RAPPORT concernant les états financiers du Centre de traduction des organes de l'Union européenne (CTOU-Luxembourg) (Exercices 1995 et 1996) accompagné des réponses du Centre (97/C 393/08)

1.1. Ce rapport est adressé au Conseil d'administration du Centre de traduction des organes de l'Union européenne conformément au paragraphe 4 de l'article 14 du règlement (CE) n° 2965/94 du Conseil du 28 novembre 1994 (1).

1.2. La Cour a examiné les états financiers du Centre de traduction des organes de l'Union européenne relatifs aux exercices 1995 et 1996. Conformément à l'article 14, paragraphe 1, du règlement (CE) n° 2965/94 du Conseil (2), le budget a été exécuté sous la responsabilité du directeur du Centre. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des comptes (3) en conformité avec les règles financières internes, comme prescrit par l'article 14, paragraphe 3, du règlement (CE) n° 2965/94 du Conseil. La Cour des comptes est tenue de procéder à l'examen de ces comptes par l'article 188 C du traité instituant la Communauté européenne. Le présent rapport constitue le premier audit du Centre.

1.3. La Cour a effectué son contrôle conformément aux normes d'audit généralement admises, dans la mesure où celles-ci s'appliquent au contexte communautaire. Elle a effectué des tests sur les livres et les registres comptables ainsi que d'autres procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. Les principales observations résultant de l'audit de la Cour sont présentées dans la deuxième partie de ce rapport.

1.4. Les états financiers concernant les exercices 1995 et 1996 sont fiables et la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, assurées.

PRINCIPALES OBSERVATIONS CONCERNANT L'EXÉCUTION BUDGÉTAIRE DU CENTRE DE TRADUCTION DES ORGANES DE L'UNION EUROPÉENNE POUR LES EXERCICES 1995 ET 1996

Comptabilité budgétaire

1.5. Le service comptable du Centre ne dispose pas d'un outil informatique approprié pour la tenue de la comptabilité budgétaire. Le logiciel utilisé pour le suivi de l'exécution budgétaire ne constitue pas un véritable système comptable (possibilité de modifier des enregistrements sans aucune trace, absence de lien avec la comptabilité générale, etc.).

Comptabilité analytique

1.6. Le Centre ne dispose pas d'un système de comptabilité analytique, pourtant indispensable à la connaissance du coût réel des services fournis.

Crédits reportés

1.7. Le montant des crédits reportés de 1995 à 1996 s'est élevé à 0,79 Mio ECU. Ce montant représente 61 % des crédits de l'exercice 1995 (1,3 Mio ECU). De ces crédits reportés, 16,5 % ont été annulés en 1996 (0,13 sur 0,79 Mio ECU). En ce qui concerne l'exercice 1996, les reports effectués sur 1997 sont de 1,54 Mio ECU, soit 45,3 % du budget de 1996 (3,4 Mio ECU). Ces reports sont très élevés par rapport aux budgets des exercices 1995 et 1996.

1.8. La plupart des reports de crédits ont eu lieu sur des lignes budgétaires concernant le paiement des travaux de traduction.

1.9. En 1996, plusieurs paiements de l'exercice qui auraient dû être imputés sur des crédits courants ont été imputés sur des crédits reportés. Cette pratique n'est pas conforme aux dispositions de l'article 6, paragraphe 2, du règlement financier du Centre.

Bâtiment

1.10. Le Centre a occupé, lors de son démarrage, des bureaux mis à sa disposition, gratuitement, par le gouvernement luxembourgeois. À partir du mois d'avril 1997, de nouveaux locaux dans l'immeuble Nouvel Hémicycle ont été mis à la disposition du Centre. Cette nouvelle mise à disposition a également été faite, dans un premier temps, à titre gracieux. Le gouvernement luxembourgeois souhaite néanmoins qu'à partir du 1er janvier 1998, le Centre assume le coût de location de ses bureaux. Un accord écrit précisant les conditions d'utilisation de cet immeuble reste encore à définir.

Recettes

1.11. Les recettes du Centre proviennent des contributions des organismes communautaires auxquels il fournit ses services. Pendant la période de démarrage du Centre (qui, d'après les articles 10, paragraphe 2, point c) et 19 de son règlement constitutif, ne peut excéder trois exercices budgétaires), ces contributions ont un caractère forfaitaire et sont calculées en fonction des prévisions de traduction de chaque organisme. Après cette période, les recettes seront calculées en fonction des prestations réalisées. À présent, il n'y a pas de décision formelle sur la date de finalisation de cette période de démarrage.

1.12. L'exécution du budget des recettes n'est pas conforme aux dispositions du règlement financier du Centre. Les prévisions de recettes figurant au budget ne sont pas justifiées par une prévision de créance émise par l'ordonnateur et visée par le contrôleur financier (article 23, paragraphe 1, du règlement financier du Centre). En ce qui concerne la constatation des recettes et l'émission des ordres de recouvrement (article 23 paragraphe 2, du règlement du Centre), elles auraient dû avoir lieu au début de chaque trimestre, date d'exigibilité des contributions des différents organismes auxquels le Centre fournit ses services (article 26 du règlement financier du Centre).

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion des 15 et 16 octobre 1997.

Par la Cour des comptes

Bernhard FRIEDMANN

Président

(1) JO L 314 du 7. 12. 1994, p. 3.

(2) JO L 314 du 7. 12. 1994, p. 3.

(3) Comme requis par l'article 14, paragraphe 3, du règlement (CE) n° 2965/94 du Conseil, les comptes de toutes les recettes et dépenses du Centre relatives aux années financières 1995 et 1996 ont été établis respectivement le 25 mars 1996 et le 6 juin 1997, date à laquelle les comptes ont été signés par le directeur du Centre et adressés à la Commission, au Conseil d'administration et à la Cour des comptes. Ces comptes ont été reçus par la Cour respectivement le 27 mars 1996 et le 6 juin 1997. La version abrégée de ces états financiers est présentée aux tableaux annexés à ce rapport.

ANNEXE

TABLEAU 1 BILAN FINANCIER DES EXERCICES 1995 ET 1996

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Source: Présentation préparée par la Cour sur la base des données établies par le Centre.

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(1) Ce montant correspond à celui des valeurs immobilisées.

(2) Dans les états financiers de l'exercice 1995 la contrepartie des contributions des différentes agences restant à payer en fin d'exercice fait partie des recettes. À partir de l'exercice 1996, en accord avec les dispositions réglementaires, cette contrepartie figure au passif du bilan.

RÉPONSES DU CENTRE DE TRADUCTION DES ORGANES DE L'UNION EUROPÉENNE

Comptabilité budgétaire

1.5. Le Centre a toujours considéré que le logiciel utilisé pour la tenue de la comptabilité budgétaire ne correspondait pas à ses besoins. Il attend donc de la Commission, conformément aux engagements pris vis-à-vis de toutes les agences, qu'elle développe le système Sincom2 et l'adapte aux besoins des agences pour y faire procéder sans délai à son installation.

Comptabilité analytique

1.6. Le Centre est tout à fait conscient de l'importance primordiale de disposer d'un système performant de comptabilité des coûts. Le système de comptabilité générale qu'il est en train de tester, conjointement avec d'autres agences, offre à cet égard un puissant module de comptabilité analytique.

Crédits reportés

1.7 et 1.8. Le fait que le Centre de traduction ait démarré ses activités le 1er octobre 1995 - et non le 1er janvier 1995 comme initialement prévu - a eu sur les budgets de 1995 et 1996 les conséquences suivantes:

a) La quasi-inexistence d'exécution du budget de 1995 constitue une raison exceptionnelle au titre de laquelle le conseil d'administration, en application de l'article 6, paragraphe 1, point c), du règlement financier, a décidé des reports de 0,32 Mio ECU. Le reliquat (0,47 Mio ECU) correspond à des reports de droit.

b) Pour ce qui est du budget de 1996, le montant de 1,54 Mio ECU correspond à des reports de droit concernant des engagements contractés avant la fin de l'année.

1.9. Suite à l'interprétation que le Centre a faite des situations exceptionnelles mentionnées à l'article 6, paragraphe 2, certains paiements ont été imputés sur des reports non automatiques de 1995 en raison du démarrage tardif du Centre. Une fois la période de démarrage révolue, le Centre s'engagera dans une phase à caractère moins exceptionnel.

Bâtiment

1.10. Les conditions financières et d'utilisation des locaux dans l'immeuble Nouvel Hémicycle sont encore en phase de négociation entre le Centre et le gouvernement luxembourgeois.

Recettes

1.11. La décision afférente à la fin de la période de démarrage sera prise par le Conseil d'administration qui devra tenir compte, premièrement, de la date de démarrage effective du Centre, deuxièmement, du fait que la période de démarrage nécessite l'exécution de trois exercices budgétaires complets.

1.12. Conformément à l'article 10, paragraphe 2, point c) de son règlement de base, le Centre considère que, pour la phase de démarrage, les contributions des agences, adoptées par le Conseil d'administration au moment de l'adoption du budget, sont immédiatement exigibles. Cela explique la raison pour laquelle elles font directement l'objet d'un ordre de recouvrement signé par l'ordonnateur et visé par le contrôleur financier. La demande trimestrielle de versement des fonds fait l'objet d'une note de débit. Cette procédure a été acceptée par le contrôleur financier.

Le Centre n'a pas d'objection à modifier cette procédure dès lors que la période de démarrage sera arrivée à échéance.