DÉCISION D’EXÉCUTION (UE) 2021/1956 DE LA COMMISSION

du 10 novembre 2021

concernant la mise en place et l’organisation du réseau européen de connaissances en matière de protection civile

[notifiée sous le numéro C(2021) 7939]

(Texte présentant de l’intérêt pour l’EEE)

LA COMMISSION EUROPÉENNE,

vu le traité sur le fonctionnement de l’Union européenne,

vu la décision no 1313/2013/UE du Parlement européen et du Conseil du 17 décembre 2013 relative au mécanisme de protection civile de l’Union (1), et notamment son article 32, paragraphe 1, point h),

considérant ce qui suit:

(1) Le mécanisme de protection civile de l’Union (ci-après le «mécanisme de l’Union») mis en place par la décision no 1313/2013/UE vise à renforcer la coopération entre l’Union et les États membres et facilite la coordination dans le domaine de la protection civile, afin d’améliorer la réaction de l’Union en cas de catastrophes naturelles ou d’origine humaine.

(2) Conformément à l’article 13 de la décision no 1313/2013/UE, il convient de mettre en place un réseau européen de connaissances en matière de protection civile (ci-après le «réseau de connaissances») chargé d’agréger, de traiter et de diffuser les connaissances et les informations pertinentes pour le mécanisme de l’Union, en y incluant les acteurs pertinents de la protection civile et de la gestion des catastrophes, les centres d’excellence, les universités et les chercheurs et selon une approche multirisque.

(3) Conformément à l’article 13, paragraphe 1, de la décision no 1313/2013/UE, la Commission, par l’intermédiaire du réseau de connaissances, soutient la cohérence des processus de planification et de décision en facilitant l’échange continu de connaissances et d’informations portant sur tous les domaines d’activité relevant du mécanisme de l’Union. Dans le cadre de son action visant à faciliter l’échange continu de connaissances et d’informations, la Commission, par l’intermédiaire du réseau de connaissances, devrait élaborer des plans stratégiques qui définiront l’orientation stratégique du réseau de connaissances pour les années à venir.

(4) Afin de créer des synergies avec d’autres groupes et réseaux pertinents, le réseau de connaissances devrait travailler en étroite collaboration avec le comité visé à l’article 33, paragraphe 1, de la décision no 1313/2013/UE, ainsi qu’avec les groupes d’experts de la Commission compétents dans le domaine de la protection civile et de la gestion des catastrophes enregistrés au registre des groupes d’experts de la Commission et autres entités similaires. Le réseau de connaissances et le centre de coordination de la réaction d’urgence (ERCC) doivent coopérer étroitement afin d’assurer la complémentarité de leurs activités respectives et de veiller à se soutenir mutuellement dans la réalisation de celles-ci.

(5) Le réseau de connaissances ne devrait pas faire double emploi avec les résultats d’autres initiatives de la Commission pertinentes pour le champ d’application du réseau, mais plutôt en tirer parti.

(6) Afin de mettre en place officiellement le réseau de connaissances, il convient d’adopter des règles définissant sa structure organisationnelle et son fonctionnement.

(7) La structure organisationnelle du réseau de connaissances devrait être composée d’organes consultatifs et d’un secrétariat. Les organes consultatifs du réseau de connaissances sont le conseil d’administration et les groupes de travail pour chaque pilier du réseau de connaissances.

(8) Le conseil d’administration devrait avant tout jouer le rôle de forum stratégique en fournissant des orientations stratégiques à la Commission et exercer des fonctions consultatives de surveillance du réseau de connaissances.

(9) Afin de garantir une organisation efficace et efficiente de l’activité du réseau de connaissances, il convient de doter ce dernier d’un secrétariat. Le secrétariat devrait être assuré par la Commission et devrait notamment gérer, administrer et coordonner le réseau de connaissances. La fonction principale du secrétariat est d’assurer la cohérence, les synergies et la bonne circulation des informations au sein du réseau de connaissances, ainsi que de coordonner les activités du réseau de connaissances conformément à la planification stratégique.

(10) Le réseau de connaissances et ses activités devraient s’articuler autour de deux grands piliers qui devraient fournir un cadre pour les activités essentielles du réseau de connaissances et favoriser les échanges en réseau relevant de leur champ d’application: le pilier «renforcement des capacités» et le pilier «science». Le pilier «renforcement des capacités» devrait viser à regrouper, promouvoir et consolider les initiatives de renforcement des capacités présentant un intérêt pour les acteurs de la protection civile et de la gestion des catastrophes, en mettant en particulier l’accent sur le mécanisme de l’Union. Le pilier «science» devrait viser à rassembler les acteurs universitaires, les praticiens et les décideurs en vue d’une coopération transsectorielle et transfrontière pluridisciplinaire afin d’appliquer plus efficacement les connaissances scientifiques à la gestion des risques de catastrophes et, en particulier, aux activités de prévention et de préparation.

(11) Le pilier «renforcement des capacités» devrait se concentrer sur des programmes et projets existants connus, tels que le programme de formation et d’exercices du mécanisme de l’Union, l’échange d’experts en protection civile, les partenariats du réseau de connaissances et le programme de prévention et de préparation du mécanisme de l’Union. Ces programmes devraient être consolidés au moyen d’un processus progressif et continu et complétés par d’autres activités de renforcement des capacités. Le pilier «science» devrait s’appuyer sur les structures et réseaux scientifiques existants qui soutiennent le mécanisme de l’Union, en particulier le centre de connaissances en matière de gestion des risques de catastrophe, géré par le Centre commun de recherche de la Commission européenne, ainsi que les programmes pertinents d’Horizon Europe qui financent des actions de recherche et d’innovation et les initiatives de mise en réseau connexes dans le domaine de la gestion des risques de catastrophes, et coordonner l’action de ces structures et réseaux.

(12) Les règles relatives à la divulgation d’informations par les membres du réseau de connaissances devraient respecter les obligations de secret professionnel.

(13) Afin d’assurer la transparence des activités menées par les organes du réseau de connaissances, la Commission devrait publier les documents de réunion pertinents sur la plateforme en ligne visée à l’article 13, paragraphe 1, point d), de la décision no 1313/2013/UE.

(14) Les données à caractère personnel devraient être traitées conformément au règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil (2).

(15) Les mesures prévues par la présente décision sont conformes à l’avis du comité visé à l’article 33, paragraphe 1, de la décision no 1313/2013/UE,

A ADOPTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION:

Article premier Objet La présente décision établit la structure organisationnelle et le mode fonctionnement du réseau de connaissances et crée un conseil d’administration, un secrétariat et des groupes de travail des piliers, en en définissant la composition, les missions et les règles de fonctionnement.

Article 2 Réseau européen de connaissances en matière de protection civile Le réseau européen de connaissances en matière de protection civile est mis en place. Il vise à réaliser les objectifs et à mettre en œuvre les tâches énoncées à l’article 13 de la décision no 1313/2013/UE.

Article 3 Composition du réseau de connaissances La structure organisationnelle du réseau de connaissances se compose des organes consultatifs suivants: a) le conseil d’administration; b) les groupes de travail des piliers.

Article 4 Conseil d’administration Le conseil d’administration conseille la Commission dans la gestion du réseau de connaissances, en veillant à ce que la finalité générale et les principaux objectifs de ce dernier soient atteints, conformément à l’article 13 de la décision no 1313/2013/UE.

Article 5 Composition du conseil d’administration 1. Le conseil d’administration est composé d’un représentant de la Commission et d’un représentant de chacun des États membres. La Commission et les États membres nomment un représentant et un suppléant pour siéger au conseil d’administration. La participation équilibrée des femmes et des hommes est encouragée. 2. Les membres du conseil d’administration représentant les États membres sont considérés comme des «membres de type D» au sens de l’article 7, paragraphe 2, point d), de la décision C(2016) 3301 final de la Commission du 30 mai 2016 établissant des règles horizontales relatives à la création et au fonctionnement des groupes d’experts de la Commission.

Article 6 Missions du conseil d’administration 1. Les missions du conseil d’administration sont notamment les suivantes: 1) fournir des conseils sur l’orientation stratégique du réseau de connaissances fixée par la Commission; 2) réviser et contrôler le règlement intérieur, la composition et les politiques de gouvernance du réseau de connaissances et en assurer le respect; 3) approuver le rapport annuel du réseau de connaissances; 4) rendre compte de ses activités au comité visé à l’article 33, paragraphe 1, de la décision no 1313/2013/UE. 2. La Commission veille à ce que les travaux du conseil d’administration soient menés en coordination étroite avec le comité visé à l’article 33, paragraphe 1, de la décision no 1313/2013/UE, ainsi qu’avec les groupes d’experts de la Commission compétents dans le domaine de la protection civile et de la gestion des catastrophes enregistrés au registre des groupes d’experts de la Commission et autres entités similaires.

Article 7 Fonctionnement du conseil d’administration 1. Le conseil d’administration est présidé par un représentant de la Commission et coprésidé par un représentant de l’État membre ayant, au moment de la réunion, exercé la présidence tournante précédente du Conseil de l’Union européenne. Le représentant de la Commission convoque une réunion en concertation avec le coprésident au moins une fois par an. Les réunions du conseil d’administration se tiennent en présentiel ou à distance. 2. Le président et le coprésident, assistés du secrétariat, établissent l’ordre du jour et le distribuent aux membres du conseil d’administration. Les membres du conseil d’administration peuvent, de leur propre initiative, proposer des points à inscrire à l’ordre du jour au plus tard au début de la réunion. L’ordre du jour est adopté par le conseil d’administration au début de chaque réunion. 3. Le conseil d’administration arrête son règlement intérieur sur la base du règlement intérieur type des groupes d’experts adopté par la Commission (3). 4. Le conseil d’administration adopte des recommandations non contraignantes et des rapports par consensus. En l’absence de consensus, les recommandations non contraignantes ou les rapports sont mis aux voix, les décisions étant prises à la majorité simple des membres présents. Les recommandations non contraignantes et les rapports adoptés par le conseil d’administration revêtent un caractère préparatoire, visant à assister le comité visé à l’article 33, paragraphe 1, de la décision no 1313/2013/UE dans ses travaux.

Article 8 Remboursement des frais encourus par les membres du conseil d’administration 1. Les membres du conseil d’administration ne sont pas rémunérés pour leurs services. 2. Les frais de voyage et d’hébergement supportés par les membres du conseil d’administration pour leur participation aux réunions de ce dernier sont remboursés par la Commission conformément aux dispositions (4) en vigueur en son sein. 3. Les frais visés au paragraphe 2 sont remboursés dans les limites des crédits disponibles alloués dans le cadre de la procédure annuelle d’allocation des ressources.

Article 9 Piliers du réseau de connaissances 1. Les piliers du réseau de connaissances sont les enceintes où les activités sont lancées, planifiées, conçues et mises en œuvre dans l’optique générale de contribuer à la réalisation des objectifs du réseau de connaissances conformément à l’article 13, paragraphe 1, de la décision no 1313/2013/UE. 2. Le pilier «renforcement des capacités» vise à regrouper, promouvoir et consolider les initiatives de renforcement des capacités présentant un intérêt pour les acteurs de la protection civile et de la gestion des catastrophes, en mettant en particulier l’accent sur le mécanisme de l’Union. 3. Le pilier «science» vise à rassembler les acteurs universitaires, les praticiens et les décideurs en vue d’une coopération transsectorielle et transfrontière pluridisciplinaire afin d’appliquer plus efficacement les connaissances scientifiques à la gestion des risques de catastrophes et, en particulier, aux activités de prévention et de préparation.

Article 10 Composition et fonctionnement des groupes de travail des piliers 1. Les groupes de travail des piliers sont composés d’un représentant de la Commission et d’un représentant de chacun des États membres et de chacun des États participant au mécanisme de l’Union. 2. Les membres des groupes de travail des piliers représentant les États membres sont considérés comme des «membres de type D» au sens de l’article 7, paragraphe 2, point d), de la décision C(2016) 3301 final de la Commission du 30 mai 2016 établissant des règles horizontales relatives à la création et au fonctionnement des groupes d’experts de la Commission. Les membres des groupes de travail des piliers représentant les États participant au mécanisme de l’Union sont considérés comme des «membres de type E» au sens de l’article 7, paragraphe 2, point e), de la décision C(2016) 3301 final de la Commission du 30 mai 2016 établissant des règles horizontales relatives à la création et au fonctionnement des groupes d’experts de la Commission. 3. Les groupes de travail sont présidés par un représentant de la Commission. 4. Le fonctionnement des groupes de travail des piliers est défini par le règlement intérieur du réseau de connaissances adopté par le conseil d’administration conformément à l’article 7. 5. Les groupes de travail des piliers n’adoptent ni recommandations ni rapports.

Article 11 Missions des groupes de travail des piliers 1. Les groupes de travail du pilier «renforcement des capacités» et du pilier «science» soutiennent les travaux du réseau de connaissances. 2. Les missions des groupes de travail des piliers sont notamment les suivantes: a) évaluer les besoins du mécanisme de l’Union et des États membres et États participant au mécanisme de l’Union, en orientant les initiatives ascendantes pertinentes vers le réseau de connaissances et en proposant des activités dans le cadre des orientations stratégiques du réseau de connaissances; b) mettre en œuvre et promouvoir les activités des piliers avec le soutien du secrétariat et rechercher des synergies entre les initiatives des deux piliers; c) rendre compte de leurs activités au conseil d’administration. 3. Les groupes de travail peuvent, de leur propre initiative, mettre en place des sous-groupes traitant de thèmes particuliers en fonction des besoins de leurs membres et/ou de priorités fondées sur les risques ou sur des scénarios. 4. Les groupes de travail assurent la bonne circulation des informations et la coordination entre les deux piliers et leurs activités respectives.

Article 12 Remboursement des frais encourus par les membres des groupes de travail des piliers L’article 8 s’applique aux frais de voyage et d’hébergement encourus par les membres des groupes de travail des piliers.

Article 13 Observateurs 1. Les États participant au mécanisme de l’Union ont le statut d’observateur au sein du conseil d’administration. Chacun des États participants nomme un représentant et un suppléant pour siéger au conseil d’administration en tant qu’observateur. La participation équilibrée des femmes et des hommes est encouragée. 2. Les observateurs prennent part aux débats et apportent leur expertise. Toutefois, ils n’ont pas de droit de vote. 3. Les observateurs sont considérés comme des «membres de type E» au sens de l’article 7, paragraphe 2, point e), de la décision C(2016) 3301 final de la Commission du 30 mai 2016 établissant des règles horizontales relatives à la création et au fonctionnement des groupes d’experts de la Commission.

Article 14 Secrétariat 1. Le secrétariat soutient les travaux des organes du réseau de connaissances afin d’assurer leur coordination, leur cohérence et le partage de l’information. 2. Le secrétariat est assuré par la Commission. 3. Les missions du secrétariat sont les suivantes: a) préparer et garantir la mise en œuvre des plans stratégiques, ainsi que des activités adoptées dans le programme de travail annuel ou pluriannuel du mécanisme de protection civile de l’Union; b) gérer, administrer et coordonner les activités du réseau de connaissances; c) établir des rapports sur les activités du réseau de connaissances. 4. Au besoin, le secrétariat apporte son concours aux réunions des organes consultatifs du réseau de connaissances.

Article 15 Confidentialité Les membres du conseil d’administration, le secrétariat et les groupes de travail des piliers respectent les obligations de secret professionnel fixées par les traités et leurs dispositions d’application, ainsi que les règles de sécurité de la Commission concernant la protection des informations classifiées de l’Union, énoncées à l’annexe de la décision (UE, Euratom) 2015/444 de la Commission (5). En cas de manquement à ces obligations, la Commission prend les mesures appropriées.

Article 16 Transparence 1. En ce qui concerne la composition du réseau de connaissances, les données suivantes sont publiées dans le registre des groupes d’experts de la Commission et autres entités similaires et sur la plateforme en ligne qui soutient et facilite la mise en œuvre des différentes missions visées à l’article 13, paragraphe 1, point d), de la décision no 1313/2013/UE: a) les noms des États membres représentés par les autorités qui sont membres du conseil d’administration et des groupes de travail des piliers; b) les noms des autorités représentant les États participant au mécanisme de l’Union au sein des groupes de travail des piliers; c) les noms des autorités représentant les États participant au mécanisme de l’Union auxquelles est accordé le statut d’observateur au sein du conseil d’administration. 2. Tous les documents des réunions des organes du réseau de connaissances, notamment les ordres du jour, les procès-verbaux et les contributions des participants, sont mis à disposition dans le registre des groupes d’experts de la Commission et publiés sur la plateforme en ligne visée à l’article 13, paragraphe 1, point d), de la décision no 1313/2013/UE. En particulier, l’ordre du jour et les autres documents de référence utiles sont publiés en temps utile avant la réunion, de même que, par la suite, le procès-verbal. Les exceptions à la publication d’un document sont limitées aux cas où sa divulgation porterait atteinte à la protection d’un intérêt public ou privé, tel que défini à l’article 4 du règlement (CE) no 1049/2001 (6).

Article 17 Protection des données à caractère personnel Toute donnée à caractère personnel traitée en vertu du présent règlement intérieur l’est conformément aux dispositions du règlement (UE) 2018/1725.

Article 18 Destinataires Les États membres sont destinataires de la présente décision.

Fait à Bruxelles, le 10 novembre 2021. Par la Commission Janez LENARČIČ Membre de la Commission

(1) JO L 347 du 20.12.2013, p. 924.

(2) Règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données, et abrogeant le règlement (CE) no 45/2001 et la décision no 1247/2002/CE (JO L 295 du 21.11.2018, p. 39).

(3) Annexe 3 de la décision C(2016) 3301 final de la Commission du 30 mai 2016 établissant des règles horizontales relatives à la création et au fonctionnement des groupes d’experts de la Commission.

(4) Décision C(2007) 5858 de la Commission du 5 décembre 2007 concernant la réglementation relative à l’indemnisation des personnes étrangères à la Commission convoquées en qualité d’expert.

(5) Décision (UE, Euratom) 2015/444 de la Commission du 13 mars 2015 concernant les règles de sécurité aux fins de la protection des informations classifiées de l’Union européenne (JO L 72 du 17.3.2015, p. 53).

(6) Règlement (CE) no 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l’accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission (JO L 145 du 31.5.2001, p. 43).