FR Journal officiel de l'Union européenne L 344/12

RÈGLEMENT (CE, EURATOM) N o 1302/2008 DE LA COMMISSION

du 17 décembre 2008

relatif à la base de données centrale sur les exclusions

LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,

vu le traité instituant la Communauté européenne,

vu le traité instituant la Communauté européenne de l’énergie atomique,

vu le règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002 portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes (1), et notamment son article 95,

vu le règlement (CE) no 215/2008 du Conseil du 18 février 2008 portant règlement financier applicable au 10e Fonds européen de développement (2), et notamment son article 98,

considérant ce qui suit:

(1) La Commission, qui est responsable de l’exécution du budget général de l’Union européenne et des autres fonds gérés par les Communautés, est tenue de mettre en place et de gérer une base de données centrale, conformément aux règles communautaires sur la protection des données à caractère personnel, dans le but d’assurer l’efficacité du mécanisme d’exclusion prévu par le règlement financier et de protéger les intérêts financiers des Communautés. Cette base de données doit en particulier couvrir l’exécution de tous les fonds communautaires, indépendamment du mode de gestion applicable.

(2) Le règlement financier impose certaines obligations aux institutions concernant l’attribution de marchés et de subventions à des tiers dans le cadre de la gestion centralisée des fonds communautaires. En particulier, ses articles 93 et 114, paragraphe 3, prévoient l’obligation d’exclure de la participation à une procédure de passation de marché ou d’octroi de subvention les tiers se trouvant dans l’une des situations prévues à l’article 93, paragraphe 1. Les articles 94 et 114, paragraphe 3, interdisent l’attribution d’un marché ou d’une subvention à des tiers qui, au cours d’une procédure donnée de passation de marché ou d’octroi de subvention, se trouvent en situation de conflit d’intérêts ou se sont rendus coupables de fausses déclarations en fournissant les renseignements exigés par l’institution pour leur participation à cette procédure. Enfin, les articles 96 et 114, paragraphe 4, prévoient la possibilité pour le pouvoir adjudicateur d’infliger des sanctions administratives et financières à des tiers, notamment en les excluant du bénéfice des prestations de tout fonds communautaire pour une durée à fixer par l’institution concernée, conformément à l’article 133 bis du règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 du 23 décembre 2002 établissant les modalités d’exécution du règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes (3).

(3) Les articles 74 et 75 du règlement (CE, Euratom) no 2343/2002 de la Commission du 23 décembre 2002 portant règlement financier-cadre des organismes visés à l’article 185 du règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes (4) impose auxdits organismes l’obligation d’appliquer les dispositions susmentionnées.

(4) L’article 50 du règlement (CE) no 1653/2004 de la Commission du 21 septembre 2004 portant règlement financier type des agences exécutives en application du règlement (CE) no 58/2003 du Conseil portant statut des agences exécutives chargées de certaines tâches relatives à la gestion de programmes communautaires (5) exige de ces agences qu’elles appliquent les dispositions susmentionnées du règlement financier dans l’exécution de leur budget opérationnel.

(5) Étant donné que les agences exécutives ont la qualité d’ordonnateurs délégués de la Commission pour l’exécution des crédits opérationnels auxquels elles appliquent le règlement financier, il convient qu’elles aient accès à la base de données sur les exclusions de la même manière que les services de la Commission.

(6) Il y a lieu de définir les objectifs et la finalité de la base de données sur les exclusions afin de déterminer l’utilisation de ses données.

(7) L’Office européen de lutte antifraude (OLAF) doit avoir accès à la base de données sur les exclusions afin de mener ses enquêtes et ses activités de renseignement et de prévention de la fraude conformément à l’article premier, paragraphe 2, du règlement (CE) no 1073/1999 du Parlement européen et du Conseil du 25 mai 1999 relatif aux enquêtes effectuées par l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) (6) et du règlement (Euratom) no 1074/1999 du Conseil du 25 mai 1999 relatif aux enquêtes effectuées par l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) (7).

(8) Il convient que le comptable de la Commission assure l’administration de la base de données sur les exclusions et soit habilité à apporter des modifications aux données de la base. La responsabilité de la demande d’introduction des avis d’exclusion dans la base de données doit incomber au service concerné de la Commission ou aux autres institutions.

(9) Les règles d’accès à la base de données sur les exclusions doivent établir une distinction entre, d’une part, les services de la Commission, les agences exécutives et toutes les institutions et organismes communautaires utilisant un système comptable fourni par la Commission (ci-après dénommé «ABAC») qui offre un accès direct aux avis d’exclusion et, d’autre part, les autres institutions et les autorités et organes d’exécution, qui ne disposent pas d’un tel accès. Ces autres institutions doivent donc avoir accès aux avis en question par l’intermédiaire de points de contact désignés, et les autorités et organes d’exécution via des points de liaison.

(10) Il devrait être possible de restreindre l’accès à la base de données sur les exclusions lorsque les autorités ou organes d’exécution gèrent les fonds selon un mode très peu décentralisé, ce qui rend l’accès à cette base inapproprié, ou lorsque cet accès doit être refusé pour des raisons de protection des données.

(11) Les tâches des points de contact et des points de liaison doivent être déterminées afin de définir clairement leurs responsabilités.

(12) Pour refléter le fait que la base de données doit être commune aux institutions, les données doivent être envoyées directement au comptable de la Commission.

(13) Afin de protéger les intérêts financiers des Communautés entre le moment où une décision d’exclusion est prise en vertu de l’article 93, paragraphe 1, du règlement financier en rapport avec une procédure donnée de passation de marché ou d’octroi de subvention et la fixation de la durée de l’exclusion par l’institution, cette dernière doit pouvoir demander l’inscription provisoire d’un avis d’exclusion.

(14) Pour éviter les avis caducs, en particulier ceux qui concernent des entités ayant été liquidées, les avis signalant une exclusion au titre de l’article 93, paragraphe 1, points a) et d), du règlement financier doivent être automatiquement supprimés après cinq ans.

(15) Étant donné que les exclusions en vertu de l’article 94 du règlement financier concernent des procédures spécifiques de passation de marché ou d’octroi de subvention et n’ont pas, comme dans le cas de l’article 93, paragraphe 1, de portée générale, la période d’inscription des avis doit être limitée, et ceux-ci supprimés automatiquement.

(16) La procédure concernant les demandes fondées sur des informations provenant d’autorités ou d’organes d’exécution, qui vaut pour tous les modes de gestion à l’exception de la gestion centralisée directe, doit être définie avec précision.

(17) La part de responsabilité des autorités ou des organes d’exécution à l’égard des informations que communiquent au service compétent de la Commission le point de liaison, d’une part, et le comptable de la Commission, d’autre part, y compris en vue de la rectification, de la mise à jour ou de la suppression de données, doit être clairement établie.

(18) Afin de prévoir un jeu de règles clair pour tous les cas dans lesquels l’autorité ou l’organe d’exécution n’a pas fixé une durée d’exclusion conformément à l’article 133 bis, paragraphe 1, des modalités d’exécution, il convient d’indiquer que la décision concernant la durée d’exclusion sera préparée par le service compétent de la Commission et adoptée par cette dernière.

(19) Il y a lieu de détailler les modalités du flux d’informations entre utilisateurs autorisés de la base de données; des personnes de contact doivent être désignées pour chaque avis d’exclusion, qui fourniront des informations sur l’avis en question aux utilisateurs autorisés de la base.

(20) Une disposition spécifique doit couvrir les cas dans lesquels les preuves fournies par des tiers ne concordent pas avec les données de la base, afin de garantir que les données de la base sur les exclusions sont correctes et à jour.

(21) Il importe de mettre en place un cadre approprié permettant l’échange des bonnes pratiques entre institutions et le traitement des questions liées à l’utilisation de la base de données.

(22) Le traitement des données à caractère personnel inhérent au fonctionnement de la base de données sur les exclusions a lieu conformément à la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, qui s’applique aux États membres (8), et conformément au règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données (9), deux actes pleinement applicables.

(23) Le présent règlement a été rédigé en tenant dûment compte de l’avis du Contrôleur européen de la protection des données. Par ailleurs, le règlement (CE) no 45/2001 soumet le traitement des données à caractère personnel à un contrôle préalable du Contrôleur européen de la protection des données, après notification par le délégué de la Commission à la protection des données.

(24) Dans un souci de clarté, les dispositions relatives à la protection des données doivent préciser les droits des personnes concernant lesquelles des données sont, ou pourraient être, introduites dans la base de données sur les exclusions. Il convient d’informer les personnes physiques et morales de l’introduction de données les concernant dans la base,

A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:

Article premier

Objet

1. Le présent règlement crée une base de données centrale (ci-après, «la base de données sur les exclusions»), comme prévu à l’article 95 du règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 (ci-après, «le règlement financier»).

2. Les données contenues dans la base de données sur les exclusions ne peuvent être utilisées qu’aux fins des procédures décrites aux articles 93 à 96 et 114 du règlement financier, aux articles 133 à 134 ter du règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 ainsi qu’aux articles 96 à 99 et 110 du règlement (CE) no 215/2008.

3. L’OLAF peut utiliser les données dans le cadre de ses enquêtes conformément au règlement (CE) no 1073/1999 et au règlement (Euratom) no 1074/1999, ainsi que dans le cadre de ses activités de renseignement et de prévention de la fraude, y compris pour les analyses de risques.

Article 2

Définitions

Aux fins du présent règlement, on entend par

1) «institutions», le Parlement européen, le Conseil, la Commission, la Cour de justice, la Cour des comptes, le Comité économique et social européen, le Comité des régions, le Médiateur européen, le Contrôleur européen de la protection des données, les agences exécutives et les organismes visés à l’article 185, paragraphe 1, du règlement financier;

2) «autorité ou organe d’exécution», les autorités des États membres et des pays tiers, organisations internationales et autres organismes qui participent à l’exécution du budget conformément aux articles 53 et 54 du règlement financier, à l’exception des agences exécutives et des organismes visés à l’article 185, paragraphe 1, dudit règlement. Les États membres peuvent confier des tâches prévues dans le présent règlement à d’autres autorités nationales publiques, qui sont alors assimilées à des autorités ou organes d’exécution;

3) «tiers», les candidats, soumissionnaires, contractants, fournisseurs, prestataires de service et leurs sous-contractants respectifs, ainsi que les demandeurs de subventions, les bénéficiaires de subventions – y compris les bénéficiaires d’une aide directe – et leurs contractants, de même que les entités recevant un soutien financier du bénéficiaire d’une subvention communautaire conformément à l’article 120 du règlement financier.

Article 3

Avis d’exclusion

Les avis d’exclusion contiennent les données suivantes:

a) des informations servant à identifier des tiers se trouvant dans l’une des situations visées à l’article 93, paragraphe 1, à l’article 94 ou à l’article 96, paragraphe 1, point b), et paragraphe 2, point a), du règlement financier;

b) des informations concernant les personnes ayant un pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle à l’égard d’entités légales, lorsque ces personnes se sont trouvées dans l’une des situations visées à l’article 93, paragraphe 1, à l’article 94 ou à l’article 96, paragraphe 1, point b), et paragraphe 2, point a), du règlement financier;

c) les motifs d’exclusion des tiers visés au point a) ou des personnes visées au point b) et, le cas échéant, le type de condamnation dont ils ont fait l’objet et la durée de la période d’exclusion.

Article 4

Administration de la base de données sur les exclusions

1. Le comptable de la Commission, ou les agents placés sous sa responsabilité hiérarchique auxquels certaines tâches sont déléguées en vertu de l’article 62 du règlement financier (ci-après, «le comptable de la Commission»), assurent l’administration de la base de données sur les exclusions et prennent les dispositions techniques appropriées.

Le comptable de la Commission procède à l’introduction, à la modification ou à la suppression des avis d’exclusion comme requis par les institutions.

2. Le comptable de la Commission prend des mesures de mise en œuvre concernant les aspects techniques et arrête les procédures d’appui correspondantes, y compris en matière de sécurité.

Il notifie ces mesures aux services de la Commission et aux agences exécutives ainsi, le cas échéant, qu’aux points de contact des autres institutions désignés conformément à l’article 6, paragraphe 1, ou aux points de liaison désignés conformément à l’article 7, paragraphe 2.

Article 5

Accès à la base de données sur les exclusions

1. Les institutions autres que la Commission et les agences exécutives ont un accès direct au contenu de la base de données sur les exclusions à travers le système comptable fourni par la Commission (ABAC) ou par l’intermédiaire de points de contact.

2. Les autorités ou organes d’exécution qui gèrent des fonds en gestion partagée, ainsi que les organismes de droit public national des États membres qui gèrent des fonds dans le cadre d’une gestion centralisée indirecte, ont accès au contenu de la base de données sur les exclusions par l’intermédiaire de points de liaison.

3. Les autorités ou organes d’exécution qui gèrent des fonds dans le cadre d’une gestion centralisée indirecte, décentralisée ou conjointe ont accès au contenu de la base de données sur les exclusions par l’intermédiaire de points de liaison, lorsqu’ils certifient au service compétent de la Commission qu’ils appliquent les mesures de protection des données qui conviennent, comme prévu dans les accords conclus en vertu de l’article 134 bis, paragraphe 4, deuxième alinéa, du règlement (CE, Euratom) no 2342/2002.

Cependant, l’accès à la base de données sur les exclusions n’est pas accordé aux autorités ou aux organes d’exécution dans l’un quelconque des cas suivants:

a) le service compétent de la Commission n’a pas reçu la certification visée au premier alinéa;

b) le service compétent de la Commission possède la preuve que les autorités ou organes d’exécution n’appliquent pas les mesures de protection des données qui conviennent;

c) le service compétent de la Commission considère qu’un tel accès serait inapproprié dans les cas de faible décentralisation incluant un contrôle ex ante de la Commission.

Lorsque l’accès au contenu de la base de données sur les exclusions est refusé, le service compétent de la Commission prend les dispositions adéquates pour assurer au moins le même niveau de protection des intérêts financiers des Communautés. Dans ce cadre, il vérifie, avant l’attribution d’une subvention ou d’un marché, que le tiers considéré ne fait pas l’objet d’un avis d’exclusion.

4. L’accès au contenu de la base de données sur les exclusions par les services de la Commission et les agences exécutives est régi par la décision 2008/969/CE, Euratom de la Commission (10).

Article 6

Points de contact et utilisateurs autorisés au sein des institutions

1. Toute institution autre que la Commission et les agences exécutives désigne un point de contact compétent pour toutes les questions afférentes à la base de données sur les exclusions et communique les noms des personnes responsables au comptable de la Commission.

2. Les points de contact peuvent donner accès aux informations contenues dans la base de données sur les exclusions aux utilisateurs autorisés, qui sont des membres du personnel des institutions auxquels l’accès à cette base est indispensable pour s’acquitter comme il convient de leurs tâches. Chaque point de contact tient un registre des utilisateurs autorisés, auquel il donne accès à la Commission sur demande.

Les utilisateurs autorisés peuvent procéder d’eux-mêmes à la consultation en ligne de la base de données sur les exclusions.

3. L’institution prend les mesures de sécurités adéquates pour empêcher que les informations ne soient lues ou copiées par des personnes non autorisées.

Article 7

Points de liaison et utilisateurs autorisés au sein des autorités et organes d’exécution

1. Les points de liaison sont chargés des relations avec la Commission pour toutes les questions concernant la base de données sur les exclusions.

2. Chaque État membre désigne un point de liaison unique pour les fonds qu’il met en œuvre en gestion partagée conformément à l’article 53, point b), du règlement financier, et pour ceux que ses organismes de droit public national mettent en œuvre en gestion centralisée indirecte conformément à l’article 54, paragraphe 2, point c), dudit règlement. À titre exceptionnel, et pour des raisons dûment justifiées, la Commission peut approuver la désignation de plus d’un point de liaison par État membre.

3. À la demande du service compétent de la Commission, tout pays tiers qui met en œuvre des fonds en gestion décentralisée conformément à l’article 53, point b), du règlement financier désigne un point de liaison.

À la demande du service compétent de la Commission, et à l’exception des organismes de droit public national, tout organe d’exécution qui met en œuvre des fonds en gestion conjointe conformément à l’article 53, point c), du règlement financier ou en gestion centralisée indirecte conformément à l’article 54, paragraphe 2, point b), c) ou d), dudit règlement désigne un point de liaison.

Toutefois, le service compétent de la Commission ne demande pas la désignation d’un point de liaison lorsqu’un tel point de liaison existe déjà.

Dans le cas où le service compétent de la Commission retire à un point de liaison son accès à la base de données sur les exclusions, il en informe le comptable de la Commission.

4. Chaque État membre et chaque autorité ou organe visé au paragraphe 3 communique le nom des personnes responsables de son point de liaison au comptable de la Commission. Ce dernier publie la liste des pays tiers et organes d’exécution disposant de points de liaison sur le site intranet de la Commission.

5. Les points de liaison donnent accès au contenu de la base de données sur les exclusions aux autorités ou organes d’exécution.

Les autorités et organes d’exécution peuvent désigner des utilisateurs autorisés au sein de leur personnel. Le nombre de ces utilisateurs autorisés se limite aux personnes auxquelles l’accès à cette base de données est indispensable pour s’acquitter comme il convient de leurs tâches. Chaque autorité ou organe d’exécution tient un registre des utilisateurs autorisés, auquel il donne accès à la Commission sur demande.

Aux fins de l’attribution de marchés liés à l’exécution du budget ou du Fonds européen de développement, les utilisateurs autorisés peuvent procéder d’eux-mêmes à la consultation en ligne de la base de données sur les exclusions. Lorsqu’une consultation en ligne n’est pas possible, l’utilisateur autorisé peut recevoir des données téléchargées. Dans ce dernier cas, les données sont actualisées au moins une fois par mois.

6. L’autorité ou l’organe ayant désigné le point de liaison ou les utilisateurs autorisés prend les mesures de sécurité adéquates pour empêcher que les informations ne soient lues ou copiées par des personnes non autorisées.

Article 8

Demandes des institutions

1. Toutes les demandes d’inscription, de rectification, de mise à jour ou de suppression d’avis d’exclusion sont adressées au comptable de la Commission.

Seules les institutions peuvent adresser de telles demandes. À cet effet, les services de la Commission et agences exécutives compétents utilisent les modèles figurant à l’annexe de la décision 2008/969/CE, Euratom, et les points de contact des autres institutions les modèles joints à l’annexe I du présent règlement.

2. Dans chaque demande d’inscription d’un avis d’exclusion, le service compétent de la Commission ou l’agence exécutive compétente certifie que les informations communiquées ont été établies et transmises conformément au règlement (CE) no 45/2001 et nomme une personne de contact responsable de l’avis pour s’acquitter des tâches visées à l’article 12 du présent règlement.

Lorsqu’ils demandent l’inscription d’un avis d’exclusion, les points de contact certifient que les informations communiquées ont été établies et transmises conformément au règlement (CE) no 45/2001. Les points de contact assument les responsabilités des personnes de contact responsables des avis.

3. Toute institution demande l’inscription provisoire d’un avis d’exclusion dans l’attente d’une décision concernant la durée de l’exclusion.

4. La responsabilité des demandes de rectification, de mise à jour ou de suppression d’un avis d’exclusion incombe au service compétent de la Commission ou à toute autre institution ayant demandé l’inscription de cet avis.

Article 9

Demandes fondées sur des informations émanant d’autorités ou d’organes d’exécution

1. Les points de liaison communiquent les informations qu’ils ont reçues d’autorités ou d’organes d’exécution concernant les cas d’exclusion visés à l’article 93, paragraphe 1, point e), du règlement financier au comptable de la Commission, qui les fait suivre au service de la Commission compétent pour le programme, l’action ou la législation, tel qu’indiqué par ces autorités ou organes. Ils remettent également le document de l’autorité ou l’organe d’exécution certifiant que les informations qu’ils ont communiquées ont été établies et transmises conformément aux principes énoncés dans la directive 95/46/CE.

À cet effet, les points de liaison utilisent le modèle joint à l’annexe II du présent règlement.

2. Dès réception des informations visées au paragraphe 1, le service compétent de la Commission demande au comptable de la Commission d’introduire un avis d’exclusion dans la base de données sur les exclusions pour la durée fixée par l’autorité ou l’organe d’exécution, dans la limite de la durée maximale prévue à l’article 93, paragraphe 3, du règlement financier.

Si aucune durée n’est fixée, le service compétent de la Commission demande une inscription provisoire, conformément à l’article 10, paragraphe 2, dans l’attente d’une décision de la Commission. Le service compétent de la Commission soumet, pour décision, le cas à la Commission dans les plus brefs délais.

3. L’autorité ou l’organe d’exécution est responsable des données communiquées. Il informe sans délai le service compétent de la Commission, par l’intermédiaire du point de liaison, lorsqu’il convient de rectifier, de mettre à jour ou de supprimer des informations transmises.

À cet effet, les autorités ou organes d’exécution et les points de liaison utilisent le modèle joint à l’annexe II.

Dès réception des informations mises à jour, le service compétent de la Commission demande au comptable de la Commission de rectifier, d’actualiser ou de supprimer l’avis d’exclusion en question.

Article 10

Durée de l’inscription dans la base de données sur les exclusions

1. Les avis concernant des exclusions au titre des points b), c), e) et f) de l’article 93, paragraphe 1, du règlement financier sont inscrits pour la période fixée par l’institution demanderesse et précisée dans la demande.

2. Un avis d’exclusion fondé sur une demande présentée conformément à l’article 8, paragraphe 3, est inscrit provisoirement pour une période de trois mois. L’inscription provisoire peut être renouvelée une fois sur demande.

Toutefois, l’inscription provisoire d’un avis d’exclusion sur la base des demandes visées à l’article 9, paragraphe 2, deuxième alinéa, peut, à titre exceptionnel, être renouvelée pour une période supplémentaire de trois mois.

3. Les avis concernant des exclusions au titre des points a) ou d) de l’article 93, paragraphe 1, du règlement financier sont inscrits pour la période de cinq ans.

4. Les avis concernant des exclusions de l’attribution d’un marché ou d’une subvention dans le cadre d’une procédure particulière au titre des points a) et b) de l’article 94 du règlement financier sont inscrits pour une période de six mois.

Article 11

Suppression des avis d’exclusion

Les avis d’exclusion sont supprimés automatiquement à l’expiration de la période fixée à l’article 10.

L’institution qui a requis l’inscription demande la suppression de l’avis d’exclusion avant l’expiration de cette période lorsque le tiers considéré ne se trouve plus dans une situation d’exclusion, notamment dans les cas visés à l’article 10, paragraphe 3, ou lorsqu’une erreur manifeste se fait jour après l’inscription de l’exclusion.

Article 12

Coopération

1. La personne de contact responsable de l’avis, visée à l’article 8, paragraphe 2, du présent règlement, fournit par écrit ou par voie électronique toutes les informations pertinentes disponibles pour permettre à l’institution demanderesse de prendre des décisions d’exclusion au titre de l’article 93, paragraphe 1, du règlement financier ou à l’autorité ou à l’organe d’exécution d’en tenir compte pour l’attribution de marchés liés à l’exécution du budget.

2. Si des attestations ou des éléments de preuve obtenus par une institution ne concordent pas avec les avis d’exclusion inscrits, l’institution concernée informe immédiatement la personne de contact responsable de l’avis. Le responsable de l’avis et, le cas échéant, le point de liaison concerné, prend ou prennent les mesures qui s’imposent.

3. Si des attestations ou des éléments de preuve obtenus par une autorité ou un organe d’exécution ne concordent pas avec les avis d’exclusion inscrits, l’autorité ou l’organe transmet l’information, par l’intermédiaire de son point de liaison, à la personne de contact responsable de l’avis. Le responsable de l’avis, et le cas échéant le point de liaison concerné, prend ou prennent les mesures qui s’imposent.

4. Le comptable de la Commission et les points de contact des autres institutions procèdent à l’échange régulier des bonnes pratiques.

Les questions liées à la base de données sur les exclusions sont examinées dans le cadre de réunions entre l’autorité ou l’organe d’exécution et le service compétent de la Commission.

Article 13

Protection des données

1. Dans le cadre des appels d’offres et des appels de propositions et, en l’absence de tels appels, avant l’attribution de marchés ou de subventions, les institutions et les autorités ou organes d’exécution informent les tiers des données les concernant qui peuvent être intégrées dans la base de données sur les exclusions ainsi que des entités auxquelles ces données peuvent être communiquées. Si les tiers sont des entités légales, les institutions et les autorités ou organes d’exécution informent également les personnes ayant un pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle à l’égard de ces entités.

2. L’institution qui demande l’inscription d’un avis d’exclusion est responsable des relations avec la personne physique ou morale dont les données sont introduites dans la base de données sur les exclusions (ci-après, «la personne concernée»).

L’institution informe la personne concernée de la demande d’activation, de mise à jour et de suppression de tout avis d’exclusion la concernant directement et en indique les raisons.

L’institution répond également aux demandes des personnes concernées visant à rectifier des données personnelles inexactes ou incomplètes, ainsi qu’à toute autre demande ou question émanant de ces personnes.

Les demandes ou questions de personnes concernées qui portent sur les informations fournies par des autorités ou organes d’exécution sont traitées par ces autorités ou organes. Le service compétent de la Commission transmet ces demandes et questions au point de liaison compétent et en informe la personne concernée.

3. Sans préjudice des demandes d’information prévues au paragraphe 2, une personne physique dûment identifiée peut demander si des informations la concernant sont enregistrées dans la base de données sur les exclusions.

Le comptable de la Commission l’informe par écrit ou par voie électronique de son éventuelle inscription dans la base de données sur les exclusions. Dans l’affirmative, il joint à sa réponse les données concernant cette personne qui sont enregistrées dans la base. Il en informe l’institution qui a demandé l’inscription de l’avis d’exclusion.

4. Sans préjudice des demandes d’information prévues au paragraphe 2, un représentant dûment habilité d’une personne morale peut demander si celle-ci figure dans la base de données sur les exclusions.

Le comptable de la Commission l’informe par écrit ou par voie électronique de l’éventuelle inscription de la personne morale dans la base de données sur les exclusions. Dans l’affirmative, il joint à sa réponse les données sur cette personne qui sont enregistrées dans la base. Il en informe l’institution qui a demandé l’inscription de l’avis d’exclusion.

5. Les avis supprimés sont uniquement accessibles à des fins d’audit et d’enquête et ne sont pas visibles par les utilisateurs de la base de données.

Toutefois, les données personnelles contenues dans les avis d’exclusion qui se rapportent à des personnes physiques ne restent accessibles à ces fins que pendant les cinq années qui suivent la suppression de l’avis.

Article 14

Dispositions transitoires

1. Les informations émanant des autorités ou des organes d’exécution concernent exclusivement des jugements rendus après le 1er janvier 2009.

2. Les avis qui ont été inscrits conformément à l’article 95 du règlement financier avant la date d’application du présent règlement et qui sont encore valides à cette date constituent des avis d’exclusion et sont repris directement dans la base de données sur les exclusions.

3. Si un tiers concerné n’a pas été informé de l’inscription d’un avis d’exclusion visé au paragraphe 2, le service de la Commission ou l’institution qui a demandé l’inscription informe le tiers que ses données ont été introduites dans la base de données sur les exclusions dans un délai d’un mois à compter de la date d’application du présent règlement.

4. Le service compétent de la Commission ou une autre institution ayant demandé l’inscription d’un avis d’exclusion visé au paragraphe 2 demeure responsable de toute demande de modification ou de suppression de cet avis conformément au présent règlement.

5. Dans le cas d’exclusions décidées par un service de la Commission ou une agence exécutive au titre des points b) et e) de l’article 93, paragraphe 1, du règlement financier avant le 1er mai 2007, la durée de la période d’exclusion tient compte de la durée de validité du casier judiciaire en vertu du droit national.

Pour une telle exclusion, une durée maximale de quatre ans à compter de la date de notification du jugement est applicable. Si cette période est écoulée, le service compétent de la Commission ou l’agence exécutive compétente demande la suppression de l’avis.

Article 15

Entrée en vigueur

Le présent règlement entre en vigueur le jour de sa publication au Journal officiel de l’Union européenne.

Il s’applique à partir du 1er janvier 2009.

Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre. Fait à Bruxelles, le 17 décembre 2008. Par la Commission Dalia GRYBAUSKAITĖ Membre de la Commission

(1) JO L 248 du 16.9.2002, p. 1.

(2) JO L 78 du 19.3.2008, p. 1.

(3) JO L 357 du 31.12.2002, p. 1.

(4) JO L 357 du 31.12.2002, p. 72.

(5) JO L 297 du 22.9.2004, p. 6.

(6) JO L 136 du 31.5.1999, p. 1.

(7) JO L 136 du 31.5.1999, p. 8.

(8) JO L 281 du 23.11.1995, p. 31.

(9) JO L 8 du 12.1.2001, p. 1.

(10) Voir page 125 du présent Journal officiel.

ANNEXE I Demande d'introduction, de modification ou de suppression de données dans la base de données sur les exclusions par des institutions autres que la Commission et les agences exécutives La demande doit être transmise conformément à la procédure applicable aux informations classifiées, suivant les règles fixées par l'institution. Elle doit être envoyée dans une enveloppe simple fermée. Commission européenne Direction générale du budget Comptable de la Commission BRE2 13/505 B-1049 BRUXELLES