Décision du bureau relative à l'accès du public aux documents du Parlement européen

(2001/C 374/01)

LE BUREAU,

vu l'article 255, paragraphes 2 et 3 du traité CE,

vu le règlement CE n° 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission et notamment ses articles 11, 12 et 18,

vu l'article 22 paragraphe 2, l'article 171 paragraphe 1, l'article 172 et l'annexe VII du règlement intérieur du Parlement européen,

considérant que les principes généraux pour l'accès aux documents ont été fixés, conformément à l'article 255, paragraphe 2, du traité, par le règlement (CE) n° 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil;

considérant que, conformément à l'article 255, paragraphe 3, du traité et à l'article 18, paragraphe 1, du règlement (CE) n° 1049/2001, le Parlement européen, par décision du 13 novembre 2001, a procédé à l'adaptation de son règlement intérieur;

considérant que l'article 172, paragraphes 2, 3 et 4 du règlement intérieur du Parlement européen charge le Bureau de fixer les règles visant à créer le registre de références des documents, d'établir les modalités d'accès et de désigner les autorités responsables du traitement de ces documents;

considérant que les décisions du Bureau du 10 juillet 1997 sur l'accès du public aux documents du Parlement européen et du 17 avril 1998 sur le système de redevance pour la délivrance des documents, ont été abrogés par la décision du Parlement européen du 13 novembre déjà mentionnée;

considérant que les mesures se référant au système de redevance pour la délivrance des documents doivent s'adapter aux prévisions de l'article 10 du règlement (CE) n° 1049/2001 afin de préciser le coût additionnel à payer par le demandeur quand il s'agit de livrer des documents volumineux;

considérant qu'il paraît opportun de réunir dans une seule décision les mesures concernant le fonctionnement du registre des documents du Parlement européen, dans le but de faciliter la transparence vis-à-vis de citoyens,

DÉCIDE:

TITRE I

DU REGISTRE DE RÉFÉRENCES

Article premier

Création

1. Le registre de références est créé à l'intérieur de l'institution, en application de l'article 11, paragraphe 2, du règlement (CE) n° 1049/2001 et de l'article 172, paragraphe 3, du règlement intérieur.

2. Le registre de références ainsi créé contient les références des documents établis ou reçus par l'institution à partir de la date d'application du règlement (CE) n° 1049/2001 (3 décembre 2001).

3. Ces références constituent la "pièce d'identité documentaire" qui contient non seulement les données requises par l'article 11, paragraphe 2, du règlement (CE) n° 1049/2001, mais aussi et dans la mesure du possible, les données permettant l'identification de l'autorité source de chaque document, les langues disponibles, le statut du document, la catégorie du document et le lieu où le document se trouve stocké.

Article 2

Objectifs

Le registre de références est structuré de façon à permettre:

- l'utilisation d'un système de référencement uniforme,

- l'accessibilité directe aux documents, notamment législatifs, sous forme électronique,

- l'identification des documents non accessibles électroniquement,

- la recherche des documents non suffisamment identifiés par le demandeur,

- l'identification des documents dont l'accessibilité au public est soumise aux limitations prévues aux articles 4 et 9 du règlement (CE) n° 1049/2001,

- l'enregistrement des documents confidentiels, tout en respectant les limitations prévues à l'article 9 du règlement indiqué ci-dessus.

Article 3

Fonctionnement

Le service chargé de la gestion du registre de références est responsable:

- du contrôle de l'enregistrement des documents établis ou reçus par le Parlement européen,

- de la réception des demandes d'accès sous forme écrite ou électronique et de la tenue d'un échéancier en vue du respect du délai de réponse de quinze jours ouvrables,

- de la transmission d'un accusé de réception,

- de l'assitance au demandeur en vue de préciser le contenu de sa demande,

- de la facilitation au demandeur de l'accès aux documents déjà publiés,

- de la transmission de la demande au service responsable ou à la personne habilitée quand la demande concerne un document ne figurant pas au registre, ou bien quand la demande concerne un document soumis aux limites prévues aux articles 4 et 9 du règlement (CE) n° 1049/2001,

- de la concertation avec le demandeur pour des demandes de documents très longs ou complexes.

Article 4

Enregistrement des documents

1. Tout document établi par l'institution est inscrit dans le registre de références dans les meilleurs délais. Le secrétaire général adoptera les mesures d'exécution internes qui s'imposent pour garantir l'enregistrement de tous les documents établis par le Parlement européen.

2. À cet égard, les documents du Parlement européen, tels que décrits par l'article 172, paragraphe 2, de son règlement intérieur, sont inscrits au registre de références sous la responsabilité de l'organe ou du service auteur du document.

3. Les documents établis dans le cadre de la procédure législative ou de l'activité parlementaire sont inscrits au registre dès qu'ils sont déposés ou rendus publics.

4. Les autres documents relevant de la compétence des services administratifs du secrétariat général du Parlement européen sont inscrits au registre de références, dans la mesure du possible, dès leur autorisation par le service auteur.

5. Tout document reçu par l'institution, en provenance d'un tiers aux termes de l'article 3 du règlement (CE) n° 1049/2001, est transmis par le courrier officiel au registre de références, qui l'enregistre, sauf s'il s'agit d'un document sensible au sens de l'article 9 du règlement cité ci-dessus, pour lequel le respect des limites établies dans ledit article s'impose.

Article 5

Documents directement accessibles

1. Tous les documents établis ou reçus par le Parlement européen dans le cadre de la procédure législative doivent être accessibles aux citoyens sous forme électronique, sous réserve des limitations prévues aux articles 4 et 9 du règlement (CE) n° 1049/2001.

2. À cet égard, le Parlement européen rendra accessibles tous les documents législatifs à travers le registre, disponibilité qui permettra aux citoyens l'accès aux textes intégraux des documents.

3. Le Parlement européen rendra ce registre accessible électroniquement sur le site Internet Europarl et assurera une assistance on line aux citoyens quant aux modalités de dépôt des demandes d'accès aux documents.

4. Les autres documents, notamment les documents relatifs à l'élaboration de la politique ou de la stratégie, sont, autant que possible, rendus directement accessibles.

5. Les catégories de documents directement accessibles sont énumérées dans une liste adoptée par le Parlement européen, annexée à son règlement intérieur. Les documents non inclus dans cette liste seront accessibles sur demande écrite.

Article 6

Documents accessibles sur demande

1. Les documents établis ou reçus par le Parlement européen en dehors de la procédure législative sont, dans la mesure du possible, directement accessibles aux citoyens à travers le registre, sous réserve des limitations prévues aux articles 4 et 9 du règlement (CE) n° 1049/2001.

2. Quand l'inscription d'un document dans le registre de références ne permet pas l'accès direct au texte intégral, soit parce que le document n'est pas disponible électroniquement, soit en application des exceptions prévues aux articles 4 et 9 du règlement n° 1049/2001, le demandeur peut solliciter l'accès au document par écrit, ou en utilisant le formulaire électronique disponible sur le site Europarl. Le Parlement européen pourra, soit octroyer l'accès au document, soit communiquer par écrit le motif du refus total ou partiel.

3. Les documents établis ou reçus par le Parlement européen avant l'entrée en vigueur du règlement (CE) n° 1049/2001 et, par conséquent, non disponibles sur le registre de références, sont accessibles sur demande écrite sous réserve des limitations prévues aux articles 4 et 9 du règlement indiqué ci-dessus.

Article 7

Stockage des documents

1. Tout document est sauvegardé dans les archives de la base de données du registre de références. Cette base de données, qui contient tous les documents établis par le Parlement européen, transmettra une copie de ces données et de ces documents aux archives historiques du Parlement européen (ARCDOC).

2. Tant que la base de données chargée de l'archivage des documents à inscrire au registre n'est pas opérationnelle, le service chargé du registre utilisera les systèmes et les bases de données déjà existants au Parlement européen et se limitera à établir des liens avec ceux-ci, afin d'extraire les données nécessaires et rendre accessibles les textes intégraux des documents.

TITRE II

DE LA DEMANDE INITIALE

Article 8

Présentation de la demande initiale

1. La demande d'accès à un document du Parlement européen peut être présentée par écrit ou sous forme électronique dans une des langues énumérées à l'article 314 du traité.

2. La demande doit être formulée de façon suffisamment précise et contenir en particulier les éléments permettant d'identifier le ou les documents demandés, ainsi que le nom et l'adresse du demandeur.

3. Si une demande n'est pas suffisamment précise, l'institution invite le demandeur à la clarifier et l'assiste à cette fin.

4. Le demandeur n'est pas obligé de justifier sa demande.

Article 9

Traitement de la demande écrite

1. Toute demande d'accès à un document détenu par le Parlement européen est attribuée le jour même de son enregistrement par le service du courrier, au service chargé de la gestion du registre de références qui devra accuser réception, établir la réponse et fournir le document dans le délai prévu.

2. Quand la demande vise un document établi par le Parlement européen, pour lequel une des exceptions prévues à l'article 4 du règlement (CE) n° 1049/2001 est d'application, le service chargé du registre de références s'adresse au service ou à l'organe auteur du document qui propose la suite à donner dans un délai de cinq jours ouvrables.

3. Quand le doute sur la diffusion concerne des documents en provenance de tiers, le Parlement européen consulte ceux-ci en leur octroyant un délai de cinq jours ouvrables pour se manifester afin de déterminer si une des exceptions prévues aux articles 4 et 9 du règlement (CE) n° 1049/2001 est d'application.

4. Quand la demande d'accès adressée au Parlement européen concerne un document qui n'a pas encore été rendu public par l'institution auteur du document, le Parlement européen octroie à l'institution responsable du document un délai de cinq jours ouvrables pour manifester ses éventuelles réserves quant à la diffusion du document.

5. En l'absence de réponse dans le délai de cinq jours ouvrables, le Parlement européen poursuivra la procédure.

Article 10

Traitement d'une demande sous forme électronique

1. Toute demande présentée sous forme électronique est transmise à l'adresse ouverte sur le site Internet du Parlement européen, en utilisant autant que possible le formulaire électronique prévu et le système d'aide on line, créé pour faciliter la présentation d'une telle demande.

2. La demande sous forme électronique adressée au site Internet (Europarl) du Parlement européen est transmise automatiquement au service chargé du registre de références pour enregistrement et suite à donner.

3. Une demande reçue sous forme électronique et contenant tous les éléments nécessaires prévus à l'article 8 de cette décision, active automatiquement la transmission de l'accusé de réception au demandeur.

4. Les procédures contenues dans l'article 9, paragraphe 2 et suivants de cette décision, concernant le traitement d'une demande initiale présentée sous forme écrite, sont aussi d'application pour les demandes présentées sous forme électronique.

Article 11

Délai de réponse

1. Dans un délai de quinze jours ouvrables à partir de l'enregistrement de la demande, le service chargé du registre des références octroie l'accès au document demandé et le fournit dans le même délai.

2. Si le Parlement européen n'est pas en mesure de donner l'accès au document demandé, il communique au demandeur par écrit les motifs de son refus, total ou partiel, en l'informant de son droit de présenter une demande confirmative.

3. Dans ce cas, le demandeur aura un délai de quinze jours ouvrables à partir de la réception de la réponse, pour présenter la demande confirmative.

4. À titre exceptionnel, lorsque la demande porte sur un document très long ou sur un grand nombre de documents, le délai prévu au paragraphe 1 de cet article peut, moyennant information préalable du demandeur et motivation circonstanciée, être prolongé de quinze jours ouvrables.

5. L'absence de réponse de la part de l'institution dans le délai requis, habilite le demandeur à présenter une demande confirmative.

6. La date d'enregistrement de la demande initiale fait courir le délai de quinze jours ouvrables, établi par l'article 7 du règlement (CE) n° 1049/2001.

Article 12

Autorité habilitée

1. Les demandes initiales adressées au Parlement européen sont traitées par le secrétaire général sous l'autorité du président et du vice-président responsable de la supervision du traitement des demandes d'accès aux document, tel que prévu à l'article 172, paragraphe 6, du règlement intérieur.

2. Les réponses positives aux demandes initiales sont transmises au demandeur par le secrétaire général lui-même ou par son délégué.

3. Le refus à une demande initiale, dûment motivé, est décidé par le secrétaire général sur proposition du service ou de l'organe auteur du document. Toute décision de refus est transmise pour information au bureau du Parlement européen.

4. À tout moment, le secrétaire général pourra saisir le service juridique et/ou le délégué pour la protection des données.

TITRE III

DE LA DEMANDE CONFIRMATIVE

Article 13

Présentation

1. La demande confirmative peut être adressée au Parlement européen par écrit ou sous forme électronique dans un délai de quinze jours ouvrables, soit à partir de la réception de la réponse de refus total ou partiel de l'accès au document demandé, soit, en l'absence de toute réponse à la demande initiale.

2. La demande confirmative doit être formulée selon les exigences formelles prévues à l'article 8 de la présente décision.

Article 14

Traitement

1. Les demandes confirmatives sont enregistrées selon les modalités prévues à l'article 9, paragraphe 1, et à l'article 10, paragraphe 2, de cette décision pour les demandes écrites ou sous forme électronique.

2. Le registre de références transmet au demandeur un accusé de réception et active les mécanismes décrits dans les articles 9 et 10 de cette décision, en vue de préparer la réponse de l'institution.

3. Le Parlement européen, dans un délai de quinze jours ouvrables à partir de l'enregistrement de la demande, soit octroie l'accès au document, soit communique par écrit les motifs de son refus total ou partiel.

4. À titre exceptionnel, lorsque la demande porte sur un document très long ou sur un grand nombre de documents, le délai prévu au paragraphe précédent peut, moyennant information préalable du demandeur et motivation circonstanciée, être prorogé de quinze jours ouvrables.

Article 15

Autorité habilitée

1. La réponse à toute demande confirmative incombe au bureau du Parlement européen.

2. Sur proposition du secrétaire général, le vice-président responsable de la supervision du traitement des demandes d'accès aux documents, soumettra au bureau toute proposition de décision.

3. À cet égard, le secrétaire général saisira le service juridique et/ou le délégué pour la protection des données, qui devra émettre son avis dans un délai de trois jours ouvrables.

4. Afin de respecter le délai impératif de réponse de quinze jours ouvrables, établi par l'article 8 du règlement (CE) n° 1049/2001, le bureau pourra déléguer la décision sur toute demande confirmative au vice-président responsable de la supervision du traitement des demandes d'accès aux documents.

Article 16

Recours

1. Si le Parlement européen oppose un refus, total ou partiel, à un accès sollicité, l'institution informe le demandeur des voies de recours à sa disposition, à savoir: former un recours juridictionnel contre l'institution et/ou présenter une plainte au Médiateur, selon les conditions prévues aux articles 230 et 195 du traité.

2. L'absence de réponse dans le délai requis est considérée comme une réponse négative et habilite le demandeur à présenter un recours ou une plainte aux termes prévus dans le paragraphe précédent.

TITRE IV

DE L'ENREGISTREMENT ET DE L'ACCÈS AUX DOCUMENTS SENSIBLES

Article 17

Enregistrement de documents sensibles

1. L'enregistrement des documents classés sensibles aux termes de l'article 9 du règlement (CE) n° 1049/2001, émanant des institutions, agences, États membres, pays tiers ou organisations internationales, est soumis à l'accord préalable de l'autorité d'origine.

2. À cet égard, l'autorité d'origine du document classé sensible transmettra le document directement au président du Parlement européen par le biais le plus approprié, afin de garantir la confidentialité du contenu du document.

3. Toute transmission de document sensible devra être accompagnée de la prise de position de l'autorité d'origine pour ce qui concerne l'autorisation pour l'enregistrement et la diffusion du document.

4. Si l'autorité d'origine donne son accord pour qu'un tel document soit inscrit au registre de références du Parlement européen, il appartient au président de préciser les références pouvant figurer dans le registre de références. Le président se fait conseiller par le vice-président chargé de la supervision du traitement des demandes d'accès aux documents, par le secrétaire général ou, le cas échéant, par le président de la commission concernée.

5. Tout document établi par le Parlement européen se référant à un document classé comme sensible aux termes de l'article 9 du règlement (CE) n° 1049/2001, sera enregistré et délivré seulement moyennant autorisation du président. Les références attribuées à un tel document seront établies dans les mêmes conditions que celles prévues au paragraphe précédent.

6. En cas de doute, émis par l'une des institutions quant au caractère confidentiel des documents reçus par le Parlement européen, la question est soumise à la commission interinstitutionnelle créée par l'article 15, paragraphe 2, du règlement (CE) n° 1049/2001.

Article 18

Traitement de la demande d'accès

1. Les demandes d'accès à un document sensible aux termes de l'article 9 du règlement (CE) n° 1049/2001, présentées par écrit ou sous forme électronique, sont enregistrées selon les modalités établies à l'article 9, paragraphe 1, ou à l'article 10, paragraphe 2, de cette décision.

2. Le secrétaire général transmet la demande d'accès à un document sensible au président. La réponse à une demande, dans la phase de la demande initiale ou de la demande confirmative, appartient au bureau qui peut la déléguer, conformément à l'article 22, paragraphe 10, du règlement intérieur du Parlement européen, au président. Dans ce cas, le président se fait conseiller par le vice-présidemt chargé du contrôle du traitement des demandes d'accès aux documents, par le secrétaire général, ou le cas échéant, par le président de la commission concernée.

3. La date d'enregistrement de la demande initiale ou confirmative fait courir le délai de quinze jours ouvrables, établi par les articles 7 et 8 du règlement (CE) n° 1049/2001.

Article 19

Personnes habilitées

Les personnes habilitées à prendre connaissance des documents sensibles sont: le président du Parlement européen, le vice-président responsable du traitement des demandes d'accès aux documents, le président de la commission directement concernée et le secrétaire général, à moins que des accords établis avec les autres institutions ne prévoient une habilitation spéciale.

Article 20

Protection des documents sensibles

1. Les documents sensibles, aux termes de l'article 9 du règlement (CE) n° 1049/2001, sont soumis à des règles strictes de sécurité, de façon à garantir le traitement confidentiel à l'intérieur de l'institution.

2. À cet égard, le secrétaire général soumettra un projet de réglementation au bureau qui tiendra compte des contacts et accords établis avec la Commission et le Conseil.

3. La proposition adoptée par le bureau sera soumise pour approbation à la plénière et le texte ainsi approuvé sera annexé au règlement intérieur du Parlement européen.

TITRE V

DE LA DÉLIVRANCE DES DOCUMENTS

Article 21

Délivrance

1. Les documents sont fournis soit par délivrance d'une copie papier, soit sur support électronique, en tenant pleinement compte de la préférence du demandeur.

2. Si un document a déjà été divulgué par le Parlement européen ou par une autre institution et s'il est aisément accessible, le Parlement européen peut donner l'accès au document demandé en informant le demandeur des moyens de l'obtenir.

Article 22

Coût de la réponse

1. Le coût de réalisation des copies et celui de leur envoi peut être mis à charge du demandeur. Il ne peut toutefois excéder le coût réel de l'opération.

2. La gratuité est de règle en cas de consultation sur place et/ou lorsque le nombre de copies est inférieur à vingt pages A4, ainsi qu'en cas d'accès direct sous forme électronique ou par le registre.

Article 23

Demande de documents volumineux

1. La délivrance de documents excédant vingt pages A4 est assujettie d'une redevance de 10 euros plus 0,030 euro par page.

2. Le montant de cette redevance pourra être révisé par décision du bureau du Parlement européen sur proposition du secrétaire général.

3. Les frais relatifs à d'autres moyens de transmission seront décidés par le secrétaire général, sans toutefois qu'ils puissent excéder le coût réel de l'opération.

4. En cas de demandes répétitives ou successives portant sur des documents très longs ou sur un grand nombre de documents, l'institution peut se concerter avec le demandeur de manière informelle afin de trouver un arrangement.

5. Les documents publiés ne sont pas concernés par la présente décision et restent soumis à leur propre système de prix.

Article 24

Coût additionnel de traduction

Au cas où la traduction dans une autre langue que celles disponibles est sollicitée par le demandeur, le tarif en vigueur au sein de l'institution pour des traductions sous le régime free lance lui sera appliqué.

TITRE VI

DE L'APPLICATION

Article 25

Application

La présente décision s'applique dans le respect et sans préjudice aux dispositions du règlement (CE) n° 1049/2001, ainsi que du règlement intérieur du Parlement européen.

Article 26

Révision

La présente décision fera l'objet d'un nouvel examen deux ans après son entrée en vigueur. En vue de cet examen, le secrétaire général du Parlement européen présentera un rapport sur la mise en oeuvre de cette décision.

Article 27

Entrée en vigueur

La présente décision prend effet à la date de sa publication au Journal officiel des Communautés européennes. Le registre de références créé par la présente disposition prendra effet le 3 juin 2002.

Fait à Bruxelles le 28 novembre 2001.

Pour le bureau

La présidente

Nicole Fontaine