RAPPORT SPÉCIAL DU MÉDIATEUR EUROPÉEN

à l'attention du Parlement européen, consécutif à l'enquête d'initiative sur le secret dans les procédures de recrutement de la Commission

(1999/C 371/09)

En novembre 1997, le Médiateur européen a ouvert une enquête d'initiative sur le secret dans les procédures de recrutement de la Commission.

Après un examen attentif de l'avis de la Commission, le Médiateur a, par lettre du 8 mars 1999, informé cette institution, que sa façon de procéder comportait selon lui des cas de mauvaise administration. En vue de remédier à ces manquements, le Médiateur a formulé des projets de recommandations, conformément à l'article 3, paragraphe 6, de son statut(1).

Par lettre du 5 juillet 1999, la Commission a fait parvenir au Médiateur un avis circonstancié sur ces projets de recommandations.

Le présent rapport spécial est soumis au Parlement européen conformément à l'article 3, paragraphe 7, du statut du Médiateur. Il contient, en conformité avec ladite disposition, une recommandation que le Médiateur juge nécessaire en l'espèce.

A. Enquête du Médiateur et projets de recommandations

Le 7 novembre 1997, le Médiateur a ouvert une enquête d'initiative sur le secret dans les procédures de recrutement de la Commission. Dans sa lettre adressée à la Commission, le Médiateur a souligné que de nombreux citoyens ont leur premier contact avec les institutions communautaires lorsqu'ils y postulent pour un emploi. Il serait par conséquent nécessaire pour ces institutions de produire à cette occasion une impression positive. Le Médiateur fait état, d'autre part, d'un certain nombre de plaintes pour manque de transparence dans des domaines concernant le recrutement.

Le Médiateur a relevé deux idées-forces que les institutions communautaires ont régulièrement opposées, dans leurs avis, à ce type de plaintes. La première se réfère à l'article 6 de l'annexe III du statut des fonctionnaires, qui dispose que "les travaux du jury sont secrets". La seconde renvoie aux larges pouvoirs discrétionnaires des jurys de concours.

Le Médiateur convient que l'article 6 précité a pour objet de garantir l'indépendance des jurys en les protégeant des ingérences et des pressions. Il estime, cependant, que ce souci légitime ne doit pas faire obstacle à l'établissement, en faveur des candidats, de droits procéduraux compatibles avec les impératifs de l'article 6.

De même, le Médiateur convient que les jurys sont investis d'un large pouvoir discrétionnaire. Il considère toutefois que le fait d'être dotées d'un pareil pouvoir ne doit pas empêcher des autorités publiques de se conformer aux principes de bonne administration.

Le Médiateur fut ainsi amené à demander à la Commission si elle envisageait:

1) d'autoriser les candidats participant à des épreuves écrites d'emporter les questions;

2) de communiquer les critères d'évaluation au candidat qui en fait la demande;

3) de faire connaître aux candidats les noms des membres du jury

et

4) de permettre la communication à un candidat à une épreuve écrite de sa propre copie corrigée.

La Commission a répondu le 2 mars 1998. Quant aux deux premiers points, elle a indiqué au Médiateur que 1) les candidats peuvent désormais emporter les questions, sauf si le contenu de celles-ci est protégé par des droits de propriété intellectuelle et que 2) les jurys communiquent les critères généraux de correction ou d'évaluation aux candidats qui en font la demande.

En ce qui concerne les deux autres points soulevés par le Médiateur [3) et 4)], la Commission fait valoir que la critique de non-transparence est fondée sur un nombre limité de plaintes. Dans l'optique de la Commission, il existe une différence fondamentale entre les examens de type classique et les concours, et ce en raison du fait que les participants à un examen sont jugés par rapport à un niveau objectif, alors que les candidats à un concours sont jugés les uns par rapport aux autres, seuls les meilleurs étant inscrits sur la liste de réserve. Selon la Commission, seul le jury peut évaluer les performances de chaque candidat parce que lui seul compare les performances de tous les candidats. La communication à un candidat de sa copie corrigée ne lui serait d'aucune utilité, puisque l'appréciation par une personne n'ayant pas jugé tous les autres candidats serait dépourvue de pertinence. Un autre argument de la Commission est que, vu le nombre élevé des candidats aux concours, la communication des copies corrigées engendrerait des charges administratives et financières. La Commission souligne, par ailleurs, que le pouvoir discrétionnaire des jurys est soumis au contrôle du juge communautaire.

Par lettre du 8 mars 1999, le Médiateur a pris acte des explications de la Commission concernant les deux premiers points et a fait savoir que, compte tenu de ces explications, il n'estimait pas nécessaire de poursuivre son enquête dans ces domaines.

Pour ce qui est de la communication des noms des membres du jury, le Médiateur rappelle dans sa lettre ce principe fondamental de bonne administration qui veut que toute personne ayant affaire à un fonctionnaire ait le droit d'en connaître le nom. Parce qu'une administration sans visage et sans nom est aliénante, le Médiateur a informé la Commission qu'il juge inadmissible que les candidats qui passent une épreuve orale n'aient pas le droit de connaître les noms de leurs examinateurs.

Pour ce qui est de l'accès aux copies corrigées, le Médiateur souligne combien il importe de garantir l'entière confiance du public dans les travaux des jurys. Il voit deux composantes à ces documents: la copie elle-même et les corrections des examinateurs. Il soutient que le candidat est l'auteur de sa copie, dont l'accès ne saurait donc lui être refusé. À l'égard du deuxième argument avancé dans la réponse de la Commission, le Médiateur maintient que c'est au citoyen et non à l'administration qu'il appartient de décider s'il est ou non judicieux de demander les informations en question. Il est assurément d'un intérêt primordial pour un candidat de connaître les fautes qu'il peut avoir commises. Quant aux charges administratives et financières invoquées par la Commission, le Médiateur fait observer que, si de nombreux candidats devaient demander des copies de leurs épreuves, la Commission pourrait envisager de percevoir une redevance raisonnable pour la couverture des frais afférents.

Sur la base de ces considérations, le Médiateur, conformément à l'article 3, paragraphe 6, de son statut, a formulé, à l'intention de la Commission, les projets de recommandations suivants:

Il convient que la Commission fasse connaître les noms des membres du jury aux candidats à des épreuves orales.

Il convient que, lors de ses concours futurs, la Commission donne accès à leurs propres copies corrigées aux candidats à des épreuves écrites qui en font la demande.

B. Réponse de la Commission aux projets de recommandations

Dans sa réponse, datée du 5 juillet 1999, la Commission a reconnu que le traité d'Amsterdam donne à la transparence le rang de principe général de l'Union européenne et qu'il confère aux citoyens un véritable droit d'accès aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission (article 255 du traité CE). À cet égard, elle a attiré l'attention notamment sur sa décision 94/90/CECA, CE, Euratom du 8 février 1994 relative à l'accès du public aux documents de la Commission(2) et sur le code de conduite concernant l'accès du public aux documents de la Commission et du Conseil(3). Elle a relevé toutefois que, jusqu'alors, ces textes ne prévoyaient pas de dérogation au droit applicable aux concours organisés à des fins de recrutement, tel que ce droit découle du statut des fonctionnaires et de la jurisprudence du juge communautaire.

Sur la communication des noms des membres des jurys, la Commission a apporté une réponse positive, indiquant que ces noms seront communiqués formellement (et non seulement oralement) aux candidats participant à des épreuves orales.

Au sujet de l'accès aux copies corrigées, la Commission a rappelé qu'elle avait déjà répondu positivement au Médiateur lorsque celui-ci a demandé à consulter un tel document dans le cadre de l'une de ses enquêtes. Le Médiateur a pu examiner le document en question dans les locaux de la Commission. L'accès a été accordé (et continuera de l'être dans les dossiers futurs) en raison du rôle institutionnel spécifique que le traité CE attribue au Médiateur.

La Commission est néanmoins restée opposée à l'idée que les candidats eux-mêmes devraient se voir donner accès à leurs copies. À l'appui de sa position, elle a répété en substance les arguments déjà mis en avant dans sa lettre du 2 mars 1998, à savoir qu'il existe une différence fondamentale entre les examens de type classique et les concours du fait que les participants à un examen sont jugés par rapport à un niveau objectif, alors que les candidats à un concours sont jugés les uns par rapport aux autres: que seul le jury peut évaluer les performances de chaque candidat parce que lui seul compare les performances de tous les candidats; que la communication à un candidat de sa copie corrigée ne lui serait d'aucune utilité, puisque l'appréciation par une personne n'ayant pas jugé tous les autres candidats serait dépourvue de pertinence; que, enfin, l'obligation de donner communication des copies corrigées pourrait entraîner des charges administratives et financières considérables.

La Commission a insisté sur le fait que la communication aux candidats de leurs copies, corrigées ou non, constituerait un changement radical de pratique. Aussi une telle évolution devrait-elle être située dans le cadre plus général du règlement d'application de l'article 255 du traité CE, à arrêter par le Conseil sur la base d'une proposition de la Commission. Étant donné l'importance de la question et les implications de ce changement au niveau des ressources humaines, même avec le paiement d'une redevance, la Commission démissionnaire a estimé qu'elle n'était pas en mesure de prendre la décision souhaitée par le Médiateur et qu'il appartiendrait à la nouvelle Commission d'apporter une réponse définitive à la recommandation de ce dernier.

C. Analyse de la réponse de la Commission

Communication des noms des membres des jurys

Le Médiateur se félicite de l'intention de la Commission de faire connaître les noms des membres des jurys aux candidats à des épreuves orales. La mise en oeuvre de cette mesure ne pourra que renforcer sensiblement la transparence et rassurer les candidats. Bien que la Commission s'exprime avec prudence en la matière, le Médiateur considère qu'elle traduira dans les faits son adhésion à l'idée de communiquer les noms des membres des jurys. Sur la base de ces considérations, le Médiateur n'estime pas que sur ce point il soit nécessaire de poursuivre plus avant l'enquête.

Accès du candidat à sa copie corrigée

Le Médiateur n'a pas connaissance d'une quelconque disposition du droit communautaire ni de décision du juge communautaire qui, dans le cas d'épreuves écrites, empêcherait la Commission d'autoriser l'accès d'un candidat à sa copie corrigée. L'article 6 de l'annexe III du statut des fonctionnaires impose le secret des "travaux du jury". Les délibérations du jury doivent donc rester secrètes, mais il n'en découle pas nécessairement qu'il faille refuser à un candidat l'accès à la copie corrigée de son épreuve.

Le principal argument par lequel la Commission justifie son refus concerne la nature de la procédure de recrutement. La Commission explique que le jury juge chaque candidat à un concours en comparant ses performances à celles de tous les autres candidats au même concours. Elle en conclut que la communication de la copie corrigée serait inopérante dès lors que l'appréciation serait celle d'une personne n'ayant pas jugé tous les autres candidats.

Il n'en reste pas moins qu'un candidat peut, à l'évidence, tirer profit de la consultation de sa copie corrigée, et ce à divers égards. Premièrement, il se rendra compte de ses erreurs, ce qui lui permettra d'améliorer ses performances futures. Deuxièmement, il fera davantage confiance à l'administration. Il s'agit là d'un point important, nombreux étant, semble-t-il, ceux qui pensent que la Commission ne soumet pas toujours les épreuves à une évaluation adéquate et qu'il lui arrive même parfois de ne pas les évaluer du tout. Troisièmement, le candidat qui croit ne pas avoir été jugé correctement pourra être beaucoup plus précis dans son argumentation après avoir consulté sa copie corrigée. En tout état de cause, c'est au citoyen demandant une information qu'il incombe de juger de l'utilité de celle-ci, et non à l'administration.

La Commission invoque, en outre, les charges administratives et financières que pourrait entraîner la communication des copies. Le Médiateur est persuadé que les services de la Commission parviendraient à structurer ce processus de façon à réduire les coûts au minimum, d'autant qu'il est peu probable que tous les candidats demandent à consulter leurs copies corrigées.

La Commission relève à juste titre la possibilité donnée au Médiateur d'examiner la copie corrigée d'un candidat qui l'avait saisi. Il n'est pas inutile de rappeler dans ce contexte que, en vertu de l'article 3, paragraphe 2, du statut du Médiateur, toutes les institutions et tous les organes communautaires "sont tenus de fournir au Médiateur les renseignements qu'il leur demande et lui donnent accès aux dossiers concernés". Encore faut-il noter que la possibilité pour le Médiateur d'examiner une copie corrigée ne représente pas une alternative satisfaisante à l'accès par le candidat lui-même.

C'est à juste titre également que la Commission fait observer que l'activité des jurys s'exerce sous le contrôle juridictionnel du Tribunal de première instance et de la Cour de justice. Toutefois, cela implique de devoir peut-être saisir le juge communautaire de questions qui auraient pu être facilement résolues si le candidat avait eu l'occasion de prendre connaissance de sa copie corrigée. Le Médiateur pense que cet état de choses est particulièrement insatisfaisant pour les candidats. À l'inverse, assurer l'accès aux copies corrigées permettrait sans doute d'apporter une réponse satisfaisante à bien des interrogations avec un minimum d'efforts et en peu de temps.

La Commission est d'avis que les dispositions d'application à arrêter au titre de l'article 255 du traité CE forment un cadre plus propice au règlement de la question de l'accès aux copies corrigées. Ces dispositions pourraient donner aux candidats à des concours un droit d'accès à ce type de documents. Le Médiateur estime cependant que cette possibilité d'ordre législatif ne s'oppose pas à ce que la Commission améliore d'ores et déjà ses pratiques administratives. Le problème est urgent, et il convient de le régler dans les meilleurs délais.

Le Médiateur constate avec satisfaction que la Commission n'exclut plus catégoriquement la possibilité que les candidats se voient un jour ouvrir l'accès à leurs copies corrigées et qu'elle envisage de prendre une décision en la matière dans sa nouvelle composition. Cela dit, le respect des principes du droit communautaire ne saurait dépendre de la composition de la Commission.

Ainsi que l'a confirmé le traité d'Amsterdam, l'obligation de prendre les décisions dans une transparence maximale constitue l'un des principes fondamentaux du droit administratif des Communautés européennes. Il importe, de surcroît, de veiller à ce que le premier contact des citoyens avec les institutions communautaires produise une impression positive. Or, les citoyens postulant un emploi au sein des Communautés seront très défavorablement impressionnés s'ils sont amenés à douter de l'esprit d'équité et de correction ayant présidé à l'évaluation de leurs mérites. La dissipation de ces doutes passe nécessairement par l'octroi à chaque candidat de la possibilité de consulter la copie corrigée de son épreuve. Une telle possibilité n'est nullement incompatible avec l'obligation de secret relative aux travaux des jurys, puisque ne sont pas en cause les délibérations des jurys portant sur l'appréciation comparative des mérites des candidats. Pour ces raisons, le fait que la Commission ne modifie pas ses procédures administratives de manière à permettre à chaque candidat d'avoir accès à sa copie corrigée est constitutif d'un cas mauvaise administration. Aussi est-il du devoir du Médiateur, en application de l'article 3, paragraphe 7, de son statut, d'adresser le présent rapport spécial au Parlement européen. Pour remédier au cas de mauvaise administration constaté, le Médiateur formule, en outre, la recommandation qui suit.

D. Recommandation du Médiateur

Il convient que, lors de ses futurs concours organisés à des fins de recrutement, et au plus tard à compter du 1er juillet 2000, la Commission donne accès à leurs propres copies corrigées aux candidats qui en font la demande.

Strasbourg, le 18 octobre 1999.

Jacob SÖDERMAN

(1) Décision 94/262/CECA, CE, Euratom du Parlement européen du 9 mars 1994 concernant le statut et les conditions générales d'exercice des fonctions du Médiateur (JO L 113 du 4.5.1994, p. 15).

(2) JO L 46 du 18.2.1994, p. 58.

(3) JO L 340 de 31.12.1993, p. 41.