Règlement (CE) no 16/2003 de la Commission

du 6 janvier 2003

portant modalités particulières d'exécution du règlement (CE) n° 1164/94 du Conseil en ce qui concerne l'éligibilité des dépenses dans le cadre des actions cofinancées par le Fonds de cohésion

LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,

vu le traité instituant la Communauté européenne,

vu le règlement (CE) n° 1164/94 du Conseil du 16 mai 1994 instituant le Fonds de cohésion(1), modifié en dernier lieu par le règlement (CE) n° 1265/1999(2), et notamment son annexe II, article D, paragraphe 7,

considérant ce qui suit:

(1) Les actions cofinancées par le Fonds de cohésion au titre du règlement (CE) n° 1164/94 sont des projets, des études préparatoires ou des mesures d'appui technique. Il convient de préciser les conditions d'éligibilité et de mise en oeuvre de ces actions.

(2) Les règles d'éligibilité étaient jusqu'à présent fixées dans l'annexe IV des décisions d'octroi, sur la base d'un texte standardisé.

(3) Pour garantir un traitement uniforme desdites actions, il convient d'établir des règles communes d'éligibilité des dépenses y afférentes. Ces règles doivent déterminer la période d'éligibilité et les différentes catégories de dépenses éligibles.

(4) Conformément au règlement (CE) n° 1164/94, l'approbation par la Commission des projets proposés doit s'effectuer sous réserve du respect des critères garantissant la haute qualité des projets et de leur compatibilité avec les politiques communautaires, en particulier celles concernant la passation des marchés publics et les règles de concurrence.

(5) Les présentes règles remplacent celles qui étaient reprises à l'annexe IV des décisions de la Commission relatives à l'octroi d'un concours du Fonds de cohésion, pour les nouveaux projets qui seront approuvés par décision de la Commission après l'entrée en vigueur du présent règlement,

A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:

CHAPITRE 1

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Article premier

Objet

Le présent règlement établit les règles communes pour déterminer l'éligibilité des dépenses dans le cadre des actions, prévues à l'article 3, du règlement (CE) n° 1164/94, qui peuvent être cofinancées au titre du Fonds de cohésion.

Article 2

Organisme responsable de la mise en oeuvre

L'organisme responsable de la mise en oeuvre, visé à l'article 10, paragraphe 4, du règlement (CE) n° 1164/94, est l'organisme public ou privé qui est responsable de l'organisation des appels d'offres liés à un projet. Cet organisme est désigné dans la décision de la Commission relative à l'octroi d'un concours du Fonds de cohésion (ci-après dénommée: "la décision de la Commission").

Tout changement d'organisme responsable de la mise en oeuvre doit être approuvé par la Commission.

Article 3

Mise en oeuvre d'un projet et durée d'exécution

1. La mise en oeuvre d'un projet couvre tous les stades de sa réalisation, de la programmation préalable à l'achèvement du projet approuvé et aux mesures de publicité y afférentes. La programmation préalable comprend aussi l'étude de solutions de remplacement.

2. Un projet peut, par décision de la Commission, se limiter à un ou à plusieurs des stades de sa réalisation.

3. La phase d'exécution d'un projet concerne la période nécessaire à l'achèvement des stades de sa réalisation jusqu'au moment où le projet devient pleinement opérationnel et où les éléments matériels adoptés par la décision de la Commission ont été achevés.

Article 4

Transparence et preuves documentaires

Toute dépense effectuée par l'organisme responsable de la mise en oeuvre doit être fondée sur des contrats, des conventions ou des documents juridiquement contraignants.

La production de pièces justificatives appropriées est impérative.

Les concessionnaires et les délégataires de l'exécution du projet sont soumis aux même obligations de contrôle et de suivi que les organismes responsables de la mise en oeuvre.

Article 5

Dépenses effectivement encourues

1. Les dépenses à prendre en compte pour le paiement du concours communautaire doivent être effectivement encourues pendant la période d'éligibilité telle que définie dans la décision de la Commission, conformément à l'article 8, paragraphe 2, point b), du règlement (CE) n° 1386/2002 de la Commission(3), et être directement liées au projet. Elles doivent se rapporter à des paiements certifiés par l'État membre et effectivement exécutés par lui-même ou pour son compte ou, dans les cas de concessions, par le concessionnaire auquel l'organisme responsable de la mise en oeuvre a délégué l'exécution du projet, et qui sont justifiés par des factures acquittées ou des pièces comptables de valeur probante équivalente.

Par "pièce comptable de valeur probante équivalente", on entend tout document détenu par l'organisme responsable de la mise en oeuvre qui justifie que l'écriture comptable donne une image fidèle et loyale des transactions effectivement réalisées, conforme aux pratiques comptables généralement admises.

2. Dans le cas des concessions, la certification par l'autorité compétente de la valeur des travaux réalisés par rapport aux indicateurs d'avancement des travaux repris dans le contrat de concession constitue une pièce comptable de valeur probante équivalente. Cette autorité peut être désignée par les États membres, conformément à l'annexe II, article D, paragraphe 4, du règlement (CE) n° 1164/94.

Article 6

Projets achevés

Une demande de concours relative à un projet matériellement achevé au moment du dépôt de la demande ne peut être considérée comme éligible.

Article 7

Début de la période d'éligibilité

1. Une dépense encourue est éligible à compter de la date à laquelle la Commission reçoit la demande de concours complète.

Une demande est considérée complète lorsqu'elle contient les informations requises à l'article 10, paragraphe 4, du règlement (CE) n° 1164/94.

2. Le début de la période d'éligibilité est fixé dans la décision de la Commission approuvant le projet. Les dépenses payées avant cette date ne sont pas éligibles.

3. Si une modification substantielle des éléments matériels d'un projet est demandée, les dépenses correspondant aux éléments matériels nouveaux ou étendus sont considérés comme éligibles à compter de la date à laquelle la Commission reçoit la demande de modification.

Le début de la période d'éligibilité des dépenses correspondant aux éléments matériels nouveaux ou étendus est précisé dans la décision de la Commission approuvant la modification. Les dépenses supportées avant cette date ne sont pas éligibles.

Article 8

Fin de la période d'éligibilité

La date de fin d'éligibilité concerne les paiements exécutés par l'organisme responsable de la mise en oeuvre.

La date de fin d'éligibilité est fixée dans la décision de la Commission.

CHAPITRE 2

DÉPENSES ÉLIGIBLES

Article 9

Catégories de dépenses éligibles

Sous réserve des conditions précisées aux chapitres 3 à 10, les catégories de dépenses éligibles correspondent aux dépenses concernant:

a) la programmation et la conception;

b) l'achat de terrain;

c) la viabilisation du site;

d) la construction;

e) les équipements;

f) les mesures liées à la gestion du projet;

g) les dépenses relatives à des mesures d'information et de publicité prises en application de la décision 96/455/CE de la Commission(4).

Article 10

Autres catégories de dépenses

D'autres catégories de dépenses que celles visées à l'article 9 peuvent être éligibles à condition d'être précisées dans la décision de la Commission.

CHAPITRE 3

TAXE SUR LA VALEUR AJOUTÉE ET AUTRES IMPÔTS ET TAXES

Article 11

Taxe sur la valeur ajoutée

1. La taxe sur la valeur ajoutée (TVA) ne constitue pas une dépense éligible sauf si elle est réellement et définitivement supportée par l'organisme responsable de la mise en oeuvre. La TVA qui est récupérable, par quelque moyen que ce soit, ne peut pas être considérée comme éligible même si elle n'est pas effectivement récupérée par l'organisme responsable de la mise en oeuvre ou par le destinataire ultime.

2. Lorsque le bénéficiaire final relève d'un régime forfaitaire visé par le titre XIV de la directive 77/388/CEE du Conseil(5), la TVA payée est considérée comme récupérable aux fins du paragraphe 1.

3. Le cofinancement communautaire n'excède en aucun cas la dépense éligible totale à l'exclusion de la TVA.

Article 12

Autres impôts et taxes

Les autres impôts, taxes ou charges, notamment les impôts directs et les charges sociales sur les salaires et traitements, qui découlent du cofinancement communautaire ne constituent pas une dépense éligible sauf s'ils sont supportés réellement et définitivement par l'organisme responsable de la mise en oeuvre.

CHAPITRE 4

DÉPENSES DE PROGRAMMATION ET DE CONCEPTION DES ACTIONS

Article 13

Éligibilité des dépenses

Les dépenses de programmation, d'expertise et de conception sont éligibles, à condition qu'elles soient directement liées à un ou plusieurs projets et spécifiquement approuvées par la décision de la Commission sauf les cas prévus aux articles 14, 15 et 34.

Article 14

Comptabilité des coûts

Dans le cas où plusieurs projets seraient couverts par un même contrat de travaux ou de services ou lorsque l'organisme responsable de la mise en oeuvre exerce les fonctions pour son propre compte, l'affectation des coûts doit faire l'objet d'une comptabilité séparée et transparente, fondée sur des pièces comptables ou des documents de valeur probante équivalente.

Article 15

Dépenses des administrations publiques liées à la programmation et à la conception des actions

Lorsque des agents d'une administration publique participent aux activités visées à l'article 13, les dépenses ne peuvent être reconnues comme éligibles par la Commission que dans des cas dûment justifiés respectant l'ensemble des conditions suivantes:

a) l'agent doit avoir quitté temporairement son emploi statutaire dans la fonction publique et être affecté par décision formelle de l'autorité compétente pour l'exécution des tâches visées à l'article 13;

b) les dépenses doivent être fondées sur un contrat relatif à un ou plusieurs projets spécifiques; si le contrat se rapporte à plusieurs projets, l'affectation des coûts doit être transparente;

c) les dépenses doivent être directement liées à un ou plusieurs des projets individuels concernés;

d) le contrat doit être limité dans le temps et ne doit pas dépasser la date limite fixée pour l'exécution du projet;

e) les tâches à réaliser en application de ce contrat ne doivent comporter aucune des fonctions administratives générales précisées aux articles 27 et 28.

CHAPITRE 5

ACHATS DE TERRAINS ET SERVITUDES

Article 16

Achat d'un terrain non bâti

Le coût de l'achat d'un terrain non bâti est éligible uniquement si l'ensemble des conditions suivantes est respecté:

a) l'achat du terrain est indispensable à la réalisation du projet;

b) l'achat du terrain ne dépasse pas 10 % des dépenses éligibles d'un projet, sauf dans des cas dûment justifiés par l'organisme responsable de la mise en oeuvre;

c) une certification obtenue auprès d'un expert qualifié indépendant ou un organisme officiel agréé confirme que le prix d'achat n'est pas supérieur à la valeur marchande;

d) l'achat du terrain est approuvé dans la décision de la Commission;

e) les dispositions nationales tendant à éviter la spéculation sont respectées.

Les dépenses relatives à l'achat d'un terrain dont la destination reste agricole ou sylvicole après l'achèvement d'un projet ne sont pas considérées comme éligibles sauf indication contraire dans la décision de la Commission

Article 17

Achat d'un terrain comportant des aménagements

L'achat d'un terrain comportant des aménagements est éligible sur justification particulière et moyennant l'accord contenu dans la décision de la Commission.

Article 18

Achat d'un terrain appartenant au domaine public ou à l'organisme responsable de la mise en oeuvre

Le coût d'un terrain dont l'organisme responsable de la mise en oeuvre est déjà propriétaire, de même que l'achat d'un terrain appartenant à une administration publique, n'est pas éligible.

Article 19

Expropriation

En cas d'expropriation, les règles énoncées aux articles 16, 17 et 18 s'appliquent. Les charges spécifiques de l'ordre d'expropriation, telles que l'évaluation de l'expert, l'assistance juridique, la location temporaire du terrain, sont éligibles.

Article 20

Servitudes

Les dépenses de servitude permettant l'accès au site du projet pendant sa réalisation sont éligibles, si elles sont jugées indispensables et spécifiquement approuvées par la décision d'octroi de la Commission.

Elles peuvent comporter une indemnité de perte de récolte et la réparation des dommages subis.

CHAPITRE 6

ACHAT DE BIENS IMMEUBLES, VIABILISATION DU SITE ET CONSTRUCTION

Article 21

Achat de biens immeubles

1. Le coût de l'achat de biens immeubles, c'est-à-dire de bâtiments déjà construits et de terrains sur lesquels ils reposent, ne peut être éligible que dans le cas où il s'agit d'immeubles existants adaptés aux besoins fonctionnels spécifiques d'un projet.

2. Une certification doit être obtenue auprès d'un expert qualifié indépendant ou d'un organisme officiel agréé confirmant que le prix d'achat n'est pas supérieur à sa valeur marchande. Cette certification atteste que le bâtiment est conforme à la législation nationale ou précise les aspects qui ne sont pas conformes et pour lesquels une rectification est prévue par le responsable de la mise en oeuvre du projet.

3. Le bâtiment ne doit pas avoir fait l'objet au cours des dix dernières années d'une subvention nationale ou communautaire qui donnerait lieu a une double aide en cas de cofinancement de l'achat par les Fonds structurels ou dans le cadre du financement d'un autre projet par le Fonds de cohésion.

4. Le bien immeuble est affecté à la destination prévue dans la décision de la Commission et pour la période que celle-ci prévoit.

5. Le coût d'un bien immeuble dont l'organisme responsable de la mise en oeuvre est déjà propriétaire, de même que l'achat de biens immeubles appartenant à une administration publique, n'est pas éligible.

Article 22

Viabilité du site et construction

1. Les dépenses relatives à la viabilisation du site et à la construction indispensable pour la réalisation du projet sont éligibles.

2. Si l'organisme responsable de la mise en oeuvre réalise pour son propre compte tout ou partie des travaux de viabilisation du site ou de construction, l'imputation des coûts doit faire l'objet d'une comptabilité transparente et séparée, fondée sur des pièces comptables ou des documents de valeur probante équivalente.

3. En cas de participation d'agents de la fonction publique, les règles énoncées à l'article 15 s'appliquent.

4. Seules sont éligibles les dépenses qui sont effectivement encourues après la date prévue à l'article 7, paragraphe 1, et qui sont directement liées au projet. Les dépenses éligibles peuvent inclure une ou plusieurs des catégories suivantes:

a) main-d'oeuvre (traitements et salaires bruts);

b) utilisation d'équipements durables pendant la construction;

c) coûts des produits utilisés pour la réalisation du projet;

d) frais indirects et autres s'ils sont spécifiquement justifiés, auquel cas leur imputation doit être équitable et conforme aux règles de comptabilité généralement admises.

5. L'imputation des frais indirects n'est pas éligible si l'organisme responsable de la mise en oeuvre est une administration publique.

6. Les coûts doivent être évalués au prix du marché.

CHAPITRE 7

ACHAT ET LOCATION D'ÉQUIPEMENTS ET IMMOBILISATIONS INCORPORELLES

Article 23

Équipements durables faisant partie des dépenses en capital des actions

1. Les dépenses relatives à l'achat ou à la construction d'installations destinées à être fixées à demeure sont éligibles à condition de figurer dans l'inventaire des équipements durables de l'organisme responsable de la mise en oeuvre du projet et d'être traitées comme dépenses en capital selon les conventions comptables généralement admises.

2. Sans préjudice de l'article 33, la location des équipements visés au paragraphe 1 est considérée comme faisant partie des frais d'exploitation et n'est pas éligible.

Article 24

Achat d'immobilisations incorporelles

L'achat et l'utilisation d'immobilisations incorporelles, par exemple de brevets, sont éligibles s'ils se révèlent nécessaires pour l'exécution du projet.

Article 25

Équipements durables utilisés pour l'exécution des actions

1. Dans les cas où l'organisme responsable de la mise en oeuvre exécute pour son propre compte tout ou partie des travaux de viabilisation du site ou de construction, les dépenses relatives à l'achat ou à la fabrication d'équipements durables utilisés pendant la phase d'exécution d'un projet ne sont pas éligibles. Cela concerne aussi bien le matériel lourd de construction que le matériel de bureau et d'autres types d'équipement.

2. Les équipements durables achetés ou fabriqués spécialement pour l'exécution d'un projet peuvent être considérés comme éligibles s'ils sont sans valeur marchande ou réformés après utilisation, et à condition que cela soit spécifié dans la décision de la Commission.

Article 26

Équipements durables utilisés à des fins administratives pour l'exécution des actions

1. Les dépenses relatives à l'achat et à la location d'équipements durables utilisés à des fins administratives ne sont pas éligibles.

2. Sans préjudice des articles 30 et 33, les dépenses relatives à l'achat et à la location d'équipements utilisés par une administration publique pour l'accomplissement de ses tâches de suivi et de contrôle ne sont pas éligibles.

CHAPITRE 8

COÛTS EXPOSÉS DANS LE CADRE DE LA GESTION, DE LA MISE EN OEUVRE, DU SUIVI ET DU CONTRÔLE DES ACTIONS

Article 27

Frais généraux et administratifs

Les frais généraux et les frais administratifs de l'organisme responsable de la mise en oeuvre de l'action ne sont pas éligibles.

Article 28

Dépenses des administrations

Les dépenses supportées par les administrations publiques, et notamment les traitements des fonctionnaires statutaires nationaux et territoriaux, pour la gestion, la mise en oeuvre, le suivi et le contrôle d'une action ou de l'ensemble des actions ne sont pas éligibles.

Article 29

Dépenses des actions sous-traitées

Pour les actions sous-traitées, seules les dépenses dûment justifiées liées au suivi financier et matériel, aux audits et aux contrôles sur place de l'action sont éligibles.

Dans le cadre de l'exécution des tâches horizontales de gestion, de mise en oeuvre, de suivi et de contrôle, les dépenses d'actions sous-traitées, nécessaires et dûment justifiées, sont éligibles dans la limite prévue par l'article 7, paragraphe 4, du règlement (CE) n° 1164/94.

CHAPITRE 9

FRAIS FINANCIERS, JUDICIAIRES ET AUTRES

Article 30

Charges financières

Les intérêts débiteurs, les frais pour transactions financières, les frais de change et les autres frais purement financiers ne sont pas éligibles.

Article 31

Frais de contentieux, amendes, pénalités financières

Sans préjudice de l'article 7 du règlement (CE) n° 1831/94 de la Commission(6), les frais de contentieux, les amendes, les pénalités financières ne sont pas éligibles.

Article 32

Frais de comptabilité ou d'audit

Les frais de comptabilité ou d'audit sont éligibles s'ils sont directement liés à l'opération, s'ils sont nécessaires pour sa préparation ou sa mise en oeuvre et relèvent d'exigences administratives ou légales.

Article 33

Techniques de financement particulières

Sans préjudice de l'article 29, le coût des techniques de financement qui n'obligent pas à l'achat immédiat d'un bien d'équipement, notamment par crédit-bail, peut être considéré comme éligible, s'il est justifié et approuvé par décision de la Commission, et à condition que le transfert de la propriété à l'organisme responsable de la mise en oeuvre ait lieu avant le paiement du solde.

Article 34

Frais de conseil juridique, frais de notaire, frais d'expertise technique ou financière

Les frais de conseil juridique, frais de notaire et frais d'expertise technique ou financière sont éligibles s'ils sont directement liés à l'opération et s'ils sont nécessaires pour sa préparation ou sa mise en oeuvre.

CHAPITRE 10

AUTRES TYPES DE DÉPENSES

Article 35

Frais de fonctionnement et d'exploitation de projets subventionnés

1. Les frais de fonctionnement d'un projet ou d'un groupe de projets ne sont pas éligibles.

2. Par dérogation au paragraphe 1, la formation de personnel d'exploitation et l'essai d'un projet et de son matériel peuvent être pris en considération en tant que dépenses éligibles pendant la durée nécessaire fixée dans la décision de la Commission.

Article 36

Mesures de publicité et d'information

Les dépenses relatives à des mesures d'information et de publicité prises en application de la décision 96/455/CE de la Commission sont éligibles.

Article 37

Parcs de stationnement

Le Fonds de cohésion ne subventionne la construction de parcs de stationnement, couverts ou en plein air, que si elle est indispensable et spécifiquement approuvée par la décision de la Commission.

Article 38

Achat de matériel d'occasion

Les coûts relatifs à l'achat de matériel d'occasion sont éligibles si les trois conditions suivantes sont remplies sans préjudice de l'application de règles nationales plus strictes:

a) le vendeur du matériel doit fournir une déclaration attestant son origine et confirmant qu'à aucun moment, au cours des sept dernières années, le matériel n'a été acquis au moyen d'une aide nationale ou communautaire;

b) le prix du matériel d'occasion ne doit pas excéder sa valeur sur le marché et doit être inférieur au coût de matériel similaire à l'état neuf;

c) le matériel doit avoir les caractéristiques requises pour l'opération et être conforme aux normes applicables.

Article 39

Sous-traitance

Sans préjudice de l'application de règles nationales plus strictes, les dépenses relatives aux contrats de sous-traitance suivants ne sont pas éligibles:

a) les contrats de sous-traitance qui donnent lieu à une augmentation du coût d'exécution du projet sans y apporter une valeur ajoutée en proportion;

b) les contrats de sous-traitance conclus avec des intermédiaires ou des consultants en vertu desquels le paiement est défini comme pourcentage du coût total à moins qu'un tel paiement ne soit justifié par l'organisme responsable de la mise en oeuvre, en référence à la valeur réelle des travaux ou des services fournis.

Pour tous les contrats de sous-traitance, les sous-traitants s'engagent à fournir aux organismes d'audit et de contrôle toutes les informations nécessaires concernant les activités de sous-traitance.

CHAPITRE 11

DÉPENSES EXPOSÉES DANS LE CADRE DES COMITÉS DE SUIVI, DES RÉUNIONS AD HOC ET DES SYSTÈMES INFORMATISÉS DE GESTION ET DE SUIVI

Article 40

Organisation de réunions du comité de suivi

1. Sans préjudice des dispositions prévues aux articles 27 et 28, les dépenses supportées pour l'organisation de réunions obligatoires du comité de suivi, prévu à l'annexe II, article F, du règlement (CE) n° 1164/94, sont éligibles sur présentation de pièces justificatives.

2. Les dépenses visées au paragraphe 1 sont admises quand elles concernent une ou plusieurs des catégories de frais suivants:

a) services d'interprétation;

b) location de salles de réunion;

c) location de matériel audiovisuel et autre matériel électronique nécessaire;

d) fourniture de documentation et de matériel s'y rapportant;

e) honoraires d'experts;

f) frais de déplacement.

3. Les traitements et indemnités d'agents de l'administration publique versés pour l'organisation du comité de suivi ne sont pas éligibles.

4. Les équipements installés à demeure à des fins de contrôle peuvent être éligibles, à condition qu'une décision de la Commission pour une mesure d'assistance technique l'autorise spécifiquement.

Article 41

Réunions à la demande de la Commission ou du comité de suivi

L'article 40 s'applique à l'organisation de réunions ad hoc à la demande de la Commission ou du comité de suivi.

Article 42

Systèmes informatisés de gestion et suivi

Les coûts liés à l'acquisition et l'installation de systèmes informatisés de gestion et suivi sont éligibles dans les limites fixées dans la décision de la Commission.

Article 43

Entrée en vigueur

Le présent règlement entre en vigueur le vingtième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel des Communautés européennes.

Il est applicable aux nouveaux projets approuvés par décision de la Commission, conformément à l'article 10, paragraphe 6, du règlement (CE) n° 1164/94, après la date de son entrée en vigueur.

Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre.

Fait à Bruxelles, le 6 janvier 2003.

Par la Commission

Michel Barnier

Membre de la Commission

(1) JO L 130 du 25.5.1994, p. 1.

(2) JO L 161 du 26.6.1999, p. 62.

(3) JO L 201 du 31.7.2002, p. 5.

(4) JO L 188 du 27.7.1996, p. 47.

(5) JO L 145 du 13.6.1977, p. 1.

(6) JO L 191 du 27.7.1994, p. 9.