RAPPORT D’ACTIVITÉ DU COMITÉ DE SURVEILLANCE DE L’OLAF — 2018

(2019/C 343/01)

Membres du comité de surveillance de l’OLAF

Jan MULDER Président du comité de surveillance de l’OLAF Membre du comité depuis le 23 janvier 2017, président depuis le 1er mars 2017 Ancien membre du Parlement européen, Pays-Bas

Maria Helena FAZENDA Membre du comité depuis le 23 janvier 2017 Secrétaire générale du système de sécurité intérieure, Portugal Procureur

Petr KLEMENT Membre du comité depuis le 23 janvier 2017 Parquet général, Tchéquie Procureur

Grażyna STRONIKOWSKA Membre du comité depuis le 13 juillet 2016 Parquet national, Varsovie, Pologne Procureur

Rafael MUÑOZ LÓPEZ-CARMONA Membre du comité depuis le 1er décembre 2017 Chef de l’unité d’appui de l’autorité nationale de contrôle des comptes, au bureau du procureur spécialisé dans la lutte contre la corruption et la criminalité organisée, Espagne Auditeur, avocat, économiste

AVANT-PROPOS DU PRÉSIDENT DU COMITÉ DE SURVEILLANCE DE L’OLAF

L’année 2018 a été marquée par de profonds changements pour l’OLAF, avec la nomination d’un nouveau directeur général. Dans le cadre de la procédure de nomination, le comité de surveillance de l’OLAF a agi en qualité d’observateur et a approuvé en fin de compte la procédure suivie. Le comité de surveillance aspire à une coopération fructueuse et s’engage pleinement à aider l’OLAF dans sa lutte essentielle contre la fraude, la corruption et les activités irrégulières portant préjudice aux intérêts financiers de l’Union européenne. Le comité de surveillance remercie le directeur général faisant fonction, M. Nick Ilett, pour le climat de bonne coopération qu’il a instauré pendant une grande partie de l’année.

Le secrétariat du comité de surveillance a également connu quelques changements importants. Le poste de chef du secrétariat est actuellement vacant. En outre, le fonctionnement du secrétariat n’a pas connu d’amélioration en raison des longues absences de membres du personnel. Il a été impossible de trouver des remplaçants temporaires. Cette situation s’est traduite par des résultats inférieurs à ce qui était prévu en début d’année.

Le comité de surveillance s’est réuni tous les mois, comme l’exige le règlement (UE, Euratom) no 883/2013 du Parlement européen et du Conseil (1), avec pour priorité le maintien de contacts réguliers avec les institutions européennes et les partenaires et parties prenantes de l’OLAF. Chaque réunion a également été l’occasion d’inviter des fonctionnaires de l’OLAF, y compris le directeur général, et de procéder à des échanges de vues sur des questions d’actualité. Le comité de surveillance s’est également vivement intéressé à la création du Parquet européen. Lors de chaque réunion, le comité a été informé de l’évolution de la situation par l’OLAF.

Le comité de surveillance a accordé une grande attention à la proposition de la Commission européenne de réviser le règlement (UE, Euratom) no 883/2013, sur lequel repose le fonctionnement de l’OLAF. Un certain nombre de suggestions ont été formulées sur la manière dont les performances de l’OLAF pourraient être améliorées selon les avis éclairés du comité de surveillance. De plus amples informations sur les améliorations proposées par le comité de surveillance figurent dans le présent rapport annuel.

Le comité de surveillance a aussi concentré ses efforts sur la formalisation de nouveaux accords avec l’OLAF concernant la manière dont il fait rapport au comité sur deux aspects requis par le règlement. Ces éléments sont: le rapport sur le respect des garanties de procédure et le rapport au comité de surveillance lorsque la durée des enquêtes est supérieure à douze mois. Leur analyse se fera avec le temps et permettra de déterminer s’ils sont satisfaisants.

Des visites ont été effectuées à la Cour des comptes européenne afin de nous familiariser avec ses activités en matière de lutte contre la fraude. Ces visites ont été fructueuses. Nous étudions les possibilités d’une coopération plus étroite qui pourrait aboutir à l’affectation temporaire d’un représentant du personnel de la Cour auprès du secrétariat du comité de surveillance.

Nous espérons qu’au moment de la rédaction du prochain rapport annuel, le secrétariat sera doté d’effectifs complets et que l’ambition du comité de surveillance de publier un certain nombre d’avis permettant de mieux contrôler la fraude dans l’Union européenne se sera concrétisée. Comme par le passé, le comité de surveillance s’efforce de nouer une coopération fructueuse avec l’OLAF en se montrant critique mais constructif.

Je remercie tout particulièrement le secrétariat du comité de surveillance pour son travail au cours de cette période, malgré les circonstances défavorables.

Jan MULDER Président du comité de surveillance de l’OLAF

TABLE DES MATIÈRES

LETTRE DE MISSION 4

LE CADRE JURIDIQUE DANS LEQUEL L’OLAF EXERCE SES ACTIVITÉS: CONTRIBUTION À LA RÉFLEXION SUR LA RÉFORME DE L’OLAF 4

CONTRÔLE DES RESSOURCES DE L’OLAF 6

CONTRÔLE À L’INITIATIVE DU COMITÉ DE SURVEILLANCE: ACCÈS À L’INFORMATION POUR L’EXERCICE DES FONCTIONS DE SURVEILLANCE 9

CONTRÔLE DE LA DURÉE DES ENQUÊTES DE L’OLAF 10

OBSERVATIONS GÉNÉRALES 11

ANALYSE PAR LE COMITÉ DE 484 RAPPORTS CONCERNANT DES ENQUÊTES D’UNE DURÉE SUPÉRIEURE À 12 MOIS 11

CONCLUSIONS FINALES 13

CAS NÉCESSITANT LA TRANSMISSION D’INFORMATIONS AUX AUTORITÉS JUDICIAIRES NATIONALES 14

CAS DANS LESQUELS LES RECOMMANDATIONS DE L’OLAF N’ONT PAS ÉTÉ SUIVIES PAR LES AUTORITÉS COMPÉTENTES 14

SUIVI DE L’ÉVOLUTION CONCERNANT L’APPLICATION DES GARANTIES DE PROCÉDURE 16

ÉVALUATION DES PRIORITÉS DE LA POLITIQUE DE L’OLAF EN MATIÈRE D’ENQUÊTES ET DES LIGNES DIRECTRICES CONCERNANT LES PROCÉDURES D’ENQUÊTE 16

RELATIONS AVEC L’OLAF, LES INSTITUTIONS DE L’UNION, LES PARTENAIRES ET LES PARTIES PRENANTES DE L’OLAF 18

RÉUNIONS AVEC LES INSTITUTIONS, ORGANES ET ORGANISMES DE L’UNION 18

GOUVERNANCE DU COMITÉ DE SURVEILLANCE DE L’OLAF 18

LE SECRÉTARIAT DU COMITÉ DE SURVEILLANCE, MÉTHODES DE TRAVAIL ET QUESTIONS BUDGÉTAIRES 18

LETTRE DE MISSION

Article 15, paragraphe 1, du règlement (UE, Euratom) no 883/2013: «L’exercice par l’Office de sa fonction d’enquête fait l’objet d’un contrôle régulier du comité de surveillance, afin de renforcer l’indépendance de l’Office dans l’exercice approprié des compétences qui lui sont conférées par le présent règlement. Le comité de surveillance suit en particulier l’évolution concernant l’application des garanties de procédure et la durée des enquêtes, au vu des informations transmises par le directeur général conformément à l’article 7, paragraphe 8.»

1. Le comité de surveillance a été créé pour conforter et garantir l’indépendance de l’OLAF par un contrôle régulier de sa fonction d’enquête et pour assister le directeur général dans l’accomplissement de ses tâches. Il est pleinement engagé dans cette mission. Le comité conçoit également son rôle d’assistance au directeur général de l’OLAF d’une manière qui permette à l’Office de renforcer son efficacité en tant qu’organe d’enquête rigoureux et impartial au niveau de l’Union européenne, totalement indépendant des pressions extérieures et interventions indues. Cette année marque également le vingtième anniversaire de l’OLAF. Il s’agit là d’une occasion de réfléchir à la manière dont l’Office a rempli son rôle et dont il entend progresser, notamment avec la création du Parquet européen, dans la lutte contre la fraude, la corruption et les infractions pénales qui portent préjudice au budget de l’Union. Le comité est disposé à appuyer l’OLAF dans les efforts qu’il déploie pour améliorer la qualité de son travail, ainsi que pour jouer un rôle clé dans le nouvel espace européen de justice où l’assistance et le soutien de l’OLAF au Parquet européen, de même que la coopération entre ces deux organes, seront essentiels pour la protection des intérêts financiers de l’Union.

2. Le comité fournit au directeur général de l’OLAF et aux institutions des avis et des rapports sur les enquêtes de l’OLAF, sans toutefois nuire au déroulement des enquêtes en cours. Le contrôle régulier des enquêtes de l’OLAF est la meilleure façon de garantir son indépendance. Au cours de cette période, le comité a été très actif dans l’établissement d’une base de travail solide avec le nouveau directeur général de l’OLAF et dans l’amélioration de la qualité des informations qui lui sont régulièrement transmises par l’OLAF. Cela vaut en particulier pour les informations figurant dans les rapports d’enquête couvrant une période de plus de douze mois, les informations sur les réclamations individuelles contre les enquêtes de l’OLAF et les informations sur les recommandations de l’OLAF qui n’ont pas été suivies par les autorités compétentes. Le comité prend une part active à l’échange de vues interinstitutionnel annuel sur les performances de l’OLAF, en maintenant constamment sa position qui consiste à fixer des priorités stratégiques en matière d’enquêtes en fonction des principaux postes de dépenses du budget de l’Union.

3. Le comité de surveillance rend compte aux institutions qui ont nommé ses membres. Son rapport d’activité de l’année dernière a été examiné avec le commissaire chargé du budget et des ressources humaines, M. Oettinger; le secrétaire général de la Commission, M. Selmayr; la commission du contrôle budgétaire du Parlement européen (CONT); le groupe de travail du Conseil sur la lutte contre la fraude lors de la présidence autrichienne; la Cour des comptes et le Médiateur européen. Conscients de l’importance des modifications à apporter au règlement (UE, Euratom) n o 883/2013 relatif à l’OLAF pour adapter le mandat de l’OLAF aux besoins du Parquet européen, les membres du comité ont mené une réflexion approfondie sur cette question et apporté leur contribution dans un rapport qui a été communiqué aux institutions en novembre 2018, dans lequel des propositions spécifiques ont été formulées concernant plusieurs dispositions juridiques. Le comité se félicite des retours positifs qu’il a reçus de la commission CONT du Parlement européen.

4. Le comité a tenu 11 réunions plénières ( 2 ) et a continué d’inviter le nouveau directeur général de l’OLAF et son personnel à ses réunions, dans le but de discuter et de se tenir au courant de toute question pertinente pour les travaux du comité et ceux de l’OLAF. Le comité s’est réjoui à la perspective de mener un travail constructif avec l’OLAF et d’aider l’Office à améliorer ses performances et son efficacité. Au cours de la période considérée, le comité a nommé des rapporteurs chargés de travailler sur des domaines spécifiques de son programme de travail et d’en assurer le suivi. Ces rapporteurs ont travaillé en étroite collaboration avec le secrétariat à l’élaboration des projets d’avis et de rapports devant être adoptés par le comité.

LE CADRE JURIDIQUE DANS LEQUEL L’OLAF EXERCE SES ACTIVITÉS: CONTRIBUTION À LA RÉFLEXION SUR LA RÉFORME DE L’OLAF

5. o 883/2013, a fait l’objet d’un débat nourri pendant la période couverte par le présent rapport. La proposition de modification du règlement relatifà l’OLAF en ce qui concerne la coopération avec le Parquet européen et l’efficacité des enquêtes de l’OLAF a abouti à l’approbation de la résolution législative du Parlement européen du 16 avril 2019 La réforme de la base juridique applicable à l’OLAF, à savoir le règlement (UE, Euratom) n883/2013, a fait l’objet d’un débat nourri pendant la période couverte par le présent rapport. La proposition de modification du règlement relatifà l’OLAF en ce qui concerne la coopération avec le Parquet européen et l’efficacité des enquêtes de l’OLAF a abouti à l’approbation de la résolution législative du Parlement européen du 16 avril 2019 ( 3 ) . Conscient de l’importance de cette réforme et à la demande du Parlement, le comité s’est efforcé de jouer un rôle actif et constructif dans le débat en se présentant devant la commission CONT du Parlement et en soumettant des suggestions écrites à la Commission, au Conseil et au Parlement concernant les futures relations entre l’OLAF et le Parquet européen, l’accès aux informations et ses relations de travail avec l’OLAF dans le cadre du nouveau règlement ( 4 ) . Les observations du comité relatives à des dispositions spécifiques de la proposition de modification ont été guidées par les principes d’impartialité dans la conduite des enquêtes, de sécurité juridique, de transparence et de responsabilité, tous les principes auxquels l’OLAF doit satisfaire.

6. o 2/2017 sur l’application du règlement relatif à l’OLAF Conformément à son avis n2/2017 sur l’application du règlement relatif à l’OLAF ( 5 ) , le comité a recensé certaines étapes clés à clarifier dans l’exécution de la fonction d’enquête. Le comité a souligné que le contrôle régulier des enquêtes doit être maintenu comme la méthode la plus appropriée pour garantir l’indépendance de l’OLAF et qu’il doit avoir accès à toutes les informations nécessaires pour pouvoir remplir sa mission. Le comité est un organisme indépendant unique, doté d’un mandat particulièrement solide, qui a besoin de moyens adéquats pour exercer son autorité. Il se félicite que la résolution législative du Parlement ait laissé la possibilité au secrétariat du comité de se trouver à l’endroit le plus approprié pour assister efficacement le comité dans sa mission de contrôle ( 6 )

7. Le comité est encouragé par le fait que la résolution législative du Parlement a retenu nombre de ses suggestions, notamment celles relatives au renforcement de l’indépendance de l’OLAF et à la bonne exécution de sa fonction d’enquête ( 7 ) . Celles-ci incluent: i) le directeur général de l’OLAF doit informer périodiquement le comité de surveillance des cas où il a décidé de ne pas ouvrir d’enquête, en indiquant les motifs de cette décision –dans l’intérêt de la transparence et de l’évaluation impartiale des allégations reçues par l’OLAF; ii) l’OLAF doit fournir des informations détaillées dans les rapports qu’il transmet au comité sur les enquêtes s’étendant sur une période de plus de douze mois, – afin de renforcer l’indépendance de l’OLAF et de respecter le droit à une bonne administration; iii) le comité de surveillance se voit accorder l’accès à toutes les informations et à tous les documents qu’il juge nécessaires à l’accomplissement de ses missions –afin de garantir un système de contrôle solide pour renforcer l’indépendance de l’OLAF; iv) il appartient à l’OLAF de formuler des recommandations accompagnant le rapport d’enquête établi sous l’autorité du directeur général à l’issue des enquêtes, –dans l’intérêt de la sécurité juridique, de l’indépendance et de l’impartialité des résultats des enquêtes; et v) la Commission est tenue de consulter le comité avant de prononcer une sanction disciplinaire à l’égard du directeur général ou de lever son immunité – afin de préserver l’indépendance du directeur général.

8. Le comité a accordé une attention particulière aux relations futures entre l’OLAF et le Parquet européen, car il est idéalement placé pour aider à surmonter les difficultés qui peuvent survenir entre eux au jour le jour dans l’établissement de leurs relations de travail. Le comité se félicite de l’intégration de certaines de ses suggestions juridiques en la matière dans la résolution législative du Parlement, en particulier: i) l’OLAF doit informer les institutions, les organes ou les organismes concernés des résultats de l’évaluation préliminaire concernant les allégations qui leur ont été signalées, à moins que cela ne risque de compromettre des enquêtes (8); ii) l’OLAF doit interrompre une enquête en cours lorsque le Parquet européen mène une enquête sur les mêmes faits et, sur demande du Parquet européen, il s’abstient d’exécuter certains actes ou certaines mesures (9); iii) à la demande du Parquet européen, l’OLAF devrait appliquer des normes plus élevées en matière de droits fondamentaux, de garanties de procédure et de protection des données afin de protéger la recevabilité des preuves lorsque l’Office exécute des mesures de soutien ou des mesures complémentaires (10); et iv) le comité est investi d’une nouvelle responsabilité: émettre un avis avant l’adoption des arrangements de travail entre l’OLAF et le Parquet européen (11).

CONTRÔLE DES RESSOURCES DE L’OLAF

Article 6, paragraphe 2, de la décision no 1999/352/CE de la Commission du 28 avril 1999 instituant l’Office européen de lutte antifraude, modifiée par la décision du 27 septembre 2013 (2013/478/UE): «2. Après consultation du comité de surveillance, le directeur général communique en temps utile au directeur général du budget un avant-projet de budget destiné à être inscrit à l’annexe de l’Office de la section du budget général de l’Union européenne afférente à la Commission.» Article 15, paragraphe 1, troisième alinéa, du règlement (UE, Euratom) no 883/2013: «Le comité de surveillance formule des avis à l’intention du directeur général, y compris, s’il y a lieu, des recommandations, notamment sur les ressources nécessaires à l’Office pour exercer sa fonction d’enquête […].»

9. Le comité de surveillance estime que sa mission est de veiller à ce que le budget et la politique des ressources humaines de l’OLAF permettent à l’Office d’exercer ses compétences en toute efficacité. Le comité est conscient que l’indépendance budgétaire de l’OLAF a une incidence directe sur les enquêtes et les opérations. Il considère donc qu’un budget adapté et une stratégie globale en matière de ressources humaines devraient figurer parmi les grandes priorités du nouveau directeur général.

10. Le comité a reconnu que le projet de budget de la Commission faisait l’objet de mesures d’économie et a noté que l’augmentation annuelle du budget avait été constamment réduite à un point tel que l’augmentation était presque nulle. Il a fait valoir que cette réduction ne devrait pas avoir d’effets préjudiciables sur la lutte contre la fraude ou contre les activités irrégulières portant atteinte aux intérêts financiers de l’Union européenne. Au contraire, le comité estime que non seulement l’OLAF devrait être épargné des mesures d’économie les plus restrictives appliquées aux autres directions générales de la Commission, mais qu’il devrait en outre bénéficier d’incitations permettant de recruter du personnel hautement qualifié et spécialisé dans le domaine des enquêtes et du recouvrement d’avoirs. Ce point est particulièrement important dans la perspective des futures relations de travail entre l’OLAF et le Parquet européen.

11. Au cours de la période considérée, le comité de surveillance a émis deux avis sur l’avant-projet de budget de l’OLAF pour 2019 et 2020 ( 12 ) , et analysé l’exécution du budget de l’OLAF approuvé pour 2018. Il a examiné les avant-projets de budget de l’OLAF pour 2019 et 2020, en mettant l’accent sur trois points en particulier: i) l’incidence financière et opérationnelle liée à la mise en œuvre du système de gestion des contenus de l’OLAF («OCM»), le système de base de données contenant des informations relatives aux dossiers qui a remplacé l’ancien système de gestion des dossiers («CMS»); ii) la stratégie de l’OLAF en matière de ressources humaines, à l’égard de laquelle le comité avait de grandes attentes; et iii) l’incidence qu’aurait la création du Parquet européen sur le budget de l’OLAF.

i) Incidence financière et opérationnelle liée à la mise en œuvre de l’OCM

12. Le système de gestion des contenus de l’OLAF (OCM) est un outil de gestion de dossiers et de documents utilisé dans le cadre des enquêtes et autres activités de l’OLAF visant à protéger les intérêts financiers de l’Union européenne, conformément au règlement (UE, Euratom) n o 883/2013. L’OCM a remplacé l’ancien système de gestion des dossiers («CMS»). Le comité de surveillance estime que l’OCM devrait être utilisé non seulement comme un système de rapports de gestion, mais aussi comme un véritable outil opérationnel et d’enquête.

13. Le comité était préoccupé par le montant du budget nécessaire à la mise en œuvre du système de base de données de l’OCM et par son incidence sur la fonction d’enquête de l’OLAF et sur les outils de contrôle. Le coût de possession du système pour la période 2012-2018 était de 15,3 millions d’EUR. L’OLAF a informé le comité qu’il était prévu qu’à partir de 2021, la plupart des coûts à imputer seraient des coûts de maintenance, avec un développement limité dans le cas de changements dans les processus opérationnels de l’OLAF ou de besoins émergents (par exemple, pour le Parquet européen). Le coût total de possession prévu pour l’OCM pour la période 2019-2021 est de 10,2 millions d’EUR. Dans des avis précédents, le comité avait souligné que des technologies de l’information et de la communication (TIC) bien organisées et actualisées constituaient un appui nécessaire pour mener des enquêtes rentables sur les fraudes.

14. Dans son avis n o 1/2018, le comité a recommandé que le service d’audit interne (SAI) de la Commission procède à un audit des problèmes rencontrés dans la mise en œuvre de l’OCM, y compris les coûts annuels engagés depuis 2012 pour la mise en œuvre du projet. Le 24 janvier 2019, le rapporteur du comité chargé du contrôle des ressources de l’OLAF a demandé un rapport complet sur la répartition des coûts du projet OCM depuis sa création. Celui-ci est attendu dans un avenir proche.

15. Dans ses rapports annuels précédents, le comité a décrit ses propres expériences et celles du personnel de l’OLAF à propos des lacunes de l’OCM et a mis en avant la question pressante de son accès limité aux informations relatives aux dossiers de l’OLAF ( 13 ) . Il a attiré l’attention sur les problèmes liés à la migration des documents à partir du système précédent (CMS) et sur le fait que la base de données de l’OCM ne comportait aucune fonctionnalité adaptée aux besoins du comité en matière de suivi des dossiers et des mécanismes systémiques dans les données opérationnelles de l’OLAF. Le comité s’est déclaré préoccupé par l’adaptation de l’OCM aux besoins d’enquête de l’OLAF, susceptible de nuire au travail quotidien des enquêteurs de l’OLAF. Le manque d’accès et les défaillances du système ont eu des répercussions négatives importantes sur la surveillance du comité portant sur la mise en œuvre de la fonction d’enquête de l’OLAF.

16. Le comité s’est félicité de l’exposé que l’OLAF lui a présenté, à sa demande, sur l’origine du projet OCM et sur les nouveaux éléments intégrés dans le système en vue de l’améliorer. Bien que les fonctionnalités du système et l’échange d’informations avec l’OLAF se soient améliorés après la nomination du nouveau directeur général, le comité estime que la mise en œuvre d’un module complémentaire est nécessaire pour lui permettre d’obtenir et d’utiliser facilement des données opérationnelles à des fins de contrôle. Selon l’OLAF, une analyse des besoins du comité devait démarrer en avril 2019, et les rapports et rappels adressés au comité devraient être inclus dans la version de l’OCM de décembre 2019. Un tableau de bord du comité de surveillance sera développé dans une autre version de l’OCM en 2020. L’accès limité aux dossiers de l’OLAF, pour lesquels des informations relatives aux étapes de l’enquête sont nécessaires, a constitué un sérieux obstacle pour l’exercice des fonctions du comité.

17. En ce qui concerne la mise en œuvre du système OCM, le comité a été informé du fait que les directeurs et le directeur général de l’OLAF avaient approuvé, en juin 2012, le développement de la gestion de contenus avec des fonctionnalités intégrées, mais que celles-ci pouvaient encore être adaptées aux besoins particuliers de l’OLAF. Cette décision a fait suite à une étude menée par un groupe de travail interne de l’OLAF mis en place en 2011, qui a examiné différentes options pour la mise en place d’un nouveau système de gestion des dossiers.

18. En outre, l’OLAF a expliqué que la décision de lancer l’OCM en 2016 a été prise principalement en raison des lacunes de l’ancien système (CMS). Cependant, l’OCM a connu divers problèmes courants dans les systèmes informatiques lors de sa mise en production initiale. Ce n’est que plus tard qu’il a été prouvé que la décision d’exploiter le système aurait dû être reportée en vue de le tester de manière plus approfondie et de garantir une meilleure stabilité du système d’un point de vue technique. Selon l’OLAF, les problèmes initiaux de l’OCM étaient comparables à ceux rencontrés dans d’autres systèmes informatiques de même taille. Par exemple, les demandes de modification fréquentes formulées par les utilisateurs à un stade très précoce de la production; il était difficile de trouver les experts en TI appropriés en raison de la technologie spécifique utilisée; les utilisateurs étaient réticents à l’idée de modifier leurs habitudes de travail et de suivre un flux de travail strict imposé par le système; et le délai imparti était trop court pour effectuer des tests approfondis préalables à la production.

19. L’OLAF mène une enquête annuelle de satisfaction en matière de TI auprès de son personnel. En 2015, les taux de satisfaction du CMS et du THOR étaient respectivement de 51 % et 66 %. Les problèmes liés au fonctionnement du nouveau système ainsi qu’à la stabilité et à la rapidité de l’OCM ont eu des répercussions sur ce taux, qui a chuté à environ 6,58 % en 2016, mais qui s’est amélioré en 2017 et 2018 pour atteindre 14 %. Le comité accorde un vif intérêt à ces chiffres, qui constituent des indicateurs importants.

20. À la demande du directeur général de l’OLAF, la fonction d’audit interne de l’OLAF (OLAF-IAF) a évalué et suivi de près le projet OCM en 2015 et 2017. Le service d’audit interne (SAI) de la Commission a audité la sécurité informatique en 2017. Le comité de surveillance avait également recommandé au directeur général de charger le SAI d’effectuer un audit du projet. Le projet de conclusions, qui n’est pas encore achevé, sera transmis à l’OLAF pour commentaires dès qu’il sera disponible. Le dernier audit réalisé par le SAI sur la gestion de projet, tel qu’il figure dans le plan d’audit du SAI, n’est pas encore achevé. Le comité a demandé à l’OLAF de débattre des conclusions du SAI dès qu’elles seront disponibles. Les informations que l’OLAF a transmises au comité sont présentées en détail dans les trois points suivants.

21. L’audit de l’OLAF-IAF a porté sur la gouvernance et l’organisation du projet, tandis que l’audit réalisé par le SAI en 2017 s’est concentré sur les contrôles de sécurité de la logique informatique. L’audit effectué par le SAI en 2017 a abouti à quatre recommandations adressées au directeur général de l’OLAF, qui ont toutes été acceptées. L’OLAF a donné suite à ces recommandations au moyen d’un plan d’action comprenant 31 mesures spécifiques. Le SAI évalue actuellement les progrès réalisés afin de déterminer si ces mesures ont été correctement mises en œuvre.

22. En 2018, le développement de nouvelles fonctionnalités a été interrompu et la priorité a été donnée à la correction d’erreurs de programmation, mais une nouvelle structure officielle de gouvernance de l’OCM est en place depuis décembre 2018. Le flux de travail est le suivant: le comité directeur (présidé par le directeur général) a déjà donné la priorité aux exigences de haut niveau de l’OCM. Sur cette base, un calendrier de déploiement de l’OCM a été convenu jusqu’à la fin 2019. Le groupe de mise en œuvre opérationnelle décidera de la façon dont les exigences de haut niveau seront élaborées dans le système. Le processus décisionnel est clairement défini et a fait ses preuves dans la pratique.

23. À l’heure actuelle, de nombreux modules acquis ne peuvent pas être exécutés dans le système. Les échanges permanents entre les experts informatiques et les utilisateurs ont donné lieu à des suggestions de simplifications et d’améliorations si nombreuses que les experts qui travaillent actuellement sur le système ne sont pas en mesure d’y apporter rapidement des correctifs. Par ailleurs, l’embauche d’autres experts, qui ne sont pas des employés de la Commission, entraînerait une augmentation considérable des coûts. Les efforts sont actuellement concentrés sur l’amélioration des performances et l’achèvement du développement d’ici la fin de 2020.

24. Le comité s’est montré particulièrement préoccupé par l’échange conséquent d’informations en ligne qui est prévu entre l’OLAF et le Parquet européen, ainsi que par les effets que cette fonctionnalité supplémentaire aura sur la capacité opérationnelle de l’OCM. Même si le comité a reçu l’assurance que la mise en relation de l’OCM et du système de gestion des dossiers du Parquet européen (actuellement dénommé «CMS» par ce dernier, et qui devrait être opérationnel en 2021) ne devrait pas affecter le fonctionnement de l’OCM, il a appris que, jusqu’à présent, aucune analyse détaillée du type d’interface à utiliser n’a été effectuée et qu’aucune décision n’a encore été prise quant au CMS qui sera utilisé par le Parquet européen. Il n’a donc pas été possible de dissiper complètement les inquiétudes concernant les nouveaux défis auxquels devra faire face le système OCM.

25. Bien que l’OCM ait une incidence sur son travail quotidien, la capacité du comité d’évaluer les performances du système est limitée par le fait que le personnel du secrétariat et certains membres du comité n’ont un accès utilisateur au système que pour certains cas précis. Le comité attend avec intérêt d’analyser les conclusions des organes chargés de l’audit, ainsi que leur évaluation des coûts, de la sécurité et des performances du système. Il se félicite de la décision prise par le directeur général d’assumer la responsabilité du développement et de l’amélioration du système, ainsi que du dialogue entre l’OLAF et le comité. Ce dialogue devrait aboutir à l’inclusion active du comité et de son secrétariat dans la mise en place des outils informatiques nécessaires à leurs travaux, ce qui constitue une condition sine qua non de l’exécution du mandat du comité.

ii) Stratégie de l’OLAF en matière de ressources humaines

26. Le comité de surveillance estime que l’indépendance de l’OLAF est assurée par des ressources humaines et financières internes indépendantes de la Commission. Ce point est particulièrement important pour le recrutement, la formation et la capacité de réaction face à de nouveaux mécanismes de fraude complexes. C’est pourquoi, dans son avis n o 1/2018, le comité a recommandé au directeur général de l’OLAF de demander à la Commission européenne de créer une unité de ressources humaines au sein de l’OLAF, afin de garantir là encore son efficacité et son indépendance dans les procédures de recrutement.

27. Le comité a suivi de près la stratégie de l’OLAF en matière de ressources humaines et le plan annuel de gestion pour 2019, dans la mesure où une politique et une stratégie rationnelles en matière de ressources humaines sont des éléments clés dans la réussite des enquêtes. Il a constaté l’existence de difficultés pratiques dans la mise en place d’une politique du personnel efficace qui permettrait à l’OLAF de remplir sa mission essentielle d’enquête indépendante.

28. Le directeur général de l’OLAF n’est pas totalement indépendant en ce qui concerne les dispositions budgétaires et administratives, puisqu’il est tenu de respecter la nouvelle politique centralisée de la Commission en matière de ressources humaines. Toutefois, le comité estime que l’OLAF devrait tirer profit de la déconcentration dans ce domaine clé, et que l’OLAF et l’administration de la Commission ne devraient ménager aucun effort pour convenir de modalités administratives qui permettraient à l’OLAF d’appliquer sa propre politique du personnel. Il est indispensable que le directeur général de l’OLAF conserve son indépendance dans ce domaine, comme l’exigent ses fonctions interinstitutionnelles et supranationales.

29. Le comité rappelle qu’il importe de mettre en place un programme de formation globale, spécialisée et continue, pour améliorer les connaissances et les compétences des enquêteurs, notamment en ce qui concerne la mise en œuvre financière des réglementations européennes et nationales. L’indépendance des enquêteurs de l’OLAF est déterminante pour la mission de l’OLAF. Le comité a une fois de plus souligné que la stratégie de l’OLAF en matière de ressources humaines devrait se concentrer sur ses tâches opérationnelles centrales et renforcer sa capacité d’enquête. Il a appuyé la demande de l’OLAF visant à créer six postes d’administrateur supplémentaires pour lui permettre d’exercer sa principale fonction d’enquête, tout en reconnaissant l’importance de la prévention de la fraude et des activités législatives.

30. Le comité a pris connaissance de l’exercice d’évaluation des effectifs que l’OLAF doit lancer cette année. Il a pour objet de recenser les postes, les tâches et les réalisations, afin de déterminer l’affectation du personnel dans les principaux domaines d’enquête et d’action. Il conviendrait de définir des cibles et des objectifs, ainsi que la répartition des ressources entre les directions (trois d’entre elles s’occupent des enquêtes et la dernière des domaines d’action). Le comité fait observer que la politique d’enquête réactive de l’OLAF ne permet pas d’estimer avec précision la charge de travail et l’allocation des ressources futures.

31. Le comité recommande vivement qu’une stratégie globale en matière de ressources humaines soit élaborée après une analyse approfondie des priorités et des méthodes de travail de l’OLAF. Cette stratégie devrait permettre: i) une meilleure affectation des ressources au sein de l’OLAF, lui permettant de se concentrer davantage sur ses principales tâches d’enquête; ii) une meilleure exploitation des synergies au sein de l’OLAF, notamment en s’appuyant sur les compétences et les domaines d’expertise variés du personnel de l’OLAF; iii) un appui administratif adapté aux activités d’enquête; iv) une mobilité accrue au sein de l’OLAF et de la Commission; v) un meilleur développement de la politique de formation en vue de faciliter la mobilité sans nuire à la qualité des enquêtes.

iii) Incidence qu’aurait la création du Parquet européen sur le budget de l’OLAF

32. o 1/2017 Dans son avis n1/2017 ( 14 ) sur l’avant-projet de budget (APB) 2018 de l’OLAF, le comité de surveillance a rappelé que le transfert de postes budgétaires de l’OLAF au Parquet européen devrait être examiné avec soin et géré de manière à préserver la capacité de l’Office à remplir son rôle, notamment sa capacité à mener des enquêtes. Compte tenu des effectifs actuels de l’OLAF, il est difficile de concevoir comment celui-ci pourrait faire face à de nouvelles réductions de ses effectifs sans que soit clairement établi un lien entre le transfert d’un poste et celui des fonctions.

33. Le comité a examiné l’analyse effectuée par l’OLAF quant à l’impact que la création du Parquet européen aurait sur le plan stratégique de l’Office en matière de ressources humaines, et il suivra de près les incidences sur le fonctionnement et les méthodes de travail de l’OLAF. Comme le comité l’a indiqué dans l’échange de vues interinstitutionnel annuel, la capacité d’enquête de l’OLAF à donner suite aux futures demandes d’assistance du Parquet européen ne doit pas être sapée par une réduction de ses ressources. Il recommande que le directeur général de l’OLAF procède à une analyse d’impact budgétaire pour déterminer dans quelle mesure les transferts de postes vers le Parquet européen affecteront l’efficacité et les capacités opérationnelles de l’OLAF. La mise en place des structures et des responsabilités du Parquet européen prendra un certain temps. Le succès du Parquet européen dans la lutte contre les infractions pénales affectant les intérêts financiers de l’Union dépendra également de l’assistance décisive de l’OLAF. Il est essentiel que l’OLAF, fort de vingt années d’expérience dans le domaine des enquêtes, maintienne un effectif complet de haute qualité pour pouvoir satisfaire aux normes les plus exigeantes dans sa coopération avec le Parquet et l’assistance qu’il lui apporte.

CONTRÔLE À L’INITIATIVE DU COMITÉ DE SURVEILLANCE: ACCÈS À L’INFORMATION POUR L’EXERCICE DES FONCTIONS DE SURVEILLANCE

Article 15, paragraphe 1, du règlement (UE, Euratom) no 883/2013: Article 15, paragraphe 1, troisième alinéa, du règlement (UE, Euratom) no 883/2013: «L’exercice par l’Office de sa fonction d’enquête fait l’objet d’un contrôle régulier du comité de surveillance […].» Article 4 de la décision de la Commission du 28 avril 1999 instituant l’Office européen de lutte antifraude: «[…] Ce comité [de surveillance] exerce un contrôle régulier sur l’exécution de la fonction d’enquête de l’Office.» Avis commun des services juridiques du Parlement européen, du Conseil et de la Commission européenne du 5 septembre 2016 L’avis commun souligne que le règlement (UE, Euratom) no 883/2013 habilite le comité de surveillance à recevoir des informations du directeur général de l’OLAF: — concernant les affaires dans lesquelles des informations ont été transmises aux autorités judiciaires nationales, même si aucune enquête n’a été menée par l’OLAF, — concernant les compléments d’informations en lien avec des affaires dans tous les cas, y compris les enquêtes en cours et pas uniquement des informations sur les enquêtes closes, — en ce qui concerne les obligations d’information qui incombent au directeur général de l’OLAF, le règlement (UE, Euratom) no 883/2013 implique un devoir actif d’information pour l’OLAF. À cet égard, l’octroi d’un accès électronique purement passif aux bases de données de l’OLAF ne suffirait pas pour satisfaire aux obligations du directeur général de l’OLAF, telles qu’elles sont contenues dans le règlement (UE, Euratom) no 883/2013.

34. Le comité de surveillance contrôle activement et régulièrement la manière dont l’OLAF mène ses enquêtes afin de renforcer son indépendance et d’assister le directeur général dans l’exercice de ses fonctions. Il a nommé des rapporteurs chargés de travailler à la fois sur les enquêtes internes sensibles et sur les cas dans lesquels le directeur général a décidé, après évaluation des informations reçues, de ne pas ouvrir un dossier – les «dossiers classés sans suite».

35. Dans son précédent rapport d’activité, le comité a souligné qu’il avait un accès limité aux informations relatives aux dossiers de l’OLAF et qu’il était urgent de résoudre ce problème. Au cours de la période considérée, un temps considérable a été consacré à l’extraction des informations pertinentes à partir de plusieurs systèmes électroniques (OCM, THOR et CMS) où les données étaient stockées. La situation s’est améliorée de manière satisfaisante après la nomination du nouveau directeur général de l’OLAF, M. Itälä, en août 2018. Une solution a finalement été trouvée en novembre 2018. Les rapporteurs du comité et les membres de son secrétariat ont ainsi obtenu le plein accès aux informations relatives à 64 dossiers de l’OLAF contrôlés par le comité pendant la période considérée: 60 cas dans lesquels le directeur général de l’OLAF a pris la décision de ne pas ouvrir de dossier (ci-après les «dossiers classés sans suite») et 4 enquêtes internes menées et closes par l’OLAF. Cet accès a finalement permis au comité de surveillance d’avancer dans ses travaux et de progresser dans l’organisation d’un échange de vues avec le personnel de l’OLAF sur la manière dont les enquêtes ont été menées.

36. Entre janvier et mars 2019, les rapporteurs du comité ont tenu des réunions mensuelles avec la direction du personnel de l’OLAF, y compris les directeurs des directions A («Enquêtes I») et C («Soutien aux enquêtes»); les chefs d’unité de l’unité 0.1 («Enquêtes – Sélection et révision»), de l’unité A.1 («Personnel de l’Union européenne»), de l’unité C.3 («Analyse opérationnelle et forensique numérique») et de l’unité C.4 («Conseil juridique»). Des sélectionneurs, des réviseurs, des enquêteurs, des analystes des unités de soutien opérationnel, des membres des unités de conseil juridique et de suivi ont également participé aux réunions. Cette série de réunions s’est achevée en mars 2019, après quoi le comité a entamé l’élaboration de ses avis.

37. Au moment de la rédaction du présent rapport, le comité de surveillance est en train de finaliser un certain nombre d’avis: sur les dossiers qui n’ont pas été ouverts par le directeur général de l’OLAF («dossiers classés sans suite»), sur les enquêtes internes closes et transmises aux autorités judiciaires nationales, et sur les enquêtes internes closes sans suite. En tant qu’organe indépendant, le comité se trouve dans une position unique pour mener à bien cette tâche. Lors de l’examen de ces dossiers, il a tenu dûment compte, entre autres, des éléments suivants: les risques potentiels pour la conduite indépendante des enquêtes; le respect des garanties de procédure et des droits fondamentaux; le respect des principes généraux et des règles d’enquête; le contrôle de la légalité des enquêtes; une évaluation globale de la qualité des dossiers, ainsi que de la cohérence des informations contenues dans l’OCM et des activités entreprises; et le respect des règles énoncées dans les lignes directrices sur les procédures d’enquête à l’intention du personnel de l’OLAF.

CONTRÔLE DE LA DURÉE DES ENQUÊTES DE L’OLAF

Article 15, paragraphe 1, du règlement (UE, Euratom) no 883/2013 L’exercice par l’Office de sa fonction d’enquête fait l’objet d’un contrôle régulier du comité de surveillance, afin de renforcer l’indépendance de l’Office dans l’exercice approprié des compétences qui lui sont conférées par le présent règlement. Article 15, paragraphe 1, deuxième alinéa, du règlement (UE, Euratom) no 883/2013 Le comité de surveillance suit en particulier l’évolution concernant l’application des garanties de procédure et la durée des enquêtes, au vu des informations transmises par le directeur général conformément à l’article 7, paragraphe 8. Article 7, paragraphe 5, du règlement (UE, Euratom) no 883/2013 Les enquêtes sont conduites sans désemparer pendant une période de temps qui doit être proportionnée aux circonstances et à la complexité de l’affaire. Article 7, paragraphe 8, du règlement (UE, Euratom) no 883/2013 Si une enquête ne peut être close dans les douze mois suivant son ouverture, le directeur général soumet, à l’expiration du délai de douze mois et ensuite tous les six mois, un rapport au comité de surveillance, en indiquant les raisons pour lesquelles cela n’a pas été possible ainsi que les mesures correctives envisagées en vue d’accélérer l’enquête.

Observations générales

38. Le contrôle de la durée des enquêtes de l’OLAF est l’une des principales tâches du comité de surveillance visant à renforcer l’indépendance de l’OLAF. Le comité effectue cet examen pour s’assurer que les enquêtes sont menées de façon continue pendant une période proportionnée aux circonstances et à la complexité de l’affaire et pour exclure toute ingérence dans leur conduite impartiale.

39. La durée des enquêtes de l’OLAF est un indicateur important utilisé pour évaluer l’efficacité des enquêtes et contrôler le respect des garanties de procédure et du droit à une bonne administration, visé à l’article 41 de la charte des droits fondamentaux de l’Union européenne. Le contrôle de la durée des enquêtes de l’OLAF est également utilisé pour garantir: i) que les retards ne nuisent pas au résultat escompté d’une enquête, pour des raisons telles que la prescription; ii) que les enquêtes de l’OLAF font l’objet d’un suivi par les autorités compétentes; et iii) que l’OLAF est réellement indépendant dans le déroulement de ses enquêtes, notamment par l’usage efficace de ses ressources humaines et financières. Les raisons objectives justifiant la durée des enquêtes peuvent également avoir une incidence sur les priorités de la politique de l’OLAF en matière d’enquêtes.

40. o 883/2013, analogue à un système de contrôle de la durée des enquêtes, est l’obligation pour le directeur général de l’OLAF de faire rapport au comité de surveillance à l’issue d’une période de 12 mois, et ensuite tous les six mois. Il se fonde sur l’autoévaluation, par l’OLAF, des raisons pour lesquelles l’affaire n’a pas été menée à son terme et sur les mesures correctives envisagées pour accélérer l’enquête. Le comité a constaté que l’approche statistique prévalait également dans le système utilisé par l’OLAF pour lui faire rapport sur la durée des enquêtes. Le comité a constaté que les plans annuels de gestion de l’OLAF fixent un objectif général pour la durée moyenne des enquêtes. En 2018 et 2019, par exemple, cette durée ne devait pas dépasser vingt mois ( 15 ) . Toutefois, cet indicateur semble jouer un rôle d’outil statistique. Le comité fait observer que la procédure d’enquête de l’OLAF ne comprend aucun système nécessitant une autorisation formelle pour la prorogation de la durée d’une enquête à compter de la décision d’ouverture. Ainsi, chaque enquête est, en principe, ouverte pour une durée indéterminée. Le seul mécanisme prévu par le règlement (UE, Euratom) n883/2013, analogue à un système de contrôle de la durée des enquêtes, est l’obligation pour le directeur général de l’OLAF de faire rapport au comité de surveillance à l’issue d’une période de 12 mois, et ensuite tous les six mois. Il se fonde sur l’autoévaluation, par l’OLAF, des raisons pour lesquelles l’affaire n’a pas été menée à son terme et sur les mesures correctives envisagées pour accélérer l’enquête. Le comité a constaté que l’approche statistique prévalait également dans le système utilisé par l’OLAF pour lui faire rapport sur la durée des enquêtes.

41. Le comité estime que les enquêteurs et les gestionnaires de l’OLAF devraient garder un contrôle ferme sur le cycle de vie des enquêtes dès leur ouverture, conformément aux exigences définies dans le règlement relatif à l’OLAF concernant la durée des enquêtes conduites sans désemparer pendant une période de temps proportionnée aux circonstances et à la complexité de l’affaire. Le contenu et la qualité des «rapports de douze mois» de l’OLAF et des rapports ultérieurs sont des éléments essentiels pour permettre au comité de suivre l’évolution des enquêtes à intervalles réguliers. L’approche statistique qui prévaut dans le système actuel utilisé par l’OLAF pour faire rapport sur la durée des enquêtes, qui met l’accent sur le nombre de mois plutôt que sur la qualité des informations fournies, n’est pas adaptée aux fonctions de contrôle du comité prévues dans la législation en vigueur.

Analyse par le comité de 484 rapports concernant des enquêtes d’une durée supérieure à 12 mois

i) Analyse statistique des rapports reçus en 2018

42. Le comité a analysé 484 rapports ( 16 ) de l’OLAF portant sur 343 enquêtes d’une durée supérieure à douze mois (ci-après les «rapports de douze mois»), y compris des rapports d’enquête dépassant 18, 24, 30, 36, 42, 48, 54 et 60 mois: d’une durée de 18 mois (243 rapports), de 24 mois (141 rapports), de 30 mois (68 rapports), de 36 mois (31 rapports), de 42 mois (11 rapports), de 48 mois (3 rapports), de 54 mois (2 rapports) et de 60 mois (1 rapport). L’objectif du comité était d’examiner le contenu des rapports au regard des exigences juridiques énoncées à l’article 7, paragraphes 5 et 8, en relation avec l’article 15, paragraphe 1, du règlement (UE, Euratom) no 883/2013. Le comité a concentré son analyse sur l’évaluation: i) du nombre de «rapports de douze mois» de l’OLAF qui comportaient des raisons expliquant pourquoi les enquêtes n’avaient pas été menées à terme, ainsi que de la catégorie de motifs que l’OLAF a invoqués pour justifier l’inachèvement des enquêtes; ii) du nombre de «rapports de douze mois» de l’OLAF qui comportaient des mesures correctives en vue d’accélérer les enquêtes.

43. Dans de nombreux cas, à savoir 49 %, l’OLAF a indiqué que la «complexité de l’affaire» faisant l’objet de l’enquête était la principale raison pour laquelle l’enquête n’avait pas été menée à son terme. Dans 18 % des cas, l’OLAF ne donnait pas de raisons de fond expliquant pourquoi l’enquête n’avait pas été menée à son terme. Les rapports de l’OLAF comportaient d’autres raisons pour lesquelles les enquêtes n’avaient pas été menées à leur terme ( 17 ) i) la priorité accordée à d’autres enquêtes (6 %); ii) l’implication d’un État membre dans l’affaire (4 %); iii) l’implication d’un pays tiers (3,5 %); iv) un manque de ressources de l’OLAF (4 %). Parmi les autres raisons invoquées, citons les suivantes: v) un manque de coopération de la part d’un État membre (3 %); vi) un manque de coopération de la part d’une institution de l’Union européenne (3 %); vii) un manque de coopération de la part d’un pays tiers (2,5 %); viii) l’extension de la portée de l’enquête (2 %); ix) une réorganisation interne de l’OLAF (1 %).

484 rapports — 508 motifs pour lesquels l’affaire n’a pas été menée à terme

44. Des mesures correctives n’ont été mentionnées par l’OLAF que dans 31 % des rapports.

Mesures correctives indiquées

ii) Conclusions

45. Le comité de surveillance a constaté que le contenu et la qualité des rapports transmis par l’OLAF sur des dossiers d’une durée supérieure à 12 mois au cours de l’année 2018 ne comportaient pas d’informations adéquates pour contrôler efficacement la durée des enquêtes. En particulier, bien que la durée des enquêtes soit passée de 12 mois à 18, 24, 30 mois ou plus, la plupart des rapports ne contenaient pas, dans la description de l’affaire, d’informations substantielles permettant au comité de déterminer si les raisons invoquées par l’OLAF pour justifier la durée des enquêtes étaient exactes et si les mesures correctives visant à les accélérer étaient appropriées.

46. Sur la base de son analyse comparative, le comité conclut que la qualité des informations fournies par l’OLAF conformément à l’article 7, paragraphes 8 et 5, en relation avec l’article 15, paragraphe 1, du règlement (UE, Euratom) n o 883/2013 ne s’est pas améliorée en 2018 par rapport aux années précédentes, ni pour une même affaire au fil du temps. Il confirme donc l’observation qu’il avait formulée dans le rapport d’activité de l’année dernière, à savoir qu’il n’y a eu aucune avancée en 2018 en ce qui concerne les pratiques de l’OLAF sur l’exécution des obligations légales incombant au directeur général de l’OLAF en vertu de l’article 7, paragraphe 8, du règlement (UE, Euratom) n o 883/2013.

Conclusions finales

47. Le comité maintient son opinion selon laquelle des rapports de qualité sur les enquêtes de plus de douze mois constituent des outils utiles et efficaces lui permettant de contrôler la durée des enquêtes, et que la durée excessive des enquêtes peut nuire à l’indépendance de l’OLAF. Ce point constitue également un sujet de préoccupation, dans la mesure où il met en cause le respect des droits fondamentaux des personnes concernées par des enquêtes, tandis que les délais de prescription (c’est-à-dire le risque de prescription) mettent en péril la possibilité pour les autorités judiciaires, administratives, disciplinaires et/ou financières d’entamer des actions supplémentaires. L’indépendance de l’OLAF devrait être primordiale et l’égalité de traitement devrait être garantie. Il s’agit là d’un point essentiel pour le comité.

48. Au cours de la deuxième partie de la période considérée, après la nomination du nouveau directeur général, le comité a collaboré avec l’OLAF à la mise en place d’un nouveau système de rapport qui lui permettrait de remplir cette mission de contrôle. En février 2019, le comité a envoyé au directeur général de l’OLAF deux nouveaux «modèles de rapports» inspirés d’un modèle que l’OLAF lui-même avait proposé précédemment. Le premier était destiné aux enquêtes de plus de douze mois, tandis que le second, destiné aux enquêtes de dix-huit mois ou plus, était prévu pour vérifier les incidences des éventuelles mesures correctives prises par l’OLAF pour accélérer le déroulement de l’enquête. Les modèles de rapports comportaient une liste de catégories d’informations, en particulier: i) une description détaillée de l’affaire, y compris son incidence économique estimée, ii) la législation prétendument enfreinte, iii) les sanctions potentielles et les considérations de prescription, iv) les activités opérationnelles entreprises et leurs résultats, v) les activités opérationnelles à mener; vi) les motifs pour lesquels l’affaire n’a pas été menée à son terme; et vii) les mesures correctives visant à accélérer l’enquête.

49. Le comité a été surpris et s’est déclaré profondément préoccupé par la réponse du directeur général de l’OLAF, en mai dernier, l’informant de l’adoption d’un modèle de rapport différent qui ne contient pas d’informations de base et qui ne permet pas empêche le comité de remplir sa mission. Selon le directeur général, il n’était pas possible de procéder à une estimation de l’incidence économique, à l’évaluation juridique préliminaire ou de faire rapport sur les sanctions potentielles et les considérations de prescription avant que l’enquête soit terminée. Par expérience, le comité estime que tout organe d’enquête doit obligatoirement analyser ces éléments avant de prendre la décision d’ouvrir une enquête. Le comité a demandé au directeur général de l’OLAF de réexaminer la question et de veiller à ce que le comité reçoive les informations nécessaires à l’accomplissement de sa mission, en gardant à l’esprit les obligations du comité de rendre compte, aux trois institutions investies du pouvoir de nomination, des performances de l’OLAF. Le comité est disposé à aider le directeur général de l’OLAF dans les efforts qu’il déploie pour trouver un moyen approprié de lui faire rapport sur les enquêtes de plus de douze mois et apprécie son initiative visant à instaurer un dialogue constructif avec le personnel de l’OLAF sur cette question.

CAS NÉCESSITANT LA TRANSMISSION D’INFORMATIONS AUX AUTORITÉS JUDICIAIRES NATIONALES

50. L’OLAF fournit au comité de surveillance une liste des cas transmis aux autorités judiciaires nationales. Ces informations purement statistiques sont peu utiles au comité, qui estime que l’OLAF devrait lui transmettre le rapport final envoyé aux autorités judiciaires nationales, comme indiqué précédemment dans son avis n o 2/2017 accompagnant le rapport d’évaluation de la Commission sur l’application du règlement (UE, Euratom) n o 883/2013 du Parlement européen et du Conseil (article 19). Des discussions sur la façon de résoudre cette question sont en cours.

CAS DANS LESQUELS LES RECOMMANDATIONS DE L’OLAF N’ONT PAS ÉTÉ SUIVIES PAR LES AUTORITÉS COMPÉTENTES

51. er mars 2017 et le 28 février 2018 aux recommandations formulées depuis le 1 er octobre 2013. Cette période de référence faisait suite à la précédente, qui allait du 1 er mars 2016 au 28 février 2017 Le comité de surveillance a obtenu de l’OLAF un rapport sur 22 cas comportant une liste des réponses que l’OLAF a reçues de la part des autorités compétentes entre le 1mars 2017 et le 28 février 2018 aux recommandations formulées depuis le 1octobre 2013. Cette période de référence faisait suite à la précédente, qui allait du 1mars 2016 au 28 février 2017 ( 18 )

52. Le comité a déjà fait part de ses préoccupations concernant le calendrier du système de rapports dans ses précédents rapports et avis. Le système actuel ne couvre pas l’année civile conventionnelle, n’indique pas le nombre d’affaires pendantes ou de réponses qui n’ont jamais été reçues, et est sujet aux erreurs ( 19 ) . Il considère par conséquent que le système de rapports actuel n’est pas complet et recommande que l’OLAF trouve une meilleure solution pour donner un aperçu général de la situation et examiner l’incidence de ses enquêtes en général. En particulier, un système électronique qui fonctionne sans heurt pourrait résoudre ce problème, rendant le système de rapports plus complet et plus précis. En outre, la possibilité d’introduire des demandes transversales devrait faire partie intégrante de tout système d’information électronique traitant de la gestion des dossiers (OCM).

53. Les informations relatives au suivi des recommandations de l’OLAF ont été présentées par l’OLAF au comité sous la forme d’un tableau récapitulatif couvrant les points suivants: le nombre de dossiers de l’OLAF; la date à laquelle la recommandation a été émise; l’identification du destinataire; un bref résumé de la recommandation; la date de la réponse concernant la non-exécution; les raisons invoquées par l’autorité concernée; et, dans certains cas, des commentaires de l’OLAF donnant davantage de précisions.

54. Sur la base des informations concernant les 22 cas susmentionnés, le comité de surveillance a constaté que le nombre d’affaires classées sans suite ou non poursuivies faute de preuves a considérablement augmenté par rapport à la période couverte par le rapport précédent. Dans 11 des 22 cas, les autorités nationales ont soit évalué les éléments de preuve et les faits d’une manière différente, soit n’ont pas été en mesure de prouver les faits sur la base des preuves reçues de l’OLAF et recueillies lors d’enquêtes nationales ultérieures.

55. Malgré le caractère limité des informations reçues par le comité, il est possible de conclure que les différences procédurales entre l’enquête administrative de l’OLAF et les procédures pénales ont été la principale raison justifiant la clôture des procédures nationales. Les autorités nationales ont souvent fondé leur décision de ne pas engager de poursuites ou de classer l’affaire sur l’impossibilité de prouver l’intention de commettre une infraction. Le comité estime qu’il est essentiel de poursuivre les travaux afin d’améliorer les chances que les recommandations de l’OLAF soient acceptées. Le comité a l’intention de consacrer davantage de temps à ce sujet à l’avenir et a adopté une décision visant à assurer le suivi de cette question dans son plan de travail pour 2019.

56. Le comité de surveillance reste convaincu que le succès de la justice ne se mesure pas au nombre de condamnations. Toutefois, de nombreux obstacles pourraient être levés grâce à une meilleure coopération et consultation sur les faits, l’admissibilité des preuves et les tactiques d’enquête avec les autorités policières et judiciaires nationales. Cela est particulièrement vrai en ce qui concerne les affaires que les autorités nationales ont classées sans suite ou sur lesquelles elles ont décidé de ne pas enquêter parce que le délai de prescription avait expiré (quatre cas sur les 22 signalés). Le comité ne trouve aucun argument raisonnable pour ne pas éviter une telle situation procédurale. Même s’il existe certains cas dans lesquels, par exemple, la qualification juridique a pu changer, raccourcissant ainsi le délai de prescription légal de façon à ce qu’il expire plus tôt, le comité estime que le nombre d’enquêtes frappées de prescription (environ 18 % des 22 cas signalés) est trop élevé. La responsabilité de cet état de fait incombe à la fois à l’OLAF et aux autorités nationales, qui coopèrent et agissent dès les premiers stades de l’enquête. Le comité se félicite de l’initiative prise par l’OLAF d’organiser une conférence sur la coopération entre l’OLAF, les autorités judiciaires et les services répressifs ( 20 ) . Elle contribuera à l’échange de vues et, espérons-le, améliorera également l’efficacité du système institutionnel de protection des intérêts financiers de l’Union européenne, qui est en pleine mutation.

57. Une fois que le Parquet européen sera pleinement opérationnel, la position de l’OLAF deviendra encore plus compliquée. Les enquêteurs de l’OLAF seront tenus d’accorder une attention particulière à la collecte des preuves dans diverses nouvelles situations procédurales. L’OLAF mènera des enquêtes dans les États membres qui ne participent pas à la coopération renforcée, mais le Parquet européen peut également lui demander d’enquêter dans ces mêmes États et de rassembler des preuves aux fins d’une enquête pénale. Le comité est préoccupé par la nouvelle situation, par les réactions des États membres de l’Union qui ont décidé de ne pas participer à la coopération renforcée (concernant le Parquet européen) et par les conséquences éventuelles associées au nouvel environnement, comme la possibilité de contester des preuves recueillies lors des procès.

58. Les enquêteurs de l’OLAF devront évaluer les éléments de preuve et les faits d’une manière rapide, ciblée et flexible afin d’établir si une affaire relève de la compétence de l’OLAF ou du Parquet européen, et devront suivre les instructions concernant l’application de certaines garanties de procédure données par le Parquet européen, qui diffèrent selon les juridictions. L’OLAF, le Parquet européen et les autorités nationales devront mettre en place un système qui fonctionne sans heurts pour éviter les lenteurs causées par la détermination d’une juridiction et par l’irrecevabilité des preuves résultant des différentes exigences procédurales des États membres dans les procédures pénales. Le comité de surveillance se concentre sur les performances de l’OLAF. Cependant, les nouveaux enjeux juridiques nécessiteront une très bonne connaissance du droit national et international, une expérience en matière de changement de juridiction au cours de l’enquête, la capacité à faire face aux objections à la course aux tribunaux ( forum shopping ) et, surtout, un échange colossal et souple d’informations entre le Parquet européen, l’OLAF et les autorités nationales.

59. Le comité a déjà fait part de son intention d’examiner cette question de manière plus approfondie. À cette fin, il a demandé à avoir accès à un certain nombre de cas dans lesquels les recommandations de l’OLAF n’ont pas été suivies par les autorités judiciaires nationales. L’analyse commencera au second semestre 2019 et l’avis qui en résultera sera fondé, outre l’examen de cas particuliers, sur des discussions avec des représentants des autorités nationales, de l’OLAF et éventuellement du Parquet européen.

60. Le comité a manifesté son intérêt pour le suivi et l’analyse des résultats et des incidences des travaux de l’OLAF, d’une manière plus approfondie et moins statistique. Il souhaiterait donc recevoir automatiquement tout rapport d’enquête transmis aux autorités concernées et leurs réponses. La réalisation d’analyses continues et la sollicitation d’explications auprès des autorités concernées et de l’OLAF permettraient au comité d’aider l’OLAF à améliorer son efficacité en matière d’enquête et à garantir l’admissibilité des preuves.

SUIVI DE L’ÉVOLUTION CONCERNANT L’APPLICATION DES GARANTIES DE PROCÉDURE

Article 15, paragraphe 1, deuxième alinéa, du règlement (UE, Euratom) no 883/2013: «Le comité de surveillance suit en particulier l’évolution concernant l’application des garanties de procédure […].» Article 17, paragraphe 7, du règlement (UE, Euratom) no 883/2013: «Le directeur général met en place une procédure interne de consultation et de contrôle, y compris un contrôle de la légalité, ayant trait notamment au respect des garanties de procédure et des droits fondamentaux des personnes concernées […].»

61. Le règlement portant sur les activités de l’OLAF mentionne expressément que le comité de surveillance doit veiller à ce que les garanties de procédure soient suffisantes lorsque l’OLAF enquête sur certains cas. C’est la raison pour laquelle le comité de surveillance a accordé une grande attention à cet aspect de ses travaux au cours de l’année écoulée.

62. Le directeur général de l’OLAF a pris des mesures pour que les rapports sur les réclamations individuelles soient transmis au moins tous les deux ans au comité de surveillance. Ces rapports ont été jugés instructifs et utiles, mais pas suffisants pour suivre l’évolution concernant les garanties de procédure et les droits fondamentaux.

63. Le nombre de réclamations que l’OLAF reçoit est un sujet de préoccupation pour le comité de surveillance et fait l’objet d’une attention particulière. Le comité a l’intention d’échanger ces informations avec le bureau du Médiateur européen, et des contacts ont déjà été établis à cet effet. Il continuera d’accorder toute son attention à ce sujet.

64. Au moins tous les six mois, le point «garanties de procédure» sera inscrit à l’ordre du jour des réunions tenues entre le comité de surveillance et le directeur général de l’OLAF. Le délai de réponse aux réclamations reçues fera l’objet d’une enquête, les réponses données seront analysées et tout suivi de la part de la personne qui soumet la réclamation fera l’objet d’une discussion si nécessaire.

65. Toutes les réclamations enregistrées par l’OLAF ou déposées devant d’autres instances contre l’OLAF, dont le directeur général de l’OLAF ou son personnel a connaissance, seront automatiquement transmises au comité de surveillance. Les cas à l’origine de ces réclamations seront présentés dans leur intégralité et des explications orales sur leur traitement seront fournies lors des séances plénières. L’OLAF mettra à la disposition du comité toute la correspondance sous-jacente.

66. Cette procédure, convenue entre le comité et le directeur général de l’OLAF, devrait constituer une amélioration par rapport à la procédure antérieure.

ÉVALUATION DES PRIORITÉS DE LA POLITIQUE DE L’OLAF EN MATIÈRE D’ENQUÊTES ET DES LIGNES DIRECTRICES CONCERNANT LES PROCÉDURES D’ENQUÊTE

Article 17, paragraphe 5, premier alinéa, du règlement (UE, Euratom) no 883/2013: «Le directeur général fixe chaque année, dans le cadre du plan annuel de gestion, les priorités de la politique de l’Office en matière d’enquêtes et, avant leur publication, les transmet au comité de surveillance.» Article 5, paragraphe 1:«La décision du directeur général d’ouvrir ou non une enquête tient compte des priorités de la politique en matière d’enquêtes et du plan annuel de gestion de l’Office […].» Article 16, paragraphe 2 – Échange de vues avec les institutions «2. L’échange de vues peut porter sur: a) les priorités stratégiques des politiques de l’Office en matière d’enquêtes […].»

67. Le comité de surveillance a examiné le projet de priorités de la politique de l’OLAF en matière d’enquêtes pour 2019 et a constaté que l’OLAF maintenait l’approche réactive en matière d’enquêtes qui prévalait les années précédentes. Il a tenu plusieurs réunions avec le nouveau directeur général à ce sujet et a exprimé ses vues au cours de l’échange de vues interinstitutionnel de septembre.

68. Le comité a rappelé l’importance, pour l’OLAF, de prendre des initiatives en matière de détection et d’analyse des risques dans la lutte contre la fraude sur la base d’un échange régulier d’informations avec les autres directions générales de la Commission. Cette méthode de travail permettrait à l’OLAF de mettre en œuvre une politique d’enquête proactive et de se concentrer sur les cas les plus graves et les plus complexes. Le secteur du renseignement de l’OLAF devrait également procéder régulièrement à des analyses de risque. Le comité a exhorté l’OLAF à élaborer ces mécanismes dès que possible dans la perspective de la création du Parquet européen.

69. Les priorités de la politique de l’OLAF en matière d’enquêtes pour 2019 s’en sont tenues à une approche très similaire à celle des années précédentes, en se concentrant sur les domaines suivants: i) les cas relatifs à des projets de réseaux de transport et d’infrastructures, notamment les procédures de passation de marchés publics; ii) les cas concernant des projets cofinancés par les Fonds structurels et d’investissement européens (21), le Fonds européen agricole pour le développement rural et les fonds de préadhésion, dans lesquels l’action des États membres ou des pays candidats peut être insuffisante, ou des projets de nature transfrontière; iii) les cas indiquant de possibles abus concernant les règles d’origine, les classements tarifaires dans les régimes commerciaux préférentiels et non préférentiels, ainsi que les fraudes à l’évaluation destinées à éluder le paiement des droits de douane conventionnels, y compris des mesures tarifaires faisant partie de la politique de défense commerciale de l’Union; iv) les cas de contrebande de tabac, d’alcool, de médicaments contrefaits et d’autres marchandises dangereuses pour la santé et la sécurité qui pourraient être suspectés de porter atteinte aux droits de propriété intellectuelle dans l’Union européenne; la fabrication illicite de tabac; v) les cas concernant l’aide humanitaire et l’aide au développement fournie aux migrants, aux réfugiés et aux personnes déplacées à l’intérieur de leur propre pays; et d’autres formes de soutien fournies à ces groupes cibles.

70. Le directeur général de l’OLAF a informé le comité que les priorités de sa politique en matière d’enquêtes ont été fixées en s’appuyant sur les contributions apportées par les parties prenantes, notamment le réseau de prévention et de détection de la fraude de la Commission, les rapports de la Cour des comptes européenne, les résolutions du Parlement européen et les rapports de la Commission sur la protection des intérêts financiers.

71. Toutefois, l’OLAF a donné au comité une vue d’ensemble de la mise en œuvre des priorités politiques en matière d’enquêtes pour 2018, adoptées selon une approche très similaire. Au total, 219 enquêtes et 30 dossiers de coordination ont été ouverts en 2018, sur la base des informations reçues par l’OLAF. Parmi ceux-ci, 56 enquêtes et 19 dossiers de coordination relevaient des priorités de sa politique en matière d’enquêtes pour 2018 (ce qui représente 25,6 % des enquêtes ouvertes et 63 % des dossiers de coordination ouverts). Dans la mesure où ces informations sont très limitées, elles ne permettent pas au comité d’évaluer le nombre de dossiers ouverts par secteur et par direction. L’OLAF n’a pas encore expliqué au comité pourquoi le pourcentage d’affaires traitées conformément aux priorités de sa politique en matière d’enquêtes (25 %) est si faible.

72. En conséquence, environ 75 % des enquêtes de l’OLAF ne relèvent pas des priorités de sa politique en matière d’enquêtes, soit un taux supérieur à celui de l’année précédente. Le comité a demandé à l’OLAF de lui fournir davantage d’informations sur les enquêtes incluses dans ces 75 % et sur les raisons de ces décisions. Le comité s’interroge sur l’approche suivie par l’OLAF, qui ne permet pas à l’Office de classer les enquêtes par ordre de priorité.

73. Le comité conclut que des changements radicaux s’imposent dans l’approche adoptée par l’OLAF en ce qui concerne ses propres priorités politiques en matière d’enquêtes, afin de garantir l’efficacité et l’efficience des enquêtes de l’OLAF et la répartition des ressources, indispensables au fonctionnement optimal de l’Office.

RELATIONS AVEC L’OLAF, LES INSTITUTIONS DE L’UNION, LES PARTENAIRES ET LES PARTIES PRENANTES DE L’OLAF

Réunions avec les institutions, organes et organismes de l’Union

74. En tant qu’organe interinstitutionnel, le comité de surveillance a jugé prioritaire d’entretenir des contacts réguliers avec les institutions de l’Union et les partenaires et parties prenantes de l’OLAF. Il a pris tout particulièrement conscience de l’importance d’améliorer la circulation des informations entre les institutions. Afin de poursuivre ces objectifs et d’obtenir un retour d’information sur les performances de l’OLAF, le comité s’est réuni, sur une base régulière, avec le commissaire responsable de l’OLAF et le secrétaire général de la Commission, la commission du contrôle budgétaire (CONT) du Parlement européen et le groupe de travail du Conseil sur la lutte contre la fraude. Le comité s’est rendu à la Cour des comptes européenne et a invité le Médiateur européen à sa réunion plénière. Ces réunions ont été l’occasion d’échanges fructueux et ont permis de développer une relation constructive. Au cours de la période couverte par le rapport, le comité a régulièrement invité le directeur général et les directeurs de l’OLAF à ses réunions plénières. Le comité se réjouit à la perspective d’entretenir des liens plus étroits avec les équipes d’enquête et opérationnelles de l’OLAF.

75. Le comité a contribué activement à l’échange de vues avec les institutions, conformément à l’article 16 du règlement (UE, Euratom) n o 883/2013, en particulier dans les domaines des priorités de la politique en matière d’enquêtes, de la durée des enquêtes, du respect des droits fondamentaux et des garanties de procédure, des relations futures entre l’OLAF et le Parquet européen, ainsi que de la gestion des ressources de l’OLAF dans la perspective de la création du Parquet européen.

GOUVERNANCE DU COMITÉ DE SURVEILLANCE DE L’OLAF

Le secrétariat du comité de surveillance, méthodes de travail et questions budgétaires

76. Le secrétariat joue un rôle essentiel en facilitant et en contribuant à l’exécution de toutes les tâches entreprises par le comité de surveillance et en veillant à ce qu’il soit en mesure de remplir en toute indépendance le mandat légal qui lui a été confié. Conformément au règlement (UE, Euratom) n o 883/2013, le secrétariat travaille sous l’autorité directe du comité et indépendamment de la Commission. L’affectation d’un nombre suffisant de personnes possédant les qualifications et les compétences requises est essentielle pour que le comité puisse s’acquitter de sa mission.

77. Le secrétariat du comité de surveillance se compose de membres du personnel de l’Union européenne, de juristes et d’assistants qui contrôlent les activités quotidiennes de l’OLAF et aident les membres du comité à s’acquitter efficacement de leurs tâches, dans le but de renforcer l’indépendance de l’OLAF.

78. o 883/2013 À la suite d’une modification du règlement (UE, Euratom) n883/2013 ( 22 ) , le secrétariat du comité de surveillance est assuré par la Commission, indépendamment de l’OLAF et en étroite concertation avec le comité. En février 2017, le secrétariat a été rattaché sur le plan administratif à l’Office de gestion et de liquidation des droits individuels (PMO) de la Commission européenne, et il ne semble pas être rattaché au comité de surveillance dans l’organigramme. Aujourd’hui, plus de deux ans après le transfert au PMO, il apparaît que ce changement a eu une incidence négative sur le fonctionnement du secrétariat.

79. En ce qui concerne l’emplacement du secrétariat en dehors de la zone de sécurité de l’OLAF, le comité a également exprimé ses préoccupations et réitéré sa position selon laquelle une position appropriée dans cette zone permettrait au secrétariat de s’acquitter au mieux et efficacement de ses missions.

80. Le secrétariat manquait cruellement de personnel à partir de février 2017 et la situation ne s’est pas améliorée au cours de la période considérée. Cette pénurie de personnel est un sujet de vive préoccupation pour le comité. Cela a inévitablement affecté son plan de travail, ce qui a conduit le comité à discuter sérieusement de cette question à plusieurs reprises avec le commissaire chargé du budget et des ressources humaines, M. Oettinger, et la directrice générale des ressources humaines et de la sécurité, M me Souka.

81. Fin 2018, le secrétariat du comité a engagé un nouvel administrateur qui a pris ses fonctions en avril 2019, mais un autre poste reste aujourd’hui vacant et doit être pourvu dès que possible. Il a également demandé à la Commission de publier un avis pour le poste de chef du secrétariat qui est vacant depuis novembre 2018. Le poste a été publié au niveau de l’encadrement supérieur et le processus de sélection est en cours. La Commission a besoin de l’accord du comité pour nommer les membres du secrétariat. Il est essentiel qu’il soit associé au processus de recrutement pour garantir une réelle indépendance dans la sélection des membres du secrétariat. Les fonctionnaires affectés au secrétariat ne doivent jamais solliciter ni accepter d’instructions d’un gouvernement ou d’une institution, d’un organe, d’un organisme ou d’une agence concernant l’exercice des fonctions de contrôle du comité.

82. o 883/2013 Le comité a informé l’OLAF, la Commission européenne, le Parlement européen, le Conseil et la Cour des comptes européenne qu’il y avait lieu de trouver un emplacement plus approprié pour son secrétariat, la réforme du règlement relatif à l’OLAF offrant l’occasion de réexaminer cette question. Le comité juge encourageante la proposition du Parlement de modifier la disposition actuelle du secrétariat dans le règlement (UE, Euratom) n883/2013 ( 23 ) . Cette modification permettra aux trois institutions de l’Union investies du pouvoir de nomination et au comité d’examiner toutes les options possibles pour trouver le meilleur endroit où installer et détacher son secrétariat, notamment la possibilité initiale de l’intégrer à nouveau à l’OLAF sous son autorité et en y associant les dispositions nécessaires à son fonctionnement indépendant.

83. En 2018, le comité de surveillance a tenu 11 réunions plénières. Le président, les rapporteurs et les membres du secrétariat du comité de surveillance se sont également rencontrés régulièrement pour travailler sur des questions spécifiques. Pour chacune des grandes questions à traiter, le comité de surveillance a désigné un rapporteur. Les rapporteurs ont collaboré avec le secrétariat du comité pour élaborer des projets de rapports, d’avis ou de documents à discuter lors des réunions plénières. Ils ont également rencontré des membres de la direction et du personnel de l’OLAF dans le cadre de la préparation des avis et des rapports du comité de surveillance. Le comité a discuté avec l’OLAF de ses avis avant leur adoption.

84. Le budget du comité pour l’année couverte par le présent rapport s’est élevé à 200 000 EUR, et le taux d’exécution du budget a été de 93,4 %. L’ordonnateur subdélégué chargé des dépenses est le directeur du PMO.

85. Afin de garantir une transparence maximale de ses travaux, le comité de surveillance publie des documents d’intérêt public sur son site web interinstitutionnel: http://europa.eu/supervisory-committee-olaf/

(1) Règlement (UE, EURATOM) no 883/2013 du Parlement européen et du Conseil du 11 septembre 2013 relatif aux enquêtes effectuées par l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) et abrogeant le règlement (CE) no 1073/1999 du Parlement européen et du Conseil et le règlement (Euratom) no 1074/1999 du Conseil (JO L 248 du 18.9.2013, p. 1)

(2) De juillet 2018 à juin 2019.

(3) Résolution législative du Parlement européen du 16 avril 2019 sur la proposition de règlement du Parlement européen et du Conseil modifiant le règlement (UE, Euratom) no 883/2013 relatif aux enquêtes effectuées par l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) en ce qui concerne la coopération avec le Parquet européen et l’efficacité des enquêtes de l’OLAF [COM(2018) 0338 – C8-0214/2018 – 2018/0170(COD)] http://www.europarl.europa.eu/doceo/document/TA-8-2019-0383_FR.html

(4) Lettre du comité de surveillance au président de la commission CONT du Parlement européen du 20 novembre 2018.

(5) Voir avis no 2/2017 du comité de surveillance accompagnant le rapport d’évaluation de la Commission sur l’application du règlement (UE, Euratom) no 883/2013 du Parlement européen et du Conseil (article 19).

(6) Voir article 15, paragraphe 8, «Comité de surveillance», dont les mots «indépendamment de l’Office [OLAF]» ont été supprimés. «Son secrétariat est assuré par la Commission, en étroite concertation avec le comité de surveillance».

(7) Voir résolution législative du Parlement européen: article 5, paragraphe 6 bis (nouveau) «Ouverture des enquêtes»; article 7, paragraphes 8 et 8 bis (nouveau) «Exécution des enquêtes»; article 15, paragraphe 1, cinquième alinéa «Comité de surveillance»; article 11, paragraphe 1, deuxième alinéa «Rapport d’enquête et suites à donner aux enquêtes»; article 17, paragraphe 9, premier alinéa «Directeur général».

(8) Voir article 12 quater, paragraphe 5 «Signalement au Parquet européen de tout comportement délictueux à l’égard duquel celui-ci pourrait exercer sa compétence».

(9) Voir article 12 quinquies, paragraphe 1, premier alinéa «Non-duplication des enquêtes» et article 12 quinquies, paragraphe 1 bis (nouveau) sur la base d’une suggestion du comité de surveillance figurant dans sa lettre du 20 novembre 2018.

(10) Voir article 12 sexies, paragraphe 2 «Soutien de l’Office au Parquet européen», la nouvelle structure et l’addendum sont basés sur une suggestion du comité de surveillance figurant dans sa lettre du 20 novembre 2018, et article 12 sexies, paragraphe 2 bis (nouveau), inclut les suggestions du comité de surveillance figurant dans sa lettre du 20 novembre 2018.

(11) Voir article 12 octies, paragraphe 1, «Accords sur les arrangements de travail et échange d’informations avec le Parquet européen».

(12) Voir avis no 1/2018 et no 1/2019 du comité de surveillance: site web du comité de surveillance de l’OLAF: http://europa.eu/supervisory-committee-olaf/opinions-and-reports

(13) Voir le rapport d’activité 2017 du comité de surveillance, du point 24 au point 29: site internet du comité de surveillance de l’OLAF: http://europa.eu/supervisory-committee-olaf/opinions-and-reports

(14) Voir avis no 1/2017 du comité de surveillance sur l’avant-projet de budget 2018 de l’OLAF et l’avis no 2/2017 du comité de surveillance accompagnant le rapport d’évaluation de la Commission sur l’application du règlement (UE, Euratom) no 883/2013 du Parlement européen et du Conseil (article 19) http://europa.eu/supervisory-committee-olaf/opinions-and-reports

(15) Voir les plans de gestion pour 2018 et 2019 de l’Office européen de lutte antifraude (OLAF), p. 5: en 2018, l’objectif en termes de pourcentage des enquêtes en cours d’une durée supérieure à vingt mois était indiqué comme inférieur à 30 %.

(16) Rapports fournis par l’OLAF au comité de surveillance en 2018.

(17) Dans 4 % des cas, l’OLAF a invoqué les raisons suivantes pour expliquer l’inachèvement de l’enquête (en plus d’autres raisons): un manque de coopération de la part des organisations internationales, des motifs liés à la procédure d’enquête de l’OLAF, un manque de coopération de la part d’un opérateur économique ou d’un liquidateur d’entreprise, et une analyse chronophage.

(18) Le directeur général informe le comité de surveillance des cas dans lesquels ses recommandations n’ont pas été suivies [l’obligation est établie par l’article 17, paragraphe 5, du règlement (UE, Euratom) no 883/2013].

(19) Le rapport au comité de surveillance couvrait quatre cas relevant de la période de référence précédente qui, par erreur, n’avaient pas été inclus dans le rapport précédent. Le nombre total de cas (22) comprend ces quatre cas.

(20) Conférence sur «La protection des intérêts financiers dans l’Union européenne: coopération entre l’OLAF, les autorités judiciaires et les services répressifs» (The protection of the Financial Interests in the EU: Cooperation between OLAF, Judicial Authorities and Law Enforcement Service) organisée à Bruxelles les 20 et 21 juin 2019.

(21) Le Fonds social européen, le Fonds européen de développement régional, le Fonds de cohésion, le Fonds européen agricole pour le développement rural et le Fonds européen pour les affaires maritimes et la pêche.

(22) Règlement (UE) 2016/2030 du Parlement européen et du Conseil du 26 octobre 2016 modifiant le règlement (UE, Euratom) no 883/2013 en ce qui concerne le secrétariat du comité de surveillance de l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) (JO L 317 du 23.11.2016, p. 1). Ce règlement est entré en vigueur le 1er janvier 2017.

(23) Voir note de bas de page no 6 du rapport d’activité; résolution législative du Parlement européen du 16 avril 2019: article 15, paragraphe 8, «Comité de surveillance», dont les mots «indépendamment de l’Office [OLAF]»ont été supprimés.