C 129/28

Rectificatif aux statuts de la commission administrative pour la sécurité sociale des travailleurs migrants, instituée auprès de la Commission des Communautés européennes

( «Journal officiel de l'Union européenne» C 119 du 20 mai 2005 )

(2005/C 129/08)

La publication est complétée par le texte suivant:

«Méthodes de travail pour une Commission administrative élargie

Code de conduite

L'élargissement de l'Union européenne le 1er mai 2004 s'accompagne d'un accroissement considérable du nombre des participants aux réunions de la Commission administrative.

Au vu de la nouvelle situation, le présent code de conduite vise à améliorer l'efficacité de la préparation et de la conduite des réunions de la Commission administrative, afin d'utiliser au mieux le temps disponible, nécessairement limité.

I. Préparation des réunions

a) Des documents de meilleure qualité

L'utilisation de documents plus rationnels permettrait de gagner du temps au cours des réunions, par exemple, les notes CASSTM ne devraient pas dépasser 1 à 2 pages.

La mise à disposition des documents en temps utile est indispensable à la bonne préparation d'une réunion.

Les délégations doivent tenir compte du fait qu'une dizaine de jours au moins sont nécessaires pour traduire un document de moins de quatre pages. Pour cinq pages supplémentaires, il faut ajouter une semaine de délai de traduction.

Les délégations devraient respecter scrupuleusement le délai fixé pour la soumission des notes au secrétariat, ainsi que le prévoit l'article 6, paragraphe 2, du règlement.

b) Organisation de l'ordre du jour

L'ordre du jour devrait être organisé afin de permettre aux délégations de programmer leur composition, la participation aux réunions et les déplacements dans l'optique d'une utilisation efficace du temps.

L'ordre du jour devrait, dans toute la mesure du possible, être structuré de manière à ce que les points concernant la même branche de sécurité sociale soient regroupés et traités en réunion comme des points consécutifs.

Dans la mesure du possible, il y a lieu d'éviter de modifier l'ordre adopté pour les points à l'ordre du jour.

Chaque fois que possible, il conviendrait d'indiquer, pour chaque point de l'ordre du jour, si le thème est abordé dans le cadre d'une discussion ou en vue de l'adoption d'une décision.

c) Meilleure utilisation du temps entre les réunions

Le laps de temps séparant les réunions devrait être utilisé de façon constructive.

Après une réunion de la Commission administrative ou de tout autre groupe relevant de sa compétence, le secrétariat envoie immédiatement un mémorandum qui précise les mesures de suivi à prendre, ainsi que le délai dont disposent les délégations pour agir.

Le président, assisté du secrétariat, prend les mesures nécessaires pour poursuivre le travail entre les réunions, par exemple des contacts peuvent être pris pour résoudre des problèmes relatifs à des questions spécifiques, de façon à ce qu'une solution éventuelle puisse être proposée lors de la réunion suivante.

II. Conduite des réunions

a) Rôle de la présidence

Le rôle de la présidence et de son président consiste à diriger les travaux de la Commission administrative non seulement en intervenant activement dans l'organisation de l'ordre du jour mais aussi en étant à l'initiative des discussions et des prises de décision au sein de la Commission administrative.

Chaque présidence présente son programme de travail de la Commission administrative, ainsi que la manière dont elle envisage de le mettre en œuvre.

Le président s'efforce d'organiser chaque réunion d'une manière garantissant l'utilisation la plus efficace du temps.

Au début d'une réunion, le président fait une introduction succincte et donne en particulier toute information complémentaire nécessaire à la tenue de la réunion, notamment une indication du temps qu'il pense consacrer à chaque point.

Au début d'une discussion sur un point, s'il l'estime nécessaire et en fonction du type de la discussion, le président indique aux délégations la durée maximale de leurs interventions sur ce point. Dans la plupart des cas, les interventions ne doivent pas dépasser deux minutes.

Les tours de table complets sont l'exception. Ils ne doivent être utilisés que pour des questions spécifiques, et le temps de parole autorisé pour les interventions est fixé par le président.

Le président accorde le plus d'importance possible aux discussions, en particulier en demandant aux délégations de répondre pour parvenir à des compromis sur le texte de propositions spécifiques.

A la fin de chaque point inscrit à l'ordre du jour, le président résume brièvement l'issue et les résultats obtenus.

b) Comportement des délégations

Les délégations contribuent à parts égales à la bonne conduite d'une réunion.

Les délégations doivent notamment garder à l'esprit ce qui suit:

— s'en tenir à des interventions brèves et éviter de répéter des points soulevés par des orateurs précédents,

— les délégations dont les points de vue sont très proches peuvent se consulter afin qu'un porte-parole unique présente un avis commun sur un point spécifique,

— lors de l'examen de textes, les délégations peuvent présenter des propositions concrètes de rédaction, soumises si possible par écrit, plutôt que de se limiter à exprimer leur désaccord sur une proposition donnée,

— sauf indication contraire du président, les délégations évitent d'intervenir lorsqu'elles sont d'accord avec une proposition donnée; dans ce cas, le silence est synonyme d'accord.

c) Mise à profit de la technologie

Le président et le secrétariat peuvent, lorsqu'ils l'estiment approprié, avoir recours à des dispositifs techniques pour améliorer l'efficacité de la conduite d'une réunion.»