RAPPORT relatif aux états financiers et à la gestion pour l'exercice 1996 de la Fondation européenne pour l'amélioration des conditions de vie et de travail (Fondation de Dublin), accompagné des réponses de la Fondation (97/C 393/02)

TABLE DES MATIÈRES

Points Page

ÉTATS FINANCIERS DE LA FONDATION EUROPÉENNE POUR L'AMÉLIORATION DES CONDITIONS DE VIE ET DE TRAVAIL RELATIFS À L'EXERCICE 1996 1-4 11

OBSERVATIONS RÉSULTANT DU CONTRÔLE 5-22 11

Introduction 5-7 11

Informations de base 5 11

Étendue du contrôle 6 11

Informations financières 7 11

Suivi d'observations antérieures 8-12 11

Séparation des fonctions 8 11

Régie d'avances 9 11

Virements de crédits de titre à titre 10 11

Frais de mission 11 11

Contrats d'étude 12 12

Exécution budgétaire et compte de gestion 13-15 12

Virements de crédits 13 12

Reports et annulations de crédits 14 12

Recettes 15 12

Gestion de la santé et de la sécurité 16-18 12

Coordination avec l'Agence de Bilbao 16-17 12

Coopération de la Fondation avec la DGV/F 18 12

Conclusion 19-22 12

ANNEXE - Tableaux 1-4 14

Réponses de la Fondation 17

ÉTATS FINANCIERS DE LA FONDATION EUROPÉENNE POUR L'AMÉLIORATION DES CONDITIONS DE VIE ET DE TRAVAIL RELATIFS À L'EXERCICE 1996

1. Le présent rapport est adressé au Conseil et au Parlement européen conformément à l'article 16 du règlement (CEE) n° 1365/75 du Conseil (1), modifié par l'article 1er, paragraphe 4, du règlement (CEE) n° 1947/93 du Conseil (2).

2. La Cour a examiné les états financiers de la Fondation européenne pour l'amélioration des conditions de vie et de travail relatifs à l'exercice clôturé le 31 décembre 1996. Le budget a été exécuté sous la responsabilité du conseil d'administration, conformément à l'article 1er, paragraphe 16, du règlement (CEE) n° 1949/93 du Conseil (3) modifiant le règlement (CEE) n° 1417/76 du Conseil (4). Cette responsabilité comporte l'établissement et la présentation des états financiers conformément aux dispositions financières prévues à l'article 1er, paragraphes 52, 54 et 55, du règlement CEE n° 1949/93 du Conseil (5) modifiant le règlement (CEE) n° 1417/76 du Conseil (6). L'article 188 C du traité instituant la Communauté européenne prévoit que la Cour des comptes examine les états financiers.

3. La Cour a opéré son contrôle conformément aux normes de contrôle généralement acceptées, dans la mesure où elles sont applicables dans le contexte communautaire; elle a donc procédé aux vérifications des registres comptables et appliqué les autres procédures qu'elle a jugées nécessaires en l'occurrence.

4. La Cour estime que les états financiers relatifs à l'exercice clôturé le 31 décembre 1996 sont fiables et que, dans l'ensemble, les opérations sous-jacentes sont légales et régulières.

OBSERVATIONS RÉSULTANT DU CONTRÔLE

Introduction

Informations de base

5. La Fondation européenne pour l'amélioration des conditions de vie et de travail (Fondation de Dublin) est un organe satellite de la Communauté européenne, qui a été créé par le règlement (CEE) n° 1365/75 du Conseil (7). La Fondation a pour mission de contribuer «à la conception et à l'établissement de meilleures conditions de vie et de travail par une action visant à développer et à diffuser les connaissances propres à aider cette évolution». La Fondation de Dublin a commencé ses activités en 1976.

Étendue du contrôle

6. La Cour des comptes a examiné les comptes et la gestion financière de la Fondation de Dublin pour l'exercice 1996 conformément aux dispositions de la réglementation applicable en la matière (8). Elle a également procédé à un examen de la coopération avec l'Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail de Bilbao ainsi qu'avec la direction générale V de la Commission dans le domaine de la santé et de la sécurité.

Informations financières

7. Les tableaux 1 et 2 reprennent les états financiers de la Fondation. Les crédits disponibles pour l'exercice 1996 se sont élevés à 13,8 Mio ECU. Les engagements contractés ont donné lieu à des paiements d'un montant de 10,5 Mio ECU et à des reports à l'exercice 1997 d'un montant de 3,1 Mio ECU, le solde de 0,2 Mio ECU ayant été annulé. Les crédits reportés de l'exercice précédent ont donné lieu à des paiements pour un montant de 2,9 Mio ECU et à des annulations pour un montant de 0,1 Mio ECU. Le tableau 3 annexé au présent rapport fournit une ventilation par titre de l'utilisation des crédits de l'exercice ainsi que des crédits reportés de 1995.

Suivi d'observations antérieures

Séparation des fonctions

8. L'insuffisance de la séparation des fonctions d'ordonnateur et de comptable (9) subsiste, ce qui constitue une infraction à l'article 1er, paragraphe 15, du règlement (CEE) n° 1949/93 du Conseil modifiant le règlement (CEE) n° 1417/76 du Conseil.

Régie d'avances

9. L'an passé, la Cour recommandait de limiter le recours à la régie d'avances à des dépenses courantes ou peu importantes comportant un risque d'irrégularités relativement faible. Au moment de l'audit, en avril 1997, la Fondation n'avait toujours pas défini par écrit, après consultation du contrôleur financier, ce que sont les dépenses courantes ou peu importantes.

Virements de crédits de titre à titre

10. La Cour se félicite qu'aucun virement de crédit de titre à titre n'ait été effectué en 1996. La Cour avait critiqué les virements de cette nature au cours des années précédentes (10).

Frais de mission

11. Certaines améliorations ont été apportées visant au renforcement des contrôles et du suivi des résultats des missions. La Fondation est invitée à poursuivre ses efforts afin de garantir:

- l'établissement, pour toutes les missions, d'un rapport indiquant les horaires des réunions, les noms des personnes rencontrées et les résultats de ces rencontres. Ce rapport devrait faire l'objet d'un examen par un supérieur, puis d'un classement centralisé,

- l'organisation, dans la mesure du possible, de plusieurs réunions dans le cadre de chaque mission à Bruxelles, afin d'éviter à un même agent de se rendre dans cette ville plusieurs semaines d'affilée,

- une étude approfondie des possibilités de recourir à d'autres moyens de communication, y compris la téléconférence, en particulier lorsqu'il s'agit de communiquer avec des personnes déjà connues à Bruxelles.

Contrats d'étude

12. L'équipe d'audit de la Cour a effectué le suivi de l'observation de l'année dernière concernant les retards dans la présentation de leurs travaux par les contractants. Le procès-verbal des réunions des gestionnaires de programme ne comportait aucune preuve d'un examen des délais à respecter pour les rapports. Le tableau 4 résume les informations communiquées par la Fondation lors du contrôle, et démontre le besoin d'une formalisation des procédures de suivi.

Exécution budgétaire et compte de gestion

Virements de crédits

13. Le volume des virements de crédits entre les différentes lignes budgétaires a été de 1 366 000 ECU (9,9 % des crédits inscrits au budget) en 1996, alors qu'il était de 1 494 000 ECU (11,9 %) en 1995.

Reports et annulations de crédits

14. Le tableau 3 montre que, globalement, le taux de paiement est de 76 %, mais qu'il est de 55 % seulement pour le titre 3 «Dépenses opérationnelles». Cela confirme la tendance des exercices précédents, et provient du fait que les études sont généralement payées en trois versements qui s'étendent sur la période prévue dans les contrats correspondants.

Recettes

15. La subvention accordée par l'UE à la Fondation au titre de l'exercice 1996 s'élevait à 13,4 Mio ECU. Le montant effectivement demandé et obtenu a été de 12 895 632 ECU. Les fonds ont été demandés conformément aux dispositions des règlements du Conseil et en fonction de prévisions de trésorerie, comme l'avait précédemment recommandé la Cour.

Gestion de la santé et de la sécurité

Coordination avec l'Agence de Bilbao

16. L'Agence européenne pour la santé et la sécurité au travail, installée à Bilbao, a débuté ses activités en septembre 1996. Le point «Santé et sécurité» figurant dans le programme de travail de la Fondation pour 1996 est devenu «Santé et bien-être» dans le programme de travail de 1997. Il est indispensable d'établir un «mémorandum d'entente» précis et clair (actuellement en cours d'élaboration) sur lequel l'accord des deux organismes satellites devra se faire. Ce document permettrait de renforcer la coopération et d'exclure tout chevauchement des activités.

17. Des contacts formels existent déjà au niveau administratif, notamment en raison de la présence, à titre d'observateur, du directeur de chacun des deux organismes aux réunions du conseil d'administration de l'autre. Ces liens devraient être étendus aux directeurs de recherche, afin de garantir une coordination totale.

Coopération entre la Fondation et la DG V/F

18. La direction F de la DG V, «Santé publique et sécurité au travail», utilise certaines recherches menées par la Fondation dans ce domaine spécialisé. Il conviendrait, tout en maintenant l'actuelle indépendance du conseil d'administration de la Fondation, de consentir des efforts accrus pour que les résultats obtenus par cette dernière soient aussi profitables que possible à la DG V/F en termes de contenu et de calendrier. La DG V/F n'est pas en mesure de prendre part à toutes les réunions consacrées aux différents contrats d'étude. Il serait par conséquent opportun de tenir des réunions périodiques, au cours desquelles l'ensemble des études susceptibles d'intéresser la DG V/F pourraient être examinées.

Conclusion

19. La séparation des fonctions de comptable et d'ordonnateur est insuffisante (voir point 8).

20. Des règles devraient être fixées en matière de recours à la régie d'avances (voir point 9).

21. Il convient de renforcer le contrôle des frais de mission, ainsi que le suivi des contrats d'étude (voir points 11 et 12).

22. La coopération et la communication avec l'Agence de Bilbao et la DG V/F dans les domaines «Santé et sécurité au travail» et «Santé et bien-être» devraient être renforcées. (voir points 16-18).

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion des 12 et 13 novembre 1997.

Par la Cour des comptes

Bernhard FRIEDMANN

Président

(1) JO L 139 du 30. 5. 1975, p. 1.

(2) JO L 181 du 23. 7. 1993, p. 13.

(3) JO L 181 du 23. 7. 1993, p. 26.

(4) JO L 164 du 24. 6. 1976, p. 16.

(5) JO L 181 du 23. 7. 1993, p. 26.

(6) JO L 164 du 24. 6. 1976, p. 16.

(7) Règlement (CEE) n° 1365/75 du Conseil du 26 mai 1975, (JO L 139 du 30. 5. 1975, p. 1).

(8) Règlement (CEE) n° 1365/75 du Conseil du 26 mai 1975 (JO L 139 du 30. 5. 1975, p. 1), concernant la création de la Fondation, modifié par le règlement (CEE) n° 1947/93 du Conseil du 30 juin 1993 (JO L 181 du 23. 7. 1993, p. 13).

Règlement (CEE) n° 1417/76 du Conseil du 1er juin 1976 (JO L 164 du 24. 6. 1976, p. 16), portant dispositions financières applicables à la Fondation, modifié par le règlement (CEE) n° 1949/93 du Conseil du 30 juin 1993 (JO L 181 du 23. 7. 1993, p. 26).

(9) Rapport annuel 1995 relatif à la Fondation de Dublin, point 8.

(10) Rapport annuel 1995 relatif à la Fondation de Dublin, point 10, et rapport annuel 1994 relatif à la Fondation de Dublin, point 3.2.

ANNEXE

TABLEAU 1 FONDATION EUROPÉENNE POUR L'AMÉLIORATION DES CONDITIONS DE VIE ET DE TRAVAIL - BILAN AU 31 DÉCEMBRE 1996

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Source: établi par la Cour sur la base de données communiquées par la Fondation de Dublin.

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RÉPONSES DE LA FONDATION

Séparation des fonctions

8. La Fondation demande à la Cour de noter que les deux fonctions d'ordonnateur et de comptable sont séparément remplies par des individus différents: un problème résiduel de séparation des fonctions est limité à l'insertion des données dans le système de comptabilité. Ce problème sera résolu lorsque la Fondation recevra un nouveau système. La Fondation est en rapport avec les services de la Commission en ce qui concerne la faisabilité de l'application du système SINCOM2 de la Commission par rapport aux critères de comptabilité de la Fondation.

Régie d'avances

9. Le recours de la Fondation à la régie d'avances correspond en pratique à la recommandation de la Cour, et se limitait à des dépenses courantes ou peu importantes. En juin 1997, la Fondation, en consultation avec le contrôleur financier, a mis au point une définition écrite de ces dépenses.

Frais de mission

11. En 1996, la Fondation a continué d'améliorer les procédures sur les rapports de mission. Ce processus se poursuivra et tiendra compte des suggestions de la Cour. La Fondation cherche toujours à bloquer le nombre maximal de réunions pendant une mission particulière. Néanmoins, il est pris note des observations de la Cour sur les missions à Bruxelles.

Suite à la mise en place couronnée de succès d'un projet pilote en 1996, la Fondation dispose maintenant d'un équipement de téléconférence. Il est prévu d'examiner l'utilisation de cet équipement à la fin d'une période d'essai, et à ce moment-là d'autres décisions seront prises, en s'appuyant sur une analyse des coûts et la possibilité d'acheter un équipement de téléconférence plus perfectionné.

Contrats d'étude

12. Bien que le procès-verbal des réunions des gestionnaires de programme n'ait pas donné d'informations sur les délais à respecter pour les contrats, de telles discussions se déroulent pour chaque contrat, à chaque réunion, et les mesures nécessaires sont prises. En ce qui concerne ces informations, la Fondation met en place à l'heure actuelle un système amélioré permettant d'officialiser les procédures de suivi afin de donner une image plus réaliste de la situation.

Coordination avec l'Agence de Bilbao

16. Le memorandum d'entente actuellement examiné est considéré comme une priorité par la Fondation. On a déjà commencé à nouer des liens au niveau des chargés de recherche. Ces liens seront renforcés en tenant compte de toute augmentation des activités entreprises par l'Agence de Bilbao.

Coopération de la Fondation avec la DG V/F

18. La Fondation sait très bien que ses activités doivent être utiles au travail de la DG V. La Commission est représentée au conseil d'administration par le directeur général adjoint de la DG V. La Fondation a mis au point plusieurs types de relations de travail avec les directions de la DG V, y compris une participation mutuelle dans les groupes de travail le cas échéant. Notamment, la Fondation, par le bureau du directeur de la DG V/F, est régulièrement en rapport avec les fonctionnaires des diverses unités au sein de la DG V/F. Des aspects des travaux de la Fondation sont présentés aux fonctionnaires de la DG V dans le cadre des activités opérationnelles de cette institution. Le Comité consultatif pour la sécurité et la santé sur le lieu de travail à Luxembourg est toujours informé du programme de la Fondation et de ses résultats. De manière plus générale, la documention circule de la Fondation à la DG V/F en ce qui concerne les résultats des programmes de travail. Il est pris note du fait que la Cour reconnaît que la DG V/F est rarement en mesure de participer à des réunions sur des contrats d'étude spécifiques. La Fondation est prête à accueillir toute autre proposition de la DG V/F en ce qui concerne l'utilisation des résultats de la Fondation.