RAPPORT concernant les états financiers de l'Agence européenne pour l'environnement (AEE-Copenhague), (Exercice 1996) accompagné des réponses de l'Agence (97/C 393/05)

1.1. Ce rapport est adressé au Conseil d'administration de l'Agence européenne pour l'environnement conformément au paragraphe 4 de l'article 13 du règlement (CEE) n° 1210/90 du Conseil, du 7 mai 1990 (1).

1.2. La Cour a examiné les états financiers de l'Agence européenne pour l'environnement relatifs à l'exercice 1996. Conformément à l'article 13, paragraphe 1, du règlement (CEE) n° 1210/90 du Conseil (2), le budget a été exécuté sous la responsabilité du directeur exécutif. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des comptes (3), en conformité avec les règles financières internes prévues par l'article 14 du règlement (CEE) n° 1210/90 du Conseil (4). La Cour des comptes est tenue de procéder à l'examen de ces comptes par l'article 188 C du traité instituant la Communauté européenne.

1.3. La Cour a effectué son contrôle conformément aux normes d'audit généralement admises, dans la mesure où elles sont applicables dans le contexte communautaire. Elle a effectué des tests sur les livres et registres comptables ainsi que d'autres procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. Les principales observations résultant de l'audit de la Cour sont présentées dans la deuxième partie de ce rapport.

1.4. Les observations décrites aux points 1.6 à 1.15 montrent l'existence de pratiques comptables ne respectant pas les dispositions réglementaires, ainsi que celle de certains montants dont le bien-fondé n'a pu être justifié.

1.5. Sous réserve des faits présentés dans le point précédent, les états financiers concernant l'exercice 1996 sont fiables et la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, assurées.

PRINCIPALES OBSERVATIONS CONCERNANT L'EXÉCUTION BUDGÉTAIRE DE L'AGENCE EUROPÉENNE POUR L'ENVIRONNEMENT (AEE-COPENHAGUE) POUR L'EXERCICE 1996

Comptabilité budgétaire et générale

1.6. Les comptes continuent à être tenus sur deux systèmes comptables différents: un logiciel commercial pour la comptabilité générale et un autre outil pour la comptabilité budgétaire. Ce double système nécessiterait des rapprochements réguliers (au moins mensuels) entre les deux comptabilités. Aucun rapprochement n'a été effectué au cours de l'exercice 1996. De plus, pour l'exercice 1996, ce rapprochement est compliqué par l'agrégation d'une grande partie des enregistrements dans la comptabilité générale (les divers comptes budgétaires ont été regroupés en cinq grands comptes de dépenses dans la comptabilité générale; plusieurs imputations hors budget concernant des opérations diverses de créance ou de dettes envers le personnel ont été également regroupées dans un seul compte de comptabilité générale).

1.7. Une autre faiblesse de ce système comptable est l'impossibilité de vérifier a posteriori le niveau des crédits au cours de l'année et donc de s'assurer de l'absence de tout dépassement de crédits.

1.8. De plus, on a constaté qu'un solde d'environ 0,02 Mio ECU figure dans le bilan (créditeurs divers) sans que l'Agence ait pu nous communiquer les pièces justificatives appropriées (voir problème d'agrégation mentionné au point 1.6).

1.9. La comptabilité budgétaire de l'Agence est toujours en retard et n'est pas en mesure de donner aux ordonnateurs et au contrôleur financier les informations dont ils ont besoin avant, respectivement, de s'engager juridiquement vis-à-vis de tiers et de donner son visa aux propositions d'engagement qui lui sont soumises. Pour cette raison, l'Agence a dû mettre en place un système parallèle de contrôle de l'exécution du budget afin d'éviter de se trouver, comme durant l'exercice précédent, en situation de dépassement de crédits (voir rapport sur l'exécution du budget 1995) et de permettre aux ordonnateurs de vérifier à tout moment le niveau d'engagement des crédits dont ils sont responsables. (non-respect des articles 58 et 59 des modalités d'exécution du règlement financier de la Commission, applicables aussi à Copenhague étant donné que l'Agence n'a pas arrêté ses propres modalités d'exécution).

1.10. Le système SINCOM 2 ne semblant pas pouvoir être disponible dans des délais raisonnables, il serait souhaitable que l'Agence recherche une solution alternative pour disposer d'un système comptable efficace.

1.11. La méthodologie suivie au cours de l'exercice passé n'était conforme ni avec les règles comptables ni avec la réglementation financière des communautés et finalement s'est traduite par une présentation hors délais des états financiers (balance, bilan, compte de gestion).

1.12. Aussi, l'approche retenue par la direction pour l'établissement et la présentation des états financiers ne sont pas pertinentes.

1.13. Sur la base des observations mentionnées ci-dessus on peut conclure que la situation de la comptabilité doit être améliorée sans retard.

Engagements 1995 non enregistrés dans la comptabilité

1.14. Au cours de l'exercice 1995, l'agence a passé plusieurs commandes de biens et/ou de travaux sans s'assurer de la disponibilité des fonds nécessaires en procédant à des engagements comptables. De plus, aucun crédit n'a été reporté et les paiements qui en ont découlé ont dû être exécutés à partir de crédits de l'exercice 1996 (non-respect des principes de l'annualité budgétaire).

Paiements 1996 enregistrés en 1997

1.15. L'imputation comptable de plusieurs paiements effectués après le 15 janvier 1997 s'est faite, à tort, sur les crédits courants de 1996 alors qu'elle aurait dû être réalisée sur les crédits reportés de 1996 à 1997.

Contrôleur financier

1.16. L'observation de problèmes graves à Copenhague renforce, une fois de plus, la nécessité d'une présence continue d'un contrôleur financier.

1.17. L'autre conséquence importante est le retard important dans les autorisations (visas) relatives aux engagements et aux paiements des dépenses du titre III (dépenses opérationnelles), retard dû à l'obligation d'envoyer à Bruxelles la documentation y afférente.

Crédits reportés - Contrats

1.18. Le pourcentage de crédits reportés reste très élevé (93,1 % pour les crédits du titre III).

1.19. Une grande partie des contrats est signée en fin d'exercice.

1.20. Le recours à des appels d'offres restreints est trop fréquent.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion des 15 et 16 octobre 1997.

Par la Cour des comptes

Bernhard FRIEDMANN

Président

(1) JO L 120 du 11. 5. 1990, p. 4.

(2) L'article 13, paragraphe 3, du règlement (CEE) n° 1210/90 du Conseil, prévoit que les comptes de toutes les recettes et dépenses de l'Agence relatives à l'année financière 1996 doivent être établis avant le 31 mars 1997. Ces comptes ont été signés par le directeur exécutif de l'Agence et adressés à la Commission, au Conseil d'administration et à la Cour le 26 mars 1997. Ils ont été reçus par la Cour le 31 mars 1997. La version abrégée de ces états financiers est présentée aux tableaux annexés à ce rapport.

ANNEXE

TABLEAU 1 AGENCE EUROPÉENNE POUR L'ENVIRONNEMENT BILAN FINANCIER POUR LES EXERCICES 1995 ET 1996

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Source: présentation préparée par la Cour sur la base des données établies par l'Agence.

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(1) Le montant correspond à celui des valeurs immobilisées.

(2) Le solde négatif du résultat et des capitaux propres ne constitue pas une perte en capital. Il résulte de l'application du règlement financier concernant les recettes (seulement les encaissements) et les dépenses (paiements plus crédits reportés)

(3) Dans les états financiers de l'exercice 1995, la contrepartie de la subvention de la Commission restant à payer en fin d'exercice fait partie des recettes. À partir de l'exercice 1996, en accord avec les dispositions réglementaires, cette contrepartie figure au passif du bilan.

RÉPONSES DE L'AGENCE EUROPÉENNE POUR L'ENVIRONNEMENT

Comptabilité budgétaire et générale

Point 1.6 - Systèmes budgétaire et comptable

Il manque à l'Agence un système budgétaire et comptable qui soit intégré et automatisé. Ce problème est d'ailleurs partagé par les nouvelles Agences: il n'existe pas sur le marché de progiciels susceptibles de répondre à leurs besoins. Elles ont déjà fait une tentative d'élaborer en commun un système budgétaire et comptable intégré, mais ces efforts ont dû être interrompus au profit du nouveau système de la Commission, SINCOM 2 / S 12, dont le développement a hélas été marqué par d'importants retards.

L'Agence a donc, quant à elle, tenté d'apporter une solution temporaire à cette absence de système intégré en utilisant deux progiciels (non intégrés) en vente libre sur le marché.

Compte tenu de ces circonstances et des retards dont elle a souffert jusqu'à présent en raison du développement de SINCOM / S 12 par la Commission, l'Agence a dû oeuvrer en 1996 (et en 1997) sans système comptable et budgétaire intégré. Elle a, du reste, fréquemment attiré l'attention sur l'absence d'un tel système.

Tout au long de 1997, l'Agence a accordé une attention soutenue au développement désormais prometteur de S 12 mais, compte tenu d'une part des retards répétés qu'a déjà connu ce système et, d'autre part, de la recommandation de la Cour des comptes [point 1.10], elle s'est livrée en parallèle à une analyse approfondie des progiciels disponibles sur le marché qui offrent les modifications requises. En 1998, l'Agence prévoit d'utiliser le système S 12.

Point 1.6 - Regroupement des comptes

L'Agence va mettre en oeuvre la recommandation de la Cour des comptes portant sur les rapprochements mensuels; toutefois, eu égard aux importants retards rencontrés dans la clôture des comptes de 1996, ces rapprochements seront d'abord effectués sur les six premiers mois de 1997, puis sur les neuf premiers mois de 1997. Les rapprochements mensuels sont prévus dès 1998.

Depuis janvier 1997, les comptes budgétaires ne sont plus regroupés en comptes de dépenses dans la comptabilité générale, chaque compte budgétaire ayant désormais son compte de dépenses correspondant au sein de celle-ci. Il en va de même des imputations hors budget qui ont leurs comptes correspondants et qui ne font plus l'objet d'un regroupement général.

Point 1.7

Les contraintes imposées au nouveau système budgétaire et comptable de l'Agence, tel que décrit ci-avant (intégré et automatisé), supposent notamment la capacité de vérifier a posteriori les niveaux de crédits. En conséquence, le système - dès lors qu'il sera pleinement opérationnel - offrira cette capacité.

Point 1.8

Avec l'aide de la Commission, l'Agence a été en mesure d'apporter quelque lumière sur le solde de 0,02 Mio ECU qui figurait dans le bilan sans que l'Agence ait pu communiquer les pièces justificatives appropriées au moment de l'audit. La correction d'erreurs d'enregistrement commises en 1996 ainsi que l'enregistrement correct de paiements effectués après le 15 janvier 1997 se sont traduits par une réduction de ce solde de 0,002 Mio ECU.

Point 1.9

Le retard observé dans les comptes budgétaires de 1996 est d'ores et déjà éliminé. Le comptable tient les comptes budgétaires et généraux à jour, de sorte que les ordonnateurs peuvent se baser sur cette information avant de prendre toute décision de s'engager vis-à-vis de tiers. Le contrôleur financier n'a pas encore accès à cette information, mais il est prévu de lui donner accès au système intégré susmentionné - opération qui lui permettra de matérialiser son autorisation sous forme de visa électronique.

En 1996, au moyen d'un système parallèle, l'Agence a pu compenser a) l'absence d'un système intégré de contrôle et d'exécution du budget et b) le fait que les comptes ne soient ni à jour, ni centralisés. Même si cette mesure de compensation a permis d'éviter un dépassement de dépenses, l'Agence reconnaît bien volontiers les aspects inefficaces d'une telle approche. En 1997, les comptes étant centralisés et mis à jour, ce système parallèle n'a plus de raison d'être.

Point 1.10

L'Agence a suivi ce conseil en effectuant une analyse approfondie des systèmes alternatifs disponibles sur le marché qu'elle pourrait utiliser moyennant les modifications susmentionnées. Compte tenu a) des avancées récemment accomplies avec l'interface utilisateur S 12 de la Commission, b) de la présentation par Turin d'un système automatisé spécialement conçu pour les Agences et devant utiliser le S 12 à compter de 1998 et c) des avantages potentiels - notamment en termes d'efficacité - que représenterait une standardisation des Agences à ce niveau, l'Agence utilisera le S 12 pour son système comptable et budgétaire intégré et automatisé.

Point 1.11

Le comptable a pour instruction d'observer strictement tant les règles comptables que le règlement financier et de s'y conformer, de sorte qu'il devrait être en mesure, compte tenu notamment des améliorations susmentionnées, de préparer et de présenter les états financiers dans les délais prévus.

Point 1.12

La Cour a signalé au directeur exécutif le détail des problèmes constatés et des éventuelles solutions à y apporter; fort de ces informations, celui-ci continuera à assurer la mise en oeuvre et l'application des mesures énoncées dans la présente réponse, et sera régulièrement tenu informé par le comptable. De plus, les capacités comptables de l'Agence vont être renforcées. Le directeur exécutif fera officiellement part des mesures correctives y afférentes au conseil d'administration.

Point 1.13

Comme il a été mentionné précédemment, l'Agence a déjà appliqué plusieurs mesures correctives et elle espère mettre en oeuvre dès 1998 son système budgétaire et comptable intégré, ce qui constituera son avancée la plus significative.

Engagements 1995 non enregistrés dans la comptabilité

Point 1.14

La source du problème réside dans le dépassement des dépenses au titre de 1995. L'exercice 1996 n'a pas fait l'objet d'un tel dépassement, dans la mesure où l'Agence a utilisé des systèmes parallèles pour le budget et la comptabilité. Les améliorations susmentionnées préviendront tout éventuel dépassement des dépenses, garantissant ainsi le respect des principes de l'annualité budgétaire.

Paiements 1996 enregistrés en 1997

Point 1.15

Ces erreurs ont été corrigées - ce dont témoigne la version finale des états financiers de l'Agence pour 1996 - contribuant par là même à la réduction du solde inexpliqué de 0,020 Mio ECU dans le bilan.

Contrôleur financier

Point 1.16

L'Agence serait très heureuse de disposer d'un contrôleur financier sur site. Sa présence permettrait non seulement de réduire d'éventuels retards, mais - éminemment plus important - elle donnerait à l'Agence la possibilité de bénéficier en continu de conseils et de consultations dispensés sur place.

Point 1.17

Comme il a été mentionné au point précédent, l'Agence préférerait bénéficier de la présence continue d'un contrôleur financier. Dans cette attente et afin de faciliter les procédures d'autorisation du contrôleur financier, le système intégré permettra à celui-ci d'accéder aux données financières de l'Agence et à toutes les informations y relatives, et de donner son visa par voie électronique. Même sans éliminer totalement l'échange de documents avec Bruxelles, une telle mesure permettrait de le réduire notablement.

Crédits reportés - Contrats

Point 1.18

En 1995, 93,1 % des crédits du titre III ont été reportés sur l'exercice suivant, en raison principalement des difficultés rencontrées lors de la création de l'Agence. En 1996, ces reports ont été ramenés à 79,8 % et ils devraient être réduits davantage encore en 1997. Il convient toutefois de noter aussi que nombre de paiements continueront à être imputés sur l'exercice suivant, dans la mesure où de nombreux contrats du titre III arrivent à échéance dans le courant de l'année suivante.

Point 1.19

L'exécution budgétaire est étroitement contrôlée et des efforts sont déployés pour réduire le volume des transactions signées en fin d'exercice.

Point 1.20

L'Agence va s'efforcer de mettre l'accent sur des appels d'offres plus ouverts.