B.

Il convient de prendre les mesures ci-après dans le domaine des archives: 1) Conservation des archives en Europe et prévention des dommages qu’elles peuvent subir: — élaboration par le groupe d’archivistes européen d’un plan d’action type visant à promouvoir des mesures permettant de prévenir les dommages que des catastrophes naturelles et d’autres incidents préjudiciables peuvent occasionner aux documents et aux archives, — promotion par le groupe d’archivistes européen d’actions de conservation et de restauration des documents et des archives endommagés à l’échelle communautaire, — élaboration et promotion, par les services d’archives nationaux des États membres et les services d’archives des institutions de l’Union, de normes et de spécifications applicables à la construction de nouveaux locaux spécifiquement conçus pour l’archivage. 2) Renforcement de la coopération interdisciplinaire à l’échelle européenne en matière de documents et d’archives électroniques, qui doit être poursuivie, y compris dans le cadre du plan de travail en faveur de la culture du Conseil, notamment en ce qui concerne la coordination en matière de numérisation (6): — intensification de la collaboration afin d’assurer l’authenticité, la conservation à long terme et la disponibilité des documents et des archives électroniques, notamment par la mise à jour et l’extension des exigences actuelles en vue de la création de systèmes de gestion de documents et d’archives électroniques tels que le MoReq (Model Requirements ou spécifications types pour la gestion des documents et archives électroniques) pour une meilleure gestion du secteur public, ainsi que par la poursuite des forums DLM (7) consacrés aux documents et aux archives électroniques. 3) Création et maintenance, à titre prioritaire, d’un portail internet donnant accès à des documents et à des archives en Europe: — fourniture, par l’intermédiaire des services d’archives nationaux des États membres et des services d’archives des institutions de l’Union, d’un portail internet permettant un accès plus aisé et transfrontalier aux documents et aux archives des États membres et des institutions de l’Union. Ce portail pourrait être hébergé soit sur l’un des serveurs informatiques de l’Union européenne, soit par le service d’archives national d’un État membre. 4) Promotion des meilleures pratiques en ce qui concerne la législation nationale et européenne en matière de gestion des documents et des archives et d’accès à ceux-ci; les services d’archives nationaux des États membres et les services d’archives des institutions de l’Union devraient: — examiner les nouveaux projets législatifs que les différents États membres vont adopter dans ce domaine, dans le but de recenser les meilleures pratiques, en particulier pour ce qui est des exigences en matière de gestion des documents et des archives et d’accès à ceux-ci, — relier entre elles les données relatives aux législations et autres réglementations connexes sur les archives, au niveau tant national que communautaire, et faciliter la consultation de ces données en créant une base de données afin d’encourager la diffusion de ces actes législatifs. Cette base de données pourrait être hébergée soit sur l’un des serveurs informatiques de l’Union européenne, soit par le service d’archives national d’un État membre. Il convient de prendre en considération les travaux entrepris dans le cadre du projet de base de données européenne sur la législation concernant les archives, appuyé par la branche européenne du Conseil international des archives, Eurbica, comme indiqué dans le «rapport sur les archives dans l’Union européenne élargie» (action prioritaire 4.2). 5) Adoption de mesures de prévention contre le vol de documents d’archives: — élaboration par les services d’archives nationaux des États membres d’un plan d’action et d’orientations communes qui permettront l’échange d’informations et de meilleures pratiques afin de lutter contre le vol des documents d’archives et de faciliter la récupération des documents volés.