DÉCISION DU CONSEIL

du 3 mai 1999

établissant un règlement financier régissant les aspects budgétaires de la gestion par le secrétaire général du Conseil des contrats conclus par celui-ci, en tant que représentant de certains États membres, concernant l'installation et le fonctionnement du serveur d'assistance de l'unité de gestion et du réseau Sirene phase II

(1999/323/CE)

LE CONSEIL DE L'UNION EUROPÉENNE,

vu l'article 2, paragraphe 1, deuxième alinéa, première phrase, du protocole annexé au traité sur l'Union européenne et au traité établissant la Communauté européenne, intégrant l'acquis de Schengen dans le cadre de l'Union européenne,

(1) considérant que le secrétaire général du Conseil a été autorisé, par la décision 1999/322/CE du Conseil du 3 mai 1999(1), à agir dans le contexte de l'intégration de l'acquis de Schengen dans le cadre de l'Union européenne, comme représentant de certains États membres aux fins de la conclusion de contrats concernant l'installation et le fonctionnement du serveur d'assistance de l'unité de gestion et du réseau Sirene phase II, et de gérer ces contrats;

(2) considérant que les obligations financières découlant de ces contrats ne sont pas à la charge du budget général de l'Union européenne et que, dès lors, les dispositions du règlement financier du 21 décembre 1977 applicable au budget général des Communautés européennes(2) ne s'appliquent pas;

(3) considérant qu'il est donc nécessaire d'établir des règles spécifiques définissant les modalités relatives à l'établissement et à l'exécution du budget nécessaire pour remplir les obligations découlant de ces contrats, au recouvrement des contributions qui sont à la charge des États concernés, ainsi qu'à la reddition et à la vérification des comptes,

DÉCIDE:

CHAPITRE I

Principes généraux

Article premier

Aux fins du présent règlement financier, le "budget" est l'acte qui prévoit et autorise préalablement, pour chaque exercice, les recettes et les dépenses nécessaires pour remplir les obligations découlant des contrats visés à la décision du Conseil du 3 mai 1999.

Article 2

Le présent règlement financier fixe les modalités relatives à l'établissement et à l'exécution du budget.

Article 3

1. Le budget est subdivisé en titres en fonction des contrats à gérer. Le titre concernant le contrat visé à l'article 1er, paragraphe 1, de la décision du Conseil du 3 mai 1999 est subdivisé en chapitres concernant respectivement le budget d'installation et le budget de fonctionnement du réseau Sirene phase II. Si nécessaire, chaque chapitre est subdivisé en articles.

2. Les crédits ouverts à chaque titre ne peuvent être destinés à d'autres titres de dépenses.

Article 4

1. Toutes les recettes et toutes les dépenses sont inscrites pour leur montant intégral au budget et dans les comptes sans contraction entre elles. L'ensemble des recettes couvre l'ensemble des dépenses.

2. L'exercice budgétaire commence le 1er janvier et s'achève le 31 décembre.

3. Les contributions au budget des États visés à l'article 21, contributions qui sont versées avant le début de l'exercice budgétaire auquel elles se rapportent, sont imputées au budget de cet exercice.

4. Les dépenses d'un exercice sont prises en compte au titre de cet exercice sur la base des dépenses dont l'ordonnancement est parvenu au contrôleur financier au plus tard le 31 décembre et dont le paiement a été exécuté par le comptable avant le 15 janvier suivant.

CHAPITRE II

Établissement du budget

Article 5

1. Le budget est établi en euros.

2. Le secrétaire général du Conseil saisit le groupe "Système information Schengen", ci-après dénommé groupe "SIS", avant le 30 septembre, de l'avant-projet de budget auquel est joint un exposé des motifs.

3. Le groupe SIS donne son avis sur cet avant-projet.

4. Le secrétaire général établit le projet de budget et le transmet au plus tard le 31 octobre aux États visés à l'article 21.

5. Les États membres visés à l'article 21, se réunissant au sein du Conseil, arrêtent le budget avant la fin de l'année.

6. La décision d'adoption du budget, dûment notifiée par le secrétaire général aux États visés à l'article 21, entraîne l'exigibilité des contributions de ces États.

Article 6

1. Si le budget n'est pas définitivement arrêté au début de l'exercice:

- des opérations de paiement peuvent être effectuées dans la limite, chaque mois, du douzième de l'ensemble des crédits autorisés à chaque titre du budget pour l'exercice précédent,

- il est permis d'appeler les contributions des États visés à l'article 21 dans la limite, chaque mois, d'un douzième des contributions versées au titre du dernier budget régulièrement arrêté.

2. La décision de recourir à chaque douzième en dépenses et en recettes, dans la limite de trois douzièmes des montants inscrits au dernier budget régulièrement arrêté, est prise par le secrétaire général, qui la communique par lettre aux États visés à l'article 21.

3. Au-delà de la limite de trois douzièmes des montants inscrits au dernier budget régulièrement arrêté, la décision d'autoriser des paiements et d'appeler des contributions est prise par les États membres visés à l'article 21 se réunissant au sein du Conseil.

4. L'adoption définitive du budget met immédiatement fin à l'application des dispositions éventuellement prises en vertu des paragraphes précédents.

Article 7

1. Les éventuels projets de budgets supplémentaires ou rectificatifs sont présentés, examinés et arrêtés sous la même forme et selon la même procédure que le budget dont ils modifient les prévisions.

2. Un budget rectificatif est présenté chaque année, dans le mois suivant la clôture des comptes prévu à l'article 25, paragraphe 1, dont l'objectif est d'inscrire le solde d'exécution de l'exercice précédent, en recettes s'il est positif, en dépenses s'il est négatif.

Article 8

Le budget est accessible au public.

CHAPITRE III

Exécution du budget et comptabilité

Article 9

L'exécution du budget est assurée selon le principe de la séparation de l'ordonnateur et du comptable. Les fonctions d'ordonnateur, de comptable et de contrôleur financier sont incompatibles entre elles.

Article 10

1. La fonction d'ordonnateur des recettes et des dépenses est exercée par un directeur général du Secrétariat général du Conseil. L'ordonnateur exécute le budget au nom du secrétaire général et dans les limites des crédits alloués. II peut déléguer ses pouvoirs à un directeur.

2. L'ordonnateur peut décider des virements d'article à article à l'intérieur de chaque chapitre. Il peut, avec l'accord du groupe SIS, décider des virements de chapitre à chapitre à l'intérieur du même titre. Le groupe SIS donne son accord dans les mêmes conditions que celles dans lesquelles il adopte son avis sur le budget.

Article 11

La fonction de contrôleur financier est exercée par le contrôleur financier du Conseil selon les règles applicables à la fonction de celui-ci.

Article 12

L'encaissement des recettes et le paiement des dépenses sont effectués par un comptable affecté à la direction générale A du Secrétariat général du Conseil.

Article 13

1. Pour la perception de toute somme due en vertu de l'article 21, un ordre de recouvrement doit être délivré par l'ordonnateur. Les ordres de recouvrement sont transmis au comptable, qui les soumet au contrôleur financier pour visa.

2. Le visa a pour objet de constater:

- l'exactitude de l'imputation budgétaire,

- la régularité et la conformité de l'ordre au regard des dispositions applicables,

- la régularité des pièces justificatives,

- l'exactitude de la désignation de l'autorité compétente de l'État débiteur,

- la date d'échéance,

- l'exactitude du montant et de la devise.

3. Le comptable prend en charge les ordres de recouvrement dûment établis.

Article 14

1. Toute mesure de nature à provoquer une dépense à la charge du budget doit faire préalablement l'objet d'une proposition d'engagement par l'ordonnateur au comptable, mentionnant l'objet, la somme, l'imputation budgétaire de la dépense et le créancier. Elle est soumise par le comptable au visa du contrôleur financier.

2. Le visa a pour objet de constater:

- la conformité au paragraphe 1 de la présentation de la proposition d'engagement,

- l'exactitude de l'imputation budgétaire,

- la disponibilité des crédits au budget,

- la régularité et la conformité de la dépense au regard des dispositions applicables.

Article 15

1. La liquidation d'une dépense par l'ordonnateur a pour objet:

- de vérifier l'existence des droits du créancier,

- de déterminer ou de vérifier la réalité et le montant de la créance,

- de vérifier les conditions d'exigibilité de la créance,

- de vérifier la conformité à l'ordre de prestations de services ou d'achat.

2. L'ordonnateur peut faire effectuer les vérifications sous sa responsabilité.

Article 16

1. L'ordonnateur donne au comptable, par l'émission d'un ordre de paiement (l'ordonnancement), l'ordre de payer une dépense dont il a effectué la liquidation.

2. L'ordonnancement doit mentionner:

- l'exercice d'imputation,

- le titre, le chapitre et l'article du budget,

- la somme à payer en chiffres et en toutes lettres avec indication de la devise,

- le nom et l'adresse du créancier,

- l'objet de la dépense,

- le mode de paiement,

- les numéros et dates des visas d'engagement correspondants.

3. L'ordre de paiement est daté et signé par l'ordonnateur.

4. Le comptable soumet l'ordre de paiement, avec les pièces justificatives originales, au contrôleur financier pour visa.

5. Le visa a pour objet de constater:

- la régularité de l'émission de l'ordre de paiement,

- la concordance de l'ordre de paiement avec l'engagement de la dépense et l'exactitude de son montant,

- l'exactitude de l'imputation budgétaire,

- la disponibilité des crédits au titre ou à l'article concerné du budget,

- la régularité des pièces justificatives et

- l'exactitude de la désignation du créancier.

6. Toute dépense doit être couverte au préalable par les contributions des États visés à l'article 21 ou, à défaut, par un crédit bancaire. Les coûts de préfinancement bancaire à défaut de paiement sont répartis entre les États en manquement, en proportion des contributions qu'ils ont omis de verser et compte tenu de la durée des retards.

Article 17

Les paiements s'effectuent par l'intermédiaire d'un compte bancaire spécifiquement ouvert à cette fin au nom du Secrétariat général du Conseil. Les ordres de virement bancaire requièrent la signature conjointe de deux fonctionnaires désignés par le secrétaire général, dont celle du comptable.

Article 18

En cas de refus d'un visa prévu aux articles 13, 14 ou 16 par le contrôleur financier, et si l'ordonnateur maintient sa proposition, le secrétaire général est saisi. Hormis le cas où la disponibilité des crédits est en cause, il peut, par une décision dûment motivée, passer outre au refus du visa et confirmer l'ordre de recouvrement, l'engagement de dépense ou l'ordre de paiement. Le secrétaire général informe dans un délai d'un mois la Cour des comptes de cette décision. Cette décision est exécutoire avec effet à partir de la date du refus de visa.

Article 19

La responsabilité disciplinaire de l'ordonnateur, du contrôleur financier et du comptable en cas de non-observation des dispositions du présent règlement financier est celle prévue par le statut des fonctionnaires des Communautés européennes.

Article 20

La comptabilité est tenue par année civile suivant la méthode dite en partie double. Elle retrace l'intégralité des recettes et des dépenses intervenues au cours de l'exercice budgétaire.

CHAPITRE IV

Contributions des États

Article 21

1. Les recettes du budget sont constituées par des contributions financières dues par les États membres suivants: l'Autriche, la Belgique, l'Allemagne, le Danemark, l'Espagne, la Finlande, la France, la Grèce, l'Italie, le Luxembourg, les Pays-Bas, le Portugal et la Suède, ainsi que par l'Islande et la Norvège.

2. Les contributions financières de ces États, fixées par le budget, sont exprimées en euros.

Article 22

Les États visés à l'article 21 mettent à la disposition du secrétaire général leurs contributions financières, conformément à la clef de répartition suivante.

La répartition des contributions entre les États membres visés à l'article 21, d'une part, et l'Islande et la Norvège (les "autres États"), d'autre part, est déterminée, chaque année, sur la base de la part de chaque État membre concerné et des autres États dans le total des produits intérieurs bruts (PIB) de l'année précédente de tous les États visés à l'article 21. La répartition des contributions entre les États membres concernés est déterminée, chaque année, après déduction des contributions des autres États, en fonction de la part de la ressource TVA de chacun de ces États membres dans le total des ressources TVA des Communautés européennes, telle qu'elle a été arrêtée à l'occasion de la dernière rectification du budget général de l'Union européenne intervenue au cours de l'exercice précédent.

Article 23

1. Le secrétaire général adresse par lettre les demandes de contributions à chaque État visé à l'article 21, par l'intermédiaire des administrations nationales dont les coordonnées lui ont été communiquées.

2. Cette lettre rappelle:

- la décision d'adoption du budget ou, en cas de recours à l'article 6, la décision d'appeler les contributions par douzièmes provisoires,

- le montant à verser par chaque État, calculé en euros suivant la clé de répartition mentionnée à l'article 22,

- les données nécessaires au versement de la contribution.

3. Les contributions sont versées au compte bancaire visé à l'article 17.

4. Elles sont payables en euros.

Article 24

1. Les États visés à l'article 21 sont sommés de verser 25 % de leur contribution au plus tard pour le 15 février, le 1er avril, le 1er juillet et le 1er octobre.

2. Si un État n'a pas satisfait à ses obligations financières, les règles communautaires en vigueur sur les intérêts de retard dans le versement des participations au budget communautaire lui sont applicables par analogie.

CHAPITRE V

Reddition et vérification des comptes

Article 25

1. Le secrétaire général établit, dans un délai de deux mois à compter de la fin de la période d'exécution du budget, un compte de gestion et un bilan financier et les transmet au groupe SIS.

2. Le compte de gestion comprend la totalité des opérations de recette et de dépense afférentes à l'exercice écoulé. Il est présenté sous la même forme et selon les mêmes subdivisions que le budget.

3. Il est joint à ce compte:

- un état faisant apparaître la situation de chacun des États visés à l'article 21 en ce qui concerne sa contribution financière, et

- un état des virements de crédits.

4. Le bilan financier décrit l'actif et le passif au budget au 31 décembre de l'exercice écoulé.

Article 26

1. La Cour des comptes est invitée à assurer la vérification des comptes.

2. Le secrétaire général communique à la Cour des comptes, dans les quinze jours qui suivent le délai prévu à l'article 25, paragraphe 1, le compte de gestion et le bilan.

3. La vérification à effectuer par la Cour des comptes a pour objet de constater la légalité et la régularité des recettes et des dépenses au regard des contrats à gérer, du budget et du présent règlement financier.

4. Le secrétaire général accorde à la Cour des comptes toutes les facilités dont celle-ci estime avoir besoin dans l'exercice de sa fonction.

Article 27

Le compte de gestion, le bilan financier et le rapport de la Cour des comptes, auquel sont annexées les observations éventuelles du secrétaire général, sont soumis avant le 1er juillet aux États visés à l'article 21. Les États membres visés à l'article 21, se réunissant au sein du Conseil, donnent décharge au secrétaire général sur l'exécution du budget.

CHAPITRE VI

Dispositions finales

Article 28

La mise en application des dispositions de l'acquis de Schengen relatives aux "systèmes information Schengen" à un État autre que ceux visés à l'article 21, ci-après dénommé "État autre", entraîne:

- un réaménagement des quotes-parts des États visés à l'article 21 dans les conditions prévues à l'article 22,

- un ajustement des contributions des États visés à l'article 21 afin d'imputer à l'État autre sa contribution au fonctionnement du réseau Sirene phase II pour la totalité de l'exercice en cours,

- un ajustement des contributions des États visés à l'article 21 afin d'imputer à la charge de l'État autre une fraction des coûts antérieurement supportés pour l'installation du réseau Sirene phase II. Cette fraction est calculée sur la base de la part des ressources TVA de l'État autre dans le total des ressources TVA des Communautés européennes, pour les exercices budgétaires antérieurs ayant entraîné des dépenses nécessaires à l'installation du réseau Sirene phase II. La contribution à cette fraction fait l'objet d'une "note de crédit" en faveur des États visés à l'article 21 au prorata de leur quote-part calculée selon l'article 22. Ceux-ci peuvent choisir d'affecter le montant à leur quote-part au budget de fonctionnement ou de demander le remboursement.

Article 29

Le présent règlement financier s'applique mutatis mutandis à l'exécution des recettes et des dépenses nécessaires pour remplir les obligations découlant des contrats visés à l'article 1er de la décision du Conseil du 3 mai 1999 pour la période restant à courir de l'exercice au cours duquel il entre en vigueur.

Article 30

1. La présente décision est publiée au Journal officiel des Communautés européennes.

2. Elle prend effet le jour de son adoption.

Fait à Bruxelles, le 3 mai 1999.

Par le Conseil

Le président

J. FISCHER

(1) Voir page 49 du présent Journal officiel.

(2) JO L 356 du 31.12.1977, p. 1.