Règlement de la conférence des organes spécialisés dans les affaires communautaires et européennes des parlements de l'Union européenne

(2000/C 175/01)

Le présent règlement est destiné à faciliter et améliorer les travaux de la conférence des organes spécialisés dans les affaires communautaires et européennes de l'Union européenne (ci-après dénommée "COSAC") créée à Paris les 16 et 17 novembre 1989.

La COSAC constitue une enceinte pour un échange régulier d'opinions, sans préjudice des compétences des organes parlementaires dans l'Union européenne. Le protocole sur le role des parlements nationaux dans l'Union européenne du traité d'Amsterdam modifiant le traité sur l'Union européenne, les traités instituant les Communautés européennes et certains actes connexes accorde à la COSAC le pouvoir de soumettre toute contribution à l'attention des institutions de l'Union européenne et d'étudier les activités, propositions et initiatives législatives de l'Union. Les contributions soumises par la COSAC ne lient en rien les parlements nationaux ni ne préjugent leur position.

Ce règlement, adopté par la XXIe COSAC (Helsinki, 11 et 12 octobre 1999), remplace le règlement préparé par la IVe COSAC (Luxembourg, 6 et 7 mai 1991), adopté formellement par la Ve COSAC (La Haye, 4 et 5 novembre 1991) et modifié par la Xe COSAC (Athènes, 9 et 10 mai 1994) et la XIVe COSAC (Rome, 24 et 25 juin 1996).

1. FRÉQUENCE ET DATES DES RÉUNIONS

1.1. Réunions ordinaires

Une réunion ordinaire de la COSAC est organisée au cours de chaque présidence du Conseil de l'Union européenne en tenant compte des usages parlementaires des États membres, des périodes électorales et des jours fériés légaux. Sa date est fixée et annoncée au plus tard lors de la précédente réunion.

1.2. Réunions extraordinaires

Les réunions extraordinaires de la COSAC sont organisées en cas de nécessité constatée à la majorité absolue des présidentes des organes specialisés dans les affaires communautaires et européennes des parlements nationaux et de l'instance appropriée du Parlement européen.

1.3. Réunions préparatoires des présidents

Une réunion préparatoire des présidents des organes spécialisés dans les affaires communautaires et européennes et du représentant du Parlement européen est organisée avant les réunions de la COSAC sur proposition du parlement de l'État membre qui exerce la présidence, après consultation de la troïka présidentielle. La troïka présidentielle de la COSAC est composée de la présidence, de la présidence sortante, de la présidence suivante et du Parlement européen.

1.4. Réunions extraordinaires des présidents

Des réunions extraordinaires des présidents des organes spécialisés dans les affaires communautaires et européennes et de l'instance appropriée du Parlement européen sont organisées soit à l'initiative de la présidence, après consultation de la troïka présidentielle, soit en cas de nécessité constatée à la majorité absolue des présidents des organes spécialisés dans les affaires communautaires et européennes des parlements nationaux et de l'instance appropriée du Parlement européen.

1.5. Groupes de travail

La COSAC peut décider d'instituer un groupe de travail pour examiner un sujet particulier concernant les activités de l'Union européenne. Un tel groupe de travail est également instituté en cas de nécessité constatée à la majorité absolue des présidents des organes spécialisés dans les affaires communautaires et européennes des parlements nationaux et de l'instance appropriée du Parlement européen. Le président de l'organe spécialisé dans les affaires communautaires et européennes du parlement qui exerce la présidence assure la présidence du groupe de travail. Le secrétariat du parlement de l'État membre qui exerce la présidence fournit le secrétariat du groupe de travail.

2. LIEU DES RÉUNIONS

Les réunions ont lieu dans l'État membre qui exerce la présidence. Les réunions extraordinaires, les réunions des présidents et les réunions des groupes de travail peuvent être fixées ailleurs.

3. DURÉE DES RÉUNIONS

La durée des réunions ordinaires et extraordinaires de la COSAC est d'une journée et demie.

4. COMPOSITION

4.1. Réunions ordinaires et extraordinaires

Chaque parlement national est représenté par six membres au plus de son organe spécialisé (de ses organes spécialisés) dans les affaires communautaires et européennes. Le Parlement européen est représenté par six de ses membres. Chaque parlement détermine la composition de sa délégation.

4.2. Observateurs des parlements des pays candidats à l'adhésion

Trois observateurs du parlement de chaque pays candidat à l'adhésion sont invités aux réunions ordinaires et peuvent être invités aux réunions extraordinaires, à condition que l'Union européenne ait officiellement ouvert avec le pays concerné des discussions ou des négociations en vue de son adhésion à l'Union européenne et que le parlement intéressé ait introduit une demande à titre officiel de participation à la COSAC. Ces observateurs ont le droit de participer aux débats sur certains sujets de l'ordre du jour, déterminés par la réunion.

4.3. Autres observateurs, experts et invités spéciaux

La présidence invite des observateurs du secrétariat général du Conseil de l'Union européenne et de la Commission européenne et peut également inviter des observateurs des ambassades des États membres de l'Union européenne et, après consultation de la troïka présidentielle, des experts et des invités spéciaux.

4.4. La publicité des réunions

Les réunions de la conférence sont publiques sauf décision contraire.

5. CONVOCATION

Les réunions ordinaires et les réunions des présidents et des groupes de travail sont convoquées par le secrétariat du Parlement de l'État membre qui exerce la présidence.

Les réunions extraordinaires sont convoquées par le secrétariat du Parlement de l'État membre dans lequel a lieu la réunion en question.

6. NOM DES RÉUNIONS

La dénomination des réunions ordinaires et extraordinaires est "Conférence des organes spécialisés dans les affaires communautaires et européennes (des parlements nationaux des États membres de l'Union européenne et du Parlement européen) - COSAC" précédée du numéro chronologique de la réunion et suivie de la date et du lieu de la réunion.

7. ORDRE DU JOUR

7.1. Avant la dernière réunion ordinaire de chaque année, les délégations proposent les sujets à traiter l'année suivante. Ce point est examiné à la fin de la réunion. En début de semestre, la troïka présidentielle propose, en tenant compte des dispositions de la partie II du protocole du traité d'Amsterdam sur le rôle des parlements nationaux, dans l'Union européenne, un ou des thèmes, en s'inspirant du programme de travail du Conseil de l'Union européenne, du Parlement européen et de la Commission européenne ainsi que des propositions recueillies au cours de la réunion mentionnée ci-dessus.

7.2. Le projet d'ordre du jour est élaboré par le président de l'organe spécialisé du parlement d'accueil, après consultation des présidents des organes spécialisés dans les affaires communautaires et européennes et du représentant du Parlement européen. Les délégations nationales peuvent proposer à la présidence l'inscription à l'ordre du jour d'un sujet déterminé.

7.3. L'ordre du jour est arrêté par la réunion elle-même.

8. PRÉPARATIONS DES RÉUNIONS

8.1. Les délégations nationales peuvent faire parvenir des documents concernant les sujets inscrits à l'ordre du jour au secrétariat du parlement d'accueil.

8.2. La délégation nationale du parlement d'accueil peut rédiger des documents de discussion pour la conférence.

9. LANGUES

9.1. Chaque délégation est responsable de la traduction en français ou en anglais de tous les documents qu'elle soumet.

9.2. Les parlements participants reçoivent les documents de conférence en français ou en anglais. Chaque parlement est responsable de la traduction dans sa langue nationale.

9.3. Une interprétation simultanée est organisée dans les langues officielles de l'Union lors des réunions.

9.4. Les contributions de la COSAC sont rassemblées en un seul original en français et en anglais, et les deux textes font également foi.

10. CONTRIBUTIONS DE LA COSAC

10.1. La COSAC peut soumettre des contributions aux institutions de l'Union européenne conformément au protocole annexé au traité d'Amsterdam sur le role des parlements nationaux dans l'Union européenne.

10.2. Chaque délégation nationale peut proposer que la COSAC adopte une contribution. La décision de préparer une contribution est arrêtée soit par la présidence après consultation de la troïka présidentielle, soit par la majorité absolue des présidents des organes spécialisés dans les affaires communautaires et européennes des parlements nationaux et de l'instance appropriée du Parlement européen, soit par une réunion de la COSAC.

10.3. Le projet de contribution est communiqué aux délégations suffisamment à temps avant la réunion pertinente de la COSAC pour leur garantir un délai raisonnable pour examen et commentaires.

10.4. Le projet définitif de contribution est préparé lors de la réunion préparatoire des présidents avant la réunion pertinente de la COSAC. Le projet comprend les observations et commentaires de toutes les délégations, les déclarations éventuelles concernant le vote incluses.

10.5. La contribution est adoptée à l'unanimité des délégations présentes à la réunion. Les abstentions de délégations n'empêchent pas l'adoption de la contribution.

11. RÔLE DE LA PRÉSIDENCE

11.1. L'organe spécialisé dans les affaires communautaires et européennes de l'État membre qui exerce la présidence du Conseil de l'Union européenne assure la présidence de la COSAC pendant cette période.

11.2. Le secrétariat du parlement d'accueil prépare les documents de séance.

11.3. Le président de l'organe spécialisé dans les affaires communautaires et européennes du parlement d'accueil introduit le débat.

11.4. Les propositions concernant le déroulement de la réunion et la fixation du temps de parole sont soumises par le président de l'organe spécialisé dans les affaires communautaires et européennes du parlement d'acueil; le temps de parole se limite à quatre minutes sauf autre décision de la réunion.

11.5. Le secrétariat du parlement d'accueil rédige un procès-verbal succinct.

11.6. Les conclusions du débat, élaborées par la troïka présidentielle, sont présentées par le président de l'organe spécialisé dans les affaires communautaires et européennes du parlement d'accueil.

11.7. Le secrétariat du parlement assurant la présidence fournit le secrétariat pour les activités de la COSAC pendant sa présidence. Les secrétariats des parlements nationaux et du Parlement européen offrent leur assistance.

12. CONCLUSION DU DÉBAT

Lorsque la réunion décide la publication d'un communiqué, un projet auquel sont annexées les éventuelles contributions adoptées, est élaborée par la troïka présidentielle.

13. DESTINATAIRES DES COMMUNIQUÉS

Les communiqués sont transmis par le secrétariat du parlement d'accueil aux parlements des États membres et au Parlement européen, au Conseil de l'Union européenne et à la Commission européenne.

14. RÉVISION DU RÈGLEMENT

14.1. Une proposition de révision du règlement, émanant d'une ou de plusieurs délégations d'un ou de plusieurs parlements, doit être soumise par écrit à tous les parlement nationaux des États membres et au Parlement européen au moins un mois avant la réunion de la COSAC.

14.2. Une proposition de révision du règlement est inscrite à l'ordre du jour de la premìere réunion de la COSAC qui suit la présentation de la demande.

14.3. Les amendements au règlement sont adoptés à l'unanimité des délégations présentes à la réunion. Les abstentions de délégations n'empêchent pas l'adoption des amendements.

15. ENTRÉE EN VIGUEUR

Ce règlement entre en vigueur le 1er janvier 2000. Un seul texte original est rédigé en français et en anglais, et les deux textes font également foi.

Le texte de ce règlement est rédigé dans les langues allemande, danoise, espagnole, finnoise, grecque, italienne, néerlandaise, portugaise, et suédoise pour leur authentification. Les traductions sont approuvées par les parlements nationaux utilisant les langues en question et par le Parlement européen. En ce qui concerne toute question relative à l'interprétation de ce règlement, seules les versions anglaise et française ont un statut officiel.

ANNEXE

Déclaration du Parlement européen relative à la règle 10.5

Le Parlement européen s'abstient lors du vote sur une contribution qui le compte parmi ses destinataires.