FR Journal officiel de l'Union européenne L 143/1

RÈGLEMENT (CE) N o 485/2008 DU CONSEIL

du 26 mai 2008

relatif aux contrôles, par les États membres, des opérations faisant partie du système de financement par le Fonds européen agricole de garantie

(version codifiée)

LE CONSEIL DE L’UNION EUROPÉENNE,

vu le traité instituant la Communauté européenne, et notamment son article 37,

vu la proposition de la Commission,

vu l’avis du Parlement européen (1),

considérant ce qui suit:

(1) Le règlement (CEE) no 4045/89 du Conseil du 21 décembre 1989 relatif aux contrôles, par les États membres, des opérations faisant partie du système de financement par le Fonds européen d’orientation et de garantie agricole, section «Garantie», et abrogeant la directive 77/435/CEE (2) a été modifié à plusieurs reprises (3) et de façon substantielle. Il convient, dans un souci de clarté et de rationalité, de procéder à la codification dudit règlement.

(2) Aux termes de l’article 9 du règlement (CE) no 1290/2005 du Conseil du 21 juin 2005 relatif au financement de la politique agricole commune (4), les États membres doivent prendre les mesures nécessaires pour assurer une protection efficace des intérêts financiers de la Communauté, et en particulier pour s’assurer de la réalité et de la régularité des opérations financées par le Fonds européen agricole de garantie (FEAGA) et par le Fonds européen agricole de développement rural (Feader), pour prévenir et poursuivre les irrégularités et pour récupérer les sommes perdues à la suite d’irrégularités ou de négligence.

(3) Le contrôle des documents commerciaux des entreprises bénéficiaires ou redevables peut constituer un moyen très efficace de contrôle des opérations faisant partie du système de financement du FEAGA. Ce contrôle complète les autres contrôles déjà effectués par les États membres. En outre, le présent règlement n’affecte pas les dispositions nationales en matière de contrôle qui sont plus étendues que celles qu’il prévoit.

(4) Les documents sur la base desquels le contrôle en question est effectué devraient être déterminés de manière à permettre un contrôle complet.

(5) Le choix des entreprises à contrôler devrait être effectué en tenant compte du caractère des opérations ayant lieu sous leur responsabilité, ainsi que de la répartition des entreprises bénéficiaires ou redevables en fonction de leur importance financière dans le cadre du système de financement du FEAGA.

(6) Il est, en outre, nécessaire de prévoir un nombre minimal de contrôles des documents commerciaux. Ce nombre devrait être déterminé par une méthode évitant des différences importantes entre les États membres en raison de la structure particulière de leurs dépenses dans le cadre du FEAGA. Cette méthode peut être arrêtée en prenant comme référence le nombre d’entreprises d’une certaine importance financière dans le système de financement du FEOGA, section «Garantie».

(7) Il importe de définir les pouvoirs des agents chargés des contrôles ainsi que l’obligation des entreprises de tenir à leur disposition, pendant une période déterminée, les documents commerciaux et de leur fournir les renseignements qu’ils demandent. Il convient, en outre, de prévoir que les documents commerciaux puissent être saisis dans certains cas.

(8) Il est nécessaire d’organiser la coopération entre les États membres compte tenu de la structure internationale du commerce agricole et dans la perspective du fonctionnement du marché intérieur. Il est également nécessaire qu’un système de documentation centralisée concernant des entreprises bénéficiaires ou redevables établies dans des pays tiers soit établi au niveau communautaire.

(9) S’il incombe en premier lieu aux États membres d’arrêter leurs programmes de contrôle, il est nécessaire que ces programmes soient communiqués à la Commission afin qu’elle puisse assumer son rôle de supervision et de coordination et que ces programmes soient arrêtés sur la base de critères appropriés. Les contrôles peuvent ainsi être concentrés sur des secteurs ou des entreprises à haut risque de fraude.

(10) Il est essentiel que chaque État membre dispose d’un service spécifique chargé du suivi de l’application du présent règlement et de la coordination des contrôles effectués en application de ce règlement. Les agents de ce service peuvent effectuer les contrôles des entreprises en application du présent règlement.

(11) Les services effectuant les contrôles en application du présent règlement devraient être organisés de manière indépendante des services effectuant les contrôles avant paiement.

(12) Les informations recueillies dans le cadre des contrôles des documents commerciaux devraient être couvertes par le secret professionnel.

(13) Il convient d’établir un échange d’informations au niveau communautaire afin que les résultats de l’application du présent règlement puissent être exploités avec plus d’effet,

A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:

Article premier

1. Le présent règlement concerne le contrôle de la réalité et de la régularité des opérations faisant directement ou indirectement partie du système de financement par le Fonds européen agricole de garantie (FEAGA), sur la base des documents commerciaux des bénéficiaires ou redevables, ou de leurs représentants, ci-après dénommés «entreprises».

2. Le présent règlement ne s’applique pas aux mesures couvertes par le système intégré de gestion et de contrôle relevant du règlement (CE) no 1782/2003 du Conseil du 29 septembre 2003 établissant des règles communes pour les régimes de soutien direct dans le cadre de la politique agricole commune et établissant certains régimes de soutien en faveur des agriculteurs (5). Conformément à la procédure visée à l’article 41, paragraphe 2, du règlement (CE) no 1290/2005, la Commission établit une liste des autres mesures auxquelles le présent règlement ne s’applique pas.

3. Aux fins du présent règlement, on entend par:

a) «documents commerciaux»: l’ensemble des livres, registres, notes et pièces justificatives, la comptabilité, les dossiers de production et de qualité et la correspondance, relatifs à l’activité professionnelle de l’entreprise, ainsi que les données commerciales, sous quelque forme que ce soit, y compris sous forme informatique, pour autant que ces documents ou données soient en relation directe ou indirecte avec les opérations visées au paragraphe 1;

b) «tiers»: toute personne physique ou morale présentant un lien direct ou indirect avec les opérations effectuées dans le cadre du système de financement par le FEAGA.

Article 2

1. Les États membres procèdent à des contrôles des documents commerciaux des entreprises en tenant compte du caractère des opérations à contrôler. Les États membres veillent à ce que le choix des entreprises à contrôler permette d’assurer au mieux l’efficacité des mesures de prévention et de détection des irrégularités dans le cadre du système de financement du FEAGA. La sélection tient notamment compte de l’importance financière des entreprises dans ce système et d’autres facteurs de risque.

2. Les contrôles visés au paragraphe 1 portent, pour chaque période de contrôle visée au paragraphe 7, sur un nombre d’entreprises qui ne peut être inférieur à la moitié des entreprises dont les recettes ou redevances ou la somme de celles-ci, dans le cadre du système du FEAGA, ont été supérieures à 150 000 EUR au titre de l’exercice financier du FEAGA précédant le début de la période de contrôle en question.

3. Pour chaque période de contrôle, et sans préjudice de leurs obligations définies au paragraphe 1, les États membres sélectionnent les entreprises à contrôler en fonction des résultats de l’analyse des risques appliquée au secteur des restitutions à l’exportation et à toutes les autres mesures auxquelles elle est applicable. Les États membres soumettent à la Commission leur proposition relative à l’utilisation de l’analyse des risques. Cette proposition contient toutes les informations utiles concernant la méthode à suivre, les techniques, les critères et la méthode de mise en œuvre. Elle est présentée au plus tard le 1er décembre de l’année précédant le début de la période de contrôle à laquelle elle doit s’appliquer. Les États membres tiennent compte des commentaires de la Commission sur leurs propositions, lesquels sont formulés dans les huit semaines suivant la réception des propositions.

4. En ce qui concerne les mesures pour lesquelles l’État membre estime que l’analyse des risques n’est pas applicable, les entreprises dont la somme des recettes ou redevances ou la somme de ces deux montants dans le cadre du système de financement du FEAGA s’est élevée à plus de 350 000 EUR et qui n’ont pas été contrôlées conformément au présent règlement au cours de l'une des deux périodes de contrôle précédentes doivent obligatoirement faire l’objet d’un contrôle.

5. Les entreprises dont la somme des recettes ou redevances a été inférieure à 40 000 EUR sont contrôlées en application du présent règlement uniquement pour des raisons spécifiques qui doivent être indiquées par les États membres dans leur programme annuel visé à l’article 10 ou par la Commission dans toute modification demandée de ce programme.

6. Dans les cas appropriés, les contrôles prévus au paragraphe 1 sont étendus aux personnes physiques ou morales auxquelles les entreprises sont associées, au sens de l’article 1er, ainsi qu’à toute autre personne physique ou morale susceptible de présenter un intérêt dans la poursuite des objectifs énoncés à l’article 3.

7. La période de contrôle se situe entre le 1er juillet et le 30 juin de l’année suivante.

Le contrôle porte sur une période d’au moins douze mois s’achevant au cours de la période de contrôle précédente; il peut être étendu pour des périodes, à déterminer par l’État membre, précédant ou suivant la période de douze mois.

8. Les contrôles effectués en application du présent règlement ne préjugent pas les contrôles effectués conformément aux articles 36 et 37 du règlement (CE) no 1290/2005.

Article 3

1. L’exactitude des principales données soumises au contrôle est vérifiée par des recoupements, y compris, au besoin, les documents commerciaux de tiers, en nombre approprié au niveau de risque présenté, comprenant notamment:

a) des comparaisons avec les documents commerciaux des fournisseurs, des clients, des transporteurs ou d’autres tiers;

b) le cas échéant, des contrôles physiques de la quantité et de la nature des stocks;

c) des comparaisons avec la comptabilité des mouvements financiers en amont ou en aval des opérations effectuées dans le cadre du système de financement par le FEAGA, et

d) des vérifications, au niveau de la comptabilité ou des registres des mouvements financiers qui reflètent, à la date du contrôle, l’exactitude des documents qui servent de base, à l’organisme d’intervention, pour le paiement de l’aide au bénéficiaire.

2. Plus particulièrement, lorsque les entreprises sont obligées de tenir une comptabilité de matière spécifique conformément aux dispositions communautaires ou nationales, le contrôle de cette comptabilité comprend, dans les cas appropriés, la comparaison de celle-ci avec les documents commerciaux et, le cas échéant, avec les quantités en stock de l’entreprise.

3. Pour la sélection des opérations à contrôler, il est pleinement tenu compte du niveau de risque présenté.

Article 4

Les entreprises conservent les documents commerciaux pendant au moins trois années, à compter de la fin de l’année de leur établissement.

Les États membres peuvent prévoir une période plus longue pour la conservation de ces documents.

Article 5

1. Les responsables des entreprises ou un tiers s’assurent que tous les documents commerciaux et les renseignements complémentaires sont fournis aux agents chargés du contrôle ou aux personnes habilitées à cet effet. Les données stockées sous forme informatique sont fournies sur un support adéquat.

2. Les agents chargés du contrôle ou les personnes habilitées à cet effet peuvent se faire délivrer des extraits ou des copies des documents visés au paragraphe 1.

3. Lorsque, au cours du contrôle effectué au titre du présent règlement, les documents commerciaux conservés par l’entreprise sont jugés inadéquats aux fins du contrôle, il est demandé à l’entreprise d’établir à l’avenir ces documents selon les instructions de l’État membre responsable du contrôle, sans préjudice des obligations définies dans d’autres règlements relatifs au secteur concerné.

Les États membres fixent la date à partir de laquelle ces documents doivent être établis.

Lorsque tout ou partie des documents commerciaux devant faire l’objet d’un contrôle dans le cadre du présent règlement se trouvent dans une entreprise appartenant au même groupe commercial, à la même société ou à la même association d’entreprises gérées sur une base unifiée que l’entreprise contrôlée, qu’elle soit située sur le territoire communautaire ou en dehors de celui-ci, l’entreprise contrôlée doit mettre ces documents à la disposition des agents responsables du contrôle, en un lieu et à une date à déterminer par l’État membre responsable de l’exécution du contrôle.

Article 6

1. Les États membres s’assurent que les agents chargés des contrôles ont le droit de saisir ou de faire saisir les documents commerciaux. Ce droit s’exerce dans le respect des dispositions nationales en la matière et n’affecte pas l’application de règles régissant la procédure pénale concernant la saisie de documents.

2. Les États membres prennent les mesures adéquates pour sanctionner les personnes physiques ou morales qui ne respectent pas les obligations prévues par le présent règlement.

Article 7

1. Les États membres se prêtent mutuellement l’assistance nécessaire pour l’exécution des contrôles prévus aux articles 2 et 3 dans les cas suivants:

a) lorsqu’une entreprise ou un tiers est établi dans un État membre autre que celui où le paiement et/ou le versement du montant concerné est intervenu ou aurait dû intervenir;

b) lorsqu’une entreprise ou un tiers est établi dans un autre État membre autre que celui où se trouvent les documents et informations nécessaires au contrôle.

La Commission peut coordonner des actions communes comportant une assistance mutuelle entre deux ou plusieurs États membres. Des dispositions relatives à une telle coordination sont élaborées conformément à la procédure visée à l’article 41, paragraphe 2, du règlement (CE) no 1290/2005.

Dans le cas où deux ou plusieurs États membres incluent dans le programme communiqué conformément à l’article 10, paragraphe 2, une proposition d’action commune impliquant une assistance mutuelle importante, la Commission peut, à leur demande, autoriser une réduction jusqu’à concurrence de 25 % du nombre minimal de contrôles prévus à l’article 2, paragraphes 2 à 5, pour les États membres concernés.

2. Au cours des trois premiers mois suivant l’exercice financier du FEAGA au cours duquel le paiement et/ou le versement sont intervenus, les États membres communiquent une liste des entreprises visées au paragraphe 1, point a), à chaque État membre où une telle entreprise est établie. Cette liste comprend tous les détails nécessaires pour permettre à l’État membre destinataire d’identifier ces entreprises et d’assumer ses obligations de contrôle. L’État membre destinataire est responsable du contrôle de ces entreprises conformément à l’article 2. Une copie de chaque liste est adressée à la Commission.

L’État membre où le paiement ou le versement est intervenu peut demander à l’État membre où l’entreprise est établie de contrôler quelques-unes des entreprises de cette liste conformément à l’article 2, en indiquant la raison pour laquelle la demande est nécessaire et en particulier les risques y associés.

L’État membre qui reçoit la demande tient dûment compte des risques liés à l’entreprise, qui sont communiqués par l’État membre demandeur.

L’État membre requis informe l’État membre demandeur de la suite donnée à la demande. En cas de contrôle d’une entreprise de cette liste, l’État membre requis qui a effectué le contrôle informe l’État membre demandeur des résultats de ce contrôle au plus tard trois mois après la fin de la période de contrôle.

Un aperçu de ces demandes est envoyé à la Commission chaque trimestre, dans le délai d’un mois suivant la fin du trimestre. La Commission peut réclamer qu’une copie des demandes individuelles lui soit fournie.

3. Au cours des trois premiers mois suivant l’exercice du FEAGA au cours duquel le paiement est intervenu, les États membres communiquent à la Commission une liste des entreprises établies dans un pays tiers pour lesquelles le paiement et/ou le versement du montant en question sont intervenus ou auraient dû intervenir dans cet État membre.

4. Si des informations supplémentaires sont requises dans un autre État membre dans le cadre du contrôle d’une entreprise conformément à l’article 2, et notamment de vérifications croisées conformément à l’article 3, des demandes spécifiques de contrôle peuvent être présentées en indiquant les motifs de la demande. Un aperçu de ces demandes spécifiques est envoyé à la Commission chaque trimestre, dans le délai d’un mois suivant la fin du trimestre. La Commission peut réclamer qu’une copie des demandes individuelles lui soit fournie.

La réponse à la demande est donnée au plus tard dans un délai de six mois suivant la réception de celle-ci et les résultats du contrôle sont communiqués sans retard à l’État membre demandeur et à la Commission. La communication à la Commission est effectuée chaque trimestre dans le délai d’un mois suivant la fin du trimestre.

5. Conformément à la procédure visée à l’article 41, paragraphe 2, du règlement (CE) no 1290/2005, la Commission fixe des exigences minimales pour le contenu des demandes visées aux paragraphes 2 et 4 du présent article.

Article 8

1. Les informations recueillies au cours des contrôles prévus par le présent règlement sont couvertes par le secret professionnel. Elles ne peuvent être communiquées à des personnes autres que celles qui, de par leurs fonctions dans les États membres ou dans les institutions des Communautés, sont appelées à les connaître pour l’accomplissement de ces fonctions.

2. Le présent article ne préjuge pas les dispositions nationales concernant la procédure judiciaire.

Article 9

1. Avant le 1er janvier suivant la période de contrôle, les États membres communiquent à la Commission un rapport détaillé sur l’application du présent règlement.

Ce rapport doit faire état des difficultés éventuellement rencontrées ainsi que des mesures prises pour les surmonter et présenter, le cas échéant, des suggestions d’amélioration.

2. Les États membres et la Commission procèdent régulièrement à un échange de vues sur l’application du présent règlement.

3. La Commission évalue annuellement le progrès réalisé dans son rapport annuel sur l’administration du Fonds, visé à l’article 43 du règlement (CE) no 1290/2005.

Article 10

1. Les États membres établissent le programme des contrôles qui vont être effectués, conformément à l’article 2, au cours de la période de contrôle suivante.

2. Chaque année, avant le 15 avril, les États membres communiquent à la Commission leur programme visé au paragraphe 1 en précisant:

a) le nombre d’entreprises qui seront contrôlées et leur répartition par secteur compte tenu des montants y relatifs;

b) les critères qui ont été retenus pour l’élaboration du programme.

3. Les programmes établis par les États membres et communiqués à la Commission sont mis en œuvre par les États membres si, dans un délai de huit semaines, la Commission n’a pas fait connaître ses observations.

4. Les modifications apportées par les États membres aux programmes sont régies par la même procédure.

5. Dans des cas exceptionnels, la Commission peut, à n’importe quel stade, demander que soit incluse dans le programme d’un ou de plusieurs États membres une catégorie particulière d’entreprises.

Article 11

1. Dans chaque État membre, un service spécifique est chargé du suivi de l’application du présent règlement, et:

a) soit de l’exécution des contrôles y prévus par des agents qui dépendent directement de ce service spécifique;

b) soit de la coordination des contrôles effectués par des agents qui dépendent d’autres services.

Les États membres peuvent également prévoir que les contrôles à effectuer en application du présent règlement sont répartis entre le service spécifique et d’autres services nationaux, pour autant que le premier en assure la coordination.

2. Le ou les services chargés de l’application du présent règlement doivent être organisés de manière à être indépendants des services ou branches de services chargés des paiements et des contrôles effectués avant ceux-ci.

3. En vue d’assurer l’application correcte du présent règlement, le service spécifique visé au paragraphe 1 prend toutes les initiatives et les dispositions nécessaires.

4. Le service spécifique veille en outre:

a) à la formation des agents nationaux chargés des contrôles visés par le présent règlement, destinée à leur permettre d’acquérir des connaissances suffisantes en vue de l’accomplissement de leurs tâches;

b) à la gestion des rapports de contrôle et de toute la documentation ayant trait aux contrôles effectués et prévus en application du présent règlement;

c) à la rédaction et à la communication des rapports visés à l’article 9, paragraphe 1, ainsi que des programmes visés à l’article 10.

5. Le service spécifique est investi par l’État membre concerné de tout pouvoir nécessaire pour accomplir les tâches visées aux paragraphes 3 et 4.

Il est composé d’agents dont le nombre et la formation sont appropriés pour permettre la réalisation de ces tâches.

6. Le présent article ne s’applique pas lorsque le nombre minimal d’entreprises à contrôler en vertu de l’article 2, paragraphes 2 à 5, est inférieur à dix.

Article 12

Les montants en euros figurant dans le présent règlement sont convertis, le cas échéant, en monnaies nationales par application des taux de change en vigueur le premier jour ouvrable de l’année où la période de contrôle commence, et publiés dans la série C du Journal officiel de l’Union européenne.

Article 13

Les modalités d’application du présent règlement sont arrêtées, en tant que de besoin, selon la procédure visée à l’article 41, paragraphe 2, du règlement (CE) no 1290/2005.

Article 14

Les articles 36 et 37 du règlement (CE) no 1290/2005 s’appliquent au contrôle des dépenses spécifiques financées par la Communauté au titre du présent règlement.

Article 15

1. Conformément aux dispositions législatives nationales applicables en la matière, les agents de la Commission ont accès à tous les documents préparés en vue de ou à la suite des contrôles organisés au titre du présent règlement, ainsi qu’aux données recueillies, y compris celles qui sont mémorisées par des systèmes informatiques. Celles-ci sont présentées, sur demande, sur un support adéquat.

2. Les contrôles visés à l’article 2 sont effectués par les agents de l’État membre.

Les agents de la Commission peuvent participer à ces contrôles. Ils ne peuvent exercer eux-mêmes les compétences de contrôle reconnues aux agents nationaux; ils ont cependant accès aux mêmes locaux et aux mêmes documents que les agents de l’État membre.

3. Lorsque les contrôles se déroulent selon les modalités indiquées à l’article 7, des agents de l’État membre demandeur peuvent être présents, avec l’accord de l’État membre requis, aux contrôles effectués dans l’État membre requis et avoir accès aux mêmes locaux et aux mêmes documents que les agents de cet État membre.

Les agents de l’État membre demandeur présents lors des contrôles effectués dans l’État membre requis doivent pouvoir, à tout moment, justifier de leur qualité officielle. Les contrôles sont, en toutes circonstances, effectués par des agents de l’État membre requis.

4. Lorsque des dispositions nationales en matière de procédure pénale réservent certains actes à des agents spécifiquement désignés par la loi nationale, ni les agents de la Commission, ni les agents de l’État membre visés au paragraphe 3, ne participent à ces actes. En tout état de cause, ils ne participent notamment pas aux visites domiciliaires ou à l’interrogatoire formel des personnes dans le cadre de la loi pénale de l’État membre. Ils ont toutefois accès aux informations ainsi obtenues.

Article 16

Le règlement (CEE) no 4045/89, modifié par les règlements énumérés à l’annexe I, est abrogé.

Les références faites au règlement abrogé s’entendent comme faites au présent règlement et sont à lire selon le tableau de correspondance figurant à l’annexe II.

Article 17

Le présent règlement entre en vigueur le vingtième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l’Union européenne.

Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre. Fait à Bruxelles, le 26 mai 2008. Par le Conseil Le président D. RUPEL

(1) Avis rendu le 19 juin 2007 (non encore paru au Journal officiel).

(2) JO L 388 du 30.12.1989, p. 18. Règlement modifié en dernier lieu par le règlement (CE) no 2154/2002 (JO L 328 du 5.12.2002, p. 4).

(3) Voir annexe I.

(4) JO L 209 du 11.8.2005, p. 1. Règlement modifié en dernier lieu par le règlement (CE) no 1437/2007 (JO L 322 du 7.12.2007, p. 1).

(5) JO L 270 du 21.10.2003, p. 1. Règlement modifié en dernier lieu par le règlement (CE) no 293/2008 de la Commission (JO L 90 du 2.4.2008, p. 5).