Recommandation de la Commission

du 7 décembre 2001

établissant les principes pour l'utilisation de "SOLVIT" - le réseau de résolution des problèmes dans le marché intérieur

[notifiée sous le numéro C(2001) 3901]

(Texte présentant de l'intérêt pour l'EEE)

(2001/893/CE)

LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,

vu le traité instituant la Communauté européenne, et notamment son article 211,

considérant ce qui suit:

(1) L'article 3 du traité énonce l'objectif d'abolir tous les obstacles à la libre circulation des marchandises, des personnes, des services et des capitaux entre les États membres afin de créer le marché intérieur. Les citoyens comme les entreprises, notamment les petites entreprises, pourraient bénéficier de l'existence d'une procédure informelle visant à résoudre les problèmes résultant de la mauvaise application des règles qui visent à atteindre cet objectif.

(2) Le plan d'action de 1997 en faveur du marché unique(1) a invité les États membres à mettre en place des "points de contact pour les citoyens et les entreprises", chargés de traiter les problèmes spécifiques au marché intérieur. Les États membres ont également créé des "centres de coordination", qui travaillent ensemble afin de résoudre les problèmes transfrontaliers qui sont causés par la mauvaise application par les administrations nationales des règles relatives au marché intérieur ("réseau de résolution des problèmes").

(3) Le réseau de résolution de problèmes existe désormais depuis trois ans. Par le biais du Comité consultatif "marché intérieur", les États membres et la Commission ont évalué son efficacité. Ils ont conclu que les principaux points faibles étaient le manque d'un niveau comparable de traitement et le fait que des tierces personnes ne pouvaient pas voir comment il travaillait.

(4) Dans sa communication concernant un système efficace de résolution des problèmes dans le marché intérieur "SOLVIT"(2), la Commission a présenté ses idées concernant la résolution des problèmes. Elle a proposé une nouvelle approche baptisée "SOLVIT" afin de renforcer l'efficacité du réseau par la création d'une base de données commune en ligne. Les centres de coordination enregistreront et assureront le suivi des dossiers, ce qui sera plus efficace et clarifiera son fonctionnement pour les citoyens.

(5) Afin de s'assurer que SOLVIT réponde aux besoins des citoyens et des entreprises et que tous les États membres consentent les mêmes efforts, il est souhaitable d'appliquer certains principes communs. De surcroît, les États membres devraient garantir la disponibilité des ressources humaines et budgétaires nécessaires permettant aux centres de coordination de traiter un volume accru de cas, de fournir un service de haute qualité aux utilisateurs et de le faire connaître.

(6) Le Parlement européen, le Conseil(3), le Comité économique et social(4) et le Comité des régions(5) ont tous souligné la nécessité de trouver des moyens de résolution des problèmes plus efficaces.

(7) Le livre blanc sur la gouvernance européenne(6) s'inscrit dans le cadre des efforts visant à rendre l'Union plus concrète aux yeux des citoyens et des entreprises. Il rappelle également aux administrations et aux juridictions nationales qu'il est de leur responsabilité d'appliquer correctement la législation communautaire.

(8) SOLVIT étant un réseau informel de résolution des problèmes, il devrait traiter uniquement des cas qui ne font pas l'objet d'une action en justice au niveau national ou communautaire. Un demandeur demeure libre d'engager une telle action à tout moment auquel cas, l'affaire sera clôturée dans la base de données. SOLVIT n'a pas pour but de remplacer les mécanismes efficaces de résolution des problèmes transfrontaliers qui existent déjà, mais de leur transmettre les cas pertinents.

(9) Afin de résoudre efficacement les problèmes, les centres de coordination des États membres doivent collaborer. Le centre de coordination de l'État membre du demandeur doit s'assurer de la recevabilité du dossier et de la disponibilité de toutes les informations correspondantes. Il appartient ensuite au centre de coordination de l'État membre où le problème se pose de prendre les mesures pour le résoudre.

(10) Les deux centres de coordination doivent confirmer qu'un cas est recevable et qu'ils vont mettre tout en oeuvre pour le résoudre dans un délai déterminé qui peut être prolongé exceptionnellement.

(11) Les demandeurs doivent être informés à l'avance de la façon dont les cas sont traités et des délais applicables. On doit leur rappeler que d'autres moyens de résolution plus formels, tels des actions en justice, peuvent aussi leur être ouverts. Si le demandeur veut recourir à ces moyens, il se peut qu'il doive introduire une action en justice dans certains délais, qui ne peuvent être suspendus suite à l'utilisation de SOLVIT. Les demandeurs ne doivent pas nécessairement accepter les solutions proposées par le réseau. Comme SOLVIT constitue un mécanisme informel de résolution de problèmes, il n'offre pas au demandeur de possibilités de recours contre les solutions proposées.

(12) Toutes les solutions proposées doivent être conformes au droit communautaire. La Commission se réserve le droit d'entamer une action à l'encontre des États membres chaque fois qu'elle estime que tel n'est pas le cas.

(13) Toutes les mesures appropriées doivent être prises en vue de la protection des données confidentielles.

(14) Les principes mentionnés dans la présente recommandation doivent s'appliquer à partir du moment où la base de données en ligne devient opérationnelle,

RECOMMANDE:

I. GÉNÉRALITÉS

A. Domaine et champ d'application

La présente recommandation contient des principes que les centres de coordination des États membres doivent respecter lorsqu'ils traitent des problèmes transfrontaliers liés à l'application des règles relatives au marché intérieur en utilisant SOLVIT.

Elle ne s'applique pas aux problèmes qui font l'objet d'une action en justice au niveau national ou communautaire.

B. Définitions

Dans le cadre de la présente recommandation, les définitions suivantes s'appliquent:

1) "Centre de coordination": service de l'administration d'un État membre ayant la responsabilité de traiter des problèmes transfrontaliers qui lui sont soumis par des citoyens ou des entreprises;

2) "Centre de coordination 'd'origine'": centre de coordination dans l'État membre où le problème transfrontalier a été soulevé;

3) "Centre de coordination 'chef de file'": centre de coordination dans l'État membre où le problème transfrontalier se pose;

4) "problème transfrontalier": problème qui se pose à un citoyen ou à une entreprise et qui concerne l'application de règles relatives au marché intérieur par une autorité publique dans un autre État membre; ceci inclut les situations où un citoyen ou une entreprise, qui a un lien administratif (par exemple la nationalité, des qualifications, l'établissement) avec un État membre, se trouve déjà dans le deuxième État membre où le problème se pose;

5) "règles relatives au marché intérieur": dispositions qui régissent le fonctionnement du marché intérieur au sens de l'article 14, paragraphe 2, du traité;

6) "action en justice": action formelle pour la résolution d'un litige devant une instance judiciaire ou quasi-judiciaire;

7) "demandeur": citoyen ou entreprise soumettant un problème transfrontalier à un centre de coordination.

II. PRINCIPES

A. Le centre de coordination "d'origine"

1. Le centre de coordination "d'origine" doit enregistrer le problème transfrontalier dans la base de données SOLVIT.

2. Avant d'enregistrer un cas dans la base de données, le centre de coordination "d'origine" doit:

a) s'assurer de son bien-fondé;

b) vérifier si le problème pourrait être résolu de façon plus efficace par un autre moyen, par exemple, via le réseau des Euro Info Centres;

c) vérifier si une action en justice serait appropriée.

Si un cas fait déjà l'objet d'une action en justice, il ne doit pas être enregistré. Si le demandeur décide, à n'importe quel stade, d'engager une telle action, l'affaire doit être retirée de la base de données.

3. Lors de l'enregistrement d'un cas dans la base de données, le centre de coordination "d'origine" doit, en tenant compte des règle de confidentialité (voir le point H), communiquer toutes les informations pertinentes au centre de coordination "chef de file" pour permettre une résolution rapide du problème.

4. Il est chargé des contacts avec le demandeur pendant la procédure de résolution du problème.

B. Le centre de coordination "chef de file"

1. Le centre de coordination "chef de file" doit confirmer qu'il accepte le dossier dans la semaine qui suit et le transmettre au service administratif compétent pour que celui-ci prenne les mesures nécessaires. Pour toute information complémentaire, il s'adresse le plus rapidement possible au centre de coordination "d'origine". Si le centre de coordination "chef de file" n'accepte pas le dossier, le refus est automatiquement indiqué dans la base de données en en précisant les motifs. Le centre de coordination "d'origine" doit en informer le demandeur, qui peut, s'il le souhaite, entamer une procédure plus formelle.

2. Le centre de coordination "chef de file" doit s'engager à faire tout son possible pour résoudre le problème transfrontalier.

C. Informations à fournir au demandeur

1. Le centre de coordination "d'origine" informe à l'avance le demandeur des procédures et des délais. Ceci doit inclure l'information que des moyens de résolution plus formels peuvent exister au niveau national et au niveau communautaire. Il doit lui être expliqué qu'en droit national, certains délais doivent être respectés afin qu'il puisse préserver ses droits et que SOLVIT n'affecte pas ces délais.

2. Les demandeurs doivent également être informés qu'ils ne sont pas obligés d'accepter les solutions proposées. Toutefois, les solutions proposées ne peuvent pas faire l'objet d'un recours dans le cadre de SOLVIT. Si un problème ne peut pas être résolu par SOLVIT ou si la solution proposée n'est pas jugée acceptable, le demandeur peut toujours entamer une procédure formelle, s'il le souhaite. Si une procédure formelle est entamée au cours de la phase de résolution informelle du problème, le dossier sera retiré de SOLVIT.

D. Accès à la base de données SOLVIT

1. Les centres de coordination "d'origine" et "chef de file" doivent être capables d'introduire des informations dans la base de données SOLVIT et de clore le dossier.

2. Les autres centres de coordination doivent pouvoir uniquement lire ces informations, qui seront rendues anonymes. Les demandeurs bénéficient d'un accès "en lecture" à leur seul dossier.

E. Délais

1. Dès que le centre de coordination "chef de file" confirme qu'il accepte le dossier, la base de donnée indique la date à laquelle le problème devrait être résolu. Le délai est de dix semaines.

2. À titre exceptionnel, les centres de coordination "d'origine" et "chef de file" peuvent convenir d'une prolongation du délai de quatre semaines au maximum, s'ils estiment qu'une solution pourra être trouvée dans ce laps de temps.

F. Échange d'informations et communication

1. Le centre de coordination "chef de file" doit tout mettre en oeuvre pour résoudre le problème en étroite collaboration avec les services administratifs compétents.

2. Il convient de privilégier l'utilisation du courrier électronique ainsi que les autres moyens de communication rapides.

3. Le centre de coordination "chef de file" doit tenir le centre de coordination "d'origine" informé des progrès réalisés. Il doit actualiser l'information dans la base de données à mesure que le dossier évolue ou au moins une fois par mois.

4. Les centres de coordination "d'origine" et "chef de file" doivent s'accorder sur la langue dans laquelle ils vont communiquer, en tenant compte du fait que l'objectif du réseau est de résoudre les problèmes le plus rapidement et le plus efficacement possible par des contacts informels, dans l'intérêt du demandeur.

5. Il incombe au centre de coordination "d'origine" de veiller, au besoin, à la traduction des documents soumis par le demandeur.

G. Résultats

1. Toutes les solutions proposées doivent être conformes au droit communautaire. La Commission se réserve le droit d'entamer une action à l'encontre des États membres chaque fois qu'elle estime que tel n'est pas le cas.

2. Lorsqu'une solution est trouvée à un problème transfrontalier dans le délai imparti, les centres de coordination "d'origine" et "chef de file" confirment explicitement que le problème est résolu et consignent cette information dans la base de données. Le centre de coordination "chef de file" informe le centre de coordination "d'origine" de la marche à suivre par les demandeurs pour bénéficier de la solution qui a été trouvée.

3. Si le centre de coordination "chef de file" conclut que l'État membre concerné a respecté la législation relative au marché intérieur et, que le cas est dénué de fondement, il doit en être fait mention dans la base de données. Le centre de coordination "d'origine" en informe le demandeur des raisons de cette décision. Le demandeur peut, s'il le souhaite, entamer une procédure plus formelle.

H. Confidentialité

1. L'identité du demandeur doit être normalement communiquée au centre de coordination "chef de file" par le centre de coordination "d'origine" afin de faciliter la résolution du problème. Le demandeur doit en être informé au début de la procédure et il doit lui être donné la possibilité de s'y opposer, auquel cas, son identité ne sera pas divulguée.

2. Les informations fournies par le demandeur ne peuvent être utilisées par le centre de coordination "chef de file" qu'aux fins de la résolution du problème.

3. Des mesures appropriées sont prises pour protéger les données sensibles sur le plan commercial ainsi que les données à caractère personnel à toutes les étapes de la procédure, en particulier en cas de transfert de données au sein du réseau.

III. DATE D'APPLICATION ET DESTINATAIRES

La présente recommandation doit s'appliquer à partir du 1er juin 2002.

La présente recommandation est adressée aux États membres.

Fait à Bruxelles, le 7 décembre 2001.

Par la Commission

Frederik Bolkestein

Membre de la Commission

(1) CSE(97) 1 final du 4.6.1997.

(2) COM(2001) 702 final du 27.11.2001.

(3) Conclusions du Conseil du 31.5.2001.

(4) CES 702/2001 des 30/31.5.2001.

(5) CdR 200/2001 rev. 2 des 14/15.11.2001.

(6) COM(2001) 428 du 25.4.2001.