FR Journal officiel de l'Union européenne L 210/1

DÉCISION DU CONSEIL D'ADMINISTRATION DE L'AGENCE EUROPÉENNE POUR LA SÉCURITÉ ET LA SANTÉ AU TRAVAIL

du 4 mars 2004

relative à la mise en œuvre du règlement (CE) no 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission

(2004/508/CE)

LE CONSEIL D'ADMINISTRATION,

vu le règlement (CE) no 1654/2003 du Conseil du 18 juin 2003 modifiant le règlement (CE) no 2062/94 (1) instituant une Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail,

A ARRÊTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION:

Article premier

Bénéficiaires

1. Ce droit d'accès vise les documents détenus par l'Agence, c'est-à-dire établis ou reçus par elle et en sa possession.

2. Les citoyens de l'Union et les personnes physiques ou morales résidant ou ayant leur siège dans un État membre exercent leur droit d'accès aux documents de l'Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail (ci-après dénommée «l'Agence») au titre de l'article 2, paragraphe 1, du règlement (CE) no 1049/2001 relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission [ci-après dénommé «règlement (CE) no 1049/2001»] selon les procédures prévues par les présentes dispositions.

3. En application de l'article 2, paragraphe 2, du règlement (CE) no 1049/2001, les citoyens de pays tiers n'ayant pas leur résidence dans un État membre ainsi que les personnes morales n'ayant pas leur siège dans l'un des États membres bénéficient du droit d'accès aux documents de l'Agence aux mêmes conditions que les bénéficiaires visés à l'article 2, paragraphe 1, du règlement (CE) no 1049/2001.

Article 2

Demandes d'accès

1. Toute demande d'accès aux documents de l'Agence qui ne sont pas accessibles au public est adressée, par écrit, à l'Agence par courrier électronique (docrequest@osha.eu.int), par courrier (Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail, Documentation, Gran Via, 33, E-48009 Bilbao) ou par télécopieur [(00-34) 944 79 43 83]. L'Agence répond aux demandes d'accès, initiales et confirmatives, dans un délai de quinze jours ouvrables à compter de la date d'enregistrement de la demande. Dans le cas de demandes complexes ou volumineuses, ce délai peut être prolongé de quinze jours ouvrables. Toute prolongation du délai doit être motivée et communiquée préalablement au demandeur.

2. En cas de demande imprécise visée à l'article 6, paragraphe 2, du règlement (CE) no 1049/2001, l'Agence invite le demandeur à fournir des informations complémentaires permettant d'identifier les documents demandés; le délai de réponse ne commence à courir qu'à partir du moment où l'Agence dispose de ces informations.

3. Toute décision négative, même partiellement, indique le motif du refus fondé sur l'une des exceptions énumérées à l'article 4 du règlement (CE) no 1049/2001, et informe le demandeur des voies de recours à sa disposition.

Article 3

Traitement des demandes initiales

1. Sans préjudice de l'article 8 de la présente décision, un accusé de réception est envoyé au demandeur dès l'enregistrement de la demande, sauf si la réponse est envoyée par retour du courrier.

L'accusé de réception et la réponse sont envoyés par écrit, éventuellement par voie électronique.

2. Le demandeur est informé de la réponse à sa demande par le chef d'unité concerné.

3. Toute réponse, même partiellement négative, doit informer le demandeur de son droit de présenter, dans un délai de quinze jours ouvrables après réception de la réponse, une demande confirmative auprès de l'Agence en vue du réexamen de sa position.

4. L'absence de réponse de l'Agence dans le délai requis habilite le demandeur à présenter une demande confirmative.

Article 4

Traitement des demandes confirmatives

1. Le directeur de l'Agence adopte les décisions de refus d'accès relatives aux demandes confirmatives et en informe le conseil d'administration de l'Agence.

2. La décision est communiquée au demandeur par écrit, éventuellement par voie électronique, l'informant de son droit de former un recours devant le Tribunal de première instance ou de déposer une plainte auprès du Médiateur européen.

Article 5

Consultations

1. Lorsque l'Agence est saisie d'une demande d'accès à un document qu'elle détient mais qui émane d'un tiers, elle vérifie l'applicabilité de l'une des exceptions prévues à l'article 4 du règlement (CE) no 1049/2001.

2. Si, au terme de cet examen, l'Agence estime que l'accès au document demandé doit être refusé en vertu de l'une des exceptions prévues à l'article 4 du règlement (CE) no 1049/2001, la réponse négative est envoyée au demandeur sans consultation du tiers auteur.

3. L'Agence ouvre droit à la demande sans consulter le tiers auteur si:

a) le document demandé a déjà été divulgué, soit par son auteur, soit en vertu du règlement (CE) no 1049/2001 ou de dispositions analogues;

b) la divulgation, éventuellement partielle, de son contenu ne porte manifestement pas atteinte à l'un des intérêts visés à l'article 4 du règlement (CE) no 1049/2001.

4. Dans tous les autres cas, le tiers auteur est consulté. En particulier, dans le cas où la demande d'accès porte sur un document qui émane d'un État membre, l'Agence consulte l'autorité d'origine lorsque:

a) le document a été transmis à l'Agence avant la date d'entrée en application du règlement (CE) no 1049/2001;

b) l'État membre a demandé à l'Agence de ne pas divulguer le document sans son accord préalable, conformément aux dispositions de l'article 4, paragraphe 5, du règlement (CE) no 1049/2001.

5. Le tiers consulté dispose d'un délai de réponse qui ne peut être inférieur à cinq jours ouvrables mais qui doit permettre à l'Agence de respecter ses propres délais de réponse. En l'absence de réponse dans le délai fixé, ou lorsque le tiers est introuvable ou non identifiable, l'Agence statue conformément au régime d'exceptions de l'article 4 du règlement (CE) no 1049/2001, en tenant compte des intérêts légitimes du tiers sur la base des éléments dont elle dispose.

6. Au cas où l'Agence envisage de donner accès à un document contre l'avis explicite de son auteur, elle informe celui-ci de son intention de divulguer le document après une période de dix jours ouvrables et attire son attention sur les voies de recours qui sont à sa disposition en vue de s'opposer à cette divulgation.

Article 6

Exercice du droit d'accès

1. Les documents sont envoyés par courrier, télécopieur ou, si disponible, par courrier électronique. En cas de gros volumes ou de documents difficiles à manipuler, le demandeur peut être invité à venir consulter les documents sur place. Cette consultation est gratuite.

2. Si le document a été publié, la réponse consiste à donner les références de publication et/ou l'endroit où le document est disponible et, le cas échéant, l'adresse du document sur le site Internet de l'Agence (www.agency.osha.eu.int).

3. Si le volume des documents demandés dépasse vingt pages, une redevance de 0,10 euro par page, augmentée des frais de port, peut être mise à charge du demandeur. Les frais afférents à d'autres supports seront décidés cas par cas sans que ceux-ci n'excèdent un montant raisonnable.

Article 7

Mesures facilitant l'accès aux documents

1. Pour permettre aux citoyens de jouir de manière concrète des droits résultant du règlement (CE) no 1049/2001, l'Agence rend accessible un registre de documents. Le registre sera accessible sous format électronique.

2. Le registre contient le titre du document (dans les langues dans lesquelles il est disponible) et d'autres références utiles à l'identification du document.

3. Une page d'aide (dans toutes les langues officielles) informe le public de la façon dont le document peut être obtenu. Si le document est publié, un lien est établi avec le texte intégral.

Article 8

Documents accessibles d'office au public

1. Les dispositions du présent article ne s'appliquent qu'aux documents établis ou reçus après la date de mise en application du règlement (CE) no 1049/2001.

2. Les documents suivants sont automatiquement remis sur demande et, dans la mesure du possible, rendus directement accessibles par voie électronique:

a) les documents originaires de tiers qui ont déjà été divulgués par leur auteur ou avec son consentement;

b) les documents déjà divulgués à la suite d'une demande antérieure.

Article 9

Rapports

L'Agence publie un rapport annuel dans lequel sont mentionnées des informations relatives à la mise en œuvre de la présente décision, notamment des statistiques sur le nombre de demandes d'accès à des documents de l'Agence, le nombre de refus d'accès et les motifs de ces refus, conformément à l'article 17, paragraphe 1, du règlement (CE) no 1049/2001.

Article 10

Entrée en vigueur

La présente décision entre en vigueur le jour de son adoption et est publiée au Journal officiel de l'Union européenne.

Fait à Bilbao, le 4 mars 2004. Pour le conseil d'administration Christa SCHWENG Présidente

(1) JO L 245 du 29.9.2003, p. 38.

(2) JO L 145 du 31.5.2001, p. 43.