Règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 de la Commission

du 23 décembre 2002

établissant les modalités d'exécution du règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes

TABLE DES MATIÈRES

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LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,

vu le traité instituant la Communauté européenne,

vu le traité instituant la Communauté européenne de l'énergie atomique,

vu le règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002 portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes(1), et notamment son article 183,

après consultation du Parlement européen, du Conseil, de la Cour de justice des Communautés européennes, de la Cour des comptes, du Comité économique et social européen, du Comité des régions, du médiateur et du contrôleur européen de la protection des données,

considérant ce qui suit:

(1) Les dispositions du règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 (ci-après le "règlement financier") ont été simplifiées pour les limiter aux principes et définitions essentiels relatifs à l'établissement, l'exécution et le contrôle du budget général des Communautés européennes (ci-après le "budget").

(2) Les présentes modalités d'exécution doivent dès lors non seulement compléter le règlement financier sur les dispositions de celui-ci qui renvoient expressément à des modalités d'exécution mais également sur les dispositions dont l'application requiert la définition préalable de mesures d'application. Par souci de clarté, il convient de remplacer le règlement (Euratom, CECA, CE) n° 3418/93 de la Commission du 9 décembre 1993 portant modalités d'exécution de certaines dispositions du règlement financier du 21 décembre 1977(2), modifié en dernier lieu par le règlement (CE) n° 1687/2001(3).

(3) Il importe, pour assurer la conformité de la réglementation sectorielle avec les principes budgétaires définis par le règlement financier, de recenser tous les actes réglementaires relatifs à l'exécution du budget et de prévoir que cet inventaire sera établi par la Commission et transmis à l'autorité budgétaire.

(4) Quant aux principes budgétaires, et en particulier au principe d'unité, l'obligation d'identification des intérêts sur préfinancements à reverser au budget impose d'identifier les préfinancements restant la propriété des Communautés. Ces préfinancements restent la propriété de l'institution sauf si l'acte de base, au sens de l'article 49 du règlement financier, en dispose autrement et sauf s'il s'agit de préfinancements versés en exécution d'un marché ou versés au personnel, aux membres des institutions, ou aux États membres. Cette règle doit être précisée selon les différents types de gestion (centralisée directe et indirecte et partagée). Elle ne s'applique pas à la gestion conjointe puisque, dans ce cas, les fonds communautaires sont confondus avec les fonds de l'organisation internationale. Lorsque les préfinancements qui restent la propriété des Communautés produisent des intérêts, les intérêts sont versés au budget comme recettes diverses.

(5) S'agissant du principe d'annualité, il convient de clarifier la notion de crédits de l'exercice ainsi que la notion d'étapes préparatoires à l'acte d'engagement qui, lorsqu'elles sont achevées au 31 décembre, peuvent ouvrir le droit à un report de crédits d'engagement qui devront être utilisés avant le 31 mars de l'exercice suivant.

(6) S'agissant du principe d'unité de compte, il y a lieu de préciser les taux et cours à utiliser pour la conversion entre l'euro et les autres monnaies pour les besoins de la gestion de trésorerie et de la comptabilité.

(7) S'agissant des dérogations au principe d'universalité, il importe de préciser, d'une part, le traitement budgétaire à appliquer aux recettes affectées et en particulier aux contributions d'États membres ou de pays tiers à certains programmes communautaires et, d'autre part, les limites existant en matière de contraction entre dépenses et recettes.

(8) S'agissant du principe de spécialité, il convient de définir précisément le calcul des pourcentages de crédit que les institutions sont autorisées à virer en vertu de leur autonomie et d'assurer la pleine information de l'autorité budgétaire par une justification détaillée des demandes de virement qui doivent être soumises à celle-ci.

(9) S'agissant de la bonne gestion financière, il y a lieu d'identifier les objectifs et la périodicité minimale des évaluations ex ante, intermédiaires et ex post des programmes et activités, ainsi que les informations devant figurer dans la fiche financière législative.

(10) En matière d'établissement et de présentation du budget, il importe de préciser le contenu de l'introduction générale du budget, des documents de travail devant être produits à l'appui du budget et des commentaires budgétaires pour assurer la pleine information de l'autorité budgétaire. Dans le cadre de la nouvelle présentation du budget par activités (EBA), la définition et la classification des crédits administratifs sont en outre précisées.

(11) En matière d'exécution du budget, il convient d'abord de clarifier les formes que peut revêtir un acte de base dans le domaine communautaire et dans les domaines relevant du traité sur l'Union européenne. Il convient également de fixer les montants maximaux des crédits qui peuvent être exécutés sans acte de base préalable au titre des actions préparatoires et des projets pilotes ainsi que la liste des dispositions des traités qui attribuent directement à la Commission des compétences spécifiques.

(12) Il importe par ailleurs de définir les actes susceptibles de constituer un conflit d'intérêts, ainsi que la procédure à suivre dans ce cas.

(13) S'agissant des différents modes d'exécution du budget, il y a lieu de préciser que lorsque la Commission n'exécute pas directement le budget dans ses services, elle doit s'assurer au préalable que les entités auxquelles elle envisage de confier des tâches d'exécution disposent de procédures de gestion et systèmes de contrôle et de comptabilité adéquats et pertinents au regard des exigences de la bonne gestion financière.

(14) En ce qui concerne la gestion centralisée indirecte, c'est-à-dire déléguée par la Commission soit à des agences exécutives ou à des organismes de droit communautaire, soit à des organismes nationaux publics ou investis d'une mission de service public, il convient en outre de préciser l'encadrement et les modalités de mise en oeuvre, par voie d'acte de délégation ou de convention, de cette délégation. Les agences exécutives, dont la Commission conserve le contrôle, doivent se voir reconnaître la qualité d'ordonnateurs délégués de cette institution sur le budget communautaire. Les organismes nationaux, dans la mesure où ils sont amenés à effectuer des actes d'exécution budgétaire, doivent offrir des garanties financières suffisantes et être choisis de manière transparente, à l'issue d'une analyse coût-efficacité justifiant le choix de la gestion déléguée à un tel organisme. La Commission demande l'avis du comité compétent, selon l'acte de base pour l'exécution des crédits concernés, avant de procéder à la mise en oeuvre de la délégation à des organismes nationaux. Quant aux entités privées effectuant des travaux préparatoires ou accessoires pour le compte de la Commission, elles doivent être sélectionnés selon les procédures de passation des marchés publics.

(15) En ce qui concerne la gestion partagée avec des États membres ou décentralisée avec des pays tiers, il importe de préciser les étapes et les objectifs de la procédure d'apurement des comptes sans préjudice des dispositions spécifiques contenues dans les règlements sectoriels pertinents.

(16) En ce qui concerne enfin la gestion conjointe, il convient de préciser que dans le cas d'une telle gestion la part contributive de chaque donateur à chaque type de dépense n'est pas identifiée et que les actions subventionnées doivent néanmoins être contrôlées globalement. Il y a lieu d'identifier les organisations internationales éligibles à ce type de gestion.

(17) En ce qui concerne le rôle des acteurs, la réforme de la gestion financière, assortie de la suppression des contrôles ex ante centralisés, renforce les responsabilités des ordonnateurs sur toutes les opérations de recettes et de dépenses, y compris en termes de systèmes de contrôle interne. L'autorité budgétaire sera dorénavant informée des mesures de nomination ou cessation de fonctions concernant les ordonnateurs délégués. Les missions, responsabilités et principes de procédures à respecter doivent en outre être définis. L'internalisation des contrôles ex ante suppose en particulier une distinction claire entre tâches d'initiation et de vérification des opérations d'exécution budgétaire, chaque institution devant en outre adopter un code de normes professionnelles applicable aux agents en charge des vérifications, ex ante et ex post. Il convient ensuite de pouvoir rendre compte des responsabilités assumées, par le biais d'un rapport annuel à l'institution qui devra notamment intégrer les résultats des vérifications ex post. La conservation des pièces justificatives afférentes aux opérations menées doit également être organisée. Enfin, compte tenu de leur caractère dérogatoire, tous les types de procédures négociées en matière de passation de marchés publics doivent faire l'objet d'un rapport particulier à l'institution et d'une transmission à l'autorité budgétaire.

(18) Dans la perspective de clarification des responsabilités, il importe également de définir précisément les missions et responsabilités du comptable relatives aux systèmes comptables, à la gestion de trésorerie et des comptes bancaires ainsi que du fichier tiers. Les modalités de cessation des fonctions du comptable doivent également être précisées.

(19) Les conditions de recours à des régies d'avances, système de gestion dérogatoire au regard des procédures ordinaires, doivent être encadrées et les missions et responsabilités des régisseurs, mais aussi des ordonnateurs et comptables quant au contrôle des régies, doivent être précisées. L'autorité budgétaire doit être informée de toute mesure de nomination ou cessation de fonctions.

(20) Une fois définies les missions et responsabilités de chaque acteur, la mise en cause de leur responsabilité ne saurait toutefois intervenir que dans les conditions prévues par le statut des fonctionnaires des Communautés européennes et du régime applicable aux autres agents desdites Communautés. Une nouvelle instance spécialisée doit toutefois être instituée, dans des conditions propres à chaque institution, afin de caractériser l'existence d'une irrégularité de nature financière. Il convient en outre de préciser les modalités selon lesquelles un ordonnateur peut demander la confirmation d'une instruction et être ainsi déchargé de sa responsabilité.

(21) En matière de recettes, outre le cas particulier des ressources propres relevant du règlement (CE, Euratom) n° 1150/2000 du Conseil du 22 mai 2000 portant application de la décision 94/728/CE, Euratom relative au système des ressources propres des Communautés(4), il convient de préciser les tâches et contrôles relevant de la responsabilité des ordonnateurs aux différentes étapes de la procédure: établissement de la prévision de créance puis de l'ordre de recouvrement et envoi de la note de débit informant le débiteur de la constatation de créances, calcul des intérêts de retard éventuels et enfin décision, le cas échéant, de renonciation de créance, dans le respect de critères garantissant le respect de la bonne gestion financière. Le rôle du comptable dans l'encaissement des recettes et l'octroi possible de délais de paiement doit être également précisé.

(22) En matière de dépenses, il importe d'abord de définir l'articulation entre décision de financement, engagement global et engagement individuel, ainsi que les caractéristiques de ces différentes étapes. La distinction entre engagement global et individuel dépend du degré d'identification des bénéficiaires et montants en cause. Les engagements provisionnels sont pour leur part réservés aux dépenses administratives courantes et aux dépenses du FEOGA. Afin de limiter le montant des engagements dormants, il convient de dégager les crédits correspondant à des engagements qui n'ont donné lieu à aucun paiement pendant trois ans.

(23) Il convient ensuite de clarifier l'articulation entre les opérations de liquidation, d'ordonnancement et de paiement et les contrôles que doivent effectuer les ordonnateurs lors de la liquidation des dépenses, par l'apposition du bon à payer, et lors de l'ordonnancement des paiements par la vérification de l'acquit libératoire dont cet acteur est désormais seul responsable. Il y a lieu de mentionner les pièces justificatives qui doivent appuyer les paiements et d'indiquer les règles d'apurement des préfinancements et des paiements intermédiaires. Enfin, les délais afférents aux opérations de liquidation et de paiement doivent être précisés en prenant en compte la directive 2000/35/CE du Parlement européen et du Conseil du 29 juin 2000 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales(5).

(24) En matière d'audit interne, il convient de définir les modalités de désignation de l'auditeur et de garantir son indépendance au sein de l'institution qui l'a nommé et à laquelle il doit rendre compte de ses travaux. L'autorité budgétaire doit être informée de toute mesure de nomination ou cessation de fonctions.

(25) En matière de marchés publics, le choix a été fait d'insérer dans le présent règlement les dispositions des directives du Conseil 92/50/CEE(6), 93/36/CEE(7) et 93/37/CEE(8), modifiées en dernier lieu par la directive 2001/78/CE de la Commission(9), relatives aux procédures de passation des marchés publics de services, de fournitures et de travaux, respectivement. Cela suppose tout d'abord de définir les différents types de marchés, les mesures de publicité qui leur sont applicables, les cas de recours et principales caractéristiques des procédures existantes, la spécification des critères de sélection et des modalités d'attribution possibles, les modalités d'accès aux documents d'appel à la concurrence et de communication avec les soumissionnaires ou candidats, ainsi que, lorsque la Commission passe des marchés pour son propre compte, les différents seuils applicables et les modalités d'estimation de la valeur des marchés à passer.

(26) Les procédures de passation des marchés ont pour finalité de satisfaire aux meilleures conditions possibles les besoins des institutions dans le respect de l'égalité d'accès aux marchés publics ainsi que des principes de transparence et de non-discrimination. Dans un souci de transparence et d'égalité de traitement entre candidats, mais aussi de pleine responsabilité des ordonnateurs dans le choix final, il convient de décliner la procédure d'ouverture, puis d'évaluation, des demandes de participation et des offres, de la nomination d'une commission jusqu'à la décision d'attribution, motivée et documentée, qui revient en définitive au pouvoir adjudicateur. Les garanties financières exigibles au nom de la protection des intérêts financiers des Communautés doivent également être spécifiées.

(27) Enfin les pouvoirs de sanction administrative des pouvoirs adjudicateurs doivent être délimités afin de garantir le caractère proportionné et dissuasif de la sanction, ainsi qu'une égalité de traitement entre les différentes institutions et entre services.

(28) Le champ d'application du titre sur les subventions doit lui aussi être précisé, au regard notamment des différents modes d'exécution du budget, mais aussi du type d'action ou d'organisme d'intérêt général européen pouvant être subventionné. Il convient de préciser les caractéristiques du programme de travail annuel et des appels à proposition, de même que les exceptions possibles sur ce point et en matière de rétroactivité, en particulier dans les domaines de l'aide humanitaire et de la gestion des situations de crise, dont les contraintes sont très particulières.

(29) Toujours au regard des exigences de transparence, d'égalité de traitement des demandeurs et de responsabilisation des ordonnateurs, la procédure d'attribution doit être déclinée, de la demande de subvention à son évaluation, par une commission, au vu de critères de sélection et d'attribution préalablement annoncés, avant que l'ordonnateur ne prenne sa décision finale, proprement documentée.

(30) La bonne gestion financière impose ensuite que la Commission s'entoure de garanties, au stade des demandes de subvention par la production d'audits financiers pour les demandes les plus importantes, puis lors du versement de préfinancements par l'exigence de garanties financières préalables et enfin, au stade du paiement final, par la production d'audits financiers pour les demandes les plus importantes et les plus risquées. La bonne gestion et le contrôle des principes de non-profit et de cofinancement supposent en outre d'encadrer les possibilités de recours à des paiements forfaitaires. Enfin, la bonne gestion des deniers communautaires nécessite le respect, par les bénéficiaires de subventions eux-mêmes, des principes de transparence et d'égalité de traitement des contractants potentiels, ainsi que d'attribution à l'offre économiquement la plus avantageuse en cas de sous-traitance partielle de l'action.

(31) Enfin les pouvoirs de sanction en la matière doivent être alignés sur ceux existant dans le domaine des marchés publics.

(32) En matière de comptabilité et de reddition des comptes, il y a lieu de définir chacun des principes comptables généralement admis sur la base desquels les états financiers doivent être établis. Il convient également de préciser les conditions nécessaires pour qu'une transaction soit comptabilisée ainsi que les règles d'évaluation des éléments d'actif et de passif et de constitution des provisions.

(33) Il importe de préciser que les comptes des institutions doivent être accompagnés d'un rapport sur la gestion budgétaire et financière et de préciser le contenu et la présentation des éléments qui composent, d'une part, les états financiers (bilan, compte de résultat économique, tableau des flux de trésorerie, annexe) et, d'autre part, les états sur l'exécution budgétaire (compte de résultat de l'exécution budgétaire et son annexe).

(34) En matière de comptabilité, il convient de préciser que le comptable de chaque institution doit documenter l'organisation et la procédure comptables de son institution et définir les conditions que doivent respecter les systèmes informatisés de tenue de la comptabilité, en particulier en matière de sécurité des accès et de piste d'audit quant aux modifications apportées aux systèmes.

(35) En ce qui concerne la tenue de la comptabilité, il importe de préciser les principes applicables en matière de tenue des livres comptables, de balance générale des comptes, de rapprochement périodique des soldes de cette balance ainsi que d'inventaire et de définir les éléments du plan comptable arrêté par le comptable de la Commission. Les règles applicables à l'enregistrement des opérations, en particulier la méthode en partie double, les règles de conversion des opérations non libellées en euros et les pièces justificatives des écritures comptables, doivent être précisées. Le contenu des enregistrements de la comptabilité budgétaire doit également être précisé.

(36) Enfin, il y a lieu de définir les règles relatives à l'inventaire des immobilisations et de clarifier les responsabilités respectives des comptables et ordonnateurs dans ce domaine, de même que les règles applicables à la revente des biens inscrits à l'inventaire.

(37) En matière de fonds structurels, il convient de préciser que le remboursement des acomptes versés au titre d'une intervention n'a pas pour effet la réduction de la participation des fonds à cette intervention.

(38) La typologie des actions, directes et indirectes, pouvant être financées dans le domaine de la recherche doit être précisée.

(39) En matière d'actions extérieures, les modalités d'exécution, comme le règlement financier lui-même, visent à introduire des dispositions dérogatoires qui prennent en compte les spécificités opérationnelles du domaine des actions extérieures, essentiellement en matière de passation de marchés et d'octroi de subventions.

(40) Pour ce qui concerne la passation des marchés, les présentes modalités d'exécution reprennent la substance des dispositions de la décision de la Commission du 10 novembre 1999 portant simplification des systèmes de gestion des marchés passés dans le cadre des programmes de coopération mis en oeuvre par les directions générales des relations extérieures(10) avec pour effet de prévoir des règles de marchés qui se distinguent du droit commun notamment par des seuils différents ainsi que des modalités de gestion adaptées aux actions extérieures.

(41) Dans le domaine des subventions, il convient d'énumérer les types d'actions pour lesquelles il est possible de déroger au principe de cofinancement visé à l'article 109 du règlement financier. Il s'agit particulièrement de l'aide humanitaire et des aides visant des situations de crise, ainsi que des actions visant la protection de la santé ou des droits fondamentaux des populations.

(42) Afin de garantir la bonne gestion des crédits communautaires, il importe également de préciser les conditions préalables et l'encadrement conventionnel à mettre en place en cas de décentralisation de la gestion des crédits, ainsi que dans les cas de recours à des régies d'avances.

(43) Les dispositions du règlement financier relatives aux offices européens doivent être précisées par des règles spécifiques à l'Office des publications officielles des Communautés européennes et par des dispositions autorisant le comptable de la Commission à déléguer certaines de ses fonctions à des agents de ces offices. Il convient également de préciser les modalités de fonctionnement des comptes bancaires que les offices européens peuvent être autorisés à ouvrir au nom de la Commission.

(44) En ce qui concerne les crédits administratifs, chaque institution doit informer l'autorité budgétaire des opérations immobilières significatives en cours, c'est-à-dire celles impliquant un accroissement du parc immobilier.

(45) Il convient d'identifier les organismes susceptibles de recevoir des subventions du budget et devant faire l'objet d'un encadrement réglementaire dans les conditions prévues à l'article 185 du règlement financier.

(46) Il importe de mettre à jour régulièrement les différents seuils et montants visés dans le présent règlement, par voie d'une indexation sur l'inflation constatée dans la Communauté, sauf pour les seuils applicables en matière de marchés publics,

A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:

PREMIÈRE PARTIE

DISPOSITIONS COMMUNES

TITRE I

OBJET

Article premier

Objet

(Article 1er du règlement financier)

Le présent règlement définit les modalités d'exécution du règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 (ci-après le "règlement financier").

Les institutions visées par le présent règlement sont les institutions au sens du règlement financier.

Article 2

Inventaire des actes réglementaires relatifs à l'exécution du budget

(Article 2 du règlement financier)

La Commission tient un inventaire des actes mentionnés à l'article 2 du règlement financier. Elle met cet inventaire à jour chaque année et en informe l'autorité budgétaire.

TITRE II

LES PRINCIPES BUDGÉTAIRES

CHAPITRE 1

Principes d'unité et de vérité budgétaire

Article 3

Champ des préfinancements propriété des Communautés

(Article 5, paragraphe 4, du règlement financier)

1. Les préfinancements au sens de l'article 105, restent la propriété des Communautés, sauf si l'acte de base, au sens de l'article 49, paragraphe 1, du règlement financier, en dispose autrement. Les préfinancements versés en exécution d'un marché au sens de l'article 88 du règlement financier, aux États membres ou au titre de l'aide de préadhésion et les avances visées à l'article 265 ne sont pas concernés par la présente disposition. Elle ne s'applique pas à la gestion conjointe au sens de l'article 53 du règlement financier.

2. Dans le cas de la gestion centralisée directe au sens de l'article 53 du règlement financier impliquant des partenaires multiples, la règle visée au paragraphe 1 du présent article s'applique uniquement au contractant principal.

3. Dans le cas de la gestion décentralisée, ainsi que dans le cas de la gestion centralisée indirecte au sens de l'article 53 du règlement financier, la règle visée au paragraphe 1 du présent article s'applique uniquement à l'entité qui reçoit directement les préfinancements versés par la Commission.

4. La règle visée au paragraphe 1 s'applique aux préfinancements versés au titre de contrats ou conventions conclus après l'entrée en vigueur du présent règlement.

5. Les dispositions des paragraphes 1 à 4 ne portent pas préjudice à l'enregistrement des préfinancements à l'actif des états financiers, qui sera fixé par les règles comptables visées à l'article 133 du règlement financier.

Les ordonnateurs fournissent au comptable les indications qui lui permettent d'identifier les préfinancements qui restent la propriété des Communautés.

Article 4

Budgétisation des intérêts produits par les fonds communautaires

(Article 5, paragraphe 4, du règlement financier)

1. Lorsque les préfinancements qui restent la propriété des Communautés conformément à l'article 3 produisent des intérêts ou avantages équivalents, ceux-ci sont versés au budget général des Communautés européennes (ci-après le "budget") comme recettes diverses.

2. Les ordonnateurs veillent, dans les contrats et conventions conclus avec les bénéficiaires, à ce que:

a) ces préfinancements soient versés sur des comptes permettant l'identification des fonds versés par les Communautés, et

b) à ce que les bénéficiaires notifient à l'ordonnateur compétent le montant des intérêts ou avantages équivalents éventuellement générés par ces fonds au moins une fois par an si ces intérêts représentent des montants significatifs et, en tout état de cause, lors de la demande de paiement intermédiaire ou de solde qui apure le préfinancement.

3. Conformément aux dispositions du titre IV, chapitre 5, l'ordonnateur compétent établit, dès le versement du préfinancement, une prévision de créances portant sur les intérêts ou avantages équivalents éventuellement générés par ce préfinancement.

L'ordonnateur compétent établit un ordre de recouvrement correspondant au montant des intérêts visés au paragraphe 1 conformément aux échéances visées au paragraphe 2, point b).

4. Lorsqu'il s'agit de préfinancements versés en exécution d'une même ligne budgétaire, en application d'un même acte de base et à des bénéficiaires qui ont fait l'objet d'une même procédure d'attribution, l'ordonnateur peut établir une prévision de créance commune pour plusieurs débiteurs.

CHAPITRE 2

Principe d'annualité

Article 5

Crédits de l'exercice

(Article 8, paragraphe 3, du règlement financier)

Les crédits d'engagement et de paiement inscrits au budget de l'exercice et devant être utilisés au cours de cet exercice sont composés des crédits autorisés pour l'exercice. Sont autorisés pour l'exercice:

a) les crédits ouverts au budget, y compris par voie de budget rectificatif;

b) les crédits reportés;

c) les reconstitutions de crédits conformément aux articles 157 et 181, paragraphe 5, du règlement financier;

d) les crédits provenant des remboursements des acomptes conformément à l'article 228;

e) les crédits ouverts suite à la perception des recettes affectées au cours de l'exercice ou au cours d'exercices précédents et non utilisés.

Article 6

Reports de crédits

(Article 9, paragraphe 2, du règlement financier)

1. Les crédits d'engagement visés à l'article 9, paragraphe 2, point a), du règlement financier ne peuvent être reportés que si les engagements n'ont pu être effectués avant le 31 décembre de l'exercice pour des raisons non imputables à l'ordonnateur et si les étapes préparatoires sont avancées à un point permettant raisonnablement d'estimer que l'engagement pourra être effectué au plus tard le 31 mars de l'année suivante.

2. Les étapes préparatoires visées à l'article 9, paragraphe 2, point a), du règlement financier, qui devraient être achevées au 31 décembre de l'exercice en vue d'un report sur l'exercice suivant sont notamment:

a) pour les engagements globaux au sens de l'article 76 du règlement financier, l'adoption d'une décision de financement ou la clôture avant cette date de la consultation des services concernés au sein de chaque institution en vue d'adopter cette décision;

b) pour les engagements individuels au sens de l'article 76 du règlement financier, la préparation à un stade avancé des contrats ou conventions. Ce stade d'avancement des contrats ou subventions implique la clôture de la phase de sélection des contractants ou bénéficiaires potentiels.

3. Les crédits reportés conformément à l'article 9, paragraphe 2, point a), du règlement financier non engagés au 31 mars de l'exercice suivant sont automatiquement annulés.

La Commission informe l'autorité budgétaire avant le 15 avril des crédits ainsi annulés.

4. Les crédits reportés au titre de l'article 9, paragraphe 2, point b), du règlement financier peuvent être utilisés jusqu'au 31 décembre de l'exercice suivant.

5. La comptabilité permet de distinguer les crédits ainsi reportés.

6. Les crédits relatifs aux dépenses de personnel visés à l'article 9, paragraphe 6, du règlement financier ont pour objet les rémunérations et indemnités des membres et personnel des institutions.

CHAPITRE 3

(Chapitre 4 du règlement financier)

Principe d'unité de compte

Article 7

Taux de conversion entre l'euro et une autre monnaie

(Article 16 du règlement financier)

1. Sans préjudice des dispositions spécifiques découlant de l'application de la réglementation sectorielle, la conversion entre l'euro et une autre monnaie est effectuée à l'aide du taux journalier de l'euro publié au Journal officiel des Communautés européennes, série C.

2. À défaut de taux journalier de l'euro publié au Journal officiel des Communautés européennes pour la monnaie concernée, la Commission utilise le taux comptable visé au paragraphe 3.

3. Pour les besoins de la comptabilité prévue aux articles 132 à 137 du règlement financier et sous réserve des dispositions de l'article 213, la conversion entre l'euro et une autre monnaie est effectuée à l'aide du taux comptable mensuel de l'euro. Ce taux comptable est établi par la Commission à l'aide de toute source d'information qu'elle juge fiable sur la base du cours de l'avant-dernier jour ouvrable du mois précédant celui pour lequel le cours est établi.

Article 8

Cours à utiliser pour la conversion entre l'euro et d'autres monnaies

(Article 16 du règlement financier)

1. Sans préjudice des dispositions spécifiques découlant de l'application de la réglementation sectorielle, le cours à utiliser pour la conversion entre l'euro et une autre monnaie est celui du jour de l'établissement de l'ordre de paiement ou de l'ordre de recouvrement par le service ordonnateur.

2. Dans le cas des régies d'avances en euros, la date du paiement par la banque détermine le cours à utiliser.

3. Dans le cas des régies d'avances en monnaies nationales visées à l'article 16 du règlement financier, le cours à utiliser est celui du mois de la dépense effectuée par la régie.

4. Pour les dépenses financées par le Fonds européen d'orientation et de garantie agricole (FEOGA), section "Garantie", le cours à utiliser pour le mois "n" au titre duquel ces dépenses ont été déclarées conformément aux dispositions de l'article 3 du règlement (CE) n° 296/96 de la Commission(11) est celui du 10 du mois "n + 1" ou du premier jour précédent pour lequel on dispose d'une cotation générale.

Ce cours est également utilisé pour les avances correspondantes prévues aux articles 4 et 5 du règlement (CE) n° 296/96.

Article 9

Information relative aux transferts de trésorerie effectués par la Commission entre les différentes monnaies

(Article 16 du règlement financier)

La Commission transmet trimestriellement aux États membres un relevé des transferts effectués entre les différentes monnaies.

CHAPITRE 4

(Chapitre 5 du règlement financier)

Principe d'universalité

Article 10

Structure d'accueil des recettes affectées et ouverture des crédits correspondants

(Article 18 du règlement financier)

1. Sans préjudice des articles 12 et 13, la structure d'accueil budgétaire pour les recettes affectées comporte:

a) dans l'état des recettes de la section de chaque institution une ligne budgétaire destinée à accueillir le montant de ces recettes;

b) dans l'état des dépenses, les commentaires indiquent les lignes susceptibles d'accueillir les crédits ouverts qui correspondent aux recettes affectées.

Dans le cas visé au premier alinéa, point a), si le montant de ces recettes est prévisible, il est inscrit sur la ligne. S'il n'est pas prévisible, la ligne est dotée d'un "p.m." et les recettes estimées sont mentionnées pour information dans les commentaires.

2. Les crédits correspondants à des recettes affectées peuvent être ouverts, aussi bien en crédits d'engagement qu'en crédits de paiement, lorsque la recette a été perçue par l'institution, sauf dans le cas prévu à l'article 161, paragraphe 2, du règlement financier. Ils sont ouverts automatiquement sauf dans le cas des reversements d'acomptes visés à l'article 156 du règlement financier et dans le cas des corrections financières dans le domaine des fonds structurels.

Article 11

Contributions des États membres à des programmes de recherche

[Article 18, paragraphe 1, point a), du règlement financier]

1. Les contributions des États membres pour le financement de certains programmes complémentaires de recherche, prévues à l'article 5 du règlement (CE, Euratom) n° 1150/2000, sont versées:

a) à concurrence des sept douzièmes de la somme figurant au budget, au plus tard le 31 janvier de l'exercice en cours;

b) à concurrence des cinq douzièmes restant dus, au plus tard le 15 juillet de l'exercice en cours.

2. Lorsque le budget n'est pas arrêté définitivement avant le début de l'exercice, les contributions prévues au paragraphe 1 se font sur la base de la somme figurant au budget de l'exercice précédent.

3. Toute contribution ou tout versement supplémentaire dû par les États membres au titre du budget doit être inscrit sur le ou les comptes de la Commission dans les trente jours calendrier qui suivent l'appel de fonds.

4. Les versements effectués sont inscrits au compte prévu par le règlement (CE, Euratom) n° 1150/2000 et sont soumis aux conditions énoncées par ledit règlement.

Article 12

Recettes affectées résultant de la participation des pays AELE à certains programmes communautaires

[Article 18, paragraphe 1, point d), du règlement financier]

1. La structure d'accueil budgétaire pour les participations des États AELE à certains programmes communautaires est la suivante:

a) dans l'état des recettes, il est ouvert une ligne pour mémoire destinée à accueillir le montant global de la participation des États AELE pour l'exercice considéré. Le montant prévu est indiqué dans les commentaires budgétaires;

b) dans l'état des dépenses:

i) le commentaire sur chaque ligne relative aux activités communautaires auxquelles les États AELE participent fait ressortir "pour information" le montant de la participation prévue;

ii) une annexe, constituant partie intégrante du budget, comporte l'ensemble des lignes relatives aux activités communautaires auxquelles les États AELE participent.

L'annexe visée au premier alinéa, point b) ii), représente et complète la structure d'accueil pour l'ouverture des crédits correspondant à ces participations, telle que prévue au paragraphe 2 ainsi que pour l'exécution des dépenses.

2. En vertu de l'article 82 de l'accord sur l'Espace économique européen, les montants relatifs à la participation annuelle des États AELE, tels qu'ils sont confirmés à la Commission par le comité mixte de l'EEE en conformité avec l'article 1er, paragraphe 5, du protocole 32 annexé à l'accord susmentionné, donnent lieu à l'ouverture intégrale, dès le début de l'exercice, tant des crédits pour engagements que des crédits pour paiements correspondants.

3. Si, au cours de l'exercice, les crédits de lignes budgétaires auxquelles les États AELE participent sont renforcés sans que les États AELE puissent, pendant l'exercice en question, adapter en conséquence leur contribution afin de respecter le "facteur de proportionnalité" prévu à l'article 82 de l'accord sur l'Espace économique européen, la Commission peut assurer, à titre provisoire et exceptionnel sur la base des moyens de trésorerie, le préfinancement de la quote-part des États AELE. À la suite d'un tel renforcement, la Commission fait appel, dans les meilleurs délais, aux contributions correspondantes des États AELE. La Commission informe chaque année l'autorité budgétaire des décisions ainsi prises.

Le préfinancement est régularisé aussitôt que possible dans le cadre du budget de l'exercice suivant.

4. Conformément à l'article 18, paragraphe 1, point d), du règlement financier, les participations financières des États AELE constituent des recettes affectées. Le comptable adopte les mesures appropriées afin d'assurer le suivi séparé de l'utilisation tant des recettes provenant de ces participations que des crédits correspondants.

La Commission, dans le cadre du rapport prévu à l'article 131, paragraphe 2, du règlement financier, fait ressortir de façon distincte l'état d'exécution correspondant à la participation des États AELE, tant en recettes qu'en dépenses.

Article 13

Produit des sanctions imposées aux États membres déclarés en situation de déficits excessifs

[Article 18, paragraphe 1, point b), du règlement financier]

La structure d'accueil budgétaire pour le produit des sanctions visées à la section 4 du règlement (CE) n° 1467/97 du Conseil(12) est la suivante:

a) dans l'état des recettes, il est ouvert une ligne budgétaire pour mémoire destinée à accueillir les intérêts afférents à ces montants;

b) parallèlement, et sans préjudice de l'article 74 du règlement financier, l'inscription de ces montants à l'état des recettes donne lieu à l'ouverture, dans une ligne à l'état des dépenses, de crédits d'engagement et de paiement. Ces crédits sont exécutés conformément à l'article 17 du règlement financier.

Article 14

Ordonnancement pour le net

(Article 20, paragraphe 1, du règlement financier)

En application de l'article 20, paragraphe 1, du règlement financier, peuvent être déduites du montant des demandes de paiement, factures ou états liquidatifs, qui, dans ce cas, sont ordonnancés pour le net:

a) les pénalités infligées aux titulaires de contrats ou de marchés;

b) les régularisations de sommes indûment payées qui peuvent être opérées par voie de contraction à l'occasion d'une nouvelle liquidation de même nature au profit du même bénéficiaire effectuée au titre du chapitre, de l'article et de l'exercice qui ont supporté le trop payé, et donnant lieu à des paiements intermédiaires ou de soldes.

Les escomptes, ristournes et rabais déduits sur chaque facture et demande de paiement ne sont pas inscrits en recettes des Communautés.

Article 15

Comptes "Charges fiscales à recouvrer"

(Article 20, paragraphe 2, du règlement financier)

Les charges fiscales éventuellement supportées par les Communautés en application de l'article 20, paragraphe 2, du règlement financier sont inscrites sur un compte d'attente jusqu'à leur remboursement par les États concernés.

CHAPITRE 5

(Chapitre 6 du règlement financier)

Principe de spécialité

Article 16

Procédures de virement

(Article 22, paragraphe 1, du règlement financier)

1. Chaque institution peut proposer à l'autorité budgétaire, à l'intérieur de sa section du budget, des virements de titre à titre excédant la limite de 10 % des crédits de l'exercice sur la ligne à partir de laquelle il est procédé au virement. Les autres institutions en informent la Commission.

Ces virements suivent la procédure établie à l'article 24 du règlement financier.

2. Chaque institution peut procéder, à l'intérieur de sa section du budget, à des virements à l'intérieur des articles.

Article 17

Règles de calcul des limites de virements

(Article 23 du règlement financier)

1. Le calcul des pourcentages visés à l'article 22, paragraphe 1, et à l'article 23, paragraphe 1, premier alinéa, points b) et c), du règlement financier est effectué au moment de la demande de virement.

2. Pour la limite visée à l'article 22, paragraphe 1, et à l'article 23, paragraphe 1, premier alinéa, points b) et c), du règlement financier, il convient de prendre en considération la somme des virements à effectuer sur la ligne à partir de laquelle il est procédé au virement et dont le montant est corrigé des virements antérieurs.

Article 18

Dépenses administratives

(Article 23 du règlement financier)

Les dépenses visées à l'article 23, paragraphe 1, premier alinéa, point b), du règlement financier couvrent, pour chaque domaine politique, les rubriques visées à l'article 27.

Article 19

Justification des demandes de virements de crédits

(Articles 22 et 23 du règlement financier)

Les propositions de virements et toutes les informations destinées à l'autorité budgétaire relatives aux virements effectués conformément aux articles 22 et 23 du règlement financier sont accompagnées des justifications appropriées et détaillées faisant apparaître l'exécution des crédits ainsi que les prévisions des besoins jusqu'à la fin de l'exercice, tant pour les lignes à abonder que pour celles sur lesquelles les crédits sont prélevés.

Article 20

Justification des demandes de virements depuis la réserve d'aide d'urgence

(Article 26 du règlement financier)

Les propositions de virements destinés à permettre l'utilisation de la réserve d'aide d'urgence visée à l'article 26, paragraphe 2, premier alinéa, du règlement financier, sont accompagnées des justifications appropriées et détaillées faisant apparaître:

a) pour la ligne à abonder par le virement, les informations les plus récentes possibles sur l'exécution des crédits ainsi que les prévisions de besoins jusqu'à la fin de l'exercice;

b) pour l'ensemble des lignes relatives aux actions extérieures, l'exécution des crédits jusqu'à la fin du mois précédant la demande de virement, ainsi que les prévisions des besoins jusqu'à la fin de l'exercice, accompagnées d'une comparaison avec les prévisions initiales;

c) l'examen des possibilités de réaffectation des crédits.

CHAPITRE 6

(Chapitre 7 du règlement financier)

Principe de bonne gestion financière

Article 21

Évaluation

(Article 27 du règlement financier)

1. Toute proposition de programme ou d'activité occasionnant des dépenses ou une diminution des recettes pour le budget fait l'objet d'une évaluation ex ante. Celle-ci identifie:

a) le besoin à satisfaire à court ou à long terme;

b) les objectifs à atteindre;

c) les résultats escomptés et les indicateurs nécessaires à leur évaluation;

d) la valeur ajoutée de l'intervention communautaire;

e) les risques, y compris de fraude, liés aux propositions et les options alternatives ouvertes;

f) les leçons tirées d'expériences similaires déjà conduites;

g) le volume des crédits, des ressources humaines et des autres dépenses administratives à allouer en fonction du principe de coût/efficacité;

h) le système de suivi à établir.

2. Tout programme ou activité fait ensuite l'objet d'une évaluation intermédiaire et/ou ex post en termes de ressources humaines et financières affectées et de résultats obtenus, afin de vérifier leur conformité avec les objectifs fixés, dans les conditions suivantes:

a) il est procédé à une évaluation périodique des résultats obtenus dans la réalisation d'un programme pluriannuel, selon un calendrier permettant de tenir compte des conclusions de ces évaluations pour toute décision concernant la reconduction, la modification ou l'interruption de ce programme;

b) les activités financées sur une base annuelle font l'objet d'une évaluation des résultats obtenus au moins une fois tous les six ans.

L'obligation prévue au premier alinéa, point b), ne s'applique pas à chacun des projets ou actions menés dans le cadre de ces activités, pour lesquels cette obligation peut être remplie par les rapports finaux transmis par les organismes qui ont exécuté l'action.

Article 22

Fiche financière

(Article 28 du règlement financier)

1. Toute proposition d'acte soumise au législateur et susceptible d'avoir une incidence budgétaire, y compris une incidence sur le nombre des emplois, comporte une fiche financière.

La fiche financière comporte les éléments financiers et économiques en vue de l'appréciation par le législateur de la nécessité d'une intervention de la Communauté. Elle fournit les renseignements utiles sur la cohérence et la synergie éventuelle avec d'autres instruments financiers.

Lorsqu'il s'agit d'actions pluriannuelles, la fiche financière comporte l'échéancier prévisible des besoins annuels en crédits et en effectifs ainsi qu'une évaluation de leur incidence sur le plan financier à moyen terme.

2. Afin de prévenir les risques de fraude et d'irrégularités susceptibles de porter préjudice à la protection des intérêts financiers des Communautés, la fiche financière fait état des informations concernant les mesures de prévention et de protection existantes ou envisagées.

CHAPITRE 7

(Chapitre 8 du règlement financier)

Principe de transparence

Article 23

Publication provisoire de la synthèse du budget

(Article 29 du règlement financier)

Dès que possible après l'arrêt définitif du budget et au plus tard dans un délai de quatre semaines, un résumé des chiffres du budget est publié, à l'initiative de la Commission, sur le site Internet des institutions, dans l'attente de la publication officielle au Journal officiel des Communautés européennes.

TITRE III

ÉTABLISSEMENT ET STRUCTURE DU BUDGET

CHAPITRE 1

Établissement du budget

Article 24

Introduction générale à l'avant-projet de budget

(Article 33 du règlement financier)

La Commission établit l'introduction générale à l'avant-projet de budget.

Chacune des sections de l'avant-projet de budget est précédée d'une introduction établie par l'institution intéressée.

L'introduction générale comporte:

a) des tableaux financiers de l'ensemble du budget;

b) en ce qui concerne les titres de la section de la Commission:

i) la définition des politiques justifiant les demandes de crédits, en tenant compte des principes et exigences visés aux articles 27 et 33, paragraphe 2, point d), du règlement financier;

ii) la justification des variations de crédits d'un exercice à l'autre.

Article 25

Documents de travail à l'appui de l'avant-projet de budget

(Articles 30 et 33 du règlement financier)

À l'appui de l'avant-projet de budget, il est produit comme documents de travail:

a) quant aux effectifs des institutions:

i) un exposé sur la politique du personnel permanent et temporaire;

ii) pour chaque catégorie de personnel, un organigramme des emplois budgétaires et des effectifs en place à la date de présentation de l'avant-projet du budget, indiquant leur répartition par grade et par unité administrative;

iii) en cas de variation des effectifs, un état justificatif motivant ces variations;

iv) une ventilation des effectifs par domaine politique;

b) un exposé détaillé sur la politique d'emprunts et de prêts;

c) quant aux subventions destinées aux organismes visés à l'article 32 du règlement financier, un état prévisionnel des recettes et des dépenses précédé d'un exposé des motifs établi par les organismes intéressés et en ce qui concerne les écoles européennes, un état reprenant les recettes et les dépenses, précédé d'un exposé des motifs.

Article 26

Avant-projets de budgets rectificatifs

(Article 37, paragraphe 1, du règlement financier)

Les avant-projets de budgets rectificatifs sont accompagnés de justifications et des informations sur l'exécution budgétaire de l'exercice précédent et de l'exercice en cours disponibles au moment de leur établissement.

CHAPITRE 2

Structure et présentation du budget

Article 27

Crédits administratifs

(Article 41 du règlement financier)

Lorsque l'état des dépenses d'une section du budget est présenté selon une nomenclature comportant une classification par destination, les crédits administratifs font l'objet de rubriques séparées, par titre, en fonction notamment de la classification suivante:

a) dépenses relatives au personnel autorisé par le tableau des effectifs: à ces mentions correspondent un montant de crédits et un nombre de postes;

b) dépenses relatives au personnel externe (dont les auxiliaires et intérimaires) et autres dépenses de gestion (dont les frais de représentation et de réunions);

c) dépenses relatives aux bâtiments et autres dépenses connexes, dont le nettoyage et l'entretien, les locations, les télécommunications, l'eau, le gaz et l'électricité;

d) dépenses d'appui.

Les dépenses administratives de la Commission dont la nature est commune à tous les titres sont également reprises dans un état synthétique séparé, suivant une classification par nature.

Article 28

Dépenses effectives du dernier exercice clos

[Article 46, paragraphe 1, point 1 e), du règlement financier]

Pour l'établissement du budget, les dépenses effectives du dernier exercice clos sont déterminées de la façon suivante:

a) en engagements: engagements comptabilisés au cours de l'exercice sur les crédits de l'exercice tels que définis à l'article 5;

b) en paiements: paiements effectués au cours de l'exercice, c'est-à-dire dont l'ordre d'exécution a été transmis à la banque, sur les crédits de l'exercice tels que définis au même article.

Article 29

Commentaires budgétaires

[Article 46, paragraphe 1, point 1 g), du règlement financier]

Les commentaires budgétaires comportent notamment les éléments suivants:

a) les références de l'acte de base, lorsqu'il existe;

b) des explications appropriées sur la nature et la destination des crédits.

Article 30

Tableau des effectifs

[Article 46, paragraphe 1, point 3 a), du règlement financier]

Les effectifs de l'Agence d'approvisionnement figurent de façon distincte dans le cadre du tableau des effectifs de la Commission.

TITRE IV

EXÉCUTION DU BUDGET

CHAPITRE 1

Dispositions générales

Article 31

Formes que peuvent revêtir les actes de base

(Article 49, paragraphe 1, du règlement financier)

1. Dans le domaine communautaire, un acte de base peut revêtir la forme d'un règlement, d'une directive, d'une décision au sens de l'article 249 du traité CE ou d'une décision sui generis(13).

2. Dans le domaine de la politique étrangère et de sécurité commune, un acte de base peut revêtir l'une des formes mentionnées à l'article 13, paragraphe 2, à l'article 14 et à l'article 23, paragraphe 2, du traité sur l'Union européenne.

3. Dans le domaine de la coopération policière et judiciaire en matière pénale, un acte de base peut revêtir l'une des formes mentionnées à l'article 34, paragraphe 2, du traité sur l'Union européenne.

Article 32

Montants maxima pour les projets pilotes et actions préparatoires

[Article 49, paragraphe 2, points a) et b), du règlement financier]

1. Le montant total des crédits relatifs à des projets pilotes visés à l'article 49, paragraphe 2, point a), du règlement financier ne peut dépasser 32 millions d'euros par exercice.

2. Le montant total des crédits relatifs à des actions préparatoires nouvelles visées à l'article 49, paragraphe 2, point b), du règlement financier ne peut dépasser 30 millions d'euros par exercice budgétaire et le montant total des crédits effectivement engagés au titre des actions préparatoires ne peut excéder 75 millions d'euros.

Article 33

Compétences spécifiques de la Commission conformément aux traités

[Article 49, paragraphe 2, point c), du règlement financier]

1. Les articles du traité CE qui attribuent directement à la Commission des compétences spécifiques sont les suivants:

a) article 138 (dialogue social);

b) article 140 (études, avis, consultations en matière sociale);

c) articles 143 et 145 (rapports spéciaux dans le domaine social);

d) article 152, paragraphe 2 (initiatives pour promouvoir la coordination en matière de protection de la santé);

e) article 155, paragraphe 2 (initiatives pour promouvoir la coordination en matière de réseaux transeuropéens);

f) article 157, paragraphe 2 (initiatives pour promouvoir la coordination en matière industrielle);

g) article 159, deuxième alinéa (rapport sur les progrès accomplis dans la réalisation de la cohésion économique et sociale);

h) article 165, paragraphe 2 (initiatives pour promouvoir la coordination en matière de recherche et de développement technologique);

i) article 173 (rapport en matière de recherche et développement technologique;

j) article 180, paragraphe 2 (initiatives pour promouvoir la coordination des politiques en matière de coopération au développement).

2. Les articles du traité Euratom qui attribuent directement à la Commission des compétences spécifiques sont les suivants:

a) article 70 (interventions financières, dans les limites prévues au budget, dans des campagnes de prospection sur les territoires des États membres);

b) articles 77 et suivants (contrôle de sécurité).

3. Les listes figurant aux paragraphes 1 et 2 peuvent être complétées dans la présentation de l'avant-projet de budget avec l'indication des articles en cause et des montants concernés.

Article 34

Conflit d'intérêts

(Article 52, paragraphe 2, du règlement financier)

1. L'acte susceptible d'être entaché par un conflit d'intérêts, au sens de l'article 52, paragraphe 2, du règlement financier, peut prendre notamment l'une des formes suivantes:

a) l'octroi à soi-même ou à autrui d'avantages directs ou indirects indus;

b) le refus d'octroyer à un bénéficiaire les droits ou avantages auxquels il peut prétendre;

c) l'accomplissement d'actes indus ou abusifs ou l'omission d'accomplir les actes nécessaires.

2. L'autorité compétente visée à l'article 52, paragraphe 1, du règlement financier est le supérieur hiérarchique de l'agent concerné. Il confirme par écrit s'il existe ou non un conflit d'intérêt. Dans l'affirmative, il prend lui-même toute décision appropriée.

CHAPITRE 2

Modes d'exécution

Section 1

Dispositions générales

Article 35

Contrôles préalables exercés par la Commission

(Articles 53 et 56 du règlement financier)

1. Lorsque la Commission exécute le budget en gestion partagée, décentralisée ou en gestion centralisée indirecte, elle s'assure, par un examen préalable, sur pièces et sur place, de l'existence, de la pertinence et du bon fonctionnement dans les entités auxquelles elle confie la gestion, en conformité avec les règles de la bonne gestion financière et, dans les cas de gestion décentralisée, en tout ou en partie selon le degré de décentralisation convenu:

a) des procédures mises en oeuvre;

b) des systèmes de contrôle;

c) des systèmes de comptabilité;

d) des procédures de marchés et d'octroi de subventions.

2. La Commission procède aux réexamens nécessaires à l'occasion de tout changement substantiel de procédures ou de systèmes, afin de s'assurer que les conditions prévues au paragraphe 1 continuent d'être respectées.

3. Les entités visées au paragraphe 1 communiquent à la Commission dans un délai fixé les informations qu'elle leur demande et l'informent sans délai de toute modification substantielle de leurs procédures ou systèmes. La Commission précise ces obligations, selon les cas, dans les actes de délégation ou les conventions conclues avec ces entités.

4. Lorsque la Commission exécute le budget en gestion conjointe, les accords de vérification conclus avec les organisations internationales concernées s'appliquent.

Section 2

Dispositions particulières

Article 36

Gestion centralisée directe

(Article 53 du règlement financier)

Lorsque la Commission exécute le budget de manière centralisée directement dans ses services, les tâches d'exécution sont effectuées par les acteurs financiers au sens des articles 58 à 68 du règlement financier et dans les conditions prévues au présent règlement.

Article 37

Exercice de la délégation à des agences exécutives

[Article 54, paragraphe 2, point a), et article 55, paragraphe 2, du règlement financier]

1. Les décisions de délégation aux agences exécutives les autorisent, en qualité d'ordonnateurs délégués, à exécuter des crédits afférents au programme communautaire dont la gestion leur a été confiée.

2. La délégation à l'agence exécutive est mise en oeuvre par le directeur de l'agence en application de l'article 55, paragraphe 2, du règlement financier.

3. L'acte de délégation de la Commission comprend les mêmes dispositions que celles visées à l'article 41, paragraphe 2. Il fait l'objet d'une acceptation formelle écrite de la part du directeur au nom de l'agence exécutive concernée.

Article 38

Éligibilité et conditions de délégation à des organismes nationaux publics ou des entités de droit privé investis d'une mission de service public

[Article 54, paragraphe 2, point c), du règlement financier]

1. La Commission ne peut déléguer de tâches de puissance publique à des organismes nationaux publics ou des entités de droit privé investis d'une mission de service public que dans la mesure où ils sont régis par le droit des États membres ou des Etats de l'Espace Économique Européen (EEE) ou des pays candidats à l'adhésion à l'Union européenne, sauf si l'acte de base en dispose autrement.

2. La Commission s'assure que les organismes ou entités visés au paragraphe 1 présentent les garanties financières suffisantes, émanant de préférence d'une autorité publique, notamment en matière de récupération intégrale des montants dus à la Commission.

3. Lorsque la Commission envisage de confier des tâches de puissance publique, et notamment des tâches d'exécution budgétaire, à un organisme visé à l'article 54, paragraphe 2, point c), du règlement financier, elle procède à une analyse du respect des principes d'économie, d'efficacité et d'efficience. Si cette analyse montre que la délégation s'avère celle qui répond aux besoins de la bonne gestion financière, elle demande l'avis du comité compétent prévu dans l'acte de base avant de procéder à sa mise en oeuvre, lequel pourra également s'exprimer sur l'application envisagée des critères de sélection.

Article 39

Désignation des organismes nationaux publics ou des entités de droit privé investis d'une mission de service public

[Article 54, paragraphe 2, point c), du règlement financier]

1. Les organismes nationaux publics ou les entités de droit privé investis d'une mission de service public sont soumis du droit de l'État membre ou du pays dans lequel ils ont été constitués.

2. Le choix de ces organismes ou entités est effectué de manière objective et transparente, à l'issue d'une analyse coût-efficacité, et correspond aux besoins d'exécution identifiés par la Commission. Ce choix ne peut aboutir à opérer de discrimination entre les différents États membres ou pays concernés.

3. Dans le cas d'une gestion par réseau impliquant la désignation d'au moins un organisme ou entité par État membre ou pays concerné, cette désignation est effectuée par l'État membre ou le pays concerné, selon les dispositions des actes de base.

Dans les autres cas, la Commission désigne ces organismes ou entités en accord avec les États membres ou les pays concernés, et selon les dispositions des actes de base.

Article 40

Respect des règles de passation de marchés

(Article 57 du règlement financier)

Lorsque la Commission confie des tâches à des organismes privés selon l'article 57, paragraphe 2, du règlement financier, elle passe un marché conformément aux dispositions de la première partie, titre V, du règlement financier.

Article 41

Modalités de mise en oeuvre de la gestion centralisée indirecte

[Article 54, paragraphe 2, points b) et c), du règlement financier]

1. Lorsque la Commission confie des tâches d'exécution à des agences, organismes ou entités en application des dispositions de l'article 54, paragraphe 2, points b) et c), du règlement financier, elle conclut une convention avec eux.

2. La convention visée au paragraphe 1 comprend, notamment, les dispositions suivantes:

a) la définition des tâches confiées;

b) les conditions et les modalités de leur exécution, y compris les dispositions appropriées en vue de délimiter les responsabilités et organiser les contrôles à mettre en oeuvre;

c) les règles selon lesquelles il est rendu compte de cette exécution à la Commission;

d) les conditions dans lesquelles prend fin cette exécution;

e) les modalités des contrôles exercés par la Commission;

f) les conditions d'utilisation de comptes bancaires distincts, la destination et l'usage des intérêts générés;

g) les dispositions assurant la visibilité de l'action communautaire notamment par rapport aux autres activités de l'organisme;

h) l'engagement de s'abstenir de tout acte donnant lieu à conflit d'intérêts au sens de l'article 52, paragraphe 2, du règlement financier.

3. Les agences, organismes ou entités visés au paragraphe 1 n'ont pas qualité d'ordonnateurs délégués.

Article 42

Procédures d'apurement des comptes en gestion partagée ou décentralisée

(Article 53, paragraphe 5, du règlement financier)

1. La procédure d'apurement des comptes visée à l'article 53, paragraphe 5, du règlement financier vise à s'assurer que les dépenses effectuées par les États membres dans le cadre de la gestion partagée ou par des pays tiers dans le cadre de la gestion décentralisée, et qui sont susceptibles d'être mises à la charge du budget communautaire, l'ont été régulièrement et conformément à la réglementation communautaire applicable.

2. Sans préjudice des dispositions spécifiques contenues dans les règlements sectoriels, la procédure d'apurement des comptes comprend:

a) la déclaration par les États membres ou les pays tiers des dépenses effectuées sous forme de comptes certifiés par un service ou un organe fonctionnellement indépendant des organismes ayant effectué les dépenses et disposant des compétences techniques nécessaires;

b) le contrôle des comptes par la Commission, ainsi que des opérations sous-jacentes, sur pièces et, le cas échéant sur place, sans limitations ni restrictions, y compris auprès des bénéficiaires;

c) la détermination par la Commission, dans le cadre de procédures contradictoires et avec notification aux États membres ou aux pays tiers, du montant des dépenses reconnues à charge du budget;

d) le calcul de la correction financière résultant de la différence entre les dépenses déclarées et celles reconnues à charge du budget;

e) le recouvrement ou remboursement du solde résultant de la différence entre les dépenses reconnues et les montants financiers déjà versés aux États membres ou aux pays tiers; le recouvrement est opéré par voie de compensation dans les conditions visées à l'article 83.

3. Dans le cadre de la gestion décentralisée, la procédure d'apurement des comptes décrite aux paragraphes 1 et 2 s'applique en fonction du degré de décentralisation convenu.

Article 43

Gestion conjointe

(Articles 53 et 165 du règlement financier)

1. Les crédits mis en oeuvre dans le cadre de la gestion conjointe avec des organisations internationales, au sens des articles 53 et 165 du règlement financier, financent des actions dont la réalisation impose une mise en commun des ressources de plusieurs donateurs sans que l'affectation de la part contributive de chaque donateur à chaque type de dépense soit raisonnablement possible ou opportune.

La Commission s'assure de l'existence de dispositifs adéquats de contrôle et d'audit de l'action dans son ensemble.

2. Les organisations internationales visées au paragraphe 1 sont les suivantes:

a) les organisations de droit international public créées par des accords intergouvernementaux ainsi que les agences spécialisées créées par celles-ci;

b) le Comité international de la Croix Rouge (CICR);

c) la Fédération internationale des Sociétés nationales de la Croix Rouge et du Croissant Rouge.

CHAPITRE 3

Acteurs financiers

Section 1

Droits et obligations des acteurs financiers

Article 44

Droits et obligations des acteurs financiers

(Article 58 du règlement financier)

Chaque institution met à la disposition de chaque acteur financier les ressources nécessaires à l'accomplissement de sa mission ainsi qu'une charte de mission décrivant en détail ses tâches, droits et obligations.

Section 2

L'ordonnateur

Article 45

Assistance aux ordonnateurs délégués et subdélégués

(Article 59 du règlement financier)

1. L'ordonnateur compétent peut être assisté dans sa tâche par des fonctionnaires ou autres agents (ci-après les "agents"), chargés d'effectuer, sous sa responsabilité, certaines opérations nécessaires à l'exécution du budget et à la production des informations financières et de gestion. En vue de prévenir toute situation de conflit d'intérêts, les agents assistant les ordonnateurs délégués ou subdélégués sont soumis aux obligations visées à l'article 52 du règlement financier.

2. Chaque institution informe l'autorité budgétaire chaque fois qu'un ordonnateur délégué de grade A1 prend ses fonctions, change de fonctions ou cesse ses fonctions.

Article 46

Dispositions internes en matière de délégations

(Article 59 du règlement financier)

En conformité avec les dispositions du règlement financier et du présent règlement, chaque institution arrête dans ses règles internes les mesures de gestion des crédits qui lui paraissent nécessaires pour la bonne exécution de sa section du budget.

Article 47

Séparation des fonctions d'initiation et de vérification d'une opération

(Article 60, paragraphe 4, du règlement financier)

1. Par initiation d'une opération, il faut entendre l'ensemble des opérations susceptibles d'être effectuées par les agents visés à l'article 45 et préparatoires à l'adoption des actes d'exécution budgétaire par les ordonnateurs compétents titulaires d'une délégation ou d'une subdélégation.

2. Par vérification ex ante d'une opération, il faut entendre l'ensemble des contrôles ex ante mis en place par l'ordonnateur compétent afin d'en vérifier ses aspects opérationnels et financiers.

3. Chaque opération fait l'objet au moins d'une vérification ex ante. Cette vérification a pour objet de constater notamment:

a) la régularité et la conformité de la dépense et de la recette au regard des dispositions applicables, notamment du budget et des réglementations pertinentes, ainsi que de tous actes pris en exécution des traités et des règlements et, le cas échéant, des conditions contractuelles;

b) l'application du principe de bonne gestion financière visé au titre II, chapitre 7, du règlement financier.

4. Les vérifications ex post, sur pièces et, si nécessaire, sur place, visent à vérifier la bonne exécution des opérations financées par le budget et notamment le respect des critères visés au paragraphe 3. Ces vérifications peuvent être organisées par sondage sur la base d'une analyse de risques.

5. Les fonctionnaires ou autres agents chargés des vérifications visées aux paragraphes 2 et 4 sont distincts de ceux exécutant les tâches d'initiation visées au paragraphe 1 et ne sont pas subordonnés à ces derniers.

Article 48

Procédures de gestion et de contrôle interne

(Article 60, paragraphe 4, du règlement financier)

Les systèmes et procédures de gestion et de contrôle interne visent à permettre:

a) la réalisation des objectifs des politiques, programmes et actions de l'institution selon le principe de la bonne gestion financière;

b) le respect des règles du droit communautaire ainsi que des normes minimales de contrôle établies par l'institution;

c) la préservation des actifs de l'institution et de l'information;

d) la prévention et la détection des irrégularités, des erreurs et des fraudes;

e) l'identification et la prévention des risques de gestion;

f) la production fiable de l'information financière et de gestion;

g) la conservation des pièces justificatives liées et consécutives à l'exécution budgétaire et aux actes d'exécution budgétaire;

h) La conservation des documents relatifs aux garanties préalables exigées en faveur de l'institution et la mise en place d'un échéancier permettant un suivi adéquat desdites garanties.

Article 49

Conservation des pièces justificatives par les ordonnateurs

(Article 60, paragraphe 4, du règlement financier)

Les systèmes et procédures de gestion concernant la conservation des pièces justificatives originales prévoient:

a) leur numérotation;

b) leur datation;

c) la tenue de registres, éventuellement informatisés, permettant d'identifier leur localisation précise;

d) la conservation de ces pièces pendant une période de cinq ans au moins à compter de la date d'octroi de la décharge par le Parlement européen pour l'année budgétaire à laquelle ces pièces se rapportent.

Les pièces relatives à des opérations non définitivement clôturées sont conservées au-delà de la période prévue au premier alinéa, point d), et jusqu'à la fin de l'année suivant celle de la clôture desdites opérations.

Article 50

Code de normes professionnelles

(Article 60, paragraphe 5, du règlement financier)

1. Les agents désignés par l'ordonnateur compétent pour vérifier les opérations financières sont choisis en raison de leurs connaissances, aptitudes et compétences particulières sanctionnées par des titres ou par une expérience professionnelle appropriée ou à l'issue d'un programme de formation approprié.

2. Chaque institution arrête un code de normes professionnelles qui détermine, en matière de contrôle interne:

a) le niveau de compétence technique et financière exigé des agents visés au paragraphe 1;

b) l'obligation pour ces agents de suivre une formation continue;

c) les missions, rôles et tâches qui leur sont assignés;

d) les règles de conduite et en particulier de déontologie et d'intégrité, qu'ils doivent observer ainsi que les droits qui leur sont reconnus.

3. Chaque institution met en place les structures appropriées pour diffuser aux services ordonnateurs et mettre à jour périodiquement les informations appropriées concernant les normes de contrôle, ainsi que les méthodes et techniques disponibles à cet effet.

Article 51

Inaction de l'ordonnateur délégué

(Article 60, paragraphe 6, du règlement financier)

L'inaction de l'ordonnateur délégué visée à l'article 60, paragraphe 6, du règlement financier, s'entend comme l'absence de toute réponse dans un délai raisonnable eu égard aux circonstances de l'espèce et, en tout état de cause, dans un délai ne dépassant pas un mois.

Article 52

Vérification ex post et rapport annuel d'activités

(Article 60, paragraphe 7, du règlement financier)

Le résultat des vérifications ex post est, parmi d'autres éléments, présenté dans le cadre du rapport annuel d'activité soumis par l'ordonnateur délégué à son institution.

Article 53

Transmission au comptable des informations financières et de gestion

(Article 60 du règlement financier)

L'ordonnateur délégué transmet au comptable, dans le respect des règles adoptées par celui-ci, les informations financières et de gestion nécessaires à l'accomplissement de ses fonctions.

Article 54

Rapport sur les procédures négociées

(Article 60 du règlement financier)

Les ordonnateurs délégués recensent, par exercice, les marchés faisant l'objet de procédures négociées visées aux articles 126, 127, 242, 244, 246 et 247. Si la proportion de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés par le même ordonnateur délégué augmente sensiblement par rapport aux exercices antérieurs ou si cette proportion est notablement plus élevée que la moyenne enregistrée au niveau de son institution, l'ordonnateur compétent fait rapport à ladite institution en exposant les mesures prises, le cas échéant, pour infléchir cette tendance. Chaque institution transmet à l'autorité budgétaire un rapport sur les procédures négociées. Dans le cas de la Commission, ce rapport est annexé au résumé des rapports annuels d'activités visé à l'article 60, paragraphe 7, du règlement financier.

Section 3

Le comptable

Article 55

Nomination du comptable

(Article 61 du règlement financier)

Le comptable est nommé par chaque institution parmi les fonctionnaires soumis au statut des fonctionnaires des Communautés européennes.

Le comptable est obligatoirement choisi par l'institution en raison de sa compétence particulière sanctionnée par des titres ou par une expérience professionnelle équivalente.

Article 56

Cessation des fonctions du comptable

(Article 61 du règlement financier)

1. En cas de cessation des fonctions du comptable, une situation comptable intérimaire est établie dans les meilleurs délais.

Cette situation est constituée par les comptes prévus à la première partie, titre VII du règlement financier, arrêtés à la date correspondant à la fin du mois au cours duquel la cessation des fonctions du comptable est intervenue.

2. Une situation intérimaire ne doit pas être établie lorsque la cessation des fonctions du comptable correspond à la fin d'un exercice.

3. La situation intérimaire ou, dans le cas visé au paragraphe 2, les comptes provisoires visés à l'article 128 du règlement financier, sont transmis par le comptable cessant ses fonctions ou, en cas d'impossibilité, par un fonctionnaire de ses services, au nouveau comptable qui, dans un délai n'excédant pas un mois à dater de cette transmission, doit signer pour acceptation et peut émettre des réserves.

4. Chaque institution informe l'autorité budgétaire en cas de nomination ou cessation des fonctions de son comptable.

Article 57

Avis sur les systèmes comptables et d'inventaires

(Article 61 du règlement financier)

Lorsque des systèmes de gestion financière définis par l'ordonnateur fournissent des données à la comptabilité de l'institution ou lorsqu'ils sont appelés à justifier des données de celle-ci, le comptable doit donner son accord à leur mise en place ainsi qu'à leur modification.

Le comptable est également consulté sur la mise en place et la modification par les ordonnateurs compétents des systèmes d'inventaires et d'évaluation des actifs et passifs.

Article 58

Gestion de trésorerie

(Article 61 du règlement financier)

1. Le comptable veille à ce que son institution ait à sa disposition des fonds suffisants pour couvrir les besoins de trésorerie découlant de l'exécution budgétaire.

2. Aux fins du paragraphe 1, le comptable met en place des systèmes de gestion des liquidités lui permettant d'établir des prévisions de trésorerie.

3. Le comptable de la Commission répartit les fonds disponibles conformément aux dispositions du règlement (CE, Euratom) n° 1150/2000.

Article 59

Gestion des comptes bancaires

(Article 61 du règlement financier)

1. Le comptable peut, pour les besoins de la gestion de la trésorerie, ouvrir ou faire ouvrir des comptes au nom de l'institution auprès des organismes financiers ou des banques centrales nationales. Il peut, dans des cas dûment justifiés, ouvrir des comptes en monnaies autres que l'euro.

2. Le comptable négocie les conditions de fonctionnement des comptes ouverts auprès des organismes financiers, conformément aux principes de bonne gestion financière, de rendement et de mise en concurrence.

3. Au plus tard tous les cinq ans, le comptable procède à une remise en concurrence des organismes financiers auprès desquels sont ouverts des comptes.

4. Le comptable veille au strict respect des conditions de fonctionnement des comptes ouverts auprès des organismes financiers.

5. Le comptable de la Commission est chargé, après consultation des comptables des autres institutions, d'harmoniser les conditions de fonctionnement des comptes ouverts par les différentes institutions.

Article 60

Signatures sur les comptes

(Article 61 du règlement financier)

Les conditions d'ouverture, de fonctionnement et d'utilisation des comptes prévoient, en fonction des besoins de contrôle interne, pour les chèques, les ordres de virement et toute autre opération bancaire la signature d'un ou plusieurs agents dûment habilités.

À cet effet, chaque institution communique à tous les organismes financiers auprès desquels elle a ouvert des comptes, les noms et les spécimens des signatures des agents habilités.

Article 61

Gestion des soldes des comptes

(Article 61 du règlement financier)

1. Le comptable s'assure que le solde des comptes bancaires prévus à l'article 59 ne s'écarte pas de manière significative des prévisions de trésorerie visées à l'article 58, paragraphe 2, et, en tout cas:

a) qu'aucun solde de ces comptes n'est débiteur;

b) que, lorsqu'il s'agit de comptes en monnaies, le solde est périodiquement converti en euros.

2. Le comptable ne peut maintenir dans des comptes en monnaies des soldes qui pourraient causer à l'institution des pertes excessives dues à la variation des taux de change.

Article 62

Virements et opérations de conversion

(Article 61 du règlement financier)

Sans préjudice de l'article 69, le comptable effectue les transferts entre comptes ouverts au nom de l'institution auprès d'organismes financiers et les opérations de conversion de monnaies.

Article 63

Modalités de paiement

(Article 61 du règlement financier)

Les paiements sont effectués par voie de virement ou par chèque.

Article 64

Fichiers tiers

(Article 61 du règlement financier)

1. Les paiements par voie de virement ne peuvent être effectués par le comptable que si les coordonnées bancaires du bénéficiaire du paiement ont été préalablement inscrites dans un fichier commun par institution.

L'inscription, dans ce fichier, des coordonnées bancaires du bénéficiaire ou la modification de ces coordonnées est effectuée sur la base d'un document, sur support papier ou électronique, certifié par la banque du bénéficiaire.

2. En vue d'un paiement par voie de virement, les ordonnateurs ne peuvent engager leur institution à l'égard d'un tiers que si celui-ci leur fournit la documentation nécessaire à son inscription au fichier.

Les ordonnateurs vérifient que les coordonnées bancaires communiquées par le bénéficiaire restent valables au moment de l'établissement de chaque ordre de paiement.

Dans le cadre des aides pré-adhésion, des engagements individuels peuvent être conclus avec les autorités publiques dans les pays candidats à l'adhésion à l'Union européenne, sans l'inscription préalable au fichier tiers. Dans ce cas, l'ordonnateur met tout en oeuvre pour que l'inscription se fasse aussi rapidement que possible. Les dispositions conventionnelles prévoient que la communication des coordonnées bancaires du bénéficiaire à la Commission est une condition préalable au premier paiement.

Article 65

Conservation des pièces justificatives par le comptable

(Article 61 du règlement financier)

Les pièces justificatives relatives à la comptabilité et à l'établissement des comptes visés à l'article 121 du règlement financier sont conservées pendant une période de cinq ans à compter de la date d'octroi de la décharge par le Parlement européen pour l'année budgétaire à laquelle les pièces se rapportent.

Toutefois, les pièces relatives à des opérations non définitivement clôturées sont conservées au-delà de cette période et jusqu'à la fin de l'année suivant celle de la clôture desdites opérations.

Chaque institution détermine auprès de quel service les pièces justificatives sont conservées.

Section 4

Le régisseur d'avances

Article 66

Conditions de recours aux régies d'avance

(Article 63 du règlement financier)

1. Lorsque les opérations de paiement par voie budgétaire sont matériellement impossibles ou peu efficientes en raison notamment du caractère limité des montants à payer, des régies d'avances peuvent être créées pour assurer le paiement de ces dépenses.

2. Le régisseur d'avances est autorisé à effectuer, sur instruction de l'ordonnateur compétent, la liquidation provisoire et le paiement des dépenses.

3. La création d'une régie d'avances et la désignation d'un régisseur d'avances font l'objet d'une décision du comptable, sur proposition dûment motivée de l'ordonnateur compétent. Cette décision rappelle les responsabilités et obligations du régisseur d'avances et de l'ordonnateur.

La modification des conditions de fonctionnement d'une régie d'avances fait également l'objet d'une décision du comptable sur proposition dûment motivée de l'ordonnateur compétent.

Article 67

Conditions de création et de paiement

(Article 63 du règlement financier)

1. La décision portant création d'une régie d'avances et désignation d'un régisseur d'avances ainsi que la décision portant modification des conditions de fonctionnement d'une régie d'avances déterminent notamment:

a) l'objet et le montant maximal de l'avance initiale pouvant être consentie;

b) l'ouverture, le cas échéant, d'un compte bancaire ou d'un compte chèque postal au nom de l'institution;

c) la nature et le montant maximal de chaque dépense pouvant être payée par le régisseur d'avances à des tiers ou encaissée auprès d'eux;

d) la périodicité, les modalités de production des pièces justificatives et la transmission de ces pièces justificatives à l'ordonnateur pour régularisation;

e) les modalités de reconstitution éventuelle de l'avance;

f) que les opérations de la régie d'avances sont régularisées par l'ordonnateur au plus tard à la fin du mois qui suit, afin d'assurer le rapprochement entre le solde comptable et le solde bancaire;

g) la durée de validité de l'autorisation donnée par le comptable au régisseur d'avances;

h) l'identité du régisseur d'avances désigné.

2. Dans les propositions de décision portant création d'une régie d'avances, l'ordonnateur compétent est tenu de veiller:

a) à utiliser en priorité la voie budgétaire lorsque l'accès au système informatique comptable central existe;

b) à ne faire recours à des régies d'avances que dans les cas justifiés.

À l'exception des régies d'avance spécifiques ouvertes dans le domaine de l'aide humanitaire et de la gestion d'une situation de crise au sens de l'article 168, paragraphe 2, le montant maximal visé au paragraphe 1, point c), ne peut dépasser 30000 euros pour chaque dépense.

3. Les paiements à des tiers peuvent être effectués par le régisseur d'avances sur la base et dans la limite:

a) d'engagements budgétaires et juridiques préalables, signés par l'ordonnateur compétent;

b) du solde positif résiduel de la régie, en caisse ou en banque.

4. Les paiements des régies d'avances peuvent être réglés par virement, chèque ou autres moyens de paiement.

5. Les paiements effectués sont suivis de décisions formelles de liquidation finale et/ou d'ordres de paiements de régularisation signés par l'ordonnateur compétent.

Article 68

Choix des régisseurs d'avance

(Article 63 du règlement financier)

Les régisseurs d'avances sont choisis parmi les fonctionnaires, de catégorie A, B ou C. En cas de nécessité, les régisseurs d'avances peuvent être choisis parmi les agents soumis au régime applicable aux autres agents, d'un niveau correspondant à ces catégories. Les régisseurs d'avance sont choisis en raison de leurs connaissances, aptitudes et compétences particulières sanctionnées par des titres ou une expérience professionnelle appropriée ou à l'issue d'un programme de formation approprié.

Article 69

Alimentation des régies d'avances

(Article 63 du règlement financier)

1. Le comptable exécute le paiement d'approvisionnement des régies d'avances et en assure le suivi financier tant au niveau de l'ouverture des comptes en banque et des délégations de signature, que des contrôles sur place et dans la comptabilité centralisée. Le comptable alimente les régies d'avances. Les avances sont versées sur le compte bancaire ouvert au nom de la régie d'avances.

Les régies d'avances concernées peuvent être alimentées directement par des recettes locales diverses, telles que celles résultant de:

a) ventes de matériels;

b) publications;

c) remboursements divers;

d) produits d'intérêts.

La régularisation en dépenses ou en recettes, diverses ou affectées, intervient conformément à la décision de création visée à l'article 67 et aux dispositions du règlement financier. Les montants en question sont déduits par l'ordonnateur lors de la reconstitution ultérieure des mêmes régies d'avances.

2. En vue notamment d'éviter des pertes de change, le régisseur peut opérer des transferts entre les différents comptes bancaires relevant d'une même régie d'avances.

Article 70

Contrôles par les ordonnateurs et comptables

(Article 63 du règlement financier)

1. Le régisseur d'avances tient une comptabilité des fonds dont il dispose, en caisse et en banque, des paiements effectués et des recettes encaissées, suivant les règles et selon les instructions établies par le comptable. Les états de cette comptabilité sont accessibles à tout moment à l'ordonnateur compétent et un relevé mensuel des opérations avec pièces justificatives est envoyé dans le mois qui suit par le régisseur à l'ordonnateur pour la régularisation des opérations de la régie.

2. Le comptable procède ou fait procéder par un fonctionnaire ou autre agent de ses services ou des services ordonnateurs, spécialement mandaté à cet effet, en règle générale sur place et d'une manière inopinée, à la vérification de l'existence des fonds confiés aux régisseurs d'avances, à la vérification de la tenue de la comptabilité et à la vérification de la régularisation des opérations de la régie dans le respect des délais imposés. Le comptable communique à l'ordonnateur compétent les résultats de ses vérifications.

Article 71

Procédure de passation des marchés

(Article 63 du règlement financier)

Les paiements effectués dans le cadre de régie d'avance peuvent, dans les limites visées à l'article 129, paragraphe 4, intervenir en simple remboursement de facture, sans acceptation préalable d'une offre.

CHAPITRE 4

Responsabilité des acteurs financiers

Section 1

Règles générales

Article 72

Instances compétentes en matière de fraude

(Article 60, paragraphe 6, et article 65, paragraphe 2, du règlement financier)

Les autorités et instances visées à l'article 60, paragraphe 6, et à l'article 65, paragraphe 2, du règlement financier sont les instances désignées par le statut applicable aux fonctionnaires et par le régime applicable aux autres agents des Communautés (ci-après le "statut") ainsi que par les décisions des institutions communautaires relatives aux conditions et modalités des enquêtes internes en matière de lutte contre la fraude, la corruption et toute activité illégale préjudiciable aux intérêts des Communautés.

Section 2

Règles applicables aux ordonnateurs délégués et subdélégués

Article 73

Confirmation d'instruction

(Article 66, paragraphe 2, du règlement financier)

1. Lorsqu'un ordonnateur considère qu'une instruction qui s'impose à lui est entachée d'irrégularité ou qu'elle contrevient au principe de bonne gestion financière, notamment parce que son exécution est incompatible avec le niveau des ressources qui lui ont été allouées, il doit l'exposer par écrit à l'autorité de laquelle il a reçu délégation ou subdélégation. Si l'instruction est confirmée par écrit, que cette confirmation intervient dans des délais utiles et qu'elle est suffisamment précise dans le sens où elle fait explicitement référence aux aspects estimés contestables par l'ordonnateur délégué ou subdélégué, celui-ci est dégagé de sa responsabilité; il exécute l'instruction, sauf si elle est contraire à la loi pénale ou aux normes de sécurité applicables.

2. Les dispositions du paragraphe 1 s'appliquent également lorsqu'un ordonnateur apprend, en cours d'exécution d'une instruction qui s'impose à lui, que des circonstances du dossier amènent à une situation entachée d'irrégularité.

3. Les instructions confirmées dans les conditions décrites à l'article 66, paragraphe 2, du règlement financier sont recensées par l'ordonnateur délégué compétent et mentionnées dans son rapport annuel d'activités.

Article 74

Irrégularités financières

(Article 60, paragraphe 6, et article 66, paragraphe 4, du règlement financier)

Sans préjudice des compétences de l'Office de lutte anti-fraude (OLAF), l'instance spécialisée en matière d'irrégularités financières est compétente pour toute violation d'une disposition du règlement financier ou de toute disposition relative à la gestion financière et au contrôle des opérations, et résultant d'un acte ou d'une omission d'un fonctionnaire ou agent.

Article 75

Instance spécialisée en matière d'irrégularités financières

(Article 60, paragraphe 6, et article 66, paragraphe 4, du règlement financier)

1. L'instance visée à l'article 66, paragraphe 4, du règlement financier est saisie pour avis par l'Autorité investie du pouvoir de nomination (AIPN) ou, selon le cas, par l'Autorité habilitée à conclure les contrats d'engagement (AHCC) dans les cas d'irrégularités financières visées à l'article 74.

Lorsqu'elle est saisie par l'AIPN ou, selon le cas, l'AHCC, l'instance rend un avis tendant à évaluer l'existence d'irrégularités visées à l'article 74, leur degré de gravité et leurs conséquences éventuelles. Dans l'éventualité où l'analyse de cette instance la conduit à estimer que le cas dont elle est saisie relève de la compétence de l'OLAF, elle renvoie le dossier sans délai à l'AIPN ou l'AHCC et en informe immédiatement l'OLAF.

Lorsque l'instance visée au premier alinéa est informée directement par un agent conformément à l'article 60, paragraphe 6, du règlement financier, elle transmet le dossier à l'AIPN ou, selon le cas, à l'AHCC et informe l'agent qui l'a saisie de cette transmission.

2. Chaque institution précise en fonction de son mode d'organisation interne les modalités de fonctionnement de l'instance spécialisée visée à l'article 66, paragraphe 4, du règlement financier, ainsi que sa composition, qui inclut une personnalité externe ayant les qualifications et l'expertise requises.

CHAPITRE 5

Opérations de recettes

Section 1

Ressources propres

Article 76

Régime applicable aux ressources propres

(Article 69 du règlement financier)

L'ordonnateur établit un échéancier prévisionnel de la mise à disposition de la Commission des ressources propres définies par la décision relative au système de ressources propres des Communautés européennes.

La constatation et le recouvrement des ressources propres s'effectuent selon la réglementation prise en application de la décision visée au premier alinéa.

Section 2

Prévision de créances

Article 77

Prévision de créances

(Article 70 du règlement financier)

1. La prévision de créances mentionne la nature et l'imputation budgétaire de la recette ainsi que, dans la mesure du possible, la désignation du débiteur et l'estimation de son montant.

Lors de l'établissement de la prévision de créances, l'ordonnateur compétent vérifie en particulier:

a) l'exactitude de l'imputation budgétaire;

b) la régularité et la conformité de la prévision au regard des dispositions applicables et du principe de bonne gestion financière.

2. Sous réserve de l'article 161, paragraphe 2, du règlement financier, la prévision de créances n'a pas pour effet de créer des crédits d'engagement. Dans les cas visés à l'article 18 du règlement financier, les crédits ne peuvent être créés qu'à la suite du recouvrement effectif par les Communautés des sommes dues.

Section 3

Constatation des créances

Article 78

Procédure

(Article 71 du règlement financier)

1. La constatation d'une créance par l'ordonnateur est la reconnaissance du droit des Communautés sur un débiteur et l'établissement du titre à exiger de ce débiteur le paiement de sa dette.

2. L'ordre de recouvrement est l'opération par laquelle l'ordonnateur compétent donne instruction au comptable de recouvrer la créance constatée.

3. La note de débit est l'information donnée au débiteur que:

a) les Communautés ont constaté cette créance;

b) le paiement de sa dette envers les Communautés est dû pour une certaine date (ci-après "date d'échéance");

c) à défaut de paiement à la date d'échéance, sa dette porte intérêts au taux visé à l'article 86, sans préjudice des dispositions réglementaires spécifiques applicables;

d) dans tous les cas où cela est possible, l'institution procédera au recouvrement par compensation après information du débiteur;

e) à défaut de paiement à la date d'échéance, l'institution procède au recouvrement par l'exécution de toute garantie préalable;

f) si, à l'issue des étapes qui précèdent, le recouvrement intégral n'a pu être obtenu, l'institution procède au recouvrement par l'exécution forcée du titre obtenu, soit conformément à l'article 72, paragraphe 2, du règlement financier, soit par la voie contentieuse.

La note de débit est envoyée par l'ordonnateur au débiteur, avec copie au comptable.

Article 79

Constatation de créances

(Article 71 du règlement financier)

Pour constater une créance, l'ordonnateur compétent s'assure:

a) du caractère certain de la créance, qui ne doit pas être affectée d'une condition;

b) du caractère liquide de la créance, dont le montant doit être déterminé en argent et avec exactitude;

c) du caractère exigible de la créance, qui ne doit pas être soumise à un terme;

d) de l'exactitude de la désignation du débiteur;

e) de l'exactitude de l'imputation budgétaire des montants à recouvrer;

f) de la régularité des pièces justificatives, et

g) de la conformité avec le principe de bonne gestion financière, notamment selon les critères visés à l'article 87, paragraphe 1, point a).

Article 80

Pièces justificatives à l'appui de la constatation de créances

(Article 71 du règlement financier)

1. Toute constatation d'une créance s'appuie sur les pièces justificatives attestant les droits des Communautés.

2. Avant de constater toute créance, l'ordonnateur compétent procède personnellement à l'examen des pièces justificatives ou vérifie, sous sa responsabilité, que cet examen a été effectué.

3. Les pièces justificatives sont conservées par l'ordonnateur, conformément aux articles 48 et 49.

Section 4

Ordonnancement des recouvrements

Article 81

Établissement de l'ordre de recouvrement

(Article 72 du règlement financier)

1. L'ordre de recouvrement établit:

a) l'exercice d'imputation;

b) les références de l'acte ou de l'engagement juridique qui constitue le fait générateur de la créance et ouvre le droit au recouvrement;

c) l'article du budget et, éventuellement, toute autre subdivision nécessaire, y compris, le cas échéant, les références de l'engagement budgétaire correspondant;

d) le montant à recouvrer, exprimé en euros;

e) le nom et l'adresse du débiteur;

f) la date d'échéance;

g) le mode de recouvrement possible, y compris en particulier le recouvrement par compensation ou exécution de toute garantie préalable.

2. L'ordre de recouvrement est daté et signé par l'ordonnateur compétent, puis transmis au comptable.

Section 5

Recouvrement

Article 82

Formalités d'encaissement

(Article 73 du règlement financier)

1. Le recouvrement des créances donne lieu de la part du comptable à l'établissement d'un enregistrement dans les comptes et à l'information de l'ordonnateur compétent.

2. Tout versement en espèces fait à la caisse du comptable ou du régisseur d'avances donne lieu à la délivrance d'un récépissé.

Article 83

Recouvrement par compensation

(Article 73 du règlement financier)

À tout moment de la procédure, le comptable, après information de l'ordonnateur compétent et du débiteur, procède au recouvrement par compensation de la créance constatée dans le cas où le débiteur est également titulaire vis-à-vis des Communautés d'une créance certaine, liquide et exigible ayant pour objet une somme d'argent constatée par un ordre de paiement.

Article 84

Procédure de recouvrement en l'absence de paiement volontaire

(Articles 72 et 73 du règlement financier)

1. Sans préjudice de l'article 83, si, à l'échéance figurant dans la note de débit, le recouvrement intégral n'a pas été obtenu, le comptable en informe l'ordonnateur compétent et lance sans délai la procédure de récupération par toute voie de droit, y compris, le cas échéant par exécution de toute garantie préalable.

2. Sans préjudice de l'article 83, lorsque le mode de recouvrement visé au paragraphe 1 n'est pas possible et que le débiteur n'a pas exécuté le paiement à l'issue de la lettre de mise en demeure adressée par le comptable, ce dernier recourt à l'exécution forcée du titre conformément à l'article 72, paragraphe 2, du règlement financier ou sur la base d'un titre obtenu par la voie contentieuse.

Article 85

Octroi de délais de paiement

(Article 73 du règlement financier)

Des délais supplémentaires pour le paiement ne peuvent être accordés, par le comptable, en liaison avec l'ordonnateur compétent, que sur demande écrite dûment motivée du débiteur et à la double condition suivante:

a) que le débiteur s'engage au paiement d'intérêts au taux prévu à l'article 86 pour toute la période du délai accordé à compter de la date d'échéance initiale;

b) qu'il constitue, afin de protéger les droits des Communautés, une garantie financière acceptée par le comptable de l'institution, couvrant la dette non encore recouvrée tant en principal qu'en intérêts.

La garantie visée au premier alinéa, point b), peut être remplacée par une caution personnelle et solidaire d'un tiers agréée par le comptable de l'institution.

Article 86

Intérêts de retard

(Article 71, paragraphe 4, du règlement financier)

1. Sans préjudice des dispositions spécifiques découlant de l'application de la réglementation sectorielle, toute créance non remboursée à sa date d'échéance porte intérêt selon les paragraphes 2 et 3.

2. Le taux d'intérêt pour les créances non remboursées à la date d'échéance est le taux appliqué par la Banque centrale européenne à ses opérations principales de refinancement tel que publié au Journal officiel des Communautés européennes, série C, en vigueur le premier jour calendrier du mois de l'échéance, majoré de:

a) sept points de pourcentage lorsque la créance a pour fait générateur un marché public de fournitures et de services visés au titre V;

b) trois points et demi de pourcentage dans tous les autres cas.

3. Le montant des intérêts est calculé à partir du jour calendrier suivant la date d'échéance, figurant dans la note de débit, jusqu'au jour calendrier du remboursement intégral de la dette.

4. Tout paiement partiel est imputé d'abord sur les intérêts de retard, déterminés selon les dispositions des paragraphes 2 et 3.

5. Dans le cas des amendes, lorsque le débiteur constitue une garantie financière acceptée par le comptable en lieu et place d'un paiement provisoire, le taux d'intérêt applicable à compter de la date d'échéance est le taux visé au paragraphe 2, majoré seulement d'un point et demi de pourcentage.

Article 87

Renonciation au recouvrement d'une créance constatée

(Article 73 du règlement financier)

1. L'ordonnateur compétent ne peut renoncer, en totalité ou en partie, à recouvrer une créance constatée que dans les cas suivants:

a) lorsque le coût prévisible de recouvrement excéderait le montant de la créance à recouvrer et que la renonciation ne porterait pas atteinte à l'image des Communautés;

b) lorsqu'il est impossible de recouv