FR Journal officiel de l'Union européenne C 243/16

Décision de la haute représentante de l'Union pour les affaires étrangères et la politique de sécurité

du 19 juillet 2011

relative aux dispositions sur l’accès aux documents

(2011/C 243/08)

LA HAUTE REPRÉSENTANTE,

vu la décision 2010/427/UE du Conseil du 26 juillet 2010 fixant l'organisation et le fonctionnement du service européen pour l'action extérieure (SEAE), et notamment son article 11, paragraphe 1,

A ADOPTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION:

Article premier

Champ d'application

1. Tout citoyen de l'Union et toute personne physique ou morale résidant ou ayant son siège dans un État membre a un droit d'accès aux documents du SEAE, selon les principes, conditions et limites définis par le règlement (CE) no 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil (1) (le «règlement») et les dispositions particulières arrêtées par la présente décision. Ce droit d'accès vise les documents détenus par le SEAE, c'est-à-dire établis ou reçus par lui et en sa possession.

2. Conformément à l’article 2, paragraphe 2, du règlement, toute personne physique ou morale ne résidant pas ou n’ayant pas son siège dans un État membre bénéficie, sous réserve des mêmes principes, conditions et limites, du même droit d'accès aux documents du SEAE, à l’exception du droit de déposer une plainte auprès du médiateur européen.

Article 2

Dépôt d’une demande

1. Toute demande d’accès aux documents du SEAE est envoyée par courrier postal au coordinateur pour l'accès aux documents, CHAR 15/11, service européen pour l’action extérieure, rue de la Loi 170, 1046 Bruxelles, Belgique, par courrier électronique au moyen du formulaire de demande disponible sur le site internet du SEAE ou par télécopie au +32 22979893.

2. Un accusé de réception est envoyé au demandeur après enregistrement de la demande (sauf si une réponse concrète peut être fournie dans le même délai).

Article 3

Délais

1. Le SEAE répond aux demandes d'accès, initiales ou confirmatives, dans un délai de quinze jours ouvrables à partir de la date d'enregistrement de la demande.

2. En cas de demande imprécise visée à l'article 6, paragraphe 2, du règlement, le SEAE invite le demandeur à fournir des informations complémentaires permettant d'identifier les documents demandés; le délai de réponse ne commence à courir qu'à partir du moment où le SEAE dispose de ces informations.

3. Dans des cas exceptionnels, visés à l'article 7, paragraphe 3, et à l’article 8, paragraphe 2, du règlement, le délai peut être prorogé de quinze jours ouvrables, notamment:

a) dans le cas de demandes complexes ou volumineuses;

b) si la demande nécessite de consulter une des délégations de l’Union, ou

c) lorsqu’il est nécessaire de consulter un tiers.

L'auteur de la demande est informé de toute prorogation du délai et des motifs qui la justifient.

Article 4

Gestion des demandes

1. Le coordinateur pour l'accès aux documents se charge de répondre aux demandes initiales.

2. Le directeur général administratif statue sur les réponses aux demandes confirmatives, sur avis du coordinateur pour l’accès aux documents.

Article 5

Réponse négative

Toute réponse négative, même en partie, à une demande doit être justifiée sur la base de l’une des exceptions prévues par le règlement. Le demandeur est informé du droit de présenter une demande confirmative (dans le cas d’une réponse à une demande initiale) ou des diverses voies de recours dont il dispose (dans le cas d’une réponse à une demande confirmative).

Article 6

Documents émanant de tiers en possession du SEAE

1. Lorsque le SEAE est saisi d’une demande relative à un document en sa possession, émanant d’un tiers, ce dernier est consulté à moins qu’il ne soit clair que le document doit ou ne doit pas être divulgué, à la lumière des exceptions prévues par le règlement.

2. Une suite favorable est donnée à la demande sans consulter le tiers si le document a déjà été divulgué soit par son auteur, soit en vertu du règlement ou de dispositions analogues.

3. Dans tous les cas, le tiers doit être consulté si le document entre dans le champ d’application de l’article 9 du règlement ou s’il émane d’un État membre qui a demandé au SEAE de ne pas le divulguer sans son accord préalable conformément aux dispositions de l’article 4, paragraphe 5, du règlement. Tout État membre doit présenter une telle demande par écrit.

4. Le tiers est consulté par écrit (y compris par courrier électronique) et bénéficie d’un délai raisonnable pour fournir une réponse, qui prend en considération le délai imparti au SEAE pour répondre, conformément à l’article 3 ci-dessus. Le tiers communique son avis par écrit (y compris par courrier électronique).

5. En l’absence de réponse dans le délai fixé, ou lorsque le tiers est non identifiable ou introuvable, le SEAE statue sur la demande à la lumière des exceptions prévues par le règlement, en tenant compte des intérêts légitimes du tiers sur la base des éléments dont il dispose.

6. Dans l’hypothèse où le SEAE envisage de donner accès à un document contre l’avis de son auteur, il informe celui-ci de son intention de divulguer le document dans le délai fixé par le règlement et des voies de recours qui sont à sa disposition en vue de s’opposer à cette divulgation.

Article 7

Consultation du SEAE

1. Les demandes de consultation du SEAE émanant d’un État membre ou d’une autre institution, organe, organisme ou agence de l’Union ayant reçu une demande d’accès à un document en sa possession mais émanant du SEAE, sont transmises par courrier postal au coordinateur pour l’accès aux documents, CHAR 15/11, service européen pour l’action extérieure, rue de la Loi 170, 1046 Bruxelles, Belgique, par courrier électronique à EEAS-ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu ou par télécopie au +32 22979893.

2. Le SEAE se prononce sans tarder, en tenant compte des délais impartis pour fournir une réponse, et au plus tard dans un délai de cinq jours ouvrables.

Article 8

Documents classifiés

1. Les demandes d'accès à des documents entrant dans le champ d’application de l'article 9, paragraphe 1, du règlement, ou à d’autres documents classifiés en vertu des règles de sécurité du SEAE, sont traitées par des fonctionnaires habilités à prendre connaissance du contenu de ce document.

2. Toute décision refusant l'accès à tout ou partie d'un document classifié est motivée sur la base des exceptions énumérées à l'article 4 du règlement. S'il apparaît que l'accès au document demandé ne peut être refusé sur la base de ces exceptions, le fonctionnaire instruisant la demande veille à ce qu'il soit procédé à la déclassification du document avant de le transmettre au demandeur.

Article 9

Modalités d’accès

1. Les documents auxquels un accès est accordé sont transmis par courrier postal, par télécopie ou par courrier électronique. En cas de gros volumes ou de documents difficiles à manipuler, le demandeur peut être invité à venir consulter les documents sur place. Cette consultation est gratuite.

2. Si le document a été publié, les références de la publication concernée, notamment l'adresse internet où elle est disponible, peuvent être fournies en guise de réponse.

3. Si le volume des documents demandés dépasse vingt pages, une redevance de 0,10 EUR par page, augmentée des frais de port, peut être mise à la charge du demandeur. Les frais afférents à d'autres supports sont fixés au cas par cas sans que ceux-ci n'excèdent un montant raisonnable.

Article 10

Registre des documents

1. Conformément aux dispositions de l’article 11 du règlement, le SEAE tient un registre des documents, qui peut être consulté sur son site internet.

2. Conformément à l’article 9 du règlement, les documents entrant dans le champ d’application de ces dispositions ne sont inscrits au registre qu’avec l’accord de l’autorité d’origine.

Article 11

Prise d'effet

La présente décision prend effet à la date de son adoption.

Fait à Bruxelles, le 19 août 2011. La haute représentante C. ASHTON

(1) JO L 145 du 31.5.2001, p. 43.