Rapport de la cour

en matière de contrôle de l'efficience de la gestion de l'Institut monétaire européen relatif à l'exercice 1997, accompagné des réponses de l'Institut

(1999/C 164/01)

TABLE DES MATIÈRES

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INTRODUCTION

1. La Cour présente pour la quatrième année consécutive(1) son rapport sur les résultats des contrôles effectués dans le cadre de l'examen de l'efficience de la gestion de l'Institut monétaire européen (IME)(2). Les comptes de l'IME relatifs à l'exercice clos le 31 décembre 1997 ont été approuvés par le conseil de l'IME le 24 mars 1998 et publiés au mois de mai 1998(3) après vérification et certification sans réserve par un cabinet privé de commissaires aux comptes.

2. Le conseil de l'IME composé, en vertu de l'article 109 F du traité instituant la Communauté européenne, d'un président et des gouverneurs des banques centrales nationales, dont l'un est nommé vice-président, était l'autorité budgétaire de l'Institut(4). Celui-ci était régi par la réglementation financière reprise dans ses statuts et détaillée dans les décisions de son conseil.

LA GESTION DE L'INSTITUT EN 1997

La gestion administrative

3. L'effectif permanent de l'IME est passé de 217 personnes au 31 décembre 1996 à 334 personnes au 31 décembre 1997. Il comportait à cette date sept postes de direction, 39 postes d'encadrement, 161 postes à responsabilité opérationnelle et 127 postes de fonctions à caractère administratif et technique. Pendant l'année 1997, 135 personnes ont été recrutées et 18 ont quitté l'Institut. L'effectif moyen du personnel permanent a été de 281 personnes en 1997 contre 202 en 1996.

La gestion budgétaire

4. Le total des dépenses s'établit à 74,5 Mio ECU en 1997 par rapport à un budget révisé de 89,4 Mio ECU laissant inutilisé un montant de 14,9 Mio ECU, soit 16,6 % du budget. En 1996, ces chiffres s'établissaient respectivement à 38,6 Mio ECU pour les dépenses réalisées et à 42,1 Mio ECU pour les prévisions, le montant inutilisé s'élevant ainsi à 3,5 Mio ECU (8,3 %).

5. L'analyse de la sous-utilisation montre que l'écart entre prévisions et réalisations est en partie imputable au retard pris dans le recrutement (sous-utilisation de 17,9 % en ce qui concerne les dépenses de personnel qui se répercute ensuite sur les frais connexes). Cet écart est également dû à l'approche utilisée par l'IME pour établir les budgets annuels: les marges qui peuvent exister dans les différents budgets sectoriels sont cumulées dans le budget d'ensemble si bien que leur somme dépasse la marge totale nécessaire à celui-ci. Par conséquent, la méthode de consolidation des budgets sectoriels dans le budget général devrait permettre l'élimination de l'excédent.

L'ACTIVITÉ DE L'INSTITUT EN 1997

6. En 1997, l'IME a poursuivi les travaux de préparation de la troisième phase de l'Union économique et monétaire (UEM) et d'introduction de l'euro, notamment dans les domaines de la politique monétaire, de la politique de change, des statistiques, des systèmes de paiement, de l'émission des billets de banque et des pièces en euros, des règles et normes comptables, des systèmes d'information et de communication et des questions juridiques. Toutes ces tâches ont été menées conjointement par le personnel de l'IME et par celui des banques centrales nationales au sein des groupes de travail et des sous-comités.

7. Dans son rapport annuel 1997, l'Institut a présenté le détail de ses activités. En outre, il a publié en 199718 rapports sur des sujets spécifiques. Certains de ces rapports revêtent une importance particulière, tels ceux ayant trait à la politique monétaire unique pendant la troisième phase de l'UEM (cinq rapports), celui sur l'état d'avancement du projet TARGET(5) (Trans-european Automated Real-time Gross settlement Express Transfer system) et celui sur la convergence dans les États membres de l'UE.

8. Par ailleurs, l'Institut a répondu au cours de l'année 1997 à 31 demandes de consultation, dont cinq émanaient du Conseil de l'UE, deux de la Commission européenne et 24 des autorités des États membres de l'UE.

L'EFFICIENCE DE LA GESTION DE L'INSTITUT EN 1997

9. Les résultats des contrôles sont globalement satisfaisants. Néanmoins, la Cour estime nécessaire de formuler les observations suivantes.

10. La Cour lors de ses travaux de contrôle a prêté une attention particulière à l'examen des projets en cours de développement, notamment ceux entrant dans le cadre du fonctionnement du Système européen de banques centrales (SEBC).

11. La tendance déjà constatée auparavant(6) consistant à faire appel à des consultants externes plutôt qu'à des recrutements s'est accentuée en 1997. Les tâches à accomplir n'ont pas dans tous les cas été confiées à des consultants parce qu'elles nécessitaient des connaissances techniques spécialisées ou des compétences particulières mais surtout pour pallier, dans l'urgence, le manque de ressources humaines et faire face aux fortes contraintes imposées par l'imminence de la troisième phase.

12. Dans le cas du projet FCRS(7) (Foreign Currency Reserves Subledger), le consultant s'est vu confier la responsabilité de chef de projet sans pour autant être encadré de manière particulière ou que soient mis en place des outils de contrôle spécifiques justifiés par cette situation exceptionnelle.

13. Le recours accru à des consultants a rendu plus difficiles la coordination, le suivi et le contrôle des projets. Cela s'est traduit, en particulier pour le projet FCRS et dans une moindre mesure pour le projet ECB Accounting System(8), par une mauvaise définition des besoins, un retard dans la planification des projets et un défaut de maîtrise des dépenses.

14. L'Institut a continué à faire régulièrement appel à des interprètes extérieurs (3,7 % des dépenses administratives autres que les frais de personnel) pour un grand nombre de réunions. Depuis sa création, ces interprètes ont toujours été mis à la disposition de l'Institut par un même intermédiaire sans qu'ait jamais été lancée de procédure d'appel d'offres ni conclu de contrat écrit.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 6 mai 1999.

Par la Cour des comptes

en l'absence de Jan O. KARLSSON

Président de la Cour

Bernhard FRIEDMANN

Président faisant fonction

(1) Les rapports sur les exercices précédents ont été publiés au Journal officiel (JO C 394 du 31.12.1996 pour 1994 et 1995; JO C 42 du 9.2.1998 pour 1996).

(2) Rapport établi en vertu de l'article 17.4 du protocole (n° 4) annexé au traité CE (statuts de l'IME).

(3) Comptes établis et publiés en vertu des articles 11 et 17 du protocole (n° 4) annexé au traité CE (statuts de l'IME).

(4) La Banque centrale européenne a pris le relais de l'Institut monétaire européen à partir du 1er juin 1998.

(5) Système de transfert express automatisé transeuropéen à règlement brut en temps réel.

(6) Voir point 4.1 du rapport de la Cour relatif à l'exercice 1996 (JO C 42 du 9.2.1998, p. 3).

(7) Grand livre auxiliaire des réserves de change.

(8) Système comptable de la BCE.

ANNEXE 1

Bilan au 31 décembre 1997

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ANNEXE 2

Compte de résultat de l'exercice clos le 31 décembre 1997

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RÉPONSES DE L'INSTITUT

11. À de rares exceptions près, il a été nécessaire de faire appel à des consultants externes en raison des difficultés rencontrées par l'IME pour recruter et conserver du personnel qualifié. Cela a également eu une incidence particulière sur les problèmes décrits aux points 12 et 13.

12 - 13. En 1997, le chef de projet chargé du projet FCRS ainsi que la plupart des membres du groupe de projet étaient des consultants externes. Cette situation n'étant pas acceptable, nous nous sommes efforcés d'y remédier aussi rapidement que possible.

Un cadre organisationnel approprié a été mis en place à la mi-1998; un membre du personnel de la BCE a été nommé chef de projet, et à ce titre, il prend également les décisions concernant la gestion du projet. Il est désormais fait appel à des consultants externes uniquement à un échelon inférieur.

Depuis lors, un groupe de pilotage permanent, se réunissant à intervalles réguliers, est chargé du projet FCRS. En conséquence, le processus de définition des besoins et de planification a été amélioré.

Il convient cependant de noter que la mauvaise définition des besoins concernant ce projet et le projet Central Accounting System a été due principalement au fait qu'il n'avait pas été possible de mettre au point de manière définitive, avant l'automne 1998, les règles comptables très complexes et spécialement harmonisées pour le SEBC, capitales pour les deux projets. En effet, les règles n'avaient pu être établies définitivement avant cette date. Cette incertitude, que le chef de projet avait soulignée à diverses reprises dès 1997, mettant en avant le risque important pour le projet, a eu à son tour une incidence sur la procédure de planification et, par voie de conséquence, sur les budgets concernés.

14. Il a été mis un terme à cette situation avec le lancement d'une procédure d'appel d'offres en décembre 1998; elle sera close au premier semestre de 1999.