RAPPORT concernant les états financiers de l'Observatoire européen des drogues et des toxicomanies (OEDT-Lisbonne), accompagné des réponses de l'Observatoire (97/C 81/07)

(Période du 1er novembre 1994 au 31 décembre 1995)

1.1. Ce rapport est adressé au Conseil d'administration de l'Observatoire européen des drogues et des toxicomanies conformément au paragraphe 11 de l'article 11 du règlement (CEE) n° 302/93 du Conseil du 8 février 1993 (1).

1.2. La Cour a examiné les états financiers de l'Observatoire européen des drogues et des toxicomanies relatifs aux exercices 1994 et 1995. Conformément à l'article 11.8, du règlement (CEE) n° 302/93 du Conseil (2), le budget a été exécuté sous la responsabilité du Directeur. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des comptes (3) en conformité de l'article 11.10 du règlement (CEE) n° 302/93 du Conseil (4), modifié par le règlement (CE) n° 3294/94 du Conseil du 22 décembre 1994 (5). La Cour des comptes est tenue de procéder à l'examen de ces comptes par l'article 188 C du traité instituant la Communauté européenne. Le présent rapport constitue le premier audit de l'Observatoire.

1.3. La Cour a effectué son contrôle conformément aux normes d'audit généralement admises dans la mesure où celles-ci s'appliquent au contexte communautaire. Elle a effectué des tests des livres et registres comptables ainsi que d'autres procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. Les principales observations résultant de l'audit de la Cour sont présentées dans la deuxième partie de ce rapport.

1.4. Les états financiers concernant les exercices 1994 et 1995 sont fiables et la légalité et régularité des opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, assurées.

Principales observations concernant l'exécution budgétaire de l'Observatoire européen des drogues et des toxicomanies pour les exercices 1994 et 1995

Subvention de la Commission

1.5. Pendant l'exercice 1995, l'Observatoire a émis un ordre de recouvrement et encaissé seulement 57 % (3 Mio ECU) de la subvention. La Cour est d'avis que l'Observatoire aurait dû émettre un ordre de recouvrement aussi pour les 2,3 Mio ECU repris au bilan (5,3 Mio ECU au total) afin de pouvoir faire face aux engagements reportés à l'exercice 1996 (2,8 Mio ECU).

Subvention du Gouvernement portugais

1.6. Un montant de 614 015 ECU (intérêts compris) mis à la disposition de l'Observatoire par le Gouvernement portugais pour l'exécution des travaux d'aménagement du siège ne figure pas parmi les recettes reprises dans le budget, mais seulement dans le bilan.

Comptabilité budgétaire

1.7. Le système actuel permet des changements des enregistrements a posteriori sans qu'aucune trace de ces modifications n'apparaisse. Le système peut conduire à d'éventuels dépassements de crédits.

Régie d'avances

1.8. Pendant l'année 1995, l'Observatoire a exécuté une grande partie (45 %) de ses dépenses via des régies d'avances. L'utilisation systématique des régies d'avances n'est pas conforme à l'article 43 du règlement financier de l'Observatoire qui prévoit cette procédure seulement pour certaines catégories de dépenses. De plus, la régularisation de ces dépenses a tardé du fait de l'envoi des pièces justificatives au contrôleur financier à Bruxelles.

Crédits reportés

1.9. Des montants importants ont été reportés de 1995 à 1996, 2,8 Mio ECU, soit 52 % du budget de l'Observatoire. La plus grande partie concerne les dépenses relatives à Reitox (Réseau européen d'information sur les drogues et les toxicomanies) (36,7 %), les études, les consultations et la formation (30,5 %). Des crédits reportés de 1994 à 1995 (total: 4,607 Mio ECU) ont dû être annulés (0,368 Mio ECU soit 8 % des crédits reportés).

Séparation des fonctions

1.10. Compte tenu du fait que les différentes tâches de gestion sont exécutées par les mêmes personnes, la séparation des fonctions n'est pas assurée (exemple: régisseur d'avances et comptable, gestion du personnel et gestion des contrats).

Contrôleur financier

1.11. À cause de la situation existante, l'affectation d'un contrôleur financier sur place pourrait améliorer le système de contrôle interne.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 28 octobre 1996.

Par la Cour des comptes

Bernhard FRIEDMANN

Président

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(1) JO n° L 36 du 12. 2. 1993, p. 5.

(2) JO n° L 36 du 12. 2. 1993, p. 6.

(3) Comme requis par l'article 11.10 du règlement (CEE) n° 302/93 du Conseil, les comptes de toutes les recettes et dépenses de l'Observatoire relatives à l'année financière 1995 ont été établis le 15 avril 1996 date à laquelle les comptes ont été signés par le Directeur de l'Observatoire et adressés à la Commission, au Conseil d'administration et à la Cour des comptes. Ces comptes ont été reçus par la Cour le 28 juin 1996. La version abrégée de ces états financiers est présentée aux tableaux annexés à ce rapport.

(4) JO n° L 341 du 30. 12. 1994, p. 7.

RÉPONSES DE L'OBSERVATOIRE

Les commentaires suivants concernent les principales observations de la Cour des comptes relatives à l'exécution budgétaire de l'OEDT pour les exercices 1994 et 1995 (points 1.5 à 1.11 des observations de la Cour des comptes).

D'un point de vue général il est à souligner que 1995 a représenté la première année opérationnelle de l'OEDT, celui-ci ne disposant pas encore de l'infrastructure matérielle et des ressources humaines nécessaires à l'accomplissement optimal de ses tâches.

a) Subvention de la Commission (pt. 1.5 observations CdC)

En ce qui concerne l'exercice 1995, l'OEDT a émis un ordre de recouvrement initial de 4 Mio ECU, en considération du fait que la partie restante des crédits au titre de la subvention avait été mise en réserve par l'Autorité budgétaire.

L'OEDT partage entièrement l'avis de la Cour des comptes sur l'opportunité d'émettre un ordre de recouvrememnt pour la totalité des crédits repris au bilan au titre de la subvention en question et il a procédé de cette manière pour l'exercice 1996.

b) Subvention du Gouvernement portugais (pt. 1.6 observations CdC)

L'OEDT a agi conformément aux indications reçues du Contrôleur financier de la Commission (qui est le Contrôleur financier de l'OEDT).

c) Comptabilité budgétaire (pt. 1.7 observations CdC)

Comme la plupart des Agences décentralisées, dans sa phase de «démarrage» l'OEDT a suivi les indications que la Commission européenne a fournies à cet égard, afin de permettre aux Agences de pouvoir faire face immédiatement aux exigences urgentes relevant de ce domaine.

Cependant l'OEDT est conscient de la nature provisoire du système en question (qui se base sur des fichiers EXCEL) et de la nécessité de se doter d'un système de comptabilité budgétaire plus performant.

Dans ce contexte, les Agences décentralisées (y compris l'OEDT), sous la coordination de la Fondation pour la formation professionnelle de Turin, ont lancé fin décembre 1995 un appel d'offre visant à les doter d'un système informatique intégré de comptabilité budgétaire et générale.

Cette procédure n'ayant pas abouti, faute d'offres convenables, la Commission européenne et les Agences décentralisées (y compris l'OEDT) ont convenu de l'utilisation par celles-ci, dès le 1er janvier 1997, de SINCOM 2, le système informatique de comptabilité budgétaire développé par les services de la Commission.

Avant fin 1996 l'OEDT procédera à l'essai de ce système.

d) Régie d'avances (pt. 1.8 observations CdC)

Conformément à l'article 43 du Règlement financier de l'OEDT et dans l'esprit de l'article 54 du Règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes et de l'article 82 des Modalités d'exécution de celui-ci (en accord avec la ratio de l'article 142 du Règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes), l'OEDT a utilisé, dans un premier temps, la régie d'avances pour les catégories de dépenses visées par l'article 54 des Modalités d'exécution susdites.

Quant au pourcentage (45 %) des dépenses exécutées en 1995 via des régies d'avances, il est à considérer que pendant cet exercice «de démarrage» les dépenses de fonctionnement (parmi lesquelles figurent les dépenses susceptibles d'être exécutées par régie d'avances) ont été largement prépondérantes par rapport aux dépenses opérationnelles [cf. le point e) suivant].

Le rééquilibrage progressif de l'incidence des dépenses de fonctionnement par rapport aux dépenses opérationnelles survenu à partir de 1996, ainsi que le développement d'un système de programmation financière [cf point e) suivant], vont permettre une réduction significative de l'utilisation de la régie d'avances.

e) Crédits reportés (pt. 1.9 observations CdC)

La quasi-totalité des crédits en question relèvent du Titre III du budget de l'OEDT, concernant l'exercice de la mission de celui-ci.

En raison du fait que le personnel scientifique de l'OEDT, appelé à mettre en oeuvre les activités «couvertes» par ce Titre, a commencé à entrer en service seulement au cours du mois d'octobre 1995 et surtout que le Programme opérationnel 1995-1996, régissant la mise en oeuvre financière de ces activités pour 1995, a été adopté par le Conseil d'administration de l'OEDT à la mi-novembre 1995, il a été decidé de reporter les crédits en question afin de garantir les ressources nécessaires pour l'exécution des activités susdites n'ayant pu, et pour cause, être accomplies au cours de l'année 1995.

Pour les exercices suivants, l'OEDT met en oeuvre un dispositif de programmation et de suivi de l'exécution de son budget et de son Programme de travail, visant à améliorer l'utilsation des ressources allouées, et à limiter notamment les reports à des cas exceptionnels.

f) Séparation des fonctions (pt. 1.10 observations CdC)

Le nombre très limité de ressources humaines dont l'OEDT disposait en 1994 et en 1995, ne lui a pas permis d'assurer pleinement l'application du principe de la séparation des fonctions tel que signalé par la Cour des comptes.

Cependant la séparation de fonctions requise par l'article 16 du Règlement financier de l'OEDT relativement aux fonctions d'ordonnateur, de contrôleur financier et de comptable, a été pleinement respectée.

D'ores et déjà l'OEDT s'efforce d'assurer la séparation des fonctions dans l'exécution des différentes tâches de gestion en question.

Dans ce contexte, il tient compte, dans toute la mesure du possible, des exigences signalées à cet égard par la Cour des comptes dans la définition de ses besoins en ressources humaines à court terme, afin de pouvoir assurer que les tâches de gestion mentionnées par la Cour (régisseur d'avances, comptable, gestion du personnel et gestion des contrats) soient exécutées par des personnes différentes.

Des propositions en ce sens seront soumises au Conseil d'administration de l'OEDT.

g) Contrôleur financier (pt. 1.11 observatins CdC)

Le Conseil d'administration de l'OEDT, à l'occaison de l'adoption du Règlement financier de celui-ci en juin 1995, s'est prononcé négativement à l'égard de la délégation des fonctions de contrôleur financier à un agent de l'OEDT (notamment suite à l'opposition de la Commission européenne).

Par ailleurs, le contrôleur financier de la Commission européenne étant le Contrôleur financier de l'OEDT, la faisibilité d'une éventuelle affectation d'un contrôleur financier sur place incomberait à la Commission et devrait être examinée dans le contexte de l'approche générale suivie par les autres Agences décentralisées.