FR Journal officiel de l'Union européenne C 281/1

RÈGLEMENT FINANCIER APPLICABLE À EUROPOL

2010/C 281/01

TABLE DES MATIÈRES

Considérants

TITRE I OBJET

TITRE II PRINCIPES BUDGÉTAIRES

CHAPITRE 1: Principes d’unité et de vérité budgétaire

CHAPITRE 2: Principe d’annualité

CHAPITRE 3: Principe d’équilibre

CHAPITRE 4: Principe d’unité de compte

CHAPITRE 5: Principe d’universalité

CHAPITRE 6: Principe de spécialité

CHAPITRE 7: Principe de bonne gestion financière

CHAPITRE 8: Principe de transparence

TITRE III ÉTABLISSEMENT ET STRUCTURE DU BUDGET

CHAPITRE 1: Établissement du budget

CHAPITRE 2: Structure et présentation du budget

TITRE IV EXÉCUTION DU BUDGET

CHAPITRE 1: Dispositions générales

CHAPITRE 2: Acteurs financiers

Section 1: Principe de la séparation des fonctions

Section 2: Ordonnateur

Section 3: Comptable

Section 4: Régisseur d’avances

CHAPITRE 3: Responsabilité des acteurs financiers

Section 1: Règles générales

Section 2: Règles applicables à l’ordonnateur, à l’ordonnateur délégué et à l’ordonnateur subdélégué

Section 3: Règles applicables au comptable et au régisseur d’avances

CHAPITRE 4: Opérations de recettes

Section 1: Dispositions générales

Section 2: Prévision de créances

Section 3: Constatation de créances

Section 4: Ordonnancement des recouvrements

Section 5: Recouvrement

Section 6: Dispositions spécifiques applicables aux honoraires et aux frais

CHAPITRE 5: Opérations de dépenses

Section 1: Engagement des dépenses

Section 2: Liquidation des dépenses

Section 3: Ordonnancement des dépenses

Section 4: Paiement des dépenses

Section 5: Délais des opérations de dépenses

CHAPITRE 6: Systèmes informatiques

CHAPITRE 7: Auditeur interne

TITRE V PASSATION DES MARCHÉS PUBLICS

TITRE V BIS PROJETS AYANT DES INCIDENCES SIGNIFICATIVES POUR LE BUDGET

TITRE V TER EXPERTS

TITRE VI SUBVENTIONS ACCORDÉES PAR EUROPOL

TITRE VII REDDITION DES COMPTES ET COMPTABILITÉ

CHAPITRE 1: Reddition des comptes

CHAPITRE 2: Comptabilité

Section 1: Dispositions communes

Section 2: Comptabilité générale

Section 3: Comptabilité budgétaire

CHAPITRE 3: Inventaire des immobilisations

TITRE VIII CONTRÔLE EXTERNE ET DÉCHARGE

CHAPITRE 1: Contrôle externe

CHAPITRE 2: Décharge

TITRE IX DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES

LE CONSEIL D’ADMINISTRATION,

vu la décision 2009/371/JAI du Conseil du 6 avril 2009 portant création de l’Office européen de police (Europol) afin de renforcer la lutte contre les formes graves de criminalité (8706/3/08) (1), et notamment son article 37, paragraphe 3 et paragraphe 9, point e), et son article 44,

vu le règlement (CE, Euratom) no 2343/2002 (2) de la Commission du 23 décembre 2002 portant règlement financier-cadre des organismes visés à l’article 185 du règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes (3), tel que modifié par le règlement (CE, Euratom) no 652/2008 de la Commission (4),

considérant ce qui suit:

(1) À la suite de la modification du règlement financier-cadre par le règlement (CE, Euratom) no 652/2008 de la Commission du 9 juillet 2008, il est nécessaire d’adapter les règles financières applicables à Europol afin d’aligner ces dispositions sur le règlement financier-cadre modifié.

(2) Europol est doté de la personnalité juridique et est entièrement responsable de l’établissement et de l’exécution de son propre budget.

(3) Aux fins de l’établissement et de l’exécution du budget d’Europol, il convient de réaffirmer les quatre principes fondamentaux du droit budgétaire (unité, universalité, spécialité, annualité), ainsi que les principes de vérité budgétaire, d’équilibre, d’unité de compte, de bonne gestion financière et de transparence.

(4) Il y a lieu de définir le principe de bonne gestion financière par référence aux principes d’économie, d’efficience et d’efficacité et d’en assurer le respect au moyen d’indicateurs de performance établis par activité et mesurables de manière à pouvoir apprécier les résultats obtenus.

(5) Le respect des principes de transparence et de bonne gestion financière implique qu’Europol dispose de procédures de passation des marchés transparentes, de contrôles internes efficaces, d’un système de reddition des comptes distinct du reste de leurs activités et d’un audit externe.

(6) Des systèmes de contrôle efficaces doivent être mis en place pour protéger les intérêts financiers de l’Union européenne.

(7) En vertu de l’article 14 du règlement financier général et au même titre que les institutions de l’Union, Europol n’est pas autorisé à souscrire des emprunts.

(8) Il est nécessaire de fixer les règles concernant l’établissement et l’exécution du budget d’Europol, ainsi que les règles régissant la reddition et la vérification des comptes.

(9) Il est également nécessaire de définir les pouvoirs et responsabilités du conseil d’administration d’Europol, des ordonnateurs, du comptable, du régisseur d’avances, de la Commission et des auditeurs internes d’Europol. Les ordonnateurs, qui comprennent l’ordonnateur, les ordonnateurs délégués et les ordonnateurs subdélégués, assument la pleine responsabilité de l’ensemble des opérations de recettes et de dépenses effectuées sous leur autorité, opérations dont ils doivent rendre compte, y compris, le cas échéant, dans le cadre des procédures disciplinaires.

(10) Le calendrier d’établissement du budget d’Europol, de reddition des comptes et de décharge doit être aligné sur les dispositions équivalentes du règlement financier général.

(11) Étant donné qu’Europol reçoit une subvention annuelle à la charge du budget de l’Union, il doit respecter strictement les mêmes exigences que les institutions de l’Union en matière d’attribution de marchés publics et de subventions, dans la mesure où ceux-ci sont autorisés par ses actes constitutifs; il suffit à cet égard de renvoyer aux dispositions pertinentes du règlement financier général.

(12) Le règlement financier doit refléter les exigences spécifiques d’Europol en tant qu’unité de coopération policière. Il doit pleinement tenir compte des opérations sensibles menées par Europol, notamment en ce qui concerne les informations opérationnelles, stratégiques et classifiées.

(13) La Commission européenne a approuvé le présent règlement, y compris le fait qu’il se démarque du règlement financier-cadre,

A ADOPTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:

TITRE I

OBJET

Article premier

Le présent règlement spécifie les principes et les règles essentiels régissant l’établissement et l’exécution du budget de l’Office européen de police.

Article 2

Aux fins du présent règlement, on entend par:

1) «décision instituant Europol», la décision 2009/371/JAI du Conseil du 6 avril 2009 portant création de l’Office européen de police;

2) «Europol», l’Office européen de police mis en place par la décision instituant Europol en tant qu’organe de l’Union européenne;

3) «conseil d’administration», l’organe visé à l’article 36 et à l’article 37 de la décision instituant Europol;

4) «directeur», la personne visée à l’article 36 et à l’article 38 de la décision instituant Europol;

5) «personnel», le directeur ainsi que le personnel visé à l’article 39 de la décision instituant Europol;

6) «budget», le budget d’Europol visé à l’article 42 de la décision instituant Europol;

7) «autorité budgétaire», le Parlement européen et le Conseil de l’Union européenne;

8) «règlement financier général», le règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002 portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes;

9) «règlement financier-cadre», le règlement (CE, Euratom) no 2343/2002 de la Commission du 23 décembre 2002 portant règlement financier-cadre des organismes visés à l’article 185 du règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes, tel que modifié par le règlement (CE, Euratom) no 652/2008 de la Commission;

10) «modalités d’exécution du règlement financier général», les modalités d’application du règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002 portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes prévues par le règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 de la Commission du 23 décembre 2002;

11) «modalités d’exécution du règlement financier d’Europol», les modalités d’exécution du présent règlement financier;

12) «réglementation financière d’Europol», le présent règlement financier et les modalités d’exécution du règlement financier d’Europol;

13) «statut», les règlements et règles applicables aux fonctionnaires et autres agents des Communautés européennes;

14) «informations opérationnelles, stratégiques et classifiées d’Europol», les informations conformément à l’interprétation suivante: — les informations opérationnelles rassemblent toute information, sous quelque forme que ce soit, liée à l’exécution directe des tâches d’Europol définies à l’article 5 de la décision instituant Europol, y compris, mais non exclusivement, les données recueillies, enregistrées et traitées au moyen et/ou échangées à partir des systèmes de traitement de l’information d’Europol visés à l’article 10 de la décision instituant Europol et de la fonction d’indexation définie à l’article 15 de ladite décision; — les informations stratégiques rassemblent toute information, sous quelque forme que ce soit, liée à l’exécution directe des tâches d’Europol définies à l’article 5 de la décision instituant Europol, ne contenant aucune donnée à caractère personnel et ayant trait soit à la criminalité, soit au renseignement; — les informations classifiées rassemblent toute information et tout matériel sous quelque forme que ce soit, dont la divulgation non autorisée pourrait porter atteinte, à des degrés divers, aux intérêts essentiels d’Europol ou d’un ou de plusieurs États membres et qui nécessitent l’application des mesures de sécurité appropriées prévues à l’article 7, paragraphe 2, point b), des règles de confidentialité des informations d’Europol.

TITRE II

PRINCIPES BUDGÉTAIRES

Article 3

L’établissement et l’exécution du budget respectent les principes d’unité et de vérité budgétaire, d’annualité, d’équilibre, d’unité de compte, d’universalité, de spécialité, de bonne gestion financière — qui suppose un contrôle interne efficace et efficient — et de transparence, dans les conditions définies au présent règlement.

CHAPITRE 1

Principes d’unité et de vérité budgétaire

Article 4

Le budget est l’acte qui prévoit et autorise, pour chaque exercice, les recettes et les dépenses d’Europol estimées nécessaires.

Article 5

Le budget comprend:

a) des recettes propres comprenant toutes les redevances ou taxes qu’Europol est autorisé à percevoir en vertu des missions qui lui sont confiées, ainsi que d’autres recettes éventuelles;

b) des recettes comprenant les contributions financières éventuelles des États membres qui accueillent l’organisme;

c) une subvention accordée par les Communautés européennes;

d) des recettes affectées en vue de financer des dépenses spécifiques conformément à l’article 19, paragraphe 1;

e) les dépenses d’Europol, y compris les dépenses administratives.

Article 6

1. Aucune recette ne peut être perçue ni aucune dépense effectuée autrement que par imputation sur une ligne du budget.

2. Aucun crédit ne doit être inscrit au budget s’il ne correspond pas à une dépense estimée nécessaire.

3. Aucune dépense ne peut être engagée ni ordonnancée au-delà des crédits autorisés par le budget.

CHAPITRE 2

Principe d’annualité

Article 7

Les crédits inscrits au budget sont autorisés pour la durée d’un exercice budgétaire qui commence le 1er janvier et s’achève le 31 décembre.

Article 8

1. Le budget comporte des crédits non dissociés et, lorsque des exigences de fonctionnement le justifient, des crédits dissociés. Ces derniers donnent lieu à des crédits d’engagement et à des crédits de paiement.

2. Les crédits d’engagement couvrent le coût total des engagements juridiques souscrits pendant l’exercice en cours.

3. Les crédits de paiement couvrent les paiements qui découlent de l’exécution des engagements juridiques souscrits au cours de l’exercice en cours et/ou des exercices antérieurs.

4. Les crédits administratifs sont des crédits non dissociés. Les dépenses de fonctionnement résultant de contrats couvrant des périodes dépassant la durée de l’exercice, soit conformément aux usages locaux, soit relatifs à la fourniture de matériel d’équipement, sont imputées sur le budget de l’exercice au cours duquel elles sont effectuées.

Article 9

1. Les recettes d’Europol visées à l’article 5 sont prises en compte au titre d’un exercice sur la base des montants perçus au cours de cet exercice.

2. Les recettes d’Europol ouvrent à la même hauteur des crédits de paiement.

3. Les crédits alloués au budget au titre d’un exercice ne peuvent être utilisés que pour couvrir les dépenses engagées et payées au cours de cet exercice ainsi que pour couvrir les montants dus au titre d’engagements qui remontent à des exercices antérieurs.

4. Les engagements de crédits sont comptabilisés sur la base des engagements juridiques effectués jusqu’au 31 décembre.

5. Les paiements sont comptabilisés au titre d’un exercice sur la base des paiements exécutés par le comptable au plus tard le 31 décembre de cet exercice.

Article 10

1. Les crédits non utilisés à la fin de l’exercice pour lequel ils ont été inscrits sont annulés.

Toutefois, ils peuvent faire l’objet d’une décision de report, limité au seul exercice suivant, prise par le conseil d’administration au plus tard le 15 février, conformément aux dispositions des paragraphes 2 à 7.

2. Les crédits relatifs aux dépenses de personnel ne peuvent faire l’objet d’un report.

3. Pour les crédits d’engagement et les crédits non dissociés non encore engagés à la clôture de l’exercice, le report peut porter sur les montants correspondant aux crédits d’engagement pour lesquels la plupart des étapes préparatoires à l’acte d’engagement, à définir dans les modalités d’exécution du règlement financier d’Europol, sont achevées au 31 décembre; ces montants peuvent être engagés jusqu’au 31 mars de l’année suivante.

4. Pour les crédits de paiement, le report peut porter sur les montants nécessaires pour couvrir des engagements antérieurs ou liés à des crédits d’engagement reportés, lorsque les crédits prévus sur les lignes concernées au budget de l’exercice suivant ne permettent pas de couvrir les besoins. Europol utilise en priorité les crédits autorisés pour l’exercice en cours et n’a recours aux crédits reportés qu’après épuisement des premiers.

5. Les crédits non dissociés correspondant à des obligations régulièrement contractées à la clôture de l’exercice sont reportés de droit au seul exercice suivant.

6. Les crédits reportés non engagés au 31 mars de l’exercice n+1 sont automatiquement annulés. La comptabilité permet de distinguer les crédits ainsi reportés.

7. Les crédits disponibles au 31 décembre au titre de recettes affectées visées à l’article 19 font l’objet d’un report de droit. Les crédits disponibles correspondant aux recettes affectées reportées doivent être utilisés en priorité.

Europol informe la Commission, au plus tard le 1er juin de l’année n+1, de l’exécution des recettes affectées reportées.

Article 11

Les dégagements faisant suite à la non-exécution totale ou partielle des actions auxquelles les crédits ont été affectés et intervenant au cours des exercices ultérieurs à l’exercice pendant lequel ces crédits ont été engagés donnent lieu à l’annulation des crédits correspondants.

Article 12

Les crédits figurant au budget peuvent être engagés avec effet au 1er janvier, dès que le budget devient définitif.

Article 13

1. Les dépenses de gestion courante peuvent faire, à partir du 15 novembre de chaque année, l’objet d’engagements anticipés à la charge des crédits prévus pour l’exercice suivant. Toutefois, ces engagements ne peuvent pas dépasser le quart des crédits décidés par le conseil d’administration figurant sur la ligne budgétaire correspondante pour l’exercice en cours. Ils ne peuvent pas porter sur des dépenses nouvelles dont le principe n’a pas encore été admis dans le dernier budget régulièrement arrêté.

2. Les dépenses qui, tels les loyers, doivent être effectuées par anticipation peuvent donner lieu à paiement à partir du 1er décembre à valoir sur les crédits prévus pour l’exercice suivant. Dans ce cas, le plafond fixé au paragraphe 1 n’est pas applicable.

Article 14

1. Si le budget n’est pas arrêté à l’ouverture de l’exercice, les règles suivantes s’appliquent aux opérations d’engagement et de paiement relatives aux dépenses dont l’imputation sur une ligne budgétaire spécifique aurait été possible au titre de l’exécution du dernier budget régulièrement arrêté.

2. Les opérations d’engagement peuvent être effectuées par chapitre, dans la limite du quart de l’ensemble des crédits autorisés au chapitre en question pour l’exercice précédent, augmenté d’un douzième pour chaque mois écoulé. Les opérations de paiement peuvent être effectuées mensuellement par chapitre dans la limite du douzième des crédits autorisés au chapitre en question pour l’exercice précédent. La limite des crédits prévus dans l’état provisionnel de recettes et de dépenses ne peut être dépassée.

3. À la demande du directeur, si la continuité de l’action d’Europol et les nécessités de la gestion l’exigent, le conseil d’administration peut autoriser simultanément deux ou plusieurs douzièmes provisoires, tant pour les opérations d’engagement que pour les opérations de paiement, au-delà de ceux rendus automatiquement disponibles en vertu des dispositions des paragraphes 1 et 2. Les douzièmes additionnels sont autorisés par entier et ne sont pas fractionnables.

CHAPITRE 3

Principe d’équilibre

Article 15

1. Le budget doit être équilibré en recettes et en crédits de paiement.

2. Les crédits d’engagement ne peuvent dépasser le montant de la subvention communautaire, augmenté des recettes propres et des autres recettes éventuelles visées à l’article 5.

3. Europol ne peut souscrire d’emprunts.

4. Les fonds communautaires versés à Europol constituent, par rapport au budget de celui-ci, une subvention d’équilibre qui a le caractère d’un préfinancement au sens de l’article 81, paragraphe 1, point b) i), du règlement financier général.

5. Europol applique une gestion des liquidités rigoureuse, en tenant dûment compte des recettes affectées, afin de garantir que les soldes de trésorerie sont limités à des besoins dûment justifiés. Dans ses demandes de paiement, Europol présente des prévisions détaillées et actualisées sur ses besoins réels de trésorerie au cours de l’exercice, ainsi que des informations sur les recettes affectées.

Article 16

1. Si le solde découlant du compte de résultat au sens de l’article 81 est positif, il est remboursé à la Commission à hauteur de la subvention communautaire versée au cours de l’exercice. La partie du solde qui dépasse le montant de la subvention communautaire versée au cours de l’exercice est inscrite dans le budget de l’exercice suivant en recettes.

Europol fournit, au plus tard le 31 mars de l’année n, une estimation de l’excédent d’exploitation de l’année n–1, qui doit être reversé ultérieurement au budget communautaire de l’année n, afin de compléter les informations déjà disponibles sur l’excédent de l’année n–2. La Commission tient dûment compte de ces informations lorsqu’elle évalue les besoins financiers d’Europol pour l’année n+1.

La différence entre la subvention communautaire inscrite au budget général des Communautés européennes et celle qui a été effectivement versée à l’organisme fait l’objet d’une annulation.

2. Si le solde du compte de résultat prévu à l’article 81 est négatif, il est inscrit dans le budget de l’exercice suivant.

3. Les recettes ou crédits de paiement sont inscrits dans le budget au cours de la procédure budgétaire par recours à la procédure de la lettre rectificative et, en cours d’exécution du budget, par voie de budget rectificatif.

CHAPITRE 4

Principe d’unité de compte

Article 17

Le budget est établi, exécuté et fait l’objet d’une reddition des comptes en euros. Toutefois, pour les besoins de la trésorerie, le comptable et, dans le cas des régies d’avances, le régisseur d’avances sont autorisés à effectuer des opérations dans les monnaies nationales dans les conditions précisées par la réglementation financière d’Europol.

CHAPITRE 5

Principe d’universalité

Article 18

L’ensemble des recettes couvre l’ensemble des crédits de paiement sous réserve de l’article 19. Les recettes et les dépenses sont inscrites sans contraction entre elles, sous réserve de l’article 21.

Article 19

1. Les recettes suivantes sont affectées en vue de financer des dépenses spécifiques:

a) les recettes correspondant à une destination déterminée, telles que les revenus de fondations, les subventions, les dons et legs;

b) les participations d’États membres, de pays tiers ou d’organismes divers à des actions d’Europol, dans la mesure où cela est prévu dans l’accord conclu entre Europol et les États membres, pays tiers ou organismes en question;

c) les recettes provenant de tiers pour des fournitures, des prestations de services ou des travaux effectués à leur demande, à l’exception des redevances et taxes visées à l’article 5, point a);

d) le produit de fournitures, de prestations de services et de travaux effectués en faveur des institutions communautaires ou d’autres organismes communautaires;

e) les recettes provenant de la restitution des sommes qui ont été indûment payées;

f) le produit de la vente des véhicules, des matériels, des installations, des matières ainsi que des appareils à usage scientifique et technique qui sont remplacés ou mis au rebut, lorsque la valeur comptable est totalement amortie;

g) le montant des indemnités d’assurances perçues;

h) les recettes provenant d’indemnités locatives;

i) les recettes provenant de la vente de publications et films, y compris les publications et films sur support électronique.

1 bis. L’acte de base applicable peut également prescrire l’affectation des recettes qu’il prévoit à des dépenses spécifiques.

2. Toute recette au sens du paragraphe 1, points a) à d), doit couvrir la totalité des dépenses directes ou indirectes supportées pour l’action ou la destination en question.

3. Le budget prévoit la structure d’accueil des catégories de recettes affectées visées aux paragraphes 1 et 1 bis ainsi que, dans la mesure du possible, leur montant.

Article 20

Le directeur peut accepter toutes libéralités en faveur d’Europol, telles que des fondations, des subventions ainsi que des dons et des legs, sous réserve de l’autorisation préalable du conseil d’administration, qui se prononce dans un délai de deux mois à compter de la date à laquelle la demande lui a été soumise. Si le conseil d’administration ne statue pas dans ce délai, la libéralité est réputée acceptée.

Article 21

1. Peuvent être déduits du montant des demandes de paiement, factures ou états liquidatifs, qui, dans ce cas, sont ordonnancés pour le net:

a) les pénalités infligées aux titulaires de marchés ou aux bénéficiaires de subventions;

b) les escomptes, ristournes et rabais déduits sur chaque facture et demande de paiement;

c) les intérêts produits par les versements de préfinancement.

2. Les prix des produits ou prestations fournis à Europol sont imputés budgétairement pour leur montant intégral hors taxes lorsqu’ils incorporent des charges fiscales qui font l’objet d’un remboursement:

a) soit par les États membres en vertu du protocole sur les privilèges et immunités des Communautés européennes, par l’État qui accueille l’organisme sur la base de l’accord de siège ou sur la base d’autres conventions pertinentes;

b) soit par un État membre ou un pays tiers sur la base d’autres conventions pertinentes. Les charges fiscales nationales éventuellement supportées par Europol à titre temporaire en application du premier alinéa sont inscrites sur un compte d’attente jusqu’à leur remboursement par les États concernés.

3. Un solde négatif éventuel est inscrit au budget en tant que dépense.

4. Les différences de change enregistrées au cours de l’exécution budgétaire peuvent être compensées. Le résultat final, positif ou négatif, est repris au solde de l’exercice.

CHAPITRE 6

Principe de spécialité

Article 22

Les crédits dans leur totalité sont spécialisés par titre et chapitre; les chapitres sont subdivisés en articles et postes.

Article 23

1. Le directeur peut procéder à des virements de chapitre à chapitre et d’article à article sans limitation et de titre à titre dans une limite totale de 10 % des crédits de l’exercice inscrits sur la ligne à partir de laquelle il est procédé au virement.

2. Au-delà de la limite visée au paragraphe 1, le directeur peut proposer au conseil d’administration des virements de crédits de titre à titre. Le conseil d’administration dispose d’un délai de trois semaines pour s’opposer à ces virements. Passé ce délai, ils sont réputés adoptés.

3. Les propositions de virement et les virements effectués conformément aux paragraphes 1 et 2 sont accompagnés des justifications appropriées et détaillées faisant apparaître l’exécution des crédits ainsi que les prévisions des besoins jusqu’à la fin de l’exercice, tant pour les lignes à alimenter que pour celles sur lesquelles les crédits sont prélevés.

4. Le directeur informe le conseil d’administration, dans les meilleurs délais, des virements effectués. Il informe l’autorité budgétaire de tous les virements effectués en application du paragraphe 2.

Article 24

1. Ne peuvent être dotées de crédits par voie de virement que les lignes budgétaires pour lesquelles le budget autorise un crédit ou porte la mention «pour mémoire» (p.m.).

2. Les crédits correspondant à des recettes affectées ne peuvent faire l’objet de virement que pour autant qu’elles conservent leur affectation.

CHAPITRE 7

Principe de bonne gestion financière

Article 25

1. Les crédits budgétaires sont utilisés conformément au principe de bonne gestion financière, à savoir conformément aux principes d’économie, d’efficience et d’efficacité.

2. Le principe d’économie prescrit que les moyens mis en œuvre par Europol en vue de la réalisation de ses activités sont rendus disponibles en temps utile, dans les quantités et qualités appropriées et au meilleur prix. Le principe d’efficience vise au meilleur rapport entre les moyens mis en œuvre et les résultats obtenus. Le principe d’efficacité vise à la réalisation des objectifs spécifiques fixés et à l’obtention des résultats escomptés.

3. Des objectifs spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et datés sont fixés pour tous les secteurs d’activité couverts par le budget. La réalisation de ces objectifs est contrôlée par des indicateurs de performance établis par activité et des informations sont fournies au conseil d’administration par le directeur. Ces informations sont fournies chaque année et figurent au plus tard dans les documents accompagnant l’avant-projet de budget.

4. En vue d’améliorer la prise de décisions, Europol procède à une évaluation régulière ex ante et ex post des programmes ou des activités. Ces évaluations s’appliquent à tous les programmes et activités qui occasionnent des dépenses importantes et les résultats de ces évaluations sont communiqués au conseil d’administration.

5. Lorsque le suivi ou la déclaration au titre du présent article concerne des «informations opérationnelles, stratégiques et classifiées d’Europol», le directeur peut prévoir que celles-ci soient mesurées et déclarées séparément au conseil d’administration, lequel est habilité à statuer définitivement sur leur inclusion ou non dans un document publié.

Article 25 bis

1. Le budget est exécuté selon le principe d’un contrôle interne efficace et efficient.

2. Aux fins de l’exécution du budget, le contrôle interne est défini comme un processus applicable à tous les niveaux de la chaîne de gestion et conçu pour fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs suivants:

a) l’efficacité, l’efficience et l’économie des opérations;

b) la fiabilité des informations;

c) la préservation des actifs et de l’information;

d) la prévention et la détection des fraudes et irrégularités;

e) la gestion appropriée des risques concernant la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes, en tenant compte du caractère pluriannuel des programmes et de la nature des paiements concernés.

CHAPITRE 8

Principe de transparence

Article 26

1. Le budget est établi, exécuté et fait l’objet d’une reddition de comptes dans le respect du principe de transparence.

2. Une synthèse du budget et des budgets rectificatifs, tels qu’ils ont été définitivement arrêtés, sont publiés au Journal officiel de l’Union européenne dans un délai de trois mois à compter de leur adoption.

Cette synthèse indique les cinq principales lignes budgétaires de recettes, les cinq principales lignes budgétaires de dépenses pour les budgets administratif et de fonctionnement, le tableau des effectifs et une estimation des effectifs en personnel contractuel, exprimée en équivalents temps plein pour lesquels les crédits sont budgétisés, ainsi que des experts nationaux détachés. Elle mentionne également les chiffres de l’exercice précédent.

3. Le budget comprenant le tableau des effectifs et les budgets rectificatifs, tels qu’ils ont été définitivement arrêtés, ainsi qu’une estimation des effectifs en personnel contractuel, exprimée en équivalents temps plein pour lesquels les crédits sont budgétisés, ainsi que des experts nationaux détachés, sont transmis pour information à l’autorité budgétaire, à la Cour des comptes et à la Commission, et sont publiés sur le site internet d’Europol dans un délai de quatre semaines à compter de leur adoption.

4. Europol communique, sur son site internet, des informations sur les bénéficiaires de fonds en provenance de son budget, notamment les noms des experts engagés conformément à l’article 74 ter. Les informations publiées sont aisément accessibles, claires et exhaustives. Ces informations sont communiquées dans le respect des exigences de confidentialité et de sécurité, en particulier de protection des données à caractère personnel énoncées dans le règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil (5).

Lorsque les informations ne sont publiées que sous une forme anonyme, Europol communique au Parlement européen les informations relatives aux bénéficiaires concernés, de manière appropriée et sur demande.

TITRE III

ÉTABLISSEMENT ET STRUCTURE DU BUDGET

CHAPITRE 1

Établissement du budget

Article 27

1. Le budget est établi conformément aux dispositions de la décision instituant Europol.

2. Conformément à la décision instituant Europol, Europol transmet à la Commission un projet d’état prévisionnel de ses dépenses et de ses recettes ainsi que des orientations générales le justifiant au plus tard le 10 février de chaque année, et la version définitive de l’état prévisionnel au plus tard le 31 mars de chaque année.

3. L’état prévisionnel des dépenses et des recettes d’Europol inclut:

a) un tableau des effectifs fixant le nombre des emplois permanents et temporaires dont la prise en charge est autorisée dans la limite des crédits budgétaires, par grade et par catégorie;

b) en cas de variation des effectifs, un état justificatif motivant les demandes d’emplois nouveaux;

c) une prévision trimestrielle de trésorerie en paiements et en encaissements;

d) des informations sur la réalisation de tous les objectifs fixés antérieurement pour les différentes activités ainsi que les nouveaux objectifs mesurés par des indicateurs.

Les résultats des évaluations sont examinés et utilisés pour démontrer les avantages qu’une hausse ou une réduction du budget proposé d’Europol est susceptible d’apporter par rapport à son budget de l’année n.

4. Europol transmet à la Commission et à l’autorité budgétaire, au plus tard le 31 mars de chaque année:

a) son projet de programme de travail;

b) son plan pluriannuel actualisé en matière de politique du personnel, établi conformément aux orientations fixées par la Commission;

c) des informations sur le nombre de fonctionnaires, d’agents temporaires et d’agents contractuels, conformément aux définitions du statut et du régime applicable aux autres agents (ci-après dénommés «statut») pour les années n–1 et n, ainsi qu’une estimation pour l’année n+1;

d) des informations sur les contributions en nature accordées par l’État membre hôte à Europol, sauf si cette diffusion débouche sur la publication d’informations opérationnelles, stratégiques et/ou classifiées d’Europol;

e) une estimation du solde découlant du compte de résultat au sens de l’article 81 pour l’année n–1.

5. La Commission, dans le cadre de la procédure relative à l’adoption du budget général, transmet l’état prévisionnel d’Europol à l’autorité budgétaire et propose le montant de la subvention destinée à Europol et les effectifs qu’elle estime nécessaires pour ce dernier. La Commission établit le tableau des effectifs d’Europol et une estimation des effectifs en personnel contractuel exprimés en équivalents temps plein pour lesquels les crédits sont proposés.

6. L’autorité budgétaire arrête le tableau des effectifs d’Europol, ainsi que toute modification ultérieure de celui-ci, dans le respect des dispositions de l’article 32, paragraphe 1. Le tableau des effectifs est publié dans une annexe de la section III — Commission — du budget général.

7. Le budget et le tableau des effectifs sont arrêtés par le conseil d’administration. Ils deviennent définitifs après l’arrêt définitif du budget général fixant le montant de la subvention ainsi que le tableau des effectifs et sont, le cas échéant, ajustés en conséquence.

Article 28

Toute modification du budget, y compris du tableau des effectifs, fait l’objet d’un budget rectificatif adopté conformément à la même procédure que pour le budget initial, conformément aux dispositions de la décision instituant Europol et de l’article 27.

CHAPITRE 2

Structure et présentation du budget

Article 29

Le budget comporte un état des recettes et un état des dépenses.

Article 30

Dans la mesure où la nature des activités d’Europol le justifie, l’état des dépenses doit être présenté selon une nomenclature comportant une classification par destination. Cette nomenclature est définie par Europol et distingue clairement les crédits administratifs et les crédits opérationnels.

Article 31

Le budget fait apparaître:

1) dans l’état des recettes: a) les prévisions de recettes d’Europol pour l’exercice concerné; b) les prévisions de recettes de l’exercice précédent, et les recettes de l’exercice n–2; c) des commentaires appropriés pour chaque ligne de recette;

2) dans l’état des dépenses: a) les crédits d’engagement et de paiement pour l’exercice concerné; b) les crédits d’engagement et de paiement pour l’exercice précédent, ainsi que les dépenses engagées et les dépenses payées au cours de l’exercice n–2; c) un état récapitulatif des échéanciers des paiements à effectuer au cours des exercices ultérieurs en raison des engagements budgétaires pris au cours d’exercices antérieurs; d) des commentaires appropriés pour chaque subdivision.

Article 32

1. Le tableau des effectifs visé à l’article 27 comporte, en regard du nombre des emplois autorisés au titre de l’exercice, le nombre des emplois autorisés au titre de l’exercice précédent ainsi que le nombre d’emplois réellement pourvus. Il constitue, pour Europol, une limite impérative; aucune nomination ne peut être faite au-delà de cette limite. Toutefois, le conseil d’administration peut procéder à des modifications du tableau des effectifs à concurrence de 10 % des emplois autorisés, sauf en ce qui concerne les grades AD 16, AD 15, AD 14 et AD 13, et ce à une double condition:

a) ne pas affecter le volume des crédits de personnel correspondant à un plein exercice;

b) ne pas dépasser la limite du nombre total d’emplois autorisés par le tableau des effectifs.

2. Par dérogation au paragraphe 1, deuxième alinéa, les cas d’exercice d’activité à temps partiel autorisés par l’autorité investie du pouvoir de nomination conformément aux dispositions du statut peuvent être compensés. Lorsqu’un agent demande le retrait de l’autorisation avant la fin de la période accordée, Europol prend les mesures appropriées pour respecter, dès que possible, la limite visée au paragraphe 1, point b).

TITRE IV

EXÉCUTION DU BUDGET

CHAPITRE 1

Dispositions générales

Article 33

Le directeur exerce les fonctions d’ordonnateur. Il exécute le budget en recettes et en dépenses conformément à la réglementation financière d’Europol, sous sa propre responsabilité et dans la limite des crédits alloués.

Sans préjudice des responsabilités de l’ordonnateur en ce qui concerne la prévention et la détection des fraudes et irrégularités, Europol participe aux activités de prévention de la fraude de l’Office européen de lutte antifraude.

Article 34

1. Le directeur peut déléguer ses pouvoirs d’exécution du budget à des agents d’Europol soumis au statut, dans les conditions déterminées par la réglementation financière d’Europol adoptée par le conseil d’administration. Les délégataires ne peuvent agir que dans la limite des pouvoirs qui leur sont expressément conférés.

2. Le délégataire peut subdéléguer les pouvoirs reçus selon les conditions précisées dans les modalités d’exécution du règlement financier d’Europol visées à l’article 99. Chaque acte de subdélégation nécessite l’accord explicite du directeur.

Article 35

1. Il est interdit à tout acteur financier, au sens du chapitre 2 du présent titre, et à toute autre personne participant à l’exécution, à la gestion, à l’audit ou au contrôle du budget de prendre toute mesure susceptible d’entraîner un conflit entre ses propres intérêts et ceux d’Europol. Si un tel cas se présente, la personne concernée a l’obligation de s’abstenir et d’en référer à l’autorité compétente.

2. Il y a conflit d’intérêts lorsque l’exercice impartial et objectif des fonctions d’une personne visée au paragraphe 1 est compromis pour des motifs familiaux, affectifs, d’affinité politique ou nationale, d’intérêt économique ou pour tout autre motif de communauté d’intérêt avec le bénéficiaire.

3. L’autorité compétente visée au paragraphe 1 est le supérieur hiérarchique de l’agent concerné. Si ce dernier est le directeur, l’autorité compétente est alors le conseil d’administration.

Article 36

1. Le budget est exécuté par le directeur dans les services placés sous son autorité.

2. Dans la mesure où cela s’avère indispensable, peuvent être confiées par voie contractuelle à des entités ou à des organismes extérieurs de droit privé des tâches d’expertise technique et des tâches administratives, préparatoires ou accessoires, qui n’impliquent ni mission de puissance publique ni exercice d’un pouvoir discrétionnaire d’appréciation.

CHAPITRE 2

Acteurs financiers

Section 1

Principe de la séparation des fonctions

Article 37

Les fonctions d’ordonnateur et de comptable sont séparées et incompatibles entre elles.

Section 2

Ordonnateur

Article 38

1. L’ordonnateur est chargé d’exécuter les recettes et dépenses conformément aux principes de bonne gestion financière et d’en assurer la légalité et la régularité.

2. Pour exécuter les dépenses, l’ordonnateur procède à des engagements budgétaires et à des engagements juridiques, à la liquidation des dépenses et à l’ordonnancement des paiements, ainsi qu’aux actes préalables nécessaires à cette exécution des crédits.

3. L’exécution des recettes comporte l’établissement des prévisions de créances, la constatation des droits à recouvrer et l’émission des ordres de recouvrement. Elle comporte, le cas échéant, la renonciation aux créances constatées.

4. L’ordonnateur met en place, conformément aux normes minimales arrêtées par le conseil d’administration sur la base des normes fixées par la Commission pour ses propres services, et en tenant compte des risques associés à l’environnement de gestion et à la nature des actions financées, la structure organisationnelle ainsi que les systèmes et procédures de gestion et de contrôle internes adaptés à l’exécution de ses tâches y compris, le cas échéant, des vérifications ex post. L’ordonnateur met notamment en place au sein de ses services une fonction d’expertise et de conseil destinée à l’assister dans la maîtrise des risques liés à ses activités.

5. Avant qu’une opération ne soit autorisée, ses aspects opérationnels et financiers sont vérifiés par des agents distincts de l’agent ayant initié l’opération. L’initiation et la vérification ex ante et ex post d’une opération sont des fonctions séparées.

6. L’ordonnateur conserve les pièces justificatives relatives aux opérations exécutées pendant une durée de cinq ans à compter de la date de la décision de décharge sur l’exécution du budget.

Les données à caractère personnel contenues dans les pièces justificatives sont supprimées si possible lorsqu’elles ne sont pas nécessaires aux fins de la décharge budgétaire, du contrôle et de l’audit. En tout état de cause, en ce qui concerne la conservation des données relatives au trafic, les dispositions de l’article 37, paragraphe 2, du règlement (CE) no 45/2001 s’appliquent.

Article 39

1. Par «initiation d’une opération» au sens de l’article 38, paragraphe 5, il faut entendre l’ensemble des opérations préparatoires à l’adoption des actes d’exécution budgétaire par les ordonnateurs compétents visés aux articles 33 et 34.

2. Par «vérification ex ante d’une opération» au sens de l’article 38, paragraphe 5, il faut entendre l’ensemble des contrôles ex ante mis en place par l’ordonnateur compétent afin d’en vérifier les aspects opérationnels et financiers.

3. Chaque opération fait l’objet d’au moins une vérification ex ante. Cette vérification a pour objet de constater:

a) la régularité et la conformité de la dépense au regard des dispositions applicables;

b) l’application du principe de bonne gestion financière visé à l’article 25.

Aux fins de la vérification ex ante, l’ordonnateur compétent peut considérer comme constituant une opération unique une série d’opérations individuelles semblables concernant des dépenses courantes en matière de rémunérations, de pensions, de remboursement de frais de mission et de frais médicaux.

Dans le cas visé au deuxième alinéa, l’ordonnateur compétent, selon son évaluation des risques, effectue une vérification ex post appropriée, conformément au paragraphe 4.

4. Les vérifications ex post sur pièces et, si nécessaire, sur place visent à vérifier la bonne exécution des opérations financées par le budget, et notamment le respect des critères visés au paragraphe 3. Ces vérifications peuvent être organisées par sondage sur la base d’une analyse de risques.

5. Les fonctionnaires ou autres agents chargés des vérifications visées aux paragraphes 2 et 4 sont distincts de ceux exécutant les tâches visées au paragraphe 1 et ne sont pas subordonnés à ces derniers.

6. Tout agent responsable du contrôle de la gestion des opérations financières doit avoir les compétences professionnelles requises. Il respecte un code spécifique de normes professionnelles arrêté par Europol et fondé sur les normes arrêtées par la Commission pour ses propres services.

Article 40

1. L’ordonnateur rend compte au conseil d’administration de l’exercice de ses fonctions sous la forme d’un rapport annuel d’activités, accompagné des informations financières et de gestion, confirmant que les informations contenues dans le rapport donnent une image fidèle de la situation, sauf disposition contraire dans une réserve formulée en liaison avec des domaines précis de recettes et de dépenses.

Le rapport annuel d’activités indique les résultats de ses opérations par rapport aux objectifs qui lui ont été assignés, les risques associés à ces opérations, l’utilisation des ressources mises à sa disposition et l’efficience et l’efficacité du fonctionnement du système de contrôle interne. La fonction d’audit interne d’Europol et l’auditeur interne de la Commission au sens de l’article 71 prennent connaissance du rapport annuel d’activités ainsi que des autres éléments d’information identifiés.

2. Le conseil d’administration transmet chaque année, au plus tard le 15 juin, à l’autorité budgétaire et à la Cour des comptes une analyse et appréciation du rapport de l’ordonnateur relatif à l’exercice antérieur. Cette analyse et appréciation est incluse dans le rapport annuel d’Europol, selon les dispositions des actes constitutifs. Lorsque la déclaration au titre du présent article concerne des «informations opérationnelles, stratégiques et classifiées d’Europol», l’ordonnateur peut prévoir que celles-ci soient déclarées séparément au conseil d’administration, lequel a le droit de statuer définitivement quant à leur inclusion ou non dans un document publié.

Article 41

Tout agent partie à la gestion financière et au contrôle des opérations qui estime qu’une décision que son supérieur lui impose d’appliquer ou d’accepter est irrégulière ou contraire aux principes de bonne gestion financière ou aux règles professionnelles qu’il est tenu de respecter en informe par écrit le directeur et, en cas d’inaction de ce dernier dans un délai raisonnable, l’instance visée à l’article 47, paragraphe 4, ainsi que le conseil d’administration. Dans le cas d’une activité illégale, de fraude ou de corruption susceptibles de nuire aux intérêts de la Communauté, il informe les autorités et les instances désignées par la législation en vigueur.

Article 42

Dans le cas où il est procédé à une délégation ou à une subdélégation de pouvoirs d’exécution du budget conformément à l’article 34, l’article 38, paragraphes 1, 2 et 3, s’applique mutatis mutandis aux ordonnateurs délégués ou subdélégués.

Section 3

Comptable

Article 43

1. Le conseil d’administration nomme un comptable, soumis au statut, qui est fonctionnellement indépendant dans l’exercice de ses tâches. Celui-ci est chargé, au sein d’Europol:

a) d’assurer la bonne exécution des paiements, de l’encaissement des recettes et du recouvrement des créances constatées;

b) de préparer et de présenter les comptes conformément au titre VII;

c) de tenir la comptabilité conformément au titre VII;

d) de mettre en œuvre, conformément au titre VII, les règles et méthodes comptables ainsi que le plan comptable conformément aux dispositions arrêtées par le comptable de la Commission;

e) de définir et de valider les systèmes comptables ainsi que, le cas échéant, de valider les systèmes définis par l’ordonnateur et destinés à fournir ou à justifier des informations comptables; le comptable est habilité à vérifier le respect des critères de validation;

f) de gérer la trésorerie.

2. Le comptable obtient de l’ordonnateur, qui en garantit la fiabilité, toutes les informations nécessaires à l’établissement de comptes présentant une image fidèle du patrimoine d’Europol et de l’exécution budgétaire.

2 bis. Avant leur adoption par le directeur, le comptable signe les comptes, certifiant ainsi qu’il a une assurance raisonnable quant au fait qu’ils présentent une image fidèle de la situation financière d’Europol.

À cet effet, le comptable s’assure que les comptes ont été élaborés conformément aux règles, méthodes et systèmes comptables établis, et que toutes les recettes et dépenses ont été comptabilisées.

L’ordonnateur transmet toutes les informations dont le comptable a besoin pour remplir ses fonctions.

L’ordonnateur demeure pleinement responsable de l’utilisation appropriée des fonds qu’il gère, ainsi que de la légalité et de la régularité des dépenses placées sous son contrôle.

2 ter. Le comptable est habilité à vérifier les informations reçues ainsi qu’à effectuer toute autre vérification qu’il juge nécessaire pour être en mesure de signer les comptes.

Le cas échéant, il émet des réserves, dont il précise la nature et la portée.

2 quater. Le comptable d’Europol signe les comptes annuels de l’Office et les envoie au comptable de la Commission.

3. Sous réserve du paragraphe 4 du présent article et de l’article 44, le comptable est seul habilité pour le maniement de fonds et de valeurs. Il est responsable de leur conservation.

4. Le comptable peut, si cela se révèle indispensable à l’exercice de ses tâches, déléguer certaines de ses fonctions à des agents soumis au statut placés sous sa responsabilité hiérarchique.

5. L’acte de délégation définit les tâches, droits et obligations conférés aux délégataires.

Section 4

Régisseur d’avances

Article 44

Si cela s’avère indispensable en vue du paiement de dépenses de faible montant et de l’encaissement d’autres recettes visées à l’article 5, il peut être créé des régies d’avances qui sont alimentées par le comptable et placées sous la responsabilité de régisseurs d’avances désignés par ce dernier.

Le montant maximal de chaque dépense ou recette pouvant être payé par le régisseur d’avances à des tiers ne peut dépasser un montant à préciser par Europol.

Les paiements des régies d’avances peuvent être réglés par virement, y compris au moyen du système de débit direct visé à l’article 66, paragraphe 1 bis, par chèque ou par d’autres moyens de paiement, conformément aux instructions arrêtées par le comptable.

CHAPITRE 3

Responsabilité des acteurs financiers

Section 1

Règles générales

Article 45

1. Sans préjudice d’éventuelles mesures disciplinaires, les ordonnateurs délégués et subdélégués peuvent à tout moment se voir retirer, temporairement ou définitivement, leur délégation ou subdélégation par l’autorité qui les a nommés. L’ordonnateur peut à tout moment retirer son accord sur une subdélégation spécifique.

2. Sans préjudice d’éventuelles mesures disciplinaires, le comptable peut à tout moment être suspendu de ses fonctions, temporairement ou définitivement, par le conseil d’administration. Celui-ci nomme alors un comptable intérimaire.

3. Sans préjudice d’éventuelles mesures disciplinaires, les régisseurs d’avances peuvent à tout moment être suspendus de leurs fonctions, temporairement ou définitivement, par le comptable.

Article 46

1. Les dispositions du présent chapitre ne préjugent pas de la responsabilité pénale que pourraient engager l’ordonnateur et les agents visés à l’article 45 dans les conditions prévues par le droit national applicable ainsi que par les dispositions en vigueur relatives à la protection des intérêts financiers des Communautés et à la lutte contre la corruption impliquant des fonctionnaires des Communautés ou des États membres.

2. Tout ordonnateur, comptable ou régisseur d’avances engage sa responsabilité disciplinaire et pécuniaire, dans les conditions prévues par le statut, sans préjudice des dispositions des articles 47, 48 et 49. En cas d’activité illégale, de fraude ou de corruption susceptibles de nuire aux intérêts de la Communauté, les autorités et instances désignées par la législation en vigueur seront saisies.

Section 2

Règles applicables à l’ordonnateur, à l’ordonnateur délégué et à l’ordonnateur subdélégué

Article 47

1. L’ordonnateur engage sa responsabilité pécuniaire dans les conditions du statut.

1 bis. La responsabilité pécuniaire de l’ordonnateur est engagée notamment si:

a) l’ordonnateur, intentionnellement ou par négligence grave, constate des droits à recouvrer ou émet des ordres de recouvrement, engage une dépense ou signe un ordre de paiement, sans se conformer au présent règlement et à ses modalités d’exécution;

b) l’ordonnateur, intentionnellement ou par négligence grave, omet d’établir un acte engendrant une créance, omet ou retarde l’émission d’un ordre de recouvrement, ou retarde l’émission d’un ordre de paiement, engageant ainsi la responsabilité civile d’Europol à l’égard de tiers.

2. Lorsqu’un ordonnateur délégué ou subdélégué considère qu’une décision qui lui incombe est entachée d’irrégularité ou qu’elle est contraire aux principes de bonne gestion financière, il doit le signaler par écrit à l’autorité délégante. Si l’autorité délégante donne par écrit l’instruction motivée d’exécuter la décision susvisée à l’ordonnateur délégué ou subdélégué, ce dernier, qui doit l’exécuter, est dégagé de sa responsabilité.

3. En cas de délégation, l’ordonnateur reste responsable de l’efficacité et de l’efficience des systèmes de gestion et de contrôle interne mis en place et du choix de l’ordonnateur délégué.

4. L’instance spécialisée en matière d’irrégularités financières mise en place par la Commission conformément à l’article 66, paragraphe 4, du règlement financier général, exerce à l’égard d’Europol les mêmes compétences que celles qui lui sont attribuées à l’égard des services de la Commission. Comme solution de remplacement à l’instance susvisée mise en place au titre du règlement financier général (l’«instance générale»), le conseil d’administration peut décider sur une base ad hoc de créer une instance fonctionnellement indépendante, ou de participer à une instance commune établie par plusieurs organismes communautaires. Pour les cas présentés par les organismes communautaires, l’instance spécialisée en matière d’irrégularités financières mise en place par la Commission comprend un agent de l’organisme communautaire.

Sur la base de l’avis de l’instance (qu’il s’agisse de l’instance générale ou d’une instance ad hoc décrite ci-dessus), le directeur décide de l’engagement d’une procédure disciplinaire ou pécuniaire. Si l’instance décèle des problèmes systémiques, elle transmet à l’ordonnateur et à l’auditeur interne de la Commission un rapport assorti de recommandations. Si cet avis met en cause le directeur, l’instance le transmet au conseil d’administration, à la fonction d’audit interne d’Europol et à l’auditeur interne de la Commission. Le directeur se réfère, sous une forme anonyme, aux avis de l’instance dans son rapport annuel d’activités et décrit les mesures de suivi adoptées.

5. Chaque agent peut être tenu de réparer, en totalité ou en partie, le préjudice subi par Europol en raison de fautes personnelles graves qu’il aurait commises dans l’exercice ou à l’occasion de l’exercice de ses fonctions.

Une décision motivée est prise par l’autorité investie du pouvoir de nomination, après accomplissement des formalités prescrites en matière disciplinaire par le statut.

Section 3

Règles applicables au comptable et au régisseur d’avances

Article 48

Constitue notamment une faute susceptible d’engager, dans les conditions du statut, la responsabilité disciplinaire ou pécuniaire d’un comptable, le fait:

a) de perdre ou de détériorer des fonds, des valeurs et des documents dont il a la garde ou de causer cette perte ou détérioration par sa négligence;

b) de modifier des comptes bancaires ou des comptes courants postaux sans notification préalable à l’ordonnateur;

c) d’effectuer des recouvrements ou des paiements non conformes aux ordres de recouvrement ou de paiement correspondants;

d) d’omettre d’encaisser des recettes dues.

Article 49

Constitue notamment une faute susceptible d’engager, dans les conditions du statut, la responsabilité disciplinaire ou pécuniaire d’un régisseur d’avances, le fait:

a) de perdre ou de détériorer des fonds, des valeurs et des documents dont il a la garde ou de causer cette perte ou détérioration par sa négligence;

b) de ne pouvoir justifier par des pièces régulières les paiements qu’il effectue;

c) d’effectuer des paiements en faveur de personnes autres que les ayants droit;

d) d’omettre d’encaisser des recettes dues.

CHAPITRE 4

Opérations de recettes

Section 1

Dispositions générales

Article 50

Europol présente à la Commission, dans des conditions et selon une périodicité convenues avec elle, des demandes de paiement de tout ou partie de la subvention communautaire conformément à l’article 15, paragraphe 5.

Article 51

Les fonds versés à Europol par la Commission au titre de la subvention portent intérêts au profit du budget général.

Section 2

Prévision de créances

Article 52

Toute mesure ou situation de nature à engendrer ou à modifier une créance d’Europol fait préalablement l’objet d’une prévision de créance de la part de l’ordonnateur compétent.

Section 3

Constatation des créances

Article 53

1. La constatation d’une créance est l’acte par lequel l’ordonnateur ou l’ordonnateur délégué:

a) vérifie l’existence des dettes du débiteur;

b) détermine ou vérifie la réalité et le montant de la dette;

c) vérifie les conditions d’exigibilité de la dette.

2. Toute créance identifiée comme certaine, liquide et exigible doit être constatée par un ordre de recouvrement donné au comptable, accompagné d’une note de débit envoyée au débiteur. Ces deux actes sont établis et adressés par l’ordonnateur compétent.

3. Les contrats et les conventions de subventions conclus par Europol prévoient que toute créance non remboursée à la date d’échéance fixée dans la note de débit porte intérêt conformément au règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 (6). Les conditions dans lesquelles des intérêts de retard sont dus à Europol, notamment le taux de ces intérêts, figurent explicitement dans les contrats et les conventions de subventions.

4. Dans des cas dûment justifiés, certaines recettes courantes peuvent faire l’objet de constatations prévisionnelles. Une constatation prévisionnelle couvre plusieurs recouvrements individuels, qui ne doivent donc pas faire l’objet d’une constatation individuelle. Avant la clôture de l’exercice, l’ordonnateur est tenu d’effectuer les modifications aux constatations prévisionnelles pour que celles-ci soient égales aux créances réellement constatées.

Section 4

Ordonnancement des recouvrements

Article 54

L’ordonnancement des recouvrements est l’acte par lequel l’ordonnateur compétent donne au comptable, par l’émission d’un ordre de recouvrement, l’instruction de recouvrer une créance qu’il a constatée.

Section 5

Recouvrement

Article 55

1. Les montants indûment payés sont recouvrés.

2. Le comptable prend en charge les ordres de recouvrement des créances dûment établis par l’ordonnateur compétent ou l’ordonnateur compétent responsable. Il est tenu de faire diligence en vue d’assurer la rentrée des recettes d’Europol et doit veiller à la conservation des droits de celui-ci.

3. Lorsque l’ordonnateur compétent envisage de renoncer en totalité ou en partie à recouvrer une créance constatée, il s’assure que la renonciation est régulière et conforme aux principes de bonne gestion financière et de proportionnalité.

Cette renonciation fait l’objet d’une décision dûment motivée de l’ordonnateur. L’ordonnateur ne peut déléguer une telle décision que pour les créances portant sur un montant inférieur à 5 000 EUR.

La décision de renonciation mentionne les mesures prises pour le recouvrement et les éléments de droit et de fait sur lesquels elle s’appuie.

4. L’ordonnateur compétent annule une créance constatée lorsque la découverte d’une erreur de droit ou de fait met en évidence que la créance n’avait pas été correctement constatée. Cette annulation est effectuée par une décision de l’ordonnateur compétent et fait l’objet d’une motivation adéquate.

5. L’ordonnateur compétent ajuste à la hausse ou à la baisse le montant d’une créance constatée lorsque la découverte d’une erreur factuelle entraîne la modification du montant de la créance, pour autant que cette correction n’entraîne pas l’abandon du droit constaté au bénéfice d’Europol. Cet ajustement est effectué par une décision de l’ordonnateur compétent et fait l’objet d’une motivation adéquate.

Article 56

1. Le recouvrement effectif, par le comptable, du montant dû donne lieu de la part du comptable à l’établissement d’un enregistrement dans les comptes et à l’information de l’ordonnateur compétent.

2. Tout versement en espèces fait à la caisse du comptable donne lieu à la délivrance d’un récépissé.

Article 57

1. Si, à l’échéance prévue dans la note de débit, le recouvrement effectif n’a pas eu lieu, le comptable en informe l’ordonnateur compétent et lance sans délai la procédure de récupération, par toute voie de droit, y compris, le cas échéant, par compensation et, si celle-ci n’est pas possible, par l’exécution forcée.

2. Le comptable procède au recouvrement par compensation et à due concurrence des créances d’Europol à l’égard de tout débiteur lui-même titulaire d’une créance certaine, liquide et exigible à l’égard d’Europol, pour autant que la compensation soit juridiquement possible.

Article 58

Des délais supplémentaires pour le paiement ne peuvent être accordés par le comptable, en liaison avec l’ordonnateur compétent, que sur demande écrite dûment motivée du débiteur et aux deux conditions suivantes:

a) le débiteur s’engage au paiement d’intérêts au taux prévu à l’article 86 du règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 pour toute la période du délai accordé à compter de la date indiquée dans la note de débit;

b) il constitue, afin de protéger les droits d’Europol, une garantie financière couvrant la dette tant en principal qu’en intérêts.

Article 58 bis

Le comptable tient une liste des montants à recouvrer, dans laquelle les créances d’Europol sont regroupées selon la date d’émission de l’ordre de recouvrement. Il précise aussi les recouvrements de créances constatées qui ont fait l’objet d’une renonciation totale ou partielle. Cette liste est jointe au rapport d’Europol sur la gestion budgétaire et financière.

Europol établit une liste de ses créances indiquant le nom des débiteurs et le montant de la créance, lorsque le débiteur a été condamné à payer par une décision de justice ayant autorité de chose jugée et lorsqu’aucun paiement ou aucun paiement significatif n’a été effectué un an après le prononcé de ladite décision. Cette liste est publiée dans le respect de la législation relative à la protection des données.

Article 58 ter

Les créances détenues par Europol sur des tiers, ainsi que les créances détenues par des tiers sur Europol, sont soumises à un délai de prescription de cinq ans, qui est stipulé dans les contrats et les conventions de subventions conclus par Europol.

Section 6

Dispositions spécifiques applicables aux redevances et taxes

Article 59

Dans la mesure où des redevances ou des taxes visées à l’article 5, point a), sont perçues par Europol, celles-ci font l’objet, au début de chaque exercice, d’une estimation globale provisoire.

Lorsque les redevances ou les taxes sont entièrement déterminées par la législation ou par les décisions du conseil d’administration, l’ordonnateur peut s’abstenir d’émettre des ordres de recouvrement et établir directement des notes de débit après avoir constaté la créance. Dans ce cas, tous les renseignements relatifs à la créance d’Europol sont enregistrés. Le comptable tient une liste des notes de débit et indique leur nombre et leur montant global dans le rapport d’Europol sur la gestion budgétaire et financière.

Lorsqu’Europol utilise un système de facturation séparé, le comptable inscrit régulièrement, et au moins sur une base mensuelle, la somme cumulée des redevances ou charges reçues dans les comptes.

En règle générale, la prestation des services en vertu des missions confiées n’est effectuée par Europol qu’après paiement en entier du montant de la redevance ou de la taxe correspondante. Si, à titre exceptionnel, il y a eu prestation de service sans paiement préalable de la taxe ou redevance correspondante, les sections 3, 4 et 5 du présent chapitre s’appliquent.

CHAPITRE 5

Opérations de dépenses

Article 60

1. Toute dépense fait l’objet d’un engagement, d’une liquidation, d’un ordonnancement et d’un paiement.

2. Tout engagement de dépenses doit être précédé d’une décision de financement.

3. Le programme de travail d’Europol vaut décision de financement pour les activités qu’il couvre, dans la mesure où celles-ci sont clairement identifiées et des critères d’encadrement précisément définis. Le programme de travail comprend des objectifs détaillés et des indicateurs de performance. Ces objectifs et ces indicateurs de performance ne comportent pas d’informations opérationnelles, stratégiques et classifiées d’Europol.

4. Les crédits administratifs peuvent être exécutés sans être précédés d’une décision de financement.

Section 1

Engagement des dépenses

Article 61

1. L’engagement budgétaire consiste en l’opération de réservation des crédits nécessaires pour procéder à l’exécution de paiements ultérieurs en exécution d’un engagement juridique.

2. L’engagement juridique est l’acte par lequel l’ordonnateur compétent crée ou constate une obligation de laquelle résulte une charge pour le budget.

3. L’engagement budgétaire est individuel lorsque le bénéficiaire et le montant de la dépense sont déterminés.

4. L’engagement budgétaire est global lorsqu’au moins l’un des éléments nécessaires à l’identification de l’engagement individuel reste indéterminé.

5. L’engagement budgétaire est provisionnel lorsqu’il est destiné à couvrir des dépenses courantes de nature administrative dont soit le montant, soit les bénéficiaires finaux ne sont pas déterminés de manière définitive. L’engagement budgétaire provisionnel est mis en œuvre, soit par la conclusion d’un ou de plusieurs engagements juridiques individuels ouvrant le droit à des paiements ultérieurs, soit, dans certains cas exceptionnels liés aux dépenses de gestion du personnel, directement par des paiements.

Article 62

1. Pour toute mesure de nature à provoquer une dépense à la charge du budget, l’ordonnateur compétent doit procéder préalablement à un engagement budgétaire avant de conclure un engagement juridique vis-à-vis de tiers.

2. Les engagements budgétaires globaux couvrent le coût total des engagements juridiques individuels y afférents conclus jusqu’au 31 décembre de l’année n+1.

Les engagements juridiques individuels afférents à des engagements budgétaires individuels ou provisionnels sont conclus au plus tard le 31 décembre de l’année n.

À l’expiration des périodes visées aux premier et second alinéas, le solde de ces engagements budgétaires non couvert par un engagement juridique est dégagé par l’ordonnateur compétent.

3. Les engagements juridiques contractés pour des actions dont la réalisation s’étend sur plus d’un exercice ainsi que les engagements budgétaires correspondants comportent, sauf lorsqu’il s’agit de dépenses de personnel, une date limite d’exécution fixée en conformité avec le principe de bonne gestion financière.

Les parties de ces engagements non exécutées six mois après cette date limite d’exécution font l’objet d’un dégagement, conformément à l’article 11.

Le montant de l’engagement budgétaire correspondant à un engagement juridique qui n’a donné lieu à aucun paiement au sens de l’article 67 dans les trois ans qui ont suivi sa signature fait l’objet d’un dégagement.

Article 63

Lors de l’adoption d’un engagement budgétaire, l’ordonnateur compétent s’assure:

a) de l’exactitude de l’imputation budgétaire;

b) de la disponibilité des crédits;

c) de la conformité de la dépense à la réglementation financière d’Europol;

d) du respect du principe de bonne gestion financière.

Section 2

Liquidation des dépenses

Article 64

La liquidation d’une dépense est l’acte par lequel l’ordonnateur compétent:

a) vérifie l’existence des droits du créancier;

b) vérifie les conditions d’exigibilité de la créance;

c) détermine ou vérifie la réalité et le montant de la créance.

Article 65

1. Toute liquidation d’une dépense est appuyée sur des pièces justificatives attestant les droits du créancier, sur la base de la constatation de services effectivement rendus, de fournitures effectivement livrées ou de travaux effectivement exécutés, ou sur la base d’autres titres justifiant le paiement.

2. La décision de liquidation s’exprime par la signature d’un «bon à payer» par l’ordonnateur compétent.

3. Dans un système non informatisé, le «bon à payer» se traduit par un cachet comportant la signature de l’ordonnateur compétent. Dans un système informatisé, le «bon à payer» se traduit par une validation sous mot de passe personnel de l’ordonnateur compétent.

Section 3

Ordonnancement des dépenses

Article 66

1. L’ordonnancement des dépenses est l’acte par lequel l’ordonnateur compétent donne au comptable, par l’émission d’un ordre de paiement, l’instruction de payer une dépense dont il a effectué la liquidation.

1 bis. Lorsque des paiements périodiques sont effectués en relation avec des prestations de services, y compris des services de location, ou des livraisons de biens, et en fonction de son analyse du risque, l’ordonnateur peut décider l’application d’un système de débit direct.

2. L’ordre de paiement est daté et signé par l’ordonnateur compétent, puis transmis au comptable. Les pièces justificatives sont conservées par l’ordonnateur compétent conformément à l’article 38, paragraphe 6.

3. Le cas échéant, l’ordre de paiement transmis au comptable est accompagné d’une attestation certifiant l’inscription des biens aux inventaires visés à l’article 90, paragraphe 1.

Section 4

Paiement des dépenses

Article 67

1. Le paiement doit s’appuyer sur la démonstration que l’action correspondante a été réalisée conformément aux dispositions de la décision instituant Europol au sens de l’article 49 du règlement financier général et du contrat ou de la convention de subvention et couvre une des opérations suivantes:

a) le paiement de la totalité des montants dus;

b) le paiement des montants dus selon les modalités suivantes: i) un préfinancement, éventuellement fractionné en plusieurs versements; ii) un ou plusieurs paiements intermédiaires; iii) un paiement de solde des montants dus. Les préfinancements sont imputés pour tout ou partie sur les paiements intermédiaires.

La totalité du préfinancement et des paiements intermédiaires est imputée sur le paiement des soldes.

2. La comptabilité distingue les différents types de paiement visés au paragraphe 1 au moment de leur exécution.

Article 68

Le paiement des dépenses est assuré par le comptable dans la limite des fonds disponibles.

Section 5

Délais des opérations de dépenses

Article 69

Les opérations de liquidation, d’ordonnancement et de paiement des dépenses doivent être exécutées dans les délais et selon les dispositions des modalités d’exécution du règlement financier d’Europol.

CHAPITRE 6

Systèmes informatiques

Article 70

En cas de gestion des recettes et des dépenses par des systèmes informatiques, les signatures peuvent être apposées par procédure informatisée ou électronique.

CHAPITRE 7

Auditeur interne

Article 71

1. Europol possède une fonction d’audit interne qui doit être exercée dans le respect des normes internationales pertinentes.

2. La création par le conseil d’administration d’une fonction d’audit interne au sein d’Europol est sans préjudice des droits de l’auditeur interne de la Commission, qui exerce à l’égard d’Europol les mêmes compétences que celles qui lui sont attribuées à l’égard des services de la Commission, à cette exception près que le conseil d’administration peut revoir, sur la base de l’article 5 de la décision instituant Europol, le plan d’audit tel que transmis par l’auditeur interne de la Commission. S’agissant de la mise en œuvre du plan d’audit, le directeur peut limiter la portée d’un audit en refusant l’accès aux informations stratégiques, opérationnelles et classifiées au sens de l’article 2, paragraphe 14, du règlement financier. Si le directeur choisit de limiter la portée d’un audit pour ces motifs, une justification écrite est fournie à l’auditeur interne de la Commission.

3. La fonction d’audit interne d’Europol et l’auditeur interne de la Commission exercent leurs fonctions sans préjudice de l’article 38, paragraphe 4.

Article 72

1. Le responsable de la fonction d’audit interne d’Europol et l’auditeur interne de la Commission conseillent Europol dans la maîtrise des risques, en formulant des avis portant sur la qualité des systèmes de gestion et de contrôle et en émettant des recommandations pour améliorer les conditions d’exécution des opérations et promouvoir la bonne gestion financière.

Le responsable de la fonction d’audit interne d’Europol et l’auditeur interne de la Commission sont chargés:

a) d’apprécier l’adéquation et la qualité des systèmes de contrôle et d’audit internes ainsi que la performance des services dans la réalisation des programmes et des actions en relation avec les risques qui y sont associés; et

b) d’apprécier l’efficience et l’efficacité des systèmes de contrôle et d’audit internes applicables à toute opération d’exécution du budget.

2. Le responsable de la fonction d’audit interne d’Europol et l’auditeur interne de la Commission exercent leurs fonctions pour l’ensemble des activités et des services d’Europol. Le premier dispose d’un accès complet et illimité à toute information requise pour l’exercice de ses tâches. Sans préjudice de l’article 71, paragraphe 2, l’auditeur interne de la Commission dispose d’un même accès complet et illimité à toute information requise pour l’exercice de ses tâches.

3. Le responsable de la fonction d’audit interne d’Europol et l’auditeur interne de la Commission font rapport au conseil d’administration et au directeur de leurs constatations et recommandations. Ceux-ci assurent le suivi des recommandations issues des audits.

4. Le responsable de la fonction d’audit interne d’Europol et l’auditeur interne de la Commission soumettent au conseil d’administration et au directeur un rapport annuel indiquant notamment le nombre et le type d’audits internes effectués et les recommandations formulées. Ce rapport annuel mentionne en outre les problèmes systémiques relevés par l’instance spécialisée mise en place en application de l’article 66, paragraphe 4, du règlement financier général.

4 bis. Le directeur transmet par écrit au conseil d’administration des commentaires relatifs aux suites données aux recommandations formulées par le responsable de la fonction d’audit interne d’Europol et l’auditeur interne de la Commission.

5. Le conseil d’administration transmet annuellement à l’autorité de décharge et à la Commission le rapport établi par le responsable de la fonction d’audit interne d’Europol et l’auditeur interne de la Commission, y compris les commentaires émis par le directeur visés au paragraphe 4 bis.

Article 73

1. La responsabilité du responsable de la fonction d’audit interne concernant les mesures prises dans l’exécution de la fonction d’audit interne est mutatis mutandis celle visée par les règles particulières applicables à l’auditeur interne de la Commission. Les règles particulières garantissent l’indépendance totale du responsable de la fonction d’audit interne dans l’exercice de ses fonctions et établissent sa responsabilité. Par ailleurs, les dispositions prévues dans les règles qui doivent être définies par le conseil d’administration doivent être respectées conformément à l’article 37, paragraphe 9, point f), de la décision instituant Europol.

2. La responsabilité de l’auditeur interne de la Commission est déterminée conformément à l’article 87 du règlement financier général.

TITRE V

PASSATION DES MARCHÉS PUBLICS

Article 74

1. En ce qui concerne la passation des marchés publics, les dispositions pertinentes du règlement financier général et du règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 s’appliquent, sous réserve des paragraphes 4 à 7 du présent article.

2. Europol peut, à sa demande, être associé en tant que pouvoir adjudicateur, à l’attribution des marchés de la Commission ou des marchés interinstitutionnels, ainsi qu’à l’attribution des marchés d’autres organismes communautaires.

3. Europol participe à la base de données centrale commune créée et gérée par la Commission conformément à l’article 95 du règlement financier général.

4. Europol peut passer un marché, sans avoir recours à une procédure de passation de marché public, avec la Commission, les offices interinstitutionnels ou le Centre de traduction des organes de l’Union européenne institué par le règlement (CE) no 2965/94 du Conseil (7), pour la fourniture de biens, la prestation de services ou la réalisation de travaux que ces derniers assurent.

5. Europol peut recourir à des procédures de passation de marchés conjointes avec les pouvoirs adjudicateurs de l’État membre d’accueil pour couvrir ses besoins administratifs. Le cas échéant, l’article 125 quater du règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 s’applique mutatis mutandis.

5 bis. Europol peut recourir à des procédures de passation de marchés conjointes avec les organisations internationales, à condition qu’elles respectent, dans ces procédures de passation de marchés publics, des normes offrant des garanties équivalentes aux normes acceptées sur le plan international, notamment en ce qui concerne la transparence, la non-discrimination et la prévention des conflits d’intérêts. Seul le directeur a le droit de décider que les garanties sont équivalentes aux normes acceptées sur le plan international.

6. Aux fins de l’application de l’article 101 du règlement financier général, l’appel d’offres prévoit qu’Europol peut, jusqu’à la signature du contrat, soit renoncer au marché, soit annuler la procédure de passation du marché sans que les candidats ou les soumissionnaires puissent prétendre à une quelconque indemnisation.

7. Aux fins de l’application de l’article 103 du règlement financier général, les appels d’offres lancés par Europol prévoient que ce dernier peut suspendre la procédure et prendre toutes les mesures nécessaires, y compris l’annulation de la procédure, conformément aux conditions fixées par ledit article.

Aux fins de l’application de l’article 103 du règlement financier général, les contrats conclus par Europol avec des opérateurs économiques stipulent que cet organisme peut prendre les mesures visées dans ledit article, conformément aux conditions qui y sont fixées.

TITRE V BIS

PROJETS AYANT DES INCIDENCES SIGNIFICATIVES POUR LE BUDGET

Article 74 bis

Le conseil d’administration notifie, dès que possible, à l’autorité budgétaire son intention d’exécuter un projet qui peut avoir des incidences financières significatives pour le financement de son budget administratif, en particulier les projets de nature immobilière, tels que la location ou l’acquisition d’immeubles. Il en informe la Commission.

Si une branche de l’autorité budgétaire a l’intention de délivrer un avis, elle notifie à Europol, dans les deux semaines suivant la réception de l’information sur le projet, son intention de délivrer un tel avis. À défaut de réponse, Europol peut procéder à l’opération projetée.

Cet avis est transmis à Europol dans un délai de quatre semaines à compter de la notification visée au deuxième alinéa.

TITRE V TER

EXPERTS

Article 74 ter

L’article 265 bis du règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 s’applique mutatis mutandis à la sélection des experts. Ces experts sont chargés, contre une rémunération fixe, d’assister Europol notamment dans l’évaluation des propositions et des demandes de subventions ou des soumissions, ainsi que de fournir une assistance technique aux fins du suivi et de l’évaluation finale des projets. Europol peut également recourir aux listes d’experts établies par la Commission ou par d’autres organismes communautaires.

TITRE VI

SUBVENTIONS ACCORDÉES PAR EUROPOL

Article 75

1. Dans les cas où Europol peut accorder des subventions conformément à la décision instituant Europol ou par délégation de la Commission conformément à l’article 54, paragraphe 2, point b), du règlement financier général, les dispositions pertinentes du règlement financier général et du règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 s’appliquent, sous réserve des paragraphes 2 et 3 du présent article.

2. Les subventions sont couvertes par des conventions écrites entre Europol et le bénéficiaire.

3. Aux fins de l’application de l’article 119, paragraphe 2, du règlement financier général, les conventions de subventions conclues par Europol disposent que ce dernier peut suspendre, réduire ou supprimer la subvention dans les cas visés à l’article 183 du règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 après que le bénéficiaire a été mis en mesure de formuler ses observations.

TITRE VII

REDDITION DES COMPTES ET COMPTABILITÉ

CHAPITRE 1

Reddition des comptes

Article 76

Les comptes annuels d’Europol comprennent:

a) les états financiers d’Europol;

b) les états sur l’exécution du budget.

Les comptes d’Europol sont accompagnés d’un rapport sur la gestion budgétaire et financière de l’exercice qui rend compte, notamment, du taux d’exécution des crédits et fournit une information synthétique sur les virements de crédits entre les différents postes budgétaires.

Article 77

Les comptes doivent être réguliers, sincères et complets et présenter une image fidèle:

a) en ce qui concerne les états financiers, des éléments d’actif, de passif, des charges et des produits, des droits et des obligations non repris à l’actif et au passif, ainsi que des flux de trésorerie;

b) en ce qui concerne les états sur l’exécution budgétaire, des éléments de l’exécution du budget en recettes et en dépenses.

Article 78

Les états financiers sont établis sur la base des principes comptables généralement admis, tels que précisés dans les modalités d’exécution du règlement financier général, à savoir:

a) la continuité des activités;

b) la prudence;

c) la permanence des méthodes comptables;

d) la comparabilité des informations;

e) l’importance relative;

f) la non-compensation;

g) la prééminence de la réalité sur l’apparence;

h) la comptabilité d’exercice.

Article 79

1. Conformément au principe de la comptabilité d’exercice, les états financiers tiennent compte des charges et des produits afférents à l’exercice, sans considération de la date de paiement ou d’encaissement.

2. La valeur des éléments d’actif et de passif est déterminée en fonction des règles d’évaluation fixées par les méthodes comptables prévues à l’article 132 du règlement financier général.

Article 80

1. Les états financiers sont présentés en euros et comprennent:

a) le bilan et le compte de résultat économique, qui représentent la situation patrimoniale et financière ainsi que le résultat économique au 31 décembre de l’exercice écoulé; ils sont présentés suivant la structure établie par la directive du Conseil concernant les comptes annuels de certaines formes de sociétés, en tenant toutefois compte de la nature particulière des activités d’Europol;

b) le tableau des flux de trésorerie faisant apparaître les encaissements et les décaissements de l’exercice ainsi que la situation de trésorerie finale;

c) l’état de variation des capitaux propres présentant de manière détaillée les augmentations et les diminutions, intervenues durant l’exercice, de chacun des éléments des comptes de capitaux.

2. L’annexe des états financiers complète et commente l’information présentée dans les états visés au paragraphe 1 et fournit toutes les informations complémentaires prescrites par la pratique comptable admise au niveau international, lorsque ces informations sont pertinentes par rapport aux activités d’Europol.

Article 81

Les états sur l’exécution budgétaire sont présentés en euros. Ils comprennent:

a) le compte de résultat de l’exécution budgétaire, qui récapitule la totalité des opérations budgétaires de l’exercice en recettes et en dépenses; il est présenté suivant la même structure que le budget lui-même;

b) l’annexe du compte de résultat de l’exécution budgétaire, qui complète et commente l’information donnée par celui-ci.

Article 82

Le comptable communique, au plus tard pour le 1er mars suivant l’exercice clos, ses comptes provisoires accompagnés du rapport sur la gestion budgétaire et financière de l’exercice, visé à l’article 76, au comptable de la Commission et à la Cour des comptes, afin que le comptable de la Commission puisse procéder à la consolidation comptable telle que prévue à l’article 128 du règlement financier général.

Le comptable communique également le rapport sur la gestion budgétaire et financière au Parlement européen et au Conseil au plus tard pour le 31 mars suivant l’exercice clos.

Article 83

1. Conformément aux dispositions de l’article 129, paragraphe 1, du règlement financier général, la Cour des comptes formule, au plus tard pour le 15 juin suivant l’exercice clos, ses observations à l’égard des comptes provisoires d’Europol.

2. À la réception des observations formulées par la Cour des comptes sur les comptes provisoires d’Europol, le directeur établit les comptes définitifs d’Europol, conformément à l’article 43, sous sa propre responsabilité et les transmet au conseil d’administration qui rend un avis sur ces comptes.

3. Le directeur transmet les comptes définitifs accompagnés de l’avis du conseil d’administration, au plus tard pour le 1er juillet suivant l’exercice clos, au comptable de la Commission, à la Cour des comptes, au Parlement européen et au Conseil.

4. Les comptes définitifs d’Europol, consolidés avec ceux de la Commission, sont publiés au Journal officiel de l’Union européenne avant le 15 novembre suivant l’exercice clos.

5. Le directeur adresse à la Cour des comptes une réponse aux observations formulées par celle-ci dans le cadre de son rapport annuel au plus tard pour le 30 septembre suivant l’exercice clos. Europol adresse ses réponses simultanément à la Commission.

CHAPITRE 2

Comptabilité

Section 1

Dispositions communes

Article 84

1. La comptabilité d’Europol est le système d’organisation de l’information budgétaire et financière permettant de saisir, classer et enregistrer des données chiffrées.

2. La comptabilité se compose d’une comptabilité générale et d’une comptabilité budgétaire. Ces comptabilités sont tenues par année civile, en euros.

3. Les données de la comptabilité générale et budgétaire sont arrêtées à la clôture de l’exercice budgétaire en vue de l’établissement des comptes visés au chapitre 1.

4. Les paragraphes 2 et 3 ne font pas obstacle à la tenue, par l’ordonnateur, d’une comptabilité analytique.

Article 85

Les règles et méthodes comptables ainsi que le plan comptable harmonisé à appliquer par Europol sont arrêtés par le comptable de la Commission, conformément à l’article 133 du règlement financier général.

Section 2

Comptabilité générale

Article 86

La comptabilité générale retrace de façon chronologique, suivant la méthode en partie double, les événements et opérations qui affectent la situation économique, financière et patrimoniale d’Europol.

Article 87

1. Les différents mouvements par compte ainsi que leurs soldes sont inscrits dans les livres comptables.

2. Toute écriture comptable, y compris les corrections comptables, s’appuie sur des pièces justificatives auxquelles elle fait référence.

3. La comptabilité doit permettre de retracer toutes les écritures comptables.

Article 88

Après la clôture de l’exercice budgétaire et jusqu’à la date de la reddition des comptes, le comptable d’Europol procède aux corrections qui, sans entraîner un décaissement ou un encaissement à la charge de cet exercice, sont nécessaires à une présentation régulière, fidèle et sincère des comptes.

Section 3

Comptabilité budgétaire

Article 89

1. La comptabilité budgétaire permet de suivre, de manière détaillée, l’exécution du budget.

2. Aux fins du paragraphe 1, la comptabilité budgétaire enregistre tous les actes d’exécution budgétaire en recettes et en dépenses prévus au titre IV du présent règlement.

CHAPITRE 3

Inventaire des immobilisations

Article 90

1. Europol tient en nombre et en valeur, conformément au modèle arrêté par le comptable de la Commission, des inventaires de toutes les immobilisations corporelles, incorporelles et financières constituant le patrimoine d’Europol. Europol vérifie la concordance entre les écritures d’inventaire et la réalité.

2. Les ventes de biens meubles font l’objet d’une publicité appropriée.

TITRE VIII

CONTRÔLE EXTERNE ET DÉCHARGE

CHAPITRE 1

Contrôle externe

Article 91

La Cour des comptes assure le contrôle des comptes d’Europol conformément à l’article 248 du traité CE.

Article 92

1. Europol communique à la Cour des comptes le budget définitivement arrêté. Il informe la Cour des comptes, dans les meilleurs délais, de toutes ses décisions et de tous les actes pris en exécution des articles 10, 14, 19 et 23.

2. Europol transmet à la Cour des comptes la réglementation financière qu’il a arrêtée.

3. La désignation des ordonnateurs, des comptables et des régisseurs d’avances, ainsi que les délégations faites en vertu de l’article 34, de l’article 43, paragraphes 1 et 4, et de l’article 44 sont notifiées à la Cour des comptes.

Article 93

Le contrôle effectué par la Cour des comptes est régi par les articles 139 à 144 du règlement financier général. Le contrôle doit être effectué de manière à protéger les «informations opérationnelles, stratégiques et classifiées d’Europol».

CHAPITRE 2

Décharge

Article 94

1. Le Parlement européen, sur recommandation du Conseil, donne, avant le 30 avril de l’année n+2, décharge au directeur sur l’exécution du budget de l’exercice n. Le directeur informe le conseil d’administration des observations du Parlement européen contenues dans la résolution accompagnant la décision de décharge.

2. Si la date prévue au paragraphe 1 ne peut être respectée, le Parlement européen ou le Conseil informe le directeur des motifs pour lesquels la décision a dû être différée.

3. Au cas où le Parlement européen ajourne la décision octroyant la décharge, le directeur, en coopération avec le conseil d’administration, s’efforce de prendre, dans les meilleurs délais, les mesures de nature à permettre et à faciliter la levée des obstacles à cette décision.

Article 95

1. La décision de décharge porte sur les comptes de la totalité des recettes et des dépenses d’Europol ainsi que sur le solde qui en découle et sur l’actif et le passif d’Europol décrits dans le bilan financier.

2. En vue d’octroyer la décharge, le Parlement européen examine, à la suite du Conseil, les comptes, les états et le bilan financiers d’Europol. Il examine également le rapport annuel de la Cour des comptes accompagné des réponses du directeur ainsi que les rapports spéciaux pertinents de cette dernière pour l’exercice budgétaire concerné, et la déclaration d’assurance concernant la fiabilité des comptes et la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes.

3. Le directeur soumet au Parlement européen, à la demande de ce dernier, de la même manière que ce qui est prévu à l’article 146, paragraphe 3, du règlement financier général, toute information nécessaire au bon déroulement de la procédure de décharge pour l’exercice en cause.

Article 96

1. Le directeur met tout en œuvre pour donner suite aux observations accompagnant la décision de décharge du Parlement européen ainsi qu’aux commentaires accompagnant la recommandation de décharge adoptée par le Conseil.

2. À la demande du Parlement européen ou du Conseil, le directeur fait rapport sur les mesures prises à la suite de ces observations et commentaires. Il en transmet la copie à la Commission et à la Cour des comptes.

TITRE IX

DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES

Article 97

Pour les questions budgétaires relevant de leurs compétences respectives, le Parlement européen, le Conseil et la Commission sont habilités à obtenir la communication de toutes informations et justifications nécessaires.

Article 98

Le conseil d’administration, sur proposition du directeur, arrête, en tant que de besoin et avec l’accord préalable de la Commission, les modalités d’exécution du règlement financier d’Europol.

Le présent règlement entre en vigueur le jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l’Union européenne. Avant son entrée en vigueur, le présent règlement est publié au Journal officiel de l’Union européenne.

Fait à La Haye, le 30 juillet 2010. Pour le conseil d’administration Le président Francisco José ARANDA

(1) JO L 121 du 15.5.2009, p. 37.

(2) JO L 357 du 31.12.2002, p. 72

(3) JO L 248 du 16.9.2002, p. 1

(4) JO L 181 du 10.7.2008, p. 23.

(5) JO L 8 du 12.1.2001, p. 1

(6) JO L 357 du 31.12.2002, p. 1

(7) JO L 314 du 7.12.1994, p. 1.