Rapport

sur les états financiers de l'Agence européenne pour l'environnement relatifs à l'exercice 2001, accompagné des réponses de l'Agence

(2002/C 326/03)

TABLE DES MATIÈRES

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OPINION DE LA COUR

1. Le présent rapport est adressé au conseil d'administration de l'Agence européenne pour l'environnement, conformément à l'article 13, paragraphe 4, du règlement (CEE) n° 1210/90(1) du Conseil.

2. La Cour a examiné les états financiers de l'Agence européenne pour l'environnement pour l'exercice clos le 31 décembre 2001. Conformément à l'article 14, du règlement (CEE) n° 1210/90 du Conseil, le budget a été exécuté sous la responsabilité du directeur. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des états financiers(2), conformément aux dispositions financières internes adoptées en application de l'article 14 du règlement (CEE) n° 1210/90 du Conseil. La Cour est tenue de procéder à l'examen de ces comptes en vertu de l'article 248 du traité instituant la Communauté européenne.

3. La Cour a effectué son audit conformément à ses politiques et normes d'audit. Celles-ci ont été adaptées des normes internationales d'audit généralement admises pour refléter le caractère spécifique du contexte communautaire. Elle a examiné les documents comptables et appliqué les procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. La Cour a obtenu, par cet audit, une base adéquate pour étayer l'opinion exprimée ci-après.

4. Cet examen a permis à la Cour d'obtenir l'assurance raisonnable que les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 2001 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

5. Sans mettre en cause l'opinion d'audit exprimée au point 4, la Cour attire toutefois l'attention sur la situation décrite aux points 8 et 9 du présent rapport.

PRINCIPALES OBSERVATIONS

Exécution du budget

6. L'exécution des crédits de l'exercice 2001 et des crédits reportés de l'exercice précédent est présentée au tableau 1(3).

7. Les crédits définitifs de l'exercice se sont élevés à 21,7 millions d'euros qui ont été engagés à hauteur de 20,9 millions (96 %). Les crédits opérationnels (Titre III) de 10,6 millions d'euros ont été engagés à hauteur de 10,3 millions, soit 97 %. Les paiements au titre des crédits de l'exercice se sont élevés à 13,2 millions soit 63 % des montants engagés. Un montant de 8,1 millions a dû être reporté à l'exercice suivant et 0,4 millions ont dû être annulés.

8. Les crédits reportés à 2002 concernent essentiellement les crédits opérationnels, qui représentent 6,9 millions d'euros. L'augmentation par rapport à l'exercice précédent est de 2,5 millions. Cette augmentation montre la nécessité pour l'Agence de renforcer la qualité et le suivi de la programmation de ses activités.

9. Les crédits reportés de l'exercice 2000 à l'exercice 2001 s'élevaient à 5,4 millions d'euros, et ont été liquidés à concurrence de 4,4 millions. Un million d'euros a donc dû être annulé. Ces annulations qui augmentent par rapport à l'exercice antérieur tant en valeur absolue que relative devraient amener l'Agence à évaluer plus rigoureusement le bien fondé des reports qu'elle effectue.

10. Le total des crédits de l'exercice pour les services de traduction et de terminologie, 337000 euros, a fait l'objet d'un seul engagement en décembre 2001 et aucun paiement n'a été effectué. Les fiches de travail (bons de commande pour les travaux confiés au Centre de traduction) y relatives totalisaient 18408 euros. Le solde de 318592 euros a été reporté sans justification contrairement à l'article 6 du règlement financier applicable à l'Agence et aurait dû tomber en annulation.

11. Dans son rapport relatif à l'exercice 2000(4), la Cour avait souligné le report non justifié des crédits de 2000 pour des traductions à effectuer en 2001. Les contrôles effectués montrent que les paiements en 2001 sur les crédits reportés de 2000 auraient dû être effectués sur les crédits relatifs à l'exercice 2001.

États financiers

Compte de gestion et bilan

12. Le compte de gestion et le bilan publiés par l'Agence dans son rapport d'activité pour l'exercice 2001 sont présentés sous forme synthétique dans les tableaux 2 et 3.

13. En ce qui concerne le bilan, l'Agence a pris en compte en 2001, conformément au règlement (CE) n° 2909/2000 de la Commission du 29 décembre 2000(5) l'amortissement de ses immobilisations. Le montant brut des immobilisations s'élève à 3523000 euros au 31 décembre 2001. Compte tenu des charges d'amortissement de l'exercice 2001 et des exercices antérieurs, soit 2536000 euros, le montant net des immobilisations s'élève à 987000 euros.

14. Dans son rapport annuel 2000 relatif à l'Agence(6), la Cour avait mis en relief des faiblesses du système d'inventaire. En 2001, l'Agence a mis en application les règles d'évaluation et d'amortissement adoptées par la Commission en décembre 2000(7) et un système informatisé de gestion de l'inventaire a été mis en place. Les efforts déjà entrepris par l'Agence devraient être poursuivis en vue d'éviter les divergences entre les valeurs des biens lors de l'enregistrement à l'inventaire et lors de l'enregistrement de l'achat dans la comptabilité. Une meilleure coordination entre le service responsable de la tenue de l'inventaire et le service de la comptabilité est nécessaire en vue d'assurer une application correcte des taux d'amortissements fixés dans la réglementation.

Gestion de trésorerie

15. L'Agence dispose de quatre comptes bancaires. L'enregistrement des opérations bancaires en comptabilité générale est effectué avec des retards significatifs(8), ce qui rend malaisé le rapprochement entre les soldes bancaires et les soldes des comptes de la comptabilité générale.

16. Pour renforcer les procédures de contrôle interne, un rapprochement des comptes bancaires avec la comptabilité générale devrait être effectué à la fin de chaque mois et transmis pour visa au responsable de l'administration. Les opérations qui n'ont pu faire l'objet d'un rapprochement depuis deux mois consécutifs devraient faire l'objet d'un examen particulier.

17. Les paiements de l'Agence sont en général effectués par l'intermédiaire de comptes bancaires. Toutefois, trois sous-comptes "petites caisses" sont utilisés pour faire face à des paiements en liquide. La tenue de ces comptes est assurée par le comptable de l'Agence.

18. Pour assurer la séparation entre les fonctions de comptabilité et de trésorerie, le comptable de l'Agence devrait soumettre à l'approbation du directeur un projet de décision relative à la création et au fonctionnement de ces comptes. Cette décision devrait indiquer le montant maximal et le type de dépenses qui peuvent faire l'objet de paiements à partir de ces comptes ainsi que la personne habilitée à les gérer.

Application des dispositions financières

19. Les engagements pour le financement des dépenses relatives aux réunions des experts se sont élevés à 390000 euros. Un engagement initial pour 265000 euros a été effectué en début d'exercice par l'ordonnateur compétent. Par contre deux engagements complémentaires (respectivement 100000 et 25000 euros) ont été signés par des agents qui n'avaient pas les délégations de pouvoirs nécessaires sur cette ligne budgétaire.

20. Ces engagements irréguliers ont été rendus possibles en raison de l'attribution erronée, par l'agent responsable de la sécurité du système informatisé de comptabilité, du visa électronique pour l'ordonnancement des crédits. Le rapprochement des listes des personnes habilitées selon le système informatisé avec les délégations de pouvoirs de signature dûment accordées devrait être régulièrement effectué.

21. Dans ses rapports annuels 1999 et 2000 relatifs à l'Agence(9), la Cour avait mis en relief des faiblesses dans la gestion des contrats notamment lors du traitement des demandes de paiement. L'analyse des dossiers de paiements effectués en 2001 a une fois de plus permis de constater que les dossiers financiers ne contiennent pas toujours des documents justificatifs mais seulement une attestation de la réalité et de la conformité des travaux exécutés.

Achats de biens et des services

Système de prévision des besoins

22. Le volume des acquisitions est lié au contenu du programme de travail annuel de l'Agence, qui définit les travaux à effectuer pour réaliser les objectifs fixés dans le cadre du programme pluriannuel.

23. Les efforts déjà entrepris par l'Agence pour améliorer son système de programmation des achats et pour l'inscrire dans un cadre pluriannuel devraient être poursuivis et amplifiés. Une plus grande formalisation permettrait des comparaisons entre la prévision et la réalité afin d'affiner les prévisions ultérieures.

Collaboration avec les Institutions et autres organismes communautaires

24. L'Agence ne participe pas au Groupe interinstitutionnel d'harmonisation des procédures d'achats et, de ce fait, elle ne participe pas aux appels d'offres interinstitutionnels ni aux échanges d'informations sur les acquisitions de biens et services. Pour les achats courants, elle essaye de développer des formes de collaboration avec les antennes des organismes communautaires à Copenhague.

25. Pour l'exécution de projets nécessitant la compilation d'ensembles spécifiques de données, l'Agence s'efforce de collaborer avec l'Office statistique des Communautés européennes ou avec le Centre commun de recherche d'Ispra. Un consultant(10) a été recruté pour une durée d'un an pour assurer la disponibilité et la qualité des statistiques socio-économiques nécessaires à l'élaboration d'indicateurs de base. Le problème de la l'actualisation de ces données au cours des années ultérieures n'est pas résolu.

Choix de la procédure

26. De manière générale, l'Agence tend à privilégier les appels d'offre. Dans un cas(11), la procédure restreinte a été utilisée alors que la nature et le montant du marché exigeaient la publication au Journal officiel.

Évaluation des offres

27. Les critères d'évaluation des offres sont définis de manière générale, ce qui rend difficile l'appréciation quantifiée des offres.

28. Les offres sont appréciées par un comité d'évaluation composé de trois membres qui rend son avis sur la base des documents présentés par les soumissionnaires. Le mode de fonctionnement des comités d'évaluation devrait faire l'objet d'instructions spécifiques afin de garantir l'indépendance des évaluateurs.

29. Afin de mieux garantir la qualité des évaluations, le format des réponses à fournir par les soumissionnaires devrait être amélioré afin de rendre leur contenu plus précis et plus facilement comparable.

Contrats-cadres

30. Pour les achats courants, l'Agence a recours à des contrats-cadres d'une durée de trois ans renouvelables deux années consécutivement. Ces contrats-cadres incluent une clause prévoyant un ajustement des prix en fonction de l'évolution du prix du marché pour le bien fourni.

31. Des contrats-cadres fixent souvent un montant maximal total pour les achats à effectuer. Il faut s'interroger sur l'intérêt d'une telle clause dans un contrat-cadre, qui a précisément pour but d'offrir une certaine flexibilité et d'éviter la répétition des procédures d'achat(12).

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion des 25 et 26 septembre 2002.

Par la Cour des comptes

Juan Manuel Fabra Vallés

Président

(1) JO L 120 du 11.5.1990, p. 4.

(2) En application de l'article 13, paragraphe 3, du règlement (CEE) n° 1210/90 du Conseil, les comptes de la totalité des recettes et des dépenses de l'Agence pour l'exercice 2001 ont été établis le 15 mars 2002 et ensuite transmis au conseil d'administration de l'Agence, à la Commission et à la Cour des comptes, cette dernière les ayant reçus le 2 avril 2002. La version abrégée de ces états financiers est présentée dans les tableaux annexés au présent rapport.

(3) Tous les tableaux de ce rapport ont été établis sur la base des valeurs les plus exactes possibles des données utilisées. Pour la présentation, les chiffres ont été arrondis, ce qui peut provoquer des différences minimes au niveau des totaux. Un tiret indique une valeur inexistante ou nulle et 0,0 indique une valeur inférieure au seuil d'arrondi.

(4) JO C 372 du 28.12.2001.

(5) JO L 336 du 30.12.2000, p. 75.

(6) JO C 372 du 28.12.2001.

(7) Règlement (CE) n° 2909/2000 de la Commission du 29 décembre 2000 (JO L 336 du 30.12.2000, p. 75).

(8) En novembre 2001, le retard était compris entre 1,5 et 4 mois.

(9) JO C 373 du 27.12.2000 et JO C 372 du 28.12.2001.

(10) Engagement EEA.50995 pour un montant de 118000 euros.

(11) Projet EEA-ACPC-00-0026.

(12) Pour la dernière année du contrat, qui concernait la fourniture de papier et de matériel de bureau, une augmentation de personnel inattendue au moment de la passation du contrat a amené à augmenter les besoins de plus de 70000 euros, et le contrat a dû repasser en CCAM avec la lourdeur administrative que cela implique.

Tableau 1

Exécution budgétaire pour l'exercice 2001NB:

Les totaux peuvent comporter des écarts dus aux arrondis.

Source:

Données de l'Agence - Ces tableaux présentent sous une forme synthétique les données fournies par l'Agence dans ses propres états financiers.

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Tableau 2

Compte de gestion des exercices 2001 et 2000

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NB:

Les totaux peuvent comporter des écarts dus aux arrondis.

Source:

Données de l'Agence - Ces tableaux présentent sous une forme synthétique les données fournies par l'Agence dans ses propres états financiers.

Tableau 3

Bilan aux 31 décembre 2001 et 31 décembre 2000NB:

Les totaux peuvent comporter des écarts dus aux arrondis.

Source:

Données de l'Agence - Ces tableaux présentent sous une forme synthétique les données fournies par l'Agence dans ses propres états financiers.

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Réponses de l'Agence

Exécution du budget

8. L'Agence européenne pour l'environnement (AEE) reconnaît que ses crédits reportés accusent une augmentation et favorise désormais une planification plus rigoureuse de ses activités. Il convient cependant de noter que l'Agence est en phase de croissance, avec un budget en accroissement, et que la part des crédits qui ont été reportés à 2002 concerne des fonds de budget pluriannuel affectés.

9. Au cours de l'exercice 2001, l'AEE a placé l'accent de manière spécifique sur la garantie de l'annualité pour ce qui concerne ses titres administratifs et, dès lors, sur la nécessité d'une rigueur accrue dans l'évaluation des montants reportés. Dans ce cadre, il a été décidé de ne pas utiliser certains crédits à reporter pour les paiements en suspens, et de mettre en place une meilleure base d'exécution pour la gestion budgétaire des prochaines années.

10. L'Agence prévoit ses besoins de traduction dans le cadre de la planification annuelle de ses publications, réalisée parallèlement au développement de son programme de travail. Le Centre de traduction facture ses services sur une base annuelle, de sorte que même dans le cas où des avances sont effectuées pendant l'année, il n'est possible de déterminer la totalité du travail réalisé par le Centre pour l'Agence au cours de l'année qu'à la fin de l'année. Par conséquent, l'essentiel des paiements correspondant au travail confié au Centre de traduction pendant la période comprise entre le 1er janvier 2001 et le 31 décembre 2001 a finalement été réglé en mars 2002, grâce aux crédits reportés à cette fin de 2001 à 2002.

11. À l'avenir, l'Agence procédera à la fin de chaque exercice à la consolidation des demandes de traduction transmises au Centre de traduction mais non réglées, et qui doivent par conséquent être reportées à l'année suivante.

États financiers

14. Le système d'inventaire de l'AEE est désormais en place, comme le reconnaît la Cour. La synchronisation entre la comptabilité et l'inventaire, spécifiquement en ce qui concerne les taux d'amortissement et les taux de change, sera développée au moyen de rapprochements réguliers et d'un inventaire annuel.

Gestion de trésorerie

15 et 16. Un nouveau système général de grand livre (BOB) a été mis en place au cours du mois d'avril 2002, il comprend un lien avec le système de gestion budgétaire S12. Ce lien permettra une synchronisation entre le système budgétaire et le grand livre et facilitera les rapprochements mensuels tels qu'ils sont réalisés à l'heure actuelle. Un lien avec le système d'opérations bancaires en direct est également en cours de mise en oeuvre, ce qui facilitera et accélérera le rapprochement des situations bancaires.

Un auditeur interne a été recruté. Il évaluera l'efficacité du système comptable et, spécifiquement, les processus de rapprochement.

17 et 18. Les trois comptes de "petites caisses" sont clôturés et les fonds en espèces sont actuellement gérés par un régisseur d'avances. La décision prise par le directeur exécutif de désigner un régisseur d'avances définit également les principes de fonctionnement.

Application des dispositions financières

19 et 20. L'Agence reconnaît l'écart entre les délégations signées par le directeur exécutif et la mise en oeuvre de S12. La procédure visant à garantir la cohérence a été renforcée et la tâche d'agent responsable de la sécurité a été prise en charge de manière explicite par le coordinateur financier.

21. L'AEE développe actuellement une base de documents électronique intégrée dans le système financier S12. Ce système comprendra des liens et des références aux documents pertinents, y compris les principaux documents à fournir. La maintenance de ce dépôt s'inscrira dans le cadre du rôle des programmes de l'Agence, les gestionnaires de programme disposant de responsabilités déléguées en tant qu'ordonnateurs.

Système de prévision des besoins

22 et 23. L'Agence marque son accord sur le commentaire de la Cour des comptes et veillera à l'amélioration de la précision des estimations.

Approvisionnement, coopération avec les institutions et les autres organismes communautaires

25. L'Agence a établi un protocole d'accord avec Eurostat et le Centre commun de recherche. Il convient également de noter qu'une consultation annuelle approfondie a lieu concernant les programmes de travail. Il est cependant reconnu que l'AEE doit continuer à favoriser l'intégration et la coopération avec les autres organismes et les institutions communautaires en vue de partager ressources et capacités. En ce qui concerne les activités de consultance, l'Agence a jugé utile de les confier en sous-traitance, étant donné que des ressources internes n'étaient disponibles ni au sein de l'AEE ni au sein d'Eurostat pour permettre la mise en oeuvre du volet spécifique du programme de travail.

Evaluation des offres

27 à 29. L'Agence reconnaît le besoin de développer des lignes directrices plus spécifiques afin de permettre une évaluation plus quantitative par des comités d'évaluation et prévoit la mise en place de ces lignes directrices pour l'automne 2002.

Contrats cadres

30 et 31. L'Agence convient que les montants totaux maximaux définis dans certains contrats cadres sont de nature interne et ne doivent pas être mentionnés dans les documents établis avec les contractants.