FR Journal officiel de l'Union européenne L 29/40

DÉCISION (UE) 2017/189 DU CONSEIL

du 16 janvier 2017

relative aux positions à prendre, au nom de l'Union européenne, au sein du sous-comité de gestion des mesures sanitaires et phytosanitaires, du sous-comité concernant le commerce et le développement durable, du sous-comité douanier et du sous-comité concernant les indications géographiques institués en vertu de l'accord d'association entre l'Union européenne et la Communauté européenne de l'énergie atomique et leurs États membres, d'une part, et l'Ukraine, d'autre part, en ce qui concerne l'adoption du règlement intérieur desdits sous-comités

LE CONSEIL DE L'UNION EUROPÉENNE,

vu le traité sur le fonctionnement de l'Union européenne, et notamment son article 207, paragraphe 4, en liaison avec l'article 218, paragraphe 9,

vu la proposition de la Commission européenne,

considérant ce qui suit:

(1) L'article 486 de l'accord d'association entre l'Union européenne et la Communauté européenne de l'énergie atomique et leurs États membres, d'une part, et l'Ukraine, d'autre part (ci-après dénommé «accord») (1), prévoit l'application provisoire de certaines parties de l'accord.

(2) L'article 4 de la décision 2014/668/UE du Conseil (2) précise les dispositions de l'accord à appliquer à titre provisoire. Celles-ci incluent les dispositions relatives à l'établissement et au fonctionnement du sous-comité de gestion des mesures sanitaires et phytosanitaires (ci-après dénommé «sous-comité SPS»), du sous-comité concernant le commerce et le développement durable (ci-après dénommé «sous-comité CDD»), du sous-comité douanier et du sous-comité concernant les indications géographiques (ci-après dénommé «sous-comité IG»).

(3) L'article 74 de l'accord dispose que le sous-comité SPS doit adopter son règlement intérieur lors de sa première réunion.

(4) L'article 300 de l'accord dispose que le sous-comité CDD doit arrêter son règlement intérieur.

(5) L'article 83 de l'accord dispose que le sous-comité douanier doit adopter son règlement intérieur.

(6) L'article 211 de l'accord dispose que le sous-comité IG doit arrêter son règlement intérieur.

(7) Il convient de fixer les positions à prendre, au nom de l'Union, au sein du sous-comité SPS, du sous-comité CDD, du sous-comité douanier et du sous-comité IG concernant l'adoption du règlement intérieur desdits sous-comités,

A ADOPTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION:

Article premier

1. La position à prendre au nom de l'Union au sein du sous-comité SPS institué en vertu de l'article 74 de l'accord d'association entre l'Union européenne et la Communauté européenne de l'énergie atomique et leurs États membres, d'une part, et l'Ukraine, d'autre part (ci-après dénommé «accord»), est fondée sur le projet de décision du sous-comité SPS joint à la présente décision.

2. Les représentants de l'Union au sein du sous-comité SPS peuvent accepter que des corrections techniques mineures soient apportées au projet de décision sans que le Conseil doive adopter une nouvelle décision.

Article 2

1. La position à prendre au nom de l'Union au sein du sous-comité CDD institué en vertu de l'article 300 de l'accord est fondée sur le projet de décision du sous-comité CDD joint à la présente décision.

2. Les représentants de l'Union au sein du sous-comité CDD peuvent accepter que des corrections techniques mineures soient apportées au projet de décision sans que le Conseil doive adopter une nouvelle décision.

Article 3

1. La position à prendre au nom de l'Union au sein du sous-comité douanier institué en vertu de l'article 83 de l'accord est fondée sur le projet de décision du sous-comité douanier joint à la présente décision.

2. Les représentants de l'Union au sein du sous-comité douanier peuvent accepter que des corrections techniques mineures soient apportées au projet de décision sans que le Conseil doive adopter une nouvelle décision.

Article 4

1. La position à prendre au nom de l'Union au sein du sous-comité IG institué en vertu de l'article 211 de l'accord est fondée sur le projet de décision du sous-comité IG joint à la présente décision.

2. Les représentants de l'Union au sein du sous-comité IG peuvent accepter que des corrections techniques mineures soient apportées au projet de décision sans que le Conseil doive adopter une nouvelle décision.

Article 5

La présente décision entre en vigueur le jour de son adoption.

Fait à Bruxelles, le 16 janvier 2017. Par le Conseil Le président F. MOGHERINI

(1) JO L 161 du 29.5.2014, p. 3.

(2) Décision 2014/668/UE du Conseil du 23 juin 2014 relative à la signature, au nom de l'Union européenne, et à l'application provisoire de l'accord d'association entre l'Union européenne et la Communauté européenne de l'énergie atomique et leurs États membres, d'une part, et l'Ukraine, d'autre part, en ce qui concerne son titre III (à l'exclusion des dispositions relatives au traitement des ressortissants des pays tiers employés légalement sur le territoire de l'autre partie) et ses titres IV, V, VI et VII, ainsi que les annexes et protocoles correspondants (JO L 278 du 20.9.2014, p. 1).

PROJET DÉCISION No … DU SOUS-COMITÉ DE GESTION DES MESURES SANITAIRES ET PHYTOSANITAIRES UE-UKRAINE du … portant adoption de son règlement intérieur LE SOUS-COMITÉ DE GESTION DES MESURES SANITAIRES ET PHYTOSANITAIRES UE-UKRAINE, vu l'accord d'association entre l'Union européenne et la Communauté européenne de l'énergie atomique et leurs États membres, d'une part, et l'Ukraine, d'autre part (1), et notamment son article 74, considérant ce qui suit: (1) Conformément à l'article 486 de l'accord d'association entre l'Union européenne et la Communauté européenne de l'énergie atomique et leurs États membres, d'une part, et l'Ukraine, d'autre part (ci-après dénommé «accord»), certaines parties de ce dernier, dont le chapitre 4 (Mesures sanitaires et phytosanitaires) du titre IV (Commerce et questions liées au commerce), sont appliquées à titre provisoire depuis le 1er janvier 2016. (2) L'article 74 de l'accord dispose que le sous-comité de gestion des mesures sanitaires et phytosanitaires (ci-après dénommé «sous-comité SPS») doit examiner toute question ayant trait à la mise en œuvre du chapitre 4 du titre IV de l'accord. (3) L'article 74, paragraphe 5, de l'accord dispose que le sous-comité SPS doit adopter son règlement intérieur, A ADOPTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION: Article premier Le règlement intérieur du sous-comité SPS, figurant à l'annexe de la présente décision, est adopté. Article 2 La présente décision entre en vigueur le jour de son adoption. Fait à …, le Pour le sous-comité de gestion des mesures sanitaires et phytosanitaires UE-Ukraine Le président (1) JO L 161 du 29.5.2014, p. 3. ANNEXE RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU SOUS-COMITÉ DE GESTION DES MESURES SANITAIRES ET PHYTOSANITAIRES UE-UKRAINE Article premier Dispositions générales 1. Le sous-comité de gestion des mesures sanitaires et phytosanitaires (ci-après dénommé «sous-comité SPS»), institué en vertu de l'article 74, paragraphe 1, de l'accord d'association entre l'Union européenne et la Communauté européenne de l'énergie atomique et leurs États membres, d'une part, et l'Ukraine, d'autre part (1) (ci-après dénommé «accord»), assiste le comité d'association dans sa configuration «Commerce», visée à l'article 465, paragraphe 4, de l'accord, dans l'accomplissement de ses tâches. 2. Le sous-comité SPS exécute les tâches définies à l'article 74, paragraphe 2, de l'accord en tenant compte de l'objectif énoncé à l'article 59 de l'accord. 3. Le sous-comité SPS est composé de représentants des autorités compétentes des parties dotées de responsabilités dans les domaines sanitaire et phytosanitaire. 4. Un représentant de la Commission européenne ou de l'Ukraine doté de responsabilités dans les domaines sanitaire et phytosanitaire assure la présidence conformément à l'article 2. 5. Aux fins du présent règlement intérieur, la définition du terme «parties» énoncée à l'article 482 s'applique. Article 2 Présidence La présidence du sous-comité SPS est exercée à tour de rôle par les parties tous les douze mois. La première période de douze mois débute à la date de la première réunion du Conseil d'association et se termine le 31 décembre de la même année. Article 3 Réunions 1. À moins que les parties n'en disposent autrement, le sous-comité SPS se réunit dans un délai de trois mois à compter de l'entrée en vigueur de l'accord et, par la suite, à la demande de l'une des parties ou au moins une fois par an. 2. Chaque réunion du sous-comité SPS est convoquée par le président à une date et en un lieu approuvés par les parties. La convocation est envoyée par le président au plus tard vingt-huit jours calendaires avant le début de la réunion, à moins que les parties n'en disposent autrement. 3. Chaque fois que possible, des réunions ordinaires du sous-comité SPS sont convoquées en temps utile avant la réunion ordinaire du comité d'association dans sa configuration «Commerce». 4. Les réunions du sous-comité SPS peuvent se tenir à l'aide de tout moyen technologique approuvé, par exemple par vidéoconférence ou audioconférence. 5. Entre les réunions, le sous-comité SPS peut examiner toute question par correspondance. Article 4 Délégations Avant chaque réunion, chaque partie informe l'autre, par l'intermédiaire du secrétariat du sous-comité SPS prévu à l'article 5, de la composition prévue de sa délégation. Article 5 Secrétariat Un fonctionnaire de la Commission européenne et un fonctionnaire de l'Ukraine exercent conjointement les fonctions de secrétaires du sous-comité SPS et exécutent les tâches de secrétariat de manière conjointe et dans un esprit de confiance mutuelle et de coopération. Article 6 Correspondance 1. La correspondance destinée au sous-comité SPS est adressée au secrétaire de l'une des parties, qui en informe ensuite l'autre secrétaire. 2. Le secrétariat veille à ce que les documents adressés au sous-comité SPS soient transmis au président et diffusés, s'il y a lieu, conformément à l'article 7. 3. La correspondance aux parties leur est envoyée par le secrétariat dudit sous-comité au nom du président. S'il y a lieu, cette correspondance est diffusée conformément à l'article 7. Article 7 Documents 1. Les documents sont diffusés par le secrétariat du sous-comité SPS. 2. Une partie transmet ses documents à son secrétaire. Ce secrétaire transmet ces documents au secrétaire de l'autre partie. 3. Le secrétaire de l'Union communique les documents aux représentants de l'Union compétents et adresse systématiquement une copie au secrétaire de l'Ukraine et aux secrétaires du comité d'association dans sa configuration «Commerce». 4. Le secrétaire de l'Ukraine communique les documents aux représentants de l'Ukraine compétents et adresse systématiquement une copie au secrétaire de l'Union et aux secrétaires du comité d'association dans sa configuration «Commerce». 5. Les secrétaires du sous-comité SPS servent de points de contact pour les échanges prévus à l'article 67 de l'accord. Article 8 Confidentialité Sauf décision contraire des parties, les réunions du sous-comité SPS ne sont pas publiques. Lorsqu'une partie communique au sous-comité SPS des informations qualifiées de confidentielles, l'autre partie traite ces informations comme telles. Article 9 Ordre du jour des réunions 1. Le secrétariat du sous-comité SPS établit un ordre du jour provisoire pour chaque réunion, ainsi qu'un projet de conclusions opérationnelles conformément à l'article 10, sur la base de propositions faites par les parties. L'ordre du jour provisoire comprend les points pour lesquels le secrétariat a reçu une demande d'inscription à l'ordre du jour de la part d'une partie, appuyée par les documents y afférents, au plus tard vingt et un jours calendaires avant la date de la réunion. 2. L'ordre du jour provisoire, ainsi que les documents utiles, doivent être diffusés conformément à l'article 7 au plus tard quinze jours calendaires avant le début de la réunion. 3. L'ordre du jour est adopté par le sous-comité SPS au début de chaque réunion. L'inscription à l'ordre du jour de points autres que ceux qui figurent dans l'ordre du jour provisoire est possible, sous réserve de l'accord des parties. 4. Le président peut, sur une base ad hoc et avec l'accord de l'autre partie, inviter des représentants d'autres instances des parties ou des experts indépendants à assister aux réunions du sous-comité SPS en tant qu'observateurs afin de fournir des informations sur des sujets spécifiques. Les parties veillent à ce que ces observateurs respectent les éventuelles exigences de confidentialité. 5. Le président peut, après consultation des parties, réduire les délais prévus aux paragraphes 1 et 2 afin de tenir compte de circonstances particulières. Article 10 Procès-verbal et conclusions opérationnelles 1. Les deux secrétaires établissent conjointement un projet de procès-verbal de chaque réunion. 2. Le procès-verbal comprend, en règle générale, pour chaque point de l'ordre du jour: a) les participants à la réunion, les fonctionnaires les accompagnant et tout observateur ayant assisté à la réunion; b) les documents soumis au sous-comité SPS; c) les déclarations dont l'inscription a été demandée par le sous-comité SPS; et d) les conclusions opérationnelles de la réunion, visées au paragraphe 4. 3. Le projet de procès-verbal est soumis au sous-comité SPS pour approbation. Il est approuvé dans un délai de vingt-huit jours calendaires à compter de chaque réunion du sous-comité SPS. Une copie du procès-verbal approuvé est adressée à chacun des destinataires visés à l'article 7. 4. Le projet de conclusions opérationnelles de chaque réunion est rédigé par le secrétaire de la partie assurant la présidence et diffusé aux parties, accompagné de l'ordre du jour, généralement au plus tard quinze jours calendaires avant le début de la réunion. Le projet de conclusions opérationnelles est mis à jour pendant la réunion de manière à ce qu'à la fin de celle-ci, sauf accord contraire, le sous-comité SPS adopte les conclusions opérationnelles qui exposent les actions de suivi arrêtées d'un commun accord par les parties. Une fois adoptées, les conclusions opérationnelles sont jointes au procès-verbal et leur mise en œuvre fait l'objet d'un suivi au cours des réunions ultérieures du sous-comité SPS. À cette fin, le sous-comité SPS adopte un modèle permettant le suivi de chaque point d'action par rapport à un délai d'exécution donné. Article 11 Décisions et recommandations 1. Le sous-comité SPS adopte des décisions, des avis, des recommandations, des rapports et des actions communes, ainsi que le prévoit l'article 74 de l'accord. Ces décisions, avis, recommandations, rapports et actions communes sont adoptés d'un commun accord entre les parties après l'accomplissement des procédures internes respectives afférentes à leur adoption. Les décisions lient les parties, qui prennent les mesures appropriées pour leur mise en œuvre. 2. Chaque décision, avis, recommandation ou rapport est signé(e) par le président et authentifié(e) par les deux secrétaires. Sans préjudice du paragraphe 3, le président signe ces documents lors de la réunion au cours de laquelle la décision, l'avis, la recommandation ou le rapport en question est adopté(e). 3. Sous réserve de l'accord des parties, le sous-comité SPS peut adopter des décisions, des recommandations et des avis ou des rapports par procédure écrite, après l'accomplissement des procédures internes respectives. La procédure écrite consiste en un échange de notes entre les deux secrétaires, agissant en accord avec les parties. À cet effet, le texte de la proposition est diffusé conformément à l'article 7, les parties disposent d'un délai d'au moins vingt et un jours calendaires pour faire connaître les réserves qu'elles souhaitent émettre ou les modifications qu'elles désirent apporter. Le président peut, après consultation des parties, réduire les délais prévus au présent paragraphe afin de tenir compte de circonstances particulières. Une fois le texte approuvé, la décision, l'avis, la recommandation ou le rapport est signé par le président et authentifié par les deux secrétaires. 4. Les actes du sous-comité SPS sont dénommés «décision», «avis», «recommandation» ou «rapport». Chaque décision entre en vigueur le jour de son adoption à moins qu'elle n'en dispose autrement. 5. Les décisions, avis, recommandations et rapports sont communiqués aux deux parties. 6. Le secrétariat du comité d'association dans sa configuration «Commerce» est informé des décisions, avis, recommandations, rapports et autres actions concertées du sous-comité SPS. 7. Chacune des parties peut décider de la publication, dans son journal officiel, des décisions, avis et recommandations du sous-comité SPS. Article 12 Rapports Le sous-comité SPS présente au comité d'association dans sa configuration «Commerce» un rapport rendant compte de ses activités et de celles des groupes de travail techniques et des groupes ad hoc qu'il a créés. Ce rapport est présenté vingt-cinq jours avant la réunion ordinaire annuelle du comité d'association dans sa configuration «Commerce». Article 13 Langues 1. Les langues de travail du sous-comité SPS sont l'anglais et l'ukrainien. 2. Sauf décision contraire, le sous-comité SPS délibère sur la base de documents établis dans ces langues. Article 14 Dépenses 1. Chaque partie prend en charge les dépenses résultant de sa participation aux réunions du sous-comité SPS, en ce qui concerne tant les frais de personnel, de voyage et de séjour que les frais postaux et de télécommunications. 2. Les dépenses relatives à l'organisation des réunions et à la reproduction des documents sont prises en charge par la partie qui organise la réunion. 3. Les dépenses relatives à l'interprétation en séance et à la traduction des documents à partir de l'anglais et de l'ukrainien ou vers ces langues afin de se conformer à l'article 13, paragraphe 1, sont prises en charge par la partie qui organise la réunion. Les dépenses relatives à l'interprétation et la traduction vers ou à partir d'autres langues sont directement prises en charge par la partie qui en fait la demande. Article 15 Groupes de travail techniques et groupes ad hoc 1. Le sous-comité SPS peut, par une décision adoptée en vertu de l'article 74, paragraphe 3, de l'accord, créer ou supprimer, s'il y a lieu, des groupes de travail techniques ou ad hoc, notamment des groupes scientifiques. 2. La participation aux groupes de travail ad hoc n'est pas nécessairement limitée aux représentants des parties. Les parties veillent à ce que les membres des groupes créés par le sous-comité SPS respectent toutes exigences de confidentialité appropriées. 3. Sauf décision contraire, les groupes créés par le sous-comité SPS travaillent sous l'autorité de ce dernier, auquel ils font rapport. 4. Les réunions des groupes de travail peuvent se tenir en fonction des besoins, dans un lieu donné ou par vidéoconférence ou audioconférence. 5. Le secrétariat du sous-comité SPS reçoit une copie de tous les courriers, de tous les documents et de toutes les communications utiles concernant les activités des groupes de travail. 6. Les groupes de travail sont habilités à formuler des recommandations par écrit au sous-comité SPS. Ces recommandations sont adoptées d'un commun accord et communiquées au président qui les diffuse comme prévu à l'article 7. 7. Sauf indication contraire dans le présent article, le présent règlement intérieur s'applique mutatis mutandis à tout groupe de travail technique ou ad hoc créé par le sous-comité SPS. Les références au comité d'association dans sa configuration «Commerce» s'entendent comme des références au sous-comité SPS. Article 16 Modification Le présent règlement intérieur peut être modifié par une décision du sous-comité SPS conformément à l'article 74, paragraphe 5, de l'accord. (1) JO L 161 du 29.5.2014, p. 3.

PROJET DÉCISION No … DU SOUS-COMITÉ CONCERNANT LE COMMERCE ET LE DÉVELOPPEMENT DURABLE UE-UKRAINE du … portant adoption de son règlement intérieur LE SOUS-COMITÉ CONCERNANT LE COMMERCE ET LE DÉVELOPPEMENT DURABLE UE-UKRAINE, vu l'accord d'association entre l'Union européenne et la Communauté européenne de l'énergie atomique et leurs États membres, d'une part, et l'Ukraine, d'autre part (1), et notamment son article 300, considérant ce qui suit: (1) Conformément à l'article 486 de l'accord d'association entre l'Union européenne et la Communauté européenne de l'énergie atomique et leurs États membres, d'une part, et l'Ukraine, d'autre part (ci-après dénommé «accord»), certaines parties de ce dernier, dont le chapitre 13 (Commerce et développement durable) du titre IV (Commerce et questions liées au commerce), sont appliquées à titre provisoire depuis le 1er janvier 2016. (2) L'article 300 de l'accord dispose que le sous-comité concernant le commerce et le développement durable (ci-après dénommé «sous- comité CDD») doit superviser la mise en œuvre du chapitre 13 du titre IV de l'accord. (3) L'article 300, paragraphe 1, de l'accord dispose que le sous-comité CDD doit arrêter son règlement intérieur, A ADOPTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION: Article premier Le règlement intérieur du sous-comité concernant le commerce et le développement durable, figurant à l'annexe de la présente décision, est adopté. Article 2 La présente décision entre en vigueur le jour de son adoption. Fait à …, le Pour le sous-comité concernant le commerce et le développement durable UE-Ukraine Le président (1) JO L 161 du 29.5.2014, p. 3. ANNEXE RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU SOUS-COMITÉ CONCERNANT LE COMMERCE ET LE DÉVELOPPEMENT DURABLE UE-UKRAINE Article premier Dispositions générales 1. Le sous-comité concernant le commerce et le développement durable (ci-après dénommé «sous-comité CDD»), institué en vertu de l'article 300 de l'accord d'association entre l'Union européenne et la Communauté européenne de l'énergie atomique et leurs États membres, d'une part, et l'Ukraine, d'autre part (1) (ci-après dénommé «accord»), assiste le comité d'association dans sa configuration «Commerce», telle qu'elle est visée à l'article 465, paragraphe 4, de l'accord, dans l'accomplissement de ses tâches. 2. Le sous-comité CDD s'acquitte des fonctions énoncées au chapitre 13 (Commerce et développement durable) du titre IV (Commerce et questions liées au commerce) de l'accord. 3. Le sous-comité CDD est composé de représentants des administrations de chaque partie dotées de responsabilités dans le domaine du commerce et du développement durable. 4. Un représentant de la Commission européenne ou de l'Ukraine doté de responsabilités dans le domaine du commerce et du développement durable assure la présidence du sous-comité CDD. 5. Aux fins du présent règlement intérieur, la définition du terme «parties» énoncée à l'article 482 de l'accord s'applique. Article 2 Dispositions spécifiques 1. Les articles 2 à 14 du règlement intérieur du comité d'association UE-Ukraine s'appliquent mutatis mutandis, sauf dispositions contraires prévues au présent règlement intérieur. 2. Les références au conseil d'association s'entendent comme des références au comité d'association dans sa configuration «Commerce». Les références au comité d'association ou au comité d'association dans sa configuration «Commerce» s'entendent comme des références au sous-comité CDD. Article 3 Réunions Le sous-comité CDD se réunit selon les besoins. Les parties s'efforcent de se réunir une fois par an. Article 4 Modification Le présent règlement intérieur peut être modifié par une décision du sous-comité CDD conformément à l'article 300, paragraphe 1, de l'accord. (1) JO L 161 du 29.5.2014, p. 3.

PROJET DÉCISION No … DU SOUS-COMITÉ DOUANIER UE-UKRAINE du … portant adoption de son règlement intérieur LE SOUS-COMITÉ DOUANIER UE-UKRAINE, vu l'accord d'association entre l'Union européenne et la Communauté européenne de l'énergie atomique et leurs États membres, d'une part, et l'Ukraine, d'autre part (1), et notamment son article 83, considérant ce qui suit: (1) Conformément à l'article 486 de l'accord d'association entre l'Union européenne et la Communauté européenne de l'énergie atomique et leurs États membres, d'une part, et l'Ukraine, d'autre part (ci-après dénommé «accord»), certaines parties de ce dernier, dont le chapitre 5 (Régime douanier et facilitation des échanges) du titre IV (Commerce et questions liées au commerce), sont appliquées à titre provisoire depuis le 1er janvier 2016. (2) L'article 83 de l'accord prévoit que le sous-comité douanier doit assurer le suivi de la mise en œuvre et de l'administration du chapitre 5 du titre IV de l'accord. (3) L'article 83, point e), de l'accord dispose que le sous-comité douanier doit adopter son règlement intérieur, A ADOPTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION: Article premier Le règlement intérieur du sous-comité douanier, figurant à l'annexe de la présente décision, est adopté. Article 2 La présente décision entre en vigueur le jour de son adoption. Fait à …, le Pour le sous-comité douanier UE-Ukraine Le président (1) JO L 161 du 29.5.2014, p. 3. ANNEXE RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU SOUS-COMITÉ DOUANIER UE-UKRAINE Article premier Dispositions générales 1. Le sous-comité douanier, institué en vertu de l'article 83 de l'accord d'association entre l'Union européenne et la Communauté européenne de l'énergie atomique et leurs États membres, d'une part, et l'Ukraine, d'autre part (1) (ci-après dénommé «accord»), exerce ses fonctions selon les modalités prévues audit article. 2. Le sous-comité douanier est composé de représentants de la Commission européenne et de l'Ukraine dotés de responsabilités dans le domaine des douanes et des questions connexes. 3. Un représentant de la Commission européenne ou de l'Ukraine dotés de responsabilités dans le domaine des douanes et des questions connexes assure la présidence, conformément à l'article 2. 4. Aux fins du présent règlement intérieur, la définition du terme «parties» énoncée à l'article 482 de l'accord s'applique. Article 2 Présidence La présidence du sous-comité douanier est exercée à tour de rôle par les parties tous les douze mois. La première période de douze mois débute à la date de la première réunion du Conseil d'association et se termine le 31 décembre de la même année. Article 3 Réunions 1. À moins que les parties n'en disposent autrement, le sous-comité douanier se réunit une fois par an ou à la demande de l'une des parties. 2. Chaque réunion du sous-comité douanier est convoquée par le président à une date et en un lieu approuvés par les parties. La convocation est envoyée par le président au plus tard vingt-huit jours calendaires avant le début de la réunion, à moins que les parties n'en disposent autrement. 3. Les réunions du sous-comité douanier peuvent se tenir à l'aide de tout moyen technologique approuvé, par exemple par vidéoconférence ou audioconférence. 4. Entre les réunions, le sous-comité douanier peut examiner toute question par correspondance. Article 4 Délégations Avant chaque réunion, chaque partie informe l'autre, par l'intermédiaire du secrétariat du sous-comité douanier prévu à l'article 5, de la composition prévue de sa délégation. Article 5 Secrétariat Un fonctionnaire de la Commission européenne et un fonctionnaire de l'Ukraine dotés de responsabilités dans le domaine des douanes et des questions connexes exercent conjointement les fonctions de secrétaires du sous-comité douanier et exécutent les tâches de secrétariat de manière conjointe et dans un esprit de confiance mutuelle et de coopération. Article 6 Correspondance 1. La correspondance destinée au sous-comité douanier est adressée au secrétaire de l'une des parties, qui en informe ensuite l'autre secrétaire. 2. Le secrétariat veille à ce que la correspondance adressée au sous-comité douanier soit transmise au président et diffusée, s'il y a lieu, conformément à l'article 7. 3. La correspondance aux parties émanant du président leur est envoyée par le secrétariat du sous-comité douanier au nom du président. S'il y a lieu, cette correspondance est diffusée conformément à l'article 7. Article 7 Documents 1. Les documents sont diffusés par le secrétariat du sous-comité douanier. 2. Une partie transmet ses documents à son secrétaire. Ledit secrétaire transmet ces documents au secrétaire de l'autre partie. 3. Le secrétaire de l'Union communique les documents aux représentants de l'Union compétents et adresse systématiquement une copie au secrétaire de l'Ukraine. Le secrétaire de l'Union adresse une copie des documents finaux aux secrétaires du comité d'association dans sa configuration «Commerce». 4. Le secrétaire de l'Ukraine communique les documents aux représentants de l'Ukraine compétents et adresse systématiquement une copie au secrétaire de l'Union. Le secrétaire de l'Ukraine adresse une copie des documents finaux aux secrétaires du comité d'association dans sa configuration «Commerce». Article 8 Confidentialité Sauf décision contraire des parties, les réunions du sous-comité douanier ne sont pas publiques. Lorsqu'une partie communique au sous-comité douanier des informations qualifiées de confidentielles, l'autre partie traite ces informations comme telles. Article 9 Ordre du jour des réunions 1. Le secrétariat du sous-comité douanier établit un ordre du jour provisoire pour chaque réunion sur la base de propositions faites par les parties. L'ordre du jour provisoire comprend les points pour lesquels le secrétariat a reçu une demande d'inscription à l'ordre du jour de la part d'une partie, appuyée par les documents y afférents, au plus tard vingt et un jours calendaires avant la date de la réunion. 2. L'ordre du jour provisoire, ainsi que les documents utiles, doivent être diffusés conformément à l'article 7 au plus tard quinze jours calendaires avant le début de la réunion. 3. L'ordre du jour est adopté par le sous-comité douanier au début de chaque réunion. L'inscription à l'ordre du jour de points autres que ceux qui figurent dans l'ordre du jour provisoire est possible, sous réserve de l'accord des parties. 4. Le président peut, sur une base ad hoc et avec l'accord de l'autre partie, inviter des représentants d'autres instances des parties ou des experts indépendants spécialisés à assister aux réunions du sous-comité douanier en tant qu'observateurs afin de fournir des informations sur des sujets spécifiques. Les parties veillent à ce que ces observateurs respectent les éventuelles exigences de confidentialité. 5. Le président peut, après consultation des parties, réduire les délais prévus aux paragraphes 1 et 2 afin de tenir compte de circonstances particulières. Article 10 Procès-verbal et conclusions opérationnelles 1. Un projet de procès-verbal, y compris les conclusions opérationnelles, de chaque réunion est rédigé par le secrétaire de la partie qui exerce la présidence. 2. Le projet de procès-verbal, y compris les conclusions opérationnelles, est soumis au sous-comité douanier pour approbation. Il est approuvé dans un délai de vingt-huit jours calendaires à compter de chaque réunion du sous-comité douanier. Une copie du procès verbal approuvé est adressée à chacun des destinataires visés à l'article 7. Article 11 Décisions et recommandations 1. Le sous-comité douanier adopte des modalités pratiques, des mesures, des décisions et des recommandations, ainsi que le prévoit l'article 83 de l'accord. Elles sont arrêtées d'un commun accord entre les parties après l'accomplissement des procédures internes respectives afférentes à leur adoption. Les décisions lient les parties, qui prennent les mesures appropriées pour leur mise en œuvre. 2. Chaque décision ou recommandation est signée par un représentant de chaque partie. Sans préjudice du paragraphe 3, les représentants signent ces documents lors de la réunion au cours de laquelle la décision ou la recommandation en question est adoptée. 3. Sous réserve de l'accord des parties, le sous-comité douanier peut adopter des décisions ou des recommandations par procédure écrite, après l'accomplissement des procédures internes respectives. Une procédure écrite consiste en un échange de notes entre les deux secrétaires, agissant en accord avec les parties. À cet effet, le texte de la proposition est diffusé conformément à l'article 7, les parties disposent d'un délai d'au moins vingt et un jours calendaires pour faire connaître les réserves qu'elles souhaitent émettre ou les modifications qu'elles désirent apporter. Le président peut, après consultation des parties, réduire les délais prévus au présent paragraphe afin de tenir compte de circonstances particulières. Une fois le texte approuvé, la décision ou la recommandation est signée par un représentant de chaque partie. 4. Les actes du sous-comité douanier sont dénommés «décision» ou «recommandation». Chaque décision entre en vigueur le jour de son adoption, à moins qu'elle n'en dispose autrement. 5. Les décisions et les recommandations du sous-comité douanier sont authentifiées par les deux secrétaires. 6. Les décisions et les recommandations sont communiquées aux deux parties. 7. Le secrétariat du comité d'association dans sa configuration «Commerce» est informé des décisions, avis, recommandations, rapports ou autres actions concertées du sous-comité douanier. 8. Chacune des parties peut décider de la publication, dans son journal officiel, des décisions et des recommandations du sous-comité douanier. Article 12 Rapports Le sous-comité douanier fait rapport au comité d'association dans sa configuration «Commerce» à chaque réunion ordinaire annuelle de ce dernier. Article 13 Langues 1. Les langues de travail du sous-comité douanier sont l'anglais et l'ukrainien. 2. Sauf décision contraire, le sous-comité douanier délibère sur la base de documents établis dans ces langues. Article 14 Dépenses 1. Chaque partie prend en charge les dépenses résultant de sa participation aux réunions du sous-comité douanier, en ce qui concerne tant les frais de personnel, de voyage et de séjour que les frais postaux et de télécommunications. 2. Les dépenses relatives à l'organisation des réunions et à la reproduction des documents sont prises en charge par la partie qui organise la réunion. 3. Les dépenses relatives à l'interprétation en séance et à la traduction des documents à partir de l'anglais et de l'ukrainien ou vers ces langues pour se conformer à l'article 13, paragraphe 1, sont prises en charge par la partie qui organise la réunion. Les dépenses relatives à l'interprétation et la traduction vers ou à partir d'autres langues sont directement prises en charge par la partie qui en fait la demande. Article 15 Modification Le présent règlement intérieur peut être modifié par une décision du sous-comité douanier conformément à l'article 83, point e), de l'accord. (1) JO L 161 du 29.5.2014, p. 3.