DÉCISION N° 9/97 concernant l'accès du public aux documents administratifs de l'Institut monétaire européen (IME)

LE CONSEIL DE L'INSTITUT MONÉTAIRE EUROPÉEN,

vu le traité instituant la Communauté européenne, et notamment son article 109 F,

vu les statuts de l'IME, et notamment son article 9,

considérant que la déclaration relative au droit d'accès à l'information annexée à l'acte final du traité sur l'Union européenne souligne que la transparence du processus décisionnel renforce le caractère démocratique des institutions, ainsi que la confiance du public envers l'administration;

considérant que le médiateur européen a rendu publique une décision dans le cadre d'une enquête de propre initiative sur l'accès du public aux documents détenus par les institutions communautaires (1); que les recommandations contenues dans ladite décision ne s'appliquent à l'IME qu'en ce qui concerne les documents administratifs;

estimant souhaitable de convenir des principes qui régiront l'accès aux documents administratifs de l'IME;

considérant que les Conseils européens de Birmingham et d'Édimbourg sont convenus d'un certain nombre de principes en vue de promouvoir une Communauté plus proche de ses citoyens;

considérant que le Conseil européen de Copenhague a réaffirmé le principe d'un accès aussi large que possible des citoyens à l'information;

considérant que les citoyens ont un intérêt légitime à l'organisation et au fonctionnement des institutions et des organes financés par des fonds publics;

considérant que l'article 10, paragraphe 1, des statuts de l'IME dispose que les réunions du conseil sont confidentielles et que le conseil de l'IME, statuant à l'unanimité, peut décider de rendre public le résultat de ses délibérations;

considérant que l'article 11, paragraphe 1, du règlement intérieur de l'IME stipule que les débats du conseil et de tout comité ou groupe créé par le conseil sont confidentiels, à moins que celui-ci, statuant à l'unanimité, n'autorise le président à rendre publics les résultats de ses délibérations;

considérant que l'article 11, paragraphe 2, du règlement intérieur de l'IME prévoit que tous les documents rédigés par l'IME sont confidentiels, à moins que le conseil n'en décide autrement;

considérant que la présente décision constitue un élément venant s'ajouter à la politique de l'IME en matière d'information et de communication; que des règles claires peuvent favoriser une bonne administration en aidant les responsables à traiter avec précision et rapidité les demandes de documents présentées par le public;

considérant que l'IME, avant d'accorder l'accès à un document contenant des informations obtenues auprès de la banque centrale d'un État membre, consultera celle-ci;

considérant que, conformément à l'article 9, paragraphe 5, des statuts de l'IME, le président de l'IME est responsable de la gestion courante de l'IME;

considérant que la présente décision ne préjuge pas de la position de la Banque centrale européenne sur cette question,

DÉCIDE:

Article premier

1. Le public a accès aux documents administratifs de l'IME conformément aux dispositions de la présente décision.

2. On entend par «document administratif de l'IME» tout écrit, quel que soit son support, contenant des données existantes et qui se rapporte à l'organisation et au fonctionnement de l'IME.

Article 2

Toute demande d'accès à un document administratif de l'IME est adressée par écrit à l'IME (2). Les services de l'IME s'efforcent de donner suite à la demande. Si la demande n'est pas formulée de façon suffisamment précise ou si elle ne contient pas les éléments permettant d'identifier le document demandé, les services de l'IME invitent le demandeur à préciser davantage sa demande.

Article 3

1. L'accès à un document administratif de l'IME s'exerce soit par une consultation du document demandé dans les locaux de l'IME, soit par délivrance, aux frais du demandeur, d'une copie de ce document. Dans les deux cas, le président peut fixer une redevance, d'un montant raisonnable, correspondant aux coûts occasionnés par le traitement de cette demande.

2. Les services de l'IME s'efforcent de trouver une solution équitable pour donner suite aux demandes répétitives du même demandeur portant sur le même document administratif et à celles qui portent sur un nombre important de documents administratifs ou sur des documents administratifs volumineux.

3. La personne à laquelle l'accès à un document administratif de l'IME est accordé conformément au présent article ne peut reproduire ou diffuser ledit document à des fins commerciales par vente directe sans autorisation préalable de l'IME, qui peut la refuser sans être obligé d'indiquer la raison.

Article 4

L'accès à un document administratif de l'IME ne peut être accordé lorsque sa divulgation pourrait porter atteinte à:

- la protection de l'intérêt public, en particulier la sécurité publique, les relations internationales, la stabilité monétaire et des taux de change, les procédures juridictionnelles et les activités d'inspection et d'enquête,

- la protection de l'individu et de la vie privée,

- la protection des droits d'auteur et du secret en matière commerciale, bancaire et industrielle,

- la protection des intérêts financiers de l'IME,

- la protection de la confidentialité demandée par la personne physique ou morale qui a fourni l'une des informations contenues dans le document ou requise par la législation applicable à cette personne.

Article 5

1. Les services de l'IME s'efforcent de traiter la demande dans un délai raisonnable. Le demandeur est informé par écrit, dans un délai d'un mois au plus tard, par le secrétaire général de l'IME, soit de la suite positive réservée à sa demande, soit de l'intention de lui donner une réponse négative. Dans ce dernier cas, l'intéressé est également informé des motifs de cette intention et qu'il dispose d'un délai d'un mois pour formuler une demande confirmative tendant à obtenir la révision de cette position, faute de quoi il sera considéré comme ayant renoncé à sa demande initiale.

2. Le défaut de réponse à une demande dans le mois suivant l'introduction de cette demande vaut décision de rejet, sauf dans le cas où le demandeur présente, dans le mois suivant, la demande confirmative susvisée.

3. La décision concernant la demande confirmative est prise par le conseil de l'IME dans le mois suivant la réception de la demande.

4. La décision de rejeter une demande confirmative est dûment motivée. Elle est communiquée dans les meilleurs délais et par écrit au demandeur, lequel est en même temps informé du contenu des dispositions des articles 109 F, paragraphe 9, 138 E et 173 du traité instituant la Communauté européenne concernant respectivement les conditions de saisine du médiateur par les personnes physiques et le contrôle de la légalité des actes de l'IME par la Cour de justice.

5. Le défaut de réponse à une demande confirmative dans le mois suivant l'introduction de cette demande vaut décision de rejet.

Article 6

Le président prend toutes les dispositions nécessaires pour donner effet à la présente décision.

Article 7

La présente décision prend effet à la date du 3 juin 1997.

Fait à Francfort, le 3 juin 1997.

Par le conseil de l'IME

Le président

Alexandre LAMFALUSSY

(1) 616/PUBAC/F/IJH du 20 décembre 1996.

(2) Au secrétaire général de l'Institut monétaire européen, Kaiserstraße 29, D-60311 Francfort-sur-le-Main.