Rapport

sur les états financiers de l'Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail (AESST - Bilbao) pour l'exercice clos le 31 décembre 1999, accompagné des réponses de l'Agence

(2000/C 373/01)

TABLE DES MATIÈRES

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OPINION DE LA COUR

1. Le présent rapport est adressé au conseil d'administration de l'Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail, conformément à l'article 14, paragraphe 4, du règlement (CE) n° 2062/94 du Conseil(1).

2. La Cour a examiné les états financiers de l'Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail pour l'exercice clos le 31 décembre 1999. Conformément à l'article 14, paragraphe 1, du règlement (CE) n° 2062/94 du Conseil, le budget a été exécuté sous la responsabilité du directeur. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des états financiers(2), conformément aux dispositions financières internes prévues à l'article 15 du règlement (CE) n° 2062/94 du Conseil. La Cour des comptes est tenue de procéder à l'examen de ces comptes par l'article 248 du traité instituant la Communauté européenne.

3. La Cour a effectué son audit conformément à ses politiques et normes d'audit. Celles-ci ont été adaptées des normes internationales d'audit généralement admises, pour refléter le caractère spécifique du contexte communautaire. Elle a examiné les documents comptables et appliqué les procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. La Cour a obtenu, par cet audit, une base adéquate pour étayer l'opinion exprimée ci-après.

4. Cet examen a permis à la Cour d'obtenir l'assurance raisonnable que les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 1999 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

PRINCIPALES OBSERVATIONS SUR L'EXÉCUTION DU BUDGET DE L'AGENCE EUROPÉENNE POUR LA SÉCURITÉ ET LA SANTÉ AU TRAVAIL (AESST - BILBAO) POUR L'EXERCICE CLOS LE 31 DÉCEMBRE 1999

Analyse de l'exécution budgétaire

5. Le montant total des crédits définitifs accordés pour 1999 s'est élevé à 7,6 millions d'euros dont 6,7 millions d'euros au titre du budget initial. De ce montant:

- 0,9 million d'euros (soit 12 %) sont restés inutilisés,

- 0,9 million d'euros (soit 12 %) ont fait l'objet d'un report non automatique,

- 2,1 millions d'euros (soit 28 %) ont fait l'objet d'un report automatique.

Au total, l'Agence n'a, en 1999, utilisé que la moitié des crédits définitifs qui lui avaient été attribués pour cet exercice.

6. Le report non automatique de 0,9 million d'euros est dû essentiellement à l'octroi tardif en novembre 1999 du budget rectificatif et supplémentaire. Le bien-fondé de la décision d'augmenter les ressources allouées à l'Agence, ou à tout le moins son caractère tardif, peut être remis en question étant donné l'importance des crédits de 1999 restés inutilisés.

7. Les reports automatiques se sont élevés à 2,1 millions d'euros, soit en proportion une situation quasi identique à l'exercice précédent, dont 1,9 million d'euros, soit 90 %, au titre des crédits opérationnels (titre III). Près des deux tiers (63 %) des reports sur crédits opérationnels concernaient les centres thématiques, des études et des projets télématiques.

8. Le montant des engagements reportés de droit de l'exercice 1998 à l'exercice 1999 était de 1,9 million d'euros dont 0,4 million d'euros (soit 21 %) ont été annulés fin 1999. Pour ce qui concerne les crédits opérationnels du budget (titre III), sur un total de 1,7 million d'euros de crédits reportés, 0,3 million d'euros (soit 18 %) ont été annulés principalement en raison de mauvaises prévisions de coûts et du non-accomplissement de tâches prévues.

9. L'ampleur et la persistance de la sous-utilisation des crédits montrent des faiblesses dans le suivi par l'Agence de son programme annuel. L'Agence devrait améliorer son système de suivi afin de minimiser les reports de crédits et ainsi mieux respecter le principe d'annualité.

Systèmes comptables

10. La comptabilité budgétaire a continué d'être tenue au moyen d'un tableur (Excel) pendant l'année 1999, alors que la comptabilité générale est toujours établie avec un logiciel comptable du commerce. Le système Sincom 2 (SI 2) n'a été mis en place qu'en janvier 2000.

11. Selon le règlement financier et ses modalités d'exécution, les rapprochements bancaires et budgétaires doivent être faits mensuellement. Ces règles ne sont toujours pas appliquées, bien que l'Agence se soit engagée l'an dernier(3) à redresser la situation.

Imputation de la TVA

12. Jusqu'en décembre 1998, le règlement financier général prévoyait l'imputation des dépenses TVA incluse, cette dernière pouvant, après remboursement, faire l'objet d'un réemploi. Depuis lors(4), le règlement financier général impose que les dépenses soient imputées hors TVA. La Cour invite l'Agence à transposer ces nouvelles modalités dans sa propre réglementation.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 27 septembre 2000.

Par la Cour des comptes

Jan O. Karlsson

Président

(1) JO L 216 du 20.8.1994, p. 5.

(2) En application de l'article 14, paragraphe 3, du règlement (CE) n° 2062/94 du Conseil, les comptes de la totalité des recettes et dépenses de l'Agence pour l'exercice 1999 ont été établis le 20 mars 2000 et ensuite transmis au conseil d'administration de l'Agence, à la Commission et à la Cour des comptes, cette dernière les ayant reçus le 7 avril 2000. La version abrégée des ces états financiers est présentée dans les tableaux annexés au présent rapport.

(3) Voir rapport annuel 1998 (point 6, p. 4).

(4) Voir article 27, paragraphe 2 bis, du règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes, tel que modifié par le règlement (CE, CECA, Euratom) n° 2548/98 du Conseil du 23 novembre 1998 (JO L 320 du 28.11.1998, p. 1).

Tableau 1

Bilan financier aux 31 décembre 1999 et 31 décembre 1998

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Tableau 2

Compte de gestion des exercices 1999 et 1998

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Réponses de l'agence

Ayant pris connaissance des observations de la Cour, l'Agence souhaite commenter les points suivants.

Comptes généraux et budgétaires

6. Le montant total de 900000 euros ayant fait l'objet d'un report est destiné à financer les activités qui seront menées par l'Agence dans le cadre de la Semaine européenne en 2000. Cet événement était jusqu'à présent organisé par la Commission européenne elle-même.

La décision du conseil d'administration d'organiser cette manifestation a été prise début 1999, à la condition toutefois de mettre à disposition un budget supplémentaire, non prévu dans le programme de travail de l'Agence. Le Parlement européen a avalisé ce budget supplémentaire en juin 1999 et le conseil d'administration a adopté un budget rectificatif à cet effet en novembre 1999.

Le report non automatique est entièrement justifié puisque l'Agence avait déjà entamé en 1999 la procédure de sélection des projets de financement, avec le lancement d'un appel à propositions (exercice de subvention) publié dans le Journal officiel du 26 octobre 1999. Les projets sélectionnés seront mis en oeuvre avant la fin de cette année.

En l'absence d'un tel report, l'Agence n'aurait pas pu faire face aux dépenses relatives à la Semaine européenne, étant donné qu'elles n'étaient pas couvertes par les crédits prévus dans le budget 2000.

8, 9 et 10. L'Agence prend note de l'observation de la Cour et tient à attirer l'attention sur les commentaires suivants:

a) Presque 50 % ont trait aux subventions accordées dans le cadre des contrats conclus avec les points focaux et les centres thématiques, soumis à une décision prise par le conseil d'administration lors de sa dernière réunion, en novembre 1999. Étant donné que les engagements ultérieurs ont été approuvés en décembre, les reports - qui sont conformes à l'article 6 du règlement financier de l'Agence - sont inévitables.

Toutefois, l'Agence étudiera la possibilité d'adapter, dans ce domaine, le processus décisionnel au principe d'annuité en engageant les crédits au cours de l'exercice où les subventions doivent être payées et les contrats mis en oeuvre.

b) Le pourcentage restant concerne les derniers paiements qui n'avaient pas encore été effectués au 31 décembre et auxquels l'article susmentionné est normalement applicable.

c) Enfin, pour ce qui est des crédits annulés, l'Agence partage sans réserve le point de vue de la Cour. Néanmoins, les annulations concernent des crédits destinés aux mesures ayant été annulées avec l'accord unanime des parties contractantes.

11. L'Agence prend note de l'observation de la Cour. Depuis le 1er janvier 2000, des clôtures provisoires mensuelles des comptes sont effectuées.

12. L'Agence a lancé des procédures permettant de récupérer directement la TVA auprès des fournisseurs. À ce jour, 86144 euros ont été récupérés.

D'autre part, l'Agence compte suivre les recommandations de la Cour des comptes concernant la modification de son règlement financier pour l'adapter aux dispositions relatives à la TVA du règlement financier des Communautés européennes de 1999.