RAPPORT sur les états financiers de l'Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail (AESS-Bilbao) pour l'exercice clos le 31 décembre 1997, accompagné de la réponse de l'Agence (98/C 406/03)

1.1. Le présent rapport est adressé au Conseil d'administration de l'Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail conformément à l'article 14, point 4, du règlement (CE) n° 2062/94 du Conseil (1).

1.2. La Cour a examiné les états financiers de l'Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail pour l'exercice clos le 31 décembre 1997. Conformément à l'article 14, point 1, du règlement (CE) n° 2062/94 du Conseil, le budget a été exécuté sous la responsabilité du directeur. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des états financiers (2) conformément aux dispositions financières internes prévues à l'article 15 du règlement (CE) n° 2062/94 du Conseil. La Cour des comptes est tenue de procéder à l'examen de ces comptes par l'article 188 C du traité instituant la Communauté européenne.

1.3. La Cour a effectué son audit conformément à ses politiques et normes d'audit. Celles-ci ont été adaptées des normes internationales d'audit généralement admises pour refléter le caractère spécifique du contexte communautaire. Elle a examiné les documents comptables et appliqué les procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. La Cour a obtenu, par cet audit, une base raisonnable pour étayer l'opinion exprimée ci-après.

1.4. Cet examen a permis à la Cour d'obtenir l'assurance raisonnable que les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 1997 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

PRINCIPALES OBSERVATIONS SUR L'EXÉCUTION BUDGÉTAIRE DE L'AGENCE EUROPÉENNE POUR LA SÉCURITÉ ET LA SANTÉ AU TRAVAIL POUR L'EXERCICE CLOS LE 31 DÉCEMBRE 1997

Comptabilité budgétaire et générale

1.5. Comme la Cour l'avait observé dans son rapport concernant les états financiers de l'Agence pour l'exercice 1996 (3), la comptabilité budgétaire de cette dernière devait être améliorée sur un certain nombre de points. Or, le contrôle des comptes de l'exercice 1997 a montré que des faiblesses persistaient.

1.6. Aucune comptabilité générale n'a été tenue durant l'exercice de référence. Le comptable, un agent auxiliaire dont le recrutement n'est intervenu qu'en novembre 1997, a dû entièrement reconstituer la situation patrimoniale pour pouvoir établir le bilan de fin d'exercice, qui d'ailleurs a dû être revu à la suite des vérifications de la Cour.

1.7. La comptabilité budgétaire continue d'être tenue au moyen d'un tableur et non d'un logiciel comptable approprié. Elle est insuffisamment détaillée et se limite à un suivi rudimentaire des imputations budgétaires.

Régies d'avances

1.8. Près de 46 % des paiements de l'exercice (soit 1,4 Mio ECU sur un total de 3 Mio ECU) ont été effectués via la régie d'avances de l'Agence. Cette régie n'a pas été apurée à intervalles réguliers et c'est ainsi qu'une régularisation partielle des paiements, pour un montant total de 1,1 Mio ECU (alors que le plafond de la régie était fixé à 25 000 ECU), a été opérée en bloc en septembre 1997. En outre, les ordres de régularisation ne mentionnaient que le montant global dépensé, sans indiquer le détail des imputations budgétaires concernées.

1.9. Les décisions portant création de la régie d'avances de l'Agence devraient être revues et comporter, notamment, la fixation d'un plafond individuel pour les paiements.

Appel à la concurrence

1.10. L'Agence devrait faire appel à la concurrence afin d'effectuer une nouvelle sélection des contractants auxquels, lors de sa phase de démarrage, elle s'est adressée par entente directe ou après appels d'offres restreints.

Autres observations

1.11. Contrairement au règlement financier de l'Agence, le budget ainsi que le tableau des effectifs pour l'exercice 1997 n'ont pas été publiés au Journal officiel des Communautés européennes.

1.12. Par ailleurs, le procès-verbal de la réunion de novembre 1996 au cours de laquelle le conseil d'administration a examiné le projet de budget de l'Agence ne fait mention ni de l'adoption de celui-ci, ni de la teneur du document adopté.

1.13. Les paiements de l'exercice n'atteignent que 46,1 %, soit 1,94 Mio ECU, des crédits courants (4,21 Mio ECU). Les annulations (1,15 Mio ECU, soit 27,3 %) et reports de crédits à 1998 (1,12 Mio ECU, soit 26,6 %) représentent dès lors des valeurs significatives pour le budget 1997 de l'Agence.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 5 novembre 1998.

Par la Cour des comptes

Bernhard FRIEDMANN

Président

Tableau 1 Bilan financier des exercices 1996 et 1997

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Source: Présentation préparée par la Cour sur la base des données établies par l'Agence.

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(1) JO L 216 du 20.8.1994, p. 5.

(2) En application de l'article 14, point 3, du règlement (CE) n° 2062/94 du Conseil, les comptes de la totalité des recettes et des dépenses de l'Agence pour l'exercice 1997 ont été établis le 30 mars 1998 et ensuite transmis au conseil d'administration de l'Agence, à la Commission et à la Cour des comptes, cette dernière les ayant reçus le 3 avril 1998. La version abrégée de ces états financiers est présentée dans les tableaux annexés au présent rapport.

(3) JO C 393 du 29.12.1997, p. 58.

(4) Le montant correspond à celui des valeurs immobilisées et des stocks.

RÉPONSE DE L'AGENCE EUROPÉENNE POUR LA SÉCURITÉ ET LA SANTÉ AU TRAVAIL

1. La Cour des Comptes a visité, du 30 mars au 3 avril 1998, l'Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail et a effectué le contrôle relatif à l'exercice 1997.

2. Afin de faciliter la tâche de la Cour, les comptes et toutes les pièces justificatives y afférentes ont été mises à sa disposition. Les dossiers du personnel et les contrats conclus ont été également présentés.

3. Par lettre du 15 juillet 1998, la Cour a porté à la connaissance de l'Agence les principales observations en vue de l'établissement du rapport annuel de la Cour concernant les états financiers de l'Agence (exercice 1997).

4. L'Agence est en mesure de présenter des commentaires en relation des points figurant ci-dessous.

Comptabilité budgétaire et générale

1.5.-1.7. En ce qui concerne l'utilisation du programme Excel pour la comptabilité budgétaire, l'Agence reconnaît les faiblesses du système actuellement utilisé, toutefois, il faut souligner que les Agences poursuivent actuellement une action commune pour implémenter le programme SI2 fourni par la Commission européenne. Il aurait été inopportun d'installer un système spécifique dans ces conditions.

1.6. Ainsi qu'il a été mentionné par la Cour des comptes, le comptable fut recruté en fin d'exercice, à la mi-novembre 1997. Ce délai explique l'absence de comptabilité générale en 1997. Le comptable a dû reconstituer les opérations financières de l'exercice en se basant principalement sur les mouvements de trésorerie. Dans ce contexte, l'audit de la Cour, qui avait effectué l'audit pour l'exercice 1996, a permis de procéder à certains ajustements pertinents.

L'Agence dispose actuellement d'une comptabilité générale tenue à jour.

Régie d'avances

1.8. En ce qui concerne la régie d'avances, le personnel administratif adéquat a été recruté en mai 1997, ce qui explique la régularisation globale du mois de septembre. Depuis cette époque un nouveau régisseur d'avances a été nommé. Le montant de ladite régie a été réduit de moitié et les postes budgétaires y figurant couvrent seulement les dépenses faisant l'objet d'une domiciliation bancaire obligatoire ou dont le paiement est urgent et imprévisible.

Appel à la concurrence

1.10. L'Agence s'efforce de suivre la recommandation de la Cour en faisant appel à la concurrence. En ce sens, elle a publié dans le Journal officiel deux appels à manifestation d'intérêt (fourniture de biens, services et assistance technique et coopération dans la mise en oeuvre de son programme de travail) et trois appels d'offres ouverts (gardiennage, agence de voyages et services de réceptionniste-standardiste) et, finalement, elle a organisé plusieurs appels d'offres restreints (sécurité, Help-Desk, sélection de personnel, formation, réceptionniste, stockage de matériel, service médical et assurance-voyages).

Autres observations

1.11. Afin de ne pas répéter cette situation en ce qui concerne le budget 1998 et se conformer au règlement financier et dans un souci de réduire le coût très élevé de publication (entre 35 et 50 000 ECU), l'Agence a pris l'initiative visant la publication conjointe du budget de plusieurs Agences. En ce sens, il a été demandé à l'Office des publications officielles des Communautés européennes de communiquer le prix et calendrier pour cette publication conjointe pour 6 Agences.

L'Agence s'est préoccupée de donner un maximum de publicité à son budget en le publiant sur Internet (http://www.eu-osha.es).

1.12. Il est vrai qu'aucun document ne prouve l'approbation par le conseil d'administration de l'Agence du budget pour 1997. Afin d'éviter de telles remarques, il a été convenu, lors de la réunion du bureau du conseil d'administration, tenue les 5 et 6 juin 1997, que les procès-verbaux des réunions incluraient, à côté du descriptif des délibérations de la réunion, un document explicitant les décisions formelles adoptées afin de faciliter leur repérage.

1.13. Cette insuffisance de consommation des crédits, importante pour le titre I résulte du fait que les procédures de recrutement du personnel, lancées en 1997, n'ont abouti qu'en 1998. D'un point de vue économique, il apparaît logique que les dépenses de personnel durant l'exercice 1997 aient été inférieures aux prévisions figurant dans le budget.

En ce qui concerne le titre II, l'écart entre les engagements et les paiements se justifie notamment par les commandes d'équipement informatique et de sécurité, intervenues en fin d'exercice et qui devraient être honorées en 1998.

Le niveau de consommation du titre III, «Dépenses opérationnelles», constitue une conséquence directe de la situation du personnel en 1997. Toutefois, le niveau des engagements a été très élevé et l'exécution des contrats relatifs aux études et projets pilotes concernant la sécurité et la santé au travail se poursuivra tout au long de l'année 1998.

5. L'Agence, tient à assurer qu'elle prendra en considération toutes les observations de la Cour pour respecter dans toute leur intégralité les règles découlant des réglementations financières et autres auxquelles elle doit soumettre toutes ses actions.