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RÈGLEMENT (CEE) No 618/90 DE LA COMMISSION

du 14 mars 1990

fixant les règles d'établissement de l'inventaire annuel des produits agricoles à l'intervention publique

LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,

vu le traité instituant la Communauté économique européenne,

vu le règlement (CEE) no 3247/81 du Conseil, du 9 novembre 1981, relatif au financement par le Fonds européen d'orientation et de garantie agricole (FEOGA), section « garantie », de certaines mesures d'intervention, et notamment de celles consistant en achat, stockage et vente de produits agricoles par les organismes d'intervention (1), modifié en dernier lieu par le règlement (CEE) no 3757/89 (2), et notamment son article 2 paragraphe 1 bis,

considérant que le règlement (CEE) no 3247/81 prévoit, à son article 2, que les organismes d'intervention doivent établir des inventaires des produits stockés en intervention publique et que la Commission doit en arrêter les modalités d'application;

considérant qu'un inventaire doit refléter la situation correcte des stocks et que, par conséquent, il peut être le résultat d'un suivi permanent au cours de l'année et d'un examen détaillé à un moment donné;

considérant que, dans un souci de bonne administration et de bonne gestion, il convient de prévoir que l'inventaire des produits placés sous stockage public soit établi sur la base d'inventaires comptables, tenus et vérifiés pour chaque entrepôt par les stockeurs;

considérant qu'il convient de définir les données qui doivent figurer dans les inventaires mensuels et annuels et, le cas échéant, les spécificités propres à certains produits; qu'il convient ensuite de déterminer les vérifications et contrôles qu'il incombe à chaque organisme d'intervention de conduire, et de prévoir les procédures en cas de discordances ou divergences constatées;

considérant que les mesures prévues au présent règlement sont conformes à l'avis du comité du FEOGA,

A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:

Article premier

Chaque organisme d'intervention établit pour la fin de chaque exercice un inventaire complet des produits agricoles stockés, achetés en exécution des mesures visées à l'article 4 du règlement (CEE) no 1883/78 du Conseil (3). Cet inventaire est établi sur la base des inventaires comptables mensuels des stockeurs, dressés conformément à l'article 2, ainsi que des rapports de contrôle d'inventaire effectués au moins une fois par an, pour chaque entrepôt, par un agent de l'organisme d'intervention.

Article 2

L'inventaire comptable mensuel est établi par le stockeur pour chaque entrepôt où sont stockés des produits du stockage public. Cet inventaire est envoyé avant le 10 du mois suivant à l'organisme d'intervention.

Il comprend au moins les données suivantes: stock reporté du mois précédent, entrées et sorties, par lot, stocks fin de mois. Un modèle d'inventaire figure en annexe I.

Article 3

L'inventaire comptable est vérifié par le stockeur dans les deux derniers mois de l'exercice.

Cette vérification comporte une constatation de la présence physique de la marchandise, selon un formulaire dont le modèle figure en annexe II.

Cette vérification est effectuée en présence de l'agent de l'organisme d'intervention.

Si toutefois l'agent de l'organisme d'intervention n'est pas présent, celui-ci procède à cette vérification lors de sa visite suivante, en tenant compte des mouvements de stocks intervenus dans l'intervalle.

Article 4

Sur base des inventaires comptables, l'agent de l'organisme d'intervention contrôle sur place:

- la procédure d'établissement des inventaires suivie par le stockeur,

- les données comptables de l'entrepôt (entrées, sorties, solde des stocks) et les résultats de l'inventaire annuel du stockeur.

L'agent compare les données comptables précitées avec les données relatives aux quantités de sa propre comptabilité ainsi qu'avec les inventaires mensuels comptables.

En cas de concordance, il procède à une inspection physique portant au minimum sur 5 % des quantités stockées selon les méthodes figurant en annexe III pour chaque produit.

En cas de discordance comptable ou de divergence non clairement justifiées lors de l'inspection physique, un pourcentage supplémentaire des quantités stockées doit être inspecté selon la même méthode.

Cette inspection doit être poursuivie par tranche de 5 % jusqu'à ce que les discordances ou divergences constatées trouvent leur explication.

L'organisme d'intervention peut se faire représenter par un auditeur ou un contrôleur agréé par un État membre.

Le contrôle est effectué par une personne indépendante du stockeur.

Article 5

1. L'organisme d'intervention ou son représentant au sens de l'article 4 dresse, au moment où le contrôle est effectué, un procès-verbal qui comprend au moins:

a) la désignation du stockeur et l'adresse de l'entrepôt visité;

b) la date et l'heure du début et de la fin de l'opération d'inventaire;

c) le lieu où le contrôle est effectué ainsi qu'un état descriptif des conditions de stockage;

d) l'identité complète des personnes qui procèdent au contrôle, leur qualité professionnelle et leur mandat;

e) pour chaque lot stocké à l'entrepôt, la quantité figurant dans les livres de l'organisme d'intervention, la quantité figurant dans les livres de l'entrepôt, les divergences éventuelles constatées entre ces deux livres; pour chaque lot inspecté physiquement, le procès- comprend les mêmes données ainsi que la quantité constatée sur les lieux et les discordances éventuelles;

f) les déclarations faites par le stockeur en cas de divergences ou de discordances;

g) le lieu, la date et la signature du rédacteur du procès-verbal ainsi que du stockeur ou de son représentant.

Le procès-verbal est envoyé immédiatement à l'organisme d'intervention.

2. La comptabilité de l'organisme d'intervention est corrigée en fonction des divergences et des discordances constatées immédiatement après réception du procès-verbal et déclarées au FEOGA conformément aux articles 3 et 4 du règlement (CEE) no 3247/81.

3. Les procès-verbaux sont conservés au siège de l'organisme d'intervention, et accessibles aux agents de la Commission.

Article 6

Le présent règlement entre en vigueur le troisième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel des Communautés européennes.

Il est applicable à partir du 1er octobre 1990.

Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre.

Fait à Bruxelles, le 14 mars 1990.

Par la Commission

Ray MAC SHARRY

Membre de la Commission

(1) JO no L 327 du 14. 11. 1981, p. 1.

(2) JO no L 365 du 15. 12. 1989, p. 11.

(3) JO no L 216 du 5. 8. 1978, p. 1.

ANNEXE I

(Modèle indicatif)

INVENTAIRE COMPTABLE MENSUEL

1,2.3,5.6 // // // // Produit: // Stockeur: Magasin: No: // Mois: // // // 1.2.3,4.5.6 // Lot // Description // Quantité kg/t // Date // Remarques 1.2.3.4.5.6 // // // Entrée // Sortie // // // // // // // // // // Quantité reportée // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // / / // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // / / // // // // // // // // // // 1,2.3.4.5.6 // // // // // // Quantité à reporter

// // // // // // // // // ,

Contrôleur organisme d'intervention

(Cachet + signature)

ANNEXE II

(Modèle indicatif)

INVENTAIRE ANNUEL

1,2.3,4.5.6 // Produit: // Stockeur: Magasin: // No: // Année: // // // // 1.2.3.4.5.6 // Lot // Description // Poids comptabilisé // Poids vérifié // Poids contrôlé // Remarques // // // // // //

// // // // // // Poids vérifié: constat de présence physique de la marchandise (article 3).

Poids contrôlé: lots choisis et pesés (article 4).

, le

Contrôleur organisme d'intervention

(Cachet + signature)

ANNEXE III

PROCÉDURE D'INSPECTION PHYSIQUE

I. BEURRE

Procédure d'inspection physique en vue de l'établissement de l'inventaire

1. Sélection de lots correspondant à 5 % de la quantité totale stockée pour le compte de l'intervention publique. La sélection peut être préparée avant la visite du magasin sur base des données comptables de l'organisme d'intervention, mais n'est pas annoncée au stockeur.

2. Vérification de la présence des lots choisis et de la composition des lots sur place:

- identification des numéros de contrôle des lots et des cartons selon les bulletins d'achats ou d'entrée,

- pesage des palettes (une sur dix) et des cartons (un par palette),

- vérification visuelle du contenu d'un carton (une palette sur cinq),

- état de l'emballage.

3. Description dans le procès verbal d'inventaire des lots inspectés physiquement et des défauts constatés.

II. LAIT ÉCRÉMÉ EN POUDRE

Procédure d'inspection physique en vue de l'établissement de l'inventaire

1. Sélection de lots correspondant à 5 % de la quantité stockée au titre de l'intervention publique. La sélection peut être proposée avant la visite du magasin sur base des données comptables de l'organisme d'intervention, mais n'est pas annoncée au stockeur.

2. Vérification de la présence des lots choisis et de la composition des lots sur place:

- identification des numéros de contrôle des lots et des sacs selon les bulletins d'achats ou d'entrée,

- pesage des palettes (une sur cinq) et des sacs (un sur dix),

- vérification visuelle du contenu d'un sac (une palette sur cinq),

- état de l'emballage.

3. Description dans le procès verbal d'inventaire des lots inspectés physiquement et des défauts constatés.

III. CÉRÉALES

A. Procédure d'inspection physique en vue de l'établissement d'un inventaire

1. Sélection des cellules ou chambres à contrôler, correspondant à 5 % de la quantité totale de céréales stockées pour le compte de l'intervention publique.

La sélection peut être effectuée sur base des données disponibles dans la comptabilité matière de l'organisme d'intervention, mais n'est pas annoncée au stockeur.

2. Inspection physique:

- vérification de la présence de céréales dans les cellules ou chambres sélectionnées,

- identification des céréales,

- contrôle des conditions de stockage et comparaison du lieu de stockage et de l'identité des céréales avec les données de la comptabilité matière de l'entrepôt,

- évaluation des quantités stockées selon une méthode préalablement agréée par l'organisme d'intervention et dont le descriptif doit être déposé au siège de celui-ci.

3. - Un plan de l'entrepôt doit être disponible dans chaque lieu de stockage, ainsi que le document de métrage pour chaque silo ou chambre de stockage.

- Dans chaque entrepôt les céréales doivent être stockées de telle façon qu'une vérification volumétrique puisse être effectuée.

B. Traitement des différences constatées

Il est toléré un écart lors de la vérification volumétrique des produits.

Ainsi l'article 5 point 2 du règlement s'applique lorsque le poids du produit stocké et constaté lors de l'inspection physique diffère de son poids comptable de:

- 2 % pour le stockage en silo,

- 5 % pour le stockage en magasins plats,

- 8 % pour le stockage en tas irrégulier; cette tolérance sera révisée avant le 30 septembre 1995.

(Modèle indicatif)

CÉRÉALES - CONTRÔLE DU STOCK

1.2.3 // // // // Produit: // Stockeur: Magasin: No: // Date: // // //

1.2,3 // Lot: // Quantité selon comptabilité: // //

A. Stocks en silo

1.2.3.4.5.6 // // // // // // // Numéro de chambre // Volume selon cahier m3 (A) // Volume libre constaté m3 (B) // Volume céréales stockées m3 (A-B) // Poids spécifique constaté kg/hl = 100 // Poids de céréales // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // //

Total A:

B. Stocks en magasin plat

1.2,3.4,5.6,7 // // // // // // Chambre no // Chambre no // Chambre no // // // // 1.2.3.4.5.6.7 // Surface mise // . . . m2 // // . . . m2 // // . . . m2 // // // // . . . m3 // // . . . m3 // // . . . m3 // Hauteur // . . . m // // . . . m // // . . . m // // Corrections // // . . . m3 // // . . . m3 // // . . . m3 // // // // // // // // Volume // // . . . m3 // // . . . m3 // // . . . m3 // Poids spécifique // // . . . kg/hl // // . . . kg/hl // // . . . kg/hl // // // // // // // // Poids total // // . . . t // // . . . t // // . . . t // // // // // // // 1.2.3 // // Total B: // // // Poids total du magasin: // // // Différence par rapport au poids comptable: // // // En %: //

, le

Contrôleur organisme d'intervention

(Cachet et signature)

IV. TABAC

Procédure d'inspection physique en vue de l'établissement de l'inventaire

1. Sélection des unités emballées correspondant à 5 % de la quantité totale stockée au titre de l'intervention publique. La sélection peut être préparée avant la visite du magasin sur base des données comptables de l'organisme d'intervention, mais n'est pas annoncée au stockeur.

2. Contrôle des conditions de stockage.

3. Vérification sur place de la présence des unités emballées et de leur composition:

- identification des unités emballées selon leur numéro,

- comparaison de l'identité des unités emballées avec les données et la comptabilité matière de l'entrepôt et celles figurant dans les livres de l'organisme d'intervention,

- pesage des unités emballées sélectionnées (une sur dix),

- vérification visuelle du contenu d'une unité emballée (une sur cinq),

- état de l'emballage et notamment du marquage fait par l'organisme d'intervention.

4. Description dans le procès-verbal d'inventaire des lots inspectés physiquement et des défauts constatés.

V. ALCOOL

Procédure d'inspection physique en vue de l'établissement de l'inventaire

1. Sélection de cuves correspondant à 5 % de la quantité totale stockée pour le compte de l'intervention publique. La sélection peut être préparée avant la visite de l'entrepôt sur base des données comptables de l'organisme d'intervention mais n'est pas annoncée au stockeur.

2. Contrôle des plombages douaniers, si ceux-ci sont prévus dans les règles nationales.

3. Vérification sur place de la présence des cuves et de leur contenu:

- identification des cuves selon leur numéro et du type d'alcool,

- comparaison de l'identité de cuves et de leur contenu avec les données de la comptabilité matière de l'entrepôt et celles figurant dans les livres de l'organisme d'intervention,

- vérification organoleptique de la présence d'alcool, du type d'alcool et de son volume dans les cuves,

- examen des conditions de stockage par vérification visuelle d'autres cuves.

4. Description dans le procès-verbal d'inventaire des cuves inspectées physiquement et des défauts constatés.

VI. VIANDE BOVINE

Procédure d'inspection physique en vue de l'établissement de l'inventaire

1. Sélection de lots correspondant à 5 % de la quantité totale stockée pour le compte de l'intervention publique. La sélection peut être préparée avant la visite du magasin sur base des données comptables de l'organisme d'intervention, mais n'est pas annoncée au stockeur.

2. Vérification de la présence des lots choisis et de la composition des lots sur place; cette vérification comprend:

- pour la viande en carcasses:

- identification des lots et vérification du nombre de pièces,

- vérification du poids de 20 % des pièces par type de découpe et/ou qualité,

- vérification visuelle de l'état de l'emballage;

- pour la viande désossée:

- identification des lots et vérification du nombre de cartons,

- vérification du poids de 10 % des palettes ou conteneur,

- vérification du poids de 10 % des cartons de chaque palette pesée,

- vérification visuelle du contenu de ces cartons ainsi que de l'état de l'emballage dans le carton.

La sélection des palettes doit tenir compte des différents types de découpe stockés.

3. Description dans le procès-verbal d'inventaire des lots inspectés physiquement et des défauts constatés. VII. GRAINES DE COLZA, NAVETTE ET TOURNESOL

A. Procédure d'inspection physique en vue de l'établissement d'un l'inventaire

1. Sélection des cellules ou chambres à contrôler, correspondant à 5 % de la quantité totale de graines oléagineuses stockées pour le compte de l'intervention publique.

La sélection peut être effectuée sur base des données disponibles dans la comptabilité matière de l'organisme d'intervention, mais n'est pas annoncée au stockeur.

2. Inspection physique:

- vérification de la présence de graines oléagineuses dans les entrepôts sélectionnés,

- identification des graines oléagineuses,

- contrôle des conditions de stockage et comparaison du lieu de stockage et de l'identité des graines oléagineuses avec les données de la comptabilité matière de l'entrepôt,

- évaluation des quantités stockées selon une méthode préalablement agréée par l'organisme d'intervention et dont le descriptif doit être déposé au siège de celui-ci.

3. - Un plan de l'entrepôt doit être disponible dans chaque lieu de stockage, ainsi que le document de métrage pour chaque silo ou chambre de stockage.

- Dans chaque entrepôt les graines oléagineuses doivent être stockées de telle façon qu'une vérification volumétrique puisse être effectuée.

B. Traitement des différences constatées

Il est toléré un écart lors de la vérification volumétrique des produits.

Ainsi l'article 5 point 2 du règlement s'applique lorsque le poids du produit stocké et constaté lors de l'inspection physique diffère de son poids comptable de plus de:

- 2 % pour le stockage de silo,

- 5 % pour le stockage en magasins plats.

(Modèle indicatif)

OLÉAGINEUX - CONTRÔLE DU STOCK

1.2.3 // // // // Produit: // Stockeur: Magasin: No: // Date: // // //

1.2,3 // Lot: // Quantité selon comptabilité: // //

A. Stocks en silo

1.2.3.4.5.6 // // // // // // // Numéro de chambre // Volume selon cahier m3 (A) // Volume libre constaté m3 (B) // Volume oléagineux stockés m3 (A-B) // Poids spécifique constaté kg/hl = 100 // Poids des oléagineux // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // // //

Total A:

B. Stocks en magasin plat

1.2,3.4,5.6,7 // // // // // // Chambre no // Chambre no // Chambre no // // // // 1.2.3.4.5.6.7 // Surface mise // . . . m2 // // . . . m2 // // . . . m2 // // // // . . . m3 // // . . . m3 // // . . . m3 // Hauteur // . . . m // // . . . m // // . . . m // // Corrections // // . . . m3 // // . . . m3 // // . . . m3 // // // // // // // // Volume // // . . . m3 // // . . . m3 // // . . . m3 // Poids spécifique // // . . . kg/hl // // . . . kg/hl // // . . . kg/hl // // // // // // // // Poids total // // . . . t // // . . . t // // . . . t // // // // // // // 1.2.3 // // Total B: // // // Poids total du magasin: // // // Différence par rapport au poids comptable: // // // En %: //

, le

Contrôleur organisme d'intervention

(Cachet et signature)

VIII. HUILE D'OLIVE

Procédure d'inspection physique en vue de l'établissement de l'inventaire

1. Sélection de cuves correspondant à 5 % de la quantité totale stockée pour le compte de l'intervention publique. La sélection peut être préparée avant la visite de l'entrepôt sur base des données comptables de l'organisme d'intervention, mais n'est pas annoncée au stockeur.

2. Vérification sur place de la présence des cuves et de leur contenu:

- identification des cuves selon leur numéro et du type d'huile d'olive,

- comparaison de l'identité des cuves et de leur contenu avec les données de la comptabilité matière de l'entrepôt et celles figurant dans les livres de l'organisme d'intervention,

- vérification organoleptique de la présence d'huile d'olive, du type d'huile d'olive et de son volume dans les cuves,

- examen des conditions de stockage par vérification visuelle d'autres cuves.

3. Description dans le procès-verbal d'inventaire des cuves inspectées physiquement et des défauts constatés.

B . Stocks en magasin plat

1.2,3.4,5.6,7Chambre no

Chambre no

Chambre no

1.2.3.4.5.6.7Surface mise

. . . m2 //

. . . m2 //

. . . m2 // // //

. . . m3 //

. . . m3 //

. . . m3

Hauteur

. . . m //

. . . m //

. . . m //

Corrections //

. . . m3 //

. . . m3 //

. . . m3 // // // // // // //

Volume //

. . . m3 //

. . . m3 //

. . . m3

Poids spécifique //

. . . kg/hl //

. . . kg/hl //

. . . kg/hl // // // // // // //

Poids total //

. . . t //

. . . t //

. . . t // // // // // // //

1.2.3 //

Total B : // //

Poids total du magasin : // //

Différence par rapport au poids comptable : // //

En %: //

, le

Contrôleur organisme d'intervention

( Cachet et signature )

VIII . HUILE D'OLIVE

Procédure d'inspection physique en vue de l'établissement de l'inventaire

1 . Sélection de cuves correspondant à 5 % de la quantité totale stockée pour le compte de l'intervention publique . La sélection peut être préparée avant la visite de l'entrepôt sur base des données comptables de l'organisme d'intervention, mais n'est pas annoncée au stockeur .

2 . Vérification sur place de la présence des cuves et de leur contenu :

_ identification des cuves selon leur numéro et du type d'huile d'olive,

_ comparaison de l'identité des cuves et de leur contenu avec les données de la comptabilité matière de l'entrepôt et celles figurant dans les livres de l'organisme d'intervention,

_ vérification organoleptique de la présence d'huile d'olive, du type d'huile d'olive et de son volume dans les cuves,

_ examen des conditions de stockage par vérification visuelle d'autres cuves .

3 . Description dans le procès-verbal d'inventaire des cuves inspectées physiquement et des défauts constatés .