FR Journal officiel de l'Union européenne L 328/42

RÈGLEMENT DÉLÉGUÉ (UE) No 1271/2013 DE LA COMMISSION

du 30 septembre 2013

portant règlement financier-cadre des organismes visés à l’article 208 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil

LA COMMISSION EUROPÉENNE,

vu le traité sur le fonctionnement de l’Union européenne,

vu le règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union et abrogeant le règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil (1), et notamment son article 208,

considérant ce qui suit:

(1) Le règlement (CE, Euratom) no 2343/2002 de la Commission (2) portant règlement financier-cadre des organismes créés par les Communautés était fondé sur le règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil (3). Le règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 a été remplacé par le règlement (UE, Euratom) no 966/2012. Il est donc nécessaire de réviser le règlement (CE, Euratom) no 2343/2002. Par souci de clarté, il est nécessaire de remplacer le règlement (CE, Euratom) no 2343/2002.

(2) Il est nécessaire de tenir compte de la déclaration commune du Parlement européen, du Conseil de l’Union européenne et de la Commission européenne sur les agences décentralisées du 19 juillet 2012.

(3) Certaines dispositions du règlement (CE, Euratom) no 2343/2002 doivent être réexaminées afin que l’expérience tirée de leur application soit prise en compte.

(4) Le présent règlement devrait définir les grands principes et les règles de base applicables aux organismes créés en vertu du TFUE et du traité Euratom (ci-après les «organismes de l’Union») qui reçoivent des contributions à la charge du budget, et sans préjudice de l’acte constitutif. Sur la base du présent règlement, les organismes de l’Union devraient adopter leurs propres règles financières qui ne peuvent s’écarter de ce règlement que si leurs exigences spécifiques le nécessitent et avec l’accord préalable de la Commission.

(5) Néanmoins, les organismes de l’Union qui sont entièrement autofinancés, auxquels le présent règlement n’est pas applicable, devraient, pour des raisons de cohérence, définir, s’il y a lieu, des règles similaires. Conformément à la déclaration commune du Parlement européen, du Conseil et de la Commission du 19 juillet 2012, ces organismes devraient présenter au Parlement européen, au Conseil et à la Commission un rapport annuel sur l’exécution de leur budget et tenir dûment compte de leurs demandes et recommandations.

(6) Les organismes de l’Union devraient établir et exécuter leur budget dans le respect des cinq principes fondamentaux du droit budgétaire (unité, vérité, universalité, spécialité et annualité), et des principes d’équilibre, d’unité de compte, de bonne gestion financière et de transparence.

(7) Il y a lieu de souligner le caractère d’équilibrage que revêt la contribution de l’Union. La part du résultat budgétaire positif de l’organisme de l’Union qui dépasse le montant de la contribution de l’Union versée au cours de l’exercice devrait être restituée au budget de l’Union.

(8) Lorsque leur acte constitutif dispose que les recettes sont constituées par des redevances et des taxes en sus de la contribution de l’Union et que ces recettes générées par des redevances et taxes sont affectées à des dépenses précises, les organismes de l’Union devraient avoir la possibilité de reporter le solde sous forme de recettes affectées.

(9) Il est nécessaire de veiller à ce que les redevances soient fixées à un niveau propre à couvrir les coûts de la fourniture des services et à éviter des excédents importants.

(10) La délégation de tâches d’exécution budgétaire à un organisme de l’Union doit être dûment justifiée par les caractéristiques de ces tâches et par les compétences spécifiques de l’organisme en question, et garantir une bonne gestion financière et un bon rapport coût/efficacité. Les tâches déléguées devraient être compatibles avec l’acte constitutif.

(11) Les organismes de l’Union ne devraient être autorisés à recevoir des subventions ad hoc que si cela est expressément prévu par les actes de base correspondants et admis dans l’acte constitutif.

(12) Conformément à l’article 50 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012, l’organisme de l’Union doit participer à un exercice d’évaluation comparative par rapport à d’autres organismes ou institutions de l’Union.

(13) Il est nécessaire d’établir des règles en ce qui concerne le plan d’action visant à donner suite aux conclusions de l’ensemble des évaluations périodiques pour garantir leur application effective.

(14) Afin de garantir la cohérence de la programmation, l’organisme de l’Union devrait élaborer un document contenant la programmation annuelle et pluriannuelle, en tenant compte des orientations définies par la Commission.

(15) L’organisme de l’Union devrait aligner le calendrier de la programmation annuelle et pluriannuelle sur la procédure budgétaire pour garantir l’efficacité de celle-ci ainsi que la cohérence de l’ensemble des documents de programmation.

(16) Il est nécessaire de clarifier l’architecture actuelle des fonctions de contrôle interne et d’audit interne et de rationaliser les exigences en matière de rapports. La fonction d’audit interne au sein des organismes de l’Union devrait être exercée par l’auditeur interne de la Commission, qui devrait effectuer des audits lorsque les risques encourus le justifient. Il est nécessaire d’établir des règles en ce qui concerne la mise en place et le fonctionnement des structures d’audit interne.

(17) Les obligations en matière de rapports devraient être rationalisées. Les organismes de l’Union devraient fournir un rapport annuel d’activités consolidé comprenant des informations complètes sur la mise en œuvre de leur programme de travail, leur budget, leur plan en matière de politique du personnel et leurs systèmes de gestion et de contrôle interne.

(18) Afin d’améliorer le rapport coût/efficacité des organismes de l’Union, il est nécessaire de prévoir la possibilité de partager des services ou de les transférer à un autre organisme de l’Union ou à la Commission. En particulier, il est possible d’améliorer le rapport coût/efficacité en permettant au comptable de la Commission de se voir confier tout ou partie des tâches du comptable de l’organisme de l’Union.

(19) Comme le prévoit le règlement (UE, Euratom) no 966/2012, la possibilité de fractionner en tranches annuelles les engagements dont la réalisation s’étend sur plusieurs exercices devrait uniquement être autorisée lorsque l’acte constitutif ou l’acte de base le prévoit ou lorsque ces engagements sont liés à des dépenses administratives.

(20) Afin que les règles en matière de recettes affectées soient alignées sur celles du règlement (UE, Euratom) no 966/2012, il y a lieu de prévoir des dispositions en ce qui concerne la distinction entre les recettes affectées (internes et externes) et leur report.

(21) Afin que les règles de prise en compte des intérêts produits par la contribution de l’Union à l’organisme de l’Union soient alignées sur celles du règlement (UE, Euratom) no 966/2012, il est nécessaire de prévoir que les intérêts ne sont pas dus au budget.

(22) Le règlement (UE, Euratom) no 966/2012 prévoit la possibilité de contracter un engagement juridique avant un engagement budgétaire dans des cas spécifiques. Les organismes de l’Union devraient également avoir cette possibilité.

(23) Afin d’assurer la cohérence entre le règlement (CE, Euratom) no 2343/2002 et le règlement (UE, Euratom) no 966/2012, des dispositions spécifiques en matière de passation de marchés et de subventions ne devraient pas être autorisées. L’application d’un ensemble unique de règles simplifie les travaux de l’organisme de l’Union et permet l’utilisation des orientations et des modèles élaborés par la Commission.

(24) La possibilité pour l’organisme de l’Union d’attribuer des prix devrait être instaurée afin que les dispositions du règlement (CE, Euratom) no 2343/2002 soient alignées sur celles du règlement (UE, Euratom) no 966/2012.

(25) Afin de déceler et de gérer adéquatement les risques de conflits d’intérêts réels ou potentiels, les organismes de l’Union devraient être tenus d’adopter des règles relatives à la prévention et la gestion des conflits d’intérêts. Ces règles devraient tenir compte des orientations définies par la Commission à la suite de la déclaration commune du Parlement européen, du Conseil et de la Commission du 19 juillet 2012.

(26) Les dispositions concernant la politique immobilière, y compris l’introduction de la possibilité et des conditions permettant aux organismes de l’Union de contracter des prêts, devraient être alignées sur celles du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 afin de garantir une application cohérente des nouvelles règles par l’ensemble des organismes et institutions de l’Union.

(27) Il est nécessaire de prévoir des dispositions transitoires pour la programmation et l’établissement de rapports étant donné que la Commission a besoin de temps pour élaborer les orientations appropriées en coopération avec les organismes de l’Union.

(28) Le présent règlement devrait entrer en vigueur le jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l’Union européenne afin de permettre l’adoption en temps utile du règlement financier révisé des organismes de l’Union au 1er janvier 2014, de manière à garantir la cohérence des règles applicables au prochain cadre financier pluriannuel,

A ADOPTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:

TITRE I

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Article premier

Objet

Le présent règlement définit les règles financières essentielles sur la base desquelles l’organisme de l’Union adopte ses propres règles financières. Les règles financières de l’organisme de l’Union ne s’écartent du présent règlement que si ses exigences spécifiques le nécessitent et avec l’accord préalable de la Commission.

Article 2

Définitions

Aux fins du présent règlement, on entend par:

— «acte constitutif», l’acte relevant du droit de l’Union par lequel sont réglés les aspects essentiels relatifs à la création et au fonctionnement de l’organisme de l’Union;

— «budget de l’organisme de l’Union», l’acte qui prévoit et autorise, pour chaque exercice, l’ensemble des recettes et des dépenses estimées nécessaires de l’organisme de l’Union;

— «organisme de l’Union», tout organisme visé à l’article 208 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012;

— «conseil d’administration», l’organe principal de décision interne en matières financières et budgétaires de l’organisme de l’Union, indépendamment de sa dénomination dans l’acte constitutif;

— «directeur», la personne chargée d’exécuter les décisions du conseil d’administration ainsi que le budget de l’organisme de l’Union en tant qu’ordonnateur, indépendamment de sa dénomination dans l’acte constitutif;

— «conseil exécutif», l’organe interne de l’organisme de l’Union qui assiste le conseil d’administration et dont les responsabilités et le règlement intérieur sont exposés dans l’acte constitutif.

Article 3

Délais, dates et termes

Sauf dispositions contraires, le règlement (CEE, Euratom) no 1182/71 du Conseil (4) s’applique aux délais fixés par le présent règlement.

Article 4

Protection des données à caractère personnel

Le présent règlement ne porte pas atteinte aux dispositions de la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil (5) et du règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil (6).

Article 5

Respect des principes budgétaires

Dans les conditions définies au présent règlement, l’établissement et l’exécution du budget de l’organisme de l’Union respectent les principes d’unité, de vérité budgétaire, d’annualité, d’équilibre, d’unité de compte, d’universalité, de spécialité, de bonne gestion financière – qui suppose un contrôle interne efficace et efficient – et de transparence.

TITRE II

PRINCIPES BUDGÉTAIRES

CHAPITRE 1

Principes d’unité et de vérité budgétaire

Article 6

Champ d’application du budget de l’organisme de l’Union

1. Le budget de l’organisme de l’Union comporte:

a) des recettes propres comprenant toutes les redevances ou taxes que l’organisme de l’Union est autorisé à percevoir en vertu des missions qui lui sont confiées ainsi que d’autres recettes éventuelles;

b) des recettes comprenant les contributions financières éventuelles des États membres qui accueillent l’organisme;

c) une contribution octroyée par l’Union;

d) des recettes affectées en vue de financer des dépenses spécifiques selon l’article 23, paragraphe 1;

e) les dépenses de l’organisme de l’Union, y compris les dépenses administratives.

2. Les recettes comprenant les redevances et taxes sont affectées uniquement à titre exceptionnel dans des cas dûment justifiés prévus dans l’acte constitutif.

3. Lorsqu’un ou plusieurs actes constitutifs prévoient que des tâches clairement définies sont financées séparément ou lorsque l’organisme de l’Union exécute les tâches qui lui sont confiées par une convention de délégation, il tient une comptabilité séparée, sur les opérations de recettes et de dépenses. L’organisme de l’Union doit clairement identifier chaque groupe de tâches dans sa programmation des ressources humaines figurant dans le document de programmation annuelle et pluriannuelle visé à l’article 32.

Article 7

Subventions ad hoc

1. Les organismes de l’Union ne peuvent pas recevoir de subventions ad hoc provenant du budget sauf si cela est autorisé par l’acte constitutif et expressément prévu par l’acte de base.

2. Lorsque l’organisme de l’Union a été autorisé à recevoir des subventions ad hoc, les tâches financées par ces subventions sont incluses dans le programme de travail annuel visé à l’article 32, paragraphe 3.

Article 8

Conventions de délégation

1. L’organisme de l’Union n’est pas chargé de tâches d’exécution budgétaire par la Commission, sauf si ses compétences spécifiques et la nature particulière de l’action le justifient.

2. Lors du choix de l’organisme de l’Union, il est dûment tenu compte:

a) du rapport coût/efficacité de cette délégation de tâches;

b) de l’incidence sur la structure de gouvernance de l’organisme et sur ses ressources financières et humaines.

3. Lorsque la Commission confie à titre exceptionnel des tâches à l’organisme de l’Union:

a) l’article 60 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 s’applique à l’organisme de l’Union en ce qui concerne les fonds affectés à ces tâches et les articles 108 et 109 du présent règlement ne s’appliquent pas;

b) les tâches confiées devraient être mentionnées dans le programme de travail annuel de l’organisme de l’Union, visé à l’article 32, paragraphe 3, à titre purement indicatif.

4. Sans préjudice du paragraphe 2, l’ordonnateur consulte le conseil d’administration avant de signer la convention de délégation.

Article 9

Règles spécifiques relatives aux principes d’unité et de vérité budgétaire

1. Aucune recette ne peut être perçue et aucune dépense ne peut être effectuée, sauf par imputation à une ligne du budget de l’organisme de l’Union.

2. Aucune dépense ne peut être engagée ni ordonnancée au-delà des crédits autorisés par le budget de l’organisme de l’Union.

3. Un crédit ne peut être inscrit au budget de l’organisme de l’Union que s’il correspond à une dépense estimée nécessaire.

4. Les intérêts produits par les paiements de préfinancement effectués à partir du budget de l’organisme de l’Union ne sont pas dus à ce dernier.

CHAPITRE 2

Principe d’annualité

Article 10

Définition

Les crédits inscrits au budget de l’organisme de l’Union sont autorisés pour la durée d’un exercice budgétaire qui commence le 1er janvier et s’achève le 31 décembre.

Article 11

Type de crédits

1. Le budget de l’organisme de l’Union comporte des crédits non dissociés et, lorsque des exigences de fonctionnement le justifient, des crédits dissociés. Ces derniers donnent lieu à des crédits d’engagement et à des crédits de paiement.

2. Les crédits d’engagement couvrent le coût total des engagements juridiques souscrits pendant l’exercice.

3. Les crédits de paiement couvrent les paiements qui découlent de l’exécution des engagements juridiques souscrits au cours de l’exercice ou des exercices antérieurs.

Article 12

Principes comptables applicables aux recettes et aux crédits

1. Les recettes de l’organisme de l’Union visées à l’article 6 sont inscrites dans les comptes au titre d’un exercice sur la base des montants perçus au cours de cet exercice.

2. Les recettes de l’organisme de l’Union ouvrent à la même hauteur des crédits de paiement.

3. Les crédits alloués au titre d’un exercice ne sont utilisés que pour couvrir les dépenses engagées et payées au cours de cet exercice et pour couvrir les montants dus au titre d’engagements qui remontent à des exercices précédents.

4. Les engagements de crédits sont comptabilisés sur la base des engagements juridiques effectués jusqu’au 31 décembre.

5. Les paiements sont comptabilisés au titre d’un exercice sur la base des paiements exécutés par le comptable au plus tard le 31 décembre de cet exercice.

Article 13

Engagement de crédits

Les crédits figurant au budget de l’organisme de l’Union peuvent être engagés avec effet au 1er janvier, dès l’adoption définitive du budget de l’organisme de l’Union.

Article 14

Annulation et report de crédits

1. Les crédits non utilisés à la fin de l’exercice pour lequel ils ont été inscrits sont annulés. Toutefois, ils peuvent faire l’objet d’une décision de report, limité au seul exercice suivant, prise au plus tard le 15 février par le conseil d’administration ou, si l’acte constitutif le permet, par le conseil exécutif, conformément aux paragraphes 3 et 4, ou faire l’objet d’un report de droit conformément au paragraphe 5.

2. Les crédits relatifs aux dépenses de personnel ne peuvent faire l’objet d’un report.

3. Pour les crédits d’engagement et les crédits non dissociés non encore engagés à la fin de l’exercice, le report peut porter sur:

a) les montants correspondant aux crédits d’engagement;

b) les montants correspondant aux crédits non dissociés relatifs à des projets immobiliers, pour lesquels la plupart des étapes préparatoires à l’acte d’engagement sont achevées au 31 décembre. Les étapes préparatoires à l’acte d’engagement sont définies dans les modalités d’exécution des règles financières de chaque organisme de l’Union.

Ces montants peuvent être engagés jusqu’au 31 mars de l’année suivante, ou jusqu’au 31 décembre de l’année suivante s’agissant des montants relatifs à des projets immobiliers.

4. Pour les crédits de paiement, le report peut porter sur les montants nécessaires pour couvrir des engagements antérieurs ou liés à des crédits d’engagement reportés, lorsque les crédits de paiement prévus sur les lignes concernées au budget de l’exercice suivant ne sont pas suffisants pour couvrir les besoins.

L’organisme de l’Union concerné utilise par priorité les crédits autorisés pour l’exercice en cours et n’a recours aux crédits reportés qu’après épuisement des premiers.

5. Les crédits non dissociés, correspondant à des obligations régulièrement contractées à la fin de l’exercice, sont reportés de droit au seul exercice suivant.

6. Les crédits reportés non engagés au 31 mars de l’exercice n + 1 sont automatiquement annulés et sont signalés dans la comptabilité.

Article 15

Règles relatives au report des recettes affectées

Le report des recettes affectées visées à l’article 23 et des crédits non utilisés et disponibles au 31 décembre au titre desdites recettes s’effectue conformément aux règles suivantes:

a) les recettes affectées externes sont reportées de droit et doivent avoir été utilisées dans leur intégralité à la date à laquelle l’ensemble des opérations liées au programme ou à l’action auquel elles sont affectées ont été effectuées; les recettes affectées externes perçues au cours de la dernière année du programme ou de l’action peuvent être utilisées pendant la première année du programme ou de l’action qui suit;

b) les recettes affectées internes font l’objet d’un report limité à une seule année, à l’exception des recettes affectées internes définies à l’article 23, paragraphe 3, point f), qui sont reportées de droit.

L’organisme de l’Union informe la Commission au plus tard le 1er juin de l’année n + 1 de l’exécution des recettes affectées reportées.

Article 16

Dégagement de crédits

Les dégagements, à la suite de la non-exécution totale ou partielle des actions auxquelles les crédits ont été affectés, intervenant au cours des exercices ultérieurs par rapport à l’exercice pour lequel ces crédits ont été inscrits au budget de l’organisme de l’Union, donnent lieu à l’annulation des crédits correspondants.

Article 17

Engagements

1. Les dépenses de gestion courante peuvent faire l’objet, à partir du 15 octobre de chaque année, d’engagements anticipés à la charge des crédits prévus pour l’exercice suivant. Toutefois, ces engagements ne dépassent pas le quart des crédits arrêtés par le conseil d’administration figurant sur la ligne budgétaire correspondante pour l’exercice en cours. Ils ne portent pas sur des dépenses nouvelles dont le principe n’a pas encore été admis dans le dernier budget de l’organisme de l’Union régulièrement arrêté.

2. Les dépenses qui, tels les loyers, sont effectuées par anticipation peuvent donner lieu à paiement à partir du 1er décembre à valoir sur les crédits prévus pour l’exercice suivant. Dans ce cas, le plafond fixé au paragraphe 1 n’est pas applicable.

Article 18

Règles applicables en cas d’adoption tardive du budget de l’organisme de l’Union

1. Si le budget de l’organisme de l’Union n’est pas adopté définitivement à l’ouverture de l’exercice, les règles définies aux paragraphes 2 à 6 s’appliquent.

2. Les opérations d’engagement et de paiement peuvent être effectuées dans les limites visées au paragraphe 3.

3. Les opérations d’engagement peuvent être effectuées par chapitre, dans la limite maximale du quart de l’ensemble des crédits autorisés au chapitre en question pour l’exercice précédent, augmenté d’un douzième pour chaque mois écoulé.

La limite des crédits prévus dans l’état provisionnel de recettes et de dépenses ne peut être dépassée.

Les opérations de paiement peuvent être effectuées mensuellement par chapitre dans la limite du douzième des crédits autorisés au chapitre en question pour l’exercice précédent. Toutefois, ce montant ne dépasse pas le douzième des crédits prévus au même chapitre dans l’état prévisionnel des recettes et des dépenses.

4. Les crédits autorisés au chapitre en question pour l’exercice précédent, comme indiqué aux paragraphes 2 et 3, s’entendent comme se rapportant aux crédits votés dans le budget de l’organisme de l’Union, y compris les budgets rectificatifs, dont les montants sont corrigés des virements effectués au cours de cet exercice.

5. À la demande du directeur, si la continuité de l’action de l’organisme de l’Union et les nécessités de la gestion l’exigent, le conseil d’administration peut autoriser des dépenses excédant un douzième provisoire mais ne dépassant pas quatre douzièmes provisoires au total, sauf dans des cas dûment justifiés, tant pour les opérations d’engagement que pour les opérations de paiement au-delà de ceux rendus automatiquement disponibles conformément aux paragraphes 2 et 3.

Les douzièmes additionnels sont autorisés par entier et ne sont pas fractionnables.

6. Si, pour un chapitre déterminé, l’autorisation de quatre douzièmes provisoires accordée conformément au paragraphe 5 ne permet pas de faire face aux dépenses nécessaires en vue d’éviter une rupture de continuité de l’action de l’organisme de l’Union dans le domaine couvert par le chapitre en cause, un dépassement du montant des crédits inscrits au chapitre correspondant du budget de l’exercice précédent dudit organisme peut être autorisé, à titre exceptionnel. Le conseil d’administration statue conformément aux procédures visées au paragraphe 5. Toutefois, le montant global des crédits ouverts au budget de l’organisme de l’Union de l’exercice précédent ou au projet de budget proposé dudit organisme ne peut en aucun cas être dépassé.

CHAPITRE 3

Principe d’équilibre

Article 19

Définition et portée

1. Le budget doit être équilibré en recettes et en crédits de paiement.

2. Les crédits d’engagement ne peuvent dépasser le montant de la contribution de l’Union, augmenté des recettes propres et des autres recettes éventuelles visées à l’article 6.

3. Pour les organismes dont les recettes sont constituées de redevances et de taxes en sus de la contribution de l’Union, les redevances devraient être fixées à un niveau propre à éviter l’accumulation d’excédents importants. Lorsque le résultat budgétaire, au sens de l’article 97, devient significativement positif ou négatif de façon récurrente, le niveau des redevances et taxes est révisé.

4. L’organisme de l’Union ne peut souscrire des emprunts dans le cadre de son budget.

5. La contribution de l’Union à l’organisme de l’Union constitue pour le budget de ce dernier une contribution d’équilibre et peut être fractionnée en plusieurs versements.

6. L’organisme de l’Union applique une gestion des liquidités rigoureuse, en tenant dûment compte des recettes affectées, afin de garantir que les soldes de trésorerie sont limités à des besoins dûment justifiés. Dans ses demandes de paiement, il présente des prévisions détaillées et actualisées sur ses besoins réels de trésorerie au cours de l’exercice, ainsi que des informations sur les recettes affectées.

Article 20

Résultat budgétaire de l’exercice

1. Si le résultat budgétaire, au sens de l’article 97, est positif, il est remboursé à la Commission à hauteur du montant de la contribution versée au cours de l’exercice. La partie du résultat budgétaire qui dépasse le montant de la contribution de l’Union versée au cours de l’exercice est inscrite dans le budget de l’organisme de l’Union de l’exercice suivant en recettes.

Le premier alinéa s’applique également lorsque les recettes de l’organisme de l’Union sont constituées de redevances et de taxes en sus de la contribution de l’Union.

La différence entre la contribution inscrite au budget et celle qui a été effectivement versée à l’organisme de l’Union fait l’objet d’une annulation.

L’organisme de l’Union fournit, au plus tard le 31 janvier de l’année n, une estimation du résultat budgétaire de l’année n ‒ 1, qui doit être reversé ultérieurement au budget de l’année n, afin de compléter les informations déjà disponibles sur le résultat budgétaire de l’année n - 2. La Commission tient dûment compte de ces informations lorsqu’elle évalue les besoins financiers de l’organisme de l’Union pour l’année n + 1.

2. Dans des cas exceptionnels, lorsque l’acte constitutif dispose que les recettes générées par les redevances et taxes sont affectées à des dépenses spécifiques, l’organisme de l’Union peut reporter le solde des redevances et taxes en recettes affectées aux activités liées à la fourniture des services pour lesquels ces redevances sont dues.

3. Si le résultat budgétaire, au sens de l’article 97, est négatif, il est inscrit au budget de l’organisme de l’Union pour l’exercice suivant en crédits de paiement ou, le cas échéant, imputé sur le résultat budgétaire positif de l’organisme de l’Union des exercices suivants.

4. Les recettes ou crédits de paiement sont inscrits dans le budget de l’organisme de l’Union au cours de la procédure budgétaire par recours à la procédure de la lettre rectificative définie à l’article 39 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 ou, en cours d’exécution du budget de l’organisme de l’Union, par voie de budget rectificatif.

CHAPITRE 4

Principe d’unité de compte

Article 21

Utilisation de l’euro

Le budget de l’organisme de l’Union est établi, exécuté et fait l’objet d’une reddition des comptes en euros. Toutefois, pour les besoins de la trésorerie, le comptable et, dans le cas des régies d’avances, le régisseur d’avances sont autorisés à effectuer des opérations dans d’autres monnaies dans les conditions précisées dans la réglementation financière de chaque organisme de l’Union.

CHAPITRE 5

Principe d’universalité

Article 22

Définition et portée

Sans préjudice de l’article 23, l’ensemble des recettes couvre l’ensemble des crédits de paiement. Sans préjudice de l’article 25, les recettes et les dépenses sont inscrites sans contraction entre elles.

Article 23

Recettes affectées

1. Les recettes affectées externes et les recettes affectées internes sont utilisées en vue de financer des dépenses spécifiques.

2. Constituent des recettes affectées externes:

a) les contributions financières des États membres et de pays tiers, y compris, dans les deux cas, de leurs agences publiques, d’entités ou de personnes physiques, relatives à certaines activités des organismes de l’Union dans la mesure où cela est prévu dans l’accord conclu entre l’organisme de l’Union et les États membres, les pays tiers ou les agences publiques, entités ou personnes physiques en question;

b) les recettes correspondant à une destination déterminée, telles que les revenus de fondations, les subventions, les dons et legs;

c) les contributions financières, non couvertes par le point a), de pays tiers ou de divers organismes ne relevant pas de l’Union à des activités des organismes de l’Union; — les recettes provenant des subventions ad hoc visées à l’article 7, — les recettes provenant des conventions de délégation visées à l’article 8;

d) les recettes affectées internes visées au paragraphe 3, dans la mesure où elles sont accessoires aux autres recettes visées aux points a) à c) du présent paragraphe;

e) les recettes provenant des redevances et taxes visées à l’article 6, paragraphe 2.

3. Constituent des recettes affectées internes:

a) les recettes provenant de tiers pour des fournitures, des prestations de services ou des travaux effectués sur leur demande, à l’exception des redevances et taxes visées à l’article 6, paragraphe 1, point a);

b) le produit de la vente des véhicules, des matériels, des installations, des matières ainsi que des appareils à usage scientifique et technique, qui sont remplacés ou mis au rebut, lorsque la valeur comptable est totalement amortie;

c) les recettes provenant de la restitution, conformément à l’article 62, des sommes qui ont été indûment payées;

d) le produit de fournitures, de prestations de services et de travaux effectués en faveur des institutions de l’Union ou d’autres organismes de l’Union;

e) le montant des indemnités d’assurances perçues;

f) les recettes provenant d’indemnités locatives;

g) les recettes provenant de la vente de publications et films, y compris ceux sur support électronique;

h) les recettes provenant du remboursement ultérieur de charges fiscales conformément à l’article 25, paragraphe 3, point b).

4. Sans préjudice de l’article 23, paragraphe 2, point e), l’acte constitutif correspondant peut également prescrire l’affectation de recettes à des dépenses spécifiques. Sauf dispositions contraires dans l’acte constitutif en question, ces recettes constituent des recettes affectées internes.

5. Toute recette au sens du paragraphe 2, points a) à c), et du paragraphe 3, points a) et d), doit couvrir la totalité des dépenses directes ou indirectes encourues par l’action ou la destination en question.

6. Le budget de l’organisme de l’Union prévoit la structure d’accueil des recettes affectées externes et des recettes affectées internes ainsi que, dans la mesure du possible, leur montant.

Les recettes affectées ne peuvent être inscrites dans l’état prévisionnel des recettes et des dépenses qu’à hauteur des montants qui sont certains à la date de l’établissement de l’état prévisionnel.

Article 24

Libéralités

1. Le directeur peut accepter toutes libéralités en faveur de l’organisme de l’Union, telles que des fondations, des subventions ainsi que des dons et des legs.

2. L’acceptation de libéralités susceptibles d’entraîner des charges est soumise à l’autorisation préalable du conseil d’administration ou, lorsque l’acte constitutif le permet, du conseil exécutif, qui se prononce dans un délai de deux mois à compter de la date à laquelle la demande lui a été soumise. Si le conseil d’administration ou, lorsque l’acte constitutif le permet, le conseil exécutif ne statue pas dans ce délai, la libéralité est réputée acceptée.

Article 25

Règles en matière de déductions et de compensations liées aux taux de change

1. Peuvent être déduits du montant des demandes de paiement qui sont, dans ce cas, ordonnancées pour le net:

a) les pénalités infligées aux titulaires de marchés ou aux bénéficiaires;

b) les escomptes, ristournes et rabais déduits sur chaque facture et relevé de coûts;

c) les régularisations de sommes indûment payées.

Les régularisations visées au premier alinéa, point c), peuvent être opérées par voie de contraction à l’occasion d’un nouveau paiement intermédiaire ou d’un paiement de solde au profit du même bénéficiaire, effectué au titre du chapitre, de l’article et de l’exercice qui ont supporté le trop-payé.

Les règles comptables de l’Union s’appliquent aux déductions visées au premier alinéa, point c).

2. Les prix des produits ou prestations fournis à l’organisme de l’Union, incorporant des charges fiscales qui font l’objet d’un remboursement par les États membres en vertu du protocole sur les privilèges et immunités de l’Union européenne, sont imputés au budget de l’organisme de l’Union pour leur montant hors taxes, pour autant que ce protocole s’applique à l’organisme de l’Union.

3. Les prix des produits ou des prestations fournis à l’organisme de l’Union, incorporant des charges fiscales qui font l’objet d’un remboursement par les pays tiers sur la base des conventions pertinentes, peuvent être imputés au budget de l’organisme de l’Union pour:

a) leur montant hors taxes;

b) leur montant taxes comprises. Dans ce cas, le remboursement ultérieur des charges fiscales est traité comme une recette affectée interne.

4. Les charges fiscales nationales éventuellement supportées par l’organisme de l’Union à titre temporaire en application des paragraphes 2 et 3 sont inscrites sur un compte d’attente jusqu’à leur remboursement par les États en cause.

5. Un résultat budgétaire négatif éventuel est inscrit en tant que dépense au budget de l’organisme de l’Union.

6. Les différences de change enregistrées au cours de l’exécution du budget de l’organisme de l’Union peuvent être compensées. Le résultat final, positif ou négatif, est repris dans le résultat budgétaire de l’exercice.

CHAPITRE 6

Principe de spécialité

Article 26

Dispositions générales

Les crédits sont spécialisés par titre et chapitre. Les chapitres sont subdivisés en articles et postes.

Article 27

Virements

1. Le directeur peut procéder à des virements de crédits:

a) de titre à titre dans une limite totale de 10 % des crédits de l’exercice qui figurent sur la ligne à partir de laquelle il est procédé au virement;

b) de chapitre à chapitre et d’article à article, sans limitation.

2. Au-delà de la limite visée au paragraphe 1, le directeur peut proposer au conseil d’administration ou, lorsque l’acte constitutif le permet, au conseil exécutif des virements de crédits de titre à titre. Le conseil d’administration ou, lorsque l’acte constitutif le permet, le conseil exécutif dispose d’un délai de trois semaines pour s’opposer à ces virements. Passé ce délai, ils sont réputés adoptés.

3. Les propositions de virement et les virements effectués conformément aux paragraphes 1 et 2 sont accompagnés des justifications appropriées et détaillées faisant apparaître l’exécution des crédits ainsi que les prévisions des besoins jusqu’à la fin de l’exercice, tant pour les lignes à alimenter que pour celles sur lesquelles les crédits sont prélevés.

4. Le directeur informe le conseil d’administration dans les meilleurs délais des virements effectués. Il informe le Parlement européen et le Conseil de tous les virements effectués en application du paragraphe 2.

Article 28

Règles spécifiques aux virements

1. Ne peuvent être dotées de crédits par voie de virement que les lignes budgétaires de l’organisme de l’Union pour lesquelles le budget de l’organisme de l’Union autorise un crédit ou porte la mention «pour mémoire».

2. Les crédits correspondant à des recettes affectées ne peuvent faire l’objet de virement que pour autant que ces recettes conservent leur affectation.

CHAPITRE 7

Principe de bonne gestion financière

Article 29

Principes d’économie, d’efficience et d’efficacité/principe de bonne gestion financière

1. Les crédits sont utilisés conformément au principe de bonne gestion financière, à savoir conformément aux principes d’économie, d’efficience et d’efficacité.

2. Le principe d’économie prescrit que les moyens mis en œuvre par l’organisme de l’Union dans le cadre de la réalisation de ses activités sont rendus disponibles en temps utile, dans les quantités et qualités appropriées et au meilleur prix.

Le principe d’efficience vise le meilleur rapport entre les moyens mis en œuvre et les résultats obtenus.

Le principe d’efficacité vise l’atteinte des objectifs spécifiques fixés et l’obtention des résultats escomptés.

3. L’organisme de l’Union effectue un exercice d’évaluation comparative visé à l’article 50 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012.

L’exercice d’évaluation comparative se compose:

— d’un examen de l’efficience des services horizontaux de l’organisme de l’Union,

— d’une analyse coûts/bénéfices d’un partage des services ou de leur transfert intégral à un autre organisme de l’Union ou à la Commission.

Lors de la réalisation de l’exercice d’évaluation comparative visé dans les premier et deuxième alinéas, l’organisme de l’Union prend les dispositions nécessaires pour éviter tout conflit d’intérêts.

4. Des objectifs spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et datés sont fixés pour tous les secteurs d’activité couverts par le budget de l’organisme de l’Union. La réalisation de ces objectifs est contrôlée par des indicateurs de performance établis par activité et des informations sont fournies au conseil d’administration par le directeur. Ces informations sont fournies chaque année et figurent au plus tard dans les documents accompagnant le projet de budget de l’organisme de l’Union.

5. En vue d’améliorer la prise de décision, l’organisme de l’Union procède à des évaluations ex ante et ex post, conformément aux orientations définies par la Commission. Ces évaluations s’appliquent à tous les programmes et activités qui occasionnent des dépenses importantes et leurs résultats sont communiqués au conseil d’administration.

6. Le directeur prépare un plan d’action pour donner suite aux conclusions des évaluations visées au paragraphe 5 et fait rapport sur ses progrès deux fois par an à la Commission et périodiquement au conseil d’administration.

7. Le conseil d’administration examine la mise en œuvre du plan d’action visé au paragraphe 6.

Article 30

Contrôle interne de l’exécution budgétaire

1. Le budget de l’organisme de l’Union est exécuté selon le principe d’un contrôle interne efficace et efficient.

2. Aux fins de l’exécution du budget de l’organisme de l’Union, le contrôle interne est défini comme un processus applicable à tous les niveaux de la chaîne de gestion et conçu pour fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs suivants:

a) l’efficacité, l’efficience et l’économie des opérations;

b) la fiabilité des informations;

c) la préservation des actifs et de l’information;

d) la prévention, la détection, la correction et le suivi de la fraude et des irrégularités;

e) la gestion appropriée des risques concernant la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes, en tenant compte du caractère pluriannuel des programmes et de la nature des paiements concernés.

3. Un contrôle interne efficace est fondé sur les bonnes pratiques internationales et comprend notamment:

a) la séparation des tâches;

b) une stratégie appropriée de contrôle et de gestion des risques, comprenant un contrôle au niveau des destinataires;

c) la prévention des conflits d’intérêts;

d) des pistes d’audit adéquates et l’intégrité des données dans les bases de données;

e) des procédures pour le suivi des performances et pour le suivi des déficiences de contrôle interne identifiées et des exceptions;

f) une évaluation périodique du bon fonctionnement du système de contrôle interne.

4. Un contrôle interne efficient repose sur les éléments suivants:

a) la mise en œuvre d’une stratégie appropriée de contrôle et de gestion des risques, coordonnée entre les acteurs compétents de la chaîne de contrôle;

b) la possibilité, pour tous les acteurs compétents de la chaîne de contrôle, d’accéder aux résultats des contrôles réalisés;

c) la confiance accordée, le cas échéant, aux avis d’audit indépendants, à condition que la qualité des travaux qui s’y rapportent soit appropriée et acceptable et que ces travaux aient été réalisés conformément aux normes convenues;

d) l’application en temps utile de mesures correctrices, y compris, le cas échéant, de sanctions dissuasives;

e) l’élimination des contrôles multiples;

f) l’amélioration du rapport coûts/avantages des contrôles.

CHAPITRE 8

Principe de transparence

Article 31

Publication des comptes, budgets et rapports

1. Le budget de l’organisme de l’Union est établi, exécuté et fait l’objet d’une reddition de comptes dans le respect du principe de transparence.

2. Une synthèse du budget de l’organisme de l’Union et de tout budget rectificatif de l’organisme de l’Union, tels qu’ils ont été définitivement arrêtés, est publiée au Journal officiel de l’Union européenne dans un délai de trois mois à compter de leur adoption.

Cette synthèse indique les cinq principales lignes budgétaires de recettes, les cinq principales lignes budgétaires de dépenses pour les budgets administratif et de fonctionnement de l’organisme de l’Union, le tableau des effectifs et une estimation des effectifs en personnel contractuel, exprimée en équivalents temps plein pour lesquels les crédits sont budgétisés, ainsi que des experts nationaux détachés. Elle mentionne également les chiffres de l’exercice précédent.

3. Le budget de l’organisme de l’Union comprenant le tableau des effectifs et les budgets rectificatifs de l’organisme de l’Union, tels qu’ils ont été définitivement arrêtés, ainsi qu’une estimation des effectifs en personnel contractuel, exprimés en équivalents temps plein, pour lesquels les crédits sont budgétisés, et des experts nationaux détachés, sont transmis pour information au Parlement européen et au Conseil, à la Cour des comptes et à la Commission, et sont publiés sur le site internet de l’organisme de l’Union concerné dans un délai de quatre semaines à compter de leur adoption.

4. L’organisme de l’Union communique sur son site internet, au plus tard le 30 juin de l’exercice suivant, des informations sur les bénéficiaires de fonds en provenance de son budget, notamment les noms des experts engagés en vertu de l’article 89, conformément aux paragraphes 2, 3 et 4 de l’article 21 du règlement délégué (UE) no 1268/2012 de la Commission (7), selon une présentation standard. Les informations publiées sont aisément accessibles, claires et exhaustives. Ces informations sont communiquées dans le respect des exigences de confidentialité et de sécurité, en particulier de protection des données à caractère personnel énoncées dans le règlement (CE) no 45/2001.

TITRE III

ÉTABLISSEMENT ET STRUCTURE DU BUDGET

CHAPITRE 1

Établissement du budget de l’organisme de l’Union

Article 32

Programmation annuelle et pluriannuelle

1. L’organisme de l’Union établit un document de programmation contenant la programmation pluriannuelle et annuelle en tenant compte des orientations définies par la Commission.

2. Le programme pluriannuel expose:

— la programmation stratégique globale, y compris les objectifs, les résultats escomptés et les indicateurs de performance,

— la programmation des ressources, y compris le budget pluriannuel et le personnel.

La programmation des ressources comporte des informations qualitatives et quantitatives sur les ressources humaines et sur les questions budgétaires aux fins de l’établissement de rapports, en particulier:

— pour les années n - 1 et n, les informations sur le nombre de fonctionnaires, d’agents temporaires et d’agents contractuels tels que définis dans le statut, ainsi que d’experts nationaux détachés,

— pour l’année n - 1, une estimation des opérations budgétaires au sens de l’article 97 et des informations sur les contributions en nature accordées par l’État membre d’accueil à l’organisme de l’Union,

— pour l’année n + 1, une estimation du nombre de fonctionnaires, d’agents temporaires et d’agents contractuels tels que définis dans le statut,

— pour les années suivantes, un budget indicatif et une programmation indicative des ressources humaines.

La Commission adresse à l’organisme de l’Union l’avis de ses services concernés sur le projet de programmation des ressources humaines.

Si l’organisme de l’Union ne tient pas pleinement compte de l’avis des services de la Commission, il doit fournir des explications suffisantes à la Commission.

La programmation des ressources est actualisée chaque année. Le cas échéant, la programmation stratégique est mise à jour, notamment pour l’adapter aux résultats de l’ensemble des évaluations mentionnées dans l’acte constitutif.

3. Le programme de travail annuel de l’organisme de l’Union expose des objectifs détaillés et les résultats escomptés, y compris des indicateurs de performance. Il comprend également une description des actions à financer et une indication des ressources financières et humaines allouées à chaque action. Le programme de travail annuel s’inscrit dans la logique du programme de travail pluriannuel visé au paragraphe 1.

Il précise clairement les tâches de l’organisme de l’Union qui ont été ajoutées, modifiées ou supprimées par rapport à l’année précédente.

4. Toute modification substantielle du programme de travail annuel fait l’objet d’une adoption selon la même procédure que le programme de travail initial, conformément aux dispositions de l’acte constitutif et de l’article 33 du présent règlement.

Le conseil d’administration peut déléguer le pouvoir de procéder à des modifications non substantielles du programme de travail annuel à l’ordonnateur de l’organisme de l’Union.

Article 33

Établissement du budget

1. Le budget est établi conformément aux dispositions de l’acte constitutif.

2. L’organisme de l’Union transmet à la Commission, au plus tard le 31 janvier de chaque année, un état prévisionnel de ses dépenses et de ses recettes ainsi que des orientations générales le justifiant.

3. Conformément à l’article 37 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012, l’organisme de l’Union transmet chaque année à la Commission, au Parlement européen et au Conseil un état prévisionnel de ses dépenses et de ses recettes comme précisé dans l’acte constitutif.

4. L’état prévisionnel des dépenses et des recettes de l’organisme de l’Union inclut:

a) un tableau des effectifs fixant le nombre des emplois permanents et temporaires, dont la prise en charge sera autorisée dans la limite des crédits budgétaires par grade et par catégorie;

b) en cas de variation d’effectifs, un état justificatif motivant les demandes d’emplois nouveaux;

c) une prévision trimestrielle de trésorerie en paiements et en encaissements;

d) des informations sur la réalisation de tous les objectifs fixés antérieurement pour les différentes activités. Les résultats des évaluations sont examinés et utilisés pour démontrer les avantages qu’une hausse ou une réduction du budget proposé de l’organisme de l’Union est susceptible d’apporter par rapport à son budget de l’année n.

5. L’organisme de l’Union transmet à la Commission, au Parlement européen et au Conseil le projet de document de programmation visé à l’article 32, ainsi que toute version mise à jour de ce document, au plus tard le 31 janvier de chaque année.

6. La Commission, dans le cadre de la procédure relative à l’adoption du budget, transmet l’état prévisionnel de l’organisme de l’Union au Parlement européen et au Conseil et propose le montant de la contribution destiné à l’organisme de l’Union et les effectifs qu’elle estime nécessaires pour celui-ci. La Commission établit le projet de tableau des effectifs des organismes de l’Union et une estimation des effectifs en personnel contractuel et en experts nationaux détachés exprimés en équivalents temps plein pour lesquels les crédits sont proposés dès que la Commission a établi le projet de budget.

7. Le Parlement européen et le Conseil arrêtent le tableau des effectifs de l’organisme de l’Union, ainsi que toute modification ultérieure de celui-ci, dans le respect des dispositions de l’article 38, paragraphe 1. Le tableau des effectifs est publié dans une annexe de la section III — Commission — du budget.

8. Le budget de l’organisme de l’Union et le tableau des effectifs ainsi que le document de programmation visé à l’article 32 sont arrêtés par le conseil d’administration. Ils deviennent définitifs après l’adoption définitive du budget fixant le montant de la contribution ainsi que le tableau des effectifs et sont, le cas échéant, ajustés en conséquence.

9. Lorsqu’elle confie de nouvelles tâches à un organisme de l’Union, la Commission, sans préjudice des procédures législatives relatives à la modification de l’acte constitutif, présente au Parlement européen et au Conseil les informations nécessaires pour évaluer l’incidence de ces nouvelles tâches sur les ressources de l’organisme de l’Union, afin de revoir, si nécessaire, son financement.

Article 34

Budgets rectificatifs

Toute modification au budget de l’organisme de l’Union, y compris au tableau des effectifs, fait l’objet d’un budget rectificatif adopté conformément à la même procédure que pour le budget initial de l’organisme de l’Union, selon les dispositions de l’acte constitutif et de l’article 33 du présent règlement.

CHAPITRE 2

Structure et présentation du budget de l’organisme de l’Union

Article 35

Structure du budget de l’organisme de l’Union

Le budget de l’organisme de l’Union comporte un état des recettes et un état des dépenses.

Article 36

Nomenclature budgétaire

Dans la mesure où la nature des activités de l’organisme de l’Union le justifie, l’état des dépenses doit être présenté selon une nomenclature comportant une classification par destination. Cette nomenclature est définie par l’organisme de l’Union et distingue clairement entre crédits administratifs et opérationnels.

Article 37

Présentation du budget de l’organisme de l’Union

Le budget de l’organisme de l’Union fait apparaître:

1) dans l’état des recettes: a) les prévisions de recettes de l’organisme de l’Union pour l’exercice concerné (l’«exercice n»); b) les recettes prévues de l’exercice précédent, et les recettes de l’exercice n – 2; c) les commentaires appropriés pour chaque ligne de recette;

2) dans l’état des dépenses: a) les crédits d’engagement et de paiement pour l’exercice n; b) les crédits d’engagement et de paiement pour l’exercice précédent, ainsi que les dépenses engagées et les dépenses payées au cours de l’exercice n – 2; ces dernières sont également exprimées en pourcentage du budget de l’organisme de l’Union de l’exercice n; c) un état récapitulatif des échéanciers des paiements à effectuer au cours des exercices ultérieurs en raison des engagements budgétaires pris au cours d’exercices antérieurs; d) les commentaires appropriés pour chaque subdivision.

Article 38

Règles applicables au tableau des effectifs

1. Le tableau des effectifs visé à l’article 33 comporte, en regard du nombre des emplois autorisés au titre de l’exercice, le nombre des emplois autorisés au titre de l’exercice précédent ainsi que le nombre d’emplois réellement pourvus. Il constitue, pour l’organisme de l’Union, une limite impérative. Aucune nomination ne peut être faite au-delà de cette limite.

Toutefois, le conseil d’administration peut procéder à des modifications du tableau des effectifs, jusqu’à concurrence de 10 % des emplois autorisés, sauf en ce qui concerne les grades AD 16, AD 15, AD 14 et AD 13, sous réserve des conditions suivantes:

a) le volume des crédits du personnel correspondant à un plein exercice n’est pas affecté;

b) la limite du nombre total de postes autorisés par le tableau des effectifs n’est pas dépassée;

c) l’organisme de l’Union a participé à un exercice d’évaluation comparative par rapport à d’autres organismes de l’Union sur le modèle de l’analyse de la situation du personnel de la Commission.

2. Par dérogation au paragraphe 1, deuxième alinéa, les cas d’exercice d’activité à temps partiel autorisés par l’autorité investie du pouvoir de nomination conformément aux dispositions du statut peuvent être compensés. Lorsqu’un agent demande le retrait de l’autorisation avant la fin de la période accordée, l’organisme de l’Union prend les mesures appropriées pour respecter, dès que possible, la limite visée au paragraphe 1, deuxième alinéa, point b).

TITRE IV

EXÉCUTION DU BUDGET DE L’ORGANISME DE L’UNION

CHAPITRE 1

Dispositions générales

Article 39

Exécution du budget conformément au principe de bonne gestion financière

1. Le directeur exerce les fonctions d’ordonnateur. Il exécute le budget de l’organisme de l’Union en recettes et en dépenses conformément aux règles financières dudit organisme et au principe de bonne gestion financière, sous sa propre responsabilité et dans la limite des crédits alloués.

2. Sans préjudice des responsabilités de l’ordonnateur en ce qui concerne la prévention et la détection des fraudes et irrégularités, l’organisme de l’Union participe aux activités de prévention de la fraude de l’Office européen de lutte antifraude.

Article 40

Délégation des pouvoirs d’exécution du budget

1. Le directeur peut déléguer ses pouvoirs d’exécution du budget à des agents de l’organisme de l’Union soumis au statut, dans les conditions déterminées par les règles financières de l’organisme de l’Union adoptées par le conseil d’administration. Les délégataires ne peuvent agir que dans la limite des pouvoirs qui leur sont expressément conférés.

2. Le délégataire peut subdéléguer les pouvoirs reçus selon les conditions précisées dans les modalités d’exécution du présent règlement visées à l’article 114. Chaque acte de subdélégation nécessite l’accord explicite du directeur.

Article 41

Conflit d’intérêts

1. Les acteurs financiers au sens du chapitre 2 du présent titre et les autres personnes participant à l’exécution et à la gestion du budget, y compris aux actes préparatoires à celui-ci, ainsi qu’à l’audit ou au contrôle, ne prennent aucune mesure à l’occasion de laquelle leurs propres intérêts pourraient être en conflit avec ceux de l’organisme de l’Union.

Si un tel risque existe, la personne en question a l’obligation de s’abstenir et d’en référer à l’autorité compétente, qui confirme par écrit l’existence éventuelle d’un conflit d’intérêts. Lorsque l’existence d’un conflit d’intérêts a été établie, la personne en question cesse toutes ses activités en rapport avec le dossier concerné. L’autorité compétente prend toute mesure supplémentaire appropriée.

2. Aux fins du paragraphe 1, il y a conflit d’intérêts lorsque l’exercice impartial et objectif des fonctions d’un acteur financier ou d’une autre personne, visés au paragraphe 1, est compromis pour des motifs familiaux, affectifs, d’affinité politique ou nationale, d’intérêt économique ou pour tout autre motif de communauté d’intérêt avec le bénéficiaire.

3. L’autorité compétente visée au paragraphe 1 est le supérieur hiérarchique de l’agent concerné. Si celui-ci est le directeur, l’autorité compétente est alors le conseil d’administration, ou, lorsque l’acte constitutif le permet, le conseil exécutif.

4. L’organisme de l’Union adopte des règles relatives à la prévention et à la gestion des conflits d’intérêts.

Article 42

Mode d’exécution du budget de l’organisme de l’Union

1. Le budget de l’organisme de l’Union est exécuté par le directeur dans les services placés sous son autorité.

2. Dans la mesure où cela s’avère indispensable, peuvent être confiées par voie contractuelle à des entités ou organismes extérieurs de droit privé des tâches d’expertise technique et des tâches administratives, préparatoires ou accessoires qui n’impliquent ni mission de puissance publique ni exercice d’un pouvoir discrétionnaire d’appréciation.

CHAPITRE 2

Acteurs financiers

Section 1

Principe de la séparation des fonctions

Article 43

Séparation des fonctions

Les fonctions de l’ordonnateur et du comptable sont séparées et incompatibles entre elles.

Section 2

L’ordonnateur

Article 44

Pouvoirs et fonctions de l’ordonnateur

1. L’ordonnateur est chargé d’exécuter les recettes et les dépenses conformément au principe de bonne gestion financière et d’en assurer la légalité et la régularité.

2. Au sens du paragraphe 1, l’ordonnateur met en place, conformément aux normes minimales arrêtées par le conseil d’administration ou, lorsque l’acte constitutif le permet, par le conseil exécutif sur la base de normes équivalentes arrêtées par la Commission pour ses propres services et en tenant compte des risques associés à l’environnement de gestion et à la nature des actions financées, la structure organisationnelle ainsi que les systèmes de contrôle interne adaptés à l’exécution de ses tâches.

L’établissement de cette structure et de ces systèmes repose sur une analyse du risque exhaustive, prenant en compte le rapport coût/efficacité.

L’ordonnateur peut mettre en place au sein de ses services une fonction d’expertise et de conseil destinée à l’assister dans la maîtrise des risques liés à ses activités.

3. Pour exécuter des dépenses, l’ordonnateur procède à des engagements budgétaires et juridiques, à la liquidation des dépenses et à l’ordonnancement des paiements, ainsi qu’aux actes préalables nécessaires à cette exécution des crédits.

4. L’exécution des recettes comporte l’établissement des prévisions de créances, la constatation des droits à recouvrer et l’émission des ordres de recouvrement. Elle comporte, le cas échéant, la renonciation aux créances constatées.

5. L’ordonnateur conserve les pièces justificatives relatives aux opérations exécutées pendant une durée de cinq ans à compter de la date de la décision de décharge sur l’exécution du budget de l’organisme de l’Union. Les données à caractère personnel contenues dans les pièces justificatives sont supprimées si possible lorsqu’elles ne sont pas nécessaires aux fins de la décharge budgétaire, du contrôle et de l’audit. En tout état de cause, en ce qui concerne la conservation des données relatives au trafic, les dispositions de l’article 37, paragraphe 2, du règlement (CE) no 45/2001 s’appliquent.

Article 45

Contrôles ex ante

1. Chaque opération visée à l’article 44 fait l’objet d’au moins un contrôle ex ante, fondé sur une analyse des documents et sur les résultats disponibles des contrôles déjà réalisés, en ce qui concerne les aspects opérationnels et financiers de l’opération.

Les contrôles ex ante comprennent l’initiation et la vérification d’une opération.

2. Par «initiation d’une opération», il faut entendre l’ensemble des opérations préparatoires à l’adoption des actes d’exécution budgétaire de l’organisme de l’Union par les ordonnateurs visés aux articles 33 et 34.

3. Par «vérification ex ante d’une opération», il faut entendre l’ensemble des contrôles ex ante mis en place par l’ordonnateur afin d’en vérifier les aspects opérationnels et financiers.

4. Les contrôles ex ante visent à vérifier la cohérence entre les pièces justificatives demandées et toute autre information disponible. L’ampleur des contrôles ex ante en termes de fréquence et d’intensité est déterminée par l’ordonnateur compétent sur la base de considérations fondées sur l’analyse de risque et le rapport coût/efficacité. En cas de doute, l’ordonnateur compétent pour la liquidation du paiement correspondant demande des informations complémentaires ou effectue un contrôle sur place afin d’obtenir une assurance raisonnable dans le cadre du contrôle ex ante.

Les contrôles ex ante ont pour objet de constater notamment:

a) la régularité et la conformité de la dépense au regard des dispositions applicables;

b) l’application du principe de bonne gestion financière visé à l’article 29.

Aux fins des contrôles, l’ordonnateur peut considérer comme constituant une opération unique une série d’opérations individuelles semblables concernant des dépenses courantes en matière de rémunérations, de pensions, de remboursement de frais de mission et de frais médicaux.

5. Pour une opération donnée, la vérification est effectuée par des agents distincts de ceux qui ont initié l’opération. Les agents qui effectuent la vérification ne sont pas subordonnés à ceux qui ont initié l’opération.

Article 46

Contrôles ex post

1. L’ordonnateur peut mettre en place des contrôles ex post pour vérifier les opérations déjà approuvées à la suite des contrôles ex ante. Ces contrôles peuvent être organisés par sondage en fonction du risque.

2. Les contrôles ex post peuvent être effectués sur pièces et, le cas échéant, sur place.

Ces contrôles ex post visent à vérifier la bonne exécution des opérations financées par le budget de l’organisme de l’Union et notamment le respect des critères visés à l’article 45, paragraphe 4.

Les résultats des contrôles ex post sont examinés par l’ordonnateur au moins une fois par an en vue de détecter tout problème systémique potentiel. L’ordonnateur prend des mesures pour s’atteler à ces problèmes.

L’analyse de risque visée au paragraphe 1 est examinée à la lumière des résultats des contrôles et d’autres informations pertinentes.

En cas de programmes pluriannuels, l’ordonnateur établit une stratégie de contrôle pluriannuelle, précisant la nature et l’ampleur des contrôles sur la période considérée ainsi que la manière dont les résultats doivent être mesurés d’une année sur l’autre aux fins du processus d’assurance annuel.

3. Les contrôles ex ante sont effectués par des agents distincts de ceux qui sont chargés des contrôles ex post. Les agents chargés des contrôles ex post ne sont pas subordonnés aux agents chargés des contrôles ex ante.

Lorsque l’ordonnateur met en œuvre des audits financiers de bénéficiaires à titre de contrôles ex post, les règles correspondantes en matière d’audit sont claires, cohérentes et transparentes et respectent les droits tant de l’organisme de l’Union que de ceux qui ont fait l’objet d’un audit.

4. Les agents responsables du contrôle de la gestion des opérations financières visés au paragraphe 3 ont les compétences professionnelles requises. Ils respectent un code spécifique de normes professionnelles arrêté par l’organisme de l’Union et basé sur les normes arrêtées par la Commission pour ses propres services.

Article 47

Rapport annuel d’activités consolidé

1. L’ordonnateur rend compte au conseil d’administration de l’exercice de ses fonctions sous la forme d’un rapport annuel d’activités consolidé contenant:

a) des informations sur: — la mise en œuvre du programme de travail annuel de l’organisme, ses ressources budgétaires et ses ressources humaines visées à l’article 38, — les systèmes de gestion et de contrôle interne, notamment un récapitulatif du nombre et du type d’audits internes effectués par l’auditeur interne, les structures d’audit interne, les recommandations formulées et les suites données à ces recommandations et à celles des années précédentes, visées aux articles 82 et 83, — toute observation de la Cour des comptes, ainsi que les mesures prises à la suite de ses observations, — les comptes et le rapport sur la gestion budgétaire et financière sans préjudice des articles 92, 96 et 97;

b) une déclaration de l’ordonnateur indiquant si celui-ci a une assurance raisonnable que, excepté en ce qui concerne d’éventuelles réserves pour des secteurs définis des recettes et dépenses: — les informations contenues dans le rapport donnent une image fidèle de la situation, — les ressources allouées aux activités décrites dans le rapport ont été utilisées aux fins prévues et conformément au principe de bonne gestion financière, — les procédures de contrôle mises en place offrent les garanties nécessaires quant à la légalité et à la régularité des opérations sous-jacentes.

Le rapport annuel d’activités consolidé indique les résultats des opérations par rapport aux objectifs qui ont été assignés, les risques associés aux opérations, l’utilisation des ressources mises à disposition et le fonctionnement efficient et efficace des systèmes de contrôle interne, y compris une évaluation globale du rapport coût/efficacité des contrôles.

Le rapport annuel consolidé est soumis pour évaluation au conseil d’administration.

2. Au plus tard le 1er juillet de chaque année, le conseil d’administration transmet à la Cour des comptes, à la Commission, au Parlement européen et au Conseil le rapport annuel d’activités consolidé accompagné de son évaluation.

3. Des exigences supplémentaires en matière de rapports peuvent être prévues par l’acte constitutif dans des cas dûment justifiés, notamment lorsque la nature du domaine dans lequel l’organisme est actif le requiert.

Article 48

Protection des intérêts financiers de l’Union

1. Si un agent partie à la gestion financière et au contrôle des opérations estime qu’une décision que son supérieur lui impose d’appliquer ou d’accepter est irrégulière ou contraire aux principes de bonne gestion financière ou aux règles professionnelles qu’il est tenu de respecter, il en informe le directeur par écrit, qui lui répond par écrit. Si le directeur ne réagit pas ou confirme la décision ou les instructions initiales et que l’agent estime qu’une telle confirmation ne constitue pas une réponse raisonnable à sa question, il en informe par écrit l’instance compétente visée à l’article 54, paragraphe 5, et le conseil d’administration.

2. Dans le cas d’une activité illégale, de fraude ou de corruption susceptible de nuire aux intérêts de l’Union, l’agent informe les autorités et instances désignées par la législation en vigueur. Les contrats passés avec des auditeurs externes réalisant des audits de la gestion financière de l’organisme de l’Union prévoient l’obligation pour l’auditeur externe d’informer l’ordonnateur de tout soupçon d’activité illégale, de fraude ou de corruption susceptible de nuire aux intérêts de l’Union.

Article 49

Délégation des pouvoirs d’exécution du budget

Dans le cas où il est procédé à une délégation ou à une subdélégation de pouvoirs d’exécution du budget conformément à l’article 40, l’article 44, paragraphes 1, 2 et 3, s’applique mutatis mutandis aux ordonnateurs délégués ou subdélégués.

Section 3

Le comptable

Article 50

Pouvoirs et fonctions du comptable

1. Le conseil d’administration nomme un comptable, soumis au statut, qui est entièrement indépendant dans l’exercice de ses tâches. Le comptable est chargé dans l’organisme de l’Union:

a) de la bonne exécution des paiements, de l’encaissement des recettes et du recouvrement des créances constatées;

b) de la préparation et de la présentation des comptes conformément au titre IX;

c) de la tenue de la comptabilité conformément au titre IX;

d) de la mise en œuvre, conformément au titre IX, des règles comptables ainsi que du plan comptable conformément aux dispositions arrêtées par le comptable de la Commission;

e) de la définition et la validation des systèmes comptables ainsi que, le cas échéant, de la validation des systèmes prescrits par l’ordonnateur et destinés à fournir ou justifier des informations comptables; à cet égard, le comptable est habilité à vérifier à tout moment le respect des critères de validation;

f) de la gestion de la trésorerie.

2. Plusieurs organismes de l’Union peuvent nommer le même comptable.

Les organismes de l’Union peuvent aussi convenir avec la Commission que leur comptable est celui de la Commission.

Les organismes de l’Union peuvent aussi confier au comptable de la Commission une partie des tâches d’un comptable de l’organisme de l’Union, compte tenu de l’analyse du rapport coûts/avantages visée à l’article 29.

Dans le cas visé au présent alinéa, ils prennent les dispositions nécessaires pour éviter tout conflit d’intérêts.

3. Le comptable obtient de l’ordonnateur toutes les informations nécessaires à l’établissement de comptes présentant une image fidèle de la situation financière de l’organisme de l’Union et de l’exécution budgétaire. L’ordonnateur garantit la fiabilité de ces informations.

4. Avant leur adoption par le directeur, le comptable signe les comptes, certifiant ainsi qu’il a une assurance raisonnable quant au fait qu’ils présentent une image fidèle de la situation financière de l’organisme de l’Union.

Aux fins du premier alinéa, le comptable vérifie que les comptes ont été élaborés conformément aux règles comptables visées à l’article 143 du règlement (UE, Euratom) no 966/2012, et que toutes les recettes et dépenses ont été comptabilisées.

L’ordonnateur transmet toute information dont le comptable a besoin pour remplir ses fonctions.

Les ordonnateurs demeurent pleinement responsables de l’utilisation appropriée des fonds qu’ils gèrent, de la légalité et de la régularité des dépenses placées sous leur contrôle et de l’exhaustivité et de l’exactitude des informations transmises au comptable.

5. Le comptable est habilité à vérifier les informations reçues ainsi qu’à effectuer toute autre vérification qu’il juge nécessaire pour être en mesure de signer les comptes.

Le cas échéant, il émet des réserves, dont il précise la nature et la portée.

6. Sous réserve du paragraphe 7 du présent article et de l’article 51, seul le comptable est habilité pour la gestion de la trésorerie et des équivalents de trésorerie. Le comptable est responsable de leur conservation.

7. Dans l’exercice de ses fonctions, le comptable peut, si cela s’avère indispensable à cette fin, déléguer certaines de ses tâches à des agents soumis au statut placés sous sa responsabilité hiérarchique.

8. L’acte de délégation définit les tâches, droits et obligations conférés aux délégataires.

Section 4

Le régisseur d’avances

Article 51

Régies d’avances

Si cela s’avère indispensable pour le paiement de dépenses de faible montant et pour l’encaissement d’autres recettes visées à l’article 6, des régies d’avances peuvent être créées. Les régies d’avances sont alimentées par le comptable et sont sous la responsabilité de régisseurs d’avances qu’il désigne.

Le montant maximal de chaque dépense ou recette pouvant être payée par le régisseur d’avances à des tiers ne dépasse pas 60 000 EUR et est précisé par chaque organisme de l’Union pour chaque dépense ou recette. Les paiements des régies d’avances peuvent être réglés par virement, y compris au moyen du système de débit direct visé à l’article 74, paragraphe 1, par chèque ou par d’autres moyens de paiement, conformément aux instructions arrêtées par le comptable.

CHAPITRE 3

Responsabilité des acteurs financiers

Section 1

Règles générales

Article 52

Suppression de la délégation et suspension des fonctions des acteurs financiers

1. Les ordonnateurs délégués et subdélégués peuvent à tout moment se voir retirer, temporairement ou définitivement, leur délégation ou subdélégation par l’autorité qui les a nommés. L’ordonnateur peut à tout moment retirer son accord sur une subdélégation spécifique.

2. Le comptable ou le régisseur d’avances, ou les deux, peuvent à tout moment être suspendus de leurs fonctions, temporairement ou définitivement, par le conseil d’administration. En pareil cas, le conseil d’administration nomme un comptable intérimaire.

3. Les paragraphes 1 et 2 sont sans préjudice d’éventuelles mesures disciplinaires prises à l’encontre des acteurs financiers visés auxdits paragraphes.

Article 53

Responsabilité des acteurs financiers pour activité illégale, fraude ou corruption

1. Les articles 52 à 56 ne préjugent pas de la responsabilité pénale que pourraient engager les acteurs financiers visés à l’article 52 dans les conditions prévues par le droit national applicable ainsi que par les dispositions en vigueur relatives à la protection des intérêts financiers de l’Union et à la lutte contre la corruption impliquant des fonctionnaires de l’Union ou des États membres.

2. Sans préjudice des articles 54, 55 et 56, tout ordonnateur, tout comptable ou tout régisseur d’avances engage sa responsabilité disciplinaire et pécuniaire, dans les conditions prévues par le statut. Dans le cas d’une activité illégale, de fraude ou de corruption susceptible de nuire aux intérêts de l’Union, les autorités et les instances désignées par la législation en vigueur, en particulier l’Office européen de lutte antifraude, sont saisies.

Section 2

Règles applicables aux ordonnateurs

Article 54

Règles applicables aux ordonnateurs

1. L’ordonnateur engage sa responsabilité pécuniaire dans les conditions prévues au statut.

2. La responsabilité pécuniaire de l’ordonnateur est engagée notamment si l’ordonnateur, intentionnellement ou par négligence grave:

a) constate les droits à recouvrer ou émet les ordres de recouvrement, engage une dépense ou signe un ordre de paiement, sans se conformer au présent règlement ou, le cas échéant, aux modalités d’exécution des règles financières de l’organisme de l’Union;

b) omet d’établir un acte engendrant une créance, omet ou retarde l’émission d’un ordre de recouvrement, ou retarde l’émission d’un ordre de paiement, engageant ainsi la responsabilité civile de l’organisme de l’Union à l’égard de tiers.

3. Lorsqu’un ordonnateur délégué ou subdélégué considère qu’une décision qui lui incombe est entachée d’irrégularité ou qu’elle contrevient aux principes de bonne gestion financière, il le signale par écrit à l’autorité délégante. Si l’autorité délégante donne par écrit l’instruction motivée de prendre ladite décision à l’ordonnateur délégué ou subdélégué, celui-ci est dégagé de sa responsabilité.

4. En cas de délégation, l’ordonnateur reste responsable de l’efficacité et de l’efficience des systèmes de gestion et de contrôle interne mis en place et du choix de l’ordonnateur délégué.

5. L’instance spécialisée en matière d’irrégularités financières mise en place par la Commission ou à laquelle cette dernière participe conformément à l’article 73, paragraphe 6, du règlement (UE, Euratom) no 966/2012, exerce à l’égard de l’organisme de l’Union les mêmes compétences que celles qui lui sont attribuées à l’égard des services de la Commission, à moins que le conseil d’administration ou, lorsque l’acte constitutif le permet, le conseil exécutif ne décide de créer une instance fonctionnellement indépendante, ou de participer à une instance commune établie par plusieurs organismes. Pour les cas présentés par les organismes de l’Union, l’instance spécialisée en matière d’irrégularités financières mise en place par la Commission ou à laquelle cette dernière participe comprend un agent d’un organisme de l’Union.

Sur la base de l’avis de l’instance visée au premier alinéa, le directeur décide de l’engagement d’une procédure mettant en cause la responsabilité disciplinaire ou pécuniaire. Si l’instance a décelé des problèmes systémiques, elle transmet à l’ordonnateur et à l’auditeur interne de la Commission un rapport assorti de recommandations. Si cet avis met en cause le directeur, l’instance transmet un tel rapport au conseil d’administration et à l’auditeur interne de la Commission. Le directeur se réfère, sous une forme anonyme, aux avis de l’instance dans son rapport annuel d’activités et décrit les mesures de suivi adoptées.

6. Chaque agent peut être tenu de réparer, en totalité ou en partie, le préjudice subi par l’organisme de l’Union en raison de fautes personnelles graves qu’il aurait commises dans l’exercice ou à l’occasion de l’exercice de ses fonctions. La décision motivée est prise par l’autorité investie du pouvoir de nomination, après accomplissement des formalités prescrites en matière disciplinaire par le statut.

Section 3

Règles applicables aux comptables et régisseurs d’avances

Article 55

Règles applicables aux comptables

Le comptable engage, dans les conditions et selon les procédures prévues par le statut, sa responsabilité disciplinaire ou pécuniaire. Constitue en particulier une faute susceptible d’engager sa responsabilité le fait:

a) de perdre ou détériorer des fonds, valeurs ou documents dont il a la garde ou causer cette perte ou détérioration par sa négligence;

b) de modifier indûment des comptes bancaires ou des comptes courants postaux;

c) d’effectuer des recouvrements ou des paiements non conformes aux ordres de recouvrement ou de paiement correspondants;

d) d’omettre d’encaisser des recettes dues.

Article 56

Règles applicables aux régisseurs d’avances

Le régisseur d’avances engage, dans les conditions et selon les procédures prévues par le statut, sa responsabilité disciplinaire ou pécuniaire. Constitue en particulier une faute susceptible d’engager la responsabilité du régisseur d’avances le fait:

a) de perdre ou détériorer des fonds, valeurs et documents dont il a la garde ou causer cette perte ou détérioration par sa négligence;

b) de ne pouvoir justifier par des pièces régulières des paiements qu’il effectue;

c) de payer à d’autres que les ayants droit;

d) d’omettre d’encaisser des recettes dues.

CHAPITRE 4

Opérations de recettes

Article 57

Demande de paiement

L’organisme de l’Union présente à la Commission, dans des conditions et selon une périodicité convenues avec elle, des demandes de paiement de tout ou partie de la contribution de l’Union, conformément à l’article 19, paragraphe 6.

Article 58

Prise en compte des intérêts

Les intérêts produits par les fonds versés à l’organisme de l’Union par la Commission au titre de la contribution ne sont pas dus au budget.

Article 59

Prévision de créance

1. Lorsque l’ordonnateur dispose d’informations suffisantes et fiables relatives à toute mesure ou situation de nature à engendrer une créance de l’organisme de l’Union, il établit une prévision de créance.

2. La prévision de créance est adaptée par l’ordonnateur dès qu’il prend connaissance d’un événement modifiant la mesure ou la situation ayant engendré l’établissement de la prévision.

Lors de l’établissement de l’ordre de recouvrement relatif à une mesure ou une situation ayant précédemment donné lieu à une prévision d’une créance, cette prévision est adaptée en conséquence par l’ordonnateur.

Si l’ordre de recouvrement est établi pour le même montant que la prévision originale de créance, cette prévision est ramenée à zéro.

Article 60

Constatation des créances

1. La constatation d’une créance est l’acte par lequel l’ordonnateur:

a) vérifie l’existence de la dette du débiteur;

b) détermine ou vérifie la réalité et le montant de la dette;

c) vérifie les conditions d’exigibilité de la dette.

2. Toute créance identifiée comme certaine, liquide et exigible est constatée par un ordre de recouvrement donné au comptable, suivi d’une note de débit adressée au débiteur, tous deux établis par l’ordonnateur.

3. Les montants indûment payés sont recouvrés.

4. Toute créance non remboursée à sa date d’échéance fixée dans la note de débit porte intérêt conformément au règlement délégué (UE) no 1268/2012.

5. Dans des cas dûment justifiés, certaines recettes courantes peuvent faire l’objet de constatations prévisionnelles. Une constatation prévisionnelle couvre plusieurs recouvrements individuels qui ne doivent donc pas faire l’objet d’une constatation individuelle. Avant la clôture de l’exercice, l’ordonnateur est tenu d’effectuer les modifications aux constatations prévisionnelles pour que celles-ci soient égales aux créances réellement constatées.

Article 61

Ordonnancement des recouvrements

L’ordonnancement des recouvrements est l’acte par lequel l’ordonnateur donne au comptable, par l’émission d’un ordre de recouvrement, l’instruction de recouvrer une créance que l’ordonnateur a constatée.

Article 62

Règles relatives aux recouvrements

1. Le comptable prend en charge les ordres de recouvrement des créances dûment établis par l’ordonnateur. Il est tenu de faire diligence en vue d’assurer la rentrée des recettes de l’organisme de l’Union et doit veiller à la conservation des droits de celui-ci.

2. Si, à l’échéance prévue dans la note de débit, le recouvrement effectif n’a pas eu lieu, le comptable en informe l’ordonnateur et lance sans délai la procédure de récupération, par toute voie de droit, y compris, le cas échéant, par compensation et, si celle-ci n’est pas possible, par l’exécution forcée.

3. Le comptable procède au recouvrement par compensation et à due concurrence des créances de l’organisme de l’Union à l’égard de tout débiteur lui-même titulaire d’une créance à l’égard de l’organisme. Ces créances à compenser sont certaines, liquides et exigibles.

4. Lorsque l’ordonnateur envisage de renoncer en totalité ou en partie à recouvrer une créance constatée, il s’assure que la renonciation est régulière et conforme aux principes de bonne gestion financière et de proportionnalité. La décision de renonciation est motivée. L’ordonnateur ne peut déléguer une telle décision que pour les créances portant sur un montant inférieur à 5 000 EUR.

La décision de renonciation mentionne les diligences faites pour le recouvrement et les éléments de droit et de fait sur lesquels elle s’appuie.

5. L’ordonnateur annule, en totalité ou en partie, une créance constatée lorsque la découverte d’une erreur fait apparaître que cette créance n’avait pas été correctement constatée. Cette annulation s’exprime par une décision de l’ordonnateur et fait l’objet d’une motivation adéquate.

Article 63

Formalités d’encaissement

1. Le recouvrement effectif des créances donne lieu de la part du comptable à l’établissement d’un enregistrement dans les comptes et à l’information de l’ordonnateur.

2. Tout versement en espèces fait à la caisse du comptable donne lieu à la délivrance d’un récépissé.

3. Le remboursement partiel par un débiteur faisant l’objet de plusieurs ordres de recouvrement sera d’abord imputé sur la créance la plus ancienne sauf indication contraire de la part du débiteur.

Tout paiement partiel est imputé d’abord sur les intérêts de retard.

Article 64

Octroi de délais de paiement

1. Des délais supplémentaires pour le paiement ne peuvent être accordés, par le comptable, en liaison avec l’ordonnateur, que sur demande écrite dûment motivée du débiteur et à la double condition suivante:

a) que le débiteur s’engage au paiement d’intérêts au taux prévu à l’article 83 du règlement délégué (UE) no 1268/2012 pour toute la période du délai accordé à compter de la date limite visée à l’article 80, paragraphe 3, point b), du règlement délégué (UE) no 1268/2012;

b) qu’il constitue, afin de protéger les droits de l’organisme de l’Union, une garantie financière acceptée par le comptable de l’organisme, couvrant la dette non encore recouvrée tant en principal qu’en intérêts.

La garantie visée au premier alinéa, point b), peut être remplacée par une caution personnelle et solidaire d’un tiers agréée par le comptable de l’organisme de l’Union.

2. Dans des circonstances exceptionnelles, à la suite d’une demande du débiteur, le comptable peut lever l’exigence de la garantie visée au paragraphe 1, premier alinéa, point b), lorsque, sur la base de son évaluation, le débiteur est désireux et capable d’effectuer le paiement dans les délais supplémentaires accordés, mais n’est pas en mesure de constituer cette garantie et se trouve dans une situation difficile.

Article 65

Liste des créances

1. Le comptable tient une liste des montants à recouvrer. Les créances de l’organisme de l’Union sont regroupées sur la liste selon la date d’émission de l’ordre de recouvrement. Le comptable précise aussi les recouvrements de créances constatées qui ont fait l’objet d’une renonciation totale ou partielle. Cette liste est jointe au rapport de l’organisme de l’Union sur la gestion budgétaire et financière.

2. L’organisme de l’Union établit une liste des créances de l’organisme indiquant le nom des débiteurs et le montant de la créance, lorsque le débiteur a été condamné à rembourser par une décision de justice ayant autorité de chose jugée et lorsque aucun remboursement ou aucun remboursement significatif n’a été effectué un an après le prononcé de ladite décision. Cette liste est publiée dans le strict respect de la protection des données à caractère personnel conformément aux exigences du règlement (CE) no 45/2001.

En ce qui concerne les données à caractère personnel se rapportant aux personnes physiques, les informations publiées sont supprimées dès que le montant de la dette a été intégralement remboursé. Il en va de même pour les données à caractère personnel se rapportant à une personne morale dont la dénomination officielle comporte le nom d’une ou de plusieurs personnes physiques.

La décision de faire figurer le débiteur sur la liste des créances détenues par l’organisme de l’Union est prise dans le respect du principe de proportionnalité et tient notamment compte de l’importance du montant.

Article 66

Délai de prescription

Les créances détenues par l’organisme de l’Union sur des tiers, ainsi que les créances détenues par des tiers sur l’organisme de l’Union, sont soumises à un délai de prescription de cinq ans.

Article 67

Dispositions spécifiques applicables aux redevances et taxes

Dans la mesure où des redevances ou taxes visées à l’article 6, paragraphe 1, point a), sont perçues par l’organisme de l’Union, celles-ci font au début de chaque exercice l’objet d’une estimation globale provisoire.

Lorsque les redevances ou les taxes sont entièrement déterminées par la législation ou par les décisions du conseil d’administration, l’ordonnateur peut s’abstenir d’émettre des ordres de recouvrement et établir directement des notes de débit après avoir constaté la créance. Dans ce cas, tous les renseignements relatifs à la créance de l’organisme de l’Union sont enregistrés. Le comptable tient une liste des notes de débit et indique leur nombre et leur montant global dans le rapport de l’organisme de l’Union sur la gestion budgétaire et financière.

Lorsque l’organisme de l’Union utilise un système de facturation séparé, le comptable inscrit régulièrement, et au moins sur une base mensuelle, la somme cumulée des redevances ou charges reçues dans les comptes.

La prestation des services en vertu des missions confiées n’est effectuée par l’organisme de l’Union qu’après paiement en entier du montant de la redevance ou de la taxe correspondante. Toutefois, dans des circonstances exceptionnelles, une prestation de service peut être fournie sans paiement préalable de la taxe ou redevance correspondante. Dans les cas où il y a eu prestation de service sans paiement préalable de la taxe ou redevance correspondante, les articles 60 à 66 s’appliquent.

CHAPITRE 5

Opérations de dépenses

Article 68

Décisions de financement

1. Toute dépense fait l’objet d’un engagement, d’une liquidation, d’un ordonnancement et d’un paiement.

2. Tout engagement de dépense est précédé d’une décision de financement.

3. Le programme de travail annuel de l’organisme de l’Union vaut décision de financement pour les activités qu’il recouvre, dans la mesure où les éléments énoncés à l’article 32, paragraphe 3, sont clairement identifiés.

4. Les crédits administratifs peuvent être exécutés sans être précédés d’une décision de financement.

Article 69

Types d’engagements

1. Un engagement budgétaire consiste dans l’opération de réservation des crédits nécessaires à l’exécution de paiements ultérieurs en exécution d’engagements juridiques.

2. Un engagement juridique est l’acte par lequel l’ordonnateur crée ou constate une obligation de laquelle il résulte une charge.

3. Les engagements budgétaires relèvent de l’une des trois catégories suivantes:

a) individuel: l’engagement budgétaire est individuel lorsque le bénéficiaire et le montant de la dépense sont déterminés;

b) global: l’engagement budgétaire est global lorsqu’au moins l’un des éléments nécessaires à l’identification de l’engagement individuel reste indéterminé;

c) provisionnel: l’engagement budgétaire est provisionnel lorsqu’il est destiné à couvrir des dépenses courantes de nature administrative dont soit le montant, soit les bénéficiaires finals ne sont pas déterminés de manière définitive.

L’engagement budgétaire provisionnel est mis en œuvre, soit par la conclusion d’un ou de plusieurs engagements juridiques individuels ouvrant le droit à des paiements ultérieurs, soit, dans certains cas exceptionnels liés aux dépenses de gestion du personnel, directement par des paiements.

4. Les engagements budgétaires pour des actions dont la réalisation s’étend sur plus d’un exercice ne peuvent être fractionnés sur plusieurs exercices en tranches annuelles que lorsque l’acte constitutif ou l’acte de base le prévoit ou lorsqu’ils sont liés à des dépenses administratives.

Article 70

Règles applicables aux engagements

1. Pour toute mesure de nature à provoquer une dépense à la charge du budget de l’organisme de l’Union, l’ordonnateur procède à un engagement budgétaire avant de conclure un engagement juridique vis-à-vis de tiers.

2. L’obligation de procéder à un engagement budgétaire avant de conclure un engagement juridique, prévue au paragraphe 1, ne s’applique pas aux engagements juridiques conclus à la suite d’une déclaration de situation de crise dans le cadre du plan de continuité des activités, conformément aux procédures adoptées par l’organisme de l’Union.

3. Les engagements budgétaires globaux couvrent le coût total des engagements juridiques individuels y afférents conclus jusqu’au 31 décembre de l’année n + 1.

Sous réserve de l’article 69, paragraphe 4, et de l’article 87, paragraphe 2, les engagements juridiques individuels afférents à des engagements budgétaires individuels ou provisionnels sont conclus au plus tard le 31 décembre de l’année n.

À l’expiration des périodes visées aux premier et deuxième alinéas, le solde non exécuté de ces engagements budgétaires est dégagé par l’ordonnateur.

L’adoption de chaque engagement juridique individuel faisant suite à un engagement budgétaire global fait l’objet, préalablement à sa signature, d’un enregistrement de son montant dans la comptabilité budgétaire par l’ordonnateur, en imputation de l’engagement budgétaire global.

4. Les engagements budgétaires et juridiques contractés pour des actions dont la réalisation s’étend sur plus d’un exercice comportent, sauf lorsqu’il s’agit de dépenses de personnel, une date limite d’exécution fixée, conformément au principe de bonne gestion financière.

Les parties de ces engagements non exécutées six mois après la date visée au premier alinéa du présent paragraphe font l’objet d’un dégagement, conformément à l’article 16.

Le montant de l’engagement budgétaire correspondant à un engagement juridique qui n’a donné lieu à aucun paiement au sens de l’article 75 dans les deux ans suivant sa signature fait l’objet d’un dégagement, sauf lorsque ce montant est lié à un cas faisant l’objet d’un litige devant des juridictions ou des organismes d’arbitrage ou lorsqu’il existe des dispositions spécifiques dans les actes de base.

Article 71

Contrôles applicables aux engagements

1. Lors de l’adoption d’un engagement budgétaire, l’ordonnateur s’assure:

a) de l’exactitude de l’imputation au budget de l’organisme de l’Union;

b) de la disponibilité des crédits;

c) de la conformité de la dépense au regard des dispositions applicables, notamment celles de l’acte constitutif, de la réglementation financière de chaque organisme de l’Union, ainsi que de tout acte pris en exécution de ceux-ci;

d) du respect du principe de bonne gestion financière.

2. Lors de l’enregistrement d’une obligation juridique par signature physique ou électronique, l’ordonnateur s’assure:

a) de la couverture de l’obligation par l’engagement budgétaire correspondant;

b) de la légalité, de la régularité et de la conformité de la dépense au regard des dispositions applicables, notamment celles de l’acte constitutif, de la réglementation financière de chaque organisme de l’Union, ainsi que de tout acte pris en exécution de ceux-ci;

c) du respect du principe de bonne gestion financière.

Article 72

Liquidation des dépenses

La liquidation d’une dépense est l’acte par lequel l’ordonnateur:

a) vérifie l’existence des droits du créancier;

b) détermine ou vérifie la réalité et le montant de la créance;

c) vérifie les conditions d’exigibilité de la créance.

Article 73

Liquidation et matérialisation du «bon à payer»

1. Toute liquidation d’une dépense est appuyée par des pièces justificatives attestant les droits du créancier, sur la base de la constatation de services effectivement rendus, de fournitures effectivement livrées ou de travaux effectivement réalisés ou sur la base d’autres titres justifiant le paiement, y compris les paiements récurrents pour des abonnements ou des cours de formation.

2. L’ordonnateur procède personnellement à l’examen des pièces justificatives ou vérifie, sous sa responsabilité, que cet examen a été effectué, avant de prendre la décision de liquidation de la dépense.

3. La décision de liquidation s’exprime par la signature d’un «bon à payer» par l’ordonnateur.

4. Dans un système non informatisé, le «bon à payer» se traduit par un cachet comportant la signature de l’ordonnateur.

Dans un système informatisé, le «bon à payer» se traduit par une validation sous mot de passe personnel de l’ordonnateur.

Article 74

Ordonnancement des dépenses

1. L’ordonnancement des dépenses est l’acte par lequel l’ordonnateur, après avoir vérifié la disponibilité des crédits, donne au comptable, par l’émission d’un ordre de paiement, l’instruction de payer le montant de la dépense dont l’ordonnateur a effectué la liquidation.

Lorsque des paiements périodiques sont effectués en relation avec des prestations de services, y compris des services de location, ou des livraisons de biens, et en fonction de l’analyse du risque de l’ordonnateur, l’ordonnateur peut décider l’application d’un système de débit direct.

2. L’ordre de paiement est daté et signé par l’ordonnateur, puis transmis au comptable. Les pièces justificatives sont conservées par l’ordonnateur, conformément à l’article 44, paragraphe 5.

3. Le cas échéant, l’ordre de paiement transmis au comptable est accompagné d’une attestation certifiant l’inscription des biens aux inventaires visés à l’article 106, paragraphe 1.

Article 75

Types de paiements

1. Le paiement doit s’appuyer sur la démonstration que l’action correspondante a été réalisée conformément aux dispositions de l’acte de base, du contrat ou de la convention de subvention et couvre une des opérations suivantes:

a) un paiement de la totalité des montants dus;

b) un paiement des montants dus selon les modalités suivantes: 1) un préfinancement, éventuellement fractionné en plusieurs versements après la signature du contrat ou de la convention de subvention ou après la notification de la décision de subvention; 2) un ou plusieurs paiements intermédiaires en contrepartie de l’exécution partielle de l’action; 3) un paiement de solde des montants dus lorsque l’action est entièrement exécutée.

Le préfinancement fournit un fond de trésorerie. Il peut être fractionné en plusieurs versements dans le respect du principe de bonne gestion financière.

Le paiement intermédiaire, qui peut être renouvelé, peut couvrir les dépenses exposées pour mettre en œuvre la décision ou convention ou pour payer des services, fournitures ou travaux qui ont été exécutés et/ou livrés à des étapes intermédiaires du contrat. Il peut apurer en tout ou en partie le préfinancement, sans préjudice des dispositions prévues dans l’acte de base.

La clôture de la dépense prend la forme soit d’un paiement de solde, qui ne peut être renouvelé et qui apure les dépenses qui l’ont précédé, soit d’un ordre de recouvrement.

2. La comptabilité budgétaire distingue les différents types de paiement visés au paragraphe 1 au moment de l’exécution de chaque paiement.

Article 76

Paiement limité aux fonds disponibles

Le paiement des dépenses est assuré par le comptable dans la limite des fonds disponibles.

Article 77

Délais

Les opérations de paiement des dépenses doivent être exécutées dans les délais et selon les dispositions prévus par le règlement (UE, Euratom) no 966/2012 et le règlement délégué (UE) no 1268/2012.

CHAPITRE 6

Systèmes informatiques

Article 78

Gestion électronique des opérations

En cas de gestion des recettes et des dépenses par des systèmes informatiques, les signatures peuvent être apposées par procédure informatisée ou électronique.

Article 79

Administration en ligne

L’organisme de l’Union élabore et applique des normes uniformes aux échanges électroniques d’informations avec les tiers participant aux procédures de marchés publics et de subvention. En particulier, dans toute la mesure du possible, ils conçoivent et appliquent des solutions pour la présentation, le stockage et le traitement des données soumises pendant les procédures de subvention et de marchés publics et, à cette fin, ils mettent en place un espace d’échange de données informatisées unique pour les demandeurs, les candidats et les soumissionnaires.

Article 80

Bonne administration

1. L’ordonnateur annonce sans délai la nécessité de fournir des pièces et/ou des documents, la forme de ceux-ci et leur contenu impératif ainsi que, le cas échéant, le calendrier indicatif pour la clôture des procédures de subvention.

2. Lorsque, en raison d’une erreur matérielle évidente de sa part, le demandeur ou le soumissionnaire omet de présenter des pièces ou de remettre des relevés, le comité d’évaluation ou, le cas échéant, l’ordonnateur, exception faite des cas dûment justifiés, demande au demandeur ou au soumissionnaire de fournir les informations manquantes ou de clarifier les pièces justificatives. Ces informations ou clarifications ne modifient pas substantiellement la proposition ni ne changent les termes de l’offre.

Article 81

Indication des voies de recours

Lorsqu’un acte de procédure d’un ordonnateur porte atteinte aux droits d’un demandeur ou d’un soumissionnaire, d’un bénéficiaire ou d’un contractant, il contient une indication des voies de recours administratif et/ou judiciaire disponibles pour contester cet acte.

En particulier, il indique la nature du recours, l’instance ou les instances pouvant être saisies ainsi que les délais pour l’exercice du recours.

CHAPITRE 7

L’auditeur interne

Article 82

Désignation ainsi que pouvoirs et fonctions de l’auditeur interne

1. L’organisme de l’Union dispose d’une fonction d’audit interne qui est exercée dans le respect des normes internationales pertinentes.

2. La fonction d’audit interne est exercée par l’auditeur interne de la Commission. L’auditeur interne ne peut être ni ordonnateur ni comptable de l’organisme de l’Union ou de la Commission.

3. L’auditeur interne conseille l’organisme de l’Union dans la maîtrise des risques, en formulant des avis indépendants portant sur la qualité des systèmes de gestion et de contrôle et en émettant des recommandations pour améliorer les conditions d’ex