FR Journal officiel de l'Union européenne L 115/12

RÈGLEMENT DÉLÉGUÉ (UE) No 363/2012 DE LA COMMISSION

du 23 février 2012

relatif aux règles de procédure concernant la reconnaissance et le retrait de la reconnaissance des organisations de contrôle conformément au règlement (UE) no 995/2010 du Parlement européen et du Conseil établissant les obligations des opérateurs qui mettent du bois et des produits dérivés sur le marché

(Texte présentant de l'intérêt pour l'EEE)

LA COMMISSION EUROPÉENNE,

vu le traité sur le fonctionnement de l’Union européenne,

vu le règlement (UE) no 995/2010 du Parlement européen et du Conseil du 20 octobre 2010 établissant les obligations des opérateurs qui mettent du bois et des produits dérivés sur le marché (1), et notamment son article 8, paragraphe 7,

considérant ce qui suit:

(1) Le règlement (UE) no 995/2010 vise en particulier à réduire au minimum le risque de mise sur le marché intérieur de bois d’origine illégale et de ses produits dérivés. Il convient que les organisations de contrôle aident les opérateurs à répondre aux exigences de ce règlement. À cette fin, elles devraient mettre en place un système de diligence raisonnée, octroyer aux opérateurs le droit de l’utiliser et en vérifier le bon usage.

(2) Il importe que la procédure par laquelle la Commission reconnaît les organisations de contrôle soit équitable, transparente et indépendante. Les demandeurs devraient par conséquent faire l’objet d’une évaluation, sur la base d’une consultation des autorités compétentes des États membres et des informations suffisantes réunies concernant ces demandeurs. Si nécessaire, cette collecte d’informations peut inclure des visites dans les locaux du demandeur.

(3) Il y a lieu de préciser les compétences et les capacités dont doivent disposer les organisations de contrôle afin de déterminer si le bois respecte la législation applicable dans le pays de récolte et de proposer des mesures visant à évaluer le risque de mise sur le marché de bois d’origine illégale et de ses produits dérivés. Lorsque le risque évalué n’est pas négligeable, l’organisation de contrôle devrait également être en mesure de proposer des mesures adéquates pour réduire ce risque de manière efficace.

(4) Il convient de veiller à ce que les organisations de contrôle exercent leurs fonctions d’une manière transparente et indépendante, en évitant tout conflit d’intérêts lié à leurs fonctions et en fournissant leurs services aux opérateurs de manière non discriminatoire.

(5) Il importe que la décision de la Commission concernant le retrait de la reconnaissance d’une organisation de contrôle soit prise à l’issue d’une procédure équitable, transparente et indépendante. Avant d’arrêter sa décision, la Commission devrait consulter les autorités compétentes concernées des États membres et recueillir suffisamment d’informations, y compris par des visites sur place le cas échéant. L’organisation de contrôle concernée devrait avoir la possibilité de formuler des observations avant qu’une décision ne soit prise.

(6) Conformément au principe de proportionnalité, il convient que la Commission puisse retirer la reconnaissance d’une organisation soit sur une base conditionnelle et/ou temporaire, soit de façon permanente, selon le niveau de lacunes constaté, dans le cas où une organisation de contrôle n’exerce plus les fonctions ou ne réunit plus les conditions prévues à l’article 8 du règlement (UE) no 995/2010.

(7) Il est nécessaire de veiller à ce que le niveau de protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel relevant du champ d’application du présent règlement, notamment en ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel dans le cadre de demandes de reconnaissance en tant qu’organisation de contrôle, soit conforme aux exigences de la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (2) et au règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données (3),

A ADOPTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:

Article premier

Définitions

Aux fins du présent règlement, outre les définitions figurant à l’article 2 du règlement (UE) no 995/2010, on entend par:

1) «autorités compétentes concernées»: les autorités compétentes des États membres dans lesquels une organisation de contrôle ou un demandeur qui sollicite sa reconnaissance en tant qu’organisation de contrôle sont légalement établis ou dans lesquels ils fournissent des services ou ont l’intention de fournir des services au sens de la directive 2006/123/CE du Parlement européen et du Conseil (4);

2) «titres de formation»: les diplômes, certificats et autres titres délivrés par une autorité d’un État, désignés conformément aux dispositions législatives ou administratives de cet État et sanctionnant une formation professionnelle;

3) «expérience professionnelle»: l’exercice effectif et licite de la profession concernée.

Article 2

Demande de reconnaissance

1. Toute entité publique ou privée, qu’il s’agisse d’une compagnie, société, firme, entreprise, institution ou autorité, établie légalement dans l’Union, peut présenter à la Commission une demande en vue de sa reconnaissance en tant qu’organisation de contrôle.

L’entité présente sa demande dans l’une des langues officielles de l’Union, accompagnée des documents énumérés à l’annexe.

2. Pour obtenir la reconnaissance en tant qu’organisation de contrôle, le demandeur démontre qu’il réunit toutes les conditions énoncées à l’article 8, paragraphe 2, du règlement (UE) no 995/2010 et aux articles 5 à 8 du présent règlement.

3. La Commission accuse réception de la demande et fournit au demandeur un numéro de référence, dans un délai de dix jours ouvrables à compter de la date de réception.

Elle fournit également au demandeur un délai indicatif dans lequel elle se prononcera sur sa demande. La Commission informe le demandeur chaque fois qu’elle modifie ce délai indicatif lorsqu’elle doit obtenir des informations ou des documents supplémentaires pour évaluer la demande.

4. Lorsque trois mois se sont écoulés depuis la réception d’une demande ou la dernière communication écrite de la Commission adressée à un demandeur, si celle-ci est ultérieure, et que la Commission n’a pas pris de décision de reconnaissance ou n’a pas rejeté la demande, la Commission informe par écrit le demandeur de l’état d’avancement du traitement de sa demande.

Le premier alinéa peut s’appliquer plus d’une fois pour le traitement d’une même demande.

5. La Commission transmet une copie de la demande et des pièces justificatives aux autorités compétentes concernées, qui peuvent présenter des observations sur la demande dans un délai d’un mois à compter de la date de la transmission.

Article 3

Documents supplémentaires et accès aux locaux

1. À la demande de la Commission, le demandeur ou les autorités compétentes concernées présentent toutes les informations ou documents supplémentaires requis par la Commission dans un délai donné.

2. Le demandeur donne à la Commission accès à ses locaux afin de vérifier que toutes les conditions prévues à l’article 8 du règlement (UE) no 995/2010 et aux articles 5 à 8 sont réunies. La Commission informe à l’avance le demandeur de la tenue d’une visite. Les autorités compétentes concernées peuvent participer à la visite.

Le demandeur offre toute l’assistance nécessaire pour faciliter ce type de visites.

Article 4

Décision de reconnaissance

Lorsque la Commission a adopté une décision de reconnaissance en application de l’article 8, paragraphe 3, du règlement (UE) no 995/2010, elle en informe le demandeur concerné dans un délai de dix jours ouvrables à compter de la date d’adoption de la décision.

La Commission fournit également sans délai au demandeur un certificat de reconnaissance et communique sa décision aux autorités compétentes de tous les États membres, conformément à l’article 8, paragraphe 3, deuxième alinéa, du règlement (UE) no 995/2010, dans le délai visé au premier alinéa.

Article 5

Personnalité juridique et établissement légal au sein de l’Union

1. Lorsqu’un demandeur est légalement établi dans plus d’un État membre, il fournit des informations concernant son siège statutaire, son administration centrale ou son principal établissement à l’intérieur de l’Union, ainsi que des informations concernant l’ensemble de ses agences, succursales ou filiales sur le territoire de tout État membre. Le demandeur déclare également dans quels États membres il envisage de fournir des services.

2. Un demandeur qui est une autorité d’un État membre ou fait partie d’une telle autorité n’est pas tenu de justifier de sa personnalité juridique ni de son établissement légal au sein de l’Union.

Article 6

Expertise appropriée

1. Aux fins d’assurer l’exercice adéquat des fonctions d’une organisation de contrôle en application de l’article 8, paragraphe 2, point b), du règlement (UE) no 995/2010, le personnel technique compétent d’un demandeur doit satisfaire aux critères minimaux suivants et apporter la preuve de ses qualifications ainsi que de son expérience professionnelle:

a) formation professionnelle dans une discipline correspondant aux fonctions d’une organisation de contrôle;

b) pour les postes techniques de haut niveau, au moins cinq années d’expérience professionnelle dans des fonctions similaires aux fonctions d’une organisation de contrôle.

Aux fins du premier alinéa, point a), les disciplines liées à la sylviculture, à l’environnement, au droit, à la gestion d’entreprise, à la gestion des risques, au commerce, à l’audit, au contrôle financier et à la gestion de la chaîne d’approvisionnement sont considérées comme pertinentes.

2. Le demandeur conserve un relevé des fonctions et responsabilités de son personnel. Il dispose de procédures pour le contrôle de la performance et de la compétence technique de son personnel.

Article 7

Capacité à exercer les fonctions d’organisation de contrôle

1. Le demandeur démontre qu’il a mis en place tous les éléments suivants:

a) une structure organisationnelle permettant de garantir l’exercice adéquat des fonctions d’une organisation de contrôle;

b) un système de diligence raisonnée, destiné à être mis à la disposition des opérateurs et utilisé par ceux-ci;

c) des stratégies et procédures permettant l’évaluation et l’amélioration du système de diligence raisonnée;

d) des procédures et processus de vérification de la bonne utilisation de son système de diligence raisonnée par les opérateurs;

e) des procédures concernant les mesures correctives à prendre en cas d’utilisation inadéquate de son système de diligence raisonnée par un opérateur.

2. Outre les exigences du paragraphe 1, le demandeur démontre qu’il a la capacité technique et financière d’exercer les fonctions d’une organisation de contrôle.

Article 8

Absence de conflit d’intérêts

1. Le demandeur est organisé de manière à garantir l’objectivité et l’impartialité de ses activités.

2. Le demandeur répertorie, analyse et consigne les risques de conflit d’intérêts résultant de l’exercice de ses fonctions en tant qu’organisation de contrôle, notamment tout conflit découlant de ses relations avec des organes associés ou des sous-contractants.

3. Lorsqu’un risque de conflit d’intérêts a été répertorié, le demandeur doit avoir mis en place des stratégies et procédures écrites visant à éviter les conflits d’intérêts au niveau individuel et au niveau de l’organisation. Les stratégies et procédures écrites sont maintenues et mises en œuvre. Elles peuvent inclure la réalisation d’audits par un tiers.

Article 9

Informations relatives aux modifications ultérieures

1. Une organisation de contrôle informe la Commission sans délai lorsque l’une des modifications suivantes intervient après sa reconnaissance:

a) un changement pouvant avoir une incidence sur la capacité de cette organisation de contrôle à remplir les conditions prévues aux articles 5 à 8;

b) la création par l’organisation de contrôle, au sein de l’Union, d’agences, de succursales ou de filiales autres que celles qui sont déclarées dans sa demande;

c) la décision par l’organisation de contrôle de fournir des services dans un État membre autre que celui déclaré dans sa demande ou dans un État membre où elle a déclaré avoir cessé de fournir ses services conformément au point d);

d) la cessation par l’organisation de contrôle de ses prestations de services dans un État membre quelconque.

2. La Commission communique aux autorités compétentes concernées toutes les informations obtenues en application du paragraphe 1.

Article 10

Révision de la décision de reconnaissance

1. La Commission peut revenir à tout moment sur une décision d’octroi de la reconnaissance à une organisation de contrôle.

La Commission procède à une révision de ce type dans l’une des situations suivantes:

a) une autorité compétente concernée informe la Commission qu’elle estime qu’une organisation de contrôle n’exerce plus les fonctions prévues à l’article 8, paragraphe 1, du règlement (UE) no 995/2010 ou ne réunit plus les conditions prévues à l’article 8, paragraphe 2, du règlement (UE) no 995/2010 conformément aux articles 5 à 8 du présent règlement;

b) la Commission est en possession d’informations pertinentes, notamment des rapports étayés émanant de tiers, indiquant qu’une organisation de contrôle ne réunit plus les conditions définies à l’article 8, paragraphes 1 et 2, du règlement (UE) no 995/2010 et aux articles 5 à 8 du présent règlement;

c) une organisation de contrôle a informé la Commission de changements visés à l’article 9, paragraphe 1, point a), du présent règlement.

2. Lorsqu’une révision est entreprise, la Commission reçoit l’assistance d’une équipe d’évaluation qui mène à bien cette révision et effectue les vérifications nécessaires.

3. Le demandeur donne à l’équipe d’évaluation accès à ses locaux afin de vérifier que toutes les conditions prévues à l’article 8 du règlement (UE) no 995/2010 et aux articles 5 à 8 sont respectées. Les autorités compétentes concernées peuvent participer à la visite.

Le demandeur offre toute l’assistance nécessaire pour faciliter ce type de visites.

4. L’équipe d’évaluation rédige un rapport exposant ses conclusions. Des éléments de preuve sont annexés au rapport d’évaluation.

Ce rapport contient notamment une recommandation quant à l’éventuel retrait de la reconnaissance de l’organisation de contrôle.

L’équipe d’évaluation envoie son rapport aux autorités compétentes concernées. Ces autorités peuvent formuler des observations dans un délai de trois semaines à compter de la date de transmission du rapport.

L’équipe d’évaluation présente à l’organisation de contrôle concernée un résumé des résultats et conclusions du rapport. L’organisation peut adresser des observations à l’équipe l’évaluation, dans un délai de trois semaines à compter de la date de transmission de ce résumé.

5. L’équipe d’évaluation recommande dans son rapport le retrait de la reconnaissance sur une base conditionnelle et/ou temporaire ou de façon permanente, en fonction du niveau de lacunes constaté, lorsqu’elle estime qu’une organisation de contrôle n’exerce plus les fonctions ou ne remplit plus les conditions fixées à l’article 8 du règlement (UE) no 995/2010.

L’équipe d’évaluation peut également recommander que la Commission publie un avis indiquant les mesures correctives à prendre, qu’elle émette un avertissement officiel ou encore qu’elle ne prenne aucune mesure.

Article 11

Décision de retrait de la reconnaissance

1. La Commission décide de retirer la reconnaissance d’une organisation de contrôle soit sur une base conditionnelle et/ou temporaire, soit de façon permanente, en tenant compte du rapport d’évaluation visé à l’article 10.

2. La Commission peut publier un avis de mesures correctives ou un avertissement officiel lorsque le niveau de lacunes constaté ne porte pas à croire, conformément à l’article 8, paragraphe 6, du règlement (UE) no 995/2010, que l’organisation de contrôle n’exerce plus les fonctions ou ne remplit plus les conditions énoncées à l’article 8, paragraphe 2, de ce règlement.

3. Une décision de retrait de la reconnaissance d’une organisation de contrôle, de même qu’un avis ou un avertissement adressés conformément au paragraphe 2, doivent être notifiés à l’organisation de contrôle concernée et communiqués aux autorités compétentes de tous les États membres, conformément à l’article 8, paragraphe 6, du règlement (UE) no 995/2010, dans les dix jours à compter de leur adoption.

Article 12

Protection des données

Le présent règlement s’applique sans préjudice des règles concernant le traitement des données à caractère personnel énoncées dans la directive 95/46/CE et le règlement (CE) no 45/2001.

Article 13

Dispositions finales

Le présent règlement entre en vigueur le vingtième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l’Union européenne.

Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre. Fait à Bruxelles, le 23 février 2012. Par la Commission Le président José Manuel BARROSO

(1) JO L 295 du 12.11.2010, p. 23.

(2) JO L 281 du 23.11.1995, p. 31.

(3) JO L 8 du 12.1.2001, p. 1.

(4) JO L 376 du 27.12.2006, p. 36.