3.2.

Sans préjudice des dispositions des points 2.2 et 2.4 et des dispositions futures en matière de sécurité visées au point 4.1, l'accès et les modalités prévues pour préserver la confidentialité de l'information sont fixés d'un commun accord avant que les informations ne soient transmises. Cet accord entre le membre de la Commission compétent en la matière et l'instance parlementaire (représentée par son président) ou le titulaire de fonctions qui a présenté la demande, prévoit que soit choisie l'une des options visées au point 3.2.1 et 3.2.2 afin d'assurer le niveau de confidentialité requis. 3.2.1. En ce qui concerne les destinataires des informations confidentielles, une des options suivantes devrait être prévue: — informations destinées au seul président du Parlement, dans les cas justifiés par des raisons absolument exceptionnelles, — le bureau et/ou la conférence des présidents, — le président et le rapporteur de la commission parlementaire compétente, — tous les membres (suppléants compris) de la commission parlementaire compétente, — tous les députés au Parlement européen. Il est interdit de rendre publiques les informations confidentielles en question ou de les transmettre à tout autre destinataire sans l'approbation de la Commission. 3.2.2. En ce qui concerne les modalités de traitement des informations confidentielles, les options suivantes devraient être prévues: a) examen des documents dans une salle de lecture sécurisée, si les informations sont classifiées «CONFIDENTIEL UE» ou à un degré plus élevé; b) tenue de la réunion à huis clos, avec la seule présence des membres du bureau, des membres de la conférence des présidents ou des membres titulaires et suppléants de la commission parlementaire compétente, ainsi que des fonctionnaires du Parlement et des agents du Parlement travaillant pour les groupes politiques qui ont été désignés à l'avance par le président comme ayant «besoin d'en connaître» et dont la présence est absolument nécessaire, sous réserve que le niveau requis d'habilitation de sécurité leur ait été accordé, et dans le respect des conditions suivantes: — tous les documents peuvent être numérotés, distribués au début de la réunion et récupérés à la fin. Aucune note concernant ces documents et aucune photocopie de ces documents ne sont admis, — le procès-verbal de la réunion ne mentionne aucun détail de l'examen du point qui a été traité selon la procédure confidentielle. Avant la transmission des documents, toutes les données personnelles peuvent être supprimées. Les informations confidentielles communiquées oralement à des destinataires au Parlement sont soumises au même degré de sécurité que les informations confidentielles fournies par écrit. Une déclaration sur l'honneur portant engagement des destinataires de ces informations de ne pas les divulguer à des tiers peut être requise. 3.2.3 Lorsque les informations écrites doivent être examinées dans une salle de lecture sécurisée, le Parlement veille à ce que les mesures suivantes soient mises en place: — un système de stockage sûr pour les informations confidentielles, — une salle de lecture sécurisée, sans photocopieurs, sans téléphones, sans fax, sans scanners ou autre moyen technique de reproduction ou de transmission de documents, etc., — des dispositions de sécurité régissant l'accès à la salle de lecture avec signature d'un registre d'accès et d'une déclaration sur l'honneur portant engagement de ne pas diffuser les informations confidentielles examinées. 3.2.4. Les présentes dispositions n'excluent pas que d'autres modalités équivalentes soient convenues entre les institutions.