RÈGLEMENT DÉLÉGUÉ (UE) 2018/1291 DE LA COMMISSION

du 16 mai 2018

modifiant le règlement délégué (UE) no 1042/2014 complétant le règlement (UE) no 514/2014 du Parlement européen et du Conseil en ce qui concerne la désignation et les responsabilités en matière de gestion et de contrôle des autorités responsables ainsi que le statut et les obligations des autorités d'audit

LA COMMISSION EUROPÉENNE,

vu le traité sur le fonctionnement de l'Union européenne,

vu le règlement (UE) no 514/2014 du Parlement européen et du Conseil du 16 avril 2014 portant dispositions générales applicables au Fonds «Asile, migration et intégration» et à l'instrument de soutien financier à la coopération policière, à la prévention et à la répression de la criminalité, ainsi qu'à la gestion des crises (1), et notamment son article 26, paragraphe 4, et son article 29, paragraphe 1,

considérant ce qui suit:

(1) Afin de garantir la sécurité juridique, il est nécessaire de préciser qu'une autorité déléguée peut également intervenir en qualité de maître d'œuvre. Dans ce cas, l'autorité d'audit fonctionne indépendamment de l'autorité déléguée, y compris lorsque cette dernière intervient en qualité de maître d'œuvre.

(2) Les premiers exercices d'apurement des comptes effectués en application de l'article 1er du règlement d'exécution (UE) 2015/378 de la Commission (2) ont mis en évidence la nécessité de préciser le champ d'application des audits des systèmes réalisés par l'autorité d'audit et d'aligner le présent règlement sur les exigences clés fixées à l'annexe du règlement d'exécution (UE) 2015/378. En précisant le champ d'application des audits des systèmes, il convient d'établir les principaux types de défaillances et de déterminer le niveau correspondant des corrections financières nécessitées par les défaillances du système et devant être appliqué de manière cohérente et comparable par les États membres.

(3) Afin de mettre le règlement délégué (UE) no 1042/2014 de la Commission (3) en conformité avec l'article 29 du règlement (UE) no 514/2014 et avec l'article 59, paragraphe 5, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil (4), il y a lieu de mentionner l'obligation incombant à l'autorité d'audit d'effectuer des audits des dépenses.

(4) Aux fins des audits des dépenses, il est nécessaire de préciser que la population auditable devrait inclure les données financières représentant les paiements effectués par l'autorité responsable sur toute la durée d'un exercice financier, ainsi que, pour le Fonds «Asile, migration et intégration», le nombre des personnes relocalisées, réinstallées, transférées ou admises légalement.

(5) Afin de veiller à ce que les audits des dépenses aient un champ d'application et une efficacité adéquats et à ce qu'ils soient effectués selon les mêmes normes par toutes les autorités d'audit, il y a lieu de fixer les exigences minimales en matière d'échantillonnage qu'une autorité d'audit doit respecter pour établir ou approuver la méthode d'échantillonnage.

(6) Conformément à l'article 30 du règlement (UE) no 514/2014, aux fins de la communication des résultats des audits à la Commission, il y a lieu de présenter le modèle de rapport annuel de contrôle, qui définit les informations et données d'audit à fournir pour chaque exercice à l'appui des avis de l'autorité d'audit soumis avec les comptes. Ce rapport annuel de contrôle doit être envoyé à la Commission via le système d'échange électronique de données visé à l'article 2 du règlement d'exécution (UE) no 802/2014 de la Commission (5) («SFC2014») et, en particulier, via le module destiné aux contrôleurs nationaux et aux services d'audit de la Commission,

A ADOPTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:

Article premier Le règlement délégué (UE) no 1042/2014 est modifié comme suit: 1) à l'article 5, paragraphe 1, le second alinéa suivant est ajouté: «Lorsque l'autorité responsable l'y autorise, l'autorité déléguée peut intervenir en qualité de maître d'œuvre au sens de l'article 8.»; 2) l'article 5, paragraphe 2, point b), est remplacé par le texte suivant: «b) la ou les tâches confiées à l'autorité déléguée, y compris, le cas échéant, les projets pour lesquels l'autorité déléguée peut intervenir en qualité de maître d'œuvre au sens de l'article 8.»; 3) l'article 14 est remplacé par le texte suivant: «Article 14 Audits 1. Pour rédiger l'avis visé à l'article 59, paragraphe 5, deuxième alinéa, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil (*1), l'autorité d'audit effectue des audits des systèmes, des audits des dépenses et des audits des comptes. 2. Les audits des systèmes vérifient si le système de gestion et de contrôle de l'autorité responsable a fonctionné efficacement de manière à donner une assurance raisonnable que les données financières incluses dans la demande de paiement du solde annuel présentée à la Commission conformément à l'article 44 du règlement (UE) no 514/2014 sont légales et régulières. Sur la base de ces audits des systèmes, l'autorité d'audit vérifie la conformité aux exigences clés énoncées à l'annexe du règlement d'exécution (UE) 2015/378 de la Commission (*2) et si l'autorité responsable continue de satisfaire aux critères de désignation énoncés à l'annexe I du présent règlement. 3. Les audits des dépenses sont effectués pour chaque exercice financier sur un échantillon approprié établi à partir des données financières considérées comme éligibles par l'autorité responsable (ci-après le “projet de comptes”) après l'achèvement de tous ses contrôles visés à l'article 27 du règlement (UE) no 514/2014 et au règlement d'exécution (UE) 2015/840 de la Commission (*3). Les données financières comprennent tous les types de paiements effectués par l'autorité responsable au cours d'un exercice tel que défini à l'article 38 du règlement (UE) no 514/2014, y compris les avances, les paiements intermédiaires, les paiements finaux et les paiements relatifs à l'assistance technique et au soutien opérationnel. Les données financières comprennent également, pour le Fonds “Asile, migration et intégration”, le nombre des personnes relocalisées, réinstallées, transférées ou admises légalement. Les audits des dépenses: — sont effectués sur la base des pièces justificatives qui composent la piste d'audit et ils ont pour objet de vérifier la légalité et la régularité des données financières dans le projet de comptes, — selon le cas, incluent la vérification sur place des dépenses encourues par les bénéficiaires, y compris mutatis mutandis pour les paiements effectués au titre de l'assistance technique et du soutien opérationnel, — selon le cas, incluent la vérification du respect des exigences fixées pour les personnes relocalisées conformément aux décisions (UE) 2015/1523 et (UE) 2015/1601 du Conseil, réinstallées conformément à l'article 17 du règlement (UE) no 516/2014, transférées conformément à l'article 18 du règlement (UE) no 516/2014 ou légalement admises conformément à la décision (UE) 2015/1601 du Conseil, pour lesquelles une somme forfaitaire est demandée, — vérifient l'exactitude et l'exhaustivité des paiements effectués en faveur des bénéficiaires et enregistrés par l'autorité responsable dans son système comptable, et le rapprochement de la piste d'audit à tous les niveaux. Lorsque l'autorité d'audit constate un taux d'erreur dans le projet de comptes qui est significatif ou lorsque les problèmes détectés semblent être de nature systémique et peuvent par conséquent présenter un risque pour d'autres paiements financés par le programme national, elle veille à ce qu'un examen plus approfondi soit réalisé, incluant si nécessaire des contrôles additionnels, afin de déterminer l'ampleur desdits problèmes. Le seuil de signification maximal est de 2 % de la contribution de l'Union dans les données financières figurant dans le “projet de comptes”. L'autorité d'audit recommande les mesures correctives nécessaires à l'autorité responsable, y compris, le cas échéant, des corrections financières forfaitaires conformément au règlement d'exécution (UE) 2015/378 de la Commission. L'autorité d'audit communique les résultats des audits des dépenses ainsi que les recommandations et les mesures correctives correspondantes dans le rapport annuel de contrôle visé à l'article 14, paragraphe 8. 4. L'autorité d'audit établit la méthode de sélection de l'échantillon approprié (ci-après la “méthode d'échantillonnage”), conformément aux normes d'audit internationalement reconnues. La méthode d'échantillonnage permet à l'autorité d'audit d'estimer le taux d'erreur total dans le “projet de comptes” pour l'exercice considéré. L'autorité d'audit consigne, dans le rapport annuel de contrôle visé à l'article 14, paragraphe 8, le jugement professionnel qu'elle a exercé pour établir la méthode d'échantillonnage statistique ou non statistique et les paramètres d'échantillonnage applicables. L'autorité d'audit conserve une trace de la méthode d'échantillonnage appliquée couvrant les phases de planification, de sélection, d'essai et d'évaluation, afin de démontrer le caractère approprié de la méthode d'échantillonnage retenue. Lorsque des méthodes d'échantillonnage statistique ne peuvent être appliquées, une méthode d'échantillonnage non statistique peut être appliquée, sur la base du jugement professionnel de l'autorité d'audit. Toute méthode d'échantillonnage non statistique prévoit une sélection aléatoire des éléments de l'échantillon et couvre au moins 10 % de la valeur des données financières figurant dans le “projet de comptes”. La méthode d'échantillonnage retenue et la taille de l'échantillon permettent à l'autorité d'audit de tirer des conclusions sur la population totale dont est tiré l'échantillon. À cet effet et s'il y a lieu, l'autorité d'audit peut stratifier les données financières en les divisant en strates, c'est-à-dire en groupes d'unités d'échantillonnage présentant des caractéristiques similaires. Lorsque l'échantillon d'audit comprend des paiements intermédiaires et/ou des paiements finaux apurant des avances déclarées dans les comptes d'exercices précédents, ces avances relèvent du champ de l'audit des dépenses. Toutefois, pour compléter le tableau de la rubrique 10.2 intitulée “Résultats des audits des dépenses” dans le rapport annuel de contrôle visé à l'article 14, paragraphe 8, les taux d'erreur et la couverture des audits sont calculés sur la seule base de l'échantillon d'audit tiré des données financières qui figurent dans le “projet de comptes” de l'exercice en cours. 5. Les audits des comptes sont effectués afin de fournir une assurance raisonnable que les comptes annuels offrent une image fidèle des données financières déclarées dans la demande de paiement du solde annuel (ci-après les “comptes définitifs”) soumise à la Commission par l'autorité responsable conformément à l'article 44 du règlement (UE) no 514/2014. Afin de déterminer si les comptes définitifs offrent une image fidèle de la réalité, l'autorité d'audit vérifie que toutes les données financières et les contributions publiques reçues et inscrites aux comptes préparés par l'autorité responsable pour l'exercice sont correctement enregistrées dans le système comptable et correspondent aux pièces comptables justificatives conservées par l'autorité responsable. Sur la base de ces comptes, l'autorité d'audit vérifie notamment que: a) le montant total des données financières déclarées dans la demande de paiement du solde annuel présentée à la Commission correspond au montant inscrit dans le système comptable de l'autorité responsable et, en cas de différences, que des explications adéquates ont été consignées pour les montants de rapprochement; b) les montants retirés et recouvrés, les montants à recouvrer et les montants irrécouvrables au terme de l'exercice correspondent aux montants inscrits dans le système comptable de l'autorité responsable et sont étayés par des décisions documentées de l'autorité responsable; c) l'autorité responsable a effectué les contrôles administratifs et financiers ainsi que les contrôles opérationnels sur place conformément à l'article 27 du règlement (UE) no 514/2014 et au règlement d'exécution (UE) 2015/840 de la Commission. Les vérifications visées aux points a), b) et c) peuvent être réalisées sur la base d'échantillons. Sur la base du taux d'erreur total déterminé par les audits des dépenses et les résultats de l'audit des comptes, l'autorité d'audit calcule le taux d'erreur résiduel pour rédiger l'avis visé à l'article 59, paragraphe 5, deuxième alinéa, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012. Le calcul du taux d'erreur résiduel est consigné dans le rapport annuel de contrôle visé au paragraphe 8. 6. Si les constatations de l'autorité d'audit, au terme de l'ensemble de son travail d'audit, font apparaître des défaillances significatives dans le fonctionnement effectif des systèmes de gestion et de contrôle de l'autorité responsable, l'autorité d'audit: a) évalue l'impact financier de ces défaillances conformément au règlement d'exécution (UE) 2015/378 de la Commission; b) adresse des recommandations appropriées à l'autorité responsable pour qu'elle prenne des mesures préventives et correctives; c) surveille la mise en œuvre par l'autorité responsable des mesures visées au point b) ci-dessus et s'assure qu'un plan d'action visant à rétablir le bon fonctionnement des systèmes de gestion et de contrôle est en place. 7. En vertu de l'article 3, paragraphe 2, l'autorité d'audit communique ses constatations à l'autorité de désignation, et indique notamment si, de son point de vue, l'autorité responsable continue de remplir les critères de désignation. 8. L'autorité d'audit s'assure que toutes les informations relatives à ses activités d'audit visées aux paragraphes 1, 2, 3, 4, 5, 6 et 7 sont dûment communiquées à la Commission européenne. À cette fin, l'autorité d'audit établit un rapport annuel de contrôle exposant les principales constatations tirées de son travail d'audit. Le rapport annuel de contrôle est établi conformément au modèle figurant à l'annexe du présent règlement et est envoyé à la Commission via le système d'échange électronique de données visé à l'article 2 du règlement d'exécution (UE) no 802/2014 de la Commission. Le rapport annuel de contrôle est envoyé à la Commission au plus tard 3 jours ouvrables après que l'autorité responsable a soumis la demande de paiement du solde annuel à la Commission conformément à l'article 44 du règlement (UE) no 514/2014. (*1) Règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif aux règles financières applicables au budget général de l'Union et abrogeant le règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil (JO L 298 du 26.10.2012, p. 1." (*2) Règlement d'exécution (UE) 2015/378 de la Commission du 2 mars 2015 portant modalités d'application du règlement (UE) no 514/2014 du Parlement européen et du Conseil en ce qui concerne la mise en œuvre de la procédure d'apurement annuel des comptes et la mise en œuvre de la procédure d'apurement de conformité (JO L 64 du 7.3.2015, p. 30)." (*3) Règlement d'exécution (UE) 2015/840 de la Commission du 29 mai 2015 concernant les contrôles effectués par les autorités responsables conformément au règlement (UE) no 514/2014 du Parlement européen et du Conseil portant dispositions générales applicables au Fonds “Asile, migration et intégration” et à l'instrument de soutien financier à la coopération policière, à la prévention et à la répression de la criminalité, ainsi qu'à la gestion des crises (JO L 134 du 30.5.2015, p. 1).»;" 4) une nouvelle annexe II est ajoutée au présent règlement.

Article 2 Le présent règlement entre en vigueur le vingtième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l'Union européenne.

Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans les États membres conformément aux traités. Fait à Bruxelles, le 16 mai 2018. Par la Commission Le président Jean-Claude JUNCKER

(1) JO L 150 du 20.5.2014, p. 112.

(2) Règlement d'exécution (UE) 2015/378 de la Commission du 2 mars 2015 portant modalités d'application du règlement (UE) no 514/2014 du Parlement européen et du Conseil en ce qui concerne la mise en œuvre de la procédure d'apurement annuel des comptes et la mise en œuvre de la procédure d'apurement de conformité (JO L 64 du 7.3.2015, p. 30).

(3) Règlement délégué (UE) no 1042/2014 de la Commission du 25 juillet 2014 complétant le règlement (UE) no 514/2014 en ce qui concerne la désignation et les responsabilités en matière de gestion et de contrôle des autorités responsables ainsi que le statut et les obligations des autorités d'audit (JO L 289 du 3.10.2014, p. 3).

(4) Règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif aux règles financières applicables au budget général de l'Union et abrogeant le règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil (JO L 298 du 26.10.2012, p. 1).

(5) Règlement d'exécution (UE) no 802/2014 de la Commission du 24 juillet 2014 établissant les modèles pour les programmes nationaux ainsi que les conditions et les modalités du système d'échange électronique de données entre la Commission et les États membres, conformément au règlement (UE) no 514/2014 du Parlement européen et du Conseil portant dispositions générales applicables au Fonds «Asile, migration et intégration» et à l'instrument de soutien financier à la coopération policière, à la prévention et à la répression de la criminalité, ainsi qu'à la gestion des crises (JO L 219 du 25.7.2014, p. 22).