ANNEXE

Modalités particulières relatives au processus de cession et de reprise du système e-CODEX

1. INTRODUCTION

Un processus de cession et de reprise doit avoir lieu entre l’entité gérant le système e-CODEX et l’eu-LISA. Jusqu’à la cession, l’entité gérant le système e-CODEX doit conserver l’entière responsabilité de celui-ci et veiller à ce qu’aucune modification ne soit apportée au système e-CODEX et à ce qu’aucune nouvelle version logicielle ne soit déployée, si ce n’est pour exécuter des opérations de maintenance corrective du système e-CODEX.

Les présentes modalités particulières visent à préciser:

— les modalités détaillées du transfert du système e-CODEX à l’eu-LISA,

— les critères pour un processus de cession et de reprise réussi et pour l’achèvement avec succès de ce processus ainsi que la documentation connexe,

— les dispositions relatives aux droits de propriété intellectuelle ou aux droits d’utilisation relatifs au système e-CODEX et aux produits logiciels, documentation et autres ressources de support [dont la liste figure en annexe du règlement (UE) 2022/850 du Parlement européen et du Conseil (1)].

Sur la base des modalités particulières relatives au processus de cession et de reprise énoncées dans la présente annexe, l’entité gérant le système e-CODEX doit, conformément à l’article 10, paragraphe 1, du règlement (UE) 2022/850, soumettre un document commun de cession à l’eu-LISA au plus tard le 31 décembre 2022. Un modèle de document commun de cession figure à l’appendice de la présente annexe.

La Commission doit assurer le suivi du processus de cession et de reprise afin de s’assurer que les modalités détaillées du transfert du système e-CODEX sont correctement mises en œuvre.

Conformément à l’article 10, paragraphe 4, du règlement (UE) 2022/850, l’eu-LISA doit reprendre la responsabilité du système e-CODEX à la date à laquelle la Commission déclare réussie l’exécution du processus de cession et de reprise, entre le 1er juillet 2023 et le 31 décembre 2023, après consultation de l’entité gérant le système e-CODEX et de l’eu-LISA.

2. PRINCIPALES ÉTAPES

a) Date de remise du document commun de cession: au plus tard le 31 décembre 2022.

b) Processus de cession et de reprise: dans les six mois suivant la remise du document commun de cession.

c) La réunion de démarrage du processus de cession et de reprise doit avoir lieu en janvier 2023, la date exacte devant être convenue entre l’eu-LISA, l’entité gérant le système e-CODEX et la Commission.

d) Transfert de responsabilité à l’eu-LISA: le 31 décembre 2023 au plus tard, mais pas avant le 1er juillet 2023.

3. ACTIVITÉS DE CESSION ET DE REPRISE

Le processus de cession et de reprise commence par la remise par l’entité gérant le système e-CODEX d’un document commun de cession à l’eu-LISA. L’eu-LISA doit vérifier et confirmer que toutes les informations pertinentes figurent dans le document commun de cession afin de garantir la réussite du processus de cession. Ce document commun de cession doit contenir des informations détaillées concernant, au moins, les éléments suivants:

a) calendrier de toutes les activités à réaliser conformément à la présente annexe, notamment les réunions de synchronisation, les formations, les tests, etc.;

b) liste des ressources et des artefacts à remettre au début et à la fin de la période de cession (cession initiale et cession finale des ressources). La définition des expressions «cession initiale des ressources» et «cession finale des ressources» figure à l’appendice de la présente annexe;

c) liste des formations, ateliers, sessions d’information et d’observation programmés;

d) toutes les procédures de travail mises en place par l’entité gérant le système e-CODEX. Si ces procédures ne sont pas documentées, elles doivent être clairement définies, documentées et remises à l’eu-LISA;

e) coordonnées de l’ensemble des parties concernées pendant toute la durée des activités de cession et de reprise, et matrice des rôles et responsabilités;

f) critères de réussite clairs, vérifiables et objectifs permettant d’apprécier le processus de cession et de reprise;

g) spécifications des tests permettant d’apprécier la bonne exécution du processus de reprise;

h) dispositions relatives aux droits de propriété intellectuelle et aux droits d’utilisation relatifs au système e-CODEX et aux produits logiciels, documentation et autres ressources de support dont la liste figure à l’annexe du règlement (UE) 2022/850, permettant à l’eu-LISA d’exercer ses responsabilités conformément à l’article 7 du règlement (UE) 2022/850.

L’objectif du document commun de cession est de fournir un outil permettant une migration transparente, harmonieuse et complète des services informatiques de l’entité gérant le système e-CODEX vers l’eu-LISA, sous le contrôle de la Commission.

Le document doit décrire tous les moyens à mettre en place par l’eu-LISA et l’entité gérant le système e-CODEX pour effectuer cette transition en douceur.

Une structure type de ce document figure à l’appendice de la présente annexe. Elle peut être adaptée au besoin, à condition de contenir des informations détaillées sur les éléments énumérés dans la présente section.

L’entité gérant le système e-CODEX et l’eu-LISA produisent, respectivement, au plus tard le 30 juin 2023, des rapports de cession et de reprise sur les résultats des activités menées, afin de permettre à la Commission européenne d’informer le Parlement européen et le Conseil du processus de cession et de reprise au plus tard le 31 juillet 2023 (voir points 5 et 6 de la présente annexe).

Le format et les modes de transfert [par exemple, espace commun de collaboration tel que «Basic Support for Cooperative Work», Centre de ressources de communication et d’information pour les administrations, les entreprises et les citoyens (CIRCABC), accès aux répertoires actuels, etc.] de chaque artefact doivent être convenus d’un commun accord entre l’eu-LISA et l’entité gérant le système e-CODEX, en tenant compte du système cible utilisé dans l’environnement de l’eu-LISA.

Les exigences en matière d’infrastructure et de sécurité pour chaque ressource doivent être abordées dans la documentation du composant concerné et/ou la masterclass mentionnée.

Une liste non exhaustive des composants du système e-CODEX et des produits logiciels, documentation et autres ressources de support est présentée dans le tableau suivant.

Tableau récapitulatif des composants, artefacts et activités d’assistance dans le cadre de la cession:

Composant Artefacts Assistance dans le cadre de la cession Éléments à développer et à utiliser Outil de gestion de la configuration Code source Documentation de la base de données de configurations et des fichiers pmodes Fichier de vidage (dump) de la base de données aux stades initial et final du transfert. Documentation Masterclass «Outil de gestion de la configuration» Développement, maintenance, installation, configuration, exploitation et dépannage Plateforme centrale de test Code source Documentation Fichier de vidage (dump) de la base de données aux stades initial et final du transfert. Documentation Masterclass «Plateforme centrale de test» Développement, maintenance, installation, configuration, exploitation et dépannage Serveur de répertoires (actuellement: Nexus) Répertoires Masterclass «Développement et infrastructure» Serveur d’intégration (actuellement: Jenkins) Éléments d’intégration Répertoire du code source (actuellement: Gitblit) Code source Site Web du système e-CODEX Contenu du site Web du système e-CODEX Masterclass «Présentation du système e-CODEX» Éléments à développer et à fournir Architecture du système e-CODEX Site Web du système e-CODEX Documentation Documentation Masterclass «Présentation du système e-CODEX» Suite Connector Pour chaque composant (connecteur, client, plug-in, bibliothèque de sécurité, utilitaires, etc.): Code source Documentation Documentation Masterclass «Connector» Cas d’utilisation des schémas: — Injonction de payer européenne — Petits litiges — Mandat d’arrêt européen — Sanctions pécuniaires — Entraide judiciaire en matière pénale — DC 2008/909 (peines privatives de liberté) — Affaires matrimoniales — Ordonnance européenne de saisie conservatoire des comptes bancaires — Registre des testaments — Signification ou notification des actes Schémas Modèle de processus opérationnel Vocabulaire de base e-Justice de l’Union (accès à accorder par l’intermédiaire de l’outil «Metadata Workbench») Documentation Masterclass «Schémas» Autres éléments Tickets e-CODEX Tous les tickets, tous statuts confondus (aux fins de gestion des connaissances) Masterclass «Connector» Fichier de vidage (dump) de la base de données contenant toutes les données Feuille de route de la suite Connector du système e-CODEX Site web du système e-CODEX Masterclass «Connector» Exigences de sécurité du système e-CODEX Document Masterclass «Connector»

4. ACTIVITÉS

a) Activités de formation

L’entité gérant le système e-CODEX doit préparer une liste des modules de formation afin d’assurer le transfert complet des connaissances à l’eu-LISA.

Le matériel et le calendrier des formations doivent être définis et convenus entre tous les acteurs concernés pour chaque module de formation ou masterclass. En particulier, si l’eu-LISA les juge nécessaires, elle doit être autorisée à demander et à recevoir des modules de formation et des masterclasses supplémentaires.

Le calendrier et le programme spécifiques des formations ainsi que des sessions de formation pratique et d’observation (au cours desquelles l’équipe de l’eu-LISA peut apprendre en observant l’équipe technique de l’entité gérant le système e-CODEX) doivent être détaillés dans le document commun de cession.

Une liste minimale et non exhaustive des formations à fournir figure dans le tableau suivant:

Intitulé Contenu du module Type de documentation Module 1 du matériel de formation: masterclass «Présentation du système e-CODEX» Cette première masterclass donnera aux participants un aperçu global du système e-CODEX, notamment de son architecture de base et de ses principes généraux, ainsi que d’un bref historique de la création du système e-CODEX. Ce module est essentiellement théorique. Présentation PPT et matériel Syllabus e-CODEX Module 2 du matériel de formation: masterclass «Connector» Au cours de cette masterclass, les participants recevront une explication approfondie de la suite Connector et de ses différents produits/composants, y compris de la relation avec la passerelle. Ce module se compose d’une partie théorique, d’une formation pratique et d’une ou de plusieurs sessions d’observation facultatives, notamment sur l’installation, le dépannage et l’assistance technique. Présentation PPT et matériel Syllabus e-CODEX Module 3 du matériel de formation: masterclass «Schémas» Au cours de cette masterclass, les participants se familiariseront avec les schémas de données développés par l’entité gérant le système e-CODEX. L’accent sera également mis sur «Metadata Workbench» au sein duquel est géré le vocabulaire de base e-Justice de l’Union, et sur la technique de modélisation des processus opérationnels. Ce module se compose d’une partie théorique, d’une formation pratique et d’une ou de plusieurs sessions d’observation facultatives. Présentation PPT et matériel Syllabus e-CODEX Module 4 du matériel de formation: masterclass «Outil de gestion de la configuration» Au cours de cette masterclass, les participants se familiariseront avec les fonctionnalités et les processus de l’outil de gestion de la configuration. Cet outil en ligne sert à gérer la collecte des données des participants et la distribution des fichiers de configuration du système e-CODEX. Ce module se compose d’une partie théorique, d’une formation pratique et d’une ou de plusieurs sessions d’observation facultatives. Présentation PPT et matériel Syllabus e-CODEX Module 5 du matériel de formation: masterclass «Plateforme centrale de test» Au cours de cette masterclass, les participants se familiariseront avec les fonctionnalités et les processus de la plateforme centrale de test et avec la stratégie de test. La plateforme centrale de test fournit un environnement complet pour tester le système e-CODEX et une interface Web pour l’envoi et la réception de messages de test personnalisables. Ce module se compose d’une partie théorique, d’une formation pratique et d’une ou de plusieurs sessions d’observation facultatives. Présentation PPT et matériel Syllabus e-CODEX Module 6 du matériel de formation: masterclass «Développement et infrastructure» Au cours de cette masterclass, les participants étudieront plus avant les questions de développement et d’infrastructure, telles que la gestion des serveurs de répertoires. Ce module se compose d’une partie théorique, d’une formation pratique et d’une ou de plusieurs sessions d’observation facultatives. Présentation PPT et matériel Syllabus e-CODEX Module 7 du matériel de formation: masterclass sur le débogage Au cours de cette masterclass, les participants apprendront à détecter et corriger les potentiels bogues du système e-CODEX, et à résoudre les problèmes, y compris les demandes d’assistance. Ce module se compose d’une partie théorique, d’une formation pratique et d’une ou de plusieurs sessions d’observation facultatives. Présentation PPT et matériel Syllabus e-CODEX

b) Transparence du processus de cession et de reprise

Le processus de cession et de reprise doit être transparent pour les utilisateurs finals et son incidence sur leurs procédures de travail et leurs activités quotidiennes doit être réduite au minimum. L’entité gérant le système e-CODEX doit continuer à fournir une assistance technique aux entités exploitant et/ou installant des points d’accès e-CODEX autorisés jusqu’à ce que l’eu-LISA reprenne la responsabilité du système e-CODEX.

c) Responsabilité de l’eu-LISA et de l’entité gérant le système e-CODEX pendant le processus de cession et de reprise

Conformément à l’article 10, paragraphe 2, du règlement (UE) 2022/850, jusqu’à la cession, l’entité gérant le système e-CODEX doit conserver l’entière responsabilité de celui-ci et veiller à ce qu’aucune modification ne soit apportée au système e-CODEX et à ce qu’aucune nouvelle version logicielle ne soit déployée, si ce n’est pour exécuter des opérations de maintenance corrective du système e-CODEX.

À cette fin, l’entité gérant le système e-CODEX doit continuer à assurer la maintenance et l’assistance des composants pendant cette période.

L’entité gérant le système e-CODEX doit être le point de contact unique pour toutes les demandes d’assistance jusqu’à ce que l’eu-LISA reprenne la responsabilité du système e-CODEX.

L’eu-LISA peut demander que les demandes d’assistance reçues par l’entité gérant le système e-CODEX avant qu’elle ne reprenne la responsabilité de celui-ci soient communiquées au personnel désigné de l’eu-LISA, qui doit être autorisé à suivre les étapes de résolution effectuées par l’entité gérant le système e-CODEX.

L’entité gérant le système e-CODEX doit résoudre toutes les demandes d’assistance reçues avant que l’eu-LISA ne reprenne la responsabilité du système e-CODEX. Lorsque cela est justifié par des raisons techniques objectives uniquement, l’entité gérant le système e-CODEX peut convenir avec l’eu-LISA du transfert des demandes d’assistance qu’elle reçoit, mais qui ne peuvent être résolues d’ici le transfert de la responsabilité du système e-CODEX à l’eu-LISA. L’entité gérant le système e-CODEX doit veiller à ce qu’un tel accord n’ait pas d’incidence sur l’utilisateur final et n’entraîne aucun retard dans la résolution de sa demande d’assistance. Cet accord sera formalisé au titre du critère de réussite no 6 visé au point 5 de la présente annexe.

L’entité gérant le système e-CODEX doit fournir à l’eu-LISA une liste exhaustive des utilisateurs du système e-CODEX, auxquels l’eu-LISA doit notifier qu’elle a repris la responsabilité du système e-CODEX dans un délai de 30 jours à compter de cette reprise.

L’entité gérant le système e-CODEX doit soutenir l’eu-LISA et l’assister le cas échéant jusqu’au 31 mars 2024.

Pour chaque composant, l’entité gérant le système e-CODEX peut suggérer une liste d’améliorations à apporter en fonction des besoins des utilisateurs.

5. CRITÈRES POUR UN PROCESSUS DE CESSION RÉUSSI

Critère Indicateur de suivi Moyens de vérification Date limite 1 Transfert des connaissances sur les différents composants du système e-CODEX Toutes les sessions de formation ayant eu lieu. Formulaires d’inscription remplis et matériel de formation remis à l’eu-LISA Au plus tard le 1er juillet 2023 2 Transfert de tous les composants du système e-CODEX Toutes les ressources remises et complétées Accusé de réception exprès de l’eu-LISA Au plus tard le 1er juillet 2023 3 Stabilité technique du système e-CODEX (tous les composants) Deux dernières versions produites par l’entité gérant le système e-CODEX. Version stable du système e-CODEX (qui peut être déployée en production et qui garantit l’intégrité de tous les échanges ayant lieu sur cette version). Au plus tard le 31 décembre 2022 4 Allocation de ressources suffisantes au sein de l’eu-LISA Composition de l’équipe chargée du système e-CODEX (y compris techniciens à former) communiquée par l’eu-LISA à la Commission et à l’entité gérant le système e-CODEX. Notification de l’eu-LISA à la Commission et à l’entité gérant le système e-CODEX Au plus tard le 1er janvier 2023 5 Transfert des droits de propriété intellectuelle et des droits d’utilisation Cession du système e-CODEX et des produits logiciels, documentation et autres ressources de support dont la liste figure à l’annexe du règlement (UE) 2022/850, et de l’ensemble des droits de propriété intellectuelle et des droits d’utilisation. 1. Déclaration exhaustive de l’entité gérant le système e-CODEX concernant les droits de propriété intellectuelle et les droits d’utilisation de tous les composants du système e-CODEX et les produits logiciels, documentation et autres ressources de support dont la liste figure à l’annexe du règlement (UE) 2022/850. 2. Déclaration de l’entité gérant le système e-CODEX attestant qu’elle et ses membres sont légalement en mesure de transférer à l’eu-LISA tous les droits de propriété intellectuelle et droits d’utilisation mentionnés au point 1, de manière à permettre à l’eu-LISA d’exercer ses responsabilités conformément à l’article 7 du règlement (UE) 2022/850. 3. Déclaration de l’entité gérant le système e-CODEX attestant le transfert total et gratuit à l’eu-LISA de tous les droits de propriété intellectuelle et droits d’utilisation mentionnés au point 1. Au plus tard à la date de la demande conjointe adressée par l’entité gérant le système e-CODEX et l’eu-LISA à la Commission pour que cette dernière déclare réussie l’exécution du processus de cession et de reprise 6 Résolution de toutes les demandes d’assistance reçues par l’entité gérant le système e-CODEX avant que l’eu-LISA ne reprenne la responsabilité de ce dernier Résolution de toutes les demandes d’assistance reçues par l’entité gérant le système e-CODEX avant que l’eu-LISA ne reprenne la responsabilité ou accord de reprise accepté par l’eu-LISA 1. Liste des demandes d’assistance en suspens de l’entité gérant le système e-CODEX. 2. Accord de reprise entre l’entité gérant le système e-CODEX et l’eu-LISA, avec déclaration expresse de l’entité gérant le système e-CODEX selon laquelle l’accord n’a aucune incidence sur l’utilisateur final et n’entraîne aucun retard dans la résolution de sa demande d’assistance. Au plus tard à la date de la demande conjointe adressée par l’entité gérant le système e-CODEX et l’eu-LISA à la Commission pour que cette dernière déclare réussie l’exécution du processus de cession et de reprise 7 Accord entre l’entité gérant le système e-CODEX et l’eu-LISA concernant l’achèvement avec succès du processus de cession et de reprise Accord entre l’entité gérant le système e-CODEX et l’eu-LISA concernant le respect des critères pour un processus de cession réussi et pour l’achèvement avec succès de ce processus Demande conjointe adressée par l’entité gérant le système e-CODEX et l’eu-LISA à la Commission pour que cette dernière déclare réussie l’exécution du processus de cession et de reprise Entre le 1er juillet et le 31 décembre 2023

6. CRITÈRES POUR UN PROCESSUS DE REPRISE RÉUSSI

Pour chaque artefact et chaque ressource transférée, l’objectif du processus de cession et de reprise est de s’assurer que le système e-CODEX, les connaissances opérationnelles, les connaissances techniques et les bonnes pratiques et techniques relatives aux services fournis par l’entité gérant le système e-CODEX sont correctement repris par l’eu-LISA à l’issue d’un processus de test.

Le processus de test de la reprise consiste à exécuter des scénarios de test préparés pour prouver que l’eu-LISA a acquis les connaissances opérationnelles et le niveau de préparation nécessaires pour reprendre les activités prévues. Les spécifications des tests doivent être fournies par l’entité gérant le système e-CODEX.

Lorsqu’un test échoue, son niveau d’impact doit être déterminé comme suit:

Niveau d’impact Incidence sur le service 1 Le service ne peut pas être assuré. 2 Le ou les services correspondants ne peuvent pas être assurés correctement et le problème ne peut être contourné. 3 Incidence mineure sur le ou les services correspondants.

Les scénarios de test doivent couvrir les processus spécifiques applicables aux ressources reprises. Ils doivent être regroupés par processus principal. L’exécution de tous les scénarios de test d’un processus principal vise à démontrer le niveau de préparation de l’eu-LISA.

L’exécution du test doit se terminer lorsque tous les critères de réussite suivants sont remplis:

a) aucun défaut ayant un impact de niveau 1 n’est irrésolu. En cas de défaut ayant un impact de niveau 1: i) le test doit être suspendu; ii) le défaut doit être résolu; iii) le scénario de test ayant échoué et tous les scénarios connexes doivent être rejoués jusqu’à ce que le défaut soit corrigé; iv) le test doit être mené à bien;

b) aucun défaut ayant un impact de niveau 2 n’est irrésolu;

c) au maximum 10 % des scénarios de test sont notés avec des défauts ayant un impact de niveau 3.

À cette fin, il convient de respecter au moins les critères suivants et de démontrer leur respect par l’eu-LISA dans les délais fixés dans le tableau suivant:

Critère Indicateur de suivi Moyens de vérification Date limite 1 Transfert des connaissances sur les différents composants du système e-CODEX Participation de l’eu-LISA à toutes les sessions de formation ayant eu lieu Accusé de réception de l’eu-LISA. Au plus tard le 1er juillet 2023 2 Transfert de tous les composants du système e-CODEX Toutes les ressources ont été reçues et les documents ont été dûment complétés Accusé de réception de l’eu-LISA. Au plus tard le 1er juillet 2023 3 Allocation de ressources suffisantes au sein de l’eu-LISA 1. Recrutement du personnel chargé du projet e-CODEX avant le 1er janvier 2023. 2. Désignation du gestionnaire de projet 3. Désignation des techniciens à former Accusé de réception de l’eu-LISA. Au plus tard le 1er janvier 2023 4 Création du groupe consultatif «e-CODEX» Création du groupe consultatif et organisation de réunions durant le processus de cession et de reprise au moins tous les deux mois, conformément à l’article 12 du règlement (UE) 2022/850 1. Confirmation par l’eu-LISA de la création et de la composition du groupe consultatif «e-CODEX» et procès-verbal de sa première réunion. 2. Procès-verbaux des trois premières réunions du groupe consultatif «e-CODEX». Concernant le point 1: au plus tard le 28 février 2023 Concernant le point 2: au plus tard le 30 juin 2023 5 Création du conseil de gestion du programme e-CODEX Création du conseil de gestion du programme e-CODEX et tenue de réunions pendant le processus de cession et de reprise conformément à l’article 13 du règlement (UE) 2022/850 1. Confirmation par l’eu-LISA de la création et de la composition du conseil de gestion du programme e-CODEX. 2. Procès-verbaux des réunions du conseil de gestion e-CODEX pendant le processus de cession et de reprise. Concernant le point 1: au plus tard le 1er janvier 2023 Concernant le point 2: au plus tard le 30 juin 2023 6 Transfert des données Toutes les données pertinentes (y compris, mais sans s’y limiter, les tickets et les identifiants d’utilisateur) ont été transférées à l’eu-LISA sous la forme d’un fichier de vidage (dump) de la base de données ou de tout autre format convenu entre l’entité gérant le système e-CODEX et l’eu-LISA. Accusé de réception de l’eu-LISA. Au plus tard le 1er juillet 2023 7 Transfert de l’historique de tous les problèmes Sous la forme d’un fichier de vidage (dump) de la base de données ou de tout autre format convenu entre l’entité gérant le système e-CODEX et l’eu-LISA. Accusé de réception de l’eu-LISA. Au plus tard le 1er juillet 2023 8 Transfert des problèmes non résolus Sous la forme d’un fichier de vidage (dump) de la base de données ou de tout autre format convenu entre l’entité gérant le système e-CODEX et l’eu-LISA. Accusé de réception de l’eu-LISA. Au plus tard à la date de la demande conjointe adressée par l’entité gérant le système e-CODEX et l’eu-LISA à la Commission pour que cette dernière déclare réussie l’exécution du processus de cession et de reprise 9 Transfert de la gestion des utilisateurs, y compris des utilisateurs finals (accès à l’outil de gestion de la configuration, à la plateforme centrale de test, etc.) Sous la forme d’un fichier de vidage (dump) de la base de données ou de tout autre format convenu entre l’entité gérant le système e-CODEX et l’eu-LISA. Les identifiants ont été communiqués et importés dans l’infrastructure de l’eu-LISA et l’accès aux différents composants est vérifié par quelques utilisateurs finals. Au plus tard le 1er juillet 2023 10 Reprise des activités du service d’assistance: — Processus du service d’assistance — Gestion des incidents — Assistance technique — Demande d’intervention Le processus est compris et les procédures de travail ont été mises en place pour permettre à l’équipe chargée de la reprise de mener à bien ses tâches quotidiennes. L’outil de création de tickets est disponible et accessible, et tous les tickets ont été transférés dans l’outil de l’eu-LISA (boîte aux lettres fonctionnelle, modèles d’assistance, base de connaissances, etc.). Au plus tard à la date de la demande conjointe adressée par l’entité gérant le système e-CODEX et l’eu-LISA à la Commission pour que cette dernière déclare réussie l’exécution du processus de cession et de reprise 11 Identifiants d’accès aux applications Les listes d’utilisateurs et les identifiants pertinents ont été transférés à l’eu-LISA, dans le respect des mesures de sécurité et des recommandations pour ce type de données. Les utilisateurs ont reçu leurs identifiants et leurs informations de connexion. Au plus tard le 1er juillet 2023 12 Reprise des activités de déploiement Tâches en souffrance, calendrier et documentation pertinente, ou demandes de modification ou tickets connexes. Les activités de déploiement sont clairement définies et l’achèvement des activités en cours est planifié. Au plus tard le 1er juillet 2023 13 Reprise des activités de développement Tâches en souffrance, calendrier et documentation pertinente, ou demandes de modification ou tickets connexes. Les activités de développement sont clairement définies et l’achèvement des activités en cours est planifié. Au plus tard le 1er juillet 2023 14 Reprise des activités de test Tâches en souffrance, calendrier et documentation pertinente, ou demandes de modification ou tickets connexes. Les activités de test sont clairement définies et l’achèvement des activités en cours est planifié. Au plus tard le 1er juillet 2023 15 Reprise des activités de gestion des modifications et des versions Tâches en souffrance, calendrier et demandes de modification ou documentation pertinentes Toutes les demandes de modification en cours et le plan de déploiement des versions sont repris et intégrés dans le plan global du projet. Au plus tard le 1er juillet 2023 16 Disponibilité de l’infrastructure et gestion de l’infrastructure Réception et mise en œuvre de toutes les exigences en matière d’infrastructures. Toutes les ressources du système e-CODEX recensées sont disponibles et ont été transmises à l’eu-LISA. Tous les composants sont à la disposition de toutes les parties prenantes en tant que de besoin. En ce qui concerne l’infrastructure de développement, l’eu-LISA confirme sa mise en place et son fonctionnement. Au plus tard le 1er juillet 2023 17 Gestion de la sécurité Toutes les exigences et recommandations en matière de sécurité ont été communiquées et mises en œuvre par l’eu-LISA. La documentation suivante doit être mise à disposition: — politique de sécurité; — plan de sécurité; — mesures de sécurité de la gestion des utilisateurs; — plan de continuité des activités. L’eu-LISA doit confirmer sa mise en œuvre. Au plus tard le 1er juillet 2023 18 Plan de communication Un plan de communication doit être établi afin d’informer tous les utilisateurs et toutes les parties prenantes du changement de prestataire de services à venir et des nouveaux canaux et procédures de communication. Notifications de l’eu-LISA reçues par tous les utilisateurs et toutes les parties prenantes avant la fin de la période de cession/reprise afin de les informer des nouvelles procédures de travail: identifiants, URL, sites web, outil de création de tickets... Au plus tard le 1er juillet 2023 19 Alignement final des données Remise finale des ressources qui n’avaient pas été fournies à l’eu-LISA au début du processus de cession/reprise. 1. Vérification de la connexion à tous les composants nécessaires par les utilisateurs et les parties prenantes si besoin (serveurs accessibles). 2. Importation de la dernière version. 3. Installation de toutes les mises à jour nécessaires sur les serveurs, lorsqu’il y a lieu. 4. Communication des mots de passe à l’eu-LISA par l’entité gérant le système e-CODEX, lorsqu’il y a lieu. 5. Importation dans l’infrastructure concernée du progiciel final par rapport à la version remise à l’eu-LISA au début du processus de cession/reprise. Le 1er juillet 2023 20 Accord entre l’entité gérant le système e-CODEX et l’eu-LISA concernant l’achèvement avec succès du processus de cession et de reprise Accord entre l’entité gérant le système e-CODEX et l’eu-LISA concernant le respect des critères pour un processus de cession réussi et pour l’achèvement avec succès de ce processus Demande conjointe adressée par l’entité gérant le système e-CODEX et l’eu-LISA à la Commission pour que cette dernière déclare réussie l’exécution du processus de cession et de reprise Entre le 1er juillet et le 31 décembre 2023

7. DROITS DE PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE OU DROITS D’UTILISATION

L’entité gérant le système e-CODEX doit transférer à l’eu-LISA les droits de propriété intellectuelle et les droits d’utilisation relatifs au système e-CODEX et aux produits logiciels, documentation et autres ressources de support dont la liste figure à l’annexe du règlement (UE) 2022/850 au plus tard à la date de la demande conjointe adressée par l’entité gérant le système e-CODEX et l’eu-LISA à la Commission pour que cette dernière déclare réussie l’exécution du processus de cession et de reprise.

L’eu-LISA doit recevoir ces droits gratuitement et sans aucune limitation, devenant ainsi leur seul propriétaire.

L’eu-LISA doit continuer à fournir ces composants logiciels et leurs versions ultérieures dans le cadre de la licence publique de l’Union européenne (EUPL).

8. CALENDRIER

Un calendrier, sous réserve de la disponibilité de chaque entité (entité gérant le système e-CODEX et eu-LISA), sera examiné et validé lors de la première réunion d’orientation.

Durée des masterclasses (à titre indicatif):

Composant Assistance dans le cadre de la cession Durée (à titre indicatif) Séquence Éléments à développer et à utiliser Outil de gestion de la configuration Documentation Masterclass «Outil de gestion de la configuration» 2 jours 4e Plateforme centrale de test Documentation Masterclass «Plateforme centrale de test» 2 jours 5e Serveur de répertoires (actuellement: Nexus) Masterclass «Développement et infrastructure» 2 jours 6e Serveur d’intégration (actuellement: Jenkins) Répertoire du code source (actuellement: Gitblit) Éléments à développer et à fournir Architecture du système e-CODEX Documentation Masterclass «Présentation du système e-CODEX» 4 jours 1re Suite Connector Documentation Masterclass «Connector» 20 jours 2e Cas d’utilisation des schémas Documentation Masterclass «Schémas» 10 jours 3e

9. STRUCTURE DU RAPPORT DE CESSION QUE L’ENTITÉ GÉRANT LE SYSTÈME E-CODEX DOIT FOURNIR

Le rapport de cession sera rédigé sous la forme d’un résumé de toutes les activités réalisées dans le cadre de la cession:

a) liste des ressources et artefacts fournis à l’eu-LISA à l’issue de la période de cession;

b) description et contenu de tous les ateliers organisés pendant la cession;

c) liste des présentations et des documents connexes remis pendant les ateliers;

d) liste des enseignements tirés;

e) liste des problèmes en suspens à l’issue de la cession;

f) conclusion et niveau de préparation de l’eu-LISA.

10. STRUCTURE DU RAPPORT DE CESSION QUE L’EU-LISA DOIT FOURNIR

Le principal élément livrable par l’eu-LISA au cours de cette phase est le rapport de reprise. Ce document contiendra, entre autres, des informations sur:

a) le niveau de préparation de l’eu-LISA pour reprendre le projet;

b) la preuve, pour chaque processus, que l’eu-LISA est effectivement apte à reprendre les activités;

c) le plan de test mis en œuvre ainsi que les résultats de chaque test. Les tests doivent couvrir toutes les ressources et toutes les activités réalisées au cours de cette période, conformément aux critères de réussite définis plus haut dans le présent document.

Le rapport de reprise doit contenir au moins les éléments suivants:

a) mesures de sécurité;

b) transfert et acquisition des connaissances: i) transfert de la documentation; ii) transfert des données; iii) transfert des tickets (fermés et ouverts); iv) réunions techniques; v) sessions de formation; vi) sessions de formation pratique; vii) sessions d’observation; viii) s’il y a lieu, sessions de passage en parallèle (essai à blanc);

c) procédure en place, lorsqu’il y a lieu;

d) achèvement du processus de reprise et actions de clôture: i) connectivité du système e-CODEX (tous les composants nécessaires sont accessibles); ii) sauvegardes de données en place; iii) installation de toutes les mises à jour nécessaires sur les serveurs; iv) transfert des identifiants et des mots de passe.

APPENDICE STRUCTURE DU DOCUMENT COMMUN DE CESSION Historique des modifications du document Édition Date de publication Paragraphes modifiés Modifications TABLE DES MATIÈRES 1. DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE ET DOCUMENTS APPLICABLES 51 1.1. Documents de référence 51 1.2. Documents applicables 51 2. TERMINOLOGIE 51 2.1. Abréviations et acronymes 51 3. INTRODUCTION 51 3.1. Objet du document 51 3.2. Public cible 51 4. HYPOTHÈSES ET RISQUES 52 4.1. Hypothèses et conditions préalables 52 4.2. Risques 52 5. APPROCHE LIÉE À LA CESSION ET À LA REPRISE 52 5.1. Réunion de démarrage 52 5.2. Réunions de synchronisation 52 5.3. Plan de cession 52 5.4. Cession initiale des ressources 53 5.4.1. Applications 53 5.4.2. Documentation 53 5.4.3. Procédures 53 5.4.4. Tâches en souffrance (demandes de modification, tickets, problèmes, etc.) 53 6. CESSION FINALE DES RESSOURCES 53 6.1. Applications 53 6.2. Documentation 53 6.3. Procédures 53 6.4. Tâches en souffrance (demandes de modification, tickets, problèmes, etc.) 53 7. TRANSFERT DES CONNAISSANCES 53 8. COORDONNÉES POUR LA CESSION 53 9. COORDONNÉES POUR LA REPRISE 53 10. BESOINS EN INFRASTRUCTURES DE L’EU-LISA 53 10.1. Applications 53 10.2. Matériel/systèmes requis 54 10.3. COTS (produits commerciaux sur étagère) 54 11. EXIGENCES EN MATIÈRE DE SÉCURITÉ 54 12. CALENDRIER DES ATELIERS 54 12.1. Atelier général sur l’ensemble des services 54 12.2. Ateliers sur le centre d’assistance et les opérations 54 12.3. Ateliers sur les installations et les tests 54 12.3.1. Installations 54 12.3.2. Tests 55 12.3.3. Ateliers sur les autres sujets 55 12.3.4. Ateliers Q&R et observation 55 13. CRITÈRES POUR UN PROCESSUS DE CESSION RÉUSSI ET POUR L’ACHÈVEMENT AVEC SUCCÈS DE CE PROCESSUS 55 14. PÉRIODE D’OBSERVATION, TRANSFERT DE RESPONSABILITÉ ET PÉRIODE DE SUIVI 55 15. PLANIFICATION 55 15.1. Planification de haut niveau 55 15.2. Planification détaillée 55 16. PLAN DE TEST DE LA REPRISE 55 17. MATÉRIEL POUR LA CESSION 56 18. DISPOSITIONS RELATIVES AUX DROITS DE PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE ET AUX DROITS D’UTILISATION 56 Index des tableaux (facultatif) Tableau 1: documents de référence Tableau 2: documents applicables Tableau 3: abréviations et acronymes Note: le texte inséré dans les sections suivantes du document n’est fourni qu’à titre d’exemple à des fins de clarification. L’entité gérant le système e-CODEX et les équipes de l’eu-LISA peuvent adapter sa structure si nécessaire afin de mener à bien leurs activités, à condition qu’elle contienne des informations détaillées sur les éléments énumérés à la section 3 de l’annexe. 1. DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE ET DOCUMENTS APPLICABLES 1.1. Documents de référence ID Intitulé Référence Version Tableau 1: documents de référence 1.2. Documents applicables ID Intitulé Référence Version Tableau 2: documents applicables 2. TERMINOLOGIE 2.1. Abréviations et acronymes Abréviation ou acronyme Signification Tableau 3: abréviations et acronymes 3. INTRODUCTION 3.1. Objet du document [Le présent document vise à décrire l’approche qui sera suivie pour le processus de cession et de reprise du système e-CODEX. La cession et la reprise couvrent le transfert de tous les documents, progiciels d’application et connaissances de l’entité gérant le système e-CODEX à l’eu-LISA.] 3.2. Public cible [Liste du public cible à ajouter dans la présente section] 4. HYPOTHÈSES ET RISQUES 4.1. Hypothèses et conditions préalables [Les hypothèses et les conditions préalables recensées par l’entité gérant le système e-CODEX et l’eu-LISA doivent être clairement définies et énumérées dans la présente section] 4.2. Risques [L’entité gérant le système e-CODEX et l’eu-LISA prendront toutes les mesures nécessaires pour mener à bien le processus de cession et de reprise et atténuer les risques. Tout risque qui ne peut être atténué et qui a une incidence sur l’issue du processus de cession et de reprise sera porté à la connaissance de la Commission dans les plus brefs délais.] Risque Responsable du risque Atténuation 5. APPROCHE LIÉE À LA CESSION ET À LA REPRISE [L’objectif de la cession est de: — transférer physiquement tout le matériel nécessaire (progiciels, documentation, tickets, etc.); — transférer les connaissances sur les applications au moyen d’ateliers de formation et de sessions d’observation; — transférer les connaissances opérationnelles au moyen d’ateliers de formation et de sessions d’observation; — transférer la responsabilité de tous les services de l’entité gérant le système e-CODEX à l’eu-LISA. Pour les activités de reprise, l’objectif est d’effectuer le transfert et l’acquisition des connaissances par: — des sessions de transfert des connaissances, d’assistance et de formation dispensées par l’entité gérant le système e-CODEX; — une analyse et une évaluation de l’état et de la facilité d’utilisation des informations relatives à la reprise. Si des informations sont perçues comme nécessitant des améliorations, elles seront portées à la connaissance de la Commission; — l’organisation, le suivi et l’ajustement du passage en parallèle (essai à blanc) du projet, s’il y a lieu; — la participation à des réunions techniques ad hoc avec l’entité gérant le système e-CODEX; — la préparation, l’intégration et le chargement des données dans les outils de l’eu-LISA.] 5.1. Réunion de démarrage [Toutes les activités de cession et de reprise commencent par une réunion de démarrage avec toutes les parties concernées. Les rôles et les responsabilités ainsi que la planification de haut niveau sont présentés au cours de cette réunion.] 5.2. Réunions de synchronisation [Des réunions régulières (toutes les deux semaines) de coordination de la gestion seront organisées avec toutes les parties afin de suivre l’avancement des activités de cession et de reprise et de permettre à l’entité gérant le système e-CODEX et à l’eu-LISA de synchroniser leurs activités.] 5.3. Plan de cession [Toutes les activités de cession sont décrites dans le plan de cession, c’est-à-dire le présent document.] 5.4. Cession initiale des ressources [Une première cession de l’ensemble du matériel est prévue au début du processus de cession et de reprise. Elle inclut au minimum: la dernière version des progiciels d’application (y compris la documentation), l’inventaire mis à jour des logiciels et de la documentation, ainsi qu’un extrait de la base de données (ou autre format) des tickets.] 5.4.1. Applications [Ajouter ici la liste des ressources à remettre] 5.4.2. Documentation [Ajouter ici la liste des ressources à remettre] 5.4.3. Procédures [Ajouter ici la liste des ressources à remettre] 5.4.4. Tâches en souffrance (demandes de modification, tickets, problèmes, etc.) [Ajouter ici la liste des ressources à remettre] 6. CESSION FINALE DES RESSOURCES [Lors du transfert de responsabilité, l’entité gérant le système e-CODEX fournira la version finale (mise à jour) de toute ressource ayant été modifiée pendant la période de cession et de reprise, ainsi qu’un nouvel extrait de la base de données (ou autre format) des tickets.] 6.1. Applications [Ajouter ici la liste des ressources à remettre] 6.2. Documentation [Ajouter ici la liste des ressources à remettre] 6.3. Procédures [Ajouter ici la liste des ressources à remettre] 6.4. Tâches en souffrance (demandes de modification, tickets, problèmes, etc.) [Ajouter ici la liste des ressources à remettre] 7. TRANSFERT DES CONNAISSANCES [Les connaissances de l’entité gérant le système e-CODEX sont transférées lors de plusieurs ateliers et sessions d’observation pendant la période de cession et de reprise. Cette approche et l’assistance fournie pendant la période de suivi garantiront le transfert complet des connaissances opérationnelles. Tous les ateliers s’appuieront sur des présentations/documents spécifiques, soit utilisés dans le cadre de formations antérieures, soit élaborés sur mesure par l’entité gérant le système e-CODEX. Les présentations sont remises à l’eu-LISA une semaine avant chaque atelier.] 8. COORDONNÉES POUR LA CESSION [Ajouter ici les coordonnées] 9. COORDONNÉES POUR LA REPRISE [Ajouter ici les coordonnées] 10. BESOINS EN INFRASTRUCTURES DE L’EU-LISA 10.1. Applications 10.2. Matériel/systèmes requis 10.3. COTS (produits commerciaux sur étagère) 11. EXIGENCES EN MATIÈRE DE SÉCURITÉ [Dans cette section, les mesures à mettre en place par l’eu-LISA doivent être décrites et inclure les éléments suivants: — gestion globale de la sécurité au niveau du projet; — gestion de la sécurité au niveau du système, dont mesures de sécurité au niveau du système e-CODEX et de tous ses composants, y compris l’infrastructure; — gestion de la sécurité au niveau des applications, dont applications relevant des activités de l’eu-LISA; — gestion de la sécurité au niveau du réseau; — processus et procédures de gestion des utilisateurs pour la gestion, la mise à jour et la maintenance de la liste des utilisateurs autorisés et des identifiants, droits d’accès et autorisations des utilisateurs. En outre, et sur demande, l’eu-LISA doit être en mesure de fournir les documents suivants: — politique de sécurité; — plan de sécurité; — mesures de sécurité pour la gestion des utilisateurs; — plan de continuité des activités, dont exigences du plan de reprise des activités.] 12. CALENDRIER DES ATELIERS 12.1. Atelier général sur l’ensemble des services [Date Ajouter la date Durée Ajouter la durée Lieu Ajouter le lieu Public Tous Thème Présentation et aperçu des fonctions des applications et services du système e-CODEX.] 12.2. Ateliers sur le centre d’assistance et les opérations [Date Ajouter la date Durée Ajouter la durée Lieu Ajouter le lieu Public Équipe du centre d’assistance Thème Assistance, gestion des incidents, rapports, notifications, gestion de la sécurité...] 12.3. Ateliers sur les installations et les tests 12.3.1. Installations [Date Ajouter la date Durée Ajouter la durée Lieu Ajouter le lieu Public Équipe technique Thème Installation des versions et correctifs] 12.3.2. Tests [Date Ajouter la date Durée Ajouter la durée Lieu Ajouter le lieu Public Équipe chargée des tests Thème Test de toutes les applications] 12.3.3. Ateliers sur les autres sujets [Date Ajouter la date Durée Ajouter la durée Lieu Ajouter le lieu Public Ad hoc Thème Tous les autres sujets] 12.3.4. Ateliers Q&R et observation [Date Ajouter la date Durée Ajouter la durée Lieu Ajouter le lieu Public Ad hoc Thème En fonction du sujet concerné] 13. CRITÈRES POUR UN PROCESSUS DE CESSION RÉUSSI ET POUR L’ACHÈVEMENT AVEC SUCCÈS DE CE PROCESSUS [À énumérer conformément aux critères mentionnés aux chapitres 5 et 6 de l’annexe et dans l’acte d’exécution visé à l’article 6, paragraphe 1, point b), du règlement (UE) 2022/850 (2) *.] 14. PÉRIODE D’OBSERVATION, TRANSFERT DE RESPONSABILITÉ ET PÉRIODE DE SUIVI 15. PLANIFICATION 15.1. Planification de haut niveau [Peut être un diagramme comprenant les étapes importantes] 15.2. Planification détaillée [Sous forme de fichier mpp] 16. PLAN DE TEST DE LA REPRISE [Le processus de test de la reprise consiste à exécuter des scénarios de test préparés pour prouver que l’eu-LISA a acquis les connaissances opérationnelles et le niveau de préparation nécessaires pour reprendre les activités prévues. Chaque scénario sera attribué à une ou plusieurs équipes spécifiques, tous les membres de chaque équipe devant collaborer pour exécuter des étapes spécifiques. L’exécuteur du test est chargé d’exécuter les scénarios de test tels que définis dans le présent plan de test, d’interpréter et de documenter les résultats de chaque scénario de test. Les critères d’acceptation sont définis dans l’annexe. Les scénarios de test doivent couvrir tous les éléments énumérés dans l’approche de la cession et de la reprise. Pendant le processus de cession et de reprise, le plan de test peut être amélioré en conséquence et des scénarios de test détaillés peuvent être ajoutés en cas de besoin. Le rapport de test dresse la liste des résultats de chaque test.] 17. MATÉRIEL POUR LA CESSION [Liste détaillée du matériel qui a été recensé dans le cadre de la cession et de la reprise et sera mis à la disposition de l’eu-LISA.] 18. DISPOSITIONS RELATIVES AUX DROITS DE PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE ET AUX DROITS D’UTILISATION [Déclaration exhaustive de l’entité gérant le système e-CODEX concernant les droits de propriété intellectuelle et les droits d’utilisation de tous les composants du système e-CODEX et les produits logiciels, documentation et autres ressources de support dont la liste figure à l’annexe du règlement (UE) 2022/850. Déclaration de l’entité gérant le système e-CODEX attestant qu’elle et ses membres sont légalement en mesure de transférer à l’eu-LISA tous les droits de propriété intellectuelle et droits d’utilisation mentionnés ci-dessus, de manière à permettre à l’eu-LISA d’exercer ses responsabilités conformément à l’article 7 du règlement (UE) 2022/850.]

(1) Règlement (UE) 2022/850 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2022 relatif à un système informatisé pour l’échange électronique transfrontière de données dans le domaine de la coopération judiciaire en matière civile et pénale (système e-Codex), et modifiant le règlement (UE) 2018/1726 (JO L 150 du 1.6.2022, p. 1).

(2) Règlement (UE) 2022/850 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2022 relatif à un système informatisé pour l’échange électronique transfrontière de données dans le domaine de la coopération judiciaire en matière civile et pénale (système e-CODEX), et modifiant le règlement (UE) 2018/1726 (JO L 150 du 1.6.2022, p. 1).