paiements restent en principe la propriété des Communautés sauf lorsqu'il en est prévu autrement par l'acte de base et sauf lorsqu'ils sont versés aux États membres, au personnel ou en exécution d'un marché, ainsi que dans le cadre de la gestion conjointe. Les modalités d'exécution organisent en conséquence le traitements des intérêts qui seraient générés par ces préfinancements et la comptabilité des préfinancements.

b) Principe d'annualité

Les reports de crédits, instrument de gestion indispensable reconnu par les Traités, sont un moyen de gestion à la disposition de la Commission conformément à l'article 9 du règlement financier.

L'article 6 des modalités d'exécution précise la notion d'étapes préparatoires devant être achevées avant le 31 décembre de l'année N, en harmonisation notamment avec les nouvelles dispositions relatives aux engagements globaux et dans la perspective de l'utilisation obligatoire des crédits avant le 31 mars de l'exercice suivant.

c) Principe d'unité de compte

Dans la mesure où le règlement financier prévoit une exception au principe d'unité de compte pour le comptable, pour les besoins de trésorerie dûment justifiés, ainsi que pour les régisseurs d'avances, les modalités d'exécution précisent les modalités de conversion applicables en ces cas (taux, cours, comptabilisation en fin d'exercice). Ces règles ne font pas obstacle toutefois à l'application des réglementations sectorielles spécifiques, en particulier en matière agricole.

Ces dispositions sont conformes au droit existant, dont elles précisent certaines dispositions, en particulier en ce qui concerne le cours à utiliser pour la conversion.

d) Principe d'universalité

Les modalités d'exécution précisent le traitement à opérer quant à deux exceptions au principe d'universalité :

- les recettes affectées, issues notamment de contributions d'États membres ou de pays AELE en faveur de certains programmes communautaires et du produit des sanctions imposées aux États membres déclarés en situation de déficits publics excessifs,

- les règles de contraction budgétaire entre recettes et dépenses, en application des dispositions de l'article 20 du règlement financier.

e) Principe de spécialité

Les modalités d'exécution visent à préciser les règles en matière d'encadrement et d'information de l'autorité budgétaire pour les virements, notamment en ce qui concerne la réserve d'urgence.

f) Principe de bonne gestion financière

Les modalités d'exécution confirment la politique menée depuis plusieurs années en matière d'analyse de l'économie, l'efficience et l'efficacité des politiques communautaires à travers deux instruments :

- l'évaluation tout au long du cycle d'un programme. L'évaluation ne doit pas seulement intervenir ex ante mais également en cours d'exécution et ex post, afin de mieux définir les objectifs et le coût des différentes activités ; ce travail devrait être facilité par la nouvelle présentation du budget par activités (EBA) ;

- les fiches financières accompagnant toute proposition législative et reprenant tous les éléments d'information essentiels, y compris en matière de prévention des irrégularités et de lutte contre la fraude.

g) Principe de transparence

Outre la publication du budget au Journal officiel des Communautés européennes, une synthèse chiffrée du budget sera publiée dès le mois de janvier afin d'assurer la mise à disposition rapide du public des principales informations relatives au budget.

B. Établissement et structure du budget (première partie, titre III du projet)

Outre les précisions habituelles sur la présentation et les commentaires budgétaires, les modalités d'exécution fournissent à l'article 26 une nouvelle définition des dépenses administratives dans la perspective du passage à l'EBA.

C. Exécution du budget (première partie, titre IV du projet)

Les modalités d'exécution, en leurs articles 29 à 31, reprennent les dispositions de l'accord interinstitutionnel du 6 mai 1999 sur la discipline budgétaire et l'amélioration de la procédure budgétaire relatives aux compétences spécifiques de la Commission, à l'encadrement des actions pilotes et préparatoires ainsi qu'aux formes que peut revêtir un acte de base.

C. 1. Modes d'exécution du budget

Dans un souci de bonne gestion financière et afin de résoudre les difficultés liées aux bureaux d'assistance technique et administrative, le règlement financier identifie clairement trois modes d'exécution possibles des crédits communautaires, tant dans le domaine des politiques internes que de celui des actions extérieures :

a) la gestion centralisée par la Commission, de manière directe dans ses services ou indirecte par la voie de la délégation à certains types d'organismes offrant des garanties particulières de gestion, dans la limite des prérogatives de puissance publique des institutions impliquant un large pouvoir d'appréciation,

b) la gestion partagée avec les États membres ou décentralisée avec les pays tiers bénéficiaires dans le cadre d'actions extérieures,

c) enfin la gestion conjointe, dans le cadre de la mise en commun de fonds avec des organisations internationales.

Les modalités d'exécution apportent à cet égard les précisions indispensables relatives :

a) aux contrôles à mettre en oeuvre avant de procéder à toute forme d'externalisation de l'exécution du budget ; il s'agit en particulier de s'assurer de l'existence, de la qualité et du bon fonctionnement des systèmes de gestion et de contrôle existant dans les organismes en cause au regard en particulier du principe de transparence et des exigences de bonne gestion des deniers communautaires ;

b) aux principes régissant la procédure d'apurement des comptes en gestion partagée ou décentralisée, notamment la déclaration des dépenses par les États membres ou pays tiers, la détermination, après contrôle de la Commission, des dépenses à charge du budget communautaire et le calcul des corrections financières ;

c) aux conditions d'exercice de la gestion conjointe, à laquelle auront seules accès les organisations internationales limitativement énumérées à l'article 41 du présent projet ;

d) et surtout aux modalités de la gestion centralisée indirecte, exercée par le moyen d'actes de délégations ou de conventions établissant les obligations des parties :

- soit par la voie des agences exécutives, organismes de droit communautaire dont le statut est précisé et clarifié par une proposition de règlement distincte dans le cadre de la réforme administrative en cours (COM (2001) 808 final du 28/12/2001). Ces structures nouvelles se verront confier tout ou partie de l'exécution du cycle d'un programme en tant qu'ordonnateur délégué de la Commission, tout en laissant à la Commission la pleine maîtrise de leur fonctionnement. La Commission pourra ainsi continuer à assumer ses responsabilités dans l'exécution budgétaire ;

- soit par le biais d'organismes nationaux publics ou investis d'une mission de service public, sous réserve qu'ils satisfassent à certaines exigences, notamment en matière de respect des règles de bonne gestion financière, et disposent de garanties financières suffisantes ;

- soit enfin, dans le respect des règles de marché traditionnelles, en faveur d'organismes extérieurs de droit privé, pour la réalisation de tâches d'assistance technique et de tâches administratives, préparatoires ou accessoires (expertise technique ou travaux de nature répétitive) excluant toute tâche de puissance publique ou impliquant un pouvoir discrétionnaire d'appréciation, ainsi que toute forme de participation à l'exécution budgétaire.

C. 2. Rôle des acteurs (ordonnateurs et comptable)

La Commission a fait de l'amélioration et de la modernisation de la gestion financière, ainsi que du développement d'une culture nouvelle focalisée sur les résultats obtenus par l'utilisation des fonds communautaires, un élément clé de sa réforme interne.

a) Les modifications introduites dans le règlement financier visent à confier aux seuls ordonnateurs l'entière responsabilité des contrôles internes dans leurs services et des décisions financières qu'ils prennent dans le cadre de l'exercice de leurs fonctions. Les ordonnateurs doivent assumer la pleine responsabilité de la régularité, de la légalité, de l'efficience et de l'efficacité de leur gestion, en fonction des risques présentés par les opérations concernées. Ceci suppose de définir en amont les tâches à accomplir et d'intégrer ces contrôles dans le processus de gestion. A cet effet et conformément aux recommandations de la Cour des comptes, l'article 45 des modalités d'exécution définit les objectifs à atteindre par les systèmes et procédures de gestion et de contrôle interne établis par l'ordonnateur. Les modalités d'exécution complètent également le règlement financier sur la définition des tâches et missions des différents acteurs financiers, ce qui comporte en particulier pour les ordonnateurs l'organisation des circuits financiers et de vérification ex ante et ex post à mettre en place (article 44) et dont ils devront rendre compte dans leur rapport annuel d'activité à leur institution. L'article 44 définit avec précision les concepts développés par l'article 60 du règlement financier et particulièrement ceux d'initiation, de vérification et d'indépendance des agents chargés de la vérification ex ante par rapport à ceux en charge des questions préparatoires à l'adoption des actes de gestion budgétaire. Toute opération préparatoire à l'adoption d'un acte d'exécution budgétaire fait obligatoirement l'objet d'une vérification ex ante visant à constater, notamment, la régularité et la conformité de la dépense ainsi que l'application des principes de bonne gestion financière. Ce dispositif est complété par des vérifications ex post organisées, le cas échéant, par sondage sur la base d'une analyse de risques. Les agents en charge des vérifications seront choisis en raison de leurs connaissances, aptitudes et compétences particulières, sanctionnés par des titres ou par une expérience professionnelle appropriée. Ils seront en outre soumis à un code de normes professionnelles spécifique arrêté par chaque institution (article 47). Ce code détermine, notamment en matière de contrôle interne, d'inspection et d'audit :

- le niveau de compétence technique et financière exigé de la part de ces agents, les missions et tâches qui leur sont assignées ;

- les règles de conduite, en particulier de déontologie et intégrité, qu'ils doivent observer ;

- les méthodes, les techniques ainsi que les normes de contrôle qu'ils doivent respecter.

Par ailleurs, les modalités d'exécution prévoient, compte tenu des risques en cause, un recensement annuel des marchés faisant l'objet de procédures négociées et l'obligation pour chaque institution de faire, à ce propos, un rapport à l'autorité de décharge.

b) En outre, les modalités d'exécution définissent l'encadrement minimal visant à permettre la mise en place par chaque institution, dans le respect de son autonomie organisationnelle, de l'instance spécialisée en matière d'irrégularités financières prévue aux articles 60 et 66 du règlement financier. Les modalités d'exécution précisent en particulier :

- les conditions de saisine de cette instance, limitée aux cas sur lesquels ne pèse aucun soupçon de fraude (qui relèvent de l'OLAF), à la fois lorsque l'instance est saisie par l'institution et lorsqu'elle est saisie directement par un fonctionnaire ou agent,

- le rôle purement consultatif de cette instance auprès de l'Autorité investie du pouvoir de nomination (AIPN) ou, selon les cas, l'Autorité habilitée à conclure des contrats d'engagement (AHCC).

c) Rôle du comptable Le projet de modalités d'exécution confirme que le comptable est nommé par l'institution parmi les fonctionnaires et en raison de sa compétence particulière. Lors de la cessation de ses fonctions, une situation intérimaire est arrêtée et signée pour acceptation par le nouveau comptable. Le projet de modalités d'exécution définit les fonctions du comptable en matière de gestion de la trésorerie, de gestion des comptes bancaires et de conservation des pièces justificatives relatives à la comptabilité. Elles soulignent que les paiements par voie de virement bancaire ne peuvent être effectués que si les coordonnées bancaires des bénéficiaires sont préalablement insérées dans un fichier commun tenu par chaque institution. Il est enfin rappelé que le comptable doit être consulté sur la mise en place et la modification des systèmes d'inventaire, tenus par les ordonnateurs. Il doit donner son accord sur la mise en place et la modification des systèmes de gestion financière définis par l'ordonnateur lorsque ces systèmes sont appelés à fournir des données à la comptabilité.

C. 3. Rôle de l'auditeur interne

Chaque institution désigne un auditeur interne chargé de s'assurer du bon fonctionnement des systèmes de gestion, de contrôle et d'audit interne mis en place par les ordonnateurs compétents. Cet auditeur peut être désigné en commun par plusieurs institutions dans un souci d'adaptation aux besoins des institutions n'ayant qu'un budget de fonctionnement modeste.

Les modalités d'exécution organisent en outre la dissémination des bonnes pratiques entre institutions.

Elles explicitent en outre les garanties données à cet auditeur interne en matière d'indépendance fonctionnelle, à savoir la maîtrise de son programme de travail, l'interdiction de lui donner des instructions ou limitations dans l'exercice de ses fonctions, ainsi qu'un régime de responsabilité particulier et une possibilité de recours devant la Cour de justice des Communautés européennes.

C. 4. Gestion des recettes

a) Les modalités d'exécution détaillent pour tous les acteurs les étapes successives menant de la prévision d'une créance à son encaissement effectif. Les opérations de recettes incombant à l'ordonnateur (prévision de créance, constatation de la créance, établissement de l'ordre de recouvrement, copie de la note de débit à envoyer au débiteur) sont développées sur le modèle des opérations de dépenses. Les voies de recouvrement offertes au comptable, en particulier les règles de compensation, sont précisées.

b) Les dispositions applicables en matière d'intérêts de retard sont modifiées afin d'intégrer sur ce point la directive 2000/35/CE concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales en ce qui concerne les relations commerciales entre les Communautés et les entreprises au sens de la directive précitée.

c) Les modalités d'exécution précisent en outre les cas dans lesquels une renonciation de créance peut intervenir, eu égard au coût de la récupération, à l'ancienneté de la créance ou l'insolvabilité du débiteur ou encore par application du principe de proportionnalité. Enfin la renonciation à recouvrer une créance dûment constatée est distinguée, d'une part de l'annulation d'une créance indûment constatée et, d'autre part, de l'ajustement technique et comptable de nature à modifier à la marge le montant effectivement à recouvrer qui n'implique aucun abandon des droits constatés au bénéfice des Communautés.

C. 5. Gestion des dépenses

a) Le règlement financier définit désormais plus clairement les notions d'engagement budgétaire (réservation des crédits) et juridique (obligations souscrites à l'égard des tiers), en distinguant de plus entre engagements budgétaires globaux, individuels et provisionnels. Les modalités d'exécution précisent les conditions de mise en oeuvre des engagements budgétaires globaux et provisionnels en définissant les actes à prendre en amont et en aval. En particulier, le projet de modalités d'exécution précise que l'engagement global peut être mis en oeuvre, soit par une convention de financement, soit par des engagements juridiques individuels. L'engagement provisionnel est quant à lui mis en oeuvre par la conclusion d'engagements juridiques individuels ou, dans le cas des dépenses de personnel, directement par des financements. Le délai d'adoption de l'engagement global est désormais encadré : il doit intervenir au plus tard avant la décision de sélection des bénéficiaires et au plut tôt après l'adoption du programme de travail lorsque les crédits sont mis en oeuvre sur la base d'un tel instrument. Conformément à l'article 77 du règlement financier, le projet de modalités d'exécution prévoit un dégagement de l'engagement budgétaire correspondant à l'engagement juridique pour lequel aucun paiement n'a été effectué dans une période de 3 ans à dater de la signature de l'engagement juridique. Le projet de règlement prévoit en outre les modalités d'enregistrement des engagements juridiques pris en application d'un engagement global ainsi que le champ de mise en oeuvre des engagements provisionnels. Les modalités d'exécution encadrent par ailleurs les cas où la règle de l'unicité de signature pour les engagements budgétaires et juridiques ne s'applique pas.

b) Les modalités d'exécution apportent ensuite les clarifications essentielles en matière de liquidation de dépenses, en développant l'articulation entre la constatation du « conforme aux faits » dans les services de l'ordonnateur et l'apposition du « bon à payer » par l'ordonnateur compétent lui-même.

c) Les modalités d'exécution définissent également les délais afférents aux opérations de liquidation, d'ordonnancement et de paiement, dans la ligne de la communication du 28 juin 2000 (SEC(2000)1094). Conformément à ces règles, les paiements doivent être effectués dans les 45 jours à compter de l'enregistrement d'une demande de paiement recevable. Le délai de paiement peut être suspendu par l'ordonnateur compétent, à condition que celui-ci informe les créanciers, si le montant n'est pas dû ou les documents justificatifs adéquats n'ont pas été produits. Pour les contrats ou conventions où le paiement est conditionné par l'approbation d'un rapport, la demande de paiement ne peut être considérée comme recevable tant que l'approbation du rapport n'est pas intervenue. Des dispositions dans les modalités d'exécution fixent le délai d'approbation de ce rapport. A l'expiration du délai des 45 jours susvisé, des intérêts de retard seront dus par l'institution, aux mêmes taux que ceux prévus en matière de retard dans les recouvrements de créances, sauf pour les créance envers les États membres. En outre, les modalités d'exécution précisent que l'ordonnateur compétent définit, selon l'acte de base et dans le respect de la bonne gestion financière, dans les contrats et conventions la nature des pièces justificatives sur lesquelles doivent s'appuyer les paiements. Il est aussi explicite que les rapports d'exécution sont des pièces justificatives. Les modalités d'exécution définissent enfin les différents types de paiement et les pièces justificatives devant les appuyer. Elles précisent que la totalité du préfinancement et des paiements intermédiaires s'impute sur le paiement des soldes.

d) Dans un souci de bonne gestion et, compte tenu de l'évolution des outils de gestion disponibles, les modalités d'exécution limitent enfin de façon stricte le recours aux régies d'avances aux opérations qui, à la fois, portent sur de faibles montants et ne peuvent être exécutées de manière convenable par voie budgétaire.

D. Marchés et subventions (première partie, titres V et VI du projet)

D. 1. Marchés Publics

a) Le titre relatif aux marchés constitue principalement, en complément des principes définis dans le règlement financier, une transposition complète des directives actuellement applicables en matière de coordination des procédures de passation des marchés publics de services, de fournitures et de travaux, dans l'attente de l'adoption par le Conseil et le Parlement européen de la nouvelle directive consolidée. Ce titre devra être modifié après l'adoption de ladite directive. En fonction des spécificités et des besoins propres aux institutions communautaires, les règles ainsi définies peuvent toutefois aller au-delà de ce que prévoient les directives, notamment en matière de sanctions. La protection des intérêts financiers des Communautés amène ainsi à prévoir la constitution d'une base de données des soumissionnaires ou candidats frappés d'exclusions en raison par exemple de condamnations pour fraude, corruption, blanchiment de capitaux ou en raison de violations graves de dispositions contractuelles à l'occasion de relations antérieures avec une institution.

b) Comme dans le règlement financier, ce titre définit d'abord son champ d'application, puis les principes généraux et procédures applicables à tous les marchés publics (chapitre I) avant d'énoncer les dispositions applicables aux institutions agissant pour leur propre compte, en particulier en matière de seuils et délais de procédure (chapitre II). Le cas particulier des marchés concernant les actions extérieures est traité pour ses dispositions dérogatoires dans le titre III de la deuxième partie.

c) Par ailleurs, les principes directeurs que constituent la transparence ou la non-discrimination et l'égalité de traitement entre soumissionnaires ou candidats s'appliquent également pour les marchés situés en-deçà ou en dehors du champ des directives, tels les marchés immobiliers. Les modalités d'exécution institutionnalisent ainsi la procédure d'appel à manifestation d'intérêt pour les marchés d'une valeur supérieure ou égale à 50 000 euros et une certaine forme de publicité ex post pour tous les marchés des institutions, outre l'information obligatoire des opérateurs économiques ayant participé à une procédure de passation de marché particulière. Elles clarifient en outre le rôle et la responsabilité des ordonnateurs en tant que pouvoirs adjudicataires, au regard notamment des commissions d'évaluation des offres et demandes de participation, dont l'avis est consultatif.

d) Les modalités d'exécution intègrent aussi des facilités de gestion, tels les contrats-cadres, dont le statut juridique était jusqu'à présent incertain. En matière de passation électronique des marchés, les ouvertures sont en revanche faibles, sauf en matière de publicité de transmission des demandes de participation ou de mise à disposition des documents d'appel à la concurrence, dans l'attente de l'adoption de la directive consolidée susmentionnée. Des travaux sont néanmoins en cours au sein de la Commission pour étudier les possibilités nouvelles offertes par les moyens de communication électronique. La bonne gestion financière justifie par ailleurs le développement d'outils comme les garanties financières, destinés à protéger les intérêts financiers des Communautés, tant au stade du dépôt des offres que du versement de préfinancements et en plus encore au titre de garantie de bonne fin. La durée de ces garanties, fournies de préférence par des établissements bancaires ou financiers, doit être suffisamment longue pour qu'elles puissent être actionnées ; elles sont libérées, selon les cas, dès :

- l'attribution du marché,

- la consolidation des préfinancements dans des paiements intermédiaires,

- l'exécution de l'objet du marché, conformément aux termes du contrat.

Enfin, dans le contexte général de responsabilisation des ordonnateurs, les modalités d'exécution confirment la suppression de la Commission Consultative des Achats et des Marchés (CCAM) en tant qu'instance de contrôle ex ante des actes d'exécution budgétaire.

D. 2. Subventions

Les subventions sont progressivement devenues un instrument d'intervention important des Communautés, tant à l'intérieur du territoire de l'Union qu'à l'extérieur. Le règlement financier et ses modalités d'exécution ne contenaient pourtant pas de dispositions spécifiques relatives à l'octroi de subventions jusqu'à présent. Celles-ci se sont, de ce fait, développées sans cadre normatif précis, malgré l'élaboration par la Commission en 1998 d'un vade-mecum [1] à l'usage des services.

[1] Vade-mecum sur la gestion des subventions, du 14 juillet 1998.

La refonte du règlement financier et de ses modalités d'exécution fournit l'occasion de porter remède à ces faiblesses, par la constitution d'un titre spécifique concernant les subventions.

Ce titre vise à établir les modalités de mise en oeuvre des principes d'octroi, de contrôle et de paiement des subventions, ainsi que des exceptions et instruments de flexibilité indispensables pour une bonne gestion des fonds communautaires, tels qu'ils sont énoncés dans le règlement financier :

a) principes de transparence et d'égalité de traitement, via :

- la programmation annuelle des travaux et le recours à des appels à propositions, sauf en matière d'urgence, notamment humanitaire, ou dans des situations de monopole dûment justifiées,

- la publication des subventions versées, sauf en cas de risque pour la sécurité des bénéficiaires ou les intérêts commerciaux d'entreprise,

- le caractère collectif des évaluations, en clarifiant toutefois le rôle et la responsabilité des ordonnateurs au regard notamment des commissions d'évaluation, dont l'avis est consultatif,

- la motivation des décisions d'attribution et l'information obligatoire des demandeurs ayant répondu à un appel à propositions ;

b) affirmation des principes de non-cumul, de non profit et de cofinancement obligatoire, par souci de bonne gestion financière ; les modalités d'exécution introduisent toutefois une flexibilité essentielle pour éviter de trop grandes lourdeurs de gestion, à savoir la possibilité de glisser pour partie, voire en totalité, d'une logique de remboursement de coûts réels à une approche de prise en charge forfaitaire partielle d'une action, plus axée sur les résultats au regard des objectifs communautaires que sur la vérification approfondie des états financiers au regard des prévisions initiales. Il est de plus prévu d'assouplir les exigences de cofinancements externes en autorisant les ordonnateurs à accepter les apports en nature ;

c) affirmation du principe de non rétroactivité, sous réserve d'une flexibilité indispensable, par exemple en matière d'aide humanitaire ;

d) imposition des mêmes critères d'exclusion que pour les marchés, en particulier en cas de fraude ou corruption, au nom de la protection des intérêts financiers des Communautés.

Les modalités d'exécution apportent enfin les précisions indispensables quant au déroulement de la procédure d'octroi de subventions et quant aux outils de bonne gestion financière que constituent :

a) les conventions de subventions, le cas échéant dans le cadre d'un partenariat inscrit dans la durée,

b) l'exigence d'audits externes des comptes pour les subventions les plus importantes, afin de renforcer la capacité de la Commission en termes d'analyse préalable de la viabilité financière des bénéficiaires potentiels et de vérification des états financiers après la réalisation des actions ou programmes de travail agréés,

c) les garanties exigibles en matière de préfinancements, afin de prévenir la Commission contre les lourdeurs d'un recouvrement final si le budget de l'action est moindre qu'initialement prévu, voire contre les risques liés à la défaillance du bénéficiaire.

E. Comptabilité et reddition des comptes (Première partie, titre VII du projet)

A l'occasion de la refonte du règlement financier, la transparence des informations économiques et financières que les Communautés produisent tant à l'intention des instances de contrôle qu'à celle du public est renforcée, de façon à ce que toutes les informations relatives à l'utilisation des fonds publics et à la situation patrimoniale des institutions soient disponibles d'une manière claire et compréhensible.

Ceci suppose que l'information comptable qui sous-tend les comptes des Communautés soit établie en appliquant des méthodes comptables internationalement reconnues, que toutes les institutions et organismes chargés de présenter des comptes qui seront consolidés par la Commission utilisent les mêmes méthodes et que la composition et la structure des états financiers et des états sur l'exécution du budget soient pertinentes en fonction des destinataires.

Cette harmonisation est assurée par le comptable de la Commission. Tels sont les principes sur lesquels s'appuient le projet de modalités d'exécution. A cet égard, il appartient aux modalités d'exécution de définir, par référence aux principes comptables généralement admis, les principes qui sous-entendent l'établissement des états financiers :

- la continuité des activités, qui exige qu'en règle générale les comptes soient présentés dans une perspective de permanence ;

- le principe de prudence, qui impose de ne pas surestimer l'actif et de ne pas sous-estimer le passif ;

- les principes de la permanence des méthodes comptables et de la comparabilité des informations, qui conduisent à appliquer les mêmes règles quel que soit le domaine et à ne pas les modifier d'un exercice sur l'autre, sauf exception dûment justifiée ;

- le principe selon lequel les informations présentées doivent être sincères, exhaustives, pertinentes et compréhensibles de manière à fournir au lecteur une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l'exercice.

Les modalités d'exécution définissent également les principes d'importance relative, de non-compensation, de comptabilité d'exercice et de prééminence de la réalité sur l'apparence.

Les modalités d'exécution complètent ces principes par des règles sur l'évaluation des éléments d'actif et de passif et par le principe selon lequel des provisions peuvent être constituées.

C'est également aux modalités d'exécution qu'il revient de préciser le contenu et la présentation de chacun des documents qui composent les états financiers. Il s'agit, pour les états financiers, du bilan et du compte de résultat économique, du tableau des flux de trésorerie, de l'état de variation des capitaux propres et de leur annexe. S'agissant des états sur l'exécution budgétaire, ils sont composés du compte de résultat de l'exécution budgétaire et d'une annexe.

Des dispositions des modalités d'exécution encadrent enfin l'inventaire des immobilisations et la procédure applicable en cas de revente des biens inscrits à l'inventaire.

Quant aux méthodes comptables, les techniques seront différentes en fonction de l'information qu'elles visent à fournir.

En revanche, la comptabilité générale qui enregistre les opérations en vue de l'établissement du bilan des Communautés est une comptabilité d'exercice ("accrual accounting") dont les modalités d'exécution détaillent les procédures en termes d'organisation comptable, de contenu des livres comptables, de plan comptable, d'enregistrement puis de vérification des opérations. Il convient en particulier de souligner le principe selon lequel tout enregistrement comptable doit, pour des raisons de traçabilité, préciser l'origine, le contenu et l'imputation de chaque donnée et les références de la pièce justificative s'y rapportant.

F. Actions extérieures (Deuxième partie, titre IV du projet)

L'article 162 du règlement financier prévoit que les dispositions de ses première et troisième parties s'appliquent intégralement aux actions extérieures sous réserve des dérogations prévues au titre spécifique "actions extérieures" de la deuxième partie.

Les modalités d'exécution visent donc à prendre en compte via des dispositions dérogatoires les spécificités opérationnelles du domaine des actions extérieures, essentiellement en matière de passation de marchés et d'octroi de subventions.

a) En particulier, pour ce qui concerne les passations des marchés, les modalités d'exécution visent à mettre en oeuvre l'article 167 du règlement financier. Cet article permet de prévoir, dans les modalités d'exécution, des dispositions spécifiques uniquement pour les seuils et modalités de passation des marchés extérieurs. Dès lors, il y a lieu de préciser ces dispositions spécifiques portant sur des seuils différents ainsi que certaines modalités opérationnelles de passation des marchés (notamment publications et délais) adaptées aux actions extérieurs. Ces règles tiennent compte des pratiques spécifiques dans le domaine des marchés extérieurs reprises dans le manuel d'instructions adopté par la Commission en 1999 [2]. Suite à l'encadrement réglementaire nouveau introduit par le règlement financier refondu et les présentes modalités d'exécution, le manuel d'instructions en question sera adapté pour s'y aligner.

[2] Décision de la Commission du 10 novembre 1999 portant simplification des systèmes de gestion des marchés passés dans le cadres des programmes de coopération mis en oeuvre par les directions générales des relations extérieures (SEC(1999)1801).

b) Dans le domaine des subventions, l'article 169 du règlement financier prévoit, pour le seul domaine des actions extérieures, la possibilité de déroger à l'obligation de cofinancement, en disposant qu'une action peut être financée intégralement par le budget si cela est indispensable à sa réalisation.

Les modalités d'exécution (article 251) énumèrent les types d'actions pour lesquelles l'expérience a montré que la recherche d'un cofinancement est extrêmement difficile, voire impossible, compte tenu de leur nature et présente, dans un souci de bonne gestion, une liste limitative.

Il s'agit particulièrement de l'aide humanitaire et des aides visant des situations de crise, ainsi que des actions visant la protection de la santé ou des droit fondamentaux des populations.

Sont également susceptibles de faire l'objet d'un financement intégral, les actions résultant de la mise en oeuvre des conventions de financement avec les pays tiers ou les actions avec des organisations internationales.

G. Autres questions

G. 1 Fonds structurels (Deuxième Partie, titre I)

Les réglementations sectorielles concernant les actions structurelles et de cohésion contiennent des dispositions financières qui introduisent des règles spécifiques par rapport au régime général établi par le règlement financier. Il en est ainsi en particulier en ce qui concerne les reversements d'acomptes, qui font l'objet d'une disposition dans les modalités d'exécution.

G. 2. Agences

Les modalités d'exécution énumèrent les organismes visés à l'article 185 du règlement financier auxquels s'appliquent de manière obligatoire le règlement financier cadre des agences, l'octroi de la décharge par le Parlement, la compétence de l'auditeur interne de la Commission et les normes comptables fixées par le comptable de la Commission.

G. 3. Offices européens (Deuxième partie, titre IV)

Un nouveau titre encadre les modalités de fonctionnement d'offices existants comme l'OPOCE ou en création, comme l'office de recrutement.

G. 4. Troisième partie

La troisième partie (« dispositions transitoires et finales ») comporte une disposition finale relative à la mise à jour régulière, essentiellement par voie d'indexation sur l'inflation constatée dans l'Union européenne, des différents seuils et montants prévus au règlement portant modalités d'exécution du règlement financier.

Projet de

RÈGLEMENT DE LA COMMISSION

du

portant modalités d'exécution du règlement (CE) n° ... du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes

LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,

vu le traité instituant la Communauté européenne,

vu le traité instituant la Communauté européenne de l'énergie atomique,

vu le règlement (CE) n° ...du Conseil du ... portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes [3], et notamment son article 183,

[3] JO L du , p. .

après consultation du Parlement européen, du Conseil, de la Cour de justice des Communautés européennes, de la Cour des comptes, du Comité économique et social, du Comité des régions, du médiateur et du contrôleur européen de la protection des données,

considérant ce qui suit:

(1) Les dispositions du règlement (CE) n° ... (ci-après : "le règlement financier") ont été simplifiées pour les limiter aux principes et définitions essentiels relatifs à l'établissement, l'exécution et le contrôle du budget général des Communautés européennes (ci-après : "le budget") ;

(2) Les présentes modalités d'exécution doivent dès lors non seulement compléter le règlement financier sur les dispositions de celui-ci qui renvoient expressément à des modalités d'exécution mais également sur les dispositions dont l'application requiert la définition préalable de mesures d'application ;

(3) Il importe, pour assurer la conformité de la réglementation sectorielle avec les principes budgétaires définis par le règlement financier, de recenser tous les actes réglementaires relatifs à l'exécution du budget et de prévoir que cet inventaire sera établi par la Commission et transmis à l'autorité budgétaire ;

(4) Quant aux principes budgétaires, et en particulier au principe d'unité, l'obligation d'identification des intérêts sur préfinancements à reverser au budget impose d'identifier les préfinancements restant la propriété des Communautés. Ces préfinancements restent la propriété de l'institution sauf s'il en est prévu autrement dans l'acte de base et sauf s'il s'agit de préfinancements versés en exécution d'un marché ou versés au personnel ou aux États membres. Cette règle doit être précisée selon les différents types de gestion (centralisée directe et indirecte et partagée). Elle ne s'applique pas à la gestion conjointe puisque dans ce cas les fonds communautaires sont confondus avec les fonds de l'organisation internationale. Les préfinancements qui restent la propriété de l'institution sont comptabilisés à l'actif du bilan de l'institution en fonction des possibilités techniques et, au plus tard, au titre de l'exercice 2005 et lorsqu'ils produisent des intérêts, les intérêts sont versés au budget comme recettes diverses ;

(5) S'agissant du principe d'annualité il convient que soit clarifiée la notion de crédits de l'exercice ainsi que la notion d'étapes préparatoires à l'acte d'engagement qui, lorsqu'elles sont achevées au 31 décembre, peuvent ouvrir le droit à un report de crédits d'engagement qui devront être utilisés avant le 31 mars de l'exercice suivant ;

(6) S'agissant du principe d'unité de compte, il y a lieu de préciser les taux et cours à utiliser pour la conversion entre l'euro et les autres monnaies pour les besoins de la gestion de trésorerie et de la comptabilité ;

(7) S'agissant des dérogations au principe d'universalité, il importe de préciser, d'une part, le traitement budgétaire à appliquer à certaines recettes affectées, en particulier les contributions d'États membres ou de pays tiers à certains programmes communautaires et, d'autre part, les limites existant en matière de contraction entre dépenses et recettes ;

(8) S'agissant du principe de spécialité, il convient de définir précisément le calcul des pourcentages de crédit que les institutions sont autorisées à virer en vertu de leur autonomie et d'assurer la pleine information de l'autorité budgétaire par une justification détaillée des demandes de virement qui doivent être soumises à celle-ci ;

(9) S'agissant de la bonne gestion financière, il y a lieu d'identifier les objectifs et la périodicité minimale des évaluations ex ante, intermédiaires et ex post des programmes et actions, ainsi que les informations devant figurer dans la fiche financière législative ;

(10) En matière d'établissement et de présentation du budget, il importe de préciser le contenu de l'introduction générale du budget, des documents de travail devant être produits à l'appui du budget et des commentaires budgétaires pour assurer la pleine information de l'autorité budgétaire. Dans le cadre de la nouvelle présentation du budget par activités (EBA), la définition et la classification des crédits administratifs sont en outre précisées ;

(11) En matière d'exécution du budget, il convient d'abord de clarifier les formes que peut revêtir un acte de base dans le domaine communautaire et dans les deux autres piliers de l'Union européenne. Il convient également de fixer les montants maximum des crédits qui peuvent être exécutés sans acte de base préalable au titre des actions préparatoires et des projets pilotes ainsi que la liste des dispositions des traités qui attribuent directement à la Commission des compétences spécifiques.

(12) Il importe par ailleurs de définir les actes susceptibles de constituer un conflit d'intérêts, ainsi que la procédure à suivre dans ce cas ;

(13) S'agissant des différents modes d'exécution du budget, il y a lieu de préciser que lorsque la Commission n'exécute pas directement le budget dans ses services, elle doit s'assurer au préalable que les entités auxquelles elle envisage de confier des tâches d'exécution disposent de procédures de gestion et systèmes de contrôle et de comptabilité adéquats et pertinents au regard des exigences de la bonne gestion financière ;

(14) En ce qui concerne la gestion centralisée indirecte, c'est-à-dire déléguée par la Commission soit à des agences exécutives ou à des organismes de droit communautaire, soit à des organismes nationaux publics ou investis d'une mission de service public, il convient en outre de préciser l'encadrement et les modalités de mise en oeuvre, par voie d'acte de délégation ou de convention, de cette délégation. Les agences exécutives, dont la Commission conserve le contrôle, doivent se voir reconnaître la qualité d'ordonnateurs délégués de cette institution sur le budget communautaire. Les organismes nationaux, dans la mesure où ils sont amenés à effectuer des actes d'exécution budgétaire, doivent offrir des garanties financières suffisantes et être choisis de manière transparente, à l'issue d'une analyse coût-efficacité justifiant le choix de la gestion déléguée à un tel organisme. La Commission demande l'avis du comité compétent, selon l'acte de base pour l'exécution des crédits concernés, avant de procéder à la mise en oeuvre de la délégation à des organismes nationaux. Quant aux entités privées effectuant des travaux préparatoires ou accessoires pour le compte de la Commission, elles doivent être sélectionnés selon les procédures de passation des marchés publics ;

(15) En ce qui concerne la gestion partagée avec des États membres ou décentralisée avec des pays tiers, il importe de préciser les étapes et les objectifs de la procédure d'apurement des comptes sans préjudice des dispositions spécifiques contenues dans les règlements sectoriels pertinents ;

(16) En ce qui concerne enfin la gestion conjointe, il convient de préciser que dans le cas d'une telle gestion la part contributive de chaque donateur à chaque type de dépense n'est pas identifiée et il y a lieu d'identifier les organisations internationales éligibles à ce type de gestion ;

(17) En ce qui concerne le rôle des acteurs, la réforme de la gestion financière, assortie de la suppression des contrôles ex ante centralisés, renforce les responsabilités des ordonnateurs sur toutes les opérations de recettes et de dépenses, y compris en termes de systèmes de contrôle interne. Les missions, responsabilités et principes de procédures à respecter doivent donc être définis. L'internalisation des contrôles ex ante suppose en particulier une distinction claire entre tâches d'initiation et de vérification des opérations d'exécution budgétaire, chaque institution devant en outre adopter un code de normes professionnelles applicable aux agents en charge des vérifications, ex ante et ex post. Il convient ensuite de pouvoir rendre compte des responsabilités assumées, par le biais d'un rapport annuel à l'institution qui devra notamment intégrer les résultats des vérifications ex post ; la conservation des pièces justificatives afférentes aux opérations menées doit également être organisée. Enfin, compte tenu de leur caractère dérogatoire, tous les types de procédures négociées en matière de passation de marchés publics doivent faire l'objet d'un rapport particulier à l'institution et d'une transmission à l'autorité de décharge ;

(18) Dans la perspective de clarification des responsabilités, il importe également de définir précisément les missions et responsabilités du comptable relatives aux systèmes comptables, à la gestion de trésorerie et des comptes bancaires ainsi que du fichier tiers. Les modalités de cessation des fonctions du comptable sont également précisées ;

(19) Les conditions de recours à des régies d'avances, système de gestion dérogatoire au regard des procédures ordinaires, sont encadrées et les missions et responsabilités des régisseurs, mais aussi des ordonnateurs et comptables quant au contrôle des régies, sont précisées ;

(20) Une fois définies les missions et responsabilités de chaque acteur, la mise en cause de leur responsabilité ne saurait toutefois intervenir que dans les conditions prévues par le statut des fonctionnaires des Communautés européennes et du régime applicable aux autres agents desdites communautés. Une nouvelle instance spécialisée doit toutefois être instituée, dans des conditions propres à chaque institution, afin de caractériser l'existence d'une irrégularité de nature financière. Les modalités selon lesquelles un ordonnateur peut demander la confirmation d'une instruction et être ainsi déchargé de sa responsabilité sont en outre précisées ;

(21) En matière de recettes, outre le cas particulier des ressources propres relevant du règlement (CE, Euratom) n° 1150/2000 du Conseil du 22 mai 2000 portant application de la décision 94/728/CE, Euratom relative au système des ressources propres des Communautés [4], il convient de préciser les tâches et contrôles relevant de la responsabilité des ordonnateurs aux différentes étapes de la procédure : établissement de la prévision de créance puis de l'ordre de recouvrement et envoi de la note de débit informant le débiteur de la constatation de créances, calcul des intérêts de retard éventuels et enfin décision, le cas échéant, de renonciation de créance, dans le respect de critères garantissant le respect de la bonne gestion financière. Le rôle du comptable dans l'encaissement des recettes et l'octroi possible de délais de paiement doit être également précisé ;

[4] JO L 130 du 31.05.2000, p.1-12.

(22) En matière de dépenses, il importe d'abord de définir l'articulation entre décision de financement, engagement global et engagement individuel, ainsi que les caractéristiques de ces différentes étapes. La distinction entre engagement global et individuel dépend du degré d'identification des bénéficiaires et montants en cause. Les engagements provisionnels sont pour leur part réservés aux dépenses administratives courantes et aux dépenses du FEOGA. Afin de limiter le montant des engagements dormants, il est prévu de dégager les crédits correspondant à des engagements qui n'ont donné lieu à aucun paiement pendant trois ans ;

(23) Il convient ensuite de clarifier l'articulation entre les opérations de liquidation, d'ordonnancement et de paiement et les contrôles que doivent effectuer les ordonnateurs lors de la liquidation des dépenses, par l'apposition du bon à payer, et lors de l'ordonnancement des paiements par la vérification de l'acquit libératoire dont cet acteur est désormais seul responsable. Il y a lieu de mentionner les pièces justificatives qui doivent appuyer les paiements et d'indiquer les règles d'apurement des préfinancements et des paiements intermédiaires. Enfin, les délais afférents aux opérations de liquidation et de paiement doivent être précisés ;

(24) En matière d'audit interne, il convient de définir les modalités de désignation de l'auditeur et de garantir son indépendance au sein de l'institution qui l'a nommé et à laquelle il doit rendre compte de ses travaux ;

(25) En matière de marchés publics, le choix a été fait de transposer les directives 92/50/CEE, 93/36/CEE et 93/37/CEE du Conseil portant coordination des procédures de passation des marchés publics de services, de fournitures et de travaux, modifiées par la directive 97/52/CEE du Parlement européen et du Conseil du 13 octobre 1997 modifiant les directives 92/50/CE, 93/36/CEE et 93/37/CEE portant coordination des procédures de passation des marchés publics de services, des marchés publics de fournitures et des marchés publics de travaux respectivement [5]. Ceci suppose tout d'abord de définir les différents types de marchés, les mesures de publicité qui leur sont applicables, les cas de recours et principales caractéristiques des procédures existantes, la spécification des critères de sélection et des modalités d'attribution possibles, les modalités d'accès aux documents d'appel à la concurrence et de communication avec les soumissionnaires ou candidats, ainsi que, lorsque la Commission passe des marchés pour son propre compte, les différents seuils applicables et les modalités d'estimation de la valeur des marchés à passer ;

[5] JO L 209 du 24.07.1992, p.1-24 ; JO L 199 du 9.08.1993, p.1-53 ; JO L 111 du 30.04.1994, p.115 et JO L 328 du 28.11.1997, p.1-59.

(26) Dans le souci de la transparence du processus et de l'égalité de traitement entre candidats, mais aussi de la pleine responsabilité des ordonnateurs dans le choix final, la procédure d'ouverture, puis d'évaluation des demandes de participation et des offres est ensuite déclinée, de la nomination d'une commission jusqu'à la décision d'attribution, motivée et documentée, qui revient en définitive au pouvoir adjudicateur. Les garanties financières exigibles au nom de la protection des intérêts financiers des Communautés sont également spécifiées ;

(27) Enfin les pouvoirs de sanction administrative des pouvoirs adjudicateurs sont délimités afin de garantir le caractère proportionné et dissuasif de la sanction, ainsi qu'une égalité de traitement entre les différentes institutions et entre services ;

(28) Le champ d'application du titre sur les subventions doit lui aussi être précisé, au regard notamment des différents modes d'exécution du budget, mais aussi du type d'action ou d'organisme d'intérêt général européen pouvant être subventionné. Les caractéristiques du programme de travail annuel et des appels à proposition sont précisées, de même que les exceptions possibles sur ce point et en matière de rétroactivité, en particulier dans les domaines de l'aide humanitaire et de la gestion des situations de crise, dont les contraintes sont très particulières ;

(29) Toujours au regard des exigences de transparence, d'égalité de traitement des demandeurs et de responsabilisation des ordonnateurs, la procédure d'attribution est déclinée, de la demande de subvention à son évaluation, par une commission, au vu de critères de sélection et d'attribution préalablement annoncés, avant que l'ordonnateur ne prenne sa décision finale, proprement documentée ;

(30) La bonne gestion financière impose ensuite que la Commission s'entoure de garanties, au stade des demandes de subvention par la production d'audits financiers pour les demandes les plus importantes, puis lors du versement de préfinancements par l'exigence de garanties financières préalables et enfin, au stade du paiement final, par la production d'audits financiers pour les demandes les plus risquées. La bonne gestion et le contrôle des principes de non-profit et de cofinancement supposent en outre d'encadrer les possibilités de recours à des paiements forfaitaires. Enfin, la bonne gestion des deniers communautaires nécessite le respect, par les bénéficiaires de subventions eux-mêmes, des principes de transparence et d'égalité de traitement des contractants potentiels, ainsi que d'attribution à l'offre économiquement la plus avantageuse en cas de sous-traitance partielle de l'action ;

(31) Enfin les pouvoirs de sanction en la matière sont alignés sur ceux existant dans le domaine des marchés publics ;

(32) En matière de comptabilité et de reddition des comptes, il y a lieu de définir chacun des principes comptables généralement admis sur la base desquels les états financiers doivent être établis, à l'exception du principe de la comptabilité d'exercice qui, compte tenu de son importance et de son caractère novateur, est défini dans le règlement financier. Il convient également de préciser les conditions nécessaires pour qu'une transaction soit comptabilisée ainsi que les règles d'évaluation des éléments d'actif et de passif et de constitution des provisions ;

(33) Il importe de préciser que les comptes des institutions sont accompagnés d'un rapport sur la gestion budgétaire et financière et de préciser le contenu et la présentation des éléments qui composent, d'une part, les états financiers (bilan, compte de résultat économique, tableau des flux de trésorerie, annexe) et, d'autre part, les états sur l'exécution budgétaire (compte de résultat de l'exécution budgétaire et son annexe) ;

(34) En matière de comptabilité, il convient de préciser que le comptable de chaque institution doit documenter l'organisation et la procédure comptables de son institution et définir les conditions que doivent respecter les systèmes informatisés de tenue de la comptabilité ;

(35) En ce qui concerne la tenue de la comptabilité , il importe de préciser les principes applicables en matière de tenue des livres comptables, de balance générale des comptes, de rapprochement périodique des soldes de cette balance ainsi que d'inventaire et de définir les éléments du plan comptable arrêté par le comptable de la Commission. Les règles applicables à l'enregistrement des opérations, en particulier la méthode en partie double, les règles de conversion des opérations non libellées en euros et les pièces justificatives des écritures comptables, doivent être précisées. Le contenu des enregistrements de la comptabilité budgétaire doit également être précisé ;

(36) Enfin, les règles relatives à l'inventaire des biens immobilisés sont définies et les responsabilités respectives des comptables et ordonnateurs dans ce domaine sont clarifiées, de même que les règles applicables à la revente des biens inscrits à l'inventaire ;

(37) En matière de fonds structurels, il convient de préciser que le remboursement des acomptes versés au titre d'une intervention n'a pour effet ni le dégagement des crédits correspondants ni la réduction de la participation des fonds à cette intervention ;

(38) La typologie des actions, directes et indirectes, pouvant être financées dans le domaine de la recherche doit être précisée ;

(39) En matière d'actions extérieures, les modalités d'exécution, comme le règlement financier lui-même, visent à introduire des dispositions dérogatoires qui prennent en compte les spécificités opérationnelles du domaine des actions extérieures, essentiellement en matière de passation de marchés et d'octroi de subventions ;

(40) Pour ce qui concerne la passation des marchés, les présentes modalités d'exécution reprennent la substance des dispositions de la décision de la Commission du 10 novembre 1999 portant simplification des systèmes de gestion des marchés passés dans le cadre des programmes de coopération mis en oeuvre par les directions générales des relations extérieures [6] avec pour effet de prévoir des règles de marchés qui se distinguent du droit commun notamment par des seuils différents ainsi que des modalités de gestion adaptées aux actions extérieures ;

[6] (SEC(1999)1801).

(41) Dans le domaine des subventions, les présentes modalités d'exécution énumèrent les types d'actions pour lesquelles il est possible de déroger à l'obligation de cofinancement visée à l'article 109 du règlement financier. Il s'agit particulièrement de l'aide humanitaire et des aides visant des situations de crise, ainsi que des actions visant la protection de la santé ou des droits fondamentaux des populations ;

(42) Afin de garantir la bonne gestion des crédits communautaires, il importe également de préciser les conditions préalables et l'encadrement conventionnel à mettre en place en cas de décentralisation de la gestion des crédits, ainsi que dans les cas de recours à des régies d'avances ;

(43) Les dispositions du règlement financier relatives aux offices européens doivent être précisées par des règles spécifiques à l'Office des publications officielles des Communautés européennes et par des dispositions autorisant le comptable de la Commission à déléguer certaines de ses fonctions à des agents de ces offices. Il convient également de préciser les modalités de fonctionnement des comptes bancaires que les offices européens peuvent être autorisés à ouvrir au nom de la Commission ;

(44) En ce qui concerne les crédits administratifs, chaque institution doit informer l'autorité budgétaire des opérations immobilières significatives en cours, c'est-à-dire celles impliquant un accroissement du parc immobilier ;

(45) Il convient d'identifier les organismes susceptibles de recevoir des subventions du budget et devant faire l'objet d'un encadrement réglementaire dans les conditions prévues à l'article 185 du règlement financier ;

(46) Il importe de mettre à jour régulièrement les différents seuils et montants visés dans le présent règlement, par voie d'une indexation sur l'inflation constatée dans la Communauté, sauf pour les seuils applicables en matière de marchés publics ;

(47) Il convient dès lors d'abroger le règlement (Euratom, CECA, CE) n° 3419/93 portant modalités d'exécution de certaines dispositions du règlement financier du 21 décembre 1977 [7], modifié en dernier lieu par le règlement (CE) n° 1687/2001 [8] ;

[7] JO L 315 du 16.12.1993, p.1.

[8] JO L 228 du 24.08.2001, p.8.

A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:

PREMIÈRE PARTIE DISPOSITIONS COMMUNES

TITRE I OBJET

Article premier Objet (Article 1 du règlement financier)

Le présent règlement définit les modalités d'exécution de certaines dispositions du règlement financier [...]/2002 (ci-après "règlement financier") qui spécifie les règles relatives à l'établissement et à l'exécution du budget général des Communautés européennes, ci-après dénommé "budget".

Les institutions visées par le présent règlement sont les institutions au sens de l'article 1, alinéa 2, du règlement financier.

Article 2 Inventaire des actes réglementaires relatifs à l'exécution du budget. (Article 2 du règlement financier)

La Commission tient un inventaire des actes mentionnés à l'article 2 du règlement financier. Elle met cet inventaire à jour chaque année et en informe l'autorité budgétaire.

TITRE II LES PRINCIPES BUDGÉTAIRES

CHAPITRE 1 PRINCIPES D'UNITÉ ET DE VÉRITÉ BUDGÉTAIRE

Article 3 Champ des préfinancements propriété des institutions (Article 5, paragraphe 4, du règlement financier)

1. Les préfinancements au sens de l'article 102, restent la propriété de l'institution, sauf s'il en est prévu autrement dans l'acte de base. Les préfinancements versés en exécution d'un marché au sens de l'article 88 du règlement financier, au personnel ou aux États membres ou au titre des instruments agricoles et structurels de préadhésion ne sont pas concernés par la présente disposition.

Elle ne s'applique pas à la gestion conjointe au sens de l'article 53 du règlement financier.

2. Dans les cas de la gestion centralisée directe au sens de l'article 53 du règlement financier impliquant des partenaires multiples, la règle visée au paragraphe 1 s'applique uniquement au contractant principal.

3. Dans les cas de la gestion décentralisée, ainsi que dans le cas de la gestion centralisée indirecte au sens de l'article 53 du règlement financier, la règle visée au paragraphe 1 s'applique uniquement à l'entité qui reçoit directement les préfinancements versés par la Commission.

4. La règle visée au paragraphe 1 s'applique aux préfinancements décidés après l'entrée en vigueur du présent règlement, au titre de contrats ou conventions.

Article 4 Budgétisation des intérêts produits par les fonds communautaires (Article 5, paragraphe 4, du règlement financier)

1. Les préfinancements qui restent la propriété de l'institution conformément à l'article 3 sont comptabilisés à l'actif du bilan de l'institution. Lorsque ces mêmes préfinancements produisent des intérêts ou avantages équivalents, ceux-ci sont versés au budget comme recettes diverses.

2. Les ordonnateurs fournissent au comptable les indications qui lui permettent d'identifier les préfinancements qui restent la propriété de l'institution conformément à l'article 3. Ils veillent, dans les contrats et conventions conclus avec les bénéficiaires, à ce que :

a) ces préfinancements soient versés sur des comptes permettant l'identification des fonds versés par les Communautés, et

b) à ce que les bénéficiaires notifient à l'ordonnateur compétent le montant des intérêts ou avantages équivalents éventuellement générés par ces fonds au moins une fois par an si ces intérêts représentent des montants significatifs et en tout cas lors de la demande de paiement intermédiaire et de solde.

3. Conformément aux dispositions du titre IV, Chapitre 5, l'ordonnateur compétent établit, dès le versement du préfinancement, une prévision de créances portant sur les intérêts ou avantages équivalents éventuellement générés par ce préfinancement.

L'ordonnateur compétent établit un ordre de recouvrement correspondant au montant des intérêts visé au paragraphe 1 conformément aux échéances visées au paragraphe 2, point b).

4. Lorsqu'il s'agit de préfinancements versés en exécution d'une même ligne budgétaire, en application d'un même acte de base et à des bénéficiaires qui ont fait l'objet d'une même procédure d'attribution, l'ordonnateur peut établir une prévision de créance commune pour plusieurs débiteurs.

CHAPITRE 2 PRINCIPE D'ANNUALITÉ

Article 5 Crédits de l'exercice (Article 8, paragraphe 3, du règlement financier)

Les crédits d'engagement et de paiement inscrits au budget de l'exercice et devant être utilisés au cours de cet exercice sont composés des crédits autorisés pour l'exercice. Sont autorisés pour l'exercice :

a) les crédits ouverts au budget, y compris par voie de budget rectificatif ;

b) les crédits reportés ;

c) les reconstitutions de crédits ;

d) les crédits provenant des remboursements des acomptes conformément à l'article 229 ;

e) les crédits ouverts suite à la perception des recettes affectées.

Article 6 Reports de crédits (Article 9, paragraphe 2, du règlement financier)

1. Les crédits d'engagement visés à l'article 9, paragraphe 2, point a), du règlement financier ne peuvent être reportés que si les engagements n'ont pu être effectués avant le 31 décembre de l'exercice pour des raisons non imputables à l'ordonnateur et si les étapes préparatoires sont avancées à un point permettant raisonnablement d'estimer que l'engagement pourra être effectué avant le 31 mars de l'année suivante.

2. Les étapes préparatoires visées à l'article 9, paragraphe 2, point a), du règlement financier, qui devraient être achevées au 31 décembre de l'exercice en vue d'un report sur l'exercice suivant sont en particulier :

a) pour les engagements globaux au sens de l'article 88, l'adoption d'une décision de financement ou la clôture avant cette date de la consultation des services concernés au sein de chaque institution en vue d'adopter cette décision ;

b) pour les engagements individuels au sens de l'article 88, la préparation à un stade avancé des contrats ou conventions. Ce stade d'avancement des contrats ou subventions implique la clôture de la phase de sélection des contractants ou bénéficiaires potentiels.

3. Les crédits reportés conformément à l'article 9, paragraphe 2, point a), du règlement financier non engagés au 31 mars de l'exercice suivant sont automatiquement annulés.

4. Les crédits reportés au titre de l'article 9, paragraphe 2, point b), du règlement financier peuvent être utilisés jusqu'au 31 décembre de l'exercice suivant.

5. La comptabilité permet de distinguer les crédits ainsi reportés.

CHAPITRE 3 (CHAPITRE 4 DU RÈGLEMENT FINANCIER) PRINCIPE D'UNITÉ DE COMPTE

Article 7 Taux de conversion entre l'euro et une autre monnaie (Article 16 du règlement financier)

1. Sans préjudice des dispositions spécifiques découlant de l'application de la réglementation sectorielle, la conversion entre l'euro et une autre devise est effectuée à l'aide du taux journalier de l'euro publié au Journal officiel des Communautés européennes, série C.

2. A défaut de taux journalier de l'euro publié au Journal officiel des Communautés européennes pour la monnaie concernée, la Commission utilise le taux comptable visé au paragraphe 3.

3. Pour les besoins de la comptabilité prévue aux articles 132 à 137 du règlement financier, la conversion entre l'euro et une autre monnaie est effectuée à l'aide du taux comptable mensuel de l'euro. Ce taux comptable est établi par la Commission à l'aide de toute source d'information qu'elle juge fiable sur la base du cours de l'avant-dernier jour ouvrable du mois précédant celui pour lequel le cours est établi.

Article 8 Cours à utiliser pour la conversion entre l'euro et d'autres monnaies (Article 16 du règlement financier)

1. Sans préjudice des dispositions spécifiques découlant de l'application de la réglementation sectorielle, le cours à utiliser pour la conversion entre l'euro et une autre monnaie est celui du jour de l'établissement de l'ordre de paiement ou de l'ordre de recouvrement par le service ordonnateur.

2. Dans le cas des régies d'avances en euros, la date du paiement par la banque détermine le cours à utiliser.

3. Dans le cas des régies d'avances en monnaies nationales visées à l'article 16 du règlement financier, le cours à utiliser est celui du jour de la régularisation de la régie.

4. Pour les dépenses financées par le Fonds européen d'orientation et de garantie agricole (FEOGA), section garantie, le cours à utiliser pour le mois "n" au titre duquel ces dépenses ont été déclarées conformément aux dispositions de l'article 3 du règlement (CE) n°296/96 de la Commission [9] est celui du 10 du mois "n+1" ou du premier jour précédent pour lequel on dispose d'une cotation générale.

[9] JO L39 du 17.02.1996, p.5-8.

Ce cours est également utilisé pour les avances correspondantes prévues aux articles 4 et 5 du règlement CE n°296/96.

Article 9 Conversion en euros des dépenses engagées en fin d'exercice budgétaire (Article 16 du règlement financier)

Les cours de l'euro de décembre sont retenus pour le calcul des obligations restant à payer à la clôture de l'exercice.

Article 10 Information relative aux transferts de trésorerie effectués par la Commission entre les différentes monnaies (Article 16 du règlement financier)

La Commission transmet trimestriellement aux États membres un relevé des transferts effectués entre les différentes monnaies.

CHAPITRE 4 (CHAPITRE 5 DU RÈGLEMENT FINANCIER) PRINCIPE D'UNIVERSALITÉ

Article 11 Contributions des États membres à des programmes de recherche (Article 18, paragraphe 1, point a), du règlement financier)

1. Les contributions des États membres pour le financement de certains programmes complémentaires de recherche, prévues à l'article 5 du règlement (CE) n° 1150/2000, sont versées :

a) à concurrence des sept douzièmes de la somme figurant au budget, au plus tard le 31 janvier de l'exercice en cours,

b) à concurrence des cinq douzièmes restant dus, au plus tard le 15 juillet de l'exercice en cours.

2. Lorsque le budget n'est pas arrêté définitivement avant le début de l'exercice, les contributions prévues au paragraphe 1 se font sur la base de la somme figurant au budget de l'exercice précédent.

3. Toute contribution ou tout versement supplémentaire dû par les États membres au titre du budget doit être inscrit sur le ou les comptes de la Commission dans les trente jours qui suivent l'appel de fonds.

4. Les versements effectués sont inscrits au compte prévu par le règlement (CE) n°1150/2000 et sont soumis aux conditions énoncées par ce même règlement.

Article 12 Recettes affectées résultant de la participation des pays AELE à certains programmes communautaires (Article 18, paragraphe 1, point d), du règlement financier)

1. La structure d'accueil budgétaire pour les participations des États AELE à certains programmes communautaires est la suivante :

a) dans l'état des recettes, il est ouvert une ligne pour mémoire destinée à accueillir le montant global de la participation des États AELE pour l'exercice considéré. Le montant prévu est indiqué dans les commentaires budgétaires ;

b) dans l'état des dépenses :

i) le commentaire sur chaque ligne relative aux activités communautaires auxquelles les États AELE participent fait ressortir "pour information" le montant de la participation prévue,

ii) une annexe, constituant partie intégrante du budget, comporte l'ensemble des lignes relatives aux activités communautaires auxquelles les États AELE participent.

Cette annexe représente et complète la structure d'accueil pour l'ouverture des crédits correspondant à ces participations, telle que prévue au paragraphe 2 ainsi que pour l'exécution des dépenses.

2. En vertu de l'article 82 de l'accord sur l'Espace économique européen, les montants relatifs à la participation annuelle des États AELE, tels qu'ils sont confirmés à la Commission par le comité mixte de l'EEE en conformité avec l'article 1er, paragraphe 5 du protocole 32 annexé à l'accord susmentionné, donnent lieu à l'ouverture intégrale, dès le début de l'exercice, tant des crédits pour engagements que des crédits pour paiements correspondants.

3. Si, au cours de l'exercice, les crédits de lignes budgétaires auxquelles les États AELE participent sont renforcés sans que les États AELE puissent, pendant l'exercice en question, adapter en conséquence leur contribution afin de respecter le "rapport de proportionnalité" prévu à l'article 82 de l'accord sur l'Espace économique européen, la Commission est autorisée à assurer, à titre provisoire et exceptionnel sur la base des moyens de trésorerie, le préfinancement de la quote-part des États AELE. À la suite d'un tel renforcement, la Commission fait appel, dans les meilleurs délais, aux contributions correspondantes des États AELE. La Commission informe chaque année l'autorité budgétaire des décisions ainsi prises.

Le préfinancement est régularisé aussitôt que possible dans le cadre du budget de l'exercice suivant.

4. Conformément à l'article 18, paragraphe 1, point d), du règlement financier, les participations financières des États AELE constituent des recettes affectées. Le comptable adopte les mesures appropriées afin d'assurer le suivi séparé de l'utilisation tant des recettes provenant de ces participations que des crédits correspondants.

La Commission, dans le cadre du rapport prévu à l'article 131, paragraphe 2, du règlement financier, fait ressortir de façon distincte l'état d'exécution correspondant à la participation des États AELE, tant en recettes qu'en dépenses.

Article 13 Produit des sanctions imposées aux États membres déclarés en situation de déficits excessifs (Article 18, paragraphe 1, point b) du règlement financier)

La structure d'accueil budgétaire pour le produit des sanctions visées à la section 4 du Règlement (CE) n° 1467/97 du Conseil [10] est la suivante :

[10] Règlement (CE) n° 1467/1997 du Conseil du 7 juillet 1997 visant à accélérer et à clarifier la mise en oeuvre de la procédure concernant les déficits excessifs (JOCE L 209 du 02/08/1997, p.6-11).

a) dans l'état des recettes, il est ouvert une ligne budgétaire pour mémoire destinée à accueillir les intérêts afférents à ces montants ;

b) parallèlement, et sans préjudice de l'article 74 du règlement financier, l'inscription de ces montants à l'état des recettes donne lieu à l'ouverture, dans une ligne à l'état des dépenses, de crédits d'engagement et de paiement. Ces crédits sont exécutés conformément à l'article 17 du règlement précité.

Article 14 Ordonnancement pour le net (Article 20, paragraphe 1, du règlement financier)

En application de l'article 20 du règlement financier, peuvent être déduites du montant des demandes de paiement, factures ou états liquidatifs, qui, dans ce cas, sont ordonnancés pour le net :

a) les pénalités infligées aux titulaires de contrats ou de marchés ;

b) les régularisations de sommes indûment payées qui peuvent être opérées par voie de contraction à l'occasion d'une nouvelle liquidation de même nature au profit du même bénéficiaire effectuée au titre du chapitre, de l'article et de l'exercice qui ont supporté le trop payé et selon le même type de paiement au sens de l'article 81 du règlement financier.

Les escomptes, ristournes et rabais déduits sur chaque facture et demande de paiement ne sont pas inscrits en recettes des Communautés.

Article 15 Comptes "Charges fiscales à recouvrer" (Article 20, paragraphe 2, du règlement financier)

Les charges fiscales éventuellement supportées par les Communautés en application de l'article 20, paragraphe 2 du règlement financier sont inscrites sur un compte d'attente jusqu'à leur remboursement par les États concernés.

CHAPITRE 5 (CHAPITRE 6 DU RÈGLEMENT FINANCIER) PRINCIPE DE SPÉCIALITÉ

Article 16 Règles de virements (Article 23 du règlement financier)

1. Le calcul des pourcentages visés à l'article 23, paragraphe 1, premier alinéa, points b) et c), du règlement financier est effectué au moment de la demande de virement.

2. Pour la limite visée à l'article 23, paragraphe 1, premier alinéa, points b) et c), du règlement financier, il convient de prendre en considération la somme des virements à effectuer sur la ligne à partir de laquelle il est procédé au virement et dont le montant est corrigé des virements antérieurs.

Article 17 Dépenses administratives (Article 23 du règlement financier)

Les dépenses visées à l'article 23, paragraphe 1, premier alinéa, point b), du règlement financier couvrent, pour chaque domaine politique, les rubriques visées à l'article 26.

Article 18 Justification des demandes de virements de crédits (Articles 22 et 23 du règlement financier)

Les propositions de virement et toutes les informations destinées à l'autorité budgétaire relatives aux virements effectués conformément aux articles 22 et 23 du règlement financier sont accompagnées des justifications appropriées et détaillées faisant apparaître l'exécution des crédits ainsi que les prévisions des besoins jusqu'à la fin de l'exercice, tant pour les lignes à abonder que pour celles sur lesquelles les crédits sont prélevés.

Article 19 Justification des demandes de virements depuis la réserve d'aide d'urgence (Article 26 du règlement financier)

Les propositions de virements destinés à permettre l'utilisation de la réserve d'aide d'urgence visée à l'article 26, paragraphe 2, premier alinéa, du règlement financier, sont accompagnées des justifications appropriées et détaillées faisant apparaître :

a) pour la ligne à abonder par le virement, les informations les plus récentes possibles sur l'exécution des crédits ainsi que les prévisions de besoins jusqu'à la fin de l'exercice ;

b) pour l'ensemble des lignes relatives aux actions extérieures, l'exécution des crédits jusqu'à la fin du mois précédant la demande de virement, ainsi que les prévisions des besoins jusqu'à la fin de l'exercice, accompagnées d'une comparaison avec les prévisions initiales ;

c) l'examen des possibilités de réaffectation des crédits.

CHAPITRE 6 (CHAPITRE 7 DU RÈGLEMENT FINANCIER) PRINCIPE DE BONNE GESTION FINANCIÈRE

Article 20 Évaluation (Article 27 du règlement financier)

1. Toute proposition de programme ou d'action occasionnant des dépenses ou une diminution des recettes pour le budget fait l'objet d'une évaluation ex ante. Celle-ci identifie :

a) le besoin à satisfaire à court ou à long terme ;

b) les objectifs à atteindre ;

c) les résultats escomptés et les indicateurs nécessaires à leur évaluation ;

d) la valeur ajoutée de l'intervention communautaire ;

e) les risques, y compris de fraude, liés aux propositions et les options alternatives ouvertes ;

f) les leçons tirées d'expériences similaires déjà conduites ;

g) le volume des crédits, des ressources humaines et des autres dépenses administratives à allouer en fonction du principe de coût/efficacité ;

h) et le système de suivi à établir.

2. Tout programme ou action fait ensuite l'objet d'une évaluation intermédiaire et/ou ex post en termes de ressources humaines et financières affectées et de résultats obtenus, afin de vérifier leur conformité avec les objectifs fixés, dans les conditions suivantes :

a) il est procédé à une évaluation périodique des résultats obtenus dans la réalisation d'un programme pluriannuel, selon un calendrier permettant de tenir compte des conclusions de ces évaluations pour toute décision concernant la reconduction, la modification ou l'interruption de ce programme ;

b) les actions financées sur une base annuelle font l'objet d'une évaluation des résultats obtenus au moins une fois tous les six ans. Cette obligation peut être aussi remplie par les rapports finaux transmis par les organismes qui ont exécuté l'action.

Article 21 Fiche financière (Article 28 du règlement financier)

1. Toute proposition d'acte soumise au législateur et susceptible d'avoir une incidence budgétaire, y compris une incidence sur le nombre des emplois, comporte une fiche financière.

La fiche financière comporte les éléments financiers et économiques en vue de l'appréciation par le législateur de la nécessité d'une intervention de la Communauté. Elle fournit les renseignements utiles sur la cohérence et la synergie éventuelle avec d'autres instruments financiers.

Lorsqu'il s'agit d'actions pluriannuelles, la fiche financière comporte l'échéancier prévisible des besoins annuels en crédits et en effectifs ainsi qu'une évaluation de leur incidence sur le plan financier à moyen terme.

2. Afin de prévenir les risques de fraude et d'irrégularités susceptibles de porter préjudice à la protection des intérêts financiers des Communautés, la fiche financière fait état des informations concernant les mesures de prévention et de protection existantes ou envisagées.

CHAPITRE 7 (CHAPITRE 8 DU RÈGLEMENT FINANCIER) PRINCIPE DE TRANSPARENCE

Article 22 Publication provisoire de la synthèse du budget (Article 29 du règlement financier)

Dans l'attente de la publication officielle et dans un délai de quatre semaines à compter de la date de l'arrêt définitif du budget, un résumé des chiffres du budget est publié, à l'initiative de la Commission, sur le site Internet des institutions.

TITRE III ÉTABLISSEMENT ET STRUCTURE DU BUDGET

CHAPITRE 1 ÉTABLISSEMENT DU BUDGET

Article 23 Introduction générale à l'avant-projet de budget (Article 33 du règlement financier)

La Commission établit l'introduction générale à l'avant-projet de budget.

Chacune des sections de l'avant-projet de budget est précédée d'une introduction établie par l'institution intéressée.

L'introduction générale comporte :

a) des tableaux financiers de l'ensemble du budget ;

b) en ce qui concerne les titres de la section de la Commission :

i) la définition des politiques justifiant les demandes de crédits, en tenant compte des principes et exigences visés aux articles 27 et 33, paragraphe 2, point d), du règlement financier,

ii) l'explication des variations de crédits d'un exercice à l'autre.

Article 24 Documents de travail à l'appui de l'avant-projet de budget (Articles 30 et 33 du règlement financier)

A l'appui de l'avant-projet de budget, la Commission produit comme documents de travail :

a) quant aux effectifs des institutions :

i) un exposé sur la politique du personnel permanent et temporaire ;

ii) pour chaque catégorie de personnel, un organigramme des emplois budgétaires et des effectifs en place à la date de présentation de l'avant-projet du budget, indiquant leur répartition par grade et par unité administrative ;

iii) en cas de variation des effectifs, un état justificatif motivant ces variations ;

iv) une ventilation des effectifs par domaine politique ;

b) un exposé détaillé sur la politique d'emprunts et de prêts ;

c) quant aux subventions destinées aux organismes visés à l'article 32 du règlement financier, un état prévisionnel des recettes et des dépenses précédé d'un exposé des motifs établi par les organismes intéressés et en ce qui concerne les écoles européennes, un état reprenant les recettes et les dépenses, précédé d'un exposé des motifs.

Article 25 Avant-projets de budgets rectificatifs (Article 37, paragraphe 1, du règlement financier)

Les avant-projets de budgets rectificatifs sont accompagnés de justifications et des informations sur l'exécution budgétaire de l'exercice précédent et de l'exercice en cours disponibles au moment de leur établissement.

CHAPITRE 2 STRUCTURE ET PRÉSENTATION DU BUDGET

Article 26 Crédits administratifs (Article 41 du règlement financier)

Les crédits administratifs font l'objet de rubriques séparées, par titre, en fonction notamment de la classification suivante :

a) dépenses relatives au personnel autorisé par le tableau des effectifs : à ces mentions correspondent un montant de crédits et un nombre de postes ;

b) dépenses relatives au personnel externe (dont les auxiliaires et intérimaires) et autres dépenses de gestion (dont les frais de représentation et de réunions) ;

c) dépenses relatives aux bâtiments et autres dépenses connexes, dont le nettoyage et l'entretien, les locations, les télécommunications, l'eau, le gaz et l'électricité ;

d) dépenses d'appui.

Les dépenses administratives de la Commission dont la nature est commune à tous les titres peuvent également être reprises dans un état synthétique séparé, suivant une classification par nature.

Article 27 Dépenses effectives du dernier exercice clos (Article 46, paragraphe 1 e), du règlement financier)

Pour l'établissement du budget, les dépenses effectives du dernier exercice clos sont déterminées de la façon suivante :

a) en engagements : engagements comptabilisés au cours de l'exercice sur les crédits de l'exercice tels que définis à l'article 5 ;

b) en paiements : paiements effectués au cours de l'exercice, c'est-à-dire dont l'ordre d'exécution a été transmis à la banque, sur les crédits de l'exercice tels que définis au même article.

Article 28 Commentaires budgétaires (Article 46, paragraphe 1, point 2, du règlement financier)

Les commentaires budgétaires comportent notamment les éléments suivants :

a) les références de l'acte de base, lorsqu'il existe,

b) des explications appropriées sur la nature et la destination des crédits.

TITRE IV EXÉCUTION DU BUDGET

CHAPITRE 1 DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Article 29 Formes que peuvent revêtir les actes de base (Article 49, paragraphe 1, du règlement financier)

1. Dans le domaine communautaire, un « acte de base » peut revêtir la forme d'un règlement, d'une directive ou d'une décision.

2. Dans le domaine de la politique étrangère et de sécurité commune, un « acte de base » peut revêtir l'une des formes mentionnées aux articles 13, paragraphe 2, 14, et 23, paragraphe 2, du traité sur l'Union européenne.

3. Dans le domaine de la coopération policière et judiciaire en matière pénale, un « acte de base » peut revêtir l'une des formes mentionnées à l'article 34, paragraphe 2, du traité sur l'Union européenne.

Article 30 Montants maxima pour les projets pilotes et actions préparatoires (Article 49, paragraphe 2, points a) et b), du règlement financier)

1. Le montant total des crédits relatifs à des projets pilotes visés à l'article 49, paragraphe 2, point a), du règlement financier ne peut dépasser 32 millions d'euros par exercice.

2. Le montant total des crédits relatifs à des actions préparatoires nouvelles visées à l'article 49, paragraphe 2, point b), du règlement financier ne peut dépasser 30 millions d'euros par exercice budgétaire et le montant total des crédits effectivement engagés au titre des actions préparatoires ne peut excéder 75 millions d'euros.

Article 31 Compétences spécifiques de la Commission conformément aux Traités (Article 49, paragraphe 2, point c), du règlement financier)

1. Les articles du Traité CE qui attribuent directement à la Commission des compétences spécifiques sont les suivants :

a) Article 138 (dialogue social) ;

b) Article 140 (études, avis, consultations en matière sociale) ;

c) Articles 143 et 145 (rapports spéciaux dans le domaine social) ;

d) Article 152, paragraphe 2 (initiatives pour promouvoir la coordination en matière de protection de la santé) ;

e) Article 155, paragraphe 2 (initiatives pour promouvoir la coordination en matière de réseaux transeuropéens) ;

f) Article 157, paragraphe 2 (initiatives pour promouvoir la coordination en matière industrielle) ;

g) Article 159, deuxième alinéa (rapport sur les progrès accomplis dans la réalisation de la cohésion économique et sociale) ;

h) Article 165, paragraphe 2 (initiatives pour promouvoir la coordination en matière de recherche et de développement technologique) ;

i) Article 173 (rapport en matière de recherche et développement technologique ;

j) Article 180, paragraphe 2 (initiatives pour promouvoir la coordination des politiques en matière de coopération au développement).

2. Les articles du Traité Euratom qui attribuent directement à la Commission des compétences spécifiques sont les suivants :

a) Article 70 (interventions financières, dans les limites prévues au budget, dans des campagnes de prospection sur les territoires des États membres)

b) Articles 77 et suivants (contrôle de sécurité)

3. Cette liste pourra éventuellement être complétée dans la présentation de l'avant-projet de budget avec l'indication des articles en cause et des montants concernés.

Article 32 Définition du conflit d'intérêts (Article 52, paragraphe 2, du règlement financier)

1. L'acte susceptible d'être entaché par un conflit d'intérêts peut prendre notamment l'une des formes suivantes :

a) l'octroi à soi-même ou à autrui d'avantages directs ou indirects indus ;

b) le refus d'octroyer à un bénéficiaire les droits ou avantages auxquels il peut prétendre ;

c) l'accomplissement d'actes indus ou abusifs ou l'omission d'accomplir les actes nécessaires.

2. L'autorité compétente visée à l'article 52 du règlement financier est le supérieur hiérarchique de l'agent concerné. Il confirme par écrit s'il existe ou non un conflit d'intérêt. Dans l'affirmative, il prend lui-même toute décision appropriée.

CHAPITRE 2 MODES D'EXÉCUTION

Section 1 Dispositions générales

Article 33 Contrôles préalables exercés par la Commission (Articles 53 et 56 du règlement financier)

1. Lorsque la Commission exécute le budget en gestion partagée, décentralisée ou en gestion centralisée indirecte, elle s'assure, par un examen préalable, sur pièces et sur place, de l'existence, de la pertinence et du bon fonctionnement dans les entités auxquelles elle confie la gestion, en conformité avec les règles de la bonne gestion financière et, dans les cas de gestion décentralisée, en tout ou en partie selon le degré de décentralisation convenu :

a) des procédures mises en oeuvre ;

b) des systèmes de contrôle ;

c) des systèmes de comptabilité ;

d) des procédures de marchés et d'octroi de subventions.

2. La Commission procède aux réexamens nécessaires à l'occasion de tout changement substantiel de procédures ou de systèmes, afin de s'assurer que les conditions prévues au paragraphe 1 continuent d'être respectées.

3. Ces entités communiquent à la Commission dans un délai fixé les informations qu'elle leur demande et l'informent sans délai de toute modification substantielle de leurs procédures ou systèmes. La Commission précise ces obligations, selon les cas, dans les actes de délégation ou les conventions conclues avec ces entités.

4. Lorsque la Commission exécute le budget en gestion conjointe, les accords de vérification conclus avec les organisations internationales concernées s'appliquent.

Section 2 Dispositions particulières

Article 34 Gestion centralisée directe (Article 53 du règlement financier)

Lorsque la Commission exécute le budget de manière centralisée directement dans ses services, les tâches d'exécution sont effectuées par les acteurs financiers au sens des articles 58 à 68 du règlement financier et dans les conditions prévues au présent règlement.

Article 35 Exercice de la délégation à des agences exécutives (Articles 54, paragraphe 2, point a) et 55, paragraphe 2, du règlement financier)

1. Les décisions de délégation aux agences exécutives les autorisent, en qualité d'ordonnateurs délégués, à exécuter des crédits afférents au programme communautaire dont la gestion leur a été confiée.

2. La délégation à l'agence exécutive est mise en oeuvre par le directeur de l'agence en application de l'article 55, paragraphe 2, du règlement financier.

3. L'acte de délégation de la Commission comprend les mêmes dispositions que celles visées à l'article 39, paragraphe 2. Il fait l'objet d'une acceptation formelle écrite de la part du directeur au nom de l'agence exécutive concernée.

Article 36 Éligibilité et conditions de délégation à des organismes nationaux publics ou des entités de droit privé investis d'une mission de service public (Article 54 paragraphe 2, point c), du règlement financier)

1. La Commission ne peut déléguer de tâches de puissance publique à des organismes nationaux publics ou des entités de droit privé investis d'une mission de service public que dans la mesure où ils sont régis par le droit des États membres de l'Union Européenne ou de l'Espace Économique Européen (EEE) ou des pays candidats à l'adhésion à l'Union Européenne, sauf si l'acte de base en dispose autrement.

2. La Commission s'assure que ces organismes ou entités présentent les garanties financières suffisantes, émanant de préférence d'une autorité publique, notamment en matière de récupération intégrale des montants dus à la Commission.

3. Lorsque la Commission envisage de confier des tâches de puissance publique, et notamment des tâches d'exécution budgétaire à un organisme visé à l'article 54, paragraphe 2, point c) du règlement financier, elle procède à une analyse du respect des principes d'économie, d'efficacité et d'efficience. Si cett