Règlement (CE) no 2222/2000 de la Commission

du 7 juin 2000

fixant les règles financières d'application du règlement (CE) n° 1268/1999 du Conseil relatif à une aide communautaire à des mesures de préadhésion en faveur de l'agriculture et du développement rural dans les pays candidats d'Europe centrale et orientale, au cours de la période de préadhésion

LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,

vu le traité instituant la Communauté européenne,

vu le règlement (CE) n° 1268/1999 du Conseil du 21 juin 1999 relatif à une aide communautaire à des mesures de préadhésion en faveur de l'agriculture et du développement rural dans les pays candidats d'Europe centrale et orientale, au cours de la période de préadhésion(1), et notamment son article 9, paragraphe 2, et son article 12, paragraphe 2,

considérant ce qui suit:

(1) L'article 11, paragraphe 1, du règlement (CE) n° 1266/1999 du Conseil(2) sur la coordination de l'assistance aux pays candidats dans le cadre de la stratégie de préadhésion stipule que la Commission met en oeuvre l'aide communautaire dans le respect des règles du règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes(3), et notamment de son article 114. L'article 9, paragraphe 1, du règlement (CE) n° 1268/1999 stipule que le concours financier est accordé sur la base des principes établis dans le règlement (CE) n° 1258/1999 du Conseil du 17 mai 1999 relatif au financement de la politique agricole commune(4). Ce règlement concerne à la fois les sections "garantie" et "orientation" du Fonds européen d'orientation et de garantie agricole, mais définit, en particulier des dispositions spécifiques concernant la section "garantie", qui relève du titre VIII du règlement financier.

(2) Il est prévu que la mise en oeuvre du programme Sapard aura un effet de consolidation des institutions dans les pays concernés. Le programme spécial d'adhésion pour l'agriculture et le développement rural (Sapard) nécessitera, pour chacun des dix pays candidats visés à l'article 1er, paragraphe 1, du règlement (CE) n° 1268/1999, le suivi d'un grand nombre de projets dont l'importance financière respective sera généralement limitée. La délégation des missions de gestion aux pays candidats est souhaitable et l'article 12, paragraphe 2, du règlement (CE) n° 1266/1999 prévoit la possibilité de confier cette gestion au pays candidat. En conséquence, la gestion de Sapard devrait être organisée par l'intermédiaire d'organismes dans les pays candidats dans le cadre de l'approche décentralisée.

(3) Les critères et conditions minimaux applicables à la gestion décentralisée prévue à l'article 12, paragraphe 2, du règlement (CE) n° 1266/1999 figurent dans l'annexe dudit règlement. Ces critères et conditions reflètent ceux et celles que doivent remplir les organismes payeurs pour être en conformité avec les règles du FEOGA, section "garantie" figurant dans l'annexe du règlement (CE) n° 1663/95 de la Commission(5), modifié en dernier lieu par le règlement (CE) n° 2245/1999(6). Compte tenu des éléments susmentionnés, l'organisme mis en place par chaque pays candidat devrait être organisé conformément aux dispositions applicables au FEOGA, section "garantie".

(4) Les dispositions applicables au FEOGA, section "garantie", prévues par le règlement (CE) n° 1663/95 concernent surtout la fonction de paiement. Or, les organismes en place dans les pays candidats devront disposer à la fois de cette fonction et d'une fonction de mise en oeuvre. Des critères appropriés tenant compte également de cette fonction doivent donc être fixés.

(5) Il convient d'accorder l'agrément à titre provisoire et de le soumettre au respect de critères essentiels/minimaux.

(6) Pour que la Commission déroge à la procédure d'approbation ex ante, prévue à l'article 12, paragraphe 1, du règlement (CE) n° 1266/1999 et confie la gestion des aides à un pays candidat, l'agrément national de l'organisme Sapard dans le pays candidat doit être approuvé.

(7) Il convient, le cas échéant, d'utiliser les structures existantes dans les pays candidats pour certaines opérations financières. Dans chacun de ces pays existe déjà un Fonds national par l'intermédiaire duquel les fonds de PHARE sont transférés et le point 2 v) de l'annexe du règlement (CE) n° 1266/1999 prévoit que l'ordonnateur national assumera la pleine responsabilité financière de la gestion des fonds. Il convient donc que, pour les besoins de Sapard, le Fonds national dans chaque pays candidat soit l'autorité compétente qui accorde l'agrément à l'organisme Sapard et contrôle ensuite le respect des critères d'agrément. L'ordonnateur national constitue également le point de contact pour des informations financières entre la Commission et le pays candidat.

(8) L'article 31, paragraphe 2, du règlement (CE) n° 1260/1999 du Conseil du 21 juin 1999 portant dispositions générales sur les Fonds structurels(7) prévoit que la première tranche est engagée lorsque la décision approuvant l'intervention est établie par la Commission. En l'occurrence, en ce qui concerne le respect de l'engagement au niveau du budget communautaire, ce modèle peut être considéré comme approprié en vue d'une application mutatis mutandis à Sapard.

(9) L'article 12, paragraphe 2, du règlement (CE) n° 1266/1999 prévoit l'exécution de contrôles ex post par la Commission. La procédure d'apurement des comptes du FEOGA est un système efficace pour vérifier les paiements des organismes décentralisés et, s'il y a lieu, pour récupérer des paiements irréguliers ou indus auprès des pays candidats.

(10) Les règles de mise en oeuvre du programme Sapard doivent être établies dans des accords bilatéraux qui seront conclus entre la Commission et chaque pays candidat. La Commission et chaque pays candidat établiront donc une convention de financement pluriannuelle précisant les conditions d'utilisation de la participation Sapard. Des accords de financement annuels détermineront la participation financière de la Communauté.

(11) Pour protéger les intérêts financiers de la Communauté, les pays candidats doivent avoir des obligations similaires à celles des États membres, en ce qui concerne les contrôles effectués par les fonctionnaires de la Communauté sur les fonds Sapard.

(12) Les mesures prévues au présent règlement suivent l'avis du comité de gestion du Fonds européen d'orientation et de garantie agricole (FEOGA),

A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:

CHAPITRE PREMIER

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Article premier

Champ d'application du présent règlement

1. Le présent règlement fixe les conditions dans lesquelles la gestion des aides prévue par le règlement (CE) n° 1268/1999 est confiée aux organismes mis en place dans les dix pays candidats visés à l'article 1er, paragraphe 1, dudit règlement, conformément à l'article 12, paragraphe 2, du règlement (CE) n° 1266/1999.

2. La Commission a l'intention d'exiger des pays candidats qu'ils respectent ces conditions en les incluant dans les conventions de financement négociées avec chaque pays.

Article 2

Définitions

Aux fins du présent règlement, on entend par:

a) "pays candidats": les pays dont la liste figure à l'article 1er, paragraphe 1, du règlement (CE) n° 1268/1999;

b) "fonds national": l'organe désigné par le pays candidat et placé sous la responsabilité de l'ordonnateur national, qui assume la pleine responsabilité financière de la gestion des fonds et intervient en tant qu'autorité compétente. L'ordonnateur national est le point de contact pour les informations financières échangées entre la Commission et le pays candidat.

c) "autorité compétente": l'organisme qui, dans le pays candidat:

i) délivre, contrôle et retire l'agrément de l'organisme Sapard, aux fins de l'article 1er, paragraphe 2, du règlement (CE) n° 1663/95

et

ii) désigne un organisme de certification;

d) "organisme Sapard": l'organisme mis en place par le pays candidat et agissant sous sa responsabilité, qui assume deux fonctions: une fonction de mise en oeuvre et une fonction de paiement. Un seul organisme Sapard peut être agréé dans chaque pays candidat;

e) "organisme de certification": l'organisme qui fonctionne indépendamment de l'organisme Sapard et établit la certification des comptes, fait un rapport sur les systèmes de gestion et de contrôle et vérifie les éléments faisant l'objet d'un cofinancement;

f) "convention de financement pluriannuelle": la convention qui précise les dispositions communautaires à respecter pour le cofinancement de Sapard;

g) "convention annuelle de financement": la convention fixant l'allocation financière pour l'année concernée, sur la base des crédits inscrits au budget communautaire. Elle complète et modifie, le cas échéant, les dispositions figurant dans la convention de financement pluriannuelle;

h) "compte Sapard en euros": le compte ouvert par l'ordonnateur national sous sa responsabilité dans un établissement financier ou une autorité financière et portant des intérêts aux conditions normales du marché, qui est destiné à recevoir les paiements visés à l'article 8, est utilisé exclusivement pour les opérations Sapard et est tenu en euros.

i) "exercice financier": l'année civile, du 1er janvier au 31 décembre.

CHAPITRE 2

DÉLÉGATION DE LA GESTION

Article 3

Délégation de la gestion de l'aide

1. La Commission vérifie le respect des conditions prévues à l'article 12, paragraphe 2, du règlement (CE) n° 1266/1999, ci-après dénommées "les conditions", ainsi que les dispositions prévues par les articles 4 à 6 et par l'annexe du présent règlement avant de confier la gestion des aides aux pays candidats.

Afin de vérifier le respect des conditions et des exigences visées au premier alinéa, la Commission:

- procède à un examen des procédures et des structures du Fonds national liées à la mise en oeuvre du programme Sapard et des procédures et des structures de l'organisme Sapard et, le cas échéant, des autres organismes auxquels des missions ont été déléguées conformément à l'article 4, paragraphe 4, à l'article 5, paragraphe 3, et à l'article 6, paragraphe 2,

- effectue des contrôles sur place.

2. La décision de déléguer la gestion à un organisme peut être provisoire si elle est liée au respect des conditions et des fonctions et des critères figurant dans l'annexe du présent règlement ainsi que des dispositions des articles 4 à 6.

3. La Commission assure un suivi du respect permanent des conditions et des dispositions du présent règlement figurant dans l'annexe. S'il apparaît à un moment que les conditions ne sont plus remplies, la Commission révoque immédiatement la décision et il en découle les conséquences suivantes:

- l'arrêt immédiat, à compter de cette date, de toute nouvelle obligation financière de la part de la Communauté,

- l'arrêt des transferts de fonds de la Communauté au pays candidat et

- s'il y a lieu, l'application de corrections financières à l'encontre du pays candidat.

Article 4

Missions de l'autorité compétente

1. Les missions de l'autorité compétente incluent celles prévues à l'article 1er, paragraphes 3, 4, 6 et 7, du règlement (CE) n° 1663/95, mutatis mutandis. L'agrément peut être octroyé provisoirement pour une période à fixer en fonction de la gravité du problème, en attendant la mise en oeuvre des modifications nécessaires des dispositions administratives et comptables.

2. La décision de l'autorité compétente relative à l'agrément de l'organisme Sapard est prise sur la base d'un examen couvrant les procédures et les structures en matière administrative, de paiement, de contrôle et de comptabilité, et notamment les conditions relatives à la sélection des projets, aux appels d'offres et aux adjudications, ainsi que le respect des règles concernant les marchés publics, en tenant compte des critères figurant dans l'annexe. L'examen est effectué selon les normes admises au niveau international en matière d'audit. Dans les cas où un agrément provisoire est envisagé, il doit y avoir un respect satisfaisant des dispositions de l'annexe, en particulier en ce qui concerne les procédures écrites, la séparation des tâches, l'approbation préalable des projets et la vérification préalable aux paiements, les procédures de paiement, les procédures comptables, la sûreté informatique, les audits internes et, le cas échéant, les marchés publics.

3. L'autorité compétente assure le suivi relatif à l'agrément et retire immédiatement celui-ci lorsque les critères d'agrément ne sont plus remplis; elle en informe immédiatement la Commission.

4. L'autorité compétente peut déléguer la mission relative à l'examen visé au paragraphe 2 à d'autres organes. Dans tous les cas, l'ordonnateur national assume la responsabilité générale.

Article 5

Missions de l'organisme Sapard

1. En termes de mise en oeuvre, les missions de l'organisme Sapard sont notamment:

- les appels à candidatures,

- la sélection des projets,

- le contrôle des demandes d'approbation de projets au regard des modalités et des conditions, de l'éligibilité et du contenu du programme pour l'agriculture et le développement rural Sapard qui a été approuvé, ci-après dénommé "le programme", y compris, le cas échéant, les dispositions relatives aux marchés publics,

- l'établissement des obligations contractuelles entre l'organisme et les bénéficiaires potentiels, ainsi que l'octroi de l'autorisation de lancement des travaux,

- l'exécution des vérifications sur place avant et après l'approbation du projet,

- le suivi visant à garantir l'avancement des projets mis en oeuvre,

- l'élaboration de rapports sur les progrès réalisés sur la base d'indicateurs.

2. En termes de paiement, les missions de l'organisme Sapard sont notamment:

- la vérification des demandes de paiement,

- l'exécution des vérifications sur place pour établir l'éligibilité au paiement,

- l'ordonnancement des paiements,

- l'exécution des paiements,

- la comptabilité des engagements et des paiements,

- le cas échéant, les contrôles auprès des bénéficiaires après le paiement des aides, afin d'établir si les modalités et les conditions des aides continuent à être respectées.

3. Lorsque les fonctions de mise en oeuvre et de paiement ne sont pas assumées par une unique structure administrative, elles peuvent être prises en charge par d'autres parties, à condition que les dispositions du point 2.3 de l'annexe soient respectées. Toutefois, l'exécution des paiements et la comptabilité des engagements et paiements ne peuvent en aucun cas être déléguées. L'approbation du projet, les vérifications sur place et les paiements doivent être fondés sur une séparation appropriée des tâches.

4. Toute modification concernant les conditions de mise en oeuvre et/ou de paiement de l'organisme Sapard à la suite de son agrément est soumise par l'autorité compétente à la Commission.

5. Lorsque l'organisme Sapard n'assume pas les fonctions de l'autorité de gestion visée à l'article 9 du règlement (CE) n° 2759/1999 de la Commission(8), il communique à cette autorité les informations qui lui sont nécessaires pour l'exercice de ces fonctions.

Article 6

Missions de l'organisme de certification

1. Les missions de l'organisme de certification consistent notamment à:

- certifier les comptes annuels de l'organisme Sapard ainsi que le compte Sapard en euros,

- établir un rapport annuel sur l'adéquation des systèmes de gestion et de contrôle de l'organisme Sapard, en ce qui concerne sa capacité à garantir la conformité des dépenses au regard de l'article 8, paragraphe 1,

- vérifier l'existence et l'exactitude de l'élément de cofinancement national visé à l'article 9, paragraphe 1.

2. L'organisme de certification exécute ses missions conformément aux dispositions de l'article 3 du règlement (CE) n° 1663/95 et des lignes directrices définies par la Commission. Lorsque l'organisme désigné est l'organisme national de contrôle ou un organisme équivalent, il peut déléguer à d'autres organismes tout ou partie des tâches relatives à l'examen visé à l'article 3, paragraphe 1, du règlement (CE) n° 1663/95, à condition que ces missions soient exécutées efficacement. L'organisme de certification assume dans tous les cas la responsabilité générale.

3. La certification des comptes annuels et le rapport d'audit visés à l'article 3, paragraphe 1, du règlement (CE) n° 1663/95 et à l'article 13, paragraphe 1, sont établis avant le 15 avril de l'année suivante et communiqués à la Commission le 30 avril au plus tard.

CHAPITRE 3

PAIEMENT ET CONTRÔLE

Article 7

Engagements budgétaires

1. La décision de la Commission autorisant la signature de chaque convention annuelle de financement donne lieu à l'engagement des crédits dans le budget communautaire.

2. La première convention annuelle de financement ne peut être signée au nom de la Commission que si les conditions suivantes ont été remplies:

- le programme a été approuvé par la Commission et

- la convention pluriannuelle de financement a été signée par les deux parties.

3. La Commission dégage toute part d'un engagement conformément à la règle fixée à l'article 31, paragraphe 2, deuxième alinéa, du règlement (CE) n° 1260/1999 en tenant compte des exigences visées à l'article 10.

Article 8

Paiements effectués par la Commission

1. Seule une assistance Sapard octroyée conformément aux dispositions du programme approuvé par la Commission ainsi que des conventions de financement multiannuelle et annuelle, et conformément à la décision de la Commission visée à l'article 3, paragraphe 1, fera l'objet d'un cofinancement de la Communauté.

2. Les paiements sont effectués en euros sur le compte Sapard en euros et selon les dispositions prévues par l'article 32, paragraphe 1, paragraphe 2, deuxième alinéa, paragraphe 3 à l'exception des points a) et d) et de l'avant-dernier et de l'antépénultième alinéas, et conformément au paragraphe 4, points a) et b), du règlement (CE) n° 1260/1999.

3. La Commission procède à un versement initial, en acompte, sur le compte Sapard en euros. Ce paiement, qui peut être effectué en plusieurs tranches, ne peut excéder 49 % de la première allocation annuelle au pays candidat concerné, qui est prévue dans l'annexe de la décision 1999/595/CE de la Commission(9). Le paiement est effectué pour autant que l'agrément de l'organisme Sapard ait fait l'objet d'une décision au sens de l'article 3, paragraphe 1, et à la suite de la conclusion de la convention pluriannuelle de financement et de la première convention annuelle de financement. Le paiement est remboursé si aucune demande de paiement conforme à l'article 10 n'est reçue par la Commission dans un délai de dix-huit mois à compter de la date du paiement.

4. Les paiements ultérieurs sont effectués conformément aux règles définies à l'article 10.

5. Les frais de conversion, les frais bancaires et les pertes de change ne font pas l'objet d'un cofinancement communautaire.

Article 9

Paiements effectués par l'organisme Sapard

1. Les paiements de l'organisme Sapard au bénéficiaire sont:

- effectués en monnaie nationale, le cas échéant, à partir du compte Sapard en euros. L'ordre ou les ordres de paiement au(x) bénéficiaire(s) sont généralement émis dans les cinq jours suivant cette imputation,

- basés sur les déclarations des dépenses exposées par le bénéficiaire. Ces déclarations portent exclusivement sur les projets sélectionnés et les dépenses exposées à compter de la date de la décision de la Commission visée à l'article 3, paragraphe 1.

La participation communautaire est octroyée en même temps que la participation nationale. Toutefois, lorsqu'il s'agit de bénéficiaires du secteur public, la participation nationale peut précéder celle de la Communauté.

2. La participation publique totale aux mesures individuelles et aux subventions au niveau des projets doit être facilement identifiable par l'organisme Sapard.

3. L'organisme Sapard conserve des relevés de chaque paiement incluant au minimum les informations suivantes:

- le montant en monnaie nationale,

- le montant correspondant en euros.

4. Tout excédent de paiement, c'est-à-dire les montants excédant le montant dû, constaté par l'organisme Sapard, doit être immédiatement crédité sur le compte Sapard en euros et soustrait des demandes de paiement adressées à la Commission en vertu de l'article 10.

5. Le solde final de l'aide est payé conformément à l'article 32, paragraphe 4, points a) et b), du règlement (CE) n° 1260/1999 et après l'adoption des décisions visées aux articles 13 et 14.

6. L'organisme Sapard veille à honorer en temps utile les demandes de paiement présentées par les bénéficiaires. Si le délai intervenant entre la réception de tous les documents justificatifs et l'ordre de paiement excède trois mois, le co-financement communautaire peut être réduit conformément aux dispositions de l'article 4, paragraphe 2, du règlement (CE) n° 296/96 de la Commission(10).

Article 10

Demandes de paiement adressées à la Communauté

1. La Commission ne prend en compte que les demandes de paiement établies par l'organisme Sapard à un rythme trimestriel, présentées suivant un modèle fixé par la Commission, et transmises à la Commission via l'ordonnateur national dans un délai d'un mois suivant la fin de chaque trimestre. Cependant, des demandes supplémentaires peuvent être soumises, mais seulement si elles sont justifiées sur la base du risque que le solde net figurant sur le compte Sapard en euros ne soit épuisé avant que la demande trimestrielle suivante ait été traitée.

2. Les demandes incluent au minimum les informations suivantes:

- le montant des dépenses payées par l'organisme Sapard aux bénéficiaires au cours du trimestre précédent, ventilé par mesures dans la monnaie nationale et en euros, ainsi que les participations nationale et communautaire,

- le solde des fonds communautaires sur le compte Sapard en euros à la suite du débit le plus récent,

- des précisions relatives aux montants dus à percevoir.

3. La Commission vérifie les demandes de paiement en tenant compte des conditions figurant à l'article 32, paragraphe 3, points b), c), e) et f), du règlement (CE) n° 1260/1999.

4. Les dépenses déclarées dans les demandes de paiement sont remboursées par la Commission, en principe, dans un délai de deux mois à compter de la réception d'une demande de paiement acceptable, sous réserve des vérifications visées au paragraphe 3.

Article 11

Taux de change et intérêts

1. Le taux de conversion à appliquer entre l'euro et la monnaie nationale est le taux de change publié par la Banque centrale européenne:

- en ce qui concerne les paiements émanant de l'organisme Sapard, l'avant-dernier jour ouvrable de la Commission le mois précédant celui de l'enregistrement de la dépense dans les comptes de l'organisme Sapard. La date à laquelle l'ordre de paiement au bénéficiaire est donné est la date figurant dans les comptes,

- en ce qui concerne les excédents de paiement émanant de l'organisme Sapard, l'avant-dernier jour ouvrable de la Commission au cours du mois précédant celui de la première constatation de l'excédent,

- en ce qui concerne les montants fixés en vertu de l'apurement des comptes et des décisions d'apurement de conformité, l'avant-dernier jour ouvrable de la Commission le mois précédant le mois au cours duquel la décision est arrêtée.

2. En cas de non-respect des délais visés à l'article 13, paragraphe 5 et à l'article 14, paragraphe 4, tout montant non réglé devient productif d'intérêts à un taux égal au taux Euribor pour les dépôts à trois mois publié par la Banque centrale européenne plus 1,5 point de pourcentage. Ce taux est la moyenne mensuelle du mois au cours duquel la décision visée par ces articles a été notifiée.

3. Les intérêts obtenus sur le compte Sapard en euros sont utilisés exclusivement pour le programme. Aucune charge ne peut être perçue sur ces intérêts, excepté des redevances à caractère fiscal.

Article 12

Mesures à l'initiative de la Commission

Dans les cas où la Commission n'alloue pas au pays candidat les crédits annuels visés à l'article 7, paragraphe 4, du règlement (CE) n° 1268/1999, l'utilisation du montant non alloué est déterminée par la Commission sur la base de décisions ad hoc.

Article 13

Décision d'apurement des comptes

1. Sans préjudice des décisions visées à l'article 14, pour chaque exercice financier, une déclaration annuelle présentée conformément à un modèle fixé par la Commission ainsi qu'un certificat et un rapport d'audit sont établis conformément aux dispositions de l'article 6, paragraphe 1, point b), du règlement (CE) n° 1258/1999, de l'article 4 et de l'article 5, paragraphe 1, points a), c), e), et paragraphe 2, du règlement (CE) n° 1663/95. Ces documents sont transmis à la Commission par l'ordonnateur national.

2. Les documents visés au paragraphe 1 doivent parvenir à la Commission pour le 30 avril de l'année suivant l'exercice financier concerné.

Les dispositions prévues à l'article 7, paragraphe 1, première et avant-dernière phrases, paragraphe 2, point c), et paragraphes 3 et 4 du règlement (CE) n° 296/96 s'appliquent. Pour l'exercice financier «n», toutes les opérations enregistrées dans les comptes de l'organisme Sapard au cours de l'exercice financier «n» sont prises en considération.

3. Avant le 30 septembre de l'année suivant l'exercice financier concerné, la Commission procède à l'apurement du compte de l'organisme Sapard conformément à l'article 7, paragraphe 3, du règlement (CE) n° 1258/1999 et à l'article 7 du règlement (CE) n° 1663/95 (opération ci-après désignée par l'expression "la décision d'apurement des comptes"). Cette décision couvre également l'apurement du compte Sapard en euros. Elle prévoit également l'apurement du montant à créditer sur le compte Sapard en euros conformément à l'article 9, paragraphe 4, et à l'article 11, paragraphe 3.

4. La Commission communique au pays candidat concerné les résultats de ses vérifications des informations fournies avant le 31 juillet suivant la fin de l'exercice financier concerné. Si, pour des raisons imputables au pays candidat concerné, la Commission n'est pas en mesure de procéder à l'apurement des comptes avant le 30 septembre, elle notifie à ce pays les investigations complémentaires qu'elle envisage de réaliser.

5. Le montant fixé par la décision d'apurement des comptes est en principe ajouté ou déduit de l'un des paiements ultérieurs de la Commission au pays candidat. Toutefois, dans les cas où le montant à déduire, fixé en vertu de cette décision, excède le niveau des possibilités ultérieures de paiement, le solde à recouvrer est crédité à la Commission en euros dans les deux mois, à compter de la notification de la décision. Toutefois, la Commission peut décider, cas par cas, qu'un montant qui doit lui être crédité sera déduit de paiements dus par la Commission au pays candidat dans le cadre d'un autre instrument communautaire.

Article 14

Décision d'apurement de conformité

1. La Commission décide quelles dépenses sont à exclure du cofinancement communautaire lorsqu'elle constate que les dépenses n'ont pas été effectuées selon les règles visées à l'article 8, paragraphe 1, deuxième alinéa (cette décision est ci-après dénommée "décision d'apurement de conformité").

2. Les procédures d'apurement de conformité sont exécutées selon les mécanismes et les procédures en vigueur pour l'application de l'article 7, paragraphe 4, du règlement (CE) n° 1258/1999 et de l'article 8 du règlement (CE) n° 1663/95.

3. Une correction financière peut entraîner l'application de corrections forfaitaires dans les cas où les contrôles n'ont pas été correctement établis ou exécutés par l'organisme Sapard et le refus de la compensation de la correction financière prévue par des dépenses relatives à d'autres projets.

4. Le montant à récupérer en vertu de la décision d'apurement de conformité au sens du paragraphe 1 est communiqué à l'ordonnateur national, qui veille à faire créditer à la Commission le montant en euros dans un délai de deux mois à compter de la notification de la décision. Le montant visé par la décision n'est pas réaffecté au programme Sapard. Toutefois, la Commission peut décider, cas par cas, qu'un montant qui doit lui être crédité sera déduit de paiements dus par la Commission au pays candidat dans le cadre d'un autre instrument communautaire.

Article 15

Dispositions en matière d'enregistrement et de contrôle

1. L'organisme Sapard et le Fonds national tiennent les documents à la disposition de la Commission pendant une durée de cinq ans suivant la date du paiement final au bénéficiaire.

2. Lorsque des contrôles sont effectués en vertu de l'article 9 du règlement (CE) n° 1268/1999, les dispositions du règlement (Euratom, CE) n° 2185/96 du Conseil(11), de l'article 8, paragraphes 1 et 2, et de l'article 9, paragraphes 1 et 2, du règlement (CE) n° 1258/1999 sont applicables mutatis mutandis à l'exécution du programme Sapard.

3. Il sera exigé des pays candidats d'appliquer les règles prévues par le règlement (CE) n° 1681/94 de la Commission(12) concernant les irrégularités et la mise en place dans ce domaine d'un système de gestion de l'information.

Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre.

Fait à Bruxelles, le 7 juin 2000.

Par la Commission

Franz Fischler

Membre de la Commission

(1) JO L 161 du 26.6.1999, p. 87.

(2) JO L 161 du 26.6.1999, p. 68.

(3) JO L 356 du 31.12.1977, p. 1.

(4) JO L 160 du 26.6.1999, p. 103.

(5) JO L 158 du 8.7.1995, p. 6.

(6) JO L 273 du 23.10.1999, p. 5.

(7) JO L 161 du 26.6.1999, p. 1.

(8) JO L 331 du 23.12.1999, p. 51.

(9) JO L 226 du 27.8.1999, p. 23.

(10) JO L 39 du 17.2.1996, p. 5.

(11) JO L 292 du 15.11.1996, p. 2.

(12) JO L 178 du 12.7.1994, p. 43.

ANNEXE

FONCTIONS ET CRITÈRES D'AGRÉMENT D'UN ORGANISME SAPARD

1. FONCTIONS

L'organisme Sapard exerce les principales fonctions suivantes à l'égard des dépenses de Sapard:

1.1. l'ordonnancement des engagements et des paiements: qui a pour objet d'établir le montant à payer à un ayant droit ou à un fournisseur en conformité avec les règles de la convention de financement, et notamment celles concernant l'éligibilité des demandes d'autorisation et les demandes de paiement, le respect des engagements pris en ce qui concerne l'autorisation des projets, les procédures d'appels d'offres et d'adjudication, et la vérification du travail réalisé ou des services fournis;

1.2. l'exécution des paiements: qui a pour objet de donner ordre aux banquiers de l'organisme ou, dans des cas appropriés, à un service trésorier du gouvernement, de payer le montant autorisé à l'ayant droit ou au fournisseur (ou à son cessionnaire);

1.3. la compatibilité des engagements et des paiements: qui a pour objet d'enregistrer l'engagement et le paiement dans les livres comptables distincts de l'organisme Sapard, généralement au moyen d'un système informatisé, et d'élaborer des récapitulatifs périodiques des dépenses et notamment les déclarations périodiques et annuelles transmises à la Commission. Les livres comptables comprennent également des précisions concernant les montants dus à récupérer;

1.4. le contrôle: qui a pour objet de vérifier les faits sur lesquels les demandes d'approbation de projets et les demandes de paiement sont fondées, afin de s'assurer du respect des règles de la convention de financement et des modalités et conditions de l'engagement. Le cas échéant, ce contrôle inclut des vérifications préalables de la sélection du projet, de nouvelles mesures, des vérifications de la quantité et qualité des biens ou des services fournis, une analyse ou un contrôle d'échantillon, des contrôles préalables au paiement et toute disposition spéciale prévue dans la convention de financement en matière d'éligibilité des dépenses, etc. Pour établir l'éligibilité, ces contrôles nécessitent, s'il y a lieu, des examens d'ordre technique, qui peuvent impliquer des évaluations économico-financières et des contrôles de nature agricole, technique ou scientifique particuliers;

1.5. les rapports: qui ont pour objet de veiller à ce que l'avancement des projets et mesures individuels soit notifié, de manière à garantir une mise en oeuvre effective et efficace de la mesure.

2. CRITÈRES

2.1. La structure administrative de l'organisme Sapard prévoit la séparation des trois fonctions d'ordonnancement, d'exécution et de comptabilité, chacune devant être du ressort d'une sous-unité administrative distincte dont les compétences sont définies dans un organigramme.

2.2. L'organisme Sapard adopte les procédures suivantes ou des procédures offrant des garanties similaires:

2.2.1. l'organisme Sapard établit par écrit des procédures détaillées concernant la réception, l'enregistrement et le traitement des demandes d'approbation de projets et des demandes de paiement, des factures, des documents justificatifs et des rapports de contrôle, y compris une description de tous les documents à utiliser.

Ces procédures doivent garantir que seules les demandes de paiement ou celles relatives aux projets retenus qui satisfont aux critères sont traitées;

2.2.2. la séparation des tâches est conçue de façon telle qu'aucun fonctionnaire ne soit, à aucun moment et pour quelque projet que ce soit, compétent pour plus d'une des attributions en matière d'approbation des projets, d'ordonnancement, de paiement ou de comptabilisation des sommes et qu'aucun fonctionnaire n'exécute une de ces tâches sans que son activité ne soit supervisée par un autre fonctionnaire. Les compétences de chaque fonctionnaire sont définies par écrit ainsi que la délimitation de ses pouvoirs sur le plan financier. Une formation adéquate doit être assurée, ainsi qu'une politique de rotation du personnel occupant des postes sensibles, ou à défaut une supervision plus intense;

2.2.3. tout fonctionnaire chargé de l'ordonnancement dispose d'une liste de contrôle exhaustive énumérant les vérifications qu'il lui incombe d'entreprendre et insère dans les documents appuyant la demande une attestation visée par lui, précisant que les contrôles ont été effectués. Cette attestation peut être établie sur support électronique, sous réserve des conditions définies au point 2.2.6.

Le travail doit être revu et documenté par un fonctionnaire supérieur. L'analyse, l'appréciation et l'approbation des projets doivent être accompagnées de documents écrits. L'analyse du projet doit être guidée par les principes d'une bonne gestion efficace;

2.2.4. une demande d'approbation de projets ou une demande de paiement n'est ordonnancée qu'après la réalisation d'un nombre suffisant de contrôles visant à constater que la demande est conforme aux règles de la convention de financement et au contenu du programme Sapard. Ces contrôles incluent ceux qui sont prévus par le règlement régissant la mesure spécifique dans le cadre de laquelle l'aide est demandée ainsi que ceux ayant pour objet de prévenir et déceler les fraudes et les irrégularités, compte tenu, en particulier, des risques présentés.

Dans le cadre de la fonction d'ordonnancement, les demandes sont soumises à des contrôles établissant le respect des modalités et des conditions, l'éligibilité, l'intégralité des documents, la véracité des documents justificatifs, la date de réception, etc.

Tous les contrôles à réaliser sont à définir dans une liste de contrôle et il y a lieu d'attester leur exécution pour chaque demande ou chaque groupe de demandes.

En ce qui concerne les services/biens fournis, le contrôle comporte les actions suivantes:

- un contrôle documentaire: afin de s'assurer que les données relatives à la quantité, à la qualité et au prix des biens ou des services figurant sur la facture recoupent les données des commandes,

- un contrôle physique: afin de s'assurer que la quantité et la qualité des biens ou des services correspondent à celles figurant sur la facture/demande.

Ce contrôle peut également être réalisé sur une base continue pendant la fourniture des services, c'est-à-dire lors du premier paiement et des paiements suivants;

2.2.5. les procédures prévues doivent garantir que le paiement n'est effectué qu'à l'ayant droit, à son compte bancaire ou à son cessionnaire. Le paiement est exécuté par le banquier de l'organisme ou, s'il y a lieu, par un service trésorier du gouvernement, ou bien le chèque est expédié dans un délai de cinq jours ouvrables à compter de la date d'imputation au compte bancaire Sapard. Il convient d'adopter des procédures faisant en sorte que tous les paiements pour lesquels les virements ne sont pas effectués ou les chèques ne sont pas encaissés soient recrédités en faveur du compte Sapard en euros. Aucun paiement n'est effectué au comptant. L'approbation de l'ordonnateur et/ou de son supérieur peut s'effectuer par voie électronique, à condition que ce moyen bénéficie de garanties de sécurité suffisantes et que l'identité du signataire soit introduite dans la mémoire électronique;

2.2.6. lorsque les demandes d'approbation de projets ou les demandes de paiement ou les factures font l'objet d'un traitement utilisant l'informatique, l'accès au système informatique doit être protégé et contrôlé de façon que:

- toutes les données introduites dans le système soient validées de manière à s'assurer que des erreurs de saisie puissent être détectées et corrigées,

- aucune donnée ne puisse être introduite, modifiée ou validée par d'autres personnes que les fonctionnaires habilités disposant d'un mot de passe individuel,

- l'identité de chaque fonctionnaire introduisant ou modifiant des données ou des programmes soit enregistrée dans un journal des opérations. Les mots de passe sont changés régulièrement afin d'éviter tout détournement. Les systèmes informatiques doivent être protégés contre tout accès non autorisé par des moyens physiques et les données doivent être sauvegardées dans des copies stockées en un endroit séparé et sûr. L'introduction des données doit être contrôlée à l'aide de vérifications logiques visant à déceler les données incohérentes ou extraordinaires;

2.2.7. les procédures font en sorte que les modifications des taux d'aide ou des modalités et conditions pour l'octroi de l'aide sont enregistrées et que les instructions, les bases de données et les listes de contrôle sont mises à jour en temps utile.

2.3. Les fonctions d'ordonnancement et de contrôle peuvent être déléguées en tout ou partie à d'autres organes, à condition que toutes les conditions énoncées ci-après soient remplies;

2.3.1. les compétences et les obligations de ces autres organes, notamment en ce qui concerne le contrôle et la vérification de la conformité avec les règles de la convention de financement, doivent être clairement définies;

2.3.2. les organes disposent de moyens efficaces permettant de garantir qu'ils exercent leurs compétences de manière satisfaisante;

2.3.3. les organes confirment formellement à l'organisme qu'ils exercent effectivement leurs compétences et décrivent les moyens utilisés;

2.3.4. l'organisme Sapard est informé, à intervalles réguliers et en temps voulu, des résultats des contrôles effectués, de sorte que la suffisance de ces contrôles puisse toujours être prise en considération avant l'ordonnancement et la liquidation d'une demande ou le paiement d'une facture. Le travail accompli est décrit en détail dans un rapport accompagnant chaque demande d'approbation de projets et demande de paiement, chaque groupe de demandes ou, s'il y a lieu, dans un rapport couvrant une année. Le rapport est accompagné d'une attestation certifiant l'éligibilité des demandes approuvées ainsi que la nature, l'objet et les limites des activités fournies. Il y a lieu d'identifier les contrôles physiques et/ou administratifs pratiqués, de décrire la méthode, de rendre compte des résultats de toutes les inspections et des mesures prises à l'égard des anomalies et des irrégularités constatées. Les documents justificatifs soumis à l'organisme doivent garantir dans des proportions suffisantes que toutes les vérifications requises au sujet de l'éligibilité des demandes ou factures ordonnancées ont été effectuées;

2.3.5. l'organisme Sapard doit avoir la certitude, avant l'approbation du projet et avant le paiement des dépenses, que les autres organes ont suivi des procédures répondant aux critères fixés dans la présente annexe;

2.3.6. les critères d'évaluation des demandes et de leur classement par ordre de priorité sont clairement définis et documentés;

2.3.7. si des documents concernant des demandes ordonnancées, des dépenses engagées ou des contrôles réalisés sont conservés par d'autres organes, tant ces derniers que l'organisme mettent en place des procédures garantissant que l'emplacement de tous les documents ayant trait à des paiements déterminés effectués par l'organisme sera noté et que les documents pourront être mis à disposition aux fins d'inspection dans les locaux de l'organisme, à la demande des personnes ou des organes normalement habilités à les inspecter, à savoir:

- le personnel de l'organisme chargé de traiter la demande,

- le service d'audit interne de l'organisme,

- l'organe certifiant la déclaration annuelle de l'organisme,

- les fonctionnaires mandatés de l'Union européenne;

2.3.8. des accords écrits doivent être conclus, entre l'organisme Sapard et les organes auxquels des fonctions de l'organisme Sapard ont été déléguées. Ces accords déterminent clairement les fonctions que l'organe concerné doit prendre en charge et le type de documents justificatifs à envoyer à l'organisme Sapard dans des délais spécifiés. L'ensemble du système, y compris les fonctions déléguées assumées par les autres organes, est précisé dans un organigramme.

L'accord doit prévoir l'accès aux informations détenues par ces organes aux fonctionnaires de la Commission et de la Cour des comptes, ainsi que l'examen des demandes par ces fonctionnaires et la réalisation de vérifications concernant les projets et les bénéficiaires des aides.

2.4. Les procédures comptables sont conçues de façon telle que les déclarations de dépenses à la Commission soient complètes, exactes (en ce qui concerne le projet ou l'intitulé du compte) et communiquées en temps voulu, et que toute erreur ou omission soit décelée et corrigée, notamment par des vérifications et des recoupements effectués à des intervalles ne dépassant pas trois mois.

Les procédures comptables de l'organisme Sapard sont conçues de façon telle que le système comptable puisse produire, en euros et en monnaie nationale, pour chaque projet, contrat ou mesure/sous-mesure, un aperçu du coût total, des dépenses engagées, des paiements partiels et des paiements des soldes. Des délais sont fixés pour l'annulation d'engagements pour lesquels les travaux n'ont pas été achevés conformément au calendrier prévu. Ces annulations sont enregistrées de manière appropriée dans le système comptable.

2.5. L'organisme Sapard dispose d'un service d'audit interne. Ce service ou son équivalent a pour objet d'assurer le fonctionnement efficace du système de contrôle interne de l'organisme. Le service d'audit interne est indépendant des autres services de l'organisme et rend directement compte aux dirigeants de celui-ci. Il vérifie que les procédures adoptées par l'organisme sont suffisantes pour garantir le respect du programme et des règles de la convention de financement et s'assure que les comptes sont exacts, complets et établis en temps voulu. Les vérifications peuvent se limiter à certaines mesures/sous-mesures et à des échantillons de transactions, à condition qu'un programme de travail garantisse que tous les domaines significatifs, y compris les unités/organes chargés de l'ordonnancement et les services auxquels des fonctions ont été déléguées, soient pris en compte dans une période n'excédant pas trois ans. Le travail du service d'audit s'effectue conformément aux normes reconnues sur le plan international, doit être relaté dans des comptes rendus et débouche sur des rapports et des recommandations adressés aux dirigeants de l'organisme. Les programmes et les rapports d'audit doivent être mis à la disposition de l'organisme de certification et des fonctionnaires de l'Union européenne mandatés pour l'exécution d'audits financiers et à l'unique fin de l'évaluation de l'efficacité de la fonction d'audit interne.

2.6. Les règles relatives aux marchés publics passés par les organismes publics, en matière de services, de travaux et de fournitures, dans le pays candidat doivent être conformes aux règles figurant dans le manuel de la Commission(1) intitulé "Marchés de services, de fournitures et de travaux conclus dans le cadre de la coopération communautaire en faveur des pays tiers", à l'exception de l'exigence relative à l'approbation ex ante par la Commission.

2.7. Les services, travaux, machines et fournitures faisant l'objet d'un marché conclu avec des entreprises privées doivent être originaires de la Communauté ou des pays visés à l'article 1er, paragraphe 1, du règlement (CE) n° 1268/1999. Il en va de même pour les fournitures et les équipements achetés par une entreprise ayant conclu un marché de travaux ou de services si les fournitures et les équipements sont destinés à devenir propriété du projet lorsque le contrat aura été exécuté.

2.8. En ce qui concerne en particulier les garanties restées acquises, les paiements remboursés, etc., l'organisme instaure un système permettant de reconnaître tous les montants dus au compte Sapard en euros et d'inscrire au grand livre des débiteurs toutes ces dettes avant leur encaissement. Le grand livre des débiteurs est inspecté à intervalles réguliers pour que des mesures puissent être prises en vue de l'encaissement des dettes échues.

2.9. L'organisme Sapard communique publiquement la possibilité d'obtenir une aide à tous les gestionnaires ou opérateurs potentiels de projets, afin d'obtenir une sélection aussi large que possible de gestionnaires ou d'opérateurs de projets. Des formulaires types de candidature comportant des lignes directrices claires et les conditions d'éligibilité sont établis avant le lancement du programme.

2.10. Traitement des demandes des bénéficiaires en temps utile.

2.11. L'organisme Sapard met en place un système approprié pour établir des rapports sur l'avancement de chaque projet et de chaque mesure au regard d'indicateurs préétablis. S'il y a lieu, ces indicateurs sont réexaminés, avec l'accord du comité de suivi.

Il convient d'entreprendre une action dans les cas où des retards sont constatés pour atteindre des objectifs prédéfinis. Une trace appropriée de l'action entreprise sera conservée.

Un système adéquat de gestion de l'information est utilisé pour la production rapide des rapports appropriés sur les projets et les mesures. Ces rapports sont mis à la disposition de l'autorité de gestion, du comité de suivi et de la Commission, à leur demande.

(1) SEC (1999) 1801 Final: "Marchés de services, de fournitures et de travaux conclus dans le cadre de la coopération communautaire en faveur de pays tiers".