6.

L’annexe XI est remplacée par le texte suivant: «ANNEXE XI RÈGLES D’ÉLIGIBILITÉ DES DÉPENSES FONDS POUR LES FRONTIÈRES EXTÉRIEURES I. Principes généraux I.1. Principes fondamentaux 1. Conformément à l’acte de base, pour être éligibles, les dépenses doivent: a) relever du champ d’application du Fonds ainsi que de ses objectifs, décrits aux articles 1er et 3 de l’acte de base; b) relever des actions éligibles énumérées aux articles 4 et 6 de l’acte de base; c) être nécessaires à l’exercice des activités couvertes par le projet, qui font partie des programmes pluriannuel et annuels approuvés par la Commission; d) être raisonnables et répondre aux principes de bonne gestion financière, notamment ceux d’économie et de rapport coût/efficacité; e) être exposées par le bénéficiaire final et/ou les partenaires du projet, qui doi(ven)t être établi(s) et enregistré(s) dans un État membre, sauf pour les organisations gouvernementales internationales mises en place par des accords intergouvernementaux et les agences spécialisées créées par ces organisations, le Comité international de la Croix Rouge (CICR) et la Fédération internationale des Sociétés nationales de la Croix Rouge et du Croissant Rouge. En ce qui concerne l’article 39 de la présente décision, les règles applicables au bénéficiaire final s’appliquent mutatis mutandis aux partenaires du projet; f) être exposées conformément aux dispositions spécifiques de la convention de subvention. 2. Dans le cas d’actions pluriannuelles au sens de l’article 16, paragraphe 6, de l’acte de base, seule la partie de l’action cofinancée par un programme annuel est considérée comme un projet aux fins de l’application des présentes règles d’éligibilité. 3. Les projets auxquels le Fonds apporte son concours ne peuvent être financés par d’autres sources relevant du budget de l’Union. Les projets soutenus par le Fonds sont cofinancés par des sources publiques ou privées. I.2. Budget d’un projet Le budget d’un projet est à présenter comme suit: Dépenses Recettes + Coûts directs (CD) + Coûts indirects (pourcentage fixe des CD, défini dans la convention de subvention) + Contribution de l’Union européenne (définie comme le moindre des trois montants indiqués à l’article 12 de la présente décision) + Contribution du bénéficiaire final et des partenaires du projet + Contribution de tiers + Recettes générées par le projet = Coût total éligible (CTE) = Recettes totales (RT) Le budget doit être en équilibre: le coût total éligible doit être égal aux recettes totales. I.3. Recettes et principe de non-profit 1. Les projets soutenus par le Fonds doivent être sans but lucratif. Si, au terme du projet, les sources de revenus, y compris les recettes, dépassent les dépenses, la participation du Fonds au projet sera réduite proportionnellement. Toutes les sources de revenus du projet doivent être enregistrées dans les comptes du bénéficiaire final ou figurer sur ses documents fiscaux, et être identifiables et contrôlables. 2. Les revenus d’un projet sont constitués des concours financiers accordés par le Fonds, des sources publiques et privées, y compris les propres contributions du bénéficiaire final, ainsi que des recettes générées par le projet. Aux fins de la présente disposition, “recettes” désigne les revenus obtenus par un projet pendant la période d’éligibilité définie au point I.4, grâce à des ventes, locations, services, frais d’inscription ou autres revenus équivalents. 3. La contribution de l’Union européenne résultant de l’application du principe de non-profit, prévue à l’article 12, point c), de la présente décision, sera égale au “coût total éligible” moins la “contribution de tiers” et les “recettes générées par le projet”. I.4. Période d’éligibilité 1. Les coûts relatifs à un projet doivent être exposés, et les paiements respectifs (à l’exception des amortissements) effectués, après le 1er janvier de l’année indiquée dans la décision de financement approuvant les programmes annuels des États membres. La période d’éligibilité s’étend jusqu’au 30 juin de l’année N (2) +2, de sorte que les coûts relatifs à un projet doivent être exposés avant cette date. 2. Une exception à la période d’éligibilité mentionnée au point 1 est prévue pour l’assistance technique aux États membres (voir le point IV.3). I.5. Enregistrement des dépenses 1. Les dépenses doivent correspondre aux paiements effectués par le bénéficiaire final. Ces derniers prendront la forme de mouvements financiers (décaissement), à l’exception des amortissements. 2. En règle générale, les dépenses seront justifiées par des factures officielles. Lorsque ce n’est pas possible, elles seront justifiées par des documents comptables ou des pièces de valeur probante équivalente. 3. Les dépenses doivent être identifiables et contrôlables. Il convient en particulier de noter que: a) elles doivent être inscrites dans la comptabilité du bénéficiaire final; b) elles doivent être déterminées conformément aux normes comptables applicables dans le pays d’établissement du bénéficiaire final et aux pratiques habituelles de ce bénéficiaire en matière de comptabilité analytique; et c) elles doivent faire l’objet des déclarations prescrites par les lois fiscales et sociales en vigueur. 4. En tant que de besoin, le bénéficiaire final est tenu de conserver des copies certifiées conformes des documents comptables justifiant les recettes et dépenses des partenaires relatives au projet concerné. 5. Le stockage et le traitement des fichiers visés aux points 2 à 4 doivent être conformes à la législation nationale sur la protection des données. I.6. Champ d’application territorial 1. Les dépenses liées aux actions décrites aux articles 4 et 6 de l’acte de base doivent être exposées sur le territoire des États membres, par les bénéficiaires finals définis au point I.1.1.e), à l’exception: — des dépenses engagées pour la mise en œuvre d’actions liées à l’objectif général défini à l’article 3, paragraphe 1, point d), de l’acte de base. Ces dépenses peuvent être exposées sur le territoire des États membres et dans des pays tiers, — des actions liées à la surveillance des frontières extérieures. Ces actions peuvent se dérouler tant sur le territoire des États membres qu’en dehors de celui-ci. 2. Des partenaires enregistrés et établis dans des pays tiers peuvent être associés aux projets mais toute intervention financière est exclue, sauf dans le cas des organisations gouvernementales internationales et des agences spécialisées créées par ces organisations, le Comité international de la Croix Rouge (CICR) et la Fédération internationale des Sociétés nationales de la Croix Rouge et du Croissant Rouge. II. Catégories de coûts éligibles (au niveau du projet) II.1. Coûts directs éligibles Dans le cadre du projet, les coûts directs éligibles sont les coûts qui, dans le respect des conditions générales d’éligibilité décrites dans la partie I, peuvent être identifiés comme des coûts spécifiques directement liés à la réalisation du projet. Les coûts directs doivent être inclus dans le budget global estimatif du projet. Les coûts directs suivants sont éligibles: II.1.1. Frais de personnel 1. Les coûts du personnel affecté au projet, c’est-à-dire les salaires augmentés des charges sociales et autres prélèvements obligatoires, sont éligibles pour autant qu’ils correspondent à la politique habituelle du bénéficiaire en matière de rémunération. 2. Pour les organisations internationales, les frais de personnel éligibles peuvent comprendre des provisions destinées à couvrir les obligations et les droits légalement prévus en matière de rémunération. 3. Les frais de personnel des organismes publics sont éligibles dans la mesure où ils concernent le coût des activités que l’organisme public concerné ne réaliserait pas si le projet visé n’était pas entrepris; ce personnel est détaché ou affecté à l’exécution du projet par une décision écrite du bénéficiaire final. 4. Les frais de personnel doivent être détaillés dans le budget prévisionnel, en indiquant les fonctions et le nombre de membres du personnel. II.1.2. Frais de voyage et de séjour 1. Les frais de voyage et de séjour sont éligibles comme coûts directs pour le personnel ou les autres personnes qui participent aux activités du projet et dont le déplacement est nécessaire à l’exécution de ce dernier. 2. Les frais de voyage sont éligibles sur la base des coûts réels supportés. Les taux de remboursement sont basés sur le moyen de transport en commun le moins cher et les billets d’avion ne sont autorisés, en principe, que pour les voyages de plus de 800 kilomètres (aller et retour) ou lorsque la destination géographique justifie le transport aérien. Lorsqu’une voiture privée est utilisée, le remboursement est normalement effectué sur la base soit du coût des transports en commun, soit d’une indemnité kilométrique conforme aux règles officielles publiées dans l’État membre concerné ou appliquée par le bénéficiaire final. 3. Les frais de séjour sont éligibles sur la base des coûts réels ou d’indemnités journalières. Les organismes qui ont leurs propres taux d’indemnité journalière (per diem) les appliquent dans la limite des plafonds établis par l’État membre conformément à la législation et à la pratique nationales. Les indemnités journalières comprennent normalement les transports locaux (y compris les taxis), le logement, les repas, les appels téléphoniques locaux et les menues dépenses. II.1.3. Équipements II.1.3.1. Règles générales Les coûts liés à l’acquisition d’équipements (sur la base d’une location, d’un crédit-bail, d’un achat fondé sur le coût intégral ou partiel, ou d’un amortissement des biens achetés) ne sont éligibles que si ces équipements sont essentiels à la réalisation du projet. Les équipements doivent avoir les propriétés techniques nécessaires au projet et être conformes aux normes applicables. II.1.3.2. Location et crédit-bail Les dépenses relatives à la location et au crédit-bail sont éligibles au cofinancement sous réserve des règles en vigueur dans l’État membre, de la législation et des pratiques nationales, et de la durée de la location ou du crédit nécessaire au projet. II.1.3.3. Achat 1. Les coûts liés à l’achat d’équipements (systèmes, équipements opérationnels, moyens de transport, entre autres, visés à l’article 5, paragraphe 1, points c) à f), de l’acte de base) sont éligibles conformément aux règles nationales. Ils sont éligibles au cofinancement sur la base du coût d’achat intégral ou partiel, à condition que: a) ils soient directement liés à la réalisation du projet; b) ils soient exposés conformément aux règles nationales sur les marchés publics fixées dans l’État membre; c) les équipements possèdent les caractéristiques nécessaires au projet et soient conformes aux normes en vigueur; d) les équipements continuent à être utilisés pour la réalisation des mêmes objectifs que ceux que le projet poursuit, après le jour de l’achat et pour une durée minimale de: — de trois ans ou plus en ce qui concerne les équipements liés aux technologies de l’information et de la communication (TIC), — de cinq ans ou plus pour ce qui est des autres types d’équipements, tels que les équipements opérationnels et les moyens de transport, à l’exception de ceux qui sont mentionnés ci-dessous, — de dix ans pour les hélicoptères, bateaux et avions. 2. Sinon, les coûts des équipements susmentionnés peuvent être éligibles sur la base d’un amortissement conformément aux règles nationales. Dans ce cas, les conditions a), b) et c) énoncées au paragraphe 1 s’appliquent. En outre, les conditions suivantes doivent être remplies: a) si les équipements sont achetés avant ou pendant la durée du projet, la part d’amortissement est éligible en fonction de la durée de leur utilisation pour le projet et du taux réel d’utilisation pour le projet; b) Les équipements achetés avant le démarrage du projet mais utilisés à ses fins sont éligibles sur la base d’un amortissement. Ces coûts sont toutefois inéligibles si, au départ, les équipements ont été achetés grâce à une subvention de l’Union européenne. c) les coûts d’achat des équipements doivent correspondre à ceux du marché et les biens concernés doivent être amortis conformément aux règles fiscales et comptables applicables au bénéficiaire final. II.1.4. Biens immobiliers II.1.4.1. Règles générales Qu’il s’agisse de l’achat, de la construction, de la rénovation ou de la location de biens immobiliers, ces derniers doivent avoir les caractéristiques techniques nécessaires au projet et être conformes aux normes applicables. II.1.4.2. Achat, construction ou rénovation 1. Lorsque l’acquisition de biens immobiliers est essentielle à la réalisation du projet et est manifestement liée à ses objectifs, l’achat de tels biens, c’est-à-dire d’immeubles construits, ou la construction de biens immobiliers sont éligibles au cofinancement, sur la base du coût intégral ou partiel ou d’un amortissement, aux conditions indiquées ci-dessous, sans préjudice de l’application de règles nationales plus strictes: a) une attestation est obtenue auprès d’un expert immobilier indépendant ou d’un organisme officiel agréé, confirmant que le prix d’achat n’est pas supérieur à la valeur marchande. En outre, cette attestation soit certifie que les biens immobiliers sont conformes à la législation nationale, soit précise les aspects qui ne sont pas conformes et dont la rectification est prévue par le bénéficiaire final dans le cadre du projet; b) les biens immobiliers n’ont pas été achetés grâce à une subvention de l’Union européenne à un quelconque moment avant la réalisation du projet; c) les biens immobiliers seront utilisés exclusivement aux fins énoncées dans le projet, pendant une période d’au moins dix ans après la date de sa clôture, sauf autre autorisation donnée par la Commission en cas de cofinancement des coûts intégraux ou partiels. S’agissant d’un cofinancement sur la base d’un amortissement, cette durée est réduite à cinq ans; d) l’achat de biens immobiliers respecte les principes d’économie et de rapport coût-efficacité et est considéré comme proportionné à l’objectif poursuivi par la réalisation du projet; e) en cas de cofinancement sur la base d’un amortissement, seule la part d’amortissement de ces biens correspondant à la durée de leur utilisation pour le projet et au taux réel d’utilisation pour le projet est éligible. L’amortissement est calculé conformément aux règles comptables nationales. 2. Les frais de rénovation de biens immobiliers sont éligibles au cofinancement sur la base du coût intégral ou partiel ou sur la base d’un amortissement. Dans le cas d’une rénovation, seules les conditions c) et e) énoncées au paragraphe 1 s’appliquent. II.1.4.3. Location La location de biens immobiliers est éligible au cofinancement si elle a un lien direct avec les objectifs du projet concerné, dans le respect des conditions énoncées ci-dessous, et sans préjudice de l’application de règles nationales plus strictes: a) les biens immobiliers n’ont pas été achetés grâce à une subvention de l’Union européenne; b) ils doivent être utilisés uniquement pour la réalisation du projet. Dans le cas contraire, seule la part des coûts correspondant à l’utilisation pour le projet est éligible. II.1.5. Consommables, fournitures et services généraux Les coûts des consommables, fournitures et services généraux sont éligibles s’ils sont identifiables et directement nécessaires à la réalisation du projet. II.1.6. Sous-traitance 1. En règle générale, les bénéficiaires finals doivent être capables de gérer eux-mêmes les projets. Le montant correspondant aux tâches devant être sous-traitées dans le cadre du projet devra figurer clairement dans la convention de subvention. 2. Les dépenses relatives aux contrats de sous-traitance suivants ne sont pas éligibles au cofinancement par le Fonds: a) sous-traitance de tâches liées à la gestion générale du projet; b) contrats de sous-traitance qui s’ajoutent au coût d’exécution du projet sans apporter proportionnellement une valeur ajoutée; c) contrats de sous-traitance conclus avec des intermédiaires ou des consultants, en vertu desquels le paiement est défini en pourcentage du coût total du projet, à moins qu’un tel paiement ne soit justifié par le bénéficiaire final par référence à la valeur réelle des travaux ou des services fournis. 3. Pour tous les contrats de sous-traitance, les sous-traitants s’engagent à fournir aux organismes d’audit et de contrôle toutes les informations nécessaires concernant les activités sous-traitées. II.1.7. Coûts résultant directement des obligations liées aux cofinancements de l’Union Les coûts nécessaires au respect des obligations liées aux cofinancements de l’Union, telles que la publicité, la transparence, l’évaluation du projet, les audits externes, les garanties bancaires, les traductions, etc., sont des coûts directs éligibles. II.1.8. Frais d’experts Les honoraires de conseil juridique, les frais de notaire et le coût des experts techniques et financiers sont éligibles. II.2. Coûts indirects éligibles 1. Les coûts indirects éligibles de l’action sont ceux qui, compte tenu des conditions d’éligibilité décrites au point I.1.1., ne sont pas identifiables en tant que coûts spécifiques directement liés aux résultats du projet. 2. Par dérogation au point I.1.1.e) et au point I.5., les coûts indirects exposés dans la réalisation de l’action peuvent être éligibles à un financement forfaitaire d’un maximum de 2,5 % du montant total des coûts directs éligibles. 3. Les organisations qui reçoivent une subvention de fonctionnement provenant du budget de l’Union ne peuvent pas inclure des coûts indirects dans leur budget prévisionnel. III. Dépenses inéligibles Les coûts suivants ne sont pas éligibles: a) la TVA, excepté dans le cas où le bénéficiaire final justifie qu’il ne peut pas la récupérer; b) la rémunération du capital, les charges de la dette et du service de la dette, les intérêts débiteurs, les commissions et pertes de change, les provisions pour pertes ou pour dettes éventuelles, les intérêts échus, les créances douteuses, les amendes, les pénalités financières, les frais de procédure, et les dépenses somptuaires ou inconsidérées; c) les frais de réception exclusivement destinés au personnel du projet. Les frais de représentation raisonnables liés à des manifestations mondaines justifiées par le projet, telles qu’une réception célébrant son achèvement ou les réunions du groupe directeur du projet, sont autorisés; d) les coûts déclarés par le bénéficiaire final et pris en charge dans le cadre d’un autre projet ou programme de travail bénéficiant d’une subvention de l’Union; e) l’achat de terrains; f) les contributions en nature. IV. Assistance technique à l’initiative des états membres 1. Tous les coûts nécessaires à la mise en œuvre du Fonds par l’autorité responsable, l’autorité déléguée, l’autorité d’audit, l’autorité de certification ou d’autres organes participant aux tâches énumérées au point 2 sont éligibles dans le cadre de l’assistance technique, dans les limites précisées à l’article 18 de l’acte de base. 2. Sont incluses les dépenses suivantes: a) les dépenses liées à la préparation, à la sélection, à l’évaluation, à la gestion et au suivi des actions; b) les dépenses liées aux audits et aux contrôles sur place des actions ou des projets; c) les dépenses liées aux évaluations des actions ou des projets; d) les dépenses destinées à assurer l’information, la diffusion et la transparence des actions; e) les dépenses d’acquisition, d’installation et de maintenance des systèmes informatiques servant à la gestion, au suivi et à l’évaluation du Fonds; f) les dépenses exposées pour les réunions des comités et sous-comités de suivi concernant la réalisation des actions. Ces dépenses peuvent aussi inclure les coûts liés aux interventions d’experts et d’autres participants à ces comités, y compris de participants venant de pays tiers, si leur présence est essentielle à la bonne réalisation des actions; g) les dépenses liées au renforcement de la capacité administrative pour la mise en œuvre du Fonds. 3. Les activités d’assistance technique doivent avoir lieu, et les paiements correspondants être effectués, après le 1er janvier de l’année indiquée dans la décision de financement approuvant les programmes annuels des États membres. La période d’éligibilité prend fin à la date limite de présentation du rapport final sur l’exécution du programme annuel. 4. Les appels d’offres doivent être réalisés conformément aux règles nationales sur les marchés publics fixées dans l’État membre. 5. Les États membres peuvent mettre en œuvre des mesures d’assistance technique pour le présent Fonds en même temps que des mesures d’assistance technique pour plusieurs ou la totalité des quatre Fonds. Toutefois, dans ce cas, seule la part des coûts servant à appliquer la mesure commune correspondant au présent Fonds est éligible au financement par ce Fonds, et les États membres veillent à ce que: a) la part des coûts des mesures communes soit imputée au Fonds correspondant, de manière raisonnable et vérifiable; et b) il n’y ait pas de double financement des coûts. V. Régime de transit spécial Conformément à l’article 40, paragraphe 1, les règles énoncées dans l’acte de base et la présente décision concernant l’exécution des programmes annuels s’appliquent mutatis mutandis à l’appui à la mise en œuvre du régime de transit spécial. Cependant, en ce qui concerne les règles d’éligibilité figurant dans la présente annexe, les règles spécifiques ci-après s’appliquent dans le cadre du régime de transit spécial: a) la période d’éligibilité des dépenses est conforme à l’article 40, paragraphe 3), de la présente décision; b) en vertu de l’article 6, paragraphe 2, point c), de l’acte de base, les frais de personnel des organismes publics sont des dépenses éligibles pour autant qu’ils représentent de véritables coûts supplémentaires liés à la mise en œuvre du régime de transit spécial et soient alloués au fonctionnement selon une méthode dûment justifiée et équitable. Ces dépenses doivent être certifiées au moyen de pièces permettant d’identifier les coûts réels payés par l’organisme public concerné dans le cadre du régime de transit spécial, qui ne découlent ni de ses responsabilités légales ni de ses tâches quotidiennes.»