ANNEXE II

1. CONTENU ET FORMAT DES DONNÉES

Le contenu et le format des données du registre européen des véhicules (REV) sont conformes au tableau ci-dessous.

Tableau 1

Paramètres du REV

Numéro du paramètre Nom du paramètre Description Format Obligatoire/Facultatif 1 Identification du véhicule 1.1 Numéro d'immatriculation européen Numéro d'immatriculation européen. Code d'identification numérique tel que défini à l'appendice 6 Voir appendice 6 (1) Obligatoire 1.2 Numéro d'immatriculation précédent Ancien numéro (le cas échéant, pour les véhicules renumérotés) Obligatoire (le cas échéant) 2 État membre d'enregistrement 2.1 État membre d'enregistrement État membre dans lequel le véhicule a été enregistré Code à 2 chiffres (*1) Obligatoire 3 États membres dans lesquels le véhicule est autorisé. 3.1 Domaine d'utilisation qui en résulte Champ rempli automatiquement par le système sur la base des valeurs du paramètre 11.4 Texte Champ rempli automatiquement par le système sur la base des valeurs du paramètre 11.4 4 Conditions supplémentaires 4.1 Conditions supplémentaires applicables au véhicule Recensement des accords bilatéraux ou multilatéraux applicables, tels que le RIV, le RIC, le RTE, le RTE-CW, le RTE-GE, etc. Texte Obligatoire (le cas échéant) 5 Fabrication 5.1 Année de fabrication Année au cours de laquelle le véhicule a quitté l'usine. AAAA Obligatoire 5.2 Numéro de série de fabrication Numéro de série de fabrication tel qu'indiqué sur le cadre du véhicule. Texte Facultatif 5.3 Référence RETVA Identification dans le RETVA du type (ou version ou variante) de véhicule autorisé (2) auquel le véhicule est conforme. Code(s) alphanumérique(s) Obligatoire (le cas échéant) 5.4 Série Identification de la série, si le véhicule fait partie d'une série. Texte Obligatoire (le cas échéant) 6 Références aux déclarations «CE» de vérification (3) 6.1 Date de la déclaration «CE» Date de la déclaration «CE» de vérification Date (AAAAMMJJ) Obligatoire (le cas échéant) 6.2 Référence de la déclaration «CE» Référence à la déclaration «CE» de vérification Pour les véhicules existants: texte. Pour les nouveaux véhicules: code alphanumérique fondé sur le NIE (voir appendice 2) Obligatoire (le cas échéant) 6.3 Organisme émetteur de la déclaration «CE» de vérification (le demandeur) 6.3.1 Nom de l'organisation Texte Obligatoire (le cas échéant) 6.3.2 Numéro d'entreprise enregistrée Texte Obligatoire (le cas échéant) 6.3.3 Adresse Adresse de l'entreprise, rue et numéro Texte Obligatoire (le cas échéant) 6.3.4 Localité Texte Obligatoire (le cas échéant) 6.3.5 Code pays Code à 2 chiffres (*1) Obligatoire (le cas échéant) 6.3.6 Code postal Code alphanumérique Obligatoire (le cas échéant) 6.3.7 Adresse électronique Courrier électronique Obligatoire (le cas échéant) 6.3.8 Code de l'organisation Code alphanumérique Obligatoire (le cas échéant) 7 Propriétaire Identification du propriétaire du véhicule. 7.1 Nom de l'organisation Texte Obligatoire 7.2 Numéro d'entreprise enregistrée Texte Obligatoire 7.3 Adresse Texte Obligatoire 7.4 Localité Texte Obligatoire 7.5 Code pays Code à 2 chiffres (*1) Obligatoire 7.6 Code postal Code alphanumérique Obligatoire 7.7 Adresse électronique Courrier électronique Obligatoire 7.8 Code de l'organisation Code alphanumérique Obligatoire 8 Détenteur Identification du détenteur du véhicule. 8.1 Nom de l'organisation Texte Obligatoire 8.2 Numéro d'entreprise enregistrée Texte Obligatoire 8.3 Adresse Texte Obligatoire 8.4 Localité Texte Obligatoire 8.5 Code pays Code à 2 chiffres (*1) Obligatoire 8.6 Code postal Code alphanumérique Obligatoire 8.7 Adresse électronique Courrier électronique Obligatoire 8.8 Code de l'organisation Code alphanumérique Obligatoire 8.9 Marquage du détenteur de véhicule Code alphanumérique Obligatoire 9 Entité chargée de l'entretien Référence à l'entité chargée de l'entretien 9.1 Nom de l'organisation Texte Obligatoire 9.2 Numéro d'entreprise enregistrée Texte Obligatoire 9.3 Adresse Texte Obligatoire 9.4 Localité Texte Obligatoire 9.5 Code pays Code à 2 chiffres (*1) Obligatoire 9.6 Code postal Code alphanumérique Obligatoire 9.7 Adresse électronique Courrier électronique Obligatoire 9.8 Code de l'organisation Code alphanumérique Obligatoire 10 Statut de l'enregistrement 10.1 Statut de l'enregistrement (voir appendice 3) Code à 2 chiffres Obligatoire 10.2 Date du statut de l'enregistrement Date du statut de l'enregistrement Date (AAAAMMJJ) Obligatoire 10.3 Motif du statut de l'enregistrement Texte Obligatoire (le cas échéant) 11 Autorisations (4) de mise sur le marché (5) 11.1 Nom de l'entité délivrant l'autorisation Entité (l'autorité nationale de sécurité ou l'Agence) qui a autorisé la mise sur le marché Texte Obligatoire 11.2 État membre de l'entité délivrant l'autorisation État membre de l'entité délivrant l'autorisation Code à 2 chiffres (*1) Obligatoire 11.3 Numéro d'identification européen (NIE) Numéro d'autorisation de mise en service harmonisé, généré par l'entité délivrant l'autorisation Numéro d'autorisation. Pour les nouveaux véhicules: code alphanumérique basé sur le NIE (voir appendice 2). Obligatoire 11.4 Domaine d'utilisation Tel qu'indiqué dans l'autorisation du véhicule délivrée. Texte Obligatoire 11.5 Date d'autorisation Date (AAAAMMJJ) Obligatoire 11.6 Autorisation valable jusqu'au (si indiqué) Date (AAAAMMJJ) Obligatoire (le cas échéant) 11.7 Date de suspension de l'autorisation Date (AAAAMMJJ) Obligatoire (le cas échéant) 11.8 Date de révocation de l'autorisation Date (AAAAMMJJ) Obligatoire (le cas échéant) 11.9 Conditions régissant l'utilisation du véhicule et autres restrictions concernant le mode d'exploitation du véhicule 11.9.1 Conditions régissant l'utilisation et restrictions codées Conditions régissant l'utilisation et restrictions concernant le mode d'exploitation du véhicule Liste des codes (voir appendice 1). Obligatoire (le cas échéant) 11.9.2 Conditions régissant l'utilisation et restrictions non codées Conditions régissant l'utilisation et restrictions concernant le mode d'exploitation du véhicule Texte Obligatoire (le cas échéant) 12 Champs supplémentaires (6)

2. ARCHITECTURE

2.1. Architecture du REV

2.1.1. Fonction de consultation et de recherche de données (fonction CRD)

La fonction de consultation et de recherche de données est mise en œuvre par l'Agence au moyen d'un outil en ligne centralisé et d'une interface pour la communication de machine à machine. La fonction permet la recherche et la consultation de données dans le REV après authentification.

La fonction CRD donne aux entités d'enregistrement les moyens d'extraire les valeurs des paramètres du tableau 1 des enregistrements de véhicules qu'elles ont effectués.

2.1.2. Fonction de création et d'administration des utilisateurs (fonction CAU)

La fonction de création et d'administration des utilisateurs est mise en œuvre au moyen d'un outil en ligne centralisé mis en place par l'Agence. La fonction permet aux personnes et aux organisations de demander l'accès aux données du REV et à l'entité d'enregistrement («EE») compétente de créer des utilisateurs et de gérer les droits d'accès.

2.1.3. Fonction d'administration des données de référence (fonction ADR)

La fonction d'administration des données de référence est mise en œuvre au moyen d'un outil en ligne centralisé mis en place par l'Agence. Cette fonction permet aux EE et à l'Agence de gérer les données de références communes.

2.1.4. Fonctions de demande, d'enregistrement et de stockage des données (fonctions DES)

Les fonctions de demande, d'enregistrement et de stockage des données permettent aux détenteurs, après authentification, de présenter des demandes d'enregistrement ou de mise à jour d'un enregistrement existant auprès de l'EE sélectionnée, au moyen d'un outil en ligne présentant le formulaire électronique harmonisé (voir appendice 4). Elles permettent également à l'EE d'enregistrer les données d'enregistrement. L'ensemble des enregistrements d'un État membre donné est désigné comme étant le registre des véhicules dudit État membre.

Les États membres peuvent décider d'utiliser les fonctions centralisées de DES (C-DES) fournies par l'Agence ou peuvent mettre en œuvre ces fonctions de manière autonome et décentralisée. Dans ce cas, l'État membre et l'Agence s'assurent de la compatibilité et de la communication entre les fonctions décentralisées de DES (D-DES) et les fonctions centralisées (CRD, CAU et ADR).

Les fonctions centralisées de DES permettent de préréserver et de gérer les numéros de véhicules. Le processus de préréservation permet au demandeur ou au détenteur de préremplir les informations demandées dans le formulaire électronique.

2.2. Facilité d'utilisation

Les fonctions du REV sont accessibles aux utilisateurs sur la plupart des navigateurs internet les plus fréquemment utilisés et dans toutes les langues officielles de l'Union.

2.3. Disponibilité

En règle générale, le REV est disponible en permanence, avec un objectif de disponibilité du système de 98 %.

Toutefois, en cas de défaillance en dehors des horaires de travail (du lundi au vendredi de 7 heures à 20 heures, heure de l'Europe centrale), les travaux de restauration du service sont réalisés le premier jour ouvrable suivant la date de la défaillance. L'indisponibilité du système est limitée au minimum pendant les travaux de maintenance.

2.4. Niveau de service

Un soutien est fourni pendant les horaires de travail par un service d'assistance, qui aide les utilisateurs pour les questions liées à l'utilisation du système et les EE pour les questions liées au fonctionnement du système.

L'Agence crée un environnement d'essai pour le REV.

2.5. Contrôle des modifications

L'Agence met en place un processus de gestion du contrôle des modifications pour le REV.

2.6. Intégrité des données

Le REV garantit un niveau approprié d'intégrité des données.

2.7. Vérification préalable

Le système informatique du REV prévoit des vérifications automatiques des données saisies dans le formulaire électronique, y compris des vérifications fondées sur les enregistrements de véhicules dans le REV, une vérification du caractère complet et une vérification du format des données saisies.

2.8. Facilitation de l'utilisation, dans l'Union, de véhicules enregistrés dans un pays tiers

L'Agence peut mettre en œuvre la fonction CRD de manière à permettre aux entités de pays tiers concernées d'avoir accès aux données appropriées du REV lorsqu'un accord international auquel l'Union européenne est partie le prévoit.

L'Agence peut autoriser l'utilisation des fonctions du REV par des entités de pays tiers lorsqu'un accord international auquel l'Union européenne est partie le prévoit.

3. MODE D'EXPLOITATION

3.1. Utilisation du REV

Le REV peut notamment être utilisé aux fins suivantes:

— vérifier si un véhicule est dûment enregistré et contrôler le statut de l'enregistrement;

— retrouver des informations relatives aux autorisations de mise sur le marché, dont l'entité délivrant l'autorisation, le domaine d'utilisation, les conditions régissant l'utilisation et d'autres restrictions;

— retrouver les références au type de véhicule autorisé auquel le véhicule est conforme;

— identifier le détenteur, le propriétaire ou l'entité chargée de l'entretien.

3.2. Enregistrement des véhicules

3.2.1. Règles générales

1. Après avoir reçu l'autorisation de mise sur le marché et avant d'être exploité, un véhicule est enregistré dans le REV à la demande du détenteur. Le détenteur remplit le formulaire électronique et soumet la demande d'enregistrement à un État membre de son choix dans le domaine d'utilisation. À la demande du demandeur ou du détenteur, l'État membre choisi pour l'enregistrement du véhicule prévoit des procédures pour la préréservation d'un numéro de véhicule ou d'une série de numéros de véhicules.

2. Il ne peut exister qu'un seul enregistrement valide dans le REV pour un véhicule donné. Un véhicule dont l'enregistrement n'est pas valide ne peut être exploité.

3. L'EE de l'État membre d'enregistrement attribue au véhicule, lors de son enregistrement, un numéro d'immatriculation européen de véhicule (NEV). Le NEV est conforme aux règles établies à l'appendice 6. Si, à sa demande, le demandeur ou le détenteur s'est vu attribuer un numéro de véhicule préréservé, ce numéro de véhicule est utilisé pour le premier enregistrement.

4. Le NEV peut être modifié dans les cas prévus aux points 3.2.2.8 et 3.2.2.9.

5. Pour les véhicules en provenance de pays tiers qui entrent dans le système ferroviaire de l'Union et qui sont enregistrés dans un registre des véhicules qui n'est pas conforme à la présente annexe ou n'est pas connecté au REV, le détenteur soumet la demande d'enregistrement au premier État membre dans lequel les véhicules sont destinés à être exploités sur le système ferroviaire de l'Union.

6. Le matériel roulant mis en service pour la première fois dans un pays tiers et destiné à être utilisé sur le territoire de l'Union au sein de la flotte de wagons du système ferroviaire à l'écartement de 1 520 mm n'est pas enregistré dans le REV. Toutefois, conformément à l'article 47, paragraphe 7, de la directive (UE) 2016/797, il est possible de retrouver les informations relatives au détenteur du véhicule concerné, à l'entité chargée de son entretien et aux restrictions concernant son mode d'exploitation.

7. Lorsqu'un accord international auquel l'Union européenne est partie le prévoit, les véhicules en provenance de pays tiers qui entrent dans le système ferroviaire de l'Union et qui sont enregistrés dans un registre des véhicules connecté au REV (via la fonction CRD), conformément à la présente annexe, sont enregistrés uniquement dans ce registre des véhicules.

8. Pour chaque véhicule, le REV contient les références de toutes les autorisations accordées au véhicule et des États non membres dans lesquels le véhicule est admis en trafic international conformément à l'appendice G de la convention relative aux transports internationaux ferroviaires, ainsi que les conditions régissant l'utilisation et les autres restrictions correspondantes.

9. L'EE prend toutes les mesures raisonnables pour garantir l'exactitude des données enregistrées dans le REV. À cet effet, elle peut demander des informations à ses homologues, en particulier si la demande d'enregistrement est déposée dans un État membre autre que celui où le détenteur est établi. L'EE peut décider de suspendre l'enregistrement d'un véhicule dans des cas dûment justifiés.

10. Si l'ANS ou l'Agence considère que la suspension de l'enregistrement d'un véhicule est justifiée conformément à l'article 54 du règlement d'exécution (UE) 2018/545 de la Commission ( 7 ) , elle demande à l'entité d'enregistrement de suspendre l'enregistrement. L'entité d'enregistrement suspend l'enregistrement sans délai dès réception d'une telle demande.

11. Le détenteur soumet les demandes d'enregistrement à l'EE compétente au moyen du formulaire électronique. Le formulaire et le tableau de bord en ligne sont mis à disposition dans le cadre des fonctions DES et sont accessibles après authentification.

12. Les demandes d'enregistrement peuvent concerner un seul véhicule ou une liste de véhicules.

13. Dans certains cas d'enregistrement, les États membres peuvent demander des documents justificatifs devant être joints à la demande d'enregistrement de manière électronique; à cette fin, l'EE publie la liste des documents justificatifs nécessaires pour chaque cas d'enregistrement.

14. Outre les données visées au tableau 1, les États membres peuvent demander de remplir des champs supplémentaires dans la demande d'enregistrement; à cette fin, l'EE publie la liste de ces champs.

15. Le REV donne la possibilité au détenteur et à l'EE de consulter dans le système les demandes d'enregistrement et leurs pièces jointes et fournit les enregistrements et les changements relatifs aux enregistrements avec les informations relatives à ces changements.

16. L'EE enregistre les données dans le REV dans un délai de vingt jours ouvrables à compter de la réception de la demande complète. L'EE enregistre le véhicule ou demande des corrections ou clarifications dans le délai imparti.

17. Le détenteur est en mesure de consulter l'avancement de ses demandes via un tableau de bord en ligne.

18. Le REV informe le détenteur et l'EE de tout changement du statut de la demande d'enregistrement.

3.2.2. Cas d'enregistrement

Les cas d'enregistrement sont mentionnés ci-dessous. Le cas échéant, plusieurs cas d'enregistrement peuvent être combinés dans une seule demande d'enregistrement de véhicule.

3.2.2.1. Nouvel enregistrement

Tous les champs obligatoires mentionnés dans le tableau 1 sont complétés, ainsi que tout autre champ demandé par l'État membre conformément au point 3.2.1.14.

Le détenteur présente les demandes à l'EE d'un État membre dans le domaine d'utilisation du véhicule dans lequel le véhicule doit être enregistré.

Pour les véhicules en provenance de pays tiers qui entrent dans le système ferroviaire de l'Union conformément au point 3.2.1.5, les demandes sont soumises à l'EE du premier État membre dans lequel les véhicules sont destinés à être exploités. Dans ce cas, la demande contient au moins les informations relatives à l'identification du détenteur, à l'entité chargée de l'entretien et aux restrictions concernant le mode d'exploitation du véhicule.

3.2.2.2. Mise à jour d'un enregistrement existant

Le détenteur présente les demandes à l'EE de l'État membre dans lequel le véhicule est enregistré. Seuls les paramètres du tableau 1 devant être mis à jour doivent être remplis.

3.2.2.3. Changement de détenteur

En cas de changement de détenteur d'un véhicule, il incombe au détenteur actuellement enregistré d'informer l'EE en temps utile afin que celle-ci puisse mettre à jour le REV. L'ancien détenteur n'est supprimé de l'enregistrement dans le REV et relevé de ses responsabilités que lorsque le nouveau détenteur a accepté son statut de détenteur. Si aucun nouveau détenteur n'a accepté le statut de détenteur à la date de désenregistrement du détenteur enregistré, l'enregistrement du véhicule est suspendu.

3.2.2.4. Changement d'entité chargée de l'entretien («ECE»)

En cas de changement d'ECE d'un véhicule, le détenteur informe l'EE en temps utile afin que celle-ci puisse mettre à jour le REV. L'ancienne ECE fournit les documents d'entretien au détenteur ou à la nouvelle ECE. L'ancienne ECE est relevée de ses responsabilités dès qu'elle est supprimée de l'enregistrement dans le REV. Si aucune nouvelle entité n'a accepté le statut d'ECE à la date de désenregistrement de l'ancienne ECE, l'enregistrement du véhicule est suspendu.

3.2.2.5. Changement de propriétaire

En cas de changement de propriétaire, le détenteur informe l'EE en temps utile afin que celle-ci puisse mettre à jour le REV.

3.2.2.6. Suspension ou réactivation d'un enregistrement

Le nouveau statut (8) et le motif du statut sont complétés. La date du statut est automatiquement complétée par le REV.

Un véhicule dont l'enregistrement est suspendu ne peut être exploité sur le système ferroviaire de l'Union.

La réactivation d'un enregistrement après une suspension exigera le réexamen par l'EE des conditions à l'origine de la suspension, le cas échéant en coordination avec l'ANS qui a demandé la suspension.

3.2.2.7. Suppression de l'enregistrement

Le nouveau statut (8) et le motif du statut sont remplis. La date du statut est automatiquement complétée par le système.

Un véhicule dont l'enregistrement est supprimé ne peut être exploité sur le système ferroviaire de l'Union sous cet enregistrement.

3.2.2.8. Changement de NEV à la suite de modifications techniques

Le NEV est modifié lorsqu'il ne reflète pas l'aptitude à l'interopérabilité ou les caractéristiques techniques conformément à l'appendice 6, en raison de modifications techniques du véhicule. Ces modifications techniques peuvent nécessiter une nouvelle autorisation de mise sur le marché et, le cas échéant, une nouvelle autorisation par type de véhicule, conformément aux articles 21 et 24 de la directive (UE) 2016/797. Le détenteur informe l'EE de l'État membre dans lequel le véhicule est enregistré de ces modifications et, le cas échéant, de la nouvelle autorisation de mise sur le marché. Cette EE attribue un nouveau NEV au véhicule.

Le changement de NEV consiste en un nouvel enregistrement du véhicule suivi de la suppression de l'ancien enregistrement.

3.2.2.9. Changement de NEV et d'État membre d'enregistrement

Le NEV peut être modifié à la demande du détenteur par un nouvel enregistrement du véhicule par un autre État membre dans le domaine d'utilisation suivi de la suppression de l'ancien enregistrement.

3.2.3. Notification automatique des changements

À la suite d'un changement apporté à un ou plusieurs points de l'enregistrement, le système informatique du REV transmet au détenteur et aux ANS concernées pour le domaine d'utilisation du véhicule une notification automatique par courrier électronique les informant du changement, lorsque le détenteur et les ANS concernées se sont abonnés à ces notifications.

À la suite d'un changement de détenteur, de propriétaire ou d'ECE, le système informatique du REV transmet respectivement une notification automatique par courrier électronique à l'ancien et au nouveau détenteur ou à l'ancien et au nouveau propriétaire ou à l'ancienne et à la nouvelle ECE.

Un détenteur, un propriétaire, une ECE ou un organisme émetteur de la déclaration «CE» peut choisir de recevoir des notifications automatiques par courrier électronique les informant des changements relatifs aux enregistrements dans lesquels ils sont identifiés.

3.2.4. Archives historiques

Toutes les données contenues dans le REV sont conservées pendant dix ans à compter de la date de suppression de l'enregistrement d'un véhicule. Les données sont accessibles en ligne au minimum les trois premières années. Les données peuvent être archivées après trois ans. En cas d'ouverture d'une enquête impliquant un ou plusieurs véhicules à un moment quelconque de cette période de dix ans, les données relatives à ces véhicules pourront être conservées plus longtemps, si cela est demandé par les organismes d'enquête visés à l'article 22 de la directive (UE) 2016/798 du Parlement européen et du Conseil (9) ou par des juridictions nationales.

Après la suppression de l'enregistrement d'un véhicule, aucun des numéros d'immatriculation attribués à ce véhicule n'est attribué à un autre véhicule pendant cent ans à compter de la date de la suppression de l'enregistrement d'un véhicule.

Toute modification des données dans le REV est enregistrée.

3.3. Gestion des utilisateurs

3.3.1. Demande provenant d'un utilisateur

Toute personne ou organisation est en mesure de demander l'accès au REV à l'aide d'un formulaire en ligne (dans le cadre de la fonction centralisée CAU) auprès de l'EE compétente du pays où la personne ou l'organisation est située.

L'EE examine la demande et, si cela est approprié, crée un compte utilisateur pour le demandeur et lui accorde les droits d'accès appropriés conformément aux points 3.3.2 et 3.3.3.

3.3.2. Droits d'accès

Les droits d'accès aux données du REV sont répertoriés dans le tableau suivant:

Tableau 2

Entité Droits de consultation Droits de mise à jour Entité d'enregistrement de l'État membre “XX” Toutes les données Toutes les données dans le registre des véhicules de l'État membre “XX” ANS Toutes les données Aucun Agence Toutes les données Aucun Détenteur Toutes les données relatives aux véhicules dont il est le détenteur Aucun ECE Toutes les données relatives aux véhicules dont il est l'ECE, à l'exception des références du propriétaire Aucun Propriétaire Toutes les données des véhicules dont il est le propriétaire Aucun Entreprise ferroviaire Toutes les données fondées sur un ou plusieurs numéros de véhicule, à l'exception des références du propriétaire Aucun Gestionnaire d'infrastructure Toutes les données fondées sur un ou plusieurs numéros de véhicule, à l'exception des références du propriétaire Aucun Organisme d'enquête visé à l'article 22 de la directive (UE) 2016/798 et organisme de contrôle visé à l'article 55 de la directive 2012/34/UE du Parlement européen et du Conseil (10) Toutes les données relatives aux véhicules contrôlés ou surveillés Aucun Organisme émetteur de la déclaration “CE” de vérification (le demandeur) Toutes les données relatives aux véhicules dont il est l'organisme émetteur de la déclaration “CE” de vérification (le demandeur), à l'exception des références du propriétaire Aucun Autres utilisateurs légitimes reconnus par l'ANS ou l'Agence (11) À définir de façon appropriée, la durée pourrait être limitée, à l'exception des références du propriétaire Aucun

Les droits d'accès aux données du REV peuvent être étendus aux entités de pays tiers concernées ou à une organisation intergouvernementale compétente lorsqu'un accord international auquel l'Union européenne est partie le prévoit.

3.3.3. Autres droits

Les détenteurs sont en mesure de soumettre des demandes d'enregistrement.

Toute organisation est en mesure de soumettre des changements à ses propres données conservées dans les données de référence (voir section 3.4)

3.3.4. Sécurité

Les utilisateurs s'identifient à l'aide d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe. Dans le cas des détenteurs (demandeurs d'un enregistrement de véhicule) et des EE, l'authentification fournit le niveau de garantie «substantiel» visé au point 2.2.1 de l'annexe du règlement d'exécution (UE) 2015/1502 de la Commission (12).

3.3.5. Protection des données

Les données contenues dans le REV sont gérées conformément au règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil (13) et à la législation nationale applicable en matière de protection des données.

3.4. Données de référence

Afin de garantir l'harmonisation de l'introduction des données dans le processus d'enregistrement, le REV utilise les données de référence. Les données de référence du REV pour les paramètres figurant dans le tableau 1 sont à la disposition des détenteurs dans le formulaire électronique harmonisé via les fonctions DES.

3.4.1. Mise à jour des données de référence

L'Agence tient à jour et met à disposition les données de référence dans un outil central (dans le cadre de la fonction ADR) en collaboration avec les EE.

Les organisations enregistrées dans les données de référence sont en mesure d'apporter des changements à leurs données à l'aide d'une interface en ligne.

À la suite d'une demande d'enregistrement, l'EE s'assure que les données de l'organisation sont enregistrées dans les données de référence et sont associées à un code d'organisation attribué par l'Agence ou, si elles sont déjà enregistrées, que les données de référence sont mises à jour compte tenu des nouvelles données soumises par le détenteur.

3.4.2. Codes d'organisation

3.4.2.1. Définition d'un code d'organisation

Un code d'organisation est un identifiant unique composé de quatre caractères alphanumériques qui est attribué par l'Agence à une organisation.

3.4.2.2. Format des codes d'organisation

Pour chacun des quatre caractères alphanumériques, les 26 lettres de l'alphabet ISO 8859-1 et les chiffres de 0 à 9 peuvent être utilisés. Les lettres sont écrites en haut de casse.

3.4.2.3. Attribution des codes d'organisation

Il est attribué un code d'organisation à toute organisation qui accède au REV ou qui y est identifiée.

L'Agence publie et tient à jour la procédure de création et d'attribution des codes d'organisation.

Une série réservée exclusivement aux entreprises relevant du champ d'application des STI ATF et ATV est précisée dans les lignes directrices relatives au REV.

3.4.2.4. Publication de la liste des codes d'organisation

L'Agence met la liste des codes d'organisation à disposition du public sur son site internet.

4. VÉHICULES EXISTANTS

4.1. Numéro du véhicule

1. Les véhicules qui sont déjà porteurs d'un numéro à douze chiffres conservent leur numéro actuel. Le numéro à douze chiffres est enregistré sans aucune modification.

2. Pour les véhicules qui sont dépourvus d'un numéro à douze chiffres ( 14 ) , un numéro à douze chiffres (conformément à l'appendice 6) leur est attribué dans le REV. Le système informatique du REV associe ensuite ce NEV au numéro actuel du véhicule. Pour les véhicules utilisés dans le trafic international, à l'exception de ceux réservés à un usage historique, le numéro à douze chiffres est apposé physiquement sur le véhicule dans un délai de six ans après l'attribution dans le REV. Pour les véhicules utilisés dans le trafic national et pour ceux réservés à un usage historique, l'apposition physique du numéro à douze chiffres est facultative.

4.2. Procédure relative à la migration des registres nationaux des véhicules (RNV) vers le REV

L'entité auparavant responsable de l'enregistrement du véhicule transmet toutes les informations dont elle dispose à l'EE du pays dans lequel elle est basée.

Les véhicules existants sont enregistrés uniquement par l'un des États membres suivants:

— le premier État membre dans lequel ils ont reçu une autorisation de mise en service conformément aux articles 21 à 26 de la directive 2008/57/CE;

— l'État membre dans lequel ils étaient enregistrés après avoir reçu une autorisation conformément aux articles 21 à 25 de la directive (EU) 2016/797;

— dans le cas d'un transfert d'enregistrement vers le RNV d'un autre État membre, par ledit État membre.

4.3. Systèmes existants

Le RNV normalisé, le moteur de traduction et le registre virtuel des véhicules visés à la décision 2007/756/CE sont abandonnés.

5. LIGNES DIRECTRICES

Afin de faciliter la mise en œuvre et l'utilisation de la présente annexe, l'Agence publie des lignes directrices et les tient à jour.

Les États membres établissent, publient et tiennent à jour des lignes directrices, décrivant en particulier leur politique linguistique dont des dispositions en matière de communication.

(*1) Il s'agit des codes officiellement publiés et mis à jour sur le site internet de l'Union, dans le Code de rédaction interinstitutionnel. Le code pays CT est utilisé dans le cas de l'autorité de sécurité multinationale «Commission intergouvernementale du tunnel sous la Manche». Pour l'Agence, c'est le code pays UE qui est utilisé.

(1) Le matériel roulant mis en service pour la première fois en Estonie, en Lettonie ou en Lituanie et destiné à être utilisé en dehors de l'Union au sein de la flotte de wagons du système ferroviaire à l'écartement de 1 520 mm est enregistré dans le REV et dans la base de données d'informations du Conseil du transport ferroviaire de la Communauté des États indépendants. Dans ce cas, le système de numérotation à 8 chiffres pourra se substituer au système de numérotation spécifié dans l'appendice 6.

(2) Pour les types de véhicule autorisés conformément à l'article 26 de la directive 2008/57/CE du Parlement européen et du Conseil (JO L 191 du 18.7.2008, p. 1) et à l'article 24 de la directive (UE) 2016/797.

(3) Il doit être possible de mentionner les références à la déclaration «CE» de vérification du sous-système «matériel roulant» et du sous-système CCS.

(4) Il doit être possible de mentionner la date pour l'ensemble des autorisations accordées au véhicule.

(5) Autorisation de mise sur le marché délivrée conformément au chapitre V de la directive (UE) 2016/797 ou autorisation de mise en service délivrée conformément au chapitre V de la directive 2008/57/CE ou conformément aux régimes en vigueur avant la transposition de la directive 2008/57/CE.

(6) Le cas échéant, champs supplémentaires visés au point 3.2.1.14.

(7) Règlement d'exécution (UE) 2018/545 de la Commission du 4 avril 2018 établissant les modalités pratiques du processus d'autorisation des véhicules ferroviaires et d'autorisation par type de véhicule ferroviaire conformément à la directive (UE) 2016/797 du Parlement européen et du Conseil (JO L 90 du 6.4.2018, p. 66).

(8) Conformément à l'appendice 3.

(9) Directive (UE) 2016/798 du Parlement européen et du Conseil du 11 mai 2016 relative à la sécurité ferroviaire (JO L 138 du 26.5.2016, p. 102).

(10) Directive 2012/34/UE du Parlement européen et du Conseil du 21 novembre 2012 établissant un espace ferroviaire unique européen (JO L 343 du 14.12.2012, p. 32).

(11) L'Agence définit la procédure de reconnaissance des utilisateurs légitimes en coopération avec les ANS.

(12) Règlement d'exécution (UE) 2015/1502 de la Commission du 8 septembre 2015 fixant les spécifications techniques et procédures minimales relatives aux niveaux de garantie des moyens d'identification électronique visés à l'article 8, paragraphe 3, du règlement (UE) no 910/2014 du Parlement européen et du Conseil sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur (JO L 235 du 9.9.2015, p. 7).

(13) Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données) (JO L 119 du 4.5.2016, p. 1).

(14) Sans préjudice de la note 1 du tableau 1.