RAPPORT concernant les états financiers de l'Office de l'harmonisation dans le marché intérieur (OHMI-Alicante), accompagné des réponses de l'Office (97/C 81/04)

(Période du 1er septembre 1994 au 31 décembre 1995)

1.1. Ce rapport est adressé au Comité budgétaire de l'Office de l'harmonisation du marché intérieur conformément à l'article 137 du règlement (CE) n° 40/94 du Conseil, du 20 décembre 1993 (1).

1.2. La Cour a examiné les états financiers de l'Office de l'harmonisation dans le marché intérieur relatifs aux exercices 1994 et 1995. Conformément à l'article 119 paragraphe 2 c) du règlement (CE) n° 40/94 du Conseil (2), le budget a été exécuté sous la responsabilité du Président de l'Office. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des comptes (3) en conformité avec les règles financières internes, comme prescrit par l'article 137 du règlement (CE) n° 40/94 du Conseil. La Cour des comptes est tenue de procéder à l'examen de ces comptes par l'article 188 C du traité instituant la Communauté européenne. Le présent rapport constitue le premier audit de l'Office.

1.3. La Cour a effectué son contrôle conformément aux normes d'audit généralement admises dans la mesure où celles-ci s'appliquent au contexte communautaire. Elle a effectué des tests des livres et registres comptables ainsi que d'autres procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. Les principales observations résultant de l'audit de la Cour sont présentées dans la deuxième partie de ce rapport.

1.4. Les états financiers concernant les exercices 1994 et 1995 sont fiables et la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, assurées.

Principales observations concernant l'exécution budgétaire de l'Office de l'harmonisation dans le marché intérieur pour les exercices 1994 et 1995

Subvention de la Commission

1.5. Pendant l'exercice 1995, l'Office a utilisé seulement 6,8 Mio ECU de la subvention octroyée, soit 68 %. La Cour est d'avis que l'Office aurait dû émettre un ordre de recouvrement pour la totalité du budget (10,1 Mio ECU) afin de faire face aux engagements reportés à l'exercice 1996 (4,6 Mio ECU).

Comptabilité budgétaire

1.6. Au cours de l'exercice 1995, l'Office a constitué un système de comptabilité. Ce système permet de modifier les enregistrements a posteriori, sans qu'aucune trace de ces modifications n'apparaisse. Cette situation est contraire au règlement financier interne (articles 4.1 et 29.1).

Crédits reportés et virements

1.7. Les crédits reportés sur l'année 1996 représentent 46 % du budget et concernent notamment le matériel informatique (titres II et III du budget). De plus, les crédits disponibles ont fait l'objet de virements du titre I (personnel) au titre II (dépenses administratives) pour un total de 2,529 Mio ECU (25 % du budget).

Inventaire

1.8. L'inventaire est tenu seulement en nombre et pas en valeur. De ce fait aucun rapprochement n'est possible avec les montants repris au bilan de l'Office.

Séparation des fonctions

1.9. L'Office n'a pas mis en place un système de gestion assurant une séparation des fonctions appropriée et une correcte exécution des dispositions en matière de recettes, engagements et paiements (i.e. ordonnateur, contrôleur financier et comptable).

Immobilisations

1.10. L'Office occupe à présent un bâtiment appartenant au Gouvernement espagnol. Il n'y a toutefois pas de contrat pour l'occupation de ce bâtiment. Également en ce qui concerne la future mise à disposition du siège définitif, l'Office devrait procéder à la mise au point de ses besoins en matière d'hébergement de ses services.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 26 septembre 1996.

Par la Cour des comptes

Bernhard FRIEDMANN

Président

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(1) JO n° L 11 du 14. 1. 1994, p. 33.

(2) JO n° L 11 du 14. 1. 1994, p. 30.

(3) Comme requis par l'article 137 paragraphe 1 du règlement (CE) n° 40/94 du Conseil, les comptes de toutes les recettes et dépenses de l'Office relatives à l'année financière 1995 ont été établis le 29 mars 1996, date à laquelle les comptes ont été signés par le Président de l'Office et adressés à la Commission, au Comité budgétaire et à la Cour des comptes. Ces comptes ont été reçus par la Cour le 2 avril 1996. La version abrégée de ces états financiers est présentée aux tableaux annexés à ce rapport.

RÉPONSES DE L'OFFICE

Subvention de la Commission

1.5. La nécessité d'émettre un ordre de recouvrement n'était pas apparue ni à la Commission, ni à l'Office.

L'Office a pris bonne note de cette observation de la Cour des Comptes et a pris les dispositions pour qu'un ordre de recouvrement pour la totalité de la subvention, réserve déduite, soit émis immédiatement pour l'exercice 1996. Il fera de même pour les exercices suivants.

Comptabilité budgétaire

1.6. Il est vrai que l'Office utilise actuellement un système de comptabilité budgétaire qui permet de modifier a posteriori des enregistrements. En attendant que le système Sincom2, développé par la Commission, soit disponible, l'Office a pris des mesures organisationnelles pour que le système qu'il utilise actuellement offre des garanties de sécurité supplémentaires.

Entre-temps, l'Office n'a pas d'autre alternative que d'attendre le système budgétaire de la Commission qui devrait être disponible avant la fin de l'année; le développement d'un tel système représente une dépense importante qu'une agence seule ne peut pas supporter.

Crédits reportés et virements

1.7. En 1995 le budget de l'Office a été arrêté moyennant la mise en réserve, par le Parlement, d'un montant de 2 millions d'Écus sur un budget total de 10 100 000 Écus. La réserve a été levée en deux temps:

- 1 million d'Écus en octobre 1995,

- le solde en novembre 1995.

Il est évident que ce blocage momentané des crédits, compte tenu de l'incertitude qui planait sur les possibilités réelles de levée de la réserve, a eu un effet sur l'utilisation des crédits et principalement sur ceux du titre 1 (Personnel). L'Office ne pouvait, en effet, en aucun cas s'engager à recruter des personnes dont il n'avait pas la garantie de pouvoir assurer le paiement des salaires jusqu'à la fin de l'exercice.

Dès la levée de la réserve, des mesures ont été prises pour utiliser les crédits libérés, sur les lignes où les délais pour les procédures d'engagement de dépenses le permettaient, et là où il y avait une nécessité réelle. Ceci a donc conduit l'Office à demander un virement de crédit du titre 1 vers le titre 2 pour procéder ensuite essentiellement à des acquisitions informatiques qui, compte tenu du calendrier de démarrage de l'Office, s'avéraient particulièrement urgentes.

Il faut rappeler que l'Office a ouvert ses portes le 1er avril 1996 et que, depuis cette date et jusqu'à aujourd'hui, le nombre de demandes de marque reçues s'élève à plus de 30 000 unités, alors que les prévisions pour l'exercice entier étaient basées sur 15 000 demandes.

L'informatisation des procédures de gestion de marques et les investissements importants réalisés pour ce faire pendant la période précédant l'ouverture de l'Office se sont donc avérés pleinement justifiés.

Inventaire

1.8. Au moment de la visite de la Cour des Comptes, l'Office venait juste de recevoir de la part de la Commission le logiciel de gestion informatisée pour la tenue de l'inventaire; son chargement était en cours.

Entre-temps le rapprochement des inventaires physique et comptable a été entrepris.

Séparation des fonctions

1.9. Renseignements pris auprès de la Cour des Comptes, il s'avère que ce point concerne la séquence des signatures à suivre dans les procédures d'engagement de dépense et de paiement. Il ne s'agit donc pas d'un problème de confusion de responsabilités entre les fonctions d'Ordonnateur, de Comptable et de Contrôleur financier.

L'observation porte sur le fait que le Comptable visait le dossier avant l'Ordonnateur. Cette façon de faire permettait, dans la phase de démarrage de l'Office, en l'absence d'un Gestionnaire budgétaire, de s'assurer de la disponibilité des fonds avant signature par l'Ordonnateur.

L'Office dispose désormais d'un Gestionnaire budgétaire et peut désormais appliquer la séquence de signature suivante aux différents documents financiers:

1) Gestionnaire budgétaire,

2) Ordonnateur,

3) Contrôleur financier,

4) Comptable.

Ceci répond aux observations de la Cour des Comptes.

Immobilisations

1.10. Il existe un accord (copie en annexe) entre le Ministre de l'industrie du Gouvernement espagnol et l'ancien Commissaire chargé du Marché Intérieur, M. Vanni d'Archirafi. Sur base de cet accord, les autorités espagnoles mettent à disposition de l'Office, à titre gracieux, un bâtiment (siège provisoire); c'est le bâtiment qu'occupe actuellement l'Office.

Selon le même accord, le Gouvernement espagnol prendra les dispositions pour fournir à l'Office un siège définitif.

La décision sur le terrain et sur le cahier des charges du bâtiment à construire a été prise par les autorités espagnoles le 3 juillet 1996. Le cahier des charges relatif à cette construction sera publié dans le Journal Officiel des Marchés Publics de la Communauté (supplément S), le 30 juillet prochain.

Suite à ces développements récents, l'Office va prendre sans tarder les dispositions qui s'imposent.