COMMISSION EUROPÉENNE Bruxelles, le 1.12.2021 COM(2021) 759 final 2021/0394(COD) Proposition de RÈGLEMENT DU PARLEMENT EUROPÉEN ET DU CONSEIL relatif à la numérisation de la coopération judiciaire et de l’accès à la justice dans les affaires transfrontières civiles, commerciales et pénales, et modifiant certains actes dans le domaine de la coopération judiciaire {SEC(2021) 580 final} - {SWD(2021) 392 final} - {SWD(2021) 393 final}



EXPOSÉ DES MOTIFS 1.CONTEXTE DE LA PROPOSITION • Justification et objectifs de la proposition Une coopération judiciaire transfrontière efficace requiert une communication sécurisée, rapide et fiable entre les juridictions et les autorités compétentes. Cette coopération doit également être menée d’une manière qui ne crée pas de charge administrative disproportionnée, et être résiliente dans les situations de force majeure. Ces considérations revêtent une égale importance pour les personnes physiques et les entités juridiques, l’accès effectif à la justice dans un délai raisonnable étant un aspect crucial du droit à un procès équitable, consacré par l’article 47 de la charte des droits fondamentaux de l’Union européenne (ci-après la «charte»). Tant les personnes physiques que les entités juridiques devraient pouvoir se prévaloir de recours effectifs pour protéger leurs droits. Le simple accès aux autorités judiciaires ne constitue pas automatiquement un accès effectif à la justice. C’est pourquoi il est important de trouver des moyens de faciliter la conduite des procédures et de réduire autant que possible les difficultés pratiques. Les personnes physiques et les entités juridiques devraient pouvoir exercer leurs droits et s’acquitter de leurs obligations de manière rapide, transparente et économiquement rationnelle. Il existe, à l’échelon de l’Union européenne, un ensemble complet d’instruments destinés à renforcer la coopération judiciaire et à faciliter l’accès à la justice dans les affaires civiles, commerciales et pénales transfrontières. Nombre de ces instruments régissent la communication entre les autorités, y compris, dans certains cas, avec les agences et organes de l’Union chargés de la justice et des affaires intérieures (JAI), ainsi qu’entre les autorités et les personnes physiques ou entités juridiques. Toutefois, la plupart d’entre eux ne prévoient pas que cette communication s’effectue par des moyens numériques. Même lorsque cela est le cas, d’autres lacunes peuvent exister, comme l’absence de canaux de communication numériques sûrs et fiables ou la non‑reconnaissance des documents, signatures et cachets électroniques. Ces lacunes constituent autant d’obstacles à l’utilisation des canaux de communication les plus efficaces, les plus sûrs et les plus fiables qui soient dans la coopération judiciaire et l’accès à la justice. En outre, la pandémie de COVID‑19 a montré que des situations de force majeure pouvaient entraver gravement le fonctionnement des systèmes judiciaires des États membres. Pendant la crise, dans de nombreux cas, les juridictions nationales n’ont pas été en mesure de fonctionner normalement en raison de la propagation du virus. Les États membres ont été contraints de prendre un certain nombre de mesures allant du confinement total à la limitation des opérations au traitement de certaines affaires prioritaires. Dans le même temps, le recours aux technologies numériques (par exemple, le courrier électronique, la visioconférence, etc.) a permis de limiter les perturbations. Toutefois, bon nombre des solutions techniques utilisées ont été élaborées de manière ad hoc et n’étaient pas toujours pleinement conformes aux normes en matière de sécurité et de droits fondamentaux. Les mêmes effets ont été observés dans la coopération judiciaire et l’accès à la justice dans les affaires transfrontières de l’Union européenne, et la pandémie de COVID‑19 a mis en évidence la nécessité de garantir la résilience de la communication. Dans ce contexte, les règles relatives à la numérisation énoncées dans la présente proposition ont pour but d’améliorer l’accès à la justice ainsi que l’efficacité et la résilience des flux de communication inhérents à la coopération entre les autorités judiciaires et les autres autorités compétentes dans les affaires transfrontières de l’Union européenne. L’utilisation des technologies numériques peut accroître l’efficacité des systèmes judiciaires à cet égard, en allégeant la charge administrative, en raccourcissant les délais de traitement des affaires, en rendant la communication plus sûre et fiable, et en automatisant partiellement le traitement des dossiers. Toutefois, l’expérience a montré que laisser les États membres élaborer leurs propres solutions informatiques à l’échelon national risque de conduire à une approche fragmentée et de déboucher sur des solutions qui ne seraient pas compatibles. La présente initiative a donc été dotée des objectifs suivants, afin de garantir une approche commune de l’utilisation des technologies modernes dans la coopération judiciaire transfrontière et l’accès à la justice: ·garantir la disponibilité et l’utilisation, dans les affaires transfrontières, de moyens électroniques pour la communication entre les autorités judiciaires et les autres autorités compétentes des États membres, y compris les agences JAI et les organes de l’Union européenne compétents, lorsque ce type de communication est prévu dans les instruments juridiques de l’Union relatifs à la coopération judiciaire; ·permettre l’utilisation, dans les affaires transfrontières, de moyens électroniques pour la communication entre les personnes physiques et entités juridiques, et les juridictions et les autorités compétentes, sauf dans les cas couverts par les règlements relatifs à la signification et à la notification des actes. ·faciliter la participation des parties à des procédures civiles et pénales transfrontières aux auditions menées conduites par visioconférence ou par toute autre technologie de communication à distance, à des fins autres que l’obtention de preuves dans des affaires civiles et commerciales; ·éviter que les documents soient refusés ou privés d’effets juridiques au seul motif qu’ils sont présentés sous forme électronique (sans empiéter sur le pouvoir des juridictions de statuer sur leur validité, leur recevabilité et leur valeur probante en tant qu’éléments de preuve au regard du droit national); ·garantir la validité et l’acceptation des signatures et cachets électroniques dans les communications électroniques effectuées dans le cadre de la coopération judiciaire transfrontière et de l’accès à la justice. • Cohérence avec les dispositions existantes dans le domaine d’action En décembre 2020, la Commission a adopté une communication relative à la numérisation de la justice au sein de l’Union européenne, dans laquelle elle propose une approche fondée sur une «boîte à outils». Cette approche comprend un ensemble de mesures visant à développer la numérisation tant à l’échelon national qu’à l’échelle de l’Union européenne. La communication porte également sur la modernisation du cadre législatif régissant les procédures transfrontières de l’Union en matière civile, commerciale et pénale, conformément au principe du «numérique par défaut», tout en mettant en place toutes les garanties nécessaires (par exemple, en reconnaissant expressément la nécessité d’éviter l’exclusion sociale). Cette proposition a été annoncée par la Commission et intégrée dans son programme de travail pour 2021 (voir paquet «coopération judiciaire numérique»). Parallèlement à la communication de décembre 2020, la Commission a adopté une proposition législative de règlement du Parlement européen et du Conseil relatif à un système de communication informatisé pour les procédures civiles et pénales transfrontières (système e‑CODEX). Cette proposition vise à établir une base juridique pour le système e‑CODEX et à en garantir la pérennité et la gestion future en confiant celle-ci à l’Agence de l’Union européenne pour la gestion opérationnelle des systèmes d’information à grande échelle au sein de l’espace de liberté, de sécurité et de justice (eu‑LISA). Le système e‑CODEX consiste en une série d’éléments logiciels conçus aux fins de la coopération judiciaire de l’Union. Il a été mis au point par un consortium d’États membres et est financé par la Commission. Il facilite la communication dans les procédures civiles et pénales en permettant l’échange transfrontière sécurisé et interopérable de messages et documents électroniques. Le système e‑CODEX serait donc l’outil le plus approprié pour la numérisation des procédures de coopération judiciaire transfrontières. En novembre 2020, le Parlement européen et le Conseil ont adopté une refonte du règlement relatif à la signification et à la notification des actes et du règlement relatif à l’obtention des preuves. Ces refontes imposent aux autorités compétentes des États membres de communiquer entre elles au moyen d’un système informatique décentralisé (par exemple, pour échanger des formulaires normalisés, des documents, etc.), qui se compose de systèmes informatiques nationaux interconnectés par une solution interopérable (comme e‑CODEX). Les deux règlements établissent, pour la première fois, un cadre juridique complet pour les communications électroniques entre autorités compétentes dans le cadre des procédures judiciaires transfrontières. La présente proposition suit une approche identique de la communication entre autorités compétentes, mais ne couvre pas les règlements relatifs à la signification et à la notification des actes ni celui relatif à l’obtention des preuves (refontes).

Les travaux sur les deux règlements étaient étroitement liés à la priorité générale de la Commission, à savoir la numérisation et la justice en ligne, ainsi qu’aux travaux qu’elle menait simultanément dans le domaine de la justice pénale. À la suite des propositions soumises par la Commission en 2018, le Parlement européen et le Conseil (les colégislateurs) négocient actuellement un cadre législatif sur l’accès transfrontière aux preuves électroniques. Dans ce contexte, les propositions de la Commission soulignent déjà l’importance des plateformes électroniques, par exemple pour la présentation de demandes, l’authentification des commandes et les réponses des prestataires de services. L’échange de preuves électroniques se fera au moyen d’un système informatique décentralisé identique à celui envisagé dans la présente proposition, ou la proposition relative aux preuves électroniques renverra directement à la présente proposition. • Cohérence avec les autres politiques de l’Union Le 9 juin 2020, le Conseil a adopté des conclusions intitulées «Façonner l’avenir numérique de l’Europe», dans lesquelles il reconnaît que «la numérisation des systèmes judiciaires des États membres est susceptible de faciliter et d’améliorer l’accès à la justice dans l’ensemble de l’UE». Il invite la Commission «à faciliter les échanges transfrontières numériques entre les États membres dans les affaires civiles comme pénales et à veiller à la durabilité et à la poursuite du développement des solutions techniques qui ont été mises au point pour les échanges transfrontières». Dans ses conclusions d’octobre 2020 intitulées «Accès à la justice – saisir les opportunités offertes par la numérisation», le Conseil invite la Commission à prendre des mesures concrètes pour numériser la justice, notamment à: ·explorer les possibilités de modernisation des dispositions centrales des instruments dans le domaine civil et commercial, conformément au principe du «numérique par défaut»; et ·examiner à quels instruments de coopération judiciaire dans le domaine pénal le système d’échange de preuves numériques (eEDES) pourrait être étendu. Dans ses conclusions de décembre 2020 intitulées «Le mandat d’arrêt européen et les procédures d’extradition – défis actuels et voie à suivre», le Conseil souligne que la numérisation devrait jouer un rôle central dans le fonctionnement du mandat d’arrêt européen (MAE). Cette initiative est cohérente et établit des liens directs avec le règlement sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur (le «règlement e‑IDAS»), puisqu’elle introduit des dispositions relatives à l’utilisation de services de confiance dans les communications électroniques entre les autorités judiciaires et les autres autorités compétentes, ainsi qu’entre ces autorités, les personnes physiques et les entités juridiques. Concrètement, la proposition vise à lever tout doute quant à la validité juridique des documents électroniques échangés dans ces contextes, et établit un régime commun pour l’utilisation et la reconnaissance des signatures et cachets électroniques dans les procédures judiciaires transfrontières. Au début du mois de juin 2021, la Commission a adopté une proposition modifiant le règlement e‑IDAS afin d’établir un cadre pour une identité numérique européenne. Cette proposition répond à une demande croissante de la part des secteurs privé et public, qui souhaitent des solutions d’identité électronique fondées sur des attributs spécifiques et garantissant un niveau élevé de confiance dans toute l’Union européenne. Le portefeuille d’identité numérique proposé pour le stockage d’attributs et de justificatifs permettra aux personnes physiques et aux entités juridiques d’accéder aux services publics, y compris aux services publics numériques permettant aux personnes physiques et aux entités juridiques d’engager des procédures judiciaires transfrontières. Dans le contexte de la coopération judiciaire transfrontière de l’Union européenne et de la communication entre les personnes physiques et les autorités compétentes dans les affaires transfrontières, la proposition de la Commission relative à un cadre pour une identité numérique européenne devrait être considérée au regard des futures exigences fixées par la proposition en ce qui concerne l’identification électronique. Bien que le règlement actuel ne traite pas des exigences en matière d’identification en ce qui concerne l’accès aux portails informatiques nationaux gérés par les États membres, ni des exigences relatives à l’identification électronique à distance des parties lors d’une visioconférence, il convient que les États membres tiennent compte des exigences relatives à l’application du portefeuille européen d’identité numérique. Compte tenu du caractère hautement sensible des informations échangées, il est essentiel que l’approche de la numérisation de la justice fondée sur la boîte à outils soit mise en œuvre, notamment au moyen de la présente proposition, d’une façon qui garantisse des normes de cybersécurité strictes. Cela est conforme à l’approche exposée dans la stratégie de cybersécurité de l’Union européenne et dans la proposition de directive de la Commission concernant des mesures destinées à assurer un niveau élevé commun de cybersécurité dans l’ensemble de l’Union (ci-après la «proposition de directive NIS2»), qui vise à améliorer les capacités de cybersécurité des entités publiques et privées, des autorités compétentes et de l’Union dans son ensemble dans le domaine de la cybersécurité et de la protection des infrastructures critiques. Bien que l’organisation judiciaire dans les États membres n’entre pas dans le champ d’application de la proposition de directive NIS2, il est essentiel que les États membres mettent en place des mesures nationales qui garantiraient un niveau comparable de cybersécurité. La formation des professionnels de la justice au droit de l’Union est un outil essentiel pour garantir son application correcte et efficace. Afin de préparer ces professionnels, de les rendre aptes à faire face aux défis du XXIe siècle et de les tenir informés de l’évolution du droit de l’Union européenne, la Commission a adopté une stratégie européenne de formation judiciaire pour la période 2021‑2024. Cette stratégie vise à former les professionnels de la justice à l’utilisation des outils numériques établis par le cadre réglementaire dans leur travail quotidien. À la suite de l’adoption de la présente proposition, conformément à ladite stratégie, il faudrait organiser une formation en temps utile de tous les professionnels de la justice afin de garantir une application et une utilisation correctes et harmonieuses des nouveaux outils numériques. 2.BASE JURIDIQUE, SUBSIDIARITÉ ET PROPORTIONNALITÉ • Base juridique L’utilisation de canaux de communication numériques dans les procédures judiciaires transfrontières faciliterait la coopération judiciaire en matière civile, commerciale et pénale. La présente initiative est donc fondée sur l’article 81, paragraphe 1, et l’article 82, paragraphe 2, du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne (ci-après le «TFUE»). L’utilisation de canaux de communication numériques faciliterait la coopération judiciaire et l’accès effectif à la justice en matière civile, conformément à l’article 81, paragraphe 2, TFUE. Ledit article constitue la base juridique qui permet à l’Union de faciliter la coopération entre les autorités judiciaires ou les autres autorités compétentes des États membres dans le cadre de procédures pénales et de l’exécution de décisions. • Subsidiarité (en cas de compétence non exclusive) En vertu de l’article 4, paragraphe 2, point j), TFUE, la compétence pour adopter des mesures dans le domaine de la liberté, de la sécurité et de la justice est partagée entre l’Union européenne et ses États membres. Les États membres peuvent donc agir seuls pour réglementer l’utilisation des canaux de communication numériques dans le contexte de la coopération judiciaire et de l’accès à la justice, dans la mesure où l’Union n’a pas exercé sa compétence. Toutefois, sans action de l’Union européenne, les progrès seront probablement très lents et, même lorsque les États membres prennent des mesures, il est très difficile d’assurer l’interopérabilité des canaux de communication sans coordination ni intervention au niveau de l’Union. Par ailleurs, les mesures de numérisation envisagées sont étroitement liées aux instruments juridiques existants de l’Union européenne dans le domaine de la coopération judiciaire transfrontière et ne peuvent être mises en œuvre de façon indépendante par les États membres. Dès lors, les objectifs de la présente proposition ne peuvent être pleinement atteints par un État membre agissant seul, mais uniquement au niveau de l’Union européenne. Il existe déjà, à l’échelon de l’Union, différentes règles régissant la conduite des communications, dont certaines prévoient même l’utilisation des technologies modernes. Toutefois, les règles existantes ne garantissent pas une infrastructure adéquate et globale pour la communication électronique entre les personnes physiques, les entités juridiques ou les autorités compétentes et avec les autorités d’un autre État membre. Une action de l’Union européenne est nécessaire pour coordonner les efforts des États membres et inscrire les règles existantes de l’Union dans un cadre cohérent. Cela permettra d’améliorer l’efficacité, la résilience, la sécurité et la rapidité des procédures judiciaires transfrontières, et de simplifier et accélérer la communication entre les autorités des États membres et avec les personnes physiques et les entités juridiques. La gestion des affaires judiciaires ayant une incidence transfrontière s’en trouvera ainsi améliorée. La promotion de la numérisation de la coopération judiciaire de l’Union européenne et la mobilisation de tous les États membres présentent également d’autres avantages, puisqu’elles permettront d’améliorer la situation actuelle, alors que seuls certains groupes d’États membres ont pris des mesures, ce qui se traduit par une réponse limitée et fragmentée aux problèmes constatés.

• Proportionnalité L’adoption de mesures uniformes en ce qui concerne la communication électronique dans le cadre de la coopération judiciaire transfrontière et de l’accès à la justice au niveau de l’Union européenne est un moyen proportionné d’établir un cadre cohérent pour les règles existantes de l’Union. La conformité globale avec le principe de proportionnalité serait garantie, puisque la proposition ne proposera que des mesures nécessaires aux fins de l’utilisation de la technologie numérique dans le cadre de la coopération judiciaire et de l’accès à la justice dans les affaires transfrontières. Les actions proposées ne pèseront pas sur les États membres au-delà de ce qui est nécessaire pour atteindre les objectifs de la proposition. Cela est expliqué plus en détail dans l’analyse d’impact accompagnant la proposition (voir sa section 8). Ces objectifs ne peuvent être atteints que par la mise en place de règles rendant obligatoire le recours à la communication numérique entre les juridictions et les autorités compétentes des États membres, et obligeant celles-ci à accepter les communications électroniques provenant de personnes physiques et morales, autorisant la visioconférence et reconnaissant les services de confiance. • Choix de l’instrument La proposition est un règlement, qui fournirait une nouvelle base juridique autonome pour la numérisation des instruments de coopération judiciaire de l’Union européenne. L’objectif est de réunir en un seul acte contraignant des règles communes applicables à tous les instruments de coopération judiciaire de l’Union européenne. Le règlement s’appliquera directement dans tous les États membres et sera contraignant. Il garantit donc que les règles s’appliqueront et entreront en vigueur simultanément dans l’ensemble de l’Union. Il assure la sécurité juridique en évitant des divergences d’interprétation entre les États membres, ce qui permet d’éviter la fragmentation juridique. Étant donné que cette initiative nécessite l’alignement sur le présent règlement de règles contradictoires en matière civile, commerciale et pénale, des modifications doivent être apportées à des actes juridiques existants. Si certains de ces actes sont des règlements, d’autres sont des décisions-cadres et des directives. Il convient donc d’adopter les modifications des décisions-cadres et directives concernées dans un instrument juridique distinct, ce qui garantirait l’alignement sur l’ensemble cohérent de règles établi dans le présent règlement. C’est pourquoi une directive modificative spécifique devrait être proposée parallèlement au présent règlement. 3.RÉSULTATS DES ÉVALUATIONS EX POST, DES CONSULTATIONS DES PARTIES PRENANTES ET DES ANALYSES D’IMPACT • Consultation des parties prenantes Depuis plus de dix ans, la Commission travaille sur la politique en matière de justice en ligne en étroite coopération avec diverses parties prenantes. Ces parties prenantes ont été consultées au sujet des objectifs de la proposition et des options stratégiques retenues. Suivant la stratégie de consultation relative à la présente proposition, un large éventail de parties prenantes ont été consultées. Des consultations ont été menées au sein des groupes «Justice en ligne» (EJUSTICE), «Questions de droit civil» (JUSTCIV) et «Coopération judiciaire en matière pénale» (COPEN) du Conseil, du réseau judiciaire européen en matière civile et commerciale et du réseau judiciaire européen en matière pénale. En publiant l’analyse d’impact initiale et en lançant une consultation publique, la Commission a touché un large éventail de parties prenantes, notamment les autorités nationales des États membres, des organisations non gouvernementales, des associations professionnelles, des organisations professionnelles et des particuliers. Les consultations ont mis en évidence un soutien aux objectifs des propositions. Les parties prenantes étaient favorables à une utilisation obligatoire plutôt que facultative du canal de communication numérique dans le cadre de la coopération judiciaire. Elles ont également soutenu la possibilité, pour les parties à une procédure transfrontière, de participer aux auditions par visioconférence ou par d’autres technologies de communication à distance. Si la plupart des parties prenantes se sont montrées favorables à la communication électronique obligatoire entre les personnes physiques et les entités juridiques et les juridictions et les autorités compétentes, il convient de maintenir la possibilité d’utiliser le support papier pour la communication avec les personnes physiques et les entités juridiques. La raison principale du maintien du caractère facultatif de la communication électronique est qu’il est essentiel de garantir l’accès à la justice des personnes vulnérables, des mineurs et des personnes qui ont besoin d’une assistance technique ou qui n’ont peut-être pas accès à des moyens numériques ou aux compétences requises. • Acquisition et utilisation de l’expertise La Commission a demandé à un contractant de préparer une étude afin d’étayer l’analyse d’impact. Le contractant a mené diverses activités de consultation des parties prenantes spécialement conçues aux fins de l’étude, parmi lesquelles l’organisation d’un groupe de discussion au niveau de l’Union européenne, une consultation des parties prenantes nationales sur les incidences des options stratégiques, une enquête nationale, des entretiens individuels, etc. Toutes les données recueillies ont servi de base à l’élaboration de la proposition, y compris l’analyse d’impact. La Commission s’est également appuyée sur la quantité considérable de données existantes concernant la numérisation de la justice dans l’Union européenne. Par exemple, les données du tableau de bord de la justice dans l’Union européenne, du rapport sur l’état de droit, de la Commission européenne pour l’efficacité de la justice (CEPE) du Conseil de l’Europe, et de l’étude sur la justice pénale numérique. • Analyse d’impact La présente proposition est étayée par une analyse d’impact, présentée dans le document de travail des services de la Commission qui l’accompagne. Le comité d’examen de la réglementation (CER) a examiné le projet d’analyse d’impact le 22 septembre 2021 et a rendu un avis favorable le 27 septembre 2021. Il a formulé les recommandations suivantes: 1) l’analyse de problèmes devrait être renforcée de façon à mettre en évidence les principaux problèmes que cette proposition est destinée à résoudre. Elle devrait être étayée par des preuves de la participation facultative à la numérisation, de la non-reconnaissance des documents, signatures ou cachets électroniques et de l’interopérabilité; 2) le rapport devrait expliquer de quelle façon cette proposition assurera la cohérence avec d’autres instruments de l’Union européenne destinés à améliorer la numérisation qui pourraient être utilisés dans la coopération judiciaire transfrontière. Il devrait également expliquer les raisons pour lesquelles les États membres n’exploitent pas pleinement les possibilités de numérisation existantes;

3) l’analyse d’impact devrait être étayée par une présentation claire des incidences, en particulier en ce qui concerne les coûts d’investissement et les parties prenantes concernées. Elle devrait reconnaître les incertitudes entourant les hypothèses formulées ainsi que leurs implications en ce qui concerne les incidences évaluées; 4) le rapport devrait contenir une évaluation des effets d’une augmentation potentielle des affaires transfrontières. Il devrait également contenir une analyse du risque que l’amélioration de l’accès à la justice et de l’efficacité de la coopération judiciaire transfrontière entraîne des retards dans le traitement des affaires en raison de l’accroissement de la charge de travail des juges et du temps nécessaire aux procédures judiciaires; 5) le rapport devrait clarifier les questions relatives à la protection des données et reconnaître que le passage du format papier au format numérique comporte d’autres risques. Il devrait aborder les sensibilités potentielles liées au fait que, si l’augmentation de la quantité de données disponibles au format numérique peut faciliter la transmission de ces données, elle peut aussi poser des problèmes de protection et de sécurité des données. Il convient de prendre en considération les préoccupations exprimées par les parties prenantes au sujet de la protection des données. Le CER a également joint des recommandations supplémentaires à la liste de contrôle de la qualité. En réponse aux recommandations du CER, les modifications suivantes ont été apportées à l’analyse d’impact: 1) la définition des problèmes a été reformulée de manière à refléter les problèmes réels analysés à la section 2; 2) la cohérence avec d’autres initiatives, telles qu’e‑CODEX et e‑IDAS, a été expliquée, de même que les liens avec le portail européen e‑Justice; 3) la section 6 relative aux incidences du scénario de base et des options stratégiques a été réorganisée, et les principales incidences (c’est-à-dire les incidences économiques et sociales, et les incidences sur les droits fondamentaux) ont été décrites pour chacune des options. Cette section traite également des répercussions de la proposition sur les principales parties prenantes; 4) des précisions ont été apportées, dans la section 6 relative aux incidences, quant à l’existence d’un risque potentiel d’augmentation du nombre d’affaires transfrontières et à la capacité du pouvoir judiciaire d’absorber une telle augmentation; 5) des précisions concernant la protection des données ont également été ajoutées à la section 6. En outre, l’analyse d’impact a été complétée par les données recueillies dans le cadre de l’étude devant étayer l’analyse et par celles issues de l’annexe 7 du rapport. L’analyse économique et les coûts pour les États membres ont été ajoutés au rapport. Les points de vue des parties prenantes consultées ont été exposés dans les sections correspondantes du rapport. Les recommandations techniques, telles que la fusion des résultats de la consultation publique avec l’annexe 2, la numérotation des pages des annexes et la suppression de l’annexe relative à la grille de la subsidiarité, ont été suivies. L’analyse d’impact a mis en évidence deux options stratégiques, l’une non législative et l’autre législative, comportant trois sous-options. D’autres options ont été écartées d’emblée. Une campagne promotionnelle sur l’utilisation des outils numériques et du système e‑CODEX pour communiquer dans les procédures judiciaires transfrontières a été écartée, car il a été considéré qu’une telle campagne ne saurait véritablement remplacer une mesure réglementaire et pourrait, en tout état de cause, être mise en œuvre dans le cadre du scénario de base. L’option de l’échange électronique d’informations et de données au moyen d’un système centralisé de l’Union européenne n’a pas été jugée appropriée, car elle était difficile à justifier du point de vue de la proportionnalité et de la subsidiarité. Qui plus est, tous les documents, informations et données seraient stockés dans l’infrastructure de la Commission ou dans l’infrastructure de l’entité gestionnaire du système (par exemple, eu‑LISA), alors que celles-ci ne seraient pas parties aux échanges transfrontières. Un système centralisé constituerait également un point unique de défaillance puisque toutes les données seraient stockées en un seul endroit tandis que, dans un système décentralisé, les données sont stockées par chaque État membre individuellement. Dans le scénario de base par rapport auquel les deux principales options ont été évaluées, il n’était envisagé aucune action visant à pousser plus avant la numérisation de la coopération judiciaire transfrontière et l’utilisation d’outils numériques afin d’améliorer l’accès à la justice. Le recours aux communications électroniques entre les autorités demeurerait donc facultatif. L’utilisation des signatures/cachets électroniques et les responsabilités en matière de protection des données resteraient fragmentées. Dès lors, les deux options envisagées au regard des objectifs exposés dans la proposition étaient l’adoption d’une recommandation de la Commission (option non législative) ou l’adoption d’un acte juridique – un règlement (option législative). L’option législative nécessiterait à la fois un règlement contenant des dispositions horizontales et des modifications des règlements existants de façon à assurer la cohérence, et une directive modifiant les directives et décisions-cadres existantes. L’option non législative consisterait en une mesure visant à inciter les États membres à utiliser le système e‑CODEX pour la communication numérique transfrontière et l’accès à la justice. Une recommandation de la Commission pourrait encourager les États membres à adopter une approche harmonisée de l’utilisation des communications électroniques, y compris la visioconférence et les documents, cachets et signatures électroniques. Compte tenu du caractère facultatif de cette approche, les États membres seraient libres de développer leurs propres outils numériques. Une telle mesure pourrait être réalisable d’un point de vue technique et fonctionnel. Le rapport coût-efficacité dépendrait de l’approche de la numérisation adoptée par chaque État membre, ainsi que de leurs besoins et ressources. Toutefois, en ce qui concerne la mesure dans laquelle l’option permet d’atteindre les objectifs de la proposition, une recommandation ne garantirait pas la mise en œuvre effective des outils numériques pour la communication, l’interopérabilité du canal numérique, l’acceptation des documents électroniques, ou des normes communes pour l’utilisation et la reconnaissance des services de confiance. Dans le cas de l’option législative, des mesures législatives (un règlement et une directive) seront adoptées. Un règlement contiendra des règles établissant un canal électronique sécurisé utilisant e‑CODEX (considéré comme la solution technique la plus appropriée dans l’analyse d’impact concernant la proposition de règlement de la Commission relative à e‑CODEX). Ce canal, qui constitue un système informatique décentralisé, sera utilisé pour la communication et l’échange d’informations, de données et de documents entre les juridictions et les autorités compétentes et, le cas échéant, avec les agences JAI et les organes de l’Union européenne. Des règles seront mises en place afin d’encadrer la communication entre les personnes physiques et les entités juridiques, ainsi que les juridictions et les autorités compétentes des États membres, y compris des règles relatives à l’utilisation de la visioconférence ou d’autres technologies de communication à distance. Les responsabilités des responsables du traitement et des sous-traitants seront définies. Cette option présuppose que les systèmes informatiques utilisés pour les échanges de décisions d’enquête européennes (DEE) et la signification ou notification d’actes/l’obtention de preuves, tels que développés par la Commission, soient étendus à l’ensemble des communications judiciaires transfrontières régies par les instruments de coopération judiciaire de l’Union. Les États membres pourront connecter leur système informatique national à un réseau décentralisé, ou utiliser la solution logicielle développée par la Commission et fournie gratuitement. Cela permettra une communication directe, entre les juridictions et/ou les autorités compétentes participant aux procédures, relevant des instruments de l’Union européenne dans le domaine de la coopération judiciaire transfrontière en matière civile, commerciale ou pénale. Trois sous-options ont été envisagées dans le cadre de l’option législative, à savoir a) l’utilisation obligatoire ou facultative du canal numérique; b) l’acceptation obligatoire ou facultative de la communication électronique en ce qui concerne les personnes physiques et morales; et c) l’approche réglementaire ou non réglementaire de l’utilisation et de la reconnaissance des services de confiance. Une directive modifiera les décisions-cadres et les directives existantes de façon à les aligner sur les dispositions du règlement. La comparaison des options stratégiques et des sous-options et leur évaluation au regard des objectifs de la proposition ont conduit à privilégier l’option législative. Cette option rendra obligatoire le recours à la communication numérique (sauf exceptions dûment justifiées) pour les communications entre les juridictions et les autorités compétentes (ainsi qu’entre celles-ci et les agences JAI et organes de l’Union). Elle obligera également les juridictions et les autorités compétentes à accepter les communications électroniques provenant de personnes physiques et morales, et établira une base juridique pour l’utilisation de la visioconférence ou d’autres technologies de communication à distance lors des auditions dans les affaires transfrontières, ainsi que pour l’utilisation et la reconnaissance des services de confiance. S’il est vrai que les juridictions et les autorités compétentes seront tenues d’accepter les communications électroniques provenant de personnes physiques et morales, l’utilisation du canal numérique sera facultative pour ces dernières. Elles seront libres d’utiliser des moyens de communication traditionnels, y compris le support papier, si elles le souhaitent. L’utilisation du canal numérique devrait avoir des effets positifs sur l’environnement du fait de la moindre utilisation de papier et d’envois postaux. Ces effets sur l’environnement sont essentiellement liés à l’adoption de moyens de communication électroniques et à une augmentation probable du recours à la visioconférence et à la communication à distance plutôt qu’aux auditions en personne. Bien que l’on puisse supposer que la production et le fonctionnement des équipements consommeront de l’énergie, l’incidence globale sur l’environnement sera positive. En ce qui concerne l’incidence économique, l’obligation de mettre en place un canal numérique contraindrait les États membres à engager de nouveaux investissements afin de développer l’infrastructure nécessaire pour interagir avec e‑CODEX. L’ampleur de ces investissements dépendrait de leur degré de numérisation actuel, de leur degré d’implication dans le projet e‑CODEX, de leur compatibilité avec les solutions actuelles et des possibilités de transmission électronique permises par le droit national. Toutefois, à long terme, la numérisation de la justice réduirait considérablement les coûts supportés par les systèmes judiciaires nationaux dans les procédures transfrontières. Elle aurait également une influence positive sur le processus de numérisation à l’échelon national.

La mise en place de moyens numériques en vue d’améliorer l’accès à la justice dans les affaires transfrontières civiles, commerciales et pénales aura des répercussions sur les particuliers et les entreprises, y compris les PME. La possibilité de déposer des réclamations et de communiquer par voie numérique avec les juridictions et les autorités compétentes, de même que la possibilité de participer aux auditions par visioconférence ou par d’autres technologies de communication à distance, faciliteront l’accès à la justice dans les procédures transfrontières. En effet, les particuliers disposeront d’une plus grande flexibilité pour saisir les tribunaux et participer aux auditions se déroulant dans un autre État membre. Les entreprises, y compris les PME, bénéficieront également d’un meilleur accès à la justice et d’une protection plus efficace de leurs droits, ce qui devrait stimuler et avoir un effet bénéfique sur les échanges transfrontières. La réduction des frais de procédure aura un effet indirect par l’amélioration de la compétitivité des entreprises, y compris des PME. L’économie annuelle globale moyenne ainsi réalisée au niveau de l’Union européenne est estimée à 23 372 900 EUR pour les frais d’affranchissement, et à 2 216 160 EUR pour les frais de papier, soit un total de 25 589 060 EUR. Pour leur part, les personnes physiques et morales économiseront 4 098 600 EUR de frais d’affranchissement et 388 800 EUR de frais de papier. La réduction du temps de communication permettra aux personnes physiques et morales d’économiser 2 700 000 jours par an en moyenne de temps consacré au courrier au niveau de l’Union européenne. Le temps moyen consacré au courrier sera ramené à zéro, ce qui se traduira par une réduction annuelle globale de la durée des procédures de 15 389 999 jours. L’utilisation du canal de communication numérique dans une procédure juridique spécifique n’engendrerait pas de frais supplémentaires pour les personnes physiques et morales ni pour les PME. Il suffirait de disposer d’un ordinateur et d’une connexion à l’internet. La numérisation de la communication entre les juridictions et les autorités compétentes permettra d’alléger la charge administrative. Selon l’analyse d’impact, le gain en ce qui concerne le travail de traitement au niveau des juridictions/autorités compétentes s’élèverait à 874 personnes‑années. • Réglementation affûtée et simplification La présente proposition vise à introduire des technologies numériques modernes dans l’accès à la justice et la coopération judiciaire transfrontière en matière civile, commerciale et pénale. Cette modernisation devrait permettre une communication plus rapide, moins coûteuse, plus sûre et plus fiable entre les autorités compétentes et avec les personnes physiques et morales. Toutes les personnes physiques et morales auront la possibilité de communiquer par voie numérique avec les juridictions et les autorités compétentes, et de participer aux auditions par visioconférence ou une autre technologie de communication à distance. La communication sur support papier sera maintenue pour ces personnes. L’utilisation de la communication numérique ne devrait pas générer de frais spécifiques pour les entreprises: il suffit qu’elles disposent d’un ordinateur et d’un accès à l’internet. Elles bénéficieront d’un meilleur accès à la justice et d’une protection plus efficace de leurs droits, ce qui devrait dynamiser les échanges transfrontières. De même, les PME participant à des opérations transfrontières devraient bénéficier directement de l’amélioration de l’accès à la justice, ainsi que d’une réduction des coûts et de la durée des procédures lorsqu’elles feront valoir leurs droits par-delà les frontières. Cela pourrait également inciter les PME à s’engager davantage dans des opérations transfrontières au sein de l’Union. La réduction des frais de procédure aura un effet indirect par l’amélioration de la compétitivité des PME. La possibilité, pour les citoyens, de déposer des réclamations et de communiquer par voie numérique avec les juridictions et les autorités compétentes ainsi que la possibilité de participer aux auditions par visioconférence ou par une autre technologie de communication à distance garantiront un meilleur accès à la justice dans les procédures transfrontières, lorsque celles-ci auront été numérisées. Ces outils numériques ne nécessiteront pas de frais ni d’investissements importants de la part des citoyens. Tout ce dont ils auront besoin, c’est d’un ordinateur et d’un accès à l’internet. La possibilité de communiquer sur support papier sera maintenue pour les citoyens qui ne possèdent pas de compétences numériques suffisantes, qui vivent dans des régions reculées ou dont les capacités personnelles ne leur permettent pas d’avoir un accès ininterrompu aux outils numériques. • Droits fondamentaux L’utilisation du canal de communication numérique entre les juridictions et les autorités compétentes des États membres contribuera à résorber les retards, à alléger la charge administrative et à faciliter et accélérer les échanges d’informations entre ces autorités. Le délai global de traitement des affaires s’en trouvera réduit, tout comme les frais de procédure. La possibilité, pour les personnes physiques et les entités juridiques, de déposer des réclamations et de communiquer par voie numérique avec les juridictions et les autorités compétentes ainsi que la possibilité de participer aux auditions par visioconférence ou par d’autres technologies de communication à distance garantiront un meilleur accès à la justice dans les procédures transfrontières, lorsque celles‑ci auront été numérisées. Afin de respecter les besoins des groupes défavorisés et des personnes vulnérables, la possibilité de communiquer sur support papier sera maintenue. La proposition établira un système informatique décentralisé pour les échanges entre les juridictions et les autorités compétentes, ainsi qu’entre ces entités et les personnes physiques ou morales. S’agissant d’un système décentralisé, l’entité chargée de la gestion opérationnelle des composants du système ne sera pas amenée à stocker ou à traiter des données. Selon qu’un point d’accès au système est exploité par une institution, une agence ou un organe de l’Union européenne, ou au niveau national, et selon les autorités nationales qui traitent les données à caractère personnel, et les finalités pour lesquelles ces données sont traitées, ce sera soit le règlement (UE) 2018/1725, soit le règlement général sur la protection des données, soit la directive (UE) 2016/680 qui s’appliquera.4.INCIDENCE BUDGÉTAIRE La mise en œuvre du règlement nécessitera la mise en place et la maintenance d’un système informatique décentralisé. Ce système constitue un réseau de systèmes informatiques nationaux et de points d’accès interopérables, dont le fonctionnement relèvera de la responsabilité et de la gestion individuelles de chaque État membre, institution, agence ou organe de l’Union, qui permet un échange d’informations transfrontière sécurisé et fiable. La Commission fournira aux États membres qui n’auraient pas encore mis au point des systèmes informatiques nationaux appropriés un logiciel de mise en œuvre de référence qu’ils pourront choisir d’utiliser. Le logiciel de mise en œuvre de référence sera fondé sur le système eEDES et sur le ou les systèmes informatiques de signification ou notification des actes/d’obtention de preuves. Ces systèmes électroniques suivent déjà une approche multifonctionnelle et pourraient être développés, ce qui permettrait d’éviter des dépenses inutiles. Les coûts d’investissement et d’exploitation de ces systèmes, y compris les coûts liés à la modification du portail européen e‑Justice afin de permettre les interactions entre les personnes physiques et morales et les juridictions et autorités compétentes dans les procédures transfrontières, sont présentés à l’annexe 9 de l’analyse d’impact. Le programme pour une Europe numérique est l’instrument de financement le plus approprié pour soutenir le développement et la maintenance du système informatique décentralisé et la création d’un point d’accès électronique européen sur le portail européen e‑Justice. Conformément aux objectifs généraux de soutien à la transformation numérique des domaines d’intérêt public, l’initiative répond directement aux objectifs du programme, à savoir permettre une communication électronique transfrontière homogène et sécurisée au sein des systèmes judiciaires et entre ces systèmes et les autres organes compétents dans le domaine de la justice civile et pénale, et favoriser l’accès à la justice. Les coûts pour les États membres seront relativement limités: un total de 8 100 000 EUR par an, soit 300 000 EUR par an et par État membre. Au cours des deux premières années, le coût de l’installation s’élèvera à 100 000 EUR par an et par État membre. Ce montant inclut le coût des équipements et les ressources humaines nécessaires à leur configuration. Les 200 000 EUR restants sont nécessaires pour fournir une assistance à un nombre croissant d’utilisateurs. À partir de la troisième année, il n’y aura plus de frais de matériel ni d’installation, mais uniquement des coûts liés à l’assistance aux utilisateurs et à la maintenance du système. Ces coûts sont estimés à 300 000 EUR par an. Le système e‑CODEX est une solution ouverte («open source») qui pourrait être utilisée gratuitement. Si les États membres sont supposés financer ces coûts par leur budget national, ils peuvent néanmoins solliciter un soutien financier de l’Union européenne au titre des programmes de financement pertinents, tels que le programme «Justice» et les instruments de la politique de cohésion. Il convient également de souligner que certains États membres utilisent déjà une version pilote d’e‑CODEX, qu’ils peuvent réutiliser et adapter aux nouvelles finalités. Les juridictions et les autorités compétentes qui ne sont pas équipées de matériel de visioconférence devront investir dans l’achat de ces équipements si elles souhaitent se prévaloir de la possibilité d’organiser des auditions à distance. 5.AUTRES ÉLÉMENTS • Plans de mise en œuvre et modalités de suivi, d’évaluation et d’information Aux fins du présent règlement, le système informatique décentralisé sera développé plus avant au moyen d’actes d’exécution adoptés par la Commission, lesquels préciseront les éléments suivants: ·les spécifications techniques définissant les méthodes de communication par voie électronique aux fins du système informatique décentralisé;

·les spécifications techniques des protocoles de communication; ·les objectifs en matière de sécurité de l’information et les mesures techniques pertinentes garantissant des normes minimales de sécurité de l’information et un niveau élevé de cybersécurité pour le traitement et la communication des informations au sein du système informatique décentralisé; ·les objectifs minimaux en matière de disponibilité et les éventuelles exigences techniques correspondantes pour les services fournis par le système informatique décentralisé. Un point d’accès électronique européen sera créé sur le portail européen e‑Justice, par la modification de la solution e‑CODEX déjà mise en place pour les petits litiges. Un système de suivi de l’instrument juridique proposé est envisagé, qui comprendra un ensemble complet d’indicateurs qualitatifs et quantitatifs et un processus de rapport clair et structuré. Il s’agit, grâce à ce système, de déterminer si l’instrument est mis en œuvre de manière efficace dans les États membres et s’il réussit à atteindre ses objectifs spécifiques. Une évaluation complète sera effectuée tous les cinq ans afin d’évaluer les incidences et les problèmes contextuels. Dans les cas où la communication électronique sera utilisée, le suivi sera facilité par la compilation automatique des données et l’utilisation des fonctions de création de rapports du système informatique décentralisé. Pour les données qui n’auront pas été collectées automatiquement, un échantillon de contrôle d’au moins une juridiction ou autorité compétente désignée par chaque État membre sera mis en place.• Explication détaillée de certaines dispositions de la proposition L’article 1er définit l’objet et le champ d’application du règlement. Le règlement établit le cadre juridique pour la communication électronique dans le contexte des procédures de coopération judiciaire transfrontières en matière civile, commerciale et pénale ainsi que de l’accès à la justice dans les affaires civiles et commerciales ayant une incidence transfrontière, conformément aux actes de l’Union européenne relatifs à la coopération judiciaire en matière civile, commerciale et pénale. Ces actes juridiques sont énumérés dans les deux annexes du règlement, dont l’annexe I comprend les actes juridiques en matière civile et commerciale, et l’annexe II, les actes juridiques en matière pénale. Le règlement établit également des règles concernant l’utilisation et la reconnaissance des services de confiance électroniques, les effets juridiques des documents électroniques, l’utilisation de la visioconférence ou d’autres technologies de communication à distance pour l’audition de personnes en matière civile, commerciale et pénale. Toutefois, il ne s’applique pas aux fins de l’obtention de preuves en matière civile et commerciale, ce domaine étant régi par un acte juridique distinct dans lequel il existe déjà des dispositions similaires concernant la numérisation. Le règlement ne prévoit pas de nouvelles procédures et ne s’applique qu’aux communications électroniques effectuées dans le contexte de procédures de coopération judiciaire transfrontières et de l’accès à la justice en matière civile, commerciale et pénale. L’article 2 définit les termes utilisés dans le règlement. L’article 3 dispose que la communication électronique entre les juridictions et les autorités compétentes s’effectue au moyen d’un système informatique décentralisé sécurisé et fiable. Ce système se compose de systèmes informatiques et de points d’accès interopérables, dont le fonctionnement relève de la responsabilité et de la gestion individuelles de chaque État membre, des agences JAI et des organes de l’Union européenne, et permet un échange transfrontière interopérable entre les autorités des différents États membres. L’utilisation du système est obligatoire, sauf en cas de perturbation du système ou dans d’autres circonstances particulières. L’article 4 établit le point d’accès électronique européen, qui se trouve sur le portail européen e‑Justice. Ce point d’accès électronique européen fait partie du système informatique décentralisé et peut être utilisé par des personnes physiques et morales pour des communications électroniques avec les juridictions et les autorités compétentes dans des affaires civiles et commerciales ayant une incidence transfrontière. L’article 5 impose aux juridictions et aux autorités compétentes des États membres d’accepter les communications électroniques provenant de personnes physiques et morales dans les procédures judiciaires, mais laisse à l’appréciation de celles-ci le choix des moyens électroniques utilisés. Il prévoit certains canaux de communication numériques, notamment le point d’accès électronique européen et les portails informatiques nationaux existants, lorsqu’ils sont développés par les États membres aux fins de la participation aux procédures judiciaires. L’article 6 exige des autorités compétentes qu’elles acceptent les communications électroniques provenant de personnes physiques et morales, plaçant ainsi ces communications sur le même pied que les communications sur support papier. L’article 7 fournit la base juridique et fixe les conditions d’utilisation de la visioconférence ou d’autres technologies de communication à distance dans les procédures civiles et commerciales transfrontières conformément aux actes juridiques énumérés à l’annexe I, et en matière civile et commerciale lorsque l’une des parties se trouve dans un autre État membre. Il renvoie au droit national de l’État membre qui organise la visioconférence. Cet article édicte également des règles supplémentaires concernant l’audition d’enfants par visioconférence ou toute autre technologie de communication à distance. L’article 8 fournit la base juridique et fixe les conditions d’utilisation de la visioconférence ou d’autres technologies de communication à distance en matière pénale. Il énonce également des règles supplémentaires concernant l’audition d’un suspect, d’une personne poursuivie ou d’une personne condamnée ainsi que concernant l’audition d’enfants par visioconférence ou d’autres technologies de communication à distance. L’article 9 énonce les règles relatives à l’utilisation de services de confiance (signatures et cachets électroniques) dans les communications électroniques régies par le règlement, en faisant référence au règlement e‑IDAS. L’article 10 exige que les documents électroniques ne soient pas privés d’effets juridiques au seul motif qu’ils se présentent sous forme électronique. L’article 11 fournit la base juridique pour le paiement électronique des frais, notamment par l’intermédiaire du portail européen e‑Justice. L’article 12 établit un cadre pour l’adoption des actes d’exécution par la Commission. L’article 13 charge la Commission de créer, de tenir à jour et de développer un logiciel de mise en œuvre de référence.

L’article 14 indique qui supporte le coût des différentes tâches de développement informatique. L’article 15 établit des règles relatives à la protection des données à caractère personnel échangées par des moyens numériques. Les articles 16 à 18 énoncent des règles de procédure, telles que les règles applicables à la procédure de comité, la base juridique permettant à la Commission de collecter et d’utiliser des données pour évaluer l’efficacité du règlement. Les articles 19 à 22 apportent des modifications aux règlements en matière civile et commerciale, énumérés à l’annexe I, de façon à y inclure une référence aux moyens de communication numériques tels qu’ils sont établis par le règlement et à éviter toute ambiguïté quant aux moyens de communication à utiliser en vertu des actes juridiques existants. L’article 23 apporte des modifications à un règlement en matière pénale, de façon à y inclure une référence aux moyens de communication numériques tels qu’ils sont établis par le règlement et à éviter toute ambiguïté quant aux moyens de communication à utiliser en vertu des actes juridiques existants. L’article 24 énonce les dispositions transitoires. L’article 25 dispose que le règlement entre en vigueur le vingtième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l’Union européenne. Il fixe également la date à laquelle le règlement commencera à s’appliquer. 2021/0394 (COD) Proposition de RÈGLEMENT DU PARLEMENT EUROPÉEN ET DU CONSEIL relatif à la numérisation de la coopération judiciaire et de l’accès à la justice dans les affaires transfrontières civiles, commerciales et pénales, et modifiant certains actes dans le domaine de la coopération judiciaire LE PARLEMENT EUROPÉEN ET LE CONSEIL DE L’UNION EUROPÉENNE, vu le traité sur le fonctionnement de l’Union européenne, et notamment son article 81, paragraphe 2, points e) et f), et son article 82, paragraphe 1, point d), vu la proposition de la Commission européenne, après transmission du projet d’acte législatif aux parlements nationaux, statuant conformément à la procédure législative ordinaire, considérant ce qui suit: (1)Dans sa communication du 2 décembre 2020 relative à la numérisation de la justice dans l’Union européenne, la Commission a souligné la nécessité de moderniser le cadre législatif des procédures transfrontières de l’Union en matière civile, commerciale et pénale, conformément au principe du «numérique par défaut», tout en mettant en place toutes les garanties nécessaires pour éviter l’exclusion sociale. (2)Faciliter l’accès à la justice des personnes physiques et morales, et faciliter la coopération judiciaire entre les États membres figurent parmi les principaux objectifs de l’espace de liberté, de sécurité et de justice inscrits au titre V, partie 3, du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne. (3)Aux fins du renforcement de la coopération judiciaire et de l’amélioration de l’accès à la justice, les actes juridiques de l’Union prévoyant la communication entre les autorités compétentes, y compris les agences et organes de l’Union, et entre les autorités compétentes et les personnes physiques et morales, devraient être complétés par la définition des conditions dans lesquelles cette communication peut être effectuée par des moyens numériques.

(4)Le présent règlement vise à améliorer l’efficacité et la rapidité des procédures judiciaires et à faciliter l’accès à la justice par la numérisation des canaux de communication existants, ce qui devrait permettre de réaliser des économies de coûts et de temps, de réduire la charge administrative et d’améliorer la résilience dans les situations de force majeure pour toutes les autorités intervenant dans la coopération judiciaire transfrontière. L’utilisation de canaux numériques de communication entre les autorités compétentes devrait réduire les délais de traitement des affaires, au bénéfice des personnes physiques et morales. Cela est aussi particulièrement important dans le domaine des procédures pénales transfrontières, dans le contexte de la lutte de l’Union contre la criminalité. À cet égard, le niveau élevé de sécurité que les canaux de communication numériques peuvent offrir constitue une avancée, également en ce qui concerne la protection des droits des personnes concernées ainsi que la protection de leur vie privée et de leurs données à caractère personnel. (5)Il est important de mettre au point des canaux appropriés pour faire en sorte que les systèmes judiciaires puissent coopérer efficacement par voie numérique. Il est donc essentiel de mettre en place, au niveau de l’Union, un instrument de technologie de l’information permettant un échange électronique transfrontière rapide, direct, interopérable, fiable et sûr de données relatives aux affaires entre les autorités compétentes. (6)Certains outils ont été mis au point pour permettre l’échange numérique de données relatives aux affaires, sans remplacer les systèmes informatiques existants déjà mis en place dans les États membres ni nécessiter des modifications coûteuses de ces systèmes. Le système e‑CODEX («e-Justice Communication via On-line Data Exchange») est le principal outil de ce type à avoir été créé à ce jour. (7)La mise en place de canaux numériques pour la communication transfrontière devrait contribuer directement à améliorer l’accès à la justice, en permettant aux personnes physiques et morales de demander la protection de leurs droits et d’introduire leurs réclamations, d’engager des procédures, d’échanger des données relatives à des affaires sous forme numérique avec les autorités judiciaires ou d’autres autorités compétentes, dans le cadre de procédures relevant du champ d’application du droit de l’Union en matière civile et commerciale. (8)Le présent règlement devrait couvrir la numérisation des communications écrites dans les affaires ayant une incidence transfrontière qui relèvent du champ d’application des actes juridiques de l’Union en matière civile, commerciale et pénale. Ces actes devraient être répertoriés dans les annexes du présent règlement. La communication écrite entre les autorités compétentes et les agences et organes de l’Union tels qu’Eurojust, lorsqu’elle est prévue par les actes juridiques énumérés à l’annexe II, devrait également être couverte par le présent règlement. Dans le même temps, la question de savoir si une affaire doit être considérée comme ayant une incidence transfrontière devrait être appréciée au regard des actes juridiques énumérés aux annexes I et II du présent règlement. Celui-ci ne devrait pas s’appliquer lorsque les instruments énumérés dans ses annexes I et II prévoient explicitement qu’une procédure de communication entre autorités compétentes devrait être régie par le droit national. (9)Le présent règlement ne devrait pas s’appliquer à la signification ou à la notification d’actes en vertu du règlement (UE) 2020/1784 du Parlement européen et du Conseil et du règlement (CE) nº 1393/2007 du Parlement européen et du Conseil, ni à l’obtention de preuves en vertu du règlement (UE) 2020/1783 du Parlement européen et du Conseil et du règlement (CE) nº 1206/2001 du Conseil, lesquels édictent déjà leurs propres règles en matière de numérisation de la coopération judiciaire. (10)Afin de garantir une communication sécurisée, rapide, interopérable, confidentielle et fiable entre les États membres aux fins des procédures judiciaires transfrontières en matière civile, commerciale et pénale, il convient d’utiliser des technologies de communication modernes appropriées, pour autant que certaines conditions soient remplies en ce qui concerne l’intégrité et la fiabilité du document reçu et l’identification des participants à la communication. Il y a donc lieu d’utiliser un système informatique décentralisé sûr et fiable, et il est nécessaire de mettre en place un tel système informatique pour effectuer les échanges de données dans le cadre de procédures judiciaires transfrontières. Par son caractère décentralisé, ce système informatique permettrait des échanges de données sécurisés exclusivement d’un État membre à l’autre, sans que l’une ou l’autre des institutions de l’Union intervienne dans la teneur de ces échanges. (11)Le système informatique décentralisé devrait être composé des systèmes dorsaux des États membres et des agences et organes de l’Union, ainsi que des points d’accès interopérables, par l’intermédiaire desquels ils sont interconnectés. Les points d’accès du système informatique décentralisé devraient être basés sur e‑CODEX. (12)Aux fins du présent règlement, les États membres devraient pouvoir utiliser un logiciel mis au point par la Commission (logiciel de mise en œuvre de référence) au lieu d’un système informatique national. La Commission devrait être chargée de la création, de la tenue à jour et du développement de ce logiciel de mise en œuvre de référence conformément aux principes de protection des données dès la conception et par défaut. Elle devrait concevoir, développer et tenir à jour le logiciel de mise en œuvre de référence dans le respect des exigences et principes en matière de protection des données énoncés dans le règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil et le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil, en particulier les principes de protection des données dès la conception et par défaut, et la garantie d’un niveau élevé de cybersécurité. Le logiciel de mise en œuvre de référence devrait également comprendre des mesures techniques appropriées et rendre possible les mesures organisationnelles nécessaires pour assurer un niveau de sécurité et d’interopérabilité adapté à l’échange d’informations dans le cadre des procédures judiciaires transfrontières. (13)Afin que les demandeurs puissent bénéficier d’une assistance rapide, sûre et efficace, il convient que la communication écrite entre les autorités compétentes, telles que les juridictions et les autorités centrales établies en vertu du règlement (CE) nº 4/2009 du Conseil et du règlement (UE) 2019/1111 du Conseil, s’effectue, en règle générale, au moyen du système informatique décentralisé. D’autres moyens de communication peuvent être utilisés dans des cas exceptionnels, s’ils s’avèrent plus appropriés pour garantir la flexibilité. Toutefois, le système informatique décentralisé devrait toujours être considéré comme le moyen le plus approprié pour l’échange de formulaires entre autorités compétentes établies par les actes juridiques énumérés aux annexes I et II du présent règlement. (14)Il se peut que la transmission par l’intermédiaire du système informatique décentralisé soit impossible en raison d’une perturbation du système, ou lorsque la nature du contenu à transmettre rend la transmission par des moyens numériques irréalisable, comme dans le cas de preuves physiques ou matérielles. Lorsque le système informatique décentralisé n’est pas utilisé, il convient d’effectuer la communication par les moyens alternatifs les plus appropriés. De tels moyens alternatifs devraient impliquer, entre autres, une transmission effectuée aussi rapidement que possible et de manière sécurisée par d’autres moyens électroniques sécurisés ou par l’intermédiaire des services postaux. (15)D’autres moyens de communication pourraient être plus appropriés pour garantir la flexibilité de la coopération judiciaire dans certaines procédures judiciaires transfrontières. Tel pourrait être le cas, notamment, pour la communication directe entre les juridictions en vertu du règlement (UE) 2019/1111 et du règlement (UE) 2015/848 du Parlement européen et du Conseil, ainsi que pour la communication directe entre les autorités compétentes en vertu des actes juridiques de l’Union en matière pénale. Dans pareils cas, des moyens de communication moins formels, tels que le courrier électronique, pourraient être utilisés. (16)Quant aux composants du système informatique décentralisé, qui relèvent de la responsabilité de l’Union, l’entité chargée de leur gestion devrait disposer de ressources suffisantes pour en assurer le bon fonctionnement. (17)Afin de faciliter l’accès des personnes physiques et morales aux autorités compétentes, le présent règlement devrait établir un point d’accès au niveau de l’Union (point d’accès électronique européen), dans le cadre du système informatique décentralisé, par lequel les personnes physiques et morales devraient pouvoir introduire des réclamations et des demandes, envoyer et recevoir des informations utiles à une procédure et communiquer avec les autorités compétentes, pour les affaires relevant du présent règlement. Le point d’accès électronique européen devrait être hébergé sur le portail européen e‑Justice, qui sert de guichet unique pour les informations et services judiciaires dans l’Union. (18)Les États membres devraient être chargés de la mise en place, de la maintenance et du développement de portails électroniques nationaux (portails informatiques nationaux) aux fins de la communication électronique entre les personnes physiques et morales et les différentes autorités compétentes dans les procédures relevant des actes juridiques énumérés à l’annexe I. (19)Dans le contexte de la communication entre des personnes physiques ou morales et les autorités compétentes dans les affaires transfrontières, il convient d’utiliser la communication électronique comme substitut aux moyens de communication existants. Néanmoins, afin de garantir que l’accès à la justice par des moyens numériques ne contribue pas à accentuer la fracture numérique, le choix entre les moyens de communication électroniques, comme le prévoit le présent règlement, et les autres moyens de communication devrait être laissé à l’appréciation des personnes concernées. Il est particulièrement important de laisser cette liberté de choix afin de tenir compte de la situation spécifique des groupes défavorisés et des personnes en situation de vulnérabilité, comme les enfants ou les personnes âgées, qui ne disposent pas toujours des moyens techniques ou des compétences numériques nécessaires pour accéder aux services numériques. (20)Afin d’accroître la communication et la transmission transfrontières de documents au moyen du système informatique décentralisé, du point d’accès électronique européen et des portails informatiques nationaux, le cas échéant, il convient de ne pas priver ces documents d’effet juridique et de ne pas les déclarer irrecevables dans le cadre d’une procédure au seul motif qu’ils se présentent sous une forme électronique. Toutefois, ce principe devrait s’entendre sans préjudice de l’appréciation des effets juridiques ou de la recevabilité de tels documents, qui peuvent constituer des moyens de preuve conformément au droit national. Il devrait également s’entendre sans préjudice des dispositions de droit national concernant la conversion de documents. (21)Afin de faciliter les auditions dans les procédures civiles, commerciales et pénales ayant une incidence transfrontière, le présent règlement devrait prévoir le recours facultatif à la visioconférence ou à d’autres technologies de communication à distance pour la participation des parties à ces auditions. La procédure de mise en œuvre et de conduite des auditions par visioconférence ou une autre technologie de communication à distance devrait être régie par le droit de l’État membre qui organise la visioconférence. La conduite d’une audition par visioconférence ou une autre technologie de communication à distance ne devrait pas être refusée au seul motif qu’il n’existe pas de dispositions nationales régissant l’utilisation des technologies de communication à distance. Dans de tels cas, les règles les plus appropriées prévues par le droit national, telles que les règles relatives à l’obtention des preuves, devraient s’appliquer mutatis mutandis. (22)Le présent règlement ne devrait pas s’appliquer à l’utilisation de la visioconférence ou d’autres technologies de communication à distance dans des procédures civiles, commerciales et pénales lorsque cette utilisation est déjà prévue dans les actes juridiques énumérés aux annexes I et II. (23)Le règlement (UE) nº 910/2014 du Parlement européen et du Conseil établit un cadre réglementaire commun de l’Union pour la reconnaissance des moyens d’identification électronique et des services de confiance électroniques (signatures électroniques, cachets électroniques, horodatages, services de livraison électronique et authentification de site web) qui sont reconnus par-delà les frontières comme ayant le même statut juridique que leurs équivalents physiques. Par conséquent, le présent règlement devrait appliquer les services de confiance e‑IDAS aux fins de la communication numérique.

(24)Dans les affaires ayant une incidence transfrontière qui relèvent du champ d’application des actes juridiques de l’Union en matière civile et commerciale, il devrait être possible, par souci de facilité, de payer les frais par voie électronique dans un environnement en ligne, au moyen de modes de paiement couramment utilisés dans l’ensemble de l’Union, tels que les cartes de crédit, les cartes de débit, les portefeuilles électroniques et les virements bancaires. (25)Il est nécessaire, pour garantir la pleine réalisation des objectifs du présent règlement et pour assurer l’alignement des actes juridiques existants de l’Union en matière civile, commerciale et pénale sur ledit règlement, d’apporter des modifications aux actes juridiques suivants: le règlement (CE) nº 1896/2006 du Parlement européen et du Conseil, le règlement (CE) nº 861/2007 du Parlement européen et du Conseil, le règlement (CE) nº 655/2014 du Parlement européen et du Conseil, le règlement (UE) 2015/848 du Parlement européen et du Conseil, et le règlement (UE) 2018/1805 du Parlement européen et du Conseil. Ces modifications ont pour but de garantir que la communication se déroule conformément aux règles et aux principes énoncés dans le présent règlement. Les modifications apportées aux directives et décisions-cadres en matière civile, commerciale et pénale sont adoptées dans une directive …/… du Parlement européen et du Conseil [directive modificative]. (26)Conformément aux points 22 et 23 de l’accord interinstitutionnel du 13 avril 2016 intitulé «Mieux légiférer», la Commission devrait évaluer le présent règlement sur la base des informations collectées selon des modalités de suivi spécifiques pour chacun des actes juridiques, énumérés aux annexes I et II du présent règlement, afin d’apprécier les effets réels de celui-ci et la nécessité de toute nouvelle action éventuelle. (27)Le logiciel de mise en œuvre de référence développé par la Commission en tant que système dorsal devrait être programmé en vue de collecter les données nécessaires à des fins de suivi, et ces données devraient être transmises à la Commission. Lorsque les États membres choisissent d’utiliser un système informatique national en lieu et place du logiciel de mise en œuvre de référence développé par la Commission, ce système peut être équipé pour être programmé en vue de collecter ces données et, dans ce cas, ces données devraient être transmises à la Commission. (28)Dans les cas où les données ne peuvent pas être collectées automatiquement, et afin d’alléger les charges administratives liées à la collecte des données, chaque État membre devrait désigner au moins une juridiction ou une autorité compétente aux fins de l’établissement d’un échantillon de contrôle. La juridiction ou l’autorité compétente ainsi désignée devrait être chargée de collecter et de fournir à la Commission des données relatives à ses propres procédures, qui devraient servir à donner une estimation, au niveau d’un État membre donné, des données nécessaires à l’évaluation du présent règlement. La juridiction ou l’autorité compétente désignée devrait être représentative du champ d’application du règlement dans la mesure où celui-ci couvre les instruments de l’Union en matière civile, commerciale et pénale. Dans les domaines dans lesquels des autorités autres que des juridictions ou des procureurs, telles que les notaires, sont considérées comme des autorités compétentes au sens du présent règlement, l’échantillon de contrôle désigné devrait également être représentatif de leur mise en œuvre du règlement. (29)L’application du présent règlement devrait s’entendre sans préjudice des droits procéduraux consacrés par la charte des droits fondamentaux de l’Union européenne et le droit de l’Union, comme les directives relatives aux droits procéduraux, et en particulier du droit à un interprète, du droit d’accès à un avocat, du droit d’accès au dossier, du droit à l’aide juridictionnelle et du droit d’assister à son procès. (30)Le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil et la directive (UE) 2016/680 du Parlement européen et du Conseil s’appliquent au traitement des données à caractère personnel effectué dans le système informatique décentralisé. Afin de clarifier la responsabilité en ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel envoyées ou reçues par l’intermédiaire du système informatique décentralisé, le présent règlement devrait indiquer le responsable du traitement des données à caractère personnel. À cette fin, chaque entité expéditrice ou destinataire devrait être considérée comme ayant déterminé séparément la finalité du traitement des données à caractère personnel et les moyens utilisés pour ledit traitement. (31)Afin de garantir l’uniformité des conditions de mise en œuvre du présent règlement en ce qui concerne l’établissement du système informatique décentralisé, il convient de conférer des compétences d’exécution à la Commission. Ces compétences devraient être exercées conformément au règlement (UE) nº 182/2011 du Parlement européen et du Conseil. (32)Étant donné que la numérisation de la coopération judiciaire transfrontière ne peut pas être réalisée de manière suffisamment harmonisée par les États membres agissant seuls, pour des raisons telles que l’absence de garantie quant à l’interopérabilité des systèmes informatiques des États membres et des agences et organes de l’Union, mais qu’elle peut être réalisée de façon plus complète par une action coordonnée à l’échelle de l’Union, celle-ci peut adopter des mesures, conformément au principe de subsidiarité énoncé à l’article 5 du traité sur l’Union européenne. Conformément au principe de proportionnalité énoncé audit article, le présent règlement n’excède pas ce qui est nécessaire pour atteindre ces objectifs. (33)Conformément aux articles 1er et 2 du protocole nº 22 sur la position du Danemark annexé au traité sur l’Union européenne et au traité sur le fonctionnement de l’Union européenne, le Danemark ne participe pas à l’adoption du présent règlement et n’est pas lié par celui-ci ni soumis à son application. (34)Conformément aux articles 1er et 2, et à l’article 4 bis, paragraphe 1, du protocole nº 21 sur la position du Royaume-Uni et de l’Irlande à l’égard de l’espace de liberté, de sécurité et de justice, annexé au traité sur l’Union européenne et au traité sur le fonctionnement de l’Union européenne, et sans préjudice de l’article 4 dudit protocole, l’Irlande ne participe pas à l’adoption du présent règlement et n’est pas liée par celui-ci ni soumise à son application. OU Conformément à l’article 3 et à l’article 4 bis, paragraphe 1, du protocole nº 21 sur la position du Royaume-Uni et de l’Irlande à l’égard de l’espace de liberté, de sécurité et de justice, annexé au traité sur l’Union européenne et au traité sur le fonctionnement de l’Union européenne, l’Irlande a notifié [, par lettre du …,] son souhait de participer à l’adoption et à l’application du présent règlement. (35)Le Contrôleur européen de la protection des données a été consulté conformément à l’article 42, paragraphe 1, du règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil, et a rendu un avis le […], ONT ADOPTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT: CHAPITRE PREMIER

DISPOSITIONS GÉNÉRALES Article premier

Objet et champ d’application 1.Le présent règlement établit un cadre juridique pour les communications électroniques entre les autorités compétentes dans le cadre des procédures de coopération judiciaire en matière civile, commerciale et pénale, et pour les communications électroniques entre les personnes physiques ou morales et les autorités compétentes dans le cadre des procédures judiciaires en matière civile, commerciale et pénale. Il établit également des règles concernant:

(a)l’utilisation de la visioconférence ou d’autres technologies de communication à distance à des fins autres que l’obtention de preuves en vertu du règlement (UE) 2020/1783; (b)l’application de services de confiance électroniques; (c)les effets juridiques des documents électroniques; (d)le paiement électronique des frais. 2.Le présent règlement s’applique: (a)aux communications électroniques entre autorités compétentes dans le cadre des actes juridiques énumérés aux annexes I et II; (b)aux communications électroniques entre des personnes physiques ou morales et les autorités compétentes, ainsi qu’au paiement électronique des frais dans les affaires civiles et commerciales transfrontières, dans le cadre des actes juridiques énumérés à l’annexe I; et (c)à la visioconférence dans les procédures relevant du champ d’application des actes juridiques énumérés aux annexes I et II ou dans les affaires civiles et commerciales, lorsque l’une des parties est présente dans un autre État membre. Article 2

Définitions Aux fins du présent règlement, on entend par: (1)«autorités compétentes», les juridictions, les procureurs, les agences et organes de l’Union et les autres autorités participant aux procédures de coopération judiciaire conformément aux dispositions des actes juridiques énumérés aux annexes I et II; (2)«communication électronique», l’échange numérique d’informations par l’intermédiaire de l’internet ou d’un autre réseau de communication électronique; (3)«document électronique», un document transmis dans le cadre d’une communication électronique, en ce compris les documents papier numérisés; (4)«système informatique décentralisé», un réseau de systèmes informatiques et de points d’accès interopérables, dont le fonctionnement relève de la responsabilité et de la gestion individuelles de chaque État membre, agence ou organe de l’Union, qui permet un échange d’informations transfrontière sécurisé et fiable; (5)«point d’accès électronique européen», un point d’accès interopérable dans le cadre du système informatique décentralisé, accessible aux personnes physiques et morales dans l’ensemble de l’Union; (6) «frais», les paiements perçus par les autorités compétentes dans le cadre des procédures engagées en vertu des actes juridiques énumérés à l’annexe I. CHAPITRE II

COMMUNICATION ENTRE AUTORITÉS COMPÉTENTES Article 3

Moyens de communication entre autorités compétentes 1.La communication écrite entre autorités compétentes dans les affaires relevant du champ d’application des actes juridiques énumérés aux annexes I et II, y compris l’échange de formulaires établis par ces actes, s’effectue au moyen d’un système informatique décentralisé sûr et fiable.

2.Lorsque la communication électronique conformément au paragraphe 1 s’avère impossible en raison d’une perturbation du système informatique décentralisé, de la nature des pièces transmises ou de circonstances exceptionnelles, la transmission est effectuée par les moyens alternatifs les plus rapides et les plus appropriés, en tenant compte de la nécessité d’assurer la fiabilité et la sécurité de l’échange d’informations. 3.Lorsque l’utilisation du système informatique décentralisé n’est pas appropriée au regard des circonstances particulières de la communication en question, tout autre moyen de communication peut être utilisé. 4.Le paragraphe 3 du présent article ne s’applique pas à l’échange de formulaires prévus par les instruments énumérés aux annexes I et II. CHAPITRE III

COMMUNICATION ENTRE DES PERSONNES PHYSIQUES OU MORALES ET LES AUTORITÉS COMPÉTENTES DANS LE CADRE D’AFFAIRES CIVILES ET COMMERCIALES Article 4

Création d’un point d’accès électronique européen 1.Un point d’accès électronique européen est établi sur le portail européen e‑Justice, aux fins des communications électroniques entre des personnes physiques ou morales et les autorités compétentes dans le cadre d’affaires relevant du champ d’application des actes juridiques énumérés à l’annexe I. 2.La Commission est responsable de la gestion technique, du développement, de la maintenance, de la sécurité et du support du point d’accès électronique européen. 3.Le point d’accès électronique européen permet aux personnes physiques et morales de déposer des réclamations, d’introduire des demandes, d’envoyer et de recevoir des informations nécessaires à la procédure et de communiquer avec les autorités compétentes. Article 5

Moyens de communication entre des personnes physiques ou morales et les autorités compétentes 1.La communication écrite entre des personnes physiques ou morales et les autorités compétentes relevant du champ d’application des actes juridiques énumérés à l’annexe I peut être effectuée par les moyens électroniques suivants: (a)le point d’accès électronique européen; ou (b)les portails informatiques nationaux, le cas échéant. 2.Les autorités compétentes communiquent avec les personnes physiques et morales par l’intermédiaire du point d’accès électronique européen, lorsque la personne physique ou morale concernée a donné préalablement son consentement exprès à l’utilisation de ce moyen de communication. 3.La communication visée au paragraphe 1 est considérée comme équivalente à une communication écrite en vertu des règles de procédure applicables. Article 6

Obligation d’accepter les communications électroniques Les autorités compétentes acceptent les communications électroniques effectuées conformément à l’article 5, paragraphe 1, transmises par l’intermédiaire du point d’accès électronique européen ou des portails informatiques nationaux, le cas échéant. CHAPITRE IV

AUDITION PAR VISIOCONFÉRENCE OU UNE AUTRE TECHNOLOGIE DE COMMUNICATION À DISTANCE Article 7

Audition par visioconférence ou une autre technologie de communication à distance dans les affaires civiles et commerciales

1.Sans préjudice des dispositions spécifiques régissant l’utilisation de la visioconférence ou d’autres technologies de communication à distance dans les procédures relevant des actes juridiques énumérés à l’annexe I, et à la demande d’une partie à une procédure relevant du champ d’application de ces actes juridiques ou dans d’autres affaires civiles et commerciales lorsque l’une des parties est présente dans un autre État membre, ou à la demande de leur représentant légal ou autorisé, les autorités compétentes autorisent leur participation à une audition par visioconférence ou une autre technologie de communication à distance, à condition que: (a)cette technologie soit disponible; et (b)que l’autre ou les autres parties à la procédure aient eu la possibilité de présenter un avis sur l’utilisation de la visioconférence ou d’une autre technologie de communication à distance. 2.L’autorité compétente peut refuser une demande d’audition par visioconférence ou par une autre technologie de communication à distance lorsque les circonstances particulières de l’affaire ne sont pas compatibles avec l’utilisation de cette technologie. 3.Les autorités compétentes peuvent, de leur propre initiative, autoriser la participation des parties à des auditions par visioconférence, à condition que toutes les parties à la procédure aient eu la possibilité de présenter un avis sur l’utilisation de la visioconférence ou d’une autre technologie de communication à distance. 4.Sous réserve du présent règlement, la procédure de demande et de conduite d’une visioconférence est régie par le droit national de l’État membre qui l’organise. 5.Les demandes au titre du paragraphe 1 peuvent être soumises par l’intermédiaire du point d’accès électronique européen et des portails informatiques nationaux, le cas échéant. Article 8

Audition par visioconférence ou une autre technologie de communication à distance dans les procédures pénales 1.Lorsque l’autorité compétente d’un État membre demande l’audition d’un suspect, d’une personne poursuivie ou d’une personne condamnée dans le cadre d’une procédure relevant des actes juridiques énumérés à l’annexe II, l’autorité compétente autorise sa participation à l’audition par visioconférence ou par une autre technologie de communication à distance, à condition que: (a)cette technologie soit disponible; et (b)les circonstances particulières de l’affaire justifient le recours à cette technologie; (c)les suspects, les personnes poursuivies ou les personnes condamnées aient exprimé leur consentement à l’utilisation de la visioconférence ou d’une autre technologie de communication à distance. Avant d’exprimer son consentement à l’utilisation de la visioconférence ou d’une autre technologie de communication à distance, le suspect ou la personne poursuivie a la possibilité de solliciter l’avis d’un avocat conformément à la directive 2013/48/UE. 2.Le paragraphe 1 s’entend sans préjudice des dispositions régissant l’utilisation de la visioconférence ou d’autres technologies de communication à distance dans les actes juridiques énumérés à l’annexe II. 3.Sous réserve du présent règlement, la procédure de conduite d’une visioconférence est régie par le droit national de l’État membre qui l’organise. 4.La confidentialité des communications entre les suspects, les personnes poursuivies ou les personnes condamnées et leur avocat avant et pendant l’audition par visioconférence ou une autre technologie de communication à distance est garantie. 5.Avant l’audition d’un enfant par visioconférence ou une autre technologie de communication à distance, les titulaires de la responsabilité parentale tels que définis à l’article 3, point 2), de la directive (UE) 2016/800 du Parlement européen et du Conseil ou un autre adulte approprié visé à l’article 5, paragraphe 2, de ladite directive sont informés rapidement de pareille audition. Lorsqu’elle décide s’il y a lieu d’entendre un enfant par visioconférence ou par une autre technologie de communication à distance, l’autorité compétente tient compte de l’intérêt supérieur de l’enfant. 6.Lorsque l’enregistrement des auditions est prévu par le droit national d’un État membre pour les affaires nationales, les mêmes règles s’appliquent également aux auditions par visioconférence ou par une autre technologie de communication à distance dans les affaires transfrontières. Les États membres prennent les mesures appropriées pour s’assurer que ces enregistrements sont sécurisés et ne sont pas rendus publics. 7.Un suspect, une personne poursuivie et la personne condamnée ont droit à un recours juridictionnel effectif en vertu du droit national en cas de violation du présent article. CHAPITRE V

SERVICES DE CONFIANCE, EFFETS JURIDIQUES DES DOCUMENTS ÉLECTRONIQUES ET PAIEMENT ÉLECTRONIQUE DES FRAIS

Article 9

Signatures et cachets électroniques 1.Le cadre juridique général régissant l’utilisation des services de confiance exposé dans le règlement (UE) nº 910/2014 s’applique aux communications électroniques relevant du présent règlement. 2.Lorsqu’un document transmis dans le cadre d’une communication électronique visée à l’article 3 du présent règlement exige ou porte un cachet ou une signature manuscrite, ceux-ci peuvent être remplacés par des «cachets électroniques qualifiés» ou des «signatures électroniques qualifiées» au sens du règlement (UE) nº 910/2014. 3.Lorsqu’un document transmis dans le cadre d’une communication électronique visée à l’article 5 du présent règlement exige ou porte un cachet ou une signature manuscrite, ceux-ci peuvent être remplacés par des cachets électroniques avancés, des signatures électroniques avancées, des cachets électroniques qualifiés ou des signatures électroniques qualifiées au sens du règlement (UE) nº 910/2014. Article 10

Effets juridiques des documents électroniques Les documents transmis dans le cadre d’une communication électronique ne sont pas privés d’effet juridique et ne sont pas considérés comme irrecevables dans le cadre de procédures judiciaires transfrontières relevant des actes juridiques énumérés aux annexes I et II au seul motif qu’ils se présentent sous forme électronique. Article 11

Paiement électronique des frais 1.Les États membres prévoient la possibilité de payer les frais par voie électronique, y compris à partir d’États membres autres que celui dans lequel est située l’autorité compétente. 2.Les États membres mettent en place des moyens techniques permettant le paiement des frais visés au paragraphe 1 par l’intermédiaire du point d’accès électronique européen. CHAPITRE VI

DISPOSITIONS PROCÉDURALES ET ÉVALUATION Article 12

Adoption d’actes d’exécution par la Commission 1.La Commission adopte des actes d’exécution qui établissent le système informatique décentralisé, lesquels actes précisent les éléments suivants: (a)les spécifications techniques définissant les méthodes de communication par voie électronique aux fins du système informatique décentralisé; (b)les spécifications techniques des protocoles de communication; (c)les objectifs en matière de sécurité de l’information et les mesures techniques pertinentes garantissant des normes minimales de sécurité de l’information et un niveau élevé de cybersécurité pour le traitement et la communication des informations au sein du système informatique décentralisé; (d)les objectifs minimaux en matière de disponibilité et les éventuelles exigences techniques correspondantes pour les services fournis par le système informatique décentralisé. 2.Les actes d’exécution visés au paragraphe 1 du présent article sont adoptés conformément à la procédure d’examen visée à l’article 16. 3.Les actes d’exécution établissant le système informatique décentralisé pour les actes juridiques énumérés à l’annexe I, points 3 et 4, et les actes juridiques énumérés à l’annexe II, points 2, 6 et 10, sont adoptés au plus tard [deux ans après l’entrée en vigueur]. 4.Les actes d’exécution établissant le système informatique décentralisé pour les actes juridiques énumérés à l’annexe I, points 1, 8 et 9, et l’acte juridique indiqué à l’annexe II, point 11, sont adoptés au plus tard [trois ans après l’entrée en vigueur].

5.Les actes d’exécution établissant le système informatique décentralisé pour les actes juridiques énumérés à l’annexe I, points 6, 10 et 11, et les actes juridiques énumérés à l’annexe II, points 3, 4, 5 et 9, sont adoptés au plus tard [cinq ans après l’entrée en vigueur]. 6.Les actes d’exécution établissant le système informatique décentralisé pour les actes juridiques énumérés à l’annexe I, points 2, 5, 7 et 12, et les actes juridiques énumérés à l’annexe II, points 1, 7 et 8, sont adoptés au plus tard [six ans après l’entrée en vigueur]. Article 13

Logiciel de mise en œuvre de référence 1.La Commission est chargée de la création, de la tenue à jour et du développement d’un logiciel de mise en œuvre de référence que les États membres peuvent choisir d’utiliser comme système dorsal en lieu et place d’un système informatique national. La création, la tenue à jour et le développement du logiciel de mise en œuvre de référence sont financés par le budget général de l’Union. 2.La Commission assure la fourniture, la tenue à jour et le support du logiciel de mise en œuvre de référence à titre gratuit. Article 14

Coûts liés au système informatique décentralisé, au point d’accès électronique européen et aux portails informatiques nationaux 1.Chaque État membre supporte les coûts d’installation, d’exploitation et de maintenance des points d’accès du système informatique décentralisé qui sont situés sur son territoire. 2.Chaque État membre supporte les coûts de création et d’adaptation de ses systèmes informatiques nationaux nécessaires pour permettre l’interopérabilité de ces systèmes avec les points d’accès, ainsi que les coûts de gestion, d’exploitation et de maintenance de ces systèmes. 3.Les États membres ne sont pas empêchés de solliciter des subventions pour financer les activités visées aux paragraphes 1 et 2, au titre des programmes financiers pertinents de l’Union. 4.Les agences et organes de l’Union supportent les coûts d’installation, d’exploitation et de maintenance des composants du système informatique décentralisé relevant de leur responsabilité. 5.Les agences et organes de l’Union supportent les coûts de création et d’adaptation de leurs systèmes de gestion des dossiers nécessaires pour permettre l’interopérabilité de ces systèmes avec les points d’accès, ainsi que les coûts de gestion, d’exploitation et de maintenance de ces systèmes. 6.La Commission supporte tous les coûts liés au point d’accès électronique européen. Article 15

Protection des informations transmises 1.L’autorité compétente est considérée comme étant la responsable du traitement au sens du règlement (UE) 2016/679, du règlement (UE) 2018/1725 ou de la directive (UE) 2016/680 en ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel envoyées ou reçues par l’intermédiaire du système informatique décentralisé. 2.La Commission est considérée comme étant la responsable du traitement au sens du règlement (UE) 2018/1725 en ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel par le point d’accès électronique européen. 3.Les autorités compétentes veillent à ce que les informations qui sont considérées comme confidentielles dans l’État membre à partir duquel les informations sont envoyées et qui sont transmises à une autre autorité compétente dans le cadre de procédures judiciaires transfrontières demeurent confidentielles conformément au droit national de l’État membre vers lequel les informations sont transmises. Article 16

Procédure de comité 1.La Commission est assistée par un comité. Ledit comité est un comité au sens du règlement (UE) nº 182/2011. 2.Lorsqu’il est fait référence au présent paragraphe, l’article 5 du règlement (UE) nº 182/2011 s’applique. Article 17

Contrôle et évaluation

1.Tous les cinq ans après la date d’application de l’article 25, la Commission procède à une évaluation du présent règlement et présente au Parlement européen et au Conseil un rapport étayé par des informations fournies par les États membres et collectées par la Commission. 2.À compter du […] 2025, à moins qu’une procédure de notification équivalente ne s’applique en vertu d’autres actes juridiques de l’Union, les États membres fournissent chaque année à la Commission des informations pertinentes pour l’évaluation du fonctionnement et de l’application du présent règlement concernant: (a)les coûts supportés au titre de l’article 14, paragraphe 2, du présent règlement; (b)la durée des procédures judiciaires de première instance, depuis la réception de la demande par l’autorité compétente jusqu’à la date de la décision, prévues par les actes juridiques énumérés à l’annexe I, points 3, 4 et 8, et à l’annexe II. 3.Chaque État membre désigne une ou plusieurs autorités compétentes pour fournir chaque année à la Commission les données suivantes: (a)le nombre d’affaires traitées par cette autorité dans lesquelles la communication s’est effectuée par d’autres moyens que par l’intermédiaire du système informatique décentralisé, conformément à l’article 3, paragraphe 2; (b)le nombre d’auditions menées par cette autorité, dans lesquelles la visioconférence ou une autre technologie de communication à distance a été utilisée, conformément aux articles 7 et 8. 4.Le logiciel de mise en œuvre de référence et, s’il est équipé pour ce faire, le système dorsal national sont programmés pour collecter les données visées au paragrap