RAPPORT sur les états financiers et la gestion de la Fondation européenne pour l'amélioration des conditions de vie et de travail (Fondation de Dublin) pour l'exercice clos le 31 décembre 1997, accompagné de la réponse de la Fondation européenne pour l'amélioration des conditions de vie et de travail (98/C 406/02)

LES ÉTATS FINANCIERS DE LA FONDATION EUROPÉENNE POUR L'AMÉLIORATION DES CONDITIONS DE VIE ET DE TRAVAIL POUR L'EXERCICE 1997

1. Le présent rapport est adressé au Conseil et au Parlement européen conformément à l'article 16 du règlement (CEE) n° 1365/75 du Conseil (1), modifié par l'article 1er, paragraphe 4, du règlement (CEE) n° 1947/93 du Conseil (2).

2. La Cour a examiné les états financiers de la Fondation européenne pour l'amélioration des conditions de vie et de travail pour l'exercice clos le 31 décembre 1997. Le budget a été exécuté sous la responsabilité du conseil d'administration, conformément à l'article 1er, paragraphe 16, du règlement (CEE) n° 1949/93 du Conseil (3) modifiant le règlement (CEE) n° 1417/76 du Conseil (4). Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des états financiers (5) conformément aux dispositions financières internes prévues à l'article 1er, paragraphes 52, 54 et 55, du règlement (CEE) n° 1949/93 du Conseil. La Cour des comptes est tenue de procéder à l'examen de ces comptes en vertu de l'article 188 C du traité instituant la Communauté européenne.

3. La Cour a effectué l'audit conformément à ses politiques et normes d'audit. Celles-ci ont été adaptées des normes internationales d'audit généralement admises pour refléter le caractère spécifique du contexte communautaire. La Cour a examiné les documents comptables et appliqué les autres procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. La Cour a obtenu, par cet audit, une base suffisante pour étayer l'opinion exprimée ci-après.

4. Cet examen a permis à la Cour d'obtenir l'assurance raisonnable que les comptes relatifs à l'exercice clos le 31 décembre 1997 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

PRINCIPALES OBSERVATIONS ACCOMPAGNANT L'OPINION D'AUDIT

Introduction

Informations de base

5. La Fondation européenne pour l'amélioration des conditions de vie et de travail (Fondation de Dublin) est un organe satellite de la Communauté européenne, qui a été créé par le règlement (CEE) n° 1365/75 du Conseil (6). La Fondation a pour mission de contribuer «à la conception et à l'établissement de meilleures conditions de vie et de travail par une action visant à développer et à diffuser les connaissances propres à aider cette évolution». La Fondation de Dublin a commencé ses activités en 1976.

Étendue de l'audit

6. La Cour des comptes a examiné les comptes et la gestion financière de la Fondation de Dublin pour l'exercice 1997 conformément aux dispositions de la réglementation applicable en la matière (7).

Informations financières

7. Les tableaux 1 et 2 reprennent les états financiers de la Fondation. Les crédits disponibles pour l'exercice 1997 se sont élevés à 14 Mio ECU. Les engagements contractés ont donné lieu à des paiements d'un montant de 10,5 Mio ECU et à des reports à l'exercice 1998 d'un montant de 3,4 Mio ECU, le solde de 0,1 Mio ECU ayant été annulé. Les crédits reportés de l'exercice précédent ont donné lieu à des paiements pour un montant de 2,9 Mio ECU et à des annulations pour un montant de 0,1 Mio ECU. Le tableau 3 du présent rapport fournit une ventilation par titre de l'utilisation des crédits de l'exercice, ainsi que des crédits reportés de 1996.

Suivi d'observations antérieures

Séparation des fonctions

8. La mise en place de Sincom 2 à la Fondation est imminente. L'un des avantages de ce système est qu'il instaure automatiquement une séparation des fonctions dévolues à l'ordonnateur et au comptable, ce qui placera la Fondation dans l'impossibilité d'enfreindre plus longtemps les dispositions de l'article 1er, paragraphe 15, du règlement (CEE) n° 1949/93 du Conseil, modifiant le règlement (CEE) n° 1417/76 du Conseil (voir point 16).

Régie d'avances

9. En 1995 et en 1996, la Cour a recommandé de limiter le recours à la régie d'avances à des dépenses courantes ou menues comportant un risque d'irrégularités relativement faible. Il existait bien un document à la Fondation, mais aucune définition officielle des dépenses courantes ou menues n'avait été établie par écrit en concertation avec le contrôleur financier, et ce au moment du contrôle, en avril 1998. Il a également été constaté que, dans de nombreux cas, des paiements ont été effectués par le biais de la régie d'avances deux ou trois mois après la réception des factures correspondantes. Vu l'importance des délais, il aurait été possible d'obtenir préalablement le visa du contrôleur financier, puis de payer les sommes dues à partir du compte bancaire principal (voir point 17).

Exécution budgétaire et compte de gestion

Virements de crédits

10. Les virements de crédits entre les différentes lignes budgétaires ont représenté 979 000 ECU (7,0 % des crédits inscrits au budget) en 1997, alors qu'ils étaient de 1 366 000 ECU (9,9 %) en 1996.

Reports et annulations de crédits

11. Le tableau 3 montre que, globalement, le taux de paiement est de 75 %, mais qu'il n'est que de 47 % pour le titre 3 «Dépenses opérationnelles». Cela confirme la tendance des exercices précédents, et provient du fait que les études sont généralement payées en trois versements qui s'étendent sur la période prévue dans les contrats correspondants.

Recettes

12. La subvention accordée par l'UE à la Fondation au titre de l'exercice 1997 s'élevait à 13,8 Mio ECU. Le montant effectivement demandé et obtenu a été de 13 451 540 ECU. Les fonds ont été réclamés conformément aux dispositions des règlements du Conseil et correspondaient à des prévisions de trésorerie.

Frais de mission

Procédures

13. Des insuffisances ont été constatées dans la gestion des frais de mission. Dans plusieurs cas, les lignes directrices applicables en matière de missions n'ont pas été respectées. Certains agents avaient bénéficié de remboursements de frais soit inéligibles, soit injustifiés (voir point 18).

Rapport coût/efficacité

14. Le contrôle a porté sur 130 missions effectuées en 1997, dont le coût s'est élevé à quelque 92 000 ECU. Des économies à hauteur de 39 000 ECU (43 %) auraient pu être réalisées si des itinéraires moins coûteux avaient été choisis (voir point 18).

Contrats d'étude

15. Le tableau 3 montre que 51 % des crédits disponibles inscrits au titre 3 «Dépenses opérationnelles» pour 1997 ont été reportés à 1998. Les engagements contractés en décembre 1997 pour des contrats d'étude représentaient 21 % du montant total des crédits, soit 1 313 378 ECU. Le premier de ces contrats n'a été signé qu'en février 1998 (voir point 19).

Conclusion

16. Sincom 2 doit être mis en place à la Fondation. Si tel n'était pas le cas avant la fin de 1998, le service de l'administration devra être doté d'un poste supplémentaire afin de pouvoir garantir une séparation satisfaisante des fonctions (voir point 8).

17. Il importe d'instaurer des procédures claires, consignées par écrit, en matière de recours à la régie d'avances. Les montants restant à liquider doivent être payés, soit sans délai à partir de la régie d'avances, soit, si le délai de paiement est plus long, à partir du compte bancaire principal (voir point 9).

18. Des mesures doivent être prises pour réaliser des économies dans le domaine des frais de mission, de nouveaux excès ne pouvant être tolérés (voir points 13 à 14).

19. Il est recommandé d'éviter des situations impliquant que des montants importants soient engagés au cours d'un exercice pour des contrats dont la signature n'intervient que plusieurs mois après le début de l'exercice suivant. Cela pourrait se faire en améliorant les procédures relatives à l'établissement du budget annuel de la Fondation (voir point 15).

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 26 novembre 1998.

Par la Cour des comptes

Bernhard FRIEDMANN

Président

Tableau 1 Bilan au 31 décembre 1997

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Source: Comptes annuels de la Fondation relatifs à l'exercice 1997.

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(1) JO L 139 du 30.5.1975, p. 1.

(2) JO L 181 du 23.7.1993, p. 13.

(3) JO L 181 du 23.7.1993, p. 26.

(4) JO L 164 du 24.6.1976, p. 16.

(5) Conformément aux dispositions de l'article 16 du règlement (CEE) n° 1365/75, modifié par le règlement (CEE) n° 1947/93 du Conseil, les comptes de la totalité des recettes et des dépenses de la Fondation pour l'exercice 1997 ont été établis et approuvés par le conseil d'administration le 31 mars 1998 et communiqués à la Commission, au conseil d'administration de la Fondation et à la Cour des comptes. Celle-ci les a reçus le 31 mars 1998. Les tableaux annexés au présent rapport présentent une synthèse de ces états financiers.

(6) Règlement (CEE) n° 1365/75 du Conseil du 26 mai 1975, publié le 30 mai 1975 (JO L 139).

(7) Règlement (CEE) n° 1365/75 du 26 mai 1975, publié le 30 mai 1975 (JO L 139), concernant la création de la Fondation, modifié par le règlement (CEE) n° 1947/93 du Conseil du 30 juin 1993, publié le 23 juillet 1993 (JO L 181). Règlement (CEE) n° 1417/76 du Conseil du 1er juin 1976, publié le 24 juin 1976 (JO L 164), portant dispositions financières applicables à la Fondation, modifié par le règlement (CEE) n° 1949/93 du Conseil du 30 juin 1993, publié le 23 juillet 1993 (JO L 181).

RÉPONSE DE LA FONDATION EUROPÉENNE

La Fondation accueille les observations de la Cour et voudrait lui demander de tenir compte des observations suivantes:

Régie d'avances

9. La Cour devrait être informée qu'une définition officielle des dépenses courantes ou menues relatives à la régie d'avances a déjà été mise au point avec le contrôle financier au moment de l'audit du 27 juin 1998. Cette définition limite l'usage de la régie d'avances aux dépenses courantes ou menues (récurrentes et usuelles) et les paiements de nature urgente.

Le règlement financier de la Fondation n'impose pas de restriction dans le temps quant au recours à des régies d'avances. Il déclare simplement que, «en vue du paiement de certaines catégories de dépenses, il peut être créé des régies d'avances».

La Cour note des retards quant au paiement des factures. Ces délais reflètent le temps nécessaire au paiement des factures conformément au règlement financier, ce qui peut prendre jusqu'à deux mois. Si les factures avaient été soumises au visa préalable, ces délais auraient pu être encore plus longs.

Procédures des frais de mission

13. Les procédures de la Fondation sont conçues pour garantir a) un strict respect du règlement sur les missions, b) la réduction maximale des coûts contractés proportionnés aux besoins de chaque mission. La Fondation a examiné les exemples sur lesquels la Cour a attiré son attention, où il est suggéré qu'une application incorrecte du règlement a pu avoir lieu et, en cas de besoin, la Fondation a pris des mesures pour remédier à la situation.

Rapport coût/efficacité des missions

14. La Fondation évalue en ce moment le rapport coût/efficacité des missions et les aspects pratiques permettant de réaliser les économies prévues, en tenant compte des nouveaux itinéraires et des nouveaux trafics aériens en vigueur depuis l'année dernière.

Contrats d'étude

15. Le niveau des crédits reportés au titre 3 est une conséquence naturelle du rapport du cycle budgétaire annuel de la Fondation avec son cycle opérationnel (qui comprend la conception des programmes, leur mise en oeuvre, la conception des grandes lignes du projet, les appels d'offres, la conception détaillée du projet et la mise en oeuvre). Les crédits sont totalement engagés à la fin de l'exercice financier, et le projet pertinent est terminé et entièrement réglé avant la fin de l'exercice suivant.

Plusieurs contrats de fin d'année n'ont pas été signés avant février en raison du temps passé pour que les contrats visés soient renvoyés de Bruxelles à la Fondation par le contrôle financier, expédiés au contractant pertinent et ensuite renvoyés à la Fondation par le même contractant.

Conclusion

16. Il est pris note des observations de la Cour.

17. Voir réponse au paragraphe 9.

18. Voir réponse aux paragraphes 13 et 14.

19. La Fondation accueille des discussions sur les procédures pour la mise au point du budget de la Fondation en ce qui concerne le cycle d'organisation des programmes (voir paragraphe 15).