Règlement (CE) no 2304/2002 de la Commission

du 20 décembre 2002

portant application de la décision 2001/822/CE du Conseil relative à l'association des pays et territoires d'outre-mer à la Communauté européenne ("décision d'association outre-mer")

LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,

vu le traité instituant la Communauté européenne,

vu la décision 2001/822/CE du Conseil(1), et notamment son article 23,

vu l'accord interne entre les représentants des gouvernements des États membres, réunis au sein du Conseil, relatif au financement et à la gestion des aides de la Communauté dans le cadre du protocole financier de l'accord de partenariat entre les États d'Afrique, des Caraïbes et du Pacifique et la Communauté européenne et ses États membres, signé à Cotonou (Bénin) le 23 juin 2000, et à l'affectation des aides financières destinées aux pays et territoires d'outre-mer auxquels s'appliquent les dispositions de la quatrième partie du traité CE(2),

vu le règlement relatif à un règlement financier applicable au Fonds européen de développement(3) (règlement financier du FED),

considérant ce qui suit:

(1) La décision 2201/822/CE (décision d'association outre-mer) prévoit l'adoption, par la Commission, des dispositions d'application concernant la partie III et les annexes II A à D, en coopération avec les pays et territoires d'outre-mer (PTOM) dans le cadre de la procédure de partenariat. En particulier, l'article 4 précise que les PTOM portent la plus grande part de responsabilité dans l'élaboration des documents uniques de programmation ("DOCUP") et des programmes de coopération.

(2) Les dispositions adoptées par la Commission conformément à l'article 23 de la décision d'association outre-mer doivent être compatibles avec les principes de saine gestion financière, de partenariat, de complémentarité et de subsidiarité et garantir que les PTOM puissent s'approprier le processus de développement et assurent eux-mêmes, avec la Commission, un suivi et un contrôle appropriés.

(3) Compte tenu des besoins spécifiques, des capacités et des contraintes des PTOM, une assistance financière doit leur être accordée. Elle peut prendre la forme d'un soutien budgétaire, sous réserve que la gestion des dépenses publiques par les PTOM présente un degré suffisant de transparence, de fiabilité et d'efficacité. En outre, les procédures nationales de passation des marchés publics doivent satisfaire aux critères de transparence et d'ouverture du règlement financier du FED. L'assistance financière peut aussi être fournie sous forme d'aide à la réalisation des projets et des programmes, s'il est estimé que cette méthode garantit une mise en oeuvre plus efficace ou plus sûre.

(4) Il convient d'établir des dispositions concernant l'élaboration, le suivi, l'audit, l'évaluation, l'examen et la mise en oeuvre du DOCUP, ainsi que les comptes-rendus et les corrections financières. Ces dispositions devraient couvrir la participation de la Commission à ces activités. Sous réserve de toute adaptation nécessaire à la situation particulière des PTOM, les dispositions doivent être compatibles avec celles qui sont applicables dans le cadre des fonds structurels, afin de faciliter la participation de la Commission et d'en renforcer l'efficacité.

(5) Afin de faciliter la coopération et l'intégration régionales entre les PTOM et les États ACP, des dispositions identiques devraient, en principe, être applicables. Cependant, compte tenu de la situation géographique de certains PTOM qui, dans la pratique, ne peuvent pas établir de coopération étroite avec les États ACP ou d'autres PTOM, il devrait être également possible d'affecter des ressources provenant des fonds régionaux à la demande d'un seul PTOM.

(6) Les mesures prévues par le présent règlement ont fait l'objet d'une consultation avec les PTOM.

(7) Les mesures prévues par le présent règlement sont conformes à l'avis du comité du FED-PTOM établi par l'article 24 de la décision d'association outre-mer,

A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:

PARTIE I

OBJET ET PRINCIPES

Article premier

Objet

Le présent règlement fixe les procédures relatives à la programmation, à la mise en oeuvre et au contrôle de l'aide financière communautaire accordée aux PTOM et gérée par la Commission dans le cadre du neuvième Fonds européen de développement (FED), conformément aux dispositions de la décision d'association outre-mer et au règlement financier du FED.

Article 2

Complémentarité et partenariat

1. Les actions de programmation, de mise en oeuvre, de suivi et d'évaluation de l'aide octroyée dans le cadre du FED sont effectuées en étroite concertation entre les PTOM, les États membres concernés et la Commission.

2. Les PTOM doivent garantir que tous les acteurs de la coopération, dont la liste figure à l'article 5, paragraphe 1, deuxième et troisième tirets de la décision d'association outre-mer, sont dûment consultés lors du processus de programmation.

3. Les PTOM, les États membres concernés et la Commission assurent la coordination et la cohérence entre, d'une part, les mesures prises en application du présent règlement et les mesures financées sur le budget de la Communauté et, d'autre part, les actions entreprises par la Banque européenne d'investissement (BEI), d'autres institutions internationales et les États membres concernés.

PARTIE II

AIDE PROGRAMMABLE ET NON PROGRAMMABLE

CHAPITRE 1

Aide programmable

Article 3

Programmation territoriale

Les actions financées par le biais d'aides non remboursables dans le cadre de la décision d'association outre-mer sont programmées aussi rapidement que possible après l'entrée en vigueur du présent règlement, par l'adoption d'un document unique de programmation (DOCUP) établi sur le modèle qui figure en annexe.

Article 4

Élaboration du DOCUP

1. Les autorités compétentes du PTOM élaborent un projet de DOCUP après avoir consulté le plus grand nombre possible d'acteurs du processus de développement, en tirant parti de l'expérience acquise et des meilleures pratiques.

Chaque projet de DOCUP est adapté aux besoins et répond à la situation particulière de chaque PTOM. Il définit les actions prioritaires et renforce l'appropriation locale des programmes de coopération.

Le projet est présenté à la Commission douze mois au plus tard après l'entrée en vigueur du présent règlement.

2. Le projet de DOCUP fait l'objet d'un échange de vues entre le PTOM, l'État membre concerné et la Commission, représentée, le cas échéant, par la délégation responsable.

Pour que la Commission puisse évaluer le projet de manière aussi efficace que possible, le PTOM fournit toutes les informations nécessaires, notamment les résultats des études de faisabilité éventuellement réalisées.

3. Plus particulièrement, les autorités du PTOM précisent dès que possible à la Commission s'ils souhaitent que la dotation financière du FED soit accordée sous forme de soutien budgétaire.

Toute divergence entre l'analyse du pays et celle de la Communauté est notée.

Article 5

Évaluation du DOCUP par la Commission

La Commission évalue le projet de DOCUP pour vérifier qu'il présente tous les éléments requis et qu'il est compatible avec les objectifs de la décision d'association outre-mer, du présent règlement et des politiques communautaires concernées. Elle porte le projet reçu à la connaissance de la Banque européenne d'investissement.

La Commission décide notamment si l'aide financière du FED doit être octroyée sous forme de soutien budgétaire, subordonné à une évaluation préliminaire de la transparence, de la fiabilité et de l'efficacité de la gestion des dépenses publiques ainsi que de l'ouverture et de la transparence des marchés publics, conformément aux normes fixées dans le règlement financier du FED, ou sous forme d'aide à la réalisation de programmes ou de projets.

Article 6

Programmes régionaux

1. Les concours financiers en faveur de l'intégration et la coopération régionales, visés à l'article premier, paragraphe 1, point a) ii) de l'annexe II A de la décision d'association outre-mer sont répartis sur la base de propositions de programmes présentées par un ou plusieurs PTOM, conformément à l'article 16 de la décision précitée.

2. Les propositions sont le fruit d'un échange de vues entre la Commission et les ordonnateurs territoriaux des PTOM, nommés conformément à l'article 14 du présent règlement, ou leurs représentants; le cas échéant, des acteurs de la société civile présentant les qualités requises sont également consultés.

Elles sont soumises à la Commission avant le 30 septembre 2003.

Lors de l'évaluation des propositions, la Commission tient compte en particulier de l'effet escompté sur l'intégration du PTOM bénéficiaire dans la région dont il fait partie. L'engagement des dépenses doit être précédé d'une décision de financement de la Commission portant sur l'aide à la réalisation de projets et de programmes.

3. S'il reste des reliquats après la première allocation, des propositions supplémentaires peuvent être soumises deux fois par an, sauf dans des cas particulièrement urgents, et pour la première fois avant le 31 décembre 2003 et le 30 juin 2004 respectivement.

4. Afin d'atteindre une échelle appropriée et d'augmenter l'efficacité, les fonds régionaux et territoriaux peuvent être combinés pour le financement des programmes régionaux comportant un volet territorial distinct.

5. Les articles 8 et 16 à 30 s'appliquent aux programmes régionaux mutatis mutandis.

CHAPITRE 2

Aide non programmable

Article 7

Utilisation de la réserve "C"

1. La Commission alloue les ressources de la réserve "C" aux fins précisées à l'article 3, paragraphe 3, point b) ou c) de l'annexe II A de la décision d'association outre-mer, sur la base de l'examen à mi-parcours visé à l'article 22 du présent règlement, ou, dans le cas du Groënland, de l'examen à mi-parcours visé à l'article 3, paragraphe 2, de l'annexe II de la décision d'association outre-mer. La Commission ajuste en conséquence les dotations indicatives figurant à l'article 3, paragraphe 4, de l'annexe II A de la décision d'association outre-mer et informe les PTOM et les États membres de sa décision concernant ces nouvelles dotations.

2. Aux fins de l'engagement des ressources indiquées à l'article 28 et dans l'annexe II D de la décision d'association outre-mer, tout PTOM estimant satisfaire aux conditions d'octroi de cette aide doit soumettre une demande complète en utilisant les formulaires mis à disposition par la Commission et fournir toutes les informations nécessaires à l'évaluation de cette demande.

Celle-ci doit parvenir à la Commission au plus tard le 30 avril de l'année suivant celle pour laquelle l'aide supplémentaire est sollicitée.

La Commission informe le PTOM de sa décision dans les plus brefs délais.

PARTIE III

MISE EN OEUVRE

CHAPITRE 1

Procédures financières

Article 8

Crédits d'engagement

1. Les crédits d'assistance financière en faveur des PTOM sont engagés par la Commission conformément au règlement financier du FED.

2. Dans le cadre du DOCUP, l'engagement des dépenses doit faire l'objet d'une décision de financement préalable de la Commission couvrant le soutien budgétaire ou l'aide à la réalisation de projets et de programmes.

3. Pour les domaines ne relevant pas du DOCUP, les dépenses liées à la réserve "C" non allouée, constituée conformément à l'article 3, paragraphe 3 de l'annexe II A de la décision d'association outre-mer, sont engagées par la Commission et mises en oeuvre conformément aux articles 15 et 54 du règlement financier du FED.

Article 9

Payeurs délégués

Les institutions financières des PTOM, auprès desquelles la Commission ouvre des comptes conformément à la partie I, titre III, chapitre 3, section 4, du règlement financier du FED aux fins de la mise en oeuvre de la coopération avec les PTOM, exercent les fonctions de "payeurs délégués".

Des intérêts sont servis sur les fonds déposés auprès de payeurs délégués dans la Communauté.

Les services rendus par les payeurs délégués ne sont pas rémunérés et aucun intérêt n'est servi sur les fonds en dépôt.

CHAPITRE 2

Marchés

Article 10

Réglementation générale en matière de marchés

1. Les procédures de passation des marchés sont précisées dans les conventions de financement.

2. Lorsque l'assistance financière est accordée sous forme de soutien budgétaire, ce sont les procédures de passation des marchés publics du PTOM en question qui s'appliquent.

3. Dans tous les autres cas, la passation des marchés est régie par les dispositions de l'article 75, paragraphe 1, point 1), du règlement financier du FED.

Article 11

Dispositions fiscales et douanières

1. Dans le cas de contrats de mise en oeuvre de programmes ou de projets financés par le FED, les PTOM appliquent un régime fiscal et douanier qui n'est pas moins favorable que celui qu'ils appliquent à l'État le plus favorisé ou aux organisations internationales de développement avec lesquelles ils ont des relations. Pour déterminer le régime applicable à la nation la plus favorisée (NPF), il n'est pas tenu compte des régimes appliqués par le PTOM concerné à d'autres PTOM, à d'autres États ACP ou à d'autres pays en développement.

2. Sous réserve du paragraphe 1, les dispositions suivantes sont appliquées aux marchés financés par la Communauté:

a) les marchés ne sont assujettis ni aux droits de timbre et d'enregistrement, ni aux prélèvements fiscaux d'effet équivalent, existants ou à créer dans le PTOM bénéficiaire; toutefois, ces marchés sont enregistrés conformément aux lois en vigueur dans le PTOM et l'enregistrement peut donner lieu à une redevance correspondant à la prestation de service;

b) les bénéfices et/ou les revenus résultant de l'exécution des marchés sont imposables selon le régime fiscal intérieur du PTOM concerné, pour autant que les personnes physiques et morales qui ont réalisé ces bénéfices et/ou ces revenus aient un siège permanent dans cet État ou que la durée d'exécution du marché soit supérieure à six mois;

c) les entreprises devant importer du matériel professionnel en vue de l'exécution de marchés de travaux bénéficient, si elles le demandent, du régime d'admission temporaire tel qu'il est défini par la législation du PTOM bénéficiaire concernant ledit matériel;

d) le matériel professionnel nécessaire à l'exécution de tâches définies dans les marchés de services est admis temporairement dans le PTOM bénéficiaire, conformément à sa législation nationale, en franchise de droits de douane, de taxes ou de droits fiscaux d'effet équivalent, dès lors que ces droits et taxes ne sont pas la rémunération d'une prestation de services;

e) les importations dans le cadre de l'exécution d'un marché de fournitures sont admises dans le PTOM bénéficiaire en exemption de droits de douane, de taxes ou de droits fiscaux d'effet équivalent. Le marché de fournitures originaires du PTOM concerné est conclu sur la base du prix départ usine, majoré des droits fiscaux applicables le cas échéant dans le PTOM à ces fournitures;

f) les achats de carburants, lubrifiants et liants hydrocarbonés ainsi que de tous les produits incorporés dans un marché de travaux sont réputés faits sur le marché local et sont soumis au régime fiscal applicable en vertu de la législation nationale en vigueur dans le PTOM bénéficiaire, et

g) l'importation d'effets et d'objets personnels, à usage personnel et domestique, par les personnes physiques, autres que celles recrutées localement, chargées de l'exécution des tâches définies dans un marché de services, ainsi que par les membres de leur famille, s'effectue conformément à la législation nationale en vigueur dans le PTOM bénéficiaire, en franchise de droits de douane ou d'entrée, de taxes et autres droits fiscaux d'effet équivalent.

3. Toute question non visée aux paragraphes 1 et 2 relatifs au régime fiscal et douanier reste soumise à la législation nationale du PTOM concerné.

CHAPITRE 3

Agents chargés de la gestion et de l'exécution

Article 12

Procédures de mise en oeuvre

Sans préjudice des procédures de mise en oeuvre du soutien budgétaire mentionné à l'article 8, paragraphe 2 et à l'article 10, paragraphe 2, les programmes et projets financés au titre du présent règlement sont mis en oeuvre conformément aux articles 13, 14 et 15.

Article 13

Délégations

1. Lorsque la Commission est représentée par une délégation placée sous l'autorité d'un chef de délégation, elle en informe le PTOM concerné. Dans ce cas, c'est l'article 22, paragraphe 2, et l'article 67 du règlement financier du FED relatifs aux ordonnateurs et aux comptables subdélégués qui s'appliquent.

2. Le chef de délégation, en coopération étroite avec l'ordonnateur territorial,

a) apporte son aide et participe à l'élaboration des projets et programmes ainsi qu'à la négociation des contrats d'assistance technique, à la demande du PTOM concerné;

b) participe à l'évaluation des projets et programmes en élaborant des dossiers d'appels d'offres et en cherchant à simplifier les procédures d'évaluation et de mise en oeuvre de ces projets et programmes;

c) élabore les propositions de financement;

d) approuve l'appel d'offres local ouvert et les dossiers de contrats d'aide d'urgence, avant publication par l'ordonnateur territorial et dans un délai de trente jours après les avoir reçus de ce dernier;

e) assiste à l'ouverture des offres et reçoit des copies de celles-ci ainsi que les résultats de l'examen dont elles font l'objet;

f) approuve, dans un délai de trente jours, les propositions de l'ordonnateur territorial concernant la passation de marchés adjugés à l'issue d'appels d'offres ouverts locaux, de marchés de gré à gré, la conclusion de contrats d'aide d'urgence, de contrats de services et de travaux dont le budget n'excède pas cinq millions d'euros et de contrats de fournitures d'une valeur inférieure à un million d'euros;

g) pour tous les autres contrats ne relevant pas des cas visés ci-dessus, approuve, dans un délai de trente jours, les propositions de l'ordonnateur territorial concernant la passation de marchés respectant les conditions suivantes:

i) l'offre sélectionnée est la moins élevée de celles qui satisfont aux exigences du dossier d'appel d'offres;

ii) l'offre sélectionnée est conforme à tous les critères de sélection précisés dans le dossier, et

iii) l'offre sélectionnée ne dépasse pas le budget réservé pour le marché;

h) transmet la proposition à l'ordonnateur principal, qui prend une décision dans un délai de soixante jours après réception, lorsque les conditions fixées au point g) ne sont pas remplies. Si le prix de l'offre sélectionnée dépasse le montant réservé au marché, l'ordonnateur principal procède à l'engagement financier nécessaire au moment où il approuve l'adjudication;

i) donne son aval aux contrats et devis dans le cas de marchés en régie, aux avenants ainsi qu'aux autorisations de paiement délivrées par l'ordonnateur territorial;

j) garantit que les projets et programmes financés sur les ressources du Fonds gérées par la Commission sont correctement mis en oeuvre d'un point de vue financier et technique;

k) coopère avec les autorités du PTOM dans lequel il représente la Commission, dans le cadre de l'évaluation régulière des opérations;

l) fournit au PTOM l'ensemble des informations et documents relatifs aux procédures de mise en oeuvre de la coopération pour le financement du développement, en ce qui concerne notamment les critères d'appréciation et les critères d'évaluation des offres, et

m) informe régulièrement les autorités du PTOM des activités de la Communauté susceptibles de concerner directement la coopération entre les deux parties.

3. Si des pouvoirs administratifs et/ou financiers autres que ceux décrits dans le présent article sont confiés au chef de délégation, les ordonnateurs territoriaux doivent en être informés.

Article 14

Ordonnateur territorial

1. Les pouvoirs publics de chaque PTOM désignent un ordonnateur territorial chargé de les représenter dans toutes les activités financées sur les ressources du Fonds gérées par la Commission et la Banque. L'ordonnateur territorial peut déléguer une partie de ses attributions; il informe l'ordonnateur principal des délégations auxquelles il a procédé.

2. L'ordonnateur territorial exerce les fonctions suivantes:

a) assumer l'élaboration, la présentation et l'évaluation de projets et programmes, en collaboration étroite avec le chef de délégation;

b) émettre localement les avis d'appels d'offres ouverts, assurer la réception des offres, locales et internationales (procédures ouverte et restreinte), superviser l'examen des offres, en dresser le bilan, signer les contrats et avenants, et approuver les dépenses, en étroite collaboration avec le chef de délégation;

c) avant de lancer localement les invitations à soumissionner, présenter le dossier d'appel d'offres au chef de délégation, qui donne son accord dans un délai de 30 jours;

d) achever l'examen des offres dans le délai fixé par l'appel d'offres, en tenant compte de la durée nécessaire à l'approbation des marchés;

e) communiquer les résultats de cet examen et transmettre une proposition d'attribution du marché au chef de délégation en vue d'obtenir l'approbation de ce dernier dans les délais fixés à l'article 15, point f);

f) procéder à l'apurement et à l'approbation des dépenses dans les limites des ressources qui lui sont allouées, et

g) durant l'exécution des interventions, prendre les mesures d'adaptation nécessaires pour assurer, d'un point de vue économique et technique, la bonne exécution des projets et des programmes approuvés.

3. Durant l'exécution des interventions et sous réserve de l'obligation d'informer le chef de délégation, l'ordonnateur territorial dispose d'une compétence de décision dans les domaines suivants:

a) ajustements et modifications techniques mineurs, pour autant qu'ils n'altèrent pas la solution technique adoptée et restent dans les limites de la marge d'ajustement;

b) modifications apportées aux devis en cours d'exécution;

c) transferts entre rubriques dans les devis;

d) changements de site pour les projets ou programmes à unités multiples lorsqu'ils sont justifiés par des motifs techniques, économiques ou sociaux;

e) imposition ou remise de pénalités de retard;

f) documents de décharge des cautions;

g) achat de marchandises, quelle que soit leur origine, sur le marché local;

h) utilisation d'équipements et de machines de construction non originaires des PTOM, des États membres ou des États ACP, pour autant que les PTOM, les États membres ou les États ACP ne produisent pas d'équipements et de machines comparables;

i) sous-traitance;

j) approbation finale, sous réserve que le chef de délégation soit présent lors de l'approbation provisoire, avalise le compte rendu correspondant et, le cas échéant, assiste à l'approbation finale, en particulier si les réserves émises lors de l'approbation provisoire entraînent d'importants travaux supplémentaires, et

k) engagement de consultants et autres spécialistes de l'assistance technique.

4. L'ordonnateur territorial est en outre chargé:

a) d'établir et de présenter le rapport annuel d'exécution à la Commission, après approbation par le comité de suivi;

b) d'effectuer l'évaluation à mi-parcours visée à l'article 22;

c) de veiller à l'utilisation, par les organismes participant à la gestion et à la mise en oeuvre du FED, soit d'un système de comptabilité séparée, soit d'une codification comptable adéquate de toutes les transactions relatives à l'intervention et

d) de prendre les mesures nécessaires pour garantir la mise en oeuvre des articles 16, 19, 24 et 30.

5. Chaque année, à l'occasion de la présentation du rapport annuel d'exécution visé à l'article 21, la Commission et l'ordonnateur territorial examinent les principaux résultats de l'année précédente.

Au terme de cet examen, la Commission peut formuler des observations à l'adresse de l'ordonnateur territorial. Celui-ci informe la Commission des mesures prises à la suite de ses observations. Si, dans certains cas dûment motivés, la Commission est d'avis que les mesures prises ne sont pas appropriées, elle peut adresser au PTOM et à l'ordonnateur territorial des recommandations d'adaptations visant à améliorer l'efficacité des modalités du suivi ou de la gestion de l'intervention, en en précisant les motifs.

Après avoir reçu ces recommandations, l'ordonnateur territorial justifie les mesures prises pour améliorer les modalités de suivi ou de gestion ou explique pourquoi de telles mesures n'ont pas été prises.

Article 15

Acteurs régionaux

1. Les propositions de programme régional sont présentées par:

a) les ordonnateurs territoriaux d'au moins deux PTOM, ou

b) à titre exceptionnel, l'ordonnateur territorial d'un PTOM lorsqu'un seul PTOM participe à une action visée à l'article 16, paragraphe 1, points b) à e) de la décision d'association outre-mer.

2. Les programmes régionaux sont mis en oeuvre par l'ordonnateur territorial ou par l'organisme désigné dans la proposition.

PARTIE IV

SUIVI, REVUE, AUDIT ET ÉVALUATION

CHAPITRE 1

Suivi

Article 16

Responsabilités du PTOM

1. Sans préjudice de la responsabilité de la Commission dans l'exécution du concours financier de la Communauté, les PTOM assument en premier ressort la responsabilité du contrôle financier des projets.

À cette fin, l'ordonnateur territorial:

a) instaure et met en oeuvre des systèmes de gestion et de contrôle de manière à assurer une utilisation efficace et régulière des fonds communautaires. Des contrôles financiers, internes et externes, sont effectués dans le respect des normes reconnues à l'échelon international en matière d'audit par une autorité de contrôle financier compétente, qui doit être indépendante pour mener à bien cette mission;

b) communique à la Commission une description de ces systèmes;

c) garantit que les interventions sont gérées conformément à l'ensemble de la réglementation applicable et que les fonds mis à sa disposition sont utilisés conformément aux principes de la bonne gestion financière;

d) certifie que les déclarations de dépenses présentées à la Commission sont exactes et veille à ce qu'elles procèdent de systèmes de comptabilité basés sur des pièces justificatives susceptibles d'être vérifiées;

e) présente à la Commission, au terme de chaque période de programmation, une déclaration établie par une personne ou un service fonctionnellement indépendant de l'autorité de gestion désignée. Cette déclaration fait la synthèse des conclusions des contrôles effectués les années précédentes et se prononce sur la validité de la demande de paiement du solde ainsi que sur la légalité et la régularité des opérations concernées par le certificat final des dépenses. Les PTOM accompagnent ce certificat d'un avis s'ils le jugent nécessaire;

f) coopère avec la Commission pour assurer une utilisation des fonds communautaires conforme au principe de la bonne gestion financière;

g) prévient, détecte et corrige les irrégularités; conformément à la réglementation en vigueur, il les communique à la Commission, qu'il tient informée de l'évolution des poursuites administratives et judiciaires;

h) recouvre les montants perdus à la suite d'une irrégularité constatée, en appliquant, le cas échéant, des intérêts de retard;

i) prend toutes les mesures nécessaires pour garantir le respect des dispositions du programme indicatif et notamment du calendrier des engagements et des décaissements convenu lors de la programmation, et

j) examine les causes des retards dans la mise en oeuvre et propose des mesures appropriées pour y remédier.

2. Chaque année, un plan de vérification des comptes et un résumé des conclusions des contrôles effectués sont adressés à la Commission.

Les rapports d'audit sont à la disposition de la Commission.

Article 17

Coordination

1. La Commission et les PTOM, représentés par l'ordonnateur territorial, coopèrent pour coordonner les programmes, la méthodologie et la mise en oeuvre des contrôles, afin de maximiser l'utilité des contrôles effectués. Ils se transmettent sans délai les résultats des contrôles effectués.

2. Une fois par an au moins, les éléments mentionnés ci-après sont examinés et évalués:

a) les résultats des contrôles effectués par les PTOM et la Commission;

b) les observations éventuelles des autres organes ou institutions de contrôle nationaux ou communautaires;

c) l'impact financier des irrégularités éventuellement constatées, les mesures déjà prises ou encore nécessaires pour les corriger et, le cas échéant, les modifications des systèmes de gestion et de contrôle.

3. À la suite de cet examen et de l'évaluation visée au paragraphe 2, et sans préjudice des mesures à prendre sans délai par les PTOM au titre de l'article 16, la Commission peut formuler des observations, notamment sur l'impact financier des irrégularités éventuellement décelées.

Ces observations sont transmises à l'ordonnateur territorial du PTOM concerné et sont assorties, le cas échéant, de demandes de mesures correctives visant à remédier aux insuffisances de gestion et à corriger les irrégularités décelées qui n'auraient pas déjà été corrigées.

Les PTOM ont la possibilité de commenter ces observations.

Article 18

Comités de suivi

1. Un comité de suivi supervise l'exécution de chaque DOCUP.

Les autorités du PTOM créent le comité de suivi dans un délai maximal de trois mois après l'approbation du DOCUP.

2. Le comité de suivi est présidé par l'ordonnateur territorial ou son représentant.

Un représentant de la Commission et, le cas échéant, de la Banque européenne d'investissement, participent aux travaux du comité de suivi à titre consultatif.

Les autorités ou organes désignés par le PTOM, la Commission, l'État membre concerné et, le cas échéant, la Banque européenne d'investissement et/ou un organisme participant au cofinancement sont représentés au sein du comité. Lorsque des autorités régionales et locales et des entreprises privées sont chargées de l'exécution d'un projet et, le cas échéant, lorsqu'elles sont directement concernées par un projet, elles y sont également représentées.

3. Le comité de suivi définit son règlement intérieur dans le cadre institutionnel, juridique et financier du PTOM concerné et l'adopte en accord avec l'ordonnateur territorial.

4. L'ordonnateur territorial doit présenter, lors des réunions du comité de suivi, un rapport sur les progrès réalisés, rapport qui est établi conformément au modèle fourni par la Commission. Ce document doit parvenir à la Commission quinze jours ouvrables avant la date prévue de la réunion.

5. Pour s'assurer de l'efficacité et de la qualité de la mise en oeuvre de l'intervention, le comité de suivi:

a) évalue périodiquement les progrès réalisés pour atteindre les objectifs spécifiques du DOCUP;

b) examine l'évaluation à mi-parcours visée à l'article 22 avant son envoi à la Commission;

c) examine et approuve le rapport annuel d'exécution et le rapport final d'exécution avant leur envoi à la Commission;

d) examine et approuve toute proposition visant à modifier le contenu du DOCUP.

Article 19

Indicateurs de suivi

L'ordonnateur territorial et le comité de suivi assurent le suivi au moyen d'indicateurs définis dans le DOCUP.

Ces indicateurs tiennent compte de la méthodologie indicative publiée par la Commission.

Ils se réfèrent au caractère spécifique des projets et à leurs objectifs et reflètent:

a) les ressources allouées, les ressources utilisées, les résultats et, dans la mesure du possible, l'impact;

b) l'état d'avancement de l'intervention en termes de réalisations physiques;

c) l'état d'avancement du plan de financement.

CHAPITRE 2

Revue

Article 20

Processus de revue

1. La coopération financière doit être suffisamment souple pour assurer l'adéquation permanente des actions aux objectifs de la décision d'association outre-mer et pour tenir compte des modifications pouvant survenir dans la situation économique, les priorités et les objectifs du PTOM concerné, en particulier à l'aide du rapport annuel d'exécution et du DOCUP d'examen à mi-parcours ou, le cas échéant annuel, visé à l'article 21, paragraphe 5.

2. Dans les circonstances exceptionnelles visées dans les dispositions relatives à l'aide humanitaire et à l'aide d'urgence, la revue peut être effectuée à la demande de l'une ou l'autre partie.

Article 21

Rapport annuel d'exécution

1. L'ordonnateur territorial transmet des rapports annuels d'exécution à la Commission, dans les trois mois suivant la fin de chaque année complète de mise en oeuvre à compter de l'adoption du DOCUP.

2. Ce rapport annuel d'exécution relatif au DOCUP consiste en une évaluation conjointe de la mise en oeuvre du programme et prend en considération les résultats des activités de suivi et d'évaluation qui s'y rapportent.

3. Il est élaboré localement et doit être finalisé en concertation entre l'ordonnateur territorial, le comité de suivi et, s'il y a lieu, le chef de la délégation concernée, dans un délai de soixante jours.

4. Il comporte notamment une évaluation:

a) des résultats obtenus dans le ou les domaines de concentration mesurés par rapport aux objectifs et aux indicateurs d'impact arrêtés, ainsi qu'aux engagements en matière de politique sectorielle;

b) des projets et des programmes s'inscrivant en dehors du ou des domaines de concentration et/ou dans le cadre des programmes pluriannuels;

c) de l'utilisation des ressources réservées pour des acteurs non gouvernementaux;

d) de la mise en oeuvre efficace des opérations en cours et de la mesure dans laquelle le calendrier des engagements et des paiements a été respecté, et

e) de l'éventuelle extension de la programmation aux années suivantes.

5. Le cas échéant, un examen annuel est effectué sur la base du rapport à l'occasion d'une réunion de concertation au sens de l'article 7 de la décision d'association outre-mer.

Article 22

Examen à mi-parcours

1. L'examen à mi-parcours vise à examiner les premiers résultats du DOCUP, leur pertinence et la réalisation des objectifs.

Il apprécie également l'utilisation des crédits, ainsi que le déroulement du suivi et de la mise en oeuvre.

2. L'examen à mi-parcours est effectué sous la responsabilité de la Commission, en coopération avec l'ordonnateur territorial et l'État membre concerné.

Il est généralement réalisé par un évaluateur indépendant entre vingt-quatre et trente-six mois après l'entrée en vigueur du présent règlement, soumis au comité de suivi, puis transmis à la Commission. Un délai différent peut être fixé dans le DOCUP, notamment en ce qui concerne les indicateurs adoptés dans le cas d'un soutien budgétaire.

3. La Commission examine la pertinence et la qualité de l'examen sur la base de critères définis dans le DOCUP, en particulier pour ce qui est de la dotation financière du FED.

CHAPITRE 3

Audit

Article 23

Audit

1. Sans préjudice des contrôles effectués par les pays bénéficiaires, la Commission et la Cour des comptes peuvent, par l'intermédiaire de leurs propres agents ou de représentants dûment mandatés, réaliser sur place des contrôles d'ordre technique ou financier, y compris sous la forme de sondages ou d'audits finals, portant sur les actions financées au titre du FED et sur les systèmes de gestion et de contrôle, avec un préavis d'un jour ouvrable au minimum.

La Commission en informe le PTOM concerné, de manière à obtenir toute l'aide nécessaire. Des fonctionnaires ou agents du PTOM peuvent participer à ces contrôles. La Commission peut demander au PTOM en question d'effectuer un contrôle sur place pour vérifier la régularité d'une ou plusieurs opérations. Des fonctionnaires ou des agents de la Commission peuvent prendre part à ces contrôles.

2. Les pays bénéficiaires sont tenus d'aider les services de la Commission et la Cour des comptes à effectuer des audits sur l'utilisation des fonds du FED.

Article 24

Piste d'audit

1. Les systèmes de gestion et de contrôle des PTOM doivent comporter une piste d'audit suffisante, conformément aux conditions définies dans chaque convention de financement.

2. La piste d'audit est considérée comme suffisante dans les cas suivants:

a) Les archives comptables détenues aux niveaux appropriés de gestion donnent des informations détaillées sur les dépenses réellement effectuées pour les opérations financées au titre du FED. Elles indiquent ainsi la date à laquelle les pièces ont été établies, le montant de chaque poste de dépenses, la nature des documents d'accompagnement, ainsi que la date et le mode de paiement. Les pièces justificatives nécessaires (factures, etc.) sont jointes.

b) Le cahier des charges et le plan de financement du projet, les rapports périodiques, les documents relatifs à l'octroi de l'aide, aux procédures d'appels d'offres et de passation des marchés ainsi que les rapports sur les vérifications des produits et des services financés sont également conservés au niveau approprié de gestion.

c) En cas de transmission informatisée de données, les autorités et les organismes concernés doivent obtenir des autorités ou organismes subalternes des informations qui leur permettent de justifier leurs propres comptes, ainsi que les montants qu'ils notifient au niveau supérieur, de façon à avoir une piste d'audit suffisante à partir des montants totaux notifiés à la Commission jusqu'aux différents postes de dépenses et aux documents d'accompagnement à l'échelon du bénéficiaire final et des organismes ou entreprises qui exécutent le projet.

3. L'ordonnateur territorial doit prendre les mesures nécessaires à la mise en oeuvre du présent article.

CHAPITRE 4

Évaluation

Article 25

Évaluation

1. L'évaluation du DOCUP vise, en tenant compte des résultats de l'évaluation déjà disponibles, à rendre compte de l'utilisation des ressources, de l'efficacité et de l'efficience des interventions et de leur impact, à en tirer des enseignements et à formuler des recommandations.

Cette évaluation porte sur les facteurs de réussite ou d'échec de la mise en oeuvre, ainsi que sur les réalisations et les résultats, y compris leur impact sur le développement durable.

2. L'évaluation du DOCUP relève de la responsabilité de la Commission, en collaboration avec le comité de suivi.

3. Le programme d'évaluation doit être défini dans le DOCUP.

Les évaluations consistent notamment:

a) à apprécier régulièrement et de façon indépendante les opérations et les activités du Fonds, en comparant les réalisations effectives aux résultats attendus et aux objectifs prévus, et, partant,

b) à permettre aux PTOM, aux États membres et à la Commission de s'inspirer des enseignements tirés pour concevoir et exécuter les politiques et interventions futures.

4. Les résultats des évaluations sont rendus publics.

Article 26

Procédures d'évaluation

Sans préjudice des évaluations effectuées par les PTOM ou la Commission, les évaluations de programmes, de projets ou autres activités de mise en oeuvre du DOCUP peuvent être menées conjointement par les PTOM et la Commission, en collaboration avec l'État membre concerné.

PARTIE V

CORRECTIONS FINANCIÈRES

Article 27

Adaptation des contributions du FED

Sur la base des résultats du suivi, de l'audit et des évaluations, et compte tenu des observations du comité de suivi, la Commission peut adapter les montants et les conditions fixés dans la version initiale du DOCUP, de son propre chef ou sur proposition du PTOM concerné, en fonction des besoins et des performances de ce dernier.

L'adaptation intervient normalement à l'occasion de l'examen à mi-parcours, conformément à la procédure visée à l'article 24 de la décision d'association outre-mer, entre vingt-quatre et trente-six mois après l'entrée en vigueur du présent règlement ou, en cas d'irrégularités, le plus tôt possible.

Article 28

Suspension des paiements

1. La Commission suspend les paiements et, en indiquant ses motifs, demande au PTOM de faire part de ses observations et, le cas échéant, d'effectuer les corrections éventuelles dans un délai déterminé si, à la fin des vérifications nécessaires, elle conclut:

a) qu'un PTOM ne s'est pas conformé aux obligations qui lui incombent, ou

b) que l'ensemble ou certains éléments du DOCUP ne justifient pas la totalité ou une partie de la contribution du FED, ou

c) que les systèmes de gestion ou de contrôle présentent des insuffisances graves, qui pourraient conduire à des irrégularités de caractère systémique.

2. Le délai imparti au PTOM concerné pour réagir à une demande d'observations et, le cas échéant, de corrections, est fixé à deux mois, à l'exception de cas dûment justifiés où une période plus longue peut être accordée par la Commission.

3. Si le PTOM conteste les observations de la Commission, le PTOM et l'État membre concernés sont invités à une réunion de conciliation par la Commission, au cours de laquelle les parties s'efforcent de parvenir à un accord sur les observations et les conclusions à en tirer.

Chaque fois que le PTOM conteste les observations de la Commission et qu'une réunion de conciliation a lieu, le délai de trois mois visé au paragraphe 5 au cours duquel la Commission peut prendre une décision commence à courir à partir de la date de la réunion.

4. Lorsque la Commission propose des corrections financières, le PTOM se voit accorder la possibilité de démontrer, par un examen des dossiers concernés, que l'ampleur réelle de l'irrégularité est inférieure à celle estimée par la Commission.

À l'exception de cas dûment justifiés, le délai supplémentaire imparti pour cet examen ne dépasse pas deux mois suivant la période de deux mois visée au paragraphe 1.

La Commission tient compte de tout élément de preuve fourni par le PTOM dans les délais mentionnés ci-dessus.

5. À l'expiration du délai fixé au paragraphe 2, la Commission peut, faute d'accord et de corrections apportées par le PTOM, et compte tenu des observations éventuelles du PTOM et de l'État membre, décider, dans un délai de trois mois:

a) de réduire les paiements, ou

b) de procéder aux corrections financières requises en supprimant tout ou partie de la contribution du FED.

6. Sans préjudice des paragraphes 1 à 5, la Commission, après vérification en bonne et due forme, peut suspendre tout ou partie d'un paiement intermédiaire si elle constate que les dépenses en cause sont entachées d'une grave irrégularité qui n'a pas été corrigée et qu'il faut agir sans délai.

Elle informe le PTOM concerné des mesures prises et de leur motivation. Si, après cinq mois, les motifs ayant justifié la suspension subsistent ou si le PTOM concerné n'a pas notifié à la Commission les mesures prises pour corriger la grave irrégularité, les dispositions de l'article 30 s'appliquent.

Article 29

Recouvrement et reversements

1. Tout reversement dû à la Commission est à effectuer dans le délai fixé dans l'ordre de recouvrement établi conformément à l'article 45 du règlement financier du FED. L'expiration de ce délai est fixée à la fin du deuxième mois suivant celui de l'émission de l'ordre de recouvrement.

2. Tout retard dans l'exécution du reversement donne lieu au paiement d'intérêts de retard, qui sont calculés de l'expiration du délai visé au paragraphe 1 jusqu'à la date du reversement effectif. Le taux d'intérêt se situe à un point et demi au-dessus du taux appliqué par la Banque centrale européenne à ses principales opérations de refinancement, au premier jour ouvrable du mois de la date d'expiration précitée.

3. L'ordonnateur territorial tient une comptabilité des montants recouvrables sur les paiements déjà effectués au titre de l'aide communautaire et s'assure que les montants sont recouvrés sans retard injustifié.

Le bénéficiaire rembourse les montants à recouvrer, majorés des intérêts de retard, en déduisant les montants en question de ses déclarations de dépenses et demandes de paiement suivantes adressées à la Commission ou, si cela est insuffisant, en effectuant un remboursement à la Communauté.

L'ordonnateur territorial envoie annuellement à la Commission un état des recouvrements en attente à cette date, récapitulés par année d'émission des ordres de reversement.

PARTIE VI

DISPOSITIONS FINALES

Article 30

Information et publicité

1. Les PTOM veillent à ce que les programmes financés au titre du FED fassent l'objet d'une publicité adéquate afin de:

a) sensibiliser l'opinion publique au rôle joué par la Communauté en relation avec ces programmes;

b) sensibiliser les bénéficiaires potentiels et les organisations professionnelles aux possibilités offertes.

2. Les pays bénéficiaires veillent, notamment, à la mise en place de panneaux directement visibles indiquant les projets concrets financés par la Communauté, en incluant l'emblème communautaire, et à ce que des représentants des institutions européennes soient dûment associés aux principales activités publiques concernant les programmes financés au titre du FED.

Article 31

Entrée en vigueur

Le présent règlement entre en vigueur le jour de sa publication au Journal officiel des Communautés européennes.

Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre.

Fait à Bruxelles, le 20 décembre 2002.

Par la Commission

Poul Nielson

Membre de la Commission

(1) JO L 314 du 30.11.2001, p. 1.

(2) JO L 317 du 15.12.2002, p. 355.

(3) COM (2002) 290 final, 11.6.2002