ANNEXE

< EN-TÊTE DU POUVOIR ADJUDICATEUR >

TERMES DE RÉFÉRENCE POUR UNE ÉVALUATION DES PILIERS D’UNE ENTITÉ DEMANDANT À ÊTRE CHARGÉE DE L’EXÉCUTION DU BUDGET DE L’UNION EUROPÉENNE DANS LE CADRE DE LA GESTION INDIRECTE

[DÉNOMINATION DE L’ENTITÉ]

Entité demandant l’évaluation: [Nom et adresse complète de l’entité] Pays: [Pays dans lequel l’entité est établie] Référence/date de la demande de prestation de services: [Référence/date de la demande de prestation de services ou autredocument équivalent délivré par l’entité] Période couverte par l’évaluation: [L’année (période de 12 mois) se terminant le jour du début des vérifications sur place (procédures sur place) aux fins de l’évaluation] Date de début de l’évaluation: [Date indicative du début. [Date contractuelle prévue de l’évaluation (date du bon de commande)] Date de fin de l’évaluation: [Date indicative de fin. La date de réception estimée du rapport final]

TABLE DES MATIÈRES

1. Introduction 4

2. Objectifs 6

3. Normes et orientations 7

4. Obligations de l’auditeur 7

5. Champ d’application 9

6. Procédures d’évaluation 11

7. Autres aspects 13

Annexes 14

INSTRUCTIONS POUR L’UTILISATION DES PRÉSENTS TdR Il convient d’en retirer toutes les instructions apparaissant en <Italique> sur fond gris. Les mentions entre crochets [texte] doivent être complétées par l’entité. Le texte et les formulations prévus par les présents termes de référence doivent être respectés en permanence et ne peuvent pas être modifiés. Cette instruction doit être retirée des TdR.

1. INTRODUCTION

Contexte

L’article 154 du règlement financier (1) applicable au budget général de l’Union européenne («UE») fixe les modes d’exécution du budget, y compris la «gestion indirecte». Dans le cadre de la gestion indirecte, la Commission peut confier des tâches d’exécution des fonds de l’Union et de mise en œuvre de garanties budgétaires aux pays, organisations et organismes (ci-après les «entités») mentionnés à l’article 62 du règlement financier. Les entités suivantes peuvent être concernées:

— des pays tiers ou des organismes qu’ils ont désignés, par exemple le ministère de l’intérieur, le Royaume du Cambodge,

— des organisations internationales ou leurs agences, par exemple le programme des Nations unies pour le développement (PNUD),

— des établissements de droit public, par exemple la Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW),

— des entités de droit privé investies d’une mission de service public, pour autant qu’elles présentent les garanties financières suffisantes, par exemple la Cassa Depositi e Prestiti (CDP).

Lorsque ces entités gèrent des fonds de l’Union européenne, elles sont tenues de garantir un niveau de protection des intérêts financiers de l’Union européenne équivalent à celui qui est exigé au titre du règlement financier. Elles doivent en particulier répondre aux exigences relatives aux neuf «piliers». Ces piliers concernent:

1) le système de contrôle interne;

2) le système comptable;

3) un audit externe indépendant;

ainsi que des règles et des procédures pour:

4) l’octroi de financements par les fonds de l’Union au moyen de subventions;

5) la passation de marchés;

6) les instruments financiers (2);

et aussi:

7) l’exclusion de l’accès aux financements;

8) la publication d’informations sur les destinataires;

9) la protection des données à caractère personnel.

Les entités souhaitant gérer des fonds de l’Union européenne dans le cadre de la gestion indirecte doivent par conséquent se soumettre à une évaluation complète des piliers. Sur la base des résultats de l’évaluation des piliers, la Commission décidera si: i) elle peut confier des tâches d’exécution budgétaire à l’entité; et ii) elle peut conclure des accords spécifiques (c’est-à-dire des conventions de contribution en gestion indirecte) avec l’entité. Néanmoins, si la base juridique l’exige, ces conditions peuvent être spécifiées dans l’accord avec la Commission ou par référence aux documents d’orientation (par exemple, le guide des agences nationales dans le cas d’Erasmus) afin d’assurer une mise en œuvre harmonisée et un traitement équitable des bénéficiaires d’un programme de l’Union européenne dans tous les pays participants.

Le présent document expose les termes de référence («TdR») sur lesquels [dénomination et adresse complètes du pouvoir adjudicateur] se base pour confier à un auditeur la réalisation d’une évaluation des piliers de [dénomination de l’entité] et l’établissement d’un rapport sur cette évaluation. Les présents TdR sont annexés à [la demande de prestation de services ou à tout autre document équivalent] de l’entité.

Dans les présents TdR ainsi que dans les annexes 1 à 4 qui en font intégralement partie, les termes suivants sont définis comme suit:

— «Évaluation des piliers», «évaluation» ou «mission» désigne la présente mission d’assurance. Dans ce contexte, les piliers sont les grands domaines couverts par cette évaluation; ils englobent le contrôle interne, la comptabilité, l’audit externe indépendant, l’exclusion de l’accès aux financements, la publication d’informations sur les destinataires et la protection des données à caractère personnel. L’entité devra toujours être évaluée afin de s’assurer de sa capacité à satisfaire aux exigences dans ces domaines. Outre les six piliers obligatoires énumérés ci-dessus, il existe trois piliers facultatifs couvrant les procédures et les règles en matière de subventions, de marchés publics et d’instruments financiers.

— L’«auditeur» désigne le cabinet d’audit chargé d’accomplir cette mission et de présenter un rapport à ce sujet à la Commission. Le terme «auditeur» peut désigner la personne ou les personnes qui effectuent l’évaluation, généralement l’associé qui en assume la responsabilité ou les autres membres de l’équipe chargée de la mission d’audit. L’associé responsable de la mission est l’associé ou toute autre personne du cabinet d’audit qui: i) assume la responsabilité de l’audit et de sa réalisation, ainsi que de l’établissement du rapport émis au nom du cabinet; et ii) dispose de l’autorité nécessaire conférée par un organisme professionnel, juridique ou réglementaire.

— Le terme «entité» désigne l’entité faisant l’objet de l’évaluation des piliers. L’entité est généralement (3) le pouvoir adjudicateur de cette évaluation.

— La «Commission» désigne la Commission européenne, qui peut être représentée par le service ou l’unité concerné au sein de la direction générale compétente de la Commission ou par une délégation de l’Union européenne, le cas échéant.

2. OBJECTIFS

La mission de l’auditeur consiste à évaluer les systèmes mis en place ainsi que les contrôles, les règles et les procédures appliqués par l’entité pour chaque pilier vis-à-vis des critères fixés par la Commission pour chacun d’entre eux. L’objectif de cette évaluation des piliers est i) de permettre à l’auditeur de rapporter si l’entité respecte les exigences mentionnées aux points a) à f) de l’article 154, paragraphe 4, du règlement financier applicable au budget général de la Commission européenne et à l’article 29, paragraphe 1, du règlement financier applicable au Fonds européen de développement pour chaque pilier pertinent; et ii) de formuler une conclusion quant à la question de savoir si l’entité:

— a mis en place un système de contrôle interne efficace, efficient et économique, fondé sur les meilleures pratiques internationales, conformément aux critères fixés par la Commission européenne, et assure le fonctionnement de ce système dans tous ses aspects significatifs,

— a recours à un système de comptabilité qui fournit, dans tous ses aspects significatifs, des informations exactes, complètes et fiables en temps voulu, suivant les normes de comptabilité internationales, conformément aux critères fixés par la Commission européenne,

— fait l’objet d’un audit externe indépendant, réalisé, dans tous ses aspects significatifs, dans le respect des normes internationalement admises en matière d’audit par un service d’audit qui est fonctionnellement indépendant de l’entité en question et conformément aux critères fixés par la Commission européenne,

— applique des règles et des procédures adéquates, dans tous leurs aspects significatifs, pour l’octroi de financements sur les fonds de l’Union par l’intermédiaire de subventions et conformément aux critères fixés par la Commission européenne, <à supprimer si ce pilier ne s’applique pas>.

— applique des règles et des procédures adéquates, dans tous leurs aspects significatifs, pour l’octroi de financements sur les fonds de l’Union par l’intermédiaire de la passation de marchés et conformément aux critères fixés par la Commission européenne, <à supprimer si ce pilier ne s’applique pas>.

— applique des règles et des procédures adéquates, dans tous leurs aspects significatifs, pour l’octroi de financements sur les fonds de l’Union/garanties budgétaires par l’intermédiaire d’instruments financiers/de garanties budgétaires et conformément aux critères fixés par la Commission européenne, <à supprimer si ce pilier ne s’applique pas>.

— applique des règles et des procédures adéquates concernant l’exclusion des tiers de l’accès aux financements au moyen de la passation de marchés, de subventions et/ou d’instruments financiers,

— rend publiques des informations sur les destinataires des fonds de manière appropriée et en temps utile,

— assure une protection des données à caractère personnel équivalente à celle visée à l’article 5 du règlement financier.

En outre, en cas d’accord avec l’entité concernée et sans préjudice de la note finale, l’auditeur peut évaluer si l’entité respecte des normes équivalentes à la législation de l’Union européenne en vigueur et aux normes internationales et européennes reconnues en ce qui concerne les contrôles liés à l’évasion fiscale et aux pays et territoires non coopératifs, à la lutte contre le blanchiment de capitaux et à la lutte contre le financement du terrorisme. Si l’entité accepte d’être évaluée sur cette série de points, l’auditeur aura pour mission de présenter un rapport sur cette évaluation dans le cadre du sixième pilier. Afin d’exécuter des fonds de l’Union au moyen d’instruments financiers, qu’ils soient couverts ou non par une garantie budgétaire, l’entité devra respecter les exigences pertinentes du règlement financier visées aux points supplémentaires 6B et 6C par des dispositions contractuelles appropriées, même si elle choisit de ne pas se soumettre à l’évaluation des piliers pour ces points.

3. NORMES ET ORIENTATIONS

L’auditeur qui effectue la présente évaluation des piliers doit être régi par:

— le cadre conceptuel international pour les missions d’assurance de l’IFAC et la norme ISAE (International Standard on Assurance Engagements) 3000 de l’IFAC concernant les missions d’assurance autres que les missions d’audit ou d’examen limité d’informations financières historiques, dans la mesure où ces derniers peuvent être appliqués dans le contexte spécifique de cette évaluation des piliers,

— le Code de déontologie des professionnels comptables de l’IFAC [publié par l’International Ethics Standards Board for Accountants (IESBA) de l’IFAC], qui établit les principes de déontologie fondamentaux qui s’appliquent aux auditeurs, notamment les principes d’intégrité, d’objectivité, d’indépendance, de compétence et de diligence professionnelles, de confidentialité, de comportement professionnel et de respect des normes techniques,

— les normes internationales de contrôle qualité (ISQC) de l’IFAC, qui établissent des normes et fournissent des orientations sur les systèmes de contrôle qualité des auditeurs.

4. OBLIGATIONS DE L’AUDITEUR

4.1. Principes généraux

L’auditeur doit être un auditeur externe indépendant, membre d’un institut national de comptabilité ou d’audit, qui est, lui-même, membre de la Fédération internationale des comptables (IFAC) et qui est agréé pour effectuer des audits.

L’auditeur doit être fonctionnellement indépendant de l’entité concernée. Par conséquent, l’auditeur interne d’une entité faisant l’objet d’une évaluation ne peut procéder à une évaluation des piliers.

En souscrivant aux présents TdR, l’auditeur confirme qu’il remplit au moins l’une des conditions suivantes:

— l’auditeur et/ou le cabinet est membre d’un institut national de comptabilité ou d’audit, qui est, lui-même, membre de la Fédération internationale des comptables (IFAC),

— l’auditeur et/ou le cabinet est membre d’un institut national de comptabilité ou d’audit. Bien que l’institut ne soit pas membre de l’IFAC, l’auditeur s’engage à exécuter la présente mission conformément aux normes de l’IFAC et à la déontologie exposée dans les présents TdR,

— l’auditeur et/ou le cabinet est inscrit comme contrôleur légal des comptes au registre public d’un organe de supervision public dans un État membre de l’Union européenne, conformément aux principes de supervision publique exposés dans la directive 2006/43/CE du Parlement européen et du Conseil (4). Ce principe s’applique aux auditeurs et aux cabinets d’audit établis dans un État membre de l’Union européenne,

— l’auditeur et/ou le cabinet est inscrit comme contrôleur légal des comptes au registre public d’un organe de supervision public dans un pays tiers, et ce registre applique les principes de supervision publique exposés dans la législation du pays concerné (cette option s’applique aux auditeurs et aux cabinets d’audit basés dans un pays tiers). Lorsque la base juridique sous-jacente le permet (par exemple, Erasmus), l’auditeur peut être l’organisme d’audit indépendant désigné conformément à l’article 155, paragraphe 1, du règlement financier.

4.2. Qualifications, expérience et composition de l’équipe (5)

Qualifications et expérience

L’auditeur doit employer un personnel suffisant possédant: i) des qualifications professionnelles appropriées et une expérience adéquate des normes de l’IFAC, en particulier du cadre conceptuel international pour les missions d’assurance et de la norme ISAE (International Standard on Assurance Engagements) 3000 concernant les missions d’assurance autres que les missions d’audit ou d’examen limité d’informations financières historiques; et ii) une expérience dans la réalisation d’évaluations institutionnelles ou d’évaluations de la conformité et/ou d’audits de systèmes ou de missions équivalentes d’entités comparables, en taille et en complexité, à l’entité concernée.

En outre, l’équipe d’audit dans son ensemble possède:

— une expérience en matière d’évaluations institutionnelles et de conformité et/ou d’audit des systèmes ou de missions équivalentes dans le cadre de programmes financés par l’Union européenne et de projets financés par des institutions et des donateurs nationaux et/ou internationaux. Il est souhaitable que le chef de l’équipe sur le terrain, c’est-à-dire soit le directeur (catégorie 2), soit l’auditeur confirmé (catégorie 3), ait une expérience en matière d’audit des systèmes des actions d’aide extérieure financées par l’Union européenne et/ou d’autres actions financées par l’Union européenne et/ou d’évaluation institutionnelle ou de conformité d’organisations dans le secteur de l’aide au développement et/ou dans le secteur économique.

— [Facultatif: maîtrise de [préciser la(les) langue(s)]]

Composition de l’équipe

L’équipe d’auditeurs nécessaire pour cette évaluation des piliers sera composée d’un auditeur de catégorie 1, assumant la responsabilité finale de l’évaluation, et d’une équipe d’audit présentant une combinaison appropriée d’auditeurs des catégories 2 à 4. Il incombe à l’auditeur de proposer et d’employer une équipe d’audit constituée de la combinaison d’auditeurs appropriée pour cette mission.

La Commission distingue quatre catégories d’auditeurs.

Catégorie 1 — Associé d’audit

Un associé d’audit est un expert hautement qualifié, possédant les qualifications professionnelles appropriées et assumant ou ayant assumé des fonctions d’encadrement et de direction en matière d’audit public.

Cette personne devrait être membre d’un institut national de comptabilité ou d’audit et compter au minimum 12 ans d’expérience professionnelle en qualité d’auditeur ou de comptable professionnel dans le domaine de l’audit public. Sa connaissance des pays bénéficiaires de l’aide extérieure de l’Union européenne sera également prise en considération.

L’associé d’audit, ou toute autre personne assumant une fonction similaire à celle d’un associé, est la personne du cabinet d’audit qui est responsable de l’audit et de sa réalisation, ainsi que du rapport établi au nom du cabinet. L’associé d’audit jouit de l’autorité nécessaire conférée par un organisme professionnel, juridique ou réglementaire et est autorisé à certifier les comptes en vertu de la législation du pays dans lequel le cabinet d’audit est enregistré.

Catégorie 2 — Directeur de mission (Audit Manager)

Un directeur de mission est un expert qualifié possédant les diplômes universitaires ou les qualifications professionnelles appropriés. Il doit justifier d’un minimum de 6 années d’expérience en qualité d’auditeur ou de comptable professionnel dans le domaine de l’audit public et avoir une expérience de l’encadrement ou de la conduite d’une équipe d’audit.

Catégorie 3 — Auditeur confirmé

Un auditeur confirmé est un expert qualifié possédant les diplômes universitaires ou les qualifications professionnelles appropriés. Il doit justifier d’un minimum de 3 années d’expérience professionnelle dans le domaine de l’audit public.

Catégorie 4 — Auditeur assistant

Un auditeur assistant doit posséder un diplôme universitaire approprié et au moins 6 mois d’expérience professionnelle dans le domaine de l’audit public.

Curriculum vitæ (CV)

L’auditeur fournit au pouvoir adjudicateur le CV de l’associé ou de toute autre personne du cabinet d’audit qui est responsable de l’évaluation des piliers et de la signature du rapport, ainsi que les CV des directeurs de mission, des auditeurs confirmés et des auditeurs assistants proposés comme membres de l’équipe de mission. Les CV contiendront des informations utiles relatives aux types de missions réalisées par les membres de l’équipe, attestant leurs aptitudes et leur capacité à entreprendre l’évaluation, ainsi que des informations détaillées concernant toute expérience particulière digne d’intérêt. Le pouvoir adjudicateur examinera les CV avant de signer le bon de commande de la mission ou tout autre document contractuel applicable pour la réalisation de cette mission et se réserve le droit de les rejeter s’il estime qu’ils ne sont pas conformes aux exigences de cette dernière.

5. CHAMP D’APPLICATION

5.1. Lieu et période de l’évaluation

Cette évaluation des piliers sera effectuée à [lieu(x)]. <Il est essentiel d’indiquer le(s) lieu(x) correct(s) où l’évaluation sera effectuée>. L’auditeur est tenu de confirmer au pouvoir adjudicateur le ou les lieux où l’évaluation sera effectuée avant le début des travaux sur le terrain et doit s’assurer qu’il pourra avoir accès aux documents justificatifs nécessaires ainsi qu’au personnel essentiel de l’entité au cours de la mission. L’auditeur doit tenir compte du fait que l’entité exige habituellement la tenue de réunions destinées à préparer l’évaluation et à examiner le projet de rapport et que cela peut occasionner des déplacements supplémentaires (voir le point 7).

La période devant être couverte par l’évaluation devrait normalement être l’année (c’est-à-dire une période de 12 mois) se terminant le jour du début des travaux sur le terrain relatifs à l’évaluation, à savoir le jour où l’auditeur commence en réalité à réaliser les procédures et les tests d’évaluation sur place (c’est-à-dire sur le lieu où l’entité est établie).

5.2. Contexte de la mission

Utilisation de l’annexe 1: Contexte de la mission — Informations essentielles pour une évaluation des piliers

L’auditeur se fait une première idée du contexte de la mission sur la base de l’annexe 1: Contexte de la mission — Informations essentielles pour une évaluation des piliers. L’auditeur doit suffisamment comprendre le contexte de la mission pour être en mesure de soumettre une offre significative au pouvoir adjudicateur.

Utilisation de l’annexe 2a: Questionnaire d’évaluation

L’entité remet l’ annexe 2a complétée à l’auditeur dès que possible après la conclusion du contrat entre le pouvoir adjudicateur et l’auditeur, mais avant le début des procédures d’évaluation de l’auditeur.

Dans un deuxième temps, l’ annexe 2a deviendra un outil à utiliser par l’auditeur pour concevoir, planifier et appliquer les procédures d’évaluation et pour tenir compte des critères dont le respect par l’entité soumise à l’évaluation est essentiel ou important aux yeux de la Commission européenne.

Le questionnaire complété de l’ annexe 2a est une source essentielle d’informations et d’éléments probants relatifs à l’évaluation pour l’auditeur. Cependant, ce n’est en aucun cas la seule source à utiliser par l’auditeur pour planifier et effectuer les procédures d’évaluation et pour tirer des conclusions. Toutes les informations mentionnées et fournies par l’entité sont de nature provisoire et font l’objet des procédures d’évaluation que l’auditeur estime nécessaires. L’auditeur ne doit pas se fier aux informations tant qu’il ne s’est pas assuré au moyen de procédures d’évaluation qu’elles sont suffisamment exactes et complètes aux fins de l’évaluation et pour lui permettre de tirer des conclusions éclairées concernant les questions principales.

Par conséquent, l’auditeur peut modifier et compléter les informations ainsi qu’ajouter des informations dans la colonne «Constatations» s’il l’estime opportun. Il peut également ajouter des questions supplémentaires s’il considère que cela est nécessaire pour parvenir à une conclusion éclairée concernant les questions principales.

L’auditeur doit tenir compte des circonstances particulières de la mission et faire preuve de jugement professionnel tout au long de la procédure d’évaluation. Il reste toujours pleinement responsable de la conception, de la planification et de l’application des procédures d’évaluation qu’il estime nécessaires en plus des questions et des procédures du questionnaire de l’ annexe 2a .

L’auditeur utilise les informations du questionnaire de l’ annexe 2a et les résultats des procédures d’évaluation pour compléter le questionnaire et les critères d’évaluation de l’ annexe 2 (voir le point 5.4 ci-après) et pour tirer des conclusions pour chaque pilier évalué.

5.3. Nature, portée et calendrier des procédures et des tests pour chaque pilier

Pour chaque pilier, l’auditeur doit évaluer la conception des systèmes, des contrôles, des règles et des procédures pertinents. Cela signifie qu’il doit réaliser des procédures et des tests sur la base desquels il doit conclure si les systèmes, les contrôles, les règles et les procédures sont présents, c’est-à-dire existent.

En outre, l’auditeur doit évaluer l’efficacité opérationnelle des systèmes, des contrôles, des règles et des procédures de tous les piliers pertinents (voir le point 2 — «Objectifs» ci-dessus), à l’exception du pilier «audit externe indépendant» pour lequel il n’évalue que la conception des procédures relatives à l’audit externe.

La conception et l’efficacité opérationnelle des systèmes, des règles et des procédures pertinents doivent être évaluées par rapport aux critères définis par la Commission pour chaque pilier (voir le point 5.4 ci-après). À cette fin, l’auditeur doit utiliser les questionnaires fournis par la Commission.

L’auditeur détermine la nature, la portée et le calendrier de toutes les procédures et de tous les tests qu’il estime nécessaire de réaliser afin de parvenir à une conclusion en ce qui concerne la conception et l’efficacité opérationnelle des systèmes, des contrôles et des règles et procédures.

5.4. Critères et importance relative

Pour chaque pilier, la Commission européenne a défini trois niveaux de critère en formulant une série de questions (principales) dans le questionnaire et les critères d’évaluation de l’ annexe 2 et dans le questionnaire d’évaluation de l’ annexe 2a .

Afin de définir ce qu’est une faiblesse ou une insuffisance significative dans les systèmes, les contrôles, les règles et les procédures, l’auditeur doit prendre en considération les critères et les niveaux d’importance (à savoir, les notes minimales) définis par la Commission, dans la mesure où ces facteurs peuvent influencer la décision de cette dernière de confier à l’entité des tâches d’exécution budgétaire dans le cadre de la gestion indirecte.

Niveau 1 (règlement financier)

Pour chaque pilier, il existe une question globale de niveau 1 (dans le questionnaire et les critères d’évaluation de l’ annexe 2 ) définie sur la base du règlement financier. Cette question est fondamentale. Seuls deux types de conclusions sont possibles:

— la réponse à la question de niveau 1 est «oui». Cela signifie que l’entité respecte les exigences du pilier concerné. La conclusion de l’auditeur doit être formulée sous la forme affirmative, équivalant à un «avis sans réserve»,

— la réponse à la question de niveau 1 est «non». Cela signifie que l’entité ne respecte pas les exigences du pilier concerné. Dans ce cas, la conclusion doit être formulée sous la forme négative, équivalant à ce que l’on appelle un «avis négatif» en vertu des normes internationales.

Niveau 2 (éléments principaux des piliers)

Les questions principales du niveau 2 concernent les critères que la Commission considère essentiels. À cette fin, les questions et les critères principaux sont définis pour les éléments principaux de chaque pilier. Les éléments sont essentiellement des «sous-piliers» eux-mêmes composés de séries de questions dans le questionnaire d’évaluation de l’ annexe 2a .

L’auditeur doit faire preuve de jugement professionnel pour attribuer une note sur une échelle de 0 à 10 à chaque élément de niveau 2 dans le questionnaire et les critères d’évaluation de l’ annexe 2 sur la base des informations et des éléments probants obtenus en appliquant l’ annexe 2a .

Niveau 3 (questionnaire d’évaluation avec des séries de questions)

Le questionnaire d’évaluation de l’ annexe 2a inclut des séries de questions concernant les éléments principaux des piliers de niveau 2. Ces séries de questions détaillées ne sont pas exhaustives. Cela signifie que l’auditeur devrait utiliser au minimum ces (séries de) questions afin d’attribuer une note à chaque élément du niveau 2.

L’auditeur peut formuler des questions supplémentaires et mener des tests et procédures complémentaires s’il le considère nécessaire ou approprié. L’auditeur fait pleinement preuve de jugement professionnel pour toutes les questions de l’ annexe 2a de manière à attribuer des notes aux éléments principaux des piliers de niveau 2.

5.5. Limitations du champ d’application

L’auditeur informera le pouvoir adjudicateur de toute limitation du champ d’application des travaux décelée avant ou pendant l’évaluation et discutera avec celui-ci des mesures qui pourraient être requises et de la question de savoir si/comment l’évaluation peut être poursuivie.

6. PROCÉDURES D’ÉVALUATION

L’auditeur doit effectuer l’évaluation conformément aux procédures d’évaluation de l’ annexe 3 , qui couvrent la documentation et les éléments probants, la planification, les travaux sur le terrain et l’établissement de rapports. L’annexe 3 décrit les procédures d’évaluation que l’auditeur doit suivre et celles qu’il peut choisir d’appliquer. L’attention de l’auditeur est attirée sur les aspects spécifiques décrits aux points 6.1 à 6.3 ci-après. L’auditeur doit exercer ses fonctions avec diligence et jugement professionnel et déterminer la nature, le calendrier et la portée des procédures d’évaluation nécessaires pour respecter les objectifs, le champ d’application et le contexte de l’évaluation.

6.1. Documentation et éléments probants

Conformément à la norme ISAE 3000, l’auditeur doit établir une documentation et recueillir des éléments probants suffisants et appropriés pour étayer les constatations de l’évaluation et tirer des conclusions raisonnables sur lesquelles fonder les conclusions de l’évaluation pour chaque pilier. L’auditeur exerce son jugement professionnel pour déterminer si les éléments probants sont suffisants et appropriés (voir l’annexe 3.1).

6.2. Planification et travaux sur le terrain

Début de l’évaluation

La date de début officielle de l’évaluation est la date de signature du bon de commande du pouvoir adjudicateur ou de tout autre document contractuel applicable relatif à l’évaluation. L’auditeur et l’entité doivent ensuite convenir, dans les meilleurs délais, d’une date pour commencer les travaux sur le terrain.

Réunion préparatoire avec l’entité

L’entité prévoit une réunion préparatoire avec l’auditeur (voir l’annexe 3.2.1) qui se tiendra dans les locaux de [dénomination et adresse de l’entité]. L’entité tient la Commission informée de cette réunion, à laquelle des représentants de la Commission peuvent prendre part.

Procédures relatives à la planification de l’évaluation et aux travaux sur le terrain

Les procédures de l’auditeur doivent se baser sur une compréhension du contexte de la mission qui soit suffisante pour concevoir et réaliser des procédures d’évaluation ultérieures. Sont concernés:

— l’obtention d’éléments probants concernant la conception des systèmes, des contrôles et des règles et procédures (annexe 3.3.1),

— la réalisation de tests concernant l’efficacité opérationnelle des systèmes, des contrôles et des règles et procédures (annexe 3.3.2),

— l’échantillonnage et autres modes de sélection des éléments à tester, le cas échéant (annexe 3.3.3),

— l’utilisation des travaux des auditeurs internes, le cas échéant (annexe 3.3.4).

6.3. Rapports

Utilisation du modèle de rapport relatif à l’évaluation des piliers figurant à l’annexe 4

L’utilisation du modèle de rapport relatif à l’évaluation des piliers figurant à l’annexe 4 est obligatoire.

Langue

Le rapport doit être établi en [langue]. [Une synthèse du rapport d’évaluation en [anglais/français] doit être fournie avec le rapport] (voir annexe 3.3.1). <Supprimer si non applicable>.

Constatations

Il existe deux types de constatations:

— Les constatations principales sont celles relatives aux faiblesses ou insuffisances significatives présentes dans les systèmes, les contrôles, les règles et les procédures. Le terme «significatif» signifie que l’auditeur considère que ces facteurs sont importants pour la Commission à un point tel qu’ils pourraient influencer la décision de cette dernière de confier à l’entité des tâches d’exécution budgétaire dans le cadre de la gestion indirecte. Dès lors, lorsque des constatations significatives sont faites pour un pilier, l’auditeur doit formuler une conclusion négative pour ce pilier. Les constatations principales incluent aussi des cas dans lesquels plusieurs constatations, prises individuellement, ne concernent pas une faiblesse ou une insuffisance significative mais qui, prises collectivement, concernent une constatation de faiblesse ou d’insuffisance significative. L’incidence combinée de ces constatations est à ce point importante (c’est-à-dire significative) que l’auditeur doit parvenir à la conclusion que l’entité ne respecte pas les exigences relatives au pilier concerné (à savoir, la conclusion est «non»).

— Les autres constatations sont toutes des constatations non significatives dont l’auditeur estime qu’elles devraient être portées à l’attention de l’entité. Ces constatations concernent les faiblesses et les insuffisances présentes dans les systèmes, les contrôles et les règles et les procédures qui, prises individuellement ou collectivement, engendrent un niveau de risque moins immédiat lorsque les objectifs du pilier concernés ne sont pas atteints.

Les constatations doivent être présentées conformément aux formats (des tableaux) présentés dans le modèle de rapport relatif à l’évaluation des piliers figurant à l’annexe 4. Les principales constatations et les autres conclusions de l’auditeur peuvent servir de base aux mesures de surveillance prises par la Commission conformément à l’article 154, paragraphe 5, du règlement financier.

Recommandations

Il existe deux types de recommandations:

— Les recommandations cruciales concernent les faiblesses et les insuffisances significatives des systèmes, des contrôles et des règles et procédures et les cas dans lesquels les critères de la Commission et/ou les normes admises internationalement en ce qui concerne les piliers ne sont pas respectés (régulièrement).

— Les autres recommandations se réfèrent à toutes les autres constatations qui ne sont pas significatives. Dans ces cas, les faiblesses et les insuffisances présentes dans les systèmes, les contrôles, les règles et les procédures n’ont pas d’incidences majeures ni immédiates sur les objectifs de ces systèmes, contrôles, règles ou procédures. Néanmoins, il est pertinent pour l’entité de mettre en œuvre les mesures proposées en saisissant cette occasion d’améliorer ses systèmes, les contrôles, les règles ou les procédures et d’atteindre ainsi un niveau plus élevé d’efficacité et/ou d’efficience.

Les recommandations doivent être présentées conformément aux formats (des tableaux) présentés dans le modèle de rapport relatif à l’évaluation des piliers figurant à l’annexe 4.

Conclusions

Le rapport d’évaluation doit comporter une conclusion pour chaque pilier. Il existe deux types de conclusions. Les conclusions doivent soit être formulées sous la forme affirmative (par exemple: «a mis en place», «utilise», «est sujet à», «s’applique») ou sous la forme négative (par exemple: «n’a pas mis en place», «n’utilise pas», «n’est pas sujet à», «ne s’applique pas»).

L’utilisation d’une conclusion du type conditionnel (c’est-à-dire en utilisant la formulation «à l’exception de») n’est pas possible dans une évaluation des piliers.

Date du rapport d’évaluation

La date du projet de rapport et du rapport préfinal est la date à laquelle ces rapports sont envoyés pour consultation. La date du rapport d’évaluation final est la date à laquelle le rapport final de l’auditeur indépendant est signé (annexe 3.4.2).

Procédures et calendrier pour la présentation du projet de rapport et du rapport d’évaluation final

L’auditeur est tenu de respecter les procédures et le calendrier présentés à l’annexe 3.4.3 et 3.4.4 pour la consultation et la présentation du projet de rapport et du rapport d’évaluation final.

L’attention de l’auditeur est attirée en particulier sur les éléments suivants:

— L’auditeur doit soumettre un projet de rapport à l’entité dans un délai de [21; à déterminer par le pouvoir adjudicateur] jours calendrier après le jour de la réunion de clôture (c’est-à-dire la fin des travaux sur le terrain).

— La période écoulée entre la réunion de clôture de l’évaluation et la présentation du rapport d’évaluation final à l’entité ne doit pas excéder [105; à déterminer par le pouvoir adjudicateur] jours calendrier ou [15] semaines. L’auditeur doit justifier et documenter, dans ses documents de travail, tout retard dans la présentation des rapports.

7. AUTRES ASPECTS

7.1. Information sur les pratiques de calcul et de déclaration des coûts

Aucune information fournie par une entité aux fins de cette évaluation de la méthode utilisée pour le calcul et la déclaration des coûts n’est considérée comme approuvée par la Commission en ce qui concerne le budget d’une action spécifique. Cette approbation n’est possible que si les procédures spécifiques établies dans la décision de la Commission relative à l’évaluation ex ante des coûts unitaires et des taux forfaitaires (également appelés «options simplifiées en matière de coûts») ont été observées. En l’absence d’une évaluation ex ante des options simplifiées en matière de coûts, l’éligibilité des coûts d’une action spécifique est déterminée exclusivement en référence aux dispositions de l’accord ou des accords pertinents conclus avec l’entité.

7.2. Suivi

Le pouvoir adjudicateur peut demander une aide supplémentaire à l’auditeur dans le cadre du suivi du rapport d’évaluation final. Le pouvoir adjudicateur peut également demander à l’auditeur d’effectuer une nouvelle évaluation d’un ou de plusieurs piliers si le rapport d’évaluation final a conclu que l’entité ne respectait pas les exigences relatives au(x) pilier(s) concerné(s).

Les présents TdR ne couvrent aucune aide supplémentaire fournie par l’auditeur dans le cadre du suivi du rapport d’évaluation final effectué par le pouvoir adjudicateur. Si une telle assistance est requise, le pouvoir adjudicateur devra émettre un avenant au bon de commande ou à l’autre document contractuel applicable à une mission de ce type.

7.3. Divers

Annexes

Annexe 1 Contexte de la mission — Informations essentielles pour une évaluation des piliers Annexe 2 Questionnaire et critères d’évaluation Annexe 2a Questionnaire d’évaluation Annexe 3 Procédures d’évaluation Annexe 4 Rapport de l’évaluation des piliers

REMARQUE IMPORTANTE: les annexes 1 à 4 font partie intégrante des présents termes de référence.

(1) Règlement (UE, Euratom) 2018/1046.

(2) Une référence aux «instruments financiers» est réputée inclure les garanties budgétaires également.

(3) La Commission peut être le pouvoir adjudicateur dans des cas dûment justifiés.

(4) Directive 2006/43/CE du Parlement européen et du Conseil du 17 mai 2006 concernant les contrôles légaux des comptes annuels et des comptes consolidés et modifiant les directives 78/660/CEE et 83/349/CEE du Conseil, et abrogeant la directive 84/253/CEE du Conseil (JO L 157 du 9.6.2006, p. 87), telle que modifiée par la directive 2014/56/UE du Parlement européen et du Conseil du 16 avril 2014 (JO L 158 du 27.5.2014, p. 196).

(5) Lorsque l’organisme d’audit n’appartient pas au secteur privé, des niveaux équivalents d’ancienneté, de qualifications et d’expérience devraient être observés.