RAPPORT DE LA COMMISSION AU CONSEIL

SYNTHÈSE GROUPE EUROPEEN D'ARCHIVES LES DÉFIS DE L’ERE NUMERIQUE POUR LES ARCHIVES EN EUROPE Deuxième rapport d'activité adressé au Conseil

Contexte

Le Conseil a adopté, en novembre 2005, une recommandation relative à des actions prioritaires en vue d’une coopération renforcée dans le domaine des archives en Europe[1]. Il appelait à la création d'un Groupe européen d'archives (GEA) composé d’experts désignés par les États membres et les institutions de l’Union, afin d'assurer une collaboration et une coordination concernant les questions générales ayant trait aux archives. En outre, il invitait le GEA à assurer le suivi d'une série de mesures prioritaires.

En 2008, le GEA a présenté un rapport au Conseil sur les progrès réalisés en ce qui concerne la mise en œuvre de la recommandation de 2005[2]. Il y constatait que l'archivage numérique change les relations entre les services d'archives et les créateurs de documents ainsi que le rôle que jouent les archives et les archivistes dans l’administration publique et dans la société. Le rapport concluait que les services d'archives devaient réfléchir à leur rôle de manière plus approfondie et évaluer l'importance des concepts, des procédures et des techniques actuels d'archivage.

Quatre ans après son premier rapport d'activité, le GEA présente ci-après le rapport de suivi qu'il a adopté le 30 mai 2012, lors de sa réunion à Copenhague.

Coopération dans le domaine des archives en Europe

Le Groupe européen d'archives (GEA), créé début 2006, a continué d'appeler les services d'archives à la collaboration et à la coordination au niveau européen, notamment lorsque de tels efforts peuvent apporter une réelle valeur ajoutée. Le GEA se réunit deux fois par an. Depuis le second semestre 2009, les réunions sont organisées conjointement avec les réunions du Bureau européen des archivistes nationaux (EBNA), sous les auspices de la présidence de l'UE.

Le GEA a continué de fournir des orientations générales et des conseils pour la mise en œuvre des actions prioritaires prévues par la recommandation, notamment en ce qui concerne:

- la conservation des archives et la prévention des dommages qu'elles peuvent subir,

- la coopération interdisciplinaire à l’échelle européenne en matière de documents et d’archives électroniques,

- la création et la maintenance d’un portail Internet donnant accès aux archives en Europe.

Le GEA a, de plus, examiné les défis liés à la numérisation des archives que le rapport de 2008 avait identifiés. Ses conclusions et ses recommandations sont présentées dans le rapport en annexe et résumées ci-après.

Les archives à l'ère numérique

La généralisation des TIC est en train de modifier le rôle que jouent les archives dans la société. Le Groupe européen d'archives a examiné les défis que ces changements impliquent pour les archives, en particulier dans les domaines ci-après.

· L'évolution du rôle des archives

Les Archives nationales étudient activement leur mission actuelle et future dans le monde numérique. Elles cherchent à trouver un équilibre entre leur mandat, leurs compétences et leurs autres intérêts, et, pour ce faire, à collaborer plus étroitement avec d'autres réseaux et organismes de gestion de l'information, notamment les services d'administration en ligne (e-government agencies).

· Accès aux archives sur place ou en ligne

Le mode d'accès aux archives évolue dans toute l'Europe au fur et à mesure que les technologies de l'Internet se répandent et que les services d'archives mettent de plus en plus de matériel en ligne. La question qui se pose est de savoir quelle priorité les Archives nationales doivent accorder aux différents types d'accès. Elles doivent identifier les besoins de leurs utilisateurs afin de définir l'équilibre entre les services sur place et les services en ligne et de choisir les services qu'il convient de développer.

· Les archives et la directive concernant la réutilisation des informations du secteur public[3]

Encourager le public à utiliser les informations contenues dans les archives fait partie des missions des instituts nationaux des archives. Cependant, la réutilisation des archives par le secteur privé[4] pose quelques problèmes, tels que ceux de l'authenticité des documents, des droits de la propriété intellectuelle, de la protection des données, de la politique de tarification et de l'équilibre entre services publics et privés.

· Numérisation

La numérisation et les publications en ligne permettent de mettre davantage de documents à la disposition à la fois du monde universitaire et du grand public. Elles facilitent également la réutilisation des informations contenues dans les archives. La mise en ligne de l'information n'est toutefois pas une activité gratuite: les capacités de financement sont en partie ce qui motive la numérisation des collections des Archives nationales.

· Coût et financement

Pour pouvoir ouvrir des accès en ligne au patrimoine européen d'archives, il est indispensable de trouver des moyens appropriés de financement de la numérisation. Les services d'archives considèrent donc important d'élaborer une stratégie européenne commune pour le financement qui viendra épauler un programme européen de numérisation.

Conclusions

Le rôle des archives évolue du fait de leur implication dans la société moderne de l'information et dans la chaîne de l'information numérique. Cette évolution n'est pas simplement technique mais intrinsèquement liée à leur participation à l’administration en ligne. Dans le même temps, les services d'archives conservent leurs responsabilités traditionnelles en tant que conservateurs, fournisseurs d'informations et garants de leur authenticité.

On a recours aux archives pour fournir les sources fiables qui fassent foi dans le cadre de l'obligation redditionnelle rétrospective des administrations. Les instituts nationaux des archives doivent, pour pouvoir s'acquitter de leurs obligations, être associés à l'élaboration des règles de gestion des archives électroniques dès les premières phases du cycle de vie d'un document. Les services d'archives devraient s'impliquer davantage dans le choix des méthodes de travail de l'administration, pas uniquement sur le plan technologique mais aussi en apportant une nouvelle vision des organismes d'archivage eux-mêmes et de leur lien avec l'administration.

La conservation numérique des documents et l'accès au matériel créé en format numérique font partie des compétences fondamentales des Archives nationales. Le transfert d'un volume croissant de fichiers numériques d'origine oblige à créer des infrastructures techniques, organisationnelles et de connaissances durables afin d'assurer, de manière permanente, l'accès au matériel numérique et d'en garantir la fiabilité. Cette évolution demande un effort notoire de la part des services d'archives fondé essentiellement sur le partage d'expériences et l'élaboration de stratégies communes.

Les services d'archives nationales sont conscients qu'il est important d'assurer aux citoyens de l'Union un accès en ligne au patrimoine très riche d'archives en Europe. La déclaration de Bruxelles de 2010 sur l'accès numérique aux archives[5] souligne leur intention d'exploiter au maximum les technologies numériques en vue de promouvoir l'accès libre aux fonds d'archives en Europe. Il convient, cependant, de noter que cet accès s'accompagne d'exigences qualitatives spécifiques en ce qui concerne les informations descriptives et la capacité des services d'archives à garantir l'authenticité des fichiers numériques.

Les services d'archives collaborent en Europe à relever les défis de la société moderne de l'information tout en s'efforçant de continuer à s'acquitter de leur mission traditionnelle vis-à-vis des administrations et des citoyens. La coopération des archivistes en Europe existe déjà depuis vingt ans. Ils continueront à tirer les enseignements des expériences de chacun et à collaborer, dans toute la mesure du possible, pour élaborer des normes, des pratiques et des solutions nouvelles afin d'être capables de passer à la prochaine étape, celle d'un partenariat à part entière dans la société moderne de l'information.

Les Archives nationales réfléchiront aux moyens de travailler encore plus étroitement ensemble afin de relever les défis à venir et de créer une nouvelle formule de collaboration pour les prochaines années. Elles coordonneront leurs efforts, tant les unes avec les autres qu'avec les institutions de l'UE, par l'intermédiaire du Bureau européen des archivistes nationaux et du Groupe européen d'archives. De plus, les Archives nationales tenteront de nouer un dialogue plus étroit avec d'autres organismes s'occupant de gestion de l'information et d'administration en ligne. Les Archives nationales comptent devenir un partenaire à part entière de la politique de développement de l'UE relative à l'accès libre en ligne à l'information.

Décisions et recommandations

Décisions

(1) Les Archives nationales collaboreront en vue de créer une stratégie numérique commune pour les archives, qui établisse un lien entre les objectifs européens et les ambitions et les efforts nationaux. Elles réfléchiront au moyen de faire en sorte que les archives puissent contribuer à la création, après 2015, d'une fondation pour le portail européen des archives. Le GEA s'efforcera de promouvoir une politique commune pour les archives dans l'espace européen croissant de l'information et s'intéressera à la question de savoir si et comment les valeurs fondamentales de l'archivage peuvent être prises en compte dans les progrès du numérique. Une attention particulière sera accordée à l'interopérabilité, à l'accessibilité à long terme des données, aux identificateurs permanents, aux bases de données ouvertes et à l'évaluation de la stratégie.

(2) Les Archives nationales coopéreront pour mettre en ligne d'ici 2015:

– les principales sources qui aident les citoyens à mieux comprendre les relations qui ont existé entre les pays et les administrations au cours de l'histoire et de la construction de l'Europe, ainsi que la diversité des cultures, des traditions et des identités nationales;

– les pièces maîtresses des archives de chaque État membre;

– les collections d'archives relatives aux grands événements historiques et aux commémorations.

(3) Les Archives nationales collaboreront plus étroitement avec d'autres organismes pour faire en sorte qu'il n'y ait pas de déséquilibre entre les intérêts de l'archivage, comme la conservation et l'accès aux documents, et les autres intérêts, tels que la protection des données. Elles s'engagent, par exemple, à établir un code de conduite pour les archives qui s'insérera dans le cadre de la proposition de règlement de l'UE sur la protection des données qui fera l'objet d'un débat avec les autres parties intéressées.

Recommandations

(4) Les Archives nationales devraient être partenaires des administrations dans l'élaboration des normes de gestion des fichiers électroniques. Elles continueront de collaborer avec d'autres organisations du secteur public et privé au sein du Forum-DLM en vue de promouvoir l'élaboration de lignes directrices et de normes, comme les MoReq2010 (Modular Requirements for Records Systems).

(5) Il y a lieu de partager des normes communes pour les services en ligne. Le rôle croissant des réseaux sociaux et leur influence potentielle sur la prestation de services d'archivage doivent être examinés.

(6) Les services d'archives devraient collaborer afin d'éliminer les obstacles et favoriser une réutilisation plus fréquente des informations contenues dans les archives. Il serait utile de concevoir, à partir des meilleures pratiques existant en Europe, un modèle commun qui pourrait servir de cadre pour les archives qui n'appliquent pas encore une politique de réutilisation. Ce modèle devrait notamment exposer comment il convient d'accorder une licence d'exploitation du contenu en vue d'une réutilisation de l'information et d'en garantir l'authenticité, et décrire les options en ce qui concerne la facturation ou la liberté d'accès. Les services d'archives devraient partager leurs expériences avec des bibliothèques et des musées et réaliser des enquêtes supplémentaires sur les attentes des clients existants et potentiels. Le GEA devrait faire mieux connaître les bonnes pratiques dans ce domaine et se faire l'avocat de ce secteur pour attirer l'attention sur la richesse du contenu des archives et sa possible réutilisation.

(7) Les Archives nationales devraient partager leurs connaissances et leurs expériences et échanger des informations concernant leurs approches de la numérisation des documents d'archives. L'élaboration d'une stratégie à l'échelle de l'Europe, y compris des modèles et des normes communes pour la numérisation, aiderait les services d'archives individuels à mettre en place des programmes de numérisation et contribuerait à une meilleure interopérabilité entre les pays. Il convient également de réfléchir au financement des programmes de numérisation. Les services d'archives devraient-ils facturer les services supplémentaires tels que l'accès en ligne, et si oui, dans quels cas? Le GEA devrait émettre des recommandations en vue de la numérisation pour permettre l'accès en ligne et favoriser l'élaboration de stratégies appropriées.

(8) Le transfert et la conservation de volumes croissants de fichiers numériques d'origine nécessitent une collaboration accrue et des échanges de bonnes pratiques et de solutions entre les Archives nationales. Celles-ci devraient, dans toute la mesure du possible, concevoir des solutions et des concepts communs, en prenant en compte les projets existant dans ce domaine[6]. Il y a lieu de mieux quantifier les moyens financiers nécessaires pour les archives numériques d'origine de manière à ce que les services aient une meilleure idée des coûts ainsi que de la manière dont des budgets limités doivent être répartis entre les moyens traditionnels et les moyens numériques. Il conviendrait d'évaluer avec précision le coût de la conservation de fichiers numériques, par exemple au moyen de modèles améliorés de coûts, afin de doter les Archives nationales de meilleurs outils pour établir les financements nécessaires dans le temps.

[1] JO L 312 du 29.11.2005, p. 55.

[2] Rapport d'activité au Conseil: documents SEC(2008) 2364 et COM(2008) 500.

[3] JO L 162 du 31.12.2003, p. 90.

[4] La Commission européenne a présenté, en décembre 2011, un projet de révision de la directive sur les informations du secteur public (ISP), qui s'appliquera aux archives, aux musées et aux bibliothèques, bien que les obligations qui leur incomberont ne seront pas aussi étendues que celles qui s'appliqueront aux autres organismes du secteur public.

[5] La déclaration de Bruxelles a été adoptée à Bruxelles, le 19 novembre 2010, par le Bureau européen des archivistes nationaux.

[6] Des projets comme PLANETS, PRESTOSPACE et Digital Preservation Europe.