ANNEXE II

Processus d'évaluation de la sécurité

1. GÉNÉRALITÉS

1.1. L'autorité nationale de sécurité devrait mettre au point un processus structuré et vérifiable pour l'ensemble de l'activité, qui tient compte des éléments indiqués dans la présente annexe. Le processus d'évaluation de la sécurité devrait être itératif, ainsi qu'il ressort du diagramme ci-dessous (voir la figure 1 de l'appendice), c'est-à-dire que l'autorité nationale de sécurité est autorisée à formuler des demandes raisonnables d'informations complémentaires ou de réintroduction d'une demande conformément à la présente recommandation.

2. RÉCEPTION DE LA DEMANDE

2.1. Après réception de la demande d'agrément de sécurité, l'autorité nationale de sécurité devrait en accuser officiellement réception dans les meilleurs délais et créer le dossier enregistré pour veiller à la gestion de l'information à chaque étape du processus d'évaluation.

2.2. L'autorité nationale de sécurité devrait affecter un personnel compétent à la réalisation du processus d'évaluation.

3. CONTRÔLE INITIAL

3.1. Dès réception de la demande, l'autorité nationale de sécurité devrait réaliser dans les meilleurs délais un contrôle initial pour s'assurer que:

a) le demandeur a fourni les informations de base qui sont soit exigées par la législation soit nécessaires pour permettre un traitement efficace de la demande;

b) le dossier de demande contient des éléments suffisants et présente une structure et des renvois internes permettant d'évaluer correctement sa conformité avec les exigences du système de gestion de la sécurité et les règles nationales notifiées applicables. L'autorité nationale de sécurité procède à un examen initial de la teneur effective des éléments de preuve contenus dans la demande afin de porter une première appréciation sur la qualité, le caractère suffisant et l'adéquation du système de gestion de la sécurité;

c) le cas échéant, le dossier comprend la situation actuelle concernant le ou les plans d'action mis en place par le gestionnaire de l'infrastructure afin de résoudre toute non-conformité majeure et toute autre préoccupation révélée par les activités de surveillance depuis l'évaluation précédente;

d) le cas échéant, le dossier comprend la situation actuelle concernant le ou les plans d'action mis en place par le gestionnaire de l'infrastructure pour résoudre les préoccupations résiduelles issues de l'évaluation précédente.

3.2. Après avoir procédé au contrôle initial visé au point 3.1, l'autorité nationale de sécurité devrait décider si certains points, dans la partie qui la concerne, nécessitent de plus amples informations. Si de plus amples informations sont nécessaires, l'autorité nationale de sécurité devrait les recueillir dans les meilleurs délais, pour autant qu'elle le juge raisonnablement nécessaire, pour appuyer son évaluation.

3.3. L'autorité nationale de sécurité devrait prendre connaissance d'un échantillon suffisant de la demande afin de s'assurer que son contenu est compréhensible. Si de toute évidence il ne l'est pas, l'autorité nationale de sécurité devrait décider s'il convient de renvoyer le dossier en demandant une version améliorée.

3.4. Lors de l'évaluation de la capacité du gestionnaire de l'infrastructure à exploiter des trains, des véhicules d'inspection d'infrastructure, des engins de travaux ou d'autres véhicules spéciaux, y compris du recours à des contractants le cas échéant, l'autorité nationale de sécurité devrait mentionner les exigences applicables définies à l'annexe I du règlement délégué (UE) 2018/762, en particulier ses points 1, 5.1, 5.2 et 5.5.

4. ÉVALUATION DÉTAILLÉE

4.1. À l'issue de la phase de contrôle initial, l'autorité nationale de sécurité devrait procéder à l'évaluation détaillée du dossier de demande (voir la figure 2 de l'appendice) au regard des exigences du système de gestion de la sécurité et des règles nationales notifiées applicables.

4.2. Lorsqu'elle procède à l'évaluation détaillée visée au point 4.1 conformément à l'article 18, paragraphe 1, de la directive (UE) 2016/798, l'autorité nationale de sécurité devrait exercer son jugement professionnel, faire preuve d'impartialité et de proportionnalité et motiver dûment ses conclusions, documents à l'appui.

4.3. L'évaluation détermine si les exigences du système de gestion de la sécurité et les règles nationales notifiées applicables sont respectées ou si un complément d'information est nécessaire. Lors de l'évaluation, l'autorité nationale de sécurité devrait également établir si les exigences du système de gestion de la sécurité et les règles nationales notifiées applicables ont été respectées à partir des résultats des processus du système de gestion de la sécurité, en recourant le cas échéant à des méthodes d'échantillonnage, pour s'assurer que le demandeur a compris les exigences et est en mesure de les respecter en fonction du type d'activités ferroviaires pour garantir la sécurité d'exploitation des chemins de fer.

4.4. Toute question de type 4 devrait être résolue à la satisfaction de l'autorité nationale de sécurité et donner lieu à une mise à jour du dossier de demande, le cas échéant, avant que l'agrément de sécurité puisse être délivré.

4.5. Les préoccupations résiduelles peuvent être prises en considération lors de la surveillance ou des mesures peuvent être arrêtées en accord avec le demandeur, en fonction de sa proposition de mise à jour du dossier de demande, ou les deux. En pareil cas, la résolution officielle de la question est postérieure à la délivrance de l'agrément de sécurité.

4.6. L'autorité nationale de sécurité devrait se prononcer de manière transparente sur la manière dont elle juge la gravité de chacune des questions soulevées.

4.7. Lorsqu'elle soulève une question visée au point 33, l'autorité nationale de sécurité devrait faire preuve de précision et aider le demandeur à comprendre le niveau de détail que doit présenter sa réponse. À cette fin, l'autorité nationale de sécurité devrait prendre les dispositions suivantes:

a) mentionner précisément les exigences applicables du système de gestion de la sécurité et les règles nationales notifiées applicables et aider le demandeur à comprendre les questions soulevées;

b) indiquer la partie applicable des réglementations et règles en question;

c) indiquer en quoi l'exigence en question du système de gestion de la sécurité ou la règle nationale notifiée en question, ainsi que toute législation s'y rapportant, n'est pas remplie;

d) définir, en accord avec le demandeur, d'autres engagements à respecter ou d'autres documents ou informations justificatives à fournir, en fonction du niveau de détail requis par l'exigence du système de gestion de la sécurité ou de la règle nationale notifiée;

e) définir, en accord avec le demandeur, un calendrier de mise en conformité qui soit raisonnable et proportionné à la difficulté de fournir les informations requises.

4.8. En application de l'article 12, paragraphe 3, de la directive (UE) 2016/798, si le demandeur tarde nettement à communiquer les informations demandées, l'autorité nationale de sécurité devrait décider de proroger ce délai ou de rejeter la demande après préavis.

4.9. Le délai imparti pour la prise de décision concernant la délivrance de l'agrément de sécurité ne peut être prorogé, jusqu'à ce que les informations demandées aient été fournies, que sur décision de l'autorité nationale de sécurité, et avec l'accord du demandeur dans l'un des cas suivants:

a) questions de type 1 qui, prises individuellement ou collectivement, empêchent la poursuite de tout ou partie de l'évaluation;

b) questions de type 4 ou plusieurs questions de type 3 qui, prises collectivement, peuvent porter la catégorie à une question de type 4, empêchant la délivrance de l'agrément de sécurité.

4.10. Pour être satisfaisantes, les réponses écrites du demandeur devraient être suffisantes pour dissiper les préoccupations exprimées et démontrer que les solutions qu'il propose permettront de répondre aux critères ou règles nationales notifiées applicables.

4.11. Lorsqu'une réponse n'est pas jugée satisfaisante, les raisons devraient être énoncées avec précision, en indiquant les informations ou éléments de preuve complémentaires que le demandeur doit soumettre pour la rendre satisfaisante.

4.12. S'il apparaît que la demande risque d'être rejetée ou qu'il faudra plus de temps pour parvenir à une décision que ne le prévoit le délai imparti pour procéder à l'évaluation, l'autorité nationale de sécurité peut envisager d'éventuelles mesures spéciales.

4.13. Si la conclusion est que la demande répond à toutes les exigences, ou que de nouveaux progrès ne devraient pas apporter de réponses satisfaisantes aux points en suspens, l'autorité nationale de sécurité devrait finaliser l'évaluation en prenant les dispositions suivantes:

a) indiquer si tous les critères sont remplis ou s'il reste des points en suspens;

b) indiquer s'il subsiste des préoccupations résiduelles;

c) indiquer les éventuelles restrictions ou conditions d'utilisation à inclure dans l'agrément de sécurité.

d) faire rapport sur le suivi des non-conformités importantes relevées au cours des activités de supervision, au sens de l'article 5 du règlement délégué (UE) 2018/761, le cas échéant;

e) veiller à l'application correcte du processus d'évaluation de la sécurité;

f) établir le bilan de l'évaluation, y compris le résumé des conclusions et, le cas échéant, un avis concernant la délivrance de l'agrément de sécurité.

4.14. L'autorité nationale de sécurité devrait consigner et justifier par écrit toutes les constatations et appréciations effectuées de manière à faciliter à la fois le processus d'assurance et le processus de décision, ainsi qu'à disposer d'une assistance en cas de recours contre la décision de délivrance de l'agrément de sécurité ou de refus de la demande.

5. PRISE DE DÉCISION

5.1. Sur la base des conclusions de l'évaluation finalisée, il convient de prendre la décision soit de délivrer un agrément de sécurité soit de rejeter la demande. Lorsqu'un agrément de sécurité est délivré, il peut subsister des préoccupations résiduelles. Il n'est pas délivré d'agrément de sécurité si une question de type 4 est soulevée et n'est pas résolue dans le courant de l'évaluation.

5.2. L'autorité nationale de sécurité peut décider de restreindre la portée de l'agrément de sécurité en déterminant des restrictions ou des conditions d'utilisation, si ces restrictions ou conditions d'utilisation permettent de résoudre une question de type 4 qui empêcherait la délivrance de l'agrément de sécurité. L'agrément de sécurité devrait être mis à jour à la requête du demandeur une fois que toutes les préoccupations résiduelles ont été résolues dans son dossier de demande.

5.3. Le demandeur devrait être informé de la décision de l'autorité nationale de sécurité, y compris du bilan de l'évaluation, et un agrément de sécurité est délivré, le cas échéant.

5.4. Si la demande est refusée ou si l'agrément de sécurité contient des restrictions ou des conditions d'utilisation autres que celles définies dans la demande, l'autorité nationale de sécurité devrait en informer le demandeur, en motivant sa décision, et lui notifier la procédure à suivre pour demander une révision ou faire appel de la décision.

6. ÉVALUATION FINALE

6.1. L'autorité nationale de sécurité devrait procéder à la clôture administrative en veillant à ce que tous les documents et toutes les pièces soient examinés, organisés et archivés. Dans un souci d'amélioration continue de ses procédures, l'autorité nationale de sécurité devrait établir l'historique et les enseignements à tirer en vue des futures évaluations.

7. DISPOSITIONS SPÉCIFIQUES POUR LE RENOUVELLEMENT D'UN AGRÉMENT DE SÉCURITÉ

7.1. Un agrément de sécurité peut être renouvelé à la requête du demandeur avant l'expiration de sa durée de validité pour assurer la continuité de l'agrément.

7.2. Dans le cas d'une demande de renouvellement, l'autorité nationale de sécurité devrait vérifier les détails des modifications apportées aux éléments soumis dans la précédente demande et tenir compte des résultats des activités de supervision antérieures au sens de l'article 5 du règlement délégué (UE) 2018/761 afin de hiérarchiser ou de cibler les exigences applicables du système de gestion de la sécurité ou les règles nationales notifiées applicables en fonction desquelles la demande de renouvellement doit être évaluée.

7.3. L'autorité nationale de sécurité devrait faire preuve de proportionnalité dans sa réévaluation, en fonction de l'ampleur des modifications proposées.

8. DISPOSITIONS SPÉCIFIQUES POUR LA MISE À JOUR D'UN AGRÉMENT DE SÉCURITÉ

8.1. Un agrément de sécurité fait l'objet d'une mise à jour à chaque fois qu'il est proposé d'apporter une modification substantielle à l'infrastructure, à la signalisation ou à l'approvisionnement en énergie utilisés en relation avec l'infrastructure ou aux principes applicables à leur exploitation et à leur entretien conformément à l'article 12, paragraphe 2 de la directive (UE) 2016/798.

8.2. Lorsqu'il envisage une modification au sens du point 8.1, le gestionnaire de l'infrastructure titulaire de l'agrément de sécurité en informe sans délai l'autorité nationale de sécurité.

8.3. À la suite de la notification effectuée par le gestionnaire de l'infrastructure au sens du point 8.2, l'autorité nationale de sécurité:

a) s'assure que la modification d'une demande éventuelle est clairement décrite et que les risques de sécurité potentiels sont évalués;

b) examine, avec le gestionnaire de l'infrastructure, la nécessité d'une mise à jour de l'agrément de sécurité.

8.4. L'autorité nationale de sécurité peut procéder à des investigations supplémentaires auprès du demandeur. Si l'autorité nationale de sécurité confirme que la modification envisagée n'est pas substantielle, il informe par écrit le demandeur qu'une mise à jour n'est pas requise, la décision étant enregistrée dans le dossier.

8.5. Dans le cas d'une demande de mise à jour, l'autorité nationale de sécurité devrait prendre les dispositions suivantes:

a) vérifier les détails des modifications apportées aux éléments soumis dans la demande précédente ayant donné lieu à la délivrance de l'agrément de sécurité en cours de validité;

b) tenir compte des résultats des activités de supervision antérieures au sens de l'article 5 du règlement délégué (UE) 2018/761 et, notamment, des questions relatives à l'aptitude du demandeur à assurer efficacement la mise en œuvre et la surveillance de son processus de gestion du changement;

c) hiérarchiser et cibler les exigences applicables du système de gestion de la sécurité et les règles nationales notifiées applicables afin d'évaluer la demande de mise à jour.

8.6. L'autorité nationale de sécurité devrait faire preuve de proportionnalité dans sa réévaluation, en fonction de l'ampleur des modifications proposées.

8.7. Une demande de mise à jour d'un agrément de sécurité adressée à l'autorité nationale de sécurité ne devrait pas donner lieu à une prorogation de sa durée de validité.

8.8. L'autorité nationale de sécurité devrait déterminer, à la requête du demandeur, s'il y a lieu de mettre à jour l'agrément de sécurité lorsque les conditions dans lesquelles celui-ci a été délivré doivent être modifiées sans qu'il y ait d'incidence sur l'infrastructure, la signalisation ou l'approvisionnement en énergie utilisés en relation avec l'infrastructure ou les principes applicables à leur exploitation et à leur entretien.