Rapport

sur les états financiers de l'Agence européenne pour l'évaluation des médicaments pour l'exercice clos le 31 décembre 2000, accompagné des réponses de l'Agence

(2001/C 372/03)

TABLE DES MATIÈRES

>TABLE>

OPINION DE LA COUR

1. Le présent rapport est adressé au conseil d'administration de l'Agence européenne pour l'évaluation des médicaments, conformément à l'article 57, paragraphe 10, du règlement (CEE) n° 2309/93(1) du Conseil.

2. La Cour a examiné les états financiers de l'Agence européenne pour l'évaluation des médicaments pour l'exercice clos le 31 décembre 2000. Conformément à l'article 57, paragraphe 7, du règlement (CEE) n° 2309/93 du Conseil, le budget a été exécuté sous la responsabilité du directeur exécutif. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des états financiers(2), conformément aux dispositions financières internes prévues à l'article 57, paragraphe 11, du règlement (CEE) n° 2309/93. La Cour des comptes est tenue de procéder à l'examen de ces comptes en vertu de l'article 248 du traité instituant la Communauté européenne.

3. La Cour a effectué son audit conformément à ses politiques et normes d'audit. Celles-ci ont été adaptées des normes internationales d'audit généralement admises, pour refléter le caractère spécifique du contexte communautaire. Elle a examiné les documents comptables et appliqué les procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. La Cour a obtenu, par cet audit, une base adéquate pour étayer l'opinion exprimée ci-après.

4. Cet examen a permis à la Cour d'obtenir l'assurance raisonnable que les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 2000 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

PRINCIPALES OBSERVATIONS CONCERNANT L'EXÉCUTION DU BUDGET DE L'AGENCE EUROPÉENNE POUR L'ÉVALUATION DES MÉDICAMENTS (LONDRES) POUR L'EXERCICE 2000

Exécution du budget et comptes budgétaires

5. L'exécution des crédits de l'exercice 2000 et des crédits reportés de l'exercice précédent est présentée au tableau 1(3).

6. Les crédits définitifs de l'exercice se sont élevés à 55,3 millions d'euros qui ont été engagés à hauteur de 51,8 millions d'euros (94 %). Les crédits opérationnels (titre III) (22,3 millions d'euros) ont été engagés à hauteur de 93 % (20,7 millions d'euros).

7. Du total des crédits reportés de 1999 (9 millions d'euros), 1,6 millions d'euros, soit 18 % du total des crédits reportés ont été annulés fin 2000.

8. En 2000, les reports de crédits ont augmenté de 32 % et se sont élevés à 11,8 millions d'euros. De ce montant, 5,9 millions d'euros concernaient la procédure d'évaluation des médicaments, qui est très longue et a nécessité un report de crédits, et 2,5 millions d'euros correspondaient à l'extension de salles de réunion et à leur réaménagement afin de permettre d'accroître les capacités d'évaluation des médicaments orphelins et autres. Malgré cela, l'Agence devrait s'efforcer de limiter le niveau des reports de crédits en renforçant le suivi de ses activités.

États financiers et tenue des comptes

9. Les tableaux 2 et 3 présentent respectivement le compte de gestion pour l'exercice 2000 et le bilan financier au 31 décembre 2000.

10. L'Agence a intégré dans la comptabilité de ses recettes pour 2000 les montants dus, mais non encore perçus (55 millions d'euros), et ce en dépit de son règlement financier qui dispose clairement qu'elle ne devrait inscrire que les montants effectivement perçus (45,5 millions d'euros). Ce problème de présentation n'affecte pas la fiabilité des comptes.

Gestion des ressources humaines

Politique du personnel

11. L'Agence a été mise en place en vertu du règlement (CEE) n° 2309/93 du Conseil, du 22 juillet 1993. Le personnel de l'Agence est soumis aux règles et réglementations applicables aux fonctionnaires et autres agents des Communautés européennes. Conformément à l'article 62 du règlement (CEE) n° 2309/93, le conseil d'administration, en accord avec la Commission, arrête les modalités d'application nécessaires.

12. La politique du personnel de l'Agence n'a pas encore été formellement définie dans un document unique, même si le directeur a déjà adopté des décisions sur certains aspects particuliers.

13. Seuls les premiers recrutements ont été réalisés par la Commission, qui a publié les vacances de postes et suivi les procédures de recrutement. Depuis, le recrutement habituel et la gestion du personnel ont été assurés par le service du personnel de l'Agence.

Évolution des effectifs et de l'activité de l'Agence

14. Le personnel de l'Agence ne comprend que des agents temporaires (AT), pour lesquels le nombre de postes est autorisé par l'autorité budgétaire chaque année en même temps que le budget. Par ailleurs, le budget peut accorder des crédits pour le recrutement d'agents auxiliaires (AA), dont la durée d'emploi est limitée à un an au maximum, et d'experts nationaux détachés (END).

15. Le tableau 4 retrace l'évolution du personnel de l'Agence et de sa répartition. La croissance des effectifs tend à se ralentir au cours des années récentes. Parallèlement, la proportion d'agents auxiliaires tend à diminuer. Fin 2000, la quasi totalité des agents étaient des AT.

16. Le tableau 5, qui analyse l'évolution des recrutements selon leur modalité, montre que 141 agents sur 288 (49 %) ont été recrutés comme agents temporaires par des procédures de type de concours externe. Un peu plus de la moitié des agents (51 %) ont été recrutés d'abord sous le statut d'auxiliaire (très souvent après avoir effectué un contrat comme intérimaire pour les catégories les plus basses), par la suite ils deviennent, au terme de procédures de nature essentiellement interne, temporaires. Ces résultats sont corroborés par l'examen d'un échantillon aléatoire de 25 agents qui peut être considéré comme représentatif du personnel de l'Agence. En moyenne, les frais de recrutement se sont élevés à environ 2290 euros par agent embauché. Les départs des agents aboutissent à un taux de rotation du personnel (AP, AT, AA et END) de 11 % en moyenne annuelle.

17. Aux fins de l'audit, les agents ont été classés en deux catégories:

- les agents chargés d'activités de support (agents de support) c'est-à-dire, des activités qui assurent la continuité du fonctionnement de l'Agence (par exemple, services d'administration, de comptabilité, de secrétariat, etc.),

- les autres agents dits opérationnels qui contribuent directement à la réalisation des objectifs de l'Agence.

18. En moyenne, 86 % des agents A sont à considérer comme opérationnels. Toutes catégories confondues, 72 % des agents de l'Agence pourraient être considérés comme opérationnels.

19. Le tableau 6 décrit l'évolution des coûts associés au personnel ainsi que les dépenses de fonctionnement au cours de la période 1995 à 2000. L'évolution des dépenses salariales a été moins rapide que celle des effectifs. Cette situation peut être attribuée à la politique de recrutement de l'Agence qui, à cause du cheminement du statut d'auxiliaire (souvent précédé d'un contrat d'intérimaire), retarde l'entrée dans la carrière et donc ralentit l'évolution de la masse salariale.

20. Pour appréhender la relation entre l'activité de l'Agence et l'évolution de son personnel et des coûts associés, cette dernière a été comparée à celle du montant des recettes de l'Agence au cours d'une année. Cette comparaison suggère que la gestion de l'Agence a un caractère sain dans la mesure où, en moyenne, l'utilisation de ressources humaines et son coût augmentent moins vite que l'activité demandée à l'Agence. Cette constatation est corroborée par le fait qu'en moyenne les dépenses de support (Titres I et II) croissent moins vite que les dépenses opérationnelles.

Conclusion

21. De manière générale, il apparaît que, même si depuis sa création l'Agence n'a pu embaucher le personnel prévu au tableau des effectifs figurant dans son budget, elle a pu y suppléer par le recrutement d'AA et d'END.

22. Pour recruter ses agents temporaires, l'Agence suit dans la majorité des cas un modèle de recrutement externe similaire à celui appliqué par les Institutions. L'Agence suit une procédure interne pour promouvoir ses agents auxiliaires comme agents temporaires.

23. Dans le cas de l'Agence, étant donné le développement attendu de ses activités et, par suite, de ses effectifs, il serait peut-être souhaitable que pour les postes relevant d'activités de support et d'activités opérationnelles nécessitant des qualifications de type administratif, elle s'associe avec les Institutions et autres organismes décentralisés pour effectuer ses recrutements sur une base la plus large possible. Par ailleurs, de manière générale, elle devrait améliorer son système de gestion et d'information en matière de personnel.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 25 octobre 2001.

Par la Cour des comptes

Jan O. Karlsson

Président

(1) JO L 214 du 24.8.1993, p. 18.

(2) En application de l'article 57, paragraphe 9, du règlement (CEE) n° 2309/93 du Conseil, le bilan de toutes les recettes et dépenses de l'Agence pour l'exercice 2000 a été établi le 29 mars 2001 et ensuite transmis au conseil d'administration de l'Agence, à la Commission et à la Cour des comptes, cette dernière l'ayant reçu le 10 avril 2001. La version abrégée de ces états financiers est présentée dans les tableaux annexés au présent rapport.

(3) Tous les tableaux de ce rapport ont été élaborés sur les valeurs les plus exactes possibles des données utilisées. Pour la présentation des chiffres, ceux-ci ont été arrondis, ce qui peut donner l'apparence d'erreurs de calcul. Un tiret indique une valeur inexistante ou nulle et 0,0 indique une valeur inférieure au seuil d'arrondi.

TABLEAUX 1 À 6

Tableau 1

Exécution budgétaire

>TABLE>

Tableau 2

Comptes de gestion des exercices 2000 et 1999

>TABLE>

NB:Il peut y avoir des différences dans les totaux en raison des arrondis.

Source:Tableau élaboré par la Cour des comptes sur la base des données établies par l'Agence.

Tableau 3

Bilan financier aux 31 décembre 2000 et 31 décembre 1999

NB:Il peut y avoir des différences dans les totaux en raison des arrondis.

Source:Tableau élaboré par la Cour des comptes sur la base des données établies par l'Agence.

>TABLE>

>TABLE>

Tableau 4

Évolution du personnel

>TABLE>

AT: Agents temporaires.

AA: Agents auxiliaires.

END: Experts nationaux détachés.

Tableau 5

Analyse de la variation des effectifs

>TABLE>

Tableau 6

Évolution du personnel et des coûts associés

>TABLE>

Réponses de l'agence

10. La question de savoir à quel moment l'EMEA doit reconnaître la subvention de la CE comme un revenu a été abordée pour la première fois dans le cadre de la préparation des comptes 1998. Cette année-là, se fondant sur l'article 28 du règlement financier de l'Agence, la Commission européenne n'a pas procédé au versement intégral de la subvention à l'EMEA. L'article 28 prévoit que la subvention doit être versée en fonction des besoins réels de trésorerie.

En 1998, dans le souci de dresser des états financiers reflétant la situation financière et budgétaire avec fidélité, l'Agence a jugé mieux indiqué de présenter la subvention votée pour chaque exercice comme un revenu afférent à cet exercice, étant donné que le cycle budgétaire annuel ne coïncide pas avec le cycle de la trésorerie. De plus, l'Agence est tenue de présenter un budget en équilibre. Pendant l'exercice, l'Agence et la Commission recherchent une solution permettant le versement de l'intégralité de la subvention avant la clôture de l'exercice budgétaire.

La question du traitement comptable des revenus par l'Agence sera examinée dans le contexte de la refonte du règlement financier. À l'heure actuelle, la direction de l'Agence considère toutefois que les politiques comptables mises en oeuvre reflètent correctement les résultats financiers de l'Agence. Des informations complémentaires concernant les ressources de trésorerie obtenues et les paiements effectués sont présentées de manière très détaillée dans le compte de gestion, conformément aux dispositions du règlement financier.

13. L'EMEA applique les dispositions du Statut des fonctionnaires et autres agents des communautés européennes, un document exhaustif concernant les conditions contractuelles et d'autres aspects de la politique du personnel, comme la conduite dans le cadre professionnel, l'évaluation de la formation et des performances. Le conseil de direction a adopté les règles d'application prévues dans le Statut du personnel, ces règles constituent les axes principaux de la politique de l'Agence en matière de personnel.

24. La création d'un secrétariat de recrutement interinstitutionnel offrira l'opportunité aux institutions et organes communautaires de réaliser des économies d'échelle dans certains domaines communs du recrutement. L'EMEA suivra la création de ce nouveau secrétariat avec attention et elle procédera à une analyse en vue de déterminer dans quelle mesure elle pourrait tirer profit des services de ce nouvel office.

En 2000, l'Agence a procédé à la sélection d'un nouveau système de base de données concernant le personnel au moyen d'une procédure d'appel d'offres. L'implémentation du système sélectionné a démarré en décembre 2000 et a bien progressé depuis lors. Le système est opérationnel pour le personnel de l'administration et du contrôle financier, les fonctions de l'Intranet seront prochainement mises à la disposition de tout le personnel de l'Agence.