FR Journal officiel de l'Union européenne L 280/31

DÉCISION D'EXÉCUTION (UE) 2015/1918 DE LA COMMISSION

du 22 octobre 2015

établissant le système d'assistance et de coopération administratives (ci-après «système AAC») en application du règlement (CE) no 882/2004 du Parlement européen et du Conseil relatif aux contrôles officiels effectués pour s'assurer de la conformité avec la législation sur les aliments pour animaux et les denrées alimentaires et avec les dispositions relatives à la santé animale et au bien-être des animaux

[notifiée sous le numéro C(2015) 7132]

(Texte présentant de l'intérêt pour l'EEE)

LA COMMISSION EUROPÉENNE,

vu le traité sur le fonctionnement de l'Union européenne,

vu le règlement (CE) no 882/2004 du Parlement européen et du Conseil du 29 avril 2004 relatif aux contrôles officiels effectués pour s'assurer de la conformité avec la législation sur les aliments pour animaux et les denrées alimentaires et avec les dispositions relatives à la santé animale et au bien-être des animaux (1), et notamment son article 63, paragraphe 1, deuxième alinéa,

considérant ce qui suit:

(1) Le règlement (CE) no 882/2004 établit un cadre harmonisé pour l'organisation des contrôles officiels destinés à s'assurer de la conformité avec la législation sur les aliments pour animaux et les denrées alimentaires et avec les dispositions relatives à la santé animale et au bien-être des animaux prévues par la législation de l'Union. Son titre IV fixe les règles concernant l'assistance et la coopération administratives entre les autorités compétentes des États membres en vue de garantir l'application de la législation sur les aliments pour animaux et les denrées alimentaires.

(2) En particulier, le règlement (CE) no 882/2004 impose aux États membres de se prêter une assistance administrative mutuelle, de coopérer et d'échanger des informations, afin de garantir un traitement efficace des cas de manquement transfrontières.

(3) En outre, le règlement (CE) no 882/2004 prévoit que les obligations d'assistance et de coopération administratives des États membres sont complétées par l'obligation pour la Commission de coordonner les mesures prises par les États membres lorsque les cas de manquement sont nombreux ou récurrents, ou lorsque les États membres ne parviennent pas à se mettre d'accord sur la manière de remédier au manquement.

(4) Afin de satisfaire aux obligations prévues par le règlement (CE) no 882/2004, les autorités compétentes de chaque État membre sont tenues d'échanger les informations nécessaires pour permettre la vérification de la conformité avec la législation sur les aliments pour animaux et les denrées alimentaires avec leurs homologues des autres États membres, et dans certains cas, avec la Commission, lorsque les résultats de contrôles officiels exigent l'adoption de mesures dans plus d'un État membre.

(5) Pour que l'échange d'informations soit mené de façon aussi efficace que possible, un système informatique devrait être mis en place, à savoir le système d'assistance et de coopération administratives («Administrative Assistance and Cooperation», ci-après «système AAC»), pour fournir aux organismes de liaison désignés dans chaque État membre conformément à l'article 35 du règlement (CE) no 882/2004, les outils nécessaires en vue de faciliter la mise en œuvre pratique de l'échange d'informations prévu par ce règlement. Le système AAC devrait offrir une méthode rationalisée de communication ainsi qu'un format structuré pour l'échange d'informations.

(6) En ce qui concerne le développement, l'utilisation et la maintenance du système AAC, les principes de la politique de la Commission en matière de rationalisation des technologies de l'information s'appliquent, se traduisant par la réutilisation des systèmes existants, en l'espèce, dans la mesure du possible, la réutilisation des systèmes existants d'échange de données afin de fournir la solution la plus efficace possible et d'éviter la duplication inutile de systèmes informatiques.

(7) L'accès au système AAC ne devrait être accordé qu'aux organismes de liaison désignés dans chaque État membre conformément au règlement (CE) no 882/2004 et au personnel désigné par la Commission. Les États membres devraient être en mesure d'indiquer, parmi les organismes de liaison désignés, certains organismes de liaison qui ont été spécifiquement désignés pour utiliser le système AAC dans les cas de manquement éventuel résultant de pratiques trompeuses et frauduleuses.

(8) Afin de fournir un soutien technique supplémentaire et de faciliter la préparation des procédures d'assistance et de coopération administratives, à la demande d'un organisme de liaison, les autorités compétentes au niveau central ou régional dans un État membre peuvent avoir accès à un certain nombre de fonctionnalités techniques du système AAC. Un tel accès ne peut être accordé que pour les fonctionnalités nécessaires pour permettre l'échange d'informations relatives aux demandes d'assistance ou à la notification d'un manquement entre ces autorités et l'organisme de liaison qui traite la demande ou la notification en question.

(9) Dans certains cas, les informations concernant un manquement à la législation relative aux denrées alimentaires ou aux aliments pour animaux sont diffusées par et entre les autorités compétentes des États membres, par l'intermédiaire du système d'alerte rapide pour les denrées alimentaires et les aliments pour animaux (RASFF), établi conformément au règlement (CE) no 178/2002 du Parlement européen et du Conseil (2), et par l'intermédiaire du système expert de contrôle des échanges (TRACES), institué par la décision 2004/292/CE de la Commission (3). Afin d'éviter les doubles emplois inutiles, ces informations devraient être rendues accessibles au moyen du système AAC aux organismes de liaison désignés conformément au règlement (CE) no 882/2004, de sorte que l'État membre notifiant ces informations aux systèmes RASFF ou TRACES ne soit pas tenu de charger les mêmes informations dans le système AAC aux fins d'assistance et de coopération administratives. En conséquence, il convient que les systèmes RASFF et TRACES puissent fournir des données au système AAC pour rationaliser le processus.

(10) Les informations échangées concernant l'assistance et la coopération administratives en vertu du règlement (CE) no 882/2004 peuvent inclure les résultats de contrôles officiels relatifs aux exploitants et aux locaux et marchandises placés sous leur contrôle, ainsi que les informations permettant d'identifier ces exploitants, locaux ou marchandises. L'accès à ces informations devrait être limité aux fonctionnaires qui, étant donné leur fonction au sein des autorités compétentes, ont besoin des informations pour s'assurer de la conformité avec la législation sur les denrées alimentaires ou les aliments pour animaux ou pour garantir l'application de ladite législation, le cas échéant.

(11) Le système AAC devrait permettre la clôture d'une procédure d'assistance et de coopération administratives par l'organisme de liaison à l'origine de la demande d'assistance ou de la notification concernant un cas de manquement transfrontière possible ou avéré, une fois que l'assistance ou la réponse à la notification a été fournie par l'organisme de liaison ayant reçu la demande ou la notification. Des dispositions devraient être mises en place afin d'éviter que des procédures ne soient mises en suspens ou restent ouvertes inutilement et devraient permettre au système de clore automatiquement une procédure lorsque aucune activité ou aucun échange d'informations n'a eu lieu sur une période de six mois.

(12) La présente décision respecte les droits fondamentaux et observe les principes reconnus par la Charte des droits fondamentaux de l'Union européenne. En particulier, la présente décision vise à assurer le plein respect du droit à la protection des données à caractère personnel.

(13) Dans le cas où l'échange d'informations prévu par le règlement (CE) no 882/2004 et la présente décision met en jeu un traitement de données à caractère personnel, une évaluation approfondie devrait être effectuée afin de s'assurer que le traitement est strictement nécessaire aux fins d'une assistance et d'une coopération administratives efficaces, et qu'un tel traitement est conforme aux dispositions nationales mettant en œuvre la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil (4) et au règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil (5). Lorsque des exceptions et limitations relatives à certains droits des personnes concernées et à certaines obligations du responsable du traitement des données prévues par la directive 95/46/CE et le règlement (CE) no 45/2001 sont envisagées afin de sauvegarder les intérêts visés à l'article 13, paragraphe 1, points d) et f), de la directive 95/46/CE et à l'article 20, paragraphe 1, points a) et e), du règlement (CE) no 45/2001, ces exceptions et limitations ne peuvent être adoptées que si elles sont nécessaires et proportionnées à l'objectif poursuivi. Des limitations liées aux droits des personnes concernées devraient constituer une mesure nécessaire pour empêcher toute entrave aux tâches de contrôles officiels des autorités compétentes et à l'évaluation de la conformité avec la législation sur les denrées alimentaires ou les aliments pour animaux. Les droits des personnes concernées peuvent notamment être limités, conformément à la directive 95/46/CE et au règlement (CE) no 45/2001, pendant la période durant laquelle des mesures sont mises en œuvre aux fins d'observation ou de surveillance discrète, lorsque leur octroi mettrait en péril ou compromettrait l'objectif des contrôles officiels ou des enquêtes. Afin d'assurer un niveau élevé de protection des données, il convient d'établir un délai maximal pour garantir que les données à caractère personnel ne restent dans le système AAC que le temps nécessaire pour parvenir à une mise en conformité avec les règles prévues par le titre IV du règlement (CE) no 882/2004. En particulier, une période de conservation d'une durée de cinq ans à compter de la clôture de la procédure d'assistance et de coopération administratives devrait être définie, à l'issue de laquelle les données à caractère personnel devraient être supprimées du système AAC. La durée de la période de conservation est nécessaire afin de permettre aux organismes de liaison et à la Commission de disposer d'un délai suffisant pour consulter les informations après la clôture de la procédure d'assistance et de coopération administratives, et pouvoir mettre en évidence en temps utile un manquement récurrent, connexe ou généralisé à la législation relative aux denrées alimentaires ou aux aliments pour animaux.

(14) Il convient d'établir des dispositions en ce qui concerne la rectification des informations échangées par l'intermédiaire du système AAC afin de garantir que les données enregistrées dans ce système sont exactes. Il y a également lieu de fixer des exigences minimales relatives à la sécurité des données afin d'empêcher toute consultation ou utilisation non autorisées de ces dernières.

(15) Les mesures prévues à la présente décision sont conformes à l'avis du comité permanent des végétaux, des animaux, des denrées alimentaires et des aliments pour animaux,

A ADOPTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION:

SECTION I

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Article premier

Objet

La présente décision établit les règles relatives à la mise en place et à l'utilisation du système d'assistance et de coopération administratives (ci-après «système AAC»), destiné à faciliter l'échange d'informations entre les autorités compétentes des États membres, ainsi qu'entre ces autorités et la Commission, conformément au titre IV du règlement (CE) no 882/2004.

Article 2

Définitions

Aux fins de la présente décision, on entend par:

(1) «procédure d'assistance et de coopération administratives», un processus défini dans le cadre du système AAC permettant à des organismes de liaison et à la Commission d'échanger des informations sur les cas possibles de manquement conformément aux articles 36, 37 et 38 du règlement (CE) no 882/2004;

(2) «clôture d'une procédure d'assistance et de coopération administratives», l'utilisation de l'infrastructure technique offerte par le système AAC pour clore une procédure d'assistance et de coopération administratives;

(3) «retrait d'une procédure d'assistance et de coopération administratives», le retrait du système AAC d'une procédure d'assistance et de coopération administratives ayant été chargée par erreur dans celui-ci.

SECTION II

FONCTIONNEMENT DU SYSTÈME AAC

Article 3

Mise en place et gestion du système AAC

1. La Commission crée, gère et met à jour, lorsque cela est nécessaire, le système AAC.

2. La Commission donne accès au système AAC aux organismes de liaison désignés par chaque État membre, conformément à l'article 35, paragraphe 1, du règlement (CE) no 882/2004 (ci-après les «organismes de liaison»).

3. À la demande d'un des organismes de liaison visés au paragraphe 2, la Commission donne accès au système AAC au personnel désigné des autorités compétentes au niveau central ou régional d'un même État membre. Un tel accès est limité aux fonctionnalités techniques du système AAC requises pour échanger des informations entre ces autorités compétentes et l'organisme de liaison ayant sollicité l'accès, dans le cadre de la préparation d'une procédure d'assistance et de coopération administratives traitée par l'organisme de liaison.

4. La Commission veille à ce que le système d'alerte rapide pour les denrées alimentaires et les aliments pour animaux (RASFF), instauré conformément à l'article 50 du règlement (CE) no 178/2002, et le système expert de contrôle des échanges (TRACES), établi conformément à l'article 2 de la décision 2004/292/CE, puissent fournir les informations nécessaires au système AAC et, partant, aux organismes de liaison.

Article 4

Organismes de liaison chargés de l'échange d'informations relatives à un cas possible de manquement résultant de pratiques trompeuses et frauduleuses

Les États membres indiquent spécifiquement quels organismes de liaison visés à l'article 3, paragraphe 2, sont désignés aux fins de l'échange d'informations relatives aux cas possibles de manquement résultant de pratiques trompeuses et frauduleuses.

Article 5

Responsabilités des organismes de liaison dans le cadre du système AAC

1. Les organismes de liaison sont chargés de:

a) veiller à ce que leur personnel respecte les règles en matière de confidentialité prévues par l'article 7, paragraphes 2 et 3, du règlement (CE) no 882/2004;

b) charger dans le système AAC les demandes d'assistance conformément à l'article 36 du règlement (CE) no 882/2004 (ci-après les «demandes d'assistance»), les notifications de cas de manquement conformément aux articles 37 et 38 dudit règlement («notifications de manquement») et les réponses à ces demandes d'assistance ou aux notifications de manquement, selon le cas;

c) veiller à ce que les informations devant être communiquées à un organisme de liaison d'un autre État membre, conformément aux articles 36, 37 et 38 du règlement (CE) no 882/2004, soient chargées dans le système AAC sans retard injustifié;

d) prendre toutes les mesures raisonnables pour s'assurer que les informations chargées dans le système AAC sont exactes et, si nécessaire, rectifiées et tenues à jour;

e) retirer du système AAC, au plus tard 30 jours à compter de la date du chargement, toute information chargée par erreur dans le système, ou qui n'est plus nécessaire à l'ouverture de la procédure d'assistance et de coopération administratives.

2. Les exigences énoncées au paragraphe 1, points a), d) et e), s'appliquent aussi au personnel des autorités compétentes au niveau central ou régional visé à l'article 3, paragraphe 3. Si un organisme de liaison dispose de preuves suggérant qu'un élément d'information est inexact ou a été chargé par erreur dans le système AAC, il en informe l'organisme de liaison ayant chargé cet élément dans le système AAC le plus tôt possible.

Article 6

Clôture de la procédure d'assistance et de coopération administratives

1. La procédure d'assistance et de coopération administratives est close par l'organisme de liaison qui a chargé la demande d'assistance ou la notification de manquement, conformément à l'article 5, paragraphe 1, point b), après réception d'une réponse appropriée de l'organisme de liaison destinataire à cette demande d'assistance ou à la notification de manquement.

2. Si, à l'issue d'un délai de six mois à compter de la date à laquelle la demande d'assistance ou la notification de manquement a été chargée dans le système AAC conformément à l'article 5, paragraphe 1, point b), la procédure d'assistance et de coopération administratives n'a pas été close, le système AAC demande à l'organisme de liaison à l'origine de la demande ou de la notification de confirmer que la procédure d'assistance et de coopération administratives est toujours en cours.

L'organisme de liaison à l'origine de la demande ou de la notification soit confirme, dans un délai de quinze jours ouvrables, que la procédure d'assistance et de coopération administratives est toujours en cours, soit clôture la procédure si elle n'est plus nécessaire. En l'absence de confirmation ou si la procédure n'est pas close par l'organisme de liaison, le système AAC clôture automatiquement la procédure.

3. Lorsque la confirmation est reçue conformément au paragraphe 2 attestant que la procédure d'assistance et de coopération administratives est toujours en cours, cette dernière reste ouverte dans le système AAC.

À compter de la date d'une telle confirmation, toute absence d'échange d'informations sur une période de six mois entraîne la clôture automatique de la procédure d'assistance et de coopération administratives.

Article 7

Responsabilités de la Commission dans le cadre du système AAC

La Commission:

a) assure le développement, la maintenance, l'assistance technique et toute mise à jour nécessaire du logiciel et de l'infrastructure informatique du système AAC;

b) surveille l'échange d'informations par l'intermédiaire du système AAC aux fins de détection d'activités qui sont ou paraissent être contraires à la législation relative aux aliments pour animaux ou aux denrées alimentaires et qui présentent un intérêt particulier au niveau de l'Union, conformément à l'article 40, paragraphe 1, du règlement (CE) no 882/2004;

c) analyse les informations échangées par l'intermédiaire du système AAC dans le cadre de ses tâches de coordination, conformément à l'article 40, paragraphe 1, du règlement (CE) no 882/2004, et en vue d'élaborer des rapports destinés à faciliter la mise en œuvre de ce règlement;

d) fournit les formats et orientations nécessaires pour l'utilisation du système AAC.

Article 8

Échange d'informations par l'intermédiaire du système AAC

1. Les informations sont échangées par l'intermédiaire du système AAC en utilisant le format mis à disposition par la Commission conformément à l'article 7, point d).

2. Dans chaque cas, les informations échangées par l'intermédiaire du système AAC comprennent au moins:

a) les coordonnées des autorités compétentes et des fonctionnaires chargés de traiter le cas en question;

b) une description du manquement éventuel;

c) l'identification, dans la mesure du possible, des exploitants qui y sont associés;

d) des informations détaillées sur les animaux ou marchandises ayant un lien avec un cas possible de manquement à la législation relative aux denrées alimentaires ou aux aliments pour animaux;

e) une mention indiquant si les informations sont échangées en vue: i) de formuler une demande d'assistance ou de répondre à l'une d'elles; ou ii) d'introduire une notification de manquement ou de répondre à l'une d'elles;

f) une mention indiquant l'organisme de liaison auquel la demande d'assistance ou la notification de manquement est adressée;

g) une mention indiquant si la demande d'assistance ou la notification de manquement concerne un cas possible de manquement résultant de pratiques trompeuses et frauduleuses et si l'accès à la demande ou notification en question est limité aux organismes de liaison visés à l'article 4.

SECTION III

TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ET SÉCURITÉ

Article 9

Limitation de la finalité

1. Les organismes de liaison et la Commission échangent et traitent des données à caractère personnel au moyen du système AAC aux seules fins de mise en œuvre des exigences concernant l'assistance et la coopération administratives prévues par le titre IV du règlement (CE) no 882/2004.

2. En aucun cas, des informations à caractère personnel révélant l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l'appartenance syndicale, ainsi que des informations relatives à l'état de santé ou à la vie sexuelle d'une personne ne sont incluses dans l'échange de données.

Article 10

Protection des données

1. La directive 95/46/CE et le règlement (CE) no 45/2001 s'appliquent dans la mesure où les informations échangées au moyen du système AAC comportent des données à caractère personnel telles que définies à l'article 2, point a), de la directive 95/46/CE et à l'article 2, point a), du règlement (CE) no 45/2001.

2. En ce qui concerne l'obligation qui leur incombe de transmettre les informations pertinentes au système AAC et le traitement de données à caractère personnel qui peut résulter de cette activité et des échanges visés à l'article 3, paragraphe 3, les autorités compétentes et les organismes de liaison des États membres sont considérés comme responsables du traitement des données au sens de l'article 2, point d), de la directive 95/46/CE.

3. Pour ce qui est de la responsabilité de gérer le système AAC et du traitement de toute donnée à caractère personnel qui peut résulter de l'article 5 de la présente décision, la Commission est considérée comme responsable du traitement des données au sens de l'article 2, point d), du règlement (CE) no 45/2001.

4. Les États membres peuvent limiter si nécessaire les droits et les obligations énoncés à l'article 6, paragraphe 1, à l'article 10, à l'article 11, paragraphe 1, et à l'article 12 de la directive 95/46/CE afin de sauvegarder les intérêts visés à l'article 13, paragraphe 1, points d) et f), de cette directive.

5. La Commission peut limiter les droits et les obligations énoncés à l'article 4, paragraphe 1, à l'article 11, à l'article 12, paragraphe 1, et aux articles 13 à 17 du règlement (CE) no 45/2001, lorsqu'une telle limitation constitue une mesure nécessaire pour sauvegarder les intérêts visés à son article 20, paragraphe 1, points a) et e), pendant la période durant laquelle des mesures sont mises en œuvre ou envisagées pour s'assurer de la conformité avec la législation sur les denrées alimentaires ou les aliments pour animaux ou pour garantir l'application de la législation sur les denrées alimentaires ou les aliments pour animaux, selon le cas spécifique auquel les informations se rapportent.

Article 11

Conservation des données à caractère personnel

La Commission supprime les données à caractère personnel traitées au moyen du système AAC dès qu'elles ne sont plus nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées et traitées et, d'une manière générale, au plus tard cinq ans à compter de la clôture de la procédure d'assistance et de coopération administratives.

Article 12

Sécurité des données

La Commission et les États membres veillent à ce que le système AAC soit conforme aux règles sur la sécurité des données adoptées en vertu respectivement de l'article 22 du règlement (CE) no 45/2001 et de l'article 17 de la directive 95/46/CE.

Article 13

Date d'application

La présente décision est applicable à compter du vingtième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l'Union européenne.

Article 14

Destinataires

Les États membres sont destinataires de la présente décision.

Fait à Bruxelles, le 22 octobre 2015. Par la Commission Vytenis ANDRIUKAITIS Membre de la Commission

(1) JO L 165 du 30.4.2004, p. 1.

(2) Règlement (CE) no 178/2002 du Parlement européen et du Conseil du 28 janvier 2002 établissant les principes généraux et les prescriptions générales de la législation alimentaire, instituant l'Autorité européenne de sécurité des aliments et fixant des procédures relatives à la sécurité des denrées alimentaires (JO L 31 du 1.2.2002, p. 1).

(3) Décision 2004/292/CE de la Commission du 30 mars 2004 relative à la mise en application du système TRACES et modifiant la décision 92/486/CEE (JO L 94 du 31.3.2004, p. 63).

(4) Directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (JO L 281 du 23.11.1995, p. 31).

(5) Règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données (JO L 8 du 12.1.2001, p. 1).