FR Journal officiel de l'Union européenne C 289/12

Règles relatives aux archives historiques

(Règles adoptées le 7 octobre 2005 par le Comité de direction de la Banque)

(2005/C 289/07)

Considérant que la Banque européenne d'investissement

est une institution financière dont les actionnaires sont les États membres de l'Union européenne;

qu'elle a pour mission, en vertu de l'Article 267 du Traité instituant la Communauté européenne, de contribuer, en faisant appel aux marchés des capitaux et à ses ressources propres, au développement équilibré et sans heurt du marché commun dans l'intérêt de la Communauté, en facilitant, par l'octroi de prêts et de garanties sans poursuivre de but lucratif, le financement de projets d'investissement dans tous les secteurs de l'économie;

qu'elle est déterminée à appliquer une politique d'information dynamique et qu'elle continuera à intensifier ses efforts pour offrir au public des informations générales sur ses activités, ses politiques et ses pratiques;

qu'elle reconnaît que, conformément aux principes de bonne administration applicables aux institutions et organes communautaires, et notamment à la Banque, les documents doivent être rendus accessibles au public, dans la plus large mesure possible, tout refus d'accorder l'accès à des documents devant être dûment justifié par une référence à des règles préétablies;

Considérant

qu'en 1997, puis en 2002, la Banque a publié des règles relatives à l'accès du public à ses documents, qui font actuellement l'objet d'une révision;

la Banque a adopté les règles suivantes pour ce qui concerne les archives historiques:

Article premier

Champ d'application

La Banque ouvre sa collection d'archives historiques au public, selon les modalités prévues par le présent document, après l'écoulement d'une période de trente ans à compter de la date de création des documents.

Aux fins des présentes règles, on entend par «archives» l'ensemble des documents, quels que soient leur type et leur support matériel, qui ont été produits ou reçus par la Banque ou par son personnel dans l'exercice de ses fonctions et qui concernent les activités de la Banque.

La collection des «archives historiques» de la BEI se compose de la partie du fonds historique de la BEI qui a été sélectionnée pour faire l'objet d'une conservation permanente à Florence, au sein des archives historiques de l'Union européenne.

Article 2

Procédure

Les documents vieux de trente ans et détenus au sein des collections de la BEI font dans un premier temps l'objet d'un tri destiné à séparer les documents qui doivent être conservés de ceux qui sont dépourvus de valeur administrative ou historique.

Les archives qui font partie des archives historiques sont à traiter de manière confidentielle et leur accès est restreint jusqu'à leur déclassification.

On estime que les documents faisant intervenir des tiers continuent à relever des exceptions mentionnées dans les Règles de la BEI relatives à l'accès du public aux documents. Dans ce cas, les exceptions peuvent continuer de s'appliquer à tout ou partie d'un document au-delà de la période de trente ans si les conditions pertinentes de leur application sont toujours réunies.

Avant de décider de mettre à la disposition du public les documents mentionnés au paragraphe précédent, la Banque informe la personne ou l'organe concerné de son intention de rendre lesdits documents accessibles au public et sollicite son accord. Si elle n'obtient pas de réponse ou si elle est dans l'impossibilité d'en obtenir de la part du tiers concerné, la Banque fait preuve de discernement pour autoriser la divulgation ou non des documents en question.

Les documents qui ne sont pas déclassifiés lors du premier examen font l'objet d'un réexamen périodique, au minimum tous les cinq ans.

Article 3

Accès au public

Chaque année, la BEI publie des informations concernant ses activités an matière d'archives historiques.

L'accès du public à la collection des archives historiques de la BEI se fait par l'intermédiaire des Archives historiques de l'Union européenne, hébergées par l'Institut universitaire européen de Florence, en Italie (http://www.iue.it/ECArchives/).