RAPPORT concernant les états financiers de la Fondation européenne pour la formation (FEF-Turin), accompagné des réponses de la Fondation (97/C 81/05)

(Période du 1er novembre 1994 au 31 décembre 1995)

1.1. Ce rapport est adressé au Conseil de direction de la Fondation européenne pour la formation conformément au paragraphe 4 de l'article 11 du règlement (CEE) du Conseil n° 1360/90, du 7 mai 1990 (1).

1.2. La Cour a examiné les états financiers de la Fondation européenne pour la formation relatifs aux exercices 1994 et 1995. Conformément à l'article 11.1, du règlement (CEE) du Conseil n° 1360/90 (2), le budget a été exécuté sous la responsabilité du Directeur. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des comptes (3) en conformité avec les règles financières internes comme prescrit par l'article 11.3 du règlement (CEE) du Conseil n° 1360/90 (4). La Cour des comptes est tenue de procéder à l'examen de ces comptes par l'article 188 C du traité instituant la Communauté européenne. Le présent rapport constitue le premier audit de la Fondation.

1.3. La Cour a effectué son contrôle conformément aux normes d'audit généralement admises, dans la mesure où celles-ci s'appliquent au contexte communautaire. Elle a effectué des tests des livres et registres comptables ainsi que des autres procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. Les principales observations résultant de l'audit de la Cour sont présentées dans la deuxième partie de ce rapport.

1.4. Les états financiers concernant les exercices 1994 et 1995 sont fiables et la légalité et régularité des opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, assurées.

Principales observations concernant l'exécution budgétaire de la Fondation européenne pour la formation pour les exercices 1994 et 1995

Comptabilité budgétaire

1.5. Le système actuel permet les changements des enregistrements a posteriori sans qu'une trace de ceux-ci n'apparaisse. Ce système et l'utilisation systématique de la régie d'avances peuvent conduire à des dépassements des crédits.

Régies d'avances

1.6. La Fondation a utilisé, pendant l'année 1995, une régie d'avances pour tous les paiements. Cette utilisation n'est pas conforme à l'article 43 du règlement financier de la Fondation qui prévoit cette procédure seulement pour certaines catégories de dépenses. De plus, la régularisation de ces dépenses a tardé du fait que les documents y relatifs devaient être envoyés au contrôleur financier à Bruxelles pour un visa.

Passation de contrats

1.7. La Fondation a conclu plusieurs contrats de fournitures, pour un total de 0,4 Mio ECU, afin de pouvoir utiliser les crédits disponibles en fin d'exercice, sans toutefois respecter les règles relatives à la passation des marchés et notamment en ce qui concerne l'appel à concurrence (articles 45 à 51 du règlement financier de la Fondation).

Contrôleur financier

1.8. Compte tenu de la situation existante, l'affectation sur place d'un contrôleur financier de la Commission pourrait améliorer le système de contrôle interne de la Fondation.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 10 octobre 1996.

Par la Cour des comptes

Bernhard FRIEDMANN

Président

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(1) JO n° L 131, du 23. 5. 1990, p. 4.

(2) Comme requis par l'article 11.3 du règlement (CEE) du Conseil n° 1360/90, les comptes de toutes les recettes et dépenses de la Fondation relatives à l'année financière 1995 ont été établis le 31 mars 1996, date à laquelle les comptes ont été signés par le Directeur de la Fondation et adressés à la Commission, au Conseil de direction et à la Cour des comptes. Ces comptes ont été reçus par la Cour le 9 avril 1996. La version abrégée de ces états financiers est présentée aux tableaux annexés à ce rapport.

RÉPONSES DE LA FONDATION

1.5. Comptabilité budgétaire

La Fondation partage l'avis de la Cour. Elle a d'ailleurs joué un rôle très actif en vue de la mise en place, dans toutes les agences, d'un système de gestion budgétaire et comptable unique. Des discussions sont actuellement en cours avec les services compétents de la Commission qui devraient permettre de rencontrer complètement les soucis exprimés par la Cour, grâce à la mise en place d'un nouveau système de gestion budgétaire, qui devrait être opérationnel à partir du 1er janvier 1997.

Il y a lieu de noter qu'aucun dépassement de crédit n'est intervenu pendant la période sous revue.

1.6. Régies d'avance

Il y a lieu de noter que la régie d'avance n'a pas été utilisée pour tous les achats d'équipement et pour la contribution à l'immeuble, qui ont représenté une part importante du budget. En outre, il y a lieu de noter qu'à présent, l'utilisation de la régie d'avances générale a été réduite conformément à l'article 43 du règlement financier et que tous les documents comptables d'un mois donné sont envoyés au Contrôleur financier à Bruxelles entre le 10 et le 20 du mois suivant.

1.7. Passation de contrats

D'une part, les contrats en question, qui correspondaient à des activités et projets s'insérant dans le programme de travail de la Fondation, n'ont représenté, tant en nombre qu'en budget, qu'une partie très réduite des activités de la Fondation.

D'autre part, il est exact que l'appel à la concurrence ayant abouti à ces contrats s'est fait de façon informelle. Cette procédure a principalement été choisie à l'époque en considération de l'urgence. En outre, les contrats en question avaient pour objet l'organisation de conférences et séminaires au nom et pour le compte de la Fondation et sous son étroit contrôle et le budget y afférent était divisé en deux parties: la partie rémunération, fixe et inférieure à 12 000 ECU et la partie opérationnelle, déterminée par la Fondation à l'avance et remboursée sur base de justificatifs. Sur base de ces éléments, la Fondation a considéré que le montant contractuel réel ne dépassait pas 12 000 ECU.

Lorsqu'au début de l'année 1996, il est apparu que la Cour ne partageait pas cette opinion, il a été décidé d'abandonner ce système.

1.8. Contrôleur financier

La Fondation partage l'avis de la Cour.