FR Journal officiel de l'Union européenne C 5/5

CONSEIL D’ADMINISTRATION D’EUROPOL

RÈGLEMENT INTÉRIEUR

2012/C 5/03

LE CONSEIL D’ADMINISTRATION,

vu la décision du Conseil du 6 avril 2009 (1) portant création de l'Office européen de police (ci-après dénommée «la décision portant création d'Europol»), et notamment son article 37, paragraphe 9,

considérant ce qui suit:

(1) la gouvernance d’Europol devrait être améliorée par une simplification des procédures et une description plus générale des tâches du conseil d’administration, et par l’instauration d’une règle commune en vertu de laquelle toutes les décisions devraient être prises à la majorité des deux tiers (2);

(2) le conseil d'administration est responsable de l’exécution de toute tâche qui lui est confiée par le Conseil, notamment dans le cadre des dispositions d’application de la décision portant création d'Europol (3);

(3) il incombe au conseil d'administration d'établir son règlement intérieur (4).

A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT INTÉRIEUR:

Article premier

Composition du conseil d'administration

1. Le conseil d'administration se compose d'un représentant de chaque État membre et d'un représentant de la Commission. Chaque membre du conseil d’administration peut se faire représenter par un membre suppléant. Le directeur participe aux réunions du conseil d’administration, mais ne jouit d’aucun droit de vote.

2. Conformément à l'article 37, paragraphe 1, de la décision portant création d'Europol, les membres titulaires ou suppléants du conseil d'administration (ci-après dénommés «membres») sont investis de l'autorité nécessaire dans les domaines qui relèvent des attributions du conseil d'administration.

3. Pendant les réunions du conseil d'administration, les membres et le directeur peuvent se faire accompagner par des experts; le président du conseil d'administration peut en fixer le nombre maximal.

4. Les États membres et la Commission notifient au secrétaire du conseil d'administration la nomination et la cessation de fonctions d'un membre. Il appartient au secrétaire de tenir à jour la liste des membres et de la rendre disponible au conseil d'administration et à Europol.

Article 2

Présidence du conseil d'administration

1. Le président du conseil d'administration, ou le vice-président lorsque le président n'est pas en mesure d'assurer ses fonctions, veille à la mise en œuvre de l'article 37, paragraphe 3, de la décision portant création d'Europol.

2. Chaque nouveau président supervise la documentation du conseil d'administration et dresse à cet effet un acte qu'il soumet à l'approbation du conseil lors de sa première réunion ordinaire.

Article 3

Secrétariat du conseil d'administration

Le président et le conseil d'administration sont appuyés par un secrétariat. Le conseil d'administration est responsable de la gestion du secrétariat et de son personnel. En vue de garantir son indépendance, le secrétariat n’est responsable que devant le conseil d'administration.

Article 4

Fonctionnement du conseil d'administration

1. Le conseil d’administration tient une réunion au moins deux fois par an, et statue à la majorité des deux tiers de ses membres, sauf disposition contraire de la décision portant création d'Europol.

2. Si le président estime que les circonstances l'exigent, il peut décider de réunir le conseil d'administration, soit de sa propre initiative, soit à la demande d'un tiers des membres. Lorsque la réunion est demandée par un membre ou par le directeur, le président consulte les autres membres et, si un tiers d'entre eux sont d'accord, il convoque une réunion.

Dans les cas visés dans le présent paragraphe, le président doit convoquer la réunion dans les trente jours suivant la réception de la demande.

3. Le conseil d'administration peut convoquer des personnes particulièrement qualifiées dans les matières qui vont être examinées afin de les entendre sur un certain point de l'ordre du jour.

4. Le conseil d'administration peut constituer des groupes de travail sur tout sujet qui relève de sa compétence. Ces groupes de travail sont régis par les dispositions ci-après:

a) le conseil d'administration définit clairement leur périmètre de travail et leurs tâches;

b) les membres du conseil d'administration ont la possibilité d'être représentés dans les groupes de travail. Les représentants sont tenus de prendre une part active aux groupes de travail;

c) Europol est invité à participer aux réunions des groupes de travail;

d) des experts peuvent être invités à participer aux réunions des groupes de travail;

e) Europol prend en charge les frais de déplacement d’un représentant par délégation. Chaque délégation règle les frais d’hébergement de ses représentants et experts.

Par ailleurs, les groupes de travail du conseil d'administration:

f) sont présidés par un membre du conseil d'administration ou par un expert de haut niveau désigné par le conseil d'administration;

g) étudient et élaborent des propositions à soumettre au conseil d'administration;

h) mènent leurs activités à partir d'informations orales ou de documents soumis au plus tard deux semaines avant leurs réunions, sauf décision contraire de leur président motivée par l'urgence;

i) tiennent leurs réunions conformément à la pratique existante en matière de régime linguistique;

j) rendent compte au conseil d'administration par le biais de leur président, lorsque cela s’avère nécessaire;

k) sont assistés par le secrétariat du conseil d'administration;

l) sont dissous une fois que leurs tâches ont été menées à bien. Le conseil d'administration évalue tous les ans la nécessité de poursuivre les groupes de travail qui disposent d'un mandat de longue durée.

5. Si le président du conseil d'administration estime que les circonstances l'exigent, il peut inviter le conseil à prendre une décision ou à exprimer son avis sur une certaine question sous forme de procédures écrites. La durée standard de ces procédures est de quatorze jours, sauf décision contraire du président motivée par l'urgence.

Article 5

Ordre du jour

1. Le président du conseil d'administration établit le projet d’ordre du jour de chaque réunion. Celui-ci est adressé par le secrétaire du conseil d'administration aux membres et au directeur au moins quatorze jours avant le début de la réunion. En cas de réunion extraordinaire, le projet d’ordre du jour est communiqué dans le courant de la semaine qui précède la réunion.

2. Le projet d’ordre du jour comprend les points dont l'inscription a été demandée par un membre ou par le directeur, pour autant que les documents pertinents parviennent au président au moins seize jours avant la réunion.

3. Ne peuvent être inscrits au projet d’ordre du jour que les points pour lesquels la documentation correspondante a été envoyée aux membres et au directeur au plus tard à la date à laquelle est envoyé le projet d’ordre du jour, sauf décision contraire du président motivée par l'urgence.

4. Le conseil d'administration approuve l’ordre du jour au début de la réunion.

Article 6

Délibérations du conseil d'administration

1. Le quorum est atteint lorsque trois quarts des membres sont présents. Si le quorum n'est pas atteint, le président clôture la réunion et en convoque une autre le plus tôt possible. Pour cette seconde réunion, le quorum est atteint lorsque deux tiers des membres sont présents.

2. Le président dirige la réunion en accordant la priorité aux membres qui souhaitent soulever une question de procédure ou une question préliminaire.

3. Le conseil arrête ses décisions en se fondant sur des documents élaborés conformément à l'article 2 de la «décision du conseil d'administration relative au régime linguistique interne».

Article 7

Vote au cours des réunions du conseil d'administration

1. Chaque membre a droit à une voix. En l'absence du membre titulaire, le membre suppléant a le droit de vote.

2. Le conseil d'administration procède au vote à l'initiative de son président, qui est par ailleurs tenu d’ouvrir une procédure de vote à la demande de n'importe quel membre pour autant que la majorité des deux tiers des membres se prononce en ce sens.

3. La répartition des voix est indiquée pour chaque décision que le conseil d'administration adopte. Une note mentionnant les avis émis par la minorité accompagne la décision si cette minorité le demande. Le vote a lieu à main levée, ou par appel nominatif si le résultat du vote à main levée est contesté.

4. Sur demande d'un des membres ou si le président en décide ainsi, les décisions et les nominations font l'objet d'un vote secret. En cas de vote secret, le président, assisté de deux autres membres, procède au comptage des voix. Le président annonce immédiatement les résultats. Le président peut autoriser tout membre à faire connaître brièvement les motifs de son vote.

Article 8

Adoption des accords

1. La répartition des voix exprimées sera indiquée dans les décisions ou les accords adoptés par le conseil d'administration, à moins que ces décisions ou accords aient fait l'objet d'un vote secret conformément à l'article 7, paragraphe 4, du présent règlement.

2. Les motions visant à soumettre une question à l'approbation du conseil d'administration font l'objet d'un vote avant l'examen du fond de la question.

3. Une motion qui porte sur plusieurs questions doit être subdivisée si une demande est formulée en ce sens.

4. Si plusieurs motions concernent une même question, c'est la motion de plus grande portée qui est soumise au vote en premier. S'il s'agit de modifications, celle qui s'écarte le plus du texte initial est soumise au vote en premier lieu. Si la modification concerne une modification, le vote porte d'abord sur le texte le plus long. Le vote final porte sur la version du texte qui résulte des votes précédents.

Article 9

Procès-verbaux des réunions

1. Le secrétariat, sous la responsabilité du président, établit un projet de procès-verbal de chaque réunion du conseil d'administration, qui comporte:

— un compte rendu des débats;

— les décisions adoptées par le conseil d'administration, portant mention de la répartition des voix pour chaque vote;

— une liste des membres présents.

2. Le conseil d'administration approuve le projet de procès-verbal lors de sa réunion suivante. Le projet de procès-verbal n'est soumis à l'approbation du conseil d'administration que s'il a été envoyé aux membres au moins quatre semaines avant la réunion suivante. De même, le projet de procès-verbal est communiqué au directeur.

3. Si le projet de procès-verbal n'a pas été envoyé en temps opportun, son approbation peut être reportée à la réunion suivante. Dans le cas où le délai entre deux réunions est très long, les membres peuvent faire connaître leurs observations ou leur accord par procédure écrite.

4. Les propositions de modification du projet de procès-verbal doivent être présentées par écrit au secrétariat avant le début de la réunion au cours de laquelle ce document doit être approuvé.

5. Le procès-verbal approuvé est signé par le président et par le secrétaire du conseil d'administration.

Article 10

Correspondance

La correspondance adressée au conseil d'administration est envoyée au siège d'Europol à l'attention du président du conseil d'administration. La gestion de cette correspondance est assurée par le secrétaire.

Article 11

Frais des participants au conseil d'administration

1. Europol règle les frais de déplacement des membres du conseil d'administration représentant un État membre ainsi que des experts, dans la limite de deux experts au plus par délégation. Chaque délégation règle les frais d'hébergement de ses membres et de ses experts. Les frais des autres experts sont à la charge des délégations correspondantes.

2. Conformément à l'article 4, paragraphe 3, du présent règlement intérieur, les frais des experts invités pour conseiller le conseil d'administration sont pris en charge par Europol.

Article 12

Entrée en vigueur du règlement intérieur

Le présent règlement intérieur entre en vigueur à la date d’application de la décision portant création d'Europol.

Article 13

Révision du règlement intérieur

En cas de révision du présent règlement intérieur, le secrétaire fait parvenir la version actualisée à tous les membres et au directeur. Le nouveau règlement entre en vigueur le jour qui suit son approbation.

Fait à Bukowina Tatrzańska (Pologne), le 30 novembre 2011. Par le conseil d'administration Rafał ŁYSAKOWSKI président

(1) JO L 121 du 15.5.2009, p. 56.

(2) 19e considérant de la décision portant création d'Europol.

(3) Article 37, paragraphe 9, point h), de la décision portant création d'Europol.

(4) Article 37, paragraphe 9, point i), de la décision portant création d'Europol.