Dispositions garantissant la confidentialité de certains travaux [article 17, paragraphe 3, du règlement (CE) n° 2965/94 du Conseil du 28 novembre 1994 portant création d'un Centre de traduction des organes de l'Union européenne]

(1999/C 295/04)

A. Introduction

1. L'article 17 du règlement portant création d'un Centre de traduction est libellé comme suit:

"1. Le personnel du Centre est soumis aux règlements et réglementations applicables aux fonctionnaires et autres agents des Communautés européennes.

2. Le Centre exerce à l'égard du personnel les pouvoirs dévolus à l'autorité investie du pouvoir de nomination.

3. Le conseil d'administration arrête, en accord avec la Commission, les modalités d'application appropriées, notamment pour assurer la confidentialité de certains travaux."

2. Lors de la réunion du conseil d'administration du Centre de traduction à Luxembourg le 20 mars 1996, le président dudit conseil a demandé au représentant de la Commission de préparer une proposition que le conseil d'administration pourrait adopter conformément à l'article 17, paragraphe 3,

3. Le 30 novembre 1994, la Commission a arrêté une décision relative aux mesures de sécurité applicables aux informations classifiées élaborées ou échangées dans le cadre des activités de l'Union européenne [doc. C(94) 3282].

B. Proposition

Vu l'article 17 du règlement portant création d'un Centre de traduction, et en particulier son paragraphe 3,

considérant que la Commission des Communautés européennes a arrêté le 30 novembre 1994 une décision relative aux mesures de sécurité applicables aux informations classifiées élaborées ou échangées dans le cadre des activités de l'Union européenne [doc. C(94) 3282];

considérant que, aux termes de l'article 1er, paragraphe 1, de ladite décision, celle-ci "détermine les degrés de classification et les mesures de sécurité applicables aux informations classifiées relevant des activités communautaires ainsi que de celles des titres V et VI du traité sur l'Union européenne, qu'elles proviennent de l'intérieur de l'institution, d'une autre institution, d'un des États membres ou d'une organisation internationale";

considérant, toutefois, que la décision de la Commission couvre des aspects qui sont dépourvus de pertinence dans le contexte du Centre de traduction ou qui appellent des modifications afin de tenir compte des caractéristiques spécifiques du Centre et des organes pour lesquels il opère;

considérant que les caractéristiques spécifiques du Centre de traduction nécessitent des dispositions complémentaires d'application;

considérant que la Commission a donné son approbation,

LE CONSEIL D'ADMINISTRATION DU CENTRE DE TRADUCTION EST INVITÉ À ARRÊTER la décision figurant ci-après:

Décision du conseil d'administration du Centre de traduction de l'Union européenne relative aux modalités d'application assurant notamment la confidentialité de certains travaux

LE CENTRE DE TRADUCTION DES ORGANES DE L'UNION EUROPÉENNE,

considérant que l'article 17, paragraphe 3, du règlement portant création du Centre de traduction invite le conseil d'administration du Centre à arrêter des dispositions permettant d'assurer, notamment, la confidentialité de certains travaux;

considérant que les manquements aux obligations découlant de la présente décision ou des dispositions complémentaires prises par la Commission et ratifiées par le Centre de traduction peuvent entraîner l'application de mesures disciplinaires et que les manquements graves peuvent donner lieu, le cas échéant, à des sanctions pénales;

considérant que les dispositions de la présente décision n'affectent pas l'obligation générale de réserve qui incombe aux fonctionnaires et agents du Centre de traduction pour les informations qui ne sont pas destinées au public,

A ARRÊTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION:

TITRE I - PRINCIPES ET RÈGLES GÉNÉRALES DE PROTECTION

Article premier

Champ d'application matériel

1. Étant donné que, aux termes de l'article 17, paragraphe 1, du règlement portant création du Centre de traduction, le personnel du Centre est soumis aux règlements et réglementations applicables aux fonctionnaires et autres agents des Communautés européennes, les dispositions de la décision de la Commission du 30 novembre 1994 relative aux mesures de sécurité applicables aux informations classifiées élaborées ou échangées dans le cadre des activités de l'Union européenne [doc. C(94) 3282] sont applicables à ce personnel, sauf si les dispositions en question sont modifiées ou complétées par la présente décision.

2. Le directeur du Centre de traduction est chargé d'assurer l'application des dispositions susmentionnées dans l'ensemble des lieux de travail du Centre.

Article 2

Dispositions complémentaires

Les mesures de sécurité arrêtées par la présente décision ne préjugent pas des règles spécifiques qui pourraient être adoptées par la Commission ou le Centre de traduction.

Article 3

Informations classifiées

1. Dans la présente décision, on entend par "informations classifiées" toutes les formes d'information dont la divulgation non autorisée porterait préjudice aux intérêts essentiels de l'Union européenne, d'un ou de plusieurs de ses États membres, d'une autre organisation internationale ou des organes et agences pour lesquels le Centre de traduction opère et qui, de ce fait, doivent être protégées par des mesures de sécurité appropriées.

2. Par "informations", on entend tout renseignement, quelles que soient ses modalités d'expression - notamment écrites, orales ou visuelles - et quel qu'en soit le support: papier, bandes magnétiques ou magnétoscopiques, réseau de transmission, procédé technique ou matériel. La notion d'information classifiée, au sens de la présente décision, doit être appréciée par référence à son seul contenu.

3. La protection d'une information classifiée peut exiger des règles spécifiques dès lors qu'il ne s'agit plus de documents écrits, mais notamment d'enregistrements visuels ou sonores, de microfilms, de bandes cinématographiques ou magnétoscopiques ou de supports informatiques. À cet effet, le directeur du Centre soumettra au conseil d'administration, pour approbation, des mesures complémentaires de protection.

4. Les informations mentionnées aux paragraphes 1 et 2 ci-dessus conservent leur caractère d'informations classifiées même quand elles se trouvent à un stade préparatoire ou sont destinées à n'être que provisoires.

Article 4

Degrés de classification

Pour les informations classifiées, le Centre de traduction utilise la classification suivante:

a) TRÈS SECRET: information dont la divulgation non autorisée entraînerait des préjudices extrêmement graves pour les intérêts essentiels de l'Union européenne, d'un ou de plusieurs États membres ou d'un autre organisme, notamment les organes et agences pour lesquels le Centre de traduction opère;

b) SECRET: information dont la divulgation non autorisée entraînerait des préjudices graves pour les intérêts essentiels de l'Union européenne, d'un ou de plusieurs États membres ou d'un autre organisme, notamment les organes et agences pour lesquels le Centre de traduction opère;

c) CONFIDENTIEL: information dont la divulgation non autorisée entraînerait des préjudices pour les intérêts essentiels de l'Union européenne, d'un ou de plusieurs États membres ou d'un autre organisme, notamment les organes et agences pour lesquels le Centre de traduction opère;

d) RESTREINT: information dont la divulgation non autorisée entraînerait des désavantages pour les intérêts essentiels de l'Union européenne, d'un ou de plusieurs États membres ou d'un autre organisme, notamment les organes et agences pour lesquels le Centre de traduction opère.

TITRE II - DISPOSITIONS DE PROCÉDURE

Article 5

Attribution de classifications

1. La capacité d'attribuer ou de faire attribuer une classification aux informations transmises au Centre de traduction par les organes et agences pour lesquels il opère est réservée à l'organe ou à l'agence qui transmet les informations en question.

2. Le Centre de traduction attribue aux différentes versions linguistiques d'un même texte original une classification identique à celle donnée par l'organe ou l'agence au texte original.

3. Le Centre de traduction respecte la classification attribuée par l'organe ou l'agence d'origine et respecte les mesures arrêtées dans la présente décision concernant les différents degrés de classification.

Article 6

Champ d'application personnel

1. Est tenu d'appliquer les mesures de sécurité déterminées dans la présente décision tout fonctionnaire ou autre agent du Centre de traduction qui, à un titre quelconque, a accès à des informations classifiées élaborées au Centre ou dont il a reçu communication.

2. Toute société ou entreprise, y compris du niveau de la sous-traitance, fournissant des prestations au Centre de traduction et dont le personnel a la possibilité, au titre de ses prestations, de prendre connaissance d'informations classifiées, est tenue de respecter les obligations découlant de la présente décision et de les répercuter sur chaque membre concerné de son personnel. Les obligations en question doivent figurer dans les contrats passés entre les sociétés concernées et le Centre de traduction.

Article 7

Accès aux informations classifiées

1. Seules sont autorisées à accéder aux informations classifiées ou à les détenir les personnes visées à l'article 6 qui, en raison de leurs fonctions ou des nécessités du service, ont besoin d'en prendre connaissance ou de les traiter.

2. Pour pouvoir accéder aux informations classifiées TRÈS SECRET, SECRET ou CONFIDENTIEL, les personnes visées au paragraphe 1 doivent en recevoir l'autorisation conformément aux dispositions de l'article 8.

3. Les demandes présentées par des tiers, en vue d'accéder aux informations communiquées au Centre de traduction par les organes et agences pour lesquels il opère, doivent être adressées à l'organe ou à l'agence qui a transmis les informations originales et qui en est le détenteur. Cette obligation s'applique également à l'ensemble des différentes versions linguistiques produites par le Centre de traduction à partir du texte original qui lui a été transmis.

Article 8

Autorisation

1. Le conseil d'administration du Centre de traduction habilite le directeur du Centre à octroyer et à retirer les autorisations nécessaires pour accéder aux informations classifiées aux personnes ayant fait l'objet d'une enquête de sécurité effectuée par les autorités nationales compétentes.

2. L'autorisation prend fin automatiquement lorsque la personne habilitée quitte le service du Centre de traduction ou à l'expiration de son contrat.

Article 9

Enquête de sécurité

1. L'enquête de sécurité est effectuée avec l'accord de la personne concernée et à la demande du Centre de traduction par l'État membre dont la personne à habiliter possède la nationalité. Si la personne à habiliter ne possède pas la nationalité d'un État membre, celui sur le territoire duquel elle a son domicile ou sa résidence habituelle est chargé d'effectuer l'enquête.

2. La procédure d'enquête de sécurité est régie par les prescriptions et règlements arrêtés en la matière par chacun des États membres.

TITRE III - STRUCTURES

Article 10

Les agents de sécurité

1. Un agent de sécurité est responsable de l'application de la présente décision. Le directeur du Centre de traduction peut se désigner lui-même ou désigner un fonctionnaire ou autre agent de rang approprié dans ce but.

2. L'agent de sécurité a notamment pour tâche:

a) de tenir à jour la liste de toutes les personnes habilitées du Centre à avoir accès aux informations classifiées TRÈS SECRET, SECRET ou CONFIDENTIEL;

b) de contrôler l'enregistrement, la reproduction, la diffusion, le cas échéant la conservation et la destruction d'informations classifiées TRÈS SECRET, SECRET et CONFIDENTIEL. Un lieu correctement protégé doit être prévu à cet effet;

c) de faire appliquer les mesures matérielles de protection;

d) de coordonner les mesures prises en vue de l'application de la présente décision;

e) de procéder aux vérifications nécessaires et au contrôle de l'application des procédures et mesures de sécurité;

f) d'enquêter sur les manquements aux prescriptions de sécurité et d'en saisir le plus tôt possible le directeur du Centre de traduction et, en cas de manquement grave, le président du conseil d'administration;

g) d'étudier les moyens appropriés pour améliorer les conditions de sécurité;

h) d'instruire le personnel sur ses devoirs en matière de protection du secret et d'application des mesures de sécurité;

i) de coordonner les procédures des enquêtes de sécurité prévues à l'article 9.

3. L'agent de sécurité doit être habilité à accéder aux informations classifiées dans les conditions définies aux articles 7 et 8 de la présente décision.

TITRE IV - TRAITEMENT DES INFORMATIONS CLASSIFIÉES

Article 11

Indications distinctives des informations classifiées

1. La classification attribuée à une information classifiée doit être indiquée de la façon suivante:

- TRÈS SECRET et SECRET: par l'apposition d'un cachet très apparent en haut et en bas de chaque page ou par une indication équivalente, telle qu'une bande oblique sur toute la surface de la feuille,

- CONFIDENTIEL: par l'apposition d'un cachet très apparent à chaque page ou par une indication équivalente, telle qu'une bande oblique sur toute la surface de la feuille,

- RESTREINT: par l'apposition sur la page de garde et sur la première page de la mention "RESTREINT".

2. Dans le cas d'une classification temporaire de l'information, celle-ci comporte, à un endroit approprié, l'indication de la date au-delà de laquelle elle peut être considérée comme étant déclassée, ou est assortie, de la même manière, d'une formule équivalente d'embargo.

3. Chaque exemplaire d'une information classifiée TRÈS SECRET ou SECRET doit porter un numéro de manière à identifier son origine et son destinataire. Ce numéro d'ordre sera reproduit sur la page de garde.

4. En cas de modification d'une classification à laquelle est assujettie une information classifiée, il y a lieu d'apposer sur l'information les marques correspondant à la nouvelle classification appliquée.

5. Les références aux informations classifiées TRÈS SECRET, SECRET ou CONFIDENTIEL, y compris sur le plan de l'informatique, doivent être réduites au minimum et ne révéler, en tout état de cause, ni leur contenu ni leur destination.

Article 12

Enregistrement, diffusion et prise en charge des informations classifiées TRÈS SECRET, SECRET ou CONFIDENTIEL

1. Toute information classifiée TRÈS SECRET, SECRET ou CONFIDENTIEL doit faire l'objet d'un enregistrement central par l'agent de sécurité visé à l'article 10. Cet enregistrement doit permettre:

- de déterminer immédiatement la liste des personnes qui ont consulté ou détenu de telles informations,

- de connaître à tout moment le détenteur de chacune des copies.

2. La prise en charge de ces informations par l'agent de sécurité a lieu au vu d'un formulaire portant la signature d'une personne habilitée par l'organe ou l'agence d'origine.

3. La transmission d'une information classifiée TRÈS SECRET, SECRET ou CONFIDENTIEL doit faire l'objet d'une inscription préalable dans le registre établi à cet effet.

4. Aucun fonctionnaire ni aucune autre personne visée à l'article 6 ci-dessus ne peut détenir une information TRÈS SECRET, SECRET ou CONFIDENTIEL qui ne soit pas enregistrée par l'agent de sécurité, conformément à l'article 10.

Article 13

Expédition

L'expédition et la réception d'une information classifiée TRÈS SECRET, SECRET ou CONFIDENTIEL doivent être effectuées par l'agent de sécurité du Centre de traduction visé à l'article 10. Pour l'expédition des informations classifiées, il convient de procéder de la façon suivante:

TRÈS SECRET: par envoi par la valise diplomatique; dans ce cas, l'information doit être placée sous double enveloppe;

SECRET/CONFIDENTIEL: par envoi protégé/recommandé, avec accusé de réception; dans ce cas, l'information doit être placée sous double enveloppe, seule l'enveloppe intérieure portant la mention de la catégorie de classification;

RESTREINT: par envoi postal normal sous pli fermé.

Article 14

Transmission d'informations classifiées par la voie des télécommunications

Le directeur du Centre propose au conseil d'administration, pour approbation dans les six mois suivant la présente décision, des mesures complémentaires de protection concernant la transmission d'informations classifiées par la voie des télécommunications - prenant en considération la recommandation du Conseil concernant les critères communs destinés à évaluer le degré de confiance des systèmes d'information.

Article 15

Dispositions particulières relatives à la protection des informations classifiées

Lorsque des circonstances particulières font obstacle à l'application de certaines des dispositions contenues dans la présente décision, l'agent de sécurité du Centre de traduction prend ou fait prendre les mesures appropriées afin d'assurer une protection offrant des garanties équivalentes à celles prévues par la présente décision.

TITRE V - DISPOSITIONS FINALES

Article 16

Procédures en cas d'infraction à la présente décision

1. Toutes les personnes faisant partie des services du Centre de traduction et auxquelles leurs fonctions donnent accès aux informations classifiées doivent être informées par le directeur du Centre ou par l'agent de sécurité que tout manquement aux obligations découlant de la présente décision peut entraîner l'application des dispositions du régime disciplinaire, sans préjudice de poursuites éventuelles devant une juridiction nationale.

2. Toute personne qui constate ou présume qu'une information classifiée a été égarée ou mise en péril ou qu'il y a eu violation de la présente décision ou des mesures de sécurité est tenue d'en aviser immédiatement l'agent de sécurité qui en saisit aussitôt le directeur du Centre.

3. Dès lors que des renseignements laissent supposer qu'une information classifiée TRÈS SECRET, SECRET ou CONFIDENTIEL est parvenue à la connaissance d'une personne non autorisée, le directeur du Centre doit être immédiatement saisi pour apprécier les faits.

4. Si la présomption au sens des paragraphes 2 ou 3 est confirmée, le directeur ou l'agent de sécurité désigné par lui entreprend les démarches appropriées auprès des fonctionnaires ou agents compétents concernés pour réduire autant que possible le préjudice causé et en empêcher la répétition.

5. Si une infraction grave concerne des informations provenant d'un État membre, d'une autre institution, d'une organisation internationale et, en particulier, d'un organe ou d'une agence pour lesquels le Centre de traduction opère, ceux-ci en seront informés.

6. Tout manquement aux obligations auxquelles le fonctionnaire ou l'agent, même après la cessation de ses fonctions au Centre, est tenu au titre de la présente décision, commis volontairement ou par négligence, l'expose à l'application des dispositions du statut, notamment disciplinaires, sans préjudice de poursuites éventuelles devant une juridiction nationale.

Article 17

Mesures additionnelles

Si une agence, un office ou un organe adopte des règlements propres en matière de confidentialité, il appartient au Centre de traduction et à l'agence ou office ou organe en question de prendre les mesures nécessaires pour assurer la concordance entre les deux séries de dispositions. Toutes mesures additionnelles nécessaires en application de cet article doivent être soumises, pour approbation, au conseil d'administration du Centre de traduction et placées en annexe à ces dispositions à mettre en exécution.

Article 18

Applicabilité

La présente décision est applicable à partir du 22 mars 1999.

Fait à Luxembourg, le 22 mars 1999.

Pour le conseil d'administration

Colette FLESCH