RÈGLEMENT (CEE) No 1170/93 DE LA COMMISSION du 13 mai 1993 portant certaines modalités d'application du règlement (CEE) no 2158/92 du Conseil relatif à la protection des forêts dans la Communauté contre les incendies

LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,

vu le traité instituant la Communauté économique européenne,

vu le règlement (CEE) no 2158/92 du Conseil, du 23 juillet 1992, relatif à la protection des forêts dans la Communauté contre les incendies (1), et notamment son article 4 paragraphe 4,

considérant que les demandes de concours introduites dans le cadre de l'action communautaire pour la protection des forêts contre les incendies en ce qui concerne les programmes ou projets doivent contenir toutes les données permettant d'examiner lesdits programmes ou projets au regard des objectifs et critères du règlement (CEE) no 2158/92;

considérant que les demandes doivent être présentées sous une forme identique afin d'en faciliter l'instruction et l'examen comparatif;

considérant que, ensuite, les États membres demandent à la Commission le paiement d'une partie des dépenses approuvées; qu'il est nécessaire de prévoir les modalités relatives aux demandes de paiement et en particulier la nature des pièces justificatives correspondantes;

considérant que les pièces justificatives sont transmises par des services ou organismes désignés par les États membres; que, en vue d'assurer un contrôle efficace de la réalisation de ces actions, il convient de préciser le rôle de ces services ou organismes, la nature des pièces justificatives établies conformément aux dispositions réglementaires ou législatives de l'État membre intéressé ou aux mesures arrêtées par les services ou organismes susmentionnés ainsi que les moyens de contrôle mis en place dans chacun des États membres;

considérant que la Commission doit être informée que la réalisation des actions se déroule dans les conditions et les délais prévus par les décisions octroyant un concours;

considérant que, pour le paiement du concours ou d'une fraction de celui-ci, il y a lieu de préciser la documentation à transmettre par les services ou organismes à la Commission afin de lui permettre de constater que toutes les conditions pour le paiement sont remplies; que cette documentation doit comporter des données complètes et présentées sous une forme identique afin de faciliter une instruction rapide et un traitement uniforme des demandes de paiement;

considérant que, si les documents régulièrement fournis par les services ou organismes ne lui apparaissent pas suffisants ou si leur contenu lui semble incomplet au regard de la vérification des conditions financières ou autres imposées aux actions, la Commission doit pouvoir demander auxdits services ou organismes la présentation de pièces justificatives ou de documents complémentaires;

considérant qu'il importe de prévoir, en cas de contrôle sur place, une coopération entre la Commission et l'État membre intéressé en vue d'en assurer la pleine efficacité;

considérant qu'il convient de ne pas entamer la procédure de suspension, réduction ou suppression du concours financier de la Communauté sans avoir au préalable consulté l'État membre intéressé et sans avoir mis l'organisme responsable en mesure de présenter ses observations;

considérant que, la subvention étant versée à l'organisme responsable de l'exécution de l'action par l'intermédiaire des services ou organismes désignés à cet effet par l'État membre, il y a lieu de préciser les documents que ces services ou organismes doivent transmettre à la Commission;

considérant que les mesures prévues au présent règlement sont conformes à l'avis du comité permanent forestier,

A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:

DEMANDES DE CONCOURS

Article premier

1. Les demandes de concours financier de la Communauté pour la réalisation des programmes ou projets au sens de l'article 4 paragraphe 1 du règlement (CEE) no 2158/92 doivent contenir les données et pièces indiquées aux annexes A et B du présent règlement.

2. Les demandes sont à présenter en trois exemplaires sous la forme indiquée aux annexes A et B.

3. Les demandes qui ne remplissement pas les conditions des paragraphes 1 et 2 ne sont pas prises en considération.

PAIEMENT DES CONCOURS

Article 2

1. Les services ou organismes désignés par les États membres conformément aux dispositions de l'article 7 du règlement (CEE) no 2158/92 adressent à la Commission dans les deux mois qui suivent l'entrée en vigueur du présent règlement un état descriptif des pièces justificatives que le bénéficiaire doit fournir. Toute modification apportée à l'état descriptif est communiquée à la Commission dans un délai de deux mois suivant l'adoption de cette modification.

Par pièces justificatives, on entend toutes pièces, établies soit conformément aux dispositions législatives ou réglementaires de l'État membre intéressé, soit conformément aux mesures arrêtées par les services ou organismes susmentionnés, aptes à prouver que les conditions imposées pour chaque projet sont remplies.

L'état descriptif contient:

- la désignation des pièces justificatives ainsi que la mention des dispositions ou mesures sur la base desquelles elles sont établies,

- une brève description du contenu de ces pièces.

2. Les services ou organismes adressent également à la Commission, dans le délai précisé au paragraphe 1, une description détaillée des méthodes de contrôle utilisées et sur lesquelles ils se basent pour établir le certificat repris à l'annexe C.

3. La Commission peut inviter les États membres à compléter l'état descriptif par d'autres pièces justificatives qu'elle juge nécessaires pour le contrôle de l'éligibilité des dépenses indiquées dans les demandes de paiement; elle peut, dans le même but, inviter également les États membres à renforcer leurs contrôles.

Article 3

À l'expiration d'un délai de douze mois à compter de la notification de la décision octroyant un concours, les services ou organismes transmettent à la Commission un document décrivant l'état d'avancement des travaux.

Lorsque, contrairement aux renseignements contenus dans la demande de concours et repris dans la décision, les travaux n'ont pas encore commencé à l'expiration de ce délai de douze mois, les services ou organismes en précisent les raisons; le cas échéant, ils transmettent à la Commission des garanties suffisantes fournies par les organismes responsables de travaux pour prouver que la réalisation des travaux commencera dans un proche avenir. À défaut de pouvoir présenter de telles garanties, ou si la Commission estime les garanties insuffisantes, le concours est suspendu, réduit ou supprimé.

Article 4

Les services ou organismes peuvent transmettre les demandes de paiement dès l'achèvement d'une tranche annuelle de travaux.

Ces demandes, à présenter en double exemplaire, comportent les certificats et les justifications repris aux annexes C 1, C 2 et C 3.

Article 5

Pour procéder à un contrôle efficace de l'exécution des travaux, les services ou organismes transmettent à la Commission, à sa requête et dans un délai qu'elle peut fixer, toute pièce justificative, visée à l'article 2, ou la copie certifiée conforme ou toute autre pièce apte à établir que les conditions imposées pour chaque action sont remplies.

Article 6

Si la Commission estime nécessaire d'effectuer un contrôle sur place, elle en avise au préalable l'État membre sur le territoire duquel elle envisage d'effectuer une vérification et l'invite à y participer; les États membres prennent les mesures nécessaires pour faciliter l'exécution de ces contrôles.

Article 7

Avant d'engager la procédure de suspension, de réduction ou de suppression du concours financier de la Communauté, la Commission:

- en avise l'État membre sur le territoire duquel l'action devait être réalisée, l'État membre pouvant prendre position à ce sujet,

- consulte le service ou l'organisme désigné pour recevoir les paiements correspondants,

- invite le service ou l'organisme responsable de l'exécution de l'action à exprimer, par l'intermédiaire des services ou organismes visés à l'article 2, les raisons du non-respect des conditions prévues.

Article 8

Le présent règlement entre en vigueur le troisième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel des Communautés européennes.

Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre.

Fait à Bruxelles, le 13 mai 1993.

Par la Commission

René STEICHEN

Membre de la Commission

(1) JO no L 217 du 31. 7. 1992, p. 3.

ANNEXE A

PREMIÈRE PARTIE Prière de consulter les instructions avant de remplir le formulaire.

Cadre à ne pas remplir par le demandeur Numéro du projet ou programme

Numéro du plan concerné

1. Titre du projet ou programme 2. Demandeur 2.1. Nom ou raison sociale

2.2. Rue et numéro ou boîte postale

2.3. Localité: code postal et dénomination

2.4. Téléphone 2.5. Téléfax

2.6. Nom de la personne à contacter

3. Organisme responsable 3.1. L'organisme responsable est-il en même temps demandeur? - Non (1)

- Oui (1)

3.2. Nom ou raison sociale

3.3. Rue et numéro ou boîte postale

3.4. Localité: code postal et dénomination

3.5. Téléphone 3.6. Téléfax

3.7. Forme juridique

3.8. Numéros des demandes antérieures de concours de la Communauté

4. Description générale du projet ou programme 4.1. Types d'actions concernées

4.2. Zone concernée: - haut risque d'incendie (1)

- risque moyen d'incendie (1)

Approbation de la zone par la Commission en date du

4.3. Plan de protection des forêts contre les incendies; avis favorable du plan par la Commission

en date du Numéro du plan (2)

4.4. Dates prévues: Début des travaux Fin des travaux

Confirmation que les travaux ne commenceront pas avant réception de la demande de concours financier: - Non (1)

- Oui (1)

4.5. Coûts totaux du projet ou programme (en monnaie nationale)

4.6. Concours demandé (en monnaie nationale)

soit

% du coût total 4.7. Description des aides demandées par ailleurs

4.7.1. Aide 1

Provenance:

Nature:

Montant (en monnaie nationale):

4.7.2. Aide 2

Provenance:

Nature:

Montant (en monnaie nationale):

4.7.3. Aide 3

Provenance:

Nature:

Montant (en monnaie nationale):

4.7.4. Aide 4

Provenance:

Nature:

Montant (en monnaie nationale):

4.7.5. Aide 5

Provenance:

Nature:

Montant (en monnaie nationale):

(date)

(signature et cachet)

DEUXIÈME PARTIE

DONNÉES FOURNIES PAR L'ÉTAT MEMBRE

1. Avis favorable - Non (1)

- Oui (1)

Si oui, ordre de priorité du projet ou programme: . . .

2. Titre du projet ou programme 3. Organisme chargé de la transmission des pièces justificatives 3.1. Nom ou raison sociale

3.2. Rue et numéro ou boîte postale

3.3. Localité: code postal et dénomination

3.4. Téléphone 3.5. Téléfax

3.6. Nom de la personne à contacter

4. Description des aides susceptibles d'être accordées par l'État membre 4.1. Aide 1

Provenance:

Nature:

Base légale:

Montant (en monnaie nationale):

4.2. Aide 2

Provenance:

Nature:

Base légale:

Montant (en monnaie nationale):

4.3. Aide 3

Provenance:

Nature:

Base légale:

Montant (en monnaie nationale):

4.4. Aide 4

Provenance:

Nature:

Base légale:

Montant (en monnaie nationale):

4.5. Aide 5

Provenance:

Nature:

Base légale:

Montant (en monnaie nationale):

5. Organisme auquel seront effectués les versements 5.1. Nom ou raison sociale

5.2. Rue et numéro ou boîte postale

5.3. Localité: code postal et dénomination

5.4. Téléphone 5.5. Téléfax

5.6. Éventuellement, numéro de banque et numéro de compte de l'organisme responsable de l'exécution du projet auprès de cet organisme

6. Il n'est pas prévu de soumettre la demande à d'autres Fonds communautaires (date)

(signature et cachet)

(1) Biffer la mention inutile.

(2) Biffer la mention inutile.

(3) Numéro attribué par les services de la Commission.

(4) Biffer la mention inutile.

ANNEXE B

1. Brève description du projet ou programme (voir formulaire B 1).

2. Demandeur.

2.1. Objet des activités principales du demandeur.

2.2. À joindre, le cas échéant:

- statuts,

- extrait du registre de commerce.

3. Description du contexte et des objectifs du projet ou programme.

4. Description détaillée du projet ou programme (remplir également le formulaire B 2).

5. Description détaillée de la cohérence du projet ou programme avec le plan global de protection des forêts y relatif, qui a reçu un avis favorable de la Commission, conformément aux articles 3 et 4 du règlement (CEE) no 2158/92.

6. Coût détaillé du projet ou programme.

7. Description des projets ou programmes déjà financés dans le domaine par la Communauté européenne et résultats obtenus.

8. Financement prévu.

8.1. Remplir le formulaire B 3.

8.2. Échelonnement souhaité du versement du concours demandé. (date) (signature et cachet)

B 1: Brève description du projet ou programme 1. Numéro du projet (1) Numéro du plan

Titre (2): Zone à (3) - moyen risque

- haut risque

2. Demandeur (nom/adresse) 3. Type d'actions concernées/cohérence avec le plan 4. Description du projet par action et ventilation des coûts par action

5. Coûts totaux (en monnaie nationale) (4) écus

Concours demandé (en monnaie nationale) écus

soit % du coût total

(5) Ne pas remplir/réservé au service de la Commission.

(6) Biffer la mention inutile.

B 2: Planning prévisionnel de réalisation du projet Phases J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J

J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D

1

2

3

4

5

B 3: Financement prévu

/* Tableaux: voir JO */

NOTES EXPLICATIVES ET INSTRUCTIONS DE REMPLISSAGE DES DEMANDES Remarques préliminaires

Le présent règlement sert à décrire d'une façon aussi précise que possible les informations dont la Commission a besoin pour pouvoir décider sur les demandes de concours, conformément aux conditions et critères du règlement (CEE) no 2158/92.

Compte tenu de la multitude des situations concernées, il n'est évidemment pas possible de prévoir toutes les particularités de chaque cas individuel.

Il se pourra donc que certaines informations ne soient pas disponibles ou ne suffisent pas à expliquer pleinement telle ou telle situation particulière. Lorsque ce cas se produira, il sera nécessaire d'indiquer, sur une page séparée, les raisons rendant impossibles les réponses à certaines questions. Le demandeur peut aussi joindre des explications supplémentaires à chaque formulaire, s'il l'estime nécessaire, afin d'expliquer les particularités de sa situation ou de sa demande.

ANNEXE A

Instructions générales de remplissage (des zones réceptrices avec cases)

a) Seules les rubriques 2 à 4.7.5 de la première partie sont à remplir par le demandeur.

b) Le nombre de caractères d'une donnée (espaces intermédiaires compris) ne doit pas dépasser le nombre prévu par le formulaire. Utiliser éventuellement des abréviations (par exemple: Coop., SA, etc.).

S'efforcer d'inscrire un seul caractère par case.

c) À l'exception des montants, l'inscription des données dans les zones réceptrices doit se faire à partir de la première case de gauche.

d) Montants:

ils sont à fournir en monnaie nationale, sans décimales.

Notes explicatives par rubrique (7)

Première partie

2. Demandeur

3. Organisme responsable de l'exécution du programme ou projet

S'il y a plusieurs organismes, les données de la rubrique 3 seront à fournir pour chacun d'eux.

3.1. Entourer la bonne réponse.

3.7. Par exemple: coopérative, commune, société anonyme, etc.

3.8. Il s'agit des numéros de programme ou projet ayant été attribués par les services de la Commission. S'il y a plus de quatre demandes, les mentionner à la suite, en bas de page.

4. Description générale du programme ou projet

4.1. Chaque programme ou projet entrera nécessairement dans une des catégories suivantes.

a) Identification des causes d'incendies de forêts et détermination des moyens permettant de les combattre:

- études concernant l'identification des causes d'incendie et leur origine,

- études concernant des propositions d'actions destinées à résorber les causes et leur origine,

- campagne d'information et de sensibilisation;

b) création ou amélioration des systèmes existants de prévention:

- mise en place d'infrastructures de protection:

- chemins forestiers,

- pistes,

- points d'eau,

- pare-feu, zones débroussaillées, coupures,

- démarrage d'opérations d'entretien des pare-feu, zones débroussaillées et coupure,

- opérations de sylviculture préventive;

c) création ou amélioration de systèmes de surveillance:

- fixes,

- mobiles,

- matériel de communication;

d) formation de personnel hautement spécialisé;

e) études analytiques, projet pilote et de démonstration portant sur de nouvelles méthodes techniques et technologiques.

Dans le cas où le programme ou projet combine plusieurs catégories, mentionner chaque catégorie concernée.

4.2. Il s'agit de donner le degré de risque de la zone concernée par le projet ou programme tel qu'il a été défini (moyen ou de haut risque), et dont le classement a été approuvé par la Commission, en vertu de l'article 2 du règlement (CEE) no 2158/92.

4.3. Il s'agit de donner la référence du plan de protection des forêts contre les incendies (dans lequel s'inscrit le projet ou programme) tel qu'il a été transmis à la Commission et qui a reçu un avis favorable de la Commission en vertu des articles 3 et 4 du règlement (CEE) no 2158/92.

4.4. Indiquer le mois et l'année

Exemple: 0 4 9 2

Les programmes ou projets commencés avant que la demande soit parvenue à la Commission ne peuvent pas recevoir de concours.

4.5. Provenance: État, région, commune, etc.

Nature: Subvention en capital, prêt à taux réduit, bonification d'intérêt, etc.

Montant: Ne le mentionner que dans le cas de subventions en capital.

L'octroi des aides doit être confirmé par les autorités compétentes avant que la demande soit présentée à la Commission.

Deuxième partie

Données fournies par l'État membre

5. S'il y a plusieurs organismes, les données de la rubrique 5 seront à fournir pour chacun d'eux.

(1) Les numéros des paragraphes correspondent à ceux des rubriques du formulaire.

ANNEXE C 1

CERTIFICAT POUR LE PAIEMENT DU MONTANT D'UNE OU PLUSIEURS TRANCHES ANNUELLES DE TRAVAUX Action no:

Bénéficiaire (dénomination et adresse):

Le .............................. (1), organisme chargé de l'exécution des mesures prises en vertu du règlement (CEE) no 2158/92 relatif à la protection des forêts dans la Communauté contre les incendies, conformément aux dispositions de l'article 7 dudit règlement, certifie que:

1) les pièces justificatives dont il est fait mention dans l'état descriptif transmis à la Commission selon les dispositions de l'article 1er du règlement (CEE) no 1170/93 ont été contrôlées;

2) les travaux prévus par l'action ont débuté le ............... sur le site prévu;

3) la réalisation (2) de l'ensemble de l'action:

- est achevée le ...............

- sera terminée avant le ...............;

4) le montant des coûts effectifs des dépenses éligibles réalisées s'élève à ...............;

5) le montant des coûts mentionnés ci-dessus se répartit entre les différents types d'actions comme précisé dans la liste des pièces comptables jointe en annexe C 2, un tableau comparatif des quantités prévues et celles réalisées est joint en annexe C 3;

6) il a été constaté sur place par ............... que les travaux réalisés sont conformes à ceux précisés dans le dossier joint à la demande de concours, base de la décision de la Commission;

7) le montant récupérable de la taxe sur la valeur ajoutée, inclus dans les dépenses déclarées, s'élève à ;

8) les pièces justificatives sont conservées auprès de

9) le concours est à verser au compte no

auprès de (nom de la banque) , au nom de

adresse

Établi à , le Pour l'autorité compétente

(signature et cachet)

(1) Dénomination du service ou organisme.

(2) Biffer la mention inutile.

ANNEXE C2

LISTE ÉNUMÉRATIVE DES PIÈCES COMPTABLES (Période du . . . . . au . . . . .)

/* Tableaux: voir JO */

(1) Inscrire toutes les pièces.

(2) Pour les dates antérieures au dépôt de la demande de concours, indiquer les raisons de ces dépenses anticipées.

(3) Dates du paiement effectif mais non l'échéance d'une traite.

Si le nombre de pièces justificatives est trop élevé pour rentrer dans ce formulaire, joindre des listes complémentaires en annexe.

ANNEXE C 3

TABLEAU COMPARATIF

/* Tableaux: voir JO */