Décision de la Commission

du 3 février 2004

concernant la mise en oeuvre de l'action préparatoire pour le renforcement du potentiel de l'industrie européenne en matière de recherche sur la sécurité

(2004/213/CE)

LA COMMISSION DE LA COMMUNAUTÉ EUROPÉENNE,

vu le traité instituant la Communauté européenne,

vu la décision 2003/113 final de la Commission du 11 mars 2003 concernant l'adoption de la communication "Défense européenne - questions liées à l'industrie et au marché - Vers une politique de l'UE en matière d'équipements de défense"(1), et notamment son point 5,

vu l'article 157, paragraphe 1, 4e alinéa, du traité (favoriser une meilleure exploitation du potentiel industriel des politiques d'innovation, de recherche et de développement technologique),

A ARRÊTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION:

Article premier

La Commission lance une action préparatoire pour le renforcement du potentiel de l'industrie européenne en matière de recherche sur la sécurité (2004-2006), conformément à sa communication intitulée "Mise en oeuvre de l'action préparatoire pour le renforcement du potentiel de l'industrie européenne en matière de recherche sur la sécurité - Vers un programme de promotion de la sécurité européenne par la recherche et la technologie".

Les activités et le programme de travail pour l'action préparatoire font partie de la communication (section II) et constituent la base pour des appels à propositions et des appels d'offres ultérieurs.

Article 2

Les détails de la mise en oeuvre de cette action préparatoire sont exposés dans l'annexe.

Cette activité relève de la ligne budgétaire 08.14 01.

Fait à Bruxelles, le 3 février 2004.

Par la Commission

Philippe Busquin

Membre de la Commission

(1) Non publiée au Journal officiel.

ANNEXE

MISE EN OEUVRE DE L'ACTION PRÉPARATOIRE(1)

1. Activités et soutien financier

Les activités menées dans le cadre de l'action préparatoire sur le "renforcement du potentiel de l'industrie européenne en matière de recherche sur la sécurité" seront des projets et des activités de soutien. Les projets auront normalement une durée d'un à deux ans et les activités de soutien auront une durée de six mois à trois ans.

Les projets feront l'objet d'appels à propositions. Les contributions financières aux projets seront couvertes par un accord écrit (appelé contrat de subvention). Les activités de soutien peuvent elles aussi être sélectionnées sur la base d'appels à propositions (ils font alors l'objet de contrats de subvention) ou d'appels d'offres (donnant lieu à des contrats de service).

Les appels à propositions et les appels d'offres seront publiés au Journal officiel de l'Union européenne.

Dans le cas des appels à propositions, les procédures d'évaluation et de négociation et les principes applicables aux droits de propriété intellectuelle et aux contrats de subvention sont décrits aux points 3, 4, 5, 6 et 7 ci-après. Pour l'appel d'offres, des procédures et contrats standards seront utilisés.

La Commission peut nommer des experts indépendants pour l'assister dans l'élaboration du programme européen de recherche sur la sécurité, l'évaluation des propositions et le suivi des activités, y compris les résultats globaux de l'action préparatoire. Les experts seront nommés par une décision de l'ordonnateur de la Commission sur la base d'un appel de candidatures.

2. Participation

2.1. Principes généraux

Les entités juridiques établies dans les États membres(2) seront éligibles pour participer et bénéficier d'un concours financier communautaire. Les participants seront des pouvoirs publics, des organisations industrielles publiques et privées (y compris des PME), des établissements d'enseignement supérieur et des organismes de recherche.

Dans des cas exceptionnels et au-delà du nombre minimal de participants, la participation est ouverte à des entités juridiques établies dans un pays tiers ou à des organisations internationales. Dans ce cas, un concours financier communautaire peut être accordé à titre exceptionnel. La participation d'un pays tiers fera l'objet d'arrangements de nature réciproque avec ce pays.

Des mesures appropriées seront prises pour veiller à ce que les informations classifiées soient traitées conformément aux dispositions de la Commission en matière sécurité(3). En outre, les participants à un consortium veilleront à ce que le traitement d'informations classifiées soit conforme aux réglementations applicables en matière de sécurité.

2.2. Nombre minimal de participants

Les projets seront réalisés par un consortium composé d'au moins deux entités juridiques indépendantes d'États membres différents(4). Il convient de noter que les travaux en collaboration entre les entités d'États membres différents, y compris les organismes de sécurité publics, sont fortement encouragés et constituent un objectif essentiel de cette action préparatoire.

Les activités de soutien peuvent être menées par un seul participant ou par un consortium.

Les consortiums seront représentés par un coordinateur qui assurera des tâches de coordination et administrera la contribution communautaire en ce qui concerne sa répartition parmi les participants.

2.3. Compétence technique et ressources

Les participants doivent avoir les connaissances et les compétences techniques nécessaires à leurs travaux dans le cadre de l'activité. À mesure que les travaux progressent, les participants doivent disposer en temps voulu des ressources requises pour mener à bien l'activité. Les ressources requises sont les ressources humaines, l'infrastructure, les ressources financières et, s'il y a lieu, les biens incorporels et d'autres ressources mises à disposition par un tiers sur la base d'un engagement préalable.

3. Évaluation des propositions de projet

3.1. Procédure d'évaluation et de sélection

Les propositions de projet soumises en réponse à un appel à propositions sont évaluées selon la procédure décrite ci-dessous. La documentation classifiée est traitée conformément aux règles applicables en la matière.

3.2. Contrôle d'éligibilité

Les services de la Commission vérifient que les propositions satisfont aux critères d'éligibilité suivants:

- date de réception de la proposition, au plus tard à la date et l'heure limites de réception établis dans l'appel,

- nombre minimum de participants, correspondant à celui indiqué dans l'appel à propositions,

- caractère complet de la proposition, c'est-à-dire présence de tous les formulaires administratifs demandés et de la description de la proposition.

Seules sont examinées les propositions qui satisfont aux critères d'éligibilité.

3.3. Critères d'évaluation

Chaque proposition est évaluée sur la base des critères suivants:

- intérêt de la proposition pour le programme de travail de l'action préparatoire,

- renforcement de la compétitivité pour l'industrie européenne et potentiel d'exploitation,

- excellence scientifique et/ou technologique et contribution à une amélioration tangible et démontrable de la sécurité,

- établissement de partenariats efficaces entre utilisateurs (public), entreprises et recherche,

- capacité du consortium de réaliser le projet avec succès et d'assurer une gestion efficace, y compris la capacité de protéger les informations classifiées si nécessaire et d'établir des plans clairs pour la gestion de la propriété intellectuelle.

3.4. Notation, seuils et pondération des critères d'évaluation

Chaque critère d'évaluation est noté sur une échelle de six points allant de 0 à 5 et dont la signification est la suivante:

0 - la proposition ne traite pas la question examinée ou ne peut pas être évaluée selon ce critère pour cause d'informations manquantes ou incomplètes.

1 - insuffisant; 2 - satisfaisant; 3 - bien; 4 - très bien; 5 - excellent.

Une note minimale de 3 doit être obtenue pour chaque critère. Toute proposition qui n'atteint pas l'un des seuils sera rejetée. Une note globale est calculée pour toutes les propositions qui passent tous les seuils, tous les critères étant affectés de la même pondération. Un minimum de 18/25 doit être obtenu pour la note globale.

3.5. Description de l'évaluation des propositions

Chaque proposition est évaluée par au moins trois évaluateurs (personnel de la Commission, experts externes ou les deux) n'ayant pas de conflit d'intérêt et travaillant indépendamment. Ils donnent des notes et présentent des commentaires pour chaque critère.

Une fois que tous les évaluateurs auxquels une proposition a été affectée ont terminé leur évaluation individuelle, une discussion de consensus peut être organisée pour discuter des notes attribuées et se mettre d'accord sur une note définitive pour chaque critère.

Un panel d'évaluateurs effectue un examen final, consolide les notes et se met d'accord sur les rapports de consensus. Le résultat de la réunion du panel est un rapport contenant, pour chaque proposition, la note obtenue, des commentaires sur chaque critère, une liste des propositions ayant passé les seuils ainsi qu'une note finale pour chacune de ces propositions et les recommandations du panel sur l'ordre de priorité.

3.6. Retour d'information aux proposants

Le coordonnateur de chaque proposition reçoit le rapport d'évaluation. Concernant les propositions rejetées pour ne pas avoir atteint un seuil d'évaluation, les commentaires peuvent n'être complets que pour les critères examinés jusqu'à l'étape où le seuil n'a pas été atteint.

4. Finalisation de l'évaluation

4.1. Liste de classement de la Commission

Les services de la Commission établissent une liste de toutes les propositions évaluées qui ont passé les seuils requis, classées par ordre de priorité sur la base de la note finale. Si deux propositions obtiennent la même note finale, les services de la Commission prennent en considération les objectifs de l'action préparatoire, la compatibilité des propositions avec les objectifs communautaires déclarés et le budget disponible.

4.2. Liste de réserve de la Commission

La liste des propositions à retenir pour la négociation tient compte du budget disponible (qui est spécifié dans l'appel à propositions). Si besoin est, un certain nombre de propositions sont gardées en réserve pour les cas de rupture des négociations, de retrait de propositions et/ou d'économies réalisés lors de la négociation de contrats.

Les coordonnateurs des propositions gardées en réserve reçoivent confirmation que les négociations préparatoires à un contrat pourront avoir lieu, mais uniquement au cas où des crédits deviennent disponibles.

Lorsque le budget de l'appel aura été utilisé, toutes les propositions restant en réserve et pour lesquelles un financement n'a pas pu être dégagé seront rejetées et les coordonnateurs en seront avisés.

4.3. Décision de rejet

Les propositions constatées inéligibles, hors du domaine visé, n'atteignant pas le seuil de tel ou tel critère d'évaluation ou qui, classées après un certain rang, ne peuvent pas être financées pour des raisons budgétaires seront rejetées par une décision de l'ordonnateur de la Commission.

5. Procédure de négociation et de sélection

Immédiatement après l'élaboration de la liste de classement finale par les services de la Commission, les coordonnateurs des propositions qui ne sont pas rejetées et pour lesquelles un financement est disponible sont invités à entamer les négociations.

Les négociations peuvent porter sur tous les aspects scientifiques, juridiques ou financiers de la proposition, sur la base de tout élément soulevé lors de l'évaluation ou de tout autre élément pris en considération dans la phase de classement.

Les futurs contractants doivent être en conformité avec le règlement financier(5). En outre, tout contractant potentiel qui se trouve en situation de conflit d'intérêts, s'est rendu coupable de fausses déclarations en fournissant les renseignements exigés pour sa participation au marché ou n'a pas fourni ces renseignements sera exclu de la participation à un futur contrat de subvention(6).

En cas d'impossibilité d'accord avec un proposant dans un délai raisonnable que la Commission peut imposer, les négociations sur la préparation du contrat peuvent être rompues et la proposition rejetée. Les services de la Commission négocient les propositions sélectionnées en respectant le classement décidé pour la sélection et à concurrence du montant disponible lors de la décision financière.

Si les négociations se sont déroulées avec succès, les contrats de subvention sont accordés.

6. Rapports et audits

Les projets et les activités de soutien feront régulièrement l'objet de rapports à la Commission afin de permettre un suivi approprié. Pour le suivi des activités, la Commission peut être assistée par des experts indépendants (éventuellement après avoir justifié d'une habilitation de sécurité appropriée). La Commission, ou tout représentant autorisé par elle, est en droit de procéder à des audits scientifiques, techniques et financiers auprès des participants afin d'assurer que les activités sont ou ont été menées dans les conditions déclarées par eux et conformément aux termes du contrat.

7. Contrat et droits de propriété intellectuelle

7.1. Principes généraux

Le contrat de subvention pour les projets et les activités de soutien sera basé sur le contrat type du 6e programme-cadre. Le contrat de subvention sera signé par l'ordonnateur de la Commission et tous les participants du consortium.

Pour tenir compte des spécificités pouvant apparaître lors des activités menées dans le cadre de cette action préparatoire, des clauses spéciales peuvent être ajoutées en ce qui concerne la propriété, la protection, l'utilisation et la confidentialité des connaissances ainsi que les droits d'accès.

7.2. Contribution financière communautaire

La contribution financière communautaire prendra la forme d'une subvention au budget, calculée en pourcentage du budget établi par les participants pour la réalisation du projet ou de l'activité de soutien. Les dépenses nécessaires pour la mise en oeuvre du projet ou de l'activité de soutien seront certifiées par un auditeur externe ou, dans le cas des organismes publics, par un fonctionnaire public compétent.

Les dépenses éligibles doivent remplir les conditions suivantes:

1) elles doivent être réelles, économiques et nécessaires à la mise en oeuvre du projet ou de l'activité de soutien;

2) elles doivent être déterminées conformément aux principes comptables habituels du participant;

3) elles doivent être enregistrées dans les comptes des participants ou, dans le cas des ressources de tiers, dans les documents financiers correspondants de ces derniers;

4) elles doivent être nettes d'impôts indirects, droits et intérêts et ne peuvent pas donner lieu à profit.

7.3. Régimes financiers

Pour les projets, on distingue deux régimes financiers en fonction des catégories de recherche définies dans l'encadrement communautaire des aides d'État à la recherche et au développement(7):

1) recherche industrielle;

2) activités de développement préconcurrentielles.

Pour être complet, un troisième régime est ajouté:

3) gestion des activités.

Le tableau ci-après indique les taux maximaux de contribution financière communautaire pour les projets en fonction des régimes financiers.

>TABLE>

Lorsque la contribution financière communautaire est combinée avec un financement national sous forme d'une aide d'État, le pourcentage total de l'aide publique ne peut pas dépasser, conformément à l'encadrement communautaire des aides d'État à la recherche et au développement, 75 % dans le cas de la recherche industrielle et 50 % dans le cas des activités de développement préconcurrentielles.

Les subventions accordées aux activités de soutien ne sont pas soumises aux règles applicables aux aides d'État et peuvent atteindre 75 % des coûts éligibles, dont jusqu'à 10 % de la contribution totale pour les activités de gestion.

7.4. Droits de propriété intellectuelle

Les connaissances sont la propriété des contractants qui la produisent. Tout transfert de connaissances créées dans le cadre d'un contrat de subvention ou tout octroi de droits d'accès à ces connaissances à une autre organisation ne faisant pas partie du consortium doit être approuvé par la Commission, les États membres dans lesquels les participants résident et les autres contractants.

La Commission et les États membres peuvent refuser cette approbation pour des raisons d'intérêt européen ou national majeur ou en application de leurs lois. Les autres participants peuvent refuser l'approbation s'ils peuvent démontrer que leurs intérêts commerciaux ou industriels sont susceptibles d'être lésés de manière substantielle ou qu'une obligation légale serait violée.

(1) Lors de la publication des appels à propositions, la Commission publiera un vade-mecum détaillé à l'intention des proposants.

(2) Les États membres sont tous les États de l'UE-25, y compris les pays candidats à l'adhésion.

(3) JO L 317 du 3.12.2001.

(4) Si la composition des partenaires d'un projet dans un GEIE est comparable à ces conditions, le GEIE est également éligible.

(5) Règlement financier, articles 114 et 93.

(6) Règlement financier, articles 114 et 94.

(7) JO C 45 du 17.2.1996, p. 5.