RAPPORT sur les états financiers de l'Office communautaire des variétés végétales (OCVV-Angers) pour l'exercice clos le 31 décembre 1997, accompagné de la réponse de l'Office (98/C 406/09)

1.1. Le présent rapport est adressé au conseil d'administration de l'Office communautaire des variétés végétales conformément à l'article 111, point 2, du règlement (CE) n° 2100/94 du Conseil (1).

1.2. La Cour a examiné les états financiers de l'Office communautaire des variétés végétales pour l'exercice clos le 31 décembre 1997. Conformément à l'article 110 du règlement (CEE) n° 2100/94 du Conseil, le budget a été exécuté sous la responsabilité du président de l'Office. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des états financiers (2) conformément aux dispositions financières internes prévues à l'article 112 du règlement (CEE) n° 2100/94. La Cour des comptes est tenue de procéder à l'examen de ces comptes par l'article 188 C du traité instituant la Communauté européenne.

1.3. La Cour a effectué son audit conformément à ses politiques et à ses normes d'audit. Celles-ci ont été adaptées des normes internationales d'audit généralement admises pour refléter le caractère spécifique du contexte communautaire. Elle a examiné les documents comptables et appliqué les procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. La Cour a obtenu, par cet audit, une base raisonnable pour étayer l'opinion exprimée ci-après.

1.4. Cet examen a permis à la Cour d'obtenir l'assurance raisonnable que les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 1997 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

PRINCIPALES OBSERVATIONS SUR L'EXÉCUTION BUDGÉTAIRE DE L'OFFICE COMMUNAUTAIRE DES VARIÉTÉS VÉGÉTALES POUR L'EXERCICE CLOS LE 31 DÉCEMBRE 1997

Comptabilité budgétaire et générale

1.5. Les retards dans le suivi comptable des opérations, déjà relevés l'an passé, n'ont toujours pas été comblés.

1.6. Tout au long de l'année, la comptabilité générale a accusé un retard de plusieurs mois. Le rapprochement avec la comptabilité budgétaire n'a pu être réalisé que bien après la clôture de cette dernière.

1.7. L'ensemble des recettes de l'exercice n'ont fait l'objet que d'un unique ordre de recouvrement en fin d'exercice.

Activités techniques

1.8. Le retard pris dans l'établissement de la procédure de vérification de l'éligibilité des dénominations variétales, et en particulier dans l'élaboration de contrats avec les offices nationaux concernés, a empêché la délivrance de plusieurs centaines de titres de protections supplémentaires en 1997.

1.9. Les éléments constitutifs et la méthode de calcul des coûts d'examen devant servir de base à la détermination de la rémunération des offices chargés de ces examens techniques n'ont toujours pas fait l'objet d'une décision de la part du conseil d'administration.

Autres observations

1.10. Le budget de l'Office n'a pas été publié au Journal officiel des Communautés européennes.

1.11. Les modalités d'exécution du règlement financier de l'Office n'ont pas encore été arrêtées.

1.12. Le rapport annuel relatif à l'exercice 1996 n'a toujours pas été publié.

Séparation des fonctions

1.13. Même si des améliorations ont été observées, le principe de la séparation des fonctions d'ordonnateur et de comptable n'est toujours pas pleinement respecté. La comptable continue à apporter son concours à l'établissement ou au contrôle préalable de pièces budgétaires (proposition d'engagement, ordres de paiements, ordres de recouvrement et régularisation de régies d'avances).

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 5 novembre 1998.

Par la Cour des comptes

Bernhard FRIEDMANN

Président

Tableau 1 Bilan financier au 31 décembre 1997

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NB: Les montants sont arrondis au millier et représentent toujours l'arrondissement de chaque valeur exacte et non pas la somme d'arrondissements.

Source: Présentation préparée par la Cour des comptes sur la base de données établies par l'Office.

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(1) JO L 227 du 1.9.1994, p. 27.

(2) En application de l'article 111, point 2, du règlement (CEE) n° 2100/94 du Conseil, les comptes de la totalité des recettes et des dépenses de l'Office pour l'exercice 1997 ont été établis le 27 mars 1998 et ensuite transmis au conseil d'administration de l'Office, à la Commission et à la Cour des comptes, cette dernière les ayant reçus le 31 mars 1998. La version abrégée de ces états financiers est présentée dans les tableaux annexés au présent rapport.

RÉPONSE DE L'OFFICE

1. Retards dans le suivi comptable

Les retards rencontrés sur le plan du suivi comptable au cours de l'année 1997 sont imputables à divers facteurs tels que: l'historique structurel mouvementé de l'Office, les déménagements successifs et le turnover qui s'en suivit, l'absence de logiciels comptables (comptabilité générale et comptabilité budgétaire) adaptés aux contraintes communautaires (répétition des saisies comptables), la limitation et l'instabilité de l'effectif, les procédures communautaires par la complexité de gestion du système des taxes et par l'expansion rapide du système de protection communautaire des obtentions végétales . . .

Actuellement, le suivi comptable, tant sur le plan de la comptabilité budgétaire que sur le plan de la comptabilité générale, est assuré. Des systèmes d'automatisation partielle de saisies ont été développés sur le plan de la comptabilité générale et toutes les mesures ont été prises pour pouvoir implanter le système SI2 (comptabilité budgétaire) en janvier 1999. D'autre part, les travaux d'établissement d'un lien informatique entre la comptabilité et le programme de gestion technique des dossiers de protection (PVR), le recrutement d'un comptable subordonné et la mise en place d'un système d'ordre de recouvrement mensuel des recettes sont en cours de réalisation, tandis que les réconciliations comptables se font désormais régulièrement.

2. Retards liés à l'activité technique

a) Contrats avec les offices nationaux

L'établissement des contrats relatifs aux examens de dénomination a fait l'objet de discussions avec les offices nationaux concernés. Tous ont adhéré au contenu des projets transmis. La version finale desdits contrats a été traduite de telle sorte que la signature des offices concernés pourra être apposée rapidement. Quoiqu'il en soit, ces offices ont déjà commencé l'élaboration des examens sur base des dispositions prévues dans les projets de contrat. Le retard qui avait été initialement rencontré à ce niveau sur le plan de l'octroi des titres a actuellement été résorbé.

b) Calcul des coûts d'examen

Sur la base d'une proposition présentée par l'Office, son conseil d'administration a accepté, lors de sa session d'avril 1998, de sélectionner, à la suite d'un appel d'offre, un expert financier indépendant qui aura pour fonction d'évaluer la méthode de calcul des coûts des examens techniques effectués par les différents offices concernés, méthode qui a déjà été initialement en grande partie élaborée par les services de l'Office.

Lors de la même session, le conseil d'administration de l'Office a reconduit la validité de son accord relatif au principe in-out suivant lequel les offices d'examen sont payés pour les travaux effectués sur la base du montant des taxes d'examen perçues par l'Office, et ce jusqu'en décembre 1999.

3. Autres absences de publication

a) Budget de l'Office

Le budget rectificatif 1998 de l'Office, adopté par son conseil d'administration lors de sa session extraordinaire du 10 juin 1998, sera publié à la fin du second semestre de 1998 par les services de l'Office des publications officielles des Communautés européennes de Luxembourg.

En effet, en vue de réduire les coûts de publication dans le Journal officiel des Communautés européennes, plusieurs agences (Bilbao, Lisbonne, Luxembourg, Angers) ont convenu de publier, sous la coordination du Centre de traduction des organes de l'Union, leurs budgets dans une publication conjointe.

La publication de ce budget rectificatif 1998 reprendra:

- l'exécution budgétaire 1996,

- l'exécution budgétaire 1997,

- le budget initial 1998,

- le budget rectificatif 1998.

b) Modalités d'exécution du règlement financier

Le projet de règlement relatif aux modalités d'exécution du règlement financier de l'Office est actuellement en préparation. Vu les particularités de l'Office, et donc de son règlement financier, la préparation de ce projet de règlement doit être entreprise avec rigueur et en tenant compte de l'expérience préalable acquise par les autres agences autofinancées, dont les particularités de fonctionnement (Alicante et Londres) se rapprochent de celles de l'Office.

Ce projet devrait être présenté au conseil d'administration de l'Office lors de sa session de décembre 1998.

c) Rapport annuel 1996

Le projet du rapport annuel 1996 a été traduit et transmis à l'Office des publications officielles des Communautés européennes pour publication dans le courant du second semestre de 1998. Il est à noter que contrairement au rapport annuel 1995, le rapport de 1996 est assorti d'une annexe technique conséquente.

4. Séparation des fonctions insuffisante

Actuellement, et à la suite de l'augmentation progressive de l'effectif de l'Unité administrative et financière, le principe de la séparation des fonctions tend à pouvoir être pleinement respecté. Les propositions d'engagement, les ordres de paiement et les ordres de recouvrement (sauf pour les taxes) sont en général préparés pour signature de l'ordonnateur par les gestionnaires financiers.

En matière de régie d'avances, le régisseur d'avances et le régisseur d'avances subordonné établissent les documents relatifs aux régularisations.

Enfin, une aide-comptable intérimaire assiste actuellement la comptable dans l'accomplissement de ses fonctions.