RAPPORT DE LA COUR en matière de contrôle de l'efficience de la gestion de l'Institut monétaire européen relatif à l'exercice 1996 accompagné des réponses de l'Institut (98/C 42/01)

SOMMAIRE

Points Page

1. INTRODUCTION 1.1-1.2 2

2. LA GESTION DE L'INSTITUT EN 1996 2.1-2.6 2

La gestion administrative 2.1-2.2 2

La gestion budgétaire et les comptes 2.3-2.6 2

3. L'ACTIVITÉ DE L'INSTITUT EN 1996 3.1-3.3 3

4. L'EFFICIENCE DE LA GESTION DE L'INSTITUT EN 1996 4.1-4.7 3

L'évolution des conditions de fonctionnement 4.1-4.3 3

Les systèmes et les procédures de gestion: suivi des observations précédentes 4.4-4.6 3

La maîtrise des dépenses 4.7 4

5. CONCLUSION 5.1 4

ANNEXES 5

Réponses de l'Institut 7

1. INTRODUCTION

1.1. La Cour présente pour la troisième année consécutive (1) son rapport sur les résultats des contrôles effectués dans le cadre de l'examen de l'efficience de la gestion de l'Institut monétaire européen (IME) (2). Les comptes de l'IME relatifs à l'exercice clos le 31 décembre 1996 ont été approuvés par le Conseil de l'IME le 4 mars 1997 et publiés au mois d'avril 1997 (3) après vérification et certification sans réserve le 12 février 1997 par un cabinet privé de Commissaires aux comptes.

1.2. Le Conseil de l'IME composé, en vertu de l'article 109 F du traité instituant la Communauté européenne, d'un Président et des Gouverneurs des banques centrales nationales, dont l'un est nommé Vice-Président, est l'autorité budgétaire de l'Institut. Celui-ci est régi par la réglementation financière reprise dans ses statuts et détaillée dans les décisions de son Conseil.

2. LA GESTION DE L'INSTITUT EN 1996

La gestion administrative

2.1. Les services de l'Institut ont continué à conduire les travaux de préparation de la troisième phase de l'Union économique et monétaire (UEM) et l'organisation administrative s'est avérée suffisante pour soutenir cette activité. D'autre part, alors qu'approchent les échéances relatives au passage à la troisième phase, la préparation des structures de la future Banque centrale européenne (BCE) devient de plus en plus urgente, celle-ci devant être instituée et se préparer à entrer en fonction au cours de l'année 1998 (4). En fait, la préparation de sa logistique a, en 1996, toujours manqué d'élan à cause de l'incertitude entourant le débat politique sur le degré de décentralisation et sur la participation des États membres au Système européen de banques centrales (SEBC).

2.2. L'effectif permanent de l'IME est passé de 193 personnes au 31 décembre 1995 à 217 personnes au 31 décembre 1996. Il comportait à cette date six postes de direction, 36 postes d'encadrement, 90 postes à responsabilité opérationnelle et 85 postes de fonctions à caractère administratif et technique. Pendant l'année 1996, 33 personnes ont été recrutées et 9 ont quitté l'Institut. L'effectif moyen du personnel permanent s'établit à 202 personnes en 1996 contre 166 en 1995.

La gestion budgétaire et les comptes

2.3. Le total des dépenses s'établit à 38,6 Mio ECU en 1996 par rapport à une prévision de 42,1 Mio ECU laissant inutilisé un montant de 3,5 Mio ECU, soit 8,3 %. En 1995, ces chiffres s'établissaient respectivement à 32,6 Mio ECU pour les réalisations de dépenses et à 42,4 Mio ECU pour les prévisions, soit 9,8 Mio ECU inutilisés (23,1 %).

2.4. Le bilan de l'IME au 31 décembre 1996 (tableau en annexe 1) présente en premier lieu l'actif et le passif liés à l'activité de l'Institut dans le cadre du Système monétaire européen (SME), c'est-à-dire un montant total d'avoirs en or et en dollars de 59 527 Mio ECU, contrepartie d'un même montant émis en ECU au profit des banques centrales des États membres de l'Union européenne (UE). Viennent ensuite les éléments d'actif et de passif liés au fonctionnement de l'IME pour un total de 648 Mio ECU contre 639 Mio ECU au 31 décembre 1995.

2.5. L'actif d'exploitation comprend comme éléments principaux des dépôts à terme (628,0 Mio ECU) dont les intérêts fournissent les sommes nécessaires à l'IME pour couvrir ses dépenses de fonctionnement, la trésorerie, soit 11,9 Mio ECU, et les actifs corporels, soit 7,8 Mio ECU. Outre les contributions des banques centrales de l'UE (615,6 Mio ECU), le passif lié au fonctionnement se compose essentiellement des dettes pour 4,2 Mio ECU, des provisions pour 10,8 Mio ECU, du Fonds de réserve générale qui s'élève à 12,5 Mio ECU (correspondant à l'affectation du résultat de l'exercice 1995) et du résultat de l'exercice 1996 qui est de 4,6 Mio ECU.

2.6. En ce qui concerne le compte de résultat (tableau en annexe 2 qui donne une présentation adaptée par la Cour aux besoins du présent rapport), les placements ont généré un revenu d'intérêt de 44,5 Mio ECU. Les charges courantes de l'exercice atteignent un total de 39,2 Mio ECU dont 21,3 Mio ECU sont imputables aux frais de personnel, 15,8 Mio ECU aux autres dépenses d'administration et 2,1 Mio ECU à l'amortissement des actifs corporels. Si l'on tient compte d'une charge exceptionnelle de 0,8 Mio ECU, constituée par l'écart de réévaluation dû à la variation du cours de l'ECU contre le DEM, et d'un produit exceptionnel de 0,1 Mio ECU, résultant de la reprise de la provision existant à la fin 1995, la différence entre produits et charges s'établit à 4,6 Mio ECU, montant que le Conseil de l'IME, lors de sa réunion du 4 mars 1997, a décidé de porter au Fonds de réserve générale dans sa totalité.

3. L'ACTIVITÉ DE L'INSTITUT EN 1996

3.1. En 1996, l'IME a poursuivi les préparatifs pour que le SEBC puisse fonctionner dès le début de la troisième phase de l'UEM. Les travaux ont concerné notamment les domaines de la politique monétaire, de la politique de change, des statistiques, des systèmes de paiement, de l'émission des billets de banque, des règles et normes comptables, des systèmes d'information et de communication et des questions juridiques. En outre, l'IME a poursuivi ses tâches en rapport avec l'introduction de l'euro après l'adoption par le Conseil européen de Madrid, en décembre 1995, des modalités de passage à la monnaie unique. Tous ces travaux ont été menés conjointement par le personnel de l'IME et des banques centrales nationales au sein des groupes de travail et des sous-comités.

3.2. Dans son rapport annuel 1996, publié en avril 1997, l'Institut présente le détail de ses activités. En outre, il a publié en 1996 des rapports sur des sujets spécifiques. Parmi ces rapports, trois revêtent une importance particulière par rapport à l'objectif fondamental de l'IME: celui sur les obligations statistiques pour l'Union monétaire, publié en juillet 1996, celui sur l'état d'avancement du système de paiements transfrontaliers (TARGET), publié en août 1996, celui sur les progrès accomplis vers la convergence, publié en novembre 1996 en conformité avec l'article 7 des statuts. Ce dernier rapport a mis en évidence l'état actuel des progrès réalisés par les États membres en vue du respect des conditions de passage à la monnaie unique.

3.3. Conformément aux articles 109 F paragraphe 6 alinéa 2 du Traité et 5.3 des statuts, l'Institut a répondu aux demandes de consultation entrant dans le champ de ses compétences et émanant du Conseil, dans le cas de propositions de réglementation communautaire, ou des autorités des États membres de l'UE, dans le cas de projets de textes à caractère législatif ou réglementaire interne. Ces demandes de consultation se sont élevées au nombre de 16 pour l'année 1996 (six émanant du Conseil de l'UE, trois de la Commission européenne et sept des autorités des États membres de l'UE). Par ailleurs, les membres du personnel de l'IME ont été mobilisés par des conférences, des séminaires et des exposés ayant trait à l'avènement de la troisième phase de l'UEM.

4. L'EFFICIENCE DE LA GESTION DE L'INSTITUT EN 1996

L'évolution des conditions de fonctionnement

4.1. Du fait de l'incertitude qui a continué à peser en 1996 sur la nature (centralisée ou décentralisée) et l'étendue (pays participants) des opérations de la future BCE, la préparation de la structure concrète de celle-ci est plutôt laborieuse et rend le calendrier de plus en plus serré. Dans ces conditions, la préoccupation essentielle est de trouver les solutions assurant le respect du délai prévu pour le démarrage de la troisième phase. En raison de l'urgence, l'économie du coût des solutions retenues devient un critère de second ordre comme en témoignent les exceptions fréquentes aux procédures d'appels d'offre pour l'équipement du bâtiment et l'informatique ainsi que le recours à des consultants externes pour accomplir des tâches incombant normalement à des membres du personnel.

4.2. Des questions sensibles telles que l'installation physique de l'Institut et la structure de la Banque centrale n'ont pu trouver qu'une réponse provisoire notamment en ce qui concerne le bâtiment et les systèmes d'information et de communication.

4.3. La Cour a effectué des contrôles sur les systèmes et les procédures, d'une part, et des tests portant sur les opérations, d'autre part, qui ont donné des résultats globalement satisfaisants. Néanmoins, un certain nombre d'éléments étant perfectibles, la Cour a adressé des observations et des recommandations à ce sujet à la direction de l'IME. Certaines d'entre elles méritent d'être retenues au titre du présent rapport.

Les systèmes et les procédures de gestion: suivi des observations précédentes

4.4. En matière de gestion des immobilisations (5), l'Institut ne dispose toujours pas d'une procédure opérationnelle d'inventaire physique; compte tenu de la reprise éventuelle de tout ou partie de ses immobilisations par la future BCE, il est souhaitable que cette procédure soit achevée rapidement.

4.5. Il n'a pas encore été remédié à la faiblesse déjà constatée l'an dernier (6) dans la procédure de versement des salaires caractérisée par l'absence de séparation de fonctions entre le calcul des rémunérations, d'une part, et l'autorisation de leur paiement, d'autre part.

4.6. Le système de remboursement des frais de missions (7) a été modifié et les forfaits ont été remplacés par des remboursements sur la base des frais réels à compter du 1er janvier 1997.

La maîtrise des dépenses

4.7. Les modifications apportées au budget en cours d'année n'ont pas fait, en 1996, l'objet d'un budget rectificatif formel et dans la présentation des réalisations, les dépenses définitives ont été comparées au budget initial sans tenir compte des montants budgétaires révisés. Pour l'exercice 1996, les montants des dépenses supplémentaires autorisées ont été relativement modestes. Néanmoins, dans l'intérêt d'une gestion budgétaire efficace et transparente, l'Institut devrait à l'avenir établir un état rectifiant le budget initial au cas où des modifications sont décidées en cours d'année et inclure les montants révisés dans l'analyse de l'exécution budgétaire.

5. CONCLUSION

5.1. En 1996, l'IME a continué à se consacrer à la préparation de la troisième phase de l'UEM. L'organisation administrative venant à l'appui de cette activité est apparue globalement satisfaisante (voir le point 4.3), bien que certains aspects méritent toujours d'être renforcés dans le domaine des procédures de gestion (voir points 4.4, 4.5 et 4.7). La préparation de la logistique de la future BCE a été rendue plus contraignante par le manque de clarté relatif à la nature et à l'étendue des tâches concrètes qui seront les siennes. Cette situation risque à court et à moyen terme de nuire au rapport coût/efficacité global des structures à mettre en place dans le très bref délai imparti (voir points 4.1 et 4.2).

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion des 10 et 11 décembre 1997.

Par la Cour des comptes

Bernhard FRIEDMANN

Président

(1) Les rapports sur les exercices 1994 et 1995 ont été publiés au Journal officiel (JO C 394 du 31.12.1996).

(2) Rapport établi en vertu du deuxième alinéa de l'article 17.4 du quatrième protocole annexé au traité sur l'UE (statuts de l'IME).

(3) Comptes établis et publiés en vertu des articles 11 et 17 du quatrième protocole annexé au traité sur l'UE (statuts de l'IME).

(4) Article 109 L paragraphe 1 deuxième alinéa du traité sur l'UE.

(5) Voir point 4.4 du rapport de la Cour en matière de contrôle de l'efficience de la gestion de l'IME relatif à l'exercice 1995, page 9 (JO C 394 du 31.12.1996).

(6) Voir point 4.5 du rapport de la Cour en matière de contrôle de l'efficience de la gestion de l'IME relatif à l'exercice 1995, page 9 (JO C 394 du 31.12.1996).

(7) Voir point 4.8 du rapport de la Cour en matière de contrôle de l'efficience de la gestion de l'IME relatif à l'exercice 1995, page 9 (JO C 394 du 31.12.1996).

ANNEXE 1

>TABLE>

ANNEXE 2

>TABLE>

RÉPONSES DE L'INSTITUT

L'Institut monétaire européen note que le contrôle de l'efficience de sa gestion au titre de l'exercice 1996 a donné des résultats globalement satisfaisants. Au cours de l'année 1997, conformément au calendrier prévu, le Conseil de l'IME a pris un certain nombre de décisions concernant plusieurs aspects fondamentaux de l'organisation et des missions futures de la Banque centrale européenne. Elles ont permis de mettre en place un cadre fiable pour les préparatifs logistiques qui progressent désormais à vive allure, réduisant ainsi le risque d'un emploi non efficace des ressources. Parallèlement, l'Institut continue à renforcer ses procédures administratives en tenant compte des observations de la Cour des comptes.