Rapport

sur les états financiers de l'Agence européenne pour l'évaluation des médicaments (EMEA - Londres) pour l'exercice clos le 31 décembre 1999, accompagné des réponses de l'Agence

(2000/C 373/03)

TABLE DES MATIÈRES

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OPINION DE LA COUR

1. Le présent rapport est adressé au conseil d'administration de l'Agence européenne pour l'évaluation des médicaments, conformément à l'article 57, paragraphe 10, du règlement (CEE) n° 2309/93 du Conseil(1).

2. La Cour a examiné les états financiers de l'Agence européenne pour l'évaluation des médicaments pour l'exercice clos le 31 décembre 1999. Conformément à l'article 57, paragraphe 7, du règlement (CEE) n° 2309/93 du Conseil, le budget a été exécuté sous la responsabilité du directeur exécutif. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des états financiers(2), conformément aux dispositions financières internes prévues à l'article 57, paragraphe 11, du règlement (CEE) n° 2309/93 du Conseil. La Cour des comptes est tenue de procéder à l'examen de ces comptes en vertu de l'article 248 du traité instituant la Communauté européenne.

3. La Cour a effectué son audit conformément à ses politiques et normes d'audit. Celles-ci ont été adaptées des normes internationales d'audit généralement admises, pour refléter le caractère spécifique du contexte communautaire. Elle a examiné les documents comptables et appliqué les procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. La Cour a obtenu, par cet audit, une base raisonnable pour étayer l'opinion exprimée ci-après.

4. Cet examen a permis à la Cour d'obtenir l'assurance raisonnable que les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 1999 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

PRINCIPALES OBSERVATIONS CONCERNANT L'EXÉCUTION DU BUDGET DE L'AGENCE EUROPÉENNE POUR L'ÉVALUATION DES MÉDICAMENTS (EMEA - LONDRES) POUR L'EXERCICE 1999

Comptabilité analytique

5. Comme cela avait été indiqué l'an passé, une révision des règles relatives aux redevances doit être fondée sur les coûts du service rendu(3). Le conseil d'administration a mis en place un groupe de travail sur l'évaluation des coûts. Sur la base d'une évaluation des coûts fondée sur les activités, l'Agence a instauré un système visant à répartir le temps de travail entre les différentes activités. C'est sur cette base que les dépenses de personnel ont été ventilées suivant les activités. La répartition est intervenue sur la base des lignes budgétaires (plutôt que des paiements) suivant des décisions plus ou moins arbitraires et sans aucune évaluation de l'amortissement de l'équipement technique et des installations.

6. Afin de disposer d'un outil de gestion moderne constituant également une base solide en vue des décisions relatives aux redevances que le Conseil sera amené à prendre, l'intégration de la comptabilité analytique dans un système de comptabilité générale ou budgétaire serait préférable à la méthode actuellement appliquée. Cela contribuerait également à encourager la mise en place d'un système similaire dans les États membres pour ce qui concerne l'estimation précise des coûts d'évaluation. Actuellement, le conseil d'administration juge suffisant que les États membres ne communiquent qu'une estimation de leurs coûts.

Comptabilité générale

7. Pour éviter que des problèmes dus au passage à l'an 2000 ne surviennent au niveau du système comptable, déjà ancien, il était prévu d'introduire un système de type commercial au début de l'an 2000. En raison de retards et de procédures inutilement compliquées, le nouveau système n'est pas encore installé.

Procédures d'appels d'offres

8. L'ordonnateur a approuvé des contrats sur la base d'appels d'offres lancés par la Commission et pour lesquels la commission consultative des achats et des marchés (CCAM) de l'Agence avait émis un avis favorable. Ni la documentation concernant les achats en cause ni les contrats signés par la Commission ne prévoyaient d'étendre cette pratique aux organismes décentralisés. La Cour estime que l'autorisation octroyée par l'Agence n'est pas conforme à la réglementation applicable en la matière.

9. Dans un cas où des offres avaient été exclues à tort en raison de problèmes de formulation de l'appel d'offres et de l'invitation à soumissionner, l'ordonnateur a conclu des contrats sur la base d'un avis favorable formulé par la CCAM. Là encore, l'Agence n'aurait pas dû contracter d'engagement. Pour éviter que cette situation ne se reproduise, la CCAM devrait être consultée sur la formulation des avis d'appel d'offres avant leur publication au Journal officiel ainsi que sur celle des invitations à soumissionner avant leur envoi.

Règlement financier

10. En ce qui concerne la TVA, les dispositions du règlement financier général applicables à l'époque imposaient l'imputation des dépenses pour l'intégralité de leur montant TVA incluse. Lors de leur encaissement, et conformément à l'article 27 du règlement financier général, les remboursements de TVA pouvaient alors donner lieu à réemploi. Cette pratique était applicable dans toutes les institutions et tous les organismes de l'Union jusqu'à la modification, fin 1998, du règlement financier général(4), qui prévoit désormais l'imputation des dépenses pour leur montant hors taxe. Cependant pour les agences n'ayant pas encore modifié leur propre règlement financier, ce sont toujours les anciennes dispositions qui sont appliquées. La Cour invite l'Agence à adapter en ce sens son règlement financier au règlement financier général.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 18 mai 2000.

Par la Cour des comptes

Jan O. Karlsson

Président

(1) JO L 214 du 24.8.1993, p. 18.

(2) En application de l'article 57, paragraphe 9, du règlement (CEE) n° 2309/93 du Conseil, le bilan de toutes les recettes et dépenses de l'Agence pour l'exercice 1999 a été établi le 20 mars 2000 et ensuite transmis au conseil d'administration de l'Agence, à la Commission et à la Cour des comptes, cette dernière l'ayant reçu le 22 mars 2000. La version abrégée de ces états financiers est présentée dans les tableaux annexés au présent rapport.

(3) JO C 372 du 22.12.1999, p. 15.

(4) Règlement n° 2548/98 du Conseil du 23 novembre 1998 (JO L 320 du 28.11.1998, p. 1).

Tableau 1

Bilan financier aux 31 décembre 1999 et 31 décembre 1998

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Tableau 2

Comptes de gestion pour les exercices 1999 et 1998

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Réponse de l'agence

L'EMEA prend note de l'avis de la Cour des comptes selon lequel les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 1999 sont fiables et les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières. L'EMEA désire répondre aux observations de la Cour des comptes (points 5 à 10).

Comptabilité analytique

5. L'Agence reconnaît qu'une révision des règles relatives aux redevances doit être fondée sur les coûts du service rendu. À cette fin, l'EMEA a introduit un système de comptabilité analytique dans lequel ses activités, conformément au programme de travail, sont regroupées en dix chapitres comportant chacun des sous-divisions où les différentes activités de chaque chapitre sont reprises. Ces regroupements sont liés à leur tour à la source de revenus qui les finance. Le conseil d'administration a entériné la comptabilité analytique utilisée par l'EMEA, qui est maintenant complètement mise en place.

Le personnel de l'EMEA enregistre chaque jour son temps de travail conformément à cette structure d'activités par blocs de quinze minutes, ce qui permet ainsi d'obtenir une image détaillée du nombre d'heures consacrées à chaque activité. Ainsi, sur la base du nombre total d'heures de travail de l'Agence, le coût réel du travail dédié aux activités rémunérées pour service rendu et aux activités qui seront couvertes par le financement du budget général de l'Union européenne est enregistré précisément.

Les frais de personnel et d'exploitation représentent à eux seuls 82 % du budget et sont imputés directement aux activités correspondantes. Les dépenses relatives aux bâtiments et à l'équipement représentent 18 % du budget et sont principalement constituées des coûts du loyer et des services. Ces coûts d'occupation se répartissent à 60 % en frais généraux de personnel et 40 % en frais de délégués et d'experts. Cette proportion a été révisée et approuvée par le conseil d'administration.

L'influence de la dépréciation de l'équipement et des installations techniques est limitée. Les règles financières actuelles de l'UE ne prévoient aucune disposition pour les amortissements sur des périodes supérieures à un an. L'EMEA étudiera toutefois, aux fins de ventilation des coûts, la faisabilité d'un amortissement des équipements et installations techniques sur toute la durée de vie utile estimée des ces biens.

6. Le conseil d'administration de l'EMEA a mis en place en 1999 un groupe de travail sur l'évaluation des coûts. Ce groupe a développé une méthode de collecte des informations afin d'établir le coût du travail effectué par les autorités nationales compétentes pour le compte de l'EMEA.

Ce groupe de travail a convenu de la nature et du format des informations nécessaires. Les autorités nationales compétentes ont commencé à collecter les données demandées sur la base des coûts réels lorsque celles-ci étaient disponibles. Quelques États membres développent actuellement des systèmes de comptabilité analytique semblables à celui de l'EMEA. Le groupe de travail analysera les informations fournies en 2000 et 2001.

Système comptable

7. La raison principale pour acquérir un nouveau progiciel de comptabilité générale est de relier le système de comptabilité budgétaire SI2 au logiciel de banque britannique. La proposition d'achat du progiciel a été présentée en 1999, le retard pris était dû à la nécessité de spécifier précisément dans le SI2 les données de production. Le contrat relatif au nouveau logiciel de comptabilité générale, SAGE, a été signé en mars 2000 et l'installation du programme a eu lieu le mois suivant.

Procédures d'appels d'offres

8. Avec l'accord des services de la Commission, la pratique parmi les agences était d'utiliser les résultats des appels d'offres de la Commission et ses accords-cadres. L'EMEA n'avait pas été informée que la procédure n'était pas conforme aux règlements applicables.

Une gestion financière raisonnable voudrait que les petites agences de l'UE bénéficient des résultats des appels d'offres marqués par la puissance d'achat de la Commission, ce qui sous-entendrait d'importantes économies en termes d'acquisition de biens et de services.

Lors de réunions régulières entre la Commission et les agences communautaires, il lui a été demandé d'inclure celles-ci dans les spécifications de ses appels d'offres et nous espérons que cela apporte une solution formelle au problème.

9. L'EMEA reconnaît qu'il serait intéressant que la CCAM soit consultée au sujet des appels d'offres avant leur publication et il a été décidé d'introduire cette mesure immédiatement.

Taxe sur la valeur ajoutée

10. L'EMEA est consciente de la modification du traitement de la TVA dans le règlement financier de la Commission européenne. Contrairement à la situation présente dans de nombreux États membres, l'EMEA doit dans un premier temps acquitter la TVA et se la fait rembourser plus tard par le gouvernement britannique. L'Agence reconsidérera la situation et présentera les modifications pertinentes à son règlement financier ainsi que les autres changements qui s'avéreraient nécessaires pour se conformer à la réforme générale des procédures financières et budgétaires de l'UE. Conformément à la procédure normale, la Cour des comptes sera bien évidemment consultée à propos de ces modifications.