Rapport

sur les états financiers de l'Agence européenne pour l'environnement (AEE - Copenhague) pour l'exercice clos le 31 décembre 1998, accompagné des réponses de l'Agence

(1999/C 372/02)

TABLE DES MATIÈRES

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Opinion de la Cour

1. Le présent rapport est adressé au conseil d'administration de l'Agence européenne pour l'environnement, conformément à l'article 13, paragraphe 4, du règlement (CEE) n° 1210/90 du Conseil(1).

2. La Cour a examiné les états financiers de l'Agence européenne pour l'environnement pour l'exercice clos le 31 décembre 1998. Conformément à l'article 14, paragraphe 1, du règlement (CEE) n° 1210/90 du Conseil, le budget a été exécuté sous la responsabilité du directeur exécutif. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des états financiers(2), conformément aux dispositions financières internes prévues à l'article 14 du règlement (CEE) n° 1210/90. La Cour des comptes est tenue de procéder à l'examen de ces comptes par l'article 248 du traité instituant la Communauté européenne.

3. La Cour a effectué son audit conformément à ses politiques et normes d'audit. Celles-ci ont été adaptées des normes internationales d'audit généralement admises pour refléter le caractère spécifique du contexte communautaire. Elle a examiné les documents comptables et appliqué les procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. La Cour a obtenu, par cet audit, une base raisonnable pour étayer l'opinion exprimée ci-après.

4. Cet examen a permis à la Cour d'obtenir l'assurance raisonnable que les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 1998 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

Principales observations sur l'exécution budgétaire de l'agence européenne pour l'environnement pour l'exercice clos le 31 décembre 1998

Comptabilité générale (SI X) et budgétaire (SI 2)

5. Pendant les différentes phases de SI 2 (nouvelle version), l'Agence a été non seulement trop dépendante des experts externes, mais, pour mettre en place de nouveaux mécanismes, elle a dépensé des sommes de l'ordre de 110000 ECU, qui éventuellement auraient pu être partagées entre plusieurs agences, dans le cas où le "common support agreement" aurait été mis en place avant janvier 1999.

6. Pendant la procédure d'évaluation, il a été constaté que le système a été mis en place avant la réalisation finale de tous les tests préliminaires requis. Une explication partielle concerne les insuffisances du logiciel de la Commission. Plusieurs interventions et corrections manuelles ont été faites. Un "service level agreement" avec la Commission est indispensable.

Commission consultative des achats et des marchés (CCAM)

7. Quant aux procédures CCAM concernant l'introduction du SI 2, un retard inexplicable de cinq mois après l'évaluation de l'appel d'offres restreint a été constaté. Par ailleurs, le temps nécessaire pour l'accomplissement du travail a été mal estimé. À cela s'ajoute le fait que les procédures suivies pour le choix du contractant ne sont pas complètement justifiées.

Contrats avec les centres thématiques

8. En ce qui concerne les pièces justificatives "analytical expenses" des contrats, la Cour a constaté que, dans les cas examinés, aucun contrôle interne n'était effectué conformément à l'article 8 des clauses des contrats relatifs aux subventions pour les centres thématiques.

Publication

9. L'Agence n'a publié ni son budget ni le tableau des effectifs au Journal officiel, comme elle aurait dû le faire conformément à l'article 13 de son règlement financier.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion des 24 et 25 novembre 1999.

Par la Cour des comptes

Jan O. KARLSSON

Président

(1) JO L 120 du 11.5.1990, p. 1.

(2) En application de l'article 13, paragraphe 3, du règlement (CEE) n° 1210/90, les comptes de la totalité des recettes et des dépenses de l'Agence pour l'exercice 1998 ont été établis le 20 avril 1999 et ensuite transmis au conseil d'administration de l'Agence, à la Commission et à la Cour des comptes, cette dernière les ayant reçus le 26 avril 1999. La version abrégée de ces états financiers est présentée dans les tableaux annexés au présent rapport.

Tableau 1

Bilan financier au 31 décembre 1998 et 1997

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Tableau 2

Compte de gestion des exercices 1998 et 1997

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RÉPONSES DE L'AGENCE EUROPÉENNE POUR L'ENVIRONNEMENT

Comptabilité générale (SI X) et budgétaire (SI 2)

Concernant le point 5

Même s'il est entendu que le "common support agreement" (accord de soutien commun) n'est devenu opérationnel qu'au début de 1999 (il concerne 7 agences), il ne faut pas oublier que:

- le développement commun entre les agences dans ce domaine a d'ores et déjà débuté en 1995 par un appel d'offres commun avec la participation des services de la Commission européenne (DG XX), et qu'il s'est poursuivi depuis lors,

- l'Agence s'est efforcée de rechercher activement et de mettre à profit ce développement commun, comme l'équipe envoyée par la Cour aura pu le constater, de manière à limiter au strict minimum l'expertise supplémentaire ou spécifique ainsi que les ressources financières correspondantes.

Concernant le point 6

Même si ces observations sont correctes, elles semblent impliquer une critique de ce que nous avons considéré jusqu'à présent comme une façon valable voire unique de procéder compte tenu des circonstances, à savoir notamment:

- la réalisation d'un test parallèle du système SI 2 durant l'année 1998 jusqu'à ce que ce dernier devienne le système budgétaire propre de l'AEE en janvier 1999 (et fonctionne de manière correcte et stable). Des interventions manuelles (ou ajustements) ont été requises en raison des limites et des erreurs de logiciels, elles n'ont toutefois pas modifié les engagements ou paiements existants et n'en n'ont pas introduit de nouveaux,

- et par ailleurs un "service level agreement" (accord au niveau du service) sera bientôt conclu entre la Commission et la Fondation européenne pour la formation à Turin pour 7 agences, y compris celle-ci, qui font partie d'un accord de soutien commun.

Commission consultative des achats et des marchés (CCAM)

Concernant le point 7

Nous sommes d'avis que l'ensemble du processus s'est déroulé conformément aux procédures et meilleures pratiques:

- l'estimation du travail requis a été effectuée en 1997 en se fondant sur le peu d'informations disponibles et avec le soutien des services de la Commission européenne. En raison de facteurs imprévisibles, une estimation consolidée mise à jour a été soumise à la CCAM avec un certain retard,

- un appel à manifestation d'intérêt a été publié dans le Journal officiel des Communautés européennes. Un appel d'offres restreint a été adressé à 38 sociétés, et les critères d'attribution publiés ont été utilisés pour la sélection. L'Agence s'efforcera d'améliorer à l'avenir les procédures d'évaluation futures concernant la sélection finale du candidat retenu et a déjà mis au point entre-temps un système de notation davantage différencié pour les évaluations.

Contrats avec les centres thématiques

Concernant le point 8

Le contrôle a été effectué mais n'a pas été enregistré dans les dossiers. Alors que les documents justifiant les dépenses dans le cadre des contrats avec les centres thématiques européens ont été examinés et vérifiés de manière continue au cours de l'année (et que certains paiements n'ont pas été effectués parce que le travail concerné n'a pas été fourni), il n'en reste aucune trace dans les dossiers. Les directeurs de projets ont désormais des instructions spécifiques concernant l'établissement d'un système de contrôle interne.

Publication du budget de l'AEE

Concernant le point 9

- L'Agence n'a publié son budget 1998 que sur la page d'accueil de l'Internet (approximativement 5 millions de consultations et 360000 utilisateurs par an). Cela faisant suite aux opinions exprimées en 1998 par le Comité budgétaire du Parlement européen lors d'une réunion avec les directeurs d'agences indiquant que le budget des agences de la seconde génération ne devrait pas nécessairement être publié dans le Journal officiel; la publication sur l'Internet serait plus efficace (plus économique et de plus grande diffusion).

- En 1999, l'AEE a à nouveau publié son budget sur l'Internet. Suite aux déclarations de la Cour des comptes dans son rapport et afin de respecter au pied de la lettre son règlement financier, l'AEE publiera le budget 1999 également dans le Journal officiel des Communautés européennes avec les 6 autres agences (afin de limiter les frais). Toutefois, compte tenu des opinions du Parlement européen et des expériences de l'Agence, il importe d'examiner les éléments suivants:

- la méthode alternative la plus rentable pour diffuser et rendre l'information budgétaire accessible au public. Un résumé pourrait être publié dans le Journal officiel des Communautés européennes ainsi qu'une référence à la page d'accueil de l'AEE qui comporte l'intégralité du budget et le tableau des effectifs,

- une façon appropriée de prévoir cette publication dans les clauses du règlement financier de l'AEE, en adaptant de manière rentable les dispositions, qui y figurent, aux possibilités offertes par la technologie de l'information.