Rapport

sur les états financiers de l'Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes (Vienne) pour l'exercice clos le 31 décembre 1999, accompagné des réponses de l'Observatoire

(2000/C 373/09)

TABLE DES MATIÈRES

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OPINION DE LA COUR

1. Le présent rapport est adressé au conseil d'administration de l'Observatoire européen des phénomènes racistes et xénophobes (ci-après dénommé "l'Observatoire") conformément à l'article 12, paragraphe 11, du règlement (CE) n° 1035/97 du Conseil(1).

2. La Cour a examiné les états financiers de l'Observatoire pour l'exercice clos le 31 décembre 1999. Conformément à l'article 12, paragraphe 8, du règlement (CE) n° 1035/97 du Conseil, le budget a été exécuté sous la responsabilité du directeur exécutif. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des états financiers(2), conformément aux dispositions financières internes prévues à l'article 12, paragraphe 12, du règlement (CE) n° 1035/97 du Conseil. La Cour des comptes est tenue de procéder à l'examen de ces comptes en vertu de l'article 248 du traité instituant la Communauté européenne.

3. La Cour a effectué son audit conformément à ses politiques et normes d'audit. Celles-ci ont été adaptées des normes internationales d'audit généralement admises pour refléter le caractère spécifique du contexte communautaire. Elle a examiné les documents comptables et appliqué les procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. La Cour a obtenu, par cet audit, une base adéquate pour étayer l'opinion exprimée ci-après.

4. Cet examen a permis à la Cour d'obtenir l'assurance raisonnable que les comptes de l'exercice clos le 31 décembre 1999 sont fiables. Par contre, un nombre important d'erreurs a été constaté en ce qui concerne les opérations sous-jacentes, dû notamment à des faiblesses du système de contrôle interne (voir point 8).

PRINCIPALES OBSERVATIONS SUR L'EXÉCUTION DES ÉTATS FINANCIERS DE L'OBSERVATOIRE EUROPÉEN DES PHÉNOMÈNES RACISTES ET XÉNOPHOBES (VIENNE) POUR L'EXERCICE CLOS LE 31 DÉCEMBRE 1999

Analyse de l'exécution budgétaire

5. Les crédits définitifs de l'exercice se sont élevés à 3,9 millions d'euros, dont 2,8 millions d'euros ont été engagés: le solde a été annulé à l'exception de 0,3 million d'euros qui ont fait l'objet d'un report non automatique. Les engagements, 2,8 millions d'euros, ont donné lieu à 1,8 million d'euros de paiements et 1,0 million d'euros de reports à l'exercice suivant: ces reports concernent essentiellement les dépenses de fonctionnement (mobilier et équipements informatiques) et des dépenses opérationnelles (organisation de conférences). L'ampleur des reports, qui représentent plus du tiers des engagements, devrait inciter l'Observatoire a exercer un suivi plus attentif de ses activités afin de minimiser les reports.

Comptabilités budgétaire et générale

6. L'Observatoire a établi sa comptabilité budgétaire au moyen d'un tableur, avec tous les risques inhérents à ce type d'outil. Un système comptable informatisé n'est pas encore mis en place pour la tenue de la comptabilité générale. En outre, la Cour a constaté de nombreuses erreurs dans les comptes qui ont dû être corrigés avant leur clôture. L'Observatoire doit veiller à disposer sans retard de systèmes comptables fiables et complets. Ces systèmes devraient, dans le respect des principes de bonne gestion financière, tenir compte des développements réglementaires attendus ainsi que du volume des opérations à traiter.

Imputation de la TVA

7. Jusqu'au mois de décembre 1998, le règlement financier général prévoyait l'imputation des dépenses, TVA incluse, cette dernière pouvant, après remboursement, faire l'objet d'un réemploi. Depuis lors(3), le règlement financier général impose que les dépenses soient imputées hors TVA. La Cour invite l'Observatoire à transposer ces nouvelles modalités dans sa propre réglementation.

Contrats

8. L'examen des engagements de l'exercice a montré une mauvaise application des règles en vigueur: au total, 25 % du montant des engagements, soit 0,7 million d'euros sont entachés d'erreurs. Ces dernières concernent le titre I (Dépenses de personnel) pour un montant de 0,2 million d'euros (absence de contrats en bonne et due forme), le titre II (Dépenses de fonctionnement) pour un montant de 0,3 million d'euros (absence de contrats en bonne et due forme et de consultation du marché) et le titre III (Dépenses opérationnelles) pour un montant de 0,2 million d'euros (choix inapproprié de contractants, bons de commande inexistants ou erronés).

Ce rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 26 octobre 2000.

Par la Cour des comptes

Jan O. Karlsson

Président

(1) JO L 151 du 10.6.1997, p. 6.

(2) En application de l'article 12, paragraphe 10, du règlement (CE) n° 1035/97 du Conseil, les comptes de la totalité des recettes et des dépenses de l'Observatoire ont pour l'exercice financier 1999 été établis le 10 mars 2000 et ensuite transmis au conseil d'administration de l'Observatoire, à la Commission et à la Cour des comptes, cette dernière les ayant reçus le 21 avril 2000. La version abrégée de ces états financiers est présentée dans les tableaux annexés au présent rapport.

(3) Voir article 27, paragraphe 2 bis, du règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes, tel que modifié par le règlement (CE, CECA, Euratom) n° 2548/98 du Conseil du 23 novembre 1998 (JO L 320 du 28.11.1998, p. 1).

Tableau 1

Bilans financiers des exercices 1999 et 1998(1)

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Tableau 2

Comptes de gestion des exercices 1999 et 1998(1)

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Réponses de l'observatoire

5. L'Observatoire admet en effet que les paiements reportés concernent des montants importants. Ce fait est principalement dû aux difficultés de lancement des activités durant le premier semestre 1999 en raison de l'absence de locaux adéquats et de la longueur de la procédure de recrutement. Les corrections nécessaires ont été mises en oeuvre depuis le début de l'an 2000 avec le nouveau programme de travail annuel.

6. En raison de la nomination tardive du comptable, fin 1999, les systèmes informatisés de comptabilité et d'exécution du budget n'ont été mis en oeuvre qu'en 2000. La sélection des systèmes s'est effectuée en tenant compte des expériences des autres organes décentralisés de l'Union ainsi que des développements prévus du règlement financier.

7. Au cours de l'élaboration du projet de modification de son règlement financier, l'Observatoire a tenu compte des ajustements du régime de la TVA. Les modifications seront soumises au conseil d'administration à la fin de l'an 2000 avec notification préalable à la Cour des comptes et au contrôle financier.

8. - En 1999, l'Observatoire a employé du personnel intérimaire avant d'engager des agents statutaires et convient avec la Cour qu'aucun contrat ad hoc n'a été préparé. En ce qui concerne les dépenses au titre II, une prospection du marché a été organisée en vue d'acquérir de l'équipement TI et de meubler les locaux; l'Observatoire a reçu un avis favorable de la CCAM.

- S'agissant des dépenses au titre III, l'Observatoire admet que certains projets ont été lancés sans concours général, en ayant été soumis toutefois au conseil d'administration pour accord préalable. L'Observatoire admet par ailleurs que la documentation fournie pour certains projets n'a pas été satisfaisante.

- Des mesures nécessaires ont d'ores et déjà été prises pour éviter qu'une telle situation ne se reproduise à l'avenir.