Rapport

sur les états financiers du Centre européen pour le développement de la formation professionnelle (Cedefop - Thessalonique) pour l'exercice clos le 31 décembre 1998, accompagné des réponses du Centre

(1999/C 372/05)

TABLE DES MATIÈRES

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Opinion de la Cour

1. Le présent rapport est adressé au Conseil et au Parlement européen, conformément à l'article 12 du règlement (CEE) n° 337/75 du Conseil(1), modifié par le règlement (CEE) n° 1946/93(2) du Conseil.

2. La Cour a examiné les états financiers du Centre européen pour le développement de la formation professionnelle pour l'exercice clos le 31 décembre 1998. Conformément aux dispositions de l'article 18, paragraphe 1, du règlement (CEE) n° 1416/76 du Conseil(3), modifié par le règlement (CEE) n° 1948/93 du Conseil(4), le budget a été exécuté sous la responsabilité du conseil d'administration. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des états financiers(5), conformément aux dispositions financières internes prévues aux articles 65, 67 et 68 du règlement (CEE) n° 1948/93 du Conseil, modifiant le règlement (CEE) n° 1416/76 du Conseil. La Cour des comptes est tenue de procéder à l'examen de ces comptes par l'article 248 du traité instituant la Communauté européenne.

3. La Cour a effectué son audit conformément à ses politiques et normes d'audit. Celles-ci ont été adaptées des normes internationales d'audit généralement admises pour refléter le caractère spécifique du contexte communautaire. Elle a examiné les documents comptables et appliqué les procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. La Cour a obtenu, par cet audit, une base raisonnable pour étayer l'opinion exprimée ci-après.

4. Cet examen a permis à la Cour d'obtenir l'assurance raisonnable que les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 1998 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

Principales observations relatives à l'exécution budgétaire du centre européen pour le développement de la formation professionnelle pour l'exercice clos le 31 décembre 1998

Comptabilité générale et budgétaire

5. À l'heure actuelle, le Centre utilise pour la préparation du budget et du bilan un système ancien et compliqué. Malgré ses efforts, le Centre n'a pas encore complètement développé ni mis en place le système FIBUS (système adapté à ses besoins). Outre des retards de mise en oeuvre et une absence de validation, ce système souffre d'un manque de documentation et n'est connu que de la seule personne qui l'a conçu. Les montants consacrés au développement de ce système pendant les deux dernières années s'élèvent à 0,2 Mio ECU environ.

Régie d'avances

6. Le Centre continue à effectuer des paiements (particulièrement pour le titre I) par l'intermédiaire de la régie d'avances (6 Mio ECU). Il serait souhaitable que l'utilisation de la régie soit diminuée.

Bâtiment

7. Selon les dernières informations provenant du Centre, la propriété du terrain sur lequel se situe son siège lui sera transférée à titre gracieux par le gouvernement grec à l'achèvement des travaux du bâtiment.

Ordres de recouvrement

8. Le Centre devrait, à l'avenir, établir tous les ordres de recouvrement des recettes au moment où la créance devient exigible.

Personnel

9. La fixation des droits financiers des agents ne fait pas systématiquement l'objet de décisions ad hoc de l'AIPN.

10. De plus, en raison du fait que l'administration n'a pas effectué systématiquement le réexamen des droits acquis, la Cour a constaté que:

a) les dossiers individuels ne contiennent pas toujours certaines informations indispensables pour le calcul des droits;

b) certaines prestations peuvent être versées au-delà de l'échéance de leur période d'octroi ou sans pièces justificatives.

TVA

11. Les demandes de remboursement de la TVA pour l'année 1998 n'étaient pas préparées au moment de l'audit (mai 1999).

Contrats

12. En ce qui concerne les appels d'offres et la gestion des contrats, une réorganisation serait nécessaire. Certains appels d'offres ont été lancés avec des retards.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 11 novembre 1999.

Par la Cour des comptes

Jan O. KARLSSON

Président

(1) JO L 39 du 13.2.1975, p. 1.

(2) JO L 181 du 23.7.1993, p. 11.

(3) JO L 164 du 24.6.1976, p. 1.

(4) JO L 181 du 23.7.1993, p. 15.

(5) En application de l'article 1er du règlement (CEE) n° 1948/93 du Conseil, portant modification du règlement (CEE) n° 1416/76 du Conseil, les comptes de la totalité des recettes et dépenses du Centre pour l'exercice 1998 ont été établis le 29 mars 1999 et transmis à la Commission et à la Cour des comptes, cette dernière les ayant reçus le 30 mars 1999. La version abrégée de ces états financiers est présentée dans les tableaux annexés au présent rapport.

Tableau 1

Bilan financier au 31 décembre 1998 et 1997

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Tableau 2

Compte de gestion des exercices 1998 et 1997

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RÉPONSES DU CEDEFOP

Le Cedefop estime que ce rapport préliminaire a un caractère généralement positif et souhaite remercier la Cour des comptes.

La nature des observations de la Cour permet au conseil d'administration du Centre de répondre directement. Le conseil d'administration suivra la structure des observations et conclusions de la Cour. La numérotation des paragraphes annotés correspond à celle utilisée dans le rapport de la Cour.

Comptabilité générale et budgétaire

5. Le Centre a sensiblement accéléré et accentué ses efforts pour l'aboutissement de ce projet depuis l'année passée. Tous les moyens nécessaires, y compris en matière de personnel impliqué, ont été déployés pour parvenir à finaliser la mise en fonctionnement expérimentale du nouveau système jusqu'à la fin 1999. La phase d'essai en vue de son perfectionnement est actuellement en cours. L'application parallèle avec le système actuel devrait recouvrir le premier semestre de l'année 2000; ainsi, FIBUS sera en application complète et exclusive à partir de l'été 2000. Tout au long de cette procédure, la collaboration constante avec les services compétents de la Commission (notamment le contrôle financier) est assurée.

Régie d'avances

6. Le Centre a déjà pris les mesures nécessaires pour diminuer les paiements réalisés par la régie d'avances. En effet, depuis février 1999 les salaires sont payés par la comptabilité, ce qui a comme effet de réduire le volume des transactions passant par la régie d'avances presque à moitié.

Ordres de recouvrement

8. Le Centre a pris bonne note des remarques de la Cour et a déjà pris des dispositions appropriées dans ce sens. En effet, des fiches Excel seront dorénavant établies pour tous ces cas, et ce jusqu'au moment où FIBUS aura recouvert également cet aspect et aura été rendu pleinement opérationnel.

Personnel

9. En vue d'assurer que la recommandation de la Cour soit systématiquement suivie, le directeur a décidé que l'administration sera dorénavant chargée d'établir les fiches de fixation des droits du personnel, et celles-ci seront ensuite transmises, sous la responsabilité du chef de l'administration, à l'AIPN (directeur) pour signature. Elles seront classées dans une section spéciale du dossier individuel, afin d'en améliorer l'accessibilité et la transparence.

10. Les informations et les éléments justificatifs mentionnés par la Cour sont en fait à disposition de l'administration, qui en assurera plus régulièrement le suivi et la mise à jour. La gestion du personnel sera plus souvent actualisée, au moyen d'une vérification de l'exactitude des données de tout le personnel. Comme indiqué ci-dessus, les droits individuels (y compris financiers) feront l'objet de décisions formelles, qui seront révisées annuellement.

TVA

11. La majorité des demandes de remboursement de la TVA pour 1998 (environ 90 % du total) ont été introduites au courant du mois de juin 1999. Dû aux procédures spéciales qui y ont été adoptées, un petit retard subsiste par rapport à la Belgique, aux Pays-Bas et à l'Espagne, mais il sera résorbé durant l'été 1999.

Contrats

12. Cette nécessité de changement a déjà été reconnue par le Centre, qui a procédé à la fin 1998 au recrutement d'un spécialiste en la matière avec une longue carrière communautaire correspondante. La réorganisation a commencé avec comme objectif la mise en place d'une unité " gestion de contrats " au sein de l'administration. Un système électronique performant est en développement, notamment en vue d'améliorer la gestion et le suivi des contrats d'étude, et son intégration dans FIBUS est à présent bien avancée.

Depuis la création de la nouvelle unité " gestion de contrats " (début 1999), tous les appels d'offres relatifs à l'occupation exclusive du nouvel immeuble à partir de septembre 1999 (dont deux portaient sur l'équipement "équipement audiovisuel de conférences et systèmes de sécurité", deux sur les prestations de services à long terme "nettoyage et sécurité" et un sur la réalisation du déménagement) ont reçu la priorité, afin de résorber le retard signalé par la Cour. D'autres, portant sur une nouvelle exploration du marché pour des services fournis de façon continue depuis l'installation du Cedefop à Thessalonique (banque, agence de voyages, courrier rapide, etc.) seront lancés dans les mois à venir.

Enfin, la responsabilité administrative de supervision et de maintien d'une approche cohérente à l'exécution de tous les contrats de fonctionnement et de prestation de services de nature horizontale, y compris ceux de la documentation, des publications, de l'informatique, etc., reviendra progressivement à cette nouvelle unité, qui recouvrira ainsi tout cet aspect des opérations.