RAPPORT relatif aux comptes et à la gestion pour l'exercice 1993 de la Fondation européenne pour l'amélioration des conditions de vie et de travail (Fondation de Dublin) accompagné des réponses de la Fondation (94/C 387/01)

1. INTRODUCTION 1.1. La Cour des comptes a examiné les comptes et la gestion financière pour l'exercice 1993 de la Fondation de Dublin, conformément aux dispositions de la réglementation applicable en la matière (1).

1.2. Les crédits disponibles pour l'exercice 1993 se sont élevés à 11,5 Mio ECU. Les engagements contractés ont donné lieu à 8,3 Mio ECU de paiements et à 2,9 Mio ECU de reports à l'exercice 1994, le solde de 0,3 Mio ECU ayant été annulé. Les crédits reportés de l'exercice précédent ont donné lieu à 1,7 Mio ECU de paiements et à 0,2 Mio ECU d'annulations. L'annexe au présent rapport fournit une analyse par chapitre de l'utilisation des crédits de l'exercice ainsi que des crédits reportés de 1992.

2. SUIVI D'OBSERVATIONS ANTÉRIEURES Séparation des fonctions

2.1. L'insuffisance de la séparation des fonctions d'ordonnateur et de comptable, mentionnée dans le rapport annuel de la Cour relatif à l'exercice 1992 (2), persiste. La Fondation compte sur un nouveau système de comptabilité informatisée pour garantir à l'avenir que les paiements sur régie d'avances sont autorisés par le contrôleur financier avant d'être enregistrés dans le système comptable et espère qu'il en résultera une séparation effective des fonctions. Cependant, le nouveau système ne pourra vraisemblablement pas être opérationnel avant la fin de 1994.

Régie d'avances

2.2. Les paiements effectués par l'intermédiaire de la régie d'avances sont passés de 29,5 % en 1992 à 40 % (compte non tenu des traitements) en 1993. Malgré les critiques déjà formulées par la Cour à l'égard d'une utilisation aussi massive du système de la régie [voir point 2.2 du rapport annuel de la Cour relatif à l'exercice 1992 (3)], le contrôleur financier de la Commission (qui est responsable pour la Fondation) a décidé que la Fondation (de même que le Centre de Berlin) devrait utiliser davantage ce système en portant le plafond de 2 000 ECU à 10 000 ECU par opération.

Subvention du gouvernement irlandais

2.3. La troisième et dernière tranche de 100 000 IRL (soit 124 719,23 ECU) destinée au financement du nouveau bâtiment a été versée en mai 1993 et, comme les deux précédentes, cette recette a été inscrite au bilan, déduction faite des dépenses correspondantes [voir points 3.8 et 3.9 du rapport annuel de la Cour relatif à l'exercice 1992 (4)]. Cette pratique constitue toujours une violation de l'article 4 du règlement financier de la Fondation, qui stipule qu'aucune recette ne peut être effectuée autrement que par imputation à un article de l'état des recettes et des dépenses.

3. EXÉCUTION BUDGÉTAIRE ET COMPTE DE GESTION Virements de crédits

3.1. Le volume des virements de crédit (chiffres nets) entre les différentes lignes budgétaires (articles et postes) effectués en 1993 s'élève à 2 227 600 ECU, soit 19 % du budget. Plus d'1 Mio ECU (46 %) de ces virements ont été opérés au cours du dernier trimestre de 1993. Dans le cas de 14 lignes budgétaires indiquant des virements négatifs de 182 000 ECU à la fin de l'exercice, les montants sont nets et composés de virements à la fois négatifs et positifs - 622 500 ECU positifs et 804 500 ECU négatifs; il en va de même pour les lignes budgétaires avec un chiffre net positif de 408 800 ECU (992 300 ECU positifs et 583 500 ECU négatifs).

Reports et annulations de crédits

3.2. Sur l'ensemble du budget, 73 % des crédits de paiement ont été utilisés, mais 54 % seulement pour le titre 3 «Dépenses opérationnelles». L'annexe indique les reports du budget 1993 par titre. Les reports du titre 3 ont représenté 43 % des crédits initiaux. En ce qui concerne la ligne budgétaire «Études et projets pilotes concernant les conditions de vie et de travail», 71 % des crédits initiaux ont été reportés. Au cours du dernier trimestre de 1993, un montant d'environ 400 000 ECU a été transféré à la ligne budgétaire «Publication de résultats d'études», puis engagé, le report total pour cette ligne budgétaire étant de 460 908 ECU.

3.3. Bien que 2,6 % (299 056 ECU) seulement des crédits de 1993 aient été annulés, le niveau élevé des reports [passés de 1,9 Mio ECU (17,6 %) en 1992 à 2,8 Mio ECU (25 %) en 1993] combiné au volume important des virements (voir 3.1) suscite des doutes quant au respect du principe de l'annualité.

Recettes

3.4. La subvention communautaire destinée à la Fondation au titre de l'exercice 1993 représentait 11 240 000 ECU. Les montants effectivement demandés et reçus s'élevaient à 2 Mio ECU le 19 mars 1993, 2 Mio ECU le 5 juillet 1993 et à 6 563 971 ECU le 24 septembre 1993, soit un total de 10 563 971 ECU. Le solde de 676 029 ECU représente l'excédent de l'exercice 1992. De même que les années précédentes, ce mode de versement n'est pas conforme à l'article 26 du règlement financier de la Fondation, qui prescrit le versement dans la première quinzaine de chaque trimestre . . . et l'adéquation aux besoins réels. Du point de vue de la Fondation, ce mode de versement traduit ses véritables besoins en liquidités, auquel cas il convient de modifier le règlement financier en conséquence.

4. BILAN Actifs immobilisés

4.1. L'inscription au bilan concernant le mobilier (1 140 884,14 ECU) provient de la liste fournie par le système d'inventaire informatisé qui est indépendant du système comptable. En théorie, ce système devrait prendre en compte tous les postes déclarés obsolètes (et donc supprimés) et tous les retraits. L'examen de l'article 500 «Produit de la vente de biens meubles et immeubles» a révélé que tel n'était pas le cas. Le délai qui s'écoule entre l'enregistrement des retraits dans les comptes et la mise à jour de l'inventaire est trop long. Une attention particulière doit être accordée au rapprochement des deux systèmes en fin d'année. La Fondation devrait s'assurer que tous les retraits et postes obsolètes ont été déduits pour 1993 et devrait modifier l'inscription au bilan en conséquence.

5. GESTION FINANCIÈRE Étendue du contrôle

5.1. Le contrôle a été centré sur le suivi du précédent rapport de la Cour relatif à la gestion financière (rapport sur les comptes de 1986) et sur une étude du projet d'environnement urbain de la Fondation, dont l'un des éléments était l'organisation d'une conférence sur les innovations urbaines, tenue à Séville (du 6 au 8 octobre 1993). L'audit a été effectué dans le contexte de décisions du Conseil européen d'octobre 1993 visant à mettre en place dans différents pays de l'Union plusieurs nouveaux organes dont le domaine de compétences empiète dans certains cas - notamment en ce qui concerne la protection de l'environnement, la santé et la sécurité sur les lieux de travail - sur les travaux menés jusqu'ici par la Fondation.

5.2. Le rapport sur les comptes de 1986 faisait observer que:

a) le budget opérationnel de la Fondation avait été partagé par le Parlement européen en 1984 (40/60) entre conditions de vie et conditions de travail (ce n'est qu'en 1993 que cette séparation artificielle a été supprimée par le Parlement européen).

b) aucun lien précis n'existait entre le budget annuel et le programme de travail - le coût de ce dernier n'était établi qu'après fixation du budget.

c) le suivi et le contrôle des projets devraient être améliorés par la mise en place d'un système de programmation et de contrôle de tous les aspects intervenant dans la durée de vie d'un projet. Les frais de personnel n'étaient pas imputés aux projets.

d) la Fondation devrait étudier d'autres moyens d'obtenir des recettes, notamment par le biais du cofinancement.

Les progrès qui ont été réalisés concernant ces problèmes sont traités ci-après sous les titres correspondants.

Le programme annuel

5.3. Le programme de travail annuel est approuvé par le conseil d'administration en novembre, avant l'adoption du budget de la Fondation par le Conseil et le Parlement en décembre. Les montants finalement consacrés à des projets chaque année sont inclus dans les prévisions financières présentées au conseil d'administration, mais ne sont publiés ni dans le programme de travail annuel, ni dans le programme quadriennal.

Gestion des projets

5.4. Le nombre de projets en cours continue de croître. Il est passé de 21 en 1986 à 32 en 1993, tandis que le nombre de gestionnaires de projets est passé de 5 à 9 dans la même période. Le directeur a introduit la notion de coordinateurs. Il s'agit de gestionnaires de la recherche primus inter pares. Le rôle exact des coordinateurs n'a pas encore été défini. En raison des changements survenus dans la nature même des projets et du volume de travail qui en découle, les gestionnaires disposent de moins de temps pour porter toute l'attention voulue à la définition précise des objectifs des projets ainsi qu'à la planification détaillée et à l'exécution de ces derniers. Le fait d'étendre des ressources limitées à un domaine en continuelle expansion peut compromettre la qualité et l'utilité du travail de «recherche» de la Fondation.

5.5. Bien qu'il n'existe aucun budget en tant que tel pour les projets, des prévisions sont faites en ce qui concerne les contrats, les réunions, l'interprétation et la traduction. Chaque mois, toutes les inscriptions sur les postes correspondants sont examinées et enregistrées manuellement sur un formulaire de contrôle pour chaque projet. Les totaux pour chaque poste du projet sont additionnés aux dépenses cumulées et inscrits sur la fiche «Prévisions, demandes et variations» qui est envoyée aux gestionnaires de projet. Étant donné que les coûts relatifs à l'interprétation et à la traduction ne sont ni planifiés ni influencés par eux, le rôle de suivi des gestionnaires des projets est en fait limité aux dépenses afférentes aux contrats et aux réunions.

5.6. Bien que les jours-hommes nécessaires aux gestionnaires de projets soient évalués au stade de la planification, le temps effectivement consacré à chaque projet n'est pas enregistré. En conséquence, il n'existe pas de mécanisme d'attribution des frais salariaux aux projets. Les frais de mission ne sont pas attribués aux projets, sauf lorsqu'ils concernent des agents temporaires. Les jours-hommes et les frais de mission peuvent être conséquents, comme le montre l'exemple d'un gestionnaire de projet qui s'est rendu aux États-Unis pour neuf mois dans le cadre d'un projet concernant les personnes agées, pour lequel l'estimation des seuls frais de mission s'élevait à 32 168 ECU. Les frais d'impression et de publication ne sont pas affectés à des projets particuliers, bien qu'il existe une méthode permettant de le faire. Le coût enregistré pour un projet est donc bien inférieur à son coût réel. En l'absence d'une vision plus exacte des coûts réels, la valeur du suivi financier actuel des projets est limitée.

5.7. Les gestionnaires des projets devraient être tenus pour responsables du suivi et du contrôle de tous les frais identifiables concernant leurs projets, y compris ceux de personnel, de mission et de publication. Chaque coordinateur devrait assurer un suivi des résultats de son unité et prendre des mesures correctrices si nécessaire. Des données financières plus complètes seraient également utiles à la prise de décisions concernant l'attribution des ressources aux projets. À cette fin, les projets devraient également faire l'objet d'un suivi jusqu'à leur terme et non d'un suivi annuel comme c'est actuellement le cas; de plus, le système de numérotation des projets/contrats ne devrait pas continuer à être modifié tous les ans. Les données financières devraient faire partie des programmes de travail, c'est-à-dire que les fiches de programme devraient comporter une section réservée aux aspects financiers. En outre, le rapport annuel devrait contenir des informations sur les coûts des projets pour l'exercice et cela dès le commencement - actuellement, seule la valeur des contrats attribués en cours d'année y figure.

Évaluation des projets

5.8. La procédure d'évaluation de projet utilisée par la Fondation a été adoptée par le conseil d'administration en 1986. Les objectifs prévus dans la procédure ne font pas référence au principe de bon emploi des fonds et les aspects financiers sont complètement passés sous silence.

5.9. Les réunions consacrées à l'évaluation des projets ou plus particulièrement des produits finaux se tiennent en principe à Bruxelles. Les participants sont des représentants des différents groupes constituant le conseil (dirigeants, Commission, gouvernements membres, employeurs et employés) et d'autres experts s'il y a lieu. Un résumé de ces discussions est rédigé par le responsable de la recherche et intégré dans la préface du rapport. Les rapports d'évaluation sont joints au rapport sur l'état d'avancement des travaux présenté par le directeur au conseil tous les trimestres.

5.10. Au moment du contrôle, le rapport trimestriel le plus récent concernant l'avancement des travaux portait sur le premier trimestre de 1993. Il ne contenait cependant aucun rapport d'évaluation. L'examen d'un précédent rapport d'évaluation (daté du mois de septembre 1992) a révélé qu'onze personnes (dont huit venant de l'étranger) ont assisté à la réunion organisée à Bruxelles. Le seul document disponible à l'issue de cette dernière se résume à un texte de deux paragraphes qui ne font pas mention du coût du projet. La Cour estime que chaque projet devrait être évalué de façon indépendante en fonction des objectifs de départ, et que les résultats des évaluations devraient être utilisés pour informer les chercheurs sélectionnés pour travailler sur des projets ultérieurs.

Autres sources de recettes

5.11. Depuis 1986, le montant des ventes de publications a été décuplé, passant de 3 193 ECU à 31 886 ECU pour l'année 1992-1993. L'ensemble de celles-ci est réalisé par l'intermédiaire des bureaux de vente de l'Office des publications. La Fondation s'associe parfois à des maisons d'édition privées qui prennent en charge les frais d'impression, ou autorise des organisations à publier certains ouvrages sans frais pour elle. La Fondation estime que les opérations de coédition lui permettent d'économiser entre 60 000 et 80 000 ECU par an. Lorsque la Fondation n'occupe pas le centre de conférence pour ses besoins propres, celui-ci peut être loué. Au cours de l'année écoulée, quelque 7 500 ECU de loyer ont été perçus.

La conférence de Séville

Historique

5.12. La Fondation a organisé la conférence en question dans le cadre de son projet sur les «Innovations pour l'amélioration de l'environnement urbain», commencés en 1993. Le projet a pour objectif de mettre en évidence «des idées, des techniques et des actions innovatrices susceptibles de rendre le milieu urbain supportable . . . et de mobiliser les partenaires sociaux pour faire en sorte que la ville du 21e siècle soit supportable». La première phase consiste à passer brièvement en revue les projets d'innovation élaborés dans les différents États membres de l'UE. Les résultats de cette première phase ont été communiqués au cours de la conférence, à laquelle un agent de la Cour assistait en qualité d'observateur. La Cour reconnaît qu'il ne s'agissait que de l'une des nombreuses conférences organisées par la Fondation en dehors de son siège de Dublin et que les observations formulées ne peuvent donc pas être en tous points généralisées.

Établissement du budget et contrôle des coûts

5.13. Étant donné que la Fondation affecte ses ressources financières à des «projets», aucun budget spécifique n'a été prévu pour la conférence. Le projet d'innovation en matière d'urbanisme, auquel la Fondation a participé, était initialement doté de 150 000 ECU en 1993, montant qui a été porté à 179 219 ECU au cours de l'année. La Fondation évalue le coût de la conférence à 91 000 ECU. Ce chiffre ne tient pas compte des heures de travail fournies par ses agents, des frais de voyage et de séjour de ceux d'entre eux qui ont participé à la conférence (7 000 ECU), ni des frais de publication du rapport de base (20 000 ECU). Une estimation unique est effectuée qui englobe à la fois les frais de réunion et les frais d'interprétation, même si ces derniers peuvent être importants ; pour cette conférence, ils ont atteint 9 789 ECU. Les repas offerts aux participants ont également été la cause de dépenses importantes, la subvention par personne ayant été supérieure à 100 IRL (125 ECU). Si la conférence avait eu lieu dans les locaux de la Fondation, les frais de restauration auraient été réduits d'environ la moitié. La Fondation a procédé, au plan interne, à une comparaison du coût de la conférence de Séville et de celui de deux autres conférences. Il en ressort que les frais de voyage et d'hébergement (y compris les repas) que la Fondation a payés par participant à la conférence de Séville ont été supérieurs de 15 % et de 37 % respectivement. Contrairement à l'usage, le questionnaire type «Organisation de réunions», qui permet de collecter des informations détaillées concernant les coûts estimatifs, n'a pas été rempli pour Séville.

Thème et présentation

5.14. De jeunes urbanistes originaires de chacun des États membres ont été sélectionnés par le gestionnaire de la recherche pour élaborer des rapports nationaux sur les innovations en matière d'urbanisme. Dans chaque cas, l'approbation des représentants du gouvernement au sein du conseil d'administration a été demandée.

5.15. La Fondation a invité de jeunes urbanistes à faire une présentation orale de leurs rapports. La qualité de ces présentations était variable et, dans certains cas, les exposés ont été malencontreusement écourtés pour permettre l'examen de sujets dont l'intérêt était contestable compte tenu du thème de la conférence. En l'occurrence, une session a été consacrée au projet EXPO 92 (Cartuja), lequel avait déjà fait l'objet d'un examen suffisamment approfondi lors de la séance d'ouverture, ainsi que d'une visite sur place.

5.16. Bien qu'un rapporteur général ait été désigné pour formuler les conclusions et les recommandations finales, le programme de la conférence ne réservait aucun moment à l'examen des enseignements à tirer de l'ensemble de la documentation examinée. Dans son résumé des débats, le rapporteur général n'a guère essayé d'aborder ces sujets. À l'issue de la conférence, aucune évaluation de la documentation examinée et des résultats enregistrés n'a été effectuée. Étant donné que l'organisation de la conférence a absorbé plus de la moitié du budget de 1993 consacré au projet d'innovation en matière d'urbanisme, il est regrettable qu'un résultat plus significatif n'ait pas été atteint.

6. CONCLUSIONS 6.1. La prochaine mise en place, dans différentes parties de l'Union européenne, d'un certain nombre de nouveaux organes ayant des domaines de compétences très proches de ceux de la Fondation, représente un défi majeur pour tous ceux qui participent à la gestion de la Fondation. Le rôle et les responsabilités de celle-ci devront être réexaminés et redéfinis, afin de les distinguer de ceux de la Commission, d'une part, et de ceux des nouveaux organes, d'autre part. Ce réexamen doit être effectivement opéré, sans quoi la Fondation ne pourra pas contribuer comme elle le doit aux travaux de l'Union européenne, tout en évitant que les mêmes tâches ne soient effectuées en double par d'autres organes de l'Union situés dans les États membres.

6.2. Des progrès ont été accomplis au plan de la diversification des sources de recettes, mais les critiques formulées par la Cour en 1986 sur le système de suivi des projets de la Fondation restent valables. La Cour compte sur la Fondation pour veiller de manière continue à ce que ses ressources limitées soient utilisées au mieux dans le cadre de la gestion du programme. Pour assister les agents dans cette tâche, des améliorations devraient être apportées au système d'évaluation et de contrôle des projets, y compris l'affectation des agents et les frais de publication. La procédure d'évaluation devrait être revue. En ce qui concerne les projets d'une durée supérieure à une année, la totalité des coûts sur toute la période devrait être prise en considération dès le départ pour garantir que les projets sélectionnés contribuent de la meilleure manière aux objectifs de la Fondation.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 24 novembre 1994.

Par la Cour des comptes

André J. MIDDELHOEK

Président

(1) Règlement (CEE) no 1365/75 du Conseil concernant la création de la Fondation, JO L 139 du 30. 5. 1975, modifié par le règlement (CEE) no 1947/93 du Conseil, JO L 181 du 23. 7. 1993.

Règlement (CEE) no 1417/76 du Conseil, du 1er juin 1976, portant dispositions financières applicables à la Fondation, JO L 164 du 24. 6. 1976, modifié par le règlement (CEE) du Conseil no 1949/93 du 30 juin 1993, JO L 181 du 23. 7. 1993.(2) Rapport relatif aux comptes et à la gestion pour l'exercice 1992 de la Fondation européenne pour l'amélioration des conditions de vie et de travail (Fondation de Dublin). JO C 28 du 31. 1. 1994.

ANNEXE

Fondation de Dublin - Exercice 1993 - Utilisation des crédits disponibles "(1 000 ECU) "" ID="1">1. Dépenses de personnel > ID="2">4 600 > ID="3">4 318 (93,9) > ID="4">140 (3) > ID="5">141 (3) > ID="6">68 > ID="7">53 (77,9) > ID="8">15 (22) "> ID="1">2. Dépenses de fonctionnement > ID="2">1 400 > ID="3">1 038 (74,1) > ID="4">341 (24) > ID="5">21 (0,7) > ID="6">331 > ID="7">293 (88,5) > ID="8">37 (11,2) "> ID="1">3. Dépenses opérationnelles (1) > ID="2">5 500 > ID="3">2 989 (54,3) > ID="4">2 374 (43,2) > ID="5">136 (2,5) > ID="6">1 502 > ID="7">1 351 (89,9) > ID="8">151 (10,1) "> ID="1">Total > ID="2">11 500 > ID="3">8 345 (72,6) > ID="4">2 855 (24,8) > ID="5">299 (2,6) > ID="6">1 901 > ID="7">1 697 (89,3) > ID="8">203 (10,7) "">

(1) Il n'est plus fait de distinction entre conditions de vie et conditions de travail, désormais regroupées sous un même chapitre.

OBSERVATIONS DE LA FONDATION SUR LE PROJET DE RAPPORT RELATIF AUX COMPTES 1993

Séparation des fonctions (Point 2.1) La Fondation note que la Cour souligne que la séparation totale des fonctions dépend de l'installation de nouveaux systèmes de comptabilité informatisée, dont la conception est encore à l'examen par la Commission.

Régie d'avances (Point 2.2) En ce qui concerne le plafond de 10 000 Ecus par opération, il faut noter que la régie d'avances de la Fondation est soumise à un plafond de 900 000 livres irlandaises.

Subvention du gouvernement irlandais (Point 2.3) Comme il a été expliqué à la Cour dans des réponses précédentes relatives aux financement du nouveau bâtiment, la pratique suivie par la Fondation a été recommandée oralement par la Commission et est semblable à la démarche adoptée en deux occasions par le CEDEFOP à Berlin lorsque le Sénat de Berlin a accordé une subvention pour les bâtiments du CEDEFOP.

Reports et annulations de crédits (Points 3.2 et 3.3) a) La ligne budgétaire «Études et projets pilotes concernant les conditions de vie et de travail» renvoie surtout à des contrats d'étude faisant partie du programme de travail de l'année en cours et qui devraient être exécutés pendant les douze mois suivants. Pour ceux-ci, un premier paiement de 30 % est versé à la signature du contrat; néanmoins, la Fondation est engagée pour la somme totale. Le report automatique à l'année suivante est totalement conforme à l'article 6.1(d) du règlement financier.

b) Le virement et les engagements de la ligne budgétaire «Publication des résultats d'études» avaient pour objectif d'optimaliser l'utilisation efficace des crédits disponibles conformément aux conditions du règlement financier. Ces fonds ont été principalement utilisés pour des tâches accomplies par l'Office des publications au nom de la Fondation pour publier les résultats du programme de travail de l'année en cours au fur et à mesure de leur apparition.

c) La Fondation, conformément au règlement du Conseil qui l'a créée, respecte strictement le principe de l'annualité selon lequel l'état prévisionnel des recettes et des dépenses doit être adopté le 31 mars de l'année précédente au plus tard et que les grandes lignes du programme de travail doivent être définies le 1er juillet de l'année précédente au plus tard. Le Conseil adopte le programme à la fin du mois de novembre, deux ou trois semaines avant que l'Autorité budgétaire ne fixe le montant de la subvention. Depuis près de 10 ans maintenant, le pourcentage des reports utilisés s'est toujours situé autour de 90 %.

Recettes (Point 3.4) La Fondation a encore attiré l'attention de la Commission sur le fait que la subvention n'est pas versée à temps. Elle croit savoir que des mesures ont été prises pour résoudre ce problème.

Actifs immobilisés (Point 4.1) Les deux systèmes ont été complètement rapprochés à la fin de l'année. La Fondation a pris des mesures pour réduire le délai nécessaire pour enregistrer les retraits de l'inventaire. Le bilan devra donc montrer les retraits auxquels on a procédé pendant l'exercice.

Étendue du contrôle (Point 5.1) a) Il est noté que, à part le suivi de son rapport relatif aux comptes de 1986, la Cour a focalisé son contrôle sur les manifestations (conférence de Séville) qui, comme il a été expliqué à la Cour, était pour plusieurs raisons tout à fait atypiques des activés de la Fondation. Cette conférence était innovatrice et exploratoire, elle réunissait de jeunes urbanistes, des experts chevronnés et des décideurs. Elle faisait partie d'un programme continu qui s'est poursuivi en 1994, en s'appuyant sur les leçons tirées de Séville et des conférences précédentes. Le programme, comme d'autres, porte sur les problèmes urbains.

b) La Cour cite des décisions du Conseil européen du 29 octobre 1993 visant à mettre en place de nouvelles agences. La Fondation a mis son programme au point, étant au courant de la situation en ce qui concerne ces agences, en consultation avec les représentants de la Commission et d'autres personnes afin d'assurer la complémentarité des travaux de la Fondation avec les activités des agences lorsqu'elles auront été définies.

Le programme annuel (Point 5.3) L'état prévisionnel approuvé par le Conseil d'administration est soumis aux autorités budgétaires et tient compte du détail des crédits annuels demandés par la Fondation pour faire progresser chaque activité dans le cadre de son programme quadriennal. Ces prévisions sont ajustées lorsque les décisions définitives de l'Autorité budgétaire sont connues. Le budget de la Fondation est publié au Journal Officiel.

Gestion des projets (Point 5.4) La nomination de coordinateurs de groupes était considérée comme une évolution nécessaire et naturelle dans un service de la recherche en croissance qui veut répondre à un nombre croissant de demandes en conseil et en information, étant donné également la nécessité d'intégrer dans l'organisation experts nationaux détachés, stagiaires et autres personnels recrutés à titre temporaire.

Le nouveau groupe avait pour objectif de déterminer des structures permettant d'identifier des intérêts communs lors de la mise au point du programme de travail de la Fondation, de fixer les besoins en matière de personnel d'appui, de préciser la représentation de chaque groupe et de tenir compte de leurs différents intérêts dans les réunions de manière efficace; d'autres fonctions de la Fondation pourraient identifier et développer des liens efficaces avec le groupe de recherche.

Le rôle des coordinateurs a été clairement défini dès le début:

- faciliter le fonctionnement du groupe dans une équipe,

- représenter le groupe aux réunions de management,

- gérer les ressources du groupe en secrétariat.

La Fondation estime que cette nouvelle structure améliore la qualité et l'utilité des travaux de la Fondation étant donné l'évolution de la demande à laquelle doit répondre la Fondation depuis 1986.

(Points 5.5, 5.6 et 5.7) i) La Fondation a introduit en 1993 un nouveau système de prévision et de suivi des projets et a nommé un membre du personnel pour le développer et le mettre en oeuvre; celui-ci rend compte au Directeur adjoint qui est responsable du suivi et du contrôle des coûts du programme de travail dans le cadre du budget, y compris la traduction et tous les autres coûts. Des chargés de recherche assurent le suivi de chaque projet et font un état de la situation tous les mois. La répartition des responsabilités reflète la nature des activités de la Fondation. La Direction de la Fondation est convaincue que cette approche donne une bonne vue d'ensemble des aspects financiers de la mise en oeuvre du programme de travail et qu'il existe une information suffisante pour garantir un suivi régulier et approfondi des coûts. Les systèmes qui permettent cette démarche font l'objet d'améliorations constantes.

ii) Les jours-hommes font l'objet de prévisions dans les fiches de programme comme instrument de contrôle pour les chargés de recherche lorsque ceux-ci calculent la répartition de leur charge de travail annuelle. Le système remplit bien cette fonction. Néanmoins, les activités des chargés de recherche ne se limitent pas à la gestion des projets. La Fondation a pour tâche principale d'éclairer les institutions de la Communauté sur les objectifs et les orientations envisageables en leur transmettant notamment des connaissances scientifiques et des données techniques. Répondre à une telle demande d'information peut obliger les chargés de recherche à tirer partie de plusieurs projets, de travaux antérieurs ou de ressources extérieures à la Fondation. Il serait donc inapproprié de n'enregistrer que le temps consacré à chaque projet. La Fondation examinera si une autre forme d'enregistrement du temps contribuerait à la gestion des travaux de la Fondation.

iii) La même mission peut obliger un chargé de recherche à participer à des conférences, à des activités de diffusion, administratives ou qui entrent dans le cadre d'un contrat. Attribuer des frais de mission aux projets serait artificiel. La série de missions aux États-Unis mentionnée par la Cour comportait un volet important de formation du personnel. Elle touchait à cinq projets en cours du programme de la Fondation. Elle constituait un élément important dans la définition du programme futur et a permis d'entrer en rapport avec plusieurs experts qui ont ensuite contribué gratuitement aux travaux de la Fondation.

iv) Les frais de publication seront à l'avenir incorporés aux coûts des projets. Le suivi des projets pendant toute leur durée sera possible puisque la Fondation a maintenant adopté un système de numérotation des projets qui ne sera jamais modifié. Néanmoins, selon la complexité des thèmes abordés, les projets peuvent faire l'objet de fusions ou de fissions au cours du temps. C'est pour cette raison que la suggestion de la Cour en ce qui concerne le rapport annuel ne paraît pas appropriée.

Évaluation des projets (Points 5.8, 5.9 et 5.10) i) À la lumière des observations de la Cour, le directeur invitera le Conseil d'administration à indiquer des informations financières utiles dans les diverses procédures d'évaluation. La procédure d'évaluation décrite par la Cour est celle des rapports de synthèse. Il ne s'agit pas d'une procédure d'«évaluation de projet».

ii) La présentation des rapports des réunions qui évaluent les rapports de synthèse a été refondue fin 1992 (le rapport de septembre 1992 est antérieur). Ces réunions ont évidemment pour résultat la décision de publier le rapport évalué, de l'approuver ou l'amender. La Cour notera que, avant l'évaluation du rapport de synthèse par le Conseil, tous les rapports sur les contrats d'étude sont évalués par les chargés de recherches, une évaluation écrite mentionne les aspects financiers si nécessaire et est approuvée par la Direction avant le dernier versement. Le résultat de ces évaluations constitue une source d'information fondamentale lorsqu'il s'agit de sélectionner les contractants pour d'autres travaux.

Autres sources de recettes (Point 5.11) La Fondation a commencé en 1993 à recruter des experts nationaux détachés qui travaillent à son siège. Le premier a été nommé en septembre et les trois autres ont été nommés en 1994. Les salaires sont versés par l'employeur d'origine et compensent les coûts qu'entraînerait autrement la sous-traitance.

La conférence de Séville Établissement du budget et contrôle des coûts (Point 5.12) i) La démarche adoptée en ce qui concerne le contrôle des dépenses et la révision des prévisions dans le cadre du budget général est décrite ci-dessus à «Gestion des projets»(5.5 à 5.7).

ii) La Fondation fixe le lieu de ses réunions en tenant compte de l'aspect financier, sans oublier d'autres obligations et d'autres avantages, par exemple la possibilité de diffuser plus largement les travaux de la Fondation dans les États membres. Ce dernier élément peut entraîner un compromis en ce qui concerne les coûts.

iii) La Fondation reconnaît que, à Séville, le prix des repas était supérieur à la moyenne, ceci en raison de décisions urgentes qui ont été prises étant donné des problèmes d'organisation avec les autorités locales. Ces coûts n'ont été autorisés qu'en raison des circonstances exceptionnelles. En revanche, et il n'en a résulté aucun coût pour la Fondation, la municipalité a mis à la disposition de la Fondation les deux premiers lieux de réunion, l'Association des employeurs le troisième ainsi que d'autres équipements.

iv) La Fondation se rend compte que les coûts sont différents pour chaque lieu de réunion. En s'appuyant sur une analyse portant sur plus de 600 participants, le coût moyen par participant pour une réunion (d'habitude de deux jours), et en tenant compte des frais de voyage, de l'indemnité journalière, des repas, de l'interprétation et d'autres dépenses, est de 650 Ecus à Bruxelles (ou autres lieux centraux), de 850 Ecus à Dublin et de 1 000 Ecus dans des villes périphériques. Le coût actuel de la conférence de trois jours à Séville pour 80 participants s'élevait à 76 215 Ecus que l'on peut comparer à celui d'une conférence de deux jours (également de 80 participants) qui a lieu à Dublin et qui s'élevait à 66 965 Ecus. Ce chiffre correspond donc bien aux moyennes ci-dessus mentionnées.

Thème et présentation (Point 5.15) La conférence avait pour objectif de permettre un échange de connaissances entre de jeunes urbanistes, d'autres experts et les décideurs, d'aider les jeunes urbanistes à tirer parti de l'expérience et de placer leurs contributions dans un contexte, d'aider la Fondation à mettre au point son programme.

(Point 5.16) À la fin de la conférence, le rapporteur général a cherché à synthétiser les messages les plus importants à partir des sessions très animées de la conférence. Comme il avait été prévu, le chargé de recherche a eu ensuite des échanges de vues approfondis avec les participants les plus importants pour que les enseignements de la conférence soient bien assimilés et se reflètent dans les actes qui ont été publiés depuis.

Le projet sur «Les innovations dans l'environnement» ne s'est pas terminé avec la conférence de Séville. Au contraire, celle-ci a eu comme résultat le plus important le développement d'un projet dans le cadre du programme de travail 1994 de la Fondation.

Conclusions (Point 6.1) i) Les objectifs et les tâches de la Fondation sont indiqués dans le règlement du Conseil 1365/75 de mai 1975. Ils n'ont pas été modifiés par la création de nouvelles agences et d'autres organisations de l'Union européenne et dont les responsabilités et les objectifs sont différents de ceux de la Fondation.

ii) La complémentarité des travaux de la Fondation avec ceux de la Commission est garantie par la présence de fonctionnaires de la Commission des DG V, DG XI et DG XII au Conseil de la Fondation, par une discussion approfondie chaque année du programme entre les cadres supérieurs de la Fondation et les directeurs intéressés de la Commission et par la participation de ces deux institutions dans les groupes consultatifs et de direction de l'autre (tous les groupes de consultation sur les problèmes de la Fondation comportent des représentants de la Commission. Inversement, la Fondation est représentée à 12 ou plus groupes de travail de la Commission).

iii) La Fondation est convaincue que la complémentarité de ses travaux avec ces nouvelles agences est possible comme elle l'a été depuis le début avec le CEDEFOP. Le règlement qui crée la nouvelle Agence pour la santé et la sécurité au travail prévoit des liens étroits avec la Fondation. Avant que l'Agence ne devienne opérationnelle, la Fondation était en rapport étroit et constant avec les unités intéressées de DG V. Le Parlement européen a demandé à la Fondation (en 1993 et en 1994) d'entreprendre des études préliminaires avant la création de l'Agence. La Direction DG V et la Fondation sont d'accord pour que des propositions soient présentées aux deux Conseils sur la manière dont ces activités et d'autres activités connexes pourraient être transférées à la nouvelle agence.

iv) La Fondation a eu des échanges de vues prolongés avec le groupe de la task force sur la nouvelle Agence européenne pour l'environnement en ce qui concerne les liens possibles entre le programme de la Fondation et celui de l'agence. Les activités de la Fondation, de nature socio-économique sont évidemment différentes des grandes orientations de l'agence.

v) De manière plus générale, le Conseil de la Fondation a accepté en novembre 1993 d'examiner les tâches de la Fondation dans le contexte des conclusions à la réunion du Conseil des Ministres d'octobre 1993, du Livre Vert sur l'avenir de la ploitique sociale européenne, des réponses aux questions qu'il posait et des conclusions du Livre Blanc «La politique sociale européenne: une voie à suivre pour l'Union», de la création de nouvelles agences, de l'élargissement de l'Union européenne, et d'autres nouvelles demandes pour la Fondation. Le programme de travail de 1995 tiendra compte de ces éléments.

(Point 6.2) Ces dernières années, la Fondation a développé activement ses procédures de planification financière, procédures budgétaires, de suivi et de contrôle ces dernières années étant donné la croissance rapide de ces activités et compte tenu des suggestions précédentes de la Cour. Il est clair que prendant cette période l'augmentation de la performance a de loin dépassé l'augmentation des ressources. Elle continuera de développer ses procédures. La Cour mentionne dans son rapport la procédure d'évaluation des rapports de synthèse. Il faut noter que la Fondation utilise plusieurs processus d'évaluation qui sont constamment examinés et améliorés. La Fondation, en préparant ses rapports annuels, calcule à ce stade le coût des projets des années à venir dans le cadre du programme quadriennal. La Fondation sera très heureuse d'avoir des échanges suivis avec la Cour sur les nouvelles mesures pratiques à prendre pour améliorer la performance étant donné les ressources disponibles.