[pic] | COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES |

Bruxelles, le 25.4.2007

SEC(2007) 492 final

Projet de

RÈGLEMENT (CE) DE LA COMMISSION

modifiant le règlement (CE) n° 1653/2004 portant règlement financier type des agences exécutives en application du règlement (CE) n° 58/2003 du Conseil portant statut des agences exécutives chargées de certaines tâches relatives à la gestion de programmes communautaires

(présenté par la Commission)

Projet de

RÈGLEMENT (CE) DE LA COMMISSION

modifiant le règlement (CE) n° 1653/2004 portant règlement financier type des agences exécutives en application du règlement (CE) n° 58/2003 du Conseil portant statut des agences exécutives chargées de certaines tâches relatives à la gestion de programmes communautaires

LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,

vu le traité instituant la Communauté européenne,

vu le règlement (CE) n° 58/2003 du Conseil du 19 décembre 2002 portant statut des agences exécutives chargées de certaines tâches relatives à la gestion de programmes communautaires[1], et notamment son article 15,

vu l’avis du Parlement européen,

vu l’avis du Conseil,

vu l’avis de la Cour des comptes,

considérant ce qui suit:

1. À la suite de l'adoption du règlement (CE, Euratom) n° 1995/2006 du Conseil du 13 décembre 2006 modifiant le règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes[2], il est nécessaire d'adapter le règlement (CE) n° 1653/2004 de la Commission du 21 septembre 2004 portant règlement financier type des agences exécutives en application du règlement (CE) n° 58/2003 du Conseil portant statut des agences exécutives chargées de certaines tâches relatives à la gestion de programmes communautaires[3], afin de l'aligner sur le règlement financier.

2. D'autres modifications sont devenues nécessaires compte tenu de l'expérience acquise par les agences exécutives existantes.

3. Il conviendrait de préciser qu'une bonne gestion financière suppose un contrôle interne efficace et efficient, et de définir les caractéristiques et objectifs principaux régissant les systèmes de contrôle interne.

4. La publication du budget de fonctionnement des agences devrait être simplifiée, tout en préservant les prérogatives de l'autorité budgétaire et de la Cour des comptes.

5. La procédure applicable aux virements que doivent arrêter les directeurs des agences s'est révélée peu claire et demande en pratique beaucoup de temps; cette procédure devrait par conséquent être rationalisée et accélérée.

6. Des précisions concernant les situations de conflit d'intérêt, de nouvelles dispositions relatives à la vérification ex ante d'opérations individuelles semblables concernant certains postes de dépenses courantes, et des dispositions en matière de responsabilité des ordonnateurs et d'utilisation d'un système de débit direct devraient également être introduites dans le règlement financier type.

7. Il conviendrait de clarifier la responsabilité des comptables consistant à certifier les comptes sur la base des informations financières que leur fournissent les ordonnateurs. À cette fin, le comptable devrait être habilité à vérifier les informations reçues par l'ordonnateur délégué et à formuler des réserves, le cas échéant.

8. Étant donné que les agences exécutives sont des ordonnateurs délégués de la Commission, les questions de contrôle interne relatives à l'exécution des crédits opérationnels par leurs directeurs font partie des rapports établis conformément à l'article 86, paragraphes 3 et 4, du règlement financier général. Afin de rationaliser les mécanismes de compte rendu et d'éviter des flux d'informations diffus, le rapport de l'auditeur interne relatif aux crédits administratifs des agences exécutives devrait faire partie du rapport de l'auditeur interne établi conformément à l'article 86, paragraphe 3, du règlement financier général. Pour le même motif, la Commission devrait intégrer les rapports établis par les agences conformément à l'article 49, quatrième alinéa, dans le rapport qu'elle transmet à l'autorité de décharge en application de l'article 86, paragraphe 4, du règlement financier général.

9. Les conditions d'utilisation, par les agences exécutives, des services et offices de la Commission, des offices interinstitutionnels européens et du Centre de traduction des organes de l'Union européenne institué par le règlement (CE) n° 2965/94 du Conseil portant création d'un Centre de traduction des organes de l'Union européenne[4] (ci-après, le Centre de traduction) devraient être précisées. Une disposition en matière de sélection des experts, semblable à celle prévue par le règlement financier général, devrait être insérée.

10. Il y a lieu de modifier le règlement (CE) n° 1653/2004 en conséquence,

A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:

Article premier

Le règlement (CE) n° 1653/2004 est modifié comme suit:

11. L'article 3 est remplacé par le texte suivant:

« Article 3

Dans les conditions définies au présent règlement, l'établissement et l'exécution du budget respectent les principes d'unité et de vérité budgétaire, d'annualité, d'équilibre, d'unité de compte, d'universalité, de spécialité, de bonne gestion financière – qui suppose un contrôle interne efficace et efficient – et de transparence.»;

12. À l’article 10, le deuxième alinéa est remplacé par le texte suivant:

«Toutefois, les dépenses de gestion courante peuvent faire, à partir du 15 novembre de chaque année, l'objet d'engagements anticipés à la charge des crédits prévus pour l'exercice suivant. Ces engagements ne peuvent pas dépasser le quart des crédits arrêtés par le comité de direction figurant sur la ligne budgétaire correspondante pour l'exercice en cours. Ils ne peuvent pas porter sur des dépenses nouvelles dont le principe n'a pas encore été admis dans le dernier budget régulièrement arrêté.»;

13. À l’article 18, le premier alinéa est remplacé par le texte suivant:

«Le directeur décide les virements de crédits à l'intérieur du budget de fonctionnement. Il en informe au préalable le comité de direction, qui peut s'opposer à ces virements. Si le comité de direction les approuve ou s'il ne réagit pas dans les 10 jours ouvrables après en avoir été informé, le directeur peut procéder aux virements prévus.»;

14. L'article 19 bis suivant est inséré:

« Article 19 bis

1. Le budget est exécuté selon le principe d'un contrôle interne efficace et efficient.

2. Aux fins de l'exécution du budget, le contrôle interne est défini comme un processus applicable à tous les niveaux de la chaîne de gestion et conçu pour fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs suivants:

a) l'efficacité, l'efficience et l'économie des opérations;

b) la fiabilité des informations;

c) la préservation des actifs et de l'information;

d) la prévention et la détection de la fraude et des irrégularités;

e) la gestion appropriée des risques concernant la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes, en tenant compte du caractère pluriannuel des programmes et de la nature des paiements concernés.»;

15. L’article 20 est modifié comme suit ;

a) le deuxième alinéa est remplacé par le texte suivant:

«Le budget et les budgets rectificatifs, tels qu'ils ont été définitivement arrêtés, sont transmis pour information à l'autorité budgétaire, à la Cour des comptes et à la Commission, et publiés sur le site web de l'agence concernée. Un résumé des budgets et budgets rectificatifs est publié au Journal officiel de l'Union européenne dans un délai de trois mois à compter de leur adoption.»;

b) le paragraphe suivant est inséré:

L’agence communique de manière appropriée les informations qu’elle détient sur les bénéficiaires de fonds en provenance de son budget. Ces informations sont communiquées dans le respect des exigences de confidentialité, en particulier de protection des données à caractère personnel énoncées dans le règlement (CE) n° 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2001 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et la libre circulation de ces données (*) et des exigences de sécurité.

(*) JO L 8 du 12.1.2001, p.1. »

16. À l’article 21, le premier alinéa est remplacé par le texte suivant:

«L'agence transmet à la Commission, au plus tard le 5 mars de chaque année, un état prévisionnel de ses recettes et de ses dépenses pour l'année N+1, établi par son directeur et adopté par le comité de direction, et des orientations générales le justifiant, de même que son programme de travail.»;

17. À l'article 24, les termes «en dessous du grade A3» sont remplacés par «en dessous du grade AD13»;

18. À l’article 27, le premier alinéa est remplacé par le texte suivant:

«1. Il est interdit à tout acteur financier au sens du chapitre 2 du présent titre et à toute autre personne participant à l'exécution, à la gestion, à l'audit ou au contrôle du budget d'adopter tout acte d'exécution du budget à l'occasion duquel ses propres intérêts pourraient être en conflit avec ceux de l'agence ou des Communautés. Si un tel cas se présente, la personne concernée a l'obligation de s'abstenir et d'en référer à son supérieur. Le directeur doit en référer au comité de direction.»;

19. À l’article 29, le quatrième alinéa est remplacé par le texte suivant:

«Avant qu'une opération soit autorisée, ses aspects opérationnels et financiers sont vérifiés par des agents distincts de l'agent ayant initié l'opération.

Aux fins de la vérification ex ante, l’ordonnateur compétent peut considérer comme constituant une opération unique une série d’opérations individuelles semblables concernant des dépenses courantes en matière de rémunérations, de pensions, de remboursement de frais de mission et de frais médicaux. Dans ce cas, l’ordonnateur compétent, selon son évaluation des risques, effectue la vérification ex post appropriée.»

La vérification ex ante et ex post et l'initiation d'une opération sont des fonctions séparées.»

20. L'article 30 est remplacé par le texte suivant:

« Article 30

Le comité de direction nomme un comptable, qui est un fonctionnaire détaché ou un agent temporaire directement recruté par l'agence et qui est chargé des aspects suivants:

a) la bonne exécution des paiements, l'encaissement des recettes et le recouvrement des créances constatées;

b) l'établissement des comptes de l'agence conformément au titre VI;

c) la tenue de la comptabilité conformément au titre VI;

d) la mise en œuvre des règles et méthodes comptables ainsi que du plan comptable conformément aux dispositions arrêtées par le comptable de la Commission;

e) la gestion de la trésorerie.

Avant leur approbation par le comité de direction, le comptable signe les comptes, certifiant ainsi qu'il a une assurance raisonnable quant au fait qu'ils présentent une image fidèle de la situation financière de l'agence.

À cet effet, le comptable s'assure que les comptes ont été élaborés conformément aux règles, méthodes et systèmes comptables établis, et que toutes les recettes et dépenses ont été comptabilisées.

L'ordonnateur transmet toutes les informations dont le comptable a besoin pour remplir ses fonctions.

L'ordonnateur demeure pleinement responsable de l'utilisation appropriée des fonds qu'il gère, ainsi que de la légalité et de la régularité des dépenses placées sous son contrôle.

Le comptable est habilité à vérifier les informations reçues ainsi qu'à effectuer toute autre vérification qu'il juge nécessaire pour être en mesure de signer les comptes.

Le cas échéant, il émet des réserves, dont il précise la nature et la portée.

Le comptable obtient de l'ordonnateur, qui en garantit la fiabilité, toutes les informations nécessaires à l'établissement de comptes présentant une image fidèle du patrimoine de l'agence et de l'exécution budgétaire.

Sauf dérogation prévue au présent règlement, seul le comptable est habilité pour la gestion de la trésorerie et des équivalents de trésorerie. Il est responsable de leur conservation.»;

21. L'article 30 bis suivant est inséré:

« Article 30 bis

Pour l'exercice de ses tâches, le comptable peut déléguer certaines de ses fonctions à des agents temporaires placés sous sa responsabilité hiérarchique.»

22. L'article 34 est modifié comme suit:

a) Le paragraphe 1 est remplacé par le texte suivant:

«1. L'ordonnateur engage sa responsabilité pécuniaire dans les conditions du statut.»;

b) Le paragraphe 1 bis suivant est inséré:

«1 bis . La responsabilité pécuniaire de l'ordonnateur est engagée notamment si:

a) l'ordonnateur, intentionnellement ou par négligence grave, constate les droits à recouvrer ou émet les ordres de recouvrement, engage une dépense ou signe un ordre de paiement, sans se conformer au présent règlement financier;

b) l'ordonnateur, intentionnellement ou par négligence grave, omet d'établir un acte engendrant une créance, omet ou retarde l'émission d'un ordre de recouvrement, ou retarde l'émission d'un ordre de paiement, engageant ainsi la responsabilité civile de l'agence à l'égard de tiers.»;

23. À l’article 40, le premier alinéa est remplacé par le texte suivant:

«Lorsque l'ordonnateur compétent envisage de renoncer en totalité ou en partie à recouvrer une créance constatée, il s'assure que la renonciation est régulière et conforme au principe de bonne gestion financière et de proportionnalité. Il fait rapport au comité de direction de son intention de renoncer à une créance constatée. Cette renonciation à recouvrer une créance constatée s'exprime par une décision de l'ordonnateur, qui doit être motivée. L'ordonnateur ne peut déléguer cette décision que pour les créances portant sur un montant inférieur à 5 000 euros. La décision de renonciation mentionne les diligences faites pour le recouvrement et les éléments de droit et de fait sur lesquels elle s'appuie.»;

24. L'article 42 est remplacé par le texte suivant:

« Article 42

Des délais supplémentaires pour le paiement ne peuvent être accordés par le comptable, en liaison avec l'ordonnateur compétent, que sur demande écrite dûment motivée du débiteur et pour autant que le débiteur s'engage au paiement d'intérêts pour toute la période du délai accordé à compter de l'échéance mentionnée dans la note de débit et qu'il constitue, afin de protéger les droits de l'agence, une garantie financière couvrant la dette tant en principal qu'en intérêts.»

25. Les articles 42 bis et 42 ter suivants sont insérés:

« Article 42 bis

Le comptable tient une liste des montants à recouvrer, dans laquelle les créances de l’agence sont regroupées par date de mise en recouvrement. Il établit une liste indiquant le montant dû par date de mise en recouvrement. Cette liste est jointe au rapport de l’agence sur la gestion budgétaire et financière.

L’agence établit une liste des créances communautaires indiquant le nom des débiteurs et le montant de la créance, lorsque le débiteur a été enjoint de payer à la suite d'une décision de justice ayant autorité de la chose jugée et lorsqu'aucun paiement ou aucun paiement significatif n'a été effectué un an après le prononcé de ladite décision. Cette liste est publiée dans le respect de la législation relative à la protection des données.

Article 42 ter

Les créances détenues par l'agence sur des tiers, ainsi que les créances détenues par des tiers sur l'agence, sont soumises à un délai de prescription de cinq ans.»;

26. À l'article 47, l'alinéa suivant est inséré après le premier alinéa:

«Lorsque des paiements périodiques sont effectués en relation avec des prestations de services ou des livraisons de biens, et en fonction de son analyse du risque, l'ordonnateur peut décider l'application d'un système de débit direct.».;

27. L'article 49 est modifié comme suit:

a) au deuxième alinéa, la quatrième phrase est remplacée par le texte suivant:

«L'auditeur interne indique, dans son rapport annuel présenté à la Commission conformément à l'article 86, paragraphe 3, du règlement financier général, le nombre et le type des audits portant sur les agences, les recommandations formulées et les suites données à ces recommandations. Ces informations sont également transmises à l'agence concernée.»

b) Le quatrième alinéa est remplacé par le texte suivant:

«Le directeur établit annuellement un rapport résumant le nombre et le type des audits internes effectués par l'auditeur interne, les recommandations formulées et les suites données à ces recommandations. Il transmet ce rapport à la Commission afin qu'il soit inclus dans le rapport établi conformément à l'article 86, paragraphe 4, du règlement financier général, après en avoir préalablement informé le comité de direction.»

28. L’article 50, paragraphe 3, est remplacé par le texte suivant:

‘3. Par dérogation au paragraphe 1, lorsque la Commission, les offices interinstitutionnels ou le Centre de traduction sont en mesure d'assurer la fourniture de biens, la prestation de services ou la réalisation de travaux, les agences font, à titre prioritaire, appel à eux. Il en est de même lorsque ces instances sont en mesure d'effectuer ces tâches par le biais de contrats passés avec des opérateurs économiques et qu'elles fournissent d'importants services complémentaires qui vont au-delà d'une fonction de simple intermédiaire ou de consultant. L'agence conclut des conventions avec ces instances.’

29. Le titre V bis suivant est inséré:

«TITRE V bis

Article 50 bis

L'article 265 bis du règlement (CE, Euratom) n° 2342/2002 s'applique mutatis mutandis à la sélection des experts qui seront chargés, contre une rémunération fixe, d'assister l'agence, notamment dans l'évaluation des propositions et des demandes de subventions ou des soumissions, ainsi que de fournir une assistance technique aux fins du suivi et de l'évaluation finale des projets. Les agences peuvent également recourir aux listes d'experts établies par la Commission.»;

30. L'article 51 est remplacé par le texte suivant:

« Article 51

Les comptes de l'agence comprennent les états financiers et les états sur l'exécution du budget. Ils sont accompagnés d'un rapport sur la gestion budgétaire et financière de l'exercice, qui rend compte, notamment, du taux d'exécution des crédits et fournit une information synthétique sur les virements de crédits entre les différents postes budgétaires.»

31. A l’article 57 point c), « le 31 octobre » est remplacé par « le 15 novembre ».

32. L'article 68 est supprimé.

Article 2

Le présent règlement entre en vigueur le troisième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l'Union européenne .

Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre.

Fait à Bruxelles, le

Par la Commission

Membre de la Commission

[1] JO L 11 du 16.1.2003, p. 1.

[2] JO L 390 du 30.12.2006, p. 1.

[3] JO L 297 du 22.9.2004, p. 6. Règlement modifié par le règlement (CE) n° 1821/2005 (JO L 293 du 9.11.2005, p. 10).

[4] JO L 314 du 7.12.1994, p. 1. Règlement modifié par le règlement (CE) n° 1645/2003 (JO L 245 du 29.9.2003, p. 13).