FR Journal officiel de l'Union européenne L 330/1

DÉCISION DU PARLEMENT EUROPÉEN

du 21 avril 2004

sur la décharge à donner au directeur de l'Agence européenne pour la reconstruction pour l'exercice 2002

(2004/707/CE)

LE PARLEMENT EUROPÉEN,

vu le rapport de la Cour des comptes sur les états financiers de l'Agence européenne pour la reconstruction relatifs à l'exercice 2002, accompagné des réponses de l'Agence (C5-0632/2003) (1),

vu la recommandation du Conseil du 9 mars 2004 (C5-0149/2004),

vu le traité CE, et notamment son article 276,

vu le règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002 portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes (2), et notamment son article 185, et vu le règlement (CE) no 1646/2003 du Conseil du 18 juin 2003 modifiant le règlement (CE) no 2667/2000 relatif à l'Agence européenne pour la reconstruction, et notamment son article 8 (3),

vu le règlement (CE, Euratom) no 2343/2002 de la Commission du 19 novembre 2002 portant règlement financier-cadre des organismes visés à l'article 185 du règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes (4), et notamment son article 94,

vu l'article 93 bis et l'annexe V de son règlement intérieur,

vu le rapport de la commission du contrôle budgétaire et l'avis de la commission des affaires étrangères, des droits de l'homme, de la sécurité commune et de la politique de défense (A5—0212/2004),

1. donne décharge au directeur de l'Agence européenne pour la reconstruction sur l'exécution de son budget pour l'exercice 2002;

2. fait part de ses observations dans la résolution ci-jointe;

3. charge son président de transmettre la présente décision et la résolution qui l'accompagne au directeur de l'Agence européenne pour la reconstruction, au Conseil, à la Commission, ainsi qu'à la Cour des comptes et d'en assurer la publication au Journal officiel de l'Union européenne(série L).

Le secrétaire général Julian PRIESTLEY Le président Pat COX

(1) JO C 319 du 30.12.2003, p. 1.

(2) JO L 248 du 16.9.2002, p. 1.

(3) JO L 245 du 29.9.2003, p. 16.

(4) JO L 357 du 31.12.2002, p. 72.

FR Journal officiel de l'Union européenne L 330/2

RÉSOLUTION

du Parlement européen contenant les observations accompagnant la décision sur la décharge à donner au directeur de l'Agence européenne pour la reconstruction sur l'exécution de son budget pour l'exercice 2002

LE PARLEMENT EUROPÉEN,

vu le rapport de la Cour des comptes sur les états financiers de l'Agence européenne pour la reconstruction relatifs à l'exercice 2002, accompagné des réponses de l'Agence (C5-0632/2003) (1),

vu la recommandation du Conseil du 9 mars 2004 (C5-0149/2004),

vu le traité CE, et notamment son article 276,

vu le règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002 portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes (2), et notamment son article 185, et vu le règlement (CE) no 1646/2003 du Conseil du 18 juin 2003 modifiant le règlement (CE) no 2667/2000 relatif à l'Agence européenne pour la reconstruction, et notamment son article 8 (3),

vu le règlement (CE, Euratom) no 2343/2002 de la Commission du 19 novembre 2002 portant règlement financier-cadre des organismes visés à l'article 185 du règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes (4), et notamment son article 94,

vu l'article 93 bis et l'annexe V de son règlement intérieur,

vu le rapport de la commission du contrôle budgétaire et l'avis de la commission des affaires étrangères, des droits de l'homme, de la sécurité commune et de la politique de défense (A5—0212/2004),

A. considérant que, dans son rapport précité, la Cour des comptes a déclaré avoir obtenu l'assurance raisonnable que les comptes de l'exercice clos le 31 décembre 2002 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières,

B. considérant que le 8 avril 2003, le Parlement a donné décharge (5) au directeur de l'Agence sur l'exécution de son budget pour l'exercice 2001, sur la base du rapport de la Cour des comptes et que, ce faisant, dans sa résolution, le Parlement: — insistait entre autres sur le fait que, conformément aux observations précédemment formulées par la Cour des comptes sur ses états financiers et ses comptes, l'Agence prenne toutes les mesures nécessaires pour éviter le risque que des erreurs soient commises en raison de l'utilisation de tableurs pour la tenue de sa comptabilité, — demandait à la Commission de faire rapport au Parlement des résultats d'une enquête administrative visant à établir la responsabilité éventuelle d'une mauvaise gestion, ainsi que des mesures prises lorsque des mesures disciplinaires étaient jugées appropriées, — invitait l'Agence, dans le but d'assurer la protection des intérêts financiers de la Communauté, à garantir le contrôle systématique de tous les projets financés par des fonds de l'Union européenne dans le secteur de l'énergie; à prendre toutes les mesures pertinentes, en coopération avec la MINUK, la Compagnie d'électricité du Kosovo (KEK) et les responsables externes de la supervision, afin d'assurer la viabilité à long terme des investissements réalisés dans le secteur de l'énergie et à établir un plan de suivi global des projets financés, évaluant leur cohérence avec la politique menée par l'Union européenne dans cette région,

1. constate que les comptes de l'Agence européenne pour la reconstruction sont établis comme suit pour les exercices 2002 et 2001: Comptes de gestion des exercices 2002 et 2001 (1000 euros) 2002 2001 Recettes Subventions de la Commission (6) 462 804 517 633 Revenus financiers 5 978 2 915 Recettes diverses 495 135 Fonds de contrepartie 497 5 787 Recettes affectées 500 0 Total des recettes (a) 470 274 526 469 Dépenses Personnel — Titre I du budget Paiements 17 771 13 418 Crédits reportés 206 337 Administration — Titre II du budget Paiements 6 211 5 908 Crédits reportés 2 037 1 217 Activités opérationnelles — Titre III du budget Paiements 138 512 327 345 Crédits reportés 293 106 176 863 Total des dépenses (b) 457 844 525 088 Résultat de l'exercice (a - b) (7) 12 430 1 382 Solde reporté de l'exercice précédent -73 127 -35 768 Paiements pour le compte de la Commission (6) -25 407 -70 050 Annulation crédits de paiement 2001 (titre III) 0 31 061 Crédits reportés annulés 2001 (titres I et II) 135 254 Dégagements crédits reportés 2001 5 463 0 Reports de crédits complémentaires 2001 -32 423 0 Différences de change 22 - 5 Solde de l'exercice - 112 908 -73 127

Exécution du budget

2. prend note de la recommandation de la Cour des comptes selon laquelle les prévisions de dépenses de fonctionnement (titre II) devraient faire l'objet d'une attention particulière afin d'éviter que les annulations et les reports ne représentent pas une part excessive du budget de fonctionnement total; escompte que, conformément au principe de la vérité budgétaire, l'Agence prendra toutes les mesures nécessaires pour se conformer à cette recommandation;

États financiers

3. se félicite que l'Agence ait donné une suite positive aux précédentes observations de la Cour des comptes et réalise donc des progrès dans le renforcement de son système de contrôle interne par l'introduction du système de comptabilité budgétaire SI2;

4. invite l'Agence à donner rapidement une suite tout aussi positive à la suggestion de la Cour et du Parlement de mettre en œuvre un outil fiable de comptabilité générale dans tous ses centres et à renoncer à l'utilisation de tableurs pour sa comptabilité générale;

5. espère que l'Agence répondra rapidement à l'invitation de la Cour des comptes de clarifier le statut des fonds mis à la disposition d'organismes spécialisés pour le financement de programmes d'octroi de prêts dans des domaines particuliers et qu'elle adoptera les formules appropriées en ce qui concerne la manière dont ces fonds devraient figurer dans les états financiers de l'Agence;

6. exprime sa profonde inquiétude quant aux constatations de la Cour suggérant qu'un compte bancaire a été ouvert au nom de l'Agence, dont le comptable n'avait pas été informé; prend acte de l'explication donnée à ce sujet par le directeur de l'Agence; estime que, dans un environnement décentralisé complexe tel que celui dans lequel l'Agence opère, les questions relatives aux transactions avec les banques doivent être traitées avec le plus grand soin et dans la plus grande transparence;

7. prend note des mesures que l'Agence a prises, telles qu'elles ressortent de ses réponses au questionnaire, pour éviter qu'une telle situation se reproduise; invite l'Agence à améliorer la coordination entre son comptable et les comptables subdélégués dans les centres opérationnels; invite aussi l'Agence et la Commission à améliorer la coordination entre le comptable de l'Agence et la direction de la comptabilité de la Commission;

8. invite le service d'audit interne de la Commission à examiner cette affaire afin d'identifier les erreurs systématiques potentielles et à formuler les recommandations nécessaires pour remédier à ces problèmes;

Légalité et régularité des opérations sous-jacentes

9. partage l'inquiétude exprimée par la Cour des comptes dans son rapport sur le risque d'un affaiblissement du système de contrôle interne de l'Agence en raison de la prolifération des délégations délivrées par le directeur pour l'exécution du budget; souligne que des cas tels que ceux identifiés par la Cour des comptes, où des engagements et des paiements ont été signés par des employés non dûment autorisés à cet effet, sont inacceptables, car ils violent les règles financières; escompte que le directeur fournira des explications complètes sur les circonstances qui ont permis à un tel incident de se produire et exposera en détail les mesures prises ou engagées qui préviendront de tels incidents dans l'avenir;

10. escompte que l'Agence se conformera pleinement aux procédures d'exécution du budget arrêtées dans le nouveau règlement financier et dans le règlement financier-cadre des agences; invite le directeur à donner l'assurance que de telles délégations seront réduites au strict minimum indispensable pour assurer le bon fonctionnement de l'Agence et l'exécution de son budget conformément au principe d'une bonne gestion financière;

11. rappelle que le Parlement européen a demandé (8) à la Commission de soumettre, avant juin 2004, le rapport d'évaluation visé à l'article 14 du règlement (CE) no 2667/2000 sur l'application de ce règlement et une proposition sur le statut de l'Agence;

Questions horizontales concernant les agences et la Commission

Mise en œuvre du nouveau règlement financier — Audit et contrôle internes

12. réitère la position adoptée dans ses résolutions (9) accompagnant la décharge donnée aux agences pour 2001 en ce qui concerne la mise en œuvre du nouveau règlement financier; invite la Commission et les agences à poursuivre leur collaboration, notamment dans les domaines de la comptabilité, de l'audit interne, des procédures de gestion et de contrôle, afin de garantir l'établissement d'un cadre de fonctionnement harmonisé et cohérent pour les agences;

13. rappelle que, dans la résolution sur la décharge pour 2001, il se déclarait préoccupé par l'absence de contrôles des agences par le service d'audit interne de la Commission (SAI); exprime ses vives inquiétudes que de tels contrôles ne semblent pas avoir eu lieu cette année; demande à la Commission et au SAI d'expliquer les raisons de l'absence de ces contrôles et de fournir des données sur le nombre d'agents mis à la disposition de l'auditeur interne pour effectuer des contrôles au sein des agences; escompte que la Commission indiquera comme elle peut garantir que des contrôles suffisants et corrects sont exécutés dans les organes satellites, notamment le SAI;

14. souligne qu'il est essentiel que les agences soient obligées de se soumettre au pouvoir d'investigation de l'OLAF dans les mêmes conditions que les institutions (10); invite la Cour des comptes à fournir des informations, en temps utile pour l'adoption de la résolution de décharge, sur la question de savoir si les organes communautaires ayant adhéré à l'accord interinstitutionnel du 25 mai 1999 (11) relatif aux enquêtes internes effectuées par l'Office européen de lutte antifraude (OLAF) l'ont fait sous les mêmes conditions que celles mentionnées en annexe à cet accord;

Gestion financière

15. prend note que, dans certaines réponses des agences au questionnaire quant à la manière dont il pourrait être remédié au problème récurrent de reports importants, il est fait mention des possibilités offertes par le nouveau règlement financier qui permet d'utiliser des «crédits différenciés»; invite les agences à mieux expliquer leur analyse et à indiquer notamment lesquelles de leurs activités sont de nature multiannuelle et pourraient être financées par de tels crédits;

16. invite la Commission à présenter sa position sur une telle solution et, au cas où elle considérerait que cette solution n'est pas réalisable, à présenter des alternatives permettant de réduire considérablement les reports;

Révision des agences

17. souligne que, avant toute décision de créer une agence, la Commission doit procéder à une analyse rigoureuse des besoins et de la valeur ajoutée des fonctions qu'elle exercera, à la lumière des principes de subsidiarité, de rigueur budgétaire et de simplification des procédures;

18. demande à la Commission de procéder à une étude globale des activités déployées actuellement par différents organes communautaires qui sont susceptibles de se chevaucher ou de servir les mêmes objectifs, afin de proposer des solutions appropriées, y compris d'éventuelles fusions d'agences;

19. est préoccupé par le fait qu'il existe un déséquilibre entre les dépenses administratives et opérationnelles dans de nombreuses agences, les dépenses administratives étant supérieures aux dépenses opérationnelles; demande par conséquent à la Commission et aux agences de fixer des objectifs et un calendrier afin de réduire le niveau de dépenses administratives par rapport aux dépenses totales; note que de nombreuses agences voient des possibilités à cet égard, telles qu'énumérées dans le questionnaire;

20. en ce qui concerne les réponses aux questions portant sur la coopération interinstitutionnelle, encourage les agences à améliorer leur coopération mutuelle afin de répondre à leurs propres besoins dans des domaines particuliers (par exemple, l'élaboration de logiciels) et de réduire les coûts au lieu d'adopter des solutions initialement conçues pour les besoins de la Commission mais qui s'avèrent souvent trop lourdes et compliquées pour leurs besoins spécifiques;

21. encourage les agences à mettre en place et développer une étroite collaboration avec les commissions parlementaires compétentes; charge ses commissions compétentes dans le secteur d'activité de chacune des agences à coordonner leurs actions avec les commissions des budgets et du contrôle budgétaire en vue de garantir un contrôle efficace des activités des agences;

Nouvelles sources de financement

22. se félicite des réponses et des idées qui sont ressorties du questionnaire concernant les possibilités d'autres sources de financement; note que bon nombre de sources actuelles et de propositions portent sur la mise en location d'immeubles et d'installations et la vente de publications et d'informations; se rend compte que, pour des raisons d'indépendance, entre autres, toutes les agences ne peuvent accepter des sources de financement supplémentaires; souligne les économies d'échelle et les avantages financiers de la participation de pays n'appartenant pas à l'Union européenne aux activités de certaines agences; demande à la Commission et aux agences de formuler des propositions constructives concernant le futur développement de nouvelles sources de financement additionnel, qui augmenteraient le niveau d'autofinancement;

23. se réjouit des contributions financières que certains États membres ou régions apportent aux agences situées sur leur territoire; estime qu'il est important pour le Conseil et la Commission d'exiger de telles contributions, tout particulièrement lors de la création de nouvelles agences;

Encadrement harmonisé

24. rappelle sa position (12) selon laquelle elle estime que la multiplicité de formes dans les structures des agences existantes est «peu transparente et intelligible et que, même au regard des différences de tâches, elle ne se justifie pas»; invite la Commission à procéder à une révision de toutes les agences existantes pour proposer éventuellement des modifications de leurs actes de base (13) en vue de les adapter aux modèles à définir dans le futur règlement-cadre; charge ses commissions compétentes d'assurer le suivi de cette révision globale qui devrait être réalisée dans les plus brefs délais et tenir compte des questions horizontales mentionnées dans la présente résolution de décharge;

25. invite la Commission à formuler les propositions appropriées visant à créer un tel encadrement harmonisé des agences, préalablement ou du moins parallèlement à la présentation des propositions législatives relatives aux nouvelles agences; insiste sur le fait qu'un accord interinstitutionnel fixant les orientations communes en la matière est la condition sine qua non de la création de l'encadrement harmonisé;

Politique du personnel

26. note que, depuis l'entrée en vigueur du nouveau règlement financier, les organigrammes des agences sont établis par l'autorité budgétaire; souligne l'importance de ce changement pour la procédure de décharge des agences dans les années à venir, eu égard à la rigueur de l'application du statut des fonctionnaires dans les domaines du recrutement, de la politique de promotion, du pourcentage de postes vacants et de la politique de recrutement;

27. constate que, en réponse à un questionnaire distribué durant la procédure budgétaire de 2004, il a été établi que, dans plusieurs agences, le nombre moyen d'années avant l'obtention d'une promotion était considérablement moins élevé que ce que prescrit la politique de la Commission, que le pourcentage de postes vacants était sensiblement supérieur à celui d'autres institutions et que plusieurs des nouveaux postes demandés n'étaient pas proposés au grade le plus bas; estime que la politique du personnel devrait constituer une composante importante de la révision des agences existantes;

28. est d'avis que la politique du personnel des agences doit respecter le règlement financier, le statut des fonctionnaires et les meilleures pratiques généralement appliquées par les institutions; estime que la Commission a été priée de définir, avant la procédure budgétaire 2005, les orientations relatives à la politique du personnel, notamment le pourcentage de postes vacants, le pourcentage de promotions et le niveau de recrutement, ainsi qu'un profil de carrière normalisé;

29. rappelle le principe selon lequel les agences devraient employer, dans la mesure du possible, du personnel sur la base de contrats temporaires afin de maintenir la flexibilité et l'efficacité;

30. s'inquiète des graves anomalies constatées dans les procédures de sélection de l'Observatoire européen des drogues et des toxicomanies, comme l'imprécision d'avis de concours, le caractère incomplet de comptes rendus des comités de sélection, l'absence de fixation préalable des critères d'évaluation des candidats (14); se déclare très préoccupé par le fait qu'il ne pourrait pas s'agir d'un cas isolé mais que les agences en général pourraient avoir des difficultés à gérer ces procédures assez complexes avec transparence et équité;

31. est d'avis que les procédures de sélection organisées par les agences doivent répondre aux mêmes normes que celles organisées par l'Office européen de sélection du personnel (EPSO) et ne doivent pas être perçues comme un moyen permettant d'accéder aisément à la fonction publique européenne;

32. invite la Commission à élaborer des propositions en vue de garantir que les agences bénéficient d'un soutien adéquat de l'EPSO dans l'organisation des procédures de sélection et qu'un mécanisme soit mis en place pour valider les résultats de ces procédures en externe avant que le recrutement ait lieu.

(1) JO C 319 du 30.12.2003, p. 1.

(2) JO L 248 du 16.9.2002, p. 1.

(3) JO L 245 du 29.9.2003, p. 16.

(4) JO L 357 du 31.12.2002, p. 72.

(5) JO L 148 du 16.6.2003, p. 95.

(6) Y compris les versements effectués par la Commission pour que l'Agence effectue des paiements pour son compte.

(7) Calcul selon les principes de l'article 15 du règlement (CE, Euratom) no 1150/2000 du Conseil (JO L 130 du 31.5.2000, p. 8).

(8) JO C 272 E du 13.11.2003, p. 482.

(9) JO L 148 du 16.6.2003, p. 83.

JO L 333 du 20.12.2003, p. 53 (paragraphe 18).

(10) Textes adoptés du 13 janvier 2004, P5-TA(2004) 0015.

(11) JO L 136 du 31.5.1999, p. 15.

(12) P5-TA(2004) 0015 (paragraphes 13 et 14).

(13) P5-TA(2004) 0015 (paragraphe 24).

(14) Voir point 13 du Rapport spécial de la Cour des comptes pour 2002 (p. 64).