DÉCISION D’EXÉCUTION DE LA COMMISSION

du 1er juillet 2011

portant modification du manuel Sirene

[notifiée sous le numéro C(2011) 4574]

(Les textes en langues allemande, anglaise, bulgare, espagnole, estonienne, finnoise, française, grecque, hongroise, italienne, lettone, lituanienne, maltaise, néerlandaise, polonaise, portugaise, roumaine, slovaque, slovène, suédoise et tchèque sont les seuls faisant foi.)

(2011/406/UE)

LA COMMISSION EUROPÉENNE,

vu le traité sur le fonctionnement de l’Union européenne,

vu le règlement (CE) no 378/2004 du Conseil du 19 février 2004 relatif aux procédures de modification du manuel Sirene (1), et notamment son article 2,

vu la décision 2004/201/JAI du Conseil du 19 février 2004 relative aux procédures de modification du manuel Sirene (2), et notamment son article 2,

considérant ce qui suit:

Les normes déterminant les procédures de travail des bureaux Sirene et le droit de l’Union applicable aux échanges d’informations complémentaires entre ces bureaux ont évolué avec le temps. Or, le manuel Sirene n’ayant pas connu de changement depuis 2007, des modifications s’imposent désormais pour garantir l’uniformité des procédures de travail et assurer leur conformité avec les évolutions du droit de l’Union applicable aux échanges d’informations complémentaires entre les bureaux Sirene. Étant donné l’étendue des modifications à apporter, il est opportun de remplacer le texte actuel du manuel par une version révisée.

La convention de Schengen contient des dispositions relatives à la protection des données à caractère personnel et à la sécurité des données dans le système d’information Schengen. Faute de dispositions spécifiques dans cette convention, la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (4) s’applique aux échanges d’informations complémentaires concernant les signalements aux fins de non-admission. Faute de dispositions spécifiques dans cette convention, la décision-cadre 2008/977/JAI du Conseil du 27 novembre 2008 relative à la protection des données à caractère personnel traitées dans le cadre de la coopération policière et judiciaire en matière pénale (5) s’applique aux échanges d’informations complémentaires concernant tous les autres types de signalements.

Conformément aux articles 1er et 2 de l’ancien protocole sur la position du Danemark annexé au traité sur l’Union européenne et au traité instituant la Communauté européenne, le Danemark n’a pas participé à l’adoption du règlement (CE) no 378/2004 et n’est pas lié par celui-ci ni soumis à son application. Néanmoins, étant donné que ledit règlement développe l’acquis de Schengen en application des dispositions du titre IV de la troisième partie de l’ancien traité instituant la Communauté européenne, le Danemark a décidé, conformément à l’article 5 dudit protocole, de transposer cet acquis dans son droit national. Le Danemark a participé à l’adoption de la décision 2004/201/JAI. Il est donc tenu de mettre en œuvre la présente décision.

Le Royaume-Uni participe à la présente décision dans la mesure où elle ne concerne pas les échanges d’informations complémentaires en lien avec l’article 96 de la convention de Schengen, conformément à l’article 5 du protocole sur l’acquis de Schengen intégré dans le cadre de l’Union européenne, annexé au traité sur l’Union européenne et au traité sur le fonctionnement de l’Union européenne, et conformément à l’article 8, paragraphe 2, de la décision 2000/365/CE du Conseil du 29 mai 2000 relative à la demande du Royaume-Uni de Grande-Bretagne et d’Irlande du Nord de participer à certaines dispositions de l’acquis de Schengen (6) .

L’Irlande participe à la présente décision dans la mesure où elle ne concerne pas les échanges d’informations complémentaires en lien avec l’article 96 de la convention de Schengen, conformément à l’article 5 du protocole sur l’acquis de Schengen intégré dans le cadre de l’Union européenne, annexé au traité sur l’Union européenne et au traité sur le fonctionnement de l’Union européenne, et conformément à l’article 6, paragraphe 2, de la décision 2002/192/CE du Conseil du 28 février 2002 relative à la demande de l’Irlande de participer à certaines dispositions de l’acquis de Schengen (7) .

En ce qui concerne l’Islande et la Norvège, la présente décision constitue un développement des dispositions de l’acquis de Schengen au sens de l’accord conclu par le Conseil de l’Union européenne, la République d’Islande et le Royaume de Norvège sur l’association de ces deux États à la mise en œuvre, à l’application et au développement de l’acquis de Schengen (8) , qui relève du domaine visé à l’article 1er, point G, de la décision 1999/437/CE du Conseil (9) relative à certaines modalités d’application de cet accord.

En ce qui concerne la Suisse, la présente décision constitue un développement des dispositions de l’acquis de Schengen au sens de l’accord entre l’Union européenne, la Communauté européenne et la Confédération suisse sur l’association de la Confédération suisse à la mise en œuvre, à l’application et au développement de l’acquis de Schengen (10) , qui relève du domaine visé à l’article 1er, point G, de la décision 1999/437/CE en liaison avec l’article 3 des décisions du Conseil 2008/146/CE (11) et 2008/149/JAI (12) .

En ce qui concerne le Liechtenstein, la présente décision constitue un développement des dispositions de l’acquis de Schengen au sens du protocole entre l’Union européenne, la Communauté européenne, la Confédération suisse et la Principauté de Liechtenstein sur l’adhésion de la Principauté de Liechtenstein à l’accord entre l’Union européenne, la Communauté européenne et la Confédération suisse sur l’association de la Confédération suisse à la mise en œuvre, à l’application et au développement de l’acquis de Schengen, qui relève du domaine visé à l’article 1er, point G, de la décision 1999/437/CE en liaison avec l’article 3 des décisions du Conseil 2008/261/CE (13) et 2008/262/JAI (14) .

Les mesures prévues dans la présente décision sont conformes à l’avis du comité créé en vertu de l’article 3 du règlement (CE) no 378/2004 et de l’article 3 de la décision 2004/201/JAI,

A ADOPTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION:

Article premier

Le manuel Sirene est remplacé par la version figurant à l'annexe de la présente décision.

Article 2

Le Royaume de Belgique, la République de Bulgarie, la République tchèque, la République fédérale d’Allemagne, la République d’Estonie, l’Irlande, la République hellénique, le Royaume d’Espagne, la République française, la République italienne, la République de Chypre, la République de Lettonie, la République de Lituanie, le Grand-Duché de Luxembourg, la République de Hongrie, la République de Malte, le Royaume des Pays-Bas, la République d’Autriche, la République de Pologne, la République portugaise, la Roumanie, la République de Slovénie, la République slovaque, la République de Finlande, le Royaume de Suède et le Royaume-Uni de Grande-Bretagne et d’Irlande du Nord sont destinataires de la présente décision.

(1) JO L 64 du 2.3.2004, p. 5.

(2) JO L 64 du 2.3.2004, p. 45.

(3) JO L 239 du 22.9.2000, p. 19.

(4) JO L 281 du 23.11.1995, p. 31.

(5) JO L 350 du 30.12.2008, p. 60.

(6) JO L 131 du 1.6.2000, p. 43.

(7) JO L 64 du 7.3.2002, p. 20.

(8) JO L 176 du 10.7.1999, p. 36.

(9) JO L 176 du 10.7.1999, p. 31.

(10) JO L 53 du 27.2.2008, p. 52.

(11) JO L 53 du 27.2.2008, p. 1.

(12) JO L 53 du 27.2.2008, p. 50.

(13) JO L 83 du 26.3.2008, p. 3.

(14) JO L 83 du 26.3.2008, p. 5.

ANNEXE

MANUEL SIRENE

TABLE DES MATIÈRES

INTRODUCTION

1. LE SYSTÈME D’INFORMATION SCHENGEN (SIS) ET LES BUREAUX SIRENE NATIONAUX

1.1. Bureaux Sirene

1.2. Manuel Sirene

1.3. Principes

1.3.1. Disponibilité

1.3.2. Continuité

1.3.3. Sécurité

1.3.4. Accessibilité

1.3.5. Communications

1.3.6. Règles de translittération

1.3.7. Qualité des données

1.3.8. Structures

1.3.9. Archivage

1.4. Personnel

1.4.1. Connaissances

1.4.2. Formation

1.4.3. Échanges de personnel

1.5. Infrastructure technique

1.5.1. Système de gestion des flux des données des bureaux Sirene

1.5.2. Saisie automatique des données

1.5.3. Suppression automatique des données

1.5.4. Échange de données entre les bureaux Sirene

1.5.5. Qualité des données dans le SIS

2. PROCÉDURES GÉNÉRALES

2.1. Signalements multiples (article 107)

2.1.1. Compatibilité entre signalements et ordre de priorité

2.1.2. La vérification de l’existence de signalements multiples concernant une personne

2.1.3. La négociation de l’introduction d’un signalement en cas d’incompatibilité

2.2. Les échanges d’informations en cas de réponse positive

2.2.1. Conduite à tenir en cas de réponse positive

2.2.2. La communication des informations complémentaires

2.3. En cas d’impossibilité d’exécuter la conduite à tenir afférente à un signalement à la suite d’une réponse positive (article 104, paragraphe 3)

2.4. En cas de changement de la finalité du signalement (article 102, paragraphe 3)

2.5. En cas de découverte de données entachées d’erreur de droit ou de fait (article 106)

2.6. Le droit d’accès et de rectification sur les données (articles 109 et 110)

2.6.1. Les échanges d’informations relatifs au droit d’accès et de rectification sur les données

2.6.2. L’information concernant les demandes de consultation, de correction ou de suppression de signalements émanant d’autres États membres

2.6.3. L’information concernant les procédures d’accès et de rectification

2.7. La suppression d’un signalement lorsque les conditions de son maintien ne sont plus réunies

2.8. L’usurpation d’identité

2.9. L’intégration d’un alias

2.10. Le Sirpit (Sirene Picture Transfer)

2.10.1. Développement et origine du Sirpit (Sirene Picture Transfer)

2.10.2. Utilisation des données échangées, archivage inclus

2.10.3. Prescriptions techniques

2.10.4. Service national d’identification

2.10.5. Utilisation du formulaire L Sirene

2.10.6. Procédure Sirpit

2.10.6.1. Le Sirene du repérage effectue la comparaison

2.10.6.2. Le Sirene du signalement effectue la comparaison

2.10.6.3. Écran de saisie

2.11. Le rôle des bureaux Sirene dans la coopération policière au sein de l’Union européenne

2.12. Relations entre Sirene et Interpol

2.12.1. Priorité des signalements SIS sur les signalements Interpol

2.12.2. Choix du canal de communication

2.12.3. Utilisation et diffusion des signalements Interpol dans les États Schengen

2.12.4. Transmissions d’informations à des États tiers

2.12.5. Réponse positive et effacement d’un signalement

2.12.6. Amélioration de la coopération entre les bureaux Sirene et les BCN Interpol

2.13. Coopération avec Europol et Eurojust

2.14. Types particuliers de recherche

2.14.1. Recherche ciblée géographiquement

2.14.2. Recherche avec la participation d’unités de police spéciales effectuant des recherches ciblées (FAST)

2.15. Apposition d’un indicateur de validité

2.15.1. La consultation des États membres en vue de l’apposition d’un indicateur de validité

2.15.2. La demande de suppression d’un indicateur de validité

2.16. L’indication d’une urgence dans les formulaires Sirene

3. SIGNALEMENTS RELEVANT DE L’ARTICLE 95

3.1. Les vérifications effectuées par l’État membre avant l’introduction du signalement

3.2. La vérification que le droit national des États membres autorise l’arrestation provisoire aux fins de remise ou d’extradition

3.3. Signalements multiples

3.3.1. La vérification de l’existence de signalements multiples (article 107)

3.3.2. Les échanges d’informations

3.4. Les informations complémentaires à envoyer aux États membres

3.4.1. Les informations complémentaires à envoyer concernant un MAE

3.4.2. Les informations complémentaires à envoyer concernant une arrestation provisoire

3.4.3. L’intégration d’un alias

3.4.4. Les autres informations utilisées pour établir l’identité d’une personne

3.4.5. La transmission des formulaires A et M

3.5. Apposition d’un indicateur de validité

3.5.1. Demande systématique d’apposition d’un indicateur de validité dans les signalements de personnes recherchées pour l’arrestation aux fins d’extradition lorsque la décision-cadre 2002/584/JAI du Conseil du 13 juin 2002 relative au mandat d’arrêt européen et aux procédures de remise entre États membres ne s’applique pas

3.6. Mesures prises par le bureau Sirene à la réception d’un signalement relevant de l’article 95

3.7. Les échanges d’informations en cas de réponse positive

3.7.1. L’information des États membres de la découverte d’un signalement

3.7.2. La communication des informations complémentaires

3.7.3. En cas de réponse positive

3.7.4. Échange d’informations complémentaires au sujet de la remise ou de l’extradition

3.8. Suppression d’un signalement

3.8.1. La suppression lorsque les conditions ne sont plus réunies pour maintenir le signalement

3.9. Usurpation d’identité

4. SIGNALEMENTS RELEVANT DE L’ARTICLE 96

4.1. Introduction

4.2. Signalements relevant de l’article 96

4.3. L’intégration d’un alias

4.4. L’usurpation d’identité

4.5. Types de procédures Sirene à respecter

4.6. Échange d’informations à la suite d’une réponse positive

4.6.1. Échange d’informations en cas de non-admission ou d’éloignement du territoire Schengen

4.6.2. Échange d’informations lors de la délivrance de titres de séjour ou de visas

4.6.3. Procédures spéciales prévues à l’article 25 de la convention de Schengen

4.6.3.1. Procédure de l’article 25, paragraphe 1, de la convention de Schengen

4.6.3.2. Procédure de l’article 25, paragraphe 2, de la convention de Schengen

4.6.4. Procédures spéciales prévues à l’article 5, paragraphe 4, du code frontières Schengen

4.6.4.1. Procédure dans les cas relevant de l’article 5, paragraphe 4, point a), du code frontières Schengen

4.6.4.2. Procédure dans les cas relevant de l’article 5, paragraphe 4, point c), du code frontières Schengen

4.7. Échange d’informations concernant un ressortissant de pays tiers bénéficiant du droit à la libre circulation

4.7.1. Échange d’informations à la suite d’une réponse positive

4.7.2. Échange d’informations si, en l’absence de réponse positive, un État membre découvre qu’il existe un signalement aux fins de non-admission concernant un ressortissant de pays tiers bénéficiant du droit à la libre circulation

4.8. Suppression des signalements relatifs aux citoyens de l’Union

4.9. L’information des États membres Schengen de la découverte d’un signalement

5. SIGNALEMENTS RELEVANT DE L’ARTICLE 97

5.1. Apposition d’un indicateur de validité

5.2. Communication d’une description des mineurs portés disparus et autres personnes en danger

5.3. En cas de réponse positive

6. SIGNALEMENTS RELEVANT DE L’ARTICLE 98

6.1. En cas de réponse positive

7. SIGNALEMENTS RELEVANT DE L’ARTICLE 99

7.1. L’intégration d’un alias

7.2. Information des autres États membres en cas de signalement effectué à la demande des instances chargées de la sûreté nationale

7.3. Apposition d’un indicateur de validité

7.4. La communication d’informations complémentaires à la suite d’une réponse positive

8. SIGNALEMENTS RELEVANT DE L’ARTICLE 100

8.1. Signalements de véhicules conformément à l’article 100

8.1.1. La vérification de l’existence de signalements multiples concernant un véhicule

8.1.2. Jumeaux VIN

8.2. La communication d’informations complémentaires à la suite d’une réponse positive

9. STATISTIQUES

INTRODUCTION

Le 14 juin 1985, les gouvernements du Royaume de Belgique, de la République fédérale d’Allemagne, de la République française, du Grand-Duché de Luxembourg et du Royaume des Pays-Bas ont signé à Schengen, petite bourgade du Luxembourg, un accord ayant pour objectif «[…] le libre franchissement des frontières intérieures par tous les ressortissants des États membres et […] la libre circulation des marchandises et des services».

La convention d’application de l’accord de Schengen (1) a été signée le 19 juin 1990 par les cinq pays fondateurs, qui ont été rejoints le 27 novembre 1990 par la République italienne, le 25 juin 1991 par le Royaume d’Espagne et la République portugaise, le 6 novembre 1992 par la République hellénique, le 28 avril 1995 par la République d’Autriche et le 19 décembre 1996 par le Royaume de Danemark, le Royaume de Suède et la République de Finlande.

Le Royaume de Norvège et la République d’Islande ont également conclu un accord de coopération avec les États membres le 19 décembre 1996 afin d’adhérer à cette convention.

Depuis le 26 mars 1995, l’acquis de Schengen est appliqué intégralement en Allemagne, en Belgique, en Espagne, en France, au Luxembourg, aux Pays-Bas et au Portugal (2); depuis le 31 mars 1998, en Autriche et en Italie (3); depuis le 26 mars 2000 en Grèce (4); et enfin, depuis le 25 mars 2001, l’acquis de Schengen est pleinement applicable en Norvège, en Islande, en Suède, au Danemark et en Finlande (5).

Le Royaume-Uni et l’Irlande ne participent qu’à certaines dispositions de l’acquis de Schengen, conformément aux décisions du Conseil 2000/365/CE (6) et 2002/192/CE (7), respectivement.

Dans le cas du Royaume-Uni, les dispositions de l’acquis de Schengen auxquelles il participe sont applicables depuis le 1er janvier 2005 (8), à l’exception des dispositions relatives au système d’information Schengen.

L’acquis de Schengen a été intégré au cadre juridique de l’Union européenne par les protocoles annexés au traité d’Amsterdam (9) en 1999. Une décision du Conseil a été adoptée le 12 mai 1999 en vue de déterminer, conformément aux dispositions pertinentes du traité instituant la Communauté européenne et du traité sur l’Union européenne, la base juridique de chacune des dispositions ou décisions qui constituent l’acquis.

Depuis le 1er mai 2004, l’acquis de Schengen intégré dans le cadre de l’Union européenne par le protocole annexé au traité sur l’Union européenne et au traité instituant la Communauté européenne (ci-après le «protocole Schengen») et les actes fondés sur l’acquis de Schengen ou qui s’y rapportent lient la République tchèque, la République d’Estonie, la République de Chypre, la République de Lettonie, la République de Lituanie, la République de Hongrie, la République de Malte, la République de Pologne, la République de Slovénie et la République slovaque. Depuis le 1er janvier 2007, cet acquis s’applique également à la République de Bulgarie et à la Roumanie.

En décembre 2007, le Conseil a adopté une décision sur l’application de la totalité des dispositions de l’acquis de Schengen à la République tchèque, à la République d’Estonie, à la République de Lettonie, à la République de Lituanie, à la République de Hongrie, à la République de Malte, à la République de Pologne, à la République de Slovénie et à la République slovaque (10). En conséquence, les contrôles aux frontières intérieures de ces États membres ont été levés en décembre 2007 en ce qui concerne les frontières terrestres et maritimes, et en mars 2008 en ce qui concerne les frontières aériennes.

En ce qui concerne la République de Bulgarie et la Roumanie, la décision 2010/365/UE du Conseil (11) permet le transfert de données SIS réelles aux États membres concernés. L’utilisation concrète de ces données permet au Conseil de contrôler, au moyen des procédures d’évaluation Schengen applicables, telles que définies dans la décision SCH/Com-ex(98) 26 déf., la bonne application des dispositions de l’acquis de Schengen relatives au SIS dans les États membres concernés. Une fois ces évaluations effectuées, le Conseil devrait statuer sur la suppression des contrôles aux frontières intérieures avec ces États membres.

En ce qui concerne la Suisse, un accord a été conclu entre l’Union européenne, la Communauté européenne et la Confédération suisse sur l’association de cette dernière à la mise en œuvre, à l’application et au développement de l’acquis de Schengen (12). Les contrôles aux frontières intérieures avec la Suisse ont été levés en décembre 2008 pour ce qui est des frontières terrestres et en mars 2009 pour ce qui concerne les frontières aériennes, en application de la décision correspondante du Conseil (13).

En ce qui concerne le Liechtenstein, un protocole a été signé entre l’Union européenne, la Communauté européenne, la Confédération suisse et la Principauté de Liechtenstein sur l’adhésion de la Principauté de Liechtenstein à l’accord entre l’Union européenne, la Communauté européenne et la Confédération suisse sur l’association de la Confédération suisse à la mise en œuvre, à l’application et au développement de l’acquis de Schengen (14).

1. LE SYSTÈME D’INFORMATION SCHENGEN (SIS) ET LES BUREAUX SIRENE NATIONAUX

Avec la coopération des bureaux Sirene, le SIS, créé conformément aux dispositions du titre IV de la convention portant application de l’accord de Schengen du 14 juin 1985 relatif à la suppression graduelle des contrôles aux frontières communes (convention de Schengen) (15), constitue un outil essentiel pour l’application des dispositions de l’acquis de Schengen tel qu’il est intégré dans le cadre de l’Union européenne.

Le système d’information Schengen (SIS) fournit des signalements de personnes et d’objets aux autorités suivantes:

a) les autorités chargées des contrôles aux frontières;

b) les autorités chargées des autres vérifications de police et de douanes exercées à l’intérieur du pays, ainsi que la coordination de celles-ci;

c) les autorités judiciaires nationales, entre autres celles qui sont compétentes pour engager des poursuites judiciaires dans le cadre de procédures pénales et des enquêtes judiciaires avant l’inculpation, définies par la législation nationale dans l’exercice de leurs fonctions;

d) les autorités chargées de la délivrance des visas, les autorités centrales chargées de l’examen des demandes de visa, ainsi que les autorités chargées de la délivrance des titres de séjour et de la mise en œuvre de la législation relative aux ressortissants de pays tiers dans le cadre de l’application des dispositions de l’acquis de l’Union relatif à la circulation des personnes;

e) les services chargés de l’immatriculation des véhicules.

Europol et Eurojust ont également accès à certaines catégories de signalements (16). Europol peut consulter les données enregistrées au titre de l’article 95 (signalements en vue d’une arrestation), de l’article 99 (signalements aux fins de surveillance discrète ou de contrôle spécifique) et de l’article 100 (signalements aux fins de saisie ou de preuve dans une procédure pénale). Eurojust peut consulter les données enregistrées au titre de l’article 95 (signalements en vue d’une arrestation) et de l’article 98 (signalements aux fins d’une procédure judiciaire).

Le SIS est composé d’éléments distincts: une fonction de support technique (le C.SIS) et les systèmes nationaux (les N.SIS, un par État membre), connectés par un réseau (Sisnet). Son fonctionnement repose sur l’idée que les systèmes nationaux ne peuvent pas échanger directement entre eux les données informatisées, mais uniquement par l’intermédiaire du système central (C.SIS).

Il est cependant nécessaire que les États membres puissent échanger, sur un mode bilatéral ou multilatéral, des informations complémentaires indispensables à la mise en œuvre de certaines dispositions de la convention de Schengen, et de garantir l’application intégrale du titre IV de cette convention pour le SIS dans son ensemble.

1.1. Bureaux Sirene (17)

L’article 92, paragraphe 4, de la convention de Schengen prévoit que, conformément à leur législation nationale, les États membres échangent, par le biais des instances désignées à cet effet (Sirene), tout supplément d’information nécessaire concernant l’introduction de signalements et permettant d’adopter des mesures appropriées dans les cas où, à la suite de recherches effectuées dans le système d’information Schengen, des personnes ou des objets dont les données ont été introduites dans ce système sont retrouvés.

Pour satisfaire aux contraintes de fonctionnement établies par la convention de Schengen, chaque État membre doit instituer une autorité centrale servant de point de contact unique pour l’échange d’informations complémentaires liées aux données SIS. Ce point de contact, appelé bureau Sirene, doit être totalement opérationnel 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

1.2. Manuel Sirene

Le manuel Sirene est un ensemble d’instructions destinées aux bureaux Sirene, qui décrit en détail les règles et les procédures régissant l’échange bilatéral ou multilatéral des informations complémentaires.

1.3. Principes

Les principes fondamentaux suivants, qui sous-tendent la coopération par l’intermédiaire des bureaux Sirene, doivent être observés:

1.3.1. Disponibilité

Un bureau Sirene national est institué par chacun des États membres afin de mettre à la disposition des États membres appliquant les dispositions de la convention de Schengen relatives au SIS un point de contact unique. Il doit être totalement opérationnel 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, et être doté d’une capacité suffisante. La disponibilité d’analyses techniques, d’une assistance et de solutions doit également être assurée 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, grâce à une capacité suffisante.

1.3.2. Continuité

Chaque bureau Sirene met en place une structure interne garantissant la continuité de la gestion, du personnel et de l’infrastructure technique. Les États membres doivent prendre toute mesure permettant d’empêcher que la rotation du personnel n’entraîne une perte de compétences et d’expérience.

Les responsables des bureaux Sirene se réunissent au moins deux fois par an pour évaluer la qualité de la coopération entre leurs services, adopter les mesures techniques et organisationnelles nécessaires en cas de difficultés et adapter les procédures, le cas échéant.

1.3.3. Sécurité

Sécurité des locaux

Des mesures de sécurité physiques et organisationnelles sont nécessaires pour protéger les locaux des bureaux Sirene. Les mesures spécifiques à prendre seront déterminées en fonction des résultats de l’évaluation des menaces que chaque État Schengen doit réaliser. Les recommandations et meilleures pratiques mentionnées dans le document intitulé «UE Catalogue Schengen: système d’information Schengen, Sirene» doivent être traduites dans la pratique (18).

Les mesures spécifiques peuvent varier dans la mesure où elles devront répondre à des menaces identifiées dans l’entourage immédiat et sur le lieu même du bureau Sirene. Elles peuvent notamment inclure:

— des fenêtres extérieures équipées de vitres de sécurité,

— des portes sécurisées et fermées,

— des murs en briques/béton entourant le bureau Sirene,

— une télévision en circuit fermé, des alarmes anti-intrusion, ainsi que l’enregistrement des entrées, sorties et événements inhabituels,

— des gardes de sécurité sur site ou rapidement disponibles,

— un système d’extinction d’incendie ou une liaison directe avec la caserne de pompiers,

— des locaux dédiés, pour éviter que des employés non concernés par les mesures de coopération policière internationale ou n’ayant pas d’autorisation d’accès aux documents ne doivent pénétrer dans les bureaux Sirene ou les traverser, et/ou

— un dispositif de secours suffisant pour l’alimentation électrique et les télécommunications.

Sécurité du système

Les principes qui régissent la sécurité du système sont énoncés à l’article 118 de la convention de Schengen.

Le système du bureau Sirene devrait être équipé d’un ordinateur et d’une base de données de secours installés sur un site secondaire, pour les cas d’urgence majeure au bureau Sirene.

1.3.4. Accessibilité

Pour pouvoir remplir l’obligation de fournir des informations complémentaires, le personnel Sirene doit avoir un accès direct ou indirect à toutes les informations nationales pertinentes et à l’avis d’experts.

1.3.5. Communications

Opérationnelles

Le canal à utiliser pour les communications Sirene est l’infrastructure de communication pour l’environnement Schengen (Sisnet) (19). Ce n’est que si ce canal est indisponible qu’un autre moyen de communication, le plus approprié au vu des circonstances, sera choisi cas par cas, en fonction des possibilités techniques et des exigences en termes de sécurité et de qualité auxquelles doit répondre la communication.

On distingue deux catégories de messages écrits: les textes libres et les formulaires standard qui doivent suivre les prescriptions de l’annexe 5. Les formulaires B (20), C (21) et D (22) ne seront plus utilisés et sont supprimés de l’annexe 5.

Pour une efficacité maximale des communications bilatérales entre le personnel Sirene, il y a lieu d’utiliser une langue connue des deux parties.

Le bureau Sirene répond dans les plus brefs délais à toute demande d’information émanant des autres États membres via leurs bureaux Sirene. Dans tous les cas, une réponse est fournie dans les douze heures. Voir également le point 2.16 concernant l’indication d’une urgence dans les formulaires Sirene.

L’ordre des priorités dans le travail quotidien est déterminé en fonction du type de signalement et de l’importance de l’affaire.

Non opérationnelles

Le bureau Sirene est tenu d’utiliser l’adresse de courrier électronique Sisnet dédiée pour l’échange des informations non liées à des opérations.

Carnet d’adresses Sirene

Les coordonnées des bureaux Sirene et les informations utiles à la communication et à la coopération entre ceux-ci sont consignées dans le carnet d’adresses Sirene. Chaque bureau Sirene doit veiller à ce que:

a) les données figurant dans le carnet d’adresses ne soient pas divulguées à des tiers;

b) les opérateurs des bureaux Sirene aient connaissance du carnet d’adresses et l’utilisent;

c) toute modification des données figurant dans le carnet d’adresses soit communiquée sans délai au gestionnaire de ce carnet.

1.3.6. Règles de translittération

Les règles de translittération, qui figurent à l’annexe 2, doivent être respectées lors des communications entre les bureaux Sirene via Sisnet.

1.3.7. Qualité des données

Il appartient à chaque bureau Sirene de jouer le rôle de coordinateur de l’assurance qualité des informations introduites dans le SIS. À cet effet, les bureaux Sirene doivent disposer des compétences et des capacités nécessaires au niveau national pour remplir cette fonction, qui leur incombe conformément à l’article 92, paragraphe 4, et à l’article 108. Il convient dès lors de mettre en place un contrôle national de la qualité des données, notamment une vérification du rapport signalements/réponses positives et du contenu des données.

Des normes nationales régissant la formation des utilisateurs finaux aux principes et pratiques de la qualité des données doivent être établies en collaboration avec le bureau Sirene national. Il est recommandé aux bureaux Sirene de participer à la formation de toutes les autorités introduisant des signalements, en mettant l’accent sur la qualité des données et l’optimisation de l’utilisation du SIS.

1.3.8. Structures

Toutes les agences nationales, y compris les bureaux Sirene, chargées de la coopération policière internationale doivent être organisées de façon structurée, de manière à éviter tout conflit de compétences ou toute duplication du travail.

1.3.9. Archivage

a) Il appartient à chaque État membre de déterminer les modalités de la conservation des informations.

b) Le bureau Sirene de l’État membre signalant tient à la disposition des autres États membres l’ensemble des informations relatives à ses propres signalements.

c) Les archives de chaque bureau Sirene doivent permettre un accès rapide aux informations pertinentes afin de respecter les délais très courts de transmission des informations.

d) Conformément à l’article 112 bis de la convention de Schengen, les données à caractère personnel figurant dans les fichiers détenus par le bureau Sirene, à la suite d’échanges d’informations, ne sont conservées que pendant le temps nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels elles ont été fournies. Elles sont, en tout état de cause, effacées au plus tard un an après que le ou les signalements concernant la personne ou l’objet en question ont été effacés du SIS. Toutefois, les données relatives à un signalement particulier émis par un État membre ou à un signalement qui a donné lieu à l’adoption de mesures sur son territoire peuvent être conservées plus longtemps, conformément à son droit national.

e) Les informations complémentaires envoyées par les autres États membres sont conservées conformément à la législation nationale en matière de protection des données de l’État membre destinataire. Les dispositions du titre VI de la convention de Schengen, de la décision-cadre 2008/977/JAI et de la directive 95/46/CE s’appliquent également lorsqu’il y a lieu.

f) Les informations relatives aux usurpations d’identité doivent être supprimées après l’effacement du signalement correspondant.

1.4. Personnel

1.4.1. Connaissances

Le personnel des bureaux Sirene doit posséder des connaissances linguistiques couvrant un maximum de langues, et le personnel de service doit être capable de communiquer avec tous les bureaux Sirene.

Il disposera des connaissances nécessaires dans les domaines suivants:

— aspects juridiques nationaux et européens,

— autorités répressives nationales, et

— systèmes judiciaires et d’administration de l’immigration européens et nationaux.

Il doit avoir l’autorité nécessaire pour traiter en toute indépendance toute affaire entrante.

En cas de demandes spéciales ou lorsque l’avis d’un spécialiste (du droit) est nécessaire, il doit avoir la possibilité de faire appel à ses supérieurs et/ou à des experts.

Les opérateurs qui sont de service en dehors des heures de bureau doivent disposer des mêmes compétences, connaissances et pouvoirs, et avoir la possibilité de s’adresser à des experts disponibles sur demande.

Des compétences en matière juridique permettant de couvrir les cas normaux et exceptionnels sont requises. Selon les cas, elles peuvent être apportées par tout membre du personnel ayant la formation juridique nécessaire ou par des spécialistes appartenant aux autorités judiciaires.

Les autorités nationales chargées du recrutement prennent en considération toutes les compétences et connaissances précitées lorsqu’elles engagent de nouveaux effectifs et, par conséquent, organisent des cours ou sessions de formation interne au niveau tant national qu’européen.

Un personnel doté d’un degré élevé d’expérience est capable de fonctionner de sa propre initiative et de traiter efficacement les dossiers. Un faible roulement du personnel est donc un facteur positif, qui requiert le soutien non équivoque de la hiérarchie pour pouvoir réaliser cette délégation de responsabilité.

1.4.2. Formation

Au niveau national

Au niveau national, une formation suffisante garantira que le personnel possède les qualifications exigées dans le présent manuel (23).

Au niveau européen

Des formations communes seront organisées au moins une fois par an pour renforcer la coopération entre les bureaux Sirene en permettant aux opérateurs de rencontrer leurs collègues des autres bureaux, pour partager des informations sur les méthodes de travail nationales et pour constituer un corpus de connaissances homogène et équivalent. Ces cours permettront en outre au personnel de prendre conscience de l’importance de son travail et de la nécessité d’une solidarité mutuelle en vue d’assurer la sécurité commune des États membres.

1.4.3. Échanges de personnel

Les bureaux Sirene peuvent également envisager la possibilité d’organiser des échanges de personnel. Ces échanges visent à approfondir la connaissance des méthodes de travail, à présenter l’organisation des autres bureaux Sirene et à établir des contacts personnels avec des collègues d’autres États membres.

1.5. Infrastructure technique

1.5.1. Système de gestion des flux des données des bureaux Sirene

Chaque bureau Sirene doit disposer d’un système de gestion informatisé (dispositif de gestion des flux) afin d’automatiser une bonne partie de la gestion des flux de données quotidiens.

1.5.2. Saisie automatique des données

Le transfert automatique dans le N.SIS des signalements nationaux remplissant les critères d’introduction dans le SIS sera le mode d’introduction privilégié des signalements SIS. Ce transfert automatique des données, y compris les contrôles de qualité des données, doit en outre être transparent et ne pas exiger d’intervention supplémentaire de l’autorité introduisant le signalement.

1.5.3. Suppression automatique des données

Lorsque le système national autorise le transfert automatique des signalements nationaux dans le SIS, ainsi que le décrit le précédent paragraphe, la suppression d’un signalement SIS dans la base de données nationale doit également entraîner sa suppression automatique dans son équivalent SIS.

Les signalements multiples étant interdits, il est recommandé de conserver au niveau national, chaque fois que c’est possible et nécessaire, tous les signalements ultérieurs d’une personne donnée afin de pouvoir les introduire après l’expiration du premier signalement de cette personne.

1.5.4. Échange de données entre les bureaux Sirene

Les dispositions établies en matière d’échange de données entre les bureaux Sirene doivent être respectées (24).

1.5.5. Qualité des données dans le SIS

En vue de permettre à chaque bureau Sirene de jouer son rôle de coordinateur de l’assurance qualité des données (voir le paragraphe 1.3.7 ci-dessus), l’assistance informatique nécessaire doit être disponible.

2. PROCÉDURES GÉNÉRALES

Les procédures décrites ci-dessous s’appliquent aux signalements émis au titre des articles 95 à 100 et les procédures spécifiques à chaque article figurent dans la section particulière correspondante.

2.1. Signalements multiples (article 107)

Différents pays peuvent émettre plusieurs signalements pour un même sujet. Il est essentiel que cela ne crée pas de confusion chez les utilisateurs finaux et que ces derniers soient au courant des mesures à prendre lors de l’introduction d’un signalement. Diverses procédures seront dès lors mises en place afin de détecter les signalements multiples, de même que des règles de priorité pour leur introduction dans le SIS.

Cela a pour conséquence:

— une vérification avant l’introduction d’un signalement, pour détecter si le même sujet n’existe pas déjà dans le SIS,

— une consultation des autres États membres lorsque l’introduction d’un signalement aboutit à des signalements multiples incompatibles.

2.1.1. Compatibilité entre signalements et ordre de priorité

Une personne ou un objet ne peut donner lieu qu’à un seul signalement dans le SIS par État membre.

Dès lors, chaque fois que c’est possible et nécessaire, tous les signalements ultérieurs d’une personne ou d’un objet donnés seront conservés au niveau national afin de pouvoir les introduire après l’expiration ou l’effacement du premier signalement.

Une personne ou un objet peut donner lieu à un signalement dans le SIS par plusieurs États membres si ces signalements sont compatibles.

Les signalements en vue d’une arrestation (article 95) sont compatibles avec les signalements aux fins de non-admission (article 96), les signalements concernant des personnes disparues (article 97) et les signalements aux fins d’une procédure judiciaire (article 98). Ils ne sont pas compatibles avec les signalements aux fins de surveillance discrète ou de contrôle spécifique (article 99). En cas de réponse positive relative à une personne faisant l’objet d’un signalement en vue d’une arrestation et d’un signalement aux fins de non-admission, les mesures d’arrestation ont la priorité sur les mesures de refus d’entrée.

Les signalements aux fins de non-admission sont compatibles avec les signalements en vue d’une arrestation. Ils ne sont pas compatibles avec les signalements concernant des personnes disparues, les signalements aux fins d’une procédure judiciaire et les signalements aux fins de surveillance discrète ou de contrôle spécifique.

Les signalements concernant des personnes disparues sont compatibles avec les signalements en vue d’une arrestation et les signalements aux fins d’une procédure judiciaire. Ils ne sont pas compatibles avec les signalements aux fins de non-admission et les signalements aux fins de surveillance discrète ou de contrôle spécifique.

Les signalements aux fins d’une procédure judiciaire sont compatibles avec les signalements en vue d’une arrestation et les signalements concernant des personnes disparues. Ils ne sont pas compatibles avec les signalements aux fins de non-admission et les signalements aux fins de surveillance discrète ou de contrôle spécifique.

Les signalements aux fins de surveillance discrète ou de contrôle spécifique ne sont pas compatibles avec les signalements en vue d’une arrestation, les signalements aux fins de non-admission, les signalements concernant des personnes disparues et les signalements aux fins d’une procédure judiciaire.

Dans le cadre de l’article 99, les signalements aux fins de surveillance discrète sont incompatibles avec ceux effectués pour des contrôles spécifiques.

Diverses catégories de signalements concernant des objets sont incompatibles entre elles (voir le tableau de compatibilité ci-dessous).

L’ordre de priorité des signalements de personnes est le suivant:

— arrestation aux fins de remise ou d’extradition (article 95),

— non-admission ou interdiction de séjour sur le territoire Schengen (article 96),

— placement en sécurité (article 97),

— surveillance discrète (article 99),

— contrôle spécifique (article 99),

— communication du lieu de séjour (articles 97 et 98).

L’ordre de priorité des signalements d’objets est le suivant:

— surveillance discrète (article 99),

— contrôle spécifique (article 99),

— saisie ou preuve (article 100).

Il peut être dérogé à l’ordre de priorité indiqué ci-dessus, après consultation entre les États membres, si des intérêts nationaux essentiels l’imposent.

Tableau de compatibilité des signalements de personnes

Ordre d’importance Signalement en vue d’une arrestation Signalement aux fins de non-admission Signalement concernant une personne disparue (protection) Signalement aux fins de surveillance discrète Signalement aux fins de contrôle spécifique Signalement concernant une personne disparue (lieu de séjour) Signalement aux fins d’une procédure judiciaire Signalement en vue d’une arrestation oui oui oui non non oui oui Signalement aux fins de non-admission oui oui non non non non non Signalement concernant une personne disparue — protection oui non oui non non oui oui Signalement aux fins de surveillance discrète non non non oui non non non Signalement aux fins de contrôle spécifique non non non non oui non non Signalement concernant une personne disparue — lieu de séjour oui non oui non non oui oui Signalement aux fins d’une procédure judiciaire oui non oui non non oui oui





Tableau de compatibilité des signalements d’objets

Ordre d’importance Signalement aux fins de surveillance discrète Signalement aux fins de contrôle spécifique Signalement aux fins de saisie ou de preuve Signalement aux fins de surveillance discrète oui non non Signalement aux fins de contrôle spécifique non oui non Signalement aux fins de saisie ou de preuve non non oui

2.1.2. La vérification de l’existence de signalements multiples concernant une personne

Pour éviter d’introduire des signalements multiples incompatibles, il importe d’identifier avec précision les individus présentant des caractéristiques similaires. La consultation et la coopération entre les bureaux Sirene sont par conséquent essentielles, et chaque État membre veillera à mettre en place des procédures techniques appropriées pour détecter ces cas avant d’introduire un signalement.

Les critères utilisés pour établir si deux identités peuvent être identiques sont précisés dans l’annexe 6 du présent manuel.

La procédure suivante s’applique:

a) si une demande de signalement fait apparaître qu’il existe dans le SIS une personne ayant les mêmes critères obligatoires d’identité (nom, prénom, date de naissance), une vérification doit être effectuée avant la validation dudit signalement;

b) le bureau Sirene qui entend introduire un nouveau signalement prend contact avec son homologue de l’État membre signalant pour vérifier s’il s’agit ou non de la même personne, en utilisant le formulaire L;

c) si la vérification fait apparaître que les critères sont identiques et pourraient concerner la même personne, le bureau Sirene qui entend introduire un nouveau signalement met en œuvre la procédure relative à l’introduction de signalements multiples. Si la vérification révèle qu’il s’agit de deux personnes différentes, le bureau Sirene valide la demande d’introduction du signalement.

2.1.3. La négociation de l’introduction d’un signalement en cas d’incompatibilité

Si une demande de signalement est en conflit avec un signalement effectué par le même État membre, le bureau Sirene national doit veiller à ce qu’il ne subsiste qu’un seul signalement dans le SIS. Chaque État membre peut choisir la procédure à appliquer.

Si le signalement projeté est incompatible avec celui d’un ou de plusieurs autres États membres, un accord est nécessaire.

La procédure suivante s’applique:

a) si les signalements sont compatibles, les consultations entre bureaux Sirene ne sont pas nécessaires; si les signalements sont indépendants les uns des autres, l’État membre qui souhaite introduire un nouveau signalement décide de l’opportunité d’une consultation;

b) si les signalements sont incompatibles ou s’il y a le moindre doute quant à leur compatibilité, des consultations entre bureaux Sirene ont lieu, à l’aide du formulaire E, pour aboutir à l’introduction d’un seul signalement;

c) les signalements en vue d’une arrestation sont introduits immédiatement, sans attendre le résultat des consultations entre États membres;

d) si un signalement incompatible avec des signalements existants devient prioritaire après consultation, au moment de son intégration, les autres signalements sont retirés par les États membres qui les avaient introduits; tout conflit doit être réglé par des négociations entre bureaux Sirene. Si aucun accord n’est possible sur la base de la liste des priorités établies, c’est le signalement le plus ancien qui est maintenu dans le SIS;

e) lorsqu’un signalement est supprimé, le C.SIS en informe les États membres qui n’ont pas pu entrer un signalement. Le bureau Sirene est alors averti automatiquement par un message de son N.SIS de la possibilité d’intégrer un signalement qui avait été réservé. Le bureau Sirene met en œuvre l’ensemble de la procédure d’intégration d’un signalement conformément à la catégorie de ce signalement.

2.2. Les échanges d’informations en cas de réponse positive

Lorsqu’un utilisateur final effectue une recherche dans le SIS et trouve un signalement correspondant aux critères qu’il a saisis, on parle de «réponse positive».

L’utilisateur final peut alors demander au bureau Sirene des informations complémentaires afin de pouvoir mettre en œuvre, dans les meilleures conditions, les procédures prévues aux tableaux SIS 4, 10 ou 16, figurant à l’annexe 4 (conduite à tenir).

Sauf mention contraire, l’État membre signalant doit être informé de la réponse positive et de son résultat.

2.2.1. Conduite à tenir en cas de réponse positive

Les procédures suivantes s’appliquent:

a) le bureau Sirene de l’État membre signalant doit généralement être informé, au moyen d’un formulaire G, de toute «réponse positive» concernant un individu ou un objet qu’il a signalé;

b) si une réponse positive est communiquée à l’État membre signalant, l’article de la convention de Schengen qui s’applique est mentionné, s’il y a lieu, dans le champ 090 du formulaire G, y compris des informations supplémentaires si nécessaire (par exemple «MINEUR»);

c) le formulaire G fournit autant d’indications que possible sur la réponse positive, et notamment sur les mesures prises dans le champ 088. L’État membre signalant peut solliciter des informations complémentaires dans le champ 089;

d) si nécessaire, le bureau Sirene de l’État membre signalant communique, à la suite de la réponse positive, toute information pertinente et spécifique;

e) le bureau Sirene de l’État membre ayant découvert la correspondance doit prendre toute mesure particulière au soutien de l’exécution effective des mesures demandées (conduite à tenir);

f) si le bureau Sirene de l’État membre qui a obtenu une réponse positive entend fournir d’autres informations alors qu’un formulaire G a déjà été envoyé, il communique celles-ci au moyen d’un formulaire M;

g) si la réponse positive concerne une personne faisant l’objet d’un signalement au titre de l’article 95 ou un mineur faisant l’objet d’un signalement au titre de l’article 97, et s’il y a lieu, le bureau Sirene de l’État membre ayant découvert la correspondance informe par téléphone le bureau Sirene de l’État membre signalant de la réponse positive, après avoir envoyé un formulaire G;

h) les bureaux Sirene des États membres ayant introduit un signalement relevant de l’article 96 ne sont pas nécessairement informés automatiquement des réponses positives. Ils peuvent toutefois l’être dans des circonstances exceptionnelles si des informations complémentaires sont requises. Les procédures spéciales sont décrites au point 4.

2.2.2. La communication des informations complémentaires

La procédure suivante s’applique:

a) les bureaux Sirene peuvent transmettre des informations complémentaires sur les signalements relevant des articles 95 à 100. Ce faisant, ils agissent pour le compte des autorités judiciaires lorsque ces informations sont du ressort de l’entraide judiciaire;

b) les bureaux Sirene communiquent, autant que possible et dans le respect des règles de protection des données applicables, des informations médicales pertinentes relatives aux personnes signalées en vertu de l’article 97 lorsque des mesures de protection doivent être prises à leur égard. Les données médicales transmises ne sont conservées que pendant le délai strictement nécessaire et sont utilisées exclusivement dans le cadre du traitement médical de la personne concernée.

2.3. En cas d’impossibilité d’exécuter la conduite à tenir afférente à un signalement à la suite d’une réponse positive (article 104, paragraphe 3)

Si, à la suite d’une réponse positive, la conduite à tenir ne peut pas être exécutée, l’échange de données se déroule conformément aux règles suivantes:

a) l’État membre auteur de la découverte informe immédiatement l’État membre signalant, via son bureau Sirene, de l’impossibilité d’exécuter la conduite à tenir et en précise les motifs dans un formulaire H;

b) les États membres concernés s’accordent éventuellement sur la mise en œuvre d’une procédure compatible avec leur droit national et avec les dispositions de la convention de Schengen.

2.4. En cas de changement de la finalité du signalement (article 102, paragraphe 3)

En vertu de l’article 102, paragraphe 3, les données peuvent être utilisées pour une finalité autre que celle pour laquelle le signalement a été introduit, mais uniquement à la suite d’une réponse positive, en vue de prévenir une menace grave imminente pour l’ordre et la sécurité publics, pour des raisons graves de sûreté nationale ou aux fins de la prévention d’un fait punissable grave.

L’article subordonne ce changement de finalité à l’autorisation préalable de l’État membre signalant.

En cas de changement de la finalité d’un signalement, l’échange de données se déroule conformément aux règles suivantes:

a) l’État membre auteur de la découverte, via son bureau Sirene, expose à l’État membre signalant les motifs qui le conduisent à demander ce changement de finalité (formulaire I);

b) l’État membre signalant examine le plus rapidement possible s’il peut être satisfait à la demande et avise l’État membre auteur de la découverte de sa décision par l’intermédiaire de son bureau Sirene;

c) le cas échéant, l’État membre signalant assortit son autorisation de conditions concernant l’utilisation des données.

Après accord de l’État membre signalant, l’État membre auteur de la découverte utilise les données pour la finalité qu’il a sollicitée et obtenue. Il tient compte des conditions qui auront pu être fixées.

2.5. En cas de découverte de données entachées d’erreur de droit ou de fait (article 106)

L’article 106, paragraphes 2 et 3, de fixe les dispositions en matière de rectification des erreurs de droit ou de fait.

En cas de découverte de données entachées d’erreur de droit ou de fait, l’échange d’informations se déroule conformément à la règle suivante:

a) l’État membre qui constate une erreur dans une donnée en avise, via son bureau Sirene, l’État membre signalant au moyen du formulaire J;

b) s’il y a accord entre les États membres, l’État membre signalant met en œuvre sa procédure nationale pour rectifier l’erreur;

c) . si aucun accord n’a pu être trouvé, le bureau Sirene de l’État membre qui a constaté l’erreur avise l’autorité compétente de son pays pour saisine de l’autorité de contrôle commune.

2.6. Le droit d’accès et de rectification sur les données (articles 109 et 110)

Toute personne a le droit d’accéder aux données la concernant et de demander la rectification des erreurs. Cet accès a lieu conformément au droit national du pays dans lequel la demande est introduite.

Un État membre ne peut autoriser l’accès à un signalement introduit par un autre État membre sans le consulter préalablement au moyen d’un formulaire K.

2.6.1. Les échanges d’informations relatifs au droit d’accès et de rectification sur les données

Si les autorités nationales doivent être informées d’une demande d’accès aux données ou de rectification les concernant, l’échange d’informations se déroule conformément aux règles suivantes:

a) chaque bureau Sirene doit appliquer son droit national en ce qui concerne le droit d’accès à ces données. Selon les cas, les bureaux Sirene transmettent aux autorités nationales compétentes les demandes d’accès ou de rectification de données dont ils peuvent être saisis ou statuent sur ces demandes dans la mesure où ils y sont habilités;

b) si les autorités nationales compétentes le demandent, les bureaux Sirene des États membres concernés transmettent des informations relatives à l’exercice de ce droit d’accès.

2.6.2. L’information concernant les demandes de consultation, de correction ou de suppression de signalements émanant d’autres États membres

Les échanges d’informations relatives à des signalements introduits dans le SIS par un autre État membre sont effectués, dans la mesure du possible, par l’intermédiaire des bureaux Sirene nationaux.

La procédure suivante s’applique:

a) la demande d’accès, de correction ou de suppression est transmise à l’État membre signalant dans les plus brefs délais, de manière qu’il puisse prendre position;

b) l’État membre signalant fait part de sa position à l’État membre auprès duquel la demande a été introduite, en fournissant toutes les informations nécessaires pour répondre à cette demande;

c) il tient compte des délais légaux éventuellement prévus pour le traitement de la demande;

d) l’État membre destinataire d’une demande d’accès, de correction ou de suppression émanant d’un particulier prend toute mesure utile pour y répondre rapidement.

Si l’État membre signalant transmet sa position au bureau Sirene de l’État membre auprès duquel la demande d’accès, de correction ou de suppression a été introduite, le bureau veille à ce que cette position soit communiquée dans les meilleurs délais à l’autorité compétente pour statuer sur la demande.

2.6.3. L’information concernant les procédures d’accès et de rectification

La procédure suivante s’applique:

les bureaux Sirene se tiennent mutuellement informés des dispositions nationales adoptées en matière de consultation et de rectification des données à caractère personnel, ainsi que de leurs modifications ultérieures.

2.7. La suppression d’un signalement lorsque les conditions de son maintien ne sont plus réunies

Le bureau Sirene informe les États membres qui n’avaient pu intégrer leur signalement lorsqu’une réponse positive est obtenue et qu’un signalement est supprimé. Les informations extraites du formulaire G fourni par le bureau Sirene de l’État membre qui a obtenu une réponse positive sont communiquées au moyen d’un formulaire M.

Hormis les cas faisant suite à une réponse positive, un signalement peut être supprimé soit directement par le C.SIS (date de validité expirée), soit indirectement par le service qui avait procédé à son inscription (les conditions de maintien dans le SIS ne sont plus remplies).

Dans les deux cas, le message de suppression du C.SIS doit être traité automatiquement au niveau du N.SIS.

2.8. L’usurpation d’identité

Il y a usurpation d’identité (nom, prénom, date de naissance) lorsqu’un contrevenant utilise l’identité d’une personne réelle. C’est notamment le cas lorsqu’un document est utilisé au détriment de son véritable propriétaire.

L’État membre qui saisit le code 3 dans le champ «Catégorie d’identité» doit envoyer le formulaire Q au moment où il introduit ou modifie le signalement dans le SIS.

En cas de découverte d’un code 3 dans le champ «Catégorie d’identité» lors de la consultation du SIS, l’agent procédant au contrôle contacte le bureau Sirene national en vue d’obtenir des informations complémentaires qui permettront de déterminer si la personne contrôlée est la personne recherchée ou celle dont l’identité a été usurpée.

Dès qu’il est établi qu’il y a eu usurpation de l’identité d’une personne, un code «3» est inscrit dans le signalement.

Les informations complémentaires concernant la personne dont l’identité a été usurpée ne peuvent être traitées qu’avec son autorisation expresse et librement donnée.

La personne dont l’identité est usurpée fournit au bureau Sirene de l’État membre signalant, après y avoir consenti expressément et librement, et conformément aux procédures nationales, les informations nécessaires pour éviter les conséquences négatives d’une erreur d’identification, telles que ses coordonnées et ses papiers d’identité, et/ou complète le formulaire Q.

La photographie et les empreintes digitales de la personne victime de l’usurpation d’identité peuvent également figurer dans le dossier du bureau Sirene de l’État membre signalant, à la condition stipulée ci-dessous.

Sur le formulaire Q, seul le numéro Schengen fait référence aux données de la personne recherchée par le signalement SIS; toutes les autres informations concernent la victime de l’usurpation d’identité. Les informations de la rubrique 052 («Date de délivrance du document») sont obligatoires. La rubrique 083 («Informations particulières concernant le signalement») contient, le cas échéant, des informations complémentaires sur le cas d’usurpation d’identité (par exemple, d’autres caractéristiques distinctives) et doit toujours contenir le nom du service détenteur d’informations complémentaires sur le signalement à contacter.

En outre, lorsque l’État membre signalant découvre qu’une personne signalée dans le SIS usurpe l’identité d’un tiers, il doit vérifier s’il convient de maintenir l’usurpation d’identité dans le signalement SIS (afin de retrouver la personne recherchée).

Les données relatives à la personne dont l’identité a été usurpée, y compris d’éventuelles empreintes digitales et photographies, sont fournies exclusivement en vue d’établir l’identité de la personne contrôlée et ne peuvent en aucun cas être utilisées à d’autres fins. Les informations relatives aux usurpations d’identité doivent être supprimées au cours de la procédure d’effacement du signalement correspondant.

2.9. L’intégration d’un alias

En vue d’éviter les signalements incompatibles dans une catégorie quelconque, en raison d’un alias à intégrer, ou d’éviter des problèmes à des victimes innocentes, les bureaux Sirene doivent, s’ils disposent de cette information, se tenir mutuellement informés de cet alias et échanger toutes les informations pertinentes concernant l’identité réelle du sujet recherché. C’est l’État membre qui a introduit le signalement d’origine qui a la responsabilité d’ajouter d’éventuels alias. Si un autre État membre découvre un alias, il doit transmettre l’affaire à l’État membre à l’origine du signalement.

2.10. Le Sirpit (Sirene Picture Transfer)

2.10.1. Développement et origine du Sirpit (Sirene Picture Transfer)

Les bureaux Sirene doivent être en mesure d’échanger des empreintes digitales et des photographies à des fins d’identification.

La procédure Sirpit permet aux bureaux Sirene, en cas de doute sur l’identité d’une personne donnée, d’échanger rapidement, par voie électronique, des empreintes digitales et des photographies, de manière à pouvoir comparer les empreintes et les photographies de la personne dont l’identité doit être établie à celles de la personne signalée.

2.10.2. Utilisation des données échangées, archivage inclus

Les articles 95 à 100 de la convention de Schengen prévoient des limitations à l’utilisation des données. Toute utilisation ultérieure des photographies et empreintes digitales échangées via le Sirpit, y compris leur archivage, doit être conforme aux dispositions pertinentes de la convention de Schengen, aux dispositions nationales applicables en matière de protection des données, conformément à la directive 95/46/CE, à la décision-cadre 2008/977/JAI, et à la convention 108 du Conseil de l’Europe, selon le cas.

2.10.3. Prescriptions techniques

Chaque bureau Sirene doit respecter les prescriptions techniques Sirpit.

Le bureau Sirene peut, d’une part, échanger par voie électronique les demandes de comparaison ou de vérification, ainsi que leurs résultats dans ce domaine et, d’autre part, envoyer par voie électronique (sans altération) les demandes à son service national d’identification et en recevoir les résultats.

Dans le Sirpit, les empreintes digitales et les photographies sont transmises, sous forme de fichier joint, à un écran de saisie (input screen) spécialement conçu à cet effet.

2.10.4. Service national d’identification

Le service national d’identification reçoit exclusivement des demandes du bureau Sirene national, auquel il transmet ensuite les résultats.

2.10.5. Utilisation du formulaire L Sirene

La transmission (demande de comparaison et résultat) via le Sirpit est annoncée par l’envoi d’un formulaire L par la voie habituelle pour tous les formulaires Sirene. Le formulaire L est transmis en même temps que les empreintes digitales et/ou les photographies.

2.10.6. Procédure Sirpit

Le bureau Sirene du pays dans lequel la personne a été repérée est appelé ci-après «le Sirene du repérage».

Le bureau Sirene du pays qui a introduit le signalement dans le SIS est appelé ci-après le «Sirene du signalement».

La procédure offre deux possibilités:

2.10.6.1. Le Sirene du repérage effectue la comparaison

a) Le Sirene du repérage envoie un formulaire G par la voie électronique habituelle et demande au Sirene du signalement, dans le champ 089, d’envoyer dès que possible un formulaire L ainsi que les empreintes digitales et les photographies, si celles-ci sont disponibles.

b) Le Sirene du signalement répond à l’aide du formulaire L. S’il dispose des empreintes digitales et des photographies, le bureau Sirene du signalement mentionne dans le champ 083 que les empreintes et/ou les photographies sont transmises à des fins de comparaison.

c) Le Sirene du repérage envoie les empreintes digitales et les photographies à son service national d’identification pour comparaison et demande à recevoir les résultats par le même canal.

d) Le Sirene du repérage transmet les résultats au Sirene du signalement à l’aide du formulaire L (champ 083).

2.10.6.2. Le Sirene du signalement effectue la comparaison

a) Le Sirene du repérage envoie un formulaire G et un formulaire L par la voie électronique habituelle et mentionne dans le champ 083 du formulaire L que les empreintes digitales et les photographies sont transmises à des fins de comparaison.

b) Le Sirene du signalement envoie les empreintes digitales et les photographies reçues à son service national d’identification pour comparaison et demande à recevoir les résultats par le même canal.

c) Le Sirene du signalement transmet les résultats au Sirene du repérage à l’aide du formulaire L (champ 083).

Après comparaison, les empreintes digitales et les photographies d’une personne signalée peuvent être conservées dans le dossier du Sirene du repérage pour le cas où d’autres comparaisons seraient nécessaires, conformément à l’article 112 bis de la convention de Schengen.

Les empreintes digitales et les photographies d’une personne ne correspondant pas aux données de la personne signalée qui ont été échangées via Sirpit doivent être traitées dans le respect des dispositions de la convention de Schengen, des dispositions nationales applicables en matière de protection des données, conformément à la directive 95/46/CE, à la décision-cadre 2008/977/JAI et à la convention 108 du Conseil de l’Europe, selon les cas.

2.10.6.3. Écran de saisie

Le masque de saisie est développé en se référant au masque de saisie d’Interpol existant (norme ANSI/NIST).

Le masque comportera les données suivantes:

1) Numéro d’identification Schengen (25) (voir la note 1 ci-dessous)

2) Numéro d’identification Schengen (25) (voir la note 1 ci-dessous)

3) Date des empreintes digitales

4) Lieu du relevé des empreintes

5) Date de la photographie

6) Raison du relevé des empreintes digitales (motif du signalement qui sous-tend la transmission des empreintes digitales)

7) Nom (25) (voir la note 2 ci-dessous)

8) Prénom (25) (voir la note 2 ci-dessous)

9) Nom de jeune fille

10) Identité établie?

11) Date de naissance (25)

12) Lieu de naissance

13) Nationalité

15) Informations complémentaires

Remarques:

Notes:

(1) À indiquer soit dans le champ 1 soit dans le champ 2.

(2) Possibilité d’indiquer «inconnu».

Lorsqu’ils sont connus, le lieu et la date de relevé des empreintes digitales sont enregistrés.

2.11. Le rôle des bureaux Sirene dans la coopération policière au sein de l’Union européenne

L’échange d’informations complémentaires au titre de la convention de Schengen ne met pas en cause les missions confiées aux bureaux Sirene dans le domaine de la coopération policière internationale par le droit national mettant en œuvre d’autres instruments juridiques de l’Union européenne.

Des missions supplémentaires peuvent être confiées aux bureaux Sirene, notamment par le droit national mettant en œuvre la décision-cadre 2006/960/JAI du Conseil (26), les articles 39 et 46 de la convention de Schengen, dans la mesure où ils ne sont pas remplacés par la décision-cadre 2006/960/JAI, les articles 40 ou 41 de la convention de Schengen ou si les informations relèvent de l’entraide judiciaire.

Si un bureau Sirene reçoit une demande ne relevant pas de sa compétence dans le cadre du droit national, de la part d’un autre bureau Sirene, il la transmet immédiatement à l’autorité compétente et informe le bureau Sirene demandeur de cette transmission. Si nécessaire, il assiste le bureau Sirene demandeur afin de faciliter la communication.

2.12. Relations entre Sirene et Interpol

Le SIS n’a pas pour vocation de supplanter Interpol ni de reproduire son rôle. Si certaines missions se recoupent, les principes d’action et de coopération entre les États membres dans le cadre de Schengen diffèrent sensiblement de ceux d’Interpol. Des règles de collaboration entre les bureaux Sirene et les BCN (bureaux centraux nationaux) doivent dès lors être établies au niveau national.

Les principes suivants sont retenus:

2.12.1. Priorité des signalements SIS sur les signalements Interpol

Les signalements dans le SIS et l’échange d’informations les concernant ont toujours la priorité sur les signalements et l’échange d’informations via Interpol. Cette disposition est particulièrement importante en cas de conflit de signalements.

2.12.2. Choix du canal de communication

Le principe de la priorité des signalements Schengen par rapport à ceux d’Interpol doit également être respecté par les BCN des États membres. Une fois le signalement Schengen créé, toutes les communications liées à celui-ci et à sa finalité sont assurées par les bureaux Sirene. Si un État membre souhaite changer de canal de communication, il consulte préalablement les autres parties. Un tel changement n’est possible que dans des cas particuliers.

2.12.3. Utilisation et diffusion des signalements Interpol dans les États Schengen

Eu égard à la priorité des signalements SIS sur ceux d’Interpol, les signalements d’Interpol seront limités à des cas exceptionnels (à savoir, lorsqu’il s’agit de signalements dont l’introduction dans le SIS n’est prévue ni dans la convention ni du point de vue technique ou lorsque les informations nécessaires à l’intégration d’un signalement SIS sont insuffisantes). Les signalements parallèles dans le SIS et via Interpol ne sont pas autorisés dans l’espace Schengen. Les signalements diffusés par le canal Interpol qui couvrent également l’espace Schengen ou des parties de celui-ci (zone Interpol de diffusion 2) mentionnent le texte suivant: «Zone 2 à l’exception des États Schengen».

2.12.4. Transmissions d’informations à des États tiers

En règle générale, les données enregistrées dans le SIS ne sont pas mises à la disposition de pays tiers. Néanmoins, lorsqu’un État membre a établi un signalement, seul le bureau Sirene de l’État signalant peut décider de mettre l’information à la disposition de pays tiers (autorisation, mode de diffusion et canal). Le cas échéant, le bureau Sirene tient compte des dispositions en matière de protection des données à caractère personnel prévues par la convention de Schengen, la décision-cadre 2008/977/JAI et la directive 95/46/CE, selon le cas. Le recours au canal Interpol dépend des dispositions ou des procédures nationales.

2.12.5. Réponse positive et effacement d’un signalement

Les États Schengen s’assurent, au niveau national, que les bureaux Sirene et les BCN s’informent mutuellement en cas de réponse positive.

L’effacement d’un signalement ne peut être effectué que par l’autorité signalante.

2.12.6. Amélioration de la coopération entre les bureaux Sirene et les BCN Interpol

Chaque État membre prend les mesures adéquates pour garantir l’échange d’informations au niveau national entre le bureau Sirene et le BCN.

2.13. Coopération avec Europol et Eurojust

En vue de rationaliser la coopération entre les bureaux Sirene, des procédures adaptées doivent être mises en place au niveau national, notamment pour les cas où Europol ou Eurojust consulte le SIS et obtient un résultat positif.

2.14. Types particuliers de recherche

2.14.1. Recherche ciblée géographiquement

On entend par «recherches ciblées géographiquement» des recherches effectuées dans une zone géographique limitée, pour lesquelles le pays demandeur possède des indices concrets relatifs au lieu de séjour de la personne recherchée ou à l’endroit où se trouve l’objet recherché. Dans de tels cas, il peut être donné suite à une demande des autorités judiciaires immédiatement après sa réception.

Dans l’espace Schengen, les recherches ciblées géographiquement sont réalisées au moyen du signalement introduit dans le SIS. Le formulaire M correspondant, à envoyer au moment de la création du signalement ou lorsque des informations sur le lieu de séjour sont obtenues, doit contenir des informations sur l’endroit où la personne ou l’objet recherché se trouve. Le signalement de la personne recherchée sera introduit dans le SIS afin de garantir le caractère immédiatement exécutoire de toute demande d’arrestation provisoire (article 64 de la convention et article 9, paragraphe 3, de la décision-cadre relative au MAE).

Un tel signalement augmente les chances de succès en cas de déplacement imprévu de la personne ou de l’objet à l’intérieur de l’espace Schengen. Les cas dans lesquels aucun signalement n’est créé dans le SIS sont limités à des circonstances particulières, notamment si les informations disponibles sont insuffisantes pour créer un signalement.

2.14.2. Recherche avec la participation d’unités de police spéciales effectuant des recherches ciblées (FAST)

Dans certains cas, les bureaux Sirene des États membres requis font également appel aux services d’unités spéciales (FAST) effectuant des recherches ciblées. Le signalement dans le SIS ne peut toutefois pas être remplacé par la coopération internationale de ces services de police. Une telle coopération ne doit en effet pas entrer en conflit avec le rôle de point de convergence des recherches faites par le SIS dévolu au bureau Sirene.

Une coopération doit, s’il y a lieu, être mise en place pour s’assurer que le bureau Sirene de l’État membre signalant soit informé par le FAST national des éventuelles opérations en cours liées à un signalement intégré dans le SIS. Ce bureau Sirene doit, si nécessaire, mettre ces informations à la disposition d’autres bureaux Sirene.

Les bureaux Sirene s’assurent que les informations complémentaires, y compris celles concernant une réponse positive, sont transmises rapidement au FAST national, si ce dernier participe à la recherche.

2.15. Apposition d’un indicateur de validité

Un indicateur de validité peut être apposé à la demande d’un autre État membre.

L’article 94, paragraphe 4, l’article 95, paragraphe 3, l’article 97 et l’article 99, paragraphe 6, de la convention de Schengen offrent la possibilité à un État membre requis de refuser d’exécuter une conduite à tenir sur son territoire en demandant l’apposition d’un indicateur de validité dans un signalement relevant de l’article 95, 97 ou 99, lorsqu’il considère qu’un signalement est incompatible avec sa législation nationale, ses obligations internationales ou des intérêts nationaux essentiels. Les motifs de la demande doivent être communiqués en même temps.

Lorsqu’un indicateur de validité est ajouté dans les signalements relevant des articles 97 et 99, ceux-ci n’apparaissent pas lors de la consultation du système par l’utilisateur final. Une conduite à tenir alternative est prévue pour les signalements relevant de l’article 95. Il incombe à chaque État membre de repérer le plus rapidement possible les signalements susceptibles de rendre nécessaire l’apposition d’un indicateur de validité.

2.15.1. La consultation des États membres en vue de l’apposition d’un indicateur de validité

La procédure suivante s’applique:

a) si un État membre souhaite apposer un indicateur de validité, il en fait la demande, par l’intermédiaire de son bureau Sirene, à l’État membre signalant, au moyen d’un formulaire F, en utilisant les champs 071-074 (27). Pour de plus amples informations concernant le champ 080 «Législation nationale» et, au besoin, pour d’autres informations expliquant les motifs de l’indicateur de validité ou concernant le signalement, il convient d’utiliser le champ 083;

b) l’État membre signalant appose immédiatement l’indicateur de validité demandé;

c) au terme de l’échange d’informations, en fonction des informations fournies pendant la consultation par l’État membre demandant l’apposition de l’indicateur, le signalement devra éventuellement être modifié ou supprimé, ou la demande pourra être retirée.

2.15.2. La demande de suppression d’un indicateur de validité

Les États membres demandent la suppression de l’indicateur de validité qu’ils avaient demandé dès que les motifs de l’apposition de l’indicateur ne sont plus valides. Tel peut notamment être le cas si la législation nationale a été modifiée, ou si d’autres échanges d’informations sur le cas en question révèlent que les circonstances mentionnées à l’article 94, paragraphe 4, à l’article 95, paragraphe 3, à l’article 97 et à l’article 99, paragraphe 6, de la convention de Schengen n’existent plus.

La procédure suivante s’applique:

a) le bureau Sirene qui avait demandé l’apposition de l’indicateur de validité demande au bureau Sirene de l’État membre qui a émis le signalement de supprimer l’indicateur de validité. Cette demande est introduite à l’aide du formulaire F. Le champ 075 est utilisé à cet effet (28). Pour de plus amples informations concernant le champ 080 «Législation nationale» et, au besoin, pour d’autres informations expliquant les motifs de l’indicateur de validité ou concernant le signalement, il convient d’utiliser le champ 083;

b) le bureau Sirene de l’État membre signalant appose immédiatement l’indicateur de validité demandé.

2.16. L’indication d’une urgence dans les formulaires Sirene

Les formulaires Sirene qui doivent être traités prioritairement par le bureau Sirene requis peuvent porter la mention «URGENT», suivie du motif de l’urgence. Si nécessaire, cette information est mentionnée en premier lieu dans le champ 083 des formulaires Sirene.

3. SIGNALEMENTS RELEVANT DE L’ARTICLE 95 (29)

Les étapes suivantes doivent être respectées:

— vérifications par l’État membre avant l’introduction du signalement,

— vérification de l’absence de signalements multiples,

— envoi d’informations complémentaires aux États membres,

— apposition d’un indicateur de validité à la demande d’un autre État membre,

— mesure prise par le bureau Sirene à la réception d’un signalement relevant de l’article 95,

— échanges d’informations en cas de réponse positive,

— suppression d’un signalement,

— usurpation d’identité.

3.1. Les vérifications effectuées par l’État membre avant l’introduction du signalement

La plupart des signalements relevant de l’article 95 seront désormais basés sur un mandat d’arrêt européen (MAE). Or, le signalement de l’article 95 peut également donner lieu à une arrestation provisoire avant l’obtention d’une demande d’extradition (DE). Les vérifications à effectuer au préalable sont les suivantes:

Le MAE ou la demande d’extradition doit être délivré par une autorité judiciaire habilitée à remplir cette fonction dans l’État membre signalant.

Le MAE ou la demande d’extradition et le formulaire A doivent contenir suffisamment de détails pour permettre aux autres bureaux Sirene de vérifier le signalement [en particulier, la section e) du MAE: «description des circonstances dans lesquelles la ou les infractions ont été commises, notamment le moment et le lieu» et le champ 044 du formulaire A: «description des faits»] afin de permettre aux autres bureaux Sirene de vérifier le signalement.

3.2. La vérification que le droit national des États membres autorise l’arrestation provisoire aux fins de remise ou d’extradition

Il s’agit de vérifier, pour l’État membre signalant, si l’arrestation provisoire qui est demandée est autorisée par le droit national des autres États membres.

La procédure suivante s’applique:

a) vérification de la possibilité pour tous les États membres de donner suite au signalement;

b) en cas de doute, consultation du bureau Sirene concerné avec transmission ou échange des informations nécessaires à la vérification.

Chaque État membre prend des dispositions techniques ou organisationnelles pour garantir que les signalements relevant de l’article 95, paragraphe 2 (deuxième phrase), ne soient introduits dans le SIS qu’après information du bureau Sirene de l’État membre concerné.

3.3. Signalements multiples

3.3.1. La vérification de l’existence de signalements multiples (article 107)

Chaque État membre ne peut introduire qu’un seul signalement dans le système par personne recherchée. Une vérification doit dès lors avoir lieu pour détecter les demandes multiples d’introduction d’un signalement émanant d’un même État membre. Le cas échéant, il convient d’adopter une conduite à tenir au niveau national afin de décider quel MAE apparaîtra dans le signalement relevant de l’article 95. Sur la base de ce signalement, seul un formulaire A est transmis aux États membres conformément à la procédure mentionnée au point 3.4. En guise d’alternative, il est possible d’émettre un MAE unique couvrant toutes les infractions.

Les procédures générales de vérification de l’existence de signalements multiples sont décrites au point 2.1.2.

Tant que le signalement retenu n’a pas été effacé, le bureau Sirene de l’État membre signalant conserve un enregistrement de toute demande d’introduction d’un signalement supplémentaire qui, après consultation, a été rejetée en vertu des dispositions ci-dessus.

En cas de découverte d’une réponse positive dans un État membre, le bureau Sirene de l’État membre signalant peut transmettre autant de MAE qu’il en a été délivré par les autorités judiciaires compétentes de cet État.

Plusieurs États membres peuvent introduire un signalement pour un MAE portant sur la même personne. Le cas échéant, en cas d’arrestation, il appartient aux autorités judiciaires d’exécution de l’État membre dans lequel l’arrestation a eu lieu de décider du mandat qui sera exécuté. Si les signalements sont compatibles, des formulaires G sont envoyés, en cas de réponse positive, en réponse à toutes les demandes.

3.3.2. Les échanges d’informations

Les procédures générales sont décrites aux points 2.1.2 et 2.1.3.

3.4. Les informations complémentaires à envoyer aux États membres

3.4.1. Les informations complémentaires à envoyer concernant un MAE

Il convient d’utiliser les formulaires A et M, qui sont identiques pour tous les États membres, et d’y faire figurer les mêmes informations que dans le MAE.

Dans le formulaire A, mentionner:

— 006-013: les informations pertinentes introduites dans le SIS et correspondant à la section a) du MAE,

— 030: que le formulaire A en question correspond à un MAE, ainsi que le nom de l’autorité judiciaire qui a émis le mandat d’arrêt, figurant dans la section i) du MAE,

— 031: les informations pertinentes contenues dans la section b) du MAE concernant la décision sur laquelle se fonde le mandat d’arrêt,

— 032: la date du mandat d’arrêt,

— 033: la fonction de l’autorité judiciaire qui a émis le mandat, figurant dans la section i) du MAE,

— 034: les informations pertinentes de la section c), 1) du MAE, en précisant, le cas échéant: — si la ou les infractions pour lesquelles le mandat a été émis sont passibles d’une peine ou mesure de sûreté privative de liberté à caractère perpétuel, — si le système juridique de l’État membre d’émission prévoit une révision de la peine ou mesure infligée — sur demande ou au plus tard après vingt ans — en vue de la non-exécution de cette peine ou mesure, et/ou — si le système juridique de l’État membre d’émission prévoit l’application de mesures de clémence auxquelles la personne peut prétendre en vertu du droit ou de la pratique de l’État membre d’émission en vue de la non-exécution de cette peine ou mesure,

— 035-037: les informations pertinentes de la section b) du MAE,

— 038: les informations pertinentes de la section c), 2) du MAE, en précisant, le cas échéant: — si la ou les infractions pour lesquelles le mandat a été émis sont passibles d’une peine ou mesure de sûreté privative de liberté à caractère perpétuel, — si le système juridique de l’État membre d’émission prévoit une révision de la peine ou mesure infligée — sur demande ou au plus tard après vingt ans — en vue de la non-exécution de cette peine ou mesure, et/ou — si le système juridique de l’État membre d’émission prévoit l’application de mesures de clémence auxquelles la personne peut prétendre en vertu du droit ou de la pratique de l’État membre d’émission en vue de la non-exécution de cette peine ou mesure,

— 039: les informations de la section c), 2) du MAE,

— 040: les informations de la section e) du MAE relatives à la disposition statutaire ou au code applicable,

— 041: les informations de la section e) du MAE sur la nature et la qualification légale de la ou des infractions,

— 042: les informations de la section e) du MAE sur le moment où la ou les infractions ont été commises,

— 043: les informations de la section e) du MAE sur le lieu où la ou les infractions ont été commises,

— 044: les informations de la section e) du MAE sur les circonstances de la ou des infractions,

— 045: les informations de la section e) du MAE sur le degré de participation de la personne recherchée,

— 058: les informations de la section a) du MAE sur les traits distinctifs/la description de la personne recherchée.

Dans le champ 083 du formulaire M:

— Lorsque le texte «Informations sur la décision rendue par défaut, conformément à la section d) du MAE» apparaît, il convient, le cas échéant: a) d’indiquer si la décision a été rendue par défaut; b) de préciser si la personne concernée a été citée personnellement ou informée de la date et du lieu de l’audience où a été rendue la décision par défaut. Si ce n’est pas le cas, les garanties juridiques doivent être précisées. À compter de la date d’application de la décision-cadre 2009/299/JAI (30), les décisions rendues en l’absence de la personne concernée doivent être indiquées dans le champ 083, comme précisé dans le MAE. Les codes 2, 3.1a, 3.1b, 3.2, 3.3 (décision non contestée), 3.3 (pas de demande de révision ou d’appel) et 3.4 doivent être mentionnés et, le cas échéant, il convient d’expliquer comment la condition pertinente a été remplie.

— Lorsque le texte «Infraction(s) punies en vertu de la section e), I) et II) du MAE» apparaît, il convient, le cas échéant, de cocher une ou plusieurs des infractions punies dans l’État membre d’émission d’une peine ou d’une mesure de sûreté privatives de liberté d’un maximum d’au moins 3 ans telles qu’elles sont définies par le droit de l’État membre d’émission, conformément à l’article 2, paragraphe 2, de la décision-cadre [ou la section e) I) du MAE].

— Si la ou les infractions figurent dans la liste fournie à l’article 2, paragraphe 2, de la décision-cadre relative au MAE, elles sont saisies in extenso dans le formulaire M, en respectant la formulation utilisée dans la liste.

— Si les infractions n’apparaissent pas dans la liste mentionnée ci-dessus, les informations suivantes doivent être précisées: a) si le mandat d’arrêt a été émis pour des faits punis par la loi de l’État membre d’émission d’une peine ou d’une mesure de sûreté privatives de liberté d’un maximum d’au moins douze mois; b) ou, lorsqu’une condamnation à une peine ou qu’une mesure de sûreté a été prononcée, qu’elle est d’une durée d’au moins quatre mois.

— Si les informations à insérer dans le champ 083 du formulaire M dépassent 1 024 caractères, il convient d’envoyer un ou plusieurs formulaires M supplémentaires.

3.4.2. Les informations complémentaires à envoyer concernant une arrestation provisoire

Le dossier relatif aux personnes recherchées pour l’arrestation aux fins d’extradition est préparé avant l’intégration du signalement. Une vérification sera effectuée pour s’assurer que les informations sont complètes et correctement présentées. Les informations suivantes doivent obligatoirement être fournies, les détails relatifs à la phase de poursuite pénale ou à l’exécution d’un jugement devant, en principe, être mentionnés à titre subsidiaire:

— 006: Nom: la rubrique 006 contient le nom utilisé pour l’enregistrement principal lors du signalement dans le SIS.

— 007: Prénom.

— 009: Date de naissance.

— 010: Lieu de naissance.

— 011: Alias: la rubrique 011 est complétée en mentionnant in extenso le premier alias et en indiquant le nombre total d’alias signalés. Si nécessaire, un formulaire M pourra être envoyé pour communiquer la liste complète de ces alias.

— 012: Sexe.

— 013: Nationalité: la rubrique 013 doit être complétée au mieux, au moyen des renseignements disponibles. Si l’information reste incertaine, il convient de mentionner le code «1 W» en y ajoutant le cas échéant la mention «présumé être de nationalité…».

— 030: Autorité à l’origine du mandat d’arrêt ou du jugement (identité et qualité du magistrat ou identification de la juridiction).

— 031: Référence du mandat d’arrêt ou du jugement (037). Voir également les commentaires ci-dessous.

— 032: Date du mandat d’arrêt ou du jugement (036). Les demandes concernant la phase de la poursuite pénale et l’exécution d’un jugement peuvent être regroupées dans un dossier joint.

— 033: Autorité requérante.

— 034: Peine maximale/peine maximale encourue.

— 035: Magistrat ou juridiction à l’origine du jugement.

— 036: Date du jugement.

— 037: Référence du jugement.

— 038: Peine infligée.

— 039: Peine restant à purger.

— 040: Textes applicables.

— 041: Qualification légale des faits.

— 042: Date/période de commission de l’infraction.

— 044: Description des faits (y compris de leurs conséquences).

— 045: Degré de participation (auteur, coauteur, complice, instigateur).

Chaque pays a la possibilité d’utiliser sa propre terminologie juridique pour décrire le degré de participation.

Les informations fournies doivent être suffisamment détaillées pour permettre l’appréciation du signalement par les autres bureaux Sirene, tout en évitant de surcharger le système de messagerie.

Si le nombre de caractères prévus techniquement dans la structure du formulaire pour permettre la réception de celui-ci par tous les bureaux Sirene est insuffisant, il pourra éventuellement être fait usage d’un formulaire M pour compléter l’information. La fin de l’envoi sera annoncée par la mention «fin de communication» apposée sur le dernier formulaire (rubrique 044 du formulaire A ou 083 du formulaire M).

3.4.3. L’intégration d’un alias

Les procédures générales sont décrites au point 2.9.

En cas de signalement en vue d’une arrestation, le bureau Sirene utilise le champ 011 du formulaire A (31) (au moment de l’intégration du signalement) ou ultérieurement le formulaire M, lorsqu’il informe l’autre État membre des alias concernant un signalement émis en vertu de l’article 95, si cette information est à sa disposition.

3.4.4. Les autres informations utilisées pour établir l’identité d’une personne

D’autres informations pourront être fournies par le bureau Sirene de l’État membre signalant, après consultation et/ou à la demande d’un autre État membre, si cela s’avère nécessaire pour établir l’identité d’une personne. Il s’agit notamment:

— de l'origine du passeport ou du document d’identité en possession de la personne recherchée,

— des numéro, date, lieu et autorité de délivrance du passeport ou du document d’identité, date limite de validité,

— de la description de la personne recherchée,

— des nom et prénom du père et de la mère,

— de l'existence de photographies et/ou d’empreintes digitales,

— de la dernière adresse connue.

Dans la mesure du possible, ces informations, ainsi que des photographies et des empreintes digitales, seront disponibles dans les bureaux Sirene, ou immédiatement et en permanence accessibles en vue d’une transmission rapide.

L’objectif commun est de réduire au minimum le risque de rétention indue d’une personne qui aurait une identité similaire à celle de l’individu signalé.

3.4.5. La transmission des formulaires A et M

Les informations mentionnées aux points 3.3.1 et 3.3.2 doivent être envoyées par la voie la plus rapide. L’État membre signalant envoie les formulaires A et M au moment de l’introduction dans le SIS du signalement relevant de l’article 95, paragraphe 2. Les autres informations nécessaires pour préciser l’identité sont transmises après concertation et/ou à la demande d’un autre État membre. Si nécessaire, plusieurs formulaires M décrivant différents MAE (ou demandes d’extradition) peuvent être envoyés. Le formulaire M contient des informations concernant, notamment, le type d’infraction qui est à la base du MAE, la date de commission de l’infraction et la prescription. Si l’émission d’un nouveau mandat d’arrêt européen concernant une personne faisant déjà l’objet d’un MAE requiert le remplacement d’un formulaire A existant, il convient d’indiquer que le nouveau formulaire A en remplace un autre dans le champ 030 du nouveau formulaire.

3.5. Apposition d’un indicateur de validité

Les procédures générales sont décrites au point 2.15.

Un signalement assorti d’un indicateur de validité est réputé avoir été introduit pour communiquer le lieu de séjour de la personne signalée.

3.5.1. Demande systématique d’apposition d’un indicateur de validité dans les signalements de personnes recherchées pour l’arrestation aux fins d’extradition lorsque la décision-cadre 2002/584/JAI du Conseil du 13 juin 2002 relative au mandat d’arrêt européen et aux procédures de remise entre États membres (32) ne s’applique pas

La procédure suivante s’applique:

a) en cas de signalements de personnes recherchées pour l’arrestation aux fins d’extradition, lorsque la décision-cadre 2002/584/JAI relative au mandat d’arrêt européen et aux procédures de remise entre États membres ne s’applique pas, un bureau Sirene peut demander à d’autres bureaux Sirene d’apposer systématiquement un indicateur de validité dans les signalements de l’article 95 concernant ses nationaux;

b) tout bureau Sirene désireux de procéder de la sorte adresse une demande écrite aux autres bureaux Sirene;

c) tout bureau Sirene destinataire d’une telle demande appose un indicateur de validité pour l’État membre en question immédiatement dès qu’un signalement est introduit;

d) l’indicateur de validité est maintenu jusqu’à ce que le bureau Sirene demande sa suppression.

Si les circonstances mentionnées à l’article 94, paragraphe 4, de la convention de Schengen n’existent plus, l’État membre ayant demandé l’apposition de l’indicateur de validité demande sa suppression au plus tôt.

3.6. Mesures prises par le bureau Sirene à la réception d’un signalement relevant de l’article 95

Lorsqu’un bureau Sirene reçoit les formulaires A et M, il doit, lui ou l’unité associée, consulter dès que possible toutes les sources disponibles en vue d’essayer de localiser le sujet. Le fait que les informations fournies par l’État membre demandeur soient insuffisantes pour être acceptées par l’État membre destinataire ne doit pas empêcher ce dernier d’effectuer les recherches.

Si le signalement de l’article 95 est validé et si le sujet est localisé ou arrêté dans un État membre, le MAE et/ou les formulaires A et M doivent être transmis à l’autorité de l’État membre responsable de l’exécution du mandat d’arrêt. Si l’original du MAE est demandé, il est directement envoyé par l’autorité judiciaire qui l’a émis à l’autorité judiciaire responsable de l’exécution (sauf spécification contraire).

3.7. Les échanges d’informations en cas de réponse positive

3.7.1. L’information des États membres de la découverte d’un signalement

La procédure générale est décrite au point 2.2.1.

En outre, la procédure suivante s’applique:

a) le bureau Sirene de l’État membre signalant doit généralement être informé de toute «réponse positive» concernant un individu qu’il a signalé en vertu de l’article 95. En outre, après l’envoi du formulaire G, ce bureau Sirene doit également être informé de la réponse positive par téléphone;

b) l’autorité compétente pour recevoir le MAE ou la demande d’extradition, ses coordonnées complètes (adresse postale, téléphone et, le cas échéant, télécopieur et e-mail), numéro de référence (si disponible), personne compétente (si disponible), langue requise, délai et mode de livraison sont indiqués dans le champ 091 du formulaire G;

c) un État membre qui a précédemment fait connaître son souhait d’introduire le signalement d’une personne ou d’un objet déjà signalé dans le système doit être informé de toute réponse positive sur le signalement d’origine par l’État membre signalant;

d) C.SIS informe automatiquement tous les États membres de la suppression d’un signalement. Il est ainsi possible à un État membre d’envisager l’introduction d’un signalement qui était auparavant incompatible avec celui qui a été supprimé.

3.7.2. La communication des informations complémentaires

Les bureaux Sirene peuvent transmettre des informations complémentaires sur les signalements relevant de l’article 95. Ce faisant, ils agissent pour le compte des autorités judiciaires lorsque ces informations sont du ressort de l’entraide judiciaire.

3.7.3. En cas de réponse positive

L’utilisateur final peut alors demander au bureau Sirene des informations complémentaires afin de pouvoir mettre en œuvre, dans les meilleures conditions, les procédures prévues aux tableaux SIS 4, 10 ou 16, figurant à l’annexe 4.

Sauf mention contraire, l’État membre signalant doit être informé de la réponse positive et de son résultat.

Cette procédure a des implications techniques puisque le signalement pourra devoir être supprimé, permettant ainsi l’introduction éventuelle d’un autre signalement auparavant exclu du système.

3.7.4. Échange d’informations complémentaires au sujet de la remise ou de l’extradition

Lorsqu’elles sont fournies par les autorités judiciaires compétentes au bureau Sirene et concernent la question de savoir si la remise ou l’extradition d’une personne ayant fait l’objet d’un signalement aux fins d’une arrestation peut avoir lieu, les informations sont immédiatement transmises au bureau Sirene de l’État membre signalant, au moyen d’un formulaire M, portant dans le champ 083 la mention «REMISE» ou «EXTRADITION» (33). Les modalités de la remise ou de l’extradition sont communiquées par l’intermédiaire des bureaux Sirene dans les meilleurs délais.

Si la personne recherchée doit transiter par un État membre, le bureau Sirene de celui-ci fournit le soutien et l’assistance nécessaires, en réponse à une demande du bureau Sirene ou de l’autorité judiciaire compétente de l’État membre signalant, transmise par le bureau Sirene au moyen d’un formulaire M.

3.8. Suppression d’un signalement

Il convient d’informer les États membres qui n’avaient pu intégrer leur signalement lorsqu’une réponse positive est obtenue et qu’un signalement est supprimé.

3.8.1. La suppression lorsque les conditions ne sont plus réunies pour maintenir le signalement

Hormis les cas faisant suite à une réponse positive, un signalement peut être supprimé soit par le C.SIS (date de validité expirée), soit par le service qui avait procédé à son inscription (les conditions de maintien dans le SIS ne sont plus remplies).

Dans les deux cas, le message de suppression du C.SIS doit être traité automatiquement au niveau des N.SIS afin de permettre l’intégration d’un signalement qui avait été réservé.

Le bureau Sirene est averti automatiquement par un message de son N.SIS de la possibilité d’intégrer un signalement qui avait été réservé.

Le bureau Sirene met en œuvre l’ensemble de la procédure d’intégration d’un signalement conformément à la catégorie de ce signalement.

3.9. Usurpation d’identité

La procédure générale est décrite au point 2.8.

4. SIGNALEMENTS RELEVANT DE L’ARTICLE 96 (34)

Les étapes suivantes doivent être respectées:

— introduction du signalement,

— vérification de l’existence de signalements multiples, en référence au point 2.1 des procédures générales,

— introduction d’un alias, en référence au point 2.9 des procédures générales,

— usurpation d’identité, en référence au point 2.8 des procédures générales,

— procédure Sirpit, en référence au point 2.10 des procédures générales,

— procédures générales et spéciales à respecter.

4.1. Introduction

L’échange d’informations sur les ressortissants de pays tiers signalés au titre de l’article 96 permet aux États membres de prendre une décision en cas de demande d’admission ou de visa. Si le sujet se trouve déjà sur le territoire de l’État membre, les autorités na