ANNEXE

RÈGLES POUR LA SOUMISSION DE PROPOSITIONS ET LES PROCÉDURES CONNEXES D’ÉVALUATION, DE SÉLECTION ET D’ATTRIBUTION

(Version 4)

TABLE DES MATIÈRES

Contexte et champ d’application

1. Introduction

2. Soumission

2.1. Appels à propositions

2.2. Examen des prépropositions

2.3. Dépôt des propositions

2.4. Réception des propositions par la Commission

2.5. Contrôle d’éligibilité

2.6. Comité d’examen de l’éligibilité

3. Évaluation des propositions

3.1. Rôle des experts

3.2. Nomination d’experts

3.3. Conditions de désignation, code de conduite et conflits d’intérêts

3.4. Observateurs indépendants

3.5. Critères d’évaluation

3.6. Notation des propositions

3.7. Seuils et pondération

3.8. Description détaillée de l’évaluation des propositions

3.9. Retour d’informations aux proposants

4. Finalisation des résultats de l’évaluation

4.1. Liste de classement de la Commission

4.2. Liste de réserve de la Commission

4.3. Décisions de rejet de la Commission

5. Négociations et octroi de subventions

5.1. Négociation des propositions

5.2. Octroi de subventions

5.3. Assistance, demandes d’information et recours

5.4. Rapport sur les résultats des appels à propositions

Annexe A — Procédures d’analyse éthique

Annexe B — Traitement des actions RDT sensibles sur le plan de la sécurité

Annexe C — Procédures de soumission et d’évaluation en deux phases

Annexe D — Appels à propositions permanents

Annexe E — Procédures de soumission des propositions sur papier

Annexe F — Lettre de nomination des experts indépendants

Annexe G — Évaluation des propositions soumises au titre du programme spécifique “Personnel”

CONTEXTE ET CHAMP D’APPLICATION

Le présent document établit les règles de la Commission (1) pour la soumission de propositions et les procédures connexes d’évaluation, de sélection et d’attribution (ci-après dénommées “les règles”), en relation avec le septième programme-cadre de la Communauté européenne (2) pour des actions de recherche, de développement technologique et de démonstration et avec le septième programme-cadre de la Communauté européenne de l’énergie atomique (Euratom) pour des activités de recherche et de formation en matière nucléaire (3) (ci-après dénommés “7e PC”), conformément aux exigences des règles respectives régissant la participation des entreprises, des centres de recherche et des universités pour la mise en œuvre des septièmes programmes-cadres ainsi que la diffusion des résultats de la recherche (4) (ci-après dénommées “les règles de participation” et “les règles de participation Euratom”). Le document décrit les procédures de base que la Commission suivra conformément aux règles de participation, au règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes (5) (ci-après dénommé “le règlement financier”) et à son règlement intérieur (6).

Ces règles ne s’appliquent pas: a) aux procédures de marchés publics (7), b) à une entreprise commune ou à toute autre structure créée en application de l’article 187 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne (TFUE) ou en application de l’article 185 dudit traité ou de l’article 45 du traité Euratom, c) aux actions directes entreprises par le Centre commun de recherche de la Commission européenne, d) au programme spécifique “Idées”.

1. INTRODUCTION

Les demandes de soutien financier au titre du septième programme-cadre (7e PC) sont généralement faites sous la forme de propositions soumises à la Commission. Les propositions présentent en détail les travaux prévus, les responsables de leur réalisation, et leurs coûts.

La Commission évalue les propositions afin d’identifier celles dont la qualité est suffisamment élevée pour pouvoir bénéficier d’un financement éventuel. La Commission nomme des experts indépendants (ci-après dénommés “les experts”) qui prêtent leur concours à l’évaluation des propositions.

La Commission entame des négociations avec les coordonnateurs des propositions qui ont passé avec succès l’étape de l’évaluation et pour lesquelles un budget est disponible.

Si les négociations aboutissent, le projet est sélectionné et une convention de subvention prévoyant une contribution financière de l’Union européenne ou d’Euratom est établie avec les proposants.

Les présentes règles reposent sur plusieurs principes bien établis:

i) excellence: les projets sélectionnés pour bénéficier d’un financement doivent démontrer une qualité élevée par rapport aux thèmes et aux critères exposés dans les appels (8);

ii) transparence: les décisions de financement doivent s’appuyer sur des règles et procédures décrites clairement, et les proposants doivent recevoir un retour d’informations suffisant sur les résultats de l’évaluation de leurs propositions;

iii) équité et impartialité: toutes les propositions soumises à la suite d’un appel bénéficient d’une égalité de traitement. Elles sont évaluées de manière impartiale en fonction de leurs mérites, quelles que soient leur origine et l’identité des proposants;

iv) confidentialité: toutes les propositions et les données, connaissances et documents connexes communiqués à la Commission sont considérés comme confidentiels (9);

v) efficacité et rapidité: l’évaluation, l’attribution et la préparation des subventions devraient être aussi rapides que possible, dans une mesure compatible avec le maintien de la qualité de l’évaluation et le respect du cadre juridique;

vi) considérations éthiques et de sécurité: toute proposition qui va à l’encontre des principes éthiques fondamentaux (10) ou qui n’est pas conforme aux procédures de sécurité applicables (11) peut être exclue à tout moment des procédures d’évaluation, de sélection et d’attribution (voir les annexes A et B).

Les programmes de travail mettant en œuvre les programmes spécifiques peuvent définir des critères d’évaluation spécifiques ou fournir des détails supplémentaires sur l’application des critères d’évaluation, qui figureront aussi dans l’appel à propositions.

L’appel et le guide du proposant correspondant peuvent développer la manière dont ces règles et procédures seront mises en œuvre et, le cas échéant, expliquer quelles options sont à suivre.

Les différentes étapes intervenant dans les procédures de soumission, d’évaluation et de sélection des propositions sont résumées dans le schéma suivant:

2. SOUMISSION

2.1. Appels à propositions

Les propositions sont soumises en réaction à la publication d’appels à propositions (“appels”) (12). Le contenu et le calendrier des appels sont fixés dans les programmes de travail. L’avis d’appel à propositions est publié au Journal officiel de l’Union européenne. Le “texte de l’appel” est publié sur un ou plusieurs sites web de la Commission appropriés, et il contient des références aux thèmes des programmes de travail qui font l’objet de l’appel, le budget indicatif de l’appel, les régimes de financement disponibles, la date limite de soumission des propositions et un lien vers le service de soumission électronique de propositions (EPSS) (voir point 2.3). Ce site web permet aux proposants potentiels d’accéder à toutes les informations nécessaires. Chaque appel donne notamment lieu à l’élaboration d’un ou plusieurs guides du proposant. Ces guides expliquent la procédure de soumission de propositions et la manière d’obtenir des informations ou une assistance sur toute question en rapport avec un appel. Ils donnent les coordonnées des points de contact nationaux et du service de renseignement de la Commission pour le 7e PC. Un bureau d’assistance spécifique prendra en charge les questions relatives au service de soumission électronique de propositions (EPSS).

Les appels sont considérés comme “ouverts” jusqu’à l’échéance fixée.

En fonction des objectifs de l’appel, le programme de travail et l’appel peuvent établir une distinction entre différents types de projets coopératifs, entre différentes formes du régime “actions de recherche en faveur de groupes particuliers” et entre différents types d’actions de coordination et de soutien.

L’appel précise aussi si la procédure de soumission et d’évaluation se fera en une ou en deux phases. Dans ce dernier cas, les proposants soumettent d’abord une proposition réduite ou succincte. Seuls les coordonnateurs des propositions succinctes qui ont passé la première phase sont invités à soumettre des propositions complètes au cours de la deuxième phase (13) (voir l’annexe C pour les détails de cette procédure).

L’ordonnateur subdélégué responsable désigne, pour chaque appel, un “coordonnateur de l’appel”. Cette personne joue le rôle de point de contact pour les questions pratiques relatives à l’appel et veille à la planification et à l’organisation globales de la réception des propositions et du processus d’évaluation.

Par ailleurs, un ou plusieurs fonctionnaires de la Commission reçoivent la responsabilité de donner des indications sur la manière de traiter toute question sensible pouvant se poser au cours de la procédure de soumission et d’évaluation, y compris en rapport avec d’éventuels conflits d’intérêts (voir le point 3.3).

2.2. Examen des prépropositions

Lorsque la nature d’un appel donné le justifie, la Commission peut offrir un service d’examen informel des prépropositions. Le but est d’indiquer aux proposants potentiels si leur proposition semble répondre aux critères d’éligibilité et si elle se situe dans le champ d’application de l’appel. Le cas échéant, les détails de la procédure d’examen des prépropositions seront donnés dans le guide du proposant correspondant.

2.3. Dépôt des propositions

Les propositions sont soumises sous forme électronique (14) en utilisant le service de soumission électronique de propositions (EPSS).

Parmi les membres d’un consortium constitué pour présenter une proposition, seul le coordonnateur de la proposition (identifié par son code d’identification et son mot de passe) est autorisé à soumettre une proposition.

La préparation et le chargement de toutes les données relatives à la proposition, ainsi que l’accord du proposant sur les conditions d’utilisation du système et les conditions d’évaluation, doivent intervenir avant la soumission de la proposition proprement dite.

L’EPSS procède à différents contrôles de base, portant notamment sur le caractère complet de la proposition, la cohérence interne des données, l’absence de virus informatique et la conformité des fichiers fournis aux types et aux limites de taille imposés. Ce n’est qu’après l’achèvement de ces contrôles, qui ne remplacent pas les contrôles d’éligibilité officiels décrits au point 2.5, que l’EPSS permet au proposant de soumettre la proposition. La soumission est considérée comme effectuée au moment où le coordonnateur de la proposition lance la procédure finale de soumission, tel qu’enregistré par l’EPSS, et non à un quelconque moment qui précède.

Les propositions soumises via l’EPSS sont introduites dans des bases de données après la clôture de l’appel. La Commission n’a pas accès aux propositions tant que la date de clôture de l’appel n’est pas passée (ou jusqu’à la date d’échéance intermédiaire, dans le cas d’appels à propositions permanents tels que décrits à l’annexe D).

Les versions de propositions envoyées sur papier (sauf dans les cas prévus à l’annexe E et selon la procédure qui y est décrite), sur support électronique amovible (par exemple CD-ROM, disquette), par courrier électronique ou par télécopie ne seront pas considérées comme ayant été reçues par la Commission.

Le guide du proposant contient une procédure pour le retrait d’une proposition par son coordonnateur. Une proposition retirée ne sera plus prise en considération par la Commission ultérieurement.

En cas de réception de plusieurs exemplaires de la même proposition avant la clôture de l’appel, seule la version la plus récente fera l’objet d’un contrôle d’éligibilité et, éventuellement, d’une évaluation.

Les propositions sont archivées dans des conditions de sécurité garanties en permanence. Après achèvement de l’évaluation et des négociations ultérieures éventuelles, tous les exemplaires autres que ceux requis à des fins d’archivage et/ou d’audit sont détruits.

2.4. Réception des propositions par la Commission

La date et l’heure de réception de la dernière version des propositions soumises sont enregistrées. Après la date de clôture de l’appel (ou la date d’échéance intermédiaire, dans le cas d’appels à propositions permanents), un accusé de réception est envoyé par courrier électronique au coordonnateur de la proposition. Il contient:

— le titre de la proposition, l’acronyme et l’identifiant unique de la proposition (numéro de la proposition),

— le nom du programme et/ou le domaine d’activité/de recherche et l’identifiant de l’appel auquel la proposition répond,

— la date et l’heure de réception (correspondant à l’heure de la clôture de l’appel pour les propositions soumises par la voie électronique).

Aucun autre contact n’est normalement engagé entre la Commission et les proposants à propos de leur proposition tant que l’évaluation n’est pas terminée, sauf s’il s’agit de propositions qui comprennent une audition (voir le point 3.8). La Commission peut toutefois contacter un proposant (habituellement via le coordonnateur) afin de clarifier certains points tels que l’éligibilité (voir le point 2.5).

2.5. Contrôle d’éligibilité

Pour être retenues en vue de l’évaluation, les propositions doivent remplir tous les critères d’éligibilité. Ces critères sont appliqués strictement. Pour les soumissions de propositions en deux phases, chaque phase fait l’objet d’un contrôle d’éligibilité. Les critères d’éligibilité suivants s’appliquent à toutes les propositions soumises dans le cadre d’un appel (15):

— date de réception de la proposition, avant la date et l’heure limites de réception fixées dans l’appel, s’il y a lieu,

— conditions minimales (telles que le nombre de participants) visées dans l’appel à propositions,

— proposition complète, c’est-à-dire accompagnée de tous les formulaires administratifs exigés et du descriptif de la proposition (NB: il appartient aux experts de juger de la complétude de l’information contenue dans le descriptif; les contrôles d’éligibilité ne s’attachent qu’à vérifier la présence de toutes les pièces du dossier de la proposition),

— champ d’application de l’appel: le contenu de la proposition doit s’accorder avec le(s) thème(s) de recherche et le(s) régime(s) de financement prévus dans le volet du programme de travail ouvert dans l’appel. Une proposition ne sera déclarée inéligible pour des raisons liées au champ d’application de l’appel que dans des cas indiscutables.

S’il apparaît clairement avant, pendant ou après la phase d’évaluation qu’une proposition ne répond pas à un ou plusieurs critères d’éligibilité, la proposition sera déclarée inéligible par la Commission et retirée du processus d’évaluation. En cas de doute sur l’éligibilité d’une proposition, la Commission se réserve le droit de poursuivre l’évaluation dans l’attente d’une décision finale sur l’éligibilité. Le fait qu’une proposition soit évaluée dans ces circonstances ne constitue pas une preuve de son éligibilité.

2.6. Comité d’examen de l’éligibilité

Si la question de l’éligibilité n’est pas clairement tranchée et qu’un examen plus complet est jugé nécessaire, le coordonnateur de l’appel peut réunir un comité interne d’examen de l’éligibilité.

Le rôle du comité est d’assurer une interprétation juridique cohérente de ces cas et une égalité de traitement entre les proposants.

Ce comité, composé d’agents de la Commission possédant les compétences requises en matière juridique, concernant le contenu scientifique et technique et/ou les systèmes d’information, est présidé par le coordonnateur de l’appel. Il examine la proposition et, au besoin, les circonstances de sa soumission; il rend un avis technique pour étayer la décision d’autoriser ou non l’évaluation d’une proposition, ou de la rejeter ou non pour des motifs liés à l’éligibilité. Le comité peut décider de contacter le proposant pour clarifier un point particulier.

3. ÉVALUATION DES PROPOSITIONS

3.1. Rôle des experts

La Commission évalue les propositions avec l’assistance d’experts indépendants (16), afin de garantir que seules les propositions de la plus haute qualité sont sélectionnées pour bénéficier d’un financement. En raison de l’ampleur et de la diversité des domaines de recherche couverts par les programmes-cadres, ces experts sont extérieurs à la Commission.

Les experts peuvent être invités à effectuer l’évaluation de façon complète ou partielle chez eux ou sur leur lieu de travail (“évaluation à distance”) ou dans les locaux de la Commission.

Occasionnellement, lorsque les connaissances spécialisées requises existent en interne, des agents de la Commission peuvent aussi intervenir comme experts aux côtés d’experts extérieurs. Ces experts internes éventuels s’ajoutent au nombre d’experts minimal requis pour l’appel [voir le point 3.8 b)] (17).

La seule exception prévue au recours à des experts est le cas des actions de coordination et de soutien visées à l’article 14 des règles de participation CE et à l’article 13 des règles de participation Euratom, pour lesquelles des experts indépendants ne sont désignés que si la Commission le juge opportun (18).

3.2. Nomination d’experts

Les experts doivent posséder les compétences et les connaissances requises dans les domaines d’activité où leur avis est sollicité. Ils doivent également posséder un niveau élevé d’expérience professionnelle dans le secteur public ou dans le secteur privé, dans un ou plusieurs des secteurs d’activité suivants: recherche dans les domaines scientifiques et technologiques concernés; administration, gestion ou évaluation de projets; exploitation des résultats de projets de recherche et de développement technologique; transfert de technologies et innovation; coopération internationale en science et technologie; développement des ressources humaines. Les experts peuvent être des ressortissants de pays autres que les États membres ou que les pays associés aux programmes-cadres.

La Commission établit une base de données d’experts contenant les informations relatives aux candidats qualifiés, à la suite d’appels à candidatures publiés au Journal officiel de l’Union européenne. Un appel est adressé aux personnes physiques et un autre aux organisations spécialisées telles que les agences de recherche nationales, les institutions de recherche et les entreprises.

La Commission peut à tout moment inclure dans la base de données, si elle le juge nécessaire, toute personne dotée des compétences appropriées n’apparaissant pas dans les listes obtenues dans le cadre des appels susmentionnés. Les experts enregistrés dans la base de données peuvent être invités à assister la Commission pour des activités autres que l’évaluation de propositions de recherche, s’ils ont manifesté leur accord à cet effet. La base de données peut être rendue accessible, sur demande, aux organismes de financement de la recherche investis d’une mission de service public et établis dans des États membres et des pays associés aux programmes-cadres, ainsi qu’aux autres structures effectuant des activités de recherche UE et créées conformément aux dispositions du traité. Toute décision en ce sens sera prise par le directeur général de la DG Recherche et innovation ou par son ou ses représentants. La base de données peut aussi être utilisée par le Centre commun de recherche de la Commission pour sélectionner des experts afin de soutenir des activités de recherche mises en œuvre sous la forme d’actions directes (19).

Pour l’évaluation des propositions présentées en réponse à un appel, la Commission dresse une liste des experts appropriés (ainsi qu’une liste de réserve si nécessaire). Les listes sont établies principalement à l’aide des critères de sélection suivants:

— un niveau élevé d’expertise,

— un éventail de compétences approprié.

Si ces deux conditions sont remplies, d’autres critères sont également pris en considération:

— un équilibre approprié entre l’expertise académique et industrielle et les utilisateurs,

— une répartition équitable entre hommes et femmes (20),

— une répartition raisonnable en fonction des origines géographiques (21),

— une rotation régulière des experts (22).

Pour constituer les listes d’experts, la Commission tient également compte, le cas échéant, de leurs aptitudes à apprécier la dimension industrielle et/ou sociétale et la pertinence stratégique des thèmes couverts par l’appel. Les experts doivent avoir les compétences linguistiques requises pour évaluer les propositions.

Dans les cas où des experts sont amenés à traiter des informations classifiées, une habilitation de sécurité du niveau approprié est requise pour leur désignation (23).

La liste des experts appelés pour les sessions d’évaluation est du ressort de l’ordonnateur subdélégué concerné ou des délégués dûment désignés. Les noms des experts chargés des différentes propositions ne sont pas rendus publics. Toutefois, une fois par an, la Commission publie sur l’internet la liste des experts consultés pour les programmes-cadres et dans chaque programme spécifique.

3.3. Conditions de désignation, code de conduite et conflits d’intérêts

La Commission adresse une “lettre de nomination” à chaque expert indépendant, selon le modèle figurant à l’annexe F.

La lettre de nomination impose à l’expert le respect d’un code de conduite et établit les dispositions essentielles en matière de confidentialité. Elle contient notamment la description du travail ainsi que les conditions de rémunération et de remboursement des frais (voir l’annexe F).

En nommant un expert, la Commission (24) prend toutes les mesures nécessaires pour s’assurer que celui-ci n’est pas confronté à un conflit d’intérêts par rapport aux propositions sur lesquelles il est invité à donner un avis. À cette fin, les experts sont tenus de signer une déclaration stipulant qu’il n’y a pas conflit d’intérêts au moment de leur nomination (voir l’annexe F) et qu’ils s’engagent à informer la Commission si pareil conflit survenait au cours de leur mission, en précisant la nature de ce conflit. Informée de l’existence d’un conflit d’intérêts, la Commission prend toutes les mesures nécessaires pour le faire disparaître. En outre, tous les experts sont invités à confirmer qu’ils ne se trouvent pas dans une situation de conflit d’intérêts pour chaque proposition qu’ils sont amenés à examiner, lors de leur évaluation.

La déclaration établit une distinction entre conflits d’intérêts “rédhibitoires” et “potentiels”.

Lorsqu’un conflit d’intérêts rédhibitoire est signalé par un expert ou est établi par la Commission sur la base de toute source d’information disponible, l’expert ne participe pas à l’évaluation de la proposition concernée (réunion de concertation) et ne prend part à aucune réunion du panel (y compris les éventuelles auditions) portant sur cette proposition (25).

Les experts employés par l’un des organismes candidats soumettant une proposition sont normalement réputés se trouver en conflit d’intérêts “rédhibitoire”. Cependant, si cela se justifie par la nécessité de désigner les meilleurs experts disponibles et par le nombre limité d’experts qualifiés dans le domaine, la Commission peut décider d’inviter ces experts à prendre part aux réunions du panel, si ces experts travaillent dans un département/laboratoire/institut différent de celui où les travaux doivent être exécutés, et si les entités qui constituent l’organisme candidat ont un degré élevé d’autonomie de fonctionnement. Dans ce cas, les experts se retirent de la discussion (ou du forum électronique) si le panel discute en détail de la proposition impliquant l’organisation concernée. Ces experts ne participent pas aux auditions, si la proposition concernée atteint ce stade de l’évaluation.

Dans des cas exceptionnels dûment justifiés, les experts se trouvant dans la situation décrite ci-dessus peuvent également participer à la réunion de concertation portant sur la proposition en question. La Commission informe les autres experts de l’affiliation de l’expert concerné.

Lorsqu’un conflit d’intérêts potentiel est signalé par un expert ou porté à la connaissance de la Commission par n’importe quel moyen, la Commission examine les circonstances de l’affaire et décide, sur la base des éléments d’information objectifs dont elle dispose, s’il existe un conflit d’intérêts réel (26). Si un conflit d’intérêts réel est établi, l’expert est exclu de la même manière que pour un conflit d’intérêts rédhibitoire. Dans les autres cas, en fonction des circonstances spécifiques de l’affaire et en tenant dûment compte des risques associés, la Commission peut décider de permettre à l’expert de participer à l’évaluation. L’expert doit signer une déclaration confirmant qu’il agira de manière impartiale.

La Commission peut prendre toute mesure appropriée pour éviter un conflit d’intérêts. Le rôle de l’expert peut se limiter à une participation à la réunion du panel. Dans ce cas, celui-ci quitte la pièce (ou le forum électronique) si le panel discute spécifiquement de la proposition pour laquelle existe un conflit d’intérêts.

Si un conflit d’intérêts insoupçonné jusque-là apparaît au cours de la procédure d’évaluation, l’expert en avertit immédiatement un agent de la Commission. Si ce conflit s’avère rédhibitoire, il s’abstient de tout travail d’évaluation supplémentaire impliquant la proposition en question. Il n’est pas tenu compte des commentaires et notations effectués précédemment par cet expert pour la proposition concernée. Si nécessaire, l’expert exclu est remplacé.

Si un expert cache sciemment un conflit d’intérêts rédhibitoire ou potentiel, et que ce conflit est découvert au cours de l’évaluation, l’expert est immédiatement exclu et les sanctions prévues dans la lettre de nomination et/ou par le règlement financier et ses modalités d’exécution sont appliquées. Toute réunion de concertation à laquelle cet expert aura participé sera déclarée nulle et non avenue, et la ou les propositions concernées seront réévaluées.

Par analogie avec l’article 265 bis, paragraphe 3, des modalités d’exécution du règlement financier, une infraction au code de conduite ou une autre faute grave commise par un expert peut valoir faute professionnelle grave et entraîner l’exclusion de cet expert de la liste établie à la suite de l’appel à manifestation d’intérêt prévu à l’article 179 bis du règlement financier. À la suite d’une telle exclusion, l’expert est retiré de la base de données et ne pourra se réinscrire aussi longtemps que durera l’exclusion.

3.4. Observateurs indépendants

En vue d’assurer un degré élevé de transparence, la Commission peut désigner des experts indépendants pour jouer le rôle d’observateurs (dénommés ci-après “les observateurs”) du processus d’évaluation, sous les angles de son fonctionnement et de son exécution. Leur rôle est de donner des avis indépendants à la Commission sur la conduite et l’équité de toutes les phases des sessions d’évaluation, sur la manière dont les experts évaluateurs appliquent les critères d’évaluation et sur la manière dont les procédures pourraient être améliorées. À ce titre, ils vérifient que les procédures définies ou visées dans les présentes règles sont respectées et ils transmettent leurs constatations et recommandations à la Commission. Ils sont aussi encouragés à avoir des discussions informelles avec les agents de la Commission associés aux sessions d’évaluation et à suggérer à la Commission toute amélioration éventuelle susceptible d’être mise en pratique sans délais. Toutefois, dans le cadre de leur mission, il convient qu’ils s’abstiennent de se prononcer sur les propositions en cours d’évaluation ou sur l’appréciation des experts.

Il n’est pas nécessaire que les observateurs aient des compétences dans le domaine des propositions évaluées. En fait, il est considéré comme avantageux d’avoir des observateurs qui ne possèdent pas une connaissance trop approfondie du domaine scientifique et technique concerné, afin d’empêcher des conflits entre leurs opinions sur les résultats des évaluations et le fonctionnement des sessions. Quoi qu’il en soit, les observateurs s’abstiennent de se prononcer sur les propositions en cours d’examen ou sur l’appréciation des experts.

Les observateurs sont invités à être présents dès le début des sessions d’évaluation, au moment où les experts reçoivent les instructions de la Commission. Lorsqu’une partie d’une évaluation se déroule en dehors des locaux de la Commission (“évaluation à distance”), les observateurs peuvent apprécier cette phase a posteriori, en s’appuyant sur des discussions avec les experts lorsqu’ils se réunissent à Bruxelles (ou sur un autre site d’évaluation central).

La Commission informe les comités des programmes du choix des experts désignés comme observateurs, de leur mandat et, ultérieurement, de leurs constatations; elle peut rendre public un résumé de leur rapport.

Les observateurs sont liés par les mêmes obligations que les experts en matière de confidentialité et de prévention des conflits d’intérêts, et ils signent la même déclaration à cet effet (voir l’annexe F). Ils ne sont pas autorisés à divulguer des renseignements sur les propositions, sur les experts affectés à l’examen de celles-ci, ou sur les délibérations des panels. Les observateurs doivent respecter un code de conduite annexé à leur lettre de nomination.

3.5. Critères d’évaluation

Toutes les propositions éligibles sont évaluées par la Commission, assistée d’experts s’il y a lieu, afin d’examiner leur mérite par rapport aux critères d’évaluation pertinents pour l’appel.

Les critères et sous-critères d’évaluation détaillés (27), et les pondérations et seuils qui leur sont associés, sont définis dans les programmes de travail, sur la base des principes exposés dans les programmes spécifiques et des critères donnés dans les règles de participation. On distingue des critères de sélection et des critères d’attribution, au sens du règlement financier (article 115) et de ses modalités d’exécution (28) (articles 176 et 177).

La manière dont ils seront appliqués est expliquée en détail dans l’appel à propositions et le guide du proposant correspondant.

3.6. Notation des propositions

Les experts examinent les aspects à prendre en considération, comprenant chaque critère d’évaluation, et les notent sur une échelle de 0 à 5. Les notes peuvent inclure des demi-points).

Pour chaque critère examiné, la valeur des notes correspond aux appréciations suivantes:

0 — La proposition ne répond pas au critère examiné ou ne peut pas être évaluée pour cause d’informations manquantes ou incomplètes.

1 — Médiocre. La proposition ne remplit pas adéquatement le critère ou présente de graves faiblesses intrinsèques.

2 — Acceptable. Même si la proposition satisfait au critère dans les grandes lignes, elle présente de sérieuses faiblesses.

3 — Bon. La proposition satisfait au critère de manière appropriée, bien que certaines améliorations soient nécessaires.

4 — Très bon. La proposition satisfait au critère de manière tout à fait appropriée, bien que certaines améliorations soient possibles.

5 — Excellent. La proposition traite avec succès tous les aspects pertinents du critère en question. Les lacunes éventuelles sont mineures.

3.7. Seuils et pondération

Seuils

Des seuils sont établis pour certains critères d’évaluation ou pour l’ensemble de ceux-ci, de telle sorte qu’une proposition n’atteignant pas la note seuil sera rejetée. En outre, un seuil global pourra également être défini. Les seuils à appliquer à chaque critère ainsi que le seuil global éventuel seront définis dans le programme de travail et l’appel à propositions.

La notation d’une proposition en dessous du seuil défini pour un critère peut entraîner l’arrêt de son évaluation.

Il peut être décidé de diviser l’évaluation en plusieurs étapes avec la possibilité de faire examiner les différents critères par des experts différents. Dans le cas d’évaluations par étapes successives, une proposition notée au-dessous du seuil ne pourra pas passer à l’étape suivante et sera immédiatement rejetée.

Pondération

En fonction de la nature spécifique des régimes de financement et de l’appel à propositions, il peut être décidé de pondérer les critères. Les pondérations à appliquer à chaque critère sont indiquées dans le programme de travail et l’appel.

3.8. Description détaillée de l’évaluation des propositions (29)

a) Instruction des experts

Il incombe à la Commission d’instruire les experts avant les sessions d’évaluation. Les experts sont instruits sur les processus et procédures d’évaluation, sur les critères d’évaluation à appliquer et sur le contenu et les retombées attendues des thèmes de recherche concernés. Leur attention est particulièrement attirée sur la confidentialité, l’impartialité et la dissimulation des conflits d’intérêts.

Une attention particulière est accordée à l’instruction des experts appelés à travailler à distance, dans les cas où du matériel spécialement adapté peut être nécessaire (par exemple CD-ROM, présentations en ligne). Un contact étroit est maintenu avec les experts, pour les aider dans toute demande qu’ils pourraient formuler.

b) Évaluation individuelle des propositions

Les propositions sont évaluées par trois experts au moins. Au minimum cinq experts seront chargés d’évaluer les propositions relatives aux réseaux d’excellence, ainsi que d’autres types de propositions spécifiés dans le guide du proposant correspondant.

Dans la phase initiale de l’évaluation, chaque expert travaille individuellement et donne une note et un commentaire pour chaque critère figurant dans le programme de travail et l’appel.

Les experts indiquent aussi si la proposition:

— sort totalement du champ d’application de l’appel à propositions,

— met en jeu des questions éthiques sensibles,

— requiert un examen supplémentaire pour des raisons de sécurité (voir l’annexe B).

En cas de recours à l’évaluation à distance, la Commission transmet des copies des propositions à examiner à chaque expert. Cette transmission se fait sous forme de copie papier envoyée par la poste ou via un service de messagerie, ou par une mise à disposition sous forme électronique.

Justification de la notation

Les experts sont tenus d’assortir de commentaires chacune des notes qu’ils attribuent. Ces commentaires doivent être cohérents avec les notes attribuées et doivent servir à alimenter une réunion de concertation et le rapport de consensus correspondant.

Résultat de l’évaluation individuelle

Après l’évaluation individuelle d’une proposition, l’expert rédige un rapport d’évaluation individuelle confirmant sa lecture individuelle et son appréciation. En cas d’évaluation à distance, les résultats sont communiqués à la Commission par voie postale ou électronique. Le rapport d’évaluation individuelle de l’expert ne peut être modifié par la suite. En signant (ou en approuvant par voie électronique) son rapport d’évaluation individuelle, chaque expert confirme qu’il ne se trouve pas dans une situation de conflit d’intérêts par rapport à l’évaluation de la proposition en question.

Parfois, il peut être demandé aux experts de ne réaliser que l’évaluation individuelle. Dans ce cas, leur rapport d’évaluation individuelle est transmis aux experts participant à la phase de concertation (voir ci-dessous) pour être pris en considération dans la préparation du rapport de consensus.

Si tous les experts considèrent qu’une proposition sort du champ d’application de l’appel, elle peut être considérée comme inéligible et ne peut passer à la phase de concertation.

c) Concertation

Une fois que tous les experts à qui une proposition a été assignée ont achevé leur évaluation individuelle, l’évaluation passe à une phase de concertation visant à dégager un point de vue commun.

Cette phase comprend normalement une réunion de concertation (ou un forum électronique) afin de discuter des notes attribuées et de préparer les commentaires.

La réunion de concertation est animée par un représentant de la Commission (“le modérateur”). Le rôle du modérateur est de rechercher un consensus entre les différents points de vue des experts, sans préjugés favorables ou défavorables aux propositions ou aux organisations concernées, et d’assurer une évaluation loyale et équitable de chaque proposition en fonction des critères d’évaluation imposés.

Le modérateur peut donner à un des experts (“le rapporteur”) la responsabilité de rédiger le rapport de consensus.

Les experts s’efforcent de se mettre d’accord sur une note attribuée par consensus pour chacun des critères évalués et sur des commentaires appropriés pour justifier ces notes. Les commentaires sont rédigés de manière à permettre un retour d’information au coordonnateur de la proposition. Les notes et les commentaires sont consignés dans un rapport de consensus.

Le cas échéant, les experts adoptent un point de vue commun sur les questions relatives au champ d’application, à l’éthique et à la sécurité, comme indiqué au point b) ci-dessus.

Si, au cours de cette réunion de concertation, il s’avère impossible d’amener l’ensemble des experts à l’unanimité sur tel ou tel aspect de la proposition, l’agent de la Commission responsable de l’évaluation peut demander à trois nouveaux experts au maximum d’examiner la proposition.

Résultat de la concertation

Le résultat de la phase de concertation est le rapport de consensus, signé (ou approuvé par voie électronique) par le modérateur et tous les experts ou, au minimum, par le modérateur et le rapporteur. Le modérateur est responsable de faire en sorte que le rapport de consensus reflète le consensus obtenu, exprimé par la notation et les commentaires. En cas d’impossibilité d’arriver à un consensus, le rapport doit mentionner le point de vue de la majorité des experts et indiquer, éventuellement en annexe, les opinions divergentes de tel ou tel expert.

La Commission prend toutes les mesures nécessaires pour assurer la qualité des rapports de consensus, en prêtant une attention particulière à la clarté, à la cohérence et au caractère approprié du niveau de détail. Si des modifications importantes sont nécessaires, les rapports sont renvoyés aux experts concernés.

La signature du rapport de consensus (ou son approbation par voie électronique) met un terme à la phase de concertation.

Évaluation d’une proposition soumise une nouvelle fois

Pour l’évaluation d’une proposition qui a déjà été soumise à la Commission au titre du 7e PC, le modérateur remet aux experts, lors de la phase de concertation, le précédent rapport de synthèse de l’évaluation (voir ci-dessous) si l’évaluation précédente a eu lieu dans des conditions comparables (par exemple si les thèmes du programme de travail et les critères sont largement similaires). Si nécessaire, les experts sont invités à justifier clairement leurs notes et commentaires en cas de différence sensible par rapport aux notes et commentaires attribués à la proposition précédente.

d) Examen par un panel

Il s’agit de la dernière étape à laquelle participent les experts. Elle leur permet de formuler leurs recommandations à la Commission en ayant une vue d’ensemble des résultats de la phase de concertation. Les modalités pratiques sont déterminées en fonction de la nature de l’appel et du nombre de propositions qui ont été soumises.

Pour un appel donné, ou une partie d’un appel, il est parfois possible de faire en sorte que tous les experts examinent toutes les propositions et procèdent à leur examen final en même temps qu’ils préparent les rapports de consensus. On considère alors que ces experts constituent le panel.

Dans les autres cas, un nouveau panel est créé. Il peut comprendre des experts ayant participé à la phase de concertation, de nouveaux experts, ou une combinaison des deux. Il peut y avoir un seul panel couvrant l’ensemble de l’appel, ou plusieurs panels couvrant des activités, des thèmes de recherche ou des régimes de financement différents.

Rôle du panel

La principale mission du panel est d’examiner et de comparer les rapports de consensus dans un domaine donné, de vérifier la cohérence des notations appliquées et des commentaires émis au cours de chacune des réunions de concertation et, le cas échéant, de proposer un nouvel ensemble de notes ou une révision des commentaires.

Le panel peut aussi effectuer les tâches suivantes:

— audition des proposants dont la proposition a satisfait aux seuils imposés (voir ci-dessous),

— résolution des cas où un point de vue minoritaire a été consigné dans le rapport de consensus,

— recommandation d’un ordre de priorité pour les propositions ayant obtenu la même note (uniquement en cas de besoin, compte tenu du budget disponible ou d’autres conditions de l’appel établies dans le programme de travail),

— recommandations sur les possibilités de regrouper ou combiner des propositions.

Le panel est présidé soit par la Commission, soit par un expert désigné par la Commission. Dans l’un ou l’autre cas, la Commission assure un traitement loyal et équitable des propositions lors des débats du panel. Un “rapporteur” du panel (qui peut aussi en être le président) peut être désigné pour rédiger l’avis du panel.

Audition des proposants

Une audition des proposants peut être organisée dans le cadre des délibérations du panel. Des auditions peuvent être particulièrement utiles dans le cas d’appels ou de parties d’appels qui suscitent la soumission de projets coopératifs d’intégration et/ou de réseaux d’excellence de grande envergure.

Lorsque des auditions sont organisées, des invitations sont envoyées aux coordonnateurs des propositions qui ont obtenu, à l’issue de la phase de concertation, des notes supérieures aux seuils par critère et au seuil global. Dans certains appels, il peut être décidé d’étendre l’invitation aux représentants des propositions qui ont satisfait aux seuils par critère mais pas au seuil global.

Dans l’un ou l’autre cas, les conditions d’invitation sont appliquées de manière cohérente pour toutes les propositions soumises dans le cadre d’un appel ou d’une partie d’appel relevant d’une ligne budgétaire indicative donnée du programme de travail.

Les auditions apportent des éléments de clarification des propositions et aident le panel à établir sa notation finale. Elles doivent permettre aux experts de mieux comprendre les propositions mais ne doivent ni modifier ni améliorer de quelque façon que ce soit les propositions elles-mêmes. Ainsi, les proposants ne sont pas invités à présenter leur proposition mais à fournir des explications et clarifications sur des questions qui leur sont soumises par avance.

Toute question particulière que soulève une proposition donnée et qui requiert une expertise spécifique doit être traitée en invitant à l’audition des experts supplémentaires spécialistes du domaine. Dans ce cas, les experts supplémentaires doivent se limiter à traiter la question particulière sur laquelle ils ont une compétence et non pas la proposition dans son ensemble.

Si un consortium qui dépose une proposition n’assiste pas à l’audition mais répond par écrit aux questions envoyées, ses réponses écrites sont prises en considération. S’il ne répond pas aux questions et n’assiste pas à l’audition, le panel attribue à la proposition une note finale et formule des commentaires en s’appuyant uniquement sur la proposition soumise initialement.

Dans certaines circonstances, une audition peut être menée en recourant uniquement à une procédure écrite.

Les auditions peuvent également avoir lieu par téléphone ou par vidéoconférence.

Les modalités spécifiques d’organisation des auditions sont exposées dans le guide du proposant.

Résultats de l’examen par le panel

Les résultats de l’examen par le panel sont consignés dans un rapport qui comprend principalement:

— un rapport de synthèse de l’évaluation (RSE) pour chaque proposition, comprenant les commentaires et les notes et tenant compte des éventuelles auditions. Le cas échéant, les questions éthiques et considérations de sécurité éventuelles sont signalées,

— la liste des propositions ayant satisfait à tous les seuils, ainsi que leur note finale, et les recommandations du panel quant à l’ordre de priorité,

— la liste des propositions évaluées qui n’ont pas satisfait à un ou plusieurs seuils,

— la liste des propositions dont l’inéligibilité a été constatée au cours de l’évaluation,

— un compte rendu des auditions (le cas échéant),

— un résumé des autres recommandations éventuelles du panel.

Si le même panel a examiné des propositions soumises dans le cadre de volets différents d’un appel (par exemple différents régimes de financement ou différents thèmes pour lesquels des budgets distincts ont été alloués dans le programme de travail), le rapport peut contenir plusieurs listes.

Un rapport de synthèse de l’évaluation adopté par les experts du panel peut contenir des recommandations d’améliorations supplémentaires concernant une proposition qui a déjà obtenu une note élevée.

Ces recommandations visent à rendre plus efficace la mise en œuvre du travail proposé, par exemple en modifiant des détails de la méthodologie ou en supprimant des modules de travail superflus. Les experts indiquent les conséquences probables de telles modifications en termes d’efforts et d’équipements et, éventuellement, leur incidence en termes budgétaires. Ils peuvent aussi proposer une réduction des efforts et/ou du budget sans modifier le contenu de la proposition, pour autant que les motifs d’une telle réduction soient bien fondés.

Dans des cas dûment justifiés, le panel peut recommander la fusion de propositions, ou le financement d’une proposition jusqu’à une étape déterminée, avec la possibilité d’octroyer un financement complémentaire à la suite d’un appel à propositions ultérieur.

Le cas échéant, les experts recommandent le financement de projets nécessitant un niveau plus élevé de remboursement pour des activités de recherche et développement technologique liées à la sécurité, lorsque cela est justifié par le développement de capacités dans des domaines où la taille du marché est restreinte et où il existe un risque de “défaillance du marché”, et pour le développement accéléré de matériel en réponse à de nouvelles menaces (30).

Le rapport du panel est signé par au moins trois experts qui en font partie, dont le rapporteur (si un expert a été désigné pour jouer ce rôle) et le président.

3.9. Retour d’informations aux proposants

La Commission transmet, par voie électronique, une lettre (“lettre d’information initiale”) au coordonnateur de chaque proposition évaluée. Cette lettre est accompagnée du RSE, sauf pour les proposants retenus à l’issue de la première phase lors d’une procédure en deux phases telle que décrite à l’annexe C. La lettre et le RSE peuvent également être envoyés sur papier. Le but est de donner aux proposants une indication rapide de l’appréciation portée par les experts lors de l’évaluation de leur proposition. Toutefois, à ce stade, la Commission ne peut prendre d’engagement quant aux possibilités de sélection et de financement.

Le guide du proposant indique la date escomptée pour l’envoi de ces lettres (31).

La Commission ne modifie pas les RSE qui font partie intégrante du rapport du panel, sauf si cela est nécessaire pour en améliorer la lisibilité ou, à titre exceptionnel, pour éliminer d’éventuelles erreurs factuelles ou des commentaires inappropriés qui auraient échappé aux relectures précédentes. Les notes ne sont jamais modifiées. Le RSE reflète le consensus auquel les experts sont parvenus, ainsi que l’examen final par le panel. Il contient des commentaires et des notes pour chaque critère ainsi qu’une note générale, et donne des commentaires généraux le cas échéant. Les commentaires enregistrés doivent justifier la notation de façon claire et suffisante et, le cas échéant, contenir toute recommandation visant à modifier la proposition, si celle-ci devait être retenue pour négociation. Dans des cas exceptionnels, les possibilités de regroupement ou de combinaison avec d’autres propositions peuvent être indiquées.

En ce qui concerne les propositions rejetées pour ne pas avoir satisfait à un seuil d’évaluation, il se peut que les commentaires qui figurent dans le RSE ne soient complets que pour les critères examinés jusqu’à l’étape où le seuil n’a pas été atteint.

Les coordonnateurs de propositions déclarées inéligibles sont informés des motifs de cette décision.

Les coordonnateurs de propositions rejetées pour des raisons de sécurité sont informés des motifs de cette décision.

4. FINALISATION DES RÉSULTATS DE L’ÉVALUATION

À ce stade, le personnel de la Commission examine les résultats de l’évaluation effectuée par les experts et procède à sa propre appréciation des propositions, qui inclut un examen de la contribution de l’Union ou d’Euratom, sur la base de l’avis rendu par ces experts.

4.1. Liste de classement de la Commission

Les propositions sont classées en fonction des résultats de l’évaluation. Les décisions relatives au financement sont prises sur la base de ce classement (32).

Le département responsable dresse la liste définitive des propositions susceptibles de recevoir un financement, parmi celles qui ont satisfait aux seuils d’évaluation, sur la base des résultats de l’évaluation effectuée par les experts. Il est dûment tenu compte des notes attribuées et des avis des experts. Il est aussi tenu compte du budget disponible, des objectifs stratégiques du programme, des politiques de l’Union ou d’Euratom, ainsi que de l’équilibre global des propositions à financer.

Le nombre de propositions figurant sur la liste dépend du budget disponible. Les propositions sont classées par ordre de priorité, sauf s’il existe un budget suffisant pour financer toutes les propositions qui ont satisfait aux seuils imposés.

En règle générale, la Commission suit l’ordre de priorité des propositions recommandé par les experts. Dans des circonstances exceptionnelles, moyennant justification et autorisation à un niveau approprié, la priorité d’une proposition peut être modifiée par rapport à l’ordre proposé par les experts. L’ordre des propositions est motivé.

Pour chacune de ces propositions est déterminée une contribution financière potentielle de l’Union ou d’Euratom, sur la base des commentaires des experts et des analyses effectuées par le département responsable lui-même. Des réductions de budget sont possibles, mais elles n’auront pas pour but le soutien de projets supplémentaires qui n’auraient pas été financés autrement.

Le département responsable consulte ensuite les autres départements et directions générales intéressés concernant la liste des propositions qu’il a l’intention de retenir en vue d’un financement et concernant la contribution financière de l’Union ou d’Euratom proposée pour chaque proposition. Une liste de réserve peut être incluse (voir ci-dessous).

La consultation interne aborde aussi les aspects qui devraient éventuellement être modifiés au cours des négociations, sur la base de l’avis des experts. Il peut notamment s’agir de conditions spéciales concernant la fusion de propositions, ou d’un financement sous conditions proposé par les experts (voir le point 3.8).

À la suite de cette consultation interne, le classement final de la Commission et les mandats de négociation sont établis. Si la consultation révèle qu’un projet très similaire est déjà financé dans un autre cadre, ou si une proposition conduit à des travaux qui seraient manifestement contraires aux politiques établies de l’Union ou d’Euratom, un projet initialement retenu par le département responsable pour bénéficier d’un financement peut ne pas apparaître dans le classement final de la Commission.

4.2. Liste de réserve de la Commission

La liste des propositions à retenir pour les négociations tient compte du budget disponible (qui est spécifié dans l’appel à propositions). Un certain nombre de propositions peuvent être gardées en réserve pour parer à des éventualités telles que l’échec des négociations sur certains projets, le retrait de propositions, des économies budgétaires décidées pendant les négociations, ou la disponibilité de moyens budgétaires supplémentaires provenant d’autres sources.

Les coordonnateurs des propositions gardées en réserve reçoivent confirmation que les négociations préparatoires à une convention de subvention pourront avoir lieu, mais uniquement dans le cas où des crédits supplémentaires deviennent disponibles. Cette confirmation peut également indiquer une date au-delà de laquelle aucune autre offre de négociation ne sera vraisemblablement plus faite.

Lorsque le budget relatif à l’appel concerné est épuisé, les coordonnateurs des propositions non financées qui restent en réserve sont informés et ces propositions sont rejetées (voir ci-dessous).

4.3. Décisions de rejet de la Commission

La Commission décide officiellement de rejeter les propositions déclarées inéligibles (que ce soit avant l’évaluation ou au cours de celle-ci), celles qui ne satisfont pas à un des seuils fixés pour les critères d’évaluation et celles qui, du fait de leur notation en dessous d’un certain niveau, ne peuvent être financées parce que le budget disponible est insuffisant. La Commission peut rejeter toutes les propositions en dessous d’une note donnée, indépendamment des disponibilités budgétaires et des commentaires des experts, si elle considère que le niveau de qualité est insuffisant pour justifier un soutien financier. La Commission peut aussi rejeter des propositions pour des raisons éthiques à la suite d’un examen éthique (voir l’annexe A) ou pour des motifs de sécurité à la suite de la procédure décrite à l’annexe B.

Après une décision de rejet, les coordonnateurs des propositions rejetées sont informés par écrit de la décision de la Commission. La lettre de notification expose les motifs du rejet.

La Commission ne rejette pas les propositions faisant l’objet d’une procédure de recours (voir point 5.3).

5. NÉGOCIATIONS ET OCTROI DE SUBVENTIONS

5.1. Négociation des propositions

Les coordonnateurs des propositions qui n’ont pas été rejetées et pour lesquelles des crédits sont disponibles sont invités à entamer les négociations. Si cette invitation intervient avant que le classement de la Commission et les mandats de négociation soient finalisés, l’invitation mentionne clairement que les négociations risquent de ne pas être menées à terme, ou que le mandat de négociation risque d’être modifié si les résultats de la consultation d’autres départements l’imposent.

La Commission peut être assistée par des experts au cours des négociations, y compris éventuellement par ceux qui ont participé à l’évaluation.

Outre les points éventuels soulevés dans le RSE, les proposants peuvent être appelés à fournir les informations administratives, juridiques, techniques et financières supplémentaires nécessaires à la préparation d’une convention de subvention (33). La Commission peut demander des modifications, éventuellement budgétaires, conformément au mandat de négociation mentionné ci-dessus (point 4.1). Elle justifie toutes les modifications demandées.

Les modifications à apporter aux aspects scientifiques et de gestion peuvent notamment inclure une révision du travail proposé, conformément au mandat de négociation décrit au point 4.1. Les aspects juridiques peuvent notamment englober la vérification de l’existence et du statut juridique des participants, l’examen de clauses spéciales éventuelles dans la convention de subvention ou les conditions requises pour le projet, ainsi que d’autres aspects relatifs à l’élaboration de la convention de subvention définitive (y compris la date de lancement du projet, la planification des rapports et d’autres exigences juridiques). Les aspects financiers peuvent couvrir l’établissement de la contribution communautaire à concurrence d’un maximum fixé, le montant du préfinancement, la ventilation estimée du budget et de la contribution financière de l’Union ou d’Euratom par activité et par participant, ainsi que l’évaluation de la capacité financière du coordonnateur et des autres participants éventuels si nécessaire.

Aucune subvention ne peut être octroyée à des participants potentiels qui, lors de la procédure d’octroi de subvention, se trouvent dans l’une des situations visées aux articles 93 ou 94 du règlement financier (qui concernent, par exemple, les faillites, les condamnations, les fautes professionnelles graves, le non-respect des obligations en matière de sécurité sociale, la participation à des activités illégales, les ruptures de contrat antérieures, les conflits d’intérêts, les fausses déclarations).

Tout participant potentiel ayant commis une irrégularité à l’occasion de la mise en œuvre d’une action dans le contexte d’un programme de l’Union ou d’Euratom peut être exclu à tout moment de la procédure de sélection, dans le respect toutefois du principe de proportionnalité. Toute proposition qui enfreint les principes éthiques fondamentaux ou qui ne remplit pas les conditions définies dans le programme de travail ou l’appel à propositions ne sera pas sélectionnée (34).

Conformément à l’article 54, paragraphe 5, du règlement (CE) no 1083/2006, une dépense cofinancée par le 7e PC ne peut bénéficier de l’intervention des Fonds structurels.

Les dispositions éventuelles visant à fusionner des projets sont également traitées lors de cette phase, tandis que les questions éthiques (voir l’annexe A) ou les considérations de sécurité (voir l’annexe B) sont clarifiées et traitées le cas échéant.

S’il s’avère impossible de parvenir à un accord avec un coordonnateur représentant le consortium dans un délai raisonnable, que la Commission peut imposer, sur tout aspect abordé lors des négociations, ces dernières peuvent être arrêtées et la proposition peut être rejetée par décision de la Commission.

La Commission peut mettre fin aux négociations si le coordonnateur propose de modifier les objectifs du projet, son contenu scientifique et technique, la composition du consortium ou d’autres aspects, dans la mesure où le projet devient sensiblement différent de la proposition qui a été évaluée, ou en diffère d’une manière qui ne correspond pas au contenu du mandat de négociation.

Les négociations concernant les propositions de la liste de réserve peuvent commencer dès qu’il a été démontré clairement qu’un budget suffisant est disponible pour financer une ou plusieurs de ces propositions. En fonction du budget disponible, les négociations débutent avec les propositions qui figurent en tête de la liste de réserve et se poursuivent dans l’ordre du classement final.

5.2. Octroi de subventions

Si les négociations aboutissent (c’est-à-dire une fois que les détails de la convention de subvention ont été convenus avec les proposants et que tous les contrôles nécessaires ont été effectués), la Commission mène à bien ses procédures financières et juridiques internes, ainsi que la procédure de consultation du comité du programme prévue dans le programme spécifique, et adopte la décision de sélection en question. Une fois que la décision de sélection a été adoptée, un financement est accordé par la conclusion d’une convention de subvention officielle entre la Commission et le coordonnateur et les autres participants.

5.3. Assistance, demandes d’information et recours

Le guide du proposant explique la manière dont les proposants peuvent obtenir une assistance ou des informations sur toute question en rapport avec un appel à propositions et les procédures ultérieures. Les coordonnées des points de contact nationaux et du bureau d’assistance de la Commission sont fournies. Un bureau d’assistance spécifique prend en charge les questions relatives au service de soumission électronique de propositions (EPSS).

En outre, la “lettre d’information initiale” visée au point 3.9 indique une adresse à laquelle toute question concernant les résultats d’une évaluation donnée peut être envoyée.

La lettre mentionne aussi une adresse à laquelle le coordonnateur pourra introduire une réclamation s’il estime qu’il y a eu des lacunes dans le traitement de sa proposition et que ces lacunes ont compromis le résultat de l’évaluation. Cette lettre mentionne la date limite de réception des réclamations, à savoir un mois à compter de la date d’envoi de la lettre de la Commission. Le coordonnateur doit indiquer le titre et l’identifiant de l’appel, le numéro (éventuel), le titre et l’acronyme de la proposition ainsi qu’une description complète des lacunes supposées. La marche à suivre pour introduire une réclamation (par exemple via un site web ad hoc) est décrite dans la lettre.

Un comité interne d’examen des évaluations (“comité de recours”) est ensuite convoqué pour examiner les affaires soumises par les coordonnateurs avant la date limite susmentionnée, au moyen de la méthode décrite dans la lettre d’information initiale. Les réclamations qui ne satisfont pas à ces conditions ou ne concernent pas l’évaluation ou le contrôle d’éligibilité d’une proposition donnée ne sont pas prises en considération.

Le comité peut se réunir selon différentes configurations, en fonction des appels en question. Son rôle est d’assurer une interprétation juridique cohérente de ces demandes et une égalité de traitement entre les proposants. Il rend un avis technique sur la mise en œuvre de la procédure d’évaluation sur la base de toutes les informations disponibles concernant la proposition et son évaluation. Il fonctionne de manière indépendante. Le comité lui-même n’évalue pas la proposition. S’il considère qu’il y a eu, dans le contrôle d’éligibilité ou la procédure d’évaluation, une défaillance qui est susceptible d’avoir compromis la décision de financer ou non la proposition, il peut proposer une évaluation supplémentaire de tout ou partie de la proposition par des experts indépendants. Le comité ne remet pas en cause le jugement de groupes d’experts possédant les qualifications appropriées.

Le comité est composé de membres du personnel de la Commission possédant les compétences requises en matière juridique et de procédure, de contenu scientifique et technique et/ou de systèmes d’information, en fonction des affaires qu’il est amené à examiner. Il est présidé par un fonctionnaire provenant d’un autre département que celui qui est responsable de l’appel. Le coordonnateur de l’appel (ou une autre personne du département responsable de l’appel désignée à cet effet) est membre du comité.

Si le comité est amené à examiner des aspects d’éligibilité, il peut demander l’avis du comité d’examen de l’éligibilité mentionné au point 2.6 (ou coopter des membres de celui-ci).

S’appuyant sur cet examen, il recommande une ligne de conduite à l’ordonnateur responsable de l’appel.

Une réponse initiale est envoyée aux plaignants dans les trois semaines suivant le délai applicable pour le dépôt de recours, comme indiqué plus haut. La réponse initiale indique quand la réponse définitive sera fournie.

La procédure de recours ne remplace par les canaux applicables à toutes les actions de la Commission, à savoir: le secrétariat général de la Commission en cas d’infraction au code de bonne conduite administrative (en ce qui concerne les relations avec le public); le Médiateur européen en cas de “mauvaise administration”; et la Cour européenne de justice, dans le cas d’une décision concernant une personne physique ou morale. Ces voies de recours sont également ouvertes aux proposants qui souhaitent déposer une plainte après le délai mentionné ci-dessus.

5.4. Rapport sur les résultats des appels à propositions

La Commission fournit des informations statistiques sur les résultats des appels à propositions au comité du programme, conformément à l’annexe V des programmes spécifiques “Coopération” et “Capacités” et à l’annexe II du programme spécifique “Personnel”.