L’article 3 de la directive 2014/55/UE dispose que, avant l’introduction, dans les États membres, de la norme européenne sur la facturation électronique, il convient de suffisamment évaluer son application pratique. Une telle évaluation devrait être effectuée au cours de l’élaboration de la norme et associer les utilisateurs finaux. Elle devrait, en particulier, s’intéresser aux aspects relatifs à la fonctionnalité et à la convivialité et démontrer que la norme peut être mise en œuvre de manière proportionnée et efficace en termes de coûts.

Afin d’exécuter ces tâches, le CEN a mis en place un comité technique spécialisé (TC434) et six groupes de travail (un par thème susmentionné). Le comité technique se compose d’experts techniques en matière de facturation électronique issus des organismes nationaux de normalisation (ONN) de plusieurs États membres. Étaient également associés des experts privés ainsi que des représentants des administrations publiques. Cette large inclusion de nombreuses parties prenantes constitue une solide garantie que la norme européenne est en phase avec les dernières évolutions du marché et les besoins des utilisateurs.

Étant donné que la norme européenne n’était pas disponible au moment de l’adoption de la directive, celle-ci charge (à l’article 3) la Commission de procéder à une évaluation de la norme en ce qui concerne sa fonctionnalité, sa convivialité et ses coûts de mise en œuvre pour l’utilisateur final, avant qu’elle ne soit d’application. La norme européenne a récemment été adoptée par le CEN et le présent rapport expose les résultats de l’évaluation réalisée.

La directive 2014/55/UE relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics (ci-après la «directive») a pour objectif d’encourager l’adoption de la facturation électronique dans le cadre des marchés publics en garantissant l’interopérabilité et en améliorant la sécurité juridique. Elle a été adoptée le 16 avril 2014 par le Parlement européen et le Conseil, après un processus d'élaboration approfondi mené par la Commission et ayant associé un grand nombre de parties prenantes.

La méthodologie utilisée dans le cadre de cette étude a commencé par définir plusieurs scénarios de mise en œuvre. L’ensemble de scénarios final porte sur six pays: la France, l’Irlande, l’Italie, les Pays-Bas, la Norvège et la Pologne. Ces pays ont été choisis pour une analyse en profondeur visant à refléter la diversité des situations rencontrées dans l’Union européenne, sur la base des domaines suivants:

A.Fonctionnalité: Ce critère porte sur des éléments tels que l’efficacité, l’utilité et l’aptitude de la norme à être employée dans une situation ou un but spécifique.

Dans le but de compléter les résultats techniques des tests du CEN, la Commission a décidé de procéder à une étude supplémentaire, qui a été réalisée par PWC. L’objectif de l’étude menée par PWC était d’évaluer la norme européenne au regard des trois critères principaux exposés dans la directive 2014/55/UE et repris ci-dessous:

Sur le plan sémantique, la procédure a effectivement amélioré la norme européenne car les notes d’utilisation et les définitions actualisées en découlant aideront les responsables de la mise en œuvre et les utilisateurs finaux à la comprendre plus aisément.

Le rapport comprend trois sections principales. La première porte sur le test sémantique et un aperçu de la méthodologie, le test lui-même et les résultats y sont décrits. De même, la deuxième section couvre la méthodologie, le test et les résultats du test syntaxique. La dernière section se divise en deux sous-chapitres décrivant les tests réalisés afin de garantir que la norme européenne est adaptée aux paiements, d’une part, et au traitement automatique, d’autre part.

Le rapport technique décrit le test auquel a été soumise la norme européenne d’un point de vue sémantique et syntaxique. Il comprend également la méthodologie et le test des artefacts de validation. Ces artefacts de validation sont des éléments et des règles obligatoires prévus par la norme européenne devant figurer dans un code source ouvert et garantissent que la conformité à la norme européenne d’une facture peut être vérifiée automatiquement.

·une étude complémentaire réalisée par un contractant externe (PWC) pour le compte de la Commission entre la fin du mois de mars 2017 et le mois de juillet 2017. L’étude se concentre plutôt sur l’incidence pratique pour les utilisateurs finaux et est disponible sur le site web de la Commission sous DG GROW/ Public procurement/ Studies.

La maturité de la facturation électronique au niveau national est déterminée par les taux d’adoption dans les secteurs public et privé, l’existence d’un marché concurrentiel pour les solutions et services de facturation électronique et le niveau de préparation sur les plans de l’organisation et des technologies de l’information. L’incidence de la norme européenne, en termes de coûts et de complexité, sera moindre dans les États membres affichant des niveaux de maturité élevés. Elle sera plus importante dans les États membres dans lesquels la facturation électronique est peu répandue, le nombre de fournisseurs de services et solutions est limité et l’infrastructure informatique à l’échelle nationale n’est que peu développée.

La norme européenne est considérée comme flexible en raison de la possibilité d’utiliser des éléments facultatifs, des champs de texte libre et des listes de codes inclus. Néanmoins, cet avantage peut entraîner la prolifération excessive de spécifications d’utilisation de la facture de base et d’extensions. Les spécifications d’utilisation de la facture de base sont des spécifications destinées à aider les responsables de la mise en œuvre à surmonter les difficultés pratiques de l’élaboration de systèmes informatiques basés sur la norme européenne. Le recours aux spécifications d’utilisation de la facture de base et aux extensions devrait être contrôlé et limité, éventuellement par le biais d’une initiative européenne coordonnée, afin de préserver l’interopérabilité à l’échelle internationale.

Le rôle des fournisseurs de logiciels et de solutions de planification des ressources d’entreprise est considéré comme crucial par les pouvoirs centraux, régionaux et locaux. Plus particulièrement, l’intégration de la norme européenne à leurs solutions depuis le début contribuera à réduire les besoins en matière de conversion de format, diminuant de ce fait nettement les coûts et la complexité pour les utilisateurs finaux.

Le modèle sémantique de données de la facture électronique de base définit un ensemble commun d’éléments d’information d’une facture qui couvrent la plupart des exigences juridiques et commerciales, ce qui en fait un précieux atout pour la mise en place de systèmes de facturation électronique conviviaux et efficaces en termes de coûts.

La fonctionnalité de la norme européenne sur la facturation électronique en termes d’adaptation à l’usage prévu a été confirmée par les autorités des États membres et les parties prenantes consultées lors des entretiens. Aucun problème technique majeur n’a été détecté. De plus, la norme européenne a été approuvée à l’unanimité par tous les organismes nationaux de normalisation.

Enfin, des entretiens ciblés ont été menés avec des représentants du secteur, des autorités régionales et des États membres ainsi qu’avec des prestataires de service et des fournisseurs de logiciels. Au cours de ces entretiens, une série de questions prédéfinies était soumise aux représentants. Ces entrevues ont été enregistrées, retranscrites dans des procès-verbaux de réunion et approuvées par les représentants concernés.

La seconde phase de ce projet se concentrait sur la collecte, la consolidation et l’analyse de données nécessaires à l’évaluation de la norme européenne. L’étude est partie des résultats du rapport du CEN, qui abordait l’application pratique (adaptation à l’usage prévu) de la norme européenne d’un point de vue technique. Par ailleurs, des données ont été collectées par voie de recherches documentaires. Ces recherches ont été entreprises afin de clarifier les modèles de facturation électronique en place, les capacités proposées et les modèles d’évaluation.

L’influence de la norme européenne dépendra également de la législation, de la politique et des exigences nationales concernées. Il est dans l’intérêt des gouvernements de définir une stratégie de mise en œuvre de la directive 2014/55/UE (allant de la conformité minimale à la directive jusqu’à l’automatisation complète des processus de facturation) et de planifier un lancement national. Plusieurs pays ont enregistré des résultats positifs grâce à de telles stratégies. L’utilisation de la facturation électronique pour les fournisseurs du secteur public peut être rendue obligatoire, y compris l’utilisation de formats spécifiques.

Dans le cadre de l’attribution de marchés publics, l’on recense deux architectures de facturation électronique différentes qui sont déjà d’application dans la plupart des États membres, à savoir:

·une plateforme centrale (ou une combinaison de plusieurs plateformes) recevant toutes les factures électroniques des fournisseurs et les renvoyant à l’entité adjudicatrice/au pouvoir adjudicateur concerné(e) (système centralisé); ou

·un système décentralisé au sein duquel les fournisseurs doivent envoyer les factures électroniques directement à l’entité adjudicatrice/au pouvoir adjudicateur concerné(e) (système décentralisé).

Les États membres affichant un niveau élevé de maturité en matière de facturation électronique se caractérisent par des taux d’adoption élevés, un environnement concurrentiel pour les fournisseurs de services et de solutions de facturation électronique et une bonne préparation informatique et organisationnelle.

Les États membres possédant une architecture de facturation électronique mature et décentralisée devront faire appel à des prestataires de services et de solutions de facturation électronique qui actualiseront leurs systèmes pour qu’ils soient compatibles avec la norme européenne, tout en offrant des solutions concurrentielles aux entités publiques et privées de toutes tailles. Dans ce scénario, les conséquences de la mise en œuvre de la norme européenne devraient être faibles ou modérément faibles, en fonction de la situation. Les coûts de la mise à jour des systèmes seront supportés par les prestataires de services et, donc, par les utilisateurs finaux (pouvoirs adjudicateurs et leurs fournisseurs). Ils seront négligeables si les prestataires de services prennent en charge des normes déjà conformes à la norme européenne mais seront relativement plus élevés dans le cas contraire. Tous les fournisseurs de solutions de planification des ressources d’entreprise et les prestataires de services de facturation électronique consultés dans le cadre de l’étude ont déclaré qu’ils proposeront des solutions conformes à la norme européenne en fonction de la demande du marché. Toutefois, les coûts de mise en œuvre de la norme européenne augmenteront si un grand nombre d’extensions sont utilisées aux niveaux national et sectoriel, ce qui réduirait nettement les avantages d’une norme commune.

Dans les États membres possédant une architecture de facturation électronique mature et centralisée, les répercussions de la mise en œuvre de la norme européenne seront généralement faibles pour les utilisateurs finaux. Toute modification nécessaire à la prise en charge de la norme européenne et les coûts y afférents seront principalement assumés par les entités qui gèrent le système de facturation électronique central. En France, par exemple, le système en vigueur depuis janvier 2017 (Chorus Pro) se base sur la mise en œuvre d’une solution partagée par tous les fournisseurs (tant privés que publics) de la sphère publique. La norme européenne n’aura aucune répercussion sur les (petites) administrations publiques étant donné que Chorus Pro est fourni gratuitement aux administrations ou aux fournisseurs. La norme européenne ne désorganise pas les PME non plus car elles restent libres d’envoyer leurs factures aux administrations publiques au format PDF.

Les petits pouvoirs adjudicateurs décideront du niveau d’investissement et d’automatisation des services et des solutions de facturation électronique qu’ils utiliseront sur la base des exigences nationales et de leur situation commerciale. Les coûts d’achat de la norme européenne auprès du CEN ne constituent pas un problème majeur mais la disponibilité des informations fournies par le MIE et le CEN ayant trait à la norme européenne et à ses publications accessoires à titre gracieux est considérée comme importante.

Les États membres affichant une faible maturité de facturation électronique et adoptant une architecture décentralisée feront face à des difficultés pour l’adoption et la mise en œuvre de la norme européenne. Néanmoins, ces difficultés peuvent être atténuées si le gouvernement fournit des orientations et des règles claires, telles que l’utilisation de normes. Par ailleurs, la sensibilisation, la promotion, le parrainage, les formations, les centres de compétence et les services partagés joueront un rôle central pour favoriser l’utilisation de la norme européenne. Dans ce scénario, les répercussions de la norme européenne et les coûts y afférents devraient être élevés. À moins que les pouvoirs adjudicateurs ne décident d’utiliser des services partagés, ce qui réduirait et répartirait considérablement les coûts, ou d’appliquer une politique de partage et de réutilisation, des répercussions sur leur budget sont inévitables. Dans les États membres affichant une faible maturité de facturation électronique qui ont opté pour une architecture centralisée, les répercussions de la norme européenne dépendront des exigences nationales et du niveau de préparation des secteurs public et privé. Les pays ayant rendu obligatoire l’utilisation de normes déjà conformes à la norme européenne ne seront confrontés à aucun problème technique majeur. Si le niveau de préparation est élevé, le taux d’adoption de la facturation électronique augmentera en conséquence. Les pouvoirs adjudicateurs bénéficieront de soutien et de facilités grâce au système centralisé, tandis que les fournisseurs dépendront des opérateurs commerciaux et, dans certains cas, des services gratuits seront proposés pour un nombre limité de factures. Cependant, afin de concrétiser ces avantages, un investissement non négligeable est requis de la part des autorités centrales afin de mettre en place un tel système central.

5.Incidence sur des parties prenantes spécifiques

Incidence sur les pouvoirs adjudicateurs de petite taille

Les entretiens avec les autorités locales et régionales montrent que:

·l’utilisation de la norme est essentielle pour les autorités locales afin de réduire les coûts;

·la manière la plus courante de mettre en œuvre la norme européenne devrait être via la mise à jour des systèmes de planification des ressources d’entreprise compatibles de base avec la norme;

·pour autant que les extensions puissent être évitées, la mise en œuvre de la norme européenne devrait se faire à bas coûts pour toutes les administrations publiques.

Les avantages en termes de simplification des procédures de paiement sont donc considérés comme l’emportant sur des coûts de mise en œuvre limités.

Comme mentionné précédemment, la directive 2014/55/UE s’applique exclusivement aux contrats d’une valeur supérieure aux seuils définis par l’Union européenne, ce qui limite le nombre de pouvoirs adjudicateurs de petite taille concernés par cette obligation. De manière générale, chaque pouvoir adjudicateur sera libre de décider du niveau d’automatisation et de sophistication informatique de ses systèmes ainsi que de l’investissement qu’il est prêt à effectuer. Cette décision sera prise en fonction de sa situation commerciale et des exigences nationales. Le financement fourni par le programme MIETélécommunications est considéré comme un instrument utile dans le soutien apporté à la mise en œuvre de la norme européenne.

Incidence sur les PME

Aucune obligation découlant de la directive ne contraint les parties du secteur privé à utiliser la facturation électronique, bien que les législations nationales puissent rendre cette utilisation obligatoire. Néanmoins, si les parties du secteur privé décident de recourir à la facturation électronique dans le cadre d’un marché public, la norme européenne aura une incidence positive sur les PME, car elle harmonise les spécifications en matière de facturation électronique émises par les pouvoirs publics de différents pays. Dans certains États membres, les services de facturation électronique sont proposés gratuitement aux PME pour un nombre limité de factures. En Italie, la chambre de commerce fournit ce service, qui comprend également l’archivage électronique.