COMMISSION EUROPÉENNE Bruxelles, le 25.6.2019 COM(2019) 350 final RAPPORT DE LA COMMISSION RAPPORT DE LA COMMISSION AU PARLEMENT EUROPÉEN, AU CONSEIL ET À LA COUR DES COMPTES































Rapport annuel à l'autorité de décharge concernant les audits internes réalisés en 2018





{SWD(2019) 300 final}



Table des matières 1.Introduction 2.La mission du service d’audit interne: indépendance, objectivité et responsabilité 3.Vue d’ensemble des travaux d’audit 3.1.Mise en œuvre du plan d’audit 2018 3.2.Données statistiques sur les recommandations du service d’audit interne 4.Conclusions fondées sur les travaux d’audit effectués en 2018 4.1.Conclusions sur les audits de performance 4.1.1.Performances des DG, services et agences exécutives de la Commission: processus horizontaux 4.1.2.Performance dans l’exécution des crédits budgétaires opérationnels et administratifs 4.2.Conclusions limitées du service d’audit interne 4.3.Opinion globale sur la gestion financière de la Commission 5.Consultation de l’instance de la Commission spécialisée en matière d’irrégularités financières 6.Mesures d’atténuation concernant les conflits d'intérêts potentiels (normes internationales) - Enquête de la Médiatrice européenne 7.Surveillance et suivi des recommandations d’audit 1.Introduction Le présent rapport informe le Parlement européen et le Conseil, dans le cadre de la procédure de décharge et conformément aux articles 118 et 247 du règlement financier, des audits internes effectués à la Commission en 2018. Il a pour fondement le rapport établi par l’auditeur interne de la Commission concernant les rapports d’audit et de conseil établis par le service d’audit interne en 2018 ( ). Il couvre les audits effectués au sein des directions générales, des services et des agences exécutives de la Commission ( ), et contient i) un résumé du nombre et du type d’audits internes effectués, ii) une synthèse des recommandations formulées et iii) les suites données à ces recommandations. 2.La mission du service d’audit interne: indépendance, objectivité et responsabilité

La mission du service d’audit interne consiste à améliorer et à protéger la valeur de l’organisation en fournissant une assurance objective et fondée sur les risques, des conseils et des informations. Le service d’audit interne aide la Commission à atteindre ses objectifs par une approche systématique et méthodique visant à évaluer ses processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance, et à en améliorer l’efficacité. Ses tâches consistent notamment à évaluer les processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance et à formuler des recommandations adéquates pour les améliorer afin de réaliser les trois objectifs suivants: i) promouvoir une éthique et des valeurs appropriées au sein de l'organisation, ii) veiller à une gestion et à une responsabilisation effectives dans l’organisation et (iii) assurer la bonne transmission de l’information sur les risques et le contrôle aux secteurs intéressés de l’organisation. Ce faisant, le service d’audit interne vise à promouvoir une culture de gestion efficiente et efficace au sein de la Commission et de ses services. L’indépendance du service d’audit interne est inscrite dans le règlement financier ( ) et dans sa charte de mission ( ) adoptée par la Commission. Cette charte prévoit que, pour garantir l’objectivité de leur jugement et éviter les conflits d’intérêts, les auditeurs du service d’audit interne doivent préserver leur indépendance par rapport aux activités et opérations qu’ils examinent. Si l’objectivité des auditeurs internes est compromise dans les faits ou même en apparence, les parties concernées doivent en être informées de façon précise. Si l’auditeur interne le juge nécessaire, il peut saisir directement le président de la Commission et/ou le collège. Le service d’audit interne effectue ses travaux dans le respect du règlement financier, des normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne et du code de déontologie de l’Institut des auditeurs internes. Sur le plan fonctionnel, le service d’audit interne rend compte et fait rapport au comité de suivi des audits. Le comité de suivi des audits assiste le collège des commissaires dans l’exécution des obligations qui lui incombent en vertu des traités, du règlement financier et d’autres instruments statutaires, i) en veillant à l’indépendance du service d’audit interne, ii) en contrôlant la qualité des travaux d’audit interne et iii) en veillant à ce que les recommandations d’audit interne et externe soient dûment prises en compte par les services de la Commission et iv) à ce qu’il y soit donné suite de manière appropriée. De cette manière, le comité de suivi des audits aide la Commission à atteindre ses objectifs de manière plus efficace et plus efficiente. Il facilite la surveillance, par le collège, des pratiques de la Commission en matière de gouvernance, de gestion des risques et de contrôle interne. En janvier 2018, l’auditeur interne a publié un rapport d’audit sur la gouvernance au sein de la Commission. Ce rapport a établi que des améliorations proportionnées étaient nécessaires concernant, entre autres, la gestion des risques, la communication d’informations financières et les mandats des organes institutionnels (de surveillance). La charte du comité de suivi des audits a été mise à jour en novembre 2018 dans le cadre du suivi de cet audit par la Commission. Les audits du service d’audit interne ne portent pas sur les systèmes de contrôle des États membres concernant les fonds de l’UE. Les audits de ce type, qui s’effectuent à l’échelon des bénéficiaires individuels, sont menés par les services d’audit internes des États membres, les autorités d’audit nationales, d’autres directions générales de la Commission ainsi que la Cour des comptes européenne. Le service d’audit interne procède toutefois à l’audit des mesures prises par les services de la Commission pour superviser et contrôler i) les entités dans les États membres ainsi que ii) les autres organisations chargées de décaisser des fonds de l’Union, telles que les Nations unies. Comme le prévoit le règlement financier, le service d’audit interne peut mener à bien ces missions sur le terrain, y compris dans les États membres. 3.Vue d’ensemble des travaux d’audit 3.1.Mise en œuvre du plan d’audit 2018 À la date butoir du 31 janvier 2019, le plan d’audit 2018 mis à jour avait été mis en œuvre à 100 % ( ). Ce plan d’audit comprenait les audits au sein des agences exécutives et des services de la Commission ( ). 166 «missions» (comprenant des audits, des consultations, des suivis et des réexamens) ont été achevées et 181 rapports (y compris des notes de suivi et des lettres de gestion) ont été publiés. Les graphiques ci-dessous présentent une ventilation des types de missions et de rapports réalisés. 181 Le plan initial 2018, qui prévoyait 52 missions d’audit (y compris les audits, les examens et les missions de conseil, mais à l’exclusion des suivis) a été mis à jour en milieu d’année. Le plan initial et le plan mis à jour ont tous deux été pris en considération par le comité de suivi des audits. Le service d’audit interne planifie ses travaux d’audit sur la base d’une évaluation des risques et d’une analyse des capacités, comme l’exigent sa charte et les normes internationales, ce qui contribue à assurer une mise en œuvre efficiente et efficace du plan d’audit. La mise en œuvre fait ensuite l’objet d’un suivi régulier et des ajustements sont effectués lorsque nécessaire. En 2018, le service d’audit interne a procédé à une évaluation approfondie des risques, qui a donné lieu à un plan d’audit pluriannuel stratégique pour la période 2019-2021, ainsi qu’à un plan d’audit annuel pour l’année 2019. 3.2.Données statistiques sur les recommandations du service d’audit interne Le graphique ci-dessous illustre le nombre de recommandations émises par le service d’audit interne en 2018. 100 % des recommandations formulées ont été acceptées. Pour l’ensemble des recommandations, les entités auditées ont élaboré des plans d’action qui ont été communiqués au service d’audit interne, lequel les a jugés satisfaisants.

Sur l’ensemble des recommandations acceptées qui ont été formulées par le service d’audit interne au cours de la période 2014-2018, 1 572 (soit 81 %) sont considérées par les entités auditées comme étant mises en œuvre à la date butoir du 31 janvier 2019 ( ) . Il reste donc un total de 366 recommandations (19 %) encore ouvertes à cette date. 1 938 Sur ces 366 recommandations ouvertes ( ), 1 est considérée comme essentielle ( ), 135 sont jugées très importantes et 103 sont en retard (c’est-à-dire qu’elles n’ont pas été mises en œuvre à la date initialement convenue). Ces recommandations en souffrance représentent 5,3 % du total des 1 938 recommandations acceptées. Parmi ces 103 recommandations en souffrance, 18 recommandations très importantes le sont depuis longtemps (c’est-à-dire depuis plus de 6 mois après la date de mise en œuvre initiale). Elles ne représentent que 2,9 % du nombre total de recommandations acceptées essentielles et très importantes au cours de la période 2014-2018 (contre 2,0 % au cours de la période de référence précédente). Le nombre de recommandations d’audit très importantes qui accusent un retard de plus de 6 mois a considérablement diminué ces dernières années (passant de 28 en moyenne entre juin 2015 et octobre 2016 à une moyenne de 15 depuis janvier 2017). Des travaux sont en cours pour mettre en œuvre ces recommandations et continueront d’être suivis de près par le comité de suivi des audits. 366 D’une manière générale, le service d’audit interne considère que la mise en œuvre des recommandations d’audit est satisfaisante et comparable aux périodes de référence précédentes. Cette situation montre que les services de la Commission font preuve de diligence dans la mise en œuvre des recommandations très importantes et qu’ils atténuent donc les risques recensés par le service d’audit interne. Il convient néanmoins d'accorder une attention particulière aux différentes recommandations considérées comme «très importantes» qui accusent un sérieux retard (c’est-à-dire de plus de six mois). Un résumé de ces recommandations très importantes en souffrance de longue date figure dans le document de travail des services de la Commission (section 3) annexé au présent rapport. 4.Conclusions fondées sur les travaux d’audit effectués en 2018 4.1.Conclusions sur les audits de performance Pour contribuer à la culture de la performance au sein de la Commission et renforcer l’importance accrue que celle-ci accorde à la notion de «rapport qualité-prix», le service d’audit interne a réalisé deux types d’audit en 2018: des audits de performance ( ) et des audits comportant une analyse d’éléments de performance importants (audits intégrés). La réalisation de ces deux types d’audit faisait partie du plan d’audit stratégique du service d’audit interne pour la période 2016-2018. Conformément à sa méthodologie et à ses bonnes pratiques, le service d’audit interne a abordé les performances de manière indirecte, en examinant dans quelle mesure et de quelle manière l’encadrement avait mis en place des systèmes de contrôle destinés à évaluer et à garantir les performances (efficacité et efficience) de ses activités. En adoptant ce type d’approche, le service d'audit interne entend s’assurer que les directions générales et les services ont mis en place des cadres de performance, des outils de mesure des performances, des indicateurs clés et des systèmes de suivi adéquats. Cela s’explique en partie par le fait que, parmi les bases juridiques, nombreuses sont celles qui fixent des objectifs plus vastes que ce que la Commission peut réaliser seule. En conséquence, des objectifs et critères de référence SMART ( ) doivent d’abord être définis au niveau de la Commission. Leur objectif est de dissocier, dans la mesure du possible, la contribution spécifique de la Commission de celle des autres acteurs essentiels qui contribuent à la mise en œuvre et à la réalisation des objectifs de l’Union européenne (États membres, régions, pays tiers, organisations internationales, etc.). Les points suivants détaillent les conclusions établies par le service d'audit interne sur les différents aspects liés aux performances dans le cadre des audits qu’il a réalisés en 2018. 4.1.1.Performances des DG, services et agences exécutives de la Commission: processus horizontaux 4.1.1.1. Examen des synergies et des gains d’efficience Une grande partie des audits internes de 2018 se sont concentrés sur l’utilisation efficace et efficiente des ressources dans les différents services et directions générales de la Commission. La communication sur les synergies et les gains d’efficience publiée en 2016 ( ) constitue une initiative clé de la Commission dans ce domaine. Cette initiative de grande envergure visait à changer les méthodes de travail au sein de la Commission, à réaliser des gains d’efficience dans les fonctions de soutien et à libérer des ressources pour les redéployer dans des domaines revêtant une importance politique majeure. L’audit du service d’audit interne a reconnu que l’initiative relative à l’examen des synergies et des gains d’efficience constituait un défi majeur pour la Commission. Cette initiative a instauré des modes de pensée et des méthodes de résolution de problèmes inédits et innovants. L’effet transversal de l’approche du «chef de file», en particulier, contribue à faire tomber les cloisons et à encourager une réflexion plus concertée. L’initiative a connu une période très difficile après son lancement, ce qui était prévisible compte tenu de son caractère ambitieux. Le service d’audit interne note les progrès accomplis depuis ce lancement, ainsi que les efforts collectifs déployés pour combler les lacunes du cadre sous-jacent. L’objectif est de mettre en place des procédures plus solides et de donner un nouvel élan à une initiative qui suscite toujours des attentes très élevées, en particulier dans la perspective de la fin du mandat de la Commission actuelle et de l’entrée en fonctions d’une nouvelle Commission en 2019. Bon nombre des défis initiaux, tels que i) la faiblesse de la gouvernance centrale sur les grandes questions, ii) la nécessité de garantir la robustesse et la faisabilité des économies, iii) les questions budgétaires, iv) l’absence de suivi efficace et v) le manque d’approche commune concertée, sont en train d’être relevés. Toutefois, il reste encore beaucoup à faire pour réaliser des synergies et des gains d’efficience durables et véritables et pour atteindre les objectifs fixés dans la communication de 2016 sur les synergies et les gains d’efficience dans les délais impartis. Il convient d’en faire davantage pour tirer parti des progrès déjà réalisés et veiller à ce que l’examen des synergies et des gains d’efficience soit intégré dans la culture de la Commission. L’audit a également indiqué qu’au niveau de l’organisation, les services centraux devraient définir des critères clairs permettant de déterminer les économies et suivre les progrès accomplis dans la réalisation de l’objectif, et que les «chefs de file» devraient mettre en place des mécanismes de qualité appropriés pour montrer le niveau de qualité de leurs services aux directions générales clientes et prendre les mesures correctives qui s’imposent le cas échéant. Les recommandations du service d’audit interne à cet égard doivent être considérées comme des améliorations proportionnées visant à contribuer à réaliser à terme les objectifs de l’initiative sur les synergies et les gains d’efficience. À la suite de l’audit du service d’audit interne, la Commission a publié en avril 2019 une nouvelle communication sur l’initiative relative aux synergies et aux gains d’efficience ( ). 4.1.1.2. Processus de gouvernance En 2017, le service d’audit interne a fait état de plusieurs faiblesses relevées dans les processus de gouvernance au sein de la Commission. À la suite des recommandations du service d’audit interne, la Commission a publié en novembre 2018 un ensemble de communications et de décisions (le «paquet gouvernance») afin de résoudre les problèmes constatés par le service d’audit interne et de mettre à jour les dispositifs de gouvernance d’entreprise de la Commission.

En 2018, plusieurs audits ont également porté sur les aspects liés à la gouvernance dans différents domaines d’action. L’audit sur la gouvernance des télécommunications dans le cadre du mécanisme pour l’interconnexion en Europe a montré que depuis le lancement du programme «télécommunications», en 2014, on a observé une augmentation considérable de la gamme des services proposés et de leur complexité. La structure de gouvernance initialement mise en place n’est plus adaptée à la complexité actuelle du programme ni aux évolutions futures dans le cadre du programme pour une Europe numérique, et cette situation peut également avoir une incidence sur l’efficacité de la mise en œuvre au niveau des programmes. Le service d’audit interne a par conséquent recommandé à la direction générale «Réseaux de communication, contenu et technologies» d’améliorer, en coopération avec les autres directions générales participant à la mise en œuvre du programme, le cadre de performance actuel du mécanisme pour l’interconnexion en Europe. Le service d’audit interne a également recommandé que la direction générale «Réseaux de communication, contenu et technologies» assure un suivi approprié des progrès accomplis et des résultats obtenus en fixant des objectifs et des indicateurs mesurables. En matière de gouvernance des technologies de l’information, les dispositifs de gouvernance spécifiques de la direction générale de la coopération internationale et du développement pour la gestion du programme OPSYS (système opérationnel ) et des sous-projets y afférents sont globalement efficients et efficaces. Le modèle de gouvernance du système d’information en place n’est pas suffisamment adapté au futur paysage des technologies de l’information de la direction générale de la coopération internationale et du développement, un fois OPSYS déployé en production. Le service d’audit interne a recommandé que la direction générale de la coopération internationale et du développement renforce sa gouvernance des données. Le service d’audit interne a également formulé des recommandations concernant les lacunes constatées dans la gouvernance des technologies de l’information et la sécurité des technologies de l’information du système expert de contrôle des échanges (TRACES ). 4.1.1.3. Processus de gestion des RH Dans le domaine des ressources humaines, un audit de la gestion des ressources humaines au Centre commun de recherche a conclu que le système de gestion et de contrôle du recrutement d’agents scientifiques temporaires: i) est conçu de manière adéquate; ii) garantit que les recrutements sont effectués de façon légale et régulière; iii) est efficace pour répondre aux besoins quotidiens. Toutefois, le système de gestion et de contrôle n’est pas efficace dans les domaines suivants: i) identification des besoins en compétences du personnel; ii) contrôle du processus de recrutement. Ces lacunes peuvent affecter la réalisation des objectifs ambitieux que s’est fixé le Centre commun de recherche dans sa stratégie à l’horizon 2030. La gestion des ressources humaines est également apparue problématique dans le cadre de l’audit du programme de déclassement et de gestion des déchets nucléaires du Centre commun de recherche. Cet audit a fait apparaître un écart entre les ressources nécessaires et les ressources disponibles pour assumer les responsabilités du Centre commun de recherche en matière de déclassement (tant en termes d’effectifs que de profils/d’expertise spécifiques). En outre, les dispositions visant à assurer la continuité des activités en cas d’absence ou de pénurie de personnel ne sont pas pleinement efficaces. Il en résulte un environnement relativement fragile intenable sur le long terme, notamment si l’on considère l’augmentation des activités liées au déclassement nucléaire et à la gestion des déchets y afférents, ainsi que l’évolution de la nature même de ces activités. Les problèmes recensés au sein du Centre commun de recherche sont similaires à ceux recensés lors d’autres audits réalisés par le service d’audit entre 2016 et 2018 et signalés les années précédentes. Le service d’audit interne a donc envoyé en 2018 à la direction générale des ressources humaines et de la sécurité une lettre de recommandations qui décrit succinctement les problèmes communs recensés au cours de ces audits. Cette lettre soulevait plusieurs questions à prendre en considération afin d’aider la Commission à faire face efficacement aux défis qui se posent aux directions générales et aux services en matière de ressources humaines. Ces questions sont particulièrement importantes dans le contexte de pression politique accrue pour: i) obtenir des résultats; ii) redéployer des ressources vers des domaines de plus grande importance politique; iii) réduire le personnel et (iv) restructurer la communauté des ressources humaines et le nouveau modèle de fourniture de services en matière de ressources humaines issu de l’examen des synergies et des gains d’efficience. Les principaux problèmes récurrents relevés par le service d’audit interne sont les suivants: i) l’absence de stratégies et de plans pluriannuels cohérents en matière de ressources humaines; ii) des faiblesses dans l’évaluation de la charge de travail ainsi que dans la cartographie des tâches et des compétences, qui sont autant d’éléments clés pour parvenir à des décisions solides en matière d’allocation des ressources humaines, et iii) l’insuffisance de données relatives aux ressources humaines et de rapports apportant une valeur ajoutée mis à disposition en interne. 4.1.1.4. Autres processus Divers audits ont conclu que des progrès supplémentaires peuvent également être réalisés en ce qui concerne l’amélioration de la performance globale d’autres processus «horizontaux» (c’est-à-dire des processus qui affectent un éventail de secteurs opérationnels et administratifs différents). Le système de détection rapide et d’exclusion (EDES) est un outil d’alerte qui contient des informations à diffusion restreinte concernant les tiers susceptibles de représenter une menace pour les intérêts financiers et la réputation de l’UE. L’objectif du système est de lutter contre la fraude et de protéger les intérêts financiers de l’UE, permettant ainsi aux ordonnateurs de prendre des décisions en connaissance de cause. L’audit du système de détection rapide et d'exclusion a révélé que le système de contrôle proprement dit est globalement est globalement conçu de manière efficace et efficiente, conformément aux dispositions législatives applicables. Toutefois, l’audit a mis en évidence deux problèmes: i) les orientations et les actions de sensibilisation; ii) la mise en œuvre pratique du système de détection et d’exclusion. Le service d’audit interne a dès lors recommandé que des efforts importants soient déployés, au niveau tant interne que local, afin que la connaissance et la mise en œuvre du système de détection rapide et d’exclusion parviennent à maturité et garantissent son fonctionnement efficace. Chaque jour, la Commission européenne crée, achète, acquiert et diffuse des actifs incorporels. Ces actifs sont souvent protégés par des droits de propriété intellectuelle tels que les droits d’auteur, les marques déposées et les brevets. Parallèlement, la Commission peut être amenée à utiliser des actifs de propriété intellectuelle détenus par des tiers. Il est donc nécessaire de gérer de manière efficace et efficiente les droits de propriété intellectuelle au sein de la Commission européenne. Bien que la Commission ait conçu des processus adéquats de gouvernance, de gestion des risques et de contrôle pour ses activités liées à la propriété intellectuelle, des faiblesses ont été constatées dans la mise en œuvre de ces processus en interne. En particulier, des faiblesses sont apparues dans l’identification et la classification des actifs de propriété intellectuelle ainsi que dans les clauses relatives à la propriété intellectuelle liées aux contrats de logiciels. Outre les recommandations formulées pour résoudre ces problèmes, le service d’audit interne a recommandé à la direction générale de l’informatique et au Centre commun de recherche de définir conjointement une politique des logiciels pour le développement et la distribution des logiciels dont la Commission est propriétaire. La gestion des risques consiste à identifier et à évaluer avec soin les problèmes potentiels susceptibles d’affecter l’exécution des activités de l’organisation et la réalisation de ses objectifs. Un processus de gestion des risques solide et éprouvé faisant partie intégrante des processus de gestion peut apporter une valeur ajoutée à une organisation en augmentant la probabilité de réalisation de ses objectifs, en particulier lorsque cette organisation est affectée par des changements importants. Dans le cas des directions générales «migration et affaires intérieures» et «justice et consommateurs», les audits ont fait apparaître que le processus de gestion des risques n’était pas encore pleinement intégré dans la culture et les systèmes des directions générales. Concernant les problèmes recensés, le service d’audit interne a recommandé aux deux directions générales qu’elles renforcent leurs orientations et leurs méthodes d’identification et d’évaluation des risques en y intégrant la prise en considération des opportunités perdues, des dimensions extérieures et des risques transversaux ainsi que la possibilité d’utiliser différentes méthodes d’identification des risques mieux adaptées à leur situation spécifique. Une dégradation majeure d’un ou de plusieurs des systèmes critiques de la Commission pourrait avoir un impact significatif sur sa réputation. C’est la raison pour laquelle les exigences de continuité des activités sont très élevées. Bien que la direction générale de la communication ait mis en place de nombreux contrôles visant à réduire les risques, l’audit interne a constaté une faiblesse dans l’étape essentielle qui fonde la gestion de la continuité des activités: il s’agit du processus d’analyse d’impact sur les activités. Une coordination adéquate des activités et la coopération avec les parties prenantes sont essentielles pour garantir une action cohérente et efficace entre les différents domaines d’action. Dans le domaine de l’action extérieure, des activités de coordination sont en place entre la Commission (direction générale de la coopération internationale et du développement, direction générale du voisinage et des négociations d’élargissement et service des instruments de politique étrangère) et le service européen pour l’action extérieure, dans la gestion des délégations de l’UE et dans la programmation et la mise en œuvre des instruments externes. Ces activités de coordination ont lieu tant au siège qu’au niveau des délégations de l’UE. Les activités de coordination ont été jugées efficaces et efficientes dans l’ensemble, malgré une faiblesse constatée dans la coordination au niveau des pays. Le service d’audit interne a notamment recommandé à la direction générale de la coopération internationale et du développement et à la direction générale du voisinage et des négociations d’élargissement qu’elles aillent plus loin dans le développement de l’outil opérationnel (le tableau de bord de mise en œuvre des aides) afin de mettre en place un portefeuille consolidé de projets financés par l’UE. Eurostat coopère étroitement avec les autres organes de l’UE et les organisations internationales afin d’améliorer la méthodologie statistique et l’échange de données. Cette coopération avec des acteurs extérieurs a une incidence significative sur la mise en œuvre du programme statistique européen. Eurostat a mis en place des mécanismes de coopération avec plusieurs parties prenantes externes, mais il manque une politique globale claire au niveau des directions générales pour les systèmes de gestion et de contrôle. En outre, la coordination des activités et l’échange des informations pertinentes au sein de la direction générale doivent également être améliorés. Plusieurs aspects de l’initiative «Mieux légiférer» ont été contrôlés lors de divers audits, portant notamment sur: le processus d’évaluation dans les directions générales de l’agriculture et du développement, de l’emploi, des affaires sociales et de l’inclusion, ainsi que de la politique régionale et urbaine; la préparation d’initiatives législatives à la direction générale de la fiscalité et de l’union douanière; le suivi et l’application du droit de l’Union en matière de santé au sein de la direction générale de la santé et de la sécurité alimentaire. Il n’a pas été relevé dans ces domaines de problème de performance significatif. 4.1.2.Performance dans l’exécution des crédits budgétaires opérationnels et administratifs 4.1.2.1. Gestion directe Dans le domaine des fonds gérés directement, plusieurs audits ont porté sur la gestion des subventions par les agences exécutives (Agence exécutive «Éducation, audiovisuel et culture», Agence exécutive pour les petites et les moyennes entreprises, Agence exécutive du Conseil européen de la recherche, Agence exécutive pour l’innovation et les réseaux et Agence exécutive pour la recherche). Il n’a pas été relevé de faiblesse significative dans les performances, sauf à l’Agence exécutive «Éducation, audiovisuel et culture». Dans cette agence, bien qu’aucun problème significatif en termes de gestion de projet et de traitement des paiements n’ait été détecté dans l’échantillon de projets examiné, des insuffisances graves concernant l’efficacité de l’ensemble du système de contrôle interne ont été relevées. Depuis l’audit, l’agence a pris des mesures pour remédier à ces lacunes. Le service d’audit interne a constaté que les risques sous-jacents avaient été partiellement atténués et a abaissé le niveau de la recommandation critique à «très important».

Les activités de diffusion et d’exploitation sont d’une importance capitale pour maximiser l’impact d’Horizon 2020. Elles permettent en effet de garantir l’utilisation et la diffusion efficaces des résultats des activités de recherche financées par l’UE. Le rôle de la Commission est de soutenir les bénéficiaires au titre d’Horizon 2020 par des initiatives spécifiques et des outils dédiés et de veiller à ce que ces bénéficiaires respectent leurs obligations contractuelles. Le centre d’appui commun a conçu un processus de diffusion et d’exploitation adéquat sur la base d’un flux de travail avec les technologies de l’information qui comporte des contrôles obligatoires que les responsables de projet doivent effectuer lors de l’évaluation de la mise en œuvre du plan de diffusion et d’exploitation convenu dans la convention de subvention. On relève cependant des faiblesses dans l’application pratique du processus actuel. Le service d’audit interne a par conséquent formulé des recommandations afin de garantir que: i) le respect des obligations contractuelles en matière de diffusion et d’exploitation ainsi que des obligations en matière de rapports font l’objet d’un contrôle approprié; ii) un niveau approprié de suivi des activités de diffusion et d’exploitation est assuré après la mise en œuvre des projets. La direction générale du voisinage et des négociations d’élargissement assure la gestion directe de procédures d’attribution de subventions et de passation de marchés au titre de l’instrument européen de voisinage. Les missions de contrôle des délégations de l’UE constituent un outil important pour fournir à l’ordonnateur subdélégué une assurance raisonnable sur l’efficacité et l’efficience des systèmes de gestion et de contrôle en place dans les délégations de l’UE aux fins de la mise en œuvre de l’instrument européen de voisinage. Le service d’audit interne a relevé un problème concernant les missions de supervision. Le service d’audit interne a recommandé à la direction générale du voisinage et des négociations d’élargissement qu’elle révise ses procédures afin d’améliorer l’efficacité des missions de supervision, en particulier en i) instaurant une planification de ces missions fondée sur les risques; ii) révisant la fréquence des missions; iii) adaptant la durée des visites sur place aux exigences inscrites dans les instructions relatives à la phase de finalisation des missions; iv) en établissant une procédure de diffusion des meilleures pratiques dans les autres délégations de l’UE. Un audit de l’instrument de partenariat au sein du service des instruments de politique étrangère a révélé des faiblesses dans la conception et la mise en œuvre des missions de supervision par les sièges. En outre, le service d’audit interne a recommandé au service des instruments de politique étrangère qu’il renforce l’environnement de contrôle dans la délégation de l’UE aux États-Unis d’Amérique, vu les faiblesses relevées dans la répartition des responsabilités pour la gestion de l’instrument de partenariat dans cette délégation de l’UE. Ces faiblesses peuvent nuire à l’efficacité et à l’efficience des opérations et peuvent avoir pour conséquence que des activités frauduleuses ne soient pas détectées à temps. L’Office de gestion et de liquidation des droits individuels est responsable de la gestion du régime commun d‘assurance maladie, de l’assurance accidents et des maladies professionnelles. Un audit portant sur la stratégie de contrôle de cet Office a conclu que cette stratégie comportant des contrôles internes bien conçus, efficaces et efficients du régime commun d’assurance maladie et de l’assurance accident, malgré deux faiblesses. L’audit a donc formulé des recommandations sur les points suivants: i) la révision et la documentation de la stratégie de contrôle du régime commun d’assurance maladie; ii) l’efficacité et l’efficience des contrôles ex ante et ex post. 4.1.2.2. Gestion indirecte En matière de fonds faisant l’objet d’une gestion indirecte, plusieurs audits ont porté sur les dispositifs de supervision en vigueur dans les directions générales et les services. Dans deux de ces audits, aucun problème de performance important n'a été relevé( ). En revanche, dans deux autres audits se rapportant à des domaines spécifiques, des lacunes ont été relevées en ce qui concerne la gestion des instruments financiers( ). Étant donné que la cause première de certains des problèmes constatés se situe au niveau central, une lettre de recommandations proposant des améliorations a également été envoyée aux directions générales du budget et des affaires économiques et financières. ·Dans l’audit des instruments financiers LIFE au sein des directions générales de l’action pour le climat et de l’environnement, le service d’audit interne a conclu que, bien que les deux directions générales aient mis en place des procédures de supervision globalement adéquates pour surveiller la mise en œuvre des instruments financiers, la visibilité et la promotion de la contribution de l’UE laissent encore à désirer. Pour remédier à cette lacune, les directions générales devraient vérifier de manière régulière et effective que les exigences des conventions de délégation sont respectées dans la pratique. ·Après avoir finalisé un audit sur la gestion des facilités d’investissement par la direction générale de la coopération internationale et du développement en 2017, le service d’audit interne a réalisé un audit similaire en ce qui concerne la facilité d’investissement pour le voisinage et le cadre d’investissement en faveur des Balkans occidentaux au sein de la direction générale du voisinage et des négociations d’élargissement en 2018. L’audit a permis de constater que, si la conception globale des deux facilités d’investissement est satisfaisante, leur mise en œuvre présente plusieurs lacunes auxquelles il convient de remédier pour améliorer les activités de suivi et la gestion financière. Enfin, un audit du processus d’obtention d'une assurance dans les sièges portant sur le siège de la direction générale de la coopération internationale et du développement a révélé une faiblesse dans le processus de suivi des déclarations annuelles de gestion. Ces déclarations annuelles de gestion sont fournies par les institutions financières internationales et/ou les agences nationales assurant la mise en œuvre des projets en gestion indirecte. Le service d’audit interne a recommandé à la direction générale de la coopération internationale et du développement: i) d'établir des instructions précises sur le processus de surveillance (contrôles, calendrier et suivi); et ii) de fournir, dans le rapport annuel d’activité, des informations sur l’état des déclarations de gestion et sur leur contribution au processus d’obtention d’une assurance. 4.1.2.3.Gestion partagée En matière de gestion partagée, six audits de performance/audits intégrés ont été consacrés aux processus de gestion des programmes et de paiement. Aucun problème de performance important n'a été relevé en la matière. 4.2.Conclusions limitées du service d’audit interne Le service d’audit interne a rendu des conclusions limitées sur l’état du contrôle interne de chaque direction générale et de chaque service en février 2019. Ces conclusions limitées figurent dans les rapports d’activité annuels de 2018 des directions générales et des services concernés. Elles s’appuient sur les travaux d’audit réalisés ces 3 dernières années et couvrent toutes les recommandations ouvertes formulées par le service d’audit interne et par les anciennes structures d’audit interne (dans la mesure où ces recommandations ont été reprises par le service d’audit interne). La conclusion du service d’audit interne sur l’état du contrôle interne est limitée aux systèmes de gestion et de contrôle qui ont fait l’objet d’un audit. La conclusion ne concerne pas les systèmes qui n’ont pas été audités par le service d’audit interne au cours des 3 dernières années. La conclusion limitée relative à l’Agence exécutive «Éducation, audiovisuel et culture» a attiré spécialement l'attention sur une recommandation essentielle et deux recommandations très importantes formulées dans le contexte de l’audit relatif à Erasmus+ et à Europe créative — gestion des subventions, phase II, donnant lieu à des réserves dans le rapport annuel d’activité du service concerné. 4.3.Opinion globale sur la gestion financière de la Commission Comme l’exige sa charte de mission, le service d’audit interne rend chaque année un avis global sur la gestion financière à la Commission. Cet avis repose sur les travaux d’audit réalisés à la Commission dans le domaine de la gestion financière par le service d’audit interne au cours des 3 années précédentes (2016-2018). Il tient compte également d’informations provenant d’autres sources, à savoir des rapports de la Cour des comptes européenne. Comme lors des éditions précédentes, l’avis global de 2018 est nuancé par les réserves formulées par les ordonnateurs délégués dans leurs déclarations d’assurance. Pour forger son avis, le service d’audit interne a examiné l'incidence cumulée: i) des montants jugés à risque tels qu’indiqués dans les rapports d’activité annuels; ii) de la capacité de correction telle qu'elle ressort des corrections financières appliquées et des recouvrements effectués par le passé; et iii) des estimations des corrections futures et des montants à risque au moment de la clôture. Compte tenu de l’ampleur des corrections financières appliquées et des recouvrements effectués par le passé et partant de l’hypothèse que les corrections appliquées au cours des prochaines années seront d’un niveau comparable, le budget de l’UE est efficacement protégé dans son ensemble (pas nécessairement pour chaque domaine d’action) et dans le temps (parfois sur plusieurs années). Sans nuancer davantage son avis global, le service d’audit interne a mis l'accent sur les points suivants. Stratégies de supervision portant sur la mise en œuvre des politiques et programmes par des tiers