30)

La section B est remplacée par le texte suivant: «PARTIE B EXIGENCES RELATIVES AUX AUTORITÉS 145.B.005 Domaine d’application La présente section définit les conditions d’exécution des tâches de certification, de supervision et de d’exécution ainsi que les exigences en matière de systèmes d’administration et de gestion que l’autorité compétente chargée de la mise en œuvre et de l’application de la section A doit respecter. 145.B.115 Documentation de supervision L’autorité compétente fournit l’ensemble des actes législatifs, des normes, des règles, des publications techniques et des documents associés au personnel concerné aux fins de permettre à ce dernier de s’acquitter de ses tâches et d’exercer ses responsabilités. 145.B.120 Moyens de mise en conformité a) L’Agence doit établir des moyens acceptables de conformité (AMC) qui peuvent être utilisés pour établir la conformité avec le règlement (UE) 2018/1139 et ses actes délégués et d’exécution. b) D’autres moyens de mise en conformité peuvent être utilisés pour établir la conformité avec le présent règlement. c) Les autorités compétentes doivent informer l’Agence de tout autre moyen de conformité que les organismes sous leur supervision ou elles-mêmes utilisent pour établir le respect du présent règlement. 145.B.125 Informations à communiquer à l’Agence a) L’autorité compétente de l’État membre notifie à l’Agence tout problème important lié à la mise en œuvre du règlement (UE) 2018/1139 et de ses actes délégués et d’exécution dans un délai de 30 jours à compter de la date à laquelle l’autorité a eu connaissance du problème. b) Sans préjudice du règlement (UE) no 376/2014 et de ses actes délégués et d’exécution, l’autorité compétente fournit dès que possible à l’Agence toute information importante en matière de sécurité provenant des comptes rendus d’événements conservés dans la base de données nationale conformément à l’article 6, paragraphe 6, du règlement (UE) no 376/2014. 145.B.135 Réaction immédiate à un problème de sécurité a) Sans préjudice du règlement (UE) no 376/2014 et de ses actes délégués et d’exécution, l’autorité compétente met en œuvre un système visant à recueillir, à analyser et à diffuser de manière appropriée les informations relatives à la sécurité. b) L’Agence met en œuvre un système visant à analyser de manière appropriée toute information reçue relative à la sécurité et à fournir dans les meilleurs délais aux autorités compétentes des États membres et à la Commission toute information, notamment des recommandations ou des actions correctives à mettre en œuvre, dont ils ont besoin pour réagir de manière opportune à un problème de sécurité ayant trait à des produits, des pièces, des équipements, des personnes ou des organismes soumis au règlement (UE) 2018/1139 et à ses actes délégués et d’exécution. c) Dès réception des informations visées aux points a) et b), l’autorité compétente prend des mesures appropriées pour traiter le problème de sécurité. d) L’autorité compétente notifie immédiatement les mesures prises au titre du point c) à l’ensemble des personnes ou des organismes qui sont tenus de s’y conformer en vertu du règlement (UE) 2018/1139 et de ses actes délégués et d’exécution. L’autorité compétente notifie également ces mesures à l’Agence et, lorsqu’une action combinée est nécessaire, aux autres États membres concernés. 145.B.200 Système de gestion a) L’autorité compétente établit et maintient un système de gestion, comportant au minimum: 1) des politiques et des procédures documentées décrivant son organisation, et les moyens et les méthodes permettant d’établir la conformité avec le règlement (UE) 2018/1139 et ses actes délégués et d’exécution. Ces procédures sont tenues à jour et servent de documents de travail de base au sein de cette autorité compétente pour toutes les tâches concernées dont elle s’acquitte; 2) un nombre suffisant de membres du personnel pour s’acquitter de ses tâches et exercer ses responsabilités. Un système est mis en place pour planifier la mise à disposition du personnel aux fins de garantir l’exécution correcte de toutes les tâches; 3) un personnel qualifié pour exécuter les tâches qui lui sont attribuées et possédant les connaissances et l’expérience nécessaires, et qui reçoit les formations initiale et de remise à niveau périodique qui lui assurent une compétence constante; 4) des locaux et des bureaux adéquats pour que le personnel effectue les tâches qui lui sont attribuées; 5) une fonction de contrôle de la conformité du système de gestion avec les exigences applicables, et l’adéquation des procédures, notamment par l’instauration d’un processus d’audit interne et d’un processus de gestion des risques liés à la sécurité. Le contrôle de la conformité comporte un système de retour d’informations concernant les constatations résultant des audits vers les cadres dirigeants de l’autorité compétente, afin d’assurer la mise en œuvre des actions correctives le cas échéant; 6) une personne ou un groupe de personnes responsable de la fonction de contrôle de la conformité et qui dépend des cadres dirigeants de l’autorité compétente. b) Pour chaque domaine d’activité y compris le système de gestion, l’autorité compétente nomme une ou plusieurs personnes assumant la responsabilité globale de la gestion de la ou des tâches pertinentes. c) L’autorité compétente établit des procédures visant à partager dans un échange mutuel toute information et toute assistance requise avec d’autres autorités compétentes impliquées, qu’elles appartiennent au même État membre ou à d’autres États membres, notamment en ce qui concerne: 1) toutes les constatations formulées et toutes mesures de suivi prises par suite de la supervision des personnes et organismes qui exercent des activités sur le territoire d’un État membre, mais qui sont certifiés par l’autorité compétente d’un autre État membre ou par l’Agence; 2) les informations découlant des comptes rendus d’événements obligatoires et volontaires requis par le point 145.A.60. d) Une copie des procédures liées au système de gestion, ainsi que de leurs mises à jour, est mise à la disposition de l’Agence en vue d’une normalisation. 145.B.205 Attribution de tâches à des entités qualifiées a) L’autorité compétente peut attribuer des tâches liées à la certification initiale ou à la surveillance continue des organismes soumis au règlement (UE) 2018/1139 et à ses actes délégués et d’exécution, à des entités qualifiées. Lors de l’attribution de tâches, l’autorité compétente s’assure: 1) qu’elle a mis en place un système pour évaluer initialement et de manière continue que l’entité qualifiée satisfait à l’annexe VI du règlement (UE) 2018/1139. Ce système et les résultats des évaluations sont documentés; 2) d’avoir établi un accord écrit avec l’entité qualifiée, approuvé par le niveau approprié d’encadrement des deux parties, qui stipule: i) les tâches à exécuter; ii) les déclarations, comptes rendus et dossiers à fournir; iii) les conditions techniques à remplir lors de l’exécution de telles tâches; iv) la couverture de responsabilité correspondante; v) la protection assurée pour les informations obtenues lors de l’exécution de ces tâches. b) L’autorité compétente doit veiller à ce que le processus d’audit interne et le processus de gestion des risques en matière de sécurité mis en place conformément au point 145.B.200 a) 5) couvrent toutes les tâches de certification et de supervision continue effectuées par l’entité qualifiée en son nom. 145.B.210 Modifications du système de gestion a) L’autorité compétente a mis en place un système permettant d’identifier les modifications qui ont une incidence sur sa capacité à s’acquitter de ses tâches et à exercer ses responsabilités au sens du règlement (UE) 2018/1139 et de ses actes délégués et d’exécution. Ce système permet à l’autorité compétente de prendre les mesures requises pour garantir que son système de gestion reste adéquat et efficace. b) L’autorité compétente met à jour en temps voulu son système de gestion pour refléter toute modification apportée au règlement (UE) 2018/1139 et à ses actes délégués et d’exécution, de manière à en assurer la mise en œuvre efficace. c) L’autorité compétente notifie à l’Agence toute modification ayant une incidence sur sa capacité à s’acquitter de ses tâches et à exercer ses responsabilités comme le prévoit le règlement (UE) 2018/1139 et ses actes délégués et d’exécution. 145.B.220 Archivage a) L’autorité compétente établit un système d’archivage qui permet le stockage adéquat, l’accessibilité et une traçabilité fiable: 1) des politiques et procédures documentées du système de gestion; 2) de la formation, des qualifications et des habilitations de son personnel; 3) de l’attribution des tâches, couvrant les éléments requis par le point 145.B.205, ainsi que du détail des tâches attribuées; 4) des processus de certification et de supervision continue des organismes certifiés, y compris: i) la demande de certificat d’organisme; ii) le programme de supervision continue de l’autorité compétente, y compris tous les enregistrements des évaluations, des audits et des inspections; iii) le certificat de l’organisme, y compris tous les changements qui y ont été apportés; iv) une copie du programme de supervision indiquant les dates auxquelles les audits sont prévus et les dates auxquelles les audits ont été effectués; v) des copies de toute la correspondance officielle; vi) des recommandations pour la délivrance ou le maintien d’un certificat, le détail des constatations et des mesures prises par les organismes pour clôturer ces constatations, y compris la date de clôture, les mesures d’exécution et les observations; vii) tout rapport d’évaluation, d’audit et d’inspection établi par une autre autorité compétente en application du point 145.B.300 d); viii) des copies des MOE ou des manuels de tous les organismes, et de toutes les modifications qui y ont été apportées; ix) une copie de tout autre document approuvé par l’autorité compétente. 5) les documents justifiant le recours à d’autres moyens de mise en conformité; 6) les informations de sécurité fournies conformément au point 145.B.125 et les mesures de suivi; 7) le recours à des dispositions de sauvegarde et à des dispositions dérogatoires conformément à l’article 70, à l’article 71, paragraphe 1, et à l’article 76, paragraphe 4, du règlement (UE) 2018/1139. b) L’autorité compétente conserve une liste de tous les certificats d’organismes qu’elle a délivrés. c) Tous les enregistrements visés aux points a) et b) sont conservés pendant une période minimale de 5 ans, sous réserve du droit applicable à la protection des données. d) Tous les enregistrements visés aux points a) et b) sont, sur demande, mis à la disposition d’une autorité compétente d’un autre État membre ou de l’Agence. 145.B.300 Principes en matière de supervision a) L’autorité compétente vérifie: 1) le respect des exigences applicables aux organismes, avant la délivrance d’un certificat d’organisme; 2) le maintien de la conformité des organismes qu’elle a certifiés avec les exigences applicables; 3) la mise en œuvre de mesures de sécurité appropriées prescrites par l’autorité compétente conformément aux points 145.B.135 c) et d); b) Cette vérification: 1) s’appuie sur une documentation spécifiquement conçue pour apporter au personnel chargé de la supervision des indications quant à l’exercice de ses fonctions; 2) fournit aux organismes concernés les résultats des activités de supervision; 3) repose sur des évaluations, des audits et des inspections et, si besoin est, des inspections à l’improviste; 4) fournit à l’autorité compétente les éléments de justification nécessaires dans le cas où des actions supplémentaires seraient requises, y compris les mesures prévues au point 145.B.350. c) L’autorité compétente établit la portée de la supervision prévue aux points a) et b) en tenant compte des résultats des activités de supervision passées et des priorités en matière de sécurité. d) Si les locaux d’un organisme sont situés dans plus d’un État, l’autorité compétente définie au point 145.1 peut convenir de confier les tâches de supervision à l’autorité compétente ou aux autorités compétentes du ou des États membres où ces locaux sont situés, ou à l’Agence dans le cas de locaux situés en dehors d’un territoire relevant de la responsabilité d’un État membre en vertu de la convention de Chicago. Tout organisme qui est soumis à un tel accord est informé de son existence et de son champ d’application. e) Pour toute activité de supervision exercée dans des locaux situés dans un État membre autre que celui dans lequel l’organisme a son principal établissement, l’autorité compétente, telle que définie au point 145.1, informe l’autorité compétente de cet État membre avant de procéder à un audit sur site ou à une inspection de ces locaux. f) L’autorité compétente recueille et traite toute information jugée nécessaire aux fins des activités de supervision. 145.B.305 Programme de supervision a) L’autorité compétente établit et maintient un programme de supervision couvrant les activités de supervision requises au point 145.B.300. b) Le programme de supervision tient compte de la nature spécifique de l’organisme, de la complexité de ses activités, des résultats d’activités passées de certification ou de supervision, ou des deux, et il se fonde sur l’évaluation des risques associés. Chaque cycle de planification de la supervision comprend: 1) des évaluations, audits et inspections, y compris, le cas échéant: i) des évaluations du système de gestion et des audits des processus; ii) des audits de produits d’un échantillonnage pertinent des activités d’entretien effectuées par l’organisme; iii) un échantillonnage des examens de navigabilité réalisés; iv) des inspections inopinées; 2) des réunions organisées entre le dirigeant responsable et l’autorité compétente pour s’assurer que les deux parties restent informées de toutes les questions importantes. c) Le cycle de planification de la supervision ne peut excéder 24 mois. d) Nonobstant le point c), le cycle de planification de la supervision peut être prolongé jusqu’à atteindre 36 mois au maximum si l’autorité compétente a établi qu’au cours des 24 mois précédents: 1) l’organisme a démontré qu’il peut effectivement détecter les dangers pour la sécurité aérienne et gérer les risques associés; 2) l’organisme a constamment démontré qu’il se conformait au point 145.A.85 et qu’il contrôlait pleinement l’ensemble des modifications; 3) aucune constatation de niveau 1 n’a été émise; 4) toutes les actions correctives ont été mises en œuvre dans les délais qui ont été convenus ou prolongées par l’autorité compétente, comme prévu au point 145.B.350. Nonobstant le point c), le cycle de planification de la supervision peut être prolongé jusqu’à atteindre 48 mois au maximum si, outre les conditions énoncées aux points d) 1) à d) 4), l’organisme a établi un système, approuvé par l’autorité compétente, qui lui permet de rendre compte à l’autorité compétente d’une manière continue et efficace de ses performances en matière de sécurité et de sa conformité réglementaire. e) Le cycle de planification de la surveillance peut être raccourci s’il est prouvé que le niveau de performance de l’organisme en matière de sécurité a diminué. f) Le programme de supervision inclut l’enregistrement des dates auxquelles des évaluations, des audits, des inspections et des réunions sont prévus, ainsi que les dates auxquelles ces évaluations, audits, inspections et réunions ont eu lieu. g) À l’issue de chaque cycle de planification de la supervision, l’autorité compétente produit un rapport portant recommandation du maintien de l’agrément en fonction des résultats de la supervision. 145.B.310 Procédure de certification initiale a) Dès la réception d’une demande de délivrance initiale d’un certificat de la part d’un organisme, l’autorité compétente vérifie que l’organisme satisfait aux exigences applicables. b) Une réunion avec le dirigeant responsable de l’organisme est convoquée au moins une fois au cours de l’enquête en vue de la certification initiale afin de s’assurer que cette personne comprend son rôle et sa responsabilité. c) L’autorité compétente consigne toutes les constatations émises, les actions de clôture ainsi que les recommandations relatives à la délivrance du certificat. d) L’autorité compétente confirme par écrit à l’organisme toutes les constatations faites au cours de la vérification. Pour la certification initiale, toutes les constatations doivent être corrigées d’une façon jugée satisfaisante par l’autorité compétente avant que le certificat puisse être délivré. e) Dès lors qu’il est établi que l’organisme satisfait aux exigences applicables, l’autorité compétente: 1) délivre le certificat visé à l’appendice III “Formulaire 3-145 de l’AESA” conformément au système de classes et de catégories prévu à l’appendice II; 2) approuve officiellement le MOE. f) Le numéro de référence du certificat est inclus dans le formulaire 3-145 de l’AESA de la façon indiquée par l’Agence. g) Le certificat est délivré pour une durée illimitée. Les prérogatives et le domaine d’application des activités pour lesquelles l’organisme est agréé, y compris toutes limitations applicables, sont spécifiés dans les termes de l’agrément joints au certificat. h) Pour permettre à l’organisme de mettre en œuvre des modifications sans l’approbation préalable de l’autorité compétente, conformément au point 145.A.85 c), l’autorité compétente approuve la procédure pertinente prévue dans le MOE qui définit la portée de telles modifications et décrit la manière dont elles seront gérées et notifiées à l’autorité compétente. 145.B.330 Modifications — organismes a) Dès la réception d’une demande de modification soumise à approbation préalable, l’autorité compétente vérifie que l’organisme satisfait aux exigences applicables avant de donner son approbation. b) L’autorité compétente définit les conditions dans lesquelles l’organisme peut exercer ses activités pendant l’instruction de la demande de modification, sauf si elle détermine que le certificat de l’organisme doit être suspendu. c) Une fois qu’elle est assurée que l’organisme satisfait aux exigences applicables, l’autorité compétente approuve la modification. d) Sans préjudice de toute mesure additionnelle de mise en application, si l’organisme met en œuvre des modifications soumises à approbation préalable sans avoir reçu l’approbation de l’autorité compétente au titre du point c), cette dernière tient compte de la nécessité de suspendre, limiter ou retirer le certificat à l’organisme. e) Pour les modifications ne nécessitant pas d’approbation préalable, l’autorité compétente inclut l’examen de ces modifications dans sa supervision continue conformément aux principes énoncés au point 145.B.300. En cas de constatation d’une non-conformité, l’autorité compétente en informe l’organisme, demande de nouvelles modifications et agit conformément au point 145.B.350. 145.B.350 Constatations et actions correctives; observations a) L’autorité compétente doit disposer d’un processus mis en place pour analyser les constatations en ce qui concerne leur importance pour la sécurité. b) Une constatation de niveau 1 est émise par l’autorité compétente lorsque toute non-conformité importante est détectée par rapport aux exigences applicables du règlement (UE) 2018/1139 et de ses actes délégués et d’exécution, par rapport aux procédures ou manuels de l’organisme, ou par rapport au certificat d’organisme, y compris les termes de l’agrément, qui abaisse le niveau de sécurité ou qui met gravement en danger la sécurité du vol. Les constatations de niveau 1 comprennent également: 1) le fait de ne pas avoir accordé à l’autorité compétente l’accès aux locaux de l’organisme visé au point 145.A.140, pendant les heures d’ouverture normales et après deux demandes écrites; 2) l’obtention du certificat d’organisme ou le maintien de sa validité par falsification des preuves documentaires présentées; 3) toute preuve d’une négligence professionnelle ou d’une utilisation frauduleuse du certificat d’organisme; 4) l’absence de dirigeant responsable. c) Une constatation de niveau 2 est émise par l’autorité compétente lorsqu’une non-conformité est détectée par rapport aux exigences applicables du règlement (UE) 2018/1139 et de ses actes délégués et d’exécution, par rapport aux procédures et manuels de l’organisme ou par rapport au certificat d’organisme, y compris les termes de l’agrément, qui n’est pas classée comme constatation de niveau 1. d) Lorsqu’une constatation est faite au cours de la supervision ou par tout autre moyen, l’autorité compétente, sans préjudice de toute action additionnelle exigée par le règlement (UE) 2018/1139 et par ses actes délégués et d’exécution, communique par écrit la constatation à l’organisme et demande la mise en œuvre d’une action corrective pour traiter la non-conformité détectée. Si une constatation de niveau 1 concerne directement un aéronef, l’autorité compétente informe l’autorité compétente de l’État dans lequel l’aéronef est immatriculé. 1) Dans le cas de constatations de niveau 1, l’autorité compétente prend immédiatement des mesures appropriées pour interdire ou limiter les activités de l’organisme concerné et, si nécessaire, intervient en vue de retirer le certificat ou de le limiter ou de le suspendre, en tout ou partie, en fonction de l’importance de la constatation de niveau 1, jusqu’à ce que l’organisme ait appliqué une action corrective suffisante. 2) Dans le cas de constatations de niveau 2, l’autorité compétente: i) accorde à l’organisme un délai de mise en œuvre de l’action corrective qui correspond à la nature de la constatation, mais qui ne peut en aucun cas, initialement, dépasser 3 mois. Ce délai court à compter de la date de la communication écrite de la constatation à l’organisme, demandant la mise en œuvre d’une action corrective pour corriger la non-conformité détectée. Au terme de cette période, et en fonction de la nature de la constatation, l’autorité compétente peut prolonger la période de 3 mois sous réserve qu’un plan d’actions correctives ait été convenu avec l’autorité compétente; ii) évalue le plan d’actions correctives et le plan de mise en œuvre proposés par l’organisme et, si l’évaluation conclut qu’ils sont suffisants pour corriger la non-conformité, les accepte. 3) Si l’organisme ne soumet pas de plan acceptable d’actions correctives ou n’exécute pas l’action corrective dans le délai imparti ou prolongé par l’autorité compétente, la constatation passe au niveau 1 et des actions doivent être entreprises comme établi au point d) 1) ci-dessus. 4) L’autorité compétente enregistre toutes les constatations dont elle est à l’origine ou qui lui ont été communiquées conformément au point e) et, le cas échéant, les mesures de mise en application qu’elle a exécutées, ainsi que les actions correctives et les dates de clôture des actions concernant l’ensemble des constatations. e) Sans préjudice de toutes mesures additionnelles de mise en application, lorsqu’une autorité effectuant les tâches de supervision conformément au point 145.B.300 d), détecte une non-conformité aux exigences applicables du règlement (UE) 2018/1139 et de ses actes délégués et d’exécution au sein d’un organisme certifié par l’autorité compétente d’un autre État membre ou par l’Agence, elle en informe cette autorité compétente et indique le niveau de la constatation. f) L’autorité compétente peut émettre des observations pour chacun des cas suivants ne nécessitant pas de constatations de niveau 1 ou 2: 1) pour tout élément dont les performances ont été jugées inefficaces; 2) lorsqu’il a été constaté qu’un élément est susceptible de causer une non-conformité au titre du point b) ou c); 3) lorsque des suggestions ou des améliorations présentent un intérêt pour les performances globales en matière de sécurité de l’organisme. Les observations formulées au titre du présent point sont communiquées par écrit à l’organisme et enregistrées par l’autorité compétente. 145.B.355 Suspension, limitation et retrait L’autorité compétente: a) suspend un certificat lorsqu’elle estime qu’il existe des motifs raisonnables que cette mesure est nécessaire pour prévenir une menace crédible pour la sécurité des aéronefs; b) suspend, retire ou limite un certificat si une telle mesure est requise conformément au point 145.B.350; c) suspend ou limite, en tout ou en partie, un certificat si des circonstances imprévisibles échappant au contrôle de l’autorité compétente empêchent ses inspecteurs de s’acquitter de leurs responsabilités en matière de supervision pendant le cycle de planification de la supervision.».