DÉCISION DU FONDS EUROPÉEN D’INVESTISSEMENT

du 4 juin 2020

portant règles internes relatives à la limitation de certains droits des personnes concernées en matière de traitement des données à caractère personnel dans le cadre des activités menées par le Fonds européen d’investissement

Le FONDS EUROPÉEN D’INVESTISSEMENT (FEI),

vu le traité sur le fonctionnement de l’Union européenne,

vu le règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données et abrogeant le règlement (CE) no 45/2001 et la décision no 1247/2002/CE (1) (ci-après «le règlement»), et notamment son article 25,

vu l’avis du Contrôleur européen de la protection des données (CEPD) (2),

considérant ce qui suit:

(1) Le département Conformité du FEI peut, dans le cadre de son fonctionnement, mener des enquêtes administratives sur la base du Code de conduite du personnel du Groupe BEI, ce qui implique le traitement d’informations, y compris de données à caractère personnel.

(2) Le délégué à la protection des données du FEI (DPD) peut, de sa propre initiative ou à la demande du responsable du traitement ou de toute personne physique, examiner des questions et des faits qui sont directement en rapport avec ses missions et qui ont été portés à sa connaissance, et faire rapport à la personne qui a demandé cet examen ou au responsable du traitement, selon les termes de l’article 45, paragraphe 2, du règlement.

(3) Le département des ressources humaines du FEI peut, dans le cadre de son fonctionnement, mener des procédures disciplinaires sur la base de la section 6 du règlement du personnel du FEI, titre IV Politique de respect de la dignité de la personne au travail, et des codes de conduite applicables du FEI.

(4) Les membres du conseil d’administration du FEI, le directeur général, le directeur général adjoint et les membres du personnel, ainsi que les parties liées à l’opération ou à la transaction ont l’obligation de signaler à la division Enquêtes sur les fraudes («IG/IN») tout cas possible de manœuvre interdite (par exemple fraude ou corruption), préjudiciable aux intérêts du FEI et de l’Union, ou de signaler à d’autres services compétents tout acte lié à l’exercice d’activités professionnelles qui est susceptible de constituer un manquement grave aux obligations en vigueur. En outre, tout membre du public, ainsi que toute personne physique ou morale, peut signaler à IG/IN des cas présumés de manœuvre interdite.

(5) Les enquêtes sur des manœuvres interdites, telles que définies dans la politique antifraude du FEI, sont menées par IG/IN, qui agit en qualité de sous-traitant, selon les termes de l’accord-cadre relatif à la prestation de services conclu entre le FEI et la BEI.

(6) Le FEI réalise des audits de ses activités. Cet exercice est actuellement réalisé par l’intermédiaire du département de l’Audit interne de la BEI en vertu de l’accord-cadre sur la prestation des services conclu entre le FEI et la BEI.

(7) Dans le cadre des tâches décrites aux considérants 1 à 6, le FEI et les autres institutions, organes ou organismes de l’Union peuvent mutuellement se prêter assistance et coopérer, conformément aux dispositions des accords de niveau de service, des protocoles d’accord et des accords de coopération pertinents.

(8) Le FEI et les pouvoirs publics des États membres de l’Union peuvent mutuellement se prêter assistance et coopérer, à la demande de ceux-ci ou à l’initiative du FEI.

(9) Le FEI, les autorités nationales de pays tiers et les organisations internationales peuvent mutuellement se prêter assistance et coopérer, à la demande de celles-ci ou à l’initiative du FEI.

(10) Dans le cadre des activités susmentionnées, le FEI, agissant en qualité de responsable du traitement, ou un partenaire commercial, quel qu’il soit, du FEI visé au considérant 4 ci-dessus, y compris la division Enquête sur les fraudes de la BEI, agissant en qualité de sous-traitant, ou tout service, quel qu’il soit, peut collecter et traiter des informations et données à caractère personnel, y compris les données d’identification de personnes physiques, les coordonnées, les fonctions et rôles professionnels, les informations sur la conduite et les performances professionnelles et privées, ainsi que les données financières.

(11) Des garanties adéquates sont en place pour protéger les données à caractère personnel et empêcher que celles-ci ne fassent l’objet d’un accès ou d’un transfert accidentel ou illicite, qu’elles soient conservées dans un environnement physique ou électronique. Après leur traitement, les données sont conservées conformément aux règles du FEI applicables à la conservation de ces données, telles que définies dans les registres relatifs à la protection des données, conformément à l’article 31 du règlement. Au terme de la durée de conservation, les informations des dossiers, y compris les données à caractère personnel, conformément aux principes stipulés dans les règlements européens sur la protection des données et aux dispositions réglementaires y relatives, et conformément aux politiques du FEI, sont effacées, intégralement anonymisées ou transférées aux archives historiques.

(12) Dans ce contexte, le FEI s’engage à remplir son obligation de fournir des informations aux personnes concernées en ce qui concerne les activités de traitement susmentionnées et à respecter les droits des personnes concernées, comme le prévoit le règlement.

(13) Il peut s’avérer nécessaire de concilier les droits des personnes concernées en vertu du règlement avec les besoins des activités susmentionnées, tout en respectant pleinement les libertés et droits fondamentaux d’autres personnes concernées. À cet effet, l’article 25 du règlement prévoit, dans des conditions strictes, la possibilité de limiter l’application des articles 14 à 20, 35 et 36, ainsi que de l’article 4, dans la mesure où ses dispositions correspondent aux droits et obligations prévus aux articles 14 à 20. Dans ce cas, il est nécessaire d’adopter des règles internes en vertu desquelles le FEI peut restreindre les droits précités des personnes concernées conformément au même article du règlement.

(14) Cela peut notamment être le cas lorsqu’il s’agit de fournir des informations sur le traitement de données à caractère personnel à la personne concernée lors de la phase d’évaluation préliminaire d’une enquête administrative ou pendant l’enquête elle-même, préalablement à un classement éventuel de l’affaire ou à une phase prédisciplinaire. Dans certaines circonstances, la communication de ces informations pourrait sérieusement compromettre la capacité du FEI de mener l’enquête de manière efficace, lorsque, par exemple, la personne concernée risque de détruire des preuves ou de tenter d’influencer des témoins potentiels avant que ceux-ci ne soient interrogés. En outre, il pourrait être nécessaire que le FEI protège leurs droits et leurs libertés, ainsi que les droits et libertés d’autres personnes concernées. Il pourrait en particulier être nécessaire de protéger la confidentialité d’un témoin ou d’un lanceur d’alerte qui a demandé à ne pas être identifié. Dans un tel cas, le FEI peut décider de restreindre l’accès à l’identité, aux déclarations et aux autres données relatives au lanceur d’alerte et/ou aux autres personnes concernées, afin de protéger leurs droits et libertés.

(15) Dans le cadre de l’assistance et de la coopération, relatives aux activités susmentionnées, avec d’autres institutions, organes et organismes de l’Union, les pouvoirs publics des États membres de l’Union, les autorités nationales de pays tiers et les organisations internationales, le FEI pourrait, dans certaines circonstances et sous réserve du maintien du niveau minimum de protection des données requis par le CEPD, devoir préserver l’efficacité de ses enquêtes ou de celles menées par l’entité avec laquelle il coopère et protéger, le cas échéant, les personnes impliquées et leurs droits et libertés.

(16) Les limitations appliquées par le FEI doivent toujours respecter l’essence des libertés et droits fondamentaux et constituer une mesure strictement nécessaire et proportionnée dans une société démocratique. Le FEI doit justifier ces limitations.

(17) Sur la base du principe de responsabilité, le FEI doit tenir un registre relatif à l’application de ces limitations.

(18) Lorsqu’il traite des données à caractère personnel échangées avec d’autres organisations dans le cadre de ses missions, le FEI et ces organisations doivent se consulter sur les motifs pertinents de l’imposition des limitations et sur la nécessité et la proportionnalité des limitations, à moins que cela ne compromette les activités du FEI.

(19) L’article 25, paragraphe 6, du règlement impose au responsable du traitement d’informer les personnes concernées des principales raisons qui motivent l’application de la limitation et de leur droit de saisir le CEPD.

(20) Conformément à l’article 25, paragraphe 8, du règlement, le FEI peut différer, omettre ou refuser la communication d’informations sur les motifs de l’application d’une limitation à la personne concernée si cela prive d’effet, de quelque manière que ce soit, la limitation imposée. Le FEI doit évaluer au cas par cas si la communication des informations prive d’effet la limitation imposée.

(21) Le DPD peut procéder à un examen indépendant de l’application des limitations, en vue d’assurer le respect de la présente décision,

A ADOPTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION:

Article premier Objet et champ d’application La présente décision stipule les conditions dans lesquelles le FEI peut limiter l’application des articles 14 à 20, 35 et 36, ainsi que de l’article 4 du règlement, en vertu de l’article 25 de ce dernier.

Article 2 Limitations 1. Conformément à l’article 25, paragraphe 1, du règlement, le FEI peut, au cas par cas uniquement, limiter l’application des articles 14 à 20, 35 et 36, ainsi que de l’article 4, dans la mesure où ses dispositions correspondent aux droits et obligations prévus aux articles 14 à 20, lorsque: a) il mène des enquêtes administratives, sur la base du code de conduite du Groupe BEI et d’autres codes de conduite applicables; b) il mène des enquêtes sur des questions et des faits événements directement en rapport avec les missions du DPD, conformément à l’article 45, paragraphe 2, du règlement; c) il mène des procédures disciplinaires en vertu de la section 6 du règlement du personnel du FEI, titre IV de la Politique en matière de dignité au travail, du Code de conduite du personnel du Groupe BEI et d’autres codes de conduite applicables au FEI; d) il fait en sorte que les membres du personnel du FEI puissent déclarer de manière confidentielle les faits lorsqu’ils estiment qu’il existe des irrégularités graves, telles que régies par la Politique de signalement du Groupe BEI; e) il fait en sorte que les membres du personnel du FEI puissent, à titre confidentiel, signaler des faits lorsqu’ils estiment qu’il existe des soupçons de manœuvres interdites, y compris la fraude ou la corruption, préjudiciables aux intérêts de l’Union, ou de manœuvres liées à l’exercice d’activités professionnelles et qui sont susceptibles de constituer un manquement grave aux obligations qui leur incombent, conformément à la Politique de signalement du Groupe BEI, à la Politique antifraude du FEI et aux codes de conduite applicables du FEI; f) il mène des enquêtes portant sur des manœuvres interdites, conformément à la politique antifraude du FEI; g) il réalise des audits internes portant sur l’ensemble des activités et des départements du FEI; h) il prête assistance ou apporte sa collaboration à d’autres institutions, organes ou organismes de l’Union ou bénéficie de l’assistance ou de la collaboration de ceux-ci, dans le contexte des activités susmentionnées, conformément aux dispositions des accords de niveau de service, des protocoles d’accord et des accords de coopération pertinents; i) il prête assistance ou apporte sa collaboration aux pouvoirs publics des États membres de l’Union, ou bénéficie de l’assistance ou de la collaboration de ceux-ci, à leur demande ou de sa propre initiative; j) il prête assistance ou apporte sa collaboration aux autorités nationales de pays tiers et aux organisations internationales, ou il bénéficie de l’assistance ou de la collaboration de celles-ci, à leur demande ou de sa propre initiative. 2. Les catégories de données comprennent les données d’identification de personnes physiques, les coordonnées, les fonctions et rôles professionnels, les informations sur la conduite et les performances professionnelles et privées, les données sur l’implication dans le dossier et les données financières. 3. L’application des limitations susmentionnées est sans préjudice de l’application éventuelle des dispositions de l’article 16, paragraphe 5, et de l’article 17, paragraphe 4, qui portent, respectivement, sur le droit à l’information lorsque les données à caractère personnel n’ont pas été recueillies auprès de la personne concernée, et sur le droit d’accès de la personne concernée. 4. Toute limitation doit respecter l’essence des libertés et droits fondamentaux et constituer une mesure nécessaire et proportionnée dans une société démocratique, comme prévu dans le règlement, les actes réglementaires correspondants ou les politiques internes du FEI ou du Groupe BEI. 5. Toute limitation doit être fondée sur une autorisation expresse s’inscrivant dans le cadre d’une politique ou procédure interne efficace du FEI et porter atteinte le moins possible aux droits des personnes concernées, comme l’a confirmé le DPD. 6. Une évaluation de la nécessité et de la proportionnalité, que le DPD doit juger satisfaisante, est effectuée au cas par cas avant l’application des limitations. Les limitations se réduisent à ce qui est strictement nécessaire pour atteindre les objectifs fixés. Les limitations ne sont établies que pour la durée requise en raison du motif pertinent au sens du paragraphe 1, qui est désigné comme le motif de la limitation, qui devra être justifiée à la satisfaction du DPD. 7. Lorsque IG/IN limite, en tout ou en partie, la communication d’informations aux personnes pertinentes pour l’enquête (personne concernée, témoin ou informateur), cette division veille à consigner dans un relevé les motifs de la limitation, accompagnés d’une évaluation de la nécessité et de la proportionnalité de cette dernière. À cette fin, le relevé précise la manière dont la communication des informations compromettrait la finalité des activités d’enquête d’IG/IN ou des limitations appliquées conformément à l’article 2, paragraphe 1, points f), g) et h), de la présente décision, ou dont elle porterait atteinte aux droits et libertés d’autres personnes concernées. Le relevé et, le cas échéant, les documents contenant des éléments factuels et juridiques sous-jacents sont enregistrés. Ils sont mis à la disposition du Contrôleur européen de la protection des données (CEPD) sur demande. 8. Dans une optique de responsabilité, le FEI dépose un dossier décrivant les raisons des limitations appliquées, les motifs parmi ceux énumérés au paragraphe 1 qui s’appliquent et le résultat de l’évaluation de la nécessité et de la proportionnalité. Ces dossiers font partie d’un registre ad hoc, qui est mis à la disposition du CEPD sur demande. 9. Lorsqu’il traite des données à caractère personnel échangées avec d’autres organisations dans le cadre de ses missions, le FEI et ces organisations doivent se consulter sur les motifs pertinents de l’imposition des limitations et sur la nécessité et la proportionnalité des limitations, à moins que cela ne compromette les activités du FEI.

Article 3 Risques pour les droits et libertés des personnes concernées L’évaluation des risques pour les droits et libertés des personnes concernées dont les données à caractère personnel peuvent faire l’objet de limitations, ainsi que leur durée de conservation, sont mentionnées dans le registre des activités de traitement concernées conformément à l’article 31 du règlement et, le cas échéant, dans les analyses d’impact relatives à la protection des données fondées sur l’article 39 du règlement.

Article 4 Durée de conservation et garanties Le FEI met en œuvre des garanties afin de prévenir les abus ou l’accès ou le transfert illicites de données à caractère personnel susceptibles de faire l’objet de limitations. Ces garanties comprennent des mesures techniques et organisationnelles et sont détaillées, le cas échéant, dans les décisions, procédures et dispositions d’application du FEI. Il s’agira notamment: 1) d’une définition adéquate des rôles, des responsabilités et des étapes de la procédure; 2) le cas échéant, d’un environnement électronique sécurisé qui empêche l’accès ou le transfert illicites ou accidentels de données électroniques à des personnes non autorisées; 3) le cas échéant, de la conservation et du traitement sécurisés des documents papier; 4) d’un suivi régulier des limitations et d’une révision périodique, qui doit être effectuée au moins tous les six mois par le DPD. Une révision doit également être effectuée en cas de modification d’éléments essentiels du cas d’espèce. Les limitations sont levées dès que les circonstances qui les justifient ne s’appliquent plus.

Article 5 Information et examen par le délégué à la protection des données 1. Le DPD est informé dans les meilleurs délais dès lors que les droits des personnes concernées sont limités conformément à la présente décision et a pleinement accès, sans restriction, au dossier et à tout document contenant des éléments sous-jacents de fait et de droit, qui sont pertinents aux fins de la décision relative à la limitation et au suivi du maintien de la limitation. 2. Le DPD peut demander à examiner l’application de la limitation. 3. Si, au cours de ses propres enquêtes, le DPD applique des limitations, il en informe le responsable du traitement dans les meilleurs délais. 4. La participation du DPD à la procédure de limitation, y compris aux échanges d’informations, est documentée sous la forme appropriée et inscrite dans les dossiers et registres correspondants. 5. Dans le contexte des enquêtes sur les manœuvres interdites, la division Enquêtes sur les fraudes de la BEI consulte le DPD avant l’application de certains motifs de limitation visés à l’article 25 du règlement, aux opérations de traitement des données effectuées dans le cadre de ses missions définies dans la politique antifraude du FEI, la charte de la division Enquêtes sur les fraudes et les procédures d’enquête.

Article 6 Information des personnes concernées sur les limitations de leurs droits 1. Le FEI inclut dans les avis de protection des données publiés sur son site internet des informations générales à l’intention des personnes concernées et qui portent sur les limitations potentielles de l’ensemble des droits des personnes concernées décrites à l’article 2, paragraphe 1. Ces informations précisent quels sont les droits susceptibles d’être limités. 2. Le FEI informe les personnes concernées individuellement de toute limitation présente ou future de leurs droits dans les meilleurs délais et par écrit, comme précisé aux articles 7, 8 et 9.

Article 7 Droit à l’information des personnes concernées et communication relative aux violations de données 1. Lorsque, dans le cadre des activités visées dans la présente décision, le FEI limite, en tout ou en partie, leurs droits visés aux articles 14 à 16 et à l’article 35 du règlement, les personnes concernées sont informées des principales raisons qui motivent l’application de la limitation, de leur droit de saisir le CEPD et de former un recours juridictionnel devant la Cour de justice de l’Union européenne. Cette limitation est conforme aux règles établies et au processus décrit dans la présente décision. 2. Le FEI peut différer, omettre ou refuser la communication d’informations sur les motifs de la limitation visée au paragraphe 1 dès lors que cela priverait d’effet la limitation. Cette évaluation se fait au cas par cas. Tout report ou refus doit être dûment justifié, à la satisfaction du DPD, et figurer dans les dossiers et registres pertinents. Afin d’éviter toute ambiguïté, les personnes concernées sont informées de leurs droits d’introduire une réclamation auprès du CEPD et de former un recours juridictionnel devant la Cour de justice de l’Union européenne contre la décision de différer ou de refuser la communication des informations visées au paragraphe 1 ci-dessus.

Article 8 Droit d’accès, de rectification, d’effacement et de limitation du traitement des données des personnes concernées 1. Lorsque, dans le cadre des activités visées dans la présente décision, le FEI limite, en tout ou en partie, le droit d’accès aux données à caractère personnel, le droit de rectification, d’effacement et de limitation du traitement visé aux articles 17 à 20, respectivement, du règlement, il informe la personne concernée, dans la réponse à sa demande, des principales raisons qui motivent l’application de la limitation, de son droit de saisir le CEPD et de former un recours juridictionnel devant la Cour de justice de l’Union européenne. 2. Lorsque le droit d’accès est, en tout ou en partie, limité, le FEI, lorsqu’il examine la réclamation, communique uniquement à la personne concernée si les données ont été traitées correctement et, si tel n’est pas le cas, si les corrections nécessaires ont été apportées, conformément à l’article 25, paragraphe 7, du règlement. 3. Le FEI peut différer, omettre ou refuser la communication d’informations concernant les motifs de la limitation visée aux paragraphes 1 et 2, dans la mesure où et aussi longtemps que cela prive d’effet la limitation. Cette évaluation se fait au cas par cas et suit les règles établies et le processus décrit dans la présente décision.

Article 9 Confidentialité des communications électroniques 1. Le FEI, peut, dans des cas exceptionnels et conformément aux dispositions et au principe de la directive 2002/58/CE du Parlement européen et du Conseil (3), limiter le droit à la confidentialité des communications électroniques, comme le prévoit l’article 36 du règlement. Dans ce cas, le FEI précise les circonstances, les motifs, les risques pertinents et les garanties connexes dans des règles internes spécifiques. 2. Lorsque le FEI restreint le droit à la confidentialité des communications électroniques, il informe la personne concernée, dans la réponse à sa demande, des principales raisons qui motivent l’application de la limitation, de son droit de saisir le CEPD et de former un recours juridictionnel devant la Cour de justice de l’Union européenne. 3. Le FEI peut différer, omettre ou refuser la communication d’informations sur les motifs de la limitation visée aux paragraphes 1 et 2 dès lors que cela priverait d’effet la limitation. Cette évaluation se fait au cas par cas.

Article 10 Entrée en vigueur La présente décision et toute modification y relative seront approuvées par le conseil d’administration du FEI et entreront en vigueur le vingtième jour à compter de leur publication au Journal officiel de l’Union européenne.

Fait à Luxembourg, le 4 juin 2020.

(1) JO L 295 du 21.11.2018, p. 39.

(2) Commentaires et recommandations du CEPD datés du 20 février 2020 [DH/CCP/ALS/D(2020) 0372 C2019-1114].

(3) Directive 2002/58/CE du Parlement européen et du Conseil du 12 juillet 2002 concernant le traitement des données à caractère personnel et la protection de la vie privée dans le secteur des communications électroniques (directive vie privée et communications électroniques) (JO L 201 du 31.7.2002, p. 37).