FR Journal officiel de l'Union européenne L 10/30

DÉCISION (UE, Euratom) 2015/60 DU CONSEIL ET DE LA COMMISSION

du 15 décembre 2014

relative à la position à prendre au nom de l'Union européenne et de la Communauté européenne de l'énergie atomique au sein du conseil d'association institué par l'accord d'association entre l'Union européenne et la Communauté européenne de l'énergie atomique et leurs États membres, d'une part, et l'Ukraine, d'autre part, en ce qui concerne l'adoption des décisions du conseil d'association sur le règlement intérieur du conseil d'association et sur celui du comité d'association et des sous-comités, la création de deux sous-comités et la délégation de certains pouvoirs par le conseil d'association au comité d'association dans sa configuration «Commerce»

LE CONSEIL DE L'UNION EUROPÉENNE,

LA COMMISSION EUROPÉENNE,

vu le traité sur le fonctionnement de l'Union européenne, et notamment son article 217, en liaison avec l'article 218, paragraphe 9,

vu le traité instituant la Communauté européenne de l'énergie atomique, et notamment son article 101,

vu la proposition de la Commission européenne,

considérant ce qui suit:

(1) L'article 486 de l'accord d'association entre l'Union européenne et la Communauté européenne de l'énergie atomique et leurs États membres, d'une part, et l'Ukraine, d'autre part (1) (ci-après dénommé «accord»), prévoit l'application provisoire de certaines parties de l'accord.

(2) L'article 4 de la décision 2014/295/UE du Conseil (2) et l'article 4 de la décision 2014/668/UE du Conseil (3) précisent les parties de l'accord appliquées ou à appliquer à titre provisoire.

(3) Conformément à l'article 462, paragraphe 2, de l'accord, le conseil d'association doit arrêter son propre règlement intérieur.

(4) Conformément à l'article 462, paragraphe 3, de l'accord, la présidence du conseil d'association doit être exercée à tour de rôle par un représentant de l'Union et par un représentant de l'Ukraine.

(5) Conformément à l'article 464, paragraphe 1, de l'accord, le conseil d'association doit être assisté dans l'accomplissement de ses tâches par un comité d'association, et, conformément à l'article 465, paragraphe 1, de l'accord, le conseil d'association doit définir, dans son règlement intérieur, la mission et le fonctionnement du comité d'association.

(6) Conformément à l'article 466, paragraphe 2, de l'accord, le conseil d'association peut décider de constituer des comités ou des instances spécialisés dans des domaines particuliers lorsque la mise en œuvre de l'accord le requiert, pour assister le conseil d'association dans l'accomplissement de ses tâches. Conformément à l'article 466, paragraphe 3, de l'accord, le comité d'association peut aussi créer des sous-comités.

(7) Conformément à l'article 461, paragraphe 1, de l'accord, le conseil d'association est chargé de la supervision et du contrôle de l'application et de la mise en œuvre de l'accord. Conformément à l'article 465, paragraphe 2, de l'accord, le conseil d'association peut déléguer tout pouvoir au comité d'association, y compris celui d'arrêter des décisions contraignantes. Il convient que le conseil d'association délègue au comité d'association dans sa configuration «Commerce» visée à l'article 465, paragraphe 4, de l'accord, le pouvoir d'actualiser ou de modifier les annexes de l'accord se rapportant aux chapitres 1 (annexes I-C et I-D de l'accord), 2 (annexe II de l'accord), 3, 5, 6 et 8 de son titre IV (Commerce et questions liées au commerce), conformément à l'article 463, paragraphe 3, et à l'article 465, paragraphe 2, de l'accord, pour autant qu'il n'existe pas de dispositions spécifiques dans ces chapitres en ce qui concerne l'actualisation ou la modification de ces annexes.

(8) Afin d'assurer la mise en œuvre effective de l'accord, il convient d'adopter le règlement intérieur du conseil d'association et celui du comité d'association et des sous-comités le plus rapidement possible et il devrait être possible de les adopter par procédure écrite.

(9) La position de l'Union au sein du conseil d'association devrait donc être fondée sur les projets de décisions ci-joints,

ONT ADOPTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION:

Article premier

1. La position à prendre au nom de l'Union européenne et de la Communauté européenne de l'énergie atomique au sein du conseil d'association institué par l'article 464 de l'accord d'association entre l'Union européenne et la Communauté européenne de l'énergie atomique et leurs États membres, d'une part, et l'Ukraine, d'autre part, est fondée sur les projets de décisions du conseil d'association joints à la présente décision, en ce qui concerne:

— l'adoption du règlement intérieur du conseil d'association et de celui du comité d'association et des sous-comités,

— la création de deux sous-comités, et

— la délégation de certains pouvoirs par le conseil d'association au comité d'association dans sa configuration «Commerce», telle qu'elle est prévue à l'article 465, paragraphe 2, de l'accord.

2. Des modifications techniques mineures des projets de décisions du conseil d'association peuvent être acceptées par les représentants de l'Union au sein du conseil d'association sans autre décision du Conseil de l'Union européenne.

Article 2

La présidence du conseil d'association est exercée, pour l'Union, par le haut représentant de l'Union pour les affaires étrangères et la politique de sécurité, conformément à ses responsabilités au titre des traités et en sa qualité de président du Conseil des affaires étrangères.

Article 3

La présente décision entre en vigueur le jour de son adoption.

Fait à Bruxelles, le 15 décembre 2014. Par le Conseil Le président F. MOGHERINI Par la Commission Le président J.-C. JUNCKER

(1) JO L 161 du 29.5.2014, p. 3.

(2) Décision 2014/295/UE du Conseil du 17 mars 2014 relative à la signature, au nom de l'Union européenne, et à l'application provisoire de l'accord d'association entre l'Union européenne et la Communauté européenne de l'énergie atomique et leurs États membres, d'une part, et l'Ukraine, d'autre part, en ce qui concerne son préambule, son article 1 et ses titres I, II et VII (JO L 161 du 29.5.2014, p. 1).

(3) Décision 2014/668/UE du Conseil du 23 juin 2014 relative à la signature, au nom de l'Union européenne, et à l'application provisoire de l'accord d'association entre l'Union européenne et la Communauté européenne de l'énergie atomique et leurs États membres, d'une part, et l'Ukraine, d'autre part, en ce qui concerne son titre III (à l'exclusion des dispositions relatives au traitement des ressortissants des pays tiers employés légalement sur le territoire de l'autre partie) et ses titres IV, V, VI et VII, ainsi que les annexes et protocoles correspondants (JO L 278 du 20.9.2014, p. 1).

PROJET DE DÉCISION No 1/2014 DU CONSEIL D'ASSOCIATION UE-UKRAINE du … arrêtant son règlement intérieur et celui du comité d'association et des sous-comités LE CONSEIL D'ASSOCIATION UE-UKRAINE, vu l'accord d'association entre l'Union européenne et la Communauté européenne de l'énergie atomique et leurs États membres, d'une part, et l'Ukraine, d'autre part (1) (ci-après dénommé «l'accord»), et notamment son article 462, considérant ce qui suit: (1) Conformément à l'article 486 de l'accord, certaines parties de ce dernier sont appliquées à titre provisoire depuis le 1er novembre 2014. (2) Conformément à l'article 462, paragraphe 2, de l'accord, le conseil d'association doit arrêter son propre règlement intérieur. (3) Conformément à l'article 464, paragraphe 1, de l'accord, le conseil d'association doit être assisté dans l'accomplissement de ses tâches par un comité d'association, tandis que conformément à l'article 465, paragraphe 1, de l'accord, le conseil d'association doit définir, dans son règlement intérieur, la mission et le fonctionnement du comité d'association, A ARRÊTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION: Article premier Le règlement intérieur du conseil d'association et celui du comité d'association et des sous-comités, figurant respectivement aux annexes I et II, sont adoptés. Article 2 La présente décision entre en vigueur le jour de son adoption. Fait à …, le … Par le conseil d'association Le président (1) JO L 161 du 29.5.2014, p. 3. ANNEXE I REGLEMENT INTERIEUR DU CONSEIL D'ASSOCIATION Article premier Dispositions générales 1. Le conseil d'association, institué conformément à l'article 461, paragraphe 1, de l'accord d'association entre l'Union européenne et la Communauté européenne de l'énergie atomique et leurs États membres, d'une part, et l'Ukraine, d'autre part (ci-après dénommé «l'accord»), exerce ses fonctions selon les modalités prévues aux articles 461 et 463 de l'accord. 2. Comme le prévoit l'article 5, paragraphe 1, de l'accord, les parties tiennent régulièrement des réunions au sommet dans le cadre du dialogue politique. Conformément à l'article 5, paragraphe 2, de l'accord, au niveau ministériel, les parties mènent le dialogue politique, par accord mutuel, au sein du conseil d'association visé à l'article 460 de l'accord ainsi que dans le cadre de réunions régulières des représentants des parties au niveau des ministères des affaires étrangères. 3. Comme le prévoit l'article 462, paragraphe 1, de l'accord, le conseil d'association est composé de membres du Conseil de l'Union européenne et de membres de la Commission européenne, d'une part, et de membres du gouvernement de l'Ukraine, d'autre part. La composition du conseil d'association prend en considération les questions spécifiques à traiter lors de chaque réunion. Le conseil d'association se réunit au niveau ministériel. 4. Comme le prévoit l'article 463, paragraphe 1, de l'accord, et aux fins de la réalisation de ses objectifs, le conseil d'association dispose du pouvoir de prendre des décisions qui lient les parties. Le conseil d'association prend les mesures appropriées pour la mise en application de ses décisions, y compris, si nécessaire, en habilitant des instances spécifiques instituées au titre de l'accord à agir en son nom. Le conseil d'association peut également formuler des recommandations. Il adopte ses décisions et recommandations d'un commun accord des parties après l'accomplissement des procédures internes respectives afférentes à leur adoption. Le conseil d'association peut déléguer ses pouvoirs au comité d'association. 5. Les parties au présent règlement intérieur sont celles définies à l'article 482 de l'accord. Article 2 Présidence Les parties président le conseil d'association, à tour de rôle, pendant une période de douze mois. La première période débute à la date de la première réunion du conseil d'association et se termine le 31 décembre de la même année. Article 3 Réunions 1. Le conseil d'association se réunit au moins une fois par an, et lorsque les circonstances l'exigent, d'un commun accord des parties. Sauf si les parties en conviennent autrement, chaque réunion du conseil d'association se tient au lieu habituel des réunions du Conseil de l'Union européenne. 2. Chaque réunion du conseil d'association se tient à une date arrêtée d'un commun accord par les parties. 3. Le conseil d'association se réunit sur convocation conjointe de ses secrétaires, en accord avec son président, adressée au plus tard trente jours calendaires avant la date de la réunion. Article 4 Représentation 1. Les membres du conseil d'association qui ne sont pas en mesure d'assister à une réunion peuvent se faire représenter. Si un membre désire se faire représenter, il informe par écrit le président du conseil d'association du nom de son représentant avant la tenue de la réunion à laquelle le membre doit se faire représenter. 2. Le représentant d'un membre du conseil d'association exerce tous les droits dudit membre. Article 5 Délégations 1. Les membres du conseil d'association peuvent se faire accompagner de fonctionnaires. Avant chaque réunion, le président du conseil d'association est informé, par le secrétariat du conseil d'association, de la composition prévue de la délégation de chaque partie. 2. Si les parties en conviennent, le conseil d'association peut inviter des représentants d'autres instances des parties ou des experts indépendants spécialisés dans un domaine donné à assister à ses réunions en qualité d'observateurs ou à fournir des informations sur des sujets particuliers. Les parties conviennent des modalités et conditions dans lesquelles ces observateurs peuvent assister aux réunions. Article 6 Secrétariat Un fonctionnaire du secrétariat général du Conseil de l'Union européenne et un fonctionnaire de l'Ukraine exercent conjointement les fonctions de secrétaires du conseil d'association. Article 7 Correspondance 1. La correspondance destinée au conseil d'association est adressée au secrétaire soit de l'Union soit de l'Ukraine, qui informe ensuite l'autre secrétaire. 2. Les secrétaires du conseil d'association assurent la transmission de cette correspondance au président du conseil d'association et, s'il y a lieu, sa diffusion auprès des membres du conseil d'association. 3. La correspondance ainsi diffusée est transmise, suivant les besoins, au secrétariat général de la Commission européenne, au Service européen pour l'action extérieure, aux représentations permanentes des États membres auprès de l'Union européenne et au secrétariat général du Conseil de l'Union européenne, ainsi qu'à la mission de l'Ukraine auprès de l'Union européenne. 4. Les communications émanant du président sont envoyées aux destinataires par les secrétaires, au nom du président. Ces communications sont diffusées, le cas échéant, aux membres du conseil d'association, comme prévu au paragraphe 3. Article 8 Confidentialité Sauf décision contraire des parties, les réunions du conseil d'association ne sont pas publiques. Lorsqu'une partie communique au conseil d'association des informations qualifiées de confidentielles, l'autre partie traite ces informations comme telles. Article 9 Ordre du jour des réunions 1. Le président du conseil d'association établit l'ordre du jour provisoire de chaque réunion. Celui-ci est envoyé par les secrétaires du conseil d'association aux destinataires visés à l'article 7 au plus tard quinze jours calendaires avant la date de la réunion. 2. L'ordre du jour provisoire comprend les points pour lesquels le président a reçu une demande d'inscription à l'ordre du jour au plus tard vingt et un jours calendaires avant le début de la réunion. Ces points ne figurent à l'ordre du jour provisoire que si les documents justificatifs y afférents ont été transmis aux secrétaires avant la date d'envoi de cet ordre du jour. 3. L'ordre du jour est adopté par le conseil d'association au début de chaque réunion. L'inscription à l'ordre du jour de points autres que ceux qui figurent à l'ordre du jour provisoire est possible, sous réserve de l'accord des parties. 4. Le président peut, après consultation des parties, réduire les délais prévus au paragraphe 1 afin de tenir compte des exigences d'un cas particulier. Article 10 Procès-verbal 1. Les secrétaires du conseil d'association établissent conjointement un projet de procès-verbal de chaque réunion. 2. Le procès-verbal comprend, en règle générale, pour chaque point de l'ordre du jour: a) les documents soumis au conseil d'association; b) toutes déclarations dont l'inscription au procès-verbal a été demandée par un membre du conseil d'association; et c) les questions sur lesquelles les parties ont marqué leur accord, telles que les décisions adoptées, les déclarations approuvées et les éventuelles conclusions. 3. Le projet de procès-verbal est soumis pour approbation au conseil d'association. Le conseil d'association approuve ledit projet de procès-verbal lors de sa réunion suivante. Ce projet de procès-verbal peut aussi être approuvé par écrit. Article 11 Décisions et recommandations 1. Le conseil d'association arrête des décisions et formule des recommandations d'un commun accord entre les parties et après l'accomplissement des procédures internes respectives. 2. Le conseil d'association peut également, si les parties en conviennent, arrêter des décisions ou formuler des recommandations par procédure écrite. À cet effet, le texte de la proposition est communiqué par écrit par le président du conseil d'association aux membres de ce dernier, conformément à l'article 7; les membres disposent d'un délai d'au moins vingt et un jours calendaires pour faire connaître toutes réserves qu'ils souhaitent émettre ou toutes modifications qu'ils désirent apporter. Le président peut, après consultation des parties, réduire les délais susmentionnés afin de tenir compte des exigences d'un cas particulier. 3. Les actes du conseil d'association, au sens de l'article 463, paragraphe 1, de l'accord, portent respectivement le titre de «décision» ou de «recommandation», suivi d'un numéro d'ordre, de la date de leur adoption et d'une indication de leur objet. Ces décisions et recommandations du conseil d'association sont revêtues de la signature du président et authentifiées par les secrétaires du conseil d'association. Ces décisions et recommandations sont transmises à chacun des destinataires visés à l'article 7 du présent règlement intérieur. Chacune des parties peut décider de la publication, dans son journal officiel respectif, des décisions et des recommandations du conseil d'association. 4. Chaque décision du conseil d'association entre en vigueur le jour de son adoption sauf si la décision en dispose autrement. Article 12 Langues 1. Les langues officielles du conseil d'association sont les langues officielles des parties. 2. Sauf décision contraire, le conseil d'association délibère sur la base de documents établis dans ces langues. Article 13 Dépenses 1. Chaque partie prend en charge les dépenses résultant de sa participation aux réunions du conseil d'association, en ce qui concerne tant les frais de personnel, de voyage et de séjour que les frais postaux et de télécommunications. 2. Les dépenses relatives à l'interprétation en séance, à la traduction et à la reproduction des documents sont supportées par l'Union. Si l'Ukraine demande une interprétation ou une traduction vers ou à partir d'autres langues que celles prévues à l'article 12, les dépenses y afférentes sont supportées par l'Ukraine. 3. Les autres dépenses afférentes à l'organisation matérielle des réunions sont supportées par la partie qui organise les réunions. Article 14 Comité d'association 1. Conformément à l'article 464, paragraphe 1, de l'accord, le conseil d'association est assisté dans l'accomplissement de ses tâches par le comité d'association. Le comité d'association est composé de représentants des parties, en principe au niveau des hauts fonctionnaires. 2. Le comité d'association prépare les réunions et les délibérations du conseil d'association, met en œuvre, s'il y a lieu, les décisions de celui-ci et, d'une façon générale, assure la continuité des relations d'association et le bon fonctionnement de l'accord d'association. Le comité d'association examine toute question qui lui est transmise par le conseil d'association ainsi que toute autre question qui pourrait se poser dans le cadre de l'application de l'accord. Le comité d'association soumet à l'approbation du conseil d'association des propositions ou des projets de décisions ou de recommandations. Conformément à l'article 465, paragraphe 2, de l'accord, le conseil d'association peut déléguer au comité d'association le pouvoir de prendre des décisions. 3. Le comité d'association arrête les décisions et formule les recommandations que l'accord l'autorise à adopter. 4. Lorsque l'accord prévoit une obligation ou une possibilité de consultation ou lorsque les parties décident d'un commun accord de se consulter, cette consultation peut avoir lieu au sein du comité d'association, sauf disposition contraire de l'accord. La consultation peut se poursuivre au sein du conseil d'association si les parties en conviennent. Article 15 Modification du règlement intérieur Le présent règlement intérieur peut être modifié conformément à l'article 11. ANNEXE II REGLEMENT INTERIEUR DU COMITE D'ASSOCIATION ET DES SOUS-COMITES Article premier Dispositions générales 1. Le comité d'association institué conformément à l'article 464, paragraphe 1, de l'accord d'association entre l'Union européenne et la Communauté européenne de l'énergie atomique et leurs États membres, d'une part, et l'Ukraine, d'autre part (ci-après dénommé «l'accord») assiste le conseil d'association dans l'accomplissement de ses tâches et effectue les tâches prévues dans l'accord et qui lui sont confiées par le conseil d'association. Conformément à l'article 465, paragraphe 1, de l'accord, le conseil d'association définit, dans son règlement intérieur, la mission et le fonctionnement du comité d'association. 2. Le comité d'association prépare les réunions et les délibérations du conseil d'association, met en œuvre, s'il y a lieu, les décisions de celui-ci et assure, d'une façon générale, la continuité des relations d'association et le bon fonctionnement de l'accord. Le comité d'association examine toute question qui lui est transmise par le conseil d'association ainsi que toute autre question qui pourrait se poser dans le cadre de l'application quotidienne de l'accord. Le comité d'association soumet au conseil d'association, pour adoption, des propositions ou des projets de décisions ou de recommandations. 3. Comme le prévoit l'article 464, paragraphe 2, de l'accord, le comité d'association est composé de représentants des parties, en principe au niveau des hauts fonctionnaires, dotés de responsabilités pour les questions spécifiques à traiter lors de chaque réunion. 4. Conformément à l'article 465, paragraphe 4, de l'accord, lorsque le comité d'association, dans sa configuration «Commerce», tel qu'elle est prévue à l'article 465, paragraphe 4, de l'accord (ci-après dénommé «comité d'association dans sa configuration “Commerce”»), s'acquitte des tâches qui lui sont confiées en vertu du titre IV de l'accord, il se compose de hauts fonctionnaires de la Commission européenne et de l'Ukraine dotés de responsabilités dans le domaine du commerce et des questions liées au commerce. Un représentant de la Commission européenne ou de l'Ukraine, doté de responsabilités dans le domaine du commerce et des questions liées au commerce, assure la présidence du comité d'association dans sa configuration «Commerce», conformément à l'article 2 du présent règlement intérieur. Un représentant du Service européen pour l'action extérieure assiste également aux réunions. 5. Comme le prévoit l'article 465, paragraphe 3, de l'accord, le comité d'association est habilité à prendre des décisions dans les cas prévus par l'accord et dans les domaines dans lesquels le conseil d'association lui a délégué des pouvoirs. Ces décisions lient les parties, qui prennent les mesures appropriées pour leur mise en œuvre. Le comité d'association adopte ses décisions d'un commun accord entre les parties après l'accomplissement des procédures internes respectives afférentes à leur adoption. 6. Les parties au présent règlement intérieur sont définies selon les dispositions de l'article 482 de l'accord. Article 2 Présidence Les parties président le comité d'association, à tour de rôle, pendant une période de douze mois. La première période débute à la date de la première réunion du conseil d'association et se termine le 31 décembre de la même année. Article 3 Réunions 1. Sauf accord contraire des parties, le comité d'association se réunit à intervalles réguliers, au moins une fois par an. Si les parties en conviennent, des réunions extraordinaires du comité d'association peuvent se tenir à la demande de l'une des parties. 2. Chaque réunion du comité d'association est convoquée par son président en un lieu et à une date approuvés par les parties. La convocation est envoyée par le secrétariat du comité d'association au plus tard vingt-huit jours calendaires avant le début de la réunion, à moins que les parties n'en conviennent autrement. 3. Le comité d'association dans sa configuration «Commerce» se réunit au moins une fois par an et lorsque les circonstances l'exigent. Chaque réunion est convoquée par le président du comité d'association dans sa configuration «Commerce» en un lieu, à une date et à l'aide de tout moyen approuvés par les parties. La convocation est envoyée par le secrétariat du comité d'association dans sa configuration «Commerce» au plus tard quinze jours calendaires avant le début de la réunion, à moins que les parties n'en conviennent autrement. 4. Chaque fois que possible, la réunion ordinaire du comité d'association est convoquée en temps utile avant la réunion ordinaire du conseil d'association. 5. Exceptionnellement, et si les parties en conviennent, les réunions du comité d'association peuvent se tenir à l'aide de tout moyen technologique approuvé, par exemple par visioconférence. Article 4 Délégations Avant chaque réunion, les parties sont informées, par le secrétariat du comité d'association, de la composition prévue des délégations participant à la réunion pour chacune des parties. Article 5 Secrétariat 1. Un fonctionnaire de l'Union européenne et un fonctionnaire de l'Ukraine exercent conjointement les fonctions de secrétaires du comité d'association et exécutent les tâches de secrétariat de manière conjointe, sauf dispositions contraires du présent règlement intérieur, dans un esprit de confiance mutuelle et de coopération. 2. Un fonctionnaire de la Commission européenne et un fonctionnaire de l'Ukraine dotés de responsabilités dans le domaine du commerce et des questions liées au commerce exercent conjointement les fonctions de secrétaires du comité d'association dans sa configuration «Commerce». Article 6 Correspondance 1. La correspondance destinée au comité d'association est adressée au secrétaire du comité d'association de l'une des parties, qui en informe ensuite l'autre secrétaire. 2. Le secrétariat du comité d'association veille à ce que la correspondance adressée au comité d'association soit transmise au président du comité d'association et diffusée, s'il y a lieu, en tant que documents visés à l'article 7. 3. La correspondance émanant du président est envoyée aux parties par le secrétariat en son nom. La diffusion de cette correspondance est effectuée, s'il y a lieu, conformément à l'article 7. Article 7 Documents 1. Les documents sont diffusés par les secrétaires du comité d'association. 2. Une partie transmet ses documents à son secrétaire. Le secrétaire transmet ces documents au secrétaire de l'autre partie. 3. Le secrétaire de l'Union communique les documents aux représentants de l'Union concernés, avec copie systématique au secrétaire de l'Ukraine. 4. Le secrétaire de l'Ukraine communique les documents aux représentants de l'Ukraine concernés, avec copie systématique au secrétaire de l'Union. Article 8 Confidentialité Sauf décision contraire des parties, les réunions du comité d'association ne sont pas publiques. Lorsqu'une partie communique au comité d'association des informations qualifiées de confidentielles, l'autre partie traite ces informations comme telles. Article 9 Ordre du jour des réunions 1. Le secrétariat du comité d'association établit un ordre du jour provisoire pour chaque réunion du comité d'association, ainsi qu'un projet de conclusions opérationnelles, conformément à l'article 10, sur la base de propositions faites par les parties. L'ordre du jour provisoire comprend les points pour lesquels le secrétariat du comité d'association a reçu une demande d'inscription à l'ordre du jour de la part d'une partie, appuyée par les documents y afférents, au plus tard vingt et un jours calendaires avant la date de la réunion. 2. L'ordre du jour provisoire, ainsi que les documents y afférents, sont communiqués comme prévu à l'article 7 au plus tard quinze jours calendaires avant la date du début de la réunion. 3. L'ordre du jour est adopté par le comité d'association au début de chaque réunion. L'inscription à l'ordre du jour de points autres que ceux qui figurent dans l'ordre du jour provisoire est possible, sous réserve de l'accord des parties. 4. Le président de la réunion du comité d'association peut, avec l'accord de l'autre partie, inviter, sur une base ad hoc, des représentants d'autres instances des parties ou des experts indépendants spécialisés dans un domaine donné à assister aux réunions afin de fournir des informations sur des sujets spécifiques. Les parties veillent à ce que ces observateurs ou experts respectent les éventuelles exigences de confidentialité. 5. Le président de la réunion du comité d'association peut, après consultation des parties, réduire les délais prévus aux paragraphes 1 et 2 afin de tenir compte de circonstances particulières. Article 10 Procès-verbal et conclusions opérationnelles 1. Les secrétaires du comité d'association établissent conjointement un projet de procès-verbal de chaque réunion du comité d'association. 2. Le procès-verbal comprend, en règle générale, pour chaque point de l'ordre du jour: a) une liste des participants à la réunion, une liste des fonctionnaires les accompagnant et une liste des observateurs ou experts ayant assisté à la réunion, le cas échéant; b) les documents soumis au comité d'association; c) les déclarations dont l'inscription au procès-verbal a été demandée par le comité d'association; et d) les conclusions opérationnelles de la réunion, comme prévu au paragraphe 4. 3. Le projet de procès-verbal est soumis au comité d'association pour approbation. Le comité d'association approuve le projet de procès-verbal lors de sa réunion suivante. Ce projet de procès-verbal peut aussi être approuvé par écrit. Le projet de procès-verbal du comité d'association dans sa configuration «Commerce» est approuvé dans un délai de vingt-huit jours calendaires après chaque réunion. Une copie en est adressée à chacun des destinataires visés à l'article 7. 4. Le projet de conclusions opérationnelles de chaque réunion est rédigé par le secrétaire du comité d'association de la partie assurant la présidence du comité d'association, et diffusé aux parties, accompagné de l'ordre du jour, généralement au plus tard quinze jours calendaires avant la date du début de la réunion. Ce projet est mis à jour pendant la réunion de manière à ce qu'à la fin de la réunion, sauf accord contraire des parties, le comité d'association adopte les conclusions opérationnelles, qui exposent les actions de suivi arrêtées d'un commun accord par les parties. Une fois adoptées, les conclusions opérationnelles sont jointes au procès-verbal et leur mise en œuvre fait l'objet d'un suivi au cours des réunions ultérieures du comité d'association. À cette fin, le comité d'association adopte un modèle permettant le suivi de chaque point d'action par rapport à un délai d'exécution donné. Article 11 Décisions et recommandations 1. Dans des cas spécifiques où l'accord lui confère le pouvoir de prendre des décisions, ou lorsque ce pouvoir lui a été délégué par le conseil d'association, le comité d'association arrête des décisions. Le comité d'association formule également des recommandations. Les décisions et recommandations sont arrêtées d'un commun accord entre les parties et après l'accomplissement des procédures internes respectives. Chaque décision ou recommandation est signée par le président du comité d'association et authentifiée par les secrétaires du comité d'association. 2. Le comité d'association peut, si les parties en conviennent, arrêter des décisions ou formuler des recommandations par procédure écrite. La procédure écrite consiste en un échange de notes entre les secrétaires, agissant en accord avec les parties. À cet effet, le texte de la proposition est diffusé conformément à l'article 7, dans un délai d'au moins vingt et un jours pour faire connaître toutes réserves ou modifications. Le président peut, après consultation des parties, réduire les délais prévus au présent paragraphe afin de tenir compte de circonstances particulières. Une fois que le texte a été approuvé, la décision ou la recommandation est signée par le président et authentifiée par les secrétaires. 3. Les actes du comité d'association sont dénommés respectivement «décision» ou «recommandation». Chaque décision entre en vigueur le jour de son adoption sauf si elle en dispose autrement. 4. Les décisions et les recommandations sont communiquées aux parties. 5. Chacune des parties peut décider de la publication, dans son journal officiel, des décisions et des recommandations du comité d'association. Article 12 Rapports À chaque réunion ordinaire du conseil d'association, le comité d'association rend compte de ses activités et de celles de ses sous-comités, groupes de travail et autres instances au conseil d'association. Article 13 Langues 1. Les langues officielles du comité d'association sont les langues officielles des parties. 2. Les langues de travail du comité d'association sont l'anglais et l'ukrainien. Sauf décision contraire, le comité d'association délibère sur la base de documents établis dans lesdites langues. Article 14 Dépenses 1. Chaque partie prend en charge les dépenses résultant de sa participation aux réunions du comité d'association, en ce qui concerne tant les frais de personnel, de voyage et de séjour que les frais postaux et de télécommunications. 2. Les dépenses relatives à l'organisation des réunions et à la reproduction des documents sont prises en charge par la partie qui organise la réunion. 3. Les dépenses relatives à l'interprétation en séance et à la traduction des documents à partir de l'anglais et de l'ukrainien ou vers ces langues conformément à l'article 13, paragraphe 1, sont prises en charge par la partie qui organise la réunion. Les dépenses relatives à l'interprétation et à la traduction vers d'autres langues ou à partir d'autres langues sont directement prises en charge par la partie qui fait appel à de tels services. 4. Lorsqu'il est nécessaire de traduire des documents dans les langues officielles de l'Union, les dépenses sont supportées par l'Union. Article 15 Modification du règlement intérieur Le présent règlement intérieur peut être modifié par une décision du conseil d'association conformément à l'article 465, paragraphe 1, de l'accord. Article 16 Sous-comités, comités ou instances spécialisés 1. Conformément à l'article 466, paragraphes 1 et 3, de l'accord, le comité d'association peut décider de constituer, pour l'assister dans l'accomplissement de ses tâches, tout sous-comité dans des domaines particuliers, autres que les sous-comités prévus par l'accord, lorsque la mise en œuvre de ce dernier le requiert. Le comité d'association peut décider de supprimer tout sous-comité précité et définir ou modifier son règlement intérieur. Sauf décision contraire, tout sous-comité précité travaille sous l'autorité du comité d'association, auquel il fait rapport après chaque réunion. 2. Sauf disposition contraire de l'accord ou accord contraire au sein du conseil d'association, le présent règlement intérieur s'applique mutatis mutandis à tout sous-comité visé au paragraphe 1. 3. Les réunions des sous-comités peuvent être tenues de manière souple, en fonction des besoins, et prendre la forme de réunions physiques, soit à Bruxelles soit en Ukraine, ou de réunions par visioconférence, par exemple. Les sous-comités font office de plateforme permettant de suivre les progrès réalisés en matière de rapprochement dans des domaines particuliers, de débattre de certaines questions et certains défis découlant de ce processus, et de formuler des recommandations et des conclusions opérationnelles. 4. Le secrétariat du comité d'association reçoit une copie de tous les courriers, documents et communications utiles concernant tout sous-comité, tout comité ou instance spécialisé. 5. Sauf disposition contraire de l'accord ou accord contraire des parties au sein du conseil d'association, les sous-comités, les comités ou instances spécialisés ne sont habilités qu'à formuler des recommandations au comité d'association. Article 17 Le présent règlement intérieur est applicable mutatis mutandis au comité d'association dans sa configuration «Commerce», sauf disposition contraire.

PROJET DE DÉCISION No 2/2014 DU CONSEIL D'ASSOCIATION UE-UKRAINE du … relative à la création de deux sous-comités LE CONSEIL D'ASSOCIATION UE-UKRAINE, vu l'accord d'association entre l'Union européenne et la Communauté européenne de l'énergie atomique et leurs États membres, d'une part, et l'Ukraine, d'autre part (1) (ci-après dénommé «l'accord»), et notamment son article 466, considérant ce qui suit: (1) Conformément à l'article 486 de l'accord, certaines parties de ce dernier sont appliquées à titre provisoire depuis le 1er novembre 2014. (2) Conformément à l'article 466, paragraphe 2, de l'accord, le conseil d'association peut décider de constituer tout comité ou instance spécialisé dans des domaines particuliers lorsque la mise en œuvre de l'accord le requiert, pour assister le conseil d'association dans l'accomplissement de ses tâches. (3) Afin de permettre des discussions au niveau des experts sur les principaux domaines concernés par l'application provisoire de l'accord, il convient de créer deux sous-comités. (4) Avec l'accord des parties, il devrait être possible de modifier tant la liste des sous-comités que le champ d'action de chacun d'eux, A ADOPTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION: Article premier Les sous-comités énumérés à l'annexe sont créés. Article 2 Le règlement intérieur des sous-comités énumérés à l'annexe est régi par l'article 16 du règlement intérieur du comité d'association et des sous-comités tel qu'il a été adopté par la décision no 1/2014 du conseil d'association UE-Ukraine. Article 3 Avec l'accord des parties, tant la liste des sous-comités figurant à l'annexe que le champ d'action de chacun d'eux peuvent être modifiés. Article 4 La présente décision entre en vigueur le jour de son adoption. Fait à …, le … Par le conseil d'association Le président (1) JO L 161 du 29.5.2014, p. 3. ANNEXE LISTE DES SOUS-COMITÉS 1. Sous-comité «Liberté, sécurité et justice» 2. Sous-comité «Coopération économique et coopération sectorielle»