Rapport

sur les états financiers de la Fondation européenne pour la formation (FEF - Turin) pour l'exercice clos le 31 décembre 1999, accompagné des réponses de la Fondation

(2000/C 373/06)

TABLE DES MATIÈRES

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OPINION DE LA COUR

1. Le présent rapport est adressé au conseil de direction de la Fondation européenne pour la formation, conformément à l'article 11, paragraphe 4, du règlement (CEE) n° 1360/90 du Conseil(1).

2. La Cour a examiné les états financiers de la Fondation européenne pour la formation pour l'exercice clos le 31 décembre 1999. Conformément à l'article 11, paragraphe 1, du règlement (CEE) n° 1360/90 du Conseil, le budget a été exécuté sous la responsabilité du directeur. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des états financiers(2) conformément aux dispositions financières internes prévues à l'article 12 du règlement (CEE) n° 1360/90 du Conseil. La Cour des comptes est tenue de procéder à l'examen de ces comptes par l'article 248 du traité instituant la Communauté européenne.

3. La Cour a effectué son audit conformément à ses politiques et normes d'audit. Celles-ci ont été adaptées des normes internationales d'audit généralement admises pour refléter le caractère spécifique du contexte communautaire. Elle a examiné les documents comptables et appliqué les procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. La Cour a obtenu, par cet audit, une base adéquate pour étayer l'opinion exprimée ci-après.

4. Cet examen a permis à la Cour d'obtenir l'assurance raisonnable que les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 1999 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

PRINCIPALES OBSERVATIONS SUR L'EXÉCUTION DU BUDGET DE LA FONDATION EUROPÉENNE POUR LA FORMATION (FEF - TURIN) POUR L'EXERCICE CLOS LE 31 DÉCEMBRE 1999

Analyse de l'exécution budgétaire

5. Les crédits définitifs de la Fondation pour l'exercice 1999, soit 16,2 millions d'euros, ont été utilisés à hauteur de 13,3 millions d'euros (soit 82 %) durant l'exercice, 2,9 millions d'euros (soit 18 %) ont été reportés de droit à l'exercice 2000 et 0,06 million d'euros (soit 0,4 %) ont été annulés au 31 décembre 1999.

6. L'essentiel des dépenses de l'exercice est constitué par des frais de personnel (10,2 millions d'euros) et de fonctionnement (0,9 million d'euros). Les reports à l'exercice suivant intéressent principalement les crédits opérationnels de la Fondation: ils s'élèvent à 2,3 millions d'euros, soit près de 50 % de la dotation du titre correspondant (voir aussi point 8 ci-après).

7. Les crédits reportés de droit de l'exercice 1998 à l'exercice 1999, soit 3,5 millions d'euros, ont été utilisés dans leur quasi-totalité pour ce qui concerne les titres I et II du budget (dépenses de personnel et de fonctionnement), et, dans une moindre mesure pour les crédits opérationnels, dont 0,3 million d'euros, sur 2,2 millions d'euros de reports, ont été annulés au 31 décembre 1999.

Réglementation financière

Procédure budgétaire

8. L'article 10, paragraphe 4, du règlement de base de la Fondation(3) prévoit que: "Le conseil de direction (...) arrête le budget de la Fondation en même temps que le programme de travail au début de chaque exercice budgétaire, en l'ajustant aux différentes contributions accordées à la Fondation et aux fonds provenant d'autres sources." L'application pratique de cette disposition aboutit à ce que le budget de chaque exercice n'est formellement adopté au plus tôt qu'au milieu du premier trimestre de l'exercice considéré. Compte tenu de l'obligation d'adopter en même temps le programme de travail, le lancement des projets financés sur crédits opérationnels est décalé et, étant donné le temps nécessaire à la conclusion des contrats (recherche de partenaires, études préliminaires, saisine de la commission consultative des achats et des marchés....), nombre d'entre eux ne sont signés que dans les toutes dernières semaines, voire les tout derniers jours de l'exercice, cela à seule fin de pouvoir engager des crédits qui, sans cela, tomberaient en annulation le 31 décembre.

9. Le caractère persistant de cette situation, qui avait déjà fait l'objet d'une observation de la Cour dans son précédent rapport annuel concernant la Fondation(4), doit rapidement trouver une solution d'ordre procédural ou réglementaire afin que cette dernière puisse mettre en oeuvre son programme de travail dès le 1er janvier de chaque exercice.

Présentation des états financiers

10. En 1999 tout comme en 1998(5), la Fondation n'a pas publié son budget et le tableau de ses effectifs au Journal officiel des Communautés européennes; elle a, de sa propre initiative, remplacé cette publication par la mise à disposition de certaines informations à caractère budgétaire sur son site Internet. La Cour considère que cette formule ne correspond pas aux dispositions de l'article 13 du règlement financier de la Fondation.

11. Dans ses rapports annuels 1996(6), 1997(7) et 1998(8) relatifs à la Fondation, la Cour avait attiré l'attention sur la gestion des subventions Phare, Tacis et Tempus, environ 330 millions d'euros durant l'exercice 1999, qui sont gérées hors budget par la Fondation. Le solde d'environ soixante comptes bancaires, 80,5 millions d'euros au 31 décembre 1999, dont la Fondation dispose pour gérer ces subventions, ne figure pas dans les états financiers.

Gestion du personnel

12. Les droits financiers du personnel sont rarement fixés par le biais de décisions formelles et motivées de l'autorité habilitée à conclure les contrats d'engagement.

13. Les dossiers individuels ne contiennent pas toujours les informations indispensables à la détermination ou au calcul des droits accordés. Par ailleurs, les services administratifs ne procèdent pas systématiquement à leur réexamen. Dès lors, certaines prestations peuvent être versées sans justification.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 27 septembre 2000.

Par la Cour des comptes

Jan O. Karlsson

Président

(1) Règlement (CE) n° 1572/98 du Conseil amendant le règlement (CE) n° 1360/90 (JO L 206 du 23.7.1998, p. 1).

(2) En application de l'article 11, paragraphe 3, du règlement (CEE) n° 1360/90 du Conseil, les comptes détaillés de la totalité des recettes et des dépenses de la Fondation pour l'exercice budgétaire 1999 ont été établis le 19 mai 2000 et ensuite transmis au conseil de direction de la Fondation, à la Commission et à la Cour des comptes, cette dernière les ayant reçus le 29 mai 2000. La version abrégée de ces états financiers est présentée dans les tableaux annexés au présent rapport.

(3) JO L 131 du 23.5.1990, p. 4.

(4) JO C 372 du 22.12.1999, p. 33 et 34, points 13 et 14.

(5) JO C 372 du 22.12.1999, p. 33, point 6.

(6) JO C 393 du 29.12.1997, p. 41 et 42, point 1.11.

(7) JO C 406 du 28.12.1998, p. 38, point 1.5.

(8) JO C 372 du 22.12.1999, p. 33, point 5.

Tableau 1

Bilan financier aux 31 décembre 1999 et 31 décembre 1998

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Tableau 2

Comptes de gestion des exercices 1999 et 1998

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Réponses de la fondation

Approbation du programme de travail et du budget par le conseil de direction au cours du premier trimestre (points 8 et 9)

Nous reconnaissons que l'approbation du programme de travail et du budget de la Fondation vers le milieu du premier trimestre reporte la signature de nombreux contrats à la fin de l'année. La Fondation admet que cette situation doit changer rapidement. La Fondation et la Commission européenne (qui préside le conseil de direction) ont donc décidé d'un commun accord que le programme de travail et le budget seraient à l'avenir soumis au conseil de direction pour adoption lors de la réunion d'automne qui précède l'année en question. Le programme de travail 2001 et le budget 2001 seront présentés au conseil de direction pour adoption en novembre 2000.

Publication du budget sur l'Internet plutôt qu'au Journal officiel (point 10)

Depuis 1998, la Fondation a publié l'intégralité de son budget sur l'Internet avec l'accord total de la Commission et du Parlement européen. La Fondation pense que la publication sur le réseau mondial atteint un public plus vaste que la publication au Journal officiel. Celle-ci a permis notamment au citoyen européen d'avoir plus facilement accès au budget, et il y voit davantage de transparence. Cette action est clairement dans l'esprit de l'article 13 du règlement financier. Compte tenu des contraintes budgétaires permanentes, la publication intégrale du budget sur l'Internet uniquement permet à la Fondation de faire de sérieuses économies.

Subventions Phare, Tacis et Tempus (point 11)

En ce qui concerne le solde de 80,5 millions d'euros, la Fondation doit garder les fonds qu'elle détient au nom de la Commission séparés du financement général. Des rapports financiers sont tenus individuellement pour chaque convention avec leur solde bancaire respectif.

Gestion du personnel (points 12 et 13)

Même si les droits financiers du personnel de la Fondation sont établis correctement et certifiés par des pièces justificatives, l'unité "personnel" a, par le passé, procédé à la vérification de ceux-ci. La Fondation admet qu'il convient d'introduire une procédure plus formaliste. À l'avenir, la Fondation s'y attachera au moyen d'un formulaire de détermination des droits financiers que signera l'autorité investie du pouvoir de conclure les contrats d'engagement (en l'espèce, le directeur).

Les dossiers individuels contiennent toutes les informations nécessaires pour la détermination ou le calcul des droits accordés, à l'exception des contrats d'engagement et leurs avenants qui sont conservés dans des archives différentes. Le transfert des contrats vers les dossiers individuels est en cours et il sera terminé à la fin du mois de juin 2000. En outre, le formulaire de détermination des droits financiers précité sera à la base d'une vérification annuelle systématique du maintien de la justification des droits financiers accordés.