RAPPORT sur les états financiers de l'Observatoire européen des drogues et des toxicomanies (OEDT-Lisbonne) pour l'exercice clos le 31 décembre 1997, accompagné de la réponse de l'Observatoire (98/C 406/08)

1.1. Le présent rapport est adressé au conseil d'administration de l'Observatoire européen des drogues et des toxicomanies conformément à l'article 11, point 11, du règlement (CEE) n° 302/93 du Conseil (1).

1.2. La Cour a examiné les états financiers de l'Observatoire européen des drogues et des toxicomanies pour l'exercice clos le 31 décembre 1997. Conformément à l'article 11, point 8, du règlement (CEE) n° 302/93 du Conseil, le budget a été exécuté sous la responsabilité du directeur. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des états financiers (2) conformément aux dispositions financières internes prévues à l'article 11, point 12, du règlement (CEE) n° 302/93, tel que modifié par l'article 1er du règlement (CE) n° 3294/94 du Conseil (3). La Cour des comptes est tenue de procéder à l'examen de ces comptes par l'article 188 C du traité instituant la Communauté européenne.

1.3. La Cour a effectué son audit conformément à ses politiques et à ses normes d'audit. Celles-ci ont été adaptées des normes internationales d'audit généralement admises pour refléter le caractère spécifique du contexte communautaire. Elle a examiné les documents comptables et appliqué les procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. La Cour a obtenu, par cet audit, une base raisonnable pour étayer l'opinion exprimée ci-après.

1.4. Les observations figurant aux points 1.6, 1.7, 1.8, et 1.11 montrent l'existence de pratiques ne respectant pas les dispositions réglementaires.

1.5. Sous réserve de ce qui précède au point 1.4, cet examen a permis à la Cour d'obtenir l'assurance raisonnable que les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 1997 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

PRINCIPALES OBSERVATIONS SUR L'EXÉCUTION BUDGÉTAIRE DE L'OBSERVATOIRE EUROPÉEN DES DROGUES ET DES TOXICOMANIES POUR L'EXERCICE CLOS LE 31 DÉCEMBRE 1997

Comptabilité budgétaire et générale

1.6. La comptabilité budgétaire est toujours tenue au moyen d'un tableur (Excel) et non d'un logiciel. L'utilisation d'un tableur a été déjà critiquée aux exercices précédents et des modifications pourraient être faites sans laisser de traces (audit trail). C'est ainsi que la présentation de l'exécution du budget au 30 septembre 1997, telle que la Cour en a eu connaissance lors d'un contrôle sur place effectué en décembre 1997, a subi des modifications dans les états financiers de fin d'exercice. Des montants ont été modifiés, ajoutés ou annulés directement au lieu d'effectuer, à une date postérieure, des écritures de correction des erreurs éventuelles. Cette pratique contrevient au principe fondamental d'intangibilité des écritures comptables. De plus l'OEDT n'a pas encore envoyé les pièces justificatives concernant les modifications en question.

1.7. Le rapport de la Cour relatif aux états financiers de l'Observatoire pour l'exercice 1996 (4) comportait une réserve concernant des travaux d'aménagement du siège financés hors budget, ainsi qu'une réserve sur 0,04 Mio ECU imputés au budget et 0,1 Mio ECU répartis dans divers postes du bilan. L'Observatoire n'ayant depuis lors pas fourni de justificatifs satisfaisants pour la totalité de ces soldes, la réserve formulée par la Cour sur les états financiers de l'exercice 1996 ne peut toujours pas être levée.

1.8. À la fin de l'exercice, un montant de 1,82 Mio ECU figurait sur le compte «virements en cours». Les avis de débit de la banque d'une partie de ces paiements, pour un montant total de 0,36 Mio ECU (dont 0,05 Mio ECU étaient déjà en suspens en janvier 1997) n'ont pas été produits par l'Observatoire lors des contrôles de la Cour. Les rapprochements des soldes bancaires ne sont pas effectués de façon satisfaisante.

Contrats et CCAM

1.9. Une partie significative des marchés contrôlés ont été passés par entente directe et après appels d'offres restreints. L'OEDT devrait plus largement recourir aux appels d'offres ouverts.

Régie d'avances

1.10. L'OEDT, malgré les efforts faits pendant les années précédentes, continue encore à effectuer une grande partie de ses dépenses via la régie d'avances. Le montant des paiements effectués par régie d'avances atteint 36 %, soit 2,4 Mio ECU, des paiements de l'exercice (6,7 Mio ECU). Les régularisations des paiements effectués par la régie d'avances devraient être accompagnées d'un résumé (visé par l'ordonnateur et le contrôleur financier) des imputations à effectuer à chaque poste budgétaire.

Siège

1.11. En 1995, le gouvernement portugais a versé une subvention de 0,61 Mio ECU à l'Observatoire pour l'aménagement de son siège. Cette subvention ainsi que les intérêts bancaires qu'elle a produits ont été intégralement dépensés hors budget. Cette pratique, qui n'est pas conforme aux dispositions du règlement financier, a été déjà critiquée dans des rapports précédents de la Cour. Par ailleurs, vu l'insuffisance de la subvention pour faire face au coût total des travaux entrepris, l'Observatoire en a financé une partie (0,2 Mio ECU en 1996 et 0,1 Mio ECU en 1997) sur ses propres fonds, aussi hors budget. L'Observatoire a donc effectué 0,3 Mio ECU de dépenses hors budget, qui n'ont été soumises à l'approbation du contrôleur financier que lors de la régularisation finale. La CCAM a donné seulement un avis sur le choix des contractants en 1995 au début des travaux.

Autres observations

1.12. L'article 16 du règlement financier consacre le principe de la séparation des ordonnateurs et des comptables. À l'Observatoire, le service comptable assure la préparation des propositions d'engagement et des ordres de paiement. Les procédures de contrôle interne sont insuffisantes et devraient être renforcées, notamment pour éviter les doubles paiements, constatés au cours de l'audit.

L'article 13 du règlement financier de l'Observatoire prévoit la publication du budget au Journal officiel des Communautés européennes. Cela n'a pas été le cas.

Les soldes des comptes de la TVA au bilan ne sont pas corrects. Le suivi comptable n'est pas efficace.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 5 novembre 1998.

Par la Cour des comptes

Bernhard FRIEDMANN

Président

Tableau 1 Bilan financier des exercices 1996 et 1997

>TABLE>

>TABLE>

Source: Présentation préparée par la Cour des comptes sur la base des données établies par l'Observatoire.

>TABLE>

(1) JO L 36 du 12.2.1993, p. 6.

(2) En application de l'article 11, point 10, du règlement (CEE) n° 302/93 du Conseil, les comptes de la totalité des recettes et des dépenses de l'Observatoire pour l'exercice 1997 ont été établis le 16 avril 1998 et ensuite transmis au conseil d'administration de l'Office, à la Commission et à la Cour des comptes, cette dernière les ayant reçus le 17 avril 1998. La version abrégée de ces états financiers est présentée dans les tableaux annexés au présent rapport.

(3) JO L 341 du 30.12.1994, p. 7.

(4) JO C 393 du 29.12.1997, p. 35.

(5) Le montant correspond à celui des valeurs immobilisées et des stocks hormis l'aménagement effectué (environ 1 Mio ECU).

RÉPONSE DE L'OBSERVATOIRE

Points 1.1 à 1.5

L'Observatoire européen des drogues et des toxicomanies (OEDT) prend bonne note des observations de la Cour des comptes; il a pris ou prendra toutes les mesures nécessaires pour corriger les anomalies ponctuelles relevées par la Cour (voir les réponses détaillées ci-après sur chacun des points) et il se réjouit du constat que les comptes de l'exercice 1997 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont dans leur ensemble légales et régulières.

Point 1.6

Le recours au logiciel Excel, retenu jusqu'ici, a été décidé face à l'absence totale d'alternative viable. Ce logiciel est un outil très pratique, largement utilisé et économique. L'OEDT s'est associé à la Commission européenne et aux autres agences pour la mise au point d'un logiciel adapté à ses besoins, et espère que cette initiative, dont il est tributaire, lui permettra, à terme, de réaliser les performances souhaitées.

Eu égard à la configuration du système Excel, il est exact qu'en 1997 sept erreurs factuelles (sur un total de plusieurs milliers d'opérations budgétaires) se sont produites dans la comptabilité et ont été rectifiées manuellement avant la fin de l'exercice. Ces erreurs ont été identifiées à la source par l'OEDT, et toutes les explications et les pièces justificatives correspondantes seront tenues à la disposition de la Cour des comptes.

Il y a toutefois lieu de préciser, par ailleurs, que les opérations de comptabilité générale sont tenues sur le logiciel spécifique CUBIC, sur lequel le type de modifications ou corrections évoquées par la Cour des comptes est impossible, garantissant par là-même l'intangibilité des écritures comptables.

Point 1.7

Ce point du rapport de la Cour des comptes vise des opérations qui ont été régularisées à la fin de l'année 1996.

Les pièces justificatives ont été mises à la disposition de la Cour en 1997 et en 1998. La Cour a reconnu elle-même que cette analyse lui avait permis d'éclaircir une partie des soldes en question. L'OEDT se tient à sa disposition pour un examen plus approfondi des opérations résiduelles sur lesquelles davantage de précisions lui paraîtraient encore nécessaires.

Point 1.8

Les avis de débit ne peuvent exister dès lors que les demandes de paiement correspondantes n'ont pas encore été présentées par les bénéficiaires. Il est exact qu'au 31 décembre 1997 il existait un solde de 89 virements en cours, non encore régularisés (dont 69 sous régie d'avances), pour un montant total de 362 736 écus. L'essentiel de ces opérations avait déjà été soldé au 30 septembre 1998, et l'OEDT s'engage à en régulariser l'intégralité avant le 31 décembre 1998. Les soldes bancaires sont réconciliés mensuellement et dûment contrôlés. Les pièces correspondantes seront tenues à la disposition de la Cour des comptes.

Point 1.9

Au cours de l'année 1997, l'OEDT a passé 47 marchés au total, dont 28 par appel d'offres (60 % du total), 17 par entente directe (36 % du total), et 2 par un bon de commande à l'OPOCE (4 % du total) en bénéficiant de l'accord-cadre de celui-ci. Ces résultats sont encore perfectibles, mais il convient de noter que l'OEDT a pris entre-temps plusieurs mesures (appels à manifestation d'intérêt, publicité . . .) pour tenter d'élargir un marché qui est lui-même extrêmement restreint, du fait notamment de sa haute spécialisation technique, et ne saurait, par conséquent, être assimilé à un marché commercial classique.

Point 1.10

La Cour des comptes observe à juste titre que le montant des paiements effectués par régie d'avances a atteint 36 % des paiements de l'exercice 1997, ce qui peut paraître encore élevé, mais n'en constitue pas moins une diminution importante par rapport à l'exercice précédent, puisque, par exemple, les salaires, qui, réglementairement, peuvent être payés sous régie, ont cessé de l'être à partir de 1997. L'OEDT s'efforcera de prolonger cette tendance au cours des années à venir.

Point 1.11

La Cour des comptes reprend sous ce point une observation de son rapport de l'exercice 1996. L'OEDT a déjà reconnu, dans ses réponses au rapport de la Cour des comptes de l'année précédente, qu'il aurait été plus correct d'intégrer ces dépenses dans le budget.

Le conseil d'administration de l'OEDT du 29 et 30 juin 1995 a accepté la subvention du gouvernement portugais et a arrêté la procédure d'utilisation de ces crédits.

Le contrôle financier a donné son accord ex ante sur l'imputation hors budget et ex post sur la régularisation des dépenses. Il est exact que la CCAM a émis un avis favorable sur le choix des contractants chargés de l'exécution des travaux.

L'OEDT a accepté et adopté la recommandation de la Cour des comptes visant à faire en sorte que, désormais, toutes les opérations, même de caractère exceptionnel comme celle mentionnée ci-dessus, soient comptabilisées sur des postes spécifiquement ouverts à cet effet dans le budget.

Point 1.12

Suite aux observations faites sur ce point par la Cour des comptes dans son rapport précédent, l'OEDT a pris toutes les mesures nécessaires, dès le début de 1997, pour assurer la séparation des fonctions; une procédure budgétaire et financière interne, transparente et performante a été mise en place. Ce dispositif d'ensemble, a finalement été approuvé par le conseil d'administration, et il fonctionne pleinement; il est à noter que sa mise en place, rendant nécessaire des dédoublements de fonctions et de recrutements, a été subordonnée aux décisions correspondantes du conseil d'administration et à leur mise en oeuvre (délais de recrutement).

La Cour des comptes relève un petit nombre de cas de double paiement, notamment en faveur des points focaux. Ces cas, entraînés par un changement de présentation des demandes de paiement souhaité par le contrôle financier, ont été immédiatement identifiés par le contrôle interne de l'OEDT et régularisés en déduction des paiements ultérieurs dus aux points focaux nationaux. Cette situation, au moment du contrôle, était déjà totalement apurée.

La publication du budget de l'OEDT au Journal officiel des Communautés européennes fait l'objet de travaux de coordination avec 6 autres agences, en vue notamment de trouver une solution permettant de réduire les coûts disproportionnés d'une telle publication.

La remarque concernant les soldes des comptes de TVA découle d'une erreur d'imputation. Ce cas a été corrigé immédiatement après son identification et, par conséquent, n'a plus d'incidence sur l'exactitude du solde des comptes TVA au bilan de l'exercice 1997.