Règlement (CE) no 156/2004 de la Commission

du 29 janvier 2004

concernant l'aide financière de la Communauté aux laboratoires communautaires de référence en application de l'article 28 de la décision 90/424/CEE

LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,

vu le traité instituant la Communauté européenne,

vu la décision 90/424/CEE du Conseil du 26 juin 1990 relative à certaines dépenses dans le domaine vétérinaire(1), et notamment son article 28, paragraphe 2,

considérant ce qui suit:

(1) Les critères d'éligibilité pour les dépenses des laboratoires communautaires de référence bénéficiant d'une aide financière en application de l'article 28 de la décision 90/424/CEE et les procédures applicables à la présentation des dépenses et à la réalisation des audits ont été définis dans le règlement (CE) n° 324/2003 de la Commission(2).

(2) Les laboratoires communautaires de référence ("laboratoires") s'acquittent des tâches et obligations énoncées dans la législation vétérinaire communautaire, afin d'assister la Communauté.

(3) Le niveau de l'aide financière annuelle de la Communauté ("aide financière") au fonctionnement de certains laboratoires est fixé chaque année par des décisions spécifiques dans le domaine des mesures vétérinaires en rapport avec la santé publique, de la santé animale et des résidus.

(4) Le coût des missions effectuées par le personnel des laboratoires doit actuellement être financé par les laboratoires sur les frais généraux du bénéficiaire, à hauteur de 7 % du total des coûts éligibles pour l'action.

(5) Étant donné que ces missions représentent une part croissante des frais généraux du bénéficiaire et que certains frais de mission peuvent être couverts sur la base d'un taux forfaitaire journalier, il convient de créer un chapitre distinct au sein des dépenses éligibles annuelles de chaque laboratoire.

(6) Les coûts et les avantages des séminaires étant pris en considération, il convient de limiter le nombre de participants éligibles dans le cadre de ces séminaires et de n'en inviter qu'un par État membre. Des dérogations à cette règle peuvent être arrêtées dans des cas dûment justifiés et dans les limites de l'aide financière accordée pour l'organisation du séminaire.

(7) Il est nécessaire de préciser le taux de conversion à appliquer aux demandes de paiement présentées dans les monnaies nationales définies dans le règlement (CE) n° 2799/98 du Conseil du 15 décembre 1998 établissant le régime agromonétaire de l'euro(3).

(8) Il convient d'établir des règles visant à harmoniser la présentation du budget prévisionnel des dépenses de laboratoire concernant les activités réalisées en application de la législation vétérinaire communautaire.

(9) Étant donné qu'un certain nombre de modifications doivent être apportées au règlement (CE) n° 324/2003, il y a lieu de remplacer ledit règlement, par souci de clarté.

(10) Une saine administration financière justifie l'application des règles d'éligibilité à compter du début de l'année 2004 pour établir l'éligibilité des dépenses engagées au cours de cette même année.

(11) Les articles 8 et 9 du règlement (CE) n° 1258/1999 du Conseil du 17 mai 1999 relatif au financement de la politique agricole commune(4) sont applicables aux fins des contrôles financiers.

(12) Les mesures prévues par le présent règlement sont conformes à l'avis du comité permanent de la chaîne alimentaire et de la santé animale,

A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:

Article premier

Budget prévisionnel

Les laboratoires communautaires de référence ("laboratoires") présentent avant le 1er octobre de chaque année civile "n" le budget prévisionnel des dépenses du laboratoire concernant les activités communautaires au cours de l'année civile "n + 1".

Les laboratoires communiquent le budget prévisionnel sous format électronique conformément à l'annexe I.

Article 2

Règles d'éligibilité

Dans les limites de l'aide financière annuelle de la Communauté accordée aux laboratoires, les règles d'éligibilité mentionnées à l'annexe II s'appliquent aux dépenses liées au personnel, aux biens d'équipement, aux consommables, à l'envoi d'échantillons pour les essais comparatifs, aux missions et aux frais généraux.

Article 3

Versement de l'aide financière pour le fonctionnement des laboratoires

Pour autant que les programmes de travail approuvés soient mis en oeuvre de manière efficace et que le bénéficiaire communique tous les renseignements nécessaires à la Commission dans les délais fixés au présent article, l'aide financière pour le fonctionnement du laboratoire est accordée selon les modalités suivantes:

a) un préfinancement de 70 % du montant total peut être accordé à la demande du bénéficiaire;

b) le solde est versé après présentation par le bénéficiaire:

i) d'un rapport financier certifié par le directeur du laboratoire;

ii) des pièces justificatives pour les essais comparatifs;

iii) d'un rapport technique;

c) le rapport financier certifié est présenté conformément à l'annexe III et au plus tard le 31 mars de l'année qui suit la fin de la période pour laquelle l'aide financière a été accordée;

d) lorsque le délai fixé au point c) n'est pas respecté, l'aide financière est réduite de 25 % le 1er mai, de 50 % le 1er juin, de 75 % le 1er juillet et de 100 % le 1er septembre.

Article 4

Règles d'éligibilité concernant les séminaires

1. Dans les limites de l'aide financière accordée pour l'organisation d'un séminaire, les règles d'éligibilité mentionnées à l'annexe IV s'appliquent aux dépenses liées aux frais de voyage et aux indemnités journalières pour un maximum de 30 participants aux séminaires, dont il est invité au moins un par État membre.

2. Des dérogations au paragraphe 1 peuvent être arrêtées dans des cas dûment justifiés, en vertu de la décision relative à l'aide financière annuelle de la Communauté au fonctionnement de certains laboratoires.

Article 5

Versement de l'aide financière de la Communauté pour l'organisation de séminaires

Pour autant que le séminaire ait été organisé de manière efficace et que le bénéficiaire communique tous les renseignements nécessaires à la Commission dans les délais fixés au présent article, l'aide financière pour l'organisation de séminaires est accordée selon les modalités suivantes:

a) un préfinancement de 70 % à la demande du bénéficiaire dans les soixante jours précédant la date à laquelle le séminaire a été fixé;

b) le solde est versé après acceptation par la Commission des pièces justificatives et d'un rapport technique sur l'utilisation de l'aide financière;

c) les pièces justificatives sont présentées conformément à l'annexe V et au plus tard trois mois après la tenue du séminaire;

d) lorsque le délai fixé au point c) n'est pas respecté, l'aide financière est réduite de 25 % pour tout retard d'un mois par rapport à la date de rentrée normale des documents, de 50 % pour deux mois, de 75 % pour trois mois et de 100 % pour quatre mois.

Article 6

Pièces justificatives

1. Le directeur technique du laboratoire conserve une copie certifiée des pièces justificatives, telles que factures, fiches de salaire, fiches de présence, documents relatifs à l'envoi d'échantillons et aux missions.

2. Le bénéficiaire consigne dans sa comptabilité analytique les dépenses présentées à la Commission et conserve toutes les pièces justificatives pendant une période de cinq ans à des fins de contrôle.

Les pièces justificatives, attestant la totalité des coûts et des heures effectuées mentionnés dans la demande de remboursement, sont transmises à la Commission sur demande.

Article 7

Taux de conversion applicable aux demandes présentées en monnaie nationale

Le taux de conversion applicable aux demandes présentées en monnaie nationale au cours du mois "n" est celui du dix du mois "n + 1" ou du premier jour précédent pour lequel on dispose d'une cotation générale.

Article 8

Contrôles

La Commission peut procéder à des contrôles conformément à l'article 9 du règlement (CE) n° 1258/1999.

Article 9

Abrogation

Le règlement (CE) n° 324/2003 est abrogé.

Les références au règlement abrogé s'entendent comme faites au présent règlement.

Article 10

Entrée en vigueur et applicabilité

Le présent règlement entre en vigueur le vingtième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l'Union européenne.

Il est applicable à partir du 1er janvier 2004.

Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre.

Fait à Bruxelles, le 29 janvier 2004.

Par la Commission

David Byrne

Membre de la Commission

(1) JO L 224 du 18.8.1990, p. 19. Décision modifiée en dernier lieu par le règlement (CE) n° 806/2003 (JO L 122 du 16.5.2003, p. 1).

(2) JO L 47 du 21.2.2003, p. 14.

(3) JO L 349 du 24.12.1998, p. 1.

(4) JO L 160 du 26.6.1999, p. 103.

ANNEXE I

(article 1er)

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ANNEXE II

(article 2)

Règles d'éligibilité applicables aux dépenses liées au personnel, aux biens d'équipement, aux consommables, à l'envoi d'échantillons pour les essais comparatifs, aux missions et aux frais généraux

1. Personnel

Les frais de personnel (quel que soit son statut) sont limités aux coûts salariaux réels, effectivement payés (rémunération, salaires, charges sociales et coûts des pensions), des scientifiques professionnels, des jeunes chercheurs du troisième cycle, des techniciens et agents administratifs affectés spécifiquement, en tout ou en partie, aux tâches communautaires, telles que précisées dans le programme de travail approuvé.

La totalité des heures de travail du personnel consacrées aux tâches communautaires doit être enregistrée et certifiée, sur une base d'au minimum douze mois et 1600 heures par an. Le chef de projet désigné ou un cadre supérieur du bénéficiaire dûment autorisé est tenu d'effectuer cette opération au moins une fois par mois.

2. Biens d'équipement

Les équipements achetés, loués ou faisant l'objet d'un crédit-bail peuvent être imputés comme coûts directs. Le montant remboursable pour les équipements loués ou faisant l'objet d'un crédit-bail ne peut être supérieur aux coûts qu'aurait entraînés l'achat de ces équipements pour la durée de l'essai. Les coûts remboursables seront calculés selon la formule suivante:

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A= période exprimée en mois durant laquelle les équipements doivent être utilisés pour le projet, à dater de leur livraison. Seul le matériel effectivement payé durant la période couverte par l'aide financière sera éligible.

B= période d'amortissement de soixante mois (trente-six mois pour le matériel informatique d'un coût inférieur à 25000 euros).

C= coût des équipements hors TVA.

D= pourcentage d'utilisation des équipements pour le projet.

La TVA acquittée par le bénéficiaire et non récupérable sera considérée comme dépense éligible.

3. Consommables

Le remboursement sera effectué sur la base de frais réels (hors TVA) payés effectivement au cours de la période concernée. Le bénéficiaire doit également indiquer la part (en pour cent) des différents postes dans le budget total de consommables du laboratoire.

Toutes les autres dépenses du type frais administratifs, voyages d'affaires autres que les missions visées au point 5 et secrétariat sont censées être couvertes par le poste "Frais généraux".

4. Envoi d'échantillons pour des essais comparatifs

Moyennant la présentation des pièces justificatives, le remboursement sera effectué sur la base des frais (hors TVA) réellement payés pour l'envoi des échantillons dans le cadre des essais comparatifs.

5. Missions

Les frais de voyage et de séjour exposés par le personnel des laboratoires pour des missions mentionnées dans le programme de travail approuvé seront remboursés jusqu'à concurrence de 5000 euros. Les frais de séjour et d'hôtel ne peuvent dépasser les indemnités journalières et les plafonds pour les frais d'hôtel applicables au personnel des Communautés.

6. Frais généraux

Une contribution forfaitaire de 7 % des coûts remboursables réels, calculés en fonction de tous les coûts directs précisés ci-dessus (points 1 à 5), sera d'office appliquée.

ANNEXE III

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ANNEXE IV

(article 4)

règles d'éligibilité concernant les séminaires

1. Voyage jusqu'au lieu du séminaire

Pour les voyages par chemin de fer, les frais pouvant être pris en considération sont ceux du voyage effectué par l'itinéraire le plus court en première classe.

Le remboursement des voyages en avion s'effectue sur la base de la classe économique avec application des tarifs les plus avantageux possibles, compte tenu des contraintes du déplacement. Lorsque les conditions de voyage le permettent, les tarifs réduits (APEX, PEX, Excursion, etc.) seront appliqués. Toutefois, si le déplacement n'est séparé du week-end que de vingt-quatre heures au maximum, des indemnités de séjour supplémentaires peuvent être octroyées afin de pouvoir bénéficier de l'application d'un tarif réduit, sous réserve que cette disposition entraîne une économie globale (frais de déplacement + indemnités).

Si le participant utilise sa voiture particulière en lieu et place de l'avion et/ou du train, ses frais de déplacement seront remboursés sur la base du tarif du voyage par chemin de fer en première classe d'après l'itinéraire le plus court, à l'exclusion de tout supplément et selon le tarif le plus économique. Si plusieurs personnes se regroupent pour n'utiliser qu'une seule voiture, seul le propriétaire du véhicule sera remboursé de ses frais de déplacement. Les frais de stationnement et de péage occasionnés par l'utilisation d'une voiture personnelle ne sont pas remboursables. Le participant utilisant sa voiture personnelle conserve l'entière responsabilité des accidents qui pourraient être occasionnés à son véhicule ou par celui-ci à des tiers. L'organisateur du séminaire ne peut donc, en aucun cas, donner suite à des demandes d'indemnisation, quels que soient les motifs pour lesquels le participant a utilisé son véhicule personnel.

Toute négligence imputable au participant (perte de coupons, par exemple) et ses conséquences financières demeurent à sa charge.

2. Indemnités

Les indemnités mentionnées ci-dessous, applicables à partir du 24 mars 1999 [date de publication du règlement (CE, CECA, Euratom) n° 620/1999 du Conseil (JO L 78 du 24.3.1999, p. 1), seront adaptées en fonction des indemnités en vigueur à la date du séminaire. Dans des cas justifiés, l'indemnité journalière peut être augmentée de la différence entre le prix de la chambre (petit-déjeuner non compris) et 50 % de l'indemnité journalière en question.

>TABLE>

ANNEXE V

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