DÉCISION (UE) 2019/154 DE LA COMMISSION

du 30 janvier 2019

établissant les règles internes concernant la limitation du droit d'accès des personnes concernées à leur dossier médical

LA COMMISSION EUROPÉENNE,

vu le traité sur le fonctionnement de l'Union européenne, et notamment son article 249, paragraphe 1,

considérant ce qui suit:

(1) En vertu de l'article 26 bis du statut et des articles 16 et 91 du régime applicable aux autres agents, les fonctionnaires et les agents ont le droit de prendre connaissance de leur dossier médical selon les modalités arrêtées par les autorités investies du pouvoir de nomination des institutions.

(2) Depuis 2004, la conclusion 221/04 des chefs d'administration (1) réglemente l'accès au dossier médical et ne permet pas un accès direct des personnes concernées à tous les documents à caractère psychologique ou psychiatrique les concernant. Cette limitation générale ne comporte pas d'analyse au cas par cas.

(3) Afin de respecter les dispositions du règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil (2), les limitations d'accès à ce type de documents, appliquées par la Commission, doivent être proportionnées et supposent une analyse au cas par cas.

(4) Si l'accès le plus large possible au dossier médical doit être accordé aux personnes concernées, il peut être nécessaire, dans certains cas, d'appliquer les limitations prévues à l'article 25 du règlement (UE) 2018/1725 afin de protéger la santé du membre du personnel concerné ou les intérêts légitimes de tiers. Le médecin-conseil, agissant pour le compte de la Commission, devrait exposer les motifs pour lesquels une limitation de ce type est appliquée et ces motifs devraient faire partie du dossier médical du membre du personnel concerné.

(5) Les données à caractère personnel sont conservées dans un environnement physique et électronique sécurisé destiné à prévenir l'accès ou le transfert illicites de données à des personnes qui n'ont pas besoin d'en prendre connaissance.

(6) Les durées de conservation applicables au traitement des dossiers médicaux figurent dans la liste commune de conservation des dossiers au niveau de la Commission européenne (3).

(7) Le délégué à la protection des données de la Commission européenne devrait procéder à un examen indépendant de l'application des limitations afin de garantir le respect de la présente décision.

(8) Le Contrôleur européen de la protection des données a rendu son avis le 10 décembre 2018.

(9) Le règlement (UE) 2018/1725 remplace le règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil (4), sans aucune période transitoire, à compter de la date de son entrée en vigueur. La possibilité d'appliquer des limitations à certains droits est prévue par le règlement (CE) no 45/2001. Pour éviter de compromettre les droits des personnes concernées, la présente décision devrait s'appliquer à partir de la date d'entrée en vigueur du règlement (UE) 2018/1725,

A ADOPTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION:

Article premier Objet et champ d'application 1. La présente décision fixe les conditions dans lesquelles la Commission peut limiter l'application de l'article 17 du règlement (UE) 2018/1725, conformément à l'article 25, paragraphe 1, point h), dudit règlement. 2. La présente décision s'applique à l'accès aux données médicales à caractère personnel traitées par la Commission conformément aux articles 26 bis, 33, 59, 72, 73 et 78 du statut et aux articles 1er, 13, 14 et 15 de son annexe VIII, et aux articles 13, 16, 28, 32, 33, 83, 91, 95, 100, 101 et 102 du régime applicable aux autres agents.

Article 2 Limitations applicables 1. Sous réserve des articles 3 à 5, la Commission peut limiter, au cas par cas, le droit d'accès direct des personnes concernées à leurs données personnelles médicales à caractère psychologique ou psychiatrique traitées par la Commission, lorsque l'accès à ces données est susceptible de représenter un risque pour la santé de la personne concernée. Cette limitation est proportionnée à ce qui est strictement nécessaire pour protéger la personne concernée. 2. L'accès aux informations visées au paragraphe 1 est donné à un médecin choisi par la personne concernée. 3. Dans de tels cas, la personne concernée obtient, à sa demande, le remboursement par le service médical de la partie du coût de la consultation auprès du médecin ayant obtenu l'accès au dossier médical qui n'est pas remboursée par le Régime commun d'assurance maladie (RCAM). Le montant remboursé ne dépasse pas la différence entre le plafond fixé dans les dispositions générales d'exécution relatives au remboursement des frais médicaux (5) et le montant remboursé à la personne concernée par le Régime commun d'assurance maladie conformément à ces règles. 4. Le remboursement effectué par le service médical est subordonné à la condition que l'accès n'ait pas déjà été accordé pour les mêmes données. 5. Sous réserve des dispositions des articles 3 à 5 de la présente décision, la Commission peut limiter, au cas par cas et conformément à l'article 25, paragraphe 1, point h), du règlement (UE) 2018/1725, le droit d'accès de la personne concernée à ses données médicales à caractère personnel en sa possession, dans le cas où l'exercice de ce droit pourrait porter atteinte aux droits et libertés de la personne concernée ou d'autres personnes.

Article 3 Droit d'accès de la personne concernée 1. Lorsque la Commission limite, intégralement ou partiellement, le droit d'accès des personnes concernées aux données médicales à caractère personnel, prévu à l'article 17 du règlement (UE) 2018/1725, elle informe la personne concernée, par écrit, dans sa réponse à la demande d'accès et sans délai, de la limitation appliquée et de ses principaux motifs. La Commission informe également la personne concernée de la possibilité de déposer une plainte auprès du Contrôleur européen de la protection des données ou de former un recours juridictionnel devant la Cour de justice de l'Union européenne. 2. La communication des informations relatives aux motifs de la limitation visée au paragraphe 1 peut être différée, omise ou refusée aussi longtemps que ces informations risquent de nuire à la finalité de la limitation. 3. La Commission enregistre les motifs de la limitation conformément à l'article 5. 4. Lorsque le droit d'accès est entièrement ou partiellement limité, la personne concernée exerce son droit d'accès par l'intermédiaire du Contrôleur européen de la protection des données, conformément à l'article 25, paragraphes 6, 7 et 8 du règlement (UE) 2018/1725.

Article 4 Enregistrement des limitations et consignation de l'enregistrement dans un registre 1. La Commission enregistre les motifs de toute limitation appliquée en vertu de la présente décision, y compris une évaluation de la nécessité et de la proportionnalité de la limitation, en tenant compte des éléments pertinents visés à l'article 25, paragraphe 2, du règlement (UE) 2018/1725. À cette fin, l'enregistrement indique de quelle manière l'exercice du droit représenterait un risque pour la santé de la personne concernée ou pourrait porter atteinte aux droits et libertés d'autres personnes concernées. 2. L'enregistrement et, le cas échéant, les documents contenant les éléments factuels et juridiques sous-jacents sont consignés dans le dossier médical concerné.

Article 5 Durée des limitations 1. Les limitations visées à l'article 2 continuent de s'appliquer aussi longtemps que les motifs qui les justifient restent valables. 2. Lorsque les motifs d'une limitation ne sont plus valables et que la personne concernée a renouvelé sa demande d'accès aux données médicales à caractère personnel en question, la Commission lève la limitation et communique les motifs principaux de cette dernière à la personne concernée. Dans le même temps, elle informe la personne concernée de la possibilité de déposer une plainte auprès du Contrôleur européen de la protection des données ou de former un recours juridictionnel devant la Cour de justice de l'Union européenne.

Article 6 Réexamen par le délégué à la protection des données de la Commission 1. Le délégué à la protection des données est informé dans les meilleurs délais chaque fois que les droits de personnes concernées sont limités conformément à la présente décision. Il obtient sur demande l'accès à l'enregistrement et à tout document contenant des éléments factuels et juridiques sous-jacents. 2. Le délégué à la protection des données peut demander un réexamen de la limitation. Il est informé par écrit du résultat du réexamen demandé.

Article 7 Entrée en vigueur La présente décision entre en vigueur le jour de sa publication au Journal officiel de l'Union européenne. Elle est applicable à partir du 11 décembre 2018.

Fait à Bruxelles, le 30 janvier 2019. Par la Commission Le président Jean-Claude JUNCKER

(1) Cette conclusion a été approuvée par les chefs d'administration lors de leur 236e réunion le 19 février 2004.

(2) Règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l'Union et à la libre circulation de ces données, et abrogeant le règlement (CE) no 45/2001 et la décision no 1247/2002/CE (JO L 295 du 21.11.2018, p. 39).

(3) Liste commune de conservation des dossiers au niveau de la Commission européenne [SEC(2007) 970 du 4 juillet 2007 actualisé et complété par le document SEC(2012) 713 du 17 décembre 2012].

(4) Règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données (JO L 8 du 12.1.2001, p. 1).

(5) Décision C(2007) 3195 de la Commission du 2 juillet 2007 portant fixation des dispositions générales d'exécution relatives au remboursement des frais médicaux.