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RÈGLEMENT (CEE, EURATOM) No 354/83 DU CONSEIL

du 1er février 1983

concernant l'ouverture au public des archives historiques de la Communauté économique européenne et de la Communauté européenne de l'énergie atomique

LE CONSEIL DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,

vu le traité instituant la Communauté économique européenne, et notamment son article 235,

vu le traité instituant la Communauté européenne de l'énergie atomique, et notamment son article 203,

vu la proposition de la Commission (1),

vu l'avis de l'Assemblée (2),

considérant que, dans le cadre de l'accomplissement de leur mission, les institutions de la Communauté économique européenne et de la Communauté européenne de l'énergie atomique ont constitué en leur sein une vaste collection d'archives; que ces archives constituent un bien de ces Communautés qui ont chacune la personnalité juridique;

considérant qu'il est de pratique constante, tant dans les États membres que dans les organisations internationales, de rendre les archives accessibles au public après l'écoulement d'un certain nombre d'années; qu'il convient d'établir des règles communes concernant l'ouverture au public des archives historiques des Communautés européennes;

considérant qu'une partie des documents et pièces émanant des institutions de la Communauté économique européenne et de la Communauté européenne de l'énergie atomique se trouve matériellement dans les archives des États membres; que ceux-ci appliquent des règles différentes quant au délai et aux conditions dans lesquels leurs archives sont accessibles au public; qu'il convient d'éviter que des documents et pièces classifiés émanant des institutions communautaires ne deviennent accessibles au public à travers les archives nationales dans des conditions moins strictes que celles prévues par le présent règlement;

considérant que l'exploitation et l'analyse critique des archives des Communautés européennes ne servent pas seulement à la recherche historique en général, mais peuvent en même temps faciliter les actions des milieux intéressés sur le plan communautaire et contribuer ainsi à une meilleure réalisation de l'ensemble des objectifs des Communautés;

considérant que les traités n'ont pas prévu de pouvoirs d'action spécifiques pour établir des règles communes en la matière;

considérant qu'il y a lieu de se limiter à fixer certains principes essentiels et de laisser à chaque institution communautaire le soin d'arrêter les modalités d'application qui se révèlent nécessaires pour la mise en oeuvre sur le plan interne de ces principes,

A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:

Article premier

1. Les institutions de la Communauté économique européenne et de la Communauté européenne de l'énergie atomique, ci-après dénommées « institutions », établissent des archives historiques et les rendent accessibles au pubic, dans les conditions prévues par le présent règlement et après l'écoulement d'un délai de trente ans à compter de la date de production des documents et pièces. Pour l'application du présent règlement, le Comité économique et social et la Cour des comptes sont assimilés aux institutions visées à l'article 4 paragraphe 1 du traité instituant la Communauté économique européenne et à l'article 3 paragraphe 1 du traité instituant la Communauté européenne de l'énergie atomique.

2. Aux fins de l'application du présent règlement:

a) les termes « archives des Communautés européennes » désignent l'ensemble de documents et pièces de toute nature, quels que soient leur forme et leur support matériel, qui ont été produits ou reçus par une des institutions, par un de ses représentants ou par un de ses agents dans l'exercice de ses fonctions et qui concernent les activités de la Communauté économique européenne et/ou de la Communauté européenne de l'énergie atomique, ci-après dénommées « Communautés européennes »;

b) les termes « archives historiques » désignent la partie des archives des Communautés européennes qui a été sélectionnée, dans les conditions prévues à l'article 7 du présent règlement, pour une conservation permanente.

3. Les documents et pièces dont la communication était libre avant l'expiration du délai prévu au paragraphe 1 continuent d'être accessibles au public sans restriction aucune.

4. Après l'écoulement du délai de trente ans prévu au paragraphe 1, l'accès aux archives historiques est accordé à toute personne qui en fait la demande et qui accepte de se soumettre aux règles internes arrêtées à cet effet au sein de chaque institution.

5. Les archives historiques sont accessibles sous forme de copies. Toutefois, les institutions peuvent rendre accessibles les originaux de documents ou de pièces si l'utilisateur fait valoir un intérêt particulier et dûment motivé.

Article 2

Le présent règlement ne s'applique pas aux dossiers du personnel des Communautés européennes ni aux documents et pièces contenant des renseignements relatifs à la vie privée ou professionnelle d'une personne déterminée.

Article 3

1. Sont exclus de l'accès au public:

a) les documents et pièces qui ont été classés sous un des régimes de secret prévus à l'article 10 du règlement no 3 du Conseil du 31 juillet 1958 portant application de l'article 24 du traité instituant la Communauté européenne de l'énergie atomique (1), et qui n'ont pas fait l'objet d'une déclassification;

b) les contrats soumis à l'Agence d'approvisionnement d'Euratom ou conclus par elle en vertu des dispositions du chapitre VI du traité instituant la Communauté européenne de l'énergie atomique;

c) les documents et pièces des affaires portées devant la Cour de justice des Communautés européennes en tant que juridiction.

2. Sont également exclus de l'accès au public les documents et pièces considérés, selon les autres règles et pratiques établies à cet égard au sein de chaque institution, comme confidentiels ou appartenant à une catégorie plus stricte, pour autant que leur déclassification ne soit pas intervenue conformément à l'article 5.

Article 4

1. Les documents et pièces qui, au moment où ils ont été portés à la connaissance d'une institution, étaient couverts par le secret professionnel ou d'entreprise ne sont accessibles au public à l'expiration du délai de trente ans que si l'institution qui a connaissance de ces documents ou pièces a auparavant informé la personne ou l'entreprise concernée de son intention de les rendre accessibles au public et si cette personne ou entreprise n'a pas soulevé d'objections dans un délai à préciser dans les modalités d'application visées à l'article 9.

2. Le paragraphe 1 s'applique également aux documents et pièces établis par une institution et contenant des renseignements couverts par le secret professionnel ou d'entreprise.

Article 5

1. Afin de garantir le respect du délai de trente ans prévu à l'article 1er paragraphe 1, chaque institution procède en temps utile, au plus tard au cours de la vingt-cinquième année suivant la date de leur production, à l'examen des documents et pièces considérés encore comme confidentiels ou appartenant à une catégorie plus stricte, en vue de décider de leur éventuelle déclassification. Les documents et pièces qui n'ont pas été déclassifiés lors d'un premier examen sont réexaminés périodiquement, mais au moins tous les cinq ans.

2. En ce qui concerne les documents et pièces émanant d'un État membre ou d'une autre institution, les institutions respectent la classification établie par celui-ci ou celle-ci. Toutefois, en vue d'assurer un accès aussi large que possible aux archives des Communautés européennes, les institutions et les États membres peuvent convenir de procédures de déclassification, selon des critères fixés d'un commun accord, de ces documents et pièces.

Article 6

1. Les États membres s'abstiennent de rendre accessibles au public dans les conditions moins strictes que celles prévues aux articles 1er à 5 les documents et pièces, émanant des institutions et se trouvant matériellement dans leurs archives publiques, qui ont été soumis à une classification et qui n'ont pas fait l'objet d'une déclassification.

2. Le paragraphe 1 s'applique également aux documents et pièces des États membres qui reproduisent totalement ou partiellement le contenu des documents visés à ce paragraphe.

Article 7

Quinze ans au plus tard après leur production, chaque institution transmet aux archives historiques les documents et pièces contenus dans ces archives courantes. Selon des critères à établir par chaque institution en vertu de l'article 9, ces documents et pièces font ensuite l'objet d'un tri destiné à séparer ceux qui doivent être conservés de ceux qui sont dépourvus de tout intérêt administratif ou historique.

Article 8

1. Chaque institution dépose ses archives historiques à l'endroit qu'elle estime le plus approprié.

2. Sur demande, chaque institution met à la disposition des États membres et des autres institutions, pour autant qu'il ne s'agisse pas de l'État membre où elle se trouve ou d'institutions se trouvant dans le même État membre, un jeu complet de copies microformes de ses archives historiques, dans la mesure où celles-ci sont accessibles au public en vertu du présent règlement.

Article 9

Chaque institution est habilitée à arrêter sur le plan interne les modalités d'application du présent règlement.

Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre.

Fait à Bruxelles, le 1er février 1983.

Par le Conseil

Le président

O. SCHLECHT

(1) JO no C 132 du 2. 6. 1981, p. 6.

(2) JO no C 327 du 14. 12. 1981, p. 45.

(1) JO no 17 du 6. 10. 1958, p. 406/58.