FR Journal officiel de l’Union européenne C 67/1

Décision no 12/2005 (1) de la Cour des comptes des Communautés européennes du 10 mars 2005 relative à l'accès du public aux documents de la Cour

(2009/C 67/01)

LA COUR DES COMPTES DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,

vu son règlement intérieur (2), et notamment l'article 30 de celui-ci,

vu le règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes (3), et notamment ses articles 143, paragraphe 2, et 144, paragraphe 1,

considérant que le traité sur l'Union européenne consacre la notion de transparence dans son article 1er, deuxième alinéa, qui dispose que le traité marque une nouvelle étape dans le processus créant une union sans cesse plus étroite entre les peuples de l'Europe, dans laquelle les décisions sont prises dans le plus grand respect possible du principe d'ouverture et le plus près possible des citoyens;

considérant que, dans la déclaration commune (4) concernant le règlement (CE) no 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission (5), le Parlement européen, le Conseil et la Commission demandent aux autres institutions d'adopter des règles internes concernant l'accès du public aux documents, qui tiennent compte des principes et limites définis dans ledit règlement;

considérant que la décision no 18/97 de la Cour des comptes portant règles internes relatives au traitement des demandes d'accès aux documents dont dispose la Cour (6) est antérieure au règlement (CE) no 1049/2001 et qu'elle devrait être révisée à la lumière de ce dernier, ainsi que de la jurisprudence de la Cour de justice des Communautés européennes et du Tribunal de première instance;

considérant que la transparence renforce la légitimité, l'efficacité et la responsabilité de l'administration, ainsi que, par suite, les principes de la démocratie; qu'à cette fin, il conviendrait de promouvoir de bonnes pratiques administratives concernant l'accès aux documents;

considérant que certains intérêts publics et privés doivent toutefois être garantis par le biais d'un régime d'exceptions au principe de l'accès du public aux documents, et qu'il importe de respecter pleinement les normes internationales d'audit en matière de confidentialité des informations relatives aux audits,

DÉCIDE:

Article premier

Objet

La présente décision vise à définir les conditions, les limites et les procédures dans le cadre desquelles la Cour des comptes (ci-après «la Cour») permet au public d'accéder aux documents dont elle dispose.

Article 2

Bénéficiaires et champ d'application

1. Dans le cadre des dispositions que renferme la présente décision et des normes internationales régissant la confidentialité des informations relatives aux audits, tout citoyen de l'Union et toute autre personne physique ou morale domiciliée ou ayant son siège dans un État membre a un droit d'accès aux documents de la Cour, sous réserve des principes, conditions et limites définis dans la présente décision.

2. Sous réserve des mêmes principes, conditions et limites, la Cour peut octroyer l'accès aux documents à toute personne physique ou morale non domiciliée ou n'ayant pas son siège dans un État membre.

3. La présente décision s'applique à tous les documents détenus par la Cour, c'est-à-dire établis ou reçus par elle et en sa possession.

4. La présente décision s'entend sans préjudice des droits d'accès du public aux documents détenus par la Cour, découlant éventuellement d'instruments du droit international ou d'actes communautaires adoptés en application de ces instruments.

Article 3

Définitions

Aux fins de la présente décision, on entend par:

a) «document»: tout contenu, quel qu'en soit le support (écrit sur support papier ou stocké sous forme électronique, enregistrement sonore, visuel ou audiovisuel);

b) «tiers»: toute personne physique ou morale ou entité extérieure à la Cour, y inclus les États membres, les autres institutions et organes communautaires ou non communautaires, et les pays tiers.

Article 4

Exceptions

1. La Cour refuse l'accès à un document dans le cas où la divulgation porterait atteinte à la protection:

a) de l'intérêt public, à savoir, entre autres: — la sécurité publique, — la défense et les affaires militaires, — les relations internationales, — la politique financière, monétaire ou économique de la Communauté ou d'un État membre;

b) de la vie privée et de l'intégrité de l'individu, notamment en conformité avec la législation communautaire relative à la protection des données à caractère personnel.

2. Conformément à l'obligation de confidentialité édictée aux articles 143, paragraphe 2, et 144, paragraphe 1, du règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes, ainsi que dans les dispositions correspondantes d'autres instruments du droit communautaire, la Cour refuse l'accès aux observations formulées dans le cadre de ses audits. Elle peut également refuser l'accès aux documents utilisés pour l'élaboration desdites observations.

3. La Cour refuse l'accès à un document dans le cas où sa divulgation porterait atteinte à la protection:

— des intérêts commerciaux d'une personne physique ou morale déterminée, y compris en ce qui concerne la propriété intellectuelle,

— des procédures juridictionnelles et des avis juridiques,

— des activités d'inspection, d'enquête et d'audit.

4. L'accès à un document établi par la Cour pour son usage interne ou reçu par elle et qui a trait à une question n'ayant encore fait l'objet d'aucune décision, est refusé dans le cas où sa divulgation compromettrait le processus décisionnel de la Cour.

Même après que la décision sur la question examinée a été arrêtée, l'accès à un document contenant des avis destinés à un usage interne et émis dans le cadre de délibérations et de consultations préliminaires au sein de la Cour est refusé dans le cas où la divulgation du document compromettrait le processus décisionnel de la Cour.

5. Lorsque la demande porte sur un document détenu par la Cour, mais dont elle n'est pas l'auteur, la Cour accuse réception de la demande et indique la personne, l'institution ou l'organe à qui la demande doit être adressée.

6. Si une partie seulement du document demandé est concernée par une ou plusieurs des exceptions susmentionnées, les autres parties du document sont divulguées.

7. Les exceptions visées au présent article s'appliquent sans préjudice des dispositions du règlement (CEE, Euratom) no 354/83 du Conseil (7) relatives à l'accès public aux archives historiques des Communautés.

8. Nonobstant les exceptions énoncées dans le présent article, la Cour peut décider d'octroyer l'accès à un document, en tout ou partie, si un intérêt public supérieur justifie la divulgation du document en cause.

Article 5

Demandes d'accès

Les demandes d'accès aux documents doivent être formulées par écrit (8), sur support papier ou par des moyens électroniques, dans l'une des langues énumérées à l'article 314 du traité CE (9) et de façon suffisamment précise pour permettre à la Cour d'identifier le document. Le demandeur n'est pas tenu de justifier sa demande.

Article 6

Traitement des demandes initiales

1. Les demandes d'accès aux documents sont traitées par le directeur du «Soutien à l’audit et communication». Il envoie un accusé de réception au demandeur, examine la demande et décide de la suite à lui donner.

2. En fonction de l'objet de la demande, le directeur du «Soutien à l’audit et communication» informe et, le cas échéant, consulte le membre compétent, le secrétaire général, le service juridique ou le délégué à la protection des données avant de décider si le document peut être divulgué.

3. Les demandes d'accès aux documents sont traitées avec promptitude. Dans un délai de quinze jours ouvrables à compter de l'enregistrement de la demande, la Cour soit octroie l'accès au document demandé suivant les modalités prévues à l'article 9, soit communique au demandeur, dans une réponse écrite, les motifs de son refus total ou partiel et l'informe de son droit de demander à la Cour de revoir sa position, conformément aux dispositions de l'article 7.

4. En cas de demande portant sur un document très long ou sur un très grand nombre de documents, la Cour peut se concerter avec le demandeur de manière informelle afin de trouver un arrangement approprié. En l'occurrence, le délai prévu au paragraphe 3 peut, moyennant information préalable du demandeur et motivation, être prolongé de quinze jours ouvrables.

Article 7

Demande de réexamen

1. En cas de refus total ou partiel, le demandeur peut, dans un délai de quinze jours ouvrables suivant la réception de la réponse de la Cour, demander à celle-ci de revoir sa position.

2. L'absence de réponse de la Cour dans le délai imparti habilite également le demandeur à présenter une demande de réexamen.

Article 8

Traitement des demandes de réexamen

1. Les demandes de réexamen sont adressées au président de la Cour. Selon le sujet à traiter, le président de la Cour consulte le membre compétent ou le secrétaire général; le cas échéant, il peut également consulter le service juridique ou le délégué à la protection des données avant de statuer sur la divulgation du document demandé.

2. Les demandes de réexamen sont traitées avec promptitude. Dans un délai de quinze jours ouvrables à partir de l'enregistrement de la demande, la Cour soit octroie l'accès au document demandé et le fournit suivant les modalités prévues à l'article 9, soit communique, dans une réponse écrite, les motifs de son refus total ou partiel. Si elle refuse totalement ou partiellement l'accès, la Cour informe le demandeur des voies de recours dont il dispose, à savoir former un recours juridictionnel contre la Cour et/ou présenter une plainte au Médiateur, selon les conditions prévues respectivement aux articles 230 et 195 du traité CE.

3. À titre exceptionnel, par exemple lorsque la demande porte sur un document très long ou sur un très grand nombre de documents, le délai prévu au paragraphe 2 peut, moyennant information préalable du demandeur et motivation, être prolongé de quinze jours ouvrables.

4. L'absence de réponse de la Cour dans le délai imparti est considérée comme une réponse négative et habilite le demandeur à utiliser les voies de recours visées au paragraphe 2.

Article 9

Accès à la suite d'une demande

1. Le demandeur peut consulter les documents auxquels la Cour a octroyé l'accès, soit au siège de la Cour à Luxembourg, soit par délivrance d'une copie, y compris, le cas échéant, une copie électronique. Dans le premier cas, la date et l'heure de la consultation sont à convenir entre le demandeur et le directeur du «Soutien à l’audit et communication».

2. Le coût de la réalisation et de l'envoi des copies peut être mis à la charge du demandeur. Il ne peut excéder le coût réel de ces opérations. La gratuité est de règle en cas de consultation sur place, lorsque le nombre de copies n'excède pas vingt pages A4, ainsi qu'en cas d'accès direct aux documents sous forme électronique.

3. Si un document est accessible au public, la Cour peut satisfaire à son obligation d'octroyer l'accès au document souhaité en informant le demandeur des moyens d'obtenir celui-ci.

4. Les documents sont fournis dans une version et sous une forme existantes (y compris électroniquement ou sous une autre forme), compte tenu de la préférence du demandeur. La Cour n'est pas tenue de créer un nouveau document ou de collecter des informations à la requête du demandeur.

Article 10

Reproduction de documents

1. Les documents divulgués en vertu de la présente décision ne peuvent être reproduits ou utilisés à des fins commerciales sans l'autorisation écrite préalable de la Cour.

2. La présente décision s'applique sans préjudice de toute réglementation en vigueur dans le domaine du droit d'auteur pouvant limiter le droit du destinataire de reproduire ou d'utiliser les documents divulgués.

Article 11

Dispositions finales

1. La décision no 18/97 de la Cour des comptes du 20 février 1997 est abrogée.

2. La présente décision est publiée au Journal officiel de l'Union européenne.

3. Elle entre en vigueur le premier jour du mois suivant celui de son adoption.

Fait à Luxembourg, le 10 mars 2005. Par la Cour des comptes Hubert WEBER Président

(1) Telle que modifiée par la décision no 14/2009 adoptée par la Cour en sa réunion du 5 février 2009.

(2) JO L 18 du 20.1.2005, p. 1.

(3) JO L 248 du 16.9.2002, p. 1.

(4) JO L 173 du 27.6.2001, p. 5.

(5) JO L 145 du 31.5.2001, p. 43.

(6) JO C 295 du 23.9.1998, p. 1.

(7) Règlement (CEE, Euratom) no 354/83 du Conseil, modifié par le règlement (CE, Euratom) no 1700/2003 du Conseil (JO L 243 du 27.9.2003, p. 1).

(8) Elles doivent être adressées à la Cour des comptes européenne, Directeur du «Soutien à l’audit et communication», 12, rue Alcide De Gasperi, 1615 Luxembourg, LUXEMBOURG. Fax (+352) 43 93 42, courriel: euraud@eca.europa.eu

(9) Actuellement: allemand, anglais, bulgare, danois, espagnol, estonien, finnois, français, grec, hongrois, irlandais, italien, letton, lituanien, maltais, néerlandais, polonais, portugais, roumain, slovaque, slovène, suédois et tchèque.