DÉCISION DE LA FONDATION EUROPÉENNE POUR L'AMÉLIORATION DES CONDITIONS DE VIE ET DE TRAVAIL

du 21 novembre 1997

sur le code de conduite concernant l'accès du public aux documents de la Fondation européenne pour l'amélioration des conditions de vie et de travail

(1999/738/CE)

LE CONSEIL D'ADMINISTRATION DE LA FONDATION EUROPÉENNE POUR L'AMÉLIORATION DES CONDITIONS DE VIE ET DE TRAVAIL,

vu le règlement (CEE) n° 1365/75 du Conseil du 26 mai 1975 concernant la création de la Fondation européenne pour l'amélioration des conditions de vie et de travail(1), modifié en dernier lieu par le règlement (CEE) n° 1947/93(2),

vu le règlement (CEE) n° 1417/76 du Conseil du 1er juin 1976 portant sur les dispositions financières applicables à la Fondation pour l'amélioration des conditions de vie et de travail(3), modifié en dernier lieu par le règlement (CEE) n° 1949/93(4),

vu une décision de la Commission du 8 février 1994 relative à l'accès du public aux documents de la Commission,

DÉCIDE d'adopter le code de conduite suivant relatif à l'accès du public aux documents de la Fondation:

Principe général

Le public bénéficiera de l'accès le plus large aux documents détenus par la Fondation.

Le terme "document" signifie: tout texte, quel que soit son support, qui contient des données existantes et qui est détenu par la Fondation.

Premier traitement de la demande

La demande d'accès à un document doit se faire par écrit, de manière suffisamment précise; elle doit contenir des informations qui permettent d'identifier le ou les documents. Le cas échéant, la Fondation demande au demandeur des détails supplémentaires.

Lorsque ce document détenu par la Fondation a été écrit par une personne physique ou juridique, un État membre, une autre institution ou un organisme communautaire, ou tout autre institution nationale ou internationale, la demande doit être envoyée directement à l'auteur.

En consultation avec les demandeurs, la Fondation trouve une solution équitable pour répondre aux demandes multiples et/ou dans le cas où il s'agit de très longs documents.

Le demandeur a accès au document en le consultant sur place ou en recevant un exemplaire qui lui sera envoyé à ses frais.

Une redevance de 10 écus, plus 0,036 écu par feuille, peut être perçue pour les exemplaires de documents imprimés dépassant trente pages. Les frais afférents à d'autres moyens d'information seront décidés cas par cas sans que ceux-ci excèdent un montant raisonnable.

La Fondation précise que la personne à laquelle un document a été remis ne sera pas autorisée à reproduire ou à diffuser ledit document à des fins commerciales, par vente directe, sans son autorisation.

La Fondation fait savoir, dans un délai d'un mois, au demandeur si la demande a été approuvée ou si la Fondation a l'intention de la rejeter. Le fait de ne pas répondre dans le mois suivant l'introduction de la demande vaut intention de donner une réponse négative.

Traitement des demandes confirmatives

Lorsque la Fondation rejette une demande, elle en informe le demandeur et l'informe qu'il dispose d'un mois pour formuler une demande confirmative à la Fondation tendant à obtenir la révision de cette position, faute de quoi il est considéré comme ayant renoncé à sa demande initiale.

Si une demande confirmative est soumise et si la Fondation décide de refuser de divulguer le document, cette décision, qui doit être prise dans le mois où est formulée la demande confirmative, est notifiée par écrit au demandeur le plus tôt possible. L'absence de réponse dans le mois qui suit la demande confirmative constitue un refus. Les raisons de la décision doivent être données et la décision indique les recours existants, c'est-à-dire une procédure judiciaire et des réclamations au Médiateur aux termes des dispositions des articles 173 et 138 E du traité instituant la Communauté européenne.

Exceptions

La Fondation refuse l'accès à tout document dont la divulgation pourrait mettre en danger:

- la protection de l'intérêt public (sécurité publique), les relations internationales, la stabilité monétaire, les procédures judiciaires, les inspections et les enquêtes,

- la protection de l'individu et de la vie privée,

- la protection du secret commercial et industriel,

- la protection des intérêts financiers de la Communauté,

- la protection de la confidentialité telle qu'elle a été demandée par les personnes physiques ou juridiques qui ont fourni l'information ou comme il a été demandé par la législation de l'État membre qui a fourni l'information.

L'accès peut également être refusé afin de protéger l'intérêt de la Fondation dans la confidentialité de ses documents.

Mise en application

La Fondation prend des mesures pour mettre en application ces principes avant le 1er avril 1998.

Réexamen

La Fondation s'engage à réexaminer ce code de conduite après deux années de fonctionnement, en tenant compte des rapports rédigés par les secrétaires généraux du Conseil et de la Commission sur les codes de conduite de ces institutions.

Fait à Dublin, le 21 novembre 1997.

Pour le conseil d'administration

Marjaana VALKONEN

La présidente

(1) JO L 139 du 30.5.1975, p. 1.

(2) JO L 181 du 23.7.1993, p. 13.

(3) JO L 164 du 24.6.1976, p. 16.

(4) JO L 181 du 23.7.1993, p. 26.