Principaux domaines Questions clés Meilleures pratiques: recommandations Critère de certification pertinent

1. Ressources organisationnelles, humaines et techniques affectées à la gestion des transferts et des exportations Quel est le pourcentage de l’activité de l’entreprise (chiffre d’affaires annuel) dépendant des exportations et des transferts d’articles nécessitant une licence? Combien y a-t-il d’exportations et de transferts de tels articles par an? Quelles fonctions au sein de l’entreprise (par exemple, achats, service technique, gestion de projets, service d’expédition) interviennent dans les opérations d’exportations et de transferts, et comment ces responsabilités sont-elles organisées? L’entreprise dispose-t-elle d’un système électronique de gestion des exportations et des transferts? Quelles en sont les principales caractéristiques? L’objectif de ces questions est d’obtenir des informations supplémentaires sur l’organisation interne de l’entreprise, afin de pouvoir évaluer l’incidence des activités d’exportation/de transfert sur l’entreprise et sur les procédures opérationnelles qui s’y rapportent.

Quel est le nombre de personnes affectées à la gestion des exportations et des transferts, exclusivement ou en complément d’autres tâches? Au moins deux personnes sont nécessaires, afin de couvrir les périodes de congé, de maladie, etc.

L’entreprise fait-elle circuler en interne son engagement écrit de conformité par rapport aux réglementations en matière de contrôle des exportations/transferts et d’adhésion à toute restriction applicable à l’utilisation finale et à l’exportation? L’entreprise fait-elle circuler en interne son engagement écrit de fournir, sur demande, des informations relatives à l’utilisation finale/aux utilisateurs finaux? Les deux engagements écrits devraient figurer dans les manuels de conformité à la disposition du personnel chargé du contrôle des exportations/transferts et devraient également être portés à la connaissance de tous les membres du personnel concernés par les contrôles des exportations/transferts (le service commercial, par exemple). Article 9, paragraphe 2, points d) et e)

L’entreprise a-t-elle respecté jusqu’ici les réglementations relatives au contrôle des exportations/transferts? L’entreprise devrait afficher de bons résultats en matière de conformité par rapport aux réglementations relatives au contrôle des exportations/transferts. Article 9, paragraphe 2, point a)

Des manuels de conformité sont-ils fournis au personnel chargé du contrôle des exportations/transferts, et sont-ils actualisés? Des manuels de conformité à l’usage du personnel chargé du contrôle des exportations/transferts devraient être disponibles, au moins sous forme électronique, afin de leur servir de référence (sur l’intranet de l’entreprise, par exemple). Ces manuels devraient inclure les procédures opérationnelles et organisationnelles que doit suivre le personnel chargé du contrôle des exportations/transferts. Le personnel chargé du contrôle des exportations/transferts devrait être informé aussi rapidement que possible des modifications apportées au manuel qui concernent leurs tâches, ainsi que de leur date d’entrée en application. Article 9, paragraphe 2, point f)

2. Chaîne des responsabilités Veuillez décrire la chaîne des responsabilités en matière d’exportations et de transferts dans votre entreprise. Les responsabilités en matière de conformité du contrôle des exportations/transferts devraient être consignées par écrit. Le support écrit contenant la description de la chaîne des responsabilités (registres ou organigrammes, par exemple) devrait être tenu à jour. La description devrait comporter des précisions sur les délégations de pouvoirs et les procédures habituellement mises en place en cas d’absence du membre de l’encadrement supérieur visé à l’article 9, paragraphe 2, point c), de la directive 2009/43/CE. Article 9, paragraphe 2, point f)

Une telle description de la chaîne des responsabilités est-elle toujours consultable par l’autorité compétente? L’autorité compétente devrait toujours disposer d’un accès aisé aux informations concernant la chaîne des responsabilités, non seulement lors de la phase de demande de certification, mais également lors des visites et vérifications de conformité ultérieures. Article 9, paragraphe 2, point f)

Dans quelle partie de votre entreprise la gestion des exportations/transferts est-elle assurée? La gestion du contrôle des exportations/transferts se fera au niveau de chaque service d’expédition, du siège central ou sera effectuée par un département de contrôle des exportations séparé, en fonction de la taille et de la structure de l’entreprise. Article 9, paragraphe 2, point f)

Comment le personnel chargé du contrôle des exportations/transferts interagit-il avec d’autres fonctions au sein de l’entreprise? Le personnel chargé du contrôle des exportations/transferts devrait, autant que possible, être mis à l’abri des conflits d’intérêts. Il devrait être habilité à stopper une transaction. Article 9, paragraphe 2, point f)

Les rapports entre le personnel chargé du contrôle des exportations/transferts et le membre de l’encadrement supérieur sont-ils organisés de façon à permettre, par exemple, l’échange d’informations? Le personnel chargé du contrôle des exportations devrait être autorisé à en référer directement au membre de l’encadrement supérieur pour toute demande d’autorisation de stopper une transaction. Article 9, paragraphe 2, point f)

Veuillez indiquer les autres responsabilités du membre de l’encadrement supérieur qui a été désigné en tant qu’administrateur personnellement responsable des transferts et des exportations. Le membre de l’encadrement supérieur devrait faire partie de la direction. Son poste ne devrait pas donner lieu à des conflits d’intérêts (par exemple, il ne peut pas être également directeur des ventes). Article 9, paragraphe 2, points c) et f)

3. Vérification interne

a) Vérifications inopinées À quelle fréquence des vérifications inopinées sont-elles effectuées? Les programmes internes de conformité (PIC) et les procédures opérationnelles quotidiennes devraient être soumis à des vérifications inopinées. Article 9, paragraphe 2, point f)

b) Contrôles internes À quelle fréquence des contrôles internes sont-ils effectués? De préférence, une fois par an, et au moins tous les trois ans. Article 9, paragraphe 2, point f)

Quel est le pourcentage des exportations/transferts soumis à des contrôles? En fonction du nombre d’exportations/de transferts, au moins 1 %, avec un maximum prévu de 20 %. Le pourcentage peut varier à chaque contrôle.

Qui effectue ces contrôles? La ou les réponse(s) possible(s) devrai(en)t figurer parmi les propositions suivantes: — un responsable de haut rang dans la chaîne des responsabilités en matière de contrôle des exportations et des transferts, — le responsable de la qualité, — le directeur financier ou comptable, — toute autre personne qui occupe un poste de cadre moyen ou toute autre position se situant au moins un niveau au-dessus de l’équipe chargée de la gestion quotidienne des exportations/transferts.

À quelles questions les contrôles répondent-ils? Les contrôles devraient fournir des réponses aux questions suivantes: — les restrictions à l’exportation en place sont-elles respectées? — des procédures ont-elles été établies pour garantir que toutes les réglementations en matière d’exportations et de transferts sont respectées et si oui, sont-elles actualisées? — des actions de sensibilisation sont-elles régulièrement organisées? — les registres sont-ils faciles à obtenir? — les registres sont-ils exhaustifs? — les registres couvrent-ils tous les aspects requis en matière d’importations, d’exportations et de transferts, ainsi que les produits qui restent dans l’État membre? — des informations sur le parcours des produits concernés depuis leur origine jusqu’à leur destination sont-elles disponibles?

c) Planification, efficacité et suivi des contrôles Comment vous assurez-vous que vos contrôles portent sur un ensemble représentatif d’expéditions? Les contrôles devraient porter sur au moins une expédition par client ou destination, ou au moins une expédition par projet. Article 9, paragraphe 2, point f)

L’entreprise établit-elle un programme de vérification interne? L’entreprise devrait établir un programme de vérification interne de façon à garantir le contrôle d’un ensemble représentatif d’expéditions.

Les cas de non-conformité mis à jour par les contrôles internes font-ils systématiquement l’objet de mesures correctives? L’entreprise garde-t-elle une trace de ces actions? L’entreprise devrait recenser de façon formelle toute suspicion de cas de non-conformité mis à jour par les contrôles internes, les mesures correctives correspondantes préconisées ainsi qu’une évaluation de l’efficacité de ces mesures.

4. Sensibilisation générale

4.1. Procédures opérationnelles et organisationnelles Les procédures internes de l’entreprise sont-elles conçues de façon à induire une prise de conscience générale des risques liés aux contrôles des exportations/transferts, et à les minimiser? Les procédures opérationnelles et organisationnelles devraient être consignées par écrit et fournir des instructions et des orientations dans les domaines suivants: — les opérations générales d’exportations/de transferts depuis la réception d’une commande jusqu’à l’expédition ou la transmission, en passant par l’évaluation de l’applicabilité des réglementations en matière d’exportations/de transferts et la conformité par rapport aux dispositions applicables (il convient, par exemple, d’effectuer un dernier contrôle de conformité avant l’expédition ou la transmission), — la vérification de la conformité par rapport aux conditions de la licence, — l’interaction avec les interlocuteurs extérieurs et, dans certains cas, avec d’autres départements concernés au sein de l’entreprise, tels que le service juridique et commercial, — la coordination de tous les membres du personnel concernés d’une manière ou d’une autre par les contrôles en matière d’exportations/de transferts (ainsi, les vendeurs devraient avoir pour instruction d’informer au moindre doute le personnel chargé du contrôle des exportations/des transferts, et de n’exécuter une commande qu’une fois que ce personnel a donné son aval), — la coordination et l’échange éventuel d’informations avec les autorités compétentes (par exemple, la notification éventuelle de transactions suspectes, ou l’existence possible d’une politique non contraignante de divulgation). Article 9, paragraphe 2, point f)

4.1.1. Procédures opérationnelles et organisationnelles: phase précédant la délivrance d’une licence (1)

a) Embargos De quelle façon l’entreprise prend-elle en considération les embargos? Lorsqu’une expédition vers une destination frappée d’embargo est prévue, des règles visant à vérifier les réglementations applicables en la matière doivent être en place. Il convient de vérifier au moins les points suivants: — les interdictions d’approvisionnement instituées par la réglementation relative à l’embargo, — la classification des produits devant être expédiés au regard de la liste des produits frappés d’embargo, — les exigences supplémentaires en matière de licences applicables à certains services tels que l’assistance technique. Article 9, paragraphe 2, point f)

b) Listes de sanctions Comment l’entreprise prend-elle en considération les listes de sanctions? Les nom et identité des personnes physiques et morales à qui sont destinés les produits doivent être vérifiés au regard des listes de sanctions applicables. Article 9, paragraphe 2, point f)

Lors de la recherche d’une identité sur la liste de sanctions, quel est le niveau (ou taux) de certitude requis pour qu’on puisse affirmer qu’il y a véritablement concordance (correspondance)? Quelles sont les procédures suivies lorsqu’une correspondance est trouvée pour un nom? Des instructions de procédure écrites devraient avoir défini la façon dont il faut traiter les concordances et correspondances probables (par exemple, lorsqu’une correspondance est trouvée, il faut en avertir l’autorité compétente).

c) Contrôle des produits repris sur les listes (produits soumis à la délivrance d’une licence en raison de leur présence sur une liste de contrôle des exportations/transferts) Questions sur les mécanismes internes garantissant qu’un produit repris sur une liste n’est pas exporté ou transféré sans licence: Article 9, paragraphe 2, point f)

1) L’entreprise dispose-t-elle d’un système informatique pour enregistrer la classification des produits qu’elle reçoit ou fabrique? La classification des produits devrait être enregistrée dans un système informatique (uniquement si un tel système existe déjà). Les changements dans les listes de contrôle devraient y être saisis immédiatement.

2) De quelle façon tous les produits soumis à des exigences en matière de licences sont-ils classifiés et enregistrés, et qui est chargé de cette mission? Quels sont les mécanismes mis en place pour garantir que la classification des produits est actualisée, et comment cette information est-elle enregistrée? Le personnel chargé du contrôle des exportations/transferts devrait être responsable de l’enregistrement et de la classification des produits, si nécessaire en consultation avec des experts techniques.

3) Comment l’utilisation finale par le destinataire et la fiabilité de ce dernier sont-elles évaluées? La vérification de la fiabilité des destinataires devrait être la responsabilité du personnel chargé du contrôle des exportations/transferts, l’utilisation finale et le risque de détournement devant faire l’objet d’une attention particulière. Si le personnel chargé du contrôle des exportations/transferts apprend que le destinataire a enfreint les réglementations en matière de contrôle des exportations/transferts, il devrait en informer l’autorité compétente. Une vérification de la bonne foi du destinataire s’impose tout particulièrement lorsqu’un client est nouveau ou qu’il est malaisé de déterminer son identité, ou lorsqu’il y a des doutes au sujet de l’utilisation finale déclarée (par exemple, volume inhabituel d’une commande, itinéraires de transit particuliers et inhabituels à la demande du destinataire…).

d) Transferts intangibles de technologie Comment l’entreprise garantit-elle la conformité par rapport aux exigences en matière de transferts intangibles de technologies (par exemple, courrier électronique et accès à l’intranet depuis l’étranger)? L’entreprise devrait avoir consigné par écrit des instructions claires concernant les transferts intangibles de technologies par courrier électronique, télécopieur, intranet ou internet. La fourniture ou le transfert de technologies ne devrait pas intervenir avant qu’il n’ait été vérifié si une licence était requise, et dans l’affirmative, avant sa mise en place. Article 9, paragraphe 2, point f)

e) Assistance technique Comment l’entreprise garantit-elle la conformité par rapport aux exigences en matière d’assistance technique? Une procédure de conformité en matière d’assistance technique devrait être en place pour: — les visiteurs/le personnel extérieur, — les membres du personnel à l’étranger (les techniciens, par exemple), — les conférences ou séminaires avec des participants étrangers, ou organisés à l’étranger. Article 9, paragraphe 2, point f)

4.1.2. Procédures opérationnelles et organisationnelles: phase de délivrance d’une licence Comment l’entreprise garantit-elle qu’elle soumet des demandes de licences en bonne et due forme? L’entreprise doit être en mesure de se conformer totalement aux processus et procédures en matière de demandes de licences en vigueur dans l’État membre où elle est établie. Article 9, paragraphe 2, point f)

4.1.3 Procédures opérationnelles et organisationnelles: phase suivant la délivrance d’une licence Quelles sont les procédures internes garantissant la conformité par rapport aux conditions de la licence? Une dernière vérification des exigences en matière de contrôle des exportations/transferts devrait être effectuée avant l’expédition finale de façon à garantir que les conditions de la licence ont été respectées. Article 9, paragraphe 2, point f)

4.2. Sensibilisation et formation du personnel chargé du contrôle des exportations/transferts Quelles sont les informations mises à la disposition de tous les membres du personnel concernés par les contrôles des exportations/transferts et du personnel chargé du contrôle des exportations/transferts? Tous devraient avoir accès aux procédures opérationnelles et organisationnelles précitées relatives au contrôle des exportations/transferts. Ces procédures devraient être actualisées et figurer dans des manuels de conformité mis à la disposition du personnel chargé du contrôle des exportations/transferts. Elles devraient inclure une description précise du processus de conformité des exportations/transferts, depuis la réception d’une commande jusqu’à l’expédition ou la transmission finale, en passant par la vérification de la conformité par rapport aux réglementations en matière d’exportations/de transferts. Article 9, paragraphe 2, point f)

À quelle fréquence les connaissances du personnel chargé du contrôle des exportations/transferts sont-elles actualisées? À l’occasion de toute modification de la législation ou des procédures nationales et de l’Union en matière de contrôle des exportations, et en tout cas au moins une fois par an. Outre les formations générales annuelles actualisées, il est recommandé que des observations sur la législation en matière de contrôle des exportations/transferts, ainsi que des revues et des magazines spécialisés, s’il en existe, soient mises à la disposition du personnel.

Comment les connaissances du personnel chargé du contrôle des exportations/transferts sont-elles actualisées? Par des formations diverses, par exemple: — la participation à des séminaires extérieurs; — l’inscription à des séances d’information proposées par les autorités compétentes; — la participation à des formations, extérieures ou en ligne.

5. Mesures de sécurité physiques et techniques Les mesures de sécurité de votre société sont-elles agréées par un organisme public approprié? Veuillez fournir des précisions. Chaque ministère de la défense national ou organisation similaire est susceptible d’exiger que certaines mesures de sécurité soient prises par les entreprises travaillant pour leur compte. Le simple fait que les mesures de sécurité de l’entreprise soient agréées d’une façon ou d’une autre peut suffire. Article 9, paragraphe 2, point f)

Si un tel agrément officiel des mesures de sécurité n’existe pas, quelles sont les mesures de sécurité mises en place pour protéger les registres et sécuriser les procédures d’exportations/de transferts? Les locaux devraient être entièrement clôturés. L’entrée devrait être sécurisée et contrôlée. Les locaux devraient être placés sous surveillance constante, même en dehors des heures de travail. Il pourrait y avoir une entrée séparée pour les livraisons et les collectes, éloignée du site de production principal. Article 9, paragraphe 2, point f)

Quelles sont les mesures de sécurité relatives aux logiciels et à la technologie? Le système devrait être protégé par un mot de passe et sécurisé par un pare-feu («firewall»). Le réseau de l’entreprise devrait être protégé contre les accès non autorisés. Il conviendrait de contrôler les appareils électroniques (ordinateurs portables, assistants personnels numériques, etc.) qui sortent du site ou sont emportés à l’étranger, et de surveiller les courriers électroniques envoyés dans le cadre de projets ou à d’autres occasions. Article 9, paragraphe 2, point f)

6. Tenue des registres et traçabilité des exportations et des transferts Comment tenez-vous les registres des restrictions à l’exportation qui vous sont transmis par les fournisseurs des produits? Les entreprises devraient disposer d’au moins un des systèmes suivants: — un fichier ou répertoire électronique, — des répertoires en fonction des projets, — des répertoires en fonction des fournisseurs, — des répertoires séparés en fonction des restrictions, — un classement en fonction des commandes. Article 9, paragraphe 2, point f)

De quelle façon reliez-vous les restrictions aux exportations aux transferts et exportations ultérieurs? Le(s) système(s) choisi(s) devrai(en)t figurer parmi les propositions suivantes: — un fichier ou répertoire électronique contenant les informations relatives aux importations et aux mouvements ultérieurs, — un volet du système de gestion d’entreprise, — des répertoires en fonction des projets ou des fournisseurs regroupant toute l’information, — un système de classement analogue aux répertoires. Article 9, paragraphe 2, point f)