RAPPORT relatif aux états financiers et à la gestion pour l'exercice 1996 du Centre européen pour le développement de la formation professionnelle (Cedefop - Thessalonique), accompagné des réponses du Centre (97/C 393/01)

TABLE DES MATIÈRES

Points Page

ÉTATS FINANCIERS DU CENTRE EUROPÉEN POUR LE DÉVELOPPEMENT DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE RELATIFS À L'EXERCICE 1996 1-4 2

OBSERVATIONS RÉSULTANT DU CONTRÔLE 5-29 2

Introduction 5-8 2

Informations de base 5-6 2

Étendue du contrôle 7 2

Informations financières 8 2

Observations relatives à l'exécution budgétaire 9-13 2

Séparation des fonctions 9 2

Régie d'avances 10 2

Virements de crédits 11-12 2

Reports et annulations de crédits 13 3

Observations relatives au compte de gestion et au bilan 14-21 3

Recettes 14-15 3

Dépenses 16-17 3

Bilan 18-20 3

Contrôle des locaux du Centre et situation du personnel 21-26 3

Locaux provisoires 21 3

Locaux permanents 22-23 3

Personnel 24-26 4

Conclusion 27-29 4

ANNEXE - Tableaux 1-4 5

Réponses du Centre 8

ÉTATS FINANCIERS DU CENTRE POUR LE DÉVELOPPEMENT DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE RELATIFS À L'EXERCICE 1996

1. Le présent rapport est adressé au Conseil et au Parlement européen, conformément à l'article 12 du règlement (CEE) n° 337/75 du Conseil (1), modifié par le règlement (CEE) n° 1946/93 du Conseil (2).

2. La Cour a examiné les états financiers du Centre pour le développement de la formation professionnelle relatifs à l'exercice clôturé le 31 décembre 1996. Conformément aux dispositions de l'article 18, paragraphe 1, du règlement (CEE) n° 1416/76 du Conseil (3), modifié par le règlement (CEE) n° 1948/93 du Conseil (4), le budget a été exécuté sous la responsabilité du conseil d'administration. Cette responsabilité comporte l'établissement et la présentation des états financiers conformément aux dispositions financières prévues aux articles 65, 67 et 68 du règlement (CEE) n° 1948/93 du Conseil (5), modifiant le règlement (CEE) n° 1416/76 du Conseil (6). L'article 188 C du traité instituant la Communauté européenne prévoit que la Cour des comptes examine lesdits états financiers.

3. La Cour a opéré son contrôle conformément aux normes de contrôle généralement admises, dans la mesure où celles-ci s'appliquent au contexte communautaire. Elle a donc procédé aux vérifications des registres comptables et appliqué les procédures de contrôle jugées nécessaires en l'occurrence.

4. La Cour estime que les états financiers pour l'exercice clôturé au 31 décembre 1996 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont globalement légales et régulières.

OBSERVATIONS RÉSULTANT DU CONTRÔLE

Introduction

Informations de base

5. Le Centre européen pour le développement de la formation professionnelle (Cedefop) est un organe satellite de la Communauté européenne, qui a été créé par le règlement (CEE) n° 337/75 du Conseil (7). Il a pour mission de promouvoir la formation professionnelle au niveau communautaire. Le Cedefop a commencé ses activités à Berlin en 1976, avant d'être transféré à Thessalonique en 1995.

6. Le règlement précité définit le rôle du Centre, à savoir «assister la Commission en vue de favoriser, au niveau communautaire, la promotion et le développement de la formation professionnelle et de la formation continue», contribuer «à la mise en oeuvre d'une politique commune de formation professionnelle» et, en particulier, favoriser «l'échange d'informations et d'expériences». Dans le domaine de la formation professionnelle, le Centre a pour tâches principales «d'établir une documentation, de contribuer au développement et à la coordination de la recherche, d'assurer la diffusion de toute documentation et information utiles, de promouvoir et d'appuyer les initiatives de nature à faciliter une approche concertée (en particulier pour ce qui concerne le rapprochement des niveaux de formation professionnelle et la reconnaissance mutuelle des certificats), ainsi que de constituer un lieu de rencontre pour toutes les parties intéressées».

Étendue du contrôle

7. La Cour a opéré un audit financier des comptes de 1996 et a réexaminé les décisions du Centre relatives à ses locaux temporaires et permanents et à la situation de son personnel.

Informations financières

8. Les tableaux 1 et 2 présentent un résumé des états financiers du Centre. Les crédits disponibles au titre de l'exercice 1996 se sont élevés à 14,8 Mio ECU. Les engagements contractés ont donné lieu à des paiements et à des reports à l'exercice 1997 de 11,4 Mio ECU et 2,1 Mio ECU respectivement, le solde de 1,3 Mio ECU ayant été annulé. Les crédits reportés de l'exercice précédent ont donné lieu à des paiements et à des annulations de 4,2 Mio ECU et de 0,6 Mio ECU respectivement. Une analyse de l'utilisation des crédits de 1996 et des crédits reportés de 1995 figure au tableau 3 du présent rapport.

Observations relatives à l'exécution budgétaire

Séparation des fonctions

9. Le Centre a mis en place des procédures appropriées en matière de séparation des fonctions d'ordonnateur, de comptable et de régisseur d'avances (8).

Régie d'avances

10. Une large part des paiements (74 % en 1996, y compris les traitements) continue d'être effectuée sans visa préalable du contrôleur financier. La Cour a recommandé l'année dernière (9) que le recours à la régie d'avances soit limité aux dépenses courantes ou de moindre importance, qui comportent un risque d'irrégularités relativement faible. Le conseil d'administration a pris une décision définissant le type de dépenses susceptible d'être effectué par l'intermédiaire d'une régie d'avances, décision qui est entrée en vigueur le 1er janvier 1997.

Virements de crédits

11. En 1996, le montant total des virements de crédits entre les différentes lignes budgétaires s'est élevé à 891 600 ECU (soit 6 % du budget initial), ce qui constitue une diminution par rapport au montant de 922 000 ECU constaté pour 1995.

12. Après consultation et accord des différents services de la Commission (DG IX, DG XIX et DG XX), le Centre a viré 30 000 ECU de la ligne budgétaire 1 1 7 6 «Autres services et travaux confiés à l'extérieur pour traduction et dactylographie» à une ligne budgétaire 1 1 1 0 «Auxiliaires», nouvellement créée, et 40 000 ECU de la ligne budgétaire 1 1 0 0 «Traitements de base» à une ligne budgétaire 1 1 1 2 «Agents locaux», nouvellement créée. Ces nouvelles lignes budgétaires ont été introduites par le Centre. La Cour comprend les raisons justifiant ces virements, mais observe qu'ils sont contraires aux dispositions du paragraphe 4 bis de l'article 21 du règlement (CEE) n° 1948/93 du Conseil selon lequel: «ne peuvent être dotées de crédit par voie de virement que les lignes budgétaires pour lesquelles l'état des dépenses autorise un crédit ou porte la mention "pour mémoire" (p.m.)». Les mêmes lignes budgétaires sont également incluses dans le budget 1997 avec l'accord de l'autorité budgétaire.

Reports et annulations de crédits

13. En 1996, le volume des crédits reportés a diminué. Le taux d'utilisation des crédits définitifs pour 1996 atteint presque 77 %, alors qu'il n'était que de 61 % en 1995. La proportion d'engagements contractés et reportés à 1997 a été de 14 % (contre 28 % en 1995), celle des annulations de crédits a été de 9 %, contre 10 % en 1995. Le tableau 4 montre les reports du budget initial de 1996 ventilés par titre, et indique leur utilisation ultérieure.

Observations relatives au compte de gestion et au bilan

Recettes

14. La subvention de l'Union européenne prévue au titre de l'exercice 1996 s'élevait à 14 625 000 ECU, mais le Centre a effectivement demandé et reçu 14 410 000 ECU.

15. En 1996, pour la première fois, la Norvège et l'Islande ont versé 96 135 ECU au Centre au titre de leur participation au programme de travail.

Dépenses

16. Conformément aux dispositions de l'article 46 du règlement (CEE) n° 1416/76 du Conseil, modifié par le règlement (CEE) n° 1948/93 du Conseil, les marchés portant sur un montant ne dépassant pas 12 000 ECU peuvent être traités par entente directe. Dans le cas d'au moins dix-sept contrats d'étude et de cinq acquisitions de biens corporels, des marchés d'un montant supérieur ont été passés sans suivre la procédure d'appel à la concurrence prévue à l'article 45 du règlement précité, et cependant tous les paiements ont reçu l'accord du contrôleur financier.

17. Les résultats d'une étude relative aux retards dans la présentation des travaux des contractants pour l'année 1996 ont montré que 55 % d'entre eux n'avaient pas respecté les délais contractuels. Dans les comptes rendus des réunions de la direction, rien n'atteste que le respect des délais contractuels par les contractants ait fait l'objet d'un suivi.

Bilan

18. Le Centre a réalisé un inventaire actualisé conformément aux dispositions de l'article 52 du règlement (CEE) n° 1416/76 du Conseil, modifié par le règlement (CEE) n° 1948/93 du Conseil (10). Les actifs immobilisés enregistrés au bilan pour un montant de 1 443 431 ECU en 1996 représentent la valeur du matériel et du mobilier au coût historique.

19. En fin d'année, les soldes de trésorerie détenus par le Centre s'élevaient à 4,1 Mio ECU, en diminution par rapport aux 5,9 Mio ECU de 1995. Le Centre prend à nouveau la responsablité de gérer des soldes importants de trésorerie. La Cour lui recommande d'effectuer ses retraits trimestriels auprès de la Commission en tenant compte de ses besoins de trésorerie réels.

20. Le bilan fait état d'un montant de 483 308 ECU correspondant à «la TVA à recouvrer», dont 251 434 ECU se rapportent à l'année 1995 mais n'ont pas encore été récupérés en raison du déménagement à Thessalonique. La Cour demande au Centre de faire le nécessaire pour recouvrer cette somme dès que possible. En ce qui concerne «la TVA à recouvrer pour l'année 1996», la Cour recommande au Centre de donner aux autorités fiscales responsables tous les renseignements relatifs à cette procédure pour éviter que les fonds ne soient annulés ou que des retards excessifs n'affectent les remboursements.

Contrôle des locaux du Centre et situation du personnel

Locaux provisoires

21. Comme la Cour l'a observé l'année dernière (11), le Centre a dû investir 120 000 ECU pour rendre le bâtiment provisoire fonctionnel et «prêt à l'emploi». Au moment du contrôle (en mai 1997), le Centre a expliqué que ces coûts ont été engagés pour améliorer les conditions permettant d'assurer le bon fonctionnement du Centre, mais il n'a pas été en mesure d'indiquer qui devait supporter ces coûts.

Locaux permanents

22. Le Centre et l'État hellénique ont signé le 22 juin 1995 une convention de base relative à la construction d'un bâtiment définitif. Selon cette convention, le Centre versera à l'État hellénique un montant de 6 879 750 ECU en quatre tranches égales de 1 719 937 ECU. Les deux premières tranches ont été versées le 1er septembre 1995 et le 1er septembre 1996, la troisième devra être versée le 1er septembre 1997. Ce troisième versement doit être approuvé par l'autorité budgétaire et le dernier versement sera effectué au moment de la réception définitive du bâtiment.

23. Si l'accord de l'autorité budgétaire intervient avant le 1er septembre 1997, le Centre aura payé à l'État hellénique un montant de 5 159 811 ECU au titre de la construction du bâtiment définitif. La construction du bâtiment était planifiée pour débuter le 30 mars 1997. Au moment du contrôle (en mai 1997), la procédure d'appel d'offres, qui est gérée par les autorités helléniques, n'était pas encore dans sa phase finale et aucun marché n'avait encore été signé. En conséquence, aucune donnée financière et aucun budget liés à cet investissement n'étaient disponibles pour le contrôle.

Personnel

24. En 1996, le tableau des effectifs comportait 81 postes (emplois permanents et temporaires) : 25 A, 11 LA, 15 B, 27 C et 3 D. Au moment du contrôle (en mai 1997), 78 personnes travaillaient effectivement à Thessalonique: 60 fonctionnaires et agents temporaires (25 A/LA, 10 B, 23 C et 2 D), sept experts nationaux, cinq agents locaux, trois agents auxiliaires, deux agents intérimaires et un stagiaire.

25. Trois autres personnes travaillaient au bureau du Cedefop à Bruxelles, une personne était détachée auprès d'Eurostat pour un projet en coopération, trois personnes se trouvaient toujours à Berlin, quatre avaient pris un congé de convenance personnelle (CCP) et une était malade depuis plusieurs mois. Plusieurs nouveaux agents ont été recrutés au cours de l'année 1996.

26. La Cour a été informée qu'une enquête était menée par les autorités fiscales helléniques concernant, entre autres, le paiement des impôts et des prestations de sécurité sociale pour les agents locaux mis à la disposition du Cedefop par une entreprise de Thessalonique.

Conclusion

27. Dans le cas d'au moins dix-sept contrats d'étude et de cinq acquisitions de biens corporels, des marchés supérieurs au plafond de 12 000 ECU ont été attribués sans suivre la procédure d'appel d'offres prévue à l'article 45 du règlement (CEE) n° 1416/76 du Conseil, modifié par le règlement (CEE) n° 1948/93 du Conseil (voir point 16).

28. Le Centre détient à nouveau des soldes de trésorerie importants. Cette situation devrait être évitée moyennant des retraits trimestriels auprès de la Commission en tenant compte des besoins de trésorerie réels (voir point 19).

29. Il est recommandé au Centre de s'assurer que les travaux relatifs aux locaux permanents progressent conformément au marché (voir point 23).

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion des 12 et 13 novembre 1997.

Par la Cour des comptes

Bernhard FRIEDMANN

Président

(1) JO L 39 du 13. 2. 1975, p. 1.

(2) JO L 181 du 23. 7. 1993, p. 11.

(3) JO L 164 du 24. 6. 1976, p. 1.

(4) JO L 181 du 23. 7. 1993, p. 15.

(5) JO L 181 du 23. 7. 1993, p. 15.

(6) JO L 164 du 24. 6. 1976, p. 1.

(7) JO L 39 du 13. 2. 1975, p. 1.

(8) Rapport annuel de la Cour relatif aux états financiers et à la gestion pour l'exercice 1995 du Centre européen pour le développement de la formation professionnelle (Cedefop-Thessalonique).

ANNEXE

TABLEAU 1 CENTRE EUROPÉEN POUR LE DÉVELOPPEMENT DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE - BILAN AU 31 DÉCEMBRE 1996

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Source: établi par la Cour des comptes sur la base de données communiquées par le Cedefop.

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RÉPONSES DU CONSEIL D'ADMINISTRATION DU CEDEFOP

La nature des observations de la Cour des comptes permet au Conseil d'administration du Centre de répondre directement. Le Conseil d'administration suivra la structure des observations et conclusions de la Cour. La numérotation des paragraphes annotés correspond à celle utilisée dans le rapport de la Cour.

12. Le Centre remercie la Cour de la compréhension qu'elle manifeste à l'égard des virements indiqués, qui étaient nécessaires pour assurer le bon fonctionnement du Centre dans le contexte grec, et souligne le caractère exceptionnel de ces opérations, qui ne seront pas répétées dans des circonstances normales, telles que celles que connaît le Centre à présent.

16. En ce qui concerne la procédure d'appel d'offres, il y aurait lieu de tenir compte des points suivants:

a) certains contrats en cours résultent d'appels à manifestation d'intérêt et d'appels d'offres antérieurs. Dans le cas du réseau documentaire, les contrats, dont le montant dépasse souvent 12 000 écus, ont été généralement passés avec les mêmes institutions spécialisées que les années précédentes. Ces travaux requièrent une grande continuité; un appel d'offres annuel, qui entraînerait éventuellement des changements fréquents de contractants, serait donc très perturbant et, étant donné la nécessité d'une formation et d'une période de préparation, peu efficace. La mise en oeuvre des contrats est néanmoins évaluée avec soin et un appel d'offres (sur la base de l'appel à manifestation d'intérêt réalisé récemment par le Centre) sera lancé dans les cas où la réalisation du contrat n'est pas jugée satisfaisante;

b) les contrats portant sur la préparation des nouvelles monographies décrivant les systèmes de formation et d'enseignement professionnels des États membres (ou la mise à jour des monographies existantes) sont soumis aux règles d'usage, c'est-à-dire qu'un appel d'offres restreint est organisé. Dans le cas des monographies la liste est élaborée après consultation des membres du Conseil d'administration. Une exception à cette règle a été faite en 1995 et 1996 pour les monographies sur les nouveaux États membres et les pays de l'EEE, lorsqu'il a été jugé plus approprié de prendre la décision directement après la consultation des membres du Conseil d'administration.

Comme prévu, le Centre a lancé un appel général à manifestation d'intérêt pour une participation à des réseaux et la réalisation de contrats d'études. Cet appel a été publié au Journal officiel des Communautés européennes (JO C 214 du 16. 7. 1997, p. 15) et les résultats sont examinés actuellement.

17. Les retards dans les transactions liées aux contrats sont dus dans de nombreux cas au non-respect des procédures administratives, notamment au fait que les contractants n'envoient pas à temps les factures nécessaires pour le paiement. En outre, certains retards se sont produits parfois dans la signature des contrats, ce qui ne permet de commencer les travaux que plusieurs mois après la date prévue initialement et provoque un retard en chaîne. Dans d'autres cas, les retards ont été dus à la nécessité d'une discussion intense et longue entre le contractant et le Cedefop sur la base du projet de rapport du contractant. Dans les cas où l'institution contractante peut cofinancer elle-même l'activité ou obtenir un financement d'une autre source, le Cedefop ne peut pas toujours imposer le calendrier. C'est notamment le cas lorsque le prix que paie le CEDEFOP est inférieur à celui que le marché dicterait peut-être pour les travaux en question.

Néanmoins, le CEDEFOP tente d'éviter les retards. Dans le cas de retards injustifiables, le Centre indique au contractant que ce retard lui portera sérieusement préjudice dans la perspective d'une coopération future. La nouvelle liste des personnes/institutions intéressées, qui sera établie sur la base du récent appel à manifestation d'intérêt, devrait accroître les options dont dispose le Centre pour la passation des contrats futurs et, par conséquent, le placer en meilleure position pour insister auprès des contractants et de leurs institutions, afin qu'ils respectent strictement les règles et les délais fixés. Une approche axée sur l'efficacité sera maintenue.

19. Le Conseil d'administration prend note des améliorations qui se sont produites en 1996 et considère qu'il est possible de progresser encore davantage. Il intensifiera ses efforts à cette fin. Le Centre a amélioré sa procédure en joignant à chaque retrait trimestriel auprès de la Commission un relevé détaillé concernant le solde de trésorerie actuel et les paiements totaux envisagés au cours des quatre mois suivants. La différence entre ces deux montants fait apparaître le solde des besoins réels, ce qui permettra d'éviter que le Centre ait en permanence un solde de trésorerie trop important.

20. Le Centre a entrepris une action immédiatement après le contrôle de la Cour des comptes et fait actuellement pression pour obtenir le remboursement. Les pièces justificatives nécessaires au recouvrement auprès des autorités financières allemandes de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) payée en 1995 et 1996 par le Centre ont été transmises. Le Centre est entré en contact avec les autorités fiscales grecques responsables et a été informé dans le détail de la procédure et de la préparation appropriée des pièces justificatives permettant le recouvrement de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) versée les années précédentes. Entre-temps, les pièces concernant les exercices 1995 et 1996 ont été préparées et transmises aux autorités.

21. Le Centre attire l'attention sur le fait que:

- les locaux provisoires rapidement remis à neuf ne représentent pas une solution optimale (par exemple, leur superficie disponible est égale à un tiers environ de la superficie du futur nouveau bâtiment),

- de nouveaux besoins sont apparus à la suite du déménagement du Cedefop (notamment investir dans l'infrastructure nécessaire à l'équipement électronique),

- ni l'accord initial ni la législation grecque ne précisent clairement qui devrait supporter de tels coûts. La consultation d'un juriste n'a fait que confirmer ces incertitudes. Le Centre a dû procéder à des adaptations permettant un travail efficace. Le Centre reconnaît qu'il aurait été plus judicieux que des accords soient passés au préalable pour tout investissement supplémentaire. Le propriétaire a pris bonne note des investissements supplémentaires réalisés par le Cedefop et a manifesté une attitude généreuse sur de nouveaux points (par exemple, la mise à disposition de salles de réunion supplémentaires). Le Centre essaiera d'obtenir une compensation lors du règlement intervenant à l'échéance du bail de location actuel.

23. Le Centre reconnaît que le délai de préparation a été très long, mais il est persuadé que les travaux vont désormais progresser rapidement. Le calendrier de la période à venir remis par les autorités grecques est le suivant:

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Le Centre escompte que l'autorité budgétaire lèvera sa réserve sur le budget 1997 et qu'il sera en mesure de respecter ses obligations contractuelles à l'égard du gouvernement grec. Le Centre espère que les travaux auront suffisamment avancé pour qu'il puisse verser la troisième tranche avant la fin de 1997. Cela est d'autant plus important que les prévisions budgétaires pour 1998 n'incluent pas de demande pour un nouveau versement.

24-25. Beaucoup de nouveaux agents ont en effet été recrutés et plusieurs personnes travaillant au Centre sur des contrats différents figurent dans le tableau des effectifs. Les mesures sociales liées au transfert ont pris fin (mai 1997) et le Conseil d'administration évaluera la situation du personnel à la fin de 1997.

26. Le Centre escompte que les résultats de l'enquête n'auront pas de conséquences pour lui.

27. Comme cela a été expliqué, un nouvel appel à manifestation d'intérêt à grande échelle a été organisé avec succès.

28. La situation s'est améliorée ces dernières années et le Centre espère que cette tendance se poursuivra en 1997.

29. Le Centre a tout mis en oeuvre - et continuera sur cette voie - pour être sûr de disposer d'un nouveau bâtiment de grande qualité et à un prix raisonnable. Le coût du nouveau bâtiment pourrait être inférieur aux estimations initiales. Les perspectives sont positives (voir le paragraphe 23).