Rapport

sur les états financiers de l'Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail (AESST - Bilbao) pour l'exercice clos le 31 décembre 1998, accompagné des réponses de l'Agence

(1999/C 372/01)

TABLE DES MATIÈRES

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Opinion de la Cour

1. Le présent rapport est adressé au conseil d'administration de l'Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail conformément à l'article 14, paragraphe 4, du règlement (CE) n° 2062/94 du Conseil(1).

2. La Cour a examiné les états financiers de l'Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail pour l'exercice clos le 31 décembre 1998. Conformément à l'article 14, paragraphe 1, du règlement (CE) n° 2062/94, le budget a été exécuté sous la responsabilité du directeur. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des états financiers(2), conformément aux dispositions financières internes prévues à l'article 15 du règlement (CE) n° 2062/94 du Conseil. La Cour des comptes est tenue de procéder à l'examen de ces comptes par l'article 248 du traité instituant la Communauté européenne.

3. La Cour a effectué son audit conformément à ses politiques et normes d'audit. Celles-ci ont été adaptées des normes internationales d'audit généralement admises pour refléter le caractère spécifique du contexte communautaire. Elle a examiné les documents comptables et appliqué les procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. La Cour a obtenu, par cet audit, une base raisonnable pour étayer l'opinion exprimée ci-après.

4. Cet examen a permis à la Cour d'obtenir l'assurance raisonnable que les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 1998 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

Principales observations relatives à l'exécution budgétaire de l'agence européenne pour la sécurité et la santé au travail (AESST - Bilbao) pour l'exercice clos le 31 décembre 1998

États financiers et comptabilité

5. L'Agence n'a pas fourni de pièces justificatives permettant d'établir le bien-fondé d'un solde de 5000 ECU figurant au passif du bilan de fin d'exercice sous la rubrique "Créditeurs divers".

6. Le service comptable de l'Agence devrait effectuer des clôtures comptables périodiques et procéder sur les différents soldes aux rapprochements et analyses prévus par les modalités d'exécution de son règlement financier.

Exécution du budget/Principe d'annualité

7. Sur un total de crédits reportés de droit de l'exercice 1997 de 1,05 Mio ECU, seuls 0,65 Mio ECU ont été effectivement utilisés, soit 62 %. Les 38 % restants, 0,4 Mio ECU, ont été annulés. Le montant total des annulations ne respecte pas la nature des reports de droit, qui devraient correspondre à des obligations à l'égard de tiers non satisfaites en fin d'exercice.

8. L'analyse d'engagements reportés de droit sur l'exercice 1999 (1,9 Mio ECU) n'a pas permis de vérifier le bien-fondé de certains de ces reports. La pratique suivie par l'Agence en matière de reports de crédits n'est pas conforme au principe d'annualité consacré par son règlement financier.

TVA

9. L'Agence n'a toujours pas obtenu le remboursement de la TVA payée au cours des exercices 1996 et 1997 (145000 ECU).

Appels d'offres/Commission consultative des achats et des marchés (CCAM)

10. Afin d'obtenir davantage d'offres, le délai d'introduction de ces dernières devrait être d'au moins quarante jours. Les critères stipulés dans les appels d'offres devraient être clairement définis et servir de base aux évaluations de la CCAM.

Siège

11. Le propriétaire a négocié une garantie bancaire pour assurer les obligations de l'Agence en ce qui concerne son contrat de bail. En général, une telle garantie n'est pas nécessaire pour un organisme de l'Union européenne. Afin d'éviter une prolongation de cette garantie, il serait utile qu'on mène à nouveau des négociations avant l'échéance de celle-ci.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 7 octobre 1999.

Par la Cour des comptes

Jan O. KARLSSON

Président

(1) JO L 216 du 20.8.1994, p. 5.

(2) En application de l'article 14, paragraphe 3, du règlement (CE) n° 2062/94 du Conseil, les comptes de la totalité des recettes et dépenses de l'Agence pour l'exercice 1998 ont été établis le 25 mars 1999 et ensuite transmis au conseil d'administration de l'Agence, à la Commission et à la Cour des comptes, cette dernière les ayant reçus le 9 avril 1999. La version abrégée des ces états financiers est présentée dans les tableaux annexés au présent rapport.

Tableau 1

Bilan financier au 31 décembre 1998 et 1997

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Tableau 2

Compte de gestion des exercices 1998 et 1997

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RÉPONSES DE L'AGENCE EUROPÉENNE POUR LA SÉCURITÉ ET SANTÉ AU TRAVAIL

1. La Cour des comptes a visité du 14 au 18 décembre 1998 et du 3 au 7 mai 1999 l'Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail et a effectué le contrôle relatif à l'exercice 1998.

2. Afin de faciliter la tâche de la Cour, les comptes et toutes les pièces justificatives afférentes ont été mises à sa disposition. Les dossiers du personnel et les contrats conclus ont été également présentés.

3. Par lettre du 24 juin 1999, la Cour a communiqué à l'Agence des observations qui lui paraissent de nature à devoir figurer dans son rapport relatif aux états financiers de l'Agence pour l'exercice clos le 31 décembre 1998. La Cour a invité l'Agence à lui faire connaître ses commentaires au sujet de ces observations.

4. À cet effet, l'Agence est en mesure de présenter des commentaires en relation avec les points suivants.

États financiers et comptabilité

5. Observation relative aux tiers créditeurs

Le solde des comptes fournisseurs indiqué par la Cour des comptes, soit un montant de 5000 ECU (3 % du total des comptes fournisseurs) est constitué de quelques impayés, dont l'identification est rendue difficile par la quantité importante de mouvements supportés par le compte Fournisseurs. L'Agence s'engage à fournir à la clôture de l'exercice 1999 une situation du compte "Créditeurs divers" figurant au bilan, par fournisseurs, cette mesure s'inscrit dans la perspective des progrès réalisés au cours de l'exercice 1998/1999.

6. Observation relative aux clôtures mensuelles

En ce qui concerne les clôtures mensuelles, l'observation de la Cour des comptes est pleinement approuvée et sera concrétisée par l'établissement de procédures et moyens adéquats au cours de l'exercice 1999.

Exécution du budget/Principe d'annualité

7. Les annulations portent sur des crédits engagés pour des actions qui ont été annulées de commun accord avec les tiers contractants, donc aucune obligation à leur égard est restée non satisfaite. D'autres annulations concernent des crédits engagés pour couvrir le dernier paiement des contrats avec les points focaux et qui n'ont pas été effectués en raison du retard intervenu dans l'exécution des projets. Ces derniers paiements seront couverts par des crédits engagés au titre du budget 1999.

8. L'Agence s'efforcera dans l'avenir de ne plus reporter des crédits dans les conditions signalées par la Cour.

TVA

9. L'Agence, suivant l'avis de l'administration fiscale espagnole, est en train de lancer les procédures de recouvrement directement auprès des fournisseurs. Il est prévu que les premiers remboursements soient obtenus avant la fin de cette année.

Appel d'offres/Commission consultative des achats et des marchés (CCAM)

10. L'Agence suivra les recommandations de la Cour à ce sujet en prévoyant des délais de présentation d'offres d'au moins 40 jours pour tous les appels d'offres à soumettre à l'avis de la CCAM.

Siège

11. Le contrat de bail est assujetti à la législation espagnole et aux usages locaux qui prévoient la constitution d'une garantie bancaire. Pour donner suite à la recommandation de la Cour, cette Agence soulèvera cette condition du bail lors de l'éventuelle négociation pour le renouvellement du bail à la fin de l'an 2000.