Décision du bureau exécutif portant règles internes relatives à la limitation de certains droits des personnes concernées en matière de traitement des données à caractère personnel dans le cadre du fonctionnement de l’Agence des droits fondamentaux de l’Union européenne

(2019/C 371/06)

LE BUREAU EXÉCUTIF DE L’AGENCE DES DROITS FONDAMENTAUX DE L’UNION EUROPÉENNE

vu

le traité sur le fonctionnement de l’Union européenne,

le règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données, et abrogeant le règlement (CE) no 45/2001 et la décision no 1247/2002/CE (1) (le «règlement (UE) 2018/1725»), et notamment son article 25,

le règlement (CE) no 168/2007 du Conseil portant création de l’Agence des droits fondamentaux de l’Union européenne (FRA), et notamment son article 13,

vu l’opinion du CEPD du 19 mai 2019 et les orientations du CEPD relatives à l’article 25 du nouveau règlement et les règles internes,

considérant ce qui suit:

(1) L’Agence des droits fondamentaux de l’Union européenne (ci-après la «FRA») exerce ses activités conformément au règlement (CE) no 168/2007.

(2) Conformément à l’article 25, paragraphe 1, du règlement (UE) 2018/1725, les limitations de l’application des articles 14 à 22, 35 et 36, ainsi que de l’article 4 dudit règlement, dans la mesure où ses dispositions correspondent aux droits et obligations prévus aux articles 14 à 22, devraient être fondées sur des règles internes à adopter par la FRA, lorsque celles-ci ne sont pas fondées sur des actes juridiques adoptés sur la base des traités.

(3) Ces règles internes, y compris les dispositions relatives à l’appréciation de la nécessité et de la proportionnalité d’une limitation, ne devraient pas s’appliquer lorsqu’un acte juridique adopté sur la base des traités prévoit une limitation des droits des personnes concernées.

(4) Lorsque la FRA exerce ses fonctions en ce qui concerne les droits des personnes concernées en vertu du règlement (UE) 2018/1725, elle examine si l’une des dérogations établies dans ledit règlement s’applique.

(5) La FRA peut, dans le cadre de son fonctionnement administratif, mener des enquêtes administratives, des procédures disciplinaires et des activités liées à des cas d’irrégularités potentielles signalés à l’OLAF, traiter des cas de dénonciation de dysfonctionnements, traiter des procédures (formelles et informelles) en cas de harcèlement, traiter des plaintes internes et externes, procéder à des audits internes, confier la conduite d’enquêtes au délégué à la protection des données conformément à l’article 45, paragraphe 2, du règlement (UE) 2018/1725, et mener des enquêtes de sécurité (informatique) interne.

(6) La FRA traite plusieurs catégories de données à caractère personnel, y compris des données vérifiées (données «objectives», telles que les données d’identification, coordonnées, données professionnelles, données administratives, données provenant de sources spécifiques, communications électroniques et données relatives au trafic) et/ou des données non vérifiées (données «subjectives» relatives à l’affaire, telles que le raisonnement, les données comportementales, les évaluations, les données relatives à la performance et à la conduite, ainsi que les données touchant à l’objet de la procédure ou de l’activité, ou soumises en rapport avec celui-ci).

(7) La FRA, représentée par son directeur, agit en qualité de responsable du traitement des données, indépendamment de toute délégation ultérieure de la fonction de responsable du traitement, au sein de la FRA, afin de tenir compte des responsabilités opérationnelles liées à des traitements spécifiques de données à caractère personnel.

(8) Les données à caractère personnel sont conservées de manière sécurisée dans un environnement électronique ou sur un support papier qui empêche leur consultation ou transfert illicite par ou à des personnes qui n’ont pas besoin d’en connaître. Les données à caractère personnel traitées ne sont pas conservées plus longtemps que ce qui est nécessaire et approprié au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées, pendant la période indiquée dans les avis relatifs à la protection des données, les déclarations de confidentialité ou les registres de la FRA.

(9) Ces règles internes devraient s’appliquer à toutes les opérations de traitement effectuées par la FRA dans la conduite d’enquêtes administratives, de procédures disciplinaires, d’activités liées à des cas d’irrégularités potentielles signalés à l’OLAF, de procédures de dénonciation de dysfonctionnements, de procédures (formelles et informelles) en cas de harcèlement, le traitement de plaintes internes et externes, la réalisation d’audits internes/externes, la conduite d’enquêtes par le délégué à la protection des données conformément à l’article 45, paragraphe 2, du règlement (UE) 2018/1725, et la conduite d’enquêtes de sécurité (informatique) réalisées en interne ou avec une participation externe (p. ex. CERT-UE).

(10) Elles devraient s’appliquer aux opérations de traitement effectuées avant le lancement des procédures visées ci-dessus, au cours de ces procédures et pendant le suivi des suites données à l’issue de ces procédures. Ces règles devraient aussi couvrir l’assistance et la coopération fournies par la FRA aux autorités nationales et organisations internationales en dehors de ses enquêtes administratives.

(11) Dans les cas où ces règles internes s’appliquent, la FRA doit justifier les raisons pour lesquelles les limitations sont strictement nécessaires et proportionnées dans une société démocratique et respectent le contenu essentiel des libertés et droits fondamentaux.

(12) Dans ce cadre, la FRA est tenue de respecter, dans toute la mesure du possible, les droits fondamentaux des personnes concernées au cours des procédures susmentionnées, notamment ceux relatifs au droit à l’information, au droit d’accès et de rectification, au droit à l’effacement, à la limitation du traitement, au droit à la communication d’une violation de données à caractère personnel à la personne concernée ou à la confidentialité des communications, tels que consacrés par le règlement (UE) 2018/1725.

(13) Toutefois, la FRA peut être obligée de limiter la communication d’informations à la personne concernée et d’autres droits de la personne concernée afin de protéger, en particulier, ses propres enquêtes, les enquêtes et les procédures d’autres autorités publiques, ainsi que les droits d’autres personnes liées à ses enquêtes ou à d’autres procédures.

(14) La FRA peut donc limiter la communication d’informations dans le but de protéger l’enquête ainsi que les libertés et droits fondamentaux d’autres personnes concernées.

(15) La FRA devrait vérifier régulièrement que les conditions qui justifient la limitation s’appliquent, et lever la limitation dès lors que celles-ci cessent de s’appliquer.

(16) Le responsable du traitement devrait informer le délégué à la protection des données au moment de différer la communication d’informations et lors des révisions,

A ARRÊTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION:

Article 1 Objet et champ d’application 1. La présente décision établit les règles relatives aux conditions dans lesquelles la FRA peut, dans le cadre des procédures définies au paragraphe 2, limiter l’application des droits inscrits aux articles 14 à 21, 35 et 36, ainsi qu’à l’article 4, du règlement (UE) 2018/1725, en vertu de son article 25. 2. La présente décision s’applique, dans le cadre du fonctionnement administratif de la FRA, aux opérations de traitement de données à caractère personnel effectuées par l’Agence aux fins suivantes: mener des enquêtes administratives, des procédures pré-disciplinaires, des procédures disciplinaires, des procédures de suspension au titre de l’Annexe IX du statut, des activités liées à des cas d’irrégularités potentielles signalés à l’OLAF, traiter des cas de dénonciation de dysfonctionnements, des procédures (formelles et informelles) en cas de harcèlement, traiter des plaintes internes et externes, réaliser des audits internes/externes, confier la conduite d’enquêtes au délégué à la protection des données conformément à l’article 45, paragraphe 2, du règlement (UE) 2018/1725, et mener des enquêtes de sécurité (informatique) en interne ou avec une participation externe (p. ex. CERT-UE). 3. Les catégories de données concernées sont les données vérifiées (données «objectives», telles que les données d’identification, coordonnées, données professionnelles, données administratives, données provenant de sources spécifiques, communications électroniques et données relatives au trafic) et/ou les données non vérifiées (les données «subjectives» relatives à l’affaire, telles que le raisonnement, les données comportementales, les évaluations, les données relatives à la performance et à la conduite, ainsi que les données touchant à l’objet de la procédure ou de l’activité, ou soumises en rapport avec celui-ci). 4. Lorsque la FRA exerce ses fonctions en ce qui concerne les droits des personnes concernées en vertu du règlement (UE) 2018/1725, elle examine si l’une des dérogations établies dans ledit règlement s’applique. 5. Sous réserve des conditions énoncées dans la présente décision, les limitations peuvent s’appliquer aux droits suivants: la communication d’informations aux personnes concernées, le droit d’accès, de rectification, le droit à l’effacement, à la limitation du traitement, à la communication d’une violation de données à caractère personnel à la personne concernée ou à la confidentialité des communications.

Article 2 Spécification du responsable du traitement et garanties 1. Les garanties mises en place pour éviter les violations, les fuites ou la divulgation non autorisée de données sont les suivantes: a) la conservation des documents papier dans des armoires sécurisées et accessibles au seul personnel habilité; b) le stockage de toutes les données électroniques dans une application informatique sécurisée, conformément aux normes de sécurité de la FRA, ainsi que dans des dossiers électroniques spécifiques accessibles au seul personnel habilité. Les niveaux d’accès appropriés sont accordés individuellement; c) la protection de la base de données par un mot de passe dans un système d’authentification unique et la connexion automatique de la base de données à l’identifiant et au mot de passe de l’utilisateur. Le remplacement d’utilisateurs est strictement interdit. Les enregistrements électroniques sont conservés en toute sécurité afin de préserver la confidentialité et le caractère privé des données qu’ils contiennent; d) toutes les personnes ayant accès aux données sont tenues de respecter l’obligation de confidentialité. 2. Le responsable du traitement est la FRA, représentée par son directeur, qui peut déléguer la fonction de responsable du traitement. Les personnes concernées sont informées de la délégation de la fonction de responsable du traitement au moyen des avis ou registres relatifs à la protection des données publiés sur le site web et/ou l’intranet de la FRA. 3. La durée de conservation des données à caractère personnel visées à l’article 1, paragraphe 3 n’est pas plus longue que ce qui est nécessaire et approprié au regard des finalités pour lesquelles ces données sont traitées. En tout état de cause, elle ne dépasse pas la durée de conservation spécifiée dans les avis relatifs à la protection de données, les déclarations de confidentialité ou les registres mentionnés à l’article 5, paragraphe 1. 4. Lorsque la FRA envisage d’appliquer une limitation, le risque pour les droits et libertés de la personne concernée doit être mis en balance, en particulier, avec le risque pour les droits et libertés d’autres personnes concernées et le risque de priver d’effet les enquêtes ou procédures de la FRA, notamment par la destruction de preuves. Les risques pour les droits et libertés de la personne concernée concernent principalement, mais pas seulement, les risques pour la réputation et les risques pour les droits de la défense et le droit d’être entendu.

Article 3 Limitations 1. La FRA n’appliquera une limitation que pour assurer: a) la sûreté nationale, la sécurité publique ou la défense des États membres; b) la prévention et la détection d’infractions pénales, ainsi que les enquêtes et les poursuites en la matière ou l’exécution de sanctions pénales, y compris la protection contre les menaces pour la sécurité publique et la prévention de telles menaces; c) d’autres objectifs importants d’intérêt public général de l’Union ou d’un État membre, en particulier les objectifs de la politique étrangère et de sécurité commune de l’Union ou un intérêt économique ou financier important de l’Union ou d’un État membre, y compris dans les domaines monétaire, budgétaire et fiscal, de la santé publique et de la sécurité sociale; d) la sécurité interne des institutions et organes de l’Union, notamment de leurs réseaux de communications électroniques; e) la protection de l’indépendance de la justice et des procédures judiciaires; f) la prévention et la détection de manquements à la déontologie des professions réglementées, ainsi que les enquêtes et les poursuites en la matière; g) une mission de contrôle, d’inspection ou de réglementation liée, même occasionnellement, à l’exercice de l’autorité publique, dans les cas visés aux points a) à c); h) la protection de la personne concernée ou des droits et libertés d’autrui; i) l’exécution des demandes de droit civil. 2. Aux fins spécifiques de l’application des finalités énoncées au paragraphe 1 ci-dessus, la FRA peut appliquer des limitations en ce qui concerne les données à caractère personnel échangées avec les services de la Commission ou d’autres institutions, organes et organismes de l’Union, les autorités compétentes des États membres ou de pays tiers ou les organisations internationales, dans les circonstances suivantes: a) lorsque l’exercice de ces droits et obligations pourrait être limité par les services de la Commission ou d’autres institutions, organes et organismes de l’Union sur la base d’autres actes prévus à l’article 25 du règlement (UE) 2018/1725 ou conformément au chapitre IX dudit règlement ou aux actes fondateurs d’autres institutions, organes, organismes et agences de l’Union; b) lorsque l’exercice de ces droits et obligations pourrait être limité par les autorités compétentes des États membres sur la base des actes visés à l’article 23 du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil ou en vertu de mesures nationales transposant l’article 13, paragraphe 3, l’article 15, paragraphe 3, ou l’article 16, paragraphe 3, de la directive (UE) 2016/680 du Parlement européen et du Conseil; c) lorsque l’exercice de ces droits et obligations pourrait compromettre la coopération de la FRA avec les pays tiers ou les organisations internationales dans l’accomplissement de ses missions. Avant d’appliquer des limitations dans les cas visés aux points a) et b) du premier alinéa, la FRA consulte les services compétents de la Commission, les institutions, organes, organismes et agences de l’Union ou les autorités compétentes des États membres à moins qu’il ne soit clair pour la FRA que l’application d’une limitation est prévue par l’un des actes visés à ces points. 3. Toute limitation est nécessaire et proportionnée au regard des risques pour les droits et libertés des personnes concernées et respecte le contenu essentiel des libertés et droits fondamentaux dans une société démocratique. 4. Si l’application de limitations est envisagée, une évaluation de la nécessité et de la proportionnalité est effectuée sur la base des règles en vigueur. Le résultat de cette évaluation est consigné dans une note d’évaluation interne, afin de rendre compte, au cas par cas, des limitations considérées. 5. Les limitations sont levées dès que les circonstances qui les justifient cessent d’exister. En particulier, lorsqu’il est considéré que l’exercice du droit limité ne priverait plus d’effet la limitation imposée ou ne porterait plus atteinte aux droits ou aux libertés d’autres personnes concernées.

Article 4 Réexamen par le délégué à la protection des données 1. La FRA informe, sans retard injustifié, son délégué à la protection des données (le «DPD») chaque fois que le responsable du traitement limite l’application des droits des personnes concernées, ou étend la limitation, conformément à la présente décision. Le responsable du traitement accorde au DPD un accès au registre contenant l’évaluation de la nécessité et de la proportionnalité de la limitation, et consigne la date à laquelle le DPD a été informé dans le registre. 2. Le DPD peut demander au responsable du traitement, par écrit, de réexaminer l’application des limitations. Le responsable du traitement informe le DPD par écrit du résultat du réexamen demandé. 3. Le responsable du traitement informe le DPD lorsque la limitation a été levée.

Article 5 Communication d’informations aux personnes concernées 1. Dans des cas dûment justifiés et dans les conditions stipulées dans la présente décision, le droit à l’information peut être limité par le responsable du traitement dans le cadre des opérations de traitement suivantes: a) la conduite d’enquêtes administratives et de procédures disciplinaires; b) les activités liées à des cas d’irrégularités potentielles signalés à l’OLAF; c) les procédures de dénonciation de dysfonctionnements; d) les procédures (formelles et informelles) en cas de harcèlement; e) le traitement de plaintes internes et externes; f) les audits internes et externes; g) les enquêtes menées par le délégué à la protection des données conformément à l’article 45, paragraphe 2, du règlement (UE) 2018/1725; h) les enquêtes de sécurité (informatique) conduites en interne ou avec une participation externe (p. ex. CERT-UE). La FRA inclut dans les avis relatifs à la protection des données, les déclarations de confidentialité ou les registres, au sens de l’article 31 du règlement (UE) 2018/1725, publiés sur son site web et/ou sur l’intranet pour informer les personnes concernées de leurs droits dans le cadre d’une procédure donnée, des informations relatives à la limitation potentielle de ces droits. Ces informations portent sur les droits susceptibles d’être limités, les motifs de la limitation ainsi que sa durée potentielle. 2. En outre, sans préjudice des dispositions du paragraphe 3, la FRA informe individuellement, lorsque cela est proportionné, toutes les personnes concernées, qui sont considérées comme des personnes concernées par l’opération de traitement spécifique, de leurs droits au regard des limitations actuelles ou futures, sans retard injustifié et par écrit. 3. Lorsque la FRA limite, en tout ou en partie, la communication d’informations aux personnes concernées visées au paragraphe 2, elle consigne dans un relevé les motifs de la limitation, le fondement légal conformément à l’article 3 de la présente décision, accompagnés d’une évaluation de sa nécessité et de sa proportionnalité. Le relevé et, le cas échéant, les documents contenant des éléments factuels et juridiques sous-jacents sont consignés dans un registre. Ils sont mis à la disposition du Contrôleur européen de la protection des données sur demande. 4. La limitation visée au paragraphe 3 continue de s’appliquer tant que les raisons la justifiant persistent. Lorsque les raisons de la limitation ne s’appliquent plus, la FRA fournit des informations à la personne concernée concernant les principales raisons sur lesquelles l’application d’une limitation est fondée. Dans le même temps, la FRA informe la personne concernée du droit de déposer une plainte auprès du Contrôleur européen de la protection des données à tout moment ou de former un recours juridictionnel devant la Cour de justice de l’Union européenne. La FRA examine l’application de la limitation tous les six mois à compter de son adoption et à la clôture de l’enquête, de la procédure ou de l’instruction en question. Par la suite, le responsable du traitement vérifie la nécessité de maintenir la limitation sur une base annuelle.

Article 6 Droit d’accès de la personne concernée 1. Dans des cas dûment justifiés et dans les conditions stipulées dans la présente décision, le droit d’accès peut être limité par le responsable du traitement dans le cadre des opérations de traitement suivantes, lorsque cela est nécessaire et proportionné: a) la conduite d’enquêtes administratives et de procédures disciplinaires; b) les activités liées à des cas d’irrégularités potentielles signalés à l’OLAF; c) les procédures de dénonciation de dysfonctionnements; d) les procédures (formelles et informelles) en cas de harcèlement; e) le traitement de plaintes internes et externes; f) les audits internes et externes; g) les enquêtes menées par le délégué à la protection des données conformément à l’article 45, paragraphe 2, du règlement (UE) 2018/1725; h) les enquêtes de sécurité (informatique) conduites en interne ou avec une participation externe (p. ex. CERT-UE). Dans les cas où les personnes concernées demandent à accéder à leurs données à caractère personnel traitées dans le cadre d’une ou de plusieurs affaires spécifiques ou d’une opération de traitement particulière, conformément à l’article 17 du règlement (UE) 2018/1725, la FRA limite son examen de la demande à ces seules données à caractère personnel. 2. Lorsque la FRA limite, en tout ou en partie, le droit d’accès visé à l’article 17 du règlement (UE) 2018/1725, elle prend les mesures suivantes: a) elle informe la personne concernée, dans sa réponse à la demande, de la limitation appliquée et des principales raisons qui la motivent, ainsi que de la possibilité d’introduire une plainte auprès du Contrôleur européen de la protection des données ou de former un recours juridictionnel devant la Cour de justice de l’Union européenne; b) elle consigne dans une note d’évaluation interne les motifs de la limitation, accompagnés d’une évaluation de la nécessité de la limitation, de sa proportionnalité et de sa durée. La communication des informations visées au point a) peut être différée, omise ou refusée si elle prive d’effet la limitation conformément à l’article 25, paragraphe 8, du règlement (UE) 2018/1725. La FRA examine l’application de la limitation tous les six mois à compter de son adoption et à la clôture de l’enquête en question. Par la suite, le responsable du traitement vérifie la nécessité de maintenir la limitation sur une base annuelle. 3. Le relevé et, le cas échéant, les documents contenant des éléments factuels et juridiques sous-jacents sont consignés dans un registre. Ils sont mis à la disposition du Contrôleur européen de la protection des données sur demande.

Article 7 Droit de rectification, droit à l’effacement et droit à la limitation du traitement 1. Dans des cas dûment justifiés et dans les conditions stipulées dans la présente décision, le droit de rectification, d’effacement et de limitation peut être limité par le responsable du traitement dans le cadre des opérations de traitement suivantes, lorsque cela est nécessaire et proportionné: a) la conduite d’enquêtes administratives et de procédures disciplinaires; b) les activités liées à des cas d’irrégularités potentielles signalés à l’OLAF; c) les procédures de dénonciation de dysfonctionnements; d) les procédures (formelles et informelles) en cas de harcèlement; e) le traitement de plaintes internes et externes; f) les audits internes et externes; g) les enquêtes menées par le délégué à la protection des données conformément à l’article 45, paragraphe 2, du règlement (UE) 2018/1725; h) les enquêtes de sécurité (informatique) conduites en interne ou avec une participation externe (p. ex. CERT-UE). 2. Dans le cas où la FRA limite, en tout ou en partie, l’application du droit de rectification, du droit à l’effacement ou du droit à la limitation du traitement visés aux articles 18, 19, paragraphe 1, et 20, paragraphe 1, du règlement (UE) 2018/1725, elle prend les mesures visées à l’article 6, paragraphe 2, de la présente décision, et enregistre le relevé conformément à son article 6, paragraphe 3.

Article 8 Communication à la personne concernée d’une violation de données à caractère personnel et confidentialité des communications électroniques 1. Dans des cas dûment justifiés et dans les conditions stipulées dans la présente décision, le droit à la communication d’une violation de données à caractère personnel peut être limité par le responsable du traitement dans le cadre des opérations de traitement suivantes, lorsque cela est nécessaire et proportionné: a) la conduite d’enquêtes administratives et de procédures disciplinaires; b) les activités liées à des cas d’irrégularités potentielles signalés à l’OLAF; c) les procédures de dénonciation de dysfonctionnements; d) les procédures (formelles et informelles) en cas de harcèlement; e) le traitement de plaintes internes et externes; f) les audits internes et externes; g les enquêtes menées par le délégué à la protection des données conformément à l’article 45, paragraphe 2, du règlement (UE) 2018/1725; h) les enquêtes de sécurité (informatique) conduites en interne ou avec une participation externe (p. ex. CERT-UE). 2. Dans des cas dûment justifiés et dans les conditions stipulées dans la présente décision, le droit à la confidentialité des communications électroniques peut être limité par le responsable du traitement dans le cadre des opérations de traitement suivantes, lorsque cela est nécessaire et proportionné: a) la conduite d’enquêtes administratives et de procédures disciplinaires; b) les activités liées à des cas d’irrégularités potentielles signalés à l’OLAF; c) les procédures de dénonciation de dysfonctionnements; d) les procédures formelles en cas de harcèlement; e) le traitement de plaintes internes et externes; f) les enquêtes de sécurité (informatique) conduites en interne ou avec une participation externe (p. ex. CERT-UE). 3. Dans le cas où la FRA limite la communication d’une violation de données à caractère personnel à la personne concernée ou la confidentialité de communications électroniques visées aux articles 35 et 36 du règlement (UE) 2018/1725, elle consigne et enregistre les motifs de cette limitation conformément à l’article 5, paragraphe 3, de la présente décision. L’article 5, paragraphe 4, de la présente décision s’applique.

Article 9 Dispositions finales La décision 2019/01 du bureau exécutif de la FRA portant règles internes relatives à la communication d’informations aux personnes concernées et à la limitation, par la FRA, de certains de leurs droits en matière de protection des données dans le contexte des enquêtes administratives et des procédures pré-disciplinaires, disciplinaires et de suspension (2019/C 108/04) est abrogée.

Article 10 Entrée en vigueur La présente décision entre en vigueur le troisième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l’Union européenne.

Fait à Vienne, le 27 septembre 2019. Pour l’Agence des droits fondamentaux de l’Union européenne Sirpa RAUTIO Présidente du bureau exécutif

(1) JO L 295 du 21.11.2018, p. 39.