DÉCISION (UE) 2015/355 DU CONSEIL

du 2 mars 2015

portant adoption du règlement intérieur du comité du Fonds européen de développement

LE CONSEIL DE L'UNION EUROPÉENNE,

vu le traité sur l'Union européenne,

vu le traité sur le fonctionnement de l'Union européenne,

vu l'accord interne entre les représentants des gouvernements des États membres de l'Union européenne, réunis au sein du Conseil, relatif au financement de l'aide de l'Union européenne au titre du cadre financier pluriannuel pour la période 2014-2020 conformément à l'accord de partenariat ACP-UE et à l'affectation des aides financières destinées aux pays et territoires d'outre-mer auxquels s'appliquent les dispositions de la quatrième partie du traité sur le fonctionnement de l'Union européenne (1) (ci-après dénommé «accord interne»), et en particulier son article 8, paragraphe 5,

vu la proposition de la Commission européenne,

considérant ce qui suit:

L'accord de partenariat entre les membres du groupe des États d'Afrique, des Caraïbes et du Pacifique, d'une part, et la Communauté européenne et ses États membres, d'autre part, signé à Cotonou le 23 juin 2000 (2) , modifié initialement à Luxembourg le 25 juin 2005 (3) et modifié, pour la deuxième fois, à Ouagadougou le 22 juin 2010 (4) (ci-après dénommé «accord de partenariat ACP-UE»), prévoit que des protocoles financiers soient définis pour chaque période de cinq ans.

A ADOPTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION:

Article premier

Le règlement intérieur du comité du Fonds européen de développement, tel qu'il est établi en annexe, est adopté.

Article 2

La présente décision entre en vigueur le jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l'Union européenne.

(1) JO L 210 du 6.8.2013, p. 1.

(2) JO L 317 du 15.12.2000, p. 3.

(3) JO L 287 du 28.10.2005, p. 4.

(4) JO L 287 du 4.11.2010, p. 3.

(5) Décision 2013/755/UE du Conseil du 25 novembre 2013 relative à l'association des pays et territoires d'outre-mer à l'Union européenne («décision d'association outre-mer») (JO L 344 du 19.12.2013, p. 1).

(6) Règlement (UE) 2015/322 du Conseil du 2 mars 2015 relatif à la mise en œuvre du 11e Fonds européen de développement (JO L 58 du 3.3.2015, p. 1).

ANNEXE

RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU COMITÉ DU FONDS EUROPÉEN DE DÉVELOPPEMENT

Article premier

Composition

Le comité du Fonds européen de développement (ci-après dénommé «comité») comprend, sous la présidence d'un représentant de la Commission, les délégations des États membres (ci-après dénommées «délégations»).

Un observateur de la Banque européenne d'investissement (BEI) participe aux travaux du comité pour les questions qui concernent la BEI.

Un représentant du secrétariat général du Conseil assiste aux réunions en qualité d'observateur.

Article 2

Saisine du comité

1. Le comité est saisi dans les cas et selon les procédures prévus par le règlement (UE) 2015/322 du Conseil (1) (ci-après dénommé «règlement de mise en œuvre du 11e FED»), et notamment par ses articles 7, 9 et 14, et, le cas échéant, par la décision 2013/755/UE du Conseil (2) (ci-après dénommée «décision d'association outre-mer»). Pour les compétences qui lui sont conférées en vertu de la décision d'association outre-mer, le comité est dénommé «comité du FED-PTOM».

2. Outre les cas de saisine prévus au paragraphe 1:

a) la Commission procède, en temps voulu, à la publication sur son site internet des décisions adoptées sur la base des articles 14 et 15 du règlement de mise en œuvre du 11e FED et en informe le comité par le moyen électronique le plus rapide et le plus fiable;

b) la Commission informe le comité de tout retard ou de toute difficulté survenus dans l'exécution des programmes d'action annuels, des mesures particulières et des mesures spéciales, et l'informe notamment à l'avance de la suspension et de la reprise des programmes d'aide budgétaire, qui risquent de conduire à des engagements supplémentaires significatifs ou à des modifications de fond susceptibles d'entraîner la saisine obligatoire au titre des dispositions du règlement de mise en œuvre du 11e FED.

Article 3

Convocation

1. Le comité est convoqué par son président, soit à l'initiative de celui-ci, soit à la demande d'un État membre.

2. Des réunions conjointes du comité avec d'autres comités peuvent être convoquées pour des questions relevant de leurs compétences respectives.

Article 4

Ordre du jour

1. Le président établit l'ordre du jour sous forme de projet et le soumet au comité.

2. L'ordre du jour fait la distinction entre:

a) les projets de mesures qui doivent être adoptés par la Commission et pour lesquels un avis est demandé au comité, conformément à la procédure prévue à l'article 14 du règlement de mise en œuvre du 11e FED;

b) les autres questions soumises au comité pour information ou simple échange de vues, soit à l'initiative du président, soit sur demande écrite d'un membre du comité.

3. Chaque délégation peut demander l'inscription d'un point à l'ordre du jour des réunions du comité. Les informations fournies à ce titre peuvent être données oralement ou par écrit par la suite, selon le cas.

4. L'ordre du jour inclut l'approbation du procès-verbal de la réunion précédente.

5. Au moins tous les trois mois, et chaque fois que des informations mises à jour sont disponibles, un programme indicatif à long terme des réunions à venir accompagne l'ordre du jour. Ce programme comprend les points à soumettre pour avis, ainsi que les questions stratégiques à l'échelle du FED à soumettre pour information et/ou échange de vues. Le programme comprend les points à soumettre au comité durant les six prochains mois. Dans la mesure du possible, le programme mentionne aussi les points susceptibles d'être soumis au comité durant les six mois suivants.

Article 5

Envoi ou transmission de documents aux membres du comité

1. Le président envoie aux membres du comité la convocation et le projet d'ordre du jour, ainsi que les projets de mesures pour lesquels un avis est demandé au comité, suffisamment tôt avant la date de la réunion, compte tenu de l'urgence et de la complexité du dossier, et en tout état de cause au plus tard vingt et un jours civils avant cette date. Les autres documents liés à la réunion, notamment les documents pour information et échange de vues, sont transmis, dans la mesure du possible, dans le même délai.

La transmission de tous les documents s'effectue conformément à l'article 15, paragraphes 2 et 3.

2. En cas d'urgence, et lorsque la mesure devant être adoptée doit s'appliquer immédiatement, le président peut, de sa propre initiative ou à la demande d'un membre du comité, raccourcir le délai de transmission des documents indiqué au paragraphe 1. Ce délai ne peut être inférieur à sept jours civils. L'urgence est dûment justifiée par écrit par la Commission.

3. À titre exceptionnel, en cas d'extrême urgence dans un pays ou une région partenaire, par exemple, circonstances économiques, sociales et politiques graves, catastrophes naturelles dans le pays bénéficiaire et crises humanitaires ou autres circonstances extérieures de même nature nécessitant une réaction très rapide, le président peut, à la demande d'un membre du comité ou de sa propre initiative, s'écarter des délais fixés aux paragraphes 1 et 2. Ces cas d'extrême urgence sont dûment justifiés par écrit par la Commission.

4. Les paragraphes 2 et 3 ne s'appliquent ni aux documents de stratégie, ni aux programmes indicatifs pluriannuels, ni aux adaptations qui y sont apportées à la suite des examens à mi-parcours et en fin de parcours visés à l'article 7, paragraphe 2, du règlement de mise en œuvre du 11e FED.

5. En ce qui concerne les projets de mesures soumis au comité pour avis par procédure orale, les délégations font connaître par écrit au secrétariat du comité, trois jours ouvrables au moins avant la date de la réunion:

a) les éléments sur lesquels elles peuvent déjà marquer leur accord de principe et qu'elles proposent d'inscrire en point A (avec ou sans observations ou demandes d'informations complémentaires); et

b) les éléments pour lesquels elles estiment qu'un débat est nécessaire et qu'elles proposent d'inscrire en point B

à l'ordre du jour visé à l'article 4, paragraphe 1.

À la demande d'un État membre, un point A peut être soumis à débat et être déplacé dans la liste des points B, et ce le plus tôt possible avant la réunion ou, dans des cas exceptionnels, lors de la réunion.

Les délégations formulent également par écrit, au moins trois jours ouvrables avant le jour de la réunion, leurs observations et demandes d'informations complémentaires.

Les informations complémentaires et les réponses aux observations formulées sont fournies par la Commission, si possible par écrit et un jour au moins avant la réunion.

6. Pour des raisons d'urgence impérieuse dûment justifiées, la Commission peut aussi recourir à la procédure énoncée à l'article 14, paragraphe 4, du règlement de mise en œuvre du 11e FED. Dans ce cas, quatorze jours après leur adoption, le président soumet les mesures au comité afin d'obtenir son avis.

Article 6

Transmission de documents de programmation à l'Assemblée parlementaire paritaire

Conformément à l'article 7, paragraphe 1, du règlement de mise en œuvre du 11e FED, le secrétariat du comité transmet les documents de programmation pour information à l'Assemblée parlementaire paritaire en même temps qu'aux délégations du comité.

Article 7

Avis du comité

1. Lorsque le comité est saisi pour avis, il délibère dans les conditions et selon la procédure prévues respectivement à l'article 14, paragraphes 3 et 4, du règlement de mise en œuvre du 11e FED et à l'article 8, paragraphes 2 et 3, de l'accord interne entre les représentants des gouvernements des États membres de l'Union européenne, réunis au sein du Conseil, relatif au financement de l'aide de l'Union européenne au titre du cadre financier pluriannuel pour la période 2014-2020 conformément à l'accord de partenariat ACP-UE et à l'affectation des aides financières destinées aux pays et territoires d'outre-mer auxquels s'appliquent les dispositions de la quatrième partie du traité sur le fonctionnement de l'Union européenne (3) (ci-après dénommé «accord interne»).

2. Sauf objection d'un membre du comité, le président peut, sans procéder à un vote formel, établir que le comité a émis un avis favorable, par consensus, sur les projets de mesures.

3. Lorsqu'il est recouru à la procédure orale et qu'une modification de fond ou des éléments factuels nouveaux sont apportés aux projets de mesures au cours de la réunion, le président, de sa propre initiative ou à la demande d'un État membre, peut reporter le vote sur un point inscrit à l'ordre du jour à la fin de la réunion ou à une réunion suivante.

4. Si, en vertu du paragraphe 3, le président décide de ne pas reporter le vote ainsi que l'ont demandé une ou plusieurs délégations, la ou les délégations qui ont introduit la demande peuvent émettre une réserve, qui pourra être levée dans un délai maximal de trois jours ouvrables à compter de la date du jour suivant la réunion. L'avis du comité est consigné comme étant définitif à l'expiration de ce délai. La Commission informe les États membres de la position définitive adoptée par l'État membre ou les États membres dont la ou les délégations ont émis une réserve au sein du comité.

5. Sous réserve du second alinéa du présent paragraphe, si les documents relatifs à un point spécifique de l'ordre du jour n'ont pas été transmis aux membres du comité dans les délais fixés à l'article 5, paragraphes 1 et 2, le vote est reporté à la réunion suivante.

Sur proposition du président ou à la demande d'un membre, le comité peut décider à la majorité simple de ses membres de maintenir ce point à l'ordre du jour en raison de l'urgence de la question. Le cas échéant, il peut être recouru à la procédure écrite prévue à l'article 11 du présent règlement intérieur.

6. Dans le cadre de l'examen de programmes d'action annuels ou pluriannuels, toute délégation peut demander le retrait d'un projet ou programme du programme d'action. Si une minorité de blocage de délégations soutient cette demande, comme le prévoit l'article 8, paragraphe 3, de l'accord interne, en liaison avec son article 8, paragraphe 2, la Commission adopte le programme d'action sans le projet ou programme concerné. À moins que la Commission, se conformant à l'avis des délégations représentées au sein du comité, ne souhaite pas donner suite au projet ou programme retiré, celui-ci est, à un stade ultérieur, soumis une nouvelle fois au comité, en dehors du cadre du programme d'action, sous la forme d'une mesure particulière qui est ensuite adoptée par la Commission conformément à la procédure décrite à l'article 14 du règlement de mise en œuvre du 11e FED.

Article 8

Échange de vues

1. Chaque délégation peut, à tout moment, inviter la Commission à communiquer des informations au comité et à procéder à un échange de vues sur des questions se rattachant aux tâches visées à l'article 3, paragraphe 3, à l'article 7, paragraphe 2, et à l'article 14, paragraphe 2, du règlement de mise en œuvre du 11e FED. Chaque État membre peut également demander qu'il soit procédé, au sein du comité, à un échange de vues sur les évaluations, y compris les recommandations et mesures de suivi, conformément à l'article 18, paragraphe 2, du règlement de mise en œuvre du 11e FED. Comme le prévoit l'article 18, paragraphe 4, du règlement de mise en œuvre du 11e FED, la Commission examine l'état d'avancement de la mise en œuvre du 11e FED, y compris les programmes indicatifs nationaux, et soumet chaque année au Conseil, à compter de 2015, un rapport sur la mise en œuvre. Ce rapport peut aussi être examiné au sein du comité à la demande d'un État membre.

2. Ces échanges de vues peuvent donner lieu à la formulation, par les délégations, de recommandations dont la Commission tient compte. Les procès-verbaux du comité rendent compte des interventions qui ont eu lieu. Une intervention appuyée par une majorité qualifiée des délégations, conformément à l'article 8, paragraphe 3, de l'accord interne, en liaison avec son article 8, paragraphe 2, est considérée comme une recommandation.

Article 9

Représentation et quorum

1. Chaque délégation est considérée comme un membre du comité. Chaque État membre décide de la composition de sa délégation et en informe le président.

2. Avec l'autorisation du président, les délégations peuvent se faire accompagner d'experts non gouvernementaux, aux frais de l'État membre concerné.

Dans un délai raisonnable, et en tout état de cause au plus tard cinq jours civils avant une réunion, les informations suivantes sont communiquées au président:

a) la composition de chaque délégation, sauf si celle-ci est déjà connue du président;

b) les noms et fonctions des éventuels experts accompagnant les délégations et les raisons pour lesquelles leur présence est nécessaire.

Si le président ne formule pas d'objection à la participation d'un expert avant la réunion en question, l'autorisation est considérée comme accordée.

Avant la réunion, le président informe les délégations quant à la participation d'un expert non gouvernemental, en précisant l'organisation qu'il représente.

3. Une délégation d'un État membre peut, le cas échéant, assurer la représentation d'un seul autre État membre. Le président en est informé par écrit avant le début de la réunion par la délégation qui se fait représenter.

4. Le quorum requis pour la validité des délibérations du comité est celui permettant qu'un avis à la majorité qualifiée soit émis conformément à l'article 14, paragraphes 3 et 4, du règlement de mise en œuvre du 11e FED.

Article 10

Tierces parties et experts

1. Les représentants des pays en voie d'adhésion sont invités à assister aux réunions du comité à compter de la date de signature du traité d'adhésion.

2. Le président peut décider d'inviter des représentants d'autres tierces parties ou d'autres experts pour aborder des points particuliers de l'ordre du jour du comité, de sa propre initiative ou à la demande d'un membre du comité. Les États membres peuvent toutefois, à la majorité simple, s'opposer à ce que ces personnes participent à la réunion.

3. Les représentants de tierces parties et les experts visés aux paragraphes 1 et 2 et ceux visés à l'article 9, paragraphe 2, n'assistent pas et ne participent pas aux votes du comité.

Article 11

Procédure écrite

1. Dans des cas dûment justifiés, le président peut obtenir l'avis du comité au moyen d'une procédure écrite. Le président envoie les propositions de projets de mesures aux membres du comité et fixe un délai pour la formulation d'un avis en fonction de l'urgence du dossier.

Un délai de vingt et un jours civils à compter de l'envoi des propositions est accordé aux délégations pour leur permettre de prendre position. Toute délégation qui n'a pas fait part de son opposition ou de son intention de s'abstenir de se prononcer dans le délai fixé dans la communication est considérée comme ayant marqué son accord tacite sur les propositions.

Dans des cas d'urgence ou d'extrême urgence dans un pays ou une région partenaire, les délais prévus à l'article 5, paragraphes 2 et 3, s'appliquent. Ces cas d'urgence ou d'extrême urgence sont dûment justifiés par écrit par la Commission.

2. Toutefois, si un membre du comité demande que les projets de mesures soient examinés au cours d'une réunion, il est mis fin à la procédure écrite et les projets de mesures sont reportés à la prochaine réunion.

3. La Commission informe sans tarder par écrit les membres du comité de l'issue de la procédure écrite, en tout état de cause au plus tard sept jours civils après l'expiration du délai fixé.

Article 12

Secrétariat

Le secrétariat du comité est assuré par les services de la Commission.

Article 13

Procès-verbal et compte rendu des réunions

Un procès-verbal de chaque réunion contenant les avis émis sur les projets de mesures ainsi que les positions exprimées en séance est établi sous la responsabilité du président. Ce procès-verbal est envoyé aux membres du comité sans tarder et, dans la mesure du possible, au plus tard quatorze jours civils après la réunion. Pour des réunions distantes l'une de l'autre de quatre semaines ou moins, le procès-verbal est envoyé au moins sept jours civils avant la réunion suivante.

Les délégations informent le président par écrit de leurs observations éventuelles sur le procès-verbal. Le comité en est informé; en cas de désaccord, la modification proposée fait l'objet d'une discussion au sein du comité. Si le désaccord subsiste, cette modification est annexée au procès-verbal.

Article 14

Liste de présence

1. À chaque réunion, le président établit une liste de présence spécifiant les autorités ou organisations dont relèvent les participants et la remet aux participants au cours de cette réunion.

2. Au début de chaque réunion, toute délégation dont la participation aux travaux donnerait lieu à un conflit d'intérêts pour un point déterminé de l'ordre du jour en fait part au président. Par ailleurs, toute personne désignée par les États membres, ainsi que les experts autorisés par le président à participer à la réunion conformément à l'article 9, paragraphe 2, et à l'article 10, paragraphe 2, et les représentants de tierces parties invités à assister à la réunion conformément à l'article 10 informent le président de tout conflit d'intérêts pour un point déterminé de l'ordre du jour.

Dans l'éventualité d'un tel conflit d'intérêts, la personne en question s'abstient de participer aux points de l'ordre du jour concernés, à la demande du président.

Article 15

Correspondance

1. La correspondance concernant le comité est adressée à la Commission, à l'attention du secrétariat du comité.

2. La correspondance adressée aux délégations par le secrétariat est envoyée à la représentation permanente de l'État membre concerné par le moyen électronique le plus rapide et le plus fiable. Lorsqu'une représentation permanente indique à la Commission une adresse électronique particulière permettant de centraliser la correspondance relative aux travaux des comités, la correspondance est envoyée à cette adresse. La correspondance peut également être adressée directement aux personnes désignées par les États membres pour les représenter au comité.

3. Sauf cas exceptionnel, la correspondance entre la Commission et les délégations est envoyée dans les deux sens par le moyen électronique fourni par la Commission.

Article 16

Accès aux documents et confidentialité

1. Les demandes d'accès aux documents du comité sont traitées conformément au règlement (CE) no 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil (4). Il revient à la Commission de statuer sur les demandes d'accès à ces documents, conformément à son règlement intérieur (5). Lorsque la demande est adressée à un État membre, celui-ci applique l'article 5 du règlement (CE) no 1049/2001.

2. Les délibérations du comité revêtent un caractère confidentiel.

3. Les documents transmis aux membres du comité, aux experts et aux représentants de tierces parties revêtent un caractère confidentiel, sauf si l'accès à ces documents est accordé conformément au paragraphe 1 ou s'ils sont rendus publics par la Commission.

4. Les membres du comité ainsi que les experts et les représentants de tierces parties sont tenus de respecter les obligations de confidentialité énoncées au présent article. Le président veille à ce que les experts et les représentants de tierces parties aient connaissance des exigences qui leur sont imposées en matière de confidentialité.

Article 17

Protection des données à caractère personnel

Le traitement des données à caractère personnel par le comité et ses groupes de travail se déroule conformément au règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil (6), sous la responsabilité du président faisant fonction de responsable du traitement, au sens de l'article 2, point d), dudit règlement.

Article 18

Dépenses de fonctionnement

1. Les dépenses de fonctionnement du comité, y compris les frais de voyage pour un participant par État membre, sont prises en charge par la Commission.

Si l'enveloppe financière allouée le permet et dans les limites de cette dernière, la Commission prend en charge les frais de voyage de deux membres des délégations qui le demandent.

2. La Commission met à la disposition du comité les locaux et les moyens matériels nécessaires à son fonctionnement.

(1) Règlement (UE) 2015/322 du Conseil du 2 mars 2015 relatif à la mise en œuvre du 11e Fonds européen de développement (JO L 58 du 3.3.2015, p. 1).

(2) Décision 2013/755/UE du Conseil du 25 novembre 2013 relative à l'association des pays et territoires d'outre-mer à l'Union européenne («décision d'association outre-mer») (JO L 344 du 19.12.2013, p. 1).

(3) JO L 210 du 6.8.2013, p. 1.

(4) Règlement (CE) no 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission (JO L 145 du 31.5.2001, p. 43).

(5) Règlement intérieur de la Commission [C(2000) 3614] (JO L 308 du 8.12.2000, p. 26).

(6) Règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données (JO L 8 du 12.1.2001, p. 1).