DÉCISION DE LA COMMISSION du 22 décembre 1992 fixant les dispositions d'application de la décision 92/481/CEE du Conseil portant adoption d'un plan d'action pour l'échange, entre les administrations des États membres, de fonctionnaires nationaux chargés de la mise en oeuvre de la législation communautaire nécessaire à la réalisation du marché intérieur (Programme Karolus)

(93/10/CEE)LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,

vu le traité instituant la Communauté économique européenne,

vu la décision 92/481/CEE du Conseil, du 22 septembre 1992, concernant l'adoption d'un plan d'action pour l'échange, entre les administrations des États membres, de fonctionnaires nationaux chargés de la mise en oeuvre de la législation communautaire nécessaire à la réalisation du marché intérieur (1), et notamment son article 10,

considérant qu'il convient de fixer les modalités de mise en application des échanges de fonctionnaires entre administrations des États membres et des séminaires de formation, visés à l'article 5 de ladite décision;

considérant que l'organisation de ces échanges doit répondre à certaines conditions, afin d'assurer à cette opération le maximum d'efficacité en lui permettant d'atteindre les objectifs visés à l'article 4 de ladite décision;

considérant qu'il convient de prévoir la préparation, l'organisation et le suivi des échanges en fixant le rôle respectif des États membres et de la Commission;

considérant que la définition de ces modalités d'application est indispensable à la réussite des opérations d'échanges de fonctionnaires entre administrations des États membres et par là même au plan d'action pour l'échange entre les administrations des États membres de fonctionnaires nationaux chargés de la mise en oeuvre de la législation communautaire nécessaire à la réalisation du marché intérieur;

considérant qu'il convient d'arrêter certaines dispositions financières indispensables à l'organisation matérielle des transferts de fonds entre la Commission, les États membres et les fonctionnaires en échange, tant en ce qui concerne les échanges de fonctionnaires que les séminaires;

considérant qu'il convient de doter ce plan d'action d'une appellation qui le distingue des autres programmes communautaires de formation;

considérant que les mesures prévues dans la présente décision sont conformes à l'avis du comité visé à l'article 10 de la décision 92/481/CEE concernant ce plan d'action,

A ARRÊTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION:

Article premier

1. La présente décision fixe certaines dispositions d'application de la décision 92/481/CEE concernant l'adoption d'un plan d'action pour l'échange, entre les administrations des États membres, de fonctionnaires nationaux chargés de la mise en oeuvre de la législation communautaire nécessaire à la réalisation du marché intérieur, relatives:

- à l'organisation des échanges de fonctionnaires,

- à l'organisation de séminaires,

- aux modalités financières de paiement par la Commission et les États membres de leurs participations ou remboursements des frais correspondant aux échanges et aux séminaires.

2. La présente décision n'affecte en rien les programmes d'échange de fonctionnaires établis dans des domaines spécifiques.

Article 2

Le plan d'action pour l'échange, entre les administrations des États membres, de fonctionnaires nationaux chargés de la mise en oeuvre de la législation communautaire nécessaire à la réalisation du marché intérieur est dénommé « Programme Karolus ».

Article 3

1. Le service (ci-après dénommé coordonnateur national) désigné par chaque État membre, conformément à l'article 7 de la décision 92/481/CEE, afin de mettre en oeuvre l'organisation des échanges est considéré comme responsable de l'ensemble des activités du plan d'action. Le coordonnateur national est chargé notamment de la sélection des actes de candidature et de leur transmission à la Commission ainsi que de l'agrément des candidats présentés par un autre État membre. Il participe également à l'information des fonctionnaires de l'État membre dont il dépend et à la promotion du programme d'échanges.

2. La liste des coordonnateurs nationaux est la suivante:

B - BELGIQUE

Direction générale de la sélection et de la formation

Rue du gouvernement provisoire 15

B-1000 Bruxelles

Algemene Directie voor Selectie en Vorming

Voorlopig Bewindstraat, 15

B-1000 Brussel

DA - DANEMARK

Finansministeriet, Administrations- og Personaledepartementet

Bredgade 43

DK-1260 Koebenhavn K

DE - ALLEMAGNE

Bundesministerium des Innern

Referat V.I.4

D-5300 Bonn 1

EL - GRÈCE

Ministère de l'économie nationale

Direction des relations avec les Communautés européennes

Platea Sintagmatos

GR-10180 Athènes

ES - ESPAGNE

Comisión Superior de Personal

Dirección General de la Función Pública (MAP)

C/María de Molina, 50

E-Madrid

F - FRANCE

Direction générale de l'administration et de la fonction publique

Secteur international

32, rue de Babylone

F-75700 Paris

IRL - IRLANDE

Careers and Appointments Section

Department of Finance

Agriculture House

Kildare Street

IRL-Dublin 2

IT - ITALIE

Presidenza del Consiglio dei ministri

Dipartimento della Funzione Pubblica

Servizio i « Affari generali »

reparto iv « rapporti internazionali »

Corso Vittorio Emanuele 116

I-00186 Roma

L - LUXEMBOURG

Administration du personnel de l'État

2, rue Mercier

BP 1408

L-1014 Luxembourg

NL - PAYS-BAS

Rijkspsychologische Dienst (RPD)

Afdeling Advies

Bureau Internationale Ambtenaren

Postbus 20013

NL-2500 EA Den Haag

P - PORTUGAL

Direcçao Geral das Comunidades Europeias (DGCE) do Ministério dos Negócios Estrangeiros

Serviço do Mercado Interno

Rua da Cova da Moura, 1

P-1000 Lisboa

UK - ROYAUME-UNI

Cabinet Office

Office of Public Service and Science

70, Whitehall

UK-London SW 1

TITRE 1 ÉCHANGES DE FONCTIONNAIRES Chapitre I Durée des échanges

Article 4

La durée minimale des échanges, prévue à l'article 5 troisième tiret de la décision 92/481/CEE peut, exceptionnellement, être inférieure à deux mois. Dans ce cas, la Commission doit en avoir été informée préalablement.

Chapitre II Organisation des échanges

Article 5

1. Les candidatures sont présentées par le coordonnateur national, sur la base du formulaire en annexe I, accompagné d'un curriculum vitae et d'une description détaillée de l'emploi occupé dans l'administration d'origine, ainsi que de la précision des domaines d'intérêt dans l'administration d'accueil.

2. Le coordonnateur national s'assure:

a) que le candidat:

- a fourni les pièces prévues au paragraphe 1,

- se situe dans les domaines prioritaires définis par la décision prise en application de l'article 5 sixième tiret de la décision 92/481/CEE,

- remplit les conditions linguistiques lui permettant de remplir sa mission,

- est autorisé par son administration d'origine pour la durée de l'échange sollicité;

b) que la participation aux frais de séjour, à la charge de l'État membre, est prévue.

Article 6

1. Le coordonnateur national transmet les candidatures à la Commission pour l'organisation matérielle du programme.

2. La Commission vérifie que les candidatures correspondent aux critères visés à l'article 5, veille, compte tenu des moyens budgétaires disponibles, à l'équilibre géographique, assure l'organisation et le bon déroulement de l'échange et contrôle la gestion budgétaire du programme.

Article 7

1. Tout acte de candidature remplissant les conditions visées à l'article 6 paragraphe 2 est transmis par la Commission au coordonnateur désigné par l'État d'accueil.

2. Ce coordonnateur:

- s'assure que l'administration d'accueil accepte les candidats proposés,

- s'assure que l'administration d'accueil facilite les conditions de séjour des fonctionnaires en échange et leur apporte toute l'assistance requise pour l'organisation matérielle de leur séjour en collaboration avec le membre des comités spécialisés réunis par la Commission,

- informe la Commission, sur la base des informations dont il dispose, des capacités d'accueil ou des difficultés qui pourraient survenir pour l'accueil dans certains des domaines prioritaires.

Article 8

1. Le fonctionnaire en échange remplit, à son retour et au plus tard dans les quatre semaines, un questionnaire d'évaluation selon le modèle figurant à l'annexe II.

2. En outre, le fonctionnaire en échange rédige un rapport sur les enseignements tirés de l'échange.

Ces deux documents sont à viser par son supérieur hiérarchique et à transmettre ensuite au coordonnateur national.

3. Chaque coordonnateur national adresse à la Commission tous les questionnaires d'évaluation et les rapports des fonctionnaires de son administration qu'il a reçus au cours du mois précédent, avec éventuellement ses commentaires. La Commission transmet au coordonnateur national du pays d'accueil intéressé une copie desdits questionnaires et rapports.

4. Une fois par an, la Commission transmet aux États membres une synthèse de ces rapports dans la mesure où les informations qu'ils comportent contribuent au suivi de la mise en oeuvre des instruments de réalisation du marché unique.

Chapitre III Obligations des États membres

Article 9

Pour la mise en oeuvre de l'article 6 paragraphe 1 de la décision 92/481/CEE, les États membres d'accueil tiennent compte des objectifs poursuivis par les fonctionnaires en échange et de ceux de l'administration d'origine.

Article 10

Chaque acte de candidature est accompagné de l'attestation selon laquelle la participation aux frais de séjour est prise en charge par l'État membre d'origine (annexe I).

Les frais de séjour sont calculés sur la base du barème en annexe III. Lorsque la durée de l'échange excède un mois, le taux de cette indemnité de séjour est réduit de 25 % pour la période qui excède la durée d'un mois. La Commission reverra annuellement ce barème et, le cas échéant, en fonction de variations monétaires importantes ou dans le cas d'une révision de la présente décision, conformément à la procédure de l'article 10 de la décision 92/481/CEE.

TITRE II SÉMINAIRES DE FORMATION

Article 11

La Commission met en place le programme des séminaires qu'il est prévu d'organiser au cours de l'année. Deux séminaires sont prévus par participant: un séminaire de formation au sens de l'article 5 deuxième tiret de la décision 92/481/CEE et un séminaire d'évaluation après transmission du rapport des participants au sens de l'article 5 cinquième tiret de ladite décision. La Commission tient compte des domaines prioritaires définis par la décision prise en application de l'article 5 sixième tiret de la décision 92/481/CEE.

Article 12

Le programme visé à l'article 11 de la présente décision détermine:

- les priorités de l'année en matière d'échanges et de séminaires,

- les thèmes des séminaires,

- le lieu de déroulement des séminaires, à savoir auprès de la Commission ou dans un État membre,

- le nombre envisagé de participants par État membre.

Article 13

La Commission communique à tous les coordonnateurs nationaux le projet de programme de chaque séminaire. Ce projet peut éventuellement être complété avant la tenue du séminaire. Dans ce cas, un programme modifié et définitif est envoyé à tous les coordonnateurs nationaux par la Commission.

TITRE III DISPOSITIONS FINANCIÈRES Chapitre I Échanges

Article 14

L'État membre verse directement à ses fonctionnaires sa participation représentant les 50 % des frais de séjour relatifs à l'échange, sur la base du devis fourni par la Commission lors de la confirmation de la sélection du candidat.

Article 15

Le fonctionnaire en échange fera remplir par l'administration d'accueil un certificat d'arrivée lors du début de l'échange et un certificat de départ lors de la fin de l'échange établis selon les modèles figurant aux annexes IV et V. Ces certificats seront immédiatement transmis à la Commission.

Article 16

Le fonctionnaire en échange a droit à une indemnité journalière pour chaque jour de séjour dans le pays d'accueil telle que prévue à l'article 10 de la présente décision et au remboursement des frais de voyage suivants tels que définis à l'annexe VI:

- deux voyages aller/retour lorsque la durée de l'échange est égale ou supérieure à deux mois,

- un voyage aller/retour lorsque la durée de l'échange est inférieure à deux mois, en conformité avec l'article 4 de la présente décision,

- en cas de fractionnement du séjour, les frais de voyage résultant de ce fractionnement sont remboursés dans les conditions fixées dans les deux tirets précédents, pour chaque période de séjour.

Dès que la Commission reçoit la certification de l'arrivée au service d'accueil et une photocopie ou pièce justificative des documents de voyage, un paiement correspondant à sa participation aux indemnités journalières du premier mois de séjour (soit 50 % de ces frais) et au remboursement du montant des frais de voyage est effectué au fonctionnaire en échange.

Le règlement du solde de la participation de la Commission aux indemnités journalières est effectué au fonctionnaire au début du second mois.

Le remboursement des frais du second voyage est effectué après réception par la Commission de la photocopie ou pièce justificative des documents de voyage et du certificat d'accord pour le voyage à mi-séjour par les autorités du service d'accueil selon le modèle en annexe VII.

Les documents de voyage originaux seront remis à la Commission au terme du séjour.

Séminaires

Article 17

Les frais de voyage résultant de la participation à un séminaire sont remboursés par la Commission à chaque participant sur présentation du titre de transport tel que prévu à l'article 16 de la présente décision.

Le montant correspondant aux frais de séjour, prévu à l'article 10 de la présente décision, est remis aux participants après déduction des frais de logement et des repas en commun offerts ou pris en charge directement par l'organisation du séminaire.

Chapitre II Dispositions communes

Article 18

Un rapport financier annuel sur l'exécution du programme sera transmis par la Commission aux coordonnateurs nationaux de manière à leur permettre de suivre la mise en oeuvre de celui-ci.

Article 19

Cette décision sera applicable à partir du 1er janvier 1993.

Article 20

La présente décision est adressée à tous les États membres.

Fait à Bruxelles, le 22 décembre 1992.

Par la Commission

Martin BANGEMANN

Vice-président

(1) JO no L 286 du 1. 10. 1992, p. 65.

ANNEXE I

(Articles 5 et 10)

PROGRAMME D'ÉCHANGE DE FONCTIONNAIRES 1993 À remplir par le candidat (à la machine à écrire s.v.p.) et à adresser au coordonnateur national (cf. guide du candidat, annexe III) (prière d'ajouter une description des tâches exercées dans votre administration d'origine et les sujets d'intérêt dans l'administration hôte)

Nom: Prénom: Sexe:

Date de naissance:

Adresse privée:

Téléphone:

Adresse professionnelle:

Téléphone: Téléfax:

Administration:

Service:

Fonction:

Connaissances linguistiques (indiquez votre niveau de compréhension orale et écrite et d'expression orale et écrite):

Lieu de destination:

- choix 1:

- choix 2:

Durée du séjour:

Dates possibles du séjour:

- choix 1:

- choix 2:

Service d'accueil:

- choix 1:

- choix 2:

Contacts préalables avec l'administration d'accueil: oui/non

laquelle:

Sujet du droit communautaire faisant l'objet de la formation:

Motivations:

À remplir par l'administration d'origine:

LA SIGNATURE DE CE FORMULAIRE GARANTIRA LA PARTICIPATION DU CANDIDAT AU PROGRAMME. ELLE SERA CONSIDÉRÉE COMME UN ENGAGEMENT À FINANCER 50 % DES FRAIS DE SÉJOUR IMPLIQUÉS (VOIR DÉCISION 92/481/CEE DU CONSEIL, ARTICLE No 9 - JO No L 286 DU 1. 10. 1992, P. 65).

Autorité responsable:

Nom: Prénom:

Fonction:

Téléphone: Téléfax:

Date: Signature:

ANNEXE II

(Article 8)

Plan d'action pour l'échange de fonctionnaires nationaux chargés de mettre en oeuvre la législation nécessaire à la réalisation du marché intérieur QUESTIONNAIRE D'ÉVALUATION POUR LE FONCTIONNAIRE EN ÉCHANGE Nom:

Administration d'origine:

Service:

État membre d'origine:

Lieu de l'échange

État membre:

Administration:

Service:

Personne qui a pris en charge l'échange:

1. Les informations nécessaires à la préparation de l'échange ont-elles été distribuées dans des délais raisonnables?

2. Quel type de programme de travail pour votre période d'échange avez-vous trouvé à l'administration d'accueil?

, Programme détaillé

, Programme non détaillé à compléter après votre arrivée

, Pas de programme

Le type de programme ou de méthode de travail qui a été suivi vous a-t-il permis d'atteindre les buts de votre détachement ou une adaptation à vos intérêts?

3. Comment évaluez-vous le programme de travail que vous avez poursuivi?

4. Comment évaluez-vous les moyens matériaux mis à votre disposition pour votre travail? (documentation, bureau, etc.)

5. Est-ce que les occasions de discussion avec vos collègues et d'autres instances de l'administration d'accueil étaient assez nombreuses pour combler vos besoins?

6. Est-ce que l'atmosphère de travail était agréable?

7. L'échange a-t-il répondu à vos attentes?

8. Pensez-vous que la durée du séjour était adéquate pour réaliser vos objectifs?

9. Les allocations journalières qui vous ont été accordées étaient-elles suffisantes pour couvrir des frais de logement et de repas raisonnables?

10. Les remboursements des frais de voyage et les paiements des indemnités journalières ont-ils été effectués dans des délais raisonnables?

ANNEXE III

(Article 10)

Indemnités de séjour (en écus)

Belgique 120

Danemark 145

Allemagne 120

Grèce 120

Espagne 124

France 120

Irlande 124

Italie 133

Luxembourg 120

Pays-Bas 120

Portugal 120

Royaume-Uni 136

ANNEXE IV

(Article 15)

Plan d'action pour l'échange de fonctionnaires nationaux chargés de mettre en oeuvre la législation nécessaire à la réalisation du marché intérieur CERTIFICAT D'ARRIVÉE DANS LE SERVICE D'ACCUEIL Le soussigné:

nom:

titre:

administration:

service:

adresse:

État membre:

certifie/fait savoir que le participant à l'échange:

nom:

administration d'origine:

État membre d'origine:

a été incorporé dans le service d'accueil le:

Fait à ,

(ville)

(date)

Signature:

ANNEXE V

(Article 15)

Plan d'action pour l'échange de fonctionnaires nationaux chargés de mettre en oeuvre la législation nécessaire à la réalisation du marché intérieur CERTIFICAT DE DÉPART DU SERVICE D'ACCUEIL Le soussigné:

nom:

titre:

administration:

service:

adresse:

État membre:

certifie/fait savoir que le participant à l'échange:

nom:

administration d'origine:

État membre d'origine:

a conclu son séjour dans le cadre du plan d'action d'échange le:

Fait à ,

(ville)

(date)

Signature:

ANNEXE VI

(Article 16)

RÉGLEMENTATION RELATIVE AU REMBOURSEMENT DES FRAIS DE VOYAGE ET D'APPROCHE Frais de voyage 1. Le remboursement des frais de voyage est effectué en écus au taux de celui-ci au premier jour du mois en cours et sur les bases suivantes:

- itinéraire usuel le plus court et le plus économique en chemin de fer, première classe, entre le lieu de départ mentionné dans l'avis de convocation et le lieu d'affectation pour l'échange ou le lieu des séminaires,

- si le voyage comporte un trajet de nuit d'une durée d'au moins six heures compris entre 22 heures et 7 heures: wagon-lit sur présentation du billet, jusqu'à concurrence du prix en classe double,

- prix de la location des places et du transport de bagages nécessaires, ainsi que suppléments pour trains rapides sur présentation des pièces justificatives.

2. Les frais résultant des voyages en bateau sont remboursés sur présentation des pièces justificatives. Les frais de transport d'une voiture par bateau ne sont pas remboursés.

3. Lorsque le fonctionnaire utilise une voiture pour se déplacer, ses frais de voyage sont remboursés sur la base du prix en chemin de fer, première classe, wagon-lit et tout autre supplément exclus. Si deux ou plusieurs participants à l'échange ou aux séminaires ayant droit au remboursement des frais de voyage utilisent la même voiture, le remboursement n'est effectué qu'à la personne ayant la charge du véhicule, au taux de 150 %.

4. Si la distance en chemin de fer est supérieure à 400 kilomètres ou lorsque l'intéressé est obligé de traverser la mer, le remboursement des frais de voyage en avion est effectué sur la base du billet d'avion en classe immédiatement inférieure à la première classe et sur présentation du billet.

5. Les frais de taxi ne sont pas remboursés.

Frais d'approche Les fonctionnaires en échange ont droit à une indemnité journalière pour frais d'approche du même montant que celui de l'indemnité pour frais de séjour. Le décompte de cette indemnité est effectué forfaitairement pour le voyage aller-retour selon la distance en chemin de fer entre le lieu de départ et le lieu de l'affectation pour l'échange ou celui des séminaires d'après les règles suivantes:

- une demi-journée pour une distance supérieure à 50 kilomètres et inférieure à 350 kilomètres,

- une journée pour une distance égale ou supérieure à 350 kilomètres et inférieure à 500 kilomètres,

- une journée et demie pour une distance égale ou supérieure à 500 kilomètres et inférieure à 800 kilomètres,

- deux journées pour une distance égale ou supérieure à 800 kilomètres et inférieure à 1 200 kilomètres,

- deux journées et demie pour une distance égale ou supérieure à 1 200 kilomètres.

Toutefois, le décompte s'effectue sur la durée effective du voyage, si l'intéressé prouve que celle-ci a été supérieure à deux journées et demie.

Les distances parcourues en avion sont réduites de deux tiers, sans que l'indemnité journalière puisse dépasser celle d'un jour.

Dispositions particulières Aucun préjudice moral, matériel ou corporel subi par le fonctionnaire au cours du voyage ou du séjour au lieu de l'affectation pour l'échange ou celui des séminaires ne peut faire l'objet d'un recours contre la Commission s'il n'est pas imputable à celle-ci.

Le fonctionnaire utilisant sa propre voiture pour ses déplacements conserve l'entière responsabilité des accidents qui pourraient être occasionnés à son véhicule ou par celui-ci à des tiers; il doit être en possession d'une police d'assurance couvrant la responsabilité civile.

ANNEXE VII

(Article 16)

Plan d'action pour l'échange de fonctionnaires nationaux chargés de mettre en oeuvre la législation nécessaire à la réalisation du marché intérieur CERTIFICAT D'ACCORD POUR LE VOYAGE À MI-SÉJOUR Le soussigné:

nom:

titre:

administration:

service:

adresse:

État membre:

déclare donner son accord à l'absence du participant à l'échange:

nom:

administration d'origine:

État membre d'origine:

du service d'accueil pour se déplacer

du

(jour)

(mois)

jusqu'au

(jour)

(mois)

Fait à ,

(ville)

(date)

Signature: