Bruxelles, le 23.03.2005

COM(2005) 101 final

Proposition de

DÉCISION DU CONSEIL

relative à la position à adopter au sein du Comité des ambassadeurs ACP-CE concernant les statuts, le règlement intérieur et le règlement financier du Centre Technique de Coopération Agricole et Rurale

(présentée par la Commission)

EXPOSÉ DES MOTIFS

L'accord de Cotonou de juin 2000 prévoit de renforcer et consolider le rôle du Centre Technique de Coopération Agricole et Rurale (CTA) en vue de développer les capacités institutionnelles des ACP, particulièrement la gestion des informations afin d’accélérer l’accès aux technologies de manière à accroître la productivité agricole, la commercialisation, la sécurité alimentaire et le développement rural.

Dans son annexe III, l’accord de Cotonou prévoit que les statuts et le règlement du Centre ainsi que le règlement financier et le régime applicable au personnel seront actualisés.

Les États membres sont invités à examiner la proposition ci-après. Ils sont également invités à adopter la décision relative à la position de la Communauté à adopter au sein du Comité des ambassadeurs ACP-CE concernant les statuts, le règlement intérieur et le règlement financier du Centre Technique de Coopération Agricole et Rural.

Proposition de

DÉCISION DU CONSEIL

relative à la position à adopter au sein du Comité des ambassadeurs ACP-CE concernant les statuts, le règlement intérieur et le règlement financier du Centre Technique de Coopération Agricole et Rurale

LE CONSEIL DE L'UNION EUROPÉENNE,

vu le traité instituant la Communauté européenne, et notamment son article 310 en liaison avec le deuxième alinéa de l'article 300, paragraphe 2,

vu la proposition de la Commission[1],

considérant ce qui suit :

(1) Conformément à l'accord de partenariat entre les membres du groupe des États d'Afrique, des Caraïbes et du Pacifique, d'une part, et la Communauté européenne et ses États membres, d'autre part, signé à Cotonou le 23 juin 2000[2] et notamment son annexe III, les statuts, le règlement intérieur et le règlement financier du Centre Technique de Coopération Agricole et Rurale, ci-après dénommé le Centre, devraient être adoptés,

DÉCIDE :

Article premier

La Communauté adopte la position suivante au sein du Comité des ambassadeurs ACP-CE en ce qui concerne les statuts et le règlement intérieur du Centre, sur la base du projet de décision du Comité des ambassadeurs ACP-CE figurant à l'annexe I.

Article 2

La Communauté adopte la position suivante au sein du Comité des ambassadeurs ACP-CE concernant le règlement financier du Centre sur la base du projet de décision du Comité des ambassadeurs ACP-CE figurant à l'annexe II.

Fait à Bruxelles, le

Par le Conseil

Le Président

ANNEXE I

Projet de

DÉCISION n° …/... DU COMITÉ DES AMBASSADEURS ACP-CE du ……….

concernant les Statuts et le règlement intérieur du Centre technique de coopération agricole et rurale (CTA)

LE COMITÉ DES AMBASSADEURS ACP-CE,

vu l’Accord de Partenariat entre les membres du groupe des Etats d’Afrique, des Caraïbes et du Pacifique d’une part, et la Communauté européenne et ses Etats membres d’autre part, signé à Cotonou le 23 juin 2000[3], ci-après dénommé «Accord», et notamment l’article 3, paragraphe 4 de son Annexe III.

vu l’accord interne du 12 septembre 2000 signé entre les représentants des gouvernements des Etats membres, réunis au sein du Conseil, sur le financement et l’administration de l’aide communautaire dans le cadre du Protocole financier annexé à l’accord,

considérant ce qui suit :

(1) Qu’en application de l’article 3, paragraphe 4 de l’annexe III de l’accord de Cotonou, après sa signature, le Comité des ambassadeurs fixe les Statuts et le règlement intérieur du Centre Technique de Coopération Agricole et Rurale (dénommé ci-après « le Centre »), notamment de ses organes de surveillance

(2) Qu’en application du deuxième alinéa de l’article premier du Protocole n° 2 relatif aux privilèges et immunités joint à l’accord, celui-ci s’applique au personnel du Centre

(3) Qu’il convient de mettre en place un Conseil d’administration, organisme de surveillance du Centre au sens de l’article 3, paragraphe 4, point a) de l’annexe III de l’accord,

DECIDE :

Article premier

1. Le Centre a la personnalité juridique et est doté, dans tous les Etats parties à l'Accord de Cotonou, de la capacité juridique la plus large reconnue aux personnes morales de même nature.

2. Le personnel du Centre jouit des privilèges, immunités et facilités d’usage, tels que prévus au protocole n° 2 relatif aux privilèges et immunités et mentionnés dans les déclarations VI et VII qui sont annexés à l’accord.

3. Le Centre ne poursuit pas de but lucratif.

4. Le siège du Centre est fixé provisoirement à Wageningen (Pays-Bas), avec une antenne à Bruxelles.

Article 2

Les fonctions du Centre sont définies à l’Article 3, paragraphes 1, 2 et 3 de l’Annexe III de l’Accord.

Article 3

1. Le Comité des Ambassadeurs ACP-CE ci-après Comité est l'autorité de tutelle du Centre conformément aux dispositions des paragraphes 4 et 5 de l'Article 3 de l'Annexe III de l’Accord.

2. Un Conseil d'Administration est établi conformément aux dispositions de l’article 4.

3. Les activités du Centre se déroulent en liaison étroite avec les institutions et organes mentionnés dans l’Accord ou dans les déclarations qui y sont annexées ; il est fait appel, au besoin, aux institutions régionales et internationales, notamment à celles qui sont situées dans la Communauté et dans les Etats ACP et qui traitent des questions de développement agricole et rural.

4. Les activités du Centre font l’objet d'évaluations périodiques à l'initiative du Conseil d'Administration.

Article 4

1. Il est mis en place un Conseil d'Administration chargé d'assurer sur le plan technique, administratif et financier, un appui, suivi et contrôle de l'ensemble des activités du Centre.

2.1. Le Conseil d'Administration est composé sur une base paritaire de 6 membres justifiant d'une grande expérience dans la gestion d'institutions de développement agricole et rural : des qualifications personnelles aux plans et techniques ou scientifiques et en matière de gestion et diffusion de l'information agricole et rurale sont souhaitées.

2.2. Les membres du Conseil d'Administration sont choisis par les parties concernées parmi les ressortissants des Etats parties à l’accord sur la base des qualifications requises. Leur nomination est confirmée par le Comité des Ambassadeurs. Les six membres sont nommés par le Comité pour une période maximum de 5 ans, la situation étant revue à mi-parcours.

2.3. Un représentant de la Commission Européenne, du Secrétariat Général du Conseil de l'UE et du Secrétariat ACP assistent aux travaux du Conseil d'Administration en qualité d'observateurs.

2.4. Les membres du Conseil d'Administration élisent le Président et le Vice-Président pour une période maximum de cinq ans, selon les dispositions établies dans leur règlement intérieur. Le poste de Président revient à la partie (ACP ou CE) qui n'occupe pas le poste de Directeur du Centre. Le poste de Vice-Président revient à la partie qui n'occupe pas le poste de Président du Conseil d'Administration.

2.5. Le Conseil d'Administration prend ses décisions à la majorité simple des membres présents ou représentés conformément aux dispositions de son règlement intérieur. Chaque membre du Conseil d'Administration a un vote.

En cas d'égalité des votes, le Président a la voix prépondérante.

2.6. Les travaux de chaque réunion font l'objet d'un procès-verbal et sont confidentiels.

3.1 Le Conseil d'Administration assure un suivi étroit des activités du Centre. Il tient jusqu'à quatre réunions ordinaires par an. Il peut se réunir également chaque fois que l'exécution de ses tâches le requiert, soit à l'initiative du Comité ou du Président ou à la demande du Directeur.

3.2. Le Directeur du Centre participe aux travaux du Conseil d'Administration à titre consultatif. Le Centre assure le secrétariat du Conseil d'Administration.

Le Conseil d'Administration peut inviter d'autres membres de la direction et du personnel du Centre et/ou des experts extérieurs à donner des avis sur des questions spécifiques.

3.3. Le Conseil d'Administration est chargé :

a) de conseiller et appuyer le Directeur au niveau de la gestion du Centre et de s'assurer de la bonne exécution des règles et objectifs définis par le Comité ;

b) sur proposition du Directeur du Centre :

(i) d'adopter la stratégie globale du Centre pour soumission au Comité pour approbation ;

(ii) d'approuver les programmes d'activités annuels et pluriannuels ;

(iii) d'approuver la structure d'organisation, la politique du personnel et l'organigramme ;

(iv) d'approuver le recrutement de nouveaux agents et le renouvellement, la prorogation ou la résiliation des contrats des agents en fonction ;

(v) d'approuver les budgets annuels du Centre ;

(vi) d'adopter les états financiers annuels sur la base du rapport d’audit établi par le bureau chargé d’auditer les comptes

(vii) d'approuver les rapports annuels et les transmettre au Comité afin de lui permettre de vérifier la conformité des activités du Centre avec les objectifs qui lui sont attribués par l'accord et par la stratégie globale approuvée ;

c) de rendre compte le cas échéant au Comité de toute question importante rencontrée dans l'exercice de ses fonctions

3.4. Le Conseil d'Administration est responsable devant le Comité.

4. Sur proposition du Directeur, le Conseil d’Administration agrée la désignation d’un Bureau d’Audit pour l’examen des états financiers et comptables du CTA.

5. Le Conseil d’Administration établit son règlement intérieur.

Article 5

1. Le Centre est dirigé par un directeur nommé par le Comité des Ambassadeurs pour une durée maximale de cinq ans.

Le Comité donne mandat à ses co-présidents de signer le contrat du directeur. Ce contrat est établi et géré selon les conditions fixées par le régime applicable au personnel du Centre. Le Comité des Ambassadeurs est compétent pour prendre toute décision nécessaire à l’égard du directeur.

2. Le directeur assure la représentation juridique du Centre et met en œuvre les orientations définies par le Comité des Ambassadeurs. Il est responsable devant ce dernier.

3. Le directeur, après accord du Conseil d'Administration, soumet à l'agrément du Comité les programmes de travail et budgets annuels du Centre établis en fonction des tâches énumérées à l’Article 2.

4. Le directeur informe régulièrement le Conseil d'Administration des activités du Centre.

5. Le directeur établit annuellement un rapport général sur les activités et les comptes du Centre, qu’il soumet au Comité, après l'accord du Conseil d'Administration, dans un délai maximum de neuf mois.

6. Le directeur est responsable de l’organisation et de la gestion du Centre. Il rend compte au Conseil d'Administration des dispositions prises en matière de règlements internes pour l'application des dispositions concernant le Centre.

Article 6

Le budget du Centre est financé conformément aux règles prévues par l'Annexe 1 du protocole financier de l'Accord. Le budget peut bénéficier également d’autres ressources.

Article 7

Les présentes règles de fonctionnement peuvent être modifiées par le Comité sur recommandation du Conseil d'Administration.

Article 8

Les Etats ACP, les Etats-membres et la Communauté sont tenus, chacun pour ce qui les concerne, de prendre les mesures que comporte l’exécution de la présente décision.

Article 8 bis

La présente décision remplace et annule la décision 1/91 du 19 avril 1991 du Comité des Ambassadeurs ACP-CEE du 19 avril 1991 relative aux règles de fonctionnement du CTA et la décision 3/91 du Comité des Ambassadeurs ACP-CEE du 19 avril 1991 définissant le statut et les modalités de fonctionnement du Comité Consultatif du CTA.

Article 9

La présente décision entre en vigueur le jour de son adoption.

Fait à Bruxelles, le

Pour le Comité des Ambassadeurs ACP-CE Le président

ANNEXE II

Projet de

DÉCISION n° …. DU COMITÉ DES AMBASSADEURS ACP-CE

relative

au Règlement Financier du Centre technique de coopération agricole et rurale - CTA

LE COMITÉ DES AMBASSADEURS ACP-CE,

vu l'accord de partenariat entre les membres du groupe des États d'Afrique, des Caraïbes et du Pacifique, d'une part, et la Communauté européenne et ses États membres, d'autre part, signé le 23 juin 2000 à Cotonou, ci-après dénommé "accord", et notamment l'article 3, paragraphe 4, points b) et d) de son annexe III [4],

vu l'accord interne du 12 septembre 2000 entre les représentants des gouvernements des États membres, réunis au sein du Conseil, sur le financement et l'administration de l'aide communautaire dans le cadre du protocole financier annexé à l'accord,

vu le règlement financier applicable au 9ème Fonds européen de développement[5],

vu la proposition de la Commission, élaborée en accord avec le Centre Technique de coopération agricole et rurale,

considérant ce qui suit :

- que le Comité des ambassadeurs, après la signature de l'accord de Cotonou, doit arrêter le règlement financier du Centre de coopération agricole et rurale, ci-après dénommé « le Centre »;

- considérant que le Comité des ambassadeurs doit définir les procédures d'adoption du budget du Centre,

A ARRÊTÉ LE RÈGLEMENT FINANCIER DU CENTRE DE COOPÉRATION AGRICOLE ET RURALE :

I. PRINCIPES GÉNÉRAUX

P RINCIPES D'UNITÉ, DE VÉRITÉ BUDGÉTAIRE, D’ÉQUILIBRE ET D'UNITÉ DE COMPTE

Article premier

1. Toutes les recettes et les dépenses du Centre doivent faire l'objet de prévisions fondées sur un programme de travail annuel chiffré établi pour chaque exercice budgétaire et doivent être inscrites au budget.

2. Les recettes et les dépenses inscrites au budget doivent être équilibrées.

Article 2

Le budget est établi et exécuté en euros et les comptes sont libellés en euros. Toutefois, pour les besoins de la trésorerie, le Centre est autorisé à effectuer des opérations dans les monnaies nationales de l'UE et des pays ACP.

Article 3

1. Les recettes incluent la contribution du Fonds européen de développement ci-après FED, les montants prélevés en impôts sur les salaires, les rémunérations et autres émoluments versés par le Centre, et autres recettes diverses.

2. Les recettes peuvent également comprendre des contributions faites par d'autres donateurs au budget du Centre.

3. Le Centre peut aussi gérer pour compte de tiers des ressources destinées au cofinancement d'activités définies dans l'annexe III de l'accord de Cotonou. Les dispositions financières applicables à la gestion de ces ressources sont mentionnées à l'article 34 du présent règlement.

Article 4

Les estimations des dépenses comprennent les dépenses de fonctionnement et d'intervention. Une distinction claire doit être établie entre elles dans le budget.

Article 5

1. L'exercice budgétaire commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre de chaque année.

2. Les crédits inscrits au budget sont autorisés pour la durée d'un exercice budgétaire.

a) Toutefois, les crédits dûment engagés au cours d'un exercice budgétaire mais non payés au 31 décembre de cet exercice sont reportés automatiquement à l'exercice budgétaire suivant. Ces crédits doivent être identifiés clairement dans les comptes de l'exercice en cours.

b) Les crédits dégagés à la fin d’un exercice budgétaire sont reversés dans l’enveloppe quinquennale prévue pour le Centre dans le cadre de l’Accord ACP-CE.

3. Si, à l'ouverture d'un exercice budgétaire, le budget n'a pas été arrêté définitivement, le directeur peut, pour assurer la continuité du fonctionnement du Centre, autoriser des dépenses mensuelles, pour autant qu'elles ne soient pas supérieures à un douzième des crédits correspondants, par article, approuvés dans le budget de l'exercice précédent.

En ce qui concerne les dépenses d'intervention trimestrielles payables à l'avance et approuvées par le budget de l'exercice précédent, les opérations d'engagement peuvent être effectuées par article, à condition qu'elles ne soient pas supérieures à un quart du total des crédits approuvés pour l'exercice précédent.

PRINCIPES DE BONNE GESTION FINANCIÈRE

Article 6

1. Les ressources mises à disposition par le FED sont utilisées conformément au principe de bonne gestion financière, à savoir conformément aux principes d'économie, d'efficience et d'efficacité.

2. Le principe d'économie prescrit que les ressources sont rendues disponibles en temps utile, dans les quantités et qualités appropriées, et au meilleur prix.

Le principe d'efficience vise le meilleur rapport entre les moyens mis en oeuvre et les résultats obtenus.

Le principe d'efficacité vise la réalisation des objectifs spécifiques fixés et l'obtention des résultats escomptés.

3. Les objectifs doivent être clairement définis et leur mise en oeuvre contrôlée à l'aide d'indicateurs mesurables. Le cas échéant, les projets à financer par des ressources du Fonds européen de développement doivent s'appuyer sur des évaluations ex ante.

II. ÉTABLISSEMENT DU BUDGET

Article 7

1. Dans le cadre du plan stratégique et dans les limites du budget général alloué au Centre par le protocole financier, le directeur élabore un projet de programme de travail annuel et de budget y afférent. Ce projet est transmis au Comité des ambassadeurs ci-après Comité au plus tard le 1er juillet de l'année précédant son exécution.

2. Le Centre transmet une copie du projet de programme et de budget à la Commission européenne, qui lance alors les procédures nécessaires à leur approbation.

3. Le budget est adopté par le Comité des ambassadeurs.

Article 8

1. Les modalités de paiement applicables à la contribution du Fonds européen de développement sont établies dans un contrat de subvention signé par le Centre et la Commission.

2. Le Centre reverse au FED la contribution des exercices précédents correspondant à des crédits annulés sur la base d'états financiers vérifiés.

3. Le budget est subdivisé en titres (rubriques budgétaires), chapitres, articles et postes en fonction de la nature ou de la destination de la recette ou de la dépense.

Article 9

En cas de besoin, le directeur transmet un projet de budget supplémentaire ou rectificatif qui est examiné et approuvé de la même façon et selon les mêmes procédures que le budget contenant les estimations originales.

III. EXÉCUTION DU BUDGET

Article 10

1. Le directeur exécute le budget sous sa propre responsabilité et dans la limite des crédits alloués. Il rend compte de sa gestion au Comité.

2. Le directeur doit utiliser les crédits budgétaires conformément aux principes de bonne gestion financière visés à l'article 6.

Article 11

1. Aucune recette ni aucune dépense ne peut être effectuée autrement que par imputation à un article approprié du budget.

Aucune dépense ne peut être engagée ni ordonnancée au-delà des crédits autorisés pour l'exercice budgétaire concerné.

2. Les recettes et les dépenses sont inscrites pour leur montant intégral dans les comptes sans contraction entre elles.

Par dérogation à la présente règle, peuvent être déduits des montants autorisés:

a) les pénalités infligées aux titulaires de contrats ou de marchés,

b) les régularisations de sommes indûment payées qui peuvent être opérées par voie de précompte à l'occasion d'une nouvelle liquidation effectuée au titre du chapitre, de l'article et de l'exercice budgétaire qui ont supporté le trop-payé,

c) la valeur des véhicules, des matériels et des installations repris à l'occasion de l'acquisition de nouveaux articles de même nature; le prix d'achat net est inscrit dans les comptes en tant que coût historique pour l'évaluation de l'inventaire.

d) les escomptes et rabais déduits sur les factures et mémoires

Toujours par dérogation à la présente règle, peuvent donner lieu à réemploi dans la même position (ligne) que la dépense initiale:

a) les recettes provenant de la restitution des sommes indûment payées;

b) les montants des indemnités d'assurance perçues;

c) le produit de la vente des véhicules, des matériels et des installations cédés à l'occasion de leur renouvellement;

d) le produit de la vente de publications et de films;

e) les écarts de taux de change constatés durant l'exécution du budget, qui peuvent faire l'objet d'une compensation; le résultat final, qu'il soit positif ou négatif, figure dans l'état financier.

Article 12

Les virements de titre à titre sont soumis à l'approbation du Comité.

Les virements de chapitre à chapitre ou à l'intérieur de chapitres sont décidés par le directeur, qui en informe le Comité.

Article 13

Les recettes du Centre sont payées sur un ou plusieurs comptes ouverts au nom du Centre.

IV. CONTRÔLE FINANCIER

Article 14

1. Selon les règles fondamentales arrêtées par le Centre et en tenant compte des risques et de la nature des actions financées, le directeur, fonctionnaire habilité à autoriser les paiements, met en place une structure, ainsi que des procédures et des systèmes de gestion et de contrôle financiers nécessaires à l'exécution de ses tâches, notamment, s'il y a lieu, des contrôles ex post. Avant l'autorisation d'une opération, un agent autre que la personne qui a engagé l'action doit en vérifier les aspects pratiques et financiers. Les fonctions opérationnelles et les fonctions de contrôle doivent faire l'objet de compétences clairement distinctes.

2. Tout agent participant à la gestion ou au contrôle financiers des opérations, qui considérerait comme irrégulière ou contraire aux principes de bonne gestion financière ou aux règles déontologiques une décision que son supérieur lui demanderait d'appliquer ou d'accepter doit en informer son supérieur par écrit.

Si le supérieur oblige néanmoins l'agent à poursuivre, il doit formuler cette injonction par écrit. L'agent informe ensuite le directeur en conséquence. Si aucune mesure n'est prise dans un délai raisonnable (de six semaines au plus), selon l'urgence et l'importance de la question, l'agent informe le Comité des ambassadeurs.

La même règle s'applique lorsqu'un agent participant à la gestion ou au contrôle financiers des opérations considère une activité ayant lieu dans ce contexte comme illicite, frauduleuse ou irrégulière.

V. GESTION DU BUDGET

Article 15

1. Le budget du Centre est géré conformément au principe de séparation des fonctions d'ordonnateur et de comptable. La gestion des crédits incombe à l'ordonnateur, qui a seul compétence pour engager les dépenses, constater les droits à recouvrer et émettre les ordres de recouvrement et de paiement.

2. Les opérations de recouvrement et de paiement sont assurées par le comptable.

3. L'ordonnateur ne peut pas exercer les fonctions de comptable.

Article 16

1. Toute mesure pouvant donner lieu à des dépenses payables par le Centre doit être précédée d'une proposition d'engagement, assortie des pièces justificatives originales, qui doit être transmise au contrôle financier pour vérification préalable.

2. Les dépenses récurrentes peuvent faire l'objet d'un engagement provisoire.

3. Les ordres d'engagement et de paiement sont consignés dans un compte.

Article 17

1. La liquidation d'une dépense par l'ordonnateur a pour objet de :

a) vérifier l'existence des droits du créancier,

b) déterminer ou vérifier la réalité et le montant de la créance,

c) vérifier les conditions d'exigibilité de la créance.

2. Toute liquidation d'une dépense est subordonnée à la présentation des pièces justificatives attestant les droits acquis du créancier et, le cas échéant, le service exécuté, les fournitures livrées ou le travail effectué, ou à la présentation d'autres documents justifiant le paiement.

Toute décision de paiement doit être approuvée par l'ordonnateur compétent.

Article 18

1. L'ordonnancement est l'acte par lequel l'ordonnateur donne au comptable, par l'émission d'un ordre de paiement, l'ordre de payer une dépense dont il a effectué la liquidation.

2. L'ordre de paiement est accompagné de l'ensemble des pièces justificatives originales; celles-ci sont revêtues ou accompagnées d'une attestation certifiant l'exactitude des sommes à payer, la réception des fournitures et l'exécution du service.

3. Les copies des pièces justificatives, certifiées conformes aux originaux par l'ordonnateur, peuvent, le cas échéant, tenir lieu d'originaux.

4. Les ordres de paiement sont transmis au contrôle financier pour vérification préalable.

5. S'il y a lieu, l'ordre de paiement transmis au comptable est accompagné d'une attestation indiquant que les actifs concernés ont été consignés dans l'inventaire.

Article 19

1. Le paiement est l'acte final qui libère le Centre de ses obligations envers ses créanciers.

2. Le paiement des dépenses est assuré par le comptable dans les limites des fonds disponibles.

En cas d'erreur matérielle, de contestation relative à la validité de l'acquit libératoire ou d'inobservation des formes prescrites par le règlement financier, le comptable suspend le paiement. Il doit en informer immédiatement l'ordonnateur en précisant les motifs pour lesquels il a procédé à la suspension.

En cas de suspension, le directeur peut requérir par écrit, sous sa responsabilité propre, qu'il soit procédé au paiement.

Article 20

1. Les paiements s'effectuent en principe par l'intermédiaire d'un compte bancaire ou postal, de préférence par virement bancaire ou, si cela se justifie, par chèque. Les transactions sont libellées en euros, sauf dans des cas exceptionnels dûment justifiés et approuvés par le Centre.

2. Les chèques et les ordres de virement bancaire ou postal doivent porter deux signatures, celle du comptable et celle de l'ordonnateur ou d'un représentant.

3. Pour des raisons dûment motivées, le directeur peut autoriser des paiements en espèces. Tout versement en espèces donne lieu à la délivrance d'un récépissé.

4. En cas de gestion informatisée des recettes et des dépenses, les signatures peuvent être apposées par voie informatique ou électronique.

5. À défaut des taux de change réels, les taux de conversion à utiliser pour le calcul en euros des paiements à effectuer, ou des recettes à recouvrer en devises locales ACP, sont ceux en vigueur le premier jour ouvrable du mois au cours duquel intervient la date réelle de l'opération, tels qu'enregistrés par la banque ou le bureau de poste du Centre.

Article 21

1. En vue du paiement de certaines catégories de dépenses, définies par les dispositions d'application du règlement intérieur, des régies d'avances peuvent être créées conformément aux conditions fixées par le Centre.

2. Toute décision d'autoriser la création de régies d'avances doit être prise par le directeur, sur la base d'une proposition de l'agent responsable du dossier. Avant d'être transmise au directeur, toute proposition doit être approuvée par le comptable.

3. Toute décision concernant la création de régies d'avances doit mentionner :

a) l'identité des régisseurs d'avances,

b) la responsabilité des régisseurs ainsi désignés,

c) la nature et le montant maximal de chaque dépense, ainsi que les délais,

d) le montant maximal des avances autorisées,

e) les moyens par lesquels les documents justificatifs sont fournis et le délai pour le faire.

4. L'ordonnateur et le comptable doivent prendre les mesures nécessaires pour assurer que les autorisations relatives aux avances accordées sont délivrées pour les montants exacts et dans les délais requis.

Article 22

1. Le directeur exerce les fonctions d'ordonnateur pour les crédits inscrits au budget du Centre.

2. Le directeur peut déléguer certains de ses pouvoirs d'exécution à un agent sous son autorité. Toute décision de déléguer des pouvoirs doit indiquer la durée et la limite de cette délégation.

Article 23

1. Le directeur désigne un comptable, qui est chargé:

a) de la bonne exécution des paiements, de l'encaissement des recettes et du recouvrement des créances constatées;

b) de l'établissement et de la présentation des comptes conformément à l'article 25;

c) de la tenue de la comptabilité conformément à l'article 25;

d) de la mise en oeuvre des règles et méthodes comptables, ainsi que du plan comptable;

e) de la définition et de la validation des systèmes comptables ainsi que, le cas échéant, de la validation des systèmes définis par l'ordonnateur et destinés à fournir ou à justifier des informations comptables;

f) de la gestion de la trésorerie.

2. Le comptable obtient de l'ordonnateur, qui en garantit la fiabilité, toutes les informations nécessaires à l'établissement de comptes présentant une image fidèle du patrimoine du Centre et de l'exécution budgétaire.

3. Conformément au paragraphe 1 du présent article et à l'article 21, le comptable est seul habilité pour le maniement de fonds et de valeurs. Il est responsable de leur conservation.

4. Le comptable peut, dans l'exercice de ses fonctions, déléguer certaines de ses tâches à des membres du personnel placés sous sa responsabilité hiérarchique directe. L'acte de délégation définit les tâches confiées à ces personnes, ainsi que leurs droits et obligations.

Article 24

1. Le recouvrement de toute somme due au Centre donne lieu à l'émission d'un ordre de recouvrement par l'ordonnateur.

2. Le comptable assume la responsabilité des ordres de recouvrement qui lui sont transmis par l'ordonnateur.

3. Tout paiement en espèces au comptable ou au régisseur d'avances donne lieu à la délivrance d'un récépissé.

VI. COMPTABILITÉ, REDDITION ET VÉRIFICATION DES COMPTES, AUDIT, COUR DES COMPTES, OLAF

Article 25

1. La comptabilité est tenue en euros, par année civile, selon la méthode dite "en partie double". Elle retrace l'intégralité des recettes et des dépenses du 1er janvier au 31 décembre de chaque exercice et s'appuie sur les pièces justificatives.

Les comptes sont clôturés à la fin de l'exercice budgétaire pour permettre l'établissement des états financiers du Centre.

2. Les écritures de la comptabilité sont passées conformément à un plan comptable dont la nomenclature des postes budgétaires établit une nette séparation entre les comptes qui permettent l'établissement des états financiers et ceux qui permettent l'établissement du compte de gestion. Ces écritures peuvent être consignées dans des livres ou sur des fiches qui permettront d'établir un bilan mensuel général. Toute avance est comptabilisée sur un compte d'attente et régularisée au plus tard à la fin de l'exercice budgétaire suivant, sauf dans le cas des avances à caractère permanent.

3. Le Centre établit un bilan et un compte de gestion au plus tard le 30 avril de chaque année.

Le bilan fait apparaître la situation patrimoniale du Centre au 31 décembre de l'exercice financier échu.

Le compte de gestion comporte :

a) Un tableau "recettes" comprenant :

- les recettes escomptées du Fonds européen de développement basées sur les engagements approuvés de l'année en cours et ceux reportés d'exercices antérieurs;

- les recettes effectives provenant d'impôts sur les traitements et d'intérêts perçus;

- les autres recettes effectives.

b) Un tableau "dépenses" comprenant :

- les paiements effectifs pour des engagements de l'année reportés d'exercices budgétaires antérieurs;

- les paiements effectifs ou engagements à la charge du budget de l'année N;

- un tableau récapitulatif faisant apparaître les paiements effectifs pour le mobilier, l'équipement et autres articles d'inventaire;

- les engagements dont le report sur l'exercice budgétaire suivant est autorisé.

c) des notes sur les états financiers comprenant:

- les principes comptables appliqués;

- des tableaux récapitulatifs des crédits engagés, payés, annulés ou reportés pour les années précédentes et en cours;

- des notes détaillées et des calculs à l'appui des postes figurant dans les états financiers.

4. Chaque trimestre, un état financier est établi faisant apparaître la situation en ce qui concerne l'exécution du budget en cours et l'utilisation des crédits reportés; cet état doit être certifié par le comptable et transmis au Conseil d’Administration.

Article 26

Auditeurs externes

Le Conseil d’Administration du Centre désigne pour une durée maximale de 3 ans une firme d'audit, sélectionnée par appel d'offres, sur la base des recommandations du directeur du Centre.

Le mandat des auditeurs consiste à vérifier les livres et la trésorerie du Centre, à s'assurer que les inventaires et bilans ont été établis correctement et en toute bonne foi, et à veiller à ce que les informations concernant les comptes du Centre soient correctes.

L'objet de l'audit, qui s'effectue à partir des pièces comptables et, si nécessaire, sur place, est d'établir la légalité et la régularité des recettes perçues et des dépenses consenties, ainsi que la qualité de la gestion financière.

À la clôture de chaque exercice budgétaire, les auditeurs rendent compte au Conseil d’Administration de l'accomplissement de leur mandat au plus tard le 1er octobre suivant l'expiration de l'exercice budgétaire antérieur.

Sur la base de ce rapport et des états financiers, le Conseil d’Administration donne décharge au directeur pour l'exécution du budget.

Article 27

Conformément au règlement financier du 9ème FED, la Commission (au nom de la Communauté), la Cour des comptes et l'Office Européen de Lutte Antifraude (OLAF) peuvent procéder à des vérifications concernant les crédits accordés au Centre par le FED.

La Cour des comptes peut vérifier la légalité et la régularité des recettes et des dépenses, ainsi que le respect des dispositions de l'accord de Cotonou et celles du règlement financier du 9ème FED.

VII. RESPONSABILITÉ DES ORDONNATEURS, DES COMPTABLES ET DES RÉGISSEURS D'AVANCES

Article 28

Tout ordonnateur engage sa responsabilité disciplinaire et, éventuellement, pécuniaire lorsqu'il constate les droits à recouvrer ou émet les ordres de recouvrement, engage une dépense ou signe un ordre de paiement, sans se conformer au présent règlement financier. Il en est de même lorsqu'il néglige d'établir un acte engendrant une créance ou lorsqu'il néglige ou retarde, sans justification, l'émission d'ordres de recouvrement.

Cette responsabilité ne peut être invoquée à l'encontre de l'ordonnateur que lorsque la faute est intentionnelle ou résulte d'une négligence grave qui lui est imputable.

Article 29

1. Tout comptable engage sa responsabilité disciplinaire et, éventuellement, pécuniaire pour les paiements qu'il effectue sans respecter l'article 19.

Il est disciplinairement et pécuniairement responsable de toute perte et détérioration des fonds, valeurs et documents dont il a la garde, si cette perte ou détérioration résulte d'une faute intentionnelle ou d'une négligence grave qui lui est imputable.

Dans les mêmes conditions, il est responsable de l'exécution correcte des ordres qu'il reçoit pour l'emploi et la gestion des comptes bancaires et, notamment:

a) lorsque les paiements ou les recouvrements qu'il effectue ne sont pas conformes aux montants portés sur les ordres de paiement ou de recouvrement;

b) lorsqu'il effectue des paiements à des parties prenantes autres que les ayants droit.

2. Tout régisseur d'avances engage sa responsabilité disciplinaire, et éventuellement pécuniaire:

a) lorsqu'il ne peut justifier, par des pièces régulières, les paiements qu'il effectue;

b) lorsqu'il effectue des paiements à des parties prenantes autres que les ayants droit.

Il est disciplinairement et pécuniairement responsable de toute perte ou détérioration des fonds, valeurs et documents dont il a la garde, si cette perte ou détérioration a été causée par une faute intentionnelle ou a été due à une négligence grave qui lui est imputable.

Article 30

1. Les comptables et les régisseurs d'avances s'assurent contre les risques visés au présent article.

Le Centre couvre les frais d'assurance y afférents. Il précise les catégories de personnel qui exercent les fonctions de comptable et de régisseur d'avances, ainsi que les conditions dans lesquelles il prend à sa charge les coûts supportés par ce personnel pour se prémunir contre les risques inhérents à leurs fonctions.

2. Des indemnités spéciales sont accordées aux comptables et aux régisseurs d'avances. Le montant de ces indemnités est fixé dans un règlement établi par le Centre approuvé par le Conseil d’Administration. Les sommes correspondant à ces indemnités sont créditées mensuellement sur un compte que le Centre ouvre au nom de chacun de ces agents afin de constituer un fonds de garantie destiné à couvrir tout déficit de caisse ou de banque dont l'agent concerné se rendrait responsable, dans la mesure où ce déficit n'a pas été couvert par les remboursements des compagnies d'assurance.

Le solde créditeur de ces comptes de garantie est versé aux intéressés après la cessation de leurs fonctions de comptable ou de régisseur d'avances pour autant qu'ils aient reçu le quitus en ce qui concerne leur gestion.

3. Le directeur dispose d'un délai de deux ans après la transmission des états financiers au Comité des ambassadeurs pour statuer sur le quitus à donner au comptable ou au régisseur d'avances sur la base du rapport des auditeurs externes.

Article 31

La responsabilité pécuniaire et disciplinaire des ordonnateurs, des comptables et des régisseurs d'avances est déterminée conformément au régime applicable au personnel du Centre.

Article 32

Conflit d'intérêts

En ce qui concerne l'exécution du budget, les agents n'ont pas le droit d'intervenir lorsque leurs propres intérêts pourraient être en conflit avec ceux du Centre. Si une telle situation se présente, l'agent concerné doit s'abstenir de tout acte et en référer à son supérieur hiérarchique.

Il existe un conflit d'intérêts lorsque, dans le cadre de l'exécution budgétaire, l'agent ne peut pas exercer ses fonctions en toute impartialité et en toute objectivité en raison de liens familiaux ou personnels, d'affinités nationales ou politiques, d'intérêts économiques, ou pour tout autre motif créant un lien entre ses intérêts et ceux du bénéficiaire.

VII I. DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Article 33

La passation des marchés devra être faite conformément àla Réglementation générale relative aux marchés de travaux, fournitures et services tels qu’approuvés par le Conseil des Ministres ACP-CE, (*)

(*) (Décision 2/2002 du Conseil des Ministres ACP-CE du 7 octobre 2002 concernant la mise en œuvre des articles 28,29 et 30 de l'annexe IV de l'accord de Cotonou- JO L 320/1)

Article 34

Gestion pour compte de tiers

1. Conformément à son mandat, le Centre peut également gérer des crédits pour le compte de tiers. La liste de ces ressources figure dans une annexe au budget du Centre.

2. Le présent règlement financier s'applique à la gestion de ces ressources.

3. La gestion de ces ressources pour compte de tiers fait l'objet de comptes séparés.

4. Les états financiers de chacun des fonds gérés par le Centre pour compte d'un tiers comprennent un bilan et un compte de recettes et de dépenses, indiquant la situation au31 décembre de l'exercice budgétaire concerné. Ils sont certifiés conformément aux dispositions de l'accord signé entre le Centre et le tiers.

À défaut de telles dispositions, la certification est effectuée par les auditeurs externes du Centre.

5. Ces états financiers sont joints en annexe aux états financiers du Centre.

Article 35

1. Il est tenu un inventaire permanent de tous les biens meubles et immeubles constituant le patrimoine du Centre. Ne sont inscrits dans cet inventaire que les biens meubles dont la valeur est égale ou supérieure à 350 euros. Le numéro d'inventaire doit être inscrit sur chaque facture avant le paiement de celle-ci.

2. Les ventes de biens meubles et d'équipement dont la valeur d'achat unitaire est supérieure à 350 euros doivent faire l'objet d'une publicité appropriée.

3. La cession, la mise au rebut ou la disparition par perte, vol ou quelque cause que ce soit, des biens inventoriés donne lieu à l'établissement d'un rapport signé par le directeur et la personne responsable de l'équipement.

4. Le Centre tient un inventaire physique et comptable qui doit faire régulièrement l'objet d'un rapprochement. Ce rapprochement doit être visé par les auditeurs externes.

Article 36

Les États ACP, les États membres et la Communauté sont tenus, chacun dans la mesure qui le concerne, de prendre les dispositions nécessaires pour l'application de la présente décision.

Article 36 bis

Le règlement financier du Centre objet de la Décision n° 2/91 du 19 avril 1991 est abrogé.

Article 37

La présente décision entre en vigueur le jour de son adoption.

Fait à Bruxelles, le

Pour le Comité des ambassadeurs Le président

[1] JO C […] du […], p. […].

[2] JO L 317 du 15.12.2000, p. 3

[3] JO L 317 du 15.12.2000, p. 3 Accord modifié par la décision n° 1/2003 du Conseil des Ministres ACP-CE (JO L 141 du 7.6.2003, p. 25).

[4] JO L 317 du 15.12.2000, p. 3

[5] JO L 83/1 du 01.04.2003, p. 1