Résolution du Parlement européen

du 5 mai 2010

contenant les observations qui font partie intégrante de la décision concernant la décharge sur l’exécution du budget du Collège européen de police pour l’exercice 2008

LE PARLEMENT EUROPÉEN,

vu les comptes annuels définitifs du Collège européen de police relatifs à l’exercice 2008,

vu le rapport de la Cour des comptes sur les comptes annuels du Collège européen de police relatifs à l’exercice 2008, accompagné des réponses du Collège [1],

vu la recommandation du Conseil du 16 février 2010 (5827/2010 — C7-0061/2010),

vu l’article 276 du traité CE et l’article 319 du traité sur le fonctionnement de l'Union européenne,

vu le règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002 portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes [2], et notamment son article 185,

vu la décision 2005/681/JAI du Conseil du 20 septembre 2005 instituant le Collège européen de police (CEPOL) [3], et notamment son article 16,

vu le règlement (CE, Euratom) no 2343/2002 de la Commission du 19 novembre 2002 portant règlement financier-cadre des organismes visés à l’article 185 du règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 [4], et notamment son article 94,

vu l’article 77 et l’annexe VI de son règlement,

vu le rapport de la commission du contrôle budgétaire et l’avis de la commission des libertés civiles, de la justice et des affaires intérieures (A7-0075/2010),

A. considérant que le Collège a vu le jour en 2001 et qu’à compter du 1er janvier 2006, il est devenu un organisme communautaire, au sens de l’article 185 du règlement financier, auquel s’applique le règlement financier-cadre des organismes,

B. considérant que dans son rapport sur les comptes annuels du Collège pour l’exercice 2006, la Cour des comptes a émis des réserves dans son opinion relative à la légalité et à la régularité des opérations sous-jacentes au motif que les procédures de passation de marchés n’étaient pas conformes aux dispositions du règlement financier,

C. considérant que dans son rapport sur les comptes annuels du Collège pour l’exercice 2007, la Cour des comptes a émis des réserves dans son opinion concernant la fiabilité des comptes ainsi que sur la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes,

D. considérant que, le 23 avril 2009, le Parlement a donné décharge au directeur du Collège européen de police sur l’exécution du budget du Collège pour l’exercice 2007 [5] et que, dans sa résolution accompagnant la décision de décharge, le Parlement, notamment:

- se disait extrêmement préoccupé par le fait que la Cour des comptes avait relevé des cas dans lesquels des crédits avaient servi à financer les dépenses privées de membres du personnel du Collège,

- invitait le Collège à adopter des modalités d’exécution détaillées, notamment de nature à garantir la transparence des procédures de passation de marchés, conformément au règlement financier,

- demandait à la Commission de contrôler de près l’exécution du budget du Collège,

- constatait que l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) avait ouvert une enquête interne sur le Collège,

E. considérant que dans son rapport sur les comptes annuels du Collège pour l’exercice 2008, la Cour des comptes a étayé son opinion sans toutefois émettre de réserves concernant la fiabilité des comptes et a émis une opinion avec réserves sur la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes,

1. estime qu’en règle générale, les réponses du Collège aux remarques de la Cour des comptes sont à nouveau insuffisantes et ses résolutions trop génériques et aléatoires et que, par conséquent, l’autorité de décharge n’est pas en mesure de bien évaluer si le Collège est effectivement capable de s’améliorer dans le futur;

Problèmes structurels du Collège

2. estime que la petite taille du Collège remet en cause sa capacité à gérer avec efficacité la complexité de la réglementation financière de l’Union et du statut des fonctionnaires des Communautés européennes;

3. note que la localisation du secrétariat du Collège à Bramshill, à environ 70 km de Londres, apporte des désavantages, notamment en termes de recrutement et de manque de transport public;

4. se demande comment le nouveau directeur du Collège sera en mesure de faire face à ces problèmes structurels;

5. se demande si un rattachement à Europol ne devrait pas être envisagé;

Gouvernance du Collège et transparence

6. considère comme non négligeable le coût fixe de gouvernance du Collège, dont le conseil d’administration est composé de 27 membres, alors qu’il emploie seulement 24 membres du personnel (chiffres au début de l’exercice 2008);

7. constate que le Collège ne publie aucune information concernant son conseil d’administration sur son site internet; recommande dès lors, afin d’accroître la transparence, qu’une liste des membres du conseil d’administration figure sur le site internet du Collège, accompagnée de leurs coordonnées complètes;

Fiabilité des comptes

8. se dit fortement préoccupé par le fait que les ajustements relatifs à la période couverte par le système comptable manuel mis en place pendant l’intervalle entre la clôture de son ancien système comptable ( 23 mai 2008) et le nouveau système ABAC ( 14 juillet 2008) n’aient pas tous été opérés en temps utile et que la qualité de l’information financière concernant les reports de crédits de l’exercice précédent, l’utilisation des recettes affectées, ainsi que le lien avec certains montants du bilan pour l’exercice 2007 manquait de clarté;

9. s’inquiète que, du fait de la coexistence en 2008 de deux systèmes de gestion des immobilisations, le Collège a parfois enregistré deux fois ses actifs et aucune étiquette ni aucun numéro d’inventaire unique n’ont été attribués;

10. déplore que, comme l’indique la Cour des comptes dans ses commentaires, aucun contrôle a posteriori par une société externe n’avait encore été entamé à la mi-2009 (ce contrôle se justifie par les constats exprimés par la Cour des comptes dans son rapport relatif à l’exercice 2007, dans lequel elle a relevé des cas où des crédits ont été utilisés pour financer des dépenses privées); prie le Collège de tout mettre en œuvre pour que ce contrôle soit effectué le plus rapidement possible, afin que cette lacune ne soit plus épinglée dans le rapport sur les comptes annuels du Collège pour 2009;

Insuffisances entachant les procédures de passation de marché

11. observe des irrégularités dans la procédure de passation de marché pour un contrat avec un fournisseur d’une valeur d’environ 2 % des dépenses opérationnelles; en particulier, constate que ce contrat avec le fournisseur se fondait sur un autre type de contrat-cadre prévu exclusivement pour des services de formation; en outre, observe que les dispositions contractuelles de ce contrat n’imposaient au Collège aucune limitation en matière de prorogation du contrat ou de révision de son volume à la hausse;

12. souligne, comme pour les exercices précédents, la nécessité pour le Collège de se conformer strictement au règlement financier et à la législation communautaire sur les marchés publics et d’améliorer sa gestion financière;

Non-respect des règles applicables aux dépenses pour l’organisation de cours

13. juge préoccupant que la Cour des comptes ait relevé un nombre élevé de cas de non-respect des règles administratives et financières applicables aux dépenses pour l’organisation de cours et de séminaires, qui représentent une part importante (64 %) des dépenses opérationnelles du Collège; prend acte que ces irrégularités concernent principalement: l’absence de justification des coûts supportés, l’absence d’attestation de participation au cours, ainsi que de factures originales et de documents nécessaires pour obtenir le remboursement des frais d’hébergement, et l’absence de demande d’informations concernant les frais de voyage d’experts; considère, de plus, que les réponses du Collège aux remarques de la Cour des comptes et au rapporteur sur ce sujet sont très vagues et ne sont, par conséquent, pas satisfaisantes pour l’autorité de décharge; demande au Collège de bien vouloir s’engager en vue d’améliorer cette situation;

Report des crédits

14. prend note que la Cour des comptes a relevé que plus de 2700000 EUR (correspondant à 31 % du budget total du Collège) ont dû être reportés; s’inquiète, par conséquent, de ce que cette situation soit contraire au principe d’annualité et révélatrice de déficiences affectant la programmation et le suivi de l’exécution du budget du Collège;

15. demande au Collège d’introduire des crédits dissociés dans les futurs budgets affectés aux subventions, afin d’éviter de possibles annulations;

Autres irrégularités

16. prend note que la Cour des comptes a constaté l’absence:

- d’engagement juridique dans trois cas, pour une valeur totale de 39500 EUR,

- d’engagement budgétaire précédant l’engagement juridique dans neuf cas, pour une valeur totale de 244200 EUR;

demande par conséquent au Collège de bien vouloir s’engager pour améliorer cette situation et d’en informer ensuite l’autorité de décharge;

17. signale qu’à l’avenir, la décharge sur l’exécution du budget du Collège devra également reposer sur l’évaluation du travail de celui-ci au cours de l’exercice;

Enquête en cours de l’OLAF

18. constate qu’en 2008, l’OLAF a ouvert une enquête interne sur le Collège après que la Cour des comptes et le service d’audit interne (SAI) ont détecté un détournement de fonds publics à des fins privées par des membres du personnel du Collège; relève que les informations fournies par le Collège à la demande du Parlement, en 2009, portaient sur l’utilisation de téléphones portables, la livraison de mobilier pour le logement du personnel et la fourniture de services de transport gratuits vers les aéroports et les gares aux membres du personnel; relève que, selon le Collège, les montants en question et l’état d’avancement des mesures visant à recouvrer ces montants étaient les suivants:

- utilisation de téléphones portables par le personnel: 3405 GBP pour la période avril-décembre 2007, tous les frais ayant été récupérés,

- utilisation de voitures du pool par le personnel: 1157 GBP pour la période juillet-décembre 2007, tous les frais ayant été récupérés et les voitures ayant été vendues depuis lors,

- mobilier: 6625 GBP de mobilier acheté en 2007, les meubles ayant été vendus depuis lors,

- services de transport gratuits vers les aéroports et les gares pour les membres du personnel: frais d’un montant de 9508 GBP relevés pour 2007; le recouvrement a débuté;

19. demande au Collège et à la Commission d’informer sans délai l’autorité de décharge des résultats de l’enquête de l’OLAF;

Ressources humaines

20. est préoccupé par le fait que, jusqu’à présent, les activités financières sont accomplies par du personnel temporaire; constate que le Collège a attendu 2009 pour faire paraître un avis de recrutement pour le poste de coordinateur des normes de contrôle internes et que les entretiens pour ce poste étaient prévus pour le début de l’année 2010;

Audit interne

21. prend acte que, dans son rapport, le SAI a émis 13 recommandations (dont 2 critiques et 9 très importantes); note que ces recommandations portent essentiellement sur les points suivants: respect du règlement financier en matière de marchés publics; assurance de gestion; actifs immobilisés (système d’inventaire); gestion des délégations (les délégations doivent être étayées par une documentation exhaustive et régulièrement réexaminées); gestion budgétaire; respect des règles et principes comptables; liste de contrôle garantissant la cohérence et la documentation des contrôles financiers;

Plan d’action à adopter par le conseil d’administration et à mettre en place par le directeur du Collège pour le 30 juin 2010

22. exige, dans un premier temps, que le conseil d’administration adopte rapidement un plan d’action visant à répondre aux objectifs fixés dans l’annexe à la présente résolution; demande, ensuite, que le directeur du Collège, en coopération avec le SAI de la Commission et la direction générale (DG) de tutelle, élabore et fasse adopter par le conseil d’administration des mesures concrètes et un calendrier visant à la mise en œuvre de ce plan; demande, par conséquent, au SAI de la Commission et à la DG de tutelle d’apporter toute l’aide nécessaire pour identifier des indicateurs permettant de mesurer à intervalles réguliers la réalisation des mesures entreprises par le Collège; exige, par ailleurs, que le Collège informe l’autorité de décharge pour le 30 juin 2010 des mesures concrètes et des indicateurs adoptés;

23. invite la Cour des comptes, dans les meilleurs délais, à adresser son avis à l’autorité de décharge, sous forme de lettre, sur la mise en place du plan d’action du Collège;

24. renvoie, pour d’autres observations de nature horizontale accompagnant la décision de décharge, à sa résolution du 5 mai 2010 sur la performance, la gestion financière et le contrôle des agences [6].

[1] JO C 304 du 15.12.2009, p. 124.

[2] JO L 248 du 16.9.2002, p. 1.

[3] JO L 256 du 1.10.2005, p. 63.

[4] JO L 357 du 31.12.2002, p. 72.

[5] JO L 255 du 26.9.2009, p. 157.

[6] Textes adoptés de cette date, P7_TA(2010)0139 (voir page 241 du présent Journal officiel).

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ANNEXE

Plan d’action à adopter par le conseil d’administration et à mettre en place par le directeur du Collège pour le 30 juin 2010

PROGRAMMATION BUDGÉTAIRE

1. Objectif:

Améliorer à terme la programmation et le suivi budgétaire et opérationnel du Collège.

Action à entreprendre:

Établissement par le directeur d’un plan pluriannuel couvrant, pour la période de son mandat, les domaines suivants:

- prestations prévues (résultats et impact),

- besoins financiers et prévisions budgétaires annuelles correspondantes,

- ressources humaines requises afin de mettre en œuvre les prestations prévues,

- les ressources matérielles à mettre en œuvre pour assurer les prestations prévues.

SYSTÈMES DE CONTRÔLE INTERNE

2. Objectif:

Améliorer la gestion financière des activités du Collège, y compris celles des programmes financés par les recettes affectées (AGIS, ISEC, et MEDA).

Action à entreprendre:

Révision du système de gestion financière (modification des circuits financiers actuels) d’une manière plus harmonisée et efficace pour les différentes activités du Collège. Cette adaptation doit aussi avoir pour objectif de fournir des informations financières de meilleure qualité par les différents gestionnaires de programmes.

3. Objectif:

En conformité avec l’article 43 du règlement financier cadre, valider formellement toutes les procédures financières et le nouveau système comptable.

Action à entreprendre:

L’ordonnateur et ses délégués doivent documenter formellement les systèmes qu’ils ont mis en place pour fournir les informations financières nécessaires au comptable: le comptable doit valider ces descriptions de systèmes pour assurer la qualité de l’information financière qui lui est fournie en vue de l’établissement des comptes annuels.

4. Objectif:

Améliorer l’environnement de contrôle de dépenses (le point 14 du rapport annuel spécifique de la Cour des comptes concernant l’exercice budgétaire 2008).

Action à entreprendre:

Adopter formellement et mettre en œuvre les procédures et/ou des listes de contrôle efficaces pour assurer que les demandes de paiement soumises par les entités organisant des cours au nom du Collège soient conformes aux règles administratives et financières applicables.

PERSONNEL

5. Objectif:

Remplir les postes vacants en vue d’atteindre un niveau "normal" de postes vacants (par exemple 5 %).

Actions à entreprendre:

- adopter et mettre en œuvre des plans annuels de recrutement pendant les années couvertes par le plan pluriannuel mentionné au point 1,

- adopter et mettre en œuvre des lignes directrices en matière de recrutement.

6. Objectif:

Renforcer le département de ressources humaines.

Action à entreprendre:

Occuper dans l’année tous les postes actuellement vacants (ou occupés par le personnel intérimaire) par des agents temporaires.

MARCHÉS PUBLICS

7. Objectif:

Améliorer l’environnement de contrôle en matière de marchés publics.

Actions à entreprendre:

- adopter et mettre en œuvre un manuel de procédures pour les marchés publics et des listes de contrôle visant à assurer le choix de procédures appropriées et leur mise en œuvre correcte,

- adopter et mettre en œuvre un plan annuel d’"acquisition de biens et services".

DIVERS

8. Objectif:

Clôture définitive de la question des crédits utilisés pour financer des dépenses privées.

Action à entreprendre:

Fournir un rapport final d’un commissaire aux comptes externe présentant les informations suivantes:

- quantité globale de crédits utilisés pour financer des dépenses privées,

- montants effectivement récupérés jusqu’ici,

- pour les quantités encore en suspens, la probabilité de récupération et le calendrier.

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