ACTE DU CONSEIL du 18 janvier 1999 arrêtant le règlement financier applicable au budget d'Europol (1999/C 25/01)

LE CONSEIL DE L'UNION EUROPÉENNE,

vu la convention établie sur la base de l'article K.3 du traité sur l'Union européenne portant création d'un Office européen de police (convention Europol) (1), et notamment son article 35, paragraphe 9 et son article 36, paragraphe 6,

vu l'avis du conseil d'administration,

vu l'avis du comité de contrôle commun,

considérant que les principes de bonne gestion financière, et notamment d'économie et de rapport coût/efficacité doivent s'appliquer au budget d'Europol, que des objectifs précis pour les activités prévues doivent être spécifiés dans les budgets annuels et les plans d'activités, que le bon déroulement de leur réalisation doit être surveillé et que, le cas échéant, toute mesure complémentaire doit être prise pour les atteindre,

A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:

SOMMAIRE

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PRÉAMBULE

TITRE I Principes généraux (articles 1er à 12) .......... 3

TITRE II Établissement et structure du budget .......... 5

Section I Établissement du budget (articles 13 et 14) .......... 5

Section II Structure du budget (article 15) .......... 6

Section III Modifications du budget (articles 16 et 17) .......... 6

TITRE III Exécution du budget .......... 6

Section I Dispositions générales (articles 18 à 24) .......... 6

Section II Gestion des recettes et des dépenses (articles 25 à 36) .......... 8

Section III Contributions des États membres (articles 37 à 40) .......... 11

Section IV Passation des marchés et inventaire (articles 41 à 46) .......... 11

Section V Comptabilité (articles 47 et 48) .......... 13

Section VI Responsabilités des ordonnateurs, des comptables, des régisseurs d'avances et du contrôleur financier (article 49) .......... 13

TITRE IV Reddition et vérification des comptes .......... 14

Section I Reddition des comptes (articles 50 et 51) .......... 14

Section II Vérification des comptes (articles 52 à 55) .......... 15

TITRE V Dispositions finales (articles 56 à 59) .......... 16

TITRE I PRINCIPES GÉNÉRAUX

Article premier

1. Le budget d'Europol (dénommé ci-après «le budget») est l'acte qui prévoit, pour chaque exercice budgétaire, les recettes et les dépenses prévisibles d'Europol.

Le plan financier quinquennal d'Europol (dénommé ci-après «le plan financier») spécifie les recettes et les dépenses d'Europol pour l'exercice budgétaire sur lequel porte le budget et pour les quatre exercices suivants.

2. Les crédits inscrits au budget sont prévus pour la durée d'un exercice budgétaire.

Les dépenses ne peuvent être prévues pour une période excédant l'exercice.

3. Les dépenses résultant:

- soit de contrats qui sont conclus conformément aux usages locaux,

- soit de dispositions contractuelles relatives, notamment, à la fourniture de matériel d'équipement,

pour des périodes dépassant la durée de l'exercice, sont imputées au budget de l'exercice au cours duquel elles sont effectuées.

Article 2

Les crédits budgétaires doivent être utilisés conformément aux principes de bonne gestion financière, et notamment d'économie et de rapport coût/efficacité.

Article 3

1. Sous réserve de l'article 22, les recettes et les dépenses sont inscrites pour leur montant intégral au budget et dans les comptes sans contraction entre elles.

2. L'ensemble des recettes couvre l'ensemble des dépenses.

Article 4

1. Aucune recette ni aucune dépense ne peut être effectuée autrement que par imputation à un article du budget.

Aucune dépense ne peut être engagée ni ordonnancée au-delà des crédits autorisés, sans préjudice de l'article 22.

2. Le tableau des effectifs adopté conformément à l'article 14 constitue pour Europol une limite impérative; aucune nomination ne peut être faite au-delà de cette limite.

Les cas d'exercice d'activité à mi-temps peuvent être compensés par le recrutement d'autres agents, dans la limite établie.

3. L'acceptation de libéralités de legs, de subventions ou d'apports similaires est subordonnée à l'accord du conseil d'administration statuant à l'unanimité.

Article 5

1. L'exercice budgétaire commence le 1er janvier et s'achève le 31 décembre.

2. Les recettes d'un exercice sont prises en compte au titre de cet exercice.

Par dérogation à l'alinéa précédent, les contributions des États membres au budget qui sont reçues avant le début de l'exercice budgétaire sur lequel elles portent sont imputées au budget de cet exercice.

3. Les crédits alloués ne peuvent être utilisés que pour couvrir les dépenses régulièrement engagées et payées au titre de l'exercice pour lequel ils ont été accordés, sauf dérogations prévues à l'article 6, et pour couvrir les dettes qui remontent à des exercices antérieurs et pour lesquelles aucun crédit n'avait été reporté.

Les dépenses d'un exercice sont prises en compte au titre de cet exercice sur la base des dépenses ordonnancées au plus tard le 31 décembre et dont le paiement a été exécuté avant le 1er mars suivant.

Article 6

1. L'utilisation des crédits est soumise aux règles suivantes:

a) les crédits non engagés à la fin de l'exercice budgétaire pour lequel ils ont été inscrits sont en règle générale annulés;

b) les crédits relatifs aux rémunérations et indemnités du personnel ne peuvent faire l'objet d'un report;

c) font l'objet d'un report de droit, limité au seul exercice suivant, les crédits qui correspondent à des paiements restant dus au 31 décembre en vertu d'engagements régulièrement contractés entre le 1er janvier et le 31 décembre.

2. Par dérogation au paragraphe 1, le directeur peut faire parvenir au conseil d'administration avant le 31 janvier des demandes dûment justifiées visant à reporter sur l'exercice suivant les crédits non engagés au 31 décembre.

Le report de ces crédits ne peut être proposé que pour des raisons exceptionnelles.

Le conseil d'administration statue sur ces demandes de report au plus tard le 1er mars. Il statue à l'unanimité.

3. Les crédits reportés de l'exercice budgétaire précédent sont annulés s'ils ne sont pas engagés à la fin de l'exercice budgétaire auquel ils ont été reportés.

4. Une liste des crédits dont le report est de droit est envoyée pour information au conseil d'administration avant le 1er avril.

5. Pour l'exécution du budget, l'utilisation des crédits reportés est suivie séparément, par poste budgétaire, dans les comptes de l'exercice budgétaire en cours.

Article 7

Les dépenses courantes imputables à l'exercice budgétaire suivant et qui, de par leur nature, prennent effet au début de cet exercice, peuvent faire à partir du 15 novembre de chaque année l'objet d'engagements anticipés à la charge des crédits prévus pour l'exercice suivant dans la limite d'un quart de l'ensemble des crédits correspondants de l'exercice en cours. Ces engagements ne peuvent toutefois porter que sur des dépenses nouvelles dont le principe n'a pas encore été admis dans le budget de l'exercice en cours si le budget de l'exercice suivant a déjà été adopté.

Les dépenses relatives aux baux ou certaines dépenses connexes et analogues qui, par suite des dispositions légales ou contractuelles, doivent être effectuées par anticipation, peuvent donner lieu à paiement à partir du 20 décembre à valoir sur les crédits prévus pour l'exercice suivant.

Article 8

1. Si le budget n'est pas arrêté à l'ouverture de l'exercice, les dépenses dont le principe a été admis dans le dernier budget régulièrement arrêté peuvent être effectuées dans les conditions prévues dans le présent article.

2. Les opérations de paiement peuvent être effectuées mensuellement par chapitre dans la limite du douzième de l'ensemble des crédits autorisés au chapitre en question pour l'exercice précédent, dans la mesure où les obligations juridiques d'Europol l'exigent.

3. À la demande du directeur, le conseil d'administration peut, en fonction des nécessités de la gestion, autoriser simultanément deux ou plusieurs douzièmes provisionnels ou, à titre exceptionnel, des paiements non exigés aux fins des obligations juridiques d'Europol. À cet égard il statue à l'unanimité.

4. Dans les circonstances visées au paragraphe 1, il est possible d'appeler les contributions des États membres dans la limite de trois douzièmes des contributions versées au titre du dernier budget régulièrement adopté.

5. À la demande du directeur et sur avis du conseil d'administration, le Conseil peut, en fonction des nécessités financières, autoriser le versement d'autres contributions des États membres. Il statue à l'unanimité.

Article 9

Le budget et les budgets supplémentaires ou rectificatifs, tels qu'ils ont été arrêtés, sont publiés au Journal officiel des Communautés européennes, à la diligence du président du Conseil.

Cette publication est effectuée normalement dans un délai d'un mois après la date de l'arrêt du budget.

Article 10

1. Le budget et le plan financier sont établis en écus, selon la définition figurant à l'article 1er du règlement (CE) n° 3320/94 du Conseil (2).

Toute modification future de ce règlement est applicable à la présente disposition.

2. Les conversions entre l'écu et les monnaies nationales sont en principe effectuées au cours du jour; dans des cas exceptionnels, il peut être dérogé à ce principe, conformément aux modalités d'exécution visées à l'article 57, paragraphe 2.

Article 11

1. Le directeur établit chaque année, sur la base d'un examen du plan d'activités en cours d'exécution, un projet d'activités présentant les activités et l'évolution envisagées pour Europol pendant les cinq années suivantes. Le plan financier, qui fait partie intégrante du plan d'activités, décrit les ressources financières et humaines jugées nécessaires pour les activités annuelles proposées.

2. Le projet d'activités est soumis au conseil d'administration, qui prend une décision à son sujet après consultation du comité budgétaire. Le conseil d'administration statue à l'unanimité.

Article 12

1. Il est établi un comité budgétaire.

2. La composition du comité budgétaire est définie à l'article 35, paragraphe 8, de la convention Europol. Le comité est présidé par un représentant de l'État membre qui exerce la présidence du Conseil.

3. Les tâches du comité budgétaire sont définies à l'article 35 de la convention Europol et dans le présent règlement.

En outre, le comité s'acquitte des tâches d'ordre budgétaire et financier que le conseil d'administration ou le Conseil lui assignent.

Dans l'exercice de ses tâches, le comité veille en particulier au respect des principes visés à l'article 2.

4. Le comité peut demander au directeur de lui fournir toute information et pièce justificative qu'il juge nécessaires concernant les questions budgétaires et financières dont la surveillance lui incombe.

TITRE II ÉTABLISSEMENT ET STRUCTURE DU BUDGET

SECTION I Établissement du budget

Article 13

Le budget et le plan financier sont arrêtés conformément à l'article 35 de la convention Europol.

Article 14

Le projet de budget et le projet de plan financier sont accompagnés de notes explicatives comportant notamment:

a) une déclaration d'orientation générale sur les objectifs qui doivent être réalisés grâce au budget;

b) une description des activités pour lesquelles les crédits sont demandés, en tenant compte des principes visés à l'article 2 et du plan d'activités visé à l'article 11;

c) une description des hypothèses et du taux de change NLG/écu sur lesquels les projets sont fondés;

d) une explication des changements intervenus dans les crédits d'un exercice à l'autre.

En ce qui concerne les effectifs, le projet de budget est en outre accompagné d'un document de travail contenant les informations suivantes:

a) pour chaque catégorie de personnel, un organigramme des emplois budgétaires et des effectifs en place à la date de présentation du projet de budget, indiquant leur répartition par grade et par unité administrative;

b) lorsqu'une modification des effectifs est proposée, un état justificatif motivant ces modifications.

SECTION II Structure du budget

Article 15

Le budget est subdivisé en titres, chapitres, articles et postes en fonction du type de recettes ou de dépenses ou de l'objet auquel elles sont destinées, selon un système de classification décimale.

SECTION III Modifications du budget

Article 16

1. En cas de circonstances inévitables, exceptionnelles ou imprévues, le directeur peut soumettre des projets de budgets supplémentaires et/ou rectificatifs.

2. Par projet de budget supplémentaire, il faut entendre toute proposition ayant pour effet soit d'augmenter le montant total des crédits, soit de financer une ou plusieurs actions nouvelles sans augmentation globale des crédits.

Par projet de budget rectificatif, il faut entendre toute proposition ayant pour effet d'apporter certaines modifications de nature financière ou technique au budget, sans entraîner une augmentation du montant total des crédits et sans prévoir d'actions nouvelles.

3. Les projets de budgets supplémentaires et/ou rectificatifs sont présentés, examinés et arrêtés sous la même forme et selon la même procédure que le budget dont ils modifient les prévisions.

4. Les budgets supplémentaires et/ou rectificatifs sont arrêtés conformément à la procédure prévue à l'article 35 de la convention Europol.

Article 17

1. Au cours des quatre derniers mois de l'exercice, le directeur peut procéder:

- au maximum à des virements de 25 pour cent du total des crédits à l'intérieur de chaque chapitre,

- à des virements de chapitre à chapitre à l'intérieur d'un même titre afin d'augmenter la somme totale des crédits au sein d'un chapitre de 25 pour cent au maximum.

Le directeur informe le conseil d'administration de ces virements trois semaines à l'avance.

2. Le directeur peut proposer des virements de crédits autres que ceux prévus au paragraphe 1.

Le conseil d'administration se prononce sur ces propositions de virements. Il statue à l'unanimité.

3. Par dérogation au paragraphe 2, aucun virement de crédits ne peut être effectué vers le poste des dépenses de personnel ni à partir de ce poste.

TITRE III EXÉCUTION DU BUDGET

SECTION I Dispositions générales

Article 18

L'exécution du budget est assurée selon le principe de la séparation des ordonnateurs, des comptables et du contrôleur financier.

Les fonctions d'ordonnateur, de comptable et de contrôleur financier sont incompatibles entre elles.

Article 19

1. Conformément à l'article 29, paragraphe 3, de la convention Europol, le directeur, qui est responsable devant le Conseil, exécute le budget sous sa propre responsabilité conformément au présent règlement et dans les limites des crédits alloués.

Le directeur peut déléguer ses pouvoirs dans des conditions qu'il détermine et dans les limites fixées par l'acte de délégation, lequel est notifié au délégataire, au comptable, au contrôleur financier, au conseil d'administration et au comité de contrôle commun.

2. Tous les trois mois, le directeur présente au conseil d'administration et au comité budgétaire un rapport sur l'exécution du budget.

Article 20

1. Un contrôleur financier est désigné conformément à l'article 35, paragraphe 7, de la convention Europol.

Le contrôleur financier peut être assisté dans sa tâche, ou remplacé temporairement, par un ou plusieurs contrôleurs financiers subordonnés qui sont également désignés conformément à l'article 35, paragraphe 7, de la convention Europol.

2. Le contrôleur financier n'est responsable de sa gestion que devant le conseil d'administration.

3. Le contrôleur financier est responsable du contrôle de:

- l'engagement de toutes les dépenses,

- l'ordonnancement de toutes les dépenses,

- toutes les recettes.

Par dérogation à l'article 25, paragraphe 2, à l'article 26, paragraphes 2 et 4, à l'article 27, paragraphe 2, à l'article 29, paragraphe 3, et à l'article 34, paragraphe 2, du présent règlement et conformément à l'article 35, paragraphe 7, de la convention Europol, les dispositions d'application prévues à l'article 57, paragraphe 2, du présent règlement peuvent prévoir que, pour des recettes ou dépenses mineures, le contrôle par le contrôleur financier s'effectue a posteriori.

4. En outre, le contrôleur financier examine et évalue la validité, l'adéquation et l'application des systèmes, des procédures et des contrôles internes connexes et fait un rapport à ce sujet.

Un rapport doit être présenté au directeur et au conseil d'administration pour chaque inspection, évaluation et enquête. Le directeur notifie au conseil d'administration les mesures à prendre à la suite de chaque rapport.

5. Pour chaque exercice, le contrôleur financier présente au conseil d'administration un rapport sur les activités de surveillance interne effectuées au cours de l'exercice.

Article 21

L'encaissement des recettes et le paiement des dépenses sont effectués par un comptable désigné par le directeur et responsable devant lui. Sous réserve de l'article 32, paragraphe 2, le comptable est seul habilité pour le maniement de fonds et de valeurs. Il est responsable de leur conservation.

Le comptable peut être assisté dans sa tâche par un ou plusieurs comptables subordonnés, désignés dans les mêmes conditions que le comptable.

Article 22

Par dérogation à l'article 3, paragraphe 1, et à l'article 4, paragraphe 1:

a) peuvent être déduites du montant des mémoires, factures ou états liquidatifs, qui, dans ce cas, sont ordonnancés pour le net:

- Les régularisations de sommes indûment payées, qui peuvent être opérées par voie de précompte à l'occasion d'une nouvelle liquidation de même nature effectuée au titre du chapitre, de l'article et de l'exercice qui ont supporté le trop payé,

- la valeur des véhicules, des appareils, des matériels et des installations repris, conformément aux usages commerciaux, à l'occasion de l'acquisition de véhicules, d'appareils, de matériels et d'installations neufs de même nature.

Il n'est pas fait recette distinctement des escomptes, ristournes et rabais déduits sur les factures et mémoires;

b) peuvent donner lieu à réemploi sur la ligne qui a donné lieu à la dépense initiale:

- les recettes provenant de la restitution de sommes payées indûment sur crédits budgétaires,

- le produit de fournitures et de prestations de services effectués en faveur d'autres institutions ou organismes,

- le montant des indemnités d'assurances perçues,

- le montant des remboursements de charges fiscales incorporées dans le prix des produits ou prestations fournis à Europol,

- le produit provenant de la vente des véhicules, des appareils, des matériels et des installations cédés à l'occasion de leur renouvellement ou de leur réforme.

Les opérations de réemploi doivent intervenir avant la fin de l'exercice qui suit celui au cours duquel la recette a été encaissée.

Le plan comptable visé à l'article 48 prévoit des comptes d'ordre permettant de suivre les opérations de réemploi tant en recettes qu'en dépenses;

c) peuvent être compensées, les différences de change enregistrées au cours de l'exécution budgétaire, ainsi que des taux d'intérêt débiteurs et créditeurs relatifs aux opérations de caisse. Seul le résultat final, positif ou négatif, est repris au solde de l'exercice.

Article 23

Le solde de chaque exercice budgétaire est inscrit dans le budget du deuxième exercice qui suit l'exercice pour lequel il a été constaté, conformément à l'article 40, paragraphe 2.

Article 24

En cas de gestion de recettes et de dépenses par des systèmes informatiques intégrés, les dispositions de la section II du présent titre et celles du titre IV s'appliquent, compte tenu des possibilités et des nécessités d'une gestion informatique. À cet effet:

- Les pièces justificatives peuvent demeurer auprès de l'ordonnateur ou du comptable à des fins de vérification,

- les signatures et les visas peuvent être apposés par procédure informatique appropriée.

Les conditions d'exécution du présent article sont déterminées par les modalités d'exécution prévues à l'article 57, paragraphe 2.

SECTION II Gestion des recettes et des dépenses

Article 25

1. Toute mesure ou situation de nature à engendrer ou à modifier une créance d'Europol doit faire préalablement l'objet d'une prévision de créance de la part de l'ordonnateur. Une telle prévision mentionne notamment la nature et l'imputation budgétaire de la recette ainsi que, dans la mesure du possible, le montant estimé et la désignation du débiteur.

2. Les prévisions de créance sont transmises au comptable qui les soumet au contrôleur financier pour visa.

Le visa a pour objet de constater:

a) l'exactitude de l'imputation budgétaire;

b) la régularité et la conformité de la prévision au regard des dispositions applicables.

3. Les prévisions de créances visées sont enregistrées à titre provisoire par le comptable.

Article 26

1. Pour la perception de toute somme due à Europol, un ordre de recouvrement doit être délivré par l'ordonnateur.

2. Les ordres de recouvrement sont transmis au comptable qui les soumet au contrôleur financier pour visa.

Le visa a pour objet de constater:

a) l'exactitude de l'imputation;

b) la régularité et la conformité de l'ordre au regard des dispositions applicables;

c) la régularité des pièces justificatives;

d) l'exactitude de la désignation du débiteur;

e) la date d'échéance;

f) le respect des principes de bonne gestion financière visés à l'article 2;

g) l'exactitude du montant et de la devise de recouvrement.

3. Le comptable prend en charge les ordres de recouvrement dûment établis.

Il est tenu de faire diligence en vue d'assurer aux dates prévues la rentrée des recettes d'Europol et doit veiller à la conservation des droits de celui-ci.

4. Lorsque l'ordonnateur renonce à recouvrer une créance constatée, il transmet préalablement une proposition d'annulation au comptable, qui la soumet au contrôleur financier pour visa.

Le visa du contrôleur financier a pour objet de constater la régularité et la conformité de la renonciation au regard des principes de bonne gestion financière visés à l'article 2.

Article 27

1. Toute mesure susceptible de donner lieu à une dépense à la charge du budget en cours ou de tout budget ultérieur doit faire préalablement l'objet d'une proposition d'engagement de la part de l'ordonnateur. Ces propositions mentionnent notamment l'objet, l'évaluation, l'imputation budgétaire de la dépense et le créancier.

Les dépenses courantes peuvent faire l'objet d'un engagement provisionnel.

2. Les propositions d'engagement sont transmises au comptable qui les soumet au contrôleur financier pour visa.

Le visa a pour objet de constater:

a) la conformité au paragraphe 1 de la présentation de la proposition d'engagement;

b) l'exactitude de l'imputation budgétaire;

c) la disponibilité des crédits;

d) la régularité et la conformité de la dépense au regard des dispositions applicables;

e) le respect des principes de bonne gestion financière visés à l'article 2.

3. Le visa ne peut être conditionnel.

4. Le comptable enregistre la proposition d'engagement visée.

Article 28

1. La liquidation d'une dépense par l'ordonnateur a pour objet:

a) de vérifier l'existence des droits du créancier;

b) de déterminer ou de vérifier la réalité et le montant de la créance;

c) de vérifier les conditions d'exigibilité de la créance;

d) de vérifier la conformité à l'ordre des fournitures et prestations de services.

2. Toute liquidation d'une dépense est subordonnée à la présentation des pièces justificatives attestant les droits du créancier.

L'ordonnateur et un autre membre du personnel effectuent les vérifications visées au paragraphe 1, point d).

L'ordonnateur peut faire effectuer les vérifications sous sa responsabilité.

3. Les traitements, salaires, rémunérations et indemnités sont liquidés conformément à l'état collectif établi par le service du personnel, sauf dans les cas où une liquidation individuelle est nécessaire.

Article 29

1. L'ordonnancement est l'acte par lequel l'ordonnateur donne au comptable, par l'émission d'un ordre de paiement, l'ordre de payer une dépense dont il a effectué la liquidation.

2. L'ordre de paiement doit mentionner:

- l'exercice d'imputation,

- l'article du budget et, éventuellement, toute autre subdivision nécessaire,

- la somme à payer avec indication de la devise,

- le nom et l'adresse du bénéficiaire,

- l'objet de la dépense,

- dans la mesure du possible, le mode de paiement,

- les numéros et dates des visas d'engagement correspondants.

L'ordre de paiement est accompagné des pièces justificatives originales ou, à titre exceptionnel, de copies certifiées conformes aux originaux.

3. Les ordres de paiement sont transmis au comptable, qui les soumet au contrôleur financier pour visa.

Le visa a pour objet de constater:

a) la régularité de l'émission de l'ordre de paiement;

b) la concordance de l'ordre de paiement avec l'engagement de la dépense et l'exactitude de son montant, en tenant compte des principes de bonne gestion financière visés à l'article 2;

c) l'exactitude de l'imputation budgétaire;

d) la disponibilité des crédits;

e) la régularité des pièces justificatives;

f) l'exactitude de la désignation du bénéficiaire.

4. Après visa, l'original de l'ordre de paiement, auquel sont jointes les pièces justificatives, est transmis au comptable.

Article 30

En cas de versement d'acomptes, le premier ordre de paiement est accompagné des pièces établissant les droits du créancier au paiement de l'acompte. Les ordres de paiement postérieurs rappellent les justifications déjà produites.

Article 31

1. Le paiement est l'acte final qui libère Europol de ses obligations envers ses créanciers.

Le paiement des dépenses est assuré par le comptable dans la limite des fonds disponibles.

En cas d'erreur matérielle, de contestation relative à la validité de l'acquit libératoire ou d'inobservation des formes prescrites par le présent règlement, le comptable doit suspendre ses paiements.

2. En cas de suspension d'un paiement, le comptable en énonce les motifs dans une déclaration écrite qu'il adresse à l'ordonnateur et, pour information, au contrôleur financier.

Article 32

1. Les paiements s'effectuent en principe par l'intermédiaire d'un compte bancaire ou d'un compte courant postal.

Le directeur fait établir ces comptes bancaires ou comptes courants postaux au nom d'Europol. Les conditions d'ouverture, de fonctionnement et d'utilisation de ces comptes sont déterminées par les modalités d'exécution prévues à l'article 57, paragraphe 2.

2. Les chèques et les ordres de virements postaux ou bancaires requièrent la signature conjointe de deux agents dûment habilités par le directeur, dont nécessairement celle du comptable.

Article 33

En vue du paiement de certaines catégories de dépenses, il peut être créé des régies d'avances conformément aux modalités d'exécution prévues à l'article 57, paragraphe 2.

Seul le comptable peut alimenter les régies d'avances, sauf dans les circonstances particulières définies dans les modalités d'exécution prévues à l'article 57, paragraphe 2.

Article 34

1. L'ordonnateur peut octroyer des avances au personnel si une disposition figurant dans un règlement ou dans les modalités d'exécution prévues à l'article 57, paragraphe 2, le prévoit expressément.

L'ordonnateur peut autoriser une avance destinée à couvrir des débours à effectuer par un agent pour le compte d'Europol.

2. En dehors des régies d'avances visées à l'article 33, aucune avance ne peut être payée si elle n'a pas été au préalable visée par le contrôleur financier.

Article 35

1. Au cas où le contrôleur financier refuserait son visa prévu à l'article 25, paragraphe 2, à l'article 26, paragraphes 2 et 4, à l'article 27, paragraphe 2, à l'article 29, paragraphe 3, ou à l'article 34, paragraphe 2, il doit en énoncer les motifs dans une observation écrite qui est adressée au comptable, lequel informe l'ordonnateur du refus.

2. En cas de refus du visa, hormis les cas où la disponibilité des crédits est en cause, le directeur peut confirmer la prévision de créance, l'ordre de recouvrement, la proposition d'annulation, l'engagement de dépense, l'ordre de paiement ou l'avance par une décision motivée.

La prévision de créance, l'ordre de recouvrement, la proposition d'annulation, l'engagement de dépense, l'ordre de paiement ou l'avance sont alors considérés comme ayant été valablement effectués.

Le conseil d'administration et le comité de contrôle commun sont immédiatement informés de l'application de la présente disposition.

Article 36

Conformément à l'article 5, paragraphe 9, de la convention Europol, les frais relatifs aux activités des officiers de liaison sont, en règle générale, à la charge des États membres d'origine.

Toutefois, les frais liés aux activités entreprises par les officiers de liaison pour le compte d'Europol et en accord avec les États membres d'origine, aux activités demandées par Europol ou à celles qui relèvent à un autre titre de la compétence générale d'Europol sont à la charge du budget d'Europol. Les dépenses non imputables sont également à la charge du budget d'Europol.

SECTION III Contributions des États membres

Article 37

1. La contribution de chaque État membre au budget de l'exercice «t» est calculée, conformément à l'article 35, paragraphe 2, de la convention Europol, sur la base de son produit national brut (ci-après dénommé «PNB») pour l'année «t -2».

La contribution est exprimée en écus.

2. Le calcul des contributions utilisé lors de l'établissement du budget est basé sur les prévisions du PNB, exprimées en monnaies nationales, utilisées lors de l'établissement de l'avant-projet de budget général des Communautés européennes pour l'exercice «t -2». Ces prévisions sont converties en écus en appliquant le taux de change moyen de l'année «t -2».

Article 38

1. Avant le 1er décembre de l'année «t -1» ou un mois au plus tard après l'adoption du budget, si cette dernière date est postérieure, le directeur appelle les contributions pour l'exercice «t».

2. Sous réserve de l'article 8, les contributions des États membres sont versées en totalité avant le 31 mars de l'année «t» ou au plus tard un mois après l'appel de contributions, si cette date est postérieure.

Le paiement et effectué en écus ou en monnaie nationale.

3. L'intérêt est perçu, à un taux normal qui sera spécifié dans les modalités d'exécution prévues à l'article 57, paragraphe 2, sur la part de la contribution des États membres qui n'a pas été versée dans le délai d'un mois à compter de la date indiquée au paragraphe 2.

Le conseil d'administration est toujours informé de l'application de cette disposition.

Article 39

Les articles 37 et 38 s'appliquent également en cas de budget supplémentaire.

Article 40

1. Sur la base du compte de gestion établi pour l'exercice «t» conformément à l'article 53, le directeur, appliquant les chiffres du PNB réel pour «t -2» établis dans les monnaies nationales par la Commission européenne et le taux de change moyen pour le même exercice, recalcule les contributions des États membres nécessaires pour l'exercice «t» afin de financer les dépenses réelles de cet exercice et les reports sur l'exercice suivant.

2. Pour tenir compte de l'excédent de l'exercice «t» et des différences entre les chiffres du PNB prévisionnel et réel pour «t -2», la procédure suivante est appliquée:

a) pour les États membres dont les contributions effectivement versées pour l'exercice «t» excèdent le montant nécessaire conformément au paragraphe 1, l'excédent sera déduit des contributions appelées pour l'exercice «t +2».

b) pour les États membres dont les contributions effectivement versées pour l'exercice «t» sont inférieures au montant nécessaire conformément au paragraphe 1, le solde sera appelé en même temps que les contributions pour l'exercice «t +2».

SECTION IV Passation des marchés et inventaire

Article 41

1. Les marchés portant sur les achats et locations d'immeubles, de fournitures, de mobilier et de matériel, les prestations de services ou l'exécution de travaux doivent revêtir la forme de contrats écrits.

2. Sauf en ce qui concerne les marchés portant sur l'achat d'un immeuble construit ou sur la location d'un immeuble, ils sont conclus après appel à la concurrence.

Toutefois, il peut être procédé à des marchés par entente directe dans les cas suivants:

a) dans la limite fixée par les modalités d'exécution prévues à l'article 57, paragraphe 2;

b) lorsque les achats et locations de fournitures, de mobilier et de matériel, les prestations de services ou les travaux ne peuvent, en raison d'une urgence impérieuse, subir les délais d'une procédure d'appel à la concurrence;

c) lorsque les adjudications ou appels d'offres sont demeurés infructueux ou ont abouti à des prix inacceptables;

d) lorsque, pour des raisons d'ordre technique, pratique, juridique ou de sécurité, l'exécution de la prestation ne peut être assurée que par un fournisseur ou un entrepreneur déterminé;

e) pour les marchés de fournitures et de services supplémentaires ou les marchés de travaux de construction supplémentaires qui, techniquement, ne peuvent être séparés du marché principal.

Dans les cas visés aux points a), b) et c), Europol n'en est pas moins tenu de permettre, dans la mesure du possible et par tous les moyens appropriés, aux fournisseurs susceptibles de fournir les biens et les services en question de faire des offres concurrentes.

3. Les appels à la concurrence sont en principe diffusés dans tous les États membres et, le cas échéant, dans des pays tiers dans la mesure où cela est compatible avec le développement des industries concernées de la Communauté européenne. Toutefois, leur diffusion peut être limitée lorsque les prestations ne peuvent, en raison de leur échelle ou de leur nature, faire l'objet d'un appel général à la concurrence.

4. Les procédures d'appel d'offres, les critères d'attribution et les procédures d'ajustement des prix intervenant après la passation des marchés sont fixés et régis par les modalités d'exécution prévues à l'article 57, paragraphe 2, étant entendu que les critères d'attribution sont définis par analogie avec les dispositions des directives visées à l'article 44.

5. Les marchés dépassant la limite fixée par les modalités d'exécution prévues à l'article 57, paragraphe 2, doivent faire l'objet d'une autorisation du conseil d'administration.

Article 42

Pour les marchés passés par Europol, aucune discrimination ne peut être opérée entre les ressortissants des États membres en raison de leur nationalité.

Article 43

1. Les marchés peuvent être passés sur simple facture ou sur mémoire lorsque la valeur probable des fournitures, services ou travaux n'excède pas les montants fixés par les modalités d'exécution prévues à l'article 57, paragraphe 2.

2. En garantie de l'exécution des marchés, il peut être exigé des fournisseurs ou entrepreneurs, parmi les clauses de garantie, la constitution d'un cautionnement préalable.

Le montant du cautionnement est fixé selon les conditions commerciales habituelles.

En cas d'inexécution d'un marché ou de retard dans son exécution, Europol s'indemnise de tous dommages, intérêts et frais équivalant à une réparation adéquate du préjudice, notamment en prélevant le montant sur le cautionnement, que celui-ci soit fourni directement par le fournisseur ou l'entrepreneur ou par un tiers.

Article 44

Lors de la passation de marchés dont le montant atteint ou dépasse les seuils prévus par les directives du Conseil portant coordination des procédures de passation des marchés publics de travaux, de fournitures et de services, Europol doit se conformer aux mêmes obligations que celles qui incombent aux entités des États membres en vertu de ces directives.

Article 45

1. Il est tenu en nombre et en valeur un inventaire permanent de tous les biens meubles et immeubles constituant le patrimoine d'Europol. Seuls sont inscrits à cet inventaire les biens meubles dont la valeur dépasse un montant fixé par les modalités d'exécution prévues à l'article 57, paragraphe 2.

2. Toute acquisition de biens meubles ou immeubles donne lieu, avant paiement, à une inscription à l'inventaire permanent.

Mention de cette inscription est portée sur la facture ou le document annexe établi en vue du paiement de la dépense.

3. Europol fait vérifier par ses services la concordance entre les écritures d'inventaire et la réalité.

Article 46

1. Les ventes de biens meubles font l'objet d'une publicité appropriée.

2. La cession, à titre onéreux ou gratuit, la mise au rebut, la location et la disparition par perte, vol ou quelque cause que ce soit des biens inventoriés donnent lieu à l'établissement d'une déclaration ou d'un procès-verbal de l'ordonnateur; ceux-ci sont transmis au comptable, qui les soumet au contrôleur financier pour authentification.

La déclaration ou le procès-verbal doit constater en particulier l'éventualité d'une obligation de remplacement à la charge d'un agent d'Europol ou de toute autre personne.

3. En dehors des cas où les ventes se font par adjudication publique, les membres du personnel ne peuvent se porter acquéreurs de biens meubles revendus par Europol.

4. Les mises à disposition à titre gratuit de biens immeubles ou de grandes installations donnent lieu à l'établissement de contrats soumis au visa du contrôleur financier.

5. L'article 4, paragraphe 3, est également applicable.

SECTION V Comptabilité

Article 47

1. La comptabilité est tenue en écus par exercice budgétaire suivant la méthode dite «en partie double». Elle retrace l'intégralité des recettes et des dépenses de l'exercice; elle est appuyée des pièces justificatives.

La comptabilité est arrêtée à la clôture de l'exercice budgétaire en vue de l'établissement du bilan financier et du compte de gestion prévu à l'article 53. Le compte de gestion doit être soumis au contrôleur financier.

2. Le compte de gestion et le bilan financier sont présentés en écus.

Article 48

1. Le plan comptable établit une distinction entre comptes budgétaires et comptes de bilan.

Il comprend deux parties:

a) les comptes de produits et de charges budgétaires qui permettent de suivre le détail de l'exécution du budget;

b) les comptes de bilan qui permettent d'établir la situation patrimoniale d'Europol.

Ces comptes font apparaître l'incidence prévisionnelle des obligations juridiques d'Europol.

2. Toute avance autre que les avances normales, qui sont réexaminées périodiquement, est comptabilisée sur un compte d'attente et régularisée au plus tard pendant l'exercice qui suit le paiement de cette avance.

Toutefois, les avances visées à l'article 34 sont régularisées en règle générale dans les six semaines suivant la réalisation de l'objet pour lequel elles ont été consenties.

3. Les conditions détaillées d'établissement et de fonctionnement du plan comptable, tant pour les opérations patrimoniales que pour les opérations budgétaires, ainsi que les normes comptables, sont déterminées par les modalités d'exécution prévues à l'article 57, paragraphe 2.

4. Les pièces justificatives relatives à la comptabilité et à l'établissement des comptes de gestion et du bilan financier sont conservées pendant une période de cinq ans à compter de la date de la décision de décharge sur l'exécution du budget prévue à l'article 55, paragraphe 2.

Toutefois, les pièces relatives à des opérations non définitivement clôturées sont conservées au-delà de cette période et jusqu'à la fin de l'année suivant celle de la clôture desdites opérations.

SECTION VI Responsabilité des ordonnateurs, des comptables, des régisseurs d'avances et du contrôleur financier

Article 49

1. Tout ordonnateur peut faire l'objet d'une mesure disciplinaire et, éventuellement, pécuniaire lorsqu'il engage une dépense ou signe un ordre de paiement sans se conformer au présent règlement.

Il en est de même lorsqu'il néglige d'établir un acte engendrant une créance ou lorsqu'il néglige ou retarde, sans justification, l'émission d'ordres de recouvrement.

2. Le comptable et les comptables subordonnés engagent leur responsabilité disciplinaire et, éventuellement, pécuniaire dans les cas suivants:

a) lorsqu'ils ne se conforment pas à l'article 31, paragraphe 1;

b) lorsque les paiements qu'ils effectuent ne sont pas conformes au montant et à la monnaie portés sur les ordres de paiement;

c) lorsqu'ils paient à des parties prenantes autres que les ayants droit.

3. Le comptable et les comptables subordonnés s'assurent contre les risques qu'ils encourent au titre du paragraphe 2.

Europol couvre les frais d'assurance y afférents.

4. Les régisseurs d'avances engagent leur responsabilité disciplinaire et, éventuellement, pécuniaire dans les cas suivants:

a) lorsqu'ils ne peuvent justifier, par des pièces régulières, les paiements qu'ils effectuent;

b) lorsqu'ils paient à des parties prenantes autres que les ayants droit.

5. Le contrôleur financier et les contrôleurs financiers subordonnés engagent leur responsabilité disciplinaire et, éventuellement, pécuniaire lorsqu'ils dépassent les crédits budgétaires ou lorsqu'ils commettent une faute lourde dans l'exercice de leurs fonctions.

6. La responsabilité pécuniaire et disciplinaire des ordonnateurs, du comptable, des comptables subordonnés et des régisseurs d'avances peut être engagée dans les conditions prévues dans les dispositions pertinentes du statut du personnel d'Europol.

Ces dispositions s'appliquent également, mutatis mutandis, en cas de responsabilité pécuniaire et disciplinaire du contrôleur financier et des contrôleurs financiers subordonnés.

TITRE IV REDDITION ET VÉRIFICATION DES COMPTES

SECTION I Reddition des comptes

Article 50

Le directeur établit et présente chaque année un compte de gestion et un bilan financier qui décrit l'actif et le passif au 31 décembre de l'exercice écoulé, conformément à l'article 36 de la convention Europol.

Le compte de gestion comprend la totalité des opérations de recettes et de dépenses afférentes à l'exercice écoulé. Il est présente dans la même forme et selon les mêmes subdivisions que le budget.

Le bilan financier comprend, à l'actif, le montant des recettes à recouvrer et, au passif, le montant des dépenses de l'exercice, non encore comptabilisées dans les comptes.

Il y est joint une balance des comptes en mouvements et en soldes au 31 décembre de l'exercice écoulé.

Article 51

1. Le directeur transmet au Conseil et au comité de contrôle commun, ainsi que, pour information, au conseil d'administration et au comité budgétaire, le 31 mai de l'année suivante au plus tard, le compte de gestion, le bilan financier et le rapport sur les comptes annuels, conformément à l'article 36, paragraphe 1, de la convention Europol.

(2) Le rapport annuel décrit en particulier:

a) les engagements contractés et les paiements effectués à la charge de l'exercice;

b) la somme des recettes et des dépenses comptabilisées sous chaque article du budget;

c) les crédits inutilisés à la fin de l'exercice et non reportés sur l'exercice suivant;

d) les crédits reportés sur l'exercice suivant conformément à l'article 6;

e) l'utilisation des crédits reportés de l'exercice précédent;

f) une explication pour les cas de dépassement ou de sous-utilisation par rapport aux recettes ou aux dépenses prévues au budget;

g) l'actif et le passif d'Europol;

h) les placements financiers effectués au cours de l'exercice;

i) toute autre explication nécessaire à une bonne compréhension des comptes annuels, y compris une estimation de la situation financière future d'Europol.

SECTION II Vérification des comptes

Article 52

Le contrôle que le comité de contrôle commun effectue selon les pratiques reconnues, sur pièces et au besoin sur place, a pour objet de constater la légalité et la régularité des recettes et des dépenses au regard des dispositions de la convention Europol, du budget et du présent règlement, notamment de son article 2, ainsi que de s'assurer de la bonne gestion financière.

Article 53

1. Le directeur donne aux membres du comité de contrôle commun tous les renseignements et leur apporte toute l'aide dont ils ont besoin pour accomplir leur mission.

Il tient notamment à leur disposition tous comptes en deniers et en matières et toutes attestations, pièces justificatives et tous inventaires que les membres du comité estiment nécessaires à la vérification du compte de gestion.

Les membres du comité de contrôle commun ont personnellement accès aux locaux d'Europol et ont le droit d'interroger le directeur, les directeurs adjoints ou tout agent d'Europol chargé d'opérations liées aux recettes ou aux dépenses.

2. Par dérogation au paragraphe 1, le directeur peut à titre exceptionnel refuser aux membres du comité de contrôle commun l'accès à des informations, quelle que soit leur forme, couvertes par des dispositions de la convention Europol ou d'actes adoptés en vertu de celle-ci relatives au secret.

Le directeur est tenu d'informer immédiatement le conseil d'administration de l'application de la présente disposition. Le conseil d'administration statuant à l'unanimité peut accorder aux membres du comité de contrôle commun l'accès à l'information en question.

3. Les membres du comité de contrôle commun et toute personne qui les assiste dans l'exercice de leurs fonctions sont tenus d'accorder un traitement confidentiel à toutes les informations obtenues au sujet d'Europol et de ses activités.

4. Le rapport de contrôle prévu à l'article 36, paragraphe 3, de la convention Europol ne peut faire l'objet d'une publication, totale ou partielle, que s'il a été approuvé à l'unanimité par le conseil d'administration.

Article 54

1. Outre sa responsabilité concernant la vérification des comptes, le comité de contrôle commun fait toutes les observations appropriées sur les méthodes comptables utilisées et, d'une manière générale, sur les conséquences financières des pratiques administratives suivies.

2. Toute observation dont le comité de contrôle commun estime qu'elle doit figurer dans le rapport de contrôle prévu à l'article 36, paragraphe 3, de la convention Europol est portée à l'attention du directeur et du contrôleur financier. Ces derniers envoient au comité de contrôle commun leur réponse à ces observations.

Article 55

1. Le comité de contrôle commun présente son rapport sur les comptes de l'exercice écoulé pour le 31 octobre au plus tard.

Il y indique l'étendue et la nature du contrôle effectué et présente ses observations sur les comptes et le bilan financier, ainsi qu'une brève évaluation de la gestion financière d'Europol.

Le rapport de contrôle ainsi que les réponses du directeur et du contrôleur financier sont soumis au conseil d'administration pour le 31 décembre au plus tard.

2. Compte tenu d'un avis du comité budgétaire, le conseil d'administration élabore une recommandation au Conseil concernant la décharge à donner au directeur sur l'exécution du budget. Avant le 30 avril de l'année suivante et conformément à l'article 36, paragraphe 5, de la convention Europol, le Conseil prend une décision de décharge.

3. Le directeur adopte toutes mesures utiles pour donner suite aux observations figurant dans la décision de décharge.

4. Le contrôleur financier tient compte des observations figurant dans la décision de décharge.

TITRE V DISPOSITIONS FINALES

Article 56

Le conseil d'administration informe, dans les meilleurs délais, le comité de contrôle commun de toutes les décisions et de tous les actes pris en exécution des articles 6, 8, 17 et 20.

Le comité de contrôle commun et le contrôleur financier sont informés de la désignation des ordonnateurs, du comptable, des comptables subordonnés et des régisseurs d'avances, ainsi que des actes de délégation ou de désignation pris en vertu de l'article 19, paragraphe 1, et de l'article 21.

Le conseil d'administration transmet au comité de contrôle commun les réglementations internes qu'il arrête en matière financière.

Article 57

1. Les modifications au présent règlement sont arrêtées conformément à l'article 35, paragraphe 9, de la convention Europol et après avis conforme du comité de contrôle commun.

2. Les modalités d'exécution nécessaires à l'application du présent règlement sont établies par le conseil d'administration statuant à l'unanimité, sur proposition du directeur, après avis conforme du contrôleur financier et du comité budgétaire.

Article 58

1. Lorsque l'activité d'Europol débutera, Europol succède automatiquement à l'unité drogues Europol dans tous les droits et obligations d'ordre financier inscrits dans les comptes de cette unité.

2. Conformément à l'article 45, paragraphe 5, de la convention Europol, Europol deviendra propriétaire de tous les équipements qui ont été financés sur le budget commun de l'unité drogues Europol, qui ont été développés ou produits par l'unité drogues Europol ou qui ont été mis à sa disposition par le gouvernement néerlandais en vue d'une utilisation permanente à titre gratuit.

3. Lorsque l'activité d'Europol débutera, le coordinateur de l'unité drogues Europol présentera au Conseil un rapport sur la situation comptable de cette unité ainsi qu'un inventaire de tous les équipements dont Europol devient propriétaire conformément au paragraphe 2.

Ce rapport est également adressé au contrôleur de l'unité drogues Europol et au comité de contrôle commun.

Article 59

Le présent règlement entre en vigueur le 1er février 1999.

Fait à Bruxelles, le 18 janvier 1999.

Par le Conseil

Le président

O. LAFONTAINE

(1) JO C 316 du 27.11.1995, p. 1.

(2) JO L 350 du 31.12.1994, p. 27.