Décision de la Commission

du 23 janvier 2002

modifiant son règlement intérieur

[notifiée sous le numéro C(2002) 99]

(2002/47/CE, CECA, Euratom)

LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,

vu le traité instituant la Communauté européenne, et notamment son article 218, paragraphe 2,

vu le traité instituant la Communauté européenne du charbon et de l'acier, et notamment son article 16,

vu le traité instituant la Communauté européenne de l'énergie atomique, et notamment son article 131,

vu le traité sur l'Union européenne, et notamment son article 28, paragraphe 1, et son article 41, paragraphe 1,

DÉCIDE:

Article premier

Les dispositions concernant l'administration des documents, dont le texte figure à l'annexe de la présente décision, sont ajoutées en annexe au règlement intérieur de la Commission(1).

Article 2

La décision de la Commission du 18 mars 1986 portant sur l'administration des documents(2) est abrogée.

Article 3

La présente décision entre en vigueur le jour de sa publication au Journal officiel des Communautés européennes.

Fait à Bruxelles, le 23 janvier 2002.

Par la Commission

Le président

Romano Prodi

(1) JO L 308 du 8.12.2000, p. 26.

(2) SEC(86) 388.

ANNEXE

DISPOSITIONS CONCERNANT L'ADMINISTRATION DES DOCUMENTS

Considérant ce qui suit:

(1) Les activités et les décisions de la Commission dans les domaines politique, législatif, technique, financier et administratif se concrétisent toutes, à un moment donné, par la production de documents.

(2) Ces documents doivent être administrés selon des règles applicables à l'ensemble des directions générales et des services assimilés, car ils constituent à la fois le lien direct vers les activités en cours et le miroir des activités passées de la Commission en sa double qualité d'institution et d'administration publique européenne.

(3) Ces règles homogènes doivent garantir que la Commission pourra à tout moment rendre compte de ce dont elle est redevable. En conséquence, les documents et les dossiers tenus par une direction générale ou un service assimilé doivent préserver la mémoire de l'institution, faciliter l'échange d'informations, fournir les preuves des transactions effectuées et répondre aux obligations juridiques qui incombent aux services.

(4) La mise en oeuvre des règles susmentionnées nécessite la mise en place d'une architecture organisationnelle adéquate et solide, à la fois au niveau de chaque direction générale ou service assimilé, au niveau interservices et au niveau de la Commission.

(5) L'établissement et la mise en place d'un plan de classement relié à une nomenclature qui sera commune à l'ensemble des services de la Commission et s'inscrira dans le cadre de la gestion par activités de l'institution permettront d'organiser les dossiers et faciliteront l'accès aux documents et la transparence.

(6) L'administration efficace des documents constitue un préalable indispensable à une politique efficace d'accès du public aux documents de la Commission. L'exercice de ce droit d'accès par les citoyens sera facilité par l'établissement de registres contenant les références des documents établis ou reçus par la Commission,

Article premier

Définitions

Aux fins des présentes dispositions on entend par:

- document: tout contenu établi ou reçu par la Commission concernant une matière relative aux politiques, aux activités et aux décisions relevant de la compétence de l'institution dans le cadre de ses missions officielles et quel que soit son support (écrit sur support papier ou stocké sous forme électronique, enregistrement sonore, visuel ou audiovisuel),

- dossier: le noyau autour duquel sont organisés les documents en fonction des activités de l'institution pour des raisons de preuve, de justification ou d'information et pour garantir l'efficacité dans le travail.

Article 2

Objet

Les présentes dispositions définissent les principes de l'administration des documents.

L'administration des documents doit garantir:

- la création, la réception et la conservation en bonne et due forme des documents,

- l'identification de chaque document au moyen de signes appropriés permettant de le classer, de le rechercher et de s'y référer aisément,

- la préservation de la mémoire de l'institution, le maintien des preuves des activités gérées, le respect des obligations juridiques qui incombent aux services,

- l'échange aisé d'informations,

- le respect des obligations de transparence de l'institution.

Article 3

Règles homogènes

Les documents font l'objet des opérations suivantes:

- enregistrement,

- classement,

- conservation,

- transfert des dossiers aux archives historiques.

Ces opérations sont effectuées dans le cadre de règles homogènes uniformément applicables à l'ensemble des directions générales et des services assimilés de la Commission.

Article 4

Enregistrement

Dès sa réception ou son établissement formel au sein d'un service, un document, quel que soit son support, fait l'objet d'une analyse visant à déterminer le traitement qui lui sera réservé et, par conséquent, l'obligation de l'enregistrer ou pas.

Un document établi ou reçu par un service de la Commission doit être enregistré lorsqu'il contient une information substantielle non éphémère et/ou est susceptible d'impliquer une action ou un suivi de la Commission ou de l'un de ses services. S'il s'agit d'un document établi, l'enregistrement est effectué par le service auteur dans le système dont il relève. S'il s'agit d'un document reçu, l'enregistrement est effectué par le service destinataire. Tout traitement ultérieur des documents enregistrés de la sorte fait référence à leur enregistrement initial.

L'enregistrement doit permettre d'identifier clairement et sûrement les documents établis ou reçus par la Commission ou l'un de ses services de manière à garantir la traçabilité des documents concernés tout au long de leur cycle de vie.

Il donne lieu à l'établissement de registres qui contiennent les références des documents.

Article 5

Classement

Les directions générales et les services assimilés établissent un plan de classement adapté à leurs besoins spécifiques.

Ce plan de classement, accessible par voie informatique, est relié à une nomenclature commune définie par le secrétariat général pour l'ensemble des services de la Commission. Cette nomenclature s'intègre dans le cadre de la gestion par activités de la Commission.

Les documents enregistrés sont organisés en dossiers. Pour chaque affaire relevant de la compétence de la direction générale ou du service assimilé, un seul dossier officiel est constitué. Chaque dossier officiel doit être complet et correspondre aux activités du service sur l'affaire en question.

La création d'un dossier et son rattachement au plan de classement d'une direction générale ou d'un service assimilé relève de la responsabilité du service responsable du domaine couvert par le dossier selon des modalités pratiques à définir dans chaque direction générale ou service assimilé.

Article 6

Conservation

Chaque direction générale ou service assimilé assure la protection matérielle des documents qui se trouvent sous sa responsabilité ainsi que leur accessibilité à court et moyen terme et doit être en mesure de produire ou restituer les dossiers auxquels ils appartiennent.

Les règles administratives et les obligations juridiques déterminent la durée minimale de conservation d'un document.

Chaque direction générale ou service assimilé définit sa structure d'organisation interne visant la conservation de ses dossiers. La durée minimale de conservation au sein de ses services tient compte d'une liste commune établie, conformément aux modalités d'application visées à l'article 12, pour l'ensemble de la Commission.

Article 7

Présélection et transfert aux archives historiques

Sans préjudice des délais de conservation minimaux visés à l'article 6, le ou les centres d'administration des documents visés à l'article 9 effectuent à intervalles réguliers, en coopération avec les services responsables des dossiers, des présélections des documents et des dossiers susceptibles d'être transférés ultérieurement aux archives historiques de la Commission. Après évaluation des propositions, les archives historiques peuvent refuser le transfert de documents ou dossiers. Toute décision de refus est motivée et communiquée au service concerné.

Les dossiers et les documents dont la conservation par les services ne s'avère plus nécessaire sont transmis au plus tard quinze ans après leur production, par l'intermédiaire du centre d'administration des documents et sous l'autorité du directeur général, aux archives historiques de la Commission. Ces dossiers ou documents font ensuite l'objet d'un tri effectué selon des règles établies dans les modalités d'application visées à l'article 12, et destiné à séparer ceux qui doivent être conservés de ceux qui sont dépourvus de tout intérêt administratif ou historique.

Les archives historiques disposent de dépôts spéciaux pour la conservation des dossiers et des documents ainsi transférés. Sur demande, elles mettent les documents et les dossiers à la disposition de la direction générale ou du service assimilé dont ils sont originaires.

Article 8

Documents classifiés

Les documents classifiés sont traités dans le respect des règles en vigueur en matière de sécurité.

Article 9

Centres d'administration des documents

Compte tenu de sa structure et de ses contraintes, chaque direction générale ou service assimilé met en place ou maintient un ou plusieurs centres d'administration des documents.

Les centres d'administration des documents ont pour tâche d'assurer que les documents établis ou reçus au sein de leur direction générale ou service assimilé sont gérés conformément aux règles établies.

Article 10

Responsables de l'administration des documents

Chaque directeur général ou chef de service désigne un responsable de l'administration des documents.

Dans le cadre de la mise en place d'un système de gestion des documents et d'archivage moderne et performant, le responsable de l'administration des documents a pour mission de veiller à:

- l'identification des types de documents et de dossiers spécifiques aux domaines d'activité de sa direction générale ou service assimilé,

- l'établissement de l'inventaire des bases de données et des systèmes spécifiques existants ainsi qu'à sa mise à jour,

- l'établissement du plan de classement de sa direction générale ou service assimilé,

- l'établissement des règles et des procédures spécifiques à sa direction générale ou service assimilé qui seront utilisées pour la gestion des documents et des dossiers, et à leur application,

- l'organisation, au sein de sa direction générale ou service assimilé, de la formation du personnel chargé de l'exécution, du contrôle et du suivi des règles d'administration définies dans les présentes dispositions.

Le responsable de l'administration des documents assure la coordination horizontale entre le ou les centres d'administration des documents et les autres services concernés.

Article 11

Groupe interservices

Il est institué un groupe interservices des responsables de l'administration des documents, dont la présidence est assurée par le secrétariat général et qui a pour mission de:

- veiller à l'application correcte et homogène des présentes dispositions au sein des services,

- traiter les questions éventuelles que soulève leur application,

- contribuer à l'élaboration des modalités d'application visées à l'article 12,

- relayer les besoins des directions générales et des services assimilés en matière de formation et d'actions de support.

Le groupe interservices est convoqué par son président, soit à l'initiative de celui-ci, soit à la demande d'une direction générale ou service assimilé.

Article 12

Modalités d'application

Les modalités d'application des présentes dispositions sont arrêtées et régulièrement mises à jour par le secrétaire général, en accord avec le directeur général du personnel et de l'administration, sur proposition du groupe interservices des responsables de l'administration des documents.

La mise à jour tient compte notamment:

- du développement des nouvelles technologies de l'information et de la communication,

- de l'évolution des disciplines documentaires et des résultats de la recherche communautaire et internationale, y compris l'émergence de normes en la matière,

- des obligations de la Commission en ce qui concerne la transparence et l'accès du public aux documents et aux registres de documents,

- de l'évolution en matière de normalisation et de présentation des documents de la Commission et de ses services,

- de la définition des règles applicables quant à la valeur probante des documents électroniques.

Article 13

Mise en oeuvre dans les services

Chaque directeur général ou chef de service met en place la structure organisationnelle, administrative, matérielle et en personnel nécessaire à la mise en oeuvre par ses services des présentes dispositions et de leurs modalités d'application.

Article 14

Information, formation et support

Le secrétariat général et la direction générale du personnel et de l'administration mettent en place les actions d'information, de formation et de support nécessaires pour assurer la mise en oeuvre et l'application des présentes dispositions au sein des directions générales et des services assimilés.

Lors de la définition des actions de formation, ils tiennent dûment compte des besoins des directions générales et des services assimilés en matière de formation et de support, tels qu'ils sont relayés par le groupe interservices des responsables de l'administration des documents.

Article 15

Exécution des dispositions

Le secrétariat général est chargé de veiller à l'exécution des présentes dispositions en coordination avec les directeurs généraux et les chefs de service.