ACTE N° 1/99 DE L'AUTORITÉ DE CONTRÔLE COMMUNE D'EUROPOL

du 22 avril 1999

établissant son règlement intérieur

(1999/C 149/01)

L'AUTORITÉ DE CONTRÔLE COMMUNE,

vu la convention sur la base de l'article K.3 du traité sur l'Union européenne, portant création d'un Office européen de police (convention Europol)(1), et notamment son article 24, paragraphe 7,

considérant qu'il appartient à l'autorité de contrôle commune, par une décision prise à l'unanimité, d'établir son propre règlement intérieur,

A ADOPTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT INTÉRIEUR:

RÈGLEMENT INTÉRIEUR

DE L'AUTORITÉ DE CONTRÔLE COMMUNE D'EUROPOL

TABLE DES MATIÈRES

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TITRE I

FONCTIONS ET COMPÉTENCES DE L'AUTORITÉ DE CONTRÔLE COMMUNE

Article premier

Fonctions

1. L'autorité de contrôle commune est chargée de surveiller, dans le respect de la convention, l'activité d'Europol afin de s'assurer que le stockage, le traitement et l'utilisation des données dont disposent les services d'Europol ne portent pas atteinte aux droits des personnes. En outre, elle contrôle la licéité de la transmission des données qui ont pour origine Europol (article 24, paragraphe 1, deux premières phrases, de la convention).

2. À cette fin, l'autorité de contrôle commune a notamment pour fonctions:

a) d'examiner les instructions de création de fichiers (article 12, paragraphe 1, deuxième phrase, et paragraphe 2, troisième phrase, de la convention);

b) d'examiner les dispositions relatives à l'établissement de rapports sur les demandes concernant des données à caractère personnel (article 16, première phrase, de la convention);

c) d'examiner les règles générales pour la transmission par Europol de données à caractère personnel à des États et instances tiers (article 18, paragraphe 2, deuxième phrase, de la convention);

d) d'examiner les questions concernant:

- l'application et l'interprétation de la convention en liaison avec l'activité d'Europol en matière de traitement et d'utilisation de données à caractère personnel (article 24, paragraphe 3, première proposition, de la convention),

- le contrôle indépendant effectué par les autorités de contrôle des États membres (article 24, paragraphe 3, deuxième proposition, de la convention),

- l'exercice du droit d'information (article 24, paragraphe 3, troisième proposition, de la convention),

- l'élaboration de propositions harmonisées en vue de trouver des solutions communes aux problèmes existants (article 24, paragraphe 3, quatrième proposition, de la convention);

e) d'examiner, à la demande de toute personne concernée, si les éventuels collecte, stockage, traitement et utilisation de données à caractère personnel la concernant ont été effectués au sein d'Europol de façon licite et correcte (article 24, paragraphe 4, de la convention);

f) d'établir des rapports d'activité à intervalles réguliers (article 24, paragraphe 6, de la convention).

Article 2

Compétences

1. Aux fins de l'exécution de ses fonctions, l'autorité de contrôle commune est dotée des compétences prévues par la convention.

2. En particulier, l'autorité de contrôle commune est autorisée à recueillir des informations auprès d'Europol, à obtenir l'accès à tous les documents et dossiers ainsi qu'un accès aux données stockées par Europol, et à se voir accorder le libre accès à tout moment à tous les locaux d'Europol (article 24, paragraphe 2, de la convention). Sont aussi visés les informations sur les matétiels et logiciels et l'accès à ceux-ci, chaque fois que cela est nécessaire pour l'exécution des tâches de l'autorité de contrôle commune. Les modalités peuvent être précisées dans des accords conclus entre l'autorité de contrôle commune et le conseil d'administration d'Europol.

Article 3

Comités

1. L'autorité de contrôle commune constitue le comité prévu à l'article 24, paragraphe 7, de la convention.

2. Elle peut créer une ou plusieurs autres commissions internes et en fixer la composition et le mandat (article 24, paragraphe 8, de la convention).

TITRE II

RÈGLEMENT INTÉRIEUR DE L'AUTORITÉ DE CONTRÔLE COMMUNE

Article 4

Composition

1. L'autorité de contrôle commune se compose au maximum de deux membres ou représentants de chacune des autorités de contrôle nationales qui constituent une délégation. Chaque membre peut avoir un suppléant. Les membres de l'autorité de contrôle commune et leurs suppléants sont nommés pour cinq ans par chaque État membre (article 24, paragraphe 1, troisième phrase, de la convention), ce mandat étant renouvelable.

2. Les membres de l'autorité de contrôle commune et leurs suppléants sont indépendants; ils ne sont liés par aucune instruction dans l'exercice de leurs obligations et ne sont soumis qu'à la loi. En particulier, ils ne peuvent être en même temps membres d'une autre instance créée au titre de la convention ou agents d'Europol.

En cas de conflit d'intérêts, la personne concernée le signale et ne prend pas part aux discussions ni à la décision prise sur cette question. Elle peut, le cas échéant, être exclue par un vote à bulletin secret acquis à la majorité des délégations présentes. La personne concernée est entendue avant qu'une exclusion ne soit prononcée, mais elle ne prend pas part à la décision. Si une personne se retire ou est exclue, elle peut être remplacée par son suppléant.

3. Seules les personnes ayant les capacités requises peuvent être désignées comme membres de l'autorité de contrôle commune ou comme membres suppléants (article 24, paragraphe 2, troisième phrase, de la convention). Les exigences propres au comité des recours sont particulièrement prises en compte à cet égard.

4. Lorsqu'un membre de l'autorité de contrôle commune est empêché de siéger, il peut se faire représenter par son suppléant.

5. Le mandat d'un membre de l'autorité de contrôle commune expire lorsqu'il démissionne et également lorsqu'il cesse de siéger en tant que membre ou représentant de l'autorité de contrôle nationale, à moins que son mandat ne soit prorogé par l'État membre concerné. Un membre ne peut être révoqué que conformément au droit national. La présente disposition s'applique également aux suppléants.

Article 5

Présidence

1. L'autorité de contrôle commune élit un président et un vice-président parmi ses membres, par un vote à bulletin secret acquis à la majorité des deux tiers des délégations présentes. Le vice-président n'appartient pas à la même délégation que le président. Si aucun des candidats n'obtient la majorité requise au premier tour, un deuxième tour a lieu entre les deux candidats qui ont obtenu le plus de voix. Le président et le vice-président sont élus pour un mandat de deux ans. Ils peuvent être réélus pour un mandat d'un an.

2. Le président représente l'autorité de contrôle commune et en préside les réunions. Il veille au bon déroulement de ses travaux. Il convoque les réunions de l'autorité de contrôle commune et décide du lieu, de la date et de l'heure de ces réunions. Il ouvre et clôture les réunions. Il élabore le projet d'ordre du jour et assure l'exécution des décisions de l'autorité de contrôle commune.

3. Le vice-président fait fonction de président en cas d'empêchement de celui-ci. En l'absence du vice-président, la fonction de vice-président est exercée par le membre le plus âgé. Le membre le plus âgé convoque la première réunion de l'autorité de contrôle commune et la préside jusqu'à l'élection du président.

4. Afin de préparer ses travaux sur une question particulière, l'autorité de contrôle commune peut désigner parmi ses membres, sur proposition du président, un ou plusieurs rapporteurs. S'il s'agit d'une question urgente, le président peut procéder d'office à cette désignation. Dans ce cas, il en informe sans délai les membres de l'autorité de contrôle commune.

5. Le président ou une majorité des délégations peuvent demander la présence à une réunion du directeur et inviter des agents d'Europol, des experts nationaux, des officiers de liaison et d'autres personnes à y assister.

Article 6

Méthodes de travail

1. L'autorité de contrôle commune se réunit au moins quatre fois par an. Elle se réunit en outre, à l'initiative du président et chaque fois que trois délégations au moins en font la demande motivée par écrit, ou en font oralement la demande au cours d'une des réunions précédentes. Le président du conseil d'administration et le directeur d'Europol peuvent proposer l'inscription de points à l'ordre du jour et proposer la convocation de l'autorité de contrôle commune.

2. Sauf dans les cas considérés comme urgents par le président, les convocations sont transmises en temps voulu pour qu'elles arrivent deux semaines au moins avant la réunion. La convocation comprend le projet d'ordre du jour et les documents nécessaires pour la réunion, à moins que la nature de ces documents ne le permette pas. L'ordre du jour définitif est adopté au début de chaque réunion.

3. L'autorité de contrôle commune ne peut valablement siéger que si deux tiers au moins des délégations sont présentes. Les décisions sont prises à la majorité simple des délégations présentes, sauf disposition contraire du présent règlement intérieur. Chaque délégation dispose d'une voix. En cas de partage égal des voix, le président a une voix prépondérante.

4. Les réunions de l'autorité de contrôle commune ne sont pas publiques. Ses documents sont confidentiels, à moins que l'autorité de contrôle commune n'en décide autrement. Toutefois, les documents présentés par Europol sont soumis à la réglementation sur la protection du secret visée à l'article 31, paragraphe 1, de la convention.

5. L'autorité de contrôle commune délibère sur la base de documents et de projets établis dans toutes les langues officielles des institutions de l'Union européenne. En cas d'urgence uniquement, il peut être fait exception à cette règle. Toutefois, chaque délégation a le droit de demander une traduction dans sa propre langue.

6. Les décisions de l'autorité de contrôle commune peuvent être prises par procédure écrite dans la mesure où toutes les délégations ont approuvé cette procédure lors d'une réunion. En cas d'urgence, le président est habilité à prendre l'initiative d'une procédure écrite. Dans l'un ou l'autre cas, le président transmet un projet de décision aux membres de l'autorité de contrôle commune. Si les délégations ne s'opposent pas au projet de décision, traduit dans leurs langues officielles respectives, dans un délai, spécifié par le président, de quatorze jours au moins à compter de la réception de la proposition, celle-ci est réputée adoptée. Si une délégation, dans un délai de cinq jours ouvrables à compter de la réception du projet de décision, demande qu'elle fasse l'objet de délibérations au sein de l'autorité de contrôle commune, la procédure écrite est suspendue.

Article 7

Vérifications sur place et experts

1. Dans le cadre des compétences que lui reconnaît l'article 24 de la convention, l'autorité de contrôle commune peut effectuer des vérifications en matière de protection des données auprès d'Europol.

2. L'autorité de contrôle commune peut désigner un ou plusieurs membres pour effectuer ces vérifications. Dans la mesure où elle le juge approprié, ces membres sont assistés d'experts choisis exclusivement sur une liste d'experts préalablement établie par l'autorité de contrôle commune et communiquée à Europol. Les experts figurant sur cette liste doivent appartenir au personnel des autorités de contrôle nationales et des services gouvernementaux, sauf si ces autorités et services n'en disposent pas. Tous les experts doivent satisfaire aux exigences de sécurité applicables en vertu de leur législation nationale.

3. Lorsque le président considère qu'une affaire est urgente, il peut désigner d'office lesdits membres et experts. Dans ce cas, il en informe sans délai les membres de l'autorité de contrôle commune.

4. Les membres de l'autorité de contrôle commune chargés de procéder à une vérification lui font rapport sur les résultats de leurs travaux.

Article 8

Procédure en cas de non-respect

Si l'autorité de contrôle commune constate que des dispositions de la convention n'ont pas été respectées en ce qui concerne le stockage, le traitement ou l'utilisation de données à caractère personnel, elle en informe le directeur d'Europol et lui demande par écrit que la réponse à ses observations lui soit apportéedans un délai qu'elle fixe. Si l'autorité de contrôle commune considère que la réponse est insuffisante ou ne lui a pas été apportée dans le délai imparti, ou si toute autre difficulté surgit, elle saisit par écrit le conseil d'administration (article 24, paragraphe 5, troisième phrase, de la convention). Le non-respect d'une décision définitive du comité des recours est considérée comme une violation de la convention.

Article 9

Procès-verbal

Toutes les réunions de l'autorité de contrôle commune font l'objet d'un procès-verbal. Le projet de procès-verbal est établi par le secrétariat sous la direction du président, et soumis à l'autorité de contrôle commune en vue de son adoption à sa prochaine réunion. Chaque membre a le droit de faire modifier le procès-verbal pour qu'il y soit tenu compte des observations qu'il a faites au cours de la réunion.

Article 10

Rapport d'activité

1. L'autorité de contrôle commune établit au minimum tous les deux ans un rapport d'activité. Un mois au moins avant que le rapport d'activité ne soit transmis au Conseil, le conseil d'administration a la faculté d'émettre un avis qui sera joint au rapport (article 24, paragraphe 6, de la convention).

2. L'autorité de contrôle commune décide de rendre public ou non son rapport d'activité et, le cas échéant, décide des modalités de cette publication.

TITRE III

RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU COMITÉ DES RECOURS

Article 11

Fonctions du comité des recours

1. Le comité des recours (ci-après dénommé "comité") examine les recours prévus à l'article 19, paragraphes 6, 7 et 8, à l'article 20, paragraphe 4, et à l'article 22, paragraphe 3, de la convention.

2. Le comité prend des décisions définitives à l'égard des questions visées au paragraphe 1.

3. Outre les compétences visées à l'article 2, paragraphe 2, le comité dispose des compétences prévues par la présente section.

Article 12

Composition

1. Le comité est composé d'un membre de chaque délégation auprès de l'autorité de contrôle commune. Chaque membre peut avoir un suppléant. Les membres du comité et leurs suppléants sont nommés pour cinq ans par l'autorité de contrôle commune, après avoir été désignés par la délégation concernée, ce mandat étant renouvelable.

2. Les membres du comité et leurs suppléants doivent avoir les qualifications nécessaires pour instruire et trancher les recours visés à l'article 11, paragraphe 1, notamment des compétences juridiques et de l'expérience en matière de règlement des conflits et en matière de protection des données.

3. Lorsqu'un membre du comité est empêché de siéger, il peut se faire représenter pas son suppléant.

4. Le mandat d'un membre du comité expire lorsqu'il démissionne ou cesse d'être membre de l'autorité de contrôle commune. La présente disposition s'applique également aux suppléants.

Article 13

Indépendance et impartialité

1. Les membres du comité sont indépendants et impartiaux; ils ne sont liés par aucune instruction de l'autorité de contrôle commune ni de qui que ce soitdans l'exercice de leurs obligations et ne sont soumis qu'à la loi. Durant leur mandat, ils ne peuvent mener d'activités qui soient incompatibles avec l'indépendance et l'impartialité liées à leur statut de membres du comité ou avec la disponibilité requise pour siéger dans le comité. Les activités qui sont ou qui ont été menées au nom de l'autorité de contrôle nationale ne sont pas considérées comme étant incompatibles avec les travaux du comité. Les dispositions du présent paragraphe s'appliquent également aux suppléants.

2. Lorsque la part prise par un membre du comité ou un suppléant à une affaire est telle que son impartialité est sérieusement mise en doute, ou lorsque se produit toute autre circonstance susceptible de porter préjudice au bon examen d'un recours, ce membre ou suppléant le signale et se retire de l'affaire.

3. Si un membre ou un suppléant est récusé par une des parties pour des motifs visés aux paragraphes 1 et 2, le comité, après avoir entendu la personne concernée et les autres parties, statue sur cette récusation en l'absence de l'intéressé par un vote secret.

4. Si une personne se retire ou est écartée de l'affaire conformément au paragraphe 3, elle est remplacée par son suppléant.

Article 14

Présidence

1. Le comité élit un président et un vice-président parmi ses membres, par un vote à bulletin secret acquis à la majorité des deux tiers des membres présents. Si aucun des candidats n'obtient la majorité requise au premier tour, un deuxième tour a lieu entre les deux candidats qui ont obtenu le plus de voix. Le président et le vice-président de l'autorité de contrôle commune ne peuvent être élus président ou vice-président du comité ni appartenir à la même délégation. Le président et le vice-président sont élus pour un mandat de deux ans. Ils peuvent être réélus pour un mandat d'un an.

2. Le président préside les réunions du comité. Il veille au bon déroulement des travaux du comité. Il convoque les réunions du comité et décide du lieu, de la date et de l'heure de ces réunions. Il élabore le projet d'ordre du jour.

3. Le vice-président fait fonction de président en cas d'empêchement de celui-ci. En l'absence du vice-président, la fonction de vice-président est exercée par le membre le plus âgé. Le membre le plus âgé convoque la première réunion du comité et la préside jusqu'à l'élection du président.

4. Afin de préparer ses délibérations, le comité peut désigner parmi ses membres, sur proposition du président, un ou plusieurs rapporteurs. En principe, le membre désigné comme rapporteur vient de l'État membre du requérant ou, si le requérant vient d'un État tiers, de l'État membre qui est concerné de plus près par l'affaire. S'il s'agit d'une question urgente, le président peut procéder d'office à cette désignation. Dans ce cas, il en informe sans délai les membres du comité. Le rapporteur examine le recours et présente au comité un rapport sur sa recevabilité et une proposition de suite à donner, notamment en ce qui concerne les mesures préparatoires nécessaires.

Article 15

Représentation

Le requérant peut se faire assister ou représenter par un avocat ou un conseil. Le comité peut écarter un avocat ou un conseil de la procédure pour inconduite grave. Dans ce cas, le président fixe un délai pour permettre à la partie concernée de désigner un autre avocat ou conseil, et la procédure est suspendue jusqu'à l'expiration de ce délai. Tout avocat ou conseil doit pouvoir produire un mandat du requérant en bonne et due forme, si le comité lui en fait la demande.

Article 16

Langues

1. La procédure se déroule dans une des langues officielles des institutions de l'Union européenne. Le requérant choisit la langue officielle dans laquelle la procédure se déroule. La langue de la procédure est utilisée pour les déclarations orales et les documents écrits des parties, ainsi que pour le procès-verbal et les décisions du comité.

2. Les documents rédigés dans une langue autre que celle de la procédure sont accompagnés d'une traduction dans la langue de la procédure. Si les documentssont très longs, la traduction présentée peut être limitée à des extraits ou à des résumés. Le comité peut, d'office ou à la demande d'une partie, exiger à tout moment une traduction complète.

3. Si nécessaire, tous les membres du comité et les parties bénéficient sans frais de services d'interprétation et de traduction. Les décisions du comité sont traduites dans toutes les langues officielles des institutions de l'Union européenne.

4. Lorsque aucune des langues officielles des institutions de l'Union européenne n'est comprise du requérant, la plainte peut être déposée dans une autre langue. Le requérant est tenu de déposer un résumé des faits dans une des langues officielles. Le président ou le rapporteur fait traduire la plainte dans la langue choisie.

Article 17

Engagement d'une procédure

1. Le recours est formé par le dépôt d'une plainte écrite auprès du secrétariat de l'autorité de contrôle commune dans les trois mois qui suivent la réception de la décision d'Europol par le requérant. En l'absence de décision, le recours est formé dans les trois mois qui suivent l'expiration des délais visés à l'article 19, paragraphe 6, à l'article 20, paragraphe 4, et à l'article 22, paragraphe 3, de la convention. Tout doute en matière de respect des délais est au bénéfice du requérant.

2. Le requérant indique dans ses grandes lignes l'objet de la plainte. L'identité du requérant, la nature et les motifs de la plainte doivent être clairement établis. La plainte est accompagnée de toute pièce justificative disponible. Le requérant peut retirer sa plainte à tout moment.

3. Le secrétariat accuse réception de la plainte dans un délai de quatre semaines et donne des informations générales sur le déroulement de la procédure.

4. Si la plainte ne répond pas aux conditions fixées au paragraphe 2, première et deuxième phrases, et à l'article 16, paragraphe 4, deuxième phrase, le secrétariat invite le requérant à remédier aux omissions éventuelles dans un délai de quatre semaines.

5. Les recours non conformes aux conditions établies sont rejetés par le comité, sur proposition du président ou du rapporteur. Un recours formé en dehors des délais visés au paragraphe 1 peut être jugé recevable si le retard est justifié par des circonstances particulières.

Article 18

Examen préliminaire

1. Si la plainte est conforme aux conditions établies, elle est examinée par le comité sur la base des dispositions ci-après en tenant compte de la convention, et notamment de ses articles 19, 20 et 22.

2. Copie de la plainte est adressée à Europol, qui soumet ses observations dans un délai de quatre semaines susceptible d'être prorogé de deux semaines.

3. Le comité peut décider, cas par cas, de faire intervenir en outre dans la procédure de recours une ou plusieurs unités nationales. Le requérant et Europol sont informés de cette décision. Les unités nationales concernées reçoivent une copie des observations d'Europol et du requérant pour qu'elles puissent établir leurs observations, qui doivent être soumises dans un délai de quatre semaines susceptible d'être prorogé de deux semaines.

4. Après réception des observations ou après expiration des délais, la plainte est examinée par le comité dans les trois mois qui suivent.

Article 19

Informations supplémentaires

1. Le comité peut inviter le requérant, Europol, les unités nationales, les autorités de contrôle nationales ou tout autre organisme à lui fournir des informations, éléments de preuve ou observations. Les parties concernées peuvent présenter au comité des propositions quant aux modalités d'examen de ces éléments de preuve ou demander l'examen d'autres éléments de preuve. Le comité accepte ces propositions et demandes dans la mesure nécessaire à l'examen de l'affaire.

2. Le comité peut également décider d'enquêter sur place auprès d'Europol. L'article 7 est également d'application. Dans ce cas, le requérant ou son conseil sont informés du résultat de l'enquête.

Article 20

Accès au dossier de la procédure

1. Toutes les parties ont, si elles le souhaitent, accès au dossier de la procédure et le secrétariat de l'autorité de contrôle commune leur fournit des extraits ou des photocopies à leurs propres frais. L'accès aux documents est refusé dans la mesure où cela est nécessaire:

- pour qu'Europol puisse s'acquitter dûment de ses fonctions,

- pour protéger la sécurité des États membres et l'ordre public ou pour lutter contre les infractions criminelles,

- pour protéger les droits et libertés des tiers,

et, par conséquent, l'intérêt de la partie concernée ne peut prévaloir.

2. Europol, les unités nationales et les autorités de contrôle nationales peuvent indiquer dans quelle mesure les informations qu'ils fournissent ne doivent pas être communiquées au demandeur, en exposant les raisons de cette restriction. Le comité peut demander que ces raisons soient précisées. Dans la mesure où le comité trouve ces raisons acceptables, les informations concernées ne sont pas divulguées. Le comité ne peut en décider autrement qu'en l'absence de raisons acceptables, et ce à l'unanimité. Dans cette hypothèse, le comité peut décider qu'un descriptif soit communiqué ou que certaines informations soient fournies au demandeur.

Article 21

Procédure orale

1. Les parties sont entendues par le comité si elles en font la demande. Le comité informe dûment les parties de leur droit à être entendues. Ce droit est exercé par écrit. Le comité décide d'avoir recours à une procédure orale, à la demande d'une des parties à la procédure, dans la mesure jugée nécessaire à l'examen de l'affaire. Le comité informe dûment les parties de leur droit à demander une procédure orale. Toutes les parties sont informées en temps utile qu'une procédure orale aura lieu et ont le droit d'être présentes.

2. La procédure orale est publique à moins que le comité ne décide, en vertu de ses fonctions ou à la demande d'une des parties, d'exclure le public en tout ou en partie, lorsque la sécurité publique, notamment pour les raisons visées à l'article 19, paragraphe 3, de la convention, ou la protection de la vie privée d'une personne l'exigent ou, dans la mesure strictement nécessaire, de l'avis du comité, dans des circonstances particulières lorsque le fait de la rendre publique risque d'affecter la décision sur le recours. Si un État membre qui est partie à la procédure, ou Europol, demande que le public ne soit pas admis aux audiences, le comité ne peut en décider autrement qu'en l'absence des raisons visées dans la première phrase du présent paragraphe, et ce seulement à l'unanimité.

3. Le comité peut décider, à la demande d'une partie ou de sa propre initiative, d'entendre une partie en dehors de la présence des autres parties, si cela est nécessaire pour assurer le bon fonctionnement d'Europol, pour garantir la sécurité d'un État membre ou pour protéger les intérêts du requérant ou d'une tierce partie. Les parties absentes sont informées du déroulement de la procédure en leur absence.

Article 22

Audition de témoins et d'experts

1. Le comité peut, à la demande d'une partie ou de sa propre initiative, entendre des témoins. Toutes les parties et les témoins concernés sont informés en temps opportun de la tenue de l'audition. L'article 21, paragraphes 2 et 3, est également d'application.

2. Les témoins convoqués par le comité peuvent demander le remboursement de leurs frais de voyage et de séjour ainsi qu'une compensation de leurs pertes de revenus, dans la mesure que le comité le juge équitable. Ils peuvent recevoir les avances nécessaires. Tous les paiements sont imputés au budget de l'autorité de contrôle commune.

3. Les témoins sont entendus par le comité. Les membres du comité peuvent poser des questions aux témoins. Avec l'autorisation du président, les parties peuvent poser des questions aux témoins. Avant le début de l'audition, le président rappelle aux témoins qu'ils sont tenus de dire la vérité.

4. Le comité peut nommer un expert et définir son mandat. L'expert a droit à une rémunération pour sa prestation. Le comité peut décider d'entendre l'expert. Les règles relatives à l'audition de témoins sont également d'application.

Article 23

Déclarations finales

Avant de parvenir à une décision définitive, le comité invite les parties à faire des déclarations finales.

Article 24

Procès-verbal

1. Le comité dresse le procès-verbal de ses travaux, qui reflète le déroulement de chaque audition et les déclarations qui y ont été faites. Les parties peuvent demander que certains documents ou déclarations soient inclus en tout ou en partie dans le procès-verbal. Le procès-verbal est signé par le président, transmis aux parties et classé au dossier. Dans les cas visés à l'article 21, paragraphe 2, ou à l'article 22, paragraphe 1, le comité impose des restrictions.

2. L'article 9 est également d'application pour toutes les réunions du comité auxquelles les parties n'assistent pas.

Article 25

Décision et confidentialité

1. Une réunion du comité ne peut avoir lieu que si quatre cinquièmes des membres ou de leurs suppléants sont présents.

2. Les décisions sont prises à la majorité simple des membres ou suppléments présents à la réunion, sauf si le présent règlement ou la convention en disposent autrement. En cas de partage égal des voix, le président a une voix prépondérante. Toutes les personnes qui prennent part à la décision définitive doivent avoir été présentes à une audition.

3. Les délibérations du comité restent confidentielles.

4. La décision définitive du comité contient les noms des parties et de leurs représentants, les noms des membres du comité qui ont participé à la décision, la date à laquelle la décision est annoncée, le dispositif de la décision, une brève présentation des faits de l'espèce et les motifs. Elle est annoncée lors d'une réunion publique et communiquée aux parties. Une copie en est transmise à l'autorité de contrôle commune.

Article 26

Notifications

Les notifications et autres communications aux parties, témoins et experts se font par des moyens qui garantissent de manière raisonnable que ces personnes sont dûment informées et qui, si nécessaire, peuvent être vérifiés.

Article 27

Frais de procédure

1. Le comité statue sur les frais de la procédure dans sa décision définitive. La procédure devant le comité est gratuite. Si le demandeur obtient gain de cause, tout ou partie des frais nécessaires qu'il a exposés pour introduire et faire instruire sa plainte sont pris en charge par Europol dans la mesure où le comité le juge équitable.

2. Si le requérant n'est pas en mesure de supporter tout ou partie des frais, il peut, à sa demande et à tout moment, se voir octroyer une assistance pour le paiement des frais. Lorsqu'il introduit la demande, il joint les documents prouvant qu'il est dans le besoin. Le comité peut retirer l'assistance à tout moment si les conditions qui ont justifié son octroi changent en cours d'instance. Si l'assistance est approuvée, les frais seront payés sur le budget de l'autorité de contrôle commune. Si cela est équitable, la décision définitive peut exiger d'une partie qu'elle rembourse au budget de l'autorité de contrôle commune les avances versées. Lorsqu'il introduit sa demande, le requérant déclare qu'il remboursera les frais si la décision définitive le prévoit.

Article 28

Respect de la légalité

Dans les cas non prévus par le présent règlement, le comité veille à ce que le déroulement de la procédure soit conforme aux principes généraux du droit communautaire visés à l'article F, paragraphe 2, du traité sur l'Union européenne.

TITRE IV

DISPOSITIONS FINALES

Article 29

Secrétariat

1. L'autorité de contrôle commune dispose d'un secrétariat basé au siège pour l'assister dans l'accomplissement de ses fonctions. Le secrétariat est un organe permanent dont le personnel est recruté sur la seule base de sa compétence. Les membres du personnel du secrétariat agissent dans le seul intérêt de l'autorité de contrôle commune, sont entièrement indépendants d'Europol et n'acceptent aucune instruction de la part d'aucune autre autorité. Le recrutement ou le détachement du personnel du secrétariat est effectué sur proposition de l'autorité de contrôle commune. Les membres du personnel du secrétariat n'entreprennent aucune autre activité sans l'autorisation du président de l'autorité de contrôle commune.

2. Le secrétariat est placé sous la direction du président de l'autorité de contrôle commune, conformément aux règles arrêtées par celle-ci. Le comité des recours peut également faire appel à ses services; dans l'exercice de ces fonctions, il est placé sous la direction du président de ce comité. Le secrétariat tient un registre des recours et de tous les autres documents.

3. Le secrétariat veille à ce que les obligations visées à l'article 32 de la convention soient également respectées dans le cadre des travaux de l'autorité de contrôle commune.

Article 30

Confidentialité

1. Les membres de l'autorité de contrôle commune, les suppléants, les experts et les membres du personnel du secrétariat sont tenus de traiter de manière confidentielle les informations qui viennent à leur connaissance dans le cadre de leur activité, à moins que l'exécution correcte de leur tâche n'exige le contraire. Ils restent soumis à cette obligation après la cessation de leurs fonctions.

2. Lors de leur nomination, les membres de l'autorité de contrôle commune, les suppléants, les experts et les membres du personnel du secrétariat déclarent accepter ces obligations.

3. En cas de violation de l'obligation de secret, tout membre de l'autorité de contrôle commune ou tout suppléant peut être suspendu par un vote à bulletin secret acquis à la majorité des deux tiers des délégations présentes à une réunion de l'autorité de contrôle commune. La personne concernée est entendue avant que la suspension ne soit prononcée, mais elle ne prend pas part à la décision. Cette disposition s'applique également au comité des recours lorsque la violation de l'obligation de secret a trait aux travaux de ce comité. Dans ce cas, l'autorité de contrôle commune est informée immédiatement.

Si un membre est suspendu, il est remplacé par son suppléant. La décision de suspension est communiquée à l'autorité nationale de contrôle qui a désigné le membre suspendu.

Article 31

Budget et frais

1. Le secrétariat prépare des propositions de budget annuel pour l'autorité de contrôle commune; une fois approuvées, celles-ci sont transmises au conseil d'administration avant la consultation prévue à l'article 24, paragraphe 9, de la convention.

2. L'autorité de contrôle commune décide du décaissement du budget qui lui est attribué, qui est géré par le secrétariat.

3. Les frais afférents à l'autorité de contrôle commune et au comité des recours, y compris ceux afférents aux membres du comité des recours et à leurs suppléants, qui sont nécessaires au bon exercice de leurs fonctions, sont imputés au budget de l'autorité de contrôle commune, conformément aux règles qu'elle aura arrêtées.

Article 32

Modification du règlement intérieur

L'autorité de contrôle commune statue à l'unanimité sur les modifications au présent règlement intérieur; ces modifications sont soumises au Conseil pour approbation à l'unanimité (article 24, paragraphe 7, première phrase, de la convention).

Article 33

Évaluation

Le présent règlement intérieur est évalué par l'autorité de contrôle commune dans un délai de un à trois ans après sont entrée en vigueur.

Article 34

Entrée en vigueur du règlement intérieur

Ce règlement intérieur entre en vigueur le jour qui suit celui de son approbation par le Conseil, conformément à l'article 24, paragraphe 7, de la convention(2).

Fait à Bruxelles, le 22 avril 1999.

Pour l'autorité de contrôle commune

Le président

Fergus GLAVEY

(1) JO C 316 du 27.11.1995, p. 1.

(2) Le règlement intérieur a été approuvé par le Conseil le 29 avril 1999.

DÉCLARATION DU CONSEIL

relative à l'article 4, paragraphe 5, et à l'article 12, paragraphe 4, adoptée lors de l'approbation du règlement intérieur de l'autorité de contrôle commune d'Europol

Les États membres reconnaissent que l'appartenance d'un membre ou d'un suppléant à l'autorité de contrôle commune ne saurait prendre fin avant le terme du mandat de l'intéressé pour des motifs liés à l'exercice d'une fonction au sein du comité des recours.