Décision du Conseil

du 29 novembre 2001

modifiant le règlement intérieur du Conseil

(2001/840/CE)

LE CONSEIL DE L'UNION EUROPÉENNE,

vu le traité instituant la Communauté européenne, et notamment son article 207, paragraphe 3, et son article 255, paragraphe 3,

considérant ce qui suit:

(1) Conformément à l'article 255, paragraphe 2, du traité, le règlement (CE) n° 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission(1) définit les principes généraux, les conditions et les limites qui régissent le droit d'accès aux documents prévu à l'article 255, paragraphe 1, du traité.

(2) L'article 255, paragraphe 3, du traité prévoit que le Parlement européen, le Conseil et la Commission élaborent dans leur règlement intérieur des dispositions particulières concernant l'accès à leurs documents.

(3) Sur la base de son règlement intérieur, adopté par la décision 2000/396/CE, CECA, Euratom(2), le Conseil a adopté une série d'actes concernant l'accès à ses documents. Il y a lieu de regrouper ces actes en un texte unique reprenant, dans une annexe au règlement intérieur, à la fois les dispositions inchangées et les modifications de fond apportés à ces actes et les nouvelles dispositions devant être prises conformément à l'article 18 du règlement (CE) n° 1049/2001,

DÉCIDE:

Article premier

Le règlement intérieur du Conseil est modifié comme suit:

1) L'article 10 est remplacé par le texte suivant et le texte de la note de bas de page est supprimé: "Article 10

Accès du public aux documents du Conseil

Les dispositions particulières concernant l'accès du public aux documents du Conseil figurent à l'annexe III."

2) L'article 17, paragraphe 1, point g), est remplacé par le texte suivant: "g) les accords internationaux conclus par la Communauté;

Mention est faite au Journal officiel de l'entrée en vigueur de ces accords."

3) Le point suivant est ajouté à l'article 17, paragraphe 1: "h) les accords internationaux conclus conformément à l'article 24 du traité sur l'Union européenne, à moins que le Conseil n'en décide autrement sur la base des articles 4 et 9 du règlement (CE) n° 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission(3).

Mention est faite au Journal officiel de l'entrée en vigueur de ces accords."

4) L'annexe ci-après est ajoutée:

"ANNEXE III

DISPOSITIONS PARTICULIÈRES CONCERNANT L'ACCÈS DU PUBLIC AUX DOCUMENTS DU CONSEIL

Article premier

Champ d'application

Toute personne physique ou morale a accès aux documents du Conseil, sous réserve des principes, conditions et limites définis par le règlement (CE) n° 1049/2001 et des dispositions particulières prévues dans la présente annexe.

Article 2

Consultation en ce qui concerne les documents émanant de tiers

1. Aux fins de l'application de l'article 4, paragraphe 5, et de l'article 9, paragraphe 3, du règlement (CE) n° 1049/2001 et s'il ne résulte pas clairement de l'examen du document au regard de l'article 4, paragraphes 1, 2 et 3, du règlement (CE) n° 1049/2001 qu'il ne doit pas être divulgué, le tiers concerné est consulté si:

a) le document est un document sensible au sens de l'article 9, paragraphe 1, du règlement (CE) n° 1049/2001;

b) le document provient d'un État membre et:

- a été soumis au Conseil avant le 3 décembre 2001, ou

- l'État membre concerné a demandé qu'il ne soit pas divulgué sans son accord préalable.

2. Dans tous les autres cas, lorsque le Conseil est saisi d'une demande relative à un document en sa possession émanant d'un tiers, le Secrétariat général, aux fins de l'application de l'article 4, paragraphe 4, du règlement (CE) n° 1049/2001 consulte le tiers concerné, à moins qu'il ne résulte clairement de l'examen du document au regard de l'article 4, paragraphes 1, 2 et 3, du règlement (CE) n° 1049/2001, qu'il doit ou qu'il ne doit pas être divulgué.

3. Le tiers est consulté par écrit (y compris par courrier électronique) et un délai de réponse raisonnable lui est accordé, compte tenu du délai fixé à l'article 7 du règlement (CE) n° 1049/2001. Dans les cas visés au paragraphe 1, le tiers est invité à communiquer son avis par écrit.

4. Lorsque le document ne relève pas du paragraphe 1, point a) ou b), et que, compte tenu de l'avis négatif du tiers, le Secrétariat général n'a pas acquis la conviction que l'article 4, paragraphe 1 ou 2, du règlement (CE) n° 1049/2001 est applicable, le Conseil est saisi du dossier.

Si le Conseil envisage de rendre le document accessible au public, le tiers est immédiatement informé par écrit que le Conseil a l'intention de rendre le document accessible au public après un délai d'au moins dix jours ouvrables. Simultanément, l'attention du tiers est attirée sur l'article 243 du traité instituant la Communauté européenne.

Article 3

Demandes de consultation reçues par d'autres institutions ou par les États membres

Les demandes de consultation du Conseil émises par une autre institution ou par un État membre et portant sur une demande concernant un document du Conseil sont envoyées par courrier électronique à l'adresse access@consilium.eu.int ou par télécopieur au numéro suivant: + 32(0)2 285 6361.

Le Secrétariat général rend son avis au nom du Conseil rapidement, en tenant compte du délai nécessaire pour permettre une décision de l'institution ou de l'État membre concerné, et au plus tard dans un délai de cinq jours ouvrables.

Article 4

Documents provenant d'États membres

Toute demande présentée par un État membre en vertu de l'article 4, paragraphe 5, du règlement (CE) n° 1049/2001 est présentée par écrit au Secrétariat général.

Article 5

Demandes soumises par les États membres

Lorsqu'un État membre soumet une demande au Conseil, elle est traitée conformément aux articles 7 et 8 du règlement (CE) n° 1049/2001 et aux dispositions pertinentes de la présente annexe. Lorsque l'accès est totalement ou partiellement refusé, le demandeur est informé de ce que toute demande confirmative doit être adressée directement au Conseil.

Article 6

Adresse pour les demandes

Les demandes d'accès à un document sont adressées par écrit au Secrétaire général du Conseil/Haut représentant, rue de la Loi 175, B-1048 Bruxelles, par courrier électronique à l'adresse access@consilium.eu.int ou par télécopieur au numéro suivant: + 32(0)2 285 6361.

Article 7

Traitement des demandes initiales

Sous réserve de l'article 9, paragraphes 2 et 3, du règlement (CE) n° 1049/2001, toute demande d'accès à un document du Conseil est examinée par le Secrétariat général.

Article 8

Traitement des demandes confirmatives

Sous réserve de l'article 9, paragraphes 2 et 3, du règlement (CE) n° 1049/2001, toute demande confirmative fait l'objet d'une décision du Conseil.

Article 9

Redevance

La redevance due pour la réalisation et l'envoi de copies de documents du Conseil est fixée par le Secrétaire général.

Article 10

Registre public des documents du Conseil

1. Le Secrétariat général est chargé de fournir un accès public au registre des documents du Conseil.

2. Outre les références aux documents, le registre indique les documents qui, parmi ceux qui ont été établis après le 1er juillet 2000, ont déjà été rendus accessibles au public. Sous réserve du règlement (CE) n° 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données(1), et de l'article 16 du règlement (CE) n° 1049/2001, leur contenu est publié sur Internet.

Article 11

Documents directement accessibles au public

1. Le présent article s'applique à tous les documents du Conseil, pour autant qu'ils ne soient pas classifiés, et sans préjudice de la possibilité de présenter une demande écrite conformément à l'article 6 du règlement (CE) n° 1049/2001.

2. Aux fins du présent article, on entend par:

- "diffusion", la distribution de la version finale d'un document aux membres du Conseil, à leurs représentants ou délégués,

- "documents législatifs", les documents établis ou reçus au cours des procédures d'adoption d'actes législatifs au sens de l'article 7 du règlement intérieur du Conseil.

3. Le Secrétariat général rend accessibles au public, dès leur diffusion, les documents suivants:

a) les documents dont l'auteur n'est ni le Conseil ni un État membre, qui ont été rendus publics par leur auteur ou avec son accord;

b) les ordres du jour provisoires des sessions du Conseil dans ses différentes formations;

c) tout texte adopté par le Conseil et destiné à être publié au Journal officiel des Communautés européennes.

4. À condition qu'ils ne soient manifestement couverts par aucune des exceptions prévues à l'article 4 du règlement (CE) n° 1049/2001, le Secrétariat général peut également rendre accessibles au public, dès leur diffusion, les documents suivants:

a) les ordres du jour provisoires des comités et des groupes;

b) d'autres documents tels que les notes d'information, les rapports, les rapports d'étape et les rapports sur l'état des travaux du Conseil ou d'une de ses instances préparatoires, qui ne reflètent pas les positions individuelles des délégations, à l'exclusion des avis et des contributions du Service juridique.

5. Outre les documents visés aux paragraphes 3 et 4 ci-dessus, le Secrétariat général du Conseil rend accessibles au public, dès leur diffusion, les documents législatifs suivants:

a) les notes de transmission et les copies de lettres relatives à des actes législatifs adressées au Conseil par d'autres institutions ou organes de l'Union européenne ou, sous réserve de l'article 4, paragraphe 5, du règlement (CE) n° 1049/2001, par un État membre;

b) les notes soumises au Coreper et/ou au Conseil pour approbation (notes point "I/A" et point "A"), ainsi que les projets d'actes législatifs auxquels elles font référence;

c) les décisions adoptées par le Conseil au cours de la procédure visée à l'article 251 du traité CE et les projets communs approuvés par le comité de conciliation.

6. Après l'adoption d'une des décisions visées au paragraphe 5, point c), ou l'adoption définitive de l'acte concerné, le Secrétariat général rend accessibles au public tous les documents législatifs relatifs à cet acte qui ont été établis avant l'une de ces décisions et ne sont couverts par aucune des exceptions visées à l'article 4, paragraphes 1 et 2, et paragraphe 3, deuxième alinéa, du règlement (CE) n° 1049/2001, tels que les notes d'information, les rapports, les rapports d'étape et les rapports sur l'état des travaux du Conseil ou d'une de ses instances préparatoires ("résultats des travaux"), à l'exclusion des avis et des contributions du service juridique.

À la demande d'un État membre, les documents qui sont couverts par le premier alinéa et qui reflètent la position de la délégation de cet État membre au sein du Conseil, ne sont pas rendus accessibles au public en vertu de la présente décision.

(1) JO L 8 du 12.1.2001, p. 1."

Article 2

Les actes suivants sont abrogés:

a) la décision 93/731/CE du Conseil du 20 décembre 1993 relative à l'accès du public aux documents du Conseil(4);

b) la décision 2000/23/CE du Conseil du 6 décembre 1999 concernant l'amélioration de l'information sur les travaux du Conseil et le registre public des documents du Conseil(5);

c) la décision 2001/320/CE du Conseil du 9 avril 2001 sur la communication au public de certaines catégories de documents du Conseil(6).

Article 3

La présente décision entre en vigueur le 3 décembre 2001.

Fait à Bruxelles, le 29 novembre 2001.

Par le Conseil

Le président

M. Vanderpoorten

(1) JO L 145 du 31.5.2001, p. 43.

(2) JO L 149 du 23.6.2000, p. 21. Décision modifiée par la décision 2001/216/CE (JO L 81 du 21.3.2001, p. 30).

(3) JO L 145 du 31.5.2001, p. 43.

(4) JO L 340 du 31.12.1993, p. 43. Décision modifiée en dernier lieu par la décision 2000/527/CE (JO L 212 du 23.8.2000, p. 9).

(5) JO L 9 du 13.1.2000, p. 22. Décision modifiée par la décision 2000/527/CE.

(6) JO L 111 du 20.4.2001, p. 29.