Règlement (CE) no 1386/2002 de la Commission

du 29 juillet 2002

fixant les modalités d'application du règlement (CE) n° 1164/94 du Conseil en ce qui concerne les systèmes de gestion et de contrôle et la procédure de mise en oeuvre des corrections financières relatifs au concours du Fonds de cohésion

LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,

vu le traité instituant la Communauté européenne,

vu le règlement (CE) n° 1164/94 du Conseil du 16 mai 1994 instituant le Fonds de cohésion(1), tel que modifié par les règlements (CE) n° 1264/1999 et (CE) n° 1265/1999(2), et notamment son article 12, paragraphe 4, et l'article H, paragraphe 4, de son annexe II,

considérant ce qui suit:

(1) L'article 12, paragraphe 1, du règlement (CE) n° 1164/94 prévoit que les États membres prennent un certain nombre de mesures destinées à assurer une utilisation efficace et régulière du Fonds de cohésion, conformément au principe de bonne gestion financière.

(2) À cette fin, il est nécessaire que les États membres diffusent des orientations adéquates portant sur l'organisation des fonctions pertinentes des organismes responsables de la mise en oeuvre des projets, de la certification des dépenses, ainsi que de la gestion et de la coordination générales des opérations du Fonds de cohésion dans l'État membre concerné.

(3) Le règlement (CE) n° 1164/94 prévoit que les États membres coopèrent avec la Commission pour lui permettre de s'assurer de l'existence et du bon fonctionnement de leurs systèmes de gestion et de contrôle, et qu'ils prêtent à la Commission tout concours nécessaire à la réalisation des contrôles, y compris par sondage.

(4) Pour garantir un niveau de qualité uniforme en ce qui concerne la certification des dépenses pour lesquelles sont demandés les paiements du Fonds, il convient de définir le contenu des certificats et des attestations concernés et de préciser le caractère et la qualité des informations sur lesquelles ils sont fondés.

(5) Afin de permettre à la Commission d'effectuer les contrôles prévus par l'article 12, paragraphe 2, du règlement (CE) n° 1164/94, les États membres doivent lui fournir, sur demande, les données dont les organismes responsables de la mise en oeuvre des projets et de la gestion et coordination générales des opérations du Fonds de cohésion ont besoin pour accomplir leurs tâches de gestion, de suivi et d'évaluation prévues par ledit règlement. Il convient de préciser le contenu de ces données ainsi que le format et les moyens de transmission des fichiers informatiques lorsque les données sont transmises sous forme informatique. La Commission doit assurer la confidentialité et la sécurité des données communiquées sous cette forme ainsi que des autres données.

(6) Le présent règlement doit s'appliquer sans préjudice des dispositions du règlement (Euratom, CE) n° 2185/96 du Conseil du 11 novembre 1996 relatif aux contrôles et vérifications sur place effectués par la Commission pour la protection des intérêts financiers des Communautés européennes contre les fraudes et autres irrégularités(3).

(7) Le présent règlement doit s'appliquer sans préjudice des dispositions du règlement (CE) n° 1831/94 de la Commission du 26 juillet 1994 concernant les irrégularités et le recouvrement des sommes indûment versées dans le cadre du financement du Fonds de cohésion ainsi que l'organisation d'un système d'information dans ce domaine(4).

(8) Il convient d'arrêter les modalités détaillées de la procédure prévue à l'article H de l'annexe II du règlement (CE) n° 1164/94, y compris celles relatives à la répétition de l'indû, au reversement à la Commission et aux intérêts de retard,

A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:

CHAPITRE I

Objet et champ d'application

Article premier

Le présent règlement établit les modalités d'application du règlement (CE) n° 1164/94 en ce qui concerne les systèmes de gestion et de contrôle et la procédure de mise en oeuvre des corrections financières relatifs au concours du Fonds de cohésion, ci-après dénommé " Fonds", en faveur des actions éligibles prévues à l'article 3 dudit règlement qui ont été approuvées pour la première fois après le 1er janvier 2000.

CHAPITRE II

Systèmes de gestion et de contrôle

Article 2

1. Chaque État membre veille à ce que des orientations adéquates concernant l'organisation des systèmes de gestion et de contrôle nécessaires pour assurer la bonne gestion financière du Fonds conformément aux principes et aux standards généralement reconnus soient adressées aux autorités et aux organismes suivants:

a) aux organismes responsables de la mise en oeuvre des projets sur la base de l'article 10, paragraphe 4, du règlement (CE) n° 1164/94, ci-après dénommés "organismes de mise en oeuvre";

b) aux autorités ou aux organismes responsables de la certification des déclarations de dépenses pour lesquelles les paiements du Fonds sont demandés sur la base de l'article 12, paragraphe 1, point d), du règlement (CE) n° 1164/94 et de l'article D, paragraphe 4, de son annexe II, y compris, lorsqu'ils sont différents, les autorités ou les organismes désignés au titre de l'article D, paragraphe 1, de l'annexe II du règlement, ci-après dénommés "autorités de paiement";

c) aux autorités responsables de la gestion et de la coordination générales des opérations du Fonds dans l'État membre concerné, ci-après dénommées "autorités de gestion";

d) aux organismes et aux services publics ou privés qui agissent sous la responsabilité de l'autorité de gestion ou de paiement ou qui effectuent des tâches pour le compte de ces dernières vis-à-vis des organismes de mise en oeuvre, ci-après dénommés "organismes intermédiaires".

Ces orientations doivent notamment aider ces autorités et ces organismes à établir les systèmes nécessaires non seulement pour fournir une assurance suffisante de l'exactitude, de la régularité et de l'éligibilité des demandes de concours communautaire, mais aussi pour assurer la réalisation des projets en conformité avec les conditions établies dans la décision correspondante et avec les objectifs fixés pour ces projets.

2. Aux fins du présent règlement, les "organismes de mise en oeuvre" incluent, dans le cas où ces derniers ne sont pas les destinataires ultimes du concours, les autres organismes et entreprises impliqués en tant que concessionnaires ou délégataires ou à tout autre titre dans la mise en oeuvre du projet.

3. Aux fins du présent règlement, et sauf mention contraire, on entend par "projet" tout projet individuel, stade de projet ou groupe de projets visé à l'article 1er, paragraphe 3, du règlement (CE) n° 1164/94, ainsi que toute action visée à l'article 3, paragraphe 2, dudit règlement, qui fait l'objet d'une décision au titre de son article 10, paragraphe 6, ci-après dénommée "décision d'octroi".

Article 3

Les systèmes de gestion et de contrôle des autorités de gestion et de paiement, des organismes intermédiaires et des organismes de mise en oeuvre prévoient, eu égard à la proportionnalité par rapport au volume de concours géré:

a) la définition et la répartition claires et, dans la mesure nécessaire pour assurer une bonne gestion, une séparation suffisante des fonctions à l'intérieur de l'organisme concerné;

b) des systèmes efficaces garantissant que les fonctions soient exercées de manière satisfaisante;

c) dans le cas des organismes intermédiaires, la communication d'informations à l'autorité compétente sur l'exercice effectif de leurs tâches et sur les moyens utilisés.

Article 4

1. Les systèmes de gestion et de contrôle visés à l'article 3 prévoient des procédures pour vérifier la réalité des dépenses déclarées et la réalisation du projet depuis la phase d'instruction jusqu'à la mise en service de l'investissement financé, en conformité avec les conditions établies dans la décision d'octroi correspondante, avec les objectifs fixés pour le projet et avec les règles nationales et communautaires en vigueur concernant, en particulier, l'éligibilité des dépenses pour le concours du Fonds, la protection de l'environnement, les transports, les réseaux transeuropéens, la concurrence et les marchés publics.

Les vérifications couvrent tous les aspects dont dépend l'utilisation efficace des fonds engagés, qu'ils soient de nature financière, technique ou administrative.

2. Les procédures prévoient de garder trace des vérifications de projets sur place. Les dossiers concernés font rapport du travail accompli, des résultats des vérifications et des mesures prises à l'égard des anomalies constatées. Si les vérifications physiques ou administratives ne sont pas exhaustives, mais ont été effectuées sur un échantillon des travaux ou des transactions, les dossiers identifient les travaux et les transactions sélectionnés et décrivent la méthode d'échantillonnage.

Article 5

1. En ce qui concerne les projets approuvés pour la première fois après le 1er janvier 2000, l'État membre informe la Commission, dans les trois mois qui suivent l'entrée en vigueur du présent règlement, de l'organisation des autorités de gestion et de paiement et des organismes intermédiaires responsables des opérations du Fonds dans son pays, des systèmes de gestion et de contrôle mis en place dans ces autorités et organismes, ainsi que des améliorations envisagées au regard des orientations visées à l'article 2, paragraphe 1.

2. La communication comprend les informations suivantes concernant chaque autorité de gestion et de paiement et chaque organisme intermédiaire:

a) les fonctions qui leur sont attribuées;

b) la répartition des fonctions entre ou à l'intérieur de leurs services, y compris celle entre l'autorité de gestion et l'autorité de paiement, lorsque celles-ci appartiennent au même organisme;

c) les procédures relatives à la vérification et à la réception des travaux et à la réception, à la vérification et à la validation des demandes de remboursement des dépenses, ainsi qu'à l'ordonnancement, à l'exécution et à la comptabilisation des paiements aux bénéficiaires;

d) les dispositions relatives à l'audit des systèmes de gestion et de contrôle.

3. La Commission s'assure, en coopération avec l'État membre, que les systèmes de gestion et de contrôle présentés au titre des paragraphes 1 et 2 satisfont aux normes prévues par le règlement (CE) n° 1164/94 et par le présent règlement. Elle fait connaître les entraves éventuelles qui en résultent pour la transparence des contrôles relatifs au fonctionnement du Fonds ainsi que pour l'accomplissement des responsabilités de la Commission au titre de l'article 274 du traité. Des réexamens du fonctionnement des systèmes sont effectuées de façon régulière.

Article 6

1. Les systèmes de gestion et de contrôle assurent une piste d'audit suffisante.

2. La piste d'audit est considérée comme suffisante lorsqu'elle permet:

a) de réconcilier les comptes récapitulatifs de dépenses notifiées à la Commission avec les états des dépenses individuels et leurs pièces justificatives détenues aux différents niveaux administratifs et par les organismes de mise en oeuvre;

b) de contrôler l'attribution et les transferts des fonds communautaires et nationaux disponibles;

c) de contrôler l'exactitude des informations communiquées sur la réalisation du projet en conformité avec les conditions établies dans la décision d'octroi et les objectifs fixés pour le projet.

3. Une description indicative des informations nécessaires pour une piste d'audit suffisante figure à l'annexe I.

4. L'autorité de gestion s'assure que les conditions suivantes sont remplies:

a) il existe des procédures garantissant que tous les documents ayant trait à des dépenses et à des paiements déterminés effectués, et à des travaux et à des vérifications y afférentes réalisés dans le cadre du projet, et qui sont nécessaires à une piste d'audit suffisante, sont tenus conformément aux exigences de l'article G, paragraphe 3, de l'annexe II du règlement (CE) n° 1164/94 et de l'annexe I du présent règlement;

b) le nom de l'organisme qui les détient et sa localisation sont enregistrés;

c) ces documents sont mis à disposition aux fins d'inspection par les personnes ou les organismes normalement habilités à les inspecter.

5. Les personnes et organismes visés au paragraphe 4, point c), sont:

a) les effectifs de l'autorité de gestion, de l'autorité de paiement, d'organismes intermédiaires et de l'organisme de mise en oeuvre chargés de traiter les demandes de paiement;

b) les services qui assurent l'audit des systèmes de gestion et de contrôle;

c) la personne ou le service de l'autorité de paiement responsable de la certification des demandes de paiement intermédiaires et finales sur la base de l'article 12, paragraphe 1, point d), du règlement (CE) n° 1164/94 et de l'article D, paragraphe 2, point d), de son annexe II, ainsi que la personne ou le service qui établit la déclaration prévue à l'article 12, paragraphe 1, point f), dudit règlement;

d) les fonctionnaires mandatés des institutions nationales d'audit et de la Communauté.

Ces personnes ou ces organismes peuvent demander que des extraits ou des copies de documents ou de registres comptables visés paragraphe 4 leur soient fournis.

Article 7

L'autorité de paiement tient une comptabilité des montants recouvrables au titre de paiements de concours communautaire déjà effectués et s'assure que les montants sont recouvrés sans retard injustifié. Après le recouvrement, elle rembourse les paiements irréguliers recouvrés, majorés des intérêts de retard perçus, en déduisant les montants en question de ses prochaines déclarations de dépenses et demandes de paiement adressées à la Commission pour le projet concerné. Si cela est insuffisant, la Commission peut demander que le montant restant lui soit remboursé.

L'autorité de paiement envoie annuellement à la Commission, en annexe au quatrième rapport trimestriel sur les reversements prévu par le règlement (CE) n° 1831/94, un état des recouvrements en attente à cette date, récapitulés par année d'émission des ordres de reversement.

CHAPITRE III

Certification des dépenses

Article 8

1. Les certificats et les attestations relatifs aux déclarations de dépenses intermédiaires et finales et visés à l'article 12, paragraphe 1, point d), du règlement (CE) n° 1164/94 et à l'article D, paragraphe 2, point d), quatrième tiret, de son annexe II sont établis suivant le modèle figurant à l'annexe II du présent règlement par une personne ou un service de l'autorité de paiement qui est fonctionnellement indépendant de tout service ordonnateur de paiement.

2. Avant de certifier une déclaration de dépenses, l'autorité de paiement s'assure que les conditions suivantes sont remplies:

a) l'autorité de gestion, les organismes intermédiaires et l'organisme de mise en oeuvre ont respecté les dispositions du règlement (CE) n° 1164/94, notamment celles de son article 12, paragraphe 1, points c) et e), et de l'article D, paragraphe 2, points b) et d), de l'annexe II dudit règlement, ainsi que les conditions de la décision d'octroi;

b) la déclaration de dépenses ne comprend que les dépenses:

i) qui ont été réellement effectuées pendant la période d'éligibilité telle que définie dans la décision et sont susceptibles d'être justifiées par des factures acquittées ou des pièces comptables de valeur probante équivalente;

ii) qui sont relatives à des travaux qui n'étaient pas matériellement achevés au moment du dépôt de la demande de concours;

iii) qui sont justifiés par l'état d'avancement ou l'achèvement du projet, en conformité avec les conditions de la décision octroyant le concours et avec les objectifs fixés pour le projet.

3. Afin que la suffisance du système de contrôle et de la piste d'audit puisse toujours être prise en considération avant qu'une déclaration des dépenses ne soit présentée à la Commission, l'autorité de gestion veille à ce que l'autorité de paiement soit tenue informée des procédures qu'elle, les organismes intermédiaires et l'organisme de mise en oeuvre appliquent pour:

a) vérifier la réalité des dépenses déclarées et la réalisation du projet en conformité avec les conditions établies dans la décision d'octroi correspondante et avec les objectifs fixés pour le projet;

b) assurer le respect des règles en vigueur;

c) maintenir la piste d'audit.

4. Lorsque l'autorité de gestion et l'autorité de paiement appartiennent au même organisme ou qu'un même organisme est désigné à la fois comme autorité de gestion et autorité de paiement, cet organisme veille à ce que des procédures offrant des normes de contrôle équivalentes à celles qui sont décrites aux paragraphes 2 et 3 soient appliquées.

CHAPITRE IV

Contrôles par sondage

Article 9

1. Les États membres organisent, sur la base d'un échantillon approprié, des contrôles des projets en vue plus particulièrement:

a) de vérifier le bon fonctionnement des systèmes de gestion et de contrôle mis en place;

b) d'examiner de manière sélective, sur la base d'une analyse des risques, les déclarations de dépenses établies aux différents niveaux concernés.

2. Les contrôles effectués pour la période 2000-2006 portent sur 15 % au moins des dépenses totales éligibles encourues dans les projets approuvés pour la première fois pendant cette période. Ce pourcentage peut être réduit au prorata des dépenses effectuées avant l'entrée en vigueur du présent règlement. Les contrôles sont basés sur un échantillon représentatif de transactions en tenant compte des dispositions du paragraphe 3.

Les États membres s'efforcent d'étaler les contrôles de façon régulière sur toute la période concernée. Ils assurent une séparation adéquate des tâches entre ces contrôles et les procédures de mise en oeuvre et de paiement concernant les projets.

3. L'échantillon des transactions contrôlées tient compte:

a) de la nécessité de contrôler des projets de nature et d'ampleur suffisamment variées;

b) des facteurs de risque identifiés par les contrôles nationaux ou communautaires;

c) de la nécessité de veiller à ce que les différents types d'organismes impliqués dans la gestion et la mise en oeuvre des projets ainsi que les deux domaines d'intervention (transports et environnement) soient contrôlés de façon adéquate.

Article 10

En effectuant les contrôles, les États membres s'efforcent de vérifier:

a) la mise en oeuvre effective des systèmes de gestion et de contrôle et leur bon fonctionnement;

b) la réalisation des projets en conformité avec les conditions établies dans la décision d'octroi et les objectifs fixés pour les projets;

c) pour un nombre adéquat de documents comptables, s'il y a correspondance entre ces documents et les pièces justificatives détenues par les organismes intermédiaires, par l'organisme de mise en oeuvre;

d) que la piste d'audit est suffisante;

e) pour un nombre adéquat de dépenses individuelles, que la nature et la date de réalisation de ces dépenses sont conformes aux exigences communautaires, au cahier des charges approuvé du projet et aux travaux réellement exécutés;

f) que le cofinancement national approprié a réellement été fourni;

g) que les projets cofinancés ont été mis en oeuvre dans le respect des règles et des politiques communautaires conformément à l'article 8 du règlement (CE) n° 1164/94.

Article 11

Les contrôles établissent si les problèmes éventuellement rencontrés sont de nature systémique et risquent en conséquence de se poser également pour d'autres projets, ou tous les projets, réalisés par le même organisme de mise en oeuvre ou dans l'État membre concerné. Ils déterminent, en outre, les causes de ces situations ainsi que la nature des analyses complémentaires éventuelles à effectuer et les mesures préventives ou correctives à prendre.

Article 12

Conformément à l'article G, paragraphe 1, de l'annexe II du règlement (CE) n° 1164/94, les États membres font tous les ans, le 30 juin au plus tard et pour la première fois le 30 juin 2003, rapport à la Commission sur la façon dont ils ont appliqué les articles 9, 10 et 11 du présent règlement au cours de l'année civile précédente et complètent ou actualisent, le cas échéant, la description de leurs systèmes de gestion et de contrôle visée à l'article 5, paragraphe 1.

CHAPITRE V

Déclaration à la clôture d'un projet

Article 13

La personne, ou le service, désignée pour établir les déclarations à la clôture des projets visées à l'article 12, paragraphe 1, point f), du règlement (CE) n° 1164/94 est fonctionnellement indépendante:

a) de l'autorité de gestion, de l'organisme de mise en oeuvre et des organismes intermédiaires;

b) de la personne, ou du service, de l'autorité de paiement responsable de l'établissement des certificats et attestations visés à l'article 8, paragraphe 1.

Elle effectue son contrôle selon les normes d'audit courantes au niveau international. L'organisme de mise en oeuvre du projet, les autorités de gestion et de paiement et les organismes intermédiaires lui fournissent toutes les informations requises et lui donnent accès aux données comptables et aux pièces justificatives nécessaires à l'établissement de la déclaration.

Article 14

Les déclarations sont fondées sur un examen des systèmes de gestion et de contrôle, des conclusions des contrôles déjà effectués et, si nécessaire, d'un échantillonnage complémentaire de transactions, ainsi que du rapport final établi conformément à l'article F, paragraphe 4, de l'annexe II du règlement (CE) n° 1164/94. La personne ou le service qui délivre la déclaration procède à toutes les vérifications nécessaires afin d'obtenir une assurance raisonnable que la déclaration certifiée de dépenses est correcte, que les transactions sous-jacentes sont légales et régulières et que le projet a été réalisé conformément aux conditions de la décision d'octroi et aux objectifs fixés pour le projet.

Les déclarations sont établies sur la base du modèle indicatif figurant à l'annexe III et sont accompagnées d'un rapport reprenant toutes les informations pertinentes pour justifier la déclaration, y inclus une synthèse des conclusions de tous les contrôles effectués par des organismes nationaux et communautaires auxquels le déclarant a eu accès.

Article 15

Si la constatation d'importantes défaillances au niveau de la gestion ou du contrôle, une fréquence élevée d'irrégularités ou la persistance de doutes quant à la réalisation du projet dans les meilleures conditions ne permettent pas de se prononcer de façon globalement positive sur la validité de la demande de versement du solde et de l'attestation finale, la déclaration évoque ces circonstances et fait également une estimation de l'étendue du problème et de son impact financier.

Dans un tel cas, la Commission peut demander que soit effectué un contrôle supplémentaire en vue d'identifier et de faire corriger les irrégularités dans un délai déterminé.

CHAPITRE VI

Forme et contenu des informations comptables que les États membres doivent détenir et mettre à la disposition de la Commission sur sa demande

Article 16

1. Les archives comptables se référant aux projets visées à l'annexe I sont, dans la mesure du possible, détenues sous forme d'enregistrements informatiques. De telles informations comptables sont mises à la disposition de la Commission sur sa demande spécifique pour lui permettre d'effectuer des contrôles sur pièces et sur place, sans préjudice de l'obligation de communiquer des rapports annuels prévue à l'article F, paragraphe 4, de l'annexe II du règlement (CE) n° 1164/94.

2. La Commission convient avec chaque État membre du contenu des enregistrements informatiques à mettre à sa disposition au titre du paragraphe 1, des moyens de leur transmission et de la durée de la période nécessaire pour la mise en place de tout système informatique requis. La portée des informations qui peuvent être demandées et les spécifications techniques préférées pour la transmission de fichiers informatiques à la Commission sont indiquées aux annexes IV et V.

3. Sur demande écrite de la Commission, les États membres lui transmettent les informations visées au paragraphe 1 dans un délai de dix jours ouvrables à partir de la réception de la demande. Un délai différent peut être convenu entre la Commission et l'État membre, notamment lorsque les informations ne sont pas disponibles sous forme d'enregistrements informatiques.

4. La Commission assure la confidentialité et la sécurité des informations transmises par les États membres ou qu'elle a relevées lors des contrôles sur place, en conformité avec l'article 287 du traité.

5. Sous réserve de la législation nationale en vigueur, les fonctionnaires de la Commission ont accès à tous les documents préparés en vue des contrôles au titre du présent règlement ou suite à de tels contrôles, ainsi qu'aux données détenues, y compris celles stockées dans des systèmes informatiques.

CHAPITRE VII

Corrections financières

Article 17

1. Le montant des corrections financières appliquées par la Commission au titre de l'article H, paragraphe 2, de l'annexe II du règlement (CE) n° 1164/94 pour des irrégularités individuelles ou systémiques est évalué, chaque fois que cela est possible ou faisable, sur la base de dossiers individuels et est égal au montant des dépenses qui ont été erronément imputées au Fonds, en tenant compte du principe de proportionnalité.

2. Lorsqu'il n'est pas possible ou faisable de quantifier de manière précise le montant des dépenses irrégulières, ou lorsqu'il serait disproportionné d'annuler l'ensemble des dépenses en question, et que la Commission, par conséquent, fonde ses corrections financières sur une extrapolation ou sur une base forfaitaire, elle procède de la manière suivante:

a) dans le cas d'une extrapolation, elle utilise un échantillon représentatif de transactions présentant des caractéristiques homogènes;

b) dans le cas d'une base forfaitaire, elle apprécie l'importance de l'infraction aux règles ainsi que l'étendue et les conséquences financières des défaillances éventuelles des systèmes de gestion et de contrôle qui ont conduit à l'irrégularité constatée.

3. Lorsque la Commission fonde sa position sur des faits établis par d'autres auditeurs que ceux de ses propres services, elle tire ses propres conclusions en ce qui concerne leurs conséquences financières, après avoir examiné les mesures prises par l'État membre concerné en application de l'article 12, paragraphes 1 et 2, du règlement (CE) n° 1164/94 et de l'article G, paragraphe 1, de son annexe II, les rapports fournis au titre du règlement (CE) n° 1831/94, ainsi que les réponses éventuelles communiquées par l'État membre.

Article 18

1. Le délai imparti à l'État membre concerné pour réagir à une demande au titre de l'article H, paragraphe 1, premier alinéa, de l'annexe II du règlement (CE) n° 1164/94 de présenter ses observations est fixé à deux mois, à l'exception de cas dûment justifiés où une période plus longue peut être accordée par la Commission.

2. Lorsque la Commission propose une correction financière sur la base d'une extrapolation ou sur une base forfaitaire, l'État membre a la possibilité de démontrer, par un examen des dossiers concernés, que l'étendue réelle de l'irrégularité est inférieure à celle estimée par la Commission. En accord avec la Commission, l'État membre peut limiter la portée de son examen à une partie ou un échantillon approprié des dossiers concernés.

À l'exception de cas dûment justifiés, le délai supplémentaire imparti pour cet examen ne dépasse pas deux mois suivant la période de deux mois visée au paragraphe 1. Les résultats de cet examen sont analysés selon la procédure prévue à l'article H, paragraphe 1, deuxième alinéa, de l'annexe II du règlement (CE) n° 1164/94. La Commission tient compte de tout élément de preuve fourni par l'État membre dans les délais.

3. Chaque fois que l'État membre conteste les observations de la Commission et qu'une audition a lieu en application de l'article H, paragraphe 1, deuxième alinéa, de l'annexe II du règlement (CE) n° 1164/94, le délai de trois mois au cours duquel la Commission peut prendre une décision au titre de l'article H, paragraphe 2, de l'annexe II dudit règlement commence à courir à partir de la date de l'audition.

Article 19

Dans les cas où la Commission a suspendu des paiements au titre de l'article G, paragraphe 2, de l'annexe II du règlement (CE) n° 1164/94, la Commission et l'État membre concerné s'efforcent de parvenir à un accord, conformément à la procédure et aux délais prévus à l'article 18, paragraphes 1 et 2, du présent règlement. S'ils ne parviennent pas à un accord, l'article 18, paragraphe 3, s'applique.

Article 20

1. Tout reversement à la Commission en vertu de l'article H, paragraphe 3, de l'annexe II du règlement (CE) n° 1164/94 est à effectuer dans le délai fixé dans l'ordre de recouvrement établi conformément au règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes. L'échéance de ce délai est fixée à la fin du deuxième mois suivant celui de l'émission de l'ordre de recouvrement.

2. Tout retard dans le reversement donne lieu au paiement d'intérêts de retard, s'étendant à partir de l'échéance du délai visé au paragraphe 1 jusqu'à la date du reversement effectif. Le taux d'intérêt se situe à un point et demi de pourcentage au-dessus du taux appliqué par la Banque centrale européenne à ses principales opérations de refinancement, au premier jour du mois de la date d'échéance.

3. L'application d'une correction financière au titre de l'article H, paragraphe 2, de l'annexe II du règlement (CE) n° 1164/94 n'affecte pas l'obligation de l'État membre de procéder à la récupération prévue à l'article 12, paragraphe 1, point h), dudit règlement.

4. Quand des montants doivent être récupérés à la suite d'une irrégularité, le service ou l'organisme compétent de l'État membre entame une procédure de recouvrement et la notifie à l'organisme de mise en oeuvre et aux autorités de gestion et de paiement.

CHAPITRE VIII

Dispositions générales et finales

Article 21

Les dispositions du présent règlement ne font pas obstacle à ce que les États membres appliquent des règles plus strictes que celles du présent règlement.

Article 22

Le présent règlement n'affecte pas les obligations des États membres, s'agissant des projets approuvés pour la première fois avant le 1er janvier 2000, d'assurer la réalisation correcte de ces projets, de prévenir des irrégularités et engager des poursuites, et de récupérer les fonds perdus à la suite d'une irrégularité ou d'une négligence.

Article 23

Le présent règlement entre en vigueur le septième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel des Communautés européennes.

Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre.

Fait à Bruxelles, le 29 juillet 2002.

Par la Commission

Michel Barnier

Membre de la Commission

(1) JO L 130 du 25.5.1994, p. 1.

(2) JO L 161 du 26.6.1999, p. 57 et 62.

(3) JO L 292 du 15.11.1996, p. 2.

(4) JO L 191 du 27.7.1994, p. 9.

ANNEXE I

LISTE INDICATIVE DES INFORMATIONS REQUISES POUR UNE PISTE D'AUDIT SUFFISANTE

(article 6)

La piste d'audit est censée être suffisante au sens de l'article 6, paragraphe 2, lorsque pour un projet déterminé, y compris des projets individuels à l'intérieur d'un groupe de projets:

1) les archives comptables détenues aux niveaux appropriés de gestion donnent des informations détaillées sur les dépenses réellement effectuées dans le projet cofinancé par l'organisme de mise en oeuvre, y compris, dans le cas où ce dernier n'est pas le destinataire ultime du concours, par les autres organismes ou entreprises impliqués, en tant que concessionaires, délégataires ou à n'importe lequel autre titre, dans la mise en oeuvre du projet. Les archives comptables indiquent ainsi la date à laquelle les pièces ont été établies, le montant de chaque poste de dépenses, la nature des documents d'accompagnement ainsi que la date et le mode de paiement. Les pièces justificatives nécessaires (factures, etc.) sont jointes;

2) dans le cas des postes de dépenses qui ne concernent que partiellement le projet cofinancé, l'exactitude de la répartition du montant entre le projet cofinancé et les autres activités est démontrée. Il en est de même pour les types de dépenses considérés comme éligibles dans certaines limites ou en proportion d'autres coûts;

3) le cahier des charges et le plan de financement du projet, les rapports intermédiaires, les documents relatifs aux procédures d'appels d'offres et de passation des marchés, et les rapports sur les vérifications de la réalisation du projet en conformité avec l'article 4 du présent règlement, sont également conservés au niveau approprié de gestion;

4) pour notifier les dépenses réellement effectuées dans le projet cofinancé à l'autorité de paiement, les informations visées au paragraphe 1 sont rassemblées dans un état détaillé des dépenses ventilé par catégorie. Ces états détaillés des dépenses constituent les documents d'accompagnement des archives comptables de l'autorité de paiement et les données de base pour l'établissement des déclarations de dépenses à la Commission;

5) au cas où un ou plusieurs organismes intermédiaires interviennent entre l'organisme de mise en oeuvre ou les organismes ou entreprises impliqués dans la mise en oeuvre du projet et l'autorité de paiement, chaque organisme intermédiaire reçoit, pour son champ de responsabilité, des états détaillés des dépenses établis au niveau inférieur pour servir de documents d'accompagnement de ses propres comptes, dont il devra rendre compte au niveau supérieur en indiquant au moins le montant agrégé des dépenses effectuées dans le projet;

6) en cas de transfert informatisé de données comptables, toutes les autorités et tous les organismes concernés devront se faire remettre par les autorités ou les organismes subalternes des informations qui leur permettent de justifier leurs propres comptes ainsi que les montants qu'ils notifient au niveau supérieur, de façon à avoir une piste d'audit suffisante depuis les montants totaux notifiés à la Commission jusqu'aux différents postes de dépenses et aux documents d'accompagnement au niveau de l'organisme de mise en oeuvre et des autres organismes ou entreprises impliqués dans la mise en oeuvre du projet.

ANNEXE II

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>PIC FILE= "L_2002201FR.001401.TIF">

Annexe à l'état des dépenses: recouvrements effectués depuis la dernière déclaration des dépenses et compris dans la présente déclaration des dépenses

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ANNEXE III

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ANNEXE IV

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ANNEXE V

SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES PRÉFÉRÉES POUR LA TRANSMISSION DES FICHIERS INFORMATIQUES À LA COMMISSION

1. MOYENS DE TRANSMISSION

La plupart des moyens utilisés couramment peuvent être employés, sur la base d'un accord antérieur avec la Commission. Une liste non limitative des moyens préférés s'établit comme suit:

1.1. Supports magnétiques

- Disque souple 3,5 pouces 1,4 Mb (Dos/Windows)

compression optionnelle en format ZIP

- Cartouche DAT

4 mm DDS-1 (90 m)

- CD-ROM (WORM)

1.2. Transmission électronique des fichiers

- Courrier électronique (courriel)

pour des fichiers jusqu'à 5 Mb

compression optionnelle en format ZIP

- Transmission par FTP

compression optionnelle en format ZIP

2. NORME PRÉFÉRÉE POUR LA CONFECTION D'EXTRAITS DES FICHIERS INFORMATIQUES DÉTENUS PAR LES ÉTATS MEMBRES

Les fichiers suivant la norme préférée ont les caractéristiques suivantes.

1) Chaque enregistrement du fichier commence par un code de trois caractères identifiant les informations contenues dans cet enregistrement. Il y a deux types d'enregistrements:

1.a) enregistrements sur le projet identifiés par le code "PRJ" contenant des informations générales sur le projet. Les attributs d'enregistrement (attributs 1 à 30) sont ceux décrits à l'annexe IV.1.A;

1.b) les enregistrements sur les dépenses identifiés par le code "PAY" contiennent des informations détaillées sur les dépenses déclarées pour le projet. Les attributs d'enregistrement (attributs 31 à 64) sont ceux décrits à l'annexe IV.1.B.

2) Les enregistrements de type "PRJ" qui contiennent des informations sur un projet, sont suivis par plusieurs enregistrements de type "PAY" contenant l'information sur les dépenses déclarées concernant le projet, ou bien les enregistrements PRJ et PAY peuvent être communiqués dans des fichiers différents.

3) Les attributs sont séparés par un point virgule (";"). Deux points virgules consécutifs signifient qu'aucune information n'est donnée pour cet attribut ("position vide").

4) Les enregistrements ont une longueur variable. Chaque enregistrement se termine par un code "CR LF" ou "Retour chariot - nouvelle ligne" (en hexadécimal: "0D 0A").

5) Le fichier est codé en ASCII.

6) Champs numériques:

a) séparateur décimal: "."

b) le signe ( "+" ou "-" ) est placé à l'extrême gauche et est immédiatement suivi des chiffres;

c) nombre fixe de décimales;

d) pas d'espace à l'intérieur des nombres; pas de séparateur des milliers.

7) Format de date: "DDMMYYYY" (jour en 2 positions, mois en 2 positions, année en 4 positions).

8) Les données de type texte ne doivent pas être placées entre guillemets (" "). Il va de soi que le caractère séparateur ";" ne doit pas être utilisé dans des données de type texte.

9) Tous les attributs: pas d'espaces de début ni de fin de champ.

10) Un fichier conforme à ces règles aura l'aspect suivant (exemple):

PRJ;2001E16COE001;Dublin Region Waste Water Treatment Scheme - Stage V;29122000;Department of Finance;Dublin Corporation;...

PAY; 2001E16COE001;Dublin Region Waste Water Treatment Scheme - Stage V;1234;10000000;8000000;80 %;...

11) Pour les fichiers venant de Grèce, la codification ELOT-928 ou ISO 8859-7 est à utiliser.

3. DOCUMENTATION

Chaque fichier devra être accompagné par des totaux de contrôle:

1) nombre d'enregistrements;

2) montant total;

3) montant des sous-totaux pour le projet.

Pour tout attribut codifié, pour lequel la description n'est pas reprise dans les spécifications, la signification des codes utilisés sera jointe au dossier.

Le montant total des enregistrements dans le fichier informatique par projet devra correspondre aux demandes de paiement soumises à la Commission pour la période définie dans la demande d'informations. Toutes les différences seront justifiées dans une note rattachée au dossier.