Initiative de la République fédérale d'Allemagne, du Royaume de Belgique et de la République française en vue de l'adoption de l'acte du Conseil établissant le protocole modifiant la convention sur l'emploi de l'informatique dans le domaine des douanes en ce qui concerne la création d'un fichier d'identification des dossiers d'enquêtes douanières

(2001/C 328/12)

LE CONSEIL DE L'UNION EUROPÉENNE,

vu le traité sur l'Union européenne, et notamment son article 30, paragraphe 1, point a), et son article 34, paragraphe 2, point d),

vu l'initiative de la République fédérale d'Allemagne, du Royaume de Belgique et de la République française(1),

vu l'avis du Parlement européen(2),

considérant ce qui suit:

(1) ...

(2) ...

DÉCIDE qu'est établi le protocole dont le texte figure en annexe, qui est signé ce jour par les représentants des gouvernements des États membres;

RECOMMANDE son adoption par les États membres selon leurs règles constitutionnelles respectives(3).

Fait à Bruxelles, le ...

Par le Conseil

Le président

...

(1) JO C ...

(2) Avis rendu le ...

(3) La date d'entrée en vigueur du protocole sera publiée au Journal officiel des Communautés européennes par les soins du secrétariat général du Conseil.

ANNEXE

PROTOCOLE

établi sur la base de l'article 34 du traité sur l'Union européenne, modifiant la convention sur l'emploi de l'informatique dans le domaine des douanes en ce qui concerne la création d'un fichier d'identification des dossiers d'enquêtes douanières

LES HAUTES PARTIES CONTRACTANTES au présent protocole, États membres de l'Union européenne,

SE RÉFÉRANT à l'acte du Conseil de l'Union européenne du ...

VU le traité sur l'Union européenne, et notamment son article 34,

CONSIDÉRANT CE QUI SUIT:

(1) la convention sur l'emploi de l'informatique dans le domaine des douanes(1), ci-après dénommée "la convention", ...

(2) ...

SONT CONVENUES DES DISPOSITIONS SUIVANTES:

Article premier

Dans la convention, après le titre V, les trois titres suivants sont insérés: "TITRE V A

ÉTABLISSEMENT D'UN FICHIER D'IDENTIFICATION DES DOSSIERS D'ENQUÊTES (FIDE)

Article 12 A

1. Le système d'information des douanes visé à l'article 2, paragraphe 1, comprend également en son sein une base de données dénommée 'fichier d'identification des dossiers d'enquêtes', et, sans préjudice des dispositions spéciales du présent titre et des titres V B et V C, les autres dispositions de la présente convention relatives au système d'information des douanes s'appliquent également au fichier d'identification des dossiers d'enquêtes et toute référence au système d'information des douanes comprend ledit fichier.

2. L'objectif du fichier d'identification des dossiers d'enquêtes est de permettre aux services compétents d'un État membre en matière d'enquêtes douanières, qui ouvrent un dossier d'enquête ou qui enquêtent sur une ou plusieurs personnes ou entreprises, d'identifier les services compétents des autres États membres qui sont en train d'enquêter ou ont enquêté sur ces personnes ou entreprises, afin d'aider la prévention et de faciliter et accélérer la recherche, la poursuite et la répression des infractions graves aux lois nationales et aux réglementations relatives aux accises non harmonisées.

3. Si l'État membre effectuant une recherche dans le fichier a besoin de plus amples renseignements sur la personne physique ou morale dont les données sont enregistrées, il demande l'assistance de l'État membre fournisseur, sur la base des instruments en vigueur relatifs à l'assistance mutuelle.

TITRE V B

FONCTIONNEMENT ET UTILISATION DU FICHIER D'IDENTIFICATION DES DOSSIERS D'ENQUÊTES

Article 12 B

1. Le fichier d'identification des dossiers d'enquêtes se compose d'une base de données centrale accessible directement à tous les États membres. Il comprend exclusivement les données nécessaires à l'accomplissement de son objectif, tel que visé à l'article 12 A, paragraphe 2.

Seules peuvent être insérées dans le fichier les données concernant:

i) les personnes physiques et les personnes morales qui font l'objet ou ont fait l'objet d'un dossier d'enquête mené par le service compétent d'un État membre, et:

- qui sont soupçonnées de commettre, d'avoir commis, de participer ou d'avoir participé à la commission d'une infraction grave aux lois nationales et aux réglementations relatives aux accises non harmonisées ou,

- qui ont fait l'objet d'une constatation relative à l'une de ces infractions ou,

- qui ont fait l'objet d'une sanction administrative ou judiciaire pour une de ces infractions;

ii) le domaine concerné par le dossier d'enquête;

iii) le nom, la nationalité et les coordonnées du service de l'État membre traitant et le numéro de dossier.

2. Les données à caractère personnel visées au paragraphe 1, point i), se limitent aux renseignements suivants:

i) pour les personnes physiques: les nom, nom de jeune fille, prénom et nom d'emprunt, les date et lieu de naissance, la nationalité et le sexe;

ii) pour les personnes morales: la raison sociale, le siège de l'entreprise et l'identifiant TVA.

3. Les données sont introduites pour une durée limitée, conformément à l'article 12 I.

4. La Commission assure la gestion technique de l'infrastructure du fichier d'identification des dossiers d'enquêtes, conformément aux règles prévues par les dispositions d'application adoptées par les Hautes parties contractantes au sein du Conseil, conformément à l'article 34, paragraphe 2, point d), dernière phrase, du traité sur l'Union européenne.

Article 12 C

1. Les États membres introduisent dans le fichier d'identification des dossiers d'enquêtes, les données visées à l'article 12 B, issues de dossiers d'enquêtes, qui laissent présumer ou qui ont permis de constater l'existence d'infractions graves aux lois nationales ainsi qu'aux réglementations relatives aux accises non harmonisées, et qui sont susceptibles de faire avancer les enquêtes des services compétents des autres États membres.

2. Un État membre n'est pas tenu, dans un cas concret, d'enregistrer les informations conformément au paragraphe 1 si et aussi longtemps que cet enregistrement:

i) porte préjudice à l'ordre public ou à d'autres intérêts essentiels, notamment en matière de protection des données, de l'État membre concerné, ou

ii) compromet le succès d'enquêtes en cours ou la sécurité d'une personne.

Article 12 D

1. L'accès direct aux données du fichier d'identification des dossiers d'enquêtes est réservé exclusivement aux services compétents en matière d'enquêtes douanières, désignés par chaque État membre. Chaque État membre envoie à chacun des autres États membres et au comité visé à l'article 16 la liste des services compétents en matière d'enquêtes douanières, désignés conformément au présent paragraphe.

2. Cet accès au fichier d'identification des dossiers d'enquêtes n'est possible qu'au moyen d'une interrogation qui doit nécessairement contenir les données à caractère personnel suivantes:

i) pour les personnes physiques: le nom, et/ou le nom de jeune fille, et/ou le nom d'emprunt;

ii) pour les personnes morales: la raison sociale et/ou l'identifiant TVA.

Article 12 E

Le fichier d'identification des dossiers d'enquêtes doit permettre d'identifier les services compétents en matière d'enquête douanière qui introduisent les données dans le fichier d'identification des dossiers d'enquête ou qui consultent les données du fichier d'identification des dossiers d'enquête.

Article 12 F

1. Les États membres ne peuvent utiliser les données provenant du fichier d'identification des dossiers d'enquêtes que pour atteindre l'objectif visé à l'article 12 A, paragraphe 2, en respectant les modalités fixées à l'article 12 A, paragraphe 3. Ils peuvent, toutefois, s'en servir à des fins administratives ou autres avec une autorisation préalable de l'État membre qui les a introduites dans le système et sous réserve des conditions imposées par celui-ci.

2. Les données provenant du fichier d'identification des dossiers d'enquêtes ne peuvent être communiquées à des autorités nationales ou des services autres que ceux désignés conformément à l'article 12 D, paragraphe 1, à des pays tiers ainsi qu'à des organisations internationales ou régionales désirant s'en servir qu'avec l'autorisation préalable de l'État membre qui les a introduites dans le système et sous réserve des conditions qu'il a imposées. Chaque État membre prend les mesures nécessaires pour s'assurer de la sécurité de ces données lorsqu'elles sont transmises ou fournies à des autorités situées hors de son propre territoire. Les détails de ces mesures doivent être transmis à l'autorité de contrôle commune visée à l'article 18.

Article 12 G

1. L'introduction de données dans le fichier d'identification des dossiers d'enquêtes est soumise aux lois, réglementations et procédures de l'État membre qui les fournit, à moins que la présente convention ne prévoie des dispositions plus strictes.

2. L'emploi des données provenant du fichier d'identification des dossiers d'enquêtes est soumis aux lois, aux réglementations et aux procédures de l'État membre qui utilise ces données, à moins que la présente convention ne prévoie des dispositions plus strictes.

Article 12 H

1. Chacun des États membres désigne une administration douanière compétente chargée, à l'échelle nationale, du fichier d'identification des dossiers d'enquêtes.

2. Cette administration est chargée d'assurer le bon fonctionnement du fichier d'identification des dossiers d'enquêtes dans l'État membre et prend les mesures pratiques nécessaires pour veiller au respect des dispositions de la présente convention.

3. Les États membres communiquent le nom de l'administration compétente visée au paragraphe 1 au dépositaire.

TITRE V C

CONSERVATION DES DONNÉES DU FICHIER D'IDENTIFICATION DES DOSSIERS D'ENQUÊTES

Article 12 I

Sous réserve de dispositions nationales plus restrictives:

i) les données relatives à des dossiers d'enquêtes en cours ne peuvent être conservées au-delà d'un délai d'un an après que le dernier acte d'investigation a été accompli, ce délai commençant à courir à compter de la date de la saisie des données du dossier d'enquête. Le délai de conservation des données relatives aux dossiers d'enquêtes en cours ne peut excéder, en toute hypothèse, trois ans sans qu'aucune infraction n'ait été constatée;

ii) les données relatives aux dossiers d'enquêtes ayant donné lieu à la constatation d'une infraction, qui n'ont pas encore abouti à un jugement de condamnation ou au prononcé d'une sanction administrative, ne peuvent être conservées au-delà d'un délai de six ans, ce délai commençant à courir à la date de saisie des données du dossier d'enquête;

iii) les données relatives à des dossiers d'enquêtes ayant abouti à un jugement de condamnation ou à une sanction administrative ne peuvent être conservées au-delà d'un délai de dix ans, ce délai commençant à courir à la date de saisie des données du dossier d'enquête;

iv) à toutes les étapes d'un dossier d'enquête telles que visées sous i), ii) et iii), dès qu'une personne est mise hors de cause, les données relatives au dossier d'enquête correspondant, doivent immédiatement être effacées.".

Article 2

À l'article 20 de la convention, les termes "à l'article 10, paragraphe 1" sont remplacés par les termes "à l'article 10, paragraphe 1, et à l'article 12 H, paragraphe 1," et les termes "à l'article 12, paragraphes 1 et 2," sont remplacés par les termes "à l'article 12, paragraphes 1 et 2, et à l'article 12 I".

Article 3

1. Le présent protocole est soumis à l'adoption par les États membres conformément à leurs règles constitutionnelles respectives.

2. Les États membres notifient au dépositaire l'accomplissement des procédures requises par leurs règles constitutionnelles respectives pour l'adoption du présent protocole.

3. Le présent protocole entre en vigueur quatre-vingt-dix jours après la notification visée au paragraphe 2, faite par l'État, membre de l'Union européenne au moment de sa signature, qui est le dernier à accomplir cette formalité.

Article 4

1. Le présent protocole est ouvert à l'adhésion de tout État qui devient membre de l'Union européenne et qui adhère à la convention.

2. Le texte du présent protocole dans la langue de l'État adhérant, établi par le Conseil de l'Union européenne, fait foi.

3. Les instruments d'adhésion sont déposés auprès du dépositaire.

4. Le présent protocole entre en vigueur à l'égard de tout État membre qui y adhère quatre-vingt-dix jours après la date du dépôt de son instrument d'adhésion ou à la date de l'entrée en vigueur du présent protocole, si celui-ci n'est pas encore entré en vigueur au moment de l'expiration de ladite période de quatre-vingt-dix jours et à condition que la convention soit en vigueur pour celui-ci.

Article 5

Tout État qui devient membre de l'Union européenne et adhère à la convention conformément à son article 25, après l'entrée en vigueur du présent protocole, est réputé y adhérer telle quelle est modifiée par le présent protocole.

Article 6

Le Secrétaire général du Conseil est dépositaire du présent protocole.

Le dépositaire publie au Journal officiel des Communautés européennes les notifications, instruments et communications relatifs au présent protocole.

En foi de quoi, les plénipotentiaires soussignés ont apposé leurs signatures au bas de la présente convention.

Fait à, le ..., en un exemplaire unique, en langues allemande, anglaise, danoise, espagnole, finnoise, française, grecque, irlandaise, italienne, néerlandaise, portugaise et suédoise, tous ces textes faisant également foi, exemplaire qui est déposé dans les archives du secrétariat général du Conseil de l'Union européenne.

Pour le gouvernement ...

(1) JO C 316 du 27.11.1995, p. 34.