RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU COMITÉ DE SURVEILLANCE DE L'OLAF

TABLE DES MATIÈRES

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LE COMITÉ DE SURVEILLANCE,

vu l'article 11, paragraphe 6, du règlement (CE) n° 1073/1999 du Parlement européen et du Conseil du 25 mai 1999 relatif aux enquêtes effectuées par l'Office européen de lutte antifraude (OLAF)(1),

A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT INTÉRIEUR:

TITRE I

FONCTIONS ET COMPÉTENCES DU COMITÉ DE SURVEILLANCE DE L'OLAF

Article premier

Missions

1. Le Comité de surveillance de l'Office de lutte antifraude, ci-après dénommé "OLAF", est chargé de conforter l'indépendance de l'Office par rapport à tout gouvernement, institution, organe et organisme.

2. À cette fin, le Comité de surveillance exerce un contrôle régulier de la fonction d'enquête de l'Office et conforte l'indépendance du directeur dans l'exercice des compétences qui lui sont attribuées par le règlement (CE) n° 1073/1999.

Article 2

Respect de la légalité

Le Comité veille à ce que les activités de l'OLAF soient conduites dans le plein respect des droits de l'homme et des libertés fondamentales et conformément aux traités et au droit dérivé, notamment au protocole sur les privilèges et immunités, et au statut des fonctionnaires.

Article 3

Modalités

1. Le contrôle de l'activité d'enquête s'effectue selon les modalités suivantes:

a) l'examen de l'information régulière donnée par le directeur de l'OLAF sur l'activité d'enquête;

b) l'accès à tous les documents et dossiers ainsi qu'aux données stockées par l'OLAF;

c) le recours à des vérifications, expertises ou études;

d) la possibilité d'entendre les représentants d'institutions, organes et organismes sur l'application de l'article 7 du règlement (CE) n° 1073/1999.

Le Comité n'interfère pas dans le déroulement des enquêtes en cours.

2. Le Comité rend des avis au directeur à la demande de celui-ci ou de sa propre initiative. Ces avis sont rendus dans les conditions prévues aux articles 21 à 24 du présent règlement intérieur, sans préjudice, le cas échéant, d'autres dispositions applicables.

3. Le contrôle de l'application des dispositions de l'article 8 du règlement (CE) n° 1073/1999 et des articles 286 et 287 du traité CE relatives à la confidentialité de la protection des données est assuré par le Comité, en particulier par un examen régulier des procédures appliquées par l'Office à cette fin, et inclut l'application de ces dispositions parmi les critères de son contrôle de l'activité d'enquête.

Article 4

Moyens d'action

1. Aux fins d'exécution de ses fonctions, le Comité de surveillance est doté des compétences prévues par le règlement (CE) n° 1073/1999.

2. Le Comité peut présenter des rapports au Parlement européen, au Conseil, à la Commission et à la Cour des comptes dans la limite de ses attributions, sur les résultats et les suites des enquêtes effectuées par l'Office. Il peut également adresser à ces institutions toute remarque qu'il juge utile sur le fonctionnement de l'Office.

3. Le Comité adresse aux institutions au moins un rapport d'activités par an.

4. Le Comité rend les consultations et avis prévus par le règlement (CE) n° 1073/1999 sur la base d'une saisine de l'autorité compétente.

5. Le Comité dispose de moyens budgétaires propres imputés sur le budget de l'OLAF.

TITRE II

COMPOSITION ET FONCTIONNEMENT DU COMITÉ DE SURVEILLANCE

Article 5

Statut du Comité de surveillance

1. Le Comité de surveillance comprend cinq personnalités extérieures indépendantes nommées d'un commun accord par le Parlement européen, le Conseil et la Commission en raison de leurs compétences et offrant toutes garanties d'indépendance.

2. Les membres du Comité de surveillance exercent leurs fonctions en pleine indépendance. Ils ne sollicitent ni n'acceptent d'instructions d'aucun gouvernement ni d'aucune institution, d'aucun organe ni organisme.

Article 6

Durée du mandat des membres du Comité de surveillance

1. La durée du mandat des membres est de trois ans. Le mandat est renouvelable une fois.

2. À l'expiration du mandat, les membres du Comité restent en fonction jusqu'à ce qu'il soit pourvu au renouvellement de leur mandat ou à leur remplacement.

3. Lorsqu'un membre du Comité est empêché de siéger pour quelque motif que ce soit il est tenu d'en informer le président du Comité.

4. En cas de renoncement à son mandat, le membre est tenu d'informer le Comité de sa décision.

Article 7

Déontologie

1. Les membres rendent compte au Comité de toute situation qui serait de nature à porter atteinte au principe d'indépendance de leur fonction énoncé à l'article 5 ci-dessus.

2. Les membres s'abstiennent de solliciter ou d'accepter tout mandat, notamment des institutions européennes, pouvant créer un conflit d'intérêts.

3. Les membres s'expriment en public sur les activités du Comité et de l'OLAF, oralement ou par écrit, dans un esprit de collégialité.

4. Les membres sont tenus par l'obligation de respect du secret prévue à l'article 287 du traité CE. Ils traitent de manière confidentielle les informations qui viennent à leur connaissance dans le cadre de leur activité. Ils restent soumis à cette obligation après la cessation de leurs fonctions.

Article 8

Régime disciplinaire des membres du Comité de surveillance

En cas de violation de l'une des obligations de l'article 7 ci-dessus, tout membre du Comité de surveillance peut être suspendu par un vote à bulletin secret acquis à la majorité des votes. Le membre concerné est entendu avant que la décision ne soit prononcée, mais il ne prend pas part à la délibération. Le Parlement européen, le Conseil et la Commission sont informés de cette décision par le président du Comité.

Article 9

Protection juridique

Dans le cadre de leurs activités, les membres du Comité de surveillance bénéficient de la protection juridique de la Communauté prévue à l'article 288 du traité CE.

Article 10

Présidence

1. Le Comité élit en son sein un président par un vote à la majorité de ses membres.

2. Le président est élu pour une durée d'un an. Ce mandat est renouvelable. L'élection du président a lieu lors de la dernière réunion présidée par son prédécesseur.

3. Dans l'éventualité où le président se trouverait empêché d'exercer durablement ses fonctions pour quelque motif que ce soit, il informe les membres de sa situation. En ce cas, il est procédé à l'élection d'un nouveau président selon les modalités édictées au paragraphe 1 ci-dessus.

Article 11

Attributions du président

1. Le président représente le Comité et en préside les réunions. Il veille au bon déroulement de ses travaux. Il convoque les réunions du Comité et décide du lieu, de la date et de l'heure de ces réunions. Il élabore le projet d'ordre du jour et assure l'exécution des décisions du Comité de surveillance de l'OLAF.

2. En cas d'empêchement temporaire le président peut inviter l'un des membres du Comité à le suppléer.

3. En l'absence du président et lorsqu'il n'a pas été recouru à la procédure du paragraphe 2 ci-dessus, la fonction de président est exercée par le membre le plus âgé.

4. Le président a autorité sur le secrétariat placé auprès du Comité de surveillance.

5. Le président a toute compétence pour adresser toute correspondance et toute réponse au titre des activités du Comité de surveillance. Le président informe les membres du Comité des correspondances qu'il a reçues et de celles auxquelles il a répondu. Il décide des matières qui seront soumises à la délibération des membres du Comité.

6. Le président ou une majorité des membres peut demander la présence à une réunion du directeur de l'OLAF ou de son représentant. Tout représentant des institutions, organes, organismes des Communautés, des États membres ou d'États associés peut être invité à participer aux travaux du Comité sur un point précis de la réunion.

Article 12

Réunions

1. Le Comité de surveillance de l'OLAF exerce ses compétences lors de réunions collégiales. Il se réunit au moins dix fois par an. Le Comité de surveillance ne peut valablement siéger que si la majorité de ses membres, soit trois, sont présents. Il se réunit en outre à l'initiative du président et chaque fois que la majorité des membres en font la demande motivée par écrit ou en font oralement la demande au cours d'une des réunions précédentes. Le directeur de l'OLAF a la faculté de proposer au président du Comité l'inscription de points à l'ordre du jour et de proposer la convocation du Comité de surveillance. Ses propositions sont appuyées de tout document utile.

2. Sauf dans les cas considérés comme urgents par le président, les convocations sont transmises en temps voulu pour qu'elles arrivent une semaine au moins avant la réunion. La convocation comprend le projet d'ordre du jour et les documents nécessaires pour la réunion, à moins que la nature de ces documents ne le permette pas. L'ordre du jour définitif est adopté au début de chaque réunion.

3. Chaque membre peut demander au président l'inscription ou l'adjonction de points ou de questions particulières au projet d'ordre du jour.

Article 13

Procédure de vote

1. Les décisions sont prises sur proposition du président à la majorité simple. En cas d'absence d'un membre et de partage égal des voix, ou encore s'il advenait que le comité ne puisse pas dégager une majorité, le président dispose d'une voix prépondérante.

2. Sur proposition d'un membre, il peut être recouru à une procédure de vote à bulletin secret.

Article 14

Méthodes de travail

1. Les réunions du Comité de surveillance ne sont pas publiques. Ses délibérations ainsi que les documents de toute nature ayant conduit à ces délibérations sont confidentiels, à moins que le Comité de surveillance n'en décide autrement.

2. Les documents et informations présentés par le directeur de l'OLAF sont soumis aux dispositions de l'article 287 du traité CE sur la protection du secret.

3. Le Comité de surveillance délibère sur la base de documents et de projets d'avis, de rapports ou de décisions.

4. Les documents, projets d'avis, de rapports, de décisions sont établis dans au moins deux des trois langues de travail adoptées par le Comité. En cas de nécessité chaque membre peut demander une traduction dans sa propre langue de tout document.

5. Les avis, rapports, décisions du Comité de surveillance sont adoptés au cours de réunions plénières.

6. Toutefois, par exception à ce principe certaines décisions peuvent être prises par procédure écrite dans la mesure où le Comité a approuvé le recours à une telle procédure lors d'une réunion précédente. En cas d'urgence, le président est habilité à prendre l'initiative d'une procédure écrite de consultation des membres. Dans l'un ou l'autre cas, le président transmet un projet de décision aux membres du Comité. Si les membres ne s'opposent pas au projet de décision dans un délai, spécifié par le président, de cinq jours ouvrables à compter de la réception de la proposition, celle-ci est réputée adoptée. Si un membre, dans un délai de cinq jours ouvrables à compter de la réception du projet de décision, demande qu'elle fasse l'objet de délibérations au sein du Comité de surveillance, la procédure de consultation écrite est suspendue.

Article 15

Procès-verbal

1. Toutes les réunions du Comité de surveillance font l'objet d'un procès-verbal.

2. Le projet de procès-verbal est établi par le secrétariat sous la direction du président et soumis aux membres du Comité de surveillance en vue de son adoption à sa prochaine réunion.

3. Chaque membre peut proposer des modifications du projet de procès-verbal au moment de son adoption. Chaque membre peut également faire adjoindre au procès-verbal toute déclaration écrite ou tout document qu'il juge utile.

Article 16

Rapport d'activités

1. Conformément à l'article 4, paragraphe 3, le Comité de surveillance arrête au moins un rapport d'activités par an qu'il adresse aux institutions. Ce rapport d'activités, porte sur les actions développées, selon les compétences du Comité, et fournit une évaluation des activités de l'OLAF.

2. Il est présenté au Comité par un ou plusieurs rapporteurs.

3. Ce rapport peut comporter en annexe une liste des avis rendus par le Comité de surveillance.

4. Le Comité de surveillance publie son rapport d'activités au Journal officiel des Communautés européennes après qu'il ait été adressé au Parlement européen, au Conseil et à la Commission.

Article 17

Rapporteurs

1. Afin de préparer ses délibérations ou ses travaux, le Comité peut désigner parmi ses membres, sur proposition du président, un ou plusieurs rapporteurs.

2. S'il s'agit d'une question urgente, le président peut procéder d'office à cette désignation. Dans ce cas, il en informe aussitôt les membres du Comité.

3. Le rapporteur examine la question dont il est saisi et présente au Comité un projet de rapport. En tant que de besoin, le rapporteur bénéficie de l'assistance du secrétariat du Comité de surveillance.

Article 18

Vérifications, études et expertises

1. Dans le cadre de ses compétences, le Comité de surveillance peut effectuer toutes vérifications ou faire effectuer toute étude ou toute recherche ou toute expertise.

2. Le Comité de surveillance peut désigner un ou plusieurs membres pour effectuer ces vérifications, études ou recherches. Dans la mesure où le Comité (ou le membre du Comité désigné) le juge approprié, il peut être assisté de fonctionnaires ou agents de l'OLAF, des institutions, organes ou organismes des Communautés.

3. Lorsque le président considère qu'une affaire est urgente, il peut désigner d'office lesdits membres et experts. Dans ce cas, il en informe sans délai les membres du Comité de surveillance.

4. Les membres du Comité de surveillance chargés de procéder à des vérifications, études ou recherches font rapport au Comité sur les résultats de leurs travaux.

Article 19

Secrétariat

1. Le Comité de surveillance dispose d'un secrétariat pour l'assister dans l'accomplissement de ses fonctions. Le secrétariat est un organe permanent dont le personnel est nommé par le directeur de l'OLAF sur proposition du président du Comité de surveillance.

2. Les membres du personnel du secrétariat sont placés sous l'autorité du président du Comité de surveillance et n'acceptent aucune instruction de la part d'aucune autre autorité. Les membres du personnel du secrétariat n'entreprennent aucune autre activité sans l'autorisation du président du Comité de surveillance.

3. Le personnel du secrétariat est tenu de traiter de manière confidentielle les informations qui viennent à sa connaissance. Il reste soumis à cette obligation après la cessation de ses fonctions. En cas de violation de l'obligation de secret commise par un membre du secrétariat, le président du Comité de surveillance invite le directeur de l'OLAF à entamer une procédure disciplinaire dans les conditions prévues par le statut des fonctionnaires.

4. Le siège du secrétariat est fixé par décision du président du Comité de surveillance.

5. Le secrétariat contribue à ce que les fonctions confiées au Comité de surveillance soient effectivement remplies. À ce titre, il assiste le président pour la préparation et le déroulement des réunions, il rédige un projet de procès-verbal des réunions, il assure l'information et la documentation des membres du Comité dans l'ensemble des domaines de son activité, il assiste les membres, en particulier dans l'exercice de leur fonction de rapporteur, et il participe, sous l'autorité du président, à la rédaction des textes.

6. La répartition des activités au sein du secrétariat et la signature des ordres de mission du personnel du secrétariat sont confiées au responsable du secrétariat.

7. Les dépenses du Comité sont engagées par le responsable du secrétariat qui dispose à cet effet d'une subdélégation.

TITRE III

DES RAPPORTS DU COMITÉ AVEC LE DIRECTEUR DE L'OLAF

Article 20

Procédure d'avis sur la nomination du directeur

1. L'ensemble des dossiers de candidatures transmis à la Commission à la suite de l'appel à candidatures prévu à l'article 12, paragraphe 2, du règlement (CE) n° 1073/1999 est adressé dans les meilleurs délais au président du Comité de surveillance.

2. Les dossiers reçus sont mis à la disposition des cinq membres du Comité.

3. Le Comité de surveillance adopte un projet de liste de candidats ayant les qualifications nécessaires et susceptible de recevoir un avis favorable.

4. L'avis comporte une motivation, qui peut faire état des critères retenus par le Comité pour évaluer les qualifications nécessaires. Ce projet de liste est mis au vote.

5. À l'issue de la procédure, le président arrête la liste des candidats disposant des qualifications nécessaires ayant reçu l'avis favorable du Comité de surveillance.

6. Si aucun candidat n'a reçu un avis favorable ou si, sur proposition d'un membre, le Comité de surveillance en décide ainsi, le président informe la Commission que le Comité a émis un vote défavorable sur la liste présentée.

7. L'avis ainsi établi est adressé à la Commission pour transmission au Parlement et au Conseil.

Article 21

Participation du directeur de l'OLAF aux travaux du Comité

1. Sans préjudice des dispositions de l'article 11, paragraphe 1, ci-dessus, le directeur de l'OLAF peut être invité à participer aux travaux qui concernent son activité. Les points le concernant spécialement lui sont signalés dans le projet d'ordre du jour des réunions du Comité de surveillance qui lui est obligatoirement transmis.

2. En cas d'empêchement, le directeur de l'OLAF peut être autorisé, à sa demande, à se faire représenter par l'un de ses collaborateurs qu'il désigne à cet effet.

Article 22

Du suivi des informations données par le directeur de l'OLAF

1. Dans son rapport d'activités, le Comité évalue la mise en oeuvre du programme de travail de l'OLAF.

2. À l'occasion de chacune de ses réunions, le Comité examine les comptes-rendus et les informations du directeur de l'OLAF. Il procède à toute vérification qu'il estime nécessaire à l'exercice de son contrôle sur la base d'une information adéquate du directeur.

3. Le Comité de surveillance examine les raisons qui ne permettent pas de conclure toute enquête engagée depuis plus de neuf mois et le délai prévisible nécessaire à son achèvement.

4. Le Comité examine les cas où une institution, un organe ou un organisme n'a pas donné suite à des recommandations faites par le directeur de l'Office sur la base de la copie de ses observations. À cette occasion le Comité examine les situations d'obstruction, d'entraves ou d'empêchement qui ont été apportées à la mission des enquêteurs de l'OLAF. Le Comité de surveillance transmet s'il y a lieu au directeur de l'OLAF ou à l'institution, organe ou organisme concerné un avis motivé.

5. Les cas nécessitant la transmission d'affaires aux autorités judiciaires d'un État membre sont examinés sur la base des informations fournies par le directeur de l'OLAF avant la communication à ces autorités. Le suivi est également assuré sur la base des informations transmises par le directeur.

6. Lorsque le directeur de l'OLAF est saisi par un fonctionnaire ou un agent des Communautés d'une réclamation dans le cadre du contrôle de légalité des actes de l'Office en vertu de l'article 14 du règlement (CE) n° 1073/1999, il en informe le Comité.

7. Le Comité examine les propositions du directeur de l'OLAF ayant pour objet la préparation des initiatives législatives et réglementaires de la Commission concourant à améliorer la lutte contre la fraude ou à contribuer à une meilleure protection des intérêts financiers des Communautés.

Article 23

Indépendance et procédure disciplinaire contre le directeur de l'OLAF

1. Le directeur de l'OLAF informe le Comité de toute mesure, instruction, menace, promesse qui serait de nature à mettre en cause son indépendance. Le Comité de surveillance, à son initiative ou à celle du directeur, rend un avis sur la question dont il est saisi.

2. Dans l'éventualité où le directeur de l'OLAF se trouverait sous le coup d'une action ou d'une menace d'action disciplinaire quelconque intentée par la Commission, il fournit toute information utile au Comité de surveillance.

3. Le Comité de surveillance rend un avis lorsqu'il est consulté par la Commission en application de l'article 12, paragraphe 4, du règlement (CE) n° 1073/1999.

Article 24

Confidentialité et traitement des données à caractère personnel

1. Le Comité de surveillance veille à l'application des dispositions de l'article 8 du règlement (CE) n° 1073/1999.

2. Le Comité de surveillance peut à son initiative ou à celle du directeur décider d'émettre un avis.

TITRE IV

DISPOSITIONS D'ORDRE BUDGÉTAIRE

Article 25

Budget

1. Le Comité rend un avis sur l'avant projet de budget présenté par le directeur de l'OLAF et adressé à la direction générale du budget de la Commission.

2. Le directeur de l'OLAF présente au Comité un rapport périodique sur l'exécution du budget.

3. Le secrétariat prépare des propositions de budget annuel pour le fonctionnement du Comité de surveillance. Ces propositions sont transmises au directeur de l'OLAF après approbation par le Comité de surveillance. Le budget du Comité de surveillance est une section autonome inscrite au budget de l'OLAF.

4. Les frais afférents au Comité de surveillance, nécessaires au bon exercice de ses fonctions, sont imputés au budget du Comité, conformément aux règles qu'il aura arrêtées. Les dépenses sont effectuées dans le cadre de la subdélégation prévue à l'article 19, paragraphe 7, et selon les dispositions du règlement financier.

TITRE V

DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES

Article 26

Évaluation et modification du règlement intérieur

1. Le présent règlement intérieur est évalué par le Comité de surveillance dans un délai de deux ans après son entrée en vigueur.

2. Des propositions de modifications peuvent être adressées par écrit à tout moment par tout membre du Comité au président du Comité pour être mises au vote lors de la réunion suivante selon la procédure de vote arrêtée ci-dessus à l'article 13.

Article 27

Entrée en vigueur du règlement intérieur, rapport d'évaluation et publicité

1. Le règlement intérieur entre en vigueur le jour qui suit celui de son approbation par le Comité de surveillance.

2. L'avis du Comité concernant l'évaluation des activités de l'Office, visé à l'article 15 du règlement (CE) n° 1073/1999 sera inscrit à l'ordre du jour de la première réunion du mois de janvier 2002.

3. Après approbation, le règlement intérieur est publié au Journal officiel des Communautés européennes.

Fait à Bruxelles, le 17 novembre 1999.

Pour le Comité de surveillance de l'OLAF

La présidente

Mireille DELMAS-MARTY

(1) JO L 136 du 31.5.1999, p. 1.