RAPPORT concernant les états financiers de l'Office communautaire des variétés végétales (OCVV-Angers), accompagné des réponses de l'Office (97/C 393/09)

1.1. Ce rapport est adressé au Conseil d'administration de l'Office communautaire des variétés végétales conformément au paragraphe 2 de l'article 111 du règlement (CE) n° 2100/94 du Conseil, du 27 juillet 1994 (1).

1.2. La Cour a examiné les états financiers de l'Office communautaire des variétés végétales relatifs aux exercices 1995 et 1996. Conformément à l'article 110 du règlement (CE) n° 2100/94 du Conseil (2), le budget a été exécuté sous la responsabilité du président de l'Office. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des comptes (3) en conformité avec les règles financières internes, comme prescrit par l'article 112 du règlement (CE) n° 2100/94 du Conseil. La Cour des comptes est tenue de procéder à l'examen de ces comptes par l'article 188 C du traité instituant la Communauté européenne. Le présent rapport constitue le premier audit de l'Office.

1.3. La Cour a effectué son contrôle conformément aux normes d'audit généralement admises, dans la mesure où celles-ci s'appliquent au contexte communautaire. Elle a effectué des tests sur les livres et registres comptables ainsi que d'autres procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. Les principales observations résultant de l'audit de la Cour sont présentées dans la deuxième partie de ce rapport.

1.4. Les états financiers concernant les exercices 1995 et 1996 sont fiables, et la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, assurées.

PRINCIPALES OBSERVATIONS CONCERNANT L'EXÉCUTION BUDGÉTAIRE DE L'OFFICE COMMUNAUTAIRE DES VARIÉTÉS VÉGÉTALES POUR LES EXERCICES 1995 ET 1996

Absence d'outil informatique performant

1.5. Les différentes applications informatiques utilisées pour la gestion de l'Office ont été acquises en l'absence d'une approche globale de ses besoins présents et futurs. Aussi n'existe-t-il aucun lien entre les différents logiciels utilisés y compris entre celui de comptabilité générale et celui de comptabilité budgétaire. Cela oblige à d'importants travaux de ressaisies qui rendent la gestion de l'Office moins efficiente.

1.6. Le système de la comptabilité budgétaire ne permet pas de garantir le principe d'intangibilité des écritures comptables, toute modification a posteriori étant possible.

Contrôleur financier

1.7. L'article 111 du règlement de base de l'Office dispose que l'Office doit désigner son contrôleur financier. À ce jour, le contrôle financier est assuré par la DG XX de la Commission, sans qu'elle ait été formellement désignée.

Absence de CCAM

1.8. L'article 63 du règlement financier applicable au budget général de l'Union dispose que: «les marchés supérieurs à un montant déterminé (. . .) sont soumis (. . .) à l'avis d'une commission consultative des marchés». Une telle commission n'a pas encore été mise en place à l'Office.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion des 15 et 16 octobre 1997.

Par la Cour des comptes

Bernhard FRIEDMANN

Président

(1) JO L 227 du 1. 9. 1994, p. 27.

(2) Comme requis par l'article 111 paragraphe 2 du règlement (CE) n° 2100/94 du Conseil, les comptes de toutes les recettes et dépenses de l'Office relatives à l'année financière 1996 ont été établis le 20 mars 1997, date à laquelle les comptes ont été signés par le président de l'Office et adressés à la Commission, au Conseil d'administration et à la Cour des comptes. Ces comptes ont été reçus par la Cour le 4 avril 1997. La version abrégée de ces états financiers est présentée aux tableaux annexés à ce rapport.

ANNEXE

TABLEAU 1 BILAN FINANCIER DES EXERCICES 1995 ET 1996

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Remarque: Un ordre de recouvrement de 300 000 ECU, émis par la Commission fin 1996 et correspondant à la subvention versée à l'Office lors de son démarrage en 1995, n'a pas pu être pris en compte au titre de l'exercice clos. La dette correspondante envers la Commission n'apparaît donc pas au bilan.

Source: Présentation préparée par la Cour sur la base des données établies par l'Office.

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(1) Ce montant correspond à celui des valeurs immobilisées.

RÉPONSES DE L'OFFICE COMMUNAUTAIRE DES VARIÉTÉS VÉGÉTALES

Les principales observations émises dans ce document par la Cour concernant l'exécution budgétaire desdits exercices sont l'absence:

1) d'outil informatique performant sur le plan des comptabilités générales et budgétaires;

2) de désignation formelle de contrôleur financier;

3) de constitution d'une CCAM propre au sein de l'Office.

Face à ces observations, les commentaires de l'Office sont les suivants:

1. Absence d'outil performant

La comptabilité générale de l'Office a été établie dès sa phase de démarrage à l'aide d'un logiciel «Expert M» (Cobol), et la comptabilité budgétaire sur un programme établi par l'équipe informatique de la Fondation européenne pour la formation de Turin (Excel). Aucune interface entre ces systèmes n'avait été développée, vu la volonté commune des agences communautaires de développer un système budgétaire et comptable intégré et harmonisé.

En effet, soucieux d'améliorer la qualité et la sécurité de son système budgétaire et comptable, ainsi que de faciliter les modalités de communication avec les autorités financières relevantes (contrôleur financier et Cour des comptes), l'Office a, comme la plupart des autres agences communautaires, directement participé en 1995, 1996 et 1997 à la recherche commune d'un système comptable intégré et harmonisé (suivi commun de l'avis de marché paru dans le JO C 342 de 1995, page 16; ouverture et analyse commune des offres; constat de l'absence de résultat de l'avis de marché; suivi commun des nouvelles recherches relatives aux systèmes SI2, Oracle, SAP, etc.; suivi des récents développements; etc.). À ce jour encore, cette recherche commune suit son cours.

Sur le plan interne, l'Office a dégagé des solutions réelles face à cette situation: analyse des besoins réels sur le plan informatique effectuée par un consultant indépendant; engagement provisoire d'un informaticien en vue d'améliorer la qualité du système transitoire (réseau, sécurité, développement de liens entre les systèmes comptables et techniques de l'Office, amélioration du système de saisie comptable), création d'un «groupe informatique» au sein de l'Office et publication d'une offre d'emploi pour un poste d'informaticien au sein de l'Office.

2. Contrôleur financier

Le règlement (CE) n° 2100/94 du 24 juillet 1994 dispose, dans son article 111, que le Conseil d'administration de l'Office doit désigner un contrôleur financier.

Les budgets adoptés par le Conseil d'administration de l'Office pour les années 1995, 1996 et 1997 ont toujours prévu un poste de contrôleur financier dans leurs tableaux des effectifs respectifs. Jusqu'à ce jour, étant donné la taille de l'Office et vu les discussions que cela a suscité dans ce domaine au sein de la Commission et du Parlement européen, aucun contrôleur financier interne n'a été formellement nommé par le Conseil d'administration de l'Office. Toutefois, pendant toute cette période, la DG XX de la Commission a, suite à un accord informel, assumé et assuré le contrôle financier de l'Office.

3. Absence de CCAM

3.1. En 1996, une commission consultative d'achats et de marchés (CCAM) n'avait pas encore été mise en place au sein de l'Office.

Le principe de celle-ci est prévu dans le projet de règlement financier de l'Office actuellement soumis à l'examen de la Cour des comptes conformément à l'article 112 du règlement (CE) n° 2100/94 du 24 juillet 1994.

Il est à noter cependant que, à ce jour (1997), une CCAM provisoire a été mise sur pied au sein de l'Office.

3.2. Pour l'année 1995, il importe de rappeler que:

a) le président de l'Office n'avait pas encore été nommé par le Conseil et que c'est le président du Conseil d'administration de l'OCVV qui a dû faire office de mandataire pour le poste de président de l'OCVV;

b) aucun achat ou marché relevant n'a dépassé le seuil d'intervention prévu par le règlement financier des institutions communautaires.

3.3. Pour l'année 1996, il importe de rappeler que:

a) le président de l'Office n'est entré en fonction que le 1er août 1996, le mandataire ayant exercé ses fonctions de mandataire de l'OCVV jusqu'au 31 juillet 1996;

b) aucun achat ou marché relevant n'a dépassé le seuil d'intervention prévu par le règlement financier général des institutions communautaires.

En conclusion, l'absence d'une CCAM n'a eu aucune retombée négative sur le plan financier dans le cadre de la bonne gestion financière de l'Office. De plus, pour toute dépense importante, l'accord préalable et conjoint du Président de l'Office et du président du Conseil d'administration ont toujours été demandés.