Rapport de la Commission au Conseil sur l'application de l'annexe X au statut (Règlement n° 3019/1987 du Conseil du 5 octobre 1987) Année 2003

INTRODUCTION

Conformément à l'article 101bis du statut, l'annexe X détermine, sans préjudice des autres dispositions du statut, les dispositions particulières et dérogatoires applicables aux fonctionnaires affectés dans un pays tiers.

Selon les termes de l'article 14 de l'annexe X, "la Commission présente annuellement au Conseil un rapport portant sur l'application de la présente annexe et, notamment, sur la fixation du taux de l'indemnité de conditions de vie conformément à l'article 10".

Depuis le 1er janvier 1988, la Commission a établi treize rapports. Ils portent sur les périodes octobre 1987-décembre 1988, 1989, 1990-1991, 1992, 1993, 1994, 1995, 1996, 1997-1998, 1999, 2000, 2001 et 2002.

CHAPITRE 1: DISPOSITIONS GENERALES

Article 1: Recrutement

Les effectifs fonctionnaires du Service extérieur, qui étaient de 853 postes au 31 décembre 2002 (y compris 21 mises à disposition par des directions générales non RELEX, 1 poste gelé à la suite de son détachement auprès de l'Agence européenne de reconstruction et les 5 postes de "floater"), ont été augmentés de 100 postes dans le cadre de la déconcentration et diminués de 2 postes dans le cadre du dégagement, soit un effectif de 951 postes à la fin de 2003.

Au 31 décembre 2003, 833 de ces postes étaient occupés en délégation.

Il faut noter que la 3ème phase de déconcentration, portant principalement sur la zone ACP, comporte un grand nombre d'affectations difficiles et suscitant peu de candidatures.

Au 31 décembre 2003, sur les 100 postes de la 3ème phase de déconcentration, 43 fonctionnaires avaient été recrutés et 25 procédures étaient en cours.

Un grand nombre de recrutements externes ont été effectués ou lancés: 22 pour des postes de la 3ème phase de déconcentration et 12 pour des postes de la 2ème phase.

Sur ces 34 lauréats, 33 proviennent de la liste de réserve du concours COM/A/6/01.

Article 2: Mobilité

Exercice de rotation

L'exercice de rotation 2003 a porté sur 140 fonctionnaires (175 en 2002) inscrits sur la liste de rotation et a résulté en:

- 40 mouvements de délégation à délégation (76 en 2002),

- 65 mouvements des délégations vers le siège (63 en 2002),

- 7 cessations de fonctions (15 en 2002),

- 28 fonctionnaires ont été maintenus dans leur affectation (21 en 2002).

Le principe de l'alternance des affectations entre délégations et siège a donné lieu à:

- 65 mouvements des délégations vers le siège (63 en 2002) et,

- 63 mouvements du siège vers les délégations (67 en 2002).

Il y a donc eu en tout 175 mouvements (contre 221 en 2002) dans le cadre de l'exercice de rotation 2003.

Exercice de redéploiement

Les postes redéployés ont été au nombre de 6:

- 2 postes de chef d'administration (Singapour et Paris) ont été transformés en poste de "floater" (fonctionnaires basés au siège et fournissant un appui d'urgence aux délégations en difficulté),

- 2 remaniements internes ont été effectués (changement du niveau des postes finances et contrats en Bulgarie et au Chili),

- 1 poste B a été redéployé de la République Démocratique du Congo en Jordanie,

- 1 poste de secrétaire de chef de délégation a été redéployé de Croatie à la délégation régionale en Guyane.

Article 3: Recyclage

En 2003, les décisions de recyclage ont porté sur 52 fonctionnaires du Service extérieur réaffectés au siège dans une des directions générales et services Relations extérieures dans le cadre de la politique de rotation.

CHAPITRE 2: OBLIGATIONS

Article 4: Exercice des fonctions au lieu d'affectation

Cet article n'appelle pas de commentaires.

Article 5: Logement

En 2003, la DG Relations extérieures a continué ses travaux sur les normes de logement applicables dans les pays tiers, afin d'habiliter le transfert des responsabilités administratives vers les délégations.

C'est ainsi que 21 nouvelles normes on été approuvées en 2003.

D'autres, au nombre de 14, ont été soumises à la DG Budget pour approbation.

CHAPITRE 3: CONDITIONS DE TRAVAIL

Articles 6, 7 et 9: Congés annuels

Les fonctionnaires en poste dans les pays tiers continuent à faire un effort pour utiliser leurs droits et diminuer les reports de congé trop importants et ainsi suivre les recommandations du siège. Il faut toutefois considérer que le processus de déconcentration ainsi que celui de la décentralisation administrative, bien qu'accompagnés par une augmentation des effectifs, ont comporté dans l'immédiat une charge de travail supplémentaire qui a quelque peu empêché les fonctionnaires de prendre le nombre de jours de congés souhaités.

Le tableau ci-après montre que les reports supérieurs à 14 jours sont restés, en pourcentage, assez stables par rapport à l'exercice précédent (42% contre 41%) de même que ceux compris entre 36 et 70 jours, restés au niveau de 6%.

>EMPLACEMENT TABLE>

Il est également à souligner qu'en 2003 l'autorisation de report de congés, dans la limite des 35 jours ouvrables, a été décentralisée au niveau du chef de délégation.

Articles 8 et 9 2: Octroi exceptionnel d'un congé de détente

Dans le cadre de l'exercice annuel habituel, la Commission a décidé, le 6 février 2003, l'octroi, à titre exceptionnel, des congés de détente pour l'année 2003 pour les seuls lieux d'affectation où les conditions de vie ont été jugées "particulièrement éprouvantes", en se basant sur les paramètres utilisés pour la fixation annuelle de l'indemnité de conditions de vie, et pour les lieux déclarés en état de crise.

La poursuite d'une application rigoureuse des conditions formulées dans l'article 8 de l'annexe X s'est traduite par l'octroi de ce droit à 24 lieux en 2003 (cfr. annexe I) contre 28 en 2002. Pour les lieux en crise, le droit est accordé au prorata de la durée effective de la crise.

CHAPITRE 4: REGIME PECUNIAIRE

ET AVANTAGES SOCIAUX

SECTION 1: REGIME PECUNIAIRE ET ALLOCATIONS FAMILIALES

Article 10 1: Indemnité de conditions de vie

La Commission a décidé, le 11 décembre 2002, les taux de l'indemnité de conditions de vie pour l'exercice 2003 tels que repris au tableau en annexe II (3 hausses: Salomon (Iles) de 25% à 35%, Israël (Tel Aviv) et Syrie (de 15% à 20%).

Article 10 2: Indemnité complémentaire

En 2003, une indemnité complémentaire a été versée, sur base des décisions de la Commission, aux fonctionnaires présents aux lieux d'affectation des pays indiqués ci-après:

>EMPLACEMENT TABLE>

Articles 11 et 12: Modalités de paiement des rémunérations

En ce qui concerne la monnaie de paiement des rémunérations en 2003, les moyennes des pourcentages par rapport aux fonctionnaires concernés sont les suivantes:

- 79% ont opté pour le paiement de leur salaire en euros en application de l'article 11 de l'annexe X au statut,

- 15% ont demandé le paiement d'une partie de leur rémunération en monnaie locale. Parmi ceux-ci, 61% ont demandé le plafond prévu par les directives internes relatives à l'article 12 de l'annexe X au statut (80%) et les autres ont opté pour des pourcentages se situant entre 15 et 78%,

- Le Japon a continué à bénéficier, jusqu'en novembre 2003, du pourcentage de 90% en application du 2ème paragraphe de l'article premier des directives internes relatives à l'article 12 de l'annexe X au statut,

- Une enquête menée par l'Unité K.2 a permis de conclure que les conditions sur la base desquelles la dérogation à 90% avait été accordée n'étaient plus d'actualité et de ce fait le pourcentage a été ramené à 80% à partir de décembre 2003,

- Enfin, 6% ont demandé sur base des justificatifs adéquats le paiement d'une partie de leur rémunération dans une monnaie autre que celle du lieu d'affectation en application du 2ème alinéa de l'article 12 de l'annexe X au statut (Angola, Géorgie, Kazakhstan, République démocratique du Congo, Russie et Ukraine).

Article 13: Coefficients correcteurs

Le Conseil a adopté, le 23 juillet 2003, le règlement n° 1338/2003 [1] portant fixation des coefficients correcteurs applicables à partir du 1er janvier 2003 et, le 9 janvier 2004, le règlement n° 64/2004 [2] portant fixation des coefficients correcteurs applicables à partir du 1er juillet 2003.

[1] JO L n° 189 du 29.7.2003, p. 1.

[2] JO L n° 10 du 16.1.2004, p. 1.

Par ailleurs, la Commission a approuvé, le 20 novembre 2003 [3], la décision portant adaptation des coefficients correcteurs applicables à partir des 1er février, 1er mars, 1er avril, 1er mai et 1er juin 2003 aux rémunérations des fonctionnaires des Communautés européennes affectés dans les pays tiers.

[3] JO L n° 308 du 25.11.2003, p. 25.

Pendant l'année 2003, des discussions bilatérales entre les services compétents de la DG Relations extérieures et Eurostat ont eu lieu portant sur une révision des procédures de calcul des coefficients correcteurs et visant à une ultérieure amélioration du rapport coûts/bénéfices.

Un accord a pu être trouvé sur une procédure consistant, d'un côté, à améliorer le suivi temporel des coefficients correcteurs dans les pays où le coût de la vie est relativement élevé (ce qui réduit la fréquence des enquêtes de comparaisons géographiques, plus coûteuses) et, de l'autre, à recourir à des sources fiables alternatives (ex. ONU) pour le suivi des coefficients correcteurs dans les pays où le coût de la vie est structurellement inférieur à celui de Bruxelles (ce qui permet des économies ultérieures).

Article 15: Allocations scolaires

Le montant total payé au titre des allocations scolaires s'est élevé à 4.371.421,80 euros pour l'année 2002/2003. En outre, le système d'octroi des avances sur les allocations scolaires a été maintenu en faveur des fonctionnaires dont les charges scolaires étaient particulièrement élevées. Toutes ces avances octroyées au titre de l'année scolaire 2002/2003 ont été régularisées dans les délais prévus.

Comme les années précédentes, le taux de change relativement élevé du yen a amené la Commission à autoriser un dépassement de plafond annuel de remboursement durant l'année scolaire 2002/2003 pour les fonctionnaires en poste au Japon dont les enfants fréquentaient un établissement scolaire international sur place.

Par ailleurs, l'augmentation générale des frais scolaires au-delà de l'inflation, d'une part, et les frais scolaires extrêmement élevés dans certaines délégations notamment à Washington et New York, d'autre part, ont amené la Commission à autoriser des dépassements du plafond.

Toutefois, ces dépassements ont été autorisés à titre exceptionnel uniquement pour les enfants suivant un enseignement au lieu d'affectation, au sein d'une école internationale qui délivre des baccalauréats européens/internationaux, par exemple le Lycée français, la British School, la Deutsche Schule ou l'école américaine/internationale.

Comme pour l'année précédente, l'inscription de l'enfant dans cette école devait avoir pour but d'assurer une continuité de sa scolarité. Par conséquent, et toujours en vertu du principe de continuité au niveau des études, quatre fonctionnaires en recyclage ont également bénéficié du dépassement de plafond pendant l'année scolaire 2002/2003.

Le montant total payé au titre du dépassement du plafond pour l'année scolaire 2002/2003 (Japon inclus) s'est élevé à 245.441,10 euros.

Il est important de préciser que l'augmentation des dépenses budgétaires au titre d'allocations scolaires est proportionnelle à l'accroissement régulier du nombre de dossiers à traiter.

Article 16: Indemnités d'installation et de réinstallation

Le montant global versé au titre des indemnités d'installation et de réinstallation (concernant les fonctionnaires cessant définitivement leurs fonctions) se chiffre, en 2003, à 2.766.468,64 euros (contre 3.011.812,79 euros, en 2002).

Ce montant était ainsi réparti:

* Indemnités d'installation

- 2.141.125,32 euros pour les paiements sur les comptes en Belgique,

- 475.306,73 euros pour les paiements en monnaie locale avec application du coefficient correcteur.

* Indemnités de réinstallation

- 95.069,29 euros (coefficient correcteur inclus) pour les payements dans cette même devise,

- 54.967,30 euros (coefficient correcteur inclus) pour les payements dans d'autres devises.

SECTION 2: REGLES RELATIVES AU REMBOURSEMENT DES FRAIS

Article 17: Remboursement des dépenses effectuées pour le déménagement du mobilier et des frais réels d'installation pour le fonctionnaire ne disposant plus au même lieu d'affectation d'un logement meublé mis à sa disposition par l'Institution

Cet article n'a pas été appliqué en 2003.

Article 18: Logement provisoire

270 décisions d'autorisation de logement provisoire ont été prises en 2003 (187 en 1998, 163 en 1999, 195 en 2000, 184 en 2001 et 318 en 2002).

Article 19: Véhicules de service/indemnité kilométrique

En attendant l'approbation des nouvelles normes en cours de finalisation pour le parc véhicules, les règles d'utilisation de véhicules, datant de l'année 1996 et révisées en 1998, sont toujours d'application.

Le montant de l'indemnité kilométrique est inchangée (0,26 euro/km et 0,36 euro/km pour les 4 x 4).

Article 20: Frais de voyage occasionnés par les congés de détente

Les frais de voyage occasionnés par les congés de détente ont été remboursés pour la distance comprise entre le lieu d'affectation et le lieu de détente déterminé par la Commission. En cas de dérogation au lieu de détente, le remboursement a été effectué dans la limite de ce coût. Les dépenses effectuées en 2003 ont été de 577.569 euros.

Article 21: Remboursement des frais de transport des effets personnels, déménagements, garde-meubles

331 déménagements ont eu lieu en 2003 (266 en 1998, 237 en 1999, 278 en 2000, 324 en 2001 et 358 en 2002) sur base des règles de déménagement des effets personnels mises à jour en 1997 et en application en 1998.

Article 23: Remboursement du loyer lorsque le fonctionnaire ne bénéficie pas

d'un logement mis à sa disposition par l'Institution

En 2003, 40 cas d'application de l'article 23 étaient en cours (10 en 1999, 8 en 2000, 7 en 2001 et 31 en 2002).

SECTION 3: SECURITE SOCIALE

Article 24 3: Rapatriement sanitaire d'urgence ou d'extrême urgence

En 2003, 33 rapatriements sanitaires dont 27 d'urgence et 6 d'extrême urgence ont été autorisés par le Service médical.

La prime annuelle SOS Air Ambulance s'est élevée à 15.525 euros pour l'année 2003.

Article 25: Couverture "accidents" des ayants droit des fonctionnaires

En 2003, 5 dossiers "accident" ont été introduits dans le cadre de l'assurance couvrant les ayants droit des fonctionnaires.

ANNEXE I

DETERMINATION DES DROITS A CONGE DE DETENTE

(Article 8 de l'Annexe X)

Date d'effet: 1er janvier 2003

>EMPLACEMENT TABLE>

ANNEXE II

LISTE DES LIEUX D'AFFECTATION

ET DES TAUX D'INDEMNITE CONDITIONS DE VIE

(Article 10 de l'Annexe X)

Date d'effet: 1er janvier 2003

>EMPLACEMENT TABLE>