RÈGLEMENT DÉLÉGUÉ (UE) 2018/1639 DE LA COMMISSION

du 13 juillet 2018

complétant le règlement (UE) 2016/1011 du Parlement européen et du Conseil par des normes techniques de réglementation précisant davantage les éléments du code de conduite à élaborer par les administrateurs des indices de référence qui reposent sur les données sous-jacentes de contributeurs

(Texte présentant de l'intérêt pour l'EEE)

LA COMMISSION EUROPÉENNE,

vu le traité sur le fonctionnement de l'Union européenne,

vu le règlement (UE) 2016/1011 du Parlement européen et du Conseil du 8 juin 2016 concernant les indices utilisés comme indices de référence dans le cadre d'instruments et de contrats financiers ou pour mesurer la performance de fonds d'investissement et modifiant les directives 2008/48/CE et 2014/17/UE et le règlement (UE) no 596/2014 (1), et notamment son article 15, paragraphe 6, quatrième alinéa,

considérant ce qui suit:

(1) L'article 15 du règlement (UE) 2016/1011 prévoit que l'administrateur d'un indice de référence qui repose sur les données sous-jacentes de contributeurs doit élaborer un code de conduite pour cet indice de référence, qui précise clairement les responsabilités des contributeurs eu égard à la fourniture de données sous-jacentes. Lorsqu'un administrateur fournit une famille d'indices de référence se composant de plusieurs indices qui reposent sur les données sous-jacentes de contributeurs, un code de conduite unique peut être élaboré pour cette famille d'indices de référence. L'article 15, paragraphe 2, de ce règlement dresse la liste des éléments que tout code de conduite élaboré en vertu de cet article doit comporter au minimum. Aucun code de conduite n'est requis pour un indice de référence fondé sur des données réglementées au sens de l'article 3, paragraphe 1, point 24), de ce règlement.

(2) Pour garantir que l'indice de référence est déterminé correctement, il est essentiel de veiller à ce que les données sous-jacentes fournies par les contributeurs présentent toutes les caractéristiques requises par la méthodologie de détermination de l'indice de référence et soient complètes. Le code de conduite devrait donc décrire ces caractéristiques de façon suffisamment détaillée et préciser quelles données le contributeur doit prendre en considération, quelles autres il peut exclure et comment il doit transmettre les données sous-jacentes à l'administrateur.

(3) Pour assurer l'intégrité d'un indice de référence qui repose sur les données sous-jacentes fournies par des contributeurs, un élément essentiel est de veiller à ce que les personnes chargées par un contributeur de soumettre les données sous-jacentes disposent des connaissances, des compétences, de la formation et de l'expérience nécessaires pour s'acquitter de ce rôle. Le code de conduite devrait donc contenir une disposition exigeant que chaque contributeur effectue un certain nombre de vérifications au sujet des personnes pressenties pour devenir des soumettants, avant de les agréer comme tels.

(4) La fiabilité d'un indice de référence dépend dans une large mesure de la correction de ses données sous-jacentes. Il est donc crucial que les contributeurs contrôlent les données avant et après soumission, pour détecter toute entrée suspecte ainsi que pour confirmer le respect des exigences du code de conduite. Le code de conduite devrait, par conséquent, contenir des dispositions exigeant des contributeurs qu'ils effectuent des contrôles des données pré- et post-contribution.

(5) On peut faire valoir que c'est lorsque les contributeurs peuvent exercer une appréciation discrétionnaire dans la fourniture de données sous-jacentes que le risque d'erreur ou de manipulation est le plus important. C'est pourquoi le code de conduite devrait imposer aux contributeurs d'établir des politiques précisant quand, comment et par qui une appréciation discrétionnaire peut être exercée.

(6) Le code de conduite devrait contenir des dispositions exigeant des contributeurs qu'ils conservent un enregistrement des données qui ont été prises en considération pour chaque contribution ainsi que de tout exercice d'une appréciation discrétionnaire liée. De tels enregistrements représentent un outil essentiel pour déterminer si un contributeur a adhéré aux politiques exigées par le code de conduite, qui visent à garantir que toutes les données sous-jacentes pertinentes sont bien fournies.

(7) L'identification et la gestion correctes des conflits d'intérêts au niveau des contributeurs est une étape nécessaire dans le processus mis en œuvre pour garantir l'intégrité et l'exactitude de l'indice de référence. Aussi le code de conduite devrait-il contenir des dispositions exigeant que les systèmes et contrôles des contributeurs comprennent un registre des conflits d'intérêts, dans lequel les contributeurs devraient consigner les conflits d'intérêts identifiés et les mesures prises pour les gérer.

(8) Conformément au principe de proportionnalité, le présent règlement évite d'imposer une charge administrative excessive aux administrateurs et aux contributeurs pour les indices de référence d'importance significative et d'importance non significative, en permettant aux administrateurs de tels indices d'élaborer des codes de conduite moins détaillés que ceux exigés pour les indices de référence d'importance critique.

(9) Il convient d'accorder aux administrateurs un délai suffisant pour élaborer des codes de conduite conformes aux exigences du présent règlement. Le présent règlement devrait donc commencer à s'appliquer deux mois après son entrée en vigueur.

(10) Le présent règlement se fonde sur les projets de normes techniques de réglementation soumis à la Commission par l'Autorité européenne des marchés financiers.

(11) L'Autorité européenne des marchés financiers a procédé à des consultations publiques ouvertes sur les projets de normes techniques de réglementation sur lesquels se fonde le présent règlement, elle a analysé les coûts et avantages potentiels qu'ils impliquent et elle a sollicité l'avis du groupe des parties intéressées au secteur financier institué en application de l'article 37 du règlement (UE) no 1095/2010 du Parlement européen et du Conseil (2),

A ADOPTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:

Article premier Description des données sous-jacentes Le code de conduite à élaborer par l'administrateur en vertu de l'article 15, paragraphe 1, du règlement (UE) 2016/1011 (ci-après le «code de conduite») contient une description claire, assortie chaque fois des exigences applicables, des points suivants au moins concernant les données sous-jacentes à fournir: a) le ou les types de données sous-jacentes à fournir; b) les normes à respecter obligatoirement en ce qui concerne la qualité et l'exactitude des données sous-jacentes; c) la quantité minimale de données sous-jacentes à fournir; d) l'éventuel ordre de priorité dans lequel les différents types de données sous-jacentes doivent être fournis; e) le format dans lequel les données sous-jacentes doivent être fournies; f) la fréquence de soumission des données sous-jacentes; g) le calendrier de soumission des données sous-jacentes; h) les éventuelles procédures que chaque contributeur est tenu de mettre en place pour les ajustements à apporter aux données sous-jacentes et pour la normalisation des données sous-jacentes.

Article 2 Soumettants 1. Le code de conduite contient une disposition prévoyant qu'une personne ne peut être autorisée à agir en qualité de soumettant au nom d'un contributeur que si ce contributeur a l'assurance que cette personne dispose des compétences, des connaissances, de la formation et de l'expérience nécessaires pour s'acquitter de ce rôle. 2. Le code de conduite contient une description du processus de vigilance qu'un contributeur est tenu de mettre en œuvre pour s'assurer qu'une personne dispose des compétences, des connaissances, de la formation et de l'expérience nécessaires pour soumettre des données sous-jacentes en son nom. La description de ce processus inclut l'exigence de procéder à des vérifications: a) de l'identité de la personne; b) des qualifications de la personne; et c) de la réputation de la personne, y compris de la question de savoir si elle a déjà été interdite pour faute de soumettre des données sous-jacentes aux fins de l'établissement d'un indice de référence. 3. Le code de conduite précise le processus et les moyens de communication qu'un contributeur doit utiliser pour notifier à l'administrateur l'identité de toute personne qui soumet des données sous-jacentes en son nom, afin de permettre à l'administrateur de vérifier que ce soumettant est autorisé à soumettre ces données au nom du contributeur.

Article 3 Politiques visant à garantir qu'un contributeur fournit toutes les données sous-jacentes pertinentes Le code de conduite contient des dispositions imposant aux contributeurs de mettre en place au moins les politiques suivantes et de s'y conformer: a) une politique en matière de données sous-jacentes, qui comprenne au moins une description des éléments suivants: i) les données à prendre en compte pour établir la contribution; et ii) les données que le contributeur peut exclure de la contribution, avec la ou les raisons pour lesquelles ces données peuvent être écartées; b) une politique relative à la transmission des données à l'administrateur, qui comprenne au moins: i) une description du processus à utiliser pour garantir la sûreté du transfert des données; et ii) des plans d'urgence pour la soumission des données sous-jacentes en cas de difficultés techniques ou opérationnelles, d'absence temporaire d'un soumettant ou d'indisponibilité des données sous-jacentes requises par la méthodologie de détermination de l'indice de référence.

Article 4 Systèmes et contrôles 1. Le code de conduite contient des dispositions garantissant que les systèmes et contrôles visés à l'article 15, paragraphe 2, point d), du règlement (UE) 2016/1011 incluent notamment les éléments suivants: a) des contrôles pré-contribution visant à détecter toute donnée sous-jacente suspecte, y compris des contrôles sous la forme d'un réexamen des données par une seconde personne; b) des contrôles post-contribution visant à confirmer que les données sous-jacentes ont été fournies conformément aux exigences du code de conduite et à détecter toute donnée sous-jacente suspecte; c) la supervision du transfert des données sous-jacentes à l'administrateur conformément aux politiques applicables. 2. Le code de conduite ne peut autoriser un contributeur à utiliser un système automatisé pour la fourniture des données sous-jacentes, dans lequel les personnes physiques ne sont pas en mesure de modifier les données sous-jacentes incluses dans la contribution, que sous réserve de subordonner cette autorisation aux conditions suivantes: a) le contributeur est en mesure de superviser en continu le bon fonctionnement du système automatisé; et b) le contributeur contrôle le système automatisé à la suite de toute mise à jour ou toute modification de son logiciel, avant toute fourniture de nouvelles données sous-jacentes. Dans cette situation, le code de conduite n'a pas à imposer au contributeur de mettre en place les contrôles visés au paragraphe 1. 3. Le code de conduite définit les procédures que les contributeurs doivent mettre en place pour remédier à toute erreur dans les données sous-jacentes fournies. 4. Le code de conduite exige des contributeurs qu'ils revoient régulièrement et, en tout cas, au moins une fois par an les systèmes et contrôles liés à la fourniture de données sous-jacentes qu'ils ont mis en place.

Article 5 Politiques relatives à l'exercice d'une appréciation discrétionnaire lors de la fourniture de données sous-jacentes S'il prévoit qu'un contributeur peut exercer une appréciation discrétionnaire dans la fourniture de données-jacentes, le code de conduite exige de ce contributeur qu'il établisse des politiques relatives à l'exercice de cette appréciation discrétionnaire, qui précisent au moins les éléments suivants: a) les circonstances dans lesquelles le contributeur peut exercer cette appréciation discrétionnaire; b) les personnes qui, au sein de l'organisation du contributeur, sont autorisées à exercer cette appréciation discrétionnaire; c) les contrôles internes qui réglementent l'exercice de cette appréciation discrétionnaire, conformément aux politiques du contributeur; d) les personnes qui, au sein de l'organisation du contributeur, sont autorisées à évaluer ex post l'exercice de cette appréciation discrétionnaire.

Article 6 Politiques de conservation des enregistrements 1. Le code de conduite contient des dispositions imposant aux contributeurs d'établir des politiques de conservation des enregistrements, garantissant qu'ils conservent un enregistrement de toutes les informations pertinentes nécessaires pour vérifier leur respect du code de conduite, y compris un enregistrement des informations suivantes au moins: a) les politiques et procédures du contributeur régissant la fourniture de données sous-jacentes et toute modification importante apportée à ces politiques ou procédures; b) le registre des conflits d'intérêts visé à l'article 8, paragraphe 1, point b), du présent règlement; c) toute mesure disciplinaire prise à l'encontre d'un membre du personnel du contributeur, au titre d'activités liées à l'indice de référence; d) une liste des soumettants et des personnes qui effectuent les contrôles liés aux contributions, y compris leur nom, leur rôle au sein de l'organisation du contributeur, la date à laquelle elles ont été autorisées à exercer ce rôle et, s'il y a lieu, la date à laquelle elles ont cessé de l'être; e) pour chaque fourniture de données sous-jacentes: i) les données sous-jacentes fournies; ii) les données prises en compte pour établir la contribution, et toute donnée écartée; iii) tout exercice d'une appréciation discrétionnaire; iv) tout contrôle des données sous-jacentes réalisé; v) toute communication relative à la fourniture de données sous-jacentes entre le soumettant et toute personne qui, au sein de l'organisation du contributeur, effectue des contrôles liés aux contributions. 2. Le code de conduite exige que les politiques de conservation des enregistrements prévoient la conservation des informations pendant une durée minimale de cinq ans, ou de trois ans lorsqu'il s'agit d'enregistrements de conversations téléphoniques ou de communications électroniques, et leur stockage sur un médium permettant de s'y référer ultérieurement. 3. L'administrateur peut choisir d'omettre l'exigence énoncée au paragraphe 1, point e) iv), dans le cas d'un contributeur fournissant des données sous-jacentes pour un indice de référence d'importance significative. 4. L'administrateur peut choisir d'omettre l'une ou l'autre des exigences énoncées au paragraphe 1, points e) iv) et v), ou les deux, dans le cas d'un contributeur fournissant des données sous-jacentes pour un indice de référence d'importance non significative.

Article 7 Signalement des données sous-jacentes suspectes 1. Le code de conduite impose aux contributeurs de mettre en place des procédures internes documentées qui prévoient que leur personnel doit signaler toute donnée sous-jacente suspecte à leur fonction «conformité», s'il en existe une, et à leur encadrement supérieur. 2. Le code de conduite précise les conditions dans lesquelles un contributeur doit signaler les données sous-jacentes suspectes à l'administrateur, ainsi que le processus et les moyens de communication que le contributeur doit utiliser pour contacter l'administrateur.

Article 8 Conflits d'intérêts 1. Le code de conduite impose aux contributeurs de mettre en place des systèmes et contrôles pour la gestion des conflits d'intérêts, qui incluent au moins les éléments suivants: a) la mise en place d'une politique en matière de conflits d'intérêts, qui prévoie: i) le processus selon lequel identifier et gérer les conflits d'intérêts, y compris toute escalade interne de conflits d'intérêts; ii) les mesures visant à prévenir les conflits d'intérêts dans le processus de recrutement des soumettants, ou à en minimiser le risque; iii) les mesures visant à prévenir les conflits d'intérêts dans les politiques de rémunération du personnel du contributeur, ou à en minimiser le risque; iv) les mesures visant à prévenir les conflits d'intérêts découlant de la structure de gestion du contributeur, ou à en minimiser le risque; v) les exigences régissant les communications entre les soumettants et les autres membres du personnel du contributeur; vi) toute séparation physique ou organisationnelle, entre les soumettants et les autres membres du personnel du contributeur, qui est nécessaire pour prévenir les conflits d'intérêts ou en minimiser le risque; vii) les règles et les mesures visant à maîtriser toute exposition financière que le contributeur peut avoir sur un instrument financier ou un contrat financier ayant pour référence l'indice de référence pour lequel le contributeur fournit des données sous-jacentes; b) la mise en place d'un registre des conflits d'intérêts, à utiliser pour consigner tout conflit d'intérêts identifié et toute mesure prise pour le gérer, avec l'obligation de tenir le registre à jour et d'y donner accès aux auditeurs internes ou externes. 2. Le code de conduite exige que les membres du personnel d'un contributeur associés au processus de fourniture de données sous-jacentes soient formés à l'ensemble des politiques, procédures et contrôles relatifs à l'identification, la prévention et la gestion des conflits d'intérêts. 3. L'administrateur peut choisir d'omettre une ou plusieurs des exigences énoncées au paragraphe 1, points a) iii), v), vi) et vii), dans le cas d'un contributeur fournissant des données sous-jacentes pour un indice de référence d'importance non significative.

Article 9 Entrée en vigueur et application Le présent règlement entre en vigueur le vingtième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l'Union européenne. Il s'applique à partir du 25 janvier 2019.

Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre. Fait à Bruxelles, le 13 juillet 2018. Par la Commission Le président Jean-Claude JUNCKER

(1) JO L 171 du 29.6.2016, p. 1.

(2) Règlement (UE) no 1095/2010 du Parlement européen et du Conseil du 24 novembre 2010 instituant une Autorité européenne de surveillance (Autorité européenne des marchés financiers), modifiant la décision no 716/2009/CE et abrogeant la décision 2009/77/CE de la Commission (JO L 331 du 15.12.2010, p. 84).