Bruxelles, le 18.02.2005

COM(2005) 53 final

Proposition de

RECOMMANDATION DU CONSEIL

relative à des actions prioritaires en vue d’une coopération renforcée dans le domaine des archives en Europe

(présentée par la Commission)

EXPOSÉ DES MOTIFS

Le 6 mai 2003, le Conseil des ministres de l'Union européenne a publié une résolution relative aux archives dans les États membres[1]. Celle-ci invitait la Commission à réunir un groupe d’experts, également représentatif des nouveaux États membres, pour qu’il examine un certain nombre d’aspects touchant à la situation des archives dans l’Union européenne, l’objectif étant de présenter au Conseil un rapport qui comporte des orientations en vue d’une coopération renforcée dans le secteur des archives au niveau européen.

La résolution du 6 mai 2003 repose sur une résolution antérieure du Conseil concernant les archives[2]. Cette dernière, adoptée le 14 novembre 1991, a débouché sur l’élaboration par un groupe d’experts d’un rapport sur « Les archives dans l’Union européenne» [3], qui a été présenté au Conseil en 1993. Outre ce rapport, le Conseil, dans ses conclusions du 17 juin 1994[4], a souligné l’importance des archives en tant que partie du patrimoine culturel européen et reconnu l’intérêt d’une coopération accrue dans le domaine des archives. Ces conclusions ont joué un très grand rôle dans la promotion de la coopération entre les services d’archives européens au cours des dix dernières années.

Depuis 1993, les technologies de l’information et de la communication ont enregistré des progrès constants et rapides, qui ont eu des retombées directes sur la gestion documentaire et archivistique. En outre, au cours de la même période, l’Union européenne est passée de 12 à 25 États membres. Nombre de ceux-ci, mais également les institutions de l’Union européenne elle-même, ont procédé à maints changements législatifs afin d’offrir aux citoyens un accès plus étendu à l’information et aux documents. L’importance des flux d’informations transfrontaliers a elle aussi fortement augmenté. Cette évolution a eu des conséquences significatives pour la gestion des documents et des archives et a débouché sur une prise de conscience accrue de la nécessité d'une coopération renforcée en la matière entre les États membres et les institutions de l'UE.

La Commission a par conséquent salué la résolution du Conseil du 6 mai 2003, voyant dans celle-ci l’opportunité de traiter des questions touchant à la gestion documentaire et archivistique dans l’Union européenne élargie. En réponse à la résolution du Conseil, un groupe constitué d’experts de chacun des 25 États membres a aidé la Commission à élaborer le Rapport relatif aux archives dans l’Union européenne élargie . Ce dernier est présenté au Conseil conjointement avec le projet ci-joint de proposition de la Commission de recommandation du Conseil relative à des actions prioritaires en vue d’une coopération renforcée dans le domaine des archives en Europe.

Le rapport décrit la situation actuelle des archives publiques dans les États membres et les institutions de l'Union européenne, ainsi que l'évolution probable de la gestion documentaire et archivistique et le rôle des services d’archives au 21e siècle.

Conformément à la résolution du Conseil du 6 mai 2003, le rapport comporte un certain nombre d'orientations en vue d’une coopération renforcée dans le secteur des archives, ainsi que des propositions d’actions concrètes en la matière au niveau européen[5].

Au nombre des actions prioritaires proposées figurent des mesures visant à empêcher, limiter ou réparer les dégâts occasionnés aux documents ou la perte d'archives imputables aux catastrophes naturelles ou autres, élaborées à la lumière de catastrophes naturelles telles que les inondations qui ont touché récemment différents pays européens. Il est également proposé d'améliorer la conservation des documents et des archives, notamment par des mesures encourageant l’élaboration de normes et de spécifications pour les bâtiments et dépôts d’archives, de même que de renforcer la coopération dans le domaine des archives, en particulier pour ce qui est de l’authenticité, de la conservation à long terme et de l’accessibilité des documents et archives électroniques. Il est aussi suggéré de prendre des mesures pour empêcher le vol des archives et d’appliquer des dispositions en vue de la récupération des documents volés, ainsi que de créer un portail UE donnant accès au patrimoine archivistique de l’Union élargie afin de fournir aux citoyens de l’UE un accès plus aisé et transfrontalier aux archives.

Ces actions prioritaires requièrent une coordination accrue, de même que le partage des informations et l’échange des bonnes pratiques au niveau européen. À cet effet, le rapport propose la création d'un groupe d'archivistes des États membres et des institutions de l'UE. Celui-ci garantirait l’échange d’informations et s’efforcerait de poursuivre la collaboration dans le domaine des archives, par consensus et dans le respect absolu du principe de subsidiarité. Il mettrait l’accent sur les actions concrètes indiquées dans le rapport, et plus particulièrement sur les actions prioritaires mentionnées ci-dessus. Il est prévu qu’il présente un premier rapport d'activités sur les actions prioritaires dans le domaine des archives en Europe au terme d’une période de trois ans.

Proposition de

RECOMMANDATION DU CONSEIL

relative à des actions prioritaires en vue d’une coopération renforcée dans le domaine des archives en Europe

LE CONSEIL DE L'UNION EUROPÉENNE,

vu le traité instituant la Communauté européenne, et notamment son article 151(5), deuxième alinéa,

vu la proposition de la Commission,

considérant ce qui suit:

(1) La résolution du Conseil et des ministres de la culture réunis lors du Conseil du 14 novembre 1991 concernant des dispositions relatives aux archives [6] ainsi que les conclusions du Conseil du 17 juin 1994 concernant une coopération accrue dans le domaine des archives [7] ont débouché sur la réalisation de progrès initiaux sur la voie d’une coopération accrue entre les États membres dans le domaine des archives.

(2) La résolution du Conseil du 6 mai 2003 relative aux archives dans les États membres [8] a souligné l'importance des archives pour la compréhension de l'histoire et de la culture européennes, ainsi que pour le fonctionnement démocratique de la société dans le cadre de l'élargissement de l'Union du 1er mai 2004.

(3) Des forums pluridisciplinaires consacrés aux problèmes ayant trait à la gestion, au stockage, à la conservation et à la récupération des données lisibles par machine ont été organisés à l’échelon communautaire avec la participation des administrations publiques et des services d’archives nationaux, ainsi que des représentants de l'industrie et de la recherche.

(4) La résolution du Conseil du 6 mai 2003 a mis l’accent sur la nécessité de poursuivre le développement des applications et des solutions en matière de technologies de l’information et des communications dans le secteur des archives.

(5) La Commission souligne le travail accompli par les institutions de l'Union dans le domaine spécifique des archives sur les films en Europe, et notamment la résolution du Conseil du 24 novembre 2003 [9] relative au dépôt d’oeuvres cinématographiques dans l'Union européenne et la proposition de la Commission de recommandation du Parlement européen et du Conseil du 16 mars 2004 sur le patrimoine cinématographique et la compétitivité des activités industrielles connexes.

(6) Dans sa résolution du 6 mai 2003, le Conseil invitait également la Commission à présenter un rapport sur la situation actuelle et future des archives au sein de l'Union élargie. Le «Rapport sur les archives dans l’Union européenne élargie», élaboré par un groupe d'experts des États membres et finalisé en juin 2004, constitue une base solide pour le développement futur des archives en Europe. À la demande du Conseil, il comprend des propositions d’actions concrètes et d’orientations en vue d'une coopération renforcée dans le secteur des archives au niveau européen.

RECOMMANDE que:

A. les mesures relatives aux archives qui sont énumérées ci-dessous devront être mises en œuvre par les États membres et les institutions de l'Union au cours des prochaines années, selon l'ordre de priorité suivant:

(1) Conservation des archives en Europe et prévention des dommages qui leur sont occasionnés:

- élaboration d’un plan d'action type pour prévenir et réparer les dégâts occasionnés par les catastrophes naturelles et autres incidents préjudiciables aux documents et aux archives.

- poursuite des actions de conservation et de restauration des documents et des archives endommagés à l’échelon communautaire;

- élaboration et promotion, par les services d’archives nationaux des États membres et les services d'archives des institutions de l'Union, de normes et de spécifications applicables à la construction de nouveaux bâtiments conçus pour l’archivage.

(2) Renforcement de la coopération interdisciplinaire à l’échelle européenne en matière de documents et d’archives électroniques:

- intensification de la collaboration afin d’assurer l’authenticité, la conservation à long terme et la disponibilité des documents et des archives électroniques, notamment par la mise à jour et l’extension des exigences actuelles en vue de la création de systèmes de gestion de documents et d’archives électroniques tels que le MoReq (Model Requirements ou spécifications types pour la gestion des documents et archives électroniques) pour une meilleure gestion du secteur public, ainsi que par la poursuite des forums DLM [10] consacrés aux documents et aux archives électroniques.

(3) Création et maintenance d’un portail internet donnant accès à des documents et à des archives en Europe:

- fourniture, par l’intermédiaire des services d’archives nationaux des États membres et des services d’archives des institutions de l’Union , d’un portail internet permettant un accès plus aisé et transfrontalier aux documents et archives des États membres et des institutions de l’Union. Ce portail pourrait être accueilli par le service d'archives national d'un État membre.

(4) Promotion des meilleures pratiques en ce qui concerne la législation communautaire et nationale relative à la gestion des documents et des archives et à l’accès à ceux-ci:

- les services d'archives nationaux des États membres et les services d'archives des institutions de l'Union devront observer les nouveaux projets législatifs dans ce domaine pour être adoptés par les différents États membres, dans le but de recenser les meilleures pratiques, en particulier pour ce qui est des exigences en matière de gestion et d’accès aux documents et aux archives;

- il convient de relier entre elles les données relatives aux législations et autres réglementations connexes sur les archives, au niveau tant national que communautaire, ainsi que de faciliter la consultation de ces données par la constitution d’une base de données afin d’encourager la diffusion de ces actes législatifs. Cette base de données pourrait être accueillie par le service d'archives national d'un État membre.

(5) Adoption de mesures de prévention contre le vol de documents d’archives:

- élaboration par les services d'archives nationaux des États membres d’un plan d'action et d’orientations communes permettant l'échange d'informations et des meilleures pratiques afin de lutter contre le vol des documents d’archives et d’encourager la récupération des documents volés;

B. Les États membres et les institutions de l'Union devront encourager de concert la mise en oeuvre des mesures prioritaires recensées dans le «Rapport sur les archives dans l’Union européenne élargie» de juin 2004 et visées au point A de cette recommandation. La mise en oeuvre de ces mesures ne devrait avoir aucune incidence budgétaire pour l’Union.

C. Un groupe d'archivistes européen, constitué d’experts des États membres et des institutions de l'Union, devrait être créé afin d'assurer la coopération et la coordination en ce qui concerne les questions d’ordre général touchant aux archives, de même que le suivi des travaux visés dans le «Rapport sur les archives dans l’Union européenne élargie» de juin 2004, et plus particulièrement des actions prioritaires citées dans le point A de cette recommandation.

D. Ce groupe présentera un rapport d'activités sur la mise en oeuvre des actions prioritaires visées au point A au plus tard trois ans après la date de publication de cette recommandation.

Fait à Bruxelles, le

Par le Conseil

Le Président

[1] JO C 113 du 13.5.2003.

[2] JO C 314 du 5.12.1991.

[3] OPOCE, 1994, ISBN 92-826-8233-1.

[4] JO C 235 du 23.8.1994.

[5] Pour de plus amples informations, voir le résumé du rapport joint ci-après.

[6] JO C 314, 5.12.1991, p.2.

[7] JO C 235, 23.8.1994, p.3.

[8] JO C 113, 13.5.2003, p.2.

[9] JO C 295, 5.12.2005, p.5.

[10] DLM= Document Lifecycle Management (gestion du cycle de vie des documents)