RAPPORT D’ACTIVITÉ DU COMITÉ DE SURVEILLANCE DE L’OLAF — 2021

(2022/C 161/01)

Membres du comité de surveillance de l’OLAF

Jan MULDER

Président du comité de surveillance de l’OLAF

Membre du comité depuis le 23 janvier 2017, président depuis le 1er mars 2017

Ancien membre du Parlement européen, Pays-Bas

Maria Helena FAZENDA

Membre du comité depuis le 23 janvier 2017

Juge à la Cour suprême de justice, Portugal

Grażyna STRONIKOWSKA

Membre du comité depuis le 13 juillet 2016

Parquet national, Varsovie, Pologne

Procureur

Rafael MUÑOZ LÓPEZ-CARMONA

Membre du comité depuis le 1er décembre 2017

Ancien chef de l’unité d’appui de l’autorité nationale de contrôle des comptes, au bureau du procureur spécialisé dans la lutte contre la corruption et la criminalité organisée, Espagne

Auditeur, avocat, économiste

Dobrinka MIHAYLOVA

Membre du comité depuis le 18 novembre 2020

Agence exécutive d’audit des fonds européens, Bulgarie

Directrice de l’audit, direction des fonds de politique régionale

TABLE DES MATIÈRES

Table des matières 2

Avant-propos 3

1. Le comité en bref 4

2. Un nouveau cadre juridique renforcé 4

2.1. Un meilleur accès aux informations relatives aux dossiers 4

2.1.1. Révision de l’article 15 du règlement relatif à l’OLAF 5

2.1.2. Nouveaux arrangements de travail convenus entre le comité de surveillance et l’OLAF 5

2.2. Révision du règlement intérieur 5

3. Une année de contrôle productive 6

3.1. Recommandations de l’OLAF non suivies par les autorités compétentes — avis n o 1/2021 6

3.2. Arrangements de travail convenus entre l’OLAF et le Parquet européen — avis n o 2/2021 7

3.3. Surveillance des enquêtes internes: conclusions stratégiques et bonnes pratiques — avis n o 3/2021 8

3.4. Avant-projet de budget de l’OLAF pour l’exercice 2022 — avis n o 4/2021 9

3.5. Contrôle de la durée des enquêtes de l’OLAF 10

3.5.1. Analyse des enquêtes de l’OLAF d’une durée supérieure à 36 mois — avis n o 5/2021 10

3.5.2. Rapports concernant les enquêtes d’une durée supérieure à douze mois reçus par le comité en 2021 11

3.6. Révision des lignes directrices de l’OLAF sur les procédures d’enquête (LDPE) 12

3.7. Application des garanties de procédure 13

4. Coopération 15

4.1. Coopération avec l’OLAF 15

4.2. Relations avec les parties prenantes 15

5. Administration et ressources 15

5.1. Méthodes de travail du comité de surveillance 15

5.2. Le secrétariat 15

5.3. Questions budgétaires 16

AVANT-PROPOS

Le mandat des membres du comité a pris fin en 2021. Leur dernière année a été assurément très productive et fructueuse. Les discussions particulièrement longues et souvent difficiles menées avec l’OLAF au cours des deux dernières années au sujet du droit d’accès du comité aux informations relatives aux dossiers se sont achevées de manière satisfaisante. Le comité a donc conclu son mandat de cinq ans avec la certitude d’avoir rétabli la confiance et le respect mutuels qui manquaient auparavant dans ses relations avec l’OLAF.

En effet, dès le début de leur mandat, les membres du comité ont été confrontés à une situation très difficile, caractérisée par un manque de coopération loyale de la part de l’OLAF et par son refus constant d’accorder au comité un accès véritable aux informations indispensables pour que ses membres puissent s’acquitter de leur mission de surveillance. Le contexte conflictuel prolongé dans lequel le comité a dû évoluer au cours des premières années de son mandat a laissé un goût amer. Ce n’est qu’après la nomination d’un nouveau directeur général de l’OLAF en août 2018 et l’adoption de la version modifiée du règlement relatif à l’OLAF que la situation a radicalement changé. Ce règlement a renforcé le droit d’accès du comité à l’ensemble des informations et documents qu’il juge nécessaires à l’accomplissement de ses tâches. Ainsi, au cours des deux dernières années, les relations avec l’OLAF commençant à s’améliorer, le comité est parvenu à adopter une série d’avis contenant des évaluations approfondies et détaillées de la fonction d’enquête de l’OLAF. Les nouveaux arrangements de travail convenus avec l’OLAF en 2021 garantissent désormais au comité et à son secrétariat un accès direct partiel au système de gestion des dossiers de l’OLAF. Il est à espérer que cela permettra au comité de mener à bien ses missions sans distractions inutiles et dans un esprit commun de confiance mutuelle et de coopération loyale.

L’année 2021 a également été une année charnière pour le paysage antifraude de l’UE. La nouvelle version modifiée du règlement relatif à l’OLAF est entrée en vigueur en janvier, tandis que le Parquet européen a entamé ses activités en juin.

L’année 2021 a de nouveau été placée sous le signe de la pandémie et de ses effets continus sur les conditions de travail de l’ensemble des institutions de l’UE ou presque. Cela signifie, entre autres, que toutes les réunions du comité, ainsi que les réunions organisées avec les parties prenantes, se sont tenues en ligne. Toutefois, quelles que soient les contraintes imposées au comité par la COVID-19, son travail s’est poursuivi et rien n’a entamé sa détermination à mener à bien ses missions de surveillance et de contrôle et à remplir son rôle. Le comité a été en mesure d’accomplir ses tâches de contrôle avec un degré élevé d’efficacité et de dévouement. En 2021, année chargée s’il en est, le comité a adressé au directeur général de l’OLAF cinq avis détaillés, dont un avis sur les nouveaux arrangements de travail convenus entre l’OLAF et le Parquet européen. Il a également été consulté et a formulé des observations sur la première phase de la révision des lignes directrices de l’OLAF sur les procédures d’enquête. Au nom de tous les membres, je tiens à remercier le directeur général de l’OLAF pour sa coopération ouverte et constructive. Les membres du secrétariat qui, sous la direction de leur chef, ont souvent dû travailler dans des circonstances difficiles, ont apporté un soutien précieux au comité. Enfin, je souhaite aux nouveaux membres du comité de surveillance une coopération fructueuse avec l’OLAF et les institutions de l’UE tout au long de leur mandat.

Jan MULDER Président du comité de surveillance de l’OLAF

1. Le comité en bref

1. o 883/2013 du Parlement européen et du Conseil Le comité de surveillance de l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) (ci-après le «comité») est un organe indépendant institué par le règlement (UE, Euratom) n883/2013 du Parlement européen et du Conseil ( 1 ) (ci-après le «règlement relatif à l’OLAF») afin de renforcer et de garantir l’indépendance de l’OLAF en contrôlant régulièrement l’exercice de sa fonction d’enquête.

2. Le comité se compose de cinq experts extérieurs indépendants (ci-après les «membres»), nommés d’un commun accord par le Parlement européen, le Conseil et la Commission européenne pour une durée de cinq ans ( 2 ) . Les membres remplissent leur rôle en toute indépendance et ne peuvent solliciter ni accepter d’instructions d’aucun gouvernement ni d’aucune institution, d’aucun organe ou organisme de l’UE. Le comité est soutenu dans son travail par un secrétariat qui travaille de manière permanente sous l’autorité directe du comité et indépendamment de la Commission, de l’OLAF ou de tout autre organe. Le secrétariat joue un rôle clé en facilitant l’accomplissement des tâches de contrôle exercées par le comité et en y contribuant.

3. Compte tenu de la nature des enquêtes de l’OLAF, aucun recours ne peut être introduit devant les juridictions de l’UE contre une décision d’ouverture ou de clôture d’une enquête prise par le directeur général de l’OLAF. Il s’ensuit que le comité est de facto le seul organe habilité à surveiller l’OLAF et à contrôler la manière dont les enquêtes sont menées. Le comité jouit donc d’une position privilégiée. D’une part, se fondant sur son rôle de contrôle, il fournit aux institutions de l’UE un aperçu du fonctionnement de l’OLAF et, d’autre part, il garantit que l’OLAF agit dans les limites de sa compétence juridique et dans le respect des garanties de procédure applicables.

4. En vertu du règlement relatif à l’OLAF, le comité se voit confier un triple rôle: contrôler régulièrement l’exécution de la fonction d’enquête de l’OLAF, assister le directeur général de l’OLAF dans l’accomplissement de ses tâches, et faire rapport aux institutions de l’UE.

5. Plus particulièrement, en assurant un contrôle régulier des enquêtes de l’OLAF, le comité veille: i) à ce qu’il n’y ait pas d’ingérence externe dans la fonction d’enquête de l’OLAF; et ii) à ce que toutes les décisions pertinentes du directeur général soient adoptées conformément aux principes de légalité et d’impartialité et soient conformes à la charte des droits fondamentaux de l’Union européenne (3) et aux garanties de procédure.

6. Dans ce cadre, le comité adresse au directeur général de l’OLAF des avis et, le cas échéant, des recommandations sur les activités d’enquête de l’OLAF, la durée de ses enquêtes et les ressources nécessaires à l’OLAF pour mener ses enquêtes. Il présente également des observations sur le projet de lignes directrices de l’OLAF relatives aux procédures d’enquête (ci-après les «LDPE»). En émettant ses avis et recommandations, le comité n’interfère jamais avec la conduite des enquêtes en cours.

2. Un nouveau cadre juridique renforcé

7. En 2021, les principaux textes juridiques relatifs aux compétences et au fonctionnement du comité ont été révisés, permettant de la sorte au comité d’accomplir ses tâches avec plus d’efficacité. Parallèlement à la révision du règlement relatif à l’OLAF et à la signature de nouveaux arrangements de travail entre l’OLAF et le comité de surveillance, qui ont clarifié, entre autres, la question de l’accès du comité à certaines informations spécifiques relatives aux dossiers de l’OLAF, le comité a également revu son propre règlement intérieur.

2.1. Un meilleur accès aux informations relatives aux dossiers

8. Pour mener à bien les tâches de contrôle qui lui sont confiées par le règlement relatif à l’OLAF, le comité doit avoir accès à des informations utiles, complètes, adéquates et fournies en temps opportun .

9. Ces dernières années, le contenu et la qualité des informations transmises au comité par le directeur général ont constitué un point de discorde permanent et ont fait l’objet de discussions prolongées et approfondies entre le comité et l’OLAF. Ce fut notamment le cas en ce qui concerne le type d’informations fournies par l’OLAF sur des dossiers d’une durée supérieure à 36 mois. Dans ses précédents rapports annuels, le comité avait souligné à plusieurs reprises que son accès limité aux informations relatives aux dossiers de l’OLAF constituait un problème urgent et qu’il n’était pas en mesure de remplir correctement son rôle ( 4 )

2.1.1. Révision de l’article 15 du règlement relatif à l’OLAF

10. doit se voir accorder l’accès à toutes les informations et à tous les documents de l’OLAF qu’il juge nécessaires à l’accomplissement de ses missions de contrôle et de surveillance . La situation décrite ci-dessus a finalement été résolue par l’adoption du nouveau règlement modificatif (UE, Euratom) 2020/2223 du Parlement européen et du Conseil relatif à l’OLAF ( 5 ) . L’article 15, paragraphe 1, du règlement prévoit désormais clairement que le comité

11. Par le passé, le comité a défendu à plusieurs reprises le point de vue selon lequel il appartenait à l’organe de surveillance de déterminer, sur la base d’une évaluation des besoins, les informations à fournir par l’organe faisant objet de la surveillance ou les informations jugées suffisantes pour l’exercice de sa fonction de surveillance. En l’absence d’un accès direct et illimité aux informations en possession de l’OLAF, le comité ne peut exercer aucune forme de surveillance sérieuse et significative, ainsi que le prévoyait initialement le règlement relatif à l’OLAF.

2.1.2. Nouveaux arrangements de travail convenus entre le comité de surveillance et l’OLAF

12. nouveaux arrangements de travail ont finalement été convenus et signés le 21 octobre 2021 Afin de tenir compte des modifications importantes apportées par la récente version modifiée du règlement relatif à OLAF et de faire le point sur ce sujet, le comité, représenté par le secrétariat, et l’OLAF ont intensifié leurs discussions en 2021. L’objectif était d’adopter de nouveaux arrangements de travail en vue de fournir au comité un accès direct partiel aux informations relatives aux dossiers, disponibles et enregistrées dans le système de gestion des dossiers de l’OLAF (OCM). Lesont finalement été convenus et signés le 21 octobre 2021 ( 6 ) . Ils établissent un système dans le cadre duquel l’OLAF fournira au comité un accès complet aux pièces des dossiers des enquêtes clôturées et des enquêtes en cours d’une durée supérieure à douze mois, ainsi qu’aux dossiers dans lesquels aucune enquête n’a été ouverte. Le comité aura également accès à toutes les décisions de classement sans suite et aux avis connexes adressés au directeur général par l’unité 01, ainsi qu’à toutes les décisions d’ouverture et aux avis connexes de l’unité 01 dans des dossiers ne relevant pas d’une enquête, également appelés «enquêtes de coordination». Une annexe technique faisant partie intégrante des arrangements de travail définit les modalités d’accès du comité et de son secrétariat à l’OCM.

13. Le comité est fermement convaincu que les nouveaux arrangements de travail contribueront à rétablir la confiance mutuelle entre l’OLAF et son comité de surveillance, laquelle a fait défaut au cours des années précédentes.

2.2. Révision du règlement intérieur

14. Le règlement intérieur du comité définit les règles régissant sa composition, son fonctionnement et ses méthodes de travail (les procédures selon lesquelles il assure sa fonction de contrôle en vertu du règlement relatif à l’OLAF), et détermine les conditions matérielles dans lesquelles son travail doit être accompli. Le règlement intérieur vise à faciliter l’organisation du travail du comité. Il s’agit notamment des principes régissant les activités du comité, l’exercice de ses compétences, la présidence, les procédures d’adoption des avis, l’accès aux documents de l’OLAF et le rôle du secrétariat.

15. Sur la base de l’expérience acquise par le comité au cours des quatre dernières années et compte tenu du règlement relatif à l’OLAF modifié, le comité a décidé de réviser son règlement intérieur. Le nouveau règlement intérieur est conforme aux obligations juridiques découlant du nouveau règlement sur la protection des données ( 7 ) et tient compte de certaines dispositions des arrangements de travail convenus entre l’OLAF et le comité de surveillance. Il a été adopté par le comité en juin 2021. Il pourrait être revu au cours de l’année à venir afin de prendre en considération la nomination du contrôleur des garanties de procédure, étant donné les obligations d’information à l’égard du comité de surveillance qui incombent au contrôleur.

3. Une année de contrôle productive

16. Au cours de l’année de référence, le comité a adressé au directeur général de l’OLAF cinq avis ( 8 ) formulant plusieurs recommandations. Il a également été consulté et a présenté des observations sur la première phase de la révision en cours des lignes directrices de l’OLAF sur les procédures d’enquête (LDPE) ( 9 ) . Il a aussi continué à contrôler la durée des enquêtes de l’OLAF ainsi que l’application des garanties de procédure.

3.1. Recommandations de l’OLAF non suivies par les autorités compétentes — avis no 1/2021

17. o 1/2021 dans lequel il analysait de manière approfondie toutes les recommandations que l’OLAF avait formulées entre le 1 er mars 2016 et le 28 février 2018, mais que les autorités compétentes n’avaient pas suivies Dans ses rapports annuels d’activité, le comité accorde une attention particulière au suivi des enquêtes de l’OLAF. En février 2021, le comité a adopté l’avis n1/2021 dans lequel il analysait de manière approfondie toutes les recommandations que l’OLAF avait formulées entre le 1mars 2016 et le 28 février 2018, mais que les autorités compétentes n’avaient pas suivies ( 10 )

18. Le comité a reconnu que les recommandations de l’OLAF, en particulier les recommandations financières et disciplinaires, étaient généralement suivies par les autorités et institutions destinataires. La principale constatation du comité portait sur des recommandations judiciaires dans lesquelles il a relevé trois grandes faiblesses susceptibles d’expliquer le faible taux de mise en accusation ( 11 ) enregistré ces dernières années: i) les procédures de contrôle actuelles de l’OLAF ne sont pas satisfaisantes; ii) à la réception des rapports finaux de l’OLAF, les autorités compétentes entreprennent rarement d’autres actions. Par conséquent, la qualité des rapports, les éléments de preuve recueillis et la solidité des recommandations sont cruciaux pour l’évaluation d’une affaire au niveau national; iii) lorsqu’il s’agit d’apprécier la responsabilité pénale au niveau national, les éléments de preuve recueillis par l’OLAF ne satisfont pas toujours aux normes de preuve attendues par les autorités destinataires.

19. Le comité a recommandé à l’OLAF: — de revoir les procédures de contrôle en mettant en place des équipes de suivi créées à cet effet, de manière à décharger les enquêteurs de cette tâche; — d’améliorer les informations transmises au comité concernant les recommandations qui n’ont pas été suivies; — de veiller à ce que les dossiers transmis aux autorités judiciaires: a) mentionnent clairement les éléments de preuve recueillis et les considérations ayant conduit à la conclusion qu’une infraction pénale peut avoir été commise; et b) incluent une analyse des exigences procédurales au niveau national applicables aux procédures pénales; — d’instaurer en temps utile une coopération avec les autorités judiciaires; — de rendre compte annuellement des montants recouvrés à la suite des recommandations financières de l’OLAF; — de garantir la proportionnalité des recommandations financières; et — d’établir des normes uniformes visant à protéger les droits fondamentaux et les garanties de procédure des personnes concernées, et de renforcer l’admissibilité des preuves.

20. Dans son avis, le comité a reconnu que le directeur général de l’OLAF avait déjà pris des mesures pour améliorer le suivi des recommandations financières. Le comité s’est également félicité de la mise en place de la task force «Contrôle», une équipe spécialisée chargée de cerner les problèmes aussi bien spécifiques que systémiques liés à l’exécution du budget de l’UE, en se fondant sur les irrégularités ou des fraudes découvertes par l’OLAF. Cette task force envisage d’étendre ses activités au suivi des recommandations administratives et judiciaires. Le comité estime également qu’il est nécessaire de disposer de ressources supplémentaires pour accomplir cette tâche de manière efficace.

3.2. Arrangements de travail convenus entre l’OLAF et le Parquet européen — avis no 2/2021

21. Compte tenu de leur objectif commun, à savoir préserver l’intégrité du budget de l’Union, il est essentiel que l’OLAF et le Parquet européen établissent et maintiennent une relation étroite fondée sur le principe de coopération loyale.

22. o 2/2021 rendu le 31 mai 2021 Le 3 décembre 2020, le directeur général de l’OLAF a transmis pour avis au comité le projet d’arrangements de travail administratifs convenus entre l’OLAF et le Parquet européen ( 12 ) . Dans son avis n2/2021 rendu le 31 mai 2021 ( 13 ) , le comité s’est félicité des arrangements de travail, «en particulier en ce qui concerne la fixation de délais contraignants, l’échange régulier d’informations entre les parties, l’utilisation de modèles pour la notification et la transmission mutuelles de cas potentiels, et la possibilité de convenir de rapports intermédiaires lorsque l’OLAF apporte son aide dans les enquêtes du Parquet européen ou mène des enquêtes complémentaires».

23. Le comité a adressé aux parties un certain nombre d’observations et de suggestions spécifiques afin de clarifier davantage les points suivants: i) les modalités pratiques de leur collaboration en ce qui concerne la notification et la transmission mutuelles de cas potentiels (14); ii) les critères et modalités de l’accès indirect réciproque aux systèmes respectifs de gestion électronique des dossiers (15); iii) l’utilisation d’outils techniques, tels que des modèles (16). Dans ce cadre, compte tenu de sa propre expérience concernant les échanges prolongés et souvent infructueux tenus précédemment avec l’OLAF sur le contenu des rapports annuels et la définition de ce qui constitue une information pertinente et significative, le comité a proposé que le contenu de ces modèles soit soigneusement examiné au préalable afin d’éviter des échanges inutiles ainsi que des demandes supplémentaires d’informations manquantes ou de précisions complémentaires; iv) le libellé des arrangements de travail afin d’éviter toute confusion ou incertitude inutile en ce qui concerne le soutien de l’OLAF au cours des enquêtes du Parquet européen et les demandes d’assistance de l’OLAF auprès de ce dernier (17); v) des modalités spécifiques à convenir par les parties afin de permettre à l’OLAF de mener des enquêtes internes sur la direction et le personnel du Parquet européen; vi) un système, à convenir par les parties, de dialogue régulier entre le directeur général de l’OLAF et le chef du Parquet européen, ainsi qu’un système permettant aux parties de réexaminer les arrangements de travail une fois qu’une expérience significative aura été acquise, au plus tôt un an après leur entrée en vigueur (18).

24. L’OLAF et le Parquet européen ont tenu compte de la plupart des considérations du comité et sont convenus de modifier en conséquence les dispositions concernées ( 19 ) . Le texte final des arrangements de travail a été signé le 5 juillet 2021. Le comité se félicite de l’issue de sa consultation sur ce qui constitue un élément important régissant les relations entre ces deux organes.

3.3. Surveillance des enquêtes internes: conclusions stratégiques et bonnes pratiques — avis no 3/2021

25. o 3/2021 relatif à la surveillance des enquêtes internes En octobre 2021, le comité a adopté l’avis n3/2021 relatif à la surveillance des enquêtes internes ( 20 ) . Il a évalué la manière dont l’OLAF avait mené quatre enquêtes internes sur de graves allégations concernant l’exercice d’activités professionnelles ou de fautes graves commises par des membres et des fonctionnaires occupant des postes de haut niveau au sein des institutions, organes et agences de l’UE.

26. Le comité a eu accès aux dossiers mis à disposition par l’OLAF et a analysé en profondeur tous les documents pertinents à la lumière du cadre juridique applicable de l’OLAF. Il a procédé à une analyse comparative des quatre enquêtes, en se concentrant sur les principales étapes procédurales d’une enquête. Il a notamment examiné: i) l’existence obligatoire de soupçons suffisants justifiant l’ouverture des enquêtes; ii) le champ des enquêtes; iii) l’utilisation des outils d’enquête à la disposition de l’OLAF; ainsi que iv) le rapport final d’enquête et le contrôle de légalité des enquêtes.

27. Le comité a constaté des divergences entre les quatre cas en ce qui concerne les étapes susmentionnées. Par la suite, il a tiré des conclusions et formulé des recommandations, dont les plus pertinentes sont résumées ci-dessous: i) lorsqu’il évalue l’existence obligatoire de «soupçons suffisants» justifiant l’ouverture d’une enquête, l’OLAF devrait recueillir toutes les informations nécessaires auprès des institutions de l’UE, en particulier dans les cas où les institutions ont mené par le passé des enquêtes portant sur les mêmes allégations. Cela est d’autant plus pertinent lorsqu’il s’agit d’apprécier des allégations énoncées de manière anonyme; ii) l’unité d’appui à l’analyse opérationnelle devrait collaborer au processus de sélection en analysant les informations provenant de sources anonymes; iii) les lignes directrices sur les procédures d’enquête (LDPE) devraient inclure une définition de la notion de «soupçons suffisants»; iv) l’OLAF devrait informer le comité lorsqu’il ouvre des dossiers sensibles dans lesquels la réputation de l’UE pourrait être en jeu; v) l’OLAF devrait mettre en place des mécanismes efficaces afin d’éviter des situations dans lesquelles il définit de façon trop large le champ de l’enquête et/ou étend le champ de l’enquête sans suivre la procédure applicable; vi) l’OLAF devrait confier le contrôle de la légalité effectué par l’unité 01 — à savoir la même unité qui élabore les avis d’ouverture — à une autre entité de manière à garantir un contrôle indépendant de la légalité. En outre, le directeur général de l’OLAF devrait revoir la répartition des responsabilités entre les différentes unités et directions de manière à mettre en place un système efficace de contrôles indépendants, impartiaux et objectifs aux fins de la vérification et du contrôle de la légalité; vii) le comité insiste fortement sur la nécessité d’élaborer un programme de travail adéquat dans le cadre des enquêtes. En outre, dans les enquêtes internes sensibles, chaque fois que l’OLAF se prévaut de son pouvoir discrétionnaire pour décider des mesures d’enquête à prendre et du moment où il convient de les prendre, il devrait ajouter au dossier les motifs qui sous-tendent sa décision; viii) dans les quatre cas, le comité a constaté une absence générale d’organisation rigoureuse et systématique des dossiers et a demandé à l’OLAF de mettre en place des mesures afin de remédier à cette situation. Le comité est convaincu que l’OLAF tiendra compte de ces préoccupations dans son système de gestion des dossiers et qu’il mettra en place de nouvelles règles en la matière; ix) l’OLAF devrait envisager la création d’un service spécialisé chargé de concevoir des méthodes d’enquête sur des cas de corruption potentielle impliquant des lobbyistes, sur le problème du pantouflage, ou encore sur les conflits d’intérêts et la violation du devoir d’intégrité et de transparence.

28. Le comité observe que les LDPE révisées contiennent des dispositions mettant en œuvre deux des recommandations ci-dessus. En particulier, le comité salue: i) la création de l’équipe d’examen, placée sous la responsabilité directe du directeur général adjoint; et ii) l’obligation pour les unités d’enquête d’«élaborer les grandes lignes d’un programme de travail initial». Le comité espère que d’autres lignes directrices internes seront diffusées auprès des enquêteurs concernant l’élaboration et la mise à jour régulière d’un programme de travail. De manière générale, le comité prend acte des efforts déployés par l’OLAF pour mettre en œuvre ses recommandations. Cela étant, afin que ses inquiétudes soient apaisées, le comité estime qu’une vigilance forte et constante est nécessaire pour remédier aux lacunes et/ou aux erreurs que le comité a relevées dans son avis en ce qui concerne les responsabilités confiées à son personnel et assumées par celui-ci. Il importe que des enseignements soient tirés de ces enquêtes aux fins de la future gestion du personnel de l’OLAF.

3.4. Avant-projet de budget de l’OLAF pour l’exercice 2022 — avis n 4/2021 o

29. Chaque année, le comité de surveillance de l’OLAF adopte un avis sur l’avant-projet de budget de l’OLAF afin de donner aux institutions de l’UE l’assurance que le projet de budget tient compte du caractère indépendant de la fonction d’enquête de l’OLAF. L’avis fournit en outre l’assurance que l’OLAF dispose de ressources suffisantes pour offrir un service interinstitutionnel efficace et efficient dans la lutte contre la fraude. Le directeur général de l’OLAF peut alors utiliser cet avis à l’égard des autorités budgétaires et de décharge de l’UE.

30. o 4/2021 relatif à l’avant-projet de budget de l’OLAF pour l’exercice 2022 Le 18 octobre 2021, le comité a rendu l’avis n4/2021 relatif à l’avant-projet de budget de l’OLAF pour l’exercice 2022 ( 21 ) . Son analyse a porté en particulier sur: i) la stratégie de l’OLAF en matière de ressources humaines, compte tenu également de l’incidence de la mise en place du Parquet européen et de la création de la facilité pour la reprise et la résilience; et ii) l’incidence financière et opérationnelle liée à la mise en œuvre du système de gestion des dossiers de l’OLAF (OCM).

31. Le comité a estimé que l’avant-projet de budget de l’OLAF pour l’exercice 2022 était en adéquation avec les ressources nécessaires au bon déroulement des enquêtes. Il a pleinement soutenu la demande de postes supplémentaires introduite par l’OLAF. Il a estimé qu’il était contre-productif, d’une part, d’attribuer chaque année à l’OLAF de nouvelles responsabilités et missions (le Parquet européen, la facilité pour la reprise et la résilience) et, d’autre part, de mettre en œuvre chaque année une réduction progressive de ses ressources humaines et financières. Le comité convient également avec l’OLAF qu’une autre réduction de 20 % de son budget pour les frais de voyage pourrait compromettre sa capacité à exercer sa fonction d’enquête.

32. Enfin, le comité a noté que le développement et l’adoption de l’OCM se sont avérés un projet très coûteux ( 22 ) qui, à ce jour, n’a pas permis de mettre en place, dans les délais impartis, un système de gestion des dossiers solide et, surtout, convivial, flexible et efficace.

33. Ces dernières années, le comité n’a cessé d’exprimer de vives inquiétudes quant à l’escalade des coûts de l’OCM ( 23 ) due, apparemment, à de mauvaises hypothèses et décisions internes ( 24 ) et au fait que le système a été initialement conçu sans tenir compte des besoins en matière de surveillance ( 25 ) . Ces problèmes ont été soulignés davantage encore par l’enquête de satisfaction des enquêteurs de l’OLAF, mitigée à ce jour, et ont été amplifiés par l’élaboration parallèle d’un nouveau système de gestion des dossiers effectuée actuellement par un certain nombre de directions générales de la Commission, à laquelle participe également l’OLAF.

34. Le comité a donc invité le directeur général de l’OLAF à procéder, dès que possible, à une analyse détaillée, fondée sur les coûts, des avantages et des inconvénients du maintien de l’OCM ou du passage à CASE@EC, le système de gestion des dossiers de la Commission. Dans ce cadre, et compte tenu du fait que le Parquet européen a décidé d’adopter le système de gestion CASE@EC, le comité a réitéré le point de vue qu’il avait exprimé dans son avis sur l’avant-projet de budget de l’OLAF pour l’exercice 2021. Selon cet avis, étant donné que le Parquet européen et l’OLAF utiliseront des systèmes de gestion des dossiers différents, des ressources budgétaires supplémentaires pourraient être nécessaires à l’avenir pour assurer l’interopérabilité et les synergies indispensables entre les deux systèmes.

3.5. Contrôle de la durée des enquêtes de l’OLAF

35. L’article 7, paragraphe 8, du règlement relatif à l’OLAF exige que le comité procède à une analyse au cas par cas de chaque enquête d’une durée supérieure à douze mois afin de s’assurer que les enquêtes de l’OLAF sont conduites sans désemparer et pendant une période de temps proportionnée aux circonstances et à la complexité de l’affaire.

36. Tout d’abord, en contrôlant régulièrement la durée des enquêtes de l’OLAF et les raisons de tout retard indu, le comité cherche à vérifier qu’il n’y a aucune interférence externe ou interne dans la conduite impartiale d’une enquête. Ensuite, une longue enquête qui ne peut être justifiée peut avoir de graves conséquences négatives pour: i) les droits de la défense des personnes concernées; et/ou ii) le suivi de l’enquête. Enfin, en contrôlant la durée des enquêtes, le comité vérifie que les ressources humaines et financières allouées à l’OLAF ont été utilisées de manière efficace.

37. Au fil des ans, le comité a accordé une attention particulière à la question de la «durée» des enquêtes de l’OLAF et s’est inquiété ces dernières années de l’absence, dans les LDPE, de dispositions claires et détaillées relatives à la gestion de la durée des enquêtes. De telles règles renforcent la sécurité juridique; leur absence peut nuire à la transparence des procédures de l’OLAF, en particulier vis-à-vis des «personnes concernées».

38. En 2021, le comité a rendu un avis dans lequel étaient examinés 40 dossiers de l’OLAF d’une durée supérieure à 36 mois. Il a également reçu, comme chaque année, des informations sur des enquêtes d’une durée supérieure à douze mois.

3.5.1. Analyse des enquêtes de l’OLAF d’une durée supérieure à 36 mois — avis no 5/2021

39. Dans son rapport d’activité de 2019 ( 26 ) , le comité a constaté que près de 40 % des cas individuels signalés en 2019 avaient une durée supérieure à 24 mois et que, parmi ceux-ci, 10 % avaient une durée supérieure à 36 mois. Afin de mieux comprendre la manière dont l’OLAF gère et contrôle la durée de ses enquêtes, le comité a décidé de procéder à une analyse approfondie de 40 enquêtes affichant, en 2019, une durée supérieure à 36 mois. Le comité a été particulièrement satisfait d’avoir obtenu, pour la première fois, un accès complet aux pièces utiles des dossiers.

40. Dans son avis ( 27 ) , le comité a relevé certaines lacunes dans les procédures de l’OLAF qui auraient pu avoir une incidence sur la durée des enquêtes. Il a observé, en particulier, une grande hétérogénéité dans les pratiques d’enquête de l’OLAF et dans l’enregistrement des activités dans les dossiers. Le comité a également constaté que l’OLAF ne disposait pas: i) d’une procédure interne formelle et bien définie pour le contrôle de la durée de ses enquêtes; ii) d’un programme de travail ou d’un programme d’enquête; ou iii) de règles internes régissant la définition et l’attribution de la «priorité opérationnelle». Le comité estime que ces faiblesses résultent principalement du fait que l’OLAF ne dispose pas, dans les LDPE, de dispositions spécifiques et détaillées traitant des questions «de continuité et de durée» des enquêtes.

41. Le comité a adressé les recommandations suivantes à l’OLAF: — mettre en place un système de signalement automatique au sein de l’OCM afin que les périodes d’inactivité de plus de 3 mois soient immédiatement visibles par la direction de l’OLAF, — veiller à ce que les obstacles qui ont ou pourraient avoir une incidence sur la durée d’une enquête, ainsi que toutes les décisions prises en la matière, soient dûment documentés et enregistrés dans le dossier de chaque enquête, — établir dans les LDPE des procédures internes claires pour le traitement de la durée d’une enquête. En particulier, pour les affaires de plus de 24 mois, l’OLAF devrait instaurer une procédure de réexamen spécifique permettant au directeur général de décider de la meilleure manière d’accélérer le traitement de ces enquêtes et, pour les affaires de plus de 36 mois, une procédure spéciale, — veiller à ce que tous les avis de l’équipe d’examen contiennent une évaluation de la durée des enquêtes, — veiller à ce qu’un programme d’enquête détaillé soit établi pour chaque enquête ouverte et régulièrement mis à jour, et qu’il soit joint au dossier de chaque enquête, — inclure dans les LDPE des règles claires concernant l’attribution d’une «priorité opérationnelle» à un dossier, — veiller à ce que les décisions critiques ayant une incidence significative sur la durée d’une enquête soient toujours prises au niveau du directeur et systématiquement enregistrées dans l’OCM, — veiller à ce que, chaque fois qu’un membre de l’équipe d’enquête quitte l’Office, il rédige une note de transmission qui, d’une part, permette de retrouver toutes les activités menées ainsi que les éléments de preuve déjà recueillis et, d’autre part, précise les activités à mener et le calendrier à respecter par le prochain membre de l’équipe chargé du dossier.

42. Le comité estime que ses recommandations devraient être prises en considération dans le cadre de la révision en cours des LDPE ( 28 ) . Des LDPE complètes et significatives aideront également le futur contrôleur des garanties de procédure ( 29 ) à traiter les plaintes introduites contre l’OLAF pour irrégularités de procédure.

3.5.2. Rapports concernant les enquêtes d’une durée supérieure à douze mois reçus par le comité en 2021

43. Si une enquête ne peut être clôturée dans les douze mois suivant son ouverture, l’article 7, paragraphe 8, du règlement relatif à l'OLAF ( 30 ) impose au directeur général de l’OLAF de soumettre un rapport officiel au comité à l’expiration du délai de douze mois et ensuite tous les six mois. Dans ces rapports, l’OLAF expose les raisons pour lesquelles l’enquête n’a pu être clôturée ( 31 ) et, le cas échéant, les mesures correctives envisagées en vue d'accélérer l’enquête, ainsi que le calendrier prévu pour son achèvement.

44. En 2021, le comité a reçu 761 rapports de l’OLAF concernant 482 enquêtes différentes d’une durée supérieure à douze mois. Parmi ces enquêtes, 29,25 % ont duré plus de 12 mois et 27,18 % ont duré plus de 18 mois. 43,57 % de l’ensemble des cas faisant l’objet d’un rapport avaient une durée supérieure à 24 mois (graphique 1). La ventilation sectorielle des enquêtes de l’OLAF est présentée dans le graphique 2. Graphique 1 482 affaires individuelles — 2021 Graphique 2 482 affaires individuelles — 2021

3.6. Révision des lignes directrices de l’OLAF sur les procédures d’enquête (LDPE)

45. À la suite de la révision du règlement relatif à l’OLAF, l’Office a modifié les LDPE existantes afin d’intégrer de nouvelles dispositions dudit règlement dans de nouvelles lignes directrices internes et d’établir un cadre clair et cohérent pour toutes les activités d’enquête, d’appui et de coordination. L’OLAF a expliqué au comité que ce processus de révision se déroulerait en deux phases distinctes.

46. Au cours de la première phase, la révision se limitera à ce qui est strictement nécessaire pour aligner les LDPE sur le règlement (UE, Euratom) 2020/2223 et sur le lancement opérationnel du Parquet européen. La seconde phase comportera une révision plus complète. Elle inclura les aspects actuellement abordés dans d’autres instructions et lignes directrices internes de l’OLAF, les pratiques qui seront mises en place dans le cadre de la coopération de l’OLAF avec le Parquet européen, les recommandations des parties prenantes de l’OLAF et les problèmes recensés au fil des ans par le personnel de l’OLAF.

47. Conformément au règlement relatif à l’OLAF ( 32 ) , avant que le directeur général de l’OLAF n’adopte des modifications aux LDPE, le comité de surveillance doit soumettre ses observations.

48. Le 28 mai 2021, l’OLAF a transmis au comité un projet de LDPE révisées couvrant la première phase. Le projet a été examiné avec le personnel de l’OLAF et le secrétariat lors d’une réunion technique organisée le 6 juin 2021 et lors de la réunion plénière du 22 juin 2021. Le comité a transmis ses observations au directeur général de l’OLAF le 17 août 2021. Les nouvelles LDPE sont entrées en vigueur le 11 octobre 2021.

49. o 2/2017 sur l’évaluation du règlement relatif à l’OLAF). Il avait déjà formulé un certain nombre de recommandations spécifiques à cet égard concernant tant l’organisation de l’OLAF que ses pratiques d’enquête (avis n o 3/2021 sur les bonnes pratiques en matière d’enquêtes internes). Il s’est donc félicité de la décision de l’OLAF de procéder à la révision des LDPE. Selon le comité, il est impératif que le futur texte des LDPE, tel qu’il sera rédigé à l’issue de la seconde phase de la révision, repose sur un examen approfondi et complet de toutes les autres lignes directrices et instructions internes existantes de l’OLAF. Certaines d’entre elles, sinon toutes, devront être intégrées dans les LDPE. Cela est important étant donné que les LDPE constituent les seuls manuels, lignes directrices ou instructions que le règlement relatif à l’OLAF impose à l’OLAF de rendre publics Dans ses observations, le comité a rappelé qu’il avait déjà recommandé à l’OLAF de procéder à une révision complète des LDPE (avis n2/2017 sur l’évaluation du règlement relatif à l’OLAF). Il avait déjà formulé un certain nombre de recommandations spécifiques à cet égard concernant tant l’organisation de l’OLAF que ses pratiques d’enquête (avis n3/2021 sur les bonnes pratiques en matière d’enquêtes internes). Il s’est donc félicité de la décision de l’OLAF de procéder à la révision des LDPE. Selon le comité, il est impératif que le futur texte des LDPE, tel qu’il sera rédigé à l’issue de la seconde phase de la révision, repose sur un examen approfondi et complet de toutes les autres lignes directrices et instructions internes existantes de l’OLAF. Certaines d’entre elles, sinon toutes, devront être intégrées dans les LDPE. Cela est important étant donné que les LDPE constituent les seuls manuels, lignes directrices ou instructions que le règlement relatif à l’OLAF impose à l’OLAF de rendre publics ( 33 ) , garantissant ainsi le degré de transparence et de sécurité juridique requis à l’égard des personnes faisant l’objet d’une enquête. Des LDPE complètes et significatives aideront également le futur contrôleur des garanties de procédure ( 34 ) à traiter les plaintes introduites contre l’OLAF pour irrégularités de procédure.

50. C’est pourquoi le comité s’est réservé le droit de rendre un avis complet concernant les LDPE à l’issue de la seconde phase de leur révision.

51. L’OLAF a informé le comité et les institutions de l’UE qu’il avait entamé la seconde phase de révision de ces lignes directrices. Cette seconde phase devrait être achevée dans le courant de l’année 2022. Le comité attend avec beaucoup d'intérêt la version finale des LDPE et espère que les recommandations formulées dans ses récents avis seront prises en considération par le directeur général de l’OLAF.

3.7. Application des garanties de procédure

52. L’article 9 du règlement relatif à l’OLAF énonce les principes que l’OLAF devrait appliquer lorsqu’il mène une enquête, ainsi que les garanties de procédure dont doivent bénéficier les personnes concernées par une enquête de l’OLAF.

53. traiter les plaintes individuelles introduites contre l’OLAF et qu’il ne constitue pas non plus un organe de recours autorisé à examiner les décisions de l’OLAF Le règlement charge le comité de suivre l’évolution concernant l’application de ces garanties de procédure. Le comité s’acquitte de ce rôle en menant diverses actions: il contrôle la manière dont l’OLAF traite les plaintes procédurales; il évalue la manière dont l’OLAF respecte les droits procéduraux dans ses enquêtes; il relève des problèmes systémiques ou structurels; et il émet des avis sur les questions relatives à l’application des garanties de procédure. Il est important de souligner que le comité n’est pas habilité àles plaintes individuelles introduites contre l’OLAF et qu’il ne constitue pas non plus un organe de recours autorisé à examiner les décisions de l’OLAF ( 35 )

54. En 2021, le comité a également consacré une partie de ses travaux au contrôle du respect des garanties de procédure par l’OLAF.

i) Le comité a été consulté sur une solution concernant le nouveau mécanisme de traitement des plaintes mis en place par l’OLAF.

55. Jusqu’à l’entrée en vigueur de la version modifiée du règlement relatif à l’OLAF, les personnes physiques ou morales concernées par une enquête de l’OLAF avaient la possibilité d’introduire une plainte auprès du directeur général de l’OLAF. L’OLAF traitait les plaintes conformément à sa procédure établie. Le règlement relatif à l’OLAF tel que modifié institue la fonction de contrôleur des garanties de procédure (ci-après le «contrôleur»), lequel est chargé de traiter les plaintes déposées par les personnes concernées par les enquêtes de l’OLAF ( 36 )

56. Toutefois, même après l’entrée en vigueur du nouveau règlement et dans l’attente de la nomination du contrôleur par la Commission, l’OLAF a continué à recevoir des plaintes, y compris de la part de personnes concernées. Début 2021, l’OLAF a consulté le comité ( 37 ) sur une solution temporaire en vue de la mise en œuvre du mécanisme de traitement des plaintes pendant la période de transition entre l’entrée en vigueur du règlement et la nomination du contrôleur. L’OLAF a informé le comité qu’il entendait laisser le choix aux plaignants: i) soit d’attendre la nomination du contrôleur afin que la plainte soit traitée par ce dernier; ii) soit de demander le traitement de la plainte par l’OLAF dans le cadre de la procédure existante appliquée par l’OLAF. Dans ce dernier cas, les plaignants renonceraient au droit de voir leur plainte traitée selon les nouvelles règles.

57. Le comité a estimé que cette solution était appropriée et a demandé à l’OLAF de tenir le comité informé du traitement par l’OLAF de toutes les plaintes gérées dans le cadre de ces deux options. L’OLAF a fourni les informations demandées.

ii) Le comité a évalué la manière dont l’OLAF avait mis en œuvre les garanties de procédure dans le cadre d’enquêtes spécifiques

58. Lors de l’élaboration de son avis n o 3/2021 relatif aux enquêtes internes et de son avis n o 5/2021 concernant la durée des enquêtes, le comité a eu accès aux dossiers et a évalué minutieusement la manière dont l’OLAF avait appliqué les garanties de procédure dans le cadre des enquêtes faisant l’objet de contrôles. Dans son avis n o 3/2021, le comité a accordé une attention particulière à l’indépendance de la fonction de contrôle, c’est-à-dire au mécanisme de contrôle interne de l’OLAF permettant d’assurer le respect des garanties de procédure. Il a émis une recommandation correspondante, mise en œuvre par l’OLAF.

59. o 5/2021, le comité a décidé de centrer son analyse sur le respect par l’OLAF du «droit d’un fonctionnaire d’être informé» de l’ouverture d’une enquête de l’OLAF et sur le respect par l’OLAF du «droit de la personne concernée de formuler des observations sur les faits la concernant avant que l’OLAF ne rédige ses conclusions» Dans son avis n5/2021, le comité a décidé de centrer son analyse sur le respect par l’OLAF du «droit d’un fonctionnaire d’être informé» de l’ouverture d’une enquête de l’OLAF et sur le respect par l’OLAF du «droit de la personne concernée de formuler des observations sur les faits la concernant avant que l’OLAF ne rédige ses conclusions» ( 38 ) et, en particulier, sur l’utilisation par l’OLAF des exceptions prévues par la législation et autorisant le report de ces droits.

60. L’analyse a montré qu’en ce qui concerne la procédure permettant de différer la communication d’informations sur l’ouverture de l’enquête, l’OLAF respectait les exigences et garanties de procédure applicables. En outre, depuis 2019, l’Office a mis en place un système de contrôle beaucoup plus rigoureux, désormais appliqué de manière systématique dans tous les cas de report. En ce qui concerne le report de la possibilité de présenter des observations, le comité a estimé que le système mis en place par l’OLAF offrait des garanties suffisantes pour protéger les droits fondamentaux des personnes faisant l’objet d’une enquête et éviter tout traitement arbitraire.

iii) Le comité a évalué les plaintes individuelles soumises à l’OLAF

61. Comme chaque année, le comité a reçu des rapports semestriels et des documents pertinents sur les plaintes individuelles traitées par l’OLAF ( 39 ) . En 2021, l’OLAF a reçu au total quatre plaintes de personnes concernées relatives à l’application de garanties de procédure, dont trois avaient trait à la même enquête interne. Tous les plaignants, sauf un, ont souhaité que leur plainte soit traitée par le contrôleur. Dans la seule plainte traitée par l’OLAF en 2021, la personne concernée a déclaré: i) que l’OLAF ne l’avait pas informée à temps du fait qu’elle était une personne concernée; et ii) que l’enquête n’avait pas été menée à terme dans un délai raisonnable. Le comité prend note de la réponse de l’OLAF au plaignant selon laquelle il n’y a pas eu violation des règles applicables. Toutefois, étant donné qu’il existe des plaintes pendantes devant être traitées par le contrôleur concernant des questions similaires dans le cadre de la même enquête, le comité ne formulera pas d’autres observations.

62. Le comité se réjouit de pouvoir coopérer avec le contrôleur afin de renforcer l’application des garanties de procédure et des droits fondamentaux.

4. Coopération

4.1. Coopération avec l’OLAF

63. En 2021, le comité a renforcé sa coopération fructueuse avec l’OLAF. Indépendamment de la conclusion des discussions portant sur le droit d’accès du comité aux informations relatives aux dossiers et sur la signature des nouveaux arrangements de travail, le comité a maintenu un dialogue ouvert et constructif avec l’OLAF.

64. Il a continué d’inviter le directeur général de l’OLAF et son personnel à ses réunions mensuelles régulières, dans le but de discuter et de se tenir au courant de toute question pertinente pour les travaux du comité et ceux de l’OLAF. Les membres du comité et le secrétariat ont également tenu des réunions formelles et informelles avec la direction et le personnel de l’OLAF dans le cadre de l’élaboration des avis et des rapports du comité.

65. Le comité a reçu de l’OLAF les rapports suivants, conformément aux dispositions du règlement relatif à l’OLAF et aux pratiques de travail établies: i) des rapports sur les enquêtes d’une durée supérieure à douze mois; ii) des rapports sur les recommandations de l’OLAF émises depuis le 1 er octobre 2013 mais non suivies, pour lesquelles l’OLAF a reçu des réponses des autorités concernées entre le 1 er janvier 2020 et le 31 décembre 2020; iii) des rapports sur les plaintes concernant les garanties de procédure; iv) des rapports sur les cas dans lesquels des informations ont été transmises aux autorités judiciaires nationales; ainsi que v) des rapports sur les reports au titre de l’article 4, paragraphe 6, du règlement relatif à l’OLAF.

4.2. Relations avec les parties prenantes

66. Le comité rend compte aux institutions de l’UE qui ont nommé ses membres et constitue, dans le même temps, un partenaire de dialogue de ces institutions. Il fait rapport à ces dernières sur ses activités, peut émettre des avis à leur demande, rédige des rapports d’enquête et échange ses vues avec elles au niveau politique ( 40 )

67. Le comité estime qu’il est important de maintenir des contacts réguliers avec les institutions de l’UE ainsi qu’avec les partenaires et parties prenantes de l’OLAF afin d’améliorer le flux d’informations et d’obtenir un retour d’information sur les performances de l’OLAF. Le comité et son secrétariat ont été régulièrement en contact avec le secrétaire général de la Commission, avec la commission du contrôle budgétaire (CONT) du Parlement européen, ainsi qu’avec les groupes de travail du Conseil sur la lutte contre la fraude (GAF) et sur la coopération judiciaire en matière pénale (COPEN). La pandémie actuelle n’a pas permis au comité d’organiser des réunions physiques avec les parties prenantes, de sorte que toutes les réunions se sont tenues en ligne. En décembre 2021 ( 41 ) , le comité a également participé à l’échange de vues interinstitutionnel annuel sur les performances de l’OLAF, au cours duquel il a exprimé son point de vue sur le rôle de l’OLAF dans la facilité pour la reprise et la résilience et sur l’expérience pratique des relations entre l’OLAF et le Parquet européen.

68. Le comité a également assisté la Commission dans les procédures de sélection pour la nomination de hauts fonctionnaires au sein de l’OLAF. Des membres du comité ont également participé aux réunions du comité consultatif de la Commission consacrées à la nomination des membres dirigeants.

5. Administration et ressources

5.1. Méthodes de travail du comité de surveillance

69. En 2021, le comité a tenu douze réunions plénières, soit hybrides soit entièrement en ligne ( 42 ) . Pour chacune des grandes questions à traiter, le comité a désigné un rapporteur. Les rapporteurs ont collaboré avec le secrétariat pour élaborer des projets de rapports, d’avis ou de documents à discuter lors des réunions plénières. Le président, les rapporteurs ainsi que des membres du secrétariat se sont également rencontrés régulièrement pour travailler sur des questions spécifiques.

5.2. Le secrétariat

70. Au cours de l’année 2021, le secrétariat a continué d’aider les membres du comité à s’acquitter efficacement de leurs tâches, contribuant ainsi à renforcer l’indépendance de l’OLAF. En 2021, le secrétariat, comme le reste de la Commission, a poursuivi ses activités essentiellement dans un environnement en ligne. Il a mis en œuvre le programme de travail convenu entre son chef et le comité de surveillance ( 43 )

71. Depuis mars 2016, le secrétariat reste rattaché administrativement à l’Office de gestion et de liquidation des droits individuels (PMO) de la Commission européenne, bien qu’il soit situé dans une zone de sécurité distincte au sein des locaux de l’OLAF. À de nombreuses reprises, le comité de surveillance a exprimé des doutes quant au fait que le rattachement «hybride» de son secrétariat au PMO soit le lieu le plus approprié.

72. Le comité réitère son point de vue selon lequel, compte tenu des interactions quotidiennes du secrétariat avec le personnel de l’OLAF dans le cadre des tâches de contrôle permanent du comité, un emplacement approprié au sein de la zone de sécurité de l’OLAF permettrait au secrétariat de travailler plus efficacement.

73. Il sera encore plus important de trouver un lieu approprié pour le secrétariat une fois que le contrôleur des garanties de procédure aura été mis en place. En vertu du règlement, le nouveau contrôleur sera rattaché administrativement au comité de surveillance, tandis que le secrétariat lui fournira tout le soutien administratif et juridique nécessaire.

5.3. Questions budgétaires

74. Le budget du comité pour 2021 était de 200 000 EUR. Compte tenu de la tenue en ligne des réunions du comité imposée par la COVID-19, le montant effectivement versé à la fin 2021 ne s’est élevé qu’à 74 577,28 EUR.

75. L’ordonnateur subdélégué chargé des dépenses est le directeur du PMO.

(1) Article 15, paragraphe 2, du règlement (UE, Euratom) no 883/2013 du Parlement européen et du Conseil du 11 septembre 2013 relatif aux enquêtes effectuées par l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) et abrogeant le règlement (CE) no 1073/1999 du Parlement européen et du Conseil et le règlement (Euratom) no 1074/1999 du Conseil (JO L 248 du 18.9.2013, p. 1), tel que modifié par le règlement (UE, Euratom) 2016/2030 et le règlement (UE, Euratom) 2020/2223 (également disponible à l’adresse suivante: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/?uri=CELEX:02013R0883-20210117).

(2) Pour préserver l’expérience acquise au sein du comité, les membres doivent être remplacés en alternance, conformément au règlement (UE, Euratom) no 883/2013.

(3) Disponible à l’adresse suivante: https://www.europarl.europa.eu/charter/pdf/text_fr.pdf

(4) Voir les rapports et avis suivants du comité de surveillance — rapport annuel 2020 du comité de surveillance, points 28 et 29; rapport annuel 2019 du comité de surveillance, points 38 à 51; rapport annuel 2018 du comité de surveillance, points 7 et 45 à 49; rapport annuel 2017 du comité de surveillance, points 24 à 29; rapport annuel 2016 du comité de surveillance, points 30 à 33; rapport annuel 2016 du comité de surveillance, points 30 à 33; rapport annuel 2015 du comité de surveillance, points 1 à 9 et 30 à 33; rapport annuel 2014 du comité de surveillance, points 26 à 28; rapport annuel 2013 du comité de surveillance, points 18 et 19; rapport annuel 2012 du comité de surveillance, point 36; avis no 2/2017 du comité de surveillance accompagnant le rapport d’évaluation de la Commission sur l’application du règlement (UE, Euratom) no 883/2013 du Parlement européen et du Conseil (article 19), points 30 et 31; avis no 4/2014 du comité de surveillance sur le contrôle de la durée des enquêtes menées par l’OLAF, points 18 à 20 et 45 à 49.

(5) Règlement (UE, Euratom) 2020/2223 du Parlement européen et du Conseil du 23 décembre 2020 modifiant le règlement (UE, Euratom) no 883/2013 en ce qui concerne la coopération avec le Parquet européen et l’efficacité des enquêtes de l’Office européen de lutte antifraude (JO L 437 du 28.12.2020, p. 49).

(6) Les nouveaux arrangements de travail convenus entre l’OLAF et le comité de surveillance de l’OLAF sont disponibles à l’adresse suivante: https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/system/files/2021-10/OLAF%20SC%20WA%20signed.pdf.pdf

(7) Règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données, et abrogeant le règlement (CE) no 45/2001 et la décision no 1247/2002/CE (JO L 295 du 21.11.2018, p. 39). Disponible à l’adresse suivante: http://data.europa.eu/eli/reg/2018/1725/oj

(8) Avis no 1/2021 sur les recommandations de l’OLAF non suivies par les autorités compétentes; avis no 2/2021 sur les arrangements de travail convenus entre l’OLAF et le Parquet européen; avis no 3/2021 sur la surveillance des enquêtes internes: conclusions stratégiques et bonnes pratiques; avis no 4/2021 sur l’avant-projet de budget de l’OLAF pour 2022; avis no 5/2021 sur l’analyse des enquêtes de l’OLAF affichant en 2019 une durée supérieure à 36 mois.

(9) Les observations préliminaires du comité concernant la première phase de la révision des lignes directrices sur les procédures d’enquête ont été transmises au directeur général de l’OLAF par lettre du 17 août 2021 [référence Ares(2021)5153587].

(10) Le texte intégral de l’avis no 1/2021 est disponible (en anglais) à l’adresse suivante: https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/document/download/81b4db5b-51e0-4739-ab3f-c67859304f5e_en

(11) Les chiffres des cinq derniers rapports annuels de l’OLAF (2013-2018) concernant les recommandations d’ouverture d’une enquête pénale au niveau national montrent que le taux de mise en accusation a reculé de 53 % à 36 %.

(12) L’article 12 octies, paragraphe 1, dernière phrase, du règlement relatif à l’OLAF dispose que le directeur général de l’OLAF notifie formellement les arrangements de travail au comité de surveillance avant leur adoption.

(13) L’avis no 2/2021 est disponible (en anglais) à l’adresse suivante: https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/document/download/2d90f9ac-6556-41c7-bb55-483ccd192d8d_en

(14) Section 5 des arrangements de travail entre l’OLAF et le Parquet européen.

(15) Article 4.6 des arrangements de travail entre l’OLAF et le Parquet européen.

(16) Article 4.2 des arrangements de travail entre l’OLAF et le Parquet européen.

(17) Articles 6.1 et 6.4 des arrangements de travail entre l’OLAF et le Parquet européen.

(18) Article 12 des arrangements de travail entre l’OLAF et le Parquet européen.

(19) Article 4.2, article 6.1.1, point d), et articles 6.4 et 14 des arrangements de travail entre l’OLAF et le Parquet européen.

(20) Compte tenu des règles énoncées dans la décision (UE, Euratom) 2015/443 de la Commission, dans la décision (UE, Euratom) 2015/444 de la Commission et dans la note de sécurité — Marquage et traitement des informations sensibles non classifiées C(2019) 1904 final du 5.3.2019, le comité a décidé de ne pas publier son avis dans son intégralité afin de protéger la vie privée et l’intégrité des personnes concernées par les enquêtes. Dans un souci de transparence, le comité a toutefois publié une version non confidentielle de son avis contenant les conclusions et recommandations adressées au directeur général de l’OLAF. La version non confidentielle de l’avis peut être consultée à l’adresse NC OPINION 3_2021-EXTRACT for Institutions.pdf (europa.eu). Cette version non confidentielle a également été communiquée aux institutions de l’UE, conformément à l’article 15, paragraphe 1, du règlement relatif à l’OLAF.

(21) L’avis no 4/2021 est disponible (en anglais) à l’adresse suivante: https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/document/download/1ab13286-a2b7-411a-a748-96b6a90afcd1_en

(22) Depuis 2012, le budget alloué au développement de l’OCM a atteint près de 29 millions d’EUR.

(23) Voir le rapport d’activité 2017, point 23; le rapport d’activité 2018, point 13; le rapport d’activité 2019, point 20; l’avis sur l’avant-projet de budget de l’OLAF pour 2019, point 27; l’avis sur l’avant-projet de budget de l’OLAF pour 2020, point 29; ainsi que l’avis sur l’avant-projet de budget de l’OLAF pour 2021, point 25. Tous les avis et rapports du comité sont disponibles à l’adresse suivante: https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/our-work/opinions-and-reports_en

(24) Dès juin 2019, le service d’audit interne de la Commission avait signalé, dans son rapport d’audit final sur les pratiques de gestion des projets informatiques au sein de l’OLAF, un certain nombre de faiblesses importantes aux premiers stades de conception de l’OCM, notamment l’absence d’une structure claire et durable de gouvernance des projets et l’absence de contrôle suffisant de la part des instances dirigeantes. L’OLAF a remédié à ces faiblesses, ainsi que l’a confirmé en 2020 le service d’audit interne de la Commission (février 2020).

(25) Voir le rapport d’activité 2017 du comité de surveillance, point 25.

(26) Rapport d’activité 2019 du comité de surveillance de l’OLAF, points 52 et suivants.

(27) La version non confidentielle de l’avis no 5/2021 est disponible à l’adresse: https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/document/download/25411b56-2cc1-4ba2-9c5c-b58e1e95c236_en

(28) À la suite de l’entrée en vigueur du règlement relatif à l’OLAF tel que modifié par le règlement (UE, Euratom) 2020/2223, l’OLAF a entrepris une révision en deux étapes des LDPE. La première phase a principalement porté sur la transposition des dispositions du règlement relatif à l’OLAF révisé en ce qui concerne le Parquet européen. Cette phase a été achevée et les nouvelles LDPE sont entrées en vigueur le 11 octobre 2021. L’OLAF entame actuellement la seconde phase de la révision — une révision plus complète — qui inclura les questions actuellement abordées dans d’autres instructions et lignes directrices internes, les pratiques qui seront mises en place dans le cadre de la coopération de l’OLAF avec le Parquet européen, les recommandations des parties prenantes de l’OLAF, ainsi que les problèmes recensés au fil des ans par le personnel de l’OLAF. Cette seconde phase devrait être achevée dans le courant de l’année 2022.

(29) Les articles 9 bis et 9 ter du règlement relatif à l’OLAF prévoient la nomination d’un «contrôleur des garanties de procédure», dont la mission sera de traiter les plaintes contre l’OLAF introduites à l’avenir par une personne concernée dans le cadre d’une enquête de l’OLAF, ainsi que l’instauration d’un «mécanisme de traitement des plaintes».

(30) L’article 7, paragraphe 8, du règlement (UE, Euratom) no 883/2013 dispose ce qui suit: «Si une enquête ne peut être clôturée dans les douze mois suivant son ouverture, le directeur général soumet, à l’expiration du délai de douze mois et ensuite tous les six mois, un rapport au comité de surveillance, en indiquant les raisons pour lesquelles cela n’a pas été possible et, le cas échéant, les mesures correctives envisagées en vue d’accélérer l’enquête.»

(31) Les termes «le cas échéant» ont été ajoutés au texte de l’article 7, paragraphe 8, du règlement relatif à l’OLAF par le règlement modificatif (UE, Euratom) 2020/2223.

(32) Article 17, paragraphe 8, dernière phase, du règlement relatif à l’OLAF.

(33) L’article 17, paragraphe 8, dernière phrase, du règlement relatif à l’OLAF dispose que les lignes directrices doivent être «publiées à titre d’information sur le site internet de l’Office dans les langues officielles des institutions de l’Union».

(34) Les articles 9 bis et 9 ter du règlement relatif à l’OLAF prévoient la nomination d’un «contrôleur des garanties de procédure», dont la mission sera de traiter les plaintes contre l’OLAF introduites à l’avenir par une personne concernée dans le cadre d’une enquête de l’OLAF, ainsi que l’instauration d’un «mécanisme de traitement des plaintes».

(35) Le comité reçoit souvent des plaintes au sujet d’enquêtes de l’OLAF en cours ou de prétendues activités frauduleuses nuisant aux intérêts financiers de l’UE. Le comité a pour pratique de transmettre toutes les informations pertinentes à l’OLAF et d’en informer l’expéditeur.

(36) Articles 9 bis et 9 ter du règlement relatif à l’OLAF.

(37) Lettre du directeur général de l’OLAF au président du comité de surveillance du 18.3.2021 [réf. Ares(2021)1954695].

(38) Article 9, paragraphes 3 et 4, du règlement relatif à l’OLAF.

(39) En vertu de l’article 6 des nouveaux arrangements de travail convenus entre l’OLAF et le comité de surveillance, pour chaque plainte traitée par l’OLAF, l’Office fournira un accès automatique à la plainte initiale et à la réponse qu’il a fournie, ainsi qu’à tous les autres documents utiles.

(40) Article 15, paragraphe 1, du règlement (UE, Euratom) no 883/2013: «Le comité de surveillance formule des avis à l’intention du directeur général, y compris, s’il y a lieu, des recommandations, notamment sur les ressources nécessaires à l’Office pour exercer sa fonction d’enquête, sur les priorités d’enquête de l’Office et sur la durée des enquêtes. Ces avis peuvent être émis de sa propre initiative, à la demande du directeur général ou à la demande d’une institution, d’un organe ou d’un organisme, sans toutefois qu’ils nuisent au déroulement des enquêtes en cours. […]

[…] Un exemplaire des avis émis en vertu du troisième alinéa est adressé aux institutions, organes ou organismes.».

(41) L’échange de vues interinstitutionnel a eu lieu le 2 décembre 2021.

(42) De janvier à décembre 2021.

(43) Le secrétariat est dirigé par un chef et compte à l’heure actuelle sept membres du personnel.