RÈGLEMENT (CE, CECA, EURATOM) N° 2548/98 DU CONSEIL du 23 novembre 1998 modifiant le règlement financier du 21 décembre 1977 applicable au budget général des Communautés européennes

LE CONSEIL DE L'UNION EUROPÉENNE,

vu le traité instituant la Communauté européenne, et notamment son article 209,

vu le traité instituant la Communauté européenne du charbon et de l'acier, et notamment son article 78 nonies,

vu le traité instituant la Communauté européenne de l'énergie atomique, et notamment son article 183,

vu la proposition de la Commission (1),

vu l'avis du Parlement européen (2),

vu l'avis de la Cour des comptes (3),

considérant que la concertation prévue par la déclaration commune du 4 mars 1975 du Parlement européen, du Conseil et de la Commission a eu lieu au sein d'une commission de concertation;

considérant qu'il convient de modifier le règlement financier du 21 décembre 1977 applicable au budget général des Communautés européennes (4), ci-après dénommé «règlement financier», notamment pour améliorer la gestion financière au sein des institutions;

considérant que la gestion des engagements se caractérise parfois par des retards importants et qu'en conséquence un contrôle renforcé des engagements en cours s'impose; qu'à cet effet, il convient de compléter la disposition de l'article 1er, paragraphe 7, insérée lors de l'adoption du règlement (Euratom, CECA, CEE) n° 610/90 du Conseil du 13 mars 1990 modifiant le règlement financier du 21 décembre 1977 applicable au budget général des Communautés européennes (5), en prévoyant à l'article 1er, paragraphe 7, et à l'article 36, paragraphe 2, des dispositions générales relatives aux dégagements des crédits; que, toutefois, il y a lieu de prévoir que ces dispositions ne s'appliquent pas aux Fonds structurels ni au Fonds de cohésion, afin de ne pas préjuger de l'évolution éventuelle des dispositions particulières qui les concernent, et compte tenu de la nécessité d'assurer la cohérence de l'ensemble de celles-ci;

considérant qu'il est nécessaire d'assurer un contrôle rigoureux des délégations et subdélégations de signature et que, à cet égard, il y a lieu de prévoir la responsabilité disciplinaire et éventuellement pécuniaire des agents qui ont exercé des pouvoirs qui ne leur ont pas été délégués ou subdélégués, ou qui ont agi en dehors des limites des pouvoirs qui leur sont expressément conférés;

considérant que le recours à la gestion des programmes communautaires par sous-traitance doit être encadré par des dispositions appropriées garantissant la transparence des opérations et définissant la procédure de prise en compte des produits financiers utilisables pour le financement des programmes en question;

considérant que le contrôleur financier est chargé de la fonction d'auditeur interne de son institution et que, à cet égard, il doit être consulté sur la mise en place et la modification des systèmes d'inventaire ainsi que sur la mise en place et la modification des systèmes de gestion financière utilisés par les ordonnateurs et que, par ailleurs, l'analyse de la gestion financière doit également lui être soumise;

considérant qu'il convient de tenir compte des possibilités offertes par les systèmes informatiques de gestion financière;

considérant qu'il est nécessaire d'améliorer le système comptable;

considérant qu'il convient d'introduire dans le règlement financier des dispositions adéquates pour la prise en compte des ressources propres traditionnelles, qui présentent un caractère spécifique par rapport aux autres ressources propres (TVA et PNB);

considérant qu'il est nécessaire de veiller à ce qu'il y ait une correspondance fidèle entre les engagements juridiques pris par l'institution et les engagements comptables soumis au contrôle financier et enregistrés dans la comptabilité générale, tout en laissant un délai raisonnable pour la conclusion des engagements juridiques dans le cas où les décisions de la Commission valent engagement budgétaire global;

considérant que le degré et la nature du risque encouru du fait des engagements et des paiements varient selon le secteur concerné; que, en conséquence, il y a lieu que le contrôleur financier, tout en maintenant un contrôle minimal préalable de l'ensemble des engagements et des paiements pour tous les bénéficiaires ainsi qu'un contrôle systématique dans les secteurs à risque, puisse différencier les modalités du contrôle de façon à permettre l'allocation des moyens en tenant compte du risque; que le contrôle systématique doit être maintenu ou restauré dans les secteurs à risque;

considérant qu'il est utile de prévoir des délais pour le bon déroulement de la procédure qui permet de passer outre au refus de visa du contrôleur financier;

considérant que la mise en place de la déclaration d'assurance rend indispensable de renforcer la discipline nécessaire dans le domaine des inventaires en procédant à une définition des tâches respectives de l'ordonnateur et du comptable;

considérant qu'il convient d'aménager la procédure d'autorisation de virements de chapitre à chapitre dans le cadre du FEOGA «Garantie», en octroyant un délai supplémentaire à la Commission pour introduire ses propositions de virement;

considérant qu'il y a lieu de modifier le titre IX du règlement financier pour mettre ses dispositions en harmonie avec les critères de transparence, de publicité et de respect du jeu de la concurrence, prévus par les directives du Conseil sur la passation des marchés ainsi que par les accords internationaux conclus par la Communauté,

A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:

Article premier

Le règlement financier est modifié comme suit.

1) À l'article 1er, paragraphe 7:

a) le premier alinéa est remplacé par le texte suivant:

«Les obligations juridiques contractées pour des actions dont la réalisation s'étend sur plus d'un exercice, et les propositions d'engagement correspondantes, comportent une date limite d'exécution. Cette date doit être notifiée au bénéficiaire selon la forme juridique appropriée. Les parties de ces engagements non exécutées six mois après cette date font l'objet d'un dégagement, conformément à l'article 7, paragraphe 6. Toutefois, la troisième phrase du présent alinéa ne s'applique pas aux Fonds structurels ni au Fonds de cohésion.»

b) Le troisième alinéa est remplacé par le texte suivant:

«La Commission peut, dans certains cas particuliers, adapter la date limite d'exécution des obligations précitées, sur la base de justifications appropriées fournies par les bénéficiaires.»

c) l'alinéa suivant est ajouté:

«Dans ce cas, l'adaptation de la date doit suivre la même procédure que celle qui est prévue aux articles 36 à 39 pour la proposition d'engagement et être notifiée au bénéficiaire selon la forme juridique appropriée.»

2) À l'article 7:

a) paragraphe 2, point a), premier tiret, les termes «qui correspondent» sont remplacés par le terme «correspondant» et les termes «ces montants devant» sont remplacés par les termes «ces montants doivent»;

b) au paragraphe 6, le premier alinéa est remplacé par le texte suivant:

«Les dégagements, à la suite de la non-exécution totale ou partielle des projets auxquels les crédits ont été affectés, sur les lignes budgétaires comportant la distinction entre crédits d'engagement et crédits de paiement, intervenant au cours des exercices ultérieurs par rapport à l'exercice pour lequel ces crédits ont été inscrits au budget, donnent lieu, en règle générale, à l'annulation des crédits correspondants. Par ailleurs, il y a lieu de procéder au recouvrement des montants éventuellement indûment payés.»

3) À l'article 22:

a) au paragraphe 2, l'alinéa suivant est ajouté:

«La Commission et les autres institutions ne peuvent, sous quelque forme et à quelque titre que ce soit, déléguer à des entités ou organismes extérieurs des tâches d'exécution du budget impliquant des missions de service public européen, et notamment en ce qui concerne leur compétence de passer des marchés publics.»

b) Au paragraphe 4, le texte suivant est inséré comme troisième alinéa:

«Tout acte d'exécution du budget pouvant engendrer une confusion d'intérêts entre le délégant, le délégataire et le tiers destinataire de la dépense est interdit.

Les modalités d'exécution prévues à l'article 139 déterminent les conditions d'exécution du présent article, notamment les aspects suivants:

- causes de la confusion d'intérêts,

- personnes entre lesquelles la confusion d'intérêts peut s'établir,

- conséquences de la confusion d'intérêts.»

c) Au paragraphe 4, l'alinéa suivant est ajouté:

«Tout agent qui procède à des actes d'ordonnancement des engagements ou des paiements sans avoir reçu délégation ou subdélégation, ou en dehors des limites des pouvoirs qui lui sont expressément conférés, engage sa responsabilité disciplinaire et, éventuellement, pécuniaire conformément au titre V. Chaque institution arrête des règles internes qui fixent la procédure d'adoption des actes de subdélégation. Ces actes mentionnent obligatoirement, de façon détaillée, les pouvoirs ainsi conférés.»

d) Le paragraphe 4 bis suivant est inséré:

«4 bis. Lorsque les institutions confient à une personne, un organe ou une firme extérieure l'exécution d'une activité communautaire, les contrats de sous-traitance conclus à cet effet doivent comprendre toutes les dispositions appropriées pour assurer la transparence des opérations effectuées dans le cadre de la sous-traitance conformément aux modalités d'exécution prévues à l'article 139.

Dans les cas où les versements effectués aux sous-traitants produisent des intérêts utilisables pour le financement des programmes en question, il est procédé comme suit:

- les intérêts produits par ces fonds font l'objet périodiquement, sur la base d'échéances au maximum semestrielles, d'ordres de recouvrement donnant lieu à imputation à l'état des recettes,

- parallèlement, il est procédé à l'ouverture de crédits pour le montant correspondant, tant en engagements qu'en paiements, sur la ligne de l'état des dépenses sur laquelle a été imputée la dépense initiale.»

4) À l'article 24, les quatrième et cinquième alinéas sont remplacés par le texte suivant:

«Le contrôleur financier est obligatoirement consulté sur la mise en place et la modification des systèmes comptables et des systèmes d'inventaire de l'institution à laquelle il est attaché, ainsi que sur la mise en place et la modification des systèmes de gestion financière utilisés par les ordonnateurs. Il a accès aux données de ces systèmes.

Le contrôle effectué par cet agent a lieu sur les dossiers relatifs aux dépenses et aux recettes ainsi que sur place en cas de besoin. Le contrôleur financier exerce l'audit interne de l'institution, conformément aux modalités d'exécution prévues à l'article 139. Cet audit comporte, entre autres, l'évaluation de l'efficacité des systèmes de gestion et de contrôle et la vérification de la régularité des opérations.»

5) À l'article 25, l'alinéa suivant est inséré après le quatrième alinéa:

«Le comptable est consulté sur la mise en place et la modification des systèmes comptables de gestion financière utilisés par les ordonnateurs, dans les cas où ces systèmes sont destinés à fournir des données à la comptabilité centrale. Il a accès, à sa demande, aux données de ces systèmes. Le comptable est également consulté sur la mise en place et la modification des systèmes d'inventaires.»

6) À l'article 27:

a) au paragraphe 2, le point f) est supprimé;

b) le paragraphe 2 bis suivant est inséré:

«2 bis. Par dérogation à l'article 4, les prix des produits ou prestations fournis aux Communautés, incorporant des charges fiscales qui font l'objet d'un remboursement par les États membres en vertu du protocole sur les privilèges et immunités, sont imputés budgétairement pour le net.

Les remboursements des charges fiscales susmentionnées font l'objet d'un suivi séparé en comptabilité. Le règlement de ces remboursements est effectué par inscription du montant définitif dans les comptes de l'institution, au plus tard l'année suivant l'exercice financier au cours duquel ce montant a été perçu.»

7) À l'article 28, le paragraphe 3 suivant est ajouté:

«3. Par dérogation au paragraphe 1, les ressources propres définies à l'article 2, paragraphes 1 et 2, de la décision 94/728/CE, Euratom, versées à échéances fixes par les États membres, ne font pas l'objet d'une prévision de créance préalable à la mise directe à la disposition de la Commission des montants par les États membres. Elles font l'objet, de la part de l'ordonnateur compétent, d'un ordre de recouvrement.

Pour les recettes relatives à l'article 2, paragraphe 1, points a) et b), de ladite décision, les ordres de recouvrement sont établis sur la base des relevés mensuels des droits constatés par les États membres et transmis par ceux-ci à la Commission.

Les ordres de recouvrement sont adressés pour visa au contrôleur financier. Après visa de celui-ci, ils sont enregistrés par le comptable conformément aux modalités d'exécution prévues à l'article 139.»

8) À l'article 36:

a) au paragraphe 1, le mot «prévisionnel» est remplacé par le mot «provisionnel»;

b) les paragraphes 2 et 3 sont remplacés par le texte suivant:

«2. Valent engagement de dépenses les décisions prises par la Commission, conformément aux dispositions qui l'autorisent à accorder un soutien financier au titre des différents fonds ou actions, sans préjudice de l'article 99. Sauf si, en application des dispositions visées ci-dessus, ces décisions prévoient un délai d'exécution différent, lesdits engagements couvrent jusqu'au 31 décembre de l'année n + 1 le coût total des engagements juridiques individuels y afférents.

Pendant la période d'exécution visée au premier alinéa, la conclusion de chaque engagement juridique individuel fait l'objet d'un enregistrement, par l'ordonnateur, dans la comptabilité centrale, en imputation de l'engagement visé au premier alinéa.

Après le délai d'exécution fixé, le solde non exécuté est dégagé. Toutefois, le présent alinéa ne s'applique pas aux Fonds structurels ni au Fonds de cohésion.

3. Les conditions d'exécution des paragraphes 1 et 2 doivent permettre d'assurer, d'après les besoins réels, l'exacte comptabilisation des engagements et des ordonnancements et, en ce qui concerne le paragraphe 2, le suivi de la correspondance entre les engagements juridiques spécifiques et l'engagement budgétaire global prévu par la décision de la Commission. Elles sont déterminées par les modalités d'exécution prévues à l'article 139.»

9) À l'article 37, l'alinéa suivant est ajouté:

«Les propositions d'engagement visées à l'article 36, paragraphe 1, et les engagements juridiques individuels visés à l'article 36, paragraphe 2, deuxième alinéa, peuvent faire l'objet d'un contrôle par sondage. Ce contrôle est établi selon un système permettant d'identifier les secteurs à risque, dans lesquels une haute probabilité existe que les conditions visées à l'article 38, paragraphe 1, ne soient pas remplies. Dans les secteurs à risque, le contrôle des engagements individuels est systématique.»

10) À l'article 39, les deuxième et troisième alinéas sont remplacés par le texte suivant:

«En cas de refus de visa et si l'ordonnateur maintient sa proposition, l'autorité supérieure de celle des institutions visées à l'article 22, paragraphes 1 et 2, qui est concernée est saisie, dans un délai de deux mois à compter de la date dudit refus.

Hormis les cas où la disponibilité des crédits est en cause, ladite autorité supérieure peut, par une décision dûment motivée, prise sous sa seule responsabilité, passer outre au refus de visa. Cette décision est exécutoire avec effet à partir de la date du refus de visa. Elle doit être prise, au plus tard, le 15 février de l'année n + 1. Elle est communiquée pour information au contrôleur financier. L'autorité supérieure de chaque institution informe la Cour des comptes, dans le délai d'un mois, de chacune de ces décisions. La Cour des comptes fait rapport annuellement au Parlement européen et au Conseil, dans le cadre de la procédure de décharge, sur les conséquences de la décision de passer outre du point de vue de la légalité ou du non-respect d'une directive en matière de travaux publics ou de services.»

11) À l'article 44, troisième tiret, après les termes «monnaie nationale», le texte suivant est ajouté:

«Toutefois, lorsque les ordres de paiement sont transmis aux banques selon des procédures informatisées, l'expression du montant en toutes lettres n'est pas requise,»

12) À l'article 46, paragraphe 1, l'alinéa suivant est ajouté:

«La décision d'ordonnancement du solde est adoptée dans le délai visé à l'article 1er, paragraphe 7.»

13) À l'article 47, l'alinéa suivant est ajouté:

«Le visa préalable peut être donné sur la base d'un contrôle par sondage; ce contrôle est établi selon un système permettant d'identifier les secteurs à risque, dans lesquels une haute probabilité existe que les conditions visées au deuxième alinéa ne soient pas remplies. Dans les secteurs à risque, le contrôle des ordres de paiement est systématique.»

14) À l'article 58, paragraphe 3, la phrase suivante est ajoutée:

«L'offre du soumissionnaire doit contenir d'emblée tous les éléments essentiels exigés dans l'appel d'offres, sous peine d'être considérée comme irrecevable. Les modalités d'exécution prévues à l'article 139 établissent les critères d'identification des éléments essentiels de l'offre.»

15) À l'article 65, les alinéas suivants sont ajoutés:

«Le système d'inventaire est établi par l'ordonnateur avec l'assistance technique du comptable. Ce système d'inventaire, qui est géré par l'ordonnateur, doit fournir au système central de la comptabilité les informations pertinentes nécessaires à l'établissement du bilan financier de l'institution.

Les institutions arrêtent chacune pour ce qui les concerne les dispositions relatives à la conservation des biens repris dans leurs bilans respectifs et déterminent les services administratifs responsables du système d'inventaire.»

16) L'article 70 est modifié comme suit:

a) au premier alinéa, le mot «budgétaires» est remplacé par les termes «de charges et produits»;

b) au deuxième alinéa, le point a) est remplacé par le texte suivant:

«a) les comptes de charges et produits qui se subdivisent en deux catégories distinctes:

- les comptes de charges et produits budgétaires qui permettent de suivre l'exécution du budget et de dégager le solde de l'exercice budgétaire,

- les comptes de charges et produits non budgétaires qui s'ajoutent à la catégorie précédente permettant de dégager un résultat comptable élargi;»

17) L'article 70 bis suivant est inséré:

«Article 70 bis

En ce qui concerne la prise en compte de la dépréciation des éléments d'actif, les règles d'amortissement et de constitution de provisions sont déterminées par les modalités d'exécution prévues à l'article 139.»

18) L'article 76 est remplacé par le texte suivant:

«Article 76

La responsabilité disciplinaire et, le cas échéant, pécuniaire des ordonnateurs, des contrôleurs financiers, des comptables, des comptables subordonnés et des régisseurs d'avances est engagée dans les conditions prévues aux articles 22 et 86 à 89 du statut des fonctionnaires des Communautés européennes.

L'autorité compétente pour engager la procédure relative à la responsabilité disciplinaire et pécuniaire se voit communiquer tous les éléments ou informations utiles, y inclus les éventuels rapports et refus de visa du contrôleur financier.»

19) L'article 79 est remplacé par le texte suivant:

«Article 79

Chaque institution communique à la Commission pour le 1er mars au plus tard les données qui lui sont nécessaires en vue de l'établissement du compte de gestion et du bilan financier, ainsi qu'une contribution à l'analyse de la gestion financière visée à l'article 80, après les avoir transmises à son contrôleur financier.»

20) À l'article 104, paragraphe 2, les termes «un mois avant le 31 janvier» sont remplacés par les termes «le 10 janvier»

21) À l'article 109, le paragraphe 3 est remplacé par le texte suivant:

«3. Il transmet, pour accord, à la Commission le résultat du dépouillement des offres et une proposition d'attribution du marché. Il signe les marchés, contrats, avenants et devis et les notifie à la Commission. La Commission procède, le cas échéant, pour les marchés, avenants et devis à des engagements individuels selon les procédures prévues aux articles 36 à 39. Les engagements individuels sont à valoir sur les engagements au titre des conventions de financement prévues à l'article 106, paragraphe 2, selon l'article 36, paragraphe 2, deuxième alinéa.»

22) L'article 112 est remplacé par le texte suivant:

«Article 112

Les dispositions de la présente section s'appliquent en substitution de celles du Titre IV. Elles s'appliquent aux cas dans lesquels la Commission, dans le cadre des aides extérieures financées sur le budget général des Communautés européennes, intervient en qualité de pouvoir adjudicateur dans la passation des marchés de travaux, de fournitures ou des services non couverts:

- par les dispositions des directives du Conseil portant coordination des procédures de passation des marchés publics de travaux, de fournitures et de services, ou

- par l'accord plurilatéral sur les marchés publics, conclu au sein de l'Organisation mondiale du commerce.»

23) L'article 113 est remplacé par le texte suivant:

«Article 113

La procédure à appliquer pour la passation des marchés de travaux, de fournitures ou de services financés sur le budget général des Communautés européennes au bénéfice des destinataires des aides extérieures, est déterminée dans la convention de financement ou le contrat, compte tenu des principes énoncés ci-après.»

Article 2

Le présent règlement entre en vigueur le septième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel des Communautés européennes.

Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre.

Fait à Bruxelles, le 23 novembre 1998.

Par le Conseil

Le président

R. EDLINGER

(1) JO C 296 du 8. 10. 1996, p. 13 et JO C 359 du 25. 11. 1997, p. 9.

(2) JO C 286 du 22. 9. 1997, p. 330.

(3) Avis rendu les 9 et 10 juillet 1997 (non encore paru au Journal officiel).

(4) JO L 356 du 31. 12. 1977, p. 1. Règlement modifié en dernier lieu par le règlement (CE) n° 2444/97 (JO L 340 du 11. 12. 1997, p. 1).

(5) JO L 70 du 16. 3. 1990, p. 1.