Décision du 21 mars 1997 concernant l'accès du public aux documents de l'Agence européenne pour l'environnement (97/C 282/04)

Exposé des motifs

1. Le règlement (CEE) n° 1210/90 du Conseil, du 7 mai 1990, relatif à la création de l'Agence européenne pour l'environnement et du réseau européen d'information et d'observation pour l'environnement (1), stipule qu'il appartient notamment à l'Agence «d'assurer la bonne information du public sur l'état de l'environnement» (article 1er paragraphe 2). En application de cette obligation générale, l'Agence doit «assurer une large diffusion des informations environnementales fiables» (article 2 paragraphe 6).

2. Considérant que la liberté d'accès aux informations environnementales détenues par les autorités publiques des États membres contribue à la protection de l'environnement, la directive 90/313/CEE, du Conseil, du 7 juin 1990, concernant la liberté d'accès à l'information en matière d'environnement (2), garantit l'accès aux documents détenus par les États membres.

3. En date du 6 décembre 1993, le Conseil et la Commission ont approuvé un code de conduite concernant l'accès du public aux documents du Conseil et de la Commission (3). Très rapidement ensuite, les deux institutions ont adopté, en application de ce code de conduite, des décisions concernant l'accès du public à leurs documents respectifs (4).

4. L'Agence a appliqué jusqu'ici la décision de la Commission par analogie. Cependant, désormais dotée de la personnalité juridique et de l'autonomie juridique, l'Agence n'est plus liée par les décisions susmentionnées et doit donc adopter ses propres règles en matière d'accès aux documents qu'elle publie.

Il serait très souhaitable que ces règles suivent étroitement celles adoptées par le Conseil et la Commission. Toutefois, conformément au principe de l'autonomie juridique, la décision ne fait pas référence au code de conduite susmentionné et doit être appliquée à titre indépendant.

5. Quant à la substance de la décision, l'Agence doit clairement exprimer au départ sa volonté de permettre l'accès le plus large possible à ses documents existants. La décision vise à instaurer les règles en vertu desquelles le public peut demander les documents disponibles sans être obligé de faire valoir un intérêt. Il est entendu que les demandeurs ne sont autorisés de recevoir ou de consulter que les documents existants. L'Agence ne peut être tenue d'entreprendre des recherches ou de produire de nouveaux documents à la demande du public.

6. L'accès aux documents (quelle que soit leur forme) sera normalement réservé aux documents qui émanent de l'Agence. Pour tout autre document souhaité, les demandeurs sont invités à s'adresser à l'autorité dont il émane.

7. En règle générale, la consultation de documents dans les bureaux mêmes de l'Agence sera gratuite mais l'Agence doit avoir la possibilité de percevoir une légère redevance pour la photocopie de documents excédant trente pages.

8. L'accès aux documents de l'Agence peut être refusé dans certaines conditions, en particulier lorsque la divulgation peut porter atteinte à l'intérêt public, à la protection de l'individu et de la vie privée, ou à la protection du secret en matière commerciale et industrielle. Il apparaît souhaitable, à des fins de cohérence, de libeller ces exceptions (article 5) dans les mêmes termes que le code de conduite adopté par le Conseil et la Commission.

9. La décision fixe la procédure suivante:

- toutes les demandes doivent être adressées au bureau du directeur exécutif. Elles seront traitées sous la responsabilité du directeur exécutif,

- au cas où l'Agence a l'intention de refuser l'accès aux documents, le demandeur doit être informé par écrit des motifs de cette intention. Il peut faire appel à cette décision auprès du président du conseil d'administration. Cette procédure ne devrait intervenir qu'à titre exceptionnel,

- si le président du conseil d'administration décide de rejeter l'appel, sa décision doit être dûment motivée et signaler au demandeur la possibilité d'un recours auprès du médiateur aux conditions prévues à l'article 138 E du traité CE.

10. La décision du conseil d'administration de l'Agence européenne pour l'environnement a été approuvée et devra être réexaminée par la même instance après deux ans d'application. Elle doit être publiée au Journal officiel des Communautés européennes (série C - partie I Communications) et mise à la disposition du public.

Texte de la décision

I. Le public aura le plus large accès possible aux documents de l'Agence aux conditions dans la présente décision.

On entend par «documents de l'Agence» tout écrit, quelle que soit son support, contenant des données existantes et émanant de l'Agence européenne pour l'environnement. La présente décision ne s'applique pas aux documents déjà publiés.

II. Toute demande d'accès à un document de l'Agence doit être adressée par écrit au directeur exécutif de l'Agence (5). Les demandeurs ne sont pas tenus de faire valoir un intérêt.

Les demandes doivent être formulées de façon suffisamment précise et contenir notamment les éléments permettant d'identifier le document demandé. Le cas échéant, le demandeur est invité à préciser sa demande.

III. L'accès du demandeur au document de l'Agence s'exerce par une consultation sur place ou par la délivrance, aux frais du demandeur, d'une copie de ce document. Lorsque le nombre de photocopies dépasse trente feuilles de papier, l'Agence peut appliquer une redevance de 10 écus plus 0,036 écu par feuille. Les frais afférents à d'autres moyens d'information seront fixés cas par cas sans excéder un montant raisonnable.

Les documents sont fournis dans la version linguistique disponible en tenant compte de la préférence exprimée par le demandeur.

Toute personne ayant obtenu l'accès à un document de l'Agence ne peut vendre le document ni le diffuser à des fins commerciales sans autorisation préalable. La reproduction des documents publiés est autorisée à condition d'en citer la source.

IV. Les demandes sont traitées dans les meilleurs délais sous la responsabilité du directeur exécutif.

Le demandeur est informé par écrit dans un délai d'un mois soit de la suite positive réservée à sa demande, soit de l'intention de lui donner une réponse négative. Dans ce dernier cas, l'intéressé est informé de cette intention et de ce qu'il dispose d'un délai d'un mois pour adresser au président du conseil d'administration une demande de révision de cette intention de lui refuser l'accès, faute de quoi il sera considéré comme ayant renoncé à sa demande initiale.

Le défaut de réponse à une demande dans le mois suivant l'introduction de cette demande vaut décision de refus. Le demandeur peut alors s'adresser dans le mois qui suit au président du conseil d'administration, faute de quoi il sera considéré comme ayant renoncé à sa demande initiale.

La décision concernant la demande de révision doit intervenir dans les meilleurs délais et, au plus tard, dans les deux mois qui suivent l'introduction de la demande en question. En cas de rejet de la demande, la décision doit être dûment motivée. Dans le même temps, le demandeur est informé de la possibilité d'introduire un recours auprès du médiateur dans les conditions prévues à l'article 138 E du traité instituant la Communauté européenne.

V. L'accès à un document de l'Agence ne peut être accordé lorsque sa divulgation peut porter atteinte à:

- la protection de l'intérêt public (sécurité publique, relations internationales, stabilité monétaire, procédures juridictionnelles, activités d'inspection et d'enquête),

- la protection du secret en matière commerciale et industrielle,

- la protection des intérêts financiers de la Communauté,

- la protection de la confidentialité demandée par la personne physique ou morale qui a fourni l'une des informations contenues dans le document, ou requise par la législation de l'État membre qui a fourni l'une de ces informations.

L'accès à un document de l'Agence peut être refusé pour protéger le secret de ses délibérations.

VI. La présente décision fera l'objet d'un réexamen après deux ans d'application, sur la base d'un rapport consacré à sa mise en oeuvre et préparé à cette fin par le directeur exécutif à l'intention du conseil d'administration.

VII. La présente décision prend effet le 1er juin 1997. Elle est publiée au Journal officiel des Communautés européennes et mise à la disposition du public.

(1) JO L 120 du 11. 5. 1990, p. 1.

(2) JO L 158 du 23. 6. 1990, p. 56.

(3) JO L 340 du 31. 12. 1993, p. 41.

(4) Décision du Conseil du 20 décembre 1993 sur l'accès du public aux documents du Conseil (JO L 340 du 31. 12. 1993, p. 43). Décision de la Commission du 8 février 1994 sur l'accès du public aux documents de la Commission (JO L 46 du 18. 2. 1994, p. 58), modifiée par la décision du 19 septembre 1996 (JO L 247 du 28. 9. 1996, p. 45).

(5) Agence européenne pour l'environnement, Kongens Nytorv 6, DK-1050 Copenhague, Télécopieur (45) 33 36 71 99.