FR Journal officiel de l'Union européenne L 241/2

RÈGLEMENT D’EXÉCUTION (UE) No 926/2011 DE LA COMMISSION

du 12 septembre 2011

aux fins de la décision 2009/470/CE du Conseil concernant une aide financière de l’Union aux laboratoires de référence de l’Union européenne pour les aliments pour animaux et les denrées alimentaires et au secteur de la santé animale

LA COMMISSION EUROPÉENNE,

vu le traité sur le fonctionnement de l’Union européenne,

vu la décision 2009/470/CE du Conseil du 25 mai 2009 relative à certaines dépenses dans le domaine vétérinaire (1), et notamment son article 31, paragraphe 2,

considérant ce qui suit:

(1) La décision 2009/470/CE établit les modalités de la participation financière de l’Union aux mesures de contrôle dans le domaine vétérinaire. Conformément à cette décision, l’Union contribue à rendre plus efficace le régime des contrôles vétérinaires en octroyant une aide financière à des laboratoires de liaison ou de référence de l’Union européenne. Cette décision dispose également que tout laboratoire de liaison ou de référence de l’Union européenne désigné comme tel conformément à la législation vétérinaire de l’Union et remplissant les tâches et exigences qui y sont prévues peut bénéficier d’une aide de l’Union européenne.

(2) Le règlement (CE) no 882/2004 du Parlement européen et du Conseil du 29 avril 2004 relatif aux contrôles officiels effectués pour s’assurer de la conformité avec la législation sur les aliments pour animaux et les denrées alimentaires et avec les dispositions relatives à la santé animale et au bien-être des animaux (2) définit les tâches générales des laboratoires de référence de l’Union européenne, leurs obligations et les prescriptions qui leur sont applicables pour les denrées alimentaires, les aliments pour animaux et la santé animale. Les laboratoires de référence de l’Union européenne pour les aliments pour animaux et les denrées alimentaires sont répertoriés à l’annexe VII, partie I, du règlement, tandis que les laboratoires de référence de l’Union européenne pour la santé animale sont répertoriés à l’annexe VII, partie II, du même règlement.

(3) Le règlement (CE) no 1754/2006 de la Commission du 28 novembre 2006 portant modalités d’octroi de l’aide financière de la Communauté aux laboratoires communautaires de référence pour les aliments pour animaux, les denrées alimentaires et le secteur de la santé animale (3) porte modalités d’octroi de l’aide financière de l’Union européenne pour le fonctionnement des laboratoires de référence de l’Union européenne, comme le prévoient l’article 31 de la décision 2009/470/CE et l’article 32 du règlement (CE) no 882/2004, et pour l’organisation des séminaires.

(4) En application du règlement (CE) no 1754/2006, les rapports entre la Commission et chacun des laboratoires de référence de l’Union européenne doivent être définis dans des conventions de partenariat. Celles-ci ont une durée de cinq ans et sont accompagnées d’un programme de travail pluriannuel.

(5) La liste des laboratoires de référence de l’Union européenne figure à l’annexe VII du règlement (CE) no 882/2004. Le Centre commun de recherche – qui, en tant que direction générale de la Commission, n’est pas soumis au présent règlement – a été désigné pour remplir les fonctions de certains d’entre eux. Les modalités de l’aide financière de l’Union au Centre commun de recherche sont fixées par un arrangement administratif annuel.

(6) Le niveau de l’aide financière annuelle de l’Union pour les activités de certains laboratoires de référence de l’Union européenne est fixé par décision financière annuelle relative à la sécurité des aliments pour animaux et des denrées alimentaires et à la santé animale.

(7) En 2008, le service d’audit interne de la Commission (SAI) a rendu un audit sur la gestion des subventions dans le domaine phytosanitaire et dans les domaines de la sécurité alimentaire et de la santé et du bien-être des animaux. Le SAI a conclu que les modalités d’octroi de l’aide financière de l’Union aux laboratoires de référence de l’Union européenne pour les aliments pour animaux et les denrées alimentaires et au secteur de la santé animale devraient être simplifiées. À cet effet, le SAI a suggéré que la Commission continue d’adopter des décisions de financement sur une base annuelle, mais sans passer nécessairement par des conventions de partenariat entre la Commission et chacun des laboratoires de référence de l’Union européenne.

(8) Les réunions et les formations des laboratoires de référence de l’Union européenne doivent être organisées de façon régulière. Par conséquent, les unes et les autres doivent être ajoutées à la liste des dépenses admissibles du présent règlement.

(9) Les articles 9, 36 et 37 du règlement (CE) no 1290/2005 du Conseil du 21 juin 2005 relatif au financement de la politique agricole commune (4) sont applicables aux fins des contrôles financiers.

(10) Étant donné qu’un certain nombre de modifications doivent être apportées au règlement (CE) no 1754/2006, il y a lieu, par souci de clarté, d’abroger et de remplacer ledit règlement en tenant compte du règlement (CE) no 882/2004.

(11) Le présent règlement s’applique à l’ensemble des laboratoires de référence de l’Union européenne dont les conventions-cadres de partenariat arrivent à échéance en 2011 ou sont annulées d’un commun accord. Le règlement (CE) no 1754/2006 reste applicable aux laboratoires de référence de l’Union européenne dont les conventions cadres ne sont pas annulées.

(12) Les mesures prévues au présent règlement sont conformes à l’avis du comité permanent de la chaîne alimentaire et de la santé animale,

A ADOPTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:

CHAPITRE I

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Article premier

Objet

Le présent règlement établit les modalités d’exécution du règlement (CE) no 882/2004 et de la décision 2009/470/CE concernant les modalités d’octroi d’une aide financière de l’Union européenne prévue par l’article 32, paragraphe 7, du règlement (CE) no 882/2004 et l’article 31, paragraphe 1, de la décision 2009/470/CE pour les activités des laboratoires de référence de l’Union européenne (ci-après les «laboratoires») autres que le Centre commun de recherche, y compris pour l’organisation des séminaires, et les conditions à respecter pour l’octroi de cette aide.

Le présent règlement s’applique à l’ensemble des laboratoires de référence de l’Union européenne dont les conventions-cadres de partenariat arrivent à échéance en 2011 ou sont annulées d’un commun accord. Le règlement (CE) no 1754/2006 reste applicable aux laboratoires de l’Union européenne dont les conventions-cadres ne sont pas annulées.

Article 2

Programme de travail et budget prévisionnel

1. Pour le 1er septembre de chaque année civile «n», les laboratoires doivent:

a) définir, en collaboration avec les services de la Commission, les activités envisagées par l’Union européenne au cours de l’année civile «n + 1» (ci-après le «programme de travail»), y compris l’organisation de séminaires;

b) soumettre à la Commission: i) le programme de travail; ii) le budget prévisionnel des dépenses prévues dans le programme de travail, avec ventilation par activité (ci-après le «budget prévisionnel»).

2. Les laboratoires communiquent le budget prévisionnel sous format numérisé conformément aux annexes I a) and I b).

Article 3

Taux de change

Pour des budgets prévisionnels établis dans une monnaie autre que l’euro, la Commission applique le premier taux de change fixé en septembre de l’année «n», tel que publié dans la série C du Journal officiel de l’Union européenne.

Article 4

Approbation

La Commission adopte une décision annuelle de financement (ci-après la «décision annuelle de financement») approuvant les programmes de travail et les budgets correspondants pour l’ensemble des laboratoires.

Toute modification apportée aux programmes de travail est soumise à l’accord écrit préalable de la Commission.

Article 5

Préfinancement

Après adoption par la Commission de la décision annuelle de financement, les laboratoires peuvent demander un préfinancement jusqu’à hauteur de 70 % du total de l’aide pour leur programme de travail.

Article 6

Paiement de l’aide

Le solde de l’aide financière de l’Union pour les programmes de travail est payé aux laboratoires après approbation des rapports financiers et techniques visés aux articles 11 et 16, pour autant que les laboratoires aient:

a) appliqué le programme de manière efficace;

b) présenté les rapports financiers et techniques dans les délais fixés auxdits articles.

Article 7

Pièces justificatives

1. Les laboratoires inscrivent les dépenses de leur programme de travail dans leur système de comptabilité analytique et conservent toutes les pièces justificatives ou copies certifiées pendant sept ans dans la perspective de contrôles financiers.

2. Ils conservent toutes les pièces justificatives originales (ou leurs copies certifiées) relatives au programme de travail qui bénéficie d’une aide financière de l’Union.

3. Les pièces justificatives, attestant la totalité des dépenses mentionnées dans la demande de remboursement, sont transmises à la Commission lorsque celle-ci le demande.

Article 8

Contrôles

Les articles 9, 36 et 37 du règlement (CE) no 1290/2005 s’appliquent à des fins de contrôle financier.

CHAPITRE II

ACTIVITÉS DES LABORATOIRES, À L’EXCLUSION DE L’ORGANISATION DE SÉMINAIRES

Article 9

Définition

On entend par «activités des laboratoires» les tâches découlant de leurs responsabilités définies à l’article 32 du règlement (CE) no 882/2004.

Article 10

Admissibilité

1. Sont admissibles au titre des activités des laboratoires les dépenses liées au personnel assigné aux activités des laboratoires, à la sous-traitance, aux biens d’équipement, aux consommables, à l’envoi d’échantillons pour les essais comparatifs, aux missions, aux réunions, aux formations et aux frais généraux.

2. Les dépenses visées au paragraphe 1 sont admissibles dans les limites fixées dans la décision annuelle de financement correspondante et selon les règles d’admissibilité définies à l’annexe II.

3. Les laboratoires présentent à la Commission une demande écrite d’approbation préalable pour toute augmentation de plus de 10 % du budget de l’une des rubriques (personnel, sous-traitance, biens d’équipement, consommables, envoi d’échantillons pour les essais comparatifs, missions, réunions, formations) et/ou de l’une des activités mentionnées dans le programme de travail. Cette augmentation ne peut toutefois excéder le montant total des coûts admissibles déterminé dans la décision annuelle de financement.

Article 11

Présentation de rapports sur les activités des laboratoires

1. Les laboratoires présentent à la Commission, au plus tard le 31 mars de l’année civile «n + 2», les rapports suivants:

a) une version imprimée et une version électronique de leur rapport financier établi sur le modèle des annexes III a) et b);

b) un rapport technique de leurs activités certifié par le directeur technique du laboratoire.

Toutefois, en ce qui concerne les réunions et les formations, le rapport financier est établi et présenté conformément à l’article 16.

Le cachet de la poste fait foi de la date d’expédition des rapports financier et technique.

2. L’aide financière de l’Union pourrait être réduite si le programme de travail n’est pas exécuté de manière efficace et complète.

3. Si les rapports financier et technique ne sont pas envoyés dans les délais fixés au paragraphe 1, l’aide financière de l’Union sera réduite.

Si le délai de présentation des rapports est dépassé de plus d’un mois, l’aide financière de l’Union sera réduite de 25 %.

Si le délai de présentation des rapports est dépassé de plus de deux mois, l’aide financière de l’Union sera réduite de 50 %.

Si le délai de présentation des rapports est dépassé de plus de trois mois, l’aide financière de l’Union sera réduite de 75 %.

Si le délai de présentation des rapports est dépassé de plus de quatre mois, l’aide financière de l’Union sera supprimée.

Article 12

Taux de change pour des paiements effectués dans une monnaie autre que l’euro

Pour des demandes concernant des paiements de soldes présentés dans une monnaie autre que l’euro, la Commission applique le premier taux de change fixé en mars de l’année «n», tel que publié dans la série C du Journal officiel de l’Union européenne.

Toutefois, le taux de change appliqué aux demandes concernant le paiement de soldes pour l’organisation de réunions ou de formations présentés dans une monnaie autre que l’euro sera le taux prévu à l’article 17.

Article 13

Taxe sur la valeur ajoutée

La taxe sur la valeur ajoutée (TVA) non récupérable payée par un laboratoire est considérée comme dépense admissible conformément au présent règlement, pour autant que ce laboratoire présente, jointe au rapport financier visé à l’article 11, paragraphe 1, une attestation du ministère des Finances de l’État membre compétent ou d’une autorité équivalente certifiant qu’il n’est pas assujetti ou qu’il est assujetti partiel et que sa branche d’activité n’est pas soumise à cet assujettissement.

CHAPITRE III

ORGANISATION DE SÉMINAIRES

Article 14

Définition

On entend par «séminaire» un rendez-vous annuel d’information et de coordination auquel l’ensemble des laboratoires nationaux de référence (LNR) sont conviés par les laboratoires.

Article 15

Admissibilité

1. Sont admissibles au titre de l’organisation des séminaires les dépenses liées aux frais de déplacement, aux frais d’hôtel et aux indemnités journalières d’un maximum de trente-deux participants aux séminaires, auxquels chaque État membre est représenté par au moins un participant.

2. Sont admissibles au titre de l’organisation des séminaires les dépenses supplémentaires liées aux frais de déplacement, aux frais d’hôtel et aux indemnités journalières d’un maximum de trois orateurs invités aux séminaires.

3. Sont admissibles au titre de l’organisation des séminaires les dépenses supplémentaires liées aux frais de déplacement, aux frais d’hôtel et aux indemnités journalières d’un maximum de dix représentants de pays tiers invités aux séminaires.

4. Les dépenses en matière de séminaires visées aux paragraphes 1, 2 et 3 sont admissibles dans les limites fixées dans les décisions annuelles de financement et conformément aux règles d’admissibilité définies à l’annexe IV. Des dérogations aux paragraphes 1, 2 et 3 peuvent être accordées dans des cas dûment justifiés conformément aux décisions annuelles de financement.

Article 16

Présentation de rapports sur les séminaires

1. Les laboratoires présentent à la Commission, au plus tard deux mois après le séminaire, les documents suivants:

a) une version imprimée et une version électronique de leur rapport financier sur les séminaires, versions établies sur le modèle de l’annexe V;

b) un rapport technique signé par le directeur technique du laboratoire.

Le cachet de la poste fait foi de la date d’expédition des rapports financier et technique.

2. Si les rapports financier et technique des séminaires ne sont pas envoyés dans les délais fixés au paragraphe 1, l’aide financière de l’Union sera réduite.

Si le délai de présentation des rapports est dépassé de plus d’un mois, l’aide financière de l’Union sera réduite de 25 %.

Si le délai de présentation des rapports est dépassé de plus de deux mois, l’aide financière de l’Union sera réduite de 50 %.

Si le délai de présentation des rapports est dépassé de plus de trois mois, l’aide financière de l’Union sera réduite de 75 %.

Si le délai de présentation des rapports est dépassé de plus de quatre mois, l’aide financière de l’Union sera supprimée.

Article 17

Taux de change pour des paiements effectués dans une monnaie autre que l’euro

Pour des demandes concernant des paiements de soldes présentés dans une monnaie autre que l’euro, la Commission applique le premier taux de change fixé durant le mois au cours duquel le séminaire a eu lieu, tel que publié dans la série C du Journal officiel de l’Union européenne.

CHAPITRE IV

DISPOSITIONS FINALES

Article 18

Abrogation

Le règlement (CE) no 1754/2006 est abrogé.

Les références au règlement (CE) no 1754/2006 s’entendent comme renvoyant au présent règlement.

Article 19

Entrée en vigueur et applicabilité

Le présent règlement entre en vigueur le vingtième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l’Union européenne.

Il s’applique à partir de 2012 à l’aide financière accordée par l’Union aux laboratoires.

Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre. Fait à Bruxelles, le 12 septembre 2011. Par la Commission Le président José Manuel BARROSO

(1) JO L 155 du 18.6.2009, p. 30.

(2) JO L 165 du 30.4.2004, p. 1.

(3) JO L 331 du 29.11.2006, p. 8.

(4) JO L 209 du 11.8.2005, p. 1.

ANNEXE I a) (article 2, paragraphe 2) Budget prévisionnel par activité Dépenses de personnel Sous-traitance Biens d’équipement Consommables Essais comparatifs Missions Réunions Formations Activité 1 Activité 2 Activité 3 Activité «n» Total

ANNEXE I b) Budget prévisionnel des dépenses des laboratoires en rapport avec les activités de l’Union, y compris l’organisation des séminaires, du 1er janvier au 31 décembre (article 2, paragraphe 2) Nom et adresse du laboratoire de référence de l’Union: Numéro du compte bancaire sur lequel l’aide financière doit être versée: IMPORTANT: toutes les dépenses doivent être exprimées en euros ou dans la monnaie de l’État membre concerné. 1. PERSONNEL Catégorie (1) Statut (2) Salaire mensuel brut (3) Temps consacré au projet (exprimé en jours) (4) Total des dépenses admissibles

2. SOUS-TRAITANCE Description Coût hors TVA TVA Coût total

3. BIENS D’ÉQUIPEMENT Description Coût/valeur hors TVA TVA Coût/valeur (total) Date d’achat ou de location Date de livraison Période d’amortissement (36 ou 60 mois) % d’utilisation pour le projet Coût de l’amortissement annuel 2.1. Matériel à acquérir durant la période concernée 2.2. Matériel acquis avant la période concernée

4. CONSOMMABLES Description par type (5) Coût hors TVA TVA Coût total

5. ENVOI D’ÉCHANTILLONS POUR LES ESSAIS COMPARATIFS Description Coût hors TVA TVA Coût total

6. MISSIONS Description Frais de déplacement Hôtel Indemnités journalières Total

7. RÉUNIONS Description Frais de déplacement Hôtel Indemnités journalières Total

8. FORMATIONS Dépenses Frais de déplacement des participants: Frais d’hôtel: Indemnités journalières à verser aux participants: Montant total des dépenses pour les formations:

9. FRAIS GÉNÉRAUX ET TOTAL DES DÉPENSES POUR LES ACTIVITÉS Montant total des dépenses (total des rubriques 1 à 8): Frais généraux: 7 % Montant total des dépenses pour les activités:

10. SÉMINAIRES Dépenses Frais de déplacement des participants: Frais d’hôtel: Indemnités journalières à verser aux participants: Montant total des dépenses pour le séminaire:

BUDGET PRÉVISIONNEL FINAL Montant total des dépenses pour les activités: Montant total des dépenses pour le séminaire: Budget prévisionnel final: (1) À préciser pour chaque personne affectée au projet: chercheur, assistant de recherche, technicien, etc. (2) Fonctionnaire, contractuel, etc. Pour les contractuels, indiquer les dates de début et de fin du contrat. (3) Salaire mensuel brut réel (pas de barèmes), y compris les charges sociales et autres figurant sur les fiches de salaire. (4) Calculé sur la base de référence de 220 jours/an. (5) Exemples: réactifs, animaux d’expérimentation, petit matériel de laboratoire, etc.

ANNEXE II Règles d’admissibilité applicables aux dépenses liées au personnel, à la sous-traitance, aux biens d’équipement, aux consommables, à l’envoi d’échantillons pour les essais comparatifs, aux missions, aux réunions, aux formations et aux frais généraux (article 10, paragraphe 2) 1. Personnel Les frais de personnel (quel que soit le statut de ses membres) sont limités aux dépenses salariales réelles (rémunération, salaires, charges sociales et coûts des pensions) engagées pour les agents affectés spécifiquement, en tout ou en partie, à l’exécution du programme de travail. La totalité des heures de travail du personnel consacrées aux tâches de l’Union doit être enregistrée et certifiée, sur une base minimale de 220 jours/an. Le chef de projet désigné ou un cadre supérieur dûment autorisé du personnel des laboratoires est tenu de procéder à l’enregistrement et à la certification de ces heures de travail au moins une fois par mois. 2. Sous-traitance Le remboursement est fondé sur les frais réellement engagés. 3. Biens d’équipement Les équipements achetés, loués ou faisant l’objet d’un crédit-bail sont admissibles au titre de coûts directs. Le montant remboursable pour les équipements loués ou faisant l’objet d’un crédit-bail ne peut être supérieur au coût de l’achat de ces équipements pour la durée de l’essai. Les dépenses remboursables sont calculées selon la formule suivante: A = période, exprimée en mois, durant laquelle les équipements doivent être utilisés pour le programme de travail, à dater de leur livraison. B = période d’amortissement de 60 mois (36 mois pour le matériel informatique d’un coût inférieur à 25 000 EUR). C = coût des équipements D = pourcentage d’utilisation des équipements pour le programme de travail. Pour les biens d’équipement d’un coût inférieur à 3 000 EUR, il est permis de déclarer le montant total des coûts. Aucun amortissement n’est nécessaire sur de tels biens d’équipement. 4. Consommables Le remboursement est fondé sur les frais réellement engagés. Toutes les autres dépenses du type «frais administratifs», «voyages d’affaires» autres que les missions visées au point 6 et «secrétariat» sont censées être couvertes par la rubrique «frais généraux». 5. Envoi d’échantillons pour des essais comparatifs Le remboursement est fondé sur les frais réellement engagés pour l’envoi des échantillons dans le cadre des essais comparatifs. 6. Missions Les frais de déplacement et d’hôtel engagés par le personnel des laboratoires pour des missions prévues dans le programme de travail sont remboursés aux conditions de l’article 15, paragraphe 4. Les indemnités journalières sont octroyées aux conditions de l’article 15, paragraphe 4. 7. Réunions Les frais de déplacement et d’hôtel engagés par un maximum de cinq spécialistes externes pour des réunions organisées dans les locaux des laboratoires et prévues dans le programme de travail sont remboursés aux conditions de l’article 15, paragraphe 4. Les indemnités journalières sont octroyées aux conditions de l’article 15, paragraphe 4. 8. Formations Les frais de déplacement et d’hôtel engagés par un maximum de trente-deux représentants des LNR pour des formations prévues dans le programme de travail sont remboursés aux conditions de l’article 15, paragraphe 4. Les indemnités journalières sont octroyées aux conditions de l’article 15, paragraphe 4. 9. Frais généraux Une contribution forfaitaire de 7 % des coûts admissibles réels, calculés en fonction de tous les coûts directs précisés ci-dessus (rubriques 1 à 8), est automatiquement appliquée.

ANNEXE III a) (article 11, paragraphe 1) Dépenses par activité: Dépenses de personnel Sous-traitance Biens d’équipement Consommables Essais comparatifs Missions Réunions Formations Activité 1 Activité 2 Activité 3 Activité «n» Total

ANNEXE III b) Rapport financier certifié (article 11, paragraphe 1) Du …/…/… au …/…/… Taux de change retenu: 1 EUR = … No de référence de la décision annuelle de financement: Nom et adresse du laboratoire: Plafond de l’aide financière annuelle de l’Union: Catégories de dépenses Budget prévisionnel Rubrique + 10 % Dépenses déclarées Admissible (1) 1. Personnel 2. Sous-traitance 3. Biens d’équipement 4. Consommables 5. Envoi d’échantillons pour les essais comparatifs 6. Missions 7. Réunions 8. Formations Sous-total 9. Frais généraux (7 %) Total Certificat établi par le laboratoire Nous certifions: — que les dépenses susmentionnées ont été engagées pour accomplir les tâches définies dans le programme de travail et qu’elles étaient indispensables à la bonne exécution desdites tâches, — que ces dépenses sont réelles, comptabilisées avec exactitude et admissibles conformément aux dispositions figurant dans le règlement (UE) no 926/2011, — que toutes les pièces justificatives relatives à ces dépenses sont disponibles à des fins de contrôle, — que [insérer le nom du laboratoire] ne réalise aucun profit avec l’aide financière octroyée par l’Union. Date: Nom du directeur technique: Signature: Date: Nom du directeur financier: Signature: Ventilation par catégorie (en euros ou dans la monnaie de l’État membre concerné) 1. PERSONNEL Catégorie Statut Salaire mensuel brut Temps consacré au projet (exprimé en jours) Total des dépenses admissibles

2. SOUS-TRAITANCE Description Fournisseur Coût hors TVA TVA Coût total

3. BIENS D’ÉQUIPEMENT Description Coût/valeur hors TVA TVA Coût/valeur (total) Date d’achat ou de location Date de livraison Période d’amortissement (36 ou 60 mois) % d’utilisation pour le projet Coût de l’amortissement annuel 2.1. Matériel à acquérir pour l’exécution du programme de travail 2.2. Matériel acquis avant le début du programme de travail

4. CONSOMMABLES Description [détails de chaque dépense (2)] Fournisseur Coût hors TVA TVA Coût total

5. ESSAIS COMPARATIFS Description Fournisseur Coût hors TVA TVA Coût total

6. MISSIONS Description Frais de déplacement Hôtel Indemnités journalières Coût total

7. RÉUNIONS Description Frais de déplacement Hôtel Indemnités journalières Coût total

8. FORMATIONS Dépenses Frais de déplacement des participants: Frais d’hôtel: Indemnités journalières à verser aux participants: Montant total des dépenses pour le séminaire:

9. FRAIS GÉNÉRAUX Montant total des dépenses (total des rubriques 1 à 8): Frais généraux (7 %)

10. TOTAL Montant total des dépenses (total des rubriques 1 à 9): (1) La colonne «Admissible» est complétée par la Commission. (2) Chaque dépense doit faire l’objet d’une ligne.

ANNEXE IV Règles d’admissibilité applicables aux dépenses relatives aux séminaires (article 15, paragraphe 4) I. FRAIS DE DÉPLACEMENT 1. TITRES DE TRANSPORT ET FRAIS DE DÉPLACEMENT 1.1. Règles générales Les participants utilisent le moyen de transport le plus approprié et le plus avantageux. Autant que possible, les transports publics ou partagés seront privilégiés par souci, notamment, de réduire les retombées environnementales. Tout déplacement est réputé avoir comme point de départ les locaux des laboratoires. Les participants sont directement responsables de tout détour effectué pour des raisons privées, y compris les départs à partir d’un autre endroit ou les retours vers un autre endroit. Ils doivent communiquer ces détours et payer les coûts supplémentaires induits. Les frais de déplacement dus à la participation au séminaire ne sont remboursés que selon le barème correspondant au moyen de transport le plus approprié et le plus avantageux entre les locaux des laboratoires et le lieu où le séminaire est organisé. Le remboursement doit tenir compte de la durée des réunions et doit se fonder sur les meilleurs tarifs disponibles parmi les tarifs préférentiels négociés et autres prix promotionnels pratiqués sur le marché. 1.2. Chemin de fer Les frais de transport sont remboursés à raison d’un voyage en première classe effectué suivant l’itinéraire le plus court et le plus avantageux. 1.3. Avion 1) Le billet d’avion est acheté au tarif le plus avantageux, compte tenu de la durée des réunions: a) en classe économique ou dans une classe équivalente; b) en classe «Affaires» ou dans une classe équivalente, si le voyage comprend au moins un segment de vol continu d’une durée d’au moins quatre heures. 2) Si les conditions tarifaires nécessitent l’extension du séjour au week-end (règle du dimanche), les indemnités journalières supplémentaires peuvent être remboursées lorsque cette option s’avère globalement plus avantageuse. Les participants demandent et retiennent auprès de l’agence de voyage approuvée les différents tarifs disponibles (avec ou sans séjour durant le week-end), de manière à pouvoir choisir le tarif le plus avantageux. Néanmoins, les participants ne sont pas tenus de passer le week-end à l’endroit où est organisé le séminaire pour la seule raison que cette option présenterait un tarif plus avantageux. Les billets achetés, l’original des cartes d’embarquement et les factures d’hôtel sont transmis à la Commission à la demande de celle-ci. 1.4. Déplacement en voiture pour des raisons professionnelles Le déplacement en voiture est autorisé s’il est plus avantageux que le déplacement en avion ou en train, en particulier si la voiture transporte plusieurs participants. Le déplacement en voiture privée pour des raisons professionnelles est autorisé. Les frais de déplacement relatifs aux distances parcourues ne sont toutefois remboursés qu’à hauteur maximale de 0,22 EUR/km. 1.5. Taxis, parking, péages, transports publics (bus, tram, métro) Les indemnités journalières sont réputées couvrir l’ensemble des dépenses des participants au séminaire. Les frais de transports publics, de taxi, de péage et de parking ne sont pas admissibles au remboursement. II. INDEMNITÉS JOURNALIÈRES Calcul Les indemnités journalières sont calculées comme suit: Durée de la mission: — six heures ou moins: 20 % des indemnités journalières et des frais de déplacement sur la base des pièces justificatives, — plus de six heures et douze heures au plus: la moitié d’une indemnité journalière, — plus de douze heures et trente heures au plus: une fois l’indemnité journalière, — plus de trente heures et trente-six heures au plus: une fois et demie l’indemnité journalière, — plus de trente-six heures et cinquante-quatre heures au plus: deux fois l’indemnité journalière, — plus de cinquante-quatre heures et soixante heures au plus: deux fois et demie l’indemnité journalière, — plus de soixante heures et soixante-dix-huit heures au plus: trois fois l’indemnité journalière, — plus de soixante-dix-huit heures et quatre-vingt-quatre heures au plus: trois fois et demie l’indemnité journalière, et ainsi de suite. Méthode de calcul de la durée du déplacement Les heures prises en considération dans le calcul des indemnités journalières comprennent: — pour les déplacements en avion: deux heures avant le décollage et deux heures après l’atterrissage, — pour les déplacements en train: une demi-heure avant le départ du train et une demi-heure après l’arrivée du train. Frais couverts Les indemnités journalières sont payées sous la forme d’un forfait et sont réputées couvrir le petit déjeuner, deux repas principaux et toute autre collation, les moyens de transport tels que visés au point 1.5 et le coût des outils de télécommunications. Montant de l’indemnité journalière Le montant de l’indemnité journalière est déterminé conformément à l’article 1er du règlement (CE, Euratom) no 1066/2006 du Conseil du 27 juin 2006 adaptant à partir du 1er juillet 2006 le barème applicable aux missions des fonctionnaires et autres agents des Communautés européennes dans les États membres (1). III. FRAIS D’HÔTEL Le plafond des frais d’hôtel est déterminé conformément à l’article 1er du règlement (CE, Euratom) no 1066/2006. IV. DIVERS Si le nombre maximal de participants visé à l’article 15, paragraphe 1, du présent règlement n’est pas atteint, mais qu’un minimum de vingt participants des LNR ont assisté au séminaire, la Commission autorisera qu’un maximum de trois participants des laboratoires de référence de l’Union européenne bénéficient d’indemnités journalières, en fonction de la durée de leur participation au séminaire. La Commission ne remboursera pas les frais de déplacement et d’hôtel de ces trois participants, à moins que le séminaire n’ait lieu dans une autre ville que celle du laboratoire. En outre, cette indemnité journalière et les frais de déplacement et d’hôtel ne peuvent être payés que si le montant maximal de l’aide financière de l’Union n’est pas dépassé. (1) JO L 194 du 14.7.2006, p. 1.