Rapport

sur les états financiers de l'Office de l'harmonisation dans le marché intérieur (OHMI - Alicante) pour l'exercice clos le 31 décembre 1999, accompagné des réponses de l'Office

(2000/C 373/11)

TABLE DES MATIÈRES

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OPINION DE LA COUR

1. Le présent rapport est adressé au comité budgétaire de l'Office de l'harmonisation dans le marché intérieur, conformément à l'article 137, paragraphe 2, du règlement (CE) n° 40/94 du Conseil(1).

2. La Cour a examiné les états financiers de l'Office de l'harmonisation dans le marché intérieur pour l'exercice clos le 31 décembre 1999. Conformément à l'article 119, paragraphe 2, point c), du règlement (CE) n° 40/94 du Conseil(2), le budget a été exécuté sous la responsabilité du président de l'Office. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des états financiers(3), conformément aux dispositions financières internes prévues à l'article 138 du règlement (CE) n° 40/94 du Conseil. La Cour des comptes est tenue de procéder à l'examen de ces comptes par l'article 248 du traité instituant la Communauté européenne.

3. La Cour a effectué son audit conformément à ses politiques et normes d'audit. Celles-ci ont été adaptées des normes internationales d'audit généralement admises pour refléter le caractère spécifique du contexte communautaire. Elle a examiné les documents comptables et appliqué les procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. La Cour a obtenu, par cet audit, une base adéquate pour étayer l'opinion exprimée ci-après.

4. Cet examen a permis à la Cour d'obtenir l'assurance raisonnable que les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 1999 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

PRINCIPALES OBSERVATIONS SUR L'EXÉCUTION DU BUDGET DE L'OFFICE DE L'HARMONISATION DANS LE MARCHÉ INTÉRIEUR POUR L'EXERCICE CLOS LE 31 DÉCEMBRE 1999

Règlement financier

5. Jusqu'en décembre 1998, le règlement financier général prévoyait l'imputation des dépenses TVA incluse, cette dernière pouvant, après remboursement, faire l'objet d'un réemploi. Depuis lors(4), le règlement financier général impose que les dépenses soient imputées hors TVA. La Cour invite l'Office à transposer ces nouvelles modalités dans sa propre réglementation.

Comptabilité analytique

6. La Cour dans son rapport antérieur avait souligné l'absence d'un système de comptabilité analytique. L'Office est en train d'élaborer un tel système, qui doit encore être informatisé afin de devenir opérationnel.

Bilan financier

Inventaire

7. À la fin de l'année, un rapprochement des mouvements a été opéré entre la comptabilité et le registre d'inventaire. Cependant, au cours de l'année, les responsabilités de l'inventaire général et de l'inventaire informatique ont été séparées. À cause de cette séparation et après comparaison, quelques biens ont été reclassés de l'inventaire général à l'inventaire informatique. Au cours de l'année, un nouveau système a été utilisé pour l'inventaire général.

8. Ces changements dans la gestion des inventaires ont généré des différences dans les totaux des inventaires, entre la comptabilité et le registre d'inventaire. Lors de la visite, les différences n'ont pu être chiffrées avec précision mais leur ordre de grandeur n'est pas de nature à affecter la fiabilité des comptes.

9. Les rapprochements entre la comptabilité et le registre d'inventaire devraient être effectués périodiquement, afin de s'assurer de l'équivalence des enregistrements.

Immobilisations incorporelles

10. Les immobilisations incorporelles ne sont pas reprises dans le registre d'inventaire. Selon l'Office, ces biens correspondent à différents progiciels informatiques couverts par des licences. L'Office devrait rétablir le livre d'inventaire pour les immobilisations incorporelles et évaluer si ces biens sont encore valables et s'ils remplissent les règles d'inventaire.

Ressources humaines

11. Comme le montre le tableau ci-dessous, les effectifs croissent de manière régulière et importante (voir aussi point 15), bien que leur croissance soit moins rapide que celle d'indicateurs représentatifs de l'activité de l'Office(5). L'Office devrait rester néanmoins vigilant et veiller à poursuivre ses efforts pour améliorer sa productivité.

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12. Au cours de l'année, l'Office a effectué 196 recrutements dont 60 proviennent de transformations de contrats d'intérimaire en contrats d'agent auxiliaire et 53 de contrats d'agent auxiliaire en contrats d'agent temporaire. 17 personnes seulement ont été recrutées suite à la publication d'une vacance d'emploi.

13. Le poste de chef du "Service ressources humaines" n'a jamais été occupé. En raison d'un effectif total de 523 personnes (fin 1999), il serait souhaitable de pourvoir à l'occupation de ce poste vacant sans délai.

Bâtiment

14. Selon les dispositions contractuelles, les travaux auraient dû être finis en juin 1999. À cette date, l'inauguration officielle a eu lieu, mais le déménagement n'a eu lieu qu'en juin 2000.

15. Le nouveau bâtiment, d'un coût global de 23,6 millions d'euros, a une capacité de 400 personnes et est déjà insuffisant. En effet, en raison de l'augmentation très satisfaisante des demandes de dépôt, un besoin en bureaux correspondant à 800 personnes est prévu par l'Office fin 2001. En conséquence, la moitié du personnel occupera des bureaux dispersés dans trois ou quatre autres bâtiments représentant ensemble un loyer mensuel de plus de 90000 euros.

Commission consultative des achats et des marchés (CCAM)

16. Au cours de l'année, 73 dossiers ont dépassé le seuil de 46000 euros, à partir duquel la CCAM est compétente: 26 représentant un montant total de 12,3 millions d'euros suite à des ententes directes, huit un montant total de 1,6 million d'euros suite à des procédures restreintes, sept un montant total de 1,4 million d'euros suite à des procédures négociées et 32 un montant total de 32,2 millions d'euros après procédures ouvertes. L'Office devrait appliquer plus rigoureusement les règles de passation de marché afin d'assurer la plus grande concurrence possible.

Procédures écrites

17. Au cours de l'année 1999, la CCAM a rendu quelques avis concernant des projets importants par le biais de procédures écrites. La Commission n'a donc pas pu jouer son rôle en discutant les projets. Ainsi, pour le contrat de maintenance des installations techniques du nouveau bâtiment, l'Office a publié l'appel à manifestation d'intérêt au Journal officiel fin mars 1999, et l'ouverture des offres reçues en réponse a eu lieu le 6 mai 1999. Le 8 octobre 1999, le président de la CCAM a demandé aux membres de la Commission de donner avant le 14 octobre 1999 leur avis par écrit sur un rapport volumineux, concernant un contrat de 1,6 million d'euros. Or, ce dossier ne correspondait pas aux cas d'urgence pour lesquels une procédure écrite est prévue.

Achat d'imprimantes

18. À la fin de l'année, la CCAM a donné un avis favorable pour un achat d'imprimantes d'un montant total de 190000 euros auprès d'une seule société en vertu d'un "marché de fournitures qui techniquement ne peut être séparé du marché principal". Cependant, l'achat d'imprimantes standards aurait pu être séparé du marché principal.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 27 septembre 2000.

Par la Cour des comptes

Jan O. Karlsson

Président

(1) JO L 11 du 14.1.1994, p. 33.

(2) JO L 11 du 14.1.1994, p. 30.

(3) En application de l'article 137, paragraphe 1, du règlement (CE) n° 40/94 du Conseil, les comptes de la totalité des recettes et dépenses de l'Office pour l'exercice 1999 ont été établis le 28 mars 2000 et ensuite transmis au conseil d'administration de l'Office, au Parlement européen, à la Commission et à la Cour des comptes, cette dernière les ayant reçus le 31 mars 2000. La version abrégée de ces états financiers est présentée dans les tableaux annexés au présent rapport.

(4) Voir article 27, paragraphe 2 bis, du règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes, tel que modifié par le règlement (CE, CECA, Euratom) n° 2548/98 du Conseil du 23 novembre 1998 (JO L 320 du 28.11.1998, p. 1).

(5) Voir à cet égard, le rapport annuel relatif à l'exercice 1998 (JO C 372 du 22.12.1999, p. 62, point 12).

Tableau 1

Bilan financier des exercices 1999 et 1998

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Tableau 2

Compte de gestion des exercices 1999 et 1998

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Réponses de l'Office

5. Une modification du règlement financier de l'Office, reprenant la récente adaptation des dispositions du règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes, sera proposée au comité budgétaire de l'OHMI lors de sa prochaine session.

6. L'Office confirme la mise en place du système de comptabilité analytique dont les premiers résultats sont attendus pour le deuxième semestre de l'année 2000.

8. L'erreur détectée par la Cour est une erreur d'ordre comptable, aucun bien ne fait défaut à l'inventaire physique. En effet, un certain nombre de téléphones mobiles (GSM) et des onduleurs n'avaient pas été inclus dans la liste d'inventaire. L'Office a déjà adapté sa méthode de rapprochement des listes d'inventaire physique et comptable.

9. L'Office a pris des dispositions pour que les rapprochements périodiques entre les listes d'inventaire physique et les listes d'inventaire comptable portent désormais sur l'ensemble des immobilisations et non plus sur les seules entrées nouvelles à l'inventaire.

10. L'Office réfléchit actuellement sur les améliorations à apporter à la méthode d'inventaire des immobilisations incorporelles.

11. En 1999, le nombre de dépôts de demandes de marques a augmenté de plus de 35 % par rapport à 1998. L'Office est contraint d'adapter ses effectifs à cette évolution. Il s'est efforcé:

- de restreindre l'augmentation aux personnels directement impliqués dans l'activité productive (environ 80 % du total), et

- d'augmenter la productivité (de 13 % environ).

12. En ce qui concerne les vacances d'emploi publiées par l'Office en 1999, il faut indiquer:

- 24 vacances publiées dans le cadre de procédures de sélection d'agents temporaires (principalement par le biais d'annonces dans des journaux ou des publications diverses);

- 98 vacances publiées à la suite de l'organisation de concours par l'OHMI (4 en 1999);

- 14 vacances publiées auprès des différentes institutions communautaires au titre de l'article 29, paragraphe 1, point c), du statut (transfert).

Enfin, l'Office a pris des dispositions pour publier à l'avenir les vacances de postes sur son site Internet.

13. Un chef du service "Personnel et administration sociale" a été recruté.

14. Lors de l'inauguration officielle du siège définitif, par le gouvernement espagnol, en juin 1999 [date fixée dans le contrat de construction, conclu entre le promoteur (autorités espagnoles) et le constructeur], de nombreux travaux restaient à réaliser. L'Office n'a pas eu accès au bâtiment avant l'an 2000, et il ne l'occupe effectivement que depuis le 1er juillet 2000.

15. Le comité budgétaire a examiné en septembre 2000 la question de la phase II qui fera passer la capacité d'accueil du siège à 800 personnes. Les travaux pourraient commencer au début de 2002, après achèvement de l'appel d'offres correspondant.

16. Depuis sa création, l'Office a été confronté, pour la passation de nombreux marchés, à l'obligation d'utiliser les formules d'ententes directes, parce que les appels d'offres correspondants se sont révélés infructueux.

En effet, d'une part la région où l'Office a son siège offre un tissu économique souvent dépourvu d'entreprises susceptibles de répondre aux besoins de l'Office; et d'autre part, les entreprises qui ne sont pas actives dans la région se montrent peu intéressées à y investir uniquement afin de répondre aux besoins de l'Office.

17. En 1999, sur les 5 procédures écrites engagées devant la CCAM (7,6 % de l'ensemble des dossiers traités par cet organe), 3 ont été motivées par l'urgence liée à l'achèvement du siège définitif.

18. Le contrat de maintenance des installations techniques porte sur les équipements du nouveau siège (phase I). Pour effectuer la réception du bâtiment et de ses installations il fallait au préalable pouvoir disposer des alimentations en source d'énergie. Cela requérait la conclusion préalable d'un contrat de maintenance. C'est pourquoi l'Office a dû traiter ce dossier dans les plus brefs délais, dans un contexte où chaque jour de retard avait une répercussion sur les dépenses de location des bâtiments.

19. L'achat d'imprimantes "standards" n'est pas en soi un marché asservi techniquement à un autre. Néanmoins l'Office a estimé qu'il convenait de considérer ce marché comme le complément du marché passé par la Commission, de façon à pouvoir bénéficier des conditions avantageuses que cette institution avait obtenues de son fournisseur, sachant que les spécifications techniques du matériel recherché par l'Office étaient identiques à celles du matériel de la Commission. Cela est conforme à la pratique que l'Office a suivie depuis la date de son installation à Alicante, pour les marchés d'achat de matériel informatique. L'Office a par ailleurs déjà demandé à la Commission de prendre en compte ses besoins dans le cadre du nouvel appel d'offres que cette institution a planifié de mener à terme en 2000.