Décision du conseil d'administration de la Fondation européenne pour l'amélioration des conditions de vie et de travail

du 26 mars 2004

portant adoption de règles en vue de la mise en oeuvre du règlement (CE) n° 1049/2001 relatif à l'accès du public aux documents

(2004/321/CE)

LE CONSEIL D'ADMINISTRATION,

vu le règlement (CE) n° 1649/2003 du Conseil du 18 juin 2003 modifiant le règlement (CEE) n° 1365/75 concernant la création d'une Fondation européenne pour l'amélioration des conditions de vie et de travail et abrogeant le règlement (CEE) n° 1417/76(1),

considérant ce qui suit:

(1) Les principes généraux et les limites régissant le droit d'accès aux documents, tels que prévus par l'article 255 du traité, ont été définis par le règlement (CE) n° 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission(2).

(2) Lors de l'adoption du règlement (CE) n° 1049/2001, les trois institutions ont convenu par une déclaration commune que les agences et organes similaires devaient mettre en oeuvre des règles conformes audit règlement.

(3) Le règlement (CE) n° 1649/2003 stipule que le règlement (CE) n° 1049/2001 s'applique aux documents détenus par la Fondation.

(4) Le règlement (CE) n° 1649/2003 dispose également que le conseil d'administration adopte les modalités pratiques d'application du règlement (CE) n° 1049/2001 dans un délai de six mois à partir du 29 septembre 2003 ou de l'entrée en vigueur du règlement (CE) n° 1649/2003.

(5) Des règles claires peuvent favoriser une bonne administration en aidant les responsables à traiter avec précision et rapidité les demandes présentées par le public,

A ARRÊTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION:

Article premier

Applicabilité et champ d'application

1. Ce droit d'accès vise les documents détenus par la Fondation, c'est-à-dire établis ou reçus par elle et en sa possession.

2. Tout citoyen de l'Union européenne et toute personne physique ou morale résidant ou ayant son siège dans un État membre a un droit d'accès aux documents de la Fondation, conformément à l'article 2, paragraphe 1, du règlement (CE) n° 1049/2001.

3. En application de l'article 2, paragraphe 2, du règlement (CE) n° 1049/2001, tout citoyen d'un pays tiers non domicilié dans un État membre ainsi que toute personne morale n'ayant pas son siège dans un État membre bénéficient du droit d'accès aux documents de la Fondation sous réserve des mêmes conditions que les bénéficiaires visés à l'article 2, paragraphe 1, du règlement (CE) n° 1049/2001.

Article 2

Demandes d'accès

1. Les demandes d'accès aux documents de la Fondation qui ne sont pas à la disposition du public sont formulées par écrit, y compris par des moyens électroniques, et de façon suffisamment précise pour permettre à la Fondation d'identifier les documents.

2. La Fondation répond aux demandes d'accès, initiales et confirmatives, dans un délai de quinze jours ouvrables à partir de la date d'enregistrement de la demande.

3. Dans le cas de demandes complexes ou volumineuses, ce délai peut être prolongé de quinze jours ouvrables. Toute prolongation du délai doit être motivée et communiquée préalablement au demandeur.

4. En cas de demande imprécise, telle que visée à l'article 6, paragraphe 2, du règlement (CE) n° 1049/2001, la Fondation invite le demandeur à fournir des informations complémentaires permettant d'identifier les documents demandés; le délai de réponse ne commence à courir qu'à partir du moment où la Fondation dispose de ces informations.

5. Toute décision partiellement négative indique le motif du refus fondé sur l'une des exceptions énumérées à l'article 4 du règlement (CE) n° 1049/2001.

Article 3

Traitement des demandes initiales

1. Dès l'enregistrement de la demande, un accusé de réception est envoyé au demandeur, sauf si la réponse est envoyée par retour du courrier. L'accusé de réception et la réponse sont envoyés par écrit, éventuellement par voie électronique.

2. Le demandeur est informé de la réponse à sa demande par le chef des services administratifs.

3. En cas de refus total ou partiel, le demandeur a le droit de présenter à la Fondation, dans un délai de quinze jours ouvrables à partir de la réception de la réponse de la Fondation, une demande confirmative l'invitant à réexaminer sa position.

4. L'absence de réponse de la Fondation dans le délai requis habilite le demandeur à présenter une demande confirmative.

Article 4

Traitement des demandes confirmatives

1. Le directeur adopte les décisions de refus d'accès relatives aux demandes confirmatives. Il en informe le conseil d'administration de la Fondation.

2. La décision est communiquée au demandeur par écrit ou, le cas échéant, par voie électronique, en précisant sur quelle exception prévue à l'article 4 du règlement (CE) n° 1049/2001 elle se fonde et pour quelle raison. Le demandeur est également informé de son droit d'introduire un recours devant le Tribunal de première instance ou de déposer une plainte auprès du Médiateur européen.

Article 5

Consultations

1. Lorsque la Fondation est saisie d'une demande d'accès à un document qu'elle détient mais qui émane d'un tiers, elle vérifie l'applicabilité de l'une des exceptions prévues à l'article 4 dudit règlement.

2. Si, au terme de cet examen, la Fondation estime que l'accès au document demandé doit être refusé en vertu de l'une des exceptions prévues à l'article 4 du règlement (CE) n° 1049/2001, la réponse négative est envoyée au demandeur sans consultation du tiers auteur.

3. La Fondation ouvre droit à la demande sans consulter le tiers auteur si:

a) le document demandé a déjà été divulgué, soit par son auteur, soit en vertu du règlement ou de dispositions analogues;

b) la divulgation, éventuellement partielle, de son contenu ne porte pas atteinte à l'un des intérêts visés à l'article 4 dudit règlement.

Article 6

Exercice du droit d'accès

1. Les documents sont envoyés par courrier, télécopieur ou, si disponible, par courrier électronique. En cas de gros volumes ou de documents difficiles à manipuler, le demandeur peut être invité à venir consulter les documents sur place. Cette consultation est gratuite.

2. Si le document a été publié, la réponse consiste à donner les références de publication et/ou l'endroit où le document est disponible et, le cas échéant, l'adresse du document sur le site Internet de la Fondation.

3. Si le volume des documents demandés dépasse vingt pages, une redevance de 0,40 euro par page, augmentée des frais de port, peut être mise à charge du demandeur. Les frais afférents à d'autres supports seront décidés cas par cas sans que ceux-ci n'excèdent un montant raisonnable.

Article 7

Registre de documents

1. Pour permettre aux citoyens de jouir de manière concrète des droits résultant du règlement (CE) n° 1049/2001, la Fondation rend accessible un registre de documents disponible via son site internet.

2. Le registre contient le titre du document, une référence unique, le thème abordé et/ou une brève description du contenu du document, ainsi que la date à laquelle le document a été reçu ou élaboré et inscrit au registre.

Article 8

Documents accessibles d'office au public

1. Les dispositions du présent article ne s'appliquent qu'aux documents établis ou reçus après la date de mise en application du règlement (CE) n° 1049/2001.

2. Les documents suivants sont automatiquement remis sur demande et, dans la mesure du possible, rendus directement accessibles:

a) les ordres du jour et les procès-verbaux finaux du conseil d'administration et du bureau;

b) les décisions arrêtées par le conseil d'administration et le bureau;

c) les documents originaires de tiers qui ont déjà été divulgués par leur auteur ou avec son consentement;

d) les documents déjà divulgués à la suite d'une demande antérieure.

Article 9

Rapport

La Fondation publie annuellement, dans le cadre du rapport annuel, des informations concernant la mise en oeuvre de la présente décision, notamment des statistiques relatives au nombre de demandes d'accès aux documents de la Fondation, le nombre de refus et les motifs de ces refus.

Article 10

Entrée en vigueur

La présente décision est publiée au Journal officiel de l'Union européenne et entre en vigueur le jour de sa publication.

Fait à Dublin, le 26 mars 2004.

Pour le conseil d'administration

Marjaana Valkonen

(1) JO L 245 du 29.9.2003, p. 25.

(2) JO L 145 du 31.5.2001, p. 43.