RÉSOLUTION (UE) 2022/1710 DU PARLEMENT EUROPEEN

du 4 mai 2022

contenant les observations qui font partie intégrante de la décision concernant la décharge sur l’exécution du budget général de l’Union européenne pour l’exercice 2020, section IX — Contrôleur européen de la protection des données

LE PARLEMENT EUROPÉEN,

— vu sa décision concernant la décharge sur l’exécution du budget général de l’Union européenne pour l’exercice 2020, section IX — Contrôleur européen de la protection des données,

— vu l’article 100 et l’annexe V de son règlement intérieur,

— vu l’avis de la commission des libertés civiles, de la justice et des affaires intérieures,

— vu le rapport de la commission du contrôle budgétaire (A9-0086/2022),

A. considérant, dans le contexte de la procédure de décharge, que l’autorité de décharge tient à souligner qu’il est particulièrement important de renforcer davantage la légitimité démocratique des institutions de l’Union en améliorant la transparence et la responsabilité et en appliquant les concepts de budgétisation axée sur les performances et de bonne gestion des ressources humaines;

B. considérant que la protection des données est un droit fondamental protégé par le droit communautaire et inscrit à l’article 8 de la charte des droits fondamentaux de l’Union européenne;

C. considérant que l’article 16 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne dispose que le respect des règles relatives à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel les concernant est soumis au contrôle d’une autorité indépendante;

D. considérant que le règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil (1) prévoit la création d’une autorité indépendante, le Contrôleur européen de la protection des données (ci-après le «Contrôleur»), chargée de protéger et de garantir le droit à la protection des données et à la vie privée, et à laquelle il incombe de s’assurer que les institutions, organes et organismes de l’Union adoptent une culture forte de la protection des données;

E. considérant que le Contrôleur s’acquitte de ses fonctions en étroite coopération avec ses homologues, les autorités de protection des données (APD), dans le cadre du comité européen de la protection des données (ci-après le «comité») et qu’il sert l’intérêt public tout en étant guidé par des principes d’impartialité, d’intégrité, de transparence et de pragmatisme;

F. considérant que le Contrôleur délègue les compétences de l’ordonnateur au directeur conformément à la charte des missions et responsabilités du Contrôleur concernant le budget et l’administration, prévue conformément à l’article 72, paragraphe 2, du règlement (UE, Euratom) 2018/1046 du Parlement européen et du Conseil (2), tandis que la fonction de comptable du Contrôleur est exercée par le comptable de la Commission, conformément à la décision du Contrôleur européen de la protection des données du 1er mars 2017;

G. considérant qu’en raison de la pandémie de COVID-19, le Contrôleur doit réviser et adapter son fonctionnement interne et ses méthodes de travail pour continuer à s’acquitter de sa mission;

1. constate avec satisfaction que la Cour des comptes (ci-après la «Cour») n’a relevé, dans le cas du Contrôleur, aucune déficience notable lors de sa vérification des domaines liés aux ressources humaines et aux marchés publics;

2. souligne que, sur la base de ses travaux d’audit, la Cour a conclu que les paiements relatifs aux dépenses administratives des institutions, y compris ceux du Contrôleur, pour l’exercice 2020 étaient, dans leur ensemble, exempts d’erreur significative; se félicite du fait que la Cour n’a identifié aucun problème spécifique lié à la régularité des opérations;

3. est conscient que le chapitre 9 «Administration» du rapport annuel de la Cour est axé sur les dépenses relatives aux ressources humaines, aux immeubles, à l’équipement, à l’énergie, aux communications et aux technologies de l’information et que la Cour indique que ces dépenses présentent un risque faible;

Gestion budgétaire et financière

4. constate qu’en 2020, le budget alloué au Contrôleur s’élevait à 19 476 998 EUR, soit une augmentation de 16,3 % par rapport au budget de 2019, de 16 638 572 EUR; comprend que cette augmentation générale est à imputer principalement aux effets des nouvelles tâches prévues par le règlement (UE) 2018/1725 (également appelé le «RGPD pour les institutions de l’Union européenne») et des nouvelles responsabilités de supervision visant les autorités répressives et les agences de coopération judiciaire (par exemple le Parquet européen et Eurojust); observe que d’autres éléments ont participé à cette augmentation, comme la consolidation du secrétariat du comité européen de protection des données effectuée par le Contrôleur, la stratégie 2020-2024 du Contrôleur en lien avec le nouveau mandat, et les indemnités temporaires prévues pour la fin du mandat du précédent Contrôleur;

5. observe que la pandémie de COVID-19 a eu une incidence négative sur l’exécution du budget (73 % en 2020 contre 91,97 % en 2019); note que cette incidence est particulièrement visible dans les budgets des missions et des formations (exécution inférieure à 17 %) et dans l’organisation des réunions, y compris le remboursement des frais d’experts et le service de restauration (exécution inférieure à 15 %); remarque que les économies en découlant représentent 2 183 000 EUR, à savoir 11 % de la consommation du budget global;

6. note en outre que la pandémie de COVID-19 a eu des répercussions indirectes sur d’autres parties du budget qu’il est impossible de quantifier avec précision, comme les lignes budgétaires relatives aux salaires, en raison de retards dans les recrutements prévus pour 2020, et la ligne budgétaire consacrée aux immeubles, qui a été touchée par des retards dans l’occupation de l’immeuble en intégralité, lequel est toujours partagé avec le Médiateur;

7. observe qu’à la suite de la hausse des effectifs du Contrôleur en 2019, les lignes budgétaires consacrées au salaire des fonctionnaires et des agents contractuels ont augmenté de 22 %; comprend que, étant donné que les coûts liés aux RH représentent une part importante du budget global, le retard dans les procédures de recrutement (autre conséquence de la pandémie de COVID-19) ait eu une incidence négative sur l’exécution de l’ensemble du budget;

8. fait observer que l’investissement du Contrôleur dans sa transformation numérique a au moins partiellement compensé le faible taux d’exécution du budget, les lignes budgétaires liées à l’informatique pour le Contrôleur et le comité ayant dépassé l’allocation initiale (109 %); remarque que certains crédits budgétaires alloués aux missions, aux déplacements, à la traduction et à l’interprétation ont été réaffectés au personnel et aux équipements et services informatiques;

9. relève que, sur les 36 procédures de passation de marchés lancées par le Contrôleur en 2020, seulement 1 était une procédure ouverte et les autres étaient des procédures négociées, dont cinq procédures sans publication préalable d’un avis de marché; prend acte des difficultés rencontrées par le Contrôleur en matière de marchés publics et du fait qu’en raison de la taille réduite de l’institution, le Contrôleur participe à des procédures conjointes de passation de marchés, étant donné qu’elles sont plus efficaces du point de vue financier, tout en devant appliquer les normes les plus strictes en matière de protection des données à l’objet de ces procédures, ce qui a probablement également contribué à la faible exécution du budget en 2020;

10. salue les efforts constants déployés par le Contrôleur pour devenir une organisation dématérialisée, notamment la poursuite des entretiens sans recours au papier en 2020, l’intention d’automatiser les rapports de notation, de stage et d’évaluation grâce à la mise en service de nouveaux modules dans l’interface des ressources humaines en 2021 et la mise en œuvre en 2020 de systèmes financiers dématérialisés en ce qui concerne le traitement des paiements, la gestion du budget et les passation de marchés;

Gestion interne, performances, contrôle interne

11. exprime ses condoléances à l’occasion du décès du Contrôleur, Giovanni Buttarelli, survenu en août 2019; prend acte du fait que Wojciech Wiewiorowski a pris ses fonctions en décembre 2019 pour un mandat de cinq ans; convient que la position de Contrôleur adjoint occupée par M. Wiewiorowski et la bonne connaissance de l’institution qu’il en a acquise ont contribué à faciliter une transition difficile;

12. salue l’adoption du nouvel outil de gestion — appelé «Bluebell» — conçu par l’Agence exécutive du Conseil européen de la recherche (ERCEA), qui permet de mieux prévoir et suivre l’exécution réelle des lignes budgétaires à partir des données téléversées par les unités opérationnelles, ce qui présente deux avantages: la diminution considérable des interventions manuelles et une fiabilité accrue des données;

13. se félicite qu’en 2020, les méthodes de travail aient été adaptées à la suite de la pandémie de COVID-19 et que toutes les signatures et procédures sur papier aient été numérisées, simplifiant et accélérant les procédures administratives; comprend que le Contrôleur ait été obligé de reporter les audits sur place étant donné qu’il était impossible d’y procéder à distance en raison de la sensibilité des données à traiter;

14. note que les réunions physiques ont été remplacées par des réunions en ligne, moins onéreuses et moins chronophages; observe que le remplacement des réunions physiques a eu un impact plus important sur les réunions du comité, qui se tenaient auparavant tous les mois ou tous les deux mois, avec des frais de déplacement et d’interprétation élevés, et qu’elles ont été remplacées par des réunions virtuelles toutes les deux semaines;

15. se félicite de la publication en juin 2020 par le Contrôleur de sa stratégie 2020-2024 intitulée «Façonner un avenir numérique plus sûr: une nouvelle stratégie pour une nouvelle décennie», axée sur les trois piliers que sont la prospective, l’action et la solidarité, qui vise à répondre aux défis numériques pour garantir un avenir plus sûr, plus juste et plus durable; observe que le Contrôleur a conçu huit indicateurs clés de performance (ICP) clairs pour suivre la mise en œuvre de la stratégie; fait remarquer que les objectifs de cinq des huit ICP ont été atteints ou dépassés en 2020, notamment le nombre de dossiers traités au niveau international (42 dossiers pour un objectif de 10) et le nombre d’avis ou d’observations publiés en réponse aux consultations (5 avis et 12 observations formelles pour un objectif de 10 dossiers); souligne que les ICP mentionnés illustrent le rôle essentiel joué par le Contrôleur dans la réponse de l’Union à la pandémie de COVID-19 en ce qui concerne la garantie des droits fondamentaux à la protection des données et à la vie privée;

16. fait observer que, pour effectuer des contrôles ex ante de ses transactions, des aspects tant opérationnels que financiers, le Contrôleur a intégré les listes de contrôle mises à jour au système électronique de gestion informatisée des tâches «Speedwell», lequel est connecté au système comptable et facilite les contrôles de base des paiements et des engagements;

17. constate qu’à la suite d’une réorganisation interne fin 2019, l’ancien vérificateur ex post a été déployé dans l’équipe finance et n’a dès lors pas pu effectuer le contrôle ex post pour éviter le risque d’autorévision; comprend qu’il est difficile pour une petite institution de trouver un successeur doté d’une compréhension fine du cadre financier juridique et réglementaire en dépit du lancement d’un appel à manifestation d’intérêt; invite instamment le Contrôleur à étudier et à mettre en œuvre la solution alternative la plus adaptée parmi celles qui ont déjà été proposées dans son rapport annuel;

18. note que le service d’audit interne (SAI) de la Commission a effectué un audit des activités de supervision du Contrôleur relatives à Europol afin d’évaluer si le système de contrôle interne relatif aux activités de supervision d’Europol était adéquat et efficace; se félicite que les auditeurs aient reconnu les efforts continus déployés par le Contrôleur pour améliorer les dispositifs de gouvernance et les systèmes de contrôle interne pour la supervision d’Europol; est conscient que le rapport d’audit final a été publié en septembre, que le Contrôleur a peu après présenté au SAI un plan d’action qui tenait compte de l’ensemble des recommandations jugées adéquates par le SAI afin d’atténuer les risques détectés; fait remarquer que ces risques étaient principalement liés aux défaillances dans le suivi des recommandations émises par le Contrôleur et provenaient du traitement d’informations sensibles non classées et classées par les systèmes informatiques;

Ressources humaines, égalité et bien-être du personnel

19. relève qu’en 2020, le Contrôleur comptait au total 113 membres du personnel, contre 96 en 2019; souligne qu’en 2020, les autorités budgétaires ont attribué vingt nouveaux postes pour endosser les responsabilités supplémentaires énoncées dans le règlement (UE) 2018/1725, les nouvelles tâches de supervision visant les autorités répressives et les agences de coopération judiciaire, et les nouvelles responsabilités découlant de la consolidation du comité auquel le Contrôleur fournit un secrétariat indépendant;

20. relève le taux d’emploi très faible de 86,90 % du tableau des effectifs; comprend que le Contrôleur a utilisé la liste de réserve des 33 experts en matière de protection des données provenant du concours 2018 et a également recruté des agents contractuels pour répondre à des besoins spécifiques ou pourvoir des postes temporairement vacants en raison d’absences prolongées; prend acte des difficultés rencontrées par les institutions de l’Union pour attirer des experts dans des domaines spécifiques, en raison notamment de la faible concurrence et de l’attrait limité des salaires; souligne à quel point il est compliqué pour le Contrôleur de recruter des agents de la protection des données hautement spécialisés par l’EPSO et comprend la nécessité d’organiser des concours spécialisés pour tirer parti des connaissances et de l’expérience acquises par les agents contractuels; encourage le Contrôleur à continuer à mettre en œuvre les bonnes pratiques validées par les autres institutions dans les procédures de recrutement, notamment les entretiens à distance et les tests en ligne;

21. relève, au vu de la taille de l’institution, l’évolution favorable de la répartition géographique du personnel dans son ensemble, qui représentait vingt États membres en 2020; salue l’introduction de trois nationalités par rapport à 2019 et note une réduction de la part disproportionnée de postes occupés par des ressortissants belges (de 27 % à 23 %); remarque que la répartition géographique de l’encadrement intermédiaire et supérieur ne change pas; comprend que la nécessité de disposer de profils spécialisés pour répondre au mandat du Contrôleur peut limiter les comités de sélection lorsque ceux-ci abordent l’aspect géographique et encourage le Contrôleur à envisager de nouvelles mesures pour assurer une représentation plus équilibrée;

22. invite le Contrôleur à continuer de faire attention aux questions liées à l’équilibre hommes-femmes, à l’égalité des chances et à la répartition géographique, en particulier pendant les procédures de sélection; suggère que le Contrôleur envisage de rendre obligatoire une formation sur les préjugés sexistes inconscients et sur l’application de la politique d’égalité des chances pour les cadres et les membres des comités de sélection;

23. constate qu’en 2019 et en 2020, l’équilibre hommes-femmes est resté constant dans le personnel de manière générale, soit environ 58 % de femmes et 42 % d’hommes; observe qu’au niveau de l’encadrement intermédiaire, les chiffres restent les mêmes qu’en 2019, avec 75 % de femmes et 25 % d’hommes; relève que, comme en 2019, les deux postes d’encadrement supérieur sont occupés par des hommes; se félicite que la stratégie 2020-2024 comporte un engagement en faveur de l’intégration de la dimension de genre, à l’appui de la stratégie en matière d’égalité des chances approuvée en 2017;

24. note que le Contrôleur offre plusieurs formules de travail et que tous les agents bénéficient d’horaires souples, exception faite des bénéficiaires d’une indemnité de management; observe qu’avant la pandémie de COVID-19, les femmes représentaient la majorité des usagers des formules souples de travail, à savoir le télétravail (61,6 % en 2019 et 67,5 % en 2020), le temps partiel (89 % en 2019 et 87,5 % en 2020), le congé parental (87 % en 2019 et 90 % en 2020) et le crédit-temps (100 % en 2019 et 2020); souligne le déséquilibre disproportionné entre hommes et femmes parmi les usagers, et demande dès lors au Contrôleur d’intensifier ses activités de communication concernant la viabilité et les avantages de ces formules, à savoir au moyen de sessions d’information obligatoires pour les nouveaux arrivants, et de garantir que le recours à ces formules de travail ne pénalisera en aucun cas l’évolution de carrière des membres du personnel;

25. note que, à la suite de la pandémie de COVID-19, le Contrôleur a adopté le télétravail comme régime de travail général le 12 mars 2020 et pris la décision le 19 mars 2020 de prolonger le régime de télétravail jusqu’au 13 avril 2020; souligne que les agents du Contrôleur ont fait un usage intensif du télétravail comme outil de flexibilité pour garantir la continuité des activités et gérer les conditions difficiles imposées par la pandémie de COVID-19, et note que, en conséquence, tous les postes ont pu en faire usage; observe que le Contrôleur a publié en 2020 un «Guide sur le télétravail»; est conscient que, à l’automne 2020, le régime de télétravail est seulement partiel et que l’accès aux bureaux de l’institution a progressivement augmenté en fonction de la situation sanitaire;

26. fait observer qu’une décision du directeur sur le télétravail depuis l’étranger a autorisé le télétravail depuis l’étranger entre le 15 juin et le 15 septembre 2020, à condition que les jours de télétravail soient couplés à un nombre égal de jours de congé annuel; estime que la nécessité de mieux prendre en considération la vie privée et la vie professionnelle du personnel pendant le confinement justifiait pleinement une telle mesure exceptionnelle;

27. note que tout le personnel s’est vu fournir un équipement informatique pour le télétravail sans coût supplémentaire, au titre des conditions de l’accord de niveau de service (ANS) en vigueur avec le Parlement; observe que le personnel a eu la possibilité de se faire rembourser un écran plus grand et une chaise ergonomique (jusqu’à 150 EUR et 200 EUR respectivement) grâce au régime commun d’assurance maladie (RCAM);

28. se félicite qu’en mars 2020, le Contrôleur ait adopté des lignes directrices pour reconnaître, prévenir et gérer l’épuisement professionnel et que les formations se soient trouvées axées sur la gestion du stress et sur le renforcement de la résilience, l’accent étant mis particulièrement sur la prévention de l’épuisement professionnel dans le programme de 2021; encourage l’équipe d’encadrement à s’attaquer immédiatement à tout symptôme d’un éventuel épuisement professionnel et à en analyser les causes;

29. note qu’aucun cas de harcèlement n’a été signalé en 2020 et apprécie qu’en décembre 2020, le Contrôleur ait signé une révision de sa décision contre le harcèlement afin de clarifier les droits et obligations de chaque partie; se félicite que le rôle de la personne de confiance ait été renforcé et qu’une procédure de nomination ait été mise en place; regrette l’absence de formation sur le harcèlement ou sur le lancement d’alertes éthiques en 2020 et invite le Contrôleur à faire pleinement usage des canaux numériques pour proposer régulièrement des formations en la matière à l’ensemble du personnel (exception faite des nouveaux arrivants) et les actualiser; se félicite qu’en 2021, le Contrôleur ait commencé à proposer une présentation obligatoire sur le harcèlement aux nouveaux arrivants pendant les journées d’accueil;

30. se félicite de la création du poste de coordinateur bien-être, lequel servira de point de contact pour toutes les questions du personnel à ce sujet et travaillera avec d’autres acteurs clés afin de veiller à l’organisation d’activités axées sur le bien-être;

31. note qu’au total, 16 stagiaires ont été recrutés en 2020 pendant deux sessions, en mars et en juillet 2020; salue le fait que tous les stagiaires étaient payés par le Contrôleur, bien que par l’intermédiaire de la DG EAC de la Commission; observe que tous les stagiaires se sont vu fournir un ordinateur portable et un jeton pour télétravailler; se félicite que le Contrôleur ait autorisé les stagiaires à travailler depuis l’étranger si ceux-ci en faisaient la demande;

Cadre éthique et transparence

32. remarque que le cadre éthique du Contrôleur a été mis à jour en 2019, que tous les nouveaux arrivants doivent ainsi assister à une présentation obligatoire sur le sujet pendant leur formation initiale et qu’en outre, un questionnaire sur la sensibilisation du personnel est envisagé pour 2021; se félicite de la nomination, en mai 2021, du nouveau responsable des questions d’éthique, qui est actuellement chargé de mettre à jour la formation, d’organiser des présentations du cadre éthique à l’intention du personnel et de mettre en place une enquête sur la sensibilisation du personnel; se félicite que le Contrôleur dispose d’un espace dédié sur l’intranet permettant d’informer les membres du personnel de son cadre éthique et de le sensibiliser à celui-ci, comprenant tous les documents et procédures pertinents;

33. rappelle que le code de conduite des membres du personnel a été révisé en décembre 2019 de manière à l’adapter aux changements intervenus dans l’institution et au nouveau cadre juridique, en particulier pour intégrer le règlement (UE) 2018/1725, ainsi que pour inclure des membres du personnel du secrétariat du comité; note que le code de conduite spécifique pour les contrôleurs de la protection des données a également été révisé et adopté en décembre 2019 dans le but d’intégrer des perspectives éthiques dans leur travail quotidien; note qu’à la suite de l’appel du Parlement, le Contrôleur a décidé d’entamer l’élaboration d’un code de conduite pour les postes d’encadrement supérieur;

34. observe que le Contrôleur n’utilise actuellement pas le registre de transparence interinstitutionnel, mais publie sur son site internet le programme et les interventions du Contrôleur, y compris les réunions avec des représentants d’intérêts, afin de garantir la responsabilité envers les citoyens; encourage le Contrôleur à étudier les moyens de relier son propre registre au registre de transparence;

Transformation numérique, cybersécurité, protection des données

35. constate avec plaisir que le Contrôleur accorde de l’importance à l’analyse des possibilités, des risques et des défis que peuvent représenter les technologies innovantes et autres initiatives pour la protection des données et les données à caractère personnel des personnes physiques afin de façonner un avenir numérique plus sûr pour l’Union, comme le Contrôleur l’a inscrit dans sa stratégie 2020-2024;

36. reconnaît le rôle du Contrôleur dans le débat mondial sur l’éthique numérique, notamment concernant le développement de l’intelligence artificielle et des technologies de reconnaissance faciale; souligne que le Contrôleur copréside le groupe de travail sur l’éthique et la protection des données dans le domaine de l’intelligence artificielle de la «Global Privacy Assembly (GPA)», le forum international des autorités chargées de la protection des données et de la vie privée au niveau mondial, sur la question de l’intelligence artificielle et de l’éthique numérique;

37. est conscient que ce sont la Commission ou le Parlement qui fournissent l’infrastructure informatique principale et les outils et services back office utilisés par le Contrôleur, conformément à l’ANS relatif à l’utilisation de services informatiques; salue l’initiative destinée à enclencher un processus de renforcement des capacités informatiques du Contrôleur en recrutant un agent d’appui informatique afin qu’il apporte, entre autres, un appui informatique global, serve de point de contact et de liaison pour l’ensemble des applications informatiques utilisées par l’institution, évalue les besoins actuels et futurs en informatique et propose et mette en œuvre des solutions; se félicite qu’en 2020, le Contrôleur ait décidé de lancer l’«Analyse des lacunes informatiques» pour analyser le besoin en appui informatique pour certaines missions, cartographier les outils et systèmes existants, et ensuite repérer les éventuelles lacunes;

38. remarque qu’en décembre 2020, le Contrôleur a signé un ANS avec la CERT-UE (équipe d’intervention en cas d’urgence informatique pour les institutions, organes et agences de l’Union européenne) concernant la fourniture d’une gamme plus large de services de cybersécurité (activités de sensibilisation, exercices de cybersécurité, notification de menaces et vulnérabilités informatiques qui peuvent affecter le Contrôleur, et aide ad hoc pour gérer des incidents de cybersécurité); note que, pour donner suite à un audit interne, le Contrôleur a prévu de mettre en œuvre les recommandations liées à la cybersécurité, comme l’intégration des risques de cybersécurité dans un nouveau cadre de gestion du risque amélioré et un nouveau processus destiné à évaluer régulièrement le niveau de cybersécurité de ses prestataires de services;

39. note qu’au cours de 2020, le Contrôleur a poursuivi le processus de transition vers le cadre de protection des données visé au règlement (UE) 2018/1725, tout en garantissant la continuité des activités pendant la pandémie de COVID-19; se félicite que le Contrôleur ait nommé un délégué à la protection des données à temps plein en septembre 2020 pour renforcer ses capacités de surveillance des activités de traitement des données à caractère personnel et pour mettre en œuvre des garanties et atténuer les risques pour les droits et les libertés des personnes concernées;

40. demande au CEPD de cartographier l’utilisation actuelle des technologies open source dans les institutions de l’Union et d’évaluer la valeur ajoutée de la priorité accordée au développement d’outils open source en matière de protection des données et de la vie privée;

Bâtiments et sécurité

41. rappelle que l’augmentation des effectifs du Contrôleur a nécessité un accord avec le Parlement afin d’acquérir des espaces de bureaux supplémentaires et d’occuper l’ensemble du bâtiment partagé, à l’époque, avec le Médiateur européen; rappelle que les lignes budgétaires consacrées aux bâtiments, au mobilier et à l’équipement ont donc été augmentées afin de couvrir les coûts supplémentaires liés aux loyers et aux charges supplémentaires; note que le retard pris dans la montée en puissance prévue a entraîné une faible exécution de ces lignes budgétaires;

42. encourage le Contrôleur à tenir compte des besoins des personnes à mobilité réduite ou qui souffrent d’autres handicaps dans sa stratégie immobilière, en élargissant la définition d’«aménagement raisonnable», en envisageant des solutions réelles pour faciliter l’accès des personnes en situation de handicap aux outils et plateformes informatiques, et à s’aligner sur l’approche des institutions de l’Union en matière de soins médicaux et de couverture médicale;

Environnement et durabilité

43. salue les nombreuses actions entreprises par le Contrôleur pour réduire son empreinte environnementale; note qu’en 2020, le Contrôleur a maintenu son cap vers la dématérialisation de l’institution, approuvant sans réserve la gestion électronique complète des factures et des paiements et la signature électronique des documents;

44. se félicite que le Contrôleur incite à utiliser les transports publics, en remboursant 50 % des frais de transport public, ainsi que le vélo, en mettant à disposition un nombre adapté de supports à vélos dans son garage;

45. encourage le Contrôleur à entreprendre des actions concrètes en faveur du développement durable et à adhérer au système de management environnemental et d’audit de l’Union (EMAS) créé par la Commission afin de permettre aux organisations d’évaluer et d’améliorer leur performance environnementale et d’en rendre compte;

46. encourage le Contrôleur à contacter le service d’assistance pour les marchés publics écologiques géré par le Parlement depuis 2017, spécialisé dans les questions de développement durable, les questions environnementales et les aspects sociaux des marchés publics;

Communication et diffusion

47. prend acte de la publication de la stratégie 2020-2024 du Contrôleur, ainsi que d’une nouvelle brochure et d’une nouvelle vidéo; remarque que le Contrôleur a également mis au point une stratégie de communication cohérente et ciblée associant divers acteurs afin de rendre compte des dernières évolutions de la pandémie de COVID-19 et de traiter les questions de protection des données qui en découlent;

48. salue l’intérêt que porte le Contrôleur aux réseaux sociaux et aux autres plateformes pour garantir une meilleure diffusion des informations; souligne en particulier les projets pilotes publics Mastodon (solution de rechange à Twitter ou Instagram) et PeerTube (solution de rechange à YouTube), et comprend que l’objectif est de parvenir à un consensus avec d’autres institutions de l’Union concernant une plateforme de l’Union commune tout en étudiant d’autres possibilités comme le fait que l’Union héberge les réseaux sociaux open source; estime que le fait de mettre à la disposition des citoyens des informations sur les plateformes non propriétaires contribue à préserver l’indépendance et la transparence des institutions publiques;

49. encourage le Contrôleur à lancer des initiatives de communication visant à accroître son rôle et à mieux faire comprendre sa mission à un public plus large; note que le 21 janvier 2020, le Privacy Camp a organisé le sommet entre le CEPD et la société civile pour discuter de l’état de la protection des données et de la vie privée au sein de l’Union avec les organisations de la société civile; observe que le Contrôleur a organisé en octobre 2020 un atelier en ligne sur le thème «La protection des données dans les organisations internationales en temps de crise»;

50. remarque qu’en 2020, le total des frais de traduction s’élevait à 1 250 827,45 EUR, dont 342 255,65 EUR concernaient le Contrôleur et 908 571,80 EUR le comité; invite le Contrôleur à continuer d’étudier l’utilisation de la traduction neuronale effectuée par des machines spécifiques ainsi que d’autres options avec la Commission, le Centre de traduction et l’Organisation mondiale de la propriété intellectuelle (OMPI);

Coopération interinstitutionnelle

51. remarque avec satisfaction qu’en 2020 également, et ce malgré la pandémie de COVID-19, le Contrôleur a pu proposer plusieurs sessions de formation à de nombreuses institutions de l’Union pour les conseiller sur la façon de protéger les données à caractère personnel des personnes physiques;

52. se félicite que le Contrôleur ait publié un guide sur l’analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD); souligne que, depuis l’entrée en vigueur du règlement (UE) 2018/1725, le Contrôleur surveille l’utilisation de l’AIPD dans les institutions de l’Union au moyen d’un questionnaire distribué en février 2020, et qu’un rapport a été publié pour y donner suite en juillet 2020;

53. convient que, à cause des flux de données transfrontaliers, il y a lieu d’envisager la protection des données dans un cadre mondial; estime que la participation active du Contrôleur à un certain nombre d’enceintes internationales est cruciale pour façonner et partager les bonnes pratiques, établir et développer des orientations et créer des procédures cohérentes fondées sur une compréhension commune des règles de protection des données; note que le Contrôleur est un membre actif de la Global Privacy Assembly (anciennement connue sous le nom de Conférence internationale des Commissaires à la protection des données et à la vie privée);

54. invite le Contrôleur à faire en sorte que le réseau des délégués à la protection des données (DPD) conserve son dynamisme en se réunissant deux fois par an afin de garantir la cohérence et l’alignement du traitement des questions de protection des données dans les institutions de l’Union;

55. est conscient que le Contrôleur est un membre à part entière du comité, l’organe indépendant établi au titre du règlement général sur la protection des données (RGPD) qui encourage la coopération entre les autorités nationales de protection des données afin de garantir l’application cohérente des règles de protection des données dans l’ensemble de l’Union; comprend qu’un protocole d’accord définit les modalités de coopération entre le comité et le Contrôleur, ce dernier étant membre et fournissant un secrétariat indépendant qui apporte un soutien administratif et logistique, effectue des travaux d’analyse et contribue aux tâches du comité;

56. remarque notamment que l’équipe juridique du secrétariat du comité a rédigé plus de 60 % des lignes directrices, avis, recommandations et déclarations adoptés par le comité en 2020, comme suit: 13 lignes directrices, 2 recommandations, 32 avis, sa première décision juridiquement contraignante de résolution d’un différend, et des conseils juridiques; souligne que le Contrôleur a assisté à l’ensemble des 27 réunions plénières du comité organisées en 2020; fait remarquer que la plus grande partie du travail effectué par le comité se déroule au sein de sous-groupes d’experts, chacun travaillant sur un domaine spécifique de la protection des données, et que le Contrôleur participe à tous les sous-groupes d’experts du comité et est corapporteur ou rapporteur principal pour de nombreux dossiers;

57. observe que, le 15 décembre 2020, le Contrôleur, le secrétariat du comité et les autres membres du comité ont adopté le mandat de la réserve d’experts, créée pour aider dans le travail d’enquête et les activités d’exécution présentant un intérêt commun significatif et améliorer la coopération et la solidarité entre tous les membres du comité;

58. se félicite qu’en 2020, le Contrôleur ait également publié plusieurs avis dans le cadre de son devoir de conseil auprès de la Commission, du Parlement et du Conseil sur la législation et les initiatives stratégiques qui ont des répercussions sur la protection des données à caractère personnel;

59. relève que le retrait du Royaume-Uni de l’Union a eu des répercussions sur les transferts de données à caractère personnel d’organisations soumises au RGPD vers des organisations établies au Royaume-Uni et se félicite donc des orientations fournies par le Contrôleur aux parties prenantes, qui tiennent compte des effets juridiques de ces transferts sur la protection des données de l’Union; note en particulier que le Contrôleur a exprimé un certain nombre de préoccupations dans son avis 14/2021, qui ont été prises en compte par la Commission dans les décisions relatives au RGPD et à la directive en matière de protection des données dans le domaine répressif en lien avec le Royaume-Uni;

60. apprécie la coopération entre le Contrôleur et le Parquet européen visant à intégrer les règles de protection des données dans les procédures et les systèmes informatiques du Parquet, un défi de taille au vu de la structure à plusieurs niveaux du Parquet et de l’interaction entre le règlement du Parquet et les dispositions nationales qui requiert une coordination avec les autorités nationales de protection des données;

61. constate également que, fin 2019, un nouveau cadre de surveillance pour le traitement des données à caractère personnel à Eurojust est entré en vigueur, cadre dans lequel le Contrôleur a pour tâche de contrôler le respect par Eurojust des règles de l’Union applicables en matière de protection des données; salue à cet égard l’étroite collaboration qu’ont entretenue le Contrôleur et Eurojust tout au long de l’année 2020;

62. prend note qu’en 2020, le Contrôleur a conclu ou modifié à la fois des accords interinstitutionnels de niveau de service et des accords administratifs avec le PMO, la DG HR, la DG EAC, la DG BUDG et la DG CERT-UE de la Commission, ainsi qu’un nouvel accord administratif avec trois directions générales du Parlement (DG INLO, DG SAFE et DG PERS) concernant les bâtiments, la logistique et les services de sécurité;

63. souligne l’importance de l’arrêt de la Cour de justice dans l’affaire C-311/18 (arrêt «Schrems II») qui invalide le bouclier de protection des données UE-États-Unis; reconnaît le rôle du Contrôleur dans le contrôle de la conformité des transferts effectués dans le cadre des relations contractuelles avec des organisations établies aux États-Unis;

64. fait part de ses inquiétudes à propos du résultat de l’enquête du Contrôleur sur le traitement par Europol de grands ensembles de données collectées par les services répressifs nationaux dans le cadre d’enquêtes pénales; comprend que les procédures d’Europol en vigueur ne fournissaient pas de garanties adaptées du respect du règlement Europol en matière de catégories de personnes concernées dont les données étaient traitées, ce traitement servant de base pour produire des renseignements criminels importants; invite le Contrôleur à soutenir Europol dans l’élaboration et la mise en œuvre d’un plan d’action afin de combler les lacunes détectées, sans affaiblir la contribution d’Europol à l’infrastructure antifraude dont elle constitue un composant pertinent;

65. souligne que, le 2 juillet 2020, le Contrôleur a publié un document public détaillant les conclusions et les recommandations de son enquête sur l’utilisation des produits et services Microsoft par les institutions de l’Union; souligne que, dans ses conclusions, il approuve les efforts déployés par les administrations publiques pour continuer de contrôler de quelle manière et pour quels motifs les données à caractère personnel sont traitées et de garantir un niveau adapté de protection des données lorsqu’il est fait appel à des services de TIC, comme énoncé dans l’objectif stratégique du Contrôleur à propos de la «souveraineté numérique»;

Pandémie de COVID-19

66. souligne le rôle crucial du Contrôleur dans la protection des données à caractère personnel et de la vie privée, deux droits fondamentaux de l’Union, dans le contexte de la pandémie de COVID-19, notamment la pertinence et le poids de son évaluation de la conformité de la protection des données des nombreuses applications de traçage des contacts et d’alerte en cas de contact qui se sont répandues pendant la pandémie; prend acte de la charge de travail supplémentaire qui s’en est suivie pour le Contrôleur, en plus de ses tâches régulières, et apprécie que le Contrôleur ait non seulement assuré la continuité des activités, mais également augmenté sa productivité grâce, entre autres, à la numérisation des flux de travail; se félicite que le Contrôleur ait créé un groupe de travail COVID-19 pour gérer tous les demandes, la supervision et les conseils ayant trait aux mesures de lutte contre la pandémie (applications de traçage des contacts, prise de température, vaccination); fait remarquer qu’en mars 2020, en réponse à la consultation de la Commission sur l’utilisation des données de télécommunication pour surveiller la propagation de la pandémie de COVID-19, le Contrôleur a suggéré de se concentrer sur la réduction au minimum de la collecte et de la conservation des données à caractère personnel, sur l’anonymisation des données, sur la sécurité des données et l’accès aux données, sur le caractère adéquat des durées de conservation des données, et sur une approche décentralisée du stockage et du traitement des données;

67. souligne que le comité a insisté sur l’importance fondamentale de faire en sorte que chaque mesure adoptée dans des circonstances extraordinaires liées à la pandémie soit nécessaire, limitée dans le temps, d’une portée minimale et soumise à une véritable révision périodique ainsi qu’à une évaluation scientifique; invite le Contrôleur à évaluer en permanence la situation afin de répondre aux risques pour la vie privée associés au développement et à l’utilisation des applications de traçage des contacts, ou de les atténuer;

68. note qu’au début de 2020, le Contrôleur s’est appuyé sur le plan de continuité des activités, dont certaines dispositions ont été utilisées et adaptées lors de la phase initiale de la pandémie de COVID-19; fait observer que le plan d’urgence pour la préparation administrative à la pandémie a été adopté le 10 mars 2020 et que des mesures plus précises ont été prises pour lutter contre la pandémie qui arrivait;

69. note que le Contrôleur a été la première institution de l’Union à adopter le télétravail comme régime de travail général pour tout le personnel à compter du 12 mars 2020, en adaptant son plan de continuité des activités, et souligne que l’institution n’a recensé aucun cas de COVID-19 sur le lieu de travail; se félicite que les mesures d’urgence adoptées, notamment la généralisation du télétravail (à savoir absence de seuil dans les unités ou de différence entre le structurel et l’occasionnel) feront l’objet d’une discussion avec le comité du personnel et seront incorporées dans la nouvelle décision sur le télétravail, en cours de négociation, qui modifiera la décision prise à ce sujet le 19 mars 2019;

70. encourage le Contrôleur à pleinement intégrer à la stratégie de management interne les leçons tirées de la pandémie de COVID-19 concernant les approches de la continuité des activités et de la gestion de crise, la réactivité informatique, la résilience de l’organisation, le devoir de sollicitude à l’égard de son personnel, l’efficacité de la communication interne et la flexibilité des méthodes de travail.

(1) Règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données, et abrogeant le règlement (CE) no 45/2001 et la décision no 1247/2002/CE (JO L 295 du 21.11.2018, p. 39).

(2) Règlement (UE, Euratom) 2018/1046 du Parlement européen et du Conseil du 18 juillet 2018 relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union, modifiant les règlements (UE) no 1296/2013, (UE) no 1301/2013, (UE) no 1303/2013, (UE) no 1304/2013, (UE) no 1309/2013, (UE) no 1316/2013, (UE) no 223/2014, (UE) no 283/2014 et la décision no 541/2014/UE, et abrogeant le règlement (UE, Euratom) no 966/2012 (JO L 193 du 30.7.2018, p. 1).