FR    FR  COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES 
Bruxelles, le 26.10.2004 
COM(2004) 740 final 
  
COMMUNICATION DE LA COMMISSION 
Rapport annuel 
à l'autorité de décharge 
sur les audits internes réalisés en 2003  
 
  
(Article 86(4) du Règlement financier)  
 
    
{SEC(2004) 1351} 
 
FR 2   FR TABLE DES MATIÈRES 
1. Introduction................................................................................................................ .. 3 
2. Aperçu des travaux d'audit réalisés en 2003 ................................................................ 3 3. Résume des constatations et recommandations transversales...................................... 5 
3.1. Système comptable et systèmes  d'information de gestion ........................................... 5 
3.2. Risque lié à la délégation ............................................................................................. 6 3.3. Outils de gestion par activité – ABM........................................................................... 7 3.4. Risques liés à l'héritage du passé et contraintes en matiè re de ressources................... 8 
3.5. Assurance du management et activités de contrôle...................................................... 9 
 
FR 3   FR 1. INTRODUCTION  
L'objectif de ce rapport est d'informer, conformément aux dispositions de 
l'article 86.4 du règlement fina ncier, l'autorité de déchar ge sur les constatations et 
recommandations faites par le Service d'audit interne (SAI) suite aux audits réalisés en 2003 et sur leur suivi. 
Le rapport précise le nombre  et le type de constations  et recommandations provenant 
des audits internes réalisés par le SAI en  2003. Le document de travail des services 
de la Commission annexé à ce rapport est structuré par secteur d'activité et contient 
une brève description des missions d'aud it effectuées par le SAI en 2003 et des 
informations sur leur suivi. Il fourn it également des informations provenant 
principalement des services audités sur le  suivi des audits réalisés précédemment. 
2. A
PERÇU DES TRAVAUX D 'AUDIT REALISES EN 2003 
Sur la base de l'action 87 du Livre blanc sur la réforme, le SAI ait prévu d'effectuer 
en 2003 un cycle complet d'audit approfondi de  toutes les DG. En terme d'allocation 
des ressources pour les travaux d'audit, l'objectif a été de privilégier les DG présentant un "profil de risque élevé" et  pour lesquelles des audits des systèmes, 
incluant des tests approfondis, ont été réa lisés, et de limiter l'intervention dans les 
autres DG à l'identification de leur s principaux domaines de risque. 
La mise en œuvre d'une partie du program me d'audit 2003 a été reportée à 2004, à la 
suite d'une demande spéciale adressée par la Commission au SAI, concernant l'analyse de contrats et de subventions gé rés par ou avec la part icipation de ESTAT. 
Dans la résolution accompagnant sa décision du 8 avril 2003 d'octroi de la décharge 
à la Commission pour l'exercice 2001, le  Parlement européen a souligné « qu'il attend 
du service d'audit interne de la Commissi on qu'il examine, d' ici à l'été 2003, la 
légalité et la régularité de tous les cont rats conclus par Eurostat depuis 1999 et 
inclut dans l'enquête les contrats conclu s par d'autres services de la Commission ». 
En conséquence, la Commission a décidé le 11 juin 2003 de charger le SAI d'entreprendre un examen, sur la base de procédures convenues conjointement, de la légalité et de la régularit é des contrats et des subven tions conclus par ESTAT ou par 
d'autres DG sur les conseils d'ESTAT, entre 1999 et 2002. 
Le SAI a ainsi été en mesure de finalise r en 2003 neuf audits de DG au titre de 
l'action 87, deux audits thématique s, deux audits de suivi, et l'analys e des contrats et 
des subventions ESTAT à la demande de la Commission. Ce rapport porte également 
sur un audit relevant de l'action 87, pour lequel le rapport final a été présenté au 
début de 2004. 
Le tableau repris ci-après donne un aperçu  des missions d'audit réalisées en 2003 : 
 
FR 4   FR Aperçu des missions d'audit réalisées en 2003 
Audit Plan de mission  Projet de rapport  Rapport final 
(date de transmission)  Examen CSA  
gestion budgétaire transversale, comptabi lité et systèmes de contrôle interne  
BUDG – Système 
comptable  5 avril 2001  15 octobre 2002  15 avril 2003  15 septembre 2003  
BUDG – 
SINCOM2  23 septembre 
2002 10 février 2003  21 mai 2003  15 septembre 
2003 
BUDG – Gestion 
de trésorerie  30 septembre 
2002 10 avril 2003  22 mai 2003  15 septembre 
2003 
politiques internes, y co mpris la recherche  
RDT 21 mai 2003  31 octobre 2003 2 décembre 2003  16 février 2004  
Contrats et 
subventions 
ESTAT  11 juin 2003  10 octobre 2003 22 octobre 2003  Examiné par la 
Commission  
(CSA 7 mai 2004)  
mesures structurelles et politique agricole commune  
REGIO  30 septembre 
2002 24 janvier 2003 26 février 2003  28 avril 2003  
AGRI 20 novembre 
2002 6 juin 2003  13 octobre 2003  10 nov. 2003 
8 déc. 2003 
19 jan. 2004 
 
politiques extérieures, y compris l'aide de préadhésion  
ELARG  18 mars 2003  13 novembre 
2003 22 décembre 
2003 15 mars 2004 
 
DEV 14 février 2003  21 novembre 
2003 2 février 2004  10 mai 2004 
 
Fonds de contrepartie du 
FED (suivi) 23 mars 2003  23 mai 2003  12 juin 2003  13 octobre 2003
RELEX  28 février 2003 8 septembre 
2003 16 octobre 2003  16 février 2004
Analyse de la gouvernance dans 
le domaine 
RELEX (suivi) 18 mars 2003 8 avril 2003  15 avril 2003  16 juin 2003  
systèmes administratifs et autres systèmes d'appui  
Gouvernance 
informatique 15 mars 2002  21 janvier 2003 23 mai 2003  15 septembre 
2003 
Actualisation de 
la formation  24 février 2003 19 mars 2003  22 juillet 2003  13 octobre 2003
PRESS  17 février 2003 8 juillet 2003  12 septembre 
2003 13 octobre 2003
 
FR 5   FR Les recommandations du SAI ont été largement acceptées par les audités et sont dans 
une grande mesure, d'après le s audités, déjà mises en œuvre ou en cours de mise en 
œuvre. 
Le tableau suivant donne un aperçu du degré d'acceptation des recommandations des 
audits couverts par le  présent rapport : 
Acceptation des recommandations des audits du SAI : 
 Accepté Accepté avec 
commentaires Partiellem
ent rejeté Rejeté Dépassé Total % 
Critique 33 27 11 3 3 77 12,16 
Très important 152 70 16 23 1 262 41,39 
important 161 42 12 17 0 232 36,65 
souhaitable 31 16 4 11 0 62 9,79 
Total 377 155 43 54 4 633 100 
% 59,6 24,5 6,8 8,5 0,6 100  
Après la réalisation en  2004 de son cycle d'audits des DG, le SAI sera en mesure de 
présenter une image consolidée de ses constatations qui aidera à mesurer 
l'importance relative de chacune d'entre elles. 
Peu de progrès, exception faite de la plan ification générale, ont été accomplis en ce 
qui concerne le nouveau mandat du SAI relati f à l'audit de 14 agences. Cette tâche 
qui découle de l'article 185 du règlement financier et de ses modalités d'exécution, a 
fait l'objet d'une réserve de la part du  SAI dans son rapport d'activité annuel 2003. 
Le SAI remplit parfois des missions de conse il spécifiques, et il est souvent invité ou 
amené à émettre des avis professionnels sur des questions de contrôle interne ou en 
matière de gestion des ressources et d' opérations. Le SAI exerce ces activités de 
conseil conformément à la pratique normale de l'audit interne et selon les termes du 
mandat prévu par le règlement financier et la charte du SAI. 
3. RESUME DES CONSTATATIONS ET RECOMMANDATIONS TRANSVERSALES  
Les cinq chapitres suivants traitent des recommandations du SAI relatives à des 
questions transversales consta tées dans les rapports d'a udit repris dans le document 
de travail des services de la Commission (e n annexe) et renforçant dans plusieurs cas 
des constations analogues faites dans les rapports précédents du SAI. 
La délégation de responsabilité , l'obligation de rendre compte  et le contrôle, qui sont 
des objectifs fondamentaux de la réforme de la Commission, sont au cœur de 
plusieurs constatations et recommandations des rapports d'audit du SAI et sont à la 
base de la plupart des recomm andations systémiques soulevées. 
3.1. Système comptable et systèmes d'information de gestion 
Le SAI considère que, parallèlement à la réfo rme de la gestion fi nancière et de la 
comptabilité, la fonction comptable à l'intérieur des DG doit être renforcée et 
 
FR 6   FR professionnalisée. Il s'agit de faire en sort e que le Collège et l'encadrement de la 
Commission dans son ensemble puissent avoir l'assurance systémique que les 
comptes sont complets, exacts et pertin ents au sein de ch aque DG et pour la 
Commission dans son ensemble. Les systèmes  doivent garantir la saisie, par le 
comptable, de toutes les informations pert inentes et le personne l doit être conscient 
des dangers que représente le non enregist rement de ces données. L'encadrement et 
les partenaires extérieurs doivent avoir l'a ssurance que les chiffres correspondent à la 
réalité, faute de quoi les fonde ments des décisions seront erronés. Voilà pourquoi le 
SAI juge préférable que la fonction de suivi/enregistrement so it professionnalisée, 
mais aussi qu'elle dispose d'un degré d'indépendance par rapport à la fonction d'ordonnancement. 
Sur base de ces constatations le SAI propos e que les personnes exerçant la fonction 
de suivi/comptabilité dans les DG rende nt compte au comptable sur le plan 
fonctionnel. La Commission considère qu'il n' est pas nécessaire de formaliser plus 
avant des relations entre la fonction compta ble et de suivi au niveau des DG et au 
niveau central compte tenu d'une part des c ontacts existants à travers le réseau des 
unités financières (RUF), le groupe de s directeurs ressources, le groupe des 
coordinateurs du contrôle interne des DG, et la création des correspondants 
comptable et du réseau des util isateurs du système comptable, et d'autre part de la 
nécessité de conserver la responsab ilité claire Directeur général. 
Aux fins du respect des dispositions du règl ement financier relatives au rôle et à la 
fonction du comptable (article 61), le SAI considère que le comptable doit également 
assumer, au-delà d'une fonction de consolidation reposant exclusivement sur l'assurance obtenue des ordonnateurs délégu és conformément à l'article 61(2), une 
responsabilité «produit» systémique et gl obale pour l'intégrité des comptes de 
l'institution dans son ensemble. Le SAI propose de confirmer ou de préciser ces 
aspects, le cas échéant en modifiant le règl ement financier. Sur base des dispositions 
du règlement financier d'après lesquelles c'est l'ordonnateur délégué et non le comptable qui est responsable de fournir une as surance sur la légalité et la régularité 
des transactions et sur la fiabilité de s informations y relatives, la Commission a 
confirmé la responsabilité systémique du comptable. En application de l'article 
61(1 e) du règlement financier, le compta ble a lancé en 2004 une étude visant à 
valider les systèmes d'information et les procédures comptables des DG. 
Etant donné l'impossibilité de répartir des catégories importantes de frais généraux 
entre les activités, le SAI propose une évaluation des outils nécessaires à la poursuite 
de la mise en œuvre de la gestion par activ ité (ABM), en tenant compte en particulier 
de la nécessité d'une comptabilité anal ytique des principa ux frais généraux. La 
Commission examinera, si nécessair e, cette recommandation en cas de 
développement ultérieur de la structure SPP/ ABM issue de la réforme réalisée par la 
Commission actuelle. 
3.2. Risque lié à la délégation 
Des progrès ont été réalisés en matière  de reconnaissance du risque lié à la 
délégation. En effet, la Comm ission a la responsabilité finale de la bonne exécution 
budgétaire de l'ensemble des dépenses même en cas de gestion pa rtagée alors que ce 
sont les Etats membres qui gèrent les fonds communautaires. Pour trouver une 
 
FR 7   FR solution à cette question difficile du partag e des responsabilités entre la Commission 
et les Etats membres, le SAI dans son ra pport a renouvelé sa propos ition de protocole 
entre les Etats membres et la Commission cl arifiant les responsabilités de chacun et 
assorti d'attestations de conformité et d' une déclaration d'assurance de la part des 
Etats membres. 
En conséquence, le SAI propose que des mesu res concrètes soient prises pour assurer 
que le cadre législatif des Fonds stru cturels pour la prochaine période de 
programmation prévoit des attestations de conformité «ex ante» de la part des 
autorités de gestion, ainsi qu'une autorité juridique claire en matière de sanctions 
concernant le financement global de l'État membre en question, en cas de déclaration 
inadéquate. Dans sa récente proposition sur le cadre législatif des fonds structurels 
pour la future période de programmation, la Commission a introduit l'obligation pour 
les organismes d'audit des Etats membres de présenter une déclaration d'assurance. Cette mesure est également accompagnée d'un renforcement des dispositions en matière de corrections financiè res. Dans le domaine agrico le, le cadre législatif pour 
la nouvelle période de programmation inclut  une déclaration d'assurance par les 
organismes payeurs qui sont en charge de la gestion et du contrôle dans les Etats 
membres. Cette proposition concerne tout es les dépenses agricoles (2 fonds : 
FEAGA et FEADER). 
Le SAI suggère qu'une approche commune soit élaborée avec la Cour des comptes 
afin de parvenir à un accord sur une assura nce assortie de réserv es acceptables. La 
Commission a accueilli favorablement la nouve lle approche de la Cour des comptes 
en matière de déclaration d'assurance et  la considère comme une bonne base de 
travail pour le développement d'une déclarat ion basée sur les informations contenues 
dans les rapports annuels d'activité des DG et le rapport de synthèse de la 
Commission. 
3.3. Outils de gestion par activité – ABM 
Les constations d'audit ont conduit le SAI à soulever un certain nombre de points en 
ce domaine: En premier lieu, la définition des objectifs est parfois trop globale, ce 
qui se traduit par des difficultés en matière d'affectation des ressources et d'analyse du risque. Deuxièmement, la conception d' indicateurs de performance valables 
présente des difficultés compréhensibles.  Le SAI n'a pas proposé de recommandation 
sur la base de ces observations à ce stade car il peut simplement s'agir de problèmes 
de jeunesse des nouveaux mécanismes ABM. Troisièmement, dans certains cas, le 
plan de gestion annuel (PGA) d'une DG ne se  répercute pas au niveau des directions 
ou des unités. Pourtant, le PGA au niveau de  la DG aurait plus de chances d'être mis 
en œuvre s'il se traduisait par un plan au niveau des unités. En conséquence le SAI 
propose de préciser les instru ctions aux DG concernant la  cohérence nécessaire des 
PGA à tous les niveaux de l'organisation. 
La Commission reconnaît le besoin d'un plan annuel de gestion au  niveau des unités, 
mais ne souhaite pas introduire de règle oblig atoire en la matière dans la mesure où 
la décentralisation de la res ponsabilité de gestion vers le s DG et la grande diversité 
des modèles retenus impliquent que les DG sont les mieux placées pour définir leur 
organisation, en tenant compte de  leurs circonstances spécifiques. 
 
FR 8   FR 3.4. Risques liés à l'héritage du passé et co ntraintes en matière de ressources 
La Commission est soumise à plusieurs risques liés à l'héritage du passé. Certains ont 
pour origine une insuffisance de ressources, et n'ont pas, selon le SAI, reçu l'attention 
nécessaire ou sont traités aux dépens d'une  bonne gestion des programmes en cours. 
Le SAI considère que ces cas devraient fair e l'objet d'une reconna issance explicite et 
devraient conduire à une gesti on du risque à l'échelle de l' Institution qui servirait de 
base aux décisions en matière d'allocation des ressources, incluant les décisions en 
matière de recours aux agences exécutiv es. L'exposition au risque insuffisamment 
maîtrisé devrait être signal ée à l'autorité budgétaire. 
Le SAI recommande que la Commission et ses services veillent à la disponibilité de 
ressources pour des travaux d'audit à eff ectuer suffisamment tôt dans la vie des 
programmes pour prévenir la création de futu rs problèmes. Ces audits seraient plus 
efficaces pour empêcher l'apparition de nouveaux risques s'ils étaient, comme suggéré, combinés à des attestations de conformité. Le SAI recommande également 
que les erreurs passées soient corrigées ra pidement dès qu'elles sont découvertes et 
que l'action correctrice soient dûment enre gistrée et documentée. La Commission 
accepte ces recommandations et leur accorder a l'attention nécessaire dans la mesure 
du possible en matière d'allocation de ressour ce et de planification. En particulier, 
pour l'actuelle période de programmation des fonds structurels, la coopération avec 
les autorités nationales sera renforcée en ce qui concerne les systèmes d'audit et les contrôles ex-post. Le nouveau réseau de contrôle ex-post, issu du réseau des 
coordinateurs du contrôle interne des DG,  fournit une plateforme d'échange des 
meilleures pratiques et facilite l'harmonisa tion de la méthodologie et des stratégies. 
Ce réseau débutera son travail en automne et  dressera un inventai re des activités de 
contrôle ex-post et des méthodes utilisées dans les DG. 
Le SAI réitère sa recommandation de l'an  dernier, acceptée pa r la Commission, 
demandant que soit développée une gestion du risque à l'échelle de l'institution et 
qu'en particulier les autoévaluations du ri sque de gestion des DG soient davantage 
mises en commun et analysées au niveau central pour compléter la vue d'ensemble 
du SFC sur l'état des contrôles internes. Ce tte vue consolidée devrait être complétée 
par les résultats des audits, les rapports de la  Cour des comptes et la résolution sur la 
décharge, afin d'obtenir une descripti on du risque pour l'institution dans son 
ensemble, dans la perspective de l'établissement d'une stru cture centrale de contrôle. 
Le recours accru aux agences exécutives en tant que moyen de faire face à la pénurie 
de personnel dans la gestion des program mes, pourrait être utilement dirigé et 
contrôlé par une telle structure centrale. 
La Commission a accepté ces recommandations  dans son rapport de synthèse 2002 et 
a confirmé dans son rapport 2003 que " l'analyse des risques devrait appuyer 
l'orientation de l'affectation des ressources, tout comme d'autres éléments tels que les 
priorités politiques"
1. 
                                                 
1 "Synthèse des rapports d'activité annuels 2003 des DG et des services", point 4. 
 
FR 9   FR 3.5. Assurance du management et activités de contrôle 
Les déclarations d'assurance des direct eurs généraux, réalisées pour la seconde 
année, sont un outil important de transparence et de mise en œuvre de l'obligation de 
rendre compte. Depuis la décision de février 20042, les directeurs ressources des DG 
coordonnent les activités de cont rôle interne et contresigne nt les annexes pertinentes 
du rapport annuel d'activité. L'équilibre des rô les en matière de contrôle s'en trouve 
renforcé au niveau de la DG. Les déclarat ions d'assurance sont un des instruments 
majeurs de la réforme, et le SAI consid ère que le rapport de synthèse des rapports 
annuels d'activité et l'aperçu  sur les activités de contrôle  interne effectué par le 
service financier central (SFC) devr aient continuer à être renforcés. 
Le SAI recommande qu'à l'avenir, les rappor ts de synthèse se concentrent sur les 
déclarations des ordonnateurs délégués relativ es à l'efficacité des contrôles et que le 
SFC donne progressivement plus d'importance à l'évaluation de l'efficacité plutôt qu'à la conformité formelle aux standard s de contrôle interne. La Commission a 
reconnu, dans son rapport de synthèse 2003, "la nécessité d'une attention accrue 
consacrée par les DG et les services à l'effi cacité de leurs systèmes de contrôle 
interne, également pour s'assurer qu'ils soutiennent comme il convient l'assurance qu'ils doivent donner chaque année en tant qu'ordonnateurs délégués"
3. 
Les contrôles sur place ne sont pas suffisa mment fréquents, selon le SAI, pour faire 
obstacle aux surdéclarations et/ou ne s'insc rivent pas dans une stratégie globale de 
contrôle et d'audit. Lorsque la gestion in terne est entièrement décentralisée, l'unité 
chargée de la gestion devrait effectuer tous  les contrôles nécessaires sous sa propre 
responsabilité, notamment les contrôle s sur place destinés à prévenir les 
surdéclarations lorsque les subventions sont liées aux dépenses réelles. Les unités de 
gestion manquent souvent des compétences n écessaires pour effectuer ces tâches et, 
au cas où celles-ci sont effectuées, ce sont  les unités de contrôle central dans les DG 
qui s'en chargent. 
Il faut préciser, sur le plan conceptuel , qu'en pareils cas, les unités spécialisées 
fournissent une aide aux unités de gestion et n'assument pas les responsabilités de 
celles-ci; le personnel des unités de gestion de vrait intervenir dans l'élaboration de la 
stratégie d'audit et d'analyse du risque et participer aux contrôles sur place. Il faut 
clairement distinguer cette activité du trav ail d'audit interne (IAC - structure d'audit 
interne) destiné à vérifier l'efficacité des systèmes de gestion dans leur ensemble. 
Dans cette perspective, le SAI propose que le SFC contribue à préciser, sur le plan 
conceptuel, l'activité de contrôle sur place au regard des responsabilités des 
ordonnateurs délégués et des ordonnateurs su bdélégués, et émette des instructions 
appropriées ou modifie les standards de contrô le interne afin de veiller à une mise en 
œuvre correcte. Le nouveau réseau de cont rôle ex-post, mentionné plus haut, a 
notamment pour tâche, l'échange des meille ures pratiques et l'harmonisation des 
activités et des méthodes de contrôle, su r la base des sta ndards internationaux. 
                                                 
2 "Achever la réforme", COM(2004) 93 du 10 février 2004. 
3 "Synthèse des rapports d'activité annuels 2003 des DG et des services", point 7.