DÉCISION D’EXÉCUTION DE LA COMMISSION

du 26 février 2013

relative au manuel Sirene et à d’autres mesures d’application pour le système d’information Schengen de deuxième génération (SIS II)

[notifiée sous le numéro C(2013) 1043]

(Les textes en langues allemande, anglaise, bulgare, danoise, espagnole, estonienne, finnoise, française, grecque, hongroise, italienne, lettone, lituanienne, maltaise, néerlandaise, polonaise, portugaise, roumaine, slovaque, slovène, suédoise et tchèque sont les seuls faisant foi.)

(2013/115/UE)

LA COMMISSION EUROPÉENNE,

vu le traité sur le fonctionnement de l’Union européenne,

vu le règlement (CE) no 1987/2006 du Parlement européen et du Conseil du 20 décembre 2006 sur l’établissement, le fonctionnement et l’utilisation du système d’information Schengen de deuxième génération (SIS II) (1), et notamment son article 8, paragraphe 4, son article 9, paragraphe 1, son article 20, paragraphe 3, son article 22, point a), son article 36, paragraphe 4, et son article 37, paragraphe 7, et la décision 2007/533/JAI du Conseil du 12 juin 2007 sur l’établissement, le fonctionnement et l’utilisation du système d’information Schengen de deuxième génération (SIS II) (2), et notamment son article 8, paragraphe 4, son article 9, paragraphe 1, son article 20, paragraphe 4, son article 22, point a), son article 51, paragraphe 4, et son article 52, paragraphe 7,

après consultation du contrôleur européen de la protection des données,

considérant ce qui suit:

Pour faciliter la tâche quotidienne des bureaux Sirene et des utilisateurs du SIS II associés aux activités Sirene, un manuel Sirene pour le SIS II a été adopté en 2008 au moyen d’un instrument juridique relevant de l’ancien premier pilier, c’est-à-dire la décision 2008/333/CE de la Commission (3) , et d’un instrument relevant de l’ancien troisième pilier, c’est-à-dire la décision 2008/334/JAI de la Commission (4) .

Des modifications du manuel Sirene pour le SIS II sont désormais indispensables pour mieux tenir compte des besoins opérationnels des utilisateurs et du personnel participant aux activités Sirene, pour améliorer la cohérence des procédures de travail et pour s’assurer que les modalités techniques correspondent à l’état actuel des connaissances.

Les États membres ont élaboré des réglementations divergentes lorsqu’il s’agit de désigner les autorités ayant accès au SIS II et habilitées à générer, actualiser ou effacer des signalements. Par ailleurs, nombreux sont ceux qui disposent de bureaux intégrés pour la coopération policière internationale, y compris les matières relevant d’Europol, d’Interpol et du Sirene, au sein desquels le personnel exécute toutes les tâches nécessaires. Il convient donc d’élargir le champ d’application du manuel Sirene à tous les utilisateurs du SIS II et à tout le personnel associé aux activités Sirene.

Les dispositions du manuel Sirene doivent être revues pour tenir compte notamment des nouvelles capacités techniques de recherche dans le SIS II; de la description actualisée des moyens techniques de communication entre les bureaux Sirene; de la clarification des procédures applicables aux signalements aux fins de non-admission; de la clarification des procédures de gestion des signalements figurant dans le SIS II, y compris des nouvelles catégories d’objets définies par le règlement (CE) no 1987/2006 et la décision 2007/533/JAI; et des procédures d’échange d’informations supplémentaires à appliquer lorsqu’il est manifeste qu’un signalement dans le SIS II concerne un véhicule dont les données ont été répliquées à des fins criminelles.

Pour garantir la conformité des règles de transcription et de translitération entre le SIS II et le Sirene, il convient d’aligner pleinement ces règles sur le document de contrôle des interfaces (DCI) 3.0 établi pour le SIS II, soit la dernière version en date du DCI visée dans le règlement (CE) no 189/2008 du Conseil du 18 février 2008 relatif aux essais du système d’information Schengen de deuxième génération (SIS II) (5) . En outre, les formulaires que les bureaux Sirene doivent utiliser pour leurs échanges d’informations supplémentaires devraient être alignés sur l’architecture technique décrite dans ce document: «Échange de données entre les bureaux Sirene». Ces formulaires devraient également être présentés dans un format plus compréhensible et convivial. De plus, il convient de fournir des explications concernant les procédures de collecte de statistiques sur les réponses fournies par le SIS II et les procédures d’échange d’informations supplémentaires, et de faire figurer ces explications dans un nouvel appendice du manuel.

Les dispositions régissant la protection des données à caractère personnel et la sécurité des données enregistrées dans le SIS II figurent dans le règlement (CE) no 1987/2006 et la décision 2007/533/JAI. Faute de dispositions spécifiques dans le règlement (CE) no 1987/2006, la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (6) devrait s’appliquer aux échanges d’informations supplémentaires concernant les signalements introduits conformément à l’article 24 dudit règlement. Faute de dispositions spécifiques dans la décision 2007/533/JAI, la décision-cadre 2008/977/JAI du Conseil du 27 novembre 2008 relative à la protection des données à caractère personnel traitées dans le cadre de la coopération policière et judiciaire en matière pénale (7) devrait s’appliquer aux échanges d’informations supplémentaires concernant tous les autres types de signalements.

Le règlement (CE) no 1987/2006 visant à développer l’acquis de Schengen, le Danemark a notifié, conformément à l’article 5 du protocole sur la position du Danemark annexé au traité sur l’Union européenne et au traité instituant la Communauté européenne, par lettre du 15 juin 2007, la transposition de cet acquis dans son droit national. Le Danemark participe à la décision 2007/533/JAI. Il est donc tenu de mettre en œuvre la présente décision.

Le Royaume-Uni participe à la présente décision dans la mesure où elle ne concerne pas les échanges d’informations supplémentaires en lien avec les articles 24 et 25 du règlement (CE) no 1987/2006, conformément à l’article 5 du protocole sur l’acquis de Schengen intégré dans le cadre de l’Union européenne, annexé au traité sur l’Union européenne et au traité sur le fonctionnement de l’Union européenne, et conformément à l’article 8, paragraphe 2, de la décision 2000/365/CE du Conseil du 29 mai 2000 relative à la demande du Royaume-Uni de Grande-Bretagne et d’Irlande du Nord de participer à certaines dispositions de l’acquis de Schengen (8) .

L’Irlande participe à la présente décision dans la mesure où elle ne concerne pas les échanges d’informations supplémentaires en lien avec les articles 24 et 25 du règlement (CE) no 1987/2006, conformément à l’article 5 du protocole sur l’acquis de Schengen intégré dans le cadre de l’Union européenne, annexé au traité sur l’Union européenne et au traité sur le fonctionnement de l’Union européenne, et conformément à l’article 6, paragraphe 2, de la décision 2002/192/CE du Conseil du 28 février 2002 relative à la demande de l’Irlande de participer à certaines dispositions de l’acquis de Schengen (9) .

En ce qui concerne l’Islande et la Norvège, la présente décision constitue un développement des dispositions de l’acquis de Schengen au sens de l’accord conclu par le Conseil de l’Union européenne, la République d’Islande et le Royaume de Norvège sur l’association de ces deux États à la mise en œuvre, à l’application et au développement de l’acquis de Schengen (10) , qui relèvent du domaine visé à l’article 1er, point G, de la décision 1999/437/CE du Conseil relative à certaines modalités d'application dudit accord (11) .

En ce qui concerne la Suisse, la présente décision constitue un développement des dispositions de l’acquis de Schengen au sens de l’accord entre l’Union européenne, la Communauté européenne et la Confédération suisse sur l’association de la Confédération suisse à la mise en œuvre, à l’application et au développement de l’acquis de Schengen (12) , qui relèvent du domaine visé à l’article 1er, point G, de la décision 1999/437/CE, lue en liaison avec l’article 4, paragraphe 1, de la décision 2004/860/CE du Conseil (13) .

En ce qui concerne le Liechtenstein, la présente décision constitue un développement des dispositions de l’acquis de Schengen au sens du protocole entre l’Union européenne, la Communauté européenne, la Confédération suisse et la Principauté de Liechtenstein sur l’adhésion de la Principauté de Liechtenstein à l’accord entre l’Union européenne, la Communauté européenne et la Confédération suisse sur l’association de la Confédération suisse à la mise en œuvre, à l’application et au développement de l’acquis de Schengen (14) , qui relèvent du domaine visé à l’article 1er, points G, de la décision 1999/437/CE, lue en liaison avec l’article 3 de la décision 2011/350/UE du Conseil (15) .

Les mesures prévues dans la présente décision sont conformes à l’avis du comité créé en vertu de l’article 51 du règlement (CE) no 1987/2006 et de l’article 67 de la décision 2007/533/JAI,

A ADOPTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION:

Article premier

Le manuel Sirene et les autres mesures d’application pour le système d’information Schengen de deuxième génération (SIS II) sont présentés dans l’annexe et les appendices dudit manuel. Ils sont applicables au personnel associé aux activités Sirene ainsi qu’à tous les utilisateurs du SIS II.

Article 2

La décision 2008/333/CE et la décision 2008/334/JAI sont abrogées.

Article 3

La présente décision prend effet le jour de sa notification.

Elle s’applique à compter d’une date arrêtée par le Conseil, statuant à l’unanimité de ses membres représentant les gouvernements des États membres participant au SIS 1 + conformément à l’article 55, paragraphe 2, du règlement (CE) no 1987/2006 et à l’article 71, paragraphe 2, de la décision 2007/533/JAI.

Article 4

Le Royaume de Belgique, la République de Bulgarie, la République tchèque, le Royaume de Danemark, la République fédérale d’Allemagne, la République d’Estonie, l’Irlande, la République hellénique, le Royaume d’Espagne, la République française, la République italienne, la République de Chypre, la République de Lettonie, la République de Lituanie, le Grand-Duché de Luxembourg, la Hongrie, la République de Malte, le Royaume des Pays-Bas, la République d’Autriche, la République de Pologne, la République portugaise, la Roumanie, la République de Slovénie, la République slovaque, la République de Finlande, le Royaume de Suède et le Royaume-Uni de Grande-Bretagne et d’Irlande du Nord sont destinataires de la présente décision.

(1) JO L 381 du 28.12.2006, p. 4.

(2) JO L 205 du 7.8.2007, p. 63.

(3) JO L 123 du 8.5.2008, p. 1.

(4) JO L 123 du 8.5.2008, p. 39.

(5) JO L 57 du 1.3.2008, p. 1.

(6) JO L 281 du 23.11.1995, p. 31.

(7) JO L 350 du 30.12.2008, p. 60.

(8) JO L 131 du 1.6.2000, p. 43.

(9) JO L 64 du 7.3.2002, p. 20.

(10) JO L 176 du 10.7.1999, p. 36.

(11) JO L 176 du 10.7.1999, p. 31.

(12) JO L 53 du 27.2.2008, p. 52.

(13) JO L 370 du 17.12.2004, p. 78.

(14) JO L 160 du 18.6.2011, p. 21.

(15) JO L 160 du 18.6.2011, p. 19.

ANNEXE

Le manuel Sirene et autres mesures d’application pour le système d’information Schengen de deuxième génération (SIS II)

Table des matières

INTRODUCTION

1. LES BUREAUX SIRENE ET LES INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES

1.1. Le bureau Sirene

1.2. Manuel Sirene

1.3. Appendices du manuel Sirene

1.4. Catalogue de recommandations pour l’application correcte de l’acquis de Schengen et meilleures pratiques (système d’information Schengen)

1.5. Le rôle des bureaux Sirene dans la coopération policière au sein de l’Union européenne

1.5.1. Transfert de données vers des pays tiers

1.6. Relations entre les bureaux Sirene et Europol

1.7. Relations entre les bureaux Sirene et Eurojust

1.8. Relations entre les bureaux Sirene et Interpol

1.8.1. Priorité des signalements SIS II sur les signalements Interpol

1.8.2. Choix du canal de communication

1.8.3. Utilisation et diffusion des signalements Interpol dans les États Schengen

1.8.4. Réponse positive et effacement d’un signalement

1.8.5. Amélioration de la coopération entre les bureaux Sirene et les BCN Interpol

1.9. Principes

1.9.1. Disponibilité

1.9.2. Continuité

1.9.3. Confidentialité

1.9.4. Accessibilité

1.10. Communications

1.10.1. Langue de communication

1.10.2. Échange de données entre les bureaux Sirene

1.10.3. Réseau, messages et boîtes à lettres électroniques

1.10.4. Communication dans des circonstances exceptionnelles

1.11. Carnet d’adresses Sirene

1.12. Système de gestion des flux Sirene

1.13. Délais de réponse

1.13.1. Indication d’une urgence dans les formulaires Sirene, y compris la communication urgente d’une réponse positive

1.14. Règles de translittération/transcription

1.15. Qualité des données

1.16. Archivage

1.17. Personnel

1.17.1. Responsables des bureaux Sirene

1.17.2. Personne de contact Sirene

1.17.3. Connaissances

1.17.4. Formation

1.17.5. Échange de personnel

2. PROCÉDURES GÉNÉRALES

2.1. Définitions

2.2. Signalements multiples (article 34, paragraphe 6, du règlement SIS II et article 49, paragraphe 6, de la décision SIS II)

2.2.1. Compatibilité des signalements

2.2.2. Ordre de priorité des signalements

2.2.3. Vérification de l’incompatibilité et introduction de signalements multiples

2.3. Échange d’informations en cas de réponse positive

2.4. En cas d’impossibilité d’exécuter la conduite à tenir afférente à un signalement à la suite d’une réponse positive (article 48 de la décision SIS II et article 33 du règlement SIS II)

2.5. Traitement des données à des fins autres que celles de leur introduction dans le SIS II (article 46, paragraphe 5, de la décision SIS II)

2.6. Apposition d’un indicateur de validité

2.6.1. La consultation des États membres en vue de l’apposition d’un indicateur de validité

2.6.2. La demande de suppression d’un indicateur de validité

2.7. En cas de données entachées d’erreur de droit ou de fait (article 34 du règlement SIS II et article 49 de la décision SIS II)

2.8. Droit d’accès et de rectification sur les données (article 41 du règlement SIS II et article 58 de la décision SIS II)

2.8.1. Demande d’accès ou de rectification

2.8.2. Échange d’informations concernant les demandes d’accès aux signalements émanant d’autres États membres

2.8.3. Échange d’informations concernant les demandes de rectification ou de suppression de données introduites par d’autres États membres

2.9. Suppression lorsque les conditions ne sont plus réunies pour maintenir le signalement

2.10. Introduction des noms propres

2.11. Différentes catégories d’identité

2.11.1. Usurpation d’identité (article 36 du règlement SIS II et article 51 de la décision SIS II)

2.11.2. Introduction d’un alias

2.11.3. Autres informations utilisées pour établir l’identité d’une personne

2.12. Échange d’informations en cas de signalements mis en relation

2.12.1. Modalités opérationnelles

2.13. Le SIRPIT (Sirene PIcture Transfer) et le format et la qualité des données biométriques dans le SIS II

2.13.1. Utilisation ultérieure des données échangées, archivage inclus

2.13.2. Procédure SIRPIT

2.13.3. Prescriptions techniques

2.13.4. Format et qualité des données biométriques

2.14. Types particuliers de recherche

2.14.1. Recherche ciblée géographiquement

2.14.2. Recherche avec la participation d’unités de police spéciales effectuant des recherches ciblées (FAST)

3. SIGNALEMENTS EN VUE D’UNE ARRESTATION AUX FINS DE REMISE OU D’EXTRADITION (ARTICLE 26 DE LA DÉCISION SIS II)

3.1. Introduction d’un signalement

3.2. Signalements multiples

3.3. Usurpation d’identité

3.4. Introduction d’un alias

3.5. Envoi d’informations supplémentaires aux États membres

3.5.1. Envoi d’informations supplémentaires concernant une arrestation provisoire

3.6. Apposition d’un indicateur de validité

3.6.1. Demande systématique d’apposition d’un indicateur de validité dans les signalements de personnes recherchées pour l’arrestation aux fins d’extradition lorsque la décision-cadre 2002/584/JAI ne s’applique pas

3.7. Mesures prises par les bureaux Sirene à la réception d’un signalement en vue d’une arrestation

3.8. Échange d’informations en cas de réponse positive

3.9. Échange d’informations supplémentaires au sujet de la remise ou de l’extradition

3.10. Échange d’informations supplémentaires au sujet d’un transit par un autre État membre

3.11. Effacement des signalements lors de la remise ou de l’extradition

4. SIGNALEMENTS AUX FINS DE NON-ADMISSION OU D’INTERDICTION DE SÉJOUR (ARTICLE 24 DU RÈGLEMENT SIS II)

4.1. Introduction d’un signalement

4.2. Signalements multiples

4.3. Usurpation d’identité

4.4. Introduction d’un alias

4.5. Échange d’informations lors de la délivrance de titres de séjour ou de visas

4.5.1. Procédures spéciales prévues à l’article 25 de la convention de Schengen

4.5.2. Procédures spéciales prévues à l’article 5, paragraphe 4, points a) et c), du code frontières Schengen

4.6. Échange d’informations à la suite d’une réponse positive et en cas de non-admission ou d’éloignement de l’espace Schengen

4.7. Échange d’informations à la suite d’une réponse positive concernant un ressortissant de pays tiers jouissant du droit à la libre circulation

4.8. Échange d’informations si, en l’absence de réponse positive, un État membre découvre qu’il existe un signalement aux fins de non-admission concernant un ressortissant de pays tiers bénéficiant du droit à la libre circulation

4.9. Suppression des signalements relatifs aux citoyens de l’Union

5. SIGNALEMENTS CONCERNANT DES PERSONNES DISPARUES (ARTICLE 32 DE LA DÉCISION SIS II)

5.1. Signalements multiples

5.2. Usurpation d’identité

5.3. Introduction d’un alias

5.4. Apposition d’un indicateur de validité

5.5. Communication d’une description des mineurs portés disparus et autres personnes en danger

5.6. Échange d’informations en cas de réponse positive

6. SIGNALEMENTS CONCERNANT DES PERSONNES RECHERCHÉES DANS LE CADRE D’UNE PROCÉDURE JUDICIAIRE (ARTICLE 34 DE LA DÉCISION SIS II)

6.1. Signalements multiples

6.2. Usurpation d’identité

6.3. Introduction d’un alias

6.4. Échange d’informations en cas de réponse positive

7. SIGNALEMENTS AUX FINS DE CONTRÔLE DISCRET OU DE CONTRÔLE SPÉCIFIQUE (ARTICLE 36 DE LA DÉCISION SIS II)

7.1. Signalements multiples

7.2. Usurpation d’identité

7.3. Introduction d’un alias

7.4. Information des autres États membres en cas de signalement effectué à la demande des instances compétentes pour la sûreté de l’État (article 36, paragraphe 3, de la décision SIS II)

7.5. Apposition d’un indicateur de validité

7.6. Échange d’informations en cas de réponse positive

7.7. Systèmes de reconnaissance automatique des plaques minéralogiques (ANPR)

8. SIGNALEMENTS D’OBJETS AUX FINS DE SAISIE OU DE PREUVE (ARTICLE 38 DE LA DÉCISION SIS II)

8.1. Signalements multiples

8.2. Signalements de véhicules

8.2.1. Vérification de l’existence de signalements multiples concernant un véhicule

8.2.2. Jumeaux VIN

8.3. Échange d’informations en cas de réponse positive

9. SYSTÈMES DE RECONNAISSANCE AUTOMATIQUE DES PLAQUES MINÉRALOGIQUES (ANPR)

10. STATISTIQUES

INTRODUCTION

L’espace Schengen

Le 14 juin 1985, les gouvernements du Royaume de Belgique, de la République fédérale d’Allemagne, de la République française, du Grand-Duché de Luxembourg et du Royaume des Pays-Bas signaient à Schengen, petite ville du Luxembourg, un accord en vue de permettre «le libre franchissement des frontières intérieures par tous les ressortissants des États membres et […] la libre circulation des marchandises et des services».

Ces cinq pays fondateurs ont ensuite signé la convention d’application de l’accord de Schengen (1) le 19 juin 1990, et ont plus tard été rejoints par la République italienne, le 27 novembre 1990, le Royaume d’Espagne et la République portugaise, le 25 juin 1991, la République hellénique, le 6 novembre 1992, la République d’Autriche, le 28 avril 1995, et le Royaume de Danemark, le Royaume de Suède et la République de Finlande, le 19 décembre 1996.

Par la suite, à partir du 26 mars 1995, l’acquis de Schengen a été pleinement appliqué en Belgique, en Allemagne, en France, au Luxembourg, aux Pays-Bas, en Espagne et au Portugal (2). À partir du 31 mars 1998, en Autriche et en Italie (3); à partir du 26 mars 2000 en Grèce (4) et enfin, à partir du 25 mars 2001, l’acquis de Schengen est devenu pleinement applicable en Norvège, en Islande, en Suède, au Danemark et en Finlande (5).

Le Royaume-Uni et l’Irlande ne participent qu’à certaines dispositions de l’acquis de Schengen, conformément aux décisions 2000/365/CE et 2002/192/CE, respectivement.

Dans le cas du Royaume-Uni, les dispositions auxquelles il souhaitait participer (à l’exception du SIS) sont applicables depuis le 1er janvier 2005 (6).

L’acquis de Schengen a été intégré au cadre juridique de l’Union européenne par les protocoles annexés au traité d’Amsterdam (7) en 1999. Une décision du Conseil a été adoptée le 12 mai 1999 en vue de déterminer, conformément aux dispositions pertinentes du traité instituant la Communauté européenne et du traité sur l’Union européenne, la base juridique de chacune des dispositions ou décisions qui constituent l’acquis.

Depuis le 1er mai 2004, l’acquis de Schengen, tel qu’intégré dans le cadre de l’Union européenne par le protocole annexé au traité sur l’Union européenne et au traité instituant la Communauté européenne (ci-après le «protocole Schengen») et les actes fondés sur l’acquis de Schengen ou qui s’y rapportent lient la République tchèque, la République d’Estonie, la République de Lettonie, la République de Lituanie, la Hongrie, la République de Malte, la République de Pologne, la République de Slovénie et la République slovaque. Ces États membres sont devenus membres à part entière de l’espace Schengen le 21 décembre 2007.

Chypre est un État signataire de la convention d’application de l’accord de Schengen mais bénéficie d’une dérogation en vertu de l’acte d’adhésion de 2003.

La République de Bulgarie et la Roumanie ont adhéré à l’Union européenne le 1er janvier 2007; depuis cette date, l’acquis de Schengen et les actes fondés sur celui-ci ou qui s’y rapportent lient ces deux États.

La Croatie a signé le traité d’adhésion à l’Union européenne le 9 décembre 2011 et deviendra membre de l’Union le 1er juillet 2013. Jusqu’à cette date, elle participera, en qualité d’observateur, aux travaux des instances préparatoires compétentes du Conseil de l’Union européenne et à ceux d’autres comités.

Certaines dispositions de l’acquis de Schengen sont applicables dès l’adhésion de nouveaux États membres à l’Union. D’autres ne s’appliqueront à ces États qu’à la suite d’une décision du Conseil adoptée à cet effet. Enfin, le Conseil arrête une décision sur la levée des contrôles aux frontières, après avoir vérifié que les conditions nécessaires à l’application de toutes les parties de l’acquis concernées sont remplies dans l’État en question, conformément aux procédures d’évaluation Schengen applicables, et après consultation du Parlement européen.

Certains autres pays européens ont rejoint l’espace Schengen. Le Royaume de Norvège et la République d’Islande ont également conclu un accord d’association avec les États membres, le 18 mai 1999 (8), en vue d’adhérer à la convention de Schengen.

En 2004, la Confédération suisse a signé un accord avec l’Union européenne et la Communauté européenne sur son association à la mise en œuvre, à l’application et au développement de l’acquis de Schengen (9), en vertu duquel elle est devenue membre de l’espace Schengen le 12 décembre 2008.

En 2008, la Principauté de Liechtenstein a signé un protocole entre l’Union européenne, la Communauté européenne, la Confédération suisse et la Principauté de Liechtenstein sur l’adhésion de la Principauté de Liechtenstein à l’accord entre l’Union européenne, la Communauté européenne et la Confédération suisse sur l’association de la Confédération suisse à la mise en œuvre, à l’application et au développement de l’acquis de Schengen (10), en vertu duquel elle est devenue membre de l’espace Schengen le 19 décembre 2011.

Le système d’information Schengen de deuxième génération (SIS II)

Le SIS II, créé conformément au règlement (CE) no 1987/2006 du Parlement européen et du Conseil (11) (le «règlement SIS II») et à la décision 2007/533/JAI du Conseil (12) (la décision «SIS II») sur l’établissement, le fonctionnement et l’utilisation du système d’information Schengen de deuxième génération (SIS II) (ci-après conjointement dénommés les «instruments juridiques relatifs au SIS II»), est un système d’information commun permettant aux autorités compétentes des États membres de coopérer en échangeant des informations. Il constitue un outil essentiel pour l’application des dispositions de l’acquis de Schengen intégré dans le cadre de l’Union européenne. Lorsqu’ils sont en application, ces instruments abrogent le titre IV de la convention d’application de l’accord de Schengen. Le SIS II remplace le système d’information Schengen de première génération qui a commencé à fonctionner en 1995 et a été prolongé en 2005 et 2007.

Ainsi que l’énonce l’article 1er des actes juridiques susmentionnés, le SIS II a pour objet «d’assurer un niveau élevé de sécurité dans l’espace de liberté, de sécurité et de justice de l’Union européenne, y compris la préservation de la sécurité publique et de l’ordre public et la sauvegarde de la sécurité sur les territoires des États membres, ainsi que d’appliquer les dispositions du titre IV, chapitre 3, du traité CE (ci-après le «traité CE») relatives à la libre circulation des personnes sur les territoires des États membres, à l’aide des informations transmises par ce système».

En application des instruments juridiques relatifs au SIS II, le SIS II fournit, grâce à une procédure d’interrogation automatisée, des signalements de personnes et d’objets aux autorités suivantes:

a) les autorités chargées des contrôles aux frontières, conformément au règlement (CE) no 562/2006 du Parlement européen et du Conseil du 15 mars 2006 établissant un code communautaire relatif au régime de franchissement des frontières par les personnes (code frontières Schengen) (13);

b) les autorités chargées des autres vérifications de police et de douanes exercées à l’intérieur du pays, ainsi que la coordination de celles-ci;

c) les autorités judiciaires nationales et leurs autorités de coordination;

d) les autorités chargées de la délivrance des visas, les autorités centrales chargées de l’examen des demandes de visa, ainsi que les autorités chargées de la délivrance des titres de séjour et de la mise en œuvre de la législation relative aux ressortissants de pays tiers dans le cadre de l’application des dispositions du droit de l’Union relatif à la circulation des personnes;

e) les autorités chargées de l’immatriculation des véhicules [conformément au règlement (CE) no 1986/2006 du Parlement européen et du Conseil du 20 décembre 2006 sur l’accès des services des États membres chargés de l’immatriculation des véhicules au système d’information Schengen de deuxième génération (SIS II)] (14).

En vertu de la décision SIS II, Europol et Eurojust ont également accès à certaines catégories de signalements.

Le SIS II est composé des éléments suivants:

1. un système central (le «SIS II central») comprenant: a) une fonction de support technique (le «CS-SIS») contenant une base de données (la «base de données du SIS II»); b) une interface nationale uniforme (le «NI-SIS»);

2. un système national (le «N.SIS II») dans chaque État membre, constitué des systèmes de données nationaux reliés au SIS II central. Un N.SIS II peut contenir un fichier de données (une «copie nationale») comprenant une copie complète ou partielle de la base de données du SIS II;

3. une infrastructure de communication entre le CS-SIS et les NI-SIS qui assure des communications par réseau virtuel et crypté, affecté aux données du SIS II et aux échanges de données entre les bureaux Sirene, définis ci-après.

1. LES BUREAUX SIRENE ET LES INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES

1.1. Le bureau Sirene

Le SIS II ne contient que les informations indispensables (les données de signalement) permettant l’identification d’une personne ou d’un objet et l’adoption des mesures nécessaires. En outre, conformément aux instruments juridiques relatifs au SIS II, les États membres échangent les informations supplémentaires en rapport avec le signalement qui sont indispensables à la mise en œuvre de certaines dispositions prévues par les instruments juridiques relatifs au SIS II et celles nécessaires au bon fonctionnement du SIS, de manière bi- ou multilatérale.

La structure créée pour échanger ces informations supplémentaires a été baptisée «Sirene», sigle déduit de la définition donnée en anglais: Supplementary Information Request at the National Entries (en français: «supplément d’information requis à l’entrée nationale»).

Chaque État membre met en place un «bureau Sirene» national, conformément à l’article 7, paragraphe 2, commun aux instruments juridiques relatifs au SIS II. Pleinement opérationnel 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, ce bureau sert de point de contact unique aux États membres pour l’échange des informations supplémentaires concernant l’introduction de signalements et pour permettre d’adopter des mesures appropriées lorsque des personnes et des objets ont été enregistrés dans le SIS II et sont trouvés à la suite d’une réponse positive. Les tâches principales des bureaux Sirene consistent (15) à assurer l’échange d’informations supplémentaires conformément aux prescriptions du manuel Sirene, comme le prévoit l’article 8 commun des instruments juridiques relatifs au SIS II, dans les cas suivants:

a) afin de permettre aux États membres de se consulter ou de s’informer mutuellement lors de l’introduction d’un signalement (par exemple, un signalement en vue d’une arrestation);

b) à la suite d’une réponse positive, afin que la conduite à tenir demandée puisse être exécutée (par exemple, découverte d’un signalement);

c) en cas d’impossibilité d’exécuter la conduite à tenir demandée (par exemple, l’apposition d’un indicateur de validité);

d) en ce qui concerne la qualité des données du SIS II (par exemple, lorsque des données ont été stockées illégalement ou sont entachées d’une erreur de fait), y compris la validation des signalements sortants et la vérification des signalements entrants, si la législation nationale le prévoit;

e) en ce qui concerne la compatibilité et la priorité des signalements (par exemple, lors de la vérification de l’existence de signalements multiples);

f) en ce qui concerne l’exercice des droits des personnes concernées, notamment le droit d’accès aux données.

Les États membres sont encouragés à organiser de façon structurée tous les organismes nationaux chargés de la coopération policière internationale, y compris les bureaux Sirene, de manière à éviter tout conflit de compétences ou toute duplication du travail.

1.2. Manuel Sirene

Le manuel Sirene est un ensemble d’instructions qui décrit en détail les règles et les procédures régissant l’échange bilatéral ou multilatéral des informations supplémentaires.

1.3. Appendices du manuel Sirene

Certaines règles de nature technique ayant une incidence directe sur le travail des utilisateurs dans les États membres, notamment les bureaux Sirene, il est opportun de les intégrer dans le manuel Sirene. Les appendices du manuel établissent donc, entre autres, les règles de translittération, les tables de codes, les formulaires de communication d’informations supplémentaires et d’autres mesures d’application techniques destinées au traitement des données.

1.4. Catalogue de recommandations pour l’application correcte de l’acquis de Schengen et meilleures pratiques (système d’information Schengen)

Le catalogue formule des recommandations non contraignantes et décrit les meilleures pratiques à l’intention des États membres, compte tenu de l’expérience acquise. Il fait également office d’outil de référence pour évaluer la bonne mise en œuvre des instruments juridiques relatifs au SIS II. Ses recommandations devraient par conséquent être suivies dans toute la mesure du possible.

1.5. Le rôle des bureaux Sirene dans la coopération policière au sein de l’Union européenne

L’échange d’informations supplémentaires n’affecte pas les missions confiées aux bureaux Sirene dans le domaine de la coopération policière internationale par le droit national mettant en œuvre d’autres instruments juridiques de l’Union européenne.

Des missions supplémentaires peuvent être confiées aux bureaux Sirene, notamment par le droit national mettant en œuvre la décision-cadre 2006/960/JAI, les articles 39 et 46 de la convention de Schengen, dans la mesure où ils ne sont pas remplacés par la décision-cadre 2006/960/JAI, les articles 40 et 41 de la convention de Schengen ou, si les informations relèvent de l’entraide judiciaire.

Si un bureau Sirene reçoit, de la part d’un autre bureau Sirene, une demande ne relevant pas de sa compétence dans le cadre du droit national, il convient qu’il la transmette immédiatement à l’autorité compétente et informe le bureau Sirene demandeur de cette transmission. Si nécessaire, il assiste le bureau Sirene demandeur afin de faciliter la communication.

1.5.1. Transfert de données vers des pays tiers

a) Données traitées dans le SIS II

Conformément à l’article 39 du règlement SIS II et à l’article 54 de la décision SIS II, les données traitées dans le SIS II en application de ces deux instruments juridiques ne sont pas transférées à des pays tiers ou à des organisations internationales ni mises à leur disposition. L’article 55 de la décision SIS II prévoit une dérogation à cette règle générale pour l’échange avec Interpol de données concernant les passeports volés, détournés, égarés ou invalidés, dérogation soumise aux conditions fixées dans cet article.

b) Informations supplémentaires

Conformément au «principe de propriété des données» prévu à l’article 34, paragraphe 2, du règlement SIS II et à l’article 49, paragraphe 2, de la décision SIS II, la transmission d’informations supplémentaires à des États tiers ne peut être effectuée que par l’État membre «propriétaire» des données. Si une demande d’informations supplémentaires concernant un signalement déterminé parvient au Bureau Sirene d’un État autre que l’État membre signalant, le premier informe le second de la demande d’informations, pour lui permettre de prendre une décision dans le strict respect du droit national applicable, notamment des règles relatives à la protection des données. Le recours au canal Interpol pour communiquer avec les pays tiers dépend des dispositions ou des procédures nationales.

1.6. Relations entre les bureaux Sirene et Europol

Europol a le droit d’accéder aux données introduites dans le SIS II conformément aux articles 26, 36 et 38 de la décision SIS II et de les consulter directement. Il peut demander d’autres informations aux États membres concernés, conformément aux dispositions de la décision Europol (16). Dans le respect de la législation nationale, il est vivement recommandé d’instaurer une coopération avec l’unité nationale Europol (UNE) pour garantir que le Bureau Sirene sera informé de tout échange d’informations supplémentaires entre Europol et l’UNE concernant les signalements introduits dans le SIS II. Dans des cas exceptionnels, lorsque la communication au niveau national concernant les signalements introduits dans le SIS II passe par l’UNE, il convient que toutes les parties à la communication, notamment le bureau Sirene, soit informé de ce fait pour éviter toute confusion.

1.7. Relations entre les bureaux Sirene et Eurojust

Les membres nationaux d’Eurojust et leurs assistants ont le droit d’accéder aux données introduites dans le SIS II conformément aux articles 26, 32, 34 et 38 de la décision SIS II, et de les consulter directement. Dans le respect de la législation nationale, il conviendrait d’instaurer une coopération avec eux pour assurer le bon échange des informations en cas de réponse positive. En particulier, le bureau Sirene devrait servir de point de contact aux membres nationaux d’Eurojust et à leurs assistants pour les informations supplémentaires concernant les signalements du SIS II.

1.8. Relations entre les bureaux Sirene et Interpol (17)

Le SIS II n’a pas pour vocation de supplanter Interpol ni de reproduire son rôle. Si certaines missions se recoupent, les principes d’action et de coopération entre les États membres dans le cadre de Schengen diffèrent sensiblement de ceux d’Interpol. Des règles de collaboration entre les bureaux Sirene et les BCN (bureaux centraux nationaux) doivent dès lors être établies au niveau national.

Les principes suivants s’appliquent:

1.8.1. Priorité des signalements SIS II sur les signalements Interpol

En cas de signalements effectués par des États membres, les signalements dans le SIS II et l’échange des informations les concernant ont toujours la priorité sur les signalements et l’échange d’informations via Interpol. Cette disposition est particulièrement importante en cas de conflit de signalements.

1.8.2. Choix du canal de communication

Le principe de la priorité des signalements Schengen sur ceux effectués auprès d’Interpol par des États membres doit être respecté, notamment par les BCN des États membres. Une fois le signalement créé dans le SIS II, toutes les communications liées à celui-ci, à sa finalité et à l’exécution de la conduite à tenir sont assurées par les bureaux Sirene. Si un État membre souhaite changer de canal de communication, il devra préalablement consulter les autres parties. Un tel changement n’est possible que dans des cas particuliers.

1.8.3. Utilisation et diffusion des signalements Interpol dans les États Schengen

Eu égard à la priorité des signalements SIS II sur ceux d’Interpol, l’utilisation des signalements d’Interpol sera limitée à des cas exceptionnels (à savoir, lorsqu’il s’agit de signalements dont l’introduction dans le SIS II n’est prévue ni dans la convention d’application ni du point de vue technique ou lorsque toutes les informations nécessaires à la création d’un signalement SIS II ne sont pas disponibles). Il convient d’éviter les signalements parallèles dans le SIS II et via Interpol dans l’espace Schengen. Les signalements diffusés par le canal Interpol qui couvrent également l’espace Schengen ou des parties de celui-ci doivent mentionner le texte suivant: «à l’exception des États Schengen».

1.8.4. Réponse positive et effacement d’un signalement

En vue de permettre à chaque bureau Sirene de jouer son rôle de coordinateur de l’assurance qualité des informations introduites dans le SIS II, les États membres veillent à ce que les bureaux Sirene et les BCN s’informent mutuellement des réponses positives et des suppressions de signalements.

1.8.5. Amélioration de la coopération entre les bureaux Sirene et les BCN Interpol

Dans le respect du droit national, chaque État membre prend les mesures adéquates pour garantir un échange effectif d’informations au niveau national entre le bureau Sirene et les BCN.

1.9. Principes

La coopération via les bureaux Sirene repose sur les principes suivants:

1.9.1. Disponibilité

Un bureau Sirene doit être totalement opérationnel 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. La mise à disposition d’analyses techniques et juridiques, d’une assistance et de solutions sera également assurée 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

1.9.2. Continuité

Chaque bureau Sirene met en place une structure interne garantissant la continuité de la gestion, du personnel et de l’infrastructure technique.

1.9.3. Confidentialité

Conformément à l’article 11 commun des instruments juridiques relatifs au SIS II, les règles nationales relatives au secret professionnel ou à toute obligation de confidentialité équivalente s’appliquent à tout le personnel Sirene. Cette obligation demeure en vigueur lorsque ces membres du personnel ont cessé leurs fonctions ou quitté leur emploi.

1.9.4. Accessibilité

Pour pouvoir remplir l’obligation de fournir des informations supplémentaires, le personnel Sirene doit avoir un accès direct ou indirect à toutes les informations nationales pertinentes et à l’avis d’experts.

1.10. Communications

1.10.1. Langue de communication

Pour une efficacité maximale des communications bilatérales entre les bureaux Sirene, il y a lieu d’utiliser une langue connue des deux parties.

1.10.2. Échange de données entre les bureaux Sirene

Les spécifications techniques relatives aux échanges d’informations entre bureaux Sirene figurent dans le document intitulé «Échange de données entre les bureaux Sirene». Ces instructions doivent être respectées.

1.10.3. Réseau, messages et boîtes à lettres électroniques

Les bureaux Sirene communiquent par un réseau virtuel crypté consacré exclusivement aux données du SIS II et à l’échange de données supplémentaires entre les bureaux Sirene, comme indiqué à l’article 4, paragraphe 1, point c), et à l’article 8, paragraphe 1, communs aux instruments juridiques relatifs au SIS II. Un autre moyen de communication, suffisamment sécurisé et approprié ne peut être utilisé que si ce canal est indisponible. La faculté de choisir le canal de communication implique qu’il sera déterminé au cas par cas, en fonction des possibilités techniques et des exigences en termes de sécurité et de qualité auxquelles doit répondre la communication.

On distingue deux catégories de messages écrits: les textes libres et les formulaires standard. L’appendice 3 décrit les formulaires que doivent échanger les bureaux Sirene et donne des indications quant au contenu escompté des champs prévus, tout en précisant s’ils sont obligatoires ou non.

Le réseau susmentionné comprendra cinq boîtes à lettres électroniques pour l’échange de messages sous forme de textes de libres, l’échange de formulaires Sirene et l’échange de données SIRPIT (Sirene Picture Transfer).

Boîte mail Adresse électronique Finalité Boîte mail opérationnelle oper@xx.sirenemail2.eu Utilisée pour l’échange de formulaires et de pièces jointes entre les bureaux Sirene Boîte mail technique tech@xx.sirenemail2.eu Utilisée pour l’échange de courriers électroniques entre les personnels d’appui technique des bureaux Sirene Boîte du responsable du bureau Sirene director@xx.sirenemail2.eu Utilisée pour l’échange de courriers électroniques entre les responsables des bureaux Sirene Boîte pour courriels textes libres message@xx.sirenemail2.eu Utilisée pour l’échange de messages sous forme de textes libres entre les bureaux Sirene Boîte pour les données SIRPIT sirpit@xx.sirenemail2.eu Utilisée pour l’échange de données SIRPIT entre les bureaux Sirene

Il existe un second domaine (18) (testxx.sirenemail2.eu) destiné aux essais, dans lequel les boîtes à lettres électroniques mentionnées dans le tableau ci-dessus peuvent être reproduites à des fins de test, sans causer de problèmes dans l’environnement réel d’échange de messages et de gestion des flux.

Les modalités d’utilisation des boîtes à lettres électroniques Sirene et de transmission des formulaires Sirene figurant dans le document intitulé «Échange de données entre les bureaux Sirene» sont applicables.

Le système de gestion des flux Sirene (voir le point 1.12.) surveille la boîte opérationnelle, la boîte pour les courriels sous forme de textes libres et la boîte pour les données SIRPIT («oper», «message» et «sirpit») afin de repérer l’arrivée de formulaires, de courriels connexes et d’empreintes digitales. Les messages urgents doivent être adressés uniquement à la boîte mail opérationnelle.

1.10.4. Communication dans des circonstances exceptionnelles

Lorsque les canaux de communication normaux sont indisponibles et que des formulaires standard doivent être envoyés par télécopie, par exemple, la procédure applicable est celle qui est décrite dans le document intitulé «Échange de données entre les bureaux Sirene».

1.11. Carnet d’adresses Sirene

Les coordonnées des bureaux Sirene et les informations utiles à la communication et à la coopération entre ceux-ci sont consignées dans le carnet d’adresses Sirene. La Commission se charge de la mise à jour du carnet d’adresses. La Commission publie au moins deux fois par an le carnet d’adresses actualisé. Chaque bureau Sirene doit veiller à ce que:

a) les données figurant dans le carnet d’adresses ne soient pas divulguées à des tiers;

b) le personnel des bureaux Sirene ait connaissance du carnet d’adresses et l’utilise;

c) toute modification des données figurant dans le carnet d’adresses soit communiquée sans délai à la Commission.

1.12. Système de gestion des flux Sirene

La gestion de la charge de travail des bureaux Sirene peut être assurée avec la meilleure efficacité en dotant chaque bureau d’un système de gestion informatisé (dispositif de gestion des flux) afin d’automatiser une bonne partie de la gestion des flux quotidiens.

Le bureau Sirene peut être équipé d’un ordinateur et d’une base de données de secours assurant la gestion de ses flux, installés sur un site secondaire, pour les cas d’urgence majeure au bureau Sirene. Ce dispositif de secours doit être suffisant pour assurer l’alimentation électrique et les télécommunications.

Une assistance informatique adaptée doit être offerte pour garantir la meilleure disponibilité possible du système de gestion des flux Sirene.

1.13. Délais de réponse

Le bureau Sirene répond dans les plus brefs délais à toute demande d’information relative aux procédures concernant les signalements et les réponses positives, transmise par un autre État membre par l’intermédiaire de son bureau Sirene. Dans tous les cas, une réponse est fournie dans les douze heures. (Voir également le point 1.13.1 concernant l’indication d’une urgence dans les formulaires Sirene.)

L’ordre des priorités dans le travail quotidien est déterminé en fonction de la catégorie du signalement et de l’importance de l’affaire.

1.13.1. Indication d’une urgence dans les formulaires Sirene, y compris la communication urgente d’une réponse positive

Les formulaires Sirene qui doivent être traités prioritairement par le bureau Sirene requis peuvent porter la mention «URGENT», dans le champ 311 («Avis important»), suivie du motif de l’urgence. Le recours à une communication ou notification téléphonique est aussi possible lorsqu’une réponse urgente s’impose.

Si les circonstances entourant une réponse positive relative à un signalement l’exigent, par exemple dans un cas revêtant une véritable urgence ou une importance notable, le bureau Sirene de l’État membre ayant découvert la correspondance informe par téléphone le bureau Sirene de l’État membre signalant de la réponse positive, après avoir envoyé un formulaire G.

1.14. Règles de translittération/transcription

Les règles de translittération et de transcription et les définitions y afférentes figurent à l’appendice 1. Il y a lieu de s’y conformer dans les communications entre bureaux Sirene (voir également le point 2.10. relatif à la saisie des noms propres).

1.15. Qualité des données

Conformément à l’article 7, paragraphe 2, des instruments juridiques relatifs au SIS II, les bureaux Sirene coordonnent la vérification de la qualité des informations introduites dans le SIS II. Ces bureaux devraient disposer des compétences nécessaires au niveau national pour remplir cette fonction. Il conviendrait dès lors de mettre en place un contrôle national approprié de la qualité des données, notamment une vérification du rapport signalements/réponses positives et du contenu des données.

En vue de permettre à chaque bureau Sirene de jouer son rôle de coordinateur de l’assurance qualité des données, l’assistance informatique nécessaire et les droits d’accès aux systèmes doivent être disponibles.

Des normes nationales régissant la formation des utilisateurs aux principes et pratiques de la qualité des données doivent être établies en collaboration avec le bureau Sirene national. Les États membres peuvent appeler le personnel des bureaux Sirene à participer à la formation de toutes les autorités introduisant des signalements, en mettant l’accent sur la qualité des données et sur l’optimisation de l’utilisation du SIS II.

1.16. Archivage

a) Il appartient à chaque État membre de déterminer les modalités de la conservation des informations.

b) Le bureau Sirene de l’État membre signalant tient à la disposition des autres États membres l’ensemble des informations relatives à ses propres signalements, notamment une référence à la décision qui est à l’origine du signalement.

c) Les archives de chaque bureau Sirene doivent permettre un accès rapide aux informations pertinentes afin de respecter les délais très courts de transmission des informations.

d) Conformément à l’article 12, paragraphe 4, des instruments juridiques relatifs au SIS II, les données à caractère personnel figurant dans les fichiers détenus par le bureau Sirene, à la suite d’échanges d’informations, ne sont conservées que pendant le temps nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels elles ont été fournies. En règle générale, elles sont effacées dès que le signalement concernant la personne en question a été supprimé du SIS II et, en tout état de cause, au plus tard un an après cette suppression. Toutefois, les données relatives à un signalement particulier introduit par un État membre ou à un signalement qui a donné lieu à l’adoption de mesures sur son territoire peuvent être conservées plus longtemps, conformément à son droit national.

e) Les informations supplémentaires envoyées par les autres États membres sont conservées conformément à la législation nationale en matière de protection des données de l’État membre destinataire. L’article 12 commun aux instruments juridiques relatifs au SIS II, la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (19) ainsi que la convention 108 du Conseil de l’Europe (20) s’appliquent également.

f) Les informations relatives aux usurpations d’identité doivent être supprimées après l’effacement du signalement correspondant.

g) L’accès aux archives est enregistré, contrôlé et restreint à un personnel désigné.

1.17. Personnel

Un personnel hautement expérimenté permet de disposer d’équipes autonomes à même de traiter efficacement les dossiers. Un faible roulement du personnel est donc souhaitable, ce qui requiert le soutien inconditionnel de la hiérarchie pour créer les conditions nécessaires à la délégation de responsabilités. Les États membres sont encouragés à prendre toute mesure permettant d’empêcher que la rotation du personnel n’entraîne une perte de compétences et d’expérience.

1.17.1. Responsables des bureaux Sirene

Les responsables des bureaux Sirene devraient se réunir au moins deux fois par an pour évaluer la qualité de la coopération entre leurs services, examiner les mesures techniques et organisationnelles nécessaires en cas de difficultés et préciser les procédures, le cas échéant. Les réunions des responsables des bureaux Sirene sont organisées par l’État membre exerçant la présidence du Conseil de l’Union européenne.

1.17.2. Personne de contact Sirene

Dans les cas où les procédures standard sont insuffisantes, la personne de contact Sirene traite les dossiers sur lesquels il peut s’avérer complexe, problématique ou délicat d’obtenir des progrès et contribue à résoudre les questions pouvant nécessiter un certain niveau d’assurance qualité et/ou des contacts à plus long terme avec un autre bureau Sirene. La personne de contact Sirene n’a pas vocation à traiter les cas urgents, pour lesquels il sera en principe fait appel aux services de permanence fonctionnant 24 h sur 24 et 7 jours sur 7.

La personne de contact Sirene peut proposer des améliorations de la qualité et des options porteuses de solutions à plus long terme.

En principe, les personnes de contact Sirene ne sont joignables par leurs homologues que pendant les heures de bureau.

1.17.3. Connaissances

Le personnel des bureaux Sirene doit posséder des connaissances linguistiques couvrant un maximum de langues et le personnel de service doit être capable de communiquer avec tous les bureaux Sirene.

Il disposera des connaissances nécessaires dans les domaines suivants:

— aspects juridiques nationaux, européens et internationaux,

— autorités répressives nationales, et

— systèmes judiciaires et d’administration de l’immigration européens et nationaux.

Il doit avoir l’autorité nécessaire pour traiter en toute indépendance toute affaire entrante.

Les opérateurs qui sont de service en dehors des heures de bureau doivent disposer des mêmes compétences, connaissances et pouvoirs, et avoir la possibilité de s’adresser à des experts disponibles sur demande.

Des compétences en matière juridique permettant de couvrir les cas normaux et exceptionnels doivent être disponibles dans le bureau Sirene. Selon les cas, elles peuvent être apportées par tout membre du personnel ayant la formation juridique nécessaire ou par des spécialistes appartenant aux autorités judiciaires.

1.17.4. Formation

Niveau national

Au niveau national, une formation suffisante garantira que le personnel possède les qualifications exigées dans le présent manuel. Avant d’être autorisé à traiter des données stockées dans le SIS II, le personnel doit notamment recevoir une formation appropriée concernant les règles en matière de sécurité et de protection des données et être informé des infractions et sanctions pénales en la matière.

Niveau européen

Des formations communes seront organisées au moins une fois par an pour renforcer la coopération entre les bureaux Sirene en permettant aux opérateurs de rencontrer leurs collègues des autres bureaux, pour partager des informations sur les méthodes de travail nationales et pour constituer un corpus de connaissances homogène et équivalent. Ces cours permettront en outre au personnel de prendre conscience de l’importance de son travail et de la nécessité d’une solidarité mutuelle en vue d’assurer la sécurité commune des États membres.

Les formations dispensées doivent être conformes au manuel à l’intention des formateurs Sirene.

L’article 3 du règlement (UE) no 1077/2011 du Parlement européen et du Conseil (21) prévoit que l’Agence européenne pour la gestion opérationnelle des systèmes d’information à grande échelle au sein de l’espace de liberté, de sécurité et de justice (ci-après «l’Agence») s’acquitte des tâches liées à la formation relative à l’utilisation du SIS II, en particulier à l’intention du personnel Sirene.

1.17.5. Échange de personnel

Dans la mesure du possible, les bureaux Sirene devraient en outre prévoir l’organisation d’échanges de personnel avec les autres bureaux Sirene au moins une fois par an. Ces échanges visent à approfondir la connaissance des méthodes de travail, à présenter l’organisation des autres bureaux Sirene et à établir des contacts personnels avec des collègues d’autres États membres.

2. PROCÉDURES GÉNÉRALES

Les procédures décrites ci-après s’appliquent à toutes les catégories de signalements. Les procédures propres à chaque catégorie pouvant être trouvées dans les parties correspondantes du présent manuel.

2.1. Définitions

«État membre signalant»: l’État membre qui introduit le signalement dans le SIS II;

«État membre d’exécution»: l’État membre qui exécute la conduite à tenir en cas de réponse positive;

«Bureau Sirene du signalement»: le bureau Sirene d’un État membre qui détient les empreintes digitales ou des photographies de la personne signalée par un autre État membre (procédure SIRPIT — voir le point 2.13).

«Réponse positive»: une réponse positive est réputée exister dans le SIS II lorsque:

«Indicateur de validité»: une suspension de validité au niveau national pouvant être ajoutée aux signalements en vue d’une arrestation, aux signalements concernant des personnes disparues et aux signalements pour contrôle, si un État membre estime que la mise en œuvre d’un signalement introduit n’est pas compatible avec son droit national, ses obligations internationales ou des intérêts nationaux essentiels. Lorsqu’un indicateur est apposé, la conduite à tenir en raison de ce signalement ne peut être exécutée sur le territoire de l’État membre en question.

2.2. Signalements multiples (article 34, paragraphe 6, du règlement SIS II et article 49, paragraphe 6, de la décision SIS II)

Une personne ou un objet ne peut donner lieu qu’à un seul signalement dans le SIS II par État membre.

Dès lors, chaque fois que c’est possible et nécessaire, tous les signalements ultérieurs d’une personne ou d’un objet donnés seront conservés au niveau national afin de pouvoir les introduire après l’expiration ou l’effacement du premier signalement.

Différents États membres peuvent introduire plusieurs signalements pour un même sujet. Il est essentiel que cela ne crée pas de confusion chez les utilisateurs et que ces derniers soient au courant des mesures à prendre lors de l’introduction d’un signalement ainsi que de la procédure à suivre en cas de réponse positive. Diverses procédures seront dès lors mises en place afin de détecter les signalements multiples, de même que des règles de priorité pour leur introduction dans le SIS II.

Cela a pour conséquence:

— une vérification avant l’introduction d’un signalement, pour détecter si le même sujet n’existe pas déjà dans le SIS II,

— une consultation des autres États membres lorsque l’introduction d’un signalement aboutit à des signalements multiples incompatibles.

2.2.1. Compatibilité des signalements

Une personne ou un objet peut donner lieu à un signalement par plusieurs États membres si ces signalements sont compatibles.

Tableau de compatibilité des signalements de personnes

Ordre d’importance Signalement en vue d’une arrestation Signalement aux fins de non-admission Signalement concernant une personne disparue (protection) Signalement pour contrôle spécifique Signalement pour contrôle discret Signalement concernant une personne disparue (lieu de séjour) Signalement aux fins d’une procédure judiciaire Signalement en vue d’une arrestation oui oui oui non non oui oui Signalement aux fins de non-admission oui oui non non non non non Signalement concernant une personne disparue (protection) oui non oui non non oui oui Signalement pour contrôle spécifique non non non oui non non non Signalement pour contrôle discret non non non non oui non non Signalement concernant une personne disparue (lieu de séjour) oui non oui non non oui oui Signalement aux fins d’une procédure judiciaire oui non oui non non oui oui





Tableau de compatibilité des signalements d’objets

Ordre d’importance Signalement aux fins de preuve Signalement aux fins de saisie Signalement pour contrôle spécifique Signalement pour contrôle discret Signalement aux fins de preuve oui oui non non Signalement aux fins de saisie oui oui non non Signalement pour contrôle spécifique non non oui non Signalement pour contrôle discret non non non oui

2.2.2. Ordre de priorité des signalements

En cas de signalements incompatibles, l’ordre de priorité des signalements de personnes est le suivant:

— arrestation aux fins de remise ou d’extradition (article 26 de la décision SIS II),

— non-admission ou interdiction de séjour sur le territoire Schengen (article 24 du règlement SIS II),

— placement sous protection (article 32 de la décision SIS II),

— contrôle spécifique (article 36 de la décision SIS II),

— contrôle discret (article 36 de la décision SIS II),

— communication du lieu de séjour (articles 32 et 34 de la décision).

L’ordre de priorité des signalements d’objets est le suivant:

— utilisation comme preuve (article 38 de la décision),

— saisie (article 38 de la décision),

— contrôle spécifique (article 36 de la décision),

— contrôle discret (article 36 de la décision).

Il peut être dérogé à l’ordre de priorité indiqué ci-dessus, après consultation entre les États membres, si des intérêts nationaux essentiels l’imposent.

2.2.3. Vérification de l’incompatibilité et introduction de signalements multiples

Pour éviter d’éventuels signalements multiples, il importe d’identifier avec précision les personnes ou les objets présentant des caractéristiques similaires. La consultation et la coopération entre les bureaux Sirene sont par conséquent essentielles, et chaque État membre veillera à mettre en place des procédures techniques appropriées pour détecter ces cas avant d’introduire un signalement.

Si une demande de signalement est en conflit avec un signalement introduit par le même État membre, le bureau Sirene doit veiller à ce qu’il ne subsiste qu’un seul signalement dans le SIS II, conformément à la procédure nationale.

Pour vérifier s’il existe des signalements multiples concernant une même personne ou un même objet, la procédure suivante s’applique:

a) les critères de description obligatoires suivants sont comparés lors de la vérification de l’existence de signalements multiples: i) concernant une personne: — nom, — prénom, — date de naissance, — sexe; ii) concernant un véhicule: — numéro d’identification du véhicule (VIN), — numéro et pays d’immatriculation, — marque du véhicule, — type de véhicule; iii) concernant un aéronef: — catégorie de l’aéronef, — numéro d’immatriculation OACI; iv) concernant une embarcation: — catégorie de l’embarcation, — nombre de coques, — numéro d’identification externe de l’embarcation (non obligatoire mais peut être utilisé); v) concernant un conteneur: — numéro BIC du conteneur (22).

b) En cas d’introduction d’un nouveau signalement de véhicule ou d’objet portant un numéro VIN ou d’immatriculation, il convient de se reporter aux procédures visées au point 8.2.1.

c) Pour les autres objets, les champs les plus appropriés pour vérifier l’existence de signalements multiples sont les champs obligatoires, qui seront tous utilisés pour permettre au système d’effectuer une comparaison automatique.

Les procédures décrites au point 8.2.1 (vérification de l’existence de signalements multiples concernant un véhicule) doivent être appliquées pour établir une distinction avec d’autres catégories d’objets dans le SIS II lorsqu’il s’avère que deux objets similaires portent le même numéro de série.

Si la vérification révèle qu’il s’agit de deux personnes ou objets différents, le bureau Sirene valide la demande d’introduction du signalement (23).

Si la vérification fait apparaître que les critères sont identiques et concernent la même personne ou le même objet, le bureau Sirene de l’État membre qui entend introduire un nouveau signalement consulte le bureau Sirene de l’État membre signalant si les signalements sont incompatibles.

Pour vérifier la compatibilité de signalements, la procédure suivante s’applique:

a) avant d’introduire un signalement, il y a lieu de procéder à une vérification pour s’assurer de l’absence de signalements incompatibles;

b) s’il existe un autre signalement compatible, les consultations entre bureaux Sirene ne sont pas nécessaires. Toutefois, s’il y a lieu de vérifier si le signalement concerne ou non la même personne, le bureau Sirene prend contact avec son homologue de l’État membre signalant en utilisant le formulaire L;

c) si les signalements sont incompatibles, des consultations entre bureaux Sirene ont lieu, à l’aide du formulaire E, pour aboutir à l’introduction d’un seul signalement;

d) les signalements en vue d’une arrestation sont introduits immédiatement, sans attendre le résultat des consultations entre États membres;

e) si un signalement incompatible avec des signalements existants devient prioritaire après consultation, au moment de son intégration, les autres signalements sont effacés par les États membres qui les avaient introduits. Tout conflit est réglé par les États membres par l’intermédiaire de leurs bureaux Sirene;

f) les États membres qui n’ont pas pu entrer leur signalement peuvent s’inscrire pour être informés par le CS-SIS de la suppression du signalement existant;

g) le bureau Sirene de l’État membre qui n’a pas pu entrer le signalement peut demander que le bureau Sirene de l’État membre qui a introduit le signalement l’informe en cas de réponse positive.

2.3. Échange d’informations en cas de réponse positive

Si l’utilisateur a besoin d’informations supplémentaires, le bureau Sirene contacte sans délai le bureau Sirene de l’État membre signalant et lui demande les informations nécessaires. Le cas échéant, les bureaux Sirene font office d’intermédiaires entre les autorités nationales, et ils fournissent et échangent les informations supplémentaires en rapport avec le signalement en question.

Sauf mention contraire, l’État membre signalant doit être informé de la réponse positive et de son résultat (voir également le point 1.13.1 concernant l’indication de l’urgence).

La procédure suivante s’applique:

a) Sans préjudice du point 2.4 du présent manuel, le bureau Sirene de l’État membre signalant doit en principe être informé, au moyen du formulaire G, de toute réponse positive concernant un individu ou un objet qu’il a signalé.

b) Si une réponse positive est communiquée à l’État membre signalant, l’article applicable des instruments juridiques relatifs au SIS II est mentionné dans le champ 090 du formulaire G, y compris des informations supplémentaires si nécessaire (par exemple, «MINEUR»). Le formulaire G fournit autant d’indications que possible sur la réponse positive, et notamment sur les mesures prises dans le champ 088. L’État membre signalant peut solliciter des informations supplémentaires dans le champ 089;

c) Si le bureau Sirene de l’État membre d’exécution entend fournir d’autres informations alors qu’un formulaire G a déjà été envoyé, il communique celles-ci au moyen d’un formulaire M.

d) Si nécessaire, le bureau Sirene de l’État membre signalant communique alors au bureau Sirene de l’État membre d’exécution toute information pertinente et spécifique et lui indique les mesures particulières qu’il lui demande de prendre.

Pour en savoir plus sur la procédure de communication des réponses positives obtenues au moyen de systèmes de reconnaissance automatique des plaques minéralogiques (Automatic Number Plate Recognition — ANPR), veuillez vous reporter au point 9.

2.4. En cas d’impossibilité d’exécuter la conduite à tenir afférente à un signalement à la suite d’une réponse positive (article 48 de la décision SIS II et article 33 du règlement SIS II)

Conformément à l’article 48 de la décision SIS II et à l’article 33 du règlement SIS II, la procédure suivante s’applique:

a) l’État membre qui ne peut suivre la procédure informe immédiatement l’État membre signalant, via son bureau Sirene, de l’impossibilité d’exécuter la conduite à tenir et en précise les motifs dans le champ 083 d’un formulaire H;

b) les États membres concernés s’accordent éventuellement sur une conduite compatible avec leur droit national et avec les instruments juridiques relatifs au SIS II.

2.5. Traitement des données à des fins autres que celles de leur introduction dans le SIS II (article 46, paragraphe 5, de la décision SIS II)

Les données contenues dans le SIS II ne peuvent être traitées qu’aux fins prévues pour chaque catégorie de signalement.

Toutefois, si l’État membre signalant a donné son autorisation préalable, les données peuvent être utilisées pour une finalité autre que celle pour laquelle elles ont été introduites, en vue de prévenir une menace grave imminente pour l’ordre et la sécurité publics, pour des raisons graves de sûreté de l’État ou aux fins de la prévention d’un fait punissable grave.

Si un État membre souhaite traiter des données du SIS II à d’autres fins que celles de leur introduction dans le système, l’échange d’informations a lieu selon les règles suivantes:

a) par l’intermédiaire de son bureau Sirene, l’État membre qui souhaite utiliser des données pour une finalité différente en expose les motifs à l’État membre signalant, au moyen d’un formulaire I;

b) l’État membre signalant examine le plus rapidement possible s’il peut être satisfait à la demande et avise l’autre État membre de sa décision par l’intermédiaire de son bureau Sirene;

c) le cas échéant, l’État membre signalant peut assortir son autorisation de conditions concernant l’utilisation des données.

Après accord de l’État membre signalant, l’autre État membre utilise les données exclusivement pour la finalité qu’il a sollicitée et obtenue. Il tient compte des conditions qui auront pu être fixées par l’État membre signalant.

2.6. Apposition d’un indicateur de validité

a) L’article 24 de la décision SIS II prévoit qu’un État membre peut exiger l’apposition d’un indicateur de validité dans les cas suivants: i) Si un État membre estime que la mise en œuvre d’un signalement introduit conformément aux articles 26, 32 ou 36 de la décision SIS II n’est pas compatible avec son droit national, ses obligations internationales ou des intérêts nationaux essentiels, il peut exiger par la suite que soit apposé sur ledit signalement un indicateur de validité visant à ce que l’exécution de la conduite à tenir en raison de ce signalement n’ait pas lieu sur son territoire. L’indicateur de validité est apposé par le bureau Sirene de l’État membre signalant. ii) Afin de permettre à un État membre de demander qu’un indicateur de validité soit apposé sur un signalement effectué conformément à l’article 26, tous les États membres sont informés automatiquement, par l’échange d’informations supplémentaires, de tout nouveau signalement relevant de cette catégorie. iii) Si, dans des cas particulièrement urgents et graves, un État membre signalant demande l’exécution de la conduite à tenir, l’État membre d’exécution examine s’il peut autoriser le retrait de l’indicateur de validité qui a été apposé à sa demande. Si l’État membre d’exécution est en mesure de le faire, il prend les dispositions nécessaires afin que la conduite à tenir puisse être exécutée sans délai.

b) Il existe une autre procédure réservée aux signalements en vue d’une arrestation (voir le point 3.6).

c) Lorsqu’un indicateur de validité est ajouté dans des signalements concernant des personnes disparues ou des signalements pour contrôle discret ou spécifique, ceux-ci n’apparaissent pas lors de la consultation du système par l’utilisateur.

2.6.1. La consultation des États membres en vue de l’apposition d’un indicateur de validité

Un indicateur de validité ne peut être apposé qu’à la demande ou moyennant l’accord d’un autre État membre.

La procédure suivante s’applique:

a) si un État membre souhaite apposer un indicateur de validité, il en fait la demande à l’État membre signalant, au moyen du formulaire F, en précisant la raison. Il convient d’utiliser le champ 071 à cet effet, en exposant dans le champ 080 le motif de l’indicateur de validité. Pour d’autres informations supplémentaires concernant le signalement, il convient d’utiliser le champ 083.

b) l’État membre signalant appose immédiatement l’indicateur de validité demandé;

c) au terme de l’échange d’informations, en fonction des informations fournies pendant la consultation par l’État membre demandant l’apposition de l’indicateur, le signalement devra éventuellement être modifié ou supprimé, ou la demande pourra être retirée, le signalement restant alors inchangé.

2.6.2. La demande de suppression d’un indicateur de validité

Les États membres demandent la suppression de l’indicateur de validité qu’ils avaient demandé dès que les motifs de l’apposition de l’indicateur ne sont plus valides. Tel peut notamment être le cas si la législation nationale a été modifiée, ou si d’autres échanges d’informations sur le cas en question révèlent que les circonstances mentionnées à l’article 24, paragraphe 1, ou à l’article 25, de la décision SIS II n’existent plus.

La procédure suivante s’applique:

a) Le bureau Sirene qui avait demandé l’apposition de l’indicateur de validité demande au bureau Sirene de l’État membre signalant de supprimer l’indicateur de validité, à l’aide d’un formulaire F. Le champ 075 est utilisé à cet effet (24). Pour de plus amples informations concernant le champ 080 «Législation nationale» et, au besoin, pour insérer d’autres informations expliquant les motifs de la suppression de l’indicateur de validité ou concernant le signalement, il convient d’utiliser le champ 083.

b) Le bureau Sirene de l’État membre signalant supprime immédiatement l’indicateur de validité.

2.7. En cas de données entachées d’erreur de droit ou de fait (article 34 du règlement SIS II et article 49 de la décision SIS II)

S’il est constaté que des données sont entachées d’erreur de fait ou ont été stockées illégalement dans le SIS II, l’échange d’informations supplémentaires a alors lieu conformément aux dispositions de l’article 34, paragraphe 2, du règlement SIS II et de l’article 49, paragraphe 2, de la décision SIS II, qui prévoient que seul l’État membre signalant est autorisé à modifier, compléter, rectifier, mettre à jour ou effacer les données.

L’État membre qui a découvert les données erronées ou stockées illégalement informe l’État membre signalant, via son bureau Sirene, le plus rapidement possible et au plus tard dix jours de calendrier après avoir eu connaissance des indices faisant présumer l’erreur. L’échange d’informations a lieu au moyen du formulaire J.

a) Au terme de la consultation, l’État membre signalant peut être amené à effacer ou à rectifier les données, dans le respect de ses procédures nationales de rectification applicables à l’information en question.

b) Si aucun accord n’est trouvé dans un délai de deux mois, le bureau Sirene de l’État membre qui a découvert les données erronées ou stockées illégalement avise l’autorité compétente de son pays pour saisine du contrôleur européen de la protection des données qui, en coopération avec les autorités de contrôle nationales concernées, agit en tant que médiateur.

2.8. Droit d’accès et de rectification sur les données (article 41 du règlement SIS II et article 58 de la décision SIS II)

2.8.1. Demande d’accès ou de rectification

Sans préjudice du droit national, si les autorités nationales doivent être informées d’une demande d’accès aux données ou de rectification de celles-ci, l’échange d’informations se déroule conformément aux règles suivantes:

a) chaque bureau Sirene applique sa législation nationale relative au droit d’accès aux données à caractère personnel. Selon les cas, et dans le respect de la législation applicable, les bureaux Sirene transmettent aux autorités nationales compétentes les demandes d’accès ou de rectification dont ils sont saisis, ou ils statuent sur ces demandes dans la mesure où ils y sont habilités;

b) si les autorités nationales compétentes le demandent, les bureaux Sirene des États membres concernés leur transmettent, conformément à leur droit national, des informations relatives à l’exercice du droit d’accès.

2.8.2. Échange d’informations concernant les demandes d’accès aux signalements émanant d’autres États membres

Les informations relatives aux demandes d’accès aux signalements introduits dans le SIS II par un autre État membre sont échangées par l’intermédiaire des bureaux Sirene nationaux, au moyen du formulaire K.

La procédure suivante s’applique:

a) la demande d’accès est transmise dans les plus brefs délais au bureau Sirene de l’État membre signalant, de manière à ce qu’il puisse prendre position;

b) le bureau Sirene de l’État membre signalant fait part de sa position au bureau Sirene de l’État membre saisi de la demande;

c) la réponse du bureau Sirene de l’État membre signalant tient compte d’un éventuel délai de traitement de la demande fixé par le bureau Sirene de l’État membre qui a reçu la demande d’accès;

d) le bureau Sirene de l’État membre destinataire d’une demande d’accès, de correction ou de suppression émanant d’un particulier prend toute mesure utile pour y répondre rapidement.

Si le bureau Sirene de l’État membre signalant transmet sa position au bureau Sirene de l’État membre saisi de la demande d’accès, le bureau Sirene, conformément à son droit national et dans la limite de ses pouvoirs, statue sur la demande ou veille à ce que ladite position soit communiquée dans les meilleurs délais à l’autorité compétente pour statuer.

2.8.3. Échange d’informations concernant les demandes de rectification ou de suppression de données introduites par d’autres États membres

Lorsqu’une personne demande la rectification ou la suppression des données la concernant, l’opération ne peut être effectuée que par l’État membre signalant. Si cette personne s’adresse à un État membre autre que le signalant, le bureau Sirene de l’État membre requis informe son homologue dans l’État membre signalant, à l’aide du formulaire K, et la procédure décrite au point 2.8.2 s’applique.

2.9. Suppression lorsque les conditions ne sont plus réunies pour maintenir le signalement

Les signalements introduits dans le SIS II ne sont conservés que pendant le temps nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels ils ont été fournis.

Hormis les cas faisant suite à une réponse positive, un signalement est supprimé soit automatiquement par le CS-SIS (date de validité expirée), soit directement par l’État membre qui avait procédé à son introduction dans le SIS II (les conditions de maintien ne sont plus remplies).

Dans les deux cas, le message de suppression du CS-SIS est traité automatiquement au niveau du N.SIS II.

Les États membres peuvent s’inscrire pour recevoir une notification automatique de la suppression d’un signalement.

2.10. Introduction des noms propres

Dans le respect des contraintes imposées par les systèmes nationaux pour la saisie et la disponibilité des données, l’introduction des noms propres (noms et prénoms) dans le SIS II doit respecter la forme (écriture et orthographe) prévue dans les spécifications de l’OACI en ce qui concerne les documents de voyage officiels, qui régissent également les fonctionnalités de translittération et de transcription du SIS II central. Lors des échanges d’informations supplémentaires, les bureaux Sirene utilisent les noms propres tels qu’ils figurent dans le SIS II. En règle générale, tant les utilisateurs que les bureaux Sirene des États membres introduisant le signalement utilisent l’alphabet latin pour saisir les données dans le SIS II, sans préjudice des règles de translittération et de transcription figurant à l’appendice 1.

Lorsqu’il est nécessaire d’échanger des informations supplémentaires relatives à une personne qui ne fait pas l’objet d’un signalement mais qui pourrait avoir un lien avec un signalement (par exemple, une personne présumée accompagner un mineur disparu), la présentation et l’orthographe du nom doivent alors être conformes aux règles exposées à l’appendice 1 et utiliser les caractères latins et la forme originale, si l’État membre qui fournit les informations est en mesure d’introduire également les éventuels caractères spéciaux dans la forme originale.

2.11. Différentes catégories d’identité

Identité confirmée

Une identité confirmée signifie que l’identité a été confirmée par des documents d’identité authentiques, par un passeport ou par une déclaration des autorités compétentes.

Identité non confirmée

Une identité non confirmée signifie qu’il n’existe pas suffisamment de preuves de l’identité.

Usurpation d’identité

Il y a usurpation d’identité (nom, prénom, date de naissance) lorsqu’une personne, signalée dans le SIS II, utilise l’identité d’une autre personne réelle. C’est notamment le cas lorsqu’un document est utilisé au détriment de son véritable propriétaire.

Alias

L’alias est une identité d’emprunt utilisée par une personne connue sous d’autres identités.

2.11.1. Usurpation d’identité (article 36 du règlement SIS II et article 51 de la décision SIS II)

En raison de la complexité des affaires d’usurpation d’identité, l’État membre signalant qui découvre qu’une personne signalée dans le SIS II usurpe l’identité d’un tiers doit vérifier s’il convient de maintenir l’identité usurpée dans le signalement SIS II.

Dès qu’il est établi que l’identité d’une personne a été usurpée, des données sont ajoutées au signalement dans le SIS II, avec le consentement explicite de la personne, afin d’éviter les conséquences négatives que peuvent entraîner des erreurs d’identification. La personne concernée peut, conformément aux procédures nationales, fournir à l’autorité compétente les informations mentionnées à l’article 36, paragraphe 3, du règlement SIS II et à l’article 51, paragraphe 3, de la décision SIS II. Toute personne dont l’identité a été usurpée a le droit de retirer son consentement concernant les informations à traiter.

L’État membre signalant est chargé d’insérer la mention «identité usurpée» dans le signalement et d’introduire des données complémentaires concernant la victime de l’usurpation, telles que des photos, des empreintes digitales et des informations relatives à toute pièce d’identité valable.

Lorsqu’un État membre découvre qu’un signalement de personne introduit par un autre État membre est lié à une affaire d’usurpation d’identité et qu’il est établi que l’identité de la personne est usurpée, il en informe le bureau Sirene de l’État membre signalant au moyen d’un formulaire Q, afin que les données correspondantes soient ajoutées au signalement dans le SIS II.

Eu égard à la finalité de l’introduction de données de cette nature, lorsque des photographies et des empreintes digitales de la personne victime de l’usurpation d’identité sont disponibles, elles sont ajoutées au signalement. Pour qu’il y ait usurpation d’identité, il faut que les données concernant une personne innocente coïncident avec une identité existante mentionnée dans un signalement. Le formulaire Q doit contenir les détails de l’identité, notamment le nombre d’alias, figurant dans le signalement de sorte que l’État membre signalant puisse vérifier à quelle identité le signalement fait référence. Les champs du formulaire Q devant obligatoirement être remplis dans de tels cas sont indiqués à l’appendice 3.

Les données relatives à la personne dont l’identité a été usurpée ne peuvent servir qu’à établir l’identité de la personne contrôlée et ne peuvent en aucun cas être utilisées à d’autres fins. Les informations relatives à l’identité usurpée, y compris les empreintes digitales et les photographies, sont supprimées en même temps que le signalement, ou plus tôt si la personne concernée le demande.

2.11.2. Introduction d’un alias

En vue d’éviter les signalements incompatibles dans une catégorie quelconque, en raison d’un alias à intégrer, d’éviter des problèmes à des victimes innocentes et de garantir une qualité suffisante des données, les États membres doivent, dans la mesure du possible, se tenir mutuellement informés des alias et échanger toutes les informations pertinentes concernant l’identité réelle du sujet recherché.

C’est l’État membre signalant qui a la responsabilité d’introduire les alias. Si un autre État membre découvre un alias, il doit transmettre l’affaire à l’État membre signalant, à l’aide d’un formulaire M.

2.11.3. Autres informations utilisées pour établir l’identité d’une personne

Si les données figurant dans le SIS II sont insuffisantes, le bureau Sirene de l’État membre signalant peut également fournir d’autres informations après consultation, à son initiative ou à la demande d’un autre État membre, pour clarifier l’identité d’une personne. Le formulaire L (et ses pièces jointes) est utilisé à cet effet. Il s’agit notamment des informations suivantes:

— l’origine du passeport ou du document d’identité qui est en la possession de la personne recherchée,

— les numéro, date, lieu et autorité de délivrance du passeport ou du document d’identité, ainsi que sa date limite de validité,

— la description de la personne recherchée,

— les nom et prénom des mère et père de la personne recherchée,

— les autres orthographes possibles des nom et prénom(s) de la personne recherchée,

— les photographies et empreintes digitales disponibles,

— la dernière adresse connue.

Dans la mesure du possible, ces informations sont disponibles dans les bureaux Sirene ou immédiatement et en permanence accessibles en vue d’une transmission rapide.

L’objectif commun est de réduire au minimum le risque d’interpellation indue d’une personne qui aurait une identité similaire à celle de l’individu signalé.

2.12. Échange d’informations en cas de signalements mis en relation

Chaque lien permet la mise en relation d’au moins deux signalements.

Un État membre peut créer un lien entre des signalements qu’il introduit dans le SIS II, et lui seul peut le modifier et le supprimer. La mise en relation n’apparaît aux utilisateurs que s’ils disposent des droits d’accès adéquats leur permettant de visualiser au moins deux signalements relevant du lien. Les États membres veillent à ce que seul un accès autorisé aux liens soit possible.

2.12.1. Modalités opérationnelles

La mise en relation des signalements ne requiert pas de procédure particulière pour les échanges d’informations supplémentaires. Les principes suivants doivent néanmoins être respectés:

En cas de réponse positive pour plusieurs signalements mis en relation, le bureau Sirene de l’État membre d’exécution envoie un formulaire G pour chacun d’eux, en indiquant dans le champ 086 que d’autres formulaires G relatifs aux signalements mis en relation seront transmis.

Aucun formulaire n’est envoyé pour les signalements qui, bien que reliés à un signalement ayant donné lieu à une réponse positive, n’étaient pas eux-mêmes l’objet de cette réponse. Cependant, s’il existe un signalement mis en relation concernant une remise/extradition ou concernant une personne disparue (introduit dans l’intérêt de la propre protection de la personne ou pour la prévention de menaces), la communication de cette découverte est effectuée à l’aide d’un formulaire M s’il y a lieu et si les informations sont disponibles.

2.13. Le SIRPIT (Sirene PIcture Transfer) et le format et la qualité des données biométriques dans le SIS II

Conformément à l’article 23, paragraphe 2, de la décision SIS II, des photographies et les empreintes digitales de la personne sont intégrées au signalement, lorsqu’elles sont disponibles.

Les bureaux Sirene doivent être en mesure d’échanger des empreintes digitales et des images pour compléter le signalement et/ou appuyer l’exécution de la conduite à tenir. Lorsqu’un État membre dispose d’une photographie ou d’empreintes digitales d’une personne signalée par un autre État membre, il peut les envoyer via le SIRPIT pour permettre à l’État membre signalant de compléter le signalement.

Cet échange a lieu sans préjudice des échanges intervenant dans le cadre de la coopération policière en application de la décision-cadre 2006/960/JAI.

2.13.1. Utilisation ultérieure des données échangées, archivage inclus

Les instruments juridiques relatifs au SIS II prévoient des limitations à l’utilisation des données fournies pour l’établissement de signalements dans le SIS II. Toute utilisation ultérieure des photographies et empreintes digitales échangées via le SIRPIT, y compris leur archivage, doit être conforme aux dispositions pertinentes des instruments juridiques relatifs au SIS II, aux dispositions nationales applicables en matière de protection des données, conformément à la directive 95/46/CE, à la décision-cadre 2008/977/JAI du Conseil du 27 novembre 2008 relative à la protection des données à caractère personnel traitées dans le cadre de la coopération policière et judiciaire en matière pénale (25), et à la convention 108 du Conseil de l’Europe, selon le cas.

2.13.2. Procédure SIRPIT

La procédure suivante s’applique:

a) le bureau Sirene fournisseur envoie un formulaire L par la voie électronique habituelle et mentionne dans le champ 083 que les empreintes digitales et les photographies sont envoyées pour compléter le signalement dans le SIS II;

b) le bureau Sirene de l’État membre signalant intègre les empreintes digitales et les photographies au signalement dans le SIS II ou les transmet à l’autorité compétente pour qu’elle complète le signalement.

2.13.3. Prescriptions techniques

Les empreintes digitales et les photographies sont recueillies et transmises conformément aux normes définies dans les règles d’application régissant l’intégration des données biométriques dans le SIS II.

Chaque bureau Sirene est encouragé à respecter les prescriptions techniques SIRPIT.

Les empreintes digitales et les photographies sont transmises, sous forme de fichier joint, à un écran de saisie (input screen) spécialement conçu pour le SIRPIT.

L’écran de saisie est décrit à l’appendice 5.

2.13.4. Format et qualité des données biométriques

Toutes les données biométriques introduites dans le système sont soumises à un contrôle de qualité spécifique visant à garantir le respect de normes minimales de qualité communes à tous les utilisateurs du SIS II.

Avant l’introduction, des contrôles sont effectués au niveau national pour s’assurer que:

a) les données relatives aux empreintes digitales sont conformes au format spécifié ANSI/NIST — ITL 1-2000, mis en œuvre pour les besoins d’Interpol et adapté pour le SIRPIT (Sirene Picture Transfer);

b) les photographies, qui ne peuvent servir qu’à confirmer l’identité d’une personne localisée à la suite d’une consultation alphanumérique effectuée dans le SIS II, sont conformes aux exigences suivantes: le rapport hauteur/largeur des photographies du visage prises de face sera, dans la mesure du possible, de 3/4 ou 4/5. Une résolution d’au moins 480 × 600 pixels d’une profondeur d’échantillonnage de 24 bits sera utilisée lorsque c’est possible. Si l’image doit être scannée, sa taille sera, si possible, inférieure à environ 200 Ko.

2.14. Types particuliers de recherche

2.14.1. Recherche ciblée géographiquement

On entend par «recherches ciblées géographiquement» des recherches effectuées dans une zone géographique limitée, lorsqu’un État membre possède des indices concrets relatifs au lieu de séjour de la personne ou à l’endroit où se trouve l’objet faisant l’objet d’un signalement.

Dans l’espace Schengen, les recherches ciblées géographiquement sont réalisées au moyen du signalement introduit dans le SIS II. Lorsque l’on connaît le lieu de séjour de la personne ou l’endroit où se trouve l’objet, le champ 311 (Avis important) peut être rempli en indiquant une recherche géographique et en sélectionnant les pays adéquats. Par ailleurs, si le lieu de séjour est connu lors de l’introduction d’un signalement en vue d’une arrestation, le champ 061 du formulaire A doit comporter cette information sur la personne recherchée. Dans tous les autres cas, y compris pour communiquer l’endroit où se trouvent des objets, le formulaire M (champ 083) est utilisé. Le signalement de la personne recherchée est introduit dans le SIS II afin de garantir le caractère immédiatement exécutoire de toute demande d’intervention [article 9, paragraphe 3, de la décision-cadre 2002/584/JAI du Conseil du 13 juin 2002 relative au mandat d’arrêt européen et aux procédures de remise entre États membres (26)].

Lorsque la personne ou l’objet visé(e) par une recherche géographique se trouve dans un autre endroit que celui mentionné dans cette recherche, le bureau Sirene de l’État membre signalant indique ce fait, à l’aide d’un formulaire M, aux autres États membres participant à cette recherche afin qu’il soit mis fin aux éventuels travaux y afférents.

2.14.2. Recherche avec la participation d’unités de police spéciales effectuant des recherches ciblées (FAST)

Dans certains cas, les bureaux Sirene des États membres requis devraient également faire appel aux services d’unités spéciales (FAST) effectuant des recherches ciblées. Le signalement dans le SIS II ne devrait toutefois pas être remplacé par la coopération internationale de ces services de police. Une telle coopération ne devrait en effet pas entrer en conflit avec le rôle de point de convergence des recherches faites par le SIS II dévolu au bureau Sirene.

Une coopération devrait, s’il y a lieu, être mise en place pour s’assurer que le bureau Sirene de l’État membre signalant soit informé par le FAST national des éventuelles opérations en cours liées à un signalement intégré dans le SIS II. Ce bureau Sirene doit, si nécessaire, mettre ces informations à la disposition d’autres bureaux Sirene.

Les bureaux Sirene s’assurent que les informations supplémentaires, y compris celles concernant une réponse positive, sont transmises rapidement au FAST national, si ce dernier participe à la recherche.

3. SIGNALEMENTS EN VUE D’UNE ARRESTATION AUX FINS DE REMISE OU D’EXTRADITION (ARTICLE 26 DE LA DÉCISION SIS II)

3.1. Introduction d’un signalement

La plupart des signalements en vue d’une arrestation sont désormais assortis d’un mandat d’arrêt européen (MAE). Or, ce type de signalement peut également donner lieu à une arrestation provisoire avant l’obtention d’une demande d’extradition (DE) conformément à l’article 16 de la convention européenne d’extradition.

Le MAE ou la DE doit être émis par une autorité judiciaire compétente remplissant cette fonction dans l’État membre signalant.

Lors de l’introduction d’un signalement en vue d’une arrestation aux fins de remise, une copie de l’original du MAE est introduite dans le SIS II. Une copie du MAE traduit dans une ou plusieurs langues officielles des institutions de l’Union européenne peut être introduite.

Des photographies et empreintes digitales de la personne sont en outre intégrées au signalement, lorsqu’elles sont disponibles.

Les informations pertinentes, MAE et DE compris, fournies au sujet des personnes recherchées en vue d’une arrestation aux fins de remise ou d’extradition doivent être à la disposition du bureau Sirene lorsque le signalement est introduit. Une vérification est effectuée pour s’assurer que les informations sont complètes et correctement présentées.

Les États membres ont la possibilité d’introduire plusieurs MAE par signalement en vue d’une arrestation. Il incombe à l’État membre signalant de supprimer un MAE dont la validité a expiré, de vérifier si d’autres MAE sont annexés au signalement et de prolonger la durée de ce dernier, si nécessaire.

Outre un MAE qu’un État membre a annexé à un signalement en vue d’une arrestation, il lui est possible de joindre des traductions de tout mandat, si nécessaire, dans des fichiers binaires distincts.

Dans la mesure du possible, les documents PDF scannés à annexer aux signalements auront une résolution de 150 DPI au minimum.

3.2. Signalements multiples

Les procédures générales sont décrites au point 2.2.

En outre, les règles suivantes s’appliquent:

Plusieurs États membres peuvent introduire un signalement aux fins d’arrestation portant sur la même personne. Le cas échéant, en cas d’arrestation, il appartient aux autorités judiciaires d’exécution de l’État membre dans lequel l’arrestation a eu lieu de décider du mandat qui sera exécuté. Compatibilité entre signalements aux fins d’arrestation Le bureau Sirene de l’État membre d’exécution envoie un formulaire G à chaque État membre concerné.

3.3. Usurpation d’identité

Voir la procédure générale au point 2.11.1.

3.4. Introduction d’un alias

Voir la procédure générale au point 2.11.2.

En cas de signalement en vue d’une arrestation, le bureau Sirene utilise le champ 011 du formulaire A (27) (au moment de l’intégration du signalement) ou ultérieurement le formulaire M, lorsqu’il informe les autres États membres des alias concernant un signalement en vue d’une arrestation, si cette information est à sa disposition.

3.5. Envoi d’informations supplémentaires aux États membres

Lors d’un signalement, les informations supplémentaires y afférentes doivent être envoyées à tous les États membres.

Les informations visées au point 3.5.1 sont envoyées aux autres bureaux Sirene à l’aide d’un formulaire A, simultanément à l’introduction du signalement. Les autres informations nécessaires pour préciser l’identité sont transmises après concertation et/ou à la demande d’un autre État membre.

Si plusieurs MAE ou DE existent pour la même personne, des formulaires A distincts sont remplis pour chacun d’eux.

Le MAE, la DE et le formulaire A doivent contenir suffisamment de détails (en particulier, la section e) du MAE: «Description des circonstances dans lesquelles la ou les infractions ont été commises, notamment la date et le lieu», et les champs 042, 043, 044, 045: «Description des circonstances») pour permettre aux autres bureaux Sirene de vérifier le signalement. L’appendice 3 présente les informations requises et leur lien avec les champs figurant dans le MAE.

3.5.1. Envoi d’informations supplémentaires concernant une arrestation provisoire

3.5.1.1. En cas de signalement fondé à la fois sur un MAE et une DE

Lors de l’introduction d’un signalement en vue d’une arrestation aux fins d’extradition, les informations supplémentaires sont envoyées à tous les États membres au moyen du formulaire A. Si les données incluses dans le signalement et les informations supplémentaires envoyées aux États membres au sujet d’un MAE ne suffisent pas pour l’extradition, des informations complémentaires doivent être fournies.

Il est indiqué dans le champ 239 que le formulaire concerne à la fois un MAE et une DE.

3.5.1.2. En cas de signalement fondé uniquement sur une DE

Lors de l’introduction d’un signalement en vue d’une arrestation aux fins d’extradition, les informations supplémentaires sont envoyées à tous les États membres au moyen du formulaire A.

Il est indiqué dans le champ 239 que le formulaire concerne une DE.

3.6. Apposition d’un indicateur de validité

Les procédures générales sont décrites au point 2.6.

Si au moins l’un des MAE annexés au signalement peut recevoir exécution, aucun indicateur de validité n’est apposé au signalement.

Comme souligné au point 2.6., un signalement assorti d’un indicateur de validité en vertu de l’article 26 de la décision SIS II est réputé, pendant la durée de l’indicateur, avoir été introduit pour communiquer le lieu de séjour de la personne signalée.

3.6.1. Demande systématique d’apposition d’un indicateur de validité dans les signalements de personnes recherchées pour l’arrestation aux fins d’extradition lorsque la décision-cadre 2002/584/JAI ne s’applique pas

La procédure suivante s’applique:

a) en cas de signalements de personnes recherchées pour une arrestation aux fins d’extradition, lorsque la décision-cadre 2002/584/JAI ne s’applique pas, un bureau Sirene peut demander à un ou plusieurs autres bureaux Sirene d’apposer systématiquement un indicateur de validité dans les signalements concernant ses nationaux introduits en vertu de l’article 26 de la décision SIS II;

b) tout bureau Sirene désireux de procéder de la sorte adresse une demande écrite aux autres bureaux Sirene;

c) tout bureau Sirene destinataire d’une telle demande appose un indicateur de validité pour l’État membre en question immédiatement dès qu’un signalement est introduit;

d) l’indicateur de validité est maintenu jusqu’à ce que le bureau Sirene demande sa suppression.

3.7. Mesures prises