Rapport

sur les états financiers et la gestion de la Fondation européenne pour l'amélioration des conditions de vie et de travail (Fondation de Dublin) pour l'exercice clos le 31 décembre 1999, accompagné des réponses de la Fondation

(2000/C 373/07)

TABLE DES MATIÈRES

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OPINION DE LA COUR

1. Le présent rapport est adressé au Conseil et au Parlement européen, conformément à l'article 16 du règlement (CE) n° 1365/75 du Conseil(1), modifié par l'article 1er, paragraphe 4, du règlement (CE) n° 1947/93 du Conseil(2).

2. La Cour a examiné les états financiers de la Fondation européenne pour l'amélioration des conditions de vie et de travail pour l'exercice clos le 31 décembre 1999. Conformément à l'article 1er, paragraphe 16, du règlement (CE) n° 1949/93 du Conseil(3) modifiant le règlement (CE) n° 1417/76 du Conseil(4), le budget a été exécuté sous la responsabilité du conseil d'administration de la Fondation. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des états financiers(5), conformément aux dispositions financières internes prévues à l'article 1er, paragraphes 52, 54 et 55, du règlement (CE) n° 1949/93 du Conseil modifiant le règlement (CE) n° 1417/76 du Conseil. La Cour des comptes est tenue de procéder à l'examen de ces comptes par l'article 248 du traité instituant la Communauté européenne.

3. La Cour a effectué son audit conformément à ses politiques et normes d'audit. Celles-ci ont été adaptées des normes internationales d'audit généralement admises pour refléter le caractère spécifique du contexte communautaire. Elle a examiné les documents comptables et appliqué les procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. La Cour a obtenu, par cet audit, une base adéquate pour étayer l'opinion exprimée ci-après.

4. Sous réserve des faits mentionnés au point 6, cet examen a permis à la Cour d'obtenir l'assurance raisonnable que les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 1999 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

PRINCIPALES OBSERVATIONS SUR L'EXÉCUTION DU BUDGET DE LA FONDATION EUROPÉENNE POUR L'AMÉLIORATION DES CONDITIONS DE VIE ET DE TRAVAIL (FONDATION DE DUBLIN) POUR L'EXERCICE CLOS LE 31 DÉCEMBRE 1999

Exécution budgétaire

5. Le budget pour 1999 s'élève à 14,8 millions d'euros contre 14 millions d'euros en 1998, soit une augmentation de 6 %. De ce montant, 14,5 millions d'euros ont été engagés dont 3,6 millions d'euros reportés à l'année 2000, et 0,3 million d'euros ont été annulés.

6. La quasi-totalité des reports d'engagements, 3,4 millions d'euros, soit 94 % des reports, concerne le titre III qui regroupe les activités opérationnelles de la Fondation. Néanmoins, pour trois engagements, le montant total à reporter, soit 0,5 million d'euros, a été déterminé en fonction des crédits disponibles et non en fonction des montants réels des bons de commande effectivement passés au 31 décembre 1999. Cette procédure traduit une pratique non conforme au règlement financier.

7. La mise en oeuvre tardive des procédures d'élaboration des contrats et les difficultés d'achèvement en temps utile des activités correspondantes, n'ont pas permis à la Fondation de gérer avec la rigueur voulue les crédits disponibles. Ainsi, les montants reportés ont augmenté de plus de 12 %, par rapport à l'année précédente. En ce qui concerne les dépenses opérationnelles, les crédits reportés dépassent largement les paiements de l'exercice.

8. L'ampleur et la persistance de la sous-utilisation des crédits de l'exercice montre des faiblesses dans le suivi par la Fondation de son programme annuel. La Fondation devrait améliorer le système de suivi de ses activités afin de minimiser les reports de crédits et ainsi mieux respecter le principe d'annualité.

Systèmes de comptabilités budgétaire et générale

9. À la fin du premier trimestre 2000, la Fondation n'avait pas encore pris les mesures nécessaires pour rendre opérationnel le système de comptabilité budgétaire SI2.

10. Le système de comptabilité générale utilisé jusqu'alors par la Fondation a été mis hors service en février 2000. Depuis lors, la comptabilité est tenue manuellement avec toutes les lourdeurs et risques que cela comporte. Au mois de mars 2000, la Fondation n'avait encore pris aucune mesure pour remédier à cette situation.

Régie d'avances

11. Les montants payés pour la régie d'avances représentent 20 % des montants payés en 1999 dont 1,2 million d'euros au titre des dépenses de personnel, 0,6 million d'euros au titre des dépenses administratives et 1,1 million d'euros au titre des dépenses opérationnelles. La Cour rappelle que le recours à cette modalité de paiement doit avoir, aux termes du règlement financier, un caractère exceptionnel en raison des risques inhérents à sa gestion. Elle renouvelle son souhait de voir la Fondation réduire au minimum le recours à la régie d'avances et de s'en tenir aux procédures normales de paiement.

Imputation de la TVA

12. Jusqu'en décembre 1998, le règlement financier général prévoyait l'imputation des dépenses TVA incluse, cette dernière pouvant, après remboursement, faire l'objet d'un réemploi. Depuis lors(6), le règlement financier général impose que les dépenses soient imputées hors TVA. La Cour invite la Fondation à transposer ces nouvelles modalités dans sa propre réglementation.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 27 septembre 2000.

Par la Cour des comptes

Jan O. Karlsson

Président

(1) JO L 139 du 30.5.1975, p. 1.

(2) JO L 181 du 23.7.1993, p. 13.

(3) JO L 181 du 23.7.1993, p. 26.

(4) JO L 164 du 24.6.1976, p. 16.

(5) En application de l'article 16 du règlement (CE) n° 1365/75 du Conseil modifié par le règlement (CE) n° 1947/93, les comptes de la totalité des recettes et dépenses de la Fondation pour l'exercice 1999 ont été établis le 28 mars 2000 et ensuite transmis au conseil d'administration de la Fondation, à la Commission et à la Cour des comptes, cette dernière les ayant reçus le 3 avril 2000. Une version abrégée de ces états financiers est présentée en annexe au présent rapport.

(6) Voir article 27, paragraphe 2 bis, du règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes, tel que modifié par le règlement (CE, CECA, Euratom) n° 2548/98 du Conseil du 23 novembre 1998 (JO L 320 du 28.11.1998, p. 1).

Tableau 1

Bilan aux 31 décembre 1999 et 31 décembre 1998

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Tableau 2

Compte de gestion pour les exercices 1999 et 1998

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Réponses de la fondation

6. Suite à un examen des documents pertinents, il est clair que les reports en question concernaient des bons de commande envoyés par la Fondation avant la fin de l'exercice financier en fonction des besoins spécifiques de la Fondation pour des biens et des services dans la mise en oeuvre de son programme de travail. Pour les trois engagements, les bons de commande reportés étaient provisionnels. La Fondation examinera le problème et cherchera à éviter que cela ne se reproduise.

7. Comme il est indiqué par la Cour, seuls 6 % des reports portaient sur le titre I (Personnel) et le titre II (Administration), c'est-à-dire 236000 euros. Le niveau des crédits reportés en ce qui concerne le titre III (3404000 euros) est une conséquence naturelle du rapport du cycle annuel budgétaire de la Fondation avec son cycle opérationnel (qui comprend la conception du programme, son lancement, la conception du projet dans ses grandes lignes, les appels d'offres, la conception détaillée du projet et la mise en oeuvre). Les crédits sont en général pleinement engagés à la fin de l'exercice financier et le projet est terminé et complètement imputé à la fin de l'exercice financier suivant.

8. Suite à l'achèvement d'un programme de réorganisation d'un examen des procédures de contrôle et de participation, la Fondation espère améliorer l'échéancier d'utilisation des crédits disponibles et réduire en même temps le niveau des reports.

9. La Fondation signale, qu'après avoir eu recours à l'expertise des services techniques de la Commission, le système de comptabilité budgétaire SI2 est maintenant opérationnel en 2000. Depuis, ce système fonctionne de manière satisfaisante.

10. Le système transitoire de comptabilité générale utilisé par la Fondation en 1999 et pendant l'audit de la Cour s'appuyait sur un programme informatique Excel. La Fondation examine à l'heure actuelle la possibilité d'installer un système de comptabilité générale complètement informatisé ("Sage"). Il est prévu d'adapter cet ensemble pour répondre aux spécifications nécessaires pour les opérations de transferts électroniques de fonds en Irlande.

11. Ces dernières années, la Fondation a cherché à améliorer ses pratiques administratives afin de réduire le recours à la régie d'avances. Comme le montrent les documents de la Fondation, le recours à la régie d'avances a diminué comme suit:

- 1997: la régie d'avance représentait 40 % des dépenses totales, non compris les salaires,

- 1998: la régie d'avance représentait 37 % des dépenses totales, non compris les salaires,

- 1999: la régie d'avance représentait 21 % des dépenses totales, non compris les salaires.

Conformément aux suggestions de la Cour, la Fondation cherchera à limiter au maximum le recours à cette pratique.

12. La Fondation portera ce problème à l'attention du service pertinent de la Commission afin que, le cas échéant, on envisage d'effectuer un amendement approprié du règlement financier de la Fondation.