FR Journal officiel de l'Union européenne L 362/1

RÈGLEMENT DÉLÉGUÉ (UE) N o 1268/2012 DE LA COMMISSION

du 29 octobre 2012

relatif aux règles d’application du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union

LA COMMISSION EUROPÉENNE,

vu le traité sur le fonctionnement de l’Union européenne,

vu le règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union (1), et notamment ses articles 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 et 209,

considérant ce qui suit:

(1) Le règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002 portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes (2) a été profondément modifié et remplacé par le règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil (ci-après dénommé le «règlement financier»). Il est par conséquent nécessaire d’aligner les dispositions du règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 de la Commission du 23 décembre 2002 établissant les modalités d’exécution du règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes (3) sur celles du règlement financier. Par souci de clarté, il est nécessaire de remplacer le règlement (CE, Euratom) no 2342/2002.

(2) En vertu de l’article 290 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne (ci-après dénommé le «TFUE»), un acte législatif peut déléguer à la Commission le pouvoir d’adopter des actes non législatifs uniquement pour compléter ou modifier certains éléments non essentiels de cet acte législatif. Par conséquent, certaines dispositions du règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 ont été intégrées dans le règlement financier, de sorte qu’elles ne doivent pas être reprises dans le présent règlement.

(3) Au cours de ses travaux préparatoires, la Commission a procédé aux consultations appropriées, y compris au niveau des experts, et a veillé à ce que les documents nécessaires soient transmis en temps utile, de façon appropriée et simultanée, au Parlement européen et au Conseil.

(4) Quant aux principes budgétaires, et en particulier au principe d’unité, la simplification des règles relatives à la génération et au recouvrement des intérêts sur les préfinancements, et notamment la suppression de l’obligation faite aux bénéficiaires de subventions de produire de tels intérêts, rendent obsolètes les dispositions relatives au champ d’application et aux conditions du recouvrement de ces intérêts. Au cas où cette obligation serait encore imposée à des entités chargées de tâches d’exécution budgétaire, les règles régissant l’identification, l’usage et la comptabilisation des intérêts produits devraient être intégrées dans les conventions de délégation conclues avec ces entités. Lorsque les intérêts sur les préfinancements sont dus à l’Union sur la base de telles conventions, ces intérêts devraient être versés au budget en tant que recettes affectées.

(5) S’agissant du principe d’annualité, il convient de clarifier la notion de crédits de l’exercice ainsi que la notion d’étapes préparatoires à l’acte d’engagement qui, lorsqu’elles sont achevées au 31 décembre, peuvent ouvrir le droit à un report de crédits d’engagement.

(6) S’agissant du principe d’unité de compte, il y a lieu de préciser les taux et cours à utiliser pour la conversion entre l’euro et les autres monnaies pour les besoins de la gestion de trésorerie et de la comptabilité. En outre, la transparence comptable concernant les résultats de ces opérations de conversion de monnaies devrait être encore améliorée. À la suite de l’introduction de l’euro, il conviendrait de supprimer l’obligation faite à la Commission de fournir des informations aux États membres sur les transferts de trésorerie effectués entre les différentes monnaies.

(7) S’agissant des dérogations au principe d’universalité, il importe de préciser, d’une part, le traitement budgétaire à appliquer aux recettes affectées et en particulier aux contributions d’États membres ou de pays tiers à certains programmes de l’Union et, d’autre part, les limites existant en matière de contraction entre dépenses et recettes. En particulier, eu égard à la pratique actuelle, il est nécessaire, dans un souci de sécurité juridique, de préciser qu’en règle générale, les recettes affectées devraient générer automatiquement des crédits d’engagement et de paiement dès que ces recettes ont été perçues par l’institution. Il est également nécessaire de préciser les cas dans lesquels, à titre exceptionnel, les recettes affectées peuvent être mises à disposition avant d’avoir été effectivement perçues par l’institution.

(8) S’agissant du principe de spécialité, il convient de définir précisément le calcul des pourcentages de crédits que les institutions sont autorisées à virer en vertu de leur autonomie. Le Parlement européen et le Conseil devraient être pleinement informés par une justification détaillée des demandes de virement qui doivent leur être soumises.

(9) S’agissant de la bonne gestion financière, il y a lieu d’identifier les objectifs et la périodicité minimale des évaluations ex ante, intermédiaires et ex post des programmes et activités, ainsi que les informations devant figurer dans la fiche financière législative.

(10) S’agissant du principe de transparence, la publication de données nominatives relatives aux destinataires concernés et des montants précis reçus par eux accroît la transparence de l’usage des fonds en question. De telles informations mises à la disposition des citoyens renforcent le contrôle public sur l’utilisation des sommes concernées et contribuent à une utilisation optimale des fonds publics. Parallèlement, lorsque les destinataires sont des personnes physiques, cette publication est soumise aux règles en matière de protection des données à caractère personnel. Par conséquent, la publication de données à caractère personnel ne devrait avoir lieu que si elle est nécessaire et proportionnée par rapport à l’objectif légitime poursuivi.

(11) Les informations sur l’utilisation des fonds de l’Union devraient être publiées sur un site internet des institutions et devraient comprendre au moins le nom du destinataire, le lieu où il se trouve, le montant et le but du financement. Ces informations devraient prendre en considération les critères énoncés à l’article 35, paragraphe 3, du règlement financier, en particulier le type et le montant de la prestation.

(12) Le nom des destinataires des fonds de l’Union et le lieu où ils se trouvent devraient être publiés pour les prix, subventions et marchés attribués à la suite de l’ouverture d’une procédure publique de mise en concurrence, comme c’est notamment le cas pour les concours, appels de propositions et appels d’offres, dans le respect des principes du TFUE et en particulier des principes de transparence, de proportionnalité, d’égalité de traitement et de non-discrimination. Par ailleurs, cette publication devrait contribuer au contrôle des procédures de sélection publiques par les demandeurs n’ayant pas été retenus.

(13) La durée de la publication de données à caractère personnel se rapportant aux personnes physiques ne devrait pas être supérieure à la durée pendant laquelle les fonds sont utilisés par le destinataire et ces données devraient dès lors être supprimées à l’issue d’une période de deux ans. Il devrait en être de même pour les données à caractère personnel se rapportant à une personne morale dont la dénomination officielle comporte le nom d’une ou de plusieurs personnes physiques.

(14) Dans la plupart des cas relevant du présent règlement, la publication concerne les personnes morales.

(15) Lorsque des personnes physiques sont concernées, une telle publication ne saurait être envisagée que dans le respect du principe de proportionnalité entre l’importance du montant octroyé et la nécessité de contrôler l’usage optimal des fonds. S’agissant de ces personnes physiques, la publication du nom de la région de niveau NUTS 2 s’inscrit dans la logique de l’objectif de publication de l’identité du destinataire et garantit l’égalité de traitement entre des États membres de différentes tailles, tout en respectant le droit du destinataire à la vie privée et, en particulier, en protégeant les données à caractère personnel de celui-ci.

(16) Les informations sur les bourses et autres aides directes versées à des personnes physiques qui en ont un besoin pressant devraient continuer à être dispensées de publication.

(17) Afin de garantir le respect du principe d’égalité de traitement entre destinataires, il convient en outre d’assurer la publication des informations relatives aux personnes physiques dans la logique de l’obligation faite aux États membres d’instaurer une grande transparence des marchés dépassant le montant prévu par la directive 2004/18/CE du Parlement européen et du Conseil du 31 mars 2004 relative à la coordination des procédures de passation des marchés publics de travaux, de fournitures et de services (4).

(18) Le nom du destinataire et le lieu où il se trouve, ainsi que le montant et le but du financement ne devraient pas faire l’objet d’une publication si celle-ci risque de mettre en péril l’intégrité du destinataire, telle que protégée par la charte des droits fondamentaux de l’Union européenne, ou de nuire à ses intérêts commerciaux légitimes.

(19) La nomenclature budgétaire devrait procurer la clarté et la transparence nécessaires au processus budgétaire.

(20) Il importe par ailleurs de définir les actes susceptibles de constituer un conflit d’intérêts.

(21) En ce qui concerne la gestion indirecte, il convient de préciser l’encadrement de la délégation et la teneur de la convention de délégation. Toute entité ou personne chargée de tâches d’exécution budgétaire devrait garantir un niveau de protection des intérêts financiers de l’Union équivalent à celui prévu par le règlement financier. Il convient d’établir les conditions dans lesquelles la Commission peut reconnaître que les systèmes, règles et procédures de ces entités ou personnes sont équivalents aux siens afin de garantir la bonne gestion financière des fonds de l’Union par ces entités chargées de l’exécution.

(22) Les agences exécutives, dont la Commission conserve le contrôle, devraient se voir reconnaître la qualité d’ordonnateurs délégués de cette institution sur le budget de l’Union.

(23) En cas de gestion indirecte avec des organisations internationales, les organisations éligibles à ce type de gestion devraient être identifiées.

(24) Lorsque des tâches d’exécution budgétaire sont confiées à des organismes publics ou à des organismes de droit privé investis d’une mission de service public, il convient de définir les conditions de désignation de ces organismes.

(25) En ce qui concerne la gestion indirecte, il est nécessaire de fixer des modalités en matière de procédures d’examen et d’approbation des comptes et d’exclusion du financement de l’Union des dépenses pour lesquelles des remboursements ont été effectués en violation de la réglementation applicable.

(26) Quant aux entités privées effectuant des travaux préparatoires ou accessoires pour le compte de la Commission, elles devraient être sélectionnées selon les procédures de passation des marchés publics.

(27) En ce qui concerne le rôle des acteurs financiers, la réforme de la gestion financière, assortie de la suppression des contrôles ex ante centralisés, renforce les responsabilités des ordonnateurs sur toutes les opérations de recettes et de dépenses, y compris en termes de systèmes de contrôle interne. Le Parlement européen et le Conseil seront dorénavant informés des mesures de nomination ou cessation de fonctions concernant les ordonnateurs délégués. Les missions, responsabilités et principes de procédures à respecter devraient en outre être définis. L’internalisation des contrôles ex ante suppose en particulier une distinction claire entre tâches d’initiation et de vérification des opérations d’exécution budgétaire, chaque institution devant en outre adopter un code de normes professionnelles applicable aux agents en charge des vérifications, ex ante et ex post. Il est également nécessaire de rendre compte des responsabilités assumées, par le biais d’un rapport annuel à l’institution qui est chargée, notamment, des vérifications ex post. Les pièces justificatives afférentes aux opérations menées devraient être conservées. Enfin, compte tenu de leur caractère dérogatoire par rapport aux procédures d’attribution habituelles, tous les types de procédures négociées en matière de passation de marchés publics doivent faire l’objet d’un rapport particulier à l’institution et d’une transmission au Parlement européen et au Conseil.

(28) Le règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 devrait être adapté pour tenir compte de la double fonction du chef de délégation en tant qu’ordonnateur subdélégué pour le Service européen pour l’action extérieure (ci-après dénommé le «SEAE») et, en ce qui concerne les crédits opérationnels, pour la Commission.

(29) Dans une perspective de clarification des responsabilités, il importe également de définir précisément les missions et responsabilités du comptable relatives aux systèmes comptables et à la gestion de trésorerie et des comptes bancaires ainsi que du fichier tiers. Les modalités de cessation des fonctions du comptable devraient également être définies.

(30) Les conditions de recours à des régies d’avances, système de gestion dérogatoire au regard des procédures ordinaires, devraient être encadrées et les missions et responsabilités des régisseurs, mais aussi des ordonnateurs et comptables quant au contrôle des régies, devraient être précisées. Le Parlement européen et le Conseil devraient être informés de toute mesure de nomination ou cessation de fonctions. Pour des raisons d’efficacité, une seule régie d’avances devrait être mise en place dans les délégations, pour les crédits des sections «Commission» et «SEAE» du budget. Il s’est révélé nécessaire d’introduire la possibilité d’utiliser des cartes de débit liées aux régies d’avances afin de faciliter les paiements, notamment dans les délégations et représentations de l’Union, et d’écarter les risques liés à la manipulation d’argent liquide.

(31) Une fois définies les missions et responsabilités de chaque acteur financier, la mise en cause de leur responsabilité ne saurait toutefois intervenir que dans les conditions prévues par le statut des fonctionnaires de l’Union européenne et du régime applicable aux autres agents de ladite Union. L’instance spécialisée en matière d’irrégularités financières mise en place dans chaque institution s’est révélée être un mécanisme efficace pour caractériser l’existence d’une irrégularité de nature financière et devrait donc être maintenue. Il est nécessaire de définir les modalités selon lesquelles un ordonnateur peut demander la confirmation d’une instruction qu’il considère comme entachée d’irrégularité ou contrevenant au principe de bonne gestion financière, et être ainsi déchargé de sa responsabilité.

(32) En matière de recettes, outre le cas particulier des ressources propres relevant de la décision 2007/436/CE, Euratom du Conseil du 7 juin 2007 relative au système des ressources propres des Communautés européennes (5), il convient de préciser les tâches et contrôles relevant de la responsabilité des ordonnateurs aux différentes étapes de la procédure: établissement de la prévision de créance, ordre de recouvrement, envoi de la note de débit informant le débiteur de la constatation de créances, calcul des intérêts de retard éventuels et décision, le cas échéant, de renonciation de créance, dans le respect de critères garantissant le respect de la bonne gestion financière aux fins d’une perception efficace des recettes.

(33) Il y a lieu de préciser le rôle du comptable dans l’encaissement des recettes et l’octroi de délais supplémentaires pour le paiement des dépenses. En outre, le comptable devrait disposer d’une certaine flexibilité dans le recouvrement des paiements, notamment de la possibilité de procéder à la compensation directe des créances ou, dans des circonstances exceptionnelles, de dispenser le débiteur de constituer une garantie couvrant une dette, lorsque celui-ci est désireux et capable d’effectuer le paiement dans le délai supplémentaire, mais n’est pas en mesure de constituer cette garantie, en tenant dûment compte du principe de proportionnalité.

(34) Pour assurer la gestion des actifs tout en obtenant une rémunération financière, il est nécessaire d’investir dans des actifs financiers les montants encaissés à titre provisoire, tels que les amendes pour infraction aux règles de concurrence qui sont contestées, et de déterminer l’affectation des intérêts produits par ces investissements.

(35) Pour que la Commission dispose de toutes les informations nécessaires en vue de l’adoption des décisions de financement, il y a lieu de fixer les exigences minimales en ce qui concerne le contenu des décisions de financement portant sur les subventions, les marchés, les fonds fiduciaires, les prix et les instruments financiers.

(36) En matière de dépenses, il importe de définir l’articulation entre décision de financement, engagement global et engagement individuel, ainsi que les caractéristiques de ces différentes étapes, afin d’établir un cadre clair pour les différentes phases de l’exécution du budget.

(37) Il convient de clarifier l’articulation entre les opérations de liquidation, d’ordonnancement et de paiement et les contrôles que doivent effectuer les ordonnateurs lors de la liquidation des dépenses, par l’apposition du bon à payer. Il y a lieu de mentionner les pièces justificatives qui doivent appuyer les paiements et d’indiquer les règles d’apurement des préfinancements et des paiements intermédiaires.

(38) Les modalités d’application des délais afférents aux opérations de liquidation et de paiement devraient être établies, compte tenu de la directive 2011/7/UE du Parlement européen et du Conseil du 16 février 2011 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales (6), afin de s’assurer que les paiements aux destinataires n’accusent pas de retard injustifié.

(39) En matière d’audit interne, il convient de définir les modalités de désignation de l’auditeur et de garantir son indépendance au sein de l’institution qui l’a nommé et à laquelle il doit rendre compte de ses travaux. Le Parlement européen et le Conseil devraient être informés de toute désignation ou cessation des fonctions, afin que la transparence à leur égard soit garantie.

(40) Les règles en matière de passation de marchés devraient être fondées sur les dispositions de la directive 2004/18/CE. Il importe de définir les différents types de procédures de passation de marchés, les mesures de publicité qui leur sont applicables, les cas de recours et principales caractéristiques des procédures existantes, la spécification des critères de sélection et d’attribution, les modalités d’accès aux documents d’appel à la concurrence et de communication avec les soumissionnaires ou candidats, ainsi que, lorsque la Commission passe des marchés pour son propre compte, les seuils applicables et les modalités d’estimation de la valeur des marchés à passer.

(41) Les procédures de passation des marchés ont pour finalité de satisfaire aux meilleures conditions possibles les besoins des institutions dans le respect de l’égalité d’accès aux marchés publics ainsi que des principes de transparence et de non-discrimination. Dans un souci de transparence et d’égalité de traitement entre candidats et soumissionnaires, mais aussi de pleine responsabilité des ordonnateurs dans le choix final, il convient de décliner la procédure d’ouverture, puis d’évaluation, des demandes de participation et des offres, de la nomination d’une commission jusqu’à la décision d’attribution, motivée et documentée, qui revient en définitive au pouvoir adjudicateur.

(42) À la lumière de l’expérience acquise, une nouvelle procédure de passation pour les marchés de valeur moyenne devrait être mise en place. Il convient d’autoriser l’utilisation de la «liste de soumissionnaires potentiels» dans les mêmes conditions que l’«appel à manifestation d’intérêt» existant, étant donné que cette liste permet de réduire la charge administrative des soumissionnaires potentiels.

(43) Dans un souci de protection des intérêts financiers de l’Union durant l’exécution d’un marché, il y a lieu de prévoir la possibilité d’exiger que les entités fournissant une capacité financière lors de la passation d’un marché soient solidairement responsables de l’exécution du marché correspondant.

(44) Afin de protéger les intérêts financiers de l’Union et de garantir un contrôle sur l’exécution des marchés, il est nécessaire de prévoir la possibilité d’exiger que le contractant effectue lui-même directement certaines tâches essentielles.

(45) Pour garantir l’exécution d’un marché selon les meilleures pratiques professionnelles, il convient de prévoir la possibilité de rejeter les soumissionnaires susceptibles d’être en situation de conflit d’intérêts.

(46) Étant donné que des garanties financières ne sont plus systématiquement demandées, les critères en vertu desquels elles peuvent l’être devraient être définis.

(47) Le champ d’application du titre sur les subventions devrait être clarifié, notamment en ce qui concerne le type d’action ou d’organisme d’intérêt général européen pouvant être subventionné ainsi que les types d’engagements juridiques susceptibles d’être utilisés pour couvrir les subventions. Pour ces engagements juridiques, il y a lieu de préciser les critères permettant de choisir entre conventions et décisions, les éléments que celles-ci doivent au minimum contenir et la possibilité de conclure une convention ou décision spécifique de subvention au titre de partenariats-cadres, de façon à garantir un traitement équitable et à ne pas restreindre l’accès au financement de l’Union.

(48) Le champ d’application du titre sur les subventions devrait également tenir compte de l’introduction dans le règlement financier, d’une part, de titres spécifiques sur les prix et les instruments financiers et, d’autre part, des règles essentielles concernant les subventions et les coûts éligibles et prévoyant l’abandon du principe de dégressivité, l’utilisation des formes simplifiées de subventions (montants forfaitaires, coûts unitaires et taux forfaitaires) et la suppression de l’obligation de présenter des garanties sur les préfinancements.

(49) Les progrès en matière d’échange électronique d’informations et de transmission de documents par voie électronique, qui constituent d’importantes mesures de simplification, devraient s’accompagner de conditions claires d’acceptation des systèmes devant être utilisés, afin de mettre en place un environnement reposant sur des bases juridiques solides.

(50) Les principes de non-profit et de cofinancement devraient être révisés à la lumière des clarifications et des mesures de simplification introduites dans le règlement financier. En particulier, par souci de clarté, il convient de mettre en place des règles détaillées en ce qui concerne les types de recettes qui doivent être retenues pour le principe de non-profit, ainsi que les formes de cofinancement externe et de contributions en nature.

(51) S’agissant du principe de transparence, l’adoption et la publication de programmes de travail pluriannuels devraient être autorisées, dans la mesure où ils ont une valeur ajoutée pour les demandeurs qui peuvent plus aisément anticiper et préparer les appels de propositions. Dans ce contexte, les conditions dans lesquelles les programmes de travail peuvent être considérés comme des décisions de financement devraient être précisées. Pour assurer la transparence, il y a également lieu de publier les appels de propositions, sauf en cas d’urgence ou lorsque l’action ne peut être mise en œuvre que par une seule entité. Il est nécessaire de préciser le contenu minimal de cette publication.

(52) Comme les conditions d’éligibilité concernant la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) versée par les bénéficiaires sont sujettes à des erreurs et à des incohérences, il convient de s’assurer que les notions de TVA non récupérable et de non-assujettis au sens de l’article 13, paragraphe 1, de la directive 2006/112/CE du Conseil du 28 novembre 2006 relative au système commun de taxe sur la valeur ajoutée (7) sont comprises et appliquées de manière cohérente, au regard des activités que ces notions englobent.

(53) Pour garantir la transparence, l’égalité de traitement des demandeurs et la responsabilisation des ordonnateurs, il convient de décliner la procédure d’attribution, de la demande de subvention, pour laquelle la Commission devrait avoir fourni un minimum d’informations aux demandeurs, à son évaluation, au vu de critères d’éligibilité, de sélection et d’attribution préalablement annoncés, avant que l’ordonnateur compétent ne prenne sa décision finale, proprement documentée. Il est nécessaire d’établir des règles détaillées concernant la composition et les tâches du comité chargé d’évaluer les propositions sur la base des critères de sélection et d’attribution, ainsi que les possibilités de prendre contact avec les demandeurs au cours de la procédure d’attribution ou de les inviter à adapter leurs propositions. Ces possibilités devraient dûment refléter les exigences en matière de bonne administration introduites dans le règlement financier et être assorties des conditions dans lesquelles les propositions peuvent être adaptées avant la signature des conventions de subvention ou la notification des décisions de subvention, tout en garantissant l’égalité de traitement des demandeurs et le respect du principe selon lequel l’initiative des actions incombe uniquement aux demandeurs.

(54) L’utilisation de montants forfaitaires, de coûts unitaires et de taux forfaitaires étant facilitée et étendue en vertu du règlement financier, les définitions de ces formes simplifiées de subventions devraient être clarifiées. Il importe notamment de préciser qu’elles sont destinées, comme toute forme de subvention, à couvrir différentes catégories de coûts éligibles, et d’indiquer que leurs montants ne doivent pas nécessairement être fixés au préalable, ce qui est particulièrement important lorsque ces montants sont calculés sur la base des pratiques habituelles du bénéficiaire en matière de comptabilité analytique. Il y a également lieu de veiller à la stabilité des règles de financement au titre d’un programme spécifique. À cet effet, il devrait être permis d’utiliser les formes simplifiées de subventions pendant toute sa durée. À des fins statistiques ou méthodologiques ou en vue de la prévention et de la détection de la fraude, il convient d’avoir accès aux données comptables générales d’un bénéficiaire, même si le financement s’effectue au moyen de montants forfaitaires, de coûts unitaires et de taux forfaitaires. Ces vérifications ne devraient toutefois pas servir à remettre en question les valeurs unitaires des montants forfaitaires, des coûts unitaires ou des taux forfaitaires déjà convenus.

(55) La bonne gestion financière impose que la Commission s’entoure de garanties: au stade des demandes de subvention, par la production d’audits financiers pour les demandes les plus importantes; lors du versement de préfinancements, si les risques évalués par l’ordonnateur le justifient, par l’exigence de garanties financières préalables et, au stade du paiement intermédiaire ou du paiement du solde, par la présentation de certificats établis par des auditeurs pour les demandes de paiement les plus importantes et les plus risquées.

(56) Les conditions et les procédures de suspension et de réduction des subventions devraient être précisées, afin de mieux définir les motifs de cette suspension ou réduction, de fournir des informations appropriées aux bénéficiaires et de garantir que les bénéficiaires ont la possibilité d’exercer leur droit de défense à tout moment.

(57) La bonne gestion des fonds de l’Union implique également que les bénéficiaires de subventions utilisent les subventions de l’Union conformément aux principes d’économie et d’efficience. En particulier, les coûts des marchés attribués par les bénéficiaires pour l’exécution de l’action devraient être éligibles à condition que ces marchés soient attribués à l’offre économiquement la plus avantageuse.

(58) Étant donné que les restrictions imposées au soutien financier à des tiers sont atténuées dans le règlement financier, il convient d’établir les dispositions minimales à convenir au niveau de la convention de subvention ou à insérer dans la décision de subvention afin de distinguer clairement l’octroi d’un soutien financier à des tiers par un bénéficiaire et l’exécution de tâches budgétaires par un délégataire dans le cadre de la gestion indirecte.

(59) Les pouvoirs de sanction des bénéficiaires de subventions devraient être alignés sur ceux existant dans le domaine des marchés publics étant donné qu’ils sont de même nature et qu’ils devraient être soumis aux mêmes règles en termes d’efficacité et de proportionnalité.

(60) Les prix devraient être soumis, au même titre que les subventions, aux principes de transparence et d’égalité de traitement. Dans ce contexte, les caractéristiques minimales des programmes de travail et des concours devraient également être définies, compte tenu des exigences correspondantes pour les subventions. En particulier, il convient de préciser les conditions dans lesquelles les programmes de travail peuvent être considérés comme des décisions de financement, ainsi que le contenu minimal du règlement du concours, notamment les modalités de versement du prix aux gagnants en cas d’attribution, et les moyens de publicité appropriés.

(61) Le respect des principes de transparence et d’égalité de traitement exige aussi la mise en place d’une procédure d’attribution clairement définie, depuis la remise des dossiers de participation à l’information des demandeurs et à la notification aux gagnants. Cette procédure devrait inclure une évaluation des dossiers de participation par un groupe d’experts désignés par l’ordonnateur compétent, sur la base des critères d’attribution énoncés dans le règlement du concours afin de garantir la compétence et la neutralité dans l’évaluation des dossiers. Sur la base des recommandations du groupe, c’est l’ordonnateur compétent qui devrait prendre une décision définitive sur l’attribution du prix, étant donné que l’exécution du budget relève toujours de la responsabilité de la Commission.

(62) Afin d’assurer une mise en œuvre harmonisée des différents instruments financiers au sein de la Commission, le cadre général inclus dans le titre VIII du règlement financier devrait être complété par des règles détaillées pour la gestion des instruments financiers, en particulier les dispositions concernant la sélection des entités chargées de l’exécution, le contenu des conventions de délégation, les coûts et frais de gestion ainsi que les comptes fiduciaires.

(63) Des règles de sélection des intermédiaires financiers et des destinataires finaux devraient être définies en particulier pour les cas où les instruments financiers sont gérés de manière directe dans des situations exceptionnelles, au moyen de structures d’investissement spécialisées ou d’autres mécanismes, afin d’assurer l’utilisation efficiente des fonds de l’Union.

(64) Il est nécessaire de déterminer les conditions de l’utilisation des instruments financiers, notamment l’effet de levier et le cadre du suivi. Il convient aussi de veiller à ce que les instruments financiers soient mis en œuvre sur la base d’une évaluation ex ante rigoureuse, qui doit permettre à la Commission de les concevoir spécifiquement pour répondre aux défaillances du marché et à l’inadéquation des marchés en matière d’investissement.

(65) En matière de comptabilité et de reddition des comptes, il y a lieu de définir dans les règles comptables de l’Union les principes comptables généralement admis sur la base desquels les états financiers doivent être établis. Il convient également de préciser dans ces règles comptables les conditions nécessaires pour qu’une transaction soit comptabilisée ainsi que les règles d’évaluation des éléments d’actif et de passif et de constitution des provisions, afin de veiller à ce que les informations soient présentées de manière appropriée et qu’elles soient complètes et exactes.

(66) En matière de comptabilité, il conviendrait de préciser que le comptable de chaque institution doit documenter l’organisation et la procédure comptables de son institution et définir les conditions que doivent respecter les systèmes informatisés de tenue de la comptabilité, en particulier pour garantir la sécurité des accès et la piste d’audit quant aux modifications apportées aux systèmes.

(67) En ce qui concerne la tenue de la comptabilité, il importe de préciser les principes applicables en matière de tenue des livres comptables, de balance générale des comptes, de rapprochement périodique des soldes de cette balance ainsi que d’inventaire et de définir les éléments du plan comptable arrêté par le comptable de la Commission. Les règles applicables à l’enregistrement des opérations, en particulier la méthode en partie double, les règles de conversion des opérations non libellées en euros et les pièces justificatives des écritures comptables, devraient être précisées. Le contenu des enregistrements de la comptabilité budgétaire devrait également être précisé.

(68) Il y a lieu de définir les règles relatives à l’inventaire des immobilisations et de clarifier les responsabilités respectives des comptables et ordonnateurs dans ce domaine, de même que les règles applicables à la revente des biens inscrits à l’inventaire, en vue d’une gestion efficace des actifs.

(69) En matière d’actions extérieures, le présent règlement, conformément au règlement financier, devrait introduire des dispositions dérogatoires qui prennent en compte les spécificités opérationnelles du secteur, essentiellement en matière de passation de marchés et d’octroi de subventions, en particulier parce que ces procédures sont appliquées par les autorités de pays tiers bénéficiant d’un soutien financier de l’Union. En ce qui concerne la passation de marchés, ces différences devraient principalement porter sur les types de procédures et les seuils à partir desquels elles s’appliquent. En ce qui concerne les subventions, il y aurait lieu d’autoriser le financement intégral dans certains cas, surtout pour tenir compte de la capacité de cofinancement réduite des bénéficiaires.

(70) Il importe d’établir des dispositions détaillées concernant l’utilisation de l’aide budgétaire, qui précisent les conditions dans lesquelles il peut être recouru à cette aide ainsi que l’obligation pour le partenaire de fournir à la Commission, en temps utile, des informations fiables lui permettant d’apprécier le respect de ces conditions.

(71) En ce qui concerne les fonds fiduciaires de l’Union, il convient de préciser les principes applicables à la contribution de l’Union aux fonds fiduciaires de l’Union ainsi qu’aux contributions des autres donateurs, de manière à définir les règles comptables et d’information du fonds concerné, en particulier pour l’intérêt à terme échu sur le compte bancaire du fonds fiduciaire, à clarifier les responsabilités de chacun des acteurs financiers et du conseil d’administration du fonds fiduciaire, ainsi que de définir des obligations en matière d’audit. Il est également nécessaire d’assurer une représentation équitable des donateurs dans le conseil d’administration du fonds fiduciaire et à prévoir l’obligation d’un vote positif de la Commission pour permettre l’utilisation des fonds.

(72) Afin de simplifier les procédures de passation de marchés pour les actions extérieures, certains seuils ont été modifiés et d’autres seuils et procédures de gestion, provenant des dispositions communes, ont été ajoutés et adaptés.

(73) Dans le domaine des subventions, il conviendrait, dans le droit fil du règlement financier, de simplifier les conditions régissant la dérogation au principe du cofinancement.

(74) Afin de garantir la bonne gestion des crédits de l’Union, il importe également de préciser les conditions préalables et l’encadrement conventionnel à mettre en place en cas de décentralisation de la gestion des crédits, ainsi que dans les cas de recours à des régies d’avances.

(75) Il y a lieu de définir les offices européens et de fixer des règles spécifiques à l’Office des publications ainsi que des dispositions autorisant le comptable de la Commission à déléguer certaines de ses fonctions à des agents de ces offices. Il conviendrait également de préciser les modalités de fonctionnement des comptes bancaires que les offices européens peuvent être autorisés à ouvrir au nom de la Commission.

(76) Par analogie avec la publication d’informations sur les destinataires des fonds de l’Union, il y aurait lieu de publier la liste des experts visés à l’article 204 du règlement financier, sélectionnés au terme d’un appel à manifestation d’intérêt, ainsi que l’objet de leurs tâches. Leur rémunération devrait également faire l’objet d’une publication, si elle est supérieure à 15 000 EUR.

(77) Il importerait de compléter la nouvelle procédure introduite à l’article 203 du règlement financier, en particulier en ce qui concerne les types de coûts à inclure dans les seuils qui y sont prévus. Il est nécessaire d’établir des règles détaillées concernant les projets immobiliers menés dans les délégations de l’Union, compte tenu de leurs spécificités, en particulier dans les cas d’urgence. Il est utile de prévoir que les bâtiments résidentiels dans les délégations qui doivent être loués ou achetés dans un court laps de temps seraient exclus de la procédure définie à l’article 203 du règlement financier. L’achat de terrain à titre gratuit ou pour un montant symbolique ne devrait pas relever de la procédure prévue à l’article 203 du règlement financier, puisqu’il ne constitue pas une charge supplémentaire pour le budget.

(78) Il est nécessaire, pour assurer la cohérence avec les dispositions du règlement financier, d’établir des dispositions transitoires. Afin de garantir la cohérence avec la base juridique sectorielle, il convient en outre de reporter au 1er janvier 2014 l’application des dispositions relatives aux modes de gestion et aux instruments financiers,

A ADOPTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:

PREMIÈRE PARTIE

DISPOSITIONS COMMUNES

TITRE I

OBJET

Article premier

Objet

Le présent règlement définit les règles d’application du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 (ci-après dénommé le «règlement financier»).

TITRE II

PRINCIPES BUDGÉTAIRES

CHAPITRE 1

Principes d’unité et de vérité budgétaire

Article 2

Comptabilisation des intérêts sur les préfinancements

(Article 8, paragraphe 4, du règlement financier)

Lorsque des intérêts sont dus au budget, la convention conclue avec les entités ou personnes énumérées à l’article 58, paragraphe 1, points c) ii) à c) viii), du règlement financier dispose que les préfinancements sont versés sur des comptes ou des sous-comptes bancaires permettant d’identifier les fonds et les intérêts correspondants. À défaut, les méthodes comptables des destinataires ou des intermédiaires doivent permettre d’identifier les fonds versés par l’Union et les intérêts ou autres avantages produits par ces fonds.

Les dispositions du présent règlement relatives aux intérêts sur préfinancements ne portent pas préjudice à l’enregistrement des préfinancements à l’actif des états financiers, qui est fixé par les règles comptables visées à l’article 143 du règlement financier.

CHAPITRE 2

Principe d’annualité

Article 3

Crédits de l’exercice

(Article 11, paragraphe 3, du règlement financier)

Les crédits d’engagement et de paiement autorisés pour l’exercice comprennent:

a) les crédits ouverts au budget, y compris par voie de budget rectificatif;

b) les crédits reportés;

c) les reconstitutions de crédits conformément aux articles 178 et 182 du règlement financier;

d) les crédits résultant de paiements de préfinancement ayant été remboursés conformément à l’article 177, paragraphe 3, du règlement financier;

e) les crédits ouverts à la suite de la perception des recettes affectées au cours de l’exercice ou au cours d’exercices précédents et non utilisés.

Article 4

Annulation et report de crédits

(Article 13, paragraphe 2, du règlement financier)

1. Les crédits d’engagement et les crédits non dissociés relatifs à des projets immobiliers visés à l’article 13, paragraphe 2, point a), du règlement financier ne peuvent être reportés que si les engagements n’ont pu être effectués avant le 31 décembre de l’exercice pour des raisons non imputables à l’ordonnateur et si les étapes préparatoires sont avancées à un point permettant raisonnablement d’estimer que l’engagement pourra être effectué au plus tard le 31 mars de l’année suivante ou le 31 décembre pour les projets immobiliers.

2. Les étapes préparatoires visées à l’article 13, paragraphe 2, point a), du règlement financier, qui devraient être achevées au 31 décembre de l’exercice en vue d’un report sur l’exercice suivant sont notamment:

a) pour les engagements globaux au sens de l’article 85 du règlement financier, l’adoption d’une décision de financement ou la clôture avant cette date de la consultation des services concernés au sein de chaque institution en vue d’adopter cette décision;

b) pour les engagements individuels au sens de l’article 85 du règlement financier, la clôture de la phase de sélection des contractants, bénéficiaires, gagnants ou délégataires potentiels.

3. Les crédits reportés conformément à l’article 13, paragraphe 2, point a), du règlement financier non engagés au 31 mars de l’exercice suivant, ou au 31 décembre de l’année suivante s’agissant des montants relatifs à des projets immobiliers, sont automatiquement annulés.

La Commission informe le Parlement européen et le Conseil des crédits ainsi annulés dans un délai d’un mois après l’annulation conformément au premier alinéa.

4. Les crédits reportés au titre de l’article 13, paragraphe 2, point b), du règlement financier peuvent être utilisés jusqu’au 31 décembre de l’exercice suivant.

5. La comptabilité permet de distinguer les crédits reportés conformément aux dispositions des paragraphes 1 à 4.

CHAPITRE 3

Principe d’unité de compte

Article 5

Taux de conversion entre l’euro et une autre monnaie

(Article 19 du règlement financier)

1. Sans préjudice des dispositions spécifiques découlant de l’application de la réglementation sectorielle, la conversion réalisée par l’ordonnateur compétent est effectuée à l’aide du taux de change journalier de l’euro publié au Journal officiel de l’Union européenne, série C.

Lorsque la conversion entre l’euro et une autre monnaie est à effectuer par les contractants ou les bénéficiaires, les modalités spécifiques de conversion figurant dans les contrats de marchés, les conventions de subventions ou les conventions de financement s’appliquent.

2. Afin d’éviter que les opérations de conversion de monnaies aient un impact important sur le niveau du cofinancement de l’Union ou une incidence négative sur le budget de l’Union, les dispositions spécifiques en matière de conversion mentionnées au paragraphe 1 prévoient, le cas échéant, un taux de conversion entre l’euro et une autre monnaie à calculer à l’aide de la moyenne du taux de change journalier sur une période donnée.

3. À défaut de taux de change journalier de l’euro publié au Journal officiel de l’Union européenne pour la monnaie concernée, l’ordonnateur compétent utilise le taux comptable visé au paragraphe 4.

4. Pour les besoins de la comptabilité prévue aux articles 151 à 156 du règlement financier et sous réserve des dispositions de l’article 240 du présent règlement, la conversion entre l’euro et une autre monnaie est effectuée à l’aide du taux comptable mensuel de l’euro. Ce taux de change comptable est établi par le comptable de la Commission à l’aide de toute source d’information qu’il juge fiable sur la base du cours de l’avant-dernier jour ouvrable du mois précédant celui pour lequel le cours est établi.

5. Les résultats des opérations de change visées au paragraphe 4 du présent article sont indiqués dans une rubrique distincte dans les comptes de chaque institution.

Les dispositions du premier alinéa du présent paragraphe s’appliquent mutatis mutandis aux organismes visés à l’article 208 du règlement financier.

Article 6

Cours à utiliser pour la conversion entre l’euro et d’autres monnaies

(Article 19 du règlement financier)

1. Sans préjudice des dispositions spécifiques découlant de l’application de la réglementation sectorielle, ou de contrats de marchés, conventions ou décisions de subvention et conventions de financement spécifiques, le cours à utiliser pour la conversion entre l’euro et une autre monnaie, dans les cas où la conversion est effectuée par l’ordonnateur compétent, est celui du jour de l’établissement de l’ordre de paiement ou de l’ordre de recouvrement par le service ordonnateur.

2. Dans le cas des régies d’avances en euros, la date du paiement par la banque détermine le cours à utiliser pour la conversion entre l’euro et une autre monnaie.

3. Pour la régularisation des régies d’avances en monnaies nationales, visées à l’article 19 du règlement financier, le cours à utiliser pour la conversion entre l’euro et une autre monnaie est celui du mois de la dépense effectuée par la régie en question.

4. Pour le remboursement de dépenses forfaitaires, ou de dépenses résultant du statut des fonctionnaires de l’Union européenne et du régime applicable aux autres agents de ladite Union (ci-après dénommé le «statut»), dont le montant est plafonné et versé dans une monnaie autre que l’euro, le cours à utiliser est celui qui est en vigueur à la naissance du droit.

CHAPITRE 4

Principe d’universalité

Article 7

Structure d’accueil des recettes affectées et ouverture des crédits correspondants

(Article 21 du règlement financier)

1. Sans préjudice des articles 9 et 10, la structure d’accueil budgétaire pour les recettes affectées comporte:

a) dans l’état des recettes de la section de chaque institution une ligne budgétaire destinée à accueillir le montant de ces recettes;

b) dans l’état des dépenses, les commentaires budgétaires, y compris les commentaires généraux, indiquent les lignes susceptibles d’accueillir les crédits ouverts qui correspondent aux recettes affectées.

Dans le cas visé au premier alinéa, point a), la ligne est dotée de la mention «pour mémoire» et les recettes estimées sont mentionnées pour information dans les commentaires.

2. Les crédits correspondant à des recettes affectées sont ouverts automatiquement, aussi bien en crédits d’engagement qu’en crédits de paiement, lorsque la recette a été perçue par l’institution, sauf dans les cas prévus:

a) à l’article 181, paragraphe 2, et à l’article 183, paragraphe 2, du règlement financier;

b) à l’article 21, paragraphe 2, point b), du règlement financier pour les États membres, lorsque la convention de contribution est exprimée en euros.

Dans le cas prévu au premier alinéa, point b), les crédits d’engagement peuvent être ouverts à la signature par l’État membre de la convention de contribution.

Article 8

Contributions des États membres à des programmes de recherche

[Article 21, paragraphe 2, point a), du règlement financier]

1. Les contributions des États membres pour le financement de certains programmes complémentaires de recherche, prévues à l’article 5 du règlement (CE, Euratom) no 1150/2000 du Conseil (8), sont versées:

a) à concurrence des sept douzièmes de la somme figurant au budget, au plus tard le 31 janvier de l’exercice en cours;

b) à concurrence des cinq douzièmes restant dus, au plus tard le 15 juillet de l’exercice en cours.

2. Lorsque le budget n’est pas arrêté définitivement avant le début de l’exercice, les contributions prévues au paragraphe 1 se font sur la base de la somme figurant au budget de l’exercice précédent.

3. Toute contribution ou tout versement supplémentaire dû par les États membres au titre du budget doit être inscrit sur le ou les comptes de la Commission dans les trente jours de calendrier qui suivent l’appel de fonds.

4. Les versements effectués sont inscrits au compte prévu par le règlement (CE, Euratom) no 1150/2000 et sont soumis aux conditions énoncées par ledit règlement.

Article 9

Recettes affectées résultant de la participation des pays AELE à certains programmes de l’Union

[Article 21, paragraphe 2, point e), du règlement financier]

1. La structure d’accueil budgétaire pour les participations des États membres de l’Association européenne de libre-échange (ci-après dénommés les «États AELE») à certains programmes de l’Union est la suivante:

a) dans l’état des recettes, il est ouvert une ligne pour mémoire destinée à accueillir le montant global de la participation des États AELE pour l’exercice considéré;

b) dans l’état des dépenses: i) le commentaire sur chaque ligne relative aux activités de l’Union auxquelles les États AELE participent fait ressortir «pour information» le montant de la participation estimée; ii) une annexe, constituant partie intégrante du budget, comporte l’ensemble des lignes relatives aux activités de l’Union auxquelles les États AELE participent.

Aux fins du premier alinéa, point a), le montant estimé est indiqué dans les commentaires budgétaires.

L’annexe visée au premier alinéa, point b) ii), représente et complète la structure d’accueil pour l’ouverture des crédits correspondant à ces participations, telle que prévue au paragraphe 2 ainsi que pour l’exécution des dépenses.

2. En vertu de l’article 82 de l’accord sur l’Espace économique européen (ci-après dénommé l’«accord EEE»), les montants relatifs à la participation annuelle des États AELE, tels qu’ils sont confirmés à la Commission par le comité mixte de l’Espace économique européen en conformité avec l’article 1er, paragraphe 5, du protocole 32 annexé à l’accord EEE, donnent lieu à l’ouverture intégrale, dès le début de l’exercice, tant des crédits d’engagement que des crédits de paiement correspondants.

3. Si, au cours de l’exercice, les crédits de lignes budgétaires auxquelles les États AELE participent sont renforcés sans que les États AELE puissent, pendant l’exercice en question, adapter en conséquence leur contribution afin de respecter le «facteur de proportionnalité» prévu à l’article 82 de l’accord EEE, la Commission peut assurer, à titre provisoire et exceptionnel sur la base des moyens de trésorerie, le préfinancement de la quote-part des États AELE. À la suite d’un tel renforcement, la Commission fait appel, dans les meilleurs délais, aux contributions correspondantes des États AELE. La Commission informe chaque année le Parlement européen et le Conseil des décisions ainsi prises.

Le préfinancement est régularisé aussitôt que possible dans le cadre du budget de l’exercice suivant.

4. Conformément à l’article 21, paragraphe 2, point e), du règlement financier, les participations financières des États AELE constituent des recettes affectées externes. Le comptable adopte les mesures appropriées afin d’assurer le suivi séparé de l’utilisation tant des recettes provenant de ces participations que des crédits correspondants.

La Commission, dans le cadre du rapport prévu à l’article 150, paragraphe 2, du règlement financier, fait ressortir de façon distincte l’état d’exécution correspondant à la participation des États AELE, tant en recettes qu’en dépenses.

Article 10

Produit des sanctions imposées aux États membres déclarés en situation de déficits excessifs

[Article 21, paragraphe 2, point c), du règlement financier]

La structure d’accueil budgétaire pour le produit des sanctions visées à la section 4 du règlement (CE) no 1467/97 du Conseil (9) est la suivante:

a) dans l’état des recettes, il est ouvert une ligne budgétaire pour mémoire destinée à accueillir les intérêts afférents à ces montants;

b) parallèlement, et sans préjudice de l’article 77 du règlement financier, l’inscription de ces montants à l’état des recettes donne lieu à l’ouverture, dans une ligne à l’état des dépenses, de crédits d’engagement et de paiement.

Les crédits visée au premier alinéa, point b), sont exécutés conformément à l’article 20 du règlement financier.

Article 11

Charges entraînées par l’acceptation de libéralités en faveur de l’Union

(Article 22 du règlement financier)

Aux fins de l’autorisation du Parlement européen et du Conseil visée à l’article 22, paragraphe 2, du règlement financier, la Commission estime et explique dûment les charges financières, y compris les coûts liés au suivi, entraînées par l’acceptation de libéralités en faveur de l’Union.

Article 12

Comptes «Charges fiscales à recouvrer»

(Article 23, paragraphe 3, du règlement financier)

Les charges fiscales éventuellement supportées par l’Union en application de l’article 23, paragraphe 2, et de l’article 23, paragraphe 3, point a), du règlement financier sont inscrites sur un compte d’attente jusqu’à leur remboursement par les États concernés.

CHAPITRE 5

Principe de spécialité

Article 13

Règles de calcul des pourcentages applicables aux virements des institutions autres que la Commission

(Article 25 du règlement financier)

1. Le calcul des pourcentages visés à l’article 25 du règlement financier est effectué au moment de la demande de virement et au regard des crédits ouverts au budget, y compris les budgets rectificatifs.

2. Il convient de prendre en considération la somme des virements à effectuer sur la ligne à partir de laquelle il est procédé aux virements et dont le montant est corrigé des virements antérieurs.

Le montant correspondant aux virements qui peuvent être effectués de façon autonome par l’institution concernée sans décision du Parlement européen et du Conseil n’est pas pris en considération.

Article 14

Règles de calcul des pourcentages applicables aux virements de la Commission

(Article 26 du règlement financier)

1. Le calcul des pourcentages visés à l’article 26, paragraphe 1, du règlement financier est effectué au moment de la demande de virement et au regard des crédits ouverts au budget, y compris les budgets rectificatifs.

2. Il convient de prendre en considération la somme des virements à effectuer sur la ligne à partir de laquelle ou vers laquelle il est procédé aux virements et dont le montant est corrigé des virements antérieurs.

Le montant correspondant aux virements qui peuvent être effectués de façon autonome par la Commission sans décision du Parlement européen et du Conseil n’est pas pris en considération.

Article 15

Dépenses administratives

(Article 26 du règlement financier)

Les dépenses visées à l’article 26, paragraphe 1, premier alinéa, point b), du règlement financier couvrent, pour chaque domaine politique, les rubriques visées à l’article 44, paragraphe 3, du règlement financier.

Article 16

Justification des demandes de virements de crédits

(Articles 25 et 26 du règlement financier)

Les propositions de virements et toutes les informations destinées au Parlement européen et au Conseil relatives aux virements effectués conformément aux articles 25 et 26 du règlement financier sont accompagnées des justifications appropriées et détaillées faisant apparaître l’exécution des crédits ainsi que les prévisions des besoins jusqu’à la fin de l’exercice, tant pour les lignes à abonder que pour celles sur lesquelles les crédits sont prélevés.

Article 17

Justification des demandes de virements depuis la réserve d’aide d’urgence

(Article 29 du règlement financier)

Les propositions de virements destinés à permettre l’utilisation de la réserve d’aide d’urgence visée à l’article 29 du règlement financier, sont accompagnées des justifications appropriées et détaillées faisant apparaître:

a) pour la ligne à abonder par le virement, les informations les plus récentes possibles sur l’exécution des crédits ainsi que les prévisions de besoins jusqu’à la fin de l’exercice;

b) pour l’ensemble des lignes relatives aux actions extérieures, l’exécution des crédits jusqu’à la fin du mois précédant la demande de virement, ainsi que les prévisions des besoins jusqu’à la fin de l’exercice, accompagnées d’une comparaison avec les prévisions initiales;

c) l’examen des possibilités de réaffectation des crédits.

CHAPITRE 6

Principe de bonne gestion financière

Article 18

Évaluation

(Article 30 du règlement financier)

1. Toute proposition de programme ou d’activité occasionnant des dépenses budgétaires fait l’objet d’une évaluation ex ante. Celle-ci porte sur:

a) le besoin à satisfaire à court ou à long terme;

b) la valeur ajoutée de l’intervention de l’Union;

c) les objectifs à atteindre en termes de stratégie et de gestion, qui comprennent des mesures nécessaires à la protection des intérêts financiers de l’Union dans le domaine de la prévention et de la détection de la fraude, ainsi que pour les enquêtes, réparations et sanctions en la matière;

d) les possibilités d’action disponibles, y compris les risques qui y sont associés;

e) les résultats et incidences escomptés, en particulier les incidences économiques, sociales et environnementales, et les indicateurs et modalités d’évaluation nécessaires pour les mesurer;

f) le mode d’exécution le plus approprié pour la ou les possibilités privilégiées;

g) la cohérence interne de l’activité ou du programme proposé et ses rapports avec les autres instruments pertinents;

h) le volume des crédits, des ressources humaines et des autres dépenses administratives à allouer en fonction du principe de coût/efficacité;

i) les leçons tirées d’expériences similaires déjà conduites.

2. La proposition expose les dispositions en matière de suivi, de compte rendu et d’évaluation, en tenant dûment compte des responsabilités respectives de tous les niveaux d’administration qui interviendront dans la mise en œuvre du programme ou de l’activité proposé.

3. Tout programme ou activité, y compris les projets pilotes et les actions préparatoires, lorsque les ressources mobilisées sont supérieures à 5 000 000 EUR, fait l’objet d’une évaluation intermédiaire et/ou ex post sous l’angle des ressources humaines et financières affectées et des résultats obtenus, afin de vérifier leur conformité avec les objectifs fixés, dans les conditions suivantes:

a) il est procédé à une évaluation périodique des résultats obtenus dans la réalisation d’un programme pluriannuel, selon un calendrier permettant de tenir compte des conclusions de ces évaluations pour toute décision concernant la reconduction, la modification ou l’interruption de ce programme;

b) les activités financées sur une base annuelle font l’objet d’une évaluation des résultats obtenus au moins une fois tous les six ans.

L’obligation prévue au premier alinéa, points a) et b), ne s’applique pas à chacun des projets ou actions menés dans le cadre de ces activités, pour lesquelles cette obligation peut être remplie par les rapports finaux transmis par les organismes qui ont exécuté l’action.

4. Les évaluations visées aux paragraphes 1 et 3 sont proportionnelles aux ressources mobilisées et à l’incidence du programme ou de l’activité en question.

Article 19

Fiche financière

(Article 31 du règlement financier)

La fiche financière comporte les éléments financiers et économiques en vue de l’appréciation par le législateur de la nécessité d’une intervention de l’Union. Elle fournit les renseignements utiles sur la cohérence et la synergie éventuelle avec d’autres activités de l’Union.

Lorsqu’il s’agit d’actions pluriannuelles, la fiche financière comporte l’échéancier prévisible des besoins annuels en crédits et en effectifs, personnel externe compris, ainsi qu’une évaluation de leur incidence sur le plan financier à moyen terme.

CHAPITRE 7

Principe de transparence

Article 20

Publication provisoire du budget

(Article 34 du règlement financier)

Dès que possible et au plus tard dans un délai de quatre semaines à compter de l’adoption définitive du budget, les chiffres détaillés du budget définitif sont publiés dans toutes les langues, à l’initiative de la Commission, sur le site internet des institutions, dans l’attente de la publication officielle au Journal officiel de l’Union européenne.

Article 21

Publication d’informations sur les montants et les destinataires des fonds de l’Union

(Article 35 du règlement financier)

1. Les informations sur les destinataires des fonds de l’Union octroyés dans le cadre de la gestion directe sont publiées sur un site internet des institutions de l’Union, au plus tard le 30 juin de l’année qui suit l’exercice au cours duquel les fonds ont été octroyés.

Outre la publication visée au premier alinéa, ces informations peuvent être publiées, selon une présentation standard, par d’autres moyens appropriés.

2. Les informations suivantes sont publiées, sauf disposition contraire prévue par le présent règlement ou la réglementation sectorielle, compte tenu des critères énoncés à l’article 35, paragraphe 3, du règlement financier:

a) le nom du destinataire;

b) le lieu où se trouve le destinataire;

c) le montant accordé;

d) la nature et l’objet de la mesure.

Aux fins du point b), par le terme «lieu», on entend:

i) l’adresse du destinataire lorsque celui-ci est une personne morale;

ii) la région de niveau NUTS 2 lorsque le destinataire est une personne physique.

En ce qui concerne les données à caractère personnel se rapportant aux personnes physiques, les informations publiées sont supprimées deux ans après la fin de l’exercice au cours duquel les fonds ont été octroyés. Il en va de même pour les données à caractère personnel se rapportant à une personne morale dont la dénomination officielle comporte le nom d’une ou de plusieurs personnes physiques.

3. Les informations visées au paragraphe 2 ne sont publiées que pour les prix, subventions et marchés ayant été attribués à la suite de concours, de procédures d’octroi de subventions ou de procédures de passation de marchés publics. Ces informations ne sont pas publiées pour:

a) les bourses versées à des personnes physiques et d’autres aides directes versées à des personnes physiques qui en ont un besoin pressant, visées à l’article 125, paragraphe 4, point c), du règlement financier;

b) les marchés d’une valeur inférieure au montant visé à l’article 137, paragraphe 2, du présent règlement.

4. Il est renoncé à la publication si la divulgation de telles informations risque de mettre en péril les droits et libertés des personnes concernées, tels que protégés par la Charte des droits fondamentaux de l’Union européenne, ou de nuire aux intérêts commerciaux des destinataires.

Article 22

Lien vers la publication d’informations sur les destinataires des fonds de l’Union octroyés dans le cadre de la gestion indirecte

(Article 35 du règlement financier)

Lorsque la gestion des fonds de l’Union est déléguée aux autorités et organismes visés à l’article 58, paragraphe 1, point c), du règlement financier, les conventions de délégation prévoient que les informations mentionnées à l’article 21, paragraphes 2 et 3, sont publiées, selon une présentation standard, sur le site internet de ces autorités et organismes.

Le site internet des institutions de l’Union contient au moins une référence à l’adresse du site internet où ces informations sont consultables si elles ne sont pas publiées directement à l’endroit spécifique du site internet des institutions de l’Union.

Outre la publication visée au premier alinéa, les informations peuvent être publiées, selon une présentation standard, par tout autre moyen approprié.

Les paragraphes 2 à 4 de l’article 21 s’appliquent à la publication visée au premier alinéa du présent article.

TITRE III

ÉTABLISSEMENT ET STRUCTURE DU BUDGET

Article 23

Programmation financière

(Article 38 du règlement financier)

La programmation financière visée à l’article 38 du règlement financier est structurée par catégorie de dépenses, domaine politique et ligne budgétaire. La programmation financière complète englobe toutes les catégories de dépenses, sauf dans les domaines de l’agriculture, de la politique de cohésion et de l’administration, pour lesquels seules des données synthétiques sont fournies.

Article 24

Projets de budget rectificatif

(Article 41, paragraphe 1, du règlement financier)

Les projets de budget rectificatif sont accompagnés de justifications et des informations sur l’exécution budgétaire de l’exercice précédent et de l’exercice en cours disponibles au moment de leur établissement.

Article 25

Nomenclature budgétaire

(Article 44 du règlement financier)

La nomenclature budgétaire respecte les principes de spécialité, de transparence et de bonne gestion financière. Elle procure la clarté et la transparence nécessaires au processus budgétaire en facilitant l’identification des grands objectifs tels qu’ils se reflètent dans les bases légales correspondantes, en offrant des choix en matière de priorités politiques et en permettant une mise en œuvre efficiente et efficace.

Article 26

Dépenses effectives du dernier exercice clos

[Article 49, paragraphe 1, point a) v), du règlement financier]

Pour l’établissement du budget, les dépenses effectives du dernier exercice clos sont déterminées de la façon suivante:

a) en engagements: engagements comptabilisés au cours de l’exercice sur les crédits de l’exercice tels que définis à l’article 3;

b) en paiements: paiements effectués au cours de l’exercice, c’est-à-dire dont l’ordre d’exécution a été transmis à la banque, sur les crédits de l’exercice tels que définis à l’article 3.

Article 27

Commentaires budgétaires

[Article 49, paragraphe 1, point a) vi), du règlement financier]

Les commentaires budgétaires comportent notamment les éléments suivants:

a) les références de l’acte de base, lorsqu’il existe;

b) des explications appropriées sur la nature et la destination des crédits.

Article 28

Tableau des effectifs

[Article 49, paragraphe 1, point c) i), du règlement financier]

Les effectifs de l’Agence d’approvisionnement figurent de façon distincte dans le cadre du tableau des effectifs de la Commission.

TITRE IV

EXÉCUTION DU BUDGET

CHAPITRE 1

Dispositions générales

Article 29

Informations sur les transferts de données à caractère personnel aux fins de l’audit

(Article 53 du règlement financier)

Dans tout appel effectué dans le cadre des subventions, des marchés ou des prix exécutés en gestion directe, les bénéficiaires potentiels, les candidats, soumissionnaires et participants sont informés, conformément au règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil (10), que, pour assurer la protection des intérêts financiers de l’Union, leurs données à caractère personnel peuvent être communiquées aux services d’audit interne, à la Cour des comptes européenne, à l’instance spécialisée en matière d’irrégularités financières ou à l’Office européen de lutte antifraude (ci-après dénommé l’«OLAF») et entre les ordonnateurs de la Commission et les agences exécutives.

Article 30

Actions préparatoires dans le domaine de la politique étrangère et de sécurité commune

[Article 54, paragraphe 2, point c), du règlement financier]

Le financement des mesures approuvées par le Conseil afin de préparer les opérations de gestion de crise de l’Union en vertu du titre V du traité sur l’Union européenne couvre les coûts marginaux découlant directement d’un déploiement spécifique sur le terrain d’une mission ou d’une équipe incluant, entre autres, du personnel des institutions de l’Union, y compris l’assurance «haut risque», les frais de voyage et d’hébergement, et les indemnités journalières.

Article 31

Compétences spécifiques de la Commission conformément aux traités

[Article 54, paragraphe 2, point d), du règlement financier]

1. Les articles du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne (ci-après dénommé le «TFUE») qui attribuent directement à la Commission des compétences spécifiques sont les suivants:

a) article 154 (dialogue social);

b) article 156 (études, avis, consultations en matière sociale);

c) articles 159 et 161 (rapports spéciaux dans le domaine social);

d) article 168, paragraphe 2 (initiatives pour promouvoir la coordination en matière de protection de la santé);

e) article 171, paragraphe 2 (initiatives pour promouvoir la coordination en matière de réseaux transeuropéens);

f) article 173, paragraphe 2 (initiatives pour promouvoir la coordination en matière industrielle);

g) article 175, deuxième alinéa (rapport sur les progrès accomplis dans la réalisation de la cohésion économique, sociale et territoriale);

h) article 181, paragraphe 2 (initiatives pour promouvoir la coordination en matière de recherche et de développement technologique);

i) article 190 (rapport en matière de recherche et développement technologique);

j) article 210, paragraphe 2 (initiatives pour promouvoir la coordination des politiques en matière de coopération au développement);

k) article 214, paragraphe 6 (initiatives pour promouvoir la coordination en matière d’aide humanitaire).

2. Les articles du traité instituant la Communauté européenne de l’énergie atomique (ci-après dénommé le «traité Euratom») qui attribuent directement à la Commission des compétences spécifiques sont les suivants:

a) article 70 (interventions financières, dans les limites prévues au budget, dans des campagnes de prospection sur les territoires des États membres);

b) articles 77 à 85.

3. Les listes figurant aux paragraphes 1 et 2 peuvent être complétées dans la présentation du projet de budget avec l’indication des articles en cause et des montants concernés.

Article 32

Actes susceptibles de constituer un conflit d’intérêts et procédure

(Article 57 du règlement financier)

1. Les actes susceptibles d’être affectés par un conflit d’intérêts, au sens de l’article 57, paragraphe 2, du règlement financier, peuvent prendre notamment l’une des formes suivantes, sans préjudice de leur qualification d’activités illégales à l’article 141:

a) l’octroi à soi-même ou à autrui d’avantages directs ou indirects indus;

b) le refus d’octroyer à un bénéficiaire les droits ou avantages auxquels il peut prétendre;

c) l’accomplissement d’actes indus ou abusifs ou l’omission d’accomplir les actes nécessaires.

Les autres actes susceptibles d’être affectés par un conflit d’intérêts sont ceux qui peuvent porter atteinte à l’exercice impartial et objectif des fonctions d’une personne, comme, par exemple, la participation à un comité d’évaluation dans le cadre d’une procédure d’attribution de marché public ou d’octroi de subvention lorsque cette personne peut tirer un avantage financier, direct ou indirect, du résultat d’une telle procédure.

2. Il y a présomption de conflit d’intérêts si un demandeur, un candidat ou un soumissionnaire est un agent soumis au statut, sauf si sa participation à la procédure a été préalablement autorisée par son supérieur.

3. En cas de conflit d’intérêts, l’ordonnateur délégué prend les mesures appropriées pour éviter toute influence abusive sur la procédure in question de la part de la personne concernée.

CHAPITRE 2

Modes d’exécution

Section 1

Dispositions générales

Article 33

Mode de gestion

(Article 58 du règlement financier)

Le système comptable de la Commission identifie le mode de gestion et, pour chaque mode de gestion, le type d’entité ou de personne, dont la liste figure à l’article 58, paragraphe 1, point c), du règlement financier, à qui sont confiées des tâches d’exécution budgétaire.

En ce qui concerne la gestion directe par la Commission en vertu de l’article 58, paragraphe 1, point a), du règlement financier, le système comptable établit une distinction dans la gestion selon les cas de figure suivants:

a) services de la Commission;

b) agences exécutives;

c) chefs des délégations de l’Union;

d) fonds fiduciaires visés à l’article 187 du règlement financier.

Section 2

Gestion directe

Article 34

Gestion directe

[Article 58, paragraphe 1, point a), du règlement financier]

Lorsque la Commission exécute le budget directement dans ses services, les tâches d’exécution sont effectuées par les acteurs financiers au sens des articles 64 à 75 du règlement financier et dans les conditions prévues au présent règlement.

Article 35

Exercice de la délégation à des agences exécutives

[Article 58, paragraphe 1, point a), et article 62 du règlement financier]

1. Les décisions de délégation aux agences exécutives les autorisent, en qualité d’ordonnateurs délégués, à exécuter des crédits afférents au programme de l’Union dont la gestion leur a été confiée.

2. L’acte de délégation de la Commission comprend au moins les dispositions prévues à l’article 40, points a) à d) et h). Il fait l’objet d’une acceptation formelle écrite de la part du directeur au nom de l’agence exécutive concernée.

Article 36

Respect des règles de passation de marchés

(Article 63 du règlement financier)

Lorsque la Commission confie des tâches à des organismes privés selon l’article 63, paragraphe 2, du règlement financier, elle passe un marché conformément aux dispositions de la première partie, titre V, et de la deuxième partie, titre IV, chapitre 3, du règlement financier.

Section 3

Gestion partagée avec les États membres

Article 37

Dispositions spécifiques en matière de gestion partagée avec les États membres — mesures visant à promouvoir les bonnes pratiques

(Article 59 du règlement financier)

La Commission établit un registre des organismes responsables des activités de gestion, de certification et d’audit en vertu des règlements sectoriels.

Afin de promouvoir les bonnes pratiques dans l’exécution des Fonds structurels, du Fonds de cohésion, du Fonds européen agricole pour le développement rural, du Fonds européen agricole de garantie et du Fonds européen pour la pêche, la Commission peut mettre, pour information, à la disposition des organismes responsables des activités de gestion et de contrôle un guide méthodologique qui expose sa propre stratégie et sa propre méthode de contrôle, comprenant des listes de contrôle et des exemples de bonnes pratiques. Ce guide est mis à jour chaque fois que cela se révèle nécessaire.

Section 4

Gestion indirecte

Article 38

Équivalence des systèmes, règles et procédures en gestion indirecte

(Article 60 du règlement financier)

1. La Commission peut accepter des règles et des procédures relatives aux marchés publics équivalentes aux siennes si les conditions suivantes sont réunies:

a) elles respectent le principe de large concurrence entre soumissionnaires pour obtenir le meilleur rapport coût/efficacité, et les procédures négociées sont limitées à des montants raisonnables ou sont dûment justifiées;

b) elles assurent la transparence grâce à une publication préalable appropriée, notamment des appels d’offres, et à une publication a posteriori des noms des contractants;

c) elles garantissent l’égalité de traitement, la proportionnalité et la non-discrimination;

d) elles préviennent les conflits d’intérêts tout au long de la procédure de passation de marché.

La législation nationale des États membres ou des pays tiers qui transpose la directive 2004/18/CE est considérée comme équivalente aux règles appliquées par les institutions conformément au règlement financier.

2. La Commission peut accepter des règles et des procédures relatives aux subventions équivalentes aux siennes si les conditions suivantes sont réunies:

a) elles respectent les principes de proportionnalité, de bonne gestion financière, d’égalité de traitement et de non-discrimination;

b) elles garantissent la transparence par la publication appropriée des appels de propositions, les procédures de gré à gré étant limitées à des montants raisonnables ou étant dûment justifiées, et par la publication a posteriori des noms des bénéficiaires dans le respect du principe de proportionnalité;

c) elles préviennent les conflits d’intérêts tout au long de la procédure d’octroi d’une subvention;

d) elles disposent que les subventions ne peuvent être cumulées ni octroyées rétroactivement, qu’elles doivent comporter, en règle générale, un cofinancement et qu’elles ne peuvent avoir pour objet ou pour effet de donner lieu à profit pour le bénéficiaire.

3. La Commission peut accepter que les systèmes comptables et les systèmes de contrôle interne employés par les entités et personnes devant être chargées de tâches d’exécution budgétaire au nom de la Commission fournissent des niveaux équivalents de protection des intérêts financiers de l’Union et d’assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs de gestion si ces systèmes respectent les principes énoncés à l’article 32 du règlement financier.

Article 39

Évaluation ex ante des règles et procédures des entités et personnes en gestion indirecte

(Article 61, paragraphe 1, du règlement financier)

Aux fins de l’évaluation ex ante conformément à l’article 61, paragraphe 1, du règlement financier, l’ordonnateur compétent peut s’appuyer sur une évaluation ex ante effectuée par un autre ordonnateur à condition que les conclusions se rapportent aux risques spécifiques des tâches à confier, notamment à la nature de ces risques et aux montants en jeu.

L’ordonnateur compétent peut s’appuyer sur une évaluation ex ante effectuée par d’autres donateurs dans la mesure où cette évaluation est réalisée dans le respect de conditions équivalentes à celles applicables à la gestion indirecte qui sont exposées à l’article 60 du règlement financier.

Article 40

Teneur de la convention qui confie des tâches d’exécution budgétaire à des entités et à des personnes

(Article 61, paragraphe 3, du règlement financier)

Les conventions de délégation comportent des dispositions détaillées garantissant la protection des intérêts financiers de l’Union et la transparence des opérations effectuées. Elles comprennent au moins les éléments suivants:

a) la définition claire des tâches confiées et des limites de celles-ci, notamment en ce qui concerne la modification des tâches confiées, la renonciation au recouvrement des créances et l’usage des fonds remboursés ou inutilisés;

b) les conditions et les modalités de leur exécution, des responsabilités et de l’organisation des contrôles à effectuer, y compris de l’évaluation des programmes;

c) les conditions applicables au paiement de la contribution de l’Union, y compris le remboursement des coûts exposés pour l’exécution ainsi que la rémunération de l’entité en question, de même que les règles en vertu desquelles des pièces justificatives sont exigées pour les paiements;

d) les règles selon lesquelles il est rendu compte à la Commission de l’exécution des tâches, les résultats escomptés, les irrégularités qui se sont produites et les mesures prises, les conditions dans lesquelles les paiements peuvent être suspendus ou interrompus ainsi que les conditions dans lesquelles prend fin cette exécution;

e) le délai dans lequel doivent être conclus les différents contrats et conventions mettant en œuvre la convention de délégation. Ce délai est proportionnel à la nature des tâches confiées;

f) les règles qui autorisent l’entité ou la personne à exclure de la participation à des procédures de passation de marchés ou d’octroi de subventions ou de prix ou de l’attribution de marchés, de subventions ou de prix les entités qui se trouvent dans l’une des situations visées à l’article 106, paragraphe 1, points a), b) et e), et à l’article 107, points a) et b), du règlement financier;

g) les modalités des contrôles exercés par la Commission ainsi que les dispositions qui accordent à la Commission, à l’OLAF et à la Cour des comptes l’accès aux informations nécessaires à l’accomplissement de leurs missions, ainsi que le pouvoir d’effectuer des audits et des enquêtes, y compris des vérifications sur place;

h) les dispositions prévoyant: i) l’engagement de l’entité chargée d’une tâche d’exécution d’informer la Commission sans tarder de toute fraude survenant dans la gestion des fonds de l’Union ainsi que des mesures prises; ii) la désignation d’un correspondant qui a la compétence de coopérer directement avec l’OLAF afin de faciliter les activités opérationnelles de ce dernier;

i) les conditions fixées pour l’utilisation de comptes bancaires et des intérêts produits, telles que prévues à l’article 8, paragraphe 4, du règlement financier;

j) des dispositions assurant la visibilité de l’action de l’Union notamment par rapport aux autres activités de l’organisme.

Article 41

Déclaration de gestion et déclaration de conformité

(Article 60, paragraphe 5, du règlement financier)

Lorsque l’action se termine avant la fin de l’exercice considéré, le rapport final de la personne ou de l’entité chargée de cette action peut se substituer à la déclaration de gestion visée à l’article 60, paragraphe 5, point b), du règlement financier à condition qu’il soit présenté avant le 15 février de l’année qui suit l’exercice en question.

Lorsqu’une organisation internationale ou un pays tiers met en œuvre des actions non pluriannuelles dont la durée est limitée à 18 mois, la déclaration de conformité visée à l’article 60, paragraphe 5, du règlement financier peut être insérée dans le rapport final.

Article 42

Procédures d’examen et d’approbation des comptes et exclusion du financement de l’Union des dépenses effectuées en violation de la réglementation applicable dans le cadre de la gestion indirecte

[Article 60, paragraphe 6, points b) et c), du règlement financier]

1. Sans préjudice des dispositions spécifiques contenues dans la réglementation sectorielle, les procédures visées à l’article 60, paragraphe 6, points b) et c), du règlement financier, prévoient:

a) des examens documentaires et, le cas échéant, des contrôles sur place par la Commission;

b) la détermination par la Commission du montant des dépenses reconnues comme approuvées, à la suite, si nécessaire, d’une procédure contradictoire avec les autorités et organismes et après information de ces autorités et organismes;

c) le cas échéant, le calcul par la Commission de corrections financières;

d) le recouvrement ou le paiement par la Commission du solde résultant de la différence entre les dépenses approuvées et les montants financiers déjà versés aux autorités ou organismes.

Aux fins du premier alinéa, point d), la Commission procède au recouvrement des montants dus de préférence par voie de compensation, dans les conditions visées à l’article 87.

2. Lorsque des tâches d’exécution budgétaire sont confiées à une entité mettant en œuvre une action multidonateurs, les procédures visées à l’article 60, paragraphe 6, points b) et c), du règlement financier consistent à vérifier que le montant correspondant à celui versé par la Commission pour l’action en question a bien été employé par cette entité pour ladite action et que les dépenses ont été exposées dans le respect des obligations inscrites dans la convention signée avec ladite entité.

Aux fins du présent règlement, on entend par «action multidonateurs» toute action dans le cadre de laquelle des fonds de l’Union sont mis en commun avec ceux d’au moins un autre donateur.

Article 43

Dispositions spécifiques en matière de gestion indirecte avec des organisations internationales

[Article 58, paragraphe 1, point c) ii), et article 188 du règlement financier]

1. Les organisations internationales visées à l’article 58, paragraphe 1, point c) ii), du règlement financier sont:

a) les organisations de droit international public créées par des accords intergouvernementaux ainsi que les agences spécialisées créées par celles-ci;

b) le Comité international de la Croix-Rouge;

c) la Fédération internationale des Sociétés nationales de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge;

d) d’autres organisations à but non lucratif assimilées à des organisations internationales en vertu d’une décision de la Commission.

2. Lorsque la Commission exécute le budget dans le cadre de la gestion indirecte avec des organisations internationales, les accords de vérification conclus avec elles s’appliquent.

Article 44

Désignation des organismes de droit public ou des organismes de droit privé investis d’une mission de service public

[Article 58, paragraphe 1, points c) v) et c) vi), du règlement financier]

1. Les organismes de droit public ou les organismes de droit privé investis d’une mission de service public sont soumis au droit de l’État membre ou du pays dans lequel ils ont été constitués.

2. Dans le cas d’une gestion par réseau impliquant la désignation d’au moins un organisme ou une entité par État membre ou pays concerné, cette désignation est effectuée par l’État membre ou le pays concerné, selon les actes de base.

Dans les autres cas, la Commission désigne ces organismes ou entités en accord avec les États membres ou les pays concernés.

CHAPITRE 3

Acteurs financiers

Section 1

Droits et obligations des acteurs financiers

Article 45

Droits et obligations des acteurs financiers

(Article 64 du règlement financier)

1. Chaque institution met à la disposition de chaque acteur financier les ressources nécessaires à l’accomplissement de sa mission ainsi qu’une charte de mission décrivant en détail ses tâches, droits et obligations.

2. Les chefs des délégations de l’Union qui agissent en tant qu’ordonnateurs subdélégués conformément à l’article 56, paragraphe 2, du règlement financier sont soumis à la charte prévue par la Commission pour la mise en œuvre des tâches de gestion financière qui leur sont confiées par subdélégation.

Section 2

L’ordonnateur

Article 46

Assistance aux ordonnateurs délégués et subdélégués

(Article 65 du règlement financier)

L’ordonnateur compétent peut être assisté dans sa tâche par des agents chargés d’effectuer, sous sa responsabilité, certaines opérations nécessaires à l’exécution du budget et à la production des informations financières et de gestion. En vue de prévenir toute situation de conflit d’intérêts, les agents assistant les ordonnateurs délégués ou subdélégués sont soumis aux obligations visées à l’article 57 du règlement financier.

Les chefs des délégations de l’Union qui agissent en tant qu’ordonnateurs subdélégués conformément à l’article 56, paragraphe 2, du règlement financier peuvent être assistés dans leur tâche par du personnel de la Commission.

Article 47

Dispositions internes en matière de délégations

(Article 65 du règlement financier)

En conformité avec les dispositions du règlement financier et du présent règlement, chaque institution arrête dans ses règles internes les mesures de gestion des crédits qui lui paraissent nécessaires pour la bonne exécution de sa section du budget.

Les chefs des délégations de l’Union qui agissent en tant qu’ordonnateurs subdélégués conformément à l’article 56, paragraphe 2, du règlement financier sont soumis aux règles internes de la Commission pour la mise en œuvre des tâches de gestion financière qui leur sont confiées par subdélégation.

Article 48

Conservation des pièces justificatives par les ordonnateurs

(Article 66, paragraphe 2, du règlement financier)

L’ordonnateur met en place un système documentaire sur support papier ou un système électronique pour la conservation des pièces justificatives originales liées et consécutives à l’exécution budgétaire et aux actes d’exécution budgétaire. Ces systèmes prévoient:

a) la numérotation des pièces;

b) leur datation;

c) la tenue de registres, éventuellement informatisés, permettant d’identifier leur localisation précise;

d) la conservation de ces pièces pendant une période de cinq ans au moins à compter de la date d’octroi de la décharge par le Parlement européen pour l’année budgétaire à laquelle ces pièces se rapportent;

e) la conservation des documents relatifs aux garanties sur les préfinancements exigées en faveur de l’institution et la mise en place d’un échéancier permettant un suivi adéquat desdites garanties.

Les pièces relatives à des opérations non définitivement closes sont conservées au-delà de la période prévue au premier alinéa, point d), et jusqu’à la fin de l’année suivant celle de la clôture desdites opérations.

Les données à caractère personnel contenues dans les pièces justificatives sont supprimées si possible lorsqu’elles ne sont pas nécessaires aux fins de la décharge budgétaire, du contrôle et de l’audit. Les dispositions de l’article 37, paragraphe 2, du règlement (CE) no 45/2001 s’appliquent à la conservation des données relatives au trafic.

Article 49

Contrôles ex ante et ex post

(Article 66, paragraphes 5 et 6, du règlement financier)

1. Par initiation d’une opération, il faut entendre l’ensemble des opérations susceptibles d’être effectuées par les agents visés à l’article 46 et préparatoires à l’adoption des actes d’exécution budgétaire par les ordonnateurs compétents.

2. Par vérification ex ante d’une opération, il faut entendre l’ensemble des contrôles ex ante mis en place par l’ordonnateur compétent afin d’en vérifier ses aspects opérationnels et financiers.

3. Les contrôles ex ante visent à vérifier la cohérence entre les pièces justificatives demandées et toute autre information disponible.

L’ampleur des contrôles ex ante en termes de fréquence et d’intensité est déterminée par l’ordonnateur compétent sur la base de considérations fondées sur l’analyse de risque et le rapport coût/efficacité. En cas de doute, l’ordonnateur compétent pour la validation du paiement correspondant demande des informations complémentaires ou effectue un contrôle sur place afin d’obtenir une assurance raisonnable dans le cadre du contrôle ex ante.

Les contrôles ex ante ont pour objet de constater notamment:

a) la régularité et la conformité de la dépense et de la recette au regard des dispositions applicables, notamment du budget et des réglementations pertinentes, ainsi que de tous actes pris en exécution des traités et des règlements et, le cas échéant, des conditions contractuelles;

b) l’application du principe de bonne gestion financière visé dans la première partie, titre II, chapitre 7, du règlement financier.

Aux fins des contrôles, l’ordonnateur compétent peut considérer comme constituant une opération unique une série d’opérations individuelles semblables concernant des dépenses courantes en matière de rémunérations, de pensions, de remboursement de frais de mission et de frais médicaux.

4. Les contrôles ex post peuvent être effectués sur pièces et, le cas échéant, sur place.

Ces contrôles ex post visent à vérifier la bonne exécution des opérations financées par le budget et notamment le respect des critères visés au paragraphe 3.

Les résultats des contrôles ex post sont examinés par l’ordonnateur délégué au moins une fois par an en vue de détecter tout problème systémique potentiel. Ce dernier prend des mesures pour s’atteler à ces problèmes.

L’analyse de risque visée à l’article 66, paragraphe 6, du règlement financier est examinée à la lumière des résultats des contrôles et d’autres informations pertinentes.

En cas de programmes pluriannuels, l’ordonnateur délégué établit une stratégie de contrôle pluriannuelle, précisant la nature et l’ampleur des contrôles sur la période considérée ainsi que la manière dont les résultats doivent être mesurés d’une année sur l’autre aux fins du processus d’assurance annuel.

Article 50

Code de normes professionnelles

(Article 66, paragraphe 7, et article 73, paragraphe 5, du règlement financier)

1. Les agents désignés par l’ordonnateur compétent pour vérifier les opérations financières sont choisis en raison de leurs connaissances, aptitudes et compétences particulières sanctionnées par des titres ou par une expérience professionnelle appropriée ou à l’issue d’un programme de formation approprié.

2. Chaque institution arrête un code de normes professionnelles qui détermine, en matière de contrôle interne:

a) le niveau de compétence technique et financière exigé des agents visés au paragraphe 1;

b) l’obligation pour ces agents de suivre une formation continue;

c) les missions, rôles et tâches qui leur sont assignés;

d) les règles de conduite et en particulier de déontologie et d’intégrité, qu’ils doivent observer ainsi que les droits qui leur sont reconnus.

3. Les chefs des délégations de l’Union qui agissent en tant qu’ordonnateurs subdélégués conformément à l’article 56, paragraphe 2, du règlement financier sont soumis au code de normes professionnelles de la Commission visé au paragraphe 2 du présent article pour la mise en œuvre des tâches de gestion financière qui leur sont confiées par subdélégation.

4. Chaque institution met en place les structures appropriées pour diffuser aux services ordonnateurs et mettre à jour périodiquement les informations appropriées concernant les normes de contrôle, ainsi que les méthodes et techniques disponibles à cet effet.

Article 51

Inaction de l’ordonnateur délégué

(Article 66, paragraphe 8, du règlement financier)

L’inaction de l’ordonnateur délégué visée à l’article 66, paragraphe 8, du règlement financier, s’entend comme l’absence de toute réponse dans un délai raisonnable eu égard aux circonstances de l’espèce et, en tout état de cause, dans un délai ne dépassant pas un mois.

Article 52

Transmission au comptable des informations financières et de gestion

(Article 66 du règlement financier)

L’ordonnateur délégué transmet au comptable, dans le respect des règles adoptées par celui-ci, les informations financières et de gestion nécessaires à l’accomplissement de ses fonctions.

Le comptable est informé par l’ordonnateur, de façon régulière et au moins pour la clôture des comptes, des données financières pertinentes des comptes fiduciaires afin que l’utilisation des fonds de l’Union puisse être retranscrite dans la comptabilité de l’Union.

Article 53

Rapport sur les procédures négociées

(Article 66 du règlement financier)

Les ordonnateurs délégués recensent, par exercice, les marchés faisant l’objet des procédures négociées visées à l’article 134, paragraphe 1, points a) à g), à l’article 135, paragraphe 1, points a) à d), et aux articles 266, 268 et 270 du présent règlement. Si la proportion de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés par le même ordonnateur délégué augmente sensiblement par rapport aux exercices antérieurs ou si cette proportion est notablement plus élevée que la moyenne enregistrée au niveau de son institution, l’ordonnateur compétent fait rapport à ladite institution en exposant les mesures prises, le cas échéant, pour infléchir cette tendance. Chaque institution transmet au Parlement européen et au Conseil un rapport sur les procédures négociées. Dans le cas de la Commission, ce rapport est annexé au résumé des rapports annuels d’activités visé à l’article 66, paragraphe 9, du règlement financier.

Section 3

Le comptable

Article 54

Nomination du comptable

(Article 68 du règlement financier)

1. Le comptable est nommé par chaque institution parmi les fonctionnaires soumis au statut des fonctionnaires de l’Union européenne.

Le comptable est choisi par l’institution en raison de sa compétence particulière sanctionnée par des titres ou par une expérience professionnelle équivalente.

2. Plusieurs institutions ou organismes peuvent nommer le même comptable.

Dans ce cas, ces institutions ou organismes prennent les dispositions nécessaires pour éviter tout conflit d’intérêts.

Article 55

Cessation des fonctions du comptable

(Article 68 du règlement financier)

1. En cas de cessation des fonctions du comptable, une balance générale des comptes est établie dans les meilleurs délais.

2. La balance générale des comptes, accompagnée d’un rapport de transmission, est transmise au nouveau comptable par le comptable cessant ses fonctions ou, en cas d’impossibilité, par un fonctionnaire de ses services.

Le nouveau comptable signe la balance générale des comptes pour acceptation dans un délai d’un mois à dater de cette transmission et peut émettre des réserves.

Le rapport de transmission contient également le résultat de la balance générale des comptes et toute réserve formulée.

3. Chaque institution ou organisme visé à l’article 208 du règlement financier informe, dans les deux semaines, le Parlement européen, le Conseil et le comptable de la Commission en cas de nomination ou de cessation des fonctions de son comptable.

Article 56

Validation des systèmes comptables et d’inventaire

(Article 68 du règlement financier)

L’ordonnateur compétent signale au comptable toute évolution ou tout changement notable intervenu dans un système de gestion financière, un système d’inventaire ou un système d’évaluation des éléments d’actif et de passif, si un tel système fournit des données à la comptabilité de l’institution ou lorsqu’il est appelé à justifier des données de celle-ci, afin que le comptable puisse vérifier la conformité avec les critères de validation.

À tout moment, le comptable peut réexaminer un système de gestion financière déjà validé. Lorsqu’un système de gestion financière mis en place par l’ordonnateur n’est pas ou n’est plus validé par le comptable, l’ordonnateur compétent établit un plan d’action visant à remédier, en temps utile, aux déficiences à l’origine du refus de validation.

L’ordonnateur compétent est responsable de l’exhaustivité des informations transmises au comptable.

Article 57

Gestion de trésorerie

(Article 68 du règlement financier)

1. Le comptable veille à ce que son institution ait à sa disposition des fonds suffisants pour couvrir les besoins de trésorerie découlant de l’exécution budgétaire.

2. Aux fins du paragraphe 1, le comptable met en place des systèmes de gestion des liquidités lui permettant d’établir des prévisions de trésorerie.

3. Le comptable de la Commission répartit les fonds disponibles conformément aux dispositions du règlement (CE, Euratom) no 1150/2000.

Article 58

Gestion des comptes bancaires

(Article 68 du règlement financier)

1. Le comptable peut, pour les besoins de la gestion de la trésorerie, ouvrir ou faire ouvrir des comptes au nom de l’institution auprès des organismes financiers ou des banques centrales nationales. Il peut, dans des cas dûment justifiés, ouvrir des comptes en monnaies autres que l’euro.

2. Le comptable a la responsabilité de clore ou de faire clore les comptes visés au paragraphe 1.

3. Le comptable fixe les conditions de fonctionnement des comptes visés au paragraphe 1 qui sont ouverts auprès des organismes financiers, conformément aux principes de bonne gestion financière, de rendement et de mise en concurrence.

4. Au plus tard tous les cinq ans, le comptable procède à une remise en concurrence des organismes financiers auprès desquels des comptes pourraient être ouverts conformément au paragraphe 1.

Lorsque les conditions banc