RAPPORT concernant les états financiers de l'Agence européenne pour l'évaluation des médicaments (EMEA-Londres), accompagné des réponses de l'Agence (97/C 81/03)

(Période du 1er septembre 1994 au 31 décembre 1995)

1.1. Ce rapport est adressé au Conseil d'administration de l'Agence européenne pour l'évaluation des médicaments conformément au paragraphe 10 de l'article 57 du règlement (CEE) n° 2309/93 du Conseil, du 22 juillet 1993 (1).

1.2. La Cour a examiné les états financiers de l'Agence européenne pour l'évaluation des médicaments relatifs aux exercices 1994 et 1995. Conformément à l'article 57 paragraphe 7 du règlement (CEE) n° 2309/93 du Conseil, le budget a été exécuté sous la responsabilité du Directeur exécutif. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des comptes (2) en conformité avec les règles financières internes comme prescrit par l'article 57 paragraphe 11 du règlement (CEE) n° 2309/93 du Conseil. La Cour des comptes est tenue de procéder à l'examen de ces comptes par l'article 188 C du traité instituant la Communauté européenne. Le présent rapport constitue le premier audit de l'Agence.

1.3. La Cour a effectué son contrôle conformément aux normes d'audit généralement admises dans la mesure où celles-ci s'appliquent au contexte communautaire. Elle a effectué des tests des livres et registres comptables ainsi que d'autres procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. Les principales observations résultant de l'audit de la Cour sont présentées dans la seconde partie de ce rapport.

1.4. Les états financiers concernant les exercices 1994 et 1995 sont fiables, et la légalité ainsi que la régularité des opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, assurées.

Principales observations concernant l'exécution budgétaire de l'Agence européenne pour l'évaluation des médicaments pour les exercices 1994 et 1995

Subvention de la Commission

1.5. Pendant l'exercice 1995, l'Agence a encaissé le montant de la subvention de la Commission (10,1 Mio ECU) sans émettre les ordres de recouvrement correspondant.

Comptabilité budgétaire

1.6. Pendant l'exercice, jusqu'en août 1995, il n'existait pas de livre journal concernant les engagements et les paiements. À la fin de l'année, l'Agence a constitué un système de comptabilité. La Cour a constaté que ce système permet des changements des enregistrements a posteriori sans qu'aucune trace de ces modifications n'apparaisse. Cette absence d'historique des engagements a causé le dépassement des crédits disponibles (violation des articles 29, 35, et 36 du règlement financier de l'Agence), et cela malgré la présentation par le Directeur exécutif d'un budget rectificatif approuvé ensuite par le Conseil d'administration (virements de chapitre à chapitre).

Régies d'avances

1.7. L'Agence a utilisé, jusqu'en août 1995, une régie d'avances pour tous les paiements. Cette utilisation supplémentaire des régies d'avances n'est pas conforme à l'article 45 du règlement financier de l'Agence qui prévoit cette procédure seulement pour certaines catégories de dépenses.

1.8. De plus, l'Agence a commencé à régulariser ces dépenses seulement à partir du mois de septembre 1995. À la date de la clôture du 31 décembre 1995, il restait environ 937 000 ECU à régulariser.

Comptabilité générale

1.9. À cause de l'utilisation de la régie d'avances, les écritures comptables et budgétaires ont été effectuées seulement en septembre et décembre 1995. Cette procédure n'est pas conforme aux pratiques comptables.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 26 septembre 1996.

Par la Cour des comptes

Bernhard FRIEDMANN

Président

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(1) JO n° L 214 du 24. 8. 1993, p. 18.

(2) Comme requis par l'article 57 paragraphe 9 du règlement (CEE) n° 2309/93 du Conseil, les comptes de toutes les recettes et dépenses de l'Agence relatives à l'année financière 1995 ont été établis le 31 mars 1996, date à laquelle les comptes ont été signés par le Directeur exécutif de l'Agence et adressés à la Commission, au Conseil d'administration et à la Cour des comptes. Ces comptes ont été reçus par la Cour le 9 avril 1996. La version abrégée de ces états financiers est présentée aux tableaux annexés à ce rapport.

RÉPONSES DE L'EMEA

1.6. Les systèmes de comptabilité commerciale disponibles sur le marché ne prennent pas en compte les spécificités des règles financières de la Communauté. C'est pourquoi en 1995 les Agences ont publié un appel d'offres pour un système adapté à leurs besoin. En attendant la mise en place du nouveau système, l'Agence travaille avec un système de feuille de calcul (spreadsheet).

Il est vrai que ce système permet des changements d'enregistrement a posteriori sans qu'aucune trace de ces modifications n'apparaisse dans la comptabilité budgétaire. Ces changements, toutefois, figurent dans la comptabilité générale. En plus, tous les engagements, dégagements, ordres de paiement, etc. sont classés selon les règles, avec en annexe les pièces justificatives nécessaires. Dans le fond, toutes les opérations budgétaires sont documentées.

Pour ce qui est du dépassement des crédits disponibles, en attendant l'installation du nouveau système comptable, les mesures appropriées ont été prises pour éviter ce type d'erreur.

1.7. Pendant la période initiale et en attendant la nomination du Contrôleur Financier sur place, une régie d'avances était essentielle pour le bon fonctionnement de l'Agence. Cette procédure a permis de donner suite à la décision des États Membres de développer l'Agence avec célérité. À partir de l'entrée en service du Contrôleur Financier, le recours à la régie d'avances a perdu de l'importance et elle a été terminée à la fin du mois de juillet 1995.

1.8. Au 31 décembre 1995, 75 % de la régie d'avances avaient été régularisés. Même si le montant qui a dû rester en 1996 pour régularisation est important, l'Agence a eu des résultats satisfaisants et a fait son maximum dans des circonstances difficiles.