Proposition de règlement (CE) du Conseil portant modification du règlement (CE) n° 1628/96 relatif à l'aide à la Bosnie-Herzégovine, à la Croatie, à la République fédérale de Yougoslavie et à l'ancienne République yougoslave de Macédoine, notamment par la création d'une Agence européenne pour la reconstruction

(2000/C 021 E/05)

COM(1999) 312 final - 1999/0132(CNS)

(Présentée par la Commission le 7 juillet 1999)

LE CONSEIL DE L'UNION EUROPÉENNE,

vu le traité instituant la Communauté européenne, et notamment son article 308,

vu la proposition de la Commission,

vu l'avis du Parlement européen,

considérant ce qui suit:

(1) dès que les conditions de sécurité seront réunies et suite à la résolution du 10 juin 1999 du Conseil de sécurité des Nations unies, un vaste programme de reconstruction incluant des mesures d'accompagnement à la réinstallation de réfugiés et à la revitalisation économique du Kosovo doit être entrepris dans l'urgence;

(2) le Conseil européen lors de sa réunion des 3 et 4 juin 1999 à Cologne a confirmé que l'Union européenne est résolue à jouer un rôle de premier plan dans les efforts de reconstruction du Kosovo;

(3) le Conseil européen a souligné sa détermination à rapprocher les pays de cette région de la perspective d'une pleine intégration dans la structure de l'Union européenne dans le cadre du Pacte de Stabilité pour l'Europe du Sud-Est qui contribuera à renforcer la paix, la stabilité et la prospérité dans la région, ainsi que la coopération entre les pays concernés;

(4) le Pacte de Stabilité souligne le rôle de l'Union européenne dans le renforcement des institutions démocratiques et économiques dans la région dans le cadre de certains programmes;

(5) les objectifs poursuivis à l'égard de cette région passent nécessairement par la reconstruction, prélude à la revitalisation et au développement économique, social et institutionnel;

(6) le Conseil européen a confirmé la volonté de l'Union européenne de contribuer de manière substantielle aux efforts de reconstruction de la région;

(7) des programmes d'aide aussi substantiels que ceux nécessaires à la reconstruction du Kosovo ne pourront être exécutés sans que soient mis en place les moyens et les mécanismes appropriés;

(8) le Conseil européen a invité la Commission à élaborer par priorité des propositions concernant l'organisation de l'aide à la reconstruction envisagée et, notamment, les moyens et les mécanismes appropriés pour mettre en place un tel programme;

(9) le règlement (CE) n° 1628/96 du Conseil(1), modifié en dernier lieu par le règlement (CE) n° 851/98(2), prévoit, notamment, les objectifs, les mécanismes et les instruments pour la reconstruction des régions couvertes par le dit règlement, y compris le Kosovo;

(10) la reconstruction du Kosovo qui interviendra en complément de l'aide humanitaire, exigera la mise en oeuvre rapide d'un grand nombre de projets de petite taille, des mesures d'accompagnement au retour des réfugiés et l'intervention d'un grand nombre d'experts dans des domaines très diversifiés;

(11) la gestion des programmes de reconstruction devra se faire suivant des règles et des procédures appropriées permettant d'éviter les retards d'exécution intervenus dans la première phase du programme de reconstruction en Bosnie-Herzégovine, dus, notamment, à la lourdeur des procédures et à la rigidité du cadre réglementaire;

(12) une agence communautaire offre des avantages en termes d'efficacité, de rapidité et de visibilité de l'intervention communautaire dans ce contexte;

(13) le Conseil européen a invité la Commission à élaborer des propositions en vue de la création d'une agence qui sera chargée de mettre en oeuvre les programmes de reconstruction de la Communauté;

(14) il convient de modifier le règlement (CE) n° 1628/96 pour l'adapter aux besoins spécifiques de la reconstruction du Kosovo en incluant, notamment, les dispositions relatives à la création et au fonctionnement d'une Agence chargée de mettre en oeuvre les programmes communautaires de reconstruction;

(15) cette Agence doit pouvoir être chargée de la mise en oeuvre des programmes décidés par la Commission;

(16) les programmes de reconstruction doivent être gérés sur place et il convient en conséquence d'établir l'Agence à Pristina et de prévoir qu'elle puisse être présente, pour des raisons opérationnelles, à Skopje et dans d'autres localités de la région;

(17) le mandat de l'Agence doit lui permettre la gestion de programmes d'autres bailleurs de fonds contribuant à la reconstruction de la région;

(18) la Commission doit veiller à assurer la coordination de l'assistance à la reconstruction avec la Banque européenne d'investissements et avec les Institutions Financières Internationales et avec le Haut Commissariat des Nations unies pour les Réfugiés, et l'Agence dans la mise en oeuvre des programmes, doit veiller au respect des décisions prises dans le cadre de cette coordination;

(19) le mandat de l'Agence doit porter sur la mise en oeuvre des programmes de reconstruction et de retour des réfugiés, dans un premier temps au Kosovo et, ultérieurement, dès que les conditions le permettront, dans d'autres régions de la République Fédérale de Yougoslavie;

(20) l'Agence doit être créée pour les besoins de la reconstruction et une fois cet objectif atteint, il sera proposé de la dissoudre;

(21) la structure et le statut de l'Agence doivent lui permettre de donner une réponse rapide et efficace aux exigences de la reconstruction;

(22) il convient d'associer les États membres aux activités de l'Agence et d'établir leur participation au conseil de direction ainsi que de fixer les modalités selon lesquelles ils devront donner leur avis sur les décisions relatives aux programmes et aux projets;

(23) l'efficacité de l'Agence requiert un règlement financier spécifique qui soit souple et permette des interventions rapides, tout en assurant une pleine responsabilité des gestionnaires et la transparence de gestion;

(24) eu égard à l'urgence et à la nature de l'assistance à mettre en oeuvre, il convient que le comité institué par le règlement (CE) n° 1628/96 agisse selon la procédure de gestion prévue à l'article 4 de la décision 1999/.../CE du Conseil, fixant les modalités de l'exercice des compétences d'exécution conférées à la Commission, au lieu de la procédure de réglementation initialement prévue;

(25) l'autorité désignée pour l'administration provisoire du Kosovo devrait être consultée sur la mise en oeuvre des programmes de reconstruction;

(26) il convient de prévoir la participation des pays bénéficiant des prorgrammes PHARE et MEDA à la mise en oeuvre des programmes prévus par le règlement (CE) n° 1628/96;

(27) la Commission devrait faire un rapport avant le 31 décembre 2000 sur l'état d'application du règlement (CE) n° 1628/96 et pourrait le cas échéant faire des propostions pour l'adapter en fonction de l'évolution politique de la région;

(28) il convient de proroger le règlement (CE) n° 1628/96 jusqu'au 31 décembre 2004;

À ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:

Article premier

Le règlement (CE) n° 1628/96 est modifié comme suit:

1) À l'article 4 le paragraphe 3 suivant est ajouté:

"3. Les programmes de reconstruction et de retour des réfugiés au Kosovo incluent, notamment:

a) des mesures d'accompagnement à la réinstallation des réfugiés, notamment, des projets de soutien psychologique, d'aide aux enfants, d'aide à la famille, des programmes spécifiques d'éducation et de renforcement de la vie associative et culturelle, des projets pour favoriser la reprise de l'activité professionnelle, des projets visant à assurer la participation des cadres et des réfugiés en général aux activités de reconstruction, des micro-crédits, des garanties d'emprunt;

b) des mesures visant à la revitalisation économique au niveau local;

c) des projets relatifs à la mise en place et au fonctionnement du cadre administratif et juridique des pouvoirs publics, y compris celui des collectivités locales."

2) À l'article 6 le paragraphe 3 suivant est ajouté:

"3. La Commission veille à assurer la coordination de l'assistance à la reconstruction avec la Banque européenne d'investissement, avec les Institutions Financières Internationales et avec le Haut Commissariat des Nations unies pour les réfugiés."

3) À l'article 8, paragraphe 1, le premier alinéa est remplacé par le texte suivant: "Les actions visées par le présent règlement peuvent couvrir les dépenses d'importation de marchandises et de services, les dépenses locales nécessaires pour conduire à leur terme les projets et les programmes, ainsi que les cofinancements (y compris sous forme de bonification d'intérêt) des projets d'investissement financés par des prêts octroyés par la Banque européenne d'investissement ou par les institutions financières internationales concernées. Les taxes, droits et charges ainsi que les acquisitions de biens mobiliers sont exclus du financement communautaire".

4) L'article 9 est modifié comme suit:

a) les premier et deuxième alinéas sont remplacés par le texte suivant: "La participation aux appels d'offres et aux marchés est ouverte, à égalité de conditons, à toutes les personnes physiques et morales des États membres et des États bénéficiaires ainsi qu'à celles des États bénéficiant des programmes PHARE et MEDA";

b) le troisième alinéa est remplacé par le texte suivant: "Sont considérées comme des personnnes morales d'un État membre, d'un État bénéficiaire ou d'un État bénéficiant des programmes PHARE et MEDA les personnes morales constituées en conformité avec la législation d'un État membre, d'un État bénéficiaire ou d'un État bénéficiant des programmes PHARE et MEDA et ayant leur administration centrale ou leur principal établissement dans les territoires où le traité instituant la Communauté européenne est d'application ou dans les États bénéficiaires ou dans les États bénéficiant des programmes PHARE et MEDA ou y ayant leur siège statutaire lorsque leur activité présente un lien effectif et continue avec l'économie desdits territoires ou États."

5) L'article 10 est modifié comme suit:

a) au paragraphe 1, l'alinéa suivant est ajouté: "Par dérogation aux dispositions des premier et deuxième alinéas, et en ce qui concerne l'assistance à la reconstruction du Kosovo, des programmes annuels définissant les principaux objectifs et les allocations correspondantes, les lignes directrices et les secteurs prioritaires de l'appui communautaire dans les domaines de la reconstruction et du retour des réfugiés, sont arrêtés selon la procédure visée à l'article 12, paragraphe 2."

b) le paragraphe 4 suivant est ajouté:

"4. L'assistance à la reconstruction du Kosovo peut être mise en oeuvre sur base de conventions de financement ou de contrats conclus avec les entités visées à l'article 3, après consultation de l'autorité responsable de l'administration provisoire du Kosovo. L'assistance peut également être fournie à l'autorité responsable de l'administration provisoire du Kosovo."

6) À l'article 11, troisième alinéa, la deuxième phrase suivante est insérée: "Cette annexe ne s'applique pas à l'attribution des marchés par voie d'appel d'offres le cadre des opérations de l'Agence européenne de reconstruction prévue à l'article 14".

7) L'article 12 est remplacé par le texte suivant:

"Article 12

1. La Commission est assistée par un comité de gestion composé des représentants des États membres et présidé par le représentant de la Commission, dénommé 'le Comité'.

2. Le comité agit selon la procédure prévue à l'article 4 de la décision 1999/.../CE (comitologie). La période prévue au paragraphe 3 dudit article est d'un mois au plus.

3. Le comité peut examiner toute autre question concernant la mise en oeuvre du présent règlement qui peut lui être soumise par son président, y compris à la demande du représentant d'un État membre, et notamment toute question ayant trait à la programmation des actions, à leur mise en oeuvre générale et à des cofinancements.

4. Le comité adopte ses propres règles de procédure à la majorité qualifiée."

8) L'article 14 devient l'article 26 et son deuxième alinéa est remplacé par le texte suivant: "Il est applicable jusqu'au 31 décembre 2004".

9) Les articles suivants sont insérés:

"Article 14

En ce qui concerne les programmes de reconstruction et de retour des réfugiés dans un premier temps au Kosovo, et lorsque les conditions le permettront, dans d'autres régions de la République Fédérale de Yougoslavie, la Commission peut en déléguer l'exécution à une agence. Ces programmes font l'objet d'une décision de la Commission.

À cette fin il est créé l'Agence européenne pour la reconstruction, ci-après dénommée 'l'Agence', avec l'objectif de mettre en oeuvre les programmes de reconstruction et de retour des réfugiés visés au premier alinéa.

Article 15

1. Pour atteindre l'objectif visé à l'article 14, l'Agence, dans la limite de ses compétences et conformément aux décisions prises par la Commission, exécute les tâches prévues aux paragraphes 2, 3 et 4.

2. L'Agence recueille, analyse et transmet à la Commission les informations concernant:

a) les dommages de guerre, les besoins liés à la reconstruction et au retour des réfugiés ainsi que les actions entreprises dans ce domaine par les gouvernements, les autorités locales et régionales et la communauté internationale;

b) les besoins urgents des populations concernées en tenant compte des déplacements intervenus et des possibilités de retour de ces populations;

c) les secteurs ainsi que les zones géographiques prioritaires qui nécessitent une assistance urgente de la part de la communauté internationale.

3. L'Agence élabore et soumet à la Commission, en vue de leur adoption selon la procédure visée à l'article 12, paragraphe 2, des projets de programmes pour la reconstruction et pour le retour des réfugiés au Kosovo.

4. L'Agence assure la mise en oeuvre des programmes de reconstruction et de retour des réfugiés décidés par la Commission. À cette fin, elle peut être chargée par la Commission de toutes les opérations nécessaires à la mise en oeuvre des programmes et notamment de:

a) l'élaboration des termes de référence,

b) la préparation et l'évaluation des appels d'offres,

c) la signature des contrats,

d) la conclusion de conventions de financement,

e) l'attribution des marchés conformément aux dispositions prévues dans le présent règlement,

f) l'évaluation des projets,

g) le contrôle de l'exécution des projets,

h) les paiements.

5. Outre les tâches prévues aux paragraphes 2, 3 et 4, l'Agence assure la mise en oeuvre des programmes de reconstruction et de retour de réfugiés que lui confient les États membres et autres donateurs dans le cadre de la coordination établie par la Commission avec la Banque Mondiale, les Institutions financières internationales et la Banque européenne d'invetissement.

Article 16

L'Agence a la personnalité juridique. Elle est dotée dans tous les États membres de la capacité juridique la plus large reconnue aux personnes morales par les législations nationales; elle peut, notamment, acquérir ou aliéner des biens immobiliers et mobiliers et ester en justice. L'Agence est un organisme sans but lucratif.

L'Agence s'établira à Pristina, sans préjudice d'une éventuelle présence à Skopje ou dans d'autres localités de la région.

Article 17

1. L'Agence a un conseil de direction composé d'un représentant de chaque État membre et de trois représentants de la Commission.

2. Les représentants des États membres sont nommés par les États membres concernés. Ces derniers les désignent en fonction des qualifications et de l'expérience pertinentes au regard des activités de l'Agence.

Un des trois représentants de la Commission est un Membre de la Commission.

3. La durée du mandat des représentants est de trente mois.

4. Le conseil de direction est présidé par la Commission. Il est normalement présidé par un Membre de la Commission. Le président ne vote pas.

5. Le conseil de direction arrête son règlement intérieur.

6. Les représentants des États membres et la Commission, au sein du conseil de direction, disposent chacun d'une voix.

Les décisions du conseil de direction sont prises à la majorité des deux tiers de ses membres.

7. Le conseil de direction fixe le régime linguistique de l'Agence.

8. Le président convoque le conseil de direction tous les mois. Il le convoque également à la demande du directeur de l'Agence ou à la demande d'au moins la majorité simple de ses membres.

9. Sur la base d'un projet soumis par le directeur de l'Agence, le conseil de direction examine en accord avec la Commission, au plus tard le 30 novembre de chaque année, l'avant projet de programme de travail annuel pour l'année suivante. L'adoption du programme de travail a lieu au début de chaque exercice. Le programme peut être adapté en cours d'exercice autant que de besoin selon la même procédure, pour tenir compte, notamment, des programmes adoptés par la Commission.

Les actions contenues dans le programme de travail annuel sont assorties d'une estimation des dépenses nécessaires.

10. Le conseil de direction est étroitement associé à la mise en oeuvre des programmes de reconstruction. Sur proposition du directeur, le Conseil de Direction décide des principales questions liées aux activités de l'Agence, notamment:

a) les projets de programmes à soumettre à la Commission;

b) les conditions de mise en oeuvre des projets;

c) les modalités d'évaluation et de bonne exécution des projets;

d) des propositions de programmes des autres donateurs que l'Agence pourrait mettre en oeuvre.

e) de la présence au conseil de direction de représentants, en tant qu'observateurs, des pays et des organisations qui confient à l'Agence l'exécution de leurs programmes.

11. Le conseil de direction présente à la Commission, au plus tard le 31 mars de chaque année, un projet de rapport annuel sur les activités de l'Agence pour l'année précédente et leur financement.

La Commission adopte le rapport annuel et le soumet au Parlement européen et au Conseil.

Article 18

1. Le Directeur de l'Agence est nommé par le conseil de direction, sur proposition de la Commission, pour une période de trente mois. Il peut être mis fin à ses fonctions selon les mêmes procédures.

Le Directeur est chargé:

a) de la préparation et de l'organisation des travaux du conseil de direction et notamment de la préparation du projet de programme de travail de l'Agence,

b) de l'administration quotidienne de l'Agence,

c) de la préparation de l'état des recettes et des dépenses et de l'exécution du budget de l'Agence,

d) de la préparation et de la publication des rapports prévus dans le présent règlement,

e) de toutes les questions concernant le personnel,

f) de la mise en oeuvre du programme de travail annuel visé à l'article 17, paragraphe 9,

g) de l'exécution des décisions du conseil de direction et des orientations définies pour les activités de l'Agence.

2. Le Directeur rend compte de sa gestion au conseil de direction et assiste aux réunions de ce dernier.

3. Le Directeur assure la représentation juridique de l'Agence.

4. Le Directeur exerce les pouvoirs d'Autorité investie du pouvoir de nomination.

5. Le Directeur présente un rapport d'activité trimestriel au Parlement européen.

Article 19

1. Toutes les recettes et les dépenses de l'Agence font l'objet de prévisions pour chaque exercice budgétaire, celui-ci coïncidant avec l'année civile, et sont inscrites au budget de l'Agence, qui comprend un tableau des effectifs.

2. Le budget de l'Agence est équilibré en recettes et en dépenses.

3. Les recettes de l'Agence comprennent, sans préjudice d'autres recettes, une subvention inscrite au budget général des Communautés européennes, les paiements effectués en rémunération de services rendus, ainsi que des fonds provenant d'autres sources.

4. Le budget comporte également des précisions sur les fonds affectés par les pays bénéficiaires eux-mêmes à des projets bénéficiant de l'assistance financière de l'Agence.

Article 20

1. Le Directeur établit chaque année un projet de budget pour l'Agence couvrant les dépenses de fonctionnement et le programme opérationnel prévu pour l'exercice bugétaire suivant; il soumet ce projet au conseil de direction.

2. Sur la base du projet visé au paragraphe 1, le conseil de direction adopte, au plus tard pour le 15 février, un projet de budget pour l'Agence et le soumet à la Commission.

3. La Commission examine le projet de budget pour l'Agence, en tenant compte des priorités qu'elle a dégagées et des orientations financières globales relatives à l'assistance à la reconstruction du Kosovo.

Elle fixe, sur cette base et dans les limites proposées pour le montant global nécessaire à l'assistance en faveur du Kosovo, la contribution annuelle pour le budget de l'Agence qui doit être inscrite à l'avant-projet de budget général des Communautés européennes.

4. Le conseil de direction, après avoir reçu l'avis de la Commission, arrête le budget de l'Agence en même temps que le programme de travail au début de chaque exercice budgétaire, en l'ajustant aux différentes contributions accordées à l'Agence et aux fonds provenant d'autres sources. Le budget précise également le nombre, le grade et la catégories des effectifs employés par l'Agence pendant l'exercice concerné.

Article 21

1. Le Directeur exécute le budget de l'Agence.

2. Le Contrôle Financier est assuré par le Contrôleur financier de la Commission.

3. Au plus tard le 31 mars de chaque année, le Directeur soumet à la Commission, au conseil de direction et à la Cour des comptes, les comptes détaillés de la totalité des recettes et des dépenses de l'exercice budgétaire précédent.

La Cour des comptes examine ces comptes, conformément à l'article 248 du traité.

4. Le Parlement européen donne décharge au Directeur pour l'exécution du budget.

Article 22

Le Conseil de Direction, en accord avec la Commission et après avis de la Cour des comptes, adopte le règlement financier de l'Agence précisant en particulier la procédure à suivre pour l'établissement et l'exécution du budget de l'Agence, dans le respect de l'article 142 du règlement financier du 21 décembre 1977 applicable au budget général des Communautés européennes(3).

Article 23

Le personnel de l'Agence sera soumis aux règles et réglementations applicables aux fonctionnaires et autres agents des Communautés européennes.

Le conseil de direction, en accord avec la Commission, arrête les modalités d'application nécessaires.

Le personnel de l'Agence sera composé d'un nombre strictement limité de fonctionnaires affectés ou détachés par la Commission ou les États membres pour exercer les tâches d'encadrement. Le reste des effectifs sera composé d'autres agents recrutés par l'Agence pour une durée strictement limitée aux besoins de l'Agence.

Article 24

1. La responsabilité contractuelle de l'Agence est régie par la loi applicable au contrat en cause.

2. En matière de responsabilité non contractuelle, l'Agence doit réparer, confomément aux principes généraux communs aux droits des États membres, les dommages causés par l'Agence ou par ses agents dans l'exercice de leurs fonctions.

La Cour de Justice des Communautés européennes est compétente pour connaître des litiges relatifs à la réparation de tels dommages.

3. La responsabilité personnelle des agents envers l'Agence est réglée par les dispositions pertinentes applicables au personnel de l'Agence.

Article 25

1. La Commission soumet au Conseil, avant le 31 décembre 2000, un rapport sur l'état d'application du présent règlement, et peut, le cas échéant faire des propositions, notamment en vue, d'établir un cadre réglementaire unifié pour l'assistance à l'Albanie, à la Bosnie-Herzégovine, à la Croatie, à la République fédérale de Yougoslavie et à l'ancienne République yougoslave de Macédoine.

2. La Commission saisit le Conseil d'une proposition sur la dissolution de l'Agence lorsqu'elle estime que l'Agence aura accompli son mandat tel qu'énoncé à l'article 14."

Article 2

Le présent règlement entre en vigueur le jour suivant celui de sa publication au Journal officiel des Communautés européennes.

Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre.

(1) JO L 204 du 14.8.1996, p. 1.

(2) JO L 122 du 24.4.1998, p. 1.

(3) JO L 356 du 31.12.1977, p. 1.

ANNEXE

AVANT PROJET

Règlement Financier de l'Agence européenne pour la Reconstruction

Texte adopté par le Conseil de direction lors de sa session tenue à (localité)

Le (jour) (mois) 1999

LE CONSEIL DE DIRECTION,

vu le règlement (CE) n° ... portant création de l'Agence pour la Reconstruction et notamment son article ...,

vu l'accord de la Commission,

vu l'avis de la Cour des comptes,

considérant que le règlement précité définit les règles organiques relatives à la gestion de l'Agence, ci-après dénommée l'Agence, à la fixation de la subvention annuelle à charge du budget des Communautés, à la présentation et à l'adoption du budget, ainsi qu'aux contrôles auxquels l'Agence est soumise;

considérant que l'efficacité des programmes à mettre en oeuvre par l'Agence requiert un Règlement Financier spécifique qui soit souple et permette des interventions rapides, tout en assurant la plus ample transparence de gestion;

considérant que l'Agence devra procéder aux paiements de nombreux petits projets dans le respect des procédures et que ceci nécessite que l'Agence se dote d'une capacité de contrôle efficace de la régularité, légalité et bonne gestion des opérations financières ainsi que de la fidélité de ses états financiers;

considérant qu'il est nécessaire de préciser les modalités concernant l'établissement et l'exécution du budget de l'Agence, ainsi que la reddition et la vérification des comptes; qu'il y a également lieu de déterminer les règles et d'organiser le contrôle de la responsabilité des ordonnateurs et des comptables;

considérant que le Conseil européen de Cologne a demandé que "le Conseil, le Parlement européen et la Cour des Comptes sont invités à tout mettre en oeuvre pour permettre à l'Agence d'être opérationnelle avant la fin de l'été".

A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:

TITRE PREMIER

PRINCIPES GÉNÉRAUX

Article premier

1. Le budget de l'Agence, ci-après dénommé "budget", est l'acte qui prévoit et autorise préalablement, chaque année, les recettes et les dépenses de l'Agence. Les dépenses sont autorisées distinctement en crédits d'engagement et en crédits de paiement selon le principe des crédits dissociés. Il comporte, en recettes comme en dépenses, des rubriques distinctes pour les activités dont le financement est assuré par des tiers.

2. Les crédits d'engagement permettent d'engager au cours de l'exercice les activités dont l'exécution se prolonge au delà de l'exercice. Les crédits de paiement permettent de procéder au paiement des actions précédemment engagées qui ont été ordonnancées et liquidées avant la fin de l'exercice.

3. Les dépenses de fonctionnement résultant:

- soit de contrats qui sont conclus, conformément aux usages locaux,

- soit de dispositions contractuelles relatives, notamment, à la fourniture de matériel d'équipement,

pour des périodes dépassant la durée de l'exercice, sont imputées au budget de l'exercice au cours duquel elles sont effectuées.

Article 2

Les crédits doivent être utilisés conformément aux principes de bonne gestion financière et notamment d'économie et de rapport coût/efficacité. Des objectifs quantifiés doivent être déterminés et le suivi de leur réalisation doit être assuré.

Article 3

1. Les recettes et les dépenses sont inscrites en engagement et en paiement pour leur montant intégral au budget et dans les comptes sans contraction entre elles.

2. L'ensemble des recettes couvre l'ensemble des paiements. Toutefois, conservent leur affectation les recettes provenant de la participation de tiers aux activités de l'Agence. Ces participations doivent être autorisées par le Conseil de direction, soit lors de l'établissement du budget, soit en cours d'exercice, et elles sont portées à la connaissance de la Commission. Une quote-part de frais de gestion, reflétant la relation existant au niveau de l'Agence entre dépenses de fonctionnement et dépenses opérationnelles, est prélevée sur ces participations au fur et à mesure de la mise en oeuvre des programmes auxquels elle contribuent.

3. Le Conseil de direction peut accepter toutes libéralités en faveur de l'Agence, notamment des fondations, des subventions et des dons et legs et maintenir l'affectation de ces libéralités. Il en informe la Commission.

Article 4

1. Aucune recette, aucun engagement, ni aucun paiement ne peuvent être effectués autrement que par imputation à un article du budget.

Aucune dépense ne peut être engagée ni ordonnancée au-delà des crédits autorisés.

2. Les recettes provenant notamment de participations financières de tiers, donnent lieu à la prise en compte des montants correspondants à l'état des recettes du budget de l'Agence et à l'ouverture, à concurrence des mêmes montants, de crédits à l'état des dépenses.

Les modalités d'exécution à établir conformément à l'article 74 comportent les dispositions détaillées nécessaires à la mise en oeuvre.

Article 5

L'exercice coïncide avec l'année civile.

Les recettes d'un exercice sont prises en compte au titre de l'exercice pendant lequel elles ont été encaissées.

Les engagements d'un exercice sont pris en compte au titre de cet exercice sur la base des dépenses dont la proposition d'engagement est parvenue au contrôleur financier au plus tard le 31 décembre.

Les paiements d'un exercice sont pris en compte au titre de cet exercice sur la base des dépenses dont l'ordonnancement est parvenu au contrôleur financier au plus tard le 31 décembre.

Article 6

L'utilisation des crédits est soumise aux règles suivantes:

1) a) les crédits d'engagement et les crédits de paiement non utilisés à la fin de l'exercice pour lequel ils ont été inscrits sont en règle générale annulés;

b) les crédits relatifs aux rémunérations et indemnités du personnel ne peuvent faire l'objet d'un report;

c) toutefois, peuvent faire l'objet d'un report les crédits non engagés au 31 décembre peuvent faire l'objet d'une décision de report, limité au seul exercice suivant; le directeur transmet au Conseil de direction, avant le 31 janvier, les demandes de report de crédits dûment justifiées.

Le report de ces crédits ne peut être proposé que pour des raisons exceptionnelles afin de faire face à des besoins impérieux, lesquels ne peuvent être couverts par les crédits de l'exercice suivant. En principe, ces reports sont destinés à couvrir des besoins, qui relevaient normalement de l'exercice précédent, mais qui - à la suite de retards, non imputables aux ordonnateurs - n'ont pu donner lieu à l'utilisation en temps utile.

Le Conseil de direction statue sur ces demandes de report au plus tard le 1er mars.

Les crédits de paiement qui correspondent à des paiements restant dus au 31 décembre en vertu d'engagements régulièrement contractés entre le 1er janvier et le 31 décembre font l'objet d'un report de droit limité au seul exercice suivant;

Les crédits disponibles au 31 décembre au titre des libéralités visées à l'article 3, paragraphe 2 font l'objet d'un report de droit;

2) à la fin de l'exercice, sont annulés:

a) les crédits de l'exercice précédent:

- les crédits qui ont fait l'objet d'une décision de report, aux termes du point 1 c), n'ont été ni engagés ni payés,

- les crédits reportés de droit qui n'ont pas fait l'objet d'un paiement aux termes du point 1 d);

b) les crédits de l'exercice qui n'ont pas fait l'objet d'un report;

3) une liste des reports de droit est adressée au Conseil de direction pour information, avant le 1er mars;

4) pour l'exécution du budget, l'utilisation des crédits reportés est suivie séparément, par poste budgétaire, dans le compte de l'exercice en cours.

Article 7

Les dépenses de gestion courante qui sont imputables à l'exercice suivant et qui, par leur nature, prennent effet au début de cet exercice peuvent, à partir du 15 novembre de chaque année, faire l'objet d'engagements anticipés à la charge des crédits prévus pour l'exercice suivant, dans la limite du quart de l'ensemble des crédits correspondants de l'exercice en cours. Ces engagements ne peuvent toutefois porter sur des dépenses nouvelles dont le principe n'aurait pas encore été admis dans le budget de l'exercice en cours.

Les dépenses relatives aux baux ou certaines dépenses connexes et analogues qui, par suite de dispositions légales ou contractuelles, doivent être effectuées par anticipation peuvent donner lieu à paiement à partir du 20 décembre, à valoir sur les crédits prévus pour l'exercice suivant.

Article 8

1. Si le budget n'est pas arrêté définitivement à l'ouverture de l'exercice, les dépenses dont le principe a été admis dans le dernier budget régulièrement approuvé peuvent être effectuées selon les conditions fixées dans le présent article.

Une dépense doit être considérée comme ayant été admise dans son principe dans le dernier budget régulièrement arrêté si son imputation, sur une ligne budgétaire spécifique, avait été possible au titre de l'exercice de référence.

2. Les opérations de paiement peuvent être effectuées mensuellement, par chapitre, dans la limite du douzième de l'ensemble des crédits inscrits au chapitre en question pour l'exercice précédent, compte tenu des virements effectués, sans que cette mesure puisse avoir pour effet de mettre à la disposition de l'Agence, mensuellement, des crédits supérieurs au douzième du montant de la subvention réservée à l'Agence dans le projet de budget ou, à défaut, dans l'avant-projet de budget des Communautés. Les opérations d'engagement peuvent être effectuées, par chapitre, dans la limite du quart de l'ensemble des crédits inscrits au chapitre en question pour l'exercice précédent, compte tenu des virements effectués, augmenté d'un douzième pour chaque mois écoulé, sans que le montant de la subvention réservée à l'Agence dans le projet de budget ou, à défaut, dans l'avant-projet de budget des Communautés puisse être dépassé.

3. À la demande du directeur, le Conseil de direction peut, en fonction des nécessités de la gestion, autoriser simultanément deux ou plusieurs douzièmes provisoires, sans que le montant autorisé pour chaque chapitre n'excède la limite annuelle maximale prévue au paragraphe 2.

4. Si, pour un chapitre déterminé, l'autorisation de deux ou plusieurs douzièmes provisoires accordée dans les conditions prévues au paragraphe 3 ne permet pas de faire face aux dépenses nécessaires en vue d'éviter une interruption de la continuité de l'action de l'Agence dans le domaine en cause, un dépassement du montant visé au paragraphe 3 peut être autorisé, à titre exceptionnel, selon la même procédure, pour autant que le montant global des crédits ouverts au budget de l'exercice précédant ne soit pas dépassé.

Article 8 bis

En aucun cas l'Agence ne peut engager des actions dont la durée excède la date mentionnée à l'article 27 du règlement n° ... instaurant l'Agence.

Article 9

Le budget est établi en Euros. La valeur de l'Euro et les modalités de conversion entre l'Euro et les monnaies nationales sont celles que définit le règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes.

TITRE II

PRÉSENTATION ET STRUCTURE DU BUDGET

Article 10

1. Le directeur transmet au Conseil de direction un projet d'état prévisionnel des recettes et des dépenses de l'Agence pour l'année à venir. Cet état comporte un tableau des effectifs.

Le Conseil de direction dresse l'état prévisionnel accompagné du tableau des effectifs et le transmet à la Commission au plus tard le 31 mars.

2. En cas de circonstances inévitables, exceptionnelles ou imprévues, le directeur peut transmettre au Conseil de direction des états prévisionnels supplémentaires ou rectificatifs. Ces états sont présentés dans la même forme et selon la même procédure que l'état dont ils modifient les prévisions. Ils doivent être justifiés par référence à ce dernier et être transmis à la Commission, en règle générale au plus tard à la date prévue pour le dépôt de l'état prévisionnel de l'exercice suivant.

Article 11

1. À l'appui de l'état prévisionnel, il est produit:

- un tableau des effectifs qui comporte, pour chaque catégorie de personnel, un organigramme des emplois autorisés et des effectifs en place à la date de présentation de l'état prévisionnel des recettes et des dépenses,

- en cas de variation des effectifs, un état justificatif motivant les demandes d'emplois nouveaux,

- une prévision trimestrielle de trésorerie en paiements et en encaissements.

2. Le directeur fait précéder l'état prévisionnel d'une introduction générale comportant notamment:

- la définition de la politique justifiant les demandes de crédits, notamment leur correspondance avec le programme de travail adopté par le Conseil de direction,

- l'explication des variations de crédits d'un exercice à l'autre.

Article 12

Avant le début de l'exercice, le Conseil de direction arrête le budget, y inclus le tableau des effectifs, en assurant l'équilibre entre l'état des recettes et l'état des paiements, compte tenu notamment de la subvention attribuée par l'Autorité budgétaire.

Le budget ainsi arrêté est immédiatement transmis à la Commission.

Article 12 bis

En cas de circonstances imprévues, l'Agence peut adopter, à tout moment, selon les procédures décrites aux articles 10, 11 et 12, un budget supplémentaire et/ou rectificatif.

Article 13

Le budget ainsi que le tableau des effectifs sont publiés par la Commission au Journal officiel des Communautés européennes.

Article 14

Le budget est subdivisé en titres, chapitres, articles et postes suivant la nature ou la destination de la recette ou de la dépense, selon un système de classification décimale.

Il fait apparaître:

1) dans l'état des recettes:

a) les recettes prévues pour l'exercice concerné;

b) les recettes inscrites pour l'exercice précédent et les recettes constatées du dernier exercice clos;

c) les commentaires appropriés pour chaque ligne de recettes;

2) dans l'état des dépenses:

a) les crédits d'engagement et de paiement ouverts pour l'exercice concerné, répartis en titres, chapitres, articles et postes;

b) répartis de la même manière, les crédits ouverts pour l'exercice précédent et les dépenses effectives du dernier exercice clos;

c) les commentaires appropriés pour chaque subdivision.

Ces commentaires peuvent notamment fournir des indications financières concernant:

- les projets du programme de travail de l'Agence,

- les prestations de service pour tiers,

- les participations de tiers aux activités de l'Agence;

d) en annexe, un tableau des effectifs fixant le nombre des emplois permanents et temporaires, par grade dans chaque catégorie et dans chaque cadre, avec l'indication du nombre des emplois autorisés au titre de l'exercice précédent.

Article 15

Le tableau des effectifs fixé par le Conseil de direction constitue pour l'Agence une limite impérative; aucune nomination ne peut être faite au-delà de cette limite.

Les cas d'exercice d'activité à mi-temps autorisés par le directeur, conformément aux dispositions de l'article 51 bis du Statut des fonctionnaires des Communautés européennes, peuvent être compensés par le recrutement d'autres agents, dans la limite établie par le Conseil de direction.

TITRE III

EXÉCUTION DU BUDGET

SECTION I

Dispositions générales

Article 16

L'exécution du budget est assurée suivant le principe de la séparation des ordonnateurs, des comptables et des contrôleurs financiers.

La gestion des crédits incombe à l'ordonnateur, qui a seul compétence pour engager les dépenses, constater les droits à recouvrer et émettre les ordres de recouvrement et les ordres de paiement. Les recouvrements et les paiements sont assurés par le comptable. Les fonctions d'ordonnateur, de contrôleur financier et de comptable sont incompatibles entre elles.

Article 17

Le directeur de l'Agence exécute le budget conformément au présent règlement, sous sa propre responsabilité, dans la limite des crédits alloués et dans le respect des dispositions de l'article 2.

Le directeur délègue ses pouvoirs dans les conditions qu'il détermine et dans les limites fixées par l'acte de délégation, lequel est notifié au délégataire, au comptable, au contrôleur financier, au Conseil de direction et à la Cour des comptes.

Les délégataires ne peuvent agir que dans la limite des pouvoirs qui leur sont expressément conférés.

Article 18

En cas de gestion de recettes et de dépenses par des systèmes informatiques intégrés, les dispositions des sections II et III de ce titre et du titre VI s'appliquent, compte tenu des possibilités et des nécessités d'une gestion informatique. À cet effet, notamment:

- les pièces justificatives peuvent demeurer auprès de l'ordonnateur ou du comptable à des fins de vérification,

- les signatures et les visas peuvent être apposés par procédure informatique appropriée.

Les conditions d'exécution du présent article sont déterminées par les modalités d'exécution prévues à l'article 74.

Article 19

Le contrôle des engagement et paiement des dépenses ainsi que de la constatation et du recouvrement des recettes de l'Agence est effectué par le contrôleur financier qui exerce ses fonctions conformément aux principes énoncés à l'article 2.

Le contrôle effectué par cet agent a lieu sur les dossiers relatifs aux dépenses et aux recettes et, au besoin, sur place.

Le contrôleur financier peut être assisté dans sa tâche par un ou plusieurs contrôleurs financiers subordonnés.

Le contrôleur financier est obligatoirement consulté sur la mise en place des systèmes comptables de l'Agence. Il a accès aux données de ces systèmes.

Le contrôleur financier exerce l'audit interne, conformément aux modalités d'exécution prévues à l'article 74. Cet audit comporte, entre autres, l'évaluation de l'efficacité des systèmes de gestion et de contrôle et la vérification de la régularité des opérations.

Article 20

L'encaissement des recettes et le paiement des dépenses sont effectués par un comptable désigné par le Conseil de direction.

Sous réserve de l'article 42, second alinéa et de l'article 43, le comptable est seul habilité pour le maniement de fonds et de valeurs. Il est responsable de leur conservation.

Il est chargé de la préparation des états financiers prévus aux articles 65 et 66.

Il peut être assisté dans sa tâche par un ou plusieurs comptables subordonnés, désignés dans les mêmes conditions que le comptable.

Les règles particulières applicables au comptable et aux comptables subordonnés sont arrêtées dans le cadre des modalités d'exécution prévues à l'article 74.

Article 21

1. Les crédits sont spécialisés par chapitre et par article.

2. Les crédits ouverts à chaque chapitre ou article de dépenses ne peuvent être affectés à d'autres dépenses.

3. Toutefois, le directeur peut proposer au Conseil de direction des virements de crédits de chapitre à chapitre. Le Conseil de direction statue dans un délai d'un mois. Passé ce délai, ces virements sont réputés approuvés.

Le Conseil de direction peut, à l'occasion de l'arrêt du budget, autoriser le directeur à procéder à des virements de crédits de chapitre à chapitre. Cette autorisation doit désigner les chapitres concernés ainsi que les limites et les conditions de ces virements.

Des virements d'article à article peuvent être arrêtés, au nom de l'Agence, par le directeur.

Le Conseil de direction est informé de ces virements.

4. Toute proposition de virement à l'intérieur d'un chapitre ou de chapitre à chapitre est soumise au visa du contrôleur financier, qui atteste la disponibilité des crédits.

5. Ne peuvent être dotées de crédits par voie de virement que les lignes budgétaires pour lesquelles l'état des dépenses autorise un crédit ou porte la mention "pour mémoire" (p.m.).

6. Le présent article n'est applicable aux crédits correspondant à des recettes affectées au sens de l'article 3, paragraphe 2 que pour autant que ces recettes conservent leur affectation.

Article 22

Par dérogation à l'article 4 paragraphe 1:

a) peuvent être déduits du montant des mémoires, factures ou états liquidatifs, qui, dans ce cas, sont ordonnancés pour le net:

- les pénalités infligées aux titulaires de contrats ou de marchés,

- les régularisations de sommes indûment payées qui peuvent être opérées par voie de précompte à l'occasion d'une nouvelle liquidation de même nature effectuée au titre du chapitre, de l'article et de l'exercice qui ont supporté le trop-payé,

- la valeur des véhicules, des appareils, des matériels et des installations repris, conformément aux usages commerciaux, à l'occasion de l'acquisition d'appareils, de véhicules, de matériels et d'installations neufs de même nature.

Il n'est pas fait recette distinctement des escomptes, ristournes et rabais déduits sur les factures et mémoires;

b) peuvent donner lieu à réemploi sur la ligne qui a supporté la dépense initiale:

- les recettes provenant de la restitution des sommes payées indûment sur les crédits inscrits au budget,

- le produit de fournitures, de prestations de services et de travaux effectués en faveur d'autres institutions ou organismes, y compris le montant des indemnités de missions payées pour le compte d'autres institutions ou organismes remboursées par ceux-ci,

- le montant des indemnités d'assurance perçues,

- les recettes provenant d'indemnités locatives,

- les recettes provenant de la vente de publications et de films,

- le montant des remboursements effectués par les États membres en vertu du protocole sur les privilèges et immunités des Communautés européennes en ce qui concerne les charges fiscales incorporées dans le prix des produits ou prestations fournis à l'Agence,

- les recettes provenant de fournitures, de prestations de services et de travaux effectués à titre onéreux,

- le produit de la vente des véhicules, des matériels et des installations ainsi que d'appareils et de matériels destinés à des fins scientifiques et techniques, cédés à l'occasion de leur renouvellement.

Les opérations de réemploi doivent intervenir avant la fin de l'exercice qui suit celui au cours duquel la recette a été encaissée.

Le plan comptable prévoit des comptes d'ordre permettant de suivre les opérations de réemploi tant en recettes qu'en dépenses;

c) peuvent être compensées les différences de change enregistrées au cours de l'exécution budgétaire, ainsi que les intérêts créditeurs et débiteurs relatifs aux opérations de trésorerie. Seul le résultat final, positif ou négatif, est repris au solde de l'exercice.

SECTION II

Recettes et gestion des disponibilités financières

Article 23

1. Toute mesure ou situation de nature à engendrer ou à modifier une créance de l'Agence doit faire préalablement l'objet d'une prévision de créance de la part de l'ordonnateur. Ces prévisions sont transmises au contrôleur financier pour visa et au comptable en vue de l'enregistrement pour mémoire. Elles mentionnent notamment la nature et l'imputation budgétaire de la recette, ainsi que, dans la mesure du possible, l'évaluation du montant et la désignation du débiteur.

Le visa du contrôleur financier constate:

a) l'exactitude de l'imputation;

b) la régularité et la conformité de la prévision au regard des dispositions applicables, notamment du budget et des règlements applicables à l'Agence ainsi que de tous actes pris en exécution de ces règlements, et des principes de bonne gestion financière visés à l'article 2.

2. Le contrôleur financier peut refuser son visa. Le Directeur, par une décision dûment motivée, et sous sa seule responsabilité, peut passer outre. Cette décision a effet exécutoire et ne peut pas être déléguée; elle est communiquée par le Directeur, pour information, au Conseil de Direction, au contrôleur financier et dans le délai d'un mois, à la Cour des comptes.

3. L'ordonnateur établit, pour chaque créance constatée, un ordre de recouvrement qui est adressé pour visa préalable au contrôleur financier, accompagné des pièces justificatives. Les ordres de recouvrement sont enregistrés par le comptable après visa du contrôleur financier.

Le visa du contrôleur financier a pour objet de constater:

a) l'exactitude de l'imputation;

b) la régularité et la conformité de l'ordre de recouvrement au regard des dispositions applicables;

c) la régularité des pièces justificatives;

d) l'exactitude de la désignation du débiteur;

e) la date d'échéance;

f) l'application des principes de bonne gestion financière visés à l'article 2;

g) l'exactitude du montant et de la devise de la somme à recouvrer.

Si le contrôleur financier refuse son visa, les dispositions du paragraphe 2 sont applicables.

Article 24

1. Le comptable prend en charge les ordres de recouvrement dûment établis.

Il est tenu de faire diligence en vue d'assurer aux dates prévues dans les ordres de recouvrement la rentrée des ressources de l'Agence et doit veiller à la conservation des droits de celui-ci.

Le comptable informe l'ordonnateur et le contrôleur financier de la non-rentrée des recettes dans les délais prévus.

2. Lorsque l'ordonnateur renonce à recouvrer une créance constatée, il transmet préalablement une proposition d'annulation au comptable pour enregistrement et à le contrôleur financier pour information.

Le Directeur informe, dans un délai d'un mois, le Conseil de Direction et la Cour des comptes des toutes les décisions de cette nature.

Lorsque le comptable constate qu'un acte engendrant une créance n'a pas été établi ou qu'une créance n'a pas été recouvrée, il en informe le Directeur.

Article 25

Tout versement en espèces fait à la caisse du comptable donne lieu à la délivrance d'un récépissé.

Article 26

Le solde de chaque exercice est inscrit dans le budget de l'exercice suivant en recette ou en dépense, selon qu'il s'agit d'un excédent ou d'un déficit.

Les estimations appropriées desdites recettes ou dépenses sont inscrites dans le budget au cours de la procédure budgétaire.

Après la remise des comptes de chaque exercice, la différence par rapport aux estimations est inscrite dans le budget de l'exercice suivant, conformément à l'article 10, paragraphe 2.

Article 27

Pour autant que le budget de l'Agence prévoit une subvention à charge du Budget général des Communautés européennes, le Conseil de direction demande à la Commission le versement de la subvention sur la base de la prévision visée à l'article 11, paragraphe 1, troisième tiret et seulement en fonction des besoins réels.

SECTION III

engagement, liquidation, ordonnancement et paiement des dépenses

1. Engagement des dépenses

Article 28

1. Pour toute mesure de nature à provoquer une dépense à la charge du budget, l'ordonnateur doit établir préalablement une proposition d'engagement et ne peut procéder à des engagements juridiques vis-à-vis de tiers qu'après que le contrôleur financier ait octroyé son visa appuyé par un contrôle dont l'intensité est adaptée aux risques du secteur contrôlé. Les dépenses courantes peuvent faire l'objet d'un engagement provisionnel.

2. Les conditions d'exécution du paragraphe 1 sont déterminées par les modalités d'exécution prévues à l'article 74. Elles doivent permettre d'assurer, d'après les besoins réels, l'exacte comptabilisation des engagements et des ordonnancements.

Article 29

Sans préjudice des dispositions de l'article 18, les propositions d'engagements et les pièces justificatives mentionnent notamment l'objet, l'évaluation, avec indication des devises dans la mesure du possible, l'imputation budgétaire de la dépense et la désignation du créancier; elles sont visées par le contrôleur financier et enregistrées conformément aux modalités d'exécution prévues à l'article 74.

Article 30

1. Le visa des propositions d'engagement de dépenses délivré par le contrôleur financier a pour objet de constater:

a) la présentation de la proposition d'engagement en conformité avec la disposition de l'article 28, paragraphe 1er;

b) l'exactitude de l'imputation;

c) la disponibilité des crédits;

d) la régularité et la conformité de la dépense au regard des dispositions applicables, notamment du budget et des règlements applicables à l'Agence ainsi que de tous actes pris en exécution de ces règlements;

e) l'application des principes de bonne gestion financière visés à l'article 2.

2. Le visa ne peut être conditionnel.

Article 31

Tout refus de visa du contrôleur financier doit faire l'objet d'une observation écrite dûment motivée. Il est signifié à l'ordonnateur.

Hormis les cas où l'insuffisance des crédits est en cause, le Conseil de Direction peut, par une décision dûment motivée et sous sa seule responsabilité, passer outre au refus de visa du contrôleur financier. Cette décision a effet exécutoire et ne peut pas être déléguée; elle est communiquée pour information au Contrôleur financier et dans un délai d'un mois à la Cour des Comptes.

2. Liquidation des dépenses

Article 32

La liquidation d'une dépense par l'ordonnateur a pour objet de:

- vérifier l'existence des droits du créancier,

- déterminer ou vérifier la réalité et le montant de la créance,

- vérifier les conditions d'exigibilité de la créance.

Article 33

Toute liquidation d'une dépense est subordonnée à la présentation des pièces justificatives attestant les droits acquis du créancier et le service exécuté ou l'existence d'un titre justifiant le paiement.

L'ordonnateur habilité à liquider les dépenses procède personnellement à l'examen des pièces justificatives ou vérifie, sous sa responsabilité, que cet examen a été effectué.

3. Ordonnancement des dépenses

Article 34

L'ordonnancement est l'acte par lequel l'ordonnateur donne au comptable, par l'émission d'un ordre de paiement, l'ordre de payer une dépense dont il a effectué la liquidation.

Article 35

L'ordre de paiement doit mentionner:

- l'exercice d'imputation,

- l'article du budget et, éventuellement, toute autre subdivision nécessaire,

- la somme à payer, en chiffres et en toutes lettres, exprimée en Euros ou en monnaie nationale,

- le nom et l'adresse du bénéficiaire,

- l'objet de la dépense,

- et, dans la mesure du possible, le mode de paiement.

L'ordre de paiement est daté et signé par l'ordonnateur.

Article 36

L'ordre de paiement est accompagné de l'ensemble des pièces justificatives originales; celles-ci sont revêtues ou accompagnées d'une attestation certifiant l'exactitude des sommes à payer, la réception des fournitures et l'exécution du service, et, le cas échéant, l'inscription des biens à l'inventaire visé à l'article 51.

Il rappelle les numéros et dates des visas d'engagement correspondants. Les copies des pièces justificatives, certifiées conformes aux originaux par l'ordonnateur, peuvent, le cas échéant, tenir lieu d'originaux.

Article 37

1. En cas de versement d'acompte, le premier ordre de paiement est accompagné des pièces établissant les droits du créancier au paiement de l'acompte. Les ordres de paiement postérieurs rappellent les justifications déjà produites, ainsi que les références du premier ordre de paiement.

2. L'ordonnateur peut octroyer des avances au personnel si une disposition réglementaire le prévoit expressément.

L'ordonnateur peut autoriser une avance destinée à couvrir des débours à effectuer par un agent pour le compte de l'Agence.

En dehors des régies d'avances visées à l'article 42, aucune avance relative aux dépenses de fonctionnement ne peut être payée si elle n'a pas été au préalable visée par le contrôleur financier.

Article 38

Le contrôleur financier vise les ordres de paiement, appuyé par un contrôle dont l'intensité est adaptée aux risques du secteur contrôlé, en vue de constater:

a) la régularité de l'émission de l'ordre de paiement;

b) la concordance de l'ordre de paiement avec l'engagement de la dépense et l'exactitude de son montant, en tenant compte des principes et exigences de bonne gestion financière visés à l'article 2;

c) l'exactitude de l'imputation;

d) la disponibilité des crédits;

e) la régularité des pièces justificatives;

f) l'exactitude de la désignation du bénéficiaire.

Article 39

En cas de refus de visa, l'article 31 est applicable.

4. Paiement des dépenses

Article 40

Le paiement est l'acte final qui libère l'Agence de ses obligations envers ses créanciers.

Le paiement des dépenses est assuré par le comptable dans la limite des fonds disponibles.

En cas d'erreur matérielle, de contestation relative à la validité de l'acquit libératoire ou d'inobservation des formes prescrites par le présent règlement, le comptable doit suspendre les paiements.

Article 41

En cas de suspension des paiements, le comptable énonce les motifs de cette suspension dans une déclaration écrite qu'il adresse immédiatement à l'ordonnateur et, pour information, au contrôleur financier.

Sauf en ce qui concerne les contestations relatives à la validité de l'acquit libératoire, l'ordonnateur peut saisir le Conseil de direction dans les conditions déterminées par le règlement intérieur de l'Agence. Le Conseil de direction peut requérir par écrit, sous sa responsabilité propre, qu'il soit procédé au paiement.

Article 42

Les paiements s'effectuent en principe par l'intermédiaire d'un compte bancaire ou d'un compte courant postal.

Les conditions d'ouverture, de fonctionnement et d'utilisation de ces comptes sont déterminées par les modalités d'exécution prévues à l'article 74. Celles-ci doivent indiquer, en particulier, les dépenses dont le paiement doit obligatoirement s'effectuer soit pas chèque, soit par virement postal ou bancaire, et prévoir, pour les chèques et les virements postaux ou bancaires, la signature conjointe de deux agents dûment habilités, dont nécessairement celle du comptable, d'un comptable subordonné ou d'un régisseur d'avances.

5. Régie d'avances

Article 43

En vue du paiement de certaines catégories de dépenses, il peut être créé des régies d'avances, conformément aux modalités d'exécution prévues à l'article 74.

Seul le comptable peut alimenter les régies d'avances, sauf dans les circonstances particulières prévues dans les modalités d'exécution du présent règlement.

Les modalités d'exécution doivent déterminer notamment:

- le mode de désignation des régisseurs d'avances,

- la nature et le montant maximal de chaque dépense à payer,

- le montant maximal des avances pouvant être consenties,

- les délais de production des justifications,

- la responsabilité des régisseurs d'avances.

SECTION IV

Gestion des emplois

Article 44

1. Il est établi:

a) un fichier d'identification des emplois contenant une description des tâches et des activités pour chaque emploi de la catégorie A;

b) un organigramme avec un plan d'organisation des services, précisant les attributions de chaque unité administrative.

2. Si un emploi est assorti dans l'état des recettes et des dépenses de la mention "à supprimer", il ne peut plus être pourvu à la prochaine vacance dans la même carrière.

TITRE IV

PASSATION DES MARCHÉS, INVENTAIRE, COMPTABILITÉ

SECTION I

Marchés de fournitures, de travaux et de services, locations

Article 45

1. Les marchés portant sur les achats et locations d'immeubles, de fournitures, de mobilier et de matériel, la prestation de services ou l'exécution de travaux doivent revêtir la forme de contrats écrits. Sauf en ce qui concerne les marchés portant sur l'achat d'un immeuble construit ou sur la location d'un immeuble, ils sont conclus:

a) Par appel à la concurrence.

b) Sur simple mémoire ou facture dans les cas prévus à l'article 50.

c) Par entente directe dans les cas visés à l'article 46 et dans les limites fixées dans cet article.

2. Les appels à la concurrence sont diffusés sur Internet et au JO série S et dans tout autre média approprié. Toutefois, leur diffusion peut être limitée lorsque certaines prestations ne peuvent, en raison de leur montant ou de leur nature, ou de nécessités opérationnelles faire l'objet d'un appel général à la concurrence.

3. Les procédures d'appel à la concurrence, les critères d'adjudication ainsi que les procédures de révision des prix survenant après la passation des marchés, sont déterminés et réglés par les modalités d'exécution prévues à l'article 74, étant entendu que les critères d'attribution sont définis par analogie à ceux prévus au règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes.

Article 46

Il peut être traité par entende directe:

a) lorsque les achats et locations de fournitures, de mobilier et de matériel, les prestations de services ou les travaux ne peuvent, en raison d'une urgence impérieuse, subir les délais d'une des procédures d'appel à la concurrence citées à l'article 45;

b) lorsque les adjudications ou appels d'offres sont demeurés infructueux ou ont abouti à des prix inacceptables;

c) lorsque, en raison de nécessités techniques ou de situations de fait ou de droit, l'exécution de la prestation ne peut être assurée que par un fournisseur ou un entrepreneur déterminé;

d) pour les marchés de fournitures, de services ou de travaux supplémentaires, qui, techniquement, ne peuvent être séparés du marché principal.

Il est entendu que l'Agence est tenu de mettre en compétition, dans toute la mesure du possible et par tous les moyens appropriés, les fournisseurs ou entrepreneurs susceptibles de réaliser la prestation qui doit faire l'objet du marché, abstraction faite des cas visés sous c) et d).

Article 47

La participation aux marchés passés par l'Agence est ouverte à égalité de conditions, à toutes les personnes physiques et morales des États membres et des États bénéficiaires du présent règlement ainsi qu'à celles des pays bénéficiant des programmes PHARE et MEDA.

Sont considérés comme des personnes morales d'un États membre, d'un État bénéficiaire ou d'un État bénéficiant des programmes PHARE et MEDA les personnes morales constituées en conformité avec la législation d'un État membre, d'un État bénéficiaire ou d'un État bénéficiant des programmes PHARE et MEDA et aillant leur administration centrale ou leur principal établissement dans les territoires où le traité instituant la Communauté européenne est d'application ou dans les États bénéficiaires ou dans les États bénéficiant des programmes PHARE et MEDA ou y aillant leur siège statutaire lorsque leur activité présente un lien effectif et continue avec l'économie des dits territoires ou États.

La participation aux marchés passés par l'Agence et couverts par des contributions de tiers est régie par la convention de financement conclue entre l'Agence et le donateur concerné.

Article 48

(Supprimé)

Article 49

En garantie de l'exécution des marchés, il peut être exigé des fournisseurs ou entrepreneurs, parmi les clauses de garantie, la constitution d'un cautionnement préalable.

Le montant du cautionnement est fixé:

- selon les conditions commerciales habituelles pour les marchés de fournitures,

- selon les cahiers des charges spéciaux pour les marchés de travaux.

Pour les travaux d'un montant dépassant la limite fixée dans les modalités d'exécution prévues à l'article 74, le cautionnement est obligatoire. Une retenue de garantie peut être opérée jusqu'à la réception définitive.

L'Agence publie, tous les trimestres sur Internet, une liste des bénéficiaires des contrats et marchés qu'elle a passés.

En cas d'inexécution d'un marché ou de retard dans son exécution, l'Agence s'indemnise de tous dommages, intérêts et frais équivalant à une réparation adéquate du préjudice, notamment en prélevant le montant sur le cautionnement, que celui-ci soit fourni directement par le fournisseur ou l'entrepreneur ou par un tiers.

Article 50

Il peut être traité sur facture ou sur simple mémoire lorsque la valeur présumée des fournitures, services ou travaux n'excède pas les montants fixés par les modalités d'exécution du règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes.

SECTION II

Inventaire des biens meubles et immeubles

Article 51

Il est tenu en nombre et en valeur, conformément au modèle arrêté par la Commission, un inventaire permanent de tous les biens meubles et immeubles constituant le patrimoine de l'Agence. Seuls sont inscrits à cet inventaire les biens meubles dont la valeur dépasse un montant fixé par les modalités d'exécution prévus à l'article 74.

L'Agence fait vérifier par ses services une fois par an la concordance entre les écritures d'inventaire et la réalité.

Article 52

Les ventes de biens meubles font l'objet d'une publicité appropriée dans les conditions fixées par les modalités d'exécution prévues à l'article 74.

En dehors des cas où ces ventes se font par adjudication publique, les agents de l'Agence ne peuvent se porter acquéreurs de biens meubles revendus par celle-ci.

Article 53

La cession, à titre onéreux ou gratuit, la mise au rebut, la location et la disparition par perte, vol ou quelque cause que ce soit des biens inventoriés donnent lieu à l'établissement d'une déclaration ou d'un procès-verbal de l'ordonnateur, revêtus du visa du contrôleur financier.

La déclaration ou le procès-verbal doit constater en particulier l'éventualité d'une obligation de remplacement à la charge d'un agent de l'Agence ou de toute autre personne.

Les mises à disposition à titre gratuit de biens immeubles ou de grandes installations donnent lieu à l'établissement de contrats sousmis au visa du contrôleur financier et font l'objet d'une communication annuelle addressée à la Commission à l'occasion de la présentation de l'état prévisionnel des recettes et des dépenses.

Article 54

Toute acquisition de biens meubles ou immeubles tels qu'ils sont définis à l'article 51 donne lieu, avant paiement, à une inscription à l'inventaire permanent.

Mention de cette inscription est portée sur la facture ou le document annexe établi en vue du paiement de la dépense.

SECTION III

Comptabilité

Article 55

La comptabilité est tenue en Euros par année civile suivant la méthode dite "en partie double". Elle retrace l'intégralité des recettes et des dépenses de l'exercice; elle est appuyée des pièces justificatives.

Le compte de gestion et le bilan financier sont présentés en Euros.

Article 56

Le plan comptable établit une distinction entre comptes budgétaires et comptes de bilan.

Il comprend deux parties:

a) les comptes de produits et de charges budgétaires qui permettent de suivre le détail de l'exécution du budget;

b) les comptes de bilan qui permettent d'établir la situation patrimoniale de l'Agence.

Ces comptes font apparaître l'incidence prévisionnelle des obligations juridiques de l'Agence.

La comptabilité doit permettre l'établissement d'une balance patrimoniale annuelle et d'une situation mensuelle par chapitre et article des recettes et des dépenses budgétaires.

Ces situations sont transmises au contrôleur financier, à l'ordonnateur et à la Cour des comptes.

Article 57

Toute avance est comptabilisée sur un compte d'attente et régularisée au plus tard pendant l'exercice qui suit le paiement de cette avance, sauf les avances à caractère permanent qui sont réexaminées périodiquement.

Toutefois, les avances visées à l'article 37, paragraphe 2, deuxième alinéa sont liquidées en règle générale dans les six semaines suivant la réalisation de l'objet pour lequel elles ont été consenties.

Article 58

Les conditions détaillées d'établissement et de fonctionnement du plan comptable, tant pour les opérations patrimoniales que pour les opérations budgétaires, sont déterminées par les modalités d'exécution prévues à l'article 74.

Article 59

La comptabilité est arrêtée à la clôture de l'exercice en vue de l'établissement du bilan financier et du compte de gestion prévus au titre VI. Le compte de gestion doit être soumis au contrôleur financier.

TITRE V

RESPONSABILITÉ DES ORDONNATEURS, DES COMPTABLES ET DES RÉGISSEURS D'AVANCES

Article 60

Tout ordonnateur engage sa responsabilité disciplinaire et, éventuellement, pécuniaire lorsqu'il constate les droits à recouvrer ou émet les ordres de recouvrement, engage une dépense ou signe un ordre de paiement, sans se conformer au présent règlement et à ses modalités d'exécution. Il en est de même lorsqu'il néglige d'établir un acte engendrant une créance ou lorsqu'il néglige ou retarde, sans justification, l'émission d'ordres de recouvrement.

Il en est de même lorsqu'il néglige ou retarde, sans justification, l'émission d'un ordre de paiement pouvant entraîner une responsabilité civile de l'Agence à l'égard de tiers.

Article 61

1. Tout comptable et tout comptable subordonné engagent leur responsabilité disciplinaire et, éventuellement, pécuniaire pour les paiements qu'ils effectuent sans respecter l'article 40 troisième alinéa.

Ils sont disciplinairement et pécuniairement responsables de toute perte ou détérioration des fonds, valeurs et documents dont ils ont la garde, si cette perte ou détérioration résulte d'une faute intentionnelle ou d'une négligence grave qui leur est imputable.

Dans les mêmes conditions, ils sont responsables de l'exécution correcte des ordres qu'ils reçoivent pour l'emploi et la gestion de comptes bancaires et de comptes courants postaux et, notamment:

a) lorsque les paiements ou les recouvrements qu'ils effectuent ne sont pas conformes au montant porté sur les ordres de paiement ou de recouvrement;

b) lorsqu'ils paient à des parties prenantes autres que les ayants droit ou en l'absence des pièces justificative prévues par les règlements, accords, contrats et conventions de financement applicables aux paiements en question.

2. Tout régisseur d'avances engage sa responsabilité disciplinaire et, éventuellement, pécuniaire:

a) lorsqu'il ne peut justifier, par des pièces régulières, les paiements qu'il effectue;

b) lorsqu'il paie à des parties prenantes autres que les ayants droit.

Il est disciplinairement et pécuniairement responsable de toute perte ou détérioration des fonds, valeurs et documents dont il a la garde, si cette perte ou détérioration résulte de sa faute intentionnelle ou négligence grave.

3. Le comptable, les comptables subordonnés et les régisseurs d'avances s'assurent contre les risques qu'ils encourent au titre du présent article.

L'Agence couvre les frais d'assurance y afférents.

Article 62

La responsabilité pécuniaire et disciplinaire des ordonnateurs, des comptables, des comptables subordonnés et des régisseurs d'avances peut être engagée dans les conditions prévues aux articles 22 et 86 à 89 du Statut des fonctionnaires des Communautés européennes.

Article 63

L'Agence dispose d'un délai de deux ans à compter de la date de la remise du compte de gestion pour statuer sur le quitus à donner aux comptables pour les opérations y afférentes.

TITRE VI

REDDITION ET VÉRIFICATION DES COMPTES

SECTION I

Reddition des comptes

Article 64

Le directeur établit, chaque année, un compte de gestion de l'Agence.

Le compte de gestion comprend la totalité des opérations de recettes et de dépenses afférentes à l'exercice écoulé. Il est présenté dans la même forme et selon les mêmes subdivisions que le budget.

Le compte de gestion est précédé d'une analyse de la gestion financière de l'année en question. L'Agence, dans l'élaboration de cette analyse, fournit des précisions sur la réalisation des principes et objectifs visés à l'article 2.

Article 65

Le compte de gestion comporte les tableaux suivants, répartis d'après la nomenclature du budget de l'Agence:

1) un tableau des recettes comprenant:

- les prévisions de recettes de l'exercice, retraçant de façon séparée les recettes et la subvention à charge du Budget général des Communautés européennes, ainsi que les autres recettes,

- les modifications de prévisions de recettes résultant d'états supplémentaires ou rectificatifs,

- les droits constatés au cours de l'exercice,

- les droits restant à recouvrer de l'exercice précédent,

- les recettes perçues au cours de l'exercice et les recettes reportées en application de l'article 6, paragraphe 3,

- les montants restant à recouvrer à la fin de l'exercice,

- les annulations de droits constatés.

Il est joint à ce tableau, le cas échéant, un état faisant apparaître les soldes et les montants bruts des opérations visées à l'article 23;

2) un tableau retraçant l'évolution des crédits de l'exercice et faisant apparaître:

- les crédits initiaux,

- les modifications des crédits intervenues par virements,

- les modifications intervenues par voie d'états supplémentaires ou rectificatifs,

- les crédits définitifs de l'exercice,

- les crédits reportés en vertu de l'article 6;

3) un tableau de dépenses retraçant l'utilisation des crédits propres à l'exercice et faisant apparaître:

- les engagements contractés à la charge de l'exercice,

- les paiements effectués à la charge de l'exercice,

- les sommes restant à payer à la clôture de l'exercice,

- les crédits reportés en vertu de l'article 6,

- les crédits annulés.

Il est joint à ce tableau, le cas échéant, un état faisant apparaître les soldes et les montants bruts des opérations visées à l'article 22;

4) un tableau retraçant l'utilisation des crédits reportés de l'exercice précédent et faisant apparaître:

- le montant des crédits reportés,

- les paiements effectués à la charge des crédits reportés,

- les crédits inutilisés à annuler.

Article 66

1. Le directeur établit également le bilan financier qui décrit l'actif et le passif de l'Agence au 31 décembre de l'exercice écoulé.

Il y joint une balance des comptes en mouvements et en soldes établie à la même date.

Le bilan comprend à l'actif le montant des recettes à recouvrer et au passif le montant des dépenses de l'exercice, non encore comptabilisés dans les comptes.

2. Ces documents sont sousmis au contrôleur financier.

Article 67

Le directeur communique au Conseil de direction et à la Cour des comptes, ainsi que, pour information, au Parlement européen, au Conseil et à la Commission, pour le 31 mars au plus tard, le compte de gestion, l'analyse de la gestion financière et le bilan financier de l'Agence pour l'exercice écoulé.

SECTION II

Vérification des comptes

Article 68

Sans préjudice des contrôles effectués par le contrôleur financier, la Cour des comptes exerce ses compétences à l'égard de l'Agence conformément au règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes.

Article 69

L'Agence communique trimestriellement à la Cour des comptes, au plus tard dans le mois qui suit la fin du trimestre, les pièces justificatives des écritures, notamment les documents et attestations concernant l'exacte application des dispositions qui régissent l'exécution du budget et relatifs à l'engagement et au paiement des dépenses ainsi qu'à la constatation et au recouvrement des recettes.

La Cour des comptes peut poser à l'Agence des questions au sujet des pièces justificatives précitées.

Article 70

L'Agence apporte à la Cour des comptes toutes les facilités et lui donne tous les renseignements dont cette dernière estime avoir besoin dans l'accomplissement de sa mission.

Elle tient notamment à la disposition de la Cour des comptes toutes les pièces concernant la passation des marchés et tous comptes en deniers et en matières, toutes pièces comptables ou justificatives, ainsi que les documents administratifs qui s'y rapportent, toute documentation relative aux recettes et aux dépenses, tous inventaires, tous organigrammes des services, que la Cour des comptes estime nécessaires à la vérification sur pièce ou sur place du compte de gestion et tous documents et données établis ou conservés sur un support magnétique.

À cet effet, les agents soumis aux vérifications de la Cour des comptes et du Contrôleur financier sont notamment tenus:

a) d'ouvrir leur caisse, de représenter les deniers, valeurs et matières de toute nature et les pièces justificatives de leur gestion dont ils sont dépositaires, ainsi que tout livre et registre et tous autres documents qui s'y rapportent;

b) de représenter la correspondance ou tout autre document nécessaire à l'exécution complète de la vérification.

La Cour des comptes est habilitée à vérifier les documents relatifs aux recettes et aux dépenses qui sont détenus par les services de l'Agence, et notamment dans le service responsable des décisions concernant ces recettes et dépenses.

La vérification de la légalité et de la régularité des recettes et des dépenses et le contrôle de la bonne gestion financière s'étendent à l'utilisation, par des organismes extérieurs à l'Agence, des fonds communautaires perçus à titre de subventions.

Tout octroi de subventions à tous bénéficiaires extérieurs à l'Agence est subordonné à l'acceptation, par écrit, par les bénéficiaires, de la vérification effectuée par la Cour des comptes sur l'utilisation du montant des subventions octroyées.

Article 71

Le rapport de la Cour des comptes est établi en conformité avec l'article 248 du traité CE et l'article 88 du règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes.

Article 72

1. Avant le 30 avril de l'année suivante, le Parlement européen donne décharge au directeur sur l'exécution du budget. Si cette date ne peut être respectée, le Parlement européen informe le directeur des motifs pour lesquels cette décision a dû être différée.

Au cas où le Parlement européen ajourne la décision octroyant la décharge, le directeur s'efforce de prendre, dans les meilleurs délais, les mesures de nature à permettre et à faciliter la levée des obstacles à cette décision.

Le Parlement européen informe le Conseil, la Commission, la Cour des comptes et le Conseil de Direction des décisions qu'il adopte en application de ce paragraphe.

2. La décision de décharge porte sur les comptes de la totalité des recettes et des dépenses de l'Agence, ainsi que sur le solde qui en découle et sur l'actif et le passif de l'Agence décrits dans le bilan financier; elle comporte une appréciation de la responsabilité du directeur dans l'exécution budgétaire écoulée.

3. Le directeur adopte toutes mesures utiles pour donner suite aux observations figurant dans les décisions de décharge.

4. Le directeur fait, au plus tard le 15 décembre de l'année dans laquelle la décision de décharge a été prise, rapport sur les mesures prises à la suite de ces observations et, notamment, sur les instructions qu'il a adressées à ceux qui interviennent dans l'exécution du budget. Ces rapports sont communiqués au Parlement européen et à la Cour des comptes, ainsi que, pour information, au Conseil et à la Commission.

Le directeur doit, également dans une annexe du compte de gestion de l'exercice qui suit celui de la décision de décharge, rendre compte des mesures qui ont été prises à la suite des observations figurant dans les décisions de décharge.

5. Les pièces justificatives relatives à la comptabilité et à l'établissement des comptes de gestion et du bilan financier sont conservées pendant une période de cinq ans à compter de la date de la décision de décharge sur l'exécution du budget.

Toutefois, les pièces relatives à des opérations non définitivement clôturées sont conservées au-delà de cette période et jusqu'à la fin de l'année suivant celle de la clôture desdites opérations.

TITRE VII

DISPOSITIONS FINALES

Article 73

Le Conseil de direction informe, dans les meilleurs délais, la Cour des comptes de toutes les décisions et de tous les actes pris en exécution des articles 3, 6, 8, 12 et 21.

La désignation des ordonnateurs, du comptable, des comptables subordonnés et des régisseurs d'avances, ainsi que les délégations et désignations faites en vertu des articles 17, 20 et 41 sont notifiées à la Cour des comptes et au contrôleur financier de la Commission.

Le Conseil de direction transmet à la Cour des comptes et à la Commission les réglementations internes qu'il arrête en matière financière.

Article 74

Les modalités d'exécution nécessaires à l'application du présent règlement sont établies par le Conseil de direction, sur proposition du directeur, après visa conforme du contrôleur financier de la Commission.

Article 75

Le présent règlement entre en vigueur le ...