Décision de la Commission

du 29 novembre 2001

modifiant son règlement intérieur

[notifiée sous le numéro C(2001) 3031]

(2001/844/CE, CECA, Euratom)

LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,

vu le traité instituant la Communauté européenne, et notamment son article 218, paragraphe 2,

vu le traité instituant la Communauté européenne du charbon et de l'acier, et notamment son article 16,

vu le traité instituant la Communauté européenne de l'énergie atomique, et notamment son article 131,

vu le traité sur l'Union européenne, et notamment son article 28, paragraphe 1, et son article 41, paragraphe 1,

DÉCIDE:

Article premier

Les dispositions de la Commission en matière de sécurité, dont le texte figure à l'annexe de la présente décision, sont ajoutées en annexe au règlement intérieur de la Commission.

Article 2

La présente décision entre en vigueur le jour de sa publication au Journal officiel des Communautés européennes.

Elle s'applique à partir du 1er décembre 2001.

Fait à Bruxelles, le 29 novembre 2001.

Par la Commission

Le président

Romano Prodi

ANNEXE

DISPOSITIONS DE LA COMMISSION EN MATIÈRE DE SÉCURITÉ

Considérant ce qui suit:

(1) Afin de développer les activités de la Commission dans des domaines qui requièrent un certain degré de confidentialité, il convient de mettre en place un système de sécurité global applicable à la Commission, aux autres institutions, aux instances, bureaux et agences établis en vertu ou sur la base du traité CE ou du traité sur l'Union européenne, aux États membres ainsi qu'à tout autre destinataire d'informations classifiées de l'Union européenne, ci-après dénommées "informations classifiées de l'UE".

(2) Afin d'assurer l'efficacité du système de sécurité ainsi créé, la Commission limitera la communication d'informations classifiées de l'UE aux seuls organismes extérieurs qui offrent des garanties démontrant qu'ils ont pris toutes les mesures nécessaires à l'application de règles strictement équivalentes à celles des présentes dispositions.

(3) Les présentes dispositions sont arrêtées sans préjudice du règlement n° 3 du Conseil de la CEEA du 31 juillet 1958 portant application de l'article 24 du traité instituant la Communauté européenne de l'énergie atomique(1), du règlement (Euratom, CEE) n° 1588/90 du Conseil du 11 juin 1990 relatif à la transmission à l'Office statistique des Communautés européennes d'informations statistiques couvertes par le secret(2) ni de la décision C(95) 1510 final de la Commission du 23 novembre 1995 relative à la protection des systèmes d'information.

(4) Afin d'assurer le bon fonctionnement du processus de décision au sein de l'Union, la Commission élabore son système de sécurité sur la base des principes énoncés dans la décision 2001/264/CE du Conseil du 19 mars 2001 adoptant le règlement de sécurité du Conseil(3).

(5) La Commission souligne combien il est important d'associer, le cas échéant, les autres institutions à la réglementation et aux normes de confidentialité qui sont nécessaires pour protéger les intérêts de l'Union et de ses États membres.

(6) La Commission reconnaît la nécessité de créer son propre concept de sécurité, en tenant compte de tous les éléments relatifs à la sécurité et du caractère spécifique de la Commission en tant qu'institution.

(7) Les présentes dispositions sont arrêtées sans préjudice de l'article 255 du traité, ni du règlement (CE) n° 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission(4),

Article premier

Les règles en matière de sécurité figurent à l'annexe.

Article 2

1. Le membre de la Commission chargé des questions de sécurité prend les mesures appropriées pour faire en sorte que, lors du traitement d'informations classifiées de l'UE, les règles visées à l'article 1er soient respectées au sein de la Commission par ses fonctionnaires et autres agents comme par le personnel détaché auprès de la Commission, ainsi que dans tous les lieux de travail de la Commission, y compris ses représentations et bureaux dans l'Union et ses délégations dans les pays tiers, et également par les contractants extérieurs de la Commission.

2. Les États membres, les autres institutions ainsi que les instances, bureaux et agences établis en vertu ou sur la base des traités pourront recevoir des informations classifiées de l'UE pourvu qu'ils veillent à ce que des règles strictement équivalentes à celles visées à l'article 1er soient appliquées, dans leurs services et leurs locaux, au traitement de telles informations, notamment par:

a) les membres des représentations permanentes des États membres auprès de l'Union européenne ainsi que par les membres des délégations nationales assistant à des réunions de la Commission ou de ses instances, ou participant à d'autres activités de la Commission;

b) les autres membres des administrations nationales des États membres qui traitent des informations classifiées de l'UE, qu'ils soient affectés sur le territoire des États membres ou à l'étranger;

c) les contractants extérieurs et le personnel détaché qui traitent des informations classifiées de l'UE.

Article 3

Les pays tiers, organisations internationales et autres organismes pourront recevoir des informations classifiées de l'UE pourvu qu'ils assurent, dans le traitement de ces informations, le respect de règles strictement équivalentes à celles visées à l'article 1er.

Article 4

Dans le respect des principes de base et des normes minimales de sécurité figurant dans la partie I de l'annexe, le membre de la Commission chargé des questions de sécurité peut prendre des mesures conformément à la partie II de l'annexe.

Article 5

À compter de leur date d'application, les présentes dispositions remplacent:

a) la décision C(94) 3282 de la Commission du 30 novembre 1994 relative aux mesures de sécurité applicables aux informations classifiées produites ou transmises dans le cadre des activités de l'Union européenne;

b) la décision C(1999) 423 de la Commission du 25 février 1999 relative aux modalités selon lesquelles les fonctionnaires et agents de la Commission européenne peuvent être autorisés à avoir accès à des informations classifiées détenues par la Commission.

Article 6

À compter de la date d'application des présentes dispositions, toutes les informations classifiées détenues par la Commission jusqu'à cette date, à l'exception des informations classées Euratom sont:

a) lorsqu'elles ont été créées par la Commission, considérées comme reclassifiées par défaut dans la catégorie "RESTREINT UE", à moins que leur auteur ne décide de leur attribuer une autre classification au plus tard le 31 janvier 2002. Dans ce dernier cas, l'auteur informe tous les destinataires du document concerné;

b) lorsqu'elles ont été créées par des personnes extérieures à la Commission, maintenues dans leur classification originelle et donc traitées comme des informations classifiées de l'UE du même niveau, à moins que l'auteur n'accepte de les déclassifier ou de les déclasser.

(1) JO n° 17 du 6.10.1958, p. 406/58.

(2) JO L 151 du 15.6.1990, p. 1.

(3) JO L 101 du 11.4.2001, p. 1.

(4) JO L 145 du 31.5.2001, p. 43.

ANNEXE

RÈGLES EN MATIÈRE DE SÉCURITÉ

Sommaire

>TABLE>

PARTIE I: PRINCIPES DE BASE ET NORMES MINIMALES DE SÉCURITÉ

1. INTRODUCTION

Les présentes règles définissent les principes de base et les normes minimales de sécurité à observer comme il convient par la Commission dans tous ses lieux de travail ainsi que par tout destinataire d'informations classifiées de l'UE, de manière à assurer la sécurité et de sorte que chacun puisse avoir la certitude qu'une norme de protection commune est établie.

2. PRINCIPES GÉNÉRAUX

La politique de sécurité de la Commission fait partie intégrante de sa politique de gestion interne générale et est par conséquent basée sur les principes régissant sa politique générale.

Ces principes comprennent la légalité, la transparence, la responsabilité et la subsidiarité (proportionnalité).

Par légalité on entend la nécessité de maintenir strictement dans le cadre juridique l'exécution des fonctions de sécurité, ainsi que la nécessité de se conformer aux exigences légales. Les dispositions du statut des fonctionnaires et autres agents s'appliquent pleinement, en particulier son article 17 concernant l'obligation de discrétion à l'égard des informations de la Commission et son titre VI concernant les mesures disciplinaires. Ce concept implique également que les responsabilités en matière de sécurité doivent s'appuyer sur des dispositions juridiques appropriées. Enfin, il implique que les manquements aux règles de sécurité commis dans les domaines de responsabilité de la Commission doivent être traités conformément à la politique de la Commission en matière d'actions disciplinaires et à sa politique de coopération avec les États membres dans le domaine de la justice pénale.

Par "transparence" on entend la nécessité d'établir des règles et dispositions de sécurité universellement caractérisées par leur clarté et d'assurer l'équilibre entre les différents services et les différents domaines (sécurité physique par opposition à protection des données, etc.) ainsi que la nécessité d'une politique cohérente et structurée de sensibilisation à la sécurité. Ce concept implique également la nécessité de disposer d'orientations écrites claires pour la mise en oeuvre des mesures de sécurité.

Par responsabilité, on entend la nécessité non seulement de définir clairement les responsabilités dans le domaine de la sécurité, mais également de contrôler régulièrement si ces responsabilités ont été correctement exécutées.

Par subsidiarité, ou proportionnalité, on entend que la sécurité doit être organisée dès le plus bas niveau possible et au plus près des directions générales et des services de la Commission. Ce concept implique également la nécessité de limiter les actions de sécurité aux éléments pour lesquelles elles se justifient véritablement. Il signifie enfin que les mesures de sécurité doivent être proportionnelles aux intérêts à protéger et aux menaces réelles ou potentielles qui pèsent sur ces intérêts, de manière à en organiser la protection dans des conditions imposant le moins de perturbations possible.

3. FONDEMENTS D'UNE BONNE SÉCURITÉ

Un système de sécurité fiable a pour fondements:

a) au sein de chaque État membre, une organisation nationale de sécurité qui assure:

1) la collecte et l'enregistrement des données de renseignement concernant l'espionnage, le sabotage, le terrorisme ou d'autres activités subversives, et

2) la communication au gouvernement et, par l'intermédiaire de ce dernier, à la Commission, d'informations sur la nature des menaces qui pèsent sur la sécurité et de conseils sur les moyens de s'en protéger;

b) au sein de chaque État membre et au sein de la Commission, une autorité technique INFOSEC (IA) chargée de travailler avec l'autorité responsable de la sécurité concernée pour fournir des informations sur les menaces d'ordre technique pesant sur la sécurité et des conseils sur les moyens de s'en protéger;

c) une collaboration régulière entre les services gouvernementaux et les services compétents de la Commission, pour déterminer et recommander, selon ce qui convient:

1) les personnes, informations les ressources à protéger;

2) les normes communes de protection.

d) une étroite collaboration entre, d'une part, le bureau de sécurité de la Commission et, d'autre part, les services de sécurité des autres institutions européennes et le bureau de sécurité de l'OTAN (NOS).

4. PRINCIPES RELATIFS À LA SÉCURITÉ DES DONNÉES

4.1. Objectifs

La sécurité des données a pour objectifs principaux:

a) la sauvegarde des informations classifiées de l'UE contre l'espionnage, la compromission ou la divulgation non autorisée;

b) la sauvegarde des informations de l'UE faisant l'objet de communications et transitant par des systèmes et réseaux d'information contre les menaces pesant sur leur confidentialité, leur intégrité et leur disponibilité;

c) la sauvegarde des locaux de la Commission abritant des informations de l'UE contre les tentatives de sabotage et les actes intentionnels de détérioration;

d) en cas d'échec, l'évaluation du dommage causé, la limitation de ses conséquences et l'adoption des mesures correctives nécessaires.

4.2. Définitions

Aux fins des présentes règles, on entend par:

a) "informations classifiées de l'UE", tout matériel et toute information dont la divulgation non autorisée porterait atteinte à des degrés divers aux intérêts de l'UE, ou à ceux d'un ou plusieurs de ses États membres, que ces informations aient leur origine à l'intérieur de l'UE ou dans les États membres, des États tiers ou des organisations internationales;

b) "document", toute lettre, note, compte rendu, rapport, mémorandum, signal/message, croquis, photographie, diapositive, film, carte, graphique, plan, cahier ou carnet, stencil, papier carbone, ruban de machine à écrire ou d'imprimante, bande magnétique, cassette, disque informatique, CD-ROM, ou autre support physique sur lequel des informations sont enregistrées;

c) "matériel", les "documents" définis au point b) ci-dessus et tout élément d'équipement déjà fabriqué ou en cours de fabrication.

d) "besoin d'en connaître" la nécessité, pour un employé, d'accéder à des informations classifiées de l'UE pour pouvoir s'acquitter d'une fonction ou d'une tâche donnée;

e) "autorisation" une décision par laquelle le président de la Commission permet à un individu d'accéder à des informations classifiées de l'UE jusqu'à un niveau donné, sur la base du résultat positif d'une enquête de sécurité (procédure d'habilitation) effectuée par une autorité nationale de sécurité conforme au droit national;

f) "classification" l'attribution d'un niveau de sécurité approprié à une information dont la divulgation non autorisée serait susceptible de causer un certain préjudice aux intérêts de la Commission ou de ses États membres;

g) "déclassement" ("downgrading"), une diminution du degré de la classification;

h) "déclassification" ("declassification") la suppression de toute mention de classification;

i) "autorité d'origine" l'auteur, dûment autorisé, d'un document classifié; à la Commission, les chefs de service peuvent autoriser leur personnel à délivrer une classification.

j) "services de la Commission" les unités et services de la Commission, dont les cabinets, dans tous les lieux de travail, y compris le Centre commun de recherche, les représentations et bureaux de la Commission dans l'Union et les délégations dans les pays tiers.

4.3. Classification

a) En matière de confidentialité, prudence et expérience sont nécessaires pour choisir les informations et matériels à protéger et évaluer le degré de protection à assurer. Celui-ci - et il s'agit là d'un aspect fondamental - doit être en rapport avec l'importance que revêtent, du point de vue de la sécurité, les informations et matériels à protéger. Afin d'assurer la bonne circulation des informations, des mesures doivent être prises pour éviter tant la surclassification que la sous-classification.

b) Le système de classification constitue l'instrument qui permet de mettre en oeuvre ces principes; il convient d'adopter un système similaire pour la planification et l'organisation des mesures de lutte contre l'espionnage, le sabotage, le terrorisme et d'autres menaces de façon à protéger au mieux les installations les plus importantes contenant des informations classifiées et, à l'intérieur de ces installations, les éléments les plus sensibles.

c) L'autorité d'origine de l'information est seule responsable de sa classification.

d) La détermination du degré de classification se fonde exclusivement sur le contenu de l'information concernée.

e) Lorsqu'un certain nombre de renseignements sont regroupés, le degré de classification appliqué à l'ensemble est au moins égal au degré le plus élevé de classification des parties. On peut néanmoins attribuer à un groupement d'informations une classification plus élevée que celle de ses composantes.

f) Les classifications sont attribuées uniquement en cas de nécessité et maintenues aussi longtemps que nécessaire.

4.4. Objectifs des mesures de sécurité

Les mesures de sécurité doivent:

a) s'appliquer à toutes les personnes ayant accès à des informations classifiées, aux moyens de transmission des informations classifiées, à tous les locaux contenant de telles informations et aux installations importantes;

b) être conçues de façon à permettre de repérer les personnes dont l'emploi pourrait nuire à la sécurité des informations classifiées et des installations importantes contenant de telles informations, et de les exclure ou de les changer de poste;

c) empêcher toute personne non autorisée à avoir accès à des informations classifiées et aux installations qui en contiennent;

d) permettre de veiller à ce que la diffusion des informations classifiées repose exclusivement sur le principe du besoin d'en connaître, fondamental pour tous les aspects de la sécurité;

e) permettre d'assurer l'intégrité (c'est-à-dire empêcher l'altération, ou la modification ou la destruction non autorisées) et la disponibilité (c'est-à-dire que l'accès ne soit pas refusé aux personnes qui ont besoin de consulter les informations et qui y sont autorisées) de toutes les informations, classifiées ou non, et en particulier des informations stockées, traitées ou transmises par voie électromagnétique.

5. ORGANISATION DE LA SÉCURITÉ

5.1. Normes minimales communes

La Commission veille à ce que les normes minimales communes en matière de sécurité soient observées par tout destinataire d'une information classifiée de l'UE, interne et relevant de sa compétence, comme par exemple les services et les contractants de la Commission, de sorte que l'on ait la certitude que toute information classifiée de l'UE sera traitée par tous avec les mêmes précautions. Ces normes minimales doivent comprendre les critères applicables à l'habilitation du personnel et les mesures à prendre pour la protection des informations classifiées de l'UE.

L'accès à des informations classifiées de l'UE ne peut être autorisé par la Commission à des organismes extérieurs que pour autant qu'ils observent, dans la manipulation de telles informations, des dispositions qui soient au moins strictement équivalentes aux présentes normes minimales.

5.2. Organisation

Au sein de la Commission, la sécurité est organisée à deux niveaux:

a) à l'échelle de la Commission dans son ensemble, il existe un Bureau de sécurité de la Commission associé à une autorité d'homologation de sécurité (SAA) qui joue également le rôle d'autorité Crypto (CrA) et d'autorité TEMPEST, à une autorité INFOSEC (IA) ainsi qu'à un ou plusieurs bureaux d'ordre centraux pour les informations classifiées de l'UE comptant chacun un ou plusieurs agents contrôleurs (RCO).

b) au niveau des services de la Commission, la sécurité est confiée à un ou plusieurs responsables locaux de sécurité (LSO), un ou plusieurs responsables centraux de la sécurité informatique (CISO), des responsables locaux de la sécurité informatique et des bureaux d'ordre locaux pour les informations classifiées de l'UE comptant chacun un ou plusieurs agents contrôleurs.

c) Les organes centraux de sécurité fournissent aux organes locaux des instructions opérationnelles.

6. MESURES DE SÉCURITÉ RELATIVES AU PERSONNEL

6.1. Habilitations de sécurité

Toute personne devant avoir accès à des informations classifiées CONFIDENTIEL UE ou au-dessus, doit au préalable justifier d'une habilitation de sécurité appropriée. Une habilitation similaire est exigée pour les personnes dont les fonctions consistent à assurer l'exploitation et la maintenance technique de systèmes de communication et d'information contenant des informations classifiées. Cette habilitation devra permettre d'établir si:

a) la personne concernée est d'une loyauté à toute épreuve;

b) sa personnalité et sa discrétion sont telles que son intégrité ne puisse être mise en doute dès lors qu'elle aura accès à des informations classifiées;

c) elle est susceptible de céder aux pressions que pourraient exercer des sources étrangères ou autres.

Une attention toute particulière devra être accordée au processus d'habilitation de personnes qui:

d) doivent avoir accès à des informations TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET;

e) occupent des postes nécessitant l'accès régulier à de nombreuses informations SECRET EU;

f) auxquelles leurs fonctions confèrent un accès spécial aux systèmes de communication ou d'information protégés et qui ont donc la possibilité d'accéder sans autorisation à un grand nombre d'informations classifiées de l'UE ou de compromettre gravement la mission par des actes de sabotage technique.

Dans les cas visés aux points d), e) et f), il faut faire appel au maximum aux méthodes d'enquête sur les antécédents.

Lorsqu'une personne n'ayant pas nécessairement le "besoin d'en connaître" doit être employée dans une fonction susceptible de lui donner accès à des informations classifiées de l'UE (par exemple, messager, agent de sécurité, personnel de maintenance ou de nettoyage), elle doit, au préalable, posséder l'habilitation appropriée.

6.2. Registres des habilitations de sécurité du personnel

Tout service de la Commission ayant à traiter des informations classifiées de l'UE ou hébergeant des systèmes de communication ou d'information protégés doit tenir un registre des habilitations accordées à cet effet à son personnel. Chaque habilitation doit être vérifiée, en fonction des circonstances, afin de s'assurer qu'elle est conforme aux niveaux de classification des informations et matériels que son bénéficiaire aura à traiter; une nouvelle vérification devient prioritaire chaque fois qu'une information nouvelle laisse à penser que le maintien de la personne concernée dans un poste donnant accès à des informations classifiées n'est plus compatible avec la sécurité. Le responsable local de sécurité du service de la Commission tient le registre des habilitations du domaine placé sous son contrôle.

6.3. Formation du personnel dans le domaine de la sécurité

Toute personne occupant un poste qui peut lui donner accès à des informations classifiées doit recevoir, lors de son entrée en fonction puis à intervalles réguliers, un exposé très complet des mesures de sécurité nécessaires et des procédures en vigueur à cet égard. Il est obligatoire que tous ces membres du personnel certifient par écrit avoir pleinement compris les règles de sécurité applicables à leur poste.

6.4. Responsabilités du personnel d'encadrement

Il incombe au personnel d'encadrement de savoir quels sont les membres du personnel qui traitent des informations classifiées ou qui ont accès à des systèmes de communication ou d'information protégés, de prendre note des incidents ou vulnérabilités manifestes pouvant avoir des répercussions sur le plan de la sécurité, et de les signaler.

6.5. Statut du personnel en matière de sécurité

Il convient d'établir des procédures permettant, si des renseignements défavorables viennent à être communiqués à propos d'une personne donnée, de déterminer si cette personne occupe une fonction nécessitant l'accès à des informations classifiées, ou si elle a accès à des systèmes de communication ou d'information protégés, et d'informer le Bureau de sécurité de la Commission. S'il s'avère que cette personne présente un risque pour la sécurité, elle doit être renvoyée ou écartée des fonctions dans lesquelles elle risquerait de nuire à la sécurité.

7. SÉCURITÉ PHYSIQUE

7.1. Exigences en matière de protection

Le degré de sécurité physique à mettre en oeuvre pour assurer la protection des informations classifiées de l'UE doit être proportionnel à la classification des informations et matériels détenus et à leur volume, ainsi qu'à la menace à laquelle ils sont exposés. Tous les détenteurs d'informations classifiées de l'UE doivent se conformer à des règles normalisées de classification et respecter des critères de protection communs concernant la garde, la transmission et la destruction d'informations et matériels devant être protégés.

7.2. Contrôles

Avant de laisser sans surveillance un secteur contenant des informations classifiées de l'UE, les personnes en ayant la garde doivent s'assurer qu'elles sont en sécurité et que tous les dispositifs de sécurité (fermetures, alarmes, etc.) sont enclenchés. Des contrôles supplémentaires doivent être effectués par d'autres agents en dehors des heures de bureau.

7.3. Sécurité des bâtiments

Les bâtiments contenant des informations classifiées de l'UE ou des systèmes de communication et d'information protégés doivent être défendus contre l'accès des personnes non autorisées. La nature de cette défense (par exemple fenêtres à barreaux, portes verrouillables, présence de gardes aux entrées, systèmes de contrôle d'entrée automatiques, inspections et patrouilles de sécurité, systèmes d'alarme, systèmes de détection des intrusions et chiens de garde) est fonction des paramètres suivants:

a) classification, volume et localisation dans le bâtiment concerné des informations et matériels à protéger;

b) qualité des meubles de sécurité contenant ces informations et matériels;

c) caractéristiques techniques et situation du bâtiment.

De même, la nature de la protection accordée aux systèmes de communication et d'information est fonction de l'évaluation de la valeur des informations et matériels en jeu et des dommages potentiels en cas de compromission de la sécurité, des caractéristiques techniques et de la situation du bâtiment qui héberge le système concerné, ainsi que de la localisation du système dans le bâtiment.

7.4. Plans d'urgence

Il faut établir à l'avance des plans détaillés, destinés à protéger les informations classifiées en cas d'urgence liée à la situation locale ou nationale.

8. SÉCURITÉ DES INFORMATIONS

La sécurité des informations (INFOSEC) a trait à la détermination et à l'application des mesures de sécurité permettant de protéger les informations classifiées de l'UE traitées, stockées ou transmises par des systèmes de communication, d'information et autres systèmes électroniques contre les atteintes à la confidentialité, à l'intégrité ou à la disponibilité de ces informations, que celles-ci soient accidentelles ou intentionnelles. Il convient de prendre des mesures préventives appropriées afin d'empêcher que des utilisateurs non autorisés accèdent à des informations classifiées de l'UE et que des utilisateurs autorisés se voient refuser l'accès à ces informations, et afin d'en empêcher l'altération, la modification ou la destruction non autorisées.

9. PROTECTION CONTRE LE SABOTAGE OU TOUT AUTRE ACTE INTENTIONNEL DE DÉTÉRIORATION

Les précautions physiques sont le moyen le plus efficace d'assurer la sécurité et la protection des installations importantes qui contiennent des informations classifiées contre le sabotage ou tout autre acte intentionnel de détérioration; la seule habilitation du personnel ne saurait s'y substituer efficacement. C'est à l'organisme national responsable de la sécurité qu'il incombe de fournir les renseignements ayant trait à des activités d'espionnage, de sabotage, de terrorisme et à d'autres activités subversives.

10. COMMUNICATION D'INFORMATIONS CLASSIFIÉES À DES PAYS TIERS OU À DES ORGANISATIONS INTERNATIONALES

Il appartient au collège des membres de la Commission d'autoriser la communication à un État tiers ou à une organisation internationale d'informations classifiées de l'UE émanant de la Commission. Si l'autorité d'origine des informations à communiquer n'est pas la Commission, celle-ci doit au préalable lui demander son consentement. Au cas où l'autorité d'origine ne peut être identifié, la Commission en assume la responsabilité.

Si la Commission reçoit des informations classifiées de pays tiers, d'organisations internationales ou d'autres tiers, celles-ci reçoivent une protection conforme à leur classification et correspondant aux normes établies dans les présentes dispositions relatives aux informations classifiées de l'UE, ou correspondant aux normes plus strictes qui pourraient être exigées par le tiers qui communique ces informations. Des contrôles réciproques peuvent être prévus.

Les principes susmentionnés sont appliqués conformément aux dispositions détaillées figurant dans la partie II, section 26, et dans les appendices 3, 4 et 5.

PARTIE II: ORGANISATION DE LA SÉCURITÉ AU SEIN DE LA COMMISSION

11. LE MEMBRE DE LA COMMISSION CHARGÉ DES QUESTIONS DE SÉCURITÉ

Le membre de la Commission chargé des questions de sécurité:

a) applique la politique de sécurité de la Commission;

b) examine les problèmes de sécurité qui lui sont soumis par la Commission ou ses instances compétentes;

c) examine les questions impliquant des changements dans la politique de sécurité de la Commission, en étroite liaison avec les autorités nationales de sécurité (ou autres autorités appropriées) des États membres (ci-après dénommées "ANS").

Le membre de la Commission chargé des questions de sécurité est notamment responsable:

a) de coordonner toutes les questions de sécurité liées aux activités de la Commission;

b) de demander aux ANS des États membres de fournir les habilitations de sécurité intéressant le personnel employé au SGC conformément à la section 20;

c) d'enquêter ou d'ordonner une enquête sur toute fuite concernant les informations classifiées de l'UE qui, d'après les premiers indices, se serait produite à partir de la Commission;

d) de demander aux autorités de sécurité compétentes d'ouvrir une enquête lorsqu'une fuite concernant des informations classifiées de l'UE semble s'être produite en dehors de la Commission et de coordonner les enquêtes lorsqu'elles impliquent plus d'une autorité de sécurité;

e) de procéder périodiquement à l'inspection des dispositions de sécurité destinées à assurer la protection des informations classifiées de l'UE;

f) de rester en liaison étroite avec toutes les autorités de sécurité concernées dans l'intérêt d'une coordination globale de la sécurité;

g) de réexaminer constamment l'organisation et les procédures de sécurité de la Commission et, le cas échéant, de préparer les recommandations qui s'imposent. À cet égard, le membre de la Commission chargé des questions de sécurité présente à la Commission le plan annuel d'inspection préparé par le service de sécurité de la Commission.

12. LE GROUPE CONSULTATIF DE LA COMMISSION SUR LA POLITIQUE DE SÉCURITÉ

Un groupe consultatif sur la politique de sécurité est établi au sein de la Commission. Celui-ci est constitué des représentants des autorités nationales de sécurité de chaque État membre et présidé par le membre de la Commission chargé des questions de sécurité ou son adjoint. Les représentants d'autres institutions européennes peuvent être également invités. Des représentants des organismes décentralisés de la CE et de l'UE peuvent également être invités à assister à ses réunions lorsque les questions traitées les concernent.

Le groupe consultatif sur la politique de sécurité se réunit à la demande de son président ou de n'importe lequel de ses membres. Il a pour tâche d'examiner et d'évaluer toutes les questions pertinentes en matière de sécurité et de présenter le cas échéant des recommandations à la Commission.

13. LE COMITÉ DE SÉCURITÉ DE LA COMMISSION

Un comité de sécurité est établi au sein de la Commission. Présidé par le secrétaire général, il réunit les directeurs généraux du service juridique et des directions générales Personnel et administration, Relations extérieures et Justice et affaires intérieures, le directeur du Centre commun de recherche ainsi que les responsables du service d'audit interne et du bureau de sécurité de la Commission. D'autres fonctionnaires de la Commission peuvent être invités. Ce comité a pour mandat d'évaluer les mesures de sécurité au sein de la Commission et d'adresser des recommandations en la matière au membre de la Commission chargé des questions de sécurité.

14. LE BUREAU DE SÉCURITÉ DE LA COMMISSION

Pour s'acquitter des tâches qui lui incombent en vertu de la section 11, le membre de la Commission chargé des questions de sécurité est assisté du bureau de sécurité de la Commission pour ce qui concerne la coordination, la supervision et l'application des mesures de sécurité.

Le chef du bureau de sécurité de la Commission est le conseiller principal, en matière de sécurité, du membre de la Commission chargé des questions de sécurité. Il est également secrétaire du groupe consultatif sur la politique de sécurité. À ce titre, il dirige les travaux d'actualisation de la réglementation de sécurité et assure la coordination des mesures de sécurité avec les autorités compétentes des États membres et, le cas échéant, avec les organisations internationales liées à la Commission par des accords de sécurité. À cette fin, il joue le rôle d'officier de liaison.

Le chef du bureau de sécurité de la Commission est responsable de l'homologation des systèmes et réseaux TI au sein de la commission. Il prend, en accord avec l'ANS compétente, les décisions relatives à l'homologation des systèmes et réseaux TI impliquant d'une part la Commission et d'autre part tout autre destinataire d'informations classifiées de l'UE.

15. INSPECTIONS DE SÉCURITÉ

Le bureau de sécurité de la Commission mène périodiquement des inspections relatives aux dispositions de sécurité prises pour assurer la protection des informations classifiées de l'UE.

Il peut être assisté dans cette tâche par les services de sécurité d'autres institutions détentrices d'informations classifiées de l'UE ou par les autorités de sécurité nationales des États membres(1).

Tout État membre peut, sur demande, faire réaliser par son ANS une inspection des dispositions de protection des informations classifiées de l'UE au sein de la Commission; cette inspection est réalisée conjointement et en commun accord avec les services de sécurité de la Commission.

16. CLASSIFICATIONS; TIMBRES ET IDENTIFIANTS DE SÉCURITÉ

16.1. Degrés de classification(2)

Les informations sont classifiées selon les degrés dont la liste suit (cf. appendice 2):

TRÈS SECRET UE: s'applique exclusivement aux informations et matériels dont la divulgation non autorisée pourrait causer un préjudice exceptionnellement grave aux intérêts essentiels de l'Union européenne ou d'un ou plusieurs de ses États membres.

SECRET UE: s'applique uniquement aux informations et matériels dont la divulgation non autorisée pourrait nuire gravement aux intérêts essentiels de l'Union européenne ou d'un ou plusieurs de ses États membres.

CONFIDENTIEL UE: s'applique aux informations et matériels dont la divulgation non autorisée pourrait nuire aux intérêts essentiels de l'Union européenne ou d'un ou de plusieurs de ses États membres.

RESTREINT UE: s'applique aux informations et matériels dont la divulgation non autorisée pourrait être défavorable aux intérêts de l'Union européenne ou d'un ou plusieurs de ses États membres.

Aucune autre classification n'est permise.

16.2. Identifiants de sécurité

Pour fixer des limites à la validité d'une classification (c'est-à-dire le moment où l'information classifiée est automatiquement déclassée ou déclassifiée), il est possible d'utiliser un identifiant de sécurité convenu. Cet identifiant peut être "JUSQU'À/AU ... (heure/date" ou "JUSQU'À/AU ... (événement)".

Des identifiants complémentaires tels que CRYPTO ou tout autre identifiant reconnu par l'UE sont utilisés lorsqu'un document doit faire l'objet d'une diffusion limitée et d'un traitement spécial qui s'ajoute à celui qu'exige la classification de sécurité.

Les identifiants de sécurité ne sont utilisés qu'en association avec une classification.

16.3. Timbres

Un timbre peut être utilisé pour préciser le domaine couvert par le document, pour indiquer une diffusion particulière fondée sur le besoin d'en connaître, ou (dans le cas d'une information non classifiée) pour indiquer la fin d'une interdiction.

Un timbre n'est pas une classification et ne saurait être utilisé en lieu et place d'une classification.

Le timbre PESD est apposé sur les documents et copies relatifs à la sécurité et à la défense de l'Union ou de l'un ou de plusieurs de ses États membres, ou relatifs à la gestion militaire et non militaire des crises.

16.4. Apposition de la classification

La classification est apposée de la manière suivante:

a) sur les documents RESTREINT UE, par un procédé mécanique ou électronique;

b) sur les documents CONFIDENTIEL UE, par un procédé mécanique, à la main ou par impression sur du papier enregistré revêtu d'un cachet pré-imprimé;

c) sur les documents SECRET UE et TRÈS SECRET UE, par un procédé mécanique ou à la main.

16.5. Apposition des identifiants de sécurité

Les identifiants de sécurité sont apposés juste sous la classification, par les mêmes moyens que pour l'apposition des classifications.

17. POLITIQUE EN MATIÈRE DE CLASSIFICATION

17.1. Généralités

Les informations ne sont classifiées que si cela est nécessaire. La classification est clairement et correctement indiquée; elle est limitée à la durée pendant laquelle les informations doivent être protégées.

La classification des informations ainsi que tout déclassement ou déclassification ultérieurs incombe à la seule autorité d'origine.

Les fonctionnaires et autres agents de la Commission classifient, déclassent ou déclassifient les informations sur instruction de leur chef de service ou en accord avec celui-ci.

Les procédures détaillées régissant le traitement des documents classifiés ont été conçues de façon à assurer à ces documents une protection adaptée aux informations qu'ils contiennent.

Le nombre de personnes autorisées à émettre des documents TRÈS SECRET UE est limité au strict minimum. La liste nominative de ces personnes est conservée par le bureau de sécurité de la Commission.

17.2. Détermination de la classification

La classification d'un document est déterminée par le degré de sensibilité de son contenu, conformément aux définitions données à la section 16. Il importe que la classification soit utilisée à bon escient et avec modération. Cela s'applique particulièrement à la classification TRÈS SECRET UE.

En déterminant la classification à attribuer à un document, l'autorité d'origine doit tenir compte des diverses règles susmentionnées et se garder de toute tendance à la surclassification comme à la sous-classification.

Un guide pratique de la classification figure à l'appendice 2.

Des pages, paragraphes, sections, annexes, appendices et pièces jointes d'un document donné peuvent nécessiter une classification différente et doivent alors porter la mention correspondante. La classification du document lui-même est celle de sa partie portant la classification la plus élevée.

Les lettres ou notes d'envoi accompagnant des pièces jointes portent le plus haut degré de classification apparaissant dans ces dernières. L'autorité d'origine indique clairement leur degré de classification lorsqu'elles sont séparées de leurs pièces jointes.

L'accès public demeure régi par le règlement (CE) n° 1049/2001.

17.3. Déclassement et déclassification

Un document classifié UE ne peut être déclassé ou déclassifié qu'avec l'autorisation de l'autorité d'origine et, si nécessaire, après consultation des autres parties intéressées. Le déclassement ou la déclassification fait l'objet d'une confirmation écrite. Il incombe à l'autorité d'origine d'informer ses destinataires du changement de classification, ces derniers étant à leur tour chargés d'en aviser les destinataires successifs auxquels ils ont fait suivre l'original ou une copie du document.

Dans la mesure du possible, l'autorité d'origine indique sur le document classifié la date ou un délai à partir duquel les informations qu'il contient pourront être déclassées ou déclassifiées. Sinon, elle réexamine la question tous les cinq ans au plus pour s'assurer que la classification initiale demeure nécessaire.

18. SÉCURITÉ PHYSIQUE

18.1. Généralités

Les objectifs principaux des mesures physiques de sécurité est d'empêcher qu'une personne non autorisée ait accès aux informations et/ou aux matériels classifiés de l'UE, de faire obstacle au vol ou à la dégradation des équipements ou d'autres biens et de prévenir tout harcèlement ou autre type d'agression à l'encontre du personnel, d'autres employés ou des visiteurs.

18.2. Exigences de sécurité

Il convient de protéger, par des mesures physiques de sécurité appropriées, tout local, zone, bâtiment, pièce, système de communication et d'information, etc., où des informations et du matériel classifiés de l'UE sont conservés et/ou traités.

Pour déterminer le degré de sécurité physique à assurer, il convient de tenir compte de tous les facteurs pertinents, et notamment:

a) de la classification des informations et/ou du matériel;

b) du volume et de la forme (par exemple support papier ou support de données informatiques) des informations détenues;

c) de l'évaluation locale de la menace que constituent les services de renseignement prenant pour cible l'UE, les États membres et/ou les autres institutions ou tiers détenant des informations classifiées de l'UE, à savoir les actes de sabotage, le terrorisme et les autres activités subversives et/ou criminelles.

Les mesures physiques de sécurité appliquées doivent être conçues pour:

a) empêcher toute intrusion par la ruse ou par la force;

b) décourager, empêcher et détecter les actes commis par du personnel déloyal;

c) empêcher à toute personne non motivée par le besoin d'en connaître d'accéder aux informations classifiées de l'UE.

18.3. Mesures physiques de sécurité

18.3.1. Zones de sécurité

Les zones où sont traitées et conservées des informations CONFIDENTIEL UE ou d'un niveau de classification plus élevé doivent être traitées et conservées de façon à correspondre à l'une des catégories suivantes:

a) zone de sécurité de catégorie I: zone dans laquelle des informations CONFIDENTIEL UE ou d'un niveau de classification plus élevé sont traitées et conservées de telle façon que le fait de pénétrer dans la zone équivaut en pratique à avoir accès à ces informations. Pour une telle zone, il faut:

i) établir de façon précise un périmètre protégé dont toutes les entrées et sorties sont contrôlées;

ii) mettre en place un système de contrôle des entrées ne laissant pénétrer que les personnes dûment habilitées et spécialement autorisées;

iii) spécifier la classification des informations qui y sont conservées habituellement, c'est-à-dire auxquelles le fait de pénétrer dans la zone donne accès;

b) zone de sécurité de catégorie II: zone dans laquelle des informations CONFIDENTIEL UE ou d'un niveau de classification plus élevé sont traitées et conservées de telle façon qu'elles peuvent être protégées par des contrôles internes empêchant toute personne non autorisée d'y avoir accès; il s'agit, par exemple, des locaux abritant des services où sont traitées et conservées habituellement des informations CONFIDENTIEL UE ou d'un niveau de classification plus élevé. Pour une telle zone, il faut:

i) établir de façon précise un périmètre protégé dont toutes les entrées et sorties sont contrôlées;

ii) mettre en place un système de contrôle des entrées ne laissant pénétrer sans escorte que les personnes dûment habilitées et spécialement autorisées. Pour toutes les autres personnes, il convient de prévoir une escorte ou des contrôles équivalents les empêchant d'avoir accès aux informations classifiées de l'UE et de pénétrer dans des zones soumises à des inspections techniques de sécurité.

Les zones qui ne sont pas occupées 24 heures sur 24 par le personnel de service doivent être inspectées immédiatement après les heures normales de travail, en vue de s'assurer que les informations classifiées de l'UE sont protégées comme il convient.

18.3.2. Zone administrative

Une zone de sécurité de catégorie I ou II peut être entourée ou précédée d'une zone administrative moins protégée, pour laquelle il faut établir de façon visible un périmètre permettant de contrôler les personnes et les véhicules. Seules des informations RESTREINT UE peuvent être traitées et conservées dans ces zones administratives.

18.3.3. Contrôle des entrées et des sorties

À l'entrée et la sortie des zones de sécurité de catégorie I et II, toute personne travaillant ordinairement dans ces zones est contrôlée au moyen d'un système de laissez-passer ou d'identification individuelle. Il faut également mettre sur pied un système de contrôle des visiteurs pour empêcher tout accès non autorisé à des informations classifiées de l'UE. Au système de laissez-passer peut s'ajouter un système d'identification automatique, qui doit alors être considéré comme un complément et non comme un substitut absolu des gardes. Une modification de l'évaluation de la menace peut entraîner un renforcement des mesures de contrôle des entrées et des sorties, par exemple à l'occasion de visites de personnalités de haut rang.

18.3.4. Rondes

En dehors des heures normales de travail, des rondes de surveillance doivent être effectuées dans les zones de sécurité des catégories I et II pour protéger les informations et les matériels de l'UE contre toute compromission, détérioration ou perte. La fréquence de ces rondes est déterminée en fonction des conditions locales, mais elles doivent avoir lieu toutes les deux heures environ.

18.3.5. Meubles de sécurité et chambres fortes

Les meubles de sécurité destinés à la conservation d'informations classifiées de l'UE se répartissent en trois catégories:

- catégorie A: meubles agréés selon les normes nationales pour la conservation d'informations TRÈS SECRET UE dans une zone de sécurité de catégorie I ou II,

- catégorie B: meubles agréés selon les normes nationales pour la conservation d'informations SECRET UE et CONFIDENTIEL UE dans une zone de sécurité de catégorie I ou II,

- catégorie C: meubles de bureau agréés pour la conservation d'informations RESTREINT UE uniquement.

Pour les chambres fortes installées dans une zone de sécurité de catégorie I ou II et pour toutes les zones de sécurité de catégorie I où des informations CONFIDENTIEL UE et d'un niveau de classification plus élevé sont conservées en rayonnage ou figurent sur des diagrammes, des cartes, etc., les murs, les planchers, les plafonds, les portes et les serrures doivent être homologués par une SAA comme offrant une protection équivalant à celle d'un meuble de sécurité de la catégorie agréée pour la conservation d'informations de la même classification.

18.3.6. Serrures

Les serrures des meubles de sécurité et des chambres fortes abritant des informations classifiées de l'UE doivent satisfaire aux normes suivantes:

- groupe A: agréées selon les normes nationales pour les meubles de catégorie A,

- groupe B: agréées selon les normes nationales pour les meubles de catégorie B,

- groupe C: adaptées aux meubles de bureau de catégorie C uniquement.

18.3.7. Contrôle des clés et combinaisons

Les clés des meubles de sécurité ne doivent pas être emportées hors du bâtiment. Les combinaisons doivent être mémorisées par les personnes qui ont besoin de les connaître. Pour un usage en cas d'urgence, le responsable local de la sécurité du service de la Commission concerné conserve les clés de rechange et le relevé de chaque combinaison, placé individuellement dans une enveloppe opaque scellée. Les clés, leurs doubles et les enveloppes renfermant les combinaisons sont conservés dans des meubles de sécurité séparés. Ces clés et ces combinaisons font l'objet d'une protection aussi rigoureuse que le matériel auquel elles donnent accès.

Le nombre des personnes ayant connaissance des combinaisons des meubles de sécurité doit être aussi limité que possible. Les combinaisons sont modifiées:

a) à la réception d'un nouveau meuble;

b) lors de tout changement de personnel;

c) en cas de compromission, effective ou suspectée;

d) de préférence tous les six mois et au minimum tous les douze mois.

18.3.8. Dispositifs de détection des intrusions

Lorsque des systèmes d'alarme, des circuits fermés de télévision et d'autres dispositifs électriques sont utilisés pour protéger des informations classifiées de l'UE, des systèmes de secours doivent être prévus pour permettre leur fonctionnement permanent en cas de rupture de l'alimentation électrique principale. Il est, en outre, fondamental que tout défaut de fonctionnement ou toute tentative de neutralisation des systèmes précités déclenche une alarme ou soit signalé par tout autre moyen fiable au personnel de surveillance.

18.3.9. Matériels agréés

Le bureau de sécurité de la Commission tient à jour, par type et par modèle, les listes des matériels de sécurité qu'il a agréés pour la protection directe ou indirecte des informations classifiées dans diverses circonstances et conditions qui auront été spécifiées. Pour l'établissement de ces listes, le bureau de sécurité de la Commission se fonde, entre autres, sur les informations fournies par les ANS.

18.3.10. Protection physique des photocopieuses et des télécopieurs

Les photocopieuses et les télécopieurs doivent faire l'objet de mesures de protection physiques suffisantes pour que seules les personnes autorisées puissent les utiliser aux fins de traitement des informations classifiées et que tous les tirages classifiés soient dûment contrôlés.

18.4. Protection contre la négligence et les écoutes clandestines

18.4.1. Protection contre les regards

Toutes les mesures nécessaires doivent être prises, de jour comme de nuit, pour s'assurer que les informations classifiées de l'UE ne puissent être vues, même accidentellement, par des personnes non autorisées.

18.4.2. Protection contre les écoutes

Les services ou les zones dans lesquels on discute régulièrement d'informations classifiées du niveau SECRET UE et au-delà doivent être protégés contre les tentatives d'écoute passive et active lorsque le risque le justifie. L'évaluation du risque de telles tentatives incombe à l'autorité de sécurité compétente après consultation, au besoin, des ANS.

18.4.3. Introduction d'appareils électroniques et de matériel d'enregistrement

L'introduction de téléphones mobiles, d'ordinateurs privés, de dispositifs d'enregistrement, de caméras et d'autres dispositifs électroniques ou matériels d'enregistrements dans les secteurs de sécurité ou les zones protégées sur le plan technique n'est pas autorisée sans autorisation préalable du chef du bureau de sécurité de la Commission.

Pour déterminer les mesures de protection à prendre dans les locaux sensibles contre les écoutes passives (par exemple, insonorisation des murs, portes, planchers et plafonds, mesure des rayonnements compromettants) et contre les écoutes actives (par exemple, recherche de micros), le bureau de sécurité de la Commission peut demander l'aide des spécialistes des ANS.

De même, lorsque les circonstances l'exigent, les équipements de télécommunications et le matériel de bureau électrique ou électronique de toute nature utilisés lors des réunions de niveau SECRET UE et au-dessus peuvent être vérifiés, sur demande du chef du bureau de sécurité de la Commission, par des spécialistes de la sécurité technique des ANS.

18.5. Zones protégées sur le plan technique

Certaines zones peuvent être désignées comme zones protégées sur le plan technique. Un contrôle spécial doit être effectué à l'entrée. Ces zones doivent être verrouillées selon une méthode agréée lorsqu'elles ne sont pas occupées et toutes les clés doivent être considérées comme clés de sécurité. Ces zones doivent faire l'objet d'inspections physiques à intervalles réguliers, ainsi qu'après l'entrée, effective ou présumée, de personnel non autorisé.

Un inventaire détaillé des équipements et du mobilier doit être tenu, afin d'en suivre les mouvements. Aucun meuble ou matériel ne doit être introduit dans ce type de zone avant d'avoir subi une inspection minutieuse, effectuée par du personnel de sécurité formé à cet effet et destinée à détecter d'éventuels dispositifs d'écoute. En règle générale, l'installation des lignes de communication dans les zones protégées sur le plan technique n'est pas permise sans autorisation préalable de l'autorité compétente.

19. RÈGLES GÉNÉRALES RELATIVES AU BESOIN D'EN CONNAÎTRE ET AUX HABILITATIONS DE SÉCURITÉ DU PERSONNEL DE l'UE

19.1. Généralités

L'accès aux informations classifiées de l'UE n'est autorisé qu'aux personnes ayant le besoin d'en connaître pour l'exercice de leurs fonctions ou l'accomplissement de leur mission. L'accès aux informations TRÈS SECRET UE et CONFIDENTIEL UE n'est autorisé qu'aux personnes en possession de l'habilitation de sécurité correspondante.

La détermination du besoin d'en connaître incombe au service dans lequel la personne concernée est appelée à travailler.

Chaque service est responsable des demandes d'habilitation pour son personnel.

La procédure se concrétise par la délivrance d'un "certificat personnel d'habilitation de sécurité" précisant le degré de classification des informations auxquelles la personne habilitée peut avoir accès et la date de péremption de l'habilitation.

Un certificat d'habilitation d'un niveau donné peut donner accès aux informations classifiées d'un niveau moindre.

Les personnes autres que les fonctionnaires ou autres agents, tels que les contractants externes, experts ou consultants, avec lesquelles il peut être nécessaire d'examiner ou de consulter des informations classifiées de l'UE, doivent être en possession d'une habilitation de sécurité leur permettant d'accéder aux informations classifiées de l'UE et être informées de leurs responsabilités en matière de sécurité.

L'accès public demeure régi par le règlement (CE) n° 1049/2001.

19.2. Règles spécifiques concernant l'accès aux informations classifiées TRÈS SECRET UE

Toute personne ayant à connaître des informations classifiées TRÈS SECRET UE doit avoir fait l'objet, au préalable, d'une procédure d'habilitation permettant l'accès à ces informations.

Toute personne qui doit avoir accès aux informations TRÈS SECRET UE doit être nommément désignée par le membre de la Commission chargé des questions de sécurité et son nom doit être conservé dans le bureau d'ordre TRÈS SECRET UE approprié. Ce bureau d'ordre est créé et tenu par le bureau de sécurité de la Commission.

Toute personne autorisée à accéder à des informations TRÈS SECRET UE doit signer au préalable une attestation reconnaissant qu'elle a été instruite des procédures de sécurité de la Commission et qu'elle comprend parfaitement sa responsabilité particulière en ce qui concerne la protection des informations TRÈS SECRET UE ainsi que les conséquences prévues par la réglementation de l'Union européenne et les dispositions législatives ou administratives nationales lorsque des informations classifiées parviennent en des mains non autorisées, que ce soit à la suite d'une action délibérée ou d'une négligence.

En ce qui concerne les personnes ayant accès à des informations TRÈS SECRET UE lors de réunions, etc., l'agent contrôleur compétent du service ou de l'organisme dans lesquels elles sont employées doit informer le service organisateur de la réunion qu'elles sont autorisées à accéder aux informations TRÈS SECRET UE.

Les noms de toutes les personnes qui ne sont plus employées à des fonctions nécessitant l'accès aux informations TRÈS SECRET UE sont être rayés de la liste correspondante. De plus, l'attention de toutes ces personnes doit être attirée à nouveau sur leurs responsabilités particulières quant à la protection des informations TRÈS SECRET UE. Elles doivent également signer une déclaration par laquelle elles s'engagent à ne pas utiliser ni divulguer les informations TRÈS SECRET UE dont elles ont eu connaissance.

19.3. Règles spécifiques concernant l'accès aux informations classifiées TRÈS SECRET UE et CONFIDENTIEL UE

Toute personne ayant à connaître des informations SECRET UE ou CONFIDENTIEL UE doit avoir fait au préalable l'objet d'une procédure d'habilitation du niveau approprié.

Toute personne ayant à connaître des informations SECRET UE ou CONFIDENTIEL UE doit avoir connaissance des dispositions de sécurité appropriées et des conséquences de toute négligence.

En ce qui concerne les personnes ayant accès à des informations SECRET UE ou CONFIDENTIEL UE lors de réunions, etc., le responsable de la sécurité de l'organisme dans lequel la personne concernée est employée doit avertir le service organisateur de la réunion qu'elle est autorisée à accéder à de telles informations.

19.4. Règles spécifiques concernant l'accès aux informations classifiées RESTREINT UE

Toute personne ayant accès à des informations RESTREINT UE doit être avertie des présentes règles de sécurité et des conséquences de toute négligence.

19.5. Mutations

Lors de la mutation de personnel affecté à un poste impliquant le traitement de documents classifiés de l'UE, le bureau d'ordre doit s'assurer que le transfert de cette documentation entre le fonctionnaire partant et le fonctionnaire suivant s'effectue de façon réglementaire.

Lorsqu'un membre du personnel est affecté à un poste impliquant la manipulation de matériel classifié UE, il reçoit du responsable local de la sécurité les instructions appropriées.

19.6. Instructions spéciales

Il convient que les personnes devant avoir accès à des informations classifiées de l'UE soient averties dès leur prise de fonctions, puis périodiquement:

a) des dangers que présentent pour la sécurité les conversations indiscrètes;

b) des précautions qui s'imposent dans leurs relations avec la presse et les représentants des groupes défendant des intérêts particuliers;

c) de la menace que constituent les activités des services de renseignement qui prennent pour cible l'UE et les États membres et qui s'intéressent aux informations classifiées et aux activités de l'UE;

d) de l'obligation qui leur est faite de rendre compte immédiatement à l'autorité de sécurité compétente de toute démarche ou manoeuvre pouvant laisser soupçonner une activité d'espionnage, ou de toute situation inhabituelle ayant trait à la sécurité.

Toutes les personnes ordinairement exposées à des contacts fréquents avec des représentants de pays dont les services de renseignement prennent pour cible l'UE et les États membres et s'intéressent aux informations classifiées et aux activités de l'UE sont informées des techniques dont on sait qu'elles sont utilisées par divers services de renseignement.

La Commission ne prévoit pas de consignes de sécurité pour les voyages effectués à titre privé, quelle qu'en soit la destination, par des membres du personnel habilités à accéder à des informations classifiées de l'UE. Il incombe toutefois au bureau de sécurité de la Commission d'informer les fonctionnaires et autres agents se trouvant sous sa responsabilité des règles qu'ils peuvent avoir à observer en matière de voyages.

20. PROCÉDURE D'HABILITATION DE SÉCURITÉ POUR LES FONCTIONNAIRES ET AUTRES AGENTS DE LA COMMISSION

a) Seuls les fonctionnaires et autres agents de la Commission ou les personnes travaillant au sein de la Commission qui, en raison de leurs fonctions et pour des nécessités de service, ont besoin de prendre connaissance d'informations classifiées détenues par la Commission ou d'en faire usage, ont accès auxdites informations.

b) Pour pouvoir accéder aux informations classifiées "TRÈS SECRET UE", "SECRET UE" et "CONFIDENTIEL UE", les personnes visées au point 1 doivent avoir été autorisées à cet effet conformément à la procédure décrite aux points c) et d) de la présente section.

c) L'autorisation n'est délivrée qu'aux personnes qui ont fait l'objet d'une enquête de sécurité effectuée par les autorités nationales compétentes des États membres (ANS), selon les modalités prévues aux points i) à n).

d) Le chef du bureau de sécurité de la Commission est responsable de l'octroi des autorisations visées aux points a), b) et c).

e) Il accorde l'autorisation après avoir recueilli l'avis des autorités nationales compétentes des États membres sur la base de l'enquête de sécurité effectuée conformément aux points i) à n).

f) Le bureau de sécurité de la Commission tient une liste actualisée de tous les postes sensibles, fournie par les services concernés de la Commission, et de toutes les personnes ayant reçu une autorisation (temporaire).

g) L'autorisation, qui a une durée de validité de cinq ans, ne peut excéder la durée des fonctions qui en ont justifié l'octroi. Elle peut être renouvelée conformément à la procédure visée au point e).

h) L'autorisation est retirée par le chef du bureau de sécurité de la Commission dès lors que ce dernier le juge opportun. Toute décision de retrait est notifiée à la personne concernée, qui peut demander à être entendue par le chef du bureau de sécurité de la Commission, ainsi qu'à l'autorité nationale compétente.

i) L'enquête de sécurité est effectuée avec le concours de la personne concernée et à la demande du chef du bureau de sécurité de la Commission. L'administration nationale compétente aux fins de l'enquête de sécurité est celle de l'État membre dont l'intéressé(e) est ressortissant(e). Lorsque la personne concernée n'est pas ressortissant d'un État membre de l'UE, le chef du bureau de sécurité de la Commission demande une enquête de sécurité à l'État membre de l'UE dans lequel la personne est domiciliée ou réside habituellement.

j) Dans le cadre de l'enquête, la personne concernée est tenue de remplir une notice individuelle d'information.

k) Le chef du bureau de sécurité de la Commission spécifie dans sa demande le type et le niveau de classification des informations dont la personne concernée aura à connaître, de sorte que les autorités nationales compétentes puissent mener l'enquête et rendre un avis quant au niveau d'autorisation qu'il serait approprié d'accorder à la personne concernée.

l) Sont applicables pour l'ensemble du déroulement et des résultats de la procédure d'enquête de sécurité, les prescriptions et réglementations en vigueur en la matière dans l'État membre concerné, y compris celles relatives aux voies de recours.

m) Lorsque les autorités nationales compétentes des États membres émettent un avis positif, le chef du bureau de sécurité de la Commission peut octroyer l'autorisation à la personne concernée.

n) Lorsque les autorités nationales compétentes émettent un avis négatif, la personne concernée en est informée et peut demander à être entendue par le chef du bureau de sécurité de la Commission. S'il le juge nécessaire, ce dernier peut demander aux autorités nationales compétentes tout éclaircissement complémentaire qu'elles sont en mesure de fournir. En cas de confirmation de l'avis négatif, l'autorisation ne peut être accordée.

o) Toute personne autorisée au sens des points d) et e) reçoit, au moment de l'autorisation et par la suite à intervalles réguliers, les instructions qui s'imposent sur la protection des informations classifiées et sur la manière de l'assurer. Elle signe une déclaration confirmant qu'elle a reçu ces instructions et qu'elle s'engage à les respecter.

p) Le chef du bureau de sécurité de la Commission prend toute mesure nécessaire pour appliquer les dispositions de la présente section, notamment celles qui concernent l'accès à la liste des personnes autorisées.

q) À titre exceptionnel et en raison des nécessités du service, le chef du bureau de sécurité de la Commission peut, après en avoir préalablement informé les autorités nationales compétentes et en l'absence de réactions de celles-ci dans un délai d'un mois, octroyer une autorisation à titre temporaire pour une période qui ne peut excéder six mois, en attendant le résultat de l'enquête visée au point i).

r) Les autorisations provisoires et temporaires ainsi octroyées ne donnent pas accès aux informations TRÈS SECRET UE, réservé aux fonctionnaires qui ont effectivement fait l'objet d'une enquête de sécurité dont l'issue a été positive, conformément au point i). En attendant les résultats de l'enquête de sécurité, les fonctionnaires qui doivent être habilités au niveau TRÈS SECRET EU, peuvent être autorisés, à titre temporaire et provisoire, à accéder aux informations classifiées jusqu'au niveau SECRET UE inclus.

21. PRÉPARATION, RÉPARTITION, TRANSMISSION, MESURES DE SÉCURITÉ RELATIVES AUX COURRIERS, EXEMPLAIRES SUPPLÉMENTAIRES, TRADUCTIONS ET EXTRAITS DE DOCUMENTS CLASSIFIÉS DE L'UE

21.1. Préparation

1. Les classifications sont appliquées comme prescrit à la section 16. Pour les documents de niveau CONFIDENTIEL UE et au-delà, la classification apparaît, centrée, en tête et en pied de chaque page. Les pages sont toutes numérotées. Chaque document classifié de l'UE doit porter un numéro de référence ainsi qu'une date. Pour les documents TRÈS SECRET UE et SECRET UE, ce numéro de référence est porté sur chaque page. S'ils doivent être diffusés en plusieurs exemplaires, chacun d'eux devra porter un numéro d'exemplaire qui figurera en première page, avec le nombre total de pages. La première page d'un document classifié CONFIDENTIEL UE et au-delà doit donner la liste complète des annexes et pièces jointes.

2. Les documents classifiés CONFIDENTIEL UE et au-delà ne peuvent être dactylographiés, traduits, stockés, photocopiés, enregistrés sur un support magnétique ou microfilmés que par des personnes habilitées à avoir accès aux informations classifiées de l'UE, au moins jusqu'à la catégorie de sécurité appropriée du document en cause.

3. Les dispositions relatives à la production de documents classifiés à l'aide de moyens informatiques sont énoncées à la section 25.

21.2. Diffusion

1. Les informations classifiées de l'UE ne doivent être diffusées qu'auprès des personnes qui ont besoin d'en connaître et qui ont l'habilitation de sécurité appropriée. Il appartient à l'autorité d'origine d'indiquer la liste de diffusion initiale.

2. La diffusion des documents TRÈS SECRET UE s'effectue par la voie des bureaux d'ordre TRÈS SECRET UE (voir section 22.2). Dans le cas de messages TRÈS SECRET UE, le bureau d'ordre compétent peut autoriser le chef du centre de transmission à réaliser le nombre de copies correspondant à la liste des destinataires.

3. Les documents classifiés SECRET UE et en deçà peuvent être rediffusés par un destinataire initial vers d'autres destinataires en fonction du besoin d'en connaître. Toutefois, les autorités d'origine doivent indiquer clairement toutes les restrictions qu'elles entendent imposer. Chaque fois que de telles restrictions sont imposées, les destinataires ne peuvent procéder à une rediffusion qu'avec l'autorisation des autorités d'origine.

4. Tout document classifié CONFIDENTIEL UE et au-delà fait l'objet d'un enregistrement à l'entrée et à la sortie d'une DG ou d'un service. Cette tâche incombe au bureau d'ordre local chargé des informations classifiées de l'UE dans le service concerné. Les éléments à enregistrer (références, date et, le cas échéant, numéro d'exemplaire) doivent permettre d'identifier les documents et figurent sur un cahier d'enregistrement ou sur des supports informatiques spéciaux et protégés (voir section 22.1).

21.3. Transmission/transport de documents classifiés de l'UE

21.3.1. Emballages et récépissés

1. Les documents classifiés CONFIDENTIEL UE et au-delà doivent être transmis sous une double enveloppe, opaque et résistante. L'enveloppe intérieure doit être cachetée et porter la classification de sécurité UE appropriée ainsi que, si possible, la mention complète des fonctions et de l'adresse du destinataire.

2. Seul l'agent contrôleur du bureau d'ordre (voir section 22.1), ou son remplaçant, peut ouvrir l'enveloppe intérieure et accuser réception des documents qu'elle renferme, à moins que cette enveloppe n'ait un destinataire précis. Dans ce cas (voir section 22.1), le bureau d'ordre approprié devra enregistrer la réception de l'enveloppe et seule la personne à laquelle elle est adressée pourra ouvrir l'enveloppe intérieure et accuser réception des documents qu'elle contient.

3. Une formule de récépissé est placée dans l'enveloppe intérieure. Le récépissé, qui n'est pas classifié, doit donner la référence, la date et le numéro d'exemplaire du document, mais jamais son objet.

4. L'enveloppe intérieure est enfermée dans une enveloppe extérieure, laquelle porte un numéro d'expédition en vue des formalités de réception. En aucun cas, la classification de sécurité ne doit apparaître sur l'enveloppe extérieure.

5. Pour les documents classifiés CONFIDENTIEL UE et au-delà, les courriers et les messagers reçoivent un accusé de réception correspondant au numéro d'expédition.

21.3.2. Transmission au sein d'un bâtiment ou d'un groupe de bâtiments

À l'intérieur d'un même bâtiment ou groupe de bâtiments, les documents classifiés peuvent être transmis dans une enveloppe scellée avec pour seule mention le nom du destinataire, à condition que le transport soit effectué par une personne habilitée au niveau de classification des documents.

21.3.3. Transmission à l'intérieur d'un même pays

1. La transmission des documents TRÈS SECRET UE à l'intérieur d'un même pays doit être effectuée exclusivement par un service officiel de messagers ou par des personnes autorisées à accéder aux informations TRÈS SECRET UE.

2. Chaque fois qu'il est fait appel à un service de messagerie pour le transport d'un document TRÈS SECRET UE hors des limites d'un bâtiment ou groupe de bâtiments, il convient d'appliquer les dispositions relatives au conditionnement et à la réception définies dans le présent chapitre. Les services de messagerie doivent disposer d'un personnel suffisant pour que les paquets contenant des documents TRÈS SECRET UE demeurent sous le contrôle direct et permanent d'un responsable.

3. Exceptionnellement, des documents TRÈS SECRET UE peuvent être transportés par des fonctionnaires autres que les messagers hors des limites d'un bâtiment ou groupe de bâtiments pour être utilisés localement lors de réunions ou de débats, sous réserve que:

a) le porteur soit autorisé à accéder à ces documents TRÈS SECRET UE;

b) le mode de transport soit conforme aux règles applicables à la transmission de documents de niveau TRÈS SECRET UE;

c) le porteur ne se sépare en aucun cas des documents TRÈS SECRET UE qu'il transporte;

d) des dispositions soient prises pour que la liste des documents ainsi transportés soit conservée par le bureau d'ordre TRÈS SECRET UE détenteur et notée dans un registre, afin de permettre une vérification lors du retour de ces documents.

4. La transmission de documents SECRET UE et CONFIDENTIEL UE à l'intérieur d'un même pays peut être effectuée soit par la poste si ce mode de transmission est autorisé par la réglementation du pays en matière de sécurité, et conformément à cette réglementation, soit par un service de messagers, soit par des personnes autorisées à avoir accès aux informations classifiées de l'UE.

5. Le bureau de sécurité de la Commission doit élaborer, sur la base de cette réglementation, des instructions relatives au transport individuel de documents classifiés de l'UE. Le porteur est invité à lire et parapher ces instructions. Celles-ci précisent en particulier qu'en aucun cas:

a) le porteur ne peut se défaire des documents, à moins que leur garde ne soit assurée conformément aux prescriptions de la section 18;

b) les documents ne peuvent être laissés sans surveillance dans les moyens de transport publics ou les véhicules personnels, ni dans les lieux publics tels que restaurants ou hôtels et ne peuvent pas non plus être déposés dans les coffres d'hôtels ou laissés sans surveillance dans les chambres d'hôtel;

c) les documents ne peuvent être lus dans des lieux publics, par exemple dans un avion ou dans un train.

21.3.4. Transmission d'un État à un autre

1. Les matériels classifiés CONFIDENTIEL UE ou à un niveau supérieur sont transmis d'un État membre à un autre par les services du courrier diplomatique ou militaire.

2. Toutefois, le transport par une personne de matériel classifié SECRET UE et CONFIDENTIEL UE peut être autorisé si les dispositions prises pour le transport permettent de garantir que les documents ne pourront tomber entre les mains d'une personne non autorisée.

3. Le membre de la Commission chargé des questions de sécurité peut autoriser le transport par une personne lorsqu'on ne peut utiliser ni le courrier diplomatique ni le courrier militaire, ou lorsque leur utilisation entraînerait un retard risquant de compromettre des opérations de l'UE et que le matériel est requis d'urgence par son destinataire. Le bureau de sécurité de la Commission rédige des instructions applicables au transport international par des personnes autres que les courriers diplomatiques ou militaires des matériels classifiés jusqu'au niveau SECRET UE inclus. Dans ces instructions, il sera exigé que:

a) le porteur dispose de l'habilitation de sécurité appropriée;

b) tous les matériels ainsi transportés soient enregistrés dans le service ou bureau d'ordre approprié;

c) les paquets ou les sacs contenant des matériels UE portent un sceau officiel permettant d'empêcher ou de décourager une inspection de la douane, et des étiquettes d'identification indiquant la marche à suivre pour la personne qui les trouverait;

d) le porteur soit muni d'un certificat de courrier et/ou d'un ordre de mission reconnu par tous les États membres de l'UE, l'autorisant à transporter le paquet dûment identifié;

e) il ne soit traversé ni frontière ni territoire d'États non membres de l'UE en cas de transport par voie terrestre, à moins que ces États n'aient fourni de garantie spécifique à l'État expéditeur;

f) en ce qui concerne la destination, l'itinéraire et les moyens de transport, les dispositions relatives au voyage du porteur soient conformes à la réglementation UE ou, s'ils sont plus stricts, aux règlements nationaux;

g) le porteur ne se sépare pas des matériels, à moins que leur garde ne soit assurée conformément aux dispositions de sécurité figurant à la section 18;

h) les documents ne soient pas laissés sans surveillance dans les moyens de transport publics ou les véhicules personnels, ni dans les lieux publics tels que restaurants ou hôtels et ne soient pas non plus déposés dans les coffres d'hôtels ou laissés sans surveillance dans les chambres d'hôtel;

i) si les matériels transportés contiennent des documents, ceux-ci ne soient pas lus dans des lieux publics (par exemple, dans un avion, dans un train, etc.).

4. La personne chargée de transporter les matériels classifiés doit lire et signer des instructions de sécurité contenant au minimum les instructions ci-dessus et indiquant la procédure à suivre en cas d'urgence ou au cas où le paquet contenant les matériels classifiés ferait l'objet d'un contrôle de la part des autorités douanières ou de sécurité d'un aéroport.

21.3.5. Transmission/transport de documents classifiés "RESTREINT UE"

Aucune disposition spéciale n'est fixée pour la transmission des documents RESTREINT UE; celle-ci doit cependant s'effectuer de telle sorte qu'ils ne puissent tomber entre les mains de personnes non autorisées.

21.4. Mesures de sécurité relatives aux courriers

Tous les courriers et messagers utilisés pour le transport des documents SECRET UE et CONFIDENTIEL UE doivent avoir reçu une habilitation de sécurité appropriée.

21.5. Transmission par voie électronique ou d'autres moyens techniques

1. Les mesures de sécurité des télécommunications sont conçues pour assurer la transmission en toute sécurité des informations classifiées de l'UE. Les règles à observer lors de la transmission d'informations classifiées de l'UE figurent en détail à la section 25.

2. Seuls les centres et réseaux de transmissions et/ou les terminaux et systèmes homologués peuvent transmettre des informations CONFIDENTIEL UE et SECRET UE.

21.6. Exemplaires supplémentaires et traductions et extraits de documents classifiés de l'UE

1. Seule l'autorité d'origine peut autoriser la duplication ou la traduction de documents TRÈS SECRET UE.

2. Si des personnes ne possédant pas l'habilitation TRÈS SECRET UE ont besoin d'informations contenues dans un document TRÈS SECRET UE mais n'ont pas elles-mêmes ce niveau de classification, le chef du bureau d'ordre TRÈS SECRET UE (voir section 22.2) peut être autorisé à réaliser le nombre d'extraits nécessaires de ce document. Il prend simultanément les mesures requises pour que ces documents reçoivent une classification de sécurité appropriée.

3. Les reproductions et traductions de documents SECRET UE et d'un niveau de classification plus bas peuvent être faites par le destinataire, dans le cadre des présentes dispositions de sécurité et à condition d'observer strictement le principe du besoin d'en connaître. Les mesures de sécurité applicables au document original le sont également à ses reproductions et/ou traductions.

22. BUREAUX D'ORDRE, REGROUPEMENTS, CONTRÔLES, ARCHIVAGE ET DESTRUCTION DE DOCUMENTS CLASSIFIÉS DE l'UE

22.1. Bureaux d'ordre locaux chargés des documents classifiés de l'UE

1. Au sein de chaque service de la Commission, en fonction des nécessités, un ou plusieurs bureaux d'ordre est mis en place pour la gestion des informations classifiées de l'UE. Ils ont pour tâche d'enregistrer, de reproduire, de diffuser, d'archiver et de détruire les documents classifiés SECRET UE et CONFIDENTIEL UE.

2. Si un service ne dispose pas de bureau d'ordre local pour les informations classifiées de l'UE, c'est le bureau d'ordre local du Secrétariat général qui en assume la fonction.

3. Les bureaux d'ordre locaux pour les informations classifiées de l'UE dépendent du chef d'unité dont ils reçoivent leurs instructions. Ils sont dirigés par un agent contrôleur (RCO).

4. Ils sont placés sous la supervision du responsable local de la sécurité pour ce qui concerne l'application des dispositions relatives à la manipulation de documents classifiés de l'UE et la mise en oeuvre des mesures de sécurité correspondantes.

5. Les fonctionnaires en poste dans les bureaux d'ordre locaux pour les informations classifiées de l'UE ont accès à ces informations dans les conditions définies à la section 20.

6. Sous l'autorité des chefs d'unité concernés, les bureaux d'ordre locaux pour les ICUE:

a) gèrent les opérations relatives à l'enregistrement, la reproduction, la traduction, la transmission, l'expédition et la destruction des informations classifiées de l'UE;

b) tiennent à jour le registre concernant les informations classifiées;

c) interrogent périodiquement les émetteurs sur la nécessité de maintenir la classification de ces informations.

7. Les bureaux locaux pour les ICUE tiennent un registre des données suivantes:

a) la date d'établissement de l'information classifiée;

b) le degré de la classification;

c) l'échéance de la classification;

d) le nom et le service de l'émetteur;

e) le ou les destinataires, avec indication du numéro d'ordre;

f) l'objet;

g) le numéro;

h) le nombre d'exemplaires diffusés;

i) les renseignements relatifs à l'élaboration d'inventaires des informations classifiées soumises au service;

j) le registre des opérations de déclassification et de déclassement des informations classifiées.

8. Les règles générales exposées à la section 21 s'appliquent aux bureaux d'ordre locaux de la Commission, sans préjudice des éventuelles modifications apportées par les dispositions spécifiques de la présente section.

22.2. Le bureau d'ordre TRÈS SECRET UE

22.2.1. Généralités

1. Un bureau d'ordre TRÈS SECRET UE assure l'enregistrement, le traitement et la diffusion des documents TRÈS SECRET UE conformément aux présentes règles de sécurité. Le bureau d'ordre TRÈS SECRET UE est dirigé par l'agent contrôleur TRÈS SECRET UE.

2. Le bureau d'ordre central TRÈS SECRET UE représente la principale autorité de réception et de diffusion à l'intérieur de la Commission et pour les échanges avec les autres institutions de l'UE, les États membres, les organisations internationales et les États tiers avec lesquels la Commission a conclu des accords sur les procédures de sécurité pour l'échange d'informations classifiées.

3. En tant que de besoin, des bureaux d'ordre subordonnés sont créés afin d'assurer la gestion interne des documents TRÈS SECRET UE; ils tiennent à jour la situation de chacun des documents en circulation dont ils ont la charge.

4. Les bureaux d'ordre TRÈS SECRET UE subordonnés sont créés comme indiqué à la section 22.2.3 pour répondre à un besoin permanent et sont rattachés à un bureau d'ordre central TRÈS SECRET UE. S'il n'existe qu'un besoin de consultation temporaire et occasionnel de documents TRÈS SECRET UE, ces documents peuvent être communiqués sans création d'un bureau d'ordre TRÈS SECRET UE subordonné, sous réserve que les règles établies garantissent qu'ils resteront sous le contrôle du bureau d'ordre TRÈS SECRET UE approprié, et sous réserve du respect de toutes les mesures de sécurité physiques et de toutes celles concernant le personnel.

5. Les bureaux d'ordre subordonnés ne peuvent transmettre des documents TRÈS SECRET UE directement à d'autres bureaux d'ordre subordonnés au même bureau d'ordre TRÈS SECRET UE central sans l'autorisation expresse de ce dernier.

6. Tous les échanges de documents TRÈS SECRET UE entre des bureaux d'ordre subordonnés à des bureaux d'ordre centraux différents doivent transiter par les bureaux d'ordre centraux TRÈS SECRET UE.

22.2.2. Le bureau d'ordre central TRÈS SECRET UE

En tant qu'agent contrôleur, le chef du bureau d'ordre central TRÈS SECRET UE a pour responsabilités:

a) d'assurer la transmission des documents TRÈS SECRET UE conformément aux règles définies à la section 21.3;

b) de tenir à jour la liste de tous ses bureaux d'ordre TRÈS SECRET UE subordonnés avec les noms et les signatures des agents contrôleurs désignés et de leurs adjoints autorisés;

c) de conserver les récépissés des bureaux d'ordre pour tous les documents TRÈS SECRET UE diffusés par le bureau d'ordre central;

d) de tenir un état des documents TRÈS SECRET UE détenus et diffusés;

e) de tenir à jour une liste de tous les bureaux d'ordre centraux TRÈS SECRET UE avec lesquels il correspond normalement, comportant les noms et signatures des agents contrôleurs désignés et de leurs adjoints autorisés;

f) d'assurer la sécurité matérielle de tous les documents TRÈS SECRET UE détenus dans le bureau d'ordre, conformément aux prescriptions énoncées à la section 18.

22.2.3. Bureaux d'ordre TRÈS SECRET UE subordonnés

En tant qu'agent contrôleur, le chef d'un bureau d'ordre TRÈS SECRET UE subordonné a pour responsabilités:

a) d'assurer la transmission des documents TRÈS SECRET UE conformément aux règles définies à la section 21.3;

b) de tenir à jour la liste de toutes les personnes autorisées à accéder aux informations TRÈS SECRET UE sous son contrôle;

c) de diffuser les documents TRÈS SECRET UE conformément aux instructions de l'autorité d'origine ou en fonction du besoin d'en connaître, en s'assurant, au préalable, que le destinataire possède une habilitation de sécurité du niveau requis;

d) de tenir à jour la liste de tous les documents TRÈS SECRET UE détenus ou en circulation sous son contrôle, ou qui ont été transmis à d'autres bureaux d'ordre TRÈS SECRET UE, et de conserver tous les récépissés correspondants;

e) de tenir à jour la liste des bureaux d'ordre TRÈS SECRET UE avec lesquels il est autorisé à échanger des documents TRÈS SECRET UE, ainsi que les noms et signatures des agents contrôleurs désignés et de leurs adjoints autorisés;

f) d'assurer la sécurité matérielle de tous les documents TRÈS SECRET UE détenus dans le bureau d'ordre subordonné, conformément aux prescriptions énoncées à la section 18.

22.3. Inventaires, regroupements et contrôles de documents classifiés de l'UE

1. Tous les ans, chaque bureau d'ordre TRÈS SECRET UE tel que visé à la présente section procède à un inventaire détaillé des documents TRÈS SECRET UE. Un document est considéré comme comptabilisé par le bureau d'ordre si celui-ci a pu constater de visu son existence, ou détient soit un récépissé du bureau d'ordre TRÈS SECRET UE auquel il a été transmis, soit un procès-verbal de destruction du document, soit un ordre de déclassement ou de déclassification. Pour le 1er avril de chaque année au plus tard, les bureaux d'ordre subordonnés adressent les résultats de leur inventaire annuel au membre de la Commission chargé des questions de sécurité.

2. Les bureaux d'ordre TRÈS SECRET UE subordonnés adressent au bureau d'ordre central dont ils relèvent, à la date fixée par ce dernier, les résultats de leur inventaire annuel.

3. Les documents classifiés de l'UE d'un niveau inférieur à TRÈS SECRET UE doivent faire l'objet de vérifications internes conformément aux directives données par le membre de la Commission chargé des questions de sécurité.

4. Ces opérations permettent notamment de recueillir l'avis des détenteurs sur:

a) le déclassement ou la déclassification éventuels de certains documents;

b) les destructions à entreprendre.

22.4. Archivage d'informations classifiées de l'UE

1. Les informations classifiées de l'UE doivent être archivées conformément à toutes les dispositions pertinentes de la section 18.

2. Afin de limiter les problèmes d'archivage, les agents contrôleurs de tous les bureaux d'ordre sont autorisés à faire microfilmer les documents TRÈS SECRET UE, SECRET UE et CONFIDENTIEL UE, ou à les faire enregistrer sur un support magnétique ou optique à des fins d'archivage, à condition que:

a) les microfilms/l'archivage soient réalisés par des personnes possédant une habilitation en cours de validité correspondant à la classification appropriée;

b) les microfilms/l'enregistrement bénéficient de la même sécurité que les documents originaux;

c) la mise sur microfilm/l'archivage de tout document TRÈS SECRET UE soit signalé(e) à l'autorité d'origine;

d) les rouleaux de films ou autres types de support ne contiennent que des documents d'une même classification TRÈS SECRET UE, SECRET UE ou CONFIDENTIEL UE;

e) la mise sur microfilm/l'archivage d'un document TRÈS SECRET UE ou SECRET UE soit clairement indiqué(e) dans le registre utilisé pour l'inventaire annuel;

f) les documents originaux qui ont été microfilmés ou archivés sur un autre support soient détruits conformément aux règles énoncées à la section 22.5.

3. Ces règles s'appliquent également à tout autre moyen d'archivage autorisé, tels que les supports électromagnétiques et les disques optiques.

22.5. Destruction des documents classifiés de l'UE

1. Afin d'éviter l'accumulation inutile de documents classifiés de l'UE, ceux qui sont jugés périmés et excédentaires par le chef de l'organisme qui les détient doivent être détruits dès que possible, selon les modalités ci-après:

a) les documents TRÈS SECRET UE sont détruits uniquement par le bureau d'ordre central qui en a la charge. Chaque document détruit est inscrit sur un procès-verbal de destruction, signé par l'officier contrôleur TRÈS SECRET UE et par un témoin qui doit être habilité TRÈS SECRET UE. Le cahier d'enregistrement doit comporter une note à cet effet;

b) le bureau d'ordre doit conserver pendant dix ans les procès-verbaux de destruction, ainsi que les fiches de circulation. Des copies ne sont transmises à l'autorité d'origine ou au bureau d'ordre central approprié que sur demande expresse;

c) les documents TRÈS SECRET UE, y compris tous les rebuts classifiés résultant de l'élaboration de ces documents (exemplaires endommagés, brouillons, notes dactylographiées, disquettes, etc.), doivent être détruits sous la surveillance d'un responsable du registre TRÈS SECRET UE, par incinération, réduction en pulpe, lacération en bandes ou division en fragments non identifiables rendant impossible toute reconstitution.

2. Les documents SECRET UE doivent être détruits par le bureau d'ordre qui en a la charge, sous la surveillance d'une personne habilitée, et par l'un des procédés indiqués au point 1 c). La destruction de documents SECRET UE fait l'objet de procès-verbaux signés, conservés par le bureau d'ordre, avec les fiches de circulation, pendant au moins trois ans.

3. Les documents CONFIDENTIEL UE doivent être détruits par le bureau d'ordre qui en a la charge, sous la surveillance d'une personne habilitée, et par l'un des procédés indiqués au point 1 c). Leur destruction est enregistrée conformément aux instructions du membre de la Commission chargé des questions de sécurité.

4. Les documents RESTREINT UE sont détruits par le bureau d'ordre qui en a la charge ou par l'utilisateur, conformément aux instructions du membre de la Commission chargé des questions de sécurité.

22.6. Destruction en cas d'urgence

1. Les services de la Commission établissent des plans tenant compte des conditions locales pour assurer la sauvegarde en temps de crise des matériels classifiés de l'UE, y compris si nécessaire des plans de destruction et d'évacuation en cas d'urgence. Ils émettent les consignes qu'ils jugent appropriées pour éviter que des informations classifiées de l'UE ne tombent entre les mains de personnes non autorisées.

2. Les dispositions prises pour la sauvegarde et/ou la destruction en temps de crise des matériels SECRET UE et CONFIDENTIEL UE ne doivent en aucun cas nuire à la sauvegarde ni à la destruction des matériels TRÈS SECRET UE, et notamment des matériels de chiffrement, dont la prise en charge doit avoir la priorité sur toutes les autres tâches.

3. Les mesures à prendre pour la sauvegarde et la destruction d'urgence des matériels de chiffrement font l'objet d'instructions spécifiques

4. Les instructions doivent être disponibles immédiatement dans une enveloppe scellée. Les moyens/outils de destruction des matériels concernés doivent être disponibles.

23. MESURES DE SÉCURITÉ À APPLIQUER À L'OCCASION DES RÉUNIONS SPÉCIFIQUES TENUES EN DEHORS DES LOCAUX DE LA COMMISSION ET METTANT EN JEU DES INFORMATIONS CLASSIFIÉES DE L'UE

23.1. Généralités

Lorsque les réunions de la Commission ou d'autres réunions importantes ont lieu en dehors des locaux de la Commission, et que les exigences de sécurité particulières découlant du niveau de sensibilité élevé des dossiers ou informations traités le justifient, il convient de prendre les mesures de sécurité décrites ci-après. Ces mesures ne concernent que la protection des informations classifiées de l'UE; il peut se révéler nécessaire de prévoir d'autres mesures de sécurité.

23.2. Responsabilités

23.2.1. Le bureau de sécurité de la Commission

Le bureau de sécurité de la Commission coopère avec les autorités compétentes de l'État membre sur le territoire duquel se déroule la réunion (État membre d'accueil) afin d'assurer la sécurité des réunions de la Commission ou autres réunions importantes concernées, ainsi que la sécurité physique des délégués et de leurs collaborateurs. En matière de protection de la sécurité, le bureau de sécurité de la Commission veille en particulier à ce que:

a) des plans soient établis pour faire face aux menaces pesant sur la sécurité et aux incidents en rapport avec cette dernière, les mesures prévues devant concerner notamment la protection des documents classifiés de l'UE à l'intérieur des locaux;

b) des dispositions soient prises afin d'assurer l'accès éventuel au système de télécommunication de la Commission pour la réception et l'envoi de messages classifiés de l'UE. Il est également demandé à l'État membre d'accueil d'assurer, le cas échéant, l'accès à des systèmes téléphoniques protégés.

Le bureau de sécurité de la Commission joue un rôle de conseiller en matière de sécurité pour la préparation de la réunion; il doit y être représenté pour aider et conseiller, le cas échéant, le responsable de la sécurité de la réunion et les délégations.

Chaque délégation à une réunion doit désigner un responsable de la sécurité. Celui-ci est chargé de traiter les questions de sécurité au sein de sa délégation et de rester en liaison avec le responsable de la sécurité de la réunion, ainsi qu'avec le représentant du bureau de sécurité de la Commission, le cas échéant.

23.2.2. Le responsable de la sécurité de la réunion

Un responsable de la sécurité doit être désigné pour la réunion; il est chargé de la préparation générale et du contrôle des mesures générales de sécurité interne ainsi que de la coordination avec les autres autorités de sécurité concernées. Les dispositions qu'il prend portent d'une manière générale sur:

a) les mesures de protection sur le lieu de la réunion pour garantir que celle-ci se déroule sans incident susceptible de compromettre la sécurité des informations classifiées de l'UE qui y seraient utilisées;

b) le contrôle du personnel ayant accès au lieu de la réunion, aux zones occupées par les délégations et aux salles de conférence, et des matériels qui y sont introduits;

c) la coordination permanente avec les autorités compétentes de l'État membre d'accueil et avec le bureau de sécurité de la Commission;

d) l'inclusion, dans le dossier de la réunion, d'instructions de sécurité tenant compte des impératifs énoncés dans les présentes règles de sécurité, ainsi que de toute autre consigne de sécurité jugée nécessaire.

23.3. Mesures de sécurité

23.3.1. Zones de sécurité

Il y a lieu d'établir les zones de sécurité suivantes:

a) une zone de sécurité de catégorie II, comprenant une salle de rédaction, les bureaux et les installations de reproduction de la Commission, ainsi que les bureaux des délégations, le cas échéant;

b) une zone de sécurité de catégorie I comprenant la salle de conférence et les cabines des interprètes et des ingénieurs du son;

c) des zones administratives, comprenant les installations destinées à la presse et les secteurs réservés à l'administration, à la restauration et à l'hébergement, ainsi que la zone immédiatement adjacente au centre de presse et au lieu de la réunion.

23.3.2. Laissez-passer

Le responsable de la sécurité de la réunion établit des badges de type adéquat en fonction des besoins exprimés par les délégations. Le cas échéant, une distinction peut être faite pour l'accès aux différentes zones de sécurité.

Les instructions de sécurité relatives à la réunion stipulent que toutes les personnes concernées doivent porter leur badge en permanence et de façon visible dans les locaux de la réunion, afin de permettre au personnel de sécurité d'effectuer les vérifications nécessaires.

Outre les participants munis de badges, il y a lieu d'admettre le moins de personnes possible sur le lieu de la réunion. Au cours de la réunion, le responsable de la sécurité de la réunion ne permet aux délégations nationales de recevoir des visiteurs que sur demande expresse. Les visiteurs se voient remettre un badge spécial; un laissez-passer portant leur nom ainsi que celui de la personne qui les reçoit est établi. Ils doivent être accompagnés en permanence par un garde de sécurité ou par la personne qui les reçoit. Le laissez-passer doit être porté par l'accompagnateur, qui le rend avec le badge de visiteur au personnel de sécurité lorsque le visiteur quitte le lieu de la réunion.

23.3.3. Contrôle des appareils photographiques et des appareils d'enregistrement

Aucun appareil photographique ou appareil d'enregistrement ne peut être introduit dans une zone de sécurité de catégorie I, à l'exception du matériel apporté par les photographes et par les ingénieurs du son dûment autorisés par le responsable de la sécurité de la réunion.

23.3.4. Contrôle des porte-documents, ordinateurs portatifs et paquets

Les personnes munies d'un laissez-passer leur donnant accès à une zone de sécurité peuvent normalement introduire sans contrôle leurs porte-documents et ordinateurs portatifs (autonomes uniquement). Les délégations peuvent prendre livraison des paquets qui leur sont destinés, après vérification par le responsable de la sécurité de la délégation, ou inspection au moyen d'un matériel spécial, ou après ouverture par le personnel de sécurité. Si le responsable de la sécurité de la réunion le juge nécessaire, des dispositions plus strictes pourront être instaurées pour le contrôle des porte-documents et des paquets.

23.3.5. Sécurité technique

Une équipe de sécurité technique peut garantir la sécurité technique de la salle de réunion et assurer également la surveillance électronique en cours de réunion.

23.3.6. Documents des délégations

Les délégations sont responsables du transport des documents classifiés de l'UE qu'elles détiennent à destination et au départ des réunions. Elles sont également responsables du contrôle et de la sécurité de ces documents lors de leur utilisation dans les locaux qui leur sont attribués. Le concours de l'État membre d'accueil pourra être demandé pour le transport des documents classifiés à destination ou au départ du lieu de la réunion.

23.3.7. Conservation des documents en lieu sûr

Lorsque la Commission ou les délégations ne sont pas en mesure de mettre en sûreté leurs documents classifiés selon les normes agréées, ils peuvent confier ces documents, sous enveloppe cachetée et contre récépissés, au responsable de la sécurité de la réunion, à charge pour celui-ci de les mettre à l'abri conformément aux normes agréées.

23.3.8. Vérification des bureaux

Le responsable de la sécurité de la réunion doit veiller à ce que les bureaux de la Commission et des délégations fassent l'objet d'une vérification après chaque journée de travail, afin de s'assurer que tous les documents classifiés de l'UE ont été mis en lieu sûr. Si tel n'est pas le cas, il prend les mesures appropriées.

23.3.9. Élimination des rebuts classifiés de l'UE

Tous les rebuts doivent être considérés comme documents classifiés de l'UE et la Commission et les délégations se verront remettre des corbeilles à papier ou des sacs pour leur stockage. Avant de quitter les locaux qui leur ont été attribués, la Commission et les délégations doivent porter ces rebuts au responsable de la sécurité de la réunion, qui doit veiller à leur destruction selon les procédures réglementaires.

À la fin de la réunion, tous les documents détenus par la Commission ou les délégations et devenus inutiles sont traités comme rebuts. Une fouille approfondie des bureaux de la Commission et des délégations doit être effectuée avant la levée des mesures de sécurité prises pour la réunion. Dans la mesure du possible, les documents pour lesquels un reçu a été signé sont détruits comme indiqué à la section 22.5.

24. INFRACTIONS À LA SÉCURITÉ ET COMPROMISSION DES INFORMATIONS CLASSIFIÉES DE L'UE

24.1. Définitions

Une infraction à la sécurité est un acte ou une omission contraire à une règle de sécurité de la Commission et susceptible de mettre en danger ou de compromettre des informations classifiées de l'UE.

Il y a compromission lorsque des informations classifiées de l'UE tombent, totalement ou en partie, aux mains de personnes non autorisées, c'est-à-dire non titulaires de l'habilitation UE appropriée ou n'ayant pas le besoin d'en connaître, ou lorsqu'il est vraisemblable qu'une telle situation se soit produite.

La compromission d'informations classifiées de l'UE peut survenir à la suite d'un manque d'attention, d'une négligence ou d'une indiscrétion, ou du fait d'activités de services prenant pour cibles l'UE ou ses États membres et s'intéressant aux informations classifiées et aux activités de l'UE, ou d'organisations subversives.

24.2. Dénonciation des infractions à la sécurité

Toutes les personnes amenées à manipuler des informations classifiées de l'UE doivent recevoir une information complète sur leurs responsabilités dans ce domaine. Elles signalent immé