RÈGLES POUR L'ACCÈS AUX DOCUMENTS DU CENTRE DE TRADUCTION (98/C 46/07)

Lors de sa septième réunion le 17 novembre 1997, le conseil d'administration du Centre de traduction des organes de l'Union européenne a adopté les règles suivantes pour l'accès aux documents du Centre de traduction:

1. Introduction

Le Centre de traduction des organes de l'Union européenne a été créé par le règlement (CE) n° 2965/94 du Conseil (JO L 314 du 7.12.1994, p. 1), modifié par le règlement (CE) n° 2610/95 (JO L 268 du 10.11.1995, p. 1), pour fournir les services de traduction nécessaires au fonctionnement des organes suivants:

- l'Agence européenne pour l'environnement,

- la Fondation européenne pour la formation,

- l'Observatoire européen des drogues et des toxicomanies,

- l'Agence européenne pour l'évaluation des médicaments,

- l'Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail,

- l'Office de l'harmonisation dans le marché intérieur (marques, dessins et modèles),

- l'Office européen de police (Europol) et l'unité «Drogues» Europol,

- l'Office communautaire des variétés végétales.

Les autres organismes créés par le Conseil ainsi que les institutions et organes de l'Union européenne qui disposent déjà de leur propre service de traduction peuvent éventuellement faire appel aux services du Centre de traduction.

2. Types de documents

La tâche du Centre de traduction étant ainsi définie, il est évident que le Centre n'est pas appelé à prendre des initiatives politiques mais, tout simplement, à traduire les documents émanant d'autres institutions et organes de l'Union. Par conséquent, il peut y avoir deux types de documents:

a) documents qui n'émanent pas du Centre de traduction mais qui proviennent d'un autre organisme ou d'une autre institution: pour ce type de documents, le requérant d'information devra toujours s'adresser à son auteur, tant pour la version originale que pour les versions traduites;

b) documents dont le Centre de traduction est l'auteur: pour ce type de documents, les règles suivantes sont d'application.

3. Documents du Centre de traduction

Il s'agit ici de documents dont le Centre de traduction est l'auteur et pour lesquels il peut être considéré comme le propriétaire et non comme le simple dépositaire.

Pour ces documents, la règle générale est que l'accès doit être accordé aux personnes intéressées sauf s'ils contiennent des informations relevant des domaines cités au point 4.

Pour avoir accès à un document ou à une information du Centre de traduction, le requérant doit adresser une demande par écrit dans n'importe quelle langue de l'Union européenne au directeur du Centre, qui est responsable du traitement des demandes et d'y donner une réponse écrite dans un délai d'un mois à compter de la date d'enregistrement de la demande; cette réponse sera toujours rédigée dans la langue de travail de l'Union utilisée par le demandeur.

Les documents demandés seront soit envoyés par la poste au requérant, soit mis à sa disposition pour consultation sur rendez-vous dans les bureaux du Centre.

4. Exceptions

L'accès à un document du Centre ne peut être accordé lorsque sa divulgation peut porter atteinte à:

- la protection de l'intérêt public (sécurité publique, relations internationales, stabilité monétaire, procédures judiciaires, inspections et enquêtes),

- la protection de l'individu et de la vie privée (les dossiers personnels; les renseignements, avis et appréciations donnés à titre confidentiel en vue d'engagements ou de nominations; des informations personnelles sur une personne [même décédée] ou un document dont la divulgation pourrait constituer une atteinte à la vie privée ou la faciliter),

- la protection du secret commercial et industriel (les informations, y compris les confidences commerciales, secrets commerciaux ou propriétés intellectuelles, dont la divulgation non autorisée porterait atteinte à la compétitivité d'un tiers; les informations industrielles, financières et commerciales, y compris celles ayant trait aux relations d'affaires, informations sur les coûts et offres à la suite d'adjudications),

- la protection des intérêts financiers de la Communauté,

- la protection de la confidentialité demandée par la personne physique ou morale qui a fourni les informations ou exigée par la législation de l'État membre qui a fourni les informations,

- la protection du caractère confidentiel des délibérations internes du Centre de traduction (ordres du jour et comptes rendus des réunions du conseil d'administration et des réunions internes; rapports de mission, rapports d'avancement, notes de réflexion, aide-mémoire, notes de briefing; avis internes des services du Centre de traduction).

5. Procédure de réexamen

Si un demandeur n'a pas reçu de réponse du Centre de traduction dans le mois suivant la date d'enregistrement de sa demande d'accès ou s'il n'est pas satisfait par la réponse qui lui refuse cet accès, il dispose d'un mois à compter de la date de réception de la réponse pour introduire auprès du président du conseil d'administration du Centre une demande de réexamen. Passé ce délai, la demande sera considérée comme retirée.

Si la réponse qui lui refuse l'accès est confirmée à la suite du réexamen de la demande, le demandeur en sera informé par écrit et dans le mois. Le Centre de traduction justifiera sa position et communiquera les voies de recours, notamment la possibilité de s'adresser au médiateur européen.

6. Divers

Pour toute autre question relative à l'accès aux documents du Centre de traduction qui n'aura pas été traitée explicitement dans ces règles, les normes en vigueur à la Commission seront appliquées par analogie au Centre de traduction des organes de l'Union européenne.