Rapport

sur les états financiers de l'Observatoire européen des drogues et des toxicomanies (OEDT - Lisbonne) pour l'exercice clos le 31 décembre 1999, accompagné des réponses de l'Observatoire

(2000/C 373/08)

TABLE DES MATIÈRES

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OPINION DE LA COUR

1. Le présent rapport est adressé au conseil d'administration de l'Observatoire européen des drogues et des toxicomanies, conformément à l'article 11, paragraphe 11, du règlement (CEE) n° 302/93 du Conseil(1).

2. La Cour a examiné les états financiers de l'Observatoire européen des drogues et des toxicomanies pour l'exercice clos le 31 décembre 1999. Conformément à l'article 11, paragraphe 8, du règlement (CEE) n° 302/93 du Conseil, le budget a été exécuté sous la responsabilité du directeur. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des états financiers(2) conformément aux dispositions financières internes prévues à l'article 11, paragraphe 12, du règlement (CEE) n° 302/93 du Conseil, tel que modifié par l'article 1er du règlement (CE) n° 3294/94 du Conseil(3). La Cour des comptes est tenue de procéder à l'examen de ces comptes par l'article 248 du traité instituant la Communauté européenne.

3. La Cour a effectué son audit conformément à ses politiques et normes d'audit. Celles-ci ont été adaptées des normes internationales d'audit généralement admises pour refléter le caractère spécifique du contexte communautaire. Elle a examiné les documents comptables et a appliqué les procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. La Cour a obtenu, par cet audit, une base adéquate pour étayer l'opinion exprimée ci-après.

4. Cet examen a permis à la Cour d'obtenir l'assurance raisonnable que les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 1999 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

5. Sans remettre en cause l'opinion d'audit exprimée au point 4, la Cour attire, toutefois, l'attention sur les situations décrites au point 9.

PRINCIPALES OBSERVATIONS SUR L'EXÉCUTION DU BUDGET DE L'OBSERVATOIRE EUROPÉEN DES DROGUES ET DES TOXICOMANIES (OEDT - LISBONNE) POUR L'EXERCICE CLOS LE 31 DÉCEMBRE 1999

Analyse de l'exécution budgétaire

6. Les crédits définitifs accordés à l'Observatoire pour l'exercice 1999 se sont élevés à 8,2 millions d'euros, contre 7,6 millions d'euros en 1998, soit une augmentation de 8 %. Les engagements sur ces crédits se sont montés à 7,8 millions d'euros dont 5,6 millions d'euros, soit 71 %, ont été payés, et 2,2 millions d'euros, soit 27 %, ont été reportés à l'exercice suivant. La plus grande part des reports, 1,8 million d'euros, concerne les dépenses opérationnelles de l'Observatoire (titre III du budget - voir également points 13 et 14 ci-après).

7. Les engagements reportés de 1998, à savoir 2,4 millions d'euros, ont été consommés à concurrence de 2,1 millions d'euros, soit 87 %.

Système de comptabilité budgétaire

8. En 1999, l'Observatoire a introduit le système SI2 mais a continué à utiliser en même temps son ancien système basé sur un tableur en raison des difficultés rencontrées dans la mise en oeuvre de SI2. L'OEDT devrait poursuivre ses efforts pour rendre le système SI2 complètement opérationnel et ainsi disposer d'un système intégré unique pour tenir ses comptes.

Comptabilité générale

9. Un solde débiteur de 149321,60 euros dont l'origine remonte aux exercices 1996, 1997 et 1998 a été régularisé par imputation aux résultats. L'origine de ces soldes et les mouvements bancaires correspondants ont pu être retracés dans la comptabilité. Toutefois les transactions ne sont pas toujours étayées par des pièces justificatives permettant d'identifier les opérations sous-jacentes. Tel est le cas pour environ 32000 euros. Les procédures et le système du contrôle interne de l'Observatoire devraient être renforcées de manière telle que de pareilles situations ne puissent plus se reproduire.

Imputation de la TVA

10. Jusqu'en décembre 1998, le règlement financier général prévoyait l'imputation des dépenses TVA incluse, cette dernière pouvant, après remboursement, faire l'objet d'un réemploi. Depuis lors(4), le règlement financier général impose que les dépenses soient imputées hors TVA. La Cour invite l'Observatoire à transposer ces nouvelles modalités dans sa propre réglementation.

Régie d'avances

11. Les paiements effectués par la régie d'avances en 1999 se sont élevés à 1,4 million d'euros, soit 26 % du total des paiements de l'exercice. Ce mode de paiement devrait être minimisé compte tenu des risques inhérents à sa gestion.

Acquisition de biens et services dans le domaine du traitement de l'information

12. L'examen des contrats relatifs aux biens et services dans le domaine du traitement de l'information a fait apparaître des faiblesses: des produits ont été achetés sans consultation du service informatique et n'étaient pas conformes aux spécifications demandées. Tous les projets de traitement de l'information, ainsi que les décisions d'achat correspondantes, devraient faire l'objet d'une consultation du service informatique et être gérés par un responsable possédant les qualifications nécessaires.

Gestion des contrats avec les centres nationaux

Exécution financière

13. Pour contribuer à la réalisation des objectifs de l'Observatoire, la moitié pratiquement des dépenses opérationnelles est consacrée au financement de centres nationaux (un par État membre). En 1999, l'Observatoire a conclu avec les centres des contrats pour un montant de 1,8 million d'euros, dont 1,5 million d'euros au titre de contrats de support direct (100000 euros par centre) et 0,3 million d'euros au titre de contrats complémentaires. Les contrats de base ont été conclus en début d'année et auraient dû être liquidés au moins à concurrence de 1,2 million d'euros (soit 80 %) en fin d'année. Dans la pratique, ils ont été liquidés à concurrence de 0,95 million d'euros, soit 63 %. Les autres contrats, représentant un montant de 0,3 million d'euros, ont été liquidés à hauteur de 17 %. Globalement, l'Observatoire a dû reporter 0,8 million d'euros sur 1,8 million d'euros engagés en faveur des centres.

14. L'ampleur de la sous-utilisation des crédits est révélatrice de faiblesses dans le suivi, par l'Observatoire, de son programme annuel. L'Observatoire devrait, en collaboration avec les centres, améliorer le suivi des actions financées afin de minimiser les reports de crédits, et ainsi, de mieux respecter le principe d'annualité.

Dispositions contractuelles

15. Alors que les contrats conclus par l'Observatoire ne prévoient pas de possibilité de sous-traitance, un centre national y a eu recours. Vu la nature de certains travaux, la sous-traitance peut être une solution efficace, mais elle devrait être soumise à l'autorisation préalable de l'Observatoire.

16. L'utilisation des ratios forfaitaires pour déterminer certains coûts peut être utile pour en simplifier l'évaluation par les contractants. Dans de tels cas, l'Observatoire devrait demander des informations aux contractants pour s'assurer de la vraisemblance des taux appliqués et éventuellement fixer des plafonds.

Nature et contrôle du cofinancement national

17. Les contrats de base et certains contrats complémentaires prévoient un cofinancement par l'État membre où se situe le centre. En principe, le cofinancement national doit être au moins égal au financement octroyé par l'Observatoire. Toutefois, il n'est pas précisé dans quelle mesure les financements nationaux et communautaires prévus dans le cadre des contrats doivent se traduire par une augmentation du budget du centre concerné.

18. Dans la pratique, le cofinancement est attesté par des déclarations émises par les centres eux-mêmes. Par ailleurs, l'examen des tableaux financiers joints aux contrats montre des disparités dans la mise en oeuvre des financements communautaires et nationaux: tantôt le cofinancement national est réalisé à un niveau global, tantôt il tient compte de la répartition des financements communautaires entre les divers objectifs poursuivis par les contrats.

Activités financées

19. Les contrats de base conclus en 1999 prévoient quatre activités. La répartition des financements nationaux et communautaire entre les tâches prévues fait apparaître des disparités (voir tableau 3).

20. Des disparités apparaissent également dans l'utilisation du concours de l'Observatoire (voir tableau 3).

21. Si des disparités dans la répartition des fonds sont sans doute en partie justifiables par des circonstances particulières, elles semblent néanmoins exagérées. Il est, notamment, a priori anormal qu'un centre ne fasse aucun effort en matière d'information sur la réduction de la demande de drogues alors qu'il s'agit d'un objectif spécifique de l'Observatoire.

Ce rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 26 octobre 2000.

Par la Cour des comptes

Jan O. Karlsson

Président

(1) JO L 36 du 12.2.1993, p. 6.

(2) En application de l'article 11, paragraphe 10, du règlement (CEE) n° 302/93 du Conseil, les comptes de la totalité des recettes et des dépenses de l'Observatoire pour l'exercice 1999 ont été établis le 13 mars 2000 et ensuite transmis au conseil d'administration de l'Office, à la Commission et à la Cour des comptes, cette dernière les ayant reçus le 16 mars 2000. La version abrégée de ces états financiers est présentée dans les tableaux annexés au présent rapport.

(3) JO L 341 du 30.12.1994, p. 7.

(4) Voir article 27, paragraphe 2 bis, du règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes, tel que modifié par le règlement (CE, CECA, Euratom) n° 2548/98 du Conseil du 23 novembre 1998 (JO L 320 du 28.11.1998, p. 1).

Tableau 1

Bilan financier des exercices 1999 et 1998

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Tableau 2

Solde des exercices 1999 et 1998

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Tableau 3

Utilisation des financements octroyés aux centres par tâche

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Réponse de l'observatoire

1 à 7. L'OEDT se réjouit du constat de la Cour des comptes que les états financiers de l'exercice clos le 31 décembre 1999 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

8. En vue des insuffisances d'adaptation du logiciel SI2 à tous les besoins de la comptabilité des agences dès sa mise en place en début 1999, et en vue du fait que ce logiciel dépend de l'assistance technique de l'extérieur, le tableur Excel a été maintenu en copie de façon transitoire par des raisons de sécurité, afin de faire face notamment aux risques de faillite éventuelle du logiciel SI2 et à la production de certains rapports nécessaires.

9. L'OEDT confirme les constatations de la Cour, et a déjà pris les mesures nécessaires afin d'éviter que cette situation puisse se reproduire.

10. Au niveau des principes, l'OEDT partage le souci de la Cour de voir transposer au niveau de son règlement financier les principes du règlement financier du budget général de l'Union européenne. Cependant, compte tenu des contraintes imposées par les procédures de remboursement de la TVA par l'administration fiscale du pays du siège, il étudiera les avantages et les inconvénients d'une telle transposition avant d'arrêter une position définitive.

11. L'OEDT a réduit progressivement les paiements effectués par régie d'avances et continuera à les minimiser conformément à l'avis de la Cour des comptes.

12 à 21. L'OEDT a obtenu une bonne performance dans l'utilisation des crédits et dans l'exécution des contrats, dans les conditions concrètes sur le terrain. Les contrats conclus en 1999 par l'OEDT avec les points focaux nationaux du réseau Reitox, avaient une durée prévisible qui devrait se terminer naturellement en 2000. L'OEDT a fait un suivi adéquat de ces contrats et les reports de crédits découlent des délais impartis. Pour le futur l'OEDT cherchera dans la mesure du possible, la coïncidence des contrats et des années civiles, sachant que, étant donné la nature des actions à mettre en oeuvre, il y aura toujours des crédits à reporter de droit, conformément à la réglementation applicable.

L'OEDT analysera les constatations de la Cour et examinera les possibilités de mise en oeuvre de mesures d'amélioration du suivi et de l'efficacité de ses activités. À cet égard, il signale que suite à la décision de son conseil d'administration, un groupe de travail ad hoc a été institué afin d'améliorer le fonctionnement du réseau des points focaux nationaux Reitox.