Rapport

sur les états financiers de l'Office communautaire des variétés végétales relatifs à l'exercice 2002, accompagné des réponses de l'Office

(2003/C 319/12)

TABLE DES MATIÈRES

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OPINION DE LA COUR

1. Le présent rapport est adressé au conseil d'administration de l'Office communautaire des variétés végétales (ci-après dénommé "l'Office"), en vertu de l'article 111, paragraphe 2, du règlement (CE) n° 2100/94 du Conseil(1).

2. La Cour a examiné les états financiers de l'Office pour l'exercice clos le 31 décembre 2002. Conformément à l'article 110 du règlement (CE) n° 2100/94 du Conseil, le budget de l'Office a été exécuté sous la responsabilité de son président. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des états financiers(2), conformément aux dispositions financières internes adoptées en application de l'article 112 du règlement (CE) n° 2100/94 du Conseil. La Cour est tenue de procéder à l'examen de ces comptes en vertu de l'article 248 du traité instituant la Communauté européenne.

3. La Cour a effectué son audit conformément à ses politiques et normes d'audit. Celles-ci ont été adaptées des normes internationales d'audit généralement admises pour refléter le caractère spécifique du contexte communautaire. Elle a examiné les documents comptables et appliqué les procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. La Cour a obtenu, par cet audit, une base adéquate pour étayer l'opinion exprimée ci-après.

4. Cet examen a permis à la Cour d'obtenir l'assurance raisonnable que les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 2002 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières

OBSERVATIONS

Introduction

5. L'Office a été créé par le règlement (CE) n° 2100/94 du Conseil du 27 juillet 1994 pour permettre l'octroi de droits de propriété industrielle relatifs aux variétés végétales valables sur l'ensemble du territoire de l'Union européenne. Pour procéder à l'octroi des droits, l'Office examine d'abord la recevabilité des demandes qui lui sont adressées. Les demandes jugées fondées sont transmises pour analyse à des centres nationaux d'examen. Ceux-ci évaluent, contre rémunération, le caractère original ou non des variétés pour lesquelles une demande de protection est introduite.

Exécution budgétaire

6. L'exécution des crédits de l'exercice 2002 et des crédits reportés de l'exercice précédent est présentée au tableau 1.

7. Les crédits de l'exercice 2002 ont été engagés à concurrence de 8,9 millions d'euros; les engagements ont fait l'objet de paiements pour 4,3 millions et de reports pour 3,9 millions. Le volume des reports reste élevé, notamment en ce qui concerne les crédits destinés aux activités opérationnelles.

8. Le suivi et le recouvrement des recettes non récurrentes pourraient être améliorés. Des notes de débit ne sont pas expédiées aux débiteurs et lorsqu'elles sont émises, leur suivi comptable est insuffisamment assuré. À titre d'exemple, l'Office a négligé de réclamer à l'Office des publications des Communautés européennes des recettes dues depuis 1999 pour un montant de 0,1 million d'euros.

États financiers

9. Le compte de gestion et le bilan publiés par l'Office dans son rapport d'activité pour l'exercice 2002 sont présentés sous forme synthétique dans les tableaux 2 et 3.

10. Le bilan au 31 décembre 2002 mentionne une réserve de 11029000 euros. Il s'agit du fonds de réserve prévu à l'article 6, point d) 2, du règlement financier de l'Office. Ce dernier disposant de ressources propres peut se constituer un fonds de réserve afin de maintenir sa capacité d'autofinancement. Toutefois, dans l'esprit du règlement de base, la Cour invite l'Office à veiller à ce que cette réserve ne dépasse pas inutilement les besoins financiers prévus.

11. L'Office n'effectue aucun contrôle sur l'exactitude des montants des charges et des intérêts (615000 euros en 2002) qui lui sont communiqués par ses organismes bancaires.

12. Lors de la clôture des comptes de l'exercice 2002, l'Office a dû effectuer des réajustements comptables des montants concernant la TVA en vue de régulariser des erreurs résultant de changements des méthodes comptables. L'Office devrait poursuivre ses efforts en vue d'une imputation correcte de la TVA. Par ailleurs, il devrait être plus diligent pour présenter ses demandes de remboursement.

Légalité et régularité des opérations sous-jacentes

13. Pour pouvoir bénéficier d'une protection communautaire, une nouvelle variété végétale doit présenter certaines caractéristiques techniques. La vérification de celles-ci est réalisée par des centres d'examen, selon un protocole standard, à la demande et pour le compte de l'Office. Ces centres facturent à l'Office des montants forfaitaires définis par contrats.

14. Dans certains cas, une des caractéristiques d'une variété végétale ne peut être vérifiée sur la base du protocole standard et le centre d'examen doit procéder à des travaux complémentaires. Le coût de ces travaux additionnels est facturé soit directement au demandeur, soit à l'Office qui le répercute à son tour sur le demandeur.

15. À tout le moins, les contrats passés entre l'Office et les centres examinateurs devraient inclure les dispositions relatives à ces tests complémentaires et aux garanties permettant d'assurer leur paiement effectif.

16. Pour la facturation de prestations d'intérimaires, l'Office n'a émis d'engagements qu'après la réception de chaque facture. Cette pratique n'est pas conforme à l'article 29, paragraphe 1, du règlement financier de l'Office.

17. Des acomptes sont payés par l'Office en l'absence de facture. Ce type de paiement ne devrait être effectué, conformément à la législation applicable en la matière, que sur la base de factures formelles(3) mentionnant explicitement la TVA.

18. En ce qui concerne les procédures de passation de marché, des déficiences ont été constatées dans l'estimation du volume des prestations à fournir ainsi que dans les procédures d'évaluation des offres. Cela a permis à des entreprises d'obtenir des contrats complémentaires d'une valeur supérieure à plus de 50 % du contrat initial.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion des 15 et 16 octobre 2003.

Par la Cour des comptes

Juan Manuel Fabra Vallés

Président

(1) JO L 227 du 1.9.1994, p. 27.

(2) En application de l'article 111, paragraphe 2, du règlement (CE) n° 2100/94 du Conseil, les comptes de la totalité des recettes et des dépenses de l'Office pour l'exercice 2002 ont été établis le 16 septembre 2003 et ensuite transmis à la Cour des comptes, cette dernière les ayant reçus le 25 septembre 2003. Une version abrégée de ces états financiers est présentée dans les tableaux figurant à l'annexe du présent rapport.

(3) Obligation établie par l'article 289. I du code général des impôts français: "Tout assujetti doit délivrer une facture ou un document en tenant lieu pour les biens livrés ou les services rendus à un autre assujetti ou à une personne morale non assujettie, ainsi que pour les acomptes perçus au titre de ces opérations lorsqu'ils donnent lieu à exigibilité de la taxe".

Tableau 1

Office communautaire des variétés végétales - Exécution budgétaire pour l'exercice 2002NB:

Les totaux peuvent comporter des écarts dus aux arrondis.

Source:

Données de l'Office. - Ces tableaux présentent sous une forme synthétique les données fournies par l'Office dans ses propres états financiers.

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Tableau 2

Office communautaire des variétés végétales - Compte de gestion des exercices 2002 et 2001

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NB:

les totaux peuvent comporter des écarts dus aux arrondis.

Source:

Données de l'Office.

Tableau 3

Office communautaire des variétés végétales - Bilan aux 31 décembre 2002 et 2001NB:

les totaux peuvent comporter des écarts dus aux arrondis.

Source:

Données de l'Office.

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Réponses de l'Office

8. En ce qui concerne le suivi des opérations non ordinaires, l'Office adoptera des mesures de sorte à essayer d'améliorer le suivi des recettes non ordinaires.

10. Le règlement relatif aux taxes a été révisé en vue de réduire la réserve à un niveau conforme aux besoins financiers de l'Office.

11. L'Office examine les possibilités de vérifier les montants des charges et intérêts qui lui sont communiqués par les organismes bancaires.

12. L'Office prend acte des observations de la Cour. Il examinera les moyens d'améliorer la gestion et le suivi de ses comptes en matière de TVA.

15. Une référence plus explicite concernant la gestion contractuelle des travaux complémentaires et leur paiement sera introduite lors de la modification des contrats passés avec les centres examinateurs.

16. La pratique décrite par la Cour a été interrompue. Depuis le début de 2003, les engagements provisoires sont enregistrés en tant que tels et non comme "préengagements".

17. L'Office exigera que lui soient adressées des factures en totale conformité avec la loi applicable en la matière.

18. À l'avenir, l'Office mettra des mesures en oeuvre afin d'évaluer de la manière la plus exacte possible les valeurs escomptées du contrat.