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Bruxelles, le 18.02.2005

COM(2005) 52 final

RAPPORT DE LA COMMISSION

Document de synthèse:Rapport sur les archives dans l'Union européenne élargiePriorités pour les actions à envisager à l'avenir

A. HISTORIQUE

En réponse à la demande formulée par le Conseil des ministres de l'Union européenne dans sa résolution du 6 mai 2003 (2003/C 113/02) relative aux archives dans les États membres et, notamment aux points 8 (a), (b), (c), (d), (e) et 9, le présent sommaire aborde la question de la situation des archives publiques dans les États membres et tient compte, en particulier, de l'élargissement de l'Union européenne et de l'évolution probable de la gestion des documents et des archives, ainsi que des services d'archives à l'avenir. Il propose, eu égard aux nouvelles technologies, des solutions à envisager pour améliorer la gestion des documents et des archives ainsi que les services publics pour les citoyens de l'Union européenne.

Les actions prioritaires suivantes sont proposées sur la base des différents chapitres du présent rapport préparé par le groupe des experts nationaux; elles s'accompagnent d'un certain nombre d'autres propositions d'action que les États membres et les institutions de l'UE devront également examiner et qu'il conviendra de traduire dans les faits ces trois prochaines années. Les actions prioritaires envisagées figurent au début de chaque chapitre et sont regroupées sous forme de tableau à l'annexe 3 du présent rapport.

Les propositions d'actions prioritaires sont présentées ici sous forme de résumé. Elles comprennent des mesures pour prévenir, limiter ou réparer les dégâts occasionnés aux documents, et/ou la perte d'archives imputables aux catastrophes naturelles et autres, améliorer la conservation des documents et des archives, y compris des bâtiments d'archives, et renforcer la collaboration en matière d'authenticité, de conservation à long terme et d'accessibilité des documents et archives électroniques. Le résumé propose également des mesures à prendre contre le vol et des dispositions à appliquer pour récupérer les documents volés. Il insiste sur le rôle important que jouent les archives, par l'intermédiaire d'une législation et de normes correspondantes, dans le fonctionnement démocratique de nos sociétés. Il propose par ailleurs la création d'un portail communautaire donnant accès au patrimoine archivistique de l'Union récemment élargie. L'ensemble de ces actions seront mises en oeuvre par un comité de coordination officiel, dont la mission consistera à renforcer la coordination, le partage des informations et l'échange de bonnes pratiques au niveau européen et avec les États membres. Il a été tenu compte du fait qu'une plus grande intégration de ces propositions d'action dans d'autres plans d'action au niveau européen est souhaitable.

B. RÉSUMÉ DES PRINCIPALES ACTIONS ENVISAGÉES

Action prioritaire n° 1

Conservation des archives et prévention des dommages qui leur sont occasionnés en Europe (Résolution du Conseil du 6 mai 2003, point 8c 1)

1.1. Mesures de prévention des dommages que des catastrophes naturelles et autres peuvent occasionner aux archives:

- développer un plan d'action type pour prévenir et réparer les dégâts occasionnés par les catastrophes;

- étudier la possibilité de mettre en place des laboratoires centraux, spécialisés dans les urgences transfrontières;

- créer des équipes de réaction rapide pour évaluer les dommages occasionnés.

1.2. Conservation et restauration des documents et des archives:

- renforcer les mesures de coordination et les échanges de compétences pour créer un programme communautaire relatif à la restauration de documents et d'archives endommagés en Europe;

- bâtiments destinés à l'archivage: lors de la rénovation de bâtiments et de dépôts d'archives dans des bâtiments publics ou de nouvelles constructions, un groupe de travail interdisciplinaire composé des États membres et des institutions de l'UE sera chargé de mettre à jour et d'appliquer des normes et des spécifications aux niveaux national et européen.

Action prioritaire n° 2

Renforcement de la coopération interdisciplinaire à l'échelle européenne en matière de documents et d'archives électroniques (Résolution du Conseil du 6 mai 2003, point 8c 2)

2.1. Mise en place d'une collaboration à l'échelle européenne pour établir l'authenticité, la conservation à long terme et la disponibilité des documents et archives électroniques.

2.2. Mise à jour, révision et extension des exigences actuelles pour créer des systèmes de gestion des documents électroniques tels que MoReq, en vue d'une meilleure gestion dans le secteur public, afin que le document devienne la norme et/ou la spécification officielle au sein de l'Union européenne. Cette mesure est dans l'intérêt de tous les États membres, notamment des nouveaux États.

2.3. Renforcement du réseau DLM et du forum/groupement européen d'intérêt économique (GEIE). Des moyens financiers sont requis tant pour la poursuite de leur développement et les traductions que pour l'organisation du forum DLM à Budapest en 2005.

Action prioritaire n° 3

Création et maintenance d'un portail Internet donnant accès aux documents et archives en Europe (Résolution du Conseil du 6 mai 2003, points 8b et 8e)

3.1. Fourniture d'un portail Internet/Web donnant accès aux documents et archives pour tout citoyen de l'UE.

La conception et la réalisation d'un portail est nécessaire eu égard au développement de l'internet et du web et à la réussite avec laquelle certains États membres (voir partie 6 du rapport) fournissent ces informations à des millions de citoyens, aux jeunes et aux enfants. Il sera ainsi tenu compte des développements que connaît le monde européen de l'information.

Ce portail permettra de fournir un meilleur accès à ces ressources, à des fins de recherche, d'apprentissage et d'information, ainsi que d'apporter des améliorations dans les salles de lecture.

Action prioritaire n° 4

Législation communautaire et nationale concernant la gestion des documents et des archives et l'accès à ces documents et à ces archives (Résolution du Conseil du 6 mai 2003, points 8a et 8d)

4.1. Étant donné que les propositions législatives tant nationales que communautaires ont souvent des implications imprévues pour la gestion des documents et des archives, il est essentiel pour les citoyens des États membres que l'ensemble de ces implications soient connues à un stade précoce pour faciliter la conservation des documents et des archives et l'accès à ces documents. Une fonction d'«observatoire» devrait donc être mise en place pour garantir que cet aspect est dûment pris en compte dans cette législation.

4.2. Afin d'aller dans le sens de la proposition ci-dessus, plusieurs démarches doivent être entreprises: réalisation d'une enquête approfondie sur la législation concernant les archives et les domaines connexes aux niveaux tant communautaire que national; création d'une base de données sur la législation concernant les archives et les domaines connexes au sein de l'UE; traduction, par les archives nationales concernées, de la législation concernant les archives et les domaines connexes en anglais, en français et en allemand et dans d'autres langues; enfin, réflexion sur l'adoption éventuelle d'une législation de ce type au niveau communautaire. Cette proposition tient compte des autres travaux menés actuellement par le Conseil de l'Europe et la Branche européenne du Conseil International des Archives (Eurbica) et a pour objet de les systématiser.

Action prioritaire n° 5

Vol de documents d'archives

5.1. Il convient d'étudier et d'améliorer les mesures destinées à lutter contre le vol de documents d'archives et à récupérer ces archives volées.

Développement d'un plan d'action sur la base d'un questionnaire en vue de proposer des améliorations.

C. Création d'un comité officiel d'archivistes (Résolution du Conseil du 6 mai 2003, points 8d, 8e et 9)

6.1. Création d'un comité officiel d'archivistes des États membres et des institutions de l'UE. Ce comité devrait échanger des informations et des bonnes pratiques et assurer, par consensus et dans le respect du principe de subsidiarité, une coordination renforcée des travaux archivistiques en Europe, ainsi qu'il a été exposé ci-dessus. Il devrait se réunir deux fois par an ou en fonction des besoins.

6.2. Mise en place d'un programme d'une durée initiale de trois ans pour traiter les questions soulevées par la résolution du Conseil des Ministres (6 mai 2003), juger les progrès accomplis et diffuser les résultats et les bonnes pratiques, afin que celles-ci soient mises en œuvre par les États membres et les institutions de l'Union européenne.

6.3. Évaluation au terme des trois ans en vue de faire rapport aux Ministres du Conseil de l'UE sur les résultats et les mesures de suivi envisagées.