ANNEXE 1

DÉCISION No 1/2004

du 28 mai 2004

du conseil de stabilisation et d’association UE-ancienne République yougoslave de Macédoine arrêtant son règlement intérieur, y compris le règlement intérieur du comité de stabilisation et d’association

LE CONSEIL DE STABILISATION ET D’ASSOCIATION,

vu l’accord de stabilisation et d’association conclu entre les Communautés européennes et leurs États membres, d’une part, et l’ancienne République yougoslave de Macédoine, d’autre part (1), et notamment ses articles 108, 109, 110, 111, 112 et 113,

DÉCIDE:

Article premier

Présidence

La présidence du conseil de stabilisation et d’association est exercée à tour de rôle pendant une durée de douze mois par un représentant du Conseil de l’Union européenne, au nom de la Communauté et de ses États membres, et par un représentant du gouvernement de l’ancienne République yougoslave de Macédoine. La première période commence à la date de la première réunion du conseil de stabilisation et d’association et se termine le 31 décembre 2004.

Article 2

Réunions

Le conseil de stabilisation et d’association se réunit régulièrement au niveau ministériel une fois par an. Si les parties en conviennent, des sessions extraordinaires du conseil de stabilisation et d’association peuvent se tenir à la demande de l’une ou l’autre des parties.

Sauf si les parties en conviennent autrement, chaque session du conseil de stabilisation et d’association se tient au lieu habituel des sessions du Conseil de l’Union européenne, à une date convenue par les deux parties.

Les réunions du conseil de stabilisation et d’association sont convoquées conjointement par les secrétaires du conseil de stabilisation et d’association, en accord avec le président.

Article 3

Représentation

Les membres du conseil de stabilisation et d’association empêchés d’assister à une réunion peuvent se faire représenter. Si un membre désire se faire représenter, il doit informer le président du nom de son représentant avant la tenue de la réunion à laquelle il sera représenté.

Le représentant d’un membre du conseil de stabilisation et d’association exerce tous les droits du membre titulaire.

Article 4

Délégations

Les membres du conseil de stabilisation et d’association peuvent se faire accompagner de fonctionnaires.

Avant chaque réunion, le président est informé de la composition prévue des délégations des deux parties.

Un représentant de la Banque européenne d’investissement assiste aux réunions du conseil de stabilisation et d’association, en qualité d’observateur, lorsque des questions concernant la Banque figurent à l’ordre du jour.

Le conseil de stabilisation et d’association peut inviter des personnes extérieures à assister à ses réunions afin d’être informé sur des sujets particuliers.

Article 5

Secrétariat

Un fonctionnaire du secrétariat général du Conseil de l’Union européenne et un fonctionnaire de la mission de l’ancienne République yougoslave de Macédoine à Bruxelles exercent conjointement les fonctions de secrétaires du conseil de stabilisation et d’association.

Article 6

Correspondance

La correspondance destinée au conseil de stabilisation et d’association est envoyée au président du conseil de stabilisation et d’association à l’adresse du secrétariat général du Conseil de l’Union européenne.

Les deux secrétaires assurent la transmission de cette correspondance au président du conseil de stabilisation et d’association et, le cas échéant, sa diffusion aux autres membres du conseil de stabilisation et d’association. La correspondance ainsi diffusée est adressée au secrétariat général de la Commission, aux représentations permanentes des États membres et à la mission de l’ancienne République yougoslave de Macédoine à Bruxelles.

Les communications émanant du président du conseil de stabilisation et d’association sont adressées aux destinataires par les deux secrétaires et diffusées, le cas échéant, aux autres membres du conseil de stabilisation et d’association aux adresses indiquées à l’alinéa précédent.

Article 7

Publicité

Sauf décision contraire, les réunions du conseil de stabilisation et d’association ne sont pas publiques.

Article 8

Ordre du jour des sessions

1. Le président établit l’ordre du jour provisoire de chaque réunion. Celui-ci est transmis par les secrétaires du conseil de stabilisation et d’association aux destinataires visés à l’article 6 au plus tard quinze jours avant le début de la réunion.

L’ordre du jour provisoire comprend les points pour lesquels la demande d’inscription est parvenue au président au moins vingt et un jours avant le début de la réunion, étant entendu que ces points ne seront inscrits à l’ordre du jour provisoire que si les documents y afférents ont été transmis aux secrétaires au plus tard à la date d’envoi de cet ordre du jour.

L’ordre du jour est adopté par le conseil de stabilisation et d’association au début de chaque réunion. Un point autre que ceux figurant à l’ordre du jour provisoire peut être inscrit à l’ordre du jour avec l’accord des deux parties.

2. Le président peut, en accord avec les deux parties, réduire les délais indiqués au paragraphe 1 afin de tenir compte des exigences d’un cas particulier.

Article 9

Procès-verbal

Les deux secrétaires établissent un projet de procès-verbal de chaque session.

Le procès-verbal comprend, en règle générale, pour chaque point de l’ordre du jour:

— la mention des documents soumis au conseil de stabilisation et d’association,

— les déclarations dont un membre du conseil de stabilisation et d’association a demandé l’inscription,

— les décisions et les recommandations arrêtées, les déclarations convenues et les conclusions adoptées.

Le projet de procès-verbal est soumis pour approbation au conseil de stabilisation et d’association. Après approbation, le procès-verbal est signé par le président et par les deux secrétaires. Il est conservé dans les archives du secrétariat général du Conseil de l’Union européenne, qui fait office de dépositaire des documents de l’association. Une copie certifiée conforme en est adressée à chacun des destinataires visés à l’article 6.

Article 10

Décisions et recommandations

1. Le conseil de stabilisation et d’association arrête ses décisions et recommandations d’un commun accord entre les parties.

Entre les sessions, le conseil de stabilisation et d’association peut, si les deux parties en conviennent, arrêter des décisions ou des recommandations par procédure écrite.

2. Les décisions et les recommandations du conseil de stabilisation et d’association au sens de l’article 110 de l’accord de stabilisation et d’association portent respectivement le titre de «décision» et de «recommandation», suivi d’un numéro d’ordre, de la date de leur adoption et d’une indication de leur objet.

Les décisions et les recommandations du conseil de stabilisation et d’association sont revêtues de la signature du président et authentifiées par les deux secrétaires.

Les décisions et les recommandations sont adressées à chacun des destinataires visés à l’article 6.

Chacune des parties peut décider de la publication, dans son journal officiel respectif, des décisions et recommandations du conseil de stabilisation et d’association.

Article 11

Langues

Les langues officielles du conseil de stabilisation et d’association sont les langues officielles des deux parties.

Sauf décision contraire, le conseil de stabilisation et d’association délibère sur la base de documents établis dans ces langues.

Article 12

Dépenses

La Communauté et l’ancienne République yougoslave de Macédoine prennent en charge les dépenses qu’elles exposent en raison de leur participation aux réunions du conseil de stabilisation et d’association, tant en ce qui concerne les frais de personnel, de voyage et de séjour qu’en ce qui concerne les frais postaux et de télécommunications.

Les dépenses relatives à l’interprétation en séance ainsi qu’à la traduction et à la reproduction des documents sont supportées par la Communauté, à l’exception de celles relatives à l’interprétation ou à la traduction vers la langue officielle de l’ancienne République yougoslave de Macédoine ou à partir de celle-ci, qui sont supportées par l’ancienne République yougoslave de Macédoine. Les autres dépenses afférentes à l’organisation des réunions sont supportées par la partie qui accueille les réunions.

Article 13

Comité de stabilisation et d’association

1. Il est institué un comité de stabilisation et d’association chargé d’assister le conseil de stabilisation et d’association dans l’accomplissement de ses tâches. Il est composé, d’une part, de représentants du Conseil de l’Union européenne et de représentants de la Commission des Communautés européennes et, d’autre part, de représentants du gouvernement de l’ancienne République yougoslave de Macédoine, habituellement au niveau des hauts fonctionnaires.

2. Le comité de stabilisation et d’association prépare les réunions et les délibérations du conseil de stabilisation et d’association, met en œuvre, le cas échéant, les décisions de celui-ci et, d’une façon générale, assure la continuité des relations d’association et le bon fonctionnement de l’accord de stabilisation et d’association. Il examine toute question qui lui est renvoyée par le conseil de stabilisation et d’association ainsi que toute autre question qui pourrait se poser dans le cadre de l’application quotidienne de l’accord de stabilisation et d’association. Il soumet à l’approbation du conseil de stabilisation et d’association des propositions ou des projets de décisions et/ou de recommandations.

3. Dans le cas où l’accord de stabilisation et d’association prévoit une obligation ou une possibilité de consultation, la consultation peut avoir lieu au sein du comité de stabilisation et d’association. Elle peut se poursuivre au conseil de stabilisation et d’association si les deux parties en conviennent.

4. Le règlement intérieur du comité de stabilisation et d’association est annexé à la présente décision.