FR Journal officiel de l'Union européenne L 330/66

DÉCISION DU PARLEMENT EUROPÉEN

du 21 avril 2004

sur la décharge à donner au directeur de l'Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes sur l'exécution du budget de l'Observatoire pour l'exercice 2002

(2004/717/CE)

LE PARLEMENT EUROPÉEN,

vu le rapport de la Cour des comptes sur les états financiers de l'Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes relatifs à l'exercice 2002, accompagné des réponses de l'Observatoire (1) (C5-0633/2003),

vu la recommandation du Conseil du 9 mars 2004 (C5-0138/2004),

vu le traité CE, et notamment son article 276,

vu le règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002 portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes (2), et notamment son article 185, et le règlement (CE) no 1652/2003 du Conseil du 18 juin 2003 portant modification du règlement (CE) no 1035/97 portant création d'un Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes (3), et notamment son article 12 bis,

vu le règlement (CE, Euratom) no 2343/2002 de la Commission du 19 novembre 2002 portant règlement financier-cadre des organismes visés à l'article 185 du règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes (4), et notamment son article 94,

vu l'article 93 bis et l'annexe V de son règlement intérieur,

vu le rapport de la commission du contrôle budgétaire et l'avis de la commission des libertés et des droits des citoyens, de la justice et des affaires intérieures (A5-0212/2004),

1. donne décharge au directeur de l'Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes sur l'exécution du budget de l'Observatoire pour l'exercice 2002;

2. fait part de ses observations dans la résolution ci-jointe;

3. charge son président de transmettre la présente décision et la résolution qui l'accompagne au directeur de l'Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes, au Conseil, à la Commission et à la Cour des comptes et d'en assurer la publication au Journal officiel de l'Union européenne (série L).

Le secrétaire général Julian PRIESTLEY Le président Pat COX

(1) JO C 319 du 30.12.2003, p. 69.

(2) JO L 248 du 16.9.2002, p. 1.

(3) JO L 245 du 29.9.2003, p. 33.

(4) JO L 357 du 31.12.2002, p. 72.

FR Journal officiel de l'Union européenne L 330/67

RÉSOLUTION

du Parlement européen contenant les observations accompagnant la décision sur la décharge à donner au directeur de l'Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes sur l'exécution du budget de l'Observatoire pour l'exercice 2002

LE PARLEMENT EUROPÉEN,

vu le rapport de la Cour des comptes sur les états financiers de l'Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes relatifs à l'exercice 2002, accompagné des réponses de l'Observatoire (1) (C5-0633/2003),

vu la recommandation du Conseil du 9 mars 2004 (C5-0138/2004),

vu le traité CE, et notamment son article 276,

vu le règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002 portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes (2), et notamment son article 185, et le règlement (CE) no 1652/2003 du Conseil du 18 juin 2003 portant modification du règlement (CE) no 1035/97 portant création d'un Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes (3), et notamment son article 12 bis,

vu le règlement (CE, Euratom) no 2343/2002 de la Commission du 19 novembre 2002 portant règlement financier-cadre des organismes visés à l'article 185 du règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes (4), et notamment son article 94,

vu l'article 93 bis et l'annexe V de son règlement intérieur,

vu le rapport de la commission du contrôle budgétaire et l'avis de la commission des libertés et des droits des citoyens, de la justice et des affaires intérieures (A5-0212/2004),

A. considérant que la Cour des comptes européennes (CCE), dans son rapport susmentionné, a déclaré avoir obtenu une assurance raisonnable que les comptes pour l'exercice qui a pris fin le 31 décembre 2002 sont fiables et que les opérations sous-jacentes, prises dans leur ensemble, sont légales et régulières,

B. considérant que le 6 novembre 2003, le Parlement a donné la décharge (5) au directeur de l'Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes sur l'exécution de son budget pour l'exercice 2001, et que par la même occasion le Parlement dans sa résolution entre autres choses: — invitait l'Observatoire à garantir un contrôle plus strict de l'exécution des crédits et de la mise en œuvre de son programme de travail, et l'encourageait à réaliser davantage d'efforts afin de résoudre les problèmes récurrents dans ses relations avec le réseau RAXEN, — était d'avis que l'Observatoire devrait intensifier sa coopération avec d'autres agences confrontées à des problèmes «systémiques» similaires dans leurs relations avec les réseaux des points nationaux afin que des progrès puissent être réalisés en matière de développement d'une approche harmonisée de tels problèmes, basée sur les meilleures pratiques, — soulignait que l'Observatoire devrait poursuivre ses efforts, particulièrement dans les domaines de l'audit et du contrôle internes afin d'améliorer sa gestion financière,

1. constate que les comptes de l'Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes pour les exercices 2002 et 2001 sont établis comme suit: Compte de gestion pour les exercices 2002 et 2001 (1000 euros) 2002 2001 Recettes Recettes propres Subventions de la Commission 4 320 5 000 Recettes diverses Recettes financières 43 46 Total des recettes (a) 4 363 5 046 Dépenses Personnel — Titre I du budget Paiements 2 416 2 072 Crédits reportés 187 67 Fonctionnement — Titre II du budget Paiements 377 662 Crédits reportés 60 151 Activités opérationnelles — Titre III du budget Paiements 1 686 990 Crédits reportés 1 234 1 181 Total des dépenses (b) 5 960 5 123 Résultat de l'exercice (a - b) (6) - 1 597 - 77 Solde reporté de l'exercice précédent - 8 179 Crédits reportés et annulés 52 75 Sommes reportées de 2001 non utilisées 151 0 Montants remboursés à la Commission - 179 - 174 Différences de change 2 - 11 Solde de l'exercice - 1 579 - 8

Exécution du budget

2. constate la recommandation de la Cour des comptes selon laquelle l'Observatoire devrait poursuivre ses efforts afin de réduire encore davantage les reports; constate également la position de l'Observatoire selon laquelle les reports importants de crédits opérationnels sont principalement liés au cycle d'exécution des contrats par le réseau RAXEN; attend de l'Observatoire qu'il améliore sa planification dans ce domaine;

3. invite l'Observatoire à expliquer davantage ses analyses des possibilités offertes par le nouveau règlement financier, particulièrement en ce qui concerne les contrats relatifs au réseau RAXEN, en vue de réduire les reports et de garantir le respect du principe d'annualité;

4. constate la reconnaissance par l'Observatoire du report incorrect d'engagements provisoires ainsi que son assurance que l'article 6 du règlement financier de l'Observatoire sera dûment appliqué à l'avenir;

5. attend de l'Observatoire qu'il applique les suggestions de la Cour des comptes relatives à l'émission opportune des ordres de recouvrement en vue de garantir un contrôle efficace des recettes;

États financiers

6. partage les préoccupations de la Cour des comptes relatives à la balance de l'exercice 2002 (un déficit de 1,6 millions d'euros); constate également les effets négatifs que le faible niveau des crédits de paiement pourrait avoir sur la mise en œuvre du programme de travail de l'Observatoire; est d'avis que la différence entre les crédits d'engagement et de paiement n'est peut-être pas de nature à mettre en danger la bonne réalisation du programme de travail;

7. constate que les subventions communautaires à l'Observatoire sont payées en quatre versements; constate également que l'Observatoire souligne dans ses réponses au questionnaire qu'une situation similaire à celle de 2002 concernant le faible niveau des paiements et les retards de paiement des acomptes se répète en 2003, entraînant un problème identique de flux de trésorerie;

8. invite la Commission et l'Observatoire à améliorer leur coordination afin d'éviter de tels problèmes à l'avenir; invite la Commission à informer ses comités compétents de ce problème ainsi que des mesures prises en vue de remédier à cette situation;

Légalité et régularité des opérations sous-jacentes

9. s'inquiète vivement du fait que malgré les observations répétées de la Cour des comptes relatives aux problèmes persistants en matière de contrôle interne, les améliorations souhaitées n'ont toujours pas été apportées; est d'avis que la mise en œuvre du nouveau règlement financier permettra de réaliser de telles améliorations; invite l'Observatoire à intensifier ses efforts en la matière;

10. souligne la nécessite d'une évaluation correcte des résultats avant le renouvellement de contrats avec les points de contact nationaux de RAXEN, surtout lorsque des problèmes avec le réseau étaient déjà considérés comme «systématiques» lors d'années précédentes; salue les plans de l'Observatoire visant à évaluer continuellement le travail des points de contact; souligne l'importance d'une évaluation adéquate avant que toute nouvelle obligation financière ne soit prise;

11. invite l'Observatoire à s'assurer que les recommandations de la Cour des comptes, tout particulièrement en ce qui concerne la gestion des contrats, soient suivies; souligne la nécessité de garantir l'efficacité des organes satellites étant donné que la taille relative des dépenses de fonctionnement comparées aux dépenses opérationnelles est importante;

Questions horizontales relatives aux agences et à la Commission

Mise en œuvre du nouveau règlement financier — Audit et contrôle internes

12. réitère la position adoptée dans ses résolutions (7) accompagnant la décharge donnée aux agences pour 2001 en ce qui concerne la mise en œuvre du nouveau règlement financier; invite la Commission et les agences à poursuivre leur coopération, notamment dans les domaines de la comptabilité, de l'audit interne ainsi que des procédures de gestion et de contrôle afin de garantir l'établissement d'un cadre harmonisé cohérent pour le fonctionnement des agences;

13. rappelle ses inquiétudes exprimées dans la résolution sur la décharge pour 2001 concernant l'absence de contrôles des agences par le service d'audit interne de la Commission (SAI); s'inquiète vivement que de tels contrôles ne semblent pas avoir été mis en place cette année; demande à la Commission et au SAI d'expliquer les raisons de cette absence et de fournir des données relatives au nombre de membres du personnel dont dispose le vérificateur interne pour réaliser des contrôles dans les agences; attend de la Commission qu'elle indique comment elle peut garantir que des contrôles suffisants et corrects soient exécutés dans les organes satellites, notamment dans le SAI.

14. souligne qu'il est essentiel que les agences aient l'obligation de se soumettre aux pouvoirs de vérification de l'OLAF au même titre que les institutions (8); invite la Cour des comptes à fournir des informations, à temps pour l'adoption de la résolution sur la décharge, permettant de déterminer si les organes communautaires ayant souscrit à l'accord interinstitutionnel du 25 mai 1999 (9) sur les investigations internes par l'OLAF l'ont fait selon les mêmes termes que ceux établis à l'annexe de cet accord;

Gestion financière

15. constate que dans certaines des réponses des agences au questionnaire relatives à la manière dont pourrait être traité le problème récurrent des reports substantiels, il est fait mention des possibilités offertes par le nouveau règlement financier qui prévoit l'utilisation de «crédits différenciés»; invite les agences à mieux expliquer leurs analyses et à indiquer en particulier quelles sont leurs activités de nature pluriannuelle qui pourraient être financées par de tels crédits;

16. invite la Commission à présenter sa position quant à une telle solution et si elle devait estimer que celle-ci n'est pas faisable, à avancer des solutions alternatives permettant une réduction substantielle des reports;

Révision des agences

17. souligne que, avant toute décision de création d'une agence, la Commission doit réaliser une analyse rigoureuse de la nécessité et de la valeur ajoutée des fonctions qu'elle remplira, à la lumière des principes de subsidiarité, de rigueur budgétaire et de simplification des procédures;

18. invite la Commission à mener à bien une étude générale des activités actuellement réalisées par différents organes communautaires qui pourraient se chevaucher ou poursuivre les mêmes objectifs afin de proposer des solutions appropriées, dont des fusions éventuelles d'agences;

19. s'inquiète du fait qu'il existe un déséquilibre entre les dépenses de fonctionnement et les dépenses opérationnelles au sein de nombreuses agences, les dépenses de fonctionnement dépassant les opérationnelles; invite donc la Commission et les agences à définir des objectifs et un calendrier afin de réduire les dépenses de fonctionnement à un niveau proportionnel du total des dépenses; souligne que bon nombre d'agences constatent des possibilités en la matière, comme cela est repris dans le questionnaire;

20. en ce qui concerne les réponses au questionnaire sur la coopération interinstitutionnelle, encourage les agences à améliorer la coopération entre elles afin de satisfaire à leurs besoins dans des domaines spécifiques (pour le développement de logiciels, par exemple) et de réduire les coûts plutôt que d'opter pour des solutions conçues initialement pour les objectifs de la Commission, mais qui se sont souvent révélées trop lourdes et compliquées pour leurs besoins spécifiques;

21. encourage les agences à mettre en place et développer une étroite collaboration avec les commissions parlementaires compétentes; invite ses commissions compétentes dans le secteur d'activité de chacune des agences à coordonner leurs actions avec les commissions des budgets et du contrôle budgétaire en vue de garantir un contrôle efficace des activités des Agences;

Nouvelles sources de financement

22. salue les réponses et les idées issues du questionnaire concernant les possibilités d'autres sources de financement; constate que bon nombre de sources et de propositions actuelles concernent la location de bâtiments et d'installations ainsi que la vente de publications et d'informations; réalise que pour des raisons d'indépendance, entre autres, toutes les agences ne peuvent pas accepter des sources financières supplémentaires; souligne les économies d'échelle et les avantages financiers que représente la participation de pays tiers aux activités de certaines agences; invite la Commission et les agences à présenter des propositions constructives en ce qui concerne le développement de nouvelles sources de financement supplémentaire, qui augmenteraient le niveau d'autofinancement;

23. salue les contributions financières de certains États membres ou régions aux agences situées dans leur région; considère qu'il est important que le Conseil et la Commission demandent de telles contributions, surtout lorsque de nouvelles agences sont créées;

Cadre opérationnel harmonisé

24. rappelle sa position (10) selon laquelle la multitude des structures différentes des agences existantes était considérée comme «ni transparente, ni compréhensible et, même en gardant à l'esprit la diversité des tâches, ni justifiée»; invite la Commission à réaliser une révision de toutes les agences existantes afin de proposer, lorsque cela est approprié, des amendements à leurs instruments de base (11) pour les adapter aux modèles que le futur cadre réglementaire comprendra; charge ses commissions compétentes de suivre cet exercice de révision globale qui devrait être réalisé aussi vite que possible et prendre en considération les questions horizontales mentionnées dans la présente résolution sur la décharge;

25. invite la Commission à présenter des propositions adéquates visant à créer un tel cadre harmonisé pour les agences, avant ou au moins parallèlement à la présentation de propositions législatives pour les nouvelles agences; insiste sur le fait qu'un accord interinstitutionnel établissant des orientations communes constitue une condition nécessaire à la création d'un cadre harmonisé;

Politique du personnel

26. constate qu'à la suite du nouveau règlement financier, les organigrammes des agences sont établis par l'autorité budgétaire; souligne l'importance de ce changement pour la procédure de décharge des agences à l'avenir concernant l'examen de la mise en œuvre du règlement du personnel en matière de recrutement, de politique de promotion, de taux des vacances et de politique de recrutement;

27. constate qu'en réponse à un questionnaire au cours de la procédure budgétaire pour 2004, il a été établi que le nombre moyen d'années avant promotion au sein de plusieurs agences était considérablement inférieur à celui de la politique au sein de la Commission, que les taux des vacances étaient considérablement plus élevés par rapport à d'autres institutions et que plusieurs des nouveaux postes réclamés n'étaient pas proposés au grade le plus bas; considère que la politique du personnel devrait représenter une part importante d'une révision des agences existantes;

28. considère que la politique du personnel des agences devrait respecter le règlement financier, les règlements du personnel et les meilleures pratiques généralement suivies par les institutions; estime qu'il a été demandé à la Commission d'indiquer avant la procédure budgétaire 2005 les orientations relatives à la politique du personnel, notamment en ce qui concerne le taux des postes vacants, le taux des promotions, le niveau de recrutement ainsi que le profil d'une carrière standard;

29. rappelle le principe selon lequel les agences doivent autant que possible employer du personnel temporaire afin de conserver souplesse et efficacité;

30. s'inquiète des sérieuses anomalies détectées en matière de procédures de sélection de l'Observatoire européen des drogues et des toxicomanies comprenant: avis imprécis, procès-verbaux du comité de sélection incomplets, critères d'évaluation des candidats non définis à l'avance (12); s'inquiète vivement qu'il puisse s'agir non pas d'un cas isolé, mais que les agences en général puissent rencontrer des difficultés pour gérer ces procédures assez complexes d'une manière juste et transparente;

31. est d'avis que les procédures de sélection organisées par les agences devraient respecter les mêmes normes que celles organisées par l'Office européen de sélection du personnel (EPSO) et qu'elles ne devraient pas être perçues comme un moyen aisé d'accéder au statut de fonctionnaire européen;

32. invite la Commission à avancer des propositions afin de garantir que les agences bénéficient du soutien approprié d'EPSO pour l'organisation de procédures de sélection et qu'il existe un mécanisme de validation externe des résultats de telles procédures avant que le recrutement n'ait lieu.

(1) JO C 319 du 30.12.2003, p. 69.

(2) JO L 248 du 16.9.2002, p. 1.

(3) JO L 245 du 29.9.2003, p. 33.

(4) JO L 357 du 31.12.2002, p. 72.

(5) JO L 333 du 20.12.2003, p. 78.

(6) Calcul selon les principes de l'article 15 du règlement (CE, Euratom) no 1150/2000 du Conseil (JO L 130 du 31.5.2000, p. 8).

(7) JO L 148 du 16.6.2003, p. 83.

JO L 333 du 20.12.2002, p. 53 (paragraphe 18).

(8) Textes adoptés du 13 janvier 2004, P5-TA(2004) 0015.

(9) JO L 136 du 31.5.1999, p. 15.

(10) P5-TA(2004) 0015 (paragraphes 13 et 14).

(11) P5-TA(2004) 0015 (paragraphe 24).

(12) Voir paragraphe 13 du rapport spécifique de la Cour des comptes pour 2002 (p. 64).