FR Journal officiel de l'Union européenne C 45/2

ACTE No 29/2009 DE L'AUTORITÉ DE CONTRÔLE COMMUNE D'EUROPOL

du 22 juin 2009

établissant son règlement intérieur

(Texte présentant de l'intérêt pour l'EEE)

2010/C 45/02

L'AUTORITÉ DE CONTRÔLE COMMUNE

Vu la décision du Conseil portant création de l'Office européen de police (Europol) (ci-après la «décision Europol») (1) et notamment son article 34, paragraphe 7,

considérant qu'il appartient à l'autorité de contrôle commune, par une décision prise à une majorité de deux tiers de ses membres, d'établir son propre règlement intérieur,

A ADOPTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT INTÉRIEUR:

TABLE DES MATIÈRES

TITRE 1 Fonctions et compétences de l'autorité de contrôle commune

Article 1 Fonctions

Article 2 Compétences

Article 3 Comités

TITRE II Règlement intérieur de l'autorité de contrôle commune

Article 4 Composition

Article 5 Présidence

Article 6 Méthodes de travail

Article 7 Accès du public aux documents

Article 8 Vérifications sur place et experts

Article 9 Procédure en cas de non-respect

Article 10 Procès-verbal

Article 11 Rapport d'activité

TITRE III Règlement intérieur du comité des recours

Article 12 Fonctions du comité des recours

Article 13 Composition

Article 14 Indépendance et impartialité

Article 15 Présidence

Article 16 Représentation

Article 17 Régime linguistique

Article 18 Engagement d'une procédure

Article 19 Examen préliminaire

Article 20 Informations supplémentaires

Article 21 Accès au dossier de la procédure

Article 22 Procédure orale

Article 23 Audition de témoins et d'experts

Article 24 Déclarations finales

Article 25 Procès-verbal

Article 26 Décision et confidentialité

Article 27 Notifications

Article 28 Frais de procédure

Article 29 Respect de la légalité

TITRE IV Dispositions finales

Article 30 Secrétariat

Article 31 Confidentialité

Article 32 Budget et frais

Article 33 Modification du règlement intérieur

Article 34 Évaluation

Article 35 Entrée en vigueur du règlement intérieur

TITRE I

FONCTIONS ET COMPÉTENCES DE L'AUTORITÉ DE CONTRÔLE COMMUNE

Article premier

Fonctions

1. L'autorité de contrôle commune est chargée de surveiller, dans le respect de la décision Europol, l'activité d'Europol afin de s'assurer que le stockage, le traitement et l'utilisation des données dont disposent les services d'Europol ne portent pas atteinte aux droits des personnes. En outre, elle contrôle la licéité de la transmission des données qui ont pour origine Europol (article 34, paragraphe 1, deux premières phrases de la décision Europol).

2. À cette fin, l'autorité de contrôle commune a notamment pour fonctions:

a) d'examiner les questions portant sur: — l'application et l'interprétation de la décision Europol en ce qui concerne les activités d'Europol en matière de traitement et d'utilisation de données à caractère personnel (article 34, paragraphe 3, de la décision Europol, — le contrôle indépendant effectué par les autorités de contrôle nationales des États membres (article 34, paragraphe 3, de la décision Europol), — l'exercice du droit d'accès (article 34, paragraphe 3, de la décision Europol), — l'élaboration de propositions harmonisées en vue de trouver des solutions communes aux problèmes existants (article 34, paragraphe 3, de la décision Europol);

b) d'examiner les instructions de création d'un fichier de travail à des fins d'analyse (article 16, paragraphe 2, de la décision Europol) et les décisions de maintien du fichier (article 16, paragraphe 3, de la décision Europol);

c) d'examiner les dispositions relatives aux mécanismes de contrôle des recherches de données figurant dans les fichiers automatisés d'Europol utilisés pour traiter des données à caractère personnel (article 18 de la décision Europol);

d) d'examiner, à la demande de toute personne concernée, la licéité et le caractère approprié de la collecte, du stockage, du traitement et de l'utilisation de données à caractère personnel la concernant éventuellement effectués par Europol (article 30, paragraphe 7, de la décision Europol);

e) de conseiller sur: — la création d'un nouveau système traitant des données à caractère personnel (article 10, paragraphe 2, de la décision Europol), — les mesures à mettre en œuvre pour assurer l'application correcte de l'article 25 de la décision Europol (article 25, paragraphe 7, de la décision Europol), — les conditions régissant le traitement des données visées à l'article 10, paragraphe 4, de la décision Europol (article 10, paragraphe 4, de la décision Europol), — les modalités relatives à l'aménagement de la fonction d'indexation, y compris les conditions d'accès à cette fonction visées à l'article 15, paragraphe 4, de la décision Europol (article 15, paragraphe 4, de la décision Europol), — les conditions régissant les fichiers de travail à des fins d'analyse visés à l'article 14, paragraphe 1, de la décision Europol (article 14, paragraphe 1, de la décision Europol), — les dispositions d'application régissant les relations d'Europol avec les entités visées à l'article 22, paragraphe 1, et à l'article 23, paragraphe 1, de la décision Europol (article 26, paragraphe 1, point b) de la décision Europol), — les règles établissant les procédures à suivre pour conclure les protocoles d'accord visés à l'article 25, paragraphe 3, point c), ii) et régissant le contenu de ces protocoles (article 26, paragraphe 2, de la décision Europol), — les accords ou les arrangements de travail établis avec les institutions, organes et organismes de l'Union ou de la Communauté visés à l'article 22, paragraphe 1, de la décision Europol, en ce qui concerne l'échange de données à caractère personnel (article 22, paragraphe 2, de la décision Europol), — les accords visés à l'article 23, paragraphe 2, de la décision Europol, en ce qui concerne l'échange de données à caractère personnel (article 23, paragraphe 2, de la décision Europol), — les protocoles d'accord visés à l'article 25, paragraphe 3, point c), ii) de la décision Europol (article 25, paragraphe 3, point c), ii) de la décision Europol);

f) les rapports d'activité établis à intervalles réguliers (article 34, paragraphe 6, de la décision Europol);

g) la coopération, en tant que de besoin, avec les autres autorités de contrôle dans l'exécution de ses fonctions et afin de rendre plus cohérente l'application des règles et procédures en matière de traitement des données, (article 34, paragraphe 5, de la décision Europol).

Article 2

Compétences

1. Aux fins de l'exécution de ses fonctions, l'autorité de contrôle commune est dotée des compétences prévues par la décision Europol.

2. En particulier, l'autorité de contrôle commune est autorisée à recueillir des informations auprès d'Europol, à obtenir l'accès à tous les documents et dossiers ainsi qu'un accès aux données conservées par Europol, et à se voir accorder le libre accès à tout moment à tous les locaux d'Europol (article 34, paragraphe 2, de la décision Europol). Sont aussi visés les informations sur les matériels et logiciels et l'accès à ceux-ci, chaque fois que cela est nécessaire pour l'exécution des tâches de l'autorité de contrôle commune. Les modalités peuvent être précisées dans des accords conclus entre l'autorité de contrôle commune et le conseil d'administration d'Europol.

Article 3

Comités

1. L'autorité de contrôle commune constitue le comité prévu à l'article 34, paragraphe 8, de la décision Europol.

2. Elle peut créer une ou plusieurs autres commissions internes et en fixer la composition et le mandat (article 34, paragraphe 9, de la décision Europol).

TITRE II

RÈGLEMENT INTÉRIEUR DE L'AUTORITÉ DE CONTRÔLE COMMUNE

Article 4

Composition

1. L'autorité de contrôle commune se compose au maximum de deux membres ou représentants de chacune des autorités de contrôle nationales indépendantes qui constituent une délégation. Chaque membre peut avoir un suppléant. Les membres de l'autorité de contrôle commune et leurs suppléants sont nommés pour cinq ans par chaque État membre (article 34, paragraphe 1, de la décision Europol), ce mandat étant renouvelable.

2. Les membres de l'autorité de contrôle commune et leurs suppléants sont indépendants; ils ne sont liés par aucune instruction dans l'exercice de leurs obligations et ne sont soumis qu'à la loi. En particulier, ils ne peuvent être en même temps membres d'une autre instance créée au titre de la décision Europol ou agents d'Europol.

En cas de conflit d'intérêts, la personne concernée le signale et ne prend pas part aux discussions ni à la décision prise sur cette question. Elle peut, le cas échéant, être exclue par un vote à bulletin secret acquis à la majorité des délégations présentes. La personne concernée est entendue avant qu'une exclusion ne soit prononcée mais elle ne prend pas part à la décision. Si une personne se retire ou est exclue, elle peut être remplacée par son suppléant.

3. Seules les personnes ayant les capacités requises peuvent être désignées comme membres de l'autorité de contrôle commune ou comme membres suppléants (article 34, paragraphe 1, de la décision Europol). Les exigences propres au comité des recours sont particulièrement prises en compte à cet égard.

4. Lorsqu'un membre de l'autorité de contrôle commune est empêché de siéger, il peut se faire représenter par son suppléant.

5. Le mandat d'un membre de l'autorité de contrôle commune expire lorsqu'il démissionne et également lorsqu'il cesse de siéger en tant que membre ou représentant de l'autorité de contrôle nationale, à moins que son mandat ne soit prorogé par l'État membre concerné. Un membre ne peut être révoqué que conformément au droit national. Cette disposition s'applique également aux suppléants.

Article 5

Présidence

1. L'autorité de contrôle commune élit un président et un vice-président parmi ses membres, par un vote à bulletin secret acquis à la majorité des deux tiers des délégations présentes. Le vice-président n'appartient pas à la même délégation que le président. Si aucun des candidats n'obtient la majorité requise au premier tour, un deuxième tour a lieu entre les deux candidats qui ont obtenu le plus de voix. Le président et le vice-président sont élus pour un mandat de deux années. Ils peuvent être réélus pour un mandat supplémentaire d'un an.

2. Le président représente l'autorité de contrôle commune et en préside les réunions. Il veille au bon déroulement de ses travaux. Il convoque les réunions de l'autorité de contrôle commune et en détermine le lieu, la date et l'heure. Il ouvre et clôture les réunions. Il élabore le projet d'ordre du jour et assure l'exécution des décisions de l'autorité de contrôle commune.

3. Le vice-président fait fonction de président en cas d'empêchement de celui-ci. En l'absence du vice-président, la fonction de vice-président est exercée par le membre le plus âgé. Le membre le plus âgé convoque la première réunion de l'autorité de contrôle commune et la préside jusqu'à l'élection du président.

4. Afin de préparer ses travaux sur une question particulière, l'autorité de contrôle commune peut désigner parmi ses membres, sur proposition du président, un ou plusieurs rapporteurs. S'il s'agit d'une question urgente, le président peut procéder d'office à cette désignation. Dans ce cas, il en informe sans délai les membres de l'autorité de contrôle commune.

5. Le président ou une majorité des délégations peuvent demander la présence à une réunion du directeur d'Europol et inviter des agents d'Europol, des experts nationaux, des officiers de liaison et d'autres personnes à y assister.

Article 6

Méthodes de travail

1. L'autorité de contrôle commune se réunit au moins quatre fois par an. Elle se réunit en outre à l'initiative du président et chaque fois que trois délégations au moins en font la demande écrite et motivée ou en font la demande oralement au cours d'une des réunions précédentes. Le président du conseil d'administration et le directeur d'Europol peuvent proposer l'inscription de points à l'ordre du jour et proposer la convocation de l'autorité de contrôle commune.

2. Sauf dans les cas considérés comme urgents par le président, les convocations sont transmises en temps voulu pour arriver deux semaines au moins avant la réunion. La convocation comprend le projet d'ordre du jour et les documents nécessaires pour la réunion, à moins que la nature de ces documents ne le permette pas. L'ordre du jour définitif est adopté au début de chaque réunion.

3. L'autorité de contrôle commune ne peut siéger valablement que si deux tiers au moins des délégations sont présentes. Les décisions sont prises à la majorité simple des délégations présentes, sauf disposition contraire du règlement intérieur. Chaque délégation dispose d'une voix. En cas de partage égal des voix, le président a voix prépondérante.

4. Les réunions de l'autorité de contrôle commune ne sont pas publiques. Toutefois, ses documents sont accessibles au public, conformément à son article 7.

5. L'autorité de contrôle commune délibère sur la base de documents et de projets établis dans toutes les langues officielles des institutions de l'Union européenne. En cas d'urgence uniquement, il peut être fait exception à cette règle. Toutefois, chaque délégation a le droit de demander une traduction dans sa propre langue.

6. Les décisions de l'autorité de contrôle commune peuvent être prises par procédure écrite dans la mesure où toutes les délégations ont approuvé cette procédure lors d'une réunion. En cas d'urgence, le président est habilité à prendre l'initiative d'une procédure écrite. Dans l'un et l'autre cas, le président transmet un projet de décision aux membres de l'autorité de contrôle commune. Si les délégations ne s'opposent pas au projet de décision (traduit dans leurs langues officielles respectives) dans un délai fixé par le président, qui ne doit pas être inférieur à quatorze jours à compter de la réception de la proposition, celle-ci est réputée adoptée. Si une délégation demande, dans un délai de cinq jours ouvrables à compter de la réception du projet de décision, que ledit projet fasse l'objet de délibérations au sein de l'autorité de contrôle commune, la procédure écrite est suspendue.

Article 7

Accès du public aux documents

1. Toute personne physique ou morale a un droit d'accès aux documents de l'autorité de contrôle commune sous réserve des principes, conditions et limites définis par le présent article.

2. Les documents relatifs aux recours devant le comité et formés conformément à l'article 34, paragraphe 8, de la décision Europol, sont exemptés des dispositions du présent article.

3. Sans préjudice des paragraphes 4 et 5, les documents sont rendus accessibles au public soit à la suite d'une demande écrite, soit directement sous forme électronique.

4. L'autorité de contrôle commune refuse l'accès à un document lorsqu'un tel refus est nécessaire:

a) à la protection de la sécurité des États membres et de l'ordre public ou à la lutte contre la criminalité;

b) à la protection des droits et libertés des tiers;

c) à ce qu'Europol puisse s'acquitter dûment de ses fonctions;

d) à ce que l'autorité de contrôle commune puisse s'acquitter dûment de ses fonctions;

et, dès lors, l'intérêt du demandeur ne peut prévaloir.

5. Lorsque l'autorité de contrôle commune détient un document transmis par une tierce partie, ou contenant des informations sur une tierce partie, l'autorité de contrôle commune consulte la tierce partie afin de déterminer si une exception prévue au paragraphe 4 est d'application, à moins qu'il ne soit clair que le document doit ou ne doit pas être divulgué. Les documents présentés par Europol sont également soumis à la réglementation sur la protection du secret visée à l'article 40, paragraphe 1, de la décision Europol.

6. Si certaines parties seulement du document demandé sont concernées par une ou plusieurs des exceptions susvisées, le reste du document est divulgué.

7. Les demandes d'accès aux documents sont formulées sous forme écrite, y compris par des moyens électroniques, dans l'une des langues officielles des institutions de l'Union européenne et de façon suffisamment précise pour permettre à l'autorité de contrôle commune d'identifier le document. Le demandeur n'est pas obligé de justifier sa demande.

8. Si une demande n'est pas suffisamment précise, l'autorité de contrôle commune invite le demandeur à la clarifier et assiste celui-ci à cette fin.

9. En cas de demande portant sur un document très long ou sur un très grand nombre de documents, l'autorité de contrôle commune peut se concerter avec le demandeur de manière informelle afin de trouver un arrangement équitable.

10. L'autorité de contrôle commune assiste et informe les citoyens quant aux modalités de dépôt des demandes d'accès aux documents.

11. L'autorité de contrôle commune enregistre sans tarder une demande d'accès à un document et transmet un accusé de réception au demandeur. Dans un délai de vingt jours ouvrables à compter de l'enregistrement de la demande, le président de l'autorité de contrôle commune soit octroie l'accès au document demandé et le fournit dans le même délai conformément au paragraphe 14, soit communique au demandeur, dans une réponse écrite, les motifs de son refus total ou partiel et l'informe de son droit de présenter une nouvelle demande conformément au paragraphe 13.

12. Dans des cas exceptionnels, notamment lorsqu'une demande concerne un très long document ou lorsqu'il y a lieu de consulter une tierce partie, le délai prévu au paragraphe 11 peut être prolongé de 20 jours ouvrables à condition que le demandeur en soit notifié à l'avance et que les raisons détaillées soient données.

13. En cas de refus total ou partiel, le demandeur peut adresser, dans un délai de vingt jours ouvrables suivant la réception de la réponse de l'autorité de contrôle commune, une nouvelle demande tendant à ce que celle-ci révise sa position.

14. L'accès aux documents s'exerce soit par consultation sur place, soit par délivrance d'une copie, y compris, le cas échéant, une copie électronique, selon la préférence du demandeur. Le coût de production et d'envoi de copies d'au moins 20 pages A4 peut être imputé au demandeur, mais la facture ne peut excéder le coût réel de production et d'envoi des copies. La gratuité est de règle en cas de consultation sur place, lorsque le nombre de copies n'excède pas 20 pages A4 ou en cas de consultation directe par voie électronique.

15. Si un document a déjà été divulgué par l'autorité de contrôle commune ou par d'autres institutions et est aisément accessible pour le demandeur, l'autorité de contrôle commune peut satisfaire à son obligation en informant le demandeur des moyens d'obtenir le document souhaité.

Article 8

Vérifications sur place et experts

1. Dans le cadre des compétences que lui reconnaît l'article 34 de la décision Europol, l'autorité de contrôle commune peut effectuer des vérifications en matière de protection des données auprès d'Europol.

2. L'autorité de contrôle commune peut désigner un ou plusieurs membres pour effectuer ces vérifications. Dans la mesure où elle le juge approprié, ces membres sont assistés d'experts choisis exclusivement sur une liste d'experts préalablement établie par l'autorité de contrôle commune et communiquée à Europol. Les experts figurant sur cette liste doivent appartenir au personnel des autorités de contrôle nationales et des services gouvernementaux, sauf si ces autorités et services n'en disposent pas. Tous les experts doivent satisfaire aux exigences de sécurité applicables en vertu de leur législation nationale.

3. Lorsque le président considère qu'une affaire est urgente, il peut désigner d'office lesdits membres et experts. Dans ce cas, il en informe sans délai les membres de l'autorité de contrôle commune.

4. Les membres de l'autorité de contrôle commune chargés de procéder à une vérification lui font rapport des résultats de leurs travaux.

Article 9

Procédure en cas de non-respect

Si l'autorité de contrôle commune constate que des dispositions de la décision Europol n'ont pas été respectées en ce qui concerne le stockage, le traitement ou l'utilisation de données à caractère personnel, elle en informe le directeur d'Europol et lui demande par écrit une réponse dans un délai spécifié. Si l'autorité de contrôle commune considère que la réponse est insuffisante ou n'a pas été apportée dans le délai imparti, ou si toute autre difficulté surgit, elle saisit par écrit le conseil d'administration (article 34, paragraphe 4, de la décision Europol). Le non-respect d'une décision définitive du comité des recours est considéré comme une violation de la décision Europol.

Article 10

Procès-verbal

Toutes les réunions de l'autorité de contrôle commune font l'objet d'un procès-verbal. Le projet de procès-verbal est établi par le secrétariat sous la direction du président, et soumis à l'autorité de contrôle commune en vue de son adoption à sa prochaine réunion. Chaque membre a le droit de faire modifier le procès-verbal pour qu'il y soit tenu compte des observations qu'il a faites au cours de la réunion.

Article 11

Rapport d'activité

1. L'autorité de contrôle commune établit au minimum tous les deux ans un rapport d'activité. Un mois au moins avant que le rapport d'activité ne soit transmis au Parlement européen et au Conseil, le conseil d'administration a la faculté de formuler des observations qui seront jointes au rapport (article 34, paragraphe 6, de la décision Europol).

2. Le rapport d'activités de l'autorité de contrôle commune est présenté à la commission du Parlement européen pertinente, simultanément à l'envoi de celui-ci au Conseil.

3. L'autorité de contrôle commune publie son rapport d'activité.

TITRE III

RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU COMITÉ DES RECOURS

Article 12

Fonctions du comité des recours

1. Le comité des recours (ci-après le «comité») examine les recours prévus à l'article 32 de la décision Europol.

2. Le comité prend des décisions définitives à l'égard des questions visées au paragraphe 1.

3. Outre les compétences visées à l'article 2, paragraphe 2, le comité dispose des compétences prévues par la présente section.

Article 13

Composition

1. Le comité est composé d'un membre qualifié de chaque délégation auprès de l'autorité de contrôle commune. Chaque membre peut avoir un suppléant. Les membres du comité et leurs suppléants sont nommés pour cinq ans par l'autorité de contrôle commune, après avoir été désignés par la délégation concernée, ce mandat étant renouvelable.

2. Les membres du comité et leurs suppléants doivent avoir les qualifications nécessaires pour instruire et trancher les recours visés à l'article 12, paragraphe 1, notamment des compétences juridiques et de l'expérience en matière de résolution de conflits et de protection des données.

3. Lorsqu'un membre du comité est empêché de siéger, il peut se faire représenter pas son suppléant.

4. Le mandat d'un membre du comité expire lorsqu'il démissionne ou cesse d'être membre de l'autorité de contrôle commune. Cette disposition s'applique également aux suppléants.

Article 14

Indépendance et impartialité

1. Les membres du comité sont indépendants et impartiaux; ils ne sont liés par aucune instruction de l'autorité de contrôle commune ni de qui que ce soit dans l'exercice de leurs obligations et ne sont soumis qu'à la loi. Durant leur mandat, ils ne peuvent mener d'activités incompatibles avec l'indépendance et l'impartialité liées à leur statut de membres du comité ou avec la disponibilité requise pour siéger dans le comité. Les activités qui sont ou qui ont été menées au nom de l'autorité de contrôle nationale ne sont pas considérées comme étant incompatibles avec les travaux du comité. Les dispositions du présent paragraphe s'appliquent également aux suppléants.

2. Lorsque la part prise par un membre du comité ou un suppléant à une affaire est telle que son impartialité est sérieusement mise en doute, ou dans toute autre circonstance susceptible de porter préjudice au bon examen d'un recours, ce membre ou suppléant le signale et se retire de l'affaire.

3. Si un membre ou un suppléant est récusé par une des parties pour des motifs visés aux paragraphes 1 et 2, le comité, après avoir entendu la personne concernée et les autres parties, statue sur cette récusation en l'absence de l'intéressé, par un vote secret.

4. Si une personne se retire ou est écartée de l'affaire conformément au paragraphe 3, elle est remplacée par son suppléant.

Article 15

Présidence

1. Le comité élit un président et un vice-président parmi ses membres, par un vote à bulletin secret acquis à la majorité des deux tiers des membres présents. Si aucun des candidats n'obtient la majorité requise au premier tour, un deuxième tour a lieu entre les deux candidats qui ont obtenu le plus de voix. Le président et le vice-président de l'autorité de contrôle commune ne peuvent être élus président ou vice-président du comité ni appartenir à la même délégation. Le président et le vice-président sont élus pour un mandat de deux ans. Ils peuvent être réélus pour un mandat d'un an.

2. Le président préside les réunions du comité. Il veille au bon déroulement des travaux du comité. Il convoque les réunions du comité et en détermine le lieu, la date et l'heure. Il élabore le projet d'ordre du jour.

3. Le vice-président fait fonction de président en cas d'empêchement de celui-ci. En l'absence du vice-président, la fonction de vice-président est exercée par le membre le plus âgé. Le membre le plus âgé convoque la première réunion du comité et la préside jusqu'à l'élection du président.

4. Afin de préparer ses délibérations, le comité peut désigner parmi ses membres, sur proposition du président, un ou plusieurs rapporteurs. En principe, le membre désigné comme rapporteur vient de l'État membre du requérant ou, si le requérant vient d'un État tiers, de l'État membre qui est concerné de plus près par l'affaire. S'il s'agit d'une question urgente, le président peut procéder d'office à cette désignation. Le cas échéant, il informe les membres de l'autorité de contrôle commune sans tarder. Le rapporteur examine le recours puis présente au comité un rapport sur sa recevabilité et une proposition de suite à donner, notamment en ce qui concerne les mesures préparatoires nécessaires.

Article 16

Représentation

Le requérant peut se faire assister ou représenter par un avocat ou un conseil. Le comité peut écarter un avocat ou un conseil de la procédure pour inconduite grave. Dans ce cas, le président fixe un délai pour permettre à la partie concernée de désigner un autre avocat ou conseil, et la procédure est suspendue jusqu'à l'expiration de ce délai. Tout avocat ou conseil doit produire un mandat du requérant en bonne et due forme, si le comité lui en fait la demande.

Article 17

Régime linguistique

1. La procédure se déroule dans une des langues officielles des institutions de l'Union européenne. Le requérant choisit la langue officielle dans laquelle la procédure se déroule. La langue de la procédure est utilisée pour les déclarations orales et les documents écrits des parties, ainsi que pour le procès-verbal et les décisions du comité.

2. Les documents rédigés dans une langue autre que celle de la procédure sont accompagnés d'une traduction dans la langue de la procédure. Si les documents sont très longs, la traduction présentée peut être limitée à des extraits ou à des résumés. Le comité peut, d'office ou à la demande d'une partie, exiger à tout moment une traduction complète.

3. Si nécessaire, tous les membres du comité et les parties bénéficient sans frais de services d'interprétation et de traduction. Les décisions du comité sont traduites dans toutes les langues officielles des institutions de l'Union européenne.

4. Lorsque aucune des langues officielles des institutions de l'Union européenne n'est comprise du requérant, la plainte peut être déposée dans une autre langue. Le requérant est tenu de déposer un résumé des faits dans une des langues officielles. Le président ou le rapporteur fait traduire la plainte dans la langue choisie.

Article 18

Engagement d'une procédure

1. Le recours est formé par le dépôt d'une plainte écrite auprès du secrétariat de l'autorité de contrôle commune dans les trois mois qui suivent la réception de la décision d'Europol par le requérant. En l'absence de décision, le recours est formé dans les trois mois qui suivent l'expiration des délais visés à l'article 30, paragraphe 3, et à l'article 31, paragraphe 5, de la décision Europol. Tout doute en matière de respect des délais est au bénéfice du requérant.

2. Le requérant indique dans ses grandes lignes l'objet de la plainte. L'identité du requérant, la nature et les motifs de la plainte doivent être clairement établis. La plainte est accompagnée de toute pièce justificative disponible. Le requérant peut retirer sa plainte à tout moment.

3. Le secrétariat accuse réception de la plainte dans un délai de quatre semaines et donne des informations générales sur le déroulement de la procédure.

4. Si la plainte ne répond pas aux conditions fixées au paragraphe 2, première et deuxième phrases, et à l'article 17, paragraphe 4, deuxième phrase, le secrétariat invite le requérant à remédier aux omissions éventuelles dans un délai de quatre semaines.

5. Les recours non conformes aux conditions établies sont rejetés par le comité, sur proposition du président ou du rapporteur. Un recours formé en dehors des délais visés au paragraphe 1 peut être jugé recevable si le retard est justifié par des circonstances particulières.

Article 19

Examen préliminaire

1. Si la plainte est conforme aux conditions requises, elle est examinée par le comité sur la base des dispositions ci-après en tenant compte de la décision Europol, et notamment de ses articles 30, 31 et 32.

2. Copie de la plainte est adressée à Europol, qui soumet ses observations dans un délai de quatre semaines, susceptible d'être prorogé de deux semaines.

3. Lorsqu'un recours concerne une décision visée à l'article 30 ou 31 de la décision Europol, le comité consulte les autorités de contrôle nationales ou la juridiction compétente de l'État membre d'où émanent les données, ou de l'État membre directement concerné.

4. Le comité peut décider, au cas par cas, de faire intervenir dans la procédure de recours une ou plusieurs unités nationales. Le requérant et Europol sont informés de cette décision. Les unités nationales concernées reçoivent une copie des observations d'Europol et du requérant afin de pouvoir formuler leurs propres observations, qui doivent être soumises dans un délai de quatre semaines, susceptible d'être prorogé de deux semaines.

5. Le comité examine la plainte dans les trois mois qui suivent la réception des observations ou l'expiration des délais et après réception des informations visées aux articles 20, 22, 23 et 24.

Article 20

Informations supplémentaires

1. Le comité peut inviter le requérant, Europol, les unités nationales, les autorités de contrôle nationales ou tout autre organisme à lui fournir des informations, éléments de preuve ou observations. Les parties concernées peuvent présenter au comité des propositions quant aux modalités d'examen de ces éléments de preuve ou demander l'examen d'autres éléments de preuve. Le comité accepte ces propositions et demandes dans la mesure nécessaire à l'examen de l'affaire.

2. Le comité peut également décider d'enquêter sur place auprès d'Europol. Dans ce cas, les dispositions de l'article 8 s'appliquent.

Article 21

Accès au dossier de la procédure

1. Toutes les parties ont, si elles le souhaitent, accès au dossier de la procédure, et le secrétariat de l'autorité de contrôle commune leur fournit des extraits ou des photocopies à leurs propres frais. L'accès est refusé dans la mesure où ce refus est nécessaire pour:

— permettre à Europol de s'acquitter dûment de ses fonctions,

— protéger la sécurité et l'ordre public dans les États membres ou lutter contre la criminalité,

— garantir qu'aucune enquête nationale ne soit compromise,

— protéger les droits et libertés des tiers.

Les intérêts de la personne concernée sont pris en compte.

2. Europol, les unités nationales et les autorités de contrôle nationales peuvent indiquer dans quelle mesure les informations qu'ils fournissent ne doivent pas être communiquées au demandeur, en exposant les raisons de cette restriction. Le comité peut demander que ces raisons soient précisées. Dans la mesure où le comité trouve ces raisons acceptables, les informations concernées ne sont pas divulguées. Le comité ne peut en décider autrement qu'en l'absence de raisons acceptables, et ce à l'unanimité. Dans cette hypothèse, le comité peut décider qu'un descriptif soit communiqué ou que certaines informations soient fournies au demandeur.

Article 22

Procédure orale

1. Les parties sont entendues par le comité si elles en font la demande. Le comité informe dûment les parties de leur droit à être entendues. Ce droit est exercé par écrit. Le comité décide d'avoir recours à une procédure orale, à la demande d'une des parties à la procédure, dans la mesure jugée nécessaire à l'examen de l'affaire. Le comité informe dûment les parties de leur droit de demander une procédure orale. Toutes les parties sont informées en temps utile qu'une procédure orale aura lieu, et ont le droit d'être présentes.

2. La procédure orale est publique à moins que le comité ne décide d'office ou à la demande d'une des parties, d'exclure le public en tout ou en partie, lorsque la sécurité publique, notamment pour les raisons visées à l'article 30, paragraphe 5, de la décision Europol, ou la protection de la vie privée d'une personne l'exigent ou, dans la mesure strictement nécessaire de l'avis du comité, dans des circonstances particulières lorsque la publicité de l'audience risque de porter préjudice au bon examen du recours. Si un État membre qui est partie à la procédure, ou Europol, demande que le public ne soit pas admis aux audiences, le comité ne peut en décider autrement qu'en l'absence des motifs visés dans la première phrase du présent paragraphe, et ce seulement à l'unanimité.

3. Le comité peut décider, à la demande d'une partie ou de sa propre initiative, d'entendre une partie en dehors de la présence des autres parties, si cela est nécessaire pour assurer le bon fonctionnement d'Europol, pour garantir la sécurité d'un État membre ou pour protéger les intérêts du requérant ou d'une tierce partie. Les parties absentes sont informées du déroulement de la procédure en leur absence.

Article 23

Audition de témoins et d'experts

1. Le comité peut, à la demande d'une partie ou de sa propre initiative, entendre des témoins. Les parties et les témoins concernés sont informés en temps opportun de la tenue de l'audition. L'article 22, paragraphes 2 et 3, s'applique également.

2. Les témoins convoqués par le comité peuvent demander le remboursement de leurs frais de voyage et de séjour ainsi qu'une compensation de leurs pertes de revenus, dans la mesure jugée équitable par le comité. Ils peuvent recevoir les avances nécessaires. Tous les paiements sont imputés au budget de l'autorité de contrôle commune.

3. Les témoins sont entendus par le comité. Les membres du comité peuvent poser des questions aux témoins. Avec l'autorisation du président, les parties peuvent poser des questions aux témoins. Avant le début de l'audition, le président rappelle aux témoins qu'ils sont tenus de dire la vérité.

4. Le comité peut nommer un expert et définir son mandat. L'expert a droit à une rémunération pour sa prestation. Le comité peut décider d'entendre l'expert. Les règles relatives à l'audition de témoins sont également d'application.

Article 24

Déclarations finales

Avant de parvenir à une décision définitive, le comité invite les parties à faire des déclarations finales.

Article 25

Procès-verbal

1. Le comité dresse un procès-verbal de ses travaux qui reflète le déroulement de chaque audition et les déclarations qui y ont été faites. Les parties peuvent demander que certains documents ou déclarations soient inclus en tout ou en partie dans le procès-verbal. Le procès-verbal est signé par le président, transmis aux parties et versé au dossier. Dans les cas visés à l'article 22, paragraphe 2, ou à l'article 23, paragraphe 1, le comité impose des restrictions.

2. L'article 9 s'applique également à l'ensemble des réunions du comité auxquelles les parties n'assistent pas.

Article 26

Décision et confidentialité

1. Le comité ne peut siéger valablement que si quatre cinquièmes des membres ou de leurs suppléants sont présents.

2. Les décisions sont prises à la majorité simple des membres ou suppléants présents à la réunion, sauf si le présent règlement ou la décision Europol en disposent autrement. En cas de partage égal des voix, le président a voix prépondérante. Toutes les personnes qui prennent part à la décision définitive doivent avoir été présentes à une audition.

3. Les délibérations du comité demeurent confidentielles.

4. La décision définitive du comité indique les noms des parties et de leurs représentants, les noms des membres du comité qui ont participé à la décision, la date à laquelle la décision est annoncée, le dispositif de la décision, une brève présentation des faits de l'espèce et les motifs. Elle est annoncée lors d'une réunion publique et communiquée aux parties. Une copie en est transmise à l'autorité de contrôle commune.

Article 27

Notifications

Les notifications et autres communications aux parties, témoins et experts se font par des moyens assurant raisonnablement leur bonne et due information et pouvant si nécessaire, faire l'objet d'une vérification.

Article 28

Frais de procédure

1. Le comité statue sur les frais de la procédure dans sa décision définitive. La procédure devant le comité est gratuite. Si le requérant obtient gain de cause en tout ou en partie les frais nécessaires qu'il a exposés pour introduire et faire instruire sa plainte sont pris en charge par Europol dans la mesure où le comité le juge équitable.

2. Si le requérant n'est pas en mesure de supporter tout ou partie des frais, il peut, à sa demande et à tout moment, se voir octroyer une assistance pour le paiement des frais. Lorsqu'il introduit sa demande, il joint les documents prouvant qu'il est dans le besoin. Le comité peut retirer l'assistance à tout moment si les conditions qui ont justifié son octroi changent en cours d'instance. Si l'assistance est approuvée, les frais sont imputés au budget de l'autorité de contrôle commune. Si cela est équitable, la décision définitive peut exiger d'une partie qu'elle rembourse au budget de l'autorité de contrôle commune les avances versées. Lorsqu'il introduit sa demande, le requérant s'engage à rembourser les frais si la décision définitive le prévoit.

Article 29

Respect de la légalité

Dans les cas non prévus par le présent règlement, le comité veille à ce que le déroulement de la procédure soit conforme aux principes généraux du droit communautaire visés à l'article 6, paragraphe 2, du traité sur l'Union européenne.

TITRE IV

DISPOSITIONS FINALES

Article 30

Secrétariat

1. L'autorité de contrôle commune dispose d'un secrétariat basé au siège pour l'assister dans l'accomplissement de ses fonctions. Le secrétariat est un organe permanent dont le personnel est recruté sur la seule base de ses compétences. Les membres du secrétariat agissent dans le seul intérêt de l'autorité de contrôle commune, sont entièrement indépendants d'Europol et n'acceptent aucune instruction de la part d'aucune autre autorité. Le recrutement ou le détachement du personnel du secrétariat est effectué sur proposition de l'autorité de contrôle commune. Les membres du secrétariat n'entreprennent aucune autre activité sans l'autorisation du président de l'autorité de contrôle commune.

2. Le secrétariat est placé sous la direction du président de l'autorité de contrôle commune, conformément aux règles arrêtées par celle-ci. Le comité des recours peut également faire appel à ses services. Le secrétariat est dans ce cas placé sous l'autorité du président du comité. Le secrétariat tient un registre des recours et de tous les autres documents.

3. Le secrétariat veille à ce que les obligations visées à l'article 41 de la décision Europol soient également respectées dans le cadre des travaux de l'autorité de contrôle commune.

Article 31

Confidentialité

1. Les membres de l'autorité de contrôle commune, les suppléants, les experts et les membres du secrétariat sont tenus de traiter de manière confidentielle les informations qui viennent à leur connaissance dans le cadre de leur activité, à moins que l'exécution correcte de leur tâche n'exige le contraire. Ils restent soumis à cette obligation après la cessation de leurs fonctions.

2. Lors de leur nomination, les membres de l'autorité de contrôle commune, les suppléants, les experts et les membres du secrétariat s'engagent à respecter ces obligations.

3. En cas de violation de l'obligation de secret, tout membre de l'autorité de contrôle commune ou tout suppléant peut être suspendu par un vote à bulletin secret acquis à la majorité des deux tiers des délégations présentes à une réunion de l'autorité de contrôle commune. La personne concernée est entendue avant que la suspension ne soit prononcée, mais elle ne prend pas part à la décision. Cette disposition s'applique également au comité des recours lorsque la violation de l'obligation de secret a trait aux travaux de ce comité. Dans ce cas, l'autorité de contrôle commune est informée immédiatement.

Si un membre est suspendu, il est remplacé par son suppléant. La décision de suspension est communiquée à l'autorité nationale de contrôle qui a désigné le membre suspendu.

Article 32

Budget et frais

1. Le secrétariat prépare des propositions de budget annuel pour l'autorité de contrôle commune; une fois approuvées, celles-ci sont transmises au conseil d'administration avant la consultation prévue à l'article 34, paragraphe 10, de la décision Europol.

2. L'autorité de contrôle commune décide du décaissement du budget qui lui est attribué, qui est géré par le secrétariat.

3. Les frais de fonctionnement de l'autorité de contrôle commune et du comité des recours, y compris ceux afférents aux membres du comité des recours et à leurs suppléants, qui sont nécessaires à l'exécution de leurs fonctions, sont imputés au budget de l'autorité de contrôle commune, conformément aux règles qu'elle aura arrêtées.

Article 33

Modification du règlement intérieur

Les modifications au présent règlement intérieur sont adoptées par l'autorité de contrôle commune à la majorité des deux tiers de ses membres et soumises au Conseil pour approbation à la majorité qualifiée (article 34, paragraphe 7, de la décision Europol).

Article 34

Évaluation

Le présent règlement intérieur est évalué par l'autorité de contrôle commune dans un délai de un à trois ans après son entrée en vigueur.

Article 35

Entrée en vigueur du règlement intérieur

Le présent règlement intérieur entre en vigueur le jour qui suit celui de son approbation par le Conseil, conformément à l'article 34, paragraphe 7, de la décision Europol.

Fait à Bruxelles, le 22 juin 2009. Pour l'autorité de contrôle commune Le président David SMITH Les États membres reconnaissent que l'appartenance d'un membre ou d'un suppléant à l'autorité de contrôle commune ne saurait prendre fin avant le terme du mandat de l'intéressé pour des motifs liés à l'exercice d'une fonction au sein du comité des recours.

(1) JO L 121 du 15.5.2009, p. 37.