RAPPORT sur les états financiers du Centre de traduction des organes de l'Union européenne (CTOU-Luxembourg) pour l'exercice clos le 31 décembre 1997, accompagné de la réponse du Centre (98/C 406/06)

1.1. Le présent rapport est adressé au conseil d'administration du Centre de traduction des organes de l'Union européenne conformément à l'article 14, point 4, du règlement (CE) n° 2965/94 du Conseil (1).

1.2. La Cour a examiné les états financiers du Centre de traduction des organes de l'Union européenne pour l'exercice clos le 31 décembre 1997. Conformément à l'article 14, point 1, du règlement (CE) n° 2965/94 du Conseil, le budget a été exécuté sous la responsabilité du directeur. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des états financiers (2) conformément aux dispositions financières internes prévues à l'article 15 du règlement (CE) n° 2965/94. La Cour des comptes est tenue de procéder à l'examen de ces comptes par l'article 188 C du traité instituant la Communauté européenne.

1.3. La Cour a effectué son audit conformément à ses politiques et à ses normes d'audit. Celles-ci ont été adaptées des normes internationales d'audit généralement admises pour refléter le caractère spécifique du contexte communautaire. Elle a examiné les documents comptables et appliqué les procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. La Cour a obtenu, par cet audit, une base raisonnable pour étayer l'opinion exprimée ci-après.

1.4. Cet examen a permis à la Cour d'obtenir l'assurance raisonnable que les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 1997 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

PRINCIPALES OBSERVATIONS SUR L'EXÉCUTION BUDGÉTAIRE DU CENTRE DE TRADUCTION DES ORGANES DE L'UNION EUROPÉENNE POUR L'EXERCICE CLOS LE 31 DÉCEMBRE 1997

Comptabilité budgétaire et générale

1.5. Bien que le Centre en soit à son troisième exercice d'activité (dont deux exercices complets), la comptabilité budgétaire est toujours tenue au moyen d'un tableur, et non d'un logiciel comptable approprié. L'utilisation d'un tableur avait déjà été critiquée par la Cour dans son rapport relatif aux exercices précédents (3).

1.6. Le Centre devrait mettre en place un système de comptabilité analytique afin de connaître le coût réel des services qu'il fournit aux organismes utilisateurs.

Conventions avec la Commission

1.7. En 1996 et 1997, le Centre a conclu des conventions avec la Commission pour des traductions devant normalement être effectuées par le Centre, mais qui ont été confiées au service de traduction de cette dernière. Le coût, pour le budget du Centre, des prestations fournies dans ce cadre, s'est élevé à 0,4 Mio ECU pour 1996 et à 0,2 Mio ECU pour 1997 (ce montant inclut 0,06 Mio ECU correspondant à des travaux autres que la traduction, tels que l'harmonisation terminologique et la standardisation).

1.8. Le fait que, dans les conventions passées, la base de facturation (en jours) soit différente de la base de contrôle du travail effectué (en pages) ne permet pas à la Cour de se prononcer sur le bien fondé des montants indiqués. Par ailleurs, il n'a pas été possible d'expliquer les différences de prix de revient entre une page traduite en 1996 (36 ECU la page) et une page traduite en 1997 (82 ECU la page). En ce qui concerne les 0,06 Mio ECU correspondant aux travaux d'harmonisation terminologique et de standardisation, la documentation à leur appui n'est pas satisfaisante.

Budget

1.9. Seuls 58 %, soit 0,89 Mio ECU, des crédits reportés de droit de l'exercice 1996 ont été utilisés. Le fort taux d'annulation qui en résulte tient au fait que 0,65 Mio ECU de reports avaient été effectués sans correspondre à des engagements précis.

1.10. Pour 1997, les paiements n'atteignent que 57,1 % des crédits de l'exercice (soit 9,92 Mio ECU); 30,3 % de ces crédits ont été reportés de droit à l'exercice 1998 et 12,6 % ont été annulés.

1.11. L'article 13 du règlement financier du Centre prévoit la publication du budget au Journal officiel des Communautés européennes. Cela n'a pas été le cas.

Modalités d'exécution du règlement financier

1.12. Au moment des contrôles de la Cour (en mars 1998), les modalités d'exécution du règlement financier du Centre, qui lui-même date de septembre 1996, n'avaient toujours pas été adoptées.

Siège

1.13. Depuis le mois d'avril 1997, le Centre occupe des bureaux que le gouvernement luxembourgeois a mis à sa disposition. Cette mise à disposition n'a toujours pas fait l'objet d'un accord écrit précisant les conditions d'utilisation.

Solde de l'exercice

1.14. Contrairement aux dispositions de l'article 32 du règlement financier applicable au budget général, le Centre n'a pas inscrit dans ses budgets successifs le solde de chacun des exercices précédents.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 29 octobre 1998.

Par la Cour des comptes

Bernhard FRIEDMANN

Président

Tableau 1 Bilan financier des exercices 1996 et 1997

>TABLE>

>TABLE>

Source: Présentation préparée par la Cour des comptes sur la base de données établies par le Centre.

>TABLE>

(1) JO L 314 du 7.12.1994, p. 1.

(2) En application de l'article 14, point 3, du règlement (CE) n° 2965/94 du Conseil, les comptes de la totalité des recettes et des dépenses du Centre pour l'exercice 1997 ont été établis le 25 février 1998 et ensuite transmis au conseil d'administration du Centre, à la Commission et à la Cour des comptes, cette dernière les ayant reçus le 3 mars 1998. La version abrégée de ces états financiers est présentée dans les tableaux annexés au présent rapport.

(3) JO C 393 du 29.12.1997, p. 47.

RÉPONSE DU CENTRE DE TRADUCTION

Comptabilité budgétaire et générale

1.5. Comme indiqué dans la réponse au rapport relatif aux exercices précédents, le Centre a toujours considéré que le logiciel utilisé pour sa comptabilité budgétaire ne correspondait pas à ses besoins. Le Centre, conjointement avec certaines autres agences, a élaboré un accord prévoyant une cellule de coordination chargée de l'installation et du support du SI2. Cet accord a reçu l'avis favorable des instances compétentes.

Le Centre a effectué en juin dernier une étude sur l'implantation du SI2 afin d'avancer le plus rapidement possible dans ce dossier; il est prévu de disposer de la version test dans la première semaine du mois de novembre.

1.6. Le Centre est tout à fait conscient de l'importance primordiale de disposer d'un système performant de comptabilité des coûts. Il est prévu de compléter le SI2 par l'intégration de modules pour la comptabilité générale et analytique. Pendant l'année 1998, le Centre a utilisé le logiciel Excel pour les calculs analytiques.

Conventions avec la Commission

1.8. Le choix du critère de facturation en jours a été effectué par la Commission, étant donné que les prestations qu'elle fournit au Centre ne consistent pas seulement en traduction de documents mais aussi en services de terminologie, assistance pour la standardisation, utilisation de bases de données, etc.

Le Centre essaiera de trouver un accord avec la Commission pour établir à l'avenir une documentation plus détaillée, bien que les montants correspondants à ces prestations soient en diminution (0,4 Mio ECU pour 1996, 0,2 Mio ECU pour 1997 et 0,045 Mio ECU prévus pour 1998).

Budget

1.9 et 1.10. Vu le grand nombre de traductions effectuées en freelance et vu les faiblesses tant du système comptable en Excel que du système de suivi des traductions, la détermination du montant des bons de commande des traductions en cours à la fin de l'exercice a présenté des difficultés de calcul en 1997. Pour résoudre ce problème, le Centre a mis en production une base de données de suivi des traductions en 1998 et commencé l'implantation du SI2, afin de disposer des outils permettant un calcul correct de la clôture de l'exercice.

1.11. Le coût relativement élevé de la publication du budget au Journal officiel des Communautés européennes a amené le Centre, en collaboration avec quatre autres agences, à négocier un accord avec l'Office des publications pour effectuer une publication conjointe des budgets. Cette négociation est en cours pour le budget 1998. Le Parlement européen, pour sa part, propose de prévoir une publication des budgets des agences via Internet, avec la publication préalable au Journal officiel d'un avis renvoyant au site respectif.

Modalités d'exécution du règlement financier

1.12. Le projet des modalités d'exécution du règlement financier est soumis à l'avis du contrôleur financier. Sous réserve d'un avis favorable, il figure, pour adoption, à l'ordre du jour du conseil d'administration du 26 octobre 1998.

Siège

1.13. Le Centre finalise un projet d'accord de siège et de sécurité qui sera soumis aux autorités luxembourgeoises.

Solde de l'exercice

1.14. Le règlement financier du Centre ne prévoit pas la possibilité d'inscrire dans ses budgets successifs le solde des exercices précédents. Le Centre examinera une réforme de son règlement financier pour tenir compte de cette possibilité.