FR Journal officiel de l'Union européenne C 63/1

DÉCISION DU BUREAU DU PARLEMENT EUROPÉEN

du 29 mars 2004 (1)

fixant les modalités d'application du règlement (CE) no 2004/2003 du Parlement européen et du Conseil relatif au statut et au financement des partis politiques au niveau européen

2014/C 63/01

LE BUREAU DU PARLEMENT EUROPÉEN,

Vu le traité instituant la Communauté européenne, et notamment son article 191,

Vu le règlement (CE) no 2004/2003 du Parlement européen et du Conseil du 4 novembre 2003 relatif au statut et au financement des partis politiques au niveau européen (2), et notamment son article 9, paragraphe 1,

Vu le règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif aux règles financières applicables au budget général de l'Union et abrogeant le règlement (CE, Euratom) o 1605/2002 du Conseil (3) (ci-après dénommé «règlement financier») et le règlement délégué (UE) no 1268/2012 de la Commission du 29 octobre 2012 relatif aux règles d’application du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union (4) (ci-après dénommé «règles d'application du règlement financier»),

Vu l'article 23, paragraphe 11, du règlement du Parlement,

considérant ce qui suit:

(1) Considérant qu'il y a lieu de définir les modalités pour l'octroi et la gestion des subventions destinées à contribuer au financement des partis politiques au niveau européen (ci-après dénommés «partis») et des fondations politiques au niveau européen (ci-après dénommées «fondations»),

(2) Considérant que le soutien financier en faveur des partis et des fondations est une subvention de fonctionnement au sens de l'article 121 du règlement financier,

(3) Considérant que le soutien financier en faveur des fondations est subsidiaire par rapport au soutien financier en faveur des partis en ce sens qu'il dépend de l'affiliation de la fondation à un parti et au rôle complémentaire de la fondation dans la réalisation des objectifs à long terme du parti. Aux fins d'une bonne gestion financière et de la transparence, l'octroi d'un soutien financier fait l'objet d'une décision du bureau qui est notifiée au bénéficiaire,

A ARRÊTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION:

Article premier

Objet

La présente décision fixe les modalités d'application du règlement (CE) no 2004/2003.

Sauf disposition contraire explicite, la présente décision s'applique aux partis et aux fondations.

Article 2

Appel à propositions

Le Parlement européen publie chaque année, avant la fin du premier semestre de l'année précédant celle pour laquelle la subvention est demandée, un appel à propositions en vue de l'octroi de subventions aux partis et aux fondations.

Article 3

Demande de financement

1. Aux fins de l'application de l'article 4 du règlement (CE) no 2004/2003, chaque organisation souhaitant bénéficier d'une subvention par le budget général de l'Union introduit sa demande par écrit auprès du président du Parlement européen avant le 1er octobre précédant l'exercice budgétaire pour lequel la subvention est demandée. Les conditions énoncées à l'article 3 dudit règlement sont remplies à la date de l'introduction de la demande et persistent durant toute la période de financement.

2. Le formulaire à utiliser pour la demande de subvention figure à l'annexe 1. Il est disponible sur le site web du Parlement.

3. Dans la demande de subvention, les conditions générales telles que décrites à l'annexe 2 a (partis) et à l'annexe 2 b (fondations) sont acceptées.

4. Toute notification au titre de l'article 4, paragraphe 3, du règlement (CE) no 2004/2003 est adressée au président du Parlement européen.

Article 4

Décision sur la demande de financement

1. Sur proposition du secrétaire général, le bureau examine les demandes de financement sur la base des critères établis aux articles 3 et 4 du règlement (CE) no 2004/2003, afin de déterminer les demandes susceptibles de bénéficier d'un financement. Le bureau et, dans le cadre de la préparation de la décision du bureau, également le secrétaire général peuvent inviter un demandeur à compléter ou à expliciter les pièces justificatives jointes à la demande, dans le délai qu'ils fixent.

2. Avant le 1er janvier de l'exercice budgétaire pour lequel la subvention est demandée, le bureau arrête la liste des bénéficiaires et les montants retenus. En cas de non-octroi du financement demandé, le bureau énonce dans la même décision les motifs du rejet de la demande, au regard notamment des critères établis aux articles 3 et 4 du règlement (CE) no 2004/2003.

Le délai énoncé au premier alinéa peut être prorogé à titre exceptionnel si, en fonction de la date de la dernière réunion du bureau avant les vacances de Noël du Parlement ou en raison d'un retard dans la procédure budgétaire de l'Union, il est impossible d'établir en temps voulu la liste des bénéficiaires et les montants des subventions octroyées.

La décision du bureau est adoptée sur la base de l'examen des demandes prévu au paragraphe 1. Elle tient compte des changements de la situation éventuellement intervenus depuis l'introduction de la demande, sur la base de communications reçues au titre de l'article 4, paragraphe 3, du règlement (CE) no 2004/2003 et des changements qui sont notoires.

Conformément à l'article 10, paragraphe 1, point b) du règlement (CE) no 2004/2003, la subvention revenant à chaque parti est déterminée au vu du nombre de députés au Parlement européen membres du parti demandeur à la date limite de présentation des demandes, sauf dans le cas où le nombre de députés a augmenté en raison de l'adhésion de nouveaux États membres.

Lorsque, par suite d'un changement dans le nombre des organisations demandant à bénéficier d'un financement, ou du nombre des députés ayant entre-temps adhéré à un parti demandeur, les montants destinés aux demandeurs diffèrent sensiblement de ceux qui pourraient être attendus au moment de la publication de l'appel à propositions, le secrétaire général en informe le bureau, qui peut inviter le président du Parlement européen à soumettre une proposition à la commission compétente en vue de l'adaptation des crédits disponibles.

3. Le secrétaire général ou une personne dûment mandatée par lui informe par écrit le demandeur de la décision relative à sa demande. En cas d'octroi, la communication comporte, en annexe, la décision d'octroi de subvention du bureau. Lorsqu'une demande n'a pas été approuvée, il communique les motifs du rejet par le bureau. L'information des demandeurs dont la demande n'a pas été retenue par le bureau intervient dans les quinze jours de calendrier suivant la transmission de la décision d'octroi aux bénéficiaires.

Article 5

Décision d'octroi de subvention

La subvention d'un bénéficiaire fait l'objet d'une décision d'octroi de subvention du bureau notifiée au bénéficiaire, conformément à l'article 121, paragraphe 1, du règlement financier. Les modèles de projet de décision d'octroi de subvention figurent aux annexes 2 a et 2 b.

Article 6

Paiement

1. Sauf décision contraire du bureau, la subvention sera versée en tant que préfinancement aux bénéficiaires en une tranche unique équivalant à 80 % du montant maximal de la subvention, et ce dans les quinze jours suivant la date de la décision d'octroi de subvention. Un préfinancement à 100 % du montant maximal de la subvention est possible, si le bénéficiaire fournit une garantie de préfinancement conformément à l'article 206 des règles d'application du règlement financier, couvrant 40 % de la subvention accordée.

2. La liquidation du solde intervient après la fin de la période d'admissibilité au financement de l'Union sur la base des dépenses réellement encourues par le bénéficiaire pour la réalisation du programme de travail. Lorsque le montant total des paiements précédents est supérieur au montant de la subvention finale déterminée, le Parlement procède au recouvrement des paiements indus.

3. Avant le 15 mai et au plus tard le 30 juin qui suit la fin de l'exercice budgétaire, le bénéficiaire remet le rapport final permettant la liquidation du solde. Le rapport final est composé des documents suivants:

a) un rapport sur la réalisation du programme de travail, tel que défini à l'annexe 1, section II, point 2.1;

b) un décompte financier des dépenses admissibles réellement exposées, en suivant la structure du budget prévisionnel;

c) un état récapitulatif complet des recettes et des dépenses correspondant aux comptes du bénéficiaire pour la période d'admissibilité couverte par la décision d'octroi de subvention, qui fait apparaître, dans le cas des partis, le montant de l'excédent reporté par le parti sur l'exercice suivant et le montant à inscrire dans la réserve spécifique;

d) la liste visée à l'article 6, paragraphe 1, point b), du règlement (CE) no 2004/2003, qui spécifie les donateurs et leurs dons respectifs excédant 500 EUR par an par donateur;

e) une liste des contrats, à l'exception des contrats de bail pour les bureaux et des contrats de travail du personnel salarié, excédant 10 000 EUR, avec mention du partenaire contractuel, de son adresse et de la nature des biens ou des services;

f) un rapport d'audit externe des comptes du bénéficiaire effectué par un organisme ou un expert indépendant, habilité selon le droit national à procéder à des missions de contrôle des comptes et nommé par le Parlement européen pour l'ensemble des partis et des fondations.

4. L'audit externe réalisé conformément aux normes internationales d'audit a pour objet de certifier que:

a) les décomptes financiers ont été élaborés dans le respect du droit national applicable au bénéficiaire, ne comportent pas d'anomalies significatives et donnent une image fidèle et sincère de la situation financière et des résultats d'exploitation;

b) les documents financiers soumis par le bénéficiaire au Parlement européen sont conformes aux dispositions financières de la décision d'octroi de subvention du bureau;

c) les dépenses déclarées sont réelles;

d) les recettes déclarées sont exhaustives;

e) les obligations découlant du règlement (CE) no 2004/2003 ont été respectées;

f) les obligations découlant de la décision d'octroi de subvention, et notamment de l'article II.7 et de l'article II.11, ont été respectées;

g) (pour les partis) tout excédent reporté sur l'exercice suivant a été utilisé durant le premier trimestre de l'exercice conformément à l'article 6 bis de la présente décision du bureau;

h) les obligations découlant de l’article 125, paragraphes 5 et 6, du règlement financier ont été respectées;

i) les apports en nature ont effectivement été fournis au bénéficiaire et ont été évalués conformément aux règles applicables.

L'auditeur est mandaté par le Parlement, sous réserve des procédures de passation des marchés prévues par le règlement financier. Les honoraires de l'auditeur sont à la charge du Parlement.

5. À la réception des documents visés au paragraphe 3, et de toute information complémentaire requise par le Parlement, le bureau approuve, sur proposition du secrétaire général, le rapport final, et ce dans un délai de trois mois.

Le bureau et, lorsque la décision du bureau est en préparation, le secrétaire général peuvent demander au bénéficiaire des pièces justificatives ou tout complément d'information qu'ils jugeront nécessaire pour permettre l'acceptation du rapport final.

Le bureau, après avoir entendu les représentants du bénéficiaire concerné, peut rejeter le rapport final et demander la soumission d'un nouveau rapport dans un délai de 15 jours.

En l'absence de réaction écrite du Parlement dans le délai de trois mois visé au premier alinéa, le rapport final est réputé accepté. En cas de demande d'informations complémentaires, le délai d'examen est prolongé du délai nécessaire à l'obtention et à l'évaluation de ces informations.

Article 6 bis

Excédent de revenus, report et réserve spécifique

L'excédent de revenus de l'exercice N peut, aux termes de l'article 125 du règlement financier, être reporté sur l'exercice suivant et/ou inscrit dans une réserve spécifique. Il est constitué par la différence entre les dépenses admissibles totales et:

a) le montant de la subvention initiale octroyée par le Parlement pour l'exercice N, conformément à l'article 4, paragraphe 2; et

b) les ressources propres du parti destinées à couvrir les dépenses admissibles, étant entendu que le parti a préalablement couvert les dépenses non admissibles par ses seules ressources propres; et

c) tout excédent reporté de l'exercice N - 1.

a) L'excédent de revenus qui peut être reporté sur l'exercice N + 1 ne doit pas représenter plus de 25 % des revenus totaux visés au paragraphe 1, points a) et b).

b) Le montant réellement reporté est inscrit dans le bilan de clôture de l'exercice N comme «provision à reporter sur l'exercice N + 1 pour les dépenses admissibles à effectuer durant le premier trimestre de l'exercice N + 1». La dotation à cette provision constitue un coût admissible au titre de l'exercice N.

c) La provision en question est inscrite dans le compte de résultats de l'exercice N + 1. Une liquidation provisoire des comptes, à effectuer au 31 mars de l'exercice N + 1 au plus tard, détermine les dépenses admissibles réellement effectuées à cette date. Si la provision est supérieure aux dépenses, la différence entre les deux sommes est déduite de la subvention au moment où la subvention finale pour l'exercice N est établie conformément à l'article 7.

a) Les engagements inscrits dans le bilan de clôture peuvent comporter un compte de réserve spécifique dans lequel peut seul être porté en crédit l'excédent de revenus visé au paragraphe 1.

b) L'excédent de revenus pouvant être affecté au compte de réserve spécifique ne dépasse pas la différence entre les revenus visés au paragraphe 1, point b), et la part théorique minimale (15 %) des ressources propres nécessaires pour couvrir les dépenses admissibles effectivement effectuées ou inscrites dans la provision pour être reportée sur l'exercice N + 1.

c) Il ne peut pas être inscrit au compte de réserve spécifique des partis une somme qui porterait son montant total au-dessus du montant de référence visé à l'article 125, paragraphe 6, troisième alinéa, du règlement financier, défini comme la moyenne arithmétique des revenus totaux des trois derniers exercices.

d) Le compte de réserve spécifique des fondations est régi par les dispositions de l'article 125, paragraphe 5, du règlement financier et de l'article 184 des règles d'application du règlement financier.

Article 7

Détermination de la subvention finale

1. Sans préjudice des informations obtenues ultérieurement dans le cadre des contrôles et d'audits, le bureau arrête, après avoir entendu les représentants du bénéficiaire concerné qui en exprime la demande, le montant de la subvention finale à octroyer au bénéficiaire sur la base des documents visés à l'article 6, paragraphe 3, acceptés par le bureau.

2. En aucun cas le montant total versé par le Parlement au bénéficiaire ne peut excéder:

a) le montant maximal de la subvention fixé à l'article I.3, paragraphe 2, de la décision d'octroi de subvention;

b) 85 % des dépenses réelles admissibles.

3. La subvention est limitée au montant nécessaire pour équilibrer les ressources propres et les dépenses admissibles du budget de fonctionnement du bénéficiaire ayant conduit à la réalisation du programme de travail. En aucun cas, elle ne lui procure de profit, tel que défini à l'article 125 du règlement financier. Tout excédent donne lieu à une réduction, à due concurrence, du montant de la subvention.

4. Sur la base du montant de la subvention finale déterminée conformément aux paragraphes 1, 2 et 3 et du montant cumulé des paiements qu'il a précédemment effectués au titre de la décision d'octroi de subvention, le bureau arrête le montant du solde à payer à hauteur des montants restant dus au bénéficiaire. Lorsque le montant cumulé des paiements précédemment effectués excède le montant de la subvention finale, le secrétaire général ou son délégué émet un ordre de recouvrement pour le montant en excès.

Article 8

Suspension et réduction de la subvention

Sur proposition du secrétaire général, le bureau suspend les paiements et réduit la subvention, et le cas échéant révoque la décision d'octroi de subvention, en demandant éventuellement le remboursement à due concurrence:

a) en cas d'utilisation de la subvention pour des dépenses non autorisées par le règlement (CE) no 2004/2003;

b) en cas de non-notification au titre de l'article 4, paragraphe 3, du règlement (CE) no 2004/2003;

c) en cas de non-respect des conditions et des obligations visées respectivement aux articles 3 et 6 du règlement (CE) no 2004/2003;

d) en cas de réalisation d'une des circonstances décrites aux articles 106 ou 107 du règlement financier.

Avant de prendre une décision, le bureau donne au bénéficiaire la possibilité de prendre position sur les irrégularités constatées.

Article 9

Recouvrement

1. Lorsque des montants ont été indûment versés au bénéficiaire ou lorsqu'une procédure de recouvrement est justifiée aux termes des conditions de la décision d'octroi de subvention, le bénéficiaire verse au Parlement, dans les conditions et à la date d'échéance fixées par celui-ci, les montants concernés.

2. En cas d'absence de paiement par le bénéficiaire à la date d'échéance fixée par le Parlement, celui-ci majore les sommes dues d'intérêts de retard au taux défini à l'article II.13, paragraphe 3, de la décision d'octroi de subvention. Les intérêts de retard portent sur la période écoulée entre la date d'échéance fixée pour le paiement, exclue, et la date de réception par le Parlement du paiement intégral des sommes dues, incluse.

Article 10

Contrôles et audits

1. La vérification régulière au titre de l'article 5, paragraphe 1, du règlement (CE) no 2004/2003 est effectuée par le secrétaire général.

2. Le bénéficiaire fournit toutes les données détaillées demandées au Parlement, ainsi qu'à tout autre organisme externe mandaté par le Parlement, afin que le Parlement puisse s'assurer de la bonne exécution du programme de travail et des dispositions de la décision d'octroi de subvention.

3. Le bénéficiaire tient à la disposition du Parlement l'ensemble des documents originaux, notamment comptables, bancaires et fiscaux ou, dans des cas exceptionnels dûment justifiés, les copies certifiées conformes des documents originaux, relatifs à la décision d'octroi de subvention. La période de conservation prend fin cinq ans après la date de paiement du solde des montants dus visé à l'article I.4, paragraphe 2, de la décision d'octroi de subvention.

4. Le bénéficiaire facilite la réalisation par le Parlement, soit directement par l'intermédiaire de ses agents, soit par l'intermédiaire de tout autre organisme externe qu'il aura mandaté à cet effet, d'un audit sur l'utilisation qui est faite de la subvention. Ces audits peuvent se faire pendant toute la période d'exécution de la décision d'octroi de subvention, et jusqu'à la fin d'une période de cinq ans à compter de la date de paiement du solde des montants dus visé à l'article I.4, paragraphe 2, de la décision d'octroi de subvention. Le cas échéant, les résultats de ces audits pourront conduire à des décisions de recouvrement par le bureau.

5. La décision d'octroi de subvention prévoit expressément le pouvoir de contrôle du Parlement et de la Cour des comptes, sur pièces et sur place, du bénéficiaire d'une subvention à la charge du budget général de l'Union.

Des contrôles ex post peuvent être réalisés par l'ordonnateur par délégation conformément à l'article 66, paragraphe 6, du règlement financier.

6. En vertu du règlement (UE, Euratom) o 883/2013 du Parlement européen et du Conseil (5), l'OLAF peut également effectuer des contrôles et des vérifications sur place selon les procédures prévues par le droit de l'Union pour la protection des intérêts financiers de l'Union contre les fraudes et autres irrégularités. Le cas échéant, les résultats de ces contrôles pourront conduire à des décisions de recouvrement par le bureau.

Article 11

Assistance technique

1. Sur proposition du secrétaire général, le bureau peut octroyer aux partis et aux fondations une assistance technique, conformément à la décision du bureau du 14 mars 2000 régissant l'utilisation des locaux du Parlement européen par des utilisateurs externes, telle que modifiée, et toute autre assistance technique prévue par une réglementation arrêtée ultérieurement par le bureau. Le bureau peut déléguer au secrétaire général certains types de décisions relatives à l'octroi d'une assistance technique.

2. Chaque année, dans les trois mois suivant la fin de l'exercice budgétaire, le secrétaire général soumet à l'attention du bureau un rapport qui présente en détail l'assistance technique fournie par le Parlement européen à chaque parti et fondation. Le rapport est ensuite publié sur le site web du Parlement.

Article 11 bis

Règles applicables aux campagnes électorales

En temps utile avant les élections au Parlement, le bureau peut adopter des règles gouvernant l'admissibilité des dépenses des partis au titre des campagnes conduites par ces derniers dans le cadre des élections.

Article 12

Publicité

1. Le Parlement publie sur son site web au minimum les informations visées à l'article 9 bis du règlement (CE) no 2004/2003 et à l'article 191, paragraphe 1, des règles d'application du règlement financier, au cours du premier semestre de l'exercice suivant.

2. Le bénéficiaire publie sur son site web ou, en l'absence d'un tel site, dans un média approprié au minimum les informations énumérées à l'article 6, paragraphe 1, du règlement (CE) no 2004/2003 au plus tard le 30 septembre suivant l'exercice au titre duquel la subvention a été octroyée.

Article 13

Droit de recours

Les décisions prises en vertu de la présente décision peuvent faire l'objet d'un recours devant la Cour de justice de l'Union européenne, dans les conditions prévues par le traité sur le fonctionnement de l'Union européenne.

Article 14

Entrée en vigueur

Les modifications adoptées par le bureau le 13 janvier 2014 sont d'application à partir de la procédure d'octroi des subventions pour l'année 2014.

Article 15

Publication

La présente décision est publiée au Journal officiel de l'Union européenne et sur le site internet du Parlement européen.

(1) Modifiée par les décisions du bureau des 1er février 2006, 18 février 2008, 2 février 2011 et 13 janvier 2014. La présente publication concerne une version consolidée de la décision du bureau du 29 mars 2004, modifiée en dernier lieu par la décision du bureau du 13 janvier 2014.

(2) JO L 297 du 15.11.2003, p. 1.

(3) JO L 298 du 26.10.2012, p. 1.

(4) JO L 362 du 31.12.2012, p. 1.

(5) Règlement (UE, Euratom) no 883/2013 du Parlement européen et du Conseil du 11 septembre 2013 relatif aux enquêtes effectuées par l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) et abrogeant le règlement (CE) no 1073/1999 du Parlement européen et du Conseil et le règlement (Euratom) no 1074/1999 du Conseil (JO L 248 du 18.9.2013, p. 1).

ANNEXE 1

ANNEXE 2 A (parti) ANNEXE Structure analytique du budget prévisionnel de fonctionnement Dépenses Dépenses admissibles Budget Réalisation A.1: Frais de personnel 1. Salaires 2. Charges 3. Formation professionnelle 4. Frais de mission du personnel 5. Autres frais de personnel A.2: Frais d'infrastructure et d'exploitation 1. Loyer, charges et frais d'entretien 2. Frais d'installation, d'exploitation et d'entretien des équipements 3. Frais d'amortissement des biens meubles et immeubles 4. Papeterie et fournitures de bureau 5. Affranchissement et télécommunications 6. Frais d'impression, de traduction et de reproduction 7. Autres frais d'infrastructure A.3: Dépenses de fonctionnement 1. Frais de documentation (journaux, agences de presse, bases de données) 2. Frais d'études et de recherche 3. Frais juridiques 4. Frais de comptabilité et d'audit 5. Aide à des tiers (1) 6. Frais divers de fonctionnement A.4: Réunions et frais de représentation 1. Frais de réunion 2. Participation à des séminaires et des conférences 3. Frais de représentation 4. Frais d'invitation 5. Autres frais de réunion A.5: Dépenses d'information et de publication 1. Frais de publication 2. Création et exploitation de sites internet 3. Frais de publicité 4. Matériel de communication (gadgets) 5. Séminaires et expositions 6. Campagnes électorales (1) 7. Autres frais d'information A.6: Dépenses relatives aux apports en nature A.7: Dotation à la «provision pour les dépenses admissibles à effectuer durant le premier trimestre de l'exercice N + 1» ( 1 ) A. TOTAL DES DÉPENSES ADMISSIBLES B. 1: Dépenses non admissibles 1. Dotations aux autres provisions 2. Charges financières 3. Pertes de change 4. Créances douteuses 5. Autres (à préciser) B. TOTAL DES DÉPENSES NON ADMISSIBLES C. TOTAL DES DÉPENSES

Recettes Budget Réalisation D.1: Dissolution de la «provision pour les dépenses admissibles à effectuer durant le premier trimestre de l'exercice N» (1) D.2: Subvention du Parlement européen D.3: Cotisations 3.1. des partis membres 3.2. des députés D.4: Dons 4.1. excédant 500 EUR 4.2. n'excédant pas 500 EUR D.5: Autres ressources propres (affectées aux dépenses admissibles) (à énumérer) D.6: Apports en nature D. RECETTES (affectées aux dépenses admissibles) E.1: Autres ressources propres (affectées aux dépenses non admissibles) (à énumérer) E. RECETTES (affectées aux dépenses non admissibles) F.1: Intérêts découlant d'un préfinancement F. TOTAL DES RECETTES G. Profits/pertes (F-C)

H. 1 Dotation de ressources propres au compte de réserve spécifique H. Profits/pertes pour vérifier le respect de la règle relative au but non lucratif (G-H.1) (1) Ne concerne pas les fondations politiques au niveau européen.