ANNEXE 1a

[MODÈLE DE] DÉCISION D’OCTROI D’UNE CONTRIBUTION — PARTI

NUMÉRO: …[INSÉRER]…





vu le traité sur l’Union européenne, et notamment son article 10, paragraphe 4,

vu le traité sur le fonctionnement de l’Union européenne, et notamment son article 224,

vu le règlement (UE, Euratom) no 1141/2014 du Parlement européen et du Conseil du 22 octobre 2014 relatif au statut et au financement des partis politiques européens et des fondations politiques européennes (1), et notamment son article 25, paragraphe 1,

vu le règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union (2) (ci-après dénommé «règlement financier»),

vu le règlement délégué (UE) no 1268/2012 de la Commission du 29 octobre 2012 relatif aux règles d’application du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 (3) (ci-après dénommé «règles d’application du règlement financier»),

vu le règlement délégué (UE, Euratom) 2015/2401 de la Commission du 2 octobre 2015 relatif au contenu et au fonctionnement du registre des partis politiques européens et des fondations politiques européennes (4),

vu le règlement intérieur du Parlement européen, et notamment son article 25, paragraphe 11,

vu la décision du Bureau du Parlement européen du 12 juin 2017 (5) fixant les modalités d’application du règlement (UE, Euratom) no 1141/2014,

vu les conditions générales fixées par le Parlement européen dans le cadre de l’appel à contributions visant à octroyer un financement aux partis politiques au niveau européen,

considérant ce qui suit:

(1) L’article 10, paragraphe 4, du traité sur l’Union européenne prévoit que les partis politiques au niveau européen doivent contribuer à la formation de la conscience politique européenne et à l’expression de la volonté des citoyens de l’Union.

(2) La présente décision fait suite à un appel à contributions dans le cadre duquel les demandeurs ont pris connaissance de la décision-type de financement, y compris ses conditions générales.

(3) [le bénéficiaire] a introduit une demande de financement le [date de réception par le Parlement européen] et a explicitement approuvé les conditions générales de la décision de financement.

LE BUREAU DU PARLEMENT EUROPÉEN A EXAMINÉ la demande lors de sa réunion du [date] et A ADOPTÉ LA DÉCISION SUIVANTE:

Des contributions financières directes au sens de l’article 204 bis du règlement financier (ci-après dénommées «le financement») sont octroyées à:

[dénomination officielle complète du bénéficiaire] [forme juridique officielle] [no d’enregistrement légal] [adresse officielle complète] [numéro TVA], (ci-après dénommé «le bénéficiaire»),

lequel, aux fins de la présente décision de financement, est représenté par:

…[représentant habilité à contracter des engagements légaux]…,

afin de soutenir les activités et objectifs statutaires du bénéficiaire,

suivant les conditions visées dans l’appel à contributions et la présente décision d’octroi d’une contribution (ci-après dénommée «la décision de financement»), dont ses conditions particulières, ses conditions générales et le budget prévisionnel figurant à l’annexe, qui font partie intégrante de la présente décision de financement.

Les dispositions des conditions particulières prévalent sur celles des autres parties de la présente décision. Les dispositions des conditions générales prévalent sur celles des autres annexes.

Table des matières

I. CONDITIONS PARTICULIÈRES 9

Article I.1 — Objet de la décision 9

Article I.2 — Période d’admissibilité 10

Article I.3 — Forme du financement 10

Article I.4 — Montant prévisionnel (maximal) du financement 10

Article I.5 — Paiements et modalités de paiement 10

I.5.1 Préfinancement 10

I.5.2 Versement du solde ou recouvrement d’un préfinancement indûment versé 10

I.5.3 Devise 10

Article I.6 — Compte bancaire 10

Article I.7 — Dispositions administratives générales 11

Article I.8 — Entrée en vigueur de la décision 11

II. CONDITIONS GÉNÉRALES 11

PARTIE A: DISPOSITIONS JURIDIQUES ET ADMINISTRATIVES 11

Article II.1 — Définitions 11

Article II.2 — Obligations générales du bénéficiaire 12

Article II.3 — Obligations liées au compte bancaire 12

Article II.4 — Responsabilité en cas de dommages 12

Article II.5 — Confidentialité 13

Article II.6 — Traitement des données à caractère personneL 13

Article II.7 — Conservation des documents 13

Article II.8 — Visibilité du financement de l’Union 13

II.8.1 Information sur le financement de l’Union 13

II.8.2 Clauses de limitation de la responsabilité du Parlement européen 13

II.8.3 Publication d’informations par le Parlement européen 13

Article II.9 — Passation de marchés par le bénéficiaire 13

II.9.1 Principes 13

II.9.2 Conservation des documents 14

II.9.3 Contrôle 14

II.9.4 Responsabilité 14

Article II.10 — Cas de force majeure 14

Article II.11 — Suspension du versement du financement 14

II.11.1 Motifs de suspension 14

II.11.2 Procédure de suspension 14

II.11.3 Effets de la suspension 14

II.11.4 Reprise du versement 15

Article II.12 — Retrait de la décision de financement par le Parlement européen 15

II.12.1 Motifs du retrait 15

II.12.2 Procédure de retrait 15

II.12.3 Effets du retrait 15

Article II.13 — Résiliation de la décision de financement 15

II.13.1 Résiliation sur demande du bénéficiaire 15

II.13.2 Résiliation par le Parlement européen 15

II.13.3 Effets de la résiliation 16

Article II.14 — Cession 16

Article II.15 — Intérêts de retard 16

Article II.16 — Droit applicable 16

Article II.17 — Droit à être entendu 16

PARTIE B: DISPOSITIONS FINANCIÈRES 16

Article II.18 — Dépenses remboursables 16

II.18.1 Conditions 16

II.18.2 Exemples de dépenses remboursables 17

Article II.19 — Dépenses non remboursables 17

Article II.20 — Apports en nature 18

Article II.21 — Virements budgétaires 18

Article II.22 — Obligations en matière de rapports 18

II.22.1 Rapport annuel 18

II.22.2 Rapport d’audit externe 19

Article II.23 — Décision sur le rapport annuel 19

Article II.24 — Décision sur le montant final du financement 20

II.24.1 Impact du rapport annuel 20

II.24.2 Seuil 20

II.24.3 Report de financements non utilisés 20

II.24.4 Décision sur le montant du financement final 20

II.24.5 Recouvrement du financement non dépensé 20

II.24.6 Solde du financement 20

II.24.7 Excédent de ressources propres 20

Article II.25 — Intérêts sur les préfinancements 21

Article II.26 — Recouvrement 21

II.26.1 Intérêts de retard 21

II.26.2 Compensation 21

II.26.3 Frais bancaires 21

Article II.27 — Garantie financiere 22

Article II.28 — Contrôle 22

II.28.1 Dispositions générales 22

II.28.2 Devoir de conservation des documents 22

II.28.3 Obligation de fournir des documents et/ou des informations 22

II.28.4 Inspections sur place 22

II.28.5 Procédure d’audit contradictoire 22

II.28.6 Effets des constatations de l’audit 23

II.28.7 Droits de contrôle de l’OLAF 23

II.28.8 Droits de contrôle de la Cour des comptes européenne 23

II.28.9 Non-respect des obligations décrites à aux articles II.28.1 à II.28 23

Annexe — Budget prévisionnel 24

I. CONDITIONS PARTICULIÈRES

Article I.1

Objet de la décision

Le Parlement européen octroie un financement pour la mise en place des activités et objectifs statutaires du bénéficiaire au cours de l’exercice [insérer], conformément aux conditions définies dans les conditions particulières et les conditions générales (ci-après dénommées «les conditions») et conformément à l’annexe de la décision de financement, ce qui constitue l’application de la décision de financement par le Parlement européen.

Le bénéficiaire utilise le financement aux fins de la mise en place de ses activités et objectifs statutaires, sous sa seule responsabilité et conformément aux conditions ainsi qu’à l’annexe de la décision de financement, ce qui constitue l’application de la décision de financement par le bénéficiaire.

Article I.2

Période d’admissibilité

La période d’admissibilité au financement par l’Union s’étend du [insérer JJ/MM/AA] au [insérer JJ/MM/AA].

Article I.3

Forme du financement

Les contributions octroyées au bénéficiaire conformément au titre VIII de la deuxième partie du règlement financier prennent la forme d’un remboursement d’un pourcentage des dépenses remboursables réellement exposées.

Article I.4

Montant prévisionnel (maximal) du financement

Le Parlement européen verse un montant maximal de [insérer montant] EUR, lequel ne dépasse pas 85 % du total des dépenses remboursables prévisionnelles.

Les dépenses remboursables prévisionnelles du bénéficiaire sont énoncées à l’annexe («budget prévisionnel»). Le budget prévisionnel doit être à l’équilibre et reprendre l’ensemble des dépenses et recettes du bénéficiaire pour la période d’admissibilité. Les dépenses remboursables sont séparées des dépenses non remboursables, conformément à l’article II.18.

Article I.5

Paiements et modalités de paiement

Les versements du financement interviendront selon le calendrier et les modalités suivants.

I.5.1 Préfinancement

Un préfinancement de [insérer montant] EUR, représentant [100 % par défaut, sinon insérer le pourcentage décidé par le Parlement européen] du montant maximal établi à l’article I.4 de la présente décision de financement, est versé au bénéficiaire dans un délai de 30 jours après la date d’entrée en vigueur de la décision de financement ou, le cas échéant, à compter de la date à laquelle le Parlement européen reçoit la garantie financière de [insérer montant] EUR, la date la plus tardive étant retenue.

I.5.2 Versement du solde ou recouvrement d’un préfinancement indûment versé

Le solde du financement est versé au bénéficiaire ou tout préfinancement indûment versé est recouvré dans un délai de 30 jours après la décision du Parlement européen sur le rapport annuel et la fixation du montant de financement final, indiqué à l’article II.24.

I.5.3 Devise

Les paiements sont effectués par le Parlement européen en euros. La conversion éventuelle des coûts réels en euros se fait au taux journalier publié dans la série C du Journal officiel de l’Union européenne ou, à défaut, au taux mensuel comptable établi par le Parlement européen et publié sur son site internet le jour de l’établissement de l’ordre de paiement par le Parlement européen, sauf dispositions spécifiques prévues dans les conditions particulières de la décision.

Les paiements par le Parlement européen sont considérés comme effectués à la date de débit du compte du Parlement européen.

Article I.6

Compte bancaire

Les paiements sont effectués sur un compte bancaire ou un sous-compte bancaire détenu par le bénéficiaire dans une banque établie dans un État membre de l’Union européenne, libellé en euros, dont les données sont reproduites ci-dessous:

Nom de la banque: […] Adresse de l’agence bancaire: […] Dénomination exacte du titulaire du compte: […] Numéro de compte complet (y compris les codes bancaires): […] Codification IBAN de ce compte: […] Code BIC / SWIFT: […]

Article I.7

Dispositions administratives générales

Toute communication adressée au Parlement européen dans le cadre de la présente décision de financement doit revêtir la forme écrite, mentionner la référence de la décision de financement et être envoyée à l’adresse suivante:

Parlement européen Le Président a/s du Directeur général des finances Bureau SCH 05B031 L-2929 Luxembourg

Le courrier ordinaire est considéré comme reçu par le Parlement européen à la date à laquelle il est formellement enregistré par le service du courrier du Parlement européen.

La décision de financement est adressée au bénéficiaire à l’adresse suivante:

M./Mme [...] [Fonction] [Dénomination officielle de l’organisme bénéficiaire] [Adresse officielle complète]

Tout changement d’adresse du bénéficiaire est communiqué sans retard au Parlement européen sous forme écrite.

Article I.8

Entrée en vigueur de la décision

La décision de financement entre en vigueur à la date de sa signature au nom du Parlement européen.

II. CONDITIONS GÉNÉRALES

PARTIE A: DISPOSITIONS JURIDIQUES ET ADMINISTRATIVES

Article II.1

Définitions

Aux fins de la présente décision de financement, on entend par:

1) «rapport d’activités» une justification écrite des coûts exposés pendant la période d’admissibilité. Par exemple: une explication des activités, des coûts administratifs, etc. Le rapport d’activités fait partie intégrante du rapport annuel;

2) «rapport annuel» un rapport à soumettre dans les six mois suivant la clôture de l’exercice conformément à l’article 23 du règlement (UE, Euratom) no 1141/2014 et de l’article 204 terdecies du règlement financier;

3) «solde du financement» la différence entre le montant des préfinancements conformément à l’article I.5.1 et le montant du financement final fixé conformément à l’article II.24.4;

4) «apurement des préfinancements» une situation où le montant du financement final est fixé par l’ordonnateur et le montant versé au bénéficiaire n’est plus la propriété de l’Union;

5) «conflit d’intérêts»: une situation où l’application impartiale et objective de la décision de financement par le bénéficiaire est compromise pour des motifs familiaux, affectifs, d’affinité nationale, d’intérêt économique ou pour tout autre motif de communauté d’intérêt avec un tiers en lien avec l’objet de la décision de financement. Les affinités politiques ne constituent pas, en principe, un motif de conflit d’intérêts dans le cas d’accords conclus entre le parti politique et des organisations partageant les mêmes valeurs politiques. Néanmoins, dans le cas d’un tel accord, le respect de l’article 22 du règlement (UE, Euratom) no 1141/2014 doit être assuré;

6) «apports en nature» ou «don en nature» des ressources non financières, mises gracieusement à la disposition d’un bénéficiaire par des tiers, conformément à l’article 2, paragraphes 7 et 8, du règlement (UE, Euratom) no 1141/2014;

7) «exercice N» ou «période d’admissibilité» la période de mise en place des activités pour lesquelles le financement a été octroyé en vertu de la décision de financement, comme indiqué dans l’article I.2;

8) «cas de force majeure» toute situation ou tout événement imprévisible et exceptionnel empêchant le bénéficiaire ou le Parlement européen d’honorer une ou plusieurs de leurs obligations contractuelles au titre de la décision de financement, qui est indépendant de leur volonté et non imputable à la faute ou à la négligence de l’un d’eux ou d’un sous-traitant, d’une entité affiliée ou d’un tiers recevant une aide financière et qui n’a pas pu être surmonté en dépit de toute la diligence déployée. Ne peuvent être invoqués comme cas de force majeure: les conflits du travail, les grèves et les difficultés financières ou tout défaut d’un service, d’un équipement ou du matériel ou leur mise à disposition tardive, sauf s’ils sont la conséquence directe d’un cas de force majeure pertinent;

9) «notifier formellement» communiquer par écrit par voie postale ou électronique avec accusé de réception;

10) «fraude» tout acte ou omission intentionnel portant atteinte aux intérêts financiers de l’Union relatif à l’utilisation ou à la présentation de déclarations ou de documents faux, inexacts ou incomplets ou à la non-communication d’une information en violation d’une obligation spécifique;

11) «financement» des «contributions financières directes» au sens du titre VIII de la deuxième partie du règlement financier et du chapitre IV du règlement (UE, Euratom) no 1141/2014;

12) «irrégularité» toute violation d’une disposition du droit de l’Union résultant d’un acte ou d’une omission du bénéficiaire qui a ou aurait pour effet de porter préjudice au budget de l’Union;

13) «ressources propres» les sources extérieures de financement autres que le financement de l’Union. Par exemple: les dons, les contributions de membres (au sens de l’article 2, points 7 et 8, du règlement (UE, Euratom) no 1141/2014), etc.;

14) «personne liée» toute personne disposant du pouvoir de représenter le bénéficiaire ou de prendre des décisions en son nom;

15) «erreur substantielle» toute violation d’une disposition de la décision de financement résultant d’un acte ou d’une omission qui a ou aurait pour effet d’engendrer une perte pour le budget de l’Union européenne.

Article II.2

Obligations générales du bénéficiaire

Le bénéficiaire:

a) assume l’entière responsabilité et la charge de la preuve du respect de toutes les obligations légales qui lui incombent;

b) est tenu de réparer tout dommage causé au Parlement européen par suite de l’application, y compris la mauvaise application, de la décision de financement, sauf en cas de force majeure;

c) est seul responsable à l’égard des tiers, y compris pour les dommages de toute nature qui seraient causés à ceux-ci lors de l’application de la décision de financement;

d) informe immédiatement le Parlement européen de tout changement dans sa situation juridique, financière, technique, organisationnelle ou relative à ses propriétaires, ainsi que de tout changement de nom, d’adresse ou de représentant légal.

e) prend toutes les mesures nécessaires pour éviter toute situation de conflit d’intérêts.

Article II.3

Obligations liées au compte bancaire

Le compte ou sous-compte visé à l’article I.6 doit permettre l’identification des montants versés par le Parlement européen et être exclusivement réservé à la réception des montants visés à l’article I.5 versés par le Parlement européen.

Lorsque les montants versés sur ce compte au titre de préfinancement portent intérêts ou bénéficient d’avantages équivalents selon la loi de l’État membre sur le territoire duquel ce compte est ouvert, le Parlement européen recouvre ces intérêts ou avantages, dans les conditions énoncées à l’article II.25, en application de l’article 204 duodecies, paragraphe 5, du règlement financier.

Les montants versés par le Parlement européen ne peuvent en aucun cas être utilisés à des fins spéculatives.

Le préfinancement reste la propriété de l’Union jusqu’à son apurement par sa déduction du montant du financement final.

Article II.4

Responsabilité en cas de dommages

Le Parlement européen ne peut être tenu pour responsable en cas de dommages causés ou subis par le bénéficiaire, y compris en cas de dommages causés à des tiers lors de l’application de la présente décision de financement ou en conséquence de cette application.

Excepté dans des cas de force majeure, le bénéficiaire ou la personne liée répare tout dommage causé au Parlement européen qui résulte de l’application de la décision de financement ou du fait que la décision de financement n’a pas été appliquée en pleine conformité avec ses dispositions.

Article II.5

Confidentialité

Sauf dispositions contraires de la présente décision de financement, de l’article 32 du règlement (UE, Euratom) no 1141/2014 et d’autres actes juridiques applicables de l’Union, le Parlement européen et le bénéficiaire s’engagent à préserver la confidentialité de tout document, toute information ou tout autre élément en relation directe avec l’objet de la présente décision de financement.

Article II.6

Traitement des données à caractère personnel

Toute donnée à caractère personnel recueillie dans le cadre de la décision de financement est traitée en conformité avec les dispositions de l’article 33 du règlement (UE, Euratom) no 1141/2014 et du règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil (6).

Ces données ne sont traitées qu’aux fins de l’exécution et du suivi de la décision de financement, sans préjudice de leur éventuelle communication aux organes responsables des tâches de contrôle et d’audit conformément au droit de l’Union.

Article II.7

Conservation des documents

Conformément à l’article 204 sexdecies du règlement financier, le bénéficiaire conserve tous les documents et pièces justificatives concernant l’application de la décision de financement pendant les cinq années qui suivent la présentation du rapport annuel, notamment des états financiers annuels visés à l’article 204 terdecies, paragraphe 1, du règlement financier.

Les documents relatifs aux audits, aux recours, aux litiges ou au règlement des réclamations découlant de l’utilisation du financement sont conservés jusqu’au terme de ces audits, recours ou litiges ou jusqu’au règlement des réclamations.

Article II.8

Visibilité du financement de l’Union

II.8.1 Information sur le financement de l’Union

Sauf demande ou accord contraire du Parlement européen, toute communication ou publication du bénéficiaire concernant la décision de financement, y compris lors d’une conférence ou d’un séminaire ou sur tout support informatif ou publicitaire (brochures, dépliants, affiches, présentations, support électronique, etc.), doit mentionner que le programme fait l’objet d’un soutien financier de la part du Parlement européen.

II.8.2 Clauses de limitation de la responsabilité du Parlement européen

Toute communication ou publication du bénéficiaire, sous quelque forme et sur quelque support que ce soit, doit mentionner qu’elle n’engage que son auteur et que le Parlement européen n’est pas responsable de l’usage qui pourrait être fait des informations contenues dans cette communication ou publication.

II.8.3 Publication d’informations par le Parlement européen

Le Parlement européen publie, sur un site internet, les informations visées à l’article 32 du règlement (UE, Euratom) no 1141/2014.

Article II.9

Passation de marchés par le bénéficiaire

II.9.1 Principes

Conformément à l’article 204 ter, paragraphe 2, du règlement financier, le financement peut servir à rembourser des dépenses liées à des marchés conclus par le bénéficiaire, pour autant qu’il n’y ait pas de conflits d’intérêts lors de leur attribution.

Pour les marchés d’une valeur supérieure à 60 000 EUR par fournisseur et par bien ou service, le bénéficiaire réunit au moins trois offres reçues en réponse à une invitation écrite à soumissionner exposant dans le détail les exigences du marché. La durée des marchés concernés n’excède pas cinq années.

S’il y a moins de trois offres répondant à l’invitation écrite à soumissionner, le bénéficiaire est tenu de prouver qu’il lui était impossible d’obtenir davantage d’offres pour le marché en question.

II.9.2 Conservation des documents

Le bénéficiaire conserve une trace de l’évaluation des offres et justifie par écrit son choix du fournisseur final.

II.9.3 Contrôle

Le bénéficiaire veille à ce que le Parlement européen, l’Autorité pour les partis politiques européens et les fondations politiques européennes, la Cour des comptes européenne et l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) soient en mesure d’exercer leurs pouvoirs de contrôle au titre du chapitre V du règlement (UE, Euratom) no 1141/2014 et de l’article 204 quindecies du règlement financier. Le bénéficiaire veille à ce que les marchés conclus avec des tiers prévoient la possibilité que ces pouvoirs de contrôle puissent également être exercés à l’égard de ces tiers.

II.9.4 Responsabilité

Le bénéficiaire est seul responsable de l’application de la décision de financement et du respect des dispositions de ladite décision. Le bénéficiaire s’engage à prendre toutes les dispositions nécessaires pour que l’attributaire du marché renonce à faire valoir tous droits à l’égard du Parlement européen au titre de la décision de financement.

Article II.10

Cas de force majeure

Si le Parlement européen ou le bénéficiaire est confronté à un cas de force majeure, ils s’en avertissent réciproquement sans délai, par lettre recommandée avec accusé de réception ou équivalent en précisant la nature, la durée probable et les effets prévisibles de la situation en question.

Le Parlement européen et le bénéficiaire prennent toute mesure pour limiter les éventuels dommages qui résulteraient d’un cas de force majeure.

Ni le Parlement européen, ni le bénéficiaire ne sera considéré comme ayant manqué à l’une de ses obligations au titre de la décision de financement si un cas de force majeure l’empêche de s’y conformer.

Article II.11

Suspension du versement du financement

II.11.1 Motifs de suspension

Le Parlement européen a le pouvoir de suspendre le versement du financement, conformément aux règles applicables en vertu du règlement financier, dans les circonstances suivantes:

i) lorsqu’il soupçonne le bénéficiaire de ne pas avoir respecté les obligations liées à l’utilisation des contributions visée à l’article 204 duodecies du règlement financier, et ce jusqu’à la vérification de cette suspicion; ou

ii) lorsque le bénéficiaire fait l’objet de sanctions financières prévues à l’article 27, paragraphe 4, du règlement (UE, Euratom) no 1141/2014 jusqu’à ce que la sanction financière soit payée.

II.11.2 Procédure de suspension

Étape 1 — Avant de suspendre le versement, le Parlement européen notifie formellement au bénéficiaire son intention et les raisons qui la motivent et invite le bénéficiaire à formuler des observations dans un délai de 30 jours civils à compter de la réception de la notification.

Étape 2 — Si, après l’expiration de la période fixée pour formuler des observations, le Parlement européen décide de ne pas poursuivre la procédure de suspension, il informe le bénéficiaire de cette décision.

Si, après l’expiration de la période fixée pour formuler des observations, le Parlement européen décide de poursuivre la procédure de suspension, il en informe formellement le bénéficiaire au moyen d’une décision motivée, qui précise:

i) la date indicative d’achèvement des vérifications nécessaires dans les cas visés à l’article II.11.1, point i), et

ii) les voies de recours.

II.11.3 Effets de la suspension

La suspension du versement aura pour effet que le bénéficiaire ne pourra recevoir de versements de la part du Parlement européen jusqu’à ce que la vérification visée à l’article II.11.2, point i), dans le cadre de l’étape 2, soit achevée ou que le motif de la suspension cesse de s’appliquer. Ceci s’entend sans préjudice du droit du Parlement européen de mettre un terme au financement ou de retirer la décision de financement.

II.11.4 Reprise du versement

À partir du moment où le motif de la suspension du versement cesse de s’appliquer, tous les versements concernés sont repris et le Parlement européen en informe le bénéficiaire.

Article II.12

Retrait de la décision de financement par le Parlement européen

II.12.1 Motifs du retrait

Le Parlement européen a le pouvoir de retirer la décision de financement sur la base d’une décision de l’Autorité de radier le bénéficiaire du registre, sauf dans les cas prévus à l’article 30, paragraphe 2, troisième alinéa, du règlement (UE, Euratom) no 1141/2014.

II.12.2 Procédure de retrait

Étape 1 — Avant de retirer la décision de financement, le Parlement européen notifie formellement au bénéficiaire son intention et les raisons qui la motivent et invite le bénéficiaire à formuler des observations dans un délai de 30 jours civils à compter de la réception de la notification.

Étape 2 — Si, après l’expiration de la période fixée pour formuler des observations, le Parlement européen décide de ne pas retirer la décision de financement, il informe le bénéficiaire de cette décision.

Si, après l’expiration de la période fixée pour formuler des observations, le Parlement européen décide de retirer la décision de financement, il en informe formellement le bénéficiaire au moyen d’une décision motivée.

Tout montant indûment versé au bénéficiaire est recouvré en vertu des règles applicables du règlement financier.

II.12.3 Effets du retrait

La décision de retrait de la décision de financement s’applique rétroactivement à partir de la date de l’adoption de la décision de financement.

Article II.13

Résiliation de la décision de financement

II.13.1 Résiliation sur demande du bénéficiaire

Le bénéficiaire peut demander la résiliation de la décision de financement.

Le bénéficiaire notifie formellement la résiliation au Parlement européen en précisant:

a) les motifs de la résiliation; et

b) la date d’effet de la résiliation, laquelle n’est pas antérieure à la date à laquelle la notification formelle a été envoyée.

La résiliation prend effet à compter de la date précisée dans la décision de résiliation.

II.13.2 Résiliation par le Parlement européen

a) Motifs de résiliation

Le Parlement européen a le pouvoir de résilier la décision de financement dans les circonstances suivantes:

a) sur la base d’une décision de l’Autorité de radier le bénéficiaire du registre, sauf dans les cas prévus à l’article 30, paragraphe 2, troisième alinéa, du règlement (UE, Euratom) no 1141/2014;

b) si le bénéficiaire ne respecte plus les critères énoncés à l’article 18, paragraphe 2, du règlement (UE, Euratom) no 1141/2014;

c) si le Parlement européen établit que le bénéficiaire ne respecte pas les obligations liées à l’utilisation des contributions visée à l’article 204 duodecies du règlement financier;

d) si le bénéficiaire est déclaré en état de faillite ou fait l’objet d’une procédure de mise en liquidation ou de toute autre procédure analogue.

b) Procédure de résiliation

Étape 1 — Avant de résilier la décision de financement, le Parlement européen notifie formellement au bénéficiaire son intention et les raisons qui la motivent et invite le bénéficiaire à formuler des observations dans un délai de 30 jours civils à compter de la réception de la notification.

Étape 2 — Si, après l’expiration de la période fixée pour formuler des observations, le Parlement européen décide de ne pas résilier la décision de financement, il informe le bénéficiaire de cette décision.

Si, après l’expiration de la période fixée pour formuler des observations, le Parlement européen décide de résilier la décision de financement, il notifie formellement une décision motivée au bénéficiaire.

La résiliation prend effet le jour précisé dans la décision de résiliation.

II.13.3 Effets de la résiliation

La décision de résiliation de la décision de financement prend effet ex nunc. Les coûts effectivement encourus par le bénéficiaire à compter de la date à laquelle la décision de résiliation prend effet sont réputés non remboursables.

Article II.14

Cession

Le bénéficiaire ne peut céder aucun de ses droits à paiement auprès du Parlement européen à un tiers, sauf lorsque le Parlement européen l’y autorise à l’avance suite à une demande écrite motivée du bénéficiaire à cet effet.

En l’absence d’accord écrit du Parlement européen ou en cas de non-respect des conditions de cet accord, la cession n’a aucun effet juridique.

Une cession ne libère en aucun cas le bénéficiaire de ses obligations vis-à-vis du Parlement européen.

Article II.15

Intérêts de retard

Si le Parlement européen ne verse pas les sommes dues dans la limite des délais prévus, le bénéficiaire peut prétendre à des intérêts de retard au taux appliqué par la Banque centrale européenne à ses opérations principales de refinancement en euros (ci-après dénommé le «taux de référence»), majoré de trois points et demi de pourcentage. Le taux de référence est le taux en vigueur le premier jour du mois de l’expiration du délai de paiement, tel que publié au Journal officiel de l’Union européenne dans la série C.

Dans le cas où le Parlement européen suspend les paiements conformément à l’article II.11, ces actions peuvent ne pas être considérées comme des retards de paiement.

Les intérêts de retard portent sur la période écoulée entre le jour suivant la date limite de paiement et la date de paiement effectif, incluse.

Par dérogation au premier alinéa, lorsque les intérêts calculés sont inférieurs ou égaux à 200 EUR, le Parlement européen n’est tenu de les payer au bénéficiaire que si celui-ci en fait la demande dans les deux mois suivant la date de réception du paiement tardif.

Article II.16

Droit applicable

La présente décision de financement est régie par le droit applicable de l’Union, et notamment par le règlement (UE, Euratom) no 1141/2014, ainsi que par les règles applicables du règlement financier, qui s’appliquent sans réserve. Ces dispositions sont complétées, si nécessaire, par le droit national de l’État membre dans lequel le bénéficiaire a son siège.

Article II.17

Droit à être entendu

Dans les cas où, au titre de la présente décision de financement, le bénéficiaire est en droit de formuler des observations, le bénéficiaire se voit accorder un délai de 10 jours ouvrables pour présenter ses observations écrites, sauf disposition contraire explicite. Ce délai peut, sur demande motivée du bénéficiaire, être prorogé une fois de 10 jours ouvrables supplémentaires.

PARTIE B: DISPOSITIONS FINANCIÈRES

Article II.18

Dépenses remboursables

II.18.1 Conditions

Afin de pouvoir être considérés comme admissibles à un remboursement par l’Union, et conformément à l’article 204 duodecies du règlement financier, les coûts doivent répondre aux critères suivants:

a) être en relation directe avec l’objet de la décision de financement et être prévus dans le budget prévisionnel annexé à la décision de financement;

b) être nécessaires à l’application de la décision de financement;

c) être raisonnables, justifiés et répondre au principe de bonne gestion financière, notamment en ce qui concerne l’économie et l’efficience;

d) être générés pendant la période d’admissibilité telle que définie à l’article I.2, à l’exception des coûts liés aux rapports annuels et aux certificats relatifs aux états financiers et comptes sous-jacents;

e) être réellement encourus par le bénéficiaire;

f) être identifiables et vérifiables, inscrits dans la comptabilité du bénéficiaire et conformes aux normes comptables applicables;

g) satisfaire aux dispositions de la législation fiscale et sociale applicable

h) être conformes à l’article II.9.1, premier alinéa, et, de manière générale, à l’article II.9.1, deuxième alinéa.

Les procédures de comptabilité et de contrôle interne du bénéficiaire doivent permettre un rapprochement direct des coûts et recettes déclarés dans le rapport annuel avec les états financiers et les pièces justificatives correspondantes.

II.18.2 Exemples de dépenses remboursables

Sont notamment réputés remboursables les coûts de fonctionnement suivants, pour autant qu’ils répondent aux critères définis à l’article II.18.1, sans préjudice de l’article 204 duodecies du règlement financier:

a) les frais administratifs et les frais liés à l’assistance technique, aux réunions, à la recherche, aux manifestations transfrontalières, aux études, à l’information et aux publications;

b) les dépenses de personnel, correspondant aux salaires réels, aux charges sociales et aux autres coûts légaux rentrant dans la rémunération, pour autant qu’ils n’excèdent pas les taux moyens correspondant à la politique habituelle du bénéficiaire en matière de rémunération;

c) les frais de voyage et de séjour du personnel, pour autant qu’ils correspondent aux pratiques habituelles du bénéficiaire en matière de frais de déplacement;

d) les coûts d’amortissement d’équipements ou d’autres actifs (neufs ou de seconde main) tels qu’inscrits dans les états comptables du bénéficiaire, à condition que les actifs en question: i) soient sortis de l’inventaire conformément aux normes comptables internationales et à la pratique comptable habituelle du bénéficiaire et ii) aient été achetés conformément à l’article II.9.1, premier alinéa et, de manière générale, à l’article II.9.1, deuxième alinéa, si l’achat a eu lieu pendant la période d’admissibilité;

e) les coûts de matériels consommables et de fournitures et les coûts découlant d’autres contrats, à condition: i) qu’ils aient été achetés conformément à l’article II.9.1, premier alinéa, et, de manière générale, à l’article II.9.1, deuxième alinéa; ii) et qu’ils soient en relation directe avec l’objet de la décision de financement;

f) les coûts découlant directement d’exigences posées par la décision de financement, y compris, le cas échéant, les frais de services financiers (notamment le coût des garanties financières), à condition que les services en question aient été acquis conformément à l’article II.9.1, premier alinéa, et, de manière générale, à l’article II.9.1, deuxième alinéa;

g) le soutien financier aux entités associées suivantes du bénéficiaire: [insérer le nom des entités associées, telles que les organisations de jeunesse et les organisations féminines, communiquées avec la demande de financement], à la condition que le soutien financier accordé à chaque entité n’excède pas 100 000 EUR, qu’il soit utilisé par chaque entité associée pour des dépenses remboursables, qu’un montant forfaitaire payé à l’entité associée n’excède pas le quart du soutien financier total à ladite entité et que le bénéficiaire garantisse la possibilité d’un recouvrement de ce soutien financier.

Article II.19

Dépenses non remboursables

Sans préjudice de l’article II.18.1 de la présente décision et de l’article 204 duodecies du règlement financier, les coûts suivants ne sont pas réputés remboursables:

a) les revenus du capital et les dividendes versés par le bénéficiaire;

b) les créances et la charge de la dette;

c) les provisions pour pertes ou créances;

d) les intérêts débiteurs;

e) les créances douteuses;

f) les pertes de change;

g) les frais de virement prélevés par la banque du bénéficiaire sur les virements effectués par le Parlement européen;

h) les coûts déclarés par le bénéficiaire au titre d’une autre action qui bénéficie d’une subvention financée sur le budget de l’Union;

i) les apports en nature;

j) les dépenses démesurées ou inconsidérées;

k) la TVA déductible;

l) les financements versés à certains tiers, interdits en vertu de l’article 22 du règlement (UE, Euratom) no 1141/2014 et de l’article 204 ter, paragraphe 3, du règlement financier;

Article II.20

Apports en nature

Le Parlement européen autorise le bénéficiaire à recevoir des apports en nature pendant l’application de la décision de financement, à condition que la valeur de ces apports ne dépasse pas:

a) les coûts réellement supportés et dûment justifiés par les documents comptables des tiers qui ont effectué ces apports au bénéficiaire à titre gratuit mais en assument le coût correspondant;

b) en l’absence de tels documents, les coûts correspondant à ceux généralement acceptés sur le marché considéré;

c) leur valeur acceptée dans le budget prévisionnel;

d) 50 % des ressources propres acceptées dans le budget prévisionnel.

Les apports en nature:

a) sont présentés séparément dans le budget prévisionnel, pour mettre en évidence le total des ressources;

b) sont conformes à l’article 20 du règlement (UE, Euratom) no 1141/2014 ainsi qu’aux règles nationales en matière de fiscalité et de sécurité sociale;

c) ne peuvent être acceptés qu’à titre provisoire, sous réserve d’une certification par l’auditeur externe et de l’acceptation, dans la décision, du montant final du financement;

d) ne prennent pas la forme de biens immobiliers.

Article II.21

Virements budgétaires

Le bénéficiaire est autorisé à ajuster le budget prévisionnel établi à l’annexe en procédant à des virements entre les différentes rubriques budgétaires. Ces ajustements ne nécessitent pas de modifier la décision de financement. Ces virements sont justifiés dans le rapport annuel.

Article II.22

Obligations en matière de rapports

II.22.1 Rapport annuel

De préférence pour le 15 mai, et au plus tard le 30 juin suivant la fin de l’exercice budgétaire N, le bénéficiaire présente un rapport annuel, qui se compose des éléments suivants:

a) les états financiers annuels et les notes d’accompagnement, qui couvrent les recettes et les coûts du bénéficiaire, l’actif et le passif de début et de fin d’exercice, conformément au droit applicable dans l’État membre dans lequel le bénéficiaire a son siège;

b) les états financiers annuels élaborés conformément aux normes comptables internationales définies à l’article 2 du règlement (CE) no 1606/2002 du Parlement européen et du Conseil (7);

c) la liste des donateurs et contributeurs et de leurs dons ou contributions, notifiée conformément à l’article 20 du règlement (UE, Euratom) no 1141/2014;

d) le rapport d’activités;

e) les états financiers fondés sur la structure du budget prévisionnel;

f) des informations comptables détaillées sur les recettes, les dépenses, l’actif et le passif;

g) le rapprochement des états financiers visés au point e) avec les informations comptables détaillées visées au point f);

h) la liste des fournisseurs qui, au cours de l’exercice concerné, ont facturé plus de 10 000 EUR au bénéficiaire, avec mention, pour chaque fournisseur concerné, du nom, de l’adresse, et des biens ou services fournis.

Les informations figurant dans le rapport annuel doivent être suffisantes pour établir le montant final du financement.

II.22.2 Rapport d’audit externe

Le Parlement européen reçoit directement de la part des organes ou experts externes indépendants, mandatés conformément à l’article 23, paragraphe 3, du règlement (UE, Euratom) no 1141/2014, le rapport d’audit externe visé à l’article 23, paragraphe 1, dudit règlement.

L’objectif de l’audit externe est de certifier la fiabilité des états financiers et la légalité et la régularité des dépenses y figurant, et en particulier si:

a) les états financiers ont été élaborés dans le respect du droit national applicable au bénéficiaire, ne comportent pas d’anomalies significatives et donnent une image fidèle et sincère de la situation financière et des résultats d’exploitation;

b) les états financiers ont été élaborés conformément aux normes comptables internationales définies à l’article 2 du règlement (CE) no 1606/2002;

c) les coûts déclarés sont réels;

d) l’état des recettes est exhaustif;

e) les documents financiers soumis par le bénéficiaire au Parlement sont conformes aux dispositions financières de la décision de financement;

f) les obligations découlant du règlement (UE, Euratom) no 1141/2014, et notamment de son article 20, ont été respectées;

g) les obligations découlant de la décision de financement, et notamment de l’article II.9 et de l’article II.18, ont été respectées;

h) les apports en nature ont effectivement été fournis au bénéficiaire et ont été évalués conformément aux règles applicables;

i) toute partie inutilisée du financement de l’Union a été reportée sur l’exercice suivant;

j) la partie inutilisée du financement de l’Union a été utilisée conformément à l’article 204 duodecies, paragraphe 2, du règlement financier;

k) tout excédent des ressources propres a été transféré vers la réserve.

Article II.23

Décision sur le rapport annuel

Au plus tard le 30 septembre de l’année suivant l’exercice N, le Parlement européen approuve ou rejette le rapport annuel, comme indiqué à l’article II.22.1.

En l’absence de réaction écrite du Parlement européen dans un délai de six mois après la réception du rapport annuel, celui-ci est réputé approuvé.

L’approbation du rapport annuel est sans préjudice de l’établissement du montant du financement final en vertu de l’article II.24 sur la base duquel le Parlement européen prend une décision finale sur l’admissibilité des coûts.

Le Parlement européen peut demander des informations complémentaires au bénéficiaire afin d’être en mesure de prendre une décision sur le rapport annuel. Le cas échéant, le délai pour statuer sur le rapport annuel est prolongé jusqu’à l’obtention et à l’évaluation des informations demandées par le Parlement européen.

Si le rapport annuel présente des défaillances importantes, le Parlement européen peut le rejeter sans avoir demandé d’informations complémentaires au bénéficiaire et lui demander de lui présenter un nouveau rapport dans un délai de 15 jours ouvrables.

Les demandes d’informations complémentaires ou d’un nouveau rapport sont notifiées au bénéficiaire par écrit.

En cas de rejet du rapport initial et de demande d’un nouveau rapport, ce dernier est soumis à la procédure d’approbation décrite dans le présent article.

Article II.24

Décision sur le montant final du financement

II.24.1 Impact du rapport annuel

La décision du Parlement européen établissant le montant du financement final est basée sur le rapport annuel approuvé conformément à l’article II.23. En cas de rejet définitif du rapport annuel par le Parlement européen ou d’incapacité du bénéficiaire à présenter un rapport annuel dans les délais applicables, aucun coût remboursable ne peut être établi par la décision sur le montant du financement final.

II.24.2 Seuil

Le montant final du financement ne dépasse pas le montant fixé à l’article I.4. Il n’est ni supérieur à 85 % des dépenses remboursables indiquées dans le budget prévisionnel ni à 85 % des dépenses remboursables réellement encourues.

II.24.3 Report de financements non utilisés

Toute partie de la contribution non dépensée au cours de l’exercice N pour lequel elle a été octroyée est reportée à l’exercice N+1 et employée pour couvrir toute dépense remboursable exposée au 31 décembre de l’exercice N+1. Les montants résiduels provenant des contributions de l’exercice précédent ne peuvent pas être utilisés pour financer la part que les partis politiques européens doivent couvrir avec leurs propres ressources.

Le bénéficiaire utilise d’abord la partie de la contribution qui n’a pas été employée au cours de l’exercice pour lequel celle-ci a été octroyée, et ensuite seulement toute contribution octroyée ultérieurement.

II.24.4 Décision sur le montant du financement final

Le Parlement européen contrôle chaque année la conformité des dépenses avec les dispositions du règlement (UE, Euratom) no 1141/2014, du règlement financier et de la décision de financement. Il prend chaque année une décision sur le montant final du financement, laquelle est dûment notifiée au bénéficiaire.

Si le montant du financement défini à l’article I.4 est dépensé dans son intégralité au cours de l’exercice N, le montant final du financement est établi après la clôture de cet exercice au cours de l’exercice N+1.

En cas de report de financements non utilisés à l’exercice N+1 conformément à l’article II.24.3, le montant final du financement pour l’exercice N est établi comme suit:

Étape 1 : Au cours de l’exercice N+1, le Parlement européen statue sur les coûts remboursables de l’exercice N et la première partie du montant final du financement pour l’exercice N correspondant à ces coûts. Il établit en outre le montant de la partie inutilisée du financement octroyé pour l’exercice N à reporter à l’exercice N+1.

Étape 2 : Au cours de l’exercice N+2, le Parlement européen statue sur les coûts remboursables de l’exercice N+1 et détermine ceux de ces coûts qui seront couverts par la partie non utilisée du financement reporté à l’exercice N+1 (seconde partie du montant final du financement).

Le montant final du financement pour l’exercice N correspond à la somme des montants établis à l’étape 1 et à l’étape 2.

L’apurement des préfinancements a lieu au moment de l’établissement du montant final du financement. En cas de report, il est procédé à un apurement partiel des préfinancements à chacune des étapes susmentionnées.

II.24.5 Recouvrement du financement non dépensé

Toute part restante de la contribution octroyée pour l’exercice N qui n’est pas dépensée avant la fin de l’année N+1 est mise en recouvrement conformément au chapitre 5 du titre IV de la première partie du règlement financier.

II.24.6 Solde du financement

Si les préfinancements versés dépassent le montant du financement final, le Parlement européen procède au recouvrement des préfinancements indûment versés.

Si le montant du financement final dépasse les préfinancements versés, le Parlement européen liquide le solde.

II.24.7 Excédent de ressources propres

a) Constitution d’une réserve spéciale

Le bénéficiaire peut constituer une réserve spéciale à partir de l’excédent de ressources propres.

L’excédent de ressources propres à transférer sur le compte de réserve spécial correspond au montant des ressources propres au-delà de la somme des ressources propres nécessaires pour couvrir 15 % des coûts remboursables réellement encourus au cours de l’exercice N. Le bénéficiaire doit avoir couvert auparavant les coûts non remboursables de l’exercice N en utilisant uniquement ses ressources propres.

La réserve est utilisée à la seule fin de cofinancer des coûts remboursables et des coûts non remboursables qui doivent être couverts par des ressources propres dans le cadre de la mise en œuvre de toute décision de financement future.

b) Profits

Le profit s’entend comme un excédent des revenus par rapport aux dépenses.

Les revenus incluent le financement provenant du budget de l’Union et les ressources propres du bénéficiaire.

Les contributions à l’organisation de manifestations communes fournies par des tiers ne sont pas considérées comme faisant partie des ressources propres du bénéficiaire. En outre, le bénéficiaire ne reçoit pas, ni directement ni indirectement, d’autres financements du budget de l’Union. En particulier, les donations provenant des budgets des groupes politiques du Parlement européen sont interdites.

L’excédent affecté à la réserve spéciale n’est pas pris en compte pour le calcul des profits.

c) Recouvrement

Le financement ne saurait procurer de profits au bénéficiaire. Le Parlement européen est autorisé à recouvrer le pourcentage des profits correspondant à la contribution de l’Union aux coûts remboursables.

Article II.25

Intérêts sur les préfinancements

Le bénéficiaire notifie au Parlement européen le montant des intérêts ou avantages équivalents éventuellement générés par les préfinancements qu’il a reçus du Parlement européen.

Le Parlement européen déduit les intérêts générés par les préfinancements lors du calcul du montant du financement final. Les intérêts ne sont pas inclus dans les ressources propres.

Article II.26

Recouvrement

Lorsque des montants ont été indûment versés au bénéficiaire ou lorsqu’une procédure de recouvrement est justifiée selon les modalités et conditions de la décision de financement, du règlement (UE, Euratom) no 1141/2014 ou du règlement financier, le bénéficiaire verse au Parlement européen, dans les conditions et à la date d’échéance fixées par celui-ci, les montants concernés.

II.26.1 Intérêts de retard

En cas d’absence de paiement par le bénéficiaire à la date d’échéance fixée par le Parlement européen, celui-ci majore les sommes dues d’intérêts de retard au taux défini à l’article II.15. Les intérêts de retard portent sur la période écoulée entre l’expiration de l’échéance fixée pour le paiement et la date de réception par le Parlement européen du paiement intégral des sommes dues, incluse.

Tout paiement partiel est imputé d’abord sur les frais et intérêts de retard et seulement ensuite sur le principal.

II.26.2 Compensation

En l’absence de paiement à la date d’échéance, le recouvrement des sommes dues au Parlement européen peut être effectué par compensation avec des sommes dues au bénéficiaire à quelque titre que ce soit conformément à l’article 80 du règlement financier et de ses règles d’application. Dans des circonstances exceptionnelles et lorsque cela est nécessaire pour protéger les intérêts financiers de l’Union, le Parlement européen peut recouvrer par compensation avant la date prévue pour le paiement. L’accord préalable du bénéficiaire n’est pas requis.

II.26.3 Frais bancaires

Les frais bancaires occasionnés par le recouvrement des sommes dues au Parlement européen sont à la charge exclusive du bénéficiaire.

Article II.27

Garantie financiere

Si le Parlement européen demande une garantie financière conformément à l’article 204 undecies du règlement financier, les conditions suivantes doivent être remplies:

a) la garantie financière est fournie par une banque ou un établissement financier agréé ou, à la demande du bénéficiaire et avec l’accord du Parlement européen, par un tiers;

b) le garant doit intervenir en qualité de garant à première demande et n’exige pas que le Parlement poursuive d’abord le débiteur principal (le bénéficiaire concerné); et

c) la garantie financière reste explicitement en vigueur jusqu’à l’apurement des préfinancements par déduction des paiements intermédiaires ou du paiement du solde par le Parlement européen. Si la liquidation du solde prend la forme d’un recouvrement, la garantie financière doit rester en vigueur jusqu’à ce que la dette soit considérée comme entièrement apurée; le Parlement européen doit alors libérer la garantie dans le mois qui suit.

Article II.28

Contrôle

II.28.1 Dispositions générales

Le Parlement européen et l’Autorité pour les partis politiques européens et les fondations politiques européennes peuvent à tout moment, dans le cadre de leurs compétences et conformément au chapitre V du règlement (UE, Euratom) no 1141/2014 ainsi qu’à l’article 204 quindecies, paragraphe 1, du règlement financier, exercer leurs pouvoirs de contrôle respectifs afin de vérifier si le bénéficiaire respecte pleinement les obligations établies dans la décision de financement, le règlement (UE, Euratom) no 1141/2014 et le règlement financier.

Le bénéficiaire coopère de façon appropriée avec les autorités compétentes et leur fournit toute l’aide nécessaire pour mener ce contrôle.

Le Parlement européen et l’Autorité pour les partis politiques européens et les fondations politiques européennes peuvent déléguer ce contrôle à des organismes externes dûment habilités à agir pour leur compte (ci-après dénommés les «organismes habilités»).

II.28.2 Devoir de conservation des documents

Le bénéficiaire conserve l’ensemble des documents originaux, notamment les registres comptables et fiscaux, sur tout support approprié, y compris sur support numérique lorsque celui-ci est autorisé par la législation nationale et dans les conditions prévues par celle-ci, pendant une période de cinq ans à compter de la date de remise du rapport annuel.

La période de cinq ans énoncée au premier alinéa n’est pas applicable en cas d’audits, de recours, de litiges ou de réclamations en cours concernant le financement. Dans de tels cas, le bénéficiaire conserve les documents jusqu’à ce que ces audits, recours, litiges ou réclamations aient été tranchés.

II.28.3 Obligation de fournir des documents et/ou des informations

Le bénéficiaire fournit tout document et/ou toute information, y compris des informations sur support électronique, demandé par le Parlement européen, l’Autorité pour les partis politiques européens et les fondations politiques européennes ou tout autre organisme (ci-après dénommée l’«autorité compétente»).

Les documents et/ou informations fournis par le bénéficiaire sont traités conformément à l’article II.6.

II.28.4 Inspections sur place

L’autorité compétente peut mener des inspections dans les locaux du bénéficiaire. Pour cela, elle peut demander par écrit au bénéficiaire de prendre les dispositions nécessaires pour de telles visites dans un délai approprié qu’elle a fixé.

Au cours d’une inspection sur place, le bénéficiaire autorise l’autorité compétente à accéder aux sites et locaux où l’opération est ou a été menée, ainsi qu’à toutes les informations nécessaires, y compris sous format électronique.

Le bénéficiaire veille à la disponibilité immédiate des informations au moment de l’inspection sur place et à leur transmission sous une forme appropriée.

II.28.5 Procédure d’audit contradictoire

Un rapport d’audit provisoire est établi par le Parlement européen sur la base des constatations effectuées lors de la procédure de contrôle et envoyé au bénéficiaire. Le bénéficiaire peut transmettre des observations dans un délai de 30 jours civils à compter de la date de réception du rapport d’audit provisoire.

Le Parlement européen expose ses constatations d’audit finales dans un rapport d’audit final basé sur les constatations du rapport d’audit provisoire et les observations éventuelles du bénéficiaire. Le rapport d’audit final est transmis au bénéficiaire dans un délai de 60 jours civils à compter de l’expiration du délai fixé pour la formulation des observations au rapport d’audit provisoire.

II.28.6 Effets des constatations de l’audit

Sans préjudice du droit du Parlement de prendre les mesures visées aux articles II.11 à II.13, les constatations d’audit finales sont dûment prises en compte par le Parlement européen lors de l’établissement du montant du financement final.

Les éventuels cas de fraude ou les violations graves des règles applicables révélées par les constatations d’audit finales sont signalées aux autorités compétentes nationales ou de l’Union afin qu’elles y donnent suite.

Le Parlement européen peut adapter la décision sur le montant du financement final avec effet rétroactif sur la base des constatations d’audit finales.

II.28.7 Droits de contrôle de l’OLAF

L’Office européen de lutte anti-fraude (OLAF) exerce son droit de contrôle sur le bénéficiaire conformément aux règles applicables, et notamment au règlement (Euratom, CE) no 2185/96 du Conseil (8), au règlement (UE, Euratom) no 883/2013 du Parlement européen et du Conseil (9), à l’article 204 quindecies, paragraphe 1, du règlement financier, à l’article 24, paragraphe 4, et à l’article 25, paragraphe 7, du règlement (UE, Euratom) no 1141/2014.

Le bénéficiaire coopère de façon appropriée avec l’OLAF et lui fournit toute l’aide nécessaire pour mener ce contrôle.

Le Parlement européen peut adapter à tout moment, avec effet rétroactif, la décision sur le montant du financement final sur la base des constatations reçues de l’OLAF conformément à l’article 25, paragraphe 7, du règlement (UE, Euratom) no 1141/2014. Avant que le Parlement européen ne décide d’adapter, avec effet rétroactif, la décision sur le montant du financement final, le bénéficiaire est dûment informé des constatations en question et de l’intention du Parlement d’adapter la décision sur le montant du financement final et a la possibilité de transmettre ses observations.

II.28.8 Droits de contrôle de la Cour des comptes européenne

La Cour des comptes européenne exerce son droit de contrôle conformément aux règles applicables, et notamment l’article 204 quindecies, paragraphe 1, du règlement financier et l’article 25, paragraphe 6, du règlement (UE, Euratom) no 1141/2014. Les articles II.28.3 et II.28.4 s’appliquent.

Le bénéficiaire coopère de façon appropriée avec la Cour des comptes et lui fournit toute l’aide nécessaire pour mener ce contrôle.

II.28.9 Non-respect des obligations décrites aux articles II.28.1 à II.28.4

Si le bénéficiaire ne se conforme pas aux obligations prévues aux articles II.28.1 à II.28.4, le Parlement européen peut considérer comme non remboursable tout coût insuffisamment étayé par le bénéficiaire.