Règlement (CE, Euratom) no 1700/2003 du Conseil

du 22 septembre 2003

modifiant le règlement (CEE, Euratom) n° 354/83 concernant l'ouverture au public des archives historiques de la Communauté économique européenne et de la Communauté européenne de l'énergie atomique

LE CONSEIL DE L'UNION EUROPÉENNE,

vu le traité instituant la Communauté européenne, et notamment son article 308,

vu le traité instituant la Communauté européenne de l'énergie atomique, et notamment son article 203,

vu la proposition de la Commission,

vu l'avis du Parlement européen,

considérant ce qui suit:

(1) L'article 255 du traité instituant la Communauté européenne confère à tout citoyen de l'Union et à toute personne physique ou morale résidant ou ayant son siège dans un État membre un droit d'accès aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission.

(2) Les principes généraux et les limites qui régissent le droit d'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission ont été fixés par le règlement (CE) n° 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil(1).

(3) En vertu du règlement (CE) n° 1049/2001, les exceptions au droit d'accès qui y sont prévues ne s'appliquent que pendant une période maximale de trente ans quel que soit le lieu où les documents sont conservés. Toutefois, les exceptions relatives à la protection de la vie privée ou d'intérêts commerciaux ainsi que les dispositions spécifiques relatives aux documents sensibles pourront, si nécessaire, s'appliquer au-delà de cette période.

(4) Le règlement (CEE, Euratom) n° 354/83(2) dispose que certaines catégories de documents ne seront pas rendues accessibles au public à l'échéance du délai de trente ans après la production de ces documents. Conformément à l'article 18, paragraphe 2, du règlement (CE) n° 1049/2001, il convient de mettre ces exceptions en conformité avec les exceptions au droit d'accès prévues par ledit règlement.

(5) Aux fins du règlement (CEE, Euratom) n° 354/83, il y a lieu désormais de prévoir que le Comité économique et social européen, le Comité des régions ainsi que les agences et organismes similaires créés par le législateur communautaire sont assimilés aux institutions visées à l'article 7, paragraphe 1, du traité instituant la Communauté européenne.

(6) Le règlement (CEE, Euratom) n° 354/83 devrait être modifié en conséquence,

A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:

Article premier

Le règlement (CEE, Euratom) n° 354/83 est modifié comme suit:

1) À l'article 1er, les paragraphes 1, 2 et 3 sont remplacés par le texte suivant:

"Article premier

1. Le présent règlement vise à garantir que les documents ayant une valeur historique ou administrative sont préservés et rendus accessibles au public, dans toute la mesure du possible.

À cet effet, chaque institution de la Communauté européenne et de la Communauté européenne de l'énergie atomique, ainsi que le Comité économique et social européen, le Comité des régions et les agences et organismes similaires créés par le législateur communautaire (ci-après dénommés 'les institutions'), établit ses archives historiques et les rend accessibles au public, dans les conditions prévues par le présent règlement et après l'écoulement d'un délai de trente ans à compter de la date de production des documents.

2. Aux fins du présent règlement, on entend par:

a) 'archives des institutions des Communautaires européennes', l'ensemble des documents de toute nature, quels que soient leur forme et leur support matériel, qui ont été produits ou reçus par l'une des institutions, par l'un de ses représentants ou par l'un de ses agents dans l'exercice de ses fonctions et qui concernent les activités de la Communauté européenne et/ou de la Communauté européenne de l'énergie atomique (ci-après dénommées 'les Communautés européennes');

b) 'archives historiques des institutions des Communautés européennes' la partie des archives des institutions des Communautés européennes qui a été sélectionnée dans les conditions prévues à l'article 7 pour une conservation permanente.

3. Tous les documents rendus accessibles au public avant l'expiration du délai prévu au paragraphe 1 restent accessibles sans restriction."

2) L'article 2 est remplacé par le texte suivant:

"Article 2

1. Dans le cas de documents relevant de l'exception concernant la vie privée et l'intégrité de l'individu, telle qu'elle est définie à l'article 4, paragraphe 1, point b), du règlement (CE) n° 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission(3), ainsi que de celle concernant les intérêts commerciaux d'une personne physique ou morale déterminée, y compris la propriété intellectuelle, telle qu'elle est définie à l'article 4, paragraphe 2, premier tiret, du règlement (CE) n° 1049/2001, ces exceptions peuvent continuer de s'appliquer à la totalité ou à une partie d'un document au-delà de la période de trente ans, si les conditions pertinentes de leur application sont toujours réunies.

2. Les documents relevant de l'exception concernant la vie privée et l'intégrité de l'individu, telle qu'elle est définie à l'article 4, paragraphe 1, point b), du règlement (CE) n° 1049/2001, y compris les dossiers du personnel des Communautés européennes, peuvent être divulgués conformément au règlement (CE) n° 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données(4), notamment ses articles 4 et 5.

3. Avant de décider de rendre accessibles au public les documents dont la divulgation pourrait porter atteinte aux intérêts commerciaux d'une personne physique ou morale déterminée, y compris la propriété intellectuelle, visés à l'article 4, paragraphe 2, premier tiret, du règlement (CE) n° 1049/2001, l'institution informe la personne concernée, conformément aux règles à définir par chaque institution, de son intention de rendre accessibles au public les documents en question. Ces documents ne sont pas rendus publics si, compte tenu des observations de la personne concernée, l'institution considère que leur divulgation porterait atteinte à ces intérêts commerciaux, à moins qu'un intérêt public supérieur ne la justifie.

4. Les documents sensibles au sens de l'article 9 du règlement (CE) n° 1049/2001 sont accessibles dans les limites fixées par ledit article."

3) L'article 3 est remplacé par le texte suivant:

"Article 3

Sont exclus de l'accès au public, les documents qui ont été classés conformément à l'article 10 du règlement n° 3 du Conseil du 31 juillet 1958 portant application de l'article 24 du traité instituant la Communauté européenne de l'énergie atomique(5), et qui n'ont pas fait l'objet d'une déclassification."

4) L'article 4 est supprimé.

5) L'article 5 est remplacé par le texte suivant:

"Article 5

Afin de garantir le respect du délai de trente ans prévu à l'article 1er, paragraphe 1, chaque institution procède en temps utile, au plus tard au cours de la vingt-cinquième année suivant la date de leur production, à l'examen des documents classifiés conformément aux règles de l'institution concernée, en vue de décider de leur éventuelle déclassification. Les documents qui n'ont pas été déclassifiés lors d'un premier examen sont réexaminés périodiquement, mais au moins tous les cinq ans."

6) L'article 6 est remplacé par le texte suivant:

"Article 6

Lorsque, à l'expiration du délai de trente ans prévu à l'article 1er, paragraphe 1, un État membre se propose de rendre accessibles au public des documents émanant des institutions et relevant de l'article 2 ou 3, il consulte l'institution concernée afin de prendre une décision ne compromettant pas la réalisation des objectifs du présent règlement."

7) L'article 7 est remplacé par le texte suivant:

"Article 7

Quinze ans au plus tard après leur production, chaque institution transmet à ses archives historiques tous les documents contenus dans ses archives courantes. Selon des critères à établir par chaque institution en vertu de l'article 9, ces documents font ensuite l'objet d'un tri destiné à séparer ceux qui doivent être conservés de ceux qui sont dépourvus de tout intérêt administratif ou historique."

8) L'article 9 est remplacé par le texte suivant:

"Article 9

1. Chaque institution est habilitée à arrêter des règles internes pour l'application du présent règlement. Dans la mesure du possible, les institutions rendent leurs archives accessibles par des moyens électroniques. Elles conservent également les documents existant sous des formes adaptées à des besoins particuliers (écriture braille, gros caractères ou enregistrements).

2. Chaque institution publie annuellement une information concernant ses activités en matière d'archives historiques."

Article 2

Le présent règlement entre en vigueur le vingtième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l'Union européenne.

Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre.

Fait à Bruxelles, le 22 septembre 2003.

Par le Conseil

Le président

F. Frattini

(1) JO L 145 du 31.5.2001, p. 43.

(2) JO L 43 du 15.2.1983, p. 1.

(3) JO L 145 du 31.5.2001, p. 43.

(4) JO L 8 du 12.1.2002, p. 1.

(5) JO 17 du 6.10.1958, p. 406/58.

ANNEXE

DÉCLARATION DU CONSEIL

Le Conseil rappelle que le présent règlement n'affecte pas le contrat de dépôt conclu entre les Communautés européennes et l'Institut universitaire européen le 17 décembre 1984.