RAPPORT sur les états financiers de la Fondation européenne pour la formation (FEF-Turin) pour l'exercice clos le 31 décembre 1997, accompagné de la réponse de la Fondation (98/C 406/07)

1.1. Le présent rapport est adressé au conseil de direction de la Fondation européenne pour la formation conformément à l'article 11, point 4, du règlement (CEE) n° 1360/90 du Conseil (1).

1.2. La Cour a examiné les états financiers de la Fondation européenne pour la formation pour l'exercice clos le 31 décembre 1997. Conformément à l'article 11, point 1, du règlement (CEE) n° 1360/90 du Conseil, le budget a été exécuté sous la responsabilité du directeur. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des états financiers (2) conformément aux dispositions financières internes prévues à l'article 12 du règlement (CEE) n° 1360/90. La Cour des comptes est tenue de procéder à l'examen de ces comptes par l'article 188 C du traité instituant la Communauté européenne.

1.3. La Cour a effectué son audit conformément à ses politiques et à ses normes d'audit. Celles-ci ont été adaptées des normes internationales d'audit généralement admises pour refléter le caractère spécifique du contexte communautaire. Elle a examiné les documents comptables et appliqué les procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. La Cour a obtenu, par cet audit, une base raisonnable pour étayer l'opinion exprimée ci-après.

1.4. Cet examen a permis à la Cour d'obtenir l'assurance raisonnable que les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 1997 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

PRINCIPALES OBSERVATIONS SUR L'EXÉCUTION BUDGÉTAIRE DE LA FONDATION EUROPÉENNE POUR LA FORMATION POUR L'EXERCICE CLOS LE 31 DÉCEMBRE 1997

Subventions hors budget PHARE, TACIS et Tempus

1.5. Dans le cadre des programmes PHARE, TACIS et pour Tempus, la Fondation gère des fonds mis à sa disposition par la Commission. Les subventions d'un montant important (environ 380 Mio ECU en 1997) ne sont pas enregistrées dans le budget de la Fondation, mais dans une comptabilité distincte. Par ailleurs, le solde total (56,6 Mio ECU au 31 décembre 1997) d'une trentaine de comptes bancaires, dont la Fondation dispose pour gérer ces transactions, ne figure pas dans les états financiers de la Fondation.

La Cour renouvelle sa demande à la Fondation (3) d'intégrer dans sa propre comptabilité les opérations relatives à la gestion de ces fonds.

Nouvelle procédure pour les modalités d'exécution des paiements

1.6. En utilisant le nouveau système informatique SI2, tous les enregistrements pour les engagements et les ordres de paiement sont plus rapides et efficaces.

1.7. Néanmoins, il serait souhaitable que SI2 n'inclue pas uniquement la gestion budgétaire, mais aussi la comptabilité générale le plus tôt possible.

Inventaire

1.8. Lors de la vérification de l'existence physique des biens repris à l'inventaire, la Cour a constaté l'existence de matériel informatique obsolète (PC, imprimantes et autres) stocké dans les locaux de la Fondation pour une valeur d'inventaire d'environ 0,3 Mio ECU. L'Agence devrait procéder à la vente du matériel obsolète ou bien à sa mise au rebut.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 5 novembre 1998.

Par la Cour des comptes

Bernhard FRIEDMANN

Président

Tableau 1 Bilan financier de l'exercice 1997

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Source: Présentation préparée par la Cour des comptes sur la base de données établies par la Fondation.

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(1) JO L 131 du 23.5.1990, p. 4.

(2) En application de l'article 11, point 3, du règlement (CEE) n° 1360/90 du Conseil, les comptes détaillés de la totalité des recettes et des dépenses de la Fondation pour l'exercice budgétaire 1997 ont été établis le 31 mars 1998 et ensuite transmis au conseil de direction de la Fondation, à la Commission et à la Cour des comptes, cette dernière les ayant reçus le 17 avril 1998. La version abrégée de ces états financiers est présentée dans les tableaux annexés au présent rapport.

(3) JO C 393 du 29.12.1997, p. 41.

RÉPONSE DE LA FONDATION

Subventions hors budget - PHARE, TACIS et Tempus

La Cour a réitéré sa demande ayant figuré précédemment dans son rapport sur les comptes 1996, selon laquelle tous les fonds transférés par la Commission à la Fondation soient incorporés dans les comptes propres de la Fondation.

Le 27 octobre 1998 a eu lieu une réunion entre la Cour des comptes, la Commission (DG XX et DG XXII) et la Fondation. Un accord a été conclu selon lequel toutes les sommes manipulées par la Fondation seraient incluses dans les comptes. Tous les montants intégrés dans les comptes de la Fondation apparaîtront également dans le rapport annuel. Il a également été convenu que tous les montants devraient être visibles dans le document du budget. La subvention à la Fondation relèvera de l'approbation du conseil d'administration et tous les montants, en particulier ceux se rapportant à l'assistance technique et aux conventions convenues avec la Commission, apparaîtront pour information dans une annexe au document du budget, ce qui accroîtra la visibilité et la transparence pour tous ceux qui sont impliqués dans la gestion, le contrôle et l'audit de la Fondation.

Nouvelle procédure pour les modifications d'exécution des paiements

La Cour se réfère aux améliorations entraînées par l'introduction de SI2, le nouveau système budgétaire, et suggère qu'il soit étendu à tous les domaines généraux de comptabilité. La Fondation apprécie les points de vue positifs de la Cour et est d'accord avec ses recommandations. Mon personnel a déjà commencé à oeuvrer dans ce but. Un plan de projet ainsi que des spécifications ont déjà été élaborés et le travail de développement informatique est en cours. Il sera possible de transférer des données à partir du grand livre. Il est prévu que le nouveau système soit opérationnel au début de 1999.

Inventaire

La Cour a soulevé la question des PC et autres équipements archaïques. La Fondation et le contrôle financier se sont mis d'accord sur une procédure. Celle-ci prévoit qu'une organisation à but non lucratif réemploie cet équipement. Celui-ci sera remis à l'organisation durant la première semaine de novembre et l'inventaire sera donc régularisé à ce moment-là.