Rapport

sur les états financiers du Centre de traduction des organes de l'Union européenne (CTOU - Luxembourg) pour l'exercice clos le 31 décembre 1999, accompagné des réponses du Centre

(2000/C 373/04)

TABLE DES MATIÈRES

>TABLE>

OPINION DE LA COUR

1. Le présent rapport est adressé au conseil d'administration du Centre de traduction des organes de l'Union européenne, conformément à l'article 14, paragraphe 4, du règlement (CE) n° 2965/94 du Conseil(1).

2. La Cour a examiné les états financiers du Centre de traduction des organes de l'Union européenne pour l'exercice clos le 31 décembre 1999. Conformément à l'article 14, paragraphe 1, du règlement (CE) n° 2965/94 du Conseil, le budget a été exécuté sous la responsabilité du directeur. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des états financiers(2) conformément aux dispositions financières internes prévues à l'article 15 du règlement (CE) n° 2965/94. La Cour des comptes est tenue de procéder à l'examen de ces comptes par l'article 248 du traité instituant la Communauté européenne.

3. La Cour a effectué son contrôle conformément à ses politiques et à ses normes d'audit. Celles-ci ont été adaptées des normes internationales d'audit généralement admises pour refléter le caractère spécifique du contexte communautaire. Elle a examiné les documents comptables et appliqué les procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. La Cour a obtenu, par cet audit, une base adéquate pour étayer l'opinion exprimée ci-après.

4. Cet examen a permis à la Cour d'obtenir l'assurance raisonnable que les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 1999 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

PRINCIPALES OBSERVATIONS RELATIVES À L'EXÉCUTION DU BUDGET DU CENTRE DE TRADUCTION DES ORGANES DE L'UNION EUROPÉENNE (CTOU - LUXEMBOURG) POUR L'EXERCICE CLOS LE 31 DÉCEMBRE 1999

Analyse de l'exécution budgétaire

5. L'augmentation en cours d'exercice de la demande de traduction a permis un accroissement important des recettes inscrites au budget qui sont passées d'une prévision initiale de 13,6 millions d'euros à 17,3 millions d'euros, soit une augmentation de 27 %. Les recettes prévues ont été constatées et recouvrées dans leur quasi-totalité, 14 millions d'euros.

6. Les recettes de l'exercice ont, en vertu du principe d'équilibre du budget du Centre, autorisé des engagements à hauteur de 17,3 millions d'euros, dont 14,1 millions d'euros, soit 82 %, ont été effectivement engagés, le reste étant annulé. Des engagements pris en 1999 sur les crédits de 1999, 3, 1 millions d'euros, soit 22 %, ont dû être reportés à l'exercice ultérieur.

7. L'ampleur de l'augmentation des recettes et la relative importance des reports et annulations de crédits montrent la nécessité pour le Centre d'affiner ses prévisions en matière de pourvoi de postes et en adoptant des coûts de facturation plus réalistes (voir point 9 ci-après) et en développant encore davantage la concertation avec les institutions et organismes communautaires qui sont ses clients.

8. Pour les engagements reportés de l'exercice antérieur, soit 2,5 millions d'euros, ils ont été consommés à concurrence de 1,9 million d'euros, soit 76 %, et le solde a été annulé.

Comptabilité analytique

9. La Cour avait observé dans son rapport relatif à l'exercice 1998(3) une différence importante entre le coût prévisionnel d'une page traduite et le coût réel. Il en résulte des remboursements importants à effectuer. Cette situation s'est reproduite en 1999, année durant laquelle les pages traduites ont été facturées à 74 euros par page, soit un montant supérieur de 15,5 % à la dernière estimation disponible du coût, qui est de 64 euros par page.

10. Des estimations plus fines et plus réalistes permettraient de diminuer les remboursements aux organismes communautaires clients du Centre et faciliteraient la gestion de leur trésorerie. Dès lors, la Cour renouvelle ses souhaits antérieurs(4) de voir le Centre se doter d'une comptabilité analytique afin de connaître, par organisme et par type de prestation, le coût réel des services qu'il fournit.

Inventaire

11. L'inventaire présente des anomalies dans la numérotation des articles. En outre, la valeur de certains équipements répertoriés dans le livre d'inventaire n'est pas reprise au bilan. Par ailleurs, le Centre n'a pas été en mesure de réconcilier le bilan et le livre d'inventaire à la clôture de l'exercice. Bien que ces anomalies ne soient pas de nature à affecter la fiabilité des comptes, le Centre est invité à tenir son inventaire avec plus de rigueur et à effectuer au moins une fois par an un rapprochement exhaustif entre sa comptabilité et son livre d'inventaire.

Passation de contrats

12. Dans le cadre de l'évaluation d'une offre de traduction, selon la documentation contenue dans les dossiers de la CCAM, le rapport soumis à cette dernière estimait qu'une importance égale avait été donnée au facteur prix et au facteur qualité. L'examen de la méthode de calcul utilisée pour classer les différentes offres montre qu'en fait le facteur qualité avait une très large prépondérance.

13. Dans le cadre de ce même appel d'offres, ayant suscité trente-huit réponses, les prix indiqués pour trois soumissionnaires dans la fiche d'évaluation étaient différents de ceux mentionnés dans leurs propositions et il en résulte des erreurs de classement. Une attention toute particulière devrait être portée aux procédures d'évaluation afin d'éviter que cette dernière ne soit biaisée par des erreurs.

14. Au début de 1998, et après consultation de la CCAM, le Centre avait passé un premier contrat de 68245 euros pour un projet informatique de gestion des traducteurs indépendants. Afin d'étendre le projet, le Centre a passé un contrat supplémentaire de 146375 euros en décembre 1998, à exécuter pour l'essentiel en 1999. Pour définir les conditions du second contrat, le Centre s'est fondé sur un contrat-cadre passé par la Commission, comme dans le cas du premier contrat. En outre, ce deuxième contrat a été passé par entente directe, sans prendre l'avis de la CCAM. Par ailleurs, l'absence d'examen de l'extension du projet au sein de la CCAM ne permet pas de s'assurer du bien-fondé des coûts supplémentaires par rapport aux objectifs de cette extension.

Locaux

15. La situation observée par la Cour en 1997(5) et en 1998(6) n'a connu aucune évolution en 1999: le Centre continue d'occuper des locaux mis à sa disposition par les autorités luxembourgeoises, sans que les conditions d'occupation de ceux-ci (montant du loyer éventuel, surfaces et équipements loués, durée du bail...) aient fait l'objet d'un accord entre les parties. Il serait souhaitable qu'un accord en bonne et due forme soit conclu pour clarifier la situation, notamment au niveau des états financiers du Centre.

Ce rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion des 11 et 12 octobre 2000.

Par la Cour des comptes

Jan O. Karlsson

Président

(1) JO L 314 du 7.12.1994, p. 1.

(2) En application de l'article 14, paragraphe 3, du règlement (CE) n° 2965/94 du Conseil, les comptes de la totalité des recettes et des dépenses du Centre pour l'exercice 1999 ont été établis le 2 mars 2000 et ensuite transmis au conseil d'administration du Centre, à la Commission et à la Cour des comptes, cette dernière les ayant reçus le 3 mars 2000. La version abrégée de ces états financiers est présentée dans les tableaux annexés au présent rapport.

(3) JO C 372 du 22.12.1999, p. 20, point 7.

(4) JO C 393 du 29.12.1997, p. 47, point 1.6 et JO C 406 du 28.12.1998, p. 33, point 1.6.

(5) JO C 406 du 28.12.1998, p. 33, point 1.13.

(6) JO C 372 du 22.12.1999, p. 20, point 18.

Tableau 1

Bilan financier aux 31 décembre 1999 et 31 décembre 1998

>TABLE>

>TABLE>

Tableau 2

Comptes de gestion des exercices 1999 et 1998

>TABLE>

Réponses du Centre

Analyse de l'exécution budgétaire

Points 5, 6, 7 et 8

Depuis 1997, le Centre a établi, au cours de chaque exercice, des budgets rectificatifs et supplémentaires (BRS) afin d'adapter son budget au volume croissant de ses activités.

En 1999, le BRS a permis d'adapter le budget à l'augmentation inattendue de la demande des travaux, mais également, comme détaillé dans l'introduction générale, de diminuer le prix prévisionnel par page, qui est passé de 79 à 74 euros, soit une diminution de 6,5 %.

Comme il est indiqué dans la réponse du Centre aux observations de la Cour concernant l'exercice 1998, le Centre a mis en place un système de consultation avec les institutions et organes clients afin d'établir des prévisions aussi proches que possible de la réalité. Cela étant, il faut tenir compte du fait qu'une partie importante des travaux de traduction du Centre est liée à l'évolution de l'activité économique dans le secteur privé, difficile à prévoir même pour nos clients.

De ce fait, le directeur a proposé, dans le cadre d'un éventuel réexamen des modalités de fonctionnement du Centre, d'adopter des instruments plus flexibles permettant une gestion budgétaire susceptible de réagir efficacement aux variations du volume de travail.

Comptabilité analytique

Point 9

Le Centre calcule le prix prévisionnel de son budget, d'une part, sur la base du volume de travail estimé par ses clients, d'autre part, sur la base des dépenses prévisibles permettant de faire face à cette charge de travail.

Lors de l'adoption du budget rectificatif et supplémentaire de 1999, une révision des prix a eu lieu. C'est la raison pour laquelle les pages traduites ont été facturées à 74 euros au lieu de 79 euros, et ce avec effet rétroactif au 1er janvier 1999.

Le Centre a décidé, suite à la recommandation de la Cour dans son rapport sur l'exercice 1997, d'effectuer une réforme de son règlement financier, en insérant l'article 26 bis qui permet de reporter le solde de chaque exercice au budget de l'exercice suivant. Cette réforme permet d'éviter les remboursements résultant de la différence entre le prix de facturation et le coût réel, enregistrés après la clôture de l'exercice.

Point 10

Dès le 1er janvier 2000, le Centre a adopté un système de codes analytiques pour toutes les opérations budgétaires comptabilisées dans le programme SI2 et prépare, actuellement, des rapports analytiques pouvant exploiter cette information d'une façon optimale. À la fin de l'exercice 2000, le Centre disposera de données et statistiques analytiques permettant d'effectuer des estimations plus précises.

Inventaire

Point 11

Jusqu'à fin 1999, le Centre tenait son inventaire sur tableur. Ce système a montré ses limites et s'est révélé inefficace. Aussi, le Centre a installé le système ELS (SIC - Inventaire), utilisé et développé par la Commission. Cette base de données utilise un système de codes à barres.

La migration vers le nouveau système s'est faite au mois de janvier 2000 et est en cours d'achèvement.

Lors de la visite de la Cour des comptes européenne, le système était en cours d'installation, de même que le logiciel de reporting n'était pas encore opérationnel. C'est pourquoi, certaines incohérences ont pu être constatées. Grâce à ce nouveau système, le Centre sera en mesure de tenir son inventaire de façon beaucoup plus rigoureuse.

Passation de contrats

Point 12

Les contrats en question ont été attribués sur base de l'offre économiquement la plus avantageuse, conformément aux critères d'attribution énoncés dans le cahier des charges.

La CCAM du Centre, lors de sa douzième réunion du 12 août 1999, a examiné le dossier en objet et a donné un avis favorable tout en recommandant que: "l'évaluation des offres repose sur un système plus transparent axé sur la comparaison qualité/prix. Un tableau comparatif des offres plus détaillé devrait être établi".

Point 13

Lors de la préparation de ces mêmes contrats, la section compétente a remarqué que les prix offerts par deux soumissionnaires sélectionnés pour des traductions de l'anglais vers le grec et utilisés pour calculer le classement des contractants avaient été intervertis dans le tableur. Cette erreur a été corrigée avant la signature du contrat.

Le Centre étudie actuellement les possibilités de réorganisation de ces services afin, entre autres, d'améliorer la gestion des appels d'offres.

Point 14

Ce dossier a été traité lors de la troisième réunion de la CCAM du 29 janvier 1998 qui a rendu un avis favorable sur l'utilisation du contrat-cadre DI/0041700 de la Commission et sur la première convention spécifique.

Le deuxième contrat est basé sur le même contrat-cadre de la Commission dont l'utilisation a été approuvée par la CCAM du Centre. Par conséquent, il ne s'agit pas vraiment d'une entente directe, étant donné que le contrat-cadre a été établi suite à un appel d'offres interinstitutionnel.

Depuis 1998, date d'origine de ce dossier, tant les services que la CCAM du Centre ont amélioré ses modalités de fonctionnement et le suivi des dossiers est plus strict. Pour remédier à une utilisation excessive des contrats-cadres des autres institutions, le Centre, et notamment le département informatique, a lancé dès le deuxième semestre 1998, plusieurs appels à manifestation d'intérêt afin d'établir des listes de fournisseurs.

Locaux

Point 15

Ce dossier a été traité dans toutes les réunions du conseil d'administration qui ont eu lieu en 1999 et 2000 et l'inquiétude croissante des clients et du conseil d'administration face au manque de progrès s'est manifestée, par écrit et oralement, à plusieurs reprises par le directeur et le président du conseil d'administration aux autorités luxembourgeoises. Cependant, aucune solution concrète n'a été proposée par les autorités luxembourgeoises.

Comme indiqué dans la réponse aux observations de la Cour en 1997 et 1998, le Centre a envoyé des propositions de contrat de bail ainsi que des projets d'accord de siège et de sécurité et, malgré de nombreux rappels adressés aux autorités luxembourgeoises, aucune réponse ne nous est parvenue.