FR Journal officiel de l'Union européenne L 93/23

DÉCISION-CADRE 2009/315/JAI DU CONSEIL

du 26 février 2009

concernant l'organisation et le contenu des échanges d'informations extraites du casier judiciaire entre les États membres

LE CONSEIL DE L'UNION EUROPÉENNE,

vu le traité sur l'Union européenne, et notamment son article 31 et son article 34, paragraphe 2, point b),

vu la proposition de la Commission et l'initiative du Royaume de Belgique,

vu l'avis du Parlement européen (1),

considérant ce qui suit:

(1) L'Union européenne s'est donné pour objectif d'offrir aux citoyens un niveau élevé de protection dans un espace de liberté, de sécurité et de justice. Cet objectif suppose que les autorités compétentes des États membres échangent des informations extraites du casier judiciaire.

(2) Le 29 novembre 2000, conformément aux conclusions du Conseil européen de Tampere des 15 et 16 octobre 1999, le Conseil a adopté un programme de mesures destiné à mettre en œuvre le principe de la reconnaissance mutuelle des décisions pénales (2). La présente décision-cadre contribue à atteindre les objectifs prévus par la mesure no 3 du programme, qui propose d'instaurer un modèle type de demande d'antécédents judiciaires traduit dans les différentes langues de l'Union européenne, en s'inspirant du modèle élaboré dans le cadre des instances Schengen.

(3) Le rapport final sur le premier exercice d'évaluation consacré à l'entraide judiciaire en matière pénale (3) invitait les États membres à simplifier les procédures de transfert de pièces entre États en recourant, le cas échéant, à des formulaires types afin de faciliter l'entraide judiciaire.

(4) La nécessité d'améliorer la qualité des échanges d'informations sur les condamnations pénales a été reconnue comme une priorité par le Conseil européen des 25 et 26 mars 2004 dans sa déclaration sur la lutte contre le terrorisme, et réaffirmée dans le programme de La Haye (4), adopté par le Conseil européen des 4 et 5 novembre 2004, qui appelle de ses vœux une intensification des échanges d'informations issues des registres nationaux des condamnations et déchéances. Ces objectifs sont reflétés dans le plan d'action adopté conjointement par le Conseil et la Commission les 2 et 3 juin 2005 afin de réaliser le programme de La Haye.

(5) En vue d'améliorer les échanges d'informations entre les États membres sur les casiers judiciaires, les projets mis au point dans le but de réaliser cet objectif, notamment le projet actuel d'interconnexion des casiers judiciaires nationaux, sont les bienvenus. L'expérience acquise dans le cadre de ces activités a encouragé les États membres à accroître encore leurs efforts et a démontré qu'il importait de continuer à rationaliser les échanges d'informations sur les condamnations entre les États membres.

(6) La présente décision-cadre répond aux attentes exprimées par le Conseil du 14 avril 2005, à la suite de la publication du Livre blanc relatif à l'échange d'informations sur les condamnations pénales et à l'effet de celles-ci dans l'Union européenne, et au débat d'orientation qui en a résulté. Elle vise plus particulièrement l'amélioration des échanges d'informations sur les condamnations pénales et, le cas échéant et lorsqu'elles sont inscrites dans le casier judiciaire de l'État membre de condamnation, les déchéances consécutives à la condamnation pénale des citoyens de l'Union.

(7) Le fait que les mécanismes prévus par la présente décision-cadre ne s'appliquent qu'à la transmission d'informations extraites du casier judiciaire qui concernent des personnes physiques ne devrait pas porter atteinte à une extension future éventuelle du champ d'application de ces mécanismes aux échanges d'informations concernant des personnes morales.

(8) L'information sur les condamnations prononcées dans les autres États membres est actuellement régie par les articles 13 et 22 de la Convention européenne d'entraide judiciaire en matière pénale du 20 avril 1959. Lesdites dispositions ne sont toutefois plus suffisantes pour répondre aux exigences actuelles de la coopération judiciaire dans un espace tel que l'Union européenne.

(9) Entre États membres, la présente décision-cadre devrait remplacer l'article 22 de la Convention européenne d'entraide judiciaire en matière pénale. Outre les obligations incombant à l'État membre de condamnation concernant la transmission à l'État membre de nationalité des informations relatives aux condamnations prononcées à l'encontre de ses ressortissants, qu'elle reprend et précise, la présente décision-cadre prévoit aussi une obligation pour l'État membre de nationalité de conserver ces informations transmises, afin qu'il soit en mesure d'apporter une réponse complète aux demandes d'informations qui lui seraient adressées par d'autres États membres.

(10) La présente décision-cadre ne devrait pas porter atteinte à la possibilité qu'ont les autorités judiciaires de demander et de se transmettre directement les informations relatives au casier judiciaire, en application de l'article 13, en liaison avec l'article 15, paragraphe 3, de la Convention européenne d'entraide judiciaire en matière pénale, ni porter atteinte à l'article 6, paragraphe 1, de la Convention relative à l'entraide judiciaire en matière pénale entre les États membres de l'Union européenne établie par l'acte du Conseil du 29 mai 2000 (5).

(11) L'amélioration de la circulation des informations sur les condamnations est d'une utilité réduite si les États membres ne sont pas en mesure de tenir compte des informations transmises. Le 24 juillet 2008, le Conseil a adopté la décision-cadre 2008/675/JAI relative à la prise en compte des décisions de condamnation entre les États membres de l'Union européenne à l'occasion d'une nouvelle procédure pénale (6).

(12) Le principal objectif de l'initiative du Royaume de Belgique est atteint par la présente décision-cadre, dans la mesure où l'autorité centrale de chaque État membre devrait demander et faire figurer dans l'extrait de casier judiciaire qu'elle établit toutes les informations issues du casier judiciaire de l'État membre de nationalité de la personne concernée lorsqu'elle répond à une demande formulée par cette personne. La connaissance de l'existence d'une condamnation et, le cas échéant, d'une déchéance consécutive inscrite dans le casier judiciaire est la condition préalable pour pouvoir y donner effet conformément à la législation interne de l'État membre dans lequel la personne a l'intention d'exercer une activité professionnelle liée à la surveillance d'enfants. Le mécanisme mis en place par la présente décision-cadre vise notamment à faire en sorte qu'une personne qui a été condamnée pour une infraction sexuelle commise à l'égard d'enfants ne soit plus en mesure, lorsque son casier judiciaire dans l'État membre de condamnation comporte ce type de condamnation et, le cas échéant, une déchéance consécutive inscrite dans le casier judiciaire, de dissimuler cette condamnation ou déchéance afin d'exercer une activité professionnelle liée à la surveillance d'enfants dans un autre État membre.

(13) La présente décision-cadre établit des règles de protection des données à caractère personnel échangées entre les États membres à la suite de sa mise en œuvre. Les règles générales en vigueur relatives à la protection des données à caractère personnel traitées dans le cadre de la coopération policière et judiciaire en matière pénale sont complétées par les règles énoncées dans la présente décision-cadre. En outre, la Convention du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel s'applique aux données à caractère personnel traitées sur la base de la présente décision-cadre. La présente décision-cadre intègre en outre les dispositions de la décision 2005/876/JAI du Conseil du 21 novembre 2005 relative à l'échange d'informations extraites du casier judiciaire (7), qui prévoient des limites à l'utilisation par l'État membre requérant des informations qui lui ont été transmises à la suite d'une demande de sa part. La présente décision-cadre complète ces dispositions en prévoyant également des règles spécifiques pour la transmission par l'État membre de nationalité d'informations relatives aux condamnations communiquées par l'État membre de condamnation.

(14) La présente décision-cadre ne modifie pas les obligations et les pratiques établies à l'égard des États tiers en vertu de la Convention européenne d'entraide judiciaire en matière pénale, dans la mesure où cet instrument reste d'application.

(15) Aux termes de la recommandation no R (84) 10 du Conseil de l'Europe sur le casier judiciaire et la réhabilitation des condamnés, l'institution du casier judiciaire vise principalement à informer les autorités responsables du système de justice pénale sur les antécédents du justiciable en vue de faciliter l'individualisation de la décision à prendre. Tout autre usage du casier judiciaire susceptible de compromettre les chances de réinsertion sociale du condamné devant être limité dans toute la mesure du possible, l'utilisation des informations transmises en application de la présente décision-cadre à d'autres fins que dans le cadre des procédures pénales peut être limitée conformément au droit national de l'État membre requis et de l'État membre requérant.

(16) L'objectif des dispositions de la présente décision-cadre concernant la transmission d'informations à l'État membre de nationalité aux fins de leur stockage et de leur retransmission n'a pas pour objectif d'harmoniser les systèmes nationaux de casiers judiciaires des États membres. La présente décision-cadre n'oblige pas l'État membre de condamnation à modifier son système de casiers judiciaires pour ce qui concerne l'utilisation des informations à des fins internes.

(17) L'amélioration de la circulation des informations sur les condamnations est d'une utilité réduite si ces informations ne peuvent pas être comprises par l'État membre qui les reçoit. L'amélioration de la compréhension mutuelle passe par la création d'un «format européen standardisé» permettant d'échanger les informations sous une forme homogène, informatisée et aisément traduisible par des mécanismes automatisés. Les informations relatives à des condamnations transmises par l'État membre de condamnation devraient être transmises dans la langue officielle ou dans l'une des langues officielles de cet État membre. Le Conseil devrait arrêter les mesures nécessaires pour la mise en œuvre du mécanisme d'échange d'informations mis en place par la présente décision-cadre.

(18) La présente décision-cadre respecte les droits fondamentaux et observe les principes qui sont reconnus par l'article 6 du traité sur l'Union européenne et reflétés dans la charte des droits fondamentaux de l'Union européenne.

(19) La présente décision-cadre respecte le principe de subsidiarité tel que visé à l'article 2 du traité sur l'Union européenne et énoncé à l'article 5 du traité instituant la Communauté européenne, puisque l'amélioration des mécanismes de transmission des informations relatives aux condamnations entre États membres ne peut pas être réalisée de manière suffisante par les États membres agissant unilatéralement et exige une action concertée au niveau de l'Union européenne. Conformément au principe de proportionnalité, tel qu'énoncé à l'article 5 du traité instituant la Communauté européenne, la présente décision-cadre n'excède pas ce qui est nécessaire pour atteindre cet objectif,

A ARRÊTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION-CADRE:

Article premier

Objet

La présente décision-cadre a pour objet:

a) de définir les modalités selon lesquelles un État membre dans lequel est prononcée une condamnation à l'encontre d'un ressortissant d'un autre État membre (ci-après dénommé «l'État membre de condamnation») transmet les informations relatives à cette condamnation à l'État membre de la nationalité de la personne condamnée (ci-après dénommé «l'État membre de nationalité»);

b) de définir les obligations de conservation qui incombent à l'État membre de nationalité et de préciser les modalités que ce dernier doit respecter lorsqu'il répond à une demande d'informations extraites du casier judiciaire;

c) d'établir le cadre qui permettra de constituer et de développer un système informatisé d'échanges d'informations sur les condamnations pénales entre les États membres, en se fondant sur la présente décision-cadre et la décision ultérieure visée à l'article 11, paragraphe 4.

Article 2

Définitions

Aux fins de la présente décision-cadre, on entend par:

a) «condamnation»: toute décision définitive d'une juridiction pénale rendue à l'encontre d'une personne physique en raison d'une infraction pénale, pour autant que ces décisions soient inscrites dans les casiers judiciaires de l'État de condamnation;

b) «procédure pénale»: la phase préalable au procès pénal, le procès pénal lui-même ou la phase d'exécution de la condamnation;

c) «casier judiciaire»: le registre national ou les registres nationaux regroupant les condamnations conformément au droit national.

Article 3

Autorité centrale

1. Aux fins de la présente décision-cadre, chaque État membre désigne une autorité centrale. Toutefois, les États membres peuvent désigner une ou plusieurs autorités centrales pour la communication d'informations au titre de l'article 4 et pour les réponses au titre de l'article 7 aux demandes visées à l'article 6.

2. Chaque État membre informe le secrétariat général du Conseil et la Commission de la ou des autorité(s) centrale(s) désignée(s) conformément au paragraphe 1. Le secrétariat général du Conseil communique cette information aux États membres et à Eurojust.

Article 4

Obligations incombant à l'État membre de condamnation

1. Chaque État membre prend les mesures nécessaires pour que toute décision de condamnation rendue sur son territoire soit accompagnée, lors de l'inscription à son casier judiciaire, d'informations relatives à la nationalité ou aux nationalités de la personne condamnée s'il s'agit d'un ressortissant d'un autre État membre.

2. L'autorité centrale de l'État membre de condamnation informe le plus tôt possible les autorités centrales des autres États membres des condamnations prononcées sur son territoire à l'encontre des ressortissants desdits États membres, telles qu'inscrites dans le casier judiciaire.

Si l'on sait que la personne condamnée est un ressortissant de plusieurs États membres, les informations pertinentes sont transmises à chacun de ces États membres, y compris lorsque la personne condamnée est un ressortissant de l'État membre sur le territoire duquel elle a été condamnée.

3. Les informations relatives à une modification ou à une suppression ultérieure des informations contenues dans le casier judiciaire sont transmises sans délai par l'autorité centrale de l'État membre de condamnation à l'autorité centrale de l'État membre de nationalité.

4. L'État membre qui a fourni les informations en vertu des paragraphes 2 et 3 communique à l'autorité centrale de l'État membre de nationalité, à la demande de ce dernier dans des cas particuliers, copie des condamnations et des mesures ultérieures ainsi que tout autre renseignement s'y référant pour lui permettre de déterminer si ces condamnations et mesures ultérieures requièrent de prendre des mesures au niveau national.

Article 5

Obligations incombant à l'État membre de nationalité

1. L'autorité centrale de l'État membre de nationalité conserve, conformément à l'article 11, paragraphes 1 et 2, toutes les informations transmises au titre de l'article 4, paragraphes 2 et 3, aux fins de leur retransmission conformément à l'article 7.

2. Toute modification ou suppression d'une information transmise conformément à l'article 4, paragraphe 3, entraîne une modification ou suppression identique par l'État membre de nationalité des informations conservées conformément au paragraphe 1 du présent article aux fins de leur retransmission conformément à l'article 7.

3. Aux fins de la retransmission conformément à l'article 7, l'État membre de nationalité ne peut utiliser que les informations mises à jour conformément au paragraphe 2 du présent article.

Article 6

Demande d'informations sur les condamnations

1. Lorsque des informations figurant dans le casier judiciaire d'un État membre sont demandées aux fins d'une procédure pénale à l'encontre d'une personne ou à des fins autres qu'une procédure pénale, l'autorité centrale de cet État membre peut, conformément à son droit national, adresser une demande d'informations extraites du casier judiciaire et d'informations connexes à l'autorité centrale d'un autre État membre.

2. Lorsqu'une personne demande des informations sur son propre casier judiciaire, l'autorité centrale de l'État membre dans lequel cette demande est introduite peut, conformément à son droit national, adresser une demande d'informations extraites du casier judiciaire et d'informations connexes à l'autorité centrale d'un autre État membre si la personne concernée est ou a été un résident ou un ressortissant de l'État membre requérant ou de l'État membre requis.

3. À l'expiration du délai prévu à l'article 11, paragraphe 7, chaque fois qu'une personne demande à l'autorité centrale d'un État membre autre que l'État membre de nationalité des informations sur son propre casier judiciaire, l'autorité centrale de l'État membre dans lequel la demande est introduite adresse à l'autorité centrale de l'État membre de nationalité une demande d'informations extraites du casier judiciaire et d'informations connexes de façon à pouvoir faire figurer ces informations et informations connexes dans l'extrait qui sera fourni à la personne concernée.

4. Toute demande d'informations extraites du casier judiciaire émanant d'une autorité centrale d'un État membre est adressée au moyen du formulaire figurant en annexe.

Article 7

Réponse à une demande d'informations sur les condamnations

1. Lorsqu'une demande d'informations extraites du casier judiciaire est adressée, au titre de l'article 6, aux fins d'une procédure pénale, à l'autorité centrale de l'État membre de nationalité, cette autorité centrale transmet à l'autorité centrale de l'État membre requérant les informations concernant:

a) les condamnations prononcées dans l'État membre de nationalité et inscrites dans le casier judiciaire;

b) les condamnations prononcées dans d'autres États membres qui lui ont été transmises après le 27 avril 2012, en application de l'article 4, et ont été conservées conformément à l'article 5, paragraphes 1 et 2;

c) les condamnations prononcées dans d'autres États membres qui lui ont été transmises avant le 27 avril 2012 et ont été inscrites dans le casier judicaire;

d) les condamnations prononcées dans des pays tiers qui lui ont été ultérieurement transmises et ont été inscrites dans le casier judiciaire.

2. Lorsqu'une demande d'informations extraites du casier judiciaire est adressée, au titre de l'article 6, à des fins autres qu'une procédure pénale à l'autorité centrale de l'État membre de nationalité, cette autorité centrale y répond conformément au droit national pour ce qui concerne les condamnations prononcées dans l'État membre de nationalité et les condamnations prononcées dans des pays tiers qui lui ont été ultérieurement transmises et qui ont été inscrites dans son casier judiciaire.

En ce qui concerne les informations sur les condamnations prononcées dans un autre État membre, qui ont été transmises à l'État membre de nationalité, l'autorité centrale de ce dernier transmet à l'État membre requérant conformément à sa législation nationale les informations qui ont été conservées au titre de l'article 5, paragraphes 1 et 2, ainsi que les informations qui ont été transmises à cette autorité centrale avant le 27 avril 2012 et ont été inscrites dans son casier judiciaire.

Lorsqu'elle transmet les informations conformément à l'article 4, l'autorité centrale de l'État membre de condamnation peut informer l'autorité centrale de l'État membre de nationalité que les informations concernant les condamnations prononcées dans l'État membre de condamnation et transmises à l'autorité centrale de l'État membre de nationalité ne peuvent être retransmises à des fins autres qu'une procédure pénale. Dans ce cas, pour ce qui est de ces condamnations, l'autorité centrale de l'État membre de nationalité fait savoir à l'État membre requérant quel autre État membre a transmis ces informations de façon à permettre à l'État membre requérant de présenter une demande directement auprès de l'État membre de condamnation pour obtenir des informations sur ces condamnations.

3. Lorsqu'une demande d'informations extraites du casier judiciaire est adressée à l'autorité centrale de l'État membre de nationalité par un pays tiers, l'État membre de nationalité peut répondre pour ce qui concerne les condamnations transmises par un autre État membre uniquement dans les limites applicables à la transmission des informations à d'autres États membres conformément aux paragraphes 1 et 2.

4. Lorsqu'une demande d'informations extraites du casier judiciaire est adressée, au titre de l'article 6, à l'autorité centrale d'un État membre autre que l'État de nationalité, l'État membre requis transmet les informations correspondant aux condamnations prononcées dans l'État membre requis et aux condamnations prononcées à l'encontre de ressortissants de pays tiers et à l'encontre d'apatrides figurant dans son casier judiciaire dans les mêmes conditions que celles prévues à l'article 13 de la Convention européenne d'entraide judiciaire en matière pénale.

5. La réponse est établie au moyen du formulaire figurant en annexe. Ce formulaire est accompagné d'un relevé des condamnations, dans les conditions prévues par le droit national.

Article 8

Délais de réponse

1. Les réponses aux demandes visées à l'article 6, paragraphe 1, sont transmises immédiatement et, en tout état de cause, dans un délai qui ne peut dépasser dix jours ouvrables à compter du jour de réception de la demande, dans les conditions prévues par sa législation, sa réglementation ou sa pratique nationale, par l'autorité centrale de l'État membre requis à l'autorité centrale de l'État membre requérant, au moyen du formulaire figurant en annexe.

Lorsque l'État membre requis a besoin d'un complément d'informations pour identifier la personne visée par la demande, il consulte immédiatement l'État membre requérant en vue de fournir une réponse dans les dix jours ouvrables suivant la date de réception des informations complémentaires demandées.

2. Les réponses aux demandes visées à l'article 6, paragraphe 2, sont transmises dans un délai de vingt jours ouvrables à compter de la date de réception de la demande.

Article 9

Conditions d'utilisation des données à caractère personnel

1. Les données à caractère personnel communiquées au titre de l'article 7, paragraphes 1 et 4, aux fins d'une procédure pénale ne peuvent être utilisées par l'État membre requérant qu'aux fins de la procédure pénale pour laquelle elles ont été demandées, ainsi que précisé dans le formulaire figurant en annexe.

2. Les données à caractère personnel transmises au titre de l'article 7, paragraphes 2 et 4, à des fins autres qu'une procédure pénale ne peuvent être utilisées par l'État membre requérant, conformément à son droit national, qu'aux fins pour lesquelles elles ont été demandées et dans les limites précisées par l'État membre requis dans le formulaire figurant en annexe.

3. Sans préjudice des paragraphes 1 et 2, les données à caractère personnel transmises au titre de l'article 7, paragraphes 1, 2 et 4, peuvent être utilisées par l'État membre requérant pour prévenir un danger immédiat et sérieux pour la sécurité publique.

4. Les États membres prennent les mesures nécessaires pour que les données à caractère personnel reçues d'un autre État membre au titre de l'article 4, lorsqu'elles sont transmises à un pays tiers en vertu de l'article 7, paragraphe 3, soient soumises aux mêmes limites d'utilisation que celles qui s'appliquent aux États membres requérants en vertu du paragraphe 2 du présent article. Les États membres précisent que les données à caractère personnel, lorsqu'elles sont transmises à un pays tiers aux fins d'une procédure pénale, ne peuvent ensuite être utilisées par ce pays qu'aux seules fins d'une procédure pénale.

5. Le présent article ne s'applique pas aux données à caractère personnel obtenues par un État membre au titre de la présente décision-cadre et provenant de ce même État membre.

Article 10

Langues

En soumettant une demande visée à l'article 6, paragraphe 1, l'État membre requérant transmet à l'État membre requis le formulaire figurant en annexe dans la langue officielle ou dans une des langues officielles de ce dernier.

L'État membre requis répond soit dans une de ses langues officielles, soit dans une autre langue acceptée par les deux États membres.

Tout État membre peut, au moment de l'adoption de la présente décision-cadre ou ultérieurement, indiquer, dans une déclaration adressée au secrétariat général du Conseil, la langue ou les langues officielles des institutions de l'Union européenne qu'il accepte. Le secrétariat général du Conseil communique cette information aux États membres.

Article 11

Format et autres modalités d'organisation et de facilitation des échanges d'informations concernant les condamnations

1. Lorsqu'elle transmet des informations conformément à l'article 4, paragraphes 2 et 3, l'autorité centrale de l'État membre de condamnation transmet les informations suivantes:

a) informations qui sont toujours transmises à moins que, dans des cas particuliers, ces informations soient inconnues de l'autorité centrale (informations obligatoires): i) personne faisant l'objet de la condamnation [nom complet, date de naissance, lieu de naissance (ville et pays), sexe, nationalité et, le cas échéant, noms précédents]; ii) forme de la condamnation (date de condamnation, nom de la juridiction, date à laquelle la décision est passée en force de chose jugée); iii) infraction ayant donné lieu à la condamnation (date de l'infraction ayant entraîné la condamnation, nom ou qualification juridique de l'infraction et référence aux dispositions légales applicables); et iv) contenu de la condamnation (notamment la peine prononcée, les peines complémentaires éventuelles, les mesures de sûreté et les décisions ultérieures modifiant l'exécution de la peine);

b) informations qui sont transmises si elles figurent dans le casier judiciaire (informations facultatives): i) le nom des parents de la personne condamnée; ii) le numéro de référence de la condamnation; iii) le lieu de l'infraction; et iv) les déchéances consécutives à une condamnation;

c) informations qui sont transmises si l'autorité centrale y a accès (informations complémentaires): i) le numéro d'identité de la personne condamnée ou le type et le numéro de sa pièce d'identité; ii) les empreintes digitales de cette personne; et iii) le cas échéant, le pseudonyme et/ou le (ou les) alias.

En outre, l'autorité centrale peut transmettre toute autre information relative à des condamnations pénales si elle figure dans le casier judiciaire.

2. L'autorité centrale de l'État membre de nationalité conserve toutes les informations énumérées au paragraphe 1, points a) et b), qu'elle a reçues conformément à l'article 5, paragraphe 1, aux fins de leur retransmission conformément à l'article 7. Pour la même raison, elle peut conserver les informations énumérées au paragraphe 1, premier alinéa, point c), et au deuxième alinéa.

3. Jusqu'à l'expiration du délai visé au paragraphe 7, les autorités centrales des États membres qui n'ont pas procédé à la notification visée au paragraphe 6 transmettent toutes les informations conformément à l'article 4, les demandes conformément à l'article 6, les réponses conformément à l'article 7 et les autres informations pertinentes par tout moyen permettant de laisser une trace écrite et dans des conditions permettant à l'autorité centrale de l'État membre qui les reçoit d'en établir l'authenticité.

À l'expiration du délai visé au paragraphe 7 du présent article, les autorités centrales des États membres se transmettent ces informations par voie électronique selon un format standardisé.

4. Le format visé au paragraphe 3 ainsi que les autres modalités d'organisation et de facilitation des échanges d'informations sur les condamnations entre les autorités centrales des États membres sont établis par le Conseil conformément aux procédures applicables du traité sur l'Union européenne, au plus tard le 27 avril 2012.

Les autres modalités incluent:

a) la définition de tout dispositif facilitant la compréhension des informations transmises et leur traduction automatique;

b) la définition des conditions de l'échange informatisé des informations, notamment en ce qui concerne les normes techniques à utiliser et, le cas échéant, les procédures d'échange applicables;

c) les éventuelles adaptations du formulaire figurant en annexe.

5. En cas d'indisponibilité de la voie de transmission visée aux paragraphes 3 et 4, le premier alinéa du paragraphe 3 reste applicable pendant toute la durée de cette indisponibilité.

6. Chaque État membre procède aux adaptations techniques nécessaires à l'utilisation du format standardisé et à sa transmission par voie électronique aux autres États membres. Il notifie au Conseil la date à partir de laquelle il est en mesure de procéder à ces transmissions.

7. Les États membres exécutent les adaptations techniques visées au paragraphe 6 dans un délai de trois ans à compter de la date de l'adoption du format et des modalités de l'échange informatisé des informations sur les condamnations.

Article 12

Lien avec d'autres instruments juridiques

1. Pour ce qui est des relations entre les États membres, la présente décision-cadre complète les dispositions de l'article 13 de la Convention européenne d'entraide judiciaire en matière pénale et ses protocoles additionnels des 17 mars 1978 et 8 novembre 2001, ainsi que la Convention relative à l'entraide judiciaire en matière pénale entre les États membres de l'Union européenne et son protocole du 16 octobre 2001 (8).

2. Aux fins de la présente décision-cadre, les États membres renoncent à invoquer entre eux leurs éventuelles réserves à l'égard de l'article 13 de la Convention européenne d'entraide judiciaire en matière pénale.

3. Sans préjudice de leur application dans les relations entre États membres et États tiers, la présente décision-cadre remplace, dans les relations entre les États membres ayant pris les mesures nécessaires pour se conformer à la présente décision-cadre et au plus tard à partir du 27 avril 2012, les dispositions de l'article 22 de la Convention européenne d'entraide judiciaire en matière pénale, telles que complétées par l'article 4 du protocole additionnel du 17 mars 1978 à cette convention.

4. La décision 2005/876/JAI est abrogée.

5. La présente décision-cadre n'a pas d'incidence sur l'application de dispositions plus favorables figurant dans des accords bilatéraux ou multilatéraux conclus entre les États membres.

Article 13

Mise en œuvre

1. Les États membres prennent les mesures nécessaires pour se conformer aux dispositions de la présente décision-cadre au plus tard le 27 avril 2012.

2. Les États membres communiquent au secrétariat général du Conseil et à la Commission le texte des dispositions transposant dans leur droit national les obligations découlant de la présente décision-cadre.

3. Sur la base de ces informations, la Commission soumet, le 27 avril 2015 au plus tard, un rapport au Parlement européen et au Conseil sur l'application de la présente décision-cadre accompagné, si nécessaire, de propositions législatives.

Article 14

Entrée en vigueur

La présente décision-cadre entre en vigueur le vingtième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l'Union européenne.

Fait à Bruxelles, le 26 février 2009. Par le Conseil Le président I. LANGER

(1) Avis rendu le 17 juin 2008 (non encore paru au Journal officiel).

(2) JO C 12 du 15.1.2001, p. 10.

(3) JO C 216 du 1.8.2001, p. 14.

(4) JO C 53 du 3.3.2005, p. 1.

(5) JO C 197 du 12.7.2000, p. 3.

(6) JO L 220 du 15.8.2008, p. 32.

(7) JO L 322 du 9.12.2005, p. 33.

(8) JO C 326 du 21.11.2001, p. 1.

ANNEXE

Formulaire visé aux articles 6, 7, 8, 9 et 10 de la décision-cadre 2009/315/JAI du Conseil concernant l'organisation et le contenu des échanges d'informations extraites du casier judiciaire entre les États membres

Demande d'informations extraites du casier judiciaire

Les États membres consultent le manuel de procédure s'ils ont besoin d'aide pour remplir le présent formulaire.

a) Renseignements relatifs à l'État membre requérant: État membre: Autorité(s) centrale(s): Personne de contact: Téléphone (avec préfixe): Télécopie (avec préfixe): Adresse électronique: Adresse postale: Référence du dossier lorsqu'elle est connue:

b) Renseignements relatifs à l'identité de la personne visée par la demande (1): Nom complet (prénoms et tous les noms): Noms précédents: Pseudonymes et/ou alias éventuels: Sexe: M  F  Nationalité: Date de naissance (en chiffres: jj/mm/aaaa): Lieu de naissance (ville et pays): Nom du père: Nom de la mère: Résidence ou adresse connue: Numéro d'identité de la personne ou type et numéro de sa pièce d'identité: Empreintes digitales: Autres données d'identification lorsqu'elles sont disponibles:

c) Finalité de la demande: Prière de cocher la case appropriée

1)  procédure pénale (prière d'indiquer l'autorité saisie de la procédure et, si possible, le numéro de référence de l'affaire) … … 2)  demande en dehors du cadre d'une procédure pénale (prière d'indiquer l'autorité saisie de la procédure et, si possible, le numéro de référence de l'affaire et de cocher la case appropriée): i)  émanant d'une autorité judiciaire … … ii)  émanant d'une autorité administrative habilitée … … iii)  émanant de la personne susmentionnée souhaitant recevoir des informations sur son propre casier judiciaire … …

Fin pour laquelle les informations sont demandées:

Autorité requérante:

 La personne susmentionnée ne consent pas à la divulgation des informations (lorsque le consentement de la personne a été sollicité conformément à la législation de l'État membre requérant).

Personne de contact si des informations complémentaires sont nécessaires:

Nom:

Téléphone:

Adresse électronique:

Autres informations (par exemple urgence de la demande):

Réponse à la demande

Informations relatives à la personne susmentionnée

Prière de cocher la case appropriée

L'autorité soussignée confirme:

 qu'aucune information relative à des condamnations ne figure au casier judiciaire de la personne susmentionnée;  que des informations relatives à des condamnations figurent au casier judiciaire de la personne susmentionnée, un relevé des condamnations étant annexé à la présente;  que d'autres informations figurent au casier judiciaire de la personne susmentionnée; ces informations sont annexées à la présente (facultatif);  que des informations relatives à des condamnations figurent au casier judiciaire de la personne susmentionnée, mais que l'État membre de condamnation a indiqué que les informations concernant ces condamnations ne peuvent être retransmises à des fins autres qu'une procédure pénale. La demande d'informations complémentaires peut être présentée directement à … (prière d'indiquer l'État membre de condamnation);  que, selon les conditions prévues par la législation de l'État membre requis, les demandes introduites à des fins autres qu'une procédure pénale ne peuvent être traitées.

Personne de contact si des informations complémentaires sont nécessaires:

Nom:

Téléphone:

Adresse électronique:

Autres informations (restrictions concernant l'utilisation des données pour les demandes n'entrant pas dans le cadre d'une procédure pénale):

Prière d'indiquer le nombre de pages annexées à la réponse:

Fait à

le:

Signature et cachet officiel (le cas échéant):

Nom et qualité/organisation:

Le cas échéant, prière de joindre un relevé des condamnations et d'envoyer le tout à l'État membre requérant. Il n'est pas nécessaire de traduire le formulaire ni le relevé des condamnations dans la langue de l'État membre requérant.

(1) Pour faciliter l'identification de la personne, il convient de fournir autant de renseignements que possible.