Rapport

sur les états financiers de l'Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail relatifs à l'exercice 2001, accompagné des réponses de l'Agence

(2002/C 326/02)

TABLE DES MATIÈRES

>TABLE>

OPINION DE LA COUR

1. Le présent rapport est adressé au conseil d'administration de l'Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail conformément à l'article 14, paragraphe 4, du règlement (CE) n° 2062/94(1) du Conseil.

2. La Cour a examiné les états financiers de l'Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail pour l'exercice clos le 31 décembre 2001. Conformément à l'article 14, paragraphe 1, du règlement (CE) n° 2062/94 du Conseil, le budget a été exécuté sous la responsabilité du directeur. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des états financiers(2), conformément aux dispositions financières internes prévues à l'article 15 du règlement (CE) n° 2062/94 du Conseil. La Cour est tenue de procéder à l'examen de ces comptes en vertu de l'article 248 du traité instituant la Communauté européenne.

3. La Cour a effectué son audit conformément à ses politiques et normes d'audit. Celles-ci ont été adaptées des normes internationales d'audit généralement admises pour refléter le caractère spécifique du contexte communautaire. Elle a examiné les documents comptables et appliqué les procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. La Cour a obtenu, par cet audit, une base adéquate pour étayer l'opinion exprimée ci-après.

4. Cet examen a permis à la Cour d'obtenir l'assurance raisonnable que les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 2001 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

PRINCIPALES OBSERVATIONS

Exécution du budget

5. L'exécution des crédits de l'exercice 2001 et des crédits reportés de l'exercice précédent est présentée au tableau 1(3).

6. Les crédits disponibles(4) pour l'exercice s'élèvent à 14,0 millions d'euros dont 12,0 millions au titre de l'exercice et 2,0 millions reportés de l'exercice antérieur. Outre ses dotations budgétaires, l'Agence a reçu un subside de la Commission de 624000 euros pour une action pluriannuelle de préparation des pays candidats à l'adhésion. Ces crédits ont été engagés en 2001 à hauteur de 126959 euros; ils ont fait l'objet de paiements pour 17048 euros, le solde étant reporté.

7. Les crédits de l'exercice 2001 ont été engagés à concurrence de 11,3 millions d'euros; ils ont fait l'objet de paiements pour 5,0 millions, soit 44 % des engagements contractés. Le solde des crédits a été soit reporté (6,2 millions d'euros), soit annulé (0,8 million d'euros). Les crédits opérationnels (titre III), soit 7,6 millions d'euros, ont été engagés à hauteur de 7,3 millions, dont 1,5 million ont été payés et 5,8 millions ont dû être reportés à l'exercice suivant, le solde étant annulé. Le montant très élevé des reports sur les crédits opérationnels est dû au fait que la Commission au cours de l'exercice 2001 a confié à l'Agence une importante action (4,5 millions d'euros) dont les délais de sa préparation n'ont pas permis sa mise en oeuvre en 2001 et la totalité des crédits prévus a dû être reportée à l'exercice 2002. Toutefois, indépendamment de cette circonstance, le taux de report des crédits opérationnels reste encore très élevé et l'Agence devrait continuer à renforcer la qualité et le suivi de la programmation de ses activités.

8. Les crédits reportés de l'exercice antérieur s'élevaient à 2,0 millions d'euros, dont 1,7 million pour le titre III. Ces crédits ont fait l'objet de paiements pour 1,7 million d'euros, dont 1,5 million pour le titre III; le solde a été annulé.

États financiers

9. Le compte de gestion et le bilan publiés par l'Agence dans son rapport d'activité pour 2001 sont présentés sous forme synthétique dans les tableaux 2 et 3.

10. L'Agence ne fait pas l'amortissement de ses immobilisations. Il devrait appliquer les règles d'évaluation et d'amortissement adoptées par la Commission(5) de manière à ce que les valeurs inscrites au bilan donnent l'image fidèle des biens qui font partie de son patrimoine.

11. L'Agence devrait renforcer les mesures déjà prises pour minimiser le risque de double remboursement; elle doit donc rembourser les frais de mission aux personnes qu'elle convoque sur la base des pièces originales et non de copies.

12. Le système de comptabilité budgétaire SI2 utilisé par l'Agence ne devrait pas permettre de modifier les opérations d'un exercice budgétaire après la date de sa clôture (15 janvier de l'exercice suivant) à l'exception des cas prévus par la réglementation.

Application des dispositions financières

13. Pour l'exécution de la ligne budgétaire concernant le domaine "Recherche-Travail et santé" l'Agence a signé, le 23 février 2001, un contrat d'un montant de 225000 euros, alors que les crédits disponibles s'élevaient à 185000 euros. Afin de couvrir l'écart de 40000 euros entre les crédits disponibles et le montant du contrat, l'Agence a utilisé, sans présenter de justification, des crédits inscrits sur une autre ligne budgétaire pour un programme en faveur des petites et moyennes entreprises. Cette pratique n'est pas conforme à la règle de la spécialité budgétaire.

14. L'Agence reporte systématiquement l'intégralité du solde des engagements provisionnels à l'exercice suivant, sans que cela soit étayé par des bons de commande déjà émis. Ainsi, elle a reporté 114134 euros à 2002 au titre des frais de missions, alors que les paiements restant à effectuer s'élevaient à moins de 50000 euros. De tels reports sont injustifiés.

15. Des recouvrements pour un montant total de 82500 euros n'ont pas été effectués avant la fin de l'exercice 2001, contrairement à ce que prévoyaient les ordres correspondants. L'Agence devrait prendre des mesures pour obtenir leur exécution.

16. En janvier 2001, soit en dehors du délai fixé au 31 décembre 2000 par le directeur de l'Agence, un centre national a demandé un subside afin de réaliser des activités correspondant à un coût total de 184768 euros. En définitive, le programme a été approuvé par l'Agence en septembre 2001 pour un montant de 27781 euros financé entièrement par le subside de cette dernière; la justification fournie était que, l'année précédente, le centre en question avait reçu un subside moindre que prévu en raison de l'inexécution d'une partie des activités envisagées. Une telle variation du volume des activités prévues, ainsi que la longueur des délais nécessaires pour arriver à une décision définitive montrent la nécessité pour l'Agence de rendre son système de programmation des travaux plus rigoureux.

17. Ce n'est qu'à partir du deuxième trimestre 2001 que l'Agence a mis au point un véritable système de prévision du volume des traductions à commander au Centre de traduction des organes de l'Union européenne. Le système en question devrait être développé dans le cadre de la programmation des travaux de l'Agence afin d'éviter le recours, en cas d'urgence, à des firmes locales de traduction.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion des 25 et 26 septembre 2002.

Par la Cour des comptes

Juan Manuel Fabra Vallés

Président

(1) JO L 216 du 20.8.1994, p. 5.

(2) En application de l'article 14, paragraphe 3, du règlement (CE) n° 2062/94 du Conseil, les comptes de la totalité des recettes et dépenses de l'Agence pour l'exercice 2001 ont été établis le 9 avril 2002 et ensuite transmis au Conseil d'administration de l'Agence, à la Commission et à la Cour des comptes, cette dernière les ayant reçus le 15 avril 2002. La version abrégée des ces états financiers est présentée dans les tableaux annexés au présent rapport.

(3) Tous les tableaux de ce rapport ont été établis sur la base des valeurs les plus exactes possible des données disponibles. Pour la présentation, les chiffres ont été arrondis, ce qui peut provoquer des différences minimes au niveau des totaux. Un tiret indique une valeur inexistante ou nulle et 0,0 indique une valeur inférieure au seuil d'arrondi.

(4) Crédits non dissociés.

(5) Règlement n° (CE) 2909/2000 de la Commission du 29 décembre 2000 (JO L 336 du 30.12.2000, p. 75).

Tableau 1

Exécution budgétaire pour l'exercice 2001NB:

Les totaux peuvent comporter des écarts dus aux arrondis.

Source:

Données de l'Agence - Ces tableaux présentent sous une forme synthétique les données fournies par l'Agence dans ses propres états financiers.

>TABLE>

>TABLE>

Tableau 2

Compte de gestion des exercices 2001 et 2000

>TABLE>

NB

Les totaux peuvent comporter des écarts dus aux arrondis.

Source:

Données de l'Agence - Ces tableaux présentent sous une forme synthétique les données fournies par l'Agence dans ses propres états financiers.

Tableau 3

Bilan aux 31 décembre 2001 et 31 décembre 2000NB:

les totaux peuvent comporter des écarts dus aux arrondis.

Source:

Données de l'Agence - Ces tableaux présentent sous une forme synthétique les données fournies par l'Agence dans ses propres états financiers.

>TABLE>

>TABLE>

Réponses de l'Agence

Les réponses de l'Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail aux observations de la Cour des comptes relatives aux états financiers de l'exercice financier 2001 de l'Agence sont les suivantes.

Exécution du budget

Concernant les points 7 et 8

Comme la Cour le fait remarquer, le taux des reports de crédits opérationnels de l'exercice 2001 à l'exercice suivant a été élevé. Cela est dû notamment au fait que du montant de 5,8 millions d'euros mentionné par la Cour, 4.5 millions d'euros concernaient directement le subvention scheme 2001-2002 for SME (Small and Medium size Entreprises), qui consistait en une nouvelle activité souhaitée par le Parlement européen et confiée à l'Agence, par la Commission.

Pour le reste, l'Agence s'est efforcée de tout mettre en oeuvre, au sein des limites qui lui sont offertes par le cadre réglementaire dans lequel elle agit, pour limiter son taux de report de crédits. À cet effet, les Topic Centers sont désormais payés au cours de l'année pour laquelle les crédits ont été attribués.

Enfin, en vue de renforcer de façon permanente la qualité et le suivi de sa programmation, l'Agence veille continuellement à mettre en place des outils adéquats ou à améliorer les outils existants.

États financiers

Concernant le point 10

Suite aux observations de la Cour, l'Agence envisageait dans un premier temps de mettre en oeuvre les règles d'évaluation et d'amortissement des immobilisations adoptées par la Commission en les intégrant au sein de sa propre réglementation. Vu, cependant, que la refonte générale du règlement financier qui est en cours est en voie d'aboutir, l'Agence se propose d'attendre son adoption définitive pour assurer cette mise en oeuvre et acquérir un logiciel de gestion adapté.

Concernant le point 11

En vue d'éviter les doubles remboursements, et conformément aux recommandations de la Cour, l'Agence appose la mention paid by EU-Agency sur les pièces justificatives originales (billets) des frais de voyage pour les réunions des experts et assure en principe le payement des remboursements par virement bancaire sur les comptes bancaires officiels des bénéficiaires dont les coordonnées ont été répertoriées sur un formulaire de l'Agence.

Concernant le point 12

L'opération mentionnée par la Cour était tout à fait exceptionnelle et concernait une transaction de régularisation d'un montant limité qui visait à corriger une erreur d'imputation sur une ligne de dépense relative au personnel, non reportable sur l'année suivante.

L'Agence veillera à que ce genre d'opérations ne se reproduise plus à l'avenir.

Application des dispositions financières

Concernant le point 13

Le contrat auquel la Cour fait référence (225000 euros) portait sur la réalisation de deux séries de tâches distinctes relevant du domaine de la recherche sur le travail et la santé: l'une couvrant spécifiquement ce domaine (poste budgétaire 3 0 2 2: 185000 euros, l'autre, le touchant également mais pouvant être reliée au domaine d'action relatif aux petites et moyennes entreprises (PME) (poste budgétaire 3 0 7 1: 40000 euros). De ce fait, et dans le souci de ne pas retarder le démarrage de cet action pour des questions d'imputation budgétaire, l'Agence a décidé de financer et d'imputer la dépense sur ces deux lignes budgétaires et dans la limite des crédits disponibles.

Concernant le point 14

Dans la majorité des cas, les reports de crédit portent sur des soldes restant dus relatifs à des contrats ou des bons de commandes concernant l'exercice en cours. Dans certains cas, les montants ne sont pas clairement fixés (exacts) du fait qu'ils portent sur des factures dont la variabilité des coûts est liée aux types de consommations ou de services fournis (par exemple électricité, téléphone, maintenance).

En ce qui concerne les frais de mission, l'Agence a décidé de reporter le total des crédits engagés (engagements provisionnels) afin de faire face aux remboursements de missions restant à liquider.

L'Agence suivra les recommandations de la Cour en ce qui concerne le calcul des soldes restant dus afin d'aligner directement les reports des crédits à ceux-ci.

Concernant le point 15

L'Agence suivra les recommandations de la Cour en mettant en place un système de suivi mensuel des ordres de recouvrement en attente.

Pour l'essentiel, ces ordres de recouvrement concernaient des projets pour lesquels les rapports d'exécution finaux n'avaient pas été transmis dans les délais requis. Depuis, ces situations ont été régularisées ou sont en cours de régularisation, ce qui permet l'annulation des ordres de recouvrement concernés. Dans d'autres cas, le non-recouvrement en 2001 a été dû à des problèmes liés à la non-réception, en temps utile, des pièces bancaires correspondantes.

Concernant les points 16

Conformément aux recommandations de la Cour, et dans la mesure ou les circonstances et les procédures le lui permettent, l'Agence veillera à améliorer son système de programmation en termes de limitation de variation de volume d'activité, de réduction des retards quant aux mises en oeuvre des programmes, de réduction des délais de prise de décision, et de respect du principe d'annualité budgétaire (voir le point "exécution du budget").

Concernant le point 17

Profitant de l'expérience de l'exercice 2001, l'Agence a établi, en décembre 2001, une première prévision du volume de demandes de traductions pour l'année 2002. Une comparaison mensuelle entre les demandes de traductions prévues et celles réalisées, ainsi qu'une révision périodique des prévisions, devraient désormais faciliter le bon suivi des crédits alloués.