COMMUNAUTÉ EUROPÉENNE DU CHARBON ET DE L'ACIER HAUTE AUTORITÉ DÉCISIONS DÉCISION Nº 14-64 du 8 juillet 1964 relative aux documents commerciaux et comptables à soumettre par les entreprises aux agents ou mandataires de la Haute Autorité chargés de missions de vérification ou de contrôle en matière de prix

LA HAUTE AUTORITÉ,

vu les articles 8, 47, 60 à 64, 80, 82 et 86 du traité instituant la Communauté européenne du charbon et de l'acier;

considérant que la Haute Autorité a la mission d'assurer la réalisation des objets fixés par le traité et en particulier de faire respecter par les entreprises les obligations découlant pour elles des dispositions du traité et des décisions prises pour son application;

considérant que l'accomplissement de cette mission, notamment en matière de prix, implique, auprès des entreprises, des vérifications et des contrôles sur pièces;

considérant que pareils contrôles et vérifications ne sauraient être efficaces qu'à la condition que les faits et opérations suceptibles de constituer pour la Haute Autorité les sources d'information nécessaires puissent être constatés dans les documents commerciaux et comptables;

considérant dès lors que les entreprises doivent être en mesure de présenter aux agents ou mandataires de la Haute Autorité des documents commerciaux et comptables qui fournissent les indications indispensables à un contrôle efficace du respect des règles des prix;

considérant que par ces vérifications et contrôles les agents ou mandataires de la Haute Autorité doivent également être en mesure d'établir la valeur des ventes irrégulières au titre de l'article 64 ainsi que, en tant que de besoin, le chiffre d'affaires de l'entreprise au sens de l'article 82 du traité;

considérant que les États membres ont édicté des dispositions légales et réglementaires relatives à l'obligation des entreprises de tenir une comptabilité régulière, mais que ces dispositions ne sont pas assorties de sanctions qui répondent aux besoins de la Haute Autorité;

considérant que, sans préjudice de l'obligation des entreprises de tenir à la disposition de la Haute Autorité à des fins de vérification ou de contrôle l'ensemble de leurs livres et documents comptables et commerciaux dans la mesure nécessaire à l'accomplissement des tâches incombant à la Haute Autorité, il convient en particulier d'empêcher que des entreprises ne puissent se soustraire à une vérification efficace en alléguant l'absence de comptabilité ou de documentation commerciale;

considérant qu'à cet effet il est nécessaire d'obliger les entreprises, au titre de l'article 47 du traité, de tenir, pour être en mesure de la mettre à la disposition des personnes chargées par la Haute Autorité de missions de vérification ou de contrôle, une documentation comptable et commerciale comprenant toutes pièces justificatives;

considérant donc que, nonobstant les obligations des entreprises découlant pour elles de leur législation nationale en matière de comptabilité, il convient que soient précisés dans une décision obligatoire pour toutes les entreprises certains éléments qui doivent figurer dans la comptabilité;

considérant qu'il est également nécessaire que les entreprises établissent pour chaque vente une facture, ou tout autre document se rapportant à la vente, et qui contienne les indications indispensables à l'exercice d'un contrôle efficace;

considérant qu'il convient de limiter dans le temps l'obligation de conservation des documents comptables et commerciaux imposée aux entreprises compte tenu des tâches de la Haute Autorité pouvant rendre nécessaires des mesures d'investigation en matière de prix;

DÉCIDE:

Article premier

Les entreprises sont obligées de tenir et de mettre à la disposition des agents ou mandataires de la Haute Autorité lors de contrôles ou de vérifications en matière de prix une documentation comptable et commerciale comprenant au minimum: a) Les dossiers de commande avec la correspondance y relative, classés de manière à permettre le contrôle;

b) Pour toutes les ventes le double de la facture, ou tout autre écrit s'insérant dans la comptabilité, dans lequel figurent au moins les indications suivantes: - nom et adresse de l'acheteur

- nature, qualité, quantité du produit vendu

- dates de la facture et de la livraison

- prix et toutes autres conditions de vente pratiqués;

ces pièces doivent être classées de manière à permettre le contrôle des écritures comptables;

c) Un livre de ventes ou tout autre document comptable dans lequel figurent par ordre chronologique toutes les ventes, avec indication au minimum de la date du document de la vente, du nom du client ou du numéro de la facture et des montants à payer;

d) Un livre de caisse dans lequel figurent par ordre chronologique tous les encaissements et paiements effectués par caisse avec indication des date, nom de l'acheteur et montant, tenu de manière à permettre à tout moment la vérification de l'encaisse;

e) Les extraits et autres pièces relatives aux comptes bancaires et aux comptes chèques postaux, séparément pour chaque établissement financier et par ordre chronologique, classés de manière à permettre à tout moment la vérification du solde;

f) Les bordereaux, quittances, notes et extraits de compte relatifs aux paiements et encaissements, classés de manière à permettre la vérification du livre de caisse mentionné ci-dessus à l'alinéa d);

g) Des comptes clients ouverts individuellement dans lesquels sont portés avec leur date tous les montants dus et payés par les clients ; les comptes clients ne sont pas obligatoires à condition que ces montants soient inscrits avec mention de leur date dans le livre de ventes ou dans le document mentionné ci-dessus à l'alinéa c).

Article 2

Les entreprises doivent être en mesure de présenter aux agents ou mandataires de la Haute Autorité chargés de missions de contrôle ou de vérification leurs documents comptables et commerciaux de l'année civile en cours et au moins des cinq années civiles précédentes.

Article 3

Les sanctions prévues à l'article 47 alinéa 3 du traité sont applicables aux entreprises qui se soustrairaient aux obligations résultant pour elles de la présente décision.

Article 4

La présente décision sera publiée au Journal officiel des Communautés européennes. Elle entrera en vigueur le 1er novembre 1964.

La présente décision a été délibérée et adoptée par la Haute Autorité au cours de sa séance du 8 juillet 1964.

Par la Haute Autorité

Le président

Dino DEL BO