DÉCISION CONJOINTE DE LA COMMISSION ET DU HAUT REPRÉSENTANT DE L'UNION POUR LES AFFAIRES ÉTRANGÈRES ET LA POLITIQUE DE SÉCURITÉ du 28.03.2012& relative aux mécanismes de coopération en matière de gestion des délégations de l'Union européenne * JOIN/2012/0008 final */





|| COMMISSION EUROPÉENNE || HAUT REPRÉSENTANT DE L'UNION EUROPÉENNE POUR LES AFFAIRES ÉTRANGÈRES ET LA POLITIQUE DE SÉCURITÉ Bruxelles, le 28.03.2012 JOIN (2012) 8 final DÉCISION CONJOINTE DE LA COMMISSION ET DU HAUT REPRÉSENTANT DE L'UNION POUR LES AFFAIRES ÉTRANGÈRES ET LA POLITIQUE DE SÉCURITÉ du 28.03.2012 relative aux mécanismes de coopération en matière de gestion des délégations de l'Union européenne DÉCISION CONJOINTE DE LA COMMISSION ET DU HAUT REPRÉSENTANT DE L'UNION POUR LES AFFAIRES ÉTRANGÈRES ET LA POLITIQUE DE SÉCURITÉ du 28.03.212 relative aux mécanismes de coopération en matière de gestion des délégations de l'Union européenne LA COMMISSION EUROPÉENNE ET LE HAUT REPRÉSENTANT DE L'UNION POUR LES AFFAIRES ÉTRANGÈRES ET LA POLITIQUE DE SÉCURITÉ, vu le traité sur l'Union européenne, vu la décision 2010/427/UE du Conseil du 26 juillet 2010 fixant l'organisation et le fonctionnement du service européen pour l'action extérieure[1] (ci-après dénommée «la décision du Conseil instituant le SEAE»), et notamment son article 13, paragraphe 4, considérant ce qui suit: (1) La nouvelle organisation institutionnelle de l'UE dans le domaine des relations extérieures, mise en place conformément au traité de Lisbonne, suppose une coopération étroite des services de la Commission et du service européen d'action extérieure («SEAE»). (2) Depuis la création du SEAE, l'ancienne direction générale des relations extérieures et l'ancien service extérieur unifié, avec son réseau de délégations, ont cessé d'exister. Les délégations de la Commission sont devenues des délégations de l'Union («les délégations») placées sous l'autorité du haut représentant de l’Union pour les affaires étrangères et la politique de sécurité («le haut représentant») conformément à l'article 221 TFUE. (3) Les délégations font partie intégrante du SEAE (article 1er, paragraphe 4, de la décision instituant le SEAE). (4) Chaque délégation est placée sous l'autorité du chef de délégation. Tous les membres du personnel sont placés sous l'autorité du chef de délégation, quel que soit leur statut et pour toutes leurs activités, conformément à l'article 5, paragraphe 2, de la décision instituant le SEAE. (5) Le personnel des délégations comprend des membres du personnel du SEAE et, si cela est approprié pour la mise en œuvre du budget de l'Union et de politiques de l'Union autres que celles relevant du mandat du SEAE, des membres du personnel de la Commission. La présence d'agents de la Commission dans les délégations rend nécessaires des accords spéciaux entre le SEAE et les services de la Commission. Ces accords devraient garantir une gestion cohérente de l'ensemble du personnel dans les délégations. (6) Le SEAE travaille en collaboration avec les services de la Commission afin de veiller à la cohérence entre les différents domaines de l'action extérieure de l'Union et entre ces domaines et ses autres politiques, conformément à l'article 3, paragraphe 1, de la décision instituant le SEAE. (7) L'objet de la présente décision est de définir des mécanismes de collaboration entre le SEAE et les services de la Commission pour la gestion des délégations, DÉCIDENT: Champ d’application et définitions Article 1 1. Le SEAE et les services de la Commission coopèrent entre eux dans la gestion des délégations en vue d'assurer leur bon fonctionnement, conformément à l'article 3 de la décision instituant le SEAE, en particulier sur toutes les questions relevant du champ d'application de la présente décision. 2. La présente décision ne porte pas préjudice: – au rôle de gestion globale des délégations assuré par les chefs de délégation, défini à l'article 5 de la décision instituant le SEAE; – à l'exercice, par le haut représentant ou par la Commission, des compétences sur leur personnel dans les délégations qui leur sont conférées en leur qualité d'autorité investie du pouvoir de nomination par le statut («AIPN») et d'autorité habilitée à conclure des contrats par le RAA («AHCC»). – à l'exercice des pouvoirs conférés à l'ordonnateur délégué; – aux règles applicables en matière de budget, de gestion financière, de sécurité et de sûreté, ainsi qu'aux obligations d'information. 3. Sauf disposition contraire, les définitions suivantes s’appliquent à la présente décision: – «ressources humaines dans les délégations» ou «personnel des délégations»: les ressources humaines ou le personnel des délégations relevant aussi bien du SEAE que de la Commission; – «directions générales relations extérieures»: les DG TRADE, ELARG, DEVCO, ECHO, ainsi que le FPI; – «direction générale d'origine»: la DG de la Commission à laquelle est affecté un membre du personnel de la Commission en poste dans une délégation; – «directions générales COMDEL»: les DG relations extérieures, le SG, la DG BUDG et la DG HR. Comité de suivi pour les délégations Article 2 1. Il est institue un comité de suivi pour les délégations («EUDEL»). 2. L'EUDEL veille à la coopération et à la consultation mutuelle entre le SEAE et les services de la Commission concernés pour toutes les questions ayant trait à la gestion des délégations. Il constitue une enceinte pour l'échange d'informations sur les matières d'intérêt commun, en particulier en lien avec la gestion des ressources dans les délégations, en vue notamment de veiller à ce que les délégations soient en mesure de s'adapter rapidement aux priorités politiques de l'action extérieure de l'UE, aux évolutions des priorités de la Commission, aux crises imprévues ou aux situations d'urgence. 3. L'EUDEL est un organe consultatif qui peut, dans le respect des règles applicables et du budget disponible, émettre des recommandations à l'attention du SEAE et des services de la Commission concernés sur toute question couverte par la présente décision. Article 3 1. Le SEAE, qui assure la présidence, ainsi que la DG DEVCO, le secrétariat général, la DG BUDG et la DG HR disposent chacun d'un représentant au sein de l'EUDEL. 2. La DG DEVCO ou le secrétariat général peuvent inviter aux réunions de l'EUDEL des représentants des DG COMDEL et de toute autre DG ayant du personnel en poste dans des délégations. 3. Le secrétariat de l'EUDEL est assuré par le SEAE. 4. L'EUDEL se réunit: a. au moins une fois par semestre au niveau des hauts responsables (directeur général administratif/directeur général). Les membres peuvent à ce niveau nommer un suppléant pour une réunion particulière; b. régulièrement au niveau des réunions de travail ordinaires. À la demande d'au moins deux membres, ou à l'initiative du président, une réunion peut être convoquée à l'un ou l'autre de ces niveaux. 5. Tout membre de l'EUDEL est habilité à inscrire un point à l'ordre du jour. Pour chaque réunion, le secrétariat distribue l'ordre du jour et les documents d'accompagnement au moins cinq jours ouvrés avant sa tenue. 6. Les recommandations de l'EUDEL sont adoptées par consensus entre ses membres. Le SEAE et les services de la Commission prennent toute mesure nécessaire pour mettre en œuvre ces recommandations. Lorsque le SEAE ou un service de la Commission éprouve des difficultés pour appliquer une recommandation, il en informe l'EUDEL. 7. Les recommandations de l'EUDEL peuvent être adoptées, sur proposition d'un de ses membres, au cours d'une réunion ou par procédure écrite, sans préjudice des arrangements de coordination interne entre services de la Commission. 8. Les procédures écrites, lancées par le secrétariat, sont assorties d'un délai d'au moins cinq jours ouvrables au cours duquel des objections peuvent être formulées. Des délais plus courts peuvent être appliqués dans des cas exceptionnels, sauf opposition d'un membre à ce raccourcissement. Les objections doivent être motivées et, le cas échéant, accompagnées de projets de modification. La recommandation est réputée adoptée si le délai a expiré sans qu'aucune objection n'ait été formulée. En cas d'objection dans ledit délai, et à moins que le membre qui a été à l'initiative de la recommandation demande à ce que la procédure écrite soit relancée avec un texte modifié, une réunion de travail de l'EUDEL est convoquée aussitôt que possible pour discuter de la question afin de parvenir à un consensus. 9. Si ce consensus ne peut pas être dégagé en réunion de travail, la question est inscrite à l'ordre du jour d'une réunion de l'EUDEL au niveau des hauts responsables. Les membres de l'EUDEL s'efforcent d'adapter leurs propositions dans le mesure requise pour faciliter le consensus sur la question. Lorsque, en dépit de ces efforts, la question n'a pu être réglée dans un délai d'un mois à compter de l'ouverture de la procédure écrite, aucune recommandation sur le sujet n'est émise. Dans de tels cas, le Collège peut être saisi de la question à l'initiative d'un des membres d'EUDEL. 10. L'EUDEL peut adopter toute autre règle de procédure jugée nécessaire à son fonctionnement. Champ de la coopération Article 4 1. En règle générale, le SEAE et les services de la Commission s'informent mutuellement par le canal de l'EUDEL de toutes les décisions de gestion qu'ils envisagent de prendre concernant les délégations et pertinentes pour l'autre partenaire, sauf si des mécanismes de coopération plus spécifiques sont prévus par la présente décision. 2. Le SEAE et les services de la Commission concernés élaborent conjointement et approuvent dans le cadre de l'EUDEL les projets finaux des documents suivants: a. orientations pour les plans de gestion annuels des délégations; b. orientations pour les rapports d'activité annuels des délégations; c. principes régissant les missions d'inspection et des orientations pour les rapports d'inspection des délégations; d. dispositions détaillées de mise en œuvre de l'article 96 du statut. Les orientations visées sous les points b) et c) sont rédigées conformément au cadre défini par la Commission et les OD/OSD concernés. 3. Le SEAE consulte les services de la Commission par le canal de l'EUDEL pour toutes les décisions concernant les délégations énumérées ci-après: a. décisions concernant l'ouverture ou la fermeture d'une délégation appelées à être adoptées par le Haut représentant en accord avec le Conseil et la Commission; b. «mandats» donnés par le haut représentant aux chefs de délégation; c. décisions fixant le niveau des délégations et le rang catégoriel qui en résulte; d. orientations pour les rapports d'évaluation des délégations, au sens de l'article 5, paragraphe 5, de la décision instituant le SEAE; e. instructions aux chefs de délégation pour la notification aux autorités du pays hôte des membres du personnel des délégations; f. décisions fixant le classement des délégations en fonction des conditions de vie; g. décisions en rapport avec le devoir de sollicitude envers le personnel des délégations, en particulier dans le domaine des normes de santé et de sécurité et des mesures de sûreté; h. décisions concernant l'infrastructure et les autres actifs des délégations, sans préjudice des règles applicables aux projets immobiliers pour lesquels le montant moyen annuel de la part financée par la Commission dépasse 500 000 euros. 4. Les services de la Commission et du SEAE concernés se consultent mutuellement par le canal de l'EUDEL avant de prendre l'une quelconque des décisions concernant les délégations énumérées ci-après: a. décisions concernant l'évaluation de la charge de travail des délégations; b. décisions sur les (ré)affectations de ressources, y compris le renforcement, le redéploiement ou le retrait de postes du tableau des effectifs et/ou de personnel externe financé sur crédits budgétaires; c. décisions concernant les nominations, les transferts et la rotation du personnel des délégations. 5. Sans préjudice des compétences d'AIPN respectives du SEAE et de la Commission et des particularités inhérentes aux politiques du personnel propres à chaque institution, le SEAE et les services de la Commission concernés coopèrent, en vue d'éviter des disparités inutiles dans le traitement des personnels des délégations relevant respectivement du SEAE et de la Commission, dans l'élaboration de règles communes ou équivalentes, à approuver par l'EUDEL, dans les domaines suivants: a. principes régissant les affectations en délégation; b. procédures applicables à l'exercice annuel de rotation; c. politique de formation et besoins en formation du personnel affecté dans les délégations. Missions du personnel des délégations Article 5 1. Les descriptions d'emploi de tous les agents des délégations mentionnent un objectif commun, qui est de contribuer à la projection et à la promotion des politiques et des valeurs de l'UE dans le reste du monde. Les descriptions d'emploi de tous les agents de la Commission dans les délégations précisent les missions qui doivent rester leur tâche essentielle et prépondérante tout en incluant une référence aux dispositions en matière de flexibilité de l'article 6 de la présente décision. 2. Les descriptions d'emploi des agents du SEAE dans les délégations sont décidées par le SEAE. 3. La Commission arrête sa décision finale sur les descriptions d'emploi de son personnel après consultation du chef de la délégation, qui fournit notamment les éléments spécifiques à la situation locale. Les descriptions d'emploi des agents de la Commission dans les délégations sont arrêtées par leur DG d'origine en incorporant si nécessaire, lorsque les domaines de compétence inhérents au poste vont au-delà de ceux de la DG d'origine, les éléments fournis par d'autres services de la Commission. Article 6 1. En règle générale, les agents de la Commission dans les délégations qui sont rémunérés sur les crédits de fonctionnement (chapitre 5) ne sont pas chargés de tâches des domaines de la PESC ou de la PSDC, qui relèvent de la compétence du SEAE. Cependant, pour une période limitée, à la demande du chef de délégation et sans qu'il soit besoin d'obtenir l'accord préalable de la DG d'origine, les membres du personnel de la Commission peuvent contribuer à des activités de la délégation extérieures à l'exercice normal de leurs fonctions, sous réserve que, a) l'agent concerné dispose d'une expertise pertinente eu égard au domaine dans lequel il lui est demandé de travailler, b) que l'arrangement ne nuise pas à l'accomplissement de ses tâches essentielles et prépondérantes telles que définies dans la description d'emploi et, c) que ses nouvelles tâches n'accaparent pas une proportion déraisonnable de son temps de travail (à titre indicatif, pas plus de 20 %). Si la période limitée susvisée dépasse deux mois, le chef de délégation doit demander l'accord préalable de la DG d'origine. 2. Les agents de la Commission dans les délégations qui sont rémunérés sur les crédits des programmes (chapitre 4) peuvent uniquement être chargés de travaux liés à la préparation, à la mise en œuvre et à l'évaluation de ces programmes. Les tâches suivantes sont considérées comme faisant partie des tâches propres à cette catégorie de personnel: a. participer à l'élaboration des documents de programmation nationale et régionale; b. soutenir et fournir une contribution directe aux dialogues de politique sectorielle avec le pays hôte dans les domaines relevant de la compétence de la Commission en s'appuyant sur l'expertise sectorielle acquise dans la mise en œuvre d'actions d'aide au développement dans les secteurs concernés. Par exemple, lorsque la Commission gère des programmes d'appui budgétaire, la délégation tire profit des analyses macroéconomiques et de politique sectorielle fournies par le personnel de la Commission; c. contribuer au reporting des délégations dans les divers domaines de politique sectorielle relevant de la compétence de la Commission, y compris, pour les agents travaillant sur ce sujet, le suivi et l'information sur les questions relatives aux droits de l'homme; d. contribuer à la collecte d'informations et de renseignements dans ces domaines au sein de la délégation; e. participer et/ou organiser les manifestations publiques de la délégation liées à des domaines relevant de la compétence de la Commission. 3. En cas de désaccord entre un membre du personnel de la Commission et le chef de délégation sur la mise en œuvre des arrangements de flexibilité, le litige est soumis soit au siège (saisine simultanée du directeur administratif général du SEAE et du directeur général de la DG d'origine), soit à l'EUDEL, selon le cas. Organigrammes des délégations Article 7 1. Les organigrammes des délégations et leurs modifications (création, suppression, déplacement ou changement d'intitulé d'entités ou de fonctions d'encadrement) sont décidés par le directeur administratif général du SEAE, habilité par le haut représentant à prendre ces décisions. 2. Le SEAE recherche l'accord préalable de la Commission pour l'adoption de l'organigramme complet des délégations comportant des postes de la Commission. 3. Le SEAE recherche également l'accord de la Commission chaque fois qu'un projet de modification d'un organigramme affecte des postes de la Commission ou l'entité dont ils relèvent. 4. Toute modification d'un organigramme qui affecte des entités ou des fonctions rattachées à la Commission, outre qu'elle suppose l'accord du SEAE, doit être adoptée conformément aux règles internes de la Commission. Les modifications projetées sont soumises à l'EUDEL. 5. Le SEAE informe l'EUDEL de toutes les modifications envisagées au niveau des délégations ou de leurs subdivisions qui n'affectent pas les postes de la Commission. Carrières des fonctionnaires et autres agents dans les délégations Article 8 1. Les postes du SEAE et de la Commission inscrits au tableau des effectifs appelés à devenir vacants sont, en règle générale, pourvus dans le cadre d'un exercice annuel de rotation. 2. Le SEAE et les services de la Commission publient leurs listes de rotation au même moment. L'EUDEL examine les règles régissant les procédures de mobilité des deux institutions en vue de parvenir à la plus grande convergence possible des exercices de rotation. 3. Le SEAE invite un représentant des services de la Commission, et les services de la Commission invitent un représentant du SEAE, à participer aux jurys chargés de sélectionner les candidats à des postes en délégation. 4. L'EUDEL est consulté sur les listes de candidats retenus une fois celles-ci établies. Article 9 Les procédures d'évaluation et de promotion du personnel en poste dans les délégations sont régies par les systèmes appliqués respectivement par le SEAE et la Commission . Les chefs de délégation apportent une contribution substantielle à l'appréciation des agents de la Commission en poste en délégation qui sont placés sous leur autorité, conformément aux procédures et dans les délais établis par chaque institution. Article 10 1. Une formation obligatoire préalable à l'affectation est proposée à tous les agents sélectionnés pour un poste en délégation. Le SEAE et la Commission s'efforcent de coordonner leurs programmes respectifs. 2. Le SEAE et les services de la Commission prennent toutes les mesures nécessaires pour veiller à ce que leur personnel participe à une formation obligatoire adaptée à leurs fonctions et à leur lieu d'affectation, y compris, dans le cas des chefs de délégation, à une formation à la gestion financière. 3. L'EUDEL procède à un examen annuel de la qualité des actions de formation afin de garantir le bon niveau des formations imparties. Il évalue également le contenu du programme commun de formation préalable à l'affectation et formule des recommandations visant à garantir qu'il répond aux exigences stratégiques tant du SEAE que de la Commission. Il révise chaque année l’expérience acquise et propose des améliorations opérationnelles à mettre en œuvre l’année suivante. Dispositions finales Article 11 La présente décision entre en vigueur le jour de son adoption. Fait à Bruxelles, Le Haut représentant de l'Union pour Par la Commission les affaires étrangères et la politique de sécurité Le président Catherine Ashton José Manuel BARROSO [1] JO L 201 du 03.08.2010, p. 38.