RAPPORT relatif aux comptes et à la gestion pour l'exercice 1995 du Centre européen pour le développement de la formation professionnelle (Cedefop - Thessalonique) (97/C 81/01)

(Observations présentées en vertu de l'article 188 C paragraphe 4 deuxième alinéa du traité CE)

TABLE DES MATIÈRES

Points Page

LES ÉTATS FINANCIERS DU CEDEFOP RELATIFS À L'EXERCICE CLÔTURÉ LE 31 DÉCEMBRE 1995 . 1-5 2

OBSERVATIONS RÉSULTANT DU CONTRÔLE . 6-71 2

Observations générales . 6-14 2

Informations de base . 6-11 2

Étendue du contrôle . 12 3

Décharge pour l'exécution du budget 1994 . 13 3

Informations financières . 14 3

Observations relatives à l'exécution budgétaire . 15-21 3

Séparation des fonctions . 15 3

Régie d'avances . 16 3

Virements de crédits . 17-18 3

Reports et annulations de crédits . 19-21 4

Observations relatives au compte de gestion et au bilan . 22-30 4

Recettes (subvention versée par la Commission) . 22 4

Dépenses . 23-27 4

Bilan . 28-30 5

Transfert du Centre à Thessalonique . 31-66 5

Observations générales . 31-33 5

Locaux provisoires . 34-37 5

Locaux permanents . 38-41 5

Personnel: observations générales . 42-45 6

Personnel: changement de statut . 46-66 6

Résumé . 67-70 8

Conclusion . 71 9

ANNEXES 1-3 . 10

TABLEAU 1 . 11

Réponse du conseil d'administration du Cedefop . 12

LES ÉTATS FINANCIERS DU CEDEFOP RELATIFS À L'EXERCICE CLÔTURÉ LE 31 DÉCEMBRE 1995

1. Le présent rapport est adressé au Conseil et au Parlement européen, conformément à l'article 12 du règlement (CEE) n° 337/75 du Conseil (JO L 39 du 13. 2. 1975, p. 1), modifié par le règlement (CEE) n° 1946/93 du Conseil (JO L 181 du 23. 7. 1993, p. 11).

2. La Cour a examiné les états financiers du Centre pour le développement de la formation professionnelle relatifs à l'exercice clôturé le 31 décembre 1995. Conformément aux dispositions de l'article 18 paragraphe 1 du règlement (CEE) n° 1416/76 du Conseil (JO L 164 du 24. 6. 1976, p. 1), modifié par le règlement (CEE) n° 1948/93 du Conseil (JO L 181 du 23. 7. 1993, p. 15), le budget a été exécuté sous la responsabilité du conseil d'administration. Cette responsabilité comporte l'établissement et la présentation des états financiers conformément aux dispositions financières prévues aux articles 65, 67 et 68 du règlement (CEE) n° 1416/76 du Conseil, modifié par le règlement (CEE) n° 1948/93 du Conseil. L'article 188 C du traité instituant la Communauté européenne prévoit que la Cour des comptes examine lesdits états financiers.

3. La Cour a opéré son contrôle conformément aux normes de contrôle généralement acceptées, dans la mesure où elles sont applicables dans le contexte communautaire. Elle a donc procédé aux vérifications des registres comptables et appliqué les procédures de contrôle jugées nécessaires en l'occurrence.

4. Lors du Conseil européen du 29 octobre 1993, il a été décidé de transférer le siège du Cedefop de Berlin à Thessalonique. Pour faciliter ce déménagement, certaines modifications, dont une partie n'était pas conforme à la réglementation applicable en la matière, ont été apportées aux conditions d'emploi des agents. Cette question est traitée de manière plus détaillée aux points 46-66. Plusieurs autres cas ont été relevés où des paiements n'étaient pas tout à fait conformes aux règlements en vigueur.

5. L'audit effectué par la Cour lui a permis d'acquérir une assurance raisonnable quant à la fiabilité des états financiers de l'exercice clôturé le 31 décembre 1995, dans la mesure où ils donnent une image correcte des recettes et des dépenses de 1995, ainsi que de la situation financière à la fin de l'année. À l'exception notable des dépenses mentionnées au point précédent, les opérations sous-jacentes sont globalement légales et régulières.

OBSERVATIONS RÉSULTANT DU CONTRÔLE

Observations générales

Informations de base

6. Le Centre européen pour le développement de la formation professionnelle (Cedefop) est un organe satellite de la Communauté européenne qui a été créé par le règlement (CEE) n° 337/75 du Conseil (1). Il a pour mission de promouvoir la formation professionnelle au niveau communautaire. Le Cedefop a commencé ses activités à Berlin en 1976, avant d'être transféré à Thessalonique en 1995.

7. Le règlement précité définit le rôle du Centre, à savoir «apporter son concours à la Commission en vue de favoriser, au niveau communautaire, la promotion et le développement de la formation professionnelle et de la formation continue», contribuer «à la mise en oeuvre d'une politique commune de formation professionnelle» et, en particulier, favoriser «l'échange d'informations et d'expériences». Dans le domaine de la formation professionnelle, le Centre a pour tâches principales «d'établir une documentation, de contribuer au développement et à la coordination de la recherche, d'assurer la diffusion de toute documentation et information utile, de promouvoir et d'appuyer les initiatives de nature à faciliter une approche concertée (en particulier pour ce qui concerne le rapprochement des niveaux de formation professionnelle et la reconnaissance mutuelle des certificats), ainsi que de constituer un lieu de rencontre pour toutes les parties intéressées».

8. Le Cedefop est dirigé par un conseil d'administration de 48 membres (dont le coût s'est élevé à 334 000 ECU en 1995), composé de représentants de la Commission (trois), d'organisations d'employeurs (quinze), d'organisations d'employés (quinze) et d'un représentant du gouvernement de chaque État membre de l'UE. Le conseil d'administration élit son président et trois vice-présidents parmi ses membres pour une période d'un an. Au moment du contrôle (mai 1996), le directeur général de la DG XXII - Éducation, Formation et Jeunesse occupait la présidence du conseil d'administration. Le directeur du Centre est nommé pour cinq ans par la Commission, parmi les candidats figurant sur une liste établie par le conseil d'administration.

9. Si le règlement de base stipule que le directeur est responsable de la gestion courante du Centre, c'est le conseil d'administration qui en assume la responsabilité globale. Ce dernier adopte les décisions, le programme de travail et le rapport annuel. Il établit l'état des recettes et des dépenses de l'exercice précédent et un état prévisionnel des recettes et des dépenses pour l'exercice suivant.

10. Défini par le règlement de base, le rôle de la Commission et, en l'occurrence, des représentants de la DG XXII, consiste non seulement à représenter les intérêts de cette institution au sein du conseil d'administration, mais aussi à approuver le programme de travail, à examiner le rapport annuel et l'état des recettes et des dépenses, ainsi qu'à présenter un état prévisionnel des recettes et des dépenses au Conseil et au Parlement européen.

11. La DG XX, qui est responsable du contrôle financier des dépenses du Cedefop, constitue le second lien entre la Commission et le Centre. Conformément aux dispositions de l'article 23 du règlement (CEE) n° 1416/76 du Conseil, du 1er juin 1976, modifié par le règlement (CEE) n° 1948/93 du Conseil, du 30 juin 1993, le contrôleur financier est tenu de vérifier et de viser l'ensemble des engagements et des paiements contractés par le Cedefop avant que ces derniers ne soient réellement effectués, sauf pour ce qui concerne les paiements sur régie d'avances (voir point 48). Les documents nécessaires à cet égard sont communiqués à la DG XX à Bruxelles, tandis que les autres pièces sont contrôlées par les agents de la DG XX à l'occasion de deux visites annuelles au siège du Cedefop.

Étendue du contrôle

12. La Cour a opéré un audit financier des comptes de 1995 et examiné la gestion financière relative au transfert du siège du Centre de Berlin à Thessalonique.

Décharge pour l'exécution du budget 1994

13. Le 17 avril 1996, le Parlement européen a décidé de reporter l'adoption de sa décision concernant la décharge à donner pour l'exécution du budget 1994 jusqu'à ce que les stratégies de gestion, les conditions de travail et les activités du Centre soient de nature à assurer:

a) un bon emploi des fonds dans le cadre des dépenses budgétaires de soutien au Cedefop;

b) une utilisation efficace des ressources humaines et autres;

c) la qualité de produits répondant aux besoins des clients du Cedefop;

d) un rôle clair et cohérent parmi les politiques communautaires en matière de formation professionnelle.

Informations financières

14. Les crédits disponibles au titre de l'exercice 1995 se sont élevés à 16,50 Mio ECU. Les engagements contractés ont donné lieu à des paiements et à des reports à l'exercice 1996 correspondant à des montants de 10,11 Mio ECU et 4,67 Mio ECU respectivement, le solde de 1,72 Mio ECU ayant été annulé. Les crédits reportés de l'exercice précédent ont donné lieu à des paiements et à des annulations pour des montants de 2,16 Mio ECU et de 0,29 Mio ECU respectivement. Une analyse de l'utilisation des crédits de l'exercice concerné et des crédits reportés de 1994 figure à l'annexe 1 du présent rapport. L'annexe 2 donne un aperçu du compte de gestion de l'exercice 1995 et du bilan au 31 décembre 1995.

Observations relatives à l'exécution budgétaire

Séparation des fonctions

15. Suite au transfert à Thessalon

ique, le Centre n'avait pas encore instauré des procédures appropriées en matière de séparation des fonctions d'ordonnateur, de comptable et de régisseur d'avances au moment du contrôle (mai 1996). Par exemple, il a été constaté que le comptable assistait également le régisseur d'avances et effectuait des travaux pour ce dernier.

Régie d'avances

16. Une large part des paiements (60 % en 1995, à l'exclusion des traitements) continue d'être effectuée sans visa préalable du contrôleur financier. Ce recours fréquent à la régie d'avances ne correspond pas à l'esprit des dispositions financières. Il serait plus acceptable d'en limiter l'usage aux dépenses courantes ou de moindre importance, qui comportent un risque d'irrégularités relativement faible.

Virements de crédits

17. En 1995, le montant total des virements de crédits entre les différentes lignes budgétaires s'est élevé à 922 000 ECU, soit 5,6 % du budget initial, contre 10,9 % en 1994. Près de 62 % des virements (570 000 ECU) ont été opérés au cours des deux derniers mois de 1995, par rapport à 33 % en 1994.

18. En 1995, le Centre n'a pas procédé à des virements de crédits entre titres. Il a donc été tenu compte des observations formulées l'année dernière par la Cour (2).

Reports et annulations de crédits

19. La pratique consistant à effectuer des reports importants de crédits, déjà observée les années précédentes (3), s'est développée en 1995. Le taux d'utilisation dans l'année des crédits définitifs de 1995 n'a atteint que 61 %, contre 73 % en 1994. La proportion d'engagements contractés et reportés à 1996 a été de 28 % (contre 23 % en 1994); celle des annulations de crédits a été de 10 %, contre 5 % en 1994. Le tableau 1 montre les reports du budget initial de 1995 ventilés par titre et leur utilisation ultérieure.

20. Les reports concernant les dépenses opérationnelles ont représenté 53 % des crédits initiaux, contre 40 % en 1994. Puisque 8 % des crédits au titre des dépenses opérationnelles ont été annulés, le Centre n'a dépensé que 39 % seulement de son budget opérationnel en 1995. À la fin du premier trimestre de 1996, 34 % seulement des reports de crédits du titre 3 de 1995 avaient été utilisés.

21. Le montant élevé des virements et des annulations ainsi que le volume important de reports indiquent que le programme de travail n'a pas été mis en oeuvre comme prévu et que les principes de la bonne gestion budgétaire ont été mis à mal. Ajoutés au manque de personnel (voir points 42-45), ces faits auront de graves répercussions sur l'exécution du budget de 1996.

Observations relatives au compte de gestion et au bilan

Recettes (subvention versée par la Commission)

22. La subvention due au titre de l'exercice 1995 et portée à charge du budget général des Communautés a été versée en plusieurs tranches: 2 300 000 ECU ont été versés le 6 février 1995, 2 400 000 ECU le 20 avril 1995, 2 500 000 ECU le 28 juin 1995, 2 800 000 ECU le 5 octobre 1995, 5 875 000 ECU le 22 novembre 1995 et 525 000 ECU le 1er décembre 1995. Pas plus que les années précédentes (4), ce mode de versement n'est conforme à l'article 26 des dispositions financières applicables au Centre, qui prévoient le versement dans la première quinzaine de chaque trimestre et l'adéquation aux besoins réels.

Dépenses

23. En 1994, après que la décision de transférer le Centre à Thessalonique eut été prise, le Cedefop a engagé un nouveau directeur adjoint, qui vivait et travaillait alors à Thessalonique. Cette personne s'est établie à Berlin en bénéficiant d'une indemnité d'installation égale à deux mois de traitement de base. Moins d'une année plus tard, suite au transfert du Centre à Thessalonique, le même agent a de nouveau perçu une indemnité d'installation équivalant à deux mois de traitement de base. Le déménagement du Centre ayant été effectué rapidement, le séjour de l'agent en question à Berlin a été de courte durée (11 mois) et, dès lors qu'il a passé une partie de cette période à Thessalonique en bénéficiant pleinement des indemnités journalières (week-ends compris), la Cour considère que les décisions en question ne sont pas conformes aux principes de bonne gestion financière et qu'elles vont à l'encontre des intérêts du Cedefop.

24. Le conseil d'administration a mis fin, à compter du 31 décembre 1995, au contrat d'un autre directeur adjoint, qui avait déjà quitté Berlin et était retourné vivre à Madrid en juillet 1995, en raison de son refus de s'installer à Thessalonique. Cette personne a donc perçu une indemnité de 71 030 ECU. La Cour considère que cette décision du conseil d'administration n'est pas conforme aux principes de bonne gestion financière.

25. Conformément aux dispositions de l'article 46 du règlement (CEE) n° 1416/76 du Conseil, du 1er juin 1976, modifié par le règlement (CEE) n° 1948/93 du Conseil, du 30 juin 1993, les marchés portant sur un montant ne dépassant pas 12 000 ECU peuvent être traités par entente directe. Dans 12 cas au moins, des marchés d'un montant supérieur ont été passés sans suivre la procédure d'appel à la concurrence prévue à l'article 45 du règlement précité.

26. Près de 40 % des engagements de 1995 relatifs à la ligne budgétaire «Études et projets pilotes» (300 000 ECU) ont été contractés au cours des deux derniers mois de 1995. Un montant de 150 572 ECU a été engagé sur la ligne budgétaire «Échanges d'agents et d'experts» dans le cadre du recrutement par le Cedefop d'un expert, dont l'entrée en service était prévue pour le 1er février 1996, et d'un autre, dont le contrat a été signé le 22 décembre 1995. Ces engagements ont été contractés en hâte et de manière à éviter l'annulation des crédits correspondants.

27. Le loyer de janvier 1996 relatif aux locaux provisoires (22 750 ECU) était déjà enregistré dans les comptes de 1995. Cette dépense se rapportant à l'exercice budgétaire 1996, elle aurait dû être comptabilisée cette année-là.

Bilan

28. En l'absence d'un inventaire complet permettant d'identifier chaque bien, aucun contrôle n'a pu être effectué. La Cour invite le Centre à établir dans les meilleurs délais un inventaire actualisé, conformément aux dispositions de l'article 52 du règlement (CEE) n° 1416/76 du Conseil, du 1er juin 1976, modifié par le règlement (CEE) n° 1948/93 du Conseil du 30 juin 1993.

29. Les recettes à recouvrer de l'exercice précédent inscrites au bilan comprennent une dette non réglée de 3 134 ECU relative à une facture émise en 1991. En dépit de la réponse positive du Centre, il n'a pas été donné suite aux observations formulées par la Cour l'année dernière (5). La Cour recommande au Centre de passer le montant correspondant par profits et pertes, à moins qu'il y ait de bonnes raisons de croire qu'il sera recouvré.

30. En fin d'année, les soldes de trésorerie détenus par le Centre s'élevaient à 5,9 Mio ECU. Le Centre prend donc la responsabilité de gérer des soldes importants de trésorerie, tâche pour laquelle il ne possède guère les compétences nécessaires. La Cour réitère sa remarque de l'année dernière (6), à savoir que cette situation devrait être évitée et que le Centre devrait effectuer ses retraits trimestriels auprès de la Commission en tenant compte davantage de ses besoins de trésorerie réels. Parallèlement, la Commission devrait s'assurer que le Centre lui communique des prévisions de trésorerie réalistes avant d'effectuer les paiements.

Transfert du Centre à Thessalonique

Observations générales

31. Lors du Conseil européen du 29 octobre 1993, il a été décidé de transférer le siège du Cedefop de Berlin à Thessalonique, en Grèce (7).

32. Le transfert effectif à Thessalonique a eu lieu en août 1995 et le Centre a commencé ses activités en Grèce en septembre 1995. Selon les calculs de la Cour, un montant de quelque 3 300 000 ECU correspondant à des dépenses liées au déménagement est enregistré dans les comptes de 1995.

33. Depuis le 1er septembre 1995, le Cedefop est installé dans un immeuble de l'Institut agricole et industriel de Thessalonique. À partir du 1er septembre 1999 au plus tard, le gouvernement hellénique mettra un bâtiment à la disposition du Centre à titre permanent. Le Cedefop a signé quatre conventions concernant le loyer des locaux provisoires et la construction du bâtiment définitif. La convention de base entre le Cedefop et l'État hellénique a été signée à Thessalonique le 22 juin 1995. Les trois autres, y compris celle passée entre l'État hellénique et l'organisme responsable de l'ensemble de la construction, font partie intégrante de la convention de base.

Locaux provisoires

34. Le bâtiment temporaire est loué pour un montant annuel de 273 000 ECU à verser directement au propriétaire.

35. L'article 1er de la convention passée entre l'État hellénique et le Cedefop stipule que, «à dater du 1er septembre 1995, l'État hellénique mettra à la disposition du Cedefop l'ensemble du bâtiment abritant les locaux temporaires et les installations correspondantes», tandis que l'article 2 prévoit que «...les travaux d'aménagement des deux bâtiments mis à la disposition du Cedefop devront être entièrement terminés. Les autorités helléniques se chargeront de faire établir les raccordements électriques, électroniques et téléphoniques.»

36. Au moment de la réception définitive du bâtiment, le Centre n'a formulé aucune réserve par écrit. Au cours des quatre premiers mois passés à Thessalonique (de septembre à décembre 1995), le Cedefop a cependant dû dépenser 120 000 ECU en équipements pour rendre le bâtiment provisoire fonctionnel et «prêt à l'emploi». Entre autres choses, les raccordements électriques, électroniques et téléphoniques n'avaient pas encore été effectués.

37. Ces investissements ont été intégralement financés par le Cedefop et les dépenses correspondantes ont été imputées aux comptes de 1995. Les conventions ne permettent pas de déterminer clairement qui doit supporter le coût des investissements en question.

Locaux permanents

38. L'État hellénique est tenu de mettre un bâtiment à la disposition du Centre, à titre définitif, le 1er septembre 1999 au plus tard. Pour la construction du bâtiment, le Cedefop versera à l'État hellénique un montant de 6 879 750 ECU réparti en quatre tranches égales de 1 719 937 ECU. Les dates de versement des trois premières tranches ont été fixées aux 1er septembre 1995, 1996 et 1997. Le dernier versement sera effectué au moment de la réception définitive du bâtiment.

39. Le Cedefop ne s'est pas assuré que le paiement des montants ci-dessus serait lié à l'état d'avancement réel des travaux de construction. Plus de deux ans avant la réception définitive du bâtiment, le Centre aura payé 5 159 811 ECU.

40. La Cour invite le Cedefop à faire en sorte que les intérêts produits par le montant de la première tranche bénéficient au projet.

41. Le Centre devrait s'assurer que l'Office des H.L.M. (O.E.K.), qui est responsable de l'ouvrage dans son ensemble, protégera les intérêts du Cedefop.

Personnel: observations générales

42. En 1995, le tableau des effectifs comportait 79 emplois: 24 A, 11 LA, 15 B, 26 C et 3 D. Au moment de l'audit (mai 1996), 37 personnes (14 A, 7 B, 14 C et 2 D) travaillaient effectivement pour le Cedefop, onze avaient été transférées vers d'autres institutions des Communautés européennes, quatorze agents avaient quitté le Cedefop avant le transfert à Thessalonique et dix-sept personnes avaient décidé de ne pas quitter Berlin. Il a fallu et il faudra encore recruter un nombre important de nouveaux agents en 1995 et en 1996.

43. Les dix-sept personnes qui sont restées à Berlin sont libres de travailler dans le secteur public, dans le secteur privé ou pour d'autres institutions des Communautés européennes, mais perçoivent leur traitement pendant une période maximale de dix-huit mois, qui est fonction de leur ancienneté au Cedefop (un mois de traitement par année de service, avec un minimum de six mois). À l'issue de cette période, les personnes concernées peuvent soit suivre le Centre à Thessalonique, soit trouver d'autres solutions. Il s'ensuit que le Cedefop est dans l'impossibilité d'utiliser ces dix-sept emplois (mai 1996), parce qu'ils sont bloqués au budget et qu'ils doivent rester vacants pour le cas où une personne opterait finalement pour le transfert à Thessalonique.

44. Il conviendrait de préciser ce que deviendront celles des dix-sept personnes qui n'opteront pas pour le transfert à Thessalonique à l'issue de leur séjour autorisé à Berlin. Aux termes de l'article 20 du statut, «le fonctionnaire est tenu de résider au lieu de son affectation ou à une distance telle de celui-ci qu'il ne soit pas gêné dans l'exercice de ses fonctions». Toutefois, trois affaires ont déjà été portées devant la Cour de justice des Communautés européennes par des agents qui ne voulaient pas être transférés à Thessalonique.

45. Cette situation où dix-sept agents indispensables bloquent des emplois autorisés par le budget sans travailler pour le Cedefop a déjà eu en 1995, et est appelée à avoir en 1996 et en 1997, une incidence considérable sur le fonctionnement du Cedefop.

Personnel: changement de statut

46. Conformément au règlement (CE) n° 251/95 du Conseil, du 6 février 1995, l'article 13 du règlement (CEE) n° 337/75 du Conseil, du 10 février 1975, est modifié et complété comme suit: «Le personnel du Centre est soumis aux règlements et réglementations applicables aux fonctionnaires et autres agents des Communautés européennes. Le Centre exerce à l'égard de son personnel les pouvoirs qui sont dévolus à l'autorité investie du pouvoir de nomination. Le conseil d'administration du Centre, en accord avec la Commission, arrête les modalités d'application appropriées». Parallèlement, le règlement (CE) n° 251/95 du Conseil a abrogé le règlement (CECA, CEE, Euratom) n° 1859/76 du Conseil, du 29 juin 1976, portant fixation du régime applicable au personnel du Cedefop. Cette modification était nécessaire pour «assurer la cohérence au niveau communautaire en matière de gestion du personnel des différents organismes décentralisés» (8). Les agents du Cedefop ont cependant été nommés fonctionnaires, alors que les autres organismes décentralisés étaient dotés d'effectifs temporaires.

47. La Cour a examiné les modifications apportées aux dispositions du statut ainsi que d'autres conventions conclues entre le conseil d'administration et le personnel, et a décelé un certain nombre d'irrégularités, dont les plus graves sont décrites aux points 49-66.

48. Le conseil d'administration n'a pas transmis ces conventions au contrôleur financier pour visa. Malgré cela, l'ensemble des engagements résultant de ces conventions a fait l'objet de paiements par l'intermédiaire de la régie d'avances et a reçu par la suite le visa du contrôleur financier.

Régularisation de la situation des agents

49. Le Cedefop a procédé aux opérations suivantes pour «régulariser» la situation de ses agents, suite au transfert à Thessalonique:

- en premier lieu, le Centre a engagé, à compter du 1er mars 1995, tous les membres de son personnel en qualité d'agents temporaires [article 2 sous b) du Régime applicable aux autres agents des Communautés européennes (RAA)] dans le grade et l'échelon qu'ils avaient auparavant en tant que contractuels;

- ensuite, à partir du 1er avril 1995, il a recruté ces personnes comme fonctionnaires des Communautés européennes à l'issue d'un concours interne «organisé» uniquement sur titres.

Violation du statut concernant le classement en échelon des ex-contractuels du Cedefop lors de leur classement initial en tant qu'agents temporaires

50. Lors du classement comme agent temporaire, le 1er mars 1995, chaque membre du personnel du Cedefop ne pouvait être classé au mieux que dans l'échelon 3 (ou l'échelon 4, pour les seuls grades A 1 à A 4, LA 3 et LA 4) (article 32 du statut, applicable aux agents temporaires en vertu de l'article 15 du RAA).

51. Toutefois, dans le cas de 33 des 59 membres du personnel du Cedefop engagés comme agents temporaires, un classement supérieur à l'échelon 3 a été irrégulièrement accordé.

Détournement de pouvoir lors de l'organisation du concours interne pour la nomination comme fonctionnaires des ex-contractuels du Cedefop

52. Le Cedefop a lancé, le 1er mars 1995, quinze avis de vacance/concours internes jumelés. À l'issue de ces concours, tous les agents antérieurement employés par le Cedefop ont été nommés fonctionnaires.

53. Conformément au statut, le but d'un concours est de mettre en concurrence plusieurs candidats de sorte que l'on puisse choisir, parmi ceux-ci, le plus qualifié pour occuper un emploi vacant (article 27 premier alinéa du statut). Le risque d'échec et la mise en concurrence accompagnent donc, par définition, toute participation à un concours.

54. Au contraire, le but des quinze concours lancés par le Cedefop était tout autre, dans la mesure où ils visaient à régulariser la situation de son personnel suite au transfert à Thessalonique: dès lors, les personnes qui devaient les réussir étaient connues à l'avance. Ceci est prouvé par:

- le document «confidentiel» annexé auxdits avis de vacance/concours dans lequel, en regard de chaque concours, figure(nt) déjà le(s) nom(s) de la(des) personne(s) qui devra(devront) le réussir;

- le Centre avait au préalable donné à chaque membre de son personnel une «garantie écrite», donnant la certitude de sa nomination en tant que fonctionnaire des Communautés européennes (point 4.1, quatrième alinéa, du «Framework Agreement», deuxième alinéa de la lettre du 7 février 1995 et lettre de garantie proprement dite). Il n'y avait donc aucun risque d'échec. Au contraire, chaque candidat au concours était sûr à l'avance de réussir.

55. La Cour de justice des Communautés européennes a indiqué dans un arrêt que, lorsqu'une autorité use de son pouvoir dans un but autre que celui visé par la réglementation en cause, elle se rend coupable de détournement de pouvoir (9). La Cour de justice a fait mention de cette règle dans le domaine de la fonction publique des Communautés européennes précisément pour une procédure de concours (10). Il s'ensuit que les décisions de nomination prises à l'issue d'une procédure de concours entachée de détournement de pouvoir sont illégales (11).

56. L'analyse développée ci-dessus est également confirmée par le service juridique de la Commission dans sa note du 4 janvier 1995, point c) (12).

57. Le but des concours en question étant différent de celui prévu par le statut, la procédure de concours mise en place par le Cedefop comporte un détournement de pouvoir et est de ce fait illégale.

Violation du statut concernant le classement en grade comme fonctionnaires d'ex-contractuels du Cedefop

58. Conformément à l'article 31 du statut, chaque membre du personnel du Cedefop aurait dû être nommé, à compter du 1er avril 1995, selon les modalités suivantes:

- fonctionnaires de la catégorie A ou du cadre linguistique (LA):

au grade de base de leur catégorie (c'est-à-dire A 7 ou LA 7) (article 31 paragraphe 1);

- fonctionnaires des autres catégories:

au grade de base de la carrière (c'est-à-dire B 1, B 3 ou B 5; C 1, C 3 ou C 5; D 1, D 3 ou D 4) (article 31 paragraphe 2);

- par voie de dérogation, à un grade supérieur dans la limite de la moitié des emplois (article 31 paragraphe 2 sous b), par série de six emplois.

59. En violation du statut, 32 fonctionnaires sur 43 ont été nommés dans un grade supérieur au grade de base de leur catégorie ou de leur carrière (13).

Violation des obligations relatives au stage

60. L'accomplissement et la réussite d'une période de stage doit précéder la titularisation (article 34 du statut). Le stage impose donc une évaluation objective et a posteriori du fonctionnaire stagiaire.

61. En violation du statut, chaque agent a été informé qu'il serait définitivement titularisé, le stage ayant été clairement et préalablement annoncé comme une «formalité juridique» nécessaire dénuée de toute portée probatoire [«Framework Agreement», point 4.1; lettre du 7 février 1995 à chaque fonctionnaire stagiaire, deuxième alinéa et annexe point 1 sous f): «la période de stage constitue une formalité juridique et elle sera effectuée comme telle par chaque fonctionnaire stagiaire»].

Illégalité du détachement de fonctionnaires pendant la période de stage

62. L'article 38 du statut permet seulement le détachement d'un fonctionnaire titulaire, c'est-à-dire d'un fonctionnaire qui a accompli avec succès sa période de stage. En violation de cette disposition, onze fonctionnaires recrutés par le biais des concours décrits ci-dessus ont été mis en position de détachement auprès de différentes institutions des Communautés européennes pendant la période de stage.

Illégalité du régime de transfert d'une partie des émoluments spécialement conçu pour les fonctionnaires du Cedefop

63. Il est permis aux fonctionnaires communautaires de transférer 16 % maximum de leur rémunération (jusqu'à 35 % sur présentation de pièces justificatives des dépenses effectives). Les nouveaux fonctionnaires du Cedefop ont la possibilité de transférer jusqu'à 50 % de leur rémunération dans une autre monnaie. Or, un tel traitement pouvait seulement être justifié:

- à titre tout à fait exceptionnel,

- dans des cas dûment étayés.

64. Ces conditions ne sont pas remplies en l'espèce. En effet:

- le Cedefop considère comme exceptionnelles la différence de coût de la vie entre Berlin et Thessalonique et la différence du coefficient correcteur entre ces deux lieux. Or, la fixation d'un coefficient correcteur par le Conseil constitue une décision légale qui ne tolère pas d'exception. Ce coefficient vise précisément à résoudre les différences de coût de la vie et à assurer à tous les fonctionnaires un pouvoir d'achat identique quel que soit leur lieu d'affectation;

- les fonctionnaires du Cedefop ne sont pas tenus de présenter des pièces justificatives suffisantes pour bénéficier de ce régime dérogatoire favorable.

65. Il s'ensuit qu'un système de transfert d'une partie allant jusqu'à 50 % de la rémunération dans une monnaie qui est affectée d'un coefficient correcteur plus élevé (Allemagne 111,4 %) que celui de Thessalonique (Grèce 80,2 %) a été créé, dont l'incidence sur le budget communautaire est particulièrement lourde, tandis que le profit correspondant pour le personnel concerné est non négligeable (au moins un mois de traitement supplémentaire par an).

Inégalité de traitement avec les autres fonctionnaires liée à l'instauration d'un régime de mobilité spécifique

66. Le Cedefop a obtenu de la Commission l'engagement d'obtenir une réglementation spécifique en matière de mobilité. Une telle réglementation porte atteinte au principe d'égalité de traitement entre fonctionnaires. L'article 13 du règlement (CE) n° 251/95 du Conseil, du 6 février 1995, rend en effet clairement applicable le statut et le RAA aux agents du Cedefop. Ceux-ci se voient donc appliquer l'ensemble des dispositions concernées, y compris l'article 29 paragraphe 1 point c), qui prévoit la possibilité du transfert entre institutions. Rien ne justifie dès lors un traitement privilégié en matière de mobilité.

Résumé

67. Le contrôle effectué par la Cour a montré que le programme de travail n'a pas été mis en oeuvre comme prévu en raison du fait que les ressources humaines du Centre sont très insuffisantes. En conséquence, le montant des virements et des annulations de crédits a été élevé. Le contrôle a également révélé que des procédures administratives et comptables n'avaient pas encore été mises en place.

68. Des indemnités représentant au total quatre mois de traitement de base ont été versées à deux directeurs adjoints et l'un d'eux a également perçu une indemnité de 71 030 ECU. Cela n'est pas conforme aux principes de bonne gestion financière et va à l'encontre des intérêts du Cedefop.

69. Au moment du contrôle opéré par la Cour, 37 personnes seulement sur 79 emplois autorisés travaillaient effectivement pour le Cedefop. Dix-sept agents ont été nommés fonctionnaires des Communautés européennes alors qu'ils ne voulaient pas déménager à Thessalonique et qu'ils n'ont pas été transférés vers une autre institution des Communautés européennes.

70. Lors de son examen des modifications apportées aux dispositions du statut, la Cour a décelé de graves irrégularités.

Conclusion

71. Dans le cadre du transfert à Thessalonique, il est normal que des efforts aient été déployés pour permettre au personnel de demeurer au sein des institutions des Communautés européennes et pour l'aider à résoudre les difficultés inhérentes au transfert. Le problème demeure que le cadre réglementaire dans lequel le transfert a été mis en oeuvre, même après modification du statut applicable en la matière, n'était pas compatible avec le traitement approprié d'un personnel ayant une grande ancienneté et, en même temps, avec la réussite de l'opération sans rupture de continuité pour le Cedefop.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 21 novembre 1996.

Par la Cour des comptes européenne

Bernhard FRIEDMANN

Président

(1) Règlement (CEE) n° 337/75 du Conseil, du 10 février 1975 (JO L 39, p. 1).

(2) Rapport annuel de la Cour relatif à l'exercice 1994.

(3) Rapports annuels de la Cour relatifs aux exercices 1992, 1993 et 1994.

(4) Rapports annuels de la Cour relatifs aux exercices 1990, 1991, 1992 et 1994.

(5) Rapport annuel de la Cour relatif à l'exercice 1994.

(6) Rapport annuel de la Cour relatif à l'exercice 1994.

(7) Décision 93/C 323/01 du Conseil du 29 octobre 1993 (JO C 323 du 30. 11. 1993, p. 1).

(8) Quatrième considérant du règlement (CE) n° 251/95 du Conseil, du 6 février 1995, modifiant le règlement (CEE) n° 337/75 portant création du Cedefop.

(9) Voir, entre autres, l'arrêt du Tribunal de première instance du 16 décembre 1993, affaire T-80-90, TURNER/COMMISSION, Rec. p. II-1465, et l'arrêt du 14 février 1990, affaire T-38/89, HOCHBAUM/COMMISSION, Rec. p. II-43.

(10) Arrêt du 29 septembre 1976, affaire 105/75, GIUFFRIDA/CONSEIL, Rec. p. 1395.

(11) Arrêt GIUFFRIDA précité.

(12) «Une procédure de concours est, par définition, soumise à un certain risque d'échec et des raisons juridiques évidentes s'opposeraient à ce que cette marge d'aléas soit exclue.»

(13) Treize fonctionnaires de catégorie A sur dix-sept (maximum statutaire: six) ont été nommés dans un grade supérieur à A 7;

cinq fonctionnaires du cadre LA sur cinq (aucune possibilité selon le statut) ont été nommés dans un grade supérieur à LA 7;

douze fonctionnaires de catégorie C sur dix-huit (maximum statutaire: six) ont été nommés dans un grade autre que le grade de base de leur carrière;

deux fonctionnaires de catégorie D sur trois (aucune possibilité selon le statut) ont été nommés dans un grade autre que le grade de base de leur carrière.

ANNEXE 1

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ANNEXE 2

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ANNEXE 3

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RÉPONSE DU CONSEIL D'ADMINISTRATION DU CEDEFOP

La nature des observations de la Cour des comptes oblige le conseil d'administration du Centre à réagir de manière tout aussi circonstanciée. Le conseil d'administration suivra la structure des observations et conclusions de la Cour. La numérotation des paragraphes annotés correspond à celle utilisée dans le rapport de la Cour.

(3) Le conseil d'administration considère légitime d'espérer que toutes les institutions et agences décentralisées sont traitées de manière similaire et sur la base des mêmes normes et procédures professionnelles, ce qui garantit l'égalité de traitement.

(4) Le conseil d'administration considère que la présentation introductive des problèmes omet de mentionner certains faits essentiels, qui pourraient être résumés comme suit:

- La décision du Conseil européen du 29 octobre 1993 a été adoptée sans aucune évaluation préalable des implications de ce transfert. Malgré cela, le conseil d'administration a entièrement respecté la décision politique et il a procédé à la mise en oeuvre du transfert de Berlin à Thessalonique, avec l'appui précieux de la Commission européenne.

- La Commission a présenté des propositions visant à modifier le règlement existant (modification de l'article 13 du règlement (CEE) n° 337/75) et le Conseil des ministres a accepté ces modifications dans le contexte de ses décisions des 16 et 17 mai 1994, en vertu desquelles la ville de Thessalonique était officiellement désignée en tant que siège du Centre à partir du 1er septembre 1994. Dans les déclarations inscrites au procès-verbal du Conseil des ministres (cf. annexe au doc. 6653/94 SOC.110), le Conseil et la Commission fixaient certaines conditions importantes concernant le transfert: «Le Conseil et la Commission s'engagent à examiner dans les meilleurs délais les mesures appropriées, en particulier pour ce qui concerne le régime du personnel, pour accompagner le transfert du Cedefop de Berlin à Thessalonique».

Dans cette déclaration, le Conseil des ministres invite, par ailleurs, la Commission et le conseil d'administration à trouver des solutions pertinentes pour la mise oeuvre de mesures d'accompagnement.

- À la suite de cette demande du Conseil des ministres, toutes les parties concernées ont recherché à plusieurs reprises des solutions adéquates, qui seraient également conformes aux avis du Parlement européen et du Comité économique et social. Dès son arrivée (1er octobre 1994), le nouveau directeur a été invité à traiter le transfert comme une question de priorité absolue. Lors de ses premiers contacts avec le personnel, il s'est fermement engagé à réaliser le transfert le 1er septembre 1995; ce calendrier a été respecté par le Cedefop, malgré les problèmes inhérents au transfert du Centre.

- Le président du conseil d'administration a adressé une lettre aux membres de la Commission responsables, MM. van Miert et Ruberti. Le 18 novembre 1994, le président et les vice-présidents du conseil d'administration du Cedefop ont été reçus par ces membres de la Commission. Le président a lancé un pressant appel à la Commission pour la mise en oeuvre de mesures sociales, notamment pour les membres du personnel qui n'étaient pas en mesure de quitter Berlin. Compte tenu des règlements existants, les membres de la Commission ont fait part de leur intention d'examiner les problèmes spécifiques du personnel dans un esprit positif et pragmatique. Ils ont également déclaré attendre une attitude similaire des autres institutions communautaires (Parlement européen, Conseil des ministres, etc.).

- Lors de sa réunion des 8/9 décembre 1994, le conseil d'administration n'a pas été en mesure d'arrêter formellement la date du transfert, du fait qu'il ne paraissait pas acceptable de licencier purement et simplement le personnel ne pouvant pas suivre le Centre à Thessalonique, sans recourir à un plan social moderne. Au cours de la même réunion, le conseil d'administration a invité le directeur à achever les travaux préparatoires en vue d'une décision du conseil d'administration (devant être adoptée lors d'une réunion extraordinaire le 27 janvier 1995) visant à procéder au transfert du Centre, d'une manière socialement acceptable, le 1er septembre 1995.

- À la mi-décembre 1994, le Conseil des ministres a commencé l'examen de la proposition de la Commission portant modification de l'article 13 du règlement portant création du Cedefop et visant à assurer que le personnel soit soumis aux règlements applicables aux autres fonctionnaires et autres agents des Communautés européennes. Le directeur s'est servi de cette modification comme d'une base pour la formulation de l'accord-cadre sur les mesures sociales liées au transfert du Cedefop à Thessalonique. Cet accord-cadre a été signé le 23 janvier 1995 avec le personnel. Les étapes préparatoires ont été effectuées en étroite collaboration avec la Commission européenne, dont l'aide s'est avérée très précieuse pendant tout le processus de transition (1994-1996).

- Le conseil d'administration a pris la décision d'accepter l'accord-cadre et de transférer le Centre à Thessalonique le 1er septembre 1995. Par ailleurs, le conseil d'administration du Cedefop a autorisé le directeur à établir des contacts avec des instances et des services nationaux, internationaux et communautaires, afin de s'assurer de la possibilité de détachements ou de mesures ayant un effet similaire pour le personnel du Centre pouvant faire la preuve de son impossibilité de s'installer à Thessalonique. Aux termes de l'accord-cadre, les membres du personnel n'étant pas en mesure de quitter Berlin ont choisi d'être mis à la disposition soit d'autres institutions de l'UE, soit d'organisations privées/publiques et de percevoir un traitement versé par le Centre pendant une période minimale de six mois et correspondant à un mois de traitement par année ou par fraction de l'année de service auprès du Centre. Le principe d'un mois de traitement pour chaque année de service correspond plus ou moins aux plans sociaux et aux procédures d'usage en Allemagne et dans les pays voisins.

- Des mesures de retraite anticipée avaient été envisagées au cours de 1995 pour 17 membres du personnel (âgés de plus de 55 ans avec 10 ans de service, ou de plus de 50 ans avec 15 ans de service). Ces mesures ne faisaient pas partie de l'accord-cadre et n'ont, finalement, pas été proposées par la Commission, à cause des décisions du Conseil des ministres du 17 novembre 1995 de n'accepter le «dégagement» au titre de l'élargissement que pour le personnel du Parlement européen.

Le conseil d'administration répondra de manière plus détaillée par la suite aux points soulevés aux paragraphes 46-66. En tant que déclaration générale, il affirme qu'il est très important de tenir sérieusement compte des aspects politiques et d'éviter les critiques a posteriori. En effet, le transfert de toute une agence dans le contexte restrictif d'un grand nombre de réglementations différentes et face à une multitude de problèmes sociaux et individuels constitue un fait pratiquement unique dans l'histoire de la Communauté.

(5) Le conseil d'administration reviendra ultérieurement dans cette réponse sur l'exception mentionnée à la dernière phrase.

(8) Le coût des réunions du conseil d'administration en 1995 est dû au fait que deux réunions supplémentaires (en janvier et en juin) ont été nécessaires en raison du transfert. Par ailleurs, la réunion de décembre 1995 a entraîné des coûts plus élevés du fait de l'inauguration officielle des activités en Grèce. En 1996, deux réunions seulement sont prévues.

(13) Le conseil d'administration regrette l'absence de réaction de la Cour des comptes face à la décision du Parlement européen de reporter la décharge pour l'exécution du budget 1994. Cela soulève des questions graves du fait que:

- la décharge pour 1994 devrait être considérée en relation avec le rapport 1994 de la Cour des comptes et les recommandations du Conseil des ministres concernant l'octroi de la décharge, et devrait être basée sur les règles et pratiques actuellement en vigueur;

- l'évaluation du Parlement européen concernant l'exercice 1995, sans un rapport de la Cour des comptes pour l'exercice 1995 sur lequel le conseil d'administration pourrait avoir la possibilité de réagir, conduit à un amalgame de situations très différentes;

- au cours de l'année 1995, le Centre a été transféré en Grèce. Ce transfert s'est opéré sans heurts et dans des conditions acceptables. Cependant, compte tenu des perturbations subies par le personnel, il impose une période de transition qui ne pourra s'achever qu'au cours de l'année 1997.

(15) Une amélioration substantielle a été enregistrée en la matière. L'assistance limitée fournie visait à contribuer à la présentation de propositions en matière d'engagements ou de paiement et ne concernait pas des décisions d'exécution budgétaire. Lors de cette phase de «pionniers» à Thessalonique, les membres du personnel ont dû s'aider mutuellement pour mener à bien les différentes tâches.

(16) Comme il a déjà été indiqué l'année dernière, un recours fréquent a été fait à la régie d'avances à la demande du Contrôle financier pour des raisons ayant trait au coefficient coût/bénéfice. Le système antérieur entraînait des dépenses de courrier substantielles, ainsi que des retards. Par ailleurs, il imposait des interventions plus fréquentes au Contrôle financier. L'application de la régie d'avances pour toute dépense pouvant donner lieu à des engagements provisionnels limite les coûts de gestion et abrège les retards. La situation est aggravée par les procédures de paiement en Grèce (la majorité des paiements s'effectuent en espèces ou par chèque). Les factures indiquant un compte bancaire sont rares; les fournisseurs collectent eux-mêmes l'argent. La distance géographique du Contrôle financier et le manque de fiabilité du service postal doivent être pris en considération. En outre, en raison du coût (3 000 BEF par envoi), les envois express sont limités à un par semaine.

Une révision de la décision créant la régie d'avances sera soumise prochainement au conseil d'administration, de manière à mieux répondre aux souhaits de la Cour des comptes.

(17) Les virements de crédits au cours des deux derniers mois ont été dictés par la nécessité d'utiliser au mieux le budget (dont 2 000 000 d'écus en réserve ont été débloqués juste avant le transfert du Centre à Thessalonique), ainsi que par la décision du conseil d'administration (7/8 décembre 1995) de procéder au recrutement d'experts nationaux détachés conformément aux orientations suivies par la Commission (ainsi qu'afin de contribuer au progrès des travaux du Centre).

(19) Le conseil d'administration était conscient du fait que 1995 et 1996 seraient des années de transition et de renouvellement. Une certaine baisse de production est inhérente à ce transfert international, qui a été réalisé, selon l'avis du conseil d'administration, d'une manière acceptable et sans perturbations. Le Centre est encore confronté aux problèmes liés à la période de transition.

(20) Étant donné que le transfert du Centre a été effectué avec un personnel considérablement réduit, les opérations de l'administration et de tous les autres services ont enregistré un certain ralentissement. De ce fait, un report de crédits non automatique a été sollicité et approuvé.

(22) Le conseil d'administration note que la Commission s'efforce de respecter les dispositions de l'article 26 du Règlement financier applicable au Centre et de verser la subvention par tranches trimestrielles dans la première quinzaine de chaque trimestre, en fonction des besoins réels: elle y est mieux parvenue en 1995 qu'en 1994. Toutefois, compte tenu de la longueur des procédures internes (impliquant l'ordonnateur, le Contrôle financier et le comptable) et de la durée de traitement dans le circuit bancaire, le délai total du traitement (12 jours ouvrables en moyenne en 1995) n'est pas entièrement maîtrisable. Malgré cela, en 1995, trois paiements n'ont pas respecté les dispositions de l'article 26, étant parvenus au Centre moins de 4 jours en dehors de la première quinzaine du trimestre; si, pour tous les paiements, le délai d'exécution (entre 9 et 22 jours ouvrables) avait été le délai moyen de 12 jours, tous trois auraient respecté les dispositions de l'article 26. Le premier paiement ne les a pas respectées, mais, pour ce paiement, l'ordonnancement doit être précédé de l'engagement des crédits, ce qui explique le délai supplémentaire.

(23) Le directeur adjoint qui a déménagé de Thessalonique à Berlin l'a fait en raison de l'incertitude entourant la date concrète du transfert du Centre. Au moment de son recrutement (1er octobre 1994), aucune décision n'avait été prise concernant la date du transfert (qui aurait pu être reportée ultérieurement). Son séjour devait, normalement, être bref, mais sa durée était alors inconnue. Pour les raisons familiales habituelles, il a déménagé à Berlin selon les conditions prévues par le Statut.

Ses indemnités journalières de mission correspondent à celles des autres membres du personnel. En ce qui concerne la seconde indemnité d'installation, le directeur adjoint a remboursé cette somme au Centre, malgré le fait qu'il ait pu y avoir pleinement droit.

(24) Lors de sa réunion en juin 1995, le conseil d'administration a mis fin au 31 décembre 1995 à son contrat et a invité le directeur à exécuter cette décision et à procéder aux paiements statutaires. Le conseil d'administration s'est félicité du fait que le directeur adjoint ait été disposé à contribuer à l'exécution du Programme de travail 1995 et au nouveau départ du Centre à Thessalonique. Son indemnité (un tiers de son traitement de base pour la période comprise entre la date de cessation de ses fonctions et la date à laquelle expirait son contrat) était conforme à son contrat.

(25) Compte tenu des difficultés liées à la période de mise en route et de la multitude de nouveaux contrats, le Centre a été empêché de suivre dans chacun des cas la procédure normale d'appel à la concurrence. Cette situation exceptionnelle est en voie de normalisation graduelle. Pour les marchés à plus long terme, des procédures d'appel à la concurrence sont entre-temps mises en oeuvre ou prévues en 1996.

En outre, afin de permettre un meilleur étalement de l'exécution budgétaire au cours de l'année, le Conseil d'administration anticipera l'approbation du Programme de travail 1997, de sorte que les services disposent du temps nécessaire pour mener à bien les appels à la concurrence et que des engagements de dépenses et les contrats subséquents puissent être souscrits dès les premiers mois de l'exercice budgétaire.

(26) Si 40 % des engagements sur la ligne budgétaire «Études et projets pilotes» (300 000 écus) ont été contractés au cours des deux derniers mois de l'année, cela est dû au déblocage tardif de la réserve sur le budget 1995 par l'autorité budgétaire et au transfert du Centre à Thessalonique. Le Centre devait agir avec logique et conséquence et il ne pourrait opérer autrement, car il devait honorer au préalable ses obligations financières prévues aux Titres I et II: dès lors, il ne pouvait contracter d'engagements ultérieurs prévus au Titre III qu'après la mise à disposition de la réserve.

L'autorisation de recruter des experts nationaux détachés a été accordée par le conseil d'administration lors de sa réunion de décembre 1995, sur la base financière du budget de réserve. Le directeur devait agir rapidement et dans de brefs délais, de manière à éviter l'annulation des crédits (qui n'ont été disponibles que très tardivement). L'acte de candidature de l'expert (Autrichien - officiellement appuyé par le gouvernement) était déjà transmis au début de 1995.

(27) La raison pour laquelle le loyer de janvier 1996 était enregistré en 1995 est d'ordre purement pratique: en effet, conformément au contrat, le loyer doit être acquitté en deux versements, le 1er janvier et le 1er juillet par avance. Du fait que le paiement initial n'a été effectué qu'en octobre 1995 et qu'il s'avérait difficile de payer à nouveau, presque immédiatement, le 1er janvier 1996, le premier paiement a été effectué de manière à couvrir cinq mois, y compris janvier 1996.

(28) L'actualisation de l'inventaire est en cours.

(29) Il y sera donné suite.

(30) Le Centre assure qu'il communique à la Commission des prévisions de trésorerie réalistes, afin d'éviter la gestion de soldes de trésorerie trop importants, conformément à la demande de la Cour des comptes.

Le dernier paiement de l'année devrait être le plus important, du fait qu'il doit également couvrir les premiers mois de l'année suivante, période pendant laquelle des paiements importants doivent normalement intervenir.

(31) Voir les commentaires concernant le paragraphe 4.

(32) L'administration du Centre procède actuellement à une évaluation des coûts du transfert et à des estimations concernant les développements prévus, afin de dresser un tableau global des coûts et bénéfices du transfert en Grèce.

(36-37) Étant donné que le Centre se devait d'être opérationnel dès son arrivée, certains investissements et changements additionnels s'avéraient nécessaires. Comme il a été affirmé, les conventions ne permettent pas de déterminer clairement qui doit supporter ces paiements. Parmi ces investissements, certains sont dus au fait que le Centre avait besoin d'un réseau électrique et des raccordements d'ordinateurs plus puissants que le réseau et les raccordements standard fournis; d'autres investissements concernent des besoins supplémentaires en matière de sécurité et des installations de communication telles que, p. ex. «Europe par satellite», afin de pouvoir suivre directement des transmissions concernant les institutions. Cependant, le Centre a inscrit des points concernant le bâtiment provisoire à l'ordre du jour du comité de pilotage, qui s'occupe tant du nouveau bâtiment que (le cas échéant) du bâtiment provisoire.

(38-41) Le conseil d'administration est conscient du fait que le contenu de la convention concernant le nouveau bâtiment confère de grandes responsabilités au gouvernement grec qui honore, cependant, la convention.

Il existe deux préoccupations essentielles:

- garantir un bâtiment de grande qualité à un prix raisonnable;

- garantir que le bâtiment sera livré «prêt à l'emploi» dans les délais (si possible, avant le 1er septembre 1998).

Le fait que des versements importants sont effectués par avance (à l'heure actuelle, le coût de la moitié du bâtiment a été acquitté, bien que la construction n'ait pas encore commencé) peut également avoir des effets positifs, car la construction à proprement parler (après la sélection du projet et de l'entreprise de construction en octobre/novembre 1996) pourrait avancer rapidement, compte tenu de la disponibilité des fonds. De manière générale, le Conseil d'administration comprend pleinement les préoccupations de la Cour des comptes, exprimées également par MM. Kellet-Bowman et Tappin, membres du Parlement européen, qui ont rendu visite au Centre respectivement les 1/2 et 14/15 mai 1996. Le conseil d'administration est prêt à agir en la matière selon les orientations recommandées par la Cour des comptes.

(42) Compte tenu des différentes mesures sociales, la situation du personnel était bien compliquée (elle s'est améliorée depuis); toutefois, toutes les personnes figurant au tableau des effectifs du Cedefop qui n'ont pas été mises à la disposition d'autres organisations ou détachées à Berlin, travaillaient pour le Cedefop et pour l'exécution de son Programme de travail.

(43) Le conseil d'administration a adopté la décision relative aux mesures sociales liées au transfert (accord-cadre) en vue de «trouver dans les meilleurs délais des solutions adéquates au sujet de ces mesures d'accompagnement» (voir les déclarations inscrites au procès-verbal du Conseil des ministres). L'évaluation de ces mesures devait tenir compte du contexte politique.

Le Centre se trouve à Thessalonique et le conseil d'administration et le directeur décident de l'organisation du travail. Il est évident que certains emplois sont bloqués tant que les mesures sociales sont en vigueur. D'ici la fin de 1996, la quasi-totalité des mesures sociales auront expiré et le Cedefop fonctionnera à pleine capacité sur la base des priorités à moyen terme (à décider par le Conseil d'administration en novembre 1996) et le Programme de travail 1997, également basé sur ces priorités. De ce fait, à partir de 1997, le Cedefop adoptera une approche revitalisée et neuve de l'avenir.

(44) Les personnes qui, pour des raisons sociales et/ou personnelles ne pourraient pas quitter Berlin à l'issue de leur séjour autorisé dans cette ville, ont trois possibilités. À cet égard, le président du Tribunal de première instance a rendu trois arrêts de rejet concernant les demandes de mesures provisoires. Ces membres du personnel devront soit s'installer à Thessalonique, soit quitter le Centre, soit trouver d'autres solutions conformément au Statut.

(45) À l'évidence, l'impact en 1996 est considérable; toutefois, après les premiers mois de 1997, il sera minime. Le transfert comporte ses incidences et ses coûts. Cependant, si on le compare à un transfert national similaire tel que, p. ex., celui du CEREQ (Centre d'Études et de Recherches sur les Qualifications) de Paris à Marseille (où seulement 21 des 120 agents ont suivi le Centre), le Cedefop s'en est bien sorti, sans déplorer un impact trop négatif pour un transfert international de quelque 2 000 km. Des estimations prudentes concernant les coûts indiquent que d'ici l'an 2000 les coûts seront neutres et que, par la suite, les opérations seront plus avantageuses au niveau des coûts (essentiellement en raison du coût inférieur de la main d'oeuvre en Grèce).

(46-66) Ces points méritent un certain nombre d'observations générales préliminaires:

a) Comme l'affirme la Cour des comptes dans sa conclusion (71), il est normal que des efforts aient été déployés pour permettre au personnel de demeurer au sein des institutions de l'UE et de l'aider à résoudre les difficultés inhérentes au transfert.

b) Cependant, on ne saurait tenir le conseil d'administration pour responsable si «le cadre réglementaire dans lequel le transfert a été mis en application [. . .] n'était pas compatible avec le traitement approprié d'un personnel ayant une grande ancienneté et, en même temps, avec la réussite de l'opération sans rupture de continuité pour le Cedefop».

c) Suite à la décision du conseil d'administration du 27 janvier 1995, le Conseil des ministres a modifié le 6 février 1995 [règlement (CE) n° 251/95] l'article 13 du règlement (CEE) n° 337/175, qui stipule désormais que «le personnel du Centre est soumis aux règlements et réglementations applicables aux fonctionnaires et autres agents des Communautés européennes». Même en absence de dispositions transitoires comme cela a été le cas lors de l'adoption du règlement (CEE, Euratom, CECA) n° 259/68 du Conseil des ministres (voir article 102 du statut applicable aux fonctionnaires des CE et article 99 du Régime applicable aux autres agents), il fallait tenir compte du fait que le personnel du Cedefop pouvait être considéré comme faisant partie des «fonctionnaires des Communautés européennes», même si cela était régi par un règlement ad hoc du Conseil des ministres.

d) Étant donné que la législation communautaire ne prévoit aucune mesure transitoire, le conseil d'administration n'avait d'autre choix que d'agir selon sa propre responsabilité, afin de sauvegarder les droits et les intérêts du personnel du Cedefop.

e) Il y aurait lieu de rappeler que le règlement (CE) n° 251/95, portant transfert du siège du Cedefop de Berlin à Thessalonique, constitue une modification soudaine du lieu de travail indiqué dans les contrats de travail du personnel: en effet, pendant 20 ans, Berlin était le seul siège du Cedefop et à aucun moment, depuis le 10 février 1975, il n'y a eu la moindre indication que ce siège puisse être changé, et encore moins transféré dans un autre État membre éloigné. Le personnel du Cedefop a accepté son emploi et pris ses décisions personnelles (emploi de l'époux, éducation des enfants, etc.) sur cette base.

f) Compte tenu de ces circonstances, le conseil d'administration avait le devoir:

- d'accorder au personnel un niveau élevé de sécurité d'emploi (statut de fonctionnaire);

- de garantir le maintien de leur catégorie, grade et échelon, et

- d'assister les membres du personnel qui le souhaitaient dans leur recherche d'un autre emploi.

g) Le conseil d'administration souhaite également signaler que les emplois accordés au Cedefop par l'autorité budgétaire étaient des emplois permanents. Compte tenu des articles 2 et 8 du Régime applicable aux autres agents des CE, ces emplois ne peuvent être occupés que par des fonctionnaires ou des agents temporaires pour une période ne pouvant pas excéder deux ans et leur contrat ne peut être renouvelé qu'une fois pour une durée d'un an au maximum.

h) De plus, la formulation du règlement (CE) n° 251/95 «le personnel du Centre est soumis aux règlements et réglementations applicables aux fonctionnaires et autres agents des CE» prévoit clairement l'emploi de fonctionnaires et d'autres agents. Compte tenu de la nature permanente des emplois du personnel, le choix de lui accorder le statut de fonctionnaire, au lieu d'opter pour des contrats temporaires, était approprié et justifié.

Le conseil d'administration souhaite commenter en détail les points soulevés par la Cour des comptes comme suit:

(46) (dernière phrase) Le conseil d'administration devait choisir entre la nomination des agents en tant que fonctionnaires, ou la proposition d'un contrat de deux ans [voir observation g) ci-dessus]. Or, il n'a pas été estimé acceptable d'inviter les agents à déménager de Berlin à Thessalonique sur la base d'un contrat de deux ans.

(48) Il est vrai que le conseil d'administration n'a pas transmis officiellement l'accord conclu avec le personnel au Contrôleur financier pour visa; cependant, ce dernier était informé des décisions adoptées. À l'époque de la signature de l'accord, les implications financières exactes n'étaient pas connues, en raison du manque de certitude quant aux décisions individuelles du personnel. Il s'agissait d'un cadre ayant servi de base aux décisions individuelles et ayant reçu la pleine approbation du Contrôleur financier lors de sa visite à Berlin.

(50-51) Compte tenu des observations figurant au point e) ci-dessus, la décision adoptée (voir commentaire, 2e tiret) était la seule possible. Du reste, elle est conforme à la déclaration expresse de la Commission (voir dernière phrase de la déclaration inscrite au procès-verbal du Conseil des ministres) visant à «garantir qu'il n'y ait pas détérioration des conditions d'emploi des agents du Cedefop». Les considérations émises par le service juridique de la Commission, citées seulement en partie au paragraphe 56 du rapport de la Cour des comptes, permettent l'adoption d'une telle décision.

(52-54) Le conseil d'administration répète que l'article 29 du Statut prévoit qu'en vue de pourvoir aux vacances d'emploi dans une institution, l'autorité investie du pouvoir de nomination a la possibilité d'organiser des concours internes [point 1 b)]. Les concours ont été organisés conformément à l'annexe III du Statut.

(55) Le but et la tâche du conseil d'administration était d'assurer que le plus grand nombre possible d'agents du Cedefop acceptent de suivre le Centre à Thessalonique. Il y a lieu de se rappeler que le règlement (CE) n° 251/95 a modifié les règles applicables au personnel à partir du 1er mars 1995 et que le transfert à Thessalonique a eu lieu au mois d'août de la même année.

La conduite du Conseil d'administration était basée sur les considérations suivantes:

- il n'était pas envisageable de demander au personnel de déménager à Thessalonique sur la base d'un contrat de deux ans [observation g) et point 46), ci-dessus];

- le temps manquait pour organiser et compléter des concours externes, comme le suggère la Cour des comptes avant le transfert à Thessalonique; par ailleurs, comme nous l'avons déjà affirmé, il n'aurait pas été réaliste de s'attendre à un déménagement du personnel sans une offre ferme d'emploi ultérieur.

(56-59) Le conseil d'administration a déjà attiré l'attention [observation e) ci-dessus] sur le fait que le transfert à Thessalonique constitue un changement soudain du lieu de travail du personnel, ce qui entraîne inévitablement des problèmes sociaux et entrave la productivité pendant une certaine période. Demander au personnel de suivre le Centre avec un grade ou un échelon inférieurs aurait signifié ajouter l'affront au préjudice. La note du service juridique de la Commission mentionnée au paragraphe 56 fournit, au point d), des considérations suffisantes pour justifier la position adoptée par le Centre.

(60-61) Tous les membres du personnel ayant demandé leur nomination en tant que fonctionnaires ont accompli la période de stage prévue à l'article 34 du Statut.

(62) Conformément à l'observation f), 3e tiret, ci-dessus, le conseil d'administration a considéré de son devoir d'assister le personnel d'une manière acceptable. Tel a été également l'avis du service juridique de la Commission.

(65) Les dispositions régissant les procédures de transfert d'une partie de la rémunération permettent d'accroître ce pourcentage de 35 % à 50 % dans des cas individuels, sur présentation de justificatifs, conformément à l'article 4 de ce règlement. L'accord-cadre permettait un transfert supérieur ( > 35 % accordé par le Statut, mais