Rapport

sur les états financiers et la gestion de la Fondation européenne pour l'amélioration des conditions de vie et de travail pour l'exercice clos le 31 décembre 2000, accompagné des réponses de la Fondation

(2001/C 372/07)

TABLE DES MATIÈRES

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OPINION DE LA COUR

1. Le présent rapport est adressé au Conseil et au Parlement européen, conformément à l'article 16 du règlement (CEE) n° 1365/75(1) du Conseil, modifié par l'article 1er, paragraphe 4, du règlement (CEE) n° 1947/93(2) du Conseil.

2. La Cour a examiné les états financiers de la Fondation européenne pour l'amélioration des conditions de vie et de travail pour l'exercice clos le 31 décembre 2000. Conformément à l'article 1 er, paragraphe 16, du règlement (CEE) n° 1949/93(3) du Conseil modifiant le règlement (CEE) n° 1417/76(4) du Conseil, le budget a été exécuté sous la responsabilité du conseil d'administration de la Fondation. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des états financiers(5), conformément aux dispositions financières internes prévues à l'article 1er, paragraphes 52, 54, et 55, du règlement (CEE) n° 1949/93 du Conseil modifiant le règlement (CEE) n° 1417/76 du Conseil. La Cour des comptes est tenue de procéder à l'examen de ces comptes par l'article 248 du traité instituant la Communauté européenne.

3. La Cour a effectué son audit conformément à ses politiques et normes d'audit. Celles-ci ont été adaptées des normes internationales d'audit généralement admises pour refléter le caractère spécifique du contexte communautaire. Elle a examiné les documents comptables et appliqué les procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. La Cour a obtenu, par cet audit, une base adéquate pour étayer l'opinion exprimée ci-après.

4. Cet examen a permis à la Cour d'obtenir l'assurance raisonnable que les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 2000 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

PRINCIPALES OBSERVATIONS SUR L'EXÉCUTION DU BUDGET DE LA FONDATION EUROPÉENNE POUR L'AMÉLIORATION DES CONDITIONS DE VIE ET DE TRAVAIL (DUBLIN) POUR L'EXERCICE CLOS LE 31 DÉCEMBRE 2000

Exécution du budget

5. Le budget relatif à l'exercice 2000 s'est élevé à 15 millions d'euros contre 14,8 millions d'euros en 1999, ce qui représente une augmentation de 1,4 %. De ce montant, 14,4 millions d'euros ont été engagés, 3,6 millions d'euros ayant fait l'objet d'un report à l'exercice 2001 et 0,5 million d'euros d'une annulation. Le tableau 1 montre l'exécution du budget pour l'exercice 2000.

6. En 2000, la Fondation a une nouvelle fois utilisé à maintes reprises les reports de crédits, essentiellement en ce qui concerne le titre III pour un montant de 3,2 millions d'euros, ce qui représente 89 % du total des reports. Comme ce fut le cas l'année dernière pour le titre III, les crédits reportés étaient supérieurs aux paiements de l'exercice.

7. Pour certaines lignes budgétaires (par exemple, les lignes 1 4 0 0 - Restaurants et 2 2 0 0 - Achats de matériel), les annulations de crédits en fin d'exercice ont en réalité dépassé le montant des virements effectués vers ces mêmes lignes. La Fondation devrait s'efforcer de réduire au minimum les annulations de crédits, notamment dans ce contexte.

8. L'ampleur et la persistance de la sous-utilisation des crédits de l'exercice ainsi que des reports attestent qu'il existe des faiblesses dans le suivi, par la Fondation, de son programme annuel. La situation dans ce domaine ne s'est guère améliorée par rapport à l'exercice précédent.

États financiers et comptabilité

9. Les tableaux 2 et 3 présentent le compte de gestion pour l'exercice 2000 et le bilan financier au 31 décembre 2000.

Suivi des observations antérieures

Systèmes de comptabilité budgétaire et générale

10. Dans son rapport annuel 1999(6) relatif à la Fondation, la Cour avait évoqué la faiblesse des systèmes comptables de la Fondation. En 2000, cette lacune subsiste: le système de comptabilité budgétaire SI2 n'a été que partiellement testé.

11. La comptabilité générale était toujours tenue au moyen d'un tableur avec les risques que cela comporte. La mise en place en 2000 du système de comptabilité générale SAGE a du être abandonnée faute de pouvoir assurer la gestion électronique des paiements bancaires. Le système de remplacement retenu n'était toujours pas opérationnel en avril 2001.

12. Le suivi de l'exécution du programme d'activités de la Fondation ainsi que celui de l'exécution financière des projets ont été affectés tout au long de l'année en raison de l'impossibilité d'obtenir de la comptabilité des données financières par projet.

Régie d'avances

13. En 2000, la Fondation a continué d'avoir trop largement recours à la régie d'avances. Les paiements correspondants ont représenté 18 % de l'ensemble des paiements relatifs à 2000 (ce pourcentage était de 20 % en 1999). Sur les paiements effectués à ce titre, les dépenses de personnel se sont élevées à un million d'euros, les dépenses de fonctionnement administratif à 0,7 million d'euros et les dépenses opérationnelles à 0,9 million d'euros. Le recours fréquent à la régie d'avances semble être dû au fait que les procédures normales de paiement ne sont pas assez rapides. Toutefois, la Fondation devrait prendre les mesures correctrices qui s'imposent face à cette situation plutôt que d'avoir recours à la régie d'avances, dont l'usage devrait rester exceptionnel.

Gestion des ressources humaines

Politique du personnel

14. Créée par le règlement (CEE) n° 1365/75 du Conseil du 26 mai 1975, la Fondation dispose de son propre statut du personnel. Le directeur est l'autorité investie du pouvoir de nomination (AIPN) pour tout le personnel de la Fondation.

15. Bien que le personnel de la Fondation n'ait pas la qualité de fonctionnaire, les dispositions de son statut du personnel prévoient des contrats à durée indéterminée, ce qui est le cas de la majorité du personnel de la Fondation (88 %).

Procédures de recrutement

16. L'article 3 du statut du personnel de la Fondation établit que le pourvoi de chaque poste vacant doit faire l'objet d'une "diffusion de manière adéquate". Dans la pratique, la Fondation utilise le recrutement externe avec une large diffusion des "avis de concours" (publication au Journal officiel).

17. Pour chaque procédure de recrutement, l'AIPN désigne un comité de sélection qui établit la liste des lauréats. Par le passé, ces listes n'étaient pas établies par ordre de mérite des candidats; dans ces conditions, il est difficile d'apprécier les critères retenus lors des recrutements. Afin d'assurer une meilleure transparence, la liste des lauréats devrait systématiquement être établie par ordre de mérite et, lors des recrutements, le non respect de cet ordre devrait faire l'objet d'une note justificative.

Appréciation des performances du personnel

18. Depuis 1997, la Fondation n'a pas procédé à la notation du personnel qui doit avoir lieu au moins tous les deux ans et elle n'a toujours pas élaboré un "Guide de notation". L'analyse de six dossiers du personnel montre que, pour des années précédentes, les rapports de notation font souvent défaut. Dans ces conditions, les promotions de 1999 et 2000 ont été effectuées sans prendre en considération cet élément essentiel pour la comparaison du mérite des agents.

Description des tâches

19. Comme prévu à l'article 43 bis du règlement financier de la Fondation(7), un fichier d'identification des emplois contenant une description des tâches pour les seuls postes de la catégorie A a été établi. La dernière version du fichier n'était pas à jour et reprenait la description des tâches publiée dans les avis de vacance.

Tenue des dossiers du personnel

20. L'organisation et la documentation du dossier personnel des agents sont très inégales, bien que les dossiers du personnel recruté plus récemment soient plus complets et mieux organisés. Aucun des huit dossiers examinés n'était complet. Les documents retraçant la carrière de l'agent font également défaut dans la plupart des dossiers.

Évolution des effectifs et de l'activité de la Fondation

21. Le tableau des effectifs de la Fondation ne comprend que des agents dotés de contrats à durée indéterminée (AT). Le nombre de postes à occuper est autorisé par l'autorité budgétaire chaque année en même temps que le budget. Par ailleurs, le budget peut accorder des crédits pour le recrutement d'experts nationaux détachés (END).

22. Le tableau 4 retrace l'évolution du personnel de la Fondation et de sa répartition depuis 1996. Il montre une quasi-stabilité du nombre d'agents. Le déficit en personnel a été en partie comblé par des intérimaires pour lesquels le budget avoisine 1 million d'euros depuis 1998. Ainsi, en 2000, alors que son budget autorisait un effectif de 85 agents, elle n'en disposait que de 72, le déficit étant partiellement comblé par 12 intérimaires recrutés par l'intermédiaire d'une société privée.

23. Depuis 1996, 36 agents ont été embauchés par la Fondation: 30 à titre d'AT et les autres, à titre d'END. En fin 2000, 72 agents étaient des AT. En moyenne, les frais de recrutement se sont montés à 9810 euros par agent embauché.

24. Les départs de personnel aboutissent à un taux de rotation du personnel (AT et END) de 8 % en moyenne annuelle. Ce taux est essentiellement dû au départ de plusieurs traducteurs à la suite de la suppression de la fonction traduction au sein de la Fondation.

25. Aux fins de l'audit, les agents ont été classés en deux catégories:

- les agents chargés d'activités de support (agents de support) c'est-à-dire, des activités qui assurent la continuité du fonctionnement de la Fondation (par exemple, services d'administration, de comptabilité, de secrétariat, etc.),

- les autres agents dits opérationnels qui contribuent directement à la réalisation des objectifs de la Fondation.

26. En moyenne, 64 % des agents A, soit 23 % de l'effectif total sont à considérer comme opérationnels. Tous les autres agents, soit 77 % de l'effectif total, sont à considérer comme agents de support.

27. Le tableau 5 décrit l'évolution des coûts associés au personnel ainsi que des dépenses de fonctionnement. L'évolution des dépenses salariales sur la période 1996-2000 a été plus rapide que celle des effectifs.

28. Parmi les autres coûts associés au personnel, l'analyse a porté plus spécialement sur les dépenses de formation professionnelle (FP) et celles de fonctionnement. Les dépenses de FP et celles de fonctionnement ont crû également plus rapidement que les effectifs.

29. Pour appréhender la relation entre l'activité de la Fondation et l'évolution de son personnel et des coûts associés, cette dernière a été comparée à celle du montant des crédits opérationnels (titre III) qui ont été effectivement dépensés (crédits de l'année et crédits reportés) au cours d'une année.

30. En moyenne, les effectifs augmentent moins vite que l'activité demandée à la Fondation. Cependant, la Fondation devrait veiller à bien maîtriser la croissance des coûts salariaux et des frais de fonctionnement qui est plus importante que celle de son activité au cours de la période 1995-2000. Cette constatation est corroborée par le fait que le taux de croissance des dépenses des titres I et II, Personnel et fonctionnement, est supérieur à celui des dépenses relatives au titre III qui regroupe les dépenses liées à la réalisation des objectifs de la Fondation.

Conclusion

31. Même si depuis sa création la Fondation n'a pu embaucher les effectifs prévus par son budget dans le tableau des effectifs, elle a pu y suppléer par le recrutement d'END et par le recours à des intérimaires.

32. Pour recruter ses agents permanents, la Fondation suit, dans la majorité des cas, un modèle de recrutement externe comme prévu dans son propre statut.

33. La Fondation devrait surveiller attentivement l'évolution de ses coûts salariaux et de ses frais de fonctionnement. Il serait peut-être souhaitable que, pour les postes relevant d'activités de support et d'activités opérationnelles nécessitant des qualifications de type administratif, elle s'associe avec les institutions et les autres organismes décentralisés pour effectuer ses recrutements sur une base la plus large possible. Par ailleurs de manière générale, elle devrait améliorer son système de gestion et d'information en matière de personnel.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 10 octobre 2001.

Par la Cour des comptes

Jan O. Karlsson

Président

(1) JO L 139 du 30.5.1975, p. 1.

(2) JO L 181 du 23.7.1993, p. 13.

(3) JO L 181 du 23.7.1993, p. 26.

(4) JO L 164 du 24.6.1976, p. 16.

(5) En application de l'article 16 du règlement (CEE) n° 1365/75 du Conseil, modifié par le règlement (CEE) n° 1947/93, les comptes de la totalité des recettes et dépenses de la Fondation pour l'exercice 2000 ont été établis le 30 mars 2001 et ensuite transmis au conseil d'administration de la Fondation, à la Commission et à la Cour des comptes, cette dernière les ayant reçus le 18 mai 2001. Une version abrégée de ces états financiers est présentée en annexe au présent rapport.

(6) JO C 373 du 27.12.2000, points 9 et 10, p. 40.

(7) Règlement (CEE) n° 1417/76 du 1er juin 1976, modifié par le règlement (CEE) n° 1949/93 du Conseil du 30 juin 1993.

TABLEAUX 1 À 5

Tableau 1

Exécution budgétaire

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Tableau 2

Compte de gestion des exercices 2000 et 1999

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Source:Tableau élaboré par la Cour des comptes à partir des données établies par la Fondation.

Tableau 3

Bilan financier aux 31 décembre 2000 et 31 décembre 1999

Source:Tableau élaboré par la Cour des comptes à partir des données établies par la Fondation.

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Tableau 4

Évolution du personnel

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AT: Agents temporaires.

END: Experts nationaux détachés.

Tableau 5

Évolution du personnel et des coûts associés

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Réponses de la fondation

Exécution du budget

7. Il est pris bonne note du commentaire de la Cour. Il convient de comprendre, toutefois, que la Fondation a pour coutume de transférer les excédents présents à la clôture de l'exercice financier vers des postes budgétaires où ils sont susceptibles de pouvoir être utilisés, nonobstant le fait que l'utilisation de ces fonds n'est pas toujours possible dans tous les cas. La Fondation s'efforce de réduire au minimum toute annulation qui résulterait de cet exercice.

8. En général, le contrôle est effectué d'une manière complète et efficace.

Pour ce qui a trait au niveau des reports de crédit, il convient de noter que:

- les activités opérationnelles de la Fondation sont d'une nature essentiellement innovante/exploratoire et non répétitive. Ceci impose des procédures relativement complexes et longues indispensables à une préparation minutieuse avant d'entamer des recherches sur une base contractuelle. Ces procédures sont un facteur important dans la durée des projets qui s'étendent en général sur une période de deux ans,

- le niveau des reports de crédits au titre 3 est influencé par la relation entre le cycle budgétaire annuel de la Fondation et son cycle opérationnel (qui implique la conception du programme, la mise en route du programme, la conception générale du projet, la procédure d'appel d'offres, la conception détaillée et la mise en oeuvre du projet).

Cependant, en particulier dans les cas où les contrats ont un caractère répétitif, des mesures ont été adoptées afin d'avancer le calendrier des procédures de passation de marchés.

Systèmes de comptabilité budgétaire et générale

10. Dans son rapport annuel 1999, la Cour avait indiqué une faiblesse en rapport avec le système de comptabilité générale du fait de la tenue manuelle des comptes. Toutefois, dans sa réponse, la Fondation avait indiqué que la comptabilité générale était tenue au moyen d'un logiciel Excel. Il s'agissait d'une disposition provisoire et la Fondation a à présent installé le système de comptabilité Exact pour la tenue de cette partie de la comptabilité.

11. En 2000, vu son utilisation dans d'autres agences, la Fondation a procédé à un exercice de faisabilité complet en ce qui concerne l'utilisation du système SAGE. Dans l'ensemble, le système s'est révélé satisfaisant mais ne comportait pas de fonctionnalités de télévirement bancaire (Electronic Funds Transfer, EFT). Une autre approche est permise à la suite de développements en rapport avec le système Exact et la disponibilité d'un mécanisme de télévirement pour le marché irlandais au cours du second semestre de 2000. Ce système est à présent installé.

12. Avant la fourniture du système SI2, il n'était pas possible d'établir les coûts budgétaires. Cette question est abordée dans le cadre du budget 2001 par le recours aux mécanismes de SI2.

Régie d'avances

13. À la suite de la fourniture du système SI2, la Fondation est en contact avec le contrôle financier pour ce qui concerne l'exploitation complète du système de visa en ligne. Ceci devrait accentuer la réduction du degré d'utilisation de la régie d'avances (1997: 40 % du total des paiements; 2000: 18 %).

Gestion des ressources humaines

18. Dans les cas où les rapports de notation faisaient défaut au cours de l'exercice de promotions pour 2000, l'AIPN a pleinement consulté les responsables hiérarchiques au sujet des performances des agents éligibles. C'est en se fondant sur de telles consultations qu'il a été décidé de ne pas promouvoir certains membres du personnel. Des mesures en vigueur garantissant la réalisation des rapports de notation, de pair avec un mécanisme d'évaluation permanente des performances, et en consultation avec les responsables hiérarchiques, devraient garantir l'accomplissement des exercices de promotions futurs dans le contexte d'une exhaustivité des informations.

19. Dont acte.

20. Dans certains cas, il est admis que toute la documentation nécessaire n'est pas disponible dans un seul dossier. Dans ce contexte, il conviendra de réexaminer la situation. Dans le cas de dossiers antérieurs, il ne sera pas possible de fournir la documentation qui fait défaut. Les mesures ont été mises en oeuvre pour que la liste de vérification des documents requis spécifie tous les documents indispensables aux dossiers.

23. En raison de sa localisation géographique, la Fondation tend à encourir des frais de voyage et d'installation plus élevés étant donné qu'elle recrute essentiellement du personnel originaire du continent. Les frais d'accès à l'Irlande sont élevés mais sont un coût nécessaire pour faire en sorte que la Fondation continue à disposer d'une main-d'oeuvre multinationale représentative de tous les États membres de l'Union.

25-26. Dont acte. Parmi les agents classés en catégorie B (quatorze au total), six au total (43 %) sont chargés d'activités opérationnelles. Parmi ceux-ci figurent quatre chargés de liaison d'information (Information Liaison Officers), un chargé de l'édition en langue anglaise (English Language Editor) et un responsable des systèmes d'information (Information Systems Officer). Aux fins de cet exercice, tous les agents classés en catégorie C ont été traités comme s'ils étaient uniquement chargés d'activités de support. Cependant, un grand nombre d'agents C sont, dans la pratique, chargés d'activités opérationnelles et contribuent directement à la valeur ajoutée produite par la Fondation.

27. Abstraction faite des taux de change, des relèvements de l'échelle des rémunérations et des facteurs de pondération pour les années 1996-2000, les dépenses salariales n'ont progressé que de 0,4 % par rapport à une augmentation des effectifs de 4 %. Les augmentations réelles dans les dépenses salariales sont en grande partie imputables à l'augmentation du facteur de pondération pour l'Irlande qui est passé de 93,6 en 1996 à 116,5 en 2000. En effet, ceci a entraîné une augmentation de 24,5 % des dépenses salariales.

30-32. Pour la période considérée, le rôle des directeurs des recherches (Research Manager) a évolué, passant de la collecte des informations à un rôle essentiel dans la diffusion de ces informations. Les facteurs schématiquement dépeints en ce qui concerne le point 27 devraient également être pris en compte par rapport à l'augmentation des coûts visés au titre 1.

La répartition présentée dans le budget par activités de la Fondation permet de déterminer plus rationnellement la relation entre les ressources allouées aux activités de soutien et celles qui sont allouées aux activités dites opérationnelles.

33. Voir réponse au point 30.

Autant que faire se peut, la Fondation s'efforce de réduire au minimum les frais de recrutement liés aux postes à caractère général. A titre d'exemple, les candidats pour le concours actuel de secrétaire ont été tirés des listes de réserve de la Commission. Pour quatre postes, il est proposé de recruter des lauréats de ce concours et d'établir une liste de réserve pour les recrutements futurs. Compte tenu du fait que la Fondation dispose de son propre statut du personnel, suit étroitement les procédures de recrutement de la Commission européenne et nomme des agents sur la base de contrats à durée indéterminée, la collaboration avec d'autres agences pourrait poser des difficultés. Étant donné que la majorité des concours récents s'est effectuée pour des postes spécifiques à la Fondation, exigeant des compétences spécifiques et de l'expérience, la collaboration avec d'autres agences n'aurait pas été appropriée.

La Fondation envisage activement la mise en place du système de gestion du personnel SIC afin d'améliorer la qualité de ses informations administratives. Les discussions ont déjà eu lieu avec la DG ADMIN et une décision sur la constitution d'un groupe responsable du projet interviendra à bref délai.