DÉCISION N° 169 du 11 juin 1998 concernant les modes de fonctionnement et la composition de la commission technique pour le traitement de l'information près la commission administrative pour la sécurité sociale des travailleurs migrants (Texte présentant de l'intérêt pour l'EEE) (98/444/CE)

LA COMMISSION ADMINISTRATIVE DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES POUR LA SÉCURITÉ SOCIALE DES TRAVAILLEURS MIGRANTS,

vu l'article 81, point d), du règlement (CEE) n° 1408/71, qui prévoit que la Commission administrative est chargée de promouvoir et de développer la coopération entre les États membres en modernisant les procédures nécessaires à l'échange d'informations, notamment en adaptant aux échanges télématiques le flux d'informations entre les institutions, compte tenu de l'évolution du traitement de l'information dans chaque État membre, en vue d'accélérer l'octroi de prestations,

vu l'article 117 quater, paragraphe 1, du règlement (CEE) n° 574/72, qui prévoit que la Commission administrative crée une commission technique qui établit des rapports et donne un avis motivé avant que des décisions ne soient prises en vertu des articles 117, 117 bis et 177 ter, et qu'elle en détermine les modes de fonctionnement et la composition,

DÉCIDE:

Article premier

1. La Commission administrative pour la sécurité sociale des travailleurs migrants crée la commission technique pour le traitement de l'information prévue par l'article 117 quater, paragraphe 1, du règlement (CEE) n° 574/72. Elle est dénommée «la commission technique».

2. La commission technique exerce les fonctions établies à l'article 117 quater, paragraphe 2, du règlement (CEE) n° 574/72.

3. Le mandat stratégique concernant les tâches spécifiques de la commission technique est fixé par la commission administrative pour la sécurité sociale des travailleurs migrants, qui peut modifier ce mandat, si nécessaire.

Article 2

La commission technique adopte ses rapports et ses avis motivés si besoin est sur la base de documents techniques et d'études. Elle peut demander aux administrations nationales compétentes toute information raisonnable qu'elle juge nécessaire à l'examen des questions qui lui sont soumises.

Article 3

1. La commission technique se compose de deux membres de chaque État membre, dont l'un est désigné comme titulaire et l'autre comme suppléant. Les nominations de chaque État membre sont transmises au secrétaire général de la commission administrative par le représentant du gouvernement de l'État membre auprès de la commission administrative.

2. Les rapports et les avis motivés sont adoptés à la majorité simple des membres présents, chaque État membre ne disposant que d'une seule voix, celle du membre titulaire ou, en l'absence de celui-ci, de son suppléant. Les rapports ou les avis motivés de la commission technique indiquent s'ils ont été adoptés à l'unanimité ou à la majorité simple. S'il existe une minorité, ils indiquent les conclusions ou les réserves de celle-ci. Les rapports et les avis motivés ne peuvent être valablement adoptés que si douze membres au moins sont présents.

3. Un représentant de la Commission des Communautés européennes ou une personne désignée par lui exerce une fonction consultative au sein de la commission technique.

Article 4

La présidence de la commission technique est exercée chaque semestre par le membre titulaire, ou un autre représentant désigné, appartenant à l'État dont le représentant à la commission administrative assure la présidence de cette dernière commission au cours de la même période. Le président de la commission technique fait rapport sur les activités de la commission technique à la demande du président de la commission administrative.

Article 5

Exceptionnellement, la commission technique peut proposer la constitution de groupes de travail ad hoc pour examiner des questions spécifiques. Toute proposition en ce sens décrit les tâches à accomplir, le calendrier de réalisation de ces tâches et les implications financières de cette action. La proposition est soumise à la commission administrative, qui décide si un tel groupe de travail ad hoc doit être constitué.

Article 6

Le secrétariat de la commission administrative prépare et organise les réunions de la commission technique et en établit le compte rendu.

Article 7

La commission technique soumet à la commission administrative pour approbation un programme de travail détaillé, établi en fonction du mandat stratégique. La commission technique présente en outre chaque année à la commission administrative un rapport portant sur ses activités et réalisations dans le cadre du programme de travail et sur toute proposition visant à le modifier.

Article 8

Toute action envisagée par la commission technique qui comporte des dépenses à la charge de la Commission des Communautés européennes ne peut intervenir qu'avec l'accord du représentant de cette institution.

Article 9

Le régime linguistique de la commission technique est celui fixé par le règlement n° 1 du Conseil du 15 avril 1958 tel que modifié par l'annexe I de l'acte relatif aux conditions d'adhésion et aux adaptations des traités de 1972, par l'annexe I de l'acte relatif aux conditions d'adhésion de la République hellénique et aux adaptations des traités de 1979, par l'annexe I de l'acte relatif aux conditions d'adhésion du Royaume d'Espagne et de la République portugaise et aux adaptations des traités de 1985 et par l'annexe I de l'acte relatif aux conditions d'adhésion de la République d'Autriche, de la République de Finlande et du Royaume de Suède et aux adaptations des traités de 1994 et 1995.

Article 10

Le règlement additionnel établi dans l'annexe ci-jointe s'applique également à la commission technique.

Article 11

La présente décision est publiée au Journal officiel des Communautés européennes. Elle est applicable à partir du 1er juillet 1998.

Peter CLEASBY

Président de la Commission administrative

ANNEXE

Règlement additionnel de la commission technique

1. PARTICIPATION AUX RÉUNIONS

a) Si le président en exercice est empêché d'assister à une réunion de la commission technique, la présidence est assurée par l'un des autres représentants désignés appartenant au même État membre que le président en exercice.

b) Les membres peuvent être accompagnés aux réunions de la commission technique d'un ou plusieurs experts supplémentaires, si la nature des sujets à traiter le justifie. En règle générale, chaque délégation ne peut comprendre plus de quatre personnes.

c) Le secrétaire général de la commission administrative ou, s'il est empêché, un membre du secrétariat désigné par lui, assiste à toutes les réunions de la commission technique et de ses groupes de travail ad hoc. Il est accompagné par des membres du secrétariat désignés par le secrétaire général.

d) Le représentant de la Commission des Communautés européennes ou la personne désignée par lui peut assister à toute réunion de la commission technique ou de ses groupes de travail ad hoc et peut être accompagné d'une personne désignée par lui. Un représentant d'un autre service de la Commission des Communautés européennes peut également assister à ces réunions si une question à traiter rend sa présence opportune.

2. VOTE

a) Lorsqu'un membre titulaire de la commission technique exerce la présidence, son suppléant peut voter à sa place.

b) Les votes ont lieu par appel nominal et dans l'ordre alphabétique, à partir du pays qui suit celui dont le représentant préside la commission technique.

c) Tout membre présent lors d'un vote qui s'abstient de voter est invité par le président, après l'appel nominal, à faire connaître, s'il le désire, les motifs de son abstention.

d) Lorsque la majorité des membres présents se sont abstenus, la proposition soumise au vote est réputée n'avoir pas été prise en considération.

3. ORDRE DU JOUR

a) L'ordre du jour provisoire de chaque réunion de la commission technique est établi par le secrétaire général de la Commission administrative, en accord avec le président de la commission technique et le représentant de la Commission des Communautés européennes. Dans le cas où cela paraît nécessaire, le secrétaire général peut, avant de proposer l'inscription d'un point à l'ordre du jour, demander aux délégations intéressées de faire connaître leur avis par écrit sur cette question.

b) L'ordre du jour provisoire comprend, en principe, les points pour lesquels la demande d'inscription, présentée par un membre ou par le représentant de la Commission des Communautés européennes et, le cas échéant, les notes y afférentes sont parvenues au secrétariat de la commission administrative au moins vingt jours ouvrables avant le début de la réunion.

c) L'ordre du jour provisoire est adressé au moins dix jours ouvrables avant le début de la réunion aux membres de la commission technique, au représentant de la Commission des Communautés européennes, ainsi qu'à toute autre personne devant assister à la réunion. La documentation y afférente leur est envoyée dès que disponible.

d) Au début de chaque réunion, la commission technique arrête l'ordre du jour. L'unanimité de la commission technique est requise pour l'inscription à l'ordre du jour d'autres points que ceux qui figurent dans l'ordre du jour provisoire. Sauf en cas d'urgence, les membres de la commission technique peuvent réserver leur position définitive jusqu'à la prochaine réunion au sujet des points inscrits à l'ordre du jour provisoire si la documentation qui s'y rapporte ne leur est pas parvenue dans leur langue cinq jours ouvrables avant le début de la réunion.

4. GROUPES DE TRAVAIL AD HOC

a) Les groupes de travail ad hoc sont présidés par un expert désigné par le président de la commission technique en accord avec le représentant de la Commission des Communautés européennes ou, à défaut, par un expert représentant l'État dont le représentant à la commission administrative assure la présidence de cette dernière commission.

b) Le président du groupe de travail ad hoc est convoqué à la réunion de la commission technique au cours de laquelle le rapport du groupe de travail ad hoc est examiné.

5. QUESTIONS ADMINISTRATIVES

a) Le président de la commission technique peut donner au secrétaire général de la commission administrative toutes instructions pour la tenue des réunions et l'exécution des travaux entrant dans les attributions de la commission technique.

b) La commission technique se réunit sur convocation adressée aux membres et au représentant de la Commission des Communautés européennes par le secrétaire général de la commission administrative, en accord avec le président de la commission technique, dix jours ouvrables avant la réunion.

c) Chaque réunion fait l'objet d'un compte rendu à approuver, en principe, lors de la réunion suivante.

d) Le président signe les documents émanant de la commission technique.