Rapport

sur les états financiers de l'Office communautaire des variétés végétales (OCVV - Angers) pour l'exercice clos le 31 décembre 1998, accompagné des réponses de l'Office

(1999/C 372/10)

TABLE DES MATIÈRES

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Opinion de la Cour

1. Le présent rapport est adressé au conseil d'administration de l'Office communautaire des variétés végétales, conformément à l'article 111, paragraphe 2, du règlement (CE) n° 2100/94 du Conseil(1).

2. La Cour a examiné les états financiers de l'Office communautaire des variétés végétales pour l'exercice clos le 31 décembre 1998. Conformément à l'article 110 du règlement (CE) n° 2100/94, le budget a été exécuté sous la responsabilité du président de l'Office. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des états financiers(2), conformément aux dispositions financières internes prévues à l'article 112 du règlement (CE) n° 2100/94(3). La Cour des comptes est tenue de procéder à l'examen de ces comptes par l'article 248 du traité instituant la Communauté européenne.

3. La Cour a effectué son audit conformément à ses politiques et normes d'audit. Celles-ci ont été adaptées des normes internationales d'audit généralement admises pour refléter le caractère spécifique du contexte communautaire. Elle a examiné les documents comptables et appliqué les procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. La Cour a obtenu, par cet audit, une base raisonnable pour étayer l'opinion exprimée ci-après.

4. Cet examen a permis à la Cour d'obtenir l'assurance raisonnable que les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 1998 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

Principales observations sur l'exécution budgétaire de l'office communautaire des variétés végétales pour l'exercice clos le 31 décembre 1998

Nouveaux bâtiments

5. L'Office a effectué l'achat d'un hôtel particulier en 1998, partiellement classé comme monument historique, situé au centre de la ville d'Angers et ayant servi jusqu'à une date récente d'hôtel-restaurant.

La configuration intérieure du bâtiment et le manque de fonctionnalité de quelques locaux ne permettent pas d'accueillir l'ensemble des environ trente agents de l'Office. Pour cette raison, des surfaces de bureaux complémentaires ont dû être achetées dans un immeuble situé à l'arrière de l'hôtel particulier. Les deux bâtiments représentent une superficie totale de 1150 m2, dont seulement une partie sera utilisable comme bureaux. L'aménagement intérieur de l'hôtel particulier doit être entièrement refait pour pouvoir passer d'un usage d'hôtel-restaurant à celui de bureaux. Une étude préliminaire évaluait le montant des travaux nécessaires à 0,8 Mio EUR, somme inscrite dans le budget 1999. Le projet initial de l'architecte choisi en définitive s'élève à environ 1,3 Mio EUR, soit une hausse de 61 % par rapport à l'estimation retenue lors de la décision d'achat.

Le montant total prévisionnel de l'opération se décompose désormais de la façon suivante:

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La somme effectivement à la charge du budget de l'Office sera minorée du reliquat de la subvention de 1,524 Mio EUR accordée par les autorités locales pour couvrir les frais d'hébergement de l'Office à Angers. Au 31 décembre 1998, cette subvention avait déjà été utilisée à hauteur de 0,172 Mio EUR dans le cadre de l'occupation des locaux actuels de l'Office.

Étant donné la nature des travaux de transformation, il faut que l'Office veille soigneusement au respect du budget prévu.

Commission consultative des achats et des marchés (CCAM)

6. La CCAM se compose de trois agents temporaires de l'Office auxquels s'ajoute, à titre d'observateur, un représentant du contrôleur financier. L'essentiel des projets de décisions soumis à la CCAM émane du président de l'Office qui détermine les opérations à réaliser et l'entreprise adjudicataire. Lorsque l'ordonnateur est le président de l'Office, il serait souhaitable qu'il confie la présentation du dossier devant la CCAM à un gestionnaire.

Cours de langues

7. Pour l'exercice 1998, le montant des dépenses relatives aux cours de langues dispensés aux agents et aux membres de leur famille s'est élevé à 48524 ECU. Les prestations ont été exécutées et facturées par une seule et même entreprise. Le montant ayant dépassé le seuil au-delà duquel s'ouvre sa compétence, la CCAM a été saisie. Le président de l'Office lui a soumis un projet de décision insuffisamment motivé et par lequel il entend continuer à travailler avec la même entreprise pour les cours dans toutes les langues et sans indiquer de limite dans le temps.

Politique de personnel

8. L'ensemble de l'effectif permanent de l'Office est composé d'agents temporaires dont seulement trois bénéficient de contrats à durée indéterminée. Le recours au personnel intérimaire est considérable, les dépenses concernant ce type d'emploi se sont élevées à 136382 ECU en hausse de 67 % par rapport à l'exercice précédent. En dépit de nombreux efforts, l'Office rencontre des difficultés à recruter du personnel administratif, sur base de contrats temporaires de courte durée et en essayant de respecter un équilibre entre les différentes nationalités.

Missions et remboursement de frais aux experts et aux membres du conseil d'administration

9. L'Office rembourse une partie des frais d'expert ou des membres du conseil d'administration sur des comptes personnels. Le remboursement aux administrations nationales devrait être la règle pour tous les experts et membres du conseil d'administration, toute exception devant être dûment justifiée.

10. Par ailleurs, les titres de transport devraient toujours être présentés, y compris en cas de voyage par train, et estampillés pour indiquer clairement qu'ils font l'objet d'un remboursement. En cas de voyage aérien, la carte d'embarquement devrait être remise à l'Office.

Retard dans la détermination des coûts d'examen

11. Le règlement de base(4) dispose, en ce qui concerne la procédure devant l'Office, que "(...) avant le 27 avril 1997, le conseil d'administration détermine sur une base uniforme la méthode de calcul des coûts qui sont applicables à tous les offices d'examen chargés d'une mission d'examen". Le conseil d'administration n'a toujours pas pris une telle décision. L'échéance, initialement fixée au 27 avril 1997 a été reportée à plusieurs reprises. La dernière décision à ce sujet a été prise lors du conseil d'administration des 7 et 8 avril 1998 qui a repoussé la date butoir au 31 décembre 1999.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 11 novembre 1999.

Par la Cour des comptes

Jan O. KARLSSON

Président

(1) JO L 227 du 1.9.1994, p. 27.

(2) En application de l'article 111, paragraphe 2, du règlement (CE) n° 2100/94, les comptes de la totalité des recettes et dépenses de l'Office pour l'exercice 1998 ont été établis le 26 mars 1999 et ensuite transmis au conseil d'administration de l'Office, à la Commission et à la Cour des comptes, cette dernière les ayant reçus le 30 mars 1999. La version abrégée de ces états financiers est présentée dans les tableaux annexés au présent rapport.

(3) JO L 227, 1.9.1994, p. 28.

(4) Règlement (CE) n° 1239/95 de la Commission (JO L 121 du 1.6.1995, p. 37).

Tableau 1

Bilan financier au 31 décembre 1998 et 1997

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Tableau 2

Compte de gestion des exercices 1998 et 1997

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Réponses de l'Office

Nouveaux bâtiments (point 5)

La superficie totale des deux bâtiments achetés par l'Office est de 1150 mètres carrés.

La surface utilisable sous forme de bureaux est de 418 mètres carrés dans le premier bâtiment, et de 188 mètres carrés dans le second. Le solde constitue les surfaces fonctionnelles destinées aux salles de réunion, salle d'attente, salles d'archives, locaux techniques, sanitaires et couloirs.

En ce qui concerne les travaux d'aménagement, l'Office veillera soigneusement au respect des critères de bonne gestion énoncés à l'article 2 de son règlement financier.

Commission consultative des achats et des marchés (CCAM) (point 6)

Hormis les cas exceptionnels pouvant justifier une présentation par le président de l'Office lui-même des dossiers à la CCAM, ces derniers lui seront, comme c'était déjà le cas antérieurement, présentés par un gestionnaire de l'unité administrative et financière de l'Office.

Cours de langues (point 7)

Dans le cas évoqué par la Cour, le projet de décision présenté à la CCAM était motivé par la bonne expérience entretenue avec le fournisseur de services (cours de langues) et le prix attractif de ceux-ci.

Prenant en compte les remarques émises par la CCAM, les contrats établis avec ce fournisseur (contrats à durée limitée) n'ont été renouvelés qu'après une évaluation régulière des cours par les bénéficiaires (qualité de l'entreprise et des professeurs, contenu et qualité des cours). En outre, le niveau d'amélioration des connaissances linguistiques de ces derniers a fait, et fait encore régulièrement, l'objet de tests de progression.

Cependant, et afin de limiter dans la durée les cours de langue dispensés aux membres des familles, le président de l'Office introduira une notion de durée maximale de disponibilité de ces cours.

Politique du personnel (point 8)

Onze nationalités sont actuellement représentées au sein du personnel de l'Office.

Par sa nouvelle politique du personnel, l'Office envisage de limiter progressivement son recours aux agents intérimaires, de prolonger les contrats d'agent temporaire, et d'organiser, conformément aux procédures prescrites par le statut, des concours de titularisation pour certains postes structurels au sein de l'Office.

Missions et remboursement des frais aux experts et aux membres du conseil d'administration (points 9 et 10)

L'Office s'engage à suivre la procédure de remboursement prescrite par la Cour.

Retard dans la détermination des coûts d'examen technique (point 11)

Un appel à manifestation d'intérêt a été organisé en vue de recruter une société comptable spécialisée ayant pour mission d'élaborer des méthodes de calcul des coûts des examens techniques qui seraient applicables à tous les offices d'examen. Les résultats de cet appel à manifestation d'intérêt ont été infructueux.

L'Office a donc recruté, en tant qu'agent temporaire, un expert-comptable (vérificateur) afin d'effectuer ce travail. Le conseil d'administration a, lors de sa réunion des 28 et 29 septembre derniers, décidé de proroger, jusqu'au 1er janvier 2001, le paiement des essais techniques pratiqués sur demande de l'Office sur la base du principe "in/out" (la taxe d'examens reçue de la part du demandeur est intégralement reversée à l'office d'examens ayant effectué les essais relatifs à la variété concernée). L'opinion de l'Office est que le niveau des taxes d'examens représente, en moyenne, le niveau réel des frais engagés pour les essais.