DÉCISION DE LA COMMISSION

du 20 janvier 2006

portant modalités d'exécution de la décision 2004/904/CE du Conseil en ce qui concerne l'éligibilité des dépenses dans le cadre des actions cofinancées par le Fonds européen pour les réfugiés mises en œuvre dans les États membres

[notifiée sous le numéro C(2006) 51/1]

(Les textes en langues allemande, anglaise, espagnole, estonienne, finnoise, française, grecque, hongroise, italienne, lettone, lituanienne, néerlandaise, polonaise, portugaise, slovaque, slovène, suédoise et tchèque sont les seuls faisant foi)

(2006/399/CE)

LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,

vu le traité instituant la Communauté européenne,

vu la décision du Conseil 2004/904/CE du 2 décembre 2004 établissant le Fonds européen pour les réfugiés pour la période 2005-2010 (1), et notamment son article 21, paragraphe 3,

après consultation du comité institué par l'article 11, paragraphe 1, de la décision 2004/904/CE,

considérant ce qui suit:

Conformément à l'article 3 du protocole sur la position du Royaume-Uni et de l'Irlande, annexé au traité sur l'Union européenne et au traité instituant la Communauté européenne, le Royaume-Uni participe à la décision 2004/904/CE et, par conséquent, à la présente décision.

Conformément à l'article 3 du protocole sur la position du Royaume-Uni et de l'Irlande, annexé au traité sur l'Union européenne et au traité instituant la Communauté européenne, l'Irlande participe à la décision 2004/904/CE et, par conséquent, à la présente décision.

Conformément aux articles 1er et 2 du protocole sur la position du Danemark, annexé au traité sur l'Union européenne et au traité instituant la Communauté européenne, le Danemark ne participe pas à la décision 2004/904/CE et n'est pas lié par celle-ci ni par la présente décision.

A ARRÊTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION:

Article premier

La présente décision s'applique au cofinancement des actions prévues aux articles 5, 6 et 7 de la décision 2004/904/CE, qui sont gérées par les États membres.

Article 2

Aux fins de la présente décision:

«projet» désigne les moyens utilisés par les bénéficiaires des subventions, en termes pratiques et concrets, pour mettre en oeuvre tout ou partie d'une action. Chaque projet aura une description bien définie, en indiquant la durée, le budget, les objectifs, le personnel affecté, et la personne morale ou le groupe de personnes morales chargé de la mise en oeuvre;

«bénéficiaires» désigne les personnes morales (organisations non gouvernementales (ONG), autorités fédérales, nationales, régionales ou locales, autres organisations sans but lucratif, entreprises privées ou publiques, organisations internationales, etc.) responsables de la mise en oeuvre des projets.

Article 3

1. L'éligibilité des dépenses exposées dans le cadre des actions financées au titre des programmes annuels visés à l'article 16 de la décision 2004/904/CE est déterminée en appliquant les règles figurant dans l'annexe à la présente décision.

2. Les États membres peuvent appliquer des règles d'éligibilité nationales plus strictes que celles imposées par la présente décision.

Article 4

Le Royaume de Belgique, la République tchèque, la République fédérale d'Allemagne, la République d'Estonie, la République hellénique, le Royaume d'Espagne, la République française, l'Irlande, la République italienne, la République de Chypre, la République de Lettonie, la République de Lituanie, le Grand-Duché de Luxembourg, la République de Hongrie, la République de Malte, le Royaume des Pays-Bas, la République d'Autriche, la République de Pologne, la République portugaise, la République de Slovénie, la République slovaque, la République de Finlande, le Royaume de Suède, le Royaume-Uni de Grande-Bretagne et d'Irlande du Nord sont destinataires de la présente décision.

(1) JO L 381, 28.12.2004, p. 52.

ANNEXE

ÉLIGIBILITÉ DES DÉPENSES DANS LE CADRE DU FONDS EUROPÉEN POUR LES RÉFUGIÉS (2005-2010)

1. RÈGLES GÉNÉRALES

Règle no 1

Les coûts doivent être directement liés aux objectifs décrits à l'article premier de la décision 2004/904/CE du Conseil.

Règle no 2

Les coûts doivent se rapporter à des projets relevant des domaines décrits aux articles 4 à 7 de la décision 2004/904/CE du Conseil.

Règle no 3

Les coûts doivent se rapporter à des projets réalisés en faveur des groupes cibles définis à l'article 3 de la décision 2004/904/CE du Conseil.

Règle no 4

Les coûts doivent être nécessaires à la réalisation des projets relevant des programmes pluriannuels et annuels approuvés par la Commission.

Règle no 5

Les coûts doivent être raisonnables et conformes aux principes de bonne gestion financière, notamment aux principes d'économie et de rapport coût-efficacité (par exemple, les coûts de personnel liés à la gestion et à la mise en oeuvre des projets doivent être en rapport avec la dimension de ces derniers, etc.). La totalité ou une partie seulement de ces coûts est considérée comme des dépenses éligibles, selon qu'ils sont entièrement ou partiellement générés par le projet.

Règle no 6

Les coûts doivent avoir été effectivement exposés, correspondre à des paiements effectués par le bénéficiaire, être enregistrés dans ses comptes ou figurer sur ses documents fiscaux, et être identifiables et contrôlables.

En règle générale, les paiements effectués par les bénéficiaires seront accompagnés des factures acquittées. Lorsque ce n'est pas possible, ces paiements seront accompagnés de documents comptables ou de pièces justificatives de valeur probante équivalente.

1. Les dépenses relatives aux projets visés aux articles 5 et 6 de la décision 2004/904/CE du Conseil doivent avoir été encourues sur le territoire de l'État membre. Celles relatives aux projets visés à l'article 7 de ladite décision peuvent être encourues sur le territoire de l'État membre ainsi que dans le pays ou la région d'origine ou de l'ancienne résidence habituelle.

2. Pour chaque projet, les pièces justificatives (factures acquittées, récépissés, autres preuves de paiement ou documents comptables de valeur probante équivalente) seront enregistrées, numérotées et conservées par le bénéficiaire, si possible dans un lieu spécifique et, en règle générale, au siège du bénéficiaire pendant les cinq années suivant la date d'achèvement du projet, pour le cas où les documents devraient être vérifiés. La Commission se réserve le droit de demander à tout moment les factures ou pièces justificatives concernant les dépenses des projets, aux fins de vérification. Si le bénéficiaire ne peut produire ces factures ou documents supplémentaires, les dépenses y afférentes ne sont pas éligibles au cofinancement.

Les bénéficiaires doivent utiliser soit un système de comptabilité séparée pour le projet, soit une codification comptable adéquate de toutes les transactions qui y sont liées.

Règle no 7

Les projets soutenus par le Fonds doivent être cofinancés par des sources publiques ou privées et ne peuvent bénéficier de financements provenant d'autres sources à charge du budget communautaire. Les revenus d'un projet sont constitués des concours financiers accordés par le Fonds, des sources publiques et privées, y compris les propres apports du bénéficiaire, ainsi que des recettes générées par le projet.

Aux fins de la présente règle, le terme «recettes» désigne les montants perçus pendant la période de cofinancement du projet par le Fonds et provenant de ventes, locations, prestations de services, frais d'inscription/rétributions ou autres équivalents, y compris les intérêts produits par les préfinancements du concours communautaire au projet.

Les projets soutenus par le Fonds doivent être sans but lucratif. Si, à la fin du projet, les sources de revenus, notamment les recettes, sont supérieures au montant des dépenses, la participation du Fonds européen pour les réfugiés sera réduite en conséquence.

Toutes les sources de revenus du projet doivent être enregistrées dans les comptes du bénéficiaire ou figurer sur ses documents fiscaux, et être identifiables et contrôlables.

2. CATÉGORIES DE COÛTS ÉLIGIBLES (AU NIVEAU DU PROJET)

2.1. Coûts directs éligibles

Les coûts directs éligibles du projet sont ceux qui, dans le respect des conditions générales d'éligibilité précitées, peuvent être identifiés comme des coûts spécifiques directement liés à la réalisation du projet et qui, dès lors, peuvent faire l'objet d'une imputation directe. Sont notamment éligibles les coûts directs suivants:

Règle no 8

Coûts de personnel

Les coûts du personnel affecté au projet, comprenant les salaires réels ainsi que les charges de sécurité sociale et autres coûts liés à la rémunération, sont éligibles. Ils ne doivent pas dépasser les salaires et les autres charges salariales normalement supportés par le bénéficiaire, ni excéder les niveaux les plus avantageux constatés sur le marché concerné. Toutefois, les impôts, taxes ou charges (notamment les impôts directs et les cotisations sociales sur les salaires) qui résultent des projets cofinancés par le Fonds européen des réfugiés ne constituent une dépense éligible que s'ils sont réellement et définitivement supportés par le bénéficiaire des subventions.

Les rémunérations des fonctionnaires ne sont éligibles que pour les activités ne faisant pas partie de leurs attributions normales et pour les tâches qui sont spécifiquement liées à l'exécution du projet, sous les conditions suivantes:

a) fonctionnaires ou autre personnel des administrations publiques dûment mandatés par l'autorité compétente, affectés à l'exécution d'un projet;

b) autre personnel employé uniquement aux fins de l'exécution d'un projet.

Règle no 9

Frais de voyage et de séjour

Les frais de voyage sont éligibles sur la base des coûts réels supportés.

Les taux de remboursement seront basés sur le moyen de transport en commun le moins cher et les billets d'avion ne seront autorisés, en principe, que pour les voyages de plus de 800 kilomètres (aller et retour) ou lorsque la destination géographique justifie le transport aérien. Lorsqu'une voiture privée est utilisée, le remboursement est normalement effectué sur la base soit du coût des transports en commun, soit d'une indemnité kilométrique conformément aux règles officielles publiées dans l'État membre concerné.

Les frais de séjour sont éligibles sur la base des coûts réels ou d'indemnités journalières. Les organisations ayant leurs propres taux d'indemnité journalière (per diem) les appliqueront dans la limite des plafonds établis par l'État membre conformément à la législation et à la pratique nationales. Les indemnités journalières comprennent normalement les transports locaux (y compris les taxis), le logement, les repas, les appels téléphoniques locaux et les menues dépenses.

Règle no 10

Achat de terrains

Le coût de l'achat de terrains non bâtis est éligible au cofinancement si les trois conditions suivantes sont remplies, sans préjudice de l'application de règles nationales plus strictes:

a) il doit exister un lien direct entre l'achat de terrain et les objectifs de l'opération cofinancée;

b) l'achat du terrain ne doit pas représenter plus de 10 % de la dépense totale autorisée pour le projet, à moins qu'un pourcentage plus élevé soit fixé dans la décision de cofinancement approuvée par la Commission;

c) une attestation doit être obtenue auprès d'un expert immobilier indépendant ou d'un organisme officiel agréé, confirmant que le prix d'achat n'est pas supérieur à la valeur marchande.

Règle no 11

Achat, construction, rénovation ou location de biens immobiliers

L'achat, la construction ou la rénovation de biens immobiliers, c'est-à-dire de bâtiments déjà construits et des terrains sur lesquels ils reposent, est éligible au cofinancement s'il existe un lien direct entre l'opération et les objectifs du projet concerné, dans le respect des conditions énoncées ci-dessous, et sans préjudice de l'application de règles nationales plus strictes:

a) une attestation doit être obtenue auprès d'un expert immobilier indépendant ou d'un organisme officiel agréé, confirmant que le prix d'achat n'est pas supérieur à la valeur marchande. En outre, cette attestation soit certifie que les biens immobiliers sont conformes à la législation nationale, soit précise les aspects qui ne sont pas conformes et dont une rectification est prévue par le bénéficiaire final dans le cadre de l'opération;

b) les biens immobiliers ne doivent avoir bénéficié, pendant les dix années précédentes, d'aucune subvention nationale ou communautaire qui donnerait lieu à une duplication d'aide en cas de cofinancement de l'achat par le Fonds européen des réfugiés;

c) les biens immobiliers doivent être utilisés aux fins énoncées dans le projet, pendant une période d'au moins cinq ans après la date de sa clôture, sauf autre autorisation donnée par la Commission;

d) les biens immobiliers ne peuvent pas être utilisés à d'autres fins que l'exécution du projet.

En cas de rénovation, seules les conditions c) et d) ci-dessus sont applicables.

La location de biens immobiliers est éligible au cofinancement si elle a un lien direct avec les objectifs du projet concerné, dans le respect des conditions énoncées ci-dessous, et sans préjudice de l'application de règles nationales plus strictes:

a) l'achat des biens immobiliers ne doit avoir bénéficié, pendant les dix années précédentes, d'aucune subvention nationale ou communautaire qui donnerait lieu à une duplication d'aide en cas de cofinancement de la location par le Fonds européen des réfugiés;

b) les biens immobiliers ne peuvent pas être utilisés à d'autres fins que l'exécution du projet.

Qu'il s'agisse de l'achat, de la construction, de la rénovation ou de la location de biens immobiliers, ces derniers doivent avoir les caractéristiques techniques nécessaires au projet et être conformes aux normes applicables.

La location de bureaux destinés aux activités normales du bénéficiaire est à considérer comme un coût indirect (voir la règle no 22).

Règle no 12

Achat d'équipement

En général, l'option préférée pour l'équipement (par exemple: ordinateurs, meubles, véhicules, etc.) est le crédit-bail ou la location (règle no 13).

Si le crédit-bail ou la location n'est pas possible en raison de la durée trop courte du projet ou de la dépréciation rapide de la valeur de l'équipement, les coûts d'achat peuvent être éligibles.

L'équipement doit avoir les caractéristiques techniques nécessaires au projet et être conforme aux normes applicables.

Les coûts d'achat de l'équipement sont éligibles à condition de correspondre aux prix normaux du marché et à condition que la valeur des biens concernés soit amortie conformément aux règles fiscales et comptables applicables au bénéficiaire. Seule la part d'amortissement du bien correspondant à la durée du projet peut être prise en considération.

L'achat d'équipements d'occasion peut être considéré comme une dépense éligible, sous les deux conditions suivantes et sans préjudice de l'application de règles nationales plus strictes:

a) le vendeur du matériel fournit une déclaration indiquant son origine et confirmant qu'à aucun moment au cours des sept dernières années, le matériel n'a été acquis au moyen de subventions nationales ou communautaires;

b) le prix du matériel ne dépasse pas sa valeur marchande et est inférieur au coût d'un équipement neuf similaire.

Règle no 13

Crédit-bail

Les dépenses exposées dans le cadre d'opérations de crédit-bail sont éligibles au cofinancement par le Fonds européen des réfugiés sous les conditions indiquées aux points A et B.

A. AIDE VIA LE BAILLEUR

A.1. Le bailleur est le bénéficiaire indirect du cofinancement communautaire, qui est utilisé pour réduire les loyers versés par le preneur pour les biens faisant l'objet du contrat de crédit-bail.

A.2. Les contrats de crédit-bail bénéficiant d'un concours communautaire doivent comporter une clause de rachat ou prévoir une durée de bail minimale équivalente à la durée de vie utile du bien faisant l'objet du contrat.

A.3. En cas de résiliation du contrat avant l'expiration de la durée de bail minimale, en l'absence d'accord préalable des autorités compétentes, le bailleur s'engage à rembourser aux administrations nationales concernées (pour le compte du Fonds européen des réfugiés) la part de l'aide communautaire correspondant à la durée de bail restant à courir.

A.4. L'achat du bien par le bailleur, justifié par une facture acquittée ou une pièce comptable de valeur probante équivalente, constitue la dépense éligible au cofinancement. Le montant maximal éligible au cofinancement communautaire ne dépasse pas la valeur marchande du bien loué.

A.5. Les coûts liés au contrat de crédit-bail (taxe, marge du bailleur, coûts de refinancement d'intérêts, frais généraux, frais d'assurances), à l'exception des dépenses visées au point A.4, ne sont pas des dépenses éligibles.

A.6. L'aide communautaire versée au bailleur doit être utilisée intégralement au profit du preneur, par le biais d'une réduction uniforme du montant de tous les loyers dus pendant la durée du bail.

A.7. Le bailleur doit apporter la preuve que la subvention communautaire est transférée intégralement au preneur, en établissant une liste détaillée des loyers ou par un autre moyen fournissant une assurance équivalente.

A.8. Les coûts visés au point A.5, l'utilisation des avantages fiscaux résultant de l'opération de crédit-bail, ainsi que les autres conditions du contrat doivent être équivalents à ceux qui seraient applicables en l'absence d'une intervention financière communautaire.

B. AIDE AU PRENEUR

B.1. Le preneur est le bénéficiaire direct du cofinancement communautaire.

B.2. Les loyers versés au bailleur par le preneur, justifiés par une facture acquittée ou une pièce comptable de valeur probante équivalente, constituent une dépense éligible au cofinancement.

B.3. Dans le cas des contrats de crédit-bail comprenant une clause de rachat ou prévoyant une durée de bail minimale équivalente à la durée de vie utile du bien objet du contrat, le montant maximal éligible au cofinancement communautaire ne doit pas dépasser la valeur marchande du bien loué. Les autres coûts liés au contrat (taxes, marge du bailleur, coûts de refinancement d'intérêts, frais généraux, frais d'assurance, etc.) sont exclus des dépenses éligibles.

B.4. L'aide communautaire relative aux contrats de crédit-bail visés au point B.3 est versée au preneur en une ou plusieurs tranches au titre des loyers effectivement payés. Lorsque la durée du contrat de crédit-bail dépasse la date d'expiration du projet bénéficiant du cofinancement communautaire, seules les dépenses liées aux loyers échus et payés par le preneur jusqu'à cette date d'expiration peuvent être considérées comme éligibles.

B.5. Dans le cas des contrats de crédit-bail ne contenant pas de clause de rachat et dont la durée est inférieure à la durée de vie utile du bien faisant l'objet du contrat, les loyers sont éligibles au cofinancement communautaire proportionnellement à la durée du projet éligible. Cependant, le preneur doit être en mesure de prouver que le crédit-bail était la méthode la plus économique pour obtenir la jouissance du bien. S'il apparaît que les coûts auraient été inférieurs en recourant à une autre solution (location du matériel, par exemple), les frais additionnels sont à déduire des dépenses éligibles.

Règle no 14

Coûts des consommables et fournitures

Les coûts des matériels consommables et des fournitures sont éligibles, pour autant qu'ils soient identifiables et directement affectés au projet. Ils incluent tout matériel ou aide fournie aux personnes faisant partie des groupes cibles définis à l'article 3 de la décision 2004/904/CE du Conseil, par exemple la nourriture, les vêtements, l'aide médicale, les matériaux de reconstruction ou de rénovation de biens immobiliers, etc. Les fournitures incluent les denrées alimentaires destinées aux personnes faisant partie des groupes cibles définis à l'article 3 de la décision 2004/904/CE du Conseil.

Toutefois, les coûts tels que les fournitures de bureau et la papeterie (stylos, papier, classeurs, cartouches d'encre, disquettes), l'électricité des bureaux, le téléphone et les services postaux, le temps de connexion à l'Internet, les logiciels, etc., doivent être considérés comme des coûts indirects lorsqu'ils sont destinés à l'équipe chargée d'exécuter le projet (voir la règle no 22).

Règle no 15

Dépenses de sous-traitance

En principe, les bénéficiaires doivent être en mesure d'exécuter le travail eux-mêmes. La sous-traitance constitue une dérogation à ce principe et elle est restreinte à des cas spécifiques.

La sous-traitance ne peut porter que sur une partie limitée du projet. C'est pourquoi, en général, les parties essentielles du projet ne peuvent être sous-traitées.

Pour tous les sous-contrats, les sous-traitants s'engagent à fournir aux organes de gestion et de contrôle toutes les informations nécessaires concernant les activités sous-traitées.

Lorsque cela se justifie, les bénéficiaires sous-traitent des parties du projet conformément à la réglementation sur les marchés publics.

Les bénéficiaires attribuent le marché au soumissionnaire proposant l'offre économiquement la plus avantageuse, c'est-à-dire à l'offre présentant le meilleur rapport qualité-prix, conformément aux principes de transparence et d'égalité de traitement des contractants potentiels, en veillant à éviter tout conflit d'intérêts.

Sans préjudice de l'application de règles nationales plus strictes, les dépenses relatives aux contrats de sous-traitance suivants sont inéligibles au cofinancement par le Fonds européen des réfugiés:

a) les contrats de sous-traitance qui augmentent le coût d'exécution du projet sans apporter une valeur ajoutée correspondante;

b) les contrats de sous-traitance conclus avec des intermédiaires ou des consultants, en vertu desquels le paiement est défini en pourcentage du coût total du projet, à moins qu'un tel paiement ne soit justifié par le bénéficiaire final par référence à la valeur réelle des travaux ou des services fournis.

Règle no 16

Coûts découlant directement des conditions du cofinancement communautaire

Les coûts liés à la publicité donnée au projet et à son cofinancement par l'Union européenne sont éligibles (diffusion des informations, évaluation spécifique du projet, traduction, reproduction, etc.).

Règle no 17

Frais bancaires des comptes

Lorsque le cofinancement par le Fonds européen des réfugiés nécessite l'ouverture d'un ou de plusieurs comptes séparés pour la mise en oeuvre d'un projet, les frais bancaires facturés pour l'ouverture et la gestion des comptes sont éligibles.

Règle no 18

Frais d'experts

Les coûts représentés par les honoraires de consultations juridiques, les honoraires de notaires, les frais d'expertise technique ou financière, les frais d'évaluation indépendante ainsi que les frais d'intervention de comptables et d'auditeurs sont éligibles s'ils sont directement liés au projet, s'ils sont nécessaires à sa préparation ou à sa réalisation ou s'ils sont liés à des exigences fixées par l'autorité responsable.

Règle no 19

Coûts des garanties fournies par une banque ou un autre organisme financier

Ces coûts sont éligibles dans la mesure où les garanties sont requises par la législation nationale ou communautaire ou par la décision de la Commission approuvant le cofinancement.

Règle no 20

TVA et autres impôts, taxes et charges

La TVA ne constitue pas une dépense éligible, sauf si elle est réellement et définitivement supportée par le bénéficiaire final ou par le destinataire ultime dans le cadre des régimes d'aide relevant de l'article 87 du traité et dans le cas des aides octroyées par les organismes désignés par les États membres. La TVA qui est récupérable, par quelque moyen que ce soit, ne peut pas être considérée comme éligible, même si elle n'est pas effectivement récupérée par le bénéficiaire final ou par le destinataire ultime.

Lorsque le bénéficiaire final ou le destinataire ultime est soumis à un régime forfaitaire visé par le titre XIV de la sixième directive 77/388/CEE du 17 mai 1977 en matière d’harmonisation des législations des États membres relatives aux taxes sur le chiffre d’affaires — système commun de taxe sur la valeur ajoutée: assiette uniforme (1), la TVA payée est considérée comme récupérable aux fins du point a).

Règle no 21

Dépenses des administrations publiques liées à l'exécution des projets

Les dépenses suivantes des administrations publiques sont éligibles au cofinancement, en dehors de l'assistance technique, si elles sont liées à l'exécution d'un projet, à condition qu'elles ne découlent pas des responsabilités statutaires de l'autorité publique ni de ses tâches habituelles de gestion, de suivi et de contrôle:

a) les coûts liés aux services professionnels rendus par un organisme relevant du service public lors de la mise en œuvre d'une action. Les coûts doivent être soit facturés au bénéficiaire final (public ou privé), soit certifiés sur la base de pièces de valeur probante équivalente permettant l'identification des coûts réels payés par le service public concerné pour l'exécution de ce projet;

b) les coûts de la mise en oeuvre d'un projet, notamment les dépenses liées à la fourniture de services exposées par un organisme public qui est lui-même le bénéficiaire final et qui exécute le projet pour son propre compte, sans faire appel à des ingénieurs externes ou à d'autres entreprises. Les coûts visés doivent concerner des dépenses effectivement et directement payées pour le projet cofinancé et doivent être certifiés au moyen de pièces permettant l'identification des coûts réels payés par le service public concerné pour ce projet.

2.2. Coûts indirects éligibles

Règle no 22

Coûts indirects

Un pourcentage fixe des frais généraux, ne dépassant pas 7 % du montant total des coûts directs éligibles, est éligible comme coûts indirects, à condition que ce montant soit préalablement inclus dans le plan financier. Les coûts indirects sont éligibles à condition qu'ils ne comprennent pas de coûts comptabilisés sous une autre rubrique du plan financier, qu'ils ne puissent pas être facturés directement et qu'ils ne soient pas financés par d'autres sources. Ils ne sont pas éligibles lorsque la convention de subvention, ou un document juridique équivalent signé avec le bénéficiaire, concerne le financement d'un projet géré par un organisme recevant déjà une subvention de fonctionnement de la Commission et/ou d'une administration nationale.

3. DÉPENSES INÉLIGIBLES

Règle no 23

Coûts inéligibles

1. Les coûts suivants ne sont pas éligibles: la rémunération du capital, les charges de la dette et du service de la dette, les intérêts débiteurs, les commissions et pertes de change, les provisions pour pertes ou pour dettes éventuelles, les intérêts échus, la TVA (sauf si elle remplit les conditions énoncées à la règle no 20), les créances douteuses, les amendes, les pénalités financières, les frais de procédure, et les dépenses somptuaires ou inconsidérées.

2. Les frais de représentation encourus au seul profit du personnel affecté au projet ne sont pas éligibles. Les frais de représentation raisonnables liés à des manifestations mondaines justifiées par le projet, telles qu'une réception célébrant son achèvement ou les réunions du groupe directeur du projet, sont autorisés.

3. Les coûts déclarés par le bénéficiaire et pris en charge dans le cadre d'un autre projet ou programme de travail donnant lieu à une subvention communautaire ne sont pas éligibles.

Règle no 24

Contributions en nature

Normalement, les contributions en nature ne constituent pas des coûts éligibles.

En cas de contribution en nature, une valeur financière lui est attribuée et ce montant apparaît dans les coûts du projet, en tant que coût non éligible, et dans les recettes de l'action.

Dans des cas exceptionnels dûment justifiés, le cofinancement du projet peut comprendre des contributions en nature faites par des tiers. Elles ne peuvent dépasser 30 % des coûts éligibles du projet, ou 20 % pour les États membres relevant du Fonds de cohésion.

Dans ce cas, les règles suivantes s'appliquent:

— les contributions en nature ne peuvent être apportées que sous la forme de biens d'équipement ou de matériel ou matériaux, d'une activité professionnelle ou de recherche, ou d'un travail bénévole. En aucun cas le coût de terrains ou de biens immobiliers ne peut être considéré comme une contribution en nature;

— leur valeur peut faire l'objet d'une évaluation et d'un contrôle à titre indépendant; elle ne doit pas dépasser le coût effectivement payé et justifié par les documents comptables des tiers qui ont fait ces apports au bénéficiaire gratuitement, tout en en supportant le coût correspondant, ni dépasser le prix généralement pratiqué sur le marché en question pour le type d'apport concerné, lorsque aucun coût n'a été supporté; en cas de bénévolat, la valeur du travail est déterminée en tenant compte du temps consacré et du taux horaire et journalier normal pour les travaux effectués.

4. CATÉGORIES DE DÉPENSES LIÉES À LA GESTION, À LA MISE EN ŒUVRE, AU SUIVI ET AU CONTRÔLE, ÉLIGIBLES À UN FINANCEMENT AU TITRE DE L'ASSISTANCE TECHNIQUE ET ADMINISTRATIVE

Les coûts suivants sont éligibles à un financement au titre de l'assistance technique et administrative prévue à l'article 18 de la décision 2004/904/CE du Conseil:

a) les coûts liés à la préparation, à la sélection, à l'évaluation et au suivi des actions cofinancées par le Fonds européen pour les réfugiés. Il peut s'agir d'études, de séminaires, de campagnes d'information, d'évaluations, ainsi que de l'acquisition, la location ou l'achat de systèmes informatiques destinés à la gestion, au suivi et à l'évaluation;

b) les coûts liés aux audits, aux contrôles sur place et aux vérifications portant sur les projet;

c) les coûts liés à la visibilité du cofinancement du Fonds européen pour les réfugiés;

d) les dépenses relatives aux réunions des comités liées à la mise en oeuvre des programmes pluriannuels et annuels. Ces dépenses peuvent aussi comprendre les coûts liés aux interventions d'experts et d'autres participants à ces comités, si leur président juge leur présence essentielle à la bonne mise en œuvre du cofinancement du Fonds.

Les dépenses liées à des rémunérations, y compris les cotisations de sécurité sociale, ne sont éligibles que dans les cas suivants:

— fonctionnaires permanents, temporairement affectés par une décision formelle de l'autorité responsable, auxquels a été confiée l'exécution des tâches énumérées aux points a) et b) ci-dessus,

— agents temporaires ou personnel du secteur privé employés aux seules fins de l'exécution des tâches énumérées aux points a) et b).

La période d'affectation ou d'emploi ne peut dépasser la date limite d'éligibilité de la dépense fixée dans la décision de cofinancement adoptée par la Commission.

Les dépenses liées aux salaires des fonctionnaires ou autres agents publics réalisant les actions ne sont pas éligibles si ces actions découlent des responsabilités statutaires de l'autorité publique ou de ses tâches habituelles de gestion, de suivi et de contrôle.

(1) JO L 145 du 13.6.1977, p. 1. Directive modifiée en dernier lieu par la directive 2005/92/CE (JO L 345 du 28.12.2005, p. 19).