DÉCISION DU COMITÉ DES RÉGIONS du 17 septembre 1997 relative à l'accès du public aux documents du Comité des régions

LE BUREAU DU COMITÉ DES RÉGIONS,

vu le traité sur l'Union européenne, et notamment la déclaration n° 17 annexée à son acte final,

considérant que doivent être adoptées des dispositions régissant l'accès du public aux documents du Comité des régions (ci-après dénommé «le Comité»);

considérant que ces mesures doivent être en accord avec le code de conduite convenu et adopté par la Commission et le Conseil dans ce domaine le 6 décembre 1993, afin de garantir la cohérence et la continuité des activités des institutions conformément à l'article C du traité sur l'Union européenne;

considérant que ces dispositions s'appliquent à tout document détenu par le Comité, quel que soit son support, à l'exception des documents écrits par une personne, un organe ou une institution extérieure au Comité;

considérant que le principe consistant à procurer au public un accès étendu aux documents du Comité, en vue d'une plus grande transparence des travaux de celui-ci, doit toutefois être assorti d'exceptions, en particulier s'agissant de la protection de l'intérêt public, de l'individu et de la vie privée;

considérant que la présente décision doit s'appliquer dans le plein respect des dispositions relatives aux informations classifiées,

DÉCIDE CE QUI SUIT:

Article premier

1. Le public aura accès aux documents du Comité dans les conditions établies par la présente décision.

2. On entend par «document du Comité» tout écrit, quel que soit son support, contenant des données existantes, détenu par le Comité, sans préjudice des dispositions de l'article 2, paragraphe 2.

Article 2

1. Toute demande d'accès à un document du Comité sera envoyée par écrit au secrétaire général du Comité (1). Elle devra être rédigée de façon suffisamment précise et contenir les éléments permettant d'identifier le ou les documents visés. Le cas échéant, le demandeur sera invité à préciser davantage sa demande.

2. Lorsque le document visé a pour auteur une personne physique ou morale, un État membre, une autre institution ou organe communautaire ou tout autre organisme national ou international, la demande devra être adressée directement à l'auteur du document, et non au Comité.

Article 3

1. L'accès aux documents s'exercera, soit par une consultation sur place, soit par la délivrance d'une copie aux frais du demandeur. Une redevance de 10 écus majorée de 0,036 écu par feuille de papier pourra être perçue par le secrétariat général du Comité pour des copies de documents imprimés de plus de 30 pages. La redevance demandée pour des informations sous d'autres formes sera établie au cas par cas, sans excéder un montant raisonnable.

2. Les services compétents du secrétariat général s'emploieront à trouver une solution équitable afin de donner suite aux demandes répétitives et/ou qui portent sur des documents volumineux.

3. Aucune personne recevant communication d'un document ne pourra reproduire ou diffuser ledit document à des fins commerciales par vente directe sans une autorisation préalable du secrétaire général.

Article 4

1. Le Comité ne donnera pas accès à un document dont la divulgation pourrait porter atteinte à:

- la protection de l'intérêt public (sécurité publique, relations internationales, stabilité monétaire, procédures juridictionnelles, activités d'inspection et d'enquête),

- la protection de l'individu et de la vie privée,

- la protection du secret en matière commerciale et industrielle,

- la protection des intérêts financiers de la Communauté,

- la protection de la confidentialité demandée par la personne physique ou morale qui a fourni toute information figurant dans le document ou requise par la législation de l'État membre qui a fourni cette information.

2. L'accès à un document du Comité pourra être refusé pour assurer la protection du secret des délibérations de celui-ci.

Article 5

Toute demande d'accès à un document du Comité sera examinée par les services compétents du secrétariat général, qui suggérera la suite qu'il convient d'y apporter.

Article 6

1. Le directeur ou chef d'unité compétent, ou un fonctionnaire agissant en leur nom, informera par écrit le demandeur, dans le délai d'un mois, soit de la suite positive réservée à sa demande, soit de son intention de proposer à l'institution de lui donner une réponse négative. Dans ce dernier cas, il informera le demandeur des motifs de son intention, en lui indiquant qu'il dispose d'un délai d'un mois pour formuler une demande confirmative au secrétaire général tendant à réviser cette position, faute de quoi il sera considéré comme ayant renoncé à sa demande initiale.

2. L'absence de réponse à une demande d'accès à un document dans le mois suivant son introduction constituera une intention de refuser cet accès.

3. Le président sera habilité à statuer sur les demandes confirmatives. Il pourra déléguer ce pouvoir au secrétaire général.

4. Toute décision de rejeter une demande confirmative intervenant dans le mois suivant l'introduction de celle-ci sera dûment motivée. Cette décision sera communiquée dans les meilleurs délais et par écrit au demandeur, qui sera en même temps informé des dispositions des articles 138 E et 173 du traité instituant la Communauté européenne relatives respectivement aux conditions applicables aux plaintes adressées au médiateur par les personnes physiques et au contrôle par la Cour de justice de la légalité des actes du Comité.

5. L'absence de réponse à une demande confirmative dans le mois suivant son introduction constituera un refus.

6. À titre exceptionnel, le secrétaire général, après en avoir informé le demandeur, peut prolonger d'un mois les délais fixés au paragraphe 1, première phrase, et au paragraphe 4.

Article 7

La présente décision s'applique dans le plein respect des dispositions relatives aux informations classifiées.

Article 8

Tous les deux ans, le secrétaire général soumettra au bureau un rapport sur la mise en oeuvre de la présente décision.

Article 9

La présente décision prend effet dès la date de sa signature.

Fait à Bruxelles, le 17 septembre 1997.

Pour le bureau

Le président

Pasqual MARAGALL i MIRA

(1) Le secrétaire général du Comité des régions de l'Union européenne, 79, rue Belliard, B-1040 Bruxelles.