RÈGLEMENT ( CEE ) Ng 4045/89 DU CONSEIL du 21 décembre 1989 relatif aux contrôles, par les États membres, des opérations faisant partie du système de financement par le Fonds européen d'orientation et de garantie agricole, section «garantie», et abrogeant la directive 77/435/CEE

LE CONSEIL DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,

vu le traité instituant la Communauté économique européenne, et notamment son article 43,

vu la proposition de la Commission ( 1 ),

vu l'avis du Parlement européen ( 2 ),

considérant que, aux termes de l'article 8 du règlement ( CEE ) No 729 /70 du Conseil, du 21 avril 1970, relatif au financement de la politique agricole commune ( 3 ), modifié en dernier lieu par le règlement ( CEE ) No 2048/88 ( 4 ), les États membres prennent les mesures nécessaires pour s'assurer de la réalité et de la régularité des opérations financées par le Fonds européen d'orientation et de garantie agricole ( FEOGA ), pour prévenir et poursuivre les irrégularités et pour récupérer les sommes perdues à la suite d'irrégularités ou de négligence;

considérant que le contrôle des documents commerciaux des entreprises bénéficiaires ou redevables peut constituer un moyen très efficace de contrôle des opérations faisant partie du système de financement du FEOGA, section «garantie»; que ce contrôle complète les autres contrôles effectués par les États membres; que, en outre, le présent règlement n'affecte pas les dispositions nationales en matière de contrôle qui sont plus étendues que celles prévues par le présent règlement;

considérant que les États membres doivent être encouragés à renforcer les contrôles des documents commerciaux des entreprises bénéficiaires ou redevables qu'ils ont effectués en application de la directive 77/435/CEE ( 5 );

considérant que la mise en oeuvre par les États membres de la réglementation résultant de la directive 77/435/CEE a permis de constater la nécessité de modifier le système existant en fonction de l'expérience acquise; qu'il convient d'incorporer ces modifications dans un règlement compte tenu du caractère des dispositions impliquées;

considérant que les documents sur la base desquels le contrôle en question est effectué doivent être déterminés de manière à permettre un contrôle complet;

considérant qu'il est nécessaire que le choix des entreprises à contrôler soit effectué compte tenu notamment du caractère des opérations ayant lieu sous leur responsabilité, ainsi que de la répartition des entreprises bénéficiaires ou redevables en fonction de leur importance financière dans le cadre du système de financement du FEOGA, section «garantie»;

considérant qu'il est, en outre, indiqué de prévoir un nombre minimal de contrôles des documents commerciaux; que ce nombre doit être déterminé par une méthode évitant des différences importantes entre les États membres en raison de la structure particulière de leurs dépenses dans le cadre du FEOGA, section «garantie»; que cette méthode peut être arrêtée en prenant comme référence le nombre d'entreprises ayant une certaine importance dans le système de financement du FEOGA, section «garantie»;

considérant qu'il importe de définir les pouvoirs des agents chargés des contrôles ainsi que l'obligation des entreprises de tenir à leur disposition, pendant une période déterminée, les documents commerciaux et de leur fournir les renseignements qu'ils demandent; qu'il convient, en outre, de prévoir que les documents commerciaux puissent être saisis dans certains cas;

considérant que, compte tenu de la structure internationale du commerce agricole et dans la perspective de l'achèvement du marché intérieur, il est nécessaire d'organiser la coopération entre les États membres; qu'il est également nécessaire qu'une documentation centralisée concernant des entreprises bénéficiaires ou redevables établies dans des pays tiers soit établie au niveau communautaire;

considérant que, s'il incombe en premier lieu aux États membres d'arrêter leurs programmes de contrôle, il est nécessaire que ces programmes soient communiqués à la Commission afin qu'elle puisse assumer son rôle de supervision et de coordination et que ces programmes soient arrêtés sur la base de critères appropriés; que les contrôles peuvent ainsi être concentrés sur des secteurs ou des entreprises à haut risque de fraude;

considérant que les services effectuant les contrôles en application du présent règlement doivent être organisés de manière indépendante des services effectuant les contrôles avant paiement;

considérant qu'il est nécessaire que chaque État membre dispose d'un service spécifique chargé du suivi de l'application du présent règlement et de la coordination des contrôles effectués en application de ce règlement; que les agents de ce service peuvent effectuer les contrôles des entreprises en application de ce règlement;

considérant qu'il est opportun de favoriser le renforcement des services chargés de l'application du présent règlement

au moyen d'une participation par la Communauté, à titre temporaire et dégressif, aux dépenses encourues par les États membres pour l'engagement de personnel supplémentaire et à certains autres frais pour la formation du personnel et l'équipement des services;

considérant qu'il y a lieu de procéder à une estimation du montant des moyens financiers communautaires nécessaires à la réalisation de cette action; que ce montant s'inscrit dans les perspectives financières figurant au point II de l'accord interinstitutionnel sur la discipline budgétaire et l'amélioration de la procédure budgétaire ( 6 ), du 29 juin 1988; que les crédits effectivement disponibles seront déterminés dans la procédure budgétaire dans le respect dudit accord;

considérant que les informations recueillies dans le cadre des contrôles des documents commerciaux doivent être couvertes par le secret professionnel;

considérant qu'il convient d'établir un échange d'informations au niveau communautaire afin que les résultats de l'application du présent règlement puissent être exploités avec plus d'effets,

A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT :

Article premier 1 . Le présent règlement concerne le contrôle de la réalité et de la régularité des opérations faisant directement ou indirectement partie du système de financement par le FEOGA, section «garantie», sur la base des documents commerciaux des bénéficiaires ou redevables, ci-après dénommés «entreprises ».

2 . Aux fins du présent règlement, on entend par «documents commerciaux» l'ensemble de livres, registres, notes et pièces justificatives, la comptabilité et la correspondance relatifs à l'activité professionnelle de l'entreprise ainsi que les données commerciales, sous quelque forme que ce soit, pour autant qu'ils soient en relation directe ou indirecte avec les opérations visées au paragraphe 1 .

Article 2 1 . Les États membres procèdent à des contrôles des documents commerciaux des entreprises en tenant compte du caractère des opérations à contrôler . Les États membres veillent à ce que le choix des entreprises à contrôler permette d'assurer au mieux l'efficacité des mesures de prévention et de détection des irrégularités dans le cadre du système de financement du FEOGA, section «garantie ». La sélection tient notamment compte de l'importance financière des entreprises dans ce domaine et d'autres facteurs de risque .

2 . Les contrôles visés au paragraphe 1 portent, pendant chaque période de contrôle visée au paragraphe 4, sur

un nombre d'entreprises qui ne peut être inférieur à la moitié du nombre des entreprises dont les recettes ou redevances ou la somme de celles-ci, dans le cadre du système du FEOGA, section «garantie», ont été supérieures à 60 000 écus au titre de l'année calendaire précédant celle où commence la période de contrôle en question .

Le montant de 60 000 écus visé au premier alinéa est remplacé par un montant de 100 000 écus pour la période de contrôle débutant en 1990 et par un montant de 90 000 écus pour celle qui débute en 1991 .

Les entreprises dont la somme des recettes ou redevances a été supérieure à 200 000 écus et qui n'ont pas été contrôlées en application du présent règlement pendant la période de contrôle précédente sont contrôlées obligatoirement .

Les entreprises dont la somme des recettes ou redevances a été inférieure à 10 000 écus sont uniquement contrôlées en application du présent règlement en fonction de critères à indiquer par les États membres dans leur programme annuel visé à l'article 10 ou par la Commission dans toute modification demandée de ce programme .

3 . Dans les cas appropriés, les contrôles prévus au paragraphe 1 sont étendus aux personnes physiques ou morales auxquelles les entreprises sont associées, au sens de l'article 1er, ainsi qu'à toute autre personne physique ou morale susceptible de présenter un intérêt dans la poursuite des objectifs énoncés à l'article 3 .

4 . La période de contrôle se situe entre le 1er juillet et le 30 juin de l'année suivante .

Le contrôle porte au moins sur l'année calendaire précédant la période de contrôle; il peut être étendu pour une période, à déterminer par l'État membre, qui précède cette année calendaire ainsi que sur la période se situant entre le 1er janvier de l'année où la période de contrôle a commencé et la date du contrôle effectif d'une entreprise .

5 . Les contrôles effectués en application du présent règlement ne préjugent pas des contrôles effectués conformément à l'article 6 du règlement ( CEE ) No 283/72 ( 7 ), ni de ceux effectués conformément à l'article 9 du règlement ( CEE ) No 729/70 .

Article 3 1 . L'exactitude des principales données soumises au contrôle est vérifiée, dans les cas appropriés, par le biais de recoupements en nombre adéquat, comprenant notamment :

- des comparaisons avec les documents commerciaux des fournisseurs, des clients, des transporteurs ou d'autres tiers présentant un lien direct ou indirect avec les opérations effectuées dans le cadre du système de financement par le FEOGA, section «garantie»,

- des contrôles physiques de la quantité et de la nature des stocks

et

- des comparaisons avec la comptabilité des mouvements financiers en amont ou en aval des opérations effectuées dans le cadre du système de financement par le FEOGA, section «garantie ».

2 . Plus particulièrement lorsque les entreprises sont obligées de tenir une comptabilité matière spécifique conformément aux dispositions communautaires ou nationales, le contrôle de cette comptabilité comprend, dans les cas appropriés, la confrontation de celle-ci avec les documents commerciaux et, le cas échéant, avec les quantités en stock de l'entreprise .

Article 4 Les entreprises conservent les documents commerciaux visés à l'article 1er paragraphe 2 et à l'article 3 pendant au moins trois années, à compter de la fin de l'année de leur établissement .

Les États membres peuvent prévoir une période plus longue pour la conservation de ces documents .

Article 5 1 . Les responsables des entreprises s'assurent que tous les documents commerciaux et les renseignements complémentaires sont fournis aux agents chargés du contrôle ou aux personnes habilitées à cet effet .

2 . Les agents chargés du contrôle ou des personnes habilitées à cet effet peuvent se faire délivrer des extraits ou des copies des documents visés au paragraphe 1 .

Article 6 1 . Les États membres s'assurent que les agents chargés des contrôles ont le droit de saisir ou de faire saisir les documents commerciaux . Ce droit s'exerce dans le respect des dispositions nationales en la matière et n'affecte pas l'application de règles relatives à la procédure pénale concernant la saisie de documents .

2 . Les États membres prennent les mesures adéquates pour sanctionner les personnes physiques ou morales qui ne respectent pas les obligations prévues par le présent règlement .

Article 7 1 . Les États membres se prêtent mutuellement l'assistance nécessaire pour l'exécution des contrôles prévus aux articles 2 et 3 dans les cas où une entreprise est établie dans un État membre autre que celui où le paiement et/ou le versement du montant concerné est intervenu ou aurait dû intervenir .

2 . Au cours du premier trimestre de l'année suivant l'année de paiement, les États membres communiquent une liste des entreprises visées au paragraphe 1 à chaque État membre où une telle entreprise est établie; cette liste comprend tous les détails pour permettre à l'État membre destinataire d'identifier ces entreprises . Une copie de chaque liste est communiquée à la Commission .

L'État membre où le paiement ou le versement est intervenu peut demander à l'État membre où l'entreprise est établie de contrôler en priorité une entreprise en vertu de l'article 2 en indiquant les raisons spécifiques de la demande . Une copie de chaque demande est communiquée à la Commission .

3 . Au cours du premier trimestre de l'année suivant l'année de paiement, les États membres communiquent à la Commission une liste des entreprises établies dans un pays tiers pour lesquelles le paiement et/ou le versement du montant concerné est intervenu ou aurait dû intervenir dans cet État membre .

Article 8 1 . Les informations recueillies dans le cadre des contrôles prévus par le présent règlement sont couvertes par le secret professionnel . Elles ne peuvent être communiquées à des personnes autres que celles qui, de par leurs fonctions dans les États membres ou dans les institutions des Communautés, sont appelées à les connaître pour l'accomplissement de ces fonctions.

2 . Le présent article ne préjuge pas des dispositions nationales concernant la procédure judiciaire .

Article 9 1 . Avant le 1er janvier suivant la période de contrôle, les États membres communiquent à la Commission un rapport détaillé sur l'application du présent règlement .

2 . Ce rapport doit faire état des difficultés éventuellement rencontrées ainsi que des mesures prises pour les surmonter et présenter, le cas échéant, des suggestions d'amélioration .

3 . Les États membres et la Commission procèdent régulièrement à un échange de vues sur l'application du présent règlement .

4 . La Commission évalue annuellement le progrès réalisé dans son rapport annuel sur l'administration du Fonds, visé à l'article 10 du règlement ( CEE ) No 729/70.

5 . La Commission présentera avant le 31 décembre 1991 un rapport sur l'application du présent règlement . Dans le cadre de ce rapport, la Commission examinera la situation particulière pouvant résulter pour certains États membres de l'application du présent règlement et elle fera, le cas échéant, les propositions appropriées .

Article 10 1 . Les États membres établissent le programme des contrôles qui vont être effectués, conformément à l'article 2, au cours de la période de contrôle suivante .

2 . Chaque année, avant le 15 avril, les États membres communiquent à la Commission leur programme visé au paragraphe 1 en précisant :

- le nombre d'entreprises qui seront contrôlées et leur répartition par secteur compte tenu des montants y relatifs,

- les critères qui ont été retenus pour l'élaboration du programme .

3 . Les programmes établis par les États membres et communiqués à la Commission sont mis en oeuvre par les États membres si, dans un délai de six semaines, la Commission n'a pas fait connaître ses observations .

4 . Les modifications apportées par les États membres aux programmes sont régies par la même procédure .

5 . Dans des cas exceptionnels, la Commission peut, à n'importe quel stade, demander que soit incluse dans le programme d'un ou de plusieurs États membres une catégorie particulière d'entreprises .

6 . Pour la première année d'application, les programmes de contrôle établis par les États membres sont communiqués à la Commission au plus tard le 1er mai 1990 et sont mis en oeuvre si la Commission n'a pas fait connaître ses observations avant le 15 juin 1990 .

Article 11 1 . Dans chaque État membre, au plus tard le 1er

janvier 1991, un service spécifique est chargé du suivi de l'application du présent règlement et

- soit de l'exécution des contrôles y prévus par des agents qui dépendent directement de ce service spécifique,

- soit de la coordination des contrôles effectués par des agents qui dépendent d'autres services .

Les États membres peuvent également prévoir que les contrôles à effectuer en application du présent règlement sont répartis entre le service spécifique et d'autres services nationaux, pour autant que le premier en assure la coordination .

2 . Le ou les services chargés de l'application du présent règlement doivent être organisés de manière à être indépendants des services ou branches de services chargés des paiements et des contrôles effectués avant ceux-ci .

3 . En vue d'assurer l'application correcte du présent règlement, le service spécifique visé au paragraphe 1 prend toutes les initiatives et les dispositions nécessaires .

4 . Le service spécifique veille en outre :

- à la formation des agents nationaux chargés des contrôles visés par le présent règlement, destinée à leur per -

mettre d'acquérir des connaissances suffisantes en vue de l'accomplissement de leurs tâches,

- à la gestion des rapports de contrôle et de toute la documentation ayant trait aux contrôles effectués et prévus en application du présent règlement,

- à la rédaction et à la communication des rapports visés à l'article 9 paragraphe 1 ainsi que des programmes visés à l'article 10 .

5 . Le service spécifique est investi par l'État membre concerné de tout pouvoir nécessaire pour accomplir les tâches visées aux paragraphes 3 et 4 .

Il est composé d'agents dont le nombre et la formation sont appropriés pour permettre la réalisation de ces tâches .

6 . Le présent article ne s'applique pas lorsque le nombre minimal d'entreprises à contrôler en vertu de l'article 2 paragraphe 2 est inférieur à dix .

Article 12 Dans les conditions prévues aux articles 13, 14 et 15, la Communauté participe au financement des dépenses supplémentaires effectives engagées par les États membres et liées :

- à l'abaissement du seuil de calcul du nombre de contrôles à effectuer,

- à la mobilisation de moyens destinés à améliorer la qualité des contrôles .

Article 13 1 . La Communauté participe aux dépenses effectives encourues par les États membres pour la rémunération du personnel supplémentaire destiné exclusivement à partir du 1er janvier 1990 :

- à l'effectif du service spécifique visé à l'article 11

ou

- à l'effectif d'autres services nationaux, pour autant qu'il s'agisse de personnel exclusivement chargé des contrôles prévus par le présent règlement .

2 . La participation financière communautaire se fait à raison de 50 % pour les trois premières années et de 25 % pour la quatrième et la cinquième année, pendant une période de cinq ans à compter du 1er janvier 1990, dans la limite d'un montant annuel global de :

- 500 000 écus pour les trois premières années et 250 000 écus pour la quatrième et la cinquième année en ce qui concerne l'Allemagne, l'Espagne, la France, l'Italie, les Pays-Bas et le Royaume-Uni,

- 250 000 écus pour les trois premières années et 125 000 écus pour la quatrième et la cinquième année en ce qui concerne la Belgique, le Danemark, la Grèce, l'Irlande et le Portugal

et

- 50 000 écus pour les trois premières années et 25 000 écus pour la quatrième et la cinquième année en ce qui concerne le Luxembourg .

23 . Aux fins du présent règlement, on entend par «rémunération» les salaires, déduction faite des impôts et des prélèvements fiscaux, des agents chargés de l'application de ce règlement et les frais de déplacement nécessités par l'accomplissement de leurs tâches .

La participation communautaire aux dépenses de rémunération du personnel est fixée de façon forfaitaire par État membre .

Article 14 La Communauté participe aux dépenses encourues par les États membres pour la formation du personnel des services chargés de l'application du présent règlement à raison de 50 % pour les trois premières années et de 25 % pour la quatrième et la cinquième année, pendant une période de cinq ans à compter du 1er janvier 1990, dans la limite d'un montant annuel global de :

- 100 000 écus pour les trois premières années et 50 000 écus pour la quatrième et la cinquième année en ce qui concerne l'Allemagne, l'Espagne, la France, l'Italie, les Pays-Bas et le Royaume-Uni,

- 50 000 écus pour les trois premières années et 25 000 écus pour la quatrième et la cinquième année en ce qui concerne la Belgique, le Danemark, la Grèce, l'Irlande et le Portugal

et

- 10 000 écus pour les trois premières années et 5 000 écus pour la quatrième et la cinquième année en ce qui concerne le Luxembourg .

Article 15 La Communauté participe aux dépenses effectives encourues par les États membres pour l'achat de matériel informatique et bureautique nécessaire aux services chargés de l'application du présent règlement, à raison de 100 % dans la limite d'un montant de :

- 100 000 écus pour l'Allemagne, l'Espagne, la France, l'Italie, les Pays-Bas et le Royaume-Uni,

- 60 000 écus pour la Belgique, le Danemark, la Grèce, l'Irlande et le Portugal

et

- 20 000 écus pour le Luxembourg .

Article 16 1 . Le montant maximal des dépenses communautaires, estimé nécessaire pour la réalisation de l'action instaurée par

le présent règlement s'élève à 6,08 millions d'écus pour la première année, à 5,16 millions d'écus pour la deuxième année et troisième année et à 2,58 millions d'écus pour la quatrième et la cinquième année .

2 . L'autorité budgétaire détermine les crédits disponibles pour chaque exercice .

Article 17 Le montant annuel représentant les dépenses prises en charge par la Communauté est fixé par la Commission sur la base des indications fournies par les États membres .

Article 18 Les montants en écus figurant dans le présent règlement sont convertis en monnaies nationales par application des taux de change en vigueur le premier jour ouvrable de l'année où la période de contrôle commence, et publiés dans la série C du Journal officiel des Communautés européennes .

Article 19 Les modalités d'application du présent règlement sont arrêtées, en tant que de besoin, selon la procédure prévue à l'article 13 du règlement ( CEE ) No 729/70 .

Article 20 Pour le contrôle des dépenses spécifiques financées par la Communauté au titre du présent règlement, l'article 9 du règlement ( CEE ) No 729/70 s'applique .

Article 21 Conformément aux dispositions législatives nationales applicables en la matière, les agents de la Commission ont accès à l'ensemble des documents élaborés en vue ou à la suite des contrôles organisés dans le cadre du présent règlement, ainsi qu'aux données recueillies, y compris celles qui sont mémorisées par des systèmes informatiques .

Article 22 1 . La directive 77/435/CEE est abrogée avec effet au 1er janvier 1990 . Les contrôles mis en oeuvre à partir de cette date en vertu de ladite directive sont réputés exécutés dans le cadre du présent règlement .

2 . Les références faites à la directive 77/435/CEE s'entendent comme faites au présent règlement .

Article 23 Le présent règlement entre en vigueur le troisième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel des Communautés européennes .

Il est applicable à partir du 1er janvier 1990 .

Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre .

Fait à Bruxelles, le 21 décembre 1989 .

Par le Conseil

Le président

E . CRESSON

( 1 ) JO No C 192 du 29 . 7 . 1989, p . 15 .

( 2 ) JO No C 291 du 20 . 11 . 1989, p . 105 .

( 3 ) JO No L 94 du 28 . 4 . 1970, p . 13 .

( 4 ) JO No L 185 du 15 . 7 . 1988, p . 1 .

( 5 ) JO No L 172 du 12 . 7 . 1977, p . 17.(6 ) JO No L 185 du 15 . 7 . 1988, p . 33.(7 ) JO No L 36 du 10 . 2 . 1972, p . 1 .