ANNEXE V

SYSTÈME INDONÉSIEN DE GARANTIE DE LA LÉGALITÉ DU BOIS

1. Introduction

Objectif: garantir que la récolte, le transport, la transformation et la vente de bois ronds et de produits du bois transformés sont conformes à toutes les dispositions législatives et réglementaires indonésiennes pertinentes.

Connue pour son rôle pionnier dans la lutte contre l'exploitation illégale des forêts et le commerce du bois récolté illégalement et de ses produits dérivés, l'Indonésie a accueilli la conférence ministérielle d'Asie de l'Est sur l'application des réglementations forestières et la gouvernance (FLEG) à Bali, en septembre 2001, qui a abouti à la déclaration sur l'application des réglementations forestières et la gouvernance (déclaration de Bali). Depuis lors, l'Indonésie est restée à l'avant-garde de la coopération internationale en matière de lutte contre l'exploitation illégale des forêts et le commerce qui y est associé.

Dans le cadre des efforts déployés au niveau international pour résoudre ces problèmes, un nombre croissant de pays consommateurs se sont engagés à prendre des mesures visant à empêcher le commerce de bois d'origine illégale sur leurs marchés, tandis que les pays producteurs se sont engagés à mettre en place un mécanisme visant à garantir la légalité de leurs produits du bois. Il importe d'établir un système crédible pour garantir la légalité de la récolte, du transport, de la transformation et du commerce du bois et de ses produits dérivés.

Le système indonésien de garantie de la légalité du bois (Sistem Verifikasi Legalitas Kayu ou SVLK) garantit que le bois et ses produits dérivés et transformés en Indonésie proviennent de sources légales et sont en parfaite conformité avec la législation et la réglementation indonésiennes, sous couvert d'une vérification par un audit indépendant et d'un contrôle par la société civile.

1.1. Législation et réglementation indonésiennes sur lesquelles reposent le SVLK

La réglementation indonésienne relative aux normes et lignes directrices pour l'évaluation des performances de la gestion durable des forêts et la vérification de la légalité du bois provenant des forêts privées et d'État (règlement du ministère des forêts P38/Menhut-II/2009) a institué le SVLK. Le SVLK, qui comprend également le régime de durabilité indonésien (SFM), vise à améliorer la gestion des forêts et à mettre fin à l'abattage illégal et au commerce de bois qui lui est associé afin de garantir la crédibilité et d'améliorer l'image des produits du bois indonésiens.

Le SVLK comprend les éléments suivants:

1) des normes de légalité;

2) le contrôle de la chaîne d'approvisionnement;

3) des procédures de vérification;

4) un régime d'autorisation;

5) un contrôle.

Le SVLK est le système de base utilisé pour garantir la légalité du bois et des produits du bois produits en Indonésie pour l'exportation vers l'Union et d'autres marchés.

1.2. Développement du SVLK: un processus associant de multiples parties prenantes

Depuis 2003, un large éventail de parties prenantes indonésiennes intervenant dans le domaine forestier ont pris activement part à l'élaboration, à la mise en œuvre et à l'évaluation du SVLK, permettant ainsi d'améliorer la surveillance, la transparence et la crédibilité du processus. En 2009, la collaboration de multiples acteurs a conduit à la publication par le ministère des forêts du règlement P38/Menhut-II/2009, puis à la publication par la direction générale de l'utilisation des forêts des lignes directrices techniques no 6/VI-SET/2009 et no 02/VI-BPPHH/2010, qui ont été ensuite révisées par les règlements P68/Menhut-II/2011, P45/Menhut-II/2012, P42/Menhut-II/2013 du ministère des forêts et les lignes directrices techniques de la direction générale de l'utilisation des forêts P8/VI-SET/2011 et P8/VI-BPPHH/2012.

Sur la base des enseignements tirés de la mise en œuvre du premier SVLK, des résultats de l'évaluation conjointe menée conformément à l'annexe VIII du présent accord et des recommandations formulées par différentes parties prenantes, la réglementation a de nouveau été modifiée dans le cadre d'un processus associant de multiples parties prenantes, qui a abouti à l'adoption des règlements P43/Menhut-II/2014 et P95/Menhut-II/2014 du ministère des forêts en juin 2014 et en décembre 2014, respectivement, et des lignes directrices techniques de la direction générale de l'utilisation des forêts P14/VI-BPPHH/2014 et P1/VI-BPPHH/2015 en décembre 2014 et janvier 2015, respectivement (ci-après dénommées les “lignes directrices du SVLK”).

Le processus de dialogue avec l'ensemble des parties prenantes se poursuivra au cours de la mise en œuvre du SVLK.

2. Champ d'application du SVLK

Les ressources forestières indonésiennes destinées à la production se répartissent globalement entre deux types de propriété: les forêts appartenant à l'État et les forêts/terres privées. Les forêts appartenant à l'État sont des forêts destinées à la production durable et à long terme de bois; elles mettent en jeu divers types de permis et zones forestières, qui peuvent être converties à des fins non sylvicoles, telles que l'établissement humain ou les plantations agricoles. L'application du SVLK aux forêts appartenant à l'État et aux forêts/terres privées est précisée à l'annexe II.

Le SVLK couvre le bois et les produits du bois faisant l'objet de tous les types de permis ainsi que les activités de tous les négociants en bois, les transformateurs en aval, les exportateurs et les importateurs.

Il couvre les produits du bois destinés aux marchés nationaux et internationaux. La légalité des produits de tous les producteurs, transformateurs et négociants indonésiens sera vérifiée, y compris celle de ceux qui approvisionnent le marché intérieur.

Le SVLK exige que le bois et les produits du bois importés soient dédouanés et conformes à la réglementation indonésienne relative aux importations. Conformément à cette réglementation, le bois et les produits du bois importés doivent être accompagnés de documents et autres éléments de preuve garantissant la légalité du bois dans le pays de la récolte. Tous les bois et produits du bois importés en Indonésie doivent être intégrés dans une chaîne d'approvisionnement dont les contrôles satisfont intégralement à la réglementation indonésienne.

Certains produits du bois peuvent contenir des matériaux recyclés. Les dispositions spécifiques en matière de légalité du bois recyclé sont énoncées dans les normes de légalité et les lignes directrices du SVLK.

Le bois ayant fait l'objet d'une saisie ne peut être vendu qu'aux seules fins du marché intérieur, à l'exception du bois saisi dans des forêts à haute valeur de conservation, qui doit être détruit. Toute entreprise réceptionnant du bois ayant fait l'objet d'une saisie est tenue de prendre les mesures qui s'imposent pour séparer ce bois des autres approvisionnements et d'en informer dûment un organisme d'évaluation de la conformité (OEC), lequel effectuera dans les meilleurs délais un audit visant spécifiquement à garantir que ce bois n'entre pas dans la chaîne d'approvisionnement pour l'exportation. Le bois saisi ne peut en aucun cas être couvert par une autorisation d'exportation.

Les modifications apportées aux procédures d'utilisation et/ou de gestion du bois provenant des forêts dans lesquelles vivent les populations autochtones aux fins de l'exécution de la décision no 35/PUU-X/2012 de la Cour constitutionnelle (MK) devront être introduites après l'adoption des dispositions d'exécution correspondantes.

Le bois et les produits du bois en transit sont strictement tenus en dehors des zones douanières principales (ZDP) déclarées. De cette manière, le bois en transit ne pénètre pas dans les ZDP et ne risque pas d'être intégré dans les chaînes d'approvisionnement de bois indonésiennes. Il ne peut en aucun cas être délivré d'autorisation d'exportation pour du bois en transit.

2.1. Normes de légalité prévues par le SVLK

Le SVLK repose sur des normes de légalité du bois spécifiques, qui couvrent toutes les sources de bois (permis et opérateurs) et l'ensemble des activités des opérateurs. Les normes et les lignes directrices relatives à la vérification figurent à l'annexe II.

Le SVLK comprend également les normes et lignes directrices pour l'évaluation des performances de la gestion durable des forêts (SFM). L'évaluation de la gestion durable des forêts selon la norme SFM vise également à garantir que l'entité contrôlée respecte les critères de légalité pertinents du SVLK. Les titulaires de permis opérant dans des zones de production forestière situées sur des terres appartenant à l'État (domaine forestier permanent) sont tenus de respecter à la fois les normes de légalité et les normes SFM pertinentes. Ils peuvent choisir de respecter, dans un premier temps, les normes de légalité, mais ils devront quoi qu'il en soit se conformer également aux normes de gestion durable des forêts au plus tard à la date d'expiration de leur certificat de légalité initial.

3. Contrôle de la chaîne d'approvisionnement du bois

Le titulaire du permis (dans le cas de concessions), le propriétaire foncier (dans le cas de terres privées) ou l'entreprise (dans le cas de négociants, de transformateurs et d'exportateurs) doit démontrer que chaque maillon de sa chaîne d'approvisionnement est contrôlé et documenté comme indiqué dans les règlements du ministère des forêts P30/Menhut-II/2012, P41/Menhut-II/2014 et P42/Menhut-II/2014 (ci-après dénommés les “règlements”). Ces règlements exigent des employés des offices provinciaux et de district des forêts qu'ils effectuent des vérifications sur le terrain et valident les documents qui sont présentés par les titulaires d'un permis, les propriétaires fonciers ou les transformateurs à chaque étape de la chaîne d'approvisionnement.

Les documents indispensables aux contrôles opérationnels à chaque point de la chaîne d'approvisionnement sont indiqués sur le diagramme 1.

Toutes les expéditions réalisées dans le cadre de la chaîne d'approvisionnement doivent être accompagnées des documents de transport pertinents, qui indiquent si le produit est couvert par un certificat SVLK en cours de validité, s'il est déclaré comme étant légal au moyen d'une déclaration de conformité des fournisseurs (SDoC) ou s'il provient de sources illégales. Le propriétaire ou conservateur d'un lot de bois ou de produits du bois, à chaque étape de la chaîne d'approvisionnement, doit préciser si ce lot est certifié SVLK, déclaré comme étant légal au moyen d'une déclaration de conformité des fournisseurs ou issu d'une source saisie. Lorsqu'un lot comprend du bois saisi, le propriétaire ou le conservateur de ce lot met en œuvre un système efficace destiné à séparer le bois et ses produits dérivés provenant de sources légales vérifiées du bois et de ses produits dérivés saisis et tient des registres établissant la distinction entre ces deux sources.

Les opérateurs de la chaîne d'approvisionnement doivent tenir des registres complets sur la réception, le stockage, la transformation et la livraison de bois et de produits dérivés du bois. Ces registres doivent permettre le recoupement ultérieur de données quantitatives pour chaque étape de la chaîne d'approvisionnement et entre les différentes étapes. Ces données sont mises à la disposition des employés des offices provinciaux et de district des forêts afin qu'ils puissent effectuer des recoupements. Les principales activités et procédures, y compris le recoupement de données, qui ont lieu à chaque étape de la chaîne d'approvisionnement et le rôle des organismes d'évaluation de la conformité dans l'évaluation de l'intégrité de la chaîne d'approvisionnement sont précisés dans l'appendice de la présente annexe.

Diagramme 1

Contrôle de la chaîne d'approvisionnement recensant les documents essentiels requis à chaque étape de la chaîne d'approvisionnement où s'effectue un recoupement de données

4. Cadre institutionnel pour la vérification de la légalité et l'octroi d'autorisations d'exportation

4.1. Introduction

Le SVLK indonésien est fondé sur une approche dite d'“autorisation liée à l'opérateur”, qui présente de grandes similitudes avec les systèmes de certification de produits ou de gestion forestière. Le ministère indonésien des forêts désigne un certain nombre d'organismes chargés de l'évaluation de la conformité (Lembaga Penilai ou LP et Lembaga Verifikasi ou LV), qui sont habilités à contrôler la légalité des opérations effectuées par les producteurs, les négociants, les transformateurs et les exportateurs de bois (ci-après dénommés les “opérateurs”).

Les organismes d'évaluation de la conformité (OEC) sont accrédités par l'organisme national d'accréditation indonésien (KAN). Les opérateurs qui souhaitent faire certifier la légalité de leurs opérations font appel aux OEC, lesquels sont tenus de procéder dans le respect des lignes directrices de la norme ISO/IEC 17065. Les OEC rendent compte du résultat de l'audit à l'entité contrôlée et au ministère des forêts. Des résumés des rapports sont mis à la disposition du public.

Les OEC veillent à ce que les entités contrôlées fonctionnent dans le respect de la définition indonésienne de la légalité, qui figure à l'annexe II, et vérifient notamment l'exécution des contrôles visant à empêcher l'entrée de bois de source inconnue dans leurs chaînes d'approvisionnement. Lorsqu'une entité contrôlée opérant dans des forêts appartenant à l'État ou une grande entreprise (entreprise du secteur primaire d'une capacité supérieure à 6 000 m3/an, entreprise du secteur secondaire dont les investissements sont supérieurs à 500 millions IDR) est jugée conforme, un certificat de légalité SVLK d'une durée de validité de 3 (trois) ans est délivré. Durant cette période, l'OEC effectue des visites de contrôle annuelles pour s'assurer du maintien de cette conformité. Pour les entités contrôlées qui exploitent de petites entreprises (entreprise du secteur primaire avec une capacité inférieure à 6 000 m3/an, entreprise du secteur secondaire dont les investissements sont inférieurs à 500 millions IDR), la validité du certificat de légalité est de 6 (six) ans; elle est de 10 (dix) ans pour les opérateurs agissant dans des forêts/terres privées. Dans ces cas, l'OEC effectue ses visites de contrôle tous les deux ans (visite biennale).

Les opérateurs agissant dans des forêts ou sur des terres privées, les entreprises familiales, les artisans, les entreprises du secteur primaire qui transforment exclusivement du bois provenant de forêts/terres privées et qui ne peuvent exporter directement, les dépôts agréés (qui négocient du bois ou du bois transformé issu exclusivement de forêts/terres privées ou d'opérations certifiées SVLK dans le cadre de Perum Perhutani) et les importateurs peuvent recourir à une simple déclaration de conformité des fournisseurs pour établir la légalité de leurs bois et produits du bois et ne sont donc pas contrôlés par les OEC (voir le point 5.3).

Les organismes d'évaluation de la conformité du type LV agissent également en tant qu'autorités de délivrance des autorisations d'exportation. Ils vérifient la validité du certificat SVLK et l'enregistrement des exportateurs ainsi que la cohérence des déclarations de données des exportateurs (clôtures mensuelles) avant de délivrer des autorisations d'exportation sous forme de documents V-Legal ou d'autorisations FLEGT. Les exportations de bois et de produits dérivés couverts par l'annexe I sans certificat d'exportation sont donc interdites. Pour les exportations vers l'Union européenne qui satisfont à ces conditions, il est délivré une autorisation FLEGT et pour celles vers les autres destinations un document V-Legal.

Les lignes directrices du SVLK précisent qu'un droit de surveillance de la mise en œuvre du SVLK sur le terrain peut être accordé à des groupes de la société civile, des individus et des communautés d'Indonésie. Ces contrôleurs indépendants sont autorisés à évaluer la conformité des opérations avec les exigences de la définition de la légalité ainsi que la conformité des procédures d'audit et de délivrance des autorisations avec les exigences du SVLK et à déposer plainte auprès des OEC, des autorités de délivrance des autorisations, du KAN et du ministère des forêts.

Diagramme 2

Relations entre les différentes entités concernées par la mise en œuvre du SVLK

4.2. Organismes d'évaluation de la conformité et autorités de délivrance des autorisations

Les organismes d'évaluation de la conformité (OEC) jouent un rôle essentiel dans le système indonésien. Ils sont chargés par des opérateurs — et habilités à cette fin par le ministère des forêts — de vérifier la légalité des activités de production et de transformation ainsi que celle des activités commerciales des différents opérateurs intervenant dans la chaîne d'approvisionnement, y compris l'intégrité de la chaîne d'approvisionnement.

Il existe deux types d'OEC: i) les organismes d'évaluation appelés Lembaga Penilai ou LP, qui procèdent à l'audit des performances des unités de gestion forestière (FMU) dans les forêts appartenant à l'État au regard des critères de viabilité et des exigences liées aux normes de légalité; et ii) les organismes de vérification appelés Lembaga Verifikasi ou LV, qui contrôlent les unités de gestion forestière ainsi que les entreprises, négociants et exportateurs du secteur forestier au regard des normes de légalité.

Afin de garantir la qualité des audits visant à vérifier le respect des normes de légalité prévues à l'annexe II, les LP et les LV doivent mettre en place les systèmes de gestion nécessaires concernant la compétence, la cohérence, l'impartialité, la transparence et les exigences du processus d'évaluation énoncées dans la norme ISO/IEC 17065. Ces exigences sont spécifiées dans les lignes directrices du SVLK. Les organismes d'évaluation de la conformité (OEC) sont accrédités par l'organisme national d'accréditation indonésien (KAN).

Les LV peuvent également agir comme autorités de délivrance des autorisations. Dans ce cas, les LV délivrent des autorisations d'exportation couvrant les produits du bois destinés aux marchés internationaux. Pour les marchés hors Union, les autorités de délivrance des autorisations délivreront des documents V-Legal et, pour le marché de l'Union, des autorisations FLEGT seront délivrées conformément aux exigences énoncées à l'annexe IV. Les procédures détaillées applicables à la délivrance des documents V-Legal et des autorisations FLEGT pour les expéditions destinées à l'exportation sont décrites dans les lignes directrices du SVLK. Les LP ne peuvent pas agir comme des autorités de délivrance des autorisations et ne délivrent pas d'autorisations d'exportation.

Tous les auditeurs qui travaillent pour des OEC ou des autorités de délivrance des autorisations doivent être enregistrés et en possession d'un certificat d'aptitude professionnelle en cours de validité délivré par l'organisme de certification (Lembaga sertifikasi profesi ou LSP). Le LSP examinera toute faute présumée d'un auditeur qui aura été portée à sa connaissance et pourra révoquer le certificat d'aptitude professionnelle de cet auditeur.

4.3. Organisme d'accréditation

L'organisme national d'accréditation indonésien (Komite Akreditasi Nasional ou KAN) est un organisme d'accréditation indépendant institué par le règlement du gouvernement (Peraturan Pemerintah/PP) no 102/2000 concernant la normalisation nationale et le décret présidentiel (Keputusan Presiden/Keppres) no 78/2001 relatif au comité national d'accréditation. Il exerce ses activités dans le cadre de la norme ISO/IEC 17011 (exigences générales pour les organismes d'accréditation des organismes d'évaluation de la conformité). Il a élaboré des documents internes propres au SVLK pour l'accréditation des LP et des LV.

Le KAN est reconnu sur le plan international par la PAC (Pacific Accreditation Cooperation) et par l'IAF (International Accreditation Forum) pour accréditer des organismes de certification de systèmes de gestion de la qualité, de systèmes de gestion environnementale et de certification de produits. Le KAN est également reconnu par l'APLAC (pour Asia Pacific Laboratory Accreditation Cooperation, coopération Asie-Pacifique pour l'accréditation des laboratoires) et par l'ILAC (pour International Laboratory Accreditation Cooperation, conférence internationale sur l'agrément des laboratoires d'essais).

Le 14 juillet 2009, le KAN a signé un protocole d'accord avec le ministère des forêts afin de fournir des services d'accréditation pour le SVLK. Il est ainsi chargé d'accréditer les OEC de manière à garantir le maintien de leur conformité avec la norme ISO/IEC 17065.

Les plaintes relatives aux prestations d'un LP ou d'un LV peuvent être déposées auprès du KAN par toute partie intéressée, y compris des opérateurs et les observateurs indépendants.

4.4. Entités contrôlées

Les entités contrôlées sont des opérateurs soumis à la vérification de légalité. Elles comprennent des unités de gestion forestière (concessionnaires ou titulaires d'un permis d'utilisation du bois, titulaires d'un permis d'utilisation des forêts gérées par les communautés locales ou les villages, propriétaires de terres/forêts privées), des dépôts de bois agréés, des industries de la filière bois et des exportateurs non producteurs enregistrés. Les unités de gestion forestière et les industries de la filière bois doivent se conformer à la norme de légalité applicable. En ce qui concerne l'exportation, les industries de la filière bois et les exportateurs non producteurs enregistrés doivent se conformer aux exigences en matière d'autorisations d'exportation. Le SVLK permet aux entités contrôlées d'introduire un recours devant les LP ou les LV sur la conduite ou les résultats des audits effectués.

4.5. Contrôleur indépendant

La société civile joue un rôle essentiel dans le contrôle indépendant (CI) du SVLK. Les groupes de la société civile, les individus et les communautés qui agissent en tant que contrôleurs indépendants ont le droit d'évaluer la conformité des opérations avec les exigences de légalité et d'en faire rapport, ainsi que d'apprécier les activités d'accréditation, de vérification et de délivrance des autorisations. Les résultats des travaux menés par un contrôleur indépendant peuvent aussi être utilisés dans le cadre de l'évaluation périodique (EP) requise au titre de cet accord (annexe VI).

Dans le cas d'une irrégularité portant sur la légalité d'un opérateur, les plaintes déposées par un contrôleur indépendant sont adressées directement aux LP ou LV concernés. S'il estime que la réponse formulée par des LP ou LV à la plainte déposée n'est pas satisfaisante, le contrôleur indépendant concerné peut soumettre un rapport au KAN et au gouvernement. Les plaintes concernant la délivrance des certificats d'exportation peuvent être directement introduites par un contrôleur indépendant auprès de l'autorité de délivrance des autorisations ou du ministère des forêts.

4.6. Gouvernement

Le ministère des forêts (en octobre 2014, le ministère des forêts a fusionné avec le ministère de l'environnement pour devenir le ministère de l'environnement et des forêts) régit le SVLK et autorise les LP accrédités à réaliser l'évaluation de la gestion durable des forêts et les LV à procéder à la vérification de la légalité.

Le ministère des forêts autorise également les LV à délivrer des autorisations d'exportation (documents V-Legal ou autorisations FLEGT).

Le ministère des forêts a publié un ensemble de lignes directrices énonçant les prescriptions applicables aux activités de vérification et de délivrance des autorisations. Ces lignes directrices prévoient aussi des dispositions relatives au contrôle exercé par le ministère des forêts sur les activités de vérification des LV et précisent les procédures en vertu desquelles le ministère autorise et supervise leurs activités de délivrance des autorisations.

En outre, le ministère des forêts met en place une équipe de suivi ad hoc chargée d'examiner au cas par cas toute violation portant sur la délivrance d'un certificat de légalité et/ou d'un document V-Legal/d'une autorisation FLEGT. La composition de l'équipe de suivi dépend de la nature de la violation signalée. Elle peut être constituée de différents organismes publics et acteurs de la société civile. Sur la base des constatations et recommandations de l'équipe de suivi, le ministère des forêts peut révoquer l'autorisation de l'OEC, entraînant la cessation immédiate de ses activités de vérification et de délivrance d'autorisations.

Le ministre chargé des forêts révoquera également sur le champ l'autorisation accordée à un OEC sur la base d'une décision du KAN de retrait de son agrément (résultant par exemple d'activités de surveillance annuelle de l'OEC). Les OEC peuvent saisir le KAN, mais pas le ministère.

Le ministère des forêts régit également l'unité d'information sur les autorisations (LIU), l'unité de gestion de l'information qui valide les informations concernant l'émission de documents V-Legal/d'autorisations FLEGT. La LIU est également responsable de l'échange d'informations générales sur le SVLK et reçoit et stocke les données et informations pertinentes concernant l'émission des certificats de légalité et des documents V-Legal/autorisations FLEGT. Elle répond en outre aux demandes émanant des autorités compétentes des partenaires commerciaux et des parties concernées. La LIU gère également, au moyen de son système en ligne SILK, le processus de recommandation des importations fondé sur le principe de diligence raisonnée.

De plus, le ministère des forêts contrôle l'enregistrement des responsables techniques gouvernementaux sur le terrain (Wasganis) et de l'employé technique de l'entreprise (Ganis). Les wasganis sont chargés d'assurer la surveillance et le contrôle des mesures des grumes. Ce sont eux également qui résilient les documents de transport obligatoires et qui effectuent les recoupements de données (pour de plus amples informations, voir l'appendice de la présente annexe). Les ganis préparent les documents relatifs à la production et au transport de l'ensemble de la production des forêts appartenant à l'État. Ils ont aussi le pouvoir de résilier les documents de transport obligatoires en cas d'absence des wasganis pendant plus de quarante-huit heures. Wasganis et ganis sont agréés par le ministère des forêts. Chaque année, ils sont évalués par le ministère des forêts dans le cadre d'un examen officiel.

5. Vérification de la légalité

5.1. Introduction

Le bois indonésien est considéré comme légal lorsqu'il a été vérifié que son origine et son processus de production ainsi que sa transformation, son transport et les activités commerciales connexes respectent toutes les dispositions législatives et réglementaires indonésiennes applicables, comme indiqué à l'annexe II. Les OEC procèdent à des évaluations de la conformité pour contrôler le respect de ces dispositions. Afin de réduire la charge qui pèse sur les propriétaires forestiers privés, ainsi que sur les négociants et les entreprises familiales/artisanales dépendant intégralement de bois issu de forêts privées/faisant l'objet d'une exploitation privée (permis applicable aux terres privées), ces opérateurs sont autorisés, dans des cas bien précis, à délivrer une déclaration de conformité des fournisseurs en remplacement d'une certification SVLK (voir point 5.2 ci-dessous pour de plus amples informations).

5.2. Processus de vérification de la légalité par les OEC

Conformément à la norme ISO/IEC 17065 et aux lignes directrices du SVLK, le processus de vérification de la légalité se compose des éléments suivants:

Demande et contrat: l'opérateur présente à l'OEC une demande précisant l'étendue de la vérification, le profil de l'opérateur et les autres informations nécessaires. Un contrat passé entre l'opérateur et l'OEC, définissant les conditions de la vérification, est requis avant le début des activités de vérification.

Plan de vérification: après la signature du contrat de vérification, l'OEC prépare un plan de vérification qui comprend la désignation de l'équipe d'audit, le programme de vérification et le calendrier des activités. Ce plan est transmis à l'entité contrôlée, à l'administration forestière provinciale concernée et aux autres autorités compétentes au niveau provincial et régional; les dates des activités de vérification font l'objet d'un accord. Ces informations sont mises à disposition des contrôleurs indépendants et du public à l'avance, par l'intermédiaire des sites internet des OEC et du ministère des forêts et/ou des médias ou par courrier.

Activités de vérification: l'audit de vérification comprend trois étapes: i) la réunion d'ouverture de l'audit et la coordination; ii) la vérification des documents et l'observation de terrain; et iii) la réunion de clôture de l'audit.

— Réunion d'ouverture de l'audit et coordination: organiser la coordination avec les bureaux régionaux, provinciaux et de district afin de communiquer les informations relatives aux plans d'audit et de collecter les premières informations auprès de ces bureaux. L'OEC peut également diffuser des informations et prendre contact avec les organismes de la société civile concernés afin de compléter les informations initiales. L'OEC discute avec l'entité contrôlée de l'objectif, de l'étendue, du calendrier et de la méthodologie de l'audit, de manière à permettre à celle-ci de poser des questions sur les méthodes et la conduite des activités de vérification.

— Étape de vérification des documents et d'observation sur le terrain: afin de rassembler des éléments de preuve concernant le respect des exigences du SVLK indonésien par l'entité contrôlée, l'OEC contrôle les systèmes et les procédures de l'entité en question, ainsi que les documents et registres pertinents. L'OEC effectue ensuite des contrôles sur le terrain pour vérifier la conformité, notamment par un contrôle croisé de ses conclusions et de celles figurant dans les rapports d'inspection officiels. L'OEC contrôle également le système de traçabilité du bois mis en place par l'entité contrôlée pour garantir l'existence d'éléments attestant que tout le bois entrant dans la chaîne d'approvisionnement est conforme aux exigences de légalité.

— Réunion de clôture de l'audit: les résultats de la vérification, en particulier tout problème de conformité qui pourrait avoir été constaté, sont présentés à l'entité contrôlée. L'entité contrôlée peut poser des questions concernant les résultats de la vérification et apporter des précisions sur les éléments présentés par l'OEC.

Établissement d'un rapport et prise de décision: l'équipe d'audit rédige un rapport de vérification selon une structure fournie par le ministère des forêts. Le rapport, qui comprend une description des constats de non-conformité et des décisions prises concernant la certification, est transmis à l'entité contrôlée dans un délai de quatorze jours civils après la réunion de clôture de l'audit et soumis par l'OEC au ministère des forêts.

Les conclusions de l'équipe chargée de l'audit sont utilisées principalement par l'OEC pour décider des résultats de l'audit de vérification. L'OEC prend une décision sur l'opportunité de délivrer un certificat de légalité sur la base du rapport de vérification établi par l'équipe chargée de l'audit.

En cas de non-conformité, l'OEC s'abstient d'émettre un certificat de légalité, empêchant ainsi le bois d'entrer dans la chaîne d'approvisionnement de bois légal vérifié. Une fois le problème de non-conformité réglé, l'opérateur peut soumettre à nouveau une demande de vérification de la légalité.

Les infractions constatées par l'OEC au cours de la vérification sont portées à la connaissance du ministère des forêts et traitées par les autorités responsables, conformément aux procédures administratives ou judiciaires. Si un opérateur est suspecté d'avoir enfreint la réglementation, les autorités nationales, provinciales ou de district peuvent décider d'arrêter les activités de cet opérateur.

Délivrance du certificat de légalité et reconduction de la certification: l'OEC délivre un certificat de légalité lorsqu'une entité contrôlée respecte intégralement tous les indicateurs et vérificateurs des normes de légalité, y compris les règles relatives au contrôle de la chaîne d'approvisionnement du bois.

L'OEC peut, à tout moment, communiquer au ministère des forêts des informations sur les certificats délivrés, modifiés, suspendus et retirés, et établit un rapport tous les trois mois. Le ministère des forêts publie ces rapports sur son site internet.

Selon le type de permis détenu par l'entité contrôlée, un certificat de légalité est valable pour une période de trois à dix ans, à l'issue de laquelle l'opérateur est soumis à un audit de reconduction de sa certification. La reconduction est effectuée avant la date d'expiration du certificat.

Surveillance: Selon le type de permis détenu par l'entité contrôlée, les opérateurs bénéficiant d'un certificat de légalité sont soumis à une surveillance annuelle selon les principes régissant les activités de vérification résumées ci-dessus. L'OEC peut également exercer une surveillance plus tôt que prévu si la portée de la vérification a été étendue.

L'équipe de surveillance établit un rapport de surveillance. Une copie de ce rapport comprenant une description de tout cas de non-conformité constaté est transmise au ministère des forêts. Les cas de non-conformité mis en évidence dans le cadre de la surveillance entraînent la suspension ou le retrait du certificat de légalité.

Audits spéciaux: les opérateurs bénéficiant d'un certificat de légalité sont tenus d'informer l'OEC de toute modification notable de la propriété, des structures, de la gestion ou des opérations susceptible d'avoir une incidence sur la qualité des contrôles de la légalité au cours de la période de validité du certificat. L'OEC peut procéder à des audits spéciaux pour enquêter sur les différends ou plaintes de toute sorte présentés par les contrôleurs indépendants, des institutions gouvernementales ou d'autres parties prenantes ou à la réception du rapport de l'opérateur sur les changements ayant une incidence sur la qualité de ses contrôles de la légalité. Les OEC effectuent aussi des audits spécifiques si l'opérateur indique qu'il a l'intention de transformer du bois saisi.

5.3. Vérification de la légalité au moyen de la déclaration de conformité des fournisseurs (SDoC) et de contrôles internes

La déclaration de conformité des fournisseurs, fondée sur la norme SNI/ISO 17050, est une “auto-déclaration”, telle que définie dans la norme ISO/IEC 17000, à savoir une attestation que produit la partie concernée après avoir vérifié que les exigences spécifiques ont été satisfaites.

La SDoC peut être utilisée par: i) les propriétaires de forêts privées; ii) les dépôts de bois agréés (uniquement les dépôts recevant exclusivement du bois provenant de forêts/terres privées ou du bois certifié SVLK dans le cadre de Perum Perhutani; iii) les entreprises familiales/artisanales; iv) les entreprises des secteurs primaire et secondaire qui transforment exclusivement du bois provenant de forêts/terres privées et ne sont pas titulaires d'un permis d'exportation. La SDoC s'applique: a) au bois provenant de forêts/terres privées; b) au bois provenant d'activités d'entretien de bords de route et de cimetières; c) au bois de recyclage/de démolition; et d) au bois et produits du bois importés.

La SDoC contient des informations sur le fournisseur, les produits et leurs sources, le document de transport, le destinataire des produits et de la date de délivrance. La SDoC d'un propriétaire de forêt privée contient également un titre de propriété des terres dont provient le bois. La SDoC est jointe au document de transport conformément à la réglementation administrative sur le bois. Les modalités d'émission de la SDoC et les contrôles correspondants figurent dans les lignes directrices du SVLK.

Le destinataire de la SDoC de forêts privées doit effectuer et documenter des contrôles internes sur la validité des informations à déclarer dans la SDoC préalablement à la signature du contrat d'achat et au moins une fois par an après la signature du contrat. Les informations contenues dans les SDoC émises par les dépôts de bois sont vérifiées par les destinataires de ces SDoC (entreprises des secteurs primaire et secondaire) à intervalles de trois mois en ce qui concerne la traçabilité des sources des grumes. Les OEC s'en assurent au moyen d'une vérification documentaire pratiquée lors de l'audit SVLK auquel sont soumis les destinataires certifiés. Le ministère des forêts peut, quant à lui, procéder à des contrôles par sondage, qui peuvent être confiés à des tiers compétents. Si des indices de fraude et d'irrégularités existent, le ministère des forêts peut effectuer des inspections spéciales auprès de l'opérateur utilisateur de la SDoC.

Tous les produits du bois couverts par un document V-Legal ou une autorisation FLEGT doivent provenir d'une chaîne d'approvisionnement certifiée par le SVLK et/ou pour laquelle une SDoC a été établie. Le bois et les produits du bois couverts par une SDoC ne peuvent accéder directement aux marchés internationaux. Cet accès n'est possible que par l'intermédiaire d'un opérateur certifié par le SVLK.

5.4. Vérification de la légalité des importations de bois et de produits dérivés du bois

Le règlement du ministère du commerce 78/M-DAG/PER/10/2014 dispose que le bois et les produits du bois importés doivent être accompagnés de documents garantissant la légalité du bois dans son pays de récolte. De ce fait, le modèle de la SDoC est également utilisé pour les importations. Seuls les importateurs (négociants) et les transformateurs enregistrés peuvent importer du bois et/ou des produits du bois en Indonésie. Ces opérateurs doivent faire preuve de toute la diligence requise en ce qui concerne l'importation de bois et/ou de produits du bois afin de réduire au minimum le risque d'introduction de bois illégal dans la chaîne d'approvisionnement indonésienne. Ils sont tenus de produire certaines informations, telles que les codes SH des produits, le connaissement, le pays de récolte, le pays d'origine, la preuve de la légalité du bois et le port d'exportation, dans le modèle de déclaration. Les procédures de diligence raisonnée comprennent la collecte des données, l'analyse des risques et l'atténuation des risques. Ces procédures sont menées au moyen du système en ligne SILK du ministère des forêts. Après avoir évalué chaque processus de diligence raisonnée mis en œuvre par un opérateur, le ministère émet une recommandation concernant l'importation à l'intention du ministère du commerce.

Lorsqu'ils effectuent leurs audits auprès d'un importateur, les OEC procèdent à un contrôle documentaire du système de diligence raisonnée appliquée. Les procédures relatives au système de diligence raisonnée et aux contrôles associés seront exposées en détail dans les lignes directrices du SVLK et les règles d'importation correspondantes.

5.5. Responsabilité du gouvernement en matière de contrôle

Le ministère des forêts, ainsi que les offices provinciaux et de district des forêts sont responsables du contrôle de la chaîne d'approvisionnement du bois et de la vérification des documents qui s'y rapportent (par exemple, les plans de travail annuels, les rapports d'abattage, les rapports de bilan des grumes, les documents de transport, les rapports de bilan des grumes/matières premières/produits transformés et les feuilles de pointage de la production). En cas d'incohérences, les fonctionnaires du ministère et de ces offices peuvent refuser l'approbation des documents de contrôle, ce qui se traduit par une suspension des opérations.

Les infractions relevées par les fonctionnaires chargés des forêts ou par des contrôleurs indépendants sont communiquées à l'OEC qui, après vérification, peut suspendre ou retirer le certificat de légalité qui avait été accordé. Les fonctionnaires chargés des forêts peuvent prendre les mesures de suivi appropriées conformément à la procédure réglementaire.

Le ministère des forêts reçoit également copie des rapports de vérification ainsi que des rapports de surveillance et des rapports d'audits spéciaux ultérieurs établis par l'OEC. Les infractions relevées par les OEC, par les fonctionnaires chargés des forêts ou par des contrôleurs indépendants font l'objet de communications entre les acteurs concernés et sont traitées selon les procédures administratives et judiciaires. Si un opérateur est suspecté d'avoir enfreint la réglementation, les autorités nationales, provinciales ou de district peuvent décider de suspendre ou d'arrêter les activités de l'opérateur en question. Les OEC révoquent immédiatement les certificats de légalité si les exigences de la norme de légalité ne sont plus remplies.

Le ministère des forêts met en place un groupe de travail ad hoc chargé d'examiner et d'instruire, au cas par cas, toute affaire de violation portant sur la délivrance d'un certificat de légalité et/ou d'un document V-Legal/d'une autorisation FLEGT (équipe de suivi).

6. Délivrance d'autorisations FLEGT

L'autorisation d'exportation applicable aux produits du bois FLEGT délivrée par l'Indonésie est le “document V-Legal”. Il s'agit d'une licence d'exportation qui fournit la preuve que les produits du bois exportés satisfont aux exigences des normes de légalité indonésiennes établies à l'annexe II et proviennent d'une chaîne d'approvisionnement disposant de contrôles adéquats pour empêcher l'entrée de bois de sources dont la légalité n'a pas été vérifiée. Le document V-Legal est délivré par les LV qui agissent en tant qu'autorités de délivrance des autorisations (LA) et sera utilisé en tant qu'autorisation FLEGT pour les expéditions à destination de l'Union une fois que les parties auront convenu d'appliquer le régime d'autorisation FLEGT.

Les procédures de délivrance des documents V-Legal/autorisations FLEGT figurent dans les lignes directrices du SVLK.

Le ministère des forêts a mis en place une unité d'information sur les autorisations chargée de gérer une base de données électronique comprenant les copies de tous les documents V-Legal/autorisations FLEGT et de tous les rapports de non-conformité établis par les LA. L'unité d'information sur les autorisations accordera l'accès en ligne à sa base de données aux autorités compétentes de l'Union. Dans le cas d'une enquête concernant l'authenticité, l'exhaustivité et la validité d'une autorisation FLEGT spécifique, l'autorité compétente dans l'Union pourra vérifier les informations relatives à l'autorisation au moyen de la base de données en ligne SILK. Pour de plus amples informations, les autorités compétentes de l'Union peuvent prendre contact avec l'unité d'information sur les autorisations, qui communiquera avec les LA compétentes en cas de besoin.

Le document V-Legal/l'autorisation FLEGT est délivré au lieu de groupage des envois avant l'exportation. La procédure est la suivante:

6.1. Le document V-Legal/l'autorisation FLEGT est émise par la LA qui a passé un contrat avec l'exportateur pour l'envoi de produits du bois à exporter.

6.2. Le système de traçabilité interne de l'exportateur doit apporter la preuve de la légalité du bois pour qu'il puisse bénéficier de l'autorisation d'exportation. L'étape précédente dans la chaîne d'approvisionnement est incluse dans le système de traçabilité interne de l'exportateur.

6.3. Pour qu'un document V-Legal puisse être délivré, tous les fournisseurs de la chaîne d'approvisionnement de l'exportateur concernés par l'expédition doivent être couverts par un certificat de légalité en cours de validité, un certificat SFM ou une SDoC.

6.4. Pour obtenir un document V-Legal/une autorisation FLEGT, un opérateur doit être enregistré en tant qu'exportateur (titulaire d'un certificat ETPIK) et disposer d'un certificat de légalité en cours de validité. Le titulaire d'un certificat ETPIK soumet une lettre de demande à la LA et joint les documents suivants pour démontrer que les matières premières issues du bois contenues dans le produit concerné proviennent uniquement de sources légales vérifiées (certification SVLK ou déclaration SDoC): 6.4.1. un résumé des documents de transport pour tous les bois/matières premières reçus par l'usine depuis le dernier audit (douze mois au maximum); et 6.4.2. les résumés des rapports de bilan des matières premières/du bois et des rapports de bilan du bois transformé depuis le dernier audit (douze mois au maximum).

6.5. La LA procède ensuite aux vérifications suivantes: 6.5.1. vérification de la validité du certificat de légalité de l'opérateur et de l'enregistrement ETPIK au moyen de la base de données de la LA et de la base de données SILK; 6.5.2. recoupement de données sur la base des résumés des documents de transport, du rapport de bilan des matières premières/du bois et du rapport de bilan du bois transformé; 6.5.3. contrôle du taux de récupération pour chaque type de produit (industrie primaire uniquement), sur la base de l'analyse du rapport de bilan des matières premières/du bois et du rapport de bilan du bois transformé; 6.5.4. si nécessaire, une visite sur le terrain peut être réalisée par la LA après rapprochement des données afin d'assurer la cohérence avec les informations à préciser dans le document V-Legal/l'autorisation FLEGT. Cela peut se faire au moyen de contrôles d'échantillons de marchandises destinées à l'exportation et d'inspections du fonctionnement de l'usine ou du dépôt de bois et des registres.

6.6. Résultat des vérifications: 6.6.1. si un titulaire ETPIK respecte la légalité et les exigences de la chaîne d'approvisionnement, la LA délivre un document V-Legal/une autorisation FLEGT selon le modèle présenté à l'annexe IV; 6.6.2. un titulaire ETPIK qui répond aux exigences précitées peut apposer sur les produits et/ou sur leur conditionnement un étiquetage signalant leur conformité (étiquetage V-Legal). Les lignes directrices nationales relatives à l'utilisation du marquage de conformité sont exposées dans les lignes directrices du SVLK; 6.6.3. si un titulaire ETPIK ne respecte pas la légalité ni les exigences de la chaîne d'approvisionnement, la LA émet un rapport de non-conformité au lieu du document V-Legal/de l'autorisation FLEGT. Le rapport de non-conformité entraîne un arrêt de la circulation du bois et/ou des produits du bois; 6.6.4. en cas de changement de configuration d'une expédition avant son départ du port d'exportation (par exemple, changements concernant la destination, le volume, les essences au sens des lignes directrices du SVLK), l'exportateur doit demander à l'autorité de délivrance des autorisations d'annuler l'autorisation d'exportation initiale et de délivrer de nouvelles autorisations(s). L'autorité de délivrance de l'autorisation doit signaler à la LIU toute annulation de certificat d'exportation; 6.6.5. en cas d'abus ou de falsification de certificats de légalité et/ou d'autorisations d'exportation par un opérateur, une sanction est infligée par le ministère des forêts conformément aux dispositions de la réglementation applicable.

6.7. La LA: 6.7.1. transmet une copie du document V-Legal/de l'autorisation FLEGT ou du rapport de non-conformité au ministère des forêts dans les vingt-quatre heures qui suivent la prise de décision; 6.7.2. présente tous les trois mois au ministère des forêts un rapport complet et un rapport succinct à destination du public décrivant le nombre de documents V-Legal/d'autorisations FLEGT délivrés, ainsi que le nombre et le type de problèmes de conformité constatés, dont une copie est transmise au ministère du commerce et au ministère de l'industrie.

7. Contrôle

Le SVLK indonésien prévoit un contrôle de la part de la société civile (contrôle indépendant). Pour rendre le système encore plus fiable dans le cadre d'un APV-FLEGT, une évaluation périodique (EP) est prévue.

Le contrôle indépendant est effectué par la société civile pour évaluer le respect par les opérateurs, les LP, les LV et les LA des exigences du SVLK indonésien, et notamment des normes et des lignes directrices relatives à l'accréditation. Dans ce contexte, on entend par société civile les entités juridiques indonésiennes, y compris les ONG, les communautés et les simples citoyens indonésiens.

L'objectif de l'évaluation périodique est de garantir de manière indépendante que le SVLK fonctionne comme prévu, ce qui renforce la crédibilité des autorisations FLEGT délivrées. Les constatations et recommandations du contrôle indépendant sont utilisées aux fins de l'évaluation périodique. Le mandat pour l'évaluation périodique figure à l'annexe VI.