RAPPORT RELATIF AUX COMPTES ET À LA GESTION POUR L'EXERCICE 1994 DE LA FONDATION EUROPÉENNE POUR L'AMÉLIORATION DES CONDITIONS DE VIE ET DE TRAVAIL (FONDATION DE DUBLIN), ACCOMPAGNÉ DE LA RÉPONSE DE LA FONDATION

(95/C 354/02)

TABLE DES MATIÈRES

Points

Page

INTRODUCTION

1.1 - 1.4

9

Informations de base

1.1 - 1.3

9

Étendue du contrôle

1.4

9

SUIVI D'OBSERVATIONS ANTÉRIEURES

2.1 - 2.3

9

Séparation des fonctions

2.1

9

Régie d'avances

2.2

9

Système d'inventaire informatisé

2.3

9

EXÉCUTION BUDGÉTAIRE ET COMPTE DE GESTION

3.1 - 3.8

9

Virements de crédits

3.1 - 3.3

9

Reports et annulations de crédits

3.4 - 3.6

9

Recettes

3.7

10

Frais de mission

3.8

10

BILAN

4.1 - 4.2

10

Actifs à court terme

4.1 - 4.2

10

CONCLUSION

5.1 - 5.3

10

ANNEXE

11

Réponse de la Fondation

12

1. INTRODUCTION

Informations de base

1.1. La Fondation européenne pour l'amélioration des conditions de vie et de travail (la Fondation) est un organe satellite de la Communauté européenne qui a été créé par le règlement (CEE) n° 1365/75 du Conseil (1). Le fonctionnement et l'administration de la Fondation, implantée à Dublin depuis 1976, relèvent à la fois de la Commission et de son conseil d'administration. La Fondation a pour mission de contribuer à la conception et à l'établissement de meilleures conditions de vie et de travail par une action visant à développer et à diffuser les connaissances propres à favoriser cette évolution.

1.2. La Cour des comptes a examiné les comptes et la gestion financière de la Fondation de Dublin pour l'exercice 1994 conformément aux dispositions de la réglementation applicable en la matière (1).

1.3. Les crédits disponibles pour l'exercice 1994 se sont élevés à 11,6 Mio ECU. Les engagements contractés ont donné lieu à 8,3 Mio ECU de paiements et à 2,1 Mio ECU de reports à l'exercice 1995, le solde de 1,2 Mio ECU ayant été annulé. Les crédits reportés de l'exercice précédent ont donné lieu à 2,6 Mio ECU de paiements et à 0,3 Mio ECU d'annulations. L'annexe au présent rapport fournit une analyse par chapitre de l'utilisation des crédits de l'exercice ainsi que des crédits reportés de 1993.

Étendue du contrôle

1.4. En 1995, les travaux de la Cour se sont limités à un audit financier des comptes de 1994.

2. SUIVI D'OBSERVATIONS ANTÉRIEURES

Séparation des fonctions

2.1. L'insuffisance de la séparation des fonctions d'ordonnateur et de comptable persiste. La Fondation espère être à même de mettre en oeuvre en 1995 un nouveau système comptable informatisé qui devrait résoudre ce problème. Des discussions ont été engagées pour garantir que le nouveau système soit le même que celui des nouveaux organes satellites. La Commission devrait accorder la priorité à la fourniture et à la mise en place d'un tel système dans tous les organes concernés.

Régie d'avances

2.2. Une grande partie des paiements est exécutée avant visa du contrôleur financier. 76 % des paiements de l'exercice (à l'exclusion des traitements) ont été effectués par l'intermédiaire de la régie d'avances. Le contrôleur financier (DG XX) a décidé qu'en raison du surcroît de travail provoqué par la mise en place des huit nouveaux organes satellites, la Fondation devrait faire un usage accru du système de la régie.

Système d'inventaire informatisé

2.3. En 1994, le personnel de la Fondation a mis à jour les registres en supprimant un grand nombre de postes obsolètes. Le total en fin d'année correspondait à celui apparaissant dans les comptes. Les recommandations précédentes de la Cour ont été mises en oeuvre.

3. EXÉCUTION BUDGÉTAIRE ET COMPTE DE GESTION

Virements de crédits

3.1. Le volume des virements de crédits entre les différentes lignes budgétaires a été de 756 000 ECU (6,5 % des crédits inscrits au budget) en 1994, alors qu'il était de 2 227 600 ECU (19 %) en 1993.

3.2. En 1994, des virements ont été effectués entre titres avec l'approbation du conseil d'administration et la Commission, bien que cela ne soit manifestement pas conforme au règlement (CEE) n° 1417/76 du Conseil, du 1er juin 1976, modifié par le règlement (CEE) n° 1949/93 du Conseil, du 30 juin 1993, et notamment à l'article 21 paragraphe 3 régissant les virements de crédits.

3.3. Des virements nets ont été effectués, d'un montant de 250 000 ECU à partir du titre 1 (dépenses de personnel), de 46 000 ECU vers le titre 2 (frais de fonctionnement administratif) et de 204 000 ECU vers le titre 3 (dépenses opérationnelles). De plus, étant donné que tous les virements entre titres ont été effectués au cours du dernier trimestre de l'année, il semblerait que l'on visait ainsi à rendre possible le report de ces crédits, ce qui est exclu pour les crédits relevant du titre 1 [article 6 paragraphe 1 du règlement (CEE) n° 1949/93 du Conseil].

Reports et annulations de crédits

3.4. En janvier 1995, le contrôleur financier a refusé de viser des engagements de 1994 pour un montant de 303 000 ECU pour le motif qu'ils se rapportaient à 1995, et de 538 280 ECU pour le motif qu'ils se rapportaient à des contrats d'étude n'ayant pas fait l'objet d'une procédure d'appel à la concurrence. En conséquence, ces montants ont dû être annulés. Une nouvelle procédure d'appel à la concurrence pour l'attribution de ces contrats d'étude a été mise en place au cours de l'année et sera mise en oeuvre en 1995.

3.5. Globalement, le taux de paiement est de 72 %, mais il n'est que de 49 % pour le titre 3 «dépenses opérationnelles». Le tableau 1 montre les reports du budget 1994 ventilés par titres, ainsi que leur utilisation ultérieure en 1995. Les reports du titre 3 ont représenté 34 % des crédits initiaux. À la fin du mois de mars 1995, 29 % seulement des reports avaient été utilisés. La ligne budgétaire «études et projets pilotes concernant les conditions de vie et de travail» était dotée de crédits initiaux d'un montant de 1,9 Mio ECU. Sur ce montant, des paiements représentant 408 951 ECU seulement ont été effectués. Des virements pour un montant de 171 000 ECU ont été effectués sur cette ligne budgétaire pendant l'exercice; 1,17 Mio ECU ont été par la suite reportés et 538 655 ECU annulés.

>TABLE>

3.6. L'objectif premier du budget est de montrer les besoins de financement de la Fondation pour l'année considérée. En 1994, les crédits inscrits au budget se sont élevés au total à 11,6 Mio ECU, et les fonds reçus pour exécuter les dépenses sur ces crédits ont représenté au total 11,2 Mio ECU. Les paiements de l'exercice se sont élevés à 8,3 Mio ECU et, en fin d'année, la Fondation disposait de soldes de trésorerie supérieurs à 4,7 Mio ECU, soit plus de la moitié des paiements de l'exercice. La Fondation dispose donc d'un budget annuel fort éloigné de ses besoins réels de trésorerie et, en conséquence, détient d'importants soldes de trésorerie pendant toute l'année sans en avoir le besoin immédiat. Cette situation devrait être évitée et la Fondation devrait effectuer ses retraits trimestriels auprès de la Commission en tenant compte davantage de ses besoins de trésorerie réels.

Recettes

3.7. La subvention de l'UE destinée à la Fondation au titre de l'exercice 1994 était de 11,2 Mio ECU. Les montants effectivement demandés et reçus ont été de 1,5 Mio ECU le 6 avril 1994, de 2,5 Mio ECU le 7 juillet 1994 et de 6,9 Mio ECU le 10 octobre 1994, soit un total de 10,9 Mio ECU. Le solde de 0,3 Mio ECU représente l'excédent de la fin de l'exercice 1993 reporté à l'année suivante. De même que les années précédentes, ce mode de financement n'est pas conforme à l'article 26 du règlement financier de la Fondation, qui prescrit le versement dans la première quinzaine de chaque trimestre et l'adéquation aux besoins réels.

Frais de mission

3.8. Une analyse des demandes de remboursement de frais de mission a fait apparaître que 170 missions ont été effectuées à Bruxelles. La nécessité de toutes ces missions à Bruxelles devrait être réexaminée en vue d'explorer d'autres moyens de communication et d'abaisser le niveau des frais de mission.

4. BILAN

Actifs à court terme

4.1. Tous les montants apparaissant dans les comptes sous ce titre concordaient avec les documents de base.

4.2. La TVA récupérable contenait deux postes représentant au total 32 216 ECU, qui ont été en suspens pendant plus de trois ans. À la fin de chaque exercice, un rappel a été adressé aux ministères concernés dans les États membres, mais aucune réponse n'a été obtenue. Les responsables devraient prendre des mesures pour résoudre ce problème.

5. CONCLUSION

5.1. La régie d'avances est de plus en plus utilisée.

5.2. Le règlement du Conseil ne prévoit pas de virements entre les différents titres. Cependant, le conseil d'administration a proposé et la Commission a approuvé de tels virements.

5.3. La Cour réitère l'observation formulée dans ses précédents rapports, à savoir que les versements de la Commission à la Fondation ne sont pas conformes aux dispositions financières applicables. Il s'ensuit que la Fondation détient des soldes importants de trésorerie. Cette situation pourrait être évitée si la Fondation effectuait des retraits trimestriels auprès de la Commission qui correspondraient plus exactement à ses besoins de trésorerie réels.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 30 novembre 1995.

Par la Cour des comptes

André J. MIDDELHOEK

Président

(1) - Règlement (CEE) n° 1365/75 du Conseil, du 26 mai 1975, concernant la création de la Fondation, JO L 139 du 30 mai 1975, modifié par le règlement (CEE) n° 1947/93 du Conseil, du 30 juin 1993, JO L 181 du 23 juillet 1993.

- Règlement (CEE) n° 1417/76 du Conseil, du 1er juin 1976, portant dispositions financières applicables à la Fondation, JO L 164 du 24 juin 1976, modifié par le règlement (CEE) n° 1949/93 du Conseil, du 30 juin 1993, JO L 181 du 23 juillet 1993.

ANNEXE

>TABLE>

RÉPONSE DE LA FONDATION

2.2. et 5.1. C'est le contrôle financier qui, pour des raisons de rentabilité, a demandé un usage accru de la régie d'avances. Le système antérieur avait pour résultat des frais de courrier importants et des délais. En outre, le contrôle financier devait se rendre souvent en mission.

L'application des procédures de régie d'avances à toutes les dépenses qui permettent l'utilisation d'engagements provisionnels a réduit les frais de gestion et les retards. En outre, il donne un rôle plus important à l'ordonnateur en ce qui concerne la conduite des dépenses budgétaires.

3.2. et 5.2. Avant 1994, étant donné la modicité des montants, les crédits n'étaient classés que par chapitre, article et poste conformément aux dispositions financières prévoyant les virements entre chapitres. Le règlement financier prévoyait donc la transférabilité totale entre tous les éléments du budget de la Fondation. Le fait que, depuis le 1er janvier 1994, à l'instigation de la Cour, la Fondation classe maintenant les crédits par titre, ne semble pas rendre invalide le principe que sous-tend le règlement financier, c'est-à-dire celui de la transférabilité totale des crédits.

3.3. Il faut noter que quelques éléments des crédits du titre 1 peuvent être reportés à l'exercice suivant, ce qui est tout à fait conforme à l'article 6.1 du règlement (CEE) n° 1949/93 du Conseil.

3.4. Publications: les engagements de 303 000 ECU en faveur de l'Office des publications officielles en ce qui concerne la livraison du programme 1994 qui ont été soumis pour visa le 20 décembre 1994. Avant cette date, les documents de cette nature ont toujours fait l'objet d'un visa de la part du contrôleur financier.

Le 12 janvier 1995, le contrôleur financier refuse d'approuver ces engagements en indiquant que «s'agissant de dépenses dont l'engagement juridique sera contracté en 1995, ces dépenses ne sauraient être prises en charge par l'exercice budgétaire 1994 en application du règlement financier».

La Fondation estime que ces engagements respectent les critères du règlement financier dans la mesure où la Fondation souhaitait que ces contrats soient conclus avec l'Office des publications officielles avant la fin de l'exercice budgétaire 1994 et qui donc, conformément à une longue pratique, aurait dû faire l'objet d'un visa.

Contrats d'étude: à sa réunion du 25 mars 1994, le Conseil d'administration de la Fondation approuva l'introduction de nouvelles procédures sur des contrats-cadres lors de l'adjudication de contrats d'étude. Tout en approuvant les nouvelles procédures, le conseil d'administration, reconnaissant que leur mise en oeuvre prendrait au moins un an, a souligné que la mise en oeuvre du programme de travail pour 1994 ne devrait souffrir aucun retard et que pendant une période de transition la pratique actuelle serait maintenue. L'adoption de ces nouvelles procédures a été débattue avec le contrôle financier.

Jusqu'ici, la pratique avait été d'utiliser la procédure d'appel d'offres uniquement pour des travaux très spécialisés. Dans presque tous les cas, les contrats étaient attribués par entente directe (article 46 du règlement financier) après consultation avec les membres du Conseil. Cette procédure s'est révélée efficace, économique et transparente.

Le 24 janvier 1995, le contrôle financier a envoyé une note par laquelle le visa des contrats s'élevant à 538 280 ECU soumis le 20 décembre 1994 a été refusé car «la Fondation a lancé un appel à manifestation d'intérêt dont les résultats doivent être utilisés, même si la sélection n'est pas complètement finalisée. Le recours à l'article 46 tel qu'invoqué n'est pas motivé».

Néanmoins, la Fondation estime, qu'étant donné que le contrôle financier a désiré modifier la longue pratique d'adjudication de ces contrats, une période de transition devrait être autorisée telle que l'ont laissé entendre des échanges de vues entre la Fondation et le contrôle financier. Ensuite, tous les contrats qui avaient été présentés une nouvelle fois pour être visés dans le cadre du budget 1995 ont été approuvés.

3.6. et 5.3. Conformément aux recommandations déjà anciennes de la Cour des comptes, la Fondation a ces dernières années demandé que les paiements de sa subvention couvrent les engagements pour l'exercice, d'où des soldes de trésorerie de fin d'année excédentaires par rapport aux besoins opérationnels. Cette procédure sera maintenant révisée pour faire en sorte que les demandes de subventions correspondent aux besoins de trésorerie réels.

3.7. Le rythme des paiements et les mesures suivantes entreprises par la Commission sont maintenant conformes au règlement financier. En ce qui concerne les montants des paiements, cet aspect a été soulevé et a fait l'objet d'une réponse au point 3.6.

3.8. Dans les domaines opérationnels et administratifs, la Fondation reste toujours en liaison très étroite avec les services de la Commission. La Fondation fait tous ses efforts pour que toutes les missions, y compris celles pour Bruxelles, ne soient entreprises que lorsqu'elles sont absolument nécessaires. Néanmoins, la Fondation explore d'autres moyens de communication afin d'examiner si l'on peut réduire ces frais.

4.2. La Fondation a maintenant pris les mesures appropriées en ce qui concerne les deux points soulevés ci-dessus.

5.1., 5.2. et 5.3.Voir remarques ci-dessus.