Rapport

sur les états financiers de l'Agence européenne pour l'environnement pour l'exercice clos le 31 décembre 2000, accompagné des réponses de l'Agence

(2001/C 372/02)

TABLE DES MATIÈRES

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OPINION DE LA COUR

1. Le présent rapport est adressé au conseil d'administration de l'Agence européenne pour l'environnement, conformément à l'article 13, paragraphe 4, du règlement (CEE) n° 1210/90(1) du Conseil.

2. La Cour a examiné les états financiers de l'Agence européenne pour l'environnement pour l'exercice clos le 31 décembre 2000. Conformément à l'article 14, paragraphe 1, du règlement (CEE) n° 1210/90 du Conseil, le budget a été exécuté sous la responsabilité du directeur exécutif. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des états financiers(2), conformément aux dispositions financières internes prévues à l'article 14 du règlement (CEE) n° 1210/90 du Conseil. La Cour des comptes est tenue de procéder à l'examen de ces comptes par l'article 248 du traité instituant la Communauté européenne.

3. La Cour a effectué son audit conformément à ses politiques et normes d'audit. Celles-ci ont été adaptées des normes internationales d'audit généralement admises pour refléter le caractère spécifique du contexte communautaire. Elle a examiné les documents comptables et appliqué les procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. La Cour a obtenu, par cet audit, une base adéquate pour étayer l'opinion exprimée ci-après.

4. Cet examen a permis à la Cour d'obtenir l'assurance raisonnable que les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 2000 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

PRINCIPALES OBSERVATIONS SUR L'EXÉCUTION DU BUDGET DE L'AGENCE EUROPÉENNE POUR L'ENVIRONNEMENT (COPENHAGUE) POUR L'EXERCICE CLOS LE 31 DÉCEMBRE 2000

Exécution du budget et comptes budgétaires

5. L'exécution des crédits de l'exercice 2000 et des crédits reportés de l'exercice précédent est présentée au tableau 1(3).

6. Les crédits définitifs de l'exercice se sont élevés à 18,9 millions d'euros qui ont été engagés à hauteur de 18,8 millions d'euros (99 %). Les crédits opérationnels (titre III, 9 millions d'euros) ont été presque entièrement engagés (8,9 millions d'euros).

7. Les crédits reportés à 2001 s'élèvent à 5,4 millions d'euros (29 % des engagements) et concernent essentiellement les crédits opérationnels qui sont reportés à hauteur de 4,4 millions d'euros (50 % des engagements), soit une diminution par rapport à l'exercice précédent (5,4 millions d'euros, 59 % des engagements). Du total des crédits reportés de 1999, 6 millions d'euros, dont environ 11 %, ont été annulés en fin 2000. L'Agence devrait poursuivre ses efforts en vue de minimiser le report de crédits.

8. En décembre 2000, un engagement de 105000 euros a été établi en vue de financer des traductions et des services de terminologie à effectuer pendant le premier semestre 2001. S'agissant de dépenses de l'exercice 2001, elles auraient dû être financées par des crédits du budget 2001. En outre, cet engagement n'est justifié par aucun bon de commande.

États financiers et tenue des comptes

Tenue des comptes

9. Les tableaux 2 et 3 présentent respectivement le compte de gestion pour l'exercice 2000 et le bilan financier au 31 décembre 2000.

10. Le système de comptabilité budgétaire SI2 ne comporte pas encore le module permettant d'enregistrer les montants à recouvrer et devrait être complété.

Gestion comptable des immobilisations et inventaire

11. Le règlement financier de l'Agence ne contient pas de dispositions concernant la gestion comptable des immobilisations. Il ne comporte pas de règles d'évaluation ni d'amortissement. L'Agence devrait intégrer les dispositions prises par la Commission en décembre 2000(4) dans sa réglementation afin, entre autres, d'éviter les problèmes d'évaluation des biens inventoriables (point 12).

12. En accord avec l'article 52 de son règlement financier, l'Agence doit tenir un inventaire permanent de tous les biens meubles et immeubles constituant son patrimoine. Le système d'inventaire de l'Agence n'est pas satisfaisant. Deux listes d'inventaire sont tenues, l'une pour le mobilier et les équipements divers et l'autre pour le matériel informatique, mais leur qualité est très inégale. La liste du matériel informatique est incomplète. Pour une partie importante du matériel, l'année d'acquisition, la localisation et la valeur ne sont pas indiquées. La liste des meubles et équipements divers est plus complète mais la valeur est indiquée seulement en devises.

Ordres de recouvrement

13. Toute mesure ou situation de nature à engendrer une créance de l'Agence doit faire l'objet d'une prévision de créance par l'ordonnateur (article 23 du règlement financier de l'Agence). Ces prévisions sont transmises au comptable et doivent faire l'objet d'une inscription pour mémoire. Lorsque la créance est constatée, l'ordonnateur établit un ordre de recouvrement (article 24) qu'il doit transmettre au comptable qui doit assurer la rentrée des ressources (article 25).

14. L'Agence établit l'ordre de recouvrement lors de la constatation de créance mais n'établit jamais de prévisions de créance. Ceci entraîne une absence de maîtrise des recouvrements à effectuer. Ainsi, en décembre 1999, l'Agence a constaté qu'un montant de taxes sur le loyer d'environ 3865000 couronnes danoises (519000 euros) était récupérable. Faute de prévision de créance aucun enregistrement comptable n'avait été effectué. En mars 2000, un chèque de 3 millions de couronnes danoises a été reçu et un ordre de recouvrement du même montant a été établi. En l'absence d'une prévision de créance au 31 décembre 2000, le montant restant à récupérer, soit 865662 couronnes danoises (116067 euros), n'était pas enregistré dans la comptabilité; ce montant a été récupéré au début de 2001.

15. Lorsque l'Agence établit un ordre de recouvrement, une note de débit n'est pas systématiquement transmise au débiteur en vue d'assurer la rentrée du montant dû. Sur six ordres de recouvrements examinés, deux n'avaient pas fait l'objet d'une note de débit, et de ce fait, les débiteurs n'avaient pas effectué de paiements.

Suivi des observations antérieures de la Cour

16. Dans son rapport annuel 1999 relatif à l'Agence(5), la Cour avait souligné des faiblesses dans la gestion financière des contrats, notamment pour le traitement des demandes de paiement. L'analyse des dossiers de paiements effectués en 2000 a permis de constater que les dossiers financiers ne contiennent pas toujours des documents à l'appui des demandes de paiement mais, malgré les engagements pris par l'Agence, seulement une attestation de la réalité et de la conformité des travaux exécutés.

Gestion des ressources humaines

Politique du personnel

17. Le personnel de l'Agence est soumis aux règlements et réglementations applicables aux fonctionnaires et autres agents des Communautés européennes. Comme prévu à l'article 17, troisième alinéa du règlement (CEE) n° 1210/90 du 7 mai 1990, le Conseil d'administration, en accord avec la Commission, en arrête les modalités d'application(6). De manière générale, l'Agence applique les dispositions générales adoptées par la Commission sans toutefois les avoir intégrées formellement dans sa réglementation interne.

18. À la fin de l'année 1999, l'Agence a établi un document à caractère général sur la politique du personnel et proposé diverses décisions d'application qui, en novembre 2000, n'avaient pas encore été approuvées par son conseil d'administration. Par ailleurs, plusieurs dispositions générales d'exécution en matière de statut ont été introduites dans la réglementation interne de l'Agence en décembre 1999.

Procédures de recrutement

19. Aucun document sur les procédures de recrutement de l'Agence n'a été approuvé par le conseil d'administration. Pour la sélection des agents temporaires, l'Agence effectue en général un recrutement externe avec une large diffusion des avis de concours au Journal officiel auprès des Institutions européennes, des autres agences et des médias. Dans trois cas sur les trente et un examinés, des contrats ont été passés avec des agents sans procédure de sélection externe. Trois autres agents ont bénéficié d'un contrat d'agent temporaire, alors qu'ils ne figuraient pas sur les listes de réserve pour le pourvoi de ces postes bien que celles ci n'étaient pas épuisées.

20. L'Agence applique aux experts nationaux détachés (END) le régime applicable à la Commission. Dans deux cas des huit dossiers examinés, le choix des experts avait été effectué sans procédure de sélection. L'Agence a accordé à un END un montant équivalent à 40 % de son salaire national pour couvrir les frais de scolarisation de ses enfants. Cette pratique n'est pas prévue par les dispositions réglementaires.

Évolution des effectifs et de l'activité de l'Agence

21. Le personnel de l'Agence comprend des agents statutaires, permanents (AP) ou temporaires (AT). Le nombre de postes à occuper par les agents statutaires est autorisé par l'autorité budgétaire chaque année en même temps que le budget. Par ailleurs, le budget peut accorder des crédits pour le recrutement d'agents auxiliaires (AA), dont la durée d'emploi est limitée à un an au maximum et d'experts nationaux détachés (END). Des agents locaux (AL) peuvent être également recrutés mais l'Agence n'utilise pas cette faculté.

22. Le tableau 4 retrace l'évolution du personnel de l'Agence et de sa répartition. La croissance des effectifs tend à se stabiliser au cours des dernières années.

23. Depuis sa création, 133 agents ont été embauchés par l'Agence. Aucun ne l'a été d'emblée comme AP. Dans 54 % des cas, ils l'ont été à titre d'AT et dans 46 % des cas, à titre d'AA ou d'END. En fin 2000, 78 % des agents étaient des AP ou le plus souvent des AT, les autres étant des AA ou des END.

24. Il ressort de l'analyse de la procédure de recrutement du personnel actuellement en place un modèle de recrutement où:

- dans la majorité des cas, des agents sont recrutés par des procédures assimilables à des concours externes comme agents temporaires, et ont ensuite la possibilité d'obtenir un poste permanent via un concours dont la publicité est limitée,

- pour les autres agents, ceux-ci sont recrutés d'abord comme auxiliaires, puis via un concours externe, ils ont la possibilité d'obtenir un poste d'agent temporaire.

25. Ce modèle de gestion des effectifs apparaît dans l'analyse des recrutements selon leur modalité qui montre qu'environ 64 % de ceux-ci ont été faits par concours externe publié au Journal officiel et 25 % par concours publié auprès des Institutions communautaires et des Agences. En moyenne, les frais de recrutement se sont montés à environ 2330 euros par agent recruté.

26. Les départs de l'Agence aboutissent à un taux de rotation du personnel (AP, AT, AA et END) de 15 % en moyenne annuelle, les trois quarts à l'expiration des contrats et pour l'autre à leur rupture, essentiellement, du fait des agents concernés.

27. L'examen d'un échantillon de 14 agents n'a pas montré de problèmes quant à l'adéquation de leur profil aux fonctions proposées.

28. Aux fins de l'audit, les agents ont été classés en deux catégories:

- les agents chargés d'activités de support (agents de support), c'est-à-dire, des activités qui assurent la continuité du fonctionnement de l'Agence (par exemple services d'administration, de comptabilité, de secrétariat, etc.),

- les autres agents dits opérationnels qui contribuent directement à la réalisation des objectifs de l'Agence.

29. En moyenne, 87 % des agents A, soit 43 % de l'effectif total, sont à considérer comme opérationnels. Tous les autres agents sont à considérer comme agents de support.

30. L'évolution du ratio agents opérationnels/agents de support est défavorable dans la mesure où la proportion d'agents A opérationnels tend à décroître. Elle est en 2000 de 42 %, soit légèrement inférieure à la moyenne sur la période étudiée (43 %).

31. Le tableau 5 décrit l'évolution des coûts associés au personnel ainsi que les dépenses de fonctionnement au cours de la période 1995 à 2000. L'évolution des dépenses salariales a été supérieure à celle des effectifs. Cette différence (environ 10 %) peut être attribuée en grande partie à la dérive des salaires.

32. Parmi les autres coûts associés au personnel, l'analyse a porté plus spécialement sur les dépenses de formation professionnelle (FP) et celles de fonctionnement, notamment en matière d'informatique.

33. Les dépenses de FP ont crû plus vite que les effectifs. Les dépenses de fonctionnement ont en moyenne légèrement diminué une fois les investissements initiaux réalisés.

34. Pour appréhender la relation entre l'activité de l'Agence et l'évolution de son personnel et des coûts associés, cette dernière a été comparée à celle du montant des crédits opérationnels (titre III) qui ont été effectivement dépensés (crédits de l'année et crédits reportés) au cours d'une année. Cette comparaison suggère que, en moyenne, l'utilisation de ressources humaines et son coût par l'Agence augmentent plus vite que l'activité demandée à l'Agence. Cette constatation est corroborée par le fait qu'en moyenne les dépenses de support (titres I et II) croissent plus vite que les dépenses opérationnelles. Toutefois, l'Agence n'est pas encore parvenue à son rythme de croisière et elle ne peut, vu sa taille, bénéficier d'économies d'échelle substantielles pour son infrastructure matérielle et administrative. À cet égard, l'évolution de la relation entre le taux de croissance de ses effectifs opérationnels et de son volume de dépenses a un caractère satisfaisant.

Conclusion

35. De manière générale, il apparaît que, depuis sa création, l'Agence n'a pu embaucher les effectifs prévus par son budget dans le tableau des effectifs mais elle a pu y remédier par le recrutement d'AA et d'END.

36. Pour recruter ses agents temporaires, l'Agence suit dans la majorité des cas un modèle de recrutement externe similaire à celui préconisé par les Institutions communautaires.

37. Dans le cas de l'Agence, étant donné le développement attendu de ses activités, et conséquemment de ses effectifs, il serait peut-être souhaitable que, pour les postes relevant d'activités de support et d'activités opérationnelles nécessitant des qualifications de type administratif, elle s'associe avec les Institutions et autres organismes décentralisés pour effectuer ses recrutements sur une base la plus large possible. Par ailleurs, de manière générale, elle devrait améliorer son système de gestion et d'information en matière de personnel.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 10 octobre 2001.

Par la Cour des comptes

Jan O. Karlsson

Président

(1) JO L 120 du 11.5.1990, p. 4.

(2) En application de l'article 13, paragraphe 3, du règlement (CEE) n° 1210/90 du Conseil, les comptes de la totalité des recettes et des dépenses de l'Agence pour l'exercice 2000 ont été établis le 30 mars 2001 et ensuite transmis au conseil d'administration de l'Agence, à la Commission et à la Cour des comptes, cette dernière les ayant reçus le 9 avril 2001. La version abrégée de ces états financiers est présentée dans les tableaux annexés au présent rapport.

(3) Tous les tableaux de ce rapport ont été calculés sur les valeurs les plus exactes possibles des données utilisées. Pour la présentation des chiffres, ceux-ci ont été arrondis, ce qui peut donner l'apparence d'erreurs de calcul. Un tiret indique une valeur inexistante ou nulle et 0,0 indique une valeur inférieure au seuil d'arrondi.

(4) Règlement (CE) n° 2909/2000 de la Commission du 29 décembre 2000 (JO L 336 du 30.12.2000, p. 75).

(5) JO C 373 du 27.12.2000.

(6) Décision n° EEA/99/DGE/01 du 15 décembre 1999.

TABLEAUX 1 À 5

Tableau 1

Exécution budgétaire

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Tableau 2

Compte de gestion des exercices 2000 et 1999

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Source:Tableau élaboré par la Cour des comptes à partir des données établies par l'Agence.

Tableau 3

Bilan financier aux 31 décembre 2000 et 31 décembre 1999

Source:Tableau élaboré par la Cour des comptes à partir des données établies par l'Agence.

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Tableau 4

Évolution du personnel

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AP: Agents permanents.

AT: Agents temporaires.

AA: Agents auxiliaires.

END: Experts nationaux détachés.

Tableau 5

Évolution du personnel et des coûts associés

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Réponses de l'agence

Exécution du budget et comptes budgétaires

8. La Cour fait référence à des travaux prévus dans le cadre du programme de travail 2000, mais la spécification des besoins en matière de traduction n'étant pas clairement définie, tant en terme de volume que de délais, la décision finale d'exécuter ces travaux n'a été prise qu'ultérieurement au cours de l'année. Il est à noter que les travaux confiés au Centre de traduction font l'objet de fiches de travail, tandis que des bons de commande sont utilisés pour les fournisseurs extérieurs.

États financiers et tenue des comptes

10. Le module des recettes du système de comptabilité budgétaire (SI2) est actuellement mis en place et rendu opérationnel.

Gestion comptable des immobilisations et inventaire

11. Les nouvelles dispositions mentionnées par la Cour (décision 2000/716/CE) seront intégrées dans les procédures de l'Agence et serviront de base pour la clôture des comptes 2001 et pour l'évaluation de la valeur des biens meubles et immeubles de l'Agence.

12. Pour la clôture de l'exercice 2001, l'Agence disposera d'un inventaire unique et totalement intégré reprenant la valeur des biens meubles et immeubles, ainsi que l'année d'acquisition et la localisation du matériel.

L'Agence met actuellement en place un système calculant la valeur des biens meubles et immeubles au moment de leur achat, plutôt que de considérer celui-ci comme une opération en fin d'année. Il y a lieu de souligner, néanmoins, que son influence sur la valeur de l'inventaire est moindre et qu'il n'a pas de répercussion sur les montants corrects payés aux contractants.

Ordres de recouvrement

13. L'Agence reconnaît la nécessité d'introduire les opérations de créance et de recouvrement dans le système de comptabilité budgétaire SI2 et de donner un caractère plus formel à cette procédure.

Ce domaine est prioritaire pour l' Agence en 2001, notamment en raison de l'importance accrue du financement contractuel des opérations de l' Agence.

14. L'observation concernant le recouvrement d'un montant dû de 116067 euros dans le cadre de la location du bâtiment de l' Agence est effectivement correcte. Le retard de recouvrement résultait de la nécessité de clarifier les montants de loyer de l'Agence avec les anciens et les nouveaux propriétaires du bâtiment et entre eux. Cette question est à présent résolue et le recouvrement a été porté aux comptes.

Suivi des observations antérieures de la Cour

16. L'Agence reconnaît la nécessité de produire des documents à l'appui des demandes de paiement et elle a mis en oeuvre et amélioré les procédures en ce sens avec les ordonnateurs.

En outre, la procédure permettant l'accès aux documents justificatifs et leur mise en relation avec les demandes de paiement est en cours de révision et de développement dans le cadre du projet d'automatisation mené conjointement par l' Agence et d'autres Agences sur la base du système TI de la Commission (CSS Group sur la base de Sincom2).

Gestion des ressources humaines

Politique du personnel

18. Un certain nombre de décisions internes ont été officialisées par le conseil d'administration, mais il est entendu que toutes ne l'ont pas été. L'objectif principal est de conserver l'analogie avec les dispositions internes de la Commission, tout en assurant l'harmonisation avec le statut et les modalités d'application de la Communauté, tout en reconnaissant qu'ils sont en cours de révision et d'élaboration dans le cadre du processus de réforme, et notamment en ce qui concerne la politique en matière de personnel.

L'AEE va proposer au conseil d'administration, pour approbation, la mise en application des dispositions de la Commission qui seront entièrement suivies et des décisions spécifiques où l' Agence s'éloigne de l'approche de la Commission.

Procédures de recrutement

19. L'Agence suit les procédures communes de recrutement. Ces procédures vont être soumises au conseil d'administration pour approbation, comme cela a été expliqué ci-dessus dans le cadre de l'observation 18 relative à la politique du personnel.

L' Agence continue à faire une large diffusion des possibilités de recrutement d'agents temporaires.

Ces trois candidats ont été recrutés et nommés directement par l'autorité investie du pouvoir de nomination, tout au début des activités de l'Agence (1996). Deux de ces candidats (à présent anciens membres du personnel de l' Agence) ont été nommés après avoir été sélectionnés et proposés par le contrôleur financier de l'Agence. Le troisième membre du personnel auquel la Cour fait référence a été recruté directement en vue d'assurer le bon fonctionnement de l' Agence, et notamment de son infrastructure TI, en raison de l'excellent travail spécialisé dont il a fait preuve en tant que consultant auprès de la Task Force et de l' Agence. Les trois autres employés mentionnés ont été recrutés en tout état de cause sur la base de listes établies pour des postes dont l'historique technique est similaire et requérant une expérience professionnelle/des compétences similaires.

20. Pour le recrutement des experts nationaux détachés (END), l' Agence applique le même régime que celui de la Commission. Il est à noter qu'au départ, le recrutement des experts nationaux détachés était déterminé par "l'offre", c'est-à-dire les États membres, plutôt que par "la demande", c'est-à-dire par l' Agence. Néanmoins, au cours de ces dernières années, l' Agence n'a jamais cessé, et elle continuera à le faire, d'informer largement les États membres sur les domaines où il serait utile de faire appel à certaines compétences qui permettraient de compléter les capacités disponibles.

En fait, l' Agence a adopté une approche de discrimination positive lorsque les salaires de base des experts nationaux sont nettement inférieurs à la moyenne. Cette approche a été suivie sur le conseil des services de la Commission.

Évolution des effectifs et de l'activité de l'Agence

23. Dans le cadre de notre politique de développement du personnel, il est estimé que le nombre de postes permanents devrait être maintenu au minimum. Actuellement, la possibilité de recruter à un poste permanent n'est envisagée que pour permettre la mobilité interinstitutionnelle. L' Agence n'emploie actuellement que 2 membres permanents du personnel.

29. Selon nous, un grand nombre d'agents B et C de l'Agence participent considérablement et directement aux activités opérationnelles et il nous semble, dès lors, difficile de quantifier la répartition entre les agents opérationnels et de support.