II (Actes dont la publication n'est pas une condition de leur applicabilité) PARLEMENT EUROPÉEN CONSEIL COMMISSION COUR DE JUSTICE COMITÉ ÉCONOMIQUE ET SOCIAL DÉCISION du 16 janvier 1969 portant installation de l'Office des publications officielles des Communautés européennes (69/13/Euratom/CECA/CEE)

L'ASSEMBLÉE,

LE CONSEIL,

LA COMMISSION,

LA COUR DE JUSTICE,

LE COMITÉ ÉCONOMIQUE ET SOCIAL,

vu le traité instituant la Communauté européenne du charbon et de l'acier,

vu le traité instituant la Communauté économique européenne,

vu le traité instituant la Communauté européenne de l'énergie atomique,

vu la décision des représentants des gouvernements des États membres relative à l'installation provisoire de certaines institutions et de certains services des Communautés, du 8 avril 1965,

considérant qu'il convient de mettre en oeuvre l'article 8 de la décision des représentants des gouvernements des États membres, du 8 avril 1965, prévoyant l'installation d'un Office des publications officielles, auquel sont rattachés un Office des ventes et un Office de traduction à moyen et à long terme, et de définir les règles de fonctionnement de celui-ci;

considérant que le fonctionnement de l'Office des publications officielles doit permettre à toutes les institutions de participer à la gestion de l'Office et, à chacune d'elles, de bénéficier des services qu'il est appelé à rendre,

DÉCIDENT:

Article premier

«L'Office des publications officielles des Communautés européennes» a pour objet d'assurer, dans les meilleures conditions techniques et financières, sous la responsabilité des institutions des Communautés européennes, l'édition, l'impression et la diffusion des publications de celles-ci et de leurs services.

Article 2

1. A cet effet, l'Office est chargé: - d'assurer l'impression, par lui-même ou par d'autres entreprises, du Journal officiel des Communautés européennes,

- d'assurer l'impression, par lui-même ou par d'autres entreprises, des autres publications des institutions des Communautés européennes ou de leurs services, à l'exception des publications visées aux paragraphes 2 et 3 ainsi qu'à l'article 3 paragraphe 4;

- d'assurer la gestion de l'Office des ventes.

2. L'impression et la diffusion des publications des bureaux de la direction générale de l'information et de la presse de la Commission, installés en dehors des lieux de travail provisoires des Communautés, peuvent être effectuées sans intervention de l'Office.

3. De même, peuvent être imprimées dans les ateliers internes de reproduction des institutions et diffusées directement, les publications à caractère interne à chaque institution ainsi que les publications de faible tirage, dont les destinataires sont déterminés d'avance. Le Comité de direction est habilité à définir la notion de faible tirage et à l'adapter, le cas échéant, aux besoins des services.

4. L'Office des ventes est, au sein de l'Office des publications, chargé de la diffusion et de la vente: - du Journal officiel des Communautés,

- des autres publications des institutions des Communautés européennes et de leurs services.

5. Pour exécuter ses tâches, l'Office effectue notamment les opérations suivantes: - regroupement des documents à éditer,

- préparation du manuscrit,

- passation des marchés avec les imprimeurs,

- impression des travaux urgents ou de faible tirage,

- surveillance de l'exécution des travaux,

- gestion de l'Office des ventes,

- exécution matérielle de la diffusion.

En outre, l'Office fournit aux institutions toutes les indications financières utiles sur les prix de revient et sur l'étendue des marchés potentiels dans chacune des langues de la Communauté.

6. La décision de publication demeure de la compétence exclusive de chaque institution.

Article 3

1. Il est institué un Comité de direction de l'Office. Chaque institution dispose d'une voix au sein de celui-ci.

2. Le Comité de direction peut consacrer certaines de ses réunions à l'examen de questions relatives au Journal officiel des Communautés ou de questions relatives à l'Office des ventes.

3. Les décisions du Comité de direction sont, sauf dispositions contraires, prises à la majorité simple. Toutefois, sans préjudice des dispositions de l'article 2 paragraphe 6, lorsque le Comité de direction est appelé à prendre une décision particulière à l'égard de la publication d'un texte propre à l'une des institutions, cette majorité doit comprendre la voix de l'institution concernée.

4. A la demande d'une institution, le Comité de direction peut, dans des cas exceptionnels, autoriser l'impression de publications sans intervention de l'Office, lorsque l'intervention de celui-ci comporte un accroissement sensible des charges financières ou que, pour des raisons techniques, celui-ci n'est pas en mesure de répondre aux conditions d'urgence que nécessiteraient l'impression et la diffusion dans des délais très brefs d'une publication.

Article 4

1. Le Comité de direction exerce, dans l'intérêt commun des institutions, les fonctions suivantes: - il fixe, à l'unanimité, les règles de fonctionnement de l'Office,

- il fixe, à l'unanimité, les lignes directrices de la politique générale de vente,

- il adresse aux institutions toute suggestion susceptible de faciliter le bon fonctionnement de l'Office,

- il établit, sur la base d'un projet élaboré par le directeur, un rapport annuel de gestion portant notamment, à la lumière de la comptabilité analytique, sur tous les postes de recettes et de dépenses concernant les publications effectuées par l'Office ; avant le 1er mai de chaque année, il transmet aux institutions le rapport sur l'exercice de l'année précédente, notamment aux fins de l'établissement du budget des Communautés, et le communique également aux organes de contrôle financier,

- il participe à la nomination de certains fonctionnaires dans les conditions fixées aux articles 5 et 6.

2. En ce qui concerne le Journal officiel des Communautés européennes, le Comité de direction exerce notamment les compétences ci-dessous: - il suscite, auprès des instances compétentes de chaque institution, les décisions de principe à appliquer en commun par les institutions utilisatrices du Journal officiel et veille à l'exécution des décisions arrêtées ; il formule toutes propositions d'amélioration de la structure et de la présentation du Journal officiel;

- il formule des propositions aux institutions en ce qui concerne l'harmonisation de la présentation des textes à publier;

- il examine les difficultés rencontrées dans les opérations courantes liées à l'édition du Journal officiel et formule, dans le cadre de l'Office, les instructions nécessaires et, à l'intention des institutions, les recommandations pour les surmonter;

- il décide, à l'unanimité, si et selon quelles modalités, des publications qui ne proviennent pas des institutions mentionnées à l'article 9 paragraphe 1 peuvent être effectuées au Journal officiel des Communautés. Cette disposition n'est toutefois pas applicable aux publications effectuées conformément à des dispositions du droit communautaire.

3. Le Comité de direction arrête, à l'unanimité, son règlement intérieur après l'avoir soumis aux institutions.

Article 5

1. Les compétences de l'autorité investie du pouvoir de nomination sont exercées par la Commission en ce qui concerne le directeur de l'Office et les autres fonctionnaires et agents de catégorie A et, le cas échéant, du cadre LA, dans les conditions suivantes : la Commission ne procède à leur nomination ou à leur promotion qu'après avis favorable du Comité de direction. S'agissant du directeur, cet avis est donné à l'unanimité. En outre, le Comité de direction est étroitement associé aux procédures à accomplir, le cas échéant, avant la nomination de ces fonctionnaires et agents (établissement de l'avis de vacance, examen des candidatures, participation aux jurys de concours).

Il sera procédé de la même manière en ce qui concerne les fonctionnaires et agents mentionnés au présent paragraphe, pour les actes de nature hiérarchique tels que notations, procédures disciplinaires, signature des contrats.

2. Les compétences de l'autorité investie du pouvoir de nomination sont exercées par la Commission en ce qui concerne les fonctionnaires et agents autres que ceux visés au paragraphe 1. Elle peut déléguer ses compétences au directeur de l'Office.

La Commission ou le directeur de l'Office, s'il a reçu délégation du pouvoir de nomination, informent préalablement le Comité de direction des nominations, de la signature des contrats, des promotions ou de l'introduction de procédures disciplinaires auxquelles ils envisagent de procéder en ce qui concerne les fonctionnaires et agents autres que ceux visés au paragraphe 1. Si la Commission n'a pas délégué au directeur de l'Office le pouvoir de nomination, en ce qui concerne ces mêmes fonctionnaires et agents, les procédures mentionnées précédemment sont accomplies par la Commission sur proposition du directeur.

3. Les procédures administratives relatives aux actes hiérarchiques mentionnés aux paragraphes 1 et 2 ainsi que la gestion courante du personnel, notamment en matière de retraite, de caisse maladie, d'accidents du travail, de traitements, de congés, sont effectuées dans les mêmes conditions que pour les agents de la Commission en service à Luxembourg.

4. Les vacances d'emplois au sein de l'Office sont portées en temps utile à la connaissance des fonctionnaires de toutes les institutions des Communautés.

5. A partir du budget de 1970, les emplois de la Commission affectés à l'Office seront spécifiquement énumérés au tableau des effectifs de la Commission.

Article 6

1. Les emplois et leurs titulaires affectés à la date du 1er juillet 1967 aux services de publication des Commissions et de la Haute Autorité pourront être affectés à l'Office à partir de la mise en place de celui-ci. Les affectations d'emplois et la désignation de leurs titulaires effectuées entre cette date et la mise en place de l'Office nécessitent l'accord du Comité de direction qui statue, à l'unanimité en ce qui concerne l'affectation de l'emploi de directeur et la désignation du titulaire de ce poste, à la majorité simple dans les autres cas.

2. Si le Comité de direction estime qu'en raison des emplois affectés à l'Office, le prix de revient des publications est trop élevé, il propose à la Commission de remettre certains emplois à la disposition de celle-ci. Mention de ces propositions et de la suite qui y aura été réservée sera faite dans le rapport annuel.

Article 7

1. Les crédits et les recettes de l'Office figurent à chacun des chapitres de la section du budget relative à la Commission. Un tableau récapitulatif, joint à la section du budget relative à la Commission, indique la totalité des prévisions de dépenses et de recettes concernant l'Office subdivisées dans la même forme que les sections du budget.

2. Chaque institution demeure l'ordonnateur des crédits relevant du chapitre «Publications». Le Comité de direction définira les modalités de coopération comptable entre l'Office et les institutions.

3. En ce qui concerne les travaux qu'il effectue lui-même, l'Office tient une comptabilité des dépenses de publication effectuées pour chaque institution et des recettes provenant de la vente de ces publications. Le solde annuel entre l'Office et chaque institution est réglé en fin d'exercice.

Article 8

Le directeur de l'Office est, sous l'autorité du Comité de direction et dans la limite des compétences de celui-ci, responsable du bon fonctionnement de l'Office. Il assure le secrétariat du Comité de direction, rend compte à celui-ci de l'exécution de ses fonctions et lui présente toute suggestion pour le bon fonctionnement de l'Office. Il dispose du pouvoir hiérarchique sur le personnel de l'Office. En cas d'absence ou d'empêchement du directeur, les fonctions de celui-ci seront exercées par un fonctionnaire de l'Office, désigné par le Comité de direction.

Article 9

1. Sont considérés comme institutions au sens de la présente décision : l'Assemblée, le Conseil, la Commission, la Cour de justice et le Comité économique et social. Le Conseil représente, avec leur accord, les organes de contrôle financier lorsqu'il s'agit des publications de ceux-ci.

2. La présente décision entre en vigueur le dixième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel des Communautés européennes.

Fait à Bruxelles et à Luxembourg, le 16 janvier 1969.

Par l'Assemblée

Le président

A. POHER

Par le Conseil

Le président

V. LATTANZIO

Par la Commission

Le président

J. REY

Par la Cour de justice

Le président

R. LECOURT

Par le Comité économique et social

Le président

M. BERNS