Rapport

sur les états financiers de l'Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes relatifs à l'exercice 2001, accompagné des réponses de l'Observatoire

(2002/C 326/10)

TABLE DES MATIÈRES

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OPINION DE LA COUR

1. Le présent rapport est adressé au conseil d'administration de l'Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes (ci-après dénommé l'Observatoire), conformément à l'article 12, paragraphe 11, du règlement (CE) n° 1035/97(1) du Conseil.

2. La Cour a examiné les états financiers de l'Observatoire pour l'exercice clos le 31 décembre 2001. Conformément à l'article 12, paragraphe 8, du règlement (CE) n° 1035/97 du Conseil, le budget a été exécuté sous la responsabilité du directeur exécutif. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des états financiers(2), conformément aux dispositions financières internes adoptées en application de l'article 12, paragraphe 12, du règlement (CE) n° 1035/97 du Conseil. La Cour est tenue de procéder à l'examen de ces comptes en vertu de l'article 248 du traité instituant la Communauté européenne.

3. La Cour a effectué son audit conformément à ses politiques et normes d'audit. Celles-ci ont été adaptées des normes internationales d'audit généralement admises pour refléter le caractère spécifique du contexte communautaire. Elle a examiné les documents comptables et appliqué les procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. La Cour a obtenu, par cet audit, une base adéquate pour étayer l'opinion exprimée ci-après.

4. Cet examen a permis à la Cour d'obtenir l'assurance raisonnable que les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 2001 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

5. Sans remettre en cause l'opinion d'audit exprimée au point 4, la Cour attire toutefois l'attention sur les situations décrites au point 8 et aux points 18 et suivants.

PRINCIPALES OBSERVATIONS

Exécution du budget

6. L'exécution des crédits de l'exercice 2001 et des crédits reportés de l'exercice précédent est présentée au tableau 1(3).

7. Les crédits définitifs de l'exercice se sont élevés à 5,3 millions d'euros qui ont été engagés à hauteur de 5,1 millions. Les crédits opérationnels (Titre III) d'un montant de 2,2 millions d'euros ont été engagés dans leur quasi-totalité. Les paiements au titre des crédits de l'exercice se sont élevés à 3,8 millions; 1,4 million ont été reportés à l'exercice suivant et 0,1 million ont dû être annulés. Environ 50 % des paiements concernant les crédits opérationnels ont été réalisés au cours du dernier trimestre de l'année.

8. Les crédits reportés à 2002, essentiellement des crédits opérationnels, s'élèvent à 1,2 million d'euros, soit le double du montant de l'exercice précédent. Leur importance est due à l'approbation tardive du programme de travail par le conseil d'administration de l'Observatoire ainsi qu'aux lenteurs dans la mise en oeuvre du réseau Raxen(4) qui constitue l'objectif majeur de la création de l'Observatoire. Elle montre la nécessité pour l'Observatoire de renforcer la qualité et le suivi de la programmation de ses activités opérationnelles.

9. Les crédits reportés de l'exercice 2000 à l'exercice 2001 se sont élevés à 0,8 million d'euros; ils ont été liquidés dans leur quasi-totalité. Toutefois, plus de 40 % des paiements concernant les crédits opérationnels ont été effectués durant le dernier trimestre 2001, ce qui montre un suivi insuffisant des projets financés au cours de l'année précédente.

États financiers

10. Le compte de gestion et le bilan publiés par l'Observatoire dans son rapport d'activité pour l'exercice 2001 sont présentés sous forme synthétique dans les tableaux 2 et 3.

11. L'Observatoire ne fait pas l'amortissement de ses immobilisations. Il devrait appliquer les règles d'évaluation et d'amortissement adoptées par la Commission(5) de manière à ce que les valeurs inscrites au bilan donnent l'image fidèle des biens qui font partie de son patrimoine.

Application des dispositions financières

12. L'Observatoire n'a pas publié son budget pour l'exercice 2001 au Journal officiel, ce qui est contraire aux dispositions de l'article 13 de son règlement financier.

13. Dans ses rapports annuels 1999 et 2000 relatifs à l'Observatoire(6), la Cour avait invité ce dernier à transposer dans son règlement financier les modifications apportées au règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes en matière de TVA. Cette modification n'a toujours pas été effectuée.

14. Suite aux événements du 11 septembre 2001, l'Observatoire a conclu quinze addenda aux différents contrats liant l'Observatoire et les centres nationaux composant le réseau Raxen pour lesquels une ligne budgétaire spécifique est prévue. Pour financer ces addenda, un engagement a été établi et a été imputé sur une autre ligne budgétaire en violation du principe de spécialité. L'Observatoire aurait dû effectuer un virement en bonne et due forme pour pallier à l'insuffisance de crédits.

15. Cet engagement provisionnel a été enregistré le 8 octobre 2001 et les contrats ont été conclus le 21 octobre 2001. La date de présentation des premiers rapports a été fixée au 19 octobre 2001, soit avant la date de signature du contrat.

16. L'annexe à l'engagement spécifiait que les contrats expiraient à la fin de l'année 2001; cependant, 16 % seulement des paiements correspondants avaient été effectués au 31 décembre 2001.

17. Fin 2001, un nombre significatif de paiements d'un montant total de 297546 euros a été suspendu, en vertu de l'article 40 du règlement financier de l'Observatoire, en raison de l'absence de pièces justificatives suffisantes concernant les services réellement effectués ou le régime de TVA des contractants.

18. Parmi les paiements suspendus, figure un paiement de 70961 euros relatif à une contribution de 100000 euros pour un projet cofinancé par le Conseil de l'Europe. Ce financement constitue en fait une subvention destinée à rembourser pour l'essentiel des travaux réalisés antérieurement par des experts. L'ordonnateur responsable n'a été en mesure de présenter ni une description précise du projet ni de pièces justificatives à l'appui du paiement demandé; or, la production de pièces justificatives est requise à toutes les étapes de l'exécution d'une dépense (article 32, 35 et 39 du règlement financier de l'Observatoire).

19. Sur le plan de la bonne gestion, il est peu judicieux d'octroyer des financements rétroactifs qui n'apportent, du fait même de leur caractère rétroactif, aucune valeur ajoutée aux actions entreprises par l'Observatoire.

20. Le directeur de l'Observatoire devrait envisager d'appliquer les dispositions de l'article 61 du règlement financier concernant la responsabilité des ordonnateurs. Étant donné la suspension du paiement en vertu de l'article 40 du règlement financier de l'Observatoire, il conviendrait d'annuler l'engagement en question. Conformément aux dispositions l'article 41 de ce même règlement, le Conseil d'administration de l'Observatoire peut cependant demander par écrit et sous sa propre responsabilité que le paiement suspendu soit effectué.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion des 25 et 26 septembre 2002.

Par la Cour des comptes

Juan Manuel Fabra Vallés

Président

(1) JO L 151 du 10.6.1997, p. 6.

(2) En application de l'article 12, paragraphe 10, du règlement (CE) n° 1035/97 du Conseil, les comptes de la totalité des recettes et des dépenses de l'Observatoire pour l'exercice 2001 ont été établis le 6 février 2002 et ensuite transmis au conseil d'administration de l'Observatoire, à la Commission et à la Cour des comptes, cette dernière les ayant reçus le 8 février 2002. La version abrégée de ces états financiers est présentée dans les tableaux annexés au présent rapport.

(3) Tous les tableaux de ce rapport ont été établis sur la base des valeurs les plus exactes possibles des données utilisées. Pour la présentation, les chiffres ont été arrondis, ce qui peut provoquer des différences minimes au niveau des totaux. Un tiret indique une valeur inexistante ou nulle et 0,0 indique une valeur inférieure au seuil d'arrondi.

(4) Réseau d'échange d'information sur les phénomènes racistes et xénophobes.

(5) Règlement n° (CE) 2909 de la Commission du 29 décembre 2000 (JO L 336 du 30.12.2000, p. 75).

(6) JO C 373 du 27.12.2000, point 7 et JO C 372 du 28.12.2001, point 16.

Tableau 1

Exécution budgétaire pour l'exercice 2001NB:

Les totaux peuvent comporter des écarts dus aux arrondis.

Source:

Données de l'Observatoire - Ces tableaux présentent sous une forme synthétique les données fournies par l'Observatoire dans ses propres états financiers.

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Tableau 2

Compte de gestion des exercices 2001 et 2000

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NB:

les totaux peuvent comporter des écarts dus aux arrondis.

Source:

Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes.

Tableau 3

Bilan aux 31 décembre 2001 et 31 décembre 2000NB:

les totaux peuvent comporter des écarts dus aux arrondis.

Source:

Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes. Ces tableaux présentent sous une forme synthétique les données fournies par l'Observatoire dans ses propres états financiers.

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Réponses de l'Observatoire

4. L'Observatoire accueille favorablement l'affirmation de la Cour relative à la fiabilité des comptes pour l'exercice 2001.

8 et 9. L'Observatoire a déjà mis en oeuvre un certain nombre de procédures destinées à améliorer son système de planification et le suivi des activités opérationnelles afin de garantir la bonne exécution de son budget. Le projet de programme de travail 2003 a été finalisé en avril 2002 puis examiné par le conseil d'administration lors de sa réunion du 19 juin 2002.

11. Au cours du premier semestre de 2002, l'Observatoire a ajouté un module "immobilisations" à son programme de comptabilité financière dénommé "EXACT". Les tests, qui respectent le règlement (CE) n° 2909/2000 de la Commission(1), sont terminés. Dorénavant, un contrôle physique (par échantillonnage) sera effectué par une personne responsable des immobilisations de l'EUMC. Une procédure interne a été établie à cet effet.

12. L'Observatoire a publié son budget 2002 dans le Journal officiel des Communautés européennes L 178 du 9 juillet 2002.

13. À la date du 4 juillet 2001, l'Observatoire avait préparé un projet de proposition visant à actualiser son règlement financier. Ce processus a été reporté afin de ne pas introduire des dispositions différentes de celles qui apparaîtront avec la nouvelle mouture du règlement financier qui entrera en vigueur le 1er janvier 2003.

En ce qui concerne le régime de la TVA applicable aux dépenses de l'Observatoire, il a été décidé d'avancer l'entrée en vigueur des nouvelles dispositions au 1er janvier 2002 avec l'inscription de la procédure dans le règlement intérieur.

14. Suite aux événements du 11 septembre 2001, l'Observatoire a été contraint de développer en toute hâte un système de réponse rapide afin de collecter sans délai les données nécessaires pour répondre aux attentes des Communautés et des États membres. L'Observatoire reconnaît qu'un contrat spécifique aurait dû être prévu à cet effet. Toutefois, l'Observatoire n'a pu prendre cette mesure car il a été amené à réagir en urgence à une situation exceptionnelle.

15. L'Observatoire ayant dû mettre en oeuvre des procédures très rapidement, il n'a pas été possible de modifier la date de présentation des rapports mentionnée dans le projet de contrat. Il y a eu, par conséquent, une certaine confusion en ce qui concerne les délais.

16. L'Observatoire reconnaît qu'un certain manque de cohérence a pu apparaître entre les dates d'expiration des engagements et des paiements.

18, 19 et 20. Afin d'éviter les problèmes, l'Observatoire a décidé de suivre la recommandation de la Cour et d'annuler l'engagement relatif au projet commun avec le Conseil de l'Europe.

L'Observatoire souhaiterait également souligner que cette initiative se fondait sur un accord général de coopération entre l'EUMC et le Conseil de l'Europe prévu au règlement (CE) n° 1035/97.

L'Observatoire souhaite améliorer définitivement la gestion budgétaire de ses activités opérationnelles. Après l'évaluation actuelle de la situation, l'Observatoire apportera les corrections pertinentes à la réglementation interne et complétera cette mesure par des sessions de formation spéciales.

(1) JO L 336 du 30.12.2000, p. 75.