DÉCISION DU CONSEIL DE DIRECTION concernant l'accès du public aux documents de la Fondation européenne pour la formation (97/C 369/11)

(Texte présentant de l'intérêt pour l'EEE)

LE CONSEIL DE DIRECTION DE LA FONDATION EUROPÉENNE POUR LA FORMATION,

eu égard à la déclaration relative au droit d'accès à l'information qui est annexée à l'acte final du traité sur l'Union européenne, et qui met l'accent sur le fait que la transparence du processus de prise de décision renforce la nature démocratique des institutions et la confiance du public dans l'administration,

eu égard aux conclusions qui ont permis aux Conseils européens de Birmingham et d'Édimbourg, de s'accorder sur les principes destinés à promouvoir une Communauté plus proche de ses citoyens,

eu égard aux conclusions auxquelles est parvenu le Conseil européen de Copenhague, réaffirmant le principe qui consiste à donner aux citoyens l'accès le plus large possible à l'information et en appelant à la Commission et au Conseil afin qu'ils adoptent dans un bref délai des mesures nécessaires pour que ce principe devienne réalité,

vu que lesdits principes ne portent pas atteinte aux dispositions adéquates relatives à l'accès aux fichiers concernant directement les personnes qui leur portent un intérêt spécifique,

vu que ces principes devront être appliqués en entière conformité avec les dispositions relatives aux informations classifiées,

vu que cette décision constitue une étape supplémentaire dans la politique d'information et de communication de la Fondation européenne pour la formation,

A DÉCIDÉ CE QUI SUIT:

Article premier

Le public aura l'accès le plus large possible aux documents dont dispose la Fondation européenne pour la formation (ci-après dénommée «Fondation»).

«Document» signifie tout texte écrit, quel que soit son support, qui contient des données existantes et est détenu par la Fondation.

Cette décision ne s'applique pas aux documents de la Fondation qui sont publiés par l'Office des publications officielles des Communautés européennes.

Article 2

1. Toutes les demandes d'accès aux documents devront être adressées par écrit au directeur de la Fondation.

Les demandes doivent être formulées de façon suffisamment précise; elles devront contenir les informations qui permettront d'identifier le ou les documents concernés.

Si cela s'avère nécessaire, le directeur priera le demandeur de fournir des précisions supplémentaires.

2. Le directeur informera le demandeur par écrit, dans un délai d'un mois, si sa demande est accordée.

Lorsqu'un document de la Fondation a trait à des activités entreprises dans le cadre d'un accord que la Fondation a conclu avec un État membre, une institution ou un organe communautaire ou n'importe quel autre organe national ou international, il faut demander le consentement de ceux-ci avant de prendre une quelconque décision.

3. L'absence de réponse à une demande d'accès à des documents dans l'intervalle d'un mois équivaut à un refus.

4. Si le directeur décide de refuser une demande, il lui appartient d'indiquer les raisons de cette décision ainsi que les possibilités de réparation qui existent, à savoir les procédures juridiques et les plaintes pouvant être déposées auprès du médiateur européen selon les dispositions inscrites à l'article 138 E du traité instituant la Communauté européenne.

5. Le demandeur aura accès aux documents soit en les consultant sur place ou en se laissant envoyer une copie à ses propres frais. Une taxe ne dépassant pas un certain montant sera demandée.

Si un demandeur souhaite consulter un document sur place, la Fondation essaiera de lui procurer un hébergement.

6. En concertation avec les demandeurs, la Fondation recherchera une solution juste afin de traiter les applications répétitives et/ou celles qui se rapportent à de très gros documents.

7. La Fondation sera en droit de stipuler qu'une personne à laquelle un document a été mis à disposition ne sera pas autorisée à reproduire ou faire circuler ledit document à des fins commerciales sans son autorisation préalable.

8. Lorsque le document détenu par la Fondation a été rédigé par une personne naturelle ou juridique, un État membre, une institution ou un organe communautaire ou tout autre organe national ou international, la demande doit être envoyée à l'auteur.

Article 3

La Fondation refusera l'accès à tout document dont la divulgation pourrait porter atteinte à:

- la protection de l'intérêt public (en particulier la sécurité collective, les relations internationales, la stabilité monétaire, les poursuites judiciaires, les inspections et les investigations),

- la protection de l'individu et de sa vie privée,

- la protection du secret commercial et industriel,

- la protection des intérêts financiers de la Communauté,

- la protection du caractère confidentiel comme cela est requis par les personnes naturelles ou juridiques qui ont fourni l'information, ou comme requis par la législation de l'État membre qui a fourni l'information.

La Fondation peut également refuser l'accès aux documents afin de protéger son intérêt dans le caractère confidentiel de ses opérations.

Article 4

La décision prendra effet à partir du 1er novembre 1997. Elle sera publiée au Journal officiel des Communautés européennes et rendue accessible au public.

Fait à Turin, le 27 octobre 1997.

Par le conseil de direction

de la Fondation européenne

pour la formation

Thomas O'DWYER