Rapport

sur les états financiers de l'Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes (Vienne) pour la période 1er mai-31 décembre 1998, accompagné des réponses de l'Observatoire

(1999/C 372/09)

TABLE DES MATIÈRES

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Opinion de la Cour

1. Le présent rapport est adressé au conseil d'administration de l'Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes (ci-après dénommé "l'Observatoire") conformément à l'article 12, paragraphe 11, du règlement (CE) n° 1035/97 du Conseil(1).

2. La Cour a examiné les états financiers de l'Observatoire pour son premier exercice, à savoir du 1er mai au 31 décembre 1998. Conformément à l'article 12, paragraphe 8, du règlement (CE) n° 1035/97, le budget a été exécuté sous la responsabilité du directeur exécutif. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des états financiers(2), conformément aux dispositions financières internes prévues à l'article 12, paragraphe 12, du règlement (CE) n° 1035/97. La Cour des comptes est tenue de procéder à l'examen de ces comptes par l'article 248 du traité instituant la Communauté européenne.

3. La Cour a effectué son audit conformément à ses politiques et normes d'audit. Celles-ci ont été adaptées des normes internationales d'audit généralement admises pour refléter le caractère spécifique du contexte communautaire. Elle a examiné les documents comptables et appliqué les procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. La Cour a obtenu, par cet audit, une base raisonnable pour étayer l'opinion exprimée ci-après.

4. Cet examen a permis à la Cour d'obtenir l'assurance raisonnable que les comptes de l'exercice clos le 31 décembre 1998 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

Principales observations concernant l'exécution du budget de l'observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes (Vienne) pour l'exercice clos le 31 décembre 1998

Comptes budgétaires et comptes généraux

5. L'Observatoire n'a toujours pas mis en place un système comptable approprié, comme le prévoit la réglementation en vigueur. Il conviendrait que cette disposition soit appliquée sans plus attendre, afin que l'Observatoire soit en mesure d'instaurer un système comptable approprié, reprenant les comptes budgétaires ainsi que les comptes généraux.

Reports de crédits

6. Les documents justifiant les reports de crédits sont insuffisants, compte tenu du fait que la plupart des reports concernent des engagements provisionnels.

Comité consultatif des achats et marchés (CCAM)

7. En 1998, l'Observatoire occupait des locaux provisoires. Des locaux permanents ont maintenant été trouvés. Il conviendrait d'instaurer un CCAM afin de permettre la prise de décisions appropriées en matière d'investissement concernant les locaux permanents.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion des 13 et 14 octobre 1999.

Par la Cour des comptes

Jan O. KARLSSON

Président

(1) JO L 151 du 10.6.1997, p. 1.

(2) En application de l'article 12, paragraphe 10, du règlement (CE) n° 1035/97, les comptes de la totalité des recettes et des dépenses de l'Observatoire ont, pour l'exercice financier 1998, été établis le 18 mars 1999 et ensuite transmis au conseil d'administration de l'Observatoire, à la Commission et à la Cour des comptes, cette dernière les ayant reçus le 19 mars 1999. La version abrégée de ces états financiers est présentée dans les tableaux annexés au présent rapport.

Tableau 1

Bilan financier de l'exercice 1998

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Tableau 2

Comptes de gestion de l'exercice 1998

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Réponses de l'Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes

Concernant le point 5: Comptes budgétaires et comptes généraux

Jusqu'au 1er juillet 1999, le nombre des agents relevant du statut n'a pas été supérieur à 4 (2 A, 1 B, 1 C), le directeur inclus, et ce en raison de la durée de la procédure applicable au recrutement du personnel de l'Observatoire. En mars 1999, le Conseil d'administration a nommé un comptable (l'agent B) pour la période de transition jusqu'à ce que le poste de comptable soit pourvu. La procédure de recrutement en est à présent à son stade ultime et le comptable devrait entrer en fonction dans les prochaines semaines.

En outre, le Conseil d'administration a décidé en juin d'entamer des discussions techniques en vue d'instaurer à l'Observatoire le système commun SI 2 pour la comptabilité et les finances. D'ici là, l'Observatoire utilisera un logiciel spécialisé adapté à son système comptable.

Concernant le point 6: Reports de crédits

De mi-juillet à fin septembre 1998, le directeur était le seul agent nommé de l'Observatoire. Le transfert de l'ensemble des comptes financiers, qui se trouvaient précédemment sous la responsabilité de la Commission européenne, a demandé plusieurs semaines. C'est pourquoi, au cours de cette période, l'Observatoire a dû avoir recours à des engagements provisionnels pour couvrir la phase de démarrage. La régularisation a eu lieu début 1999.

Concernant le point 7: Comité consultatif des achats et marchés

Vu le nombre limité d'agents à l'Observatoire et la nécessité d'y séparer les responsabilités, un CCAM interne ne pouvait pas voir le jour avant juillet 1999. Au cours sa réunion en septembre 1999, le Conseil d'administration devra décider de l'instauration officielle de ce CCAM.

Pour la période de transition, l'Observatoire a dû constituer un CCAM ad hoc chargé de préparer les décisions concernant les locaux permanents.