RAPPORT SPÉCIAL N° 23/98 concernant les actions d'information et de communication gérées par la Commission accompagné des réponses de la Commission (présenté en vertu de l'article 188 C, paragraphe 4, deuxième alinéa, du traité CE) (98/C 393/03)

INTRODUCTION

1. L'audit a porté sur les actions permanentes d'information et de communication [«Actions générales d'information et de communication sur l'Union européenne» (B3-300), Réseaux d'information (B3-301) et «Programmes d'information vers les pays tiers» (B3-302)] ainsi que sur les actions spécifiques d'information [«Prince (programme d'information du citoyen européen) - Actions d'information pour des politiques spécifiques» (B3-306)]. Les actions permanentes d'information et de communication comprennent des informations relatives aux activités de l'Union européenne destinées à l'information générale des citoyens européens sur l'Europe. Les actions d'information spécifiques ou prioritaires, quant à elles, concernent des politiques communautaires spécifiques d'actualité («Citoyens d'Europe», «Euro» et «Construire l'Europe ensemble»). Ces actions et ces mesures sont gérées par la DG X. En outre, celle-ci assume la responsabilité globale de la coordination interne des actions d'information et de communication.

2. Les actions permanentes d'information et de communication sont divisées en:

a) actions générales d'information et de communication sur l'Union européenne (B3-300)

Ces mesures couvrent les actions d'information et les opérations à l'échelle européenne devant être mises en oeuvre par la Commission, en coopération avec les autres institutions européennes, et destinées à informer les citoyens européens sur l'Europe. Les unités de gestion impliquées dans l'élaboration de projets dépendent de la DG X et la mise en oeuvre décentralisée est en partie assurée par les bureaux de représentation de la Commission dans les États membres;

b) réseaux d'information (B3-301)

Cette mesure couvre principalement le financement des actions permanentes d'information par l'intermédiaire de conventions spécifiques avec quatre types de réseaux, à savoir:

i) les Info Points Europe (IPE) (1),

ii) les carrefours de promotion et d'information sur le développement rural (2),

iii) les forums urbains (3),

iv) les grands centres d'information sur l'Europe (4).

c) programmes d'information vers les pays tiers (B3-302)

Cette mesure couvre le financement de projets destinés à promouvoir l'image de la Communauté vis-à-vis d'un certain nombre d'audiences et de multiplicateurs stratégiques (comme les universités et les écoles, les chambres de commerce et d'industrie, les syndicats, les organisations professionnelles et corporatives) dans les pays tiers. La DG X a élaboré une série de stratégies régionales d'information adaptées aux spécificités des grandes régions du monde en définissant des objectifs et des messages clés pour chaque région et les principales audiences visées. Sur l'ensemble des crédits relevant de la ligne budgétaire B3-302, une partie est dépensée par les délégations à l'extérieur de la Communauté, l'autre partie l'étant directement par les unités centrales de la DG X.

3. Le programme Prince comprend les actions spécifiques (B3-306). Cette mesure couvre trois campagnes d'information («Citoyens d'Europe», «Euro» et «Construire l'Europe ensemble») lancées conjointement par le Parlement européen et la Commission en octobre 1995 en vue de favoriser les discussions sur les grandes questions européennes. La gestion de cette mesure a été confiée à une task force spécifique au sein de la DG X. La task force Prince travaille en étroite collaboration avec la DG XV (pour la campagne «Citoyens d'Europe») et avec la DG II (pour la campagne «Euro»), mais porte l'entière responsabilité de la troisième campagne («Construire l'Europe ensemble»). Les fonds en faveur de ces campagnes ont été affectés sous le contrôle d'un groupe de travail composé de députés du Parlement européen et d'agents de la Commission, chargé de la coordination des trois campagnes. La mise en oeuvre décentralisée du programme Prince est assurée par l'intermédiaire d'un système de conventions passées avec certains États membres, par les bureaux de la Commission dans les États membres et par une série de réseaux d'information bénéficiant du soutien de la DG X/B/3. Pour chacune des trois campagnes, un projet de communication a été élaboré par la task force Prince et adopté par le groupe de travail. Sur la base de ces projets de communication, un total de 235 et de 662 projets ont été réalisés respectivement en 1996 et en 1997.

4. L'audit porte sur la période 1995-1997, soit sur près de 300 Mio ECU de crédits d'engagement pour ces trois ans. Les contrôles ont été réalisés dans les services de la Commission à la DG X, ainsi que dans cinq bureaux de la Commission (situés en Belgique, en Allemagne, en Espagne, en France et au Royaume-Uni).

ÉVOLUTION ET EXÉCUTION DU BUDGET

5. Jusqu'en 1995, la politique budgétaire liée aux actions d'information n'était pas très développée. Ce n'est qu'en 1995 que la DG XIX a inventorié les ressources budgétaires consacrées aux actions d'information au sein de la Commission, à la demande de l'inspection générale des services. Depuis, chaque exercice fait l'objet d'une opération similaire, et les résultats sont transmis au comité directeur de la politique d'information et de communication. Cette opération est basée sur l'identification de la population de paiements Sincom correspondant aux dépenses liées aux actions d'information, par le biais de codes analytiques spécifiques appliqués dans tous les services de la Commission. Les données consolidées présentées par la DG XIX indiquent les tendances suivantes concernant les actions d'information:

a) 1995: 137 040 143 ECU;

b) 1996: 158 116 392 ECU;

c) 1997: 189 926 270 ECU.

Pour ce qui concerne la période couverte par l'audit, il n'a pas été possible d'identifier la totalité des crédits d'engagement disponibles pour être affectés aux actions d'information de la Commission. Dans le domaine de la politique d'information géré directement par la DG X, le développement des quatre mesures faisant l'objet de l'audit de la Cour a suivi les évolutions budgétaires comme le montrent les tableaux 1, 2 et 3.

6. Quant aux lignes budgétaires B3-300 et B3-306, les fonds prévus sont en partie inscrits en réserve (au chapitre B0-40) et soumis à des procédures spécifiques avant d'être libérés par l'autorité budgétaire. Cette libération n'intervient généralement que dans la seconde moitié de l'exercice budgétaire, entravant le bon fonctionnement de l'unité financière au sein de la DG X et aboutissant à un faible taux d'exécution des paiements. C'est en particulier le cas pour l'exécution du programme Prince en 1996.

7. Les réseaux d'information en matière d'actions permanentes d'information ne sont pas tous financés au titre de la ligne budgétaire B3-301; certains sont cofinancés dans le cadre de la ligne budgétaire B3-300. Dans un souci de respect des principes budgétaires de base et afin d'assurer une gestion globale cohérente et efficiente, il conviendrait de regrouper le financement des réseaux d'information sous une seule et même ligne budgétaire.

CADRE RÉGLEMENTAIRE

8. La mise en oeuvre des mesures dans le cadre de la «Politique d'information et de communication» est caractérisée par un cadre réglementaire insuffisant. Les références juridiques au sein du budget lui-même sont les articles 126 et 127 du traité, qui n'ont pas trait à la politique d'information et de communication mais à l'éducation, à la formation professionnelle et à la jeunesse. La Commission n'a pas défini avec suffisamment de précision les objectifs globaux de la politique d'information, ni les systèmes de gestion et les règles à respecter dans ce domaine; la même observation s'applique aux crédits prévisionnels disponibles ainsi qu'à la répartition de ces crédits entre les différents objectifs. La DG X a défini les grandes lignes directrices dans les communications SEC(93)916/9 («La politique d'information et de communication de la Commission - une nouvelle approche») et SEC(93)1248/3 («Mécanisme du plan d'information»). Ces documents montrent que la Commission ne disposait pas d'une stratégie globale coordonnée en matière de politique de communication et qu'afin de relever les défis dans ce domaine, la mise en place d'un mécanisme approprié - les plans d'information - était nécessaire pour assurer que les dimensions «information» et «communication» fussent intégrées dans toutes les politiques de la Commission ayant des implications externes. Il était prévu, par ailleurs, que la réorganisation de la DG X reposerait sur une séparation nette des tâches de conception et de celles de mise en oeuvre grâce à un renforcement des bureaux de la Commission dans la Communauté, qui seraient appelés à jouer un rôle essentiel sur le plan des réseaux d'information opérant dans leur pays.

9. D'autres propositions ont été élaborées afin de mettre en oeuvre de nouvelles procédures et structures, principalement présentées dans les documents suivants:

a) le SEC(94)80/4, qui définit les fonctions et les tâches des bureaux de représentation de la Commission dans les États membres;

b) le SEC(94)82/4, qui fixe les objectifs globaux des actions d'information et de communication extérieures à l'égard des pays tiers;

c) le SEC(94)488, qui établit le cadre opérationnel relatif aux réseaux d'information.

10. La Cour, dans son évaluation concernant le fonctionnement de ces nouvelles procédures et structures, a relevé les obstacles suivants à l'efficience et à l'efficacité de leur mise en oeuvre:

a) les plans d'information sont conçus comme des documents internes ne visant qu'à donner des orientations opérationnelles sans lien direct avec l'exécution budgétaire des crédits relevant de la ligne budgétaire B3-300;

b) il conviendrait d'accorder une attention particulière à la diffusion adéquate, par les bureaux de la Commission dans les États membres, des informations produites à Bruxelles, et, à cet égard, un renforcement de l'autorité de la DG X par rapport aux bureaux de la Commission est nécessaire;

c) la DG X n'a pas encore élaboré le manuel opérationnel sur les relais, visé dans la communication SEC(94)488.

11. Le 11 octobre 1995, la Commission a adopté la communication SEC(95)1672 sur les actions d'information dans le cadre du programme Prince. Cependant, aucun instrument juridique régissant l'exécution des actions spécifiques d'information n'a été créé.

RÉSULTATS DE L'AUDIT

Des objectifs mal définis

12. Les objectifs à atteindre au moyen du financement des mesures/projets relevant de la ligne budgétaire B3-300 ne sont pas définis avec suffisamment de précision. En réalité, certains projets, sans lien démontrable avec des actions en matière de politique d'information, ont bénéficié d'un soutien financier. Le «mécanisme du plan d'information» [SEC(93)1248/3] aurait dû être utilisé comme cadre de référence pour définir une série de mesures/projets à financer au titre de la ligne budgétaire B3-300.

Fonctionnement des réseaux d'information

Présentation succincte du système

13. Le tableau 4 présente les réseaux d'information subventionnés par la DG X, ventilés par État membre et par type. Les réseaux constituent un instrument essentiel de la politique d'information de la Commission, mais des zones «vides» subsistent malgré tout, principalement au Royaume-Uni et en Allemagne, où le renforcement de la présence des réseaux s'impose. Parallèlement, un effort dans la répartition géographique des quatre types de réseaux est nécessaire pour garantir un équilibre régional. Il est vrai qu'il existe d'autres structures d'information au sein des États membres, telles les bibliothèques publiques au Royaume-Uni, mais elles n'appartiennent pas au réseau européen et ne sont donc pas soumises aux exigences découlant des conventions spécifiques définies par la Commission.

14. La modernisation de la politique d'information de la Commission devrait reposer sur un système efficient de réseaux d'information, et, à cet égard, l'expérience acquise par les grands centres d'information sur l'Europe de Paris, de Lisbonne et de Berlin devrait être prise en considération en vue d'un élargissement à l'ensemble de la Communauté. Toutefois, un plafond pour les subventions annuelles devrait être introduit. Le tableau 5 présente les concours communautaires en faveur des centres d'information sur l'Europe pendant la période 1992-1997.

15. Le Centre d'information sur l'Europe de Paris bénéficie du soutien de plusieurs services de la Commission, le concours communautaire global se situant entre 44 et 51 % des recettes budgétaires pour la période 1992-1997. La Commission avait prévu que ce centre serve de modèle pour des projets similaires dans d'autres États membres et qu'il se concentre principalement sur le développement de deux actions prioritaires: l'assistance au réseau de relais d'information en France d'une part, et la production ainsi que la distribution de documents d'information destinés au grand public d'autre part.

16. L'évaluation globale, par la Cour, des activités de documentation et d'information menées par le Centre s'est avérée positive. Toutefois, la Cour est plus réservée en ce qui concerne le mode de financement du Centre. En décembre 1991, les autorités nationales françaises et la Commission ont convenu de fractionner les frais de location de manière à en faire supporter les deux tiers par les autorités nationales et un tiers par le budget communautaire, les autres frais de fonctionnement étant répartis de façon égale entre les deux parties. Une modification est intervenue dans cet arrangement en 1994 lorsque la participation communautaire aux frais de location est passée à 50 %, parce que les autorités nationales n'avaient pas été en mesure de respecter leur part de l'accord initial. Simultanément, le montant du loyer avait été réexaminé et par conséquent réduit. Ce dernier a ensuite été renégocié une seconde fois en 1997 et encore réduit. Malgré ces réductions des frais locatifs, la Cour estime que la Commission n'aurait pas dû accepter cette modification dans la répartition du cofinancement (5), ni prendre la responsabilité de couvrir unilatéralement le déficit cumulé du Centre au 31 décembre 1997 (6).

17. Le Centre est également parfois confronté à des problèmes de trésorerie dus à des retards dans le versement des concours nationaux prévu aux mois d'avril et d'octobre. Alors que l'on peut se féliciter de la mise en oeuvre du principe de cofinancement, rien ne justifie le versement de la participation nationale plusieurs mois après les échéances convenues avec la Commission.

Conventions relatives aux réseaux d'information

18. Il existe trois types de conventions susceptibles d'être signées entre la Commission et les États membres selon la nature du réseau. Toutes donnent une description claire des fonctions des réseaux, prévoient un système d'établissement de rapports sur une base semestrielle et annuelle et fixent les termes du concours financier à apporter. Cependant, le système de conventions n'a pas encore été mis en oeuvre dans l'ensemble des réseaux; fin 1997, les conventions respectives de 34 IPE, d'un carrefour de promotion et d'information sur le développement rural et de deux forums urbains n'avaient toujours pas été signées. Les conventions avec les forums urbains ont toutes été passées très tard en décembre 1997, provoquant des retards considérables dans le virement des fonds de la DG X et mettant en danger la réalisation des actions d'information par les forums urbains. Un manque d'harmonisation entre les trois types de conventions concernant l'importance du concours financier (subvention de départ et subventions courantes) a été constaté.

19. En Allemagne, le bureau de la Commission ignore en règle générale les lignes directrices élaborées par la DG X. La mise en place des Info Points de Bonn et d'Erfurt est non seulement intervenue sans qu'une convention ait été signée, mais ceux-ci ont de plus bénéficié de subventions de deux à trois fois supérieures au montant normal. L'Info Point de Bonn est intégralement financé par le budget communautaire au mépris des procédures obligatoires de la commission consultative des achats et des marchés (CCAM).

20. En Espagne, la mise en place d'Info Points s'est orientée vers la création d'un réseau informatisé s'appuyant sur les «Diputaciones». Au cours de la période 1995-1997, cinq «Diputaciones» ont été sélectionnées pour mettre en oeuvre la première phase du réseau, ce qui correspond à un engagement global de 145 000 ECU. Deux ans plus tard, ces engagements n'avaient toujours pas été utilisés. Une nouvelle approche fondée sur le niveau régional est en voie d'être adoptée.

21. Au Royaume-Uni, le bureau de la Commission à Londres a passé deux contrats avec une société qui lui apporte un soutien administratif pour assurer la bonne marche du réseau d'information national et l'assiste dans la réalisation d'un programme relatif à des activités de suivi. Le premier contrat, signé le 15 décembre 1993, a débouché sur le paiement d'un montant total de 1 045 752 ECU, alors que l'avis n° 818/93 de la CCAM, amendé par les avis nos 877/95 et 700/96, concernant ce contrat fixait un plafond de dépenses de 909 500 ECU. À la suite de cela, un appel d'offres restreint a été publié le 30 octobre 1996, le plafond de dépenses étant cette fois fixé à 3 242 925 ECU pour une période de cinq ans. Un second contrat a donc été octroyé à la même société sur cette base le 11 avril 1997. Ces deux contrats couvrent des dépenses de l'ordre d'au moins 4 Mio ECU sur huit ans.

22. Le cahier des charges (détaillant les services d'ordre général et les services spécifiques) prévoit la délégation, au contractant, de tâches permanentes, qui devraient être assurées par le bureau de Londres lui-même. Les versements en faveur du contractant ne reposent que sur des factures de services prestés et des rapports trimestriels succincts. Les comptes ne permettent pas de retracer les dépenses encourues du fait du contrat. La Commission devrait se pencher sur la question de savoir s'il ne serait pas plus rentable pour le bureau londonien de réaliser les travaux lui-même.

23. Par le passé, la DG X n'a pas systématiquement inclus dans ses conventions les conditions contractuelles générales telles qu'elles apparaissent dans les contrats types établis par la Commission. Dans certains cas, les paiements sont intervenus automatiquement sans exigences particulières quant à leur justification. De plus, quelques contrats ne reconnaissaient aucun droit de contrôle aux services de la Commission ou aux auditeurs de la Cour des comptes, contrairement aux dispositions du règlement financier.

Conventions relatives au programme Prince

24. Pour ce qui concerne le programme Prince, le système de conventions, passées avec quelques États membres, a été mis en oeuvre dans le cadre des deux campagnes où une approche de gestion décentralisée a été retenue, à savoir les campagnes «Euro» et «Construire l'Europe ensemble» (voir tableau 6).

25. L'établissement de conventions avec les États membres concernant la mise en oeuvre d'actions dans le cadre du programme Prince a pour principal avantage de limiter la dispersion des opérations, caractéristique de la réalisation d'actions permanentes d'information, en particulier pour ce qui est de la ligne budgétaire B3-300, et de permettre l'application systématique du principe de cofinancement, bien que pour le reste des projets compris dans le programme Prince, la règle des subventions à concurrence de 50 % du coût global ne soit pas contraignante.

26. Pendant la période 1995-1997, le système de conventions a couvert un total de 15 projets correspondant à 29,3 Mio ECU, soit 25 % du total des fonds alloués au programme Prince. Une utilisation plus fréquente de ce mécanisme serait bénéfique en termes de bonne gestion financière et simplifierait la gestion administrative à l'échelle de la Commission par une application correcte des principes de subsidiarité et de cofinancement.

Mesures d'évaluation et de contrôle

27. Pendant la période couverte par l'audit (1995-1997), la DG X n'a procédé qu'à de rares évaluations dans le domaine de la politique d'information, qui ne portaient que sur des mesures relevant des lignes budgétaires B3-301 et B3-302. L'attention accordée à la mise en oeuvre sur place de projets d'information et au suivi des activités des bureaux de la Commission est insuffisante. Les visites de contrôle effectuées auprès des bureaux de représentation de la Commission par les services centraux sont organisées conformément aux dispositions de la note n° 1887 du 13 mars 1995 publiée par le directeur général de la DG X en accord avec l'inspection générale des services. Au cours de la période 1995-1997, seuls quatre bureaux de la Commission ont été visités (1996: Espagne et Royaume-Uni; 1997: France et Portugal).

Cadre de contrôle relatif au concours communautaire

28. Pendant la période 1995-1997, l'affectation des participations financières était caractérisée par un cadre contractuel mince ne reposant que sur deux circulaires de la DG X publiées en 1993 et en 1995. L'unité DG X/1 a récemment élaboré un «guide» sur les subventions qui devrait être mis en oeuvre à compter de 1998. Suite à son examen d'un échantillon de projets à la fois au niveau des unités centrales et des bureaux de représentation de la Commission, la Cour a identifié un certain nombre de points qu'il conviendrait de prendre en considération dans la mise en oeuvre du nouveau «guide» sur les subventions.

29. À quelques exceptions près (projets «Jeunesse» et certaines actions du programme Prince), les participations financières ont été affectées pendant la période 1995-1997 sans garantie d'une transparence certaine, au moyen d'un système d'appel de propositions.

30. Dans sa circulaire n° 6268 du 13 octobre 1993, la DG X a mis en garde contre la création d'une dépendance directe des bénéficiaires finals à l'égard de la Commission, mais l'audit de la Cour relève quelques cas où une aide a été accordée aux mêmes bénéficiaires pendant plusieurs années de suite.

31. La circulaire n° 6268 de la DG X, du 13 octobre 1993, a limité à 50 % les participations financières aux projets. Sa circulaire n° 2074, du 17 mars 1995, mentionne trois catégories de participations financières:

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Ces circulaires ne sont pas assez précises, la méthode de calcul permettant de déterminer la participation financière n'étant pas clairement définie. Pour arriver à traiter tous les candidats de façon uniforme et égale, il est indispensable d'établir une seule méthode de calcul. Les demandes et les approbations relatives aux projets audités étaient parfois fondées sur le coût de revient complet (coût global) et parfois sur les coûts variables (coûts supplémentaires occasionnés par le projet). Le taux de participation tend alors à être plus élevé dans le second cas - atteignant, par exemple, 80 % pour les projets de quelques fondations allemandes - que si le taux est calculé sur la base du coût de revient complet.

32. De par sa nature, ce système peut donner lieu à des variations considérables des participations financières. Dans l'échantillon de projets audités, la Cour a relevé les fluctuations suivantes pour la période 1995-1997:

a) en Allemagne, le taux de participation financière était situé entre 25 et 100 % du coût global des projets;

b) en Espagne, le taux de participation financière a fluctué entre 13 et 84 % du coût des projets;

c) en Belgique, le taux de participation financière se situait entre 9 et 100 % du coût des projets;

d) au Royaume-Uni, le taux de participation financière représentait entre 11 et 75 % du coût des projets.

Par ailleurs, les dossiers ne présentaient de justification satisfaisante dans aucun des cas audités, dont le taux de participation financière dépassait le plafond fixé à 50 % du coût global.

CONCLUSION ET RECOMMANDATIONS

33. La politique d'information de l'UE dans les États membres est principalement mise en oeuvre par les bureaux de représentation de la Commission. Le financement de mesures/projets au titre de la ligne budgétaire B3-300 ne s'appuie pas sur une définition suffisante des objectifs à atteindre, et en réalité, certains projets sans lien démontrable avec des actions en matière de politique d'information, ont bénéficié d'un soutien financier. La mise en place du «mécanisme du plan d'information» [SEC(93)1248/3] aurait dû servir de cadre de référence pour établir une série de mesures/projets susceptibles d'être financés par la ligne budgétaire B3-300 (voir points 8-12).

34. Une amélioration du système d'évaluation est nécessaire pour s'assurer que les dépenses communautaires contribuent efficacement à la réalisation des objectifs liés aux groupes cibles. L'augmentation probable du financement en faveur des actions relatives à la politique d'information dans le futur accentue la nécessité d'un tel système. Une amélioration des méthodes d'évaluation et des systèmes de suivi au siège de la DG X s'impose. Le système d'évaluation et de contrôle devrait être renforcé; à cet effet, il conviendrait:

a) de poursuivre l'élaboration du plan d'évaluation annuel couvrant les actions permanentes (B3-300, B3-301 et B3-302) et spécifiques (B3-306) liées à la politique d'information;

b) d'intensifier le contrôle de l'utilisation des fonds de la DG X en prévoyant une visite de contrôle régulière dans chaque bureau de représentation de la Commission (voir point 27).

35. Les actions d'information de la Commission, telles qu'elles apparaissent dans les programmes de travail annuels de la DG X, n'ont pas été uniformes en ce qui concerne:

a) la procédure d'introduction des demandes;

b) la procédure de sélection des projets;

c) l'importance du concours communautaire;

d) l'imputation des coûts aux lignes budgétaires;

e) l'éligibilité des dépenses encourues.

(Voir points 28-32).

36. Afin de simplifier les procédures de gestion et de garantir à la fois le respect de la transparence et l'égalité de traitement des bénéficiaires finals, la Commission devrait:

a) recourir davantage aux appels de propositions pour la sélection des bénéficiaires finals;

b) établir une fiche financière type pour chaque catégorie de dépense éligible, qui peut être utilisée par le bénéficiaire pour établir son rapport final;

c) fixer des taux de participation financière pour tous les projets en se basant sur une méthode de calcul uniforme, à la seule exception des réseaux d'information financés par une subvention forfaitaire;

d) limiter le pourcentage des avances à une partie raisonnable du montant de la participation financière approuvé;

e) établir une proportion maximale acceptable des frais généraux devant être pris en considération, (voir points 28-32).

37. À l'exception d'une partie des réseaux d'information, on peut regretter l'absence généralisée de dispositions appropriées et systématiques concernant les contrats passés avec les bénéficiaires. À l'avenir, les contrats devraient comporter des dispositions financières plus claires et plus strictes, principalement dans deux domaines présentant des risques particuliers, à savoir:

a) la détermination du montant autorisé pour les frais indirects;

b) l'utilisation de chiffres effectifs plutôt que prévisionnels dans le rapport final (voir points 28, 31-32).

38. L'exécution financière des conventions dans le cadre du programme Prince nécessite une réglementation stricte, en particulier pour ce qui concerne le montant des dépenses encourues au titre du versement des avances, les périodes d'éligibilité et les frais indirects (voir points 24-26).

39. Les bureaux de la Commission devraient jouer un rôle prépondérant à la fois dans le financement des réseaux permanents et dans les actions d'information de Prince. La Commission devrait instaurer à cette fin un cadre politique et de planification financière visant à définir les objectifs généraux de la politique d'information, les systèmes de gestion et les crédits prévisionnels disponibles, ainsi que l'attribution de ces crédits aux différents objectifs. Dans ces conditions, la DG X doit renforcer son rôle de coordinateur interne afin d'assurer une amélioration des actions d'information et de communication de la Commission.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion des 14 et 15 octobre 1998.

Par la Cour des comptes

Bernhard FRIEDMANN

Président

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(1) Ils fournissent des informations générales au grand public sur l'Union européenne et sur les politiques communautaires, et diffusent les publications de la Commission sur les questions d'ordre général.

(2) Les carrefours ruraux visent à informer toutes les couches de la population agricole sur l'Union européenne, et plus particulièrement sur les différentes politiques et les différents programmes susceptibles de les intéresser directement.

(3) Ils sont conçus en vue de développer l'esprit civique des gens et d'encourager les citoyens ordinaires à s'engager sur la voie ouverte par l'Union européenne vers un type de développement respectant l'environnement et nos ressources naturelles. Les forums sont organisés par des organismes locaux spécialisés dans le développement local et les affaires publiques.

(4) Les grands centres ont été mis en place conjointement par la Commission et les autorités des pays d'accueil. Ils se situent dans les capitales de ces pays et visent à procurer des informations au grand public, à satisfaire aux demandes d'informations émanant de groupes d'intérêt, et à accueillir des réunions, des séminaires et d'autres activités concernant l'Europe. À ce jour, trois grands centres ont été mis en place, à Paris, à Lisbonne et à Berlin.

(5) Par laquelle la participation de la Commission aux frais de location passait de 33 % à 50 %.

(6) Le déficit s'élevait à 150 000 ECU.

(7) Les crédits prévisionnels bloqués figurant au chapitre B0-40 du budget ont été libérés en deux fois:

- 23 Mio ECU le 15 mai 1996

- 12 Mio ECU le 8 octobre 1996.

(8) Les crédits prévisionnels bloqués figurant au chapitre B0-40 du budget ont été libérés en deux fois:

- 5 Mio ECU le 21 mai 1997

- 6 Mio ECU le 22 juillet 1997.

(9) Les crédits prévisionnels bloqués figurant au chapitre B0-40 du budget ont été libérés en une fois:

- 15 Mio ECU le 10 septembre 1997.

(10) Y compris 150 000 ECU pris sur les crédits 1998 pour couvrir une subvention d'équilibre exceptionnelle.

(11) Y compris une subvention d'équilibre exceptionnelle pour couvrir le déficit relatif à l'exercice 1996, octroyée en mars 1998.

RÉPONSES DE LA COMMISSION

INTRODUCTION

1. La Commission européenne a mis en place dès 1993 une nouvelle approche pour sa politique d'information et de communication. Les Directions générales sont en charge de l'information concernant les politiques de leur responsabilité. La DG X est responsable de l'information générale et de la coordination de la politique d'information et de communication.

Un cadre a été mis en place sous la forme de plusieurs (six entre 1993 et 1997 et une en 1998) communications couvrant les différents aspects de cette politique (approche générale, plans d'information, rôle des Représentations de l'Union dans les États membres, information des pays tiers, réseaux et relais, actions prioritaires d'information, stratégie d'information sur l'EURO). Ce cadre fixe les objectifs généraux, les systèmes de gestion et les règles à appliquer.

Pour mener cette politique, la Commission associe, dans tous les domaines où cela est possible, les autres institutions. Une coopération étroite a été instaurée avec les services du Parlement. Elle fait l'objet de rapports réguliers de la Commission au Parlement. Des réunions conjointes sont organisées avec le Conseil et les responsables des politiques d'information et de communication au sein des États membres, en vue d'harmoniser et de coordonner les actions d'information. Une coordination externe est ainsi assurée au niveau européen.

La coordination interne à la Commission s'est, d'autre part, considérablement renforcée durant les dernières années. Un comité directeur se réunit régulièrement. Des plans d'information doivent accompagner les nouvelles initiatives communautaires. Un programme intégré pour l'ensemble de la politique d'information est réalisé annuellement. Des groupes travaillent à la coordination des actions d'information par familles de politiques communautaires.

Les objectifs généraux (décentralisation, coordination, utilisation des nouveaux medias, . . .) sont définis dans le cadre réglementaire déjà mentionné. Chaque année, la Commission se fixe, de plus, des objectifs spécifiques concernant sa politique d'information générale. Ainsi pour 1998, la priorité a été donnée aux actions via la télévision, aux actions directes vis-à-vis du citoyen («call center»), aux actions vis-à-vis des femmes et à la coordination des réseaux de relais d'information à travers toute l'Europe.

La décentralisation est l'un des objectifs majeurs de la politique d'information. Elle est mise en oeuvre progressivement par une responsabilisation des Représentations de l'Union dans les États membres, par le développement coordonné de plus de 800 relais sur le territoire européen, par des accords avec les États membres pour des actions communes et par l'association de la société civile aux actions d'information de l'Union.

Les nouvelles technologies, notamment Internet, apportent des possibilités qui permettent de toucher un nombre important de citoyens, notamment les jeunes, à un coût modeste. La Commission s'est engagée dans cette voie dès 1995. Le site Internet multilingue Europa est reconnu pour sa qualité.

Des actions prioritaires d'information ont été définies avec le Parlement européen dans le cadre du programme Prince. Elles ont permis de cibler l'information et les ressources sur les thèmes importants de l'actualité (droits du citoyen, traité d'Amsterdam, EURO), de renforcer encore la coopération avec le Parlement, et, notamment pour l'EURO, de développer des campagnes d'information communes avec les États membres.

Quant à la gestion, son encadrement a été renforcé notamment par la préparation en 1997 d'un vade-mecum des subventions dans le domaine de l'information et de la communication. Toutes les remarques de la Cour en matière de gestion sont d'ores et déjà d'application depuis l'entrée en vigueur de ce vade-mecum le 1.1.1998.

Dans un contexte fortement évolutif, la Commission a adopté et continue à adopter sa politique d'information et de communication, que ce soit en termes de stratégie, d'organisation, d'objectifs et de gestion.

2. a) Depuis la réorganisation de la DG X le 1er août 1997, le titre accordé aux bureaux de l'Union européenne au sein des États membres est «Représentation».

b) Outre la liste établie par la Cour, il y a trois autres types de relais financés par la ligne B3-301:

- Les Maisons de l'Europe, gérées par la Fédération internationale des Maisons de l'Europe (FIME).

- Les sections nationales du mouvement européen.

- Les Centres de documentation européens (CDE).

ÉVOLUTION ET EXÉCUTION DU BUDGET

5. En 1993, la Commission a mis en place une nouvelle approche (SEC 93-916/9 et 1248/3) pour la politique d'information et de communication, confiant aux DG l'information sectorielle et à la DG X l'information générale et la coordination. Cette approche a impliqué une décentralisation de l'utilisation des moyens budgétaires pour les activités d'information de la Commission, en dehors de l'information générale.

Sur cette base, un inventaire des ressources consacrées à l'information et la communication a effectivement été mis en oeuvre à partir de 1995. La croissance entre 1995 et 1997 est due principalement à la création du programme Prince.

En complément à cet inventaire, la Commission a mis en place en 1998 un programme intégré d'actions d'information qui est préparé sur base d'une enquête auprès de tous ses services et qui donne une approche intégrée de sa politique d'information.

À partir du prochain exercice budgétaire, les crédits prévus pour chacune de ces actions seront également repris dans ce programme intégré. Ceci permettra de connaître en début d'année les crédits d'engagement alloués à l'ensemble des activités d'information de la Commission.

6. La mise en réserve systématique des crédits concernant l'information par l'Autorité budgétaire depuis 1996 a effectivement pénalisé l'exécution du budget et la gestion des actions, d'autant plus que les crédits ne sont pas disponibles immédiatement après la décision de levée des réserves.

7. La Commission reconnaît que l'ensemble des actions d'information générale des relais devrait être financé par une seule ligne. Ceci est le cas à partir de 1998. Cela n'a pas pu être totalement le cas par le passé pour cause d'imprécision dans les commentaires budgétaires.

CADRE RÉGLEMENTAIRE

8. La communication de la Commission à l'Autorité budgétaire sur les bases légales et les montants maximaux [Ref SEC (94) 1106] définit le cadre réglementaire général de la politique d'information et de communication: «Certaines actions sont menées par la Commission en vertu de tâches que le traité lui assigne de façon inhérente lorsqu'elle agit en tant qu'organe d'exécution des politiques communautaires. C'est le cas, en particulier, des actions menées dans le cadre de la politique d'information et visant la présentation et la promotion des différentes réalisations communautaires. Ces activités relèvent d'une zone d'action autonome de la Commission, pour laquelle elle n'estime pas nécessaire de prévoir l'adoption d'une base légale.»

Depuis 1993, la Commission a, sur cette base, approuvé plusieurs communications (six entre 1993 et 1997 et une en 1998) qui définissent une nouvelle approche pour la politique d'information, ses objectifs généraux, les systèmes de gestion et les règles qu'elle a ensuite appliquées dans l'exécution des activités découlant des lignes d'information et communication.

Constatant qu'avant 1993 il y avait un déficit de coordination, la Commission a décidé, dès cette époque, de renforcer cet aspect. Les mécanismes ont été mis progressivement en place. Les plans d'information associés aux initiatives de la Commission ont été mis en oeuvre et ont fait l'objet d'une réforme en 1996. Le comité directeur s'est réuni régulièrement depuis sa création. Ce dispositif a été renforcé par la définition d'un programme annuel intégré d'actions d'information (voir point 5) et par la mise en place de groupes de travail du comité directeur de l'information qui coordonnent les actions d'information par familles de politiques.

La nouvelle organisation de la DG X est en place depuis le 1er août 1997. Une direction est en charge de la conception de l'information et de la coordination inter-services. Le rôle des Représentations a été renforcé notamment quant à la coordination sur le terrain des réseaux de relais.

9. En 1998, la DG X s'est fixée ses objectifs pour ses propres activités d'information et de communication.

10. a) Les plans d'information sont des documents soumis par les DG à la DG X pour accord. Ils sont produits lorsqu'une DG propose une initiative à la Commission. S'agissant d'initiatives sectorielles, ils ne sont pas couverts, en général, par la ligne B3-300 (actions générales d'information). Ceci est conforme à la communication SEC (93)916/9.

Ces plans d'information, y compris celui de la DG X, sont intégrés dans un programme annuel (voir point 8) qui fera le lien entre ces activités et la ligne B3-300.

b) La diffusion de l'information a toujours fait partie du rôle essentiel des Représentations, connues autrefois sous le titre «Bureau de presse et d'Information». La Représentation doit adapter cette information aux sensibilités propres du pays concerné. Les Représentations apportent, par conséquent, une valeur ajoutée dans la diffusion de l'information (par exemple: élaboration des brochures régionales, coordination des réseaux d'information, etc).

Dans ce contexte, le lien hiérarchique a été renforcé dans le cadre de la réorganisation le 1er août 1997. Les Représentations dépendent de la DG X et plus particulièrement de la Direction X/B «Réseaux d'information». Le rôle des Représentations est défini dans la communication SEC(94) 80/4.

Concernant le manuel opérationnel sur les relais:- dans la pratique, pour une bonne partie, une approche systématique et cohérente est déjà mise en oeuvre,

- le manuel sera complété pour la fin 1998.

11. Le programme Prince relève de la politique de l'information et de communication qui ne nécessite pas de base légale (voir point 8). En plus de la communication mentionnée par la Cour, la Commission a également approuvé en 1998 une communication sur la stratégie d'information sur l'Euro [Com(98) 39].

RÉSULTATS DE L'AUDIT

Des objectifs mal définis

12. Les objectifs ont été définis par la Commission elle-même dans ses communications émises pendant la période sous examen (voir points 8 et 9).

La direction générale X fixe les objectifs annuels pour ses activités propres. Les crédits sont approuvés sur la base d'un projet de programme annuel soumis par les Unités et les Représentations et suivent de très près les priorités de la Commission.

Pour 1998, la priorité a été donnée aux actions via la télévision, aux actions directes vis-à-vis du citoyen, aux actions vis-à-vis des femmes et à la coordination des relais, par rapport aux publications écrites, colloques, séminaires, foires ou expositions.

La Commission est d'accord de préciser davantage la définition des objectifs annuels. Les critères d'éligibilité des projets ont déjà été précisés dans son vade-mecum des subventions en vigueur au 1.1.1998.

Comme expliqué aux points 8 et 10a, les plans d'information y compris celui de la DG X sont intégrés dans un programme annuel qui fera le lien entre les activités de l'information et la ligne B3-300.

Fonctionnement des réseaux d'information

Présentation succincte du système

13. La réalisation d'un équilibre géographique entre les États membres et les différentes régions dans l'implantation des relais est une préoccupation permanente de la DG X. Ainsi, elle prend également en compte des relais Eurodesks, Centres transfrontaliers d'information et de conseil des consommateurs, Euro infocentres, etc., qui dépendent d'autres DG de la Commission (DG XIII, XVI, XXII, XXIII, XXIV.).

Conformément à la politique de décentralisation, il est indispensable de tenir compte des spécificités nationales. C'est ainsi que:

- Au Royaume-Uni où le public s'oriente volontiers vers les «public libraries», le système d'information européenne est basé sur les bibliothèques qui sont au nombre de 180. Elles bénéficient de l'aide technique, de la documentation et de la formation de la Représentation.

- En Allemagne, l'information a été notamment diffusée par les 33 Maisons de l'Europe (un tiers des Maisons de l'Europe de la FIME est situé en Allemagne) qui y sont implantées. Cinq IPE et trois Carrefours sont en cours de création. La consolidation des réseaux sera complétée fin 1999. Au total, le réseau allemand inclura plus d'une douzaine d'IPE et quinze à seize carrefours. À cette situation s'ajoute le fait que plusieurs candidatures soumises par ce pays ont été jugées trop faibles pour pouvoir agir efficacement comme Carrefour.

La Commission considère qu'ainsi l'équilibre géographique est assuré [voir également point 2 b].

14. La Commission ne considère pas qu'il conviendrait de fixer un montant maximal pour ce type de subvention dont le montant dépend du budget approuvé par les assemblées générales auxquelles elle participe chaque année.

15. Le Centre de Paris est un modèle parmi d'autres. Le développement d'un réseau de relais dans un État membre dépend de plusieurs paramètres et notamment des spécificités nationales. En fonction de ces paramètres, plusieurs modèles sont envisagés.

16. La Commission a considéré que le poids du loyer dans la structure financière de Sources d'Europe était trop important. C'est pour cette raison que, dans un premier temps, elle n'a accepté de prendre en charge qu'un tiers du loyer. En 1994, le loyer a été revu à la baisse une première fois, et la Commission a décidé de revenir à la parité pour son financement.

Une seconde renégociation du loyer a eu lieu en 1997, ce qui s'est traduit par une nouvelle diminution. Cette renégociation s'inscrivait dans un plan global de relance du Centre, à savoir:

- renégociation du loyer,

- apurement de la dette due aux intérêts moratoires de 1994 (à charge de l'État français via la Caisse des dépôts et de consignation),

- apurement du déficit cumulé fin 1997 (à charge de la Commission),

- décision d'une subvention complémentaire à partir de 1998 par la Caisse des dépôts et consignation, et donc de l'État français,

- redéfinition du mandat du Centre,

- évaluation des mesures après un an.

La Commission considère ce plan comme étant équilibré du point de vue des obligations de ses membres fondateurs, le gouvernement français et la Commission, et qu'elle devait, dans ces conditions, financer le déficit cumulé fin 1997.

17. Les subventions sont versées en deux fois par chaque tutelle. La Commission verse sa subvention en janvier et en juillet, tandis que le gouvernement français devrait la verser en avril et en octobre.

Conventions relatives aux réseaux d'information

18. L'évaluation de l'ensemble de la politique des relais d'une part, et de chaque relais en particulier, est la raison principale qui a conduit à retarder la signature de certaines conventions. Une autre raison trouve sa justification dans la nécessité de bien approfondir la question de multi-financement des relais.

La signature des conventions est à présent effective pour tous les Carrefours et pour tous les Forums urbains. Les contacts sont toujours en cours avec les IPE existants afin d'obtenir une situation homogène à la fin de 1998. Toute nouvelle ouverture d'infopoint Europe est obligatoirement conditionnée par la signature de la convention.

La Commission est d'accord avec l'analyse de la Cour qu'une harmonisation des contrats des relais et de leur niveau de financement est souhaitable.

19. La Représentation en Allemagne n'a pas ignoré les recommandations générales développées par les services à Bruxelles. Le concept en Allemagne prévoit une approche adaptée à la structure politique allemande. Certains relais au niveau des Länder servent comme centres régionaux d'information sur l'UE. Ceci implique des actions différentes pour ce type de relais et, en accord entre le chef de Représentation et les services à Bruxelles, a conduit à des modalités différentes de celles des relais locaux. Le niveau de financement doit être supérieur dans ces cas et la réglementation sera adaptée en conséquence.

L'infopoint de Bonn est essentiel pour la couverture de la capitale fédérale de l'Allemagne, devenue, entre-temps, Berlin. À ce jour il n'a pas été possible d'identifier de partenaire pour ce relais. Par conséquent, compte tenu de son importance, la Commission a dû le gérer directement et passer des contrats avec des prestataires de service, ce qui explique le financement à 100 %.

20. Après quelques tentatives au niveau local, la Commission a défini une stratégie pour l'Espagne, basée sur des accords de coopération avec les régions autonomes. Les nouveaux IPE/Carrefours s'inscrivent dans cette stratégie. Les crédits engagés à l'époque pour subvention au niveau des «Diputaciones» ont été dégagés.

La mise en oeuvre du forum urbain de Gent-Antwerpen a échoué à cause de la défection de l'organisme hôte, ce dont la Commission n'est pas responsable. Un ordre de recouvrement est en cours.

21. La société sélectionnée pour l'animation des relais au Royaume-Uni s'est vue confier pour la période 1993-1997 la mise en oeuvre d'un Mobile Information Unit qui ne faisait pas partie intégrante du contrat de base, ce qui explique le dépassement du plafond de la CCAM. Cette situation est maintenant corrigée et depuis 1997 ce poste a été repris dans le contrat approuvé par la CCAM.

Par rapport au contrat de 1993, les prestations demandées dans le nouvel appel d'offres ont été étendues notamment pour couvrir un nombre de relais nettement plus important, ce qui justifie le coût plus élevé. En ce qui concerne le choix du contractant en 1997, la seule offre qui respectait l'ensemble des services stipulés et qui était conforme aux critères de l'appel d'offres émanait du contractant choisi.

La Commission considère que, vu l'ampleur des tâches confiées au contractant, le montant de ce contrat, résultant d'un appel d'offres exécuté en bonne et due forme, est justifié.

22. Les tâches effectuées par le contractant relèvent, pour l'essentiel, de la logistique et de la mise en oeuvre d'une action d'information. Le fait qu'elles soient permanentes, ce qui découle du fait de la permanence même du réseau de relais, ne signifie pas qu'elles doivent être faites par la Représentation. Le contractant apporte un savoir et une expérience. Les tâches qu'il effectue, telles que l'identification et la location des salles de conférence, l'expédition des invitations, la manipulation des stands d'exposition, la logistique du Mobile Information Centre, etc., sont de nature à être confiées à l'extérieur.

La Représentation a renforcé la gestion de ce contrat par une série de mesures y compris un «reporting» mensuel détaillé.

Au stade actuel, la Commission, par conséquent, est d'avis que ce contrat est pertinent et justifié d'un point de vue coût-efficacité. Elle est néanmoins disposée à faire un examen plus détaillé.

23. Depuis plusieurs exercices budgétaires, tout nouveau marché est basé sur les dispositions du vade-mecum de la CCAM et le contrat type de la Commission. Une attention particulière est accordée à la question des conditions nécessaires pour le déclenchement des paiements.

Mesures d'évaluation et de contrôle

27. Dès 1993, la DG X s'est dotée de moyens de vérifier l'impact de ses actions d'information. Une procédure d'appel d'offres a permis la signature de dix contrats cadre avec des sociétés externes spécialisées dans les évaluations.

L'évaluation de la politique d'Information s'inscrit dans le plan d'évaluation globale de la DG X. Les lignes concernées par ces évaluations sont les lignes B3-300, B3-301, B3-303 et B3-306. Pour la période concernée par l'audit de la Cour, il y a eu une évaluation dans les domaines suivants:

- matériel promotionnel,

- relais,

- Contact magazine,

- information dans quatre régions du Monde.

D'autre part, un inventaire des activités d'information des Représentations en 1994, 1995, 1996 a été transmis au Parlement européen.

Sont prévus à partir de 1998:

- Europe by Satellite,

- réseau des conférenciers,

- mise en place d'un système permanent d'évaluation des relais,

- les Actions Prioritaires d'Information.

La Commission (DG X) est en train de redéfinir sa politique en matière de contrôle des bénéficiaires et des projets. Elle s'oriente vers des contrôles à 3 niveaux:

1. Le contrôle normal sur dossier avec bilan financier certifié;

2. Pour les dossiers «à risque» ou dont le montant est important et par échantillonnage pour les autres, contrôle d'une partie des pièces;

3. En cas d'irrégularités, contrôle sur place.

Les inspections des Représentations font actuellement l'objet d'une mise à jour méthodologique en 1998, élaborée en commun par l'IGS et la DG X. Désormais, les inspections seront menées sur cette base. La Commission étudie la possibilité d'augmenter le nombre des audits financiers.

Cadre de contrôle relatif au concours communautaire

28. Depuis des années, toute contribution financière fait l'objet d'une déclaration du bénéficiaire qu'il doit signer pour accord, reprenant toutes les obligations vis-à-vis de la Commission (y compris le droit de la Cour sur le contrôle). Cette déclaration a constitué le cadre contractuel de 1995-1997.

La DG X a préparé en 1997 un vade-mecum des subventions. Depuis la mise en oeuvre de ce vade-mecum le 1er janvier 1998, toute contribution financière fait l'objet d'une convention de financement signée par les deux parties.

29. La Commission a progressivement mis en place des appels à propositions pour les contributions financières dans les domaines relevant de sa compétence (Culture, Audiovisuel, Information). La circulaire 2074 (de la DG X) du 17.3.1995 fixe comme objectif d'étendre les appels à propositions dans le domaine de l'information. Dans ce domaine, le Vade-mecum en vigueur prévoit la généralisation des appels à propositions à l'exception de quelques situations particulières clairement identifiées et dûment justifiées.

30. La Commission partage l'avis de la Cour sur le fait que les actions d'Information et Communication ne devraient pas conduire à des subventions répétitives au même bénéficiaire. Néanmoins, ce principe n'est pas applicable aux Relais d'Information. Tout au contraire, la Commission cherche, dans ce cas, des organismes susceptibles de relayer, pendant plusieurs années, l'information sur l'Union Européenne.

31. La circulaire 2074 du 17.3.1995 n'avait pas pour objet d'étendre la plage de fluctuations des plafonds de participation aux contributions financières mais d'en préciser l'application (en fonction du montant et taux de financement, définition des critères de coût-efficacité et des délégations de signature).

Jusqu'à la mise en application du vade-mecum le 1er janvier 1998, la base de calcul sur laquelle a été appliqué le plafond a, en effet, pu varier. C'est pour cette raison que cette base de calcul fait maintenant l'objet d'une définition précise dans ce vade-mecum.

32. De plus, comme mentionné plus haut, le système d'allocation a été précisé dans le vade-mecum en vigueur depuis le 1er janvier 1998. Néanmoins, une certaine fluctuation dans les taux de financement, supérieure à 50 %, peut être, de l'avis de la Commission, justifiable.

La règle générale des 50 % comme plafond par rapport au coût du projet est largement appliquée. En 1997, plus de 90 % des subventions de la ligne B3-300 respectaient ce principe.

Notamment concernant les actions dans le cadre du programme Prince, et plus particulièrement celles liées à l'Euro, le caractère prioritaire de ce programme et le caractère incitatif de l'action de l'Union, au moins dans un premier temps, ont conduit les instances de sélection à autoriser, dans certains cas, un taux de financement supérieur à 50 %.

CONCLUSION ET RECOMMANDATIONS

33. Les objectifs généraux de la politique de l'information sont définis par la Commission dans plusieurs communications (six entre 1993 et 1997 et une en 1998).

La Direction générale X fixe les objectifs annuels pour ses activités propres. Les crédits sont approuvés sur la base d'un projet de programme annuel soumis par les Unités et les Représentations et suivent de très près les priorités de la Commission.

La Commission est d'accord de préciser davantage la définition des objectifs annuels. Les critères d'éligibilité des projets sont définis dans son vade-mecum des subventions en vigueur au 1.1.1998.

Les plans d'information, y compris celui de la DG X, sont déjà intégrés dans un programme annuel qui sera complété pour faire le lien entre les activités de l'information et la ligne B3-300.

34. a) La Commission renforcera le plan d'évaluation existant, elle a créé à cet effet un secteur évaluation au sein de la DG X lors de sa réorganisation le 1er août 1997.

b) Les inspections des Représentations déjà réalisées par la DG X et l'IGS seront poursuivies. Elles font actuellement l'objet d'une mise à jour méthodologique. La DG X étudie la possibilité d'augmenter le nombre des audits financiers.

35. La DG X a standardisé les points a, b, c et e en définissant en 1997 un Vade-mecum des subventions entré en vigueur le 1er janvier 1998. Le choix de la ligne budgétaire (point d) est réalisé en fonction du budget voté et des commentaires associés.

36. Toutes les remarques de la Cour sur la transparence et les procédures sont d'application à la Commission depuis l'entrée en vigueur le 1er janvier 1998 du Vade-mecum de la DG X sur les subventions.

37. Toutes les remarques de la Cour sur les contrats avec les bénéficiaires sont d'application à la Commission depuis l'entrée en vigueur le 1er janvier 1998 du Vade-mecum de la DG X sur les subventions.

38. Toutes les remarques de la Cour sont couvertes par le Vade-mecum des subventions entré en vigueur le 1er janvier 1998 qui s'applique également au programme Prince.

39. Les Représentations jouent déjà un rôle essentiel dans la mise en oeuvre des réseaux de relais et du programme Prince (coordination des activités sur le terrain, gestion de l'information pour les relais, suivi des conventions Prince avec les États membres). Pour des questions d'efficacité de gestion, notamment dans une période de démarrage de ces deux actions, la Commission a préféré, à ce stade, garder la gestion des crédits au niveau central.

Le cadre réglementaire pour les actions d'information et de communication existe. Il a fait l'objet de plusieurs communications (six entre 1993 et 1997 et une en 1998). La Commission a l'intention de renforcer la mise en oeuvre des mesures prévues et si nécessaire d'en définir de nouvelles. La DG X s'est notamment fixée des objectifs annuels, y compris en termes financiers, et a déjà renforcé significativement la coordination inter-Directions générales, tel que recommandé par la Cour, en mettant en place un programme annuel intégré des actions d'information de la Commission.