Décision de l'Agence européenne pour l'environnement

du 20 mars 2000

établissant le code de bonne conduite administrative de l'Agence

(2000/529/CE)

L'AGENCE EUROPÉENNE POUR L'ENVIRONNEMENT,

vu les dispositions relatives à l'ouverture contenues dans le traité d'Amsterdam, et notamment l'article 1er du traité sur l'Union européenne et l'article 21 du traité CE,

vu l'initiative prise par Roy Perry, rapporteur de la commission des pétitions sur les délibérations de la commission des pétitions pendant l'année parlementaire 1996-1997(1), demandant un code de bonne conduite administrative,

vu la résolution du Parlement européen du 16 juillet 1998 sur le rapport annuel d'activité du Médiateur européen en 1997 (C4-0270/98)(2),

vu l'enquête d'office du Médiateur européen sur l'existence et l'accessibilité du public, dans les différents organes et institutions communautaires, d'un code de bonne conduite administrative pour les fonctionnaires dans leurs relations avec le public,

vu la résolution du Parlement européen du 15 avril 1999 sur le rapport annuel d'activité du médiateur européen en 1998 (C4-0138/99),

vu l'actuel code de conduite concernant l'accès du public aux documents de la Commission, contenu dans la décision 94/90/CECA, CE, Euratom(3),

considérant que le traité d'Amsterdam a explicitement introduit le concept d'ouverture dans le traité sur l'Union européenne en indiquant que celui-ci marque une nouvelle étape dans le processus de création d'une union sans cesse plus étroite dans laquelle les décisions sont prises dans le plus grand respect possible du principe d'ouverture et le plus près possible des citoyens;

considérant que la Commission européenne entend également réformer les procédures de l'administration communautaire afin de pleinement mettre en oeuvre ce concept;

considérant qu'il convient, pour rapprocher l'administration des citoyens et garantir une meilleure qualité de l'administration, d'adopter un code contenant les principes de base de bonne conduite administrative pour les fonctionnaires dans leurs relations avec le public;

considérant qu'un tel code est utile aux fonctionnaires, en ce qu'il les renseigne de manière précise sur les règles à suivre dans leurs relations avec le public, et aux citoyens, en ce qu'il les renseigne sur la conduite type qu'ils sont en droit d'attendre dans leurs relations avec les administrations communautaires;

considérant qu'un tel code ne peut être efficace que s'il s'agit d'un document accessible aux citoyens et, donc, publié sous la forme d'une décision, à l'instar de la décision susmentionnée relative à l'accès public aux documents de la Commission;

considérant que, dans ses résolutions C4-0270/98 et C4-0138/99, le Parlement se félicite de l'initiative en faveur d'un code de bonne conduite administrative pour les institutions et les organes européens, et souligne la nécessité d'élaborer le plus tôt possible un tel code;

considérant que le Parlement européen insiste également sur le fait qu'il est important qu'un tel code soit aussi identique que possible pour l'ensemble des institutions et organes européens, accessible à tous les citoyens européens et publié au Journal officiel;

considérant également, comme base légale de ce code de conduite, le règlement (CEE) n° 1210/90 du Conseil du 7 mai 1990 relatif à la création de l'Agence européenne pour l'environnement et du réseau européen d'information et d'observation pour l'environnement, modifié en dernier lieu par le règlement (CE) n° 933/1999, et notamment son article 17: "Le personnel de l'Agence est soumis aux règlements et réglementations applicables aux fonctionnaires et autres agents des Communautés européennes", le "régime applicable aux autres agents des Communautés européennes" et la décision du 21 mars 1997 du conseil d'administration de l'Agence européenne pour l'environnement concernant l'accès public aux documents de l'Agence(4);

considérant qu'il est dès lors souhaitable d'établir un code régissant les principes de bonne conduite administrative que les membres du personnel de l'Agence doivent respecter dans leurs relations avec le public et de rendre ce code accessible au public,

DÉCIDE:

Article premier

Dispositions générales

Dans ses relations avec le public, le personnel de l'Agence européenne pour l'environnement respecte les principes énoncés dans la présente décision et qui constituent le code de bonne conduite administrative, ci-après dénommé "le code".

Article 2

Champ d'application personnel

1. Le code s'applique à tous les fonctionnaires et autres agents soumis au statut et au régime applicable aux autres agents, dans leurs relations avec le public. Le terme "fonctionnaire" s'applique ci-après aux fonctionnaires et aux autres agents.

2. L'Agence européenne pour l'environnement prend les mesures nécessaires pour veiller à ce que les dispositions inscrites dans ce code s'appliquent également aux autres personnes travaillant pour elle, comme celles travaillant sous des contrats de droit privé, les experts détachés des fonctions publiques nationales et les stagiaires.

3. On entend par "public" les personnes physiques ou morales, ayant ou non leur domicile ou leur siège dans un État membre.

Article 3

Champ d'application matériel

1. Le code contient les principes généraux de bonne conduite administrative qui s'appliquent à toutes les relations des fonctionnaires de l'Agence européenne pour l'environnement avec le public, à moins que celles-ci ne soient régies par des dispositions spécifiques.

2. Les principes énoncés dans ce code ne s'appliquent pas aux relations entre l'Agence européenne pour l'environnement et ses fonctionnaires. Celles-ci sont régies par le statut.

Article 4

Légitimité

Le fonctionnaire agit conformément au droit et applique les règles et procédures inscrites dans la législation communautaire. Il veille notamment à ce que les décisions affectant les droits ou les intérêts des personnes aient une base juridique et à ce que leur contenu soit conforme au droit.

Article 5

Absence de discrimination

1. Dans le traitement des demandes émanant du public et dans la prise de décisions, le fonctionnaire veille à ce que le principe d'égalité de traitement soit respecté. Les membres du public se trouvant dans la même situation sont traités de la même manière.

2. En cas d'inégalité de traitement, le fonctionnaire veille à ce qu'elle soit justifiée par les caractéristiques objectives pertinentes de l'affaire traitée.

3. Le fonctionnaire évite notamment toute discrimination injustifiée entre les membres du public qui serait fondée sur la nationalité, le sexe, l'origine raciale ou ethnique, la religion ou la croyance, le handicap, l'âge ou l'orientation sexuelle.

Article 6

Proportionnalité

1. Lors de la prise de décisions, le fonctionnaire veille à ce que les mesures prises soient proportionnelles à l'objectif poursuivi. Il évite notamment de restreindre les droits des citoyens ou de leur imposer des contraintes lorsque ces restrictions ou ces contraintes sont disproportionnées par rapport à l'objectif de l'action engagée.

2. Lors de la prise de décisions, le fonctionnaire établit un juste équilibre entre les intérêts des personnes privées et l'intérêt public général.

Article 7

Absence d'abus de pouvoirs

Les pouvoirs ne sont exercés que pour les buts pour lesquels ils ont été conférés par les dispositions pertinentes. Le fonctionnaire évite notamment d'user de ces pouvoirs à des fins qui n'ont pas de base juridique ou qui ne sont pas motivées par un intérêt public.

Article 8

Impartialité et indépendance

1. Le fonctionnaire est impartial et indépendant. Il s'abstient de toute action arbitraire qui lèse les membres du public ainsi que de tout traitement préférentiel pour quelque raison que ce soit.

2. Le fonctionnaire se soustrait à toute influence extérieure, y compris politique, et n'obéit à aucun intérêt personnel.

3. Le fonctionnaire s'abstient de participer à la prise d'une décision sur une affaire concernant ses propres intérêts, ceux de sa famille, de parents, d'amis et de connaissances.

Article 9

Objectivité

Lors de la prise de décisions, le fonctionnaire tient compte des facteurs pertinents et les pondère comme il se doit dans la décision, tout en excluant tout élément non pertinent.

Article 10

Confiance légitime et cohérence

1. Le fonctionnaire est cohérent dans sa conduite administrative ainsi qu'avec l'action administrative de l'Agence européenne pour l'environnement. Il se conforme aux pratiques administratives habituelles de l'institution, pour autant qu'il n'est pas légitimement fondé à s'écarter de ces pratiques dans un cas spécifique.

2. Il respecte la confiance légitime et raisonnable des membres du public forgée à la lumière du comportement antérieur de l'Agence européenne pour l'environnement.

Article 11

Équité

Le fonctionnaire agit de manière équitable et raisonnable.

Article 12

Courtoisie

1. Le fonctionnaire est consciencieux, correct, courtois et abordable dans ses relations avec le public. Dans ses réponses à la correspondance, aux appels téléphoniques et aux courriers électroniques, le fonctionnaire s'efforce d'être aussi serviable que possible et de répondre aux questions posées.

2. Si la question ne relève pas de sa compétence, le fonctionnaire oriente le citoyen vers le fonctionnaire compétent.

3. Le fonctionnaire présente des excuses en cas d'erreur portant préjudice aux droits ou intérêts d'un membre du public.

Article 13

Réponse aux lettres dans la langue du citoyen

Le fonctionnaire veille à ce que chaque citoyen de l'Union ou membre du public qui écrit à l'Agence européenne pour l'environnement dans l'une des langues du traité reçoive une réponse dans la même langue.

Article 14

Accusé de réception et indication du fonctionnaire responsable

1. Toute lettre ou requête adressée à l'institution fait l'objet d'un accusé de réception dans un délai de deux semaines, sauf si, au cours de cette période, une réponse pertinente peut être envoyée.

2. La réponse ou l'accusé de réception indique le nom et le numéro de téléphone du fonctionnaire qui traite le dossier ainsi que le service auquel il appartient.

3. L'envoi d'un accusé de réception et d'une réponse n'est pas nécessaire lorsque les lettres ou les requêtes sont en nombre excessif ou lorsqu'elles revêtent un caractère répétitif ou inapproprié.

Article 15

Obligation de transmission vers le service compétent de l'institution

1. Si une lettre ou une requête destinée à l'Agence européenne pour l'environnement est adressée ou transmise à un programme ou une unité non compétents pour en traiter, ses services veillent à ce que le dossier soit transmis sans retard vers le service compétent de l'Agence.

2. Le service qui reçoit initialement la lettre ou la requête informe l'auteur de cette transmission et indique le nom et le numéro de téléphone du fonctionnaire auquel le dossier a été confié.

3. Si une lettre ou une requête est adressée à l'Agence européenne pour l'environnement et que celle-ci n'est pas compétente pour en traiter, ses services veillent à ce que la lettre soit transmise à l'organe européen compétent et informent l'envoyeur que le dossier a été transféré.

Article 16

Droit d'être entendu et de faire des observations

1. Dans les cas où les droits ou les intérêts de citoyens sont en jeu, le fonctionnaire veille à ce que les droits de défense soient respectés à chaque étape de la procédure de prise de décision.

2. Dans les cas où une décision affectant ses droits ou ses intérêts doit être prise, tout membre du public a le droit de soumettre des observations écrites, et si nécessaire, de présenter des observations orales avant que la décision ne soit adoptée.

Article 17

Délai raisonnable pour la prise de décision

1. Le fonctionnaire veille à ce qu'une décision relative à chaque demande ou plainte adressée à l'institution soit prise dans un délai raisonnable, sans retard, et en tout cas au plus tard deux mois après la date de réception. La même règle s'applique à la réponse aux lettres envoyées par des membres du public.

2. Si, en raison de la complexité des questions soulevées, l'Agence européenne pour l'environnement ne peut pas statuer dans le délai susmentionné, le fonctionnaire en informe l'auteur le plus tôt possible. Dans ce cas, l'auteur doit se voir notifier une décision définitive dans le délai le plus bref possible.

Article 18

Obligation de motiver les décisions

1. Toute décision de l'Agence européenne pour l'environnement pouvant porter atteinte aux droits ou aux intérêts d'une personne privée doit indiquer les raisons sur lesquelles elle se fonde en précisant les faits pertinents et la base juridique de la décision.

2. Le fonctionnaire évite de prendre des décisions qui reposent sur des motifs brefs ou imprécis ou qui ne contiennent pas de raisonnement individuel.

3. S'il est impossible, en raison du grand nombre de personnes concernées par des décisions similaires, de communiquer de manière détaillée les motifs de la décision et lorsque des réponses types sont donc apportées, le fonctionnaire assure qu'il ou elle apportera ultérieurement une réponse motivée individuelle au citoyen qui en fait expressément la demande.

Article 19

Indication des voies de recours

1. Une décision de l'Agence européenne pour l'environnement pouvant porter atteinte aux droits ou aux intérêts d'une personne privée doit contenir une indication des voies de recours existant en vue d'attaquer cette décision. Elle doit notamment indiquer la nature des recours, les organes qui peuvent être saisis ainsi que les délais applicables à l'introduction des recours.

2. Les décisions doivent notamment se référer à la possibilité d'engager un recours judiciaire et de transmettre des plaintes auprès du Médiateur dans les conditions spécifiées respectivement aux articles 230 et 195 du traité instituant la Communauté européenne.

Article 20

Notification de la décision

1. Le fonctionnaire veille à ce que les décisions affectant les droits ou intérêts des citoyens soient notifiées par écrit à la personne ou aux personnes concernées, dès que la décision a été prise.

2. Le fonctionnaire s'abstient de communiquer la décision à d'autres sources aussi longtemps que la ou les personnes concernées n'ont pas été informées.

Article 21

Protection des données

1. Le fonctionnaire qui traite les données personnelles d'un citoyen respecte les principes énoncés dans la directive 95/46/CE relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

2. Le fonctionnaire évite notamment de traiter des données personnelles à des fins non légitimes ou de les transmettre à des tiers non autorisés.

Article 22

Demandes de renseignements

1. Lorsqu'il est compétent pour l'affaire en cause, le fonctionnaire fournit des renseignements aux membres du public qui le demandent. Il veille à ce que les renseignements communiqués soient clairs et compréhensibles.

2. Au cas où une demande orale de renseignements serait trop compliquée ou trop vaste pour être traitée, le fonctionnaire demande à la personne concernée de formuler sa demande par écrit.

3. Si, en raison de la confidentialité, un fonctionnaire ne peut pas divulguer les renseignements demandés, il ou elle indique, conformément à l'article 18 du présent code, à la personne concernée les raisons pour lesquelles il ou elle ne peut pas communiquer les renseignements.

4. Suite aux demandes de renseignements sur des questions pour lesquelles il ou elle n'est pas compétent le fonctionnaire oriente le demandeur vers la personne compétente et indique le nom et le numéro de téléphone de celle-ci. Suite aux demandes de renseignements concernant une autre institution ou un autre organe communautaire, le fonctionnaire oriente le demandeur vers cette institution ou cet organe.

5. En fonction de l'objet de la demande, le fonctionnaire oriente la personne à la recherche de renseignements vers le service de l'institution compétent pour la transmission d'informations au public.

Article 23

Demande d'accès public aux documents

1. Suite aux demandes d'accès aux documents de l'Agence européenne pour l'environnement, le fonctionnaire autorise l'accès à ceux-ci, conformément à la décision du conseil d'administration de l'Agence européenne pour l'environnement concernant l'accès public aux documents de l'AEE du 21 mars 1997(5).

2. Si le fonctionnaire ne peut donner suite à une demande orale d'accès à des documents, il demande au citoyen de formuler sa demande par écrit.

Article 24

Tenue d'un registre

Les départements de l'Agence européenne pour l'environnement tiennent un registre du courrier entrant et sortant, des documents qu'ils reçoivent et des mesures qu'ils prennent.

Article 25

Accès du public au code

1. L'Agence européenne pour l'environnement prend les mesures nécessaires afin que ce code fasse l'objet de la plus large publicité possible parmi les citoyens. Elle assurera notamment la diffusion d'une brochure intitulée "Code de bonne conduite administrative de l'Agence européenne pour l'environnement" qui comportera une présentation de ce code et contiendra son texte intégral en annexe.

2. L'Agence européenne pour l'environnement fournira une copie de ce code à tout citoyen qui en fait la demande.

Article 26

Droit de déposer une plainte auprès du Médiateur européen

Tout manquement d'un fonctionnaire aux principes énoncés dans le présent code peut faire l'objet d'une plainte auprès du Médiateur européen conformément à l'article 195 du traité instituant la Communauté européenne et au statut du Médiateur européen(6).

Article 27

Révision

La présente décision fera l'objet d'une révision à l'issue d'une période de deux ans. En vue de préparer cette révision, le directeur exécutif présentera au Médiateur européen, en 2002, un rapport sur la mise en oeuvre de la présente décision au cours de la période 2000-2002.

Article 28

Entrée en vigueur

La présente décision est adoptée par le conseil d'administration de l'Agence européenne pour l'environnement le 20 mars 2000 et entrera en vigueur le 20 juin 2000, après sa publication au Journal officiel des Communautés européennes.

Fait à Copenhague, le 20 mars 2000.

Pour le conseil d'administration de l'AEE

Kees Zoeteman

Président

Pour l'Agence européenne pour l'environnement

Domingo Jiménez-Beltrán

Directeur exécutif

(1) A4-0190/97.

(2) JO C 292 du 21.9.1998, p. 168.

(3) JO L 46 du 18.2.1994, p. 58.

(4) JO C 282 du 18.9.1997, p. 5.

(5) Voir note 4 de bas de page.

(6) Décision 94/262/CECA, CE, Euratom du Parlement européen du 9 mars 1994 concernant le statut et les conditions générales d'exercice des fonctions du Médiateur européen (JO L 113 du 4.5.1994, p. 15).