ACTE DU CONSEIL D'ADMINISTRATION D'EUROPOL du 1er octobre 1998 établissant son règlement intérieur (1999/C 26/08)

LE CONSEIL D'ADMINISTRATION,

vu la convention établie sur la base de l'article K.3 du traité sur l'Union européenne portant création d'un Office européen de police (convention Europol) (1), et notamment son article 28, paragraphe 7,

considérant qu'il appartient au conseil d'administration d'établir, à l'unanimité, son règlement intérieur,

A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:

Article premier Composition du conseil d'administration

1. Conformément à l'article 28, paragraphes 2 et 3, de la convention Europol, les membres titulaires ou suppléants du conseil d'administration (ci-après dénommés «membres»), sont investis de l'autorité nécessaire dans les domaines qui relèvent du conseil d'administration.

2. Pendant les réunions du conseil d'administration, les membres, le directeur d'Europol et le représentant de la Commission des Communautés européennes (ci-après dénommée «Commission») peuvent se faire accompagner et conseiller par des experts, dont le nombre maximal est fixé par le président du conseil d'administration.

3. Chaque État membre notifie au directeur d'Europol et au secrétaire du conseil d'administration la nomination et la révocation d'un membre.

Article 2 Ressources administratives du conseil d'administration

1. Le conseil d'administration dispose de ressources administratives nécessaires à l'exercice de ses fonctions. Ces ressources sont fournies par Europol; pour en garantir le bon fonctionnement, le conseil d'administration choisit, parmi le personnel d'Europol qui ne fait pas partie de son équipe de direction, un secrétaire remplissant les conditions fixées par le conseil, en fonction des critères suivants:

a) capacité à s'acquitter des fonctions concernées;

b) niveau administratif fixé par le conseil d'administration;

c) disponibilité pour s'acquitter des fonctions concernées.

Le secrétaire remplit les tâches que lui confie le conseil d'administration et est responsable devant celui-ci de leur réalisation. Cependant, avec l'accord du conseil d'administration et sous le couvert de celui-ci, il peut remplir d'autres fonctions.

La durée pendant laquelle le secrétaire exerce ses fonctions est arrêtée par le conseil d'administration, lequel peut le révoquer ou le reconduire dans ses fonctions.

2. Chaque nouvelle présidence supervise la documentation du conseil d'administration et dresse à cet effet un acte qu'elle soumet à l'approbation du conseil lors de sa première réunion ordinaire.

Article 3 Présidence du conseil d'administration

Le président du conseil d'administration établit l'ordre du jour provisoire des réunions et préside ces réunions.

Article 4 Fonctionnement du conseil d'administration

1. Le conseil d'administration tient au moins une réunion ordinaire sous chaque présidence, sur convocation de son président.

2. Si le président estime que les circonstances l'exigent, il peut décider de réunir le conseil d'administration, soit de sa propre initiative, soit à la demande d'un tiers des membres du conseil d'administration. Lorsque la réunion est demandée par un État membre, par la Commission ou par le directeur d'Europol, le président consulte les autres membres et, si un tiers d'entre eux sont d'accord, il convoque la réunion.

Dans les cas mentionnés à l'alinéa précédent, le président doit convoquer la réunion dans les trente jours suivant la réception de la demande.

3. Le conseil d'administration peut convoquer des personnes particulièrement qualifiées dans les matières qui vont être examinées afin de les entendre sur certains points de l'ordre du jour.

4. Dans le cas de questions pour lesquelles le conseil d'administration ne juge pas nécessaire de se réunir au complet, il peut désigner un ou plusieurs comités ad hoc, dont les membres sont nommés par le conseil d'administration en nombre qu'il juge nécessaire pour la réalisation des tâches confiées à ce comité. Le comité est présidé par le président du conseil d'administration et est dissous une fois que les tâches pour lesquelles il a été créé ont été menées à bien.

Article 5 Ordre du jour

1. Le président du conseil d'administration établit l'ordre du jour provisoire de chaque réunion. Celui-ci est adressé par le secrétaire aux autres membres, à la Commission et au directeur d'Europol, au moins quatorze jours avant le début de la réunion. En cas de réunion extraordinaire, l'ordre du jour est communiqué dans le courant de la semaine qui précède la réunion.

2. L'ordre du jour provisoire comprend les points dont l'inscription a été demandée par un membre du conseil d'administration, par la Commission ou par le directeur d'Europol, étant entendu que la documentation y afférente doit parvenir au siège d'Europol au moins seize jours avant le début de cette réunion.

3. Ne peuvent être inscrits à l'ordre du jour provisoire que les points pour lesquels la documentation correspondante a été envoyée aux membres, à la Commission et au directeur d'Europol, au plus tard à la date à laquelle est envoyé l'ordre du jour.

4. L'ordre du jour est approuvé à la majorité simple au début de chaque réunion du conseil d'administration.

Article 6 Délibérations du conseil d'administration

1. Le quorum est atteint lorsque trois quarts des membres du conseil d'administration sont présents. Si le quorum n'est pas atteint, le président clôture la réunion et en convoque une autre le plus tôt possible. Pour cette seconde réunion, le quorum est atteint lorsque deux tiers des membres du conseil d'administration sont présents.

2. Le président dirige la réunion en donnant la priorité aux membres qui désirent soulever une question de procédure ou une question préliminaire.

3. Sauf décision contraire prise à l'unanimité par le conseil d'administration, et motivée par l'urgence, le conseil d'administration ne délibère et ne décide que sur la base des documents et projets établis dans les langues officielles de l'Union européenne.

Article 7 Vote au cours des réunions du conseil d'administration

1. Le conseil d'administration procède au vote à l'initiative de son président, qui est par ailleurs tenu d'ouvrir une procédure de vote à l'initiative de n'importe quel membre du conseil d'administration pour autant que la majorité des membres du conseil d'administration se prononce en ce sens.

2. La délégation de vote n'est admise qu'en faveur du membre suppléant qui représente l'État correspondant.

3. La répartition des voix est indiquée pour chaque décision que le conseil d'administration adopte. Une note mentionnant les avis émis par la minorité accompagne la décision si cette minorité le demande. Le vote a lieu à main levée, ou par appel nominatif si le résultat du vote à main levée est contesté.

4. Sur demande d'un des membres ou si le président en décide ainsi, les décisions et les nominations font l'objet d'un vote secret. En cas de vote secret, le président, assisté de deux autres membres du conseil d'administration, procède au comptage des voix. Le président annonce immédiatement les résultats. Le président peut autoriser tout membre à faire connaître brièvement les motifs de son vote.

Article 8 Adoption des accords

1. Les accords qui sont soumis au conseil d'administration et pour lesquels, en vertu de la convention Europol ou des actes pris pour son application, l'unanimité ou une majorité qualifiée des deux tiers n'est pas requise, peuvent être approuvés à la majorité simple.

La répartition des voix exprimées sera indiquée dans les décisions ou les accords adoptés par le conseil d'administration, à moins que ces décisions ou accords aient fait l'objet d'un vote secret conformément à l'article 7.

2. La création de comités ad hoc par le conseil d'administration requiert l'accord de deux tiers des membres présents.

3. Les motions visant à soumettre ou non une question à l'approbation du conseil d'administration font l'objet d'un vote avant l'examen du fond de la question.

4. Une motion qui porte sur plusieurs questions doit être subdivisée si une demande est formulée en ce sens.

5. Si plusieurs motions concernent une même question, c'est la motion de plus grande portée qui est soumise au vote en premier. S'il s'agit d'amendements, c'est celui qui s'écarte le plus du texte initial qui est soumis au vote en premier. S'il s'agit d'un amendement à un amendement, le vote porte d'abord sur le texte qui a la plus grande portée. Le vote final a lieu sur la version du texte résultant des votes préalables.

Article 9 Procès-verbaux des réunions

1. Il est établi un procès-verbal de chaque réunion du conseil d'administration, qui comporte:

- la liste des membres présents,

- un compte rendu des débats,

- les décisions adoptées par le conseil d'administration, avec l'indication de la répartition des voix pour chaque vote.

2. Le conseil d'administration approuve le procès-verbal à sa réunion suivante.

Le projet de procès-verbal n'est soumis à l'approbation du conseil d'administration que s'il a été envoyé aux membres au moins quatre semaines avant la réunion suivante. De même, le projet de procès-verbal est communiqué au directeur d'Europol et au représentant de la Commission pour les réunions auxquelles il assiste. Le projet de procès-verbal des réunions auxquelles le représentant de la Commission n'a pas assisté est communiqué à celui-ci sur décision du conseil d'administration.

3. Si ce document n'a pas été envoyé dans les délais voulus, son approbation est reportée à la réunion suivante du conseil d'administration.

Dans le cas où le délai entre deux réunions du conseil d'administration est très long, les membres du conseil d'administration peuvent faire connaître leurs observations ou leur accord par procédure écrite.

4. Les propositions de modification du projet de procès-verbal doivent être présentées par écrit au président au plus tard deux heures avant le début de la réunion au cours de laquelle ce document doit être approuvé.

5. Le procès-verbal approuvé est signé par le président du conseil d'administration et par le secrétaire.

Article 10 Rapport annuel

1. Le rapport annuel sur les activités d'Europol est approuvé à l'unanimité par le conseil d'administration au cours du premier semestre de l'année civile suivante.

Le conseil d'administration approuve dans le semestre précédent le rapport prévisionnel sur les activités d'Europol visé à l'article 28, paragraphe 10, de la convention Europol.

Ces ceux rapports sont établis par la direction d'Europol dans un laps de temps permettant de respecter les délais visés aux alinéas précédents.

2. Le rapport comporte les sections suivantes.

A. Introduction

B. Degré de réalisation des objectifs pendant l'année

- Activités réalisées

- Coûts budgétaires

- Ressources humaines et techniques nécessaires

C. Examen des objectifs prévus

- Coûts à court terme

- Coûts à moyen terme

D. Conclusions

3. Conformément à l'article 34 de la convention Europol, le conseil d'administration approuve un rapport annuel spécial au cours du premier trimestre de chaque année, comportant un extrait des sections A et B mentionnées au paragraphe 2, qui est destiné à être adressé par la présidence du Conseil au Parlement européen.

Article 11 Correspondance

La correspondance adressée au conseil d'administration est envoyée au siège d'Europol, à l'attention du président du conseil d'administration. La gestion de cette correspondance est assurée par le secrétaire.

Article 12 Frais des participants au conseil d'administration

1. Europol règle les frais de déplacement des membres du conseil d'administration et des experts qui assistent aux réunions dans la limite de deux experts au maximum par État membre. Chaque État membre règle les frais d'hébergement de ses représentants au conseil d'administration et de ses experts. Les frais des autres experts sont à la charge des États membres.

2. Conformément à l'article 4, paragraphe 3, du présent règlement intérieur, les frais des experts invités pour conseiller le conseil d'administration sont pris en charge par Europol.

Article 13 Entrée en vigueur du règlement intérieur

Le présent règlement intérieur entre en vigueur le jour qui suit son approbation par le conseil d'administration.

Article 14 Révision du règlement intérieur

En cas de révision du présent règlement intérieur, le secrétaire fait parvenir la version actualisée à tous les membres du conseil d'administration, au directeur d'Europol et à la Commission. Le nouveau règlement entre en vigueur le jour qui suit son approbation.

Fait à La Haye, le 1er octobre 1998.

Par le conseil d'administration

Le président

K. RUSO

(1) JO C 316 du 27.11.1995, p. 1.