RAPPORT sur les états financiers de l'Office de l'harmonisation dans le marché intérieur (OHMI-Alicante) pour l'exercice clos le 31 décembre 1997, accompagné de la réponse de l'Office (98/C 406/10)

1.1. Le présent rapport est adressé au comité budgétaire de l'Office de l'harmonisation dans le marché intérieur conformément à l'article 137, point 2, du règlement (CE) n° 40/94 du Conseil (1).

1.2. La Cour a examiné les états financiers de l'Office de l'harmonisation dans le marché intérieur pour l'exercice clos le 31 décembre 1997. Conformément à l'article 119, point 2, lettre c), du règlement (CE) n° 40/94 du Conseil, le budget a été exécuté sous la responsabilité du président de l'Office. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des états financiers (2) conformément aux dispositions financières internes prévues à l'article 138 du règlement (CE) n° 40/94 du Conseil. La Cour des comptes est tenue de procéder à l'examen de ces comptes par l'article 188 C du traité instituant la Communauté européenne.

1.3. La Cour a effectué son audit conformément à ses politiques et à ses normes d'audit. Celles-ci ont été adaptées des normes internationales d'audit généralement admises pour refléter le caractère spécifique du contexte communautaire. Elle a examiné les documents comptables et appliqué les procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. La Cour a obtenu, par cet audit, une base raisonnable pour étayer l'opinion exprimée ci-après.

1.4. Sous réserve du fait mentionné au point 1.11, cet examen a permis à la Cour d'obtenir l'assurance raisonnable que les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 1997 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

PRINCIPALES OBSERVATIONS SUR L'EXÉCUTION BUDGÉTAIRE DE L'OFFICE DE L'HARMONISATION DANS LE MARCHÉ INTÉRIEUR POUR L'EXERCICE CLOS LE 31 DÉCEMBRE 1997

Logiciels comptables

1.5. Bien qu'en 1997 l'Office en soit à son quatrième exercice d'activité (dont trois exercices complets), la comptabilité budgétaire est toujours tenue au moyen d'un tableur, et non d'un logiciel comptable approprié. L'utilisation d'un tableur avait déjà été critiquée par la Cour dans son rapport relatif aux exercices précédents (3). L'Office devrait en outre mettre en place un système de comptabilité analytique afin de connaître le coût réel des services qu'il fournit.

Autres observations

1.6. Les paiements (soit 26,0 Mio ECU), n'atteignent que 48 % des crédits de l'exercice (54,0 Mio ECU après l'adoption du troisième budget rectificatif et supplémentaire); 48,5 % (soit 26,2 Mio ECU) de ces crédits ont été reportés de droit à l'exercice 1998 et 3,5 % (soit 1,8 Mio ECU) ont été annulés.

1.7. Le volume des crédits reportés trouve son origine principale dans la pratique comptable suivie par l'Office. Cette pratique consiste à engager l'ensemble des dépenses inhérentes à chaque demande d'enregistrement de marques reçue, dès la constatation des recettes y relatives. Selon cette approche, le solde de fin d'exercice de ces engagements se trouve reporté de droit à l'exercice suivant, quelle que soit la date de commande effective des travaux à la charge de l'Office (recherche, traduction, publication, etc.), que cette commande ait lieu avant la fin de l'exercice, ou n'ait lieu qu'au cours de l'exercice suivant. Cette pratique est une interprétation du règlement qui ne respecte pas strictement les principes budgétaires d'annualité et d'universalité.

1.8. En ce qui concerne les crédits reportés de l'exercice 1996 (soit 14,5 Mio ECU), on observe que 27,6 % d'entre eux (soit 4,0 Mio ECU) ont dû être annulés. Une forte proportion (88,0 %) des annulations concerne des dépenses de traduction, affranchissement et publication. Si les reports avaient correspondu à des engagements plus précis, ces annulations n'auraient pas dû avoir lieu.

1.9. L'article 13 du règlement financier de l'Office prévoit la publication du budget au Journal officiel des Communautés européennes. Cela n'a été le cas que pour le budget rectificatif et supplémentaire n° 3.

1.10. Une partie des soldes de trésorerie (0,35 Mio ECU sur 42,50 Mio ECU) n'a été enregistrée en comptabilité générale que lors de la clôture des comptes. En effet, les encaissements sont, dans un premier temps, saisis dans le logiciel de gestion des marques (Euromarc), l'enregistrement en comptabilité générale n'intervenant qu'après l'identification du payeur.

Siège

1.11. En vue de la construction de son futur siège, l'Office a, en 1997, signé un contrat avec le Cosoami, l'office intermédiaire du gouvernement espagnol. Si l'Office n'est pas saisi d'un nombre suffisant de demandes de dépôt de marque, la construction ne pourra être menée à bien que grâce à une subvention du budget général. Indépendamment de l'accord du comité budgétaire pour lancer cette opération, il aurait été souhaitable que l'Office obtienne l'accord de la Commission avant la conclusion du contrat avec le Cosoami.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 29 octobre 1998.

Par la Cour des comptes

Bernhard FRIEDMANN

Président

Tableau 1 Bilan financier des exercices 1996 et 1997

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Source: Présentation préparée par la Cour des comptes sur la base des données établies par l'Office.

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Source: Présentation préparée par la Cour des comptes sur la base des données établies par l'Office.

(1) JO L 11 du 14.1.1994, p. 33.

(2) En application de l'article 137, point 1, du règlement (CE) n° 40/94 du Conseil, les comptes de la totalité des recettes et des dépenses de l'Office pour l'exercice 1997 ont été établis le 21 janvier 1998 et ensuite transmis au conseil d'administration de l'Office, au Parlement européen, à la Commission et à la Cour des comptes, cette dernière les ayant reçus le 27 janvier 1998. La version abrégée de ces états financiers est présentée dans les tableaux annexés au présent rapport.

(3) JO C 393 du 29.12.1997, p. 47.

(4) Ce montant correspond à celui des valeurs immobilisées.

RÉPONSE DE L'OFFICE

1.5. Logiciels comptables

En ce qui concerne la comptabilité budgétaire, la Commission, contrairement à ce qu'elle s'était proposé de faire, n'a pas été en mesure de mettre à la disposition des agences les différents modules du logiciel Sincom II. L'Office a donc dû mettre en production, à partir du 1er janvier 1999, le module de comptabilité budgétaire ISPS, développé par la société SAP pour le compte de la Commission. Compte tenu des investissements déjà réalisés dans le cadre de la comptabilité générale, cette action présente un coût relativement faible.

En ce qui concerne la comptabilité analytique, les travaux de mise en place se sont poursuivis en 1998. La comptabilité analytique sera opérationnelle à la fin de 1998.

1.6. Voir les explications données ci-dessous au point 1.7.

1.7. Report de crédits

Les coûts de la procédure d'enregistrement d'une marque sont des dépenses certaines dès la date du dépôt de la demande de marque, en raison des obligations mises à la charge de l'Office par le RMC.

Une partie de ces prestations telles les traductions, les rapports de recherches nationaux et les publications, est effectuée par des organismes extérieurs, sur la détermination desquels l'Office n'a pas de choix. Celui-ci a donc jugé opportun de réaliser, immédiatement après la perception des taxes de dépôt, l'engagement des dépenses correspondantes.

L'Office a estimé que cette pratique, basée sur des reports de droit, répondait:

- au principe d'annualité avec ses exceptions prévues dans le règlement financier, qui permet d'effectuer des reports de crédits,

- au principe d'universalité en ce sens qu'aucune recette n'est affectée à une dépense particulière.

Elle est en outre conforme à la spécificité de l'Office qui est un Office de propriété industrielle et qui, à ce titre, ne perçoit de taxes qu'en contrepartie des services qu'il rend aux usagers.

En raison de l'afflux inattendu en 1996 de 43 000 demandes de marques au lieu des 15 000 estimées par les milieux professionnels autorisés et par la Commission, l'Office a dû parer au plus pressé, et traiter cette masse de demandes de marques de façon séquentielle. Inévitablement, les délais de réalisation des différentes étapes du traitement des demandes de marques se sont allongés, entraînant dans leur sillage des reports de crédits importants à la fin de 1997, réalisés sur la base de l'article 6.2 du règlement financier.

Conclusion: Compte tenu des remarques de la Cour des comptes, l'OHMI prendra des dispositions pour que, à l'avenir, le délai entre les engagements de dépenses relatifs à chaque phase de traitement des marques et leur réalisation soit le plus court possible.

1.8. Annulation de crédits

Le volume important d'annulation en 1997 de crédits reportés de l'exercice 1996 (4 Mio ECU) correspond principalement à des variations à la baisse des coûts de traduction et de publication dont l'Office n'a pas la maîtrise. La diminution de ces dépenses est notamment liée au nombre moyen de pages traduites et publiées pour chaque demande de marque, qui s'est établi à 3 et à 1 au lieu de 4,5 et 3 initialement prévu.

En outre, les annulations de crédits constatées sont liées aux circonstances exceptionnelles qui ont entouré le lancement de l'activité de l'Office en 1996. L'évolution de la situation évoquée ci-dessus au point 1.7 a eu pour conséquence qu'une partie des crédits reportés de l'exercice 1996 à 1997 n'a pu être épuisée.

1.9. Publication du budget

En raison du calendrier imposé par le RMC en la matière, le budget de l'Office pour 1997 avait été préparé à la fin de 1995, sur la base d'estimations relatives au niveau d'activité de l'Office qui se sont révélées tout à fait dépassées dès 1996. Aussi au début de l'exercice 1997, l'OHMI avait décidé de présenter un BRS pour 1997 qui serait une véritable refonte du budget dans son ensemble. Ce BRS, plus conforme à la réalité, et prenant en compte l'impact du nombre des dépôts effectivement reçus en 1996, a été publié au Journal officiel des Communautés européennes.

Quant au budget 1998, il a effectivement été publié au Journal officiel des Communautés européennes (JO L 64 du 5.3.1998). La publication du premier BRS pour 1998 est en préparation et interviendra également au Journal Officiel des Communautés européennes.

1.10. Comptabilisation des paiements individuels

Afin que les délais de comptabilisation des paiements reçus soient aussi courts que possible, l'Office accorde une priorité à l'identification des comptes clients et s'efforce de réduire au minimum les délais (3 à 4 jours) de comptabilisation des encaissements dans le système de comptabilité R-3 de SAP.

1.11. Siège de l'Office

1) La procédure ayant conduit à la signature de la convention entre l'OHMI et le Cosoami

Cette convention lie l'OHMI au consortium dénommé Cosoami, créé par les autorités espagnoles (ministère de l'industrie, Generalitat de Valence, Diputación de la province d'Alicante et ville d'Alicante) dans le cadre des suites données à l'accord intervenu en 1994 entre le gouvernement espagnol et la Commission, sur la mise à disposition gratuite par l'Espagne d'un siège provisoire pour l'Office et l'acquisition par ce dernier du futur siège définitif.

2) L'acquisition du siège

En ce qui concerne le financement de la construction, les recettes de l'Office permettront d'y pourvoir, sur la base d'un nombre annuel de dépôts de demandes de marques compris entre 27 000 et 30 000, et moyennant le recours éventuel à l'ouverture de crédit contractée à cet effet en 1998.

Si le nombre annuel de dépôts venait à chuter à 25 000 sur une période couvrant plusieurs exercices budgétaires consécutifs, l'Office devrait alors solliciter, après épuisement du crédit, l'octroi d'une subvention communautaire, éventuellement à partir de la fin de 2003 ou du début de 2004.

3) La consultation de la Commission

Le comité budgétaire, ayant entendu les remarques de la Commission en ce qui concerne le contrat conclu entre l'OHMI et le Cosoami, a décidé de donner son accord sur l'acquisition de l'immeuble.