Proposition de RÈGLEMENT DU CONSEIL modifiant le règlement (Euratom) n° 1074/1999 relatif aux enquêtes effectuées par l'Office européen de lutte antifraude (OLAF) .

(présentée par la Commission)

EXPOSÉ DES MOTIFS

Motivation et objectifs

Les divers éléments du cadre légal en vertu duquel l'Office de lutte antifraude (OLAF) mène ses enquêtes ont été adoptés par le législateur en 1999. Le règlement n° 1074/1999 du Parlement européen et du Conseil du 25 mai 1999 relatif aux enquêtes effectuées par l'Office européen de lutte antifraude (ci-après dénommé: «règlement n° 1074/1999») constitue un instrument-clé dans ce contexte, puisqu'il définit les modalités des enquêtes internes et externes menées par l'OLAF.

En avril 2003, la Commission a approuvé une première évaluation des activités de l'OLAF [1], qui contenait aussi une série de recommandations visant à renforcer encore les activités de l'OLAF. Des développements ultérieurs, en particulier les leçons à tirer de l'affaire Eurostat, ont toutefois révélé une série d'autres lacunes que le rapport d'évaluation de la Commission n'avait pas encore abordées de manière approfondie. L'un des points ainsi soulevés mettait en évidence la nécessité d'établir un échange d'informations plus substantiel et plus rapide entre la Commission et l'Office. à cet égard, la Commission et l'OLAF ont élaboré, en guise de première étape, un protocole d'accord visant à assurer en temps utile un échange d'informations au sujet des enquêtes internes de l'OLAF au sein de la Commission [2]. Il est cependant apparu qu'il convenait de placer la question de l'amélioration de la circulation de l'information dans un contexte plus large, tant en ce qui concerne la couverture institutionnelle (de façon à garantir un traitement cohérent dans l'ensemble des institutions et organes européens) que la substance même des informations. Seule une proposition d'action législative pouvait en outre conférer la légitimité démocratique nécessaire aux règles à élaborer.

[1] COM(2003) 154 final.

[2] SEC(2003) 871 consolidé.

à la fin de l'année 2003, la Commission s'est par conséquent engagée à mettre au point une proposition législative appropriée et à la présenter au législateur. Cette approche a reçu l'aval du Parlement européen dans sa résolution sur l'évaluation des activités de l'Office de lutte antifraude du 4 novembre 2003 [3] ainsi que dans sa résolution du 29 janvier 2004 sur les mesures prises par la Commission pour donner suite aux observations accompagnant la décharge pour l'exercice 2001 [4].

[3] COM(2003) 154 - 2002/2237 (INI).

[4] COM(2003) 651 - C5-0536/2003 - 2003/2200 (DEC).

La proposition poursuit principalement les objectifs suivants:

* Renforcer l'efficience opérationnelle de l'OLAF

Pour atteindre cet objectif, des dispositions sont proposées qui permettront à l'OLAF de se concentrer sur les priorités fixées dans son programme de travail annuel, après avis du comité de surveillance. Il va de soi que le programme de travail doit prendre en considération les points de vue exprimés par les institutions, en particulier la Commission, quant aux priorités de la politique et des activités antifraude. Sur la base du principe selon lequel il convient de prendre des mesures opportunes, il importe de clarifier le fait qu'il appartient à l'OLAF de décider d'ouvrir ou non une enquête et, le cas échéant, de demander aux autorités concernées de traiter les affaires d'importance mineure ou n'entrant pas dans ses priorités d'action.

Plus généralement, il convient de clarifier les procédures d'ouverture et de clôture des enquêtes ainsi que les relations existant entre les actions internes des institutions et organes européens, d'une part, et les enquêtes de l'OLAF, d'autre part. Aussi longtemps qu'une enquête interne de l'OLAF est en cours, les institutions, organes et organismes ne doivent pas ouvrir d'enquêtes parallèles (voir la modification à l'article 1er, paragraphe 3). Par ailleurs, il convient de prévoir des mécanismes assurant que ces institutions, organes et organismes apprennent rapidement de l'OLAF s'il mène ou compte mener une enquête sur des faits déterminés et s'ils sont eux-mêmes en mesure de traiter sans retard des faits sur lesquels l'OLAF a décidé de ne pas d'ouvrir d'enquête (voir les modifications apportées à l'article 5).

Les dispositions proposées conféreront aussi au comité de surveillance un droit de regard accru sur les enquêtes de longue durée: l'OLAF informera le comité à leur sujet après douze mois d'enquête, afin de justifier sa décision de poursuivre le traitement des affaires en question. Pour la poursuite d'une enquête au-delà de dix-huit mois, l'avis du comité sera nécessaire avant que l'OLAF ne prenne une décision en ce sens. Les institutions «concernées» par une enquête devront également être informées des motifs pour lesquels l'OLAF décide de la poursuivre au-delà de douze mois. Lorsque cette prolongation préoccupe l'institution, il lui sera loisible de solliciter l'avis du comité.

Comme dans le passé, la décision d'ouvrir ou non une enquête appartient à l'OLAF et l'indépendance fonctionnelle de l'Office continuera à être scrupuleusement respectée.

* Améliorer la circulation de l'information entre l'OLAF et les institutions et organes européens

Les dispositions actuelles du règlement n° 1074/1999 n'indiquent pas précisément si, et dans quelle mesure, l'OLAF est tenu de communiquer des informations à l'institution ou à l'organe concerné. Ces informations sont cependant indispensables aux institutions européennes pour exercer leur responsabilité politique lorsque des fonctionnaires sont soupçonnés d'avoir commis des actes répréhensibles et/ou lorsqu'une action administrative est nécessaire pour protéger les intérêts de l'Union. Dans ces cas, l'OLAF doit être clairement tenu d'informer l'institution ou l'organe concerné (voir le nouveau paragraphe 5 bis de l'article 6). Il convient aussi que l'institution, l'organe ou l'organisme concerné soit mis au courant de la transmission par l'OLAF d'informations aux autorités judiciaires.

Il apparaît aussi légitime qu'outre les États membres, la Commission, en tant que gardienne du traité, puisse demander l'ouverture d'enquêtes externes et soit informée de leurs résultats (voir les modifications apportées à l'article 5, paragraphe 2, et à l'article 9, paragraphe 3).

* Garantir pleinement les droits des personnes concernées

à des fins de sécurité juridique, la Commission propose d'inclure dans le règlement une disposition détaillée sur les garanties de procédure à respecter lors des enquêtes internes et externes (voir le nouvel article 7 bis). Ces garanties se fondent, en les complétant, sur des dispositions figurant dans l'accord interinstitutionnel relatif aux enquêtes internes (et les différentes décisions le mettant en oeuvre) et dans le futur statut révisé. À la suite de leur incorporation dans le règlement lui-même, il existera un corps uniforme de garanties de base applicables à toutes les enquêtes conduites par l'OLAF, qu'elles soient internes ou externes. Par rapport à l'accord interinstitutionnel relatif aux enquêtes internes, les garanties suivantes sont ajoutées:

- des dispositions sur les informations que doit communiquer l'OLAF préalablement à un entretien et sur l'établissement d'un compte rendu de l'entretien;

- le droit pour l'intéressé d'être assisté par une personne de son choix lors d'un entretien;

- le droit de ne pas s'incriminer.

Il convient de respecter ces garanties non seulement avant l'élaboration d'un rapport final, mais aussi avant la transmission d'informations aux autorités nationales conformément à l'article 10 (voir la modification de l'article 10, paragraphe 3).

* Combler un certain nombre de lacunes compromettant l'efficacité des enquêtes de l'OLAF

- Conformément aux recommandations contenues dans le rapport d'évaluation, il est proposé de clarifier les compétences de l'OLAF en matière d'enquête dans le cadre des enquêtes externes portant sur des agents économiques bénéficiant de fonds communautaires sur la base de contrats (dépenses directes), comblant ainsi un vide juridique devenu apparent dans les présentes dispositions.

- Il convient d'accorder à l'OLAF un meilleur accès aux informations détenues par les institutions et organes européens liées aux enquêtes externes. L'accès à l'information détenue par les agents économiques dans le cadre des enquêtes internes devrait être également facilité.

- Enfin, la proposition vise à renforcer encore la collaboration harmonieuse existant entre l'OLAF et les États membres dans le domaine des enquêtes externes et pour les flux d'information connexes.

* Renforcer le rôle du comité de surveillance de l'Office

La Commission considère que l'OLAF pourrait tirer avantage d'un rôle accru du comité de surveillance de l'Office. Il est par conséquent proposé de renforcer le rôle du comité dans le contrôle de l'application du règlement n° 1074/1999, particulièrement en ce qui concerne les droits des personnes, la durée des enquêtes et la circulation de l'information entre l'OLAF et les institutions et organes européens. S'agissant de la protection des droits individuels, les personnes concernées disposeront maintenant de la possibilité de solliciter l'avis du comité. Les institutions concernées auront la même possibilité pour les questions sur lesquelles l'OLAF est tenu de les informer.

Dispositions juridiques connexes

Il convient de noter que la Commission propose parallèlement la modification du règlement n° 1073/1999, qui constitue le cadre juridique des enquêtes que l'OLAF mène en vertu du droit communautaire couvert par le traité CE.

Base juridique

La proposition de la Commission vise à modifier le règlement n° 1074/1999 existant et se fonde par conséquent sur l'article 203 du traité instituant la Communauté européenne de l'énergie atomique.

Subsidiarité et proportionnalité

Le règlement de modification est pleinement compatible avec le principe de subsidiarité. En effet, comme le règlement n° 1074/1999 à l'origine, le présent règlement modificateur ne diminue en rien les compétences et responsabilités des États membres relatives à l'adoption de mesures de lutte contre la fraude portant atteinte aux intérêts financiers des Communautés. Les moyens d'action de l'OLAF dans le cadre des enquêtes externes ne sont clarifiés et renforcés que ponctuellement, là où des lacunes juridiques dans le système existant se sont révélées dans la pratique et où seule une intervention plus efficace de l'OLAF peut assurer la conduite par l'OLAF d'enquêtes externes fiables et utilisables par les autorités des États membres. En outre, l'extension aux enquêtes externes des garanties de procédure de base (nouvel article 7 bis) est nécessaire afin d'établir un cadre juridique uniforme pour toutes les enquêtes menées par l'OLAF, levant ainsi toute incertitude sur le traitement correct des personnes intéressées par les enquêtes (exemple: des fonctionnaires d'une institution dont l'implication éventuelle pourrait apparaître lors d'une enquête externe). Étant donné que, sur les sujets susmentionnés, des règles claires, inscrites dans la législation communautaire elle-même, sont nécessaires dans l'intérêt d'une action efficace de l'OLAF dans un cadre juridique certain, lesdites règles respectent également le principe de proportionnalité.

Droits fondamentaux

Ainsi que l'a confirmé la Cour de justice (arrêt du 10 juillet 2003 dans l'affaire C-11/00, Commission/BCE, point 139), le règlement n° 1074/99, dans sa forme initiale, traduit déjà la détermination du législateur à subordonner l'octroi des pouvoirs de l'OLAF à un plein respect des droits de l'homme et des libertés fondamentales. Compte tenu de plusieurs questions qui ont surgi dans le cadre des activités de l'OLAF, il paraît approprié de renforcer encore les garanties de procédures par rapport au dispositif actuel et de les rendre applicables à toutes les enquêtes, tant internes qu'externes, menées par l'OLAF. En tenant compte aussi du caractère préparatoire desdites enquêtes dont les conclusions ne font pas grief en soi, mais peuvent donner lieu, le cas échéant, à des procédures administratives ou pénales, ces garanties respectent les droits fondamentaux reconnus notamment par la Charte des droits fondamentaux de l'Union, voire dépassent le niveau de protection minimum qui serait exigé par la Charte.

Incidence sur le budget

Il est proposé de faire passer le nombre de membres du comité de surveillance de l'OLAF de cinq à sept. L'incidence de cette mesure sur le budget communautaire est détaillée dans la fiche financière jointe en annexe à la proposition.

2004/0038 (CNS)

Proposition de RÈGLEMENT DU CONSEIL modifiant le règlement (Euratom) n° 1074/1999 relatif aux enquêtes effectuées par l'Office européen de lutte antifraude (OLAF)

LE CONSEIL DE L'UNION EUROPÉENNE,

vu le traité instituant la Communauté européenne de l'énergie atomique, et notamment son article 203,

vu la proposition de la Commission [5],

[5] JO C [...] du [...], p. [...].

vu l'avis du Parlement européen [6],

[6] JO C [...] du [...], p. [...].

considérant ce qui suit:

(1) Il convient d'établir des règles claires qui, tout en confirmant une compétence prioritaire de l'Office européen de lutte antifraude (ci-après dénommé «Office») pour mener des enquêtes internes, introduisent des mécanismes permettant aux institutions, organes et organismes de reprendre rapidement l'investigation de cas sur lesquels l'Office décide de ne pas intervenir.

(2) Il y a lieu de clarifier que l'ouverture d'une enquête par l'Office est régie par le principe d'opportunité qui permet notamment à l'Office, même en présence de soupçons suffisamment sérieux, de ne pas ouvrir une enquête dans des cas d'une importance mineure ou n'entrant pas dans les priorités d'action fixées annuellement par l'Office. De tels cas sont dès lors à traiter, dans le cas des enquêtes internes, par l'institution, organe ou organisme concerné lui-même, ou, dans le cas des enquêtes externes, par les autorités des États membres conformément à leurs obligations communautaires et en application du droit national.

(3) Il est nécessaire d'instaurer des obligations précises de l'Office d'informer, en temps utile, les institutions, organes et organismes d'enquêtes en cours dans le cas d'une implication personnelle d'un membre, dirigeant, fonctionnaire ou agent dans les faits sous enquête ou lorsque des mesures administratives pourraient s'imposer afin de protéger les intérêts de l'Union.

(4) Afin de renforcer l'efficacité de l'action de l'Office, et à la lumière de l'évaluation de ses activités durant les trois premières années depuis l'entrée en vigueur du règlement n° 1074/99, il convient de clarifier certains aspects et de combler certaines lacunes quant aux mesures d'enquête que l'Office peut prendre lors de la conduite de ses enquêtes. Ainsi, l'Office doit pouvoir procéder aux contrôles et vérifications prévues par le règlement (Euratom, CE) n° 2185/96 du Conseil du 11 novembre 1996 relatif aux contrôles et vérifications sur place effectués par la Commission pour la protection des intérêts financiers des Communautés européennes contre les fraudes et autres irrégularités [7] dans le cadre d'enquêtes internes et dans les cas de fraude liée à des contrats concernant les fonds communautaires, et accéder aux informations détenues par les institutions, organes et organismes de l'Union dans le cadre d'enquêtes externes. Les États membres doivent mettre en oeuvre des procédures appropriées pour soumettre les opérateurs économiques à des mesures d'exécution forcée en cas d'opposition à des mesures de contrôle prises en vertu du règlement (Euratom, CE) n° 2185/96.

[7] L 292 du 15.11.1996, p. 2.

(5) Il s'est avéré nécessaire, dans l'intérêt de la sécurité juridique, de clarifier les garanties de procédure applicables dans le cadre des enquêtes, internes ou externes, menées par l'Office, sans préjudice d'une protection plus étendue résultant, le cas échéant, des règles des traités, des dispositions du statut ainsi que des dispositions nationales applicables, et tout en reconnaissant le caractère préparatoire desdites enquêtes dont les conclusions ne font pas grief en soi mais peuvent donner lieu, le cas échéant, à des procédures administratives ou pénales.

(6) Il paraît opportun d'étendre le rôle du comité de surveillance afin de renforcer la gouvernance de l'Office tout en confortant son indépendance, d'assurer l'application correcte par l'Office du règlement (Euratom) n° 1074/99 et de garantir notamment le plein respect des droits des personnes. Il y a lieu d'adapter la composition du comité de surveillance à ce rôle accru.

(7) Le règlement (Euratom) n° 1074/99 doit être modifié en conséquence.

(8) Les modifications qu'il convient d'apporter au règlement (Euratom) n° 1074/1999 ne diminuent en rien les compétences et responsabilités des États membres pour prendre les mesures pour combattre la fraude portant atteinte aux intérêts financiers des Communautés. Les moyens d'action de l'Office dans le cadre des enquêtes externes ne sont clarifiés et renforcés que ponctuellement, dès lors que des lacunes juridiques dans le système existant se sont montrés et où seule une intervention plus efficace de l'Office peut assurer la conduite d'enquêtes externes fiables et utilisables par les autorités des États membres. En outre, l'extension aux enquêtes externes des garanties de procédure est nécessaire afin d'établir un cadre juridique uniforme pour toutes les enquêtes menées par l'Office. Le présent règlement respecte dès lors pleinement le principe de subsidiarité et le principe de proportionnalité.

(9) Le présent règlement respecte les droits fondamentaux et observe les principes qui sont reconnus notamment par la Charte des droits fondamentaux de l'Union européenne,

A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:

Article premier

Le règlement (Euratom) n° 1074/1999 est modifié comme suit:

1) L'article 1er est modifié comme suit:

a) Au paragraphe 3, le deuxième alinéa suivant est ajouté:

«Tant que l'Office conduit une enquête au sens du présent règlement, les institutions, organes et organismes n'ouvrent pas d'enquête au titre de leur autonomie administrative sur les mêmes faits.»

b) Le paragraphe 4 suivant est ajouté:

«4. Le directeur de l'Office, après avis du comité de surveillance, fixe chaque année le programme de travail et les priorités pour la politique d'enquête de l'Office.»

2) L'article 3 est remplacé par le texte suivant:

«Article 3

Enquêtes externes

1. L'Office exerce la compétence, conférée à la Commission par le règlement (Euratom, CE) n° 2185/96, d'effectuer les contrôles et vérifications sur place dans les États membres et, conformément aux accords de coopération en vigueur, dans les pays tiers.

Dans le cadre de sa fonction d'enquête, l'Office effectue des contrôles et vérifications prévus par l'article 9, paragraphe 1, du règlement (CE, Euratom) n° 2988/95 et par les réglementations sectorielles visées à l'article 9, paragraphe 2, dudit règlement, dans les États membres et, conformément aux accords de coopération en vigueur, dans les pays tiers.

2. En vue d'établir l'existence d'une fraude, d'un acte de corruption ou d'une autre activité illégale au sens de l'article 1er, liée à un contrat concernant un financement communautaire ou un financement géré par les Communautés, l'Office peut procéder, selon les modalités prévues par le règlement (Euratom, CE) n° 2185/96, à une enquête auprès d'opérateurs économiques concernés par un tel financement.

3. Au cours d'une enquête externe, et dans la mesure où cela est strictement nécessaire pour établir l'existence d'une fraude, d'un acte de corruption ou d'une autre activité illégale au sens de l'article 1er, l'Office peut accéder, à sa demande, aux informations pertinentes détenues par les institutions, organes ou organismes, en relation avec les faits sous enquête. L'article 4, paragraphes 2 et 4, s'applique à cet effet.

4. Lorsque l'Office dispose d'éléments d'information laissant supposer l'existence d'une fraude ou de toute autre activité illégale au sens de l'article 1er, le directeur de l'Office peut en informer les autorités compétentes des États membres concernés et, sans préjudice des réglementations sectorielles visées au paragraphe 1, celles-ci peuvent procéder à des enquêtes conformément au droit national applicable, auxquelles les agents de l'Office peuvent participer. Les autorités compétentes des États membres concernés informent le directeur de l'Office des résultats obtenus à la suite de cette information.»

3) L'article 4 est modifié comme suit:

a) Le paragraphe 3 est remplacé par le texte suivant:

«3. Selon les modalités prévues par le règlement (Euratom, CE) n° 2185/96, l'Office peut effectuer des contrôles sur place auprès d'opérateurs économiques afin d'avoir accès aux informations relatives à d'éventuelles irrégularités en relation avec les faits sous enquête interne.»

b) Le paragraphe 5 est supprimé.

4) L'article 5 est remplacé par le texte suivant:

«Article 5

Ouverture des enquêtes

1. L'Office peut ouvrir une enquête lorsqu'il existe des soupçons suffisamment sérieux laissant supposer que des actes de fraude ou de corruption ou d'autres actes illégaux au sens de l'article 1er ont été commis. La décision d'ouvrir ou non une enquête tient compte des priorités de la politique d'enquête fixées conformément à l'article 1er, paragraphe 4.

2. L'ouverture des enquêtes externes relève d'une décision du directeur de l'Office qui agit de sa propre initiative ou suite à une demande d'un État membre intéressé ou de la Commission.

L'ouverture des enquêtes internes relève d'une décision du directeur de l'Office qui agit de sa propre initiative ou suite à une demande de l'institution, organe ou organisme au sein duquel l'enquête devra être effectuée.

3. Lorsqu'une institution, un organe ou un organisme envisage d'ouvrir une enquête au titre de leur autonomie administrative, il demande à l'Office si les faits en question font déjà l'objet d'une enquête interne. L'Office indique dans les 15 jours ouvrables suivant cette demande si une enquête est ouverte. Si tel n'est pas le cas, le paragraphe 4 s'applique. Une absence de réponse vaut décision de la part de l'Office de ne pas ouvrir une enquête interne.

4. La décision d'ouvrir ou non une enquête est prise dans les deux mois suivant la réception par l'OLAF d'une demande visée aux paragraphes 2 ou 3. Elle est communiquée à l'institution, organe, organisme ou État membre qui a fait la demande.

Lorsqu'un fonctionnaire ou agent d'une institution, d'un organe ou d'un organisme fournit des informations directement à l'Office conformément à l'article [22 bis] du statut, l'Office l'informe de la décision d'ouvrir ou non une enquête interne sur les faits en question.

La décision de ne pas ouvrir une enquête est motivée.

5. Si l'Office décide de ne pas ouvrir une enquête interne sur la base de considérations d'opportunité, il transmet sans délai les éléments disponibles, à toutes fins utiles, à l'institution, organe ou organisme concerné en convenant, le cas échéant, avec ce dernier des mesures appropriées pour protéger la confidentialité de la source des éléments d'information. Si l'Office décide de ne pas ouvrir une enquête externe sur la base de considérations d'opportunité, l'article 3 paragraphe 4 s'applique.»

5) L'article 6 est modifié comme suit:

a) Le paragraphe 5bis suivant est inséré:

«5 bis. Dès que les investigations révèlent la possibilité d'une implication d'un membre, dirigeant, fonctionnaire ou agent d'une institution, organe ou organisme ou montrent qu'il pourrait être opportun de prendre des mesures conservatoires ou administratives afin de protéger les intérêts de l'Union, l'institution, organe ou organisme concerné est informé de l'enquête en cours. Les informations transmises incluent les éléments suivants:

a) l'identité de la ou des personnes faisant l'objet de l'enquête ainsi qu'un résumé des faits en question;

b) toute information susceptible d'aider l'institution, l'organe ou l'organisme à décider de l'opportunité de prendre des mesures conservatoires ou administratives afin de protéger les intérêts de l'Union;

c) le cas échéant, les mesures de confidentialité particulières préconisées.

L'institution, l'organe ou l'organisme décide, le cas échéant, de l'opportunité d'éventuelles mesures conservatoires ou administratives, en tenant dûment compte de l'intérêt d'assurer l'efficacité du déroulement de l'enquête ainsi que des mesures de confidentialité particulières préconisées par l'Office.»

b) Le paragraphe 6 est remplacé par le texte suivant:

«6. Les États membres veillent à ce que leurs autorités compétentes, en conformité avec les dispositions nationales, prêtent le concours nécessaire aux agents de l'Office pour l'accomplissement de leur mission. A cette fin, ils mettent en oeuvre, à la demande de l'Office en cas de besoin, les procédures appropriées pour soumettre les opérateurs économiques à des mesures d'exécution forcée, y compris des sanctions pécuniaires (astreintes), en cas de manquement aux dispositions de l'article 5, deuxième et troisième alinéas, du règlement (Euratom, CE) n° 2185/96. Les institutions et organes veillent à ce que leurs membres et leur personnel, et les organismes veillent à ce que leurs dirigeants et leur personnel, prêtent le concours nécessaire aux agents de l'Office pour l'accomplissement de leur mission.»

c) Le paragraphe 7 suivant est ajouté:

«7. Lorsqu'il apparaît qu'une enquête ne peut pas être clôturée dans les 12 mois suivant son ouverture, le directeur de l'Office peut décider d'une prolongation de l'enquête de jusqu'à six mois supplémentaires. La décision mentionne les raisons qui nécessitent la prolongation de l'enquête. Le directeur transmet cette décision au comité de surveillance et informe de sa décision, y compris des raisons la motivant, l'institution, organe ou organisme concerné. Dans les cas dûment justifiés, le directeur peut décider, après avis du comité de surveillance, de prolonger à nouveau ce délai de jusqu'à six mois supplémentaires. Le directeur informe de sa décision, y compris des raisons la motivant, l'institution, organe ou organisme concerné. Une décision de prolongation peut intervenir à plusieurs reprises en cas de besoin dans les mêmes conditions.»

6) Les articles 7bis et 7ter suivants sont insérés:

«Article 7 bis

Garanties de procédure

1. L'Office enquête à charge et à décharge.

2. Dès qu'une enquête met en lumière la possibilité qu'un membre, un dirigeant, un fonctionnaire ou un agent d'une institution, organe ou organisme, ou un opérateur économique soit impliqué dans une affaire, l'intéressé en est tenu informé pour autant que cette information ne nuise pas au déroulement de l'enquête.

En tout état de cause, des conclusions se rapportant nommément à une personne physique ou morale ne peuvent être tirées à l'issue d'une enquête sans que la personne intéressée ait été en mesure d'exprimer son avis au sujet de l'ensemble des faits la concernant; un résumé de ces faits doit être communiqué à la personne intéressée dans l'invitation à l'entretien. La personne intéressée peut être assistée d'une personne de son choix, non susceptible d'être impliquée dans les faits sous enquête. Une personne physique intéressée a le droit de ne pas s'incriminer.

Dans les cas nécessitant le maintien d'un secret absolu aux fins de l'enquête et impliquant le recours à des procédures d'investigation relevant de la compétence d'une autorité judiciaire nationale ou, dans le cas d'une enquête externe, d'une autorité nationale compétente, le directeur de l'Office peut décider de différer l'exécution de l'obligation d'inviter la personne intéressée à exprimer son avis. Il en informe au préalable le comité de surveillance, qui peut émettre son avis. Dans le cas d'une enquête interne, le directeur de l'Office prend cette décision en accord avec l'institution, organe ou organisme à laquelle appartient la personne intéressée.

3. L'invitation à tout entretien, que ce soit avec un témoin ou avec une personne intéressée au sens du paragraphe 2, doit être envoyée avec un préavis de huit jours ouvrables; ce délai peut être réduit avec l'accord de la personne à entendre. L'invitation contient notamment la liste des droits de la personne entendue. L'Office établit un compte-rendu de tout entretien et permet à la personne entendue d'y avoir accès afin qu'elle puisse soit approuver le compte-rendu soit y apporter des observations.

Lorsqu'au cours de l'entretien il apparaît que la personne entendue est susceptible d'être impliquée dans les faits sous enquête, les règles de procédure prévues au paragraphe 2 sont d'application immédiate.

4. Les garanties de procédure prévues au présent article s'appliquent sans préjudice:

a) d'une protection plus étendue résultant, le cas échéant, des règles des traités ainsi que des dispositions nationales applicables;

b) des droits et obligations en vertu du statut, notamment le devoir de loyauté envers les Communautés.

Article 7 ter

Information sur le classement sans suite de l'enquête

Si, à la suite d'une enquête, aucune charge ne peut être retenue contre un membre, un dirigeant, un fonctionnaire ou un agent mis en cause d'une institution, organe ou organisme ou contre un opérateur économique, l'enquête le concernant est classée sans suite sur décision du directeur de l'Office, qui en informe par écrit l'intéressé, et, le cas échéant, son institution, organe ou organisme.»

7) À l'article 8, le paragraphe 3 est remplacé par le texte suivant:

«3. Le directeur veille à ce que les agents de l'Office et les autres personnes agissant sous son autorité respectent les dispositions communautaires et nationales relatives à la protection des données à caractère personnel, et notamment celles prévues par le règlement (CE) n° 45/2001 du Parlement européen et du Conseil(*).

(*) JO L 8 du 12.1.2001, p. 1. »

8) L'article 9 est modifié comme suit:

a) Le paragraphe 1 est remplacé par le texte suivant:

«1. À l'issue d'une enquête effectuée par l'Office, celui-ci établit sous l'autorité du directeur un rapport qui comporte notamment un relevé du déroulement de la procédure, la base juridique, les faits constatés et leur qualification juridique, le cas échéant le préjudice financier et les conclusions de l'enquête, y compris les recommandations du directeur de l'Office sur les suites qu'il convient de donner.»

b) Le paragraphe 3 est remplacé par le texte suivant:

«3. Le rapport établi à la suite d'une enquête externe et tout document utile y afférent sont transmis aux autorités compétentes des États membres concernés conformément à la réglementation relative aux enquêtes externes, ainsi que, le cas échéant, à la Commission. Les autorités compétentes des États membres concernés, dans la mesure où le droit national ne s'y oppose pas, informent le directeur de l'Office des suites données aux rapports d'enquête qui leur ont été transmises.»

9) L'article 10 est modifié comme suit:

a) Le paragraphe 2 est remplacé par le texte suivant:

«2. Sans préjudice des articles 8, 9 et 11, le directeur de l'Office transmet aux autorités judiciaires de État membre concerné les informations obtenues par l'Office lors d'enquêtes internes sur des faits susceptibles de poursuites pénales. Il en informe au préalable l'institution, organe ou organisme concerné; les informations transmises comprennent notamment l'identité de la personne intéressée par l'enquête, le résumé des faits constatés, la qualification juridique préliminaire et le préjudice financier éventuel.

Avant la transmission d'informations prévue au premier alinéa, l'Office met à même la personne intéressée par l'enquête d'exprimer son avis sur les faits qui la concernent, sous les conditions et selon les modalités prévues à l'article 7 bis, paragraphe 2, deuxième et troisième alinéas.»

b) Le paragraphe 3 est supprimé.

10) L'article 11 est remplacé par le texte suivant:

«Article 11

Comité de surveillance

1. Le comité de surveillance, par le contrôle régulier qu'il exerce sur l'exécution de la fonction d'enquête, conforte l'indépendance de l'Office. Il veille au respect des droits des personnes et tient compte du besoin de sauvegarder les intérêts de l'Union.

Le comité de surveillance émet des avis concernant les décisions du directeur de l'Office dans les cas prévus au présent règlement. Il donne, à la demande du directeur ou de sa propre initiative, des avis au directeur concernant les activités de l'Office, sans interférer toutefois dans le déroulement des enquêtes en cours. Il donne également des avis concernant les garanties de procédure, à la demande de la personne concernée, ainsi qu'au sujet de l'information des institutions, organes ou organismes concernés, à la demande de ces derniers. Tout avis rendu est transmis au directeur de l'Office et au demandeur de cet avis. L'institution, l'organe ou l'organisme concerné en reçoit copie. Le Comité indique, le cas échéant, les éléments de l'avis exigeant un traitement confidentiel.

2. Le comité de surveillance est composé de sept personnalités extérieures indépendantes, réunissant les conditions d'exercice dans leurs pays respectifs de hautes fonctions en rapport avec les domaines d'activité de l'Office, nommées d'un commun accord par le Parlement européen, le Conseil et la Commission. Le Comité charge un de ses membres de préparer ses travaux relatifs au respect par l'Office des droits des personnes.

3. La durée du mandat des membres est de trois ans. Ce mandat est renouvelable une fois.

4. À l'expiration de leur mandat, les membres restent en fonction jusqu'à ce qu'il soit pourvu au renouvellement de leur mandat ou à leur remplacement.

5. Dans l'accomplissement de leurs devoirs, les membres ne sollicitent ni n'acceptent d'instructions d'aucun gouvernement ni d'aucune institution, d'aucun organe ou organisme. Ils respectent le secret absolu des dossiers qui leur sont soumis et de leurs délibérations.

6. Le comité de surveillance désigne son président. Il adopte son règlement intérieur. Il tient au moins dix réunions par an. Il prend ses décisions à la majorité de ses membres. Son secrétariat est rattaché administrativement à la Commission.

7. Le directeur tient le comité régulièrement informé des activités de l'Office, de ses enquêtes, de leurs résultats et des suites qui leur ont été données. Le directeur informe le comité des cas où l'institution, l'organe ou l'organisme concerné n'a pas donné suite aux recommandations qu'il a faites. Le directeur informe le comité des cas nécessitant la transmission d'informations aux autorités judiciaires d'un État membre.

8. Le comité de surveillance arrête au moins un rapport d'activités par an, qu'il adresse aux institutions. Le comité peut présenter des rapports au Parlement européen, au Conseil, à la Commission et à la Cour des comptes sur les résultats et les suites des enquêtes effectuées par l'Office.»

11) L'article 13 est remplacé par le texte suivant:

«Article 13

Financement

Les crédits de l'Office, dont le montant total est inscrit à une ligne budgétaire particulière à l'intérieur de la section « Commission » du budget général des Communautés européennes, figurent en détail dans une annexe de cette section.

Les emplois affectés à l'Office sont énumérés dans une annexe au tableau des effectifs de la Commission.»

12) L'article 14 est remplacé par le texte suivant:

«Article 14

Contrôle de la légalité

Le comité de surveillance reçoit copie de toute réclamation introduite en vertu de l'article [90 bis] du statut et adresse un avis au directeur de l'Office sur celle-ci.

Les dispositions du premier alinéa ainsi que des articles [90 bis, 91] du statut sont applicables par analogie au personnel des institutions, organes et organismes non soumis au statut.»

Article 2

Le présent règlement entre en vigueur le jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l'Union européenne.

Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre.

Fait à Bruxelles, le [...]

Par le Conseil

Le Président

FICHE FINANCIERE LEGISLATIVE

Domaine(s) politique(s): Lutte anti-fraude

Activité(s): Surveillance de l'Office européen de lutte antifraude

Dénomination de l'action: Modification des règlements (CE) n° 1073/1999 et (Euratom) n° 1074/1999

1. LIGNE(S) BUDGÉTAIRE(S) + INTITULÉ(S)

Budget de l'OLAF

24.010600.03.0100 - Dépenses résultant du mandat des membres du comité de surveillance

2. DONNÉES CHIFFRÉES GLOBALES

2.1 Enveloppe totale de l'action (crédits opérationnels) : Mio EUR en CE

2.2 Période d'application:

A partir de 2004 et pour une durée indéterminée (mandat de trois ans renouvelable)

2.3 Estimation globale pluriannuelle des dépenses:

a) Echéancier crédits d'engagement/crédits de paiement (intervention financière) (cf. point 6.1.1)

Sans incidence

MioEUR (à la 3ème décimale)

>EMPLACEMENT TABLE>

b) Assistance technique et administrative (ATA) et dépenses d'appui (DDA) (cf. point 6.1.2)

Sans incidence

>EMPLACEMENT TABLE>

>EMPLACEMENT TABLE>

c) Incidence financière globale des ressources humaines et autres dépenses de fonctionnement (cf. points 7.2 et 7.3)

>EMPLACEMENT TABLE>

>EMPLACEMENT TABLE>

Ceci correspond à un besoin supplémentaire en crédits de 100.000 EUR.

2.4 Compatibilité avec la programmation financière et les perspectives financières

[X] Proposition compatible avec la programmation financière existante

[] Cette proposition nécessite une reprogrammation de la rubrique concernée des perspectives financières,

[] y compris, le cas échéant, un recours aux dispositions de l'accord interinstitutionnel.

2.5 Incidence financière sur les recettes

[X] Aucune implication financière (concerne des aspects techniques relatifs à la mise en oeuvre d'une mesure)

OU

[] Incidence financière - L'effet sur les recettes est le suivant:

MioEUR (à la première décimale)

>EMPLACEMENT TABLE>

3. CARACTÉRISTIQUES BUDGÉTAIRES

>EMPLACEMENT TABLE>

4. BASE LÉGALE

Décision 1999/352/CE, CECA, Euratom de la Commission du 28 avril 1999 instituant l'Office européen de lutte antifraude (OLAF) ; article 4.

Règlements (CE) n° 1073/1999 du Parlement européen et du Conseil et (Euratom) n° 1074/1999 du Conseil, du 25 mai 1999, relatifs aux enquêtes effectuées par l'Office européen de lutte antifraude (OLAF) ; article 11.

Modification de ces règlements : article 280 CE et article 203 Euratom.

5. DESCRIPTION ET JUSTIFICATION

5.1 Nécessité d'une intervention communautaire

La Commission a adopté le rapport d'évaluation des activités de l'Office, le 2 avril 2003, qu'elle a transmis par la suite, accompagné de l'avis du comité de surveillance, aux institutions, organes et organismes. Les propositions de modification des règlements (CE) n° 1073/1999 et (Euratom) n° 1074/1999 qui préconisent en particulier le renforcement du comité de surveillance entendent donner suite à ce rapport ainsi qu'à l'intervention du Président Romano Prodi devant le Parlement européen le 18 novembre 2003 (sur l'Etat de l'Union et le programme législatif et de travail de la Commission pour 2004) faisant suite à son discours du 25 septembre 2003.

Le Parlement européen (résolution du 4 décembre 2003 sur le rapport de la Commission susvisé) s'est également prononcé en faveur du renforcement du comité de surveillance.

Dans ses conclusions du 22 décembre 2003 relatives au rapport de la Commission précité, le Conseil a, pour sa part, accueilli avec intérêt l'avis du comité de surveillance en l'invitant à poursuivre son travail visant à garantir l'indépendance de l'OLAF en soulignant, par ailleurs, l'importance du respect des règles concernant la protection des droits fondamentaux.

Le comité de surveillance, selon les propositions de modification des règlements (CE) n° 1073/1999 et (Euratom) n° 1074/1999, est appelé à rendre des avis dans un plus grand nombre de cas de figure (concernant les décisions du directeur de l'Office et, notamment, en matière de nouvelle prolongation des délais d'enquête, en matière de réclamations introduites par les personnes, concernant les garanties de procédure à la demande de la personne concernée, ou encore, au sujet de l'information des institutions, organes et organismes concernés à leur demande).

Ce renforcement aura pour conséquence une hausse correspondante des crédits nécessaires.

Ces crédits sont destinés à couvrir l'exécution du nouveau mandat par les membres du comité.

5.2 Actions envisagées et modalités de l'intervention budgétaire

Pour l'exercice des nouvelles missions du comité de surveillance visées sous la rubrique 5.1, un accroissement du nombre des membres est prévu (de 5 à 7). La fréquence des réunions (les règlements imposent la tenue d'au moins 10 réunions par an) devrait augmenter en raison de l'intensification prévisible des activités/relations faisant suite aux nouvelles responsabilités pesant sur le comité.

Un membre devrait, en particulier, être chargé des travaux relatifs au respect par l'OLAF des droits des personnes.

Cela déterminera sous l'angle budgétaire :

- une augmentation du montant global annuel de l'indemnité administrative forfaitaire de présence en réunion (base de calcul : 420 euros par membre et par jour ; réunion de deux jours par mois ; 12 réunions par an + mêmes montants au titre de la préparation des réunions) ;

- une augmentation du montant global annuel de l'indemnité journalière (base de calcul : 84,06 euros par jour de réunion et par membre) ;

- une augmentation du montant global annuel des frais de transport (train 1ère classe ou avion classe business ; trajet du lieu de résidence au lieu de réunion à Bruxelles ou Luxembourg ; coût moyen de 1000 euros par membre et par réunion) et des frais d'hôtel (base de calcul : 120,54 euros par jour et par membre) ;

- une augmentation, plus sensible la première année, de certains frais (équipement, notamment informatique, communication/télécommunication, dépenses accessoires, notamment liées à des missions particulières) avec une enveloppe totale estimée à 40.000 euros.

Augmentation totale estimée sur cette base (voir point 7.3) : 100.000 euros (qui s'ajoutent aux 200.000 euros inscrits au budget 2004).

Certains frais (transport notamment) ne seront déterminables avec précision que lorsque l'origine de tous les membres sera connue.

5.3 Modalités de mise en oeuvre

Gestion directe par la Commission.

Le statut des membres du comité ne change pas.

6. INCIDENCE FINANCIÈRE

6.1 Incidence financière totale sur la partie B (pour toute la période de programmation) :

sans incidence

6.1.1 Intervention financière

CE en MioEUR (à la 3ème décimale)

>EMPLACEMENT TABLE>

6.1.2 Assistance technique et administrative (ATA), dépenses d'appui (DDA) et dépenses TI (crédits d'engagement)

>EMPLACEMENT TABLE>

6.2. Calcul des coûts par mesure envisagée en partie B (pour toute la période de programmation) :

sans incidence

CE en MioEUR (à la 3ème décimale)

>EMPLACEMENT TABLE>

7. INCIDENCE SUR LES EFFECTIFS ET LES DEPENSES ADMINISTRATIVES

Lorsque les propositions de modification des règlements seront adoptées, il y aura lieu de procéder aux ajustements nécessaires afin de transférer les emplois, les personnes et les crédits correspondants de l'OLAF vers la Commission (budget rectificatif 2004 ou avant-projet de budget 2005).

7.1. Incidence sur les ressources humaines

A ce stade, il n'est pas envisagé de prévoir des ressources supplémentaires pour les nouvelles tâches administratives du secrétariat. 8 postes sont actuellement affectés au comité de surveillance (1 A.2, 1 A.5, 1 B.3, 1 C.3, 1A.5T et 3A.7T) + 1 auxiliaire. L'incidence théorique de l'augmentation du travail correspondant aux nouvelles missions du comité de surveillance est estimée à 3 emplois à l'intérieur de ces ressources existantes.

>EMPLACEMENT TABLE>

Selon les propositions de modification des règlements(CE) n° 1073/1999 et (Euratom) n° 1074/1999 (voir article 11 paragraphe 6), il est prévu de rattacher le secrétariat du comité administrativement à la Commission. Cela nécessite de modifier les tableaux des effectifs de l'OLAF et de la Commission en correspondance.

7.2 Incidence financière globale des ressources humaines

Voir sous 7.1.

Aucune augmentation des effectifs, mais transfert au budget de la Commission des emplois et des crédits du secrétariat du Comité de Surveillance.

>EMPLACEMENT TABLE>

Les montants correspondent aux dépenses totales pour 12 mois.

7.3 Autres dépenses de fonctionnement découlant de l'action

>EMPLACEMENT TABLE>

Les montants correspondent aux dépenses totales de l'action pour 12 mois.

I. Total annuel (7.2 + 7.3)

II. Durée de l'action

III. Coût total de l'action (I x II) // 1 331 000 EUR

Années

Ceci correspond à un besoin supplémentaire en crédits de 100 000 EUR.

8. SUIVI ET ÉVALUATION

8.1 Système de suivi

Dans ses conclusions du 22 décembre 2003, le Conseil a invité la Commission à compléter le rapport d'évaluation des activités de l'OLAF au plus tard avant la fin de 2004. Le Conseil indique qu'il évaluera la situation de l'OLAF notamment à la lumière des futurs rapports.

8.2 Modalités et périodicité de l'évaluation prévue

Un audit externe de gestion de l'Office est prévu (les conclusions du Conseil précitées sous 5.1 et 8.1 mentionnant au plus tard un délai de deux ans).

Le Comité de surveillance rend chaque année un rapport d'activités.

9. MESURES ANTI-FRAUDE

Mise en oeuvre en conformité avec le nouveau règlement financier.

Application du règlement (CE) n° 1073/1999.