DÉCISION DU MÉDIATEUR EUROPÉEN

du 9 novembre 2020

portant règles internes relatives à la limitation de certains droits des personnes concernées en matière de traitement des données à caractère personnel

LE MÉDIATEUR EUROPÉEN,

vu le traité sur le fonctionnement de l’Union européenne,

vu le règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données, et abrogeant le règlement (CE) no 45/2001 et la décision no 1247/2002/CE (1), et notamment son article 25,

après consultation du contrôleur européen de la protection des données,

considérant ce qui suit:

(1) Le Médiateur européen est habilité à mener des enquêtes administratives, des procédures prédisciplinaires et disciplinaires et des procédures de suspension, conformément au statut des fonctionnaires de l’Union européenne et au régime applicable aux autres agents de l’Union européenne, définis dans le règlement (CEE, Euratom, CECA) no 259/68 du Conseil (2) (le «statut»), et à la décision du Médiateur européen du 4 novembre 2004 portant adoption de dispositions d’exécution concernant la conduite des enquêtes administratives et des procédures disciplinaires. Si nécessaire, il notifie également les cas à l’OLAF.

(2) Les membres du personnel du Médiateur européen sont tenus de signaler toute activité potentiellement illégale, y compris la fraude et la corruption, qui portent atteinte aux intérêts de l’Union. Les membres du personnel sont également tenus de signaler une conduite en rapport avec l’exercice de fonctions professionnelles pouvant constituer un manquement grave aux obligations des fonctionnaires de l’Union. Ce principe est régi par la décision du Médiateur européen portant règles internes relatives au lancement d’alertes du 20 février 2015.

(3) Le Médiateur européen a mis en place une politique visant à prévenir et à traiter de manière efficace les cas réels ou potentiels de harcèlement moral ou sexuel sur le lieu de travail, conformément à sa décision du 18 décembre 2017. Ladite décision établit une procédure informelle par laquelle la victime présumée du harcèlement peut contacter les «correspondants éthiques» et/ou le comité de conciliation du Médiateur européen.

(4) Le Médiateur européen peut également mener des enquêtes sur d’éventuelles violations des règles de sécurité aux fins de la protection des informations classifiées de l’Union européenne («ICUE»).

(5) Le Médiateur européen fait l’objet d’audits à la fois internes et externes concernant ses activités.

(6) Dans le cadre de ces enquêtes administratives, audits et enquêtes, le Médiateur européen coopère avec d’autres institutions, organes et organismes de l’Union.

(7) Le Médiateur européen peut coopérer avec les autorités nationales de pays tiers et les organisations internationales, à la demande de celles-ci ou de sa propre initiative.

(8) Le Médiateur européen peut également coopérer avec les pouvoirs publics des États membres de l’Union, à la demande de ceux-ci ou de sa propre initiative.

(9) Le Médiateur européen mène des enquêtes sur des cas présumés de mauvaise administration dans les activités des institutions, organes ou organismes de l’Union, à l’exception de la Cour de justice de l’Union européenne dans l’exercice de ses fonctions juridictionnelles. Dans ce contexte, le Médiateur européen pourrait devoir préserver la confidentialité des données à caractère personnel contenues dans les documents obtenus des parties ou lors des enquêtes. En outre, le Médiateur européen pourrait devoir protéger les droits et libertés des plaignants ainsi que ceux des autres personnes concernées.

(10) Pour s’acquitter de ses tâches, le Médiateur européen collecte et traite les informations pertinentes et plusieurs catégories de données à caractère personnel, y compris les données d’identification de personnes physiques, les coordonnées, les fonctions et rôles professionnels, les informations sur la conduite et les performances professionnelles et privées, ainsi que les données financières. Le Médiateur européen agit en qualité de responsable du traitement des données.

(11) En vertu du règlement (UE) 2018/1725 (ci-après le «règlement»), le Médiateur européen est donc tenu de fournir des informations aux personnes concernées en ce qui concerne ces activités de traitement et de respecter les droits des personnes concernées.

(12) Le Médiateur européen pourrait devoir concilier ces droits avec les objectifs des enquêtes administratives, des audits, des enquêtes et des procédures judiciaires. Il peut également s’avérer nécessaire de mettre en balance les droits d’une personne concernée avec les libertés et droits fondamentaux d’autres personnes concernées. À cette fin, l’article 25 du règlement prévoit la possibilité pour le Médiateur européen de limiter, dans des conditions strictes, l’application des articles 14 à 22, 35 et 36 du règlement, ainsi que de son article 4, dans la mesure où ses dispositions correspondent aux droits et obligations prévus aux articles 14 à 20. Il est nécessaire d’adopter des règles internes en vertu desquelles le Médiateur européen est autorisé à limiter ces droits, sauf si des limitations sont prévues dans un acte juridique adopté sur la base des traités.

(13) Le Médiateur européen pourrait, par exemple, devoir limiter les informations qu’il fournit à une personne concernée sur le traitement de ses données à caractère personnel pendant la phase d’évaluation préliminaire d’une enquête administrative ou pendant l’enquête elle-même, préalablement à un classement éventuel de l’affaire ou à la phase prédisciplinaire. Dans certaines circonstances, la communication de ces informations pourrait sérieusement compromettre la capacité du Médiateur européen de mener l’enquête de manière efficace, lorsque, par exemple, la personne concernée risque de détruire des preuves ou de tenter d’influencer des témoins potentiels avant que ceux-ci ne soient interrogés. En outre, le Médiateur européen pourrait devoir protéger les droits et libertés des témoins ainsi que ceux des autres personnes concernées.

(14) Il pourrait s’avérer nécessaire de protéger l’anonymat d’un témoin ou d’un lanceur d’alerte qui a demandé à ne pas être identifié. En pareil cas, le Médiateur européen peut décider de limiter l’accès à l’identité, aux déclarations et aux autres données à caractère personnel de ces personnes, afin de protéger leurs droits et libertés.

(15) Il pourrait s’avérer nécessaire de protéger les informations confidentielles concernant un membre du personnel qui a contacté les correspondants éthiques et/ou le comité de conciliation du Médiateur européen dans le cadre d’une procédure relative au harcèlement. Dans ce cas, le Médiateur européen pourrait devoir limiter l’accès à l’identité, aux déclarations et aux autres données à caractère personnel de la victime présumée, du harceleur présumé et des autres personnes concernées, afin de protéger les droits et libertés de toutes les personnes concernées.

(16) Le Médiateur européen pourrait, par exemple, devoir limiter les informations qu’il fournit à une personne concernée mentionnée dans une plainte ou des documents d’enquête sur le traitement de ses données à caractère personnel pendant l’enquête sur des cas présumés de mauvaise administration au sein d’une institution, d’un organe ou d’un organisme de l’Union européenne. La communication de ces informations pourrait sérieusement compromettre la capacité du Médiateur européen à mener l’enquête de manière efficace, lorsque, par exemple, la personne concernée risque de compromettre l’enquête. En outre, le Médiateur européen pourrait devoir protéger les droits et libertés des plaignants ainsi que ceux des autres personnes concernées.

(17) Les limitations appliquées par le Médiateur européen doivent toujours respecter l’essence des libertés et droits fondamentaux et constituer une mesure strictement nécessaire et proportionnée dans une société démocratique. Le Médiateur européen doit justifier ces limitations.

(18) En application du principe de responsabilité, le Médiateur européen doit tenir un registre relatif à son application des limitations.

(19) Lorsqu’il traite des données à caractère personnel échangées avec d’autres organisations dans le cadre de ses missions, le Médiateur européen et ces organisations doivent se consulter sur les motifs potentiels de l’imposition des limitations et sur la nécessité et la proportionnalité de ces limitations, à moins que cela ne compromette les activités du Médiateur européen.

(20) L’article 25, paragraphe 6, du règlement impose au responsable du traitement d’informer les personnes concernées des principales raisons qui motivent l’application de la limitation et de leur droit de saisir le Contrôleur européen de la protection des données (CEPD).

(21) Conformément à l’article 25, paragraphe 8, du règlement, le Médiateur européen est autorisé à différer, à omettre ou à refuser la communication d’informations sur les motifs de l’application d’une limitation à la personne concernée si cela prive d’effet, de quelque manière que ce soit, la limitation imposée. Le Médiateur européen doit évaluer au cas par cas si la communication des informations prive d’effet la limitation imposée.

(22) Le Médiateur européen doit lever la limitation dès que les conditions qui la justifient ne s’appliquent plus et évaluer régulièrement ces conditions.

(23) Afin de garantir la plus grande protection des droits et libertés des personnes concernées et conformément à l’article 44, paragraphe 1, du règlement, le délégué à la protection des données (DPD) doit être informé en temps utile de toute limitation qui peut être appliquée et vérifier sa conformité avec la présente décision.

(24) L’article 16, paragraphe 5, et l’article 17, paragraphe 4, du règlement prévoient des exceptions au droit à l’information et au droit d’accès des personnes concernées. Si ces exceptions s’appliquent, le Médiateur européen n’a pas besoin d’appliquer une limitation en vertu de la présente décision,

DÉCIDE:

Article premier Objet et champ d’application 1. La présente décision établit les règles relatives aux conditions dans lesquelles le Médiateur européen peut limiter l’application des articles 4, 14 à 22, 35 et 36, conformément à l’article 25 du règlement. 2. Le bureau du Médiateur européen, en tant que responsable du traitement, est représenté par le Médiateur européen.

Article 2 Limitations 1. Le Médiateur européen peut limiter l’application des articles 14 à 22, 35 et 36, ainsi que de l’article 4, dans la mesure où ses dispositions correspondent aux droits et obligations prévus aux articles 14 à 20: a) conformément à l’article 25, paragraphe 1, points b), c), f), g) et h), du règlement, lorsqu’il mène des enquêtes administratives, des procédures prédisciplinaires et disciplinaires ou des procédures de suspension en vertu de l’article 86 et de l’annexe IX du statut et de la décision du Médiateur européen du 4 novembre 2004 concernant la conduite des enquêtes administratives et des procédures disciplinaires, et lorsqu’il notifie les cas à l’OLAF; b) conformément à l’article 25, paragraphe 1, point h), du règlement, lorsqu’il fait en sorte que les membres du personnel du Médiateur européen puissent, à titre confidentiel, communiquer des faits lorsqu’ils estiment qu’il existe de graves irrégularités, comme prévu dans la décision du Médiateur européen du 20 février 2015 portant règles internes relatives au lancement d’alertes; c) conformément à l’article 25, paragraphe 1, point h), du règlement, lorsqu’il veille à ce que les membres du personnel du Médiateur européen puissent informer des correspondants éthiques et/ou le comité de conciliation dans le cadre d’une procédure relative au harcèlement, telle que définie dans sa décision portant sur la politique du Médiateur européen pour la prévention du harcèlement et la protection contre le harcèlement au sein du bureau du Médiateur; d) conformément à l’article 25, paragraphe 1, points c), g) et h), du règlement, lorsqu’il mène des audits internes portant sur les activités ou les départements du Médiateur européen; e) conformément à l’article 25, paragraphe 1, points c), d), g) et h), du règlement, lorsqu’il apporte ou bénéficie de l’assistance ou de la coopération mutuelles avec d’autres institutions, organes et organismes de l’Union dans le cadre des activités visées aux points a) à d) du présent paragraphe et conformément aux dispositions des accords de niveau de service, des protocoles d’accord et des accords de coopération; f) conformément à l’article 25, paragraphe 1, points c), g) et h), du règlement, lorsqu’il apporte ou bénéficie de l’assistance ou de la coopération mutuelles avec les autorités nationales de pays tiers et les organisations internationales, à la demande de celles-ci ou à de sa propre initiative; g) conformément à l’article 25, paragraphe 1, points c), g) et h), du règlement, lorsqu’il apporte ou bénéficie de l’assistance et la coopération mutuelles avec les pouvoirs publics des États membres de l’Union, à la demande de ceux-ci ou de sa propre initiative; h) conformément à l’article 25, paragraphe 1, point e), du règlement, lorsqu’il traite les données à caractère personnel contenues dans les documents obtenus par les parties ou les parties intervenantes dans le cadre des procédures devant la Cour de justice de l’Union européenne; i) conformément à l’article 25, paragraphe 1, point h), du règlement, lorsqu’il mène des enquêtes sur des cas présumés de mauvaise administration dans les activités des institutions, organes ou organismes de l’Union européenne, conformément à l’article 228 du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne et au statut et aux dispositions d’exécution du Médiateur. 2. Toute limitation doit respecter l’essence des libertés et droits fondamentaux et constituer une mesure nécessaire et proportionnée dans une société démocratique. 3. Une évaluation de la nécessité et de la proportionnalité est effectuée au cas par cas avant l’application des limitations. Les limitations se réduisent à ce qui est strictement nécessaire pour atteindre leur objectif. 4. À des fins de responsabilité, le Médiateur européen dépose un dossier décrivant les raisons des limitations appliquées, les motifs parmi ceux énumérés au paragraphe 1 qui s’appliquent et le résultat de l’évaluation de la nécessité et de la proportionnalité. Ces dossiers font partie d’un registre, qui est mis à la disposition du CEPD sur demande. Le Médiateur européen prépare des rapports périodiques sur l’application de l’article 25 du règlement. 5. Lorsqu’il traite des données à caractère personnel reçues d’autres organisations dans le cadre de ses missions, le Médiateur européen consulte lesdites organisations sur les motifs potentiels de l’imposition des limitations et sur la nécessité et la proportionnalité des limitations concernées, à moins que cela ne compromette les activités du Médiateur européen.

Article 3 Risques pour les droits et libertés des personnes concernées 1. Les évaluations des risques pour les droits et libertés des personnes concernées de l’imposition des limitations et les informations relatives à la durée d’application de ces limitations sont enregistrées dans le registre des activités de traitement tenu par le Médiateur européen en vertu de l’article 31 du règlement. Elles sont également enregistrées dans les analyses d’impact relatives à la protection des données concernant ces limitations effectuées en vertu de l’article 39 du règlement. 2. Lorsque le Médiateur européen évalue la nécessité et la proportionnalité d’une limitation, il tient compte des risques potentiels pour les droits et libertés de la personne concernée.

Article 4 Garanties et durées de conservation 1. Le Médiateur européen met en œuvre des garanties afin de prévenir les abus et l’accès ou le transfert illicites des données à caractère personnel pour lesquelles des limitations s’appliquent ou pourraient s’appliquer. Ces garanties comprennent des mesures techniques et organisationnelles et sont détaillées, le cas échéant, dans les décisions, procédures et dispositions d’application du Médiateur européen. Les garanties comprennent: a) une définition claire des rôles, des responsabilités et des étapes de la procédure; b) le cas échéant, un environnement électronique sécurisé qui empêche l’accès ou le transfert illicites ou accidentels de données électroniques à des personnes non autorisées; c) le cas échéant, la conservation et le traitement sécurisés des documents papier; d) un suivi approprié des limitations et un réexamen périodique de leur application. Les réexamens visés au point d) sont effectués au moins tous les six mois. 2. Les limitations sont levées dès que les circonstances qui les justifient cessent d’exister. 3. Les données à caractère personnel sont conservées conformément aux règles de conservation en vigueur du Médiateur européen, à définir dans les registres concernant la protection des données tenus en vertu de l’article 31 du règlement. À la fin de la durée de conservation, les données à caractère personnel sont supprimées, rendues anonymes ou renvoyées dans des archives conformément à l’article 13 du règlement.

Article 5 Participation du délégué à la protection des données 1. Le DPD du Médiateur européen est informé dans les meilleurs délais dès que les droits des personnes concernées sont limités conformément à la présente décision. Il ou elle a accès aux dossiers correspondants et à tout document concernant le contexte factuel ou juridique. 2. Le DPD du Médiateur européen peut demander un examen de l’application d’une limitation. Le Médiateur européen informe son délégué par écrit du résultat de l’examen. 3. Le Médiateur européen documente la participation du DPD à l’application des limitations, y compris la nature des informations qui sont échangées avec lui.

Article 6 Information des personnes concernées sur les limitations de leurs droits 1. Le Médiateur européen inclut, dans les avis de protection des données publiés sur son site web, une section fournissant des informations générales aux personnes concernées sur les limitations potentielles des droits des personnes concernées, conformément à l’article 2, paragraphe 1. Ces informations portent sur les droits susceptibles d’être limités, les motifs pour lesquels des limitations peuvent s’appliquer, ainsi que leur durée potentielle. 2. Le Médiateur européen informe les personnes concernées individuellement de toute limitation en cours ou future de leurs droits, par écrit et dans les meilleurs délais. Le Médiateur européen informe la personne concernée des principales raisons qui motivent l’application de la limitation, de son droit de consulter le DPD en vue de contester la limitation et de son droit de saisir le CEPD. 3. Le Médiateur européen peut différer, omettre ou refuser la communication d’informations sur les motifs d’une limitation et le droit de saisir le CEPD dès lors que cela priverait d’effet la limitation. L’évaluation visant à déterminer si cela est justifié se fait au cas par cas. Dès lors que cela ne prive plus d’effet la limitation, le Médiateur européen communique les informations à la personne concernée.

Article 7 Communication à la personne concernée d’une violation de données à caractère personnel 1. Lorsque le Médiateur européen a l’obligation de communiquer une violation de données en vertu de l’article 35, paragraphe 1, du règlement, il peut, dans des cas exceptionnels, limiter cette communication en tout ou en partie. Il documente dans une note les raisons de la limitation, son motif juridique en vertu de l’article 2 et une évaluation de sa nécessité et de sa proportionnalité. La note est communiquée au CEPD au moment de la notification de la violation de données à caractère personnel. 2. Lorsque les raisons de la limitation ne s’appliquent plus, le Médiateur européen informe la personne concernée de la violation de données à caractère personnel et des principales raisons de la limitation, ainsi que de son droit de saisir le CEPD.

Article 8 Confidentialité des communications électroniques 1. Dans des circonstances exceptionnelles, le Médiateur européen peut limiter le droit à la confidentialité des communications électroniques en vertu de l’article 36 du règlement. Ces limitations sont conformes à la directive 2002/58/CE du Parlement européen et du Conseil (3). 2. Lorsque le Médiateur européen restreint le droit à la confidentialité des communications électroniques, il informe la personne concernée, dans sa réponse à une demande de la personne concernée, des principales raisons qui motivent l’application de la limitation et de son droit de saisir le CEPD. 3. Le Médiateur européen peut différer, omettre ou refuser la communication d’informations sur les motifs de la limitation et le droit de saisir le CEPD dès lors que cela priverait d’effet la limitation. L’évaluation visant à déterminer si cela est justifié se fait au cas par cas. Dès lors que cela ne prive plus d’effet la limitation, le Médiateur européen communique les informations à la personne concernée.

Article 9 Entrée en vigueur La présente décision entre en vigueur le vingtième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l’Union européenne.

Fait à Strasbourg, le 9 novembre 2020. Par la Médiatrice européenne Emily O’REILLY

(1) JO L 295 du 21.11.2018, p. 39.

(2) Règlement (CEE, Euratom, CECA) no 259/68 du Conseil du 29 février 1968 fixant le statut des fonctionnaires des Communautés européennes ainsi que le régime applicable aux autres agents de ces Communautés, et instituant des mesures particulières temporairement applicables aux fonctionnaires de la Commission (JO L 56 du 4.3.1968, p. 1).

(3) Directive 2002/58/CE du Parlement européen et du Conseil du 12 juillet 2002 concernant le traitement des données à caractère personnel et la protection de la vie privée dans le secteur des communications électroniques (directive vie privée et communications électroniques) (JO L 201 du 31.7.2002, p. 37).