RAPPORT concernant les états financiers de l'Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail (AESS-Bilbao), accompagné (Exercice 1996) des réponses de l'Agence (97/C 393/10)

1.1. Ce rapport est adressé au Conseil d'administration de l'Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail conformément au paragraphe 4 de l'article 14 du règlement (CE) n° 2062/94 du Conseil, du 18 juillet 1994 (1).

1.2. La Cour a examiné les états financiers de l'Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail relatifs à l'exercice 1996. Conformément à l'article 14, paragraphe 1, du règlement (CEE) n° 2062/94 du Conseil (2), le budget a été exécuté sous la responsabilité du directeur. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des comptes (3) en conformité avec les règles financières internes comme prescrit par l'article 14, paragraphe 3, du règlement (CE) n° 2062/94 du Conseil (4). La Cour des comptes est tenue de procéder à l'examen de ces comptes par l'article 188 C du traité instituant la Communauté européenne. Le présent rapport constitue le premier audit de l'Agence

1.3. La Cour a effectué son contrôle conformément aux normes d'audit généralement admises, dans la mesure où celles-ci s'appliquent au contexte communautaire. Elle a effectué des tests sur les livres et registres comptables ainsi que d'autres procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. Les principales observations résultant de l'audit de la Cour sont présentées dans la deuxième partie de ce rapport.

1.4. Les états financiers concernant l'exercice 1996 sont fiables et la légalité et régularité des opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, assurées.

PRINCIPALES OBSERVATIONS CONCERNANT L'EXÉCUTION BUDGÉTAIRE DE L'AGENCE EUROPÉENNE POUR LA SÉCURITÉ ET LA SANTÉ AU TRAVAIL (AESS-BILBAO) POUR L'EXERCICE 1996

Comptabilité budgétaire

1.5. Le budget initial de l'Agence pour l'exercice 1996 n'était pas conforme aux dispositions réglementaires, qui disposent que les crédits doivent être classés par titre, chapitre et article. Ce fait, ainsi que la non-régularisation pendant l'exercice des paiements effectués par régie d'avances (la presque totalité des paiements de l'Agence au titre de l'exercice 1996), sont à l'origine des problèmes rencontrés lors de la régularisation de ces paiements.

1.6. À la clôture des comptes, afin d'effectuer les imputations budgétaires des dépenses de l'exercice, le budget initial a été modifié. Aucun document ne prouve l'approbation par l'autorité budgétaire de l'Agence des modifications intervenues.

1.7. De plus, l'Agence ne dispose pas d'un logiciel approprié pour la tenue de sa comptabilité budgétaire. La mise en place d'un tel système comptable et le respect des règles applicables à l'exécution du budget devraient être prioritaires pour l'Agence.

Comptabilité générale

1.8. Pendant l'exercice 1996, et encore durant 1997, l'Agence ne disposait pas d'un système informatique pour la tenue de la comptabilité générale. L'adoption rapide d'un système comptable est primordiale pour pouvoir disposer des informations financières fiables en temps voulu.

Crédits reportés - Annulations - Retards

1.9. L'Agence a reporté 1,2 Mio ECU à l'exercice 1997. Ce montant représente 39,5 % du budget de l'exercice 1996 qui s'élève à 3,04 Mio ECU, après modifications. Le montant des crédits annulés s'élève à 0,83 Mio ECU, soit 27,3 % du budget. La Commission, suite aux retards accumulés dans la mise en place de l'Agence et en accord avec elle, n'a versé que 3 Mio ECU de la subvention initiale de 4 Mio ECU. Ces retards sont imputables à la nomination tardive du directeur, elle-même due à la modification dans la composition du Conseil d'administration. Il y a eu aussi des retards dans le recrutement des agents composant l'infrastructure de base de l'Agence. Tous ces retards ont perturbé l'exécution du budget de l'exercice 1996.

Bâtiment

1.10. L'Agence a loué, au mois de décembre 1996, des bureaux qu'elle occupe depuis avril 1997 (loyer annuel d'environ 0,3 Mio ECU). Selon l'Agence, les autorités locales devraient prendre à leur charge le paiement de 75 % du loyer. Aucun accord à ce sujet n'a pu être présenté. À la date des contrôles, l'Agence n'avait reçu aucun versement.

Contrats et CCAM

1.11. Les contrats d'achats de biens et services passés en fin d'année par l'Agence, constituant l'essentiel des crédits reportés de droit, ont été attribués suite à des appels d'offres restreints ou par entente directe. Bien que le recours à de telles pratiques puisse être justifié dans certains cas, la Cour a relevé certaines opérations pour lesquelles les règles n'ont pas été respectées. L'Agence doit veiller à la stricte application des règles applicables à la passation des marchés. De plus, l'Agence ne dispose pas d'une CCAM cohérente avec les dispositions réglementaires applicables. Pour l'instant, c'est le bureau du Conseil d'administration qui exerce cette fonction.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion des 15 et 16 octobre 1997.

Par la Cour des comptes

Bernhard FRIEDMANN

Président

(1) JO L 216 du 20. 8. 1994, p. 5.

(2) Comme requis par l'article 14, paragraphe 3 du règlement (CE) n° 2062/94 du Conseil, les comptes de toutes les recettes et dépenses de l'Agence relatives à l'année financière 1996 ont été établis le 18 avril 1997, date à laquelle les comptes ont été signés par le directeur de l'Agence et adressés à la Commission, au Conseil d'administration et à la Cour des comptes. Ces comptes ont été reçus par la Cour le 20 avril 1997. La version abrégée de ces états financiers est présentée aux tableaux annexés à ce rapport.

ANNEXE

TABLEAU 1 BILAN FINANCIER DE L'EXERCICE 1996

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Source: Présentation préparée par la Cour sur la base des données établies par l'Agence.

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3

(1) Ce montant correspond à celui des valeurs immobilisées.

RÉPONSE DE L'AGENCE EUROPÉENNE POUR LA SANTÉ ET LA SÉCURITÉ AU TRAVAIL

La Cour des Comptes a visité, du 12 au 16 mai 1997, l'Agence pour la Sécurité et la Santé au Travail et a effectué le contrôle relatif à l'exercice 1996.

Le Directeur a présenté les objectifs, programme et activités réalisées, en cours ou programmées.

Afin de faciliter la tâche de la Cour, les comptes et toutes les pièces justificatives afférentes ont été mises à disposition de la Cour. Les dossiers du personnel et les contrats conclus ont été également présentés.

Par lettre 001594 du 15 juillet 1997, la Cour a transmis à l'Agence ses observations préliminaires en vue de l'établissement du rapport concernant les états financiers de l'Agence (exercice 1996).

L'Agence, qui se félicite des conclusions retenues dans le point 1.4 du projet de rapport de la Cour des comptes en ce sens que la Cour constate que les états financiers concernant l'exercice 1996 sont fiables et la légalité et régularité des opérations sont, dans leur ensemble, assurées, est en mesure de présenter des commentaires en relation des points suivants:

Point 1.5

La ventilation est incomplète dû au fait qu'au moment de la préparation du budget en 1995 il n'était pas possible de planifier en détail les besoins budgétaires de l'exercice 1996 et d'en spécifier les montants étant donné que l'Agence se trouvait dans sa phase de démarrage. De ce fait, la plupart des chapitres portaient la mention p.m.

Point 1.6

Il est vrai qu'aucun document ne prouve pas l'approbation par le Conseil d'administration de l'Agence de la modification du budget initial pour 1996. Afin d'éviter, dans le futur, une situation pareille il a été convenu, lors de la réunion du Bureau du Conseil d'administration, tenue les 5-6 juin 1997, que les P.V. des réunions incluraient, à côte du descriptif des délibérations de la réunion, un document explicitant les décisions formelles adoptées afin de faciliter leur repérage.

Point 1.7

En effet, l'Agence ne dispose pas d'un logiciel approprié pour la tenue de sa comptabilité budgétaire et qu'elle utilise provisoirement le logiciel EXCEL. Afin de pallier à cela, l'Agence s'est ralliée aux efforts des autres agences pour analyser la faisabilité d'un outil informatique intégré tel que le prototype de la version beta du SI2 fourni par la Commission Européenne. Par ailleurs, l'Agence suit avec intérêt l'outil informatique qu'est en train de développer le CEDEFOP de Thessalonique qui semblerait adapté à nos besoins car il comprend un module de gestion budgétaire et comptable ainsi que des modules de gestion des ressources humaines. L'Agence de Bilbao prendra, avant la fin de l'année, une décision sur la mise en place d'un système ou d'un autre en fonction des résultats des essais des deux expériences ainsi que de l'avis des instances de tutelle (Contrôle Financier et Cour des Comptes). L'Agence s'est efforcée d'améliorer la tenue de sa régie d'avances et a installé, en septembre 1997, le logiciel R.A.I avec l'assistance de l'OEDT de Lisbonne.

Point 1.8

Afin de combler la lacune signalée par la Cour des Comptes, l'Agence s'est dotée, en juin 1997, du logiciel CUBIC lequel, après formation du personnel responsable, est déjà opérationnel pour la tenue de sa comptabilité générale.

Point 1.9

En effet, l'exécution du budget 1996 a été perturbée du fait du retard dans le recrutement du Directeur et du personnel de l'unité administration de l'Agence. Ce personnel n'a été recruté qu'en mai 1997, moment auquel le chef de cette unité et deux assistants (informaticien et financier) ont pris leurs fonctions. Cela implique que tous les systèmes nécessaires pour assurer une saine gestion financière (gestion du personnel, gestion budgétaire et comptabilité, passation des marchés et services généraux) n'ont pas été mis en place graduellement qu'à partir de cette date.

Point 1.10

Le Gouvernement Basque et la Députation Provinciale de Vizcaye se sont engagés, lors de la négociation sur le siège de l'Agence, à prendre en charge 75 % du coût du loyer du bâtiment des bureaux qu'elle occupe. Malgré l'inexistence d'un accord signé entre l'Agence et les autorités basques en ce sens, le Gouvernement Basque a versé à l'Agence, en date du 23 septembre 1997, une subvention de 20 000 000 Ptas et la Députation Provinciale a entamé les procédures nécessaires pour le paiement de sa subvention de 10 000 000 Ptas.

Point 1.11

L'Agence, en application de ce qui est prévu dans son Règlement financier s'efforce de combler les lacunes signalées par la Cour des Comptes dans le domaine de la passation des marchés publics et vient de soumettre, pour avis au Contrôle financier de la Commission et pour information à la Cour des Comptes, un projet de règlement portant création d'une CCAM, en s'inspirant, dans la mesure du possible, des modèles suivis par les autres Agences. En ce qui concerne les contrats d'achats de biens et de services passés par l'Agence, notamment à partir du contrôle de la Cour en mai 1997, il est à signaler qu'elle a toujours fait appel au marché, même dans le cas où la valeur de la dépense estimée permettait l'entente directe.

L'Agence, tient à assurer qu'elle s'efforcera de se doter, dans les plus brefs délais et dans la mesure du possible, de tous les moyens nécessaires pour effectuer les corrections signalées par la Cour des Comptes. Elle souhaite que cette Cour prenne en considération les difficultés qu'elle a subies dans cette phase de démarrage pour respecter dans toute leur intégralité les règles découlant des réglementations financières et autres auxquelles elle doit soumettre toutes ses actions.