FR Journal officiel de l'Union européenne L 342/57

DÉCISION (UE) 2015/2463 DE LA COMMISSION

du 18 décembre 2015

relative au règlement intérieur de l'instance visée à l'article 108 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil

LA COMMISSION EUROPÉENNE,

vu le traité sur le fonctionnement de l'Union européenne,

vu le règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif aux règles financières applicables au budget général de l'Union et abrogeant le règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil (1),

vu le règlement délégué (UE) no 1268/2012 de la Commission du 29 octobre 2012 relatif aux règles d'application du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil relatif aux règles financières applicables au budget général de l'Union (2), et notamment son article 144,

considérant ce qui suit:

(1) Le règlement (UE, Euratom) no 966/2012 met en place une instance chargée de l'évaluation centralisée des situations visées à son article 106, paragraphe 1, et de l'adoption des recommandations appropriées (ci-après l'«instance»).

(2) L'article 108, paragraphe 7, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 définit la composition de l'instance et prévoit que celle-ci est assistée d'un secrétariat permanent, assuré par la Commission.

(3) L'article 144 du règlement délégué (UE) no 1268/2012 régit l'organisation et la composition de l'instance, la procédure de nomination de son président et la gestion des conflits d'intérêts. L'article 144, paragraphe 5, prévoit que le règlement intérieur de l'instance est adopté par la Commission.

(4) Il y a lieu de préciser la procédure de nomination et de révocation du président et de prévoir des dispositions sur la suppléance de ce dernier en cas d'absence ou d'empêchement.

(5) Il est nécessaire de fixer des règles détaillées sur la composition de l'instance dans chaque cas particulier, notamment sur la désignation des deux membres permanents, de leurs suppléants et du membre supplémentaire représentant l'ordonnateur.

(6) Dans un souci de bonne administration de l'instance, il convient de préciser les fonctions d'appui que fournit le secrétariat dans le cadre de ses travaux.

(7) La procédure de saisine de l'instance devrait être davantage clarifiée, notamment en ce qui concerne le contenu minimal de la demande de l'ordonnateur.

(8) Dans l'intérêt des opérateurs économiques, il est nécessaire de préciser les modalités pratiques permettant de garantir le respect de leur droit d'être entendu.

(9) Il y a lieu de définir les modalités pratiques d'une coopération étroite entre l'instance et l'Office européen de lutte antifraude (OLAF) compte tenu des modalités administratives relatives à la coopération et à l'échange rapide d'informations entre la Commission européenne et l'OLAF.

(10) Il y a lieu de préciser les règles relatives à l'adoption des recommandations de l'instance.

(11) Tout traitement de données à caractère personnel par l'instance et son secrétariat est à effectuer conformément au règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil (3).

(12) Le règlement (CE) no 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil (4) devrait s'appliquer aux recommandations adoptées par l'instance,

A ADOPTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION:

Article premier

Objet

La présente décision établit le règlement intérieur de l'instance visée à l'article 108 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 (ci-après l'«instance»).

Article 2

Nomination et révocation du président

1. Le président de l'instance est nommé par la Commission conformément à l'article 144 du règlement délégué (UE) no 1268/2012.

2. S'il ne remplit plus les conditions requises pour exercer ses fonctions, le président peut être révoqué par la Commission.

Article 3

Suppléance du président

1. En cas d'absence ou d'empêchement, le président est remplacé par son suppléant. Le suppléant est nommé conformément à l'article 144 du règlement délégué (UE) no 1268/2012.

2. En cas d'absence ou d'empêchement tant du président que de son suppléant, le membre permanent ayant l'ancienneté la plus élevée (5), désigné conformément aux dispositions de l'article 4, assure la suppléance. En pareil cas, le membre permanent qui assure la suppléance du président est remplacé par son suppléant désigné conformément aux dispositions dudit article 4.

Article 4

Désignation des membres de l'instance et de leurs suppléants

1. Le directeur du service financier central de la direction générale du budget est l'un des deux membres permanents de l'instance, tels que visés à l'article 144, paragraphe 2, du règlement délégué (UE) no 1268/2012. Pour la suppléance de ce dernier, le directeur général du budget désigne un fonctionnaire de grade AD 11 ou supérieur.

Le directeur général du budget procède à la désignation ad personam du second membre permanent et du suppléant de celui-ci parmi les fonctionnaires ayant au moins le grade AD 14 et AD 11 respectivement.

2. Le membre supplémentaire représentant l'ordonnateur demandeur, tel que visé à l'article 144, paragraphe 2, du règlement délégué (UE) no 1268/2012, est désigné dans le respect du règlement intérieur et des règles administratives internes de l'institution, de l'organe ou de l'organisme concerné, conformément à l'article 65, paragraphe 3, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012.

Article 5

Désignation des observateurs et coopération avec l'OLAF

1. Les observateurs ne participent pas à l'adoption des recommandations par l'instance telle que prévue à l'article 13.

2. Les représentants des entités suivantes ont le statut d'observateur:

a) le service juridique de la Commission;

b) l'Office européen de lutte antifraude (OLAF), lorsque la demande de l'ordonnateur se fonde, notamment, sur des informations transmises par l'OLAF;

c) les ordonnateurs (autres que l'ordonnateur demandeur) de la Commission, d'un office européen mis en place par la Commission, d'une agence exécutive, d'une autre institution, ou d'un autre organe ou organisme européen qui est concerné par le cas dont est saisie l'instance; et

d) toute autre entité invitée par le président.

3. Un représentant du service juridique assiste à toutes les réunions de l'instance. Le service juridique est informé de toutes les procédures écrites visées à l'article 10 et peut présenter des observations orales ou écrites. Il agit de la sorte à la demande du président.

4. S'il a le statut d'observateur en vertu du paragraphe 2, point b), l'OLAF coopère étroitement avec l'instance conformément aux dispositions du règlement (UE, Euratom) no 883/2013 du Parlement européen et du Conseil (6), dans le plein respect des droits procéduraux et fondamentaux, ainsi que de la protection des lanceurs d'alerte. En pareils cas, les représentants de l'Office peuvent assister à toutes les réunions de l'instance et participer à toutes les procédures orales et écrites, telles que visées aux articles 9 et 10, en présentant des observations orales et/ou écrites, et agissent de la sorte à l'invitation du président.

Dans d'autres cas, l'OLAF peut être invité à fournir des informations ou des conseils, si le président le juge utile pour la protection des intérêts financiers de l'Union.

5. Les ordonnateurs ayant qualité d'observateurs conformément au paragraphe 2, point c), assistent à toutes les réunions de l'instance. Ils sont informés de toutes les procédures écrites visées à l'article 10 et peuvent présenter des observations orales et écrites.

6. D'autres observateurs assistent aux réunions de l'instance lorsqu'ils sont conviés par le président et peuvent présenter des observations orales et écrites à l'invitation du président.

Article 6

Prévention et gestion des conflits d'intérêts

1. Tout membre ou observateur dont la participation aux délibérations de l'instance donnerait lieu à un conflit d'intérêts portant sur un point spécifique de l'ordre du jour en informe le président et le secrétariat dans les meilleurs délais et, en tout état de cause, avant le début des délibérations.

2. En présence d'un conflit d'intérêts constaté, le membre ou l'observateur retire sa participation et s'abstient de discuter le point de l'ordre du jour et de participer aux délibérations, au consensus ou au vote, selon le cas.

3. Les membres et observateurs sont tenus de signer une déclaration d'absence de conflit d'intérêts avant le début des délibérations de l'instance sur chaque cas particulier.

4. Si le président se trouve lui-même dans une situation de conflit d'intérêts au sujet d'un point spécifique de l'ordre du jour, il en informe le secrétariat et retire sa participation. En pareils cas, le président est remplacé par son suppléant.

5. Les paragraphes 1, 2 et 3 s'appliquent mutatis mutandis au vice-président, aux membres suppléants et aux membres du secrétariat de l'instance.

Article 7

Secrétariat permanent

1. Le secrétariat de l'instance est assuré par la direction générale du budget, à laquelle il est rattaché sur le plan administratif.

2. Les tâches du secrétariat sont celles énumérées à l'article 144 du règlement délégué (UE) no 1268/2012. En particulier, le secrétariat:

a) vérifie que les demandes de saisine de l'instance sont complètes avant de les transmettre au président et aux membres;

b) détermine l'identité de tout autre ordonnateur concerné par le cas qui est susceptible d'être proposé en qualité d'observateur;

c) recense les cas pour lesquels l'OLAF devrait être invité à fournir des informations ou des conseils pertinents conformément aux dispositions de l'article 5, paragraphe 4, deuxième alinéa;

d) établit l'ordre du jour des réunions de l'instance sous la responsabilité du président et le transmet aux membres et aux observateurs;

e) assiste aux délibérations de l'instance et établit le procès-verbal de chaque réunion;

f) adresse des notifications aux opérateurs économiques et aux autres ordonnateurs concernés conformément aux dispositions de l'article 108, paragraphe 8, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012;

g) communique à l'ordonnateur demandeur la recommandation adoptée par l'instance;

h) traite les demandes d'accès aux documents de l'instance, en particulier à ses recommandations, conformément au règlement (CE) no 1049/2001.

Article 8

Saisine de l'instance

1. L'instance est convoquée à la demande de tout ordonnateur de la Commission, d'une autre institution, d'un office européen mis en place par la Commission, d'une agence exécutive ou de tout autre organe ou organisme européen.

2. La demande est transmise, sous forme cryptée, au secrétariat par courrier électronique, à l'adresse suivante: Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu, conformément aux règles de cryptage en vigueur à la Commission.

3. Lorsque l'ordonnateur compétent prend connaissance d'informations telles que celles visées à l'article 106, paragraphe 2, et à l'article 108, paragraphe 3, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012, il saisit l'instance au plus tard deux mois après que cette information a été portée à sa connaissance, sauf dans des cas dûment justifiés.

4. La demande de l'ordonnateur visant à saisir l'instance contient les informations requises par l'article 108, paragraphe 8, point a), du règlement (UE, Euratom) no 966/2012. L'ordonnateur transmet également toutes les informations pertinentes, en particulier les rapports de l'OLAF lorsque les informations sont transmises par l'Office conformément à l'article 7, paragraphe 6, et à l'article 11 du règlement (UE, Euratom) no 883/2013.

5. Le délai visé à l'article 108, paragraphe 8, point f), du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 ne commence à courir qu'au moment de l'introduction d'une demande accompagnée des informations visées au paragraphe 4.

6. La demande ne doit pas comporter plus de dix pages, hors annexes, sauf dans des cas particulièrement complexes en droit ou en fait.

Article 9

Convocation d'une réunion

Le président convoque une réunion de l'instance en vue:

a) d'établir la qualification juridique préliminaire, conformément aux dispositions de l'article 108, paragraphe 8, point b), du règlement (UE, Euratom) no 966/2012;

b) d'adopter une recommandation telle que visée à l'article 108, paragraphe 9, dudit règlement.

Article 10

Procédure écrite

1. À l'initiative du président ou à la demande d'un membre de l'instance, la qualification juridique préliminaire peut être établie, et la recommandation peut être adoptée, par voie de procédure écrite. Tout membre de l'instance et/ou le président peuvent s'opposer au recours à la procédure écrite. En pareils cas, le président convoque une réunion dans un délai raisonnable.

2. Le président fixe l'échéance pour la procédure écrite en fonction de l'urgence, en tenant dûment compte des délais visés à l'article 12.

Article 11

Droit de soumettre des observations écrites

1. L'instance garantit le droit de l'opérateur économique concerné de soumettre ses observations conformément à l'article 108, paragraphe 8, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012.

2. La divulgation d'informations découlant des enquêtes ou se rapportant aux enquêtes effectuées ou coordonnées par l'OLAF nécessite l'accord de ce dernier, qui est donné dans le cadre des procédures orales et écrites visées à l'article 5, paragraphe 4.

3. Lorsque la demande de l'ordonnateur se fonde sur des informations transmises par l'OLAF, et pour veiller à ne pas porter atteinte à la confidentialité des enquêtes effectuées ou coordonnées par l'Office et des enquêtes ou des procédures judiciaires nationales, si elles sont connues de l'OLAF, l'instance consulte l'OLAF avant d'envoyer à l'opérateur économique la notification visée à l'article 108, paragraphe 8, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012.

4. L'opérateur économique soumet ses observations au secrétariat par écrit, en format électronique, à l'adresse suivante: Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu, sous la forme d'un fichier électronique ordinaire créé à l'aide d'un logiciel de traitement de texte.

5. Les observations écrites ne doivent pas, en principe, comporter plus de dix pages, hors annexes, sauf dans des cas particulièrement complexes en droit ou en fait.

Article 12

Délais applicables

1. Les délais qu'applique l'instance pour adopter ses recommandations sont ceux indiqués à l'article 108, paragraphe 8, point f), du règlement (UE, Euratom) no 966/2012.

2. En particulier, la nécessité de traduire des observations soumises par l'opérateur économique peut donner lieu à un cas exceptionnel dûment justifié dans lequel le délai imparti à l'instance pour adopter sa recommandation peut être prolongé.

Article 13

Adoption de la recommandation

L'instance s'efforce de parvenir à un consensus.

En l'absence de consensus, il est procédé à un vote dans lequel:

a) le président dispose d'une voix;

b) les deux membres permanents disposent ensemble d'une voix;

c) le membre supplémentaire représentant l'ordonnateur demandeur dispose d'une voix.

La position de l'instance est approuvée à la majorité absolue.

Article 14

Notification de la recommandation

1. L'instance notifie sans tarder sa recommandation à l'ordonnateur demandeur.

2. L'instance notifie simultanément sa recommandation aux observateurs, s'il y a lieu, ainsi qu'à l'OLAF lorsque le cas est fondé sur des informations transmises par ce dernier.

Article 15

Confidentialité des délibérations

Les délibérations de l'instance sont et restent secrètes.

Article 16

Protection des données à caractère personnel

Tout traitement de données à caractère personnel par l'instance et son secrétariat est conforme aux dispositions du règlement (CE) no 45/2001.

Article 17

Dispositions transitoires

Dans l'attente de la nomination du président et de son suppléant, le membre permanent ayant l'ancienneté la plus élevée exerce les fonctions de président de l'instance.

Article 18

La présente décision entre en vigueur le jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l'Union européenne.

Fait à Bruxelles, le 18 décembre 2015. Par la Commission Le président Jean-Claude JUNCKER

(1) JO L 298 du 26.10.2012, p. 1.

(2) JO L 362 du 31.12.2012, p. 1.

(3) Règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données (JO L 8 du 12.1.2001, p. 1).

(4) Règlement (CE) no 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission (JO L 145 du 31.5.2001, p. 43).

(5) Les règles de la Commission en matière d'ancienneté s'appliquent.

(6) Règlement (UE, Euratom) no 883/2013 du Parlement européen et du Conseil du 11 septembre 2013 relatif aux enquêtes effectuées par l'Office européen de lutte antifraude (OLAF) et abrogeant le règlement (CE) no 1073/1999 du Parlement européen et du Conseil et le règlement (Euratom) no 1074/1999 du Conseil (JO L 248 du 18.9.2013, p. 1).