FR Journal officiel de l'Union européenne L 348/3

DÉCISION DU CONSEIL D’ADMINISTRATION D'EUROPOL

du 4 juin 2009

fixant les règles relatives à la sélection du directeur et des directeurs adjoints d’Europol, au renouvellement de leur mandat ainsi qu’à leur révocation

(2009/1011/JAI)

LE CONSEIL D’ADMINISTRATION D’EUROPOL,

vu la décision du Conseil du 6 avril 2009 portant création de l’Office européen de police (Europol) (1) (ci-après dénommée «la décision portant création d’Europol») et en particulier son article 37, paragraphe 9, point g), son article 38, paragraphe 1, son article 38, paragraphe 2, son article 38, paragraphe 3, son article 38, paragraphe 7, et son article 39,

vu le statut des fonctionnaires des Communautés européennes (ci-après dénommé «le statut») ainsi que le régime applicable aux autres agents de ces Communautés (ci-après dénommé «le régime») fixé par le règlement (CEE, Euratom CECA) no 259/68 du Conseil (2),

vu l’article 12 du régime, relatif aux conditions d’engagement des agents temporaires, et le chapitre 9 du titre II du régime, relatif à la fin de l’engagement desdits agents,

vu la décision de la Commission SEC(2009) 27/2 du 12 janvier 2009 contenant les lignes directrices relatives à la sélection et à la nomination des directeurs des agences de régulation, des agences exécutives et des entreprises communes,

vu le règlement intérieur du conseil d’administration,

considérant ce qui suit:

(1) Le conseil d’administration fixe les règles relatives à la sélection du directeur et des directeurs adjoints d’Europol, ainsi qu’au renouvellement de leur mandat et à leur révocation. Ces règles sont approuvées par le Conseil statuant à la majorité qualifiée, avant leur entrée en vigueur.

(2) Le directeur et les directeurs adjoints doivent être sélectionnés à la faveur d’une procédure objective et transparente, sans préjudice de la confidentialité des débats et de la protection des données à caractère personnel traitées aux fins des procédures de sélection.

(3) Il est souhaitable d’adopter des procédures analogues à celles fixées dans la décision de la Commission SEC(2009) 27/2 du 12 janvier 2009.

(4) L’objectif des procédures de sélection consiste à identifier les candidats les plus qualifiés pour le poste à pourvoir.

(5) Europol est un employeur pratiquant l’égalité des chances,

A ARRÊTÉ LES RÈGLES SUIVANTES:

CHAPITRE 1

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Article premier

1. Les présentes règles s’appliquent à la sélection du directeur et des directeurs adjoints visés à l’article 38 de la décision portant création d’Europol, ainsi qu’au renouvellement de leur mandat et à leur révocation.

2. Si le directeur est provisoirement dans l’impossibilité d’exercer les fonctions de sa charge durant une période excédant un mois ou si le poste de directeur est vacant, ses fonctions seront exercées par un directeur adjoint. À cette fin, le conseil d’administration précisera l’ordre de succession.

3. Toute référence à une personne de sexe masculin s’entend également comme faite à une personne de sexe féminin, et vice versa, à moins que le contexte n’indique clairement le contraire.

CHAPITRE 2

PROCÉDURES DE SÉLECTION

Article 2

La procédure de sélection respecte les principes inscrits à l’article 12, paragraphe 1, du régime.

Article 3

1. Le poste de directeur ou d’un directeur adjoint est réputé vacant:

a) neuf mois avant la fin de son mandat;

b) dès réception, par le Conseil, d’une lettre de démission;

c) sur décision du Conseil de révoquer le directeur ou un directeur adjoint ou de mettre un terme à leurs fonctions en vertu du chapitre 4 des présentes règles;

d) neuf mois avant la date à laquelle le directeur ou un directeur adjoint aura atteint l’âge de 65 ans;

e) au décès du directeur ou d’un directeur adjoint.

2. Pour chaque poste vacant, un avis de vacance est établi par le conseil d’administration. Pour le poste de directeur adjoint, ledit avis est établi par le conseil d’administration après consultation du directeur.

L’avis de vacance contient des informations détaillées et explicites sur les éléments ci-après:

a) une description générale du rôle et des missions d'Europol tels qu’énoncés dans la décision portant création d’Europol;

b) une description des fonctions et missions principales du directeur ou du directeur adjoint, qui, le cas échéant, renvoie notamment aux dispositions correspondantes de la décision portant création d’Europol;

c) les critères d’éligibilité à remplir par chaque candidat;

d) le profil du poste, y compris toute caractéristique jugée pertinente pour la fonction et qui est ultérieurement utilisée comme critère de sélection;

e) les différentes étapes de la procédure de sélection et de nomination;

f) les conditions d’emploi dont le grade au recrutement, la nature du contrat, ainsi que la durée du mandat;

g) les modalités d’envoi et le délai de dépôt des candidatures.

3. La procédure de sélection comporte une évaluation visant à jauger les compétences et les aptitudes spécifiques des candidats.

Le conseil d’administration précise les caractéristiques et les modalités de l’évaluation pour chaque poste vacant et peut décider d’avoir recours à un centre d’évaluation externe.

4. L’avis de vacance stipule aussi que les candidats doivent soumettre leur candidature par écrit, accompagnée d’un curriculum vitae détaillé, d’une lettre de motivation et de références appropriées quant à l’adéquation de leurs qualifications pour la réalisation des tâches inhérentes au poste vacant, à l’attention du président du conseil d’administration, et ce dans les six semaines suivant la date de parution dudit avis au Journal officiel de l’Union européenne.

L’avis de vacance procure aussi des informations sur l’enquête de sécurité à effectuer sur le candidat retenu conformément aux dispositions adoptées en vertu de l’article 40 de la décision portant création d’Europol.

Article 4

1. Le conseil d’administration veille à faire publier l’avis de vacance visé à l’article 3, paragraphe 2, au Journal officiel de l’Union européenne, et dans d’autres publications, comme les quotidiens nationaux et les périodiques spécialisés, afin qu’il bénéficie d’une large visibilité dans tous les États membres.

2. Europol avertit ses unités nationales d’une vacance de poste de directeur ou de directeur adjoint. Celles-ci en informent les autorités compétentes des États membres. Les autorités compétentes sont chargées de porter la vacance de poste à l’attention de leurs départements et de tout le personnel concerné.

3. Europol transmet un accusé de réception aux candidats.

Article 5

1. Le conseil d’administration crée un comité de sélection (ci-après dénommé le «comité»), qui évalue les candidatures reçues et établit un rapport motivé à remettre audit conseil en vertu de l’article 6 des présentes règles.

2. Pour le poste de directeur, le comité est composé du membre du conseil d’administration représentant la Commission et de six autres membres représentant les États membres, lesquels sont désignés par voie de tirage au sort sous l’égide du conseil d’administration.

3. Pour le poste de directeur adjoint, le comité est composé du directeur, ou d’un directeur adjoint délégué par ses soins, du membre du conseil d’administration représentant la Commission et de cinq membres du conseil d’administration représentant les États membres, lesquels sont désignés par tirage au sort sous l’égide du conseil d’administration

4. Si un membre du conseil d’administration désigné conformément aux dispositions des paragraphes 2 et 3 est dans l’incapacité de prendre part aux travaux du comité, il est remplacé par un membre suppléant du conseil d’administration représentant la Commission ou l’État membre en question, selon le cas.

5. S’il existe des raisons de penser qu’un membre du comité entretient des rapports personnels avec un des candidats ou en présence de tout autre conflit d’intérêts, il ne participe pas aux travaux du comité et est remplacé par le suppléant désigné conformément aux dispositions du paragraphe 4.

6. Le secrétariat du conseil d’administration assure aussi le secrétariat du comité.

Article 6

1. Lors de sa première séance, le comité élit en son sein un président.

2. Le comité peut être assisté par un consultant externe en ressources humaines pour mener à bien ses tâches, si le conseil d’administration en décide ainsi de sa propre initiative ou à la demande du comité. Ledit consultant n’a pas le statut de membre du comité.

3. Les tâches du comité sont les suivantes:

a) la sélection de tous les candidats qui, sur la base des critères énoncés dans l’avis de vacance, sont éligibles pour le poste;

b) l’évaluation initiale des candidats éligibles en tenant compte de leurs qualifications professionnelles, de leurs compétences, de leur expérience et de leurs références, en vue de décider lesquels seront examinés par le comité;

c) l’organisation d’une évaluation des candidats conformément aux termes de l’article 3, paragraphe 3, des présentes règles;

d) l’entretien avec les candidats en vue d’évaluer leurs qualifications et compétences en fonction des critères énoncés dans l’avis de vacance;

e) l’établissement d’un rapport dûment motivé sur les candidatures reçues et la procédure suivie à cet effet, comportant notamment: i) la liste des candidats éligibles faisant mention de ceux qui ont passé un entretien avec le comité; ii) une liste des candidats, classés en ordre de mérite, qui répondent à tous les critères d’éligibilité et sont considérés comme correspondant le mieux aux critères de sélection énoncés dans l’avis de vacance.

4. Les travaux du comité seront dûment motivés, notamment au moyen de fiches d’évaluation établies en fonction des critères énoncés dans l’avis de vacance et de consignes complémentaires transmises par le conseil d’administration. Les fiches d’évaluation et la synthèse des conclusions générales du comité sur chaque candidat seront jointes aux dossiers de candidature.

5. Les résultats des travaux réalisés pour le compte du comité par son secrétariat, par un ou plusieurs de ses membres ou par un consultant externe en ressources humaines, sont soumis à l’analyse et à l’aval du comité dans son ensemble.

6. La décision du comité qui a établi le rapport est signée par son président et un autre de ses membres.

7. Le président du comité transmet au conseil d’administration, dans les plus brefs délais après la tenue des entretiens, le rapport établi par le comité ainsi que le dossier de candidature complet des candidats entendus.

Article 7

À chaque étape de la sélection, le secrétariat du comité informe par écrit les candidats non retenus par le comité des résultats de la procédure.

Article 8

1. Les débats du comité se tiennent à La Haye, sauf décision contraire du conseil d’administration.

2. Les frais de déplacement et de séjour, y compris le logement à l’hôtel, sont remboursés aux membres du comité ainsi qu’aux candidats invités aux examens et aux entretiens en vertu des règles en vigueur.

Article 9

1. Le conseil d’administration invite le président du comité à expliquer la procédure suivie et à présenter le rapport du comité.

2. Le conseil d’administration peut décider de s’entretenir avec les candidats classés par ordre de mérite sur la liste du comité et avec tout autre candidat éligible entendu par ce dernier.

3. Sur la base du rapport remis par le comité et, le cas échéant, des résultats des entretiens qui se sont tenus aux conditions du paragraphe 2, le conseil d’administration formule une opinion motivée:

a) présentant la liste des candidats éligibles;

b) établissant une liste de présélection comportant au moins trois candidats potentiels classés en ordre de mérite;

c) confirmant que les candidats présélectionnés répondent aux conditions d’engagement visées à l’article 12, paragraphe 2, du régime et à tous les critères d’éligibilité énoncés dans l’avis de vacance.

4. Si un membre du conseil d’administration figure aussi sur la liste des candidats ou s’il existe tout autre conflit d’intérêts, il ne sera pas présent quand le conseil d’administration rendra son opinion.

5. Le président du conseil d’administration transmet ladite opinion et le dossier de candidature complet de chacun des candidats présélectionnés au Conseil pour permettre à ce dernier de trancher conformément à l’article 38 de la décision portant création d’Europol, sur la base de toutes les informations pertinentes.

6. Le secrétariat du conseil d’administration informe, par écrit, les candidats non retenus par le conseil d’administration des résultats de la procédure.

Article 10

Une fois la nomination entérinée par le Conseil, chaque candidat qui s’est présenté au poste est formellement averti des résultats de la procédure par le secrétariat du conseil d’administration. Le délai de trois mois pour introduire une réclamation conformément aux dispositions de l’article 90 du statut commence à courir à compter de la date de notification de cette lettre.

Article 11

1. Les débats du comité et du conseil d’administration sont tenus secrets.

2. Les membres du comité ainsi que ceux du conseil d’administration, les agents, le personnel et tout centre d’évaluation externe ou consultant externe en ressources humaines sont tenus à la plus stricte confidentialité sur les travaux.

CHAPITRE 3

RENOUVELLEMENT DU MANDAT

Article 12

1. Lorsque le mandat du directeur ou d’un directeur adjoint nommés en vertu de l’article 38 de la décision portant création d’Europol peut être renouvelé conformément aux dispositions des articles 38, paragraphe 1, ou 38, paragraphe 2, de ladite décision, le conseil d’administration peut déroger à la procédure instituée par le chapitre 2. En pareil cas, le conseil d’administration formule, au moins douze mois avant la fin du mandat, un avis recommandant au Conseil de renouveler le mandat. L’avis du conseil d’administration prend notamment en compte les résultats obtenus par le directeur ou le directeur adjoint concerné au cours de son premier mandat, les rapports annuels d’évaluation des performances établis conformément à l’article 15, paragraphe 2, du régime ainsi que la mission et les besoins d’Europol dans les années à venir.

Le conseil d’administration rend son avis concernant le renouvellement du mandat d’un directeur adjoint après avoir consulté le directeur.

2. La procédure énoncée au chapitre 2 est suivie quand le conseil d’administration décide de ne pas y déroger, quand le Conseil décide de ne pas renouveler le mandat du directeur ou du directeur adjoint concerné ou quand le Conseil ne statue pas à cet effet dans les trois mois suivant la réception de l’avis du conseil d’administration.

CHAPITRE 4

CESSATION DES FONCTIONS

Article 13

1. Sauf cessation pour cause de décès, l’engagement du directeur ou d’un directeur adjoint prend fin conformément à l’article 47, point a), du régime, à la fin du mois au cours duquel l’agent atteint l’âge de 65 ans.

2. La cessation des fonctions du directeur ou d’un directeur adjoint est décidée par le Conseil statuant à la majorité qualifiée sur avis du conseil d’administration, conformément aux termes des articles 15 et 17 des présentes.

3. L’avis du conseil d’administration quant à la cessation des fonctions d’un directeur adjoint sera formulé après consultation du directeur.

Article 14

1. Un directeur ou un directeur adjoint qui souhaite démissionner avant la fin de son mandat fait clairement part par écrit de son intention de quitter ses fonctions d’Europol et propose la date à laquelle sa démission prendra effet conformément à l’article 47, point b), alinéa ii), du régime.

2. La lettre de démission est adressée au président du Conseil, avec copie au président du conseil d’administration et au directeur en cas de démission d’un directeur adjoint.

Article 15

1. À la demande du conseil d’administration, le Conseil peut mettre fin aux fonctions du directeur ou d’un directeur adjoint conformément aux dispositions de l’article 47, point b), du régime, moyennant respect de la période de préavis et d’autres conditions visées à l’alinéa ii) et à l’alinéa iii) dudit article.

2. Le Conseil peut mettre fin sans préavis aux fonctions du directeur ou d’un directeur adjoint à la demande du conseil d’administration, moyennant respect des dispositions de l’article 48, point a) ou b), du régime.

3. Le Conseil peut mettre fin sans préavis aux fonctions du directeur ou d’un directeur adjoint moyennant respect des dispositions visées à l’article 50 dudit régime. En pareil cas, le Conseil, après avoir entendu la personne concernée et après accomplissement de la procédure disciplinaire visée à l’article 16, paragraphe 2, des présentes règles, prononce la résiliation de l’engagement.

Préalablement à la résiliation de l’engagement, le directeur ou le directeur adjoint concerné peut faire l’objet d’une mesure de suspension, prononcée par le conseil d’administration dans le cas du premier, et par le directeur dans le cas du second, dans les conditions prévues à l’article 50, paragraphe 2, du régime et aux articles 23 et 24 de l’annexe IX du statut.

Article 16

1. Tout manquement aux obligations auxquelles le directeur ou un directeur adjoint est tenu, au titre de la décision portant création d’Europol ou du régime, commis volontairement ou par négligence, l’expose à une sanction disciplinaire dans les conditions prévues à l’article 50 bis du régime, au titre VI du statut et, le cas échéant, à l’annexe IX du statut.

Ce manquement résulte, entre autres, de la remise délibérée et attestée d’informations erronées quant à son aptitude professionnelle ou aux critères visés à l’article 12, paragraphe 2, du régime, quand les renseignements erronés fournis ont joué un rôle déterminant dans son engagement.

2. La procédure disciplinaire sera ouverte et engagée dans les conditions visées à l’annexe IX du statut.

Article 17

1. Après accomplissement de la procédure disciplinaire prévue à l’annexe IX du statut, l’engagement peut être résilié sans préavis par le Conseil pour motif disciplinaire en vertu de l’article 49 du régime, en cas de manquement grave aux obligations auxquelles le directeur ou un directeur adjoint est tenu, commis volontairement ou par négligence.

Préalablement à la résiliation de l’engagement, le directeur ou le directeur adjoint concerné peut faire l’objet d’une mesure de suspension, le premier par décision du conseil d’administration, le second par décision du directeur, dans les conditions prévues à l’article 50, paragraphe 2, du régime et aux articles 23 et 24 de l’annexe IX du statut.

2. Au vu du rapport remis par le conseil de discipline visé à l’article 18 de l’annexe IX du statut, le conseil d’administration décide s’il convient de soumettre un avis au Conseil en vue de révoquer le directeur en vertu de l’article 38, paragraphe 7, de la décision portant création d’Europol. En pareil cas, le conseil d’administration remet, dans un délai d’un mois suivant la date de réception du rapport du conseil de discipline, un avis dûment motivé quant à la sanction à laquelle les faits incriminés devraient donner lieu ou à toute autre mesure à prendre par le Conseil en vertu des présentes règles. Avant de formuler son avis, le conseil d’administration confère au directeur la possibilité d’être entendu. Le président du conseil d’administration remet l’avis dudit conseil au Conseil aux conditions visées à l’article 38, paragraphe 7, de la décision portant création d’Europol, avec copie au directeur incriminé.

Si le conseil d’administration devait décider de ne pas remettre d’avis au Conseil conformément aux dispositions de l’article 38, paragraphe 7, de la décision portant création d’Europol, il est habilité à appliquer une des sanctions visées à l’article 9, paragraphe 1, de l’annexe IX du statut, autres que la révocation du directeur. Après avoir entendu le directeur, le conseil d’administration prend sa décision dans les conditions visées aux articles 9 et 10 de l’annexe IX du statut, dans les deux mois à compter de la réception de l’avis du conseil de discipline. La décision doit être motivée.

3. Dès réception du rapport rendu par le conseil de discipline visé à l’article 18 de l’annexe IX du statut, le directeur soumet sans retard au conseil d’administration une proposition d’avis dûment motivée concernant la sanction à laquelle les faits incriminés devraient donner lieu ou à toute autre mesure à prendre par le Conseil envers un directeur adjoint, en vertu des présentes règles.

Le conseil d’administration statue s’il convient de soumettre un avis au Conseil aux fins de révoquer le directeur adjoint concerné en vertu de l’article 38, paragraphe 7, de la décision portant création d’Europol. Avant de formuler son avis, le conseil d’administration confère au directeur adjoint intéressé la possibilité d’être entendu. L’avis du conseil d’administration est rendu dans le mois qui suit la réception, par le directeur, du rapport rendu par le conseil de discipline. Le président du conseil d’administration remet l’avis dudit conseil au Conseil aux conditions visées à l’article 38, paragraphe 7, de la décision portant création d’Europol, avec copie au directeur adjoint incriminé.

Si le conseil d’administration devait décider de ne pas remettre d’avis au Conseil conformément aux dispositions de l’article 38, paragraphe 7, de la décision portant création d’Europol, le directeur est habilité à appliquer une des sanctions visées à l’article 9, paragraphe 1, de l’annexe IX du statut, autres que la révocation du directeur adjoint. Après avoir entendu le directeur adjoint concerné, le directeur prend sa décision dans les conditions visées aux articles 9 et 10 de l’annexe IX du statut, dans les deux mois suivant la date de réception de l’avis du conseil de discipline. La décision doit être motivée.

4. Au vu du rapport remis par le conseil d’administration, visé aux paragraphes 2 ou 3 du présent article, le Conseil, le directeur ou le directeur adjoint entendu en son rapport, décide s’il convient de révoquer le directeur ou un directeur adjoint en vertu de l’article 9, paragraphe 1, point h), de l’annexe IX du statut ou de cesser définitivement ses fonctions chez Europol.

Si le Conseil décide de révoquer le directeur ou un directeur adjoint ou de mettre définitivement un terme à leurs fonctions, il précise, dans sa décision, la nature de la mesure ainsi que la date à laquelle celle-ci doit être appliquée. La décision est dûment motivée et notifiée à la personne concernée ainsi qu’à Europol.

Une décision du Conseil de révoquer le directeur ou un directeur adjoint conformément à l’article 9 de l’annexe IX du statut est rendue dans les deux mois à compter de la réception de l’avis du conseil de discipline visé à l’article 18 de l’annexe IX du statut.

5. Si le Conseil décide de ne pas révoquer le directeur ou un directeur adjoint concerné en vertu de l’article 9, paragraphe 1, point h), de l’annexe IX du statut ou de cesser définitivement ses fonctions chez Europol, le dossier est renvoyé au conseil d’administration s’il s’agit du directeur, ou au conseil d’administration et au directeur s’il s’agit du directeur adjoint.

Si le dossier du directeur est renvoyé au conseil d’administration, celui-ci est habilité à appliquer une des sanctions prévues à l’article 9, paragraphe 1, de l’annexe IX du statut, autres que la révocation du directeur. Après avoir entendu le directeur, le conseil d’administration prend sa décision dans les plus brefs délais. La décision doit être motivée.

Si le dossier d’un directeur adjoint est renvoyé au conseil d’administration et au directeur, ce dernier est habilité à appliquer une des sanctions prévues à l’article 9, paragraphe 1, de l’annexe IX du statut, autres que la révocation du directeur adjoint. Après avoir entendu le directeur adjoint, le directeur prend sa décision dans les plus brefs délais. La décision doit être motivée.

CHAPITRE 5

DISPOSITIONS FINALES

Article 18

1. Les présentes règles entrent en vigueur le même jour que la décision portant création d’Europol.

2. Dans les trois ans suivant leur entrée en vigueur, ces règles seront évaluées par le conseil d’administration.

3. Toute proposition de modification aux présentes règles sera envisagée par le conseil d’administration aux fins de son adoption par le Conseil en vertu de la procédure visée aux articles 38, paragraphe 3, et 38, paragraphe 7, de la décision portant création d’Europol.

La Haye, le 4 juin 2009. Approuvé par le Conseil le 30 novembre 2009. Le président S. CLERTON

(1) JO L 121 du 15.5.2009, p. 37.

(2) JO L 56 du 4.3.1968, p. 1.