RÈGLEMENT D'EXÉCUTION (UE) 2015/884 DE LA COMMISSION

du 8 juin 2015

établissant les spécifications techniques et les procédures nécessaires au système d'interconnexion des registres mis en place par la directive 2009/101/CE du Parlement européen et du Conseil

(Texte présentant de l'intérêt pour l'EEE)

LA COMMISSION EUROPÉENNE,

vu le traité sur le fonctionnement de l'Union européenne,

vu la directive 2009/101/CE du Parlement européen et du Conseil du 16 septembre 2009 tendant à coordonner, pour les rendre équivalentes, les garanties qui sont exigées, dans les États membres, des sociétés au sens de l'article 48, deuxième alinéa, du traité, pour protéger les intérêts tant des associés que des tiers (1), et notamment son article 4 quater,

considérant ce qui suit:

Ce système d'interconnexion des registres doit également servir à la mise en œuvre de certaines exigences définies dans la directive 89/666/CEE du Conseil (2) et de la directive 2005/56/CE du Parlement européen et du Conseil (3) .

Afin de mettre en place le système d'interconnexion des registres, il est nécessaire de définir et d'adopter des spécifications techniques et des procédures permettant d'assurer des conditions uniformes pour sa mise en œuvre, tout en tenant compte des différences entre les caractéristiques techniques des registres des États membres.

A ADOPTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:

Article premier

Les spécifications techniques et les procédures du système d'interconnexion des registres visé à l'article 4 bis, paragraphe 2, de la directive 2009/101/CE figurent en annexe.

Article 2

Le présent règlement entre en vigueur le vingtième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l'Union européenne.

(1) JO L 258 du 1.10.2009, p. 11.

(2) Directive 89/666/CEE du Conseil du 21 décembre 1989 concernant la publicité des succursales créées dans un État membre par certaines formes de société relevant du droit d'un autre État (JO L 395 du 30.12.1989, p. 36).

(3) Directive 2005/56/CE du Parlement et du Conseil du 26 octobre 2005 sur les fusions transfrontalières des sociétés de capitaux (JO L 310 du 25.11.2005, p. 1).

ANNEXE

définissant les spécifications techniques et les procédures visées à l'article 1er

Lorsque, ci-après, il est fait référence à des «registres», il est entendu qu'il s'agit toujours de «registres centraux, du commerce et des sociétés».

Le système d'interconnexion des registres est dénommé «Système d'interconnexion des registres du commerce» ou BRIS (Business Registers Interconnection System).

1. Méthodes de communication

Aux fins de l'interconnexion des registres, le BRIS utilise des méthodes de communication électronique fondées sur des services tels que des services en ligne.

La communication entre le portail et la plate-forme, et entre un registre et la plate-forme, est une communication en mode «un-à-un». La communication entre la plate-forme et les registres peut se faire en mode «un-à-un» ou en mode «un-à-plusieurs».

2. Protocoles de communication

Pour la communication entre le portail, la plate-forme, les registres et les points d'accès optionnels, sont utilisés des protocoles internet sûrs comme HTTPS.

Pour la transmission de données structurées et de métadonnées, sont utilisés des protocoles de communication standard comme SOAP (Single Object Access Protocol).

3. Normes de sécurité

En ce qui concerne la communication et la diffusion des informations au moyen du BRIS, les mesures techniques permettant d'assurer le respect des normes minimales de sécurité informatique sont notamment les suivantes:

a) mesures afin de garantir la confidentialité des informations, y compris par le recours à des canaux sécurisés (HTTPS);

b) mesures afin de garantir l'intégrité des données lorsque celles-ci sont échangées;

c) mesures afin de garantir la non-répudiation de l'origine des informations au sein du BRIS et la non-répudiation de la remise des informations;

d) mesures afin de garantir la journalisation des événements liés à la sécurité conformément aux recommandations internationales reconnues en matière de normes de sécurité informatique;

e) mesures afin de garantir l'authentification et l'autorisation de tout utilisateur inscrit et mesures afin de vérifier l'identité des systèmes connectés au portail, à la plate-forme ou aux registres au sein du BRIS.

4. Méthodes d'échange des informations entre le registre de la société et celui de la succursale

Pour l'échange des informations entre le registre de la société et celui de la succursale, tel que visé à l'article 3 quinquies de la directive 2009/101/CE et à l'article 5 bis de la directive 89/666/CEE, la méthode suivante est utilisée:

a) le registre de la société fournit sans délai les informations relatives à l'ouverture et à la clôture de toute procédure de liquidation ou d'insolvabilité de la société ainsi qu'à la radiation de la société du registre («informations publiées»);

b) afin de recevoir sans délai les informations publiées, le registre de la succursale demande ces informations à la plate-forme. Cette demande peut consister à indiquer à la plate-forme les sociétés à propos desquelles le registre de la succursale souhaite recevoir des informations publiées;

c) à la réception de cette demande, la plate-forme veille à ce que le registre de la succursale ait accès aux informations publiées sans délai.

Les mesures techniques et procédures appropriées sont adoptées pour permettre de remédier à toute erreur de communication entre le registre et la plate-forme.

5. Liste des données devant être échangées entre les registres

5.1. Notification relative à la publicité des succursales

Aux fins de la présente annexe, l'échange d'informations entre registres, tel que visé à l'article 3 quinquies de la directive 2009/101/CE et à l'article 5 bis de la directive 89/666/CEE, est dénommé «notification relative à la publicité des succursales». La procédure déclenchant cette notification est dénommée «événement relatif à la publicité des succursales».

Pour chaque notification relative à la publicité des succursales, telle que visée à l'article 3 quinquies de la directive 2009/101/CE et à l'article 5 bis de la directive 89/666/CEE, les États membres se transmettent les données suivantes:

Type de données Description Cardinalité (1) Description complémentaire Date et heure de délivrance Date et heure auxquelles la notification a été envoyée 1 Date et heure Organisme de délivrance Nom/Identifiant de l'organisme qui délivre la notification 1 Structure des données de la partie Référence législative Référence à la législation nationale ou de l'Union européenne applicable 0…n Texte Données relatives à la procédure 1 Groupe d'éléments Date de prise d'effet Date à laquelle la procédure concernant la société a pris effet 1 Date Type de procédure Type de procédure déclenchant un événement relatif à la publicité des succursales, tel que visé à l'article 5 bis, paragraphe 1, de la directive 89/666/CEE 1 Code (Ouverture de la procédure de liquidation Clôture de la procédure de liquidation Ouverture et clôture de la procédure de liquidation Annulation de la procédure de liquidation Ouverture de la procédure d'insolvabilité Clôture de la procédure d'insolvabilité Ouverture et clôture de la procédure d'insolvabilité Annulation de la procédure d'insolvabilité Radiation) Données relatives à la société 1 Groupe d'éléments Identifiant unique européen (EUID) Identifiant unique de la société faisant l'objet de la notification 1 Identifiant Voir la partie 8 de la présente annexe pour connaître la structure de l'EUID Identifiants de remplacement Autres identifiants de la société (par exemple identifiant d'entité juridique) 0…n Identifiant Forme juridique Type de la forme juridique 1 Code Tel que visé à l'article 1er de la directive 2009/101/CE Nom Nom de la société faisant l'objet de la notification 1 Texte Siège social Siège social de la société 1 Texte Nom du registre Nom du registre dans lequel la société est immatriculée 1 Texte

Le message de notification peut aussi comprendre des données techniques nécessaires à sa transmission dans de bonnes conditions.

L'échange d'informations comprend aussi l'envoi de messages techniques nécessaires à l'établissement des accusés de réception, des journaux et des rapports.

5.2. Notification de fusion transfrontalière

Aux fins de la présente annexe, l'échange d'informations entre registres, tel que visé à l'article 13 de la directive 2005/56/CE, est dénommé «notification de fusion transfrontalière». Pour chaque notification de fusion transfrontalière, telle que visée à l'article 13 de la directive 2005/56/CE, les États membres se transmettent les données suivantes:

Type de données Description Cardinalité Description complémentaire Date et heure de délivrance Date et heure auxquelles la notification a été envoyée 1 Date et heure Organisme de délivrance Organisme qui a délivré la notification 1 Structure des données de la partie Organisme destinataire Organisme auquel la notification est adressée 1 Structure des données de la partie Référence législative Référence à la législation nationale ou de l'Union européenne applicable 0…n Texte Données relatives à la fusion 1 Groupe d'éléments Date de prise d'effet Date à laquelle la fusion est devenue effective 1 Date Type de fusion Type de fusion, tel que défini à l'article 2, paragraphe 2, de la directive 2005/56/CE 1 Code (Fusion transfrontalière par absorption Fusion transfrontalière par constitution d'une nouvelle société Fusion transfrontalière d'une société détenue à 100 %) Société issue de la fusion 1 Groupe d'éléments Identifiant unique européen (EUID) Identifiant unique de la société issue de la fusion 1 Identifiant Voir la partie 8 de la présente annexe pour connaître la structure de l'EUID Identifiants de remplacement Autres identifiants 0…n Identifiant Forme juridique Type de la forme juridique 1 Code Tel que visé à l'article 1er de la directive 2009/101/CE Nom Nom de la société issue de la fusion 1 Texte Siège social Siège social de la société issue de la fusion 1 Texte Nom du registre Nom du registre dans lequel a été immatriculée la société issue de la fusion 1 Texte Société qui fusionne 1…n Groupe d'éléments Identifiant unique européen (EUID) Identifiant unique de la société qui fusionne 1 Identifiant Voir la partie 8 de la présente annexe pour connaître la structure de l'EUID Identifiants de remplacement Autres identifiants 0…n Identifiant Forme juridique Type de la forme juridique 1 Code Tel que visé à l'article 1er de la directive 2009/101/CE Nom Nom de la société prenant part à la fusion 1 Texte Siège social Siège social de la société prenant part à la fusion 0..1 Texte Nom du registre Nom du registre dans lequel a été immatriculée la société qui fusionne 1 Texte

Le message de notification peut aussi comprendre des données techniques nécessaires à sa transmission dans de bonnes conditions.

L'échange d'informations comprend aussi l'envoi de messages techniques nécessaires à l'établissement des accusés de réception, des journaux et des rapports.

6. Structure du format de message standard

L'échange d'informations entre les registres, la plate-forme et le portail repose sur des méthodes standard de structuration des données et s'effectue dans un format de message standard comme XML.

7. Données nécessaires à la plate-forme

Pour que la plate-forme puisse remplir ses fonctions, il lui est fourni le type de données suivant:

a) données permettant l'identification des systèmes qui sont connectés à la plate-forme. Il pourrait s'agir des URL ou de tout autre numéro ou code identifiant de façon unique chaque système au sein du BRIS;

b) index des indications énumérées à l'article 3 quater, paragraphe 2, de la directive 2009/101/CE. Cette donnée sert à assurer la rapidité du service de recherche et la cohérence de ses résultats. Lorsque la donnée n'est pas mise à la disposition de la plate-forme pour indexation, les États membres mettent les mêmes indications à disposition, aux fins du service de recherche, d'une façon qui garantisse un niveau de service équivalent à celui fourni par la plate-forme;

c) identifiants uniques des sociétés, visés à l'article 3, paragraphe 1, de la directive 2009/101/CE, et identifiants uniques des succursales, visés à l'article 1er, paragraphe 4, de la directive 89/666/CEE. Ces identifiants servent à assurer l'interopérabilité des registres au moyen de la plate-forme;

d) toute autre donnée opérationnelle s'avérant nécessaire pour que la plate-forme assure le bon fonctionnement et l'efficacité du service de recherche ainsi que l'interopérabilité des registres. Il peut s'agir de listes de codes, de données de référence, de glossaires et des traductions correspondantes de ces métadonnées, ainsi que de données relatives à la journalisation et aux rapports.

Les données et métadonnées gérées par la plate-forme sont traitées et stockées conformément aux normes de sécurité présentées à la partie 3 de la présente annexe.

8. Structure et usage de l'identifiant unique

L'identifiant unique aux fins de la communication entre registres est dénommé «identifiant unique européen» ou «EUID» (European Unique Identifier).

La structure de l'EUID est conforme à la norme ISO 6523 et comprend les éléments suivants:

Élément de l'EUID Description Description complémentaire Code pays Éléments permettant d'identifier l'État membre du registre Obligatoire Identifiant du registre Éléments permettant d'identifier le registre national d'origine de la société et de la succursale respectivement Obligatoire Numéro d'immatriculation Numéro de la société/succursale correspondant au numéro d'immatriculation de la société/succursale dans le registre national d'origine Obligatoire Chiffre de contrôle Éléments permettant d'éviter les erreurs d'identification Optionnel

L'EUID sert à identifier sans équivoque les sociétés et succursales aux fins de l'échange d'informations entre registres au moyen de la plate-forme.

9. Modes de fonctionnement du système et services informatiques fournis par la plate-forme

En ce qui concerne la diffusion et l'échange d'informations, le mode de fonctionnement technique du système est le suivant:

Pour la transmission des messages dans la version linguistique pertinente, la plate-forme fournit des artefacts de données de référence, tels que des listes de codes, vocabulaires contrôlés et glossaires. Le cas échéant, ils seront traduits dans les langues officielles de l'Union européenne. Si possible, il est fait usage de normes reconnues et de messages standardisés.

La Commission communiquera aux États membres plus de détails sur le mode de fonctionnement technique et la mise en œuvre des services informatiques fournis par la plate-forme.

10. Critères de recherche

Pour lancer une recherche, il faut sélectionner au moins un pays.

Le portail fournit les critères de recherche harmonisés suivants:

— nom de la société,

— numéro d'immatriculation. Il s'agit du numéro d'immatriculation de la société ou de la succursale dans le registre national.

D'autres critères de recherche peuvent être disponibles sur le portail.

11. Modalités de paiement

En ce qui concerne les actes et indications pour lesquels les États membres perçoivent des redevances et qui sont mis à disposition sur le portail e-Justice au moyen du BRIS, le système permet aux utilisateurs de payer en ligne en recourant à des moyens communément utilisés tels que les cartes de crédit ou de débit.

Le système peut aussi proposer d'autres moyens de paiement en ligne comme le virement bancaire ou le porte-monnaie électronique (dépôt).

12. Notices explicatives

En ce qui concerne les indications et types d'actes énumérés à l'article 2 de la directive 2009/101/CE, les États membres fournissent les notices explicatives suivantes:

a) un court intitulé de chaque indication et acte (par exemple «statuts constitutifs»);

b) le cas échéant, une brève description du contenu de chaque acte ou indication, y compris éventuellement des informations sur la valeur juridique de l'acte.

13. Disponibilité des services

Le service fonctionne 24 h/24, 7 jours/7, avec un taux de disponibilité du système d'au moins 98 % hors maintenance programmée.

Les États membres notifient à la Commission les opérations de maintenance dans les délais suivants:

a) 5 jours ouvrables à l'avance en cas d'opérations de maintenance dont il peut résulter jusqu'à 4 heures d'indisponibilité;

b) 10 jours ouvrables à l'avance en cas d'opérations de maintenance dont il peut résulter jusqu'à 12 heures d'indisponibilité;

c) 30 jours ouvrables à l'avance en cas de maintenance de l'infrastructure en salle informatique, dont il peut résulter jusqu'à 6 jours d'indisponibilité par an.

Dans la mesure du possible, les opérations de maintenance sont programmées en dehors des heures de travail (19 h 00 — 8 h 00 CET).

Lorsqu'un État membre a fixé des créneaux hebdomadaires de maintenance, il notifie à la Commission le jour de la semaine et les heures prévus pour ces créneaux hebdomadaires fixes. Sans préjudice des obligations visées au deuxième alinéa, points a) à c), ci-dessus, s'il y a indisponibilité du système dans l'un de ces créneaux fixes, l'État membre n'est pas tenu de le notifier à la Commission à chaque fois.

En cas de défaillance technique imprévue du système d'un État membre, celui-ci notifie immédiatement à la Commission l'indisponibilité de son système et le délai prévisible de rétablissement du service.

En cas de défaillance imprévue de la plate-forme centrale ou du portail, la Commission notifie immédiatement aux États membres l'indisponibilité de la plate-forme ou du portail et le délai prévisible de rétablissement du service.

14. Points d'accès optionnels

14.1. Procédure

Les États membres fournissent des informations sur le calendrier prévu de mise en place des points d'accès optionnels, le nombre de points d'accès optionnels qui seront connectés à la plate-forme et les coordonnées des personnes qui pourraient être contactées aux fins de l'établissement de la connexion technique.

La Commission fournit aux États membres les détails techniques et l'aide nécessaires pour tester et mettre en fonction la connexion de chaque point d'accès optionnel à la plate-forme.

14.2. Exigences techniques

En ce qui concerne la connexion des points d'accès optionnels à la plate-forme, les États membres respectent les spécifications techniques applicables définies dans la présente annexe, y compris les exigences de sécurité relatives à la transmission des données par les points d'accès optionnels.

Lorsqu'il est nécessaire d'effectuer un paiement par un point d'accès optionnel, les États membres mettent à disposition les moyens de paiement de leur choix et gèrent les opérations correspondantes.

Les États membres effectuent les essais appropriés avant que la connexion à la plate-forme ne soit opérationnelle et avant que toute modification importante ne soit apportée à la connexion existante.

Après que le point d'accès optionnel a été connecté avec succès à la plate-forme, les États membres notifient à la Commission toute modification importante apportée ultérieurement au point d'accès et pouvant influer sur le fonctionnement de la plate-forme, en particulier la clôture du point d'accès. Les États membres fournissent tous les détails techniques relatifs à la modification afin de permettre d'intégrer correctement les éventuels changements qui en découlent.

Les États membres indiquent, à chaque point d'accès optionnel, que le service de recherche est fourni par le système d'interconnexion des registres.

(1) La cardinalité 0 signifie que la donnée est optionnelle. La cardinalité 1 signifie que la donnée est obligatoire.La cardinalité 0…n ou 1…n signifie qu'il est possible de fournir plusieurs unités du même type de données.