RAPPORT

relatif aux comptes et à la gestion pour l'exercice 1992 du Centre européen pour le développement de la formation professionnelle (Cedefop - Berlin) accompagné des réponses du Centre

(94/C 28/01)

>TABLE>

1. INTRODUCTION

1.1. La Cour a examiné les comptes et la gestion financière pour l'exercice 1992 du Centre européen pour le développement de la formation professionnelle (Cedefop-Berlin) conformément à la réglementation applicable en la matière ().

1.2. La procédure de révision des dispositions financières, essentiellement basées sur le règlement financier du 25 avril 1973 applicable au budget général des Communautés européennes (), a été initiée par la Commission en décembre 1990 (). Suite aux avis de la Cour () et du Parlement européen (), des propositions modifiées de la Commission () ont été présentées le 27 mars 1992. Le Conseil a arrêté les règlements modificatifs le 30 juin 1993 ().

1.3. Les crédits disponibles pour l'exercice 1992 se sont élevés à 10,84 Mio ECU. Les engagements contractés ont donné lieu à 8,95 Mio ECU de paiements et 1,67 Mio ECU de reports à l'exercice 1993, le solde de 0,21 Mio ECU ayant été annulé. Les crédits reportés de l'exercice précédent ont donné lieu à 1,82 Mio ECU de paiements et 0,25 Mio ECU d'annulations. Le tableau annexé au présent rapport fournit une analyse par chapitre de l'utilisation des crédits de l'exercice ainsi que des crédits reportés de 1991.

2. OBSERVATIONS GENERALES

Séparation des fonctions

2.1. La séparation des fonctions d'ordonnateur et de comptable prescrite par le règlement financier demeure insuffisante, du fait que les comptables du Centre sont également régisseurs d'avances. Cette situation, que la Cour a signalée dans son rapport relatif à l'exercice 1991 (), s'est prolongée durant l'exercice 1992.

Régie d'avances

2.2. Les paiements effectués sans visa préalable du contrôleur financier par la procédure dérogatoire de la régie d'avances atteignent encore 30,9 % du total en 1992, et 49,7 % compte non tenu des traitements, contre respectivement 35,2 % et 54,6 % en 1991.

2.3. Contrairement aux dispositions du règlement financier et malgré les observations de la Cour (), les imputations budgétaires résultant des paiements effectués par la régie étaient en 1992 toujours enregistrées dans la comptabilité du Centre avant l'octroi du visa du contrôleur financier.

3. OBSERVATIONS RELATIVES A L'EXECUTION BUDGETAIRE ET AU COMPTE DE GESTION

Virements de crédits

3.1. Dans son rapport relatif à l'exercice 1990, la Cour constatait que la subdivision de l'état des recettes et des dépenses du Centre en titres et chapitres prescrite par l'article 15 du règlement financier, n'était pas appliquée, la notion de «chapitre» se substituant à celle de «titre». Il résulte de cette anomalie, qui ne disparaîtra qu'en 1994, une autonomie en matière de virements de crédits plus large que prévue, l'accord de la Commission n'étant pas requis pour les virements dits «à l'intérieur d'un chapitre».

3.2. Le volume des virements effectués en 1992 s'élève à 718 000 ECU soit 6,7 % du budget initial, contre 8,2 % en 1991. Les virements d'article à article à l'intérieur du chapitre 1 s'élèvent à 2,6 % des crédits initiaux. A l'intérieur des chapitres 2 et 3, la proportion des crédits ayant changé d'affectation est de respectivement 11,4 % et 9,9 %.

3.3. Suivant la décision du Conseil d'administration du 4 décembre 1987, le directeur du Centre peut arrêter des virements de crédits jusqu'à un plafond de 6 000 ECU. Cependant, le directeur a approuvé, dans la décision 12/92, un virement de 9 000 ECU à la ligne budgétaire 214.

3.4. Dans les chapitres 2 et 3, de nombreux virements ont été approuvés, puis vers la fin de l'année, renversés par des décisions ultérieures. Presque la moitié des 385 000 ECU que le Conseil d'administration avait approuvés pour virement était de nouveau approuvée dans le sens opposé quelques mois après. Ces mouvements n'apparaissent pas dans le compte de gestion puisque les virements de crédits sont comptabilisés net.

Dépenses

3.5. En 1992 le taux de paiement est plus élevé qu'en 1991 (83 % contre 76 %) et les taux de report de crédits et de crédits annulés sont plus bas (respectivement 15 % contre 20 % et 2 % contre 4 %). Les reports de crédits pour les dépenses opérationnelles s'élèvent à 30 % des crédits initiaux, contre 35,5 % en 1991. Cependant, sur 467 000 ECU virés aux articles 301 et 302 relatifs à la diffusion des connaissances et aux actions pour le développement et la coordination de la recherche, 399 765 ECU, soit 86 %, ont été reportés ou annulés.

3.6. Sur les deux lignes budgétaires mentionnées ci-dessus, 301 et 302, 349 000 ECU et 361 000 ECU respectivement ont été engagés le dernier jour de l'exercice, ce qui représente 36 % et 28 % des crédits initiaux. Cette pratique d'engagement en fin d'année peut nuire aux principes de la bonne gestion financière.

3.7. L'examen d'un échantillon de dépenses a permis de constater que le Centre a signé, en décembre 1992, un contrat d'environ 20 400 ECU, pour la mise en oeuvre d'un système de recherche textuelle multilangue et son adaptation aux besoins du Centre en général et aux besoins de deux projets spécifiques. L'engagement a été effectué sur les dépenses opérationnelles alors qu'il s'agit de frais de fonctionnement administratif.

3.8. Le Centre a décidé en 1990 de détacher un de ses agents à la Task Force Ressources Humaines (TFRH) de la Commission pour travailler sur le programme PHARE dans les pays de l'Est et notamment en Pologne. L'agent a signé un contrat avec la Commission et a reçu à ce titre les premiers paiements de salaire sans que le Centre n'interrompe son traitement antérieur. Ensuite il s'est avéré qu'un tel détachement du Cedefop à la TFRH n'était pas juridiquement possible, l'agent a remboursé la Commission et le détachement a été annulé. Cependant, l'agent a continué son travail pour le programme PHARE jusqu'au dernier trimestre de 1992. Le coût du projet pour le Centre, y compris le traitement de l'agent, s'élève à plus de 350 000 ECU pendant toute la période, dont 40 % en 1992. Cette activité entre difficilement dans le cadre de la mission du Centre, qui est d'apporter son concours à la Commission en vue de favoriser, au niveau communautaire, la promotion et le développement de la formation et de contribuer à la mise en oeuvre d'une politique commune de formation professionnelle.

Recettes

3.9. La subvention au titre de l'exercice 1992 à charge du budget général des Communautés a été versée par la Commission en quatre tranches de 2 700 000 ECU en mars, juin, septembre et décembre, à des dates correspondant approximativement aux demandes du Centre. La Cour se doit de rappeler à nouveau l'observation de ses précédents rapports (), selon laquelle ce mode de versement constitue un non-respect de l'article 26 du règlement financier qui prescrit le versement dans la première quinzaine de chaque trimestre, et l'adéquation aux besoins réels.

3.10. Par ailleurs, comme la Cour l'a signalé dans ses précédents rapports (), la constatation et le recouvrement des recettes du Centre sont effectués sans émission de propositions et d'ordres de recouvrement, donc sans visa préalable du contrôleur financier, et ne font pas l'objet d'une comptabilité des droits constatés. En conséquence, les montants indiqués au tableau des recettes sous «droits constatés de l'exercice» ne représentent pas l'intégralité des droits: une partie des créances reprises à l'actif du bilan et au passif sous «recettes à recouvrer» devrait être prise en compte de manière à faire apparaître les «restes à recouvrer», en particulier les intérêts courus sur dépôts bancaires qui s'élèvent au 31 décembre 1992 à 15 000 ECU.

3.11. Le montant des droits constatés indiqué au tableau des recettes du compte de gestion du Centre au titre de la subvention des CE a été calculé à partir du total des engagements de dépenses, de manière à faire apparaître sous «montants à rembourser en 1993» le résultat de l'exercice soit 308 278 ECU. En fait le montant à rembourser correspond au solde de l'exercice, soit 556 815 ECU (sous réserve du point 4.3 ci-après), tel qu'il apparaît au bilan.

Subvention affectée

3.12. En mars 1992, le Conseil d'administration du Centre a décidé d'accepter une subvention de 370 000 FF (environ 53 200 ECU) du Conseil régional du Nord-Pas de Calais (France) comme contribution à l'organisation d'un séminaire international à Lille sur le thème du «Conseil aux créateurs d'entreprises et dirigeants de petites et moyennes entreprises». Dans le cadre des conventions conclues, un acompte de 50 % (soit 27 500 ECU) a été reçu par le Centre et reversé à l'organisateur du séminaire en septembre 1992.

3.13. L'encaissement et le paiement de cette somme par le Centre ont été enregistrés dans sa comptabilité générale sur un compte ouvert spécifiquement à cet effet, mais non dans les comptes budgétaires, de sorte qu'ils n'apparaissent pas au compte de gestion, ni en recettes, ni en dépenses. Bien qu'ayant reçu le visa du contrôleur financier, ces opérations ne sont pas conformes à l'article 4 du règlement financier qui prescrit «Aucune recette ni aucune dépense ne peuvent être effectuées autrement que par imputation à un article de l'état des recettes et des dépenses.» Il est souhaitable que le Centre établisse une procédure qui permette le respect du règlement sans ajouter trop de difficultés administratives.

4. OBSERVATIONS RELATIVES A LA COMPTABILITE GENERALE ET AU BILAN

Valeurs immobilisées

4.1. La comptabilité des immobilisations se base sur des données globales tirées du système informatisé de l'inventaire, et non sur l'enregistrement systématique de la valeur des acquisitions et retraits. Cette procédure ne garantit pas que la valeur comptable corresponde à l'existant réel. Ainsi à fin 1992 le montant des immobilisations (ainsi que des capitaux propres au passif du bilan) est sous-évalué d'au moins 21 500 ECU.

4.2. La Cour rappelle à nouveau la nécessité d'un inventaire comptable permanent (), permettant de réconcilier annuellement l'inventaire physique et la comptabilité.

Ecarts de conversion et solde de l'exercice

4.3. Le Centre a ouvert en 1992 un compte bancaire en ECU. La comptabilité étant tenue en DM, la baisse de l'ECU durant l'année a provoqué une différence importante en fin d'exercice entre les avoirs réels en ECU et leur contre-valeur en DM dans les livres. Cette différence a été portée à l'actif du bilan sous «Ecarts de conversion» pour un total de 99 640 ECU. Le Centre aurait dû ajuster les soldes comptables en DM au taux de conversion du 31 décembre 1992 et comptabiliser l'écart en différence de change. Cette opération aurait eu pour effet de réduire le solde de l'exercice, qui figure au compte de gestion et au bilan pour 556 815 ECU, à 457 175 ECU.

5. CONCLUSION

5.1. La mise en place par le Cedefop de procédures administratives conformes au règlement financier doit être poursuivie, notamment en ce qui concerne la séparation des fonctions d'ordonnateur et de comptable. La Cour invite à nouveau le Centre à mettre en place la comptabilité des droits constatés prescrite par le règlement financier, ainsi que le Centre s'y était engagé dans ses réponses au rapport de la Cour relatif à l'exercice 1991.

5.2. Les engagements tardifs ainsi que le niveau relativement élevé des reports de crédits et des annulations de crédits reportés indiquent que l'augmentation du budget (16 % en 1991 et 4 % en 1992) n'est pas facilement absorbée par le Centre.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 4 novembre 1993.

Par la Cour des comptes André J. MIDDELHOEK Président

() - Article 12 paragraphe 2 du règlement (CEE) n° 337/75 du Conseil du 10 février 1975, portant création du Cedefop, JO L 39 du 13.2.1975.

- Article 69 du règlement (CEE) n° 1416/76 du Conseil du 1er juin 1976, portant dispositions financières applicables au Cedefop, JO L 164 du 24.6.1976.

() Abrogé en 1977 et remplacé par le Règlement financier du 21 décembre 1977, JO L 356 du 31.12.1977, modifié en dernier lieu par le règlement (Euratom, CECA, CEE) n° 610/90 du Conseil du 13 mars 1990, JO L 70 du 16.3.1990.

() Propositions de règlements du Conseil présentées le 17.12.1990, JO C 23 du 31.1.1991.

() Avis de la Cour n° 3/91 et 4/91 du 11 avril 1991, JO C 152 du 10.6.1991.

() Avis du Parlement du 13 décembre 1991, JO C 13 du 20.1.1992.

() JO C 130 du 21.5.1992.

() - Règlement (CEE) n° 1946/93 du Conseil, du 30 juin 1993, modifiant le règlement (CEE) n° 337/75 portant création d'un Centre européen pour le développement de la formation professionnelle, JO L 181 du 23.7.1993.

- Règlement (CEE) n° 1948/93 du Conseil, du 30 juin 1993, modifiant le règlement (CEE) n° 1416/76 portant dispositions financières applicables au Centre européen pour le développement de la formation professionnelle, JO L 181 du 23.7.1993.

() Rapport annuel 1991 (points 2.1 et 2.2).

() Rapports annuels 1989 (point 2.5) et 1991 (Point 2.6).

() Rapports annuels 1989 (points 4.1 et 4.2), 1990 (point 3.8) et 1991 (point 3.7).

() Rapports annuels 1990 (point 3.7) et 1991 (point 2.3).

() Rapports annuels 1990 (point 4.3) et 1991 (point 4.2).

ANNEXE

>TABLE>

RÉPONSES DU CONSEIL D'ADMINISTRATION DU CENTRE AUX OBSERVATIONS DE LA COUR DES COMPTES SUR LES COMPTES ET LA GESTION DE L'EXERCICE 1992

(La numérotation suit celle du rapport de la Cour)

2.1. Comme le Centre l'a précisé dans ses réponses aux rapports de la Cour 1989 (point 2.3), 1990 (point 2.1) et 1991 (point 2.2), la séparation des fonctions de comptable et de régisseur d'avances exige un renforcement du personnel affecté à la comptabilité. Un nouvel emploi ayant été obtenu en 1993, la séparation est envisagée vers la fin de l'exercice.

3.2. Les virements de crédits à l'intérieur des chapitres ont baissé de 15,4 % en 1991 à 11,41 % en 1992 dans le chapitre 2 mais augmenté de 6,1 % à 9,94 % dans le chapitre 3.

3.3. Le virement d'un total d'ECU 9 000 de deux lignes différentes était dû à une interprétation erronée des dispositions en vigueur. Les dispositions nécessaires ont été prises pour en éviter une répétition.

3.6. Dans le Programme de travail 1992 figurait aussi une nouvelle édition du «Guide des systèmes de formation professionnelle dans la C.E.». Les travaux préparatoires ayant été achevés vers la fin de l'exercice, c'est seulement à ce moment que les crédits pour l'impression des documents purent être engagés.

3.7. Le chapitre 2 de l'état des dépenses et des recettes du Centre n'inclut aucune ligne budgétaire sur laquelle la dépense en question aurait pu être imputée. Cet aspect sera réglé dans le cadre de la révision de la nomenclature budgétaire en 1994, souhaitée par la Cour.

3.8. Sur demande de la Commission, le Centre mit un de ses agents à la disposition de la Commission au cours du dernier trimestre 1989. Il fut ensuite constaté que le détachement envisagé n'était pas compatible avec le régime applicable au personnel du Centre, et le détachement fut révoqué. Toutefois, vu l'importance des tâches à accomplir en Pologne, le Conseil d'administration décida, toujours sur demande de la Commission, d'envoyer l'agent en question en Pologne en mission de longue durée. Le Conseil d'administration et la Commission étaient d'avis que cette activité correspond à la mission du Centre «d'apporter son concours à la Commission».

3.9. Conformément aux observations de la Cour, le Centre a demandé à la Commission de lui verser les tranches de la subvention 1993 en fonction des besoins réels et de manière que les paiements puissent avoir lieu dans le délai fixé à l'article 26 des dispositions financières applicables au Centre.

3.10. Comme le Centre l'a précisé dans ses réponses aux rapports de la cour 1990 (point 3.7) et 1991 (point 2.3), l'émission de propositions et d'ordres de recouvrement était liée à la modification des logiciels de la comptabilité, prévue en 1992. Cette modification ayant été achevée, l'émission de propositions et d'ordres de recouvrement a lieu depuis début 1993.

3.11. Ce point est étroitement lié au point précédent.

3.12. 3.13. L'encaissement et le paiement de la subvention du Conseil régional Nord-Pas de Calais furent enregistrés dans la comptabilité générale et non pas dans les comptes budgétaires afin d'éviter une réduction correspondante de la subvention des C.E. En effet, l'autorité budgétaire avait recommandé à plusieurs reprises que le Centre s'efforce d'augmenter ses recettes de sources autres que la C.E. Toutefois, vu le bien-fondé de l'observation de la Cour, le Centre ne pourra qu'imputer, à l'avenir, toute recette du type en question sur une ligne budgétaire.

4.1 4.2. La modification des logiciels de la comptabi- lité, introduite au cours du premier trimestre 1993, correspond au souhait de la Cour.

4.3. La correction de l'imputation d'ECU 99 640 sera faite dans le bilan 1993.

5.1. Le Centre réitère sa position de 1989, 1990 et 1991 et constate que, les conditions préalables ayant été remplies, la séparation de fonctions souhaitée par la Cour sera effectuée vers la fin de l'exercice 1993.

5.2. La création d'un poste d'assistant administratif de la direction pour l'exécution budgétaire du Programme de travail vise, en particulier, à assurer une répartition plus équilibrée des dépenses opérationnelles au cours de l'exercice.