RAPPORT concernant les états financiers de l'Observatoire européen des drogues et des toxicomanies (OEDT-Lisbonne), (Exercice 1996) accompagné des réponses de l'Observatoire (97/C 393/06)

1.1. Ce rapport est adressé au Conseil d'administration de l'Observatoire européen des drogues et des toxicomanies conformément au paragraphe 11 de l'article 11 du règlement (CEE) n° 302/93 du Conseil, du 8 février 1993 (1).

1.2. La Cour a examiné les états financiers de l'Observatoire européen des drogues et des toxicomanies relatifs à l'exercice 1996. Conformément à l'article 11, paragraphe 8, du règlement (CEE) n° 302/93 du Conseil (2), le budget a été exécuté sous la responsabilité du directeur. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des comptes (3) en conformité de l'article 11, paragraphe 10, du règlement (CEE) n° 302/93 du Conseil (4), modifié par le règlement (CE) n° 3294/94 du Conseil, du 22 décembre 1994 (5). La Cour des comptes est tenue de procéder à l'examen de ces comptes par l'article 188 C du traité instituant la Communauté européenne.

1.3. La Cour a effectué son contrôle conformément aux normes d'audit généralement admises, dans la mesure où celles-ci s'appliquent au contexte communautaire. Elle a effectué des tests sur les livres et registres comptables ainsi que d'autres procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. Les principales observations résultant de l'audit de la Cour sont présentées dans la deuxième partie de ce rapport.

1.4. Les observations décrites aux points 1.14, 1.15, 1.17 et 1.18 montrent l'existence de pratiques ne respectant pas les dispositions réglementaires ainsi que de certains montants dont le bien-fondé n'a pu être vérifié lors des contrôles effectués.

1.5. Sous réserve des faits présentés dans le précédent point, les états financiers concernant l'exercice 1996 sont fiables et la légalité et régularité des opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, assurées.

PRINCIPALES OBSERVATIONS CONCERNANT L'EXÉCUTION BUDGÉTAIRE DE L'OBSERVATOIRE EUROPÉEN DES DROGUES ET DES TOXICOMANIES POUR L'EXERCICE 1996

Comptabilité budgétaire

1.6. Bien que 1996 soit le troisième exercice d'activité, le service comptable de l'Observatoire ne dispose toujours pas d'un véritable logiciel de comptabilité budgétaire. Le suivi de l'exécution budgétaire est fait à l'aide d'un outil qui ne constitue pas un véritable système comptable (possibilité de modifier des enregistrements sans aucune trace, absence de lien avec la comptabilité générale, etc.).

Comptabilité générale

1.7. Les contrôles effectués ont permis de constater d'importants retards dans l'enregistrement des données à la comptabilité générale. De plus, le rapprochement mensuel entre la comptabilité générale et la comptabilité budgétaire, prévu à l'article 136, paragraphe 4, deuxième alinéa, des modalités d'exécution du règlement financier général, n'a pas été réalisé.

1.8. Le montant de la TVA dont le remboursement a été demandé n'a pas fait l'objet d'un suivi comptable. Le solde figurant au bilan de fin d'exercice (0,21 Mio ECU) n'a été comptabilisé que lors de la clôture des comptes.

1.9. Seul le comptable connaît à l'OEDT la procédure comptable suivie (mécanique comptable, fonctionnement des logiciels utilisés, localisation des documents comptables, etc.). Cette situation pourrait occasionner des problèmes administratifs en cas d'absence du comptable.

1.10. Le comptable assure également les fonctions de gestionnaire, régisseur d'avances et signataire des «bons à payer» sur les factures (violation de l'article 15, paragraphe 1 des modalités d'exécution du règlement financier général).

1.11. Compte tenu des observations contenues dans le rapport, la situation de la comptabilité doit être améliorée dans les meilleurs délais.

Contrats et CCAM

1.12. En l'absence d'un représentant du service juridique, la composition de la CCAM de l'Observatoire n'est pas conforme aux dispositions du règlement financier applicable au budget général des Communautés (article 64, paragraphe 1).

1.13. Une grande partie des marchés contrôlés ont été passés par entente directe ou suite à un appel d'offres restreint (parfois en l'absence d'appel à manifestation d'intérêt préalable). De plus, le délai pour le dépôt d'offres est, dans la plupart des marchés contrôlés, trop bref (environ 14 jours).

Subvention du gouvernement portugais

1.14. En 1996, le coût des travaux d'aménagement dépassait le montant de la subvention accordée par le gouvernement portugais en 1995. Contrairement à la réglementation financière applicable, ce déficit a été financé par l'Observatoire hors budget et sur ses propres fonds.

1.15. La créance nette vis-à-vis du gouvernement portugais qui apparaît au bilan est sans fondement. Elle correspond en réalité aux dépenses d'aménagement qui auraient dû être imputées au budget.

États financiers de l'exercice 1996 (bilan et compte de gestion)

1.16. Les contrôles effectués sur les états financiers de l'exercice 1996 ont mis en évidence l'existence de plusieurs erreurs; la plupart d'entre elles ont été corrigées suite aux recommandations des auditeurs de la Cour (exception faite des observations 1.14 et 1.15).

1.17. Le service comptable de l'Observatoire a enregistré des paiements dans la comptabilité budgétaire pour un montant total de 0,04 Mio ECU qui a annulé les différences existant entre la comptabilité budgétaire et la comptabilité générale. Les pièces justificatives reçues lors des contrôles effectués n'ont pas permis d'établir le bien-fondé des ces enregistrements.

1.18. De plus, l'Observatoire n'a pas justifié le bien-fondé d'un montant d'environ 0,1 Mio ECU réparti dans divers postes du bilan (passif et actif).

Crédits reportés

1.19. Les crédits reportés sur 1997 sont de 2,56 Mio ECU (2,43 Mio ECU de reports de droit et 0,13 Mio ECU de reports non automatiques), c'est-à-dire 42,6 % du budget 1996 (6,01 Mio ECU).

1.20. La plupart des reports de crédits ont eu lieu sur des lignes budgétaires concernant le paiement des dépenses opérationnelles de l'Observatoire.

Banques

1.21. L'Observatoire utilise le compte intermédiaire «Virements en cours» pour la comptabilisation des mouvements de trésorerie. Le solde de ce compte devrait être rapproché mensuellement, conformément aux dispositions réglementaires. Ce rapprochement n'avait pas été fait à la date des contrôles. Les informations fournies postérieurement sur les mouvements composant le solde de fin d'exercice de ce compte et leur dénouement ont montré que certains d'entre eux, pour un montant total de 0,06 Mio ECU, étaient encore en suspens à la fin du mois de mai 1997 (ce montant fait partie du solde indiqué au point 1.18).

Observations sur les états financiers de fin d'exercice

1.22. Le montant non encaissé à la fin de l'exercice de la subvention de la Commission, figurant à l'actif du bilan de fin d'exercice, 0,16 Mio ECU, ne devrait pas faire partie des recettes de l'exercice car le règlement financier de l'Observatoire dispose à l'article 5, paragraphe 2, que «les recettes d'un exercice sont prises en compte au titre de l'exercice pendant lequel elles ont été encaissées». Le solde de ces comptes devrait figurer au passif du bilan en compte de régularisation.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion des 15 et 16 octobre 1997.

Par la Cour des comptes

Bernhard FRIEDMANN

Président

(1) JO L 36 du 12. 2. 1993, p. 6.

(2) Comme requis par l'article 11, paragraphe 10, du règlement (CEE) n° 302/93 du Conseil, les comptes de toutes les recettes et dépenses de l'Observatoire relatives à l'année financière 1996 ont été établis le 26 mars 1997, date à laquelle les comptes ont été signés par le directeur de l'Observatoire et adressés à la Commission, au Conseil d'administration et à la Cour des comptes. Ces comptes ont été reçus par la Cour le 31 mars 1997. La version abrégée de ces états financiers est présentée dans les tableaux annexés à ce rapport.

(3) JO L 341 du 30. 12. 1994, p. 7.

ANNEXE

TABLEAU 1 BILAN FINANCIER DES EXERCICES 1995 ET 1996

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Source: Présentation préparée par la Cour sur la base des données établies par l'Observatoire.

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(1) Le montant correspond à celui des valeurs immobilisées et des valeurs d'exploitation.

RÉPONSES DE L'OBSERVATOIRE EUROPÉEN DES DROGUES ET DES TOXICOMANIES

1.4. et 1.5. L'Observatoire européen des drogues et des toxicomanies (OEDT) prend bonne note de l'observation générale de la Cour constatant la fiabilité des états financiers et la légalité ainsi que la régularité des opérations, et s'efforcera de remédier aux défauts ponctuels relevés au point 1.4.

1.6. L'OEDT est pleinement en accord avec la Cour quant à son observation concernant l'absence d'un véritable outil de comptabilité budgétaire. C'est depuis le début de 1995 que l'OEDT, conjointement avec les autres agences, recherche une solution pour obtenir un véritable logiciel de comptabilité budgétaire. Un appel d'offres, lancé à cet effet par l'ensemble des agences en 1995, n'a malheureusement donné aucun résultat valable.

Dans ce contexte, les agences ont envisagé d'adapter le système Syncom 2, système dont l'utilisation est à l'examen à la Commission européenne. Ce système étant considéré comme trop lourd par rapport aux dimensions des agences, le Cedefop a décidé de procéder lui-même à des adaptations jugées essentielles pour les besoins des agences, initiative qui est soutenue par l'OEDT.

En raison du déroulement de ce nouveau processus, l'OEDT estime qu'il sera en mesure de disposer d'un vrai système comptable budgétaire en 1998.

1.7. à 1.11. L'OEDT est en accord avec les observations de la Cour relatives à la comptabilité générale. En effet, pendant l'exercice 1996, la capacité opérationnelle des services administratifs de l'Observatoire a été très limitée. Pendant tout le premier semestre, seuls deux agents ont dû assurer l'ensemble des tâches relatives à l'administration: la gestion du personnel, la gestion des contrats, l'exécution budgétaire, les paiements et la comptabilité. Cette situation a nécessairement entraîné des retards dans l'enregistrement des données à la comptabilité générale et n'a pas permis le rapprochement comptable ni l'enregistrement mensuel de la TVA. Les ressources humaines disponibles ne permettaient pas non plus d'éviter le cumul de fonctions sur le comptable.

Dans le courant de 1996, l'OEDT a pris les initiatives nécessaires pour améliorer cette situation et se doter des ressources humaines adéquates pour assurer une bonne gestion financière. Ainsi, le département «Administration, finances et logistique» a été créé et progressivement équipé du personnel nécessaire pour accomplir les différentes tâches dans le respect du principe de séparation des fonctions.

Compte tenu des procédures de recrutement et du rattrapage des retards, ce n'est que sur l'exercice 1997 que ces progrès sont en mesure de produire des résultats visibles.

1.12. L'OEDT n'est pas soumis aux dispositions du règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes, mais aux dispositions de sa propre réglementation financière, adoptées après avis de la Cour des comptes, conformément à l'article 11 de son règlement constitutif.

Ces dispositions (article 88 des modalités d'exécution du règlement financier de l'OEDT) régissent la composition de la CCAM de l'OEDT. Par ailleurs, elles prévoient que parmi les membres de celle-ci figure le chef de l'administration de l'Observatoire. Celui-ci, en tant que responsable (hiérarchiquement) des questions juridiques à l'intérieur de l'OEDT, est considéré comme «représentant du service chargé des questions juridiques», dont la présence dans la CCAM est recommandée par l'article 64 du règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes. L'OEDT est cependant disposé à étudier la possibilité d'inclure dans la CCAM l'agent directement en charge des questions juridiques relatives aux contrats et marchés.

1.13. L'OEDT est en accord avec les observations de la Cour. En effet, dans la phase de démarrage, l'OEDT a dû faire face à des besoins urgents (services de sécurité, nettoyage, assurances, etc.) pour lesquels il a passé des contrats en entente directe avec les entreprises qui fournissaient déjà des prestations au bureau de la Commission à Lisbonne (suite à des appels d'offres régulièrement lancés par la Commission).

En ce qui concerne le délai pour le dépôt des offres, l'OEDT, conformément aux observations de la Cour, a modifié ce délai pour le porter à quatre semaines en 1997.

1.14. et 1.15. L'OEDT est en accord avec les observations de la Cour. Le problème soulevé dérive du fait que la subvention du gouvernement portugais avait été comptabilisée en 1995 hors budget. L'OEDT reconnaît qu'il aurait été plus correct de l'intégrer dans le budget. Par contre, en ce qui concerne les travaux supplémentaires excédant cette subvention, ils seront imputés au budget 1997.

1.16. Les commentaires de l'OEDT aux points 1.7 à 1.11 relatifs à la comptabilité générale sont également applicables aux observations relatives aux états financiers.

1.17. Les différences entre la comptabilité budgétaire et la comptabilité générale mentionnées par la Cour ont été régularisées lors de l'établissement des états financiers définitifs. L'OEDT dispose de toutes les pièces qui justifient ces enregistrements, dont le bien-fondé pourra être vérifié par la Cour lors du prochain contrôle.

1.18. L'OEDT dispose maintenant de toutes les pièces qui appuient les imputations faites soit en comptabilité budgétaire, soit en comptabilité générale. L'OEDT estime que le prochain contrôle de la Cour lui permettra d'établir le bien-fondé des enregistrements effectués.

1.19. et 1.20. L'année 1996, première année de fonctionnement effectif de l'OEDT, a été marquée par d'importants retards, dûs particulièrement à l'adoption tardive par le Conseil d'Administration des programmes de travail correspondants. Plus particulièrement, le programme de travail opérationnel 1995-1996 n'a été adopté par le CA qu'à sa session de novembre 1995, obligeant l'OEDT a exécuter en première priorité, en 1996, le budget reporté de 1995. Cet effet «boule de neige» s'est prolongé jusqu'en 1997, malgré un redressement progressif de ce lourd handicap initial.

Il n'a donc été possible de démarrer l'exécution du programme opérationnel 1996 qu'au dernier trimestre de 1996.

Les reports en question concernent pour la plupart des crédits de paiement (reports de droit), et dans une moindre mesure des crédits d'engagement (reports non automatiques). L'OEDT est malgré cela parvenu à engager 5,826 Mio ECU en 1996, soit 97 % du budget disponible.

1.21. Le manque de rapprochement mensuel du compte «virements en cours» découle des retards existant dans la comptabilité générale examinés au point 1.7.

Quant aux mouvements «en suspens» cités par la Cour, l'OEDT dispose maintenant de toute la documentation justificative et estime que le prochain contrôle de la Cour permettra d'établir le bien-fondé des enregistrements effectués.

1.22. L'OEDT est en accord avec les observations de la Cour. Le bilan de 1997 sera présenté en conséquence.