5.L’adoption par le comptable du manuel de procédures pour les opérations du FCP. Ce manuel constitue un document de référence exhaustif et facile à utiliser, qui procure une vue d’ensemble des principaux processus opérationnels dans le cadre du fonctionnement du FCP. Il couvre le cycle de vie complet du FCP, comporte des renvois aux modalités relatives à la gouvernance et à l’obligation de rendre compte, explique la manière dont les besoins de liquidité seront estimés, les procédures de paiement des appels à garantie et la gestion de la liquidité, etc.

Gros plan sur la gouvernance

La gouvernance de la gestion des actifs pour le FCP repose sur les meilleures pratiques en matière de gestion des actifs et d’évaluation comparative avec des institutions homologues. Le cadre organisationnel existant pour la gestion des actifs par la Commission a été revu et amélioré au début de 2018. L’évaluation indépendante de la gestion des actifs, achevée en décembre 2019, a validé les aspects suivants: délégation claire de la prise de décision et règles claires concernant la reddition de comptes, séparation adéquate des tâches, rôles clairement définis et procédures et processus bien déterminés et documentés, équilibre des pouvoirs à tous les niveaux du processus décisionnel, contrôle approprié et fonction spécifique de conformité.

Les modalités relatives à la gouvernance définissent comme suit les rôles et les responsabilités des principaux acteurs dans ce cadre:

·le gestionnaire financier du FCP assume la responsabilité finale des décisions relatives à la gestion financière des ressources du fonds ainsi que des autres portefeuilles gérés par la Commission ou confiés à la Banque européenne d’investissement. Ce rôle a été délégué par la Commission au directeur général de la direction générale du budget (DG Budget);

·le comptable veille à ce qu’un équilibre des pouvoirs soit en place à tous les niveaux pour soutenir la surveillance rigoureuse et indépendante des processus ainsi que la bonne gestion financière et la comptabilité des actifs et des passifs du budget de l’Union;

·le responsable de la conformité assure un contrôle indépendant du respect des procédures convenues et donne des avis sur des questions juridiques ou procédurales nouvelles ou importantes.

Les décisions prises par le gestionnaire financier et approuvées par le comptable reposent sur une préparation rigoureuse, organisée par l’intermédiaire d’un conseil d’administration des actifs (Asset Management Board), qui propose des actions (par exemple, l’entérinement ou la mise à jour de la stratégie d’investissement) pour approbation. Le conseil d’administration des actifs et ses sous-structures (comités des risques et des investissements) veillent conjointement à ce que les décisions en matière de gestion des actifs soient prises avec diligence et de manière professionnelle, et assurent le suivi et la surveillance des processus de gestion des actifs. Les considérations en matière de gouvernance et le cadre de gestion des risques ont également été étendus à d’autres portefeuilles gérés par la Commission.

L’articulation entre la gestion des actifs du FCP et celle des passifs éventuels découlant des garanties budgétaires provisionnées par le FCP est assurée par le comité directeur pour les passifs éventuels. Ce comité directeur réunit le gestionnaire financier du FCP et les représentants du secrétariat général et des directions générales dont relèvent les garanties budgétaires, ainsi que le comptable et un membre du cabinet du commissaire chargé du budget qui participent en qualité d’observateurs. Le comité directeur coordonne la gestion des risques concernant les garanties budgétaires afin de faire en sorte que ces dernières soient mises en œuvre d’une manière compatible avec la nécessité de protéger le budget de l’Union contre la matérialisation de risques excessifs. Il examine le fonctionnement du FCP pour s’assurer que les provisions détenues par celui-ci sont gérées de manière à répondre aux besoins des garanties budgétaires sous-jacentes.