Rapport

sur les états financiers de l'Office de l'harmonisation dans le marché intérieur (OHMI - Alicante) pour l'exercice clos le 31 décembre 1998, accompagné des réponses de l'Office

(1999/C 372/11)

TABLE DES MATIÈRES

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Opinion de la Cour

1. Le présent rapport est adressé au comité budgétaire de l'Office de l'harmonisation dans le marché intérieur, conformément à l'article 137, paragraphe 2, du règlement (CE) n° 40/94(1) du Conseil.

2. La Cour a examiné les états financiers de l'Office de l'harmonisation dans le marché intérieur pour l'exercice clos le 31 décembre 1998. Conformément à l'article 119, paragraphe 2, point c), du règlement (CE) n° 40/94, le budget a été exécuté sous la responsabilité du président de l'Office. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des états financiers(2), conformément aux dispositions financières internes prévues à l'article 138 du règlement (CE) n° 40/94. La Cour des comptes est tenue de procéder à l'examen de ces comptes par l'article 248 du traité instituant la Communauté européenne.

3. La Cour a effectué son audit conformément à ses politiques et normes d'audit. Celles-ci ont été adaptées des normes internationales d'audit généralement admises pour refléter le caractère spécifique du contexte communautaire. Elle a examiné les documents comptables et appliqué les procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. La Cour a obtenu, par cet audit, une base raisonnable pour étayer l'opinion exprimée ci-après.

4. Cet examen a permis à la Cour d'obtenir l'assurance raisonnable que les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 1998 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

Principales observations sur l'exécution budgétaire de l'office de l'harmonisation dans le marché intérieur pour l'exercice clos le 31 décembre 1998

Logiciels comptables

5. L'Office a continué de tenir sa comptabilité budgétaire au moyen d'un tableur, et non d'un logiciel comptable. Depuis le 1er janvier 1999, l'Office utilise un nouveau logiciel budgétaire approprié.

6. L'Office n'a pas encore mis en place un système de comptabilité analytique (voir rapport annuel spécifique relatif à l'exercice 1997, point 1.5)(3), faute de quoi les montants des taxes ne peuvent être évalués ni, éventuellement, adaptés, si nécessaire.

Autres observations

7. Les paiements (soit 42,1 Mio ECU) n'atteignent que 61 % des crédits définitifs de l'exercice (68,5 Mio ECU après l'adoption du deuxième budget rectificatif et supplémentaire) et 78 % des engagements; 15 % (soit 10,5 Mio ECU) de ces crédits ont été reportés de droit à l'exercice 1999 et 23 % des crédits définitifs (soit 15,9 Mio ECU) ont été annulés.

8. L'Office a dû adopter deux budgets rectificatifs, premièrement parce que le délai de la procédure d'enregistrement de marques a été sous-estimé, deuxièmement pour adapter les procédures comptables conformément aux observations dans le rapport annuel spécifique de la Cour relatif à l'exerice 1997 (voir point 1.7) et troisièmement parce que des difficultés se sont présentées concernant le recrutement du personnel (titre I).

9. Le volume le plus important de crédits reportés concerne les titres II et III du budget, et spécialement les acquisitions de biens immobiliers (3 Mio ECU reportés en raison du retard de deux mois dans l'avancement des travaux et du retard dans la facturation de certains travaux), les projets spéciaux confiés à des tiers [1,3 Mio ECU reportés en raison de l'étalement de leur exécution sur deux exercices budgétaires (de projets informatiques)], ainsi que les rapports de recherche [3,2 Mio ECU reportés en raison du délai de la réalisation des travaux de recherche (trois mois) auxquels s'ajoutent des délais de paiement (un mois)].

10. S'agissant des crédits reportés de l'exercice 1997 (soit 26,2 Mio ECU), on observe que 5 % d'entre eux (soit 1,4 Mio ECU) ont dû être annulés. Une forte proportion (62 %) des annulations concerne des dépenses de publication et des rapports de recherche dont le coût a été largement surestimé ou pour lesquels les prestations prévues n'ont pas été fournies.

11. Conformément à la décision administrative 98, article 2, l'Office aurait dû amortir des biens (installations et mobilier, matériel roulant et matériel informatique) pendant l'année 1998.

Activités de l'Office

12. Depuis 1996, l'Office a reçu environ 100000 demandes d'enregistrement de marques individuelles, dont 93 % ont passé la première phase de la procédure, mais dont seulement 59 % ont été transmises pour publication. Les 100000 demandes précitées ont donné lieu à 11 % d'oppositions et à 24 % d'enregistrements. En raison du dépassement important des prévisions concernant le nombre de dépôts de marques communautaires et des retards accumulés au cours de chacune des phases de la procédure, certains changements dans l'organisation interne de l'Office ont été nécessaires. Il serait souhaitable que l'Office fasse un effort accru afin de réduire les délais de procédure en général. Les statistiques disponibles montrent que les délais extrêmes entre la date de dépôt et la date d'enregistrement se situent respectivement à 383 et 821 jours, le délai moyen étant égal à 600 jours.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion des 22 et 23 septembre 1999.

Par la Cour des comptes

Jan O. KARLSSON

Président

(1) JO L 11 du 14.1.1994, p. 1.

(2) En application de l'article 137, paragraphe 1, du règlement (CE) n° 40/94 du Conseil, les comptes de la totalité des recettes et dépenses de l'Office pour l'exercice 1998 ont été établis le 3 mars 1999 et, ensuite, transmis au conseil d'administration de l'Office, au Parlement européen, à la Commission et à la Cour des comptes, cette dernière les ayant reçus le 30 mars 1999. La version abrégée de ces états financiers est présentée dans les tableaux annexés au présent rapport.

(3) JO C 406 du 28.12.1998, p. 55.

Tableau 1

Bilan financier des exercices 1998 et 1997

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Tableau 2

Compte de gestion des exercices 1998 et 1997

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Réponses de l'Office

6. Comptabilité analytique

L'Office a entamé dès 1997 (premier exercice budgétaire complet du point de vue de l'activité de gestion de la marque communautaire), la mise en place d'une comptabilité analytique. Après l'élaboration du modèle à suivre et le chargement de celui-ci avec les données statistiques disponibles, des tests ont été réalisés en 1998. En 1999, les ressources humaines nécessaires à l'exploitation du système seront mises en place.

Il faut garder à l'esprit que l'activité de l'Office n'est pas encore stabilisée à tous les stades de la gestion de la marque communautaire. Si tel est bien le cas pour ce qui concerne le traitement des dépôts de nouvelles demandes de marques, d'autres secteurs, tels que l'opposition, l'annulation ou encore les chambres de recours n'ont pas encore atteint leur "rythme de croisière". Or, un minimum de stabilité du point de vue de l'activité, de même que du point de vue de l'organisation en place, est nécessaire en vue d'obtenir des résultats significatifs dans le cadre d'une comptabilité analytique. Il faudra donc attendre l'année 2000 pour obtenir du système de comptabilité analytique des résultats exploitables. En conclusion, avant 2000, il apparaît prématuré de vouloir évaluer, et a fortiori adapter, le montant des taxes.

Par ailleurs, il faut relever que, aussi longtemps que l'Office n'aura pas atteint sa phase stable d'autofinancement (à partir de l'année 2006, où commenceront les renouvellements de marques communautaires), toute velléité d'adaptation du montant des taxes apparaîtra prématurée. En effet, les montants des taxes n'ont pas été fixés indépendamment les uns des autres, mais comme les éléments d'un tout. Le montant de la taxe d'opposition, par exemple, a été fixé à un niveau suffisamment bas pour permettre au plus grand nombre de titulaires de droits d'antériorité de faire valoir ceux-ci, bien qu'il ne permette vraisemblablement pas de couvrir toutes les dépenses engagées par l'Office dans le cadre d'une telle procédure.

7. Les crédits définitifs de l'exercice se répartissent comme suit:

Crédits définitifs: 68,5 Mio ECU(1)

Crédits utilisés: 52,6 Mio ECU

dont crédits annulés: 15,9 Mio ECU

dont crédits reportés: 10,5 Mio ECU

Les reports ont concerné 10,5 Mio ECU (20 %), pour les raisons exposées au point 9. Enfin, 15,9 Mio ECU ont été annulés en fin d'exercice. Les raisons de l'annulation sont:

- des retards dans la construction du siège définitif (pour un montant de 6,2 Mio ECU),

- les conséquences de l'importante augmentation - imprévue - des dépôts de demandes de marques, qui a inévitablement entraîné une congestion des services et, par voie de conséquence, des retards dans l'activité de l'Office; certaines opérations de recrutement ont ainsi dû être retardées (montant concerné: 1,9 Mio ECU).

- la non-utilisation des crédits pour dépenses futures du titre 10(2) (6,6 Mio ECU); ils correspondent à l'excédent qui est repris en recette au titre de l'exercice budgétaire suivant.

8. Au cours de 1997, le rythme des dépôts des nouvelles demandes de marques est passé de 22000 par an à 30000 par an. Le premier budget rectificatif et supplémentaire a été adopté le 10 mars 1998 et contenait les adaptations nécessaires à l'évolution de l'activité de l'Office depuis le vote du budget 1998, en février 1997.

10. Les crédits reportés de l'exercice 1997 et annulés à la fin de l'exercice 1998 sont de 1,4 Mio ECU, dont principalement:

- les dépenses de publication et d'envoi du bulletin des marques (respectivement 0,5 et 0,3 Mio ECU). Ces dépenses se sont avérées surestimées en termes de volume en raison des retards dans les procédures et en termes de prix, les tarifs pratiqués par les partenaires de l'Office s'étant révélés inférieurs aux prévisions,

- les dépenses de rapports de recherche, dont l'élaboration est confiée aux offices nationaux et dont une partie n'avait toujours pas été fournie à la fin de l'exercice, pour un montant de 0,3 Mio ECU.

11. L'amortissement des biens immobilisés a fait l'objet d'une décision administrative adoptée par l'Office en novembre 1998, ce qui ne laissait guère de temps pour sa mise en oeuvre avant la fin de l'exercice. Le dispositif d'amortissement fonctionne depuis le début de l'exercice 1999.

(1) Le budget de l'Office a été établi et exécuté en écus jusqu'au 1er janvier 1999, date du passage à l'euro.

(2) Ce titre accueille, dans son chapitre unique n° 100, les crédits destinés "à financer des dépenses ultérieures de fonctionnement ou d'investissement, dont le caractère est certain".