Rapport

sur les états financiers de l'Observatoire européen des drogues et des toxicomanies relatifs à l'exercice 2001, accompagné des réponses de l'Observatoire

(2002/C 326/09)

TABLE DES MATIÈRES

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OPINION DE LA COUR

1. Le présent rapport est adressé au conseil d'administration de l'Observatoire européen des drogues et des toxicomanies (ci-après dénommé l'Observatoire), conformément à l'article 11, paragraphe 11, du règlement (CEE) n° 302/93(1) du Conseil.

2. La Cour a examiné les états financiers de l'Observatoire pour l'exercice clos le 31 décembre 2001. Conformément à l'article 11, paragraphe 8, du règlement (CEE) n° 302/93 du Conseil, le budget a été exécuté sous la responsabilité du directeur. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des états financiers(2), conformément aux dispositions financières internes adoptées en application de l'article 11, paragraphe 12, du règlement (CEE) n° 302/93 du Conseil, tel que modifié par l'article 1 du règlement (CE) n° 3294/94 du Conseil(3). La Cour est tenue de procéder à l'examen de ces comptes en vertu de l'article 248 du traité instituant la Communauté européenne.

3. La Cour a effectué son audit conformément à ses politiques et normes d'audit. Celles-ci ont été adaptées des normes internationales d'audit généralement admises pour refléter le caractère spécifique du contexte communautaire. Elle a examiné les documents comptables et appliqué les procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. La Cour a obtenu, par cet audit, une base adéquate pour étayer l'opinion exprimée ci-après.

4. Cet examen a permis à la Cour d'obtenir l'assurance raisonnable que les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 2001 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

5. Sans remettre en cause l'opinion d'audit exprimée au point 4, la Cour attire l'attention sur les situations décrites aux points 22 à 24.

PRINCIPALES OBSERVATIONS

Exécution du budget

6. L'exécution des crédits de l'exercice 2001 et des crédits reportés de l'exercice précédent est présentée au tableau 1(4).

7. Les crédits définitifs de l'exercice se sont élevés à 9,2 millions d'euros qui ont été engagés à hauteur de 8,8 millions. Les crédits opérationnels (titre III) d'un montant de 3,3 millions d'euros ont été engagés à hauteur de 3,2 millions. Les paiements au titre des crédits de l'exercice se sont élevés à 6,5 millions; 2,5 millions ont été reportés à l'exercice suivant et un montant de 0,3 million a dû être annulé. Seuls 59 % des crédits opérationnels engagés ont été payés au cours de l'exercice.

8. Les crédits reportés à 2002 s'élèvent à 2,4 millions d'euros (27 % des engagements). Il s'agit essentiellement de crédits opérationnels qui sont reportés à hauteur de 1,4 millions (44 % des engagements). Le montant important des crédits reportés montre la nécessité pour l'Observatoire de renforcer la qualité et le suivi de la programmation des ses activités.

États financiers

9. Le compte de gestion et le bilan publiés par l'Observatoire dans son rapport d'activité pour l'exercice 2001 sont présentés sous forme synthétique dans les tableaux 2 et 3. En 2001, l'Observatoire a remboursé à la Commission un montant équivalent au solde annulé des exercices précédents.

10. En ce qui concerne le bilan, l'Observatoire a pris en compte en 2001, conformément au règlement (CE) n° 2909/2000 de la Commission du 29 décembre 2000 l'amortissement de ses immobilisations. Les charges d'amortissement de l'exercice 2001 et des exercices précédents s'élèvent à 557194 euros et le montant net des immobilisations est de 3229480 euros.

11. Étant donné le niveau élevé des soldes sur les comptes, l'Observatoire devrait négocier avec les banques la possibilité d'obtenir des conditions plus avantageuses. Le comptable devrait effectuer un suivi régulier des taux pratiqués sur les marchés financiers afin de s'assurer que la rémunération des fonds est satisfaisante.

Application des dispositions financières

12. L'examen des pièces justificatives des dépenses effectuées par la régie d'avance montre que des dépenses de même nature sont imputées sur des lignes budgétaires distinctes, à l'encontre du principe de spécialité. Le comptable de l'Observatoire devrait contrôler régulièrement et d'une manière inopinée l'utilisation des fonds confiés au régisseur d'avances et la tenue de la comptabilité. Par ailleurs, la liste des paiements effectués devrait être soumise au comptable et au contrôleur financier chaque fin de mois comme prévu par l'article 6 de la décision portant création de la régie d'avances.

13. Dans ses rapports annuels 1999 et 2000 relatifs à l'Observatoire(5), la Cour invitait ce dernier à transposer dans son règlement financier les modifications apportées au règlement financier applicable au budget général, en matière de TVA. Cette modification reste toujours à effectuer.

14. L'Observatoire a signé un contrat avec la Commission pour préparer les pays candidats à l'adhésion à participer aux activités de l'Observatoire. Ce projet est doté d'un budget distinct de 1056139 euros. Ce budget prévoyait le recrutement de trois agents auxiliaires en vue d'assurer la mise en oeuvre du contrat. Les coûts salariaux pour ces trois agents ont été pendant six mois(6) indûment imputés au budget de l'Observatoire pour un montant global de 81439 euros. Leur régularisation n'a été effectuée qu'en octobre 2001 alors que le montant total du projet avait été versé par la Commission dès le 14 mars 2001.

15. Les propositions d'engagements de crédits(7) relatives à ce projet ne sont pas toujours étayées par des pièces justificatives permettant d'apprécier le bien-fondé des montants à engager.

16. Un contrat d'une durée de deux ans et d'un montant de 20000 euros a été passé avec un expert pour l'animation d'un site web de l'Observatoire. De fait, il s'agit de la prolongation d'un contrat antérieur. L'examen du dossier montre que bien que la date d'expiration du contrat précédent fût connue, aucune démarche n'a été entreprise en temps utile pour effectuer un appel à la concurrence. Par ailleurs, le nouveau contrat attribue à l'Observatoire l'exécution des tâches matérielles liées au contrat au motif d'une internalisation des travaux. Ce type d'internalisation ne permet pas à l'Observatoire d'acquérir une expertise dans le domaine géré par le consultant. Par ailleurs, les dispositions du contrat ne comportent aucun critère de performance permettant de mesurer la réalisation de ces objectifs.

17. Un contrat(8) passé fin août 2001 prévoyait le versement par l'Observatoire d'une avance de 30 % à la signature. L'avance prévue n'avait pas encore été versée début décembre de la même année, alors qu'à cette date, le contrat avait été exécuté dans sa quasi-totalité. Les services gestionnaires devraient effectuer un suivi régulier des dossiers en vue d'assurer le respect des dispositions contractuelles.

Achats de biens et services

Système de prévision des besoins

18. Jusqu'en 2000, les acquisitions de biens et services dépendaient des décisions relatives au programme de travail annuel et des crédits budgétaires. Suite à la réforme interne de l'Observatoire, un système de programmation triennale a commencé à être mis en oeuvre. Les principales activités de l'Observatoire font l'objet d'une analyse qui permet d'évaluer les ressources humaines et financières nécessaires pour leur réalisation.

19. L'Observatoire devrait mettre au point un système de suivi formalisé et documenté, qui lui permettrait d'analyser les écarts entre prévision et réalité.

Étude de marchés

20. L'Observatoire n'assure pas un suivi systématique des marchés pour les biens et services qu'il envisage d'acquérir. Pour les achats courants, il s'adresse à ses fournisseurs traditionnels.

Choix de la procédure

21. Un argument avancé par l'Observatoire pour justifier le recours à des ententes directes pour renouveler ou prolonger des contrats, est la qualité des services rendus et le souci d'assurer leur continuité. Ce raisonnement ignore la finalité des règles d'acquisition, qui est de stimuler la concurrence en faisant appel au marché.

22. Un appel d'offres restreint en vue de l'acquisition d'ordinateurs de bureau pour un montant de l'ordre de 80000 euros(9) posait comme condition aux soumissionnaires d'avoir déjà fourni à l'Observatoire du matériel similaire. Une telle restriction, qui n'a aucun fondement juridique, est entièrement injustifiée.

Évaluation des offres

23. Les critères d'évaluation des offres sont établis par le responsable du projet. La définition très générale des critères rend difficile l'appréciation quantifiée des offres par le comité d'évaluation.

24. Les offres sont appréciées par un comité d'évaluation composé de trois membres qui rend son avis sur la base des documents présentés par les soumissionnaires. Le format des réponses à fournir par les soumissionnaires devrait être développé et précisé afin de rendre leur contenu comparable.

25. Le mode de fonctionnement des comités d'évaluation ainsi que la définition des critères d'évaluation devraient faire l'objet d'instructions spécifiques afin de garantir l'égalité de traitement des soumissionnaires.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion des 25 et 26 septembre 2002.

Par la Cour des comptes

Juan Manuel Fabra Vallés

Président

(1) JO L 36 du 12.2.1993, p. 6.

(2) En application de l'article 11, paragraphe 10, du règlement (CEE) n° 302/93 du Conseil, les comptes de la totalité des recettes et des dépenses de l'Office pour l'exercice 2001 ont été établis le 26 mars 2002 et ensuite transmis au conseil d'administration de l'Office, à la Commission et à la Cour des comptes, cette dernière les ayant reçus le 8 avril 2002. La version abrégée de ces états financiers est présentée dans les tableaux annexés au présent rapport.

(3) JO L 341 du 30.12.1994, p. 7.

(4) Tous les tableaux de ce rapport ont été établis sur la base des valeurs les plus exactes possibles des données utilisées. Pour la présentation, les chiffres ont été arrondis, ce qui peut provoquer des différences minimes au niveau des totaux. Un tiret indique une valeur inexistante ou nulle et 0,0 indique une valeur inférieure au seuil d'arrondi.

(5) JO C 373 du 27.12.2000 et JO C 372 du 28.12.2001.

(6) Mars à août 2001.

(7) Un montant de 60000 euros (ligne budgétaire 3311 - Missions).

(8) EMC 1288. Montant 43790 euros.

(9) Voir dossier ACPC/2/2001.

Tableau 1

Exécution budgétaire pour l'exercice 2001NB:

Les totaux peuvent comporter des écarts dus aux arrondis.

Source:

Données de l'Observatoire - Ces tableaux présentent sous une forme synthétique les données fournies par l'Observatoire dans ses propres états financiers.

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Tableau 2

Comptes de gestion des exercices 2001 et 2000

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NB:

les totaux peuvent comporter des écarts dus aux arrondis.

Source:

Données de l'Observatoire - Ces tableaux présentent sous une forme synthetique les données fournies par l'Observatoire dans ses états financiers.

Tableau 3

Bilan aux 31 décembre 2001 et 31 décembre 2000NB:

les totaux peuvent comporter des écarts dus aux arrondis.

Source:

Données de l'Observatoire - Ces tableaux présentent sous une forme synthétique les données fournies par l'Observatoire dans ses propres états financiers.

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Réponses de l'Observatoire

4. L'OEDT se réjouit du constat de la Cour que les états financiers de l'exercice clos le 31 décembre 2001 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

5. L'OEDT considère que les observations mentionnés ne sont pas de nature à justifier qu'une attention particulière y soit apportée dans la partie du rapport correspondant à l'opinion de la Cour.

8. Dans une situation de non-disponibilité de crédits dissociés, un volume important de reports automatiques est toujours nécessaire pour exécuter les actions prévues conformément à l'échéancier du programme de travail.

11. L'OEDT prend bonne note de la suggestion de la Cour.

12. Comme règle générale, la liste des paiements effectués par régie est présentée mensuellement au comptable et au contrôle financier. Exceptionnellement les listes correspondantes aux mois de juillet, oût et septembre ont été présentées ensemble. L'OEDT s'efforce de maintenir la périodicité mensuelle de ces présentations et prend note des suggestions de la Cour en vue de réaliser des contrôles inopinés au-delà des contrôles ordinaires mensuels.

13. Lors de la prochaine révision de sa réglementation financière, suite à la refonte du règlement financier du budget général de l' Union européenne, l'OEDT examinera comment donner suite aux suggestions de la Cour, tout en tenant compte des spécificités du système de remboursement de la TVA au Portugal.

14. Les trois agents auxiliaires qui ont été recrutés dans le cadre du projet Phare-OEDT ont été payés à travers le même système administratif et comptable que le reste du personnel et, par conséquent, leurs salaires ont été initialement imputés au budget de l'OEDT dans l'attente de la mise en oeuvre d'une structure administrative et financière ad hoc.

15. Les crédits pour les missions font l'objet d'engagements provisionnels compte tenu des prévisions du programme de travail. L'OEDT, en accord avec la remarque de la Cour, documentera ces propositions d'engagement avec les instruments de programmation qui les justifient.

16. La nature spécifique des tâches à accomplir a motivé le recours à l'entente directe, en conformité avec les dispositions du règlement financier.

17. Dans le cadre de la réforme de ses procédures internes, l'OEDT est en train de renforcer la coordination entre ses services opérationnels et comptables pour responsabiliser davantage les ordonnateurs quant au suivi des opérations qu'ils ont à mener.

19. Dans le cadre de la mise en oeuvre de son plan de reforme interne, l'OEDT est en train de se doter de procédures formelles (conformes aux principes de sa nouvelle organisation de travail par projet) pour le suivi et l'évaluation de l'exécution de son programme de travail.

20. L'OEDT n' a pas toujours des ressources suffisantes disponibles pour effectuer un suivi systématique du marché.

21. Il est exact que dans certains cas de renouvellement/prolongation de contrats, l'OEDT a souhaité privilégier les aspects de continuité et de maintien de la qualité du service rendu. À l'avenir l'OEDT s'efforcera de recourir à la concurrence tout en préservant ces aspects qu'il estime importants.

22. L'OEDT accepte la remarque de la Cour et a déjà supprimé ce type de condition pour les appels d'offres lancés en 2002.

23. Dans le cadre de ses procédures pour la mise en oeuvre du programme de travail et du budget, l'OEDT a déjà sensibilisé les différents gestionnaires de projet sur la nécessité que la définition des critères d'attribution des marchés soit suffisamment spécifique et veille à la mise en oeuvre de ces directives.

24 et 25. L'OEDT a adopté des procédures de coordination interne visant à assurer une composition adéquate des comités d'évaluation des offres. Un effort ultérieur pour promouvoir davantage l'application de ces mécanismes sera réalisé.