FR Journal officiel de l'Union européenne L 228/3

RÈGLEMENT (CE) N o 792/2009 DE LA COMMISSION

du 31 août 2009

fixant les modalités selon lesquelles les États membres communiquent à la Commission les informations et les documents requis dans le cadre de la mise en œuvre de l’organisation commune des marchés, du régime des paiements directs, de la promotion des produits agricoles et des régimes applicables aux régions ultrapériphériques et aux îles mineures de la mer Égée

LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,

vu le traité instituant la Communauté européenne,

vu le règlement (CE) no 247/2006 du Conseil du 30 janvier 2006 portant mesures spécifiques dans le domaine de l’agriculture en faveur des régions ultrapériphériques de l’Union (1), et notamment son article 25,

vu le règlement (CE) no 1405/2006 du Conseil du 18 septembre 2006 arrêtant des mesures spécifiques dans le domaine de l’agriculture en faveur des îles mineures de la mer Égée et modifiant le règlement (CE) no 1782/2003 (2), et notamment son article 14,

vu le règlement (CE) no 1234/2007 du Conseil du 22 octobre 2007 portant organisation commune des marchés dans le secteur agricole et dispositions spécifiques en ce qui concerne certains produits de ce secteur (règlement «OCM unique») (3), et notamment son article 192, paragraphe 2, en liaison avec son article 4,

vu le règlement (CE) no 3/2008 du Conseil du 17 décembre 2007 relatif à des actions d’information et de promotion en faveur des produits agricoles sur le marché intérieur et dans les pays tiers (4), et notamment son article 15,

vu le règlement (CE) no 73/2009 du Conseil du 19 janvier 2009 établissant des règles communes pour les régimes de soutien direct en faveur des agriculteurs dans le cadre de la politique agricole commune et établissant certains régimes de soutien en faveur des agriculteurs, modifiant les règlements (CE) no 1290/2005, (CE) no 247/2006, (CE) no 378/2007, et abrogeant le règlement (CE) no 1782/2003 (5), et notamment son article 142, point q),

considérant ce qui suit:

(1) L’utilisation généralisée des nouvelles technologies de l’information et de la communication par la Commission et les États membres, en particulier dans les échanges avec les autorités compétentes nationales chargées de la mise en œuvre de la politique agricole commune (PAC), a pour conséquence que l’espace documentaire de la Commission et des États membres, contient de plus en plus de documents électroniques ou numérisés.

(2) La Commission a intensifié, dans le cadre de son fonctionnement interne et des relations avec les autorités concernées par la PAC, le développement de systèmes informatiques qui permettent de gérer les documents et les procédures par des moyens électroniques. Parallèlement, les États membres ont développé des systèmes informatiques au niveau national afin de répondre aux exigences de la gestion partagée de la PAC.

(3) Dans ce contexte, compte tenu de la nécessité de garantir une gestion homogène et harmonisée de la PAC par l’ensemble des acteurs concernés, il y a lieu d’établir un cadre juridique prévoyant des règles communes applicables aux systèmes d’information mis en place aux fins de la communication à la Commission, par les États membres et les autorités ou organismes désignés par eux, des informations et des documents requis dans le cadre de la PAC.

(4) Pour qu’il soit possible d’atteindre ces objectifs de manière efficiente, il y a lieu de définir le champ d’application de ce cadre juridique, tant du point de vue de la législation que des acteurs concernés.

(5) Pour ce qui est de la législation, les règlements (CE) no 247/2006, (CE) no 1405/2006, (CE) no 1234/2007, (CE) no 3/2008 et (CE) no 73/2009 et leurs modalités d’application (ci-après dénommés «règlements de la PAC») imposent aux États membres un grand nombre d’obligations en ce qui concerne la communication à la Commission d’informations et de documents nécessaires à la mise en œuvre desdits règlements. Il convient en conséquence de les prendre en compte conformément à leurs spécificités.

(6) Pour ce qui est des acteurs impliqués, les droits et obligations établis par les règlements de la PAC, tant pour la Commission que pour les États membres et les autorités et organismes compétents de ces derniers, nécessitent une identification précise des personnes et autorités responsables pour les actions et interventions menées dans ce cadre.

(7) Les règlements de la PAC prévoient généralement que la transmission des informations est effectuée par voie électronique ou par l’intermédiaire d’un système d’information, sans nécessairement indiquer les principes applicables. Il est par conséquent souhaitable, en vue d’assurer la cohérence, la bonne gestion et la simplification des procédures pour les utilisateurs et les autorités responsables des systèmes d’établir des principes communs applicables à tous les systèmes d’information mis en place.

(8) L’authenticité, l’intégrité et la lisibilité dans le temps des documents et des métadonnées qui les accompagnent doivent pouvoir être garanties pendant toute la durée de conservation exigée par la réglementation, afin que leur validité soit reconnue pour les besoins de la Commission comme dans les États membres.

(9) En vue d’apporter cette garantie, il convient de prévoir que les autorités ou personnes autorisées à effectuer les communications soient toujours identifiées au sein des systèmes d’information mis en place, sur la base des compétences qui leur ont été attribuées. Cette identification doit être effectuée sous la responsabilité des autorités compétentes visées dans chacun des règlements de la PAC. Dans un souci de bonne gestion, il convient toutefois de laisser aux États membres et à la Commission le soin de déterminer les conditions dans lesquelles sont désignées les personnes autorisées à intervenir, en prévoyant que cette désignation soit effectuée par l’intermédiaire d’un organisme de liaison unique. En outre, il convient de déterminer les conditions dans lesquelles sont accordés les droits d’accès aux systèmes informatiques mis en place par la Commission.

(10) Étant donné le large éventail des obligations de communication entrant dans le champ d’application du présent règlement, les systèmes informatiques seront mis à la disposition des autorités compétentes des États membres de façon progressive. Il convient que l’obligation de transmettre les informations par l’intermédiaire de ces systèmes s’applique à la date d’application du présent règlement prévue dans les dispositions correspondantes des règlements de la PAC.

(11) Les documents doivent être gérés dans le respect des règles de protection des données personnelles. À cette fin, il convient que s’appliquent les dispositions générales établies dans la législation communautaire, notamment par la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (6), la directive 2002/58/CE du Parlement européen et du Conseil du 12 juillet 2002 concernant le traitement des données à caractère personnel et la protection de la vie privée dans le secteur des communications électroniques (directive vie privée et communications électroniques) (7), le règlement (CE) no 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l’accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission (8) et le règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données (9).

(12) Les mesures prévues au présent règlement sont conformes à l’avis du comité de gestion des paiements directs et du comité de gestion de l’organisation commune des marchés agricoles,

A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:

CHAPITRE I

CHAMP D’APPLICATION ET DÉFINITIONS

Article premier

Objet et champ d’application

Le présent règlement détermine les règles applicables à la communication à la Commission, par l’intermédiaire de systèmes informatiques, d’informations et de documents (ci-après dénommés «documents»), dans le cadre des obligations imposées en la matière aux États membres par:

— le règlement (CE) no 247/2006 et ses modalités d’application,

— le règlement (CE) no 1405/2006 et ses modalités d’application,

— le règlement (CE) no 1234/2007 et ses modalités d’application,

— le règlement (CE) no 3/2008 et ses modalités d’application,

— le règlement (CE) no 73/2009 et ses modalités d’application.

Article 2

Définitions

Aux fins du présent règlement, on entend par:

a) «obligation de communication», l’obligation imposée aux États membres de transmettre des documents à la Commission, telle que prévue par les textes législatifs communautaires visés à l’article 1er;

b) «autorités compétentes», les autorités ou les organismes chargés par l’État membre de s’acquitter de l’obligation de communication;

c) «autorité responsable du système d’information», l’autorité, le service, l’organisme ou la personne responsables, à la Commission, de la validation et de l’utilisation du système, et qui sont identifiés comme tels dans le système;

d) «métadonnées», les données décrivant le contexte, le contenu et la structure des documents, ainsi que leur gestion dans le temps.

CHAPITRE II

SYSTÈMES D’INFORMATION DE LA COMMISSION, DROITS D’ACCÈS ET AUTHENTICITÉ DES DOCUMENTS

Article 3

Systèmes d’information de la Commission

Aux fins de l’exécution de l’obligation de communication, les documents sont communiqués à la Commission par l’intermédiaire des systèmes d’information mis à la disposition des autorités compétentes (ci-après dénommés «systèmes d’information»), à compter de la date à laquelle l’utilisation de ces systèmes devient obligatoire en vertu de l’obligation de communication correspondante, conformément aux dispositions du présent règlement.

Article 4

Droits d’accès et organisme de liaison unique

1. L’attribution des droits d’accès et la certification de l’identité des personnes autorisées à accéder aux systèmes d’information (ci-après dénommées «utilisateurs») relèvent de la responsabilité des autorités compétentes des États membres.

2. Concernant l’accès aux systèmes, chaque État membre:

a) désigne un organisme de liaison unique chargé: i) de valider, pour chaque système, les droits d’accès octroyés et actualisés par les autorités compétentes, ainsi que l’identité certifiée des utilisateurs habilités à accéder aux systèmes, ii) de communiquer à la Commission la liste des autorités compétentes et des utilisateurs habilités à accéder aux systèmes;

b) communique à la Commission l’identité et les coordonnées de l’organisme de liaison qu’il a désigné.

Une fois les droits d’accès validés, ceux-ci sont activés par l’autorité responsable des systèmes d’information.

Article 5

Création et communication des documents

1. Les documents sont établis et communiqués conformément aux procédures prévues par les systèmes d’information, en utilisant des modèles ou des méthodes mis à la disposition des utilisateurs au travers desdits systèmes, sous la responsabilité de l’autorité compétente de l’État membre et dans le respect des droits d’accès octroyés par l’autorité concernée. Ces modèles et méthodes sont modifiés et mis à disposition après information des utilisateurs des systèmes concernés.

2. En cas de force majeure ou de circonstances exceptionnelles, et en particulier de dysfonctionnement du système d’information ou de problème affectant la continuité de la connexion, l’État membre peut transmettre les documents à la Commission sous forme imprimée ou par tout autre moyen électronique approprié. Toute transmission de documents sous forme imprimée ou par d’autres moyens électroniques est précédée de l’envoi à la Commission, en temps opportun et avant l’expiration du délai fixé pour la communication, d’un avis préalable dûment motivé.

Article 6

Authenticité des documents

L’authenticité d’un document communiqué ou détenu au moyen d’un système d’information conformément aux dispositions du présent règlement est reconnue dès lors que son expéditeur est dûment identifié et que le document a été établi et communiqué conformément aux dispositions du présent règlement.

CHAPITRE III

INTÉGRITÉ ET LISIBILITÉ DANS LE TEMPS — PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

Article 7

Intégrité et lisibilité dans le temps

Les systèmes d’information assurent la protection de l’intégrité des documents détenus et communiqués.

Ils offrent notamment les garanties suivantes:

a) ils assurent l’identification univoque de chaque utilisateur et comportent des mesures de contrôle efficace des droits d’accès permettant d’empêcher tout accès, toute suppression, toute modification et tout déplacement illégaux, malveillants ou non autorisés des documents, dossiers, métadonnées et étapes de la procédure;

b) ils sont dotés de dispositifs de protection physique contre les intrusions et les incidents environnementaux et de protection logicielle contre les attaques informatiques;

c) ils empêchent, par différents moyens, toute modification non autorisée et comportent des mécanismes de vérification de l’intégrité des documents permettant de contrôler si ceux-ci ont subi des modifications;

d) ils gardent en mémoire une piste d’audit pour chaque étape essentielle de la procédure;

e) ils sauvegardent les données stockées dans un espace matériel et logiciel sûr, dans le respect des dispositions du point b);

f) ils offrent des procédures fiables de conversion des formats et de migration permettant de garantir la lisibilité et l’accessibilité des documents pendant toute la durée de conservation requise;

g) ils sont assortis d’une documentation fonctionnelle et technique suffisamment détaillée et actualisée couvrant le fonctionnement et les caractéristiques du système et accessible à tout moment aux entités organisationnelles chargées des spécifications fonctionnelles et/ou techniques.

Article 8

Protection des données personnelles

Les dispositions du présent règlement s’entendent sans préjudice des dispositions des règlements (CE) no 45/2001 et (CE) no 1049/2001, ainsi que des directives 95/46/CE et 2002/58/CE, de même que des dispositions prises en application de ces actes.

CHAPITRE IV

DISPOSITION FINALE

Article 9

Entrée en vigueur

Le présent règlement entre en vigueur le septième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l’Union européenne.

Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre. Fait à Bruxelles, le 31 août 2009. Par la Commission Mariann FISCHER BOEL Membre de la Commission

(1) JO L 42 du 14.2.2006, p. 1.

(2) JO L 265 du 26.9.2006, p. 1.

(3) JO L 299 du 16.11.2007, p. 1.

(4) JO L 3 du 5.1.2008, p. 1.

(5) JO L 30 du 31.1.2009, p. 16.

(6) JO L 281 du 23.11.1995, p. 31.

(7) JO L 201 du 31.7.2002, p. 37.

(8) JO L 145 du 31.5.2001, p. 43.

(9) JO L 8 du 12.1.2001, p. 1.