DÉCISION DE LA COMMISSION du 8 février 1994 relative à l'accès du public aux documents de la Commission (94/90/CECA, CE, Euratom)

LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,

vu les traités instituant les Communautés européennes, et notamment l'article 162 du traité instituant la Communauté européenne,

considérant qu'il y a lieu, conformément à la déclaration relative au droit d'accès à l'information annexée à l'acte final du traité sur l'Union européenne et aux conclusions des Conseils européens de Birmingham et d'Édimbourg en faveur de la promotion d'une Communauté plus proche de ses citoyens, de convenir avec le Conseil, sous la forme d'un code de conduite, des principes qui régiront l'accès aux documents de la Commission et du Conseil;

considérant que ces principes ont été basés sur les communications de la Commission sur l'accès du public aux documents des institutions, du 5 mai 1993, et sur la transparence dans la Communauté, du 2 juin 1993;

considérant qu'il convient d'adopter les dispositions spécifiques pour la Commission permettant la mise en oeuvre dudit code;

DÉCIDE:

Article premier

Le code de conduite concernant l'accès du public aux documents de la Commission tel qu'il figure en annexe est adopté.

Article 2

Afin d'assurer la mise en oeuvre du code visé à l'article 1er, les mesures suivantes sont adoptées:

1) Toute demande d'accès à un document est présentée par écrit aux services compétents de la Commission au siège de celle-ci, dans les bureaux de représentation de la Commission dans les États membres ou dans les délégations de la Commission des Communautés européennes dans les pays tiers.

2) Le demandeur est informé par écrit, dans un délai d'un mois, par le directeur général, le chef de service, le directeur désigné à cet effet au sein du secrétariat général, ou en leur nom par le fonctionnaire délégué, soit de la suite positive réservée à sa demande, soit de l'intention de lui donner une réponse négative. Dans ce dernier cas, l'intéressé est également informé de ce qu'il dispose d'un délai d'un mois pour formuler une demande confirmative auprès du secrétaire général de la Commission tendant à obtenir la révision de cette position, faute de quoi il sera considéré comme ayant renoncé à sa demande initiale.

3) Le président en accord avec le membre de la Commission compétent pour la matière en cause est habilité à prendre des décisions sur les demandes confirmatives. Il peut subdéléguer l'exercice de cette habilitation au secrétaire général.

4) Le défaut de réponse par un des fonctionnaires visés au point 2 à une demande d'accès à un document dans le mois suivant l'introduction de la demande vaut intention de donner une réponse négative.

Le défaut de réponse dans le mois suivant l'introduction d'une demande de révision vaut décision de rejet.

5) Une redevance de 10 écus plus 0,036 écu par feuille de papier sera demandée pour la délivrance d'une copie d'un document sur support papier excédant 30 pages. Les frais afférents à d'autres moyens d'information seront décidés au cas par cas sans que ceux-ci n'excèdent un montant raisonnable.

6) Pour la consultation sur place des documents, les services doivent tenir compte des souhaits du demandeur. Au cas où la direction générale ou le service n'a pas les moyens physiques pour assurer la consultation sur place, celle-ci aura lieu aux bibliothèques centrales de la Commission à Bruxelles ou à Luxembourg ou dans les bureaux de représentation de la Commission dans les États membres ou dans les délégations de la Commission dans les États tiers.

Article 3

La présente décision prend effet à la date du 15 février 1994. Elle sera publiée au Journal officiel des Communautés européennes.

Fait à Bruxelles, le 8 février 1994.

Par la Commission

Joao PINHEIRO

Membre de la Commission

ANNEXE

Code de conduite concernant l'accès du public aux documents de la Commission et du Conseil LA COMMISSION ET LE CONSEIL,

VU la déclaration relative au droit d'accès à l'information annexée à l'acte final du traité sur l'Union européenne, soulignant que la transparence du processus décisionnel renforce le caractère démocratique des institutions, ainsi que la confiance du public envers l'administration,

VU les conclusions par lesquelles les Conseils européens de Birmingham et d'Édimbourg sont convenus d'un certain nombre de principes en vue de promouvoir une Communauté plus proche de ses citoyens,

VU les conclusions du Conseil européen de Copenhague, réaffirmant le principe d'un accès aussi large que possible des citoyens à l'information et invitant la Commission et le Conseil à adopter rapidement les mesures nécessaires pour traduire ce principe dans la réalité,

ESTIMANT souhaitable de convenir d'un commun accord des principes qui régiront l'accès aux documents de la Commission et du Conseil, étant entendu qu'il incombera à chacune des deux institutions de mettre en oeuvre ces principes par des dispositions réglementaires spécifiques;

CONSIDÉRANT que lesdits principes ne portent pas préjudice aux dispositions applicables à l'accès aux dossiers concernant directement des personnes y ayant un intérêt spécifique;

CONSIDÉRANT que ces principes devront être mis en oeuvre dans le plein respect des dispositions relatives aux informations classifiées;

CONSIDÉRANT que le présent code de conduite constitue un élément venant s'ajouter à leur politique d'information et de communication,

CONVIENNENT DE CE QUI SUIT:

Principe général Le public aura le plus large accès possible aux documents détenus par la Commission et le Conseil.

On entend par « document » tout écrit, quel que soit son support, contenant des données existantes, détenu par la Commission ou le Conseil.

Traitement des demandes initiales La demande d'accès à un document devra être écrite et formulée de façon suffisamment précise; elle devra contenir notamment les éléments permettant d'identifier le ou les documents visés.

Le cas échéant, l'institution concernée invitera le demandeur à préciser davantage sa demande.

Lorsque le document détenu par une institution aura pour auteur une personne physique ou morale, un État membre, une autre institution ou organe communautaire ou tout autre organisme national ou international, la demande devra être adressée directement à l'auteur du document.

L'institution concernée, en consultation avec les demandeurs, trouvera une solution équitable afin de donner suite aux demandes répétitives et/ou qui portent sur des documents volumineux.

L'accès aux documents s'exercera, soit par une consultation sur place, soit par la délivrance d'une copie aux frais du demandeur, sans que la redevance n'excède un montant raisonnable.

L'institution concernée pourra prévoir que la personne à laquelle un document sera communiqué ne pourra pas reproduire ou diffuser ledit document à des fins commerciales par vente directe sans son autorisation préalable.

Les services compétents de l'institution concernée informeront par écrit le demandeur, dans le délai d'un mois, soit de la suite positive réservée à sa demande, soit de leur intention de proposer à l'institution de lui donner une réponse négative.

Traitement des demandes confirmatives Dans le cas où les services compétents de l'institution concernée ont l'intention de proposer à cette institution de donner une réponse négative à la demande de l'intéressé, ils informent celui-ci de leur intention, en lui indiquant qu'il dispose d'un délai d'un mois pour formuler une demande confirmative à l'institution tendant à réviser cette position, faute de quoi il sera considéré comme ayant renoncé à sa demande initiale.

Si une telle demande confirmative est présentée et en cas de décision de l'institution concernée de refuser la communication du document, cette décision, qui doit intervenir dans le mois suivant l'introduction de la demande confirmative, est communiquée dans les meilleurs délais et par écrit au demandeur, elle doit être dûment motivée et indiquer les voies de recours possibles, à savoir les recours juridictionnel et la plainte auprès du médiateur, dans les conditions prévues respectivement aux articles 173 et 138 E du traité instituant la Communauté européenne.

Régime des exceptions Les institutions refusent l'accès à tout document dont la divulgation pourrait porter atteinte à:

- la protection de l'intérêt public (sécurité publique, relations internationales, stabilité monétaire, procédures juridictionnelles, activités d'inspection et d'enquête),

- la protection de l'individu et de la vie privée,

- la protection du secret en matière commerciale et industrielle,

- la protection des intérêts financiers de la Communauté,

- la protection de la confidentialité demandée par la personne physique ou morale qui a fourni l'information ou requise par la législation de l'État membre qui a fourni l'information.

Elles peuvent aussi le refuser pour assurer la protection de l'intérêt de l'institution relatif au secret de ses délibérations.

Mise en oeuvre La Commission et le Conseil prendront, chacun pour ce qui le concerne, les mesures nécessaires à la mise en oeuvre des présents principes avant le 1er janvier 1994.

Réexamen Le Conseil et la Commission conviennent que le présent code de conduite fera l'objet d'un réexamen après deux ans d'expérience, sur la base de rapports préparés par les secrétaires généraux du Conseil et de la Commission.