RAPPORT concernant les états financiers de l'Agence européenne pour l'évaluation des médicaments (EMEA-Londres), (Exercice 1996) accompagné des réponses de l'Agence (97/C 393/03)

1.1. Ce rapport est adressé au Conseil d'administration de l'Agence européenne pour l'évaluation des médicaments conformément au paragraphe 10 de l'article 57 du règlement (CEE) n° 2309/93 du Conseil, du 22 juillet 1993 (1).

1.2. La Cour a examiné les états financiers de l'Agence européenne pour l'évaluation des médicaments relatifs à l'exercice 1996. Conformément à l'article 57, paragraphe 7, du règlement (CEE) n° 2309/93 du Conseil (2), le budget a été exécuté sous la responsabilité du directeur exécutif. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des comptes (3) en conformité avec les règles financières internes comme prescrit par l'article 57, paragraphe 11, du règlement (CEE) n° 2309/93 du Conseil (4). La Cour des comptes est tenue de procéder à l'examen de ces comptes par l'article 188 C du traité instituant la Communauté européenne.

1.3. La Cour a effectué son contrôle conformément aux normes d'audit généralement admises, dans la mesure où celles-ci s'appliquent au contexte communautaire. Elle a effectué des tests sur les livres et registres comptables ainsi que d'autres procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. Les principales observations résultant de l'audit de la Cour sont présentées dans la deuxième partie de ce rapport.

1.4. Les états financiers concernant l'exercice 1996 sont fiables et la légalité et régularité des opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, assurées.

PRINCIPALES OBSERVATIONS CONCERNANT L'EXÉCUTION BUDGÉTAIRE DE L'AGENCE EUROPÉENNE POUR L'ÉVALUATION DES MÉDICAMENTS (EMEA - LONDRES) POUR L'EXERCICE 1996

Comptabilité budgétaire

1.5. La comptabilité budgétaire de l'Agence ne permet pas de garantir le principe d'intangibilité des écritures comptables, toute modification a posteriori étant possible et indétectable. De plus, elle ne permet pas de détecter d'éventuels dépassements de crédit.

1.6. Le système actuel ne permet pas à l'ordonnateur l'introduction des données comptables (proposition d'engagement et ordre de paiement) dans l'ordinateur. Ces données sont enregistrées par le comptable dans la comptabilité pour mémoire (blocage temporaire) avant d'être approuvées et visées par le contrôleur financier. Cette pratique ne permet pas de donner des informations précises sur les comptes en temps réel. Le système SINCOM 2 qui devrait se substituer au système comptable actuel n'étant pas encore opérationnel, il serait souhaitable de rechercher, sans retard, une solution alternative.

Comptabilité générale - analytique

1.7. Le logiciel de comptabilité générale actuellement utilisé est insuffisant pour les besoins de l'Agence et non intégré avec le système de comptabilité budgétaire. Par ailleurs, l'Agence ne dispose pas d'un système de comptabilité analytique pourtant indispensable pour déterminer si la grille des redevances fixée par le Conseil (5) est suffisante pour couvrir les frais d'évaluation.

Utilisation des crédits

1.8. Les crédits reportés de 1995 à 1996 s'élèvent à 5,9 Mio ECU. De ce montant, 1,7 Mio ECU (29 %) ont été annulés. Ont été aussi annulés 0,9 Mio ECU de crédits de réemploi 1995 non utilisés en 1996.

1.9. Seuls 79,6 % des crédits courants (22,6 Mio ECU avant le BRS et 17,9 Mio ECU après réduction suite à l'adoption d'un budget rectificatif) ont été exécutés et 20,7 % ont été annulés (4,7 Mio Ecu). La raison principale est due à l'impossibilité de recrutement du personnel en temps utile (65 % seulement des postes prévus), la seconde étant la diminution des demandes de licences et des études s'y rapportant.

1.10. Les crédits reportés de 1996 à 1997 s'élèvent à 4,8 Mio ECU. De ce montant, 1,7 Mio ECU et 2,8 Mio ECU concernent les titres II (dépenses administratives) et III (dépenses opérationnelles). Pour le titre II, un montant de 1,1 Mio ECU concerne les achats de matériel de nouvelle technologie. Pour le titre III, 1,3 Mio ECU concerne les honoraires à payer aux examinateurs pendant l'examen (commencé en 1996 et terminé en 1997) et 0,8 Mio ECU les médicaments à caractère humanitaire.

Régie d'avances

1.11. La perte de 0,02 Mio ECU de l'année 1994 a été introduite en dépenses à régulariser en 1995 et 1996 contrairement aux principes comptables.

Recettes - Subventions - Ressources propres

1.12. Le total des recettes réellement encaissées, 18,4 Mio ECU, représente 81 % du montant initialement prévu dans le budget.

1.13. Les redevances encaissées s'élèvent à 7 Mio ECU. Seuls 73 % du montant initialement prévu ont pu être encaissés et vérifiés. Au bilan, figure 0,9 Mio ECU de redevances pas encore vérifiées et constatées selon l'article 5, paragraphe 3, du règlement financier de l'Agence.

1.14. À partir de 1997, un nouveau système informatique pour les recettes a été adopté par l'Agence. Ce système sera examiné au cours du prochain audit.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion des 15 et 16 octobre 1997.

Par la Cour des comptes

Bernhard FRIEDMANN

Président

(1) JO L 214 du 24. 8. 1993, p. 18.

(2) Comme requis par l'article 57, paragraphe 9, du règlement (CEE) n° 2309/93 du Conseil, les comptes de toutes les recettes et dépenses de l'Agence relatives à l'année financière 1996 ont été établis le 26 mars 1997, date à laquelle les comptes ont été signés par le directeur exécutif de l'Agence et adressés à la Commission, au Conseil d'administration et à la Cour des comptes. Ces comptes ont été reçus par la Cour le 31 mars 1997. La version abrégée de ces états financiers est présentée aux tableaux annexés à ce rapport.

(3) JO L 35 du 15. 2. 1995.

ANNEXE

TABLEAU 1 BILAN FINANCIER DES EXERCICES 1995 ET 1996

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Source: présentation préparée par la Cour sur la base des données établies par l'Agence.

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(1) Le montant correspond à celui des valeurs immobilisées.

RÉPONSES DE L'EMEA

1.5. En l'absence d'un système commercial informatisé correspondant aux exigences du règlement financier et jusqu'à ce que le nouveau système SI2, développé par la Commission, que les agences sont en train d'adapter à leurs besoins, soit disponible, l'Agence gère sa comptabilité budgétaire dans un logiciel «Excel». Ce logiciel assure que l'information nécessaire pour la bonne gestion du budget soit toujours disponible et il donne à la Direction de l'Agence une information opportune et à jour. Le logiciel contrôle les crédits budgétaires, les engagements, les commandes, les blocages de crédits et les paiements. Le système existant montre les dépassements de crédits.

Le justificatif de chaque poste entré dans le système budgétaire est le document signé par l'ordonnateur. Il a le visa du contrôle financier et est traité par la comptabilité. Il est vrai que le système de l'Agence n'est pas encore complètement informatisé et que ce système ne gardant pas en mémoire les changements d'enregistrement, permet, en principe, des changements sans qu'aucune trace de ces modifications n'apparaisse dans la comptabilité générale. Toutefois, il faut noter que tous les engagements, dégagements, ordres de paiements, etc. sont préparés et classés en conformité aux règles, avec en annexe les pièces justificatives nécessaires. Dans le nouveau système, il n'y aura pas la possibilité de faire des changements à posteriori sans laisser des traces.

1.6. L'EMEA, comme la plupart des agences, attend que le travail concernant le projet SI2 soit terminé en 1997 et que ce système soit mis à sa disposition. Le nouveau système permettra une meilleur intégration de la comptabilité générale avec la comptabilité budgétaire. Avec les autres agences l'EMEA avait lancé, il y a deux ans, un appel d'offres pour les logiciels comptables; le résultat avait été décevant. L'EMEA compte pouvoir disposer, fin 1997, du système SI2 adapté à ses propres besoins.

1.7. Le 5 février 1997, le Conseil d'Administration a adopté un rapport sur le coût des activités opérationnelles, qui a été transmis à la Commission. L'Agence est en train d'aménager son système comptable pour y inclure la comptabilité analytique. De plus, un programme pilote d'enregistrement électronique des activités a été lancé.

1.8. La somme de 0,9 Mio ECU de crédits de réemploi 1995 non utilisés en 1996 concerne notamment l'article 204 (aménagement des locaux). Ces crédits ne pouvant pas être virés et les travaux d'aménagement n'étant pas importants en 1996, le montant en question est tombé en annulation.

1.11. L'article 5 du règlement financier stipule que les dépenses dont l'ordonnancement est parvenu au contrôle financier au plus tard le 31 décembre et dont le paiement a été exécuté au plus tard le 15 janvier sont prises en compte au titre de l'exercice qui se clôt. Suite à une interprétation imprécise de cette disposition en 1994, un montant de 16 915,22 ECU a été imputé à la régie d'avance. Suivant les discussions avec les inspecteurs de la Cour le montant a été régularisé dans les comptes de 1997.

1.13. Même si, avec plus d'expérience dans ce domaine, l'Agence pourra améliorer ses prévisions du volume de réception des dossiers et en tenant compte également du rythme saisonnier de leurs présentations, il n'en reste néanmoins qu'aussi à l'avenir, l'Agence ne parviendra pas à formuler, un an à l'avance, des prévisions précises sur les intentions de l'industrie pharmaceutique et, donc, sur le montant attendu des redevances.

Ces incertitudes amènent l'Agence à suivre une politique de prudence pour les dépenses.