FR Journal officiel de l’Union européenne L 162/20

DÉCISION DE LA COMMISSION

du 20 janvier 2006

portant modalités d'exécution de la décision 2004/904/CE du Conseil en ce qui concerne les systèmes de gestion et de contrôle des États membres, ainsi que les règles de gestion administrative et financière des projets cofinancés par le Fonds européen pour les réfugiés

[notifiée sous le numéro C(2006) 51/3]

(Les textes en langues allemande, anglaise, espagnole, estonienne, finnoise, française, grecque, hongroise, italienne, lettone, lituanienne, néerlandaise, polonaise, portugaise, slovaque, slovène, suédoise et tchèque sont les seuls faisant foi)

(2006/401/CE)

LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,

vu le traité instituant la Communauté européenne,

vu la décision 2004/904/CE du Conseil du 2 décembre 2004 établissant le Fonds européen pour les réfugiés pour la période 2005-2010 (1), et notamment son article 13, paragraphe 5,

considérant ce qui suit:

(1) Afin d'assurer une bonne gestion financière des concours octroyés au titre du Fonds européen pour les réfugiés (ci-après: «le Fonds»), il convient d'adopter des lignes directrices communes relatives à l'organisation des tâches des autorités responsables de la mise en œuvre des actions cofinancées.

(2) Pour assurer une utilisation des fonds communautaires conforme aux principes de bonne gestion financière, il convient d'instaurer des systèmes de gestion et de contrôle assurant une piste d'audit suffisante et fournissant à la Commission tout concours nécessaire à la réalisation des contrôles, notamment par sondage.

(3) Afin d'assurer une utilisation efficace et appropriée des fonds communautaires, il convient d'établir des critères uniformes pour les contrôles effectués par les États membres conformément à l'article 25 de la décision 2004/904/CE.

(4) En vue d'assurer un traitement uniforme des déclarations de dépenses pour lesquelles la contribution du Fonds est demandée au titre de l'article 24 de la décision 2004/904/CE, il convient de définir un modèle de déclaration de dépenses.

(5) Conformément à l'article 3 du protocole sur la position du Royaume-Uni et de l'Irlande, annexé au traité sur l'Union européenne et au traité instituant la Communauté européenne, le Royaume-Uni participe à la décision 2004/904/CE et, par conséquent, à la présente décision.

(6) Conformément à l'article 3 du protocole sur la position du Royaume-Uni et de l'Irlande, annexé au traité sur l'Union européenne et au traité instituant la Communauté européenne, l'Irlande participe à la décision 2004/904/CE et, par conséquent, à la présente décision.

(7) Conformément aux articles 1er et 2 du protocole sur la position du Danemark, annexé au traité sur l'Union européenne et au traité instituant la Communauté européenne, le Danemark ne participe pas à la décision 2004/904/CE et n'est pas lié par celle-ci ni par la présente décision.

(8) Les mesures prévues à la présente décision sont conformes à l'avis du comité institué par l'article 11 de la décision 2004/904/CE,

A ARRÊTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION:

CHAPITRE I

CHAMP D'APPLICATION ET DÉFINITIONS

Article premier

La présente décision établit les modalités d'application de la décision 2004/904/CE en ce qui concerne les systèmes de gestion et de contrôle et les règles de gestion administrative et financière des concours octroyés au titre du Fonds européen pour les réfugiés (ci-après: «le Fonds») et gérés par les États membres.

Article 2

Aux fins de la présente décision, on entend par:

1) «autorité responsable»: tout organe fonctionnel de l'État membre ou tout organisme public national désigné par un État membre conformément à l'article 13, paragraphe 1, de la décision 2004/904/CE;

2) «autorité déléguée»: toute administration publique ou tout organisme de droit privé régi par le droit de l'État membre et investi d'une mission de service public, auquel l'autorité responsable délègue certaines ou l'ensemble de ses tâches de mise en œuvre conformément à l'article 13, paragraphe 1, de la décision 2004/904/CE;

3) «autorité de certification»: toute personne ou tout service fonctionnellement indépendant de tout service ordonnateur de l'autorité responsable et de toute autorité déléguée, désigné par l'État membre aux fins de la certification des déclarations de dépenses conformément à l'article 24, paragraphe 2, de la décision 2004/904/CE;

4) «autorité de contrôle»: toute personne ou tout service fonctionnellement indépendant de tout service ordonnateur de l'autorité responsable et de toute autorité déléguée, désigné par l'État membre aux fins des contrôles et des audits des actions conformément à l'article 25, paragraphe 1, point a), de la décision 2004/904/CE.

CHAPITRE II

SYSTÈMES DE GESTION ET DE CONTRÔLE

Article 3

Principes généraux

Les systèmes de gestion et de contrôle mis en place par les États membres prévoient:

1) une définition précise du rôle des organismes et/ou personnes chargés de la gestion et du contrôle, ainsi qu'une répartition claire des fonctions au sein de chaque organisme;

2) une séparation claire des fonctions entre les organismes, services et/ou personnes chargés de la gestion, du contrôle et de la certification des dépenses;

3) l'octroi à chaque organisme ou service des ressources appropriées pour l'exercice des fonctions qui lui ont été attribuées au cours de la période de mise en œuvre des actions financées par le Fonds;

4) des dispositifs de contrôle interne efficaces au sein de l'autorité responsable et de toute autorité déléguée;

5) des systèmes de comptabilité, de suivi et d'information financière fiables et informatisés;

6) un système efficace de compte rendu et de suivi lorsque l'exécution des tâches est déléguée;

7) des manuels de procédures détaillés concernant les fonctions à exercer;

8) des dispositifs efficaces pour évaluer le bon fonctionnement du système;

9) des systèmes et des procédures visant à assurer une piste d'audit suffisante;

10) des procédures de compte rendu et de suivi des irrégularités et de recouvrement des montants indûment versés.

Article 4

Désignation des autorités

1. L'État membre désigne:

— une autorité responsable;

— une autorité de certification;

— une autorité de contrôle.

2. L'État membre fixe les modalités de ses relations avec lesdites autorités. Sans préjudice des dispositions de la présente décision, il fixe toutes les modalités des relations entre lesdites autorités, qui agissent dans le plein respect des systèmes institutionnel, juridique et financier de l'État membre concerné.

3. Sans préjudice des dispositions de l'article 3, point 2), certaines fonctions de gestion, de certification et de contrôle ou l'ensemble de ces fonctions peuvent être mises en œuvre au sein du même organisme.

Article 5

Autorité responsable

1. L'autorité responsable est chargée de gérer et d'exécuter d'une manière efficace, effective et correcte les programmes pluriannuels et annuels bénéficiant d'un concours du Fonds, et notamment de:

a) présenter le programme pluriannuel à la Commission selon le modèle défini à l'annexe 1;

b) présenter le programme annuel à la Commission selon le modèle défini à l'annexe 2;

c) veiller à ce que les projets soient sélectionnées pour le financement conformément aux conditions et critères énoncés aux articles 14 et 20 de la décisions 2004/904/CE et aux procédures types établies à l'article 10 de la présente décision, sans préjudice des critères additionnels définis par les dispositions communautaires et nationales applicables;

d) veiller à l'efficacité de la gestion administrative, contractuelle et financière des actions, conformément aux procédures types établies à l'article 11 de la présente décision;

e) veiller à la légalité et à la régularité des opérations.

2. L'autorité responsable établit des procédures visant à garantir que tous les documents relatifs aux dépenses et aux contrôles requis pour assurer une piste d'audit suffisante soient conservés conformément aux exigences de l'article 9.

3. L'autorité responsable veille à ce que l'autorité de contrôle obtienne, aux fins de la réalisation des contrôles visés à l'article 25, paragraphe 1, point a), de la décision 2004/904/CE, toutes les informations nécessaires sur les procédures de gestion mises en œuvre et sur les projets cofinancés par le Fonds.

4. L'autorité responsable veille à ce que l'autorité de certification obtienne, aux fins de l'exécution de ses tâches, toutes les informations nécessaires sur les procédures de gestion mises en œuvre, sur les projets cofinancés par le Fonds et sur les résultats des contrôles effectués par l'autorité de contrôle.

5. L'autorité responsable reçoit les paiements effectués par la Commission et est chargée d'effectuer les paiements aux bénéficiaires. Elle soumet à la Commission les demandes de paiement établies conformément à l'annexe 5, accompagnées, le cas échéant, du rapport d'avancement ou du rapport final, pour lesquels des modèles figurent en annexes 3 et 4, et de la déclaration de dépenses établie conformément à l'annexe 6 et dûment certifiée par l'autorité de certification.

6. L'autorité responsable veille à ce que les rapports relatifs à la mise en œuvre et à l'évaluation des actions cofinancées par le Fonds soient réalisés conformément au calendrier prévu à l'article 28 de la décision 2004/904/CE.

Article 6

Délégation de tâches par l'autorité responsable

Si l'autorité responsable délègue tout ou partie de ses tâches à une autorité déléguée, elle définit précisément leur étendue et établit des procédures d'exécution détaillées, qui doivent être conformes aux dispositions de l'article 3.

Ces procédures prévoient l'information régulière de l'autorité responsable sur la bonne exécution des tâches déléguées et une description des moyens déployés.

La liste des tâches déléguées par l'autorité responsable est communiquée à l'autorité déléguée, qui en prend acte.

Article 7

Autorité de contrôle

1. L'autorité de contrôle est chargée d'organiser les contrôles prévus à l'article 25, paragraphe 1, point a), de la décision 2004/904/CE conformément aux normes internationales.

2. Les contrôles visés au paragraphe 1 portent sur un échantillon représentatif de projets cofinancés, sélectionné sur la base d'une analyse des risques et représentant 10 % au moins des dépenses totales éligibles pour chaque programme annuel. Les échantillons sont sélectionnés conformément aux exigences suivantes:

a) ils englobent des projets de nature et d'ampleur suffisamment variées;

b) ils prennent en considération les facteurs de risque identifiés par les contrôles nationaux ou communautaires et les aspects coûts/bénéfices, compte tenu des contrôles effectués précédemment;

c) il doit être garanti que la méthode d'échantillonnage utilisée pour les contrôles prévus à l'article 25 sélectionne des projets représentatifs du groupe cible de chaque programme annuel.

3. En effectuant les contrôles, l'autorité de contrôle vérifie:

a) la mise en œuvre effective des systèmes de gestion et de contrôle, ainsi que les défaillances éventuelles et leur gravité;

b) l'existence d'une piste d'audit suffisante;

c) la correspondance entre un nombre adéquat de documents comptables et leurs pièces justificatives détenues par l'autorité responsable ou toute autorité déléguée, les bénéficiaires des subventions et, le cas échéant, les autres organismes ou entreprises chargés de la mise en œuvre des projets;

d) la conformité des dépenses aux critères d'éligibilité figurant dans la décision C(2006) 51 final/1 de la Commission, aux exigences fixées lors de la procédure nationale de sélection, aux dispositions de la convention de subvention ou de tout autre instrument juridique octroyant la subvention et aux actions effectivement réalisées;

e) que la destination effective ou prévue du projet correspond aux objectifs décrits aux articles 4 et 7 de la décision 2004/904/CE et bénéficie aux groupes cibles définis à l'article 3 de la même décision;

f) que les contributions financières de la Communauté respectent les conditions fixées à l'article 20 de la décision 2004/904/CE ou dans toute autre disposition communautaire applicable et sont effectivement versées aux bénéficiaires sans réduction ou retard;

g) que le cofinancement approprié a réellement été fourni.

4. Le rapport final sur la mise en œuvre du programme annuel visé à l'article 28, paragraphe 2, de la décision 2004/904/CE comprend les résultats de tous les contrôles effectués par l'autorité de contrôle, ainsi qu'une description des mesures prises par l'autorité responsable à l'égard des anomalies ou des irrégularités constatées.

Article 8

Autorité de certification

L'autorité de certification est chargée de certifier les déclarations de dépenses établies par l'autorité responsable conformément à l'article 24 de la décision 2004/904/CE, selon le modèle figurant à l'annexe 6.

La certification assure que:

1) la déclaration de dépenses est exacte, procède de systèmes de comptabilité fiables et est fondée sur des pièces justificatives susceptibles d'être vérifiées;

2) les dépenses déclarées sont conformes aux dispositions communautaires et nationales applicables et ont été exposées au titre de projets sélectionnés conformément aux critères applicables au programme annuel et dans le respect des règles communautaires et nationales en la matière;

3) l'autorité de certification a reçu, aux fins de la certification, des informations appropriées de la part de l'autorité responsable sur les procédures de gestion mises en œuvre, les projets cofinancés par le Fonds et les contrôles effectués en rapport avec les dépenses figurant dans la déclaration de dépenses;

4) les résultats de tous les audits effectués par l'autorité de contrôle ont été dûment pris en compte;

5) les financements communautaires dont il apparaît, à la suite de la constatation d'irrégularités, qu'ils ont été indûment versés, ainsi que les intérêts le cas échéant, ont été recouvrés et dûment imputés sur la déclaration de dépenses.

Article 9

Piste d'audit

1. Les systèmes de gestion et de contrôle des États Membres assurent une piste d'audit suffisante.

2. La piste d'audit est considérée comme suffisante lorsqu'elle permet:

a) d'assurer la correspondance entre les déclarations de dépenses certifiées présentées à la Commission et les états de dépenses individuels et leurs pièces justificatives détenus aux différents niveaux administratifs de l'autorité responsable et de toute autorité déléguée, ainsi que par les bénéficiaires des subventions; et

b) de contrôler l'attribution et les transferts des financements communautaires accordés au titre du Fonds ainsi que des sources de cofinancement du projet.

3. L'autorité responsable instaure des procédures garantissant que l'emplacement de tous les documents ayant trait à des paiements déterminés effectués au titre du Fonds européen pour les réfugiés est noté, et que les documents peuvent être mis à disposition aux fins d'une inspection à la demande de:

a) l'autorité de contrôle,

b) l'autorité de certification,

c) les fonctionnaires et les représentants autorisés de la Commission, notamment de l'Office européen de lutte antifraude (OLAF), et de la Cour des comptes européenne.

4. L'autorité responsable tient à la disposition de la Commission, de l'Office européen de lutte antifraude (OLAF) et de la Cour des comptes européenne, pendant les cinq années qui suivent le paiement par la Commission du solde relatif à chaque programme annuel, toutes les pièces justificatives, soit les originaux, soit des copies certifiées conformes aux originaux sur des supports de données généralement acceptés, relatives aux dépenses et aux contrôles afférents au projet concerné. Ce délai est suspendu en cas de poursuites judiciaires ou à la demande dûment motivée de la Commission.

CHAPITRE III

RÈGLES DE GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIÈRE DE PROJETS PAR L'AUTORITÉ RESPONSABLE

Article 10

Procédures de sélection et d'attribution

L'autorité responsable établit des procédures détaillées concernant la sélection des actions susceptibles de bénéficier d'un cofinancement du Fonds et régissant notamment:

a) l'organisation des procédures de sélection et d'attribution conformément aux principes de transparence et d'égalité de traitement et, le cas échéant, aux règles applicables en matière de marchés publics, en prenant toutes les mesures nécessaires pour éviter tout conflit d'intérêts;

b) la publication d'appels de propositions et d'appels d'offres par les canaux appropriés aux niveaux national et régional;

c) la réception des demandes, l'envoi d'accusés de réception, l'enregistrement et le classement des demandes de cofinancement;

d) l'analyse formelle, qualitative et budgétaire, et l'appréciation des demandes selon les critères définis dans les appels de propositions ou dans les appels d'offres;

e) l'organisation de réunions et la liaison avec les comités de sélection ou d'évaluation;

f) les consultations avec les organismes compétents en ce qui concerne la complémentarité des actions proposées avec d'autres instruments financiers régionaux, nationaux et communautaires;

g) l'adoption de la décision relative à la sélection de projets à un niveau approprié de l'autorité responsable;

h) la publication des résultats de la procédure de sélection et d'attribution;

i) la communication, à chaque candidat, d'informations écrites relatives aux résultats de la procédure de sélection, expliquant notamment les décisions de sélection.

Article 11

Procédures de gestion administrative, contractuelle et financière des actions

1. L'autorité responsable établit des procédures détaillées concernant la gestion des actions, régissant notamment:

a) la signature des contrats, des conventions de subvention ou de tout autre instrument juridique équivalent avec les bénéficiaires sélectionnés;

b) le suivi des conventions et de leurs avenants éventuels par l'établissement d'un système de suivi administratif des projets (échange de correspondance, émission et suivi des avenants et des lettres de rappel, réception et traitement des rapports, etc.);

c) l'analyse des rapports d'activité et des rapports financiers des projets, la vérification de la réalité des produits et services cofinancés, et notamment, le cas échéant, les vérifications sur place;

d) la vérification de la réalité des dépenses déclarées au titre des projets et de leur éligibilité au regard des conditions énoncées dans la décision C(2006)51 final/1 et des dispositions nationales;

e) les conditions de réception, de vérification et de validation des demandes de paiement, ainsi que celles d'ordonnancement, de paiement et de comptabilisation des dépenses;

f) le recouvrement des sommes non utilisées par les bénéficiaires ou correspondant à des dépenses inéligibles.

2. Les contrats ou conventions de subvention visés au paragraphe 1, point a), prévoient notamment:

a) le montant de la subvention et le pourcentage maximal des coûts éligibles et totaux du projet qu'elle représente;

b) une description et un calendrier détaillés du projet soutenu;

c) le budget prévisionnel et le plan de financement convenus pour le projet;

d) le calendrier et les modalités d'exécution de la convention (obligation d'information, avenants, résiliation, etc.);

e) une définition des coûts éligibles;

f) les conditions de paiement de la subvention et les exigences comptables.

3. L'autorité responsable établit un système informatisé d'enregistrement et de stockage de la comptabilité détaillée de chaque projet relevant des programmes annuels et prévoit une collecte appropriée des données relatives à la mise en œuvre des projets aux fins de la gestion financière, du suivi, du contrôle et de l'évaluation.

CHAPITRE IV

CONTRÔLE

Article 12

Responsabilités des États membres

1. Les États membres sont responsables de la bonne gestion financière des actions financées par le Fonds, ainsi que de la légalité et de la régularité des opérations sous-jacentes. Ils s'assurent que les autorités responsables, y compris les éventuelles autorités déléguées, les autorités de certification, les autorités de contrôle et tout autre organisme concerné reçoivent toutes les informations utiles en ce qui concerne la mise en place de systèmes de gestion et de contrôle garantissant la bonne utilisation des fonds communautaires.

2. Les États membres veillent à ce que les systèmes de gestion et de contrôle aient été établis conformément aux dispositions des articles 3 à 11. Ils sont responsables du bon fonctionnement des systèmes tout au long de la période de mise en œuvre des actions financées par le Fonds.

3. Lors de la présentation du projet de programme annuel de 2005, les États membres communiquent à la Commission une description des systèmes présentant l'organisation et les procédures de l'autorité responsable et de toute autorité déléguée éventuelle, ainsi que des autorités de certification et de contrôle, conformément aux dispositions des articles 3 à 11.

4. Les États membres fournissent une description actualisée des systèmes de gestion et de contrôle chaque fois que des modifications substantielles sont apportées aux systèmes et aux procédures.

Article 13

Responsabilités de la Commission

1. Dans un délai de douze mois à compter de la réception de la description visée à l'article 12, paragraphe 3, la Commission effectue une analyse documentaire des systèmes de gestion et de contrôle établis par l'État membre, ainsi qu'une vérification sur place des procédures d'exécution, des systèmes de contrôle, des procédures comptables et des procédures de passation de marché et d'attribution des subventions suivies par l'autorité responsable et les éventuelles autorités déléguées. La Commission informe l'État membre des faiblesses ou insuffisances éventuellement constatées dans les systèmes, ainsi que des mesures correctives requises.

2. Sans préjudice des dispositions de l'article 26 de la décision 2004/904/CE du Conseil, la Commission réexamine les procédures ou systèmes mis en place par les États membres à chaque modification substantielle.

Article 14

Coopération avec les autorités de contrôle des États membres

1. La Commission coopère avec les autorités de contrôle désignées par les États membres en vue de coordonner leurs plans de contrôle et méthodes d'audit respectifs, et échange immédiatement les résultats des audits réalisés sur les systèmes de gestion et de contrôle, afin d'utiliser au mieux les ressources de contrôle et d'éviter toute répétition inutile des mêmes travaux.

2. La Commission et les autorités de contrôle se réunissent régulièrement, au moins une fois par an, afin d'examiner conjointement les résultats des contrôles figurant dans les rapports annuels présentés au titre de l'article 28, paragraphe 2, de la décision 2004/904/CE et de procéder à un échange de vues sur d'autres questions relatives à l'amélioration des systèmes de gestion et de contrôle.

CHAPITRE V

MODALITÉS RELATIVES À L'UTILISATION DE L'EURO

Article 15

Programmes pluriannuels et annuels

1. Les projets de programmes pluriannuels et annuels visés à l'article 16 de la décision 2004/904/CE sont présentés à la Commission en euros.

2. Les États membres dont la monnaie n'est pas l'euro à la date de la présentation du projet de programme pluriannuel ou annuel communiquent les informations financières figurant aux annexes 1 et 2 de la présente décision en euros et en monnaie nationale. Le taux de change utilisé pour la conversion de la monnaie nationale en euros est le taux journalier publié au Journal officiel de l'Union européenne, série C, le dernier jour ouvrable du mois précédant celui au cours duquel le projet de programme pluriannuel ou annuel est présenté à la Commission.

Article 16

Rapports, déclarations de dépenses et demandes de paiement

1. Les rapports d'avancement, les rapports finals d'exécution, les déclarations de dépenses et les demandes de paiement visés par la décision 2004/904/CE sont présentés à la Commission en euros.

2. Les États membres dont la monnaie n'est pas l'euro à la date de la présentation des rapports peuvent communiquer les informations financières figurant aux annexes 3, 4 et 6 en monnaie nationale et en euros. Dans ce cas, le taux de change utilisé pour la conversion de la monnaie nationale en euros pour les dépenses effectuées en monnaie nationale est le taux journalier publié au Journal officiel de l'Union européenne le dernier jour ouvrable du mois précédant celui au cours duquel ces dépenses ont été comptabilisées par l'autorité responsable.

3. Lorsque l'euro devient la monnaie d'un État membre ayant appliqué la procédure de conversion définie au paragraphe précédent, cette procédure de conversion reste d'application pour toutes les dépenses comptabilisées par l'autorité responsable avant la date d'entrée en vigueur du taux de conversion fixe de la monnaie nationale avec l'euro.

CHAPITRE VI

APUREMENT DES COMPTES

Article 17

Apurement des comptes

1. Dans les neuf mois suivant la date de fin d'éligibilité des coûts fixée dans la décision annuelle de cofinancement par le Fonds, l'autorité responsable soumet à la Commission les documents suivants:

a) le rapport final d'exécution du programme annuel établi selon le modèle figurant à l'annexe 4;

b) la déclaration de dépenses finale établie selon le modèle figurant à l'annexe 6, certifiée par l'autorité de certification;

c) le rapport établi par l'autorité de contrôle sur les vérifications effectuées;

d) une demande de paiement ou une déclaration de remboursement établie selon le modèle figurant en annexe 5.

2. Le délai de neuf mois visé au paragraphe 1 est interrompu si la Commission a adopté une décision suspendant les versements du cofinancement alloué au programme annuel correspondant, conformément à l'article 26, paragraphe 2, de la décision 2004/904/CE. Il recommence à courir à la date de la notification à l'État membre de la décision de la Commission visée à l'article 26, paragraphe 3, de la décision 2004/904/CE.

3. Sans préjudice des dispositions de l'article 26 de la décision 2004/904/CE, dans les six mois suivant la réception des documents visés au paragraphe 1, la Commission communique à l'État membre le montant des dépenses reconnues à charge du Fonds, ainsi que toute correction financière résultant de la différence entre les dépenses déclarées et celles reconnues à charge du budget. L'État membre dispose d'un délai de trois mois pour présenter ses observations.

4. Dans les trois mois suivant la réception des observations de l'État membre, la Commission arrête le montant des dépenses reconnues à charge du Fonds et récupère le solde résultant de la différence entre les dépenses reconnues définitivement et les montants déjà versés aux États membres.

5. Si l'autorité responsable omet de fournir les documents requis au paragraphe 1 dans le délai prévu et dans un format acceptable, la Commission annule automatiquement le cofinancement du Fonds pour la période couverte par la décision de cofinancement, émet un ordre de recouvrement pour l'ensemble des montants déjà versés au titre de préfinancement en vertu de cette décision et procède au dégagement de tous les montants impayés correspondants.

6. La procédure de dégagement d'office visée au paragraphe 5 est interrompue, pour le montant correspondant aux projets concernés, si une procédure judiciaire ou un recours administratif ayant un effet suspensif est en cours au niveau de l'État membre au moment de la présentation des documents visés au paragraphe 1. L'État membre fournit des informations circonstanciées sur ces projets dans le rapport final partiel qu'il présente, et il envoie tous les six mois des rapports d'avancement sur lesdits projets. Il présente les documents requis au paragraphe 1 pour les projets concernés dans les trois mois suivant la clôture de la procédure judiciaire ou du recours administratif.

CHAPITRE VII

DISPOSITIONS FINALES

Article 18

Dispositions finales

Les États membres peuvent appliquer des règles de contrôle nationales plus strictes que celles imposées par la présente décision.

Article 19

Le Royaume de Belgique, la République tchèque, la République fédérale d'Allemagne, la République d'Estonie, la République hellénique, le Royaume d'Espagne, la République française, l'Irlande, la République italienne, la République de Chypre, la République de Lettonie, la République de Lituanie, le Grand-Duché de Luxembourg, la République de Hongrie, la République de Malte, le Royaume des Pays-Bas, la République d'Autriche, la République de Pologne, la République portugaise, la République de Slovénie, la République slovaque, la République de Finlande, le Royaume de Suède, le Royaume-Uni de Grande-Bretagne et d'Irlande du Nord sont destinataires de la présente décision.

Fait à Bruxelles, le 20 janvier 2006. Par la Commission Franco FRATTINI Vice-président de la Commission

(1) JO L 381 du 28.12.2004, p. 52.

ANNEXE 1 FONDS EUROPÉEN POUR LES RÉFUGIÉS PROJET DE PROGRAMME PLURIANNUEL (2005-2007) 1. ÉTAT MEMBRE … 2. AUTORITÉ RESPONSABLE PRÉVUE À L'ARTICLE 13 DE LA DÉCISION ÉTABLISSANT LE FER (ORGANE FONCTIONNEL DE L'ÉTAT MEMBRE OU ORGANISME PUBLIC NATIONAL) Autorité responsable au sens de l'article 13 de la décision 2004/904/CE Nom: … Adresse: … Nom du responsable: … Personne de contact: … Fonction de la personne de contact: … Téléphone: … Télécopie: … Courriel: … Autorité déléguée au sens de l'article 13, paragraphe 1, de la décision 2004/904/CE (le cas échéant) (joindre l'acte officiel par lequel l'autorité responsable a délégué la responsabilité de la mise en œuvre des actions du FER à l'autorité déléguée) Nom: … Adresse: … Nom du responsable: … Personne de contact: … Fonction de la personne de contact: … Téléphone: … Télécopie: … Courriel: … 3. SITUATION DANS L'ÉTAT MEMBRE Décrire la situation actuelle dans votre pays en ce qui concerne les conditions d'accueil, les procédures d'asile, l'intégration et le retour volontaire des groupes cibles visés à l'article 3 de la décision 2004/904/CE. Cette description comprendra: 1) un aperçu des tendances en ce qui concerne les groupes cibles visés à l'article 3 depuis 2003, comprenant une description succincte de la situation sociale des demandeurs d'asile, des réfugiés et des personnes déplacées (réinstallation le cas échéant); 2) une indication des ressources publiques effectivement consacrées à l'accueil, aux procédures d'asile et au retour volontaire depuis de début de 2003; 3) les principaux résultats des mesures/projets financés par des ressources nationales (en dehors du FER) depuis 2003 en matière d'accueil, de procédures d'asile, d'intégration et de retour volontaire. Donner une appréciation générale de l'incidence de ces mesures/projets; 4) les principaux résultats des mesures/projets cofinancés dans votre pays par le Fonds européen pour les réfugiés au cours des précédentes années en ce qui concerne l'accueil, les procédures d'asile, l'intégration et le retour volontaire. Donner une appréciation générale de l'incidence de ces projets; 5) une analyse des insuffisances dans votre pays en ce qui concerne l'accueil, les procédures d'asile, l'intégration et le retour volontaire. … … … … … … … … … … … … … … … … 4. ANALYSE DES BESOINS DANS L'ÉTAT MEMBRE Analyser les besoins de votre pays en ce qui concerne l'accueil, les procédures d'asile, l'intégration et le retour volontaire des groupes cibles, et fournir une indication des objectifs opérationnels visant à satisfaire ces besoins pendant la période couverte par le programme (2005-2007), compte tenu des lignes directrices de la Commission portant sur les priorités pour la programmation pluriannuelle, exposées ci-dessous: Priorité 1 Mise en œuvre des principales mesures, notamment celles relatives à l'intégration, prévues par: a) le règlement (CE) no 343/2003 (1) du Conseil du 18 février 2003 établissant les critères et mécanismes de détermination de l'État membre responsable de l'examen d'une demande d'asile présentée dans l'un des États membres par un ressortissant d'un pays tiers, b) le règlement (CE) no 2725/2000 (2) du Conseil du 11 décembre 2000 concernant la création du système «Eurodac» pour la comparaison des empreintes digitales aux fins de l'application efficace de la convention de Dublin, c) le règlement (CE) no 407/2002 (3) du Conseil du 28 février 2002 fixant certaines modalités d'application du règlement (CE) no 2725/2000 concernant la création du système «Eurodac» pour la comparaison des empreintes digitales aux fins de l'application efficace de la convention de Dublin, d) la directive 2001/55/CE (4) du Conseil du 20 juillet 2001 relative à des normes minimales pour l'octroi d'une protection temporaire en cas d'afflux massif de personnes déplacées et à des mesures tendant à assurer un équilibre entre les efforts consentis par les États membres pour accueillir ces personnes et supporter les conséquences de cet accueil, e) la directive 2003/9/CE (5) du Conseil du 27 janvier 2003 relative à des normes minimales pour l'accueil des demandeurs d'asile dans les États membres, f) la directive 2003/86/CE (6) du Conseil du 22 septembre 2003 relative au droit au regroupement familial, en ce qui concerne les dispositions relatives aux réfugiés, g) la directive 2004/83/CE (7) du Conseil du 29 avril 2004 concernant les normes minimales relatives aux conditions que doivent remplir les ressortissants des pays tiers ou les apatrides pour pouvoir prétendre au statut de réfugié ou les personnes qui, pour d'autres raisons, ont besoin d'une protection internationale, et relatives au contenu de ces statuts. … … … Priorité 2 Préparation de la mise en œuvre des principes et mesures prévus dans la directive du Conseil relative à des normes minimales concernant la procédure d'octroi et de retrait du statut de réfugié dans les États membres, qui sera adoptée en 2005. … … … … … … … … … … … … … … … … Priorité 3 Mise en œuvre d'actions visant à améliorer la qualité des procédures d'examen des demandes de protection internationale dans les États membres, par exemple grâce: — à la mise au point d'une procédure unique d'évaluation des demandes de protection internationale; — à l'amélioration de la compilation, de l'évaluation et de l'utilisation efficace des informations sur les pays ou régions d'origine; — à des stratégies visant à répondre à certaines pressions s'exerçant sur les systèmes d'asile et les capacités d'accueil des États membres et résultant notamment de leur situation géographique; — à des analyses qualitatives indépendantes des systèmes d'asile des États membres, réalisées en collaboration avec les autorités compétentes en matière d'asile; — à l'amélioration de la qualité de la prise de décision au premier stade de la procédure d'asile afin d'accélérer l'ensemble de la procédure et de garantir la validité des décisions finales; — à des actions visant à renforcer l'intégrité des systèmes d'asile des États membres, notamment grâce au retour volontaire des personnes remplissant les conditions requises; — à des stratégies permettant de recenser et d'examiner les cas dans lesquels il peut s'avérer approprié de prévoir une procédure simplifiée ou accélérée, ou des modalités d'accueil spécifiques. … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … Priorité 4 Mise en œuvre de mesures concernant les demandeurs d'asile, les réfugiés ou les bénéficiaires d'une protection temporaire ou subsidiaire et les mineurs, en ce qui concerne le respect du principe de l'intérêt supérieur de l'enfant. … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … Priorité 5 (facultative) Pour les États membres ayant mis en place des programmes de réinstallation et pour ceux qui souhaitent le faire, actions se rapportant en particulier à l'accueil et à l'orientation des personnes admises dans les États membres au titre de tels programmes, et à la gestion de ces programmes. … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 5. STRATÉGIE POUR ATTEINDRE CES OBJECTIFS a) Présenter une stratégie adéquate pour atteindre les objectifs énumérés ci-dessus (4) en précisant le degré de priorité accordé à leur réalisation, et décrire brièvement les types d'actions prévues à cette fin. Indiquer en quoi ces actions permettent de réaliser les priorités recensées ci-dessus. … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … b) Décrire le processus de consultation engagé avec les partenaires appropriés visés à l'article 13, paragraphe 3, point a), de la décision 2004/904/CE. … … … … … … 6. COMPATIBILITÉ AVEC D'AUTRES INSTRUMENTS Indiquer si et en quoi cette stratégie est compatible avec d'autres instruments régionaux, nationaux et communautaires. … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 7. PLAN DE FINANCEMENT INDICATIF Préparer un plan de financement indicatif précisant, pour chaque année et pour chaque action, la participation financière du Fonds envisagée, ainsi que le montant global du cofinancement public et/ou privé. Plan de financement indicatif (période de programmation pluriannuelle de trois ans) Crédits publics Privés Total Communauté (FER) État Régions Autorités locales Procédures d'accueil et d'asile Total 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2005 0,00 2006 0,00 2007 0,00 Intégration Total 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2005 0,00 2006 0,00 2007 0,00 Retour volontaire Total 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2005 0,00 2006 0,00 2007 0,00 Assistance technique Total 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2005 0,00 2006 0,00 2007 0,00 Total 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2005 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2006 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2007 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Veuillez vous référer à l'article 15 de la présente décision. 8. VISIBILITÉ DU COFINANCEMENT DU FER Le financement par le FER doit apparaître clairement pour toute activité liée aux actions financées au titre du programme. Les moyens suivants garantissent cette visibilité: — placer le logo de l'UE et indiquer le cofinancement par le FER sur l'ensemble du matériel produit par l'autorité nationale chargée de mettre en œuvre le programme national (appel à propositions de projets, lignes directrices, formulaires de demande, lettres aux candidats, etc.); — informer tous les bénéficiaires du projet du cofinancement par le FER; — placer le logo de l'UE sur l'ensemble des équipements acquis pour la mise en œuvre du projet; — placer le logo de l'UE et indiquer le cofinancement par le FER sur tout le matériel publicitaire, les dépliants, le papier à en-tête, les activités de relations publiques, etc.; — placer le logo de l'UE et indiquer le cofinancement par le FER dans les locaux des bénéficiaires de subventions (murs des bureaux, entrées, etc.); — informer le public du cofinancement par le FER lorsque les projets sont mentionnés lors de séminaires ou conférences. Pour le cofinancement par le FER, utiliser la mention suivante: «projet cofinancé par le Fonds européen pour les réfugiés». Le logo de l'UE peut être téléchargé à l'adresse suivante: http://europa.eu.int/abc/symbols/emblem/index_fr.htm Toute publication faisant état du cofinancement par le FER précisera qu'elle ne reflète que le point de vue de l'auteur et que la Commission ne peut être tenue pour responsable de l'utilisation qui peut être faite de l'information. (1) JO L 50 du 25.2.2003, p. 1. (2) JO L 316 du 15.12.2000, p. 1. (3) JO L 62 du 5.3.2002, p. 1. (4) JO L 212 du 7.8.2001, p. 12. (5) JO L 31 du 6.2.2003, p. 18. (6) JO L 251 du 3.10.2003, p. 12. (7) JO L 304 du 30.9.2004, p. 12. Annexe (i) du projet de programme annuel 2005 Description du système de gestion et de contrôle mis en place par l'État membre aux fins de la mise en œuvre du FER II Eu égard à la responsabilité de l'État membre quant à la gestion des projets bénéficiant d'un concours du FER conformément à l'article 12, paragraphe 2, point c), de la décision 2004/904/CE, décrire le système de mise en œuvre établi pour a) assurer la coordination et la cohérence des actions, b) sélectionner les projets et veiller à la transparence de la procédure de sélection et c) gérer, suivre, vérifier, évaluer et contrôler les projets. Le système de mise en œuvre respecte les règles d'application adoptées par la Commission conformément à l'article 13, paragraphe 5, de la décision 2004/904/CE. Pour décrire le système de mise en œuvre, utiliser le questionnaire joint. Ce questionnaire doit être communiqué conjointement avec le projet de programme annuel 2005. Il convient de noter qu'une description actualisée des systèmes de gestion et de contrôle doit être communiquée à la Commission chaque fois que des modifications substantielles sont apportées aux systèmes et aux procédures. Date: 1. CADRE D'INTERVENTION 1.1. Cadre juridique (Indiquer la législation et réglementation nationale applicables aux procédures de gestion et de contrôle des actions du FER) Législation nationale applicable à la gestion du FER … … … … … … Réglementation nationale spécifique adoptée pour la gestion du FER … … … … … 1.2. Autorité responsable et autorité déléguée Autorité responsable au sens de l'article 13 de la décision 2004/904/CE (joindre l'acte officiel désignant l'organisme public concerné comme «autorité responsable» de la gestion du FER) Nom: … Adresse: … Nom du responsable: … Personne de contact: … Fonction de la personne de contact: … Téléphone: … Télécopie: … Courriel: … Autorité déléguée au sens de l'article 13 de la décision 2004/904/CE (le cas échéant) (joindre l'acte officiel par lequel l'autorité responsable a délégué la responsabilité de la mise en œuvre des actions du FER à l'organisme intermédiaire) Nom: … Adresse: … Nom du responsable: … Personne de contact: … Fonction de la personne de contact: … Téléphone: … Télécopie: … Courriel: … 2. STRUCTURE ET MOYENS DE L'AUTORITÉ RESPONSABLE/DÉLÉGUÉE Joindre un organigramme détaillé incluant un résumé des fonctions. Si la mise en œuvre du FER a été déléguée, joindre un organigramme et un résumé des fonctions de l'autorité déléguée. 2.1. Statut de l'autorité responsable/autorité déléguée Quel est le statut juridique de l'autorité responsable?  Organisme public  Établissement ou agence de droit public Quel est le statut juridique de l'autorité déléguée?  Organisme public  Établissement ou agence de droit public  Organisme privé  Autre (préciser) … 2.2. Liste du personnel Autorité responsable (principaux membres du personnel intervenant dans la gestion des fonds du FER) Fonction Nom Statut

Autorité déléguée (le cas échéant) Fonction Nom Statut 2.3. Recours à des organismes extérieurs (préciser si l'autorité responsable/l'organisme intermédiaire a recours à des organismes extérieurs pour la réalisation d'une ou plusieurs des tâches qui lui sont confiées et décrire les modalités du recours à ces organismes) … … … … 3. DESCRIPTION DES FONCTIONS INHÉRENTES AUX SYSTÈMES DE GESTION ET DE CONTRÔLE 3.1. Répartition des tâches Tâches Entités/Services/personnes responsables Élaboration des programmes nationaux pluriannuel et annuel Publication des appels de propositions (subventions) Réception et enregistrement des propositions Analyse administrative des propositions (éligibilité) Analyse financière des propositions Évaluation des propositions Analyse technique des propositions Sélection des propositions (décision) Notification des décisions aux candidats à une subvention Élaboration des conventions de subvention afférentes Signature des conventions de subvention Suivi de l'exécution des projets Réception des demandes de paiement/factures Analyse des demandes de paiement/factures des bénéficiaires Ordonnancement des paiements Contrôle des projets (1) Fonction de paiement Élaboration et publication de l'appel d'offres Réception et enregistrement des offres Analyse administrative des offres Analyse financière des offres Analyse technique des offres Procédure d'adjudication Signature des contrats Rédaction d'un rapport annuel d'exécution Établissement des déclarations de dépenses de l'État membre envoyées à la Commission européenne Établissement des demandes de paiement de l'État membre envoyées à la Commission européenne Envoi des demandes de paiement de l'État membre à la Commission européenne Contrôle des systèmes de gestion (2) Évaluation (1) 3.2. Séparation des tâches [si les tâches de gestion, de paiement et de contrôle sont exécutées au sein de la même entité (ou du même service), préciser comment ces fonctions sont clairement séparées] … … … … … … … Enregistrement comptable des recettes et dépenses au titre du FER 3.2.1. Dispositions comptables Quel est l'instrument comptable utilisé pour enregistrer les crédits du FER?  Ligne budgétaire spécifique dans le budget national  Ligne hors budget  Compte bancaire spécifique spécial  Autre (préciser) … 3.2.2. Description du circuit de mise à disposition et de transmission des fonds du compte d'arrivée dans l'État Membre jusqu'au compte spécifique du bénéficiaire final Niveaux Intitulé du compte Personne responsable Arrivée des fonds versés par la CE Bénéficiaire final Ce circuit d'autorisation de versements du FER est-il similaire à celui qui est appliqué au budget national?  Oui  Non Dans la négative, décrire les différences en les justifiant: … … … … … … 3.2.3. Description des règles applicables (le cas échéant) au report de crédits du FER et de crédits de cofinancement national, s'il s'agit de fonds publics … … … … … … … … 4. ANALYSE DU PROCESSUS DE GESTION — DESCRIPTION DES CIRCUITS ET DES PROCÉDURES 4.1. Élaboration des programmes pluriannuel et annuel Qui élabore les programmes pluriannuel et annuel devant être présentés à la Commission? … … … … En particulier, comment sont élaborés les plans financiers inclus dans ces programmes? … … … … … … Cette préparation implique-t-elle des contacts avec les partenaires appropriés en vue d'établir le programme de travail pluriannuel ou avec les bénéficiaires potentiels préalablement à l'établissement du programme annuel (appel à manifestation d'intérêt, appel de propositions, procédures d'appel d'offres)? … … … … 4.2. Appels de propositions et sélection des propositions/procédures d'appel d'offres Des documents (manuels, circulaires, guides des procédures) établissant les procédures décrites ci-dessous ont-ils été adoptés par l'autorité responsable/déléguée? Oui  Non  4.2.1. Élaboration des appels de propositions/appels d'offres — Préparation et validation des appels de propositions/appels d'offres Est-ce prévu? O/N/NA Entité/service responsable Forme de la procédure (manuel, circulaire, guide des procédures, listes de contrôle, etc.) Documents à joindre Appel de propositions 2005 (y compris formulaires de candidature), appel d'offres — Qui est consulté avant la rédaction de la version définitive des appels de propositions/appels d'offres? Autres services  Autres autorités nationales  Commission européenne  Autres  (préciser) … 4.2.2. Publication des appels de propositions/appels d'offres Est-ce prévu? O/N/NA Entité/service responsable Forme de la procédure (manuel, circulaire, guide des procédures, listes de contrôle, etc.)

— Modes de publication: — Journal officiel national et Journal officiel de l'UE (si la procédure d'attribution des marchés le prévoit)  — sites Internet spécifiques  — presse générale  — presse spécialisée  — brochures et dépliants  — autres  (préciser) … 4.2.3. Assistance aux candidats dans la préparation des propositions/offres (c'est-à-dire documents ou services expliquant les appels de propositions/appels d'offres, tels que guides du candidat, etc.) Est-ce prévu? O/N/NA Entité/service responsable Forme de la procédure (manuel, circulaire, guide des procédures, listes de contrôle, etc.) Documents à joindre Documents existants ou projets 4.2.4. Réception et enregistrement des propositions/du dossier d'offre Est-ce prévu? O/N/NA Entité/service responsable Forme de la procédure (manuel, circulaire, guide des procédures, listes de contrôle, etc.) — La réception de la proposition/de l'offre est confirmée par: — accusé de réception  — lettre/télécopie/courriel  — autre  (préciser) … — pas de confirmation  — Vérification du respect des dates d'envoi/de réception et du caractère complet des propositions/dossiers d'offre reçus: Est-ce prévu? O/N/NA Entité/service responsable Forme de la procédure (manuel, circulaire, guide des procédures, listes de contrôle, etc.) 4.2.5. Analyse des propositions/dossiers d'offre a) Analyse administrative (informations sur les candidats, vérification des critères d'éligibilité, etc.) Est-prévu? O/N/NA Entité/service responsable Forme de la procédure (manuel, circulaire, guide des procédures, listes de contrôle, etc.) b) Analyse technique (analyse au regard des critères de sélection et d'attribution définis dans l'appel de propositions/le cahier des charges) Est-ce prévu? O/N/NA Entité/service responsable Forme de la procédure (manuel, circulaire, guide des procédures, listes de contrôle, etc.) Des critères précis de sélection et d'attribution ont-ils été définis? Oui  Non  Dans l'affirmative, sont-ils énumérés dans un document (liste de contrôle analytique, etc.)? Oui  Non  c) Analyse financière Est-ce prévu? O/N/NA Entité/service responsable Forme de la procédure (manuel, circulaire, guide des procédures, listes de contrôle, etc.) Des critères précis ont-ils été définis (valeurs de référence/plafonds par type de dépenses)? Oui  Non  Dans l'affirmative, sont-ils énumérés dans un document (liste de contrôle, etc.)? Oui  Non  4.2.6. Relations avec d'autres initiatives ou programmes communautaires Y a-t-il vérification d'un éventuel double emploi avec les actions/projets financés dans votre État membre dans le cadre d'autres initiatives ou programmes communautaires, par exemple EQUAL? Est-ce prévu? O/N/NA Entité/service responsable Forme de la procédure (manuel, circulaire, guide des procédures, listes de contrôle, etc.) 4.2.7. Évaluation et sélection des propositions/procédures d'attribution Est-ce prévu? O/N/NA Entité/service responsable Forme de la procédure (manuel, circulaire, guide des procédures, listes de contrôle, etc.) [Décrire les intervenants (évaluation interne, évaluateurs externes, comités d’évaluation) pour l'évaluation des propositions/offres soumises] … … … … … 4.2.8. Décision de sélection/rejet des propositions/offres Qui est officiellement responsable de la décision de sélection ou de rejet des propositions? Est-ce prévu? O/N/NA Entité/service responsable Forme de la procédure (manuel, circulaire, guide des procédures, listes de contrôle, etc.) 4.2.9. Notification des décisions de rejet des propositions/offres Est-ce prévu? O/N/NA Entité/service responsable Forme de la procédure (manuel, circulaire, guide des procédures, listes de contrôle, etc.) Un courrier notifiant le rejet est il envoyé au candidat/soumissionnaire? Oui  Non  Ce courrier indique-t-il les motifs du rejet? Oui  Non  4.2.10. Acceptation du projet/décision de financement/attribution du marché Dispositions comptables relatives aux projets sélectionnés Est-ce prévu? O/N/NA Entité/service responsable Forme de la procédure (manuel, circulaire, guide des procédures, listes de contrôle, etc.) Qui signe la convention de subvention/décision d'attribution du marché au nom de l'autorité responsable/déléguée? (joindre un exemplaire de convention type ainsi que les modèles de rapports envoyés aux bénéficiaires) Est-ce prévu? O/N/NA Entité/service responsable Forme de la procédure (manuel, circulaire, guide des procédures, listes de contrôle, etc.) Documents à joindre Modèle(s) de convention(s) de subvention 4.3. Gestion et paiement de la subvention 4.3.1. Modalités de paiement définies dans la/les convention(s) de subvention avec le bénéficiaire Paiement Montant (% du total) Condition de paiement (rapports devant être présentés par les bénéficiaires) Date prévue (dans le cadre de l'achèvement du projet) Premier préfinancement Second préfinancement Solde Des modèles de rapports d'avancement et de rapports finals d'évaluation à utiliser par les bénéficiaires ont-ils été établis? (joindre les modèles de rapports d'avancement et de rapports d'évaluation) Oui  Non  Des modèles de rapports financiers/demandes de paiement à utiliser par les bénéficiaires ont-ils été établis? (joindre les modèles de rapports financiers et de demandes de paiement) Oui  Non  4.3.2. Suivi de l'exécution des projets Est-ce prévu? O/N/NA Entité/service responsable Forme de la procédure (manuel, circulaire, guide des procédures, listes de contrôle, etc.) Ce suivi inclut-il des vérifications sur place des projets? Oui  Non  Dans l'affirmative, quelles en sont les modalités (fréquence, vérification des activités/aspects financiers des projets, etc.)? … … … … 4.3.3. Réception et analyse des demandes de paiement présentées pour les projets Est-ce prévu? O/N/NA Entité/service responsable Forme de la procédure (manuel, circulaire, guide des procédures, listes de contrôle, etc.) L'analyse des demandes de paiement inclut-elle les vérifications suivantes: Premier pré-financement (O/N) Second pré-financement (O/N) Final (O/N) Conformité du montant demandé avec le montant prévu dans la convention Conformité du demandeur et validité des coordonnées bancaires sur lesquelles la subvention doit être versée Réalisation du projet conformément aux dispositions de la convention de subvention Liste exhaustive et détaillée des dépenses du projet Vérification des calculs figurant dans la déclaration de dépenses du bénéficiaire Conformité des dépenses déclarées avec le budget prévisionnel Pièces justificatives des dépenses déclarées Pourcentage des dépenses déclarées vérifié sur pièces justificatives … % Certification des dépenses par un organisme extérieur (expert-comptable, commissaire aux comptes, etc.) Conformité des dépenses déclarées avec les règles définies dans la décision de la Commission 4.3.4. Lancement du paiement/recouvrement auprès des bénéficiaires Est-ce prévu? O/N/NA Entité/service responsable Forme de la procédure (manuel, circulaire, guide des procédures, listes de contrôle, etc.) 4.3.5. Ordre de paiement/recouvrement Est-ce prévu? O/N/NA Entité/service responsable Forme de la procédure (manuel, circulaire, guide des procédures, listes de contrôle, etc.) 4.3.6. Exécution du paiement/recouvrement Est-ce prévu? O/N/NA Entité/service responsable Forme de la procédure (manuel, circulaire, guide des procédures, listes de contrôle, etc.) L'exécution des paiements/recouvrements inclut-elle les vérifications suivantes: Premier préfinancement Avance (O/N) Second préfinancement Intermédiaire (O/N) Final (O/N) Existence d'un engagement juridique valable pour le projet (convention de subvention) Autorisation de paiement/recouvrement valable (liste de contrôle) Ordre de paiement/recouvrement dûment signé par le signataire autorisé Statut juridique et coordonnées bancaires exacts du bénéficiaire Inscription comptable correcte de la demande de paiement/recouvrement 4.3.7. Moyens de paiement Comment les bénéficiaires sont-ils payés? Virement bancaire  Chèque  Autre  4.3.8. Suivi du recouvrement (Quelles sont les dispositions prévues pour assurer le suivi et le remboursement des ordres de recouvrement émis à l'égard des projets?) … … … … … … … … 4.3.9. Procédures de réallocation des fonds remboursés dans le cadre du FER (le cas échéant) … … … … … … … … 4.4. Déclarations de dépenses et demandes de paiement de l'État membre 4.4.1. Déclaration de dépenses Quel(le) est le service/l'entité chargé(e) d'établir les déclarations de dépenses envoyées à la Commission européenne? Est-ce prévu? O/N/NA Entité/service responsable Forme de la procédure (manuel, circulaire, guide des procédures, listes de contrôle, etc.) Quelle est l'autorité chargée de certifier les déclarations de dépenses envoyées à la Commission européenne? Est-ce prévu? O/N/NA Personne/entité/Service responsable Forme de la procédure (manuel, circulaire, guide des procédures, listes de contrôle, etc.) 4.4.2. Demande de paiement Quel est le service chargé d'établir la demande de paiement envoyée à la Commission européenne (article …)? Est-ce prévu? O/N/NA Entité/service responsable Forme de la procédure (manuel, circulaire, guide des procédures, listes de contrôle, etc.) 5. VÉRIFICATIONS, CONTRÔLE ET AUDIT 5.1. Services chargés de contrôler les projets [visés à l'article 25, point a)] Est-ce prévu? O/N/NA Entité/service responsable (3) Forme de la procédure (manuel, circulaire, guide des procédures, listes de contrôle, etc.) 5.2. Caractéristiques des contrôles relatifs aux projets Indicateurs Oui Non Structure des contrôles: — centralisés — décentralisés — externalisés Nombre de personnes affectées aux contrôles Types de contrôles: Contrôles fondés sur l'analyse des risques? — ex ante — pendant la mise en œuvre du projet — ex post Un programme annuel est établi en tenant compte des méthodes d'échantillonnage définie à l'article 7 Les activités de contrôle englobent-elles?: Oui Non Vérification du respect des procédures de sélection des projets Vérification de la finalité du projet au regard des objectifs décrits dans le programme national de mise en œuvre du FER Vérification de la correspondance entre les dépenses reportées par les bénéficiaires des subventions et les pièces justificatives Vérification de la conformité des dépenses aux exigences communautaires, aux exigences fixées lors de la procédure nationale de sélection, aux dispositions du contrat ou de l'instrument octroyant la subvention et aux actions effectivement réalisées Vérification de la réalité du cofinancement national Vérification du respect des procédures et circuits définis par l'autorité responsable/organisme intermédiaire en ce qui concerne l'analyse, l'autorisation et l'exécution des paiements aux bénéficiaires Vérification du montant des subventions au regard des limites fixées à l'article 23 de la décision 2004/904/CE Vérification du versement effectif des subventions aux bénéficiaires Vérification de la piste d'audit Vérification de la correspondance entre les dépenses et recettes acceptées au titre des projets et les montants de dépenses et recettes déclarés par l'autorité responsable dans les déclarations de dépenses présentées à la Commission européenne 5.3. Suivi des contrôles a) À qui les rapports sont-ils envoyés?  bénéficiaires des projets contrôlés  conseil d'administration de l'autorité responsable  service d'audit interne de l'autorité responsable  autorités nationales d’audit  autres (à préciser) … b) Quel est le suivi donné à ces rapports: — au niveau des projets concernés (corrections financières, contrôles d'autres projets émanant des mêmes bénéficiaires, etc.) … … … — au niveau de l'autorité responsable/de l'organisme intermédiaire (modifications et corrections des procédures/guides des procédures, listes de contrôle, etc.) … … … … … 5.4. Audit de l'autorité responsable/organisme intermédiaire L'autorité responsable/l'organisme intermédiaire sont-ils soumis à des audits? Oui  Non  Quels sont les services ou autorités capables de réaliser cet audit?  Service d'audit interne de l'autorité responsable/organisme intermédiaire  Service d'audit d'un autre organisme  Institution nationale d'audit (Cour des comptes) Un audit de ce type a-t-il été effectué depuis l'entrée en vigueur de la décision 2004/904/CE du Conseil? Oui  Non  Dans l'affirmative: À quelle date? … Par quelle autorité? … Le(s) rapport(s) est-il (sont-ils) disponible(s)? … Quelles sont les mesures qui ont été prises à la suite de ce rapport? … … … … … … … 6. PISTE D'AUDIT Où les documents suivants sont-ils conservés? Documents Entité/service responsable Pendant combien de temps? Programmes nationaux pluriannuel et annuel Décision de la Commission européenne sur les programmes pluriannuel et annuel Appels de propositions/appels d'offres Dossiers de candidature/dossiers des contrats Analyse administrative, technique et financière des propositions reçues (grilles d'évaluation) et rapports du comité d'évaluation Décision de financement ou de rejet Convention de subvention des projets Décisions d'engagement financier correspondant aux projets Rapports d'avancement et rapports finaux soumis par les bénéficiaires de subventions Rapports financiers et demandes de paiement présentés par les projets bénéficiaires de subventions Pièces justificatives des dépenses et recettes des projets bénéficiaires de subventions Autorisations de paiement/recouvrement des subventions (listes de contrôle) Ordres de paiement/recouvrement des subventions Preuves du paiement/recouvrement des subventions Rapports sur les contrôles effectués sur les projets Rapports sur les contrôles effectués au niveau national sur les systèmes de gestion et de contrôle Déclarations de dépenses envoyées à la Commission européenne Demandes de paiement envoyées à la Commission européenne Rapports finals d'exécution envoyés à la Commission européenne Preuve des paiements reçus de la Commission européenne 7. ÉVALUATION 7.1. Services chargés de l'évaluation Est-ce prévu? O/N/NA Entité/service responsable (4) Forme de la procédure (manuel, circulaire, guide des procédures, listes de contrôle, etc.) 7.2. Calendrier de l'évaluation Selon quelle fréquence l'évaluation des actions du FER sera-t-elle effectuée?  Évaluation à mi-parcours  Évaluation finale 7.3. Indicateurs Des indicateurs ont-ils été définis aux fins du suivi et de l'évaluation des projets et des programmes nationaux et sont-ils rassemblés au cours de la phase de gestion? Oui  Non  Des indicateurs détaillés ont-ils été définis pour chaque type d'action prévu aux articles 4, 5, 6 et 7 de la décision 2004/904/CE? Indicateurs de moyens et de réalisation des projets (cocher X si oui) Indicateurs de réalisation des actions (cocher X si oui) Indicateurs de résultat des actions (cocher X si oui) Indicateurs d'impact (conséquences) des actions (cocher X si oui) 1. Conditions d'accueil et procédures d'asile — aide aux personnes — assistance structurelle 2. Intégration — aide aux personnes — assistance structurelle 3. Retour volontaire — aide aux personnes — assistance structurelle (1) Indiquer les consultants externes, le cas échéant. (2) Note: vérifications devant être effectuées par l'autorité responsable ou sous sa responsabilité (auditeurs externes, organismes publics) à des fins de contrôle [article 25, point a)], c'est-à-dire non directement liées au suivi de la gestion courante des projets (analyse et décision, demandes de paiement), etc. (3) Indiquer également les cas dans lesquels les contrôles étaient effectués par des organismes extérieurs. (4) Indiquer également les consultants externes, le cas échéant.

ANNEXE 2 FONDS EUROPÉEN POUR LES RÉFUGIÉS PROJET DE PROGRAMME ANNUEL 2005 1. ÉTAT MEMBRE … 2. MODALITÉS DE SÉLECTION DES PROJETS À FINANCER DANS LE CADRE DU PROGRAMME ANNUEL Les modalités générales de sélection des projets à financer au titre du programme annuel sont-elles conformes à celles exposées dans le programme pluriannuel? Dans la négative, veuillez fournir ci-dessous des précisions quant aux éventuelles modifications. … … … … … … … … … … … … … … … 3. ACTIONS 3.1. Action A): Conditions d'accueil et procédures d'asile i. Besoins justifiant la mise en œuvre de l'action … … ii. Objet de l'action … … iii. Plan financier (1) Crédits du Fonds européen pour les réfugiés A 0,00 € 0,00 % Crédits de l'État B 0,00 € 0,00 % Crédits des régions C 0,00 € 0,00 % Crédits des autorités locales D 0,00 € 0,00 % Crédits nationaux E = B+C+D 0,00 € 0,00 % Total des crédits publics F = A+E 0,00 € 0,00 % Crédits privés G 0,00 € 0,00 % Coût total H = F+G 0,00 € 0,00 % iv. Calendrier (Les projets doivent démarrer pendant la période comprise entre le 1 er janvier et le 31 décembre de l'année du programme. À titre exceptionnel, les projets au titre du programme 2005 doivent démarrer dans la période comprise entre le 1 er janvier 2005 et le 30 juin 2006. Pour le programme annuel 2005, les coûts liés aux projets peuvent être éligibles à compter du 1 er janvier 2005) Date de démarrage: … Date d'achèvement: … v. Actions à mettre en œuvre (grandes lignes opérationnelles) Voir les actions énumérées à l'article 5 de la décision 2004/904/CE vi. Groupes cibles Personnes définies à l'article 3 de la décision 2004/904/CE établissant le FER (préciser leur statut juridique). vii. Bénéficiaires de l'aide (ONG, autorités fédérales, nationales, régionales ou locales, autres organisations à but non lucratif, etc.) viii. Autorités nationales concernées Préciser si des autorités autres que l'autorité responsable visée à l'article 13 de la décision établissant le FER sont concernées. ix. Quantification des résultats escomptés La liste d'exemples figurant ci-dessous est illustrative et non exhaustive: — Amélioration des infrastructures ou des services d'hébergement (quantifier) — Fourniture d'une aide matérielle et de soins médicaux ou psychologiques — Assistance sociale, information ou assistance dans les démarches administratives — Fourniture de services d'appui tels que la traduction et la formation, afin de contribuer à améliorer les conditions d'accueil, ainsi que l'efficacité et la qualité des procédures d'asile — Amélioration de l'information des populations locales qui seront en contact avec les personnes accueillies dans le pays d'accueil — Type et volume de l'aide spéciale accordée aux groupes vulnérables — Durée des contacts (des spécialistes dans le domaine juridique ou d'autres conseillers) avec les bénéficiaires d'un groupe cible — Nombre d'utilisateurs des produits réalisés dans le cadre des projets (informations, traduction de documents, etc.) — Amélioration concrète du traitement des demandes d'asile — Amélioration de la représentation des demandeurs d'asile (assistance judiciaire, par exemple) — Autres (préciser) x. Visibilité du cofinancement par le FER Décrire les mécanismes visant à assurer la visibilité du financement par le FER pour toute activité liée aux projets financés au titre de la mesure en question. … … xi. Complémentarité avec des actions similaires financées par d'autres instruments et additionnalité avec les mesures nationales Démontrer que les actions proposées complètent parfaitement et sont pleinement coordonnées avec les actions similaires financées par d'autres instruments nationaux ou communautaires, et qu'elles sont complémentaires aux actions nationales et ne les remplacent pas. … … 3.2. Action B): Intégration des personnes visées à l'article 3 de la décision 2004/904/CE dont le séjour dans l'État membre concerné a un caractère durable et stable i. Besoins justifiant la mise en œuvre de l'action … … ii. Objet de l'action … … iii. Plan financier (2) Crédits du Fonds européen pour les réfugiés A 0,00 € 0,00 % Crédits de l'État B 0,00 € 0,00 % Crédits des régions C 0,00 € 0,00 % Crédits des autorités locales D 0,00 € 0,00 % Crédits nationaux E = B+C+D 0,00 € 0,00 % Total des crédits publics F = A+E 0,00 € 0,00 % Crédits privés G 0,00 € 0,00 % Coût total H = F+G 0,00 € 0,00 % iv. Calendrier (Les projets doivent démarrer pendant la période comprise entre le 1 er janvier et le 31 décembre de l'année du programme. À titre exceptionnel, les projets au titre du programme 2005 doivent démarrer dans la période comprise entre le 1 er janvier 2005 et le 30 juin 2006. Pour le programme annuel 2005, les coûts liés aux projets peuvent être éligibles à compter du 1 er janvier 2005.) Date de démarrage: … Date d'achèvement: … v. Actions à mettre en œuvre (grandes lignes opérationnelles) Voir les actions énumérées à l'article 6 de la décision 2004/904/CE … … … … … vi. Groupes cibles Personnes définies à l'article 3 de la décision établissant le FER, dont le séjour dans l'État membre concerné est durable et/ou stable (attention: les demandeurs d'asile et les migrants clandestins ou autres ne sont pas concernés). vii. Bénéficiaires de l'aide (ONG, autorités fédérales, nationales, régionales ou locales, autres organisations à but non lucratif, etc.) viii. Autorités nationales concernées Préciser si des autorités autres que l'autorité responsable visée à l'article 13 de la décision 2004/904/CE établissant le FER sont concernées. ix. Quantification des résultats escomptés La liste d'exemples figurant ci-dessous est illustrative et non exhaustive: — Fourniture de conseils et assistance dans des domaines tels que le logement, les moyens de subsistance, l'intégration sur le marché du travail, les soins médicaux, psychologiques et sociaux; matériel et services fournis — Nombre d'actions permettant aux bénéficiaires de s'adapter à la société de l'État membre sur le plan socioculturel et de partager les valeurs inscrites dans la charte des droits fondamentaux de l'Union européenne — Actions visant à promouvoir une participation durable et soutenable à la vie civile et culturelle — Valeur monétaire de l'aide directe (produits alimentaires, vêtements, logement, etc.) — Nombre de services de santé fournis — Nombre d'heures d'enseignement ou de formation fournies (cours de langue ou formation professionnelle, par exemple) — Durée des contacts des conseillers sociaux avec les bénéficiaires appartenant au groupe cible — Nombre d'utilisateurs des produits réalisés dans le cadre des projets (informations, traduction de documents, etc.) — Amélioration concrète de l'intégration des réfugiés — Actions favorisant l'égalité d'accès et l'égalité de résultats en ce qui concerne les démarches de ces personnes auprès des organismes publics — Autres (préciser) x. Visibilité du cofinancement par le FER Décrire les mécanismes visant à assurer la visibilité du financement par le FER pour toute activité liée aux projets financés au titre de la mesure en question. … … … … … xi. Complémentarité avec des mesures similaires financées par d'autres instruments et additionnalité avec les mesures nationales L'État membre doit démontrer que les mesures proposées complètent parfaitement et sont pleinement coordonnées avec les actions similaires financées par d'autres instruments nationaux ou communautaires, et qu'elles sont complémentaires aux mesures nationales et ne les remplacent pas. … … … … … 3.3. Action C): Retour volontaire des personnes visées à l'article 3 de la décision 2004/904/CE à condition qu'elles n'aient pas acquis une nouvelle nationalité et qu'elles n'aient pas quitté le territoire de l'État membre i. Besoins justifiant la mise en œuvre de l'action … … ii. Objet de l'action … … iii. Plan financier (3) Crédits du Fonds européen pour les réfugiés A 0,00 € 0,00 % Crédits de l'État B 0,00 € 0,00 % Crédits des régions C 0,00 € 0,00 % Crédits des autorités locales D 0,00 € 0,00 % Crédits nationaux E = B+C+D 0,00 € 0,00 % Total des crédits publics F = A+E 0,00 € 0,00 % Crédits privés G 0,00 € 0,00 % Coût total H = F+G 0,00 € 0,00 % iv. Calendrier (Les projets doivent démarrer pendant la période comprise entre le 1 er janvier et le 31 décembre de l'année du programme. À titre exceptionnel, les projets au titre du programme 2005 doivent démarrer dans la période comprise entre le 1 er janvier 2005 et le 30 juin 2006. Pour le programme annuel 2005, les coûts liés aux projets peuvent être éligibles à compter du 1 er janvier 2005.) Date de démarrage: … Date d'achèvement: … v. Actions à mettre en œuvre (grandes lignes opérationnelles) Voir les actions énumérées à l'article 7 de la décision 2004/904/CE. … … … … … vi. Suivi de l'après-retour Décrire le système mis en place pour assurer l'observation et le suivi après les retours volontaires. vii. Groupes cibles Personnes définies à l'article 3 de la décision établissant le FER, à condition qu'elles n'aient pas acquis une nouvelle nationalité (personnes naturalisées) et qu'elles n'aient pas quitté le territoire de l'État membre (préciser). viii. Bénéficiaires de l'aide (ONG, autorités fédérales, nationales, régionales ou locales, autres organisations à but non lucratif, etc.) ix. Autorités nationales concernées Préciser si des autorités autres que l'autorité responsable visée à l'article 13 de la décision 2004/904/CE établissant le FER sont concernées. x. Quantification des résultats escomptés La liste d'exemples figurant ci-dessous est illustrative et non exhaustive: — Nombre d'utilisateurs des informations et des services de conseil relatifs aux initiatives ou programmes de retour volontaire — Nombre de personnes (professionnels, chefs de famille, membres de la famille) qui retournent dans leur pays d'origine — Nombre de personnes qui sont restées, mais ont bénéficié d'une aide au retour — Avantages économiques supplémentaires pour le pays d'origine (nombre d'emplois ou d'entreprises créés, par exemple) — Fourniture d'informations sur des aspects concernant le retour, y compris la situation économique, administrative et politique dans le pays d'origine, les possibilités d'emploi, les droits patrimoniaux et autres questions juridiques — Montant de l'aide financière aux personnes rapatriées — Coopération avec des projets similaires dans d'autres États membres — Durée des contacts des conseillers avec les bénéficiaires appartenant aux groupes cibles — Nombre d'utilisateurs des produits réalisés dans le cadre des projets (informations sur la situation dans le pays ou la région d'origine ou dans le précédent pays de séjour) — Incidence quantifiée des actions de communautés d'origine résidentes dans l'Union européenne facilitant le retour volontaire des personnes visées dans la décision 2004/904/CE du Conseil — Actions facilitant l'organisation et la mise en œuvre d'initiatives ou de programmes nationaux de retour volontaire — Autres (préciser) xi. Visibilité du cofinancement par le FER Décrire les mécanismes visant à assurer la visibilité du financement par le FER pour toute activité liée aux projets financés au titre de la mesure en question. … … … … … xii. Complémentarité avec des actions similaires financées par d'autres instruments et additionnalité avec les actions nationales L'État membre démontrera que les actions proposées complètent parfaitement et sont pleinement coordonnées avec les actions similaires financées par d'autres instruments nationaux (y compris les instruments régionaux et locaux) ou communautaires et qu'elles sont complémentaires aux actions nationales et ne les remplacent pas. 4. ASSISTANCE TECHNIQUE i. Besoins justifiant le recours à l'assistance technique Présentation détaillée des ressources disponibles et des ressources supplémentaires nécessaires pour mettre en œuvre le programme FER. … … ii. Objet de l'assistance technique (article 18 de la décision 2004/904/CE) … … iii. Plan financier (4) Crédits du Fonds européen pour les réfugiés A 0,00 € 0,00 % Crédits de l'État B 0,00 € 0,00 % Crédits des régions C 0,00 € 0,00 % Crédits des autorités locales D 0,00 € 0,00 % Crédits nationaux E = B+C+D 0,00 € 0,00 % Total des crédits publics F = A+E 0,00 € 0,00 % Crédits privés G 0,00 € 0,00 % Coût total H = F+G 0,00 € 0,00 % iv. Calendrier (Les mesures d'assistance technique doivent démarrer pendant la période comprise entre le 1 er janvier et le 31 décembre de l'année du programme. À titre exceptionnel, les projets au titre du programme 2005 doivent démarrer dans la période comprise entre le 1 er janvier 2005 et le 30 juin 2006. Pour le programme annuel 2005, les coûts peuvent être éligibles à compter du 1 er janvier 2005 et jusqu'au 31 décembre 2006.) Date de démarrage: … Date d'achèvement: … v. Actions à mettre en œuvre (grandes lignes opérationnelles) Actions visant à couvrir l'assistance technique et administrative liée à la préparation, au suivi et à l'évaluation des actions du programme, par exemple: a) Coûts liés à la préparation, à la sélection, à l'évaluation et au suivi des opérations cofinancées par le FER. Il peut s'agir de la location ou de l'achat de systèmes informatisés correspondant à l'ampleur du programme, dont la nécessité est dûment justifiée par l'autorité responsable. L'équipement loué ou acheté ne peut être utilisé que pour la mise en œuvre du programme. Les règles d'éligibilité concernant la location sont applicables. b) Actions d'information et coûts liés à la visibilité du cofinancement par le FER. c) Coûts liés aux audits, aux contrôles sur place et aux vérifications portant sur les projets. d) Les dépenses liées aux rémunérations, y compris les charges sociales, sont seulement éligibles dans les cas suivants: e) Fonctionnaires permanents, faisant l'objet d'une affectation temporaire par décision formelle de l'autorité compétente, chargés d'exécuter les tâches énumérées aux points 2, 3 et 4 ci-dessus. f) Agents temporaires ou personnel du secteur privé, employés à la seule fin d'exécuter les tâches énumérées aux points 2, 3 et 4 ci-dessus. vi. Procédure d'attribution Autorités publiques qui mettent en œuvre le programme du FER (et, le cas échéant, d'autres organismes qui participent à sa mise en œuvre). Préciser notamment selon quelles procédures d'attribution il convient de gérer les dépenses au titre de l'assistance technique. vii. Autorités nationales concernées À préciser, s'il s'agit d'autorités autres que l'autorité responsable visée à l'article 13 de la décision établissant le FER. viii. Quantification des résultats escomptés Notamment: — Amélioration quantifiée de la mise en œuvre du FER — Améliorations dans la préparation des appels de propositions et l'élaboration du programme (préciser le nombre d'hommes-jours) — Évaluation des propositions de projet (en préciser le nombre) — Sélection des projets (nombre prévu) — Suivi des projets et gestion du programme (préciser le nombre d'hommes-jours) — Audit et contrôles sur place (préciser le nombre d'audits/visites) — Rapports d'évaluation (préciser le nombre d'hommes-jours) — Initiatives en matière de publicité (préciser) — Équipement loué ou acheté (préciser) — Autres (préciser) ix. Visibilité du cofinancement du FER Le financement par le FER doit apparaître clairement pour toute activité liée aux projets financés au titre de la mesure en question. x. Complémentarité avec des mesures similaires financées par d'autres instruments et additionnalité avec les mesures nationales L'État membre doit démontrer que les mesures proposées complètent parfaitement et sont pleinement coordonnées avec les mesures similaires financées par d'autres instruments nationaux, communautaires ou internationaux, et qu'elles sont complémentaires aux mesures nationales et ne les remplacent pas. 5. PLAN DE FINANCEMENT INDICATIF POUR L'ANNÉE (5) Crédits du Fonds européen pour les réfugiés A 0,00 € 0,00 % Crédits de l'État B 0,00 € 0,00 % Crédits des régions C 0,00 € 0,00 % Crédits des autorités locales D 0,00 € 0,00 % Crédits nationaux E = B + C + D 0,00 € 0,00 % Total des crédits publics F = A + E 0,00 € 0,00 % Crédits privés G 0,00 € 0,00 % Coût total H = F + G 0,00 € 0,00 % (1) Voir l'article 15 de la présente décision. (2) Voir l'article 15 de la présente décision. (3) Voir l'article 15 de la présente décision (4) Au maximum 7 % des crédits annuels de l'État membre, augmentés de 30 000 euros. Pas d'obligation de cofinancement. Voir l'article 15 de la présente décision. (5) Voir l'article 15 de la présente décision.

ANNEXE 3 MODELE DE RAPPORT D'AVANCEMENT (Article 23, paragraphe 3, de la décision 2004/904/CE) À envoyer à: Commission européenne Direction générale de la justice, de la liberté et de la sécurité Unité B/4 Fonds européen pour les réfugiés B-1049 Bruxelles État membre: …Année du programme annuel: …Autorité responsable: …(nom de la personne de contact, service ou organisation, adresse, télécopieur, téléphone, e-mail)Délai de remise du rapport: lorsque 70 % du montant du premier préfinancement ont été exposés par le bénéficiaire final. A. ADMINISTRATION ET GESTION DU PROGRAMME 1) Description des structures de gestion du programme annuel, des circuits financiers, de la méthodologie et des critères de sélection des projets, du système de suivi (si identique aux informations données dans la demande de concours, renvoyer simplement à cette dernière). 2) Sélection des projets: mesures prises et résultats obtenus (par exemple, date de publication de l'appel à propositions, nombre de demandeurs, nombre de projets retenus, coût moyen des projets sélectionnés). Description des activités d'assistance technique entreprises dans le cadre de l'exécution du programme. 3) Information et publicité: activités. Description détaillée des moyens utilisés pour assurer la visibilité du cofinancement communautaire. Tous les documents et les publications liées au projet doivent indiquer le concours de l'UE par la mention «Ce projet est cofinancé par le Fonds européen pour les réfugiés». 4) Informations sur les contrôles effectués conformément à l'article 25, paragraphe 1, de la décision 2004/904/CE. 5) Information sur les risques liés aux activités (un risque étant la possibilité de survenance d'un évènement qui aura une incidence sur la réalisation des objectifs). B. EXÉCUTION DU PROGRAMME 1) Calendrier — Date de démarrage de l'exécution du programme annuel national: — Date de clôture du programme annuel national (date limite d'exécution des dépenses, indiquée dans la décision de cofinancement): 2) Aspects financiers Bilan financier au … (préciser la date — au plus tôt un mois avant la transmission du rapport succinct) RAPPORT FINANCIER (rapport d'avancement, article 23, paragraphe 3) PROGRAMMES NATIONAUX FER PAYS Situation au Année du programme

Programmé (1) Engagé (2) Payé (3) % paiements (4=3/2) Coûts totaux (a) Financement FER (b) Coûts totaux (a) Coûts éligibles totaux (b) Financement FER (c) Coûts totaux (a) Coûts éligibles totaux (b) Montant définitif du financement FER (c) Financement FER versé (d) Coûts totaux (a) Montant définitif du financement FER (b) Financement FER versé (c) FER restant à verser/à récupérer par l'AR (5) Activité A — Accueil & procédures d'asile Action 1 Action 2 Action 3 Total activité A 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Activité B — Intégration Action 1 Action 2 Total activité B 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Activité C — Retour volontaire Action 1 Action 2 Total activité C 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Activité D — Projets couvrant plusieurs activités Action 1 Action 2 Total activité D 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 TOTAL ACTIONS 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Total E Assistance technique TOTAL GÉNÉRAL 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 (1) Programmé = tel que programmé dans le programme annuel convenu (parfois aucun détail par projet à ce stade). (1a) Coûts totaux = coût total des actions telles qu'elles sont prévues dans le programme annuel approuvé. (1b) Financement FER = montant du financement FER par action tel qu'il est prévu dans le programme annuel approuvé. (2) Engagé = tel que convenu dans l'accord de cofinancement/la décision de financement entre l'autorité responsable et l'organisme bénéficiaire. (2a) Coûts totaux = coût total de l'action convenu dans la convention de subvention/la décision de financement. (2b) Coûts éligibles totaux = coût éligible total de l'action convenu dans la convention de subvention/la décision de financement (= coût total – contributions en nature). (2c) Financement FER = montant maximal de financement FER convenu dans la convention de subvention/décision de financement entre l'autorité responsable et le bénéficiaire. (3) Payé = effectivement exposé et payé jusqu'à cette date. (3a) Coûts totaux = coût total de l'action exposé par le bénéficiaire et approuvé par l'autorité responsable. (3b) Coûts éligibles totaux = coûts éligibles de l'action exposés par le bénéficiaire et approuvés par l'autorité responsable (= coûts totaux – contributions en nature). (3c) Montant définitif du financement FER = montant définitif du financement FER qui est dû au bénéficiaire, conformément aux dispositions de la convention de subvention/décision de financement, et dépense approuvée par l'autorité responsable. (3d) Financement FER versé = montant du financement FER payé par l'autorité responsable au bénéficiaire jusqu'à cette date (y compris les sommes récupérées). (4) Écart entre les engagements et les paiements jusqu'à cette date. (4a) Coûts totaux = coût total de l'action exposé par le bénéficiaire et approuvé par l'autorité responsable (3a)/coût total de l'action convenu dans la convention de subvention ou la décision de financement (2a). (4b) Montant définitif du financement FER = montant définitif du financement FER qui est dû (3c) / montant du financement FER alloué à l'action (2b). (4c) Financement FER versé = montant du financement FER payé jusqu'à cette date au bénéficiaire, conformément aux dispositions de la convention de subvention ou de la décision de financement (3d)/ montant du financement FER alloué à l'action (2b). (5) FER restant à verser/à récupérer = différence entre le montant définitif du financement FER qui est dû au bénéficiaire, conformément aux dispositions de la convention de subvention ou de la décision de financement, et le montant du financement FER payé par l'AR au bénéficiaire jusqu'à cette date (y compris les montants récupérés) – (5) = 3(c) – 3(d). DÉCLARATION DE DÉPENSES — PROGRAMME ANNUEL FER Article 23, paragraphe 3, et article 24 de la décision du Conseil Numéro de référence de la Commission: Pays: Date: (en euros) Activités Total dépenses Dépenses éligibles Contributions en nature Total dépenses Coûts directs éligibles Coûts indirects éligibles Total dépenses éligibles Accueil & procédures d'asile Action 1 Accueil & procédures d'asile Action 2 Accueil & procédures d'asile Action 3 (A) Total Accueil & procédures d'asile Intégration Action 1 Intégration Action 2 (B) Total Intégration Retour volontaire Action 1 Retour volontaire Action 2 (C) Total Retour volontaire Mixte Action 1 Mixte Action 2 (D) Total Projets couvrant plusieurs activités (E) Assistance technique TOTAL GÉNÉRAL b) Paiements reçus de la Commission, avec les dates correspondantes: 3) Mise en œuvre des actions du programme a) Objectifs principaux des projets sélectionnés par mesure (utiliser les indicateurs appropriés tels que décrits dans la demande de cofinancement, donner des exemples des projets sélectionnés): b) Quantification des résultats attendus (actualiser la quantification des indicateurs par mesure figurant dans la demande de cofinancement): c) Problèmes rencontrés lors de la mise en oeuvre du programme annuel national: d) Autres remarques sur la mise en œuvre:

ANNEXE 4 MODÈLE DE RAPPORT FINAL (Article 23, paragraphe 4, de la décision 2004/904/CE) À envoyer à: Commission européenne Direction générale de la justice, de la liberté et de la sécurité Unité B/4 Fonds européen pour les réfugiés B-1049 Bruxelles État membre: …Année du programme annuel: …Autorité responsable: …(nom de la personne de contact, service ou organisation, adresse, télécopieur, téléphone, e-mail)Délai de remise du rapport: au plus tard neuf mois après la date limite d'admissibilité des dépenses pour le programme annuel. A. CONTEXTE OPÉRATIONNEL 1) Description de toute évolution importante survenue dans l'État membre par rapport à la situation décrite dans le programme annuel 2) Conséquences de cette évolution sur l'exécution du programme 3) Mesures prises pour assurer la cohérence et la complémentarité avec d'autres politiques nationales ou européennes connexes (notamment les politiques de la concurrence, des marchés publics, d'égalité des chances et de l'environnement) B. ADMINISTRATION ET GESTION DU PROGRAMME 1) Description des structures de gestion du programme, des circuits financiers, de la méthodologie et des critères de sélection des projets, du système de suivi et de contrôle (si identique aux informations données dans la demande de concours, renvoyer simplement à cette dernière) 2) Modifications apportées aux systèmes de gestion et de suivi du programme 3) Activités d'assistance technique dans le cadre de l'exécution du programme: résultats obtenus 4) Information et publicité: activités. Description détaillée des moyens utilisés pour assurer la visibilité du cofinancement communautaire. Tous les documents et les publications liées au projet doivent indiquer le concours de l'UE par la mention «Ce projet est cofinancé par le Fonds européen pour les réfugiés». (Joindre une copie de toutes les publications, tous les articles de presse, etc. en rapport avec le projet) 5) Information sur les contrôles effectués conformément à l'article 24, paragraphe 1, de la décision 2004/904/CE, en expliquant les aspects coût-bénéfice de la méthode d'échantillonnage conformément à l'article 7, paragraphe 2, de la décision 6) Information sur les risques liés aux activités: (un risque étant la possibilité de survenance d'un évènement qui aura une incidence sur la réalisation des objectifs) C. EXÉCUTION DU PROGRAMME 1) Calendrier — Date de démarrage de l'exécution du programme annuel national — Date de clôture du programme annuel national (date limite d'exécution des dépenses, indiquée dans la décision de cofinancement) 2) Aspects financiers Bilan financier au … (préciser la date — au plus tôt un mois avant la transmission du rapport succinct) RAPPORT FINANCIER (rapport final, article 23, paragraphe 4, article 24, paragraphe 3, et article 28, paragraphe 2) PROGRAMMES NATIONAUX FER PAYS Situation au Année du programme

Programmé (1) Engagé (2) Payé (3) % paiements (4=3/2) Coûts totaux (a) Financement FER (b) Coûts totaux (a) Coûts éligibles totaux (b) Financement FER (c) Coûts totaux (a) Coûts éligibles totaux (b) Montant définitif du finance-ment FER (c) Financement FER versé (d) Coûts totaux (a) Montant définitif du finance-ment FER (b) Financement FER versé (c) FER restant à verser/à récupérer par l'AR (5) Activité A — Accueil & procédures d'asile Action 1 Action 2 Action 3 Total activité A 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Activité B — Intégration Action 1 Action 2 Total activité B 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Activité C — Retour volontaire Action 1 Action 2 Total activité C 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Activité D — Projets couvrant plusieurs activités Action 1 Action 2 Total activité D 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 TOTAL ACTIONS 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Total E Assistance technique TOTAL GÉNÉRAL 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 (1) Programmé = tel que programmé dans le programme annuel convenu (parfois aucun détail par projet à ce stade). (1a) Coûts totaux = coût total des actions telles qu'elles sont prévues dans le programme annuel approuvé. (1b) Financement FER = montant du financement FER par action tel qu'il est prévu dans le programme annuel approuvé. (2) Engagé = tel que convenu dans l'accord de cofinancement/la décision de financement entre l'autorité responsable et l'organisme bénéficiaire. (2a) Coûts totaux = coût total de l'action convenu dans la convention de subvention/la décision de financement. (2b) Coûts éligibles totaux = coût éligible total de l'action convenu dans la convention de subvention/la décision de financement (= coût total – contributions en nature). (2c) Financement FER = montant maximal de financement FER convenu dans la convention de subvention/décision de financement entre l'autorité responsable et le bénéficiaire. (3) Payé = effectivement exposé et payé jusqu'à cette date. (3a) Coûts totaux = coût total de l'action exposé par le bénéficiaire et approuvé par l'autorité responsable. (3b) Coûts éligibles totaux = coûts éligibles de l'action exposés par le bénéficiaire et approuvés par l'autorité responsable (= coûts totaux – contributions en nature). (3c) Montant définitif du financement FER = montant définitif du financement FER qui est dû au bénéficiaire, conformément aux dispositions de la convention de subvention/décision de financement, et dépense approuvée par l'autorité responsable. (3d) Financement FER versé = montant du financement FER payé par l'autorité responsable au bénéficiaire jusqu'à cette date (y compris les sommes récupérées). (4) Écart entre les engagements et les paiements jusqu'à cette date. (4a) Coûts totaux = coût total de l'action exposé par le bénéficiaire et approuvé par l'autorité responsable (3a)/coût total de l'action convenu dans la convention de subvention ou la décision de financement (2a). (4b) Montant définitif du financement FER = montant définitif du financement FER qui est dû (3c) / montant du financement FER alloué à l'action (2b). (4c) Financement FER versé = montant du financement FER payé jusqu'à cette date au bénéficiaire, conformément aux dispositions de la convention de subvention ou de la décision de financement (3d)/ montant du financement FER alloué à l'action (2b). (5) FER restant à verser/à récupérer = différence entre le montant définitif du financement FER qui est dû au bénéficiaire, conformément aux dispositions de la convention de subvention ou de la décision de financement, et le montant du financement FER payé par l'AR au bénéficiaire jusqu'à cette date (y compris les montants récupérés) – (5) = 3(c) – 3(d). DÉCLARATION DE DÉPENSES FINALE — PROGRAMME ANNUEL FER (Article 23, paragraphe 3, et article 24, paragraphe 3, de la décision du Conseil) Numéro de référence de la Commission: Pays: Date: (en euros) Activités Total dépenses Dépenses éligibles Contributions en nature Total dépenses Coûts directs éligibles Coûts indirects éligibles Total dépenses éligibles Accueil & procédures d'asile Action 1 Accueil & procédures d'asile Action 2 Accueil & procédures d'asile Action 3 (A) Total Accueil & procédures d'asile Intégration Action 1 Intégration Action 2 (B) Total Intégration Retour volontaire Action 1 Retour volontaire Action 2 (C) Total Retour volontaire Mixte Action 1 Mixte Action 2 (D) Total Projets couvrant plusieurs activités E) Assistance technique TOTAL GÉNÉRAL

Activités Sources de revenus Public Privé Contributions en nature Total Communauté (FER) (Montant maximum du financement FER) État Régions Autorités locales Accueil & procédures d'asile Action 1 0,00 Accueil & procédures d'asile Action 2 0,00 Accueil & procédures d'asile Action 3 0,00 (A) Total Accueil & procédures d'asile 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Intégration Action 1 0,00 Intégration Action 2 0,00 (B) Total Intégration 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Retour volontaire Action 1 0,00 Retour volontaire Action 2 0,00 (C) Total Retour volontaire 0,00 Mixte Action 1 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Mixte Action 2 0,00 (D) Total Projets couvrant plusieurs activités 0,00 E) Assistance technique 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Total général 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Appendice à l'état de dépenses Montants récupérés inclus dans la présente déclaration de dépenses Projet Accueil & procédures d'asile Action 2 Montant à reverser Débiteur Date d'émission du titre de perception Autorité qui a émis le titre de perception Date de recouvrement effectif Montant recouvré

Projet Accueil Action 3 Montant à reverser Débiteur Date d'émission du titre de perception Autorité qui a émis le titre de perception Date de recouvrement effectif Montant recouvré b) Paiements reçus de la Commission, avec les dates correspondantes 3) Mise en oeuvre et mesures du programme a) Description des moyens utilisés, en termes pratiques et concrets, pour réaliser les actions prévues dans le programme annuel national Exemple: Action Projet décrit dans le programme national de mise en œuvre Mise en œuvre A - Accueil Projet 1 – créer des infrastructures d'accueil pour 1 000 personnes — création d'un centre d'accueil pour 450 personnes situé à … — augmentation de la capacité des centres existants situés à… à 500 personnes b) Résultats et effets obtenus (description qualitative et quantitative à l'aide des indicateurs définis dans la demande de cofinancement), évaluation des réalisations (par rapport aux prévisions) et du rapport coût-efficacité c) Autres remarques sur la mise en œuvre 4) Le cas échéant, activités et/ou effets transfrontières du programme 5) Description détaillée des problèmes rencontrés lors de la mise en œuvre du programme annuel national E. RAPPORT DE L'AUTORITÉ DE CONTRÔLE 1) Modifications apportées au système de contrôle 2) Résultats de ces activités, irrégularités décelées et signalées, mesures prises par l'autorité responsable 3) Mesure appropriée prise par l'autorité responsable à la suite d'observations formulées à l'issue de missions de contrôle réalisées par l'Union européenne (Cour des comptes, Commission européenne) 4) Informations précises sur les cas d'irrégularité découverts, lorsqu'une fraude est soupçonnée et qu'une action adéquate peut être envisagée ANNEXES AU RAPPORT FINAL A. Liste des projets approuvés par activité B. Brève description de chaque projet, en une demi-page, avec les indicateurs financiers résumés, le budget engagé par projet sous forme de tableau, les dépenses définitives par projet C. Évaluation indépendante

ANNEXE 5 COMMISSION EUROPÉENNE FONDS EUROPÉEN POUR LES RÉFUGIÉS DEMANDE DE PAIEMENT (à envoyer par la voie officielle à l'unité B4 de la DG Justice, liberté et sécurité, LX 46, B-1049 Bruxelles) Titre du programme: … Décision no … de la Commission du …. Conformément à l'article 13 de la décision 2004/904/CE, le soussigné (nom en majuscules, cachet, qualité et signature de l'autorité compétente), délégué par l'autorité responsable de la mise en œuvre du Fonds européen pour les réfugiés, demande le paiement de la somme de … euros, correspondant au second préfinancement/au solde. La présente demande de paiement est recevable pour les motifs suivants: Biffer la mention inutile a) le rapport sur l'état d'avancement de l'exécution du programme de travail annuel et une déclaration de dépenses représentant au moins 70 % du montant du premier préfinancement versé, prévus par l'article 23, paragraphe 3, de la décision 2004/904/CE — ont été fournis — figurent en annexe b) le rapport final sur la mise en œuvre des actions ainsi que la déclaration de dépenses finale prévus par l'article 24, paragraphe 4, et l'article 28, paragraphe 2, de la décision 2004/904/CE — ont été fournis — figurent en annexe c) les décisions de l'autorité responsable sont compatibles avec le montant total de la contribution du Fonds aux priorités concernées d) recommandations en vue d'améliorer les accords de suivi et de gestion conclus par la Commission en application de l'article 27 de la décision 2004/904/CE — ont été suivies — des explications ont été fournies — pas de recommandations g) demande de corrections conformément à l'article 26 de la décision 2004/904/CE — a été suivie — a fait l'objet d'observations — aucune dépense inclue — pas de demande Le paiement doit être effectué à l'ordre de: Bénéficiaire Banque Numéro de compte Titulaire du compte (si différent du bénéficiaire)

Date Nom en majuscules, cachet, qualité et signature de l'autorité compétente