RAPPORT relatif aux états financiers et à la gestion pour l'exercice 1995 de la Fondation européenne pour l'amélioration des conditions de vie et de travail (Fondation de Dublin) (97/C 81/02)

(Observations présentées en vertu de l'article 188 C paragraphe 4 deuxième alinéa du traité CE)

TABLE DES MATIÈRES

Points Page

ÉTATS FINANCIERS DE LA FONDATION EUROPÉENNE POUR L'AMÉLIORATION DES CONDITIONS DE VIE ET DE TRAVAIL RELATIFS À L'EXERCICE 1995 . 1-4 19

OBSERVATIONS RÉSULTANT DU CONTRÔLE . 5-27 19

Introduction . 5-7 19

Informations de base . 5 19

Étendue du contrôle . 6 19

Informations financières . 7 19

Suivi d'observations antérieures . 8-14 19

Séparation des fonctions . 8 19

Régie d'avances . 9 19

Virements de crédits de titre à titre . 10 20

Frais de mission . 11 20

Soldes de trésorerie . 12 20

Actifs à court terme . 13 20

Propriété du terrain occupé par la Fondation . 14 20

Exécution budgétaire et compte de gestion . 15-22 20

Virements de crédits . 15-16 20

Reports et annulations de crédits . 17 20

Recettes . 18 20

Dépenses . 19-22 20

Conclusion . 23-27 21

ANNEXES 1-3 . 22

TABLEAU 1 . 24

Réponse de la Fondation . 25

ÉTATS FINANCIERS DE LA FONDATION EUROPÉENNE POUR L'AMÉLIORATION DES CONDITIONS DE VIE ET DE TRAVAIL RELATIFS À L'EXERCICE 1995

1. Le présent rapport est adressé au Conseil et au Parlement européen conformément à l'article 16 du règlement (CEE) n° 1365/75 du Conseil (JO n° L 139 du 30. 5. 1975, p. 1), modifié par l'article 4 du règlement (CEE) n° 1947/93 du Conseil (JO n° L 181 du 23. 7. 1993, p. 13).

2. La Cour a examiné les états financiers de la Fondation européenne pour l'amélioration des conditions de vie et de travail relatifs à l'exercice clôturé le 31 décembre 1995. Le budget a été exécuté sous la responsabilité du conseil d'administration conformément à l'article 16 du règlement (CEE) n° 1949/93 du Conseil (JO n° L 181 du 23. 7. 1993, p. 26), modifiant le règlement (CEE) n° 1417/76 du Conseil (JO n° L 164 du 24. 6. 1976, p. 16). Cette responsabilité comporte l'établissement et la présentation des états financiers conformément aux dispositions financières prévues aux articles 52, 54 et 55 du règlement (CEE) n° 1949/93 du Conseil (JO n° L 181 du 23. 7. 1993, p. 26), modifiant le règlement (CEE) n° 1417/76 du Conseil (JO n° L 164 du 24. 6. 1976, p. 16). L'article 188 C du traité instituant la Communauté européenne prévoit que la Cour des comptes examine lesdits états financiers.

3. La Cour a opéré son contrôle conformément aux normes de contrôle généralement acceptées, dans la mesure où elles sont applicables dans le contexte communautaire et a donc procédé aux vérifications des registres comptables et appliqué les autres procédures jugées nécessaires en l'occurrence.

4. La Cour est d'avis que les états financiers relatifs à l'exercice clôturé le 31 décembre 1995 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont globalement légales et régulières.

OBSERVATIONS RÉSULTANT DU CONTRÔLE

Introduction

Informations de base

5. La Fondation européenne pour l'amélioration des conditions de vie et de travail (Fondation de Dublin) est un organe satellite de la Communauté européenne, qui a été créé par le règlement (CEE) n° 1365/75 du Conseil (1). La Fondation a pour mission de contribuer «à la conception et à l'établissement de meilleures conditions de vie et de travail par une action visant à développer et à diffuser les connaissances propres à aider cette évolution». La Fondation de Dublin a commencé ses activités en 1976.

Étendue du contrôle

6. La Cour des comptes a examiné les comptes et la gestion financière de la Fondation de Dublin pour l'exercice 1995 conformément aux dispositions de la réglementation applicable en la matière (2).

Informations financières

7. Les crédits disponibles pour l'exercice 1995 se sont élevés à 12,5 Mio ECU. Les engagements contractés ont donné lieu à des paiements d'un montant de 9,3 Mio ECU et à des reports à l'exercice 1996 d'un montant de 3 Mio ECU, le solde de 0,2 Mio ECU ayant été annulé. Les crédits reportés de l'exercice précédent ont donné lieu à des paiements pour un montant de 1,9 Mio ECU et à des annulations pour un montant de 0,2 Mio ECU. L'annexe 3 du présent rapport présente une ventilation par titres de l'utilisation des crédits de l'exercice ainsi que des crédits reportés de 1994.

Suivi d'observations antérieures

Séparation des fonctions

8. La Cour réitère l'observation déjà formulée à plusieurs reprises dans le passé en ce qui concerne l'insuffisance de la séparation des fonctions d'ordonnateur et de comptable. Cela constitue une infraction à l'article 15 du règlement (CEE) n° 1949/93 du Conseil, modifiant le règlement (CEE) n° 1417/76 du Conseil, qui établit le principe de base de la «séparation des ordonnateurs et des comptables» et précise que «les fonctions d'ordonnateur, de contrôleur financier et de comptable sont incompatibles».

Régie d'avances

9. Une grande partie des paiements (59 % en 1995, à l'exclusion des traitements) continue à être exécutée avant visa du contrôleur financier. Ce recours fréquent à la régie d'avances ne correspond pas à l'esprit des dispositions financières. Il serait plus acceptable d'en limiter l'usage à des dépenses courantes ou de moindre importance comportant un risque d'irrégularités comparativement faible. La Fondation devrait, après consultation du contrôleur financier, définir par écrit ce que sont les petites dépenses courantes.

Virements de crédits de titre à titre

10. La Fondation a continué à effectuer des virements de crédits de titre à titre en 1995 (voir point 16), ce qui est contraire à l'article 21 du règlement (CEE) n° 1417/76 du Conseil, modifié par le règlement (CEE) n° 1949/93 du Conseil.

Frais de mission

11. La Cour constate qu'il n'a pas été tenu compte des observations formulées l'année passée, malgré la réponse positive de la Fondation. Il ressort d'un examen des missions à Bruxelles en 1995 que, pour un certain nombre d'entre elles, l'insuffisance de la documentation mise à la disposition de la Cour, voire l'absence de toute documentation, ne permettait pas de démontrer la nécessité de toutes ces missions ni d'établir que d'autres moyens de communication avaient été explorés.

Soldes de trésorerie

12. La Cour note qu'il a été tenu compte de l'observation formulée dans le rapport de l'année passée; en effet, les fonds de trésorerie dont disposait la Fondation à la fin de l'exercice correspondaient à ses besoins pour le trimestre suivant.

Actifs à court terme

13. La Fondation a finalement recouvré les deux montants correspondant à un total de 32 216 ECU mentionnés dans le rapport relatif à 1994, qui étaient en suspens depuis plusieurs années.

Propriété du terrain occupé par la Fondation

14. La question de la propriété du terrain sur lequel est implantée la Fondation n'est pas encore réglée à ce jour. Cependant, les juristes représentant la Fondation examinent en ce moment une proposition du gouvernement irlandais accordant un bail de longue durée à la Fondation.

Exécution budgétaire et compte de gestion

Virements de crédits

15. Le volume des virements de crédits entre les différentes lignes budgétaires a été de 1 494 000 ECU (11,9 % des crédits inscrits au budget) en 1995, alors qu'il était de 756 000 ECU (6,5 %) en 1994.

16. Les virements d'un montant de 500 000 ECU effectués du titre 1 (dépenses de personnel) au titre 3 (dépenses opérationnelles) ont permis à la Fondation de reporter des crédits qui, sinon, auraient dû être annulés conformément à l'article 6 paragraphe 1 du règlement (CEE) n° 1949/93 du Conseil, modifiant le règlement (CEE) n° 1417/76 du Conseil. Comme cela est indiqué au point 10, la Cour est d'avis que ces virements de titre à titre ne sont pas conformes au règlement financier.

Reports et annulations de crédits

17. L'annexe 3 montre que, globalement, le taux de paiement est de 75 %, mais il n'est que de 54 % pour le titre 3 «dépenses opérationnelles». Le tableau 1 montre les reports du budget 1995 ventilés par titres, ainsi que leur utilisation ultérieure en 1996. Les reports du titre 3 ont représenté 45 % des crédits initiaux. À la fin du mois de mars 1996, 20 % seulement des reports avaient été utilisés.

Recettes

18. La subvention accordée par l'UE à la Fondation au titre de l'exercice 1995 s'élevait à 12,5 Mio ECU. Le montant effectivement demandé et obtenu a été de 2,5 Mio ECU le 26 avril 1995, de 2 Mio ECU le 14 juin 1995, de 4,3 Mio ECU le 12 octobre 1995 et de 1,3 Mio ECU le 31 décembre 1995, soit un total de 10,1 Mio ECU. Les 2,4 Mio ECU restants excédaient les besoins de trésorerie et n'avaient pas été demandés à la Commission comme le recommandait la Cour l'an passé. Pas plus que les années précédentes, ce mode de versement n'est conforme aux dispositions de l'article 26 du règlement (CEE) n° 1417/76 du Conseil, modifié par le règlement (CEE) n° 1949/93 du Conseil, qui prévoit que le versement s'effectue dans la première quinzaine de chaque trimestre.

Dépenses

19. L'article 63 du règlement (CEE) n° 1949/93 du Conseil, du 30 juin 1993, modifiant le règlement (CEE) n° 1417/76 du Conseil, du 1er juin 1976, stipule que les marchés supérieurs à 12 000 ECU sont conclus après appel à la concurrence. Les exceptions suivantes ont été constatées:

- un contrat de 533 072 ECU concernant une étude européenne sur les conditions de travail a été conclu par entente directe;

- sur un échantillon de 26 contrats sélectionnés pour le contrôle, six ont été passés par entente directe sur la base de l'article 46 du règlement (CEE) n° 1417/76 du Conseil, du 1er juin 1976, modifié par le règlement (CEE) n° 1949/93 du Conseil, du 30 juin 1993; dans trois cas (l'un concernant la fourniture d'ordinateurs, les autres des contrats d'études), l'article 46 a été utilisé pour éviter de recourir à la procédure d'appel à la concurrence.

20. Dans deux cas, les dépenses avaient déjà été facturées avant l'engagement. Dans l'un des cas, le contrat-cadre entre la Fondation et l'adjudicataire ne courait qu'à compter du 1er janvier 1995, mais des factures concernant les mois de novembre et de décembre 1994 étaient incluses dans l'engagement contracté en 1995.

21. Sur un échantillon de 10 contrats d'études, cinq des rapports finals ont été reçus plusieurs mois après le délai fixé dans le contrat. Il serait opportun que les responsables envisagent la révision éventuelle des procédures de la Fondation en ce qui concerne le suivi des rapports en souffrance.

22. Au cours de son contrôle, la Cour a constaté que, dans les cas mentionnés ci-après, des documents avaient été modifiés à l'aide de liquide correcteur:

- la date d'une facture de 45 365 DM (23 817 ECU) envoyée par télécopie au contrôleur financier a été effacée à l'aide de liquide correcteur et modifiée à la main: le 17 janvier 1995 est devenu le 17 décembre 1994. Le contrôleur financier a accordé son visa sur la base de cette télécopie, et le changement de date a entraîné l'imputation de la dépense aux reports de 1994 et non aux crédits de 1995;

- le montant d'un ordre de recouvrement a été effacé à l'aide de liquide correcteur et modifié à la main, passant de 1 680,16 ECU à 4 741,97 ECU. Il n'est pas possible de savoir quel chiffre a été approuvé par le contrôleur financier.

Conclusion

23. La séparation des fonctions de comptable et d'ordonnateur est insuffisante. Voir point 8.

24. Le recours extensif à la régie d'avances n'est pas prévu par les dispositions financières. Voir point 9.

25. Contrairement aux dispositions financières, la Fondation a continué à effectuer des virements de crédits de titre à titre. Voir point 10.

26. L'insuffisance de la documentation mise à la disposition de la Cour concernant un certain nombre de missions à Bruxelles, voire l'absence de toute documentation, ne permettait pas de démontrer le bien-fondé de ces missions. Il conviendrait de régler ce problème dans les meilleurs délais.

27. Le contrôle d'un échantillon de paiements a révélé l'existence de problèmes concernant la gestion des contrats et de modifications indues de documents clés. Voir points 19-22.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 7 novembre 1996.

Par la Cour des comptes

Bernhard FRIEDMANN

Président

(1) Règlement (CEE) n° 1365/75 du Conseil, du 26 mai 1975, publié le 30 mai 1975 (JO n° L 139).

(2) Règlement (CEE) n° 1365/75 du Conseil, du 26 mai 1975, publié le 30 mai 1975 (JO n° L 139), concernant la création de la Fondation, modifié par le règlement (CEE) n° 1947/93 du Conseil, du 30 juin 1993, publié le 23 juillet 1993 (JO n° L 181).

Règlement (CEE) n° 1417/76 du Conseil, du 1er juin 1976, publié le 24 juin 1976 (JO n° L 164), portant dispositions financières applicables à la Fondation, modifié par le règlement (CEE) n° 1949/93, du 30 juin 1993, publié le 23 juillet 1993 (JO n° L 181).

ANNEXE 1

>TABLE>

>TABLE>

ANNEXE 2

>TABLE>

ANNEXE 3

>TABLE>

>TABLE>

RÉPONSE DE LA FONDATION

8. La Fondation a introduit une série de mesures qui séparent la fonction d'ordonnateur et de comptable. Dans des rapports précédents, la Cour a pris note de ces initiatives.

Un seul problème subsiste: la pratique selon laquelle l'ordonnateur impute les dépenses dans un système comptable intégré existant. Ce problème sera résolu quand la Fondation aura acquis un nouveau système comptable.

Suite à des consultations en 1995, la Fondation a participé en 1996 avec d'autres agences de l'UE à une procédure d'appel d'offres pour l'acquisition d'un système comptable adéquat. Mais aucun des soumissionnaires ne satisfaisaient totalement aux critères des agences. Après des échanges de vues approfondis avec les services de la Commission, on pense maintenant acquérir auprès de la Commission un système comptable adéquat en 1997, après l'achèvement récent de travaux relatifs à un système qui réponde aux critères techniques et juridiques des agences.

9. La Fondation a contacté les services de la Commission pour trouver des solutions au problème identifié. La Fondation vient d'apprendre que cette question sera débattue entre la Commission et le Parlement européen dans le cadre du dialogue en cours sur le règlement financier des agences.

10. Suite au dernier rapport de la Cour, la Fondation a demandé aux services de la Commission de clarifier le règlement financier de la Fondation en ce qui concerne les virements en question. La Fondation vient d'apprendre du Directeur général de DG XIX que les virements sont conformes aux règlements financiers de la Fondation (voir également paragraphe 16).

11. Toutes les missions de la Fondation sont documentées et approuvées par l'Ordonnateur qui a confirmé à sa satisfaction que ces missions sont justifiées conformément au programme de travail ou aux besoins administratifs de la Fondation. En outre, la documentation concernant les ordres du jour, les horaires, les listes des participants, les procès-verbaux ou, le cas échéant, les rapports de mission sur les réunions, sont disponibles. La Fondation réexaminera ses procédures sur l'enregistrement et la saisie de la documentation nécessaire sur les missions.

Le règlement de la Fondation prévoit qu'elle doit consulter les institutions européennes et impliquer les partenaires sociaux dans ses travaux. Elle a intensifié ses échanges ces dernières années avec les institutions européennes à Bruxelles si bien que le nombre de missions à Bruxelles n'a pas augmenté en proportion. Aucune mission n'a lieu si l'on peut avoir recours à d'autres moyens de communication. Le téléphone, Internet, l'e-mail et autres médias électroniques sont utilisés au maximum. Un projet de visioconférence a été lancé en novembre 1995 et l'équipement sera mis en place lorsque les finances le permettront. On a déjà également procédé à des expériences de téléconférence.

14. Les autorités irlandaises ont maintenant fait une proposition, et les avocats de la Fondation examinent à l'heure actuelle un bail révisé.

16. Il est noté au paragraphe 10 ci-dessus que la Fondation a appris par la Commission que les virements en question sont tout à fait conformes au règlement financier; ils permettent à celle-ci d'utiliser le plus efficacement possible les crédits dégagés par les décisions de l'Autorité budgétaire. Néanmoins, la Fondation apprécie le point de vue de la Cour et du Parlement et cherche à éviter de tels virements.

17. Le taux d'utilisation des reports est dû à la nature des contrats qu'entraînent ces mêmes reports. Ces contrats portaient essentiellement sur des études, avec des dates d'achèvement de 12 mois ou plus.

18. La Fondation rappelle encore une fois aux services de la Commission que les versements de la subvention doivent s'effectuer dans la première quinzaine de chaque trimestre.

19. En ce qui concerne le contrat concernant une étude européenne sur les conditions de travail, le dossier montre que ce contrat a été conclu sur la base du contrat-cadre pour la «Norme Eurobaromètre» entre la Commission européenne et l'INRA (Europe) après une procédure d'appel d'offres.

L'adjudication de contrats par entente directe est tout à fait conforme à l'Article 46 du Règlement financier de la Fondation qui prévoit cette procédure et définit les critères détaillés à respecter, ce qui est le cas.

Dans le cas de l'achat d'ordinateurs, on a eu recours à l'Article 46 d) en raison de critères spécifiques linguistiques et de l'utilisation par la Fondation de WordPerfect 5.1 pour DOS (tel qu'il a été recommandé par le service informatique de la Commission). Un seul fournisseur disposait du logiciel nécessaire et des claviers multilingues et a fourni un appui local.

Les deux autres contrats portent sur des propositions de recherche. Le Conseil d'administration, à sa réunion du 25 mars 1994, a autorisé l'introduction de nouvelles procédures qui sont devenues opérationnelles en 1995 pour passation de contrats basés sur des manifestations d'intérêt publiées dans le Journal officiel et des appels d'offres. Les deux contrats en question ont été signés pendant la période de transition définie par le Conseil d'administration.

20. La Fondation utilise un système décentralisé de commandes. Les deux factures en question faisaient partie d'une série de commandes passées par une unité opérationnelle et dont le total des commandes dépassait les crédits engagés. La Fondation prendra les mesures appropriées pour éviter que ces faits ne se reproduisent. La mise en place d'un nouveau système comptable permettra de mettre en place de manière automatique les contrôles nécessaires.

21. Le suivi de la mise en oeuvre des contrats d'étude est effectué tous les mois lors de la réunion de la gestion des programmes; les procédures de suivi feront l'objet d'un nouvel examen.

22. La commande a été passée pour les services en question le 11 octobre 1994. Le changement de date sur la facture n'a pas eu de conséquences pour les reports. Mais l'agent intéressé a été réprimandé.

À l'avenir, les corrections faites à la main sur les documents seront signées et datées. Le nouveau système comptable devrait résoudre des problèmes de cette nature.

23. Voir réponse au paragraphe 8.

24. Voir réponse au paragraphe 9.

25. Voir réponse au paragraphe 10.

26. Voir réponse au paragraphe 11.

27. Voir réponse aux paragraphes 19 à 22.