Rapport

sur les états financiers de l'Agence européenne pour l'environnement (AEE - Copenhague) pour l'exercice clos le 31 décembre 1999, accompagné des réponses de l'Agence

(2000/C 373/02)

TABLE DES MATIÈRES

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OPINION DE LA COUR

1. Le présent rapport est adressé au conseil d'administration de l'Agence européenne pour l'environnement, conformément à l'article 13, paragraphe 4, du règlement (CEE) n° 1210/90 du Conseil(1).

2. La Cour a examiné les états financiers de l'Agence européenne pour l'environnement pour l'exercice clos le 31 décembre 1999. Conformément à l'article 14, paragraphe 1, du règlement (CEE) n° 1210/90 du Conseil, le budget a été exécuté sous la responsabilité du directeur exécutif. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des états financiers(2), conformément aux dispositions financières internes prévues à l'article 14 du règlement (CEE) n° 1210/90 du Conseil. La Cour des comptes est tenue de procéder à l'examen de ces comptes par l'article 248 du traité instituant la Communauté européenne.

3. La Cour a effectué son audit conformément à ses politiques et normes d'audit. Celles-ci ont été adaptées des normes internationales d'audit généralement admises pour refléter le caractère spécifique du contexte communautaire. Elle a examiné les documents comptables et appliqué les procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. La Cour a obtenu, par cet audit, une base adéquate pour étayer l'opinion exprimée ci-après.

4. Cet examen a permis à la Cour d'obtenir l'assurance raisonnable que les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 1999 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

PRINCIPALES OBSERVATIONS SUR L'EXÉCUTION DU BUDGET DE L'AGENCE EUROPÉENNE POUR L'ENVIRONNEMENT POUR L'EXERCICE CLOS LE 31 DÉCEMBRE 1999

Analyse de l'exécution budgétaire

5. Les crédits définitifs de l'exercice se sont élevés à 18,5 millions d'euros qui ont été engagés à hauteur de 18,3 millions d'euros dont 9,2 millions d'euros pour les dépenses opérationnelles (titre III).

6. Les reports de crédits s'élèvent à 6,0 millions d'euros (soit 33 % des engagements) et concernent principalement les dépenses opérationnelles à hauteur de 5,4 millions d'euros. À titre de comparaison, les crédits reportés de l'exercice 1998 à l'exercice 1999 s'élevaient à 5,8 millions d'euros, dont 4,6 millions d'euros pour les dépenses opérationnelles. De ces reports, 0,7 million d'euros (soit 12 %) ont été annulés.

Imputation de la TVA

7. Jusqu'en décembre 1998, le règlement financier général prévoyait l'imputation des dépenses TVA incluse, cette dernière pouvant, après remboursement, faire l'objet d'un réemploi. Depuis lors(3), le règlement financier général impose que les dépenses soient imputées hors TVA. La Cour invite l'Agence à transposer ces nouvelles modalités dans sa propre réglementation.

Inventaire

8. L'Agence devrait veiller à ce que l'inventaire soit vérifié au moins une fois par an pour s'assurer de son exhaustivité et déclasser les équipements informatiques devenus obsolètes.

Gestion du personnel

9. Les contrôles effectués ont montré des faiblesses dans la tenue des dossiers du personnel; elles ont conduit notamment à fixer de manière incorrecte le traitement de deux agents récemment recrutés. L'Agence devrait vérifier régulièrement l'ensemble des dossiers du personnel pour s'assurer du caractère complet et de la validité des données.

Gestion des contrats avec les centres thématiques

10. Pour la réalisation de ses objectifs, l'Agence a passé des contrats avec divers centres thématiques sélectionnés dans les États membres. Les contrats comportent un texte de base standardisé et complété par des annexes de nature plus technique. Il a été observé, notamment en ce qui concerne la nature et la durée des travaux, des incohérences entre le texte de base et les annexes techniques.

11. Ces contrats sont financés par des crédits inscrits dans le titre III du budget de l'Agence qui couvre les dépenses opérationnelles. Comme déjà observé, ces crédits font l'objet de reports très importants (voir points 5 et 6). La gestion de ces reports, qui est prioritaire en raison des risques d'annulation, explique en partie la conclusion très tard dans l'année de certains contrats. Ainsi, des engagements pour au moins 1,9 million d'euros ont été décidés après le 15 novembre 1999 au titre des dépenses opérationnelles.

12. L'ampleur et le caractère récurrent de cette situation devraient inciter l'Agence à améliorer son système de suivi de l'exécution de son programme annuel afin de minimiser les reports de crédits et, ainsi, de mieux respecter le principe d'annualité.

13. Des faiblesses apparaissent également dans la gestion financière des contrats. Les procédures de traitement des demandes de paiement gagneraient à être davantage formalisées et appliquées. Il serait nécessaire que les dossiers financiers contiennent des documents à l'appui des demandes de paiement et pas seulement une attestation de la réalité et de la conformité des travaux exécutés.

14. Les contrats sont financés à partir d'engagements sur diverses lignes budgétaires correspondant aux divers thèmes dont ils ont à traiter. Les paiements effectués sont imputés de manière à épuiser séquentiellement les engagements concernés, de telle sorte qu'il est impossible de rapprocher l'exécution des engagements et l'état d'avancement des travaux correspondants.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 27 septembre 2000.

Par la Cour des comptes

Jan O. Karlsson

Président

(1) JO L 120 du 11.5.1990, p. 4.

(2) En application de l'article 13, paragraphe 3, du règlement (CEE) n° 1210/90 du Conseil, les comptes de la totalité des recettes et des dépenses de l'Agence pour l'exercice 1999 ont été établis le 27 mars 2000 et ensuite transmis au conseil d'administration de l'Agence, à la Commission et à la Cour des comptes, cette dernière les ayant reçus le 5 avril 2000. La version abrégée de ces états financiers est présentée dans les tableaux annexés au présent rapport.

(3) Voir article 27, paragraphe 2 bis, du règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes, tel que modifié par le règlement (CE, CECA, Euratom) n° 2548/98 du Conseil du 23 novembre 1998 (JO L 320 du 28.11.1998, p. 1).

Tableau 1

Bilan financier aux 31 décembre 1999 et 31 décembre1998

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Tableau 2

Compte de gestion pour les exercices 1999 et 1998

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Réponses de l'agence

TVA. Paiements et remboursements

La Cour établit que:

"7. Jusqu'en décembre 1998, le règlement financier général prévoyait l'imputation des dépenses TVA incluse, cette dernière pouvant, après remboursement, faire l'objet d'un réemploi. Depuis lors, le règlement financier général impose que les dépenses soient imputées hors TVA. La Cour invite l'Agence à transposer ces nouvelles modalités dans sa propre réglementation."

Les commentaires de l'Agence sont les suivants:

L'Agence se mettra en relation avec les services de la Commission européenne et les autres agences également concernées afin de définir dans quelle mesure son règlement financier doit être révisé et de sorte que les dispositions modifiées soient adoptées en 2001.

Inventaire

La Cour établit que:

"8. L'Agence devrait veiller à ce que l'inventaire soit vérifié au moins une fois par an pour s'assurer de son exhaustivité et déclasser les équipements informatiques devenus obsolètes."

Les commentaires de l'Agence sont les suivants:

L'inventaire est mis à jour continuellement et vérifié sur une base régulière. Toutefois, comme l'a correctement relevé la Cour, les équipements obsolètes, toujours entreposés dans les locaux, ne sont pas déclassés. L'Agence a désormais obtenu de son contractant-cadre qu'à la livraison de tout ordinateur neuf corresponde la reprise d'un autre, reconnu obsolète et inscrit dans l'inventaire.

Gestion du personnel

La Cour établit que:

"9. Les contrôles effectués ont montré des faiblesses dans la tenue des dossiers du personnel; elles ont conduit notamment à fixer de manière incorrecte le traitement de deux agents récemment recrutés. L'Agence devrait vérifier régulièrement l'ensemble des dossiers du personnel pour s'assurer du caractère complet et de la validité des données."

Les commentaires de l'Agence sont les suivants:

Un contrôle systématique des dossiers du personnel, établis avec l'aide de la direction générale du personnel de la Commission européenne, a été mis en place. Une première révision a permis de corriger les erreurs relevées par la Cour.

Centres thématiques. Gestion des contrats

La Cour établit que:

"10. Pour la réalisation de ses objectifs, l'Agence a passé des contrats avec divers centres thématiques sélectionnés dans les États membres. Les contrats comportent un texte de base standardisé et complété par des annexes de nature plus technique. Il a été observé, notamment en ce qui concerne la nature et la durée des travaux, des incohérences entre le texte de base et les annexes techniques."

Les commentaires de l'Agence sont les suivants:

La cohérence entre les textes de base et les annexes techniques est actuellement contrôlée et des corrections seront apportées, si besoin est. Il est procédé à l'introduction de contrôles de routine parallèlement à la sélection en cours de futurs centres thématiques européens avec lesquels seront passés des contrats portant sur l'année 2001.

La Cour établit que:

"11. Ces contrats sont financés par des crédits inscrits dans le titre III du budget de l'Agence qui couvre les dépenses opérationnelles. Comme déjà observé, ces crédits font l'objet de reports très importants (voir points 5 et 6). La gestion de ces reports, qui est prioritaire en raison des risques d'annulation, explique en partie la conclusion très tard dans l'année de certains contrats. Ainsi, des engagements pour au moins 1,9 million d'euros ont été décidés après le 15 novembre 1999 au titre des dépenses opérationnelles."

Les commentaires de l'Agence sont les suivants:

Les engagements sont décidés au début de l'année afin de gagner un maximum de temps pour réaliser et livrer le travail demandé. La possibilité d'engager des ressources complémentaires à la fin de l'année permet néanmoins d'utiliser efficacement les quelques ressources encore disponibles, alors que quelques ajustements de la portée des travaux sont susceptibles de devenir nécessaires et que quelques fonds supplémentaires de fonctionnement peuvent être alloués pour les travaux des centres thématiques européens qui contribuent à l'amélioration des capacités des États membres.

La Cour établit que:

"12. L'ampleur et le caractère récurrent de cette situation devraient inciter l'Agence à améliorer son système de suivi de l'exécution de son programme annuel afin de minimiser les reports de crédits et, ainsi, de mieux respecter le principe d'annualité."

Les commentaires de l'Agence sont les suivants:

Il est de l'intention de l'Agence de minimiser ces reports. Toutefois, comme indiqué au point précédent, une part de ces travaux ne peut donner lieu à la conclusion de contrats qu'à la fin de l'année pour des raisons d'efficacité. En outre, les centres thématiques européens sont opérationnels tout au long de l'année, soit sur douze mois, tandis que les fonds nouveaux, inscrits au budget de l'année nouvelle, ne seront mis à leur disposition qu'au mois de février au plus tôt, ce qui contraint à reporter certains paiements sur l'année suivante.

La Cour établit que:

"13. Des faiblesses apparaissent également dans la gestion financière des contrats. Les procédures de traitement des demandes de paiement gagneraient à être davantage formalisées et appliquées. Il serait nécessaire que les dossiers financiers contiennent des documents à l'appui des demandes de paiement et pas seulement une attestation de la réalité et de la conformité des travaux exécutés."

Les commentaires de l'Agence sont les suivants:

L'AEE a élaboré des procédures pour le traitement des demandes de paiement et l'identification de chaque subvention. Nous apprécions, cependant, la proposition de la Cour et sommes en passe d'adapter davantage ces procédures afin d'inclure des documents d'appui, comme par exemple des rapports d'avancement et des extraits de rapports techniques, ainsi que des états dans les dossiers financiers.

La Cour établit que:

"14. Les contrats sont financés à partir d'engagements sur diverses lignes budgétaires correspondant aux divers thèmes dont ils ont à traiter. Les paiements effectués sont imputés de manière à épuiser séquentiellement les engagements concernés, de telle sorte qu'il est impossible de rapprocher l'exécution des engagements et l'état d'avancement des travaux correspondants."

Les commentaires de l'Agence sont les suivants:

L'AEE s'efforcera de planifier ces paiements en respectant les lignes budgétaires correspondant aux travaux effectivement réalisés, en demandant tout d'abord davantage d'informations aux centres thématiques européens sur les ressources affectées par tâche. Toutefois, les centres thématiques effectuent normalement des travaux interconnectés pour lesquels des calendriers différents ont été définis; les dotations budgétaires ne peuvent être que partiellement alignées sur l'évolution des travaux en cours.