FR Journal officiel de l'Union européenne L 308/114

OFFICE EUROPÉEN DE LUTTE ANTIFRAUDE (OLAF)

RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU COMITÉ DE SURVEILLANCE DE L’OLAF

TABLE DES MATIÈRES

TITRE I — RÔLE ET RESPONSABILITÉS DU COMITÉ DE SURVEILLANCE DE L'OLAF

Article 1er Tâches

Article 2 Pouvoirs

TITRE II — COMPOSITION ET FONCTIONNEMENT

Article 3 Composition

Article 4 Éthique

Article 5 Présidence

Article 6 Réunions

Article 7 Méthodes de travail

Article 8 Rapporteurs

Article 9 Procédure de vote

Article 10 Compte rendu

Article 11 Secrétariat

TITRE III — EXERCICE DES POUVOIRS

Article 12 Suivi d’enquêtes à l’initiative du comité de surveillance

Article 13 Suites à donner aux informations fournies par le directeur général

Article 14 Contrôles, études et avis d’expert

Article 15 Rapport d’activités

Article 16 Procédure d’avis concernant la désignation du directeur général

Article 17 Procédure disciplinaire applicable au directeur général

Article 18 Confidentialité et traitement des données à caractère personnel

Article 19 Budget

TITRE IV — DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES

Article 20 Examen et modification du règlement intérieur

Article 21 Entrée en vigueur et publication du règlement intérieur

LE COMITÉ DE SURVEILLANCE,

vu l’article 11, paragraphe 6, du règlement (CE) no 1073/1999 du Parlement européen et du Conseil du 25 mai 1999 relatif aux enquêtes effectuées par l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) (1),

vu l’article 11, paragraphe 6, du règlement (Euratom) no 1074/1999 du Conseil du 25 mai 1999 relatif aux enquêtes effectuées par l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) (2),

ADOPTE LE PRÉSENT RÈGLEMENT INTÉRIEUR:

TITRE I

RÔLE ET RESPONSABILITÉS DU COMITÉ DE SURVEILLANCE DE L’OLAF

Article premier

Tâches

1. Le comité de surveillance de l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) accomplit les tâches définies par le règlement (CE) no 1073/1999 et la décision 1999/352/CE, CECA, Euratom de la Commission du 28 avril 1999 instituant l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) (3).

2. Afin de renforcer l’indépendance de l’OLAF dans l’accomplissement de ses tâches, le comité de surveillance contrôle régulièrement la fonction d’enquête de l’OLAF et assiste le directeur général de l’OLAF dans l’exécution de ses tâches.

Article 2

Pouvoirs

1. Pour assurer le contrôle régulier de l’exécution de la fonction d’enquête de l’OLAF, le comité de surveillance a accès à toutes les informations et à tous les documents qu’il estime nécessaires à l’exécution de ses fonctions.

2. Le comité de surveillance contrôle régulièrement les informations qui lui sont transmises par le directeur général de l’OLAF, conformément à l’article 11, paragraphe 7, du règlement (CE) no 1073/1999.

3. Le comité de surveillance traite les informations qui lui sont fournies par le personnel de l’OLAF à propos de tout fait, de toute activité illégale éventuelle ou de tout comportement inapproprié au sein de l’OLAF conformément à l’article 22 bis du statut du personnel de l’Union européenne.

4. En ce qui concerne les informations transmises par l’OLAF aux autorités judiciaires nationales et qui lui sont notifiées au préalable, le comité de surveillance vérifie que les garanties procédurales et les droits fondamentaux ont bien été respectés en cours d’enquête.

5. Le comité de surveillance garantit que toutes les informations et tous les documents fournis par l’OLAF bénéficient d’un traitement confidentiel.

6. Le comité de surveillance exerce ses fonctions et pouvoirs conformément aux dispositions du titre III du présent règlement intérieur.

TITRE II

COMPOSITION ET FONCTIONNEMENT

Article 3

Composition

1. La composition, la méthode de désignation et le mandat des membres du comité de surveillance sont définis par le règlement (CE) no 1073/1999.

2. À l’expiration de leur mandat, les membres du comité restent en fonction jusqu’à leur nouvelle désignation ou leur remplacement.

3. Lorsqu’un membre du comité de surveillance est dans l’incapacité de siéger au comité ou qu’il démissionne, il informe le président du comité afin que les mesures appropriées puissent être prises.

Article 4

Éthique

1. Conformément à l’article 11, paragraphe 5, du règlement (CE) no 1073/1999, dans l’accomplissement de leurs devoirs, les membres du comité de surveillance agissent en toute indépendance et ne sollicitent ni n’acceptent d’instructions d’aucun gouvernement ni d’aucune institution, d’aucun organe ou organisme.

2. De même, conformément à la décision relative à leur désignation, ils ne traitent pas d’affaires dans lesquelles ils ont, directement ou indirectement, un intérêt personnel et, en particulier, des intérêts familiaux ou financiers susceptibles de mettre en cause leur indépendance.

Ils traitent les dossiers qui leur sont soumis et les délibérations auxquelles ceux-ci donnent lieu dans une stricte confidentialité.

3. Les membres du comité de surveillance l’informent de toute situation susceptible de compromettre l’un des principes régissant son activité tels que visés aux paragraphes 1 et 2 afin que le comité puisse prendre les mesures appropriées.

Article 5

Présidence

1. Le comité de surveillance élit un président parmi ses membres à la majorité de ceux-ci.

2. Le président est élu pour un an. Il est rééligible. L’élection a lieu lors de la dernière réunion présidée par le président sortant.

3. Si le président est dans l’incapacité, pour toute raison, de remplir ses fonctions pendant une longue période, il informe les membres du comité de sa situation. En pareil cas, un nouveau président est élu dans le cadre de la procédure visée au paragraphe 1.

4. Le président représente le comité de surveillance et il préside ses réunions. Il veille au bon déroulement de ses travaux. Le président convoque les réunions du comité et il en fixe le lieu, la date et l’heure. Il établit un projet d’ordre du jour et veille à l’application des décisions du comité.

5. S’il est temporairement incapable de remplir ses fonctions, le président peut demander à un membre du comité de le remplacer.

6. En cas d’absence du président et si la procédure visée au paragraphe 5 n’a pas été employée, la présidence est assurée par le membre le plus âgé.

7. Le président est pleinement habilité à envoyer des lettres concernant les activités du comité de surveillance ou à y répondre. Le président informe les membres du comité des lettres qu’il a reçues ou auxquelles il a répondu.

8. Le président informe le comité de surveillance des travaux effectués par le secrétariat et le chef du secrétariat, afin de s’assurer régulièrement de son bon fonctionnement.

Article 6

Réunions

1. Le comité de surveillance exerce ses pouvoirs lorsqu’il se réunit en tant qu’organe. Il se réunit au moins dix fois par an. Il délibère valablement uniquement si la majorité de ses membres est présente. Il se réunit également à l’initiative du président ou à la demande d’une majorité de ses membres.

2. Hormis dans les cas considérés comme urgents par le président, les convocations aux réunions sont envoyées dans un délai suffisant pour informer les destinataires au moins une semaine avant la réunion en question. La convocation comprend le projet d’ordre du jour et les documents requis pour la réunion, à moins que la nature des documents soit telle qu’ils ne puissent pas être joints. L’ordre du jour définitif est adopté au début de chaque réunion.

3. Tout membre peut demander au président d’inscrire des points ou des thèmes spécifiques au projet d’ordre du jour ou d’y ajouter ces points.

4. À la demande du directeur général de l’OLAF, le président peut convoquer le comité de surveillance ou inscrire des points à l’ordre du jour. Les propositions du directeur général sont accompagnées des documents nécessaires.

5. Le comité de surveillance peut inviter le directeur général de l’OLAF à participer aux réunions et aux activités liées à son travail. D’autres membres de l’OLAF peuvent être invités à prendre part à une réunion du comité si leur présence est jugée nécessaire. Ces invitations émanent du directeur général de l’OLAF.

Le directeur général de l’OLAF est informé des points figurant à l’ordre du jour et concernant la participation des personnes visées au premier alinéa.

6. Tout représentant des institutions, organes ou organismes de l’Union européenne, des États membres ou d’États associés peut être invité à participer au travail du comité de surveillance portant sur un point particulier à l’ordre du jour de la réunion.

Article 7

Méthodes de travail

1. Les réunions du comité de surveillance ne sont pas publiques. Ses travaux et les documents internes du comité qui en constituent la base sont confidentiels, à moins que le comité n’en décide autrement.

Les informations et les documents communiqués par le directeur général de l’OLAF sont soumis aux dispositions de l’article 339 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne relatives à la protection de la confidentialité et de l’article 8 du règlement (CE) no 1073/1999.

2. Le comité de surveillance adopte au maximum trois langues de travail. Les documents et les projets d’avis, les rapports ou les décisions sont rédigés dans les langues de travail adoptées par le comité. Le cas échéant, un membre peut demander la traduction d’un document dans sa langue.

3. Les avis, les rapports et les décisions sont adoptés lors des réunions du comité de surveillance en séance plénière.

4. Toutefois, par exception à ce principe, certaines décisions peuvent faire l’objet d’une procédure écrite si le comité de surveillance a approuvé le recours à cette procédure lors d’une réunion antérieure.

En cas d’urgence, le président peut consulter les membres du comité par écrit.

Dans l’un ou l’autre de ces cas, il transmet un projet de décision aux membres du comité. Si les membres ne formulent aucune objection au projet de décision dans un délai à fixer par le président, à savoir cinq jours ouvrables après la réception de la proposition, celle-ci est réputée avoir été adoptée. Si, dans un délai de cinq jours ouvrables à compter de la réception du projet de décision, un membre demande qu’elle soit examinée par le comité, la procédure écrite est suspendue.

Article 8

Rapporteurs

1. Pour préparer ses débats ou ses travaux, le comité de surveillance peut, sur proposition du président, désigner un ou plusieurs rapporteurs parmi ses membres.

2. Si le thème à traiter est urgent, le président peut procéder à la désignation de sa propre initiative. Dans ce cas, il informe les membres du comité sur-le-champ.

3. Le rapporteur examine les questions qui lui sont confiées et il soumet un projet de rapport au comité de surveillance. Le cas échéant, il est assisté par le secrétariat du comité.

Article 9

Procédure de vote

1. Les décisions sont prises à la majorité des membres du comité de surveillance sur proposition du président.

2. Sur proposition d’un membre, le vote peut avoir lieu à bulletin secret.

Article 10

Compte rendu

1. Chaque réunion du comité de surveillance fait l’objet d’un compte rendu qui est rédigé dans ses langues de travail et reprend les décisions adoptées pour chaque point à l’ordre du jour.

2. Le projet de compte rendu est établi par le secrétariat sous le contrôle du président et il est soumis aux membres du comité de surveillance pour approbation lors de sa réunion suivante.

3. Au moment de l’approbation, tout membre peut proposer une modification du compte rendu. Les membres peuvent aussi demander que des déclarations écrites ou des documents jugés utiles soient joints au compte rendu.

4. Une fois le compte rendu adopté, le président et la personne responsable du secrétariat le signent et il est archivé au secrétariat du comité. Le compte rendu peut être rendu public si le comité le décide.

Article 11

Secrétariat

1. Conformément à l’article 11, paragraphe 6, du règlement (CE) no 1073/1999, le comité de surveillance dispose d’un secrétariat qui l’assiste dans l’accomplissement de ses tâches. Le secrétariat, qui travaille en toute indépendance sous la direction du président du comité et de ses membres, permet la bonne exécution des travaux du comité.

2. Le comité de surveillance informe le directeur général de l’OLAF des besoins du secrétariat en matière de personnel et de ressources afin d’assurer l’exécution des tâches du comité et de garantir la continuité de son travail.

3. En toutes circonstances, le chef du secrétariat informe le comité de surveillance des candidatures déposées pour devenir membre du secrétariat. Une fois les candidatures connues, le comité débat en séance plénière de la mesure dans laquelle elles répondent aux besoins du comité, afin de présenter une proposition de désignation au directeur général de l’OLAF.

4. Le chef du secrétariat rend compte de son action au président du comité de surveillance. Il coordonne les travaux du secrétariat et est responsable de la gestion administrative et budgétaire du comité et de son secrétariat.

Le comité de surveillance désigne parmi ses membres ceux qui participent à la procédure de sélection du chef du secrétariat. Les membres du comité qui sont choisis informent le comité, en séance plénière, des travaux des comités de sélection et des résultats obtenus.

5. Le comité de surveillance évalue régulièrement le travail du chef et des membres du secrétariat.

6. Le personnel du secrétariat est tenu de traiter les informations dont il dispose en toute confidentialité. Il reste lié par cette obligation après la cessation de ses fonctions. Si le comité de surveillance apprend qu’un membre du secrétariat a violé l’obligation de confidentialité, le président du comité informe le directeur général de l’OLAF afin que les mesures appropriées puissent être prises.

7. Le secrétariat contribue à l’exécution efficace des tâches assignées au comité de surveillance en vue de renforcer l’indépendance de l’OLAF, en particulier en ce qui concerne sa fonction de suivi. À cet égard, il assiste le président dans la préparation et la conduite des réunions. Il élabore un projet d’ordre du jour pour chaque réunion, il établit le projet de compte rendu des réunions, il communique aux membres du comité les informations et les documents concernant chaque domaine de ses activités, il participe, sous la responsabilité du président, à la rédaction des textes et il porte assistance aux membres du comité, notamment lorsqu’ils agissent en qualité de rapporteurs. À cette fin, les membres du secrétariat participent le cas échéant aux réunions avec les rapporteurs afin d’accomplir ces tâches.

TITRE III

EXERCICE DES POUVOIRS

Article 12

Suivi d’enquêtes à l’initiative du comité de surveillance

Le président du comité, en accord avec le rapporteur désigné, adresse une note au secrétariat indiquant les enquêtes auxquelles il doit accéder, conformément à l’article 11, paragraphe 1, du règlement (CE) no 1073/1999.

Article 13

Suites à donner aux informations fournies par le directeur général

1. Le comité de surveillance, après avoir examiné le programme d’activités que lui transmet annuellement le directeur général de l’OLAF, peut émettre un avis formulant un commentaire approprié sur toute question relevant de son mandat.

Il étudie également les informations concernant les activités de l’OLAF que lui fournit régulièrement le directeur général et émet des avis sur ces informations, conformément à l’article 11, paragraphe 1, deuxième alinéa, du règlement (CE) no 1073/1999.

2. Conformément à l’article 11, paragraphe 7, du règlement (CE) no 1073/1999, le comité de surveillance est tenu régulièrement au courant des enquêtes de l’OLAF, de leurs résultats et des suites qui leur ont été données. Le comité peut formuler des commentaires appropriés sans, cependant, interférer dans la conduite des enquêtes en cours.

3. Le comité de surveillance examine les raisons pour lesquelles il n’a pas été possible de conclure toute enquête engagée depuis plus de neuf mois, ainsi que le délai prévisible nécessaire à son achèvement.

4. Le comité examine les cas où une institution, un organe ou un organisme n’a pas donné suite aux recommandations émises par le directeur général. Il examine en même temps les situations dans lesquelles le travail des enquêteurs de l’OLAF a été entravé, retardé ou empêché, en vue de prendre des mesures appropriées.

5. Les cas dans lesquels il y a lieu de transmettre des informations aux autorités judiciaires d’un État membre sont examinés sur la base des informations fournies par le directeur général de l’OLAF et conformément au règlement (CE) no 1073/1999. Le suivi sera également effectué sur cette base.

En particulier, avant l’envoi des informations, le comité de surveillance demande l’accès aux enquêtes concernées afin de s’assurer que les garanties procédurales et les droits fondamentaux ont bien été respectés. Une fois que le secrétariat a obtenu l’accès aux documents dans un délai qui lui permette de remplir cette fonction, les rapporteurs désignés pour examiner les dossiers préparent leur présentation destinée à la séance plénière du comité. Le personnel responsable de l’OLAF peut être invité à cette séance afin que les membres disposent de toutes les informations nécessaires.

Le comité désigne des rapporteurs pour examiner ces enquêtes et, le cas échéant, émettre un avis.

6. Tout en aidant le directeur général de l’OLAF à s’acquitter de ses responsabilités, le comité de surveillance peut émettre des avis sur la contribution de l’OLAF à la conception et à l’élaboration des méthodes de lutte contre la fraude et toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers de l’Union.

Article 14

Contrôles, études et avis d’expert

1. Dans le cadre de ses pouvoirs, le comité de surveillance peut effectuer tout contrôle approprié, conduire toute étude ou solliciter tout avis d’expert qu’il juge nécessaire. Il peut également demander l’aide de fonctionnaires ou d’autres agents de l’OLAF ou des institutions, organes ou organismes de l’Union européenne, des États membres ou d’États associés.

2. En ce qui concerne les informations communiquées conformément à l’article 22 bis du statut du personnel de l’Union européenne, le président du comité rend compte au comité afin que ces informations puissent être étudiées. Une fois cette analyse préliminaire réalisée, le comité transmet si nécessaire les informations au service concerné.

Article 15

Rapport d’activités

1. Conformément à l’article 11, paragraphe 8, du règlement (CE) no 1073/1999, le comité de surveillance adopte au moins un rapport d’activités par an et présente celui-ci aux institutions. Le rapport couvre les activités effectuées dans le cadre de l’exercice des pouvoirs du comité et contient une évaluation des activités de l’OLAF et de la mise en œuvre de son programme annuel.

2. Le rapport est présenté au comité de surveillance par un ou plusieurs rapporteurs.

3. Il peut comprendre une annexe énumérant les avis émis par le comité.

Il peut également être accompagné de tout rapport présenté par le comité, conformément à l’article 11, paragraphe 8, du règlement (CE) no 1073/1999, au Parlement européen, au Conseil, à la Commission et à la Cour des comptes sur les résultats des enquêtes de l’OLAF et les suites données à celles-ci.

4. Le comité de surveillance prend les mesures nécessaires pour que son rapport d’activités soit publié au Journal officiel de l’Union européenne, après sa présentation au Parlement européen, au Conseil et à la Commission.

Article 16

Procédure d’avis concernant la désignation du directeur général

1. Le comité de surveillance examine les candidatures à la fonction de directeur général de l’OLAF et participe à la procédure de sélection parmi les membres désignés à cette fin lors de la séance plénière. Après avoir débattu des résultats des comités de sélection, le comité émet un avis exposant les critères qu’il a appliqués pour évaluer les mérites et l’adéquation des candidats.

L’avis comporte l’avis du comité sur les candidats conformément aux dispositions de l’article 12, paragraphe 2, du règlement (CE) no 1073/1999. Il est envoyé aux institutions.

2. Si aucun candidat ne fait l’objet d’un avis favorable, le président informe la Commission que le comité a voté contre les candidatures présentées.

Article 17

Procédure disciplinaire applicable au directeur général

Lorsqu’il est consulté conformément à l’article 12, paragraphe 4, du règlement (CE) no 1073/1999, le comité de surveillance émet un avis motivé.

Article 18

Confidentialité et traitement des données à caractère personnel

1. Le comité de surveillance veille à ce que l’article 8 du règlement (CE) no 1073/1999 soit appliqué.

2. Le comité de surveillance peut décider d’émettre un avis, de sa propre initiative ou à l’initiative du directeur général de l’OLAF.

Article 19

Budget

1. Le comité de surveillance émet un avis sur l’avant-projet de budget présenté par le directeur général de l’OLAF et adressé à la direction générale du budget de la Commission.

2. Le secrétariat élabore des propositions de budget annuel de fonctionnement du comité de surveillance, qui sont transmises au directeur général après leur approbation par le comité.

TITRE IV

DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES

Article 20

Examen et modifications du règlement intérieur

Tout membre du comité de surveillance peut proposer des modifications à tout moment et les soumettre par écrit au président. Les modifications sont mises au vote lors de la première réunion qui suit leur présentation, conformément à la procédure de vote prévue à l’article 10.

Article 21

Entrée en vigueur et publication du règlement intérieur

1. Le présent règlement intérieur entre en vigueur le jour qui suit son adoption par le comité de surveillance. Il remplace le règlement précédent, publié au Journal officiel de l’Union européenne en 2006 (4).

2. Une fois le règlement adopté, le comité de surveillance prend les mesures nécessaires pour qu’il soit publié au Journal officiel de l’Union européenne.

Fait à Bruxelles, le 29 juin 2011. Pour le comité de surveillance de l’OLAF La présidente Diemut THEATO

(1) JO L 136 du 31.5.1999, p. 1.

(2) JO L 136 du 31.5.1999, p. 8.

(3) JO L 136 du 31.5.1999, p. 20.

(4) JO C 311 du 19.12.2006, p. 63.