DÉCISION 2009/747/PESC DU CONSEIL

du 14 septembre 2009

concernant le règlement du personnel du Centre satellitaire de l’Union européenne

LE CONSEIL DE L’UNION EUROPÉENNE,

vu l’action commune 2001/555/PESC du Conseil du 20 juillet 2001 relative à la création d’un centre satellitaire de l’Union européenne (1), modifiée par l’action commune 2006/998/PESC du Conseil du 21 décembre 2006 (2), et notamment son article 9, paragraphe 3,

vu la recommandation du directeur du Centre satellitaire de l’Union européenne,

considérant ce qui suit:

Le Centre satellitaire est une agence de l’Union européenne, affiliée aux organisations coordonnées. Le règlement du personnel du Centre satellitaire de l’Union européenne devrait être adapté au développement du centre et il est donc nécessaire de réexaminer, notamment, les dispositions concernant le régime contractuel applicable au personnel affecté à des tâches à caractère permanent, la possibilité de créer des postes temporaires, l’égalité de traitement, ainsi que les dispositions en matière de congés et de flexibilité du temps de travail, et celles relatives aux mesures disciplinaires.

Il convient, dès lors, de modifier et de remplacer le règlement du personnel du Centre satellitaire de l’Union européenne, adopté par le Conseil le 21 décembre 2001 (3) , et modifié par le directeur après avis conforme du conseil d’administration le 15 juin 2005 (4) ,

DÉCIDE:

Article premier

Le règlement du personnel du Centre satellitaire de l’Union européenne, tel qu’il a été adopté par le Conseil le 21 décembre 2001, et modifié par le directeur en ce qui concerne le titre II, chapitre III, article 14, paragraphe 2, et le titre II, chapitre IX, après avis conforme du conseil d’administration, le 15 juin 2005, est remplacé par le règlement du personnel ci-joint.

Article 2

La présente décision prend effet le premier jour du mois suivant celui de son adoption. Elle est publiée au Journal officiel de l’Union européenne.

(1) JO L 200 du 25.7.2001, p. 5.

(2) JO L 405 du 30.12.2006, p. 60. JO L 29 du 3.2.2007, p. 23. JO L 140 du 1.6.2007, p. 58.

(3) JO L 39 du 9.2.2002, p. 44.

(4) JO L 235 du 12.9.2005, p. 28.

RÈGLEMENT DU PERSONNEL DU CENTRE SATELLITAIRE DE L’UNION EUROPÉENNE

TABLE DES MATIÈRES

TITRE I – DISPOSITIONS GÉNÉRALES

TITRE II – STATUT APPLICABLE AUX AGENTS

CHAPITRE I Généralités

CHAPITRE II Recrutement et durée du contrat

CHAPITRE III Traitement et indemnités

CHAPITRE IV Frais de déplacement

CHAPITRE V Fonctionnement interne

CHAPITRE VI Évaluation et avancement

CHAPITRE VII Procédure disciplinaire

CHAPITRE VIII Recours et commission de recours

CHAPITRE IX Régimes des pensions

CHAPITRE X Détachement des agents du Centre

TITRE III – DISPOSITIONS APPLICABLES AUX AGENTS LOCAUX

TITRE IV – REPRÉSENTATION DES MEMBRES DU PERSONNEL

TITRE V – DISPOSITIONS TRANSITOIRES

ANNEXE I Indemnités de perte d’emploi

ANNEXE II Indemnité d’expatriation

ANNEXE III Notions d’enfants et de personnes à charge

ANNEXE IV Personnes à charge handicapées

ANNEXE V Indemnité de logement

ANNEXE VI Frais de voyage et de déménagement

SECTION I Frais de voyage des agents et de leur famille entre leur lieu de résidence et le lieu de travail

SECTION II Frais de déménagement

ANNEXE VII Frais de mission

SECTION I Moyens de transport

SECTION II Indemnité journalière des agents en mission

ANNEXE VIII Congé de maladie, congé de maternité et de paternité, congé parental et autres congés spéciaux

ANNEXE IX Procédures disciplinaires

SECTION 1 Dispositions générales

SECTION 2 Conseil de discipline

SECTION 3 Sanctions disciplinaires

SECTION 4 Procédure disciplinaire sans consultation du conseil de discipline

SECTION 5 Procédure disciplinaire devant le conseil de discipline

SECTION 6 Suspension

SECTION 7 Poursuites pénales parallèles

SECTION 8 Dispositions finales

ANNEXE X Commission de recours

TITRE I

DISPPOSITIONS GÉNÉRALES

Article premier

Dispositions générales

1. Le présent règlement du personnel s’applique au personnel recruté sous contrat par le Centre satellitaire de l’Union européenne (ci-après dénommés respectivement «membres du personnel» et «Centre»), sauf décision contraire du conseil d’administration en ce qui concerne le personnel hors grade.

2. Les termes «membre du personnel» désignent les personnes physiques suivantes:

a) les agents titulaires d’un contrat avec le Centre et occupant un poste budgétaire figurant au tableau du personnel annexé chaque année au budget du Centre;

b) les agents locaux titulaires d’un contrat avec le Centre dans le cadre de la législation nationale locale.

3. Toute référence, dans le présent règlement du personnel, à une personne de sexe masculin s’entend également comme faite à une personne de sexe féminin, et vice versa, à moins que le contexte n’indique clairement le contraire.

4. Le tableau des effectifs annexé au budget du Centre indique le nombre de postes dans chaque catégorie et dans chaque grade.

Le tableau des effectifs établit une distinction entre postes permanents et postes temporaires. Les postes permanents sont les postes liés aux tâches essentielles du Centre ainsi qu’aux tâches à caractère permanent. Les postes temporaires sont les postes liés à des projets et activités d’une durée limitée.

5. Le directeur du Centre est fondé à apporter au présent règlement du personnel les amendements techniques qui ne constituent pas une modification des principes fondamentaux fixés dans le présent règlement du personnel, après avis conforme du conseil d’administration.

Article 2

Dispositions communes applicables à l’ensemble des membres du personnel

1. Autorité

Les membres du personnel sont soumis à l’autorité du directeur et sont responsables envers lui de l’exécution de leurs fonctions. Ils s’engagent à exercer ces dernières avec le maximum de ponctualité et de conscience professionnelle.

2. Déclaration

Lorsqu’il accepte son engagement au Centre satellitaire de l’Union européenne, tout membre du personnel doit signer la déclaration suivante:

«Je prends l’engagement solennel d’exercer en toute loyauté, discrétion et conscience les fonctions qui m’ont été confiées en qualité de membre du personnel du Centre satellitaire de l’Union européenne et de m’acquitter de ces fonctions en ayant exclusivement en vue les intérêts du Centre, de ne solliciter ni recevoir de directives concernant l’exercice de mes attributions d’aucun gouvernement, ni d’aucune autorité extérieure au Centre.»

3. Conduite

Les membres du personnel doivent, en toutes circonstances, conformer leur conduite à leur qualité de représentants du Centre satellitaire de l’Union européenne. Ils doivent s’abstenir de tout acte ou de toute activité qui puisse en quoi que ce soit porter atteinte à la dignité de leurs fonctions ou au bon renom du Centre.

4. Responsabilité

Un membre du personnel peut être tenu de réparer, en totalité ou en partie, le préjudice subi par le Centre en raison de fautes personnelles graves qu’il aurait commises dans l’exercice ou à l’occasion de l’exercice de ses fonctions.

Le directeur rend à cet égard une décision motivée, en se conformant à la procédure prévue à l’annexe IX.

La commission des recours a une compétence de pleine juridiction pour statuer sur les litiges nés de la présente disposition.

5. Sécurité

Dès leur entrée en fonction, les membres du personnel doivent prendre connaissance des règlements de sécurité du Centre. Ils signent une déclaration spécifique et engagent leur responsabilité disciplinaire et financière en cas d’inobservation de ces règlements.

a) Tout membre du personnel peut faire l’objet d’une demande d’habilitation à la connaissance de documents classifiés, en raison des fonctions qui lui sont dévolues. Cette demande est adressée aux autorités compétentes par le Centre. Dans l’attente de l’habilitation officielle, le directeur peut, dans des cas exceptionnels et en cas d’urgence, accorder un accès provisoire aux informations classifiées.

b) Les membres du personnel informent directement l’officier de sécurité du Centre de tout incident relatif à la perte présumée ou à la divulgation d’un document classifié.

6. Assistance et indemnisation

Le Centre procure assistance aux membres du personnel qui, en raison de leur qualité ou de leurs fonctions actuelles au Centre et sans qu’il y ait faute de leur part, subissent des menaces, injures, diffamations ou préjudices. Une indemnisation des dommages matériels subis peut être versée aux conditions suivantes:

a) le membre du personnel n’a pas lui-même provoqué délibérément ou par négligence les dommages en cause;

b) il n’a pas obtenu de réparation des dommages;

c) il subroge le Centre dans ses droits envers les tiers, notamment les compagnies d’assurances.

Toute décision à ce sujet, susceptible d’engager l’action ou les finances du Centre, appartient au directeur, qui dispose d’un pouvoir d’appréciation discrétionnaire quant aux circonstances de la situation, à la forme d’assistance à fournir et, le cas échéant, au montant de l’indemnisation à accorder.

7. Droits de propriété

Tous droits, y compris les droits de titre, copyright et brevet afférents à tout travail accompli par un membre du personnel dans l’exercice de ses fonctions officielles sont dévolus au Centre.

8. Activités extérieures

a) Un membre du personnel ne peut accepter d’un gouvernement ni d’aucune source extérieure au Centre, sans autorisation du directeur, une distinction honorifique, une décoration, une faveur, un don, une rémunération, de quelque nature qu’ils soient, sauf pour services rendus soit avant sa nomination, soit au cours d’un congé spécial pour service militaire ou national, et au titre de ce service.

b) Les membres du personnel s’abstiennent de toute action publique, déclaration ou publication si une telle action, déclaration ou publication est incompatible avec les fonctions ou obligations d’un fonctionnaire international ou est susceptible d’engager la responsabilité morale ou matérielle du Centre.

c) Un membre du personnel n’occupe aucune fonction ni n’exerce aucune occupation régulière ou rémunérée à l’extérieur du Centre sans autorisation du directeur.

d) Un membre du personnel ne peut, directement ou indirectement, détenir des intérêts dans une entreprise commerciale qui pourraient, en raison de leur nature, compromettre son indépendance dans l’exercice de ses fonctions au sein du Centre.

e) Si le conjoint ou le partenaire enregistré d’un membre du personnel exerce une activité professionnelle rémunérée, le membre du personnel en informe le directeur. Dans le cas où cette activité se révèle, par sa nature, incompatible avec celle du membre du personnel, et si ce dernier n’est pas en mesure de se porter fort qu’il y sera mis fin dans un délai déterminé, le directeur, après avis du comité du personnel, décide si le membre du personnel doit être maintenu dans ses fonctions ou muté dans un autre emploi.

9. Candidature à un mandat ou à une fonction publique ou politique

a) Un membre du personnel qui souhaite se porter candidat à un mandat ou une fonction publique ou politique doit en faire la déclaration au directeur.

b) Il est mis en congé sans traitement à compter de la date à laquelle il déclare commencer sa campagne électorale.

c) S’il accepte la fonction ou le mandat sollicité, il doit demander la résiliation de son contrat. Cette résiliation n’ouvre pas droit à une indemnité de perte d’emploi.

d) S’il n’accepte pas la fonction ou le mandat, le membre du personnel a droit à la réintégration dans son poste budgétaire, aux mêmes conditions de traitement et d’ancienneté que celles dont il bénéficiait à la date de sa mise en congé sans traitement.

e) Le temps passé en congé sans traitement est interruptif d’ancienneté.

TITRE II

STATUT APPLICABLE AUX AGENTS

CHAPITRE I

Généralités

Article 3

Privilèges et immunités

Les privilèges et immunités dont bénéficient les agents leur sont conférés dans l’intérêt du Centre satellitaire de l’Union européenne et non pour leur convenance personnelle. Ces privilèges et immunités ne dispensent pas les membres du personnel qui en jouissent de s’acquitter de leurs obligations privées, ni d’observer les lois ou règlements de police de l’État hôte.

Chaque fois que ces privilèges et immunités sont en cause, l’agent intéressé doit immédiatement en rendre compte au directeur. En cas d’infraction à la législation locale, le directeur peut décider de lever les privilèges ou immunités, s’il le juge nécessaire.

CHAPITRE II

Recrutement et durée du contrat

Article 4

Recrutement

1. Les offres descriptives d’emplois sont arrêtées par le directeur, à l’exception de l’emploi de ce dernier. La diffusion de ces offres d’emplois est assurée par le Centre.

2. Lorsqu’un poste est vacant et ne peut être pourvu au sein du Centre, un avis de vacance d’emploi indiquant les fonctions à exercer et les qualifications requises est publié.

3. Le personnel est nommé par le directeur sur la base du mérite et d’une procédure de concours équitable et transparente.

4. Les candidats doivent démontrer une connaissance approfondie d’une des langues de l’Union européenne et une connaissance satisfaisante d’une autre langue de l’Union européenne dans la mesure nécessaire aux fonctions qu’ils sont appelés à exercer.

5. Le recrutement des agents est limité aux ressortissants des pays membres de l’Union européenne.

6. Les agents régis par le présent règlement du personnel sont classés selon les catégories et grades des organisations coordonnées.

7. Les agents sont recrutés au premier échelon du grade afférent à leur poste. Le directeur peut toutefois accorder un échelon supérieur si les circonstances le justifient.

8. Le directeur détermine les postes pour lesquels le recrutement est assuré par voie d’examen ou de concours, ainsi que les épreuves auxquelles les candidats à ces emplois doivent se présenter. Les jurys d’examens ou de concours sont constitués par le directeur parmi le personnel du Centre, auquel il pourra être adjoint un examinateur extérieur.

9. Les candidats convoqués au siège du Centre pour un entretien ou un examen ont droit à une contribution forfaitaire à leurs dépenses de voyage et d’hébergement.

Article 5

Âge limite d’activité

L’âge limite d’activité est fixé à la fin du mois au cours duquel l’agent atteint soixante-cinq ans. Le directeur peut autoriser des dérogations à cette règle dans la limite de douze mois supplémentaires.

Article 6

Examens médicaux

1. Avant d’être recruté, un agent doit être soumis à l’examen médical d’un médecin autorisé par le Centre, qui certifie qu’il est physiquement apte à exercer ses fonctions.

2. Les agents sont tenus de passer chaque année un examen médical de contrôle.

3. Un médecin autorisé par le Centre est à cet effet commis d’expertise et avise le directeur sur l’inaptitude éventuelle de l’agent à continuer d’occuper son emploi.

4. Lorsque l’examen médical prévu aux paragraphes 1 et 3 a donné lieu à un avis médical négatif, le candidat ou l’agent peut demander, dans les vingt jours de la notification qui lui en est faite par le Centre, que son cas soit soumis à l’avis d’une commission médicale composée de trois médecins, dont un est choisi par le directeur, un par l’agent et un par les deux autres médecins.

La commission médicale entend le médecin responsable de l’avis négatif.

Si elle confirme la conclusion négative de l’examen médical prévu:

a) au paragraphe 1, les honoraires et frais accessoires sont supportés pour moitié par le candidat;

b) au paragraphe 3, le Centre s’efforce dans un premier temps de réaffecter l’agent à un autre poste adapté à son état de santé. Si ce n’est pas possible, le Centre résilie son contrat avec un préavis de six mois et la commission d’invalidité sera convoquée afin d’établir son droit à une pension d’invalidité selon les modalités prévues dans le règlement des pensions du Centre.

Article 7

Engagements

1. Durée

a) Les agents recrutés à des postes permanents sont nommés pour une durée initiale de quatre ans. Le contrat précise que, au plus tard à la fin de la troisième année suivant leur nomination, ils seront informés: i) que leur engagement ne sera pas prolongé; ou ii) que leur engagement sera prolongé pour une durée indéterminée; ou iii) que leur engagement sera prolongé pour une durée déterminée, qui ne pourra pas excéder quatre ans, si le directeur juge inapproprié de procéder, à ce stade, à une nomination pour une durée indéterminée. Au plus tard un an avant l’expiration de la période de prolongement, l’agent concerné est informé soit que son engagement ne sera pas prolongé, soit que son engagement sera prolongé pour une durée indéterminée.

b) Les contrats des agents recrutés à des postes temporaires sont conclus pour une durée maximale de quatre ans. Ils sont renouvelables une fois, pour une durée maximale de quatre ans.

c) À la fin de leur engagement, les agents ont droit à une indemnité de perte d’emploi calculée conformément aux dispositions prévues à l’annexe I.

2. Période probatoire

Tout contrat initial comporte une période probatoire de six mois à compter de la date d’entrée en service, sous réserve de ce qui suit:

a) lorsque, au cours de sa période probatoire, l’agent est empêché d’exercer ses fonctions, par suite de maladie ou d’accident, pendant une durée d’au moins un mois, le directeur peut prolonger sa période probatoire d’une durée correspondante;

b) à la fin de la période probatoire, l’agent fait l’objet d’un rapport sur son aptitude à s’acquitter des tâches que comportent ses fonctions, ainsi que sur son rendement et sa conduite dans le service. Ce rapport est communiqué à l’agent;

c) l’agent qui n’a pas fait preuve de qualités suffisantes pour être maintenu dans son emploi est licencié;

d) en cas d’inaptitude manifeste de l’agent, un rapport peut être établi à tout moment de la période probatoire. Ce rapport est communiqué à la personne concernée;

e) sur la base de ce rapport, le directeur peut décider de licencier l’agent avant l’expiration de la période probatoire, moyennant un préavis d’un mois, sans que la durée du service puisse dépasser la durée normale de la période probatoire;

f) un agent licencié durant la période probatoire à la suite d’un rapport négatif n’a pas droit à une compensation pour perte d’emploi.

La période probatoire fait partie intégrante de la durée du contrat initial. Elle est génératrice de droits à ancienneté et à pension.

3. Résiliation de contrats

a) Le Centre peut résilier ou ne pas renouveler des contrats dans les cas suivants: i) en raison de la suppression du poste budgétaire occupé par l’agent, ou si les fonctions liées au poste de l’agent sont modifiées de façon telle qu’il ne possède plus les qualifications ni l’expérience nécessaires pour ce poste, et si aucun poste de remplacement ne peut être trouvé pour lui au sein du Centre; ii) en raison de l’insuffisance professionnelle de l’agent, dûment constatée par deux évaluations successives, telles qu’elles sont définies à l’article 26; iii) en raison de l’inaptitude physique de l’agent, survenue en cours de contrat et confirmée par la commission d’invalidité conformément à l’article 6, paragraphe 4; iv) à la suite du retrait du conseil d’administration de l’État membre dont l’agent est ressortissant; v) à la suite du transfert du siège du Centre à plus de 100 kilomètres de la localité où l’agent a été engagé et du refus de l’agent d’être transféré, sur la base que ce cas n’a pas été prévu dans son contrat; vi) à la suite du retrait du certificat de sécurité de l’agent pour des motifs autres que disciplinaires; vii) à la suite d’une procédure disciplinaire ayant établi la faute ou la responsabilité de l’agent selon les modalités définies dans le chapitre VII ou ayant entraîné le retrait de son certificat de sécurité. Dans les cas visés aux points i) à vi), le contrat peut être résilié ou ne pas être prolongé moyennant un préavis de six mois; dans le cas visé au point vii), le préavis est d’un mois.

b) L’agent peut résilier son contrat moyennant un préavis de trois mois pour toutes raisons personnelles qu’il n’est pas tenu d’exposer.

4. Compensation de la perte d’emploi

Sauf pour motif disciplinaire, la résiliation ou le non-renouvellement d’un contrat à l’initiative du Centre entraîne une compensation suivant les modalités exposées à l’annexe I.

La résiliation ou la non-acceptation d’une offre de renouvellement d’un contrat par l’agent lui-même n’ouvre pas droit à l’indemnité de perte d’emploi.

5. Réduction du préavis de résiliation

Si les nécessités du service l’exigent, la durée du préavis précisée au paragraphe 3, point a), peut être réduite par le Centre; dans ce cas, l’agent a droit au versement d’une somme complémentaire représentant le traitement et les indemnités qu’il aurait reçus entre la date d’expiration effective de son contrat et la date de fin d’un préavis de six mois.

Ces dispositions ne sont pas applicables aux cas de résiliation pour motif disciplinaire.

CHAPITRE III

Traitement et indemnités

Article 8

Dispositions générales

La rémunération versée aux agents du Centre comporte le traitement de base, l’indemnité d’expatriation et des indemnités à caractère familial et social.

Sur ces émoluments sont retenus les contributions et prélèvements dont l’agent est redevable aux titres de l’impôt interne, du régime des pensions et du régime de protection sociale.

Les comptes courants des agents sont crédités de la somme à percevoir au plus tard dans le courant de la dernière semaine ouvrable du mois.

Les agents sont tenus d’informer le Centre sans délai de tout changement dans leur situation personnelle qui peut avoir des conséquences financières. Ces changements sont pris en compte pour la rémunération du mois suivant celui de leur notification à l’administration du Centre, sans effet rétroactif sur les rémunérations déjà payées.

Toutes sommes indues sont redevables par l’agent au Centre.

Article 9

Traitement de base

Le traitement de base net correspond à la somme figurant en regard du grade et de l’échelon de chaque agent dans le barème approuvé chaque année par le conseil d’administration.

Le traitement brut correspond au traitement de base net majoré du montant de l’impôt interne dû par cet agent.

Article 10

Indemnité d’expatriation

Une indemnité d’expatriation est versée aux agents qui, lors de leur engagement initial, n’ont pas la nationalité de l’État sur le territoire duquel est situé leur lieu d’affectation permanente et qui n’ont pas résidé sur ce territoire depuis trois ans de façon ininterrompue.

L’indemnité cesse d’être due en cas d’affectation d’un agent dans le pays dont il a la nationalité.

Le montant de l’indemnité est fixé par les dispositions de l’annexe II.

Dans le cas où un agent est engagé par le Centre immédiatement après avoir été employé, dans le pays où il exerce ses fonctions, par une autre organisation internationale ou par une administration, les années de service auprès d’un précédent employeur sont assimilées à des années de service auprès du Centre pour l’ouverture du droit à l’indemnité et pour son montant.

Article 11

Indemnités à caractère familial et social

1. Règles générales

Les indemnités prévues au présent article et les indemnités de même nature provenant d’autres sources auxquelles a droit un couple marié, ou un agent non marié, ne sont pas cumulatives.

Tout agent qui perçoit ou a le droit de percevoir, auprès d’une autre source, une indemnité de même nature que celles prévues au présent article est tenu d’en informer la division de l’administration du Centre, afin que les indemnités qui lui sont versées par le Centre soient réduites en conséquence.

L’administration du Centre a le droit de demander tout document officiel qu’elle juge nécessaire pour établir le droit à une indemnité.

Le directeur peut adopter des modalités de mise en œuvre des présentes dispositions.

2. Indemnité de foyer

a) Une indemnité de foyer est accordée et versée mensuellement à tout agent: i) marié; ii) veuf, divorcé, séparé légalement ou célibataire qui a au moins une personne à charge au sens des dispositions de l’annexe III du présent règlement du personnel; iii) enregistré comme partenaire stable non matrimonial, à condition que: — le couple fournisse un document officiel reconnu comme tel délivré par l’autorité compétente d’un État membre, attestant leur statut de partenaires non matrimoniaux, — aucun des partenaires ne soit marié ni engagé dans une autre relation non matrimoniale, — les partenaires n’aient pas l’un des liens de parenté suivants: parents et enfants, grands-parents et petits-enfants, frères et sœurs, tantes, oncles, neveux, nièces, gendres et belles-filles.

b) Cette indemnité est égale à 6 % du traitement de base net et ne peut être inférieure au montant accordé aux agents de grade B 3, échelon 1.

c) Pour: i) les agents mariés qui n’ont pas de personne à charge, mais dont le conjoint exerce une activité professionnelle rémunérée; ou ii) les agents qui sont enregistrés comme partenaires stables non matrimoniaux, tels qu’ils sont définis au point a) iii), et qui n’ont pas de personne à charge, mais dont le partenaire exerce une activité professionnelle rémunérée, l’indemnité est égale à la différence entre le traitement de base net afférent au grade B 3, échelon 1, augmentée de la valeur de l’indemnité à laquelle l’agent aurait théoriquement droit d’une part, et le montant représenté par le revenu professionnel du conjoint ou du partenaire enregistré, d’autre part. Si ce deuxième montant est égal ou supérieur au premier, l’agent ne perçoit pas l’indemnité. Cette indemnité n’est pas versée à un agent dont le conjoint ou le partenaire enregistré est lui-même membre d’une organisation internationale et dont le traitement de base est plus élevé que celui de l’agent considéré.

3. Indemnité pour enfant ou personne à charge

a) L’indemnité pour enfant ou personne à charge est accordée et versée mensuellement à tout agent qui assure de façon principale et continuelle l’entretien d’un enfant ou d’une personne à charge tels qu’ils sont définis à l’annexe III.

b) L’indemnité consiste en une somme forfaitaire pour chaque personne à charge, fixée chaque année dans le barème approuvé par le conseil d’administration.

c) Dans le cas de conjoints ou de partenaires enregistrés travaillant tous deux dans des organisations internationales, l’indemnité est versée à celui des deux qui perçoit l’allocation de foyer ou une indemnité équivalente.

d) Les définitions et conditions d’attribution de cette allocation sont exposées dans l’annexe III.

4. Indemnité d’éducation

a) L’indemnité d’éducation est accordée et versée mensuellement à tout agent qui bénéficie de l’indemnité de foyer et dont les enfants à charge, au sens des dispositions de l’annexe III, sont scolarisés dans un établissement d’enseignement maternel, primaire, secondaire ou supérieur.

b) Cette indemnité est égale à deux fois le montant mensuel de l’indemnité pour enfant à charge. Elle est payée pour chaque enfant.

c) L’agent concerné fournit à l’administration du Centre les pièces justificatives nécessaires lors de chaque rentrée scolaire.

5. Indemnité pour enfants ou personnes à charge handicapés

a) L’indemnité pour enfants ou personnes à charge handicapés est accordée et versée mensuellement à tout agent qui assure l’entretien principal de façon continuelle d’un enfant handicapé ou d’une personne à charge handicapée. L’enfant ou la personne à charge doit répondre aux critères et conditions définis dans l’annexe III.

b) Les modalités d’attribution et de paiement de cette indemnité sont définies dans l’annexe IV.

6. Indemnité de logement

a) Une indemnité de logement est versée mensuellement aux agents de grades B, C, A 1 et A 2 qui sont domiciliés dans un logement dont ils sont locataires ou sous-locataires et qui consacrent au paiement de leur loyer – à l’exclusion de toutes charges domestiques considérées comme incombant au locataire dans le pays de résidence – une fraction de leurs émoluments dépassant un montant forfaitaire.

b) Le mode de calcul de cette indemnité est exposé dans l’annexe V.

c) L’agent percevant une indemnité de logement est tenu de porter immédiatement à la connaissance du chef de l’administration et du personnel tout changement de situation qui serait de nature à modifier son droit à l’indemnité.

7. Indemnité de transport

En raison de l’éloignement des habitations du lieu de travail, du fait que le Centre se situe dans une base militaire et que celui-ci n’est desservi par aucun transport public, il est accordé aux agents du Centre une indemnité forfaitaire mensuelle de transport. Le montant de cette indemnité est fixé par le directeur au début de chaque année civile.

Article 12

Indemnité de suppléance

1. Un agent peut être appelé à occuper, par intérim, un emploi correspondant à un grade supérieur au sien. À compter du deuxième mois de son intérim, il reçoit une indemnité différentielle égale à la différence entre la rémunération afférente au grade et à l’échelon qui sont les siens à cette date et celle correspondant à l’échelon qu’il obtiendrait s’il était nommé au grade correspondant à l’emploi dont il assure l’intérim.

L’intérim est limité à un an, sauf s’il a pour objet de pourvoir, directement ou indirectement, au remplacement d’un agent détaché, appelé sous les drapeaux ou en congé de maladie de longue durée.

2. Une indemnité pour responsabilité supplémentaire pourra être allouée à certains postes, cas par cas, par le directeur, lorsque l’agent assume la responsabilité de gestion d’une équipe d’agents dont un au moins est du même grade que le sien. Le montant maximal de cette indemnité est fixé par le directeur au début de chaque année civile.

Article 13

Indemnité d’installation et de réinstallation

1. Indemnité d’installation

a) Une indemnité d’installation est versée aux agents lorsque leur lieu de résidence privée était situé à plus de 100 kilomètres de leur lieu de travail au moment où ils ont accepté un emploi au Centre.

b) Le montant de l’indemnité est égal à trente jours de traitement de base.

c) L’indemnité d’installation est versée à l’agent dès qu’il entre en fonction au Centre.

d) Tout agent quittant son poste de son plein gré avant l’expiration d’un délai de deux ans est tenu au remboursement de la moitié de son indemnité d’installation.

e) Le directeur peut autoriser, à titre exceptionnel, des dérogations à ces dispositions lorsqu’il juge que leur stricte application risque d’entraîner pour l’intéressé des conséquences particulièrement pénibles.

2. Indemnité de réinstallation

a) Lors de la cessation de ses fonctions, l’agent qui démontre avoir transféré sa résidence privée à plus de 100 kilomètres de son lieu de travail a droit à une indemnité de réinstallation d’un montant égal à trente jours de son traitement de base, sous réserve qu’il ait accompli quatre années de service et qu’il ne soit pas appelé à bénéficier d’une indemnité de même nature dans son nouvel emploi.

b) Lorsqu’un agent et son conjoint ou partenaire enregistré ont tous deux droit à l’indemnité de réinstallation, celle-ci n’est versée qu’à la personne dont le traitement de base est le plus élevé.

c) L’agent qui a accompli plus de deux ans et moins de quatre ans de service bénéficie d’une indemnité de réinstallation dont le montant est proportionnel à la durée du service accompli.

d) Si un agent vient à décéder, l’indemnité de réinstallation est versée au conjoint survivant, au partenaire enregistré ou, à défaut, aux personnes reconnues à charge au sens de l’annexe III, même si la condition de durée de service prévue au point a) du présent paragraphe n’est pas remplie.

Article 14

Retenues et prélèvements

1. Impôt interne

L’impôt interne est égal à 40 % du salaire de base afférent au grade et à l’échelon détenus par l’agent. Son montant est ajouté au traitement de base net pour donner le traitement brut. Le montant de cet impôt est une retenue mensuelle figurant en débit sur les feuilles de paie.

2. Prélèvement contributif au régime des pensions

Une retenue mensuelle approuvée par les organisations coordonnées pour le régime de pension appliqué au personnel et correspondant à un pourcentage du salaire de base net est effectuée sur les émoluments des agents; son montant est versé au fonds de réserve du Centre pour les pensions.

3. Prélèvement contributif au régime de protection sociale

Une retenue mensuelle au titre du régime de protection sociale est effectuée sur les émoluments des agents. Les prestations sociales minimales couvrent les soins médicaux, l’incapacité ou l’infirmité et l’assurance vie.

Un tiers de la contribution au régime de protection sociale est à la charge de l’agent; les deux tiers restants sont à la charge du Centre.

Le pourcentage est fixé en début d’année pour les douze mois à venir, par accord entre le Centre et la compagnie d’assurances en charge du régime. Le montant des retenues est ajouté au montant de la part patronale.

Article 15

Avances et remboursements d’avances sur traitement

1. Sauf avis contraire du directeur et dans la limite des moyens de trésorerie disponibles, le chef de l’administration et du personnel du Centre peut accorder aux agents qui rencontrent des difficultés financières personnelles imprévues des avances sur traitements productives d’intérêt.

2. Le montant de cette avance ne peut pas excéder trois mois de traitement de base net.

3. Le remboursement de ces prêts est effectué par retenue sur les émoluments, dans un délai de dix mois au maximum, à compter de la fin du mois au cours duquel le prêt a été consenti.

CHAPITRE IV

Frais de déplacement

Article 16

Installation et départ

1. L’agent a droit au remboursement de ses frais de voyage de la localité où il était en poste avant sa nomination vers la localité du siège du Centre, pour lui-même et les membres de sa famille habitant sous le même toit.

2. Le même droit est ouvert lorsque l’agent quitte définitivement ses fonctions et retourne dans le pays où il était en poste avant sa nomination; s’il s’installe dans un autre pays, il a droit au remboursement des frais équivalents.

3. Les remboursements sont effectués sur la base des dispositions de la section I de l’annexe VI du présent règlement du personnel.

Article 17

Déménagements

1. Les agents ont droit au paiement de leurs frais de déménagement de la localité où ils étaient en poste avant leur nomination vers la localité du siège du Centre.

Le même droit est ouvert lorsque l’agent quitte définitivement ses fonctions et retourne dans le pays où il était en poste avant sa nomination.

2. Le paiement des frais couvre le déménagement du mobilier personnel de l’agent, à l’exclusion des automobiles, bateaux ou tous autres moyens de transport, conformément à l’annexe VI.

Les paiements sont effectués directement par le Centre, sur présentation de la facture par la compagnie de déménagement.

Article 18

Missions

Les agents ont droit au remboursement des frais occasionnés par les missions qu’ils effectuent sur ordre du directeur.

Les remboursements portent sur les frais de voyage proprement dits ainsi que sur les frais d’hébergement et accessoires de l’hébergement dans la localité où les agents sont envoyés. Les conditions, barèmes et modalités de ces remboursements sont exposés à l’annexe VII.

CHAPITRE V

Fonctionnement interne

Article 19

Horaires et durée du travail

1. La durée normale du travail pour tous les agents est de quarante heures par semaine, accomplies conformément à un horaire général établi par le directeur.

2. Des horaires adaptés ou décalés peuvent être accordés par le directeur en fonction de la situation personnelle de l’agent ou de contraintes spécifiques de son travail.

3. En raison des nécessités du service, un agent peut, en dehors de la durée normale de travail, être astreint à se tenir à la disposition du Centre sur le lieu de travail ou à son domicile.

4. Les prestations fournies par les membres du personnel au-delà de la durée du travail prévue au paragraphe 1 donnent droit soit à compensation en temps, soit à rémunération en espèces. Cependant, ne seront jamais considérées comme heures supplémentaires que celles qui auront été effectuées avec l’accord préalable du chef de division responsable. Les prestations supplémentaires seront réduites dans toute la mesure du possible.

Les heures supplémentaires ouvrent droit au profit des agents concernés:

a) à un repos compensateur correspondant; ou

b) dans la mesure où ce repos ne peut être accordé par suite des nécessités du service, au paiement d’heures supplémentaires à raison de 133 % du traitement de base.

5. Travail de nuit: sont rémunérées comme travail de nuit, les prestations fournies entre 20 h 30 et 7 heures. Cependant, de telles prestations, si elles constituent une extension sans discontinuité de prestations diurnes, ne seront considérées comme du travail de nuit que pour autant qu’elles empiètent d’au moins 1 h 30 sur la période nocturne.

Les heures de travail de nuit n’entraînant pas de dépassement du nombre d’heures indiqué au paragraphe 1 donneront lieu à l’octroi d’un supplément de traitement égal à 50 % du traitement de base.

Le travail supplémentaire de nuit sera payé à raison de 150 % de la rémunération du travail supplémentaire de jour.

6. Si des circonstances exceptionnelles, laissées à l’appréciation du directeur, l’exigent, certains agents peuvent être requis au travail le week-end. En ce cas, les heures ainsi travaillées ouvrent droit soit à compensation en temps, soit à rémunération.

7. Les agents des grades A 4 et supérieur ne perçoivent ni rémunération ni compensation pour les prestations supplémentaires ou nocturnes.

8. Le directeur fixe les modalités de mise en œuvre du présent article.

Article 20

Travail à temps partiel et télétravail

1. Un agent peut demander l’autorisation d’exercer son activité à temps partiel ou dans le cadre du télétravail.

Le directeur peut accorder une telle autorisation si cela est compatible avec l’intérêt du service.

2. Le Centre répond à la demande de l’agent concerné dans un délai d’un mois.

3. Le directeur fixe les modalités de mise en œuvre du présent article.

Article 21

Jours fériés et chômés

La liste des jours fériés est arrêtée par le directeur compte tenu de la liste officielle des jours fériés publiée au Bulletin officiel de l’État espagnol (BOE) et au Journal officiel de l’Union européenne.

Ces jours ne sont pas inscrits dans le décompte des congés du personnel.

Si l’un de ces jours fériés tombe un samedi ou un dimanche, le directeur peut décider qu’un autre jour sera chômé et non décompté.

Article 22

Congés

1. Congés annuels

a) Droits Chaque agent a droit à des congés payés à raison de 2,5 jours ouvrables par mois de service accompli. Cette allocation est calculée pour chaque année civile. Les agents embauchés entre le 1er avril et le 30 juillet ont droit à quinze jours de congés anticipés sur leur allocation annuelle si le congé doit être pris après cette dernière date. Si, au 31 décembre, un agent possède un reliquat de congés non pris, le directeur ou son délégué peuvent autoriser le report d’un maximum de douze jours de congés sur l’année suivante. En tout état de cause, l’allocation reportée et non prise avant le 30 juin est annulée.

b) Procédure administrative L’agent désirant prendre un congé, dans la limite de son allocation définie au point a), doit obtenir l’autorisation préalable du directeur ou de son représentant. À cet effet, une comptabilité des congés est tenue par l’administration du Centre. La procédure à suivre est décrite dans un mémorandum interne signé par le directeur.

c) Congés non pris lors de la cessation de fonctions Les congés non pris à la date de cessation de fonctions sont annulés. Toutefois, sur attestation écrite du directeur attestant que ces congés n’ont pu être pris par nécessité absolue de service, l’agent se trouvant dans ce cas a droit à une indemnité compensatrice d’un trentième du traitement de base par jour de congé non utilisé.

2. Congés sans traitement

a) Le directeur peut accorder, à la demande d’un agent, un congé de convenance personnelle sans traitement si cela est compatible avec l’intérêt du service.

b) La durée totale de ce congé est limitée à un an.

c) Pendant la durée de son congé, l’agent cesse de participer à l’avancement d’échelon et à la promotion de grade; son affiliation au régime de protection sociale prévu aux articles 8 et 14 ainsi que la couverture des risques correspondants sont suspendues. Toutefois, l’agent qui n’exerce pas d’activité professionnelle lucrative peut, sur demande formulée au plus tard dans le mois qui suit le début du congé de convenance personnelle, continuer à bénéficier de la couverture, sous réserve qu’il supporte sa part des contributions correspondantes. L’agent qui justifie de l’impossibilité d’acquérir des droits à pension auprès d’un autre régime de pension peut, à sa demande, continuer à acquérir de nouveaux droits à pension, sous réserve qu’il supporte sa part des contributions correspondantes.

3. Congé de maladie, congés de maternité et de paternité, congé parental et autres congés spéciaux

Des congés spéciaux sont accordés, en supplément des congés annuels, en cas de maladie, de maternité, de paternité, de congé parental ou de circonstances exceptionnelles.

Les dispositions à prendre dans ces cas et les modalités de ces congés sont exposées dans l’annexe VIII.

Article 23

Congés dans les foyers

1. Un congé dans les foyers est accordé à tous les agents bénéficiant de l’indemnité d’expatriation, sauf à ceux qui, lors de leur engagement, possédaient, à l’exclusion de toute autre, la nationalité du pays d’emploi. Les dispositions suivantes s’appliquent:

a) le congé dans les foyers est accordé tous les deux ans. Il est de huit jours ouvrables, plus la durée du voyage calculée sur la base du moyen de transport le plus rapide;

b) le congé dans les foyers peut être pris six mois avant la date à laquelle il vient à échéance. Il doit être pris au plus tard six mois après la date à laquelle il est échu, sous peine de forclusion pour la période de deux ans au titre de laquelle il est dû. La date à laquelle le congé dans les foyers est pris en fait, pour une période de deux ans donnée, n’entre pas en ligne de compte dans la fixation de la date des congés dans les foyers suivants;

c) lorsque deux conjoints ou partenaires enregistrés sont l’un et l’autre employés par le Centre et qu’ils ont tous deux droit à un congé dans les foyers, celui-ci leur est accordé dans les conditions suivantes: i) s’ils ont tous deux leur foyer dans le même pays, ils ont chacun droit à un congé dans leur foyer tous les deux ans dans ce pays; ii) s’ils ont leurs foyers dans deux pays différents, ils ont chacun droit à un congé dans leurs foyers respectifs tous les deux ans; iii) les enfants à charge du couple et, le cas échéant, la personne accompagnant ces enfants, n’ont droit qu’à un congé dans les foyers tous les deux ans; lorsque les membres du couple ont leurs foyers dans deux pays différents, ce congé peut être pris dans l’un ou l’autre pays.

2. L’agent prenant un congé dans ses foyers a droit, selon les modalités prévues à l’article 18, au paiement de ses frais de voyage aller et retour pour lui-même, ses enfants à charge et, s’il perçoit l’indemnité de foyer, pour son conjoint ou partenaire enregistré, mais non à une indemnité journalière pour la durée du voyage.

3. L’agent qui renonce à prendre un congé dans ses foyers n’a droit à aucune compensation.

4. Le congé dans les foyers n’est accordé qu’aux conditions suivantes:

a) si l’agent s’engage par écrit à prendre ce congé dans le pays de son domicile officiel;

b) si l’agent s’engage par écrit à ne pas donner sa démission au Centre dans les six mois qui suivront la date à laquelle vient à échéance son droit au congé dans ses foyers (quelle que soit la date à laquelle il prend effectivement ce congé);

c) si le chef de division certifie qu’il n’aura vraisemblablement pas besoin des services de l’agent pendant la période de congé dans ses foyers.

La non-observation de la disposition énoncée au point a) mettra l’intéressé dans l’obligation de rembourser au Centre la totalité des frais encourus à l’occasion de son congé dans ses foyers et peut également entraîner une réduction du congé annuel lui restant dû égale au nombre de jours de congé dans les foyers qui lui avaient été accordés. Néanmoins, le directeur peut décider qu’il peut être dérogé aux dispositions prévues aux points b) et c), s’il estime que leur stricte application exposerait l’intéressé à une injustice ou à des difficultés particulières.

CHAPITRE VI

Évaluation et avancement

Article 24

Dispositions générales

1. À l’exception du directeur, tous les agents du Centre sont évalués pour leur activité de l’année précédente, au plus tard pour le 28 février de chaque année.

L’évaluation apprécie la qualité relative des agents et permet à l’autorité de complimenter un agent ou, à l’inverse, d’indiquer à chacun ses insuffisances ou ses lacunes à des fins d’amélioration du service rendu.

2. L’évaluation porte sur les critères suivants:

a) assiduité et ponctualité;

b) qualité et rapidité d’exécution du travail;

c) esprit d’initiative;

d) correction et rapports humains.

L’ensemble de cette évaluation est récapitulé sur une feuille d’évaluation annuelle qui est archivée dans le dossier individuel de l’agent.

3. Si l’évaluation fait ressortir une insuffisance professionnelle, le directeur peut demander une évaluation intermédiaire supplémentaire six mois plus tard.

Article 25

Procédure

1. Le directeur désigne les agents qui sont chargés de procéder à l’évaluation du personnel qui leur est subordonné, en partie ou en totalité.

2. Chaque agent est reçu personnellement par l’agent responsable de son évaluation. Il prend connaissance de son évaluation annuelle. Il signe la feuille d’évaluation, attestant ainsi qu’il en a bien été informé.

3. L’évaluation annuelle est un acte administratif à usage interne. Elle n’est pas susceptible de recours devant une instance quelconque.

4. Lorsque toutes les propositions sont faites, le directeur réunit un conseil d’avancement qu’il préside et qui comprend tous les agents qui ont procédé à une ou plusieurs évaluations.

Le directeur adopte le règlement de procédure du conseil d’avancement.

Article 26

Conséquences et suites des évaluations

1. Le conseil d’avancement peut proposer au directeur l’une des mesures suivantes pour récompenser les agents dont les prestations ont été reconnues comme particulièrement bonnes:

a) une gratification pécuniaire;

b) un avancement d’échelon exceptionnel;

c) une promotion au grade supérieur, à condition que le poste budgétaire le permette.

2. Une note insuffisante peut justifier le maintien dans l’échelon détenu par l’agent pour une année supplémentaire.

3. Deux ou plusieurs notes insuffisantes peuvent justifier la résiliation du contrat ou son non-renouvellement lorsqu’il arrive à échéance.

4. Si l’évaluation intermédiaire supplémentaire visée à l’article 24, paragraphe 3, ne montre aucune amélioration dans les prestations de l’agent, le directeur peut prendre l’une des mesures suivantes:

a) le maintien dans l’échelon détenu par l’agent pour une période supplémentaire de douze mois;

b) la résiliation du contrat de l’agent conformément à l’article 7, point 3.

5. Le montant de la gratification pécuniaire prévue au paragraphe 1 et les autres modalités de mise en œuvre du présent article sont fixés par le directeur au début de chaque exercice budgétaire.

CHAPITRE VII

Procédure disciplinaire

Article 27

Mesures disciplinaires

1. Tout agent qui manquerait à ses obligations selon le règlement du personnel, soit intentionnellement, soit du fait d’une négligence de sa part, est passible d’une sanction disciplinaire.

2. Le directeur peut ouvrir une enquête administrative, en vue de vérifier l’existence d’un manquement au sens du paragraphe 1, lorsque des éléments de preuve laissant présumer l’existence d’un tel manquement ont été portés à sa connaissance.

3. Les règles, procédures et sanctions disciplinaires, ainsi que les règles régissant les enquêtes administratives, sont établies à l’annexe IX.

CHAPITRE VIII

Recours et commission de recours

Article 28

Contestation d’une décision par un agent

1. Toute personne visée au présent règlement du personnel peut saisir le directeur d’une demande l’invitant à prendre à son égard une décision dans les matières couvertes par le présent règlement du personnel. Le directeur notifie sa décision motivée à l’intéressé dans un délai de deux mois à compter du jour de l’introduction de la demande. À l’expiration de ce délai, le défaut de réponse à la demande vaut décision implicite de rejet, susceptible de faire l’objet d’une réclamation au sens des paragraphes qui suivent.

2. Toute personne visée au présent règlement du personnel peut saisir le directeur d’une réclamation dirigée contre un acte lui faisant grief, soit que le directeur ait pris une décision, soit qu’il se soit abstenu de prendre une mesure imposée par le présent règlement du personnel. La réclamation doit être introduite dans un délai de trois mois. Ce délai court:

a) à compter du jour de la publication de l’acte s’il s’agit d’une mesure de caractère général;

b) à compter du jour de la notification de la décision à l’intéressé et en tout cas au plus tard à partir du jour où l’intéressé en a connaissance s’il s’agit d’une mesure de caractère individuel; toutefois, si un acte de caractère individuel est de nature à faire grief à une personne autre que le destinataire, ce délai court à l’égard de ladite personne à partir du jour où elle en a connaissance et en tout cas au plus tard à partir du jour de la publication;

c) à compter de la date d’expiration du délai de réponse lorsque la réclamation porte sur une décision implicite de rejet au sens du paragraphe 1.

3. Le directeur notifie sa décision motivée à l’intéressé dans un délai d’un mois à partir du jour de l’introduction de la réclamation. À l’expiration de ce délai, le défaut de réponse à la réclamation vaut décision implicite de rejet susceptible de faire l’objet d’un recours au sens du paragraphe 5.

En cas de réponse négative, l’agent peut demander l’intervention du médiateur. Cette intervention n’est pas obligatoire.

4. Le directeur nomme le médiateur pour une période de trois ans renouvelable.

Le médiateur est un juriste compétent et indépendant.

Il se fait communiquer toutes pièces qu’il juge nécessaires à l’étude du litige, par le directeur et par l’agent concerné.

Il rend ses conclusions dans les quinze jours suivant la date à laquelle il a été saisi du litige.

Ces conclusions ne lient pas le directeur ni l’agent.

Les frais occasionnés par la médiation sont à la charge du Centre si les conclusions sont réfutées par le directeur; ils sont à 50 % à la charge de l’agent si c’est ce dernier qui en refuse les termes.

5. Après épuisement de la première voie de recours (recours gracieux), un agent a la liberté de former un recours contentieux devant la commission de recours du Centre.

La composition, le fonctionnement et la procédure propres à cette instance sont décrits dans l’annexe X.

6. Les décisions de la commission de recours sont exécutoires pour les deux parties. Elles sont sans appel. La commission de recours peut:

a) annuler la décision contestée ou la confirmer;

b) à titre accessoire, condamner le Centre à réparer les préjudices matériels subis par l’agent depuis le jour où la décision annulée a commencé à produire des effets;

c) décider, en outre, que le Centre remboursera, dans une limite fixée par la commission de recours, les frais justifiés exposés par le requérant, ainsi que les frais de transport et de séjour exposés par les témoins qui ont été entendus. Ces frais seront calculés sur la base des dispositions de l’article 18 et de l’annexe VII du présent règlement du personnel.

CHAPITRE IX

Régimes des pensions

Article 29

Régimes des pensions

Les règles et conditions qui figurent dans le règlement général des pensions du Centre, conformément au règlement général des pensions des organisations coordonnées, s’appliquent au personnel du Centre. Le nouveau régime des pensions du Centre s’applique au personnel entré en fonction après le 30 juin 2005.

CHAPITRE X

Détachement des agents du centre

Article 30

Détachement des agents du Centre

Un agent détaché est un agent qui, par décision du directeur, a été désigné pour occuper temporairement un emploi en dehors du Centre dans l’intérêt du service.

Le détachement dans l’intérêt du service obéit aux règles suivantes:

a) il est décidé par le directeur, l’intéressé ayant été entendu;

b) sa durée est fixée par le directeur;

c) à l’expiration de chaque période de six mois, l’intéressé peut demander qu’il soit mis fin à son détachement;

d) l’agent détaché a droit à un traitement différentiel lorsque l’emploi de détachement comporte une rémunération globale inférieure à celle afférente à son grade et à son échelon au Centre; il a droit également au remboursement de la totalité des charges supplémentaires qu’entraîne pour lui son détachement;

e) l’agent détaché continue à supporter les contributions au régime des pensions sur la base du traitement d’activité afférent à son grade et à son échelon au Centre;

f) l’agent détaché conserve son emploi, ses droits à l’avancement et sa vocation à la promotion;

g) à l’expiration du détachement, l’agent réintègre immédiatement l’emploi qu’il occupait antérieurement ou le premier emploi vacant correspondant à son grade, à condition qu’il possède les aptitudes requises pour cet emploi.

TITRE III

DISPOSITIONS APPLICABLES AUX AGENTS LOCAUX

Article 31

Dispositions statutaires

Les agents locaux sont des auxiliaires embauchés en principe pour une courte période. Ils n’ont pas la qualité d’agents internationaux et sont intégralement soumis aux lois et règlements de l’État hôte dans lequel ils sont employés. Les dispositions suivantes s’appliquent:

a) le personnel local se compose d’employés qui n’occupent pas de postes définis au tableau des agents du Centre;

b) sous réserve des dispositions du présent titre, les conditions d’emploi des agents locaux, notamment en ce qui concerne: i) les modalités de leur engagement et de la résiliation de leur engagement; ii) leurs congés; et iii) leur rémunération, sont fixées par le Centre sur la base de la réglementation en vigueur et des usages existant au lieu où l’agent est appelé à exercer ses fonctions;

c) les agents locaux sont soumis aux dispositions du titre I et aux dispositions suivantes du titre II: i) chapitre II: article 5 (âge limite d’activité) et article 6 (examens médicaux); ii) chapitre III: article 15 (avances sur traitement); iii) chapitre IV: article 18 (missions); iv) chapitre V: article 19 (horaires et durée de travail) et article 21 (jours fériés et chômés); v) annexe IX: réparations, ainsi qu’à toute réglementation fondée sur celles-ci.

Article 32

Sécurité sociale

Le Centre assume, en matière de sécurité sociale, les charges incombant aux employeurs en vertu de la réglementation existant au lieu où l’agent local est appelé à exercer ses fonctions.

Article 33

Rémunération

1. La rémunération des agents locaux est fixée contractuellement et se compose d’un salaire mensuel net à l’exclusion de toute indemnité ou allocation accessoire, quelle que soit la situation familiale et sociale de l’intéressé.

2. Les agents locaux ne bénéficiant pas du régime de pension des agents, aucune retenue sur salaire n’est effectuée à ce titre.

3. La rémunération des agents locaux est augmentée, en début d’année, du même pourcentage que celui qui est accordé aux agents par le conseil d’administration.

TITRE IV

REPRÉSENTATION DES MEMBRES DU PERSONNEL

Article 34

Représentation des membres du personnel

1. Le comité du personnel représente tous les membres du personnel du Centre, tels qu’ils sont définis à l’article 1er.

2. Le comité du personnel est élu au scrutin secret par les membres du personnel du Centre pour une période de deux ans.

3. Le comité du personnel a pour objet:

a) de défendre les intérêts professionnels de tous les membres du personnel du Centre;

b) de présenter des propositions tendant à développer le bien-être de tous les membres du personnel;

c) de formuler des suggestions visant à favoriser les activités sociales, culturelles et sportives des membres du personnel;

d) de représenter l’ensemble des membres du personnel auprès des associations du personnel d’autres organisations internationales.

4. Le mandat mettant en œuvre le présent article est approuvé par le directeur après consultation du comité du personnel.

TITRE V

DISPOSITIONS TRANSITOIRES

Article 35

Dispositions transitoires

1. Les agents en service au Centre depuis plus de trois ans sans interruption à la date d’entrée en vigueur du présent règlement du personnel se verront proposer un contrat à durée indéterminée à la fin de leur contrat en cours.

2. Les agents en service depuis moins de trois ans à la date d’entrée en vigueur du présent règlement du personnel se verront proposer un contrat à durée indéterminée à l’expiration de leur deuxième contrat.

ANNEXE I INDEMNITÉS DE PERTE D’EMPLOI (visées à l’article 7 du règlement du personnel) 1. Droit à une indemnité de perte d’emploi a) Une indemnité de perte d’emploi peut être accordée à l’agent dont le contrat prend fin conformément à l’article 7, points 3 a) i) à vi) du règlement du personnel. b) L’indemnité n’est pas due si: i) l’agent a obtenu un emploi de même grade ou de grade supérieur au Centre; ii) l’agent a obtenu un nouvel emploi dans une autre organisation internationale dans la même localité; iii) l’agent, fonctionnaire d’un État membre ou d’une organisation internationale, a pu être réintégré et rémunéré dans son administration nationale ou internationale dans un délai de trois mois après la résiliation de son contrat par le Centre; iv) le contrat de l’agent a été résilié en conséquence d’une procédure disciplinaire. 2. Indemnité Les agents ont droit à une indemnité égale à 100 % de leur rémunération nette mensuelle multipliée par le nombre d’années de service au Centre dans la limite de vingt-quatre mensualités. Par rémunération nette, il faut entendre le traitement de base augmenté de toutes les allocations et indemnités accessoires payées mensuellement. Le montant de l’indemnité ne peut représenter un nombre de mois supérieur à la période que l’intéressé aurait à accomplir pour atteindre la limite d’âge prévue à l’article 5 du présent règlement du personnel.

ANNEXE II INDEMNITÉ D’EXPATRIATION (visée à l’article 10 du règlement du personnel) 1. Les agents visés à l’article 10 du règlement du personnel perçoivent mensuellement une indemnité d’expatriation dont le montant est fixé comme suit: a) agents recrutés avant le 1er janvier 1996: i) agents ayant droit à l’allocation de foyer: 20 % du traitement de référence; ii) agents n’ayant pas droit à l’allocation de foyer: 16 % du traitement de référence; b) agents recrutés à partir du 1er janvier 1996: i) agents ayant droit à l’allocation de foyer: 18 % du traitement de référence pendant les dix premières années de service; ii) agents n’ayant pas droit à l’allocation de foyer: 14 % du traitement de référence pendant les dix premières années de service. 2. L’indemnité est calculée au premier échelon du grade du recrutement ou de la promotion. Au cours des onzième, douzième et treizième années, les taux de 14 et 18 % sont réduits d’un point de pourcentage par an pour atteindre respectivement 11 et 15 %. 3. Le montant minimal de l’indemnité d’expatriation est calculé sur la base du premier échelon du grade B 3. 4. Les agents bénéficiant d’une indemnité d’expatriation qui ont des enfants à charge pour lesquels ils ne perçoivent pas d’allocation scolaire ont droit en outre à une indemnité pour enfant expatrié telle qu’établie par les organisations coordonnées.

ANNEXE III NOTIONS D’ENFANTS ET DE PERSONNES À CHARGE (visées aux articles 11 et 13 du règlement du personnel) 1. Enfants à charge a) Un enfant légitime, naturel légalement reconnu ou adopté de l’agent ou de son conjoint ou partenaire enregistré est considéré comme à charge de l’agent lorsque ce dernier en assure en permanence l’entretien et l’éducation, et que cet enfant vit en permanence sous le même toit que celui de la famille, dans la même localité que celle où l’agent est en poste ou dans la localité où se trouve domicilié l’autre parent. b) Un enfant handicapé de l’agent ou de son conjoint ou partenaire enregistré est considéré comme personne à charge, quel que soit son âge. c) Un enfant n’est pas considéré comme étant à charge de l’agent: i) lorsqu’il a atteint l’âge de 26 ans; ii) lorsque, avant cet âge, il perçoit un salaire, un revenu ou des honoraires à titre personnel. 2. Personnes à charge a) Une personne autre qu’un enfant visé au paragraphe précédent peut être considérée comme étant à charge de l’agent si les conditions suivantes sont remplies: i) il s’agit d’un ascendant ou d’un collatéral direct ou par alliance; ii) cette personne vit en permanence sous le même toit que celui de l’agent ou de son conjoint ou partenaire enregistré, ou est admise régulièrement dans une structure d’accueil spécialisée pour question de santé; iii) cette personne ne dispose pas de ressources propres suffisantes pour assurer sa subsistance.

ANNEXE IV PERSONNES À CHARGE HANDICAPÉES (visées à l’article 11 du règlement du personnel) 1. Est considérée comme handicapée toute personne atteinte d’une infirmité entraînant une incapacité qui présente un caractère de gravité et de permanence attesté médicalement. Cette infirmité nécessite soit des soins spécialisés, soit une surveillance spéciale ou encore une éducation ou une formation spécialisées. 2. La décision d’attribuer l’indemnité est prise par le directeur. Celui-ci recueille l’avis d’une commission ad hoc qu’il constitue à cet effet, comprenant au moins un médecin. La décision du directeur fixe la durée durant laquelle l’indemnité est attribuée, sauf révision. 3. L’atteinte sévère et chronique des activités physiques ou mentales constitue le critère d’appréciation des infirmités qui ouvrent droit aux dispositions du règlement du personnel. Ainsi, peuvent être considérées comme handicapées les personnes à charge présentant: a) une atteinte grave ou chronique du système nerveux central ou périphérique, quelles qu’en soient les étiologies: encéphalopathies, myopathies et paralysies de type périphérique; b) une atteinte grave de l’appareil locomoteur; c) une atteinte sévère d’un ou plusieurs appareils sensoriels; d) une maladie mentale chronique et invalidante. La liste ci-dessus n’est en rien limitative. Elle est donnée à titre indicatif et ne peut être considérée comme une base d’évaluation du taux d’infirmité ou d’incapacité. L’allocation est d’un montant égal au montant de l’allocation pour enfant à charge et s’ajoute à cette dernière.

ANNEXE V INDEMNITÉ DE LOGEMENT (visée à l’article 11 du règlement du personnel) 1. Le montant de l’indemnité de logement est égal à une quote-part de la différence entre le montant réel du loyer payé par l’agent, déduction faite de toutes les charges visées à l’article 11, paragraphe 6, point a) du règlement du personnel, et un montant forfaitaire représentant: a) 15 % du traitement de base net pour les agents de grades C et B, jusqu’au grade B 4 inclus; b) 20 % du traitement de base net pour les agents de grades B 5 et B 6; c) 22 % du traitement de base net pour les agents de grades A 1 et A 2. 2. Le montant de cette quote-part est égal: a) à 50 % pour les agents célibataires et les agents mariés n’ayant aucune personne à charge; b) à 55 % pour les agents ayant une personne à charge; c) à 60 % pour les agents qui ont deux personnes à charge ou davantage. 3. L’indemnité est plafonnée: a) à 10 % du traitement de base net de l’intéressé pour les agents de grades C à B 4 inclus; b) à 15 % du traitement de base net pour les agents de grades B 5 et B 6, A 1 et A 2. Par traitement de base net, il faut entendre le traitement de base effectif tel qu’il apparaît au barème annuel accepté par le conseil d’administration, à l’exclusion de tout autre élément, positif ou négatif, entrant dans la rémunération.

ANNEXE VI FRAIS DE VOYAGE ET DE DÉMÉNAGEMENT (visés aux articles 16 et 17 du règlement du personnel) Section I – Frais de voyage des agents et de leur famille entre leur lieu de résidence et le lieu de travail 1. Les agents dont le lieu de résidence est situé à plus de 100 kilomètres de leur lieu de travail ont droit, dans les conditions fixées à l’article 16 du règlement du personnel, au remboursement des frais de voyage réellement exposés: a) lors de leur entrée en fonctions, pour leur transport de leur lieu de résidence à leur lieu de travail; b) lors de leur transfert du lieu de travail où ils ont été recrutés vers un autre lieu de travail situé à plus de 100 kilomètres; c) lors de la cessation de leurs fonctions: i) soit pour leur transport de leur lieu de travail vers le lieu où ils résidaient lors de leur entrée en fonctions; ii) soit pour leur transport de leur lieu de travail à un lieu de résidence autre que celui dont il est fait mention ci-dessus, à condition que le montant des dépenses à rembourser ne soit pas supérieur. 2. Le remboursement des frais de voyage prévu au paragraphe précédent sera refusé en totalité ou en partie dans les cas suivants: a) si le droit n’a pas été ouvert au moment où l’agent est entré en fonctions; b) si la totalité ou une partie des dépenses en question est supportée par un gouvernement ou par une autre autorité; c) lors de la cessation de fonctions, si le voyage n’a pas été effectué dans un délai de trois mois à compter de la cessation de fonctions ou si la demande de remboursement n’a pas été adressée à l’administration du Centre dans les trente jours qui ont suivi le déplacement; d) lors de la cessation de fonctions, si l’intéressé a démissionné avant d’avoir accompli douze mois de service au Centre. 3. Les agents qui répondent aux conditions des deux paragraphes précédents et qui perçoivent l’indemnité de foyer ont droit en outre: a) au remboursement des frais de voyage réellement exposés pour leur conjoint ou partenaire enregistré et leurs enfants à charge lorsque ces derniers ont rejoint l’agent au lieu de travail; b) au remboursement des frais de voyage réellement exposés pour leur conjoint ou partenaire enregistré et leurs enfants à charge lors de la cessation de leurs fonctions, avec cette réserve que le remboursement peut être refusé si l’agent démissionne avant d’avoir accompli douze mois de service au Centre. 4. Les conjoints, partenaires enregistrés et enfants à charge ou autres personnes à charge au sens de l’annexe III sont assimilés à des agents de même grade que l’intéressé. Section II – Frais de déménagement 1. Les agents dont le lieu de résidence est situé à plus de 100 kilomètres de leur lieu de travail ont droit au paiement des frais réellement exposés pour le déménagement de leur mobilier personnel dans les cas suivants: a) à l’occasion de leur entrée en fonctions; b) à l’occasion de leur transfert, pour une durée indéterminée dépassant deux mois, du lieu de travail vers un autre lieu de travail situé à plus de 100 kilomètres; c) à l’occasion de la cessation de leurs fonctions, avec cette réserve que le paiement peut être refusé si l’agent démissionne avant d’avoir accompli douze mois de service au Centre. 2. Le paiement couvre les frais de transport du mobilier personnel, y compris l’emballage et les frais d’assurance pour la couverture des risques simples (bris, vol, incendie). Pour bénéficier des dispositions de la présente section, les agents doivent soumettre au moins deux devis à l’approbation préalable du chef de l’administration et du personnel. Les devis doivent porter sur le même poids (ou cubage) et sur la même distance. Le chef de l’administration et du personnel peut, s’il juge les devis excessifs, demander des devis provenant d’autres compagnies de déménagement. 3. Les agents ne peuvent prétendre au paiement prévu par la présente section que si les dépenses en question ne sont pas remboursées par un gouvernement ou par une autre autorité.

ANNEXE VII FRAIS DE MISSION (visés aux articles 18 et 29 du règlement du personnel) Les agents voyageant pour le service du Centre, par ordre de mission, ont droit au remboursement intégral de leurs frais de transport et à l’allocation d’une indemnité journalière, représentative de frais de séjour hors de leur lieu de travail, en vertu des dispositions de l’article 18 du règlement du personnel. Section I – Moyens de transport 1. Règles générales Les déplacements des agents en mission se font par les moyens de transport les plus économiques, sous réserve des dispositions dérogatoires prévues à la présente section. L’avion et le chemin de fer sont considérés comme les moyens de transport de droit commun. Le directeur peut toutefois autoriser un agent en mission officielle à utiliser un véhicule personnel ou de service, notamment lorsqu’un médecin certifie que l’agent ne peut voyager par avion pour des raisons médicales, et que le voyage ferroviaire s’avère inexistant, trop long ou trop cher. Si un agent en mission officielle préfère, après y avoir été dûment autorisé, emprunter un moyen de transport autre que le moyen le plus économique, les règles suivantes sont appliquées: a) seul est remboursé le prix du voyage par le moyen de transport le plus économique; b) l’agent ne reçoit d’indemnité que pour la période qu’aurait duré son voyage s’il avait emprunté le moyen de transport le plus économique; c) si, par suite de ce choix, la durée du voyage se trouve augmentée de plusieurs jours ouvrables, ceux-ci viennent en déduction du congé annuel. 2. Voyages aériens a) Tous les agents voyagent en classe «économique» ou assimilée, sauf autorisation exceptionnelle du directeur. b) Les agents sont autorisés à voyager en classe «affaires» ou équivalente lorsque le voyage nécessite un vol de plus de quatre heures ou lorsque sa durée totale est d’au moins quatre heures et nécessite deux vols. 3. Voyages ferroviaires a) Les agents de grades A et B voyagent en première classe. b) Les voyages nécessitant un trajet de nuit supérieur à six heures justifient le remboursement des suppléments «couchettes» ou «wagons-lits». 4. Voyages routiers – utilisation de véhicules privés a) Les agents peuvent être autorisés, dans l’intérêt du Centre, à utiliser une voiture personnelle. Dans ce cas, ils ont droit à une indemnité kilométrique calculée sur la base de l’itinéraire usuel le plus court. Cette indemnité est calculée sur la base du taux applicable dans le pays où est établi le Centre, quels que soient le ou les pays où s’effectue la mission; une directive administrative indiquera le taux en vigueur. La somme totale qui leur est versée ne peut excéder le montant que le Centre aurait dû débourser autrement. b) Si l’agent concerné a été autorisé à transporter d’autres agents du Centre, il lui est accordé une indemnité kilométrique supplémentaire égale à 10 % du taux de l’indemnité kilométrique par passager transporté. Dans ce cas, les agents «passagers» ne bénéficient d’aucun remboursement de frais de voyage. Si l’utilisation d’un itinéraire entraîne des frais spéciaux (comme le paiement de péages, le transport de la voiture par navire transporteur ou par bac), ces frais seront remboursés sur justification, à l’exception de tous frais de transport aérien. c) Les agents utilisant leur voiture personnelle doivent justifier au préalable qu’ils ont souscrit un contrat d’assurance pour dommages subis en cas d’accident par les tiers et en particulier pour les passagers transportés. d) En cas d’accident, le Centre n’effectue aucun remboursement pour les dommages matériels subis. Section II – Indemnité journalière des agents en mission 1. Les agents en mission ont droit à une indemnité journalière dont les taux sont fixés chaque année par le conseil d’administration. Toutefois, le directeur peut autoriser: a) l’établissement de taux spéciaux pour les pays où le coût de la vie est supérieur ou inférieur aux taux habituels; b) le versement d’une indemnité journalière plus élevée que celle à laquelle un agent aurait normalement droit si l’exécution du voyage en mission officielle doit s’en trouver facilitée; c) le paiement d’une indemnité en cas de congé de maladie accordé en cours de voyage en mission officielle, sauf si le voyage en mission officielle est effectué dans la localité du domicile familial de l’agent. 2. L’indemnité journalière est calculée de la manière suivante: a) lorsque le voyage en mission officielle comporte un hébergement hôtelier, les agents intéressés se voient allouer le montant intégral de l’indemnité journalière; b) lorsque le voyage en mission officielle ne comporte pas d’hébergement hôtelier: i) l’indemnité journalière n’est pas due pour toute durée inférieure à quatre heures; ii) lorsque la mission a une durée de 4 à 8 heures, les agents intéressés perçoivent 25 % de l’indemnité journalière. Pour une durée supérieure à 8 heures mais inférieure à 24 heures, les agents intéressés perçoivent 50 % de l’indemnité journalière; c) les voyages officiels effectués dans la province de Madrid ne donneront pas droit au paiement d’une indemnité journalière. Les dépenses mineures dûment autorisées (taxes de stationnement, kilomètres parcourus, taxi, utilisation des transports publics, etc.) seront remboursées sur présentation de pièces justificatives; d) pour le calcul de l’indemnité journalière, en vue de tenir compte des délais de transport vers/à partir de la gare principale ou l’aéroport, la durée réelle du voyage est augmentée d’un forfait, calculé comme suit: i) deux heures seront ajoutées avant le début du voyage en train (heure réelle de départ du train) et deux heures supplémentaires seront ajoutées après la fin du voyage (heure réelle d’arrivée du train); ii) trois heures seront ajoutées avant le début du voyage en avion (heure réelle de départ du vol) et trois heures supplémentaires seront ajoutées après la fin du voyage (heure réelle d’arrivée du vol). e) les agents qui souhaitent ajouter un week-end ou un congé immédiatement avant un voyage en mission officielle recevront une indemnité journalière calculée en prenant en compte la période commençant à 15 heures le jour précédant le voyage en mission officielle; f) les agents qui souhaitent ajouter un week-end ou un congé immédiatement après un voyage en mission officielle recevront une indemnité journalière calculée en prenant en compte la période allant jusqu’à 22 heures le dernier jour du voyage en mission officielle; g) en cas d’hébergement de nuit, l’indemnité sera réduite de 30 % s’il est compris dans le prix du voyage (bateau de nuit, couchette ou cabine, par rail ou par air), et de 50 % s’il est assuré par un organisme extérieur au Centre. 3. L’indemnité est censée couvrir toutes les dépenses susceptibles d’être exposées par l’agent voyageant en mission officielle, sous réserve des frais indiqués ci-dessous, qui peuvent faire l’objet d’un remboursement supplémentaire: a) sommes versées pour l’obtention de visas et autres frais de cette nature qu’entraîne un voyage en mission officielle; b) prix du transport des excédents de bagages sur autorisation expresse du directeur; c) frais de communication dûment justifiés (internet, expédition et correspondance télégraphique et téléphonique à longue distance, etc.), exposés pour des motifs de service; d) frais de réception exposés par l’agent dans les conditions déterminées par le directeur; e) frais de taxi, sous réserve de l’autorisation préalable du directeur et sur présentation des pièces justificatives. Lorsque, dans certaines circonstances, les frais d’hébergement représentent plus de 60 % du montant des indemnités journalières, le Centre peut accorder un remboursement partiel ou total de la différence sur présentation de pièces justificatives et à condition qu’il soit établi que ces dépenses supplémentaires étaient inévitables. Ce montant remboursé ne peut pas être supérieur à 30 % de l’indemnité journalière.

ANNEXE VIII CONGÉ DE MALADIE, CONGÉ DE MATERNITÉ ET DE PATERNITÉ, CONGÉ PARENTAL ET AUTRES CONGÉS SPÉCIAUX (visés à l’article 22 du règlement du personnel) 1. Absences et congés pour cause de maladie a) Les agents absents pendant plus de trois jours consécutifs, pour cause de maladie ou d’accident, sont tenus de produire un certificat médical dans un délai de trois jours à compter de la cessation du travail. b) Les absences pour cause de maladie ou d’accident d’une durée égale ou inférieure à trois jours, et pour lesquelles il n’est pas produit de certificat médical, peuvent donner lieu, dans la mesure où elles dépassent neuf jours ouvrables au cours d’une même année civile, à une réduction correspondante de la durée du congé annuel auquel a droit l’intéressé ou, s’il a épuisé ses droits à congé annuel, à une retenue correspondante sur ses émoluments. c) Les agents absents pour cause de maladie ou d’accident ont droit à un congé de maladie et à la totalité de leurs traitement et indemnités pour une durée maximale de treize semaines consécutives, sur production d’un certificat médical. d) Un agent peut être soumis à un contrôle médical conformément à l’article 6, paragraphe 4, en cas d’absence continue pour cause de maladie ou accident dépassant treize semaines consécutives, ou en cas d’absences de courte durée, mais fréquentes, pour cause de maladie. e) À tout moment durant le congé de maladie d’un agent, le Centre peut demander qu’un contrôle médical soit réalisé par un organisme indépendant. 2. Maladies contagieuses, vaccination et accidents a) Tout agent qui contracte une maladie contagieuse doit s’absenter de son lieu de travail et signaler immédiatement sa maladie au chef de l’administration et du personnel. Si une maladie contagieuse se déclare dans la famille ou chez des proches d’un agent, celui-ci doit en aviser immédiatement le chef de l’administration et du personnel et se soumettre à telles précautions d’hygiène que ce dernier pourra lui prescrire. Tout agent en contact avec une personne atteinte d’une maladie contagieuse et obligé pour cette raison de s’absenter de son travail a droit à la totalité de ses émoluments; son absence ne vient en déduction ni de son congé de maladie ni de son congé annuel. b) Les agents doivent se soumettre aux vaccinations ou inoculations préventives qui seront jugées nécessaires. c) Tout accident dont pourrait être victime un agent, soit sur son lieu de travail, soit en dehors, aussi bénin qu’il puisse paraître sur le moment, doit être signalé dans les plus brefs délais au chef de l’administration et du personnel par l’intéressé, avec les noms et adresses des témoins éventuels. 3. Congés spéciaux, congés de mariage et congés de maternité a) Des congés spéciaux à traitement plein ou partiel ne pouvant dépasser huit jours ouvrables par an ou des congés non payés peuvent être accordés par le directeur du Centre pour des raisons personnelles exceptionnelles ou urgentes. b) Un congé spécial de six jours ouvrables à traitement plein est accordé à un agent à l’occasion de son mariage. c) Un congé de maternité à traitement plein et ne venant pas en déduction du congé de maladie ou du congé annuel est accordé aux agents, sur présentation d’un certificat médical approprié. Ce congé de maternité est de seize semaines. d) Le congé commence au plus tôt six semaines avant la date probable d’accouchement indiquée dans le certificat et se termine au plus tôt dix semaines et au plus tard seize semaines après la date de l’accouchement. En cas de naissance multiple ou prématurée ou en cas de naissance d’un enfant handicapé, la durée du congé est de vingt semaines. Aux fins de la présente disposition, la naissance prématurée est celle qui a lieu avant la fin de la trente-quatrième semaine de grossesse. e) Un congé de maternité à traitement plein et ne venant pas en déduction du congé de maladie ou du congé annuel est accordé aux agents de sexe féminin qui adoptent légalement un enfant de moins de dix-huit ans. Ce congé de maternité est de seize semaines et commence à partir de la date d’arrivée de l’enfant dans son nouveau foyer. En cas d’adoption multiple ou d’adoption d’un enfant handicapé, la durée du congé de maternité est de vingt semaines. f) Un congé de paternité de dix jours ouvrables à traitement plein est accordé aux agents de sexe masculin en cas de naissance d’un enfant reconnu comme à charge (conformément à l’article 11, point 3), ainsi qu’en cas d’adoption d’un enfant de moins de dix-huit ans. Il est porté à douze jours ouvrables en cas de naissance multiple ou en cas de naissance d’un enfant handicapé. Le congé commence à partir de la date de la naissance de l’enfant ou de la date de l’arrivée de l’enfant dans son nouveau foyer, mais il peut être reporté si l’enfant est hospitalisé. g) Tout agent a droit, pour chaque enfant, à être placé en position de congé parental d’une durée maximale de deux mois, sans versement de la rémunération de base, à prendre dans les douze mois suivant la naissance ou l’adoption de l’enfant. Toute période de congé est d’une durée minimale d’un mois. Pendant son congé parental, l’agent conserve son affiliation au régime de sécurité sociale. Il continue à acquérir des droits à pension et conserve le bénéfice de l’allocation pour enfant à charge ainsi que de l’allocation scolaire. Il conserve également son emploi, ses droits à l’avancement d’échelon et sa vocation à la promotion de grade. Pendant son congé parental, l’agent a droit à une allocation de 800 EUR par mois mais ne peut exercer une autre activité rémunérée. La totalité de la contribution au régime de sécurité sociale est supportée par le Centre. h) Les agents rappelés sous les drapeaux pour accomplir une période d’instruction ont droit à un congé spécial payé d’une durée maximale de deux semaines par an ou de quatre semaines tous les deux ans. Les périodes de rappel accomplies au-delà de ces limites comptent comme congé annuel. Si l’agent reçoit une compensation financière de l’autorité nationale pour laquelle il accomplit le service, le montant de cette compensation sera déduit de son salaire.

ANNEXE IX PROCÉDURES DISCIPLINAIRES (visées aux articles 2, 27 et 31 du règlement du personnel) SECTION 1 Dispositions générales Article premier 1. Dès qu’une enquête interne révèle la possibilité qu’un agent ou un ancien agent soit personnellement impliqué dans une affaire, ce dernier en est tenu informé pour autant que cette information ne nuise pas au déroulement de l’enquête. En toute circonstance, des conclusions se rapportant nommément à un agent ne peuvent être tirées à l’issue de l’enquête sans que ce dernier ait été en mesure de présenter ses observations sur les faits le concernant. Les conclusions font état de ces observations. 2. Dans les cas nécessitant le maintien d’un secret absolu aux fins de l’enquête et impliquant le recours à des procédures d’enquête relevant de la compétence d’une autorité judiciaire nationale, l’exécution de l’obligation d’inviter l’agent à présenter ses observations peut être différée en accord avec le directeur. Dans ce cas, aucune procédure disciplinaire ne peut être ouverte avant que l’agent n’ait été en mesure de présenter ses observations. 3. Si, à la suite d’une enquête interne, aucune charge ne peut être retenue contre un agent faisant l’objet d’allégations, l’enquête le concernant est classée sans suite par décision du directeur, qui en informe par écrit l’agent. L’agent peut demander que cette décision figure dans son dossier personnel. 4. Le directeur informe l’intéressé de la fin de l’enquête et lui communique les conclusions du rapport d’enquête. Article 2 Sur la base du rapport d’enquête, après avoir communiqué à l’agent concerné toutes les pièces du dossier et après l’avoir entendu, le directeur peut: a) décider qu’aucune charge ne peut être retenue contre l’agent concerné, auquel cas ce dernier en est alors informé par écrit; ou b) décider, même en cas de manquement ou de manquement présumé aux obligations, qu’il convient de n’adopter aucune sanction disciplinaire et, le cas échéant, adresser à l’agent une mise en garde; ou c) en cas de manquement aux obligations, au sens de l’article 27 du règlement du personnel: i) décider de l’ouverture de la procédure disciplinaire prévue à la section 4 de la présente annexe; ou ii) décider de l’ouverture d’une procédure disciplinaire devant le conseil de discipline. Article 3 Si, pour des raisons objectives, l’agent ne peut être entendu en application des dispositions de la présente annexe, il peut être invité à formuler ses observations par écrit ou peut se faire représenter par une personne de son choix. SECTION 2 Conseil de discipline Article 4 1. Il est mis en place un conseil de discipline, dont les membres peuvent être choisis parmi les agents du Centre ou dans une institution européenne. 2. Le conseil de discipline est composé d’un président et de deux membres titulaires, qui peuvent être remplacés par des suppléants. Article 5 1. Le directeur et le comité du personnel visé à l’article 34 du règlement du personnel désignent chacun, en même temps, un membre titulaire et un suppléant. Si, pour quelque raison que ce soit, aucun membre titulaire ou suppléant n’a été désigné par le comité du personnel, le directeur peut désigner des membres provisoires pour les remplacer jusqu’à leur désignation. 2. Le président et son suppléant sont désignés par le directeur. 3. Le président, les membres titulaires et les suppléants sont désignés pour une période de trois ans. Toutefois, le Centre peut prévoir que les membres titulaires et les suppléants sont désignés pour une durée inférieure, au moins égale à un an. 4. Dans les cinq jours qui suivent la constitution du conseil de discipline, l’agent concerné a le droit de récuser l’un des membres du conseil de discipline. Le directeur a également le droit de récuser l’un des membres du conseil de discipline. Dans le même délai, les membres du conseil de discipline peuvent demander à être déchargés de cette fonction pour des raisons légitimes et sont tenus de se désister s’ils se trouvent en situation de conflit d’intérêts. Article 6 1. Le président et les membres du conseil de discipline jouissent d’une indépendance totale dans l’exercice de leurs fonctions. 2. Les délibérations et les travaux du conseil de discipline sont tenus secrets. SECTION 3 Sanctions disciplinaires Article 7 1. Le directeur peut infliger l’une des sanctions suivantes: a) l’avertissement par écrit; b) le blâme; c) la suspension de l’avancement d’échelon pendant une période comprise entre un et vingt-trois mois; d) l’abaissement d’échelon; e) la rétrogradation temporaire pendant une période comprise entre quinze jours et un an; f) la rétrogradation; g) la révocation, impliquant la résiliation du contrat, éventuellement accompagnée de la déchéance totale ou partielle du droit à l’indemnité pour perte d’emploi. 2. Dans le cas d’un agent bénéficiant d’une pension d’ancienneté ou d’une allocation d’invalidité, le directeur peut décider, pour une durée déterminée, une retenue sur le montant de sa pension ou de l’allocation d’invalidité, sans que les effets de cette sanction puissent s’étendre aux ayants droit de l’agent. Le revenu de l’agent concerné ne peut toutefois être inférieur au minimum vital correspondant au traitement de base d’un agent temporaire du grade C 1/1, augmenté, le cas échéant, des allocations familiales. 3. Une même faute ne peut donner lieu qu’à une seule sanction disciplinaire. Article 8 La sanction disciplinaire infligée est proportionnelle à la gravité de la faute commise. Pour déterminer la gravité de la faute et décider de la sanction disciplinaire à infliger, il est tenu compte notamment: a) de la nature de la faute et des circonstances dans lesquelles elle a été commise; b) de l’importance du préjudice porté à l’intégrité, à la réputation ou aux intérêts du Centre en raison de la faute commise; c) du degré d’intentionnalité ou de négligence dans la faute commise; d) des motifs ayant amené l’agent à commettre la faute; e) du grade et de l’ancienneté de l’agent; f) du degré de responsabilité personnelle de l’agent; g) du niveau des fonctions et responsabilités de l’agent; h) de la récidive de l’acte ou du comportement fautif; i) de la conduite de l’agent tout au long de sa carrière. SECTION 4 Procédure disciplinaire sans consultation du conseil de discipline Article 9 Le directeur peut décider de la sanction d’avertissement par écrit ou de blâme sans consultation du conseil de discipline. Dans ce cas, l’agent concerné est préalablement entendu par le directeur. SECTION 5 Procédure disciplinaire devant le conseil de discipline Article 10 1. Le conseil de discipline est saisi d’un rapport émanant du directeur, qui doit indiquer clairement les faits reprochés et, s’il y a lieu, les circonstances dans lesquelles ils ont été commis, y compris toutes les circonstances aggravantes ou atténuantes. 2. Ce rapport est transmis à l’agent concerné et au président du conseil de discipline, qui le porte à la connaissance des membres du conseil. Article 11 1. Dès réception du rapport, l’agent concerné a le droit d’obtenir la communication intégrale de son dossier individuel et de prendre copie de toutes les pièces de la procédure, y compris celles qui sont de nature à le disculper. 2. L’agent concerné dispose, pour préparer sa défense, d’un délai de quinze jours au moins à compter de la date de réception du rapport ouvrant la procédure disciplinaire. 3. L’agent peut être assisté d’une personne de son choix. Article 12 Si, en présence du président du conseil de discipline, l’agent concerné reconnaît un comportement fautif de sa part et accepte sans réserve le rapport visé à l’article 10 de la présente annexe, le directeur peut retirer l’affaire du conseil de discipline, dans le respect du principe de proportionnalité entre la nature de la faute et la sanction envisagée. Lorsque le conseil de discipline est dessaisi de l’affaire, son président donne son avis sur la sanction envisagée. Selon cette procédure, le directeur peut infliger, par dérogation à l’article 9 de la présente annexe, l’une des sanctions prévues à l’article 7, paragraphe 1, points a à d, de la présente annexe. L’agent concerné est préalablement informé des conséquences que pourrait entraîner la reconnaissance de son comportement fautif. Article 13 Avant la première réunion du conseil de discipline, le président peut charger l’un de ses membres de faire rapport sur l’ensemble de l’affaire et en informe les autres membres du conseil. Article 14 1. L’agent concerné est entendu par le conseil de discipline; à cette occasion, il peut présenter des observations écrites ou verbales, personnellement ou par l’intermédiaire d’un représentant de son choix. Il peut faire citer des témoins. 2. Le Centre est représenté devant le conseil de discipline par un agent mandaté à cet effet par le directeur. Article 15 Au vu des pièces produites devant le conseil de discipline et compte tenu des déclarations écrites ou verbales éventuelles, le conseil de discipline émet à la majorité un avis motivé quant à la réalité des faits incriminés et, le cas échéant, quant à la sanction que les faits reprochés devraient selon lui entraîner. Cet avis est signé par tous les membres du conseil. Le conseil de discipline transmet l’avis au directeur et à l’agent concerné dans un délai de deux mois à compter de la date de réception du rapport du directeur, pour autant que ce délai soit adapté à la complexité du dossier. Article 16 1. Les frais occasionnés au cours de la procédure disciplinaire à l’initiative de l’agent, notamment les honoraires versés à une personne choisie pour l’assister ou pour assurer sa défense, restent à sa charge dans le cas où la procédure disciplinaire aboutit à l’une des sanctions prévues à l’article 7 de la présente annexe. 2. Toutefois, le directeur peut en décider autrement dans les cas exceptionnels où cette charge serait inéquitable pour l’agent concerné. Article 17 1. Après avoir entendu l’agent, le directeur prend sa décision conformément aux articles 8 et 9 de la présente annexe, dans un délai de deux mois à compter de la réception de l’avis du conseil de discipline. Cette décision doit être motivée. 2. Si le directeur décide de classer l’affaire sans prononcer de sanction disciplinaire, il en informe l’agent concerné par écrit et sans délai. L’agent concerné peut demander que cette décision figure dans son dossier individuel. SECTION 6 Suspension Article 18 1. En cas de faute grave alléguée à l’encontre d’un agent par le directeur, qu’il s’agisse d’un manquement à ses obligations professionnelles ou d’une infraction de droit commun, ce dernier peut à tout moment suspendre, pour une période déterminée ou indéterminée, l’agent auquel est reprochée cette faute. 2. Le directeur prend cette décision après avoir entendu l’agent concerné, sauf circonstances exceptionnelles. Article 19 1. La décision prononçant la suspension d’un agent doit préciser si, pendant la période de suspension, l’intéressé conserve l’intégralité de sa rémunération ou si sa rémunération est frappée d’une retenue dont le montant doit être fixé par la même décision. Le montant versé à l’agent ne peut en aucun cas être inférieur au minimum vital correspondant au traitement de base d’un agent du grade C 1/1, augmenté, le cas échéant, des allocations familiales. 2. La situation de l’agent faisant l’objet d’une mesure de suspension doit être définitivement réglée dans un délai de six mois à compter du jour où la décision de suspension a pris effet. Lorsque aucune décision n’est intervenue à l’expiration du délai de six mois, l’intéressé reçoit à nouveau l’intégralité de sa rémunération, sous réserve du paragraphe 3. 3. La retenue peut être maintenue au-delà du délai de six mois mentionné au paragraphe 2 lorsque l’agent concerné fait l’objet de poursuites pénales pour les mêmes faits et qu’il se trouve détenu en raison de ces poursuites. Dans ce cas, l’agent ne reçoit à nouveau l’intégralité de sa rémunération qu’après que le tribunal compétent a prononcé la levée de sa détention. 4. Lorsque la décision définitive ne comporte aucune sanction ou comporte la sanction d’avertissement par écrit, de blâme ou de suspension temporaire de l’avancement d’échelon, l’intéressé a droit au remboursement des retenues opérées sur sa rémunération au titre du paragraphe 1, majorées, en cas d’absence de sanction, d’un intérêt composé au taux de 3,5 % par an. SECTION 7 Poursuites pénales parallèles Article 20 Lorsque l’agent fait l’objet de poursuites pénales pour les mêmes faits, sa situation n’est définitivement réglée qu’après que la décision rendue par la juridiction saisie est devenue définitive. SECTION 8 Dispositions finales Article 21 L’agent ayant fait l’objet d’une sanction disciplinaire autre que la révocation peut, au bout de trois ans s’il s’agit d’un avertissement par écrit ou d’un blâme, ou au bout de six ans s’il s’agit d’autres sanctions, introduire une demande visant à ce qu’aucune mention de cette sanction ne subsiste dans son dossier individuel. Le directeur décide s’il peut être fait droit à sa demande. Article 22 En cas de faits nouveaux étayés par des preuves pertinentes, une procédure disciplinaire peut être rouverte par le directeur, à son initiative ou à la demande de l’agent concerné. Article 23 Si aucune charge n’a été retenue contre l’agent en application de l’article 15 de la présente annexe, ce dernier a droit, sur sa demande, à la réparation du préjudice subi par une publicité adéquate de la décision du directeur. Article 24 Le conseil d’administration du Centre arrête les modalités d’application de la présente procédure.