DÉCISION DE LA COMMISSION

du 31 octobre 2007

instituant un groupe d’experts sur la facturation électronique (e-facturation)

(2007/717/CE)

LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,

vu le traité instituant la Communauté européenne,

considérant ce qui suit:

Dans sa communication au Conseil, au Parlement européen, au Comité économique et social européen et au Comité des régions intitulée «i2010 — Une société de l’information pour la croissance et l’emploi» (3) du 1er juin 2005, la Commission a lancé l’initiative i2010, un cadre destiné à répondre aux grands défis et à suivre l'évolution de la société de l’information et des médias d'ici 2010. Cette initiative a pour but de promouvoir une économie numérique ouverte et compétitive et met l’accent sur l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (les TIC comme moteur pour l’inclusion et la qualité de vie).

Le Conseil européen des paiements (CEP), l’organe de décision et de coordination de l’industrie bancaire européenne en matière de paiement, s'est engagé à mettre en place d’ici 2010 un espace unique de paiement en euros (EUPE) proposant des infrastructures et des produits de paiement intégrés.

L’e-facturation lie les processus internes de l’entreprise aux systèmes de paiement. Dès lors, l’EUPE et un projet européen d’e-facturation abouti se compléteront mutuellement. Ensemble, ces deux projets procureront des avantages importants aux entreprises et aux fournisseurs de services financiers grâce à une efficacité et une automatisation accrue des chaînes d’approvisionnement.

Afin de favoriser l’utilisation de l’environnement numérique et d’exploiter pleinement les avantages de l’e-facturation dans la Communauté, il convient de simplifier les pratiques actuelles et de faciliter la transition vers de nouveaux modèles commerciaux grâce à un cadre plus intégré et plus uniforme. Cette démarche profitera plus particulièrement aux petites et moyennes entreprises européennes (PME).

En décembre 2006, un groupe de parties intéressées a constitué une task force spécialisée sur l’e-facturation. Présidée par les services de la Commission, cette task force était constituée de représentants des entreprises, des banques, des autres fournisseurs de services et des organismes de normalisation. Elle avait pour mission de préparer les futurs travaux d’élaboration d’un cadre européen de l’e-facturation. Elle a formulé des propositions pour une possible structure de gouvernance et élaboré une feuille de route pour un programme d’e-facturation. Elle a produit son rapport final en juin 2007.

Compte tenu de l’expérience positive rencontrée avec la task force et afin de traiter le problème à plus long terme, il convient d’instituer un groupe d’experts sur l’e-facturation.

Le groupe d’experts aura pour tâches d’identifier les besoins des entreprises (4) , de répartir les responsabilités de l’exécution de travaux spécifiques et de piloter la création — pour la fin 2009 — d’un cadre européen de l’e-facturation qui permettra de disposer d’une structure conceptuelle commune destinée à faciliter la fourniture de services d’e-facturation dans toute l’Europe dans des conditions d’ouverture et d’interopérabilité.

Le groupe d’experts doit être composé de personnes possédant des compétences directes et pertinentes en rapport avec les activités d’e-facturation, y compris des acteurs clés du secteur public et de grandes et de petites entreprises ainsi que des représentants des fournisseurs de services, des organismes de normalisation et des consommateurs. Il convient en outre d’organiser la participation d’observateurs. Tout rapport ou document produit par le groupe d’experts sera de la responsabilité des membres du groupe et ne pourra être considéré comme reflétant le point de vue de la Commission.

Les données à caractère personnel relatives aux membres du groupe d’experts doivent être traitées en conformité avec les dispositions du règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données (6) .

DÉCIDE:

Article premier

Le groupe d’experts sur l’e-facturation

Il est institué un groupe d’experts sur l’e-facturation (ci-après « le groupe »). La présente décision prend effet à la date de son adoption.

Article 2

Tâches

1. Le groupe assiste la Commission dans l’élaboration d’une stratégie convenue pour la définition d’un cadre européen de l’e-facturation et le suivi des progrès réalisés en la matière.

2. Les tâches du groupe doivent être achevées pour le 31 décembre 2009.

3. Le groupe accomplit les tâches spécifiques suivantes:

identifier les éléments de données pertinents pour l’e-facturation, plus particulièrement dans l’optique d’établir le lien entre la facture et, au minimum, le processus d’achat et de paiement, recenser les problèmes ayant trait à la taxe sur la valeur ajoutée, à l’authentification et à l’intégrité ainsi qu’à l’archivage et au stockage et veiller à faire valider ces éléments par les acteurs clés concernés;

proposer le cadre européen de l’e-facturation. Ce cadre doit établir une structure conceptuelle commune couvrant notamment les besoins des entreprises et une ou plusieurs normes et proposer des solutions facilitant la fourniture de services d’e-facturation dans toute l’Europe dans des conditions d’ouverture et d’interopérabilité.

4. Pour mener à bien sa mission, le groupe tient compte des travaux déjà réalisés et des solutions déjà adoptées par le secteur public et le secteur privé en matière d'e-facturation, en particulier en ce qui concerne les besoins des entreprises et les normes techniques.

5. Le cas échéant, le groupe peut, au besoin, confier la responsabilité de l’exécution de travaux spécifiques à des sous-groupes ou à des organismes et organisations externes compétents dans le domaine de l’e-facturation.

6. Le groupe rédige et transmet à la Commission un rapport à mi-parcours résumant les progrès réalisés dans l'exécution des tâches et ses éventuelles recommandations. Ce rapport sert de base de réflexion et de discussion entre la Commission, les États membres et les parties intéressées, en particulier les organisations professionnelles. Ce rapport est rendu public.

7. Le groupe rédige et transmet à la Commission un rapport final décrivant le cadre européen de l’e-facturation. Ce rapport est rendu public.

Article 3

Consultation

1. La Commission peut consulter le groupe pour toute question relative à l’e-facturation.

2. Le président du groupe peut conseiller à la Commission de consulter le groupe sur une question déterminée.

Article 4

Membres — Désignation

1. Le groupe comprend au plus 30 membres.

2. Les membres sont des spécialistes possédant des compétences dans le domaine de l’e-facturation. Ils sont choisis par la Commission parmi les candidatures introduites par les organisations professionnelles, les organismes publics ou les personnes individuelles représentant les intérêts de l’ensemble ou d’une partie du secteur public, des entreprises, des TIC, des consommateurs, des fournisseurs de services financiers et des organismes de normalisation dans le domaine de l’e-facturation.

Les candidats jugés aptes mais non désignés peuvent figurer sur une liste de réserve, que la Commission utilise pour nommer des suppléants.

3. Les membres sont désignés à titre de représentants du secteur public et de la société civile.

4. La Commission évalue les candidatures sur la base des critères suivants:

les membres doivent représenter les acteurs clés concernés [par exemple les fournisseurs de services, les fournisseurs de solutions, le secteur public, les entreprises, y compris les petites et moyennes entreprises (PME) et les consommateurs] ainsi que les organismes de normalisation;

Les candidatures des intéressés doivent être appuyées des documents probants montrant qu’ils remplissent les conditions précitées.

5. Pour la désignation des membres, la Commission tient compte des critères suivants:

En outre, la Commission s’attache à garantir, sur la base des candidatures reçues, une large représentation géographique et un équilibre entre hommes et femmes.

6. Les membres informent la Commission, en temps utile, de tout conflit d'intérêts susceptible de compromettre leur objectivité.

7. Les noms des membres choisis à titre personnel sont publiés sur le site Internet de la DG et/ou au Journal officiel de l’Union européenne, série C. La collecte, la gestion et la publication des noms des membres sont effectuées conformément aux dispositions du règlement (CE) no 45/2001.

8. Les membres sont désignés pour un mandat renouvelable de douze mois et restent en fonction jusqu'à leur remplacement ou la fin de leur mandat.

9. Un membre peut être remplacé pour le reste de son mandat dans les cas suivants:

Article 5

Président — Désignation

1. La Commission désigne le Président du groupe d'experts en tenant compte de la mesure dans laquelle la personne choisie représente les intérêts des acteurs clés, contribue à la définition de la position des entreprises concernant les matières couvertes par le mandat et possède l’expertise juridique, commerciale et technique requise.

2. La Commission nomme le président pour un mandat renouvelable de douze mois.

Article 6

Fonctionnement

1. La Commission organise les réunions du groupe qui sont présidées par le président.

2. En accord avec la Commission, des sous-groupes peuvent être formés pour examiner des questions spécifiques sur la base d'un mandat défini par le groupe; ils sont dissous aussitôt accomplies les tâches définies.

3. Le représentant de la Commission peut inviter des experts ou des observateurs ayant une compétence particulière sur un sujet inscrit à l’ordre du jour à participer aux travaux du groupe ou de ses sous-groupes.

4. Les informations obtenues dans le cadre de la participation aux travaux du groupe ou des sous-groupes ne peuvent être divulguées lorsque la Commission estime qu'elles portent sur des questions confidentielles.

5. Le groupe et ses sous-groupes se réunissent normalement dans des locaux de la Commission, selon les modalités et le calendrier fixés par celle-ci. Le secrétariat est assuré par la Commission.

Les fonctionnaires de la Commission intéressés par les travaux peuvent participer aux réunions du groupe et de ses sous-groupes.

6. Le groupe adopte son règlement intérieur sur la base du règlement intérieur type adopté par la Commission.

7. La Commission peut publier ou placer sur l’internet, dans la langue d’origine du document concerné, tout résumé, conclusion ou document de travail du groupe.

Article 7

Remboursement des frais

1. Les frais de voyage et, le cas échéant, de séjour supportés par le président, les membres, les experts et les observateurs dans le cadre des activités du groupe sont remboursés par la Commission conformément à ses règles sur le défraiement des experts externes.

2. Le président, les membres, les experts et les observateurs ne sont pas rémunérés pour les services qu'ils rendent.

3. Les frais de réunion sont remboursés dans les limites du budget annuel alloué au groupe par les services compétents de la Commission.

Article 8

Expiration

La présente décision expire le 31 décembre 2009.

(1) JO L 347 du 11.12.2006, p. 1. Directive telle que modifiée par la directive 2006/138/CE (JO L 384 du 29.12.2006, p. 92).

(2) COM(2005) 24.

(3) COM(2005) 229final.

(4) Par besoins des entreprises en matière d’e-facturation, il faut entendre les caractéristiques que doivent posséder les services d’e-facturation pour satisfaire aux besoins et objectifs des entreprises concernées et ainsi permettre la réalisation des processus de l’ensemble des chaînes financières et d’approvisionnement. Ils sont exprimés en termes de flux de processus de haut niveau, d’informations contenues dans l’e-facture et de structure type du message.

(5) JO L 317 du 3.12.2001, p. 1. Décision telle que modifiée par la décision 2006/548/CE, Euratom (JO L 215 du 5.8.2006, p. 38).

(6) JO L 8 du 12.1.2001, p. 1.

(7) Essentiellement le secteur public, les entreprises, les TIC et les fournisseurs de services financiers.

ANNEXE

MANDAT DU

GROUPE D’EXPERTS SUR LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE

1. HISTORIQUE

La Commission européenne a relevé les défis de la mondialisation de l’économie. Dans sa «stratégie d'innovation élargie» lancée en septembre 2006, la Commission a fait remarquer que «dans ce nouvel ordre économique, l'Europe ne peut rivaliser avec ses concurrents à moins de devenir plus inventive, de mieux réagir aux besoins et préférences des consommateurs et d'innover davantage».

Dans une économie mondialisée, l’amélioration de la compétitivité européenne passe par deux conditions préalables: l’efficience et la certitude. Rendre une chaîne de valeur plus efficiente permet de réduire les coûts. Donner à une entreprise plus de certitude quant à l’environnement dans lequel elle opère la rend plus compétitive. Dès lors, garantir l’efficience et la certitude des chaînes de valeur est un fondement de l’innovation.

Rationaliser le flux d’information d’une chaîne de valeur, quelle qu’elle soit, permet de réduire les inefficacités, d’accroître la certitude et de diminuer les coûts. Plus l’Europe se rapprochera de la création d’un espace unique de paiement en euros (EUPE), plus il conviendra de prendre en compte les processus commerciaux donnant lieu essentiellement à des paiements d'entreprise à entreprise (B2B) et d'entreprise à administration publique (B2G). L’EUPE devrait contribuer de manière significative à la réalisation des objectifs de Lisbonne.

L’objectif d’un cadre européen pour la facturation électronique est de fournir une base permettant l’interopérabilité des solutions d’e-facturation mises en œuvre dans les secteurs public et privé. Cette interopérabilité sera rendue possible grâce à des règles commerciales et à des normes techniques communes. En favorisant le développement du commerce électronique en tant que substitut aux processus manuels basés sur le papier, le cadre contribuera à l’élimination des obstacles qui empêchent actuellement le lancement et la mise en œuvre de solutions d’e-facturation intracommunautaires (transfrontalières).

2. MANDAT DU GROUPE D’EXPERTS SUR L’E-FACTURATION

Le groupe d’experts sur l’e-facturation (ci-après «le groupe») assiste la Commission dans l’élaboration d’une stratégie convenue pour la définition d’un cadre européen de l’e-facturation et le suivi des progrès réalisés en la matière.

Les tâches du groupe doivent être achevées avant le 31 décembre 2009.

Le groupe accomplit les tâches spécifiques suivantes:

a) identifier les lacunes du cadre réglementaire de l’e-facturation au niveau de la Communauté et des États membres qui empêchent l’économie communautaire d’en exploiter pleinement le potentiel;

b) identifier les besoins des entreprises qui doit prendre en compte un cadre européen de l’e-facturation et garantir leur validation par les acteurs clés concernés (1);

c) identifier les éléments de données pertinents de l’e-facturation, plus particulièrement dans l’optique d’établir le lien entre la facture et, au minimum, le processus d’achat et de paiement, recenser les problèmes ayant trait à la taxe sur la valeur ajoutée, à l’authentification et à l’intégrité ainsi qu’à l’archivage et au stockage et veiller à faire valider ces éléments par les acteurs clés concernés;

d) proposer les responsabilités qui devraient être attribuées aux organismes de normalisation ainsi qu’un calendrier pour l'élaboration d’une ou de plusieurs normes communes en se basant sur les exigences spécifiques et les besoins en données des parties intéressées dans l’optique du soutien à la création d’un cadre européen de l’e-facturation;

e) proposer le cadre européen de l’e-facturation. Ce cadre doit établir une structure conceptuelle commune couvrant notamment les besoins des entreprises et une ou plusieurs normes et proposer des solutions facilitant la fourniture de services d’e-facturation dans toute l’Europe dans des conditions d’ouverture et d’interopérabilité.

Pour mener à bien sa mission, le groupe tient compte des travaux déjà réalisés et des solutions déjà adoptées par le secteur public et le secteur privé en matière d'e-facturation, en particulier en ce qui concerne les besoins des entreprises et les normes techniques.

Le cas échéant, le groupe peut, au besoin, confier la responsabilité de l’exécution de travaux spécifiques à des sous-groupes ou à des organismes et organisations externes compétents dans le domaine de l’e-facturation.

Le groupe rédige et transmet à la Commission un rapport à mi-parcours résumant les progrès réalisés dans l'exécution des tâches et ses éventuelles recommandations. Ce rapport sert de base de réflexion et de discussion entre la Commission, les États membres et les parties intéressées, en particulier les organisations professionnelles. Ce rapport est rendu public.

Le groupe rédige et transmet à la Commission un rapport final décrivant le cadre européen de l’e-facturation. Ce rapport est rendu public. Les rapports ne reflètent pas nécessairement le point de vue de la Commission.

3. COMPOSITION ET FONCTIONNEMENT

3.1. Composition

Le groupe comprend au plus 30 membres.

Les membres sont des spécialistes possédant des compétences dans le domaine de l’e-facturation. Ils sont choisis par la Commission parmi les candidatures introduites par les organisations professionnelles, les organismes publics ou les personnes individuelles représentant les intérêts de l’ensemble ou d’une partie du secteur public, des entreprises, des TIC, des consommateurs, des fournisseurs de services financiers et des organismes de normalisation dans le domaine de l’e-facturation.

3.2. Appel à candidatures

Dès l’adoption de la décision instituant le groupe, la Commission publie un appel à candidatures à destination des organisations professionnelles, des organismes du secteur public et des personnes individuelles représentant les intérêts de la totalité ou d’une partie du secteur public, des entreprises, des TIC, des consommateurs, des fournisseurs de services financiers et des organismes de normalisation actifs dans le domaine de l’e-facturation.

Les organisations professionnelles, les organismes du secteur public et les personnes individuelles souhaitant faire partie du groupe sont invités à déposer leur candidature par écrit en l’adressant à la Commission au plus tard le 30 novembre 2007.

Les candidatures doivent être dûment motivée et exposer les raisons pour lesquelles la participation au groupe est demandée.

La Commission évalue les candidatures sur la base des critères suivants:

a) les membres doivent représenter les acteurs clés concernés (par exemple les fournisseurs de services, les fournisseurs de solutions, le secteur public, les entreprises, y compris les petites et moyennes entreprises (PME) et les consommateurs) ainsi que les organismes de normalisation;

b) les membres doivent posséder une expérience ou des compétences pratiques ou opérationnelles récentes concernant les aspects juridiques, administratifs, fiscaux, normatifs, commerciaux et/ou techniques de l’e-facturation dans un contexte international. Les membres doivent notamment avoir participé directement à des projets ou à des activités spécifiques grâce auxquels ils ont pu acquérir les connaissances commerciales ou techniques leur permettant d’élaborer des solutions aux différents problèmes posés dans la présente décision;

c) les membres doivent être capables de définir ou de formuler le point de vue de leur administration, organisation-mère, organisation professionnelle, secteur d’activité ou groupe d’intérêt sur les matières couvertes par le mandat;

d) les membres doivent posséder un niveau d’anglais suffisant pour leur permettre de contribuer aux discussions et à la préparation des rapports.

Les candidatures des intéressés doivent être appuyées des documents probants montrant qu’ils remplissent les conditions précitées.

3.3. Détermination finale de la composition du groupe

Pour la désignation des membres, la Commission tient compte des critères suivants:

a) l’expertise juridique, commerciale et technique requise en rapport avec les matières couvertes par le mandat du groupe;

b) l’expertise en rapport avec toutes les fonctions pertinentes des volets offre et demande de l’e-facturation.

En outre, la Commission s’attache à garantir, sur la base des candidatures reçues, une large représentation géographique et un équilibre entre hommes et femmes.

Les membres informent la Commission, en temps utile, de tout conflit d'intérêts susceptible de compromettre leur objectivité.

Les noms des membres nommés à titre personnel sont publiés sur le site Internet de la DG et/ou au Journal officiel de l’Union européenne, série C. La collecte, la gestion et la publication des noms des membres sont effectuées conformément aux dispositions du règlement (CE) no 45/2001.

Les membres sont nommés pour un mandat renouvelable de douze mois et restent en fonction jusqu'à leur remplacement ou la fin de leur mandat.

Un membre peut être remplacé pour le reste de son mandat dans les cas suivants:

a) lorsqu’il démissionne;

b) lorsqu’il n’est plus en mesure de contribuer efficacement aux travaux du groupe;

c) lorsqu’il ne se conforme pas à l'article 287 du traité;

d) lorsqu’il n'a pas informé la Commission, en temps utile, d'un conflit d'intérêts.

3.4. Président

La Commission désigne le Président du groupe d'experts en tenant compte de la mesure dans laquelle la personne choisie représente les intérêts des acteurs clés, contribue à la définition de la position des entreprises concernant les matières couvertes par le mandat et possède l’expertise juridique, commerciale et technique requise.

La Commission nomme le président pour un mandat renouvelable de douze mois.

3.5. Fonctionnement

La Commission organise les réunions du groupe qui sont sont présidées par le président.

En accord avec la Commission, des sous-groupes peuvent être formés pour examiner des questions spécifiques sur la base d'un mandat défini par le groupe; ils sont dissous aussitôt accomplies les tâches définies.

Le représentant de la Commission peut inviter des experts ou des observateurs ayant une compétence particulière sur un sujet inscrit à l’ordre du jour à participer aux travaux du groupe ou de ses sous-groupes.

Les informations obtenues dans le cadre de la participation aux travaux du groupe ou des sous-groupes ne peuvent être divulguées lorsque la Commission estime qu'elles portent sur des questions confidentielles.

Le groupe et ses sous-groupes se réunissent normalement dans des locaux de la Commission, selon les modalités et le calendrier fixés par celle-ci. Le secrétariat est assuré par la Commission. Les fonctionnaires de la Commission intéressés par les travaux peuvent participer aux réunions du groupe et de ses sous-groupes.

Le groupe adopte son règlement intérieur sur la base du règlement intérieur type adopté par la Commission.

La Commission peut publier ou placer sur l’internet, dans la langue d’origine du document concerné, tout résumé, conclusion ou document de travail du groupe.

3.6. Remboursement des frais

Les frais de voyage et, le cas échéant, de séjour supportés par le président, les membres, les experts et les observateurs dans le cadre des activités du groupe sont remboursés par la Commission conformément à ses règles sur le défraiement des experts externes.

Le président, les membres, les experts et les observateurs ne sont pas rémunérés pour les services qu'ils rendent.

Les frais de réunion sont remboursés dans les limites du budget annuel alloué au groupe par les services compétents de la Commission.

(1) Essentiellement le secteur public, les entreprises, les TIC et les fournisseurs de services financiers.