ANNEXE

Le manuel Sirene et autres mesures d'application pour le système d'information Schengen de deuxième génération (SIS II)

TABLE DES MATIÈRES

INTRODUCTION 13

1. LES BUREAUX SIRENE ET LES INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES 15

1.1. Le bureau Sirene 15

1.2. Manuel Sirene 15

1.3. Appendices du manuel Sirene 15

1.4. Catalogue de recommandations pour l'application correcte de l'acquis de Schengen et meilleures pratiques (système d'information Schengen) 16

1.5. Le rôle des bureaux Sirene dans la coopération policière au sein de l'Union européenne 16

1.5.1. Transfert de données du SIS II et d'informations supplémentaires à des pays tiers ou à des organisations internationales 16

1.6. Relations entre les bureaux Sirene et Europol 16

1.7. Relations entre les bureaux Sirene et Eurojust 16

1.8. Relations entre les bureaux Sirene et Interpol 16

1.8.1. Priorité des signalements SIS II sur les signalements Interpol 17

1.8.2. Choix du canal de communication 17

1.8.3. Utilisation et diffusion des signalements Interpol dans les États Schengen 17

1.8.4. Réponse positive et effacement d'un signalement 17

1.8.5. Amélioration de la coopération entre les bureaux Sirene et les BCN Interpol 17

1.9. Normes 17

1.9.1. Disponibilité 17

1.9.2. Continuité 17

1.9.3. Confidentialité 17

1.9.4. Accessibilité 17

1.10. Communication 18

1.10.1. Langue de communication 18

1.10.2. Échange de données entre les bureaux Sirene 18

1.10.3. Réseau, messages et boîtes à lettres électroniques 18

1.10.4. Communication dans des circonstances exceptionnelles 18

1.11. Carnet d'adresses Sirene 19

1.12. Système de gestion des flux Sirene 19

1.13. Délais de réponse 19

1.13.1. Indication d'une urgence dans les formulaires Sirene, y compris la communication urgente d'une réponse positive 19

1.14. Règles de translittération/transcription 19

1.15. Qualité des données 19

1.16. Archivage 20

1.17. Personnel 20

1.17.1. Responsables des bureaux Sirene 20

1.17.2. Personne de contact Sirene (SIRCoP) 20

1.17.3. Connaissances 21

1.17.4. Formation 21

1.17.5. Échange de personnel 21

2. PROCÉDURES GÉNÉRALES 22

2.1. Définitions 22

2.2. Signalements multiples (article 34, paragraphe 6, du règlement SIS II et article 49, paragraphe 6, de la décision SIS II) 22

2.2.1. Compatibilité des signalements 22

2.2.2. Ordre de priorité des signalements 24

2.2.3. Vérification de l'incompatibilité et introduction de signalements multiples 24

2.2.4. Situation particulière du Royaume-Uni et de l'Irlande 26

2.3. Échange d'informations en cas de réponse positive 27

2.4. En cas d'impossibilité d'exécuter la conduite à tenir afférente à un signalement à la suite d'une réponse positive (article 48 de la décision SIS II et article 33 du règlement SIS II) 27

2.5. Procédure de communication des concordances d'empreintes digitales lors du chargement initial d'empreintes digitales ou lors de recherches effectuées à l'aide d'empreintes digitales 28

2.6. Traitement des données à des fins autres que celles de leur introduction dans le SIS II (article 46, paragraphe 5, de la décision SIS II) 28

2.7. Apposition d'un indicateur de validité 29

2.7.1. Introduction 29

2.7.2. La consultation des États membres en vue de l'apposition d'un indicateur de validité 29

2.7.3. La demande de suppression d'un indicateur de validité 29

2.8. En cas de données entachées d'erreur de droit ou de fait (article 34 du règlement SIS II et article 49 de la décision SIS II) 30

2.9. Droit d'accès et de rectification sur les données (article 41 du règlement SIS II et article 58 de la décision SIS II) 30

2.9.1. Demande d'accès ou de rectification 30

2.9.2. Échange d'informations concernant les demandes d'accès aux signalements émanant d'autres États membres 30

2.9.3. Échange d'informations concernant les demandes de rectification ou de suppression de données introduites par d'autres États membres 31

2.10. Suppression lorsque les conditions ne sont plus réunies pour maintenir le signalement 31

2.11. Introduction des noms propres 31

2.12. Différentes catégories d'identité 31

2.12.1. Usurpation d'identité (article 36 du règlement SIS II et article 51 de la décision SIS II) 32

2.12.2. Introduction d'un alias 32

2.12.3. Autres informations utilisées pour établir l'identité d'une personne 33

2.13. Échange d'informations en cas de signalements mis en relation 33

2.13.1. Modalités opérationnelles 33

2.14. Format et qualité des données biométriques dans le SIS II 33

2.14.1. Utilisation ultérieure des données échangées, archivage inclus 34

2.14.2. Échanges d'empreintes digitales et de photographies 34

2.14.3. Exigences techniques 34

2.14.4. Format et qualité des données biométriques 34

2.15. Types particuliers de recherche 34

2.15.1. Recherche ciblée géographiquement 34

2.15.2. Recherche avec la participation d'unités de police spéciales effectuant des recherches ciblées (FAST) 35

3. SIGNALEMENTS EN VUE D'UNE ARRESTATION AUX FINS DE REMISE OU D'EXTRADITION (ARTICLE 26 DE LA DÉCISION SIS II) 35

3.1. Introduction d'un signalement 35

3.2. Signalements multiples 36

3.3. Usurpation d'identité 36

3.4. Introduction d'un alias 36

3.5. Envoi d'informations supplémentaires aux États membres 36

3.5.1. Envoi d'informations supplémentaires concernant une arrestation provisoire 36

3.6. Apposition d'un indicateur de validité 37

3.6.1. Demande systématique d'apposition d'un indicateur de validité dans les signalements de personnes recherchées pour l'arrestation aux fins d'extradition lorsque la décision-cadre 2002/584/JAI ( 1 ) ne s'applique pas 37

3.7. Mesures prises par les bureaux Sirene à la réception d'un signalement en vue d'une arrestation 37

3.8. Échange d'informations en cas de réponse positive 37

3.9. Échange d'informations supplémentaires au sujet de la remise ou de l'extradition 38

3.10. Échange d'informations supplémentaires au sujet d'un transit par un autre État membre 38

3.11. Effacement des signalements lors de la remise ou de l'extradition 38

4. SIGNALEMENTS AUX FINS DE NON-ADMISSION OU D'INTERDICTION DE SÉJOUR (ARTICLE 24 DU RÈGLEMENT SIS II) 38

4.1. Introduction d'un signalement 39

4.2. Signalements multiples 39

4.3. Usurpation d'identité 39

4.4. Introduction d'un alias 39

4.5. Échange d'informations lors de la délivrance de titres de séjour ou de visas 39

4.5.1. Procédures spéciales prévues à l'article 25 de la convention de Schengen 40

4.5.2. Procédures spéciales prévues à l'article 5, paragraphe 4, points a) et c), du code frontières Schengen 40

4.6. Règles communes concernant les procédures visées au point 4.5 41

4.7. Échange d'informations à la suite d'une réponse positive et en cas de non-admission ou d'éloignement de l'espace Schengen 41

4.8. Échange d'informations à la suite d'une réponse positive concernant un ressortissant de pays tiers jouissant du droit à la libre circulation 42

4.9. Échange d'informations si, en l'absence de réponse positive, un État membre découvre qu'il existe un signalement aux fins de non-admission concernant un ressortissant de pays tiers bénéficiant du droit à la libre circulation 43

4.10. Effacement des signalements aux fins de non-admission ou d'interdiction de séjour 43

5. SIGNALEMENTS CONCERNANT DES PERSONNES DISPARUES (ARTICLE 32 DE LA DÉCISION SIS II) 43

5.1. Signalements multiples 43

5.2. Usurpation d'identité 43

5.3. Introduction d'un alias 43

5.4. Apposition d'un indicateur de validité 44

5.5. Communication d'une description des mineurs portés disparus et autres personnes en danger 44

5.6. Échange d'informations en cas de réponse positive 45

5.7. Effacement des signalements concernant des personnes disparues 45

5.7.1. Mineurs 45

5.7.2. Adultes à l'égard desquels aucune mesure de protection n'est demandée 45

5.7.3. Adultes à l'égard desquels des mesures de protection sont demandées 45

6. SIGNALEMENTS CONCERNANT DES PERSONNES RECHERCHÉES DANS LE CADRE D'UNE PROCÉDURE JUDICIAIRE (ARTICLE 34 DE LA DÉCISION SIS II) 46

6.1. Signalements multiples 46

6.2. Usurpation d'identité 46

6.3. Introduction d'un alias 46

6.4. Échange d'informations en cas de réponse positive 46

6.5. Effacement des signalements concernant des personnes recherchées dans le cadre d'une procédure judiciaire 46

7. SIGNALEMENTS AUX FINS DE CONTRÔLE DISCRET OU DE CONTRÔLE SPÉCIFIQUE (ARTICLE 36 DE LA DÉCISION SIS II) 46

7.1. Signalements multiples 46

7.2. Usurpation d'identité 47

7.3. Introduction d'un alias 47

7.4. Information des autres États membres en cas d'émission de signalements 47

7.5. Remplir le champ “type d'infraction” lors de l'émission de signalements 47

7.6. Apposition d'un indicateur de validité 47

7.7. Échange d'informations en cas de réponse positive 47

7.8. Effacement des signalements aux fins de contrôle discret ou de contrôle spécifique 48

7.9. Systèmes de reconnaissance automatique des plaques minéralogiques (ANPR) 48

8. SIGNALEMENTS D'OBJETS AUX FINS DE SAISIE OU DE PREUVE (ARTICLE 38 DE LA DÉCISION SIS II) 48

8.1. Signalements multiples 48

8.2. Signalements de véhicules 48

8.2.1. Vérification de l'existence de signalements multiples concernant un véhicule 48

8.2.2. Jumeaux VIN 49

8.3. Échange d'informations en cas de réponse positive 49

8.4. Effacement des signalements concernant des objets recherchés aux fins de saisie ou de preuve dans une procédure pénale 50

9. SYSTÈMES DE RECONNAISSANCE AUTOMATIQUE DES PLAQUES MINÉRALOGIQUES (ANPR) 50

10. STATISTIQUES 51

INTRODUCTION

L'espace Schengen

Le 14 juin 1985, les gouvernements du Royaume de Belgique, de la République fédérale d'Allemagne, de la République française, du Grand-Duché de Luxembourg et du Royaume des Pays-Bas signaient à Schengen, petite ville du Luxembourg, un accord en vue de permettre “le libre franchissement des frontières intérieures par tous les ressortissants des États membres et […] la libre circulation des marchandises et des services”.

Ces cinq pays fondateurs ont ensuite signé la convention d'application de l'accord de Schengen (2) le 19 juin 1990, et ont plus tard été rejoints par la République italienne, le 27 novembre 1990, le Royaume d'Espagne et la République portugaise, le 25 juin 1991, la République hellénique, le 6 novembre 1992, la République d'Autriche, le 28 avril 1995, et le Royaume de Danemark, le Royaume de Suède et la République de Finlande, le 19 décembre 1996.

Par la suite, à partir du 26 mars 1995, l'acquis de Schengen a été pleinement appliqué en Belgique, en Allemagne, en France, au Luxembourg, aux Pays-Bas, en Espagne et au Portugal (3); à partir du 31 mars 1998 en Autriche et en Italie (4); à partir du 26 mars 2000 en Grèce (5); et, enfin, à partir du 25 mars 2001, l'acquis de Schengen est devenu pleinement applicable en Norvège, en Islande, en Suède, au Danemark et en Finlande (6).

Le Royaume-Uni et l'Irlande ne participent qu'à certaines dispositions de l'acquis de Schengen, conformément aux décisions 2000/365/CE et 2002/192/CE, respectivement.

Dans le cas du Royaume-Uni, les dispositions auxquelles il souhaitait participer (à l'exception du SIS) sont applicables depuis le 1er janvier 2005 (7).

L'acquis de Schengen a été intégré au cadre juridique de l'Union européenne par les protocoles annexés au traité d'Amsterdam (8) en 1999. Une décision du Conseil a été adoptée le 12 mai 1999 en vue de déterminer, conformément aux dispositions pertinentes du traité instituant la Communauté européenne et du traité sur l'Union européenne, la base juridique de chacune des dispositions ou décisions qui constituent l'acquis.

Depuis le 1er mai 2004, l'acquis de Schengen tel qu'intégré dans le cadre de l'Union européenne par le protocole annexé au traité sur l'Union européenne et au traité instituant la Communauté européenne (ci-après le “protocole Schengen”) et les actes fondés sur l'acquis de Schengen ou qui s'y rapportent lient la République tchèque, la République d'Estonie, la République de Lettonie, la République de Lituanie, la Hongrie, la République de Malte, la République de Pologne, la République de Slovénie et la République slovaque. Ces États membres sont devenus membres à part entière de l'espace Schengen le 21 décembre 2007.

Chypre est un État signataire de la convention d'application de l'accord de Schengen mais bénéficie d'une dérogation en vertu de l'acte d'adhésion de 2003.

La République de Bulgarie et la Roumanie ont adhéré à l'Union européenne le 1er janvier 2007. Depuis cette date, l'acquis de Schengen et les actes fondés sur celui-ci ou qui s'y rapportent lient ces deux États, sous réserve de la dérogation prévue dans l'acte de 2005 relatif à leur adhésion.

La Croatie a adhéré à l'Union européenne le 1er juillet 2013. Elle applique l'acquis de Schengen sous réserve de la dérogation prévue dans l'acte de 2011 relatif à son adhésion.

Certaines dispositions de l'acquis de Schengen sont applicables dès l'adhésion de nouveaux États membres à l'Union. D'autres ne s'appliqueront à ces États qu'à la suite d'une décision du Conseil adoptée à cet effet. Enfin, le Conseil arrête une décision sur la levée des vérifications aux frontières, après avoir vérifié que les conditions nécessaires à l'application de toutes les parties de l'acquis concernées sont remplies dans l'État en question, conformément aux procédures d'évaluation de Schengen applicables, et après consultation du Parlement européen.

Certains autres pays européens ont rejoint l'espace Schengen. Le Royaume de Norvège et la République d'Islande ont également conclu un accord d'association avec les États membres, le 18 mai 1999 (9), en vue d'être associés à la convention de Schengen.

En 2004, la Confédération suisse a signé un accord avec l'Union européenne et la Communauté européenne sur son association à la mise en œuvre, à l'application et au développement de l'acquis de Schengen (10), en vertu duquel elle est devenue membre de l'espace Schengen le 12 décembre 2008.

En vertu du protocole entre l'Union européenne, la Communauté européenne, la Confédération suisse et la Principauté de Liechtenstein sur l'adhésion de la Principauté de Liechtenstein à l'accord entre l'Union européenne, la Communauté européenne et la Confédération suisse sur l'association de la Confédération suisse à la mise en œuvre, à l'application et au développement de l'acquis de Schengen (11), signé en 2008, la Principauté de Liechtenstein est devenue membre de l'espace Schengen le 19 décembre 2011.

Le système d'information Schengen de deuxième génération (SIS II)

Le SIS II, institué par le règlement (CE) no 1987/2006 (le “règlement SIS II”) et la décision 2007/533/JAI (la “décision SIS II”) (ci-après conjointement dénommés les “instruments juridiques relatifs au SIS II”) ainsi que par le règlement (CE) no 1986/2006 du Parlement européen et du Conseil (12), est un système d'information commun permettant aux autorités compétentes des États membres de coopérer en échangeant des informations. Il constitue un outil essentiel pour l'application des dispositions de l'acquis de Schengen intégré dans le cadre de l'Union européenne. Ces instruments sont entrés en vigueur le 9 avril 2013 et ont abrogé le titre IV de la convention d'application de l'accord de Schengen. Le SIS II remplace le système d'information Schengen de première génération qui a commencé à fonctionner en 1995 et a été prolongé en 2005 et 2007.

Ainsi que l'énonce l'article 1er des instruments juridiques relatifs au SIS II, le SIS II a pour objet “d'assurer un niveau élevé de sécurité dans l'espace de liberté, de sécurité et de justice de l'Union européenne, y compris la préservation de la sécurité publique et de l'ordre public et la sauvegarde de la sécurité sur les territoires des États membres, ainsi que d'appliquer les dispositions du titre IV de la troisième partie du traité CE [désormais titre V de la troisième partie du traité sur le fonctionnement de l'Union européenne] relatives à la libre circulation des personnes sur les territoires des États membres, à l'aide des informations transmises par ce système”.

En application des instruments juridiques relatifs au SIS II, le SIS II fournit, grâce à une procédure d'interrogation automatisée, des signalements de personnes et d'objets aux autorités suivantes:

a) les autorités chargées des contrôles aux frontières, conformément au règlement (UE) 2016/399 du Parlement européen et du Conseil (13);

b) les autorités chargées des autres vérifications de police et de douanes exercées à l'intérieur du pays, ainsi que de la coordination de celles-ci;

c) les autorités judiciaires nationales et leurs autorités de coordination;

d) les autorités chargées de la délivrance des visas, les autorités centrales chargées de l'examen des demandes de visa, ainsi que les autorités chargées de la délivrance des titres de séjour et de la mise en œuvre de la législation relative aux ressortissants de pays tiers dans le cadre de l'application des dispositions du droit de l'Union relatif à la circulation des personnes;

e) les autorités chargées de l'immatriculation des véhicules [conformément au règlement (CE) no 1986/2006].

En vertu de la décision SIS II, Europol et Eurojust ont également accès à certaines catégories de signalements.

Le SIS II est composé des éléments suivants:

1) un système central (le “SIS II central”) comprenant: a) une fonction de support technique (le “CS-SIS”) contenant une base de données (la “base de données du SIS II”); b) une interface nationale uniforme (le “NI-SIS”);

2) un système national (le “N.SIS II”) dans chaque État membre, constitué des systèmes de données nationaux reliés au SIS II central. Un N.SIS II peut contenir un fichier de données (une “copie nationale”) comprenant une copie complète ou partielle de la base de données du SIS II;

3) une infrastructure de communication entre le CS-SIS et les NI-SIS qui assure des communications par réseau virtuel et crypté, affecté aux données du SIS II et aux échanges de données entre les bureaux Sirene, définis ci-après.

1. LES BUREAUX SIRENE ET LES INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES

1.1. Le bureau Sirene

Le SIS II ne contient que les informations indispensables (les données de signalement) permettant l'identification d'une personne ou d'un objet et l'adoption des mesures nécessaires. En outre, conformément aux instruments juridiques relatifs au SIS II, les États membres échangent les informations supplémentaires en rapport avec le signalement qui sont indispensables à la mise en œuvre de certaines dispositions prévues par les instruments juridiques relatifs au SIS II et celles nécessaires au bon fonctionnement du SIS, de manière bi- ou multilatérale.

La structure créée pour échanger ces informations supplémentaires a été baptisée “Sirene”, sigle déduit de la définition donnée en anglais: Supplementary Information Request at the National Entries (en français: supplément d'information requis à l'entrée nationale).

Chaque État membre met en place un “bureau Sirene” national, conformément à l'article 7, paragraphe 2, commun aux instruments juridiques relatifs au SIS II. Pleinement opérationnel 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, ce bureau sert de point de contact unique aux États membres pour l'échange des informations supplémentaires concernant l'introduction de signalements et pour permettre d'adopter des mesures appropriées lorsque des personnes et des objets ont été enregistrés dans le SIS II et sont trouvés à la suite d'une réponse positive. La principale mission des bureaux Sirene consiste à (14) assurer l'échange de toutes les informations supplémentaires conformément aux prescriptions du manuel Sirene, comme le prévoit l'article 8 commun des instruments juridiques relatifs au SIS II, dans les cas suivants:

a) afin de permettre aux États membres de se consulter ou de s'informer mutuellement lors de l'introduction d'un signalement (par exemple un signalement en vue d'une arrestation);

b) à la suite d'une réponse positive, afin que la conduite à tenir demandée puisse être exécutée (par exemple découverte d'un signalement);

c) en cas d'impossibilité d'exécuter la conduite à tenir demandée (par exemple l'apposition d'un indicateur de validité);

d) en ce qui concerne la qualité des données du SIS II (par exemple lorsque des données ont été stockées illégalement ou sont entachées d'une erreur de fait), y compris la validation des signalements sortants et la vérification des signalements entrants, si la législation nationale le prévoit;

e) en ce qui concerne la compatibilité et la priorité des signalements (par exemple lors de la vérification de l'existence de signalements multiples);

f) en ce qui concerne l'exercice des droits des personnes concernées, notamment le droit d'accès aux données. Les États membres sont encouragés à organiser de façon structurée tous les organismes nationaux chargés de la coopération policière internationale, y compris les bureaux Sirene, de manière à éviter tout conflit de compétences ou toute duplication du travail.

1.2. Manuel Sirene

Le manuel Sirene est un ensemble d'instructions qui décrit en détail les règles et les procédures régissant l'échange bilatéral ou multilatéral des informations supplémentaires.

1.3. Appendices du manuel Sirene

Certaines règles de nature technique ayant une incidence directe sur le travail des utilisateurs dans les États membres, notamment les bureaux Sirene, il est opportun de les intégrer dans le manuel Sirene. Les appendices du manuel établissent donc, entre autres, les règles de translittération, les tables de codes, les formulaires de communication d'informations supplémentaires et d'autres mesures d'application techniques destinées au traitement des données.

1.4. Catalogue de recommandations pour l'application correcte de l'acquis de Schengen et meilleures pratiques (système d'information Schengen)

Le catalogue formule des recommandations non contraignantes et décrit les meilleures pratiques à l'intention des États membres, compte tenu de l'expérience acquise. Il fait également office d'outil de référence pour évaluer la bonne mise en œuvre des instruments juridiques relatifs au SIS II. Ses recommandations devraient par conséquent être suivies dans toute la mesure du possible.

1.5. Le rôle des bureaux Sirene dans la coopération policière au sein de l'Union européenne

L'échange d'informations supplémentaires n'affecte pas les missions confiées aux bureaux Sirene dans le domaine de la coopération policière internationale par le droit national mettant en œuvre d'autres instruments juridiques de l'Union européenne.

Des missions supplémentaires peuvent être confiées aux bureaux Sirene, notamment par le droit national mettant en œuvre la décision-cadre 2006/960/JAI, les articles 39 et 46 de la convention de Schengen, dans la mesure où ils ne sont pas remplacés par la décision-cadre 2006/960/JAI, les articles 40 et 41 de la convention de Schengen, ou si les informations relèvent de l'entraide judiciaire.

Si un bureau Sirene reçoit, de la part d'un autre bureau Sirene, une demande ne relevant pas de sa compétence dans le cadre du droit national, il convient qu'il la transmette immédiatement à l'autorité compétente et informe le bureau Sirene demandeur de cette transmission. Si nécessaire, il assiste le bureau Sirene demandeur afin de faciliter la communication.

1.5.1. Transfert de données du SIS II et d'informations supplémentaires à des pays tiers ou à des organisations internationales

Conformément à l'article 39 du règlement SIS II et à l'article 54 de la décision SIS II, les données traitées dans le SIS II en application de ces deux instruments juridiques ne sont pas transférées à des pays tiers ou à des organisations internationales ni mises à leur disposition. Cette interdiction s'applique au transfert d'informations supplémentaires à des pays tiers ou à des organisations internationales. L'article 55 de la décision SIS II prévoit une dérogation à cette règle générale pour l'échange avec Interpol de données concernant les passeports volés, détournés, égarés ou invalidés, dérogation soumise aux conditions fixées dans cet article.

1.6. Relations entre les bureaux Sirene et Europol

Europol a le droit d'accéder aux données introduites dans le SIS II conformément aux articles 26, 36 et 38 de la décision SIS II, et de les consulter directement. Il peut demander d'autres informations aux États membres concernés, conformément aux dispositions de la décision Europol (15). Dans le respect de la législation nationale, il est vivement recommandé d'instaurer une coopération avec l'unité nationale Europol (UNE) pour garantir que le bureau Sirene sera informé de tout échange d'informations supplémentaires entre Europol et l'UNE concernant les signalements introduits dans le SIS II. Dans des cas exceptionnels, lorsque la communication au niveau national concernant les signalements introduits dans le SIS II passe par l'UNE, il convient que toutes les parties à la communication, notamment le bureau Sirene, soient informées de ce fait pour éviter toute confusion.

1.7. Relations entre les bureaux Sirene et Eurojust

Les membres nationaux d'Eurojust et leurs assistants ont le droit d'accéder aux données introduites dans le SIS II conformément aux articles 26, 32, 34 et 38 de la décision SIS II, et de les consulter directement. Dans le respect de la législation nationale, il conviendrait d'instaurer une coopération avec eux pour assurer le bon échange des informations en cas de réponse positive. En particulier, le bureau Sirene devrait servir de point de contact aux membres nationaux d'Eurojust et à leurs assistants pour les informations supplémentaires concernant les signalements du SIS II.

1.8. Relations entre les bureaux Sirene et Interpol (16)

Le SIS II n'a pas pour vocation de supplanter Interpol ni de reproduire son rôle. Si certaines missions se recoupent, les principes d'action et de coopération entre les États membres dans le cadre de Schengen diffèrent sensiblement de ceux d'Interpol. Des règles de collaboration entre les bureaux Sirene et les BCN (bureaux centraux nationaux) doivent dès lors être établies au niveau national.

Les principes suivants s'appliquent:

1.8.1. Priorité des signalements SIS II sur les signalements Interpol

En cas de signalements effectués par des États membres, les signalements dans le SIS II et l'échange des informations les concernant ont toujours la priorité sur les signalements et l'échange d'informations par l'intermédiaire d'Interpol. Cette disposition est particulièrement importante en cas de conflit de signalements.

1.8.2. Choix du canal de communication

Le principe de la priorité des signalements Schengen sur ceux effectués auprès d'Interpol par des États membres doit être respecté, notamment par les BCN des États membres. Une fois le signalement créé dans le SIS II, toutes les communications liées à celui-ci, à sa finalité et à l'exécution de la conduite à tenir sont assurées par les bureaux Sirene. Si un État membre souhaite changer de canal de communication, il devra préalablement consulter les autres parties. Un tel changement n'est possible que dans des cas particuliers.

1.8.3. Utilisation et diffusion des signalements Interpol dans les États Schengen

Les signalements SIS II étant prioritaires sur ceux d'Interpol, l'utilisation des signalements d'Interpol sera limitée à des cas exceptionnels (à savoir lorsqu'il s'agit de signalements dont l'introduction dans le SIS II n'est prévue ni dans les instruments juridiques relatifs au SIS II ni du point de vue technique ou lorsque toutes les informations nécessaires à la création d'un signalement SIS II ne sont pas disponibles). Il convient d'éviter les signalements parallèles dans le SIS II et par l'intermédiaire d'Interpol dans l'espace Schengen. Les signalements diffusés par le canal Interpol qui couvrent également l'espace Schengen ou des parties de celui-ci doivent mentionner le texte suivant: “à l'exception des États Schengen”.

1.8.4. Réponse positive et effacement d'un signalement

En vue de permettre à chaque bureau Sirene de jouer son rôle de coordonnateur de l'assurance qualité des informations introduites dans le SIS II, les États membres veillent à ce que les bureaux Sirene et les BCN s'informent mutuellement des réponses positives et des suppressions de signalements.

1.8.5. Amélioration de la coopération entre les bureaux Sirene et les BCN Interpol

Dans le respect du droit national, chaque État membre prend les mesures adéquates pour garantir un échange effectif d'informations au niveau national entre le bureau Sirene et les BCN.

1.9. Normes

La coopération par l'intermédiaire des bureaux Sirene repose sur les principes suivants:

1.9.1. Disponibilité

Un bureau Sirene doit être totalement opérationnel 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, afin d'être en mesure de répondre dans le délai imparti, comme exigé au point 1.13. La mise à disposition d'analyses techniques et juridiques, d'une assistance et de solutions sera également assurée 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

1.9.2. Continuité

Chaque bureau Sirene met en place une structure interne garantissant la continuité de la gestion, du personnel et de l'infrastructure technique.

1.9.3. Confidentialité

Conformément à l'article 11 commun des instruments juridiques relatifs au SIS II, les règles nationales relatives au secret professionnel ou à toute obligation de confidentialité équivalente s'appliquent à tout le personnel Sirene. Cette obligation demeure en vigueur lorsque ces membres du personnel ont cessé leurs fonctions ou quitté leur emploi.

1.9.4. Accessibilité

Pour pouvoir remplir l'obligation de fournir des informations supplémentaires, le personnel Sirene doit avoir un accès direct ou indirect à toutes les informations nationales pertinentes et à l'avis d'experts.

1.10. Communication

1.10.1. Langue de communication

Pour une efficacité maximale des communications bilatérales entre les bureaux Sirene, il y a lieu d'utiliser une langue connue des deux parties.

1.10.2. Échange de données entre les bureaux Sirene

Les spécifications techniques relatives aux échanges d'informations entre bureaux Sirene figurent dans le document intitulé “Échange de données entre les bureaux Sirene”. Ces instructions doivent être respectées.

1.10.3. Réseau, messages et boîtes à lettres électroniques

Les bureaux Sirene communiquent par un réseau virtuel crypté consacré exclusivement aux données du SIS II et à l'échange d'informations supplémentaires entre les bureaux Sirene, comme indiqué à l'article 4, paragraphe 1, point c), et à l'article 8, paragraphe 1, communs aux instruments juridiques relatifs au SIS II. Un autre moyen de communication, suffisamment sécurisé et approprié, ne peut être utilisé que si ce canal est indisponible. La faculté de choisir le canal de communication implique qu'il sera déterminé au cas par cas, en fonction des possibilités techniques et des exigences en termes de sécurité et de qualité auxquelles doit répondre la communication.

On distingue deux catégories de messages écrits: les textes libres et les formulaires standard. L'appendice 3 décrit les formulaires que doivent échanger les bureaux Sirene et donne des indications quant au contenu escompté des champs prévus, tout en précisant s'ils sont obligatoires ou non.

Le réseau susmentionné comprendra quatre boîtes à lettres électroniques pour l'échange de messages sous forme de textes libres et l'échange de formulaires Sirene.

Boîte mail Adresse électronique Objectif Boîte mail opérationnelle oper@xx.sirenemail2.eu Utilisée pour l'échange de formulaires et de pièces jointes entre les bureaux Sirene Boîte mail technique tech@xx.sirenemail2.eu Utilisée pour l'échange de courriers électroniques entre les personnels d'appui technique des bureaux Sirene Boîte du responsable du bureau Sirene director@xx.sirenemail2.eu Utilisée pour l'échange de courriers électroniques entre les responsables des bureaux Sirene Adresse électronique message@xx.sirenemail2.eu Utilisée pour l'échange de messages sous forme de textes libres entre les bureaux Sirene

Il existe un second domaine (17) (testxx.sirenemail2.eu) destiné aux essais, dans lequel les boîtes à lettres électroniques mentionnées dans le tableau ci-dessus peuvent être reproduites à des fins de test, sans affecter l'environnement réel d'échange de messages et de gestion des flux.

Les modalités d'utilisation des boîtes à lettres électroniques Sirene et de transmission des formulaires Sirene figurant dans le document intitulé “Échange de données entre les bureaux Sirene” sont applicables.

Le système de gestion des flux Sirene (voir le point 1.12) surveille la boîte opérationnelle et la boîte pour les courriers électroniques sous forme de textes libres (“oper” et “message”) afin de repérer l'arrivée de formulaires, de courriers électroniques connexes et de pièces jointes. Les messages urgents doivent être adressés uniquement à la boîte mail opérationnelle.

1.10.4. Communication dans des circonstances exceptionnelles

Lorsque les canaux de communication normaux sont indisponibles et que des formulaires standard doivent être envoyés par télécopieur, par exemple, la procédure applicable est celle qui est décrite dans le document intitulé “Échange de données entre les bureaux Sirene”.

1.11. Carnet d'adresses Sirene

Les coordonnées des bureaux Sirene et les informations utiles à la communication et à la coopération entre ceux-ci sont consignées dans le carnet d'adresses Sirene. La Commission actualisera le carnet d'adresses Sirene. La Commission publie au moins deux fois par an le carnet d'adresses actualisé. Chaque bureau Sirene doit veiller à ce que:

a) les données figurant dans le carnet d'adresses ne soient pas divulguées à des tiers;

b) le personnel des bureaux Sirene ait connaissance du carnet d'adresses et l'utilise;

c) toute modification des données figurant dans le carnet d'adresses soit communiquée sans délai à la Commission.

1.12. Système de gestion des flux Sirene

La gestion de la charge de travail des bureaux Sirene peut être assurée avec la meilleure efficacité en dotant chaque bureau d'un système de gestion informatisé (dispositif de gestion des flux) afin d'automatiser une bonne partie de la gestion des flux quotidiens.

Le bureau Sirene peut être équipé d'un ordinateur et d'une base de données de secours assurant la gestion de ses flux, installés sur un site secondaire, pour les cas d'urgence majeure au bureau Sirene. Ce dispositif de secours doit être suffisant pour assurer l'alimentation électrique et les télécommunications.

Une assistance informatique adaptée doit être offerte pour garantir la meilleure disponibilité possible du système de gestion des flux Sirene.

1.13. Délais de réponse

Le bureau Sirene répond dans les plus brefs délais à toute demande d'information relative aux procédures concernant les signalements, les concordances et les réponses positives, transmise par un autre État membre par l'intermédiaire de son bureau Sirene. Dans tous les cas, une réponse est fournie dans les douze heures. (Voir également le point 1.13.1 concernant l'indication d'une urgence dans les formulaires Sirene.)

L'ordre des priorités dans le travail quotidien est déterminé en fonction de la catégorie du signalement et de l'importance de l'affaire.

1.13.1. Indication d'une urgence dans les formulaires Sirene, y compris la communication urgente d'une réponse positive

Les formulaires Sirene qui doivent être traités prioritairement par le bureau Sirene requis peuvent porter la mention “URGENT”, dans le champ 311 (“Avis important”), suivie du motif de l'urgence. Le motif de l'urgence doit être expliqué dans les cases correspondantes des formulaires Sirene. Le recours à une communication ou notification téléphonique est aussi possible lorsqu'une réponse urgente s'impose.

Si les circonstances entourant une réponse positive relative à un signalement l'exigent, par exemple dans un cas revêtant une véritable urgence ou une importance notable, le bureau Sirene de l'État membre ayant découvert la correspondance informe par téléphone le bureau Sirene de l'État membre signalant de la réponse positive, après avoir envoyé un formulaire G.

1.14. Règles de translittération/transcription

Les règles de translittération et de transcription et les définitions y afférentes figurent à l'appendice 1. Il y a lieu de s'y conformer dans les communications entre bureaux Sirene (voir également le point 2.11 relatif à la saisie des noms propres).

1.15. Qualité des données

Conformément à l'article 7, paragraphe 2, des instruments juridiques relatifs au SIS II, les bureaux Sirene coordonnent la vérification de la qualité des informations introduites dans le SIS II. Ces bureaux devraient disposer des compétences nécessaires au niveau national pour remplir cette fonction. Il conviendrait dès lors de mettre en place un contrôle national approprié de la qualité des données, notamment une vérification du rapport signalements/réponses positives et du contenu des données.

En vue de permettre à chaque bureau Sirene de jouer son rôle de coordonnateur de l'assurance qualité des données, l'assistance informatique nécessaire et les droits d'accès aux systèmes doivent être disponibles.

Des normes nationales régissant la formation des utilisateurs aux principes et pratiques de la qualité des données doivent être établies en collaboration avec le bureau Sirene national.

Les États membres peuvent appeler le personnel des bureaux Sirene à participer à la formation de toutes les autorités introduisant des signalements, en mettant l'accent sur la qualité des données et sur l'optimisation de l'utilisation du SIS II.

Pour ce qui est des empreintes digitales chargées dans le SIS II, la responsabilité principale de la qualité des données incombe aux bureaux des empreintes digitales compétents au niveau national. Les bureaux Sirene, en tant que coordonnateurs chargés de la vérification de la qualité des données, ont pour rôle d'assurer la liaison avec les bureaux des empreintes digitales notamment en ce qui concerne les problèmes recensés quant à la qualité des empreintes digitales chargées.

Afin que les données introduites dans le SIS II soient actualisées et mises en conformité avec les résultats des concordances SIS-AFIS, le bureau Sirene prend les mesures nécessaires pour garantir l'actualisation rapide des données alphanumériques qui figurent dans les signalements; soit en procédant lui-même à l'actualisation, soit en entrant en contact avec l'autorité compétente qui a créé le signalement. Sont visées des activités telles que l'insertion d'alias ou la rectification des informations d'identité.

1.16. Archivage

a) Il appartient à chaque État membre de déterminer les modalités de la conservation des informations.

b) Le bureau Sirene de l'État membre signalant tient à la disposition des autres États membres l'ensemble des informations relatives à ses propres signalements, notamment une référence à la décision qui est à l'origine du signalement.

c) Les archives de chaque bureau Sirene doivent permettre un accès rapide aux informations pertinentes afin de respecter les délais très courts de transmission des informations.

d) Conformément à l'article 12, paragraphe 4, des instruments juridiques relatifs au SIS II, les données à caractère personnel figurant dans les fichiers détenus par le bureau Sirene, à la suite d'échanges d'informations, ne sont conservées que pendant le temps nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels elles ont été fournies. En règle générale, elles sont effacées dès que le signalement concernant la personne en question a été supprimé du SIS II et, en tout état de cause, au plus tard un an après cette suppression. Toutefois, les données relatives à un signalement particulier introduit par un État membre ou à un signalement qui a donné lieu à l'adoption de mesures sur son territoire peuvent être conservées plus longtemps, conformément à son droit national.

e) Les informations supplémentaires envoyées par les autres États membres sont conservées conformément à la législation nationale en matière de protection des données de l'État membre destinataire. L'article 12 commun aux instruments juridiques relatifs au SIS II, la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil (18) ainsi que la décision-cadre 2008/977/JAI du Conseil (19) s'appliquent également.

f) Les informations relatives aux usurpations d'identité doivent être supprimées après l'effacement du signalement correspondant.

g) L'accès aux archives est enregistré, contrôlé et restreint à un personnel désigné.

1.17. Personnel

Un personnel hautement expérimenté permet de disposer d'équipes autonomes à même de traiter efficacement les dossiers. Un faible roulement du personnel est donc souhaitable, ce qui requiert le soutien inconditionnel de la hiérarchie pour créer les conditions nécessaires à la délégation de responsabilités. Les États membres sont encouragés à prendre toute mesure permettant d'empêcher que la rotation du personnel n'entraîne une perte de compétences et d'expérience.

1.17.1. Responsables des bureaux Sirene

Les responsables des bureaux Sirene devraient se réunir au moins deux fois par an pour évaluer la qualité de la coopération entre leurs services, examiner les mesures techniques et organisationnelles nécessaires en cas de difficultés et préciser les procédures, le cas échéant. Les réunions des responsables des bureaux Sirene sont organisées par l'État membre exerçant la présidence du Conseil de l'Union européenne.

1.17.2. Personne de contact Sirene (SIRCoP)

Dans les cas où les procédures standard sont insuffisantes, la personne de contact Sirene (SIRCoP) traite les dossiers sur lesquels il peut s'avérer complexe, problématique ou délicat d'obtenir des progrès et contribue à résoudre les questions pouvant nécessiter un certain niveau d'assurance qualité et/ou des contacts à plus long terme avec un autre bureau Sirene. La SIRCoP n'a pas vocation à traiter les cas urgents, pour lesquels il sera en principe fait appel aux services de permanence fonctionnant 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

La SIRCoP peut proposer des améliorations de la qualité et des options porteuses de solutions à plus long terme.

En principe, les SIRCoP ne sont joignables par leurs homologues que pendant les heures de bureau.

Une évaluation annuelle est effectuée dans le cadre des rapports statistiques annuels décrits à l'appendice 5, sur la base des indicateurs suivants:

a) nombre d'interventions des SIRCoP par État membre;

b) motif du contact;

c) résultat des interventions eu égard aux informations disponibles pendant la période visée par le rapport.

1.17.3. Connaissances

Le personnel des bureaux Sirene doit posséder des connaissances linguistiques couvrant un maximum de langues et le personnel de service doit être capable de communiquer avec tous les bureaux Sirene.

Il disposera des connaissances nécessaires dans les domaines suivants:

— aspects juridiques nationaux, européens et internationaux,

— autorités répressives nationales, et

— systèmes judiciaires et d'administration de l'immigration européens et nationaux.

Il doit avoir l'autorité nécessaire pour traiter en toute indépendance toute affaire entrante.

Les opérateurs qui sont de service en dehors des heures de bureau doivent disposer des mêmes compétences, connaissances et pouvoirs, et avoir la possibilité de s'adresser à des experts disponibles sur demande.

Des compétences en matière juridique permettant de couvrir les cas normaux et exceptionnels doivent être disponibles dans le bureau Sirene. Selon les cas, elles peuvent être apportées par tout membre du personnel ayant la formation juridique nécessaire ou par des spécialistes appartenant aux autorités judiciaires.

1.17.4. Formation

Niveau national

Au niveau national, une formation suffisante garantira que le personnel possède les qualifications exigées dans le présent manuel. Avant d'être autorisé à traiter des données stockées dans le SIS II, le personnel doit notamment recevoir une formation appropriée concernant les règles en matière de sécurité et de protection des données et être informé des infractions et sanctions pénales en la matière.

Niveau européen

Des formations communes seront organisées au moins une fois par an pour renforcer la coopération entre les bureaux Sirene en permettant aux opérateurs de rencontrer leurs collègues des autres bureaux, pour partager des informations sur les méthodes de travail nationales et pour constituer un corpus de connaissances homogène et équivalent. Ces cours permettront en outre au personnel de prendre conscience de l'importance de son travail et de la nécessité d'une solidarité mutuelle en vue d'assurer la sécurité commune des États membres.

Les formations dispensées doivent être conformes au manuel à l'intention des formateurs Sirene.

L'article 3 du règlement (UE) no 1077/2011 du Parlement européen et du Conseil (20) prévoit que l'Agence européenne pour la gestion opérationnelle des systèmes d'information à grande échelle au sein de l'espace de liberté, de sécurité et de justice (l'“Agence”) s'acquitte des tâches liées à la formation relative à l'utilisation du SIS II, en particulier à l'intention du personnel Sirene.

1.17.5. Échange de personnel

Dans la mesure du possible, les bureaux Sirene devraient en outre prévoir l'organisation d'échanges de personnel avec les autres bureaux Sirene au moins une fois par an. Ces échanges visent à approfondir la connaissance des méthodes de travail, à présenter l'organisation des autres bureaux Sirene et à établir des contacts personnels avec des collègues d'autres États membres.

2. PROCÉDURES GÉNÉRALES

Les procédures décrites ci-après s'appliquent à toutes les catégories de signalements, les procédures propres à chaque catégorie pouvant être trouvées dans les parties correspondantes du présent manuel.

2.1. Définitions

— “État membre signalant”: l'État membre qui introduit le signalement dans le SIS II.

— “État membre d'exécution”: l'État membre qui exécute la conduite à tenir en cas de réponse positive.

— “Bureau Sirene du signalement”: le bureau Sirene d'un État membre qui détient les empreintes digitales ou des photographies de la personne signalée par un autre État membre.

— “Réponse positive”: une réponse positive est réputée exister dans le SIS II lorsque:

a) la recherche est effectuée par un utilisateur;

b) la recherche fait apparaître un signalement étranger dans le SIS II;

c) les données relatives au signalement dans le SIS II correspondent aux données recherchées; et

d) des mesures doivent être prises à la suite de la réponse positive.

— “Concordance”: une concordance est réputée exister dans le SIS II lorsque:

a) est effectuée une recherche d'empreintes digitales par interrogation du fichier automatisé des empreintes digitales (AFIS) intégré dans le SIS (SIS-AFIS);

b) le SIS II envoie une notification indiquant l'existence d'une éventuelle concordance; et

c) cette concordance est confirmée conformément aux procédures nationales régissant la vérification des empreintes digitales.

Il se peut aussi qu'il faille prendre d'autres mesures à la suite d'une concordance afin de vérifier l'identité de la personne et d'établir l'existence éventuelle d'alias.

Une “concordance” peut être suivie d'une “réponse positive” lorsque le SIS-AFIS a été interrogé au cours d'une vérification par un utilisateur final et que cette concordance est confirmée.

— “Indicateur de validité”: une suspension de validité au niveau national pouvant être ajoutée aux signalements en vue d'une arrestation, aux signalements concernant des personnes disparues et aux signalements pour contrôle, si un État membre estime que la mise en œuvre d'un signalement introduit n'est pas compatible avec son droit national, ses obligations internationales ou des intérêts nationaux essentiels. Lorsqu'un indicateur est apposé, la conduite à tenir en raison de ce signalement ne peut être exécutée sur le territoire de l'État membre en question.

2.2. Signalements multiples (article 34, paragraphe 6, du règlement SIS II et article 49, paragraphe 6, de la décision SIS II)

Une personne ou un objet ne peut donner lieu qu'à un seul signalement dans le SIS II par État membre.

Dès lors, chaque fois que c'est possible et nécessaire, tous les signalements ultérieurs d'une personne ou d'un objet donnés seront conservés au niveau national afin de pouvoir les introduire après l'expiration ou l'effacement du premier signalement.

Différents États membres peuvent introduire plusieurs signalements pour un même sujet. Il est essentiel que cela ne crée pas de confusion chez les utilisateurs et que ces derniers soient au courant des mesures à prendre lors de l'introduction d'un signalement ainsi que de la procédure à suivre en cas de réponse positive. Diverses procédures seront dès lors mises en place afin de détecter les signalements multiples, de même que des règles de priorité pour leur introduction dans le SIS II.

Cela a pour conséquence:

— une vérification avant l'introduction d'un signalement, pour détecter si le même sujet n'existe pas déjà dans le SIS II,

— une consultation des autres États membres lorsque l'introduction d'un signalement aboutit à des signalements multiples incompatibles.

2.2.1. Compatibilité des signalements

Une personne ou un objet peut donner lieu à un signalement par plusieurs États membres si ces signalements sont compatibles.

Les États membres peuvent déroger aux règles de compatibilité lorsqu'ils émettent un signalement en vue d'un contrôle discret ou spécifique, en particulier si le signalement est introduit à des fins de sûreté nationale. Cette dérogation est sans préjudice de l'ordre de priorité des signalements et de la procédure de consultation décrite au point 2.2.2.

Tableau de compatibilité des signalements de personnes

Ordre d'importance Signalement en vue d'une arrestation Signalement aux fins de non-admission Signalement concernant une personne disparue (protection) Signalement pour contrôle spécifique — action immédiate Signalement pour contrôle spécifique Signalement pour contrôle discret — action immédiate Signalement pour contrôle discret Signalement concernant une personne disparue (lieu de séjour) Signalement aux fins d'une procédure judiciaire Signalement en vue d'une arrestation oui oui oui non non non non oui oui Signalement aux fins de non-admission oui oui non non non non non non non Signalement concernant une personne disparue (protection) oui non oui non non non non oui oui Signalement pour contrôle spécifique — action immédiate non non non oui oui non non non non Signalement pour contrôle spécifique non non non oui oui non non non non Signalement pour contrôle discret — action immédiate non non non non non oui oui non non Signalement pour contrôle discret non non non non non oui oui non non Signalement concernant une personne disparue (lieu de séjour) oui non oui non non non non oui oui Signalement aux fins d'une procédure judiciaire oui non oui non non non non oui oui





Tableau de compatibilité des signalements d'objets

Ordre d'importance Signalement aux fins de preuve Document de voyage invalidé Signalement aux fins de saisie Signalement pour contrôle spécifique — action immédiate Signalement pour contrôle spécifique Signalement pour contrôle discret — action immédiate Signalement pour contrôle discret Signalement aux fins de preuve oui oui oui non non non non Document de voyage invalidé oui oui oui non non non non Signalement aux fins de saisie oui oui oui non non non non Signalement pour contrôle spécifique — action immédiate non non non oui oui non non Signalement pour contrôle spécifique non non non oui oui non non Signalement pour contrôle discret — action immédiate non non non non non oui oui Signalement pour contrôle discret non non non non non oui oui

2.2.2. Ordre de priorité des signalements

En cas de signalements incompatibles, l'ordre de priorité des signalements de personnes est le suivant:

— arrestation aux fins de remise ou d'extradition (article 26 de la décision),

— non-admission ou interdiction de séjour sur le territoire Schengen (article 24 du règlement),

— placement sous protection (article 32 de la décision),

— contrôle spécifique — action immédiate (article 36 de la décision),

— contrôle spécifique (article 36 de la décision),

— contrôle discret — action immédiate (article 36 de la décision),

— contrôle discret (article 36 de la décision),

— communication du lieu de séjour (articles 32 et 34 de la décision).

L'ordre de priorité des signalements d'objets est le suivant:

— utilisation comme preuve (article 38 de la décision),

— saisie d'un document de voyage invalidé (article 38 de la décision),

— saisie (article 38 de la décision),

— contrôle spécifique — action immédiate (article 36 de la décision),

— contrôle spécifique (article 36 de la décision),

— contrôle discret — action immédiate (article 36 de la décision),

— contrôle discret (article 36 de la décision).

Il peut être dérogé à l'ordre de priorité indiqué ci-dessus, après consultation entre les États membres, si des intérêts nationaux essentiels l'imposent.

2.2.3. Vérification de l'incompatibilité et introduction de signalements multiples

Pour éviter d'éventuels signalements multiples, il importe d'identifier avec précision les personnes ou les objets présentant des caractéristiques similaires. La consultation et la coopération entre les bureaux Sirene sont par conséquent essentielles, et chaque État membre veillera à mettre en place des procédures techniques appropriées pour détecter ces cas avant d'introduire un signalement.

À la suite de l'introduction, dans le SIS II, de la fonctionnalité permettant d'identifier une personne à partir de ses données dactyloscopiques, la probabilité est plus grande de découvrir des signalements existants concernant la même personne mais avec des identités différentes (voir également le point 1.15). En conséquence, la consultation et la coopération sont également indispensables lorsqu'une concordance apparaît au moment du chargement d'un fichier dactyloscopique. Lorsque ces questions se posent, il convient de suivre la procédure décrite ci-dessous. Par ailleurs, lorsqu'un alias est mis en évidence, il convient de suivre la procédure décrite au point 2.12.2.

Lorsqu'un État membre veut émettre un nouveau signalement et que celui-ci est en conflit avec un signalement déjà introduit par le même État membre, le bureau Sirene doit veiller à ce qu'il ne subsiste qu'un seul signalement dans le SIS II, conformément à la procédure nationale.

Pour vérifier s'il existe des signalements multiples concernant une même personne ou un même objet, la procédure suivante s'applique:

a) les critères de description obligatoires suivants sont comparés lors de la vérification de l'existence de signalements multiples: i) concernant une personne: — nom, — prénom, — date de naissance, — genre, — données dactyloscopiques (si elles sont disponibles); ii) concernant un véhicule: — numéro d'identification du véhicule (VIN), — numéro et pays d'immatriculation, — marque du véhicule, — type de véhicule; iii) concernant un aéronef: — catégorie de l'aéronef, — numéro d'immatriculation OACI; iv) concernant une embarcation: — catégorie de l'embarcation, — nombre de coques, — numéro d'identification externe de l'embarcation (non obligatoire mais peut être utilisé); v) concernant un conteneur: — numéro BIC du conteneur (21);

b) lors de l'introduction d'un nouveau signalement de véhicule ou d'objet portant un numéro VIN ou d'immatriculation, il convient de se reporter aux procédures figurant au point 8.2.1;

c) pour les autres objets, les champs les plus appropriés pour vérifier l'existence de signalements multiples sont les champs obligatoires, qui doivent tous être utilisés pour permettre au système d'effectuer une comparaison automatique.

Les procédures décrites au point 8.2.1 (vérification de l'existence de signalements multiples concernant un véhicule) doivent être appliquées pour établir une distinction avec d'autres catégories d'objets dans le SIS II lorsqu'il s'avère que deux objets similaires portent le même numéro de série.

Si la vérification révèle qu'il s'agit de deux personnes ou objets différents, le bureau Sirene valide la demande d'introduction du nouveau signalement (22).

Si la vérification fait apparaître que les critères sont identiques et concernent la même personne ou le même objet, le bureau Sirene de l'État membre qui entend introduire un nouveau signalement consulte le bureau Sirene de l'État membre signalant si les signalements sont incompatibles.

Pour vérifier la compatibilité de signalements, la procédure suivante s'applique:

a) avant d'introduire un signalement ou après avoir reçu une notification SIS-AFIS d'une éventuelle concordance au moment du premier chargement des empreintes digitales associées à un signalement, il y a lieu de procéder à une vérification pour s'assurer de l'absence de signalements incompatibles;

b) s'il existe un autre signalement compatible mais pas de concordance d'empreintes digitales, les consultations entre bureaux Sirene ne sont pas nécessaires;

c) s'il existe un autre signalement compatible et que ce fait est établi par une concordance d'empreintes digitales, les bureaux Sirene ne se consultent qu'afin de vérifier l'identité et d'établir l'existence éventuelle d'alias précédemment inconnus. Toutefois, s'il y a lieu de vérifier si le signalement concerne ou non la même personne, le bureau Sirene prend contact avec son homologue de l'État membre signalant en utilisant le formulaire L. Les procédures de communication et de consultation concernant les concordances d'empreintes digitales sont décrites au point 2.5. Les procédures énoncées au point 2.5 s'appliquent aux concordances obtenues lors du chargement initial des empreintes digitales et à celles obtenues par des recherches effectuées au moyen des empreintes digitales, par exemple à un commissariat de police;

d) si les signalements sont incompatibles, des consultations entre bureaux Sirene ont lieu, à l'aide du formulaire E, pour aboutir à l'introduction d'un seul signalement;

e) les signalements en vue d'une arrestation sont introduits immédiatement, sans attendre le résultat des consultations entre États membres;

f) si un signalement incompatible avec des signalements existants devient prioritaire après consultation, au moment de son introduction, les autres signalements sont effacés par les États membres qui les avaient introduits. Tout conflit est réglé par les États membres par l'intermédiaire des bureaux Sirene;

g) les États membres qui n'ont pas pu introduire leur signalement peuvent s'inscrire pour être informés par le CS-SIS de la suppression du signalement existant;

h) le bureau Sirene de l'État membre qui n'a pas pu introduire le signalement peut demander que le bureau Sirene de l'État membre qui a introduit le signalement l'informe en cas de réponse positive.

2.2.4. Situation particulière du Royaume-Uni et de l'Irlande

Le Royaume-Uni et l'Irlande ne participent pas au règlement SIS II, de sorte qu'ils ne peuvent avoir accès aux signalements aux fins de non-admission ou d'interdiction de séjour (articles 24 et 26 du règlement SIS II). Ils sont toutefois liés par les règles de compatibilité des signalements énoncées au point 2.2 et doivent notamment appliquer la procédure figurant au point 2.2.3.

La procédure suivante s'applique:

a) si le Royaume-Uni ou l'Irlande introduisent un signalement potentiellement incompatible avec un signalement existant introduit aux fins de non-admission ou d'interdiction de séjour, conformément au point 2.2.1, le SIS II central avertit ces deux États membres de l'incompatibilité potentielle en ne leur communiquant que le numéro d'identification Schengen du signalement existant;

b) si un signalement introduit par le Royaume-Uni ou l'Irlande fait l'objet d'un avertissement pour incompatibilité potentielle avec un signalement existant introduit aux fins de non-admission ou d'interdiction de séjour par un autre État membre, le bureau Sirene britannique ou irlandais consulte l'État membre signalant en lui adressant un message sous forme de texte libre et il efface le signalement potentiellement incompatible le temps de la consultation;

c) selon le résultat de la consultation, le Royaume-Uni ou l'Irlande peut réintroduire tout signalement qui s'est révélé compatible.

2.3. Échange d'informations en cas de réponse positive

Si l'utilisateur a besoin d'informations supplémentaires en cas de réponse positive, le bureau Sirene contacte sans délai le bureau Sirene de l'État membre signalant et lui demande les informations nécessaires. Le cas échéant, les bureaux Sirene font office d'intermédiaires entre les autorités nationales, et ils fournissent et échangent les informations supplémentaires en rapport avec le signalement en question.

Sauf mention contraire, l'État membre signalant doit être informé de la réponse positive et de son résultat (voir également le point 1.13.1. concernant l'indication de l'urgence).

La procédure suivante s'applique:

a) sans préjudice du point 2.4 du présent manuel, le bureau Sirene de l'État membre signalant doit en principe être informé, au moyen du formulaire G, de toute réponse positive concernant un individu ou un objet qu'il a signalé;

b) si une réponse positive est communiquée à l'État membre signalant, l'article applicable des instruments juridiques relatifs au SIS II est mentionné dans le champ 090 du formulaire G, y compris des informations complémentaires si nécessaire (par exemple “MINEUR”). Le formulaire G fournit autant d'indications que possible sur la réponse positive, et notamment sur les mesures prises dans le champ 088. Des informations supplémentaires peuvent être demandées à l'État membre signalant dans le champ 089;

c) si le bureau Sirene de l'État membre d'exécution entend fournir d'autres informations alors qu'un formulaire G a déjà été envoyé, il communique celles-ci au moyen d'un formulaire M;

d) si nécessaire, le bureau Sirene de l'État membre signalant communique alors au bureau Sirene de l'État membre d'exécution toute information pertinente et spécifique et lui indique les mesures particulières qu'il lui demande de prendre. Pour en savoir plus sur la procédure de communication applicable aux concordances d'empreintes digitales, veuillez vous reporter au point 2.5 et plus précisément à la lettre f) sur les réponses positives coïncidant avec des concordances. Pour en savoir plus sur la procédure de communication des réponses positives obtenues au moyen de systèmes de reconnaissance automatique des plaques minéralogiques (Automatic Number Plate Recognition — ANPR), veuillez vous reporter au point 9.

2.4. En cas d'impossibilité d'exécuter la conduite à tenir afférente à un signalement à la suite d'une réponse positive (article 48 de la décision SIS II et article 33 du règlement SIS II)

Conformément à l'article 48 de la décision SIS II et à l'article 33 du règlement SIS II, la procédure suivante s'applique:

a) l'État membre qui, sur la base de l'ensemble des informations disponibles, n'est absolument pas en mesure de suivre la procédure informe l'État membre signalant, par l'intermédiaire de son bureau Sirene, de l'impossibilité d'exécuter la conduite à tenir et en précise les motifs dans le champ 083 d'un formulaire H;

b) les États membres concernés s'accordent éventuellement sur une conduite compatible avec leur droit national et avec les instruments juridiques relatifs au SIS II. Pour en savoir plus sur la procédure de communication applicable aux concordances d'empreintes digitales, veuillez vous reporter au point 2.5 et plus précisément à la lettre f) sur les réponses positives coïncidant avec des concordances.

2.5. Procédure de communication des concordances d'empreintes digitales lors du chargement initial d'empreintes digitales ou lors de recherches effectuées à l'aide d'empreintes digitales

La procédure suivante régissant les concordances SIS-AFIS (avant l'établissement d'une réponse positive) s'applique [pour les réponses positives, se reporter à la lettre f) ci-dessous]:

a) lorsque la recherche des empreintes digitales d'une personne par comparaison avec celles conservées dans le SIS II permet d'obtenir une concordance éventuelle dans le SIS II, la législation et les procédures nationales s'appliquent à la vérification de cette concordance;

b) une fois la concordance vérifiée, le bureau Sirene dans l'État membre ayant obtenu la concordance informe tous les autres bureaux Sirene concernés, en utilisant un formulaire L, de la concordance et de l'éventuelle nécessité d'actualiser les données alphanumériques dans le SIS II;

c) lorsqu'une concordance est communiquée à l'État membre signalant, l'article applicable au signalement concerné et prévu par les instruments juridiques relatifs au SIS II est mentionné dans le champ 083 du formulaire L, assorti d'une mention analogue à “correspondance SIS-AFIS”. Lorsque l'État membre ayant obtenu la concordance estime le cas “urgent”, il en fait mention en employant ce terme, dans le champ 311 (“Avis important”), et explique la nature de l'urgence. Le formulaire L fournit toutes les informations disponibles, dont le lieu, la date et le motif du relevé d'empreintes digitales. Il conviendrait de joindre, si elle est disponible, une photographie de l'intéressé. Si le bureau Sirene de l'État membre d'exécution entend fournir d'autres informations après avoir envoyé le formulaire L initial, il communique celles-ci au moyen d'un formulaire M. En cas de concordance par rapport à plus d'un signalement, le numéro d'identification Schengen de chaque signalement pour lequel une concordance a été obtenue est reporté dans le champ 083 du formulaire L;

d) les bureaux Sirene destinataires de ces informations vérifient les données dont ils sont responsables et prennent les mesures nécessaires pour veiller à l'actualisation des données alphanumériques, comme cela est décrit au point 1.15;

e) si nécessaire, le bureau Sirene qui se voit notifier une concordance au moyen d'un formulaire L communique alors au bureau Sirene de l'État membre d'exécution toute information pertinente et spécifique et lui indique les mesures particulières qu'il lui demande de prendre;

f) les procédures énoncées au point 2.3 (exécution de la conduite à tenir) et au point 2.4 (impossibilité d'exécuter la conduite à tenir) s'appliquent dans les cas où les réponses positives résultent de concordances d'empreintes digitales. Lorsque l'envoi du formulaire L dans le cadre de la procédure décrite aux lettres a) à e) ci-dessus coïncide manifestement avec l'envoi d'un formulaire G ou H à la suite d'une réponse positive, alors seul le formulaire G ou H est envoyé. Les formulaires G ou H comportent une mention analogue à “réponse positive obtenue par l'intermédiaire du SIS-AFIS” dans le champ 086 (formulaire G) ou le champ 083 (formulaire H) et d'éventuelles informations supplémentaires relatives aux identités ou alias précédemment inconnus dans le champ 090 (formulaire G) ou le champ 083 (formulaire H).

2.6. Traitement des données à des fins autres que celles de leur introduction dans le SIS II (article 46, paragraphe 5, de la décision SIS II)

Les données contenues dans le SIS II ne peuvent être traitées qu'aux fins prévues pour chaque catégorie de signalement.

Toutefois, si l'État membre signalant a donné son autorisation préalable, les données peuvent être utilisées pour une finalité autre que celle pour laquelle elles ont été introduites, en vue de prévenir une menace grave imminente pour l'ordre et la sécurité publics, pour des raisons graves de sûreté de l'État ou aux fins de la prévention d'un fait punissable grave.

Si un État membre souhaite traiter des données du SIS II à d'autres fins que celles de leur introduction dans le système, l'échange d'informations a lieu selon les règles suivantes:

a) par l'intermédiaire de son bureau Sirene, l'État membre qui souhaite utiliser des données pour une finalité différente en expose les motifs à l'État membre signalant, au moyen d'un formulaire I;

b) l'État membre signalant examine le plus rapidement possible s'il peut être satisfait à la demande et avise l'autre État membre de sa décision au moyen d'un formulaire M, par l'intermédiaire de son bureau Sirene;

c) le cas échéant, l'État membre signalant peut assortir son autorisation de conditions concernant les modalités d'utilisation des données. Cette autorisation est transmise au moyen d'un formulaire M. Après accord de l'État membre signalant, l'autre État membre utilise les données exclusivement pour la finalité pour laquelle il a obtenu l'autorisation. Il tient compte des conditions qui auront pu être fixées par l'État membre signalant.

2.7. Apposition d'un indicateur de validité

2.7.1. Introduction

a) L'article 24 de la décision SIS II prévoit qu'un État membre peut exiger l'apposition d'un indicateur de validité dans les cas suivants: i) si un État membre estime que la mise en œuvre d'un signalement introduit conformément aux articles 26, 32 ou 36 de la décision SIS II n'est pas compatible avec son droit national, ses obligations internationales ou des intérêts nationaux essentiels, il peut exiger par la suite que soit apposé sur ledit signalement un indicateur de validité visant à ce que l'exécution de la conduite à tenir en raison de ce signalement n'ait pas lieu sur son territoire. L'indicateur de validité est apposé par le bureau Sirene de l'État membre signalant; ii) afin de permettre à un État membre de demander qu'un indicateur de validité soit apposé sur un signalement effectué conformément à l'article 26, tous les États membres sont informés automatiquement, par l'échange d'informations supplémentaires, de tout nouveau signalement relevant de cette catégorie; iii) si, dans des cas particulièrement urgents et graves, un État membre signalant demande l'exécution de la conduite à tenir, l'État membre d'exécution examine s'il peut autoriser le retrait de l'indicateur de validité qui a été apposé à sa demande. Si l'État membre d'exécution est en mesure de le faire, il prend les dispositions nécessaires afin que la conduite à tenir puisse être exécutée sans délai.

b) Il existe une autre procédure réservée aux signalements en vue d'une arrestation (voir le point 3.6).

c) Lorsqu'un indicateur de validité est ajouté dans des signalements concernant des personnes disparues ou des signalements pour contrôle discret ou spécifique, ceux-ci n'apparaissent pas lors de la consultation du système par l'utilisateur.

d) Sans préjudice du point 3.6.1, un État membre ne peut demander l'apposition d'un indicateur de validité sur la base du seul fait qu'un État membre donné est l'État membre signalant. L'apposition d'un indicateur de validité ne peut être demandée qu'au cas par cas.

2.7.2. La consultation des États membres en vue de l'apposition d'un indicateur de validité

Un indicateur de validité peut être apposé uniquement à la demande ou moyennant l'accord d'un autre État membre.

La procédure suivante s'applique:

a) si un État membre souhaite apposer un indicateur de validité, il en fait la demande à l'État membre signalant, au moyen du formulaire F, en précisant la raison. Il convient d'utiliser le champ 071 à cet effet, en exposant dans le champ 080 le motif de l'indicateur de validité. Pour d'autres informations supplémentaires concernant le signalement, il convient d'utiliser le champ 083;

b) l'État membre signalant appose immédiatement l'indicateur de validité demandé;

c) au terme de l'échange d'informations, en fonction des informations fournies pendant la consultation par l'État membre demandant l'apposition de l'indicateur, le signalement devra éventuellement être modifié ou supprimé, ou la demande pourra être retirée, le signalement restant alors inchangé.

2.7.3. La demande de suppression d'un indicateur de validité

Les États membres demandent la suppression de l'indicateur de validité qu'ils avaient demandé dès que les motifs de l'apposition de l'indicateur ne sont plus valides. Tel peut notamment être le cas si la législation nationale a été modifiée, ou si d'autres échanges d'informations sur le cas en question révèlent que les circonstances mentionnées à l'article 24, paragraphe 1, ou à l'article 25 de la décision SIS II n'existent plus.

La procédure suivante s'applique:

a) le bureau Sirene qui avait demandé l'apposition de l'indicateur de validité demande au bureau Sirene de l'État membre signalant de supprimer l'indicateur de validité, à l'aide d'un formulaire F. Le champ 075 est utilisé à cet effet (23). Pour de plus amples informations concernant le champ 080 “Législation nationale” et, au besoin, pour insérer d'autres informations expliquant les motifs de la suppression de l'indicateur de validité ou concernant le signalement, il convient d'utiliser le champ 083;

b) le bureau Sirene de l'État membre signalant supprime immédiatement l'indicateur de validité.

2.8. En cas de données entachées d'erreur de droit ou de fait (article 34 du règlement SIS II et article 49 de la décision SIS II)

S'il est constaté que des données sont entachées d'erreur de fait ou ont été stockées illégalement dans le SIS II, l'échange d'informations supplémentaires a alors lieu conformément aux dispositions de l'article 34, paragraphe 2, du règlement SIS II et de l'article 49, paragraphe 2, de la décision SIS II, qui prévoient que seul l'État membre signalant est autorisé à modifier, compléter, rectifier, mettre à jour ou effacer les données.

L'État membre qui a découvert les données erronées ou stockées illégalement informe l'État membre signalant, par l'intermédiaire de son bureau Sirene, le plus rapidement possible et au plus tard dix jours civils après avoir eu connaissance des indices faisant présumer l'erreur. L'échange d'informations a lieu au moyen du formulaire J.

a) Au terme de la consultation, l'État membre signalant peut être amené à effacer ou à rectifier les données, dans le respect de ses procédures nationales de rectification applicables à l'information en question.

b) Si aucun accord n'est trouvé dans un délai de deux mois, le bureau Sirene de l'État membre qui a découvert les données erronées ou stockées illégalement avise l'autorité compétente de son pays pour saisine du Contrôleur européen de la protection des données qui, en coopération avec les autorités de contrôle nationales concernées, agit en tant que médiateur.

2.9. Droit d'accès et de rectification sur les données (article 41 du règlement SIS II et article 58 de la décision SIS II)

2.9.1. Demande d'accès ou de rectification

Sans préjudice du droit national, lorsque les autorités nationales doivent être informées d'une demande d'accès aux données ou de rectification de celles-ci, l'échange d'informations se déroule conformément aux règles suivantes:

a) chaque bureau Sirene applique sa législation nationale relative au droit d'accès aux données à caractère personnel. Selon les cas, et dans le respect de la législation applicable, les bureaux Sirene transmettent aux autorités nationales compétentes les demandes d'accès ou de rectification dont ils sont saisis, ou ils statuent sur ces demandes dans la mesure où ils y sont habilités;

b) si les autorités nationales compétentes le demandent, les bureaux Sirene des États membres concernés leur transmettent, conformément à leur droit national, des informations relatives à l'exercice du droit d'accès.

2.9.2. Échange d'informations concernant les demandes d'accès aux signalements émanant d'autres États membres

Les informations relatives aux demandes d'accès aux signalements introduits dans le SIS II par un autre État membre sont échangées par l'intermédiaire des bureaux Sirene nationaux, au moyen d'un formulaire K pour les personnes ou d'un formulaire M pour les objets.

La procédure suivante s'applique:

a) la demande d'accès est transmise dans les plus brefs délais au bureau Sirene de l'État membre signalant, de manière à ce qu'il puisse prendre position;

b) le bureau Sirene de l'État membre signalant fait part de sa position au bureau Sirene de l'État membre saisi de la demande d'accès;

c) la réponse du bureau Sirene de l'État membre signalant tient compte d'un éventuel délai de traitement de la demande fixé par le bureau Sirene de l'État membre qui a reçu la demande d'accès;

d) le bureau Sirene de l'État membre destinataire d'une demande d'accès, de correction ou de suppression émanant d'un particulier prend toute mesure utile pour y répondre rapidement.

Si le bureau Sirene de l'État membre signalant transmet sa position au bureau Sirene de l'État membre saisi de la demande d'accès, le bureau Sirene, conformément à son droit national et dans la limite de sa compétence, statue sur la demande ou veille à ce que ladite position soit communiquée dans les meilleurs délais à l'autorité compétente pour statuer.

2.9.3. Échange d'informations concernant les demandes de rectification ou de suppression de données introduites par d'autres États membres

Lorsqu'une personne demande la rectification ou la suppression des données la concernant, l'opération ne peut être effectuée que par l'État membre signalant. Si cette personne s'adresse à un État membre autre que le signalant, le bureau Sirene de l'État membre requis informe son homologue dans l'État membre signalant, à l'aide du formulaire K, et la procédure décrite au point 2.9.2 s'applique.

2.10. Suppression lorsque les conditions ne sont plus réunies pour maintenir le signalement

Les signalements introduits dans le SIS II ne sont conservés que pendant le temps nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels ils ont été saisis.

Dès que les conditions du maintien du signalement ne sont plus réunies, l'État membre signalant efface celui-ci sans tarder. Lorsque le signalement a une date d'expiration, il est effacé automatiquement dans le CS-SIS. En cas de réponse positive, les procédures particulières décrites aux points 3.11, 4.10, 5.7, 6.5, 7.8 et 8.4 s'appliquent.

Le message de suppression du CS-SIS est traité automatiquement au niveau du N.SIS II.

Les États membres peuvent s'inscrire pour recevoir une notification automatique de la suppression d'un signalement.

2.11. Introduction des noms propres

Dans le respect des contraintes imposées par les systèmes nationaux pour la saisie et la disponibilité des données, l'introduction des noms propres (noms et prénoms) dans le SIS II doit respecter la forme (écriture et orthographe) prévue dans les spécifications de l'OACI en ce qui concerne les documents de voyage officiels, qui régissent également les fonctionnalités de translittération et de transcription du SIS II central. Lors des échanges d'informations supplémentaires, les bureaux Sirene utilisent les noms propres tels qu'ils figurent dans le SIS II. En règle générale, tant les utilisateurs que les bureaux Sirene des États membres introduisant le signalement utilisent l'alphabet latin pour saisir les données dans le SIS II, sans préjudice des règles de translittération et de transcription figurant à l'appendice 1.

Lorsqu'il est nécessaire d'échanger des informations supplémentaires relatives à une personne qui ne fait pas l'objet d'un signalement mais qui pourrait avoir un lien avec un signalement (par exemple une personne présumée accompagner un mineur disparu), la présentation et l'orthographe du nom doivent alors être conformes aux règles exposées à l'appendice 1 et utiliser les caractères latins et la forme originale, si l'État membre qui fournit les informations est en mesure d'introduire également les éventuels caractères spéciaux dans la forme originale.

2.12. Différentes catégories d'identité

Identité confirmée

Une identité confirmée signifie que l'identité a été confirmée par des documents d'identité authentiques, par un passeport ou par une déclaration des autorités compétentes.

Identité non confirmée

Une identité non confirmée signifie qu'il n'existe pas suffisamment de preuves de l'identité.

Usurpation d'identité

Il y a usurpation d'identité (nom, prénom, date de naissance) lorsqu'une personne, signalée dans le SIS II, utilise l'identité d'une autre personne réelle. C'est notamment le cas lorsqu'un document est utilisé au détriment de son véritable propriétaire.

Alias

L'alias est une identité d'emprunt utilisée par une personne connue sous d'autres identités.

2.12.1. Usurpation d'identité (article 36 du règlement SIS II et article 51 de la décision SIS II)

En raison de la complexité des affaires d'usurpation d'identité, l'État membre signalant qui découvre qu'une personne signalée dans le SIS II usurpe l'identité d'un tiers doit vérifier s'il convient de maintenir l'identité usurpée dans le signalement SIS II.

Dès qu'il est établi que l'identité d'une personne a été usurpée, des données sont ajoutées au signalement dans le SIS II, avec le consentement explicite de la personne, afin d'éviter les conséquences négatives que peuvent entraîner des erreurs d'identification. La personne concernée peut, conformément aux procédures nationales, fournir à l'autorité compétente les informations mentionnées à l'article 36, paragraphe 3, du règlement SIS II et à l'article 51, paragraphe 3, de la décision SIS II. Toute personne dont l'identité a été usurpée a le droit de retirer son consentement concernant les informations à traiter.

L'État membre signalant est chargé d'insérer la mention “identité usurpée” dans le signalement et d'introduire des données complémentaires concernant la victime de l'usurpation, telles que des photos, des empreintes digitales et des informations relatives à toute pièce d'identité valable.

Lorsqu'un État membre découvre qu'un signalement de personne introduit par un autre État membre est lié à une affaire d'usurpation d'identité et qu'il est établi que l'identité de la personne est usurpée, il en informe le bureau Sirene de l'État membre signalant au moyen d'un formulaire Q, afin de joindre la partie relative à l'usurpation d'identité au signalement dans le SIS II.

Eu égard à la finalité de l'introduction de données de cette nature, lorsque des photographies et des empreintes digitales de la personne victime de l'usurpation d'identité sont disponibles, elles sont ajoutées au signalement. Pour qu'il y ait usurpation d'identité, il faut que les données concernant une personne innocente coïncident avec une identité existante mentionnée dans un signalement. Le formulaire Q doit contenir les éléments de l'identité, notamment le nombre d'alias, figurant dans le signalement de sorte que l'État membre signalant puisse vérifier à quelle identité le signalement fait référence. Les champs du formulaire Q devant obligatoirement être remplis dans de tels cas sont indiqués à l'appendice 3.

Les données, dont les données dactyloscopiques, relatives à la personne dont l'identité a été usurpée ne peuvent servir qu'à établir l'identité de la personne contrôlée et ne peuvent en aucun cas être utilisées à d'autres fins. Les informations relatives à l'identité usurpée, y compris les empreintes digitales et les photographies, sont supprimées en même temps que le signalement, ou plus tôt si la personne concernée le demande.

2.12.2. Introduction d'un alias

En vue d'éviter les signalements incompatibles dans une catégorie quelconque, en raison d'un alias à intégrer, d'éviter des problèmes à des victimes innocentes et de garantir une qualité suffisante des données, les États membres doivent, dans la mesure du possible, se tenir mutuellement informés des alias et échanger toutes les informations pertinentes concernant l'identité réelle du sujet recherché. Tel est notamment le cas lorsqu'une recherche effectuée à l'aide d'empreintes digitales fait apparaître qu'un signalement existe déjà dans le SIS II mais que les éléments de l'identité figurant dans le signalement existant semblent indiquer qu'un alias est utilisé soit par le sujet du signalement d'origine soit par celui du nouveau signalement.

C'est l'État membre signalant qui a la responsabilité d'introduire les alias. Si un autre État membre découvre un alias, il doit informer l'État membre signalant, à l'aide d'un formulaire L.

2.12.3. Autres informations utilisées pour établir l'identité d'une personne

Si les données figurant dans le SIS II sont insuffisantes, le bureau Sirene de l'État membre signalant peut également fournir d'autres informations après consultation, à son initiative ou à la demande d'un autre État membre, pour clarifier l'identité d'une personne. Un formulaire L (et ses pièces jointes) est utilisé à cet effet. Il s'agit notamment des informations suivantes:

— l'origine du passeport ou du document d'identité qui est en la possession de la personne recherchée,

— les numéro, date, lieu et autorité de délivrance du passeport ou du document d'identité, ainsi que sa date limite de validité,

— la description de la personne recherchée,

— les nom et prénom des mère et père de la personne recherchée,

— les autres orthographes possibles des nom et prénom(s) de la personne recherchée,

— les photographies et empreintes digitales disponibles,

— la dernière adresse connue.

Dans la mesure du possible, ces informations seront disponibles dans les bureaux Sirene ou immédiatement et en permanence accessibles en vue d'une transmission rapide.

L'objectif commun est de réduire au minimum le risque d'interpellation indue d'une personne qui aurait une identité semblable à celle de l'individu signalé.

2.13. Échange d'informations en cas de signalements mis en relation

Chaque lien permet la mise en relation d'au moins deux signalements.

Un État membre peut créer un lien entre des signalements qu'il introduit dans le SIS II, et lui seul peut le modifier et le supprimer. La mise en relation n'apparaît aux utilisateurs que s'ils disposent des droits d'accès adéquats leur permettant de visualiser au moins deux signalements relevant du lien. Les États membres veillent à ce que seul un accès autorisé aux liens soit possible.

2.13.1. Modalités opérationnelles

La mise en relation des signalements ne requiert pas de procédure particulière pour les échanges d'informations supplémentaires. Les principes suivants doivent néanmoins être respectés:

En cas de réponse positive pour plusieurs signalements mis en relation, le bureau Sirene de l'État membre d'exécution envoie un formulaire G pour chacun d'eux, en indiquant dans le champ 086 que d'autres formulaires G relatifs aux signalements mis en relation seront transmis.

Aucun formulaire n'est envoyé pour les signalements qui, bien que reliés à un signalement ayant donné lieu à une réponse positive, n'étaient pas eux-mêmes l'objet de cette réponse. Cependant, s'il existe un signalement mis en relation concernant une remise/extradition ou concernant une personne disparue (introduit dans l'intérêt de la propre protection de la personne ou pour la prévention de menaces), la communication de cette découverte est effectuée à l'aide d'un formulaire M s'il y a lieu et si les informations sont disponibles.

2.14. Format et qualité des données biométriques dans le SIS II

Conformément à l'article 23, paragraphe 2, de la décision SIS II, des photographies et les empreintes digitales de la personne sont intégrées au signalement, lorsqu'elles sont disponibles.

Les bureaux Sirene doivent être en mesure d'échanger des empreintes digitales et des images pour compléter le signalement et/ou appuyer l'exécution de la conduite à tenir. Lorsqu'un État membre dispose d'une photographie ou d'empreintes digitales d'une personne signalée par un autre État membre, il peut les envoyer en tant que pièce jointe pour permettre à l'État membre signalant de compléter le signalement.

Cet échange a lieu sans préjudice des échanges intervenant dans le cadre de la coopération policière en application de la décision-cadre 2006/960/JAI.

2.14.1. Utilisation ultérieure des données échangées, archivage inclus

Les instruments juridiques relatifs au SIS II prévoient des limitations à l'utilisation des données fournies pour l'établissement de signalements dans le SIS II. Toute utilisation ultérieure des photographies et empreintes digitales échangées, y compris leur archivage, doit être conforme aux dispositions pertinentes des instruments juridiques relatifs au SIS II, aux dispositions nationales applicables en matière de protection des données, conformément à la directive 95/46/CE et à la décision-cadre 2008/977/JAI.

Tout stockage d'empreintes digitales au niveau national doit respecter pleinement les règles de protection des données applicables au SIS II. Les États membres conservent les données dactyloscopiques qu'ils ont téléchargées du CS-SIS séparément des bases de données dactyloscopiques nationales, et ils effacent ces données en même temps que les signalements et informations supplémentaires correspondants.

2.14.2. Échanges d'empreintes digitales et de photographies

La procédure suivante s'applique:

a) le bureau Sirene fournisseur envoie un formulaire L par la voie électronique habituelle et mentionne dans le champ 083 que les empreintes digitales et les photographies sont envoyées pour compléter un signalement dans le SIS II;

b) le bureau Sirene de l'État membre signalant intègre les empreintes digitales et les photographies au signalement dans le SIS II ou les transmet à l'autorité compétente pour qu'elle complète le signalement.

2.14.3. Exigences techniques

Les empreintes digitales et les photographies sont recueillies et transmises conformément aux normes définies dans les règles d'application régissant l'intégration des données biométriques dans le SIS II.

Chaque bureau Sirene est tenu de respecter ces prescriptions techniques.

2.14.4. Format et qualité des données biométriques

Toutes les données biométriques introduites dans le système sont soumises à un contrôle de qualité spécifique visant à garantir le respect de normes minimales de qualité communes à tous les utilisateurs du SIS II.

Avant l'introduction, des contrôles sont effectués au niveau national pour s'assurer que:

a) les empreintes digitales et le dossier NIST correspondant sont compatibles à tous égards avec les dispositions de la décision d'exécution (UE) 2016/1345 de la Commission (24) relative aux normes minimales de qualité des données pour les dossiers d'empreintes digitales contenus dans le système d'information Schengen de deuxième génération (SIS II), avec les annexes de ladite décision et les normes techniques adoptées au sein du comité visé à l'article 51 du règlement SIS II et à l'article 67 de la décision SIS II;

b) les photographies, qui ne peuvent servir qu'à confirmer l'identité d'une personne localisée à la suite d'une consultation alphanumérique effectuée dans le SIS II, sont conformes aux exigences suivantes: le rapport hauteur/largeur des photographies du visage prises de face sera, dans la mesure du possible, de 3:4 ou 4:5. Une résolution d'au moins 480 × 600 pixels d'une profondeur d'échantillonnage de 24 bits sera utilisée lorsque c'est possible. Si l'image doit être scannée, sa taille sera, si possible, inférieure à environ 200 Kbytes.

2.15. Types particuliers de recherche

2.15.1. Recherche ciblée géographiquement

On entend par “recherches ciblées géographiquement” des recherches effectuées dans une zone géographique limitée, lorsqu'un État membre possède des indices concrets relatifs au lieu de séjour de la personne ou à l'endroit où se trouve l'objet faisant l'objet d'un signalement.

Tout stockage d'empreintes digitales au niveau national doit respecter pleinement les règles de protection des données applicables au SIS II. Lorsque l'on connaît le lieu de séjour de la personne ou l'endroit où se trouve l'objet, le champ 311 (Avis important) peut être rempli en indiquant une recherche géographique et en sélectionnant les pays adéquats. Par ailleurs, si le lieu de séjour est connu lors de l'introduction d'un signalement en vue d'une arrestation, le champ 061 d'un formulaire A doit comporter cette information sur la personne recherchée. Dans tous les autres cas, y compris pour communiquer l'endroit où se trouvent des objets, un formulaire M (champ 083) est utilisé. Le signalement de la personne recherchée est introduit dans le SIS II afin de garantir le caractère immédiatement exécutoire de toute demande d'intervention (article 9, paragraphe 3, de la décision-cadre 2002/584/JAI).

Lorsque la personne ou l'objet visé(e) par une recherche géographique se trouve dans un autre endroit que celui mentionné dans cette recherche, le bureau Sirene de l'État membre signalant indique ce fait, à l'aide d'un formulaire M, aux autres États membres participant à cette recherche afin qu'il soit mis fin aux éventuels travaux y afférents.

2.15.2. Recherche avec la participation d'unités de police spéciales effectuant des recherches ciblées (FAST)

Dans certains cas, les bureaux Sirene des États membres requis devraient également faire appel aux services d'unités spéciales (Fugitive Active Search Teams — FAST) effectuant des recherches ciblées. Le signalement dans le SIS II ne devrait toutefois pas être remplacé par la coopération internationale de ces services de police. Une telle coopération ne devrait en effet pas entrer en conflit avec le rôle de point de convergence des recherches faites par le SIS II dévolu au bureau Sirene.

Une coopération devrait, s'il y a lieu, être mise en place pour s'assurer que le bureau Sirene de l'État membre signalant soit informé par le FAST national des éventuelles opérations en cours liées à un signalement intégré dans le SIS II. Ce bureau Sirene doit, si nécessaire, mettre ces informations à la disposition d'autres bureaux Sirene. Toute opération coordonnée du réseau européen d'équipes de recherche active des fugitifs (European Network of Fugitive Active Search Teams — ENFAST) impliquant la coopération du bureau Sirene doit être signalée à l'avance à ce dernier.

Les bureaux Sirene s'assurent que les informations supplémentaires, y compris celles concernant une réponse positive, sont transmises rapidement au FAST national, si ce dernier participe à la recherche.

3. SIGNALEMENTS EN VUE D'UNE ARRESTATION AUX FINS DE REMISE OU D'EXTRADITION (ARTICLE 26 DE LA DÉCISION SIS II)

3.1. Introduction d'un signalement

La plupart des signalements en vue d'une arrestation sont désormais assortis d'un mandat d'arrêt européen (MAE). Or, ce type de signalement peut également donner lieu à une arrestation provisoire avant l'obtention d'une demande d'extradition (DE) conformément à l'article 16 de la convention européenne d'extradition.

Le MAE ou la DE doit être émis par une autorité judiciaire compétente remplissant cette fonction dans l'État membre signalant.

Lors de l'introduction d'un signalement en vue d'une arrestation aux fins de remise, une copie de l'original du MAE est introduite dans le SIS II. Une traduction du MAE dans une ou plusieurs langues officielles des institutions de l'Union européenne peut être introduite.

Des photographies et empreintes digitales de la personne sont en outre intégrées au signalement, lorsqu'elles sont disponibles.

Les informations pertinentes, MAE et DE compris, fournies au sujet des personnes recherchées en vue d'une arrestation aux fins de remise ou d'extradition doivent être à la disposition du bureau Sirene lorsque le signalement est introduit. Une vérification est effectuée pour s'assurer que les informations sont complètes et correctement présentées.

Les États membres ont la possibilité d'introduire plusieurs MAE par signalement en vue d'une arrestation. Il incombe à l'État membre signalant de supprimer un MAE dont la validité a expiré, de vérifier si d'autres MAE sont annexés au signalement et de prolonger la durée de ce dernier, si nécessaire.

Outre un MAE qu'un État membre a annexé à un signalement en vue d'une arrestation, il lui est possible de joindre des traductions du MAE, si nécessaire, dans des fichiers binaires distincts.

Dans la mesure du possible, les documents PDF scannés à annexer aux signalements auront une résolution de 150 DPI au minimum.

3.2. Signalements multiples

Les procédures générales sont décrites au point 2.2.

En outre, les règles suivantes s'appliquent:

Plusieurs États membres peuvent introduire un signalement aux fins d'arrestation portant sur la même personne. Le cas échéant, en cas d'arrestation, il appartient aux autorités judiciaires d'exécution de l'État membre dans lequel l'arrestation a eu lieu de décider du mandat qui sera exécuté. Le bureau Sirene de l'État membre d'exécution envoie un formulaire G à chaque État membre concerné.

3.3. Usurpation d'identité

Voir la procédure générale au point 2.12.1.

3.4. Introduction d'un alias

Voir la procédure générale au point 2.12.2.

En cas de signalement en vue d'une arrestation, le bureau Sirene utilise le champ 011 d'un formulaire A (25) (au moment de l'intégration du signalement) ou ultérieurement un formulaire M, lorsqu'il informe les autres États membres des alias concernant un signalement en vue d'une arrestation, si cette information est à sa disposition.

3.5. Envoi d'informations supplémentaires aux États membres

Lors d'un signalement, les informations supplémentaires y afférentes doivent être envoyées à tous les États membres.

Les informations visées au point 3.5.1 sont envoyées aux autres bureaux Sirene à l'aide d'un formulaire A, simultanément à l'introduction du signalement. Les autres informations nécessaires pour préciser l'identité sont transmises après concertation et/ou à la demande d'un autre État membre.

Si plusieurs MAE ou DE existent pour la même personne, des formulaires A distincts sont remplis pour chacun d'eux.

Le MAE, la DE et le formulaire A doivent contenir suffisamment de détails [en particulier, la section e) du MAE: “Description des circonstances dans lesquelles la ou les infractions ont été commises, notamment la date et le lieu”, et les champs 042, 043, 044, 045: “Description des circonstances”] pour permettre aux autres bureaux Sirene de vérifier le signalement. L'appendice 3 présente les informations requises et leur lien avec les champs figurant dans le MAE.

Lorsqu'un MAE est remplacé ou révoqué, cela est indiqué dans le champ 267 d'un formulaire A (article 26 de la décision SIS II) ou dans le champ 044 d'un formulaire A (demande d'extradition/signalements transférés) en insérant le texte suivant: “Ce formulaire remplace le formulaire (numéro de référence) relatif au MAE (numéro de référence) délivré le (date)”.

3.5.1. Envoi d'informations supplémentaires concernant une arrestation provisoire

3.5.1.1. En cas de signalement fondé à la fois sur un MAE et une DE

Lors de l'introduction d'un signalement en vue d'une arrestation aux fins d'extradition, les informations supplémentaires sont envoyées à tous les États membres au moyen d'un formulaire A. Si les données incluses dans le signalement et les informations supplémentaires envoyées aux États membres au sujet d'un MAE ne suffisent pas pour l'extradition, des informations complémentaires doivent être fournies.

Il est indiqué dans le champ 239 que le formulaire concerne à la fois un MAE et une DE.

3.5.1.2. En cas de signalement fondé uniquement sur une DE

Lors de l'introduction d'un signalement en vue d'une arrestation aux fins d'extradition, les informations supplémentaires sont envoyées à tous les États membres au moyen d'un formulaire A.

Il est indiqué dans le champ 239 que le formulaire concerne une DE.

3.6. Apposition d'un indicateur de validité

Les procédures générales sont décrites au point 2.7.

Si au moins l'un des MAE annexés au signalement peut recevoir exécution, aucun indicateur de validité n'est apposé au signalement.

Si