«OFFICE EUROPÉEN DE LUTTE ANTIFRAUDE (OLAF)

RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU COMITÉ DE SURVEILLANCE DE L'OLAF

TABLE DES MATIÈRES

TITRE I — RÔLE ET RESPONSABILITÉS DU COMITÉ DE SURVEILLANCE

Article 1 Tâches

Article 2 Compétences

TITRE II — COMPOSITION ET FONCTIONNEMENT DU COMITÉ DE SURVEILLANCE

Article 3 Composition

Article 4 Déontologie

Article 5 Présidence

Article 6 Réunions

Article 7 Méthodes de travail

Article 8 Rapporteurs

Article 9 Vérifications, études et expertises

Article 10 Procédure de vote

Article 11 Procès-verbal

Article 12 Secrétariat

TITRE III — EXERCICE DES COMPÉTENCES

Article 13 Du suivi des informations transmises par le directeur général

Article 14 Rapport d'activités

Article 15 Procédure d'avis concernant la désignation du directeur général

Article 16 Procédure disciplinaire applicable au directeur général

Article 17 Confidentialité et traitement des données à caractère personnel

Article 18 Budget

TITRE IV — DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES

Article 19 Examen et modification du règlement intérieur

Article 20 Entrée en vigueur et publication du règlement intérieur

LE COMITÉ DE SURVEILLANCE,

vu l'article 11, paragraphe 6, du règlement (CE) no 1073/1999 du Parlement européen et du Conseil, du 25 mai 1999, relatif aux enquêtes effectuées par l'Office européen de lutte antifraude (OLAF) (1),

vu l'article 11, paragraphe 6, du règlement (Euratom) no 1074/1999 du Parlement européen et du Conseil, du 25 mai 1999, relatif aux enquêtes effectuées par l'Office européen de lutte antifraude (OLAF) (2),

A ADOPTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT INTÉRIEUR:

TITRE I

RÔLE ET RESPONSABILITÉS DU COMITÉ DE SURVEILLANCE

Article premier

Tâches

Le Comité de surveillance de l'Office européen de lutte antifraude (OLAF) accomplit les tâches définies par le règlement (CE) no 1073/1999 et le règlement (Euratom) no 1074/1999.

Article 2

Compétences

1. Dans l'accomplissement de ses tâches, le Comité de surveillance exerce les compétences définies par le règlement (CE) no 1073/1999 et le règlement (Euratom) no 1074/1999 et les autres dispositions applicables.

2. En particulier, afin d'effectuer un contrôle régulier de l'exécution de la fonction d'enquête de l'OLAF, le Comité de surveillance peut, conjointement avec l'OLAF, établir des dispositions définissant les modalités de ce contrôle. Ces dispositions définissent également des mécanismes concernant le traitement confidentiel des informations et des documents fournis par l'OLAF et les autres questions d'intérêt commun.

3. Le Comité de surveillance prend les décisions appropriées sur les informations qui lui sont communiquées par le directeur général de l'OLAF, conformément à l'article 11, paragraphe 7, du règlement (CE) no 1073/1999 et à l'article 11, paragraphe 7, du règlement (Euratom) no 1074/1999.

4. Le Comité de surveillance exerce ses compétences conformément aux dispositions du titre III.

TITRE II

COMPOSITION ET FONCTIONNEMENT

Article 3

Composition

1. La composition, ainsi que la nomination et le mandat des membres du Comité de surveillance sont définis par le règlement (CE) no 1073/1999 et le règlement (Euratom) no 1074/1999.

2. Lorsqu'un membre du Comité de surveillance est dans l'incapacité de remplir ses fonctions ou qu'il démissionne, il informe le président du Comité afin que les mesures appropriées puissent être prises.

Article 4

Déontologie

1. Conformément à l'article 11, paragraphe 5, du règlement (CE) no 1073/1999 et à l'article 11, paragraphe 5, du règlement (Euratom) no 1074/1999, dans l'accomplissement de leurs devoirs, les membres du Comité de surveillance ne sollicitent ni n'acceptent d'instructions d'aucun gouvernement ni d'aucune institution, d'aucun organe ou organisme.

2. De même, conformément à la décision relative à leur nomination, ils ne traitent pas d'affaires dans lesquelles ils ont, directement ou indirectement, un intérêt personnel mettant en cause leur indépendance et, en particulier, des intérêts familiaux et financiers.

Ils traitent les dossiers qui leur sont soumis et les délibérations auxquelles ceux-ci donnent lieu dans une stricte confidentialité.

3. Les membres rendent compte au Comité de surveillance de toute situation susceptible de compromettre l'un des principes régissant son activité tels que visés aux paragraphes 1 et 2 afin que le Comité puisse prendre les mesures appropriées.

Article 5

Présidence

1. Le Comité de surveillance élit en son sein un président, à la majorité de ses membres.

2. Le président est élu pour un an. Son mandat est renouvelable. L'élection a lieu lors de la dernière réunion présidée par son prédécesseur.

3. Si le président est dans l'incapacité, pour quelque motif que ce soit, de remplir ses fonctions de manière prolongée, il informe les membres du Comité de sa situation. En pareil cas, un nouveau président est élu selon les modalités prévues au paragraphe 1.

4. Le président représente le Comité de surveillance et il préside ses réunions. Il veille au bon déroulement de ses travaux. Le président convoque les réunions du Comité et il en fixe le lieu, la date et l'heure. Il établit un projet d'ordre du jour et veille à l'application des décisions du comité.

5. S'il est temporairement incapable de remplir ses fonctions, le président peut demander à un membre du Comité de le remplacer.

6. En cas d'absence du président et si la procédure visée au paragraphe 5 n'a pas été employée, la fonction de président est exercée par le membre le plus âgé.

7. Le président est pleinement habilité à envoyer des lettres concernant les activités du Comité de surveillance ou à y répondre. Le président informe les membres du Comité des lettres qu'il a reçues ou auxquelles il a répondu.

Article 6

Réunions

1. Le Comité de surveillance exerce ses compétences lors des réunions collégiales. Il se réunit au moins dix fois par an. Il ne peut valablement siéger que si la majorité de ses membres est présente. Il se réunit également à l'initiative du président ou à la demande d'une majorité de ses membres.

2. Hormis dans les cas considérés comme urgents par le président, les convocations aux réunions sont envoyées dans un délai suffisant pour informer les destinataires au moins une semaine avant la réunion en question. La convocation comprend le projet d'ordre du jour et les documents requis pour la réunion, à moins que la nature des documents soit telle qu'ils ne peuvent pas être joints. L'ordre du jour final est adopté au début de chaque réunion.

3. Tout membre peut demander au président d'inscrire des points ou des thèmes spécifiques au projet d'ordre du jour ou d'y ajouter ces points.

4. À la demande du directeur général de l'OLAF, le président peut convoquer le Comité de surveillance ou inscrire des points à l'ordre du jour. Les propositions du directeur général sont accompagnées des documents nécessaires.

5. Le Comité de surveillance peut inviter le directeur général de l'OLAF à participer aux réunions et aux activités liées à son travail. D'autres membres de l'OLAF peuvent être invités à prendre part à une réunion du Comité si leur présence est jugée nécessaire. Ces invitations ont lieu par l'intermédiaire du directeur général de l'OLAF.

Le directeur général de l'OLAF est informé des points figurant à l'ordre du jour qui concernent la participation des personnes visées au premier alinéa.

6. Tout représentant des institutions, organes ou organismes des Communautés, des États membres ou d'États associés peut être invité à participer au travail du Comité de surveillance portant sur un point particulier à l'ordre du jour de la réunion.

Article 7

Méthodes de travail

1. Les réunions du Comité de surveillance ne sont pas publiques. Ses travaux et les documents internes du Comité qui en constituent la base sont confidentiels, à moins que le Comité en décide autrement.

Les informations et les documents communiqués par le directeur général de l'OLAF sont soumis aux dispositions de l'article 287 du traité CE sur la protection de la confidentialité, de l'article 8 du règlement (CE) no 1073/1999 et de l'article 8 du règlement (Euratom) no 1074/1999.

2. Le Comité de surveillance adopte au maximum trois langues de travail. Les documents et les projets d'avis, de rapports ou de décisions sont rédigés dans les langues de travail adoptées par le comité. Le cas échéant, un membre peut demander la traduction d'un document dans sa propre langue.

3. Les avis, les rapports et les décisions sont adoptés lors des réunions du Comité de surveillance en séance plénière.

4. Toutefois, par exception à ce principe, certaines décisions peuvent faire l'objet d'une procédure écrite si le Comité de surveillance a approuvé le recours à cette procédure lors d'une réunion antérieure.

En cas d'urgence, le président peut consulter les membres du Comité par écrit.

Dans l'un ou l'autre de ces cas, il transmet un projet de décision aux membres du comité. Si les membres ne formulent aucune objection au projet de décision dans un délai à fixer par le président, à savoir cinq jours ouvrables après la réception de la proposition, celle-ci est réputée avoir été adoptée. Si, dans un délai de cinq jours ouvrables à compter de la réception du projet de décision, un membre demande qu'elle soit examinée par le comité, la procédure écrite est suspendue.

Article 8

Rapporteurs

1. Pour préparer ses délibérations ou ses travaux, le Comité de surveillance, sur proposition du président, peut désigner un ou plusieurs rapporteurs parmi ses membres.

2. S'il s'agit d'une question urgente, le président peut procéder à la désignation de sa propre initiative. Dans ce cas, il informe immédiatement les membres du comité.

3. Le rapporteur examine les questions qui lui sont confiées et il soumet un projet de rapport au Comité de surveillance. Si nécessaire, il est assisté par le secrétariat du comité.

Article 9

Vérifications, études et expertises

Dans le cadre des ses compétences, le Comité de surveillance peut effectuer les vérifications appropriées, effectuer une étude ou solliciter toute expertise jugée nécessaire. Il peut également être assisté de fonctionnaires ou d'autres agents de l'OLAF ou des institutions, organes ou organismes des Communautés, des États membres ou d'États associés.

Article 10

Procédure de vote

1. Les décisions sont prises à la majorité des membres du Comité de surveillance sur proposition du président.

2. Sur proposition d'un membre, le vote peut avoir lieu à bulletin secret.

Article 11

Procès-verbal

1. Chaque réunion du Comité de surveillance fait l'objet d'un procès-verbal qui est rédigé dans ses langues de travail.

2. Le projet de procès-verbal est établi par le secrétariat sous le contrôle du président et il est soumis aux membres du Comité de surveillance pour approbation lors de sa réunion suivante.

3. Au moment de l'approbation, tout membre peut proposer une modification du procès-verbal. Les membres peuvent aussi demander que des déclarations écrites ou des documents jugés utiles soient joints au procès-verbal.

4. Une fois le procès-verbal adopté, le président et la personne responsable du secrétariat le signe et il est archivé au secrétariat du comité. Le procès-verbal peut être rendu public si le Comité le décide.

Article 12

Secrétariat

1. Conformément à l'article 11, paragraphe 6, du règlement (CE) no 1073/1999 et à l'article 11, paragraphe 6, du règlement (Euratom) no 1074/1999, le Comité de surveillance dispose d'un secrétariat pour l'assister dans l'accomplissement de ses tâches.

2. Le Comité de surveillance informe le directeur général de l'OLAF des besoins du secrétariat en matière de personnel et de ressources afin d'assurer l'accomplissement des tâches du Comité et de garantir la continuité de son travail.

3. Le personnel du secrétariat est tenu de traiter de manière confidentielle les informations qui parviennent à sa connaissance. Il reste soumis à cette obligation après la cessation de ses fonctions. Si le Comité de surveillance apprend qu'un membre du secrétariat a violé l'obligation de confidentialité, le président informe le directeur général de l'OLAF afin que les mesures appropriées puissent être prises.

4. Le secrétariat contribue à l'exécution efficace des tâches assignées au Comité de surveillance en vue de conforter l'indépendance de l'OLAF. À cet égard, il assiste le président dans la préparation et la conduite des réunions. Il élabore un projet d'ordre du jour pour chaque réunion, il établit le projet de procès-verbal des réunions, il communique aux membres du Comité les informations et les documents concernant chaque domaine de ses activités, il participe, sous la direction du président, à la rédaction des textes et il porte assistance aux membres du comité, notamment lorsqu'ils agissent en qualité de rapporteurs. À cette fin, les membres du secrétariat prennent part aux réunions avec les rapporteurs afin d'accomplir ces tâches.

TITRE III

EXERCICE DES COMPÉTENCES DU COMITÉ DE SURVEILLANCE

Article 13

Du suivi des informations transmises par le directeur général

1. Le Comité de surveillance, après avoir examiné le programme d'activités que lui transmet annuellement le directeur général de l'OLAF, peut donner un avis formulant un commentaire approprié sur toute question relevant de son mandat.

Il étudie également les informations concernant les activités de l'OLAF que lui fournit régulièrement le directeur général et donne des avis sur ces informations, conformément à l'article 11, paragraphe 1, deuxième alinéa, du règlement (CE) no 1073/1999 et à l'article 11, paragraphe 1, deuxième alinéa, du règlement (Euratom) no 1074/1999.

2. Conformément à l'article 11, paragraphe 7, du règlement (CE) no 1073/1999 et à l'article 11, paragraphe 7, du règlement (Euratom) no 1074/1999, le Comité de surveillance est tenu régulièrement informé des enquêtes de l'OLAF, de leurs résultats et des suites qui leur ont été données. Le Comité peut formuler des commentaires appropriés sans, cependant, interférer dans le déroulement des enquêtes en cours.

3. Le Comité de surveillance examine les raisons pour lesquelles il n'a pas été possible de conclure une enquête engagée depuis plus de neuf mois, ainsi que le délai prévisible nécessaire à son achèvement.

4. Le Comité examine les cas où une institution, un organe ou un organisme n'a pas donné suite aux recommandations faites par le directeur général. Il examine en même temps les situations d'obstructions, d'entraves et d'empêchements rencontrées par les enquêteurs dans leurs missions, en vue de prendre les mesures appropriées.

5. Les cas nécessitant la transmission des informations aux autorités judiciaires d'un État membre sont examinés sur la base des informations transmises par le directeur général de l'OLAF et conformément au règlement (CE) no 1073/1999 et au règlement (Euratom) no 1074/1999. Le suivi sera également effectué sur ces bases.

6. Tout en assistant le directeur général de l'OLAF dans l'accomplissement de sa tâche, le Comité de surveillance peut donner des avis sur la contribution de l'OLAF à la conception et au développement des méthodes de lutte contre la fraude, ainsi que contre toute autre activité illégale portant atteinte aux intérêts financiers des communautés.

Article 14

Rapport d'activités

1. Conformément à l'article 11, paragraphe 8, du règlement (CE) no 1073/1999 et à l'article 11, paragraphe 8, du règlement (Euratom) no 1074/1999, le Comité de surveillance arrête au moins un rapport d'activités par an qu'il adresse aux institutions. Le rapport porte sur les activités effectuées dans le cadre de l'exercice des compétences du Comité et contient une évaluation des activités de l'OLAF et de la mise en œuvre de son programme annuel.

2. Le rapport est établi au cours du premier semestre de chaque exercice pour l'exercice précédent et est soumis au Comité par un ou plusieurs rapporteurs.

3. Il peut comprendre une annexe énumérant les avis donnés par le comité.

Il peut également être accompagné de tout rapport présenté par le comité, conformément à l'article 11, paragraphe 8, du règlement (CE) no 1073/1999 ou à l'article 11, paragraphe 8, du règlement (Euratom) no 1074/1999, au Parlement européen, au Conseil, à la Commission et à la Cour des comptes sur les résultats et les suites des enquêtes effectuées par l'OLAF.

4. Le Comité de surveillance prend les mesures nécessaires pour que son rapport d'activités soit publié au Journal officiel de l'Union européenne, après sa présentation au Parlement européen, au Conseil et à la Commission.

Article 15

Procédure d'avis concernant la désignation du directeur général

1. Après examen des candidatures au poste de directeur général de l'OLAF, le Comité de surveillance émet un avis contenant un exposé des motifs qui énonce les critères utilisés pour l'évaluation des mérites des candidats.

Il contient également l'avis sur les candidats, conformément à l'article 12, paragraphe 2, du règlement (CE) no 1073/1999 et à l'article 12, paragraphe 2, du règlement (Euratom) no 1074/1999.

2. Si aucun candidat ne fait l'objet d'un avis favorable, le président informe la Commission que le Comité a voté contre les candidatures présentées.

Article 16

Procédure disciplinaire applicable au directeur général

Lorsqu'il est consulté conformément à l'article 12, paragraphe 4, du règlement (CE) no 1073/1999 ou à l'article 12, paragraphe 4, du règlement (Euratom) no 1074/1999, le Comité de surveillance émet un avis motivé.

Article 17

Confidentialité et traitement des données à caractère personnel

1. Le Comité de surveillance veille à ce que l'article 8 du règlement (CE) no 1073/1999 et l'article 8 du règlement (Euratom) no 1074/1999 soient appliqués.

2. Le Comité de surveillance peut décider de donner un avis, de sa propre initiative ou à l'initiative du directeur général de l'OLAF.

Article 18

Budget

1. Le Comité de surveillance donne un avis sur l'avant-projet de budget présenté par le directeur général de l'OLAF et adressé à la direction générale du Budget de la Commission.

2. Le secrétariat élabore des propositions de budget annuel de fonctionnement du Comité de surveillance, qui sont transmises au directeur général après leur approbation par le comité.

TITRE IV

DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES

Article 19

Examen et modification du règlement intérieur

1. Le présent règlement intérieur est évalué par le Comité de surveillance dans un délai d'un an après son entrée en vigueur.

2. Tout membre du Comité peut proposer des modifications à tout moment et les adresser par écrit au président pour les soumettre au vote lors de la réunion suivante, conformément à la procédure de vote prévue à l'article 10.

Article 20

Entrée en vigueur et publication du règlement intérieur

1. Le présent règlement intérieur entre en vigueur le jour qui suit celui de son adoption par le Comité de surveillance. Le présent règlement remplace le règlement précédent, publié au Journal officiel des Communautés européennes le 15 février 2000 (3).

2. Une fois le règlement adopté, le Comité de surveillance prend les mesures nécessaires pour qu'il soit publié au Journal officiel de l'Union européenne.