Avis du Comité économique et social sur la "Communication de la Commission au Conseil, au Parlement européen, au Comité économique et social, au Comité des régions sur 'Un nouveau cadre de coopération pour les activités concernant la politique d'information et de communication de l'Union européenne'"

(2002/C 48/25)

Le 29 juin 2001, la Commission a décidé, conformément à l'article 262 du traité CE, de consulter le Comité économique et social sur la communication susmentionnée.

Le Comité a désigné M. Gafo Fernandez en tant que rapporteur général chargé d'élaborer cet avis.

Lors de sa 386e session plénière des 28 et 29 novembre 2001, (séance du 29 novembre 2001), le Comité économique et social a adopté le présent avis à l'unanimité.

1. Observations générales

1.1. Le CES soutient l'objectif de la Commission visant à créer un nouveau cadre de coopération en matière d'information et de communication pour parvenir ensuite à la définition et à la mise en oeuvre d'une stratégie commune en la matière qui prenne en compte le rôle que doivent jouer à cet égard l'ensemble des institutions et organes de l'Union européenne.

1.2. Il semble évident que pour procéder à un débat informé sur l'avenir de l'Europe, comme par exemple en ce qui concerne le Livre blanc sur la gouvernance, il faut qu'existe une certaine planification préalable qui permette de sensibiliser les citoyens et de les associer à ce processus de manière active et positive. Cela est encore plus évident face à des événements inattendus qui affectent les politiques communautaires, comme ce fut par exemple le cas avec les crises alimentaires, où la nécessité d'une information transparente et structurée du citoyen devient plus patente encore. Cela appelle la mise sur pied préalable d'une stratégie de communication basée sur une planification d'"objets individualisés" de communication, auxquels doivent également être adaptés les moyens de communication et les messages à transmettre. Un tel système permettra de disposer d'une meilleure capacité de réaction face à des événements imprévus qui imposent de faire connaître aux citoyens la dimension des politiques et des mesures prises par l'Union européenne.

1.3. Le CES est prêt à s'engager dans cette direction en faisant valoir, outre sa fonction consultative auprès des institutions européennes sa spécificité et sa complémentarité par rapport aux autres institutions européennes. Seule assemblée au niveau européen qui ne soit pas liée, directement ou indirectement, aux partis politiques, le CES européen est en mesure de mettre au service de l'objectif recherché sa capacité à:

- agir comme relais des organisations de la société civile des États membres;

- contribuer à la structuration du dialogue entre les organisations de la société civile ("institutional building") dans les pays/zones extracommunautaires; prioritairement dans les pays candidats à l'élargissement;

- adapter le message à transmettre, tel que le conçoit la Communication, en fonction des spécificités de l'audience concernée et de la variété des interlocuteurs qui sont représentés au sein du CES.

Cette orientation s'inscrit également dans le cadre du protocole de coopération récemment signé entre la Commission et le Comité.

1.4. Le CES fait ensuite observer qu'il s'est doté d'un plan stratégique de communication qui coïncide sur de nombreux points avec les orientations envisagées dans la communication à l'examen. En particulier, la coopération interinstitutionnelle qui est recherchée par la Commission est un des objectifs essentiels de ce plan stratégique de communication du CES. Ainsi le plan stratégique de communication précité, dont le CES s'est doté de sa propre initiative, constitue dès à présent un moyen opérationnel efficace pour répondre aux attentes de la Communication de la Commission à condition que les moyens financiers appropriés soient mis à sa disposition.

1.5. Le CES regrette que la Communication, qui s'adresse à l'ensemble des Institutions de l'UE, ne prenne en fait essentiellement en compte que le Parlement européen et la Commission, bien que, à plusieurs reprises, en soient citées l'intégrité et la responsabilité propres à chaque Institution. Or "une véritable refondation de la politique d'information et de communication" devrait dépasser les schémas en vigueur depuis de nombreuses années et dont on reconnaît qu'ils ont donné des résultats décevants, pour accorder une plus large place aux apports nouveaux, originaux et complémentaires que les autres Institutions et organes communautaires, quoique plus modestes, sont dans bien des cas en mesure d'apporter à l'initiative proposée par la Commission. Cette réflexion peut également s'appliquer au rôle que doit jouer le Conseil européen.

Dans ce sens le Comité, qui s'implique de façon active dans toutes les actions de coopération interinstitutionnelle actuellement en voie de renforcement, demande à participer à toutes les structures interinstitutionnelles envisagées dans la Communication et notamment d'être associé au Groupe de travail interinstitutionnel d'information (GII).

2. Observations particulières

2.1. Une Europe plus proche des citoyens

Le CES doit faire valoir comme un élément essentiel de la stratégie à mettre en place sa vocation et sa capacité à agir comme un relais, un intermédiaire entre les institutions européennes et les organisations de la société civile des États membres, avec lesquelles nous avons des rapports réguliers et bien établis, pour atteindre, à travers celles-ci, le citoyen.

Ce rôle que le CES est en droit de souligner, de manière plus forte, après la signature du Traité de Nice, devrait être reconnu par les autres institutions, mis en évidence et facilité lors de la mise en oeuvre d'une stratégie commune en matière d'information et de communication.

En outre, il serait nécessaire que cette stratégie identifie les différents groupes de citoyens auxquels s'adresse cette information, en vue de l'adapter à leurs besoins spécifiques. De ce point de vue, le Comité peut jouer un rôle très important.

2.2. Responsabilité et intégrité des institutions

La nature même du CES - proche du terrain économique et social et du citoyen comme nulle autre Institution européenne - lui permet d'ajouter une plus-value indispensable dans une approche interinstitutionnelle,

Le CES entend se doter d'une identité nouvelle et forte en exploitant les synergies offertes par cette coopération: il s'agit de combiner spécificité et complémentarité des messages.

2.3. Le groupe de travail interinstitutionnel d'information et organe consultatif pour l'information et la communication

Il faut certainement élargir la composition du groupe de travail interinstitutionnel d'une part car l'expertise et la capacité d'approcher le citoyen que le CES peut apporter sera alors renforcée et d'autre part parce qu'il est peu probable que des institutions qui ne seront pas représentées pourront comprendre et assimiler, mais aussi se satisfaire de ce qui est suggéré dans la Communication à savoir: "prendre note des décisions du G II et des recommandations formulées".

Pour ces raisons, le CES doit avoir un siège dans ce groupe de travail, de même d'ailleurs que dans l'Organe consultatif pour l'information et la communication prévu au dernier alinéa du point I.1.2, page 9.

2.4. Coopération sur le terrain - Représentations et bureaux extérieurs

Bien qu'il ne dispose d'aucune structure de ce type, le CES a développé un dialogue riche et soutenu avec les organisations de la société civile dans les pays extra-communautaires et prioritairement, ces dernières années, dans les pays candidats à l'élargissement (Institutional Building).

Ces actions du CES pourraient susciter un intérêt et un appui beaucoup plus grands de la part des représentations et des bureaux extérieurs de la Commission mais aussi du PE. Étant donné que la Commission envisage de réviser le contenu des mandats de ces bureaux, il conviendrait de proposer de charger (et pas seulement de les inviter) ceux-ci de:

- diffuser les publications du CES,

- collaborer activement aux manifestations du CES dans les pays concernés,

- donner un accueil actif aux membres et aux fonctionnaires du CES en mission en vue de la préparation de ces manifestations,

- désigner une personne de contact pour les activités avec le CES.

2.5. Les autres institutions et organes

Les commentaires consacrés au CES (et au CdR) mériteraient un volume plus approprié. Noter également au 2e alinéa que le Protocole de coopération signé le 24 septembre 2001 entre le CES et la Commission devient, dans la Communication, une "déclaration commune".

La Communication évoque la clarification du rôle de chaque institution. Il est essentiel que le rôle du CES soit précisé par les autres institutions lorsqu'elles exposent le fonctionnement du processus de décision. En effet, ne serait-ce que par son indépendance et par sa proximité de nature avec les réalités du terrain et du citoyen, le CES peut contribuer au rapprochement entre les Européens et les institutions de l'Union tant souhaité par la Commission.

2.6. Les États membres et les Institutions nationales: Parlements et Conseils économiques et sociaux

Le CES devrait participer aux actions communes avec les organismes gouvernementaux des États membres (p. 13, 1er alinéa). Le CES pourrait notamment prendre l'initiative de telles actions avec les CES nationaux et régionaux dans le cadre des relations de travail et d'échange qu'il entretient avec ceux-ci et servir de relais aussi avec les Parlements nationaux.

2.7. Possibilités d'externalisation

L'idée de créer une Agence d'information interinstitutionnelle est intéressante en cela qu'elle pourra constituer un pool de ressources et de compétences tout en entretenant d'étroites relations avec les diverses institutions afin de rester parfaitement en phase avec leurs spécificités tout en abordant la question de la communication et de l'information d'une manière indépendante et surtout aussi professionnelle que possible tout en lui donnant enfin la dimension humaine (simplicité des langages, clarté des messages, écoute, etc.) qui lui fait tant défaut aux yeux des citoyens de l'Europe.

Le recours à l'externalisation permet de rester en prise avec les réalités du marché et avec les tendances et d'éviter de se limiter à des messages trop rigides, trop administratifs. Cette opinion peut donc se révéler être une garantie de créativité et d'originalité dans la formulation des messages ou dans la signature des institutions.

Cette initiative est intéressante pour le CES. Celui-ci devrait être associé aux travaux en vue de la création éventuelle d'une telle agence.

2.8. Suivi

En réponse à l'appel lancé par la Commission (dernier paragraphe) le CES devrait faire valoir le rôle que les Conseillers sont en mesure de jouer dans les États membres, par le canal des organisations dont ils sont issus. Cela irait dans la direction souhaitée par la Commission européenne, à savoir que les efforts soient prioritairement centrés sur les formateurs et multiplicateurs d'opinion dans chaque État membre:

- eux-mêmes multiplicateurs, les Conseillers ont également un rôle d'information envers leurs organisations ainsi qu'envers tous les contacts qu'ils peuvent entretenir à tous les niveaux,

- les relations avec les Conseils économiques et sociaux nationaux et régionaux sont très importantes car ils sont également des multiplicateurs à ne pas négliger. Il importe d'une manière générale de ne pas se laisser paralyser par des considérations de type "chasse gardée".

3. Concernant l'annexe de la communication

3.1. Programme d'actions prioritaires Prince

En son temps (1996/1997), le CES avait été associé à des activités d'information, notamment sur l'euro et avec la participation de membres du Parlement européen. Si les activités de ce programme d'actions prioritaires se poursuivent, le CES voudrait relancer sa participation à Prince.

3.2. Réseaux et relais

Info-Points Europe (139), Carrefours d'information rurale (130) et Forums urbains (19): le Comité devrait alimenter ces centres d'information de manière systématique.

Il ne suffit pas de se limiter aux contacts avec les grands centres mais il faut s'assurer que l'on touche aussi les relais au niveau régional et local. C'est-à-dire, les réseaux non financés par la Commission (bibliothèques publiques, autorités locales, chambres de commerce etc.) ainsi que les Centres de documentation européenne (CDE), la Fédération internationale des Maisons de l'Europe (FIME) et les équipes de conférenciers de Team Europe et Groupeuro.

3.3. Le serveur EUROPA

Le CES est représenté au sein du Comité éditorial interinstitutionnel Internet (Ceiii) et a hébergé un certain nombre de ses réunions;

Le CES est en prise directe avec Europa (relais des informations sur une base de réciprocité, mise à jour des informations et des liens);

L'évolution d'Europa vers un serveur Europa II et vers des concepts tels que l'e-gouvernance ou l'e-Commission devrait aussi permettre d'entraîner le CES dans ce sillon du futur en introduisant pourquoi pas la notion d'e-consultation, c'est-à-dire une présence incontournable sur le web du CES européen en particulier mais aussi des institutions consultatives similaires en général. À cet égard, CESlink et l'AICESIS sont des fondements qui méritent un réel soutien.

3.4. Europe Direct

Afin de faire face à l'augmentation des e-mails adressés à la boîte info du CES (info@esc.eu.int), une coopération étroite avec Europe Direct s'impose. En effet, de nombreuses demandes sont adressées au CES par défaut alors qu'elles sont finalement destinées à la Commission,

Par ailleurs, cet accroissement des contacts par e-mail requiert une réaction rapide et adéquate si l'on veut respecter le code de conduite (la "netiquette") pour le traitement des demandes par courrier électronique: responsabilisation des services fournisseurs d'informations spécifiques, constitution d'équipes de correspondants couvrant tous les domaines et toutes les langues, y compris certaines langues d'Europe centrale et orientale.

3.5. Visites

Le CES, qui dispose d'une équipe de conférenciers épaulés par un certain nombre de Conseillers, accueille chaque année quelque 8000 visiteurs dûment informés sur les activités institutionnelles, son rôle dans la prise de décisions communautaires, etc.,

Il est essentiel que les orateurs de toutes les institutions émettent le même message consensuel et axé sur la coopération entre les institutions dans l'intérêt d'une construction européenne transparente, démocratique et solide parce que clairement et simplement exposée. Une information de ces orateurs sur l'essence même du CES semble parfois nécessaire. Existe-t-il un cursus de formation des conférenciers?

La coopération avec la Commission et avec l'EUVP est toutefois très bonne et mérite d'être encore approfondie.

Bruxelles, le 29 novembre 2001.

Le Président

du Comité économique et social

Göke Frerichs