Rapport

sur les états financiers du Centre européen pour le développement de la formation professionnelle (Cedefop - Thessalonique) pour l'exercice clos le 31 décembre 1999, accompagné des réponses du Centre

(2000/C 373/05)

TABLE DES MATIÈRES

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OPINION DE LA COUR

1. Le présent rapport est adressé au Conseil et au Parlement européen, conformément à l'article 12 du règlement (CEE) n° 337/75 du Conseil(1), modifié par le règlement (CEE) n° 1946/93 du Conseil(2).

2. La Cour a examiné les états financiers du Centre pour le développement de la formation professionnelle pour l'exercice clos le 31 décembre 1999. Conformément aux dispositions de l'article 18, paragraphe 1, du règlement (CEE) n° 1416/76(3) du Conseil, modifié par le règlement (CEE) n° 1948/93(4) du Conseil, le budget a été exécuté sous la responsabilité du conseil d'administration. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des états financiers(5), conformément aux dispositions financières internes prévues aux articles 65, 67 et 68 du règlement (CEE) n° 1948/93 du Conseil, modifiant le règlement (CEE) n° 1416/76 du Conseil. La Cour des comptes est tenue de procéder à l'examen de ces comptes par l'article 248 du traité instituant la Communauté européenne.

3. La Cour a effectué son audit conformément à ses politiques et normes d'audit. Celles-ci ont été adaptées des normes internationales d'audit généralement admises pour refléter le caractère spécifique du contexte communautaire. Elle a examiné les documents comptables et appliqué les procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. La Cour a obtenu, par cet audit, une base adéquate pour étayer l'opinion exprimée ci-après.

4. Cet examen a permis à la Cour d'obtenir l'assurance raisonnable que les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 1999 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

PRINCIPALES OBSERVATIONS SUR L'EXÉCUTION DU BUDGET DU CENTRE EUROPÉEN POUR LE DÉVELOPPEMENT DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE (CEDEFOP - THESSALONIQUE) POUR L'EXERCICE CLOS LE 31 DÉCEMBRE 1999

Analyse de l'exécution budgétaire

5. Les crédits définitifs de l'exercice, après adoption d'un budget rectificatif et supplémentaire de 0,3 million d'euros en septembre 1999 s'élèvent à 15,2 millions d'euros - dont 14,5 millions d'euros (soit 95 %) ont été engagés et 0,7 million d'euros (soit 5 %) ont été annulés au 31 décembre 1999(6).

6. Les reports de crédits s'élèvent à 3,7 millions d'euros (soit 26 % des engagements) et concernent principalement le titre III à hauteur de 2,2 millions d'euros ainsi que le titre II à hauteur de 1 million d'euros (financement de la dernière tranche du nouveau bâtiment du Cedefop). À titre de comparaison, les crédits reportés de l'exercice 1998 à l'exercice 1999 s'élèvent à 3,9 millions d'euros. De ce montant, 0,6 million d'euros (soit 15 %) ont dû être annulés, principalement dans le titre III.

Comptabilités budgétaire et générale

7. Le Centre avait prévu(7) de mettre au point un nouveau système de comptabilité, FIBUS, pour fin 1999 de telle sorte que celui-ci puisse être utilisé après le premier semestre 2000. Suite à un contrôle spécifique sur ce projet et dans l'attente de pouvoir procéder à une évaluation complète, l'attention du Centre est attirée sur la nécessité d'en tester en profondeur les performances avant sa mise en service effective.

Régies d'avances

8. Bien que le recours aux régies d'avances soit en nette diminution par rapport à l'exercice précédent(8), le Centre a continué en 1999 d'effectuer par ce biais une part significative de ses paiements, 2,6 millions d'euros (soit 23 %). Le Centre est invité à poursuivre ses efforts pour réduire encore davantage l'utilisation de ce mode de paiement et ainsi réduire les risques qui y sont associés.

Imputation de la TVA

9. Jusqu'en décembre 1998, le règlement financier général prévoyait l'imputation des dépenses TVA incluse, cette dernière pouvant, après remboursement, faire l'objet d'un réemploi. Depuis lors(9), le règlement financier général impose que les dépenses soient imputées hors TVA. La Cour invite le Centre à transposer ces nouvelles modalités dans sa propre réglementation.

10. Le Centre n'a pas été en mesure d'effectuer un rapprochement exhaustif entre ses demandes de récupération de la TVA et ses données comptables. Par ailleurs, des ordres de recouvrement auraient dû être établis en même temps que les demandes de récupération.

11. Les opérations relatives à la récupération de la TVA payée en 1999 ont commencé en mai 2000. Dans un souci de bonne gestion, il serait souhaitable que la préparation des demandes de récupération soit organisée de manière à permettre une récupération aussi rapide que possible.

Bâtiment

12. Dans le cadre de la construction de son bâtiment, le Centre a dû payer, grâce à des circonstances favorables (taux de change, conditions contractuelles), un montant inférieur de 1,2 million d'euros par rapport à ce qui avait été initialement envisagé. Ce montant a été affecté par le Centre à la réalisation d'équipements complémentaires non explicitement prévus dans la convention avec les autorités grecques. Étant donné l'importance de cette économie par rapport à la dépense envisagée initialement pour le bâtiment (6,8 millions d'euros), dans un souci de bonne gestion et de transparence vis-à-vis de l'autorité budgétaire, le Centre aurait dû informer de ses intentions non seulement le Parlement mais également le Conseil.

Contrats

13. Parmi les équipements complémentaires mentionnés au point 12, deux d'entre eux, d'une valeur respectivement de l'ordre de 195000 euros et de 136000 euros, ont fait l'objet de marchés conclus de gré à gré avec l'autorisation du bureau exécutif du conseil d'administration. La nature des travaux (équipements de cuisine et travaux supplémentaires relatifs à la sécurité) ne justifie pas le recours à une procédure de gré à gré et le motif d'urgence n'aurait pas dû être admis car l'absence de tels équipements n'affecte pas l'utilisation principale du bâtiment. Or la valeur de chacun de ces marchés est supérieure au seuil à partir duquel le règlement financier impose de consulter une commission consultative des achats et des marchés (46000 euros) quelle que soit la procédure d'acquisition envisagée.

14. L'examen des contrats pour des projets informatiques a mis en évidence des faiblesses: absence de consultation du service informatique, imprécision des objectifs à atteindre et non-respect des procédures administratives et financières ainsi que des procédures d'appels d'offres. Par ailleurs, l'audit de la mise en oeuvre des projets basés sur Internet a montré que les hypothèses à la base des décisions n'étaient pas bien fondées ou n'étaient plus adaptées. Le Centre est invité à poursuivre ses efforts pour gérer ses projets informatiques conformément aux règles et à les adapter en fonction des développements intervenus depuis leur conception.

Personnel

15. La Cour avait noté en 1998(10) l'absence de décisions formelles de l'AIPN pour la fixation de droits financiers des agents. En 1999, les mesures annoncées par le Centre n'ont pu être complètement mises en oeuvre. Par ailleurs, les dispositions du statut qui prévoient que le personnel est noté au moins une fois tous les deux ans n'ont pas été respectées dans certains cas.

Ce rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 26 octobre 2000.

Par la Cour des comptes

Jan O. Karlsson

Président

(1) JO L 39 du 13.2.1975, p. 1.

(2) JO L 181 du 23.7.1993, p. 11.

(3) JO L 164 du 24.6.1976, p. 1.

(4) JO L 181 du 23.7.1993, p. 15.

(5) En application de l'article 1er du règlement (CEE) n° 1948/93 du Conseil, portant modification du règlement (CEE) n° 1416/76 du Conseil, les comptes de la totalité des recettes et dépenses du Centre pour l'exercice 1999 ont été établis le 29 mars 2000 et transmis à la Commission et à la Cour des comptes, cette dernière les ayant reçus le 5 avril 2000. La version abrégée de ces états financiers est présentée dans les tableaux annexés au présent rapport.

(6) Toutefois, en avril 2000, un report non automatique de 0,55 million d'euros a été autorisé, réduisant à seulement 0,15 million d'euros le montant des crédits de 1999 effectivement annulés.

(7) Voir réponse au point 5 du rapport relatif à l'exercice 1998 (JO C 372 du 22.12.1999, p. 27).

(8) JO C 372 du 22.12.1999, p. 27, point 6.

(9) Voir article 27, paragraphe 2 bis, du règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes, tel que modifié par le règlement (CE, CECA, Euratom) n° 2548/98 du Conseil du 23 novembre 1998 (JO L 320 du 28.11.1998, p. 1).

(10) JO C 372 du 22.12.1999, p. 27, points 9 et 10.

Tableau 1

Bilan financier aux 31 décembre 1999 et 31 décembre 1998

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Tableau 2

Compte de gestion des exercices 1999 et 1998

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Réponses du centre

Point 8

Suite aux recommandations de la Cour, le Cedefop a poursuivi ses efforts pour réduire encore davantage les paiements par régie d'avance: au cours des trois premiers trimestres de l'année 2000, ils n'ont pas excédé 20000 euros par mois.

Point 9

Le Centre élaborera un mémorandum sur les mises à jour et améliorations à apporter à son règlement financier général révisé. Ce mémorandum sera transmis à la Commission afin que celle-ci fasse à l'autorité législative les propositions qu'elle jugera utiles.

Points 10 et 11

En 1999, le surplus de travail imposé à l'unité financière du Cedefop par l'achèvement du nouveau bâtiment et la finalisation du système FIBUS a retardé le traitement complet de certains dossiers. En 2000, les mesures nécessaires ont été prises pour résorber ces retards et éviter qu'ils ne se reproduisent.

Point 12

Grâce aux efforts conjugués des diverses parties intéressées (gouvernement grec, Commission et Cedefop), des économies substantielles ont pu être réalisées lors de la construction du bâtiment tel qu'initialement envisagé. Il a été décidé de commun accord d'affecter ces montants à la réalisation de travaux complémentaires contribuant à renforcer et optimiser la fonctionnalité et la sécurité du bâtiment.

L'autorité budgétaire a été tenue au courant de ces développements. Le Cedefop souligne qu'à défaut de communication formelle, le Conseil a reçu des représentants du Centre toutes les informations relatives à ces travaux complémentaires et à leur nécessité lors des discussions devant le comité budgétaire.

Point 13

Les travaux en question concernaient des équipements dont la nécessité découlait d'informations indisponibles au départ. Pour des motifs d'économie et pour donner au nouveau bâtiment une fonctionnalité optimale le plus rapidement possible, il a paru, dans ces circonstances particulières, préférable au Cedefop de procéder par entente directe. Le bureau a rendu un avis positif sur ces deux dossiers, considérant que, techniquement, ces travaux supplémentaires ne pouvaient être séparés du marché principal.

Par ailleurs le Cedefop rappelle que c'est son règlement financier qui a dévolu à son conseil d'administration et au bureau exécutif de ce dernier les pouvoirs normalement attribués à des CCAM. Le Cedefop soulèvera les problèmes que pose cette situation dans le mémorandum qu'il compte adresser à la Commission sur la révision de son règlement financier (voir réponse au point 9).

Point 14

Il est inévitable que pour des projets informatiques de l'ampleur et de la complexité de ceux entrepris par le Cedefop qui s'étendent sur plusieurs années, des problèmes se posent lors de leur démarrage et que les évolutions fort rapides dans le domaine de l'informatique rendent les hypothèses de départ rapidement obsolètes, ce qui dans certains cas a conduit à des erreurs dans leur gestion. Au cours des ans, fort de l'expérience acquise et suite aux observations de la Cour, le Cedefop a renforcé les procédures de gestion et de développement de ses projets informatiques et il poursuivra ses efforts en la matière afin d'optimiser les résultats qu'il a déjà obtenus. Le Cedefop tient à souligner que la mise en place en 1999 d'une unité de gestion de contrats, qui depuis le 1er janvier 2000 examine systématiquement tous les contrats, contribuera certainement à cette amélioration.

Point 15

En 1999, le Cedefop a commencé à réexaminer les données relatives aux droits financiers du personnel. Une fois ces données validées, elles seront incorporées dans les dossiers individuels et le module "Gestion du personnel" du système FIBUS. Par ailleurs, depuis le début de l'année 2000, des procédures ont été mises en place pour vérifier annuellement ces données et éventuellement les mettre à jour. En ce qui concerne la notation, le Cedefop a pris en 2000 les mesures nécessaires pour régulariser les dossiers des agents concernés et pour qu'à partir de l'année 2000, la notation des agents soit systématiquement effectuée tous les deux ans.