Rapport

sur les états financiers de l'Office communautaire des variétés végétales (OCVV - Angers) pour l'exercice clos le 31 décembre 1999, accompagné des réponses de l'Office

(2000/C 373/10)

TABLE DES MATIÈRES

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OPINION DE LA COUR

1. Le présent rapport est adressé au conseil d'administration de l'Office communautaire des variétés végétales, conformément à l'article 111, paragraphe 2, du règlement (CE) n° 2100/94 du Conseil(1).

2. La Cour a examiné les états financiers de l'Office communautaire des variétés végétales pour l'exercice clos le 31 décembre 1999. Conformément à l'article 110 du règlement (CE) n° 2100/94 du Conseil, le budget a été exécuté sous la responsabilité du président de l'Office. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des états financiers(2), conformément aux dispositions financières internes prévues à l'article 112 du règlement (CE) n° 2100/94(3) du Conseil. La Cour des comptes est tenue de procéder à l'examen de ces comptes par l'article 248 du traité instituant la Communauté européenne.

3. La Cour a effectué son audit conformément à ses politiques et normes d'audit. Celles-ci ont été adaptées des normes internationales d'audit généralement admises pour refléter le caractère spécifique du contexte communautaire. Elle a examiné les documents comptables et appliqué les procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. La Cour a obtenu, par cet audit, une base adéquate pour étayer l'opinion exprimée ci-après.

4. Cet examen a permis à la Cour d'obtenir l'assurance raisonnable que les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 1999 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

PRINCIPALES OBSERVATIONS SUR L'EXÉCUTION DU BUDGET DE L'OFFICE COMMUNAUTAIRE DES VARIÉTÉS VÉGÉTALES (OCVV - ANGERS) POUR L'EXERCICE CLOS LE 31 DÉCEMBRE 1999

Analyse de l'exécution budgétaire

5. Les crédits définitifs de l'Office pour l'exercice 1999, soit 8,2 millions d'euros, ont été utilisés à hauteur de 3,7 millions d'euros (soit 45 %) durant l'exercice, 3,1 millions d'euros (soit 38 %) ont été reportés de droit à l'exercice 2000 et 1,4 million d'euros (soit 17 %) ont été annulés au 31 décembre 1999.

6. L'essentiel des dépenses de l'exercice est constitué par des frais de personnel (2,5 millions d'euros) et de fonctionnement (0,5 million d'euros), tandis que les reports intéressent principalement l'aménagement du futur siège de l'Office (1,4 million d'euros) ainsi que le coût d'examens techniques restant à effectuer sur des variétés en cours de protection (1,3 million d'euros).

7. Les crédits reportés de droit de l'exercice 1998 à l'exercice 1999, soit 1,6 million d'euros, ont été utilisés dans leur quasi-totalité pour ce qui concerne les titres I et II du budget (dépenses de personnel et de fonctionnement), tandis que, en raison d'une réglementation financière inadaptée (voir points 11 - 12 ci-après), une masse significative de crédits opérationnels reportés (0,6 million d'euros sur 1,3 million d'euros) a dû être annulée au 31 décembre 1999.

Systèmes comptables

8. L'utilisation de l'application Sincom 2 (SI2), commune à plusieurs organismes décentralisés, n'étant intervenue que le 1er janvier 2000, la comptabilité budgétaire et la comptabilité générale de l'Office ont, jusqu'au 31 décembre 1999, continué d'être respectivement tenues au moyen d'un tableur et d'un logiciel comptable du commerce. Compte tenu du risque d'erreurs et d'incohérences liées à l'utilisation de ces différents outils, la Cour maintient les observations qu'elle avait antérieurement formulées à ce sujet(4), d'autant que contrairement aux dispositions de l'article 123, paragraphe 4, des modalités d'exécution de son règlement financier, l'Office n'effectue pas encore le rapprochement mensuel de ses écritures.

Réglementation financière

Réglementation relative aux taxes

9. La réglementation relative aux taxes(5) ne rend exigible le paiement de la taxe d'examen relative à la première période de culture qu'un mois après le début des examens, et ne permet donc pas à l'Office d'avoir une garantie quant à l'encaissement effectif de la taxe correspondant aux travaux commandés aux centres d'examen. Afin de rationaliser la procédure de traitement des demandes, le règlement de l'Office devrait être modifié pour permettre la perception préalable de la taxe d'examen.

Imputation de la TVA

10. Jusqu'en décembre 1998, le règlement financier général prévoyait l'imputation des dépenses TVA incluse, cette dernière pouvant, après remboursement, faire l'objet d'un réemploi. Depuis lors(6), le règlement financier général impose que les dépenses soient imputées hors TVA. La Cour invite l'Office à transposer ces nouvelles modalités dans sa propre réglementation.

Engagements financiers courant sur plusieurs exercices

11. Compte tenu de la durée du cycle de certains examens techniques (qui peuvent s'étendre sur une période de quatre ans), des examens ou des rapports demandés par l'Office durant un exercice déterminé, et ayant fait l'objet d'un engagement de dépenses au titre de ce même exercice, ne sont pas achevés ni facturés au 31 décembre de l'exercice n + 1, date à laquelle les crédits reportés à cette fin tombent obligatoirement en annulation. Un nouvel engagement financier, imputé sur la dotation du budget de l'exercice n + 2 doit alors être effectué pour couvrir les engagements juridiques antérieurement souscrits par l'Office.

12. Cette situation, par ailleurs décrite dans le rapport de gestion de l'Office, s'amplifie d'année en année. Elle a, entre autres, pour conséquence que, dans les états financiers, les engagements comptables de l'Office au 31 décembre 1999 sont sous-évalués de 0,5 million d'euros (contre 0,2 million d'euros au 31 décembre 1998). Pour mieux tenir compte des contraintes pesant sur ses activités et améliorer la transparence de ses comptes, l'Office devrait adapter son règlement financier.

Aménagement du nouveau siège de l'Office

13. Alors que, selon les prévisions initiales, l'Office devait pouvoir prendre possession de son nouveau siège à la fin du premier semestre 1999, l'entrée en jouissance effective n'est intervenue qu'en octobre 2000. Le report de la date d'emménagement entraîne le paiement de loyers supplémentaires pour un montant de plus de 100000 euros.

Prestations familiales françaises

14. En France, la législation prévoit que des prestations familiales sont versées à tout résident sur le territoire national et comptant au moins deux enfants à charge. Les autorités nationales ont confirmé à l'Office qu'il y avait lieu pour elles "de verser prioritairement l'ensemble des prestations familiales françaises aux fonctionnaires européens". L'Office devrait poursuivre ses efforts pour rendre effective cette disposition et ainsi alléger les dépenses de même nature supportées par le budget de l'OCVV.

Retard dans la détermination des coûts d'examen

15. L'article 93, paragraphe 1, des règles d'exécution relatives à la procédure devant l'Office(7), dispose que "(...) avant le 27 avril 1997, le conseil d'administration détermine sur une base uniforme la méthode de calcul des coûts qui sont applicables à tous les offices d'examen chargés d'une mission d'examen". L'Office n'a entamé ces travaux qu'au cours du dernier trimestre 1999 et selon la décision du conseil d'administration des 28 et 29 septembre 1999, ils devraient être terminés pour le 31 décembre 2000, soit plus de trois ans après l'échéance fixée par le règlement(8).

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 27 septembre 2000.

Par la Cour des comptes

Jan O. Karlsson

Président

(1) JO L 227 du 1.9.1994, p. 27.

(2) En application de l'article 111, paragraphe 2, du règlement (CE) n° 2100/94 du Conseil, les comptes de la totalité des recettes et des dépenses de l'Office pour l'exercice 1999 ont été établis le 14 avril 2000 et ensuite transmis au conseil d'administration de l'Office, à la Commission et à la Cour des comptes, cette dernière les ayant reçus le 25 avril 2000. Une version abrégée du bilan aux 31 décembre 1998 et 31 décembre 1999, ainsi que du compte de gestion des exercices 1998 et 1999 est présentée dans les tableaux 1 et 2 figurant à la suite du présent rapport.

(3) JO L 227 du 1.9.1994, p. 28.

(4) Rapports sur les états financiers de l'OCVV relatifs aux exercices 1995, 1996 et 1997 (JO C 393 du 29.12.1997, points 1.5 - 1.6, p. 52, et JO C 406 du 28.12.1998, point 1.6, p. 49).

(5) Voir article 8, paragraphe 2, du règlement (CE) n° 1238/95 du Conseil du 31 mai 1995 (JO L 121 du 1.6.1995, p. 31).

(6) Voir article 27, paragraphe 2 bis, du règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes, tel que modifié par le règlement (CE, CECA, Euratom) n° 2548/98 du Conseil du 23 novembre 1998 (JO L 320 du 28.11.1998, p. 1).

(7) Règlement (CE) n° 1239/95 de la Commission (JO L 121 du 1.6.1995, p. 37).

(8) Voir point 11 du rapport relatif à l'exercice 1998 (JO C 372 du 22.12.1999, p. 57).

Tableau 1

Bilan financier aux 31 décembre 1999 et 31 décembre 1998

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Tableau 2

Compte de gestion des exercices 1999 et 1998

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Réponses de de l'Office

8. Systèmes comptables

L'Office a installé le système SI2, calqué sur le système Sincom utilisé par la Commission, en décembre 1998. Pour l'exercice 1999, les comptes ont été tenus sur tableur (Excel) ainsi que dans SI2 en matière de comptabilité budgétaire, et sur Expert M en matière de comptabilité générale.

En ce qui concerne les rapprochements mensuels, l'Office a développé et mis en place une procédure en ce sens. Ceux-ci sont désormais effectués.

9. Réglementation relative aux taxes

La modification proposée a déjà été effectuée par l'entrée en vigueur du règlement (CE) n° 329/2000 de la Commission du 11 février 2000.

10. Imputation de la TVA

L'Office a pris les mesures nécessaires pour transposer les nouvelles dispositions communautaires en matière d'imputation de dépenses et de remboursements de TVA dans son propre règlement financier. Son conseil d'administration pourra adopter ce projet d'amendement après avoir reçu les commentaires de la Cour des comptes.

11 et 12. Règlement financier et taxes d'examen

L'Office a pris les mesures nécessaires pour établir un projet de modification de son règlement financier en vue de pouvoir améliorer la gestion des dépenses d'examens techniques. Ce projet vise à permettre à l'Office de reporter sur plusieurs années des crédits juridiquement engagés pour assurer les dépenses relatives aux indemnités à verser aux offices d'examen pour la réalisation d'examens techniques.

13. Aménagement du nouveau siège de l'Office

L'aménagement du nouveau siège définitif de l'Office a, pour les raisons suivantes, connu un retard important:

- lourdeur des procédures de marchés publics imposées par les réglementations communautaires,

- lourdeur des procédures françaises en matière d'obtention de permis de construire,

- résultats infructueux pour certains appels d'offres,

- difficultés rencontrées sur le terrain en matière de qualité des prestataires.

14. Prestations familiales françaises

L'Office prend acte des commentaires de la Cour. Il va, dans le strict respect des dispositions du protocole sur les privilèges et immunités des Communautés européennes et du statut ainsi que de la jurisprudence de la Cour de justice en la matière (arrêt n° 186/85), continuer ses démarches pour mettre à profit l'approche suggérée par les autorités françaises.

15. Retard dans la détermination des méthodes de coûts d'examen technique

Sur la base d'un mandat spécifique conféré par le conseil d'administration, le président de l'OCVV a, en 1996, constitué un groupe d'experts ayant pour mission de préparer un projet de méthode uniforme de calcul des coûts. Une première réunion de ce groupe a eu lieu le 26 novembre 1996. Après la tenue de plusieurs réunions, le groupe a conclu qu'aux fins de pouvoir finaliser le projet, un recours à expertise externe était nécessaire. Cette conclusion a également été validée par le conseil d'administration.

Étant donné que l'appel d'offres lancé pour pouvoir procéder à la sélection d'un expert-comptable externe n'a pu être fructueux, le président a recruté un comptable en tant que membre du personnel temporaire de l'Office et dont la tâche principale est de coordonner et de soutenir les activités dudit groupe de travail. Une proposition de méthode uniforme de calcul des coûts devrait pouvoir être présentée au conseil d'administration lors de sa session d'octobre 2000. Lors de cette même session, une proposition établie sur initiative de l'Office et visant à la modification des coûts des examens DHS sera présentée au conseil d'administration.

D'après ce qu'ont pu dévoiler les calculs récents, le niveau de rémunération établi sur la base du principe "in-out" appliqué jusqu'ici par l'Office, se situe dans la plupart des cas en dessous du niveau des coûts réels engendrés. Le délai rencontré pour l'adoption des méthodes de calcul des coûts n'a, pour cette raison, eu aucun effet négatif sur les finances de l'Office.