RÈGLEMENT DE LA COMMISSION

du 11 décembre 1986

PORTANT MODALITÉS D'EXÉCUTION DE CERTAINES DISPOSITIONS DU

RÈGLEMENT FINANCIER DU 21 DÉCEMBRE 1977

(86/610/CEE, Euratom, CECA)

LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,

vu le traité instituant la Communauté européenne du charbon et de l'acier,

vu le traité instituant la Communauté économique européenne,

vu le traité instituant la Communauté européenne de l'énergie atomique,

vu le règlement du Conseil, du 21 décembre 1977, portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes (1), modifié en dernier lieu par le règlement financier du 16 décembre 1980 modifiant le règlement financier du 21 décembre 1977, en ce qui concerne l'utilisation de l'Écu dans le budget général des Communautés européennes (2), et notamment son article 106,

après consultation du Parlement européen et du Conseil,

vu l'avis de la Cour de justice, de la Cour des comptes et du Comité économique et social,

considérant que certaines dispositions des articles 18, 19, 23, 24, 32, 33, 34, 37, 41, 42, 48, 49, 51, 54, 56, 59, 60, 66, 70, 94 et 108 du règlement financier du 21 décembre 1977 prévoient expressément des modalités d'exécution;

considérant que l'établissement des modalités en question ne fait pas obstacle à l'établissement ultérieur d'autres modalités d'exécution qui ne sont pas formellement prévues par les dispositions du règlement financier mais dont l'opportunité pourrait apparaître par la suite,

A ARRÊTÉ LE PRESENT RÈGLEMENT:

TITRE PREMIER

DÉLÉGATIONS

(Article 18 du règlement financier)

Article premier

Les actes par lesquels des délégations sont accordées, conformément aux dispositions de l'article 18 paragraphe 3 du règlement financier, désignent les agents de l'institution habilités à signer aux lieu et place du délégateur.

Dans ces actes, il est fait référence aux dispositions du règlement intérieur visé à l'article 18 paragraphe 3 du règlement financier déterminant les conditions dans lesquelles la délégation de pouvoirs intervient.

Article 2

Ces actes, accompagnés d'un spécimen de signature de l'agent qui a reçu la délégation, sont notifiés:

- au délégataire,

- au comptable de l'institution, qui ne peut effectuer aucun paiement ordonnancé par des agents non habilités,

- au contrôleur financier de l'institution, auquel incombe notamment la vérification de la légalité et de la régularité des recettes et des dépenses,

- aux ordonnateurs, dans les seuls cas où il s'agit soit de délégations données par le contrôleur financier ou le comptable, soit de subdélégations accordées par les

ordonnateurs délégués dans la limite des pouvoirs qu'ils ont reçus,

- à la Cour des comptes.

Les actes par lesquels il est mis fin aux délégations accordées sont notifiés dans les mêmes conditions.

Article 3

Dans tous les cas, l'acte de délégation précise les limites dans lesquelles les délégataires sont autorisés à procéder à l'établissement des propositions de constatations de créances et des ordres de recouvrement, des propositions d'engagement de dépenses et des ordres de paiement, les numéros d'article et de poste visés par la délégation et, le cas échéant, la durée de la délégation.

Article 4

En conformité avec les dispositions du règlement financier du présent règlement, chaque institution arrête les mesures de gestion des crédits qui lui paraissent nécessaires pour la bonne exécution de sa section du budget.

Chaque institution établit un document rassemblant les dispositions internes adoptées à cette fin. Ce document comporte les règles essentielles concernant la répartition des compétences des ordonnateurs et des gestionnaires en matière d'exécution de l'état de dépenses et de l'état de recettes relevant de la section de chaque institution.

La documentation visée à l'alinéa ci-avant est mise à la disposition de tous les services intervenant dans la gestion budgétaire ainsi que de la Cour des comptes.

TITRE II

RÈGLES APPLICABLES AU CONTRÔLEUR FINANCIER ET AUX CONTRÔLEURS FINANCIERS SUBORDONNÉS

(Article 19 du règlement financier)

Article 5

Chaque institution nomme, par décision motivée, un contrôleur financier, fonctionnaire chargé du contrôle de l'engagement et de l'ordonnancement de toutes les dépenses ainsi que du contrôle de toutes les recettes imputables au budget des Communautés, dont l'institution est l'ordonnateur.

Article 6

L'institution peut nommer un ou plusieurs contrôleurs financiers subordonnés. Ceux-ci sont placés sous la respon-

sabilité hiérarchique du contrôleur financier qui détermine les délégations qu'il leur donne. Ils portent, dans le cadre de ces délégations, la responsabilité des visas qu'ils délivrent.

Article 7

Le contrôleur financier et les contrôleurs financiers subordonnés sont obligatoirement choisis par l'institution, en raison de leur compétence particulière, parmi les ressortissants des États membres.

Article 8

L'institution met à la disposition du contrôleur financier les services nécessaires au bon accomplissement de sa fonction de contrôle.

Article 9

Toutes les décisions relatives aux délégations et subdélégations accordées par le contrôleur financier ou par les contrôleurs financiers subordonnés obéissent aux dispositions des articles 1 à 3 ci-avant.

Article 10

Dans l'exercice de ses fonctions de contrôle, le contrôleur financier jouit d'une complète indépendance et n'est responsable que devant l'institution. Il ne peut recevoir aucune instruction concernant l'exercice des fonctions qui, par sa nomination, lui sont assignées en vertu des dispositions du règlement financier.

Ces dispositions s'appliquent également aux contrôleurs financiers subordonnés, dans les limites de la délégation reçue de leur supérieur hiérarchique, le contrôleur financier.

Article 11

Le contrôleur financier peut faire, en tout temps et sur tout sujet ayant des implications financières, des rapports à l'institution, notamment en ce qui concerne la bonne gestion financière.

Article 12

Le contrôleur financier et les contrôleurs financiers subordonnés ont accès à toutes les pièces justificatives et à tous autres documents relatifs aux dépenses et recettes à contrôler. Ils peuvent effectuer des contrôles sur place.

Article 13

La responsabilité disciplinaire et, éventuellement, pécuniaire, au sens de l'article 69 du règlement financier, du contrôleur financier et des contrôleurs financiers subordonnés ne peut être mise en cause que par l'institution elle-même, dans les conditions prévues ci-après.

L'institution prend une décision motivée portant ouverture d'une enquête. Cette décision est signifiée à l'intéressé et, s'il s'agit d'un contrôleur financier subordonné, au contrôleur financier. L'institution peut charger de l'enquête, sous sa responsabilité directe, un ou plusieurs fonctionnaires de grade égal ou supérieur à celui de l'agent concerné et n'exerçant pas les fonctions de contrôleur financier, d'ordonnateur ou de comptable. Au cours de cette enquête, l'intéressé et, s'il s'agit d'un contrôleur financier subordonné, le contrôleur financier, sont obligatoirement entendus.

Le rapport d'enquête est communiqué à l'intéressé et, s'il s'agit d'un contrôleur financier subordonné, au contrôleur financier. L'intéressé est ensuite entendu par l'institution au sujet de ce rapport.

Sur la base du rapport et de l'audition, l'institution prend, soit une décision motivée de décharge vis-à-vis de l'intéressé, soit une décision motivée prise conformément aux dispositions des articles 22 et 86 à 89 du statut. Les décisions portant sanctions disciplinaires et/ou pécuniaires sont notifiées à l'intéressé et communiquées, pour information, aux autres institutions, à la Cour des comptes et, s'il s'agit d'un contrôleur financier subordonné, au contrôleur financier.

Ces décisions peuvent faire l'objet d'un recours de l'intéressé devant la Cour de justice, dans les conditions prévues au statut.

Article 14

Sans préjudice des voies de recours ouvertes par le statut et le régime applicable aux autres agents, il est ouvert au contrôleur financier et aux contrôleurs financiers subordonnés un recours devant la Cour de justice pour tout acte relatif à l'exercice de leur fonction de contrôle. Ce recours doit être formé dans un délai de trois mois, courant du jour de la notification de l'acte en cause.

Les dispositions de l'alinéa précédent s'appliquent au recours formé par l'institution contre son contrôleur financier ou ses contrôleurs financiers subordonnés.

Le recours est instruit et jugé dans les conditions prévues à l'article 91 paragraphe 5 du statut.

TITRE III

RECOUVREMENT DES RECETTES

(Articles 23 et 24 du règlement financier)

Article 15

En application des dispositions de l'article 23 paragraphe 1 du règlement financier, pour toute mesure de nature à

engendrer ou à modifier une créance des Communautés, l'ordonnateur compétent établit une proposition de constatation de créance. Lorsque l'acte ou la décision, générateur d'une créance future, ne permet pas encore de déterminer le montant ou l'échéance de cette créance, la proposition de constatation de créance est néanmoins établie: elle indique, dans la mesure du possible, le montant estimé et l'échéance prévisible.

La proposition est transmise au contrôleur financier pour visa et au comptable pour l'enregistrement pour mémoire de la créance.

Article 16

1. En application des dispositions de l'article 23 paragraphe 2 du règlement financier, toute créance constatée donne lieu à l'établissement par l'ordonnateur compétent d'un ordre de recouvrement.

Cet ordre est soumis pour visa au contrôleur financier et est transmis au comptable pour enregistrement.

2. Le comptable procède au recouvrement, en invitant le débiteur à payer la somme due à la date fixée.

3. Le recouvrement effectif donne lieu à l'établissement par le comptable d'un titre de recette qui fait l'objet d'un enregistrement dans les comptes. L'ordonnateur et le contrôleur financier sont informés du recouvrement par les soins du comptable.

4. Au cas où une créance n'est pas recouvrée à l'échéance du délai prévu pour le paiement, le comptable fait diligence pour entamer la procédure de recouvrement, le cas échéant, par toute voie de droit.

5. Une créance dont le recouvrement est prévu par tranches successives s'étalant soit au cours d'un seul exercice, soit sur plusieurs exercices budgétaires, est enregistrée dans les comptes en totalité et dès qu'elle est constatée, au moyen d'un ordre de recouvrement.

Article 17

Les propositions prévisionnelles, au sens de l'article 23 paragraphe 1 du règlement financier, sont limitées strictement aux recettes courantes. Ces propositions prennent la forme d'une proposition de constatation de créance.

Les propositions individuelles ne doivent donc pas être soumises individuellement au visa du contrôleur financier.

Avant la clôture de l'exercice, l'ordonnateur est tenu de soumettre au visa du contrôleur financier les modifications aux propositions prévisionnelles pour que celles-ci soient égales aux créances réellement constatées.

Article 18

Conformément aux dispositions de l'article 16 paragraphe 3, tout encaissement doit faire l'objet d'une notification, dans les délais les meilleurs, à l'ordonnateur et au contrôleur financier. Lorsque cet encaissement ne résulte pas d'un ordre de recouvrement établi conformément à l'article 16, le montant correspondant est immédiatement enregistré au crédit d'un compte d'attente dans la comptabilité générale et l'ordonnateur compétent est invité à engager la procédure de constatation de créance et à émettre l'ordre de recouvrement manquant, en vue de l'imputation au budget. S'il se révèle qu'un compte visé ci-avant a été crédité d'une somme indûment perçue, cette somme est remboursée dans les meilleurs délais.

Article 19

L'enregistrement des propositions et des ordres de recouvrement dans la comptabilité est effectué de manière à garantir une surveillance complète de toutes les créances de l'institution, permettant de constater notamment:

- les mesures de nature à engendrer une créance qui ont été prises,

- les montants des créances à recouvrer,

- la date d'échéance de ces créances,

- les créances recouvrées,

- les recouvrements non intervenus, bien que les créances soient venues à échéance.

Article 20

La comptabilité doit être organisée de façon à garantir que le contrôleur financier soit en mesure de vérifier, à tout moment, l'exactitude de l'enregistrement des propositions de constatation de créances et des ordres de recouvrement, et de s'acquitter des tâches qui lui sont imposées par l'article 24 paragraphe 3 du règlement financier.

Article 21

Toute proposition de renoncer à recouvrer une créance constatée mentionne notamment la nature, l'évaluation, l'imputation budgétaire de la recette, les motifs de l'annulation proposée ainsi que la désignation du débiteur.

Si l'autorité supérieure de l'institution a passé outre à un refus de visa du contrôleur financier, la décision est transmise à l'ordonnateur qui renvoie la proposition de renonciation accompagnée de cette décision, au contrôleur financier. La proposition de renonciation, accompagnée de la décision de passer outre, est enregistrée conformément aux dispositions de l'article 23 paragraphe 2 premier alinéa du règlement financier.

TITRE IV

ENGAGEMENT DES DÉPENSES

(Article 32 du règlement financier)

Article 22

Avant de prendre une mesure de nature à provoquer une dépense, l'ordonnateur compétent doit saisir le contrôleur financier d'une proposition d'engagement. En principe, cette proposition est établie suivant un formulaire à arrêter d'un commun accord par l'ordonnateur, le comptable et le contrôleur financier. Cette proposition d'engagement doit comporter les mentions prévues à l'article 33 du règlement financier.

Article 23

Valent mesures de nature à provoquer des dépenses - sans qu'une nouvelle décision soit nécessaire - les projets de décision d'ordre général de l'institution comportant une obligation de dépense.

Article 24

Si une dépense doit faire, préalablement à l'engagement de cette dépense, l'objet d'une décision de principe à prendre par l'institution, le projet de cette décision est en premier lieu soumis au visa du contrôleur financier. Après adoption du projet par l'institution, il est procédé au blocage des crédits correspondant à la dépense à prévoir.

Au moment de l'engagement de la dépense, après visa du contrôleur financier, les crédits bloqués sont libérés pour couvrir l'acte d'engagement correspondant.

Le projet d'acte d'engagement, établi conformément à la décision de dépense, fait l'objet d'une proposition d'engagement qui est soumise au visa préalable du contrôleur financier et enregistrée ensuite comme crédits engagés et déduits des crédits précédemment bloqués.

Article 25

Les engagements provisionnels, au sens de l'article 32 paragraphe 1 du règlement financier, sont limités strictement aux dépenses courantes. Les engagements individuels couverts par de tels engagements provisionnels ne doivent

pas être soumis individuellement au visa du contrôleur

financier.

Dans les cas d'engagements provisionnels, l'ordonnateur est tenu de vérifier, sous sa responsabilité, que les engagements individuels ne dépassent pas l'engagement provisionnel qui les couvre.

Ces engagements provisionnels ne peuvent donner lieu à des reports de crédits de droit dans les conditions prévues à l'article 6 du règlement financier que dans la mesure où ils correspondent, à la fin de l'exercice, à des obligations financières effectivement contractées avant les dates limites fixées par le règlement financier.

Article 26

Si, pour certaines mesures de nature à provoquer une dépense, la dépense ne peut pas encore être chiffrée d'une façon exacte au moment où la proposition d'engagement y relative est présentée au contrôleur financier et communiquée au comptable, l'ordonnateur doit faire une évaluation de la dépense présumée et préciser, dans sa proposition d'engagement, les éléments sur lesquels cette évaluation est basée.

Article 27

Toutes les propositions d'engagement doivent être soumises au contrôleur financier suffisamment tôt pour lui permettre de prendre position et de formuler les observations éventuelles qu'il juge appropriées afin qu'il puisse en être tenu compte.

Article 28

Les propositions d'engagement de dépenses doivent être accompagnées de toutes pièces justificatives et, le cas échéant, de tous autres documents et informations nécessaires pour permettre au contrôleur financier de procéder aux constatations requises par l'article 34 points a) à d) du règlement financier.

TITRE V

ENREGISTREMENT DES PROPOSITIONS D'ENGAGEMENT DE DÉPENSES APRÈS VISA DU CONTRÔLEUR FINANCIER

(Article 33 du règlement financier)

Article 29

L'enregistrement des propositions d'engagement est effectué par la comptabilité de l'institution Il doit permettre de constater, à tout moment, quels sont, par poste ou rubrique budgétaire, les crédits bloqués, les montants des engagements contractés, les paiements y relatifs effectués, le solde des engagements restant à payer, ainsi que les crédits disponibles.

De même doit être enregistré le montant des engagements provisionnels globaux, au titre des dispositions de l'article 96 du règlement financier.

Article 30

La comptabilité doit être organisée de manière à garantir que le contrôleur financier soit en mesure de vérifier l'exactitude de l'enregistrement des engagements et des paiements.

TITRE VI

VISA DES PROPOSITIONS D'ENGAGEMENT

DE DÉPENSES

(Article 34 du règlement financier)

Article 31

Sous réserve des dispositions de l'article 32 ci-après, le visa est délivré par apposition de la signature du contrôleur financier ou d'un contrôleur financier subordonné sur la proposition d'engagement. Est apposé, en outre, un cachet portant la mention «visa du contrôleur financier» et l'indication de la date du visa.

Article 32

En cas d'urgence, le visa peut être délivré par note, télex ou tout autre moyen démontrant sans équivoque que la proposition d'engagement en cause a été visée.

Article 33

Si, en application de l'article 35 du règlement financier, l'autorité supérieure de l'institution a passé outre à un refus de visa du contrôleur financier, la décision est transmise à l'ordonnateur qui renvoie la proposition d'engagement, accompagnée de cette décision, au contrôleur financier. La proposition d'engagement, accompagnée de la décision de passer outre, est enregistrée conformément aux dispositions de l'article 33 du règlement financier.

Article 34

Les articles 31, 32 et 33 sont applicables aux propositions d'engagements provisionnels globaux au sens de l'article 96 du règlement financier.

Article 35

Si le contrôleur financier juge insuffisantes ou incomplètes les pièces justificatives prévues aux articles 33, 37 et 41 du règlement financier et précisées par les articles 36 à 42 ci-après, il diffère son visa et renvoie la proposition à l'ordonnateur, en précisant la nature des justifications demandées.

TITRE VII

PIÈCES JUSTIFICATIVES

(Articles 33, 37 et 41 du règlement financier)

Article 36

En ce qui concerne les fournitures en général, est notamment considérée comme pièce justificative valable:

la facture établie par le fournisseur, accompagnée, le cas échéant, d'un des exemplaires de l'acte dont résulte l'obligation de la Communauté (exemple: bon de commande ou contrat).

Dans tous les cas, le document établi par le fournisseur doit indiquer:

- la nature et la quantité des fournitures, ou, éventuellement, la description des services rendus s'y rapportant,

- le prix unitaire et le prix total,

- la mention de l'exemption de taxes et impôts; le cas échéant, le montant des taxes, impôts et droits de douane afférents à la fourniture et inclus dans le prix.

Sur ce document ou un document annexe doivent figurer les mentions apposées par l'ordonnateur ou l'agent habilité par lui, constatant:

- la bonne et due réception de la fourniture ainsi que la date et le lieu de celle-ci,

- la prise en charge à l'inventaire chaque fois que l'inscription de la fourniture à l'inventaire est exigée,

- la vérification de tous les éléments de la facture,

- l'avis de la commission consultative des achats et des marchés si cet avis est requis.

Article 37

En ce qui concerne les prestations de services, est notamment considérée comme pièce justificative valable la facture (ou mémoire) établie par le prestataire.

Ce document doit:

- mentionner la nature de la prestation, éventuellement son prix unitaire, son prix total, la mention de l'exemption de taxes et impôts ou, dans la mesure du possible, le montant des taxes et impôts afférents à la prestation et inclus dans le prix,

- comporter l'attestation «bon à payer», signée par l'ordonnateur ou l'agent habilité par lui, certifiant la bonne exécution du service et la vérification de tous les éléments de la facture (ou mémoire).

Article 38

1. En ce qui concerne les contrats d'études et de recherches, sont considérés comme pièces justificatives:

a) un exemplaire du contrat et des avenants éventuels, à joindre au premier mandat de paiement;

b) tout document qui, suivant les dispositions d'ordre financier figurant dans les contrats, justifie les paiements correspondants (demande du contractant, factures, libellés des comités gestionnaires en cas de contrats d'asso-

ciation et tout autre document justifiant les dépenses). Le dernier paiement doit, obligatoirement, être accompagné d'un document comportant l'attestation du «service fait» établie par l'ordonnateur.

2. En ce qui concerne les décisions d'octroi d'un soutien financier au titre des différents fonds ou d'actions analogues, sont considérés comme pièces justificatives:

a) un exemplaire de la décision à joindre au premier mandat de paiement;

b) tout document qui, suivant les dispositions d'ordre financier figurant dans les règlements de base ainsi que dans les décisions d'octroi du soutien financier justifie les paiements correspondants (demande de paiement, attestation du début des travaux, rapports d'avancement et autres). Le dernier paiement doit, obligatoirement, être accompagné d'un document comportant l'attestation de l'achèvement du programme ou du projet ainsi que l'état des dépenses réellement effectuées au titre dudit programme ou projet.

Article 39

En ce qui concerne les dépenses de personnel, sont considérés comme pièces justificatives:

a)

pour le traitement mensuel:

- la liste complète du personnel, précisant tous les éléments de la rémunération. Cette liste est jointe à l'ordre de paiement,

- un formulaire (fiche personnelle) qui fait apparaître, chaque fois qu'il y a lieu, toute modification d'un élément quelconque de la rémunération. Ce formulaire est établi à partir des décisions prises dans chaque cas particulier,

- s'il s'agit de recrutements ou de nominations, une copie certifiée conforme de la décision de recrutement ou de nomination accompagne la liquidation du premier traitement;

b)

pour les autres rémunérations (personnel rémunéré à l'heure ou à la journée):

un état dressé par l'ordonnateur indiquant les jours et heures de présence;

c)

pour les heures supplémentaires:

un état, signé par le fonctionnaire habilité, certifiant les prestations supplémentaires effectuées par l'agent;

d)

pour les frais de mission:

- l'ordre de mission dûment signé par l'autorité compétente,

- le «décompte de frais de mission» indiquant notamment le lieu de mission, la date et l'heure des départs et arrivées au lieu de la mission, les frais de transport, les frais de séjour, les autres frais dûment autorisés, sur production de pièces justificatives; ce décompte est signé par le chargé de mission et par l'autorité hiérarchique qui a reçu délégation;

e)

pour les autres dépenses de personnel:

les pièces justificatives qui font référence à la décision sur laquelle se base la dépense et font état de tous les éléments de calcul.

Article 40

Pour tout engagement dont l'exécution donne lieu à des paiements fractionnés, une copie certifiée conforme du contrat ou de la décision d'octroi du soutien financier est jointe au premier ordre de paiement. Sur les autres ordres de paiement, il est fait référence à ce document et au(x) paiements(s) précédent(s).

Lors de l'établissement du dernier ordre de paiement, l'ordonnateur est tenu d'attester la fin de l'action dont il s'agit, afin que les conséquences sur le plan comptable en soient tirées, impliquant, le cas échéant, l'annulation de l'engagement contracté et non exécuté.

Article 41

Lorsque plusieurs paiements sont appuyés d'une seule pièce justificative, tous les ordres de paiement comportent une référence à la pièce originale.

Article 42

Hormis les cas prévus ci-avant, lorsqu'une pièce justificative originale ne peut être présentée, une copie certifiée conforme peut lui être substituée par l'ordonnateur qui est tenu d'exposer les motifs pour lesquels l'original n'a pu être présenté et de certifier que le paiement n'a pas eu lieu.

TITRE VIII

OCTROI D'AVANCES

(Article 42 du règlement financier)

Article 43

En dehors des avances prévues par le statut ou par une disposition réglementaire, l'ordonnateur peut octroyer des avances destinées à faire face à des dépenses à effectuer par un fonctionnaire ou agent pour le compte de son institution. Ces dépenses, qui relèvent généralement des titres 1 et 2 du budget, peuvent être occasionnées par une mission spécifique ou relatives à des dépenses probables mais indéterminées dans leur nature ou leur montant.

Article 44

L'octroi de ces avances et la désignation du fonctionnaire ou agent font l'objet, sur proposition de l'ordonnateur et après

visa du contrôleur financier et avis favorable du comptable, d'une décision des autorités définies à l'article 18 du règlement financier, qui précise le montant de l'avance et la durée de son utilisation.

Tout versement d'avance, dans la mesure où la nature de la dépense est suffisamment déterminée doit avoir fait l'objet d'une proposition d'engagement.

Article 45

Le fonctionnaire ou agent désigné est responsable des fonds mis à sa disposition et prend toutes les mesures utiles pour en garantir la conservation.

Dans les dix jours qui suivent la réalisation de l'objet pour lequel elle a été consentie, il adresse au comptable un rapport détaillé sur l'utilisation de l'avance et reverse le solde éventuel.

Dans un délai de six semaines à partir de la même date, l'ordonnateur procède à la liquidation de l'avance afin de permettre la clôture du compte d'attente qui avait été ouvert au moment de l'octroi.

TITRE IX

COMPTES BANCAIRES ET COMPTES COURANTS

POSTAUX

(Article 48 du règlement financier)

Article 46

Pour effectuer les opérations financières, l'institution peut ouvrir des comptes bancaires et/ou des comptes courants postaux dans les pays de la Communauté et, éventuellement, dans des pays tiers.

Article 47

L'institution peut être également titulaire de comptes auprès de la banque d'émission de chaque État membre ou de l'institution financière agréée.

Article 48

L'institution fait communiquer à tous les organismes financiers auprès desquels des comptes ont été ouverts, les noms et les spécimens des signatures des agents désignés par elle et habilités à ouvrir des comptes et à disposer desdits comptes, ainsi que la limite éventuelle des prélèvements autorisés par chaque agent habilité.

Article 49

Pour disposer de ces comptes, les signatures conjointes de deux agents dûment habilités, dont nécessairement celle du

comptable, d'un comptable subordonné ou d'un régisseur d'avances, sont requises.

Article 50

En règle générale, doivent s'effectuer soit par chèque, soit par virement postal ou bancaire, les paiements:

- des rémunérations mensuelles des fonctionnaires et autres agents,

- des dépenses relatives à des fournitures ou prestations supérieures à 250 Écus.

TITRE X

RÉGIES D'AVANCES

(Article 49 du règlement financier)

Article 51

La création des régies d'avances fait l'objet d'une décision des autorités définies à l'article 18 du règlement financier, sur proposition de l'ordonnateur, après avis favorable du comptable et du contrôleur financier.

Article 52

La désignation d'un régisseur d'avances fait l'objet d'une décision des autorités définies à l'article 18 du règlement financier, sur proposition de l'ordonnateur, après avis favorable du comptable.

Cette décision rappelle les responsabilités du régisseur d'avances.

Article 53

Les décisions visées aux articles 51 et 52 sont communiquées aux ordonnateurs, au contrôleur financier, au comptable et à la Cour des comptes.

Article 54

1. La décision portant création d'une régie d'avances détermine notamment:

a)

le montant maximal de l'avance pouvant être

consentie;

b)

l'ouverture, le cas échéant, d'un compte bancaire et/ou d'un compte chèque postal au nom de l'institution concernée;

c)

la nature et le montant maximal de chaque dépense pouvant être payée sans autorisation préalable;

d)

la périodicité et les modalités de production des pièces justificatives;

e)

les modalités de reconstitution éventuelle de l'avance;

f)

le délai dans lequel les opérations de la régie d'avances doivent être régularisées.

2. Les paiements ne peuvent être effectués que sur base et dans la limite d'engagements préalables, signés par l'ordonnateur et visés par le contrôleur financier.

Article 55

Chaque régisseur d'avances est responsable vis-à-vis de l'ordonnateur de la mise en paiement des dettes à l'égard de tiers et, vis-à-vis du comptable, de l'exécution des

paiements.

Article 56

Il tient une comptabilité des fonds dont il dispose et des dépenses effectuées, selon les instructions du comptable.

Article 57

Le régisseur d'avances prend toutes les dispositions utiles pour garantir les fonds mis à sa disposition.

Article 58

Sans préjudice du contrôle exercé par le contrôleur financier, le comptable doit procéder lui-même ou faire procéder par un comptable subordonné, en règle générale sur place, d'une manière inopinée, à la vérification de l'existence des fonds confiés aux régisseurs d'avances et à la vérification de la tenue de la comptabilité.

Article 59

Le comptable et le contrôleur financier s'informent mutuellement du résultat de leurs vérifications et en adressent communication à l'ordonnateur.

TITRE XI

PROCÉDURES D'APPEL À LA CONCURRENCE

(ADJUDICATION ET APPEL D'OFFRES)

(Article 51 du règlement financier)

Article 60

Les appels à la concurrence prennent la forme, dans toute la mesure du possible, d'un formulaire type ou d'un texte type

Article 61

Les appels d'offres contiennent, notamment, des indications relatives:

a)

aux modalités de dépôt et de présentation des offres, notamment l'exigence éventuelle de remplir un formulaire type de réponse;

b)

à l'application du protocole sur les privilèges et immunités, ainsi que les références au cahier des conditions générales applicables au marché dont il s'agit (fournitures, travaux, prestations ou publications) et, éventuellement, au document relatif aux conditions spécifiques du marché;

c)

à une clause selon laquelle la soumission d'une offre vaut acceptation du cahier auquel elle se réfère;

d)

aux conditions de visite, qui doivent être exactement précisées lorsqu'une visite sur place est prévue;

e)

à la période de validité des offres durant laquelle le soumissionnaire est tenu de maintenir toutes les conditions de son offre;

f)

aux pénalités prévues à titre de sanction du non-respect des clauses du contrat;

g)

aux énonciations que doivent comporter les factures (ou les pièces justificatives qui les appuient) conformément aux dispositions du titre VII;

h)

à l'interdiction de tout contact entre l'institution et le soumissionnaire, sauf, à titre exceptionnel, dans les conditions suivantes:

1. avant la date de clôture du dépôt des offres:

- à l'initiative des fournisseurs:

des renseignements supplémentaires ayant strictement pour but d'expliciter la nature de l'appel d'offres peuvent être communiqués aux fournisseurs,

- à l'initiative de l'institution:

si les services de l'institution s'aperçoivent d'une erreur, d'une imprécision, d'une omission ou de toute autre insuffisance matérielle dans la rédaction du texte de l'appel d'offres, ils peuvent en informer les intéressés, dans des conditions strictement identiques à celles de l'appel d'offres;

2. après l'ouverture des offres et à l'initiative des services de l'institution:

- au cas où une offre donnerait lieu à des demandes d'éclaircissement ou s'il s'agit de corriger des erreurs matérielles manifestes contenues dans la rédaction de l'offre, l'institution peut prendre l'initiative d'un contact avec le soumissionnaire.

Article 62

Dans tous les cas où des contacts ont eu lieu dans les conditions prévues ci-avant (article 61 point h), il est établi une «note pour le dossier» et mention du (ou des) contact(s) est faite dans le rapport dont la commission consultative des achats et des marchés est saisie ultérieurement.

Article 63

Le cahier des conditions générales applicables au marché envisagé est joint à l'appel d'offres. Le cas échéant, un document contenant les conditions spécifiques du marché est également joint.

Article 64

Le délai pour le dépôt des offres est fixé suivant la nature du marché, en fonction de la durée nécessaire pour la préparation de la réponse à l'appel d'offres.

Article 65

La transmission des offres se fait au choix des soumissionnaires:

- soit par la poste

l'appel d'offres doit alors préciser que sera retenue la date de dépôt au départ, le cachet de la poste faisant foi. Les envois par la poste doivent obligatoirement être recommandés,

- soit par dépôt dans les services de l'institution

l'appel d'offres doit alors indiquer le jour et l'heure limites auxquels les plis doivent être déposés et préciser le service auquel ils doivent être remis contre reçu daté et signé.

Dans les deux cas, la date est la même.

Afin de conserver le secret et d'éviter toute difficulté, la mention suivante figurera dans l'appel d'offres:

«L'envoi doit être fait sous double enveloppe. Les deux enveloppes seront fermées, l'enveloppe intérieure portant, en plus de l'indication du service destinataire, comme indiqué dans l'appel d'offres, la mention «appel d'offres - à ne pas ouvrir par le service du courrier». Si des enveloppes autocollantes sont utilisées, elles seront fermées à l'aide de bandes collantes au travers desquelles sera apposée la signature de l'expéditeur.»

Article 66

Toutes les offres doivent être ouvertes.

Les offres sont ouvertes par une commission désignée à cette fin. Le contrôleur financier ou son représentant peut y assister à titre d'observateur s'il le juge opportun.

Les offres qui ne correspondent pas aux exigences spécifiques dans l'appel d'offres sont éliminées.

Les membres de la commission doivent parapher chaque page de chaque offre et établir le procès-verbal d'ouverture des offres reçues, en identifiant notamment les offres conformes et non conformes.

Article 67

Tous les soumissionnaires sont informés du sort réservé à leurs offres.

TITRE XII

CONDITIONS DE FONCTIONNEMENT DE LA

COMMISSION CONSULTATIVE DES ACHATS ET DES

MARCHÉS (CCAM)

(Articles 54 et 94 du règlement financier)

Article 68

Dans les conditions fixées aux articles 54, 55 et 94 du règlement financier, la commission consultative des achats et des marchés est appelée, à titre consultatif, à formuler un avis sur:

a)

tous les projets de marchés de travaux, fournitures ou prestations de services d'un montant supérieur à ceux indiqués aux articles 54 et 94 du règlement financier ainsi que sur les projets d'acquisitions immobilières, quel qu'en soit le montant;

b)

les projets d'avenants aux marchés visés au paragraphe ci-dessus, dans tous les cas où ces avenants auraient pour effet de modifier le montant du marché initial;

c)

les projets d'avenants ayant pour effet de porter le montant global d'un marché déjà passé et qui, à l'origine, était inférieur aux limites visées au paragraphe a) du présent article, au-dessus de ces limites;

d)

les formulaires et textes types relatifs à l'appel à la concurrence et les projets prévoyant de s'écarter notablement de ces textes types;

d)

les projets d'appel à la concurrence qui présentent une importance ou un caractère particuliers;

f)

les questions soulevées lors de la passation ou de l'exécution des marchés (annulation de commandes, demandes de remises de pénalités de retard, dérogations aux dispositions des cahiers des charges et des conditions générales . . .), lorsque la question est suffisamment grave pour motiver une demande d'avis;

g)

à la demande de l'ordonnateur compétent, ou d'un membre de la commission consultative des achats et des marchés, les projets de marchés d'un montant inférieur à celui fixé au paragraphe a) du présent article, lorsqu'il estime que ces marchés posent des questions de principe ou présentent un caractère particulier.

Article 69

La commission consultative des achats et des marchés formule:

a) des recommandations sur la politique générale d'approvisionnement dans ou en dehors de la Communauté et procède ou fait procéder, éventuellement, aux enquêtes et études correspondantes;

b) des recommandations sur la définition des conditions générales des achats et des marchés.

Article 70

Les dossiers soumis pour avis à la commission consultative des achats et des marchés sont accompagnés d'un rapport établi et présenté par le fonctionnaire responsable ou par un suppléant désigné par l'ordonnateur.

Ce rapport doit indiquer notamment:

a) l'évaluation technique et financière de chacune des offres, y inclus un tableau comparatif des prix unitaires;

b) la justification de la recommandation du choix du fournisseur.

Article 71

Chaque affaire fait l'objet d'un avis qui est signé par

le président. Cet avis est communiqué aux services

intéressés.

Article 72

Chaque commission consultative des achats et des marchés arrête son règlement intérieur. Le texte en est communiqué à l'institution concernée, aux commissions consultatives des achats et des marchés des autres institutions et à la Cour des comptes.

TITRE XIII

CONSTITUTION D'UN CAUTIONNEMENT PRÉALABLE EN GARANTIE DE L'EXÉCUTION DES MARCHÉS

(Article 56 du règlement financier)

Article 73

Lorsque, en garantie de l'exécution des marchés, il est exigé des fournisseurs ou entrepreneurs la constitution d'un cautionnement préalable, ce cautionnement doit, en principe, être constitué par un versement à l'institution dans la même monnaie que celle indiquée pour le paiement des fournitures ou travaux.

Article 74

Ce cautionnement peut ête remplacé par la garantie d'une caution personnelle et solidaire d'un tiers agréé par

l'institution.

Article 75

À l'appui du premier mandat de paiement établi en exécution d'un marché exigeant la constitution d'un cautionnement, les pièces justificatives habituelles sont complétées par la production d'une copie, certifiée conforme par le comptable, du reçu délivré lors du versement du cautionnement, ou par une

copie, certifiée conforme par le comptable, de la déclaration reçue de l'établissement ou du tiers qui accorde sa

garantie.

Article 76

Les cautionnements sont restitués ou les cautions qui les remplacent, libérées, dans les conditions fixées par les dispositions relatives aux marchés, sauf dans les cas d'inexécution ou de retard prévus par l'article 56 dernier alinéa du règlement financier.

TITRE XIV

FIXATION DE LA VALEUR DES BIENS MEUBLES

À PARTIR DE LAQUELLE L'INSCRIPTION DE CEUX-CI À

L'INVENTAIRE EST OBLIGATOIRE

(Article 59 du règlement financier)

Article 77

Font l'objet d'une inscription à l'inventaire, tous les biens mobiliers:

- ayant une valeur à l'achat égale ou supérieure à 75 Écus [250 Écus pour les biens mobiliers à caractère scientifique et technique (1)]

et

- dont la durée d'utilisation est supérieure à 1 an [2 ans pour les biens mobiliers à caractère scientifique et technique (1)],

et

- n'ayant pas un caractère de bien de consommation.

Pour chaque bien acquis, les entrées à l'inventaire dont les accusés de réception font partie intégrante devront fournir une description appropriée du bien et préciser son emplacement, la date d'acquisition et le coût unitaire.

Les accusés de réception valent description appropriée.

Article 78

Les contrôles d'inventaire entrepris par les institutions devront être exécutés de manière à s'assurer de l'existence physique de chaque bien et de leur conformité à l'inscription à l'inventaire. Ce contrôle devra être effectué dans le cadre d'un programme triennal de vérification, portant sur les objets dont la valeur d'achat est égale ou supérieure à 150 Écus, sous réserve des dispositions internes spécifiques à arrêter par la Commission pour les établissements du Centre commun de recherche, afin de tenir compte de leurs caractéristiques particulières.

TITRE XV

PUBLICITÉ POUR LES VENTES DE BIENS MEUBLES

(Article 60 du règlement financier)

Article 79

Les ventes de bien meubles font l'objet:

a) lorsque la valeur unitaire d'achat est égale ou supérieure à 5 000 Écus, d'une publicité locale appropriée. La période entre la date de publication de la dernière annonce et la conclusion du contrat de vente doit être au minimum de 14 jours;

b) lorsque la valeur unitaire d'achat est égale ou supérieure à 250 000 Écus, d'un avis de vente publié au Journal officiel des Communautés européennes. Une publicité appropriée peut en outre être faite dans la presse des États membes. La période entre la date de publication de l'avis au Journal officiel des Communautés européennes et la conclusion du contrat de vente doit être au minimum d'un mois.

Lorsque, en raison du coût de la publicité, l'opération ne présente pas d'avantages particuliers, il peut être renoncé à cette publicité.

TITRE XVI

CONDITIONS D'ÉTABLISSEMENT ET DE FONCTIONNEMENT DU PLAN COMPTABLE

(Article 66 du règlement financier)

Article 80

Établissement du plan comptable

Le plan comptable est établi en deux parties distinctes:

- la comptabilité budgétaire,

- la comptabilité générale.

Article 81

Comptabilité budgétaire

1. La comptabilité budgétaire enregistre pour chaque subdivision du budget:

- les crédits initiaux, les crédits inscrits dans des budgets supplémentaires ou rectificatifs, les virements de crédits et le total des crédits ainsi disponibles; les crédits d'engagement et les crédits de paiement sont enregistrés séparément,

- les droits constatés et les recouvrements de l'exercice,

- les engagements et les paiements de l'exercice.

Sont également enregistrés en comptabilité budgétaire, au regard de l'ensemble des titres du budget, les engagements provisionnels globaux relatifs au Fonds européen d'orientation et de garantie agricole (FEOGA), section »garantie» et les paiements - constitués par les avances - correspondants.

2. Des comptes distincts sont ouverts pour suivre séparément l'utilisation des crédits reportés et les montants restant à recouvrer.

3. Les comptes peuvent être détaillés dans le but de déterminer des résultats analytiques.

4. Les comptes sont tenus dans des livres, ou sur fiches, ou à l'aide de tout moyen mécanographique.

Article 82

Comptabilité générale

1. La comptabilité générale permet d'établir la situation active et passive de l'institution.

2. Le plan comptable de la comptabilité générale est établi selon un système de classification décimale.

3. Le cadre comptable comporte les classes suivantes:

classe 1: comptes de capitaux permanents,

classe 2: comptes de valeurs immobilisées,

classe 3: comptes de stocks,

classe 4: comptes de tiers,

classe 5: comptes financiers,

classe 6: comptes de charges,

classe 7: comptes de produits,

classe 8: comptes de résultats,

classe 9: virements en instance.

4. Chaque classe comporte des groupes (à deux chiffres) lesquels sont divisés en sous-groupes (à trois chiffres) eux-mêmes subdivisés en comptes (à cinq chiffres).

5. La classe 4 «comptes de tiers» enregistre toutes les opérations concernant les relations avec les tiers et les écritures de régularisation.

Les groupes principaux de la classe 4 sont les suivants:

- avances au personnel,

- comptes entre institutions,

- débiteurs et créditeurs divers,

- fonds à transférer,

- recettes et dépenses à imputer,

- comptes d'ordre pour réemploi,

- comptes de compensation,

- services à comptabilité distincte (caisse de maladie),

- comptes d'ordre pour transferts de matériel scientifique et technique entre objectifs de recherches et d'investissements,

- comptes d'avances versées au titre du FEOGA, section «garantie»,

- taxe sur la valeur ajoutée (TVA) à récupérer,

- restes à recouvrer ou montants perçus en trop,

- États membres débiteurs ou créditeurs.

6. La classe 5 «comptes financiers» enregistre les mouvements des valeurs, les opérations de caisse, banques et offices des chèques postaux, les opérations effectuées par les comptables subordonnés et les régisseurs d'avances. Un compte distinct est ouvert pour chaque compte bancaire, chaque compte courant postal, chaque caisse et chaque régie d'avances.

Les groupes principaux de la classe 5 sont les suivants:

- titres et valeurs de dépôt,

- caisses,

- comptes bancaires,

- comptes postaux,

- comptables subordonnés,

- régisseurs d'avances.

7. La classe 6 «comptes de charges» enregistre le montant brut des dépenses inscrites dans la comptabilité

budgétaire.

Des comptes distincts sont ouverts pour les dépenses

relatives:

- aux crédits de l'exercice courant,

- aux crédits reportés en vertu de l'article 6 paragraphe 1 point b) du règlement financier,

- aux crédits reportés en vertu de l'article 6 paragraphe 1 point c) et paragraphe 2 point b) du règlement

financier.

8. La classe 7 «comptes de produits» enregistre le montant des recouvrements inscrits dans la comptabilité budgétaire.

Des comptes distincts sont ouverts pour les recouvrements:

- des droits constatés de l'exercice courant,

- des droits constatés restant à recouvrer des exercices précédents.

9. La classe 8 «compte de résultats» fait apparaître les résultats de l'exercice.

10. Chaque institution établit un plan comptable en fonction du cadre comptable défini ci-avant. Elle ouvre des groupes, sous-groupes et comptes selon les besoins particuliers de sa gestion.

Article 83

Fonctionnement du plan comptable de la comptabilité

générale

1. La comptabilité générale est tenue par année civile suivant la méthode dite «en partie double».

2. Les comptes sont tenus dans des livres, ou sur des fiches, ou à l'aide de tout moyen mécanographique.

3. La comptabilité permet l'établissement d'une balance générale des comptes, c'est-à-dire le relevé de tous les comptes d'actif et de passif de l'institution, y compris les comptes soldés avec, pour chacun d'eux:

- le numéro du compte,

- le libellé,

- le total des débits,

- le total des crédits,

- le solde.

4. Les comptes sont tenus de façon à permettre une analyse détaillée des opérations et des soldes. Les états financiers sont établis de manière à faire apparaître correctement, selon une ventilation appropriée, les éléments représentatifs de l'actif et du passif de l'institution. Si le compte de gestion ne comporte pas tous les éléments permettant la concordance avec le bilan financier, il y a lieu d'établir les états supplémentaires qui s'avèrent nécessaires.

Les soldes de chaque compte doivent être rapprochés périodiquement des documents justificatifs ou autres éléments probants et notamment:

- des comptes de valeurs immobilisées - comme prévu à l'article 77 ci-avant,

- des avoirs en banque et en compte courant postal - par rapprochement mensuel des extraits de compte communiqués par les institutions financières,

- des fonds en caisse - par rapprochement avec le livre de caisse,

- des régies d'avances et autres avances aux termes de l'article 43 - par vérification du respect des conditions de fonctionnement des régies d'avances et d'octroi des avances, ainsi que des règles de comptabilisation,

- des comptes de charges et de produits des classes 6 et 7 - à rapprocher mensuellement des totaux correspondants de la comptabilité budgétaire.

5. Les comptes de liaison interinstitutionnels sont réconciliés mensuellement et apurés périodiquement.

6. Les comptes d'attente font périodiquement l'objet de l'examen suivant:

- les recouvrements en souffrance - par confirmation du comptable à l'ordonnateur lorsque les paiements n'ont pas été effectués dans les délais,

- les fonds à transférer - par référence aux états collectifs des traitements du personnel ou d'autres états similaires,

- les autres comptes d'attente - au moyen d'une analyse des soldes comptables et par notification à l'ordonnateur de toute opération qui n'aurait pas été apurée dans les délais à définir annuellement.

Les comptes d'attente sont apurés dans les délais les plus brefs et, au plus tard, dans les délais prévus à l'article 65 du règlement financier.

7. Les comptes d'ordre pour réemploi permettent de suivre les opérations de réemploi des recettes prévues à l'article 22 paragraphe 2 du règlement financier et d'établir l'état prévu à l'article 73 paragraphes 1 et 3, in fine, du règlement financier.

8. Les comptes financiers (bancaires ou postaux) sont tenus en devises et Écus.

La conversion en Écus des montants exprimés en monnaies nationales est effectuée sur la base des taux établis conformément à l'article 91 ci-après. Les soldes des comptes tenus en Écus font l'objet d'une adaptation mensuelle.

9. La comptabilité du Centre commun de recherche est reprise dans la comptabilité générale de la Commission.

10. Sauf lorsqu'un règlement en dispose autrement, tous les états financiers sont présentés selon les principes comptables généralement admis qui comprennent notamment les principes édictés par les directives du Conseil. À l'instigation du comptable de la Commission, les comptables des institutions arrêtent les modalités pratiques d'application de ces principes, qui font l'objet de mises à jour périodiques.

TITRE XVII

ASSURANCE DES COMPTABLES, COMPTABLES SUBORDONNÉS ET RÉGISSEURS D'AVANCES - INDEMNITÉ SPÉCIALE - DÉTERMINATION DES CATÉGORIES DE FONCTIONNAIRES OU AGENTS AYANT QUALITÉ POUR ÊTRE NOMMÉS COMPTABLES OU RÉGISSEURS D'AVANCES

(Article 70 du règlement financier)

Article 84

Le comptable est nommé par chaque institution parmi les fonctionnaires de catégorie A ou B, ressortissants des États membres.

Les comptables subordonnés sont nommés par chaque institution parmi les fonctionnaires des catégories A, B et exceptionnellement C, ressortissants des États membres.

Les régisseurs d'avances sont choisis parmi les fonctionnaires des catégories A, B ou C ou, en cas de nécessité, parmi les «autres agents» d'un niveau correspondant à ces

catégories.

Article 85

Le comptable, les comptables subordonnés et les régisseurs d'avances s'assurent, par l'intermédiaire de l'institution, contre les risques financiers inhérents à leur charge.

Article 86

Les primes de cette assurance sont payées directement à l'assureur par l'institution.

Article 87

Sans préjudice

- des articles 86 à 89 du statut des fonctionnaires des Communautés européennes et du régime applicable aux autres agents des Communautés,

- de l'article 70 du règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes,

- de ses droits de récupération à l'égard des tiers,

l'institution, en application de l'alinéa 2 de l'article 215 du traité CEE, prend à sa charge les risques et les montants des déficits non couverts par les assureurs, dans la mesure où les sommes figurant au crédit du compte de garantie, au nom du fonctionnaire dont la responsabilité est engagée, ne suffisent pas à couvrir le déficit.

Article 88

Le montant de l'indemnité spéciale visée à l'article 70 du règlement financier s'élève mensuellement à:

- 180 Écus pour le comptable,

- 120 Écus pour les comptables subordonnés,

- 60 Écus pour les régisseurs d'avances dont le montant de la régie est au moins égal ou supérieur à 2 500 Écus et dont la durée de la régie est égale ou supérieure à 30 jours consécutifs.

Cette indemnité est libellée en Écus et le montant correspondant est crédité en Écus au compte de garantie prévu à l'article 89 du présent règlement.

Article 89

Un compte de garantie est ouvert dans la comptabilité générale de l'institution au nom de chaque bénéficiaire. À la demande de chaque institution intéressée, ce compte peut

être centralisé auprès de la comptabilité générale de la Commission. Ce compte est crédité périodiquement de l'indemnité mensuelle visée à l'article 88 et d'un intérêt calculé sur base de ceux que l'institution perçoit sur ses avoirs auprès des banques. Il est débité du montant du déficit dont l'intéressé est déclaré responsable par l'institution qui l'a nommé, pour autant que ces déficits n'aient pas été couverts par les remboursements des compagnies d'assurances. Les avoirs figurant, lors de l'entrée en vigueur du présent règlement, dans les comptes bancaires de garantie ouverts au nom du comptable, des comptables subordonnés et des régisseurs d'avances sont transférés dans les comptes bancaires de l'institution et crédités sur la base du taux de l'Écu applicable au mois de l'entrée en vigueur du présent règlement, aux comptes de garantie correspondants, ouverts dans la comptabilité générale.

Article 90

Le solde créditeur du compte de garantie est versé à l'intéressé ou à ses ayants droit, après cessation de ses fonctions de comptable, de comptable subordonné ou de régisseur d'avances, après décision des autorités définies à l'article 18 du règlement financier et obtention du quitus visé à l'article 72 du règlement financier, après avis favorable du comptable, sauf en ce qui le concerne, et du contrôleur financier.

Ledit versement est effectué exclusivement sur instruction écrite du chef de la direction générale ou unité administrative à laquelle est affecté le comptable.

TITRE XVIII

CONDITIONS D'APPLICATION DE L'UNITÉ DE COMPTE EUROPÉENNE AUX RECETTES ET AUX DÉPENSES

(Article 108 paragraphe 7 du règlement financier)

Article 91

1. Pour la comptabilisation des recettes et des dépenses prévues à l'article 63 du règlement financier, la conversion entre Écus et monnaies nationales est effectuée à l'aide des taux mensuels de l'Écu calculés sur base des cours de l'avant-dernier jour ouvrable du mois précédant celui pour lequel les taux sont établis, sans préjudice, le cas échéant, de dispositions particulières applicables, notamment, aux versements des ressources propres.

2. Les taux de conversion des monnaies de certains pays tiers sont calculés par rapport à leur cotation à la bourse de Londres du lundi précédant immédiatement ou coïncidant avec le jour retenu pour la fixation du taux mensuel.

Article 92

Lorsque les propositions d'engagement et les constatations de créances sont établies en monnaies nationales, la conversion en Écus est faite aux taux en vigueur pendant le mois de comptabilisation.

L'ordre de paiement correspondant et l'ordre de recouvrement ne peuvent être établis que dans la même monnaie.

Le montant, exprimé en Écus, du solde d'un engagement et d'une constatation de créance établis en monnaie nationale est réévalué lors de chaque paiement ou recouvrement, en utilisant le taux appliqué aux opérations en question.

En outre, lesdits soldes peuvent donner lieu à des réévaluations périodiques, la dernière de l'exercice étant faite au taux de décembre.

Article 93

Par dérogation aux dispositions de l'article 91, le taux à utiliser pour le mois «n» au titre duquel les dépenses financées par le FEOGA, section «garantie», et les dépenses d'aide alimentaire faisant l'objet d'avances, ont été déclarées conformément aux dispositions de l'article 3 paragraphe 2 alinéa b) premier tiret du règlement (CEE) no 3184/83 de la Commission (1) est celui du 20 du mois «n-2» ou du premier jour précédant pour lequel on dispose d'une cotation générale.

Ce taux est également utilisé pour les avances correspondantes prévues à l'article 4 du règlement no 3184/83.

Les différences en monnaie nationale entre les moyens financiers mis à la disposition des États membres pour le mois «n» et les dépenses prises en compte au titre du même mois sont reconverties en Écus au taux du 20 du mois «n-1».

Les différences visées à l'article 99 du règlement financier sont prises en compte au taux applicable aux dépenses du mois au cours duquel les décisions d'apurement des comptes ont été arrêtées.

Article 94

Les taux de l'Écu de décembre sont retenus pour le calcul des engagements restant à payer à la clôture de l'exercice et, en ce qui concerne les crédits non dissociés, pour la détermination des crédits à reporter.

Les paiements exécutés au titre d'un exercice, du 1er au 15 janvier de l'exercice suivant, sont comptabilisés budgétairement aux taux de l'Écu de décembre.

Article 95

Les engagements restant à payer, en ce qui concerne les crédits non dissociés, sont liquidés, à concurrence des montants reportés, en monnaies nationales ou en Écus; les paiements sont comptabilisés aux taux en vigueur au moment du paiement. Lorsque, en raison d'une modification du cours du change entre une monnaie nationale et l'Écu, le montant d'un paiement dépasse celui de l'engagement correspondant, la différence peut être imputée sur les reports pour le même poste budgétaire dans la limite des crédits disponibles. Tout dépassement de cette limite doit être imputé sur le poste budgétaire correspondant de l'exercice au cours duquel le paiement est effectué.

Les ajustements des engagements restant à payer des exercices antérieurs, en ce qui concerne les crédits dissociés, calculés lors de paiements ou de réévaluations périodiques, donnent lieu, dans la mesure où ils interviennent avant la fin de la deuxième année à compter de celle d'origine, à l'ouverture de crédits subsistants négatifs ou positifs selon le cas.

TITRE XIX

DISPOSITIONS FINALES

Article 96

Les montants forfaitaires prévus aux articles 50, 77, 79 et 88 seront révisés en fonction des variations de l'indice des prix à la consommation de la Communauté en Écus, de façon proportionnelle, selon les échéances suivantes:

- tous les trois ans, s'il s'agit des montants visés aux articles 50, 77 et 79,

- tous les ans, s'il s'agit des montants visés à l'article 88 à compter de la date d'entrée en vigueur du présent règlement.

La Commission établira les nouveaux montants, arrondis à l'Écu immédiatement inférieur ou supérieur, et les communiquera aux autres institutions.

Article 97

Les modalités qui précèdent ne font pas obstacle à l'application des dispositions particulières du règlement financier arrêtées pour les crédits de recherche et d'investissement (titre VII du règlement financier), le Fonds européen d'orientation et de garantie agricole, section «garantie» (titre VIII du règlement financier), l'aide alimentaire (titre IX du règlement financier) et l'Office des publications officielles des Communautés européennes (titre X du règlement financier).

Article 98

Les institutions informeront la Cour des comptes dans un délai de 6 mois à partir de la date d'entrée en vigueur du présent règlement, des dispositions qu'elles auront arrêtées pour le mettre en application.

Article 99

Les présentes modalités d'exécution du règlement financier sont d'application à compter du 1er janvier 1987.

Les présentes modalités d'exécution sont révisées obligatoirement lorsque le règlement financier fait lui-même l'objet

d'une révision, entraînant des compléments ou des adaptations de ces modalités d'exécution.

Le règlement 75/375/Euratom, CECA, CEE, du 30 juin 1975 (1), est abrogé.

Fait à Bruxelles, le 11 décembre 1986.

Par la Commission

Henning CHRISTOPHERSEN

Vice-président

EWG:L360UMBF00.96

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Bediener: UTE0 Pr.: C;

Kunde: 38085 UMBF00

(1) JO no L 356 du 31. 12. 1977, p. 1.

(2) JO no L 345 du 20. 12. 1980, p. 23.

(1) Définis dans le cadre du Centre commun de recherche par le Recueil des instructions relatives aux inventaires (doc. 13.131/XV/68-F) et la Nomenclature des matériels - canevas général (doc./C/5115/65-F et mises à jour).

(1) JO no L 320 du 17. 11. 1983, p. 1.

(1) JO no L 170 du 1. 7. 1975, p. 1.