FR Journal officiel de l'Union européenne L 191/29

Accord entre le Parlement européen et la Commission européenne sur l’établissement d’un registre de transparence pour les organisations et les personnes agissant en qualité d’indépendants qui participent à l’élaboration et à la mise en œuvre des politiques de l’Union européenne

LE PARLEMENT EUROPÉEN ET LA COMMISSION EUROPÉENNE (ci-après dénommés «les parties»),

vu le traité sur l’Union européenne, et notamment son article 11, paragraphes 1 et 2, le traité sur le fonctionnement de l’Union européenne, et notamment son article 295, et le traité instituant la Communauté européenne de l’énergie atomique (ci-après dénommés «les traités»),

considérant que les responsables politiques européens ne sont pas coupés de la société civile, mais entretiennent un dialogue ouvert, transparent et régulier avec les associations représentatives et la société civile,

ADOPTENT L’ACCORD SUIVANT:

I. ÉTABLISSEMENT DU REGISTRE DE TRANSPARENCE

1. Conformément à leur engagement en faveur de la transparence, les parties conviennent d’établir et de tenir un «registre de transparence» commun (ci-après dénommé «le registre») pour l’enregistrement et le contrôle des organisations et des personnes agissant en qualité d’indépendants qui participent à l’élaboration et à la mise en œuvre des politiques de l’Union européenne.

II. PRINCIPES DU REGISTRE

2. L’établissement et la tenue du registre s’appuient sur les systèmes d’enregistrement existants mis en place et lancés par le Parlement européen en 1996 et par la Commission européenne en juin 2008, complétés par les travaux du groupe de travail conjoint du Parlement européen et de la Commission ainsi que par les adaptations apportées à la lumière de l’expérience acquise et des contributions fournies par les parties intéressées, comme indiqué dans la communication de la Commission du 28 octobre 2009 intitulée «Initiative européenne en matière de transparence: le registre des représentants d’intérêts, un an après» (1). Cette approche n’a aucune incidence sur les objectifs du Parlement européen, tels qu’énoncés dans sa résolution du 8 mai 2008 sur le développement du cadre régissant les activités des représentants d’intérêts (lobbyistes) auprès des institutions de l’Union européenne (2), et ne préjuge en rien ces objectifs.

3. L’établissement et la tenue du registre respectent les principes généraux du droit de l’Union, y compris les principes de proportionnalité et de non-discrimination.

4. L’établissement et la tenue du registre respectent les droits des députés au Parlement européen d’exercer leur mandat parlementaire sans restriction et n’empêchent pas leurs électeurs d’accéder aux locaux du Parlement européen.

5. L’établissement et la tenue du registre n’empiètent pas sur les compétences ou les prérogatives des parties ni n’influent sur leurs pouvoirs d’organisation respectifs.

6. Les parties s’efforcent de traiter de manière similaire tous les acteurs qui conduisent des activités similaires et d’assurer un traitement équitable pour l’enregistrement des organisations et des personnes agissant en qualité d’indépendants qui participent à l’élaboration et à la mise en œuvre des politiques de l’Union.

III. STRUCTURE DU REGISTRE

7. Le registre comporte ce qui suit: a) une série d’indications concernant: — le champ d’application du registre, les activités couvertes et les exemptions, — les catégories susceptibles de s’enregistrer (annexe I), — les informations requises de la part de ceux qui s’enregistrent, y compris les obligations en matière d’informations financières (annexe II); b) un code de conduite (annexe III); c) un mécanisme de plainte et les mesures à appliquer en cas de non-respect du code de conduite, y compris la procédure d’instruction et de traitement des plaintes (annexe IV).

IV. CHAMP D’APPLICATION DU REGISTRE

Activités couvertes

8. Le champ d’application du registre couvre toutes les activités, autres que celles exclues par la présente partie IV, menées dans le but d’influer directement ou indirectement sur l’élaboration ou la mise en œuvre des politiques et sur les processus de décision des institutions de l’Union, quel que soit le canal ou le mode de communication utilisé, par exemple l’externalisation, les médias, les contrats avec des intermédiaires professionnels, les groupes de réflexion, les «plates-formes», les forums, les campagnes et les initiatives locales. Sont compris dans ces activités, entre autres, les contacts avec des membres ou des fonctionnaires ou autres agents des institutions de l’Union, la préparation, la diffusion et la communication de lettres, de matériel d’information ou de documents de discussion et de prises de position ainsi que l’organisation d’événements, de rencontres ou d’activités promotionnelles et les événements sociaux ou les conférences, dès lors que des invitations ont été envoyées à des membres, à des fonctionnaires ou à d’autres agents des institutions de l’Union. Les contributions volontaires et la participation à des consultations formelles sur des actes législatifs ou d’autres actes juridiques de l’Union envisagés ou à d’autres consultations ouvertes sont également comprises.

9. Toutes les organisations et personnes agissant en qualité d’indépendants, quel que soit leur statut juridique, se livrant à des activités qui relèvent du champ d’application du registre, sont censées s’enregistrer (3).

Activités exclues

10. Les activités suivantes sont exclues du champ d’application du registre: a) les activités concernant les avis juridiques et autres conseils professionnels, pour autant que ces activités soient liées à l’exercice du droit fondamental d’un client à un procès équitable, y compris le droit de la défense dans le cadre de procédures administratives, telles qu’elles sont menées par des avocats ou d’autres professionnels concernés. N’entrent pas dans le champ d’application du registre (quelles que soient les parties effectivement concernées): les activités de conseil et les contacts avec les instances publiques, destinés à éclairer un client sur une situation générale de droit ou sur sa situation juridique spécifique ou à le conseiller sur l’opportunité ou la recevabilité d’une initiative spécifique de nature juridique ou administrative dans le cadre du droit en vigueur; les conseils prodigués à un client en vue de l’aider à mener ses activités dans le respect du droit; la représentation dans le cadre d’une procédure de conciliation ou de médiation en vue d’éviter qu’un litige soit porté devant une instance juridictionnelle ou administrative. Ceci vaut pour tous les secteurs d’activité de l’Union et n’est pas limité à certaines procédures particulières (concurrence). Si une société et ses conseillers sont impliqués dans une affaire ou une procédure juridique ou administrative spécifique, en tant que parties, toute activité qui y est directement liée et ne vise pas en tant que telle à modifier le cadre juridique existant, est exclue du champ d’application du registre; b) les activités des partenaires sociaux en tant qu’acteurs du dialogue social (syndicats, associations patronales, etc.) lorsqu’ils assument le rôle qui leur est assigné par les traités. Ceci s’applique mutatis mutandis à toute entité à laquelle les traités donnent spécifiquement un rôle institutionnel; c) les activités répondant à une demande directe et individuelle d’une institution de l’Union ou d’un député au Parlement européen, comme des demandes ad hoc ou régulières d’informations factuelles, de données ou de compétences et/ou des invitations individuelles à des auditions publiques ou à participer aux travaux de comités consultatifs ou d’instances similaires.

Dispositions spécifiques

11. Les Églises et les communautés religieuses ne sont pas concernées par le registre. Toutefois, leurs bureaux de représentation ou les entités juridiques, les bureaux et les réseaux créés pour les représenter dans leurs rapports avec les institutions de l’Union ainsi que leurs associations sont censés s’enregistrer.

12. Les partis politiques ne sont pas concernés par le registre. Toutefois, toutes les organisations qu’ils créent ou qu’ils soutiennent, se livrant à des activités qui relèvent du champ d’application du registre, sont censées s’enregistrer.

13. Les autorités locales, régionales et municipales ne sont pas concernées par le registre. Toutefois, leurs bureaux de représentation ou les entités juridiques, les bureaux et les réseaux créés pour les représenter dans leurs rapports avec les institutions de l’Union ainsi que leurs associations sont censés s’enregistrer.

14. Les réseaux, les plates-formes ou autres formes d’activité collective dépourvues de statut juridique ou de personnalité morale mais constituant dans les faits une source d’influence organisée et se livrant à des activités qui relèvent du champ d’application du registre sont censés s’enregistrer. Dans un tel cas, leurs membres devraient désigner l’un d’eux comme personne de contact pour leurs relations avec l’administration du registre.

15. Les activités à prendre en compte pour la déclaration financière au registre sont celles qui visent toutes institutions, agences et organes de l’Union, ainsi que leurs membres, fonctionnaires et autres agents. Elles incluent également les activités visant les organes des États membres qui, agissant au niveau de l’Union, participent aux processus décisionnels de l’Union.

16. Les réseaux, fédérations, associations ou plates-formes au niveau européen sont encouragés à produire des orientations communes et transparentes, pour leurs membres, identifiant les activités qui relèvent du champ d’application du registre. Ils sont censés rendre ces orientations publiques.

V. RÈGLES APPLICABLES À CEUX QUI S’ENREGISTRENT

17. En s’enregistrant, les organisations et les personnes concernées: — acceptent que les informations qu’elles fournissent en vue d’une insertion dans le registre soient rendues publiques, — acceptent d’agir dans le respect du code de conduite et, le cas échéant, de fournir le texte de tout code de conduite professionnel par lequel elles sont liées, — garantissent que les informations fournies en vue d’une insertion dans le registre sont correctes, — acceptent que toute plainte les concernant soit traitée sur la base des règles du code de conduite qui sous-tend le registre, — acceptent de faire l’objet des mesures à appliquer en cas de non-respect du code de conduite et reconnaissent que les mesures prévues à l’annexe IV peuvent leur être appliquées en cas de non-respect des règles du code de conduite, — prennent acte du fait que les parties peuvent, sur demande et sous réserve des dispositions du règlement (CE) no 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l’accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission (4), être tenues de divulguer de la correspondance et d’autres documents concernant les activités de ceux qui s’enregistrent.

VI. MESURES EN CAS DE NON-RESPECT DU CODE DE CONDUITE

18. Le non-respect du code de conduite par ceux qui s’enregistrent ou par leurs représentants peut conduire, au terme d’une instruction qui respecte dûment le principe de proportionnalité et les droits de la défense, à l’application de mesures prévues à l’annexe IV telles qu’une suspension ou une radiation du registre et, le cas échéant, au retrait des titres d’accès au Parlement européen délivrés aux personnes concernées ainsi que, s’il y a lieu, leurs organisations. La décision d’application de telles mesures peut être publiée sur le site internet du registre.

19. Quiconque peut déposer une plainte, étayée par des faits, concernant une suspicion de non-respect du code de conduite, conformément à la procédure fixée à l’annexe IV.

VII. MISE EN ŒUVRE

20. Les secrétaires généraux du Parlement européen et de la Commission européenne sont responsables de la supervision du système et de tous les principaux aspects opérationnels et ils prennent, d’un commun accord, les mesures nécessaires pour mettre en œuvre le présent accord.

21. Pour la mise en œuvre du système, les services du Parlement européen et de la Commission européenne mettent en place une structure opérationnelle commune dénommée «secrétariat commun du registre de transparence». Celui-ci est constitué d’un groupe de fonctionnaires du Parlement européen et de la Commission européenne, sur la base de modalités à convenir entre les services compétents. Le secrétariat commun du registre de transparence travaille sous la coordination d’un chef d’unité au secrétariat général de la Commission européenne. Ses tâches comprennent la mise en œuvre de mesures visant à contribuer à la qualité du contenu du registre.

22. La délivrance et le contrôle des titres d’accès de longue durée aux bâtiments du Parlement européen resteront un processus géré par cette institution. Ces titres ne seront délivrés aux personnes qui représentent, ou travaillent pour, des organisations relevant du champ d’application du registre que si ces organisations ou ces personnes se sont enregistrées. Cependant, l’enregistrement ne confère pas un droit automatique à un tel titre.

23. Bien que le système soit géré conjointement, les parties restent libres d’utiliser le registre de manière indépendante à des fins spécifiques qui leur sont propres, y compris l’octroi d’incitations, comme la communication d’informations à ceux qui s’enregistrent lors du lancement de consultations publiques ou de l’organisation d’événements.

24. Les parties mènent des actions appropriées de formation et de communication interne afin de sensibiliser leurs membres et leur personnel au registre et à la procédure de plainte.

25. Les parties prennent toutes mesures externes appropriées pour faire connaître le registre et en promouvoir l’utilisation.

26. Un ensemble de statistiques de base, réalisées à partir de la base de données du registre, est publié régulièrement sur le site internet Europa et est consultable grâce à un moteur de recherche convivial. Le contenu public de cette base de données sera disponible, sur demande, dans des formats électroniques, exploitables par ordinateur.

27. Après consultation des parties prenantes, un rapport annuel sur le fonctionnement du registre est soumis par les secrétaires généraux du Parlement européen et de la Commission européenne aux vice-présidents compétents du Parlement européen et de la Commission européenne.

VIII. PARTICIPATION D’AUTRES INSTITUTIONS ET ORGANES

28. Le Conseil européen et le Conseil sont invités à se joindre au registre. Les autres institutions, organes et agences de l’Union sont encouragés à utiliser eux-mêmes ce système en tant qu’instrument de référence pour leurs propres relations avec les organisations et les personnes agissant en qualité d’indépendants qui participent à l’élaboration et à la mise en œuvre des politiques de l’Union.

IX. DISPOSITIONS FINALES

29. Le passage des registres actuels des parties vers le nouveau registre commun aura lieu au cours d’une période de transition de douze mois à compter du jour de mise en fonctionnement du registre commun. Les organisations et personnes actuellement enregistrées dans l’un ou l’autre système seront invitées à renouveler leur enregistrement dans le système commun. À compter du début du fonctionnement du registre commun: — ceux qui sont enregistrés auront la possibilité de transférer leur enregistrement actuel vers le registre commun à la date de leur choix, mais au plus tard le jour du renouvellement de leur enregistrement auprès de la Commission européenne ou, pour ceux qui ne sont enregistrés qu’auprès du Parlement européen, au plus tard à la fin d’une période de douze mois à compter de ce début de fonctionnement, — tout nouvel enregistrement ou toute mise à jour de données existantes ne sera possible qu’au travers du registre commun.

30. Le registre commun fait l’objet d’un réexamen au plus tard deux ans après le début de son fonctionnement.

Fait à Bruxelles, le 23 juin 2011. Par le Parlement européen Le président J. BUZEK Par la Commission européenne Le vice-président M. ŠEFČOVIČ

(1) COM(2009) 612.

(2) JO C 271E du 12.11.2009, p. 48.

(3) Les gouvernements des États membres, les gouvernements de pays tiers, les organisations intergouvernementales internationales, ainsi que leurs missions diplomatiques, ne sont pas censés s'enregistrer.

(4) JO L 145 du 31.5.2001, p. 43.

ANNEXE I «Registre de transparence» Organisations et personnes agissant en qualité d’indépendants qui participent à l’élaboration et à la mise en œuvre des politiques de l’Union européenne Catégories Caractéristiques/observations I — Cabinets de consultants spécialisés/cabinets d’avocats/consultants agissant en qualité d’indépendants Sous-catégorie Cabinets de consultants spécialisés Entreprises exerçant sous contrat des activités de lobbying, de promotion, d’affaires publiques et de relations avec les pouvoirs publics Sous-catégorie Cabinets d’avocats Cabinets d’avocats exerçant sous contrat des activités de lobbying, de promotion, d’affaires publiques et de relations avec les pouvoirs publics Sous-catégorie Consultants agissant en qualité d’indépendants Consultants ou avocats agissant en qualité d’indépendants exerçant sous contrat des activités de lobbying, de promotion, d’affaires publiques et de relations avec les pouvoirs publics II — «Représentants internes» et groupements professionnels Sous-catégorie Sociétés & groupes Sociétés ou groupes de sociétés (avec ou sans statut juridique) exerçant en interne, pour leur compte propre, des activités de lobbying, de promotion, d’affaires publiques et de relations avec les pouvoirs publics Sous-catégorie Associations professionnelles Sous-catégorie Syndicats Sous-catégorie Autres organisations analogues III — Organisations non gouvernementales Sous-catégorie Organisations non gouvernementales, plates-formes, réseaux et assimilés Organisations à but non lucratif, (avec ou sans statut juridique), indépendantes des pouvoirs publics, des partis politiques ou des organisations commerciales. Inclut les fondations, les associations caritatives, etc. IV — Groupes de réflexion, organismes de recherche et institutions académiques Sous-catégorie Groupes de réflexion et organismes de recherche Groupes de réflexion et organismes de recherche spécialisés s’intéressant aux activités et politiques de l’Union. Sous-catégorie Institutions académiques Organismes dont l’objectif premier est l’enseignement mais qui s’intéressent aux activités et politiques de l’Union. V — Organisations représentant des églises et des communautés religieuses NB: Les églises elles-mêmes ne sont pas concernées par le registre. Sous-catégorie Organisations représentant des églises et des communautés religieuses Entités juridiques, bureaux ou réseaux créés pour des activités de représentation VI — Organisations représentant des autorités locales, régionales et municipales, autres entités publiques ou mixtes, etc. NB: Les autorités publiques elles-mêmes ne sont pas concernées par le registre. Sous-catégorie Autorités locales, régionales et municipales (au niveau sous-national) Entités juridiques, bureaux de représentation, associations ou réseaux créés pour représenter des autorités locales, régionales et municipales (au niveau sous-national) Sous-catégorie Autres entités publiques ou mixtes, etc. Inclut les autres organisations à statut public ou mixte (public/privé)

ANNEXE II INFORMATIONS À FOURNIR PAR CEUX QUI S’ENREGISTRENT I. Informations générales et de base — nom(s), adresse, numéro de téléphone, adresse électronique et site internet de l’organisation, — a) identité de la personne juridiquement responsable de l’organisation, et b) nom du directeur de l’organisation, de son associé gérant ou, le cas échéant, du point de contact principal pour les activités couvertes par le registre; noms des personnes pour lesquelles des titres d’accès aux bâtiments du Parlement européen sont demandés (1), — nombre de personnes (membres, personnel, etc.) participant aux activités qui relèvent du champ d’application du registre, — objectifs/mandat — domaines d’intérêt — activités — pays où les activités sont exercées — affiliations à des réseaux — informations générales relevant du champ d’application du registre, — le cas échéant, nombre de membres (personnes et organisations). II. Informations spécifiques A. Activités Principales propositions législatives couvertes l’année précédente par des activités de celui qui s’enregistre relevant du champ d’application du registre de transparence B. Informations financières Tous les chiffres financiers fournis devraient couvrir un exercice complet de fonctionnement et se référer à l’exercice financier clôturé le plus récemment, à la date d’enregistrement ou de renouvellement de l’enregistrement. Le double comptage n’est pas exclu. La déclaration financière faite par les cabinets de consultants spécialisés, les cabinets d’avocats et les consultants agissant en qualité d’indépendants au sujet de leurs clients (liste et grille) n’exempte pas ces clients de leur obligation d’inclure eux-mêmes ces activités contractuelles dans leurs propres déclarations de manière à ce que l’effort financier qu’ils déclarent ne soit pas sous-évalué. Cabinets de consultants spécialisés/cabinets d’avocats/consultants agissant en qualité d’indépendants (catégorie I de l’annexe II): Doivent être précisés le chiffre d’affaires imputable aux activités qui relèvent du champ d’application du registre ainsi que le poids relatif de leurs clients, selon la grille suivante: (en euros) Chiffre d’affaires Tranche 0 – 499 999 50 000 500 000 – 1 000 000 100 000 > 1 000 000 250 000 «Représentants internes» et groupements professionnels (catégorie II de l’annexe I): Doit être fournie une estimation des coûts des activités relevant du champ d’application du registre Organisations non gouvernementales, groupes de réflexion, organismes de recherche et institutions académiques — organisations représentant des églises et des communautés religieuses — organisations représentant des autorités locales, régionales et municipales, d’autres entités publiques ou mixtes, etc. (catégories III à VI de l’annexe I): Doivent être communiqués le budget global et une ventilation des principales sources de financement. En outre, pour tous ceux qui s’enregistrent: Montant et source des financements reçus des institutions de l’Union au cours de l’exercice financier clôturé le plus récemment à la date d’enregistrement ou de renouvellement de l’enregistrement. (1) Il est demandé à ceux qui s'enregistrent de fournir ces informations à la fin du processus d'enregistrement pour présentation au Parlement européen. Les noms des personnes auxquelles ont été attribués des titres d'accès sont ensuite automatiquement insérés par le système sur la base des mises à jour et des informations du Parlement européen, une fois que celui-ci a décidé d'accorder les titres d'accès. L'enregistrement ne fait pas naître un droit automatique à un titre d'accès au Parlement européen.

ANNEXE III CODE DE CONDUITE Dans leurs relations avec les institutions de l’Union européenne, ainsi qu’avec les membres, les fonctionnaires et les autres agents de celles-ci, ceux qui s’enregistrent: a) indiquent toujours leur nom et l’entité ou les entités qu’ils représentent ou pour lesquelles ils travaillent; déclarent les intérêts, objectifs ou finalités promus et, le cas échéant, spécifient les clients ou les membres qu’ils représentent; b) n’obtiennent pas ou n’essaient pas d’obtenir des informations ou des décisions d’une manière malhonnête ou en recourant à une pression abusive ou à un comportement inapproprié; c) ne prétendent pas avoir une relation formelle avec l’Union ou l’une quelconque de ses institutions dans leurs relations avec des tiers et ne présentent pas à tort l’effet de l’enregistrement d’une manière pouvant induire en erreur les tiers ou les fonctionnaires ou autres agents de l’Union; d) veillent à fournir, lors de l’enregistrement et, ensuite, dans le cadre de leurs activités relevant du champ d’application du registre, des informations qui, à leur connaissance, sont complètes, à jour et non trompeuses; e) ne vendent pas à des tiers des copies de documents reçus d’une institution de l’Union; f) n’incitent pas les membres des institutions de l’Union, les fonctionnaires ou autres agents de l’Union ou les assistants ou stagiaires de ces membres à enfreindre les règles et les normes de comportement qui leur sont applicables; g) respectent, lorsqu’ils emploient d’anciens fonctionnaires ou autres agents de l’Union ou assistants ou stagiaires de membres des institutions de l’Union, l’obligation qu’ont ces personnes de se conformer aux règles et aux exigences en matière de confidentialité qui leur sont applicables; h) se conforment à toute réglementation sur les droits et responsabilités des anciens députés au Parlement européen et des anciens membres de la Commission européenne; i) informent tous ceux qu’ils représentent de leurs obligations envers les institutions de l’Union. Les personnes représentant, ou travaillant pour, des entités qui se sont enregistrées auprès du Parlement européen afin de recevoir un titre nominatif non transférable d’accès aux locaux du Parlement européen: j) respectent strictement les dispositions de l’article 9, celles de l’annexe X et celles de l’article 2, deuxième alinéa, de l’annexe I du règlement du Parlement européen; k) s’assurent que toute assistance fournie dans le cadre de l’article 2 de l’annexe I du règlement du Parlement européen est déclarée dans le registre prévu à cet effet; l) obtiennent, pour éviter d’éventuels conflits d’intérêts, l’accord préalable du ou des députés au Parlement européen concernés pour tout lien contractuel avec un assistant d’un député ou toute embauche d’un tel assistant et le déclarent ensuite dans le registre.