Règles relatives à l'accès du public aux documents

(2002/C 292/08)

En vue d'offrir au public une information de qualité sur sa stratégie, ses politiques, ses activités et ses pratiques, la Banque européenne d'investissement est déterminée à appliquer une politique active d'information et à intensifier ses efforts en ce domaine.

Règles relatives à l'accès du public aux documents

considérant ce qui suit:

(1) Le traité sur l'Union européenne consacre la notion de transparence dans son article 1er, deuxième alinéa, aux termes duquel "le traité marque une nouvelle étape dans le processus créant une Union sans cesse plus étroite entre les peuples de l'Europe, dans laquelle les décisions sont prises dans le plus grand respect possible du principe d'ouverture et le plus près possible des citoyens".

(2) L'article 255 du traité instituant la Communauté européenne (ci-après dénommé "traité") consacre un droit d'accès aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission.

(3) Le Parlement européen et le Conseil ont adopté le règlement (CE) n° 1049/2001 relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission qui vise à conférer le plus large effet possible au droit d'accès du public aux documents et à en définir les principes généraux et les limites conformément à l'article 255 paragraphe 2.

(4) Le Parlement européen, le Conseil et la Commission ont, par une déclaration commune concernant le règlement (CE) n° 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission, demandé aux institutions et aux organes de l'Union européenne d'adopter des règles internes concernant l'accès du public aux documents qui tiennent compte des principes et des limites définis par le règlement (CE) n° 1049/2001.

(5) La Banque européenne d'investissement (ci-après dénommée "la Banque") a pour mission, en vertu de l'article 267 du traité, "de contribuer, en faisant appel aux marchés des capitaux et à ses ressources propres, au développement équilibré et sans heurt du marché commun dans l'intérêt de la Communauté en facilitant, par l'octroi de prêts et de garanties sans poursuivre de but lucratif, le financement de projets d'investissement dans tous les secteurs de l'économie".

(6) L'article 255 du traité, en application duquel le règlement (CE) n° 1049/2001 a été adopté, vise uniquement le Parlement européen, le Conseil et la Commission. Cependant, la Banque souhaite également que, conformément aux principes de bonne administration applicables aux institutions et organes communautaires, et notamment à la Banque, les documents soient, dans la plus large mesure possible, accessibles au public. En 1997, la Banque avait déjà adopté des règles en matière d'accès du public à ses documents(1), qui sont remplacées par les présentes instructions.

(7) La Banque a décidé de réviser ses règles relatives à l'accès du public aux documents pour tenir compte des principes et des limites définies dans le règlement (CE) n° 1049/2001 précité, dans toute la mesure où cela ne porte pas atteinte au plein exercice de sa mission d'institution financière telle que définie par le traité.

(8) Afin de régler les rapports entre le personnel de la Banque et le public dans un cadre général, la Banque a adopté le "Code de bonne conduite administrative du personnel de la Banque européenne d'investissement dans ses relations avec le public"(2) (ci-après dénommé "code de bonne conduite administrative").

(9) L'article 287 du traité interdit la divulgation des informations qui, par leur nature, sont couvertes par le secret professionnel, et notamment les renseignements relatifs aux entreprises et concernant leurs relations commerciales ou les éléments de leur prix de revient. De ce fait la Banque doit, pour mener à bien sa mission, veiller à ce que les promoteurs des projets, les emprunteurs effectifs et potentiels, ainsi que d'autres parties impliquées dans la réalisation ou le financement d'un projet, soient assurés de la confidentialité de la relation bancaire.

(10) Elle doit, dans ses relations avec d'autres institutions et organes tant à l'intérieur du cadre communautaire qu'à l'extérieur, respecter la confidentialité des documents échangés entre elle-même et ces derniers, dans la mesure nécessaire à l'achèvement des objectifs poursuivis.

(11) À l'intérieur de la Banque, il est nécessaire d'assurer des échanges de vues libres et sans contraintes dans ses procédures internes de préparation, de délibération et de prise de décision, afin d'en permettre le bon fonctionnement; la Banque doit également veiller à la protection des données à caractère personnel conformément aux règles communautaires.

(12) Dans le contexte de ce qui précède, la Banque est déterminée à appliquer une politique active d'information et à poursuivre et intensifier ses efforts en vue d'offrir au public des informations sur sa stratégie, ses politiques, ses activités et ses pratiques; elle continuera par ailleurs, dans la mesure appropriée, à diffuser, en accord avec ses co-contractants, les informations essentielles concernant les opérations individuelles qu'elle conclut.

Le comité de direction de la Banque a adopté les règles suivantes adressées à ses services qui feront l'objet de publication.

Article 1er

Champ d'application

1. Les membres du public ont accès aux documents de la Banque conformément aux principes, et dans les conditions et les limites définis par la présente décision.

2. On entend par "membre du public" tout citoyen de l'Union ou toute personne physique ou morale résidant ou ayant son siège statutaire dans un État membre de l'Union européenne ou dans un État dans lequel la Banque exerce ses activités.

3. On entend par "document" tout contenu établi ou reçu par la Banque concernant une matière relative aux politiques, aux activités et aux décisions relevant de sa compétence.

4. On entend par "tiers" toute personne physique ou morale ou entité extérieure à la Banque, y inclus les États membres, les autres institutions et organes communautaires ou non communautaires, et les pays tiers.

Article 2

Demandes d'accès

1. Les demandes d'accès sont formulées sous forme écrite, y compris par des moyens électroniques. Elles sont adressées au: Secrétariat général

Département "Information et communication"

Banque européenne d'investissement L - 2950 Luxembourg

ou à:

infopol@bei.org ou à

infopol@eib.org

2. Les demandes d'accès sont traitées conformément aux conditions et aux délais définis dans le code de bonne conduite administrative(3).

3. Le demandeur n'est pas obligé de justifier sa demande. Si une demande n'est pas suffisamment précise ou si elle ne permet pas d'identifier le document ou les informations recherchés, la Banque invite le demandeur à clarifier sa demande.

4. La Banque se réserve néanmoins la possibilité de refuser de donner suite à une demande qui présenterait un caractère abusif ou manifestement disproportionné.

Article 3

Documents des tiers

Lorsque la Banque est saisie d'une demande relative à un document en sa possession reçu d'un tiers, elle consulte le tiers concerné pour accord, à moins qu'il ne résulte clairement de l'examen du document au regard de la présente décision, qu'il doit ou ne doit pas être divulgué.

Article 4

Exceptions

1. L'accès à tout ou partie d'un document est refusé dans le cas où sa divulgation porterait atteinte à la protection:

i) de l'intérêt public en ce qui concerne les relations internationales ou la politique financière, monétaire ou économique de la Communauté, de ses institutions et organismes ou d'un État membre;

ii) de la vie privée et de l'intégrité de l'individu, notamment en conformité avec la législation communautaire relative à la protection des données à caractère personnel;

iii) des procédures juridictionnelles;

iv) des avis juridiques;

v) des objectifs des activités d'inspection, d'enquête et d'audit;

vi) des intérêts commerciaux d'une personne physique ou morale déterminée, y compris en ce qui concerne la propriété intellectuelle;

vii) du secret professionnel si une telle divulgation était contraire à la déontologie, aux règles et aux pratiques en vigueur dans le secteur bancaire et financier;

viii) de l'intérêt légitime de la Banque à organiser sa gestion interne, notamment en matière de ressources humaines.

2. L'accès à tout ou partie d'un document établi par la Banque pour son usage interne ou reçu par elle et qui a trait à une question sur laquelle celle-ci n'a pas encore pris de décision est refusé dans le cas où sa divulgation porterait atteinte au processus décisionnel de la Banque. L'accès à un document contenant des avis destinés à l'utilisation interne dans le cadre de délibérations et de consultations préliminaires au sein de la Banque est refusé, même après que la décision a été prise, dans le cas où la divulgation du document porterait atteinte au processus décisionnel de la Banque.

3. Aucun document ou partie de document contenant des informations relatives à des tiers ne sera divulgué lorsqu'il aura été indiqué à la Banque que ces informations sont confidentielles ou qu'elles font l'objet d'un engagement de confidentialité de la part de la Banque ou qu'elles sont, à un titre ou à un autre, d'une nature telle qu'elles sont couvertes par le devoir de confidentialité de la Banque envers les tiers.

4. Une dérogation aux règles définies au paragraphe précédent est possible avec l'autorisation écrite de la personne ou de l'entité qui est protégée par la confidentialité des informations en question.

5. Les exceptions visées aux paragraphes précédents s'appliquent uniquement au cours de la période durant laquelle la protection se justifie eu égard au contenu du document. Les exceptions peuvent s'appliquer en règle générale pendant une période maximale de trente ans. Dans le cas de documents relevant des exceptions concernant la vie privée, les intérêts commerciaux ou le pouvoir de gestion interne, les exceptions peuvent, si nécessaire, continuer de s'appliquer au-delà de cette période.

Article 5

Accès à la suite d'une demande

1. L'accès aux documents s'exerce soit par consultation sur place, soit par délivrance d'une copie, le cas échéant électronique.

2. Les documents sont fournis dans une version et sous une forme existante.

3. Si un document a déjà été divulgué, soit par la Banque soit par un tiers, la Banque répondra à la demande d'accès en informant le demandeur des moyens d'obtenir le document souhaité.

Article 6

Reproduction

La présente décision s'applique sans préjudice de toute réglementation en vigueur dans le domaine des droits d'auteur, y inclus ceux de la Banque, pouvant limiter le droit du destinataire de reproduire ou d'utiliser les documents divulgués.

Article 7

Frais

Une commission pourra être perçue du demandeur en vue de couvrir les frais entraînés par la mise à disposition des documents demandés.

Article 8

Recours

En cas d'absence de réponse dans le délai prescrit à l'article 13 du code de bonne conduite administrative ou en cas de refus total ou partiel à la suite d'une réclamation, il est loisible au demandeur de s'adresser au Médiateur européen conformément à l'article 195 du traité.

Article 9

Dispositions finales

Les présentes règles abrogent et remplacent la décision adoptée par le comité de direction le 26 mars 1997(4). Elles sont complétées par les dispositions du code de bonne conduite administrative. Le secrétaire général de la Banque, en consultation avec les services concernés, peut mettre en place les modalités d'application des présentes règles.

(1) JO C 243 du 9.8.1997.

(2) JO C 17 du 19.1.2001.

(3) JO C 17 du 19.1.2001.

(4) JO C 243 du 9.8.1997.