CODE DE CONDUITE CONCERNANT L'ACCÈS DU PUBLIC AUX DOCUMENTS DU CONSEIL ET DE LA COMMISSION

(93/730/CE)

LE CONSEIL ET LA COMMISSION,

VU la déclaration relative au droit d'accès à l'information annexée à l'acte final du traité sur l'Union européenne, soulignant que la transparence du processus décisionnel renforce le caractère démocratique des institutions, ainsi que la confiance du public envers l'administration,

VU les conclusions par lesquelles les Conseils européens de Birmingham et d'Édimbourg sont convenus d'un certain nombre de principes en vue de promouvoir une Communauté plus proche de ses citoyens,

VU les conclusions du Conseil européen de Copenhague, réaffirmant le principe d'un accès aussi large que possible des citoyens à l'information et invitant le Conseil et la Commission à adopter rapidement les mesures nécessaires pour traduire ce principe dans la réalité,

ESTIMANT souhaitable de convenir d'un commun accord des principes qui régiront l'accès aux documents de la Commission et du Conseil, étant entendu qu'il incombera à chacune des deux institutions de mettre en oeuvre ces principes par des dispositions réglementaires spécifiques,

CONSIDÉRANT que lesdits principes ne portent pas préjudice aux dispositions applicables à l'accès aux dossiers concernant directement des personnes y ayant un intérêt spécifique,

CONSIDÉRANT que ces principes devront être mis en oeuvre dans le plein respect des dispositions relatives aux informations classifiées,

CONSIDÉRANT que le présent code de conduite constitue un élément venant s'ajouter à leur politique d'information et de communication,

CONVIENNENT DE CE QUI SUIT:

Principe général

Le public aura le plus large accès possible aux documents détenus par la Commission et le Conseil.

On entend par «document» tout écrit, quel que soit son support, contenant des données existantes, détenu par le Conseil ou la Commission.

Traitement des demandes initiales

La demande d'accès à un document devra être écrite et formulée de façon suffisamment précise; elle devra contenir notamment les éléments permettant d'identifier le ou les documents visés.

Le cas échéant, l'institution concernée invitera le demandeur à préciser davantage sa demande.

Lorsque le document détenu par une institution aura pour auteur une personne physique ou morale, un État membre, une autre institution ou organe communautaire ou tout autre organisme national ou international, la demande devra être adressée directement à l'auteur du document.

L'institution concernée, en consultation avec les demandeurs, trouvera une solution équitable afin de donner suite aux demandes répétitives et/ou qui portent sur des documents volumineux.

L'accès aux documents s'exercera, soit par une consultation sur place, soit par la délivrance d'une copie aux frais du demandeur, sans que la redevance n'excède un montant raisonnable.

L'institution concernée pourra prévoir que la personne à laquelle un document sera communiqué ne pourra pas reproduire ou diffuser ledit document à des fins commerciales par vente directe sans son autorisation préalable.

Les services compétents de l'institution concernée informeront par écrit le demandeur, dans le délai d'un mois, soit de la suite positive réservée à sa demande, soit de leur intention de proposer à l'institution de lui donner une réponse négative.

Traitement des demandes confirmatives

Dans le cas où les services compétents de l'institution concernée ont l'intention de proposer à cette institution de donner une réponse négative à la demande de l'intéressé, ils informent celui-ci de leur intention, en lui indiquant qu'il dispose d'un délai d'un mois pour formuler une demande confirmative à l'institution tendant à réviser cette position, faute de quoi il sera considéré comme ayant renoncé à sa demande initiale.

Si une telle demande confirmative est présentée et en cas de décision de l'institution concernée de refuser la communication du document, cette décision, qui doit intervenir dans le mois suivant l'introduction de la demande confirmative, est communiquée dans les meilleurs délais et par écrit au demandeur, elle doit être dûment motivée et indiquer les voies de recours possibles, à savoir les recours juridictionnel et la plainte auprès du médiateur, dans les conditions prévues respectivement aux articles 173 et 138 E du traité instituant la Communauté européenne.

Régime des exceptions

Les institutions refusent l'accès à tout document dont la divulgation pourrait porter atteinte à:

- la protection de l'intérêt public (sécurité publique, relations internationales, stabilité monétaire, procédures juridictionnelles, activités d'inspection et d'enquête),

- la protection de l'individu et de la vie privée,

- la protection du secret en matière commerciale et industrielle,

- la protection des intérêts financiers de la Communauté,

- la protection de la confidentialité demandée par la personne physique ou morale qui a fourni l'information ou requise par la législation de l'État membre qui a fourni l'information.

Elles peuvent aussi le refuser pour assurer la protection de l'intérêt de l'institution relatif au secret de ses délibérations.

Mise en oeuvre

La Commission et le Conseil prendront, chacun pour ce qui le concerne, les mesures nécessaires à la mise en oeuvre des présents principes avant le 1er janvier 1994.

Réexamen

Le Conseil et la Commission conviennent que le présent code de conduite fera l'objet d'un réexamen après deux ans d'expérience, sur la base de rapports préparés par les secrétaires généraux du Conseil et de la Commission.