DÉCISION N° 18/97 portant règles internes relatives au traitement des demandes d'accès aux documents dont dispose la Cour (98/C 295/01)

LA COUR DES COMPTES EUROPÉENNE,

vu la déclaration relative au droit d'accès à l'information annexée à l'acte final du traité sur l'Union européenne, qui souligne que la transparence du processus décisionnel renforce le caractère démocratique des institutions ainsi que la confiance du public envers l'administration,

vu les conclusions des Conseils européens de Birmingham et d'Édimbourg en faveur d'une Communauté plus proche de ses citoyens,

vu le règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes, et notamment son article 88,

estimant souhaitable de se doter de règles internes relatives au traitement des demandes d'accès aux documents dont dispose la Cour;

tenant compte des dispositions du règlement (CEE, Euratom) n° 354/83 du Conseil du 1er février 1983, concernant l'ouverture au public des archives historiques de la Communauté économique européenne et de la Communauté européenne de l'énergie atomique (1);

considérant que les présentes règles internes entrent dans le cadre de la politique de communication et d'information des Communautés européennes;

considérant que ces règles devront être mises en oeuvre dans le plein respect des dispositions relatives à la confidentialité de certaines informations,

DÉCIDE:

Article premier Principe général

Dans le cadre et les limites des dispositions prévues par les présentes règles internes et des normes régissant la confidentialité des travaux d'audit, le public a accès aux documents de la Cour des comptes, quel qu'en soit le support.

Article 2 Traitement des demandes en première instance

1. La demande d'accès à un document devra être écrite et formulée de façon suffisamment précise; elle devra notamment contenir les éléments permettant d'identifier le ou les documents visés.

2. Toute demande reçue par la Cour des comptes est transmise au directeur des relations extérieures et du service juridique, avec copie au président et au secrétaire général. Après consultation du membre de la Cour concerné, il examine la recevabilité de la demande et décide de la suite à lui donner.

3. Le cas échéant, le directeur des relations extérieures et du service juridique invitera le demandeur à préciser davantage sa demande. Cette invitation doit être faite dans un délai d'un mois à partir de la date de réception de la demande.

4. L'accès aux documents s'exercera soit par une consultation sur place, soit par la délivrance d'une copie aux frais du demandeur. La consultation des documents aura lieu au siège de la Cour des comptes à Luxembourg, la date et l'heure de la consultation étant à convenir entre le demandeur et le directeur des relations extérieures et du service juridique. Une redevance de 10 écus plus 0,05 écu par feuille de papier sera demandée pour la délivrance d'une copie d'un document sur support papier excédant trente pages, les frais éventuels d'expédition seront comptés en sus au demandeur. Les frais afférents à d'autres moyens d'information seront décidés au cas par cas et seront communiqués préalablement au demandeur.

5. Le demandeur est informé par écrit, dans un délai d'un mois à partir de la date de réception de sa demande, par le directeur des relations extérieures et du service juridique, de la suite réservée à celle-ci. Le directeur des relations extérieures et du service juridique, en liaison avec les demandeurs, trouvera une solution équitable afin de donner suite aux demandes répétitives et/ou qui portent sur des documents volumineux. Toute réponse négative devra être motivée, et indiquer au demandeur qu'il dispose d'un délai d'un mois pour faire appel de cette décision, faute de quoi il sera considéré comme ayant renoncé à sa demande.

6. La personne à laquelle un document sera communiqué ne pourra pas reproduire ou diffuser ledit document sauf autorisation écrite préalable de la Cour des comptes.

Article 3 Traitement des appels sur demandes rejetées en première instance

1. Tout appel adressé à la Cour des comptes est transmis au président de la Cour des comptes, avec copie au secrétaire général et au directeur des relations extérieures et du service juridique.

2. Le président de la Cour des comptes, en consultation avec le groupe Adar et le membre de la Cour des comptes compétent pour la matière en cause, est habilité à prendre des décisions sur les appels.

3. La réponse notifiant la décision prise à la suite d'un appel doit intervenir dans un délai de deux mois suivant la formulation de l'appel. Elle doit être dûment motivée et indiquer les voies de recours possibles, à savoir les recours juridictionnels et la plainte auprès du médiateur, dans les conditions prévues respectivement aux articles 173 et 138 E du traité instituant la Communauté européenne.

Article 4 Cas spécifiques et exceptions

1. Lorsque la demande porte sur un document détenu par la Cour des comptes mais dont elle n'est pas l'auteur, la Cour des comptes accusera réception de la demande et indiquera la personne, l'institution ou l'organe auquel la demande doit être adressée.

2. Lorsque le document demandé a été publié ou sera publié dans les douze mois, le demandeur sera invité à s'adresser à l'Office des publications officielles des Communautés européennes à Luxembourg.

3. La Cour des comptes peut refuser l'accès aux documents sur la base des critères suivants:

a. la protection de l'intérêt public (par exemple, sécurité publique, relations internationales, stabilité monétaire, procédures juridictionnelles, activité d'inspection et d'enquête);

b. la protection de l'individu et de la vie privée (en particulier, toutes les données personnelles relatives aux fonctionnaires et agents de la Cour des comptes);

c. la protection du secret en matière commerciale et industrielle;

d. la protection des intérêts financiers des Communautés;

e. la protection de la confidentialité à la demande de la personne physique ou morale qui a fourni l'information ou de la confidentialité requise par la législation de l'État membre qui a fourni l'information.

4. Conformément à l'obligation de confidentialité édictée à l'article 88, paragraphe 1, du règlement financier, la Cour des comptes refuse l'accès à tout document contenant des observations de contrôle.

5. La Cour des comptes peut aussi refuser l'accès pour assurer la protection de l'intérêt relatif au secret de ses délibérations. D'une manière générale, et sauf décision contraire de la Cour, elle refuse l'accès à tout document relatif à ses méthodes de travail.

Article 5 Entrée en vigueur

La présente décision a été adoptée par la Cour des comptes en sa cinq cent quarante-troisième réunion tenue le 20 février 1997. Elle prend effet le premier jour du mois suivant celui de son adoption, soit le 1er mars 1997.

Luxembourg, le 7 avril 1997.

Par la Cour des comptes

Bernhard FRIEDMANN

Président

(1) JO L 43 du 15.2.1983, p. 1.