RAPPORT concernant les états financiers de l'Office de l'harmonisation dans le marché intérieur (OHMI-Alicante), (Exercice 1996) accompagné des réponses de l'Office (97/C 393/04)

1.1. Ce rapport est adressé au Comité budgétaire de l'Office de l'harmonisation du marché intérieur conformément au paragraphe 2 de l'article 137 du règlement (CE) n° 40/94 du Conseil, du 20 décembre 1993 (1).

1.2. La Cour a examiné les états financiers de l'Office de l'harmonisation dans le marché intérieur relatifs à l'exercice 1996. Conformément à l'article 119, paragraphe 2, point c), du règlement (CE) n° 40/94 du Conseil (2), le budget a été exécuté sous la responsabilité du président de l'Office. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des comptes (3), en conformité avec les règles financières internes, comme prescrit par l'article 137 du règlement (CE) n° 40/94 du Conseil. La Cour des comptes est tenue de procéder à l'examen de ces comptes par l'article 188 C du traité instituant la Communauté européenne.

1.3. La Cour a effectué son contrôle conformément aux normes d'audit généralement admises, dans la mesure où celles-ci s'appliquent au contexte communautaire. Elle a effectué des tests sur les livres et registres comptables ainsi que d'autres procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. Les principales observations résultant de l'audit de la Cour sont présentées dans la deuxième partie de ce rapport.

1.4. Les observations décrites aux points 1.8 et 1.11 (recettes propres) ne permettent pas de se prononcer sur la fiabilité des comptes liés aux recettes figurant aux états financiers.

1.5. Sous réserve des faits présentés au point précédent, les états financiers concernant l'exercice 1996 sont fiables et la légalité et régularité des opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, assurées.

PRINCIPALES OBSERVATIONS CONCERNANT L'EXÉCUTION BUDGÉTAIRE DE L'OFFICE DE L'HARMONISATION DANS LE MARCHÉ INTÉRIEUR POUR L'EXERCICE 1996

Comptabilité budgétaire

1.6. Bien que 1996 soit le troisième exercice d'activité, le service comptable de l'Office ne dispose toujours pas d'un véritable logiciel de comptabilité budgétaire. Le suivi de l'exécution budgétaire est fait à l'aide d'un outil qui ne constitue pas un véritable système comptable (possibilité de modifier des enregistrements sans aucune trace, absence de lien avec la comptabilité générale, etc.).

1.7. L'Office ne dispose d'aucun système de comptabilité analytique, pourtant indispensable à la connaissance du coût réel des services fournis.

Recettes propres

1.8. Avant l'entrée en service, en mai 1996, du système établi pour le suivi des taxes liées au dépôt des marques (Euromarc), deux autres systèmes alternatifs ont temporairement été utilisés pour le suivi des demandes d'enregistrement des marques. Le risque inhérent au transfert des données de ces systèmes provisoires vers Euromarc est élevé et ne permet donc pas de se prononcer sur l'exhaustivité de ces transferts.

1.9. L'Office n'a pas été en mesure de démontrer que le système Euromarc fonctionnait conformément à la description qu'il en avait faite. La Cour n'est donc pas en mesure de se prononcer avec certitude sur la fiabilité du système.

1.10. La nouvelle description faite par l'Office est parvenue trop tardivement pour permettre de faire les travaux complémentaires nécessaires à la levée de cette incertitude.

1.11. Pour des raisons essentiellement dues à la lourdeur d'Euromarc et à la complexité du règlement, d'importants retards dans le traitement des demandes ont été constatés. Certains clients ont adressé des plaintes à l'Office à ce sujet. De plus, les retards accumulés n'ont permis de comptabiliser que 12,4 Mio ECU en recettes, sur un total de 45,9 Mio ECU d'encaissements. La différence, soit 33,5 Mio ECU, a été inscrite au passif du bilan comme «avances de clients». De ce montant, 4,7 Mio ECU est constitué par des versements non identifiés par rapport à la demande d'enregistrement de marque y relative. Sachant que de nouveaux paiements arrivent quotidiennement, il serait urgent de procéder dans les meilleurs délais à une identification de ces anciennes transactions.

CCAM

1.12. La CCAM de l'Office n'a été créée que le 1er avril 1996. Auparavant, plusieurs contrats, pour lesquels l'avis de la CCAM aurait été nécessaire, avaient été passés par l'Office sur la base d'un «rapport d'exploitation» accompagné parfois d'une note de la division juridique concernant la régularité de la procédure suivie. Cette note ne remplace en aucun cas l'avis de la CCAM.

Crédits reportés / annulations / virements

1.13. Le montant des crédits reportés sur 1997 est de 14,5 Mio ECU (reports de droit en sa totalité), c'est-à-dire, 44,8 % des crédits de l'exercice, s'élevant à 32,4 Mio ECU.

1.14. Ces crédits reportés trouvent leur origine dans l'important volume de demandes d'enregistrement de marques qui n'avaient pas été traitées à la fin de l'exercice.

1.15. Le montant des crédits courants tombés en annulation a été de 5,6 Mio ECU, c'est-à-dire, 17,3 % des crédits de l'exercice. En ce qui concerne les crédits reportés de l'exercice 1995, 4,65 Mio ECU, 14,6 % sont tombés en annulation (0,68 Mio ECU). Les virements de crédits se sont élevés à 7,6 Mio ECU. Les montants indiqués, ainsi que les crédits reportés à l'exercice 1997 et le volume des encaissements reçus montrent l'imprécision des prévisions budgétaires pour l'exercice 1996. La modification des prévisions budgétaires initiales aurait été nécessaire en cours d'exercice.

Bâtiments

1.16. L'Office continue d'occuper un bâtiment appartenant aux autorités espagnoles et mis à sa disposition gratuitement. Il n'existe cependant aucun contrat à ce sujet. En ce qui concerne le siège définitif, l'Office a entamé des négociations concernant une proposition d'acquisition et a inscrit au budget un premier montant pour des travaux de supervision.

1.17. Il faut souligner que l'Office doit s'assurer, avant l'engagement juridique, de la disponibilité des crédits nécessaires.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion des 15 et 16 octobre 1997.

Par la Cour des comptes

Bernhard FRIEDMANN

Président

(1) JO L 11 du 14. 1. 1994, p. 33.

(2) JO L 11 du 14. 1. 1994, p. 30.

(3) Comme requis par l'article 137, paragraphe 1, du règlement (CE) n° 40/94 du Conseil, les comptes de toutes les recettes et dépenses de l'Office relatives à l'année financière 1996 ont été établis le 21 février 1997. Ces comptes ont été reçus par la Cour le 25 février 1997. La version abrégée de ces états financiers est présentée aux tableaux annexés à ce rapport.

ANNEXE

TABLEAU 1 BILAN FINANCIER DES EXERCICES 1995 ET 1996

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Source: présentation préparée par la Cour sur la base des données établies par l'Office.

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(1) Le montant correspond à celui des valeurs immobilisées.

(2) Le solde négatif du résultat et des capitaux propres ne constitue pas une perte en capital. Il résulte de l'application du règlement financier concernant les recettes (seulement les encaissements) et les dépenses (paiements plus crédits reportés).

(3) Dans les états financiers de l'exercice 1995, la contrepartie de la subvention de la Commission restant à payer en fin d'exercice fait partie des recettes. À partir de l'exercice 1996, en accord avec les dispositions réglementaires, cette contrepartie figure au passif du bilan.

RÉPONSES DE L'OHMI

1.4. Recettes propres

L'encaissement des taxes applicables au dépôt et à l'enregistrement d'une marque communautaire est l'aboutissement d'une longue procédure définie par le règlement (CE) n° 40/94 du Conseil, du 20 décembre 1993.

Entre le moment du dépôt d'une demande de marque et la comptabilisation de la taxe de dépôt correspondante, il s'écoule généralement deux mois au cours desquels le dossier est pris en charge par au moins trois types d'intervenants.

L'ensemble du processus est informatisé et chaque catégorie d'intervenant reçoit un droit d'accès au système informatique correspondant aux tâches qu'il est habilité à réaliser.

Pour pouvoir couvrir dans un laps de temps restreint (deux à trois jours) toutes les étapes allant de la réception du dépôt jusqu'à la comptabilisation de la taxe de dépôt, il est absolument indispensable que les dossiers sélectionnés à l'entrée jouissent d'une priorité de traitement.

Cela est possible à deux conditions:

1. qu'à titre provisoire et exceptionnel, un utilisateur dispose de tous les accès permettant d'aller jusqu'à la comptabilisation;

2. que la démonstration du processus accéléré se fasse dans un environnement de test afin de disposer de toute la souplesse d'utilisation voulue sans pour autant corrompre la base de production.

Lors de la visite des auditeurs en février 1997, une telle démonstration n'a pu être réalisée dans le délai disponible faute de moyens techniques.

Les dispositions ont d'ores et déjà été prises pour qu'une présentation complète du système d'encaissement des recettes soit réalisée lors de la visite des auditeurs prévue pour octobre 1997.

1.6. Comptabilité budgétaire

Comme les autres agences, l'OHMI est en attente de la version finale du logiciel de comptabilité budgétaire SINCOM 2. Ce logiciel devrait être disponible vers la fin de l'année 1997. Son implementation à l'OHMI sera faite dans les premiers mois qui suivront la réception de SINCOM 2.

1.7. Comptabilité analytique

L'Office commencera à mettre en place la comptabilité analytique dès le début 1998 pour certains domaines d'activité. Il disposera à ce moment dans certains secteurs d'une base de production suffisamment large et stabilisée pour fixer des standards réalistes.

1.8. Recettes propres - Changement du système

Lors du passage au système final pour le suivi des dépôts et des taxes, l'Office a vérifié de manière approfondie la cohérence des données transférées.

Par ailleurs, les rapprochements bancaires ont confirmé les résultats du transfert.

L'Office estime donc que le transfert s'est réalisé correctement.

1.9. - 1.10 Système d'encaissement des taxes

Voir réponse au point 1.4.

1.12. Retard dans l'identification/comptabilisation des paiements

En raison du grand nombre de dépôts reçus en 1996 (43 000 au lieu des 15 000 prévus), l'Office avait en 1996 pris un certain retard dans la comptabilisation des taxes de dépôts.

À ce jour, ce retard est en passe d'être résorbé.

En ce qui concerne les 4,7 Mio ECU de paiements non identifiés, la situation est régularisée depuis le mois de mars 1997 comme prévu et indiqué aux auditeurs de la Cour. À ce jour, le décalage entre la réception d'un chèque à l'OHMI et son identification et transfert en banque est de 6 jours.

1.13. CCAM

Aussitôt après l'entrée en vigueur du Règlement financier de l'Office et des modalités d'exécution applicables au Règlement financier qui fixent la composition de la CCAM, celle-ci est entrée en fonctionnement. Avant la création de la CCAM, l'OHMI n'avait pas d'autre alternative que de suivre la procédure qu'il a adoptée, à savoir consulter le département juridique pour les marchés dépassant le seuil de 42 000 ECU afin de s'assurer que la procédure d'achat était conforme aux règles applicables à la passation de marchés publics.

Pour les marchés importants, l'OHMI s'est efforcé, pendant cette période transitoire, d'utiliser les contrats des autres institutions, et notamment de la Commission afin de bénéficier de la garantie juridique liée à ces marchés et de l'économie d'échelle qui en résulte nécessairement.

1.14. Crédits reportés

Le montant des crédits reportés en 1996 est relativement important.

Les reports en question sont à 80 % relatifs aux dépenses de procédure (recherche/traduction/publication, etc.).

Conformément à l'article 29 du règlement financier, l'Office engage, dès la comptabilisation des taxes de dépôt les dépenses de procédure découlant du règlement (CE) n° 40/94 du Conseil relatif à la marque communautaire.

Il s'agit en effet de dépenses inéluctables dont l'exécution est directement liée à la perception des taxes de dépôt.

Dans cette phase de démarrage, compte tenu du nombre de dépôts beaucoup plus élevé que prévu (+280 %), il est évident que le décalage entre l'engagement de dépenses pour les procédures et la réalisation de ces procédures est beaucoup plus important qu'en régime de croisière.

Cette situation se régularisera progressivement; en 1997, le montant des reports relatifs aux dépenses de procédure sera nettement moins élevé.

1.16. Crédits annulés/virements de crédits

Le budget 1996 a été préparé fin juin 1994 et présenté à l'autorité budgétaire en février 1995. À cette époque, rien ne permettait de penser que l'OHMI se trouverait confronté à un tel nombre de demandes de marques.

En juin et en septembre 1996, l'OHMI a informé son Comité budgétaire de l'évolution de la situation tout en attirant son attention sur les conséquences budgétaires.

Il est à noter qu'une partie des crédits tombés en annulation appartiennent au chapitre 11 et concernent notamment pour 1 031 000 ECU la ligne 1 1 3 3 (constitution ou maintien des droits à pension pour les agents temporaires).

Ces crédits avaient été inscrits au budget à la demande de la Commission afin de supporter la quote-part patronale des pensions dues aux agents (il s'est avéré que cette inscription était antistatutaire). Entre-temps, la Commission a signalé qu'aucun fond de pension n'existe et qu'aucun montant n'est dû au titre de quote-part patronale.

En ce qui concerne les autres crédits tombés en annulation, il s'agit pour l'essentiel de crédits se référant aux dépenses de procédure pour lesquelles, faute de temps, les engagements n'ont pas pu être réalisés en 1996.

1.17. Bâtiment

Il n'existe pas de contrat de bail établi entre les autorités espagnoles et l'OHMI pour l'occupation du siège provisoire situé Avenida de Aguilera, 20.

Il existe cependant un document intitulé «Acte de remise des clés du siège provisoire» signé le 25 février 1994 entre le COSOAMI et l'OHMI qui prévoit que l'OHMI occupe le siège provisoire jusqu'à l'occupation du siège définitif.

1.18. Siège définitif

L'OHMI a pris note de la remarque relative à la disponibilité des crédits pour l'acquisition du siège définitif.

Son Comité budgétaire a d'ailleurs approuvé l'acquisition de la première phase du siège définitif moyennant son financement par voie d'emprunt auprès du secteur bancaire.