Décision du Conseil

du 27 mars 2000

établissant un règlement financier régissant les aspects budgétaires de la gestion par le secrétaire général adjoint du Conseil des contrats conclus par celui-ci, en tant que représentant de certains États membres, concernant l'installation et le fonctionnement de l'infrastructure de communication pour l'environnement Schengen, dénommée "Sisnet"

(2000/265/CE)

LE CONSEIL DE L'UNION EUROPÉENNE,

vu l'article 2, paragraphe 1, deuxième alinéa, première phrase, du protocole annexé au traité sur l'Union européenne et au traité instituant la Communauté européenne, intégrant l'acquis de Schengen dans le cadre de l'Union européenne (ci-après dénommé "protocole Schengen"),

considérant ce qui suit:

(1) Le secrétaire général adjoint du Conseil a été autorisé, par la décision 1999/870/CE(1), à agir dans le contexte de l'intégration de l'acquis de Schengen dans le cadre de l'Union européenne, en tant que représentant de certains États membres aux fins de la conclusion de contrats concernant l'installation et le fonctionnement de l'infrastructure de communication pour l'environnement Schengen, dénommée "Sisnet", et de la gestion de ces contrats.

(2) Les obligations financières découlant de ces contrats ne sont pas à la charge du budget général de l'Union européenne et, dès lors, les dispositions du règlement financier du 21 décembre 1977 applicable au budget général des Communautés européennes(2) ne s'appliquent pas.

(3) Il est donc nécessaire d'établir des règles spécifiques définissant les modalités relatives à l'établissement et à l'exécution du budget nécessaire pour faire face aux frais liés à la conclusion des contrats et remplir les obligations découlant des contrats conclus, ainsi que les modalités relatives au recouvrement des contributions qui sont à la charge des États concernés, et à la reddition et à la vérification des comptes.

(4) Il est également nécessaire d'établir les règles applicables à la conclusion de ces contrats.

(5) La présente décision est un développement de l'acquis de Schengen au sens du protocole Schengen,

DÉCIDE:

CHAPITRE I

Principes généraux

Article premier

Aux fins du présent règlement financier, le "budget" est l'acte qui prévoit et autorise préalablement, pour chaque exercice, les recettes et les dépenses nécessaires pour remplir les obligations découlant des contrats visés à la décision 1999/870/CE.

Article 2

Le présent règlement financier fixe les modalités relatives à la conclusion des contrats liés à Sisnet et à l'établissement et à l'exécution du budget nécessaire dans le cadre de ces contrats.

Article 3

1. Le budget est subdivisé en titres concernant le budget nécessaire à la préparation de la conclusion des contrats en question, y compris les frais occasionnés par la préparation des appels d'offres pour Sisnet, le budget d'installation de Sisnet et son budget de fonctionnement. Si nécessaire, chaque titre est subdivisé en chapitres et articles.

2. Les crédits ouverts à chaque titre ne peuvent être destinés à d'autres titres de dépenses.

Article 4

Les crédits budgétaires doivent être utilisés conformément aux principes de bonne gestion financière, et notamment d'économie et de rapport coût-efficacité.

Article 5

Aucune recette ni aucune dépense ne peut être effectuée autrement que par imputation à un article du budget.

Aucune dépense ne peut être engagée ni ordonnancée au-delà des crédits autorisés, sans préjudice de l'article 17.

Article 6

1. Sous réserve de l'article 17, les recettes et les dépenses sont inscrites pour leur montant intégral au budget et dans les comptes sans contraction entre elles. L'ensemble des recettes couvre l'ensemble des dépenses.

2. L'exercice budgétaire commence le 1er janvier et s'achève le 31 décembre.

3. Les contributions au budget des États visés à l'article 25, contributions qui sont versées avant le début de l'exercice budgétaire auquel elles se rapportent, sont imputées au budget de cet exercice.

4. Les dépenses d'un exercice sont prises en compte au titre de cet exercice sur la base des dépenses dont l'ordonnancement est parvenu au contrôleur financier au plus tard le 31 décembre et dont le paiement a été exécuté par le comptable avant le 15 janvier suivant.

5. Les crédits alloués ne peuvent être utilisés que pour couvrir les dépenses régulièrement engagées et payées au titre de l'exercice pour lequel ils ont été accordés, sauf dérogations prévues à l'article 7, et pour couvrir les dettes qui remontent à des exercices antérieurs et pour lesquelles aucun crédit n'avait été reporté.

Article 7

1. L'utilisation des crédits est soumise aux règles suivantes:

a) les crédits non engagés à la fin de l'exercice budgétaire pour lequel ils ont été inscrits sont en règle générale annulés;

b) font l'objet d'un report de droit, limité au seul exercice suivant, les crédits qui correspondent à des paiements restant dus au 31 décembre en vertu d'engagements régulièrement contractés entre le 1er janvier et le 31 décembre.

2. Par dérogation au paragraphe 1, le secrétaire général adjoint du Conseil peut faire parvenir au groupe de travail "Système d'information Schengen", ci-après dénommé "groupe 'SIS'", avant le 31 janvier des demandes dûment justifiées visant à reporter sur l'exercice suivant les crédits non engagés au 31 décembre si les crédits inscrits aux lignes concernées dans le budget de l'exercice suivant ne couvrent pas les besoins.

Le report de ces crédits ne peut être proposé que pour des raisons exceptionnelles.

Dans l'exercice de ses pouvoirs d'exécution du budget, le secrétaire général adjoint s'efforce, en fonction des exigences de bonne gestion, d'utiliser en premier lieu les crédits autorisés pour l'exercice en cours jusqu'à leur épuisement et de n'avoir recours qu'ensuite aux crédits reportés.

Le groupe "SIS" statue sur ces demandes de report au plus tard le 1er mars.

3. Les crédits reportés de l'exercice budgétaire précédent sont annulés s'ils ne sont pas engagés à la fin de l'exercice budgétaire auquel ils ont été reportés.

4. Une liste des crédits dont le report est de droit conformément au paragraphe 1, point b), est envoyée pour information au groupe "SIS" avant le 1er mars.

5. Pour l'exécution du budget, l'utilisation des crédits reportés est suivie séparément, par poste budgétaire, dans les comptes de l'exercice budgétaire en cours.

CHAPITRE II

Établissement du budget

Article 8

1. Le budget est établi en euros.

2. Le secrétaire général adjoint du Conseil saisit le groupe "SIS", avant le 30 septembre, de l'avant-projet de budget auquel est joint un exposé des motifs.

3. Le groupe "SIS" donne son avis sur cet avant-projet.

4. Le secrétaire général adjoint établit le projet de budget et le transmet au plus tard le 31 octobre aux États visés à l'article 25.

5. Les États membres visés à l'article 25, se réunissant au sein du Conseil, arrêtent le budget avant la fin de l'année.

6. La décision d'adoption du budget, dûment notifiée par le secrétaire général adjoint aux États visés à l'article 25, entraîne l'exigibilité des contributions de ces États.

Article 9

1. Si le budget n'est pas définitivement arrêté au début de l'exercice:

a) des opérations de paiement peuvent être effectuées dans la limite, chaque mois, du douzième de l'ensemble des crédits autorisés à chaque titre du budget pour l'exercice précédent;

b) il est permis d'appeler les contributions des États visés à l'article 25 dans la limite, chaque mois, d'un douzième des contributions versées au titre du dernier budget régulièrement arrêté.

2. La décision de recourir à chaque douzième en dépenses et en recettes, dans la limite de trois douzièmes des montants inscrits au dernier budget régulièrement arrêté, est prise par le secrétaire général adjoint, qui la communique par lettre aux États visés à l'article 25.

3. Au-delà de la limite de trois douzièmes des montants inscrits au dernier budget régulièrement arrêté, la décision d'autoriser des paiements et d'appeler des contributions est prise par les États membres visés à l'article 25 se réunissant au sein du Conseil.

4. L'adoption définitive du budget met immédiatement fin à l'application des dispositions éventuellement prises en vertu des paragraphes 1, 2 et 3.

Article 10

1. Les éventuels projets de budgets supplémentaires ou rectificatifs sont présentés, examinés et arrêtés sous la même forme et selon la même procédure que le budget dont ils modifient les prévisions.

2. Un budget rectificatif est présenté chaque année, dans le mois suivant la clôture des comptes prévu à l'article 46, paragraphe 1, dont l'objectif est d'inscrire le solde d'exécution de l'exercice précédent, en recettes s'il est positif, en dépenses s'il est négatif.

Article 11

Le budget est accessible au public.

CHAPITRE III

Exécution du budget et comptabilité

Article 12

L'exécution du budget est assurée selon le principe de la séparation de l'ordonnateur et du comptable. Les fonctions d'ordonnateur, de comptable et de contrôleur financier sont incompatibles entre elles.

Article 13

1. La fonction d'ordonnateur des recettes et des dépenses est exercée par un directeur général du secrétariat général du Conseil. L'ordonnateur exécute le budget au nom du secrétaire général adjoint et, dans les limites des crédits alloués, il peut déléguer ses pouvoirs à un directeur.

2. L'ordonnateur peut décider des virements d'article à article à l'intérieur de chaque chapitre. Il peut, avec l'accord du groupe "SIS", décider des virements de chapitre à chapitre à l'intérieur du même titre. Le groupe "SIS" donne son accord dans les mêmes conditions que celles dans lesquelles il adopte son avis sur le budget.

Article 14

La fonction de contrôleur financier est exercée par le contrôleur financier du Conseil selon les règles applicables à la fonction de celui-ci.

Article 15

L'encaissement des recettes et le paiement des dépenses sont effectués par un comptable affecté à la direction générale A du secrétariat général du Conseil.

Article 16

1. Pour la perception de toute somme due en vertu de l'article 25, ou de tout montant dû aux États concernés par un tiers dans le cadre de la conclusion des contrats, de l'installation ou du fonctionnement de Sisnet, un ordre de recouvrement doit être délivré par l'ordonnateur. Les ordres de recouvrement sont transmis au comptable, qui les soumet au contrôleur financier pour visa.

2. Le visa a pour objet de constater:

a) l'exactitude de l'imputation budgétaire;

b) la régularité et la conformité de l'ordre au regard des dispositions applicables;

c) la régularité des pièces justificatives;

d) l'exactitude de la désignation du débiteur, ou de l'autorité compétente de l'État débiteur;

e) la date d'échéance;

f) le respect des principes de bonne gestion financière visés à l'article 4;

g) l'exactitude du montant et de la devise de recouvrement.

3. Le comptable prend en charge les ordres de recouvrement dûment établis.

Article 17

Par dérogation aux articles 5 et 6:

1) peuvent être déduites du montant des mémoires, factures ou états liquidatifs, qui, dans ce cas, sont ordonnancés pour le net:

a) les amendes infligées à une partie à un contrat concernant une soumission acceptée;

b) les régularisations de sommes indûment payées, qui peuvent être opérées par voie de précompte à l'occasion d'une nouvelle liquidation de même nature effectuée en vertu du titre, du chapitre, de l'article et de l'exercice qui ont supporté le trop payé.

Les escomptes, ristournes et rabais figurant sur les factures et mémoires ne sont pas inscrits comme des recettes distinctes;

2) peuvent donner lieu à réemploi sur la ligne qui a donné lieu à la dépense initiale:

- les recettes provenant de la restitution des sommes payées indûment sur les crédits budgétaires.

Les opérations de réemploi doivent intervenir avant la fin de l'exercice qui suit celui au cours duquel la recette a été encaissée.

Article 18

1. Toute mesure de nature à provoquer une dépense à la charge du budget doit faire préalablement l'objet d'une proposition d'engagement par l'ordonnateur au comptable, mentionnant l'objet, la somme, l'imputation budgétaire de la dépense et le créancier. Elle est soumise par le comptable au visa du contrôleur financier.

2. Le visa a pour objet de constater:

a) la conformité au paragraphe 1 de la présentation de la proposition d'engagement;

b) l'exactitude de l'imputation budgétaire;

c) la disponibilité des crédits au budget;

d) le respect des principes de bonne gestion financière visés à l'article 4;

e) la régularité et la conformité de la dépense au regard des dispositions applicables.

Article 19

1. La liquidation d'une dépense par l'ordonnateur a pour objet:

a) de vérifier l'existence des droits du créancier;

b) de déterminer ou de vérifier la réalité et le montant de la créance;

c) de vérifier les conditions d'exigibilité de la créance;

d) de vérifier la conformité à l'ordre de prestations de services ou d'achat.

2. L'ordonnateur peut faire effectuer les vérifications sous sa responsabilité.

Article 20

1. L'ordonnateur donne au comptable, par l'émission d'un ordre de paiement ("l'ordonnancement"), l'ordre de payer une dépense dont il a effectué la liquidation.

2. L'ordonnancement doit mentionner:

a) l'exercice d'imputation;

b) le titre, le chapitre et l'article du budget;

c) la somme à payer en chiffres et en toutes lettres avec indication de la devise;

d) le nom et l'adresse du créancier;

e) l'objet de la dépense;

f) le mode de paiement;

g) les numéros et dates des visas d'engagement correspondants.

3. L'ordre de paiement est daté et signé par l'ordonnateur.

4. Le comptable soumet l'ordre de paiement, avec les pièces justificatives originales, au contrôleur financier pour visa.

5. Le visa a pour objet de constater:

a) la régularité de l'émission de l'ordre de paiement;

b) la concordance de l'ordre de paiement avec l'engagement de la dépense et l'exactitude de son montant, en tenant compte des principes de bonne gestion financière visés à l'article 4;

c) l'exactitude de l'imputation budgétaire;

d) la disponibilité des crédits au titre ou à l'article concerné du budget;

e) la régularité des pièces justificatives; et

f) l'exactitude de la désignation du créancier.

6. Toute dépense doit être couverte au préalable par les contributions des États visés à l'article 25 ou, à défaut, par un crédit bancaire. Les coûts de préfinancement bancaire à défaut de paiement sont répartis entre les États en manquement, en proportion des contributions qu'ils ont omis de verser et compte tenu de la durée des retards.

Article 21

Les paiements s'effectuent par l'intermédiaire du compte bancaire ouvert au nom du secrétariat général du Conseil en application de l'article 17 de la décision 1999/323/CE du Conseil(3). Les ordres de virement bancaire donnés en application du présent règlement financier requièrent la signature conjointe de deux fonctionnaires désignés par le secrétaire général adjoint, dont celle du comptable.

Article 22

En cas de refus d'un visa prévu aux articles 16, 18 ou 20 par le contrôleur financier, et si l'ordonnateur maintient sa proposition, le secrétaire général adjoint est saisi. Hormis le cas où la disponibilité des crédits est en cause, il peut, par une décision dûment motivée, passer outre au refus du visa et confirmer l'ordre de recouvrement, l'engagement de dépense ou l'ordre de paiement. Le secrétaire général adjoint informe dans un délai d'un mois la Cour des comptes de cette décision. Cette décision est exécutoire avec effet à partir de la date du refus de visa.

Article 23

La responsabilité disciplinaire de l'ordonnateur, du contrôleur financier et du comptable en cas de non-observation des dispositions du présent règlement financier est celle prévue par le statut des fonctionnaires des Communautés européennes.

Article 24

La comptabilité est tenue par année civile suivant la méthode dite en partie double. Elle retrace l'intégralité des recettes et des dépenses intervenues au cours de l'exercice budgétaire.

CHAPITRE IV

Contributions des États

Article 25

1. Les recettes du budget sont constituées par des contributions financières dues par les États membres suivants : l'Autriche, la Belgique, l'Allemagne, le Danemark, l'Espagne, la Finlande, la France, la Grèce, l'Italie, le Luxembourg, les Pays-Bas, le Portugal et la Suède, ainsi que par l'Islande et la Norvège.

2. Les contributions financières de ces États, fixées par le budget, sont exprimées en euros.

Article 26

Les États visés à l'article 25 mettent à la disposition du secrétaire général adjoint leurs contributions financières, conformément à la clef de répartition suivante.

La répartition des contributions entre les États membres visés à l'article 25, d'une part, et l'Islande et la Norvège, d'autre part, est déterminée, chaque année, sur la base de la part de chaque État membre concerné et de l'Islande et la Norvège dans le total des produits intérieurs bruts (PIB) de l'année précédente de tous les États visés à l'article 25. La répartition des contributions entre les États membres concernés est déterminée, chaque année, après déduction des contributions de l'Islande et de la Norvège, en fonction de la part de la ressource TVA de chacun de ces États membres dans le total des ressources TVA des Communautés européennes, telle qu'elle a été arrêtée à l'occasion de la dernière rectification du budget de l'Union intervenue au cours de l'exercice précédent.

Article 27

1. Le secrétaire général adjoint adresse par lettre les demandes de contributions à chaque État visé à l'article 25, par l'intermédiaire des administrations nationales dont les coordonnées lui ont été communiquées.

2. Cette lettre rappelle:

a) la décision d'adoption du budget ou, en cas de recours à l'article 9, la décision d'appeler les contributions par douzièmes provisoires;

b) le montant à verser par chaque État, calculé en euros suivant la clé de répartition mentionnée à l'article 26;

c) les données nécessaires au versement de la contribution.

3. Les contributions sont versées au compte bancaire visé à l'article 21.

4. Les contributions sont payables en euros.

Article 28

1. Les États visés à l'article 25 sont sommés de verser 25 % de leur contribution au plus tard pour le 15 février, le 1er avril, le 1er juillet et le 1er octobre.

2. Si un État n'a pas satisfait à ses obligations financières, les règles communautaires en vigueur sur les intérêts de retard dans le versement des participations au budget de l'Union lui sont applicables par analogie, indépendamment des coûts éventuels devant être supportés par cet État conformément aux dispositions de l'article 20, paragraphe 6.

CHAPITRE V

Conclusion des contrats

Article 29

1. Les contrats portant sur les achats et locations de fournitures, de mobilier et de matériel et sur la prestation de services doivent revêtir la forme de contrats écrits.

2. Tous les contrats susvisés dont la valeur estimée est égale ou supérieure aux seuils fixés par la directive 93/36/CEE du Conseil du 14 juin 1993 portant coordination des procédures de passation des marchés publics de fournitures(4) ou par la directive 92/50/CEE du Conseil du 18 juin 1992 portant coordination des procédures de passation des marchés publics de services(5), sont conclus sur appel d'offres publié conformément aux dispositions desdites directives et de toute modification ultérieure qui y serait apportée (ci-après dénommées "les directives du Conseil relatives aux procédures de passation des marchés publics").

3. Les contrats dont la valeur estimée ne dépasse pas les seuils fixés par les directives du Conseil relatives aux procédures de passation des marchés publics peuvent être conclus par entente directe. Dans de tels cas, les États membres visés à l'article 25 n'en sont pas moins tenus de permettre, dans la mesure du possible et par tous les moyens appropriés, aux fournisseurs susceptibles de fournir les biens et les services en question de faire des offres concurrentes.

4. Les appels d'offres sont, en principe, diffusés par le secrétariat général du Conseil agissant au nom des États membres visés à l'article 25, dans tous les États membres.

5. Les procédures d'appel d'offres et les critères de sélection et d'attribution sont fixés et régis par les dispositions des directives du Conseil relatives aux procédures de passation des marchés publics, telles que complétées par le présent règlement financier.

6. Les appels d'offres sont préparés par le secrétariat général du Conseil agissant au nom des États membres visés à l'article 25 et contiennent, notamment, des indications relatives:

a) aux modalités de dépôt et de présentation des offres, notamment l'exigence éventuelle de remplir un formulaire type de réponse;

b) le cas échéant, au cahier des conditions générales applicables au marché dont il s'agit (fournitures ou prestations) et, éventuellement, au document relatif aux conditions spécifiques du marché;

c) à une clause selon laquelle la soumission d'une offre vaut acceptation du cahier auquel elle se réfère;

d) le cas échéant, aux conditions de visite, qui doivent être exactement précisées lorsqu'une visite sur place est prévue;

e) à la période de validité des offres durant laquelle le soumissionnaire est tenu de maintenir toutes les conditions de son offre;

f) aux pénalités prévues au titre de sanction du non-respect des clauses du contrat;

g) aux énonciations que doivent comporter les factures (ou les pièces justificatives qui les appuient);

h) à l'interdiction de tout contact portant sur des questions liées à l'appel d'offres en question entre, d'une part, le secrétaire général adjoint et son personnel, des représentants des gouvernements des États membres visés à l'article 25, des représentants des gouvernements de l'Islande et de la Norvège et, d'autre part, le soumissionnaire, sauf, à titre exceptionnel, dans les conditions suivantes:

avant la date de clôture du dépôt des offres:

i) à l'initiative des soumissionnaires:

des renseignements supplémentaires ayant strictement pour but d'expliciter la nature de l'appel d'offres peuvent être communiqués à tous les soumissionnaires;

ii) à l'initiative du secrétaire général adjoint:

si les États membres visés à l'article 25, l'Islande, la Norvège ou le secrétariat général du Conseil s'aperçoivent d'une erreur, d'une imprécision, d'une omission ou de toute autre insuffisance matérielle dans la rédaction du texte de l'appel d'offres, le secrétariat général du Conseil peut en informer les intéressés, dans des conditions strictement identiques à celles de l'appel d'offres;

iii) après l'ouverture des offres et à l'initiative des États membres visés à l'article 25, de l'Islande, de la Norvège ou du secrétariat général du Conseil, au cas où une offre donnerait lieu à des demandes d'éclaircissement ou s'il s'agit de corriger des erreurs matérielles manifestes contenues dans la rédaction de l'offre, le secrétariat général du Conseil peut prendre l'initiative d'un contact avec le soumissionnaire.

Article 30

Dans tous les cas où des contacts ont eu lieu dans les conditions prévues à l'article 29, paragraphe 6, point h), il est établi une "note pour le dossier" et mention du (des) contact(s) est faite dans le rapport dont la commission consultative visée à l'article 36 est saisie ultérieurement.

Article 31

Pour les contrats conclus par le secrétaire général adjoint au nom des États membres visés à l'article 25, aucune discrimination ne peut être opérée entre les ressortissants des États membres et d'Islande et de Norvège en raison de leur nationalité.

Article 32

Si un cahier des conditions générales est applicable au marché envisagé, il est joint à l'appel d'offres. Le cas échéant, un document contenant les conditions spécifiques du marché est également joint.

Article 33

La transmission des offres se fait au choix des soumissionnaires:

a) soit par la poste,

l'appel d'offres doit alors préciser que sera retenue la date de dépôt au départ, le cachet de la poste faisant foi. Les envois par la poste doivent obligatoirement être recommandés;

b) soit par dépôt dans les services du secrétariat général du Conseil directement, ou par tout mandataire du soumissionnaire, y compris par messageries privées,

l'appel d'offres doit alors indiquer le jour et l'heure limites auxquels les plis doivent être déposés et préciser le service du secrétariat général du Conseil auquel ils doivent être remis contre reçu daté et signé.

Dans ces deux cas, la date est la même.

Afin de conserver le secret et d'éviter toute difficulté, la mention suivante figurera dans l'appel d'offres:"L'envoi doit être fait sous double enveloppe. Les deux enveloppes seront fermées, l'enveloppe intérieure portant, en plus de l'indication du service destinataire, comme indiqué dans l'appel d'offres, la mention 'appel d'offres - à ne pas ouvrir par le service du courrier'. Si des enveloppes autocollantes sont utilisées, elles seront fermées à l'aide de bandes collantes au travers desquelles sera apposée la signature de l'expéditeur."

Article 34

Toutes les offres doivent être ouvertes.

Les offres sont ouvertes simultanément par une commission désignée à cette fin par le secrétaire général adjoint. Cette commission est composée de trois hauts fonctionnaires relevant de directions différentes du secrétariat général du Conseil. Le contrôleur financier doit être informé de l'ouverture des offres. Le contrôleur financier, ou son représentant, y assiste à titre d'observateur.

La commission rédige un rapport sur l'ouverture des soumissions, qui porte la signature de tous les membres.

Chaque page de chaque offre doit être paraphée par au moins un des membres de la commission. La commission établit le procès-verbal d'ouverture des offres reçues, en identifiant notamment tous les documents reçus de chaque soumissionnaire dans le cadre de l'appel d'offres.

Article 35

Chaque offre est évaluée par les États membres visés à l'article 25 ainsi que par l'Islande et la Norvège. Un rapport, approuvé à l'unanimité par ces États, est présenté à la commission consultative visée à l'article 36 par le fonctionnaire responsable désigné au sein du secrétariat général du Conseil par l'ordonnateur, ou par un suppléant, également désigné par l'ordonnateur.

Ce rapport doit indiquer notamment:

a) les motifs de l'éventuelle élimination d'une des offres;

b) l'évaluation technique et financière de chacune des offres, y inclus un tableau comparatif des prix unitaires;

c) la justification de la recommandation du choix du soumissionnaire.

Article 36

Les contrats à conclure par le secrétaire général adjoint au nom des États membres visés à l'article 25 et par les représentants de l'Islande et de la Norvège à la suite d'un appel d'offres sont préalablement soumis pour avis à une commission consultative des achats et des marchés.

Article 37

La commission consultative visée à l'article 36 comprend un représentant de chaque État membre visé à l'article 25 ainsi qu'un représentant de la Norvège et un représentant de l'Islande. Les États membres visés à l'article 25, ainsi que l'Islande et la Norvège, veillent à ce que les représentants choisis aient les compétences voulues en informatique et/ou en matière financière et/ou juridique. Les représentants ne peuvent pas avoir été associés à l'évaluation des dossiers soumis à la commission consultative. Un représentant du contrôleur financier est présent à titre d'observateur.

La commission consultative élit en son sein, à la majorité simple, un président et un vice-président.

La commission consultative émet un avis qui porte sur la régularité de la procédure conduisant au choix du soumissionnaire et, en général, sur les conditions proposées pour le contrat.

Toute question ayant trait au sujet du présent chapitre peut être soumise pour avis à la commission consultative.

La commission consultative s'efforce d'émettre ses avis par consensus. Lorsqu'un tel consensus n'est pas possible, elle émet ses avis à la majorité simple de ses représentants. Le quorum requis est de onze membres. La voix du président est prépondérante en cas de partage des voix.

Si nécessaire, le secrétariat général du Conseil assume le secrétariat de la commission consultative.

Article 38

La commission consultative arrête son règlement intérieur, sur la base du règlement intérieur de la commission consultative des achats et des marchés du Conseil de l'Union européenne.

Article 39

La commission consultative est appelée, à titre purement consultatif, à formuler un avis sur:

a) tous les projets de contrats de fournitures ou de prestations de services dont la valeur estimée est égale ou supérieure aux seuils fixés par les directives du Conseil relatives aux procédures de passation des marchés publics;

b) les projets d'avenants aux contrats visés au point a), dans tous les cas de modifications substantielles, notamment ceux où ces avenants auraient pour effet de modifier le montant du contrat initial;

c) les projets d'avenants ayant pour effet de porter le montant global d'un contrat déjà passé au-dessus du seuil visé au point a);

d) les questions soulevées lors de la conclusion ou de l'exécution des contrats (annulation de commandes, demandes de remises de pénalités de retard, dérogations aux dispositions des cahiers des charges et des conditions générales, etc.), lorsque la question est suffisamment grave pour motiver une demande d'avis;

e) à la demande d'un des États membres visés à l'article 25, de l'Islande, de la Norvège, d'un membre de la commission consultative ou du secrétaire général adjoint, les projets de contrats d'un montant inférieur à celui fixé au point a), lorsqu'ils estiment que ces contrats posent des questions de principe ou présentent un caractère particulier.

Article 40

Les dossiers soumis pour avis à la commission consultative conformément à l'article 39, points b) à e), sont également accompagnés d'un rapport approuvé à l'unanimité par les États membres visés à l'article 25, ainsi que par l'Islande et la Norvège.

Article 41

Les avis de la commission consultative sont signés par son président. Pour éviter que le processus n'accuse du retard du fait de l'intervention de la commission consultative, les États membres visés à l'article 25, ainsi que l'Islande et la Norvège, peuvent, s'ils l'estiment nécessaire, imposer une date limite raisonnable pour laquelle un avis doit avoir été rendu. Cet avis est communiqué au secrétaire général adjoint et aux États membres visés à l'article 25, ainsi qu'à l'Islande et à la Norvège. Après avoir dûment pris cet avis en considération, les États membres visés à l'article 25, l'Islande et la Norvège arrêtent la décision définitive en statuant à l'unanimité. Lorsqu'une décision a été arrêtée, le ou les contrats concernés sont conclus par le secrétaire général adjoint agissant au nom des États membres visés à l'article 25 et par les représentants de l'Islande et de la Norvège.

Article 42

Tous les soumissionnaires sont informés par le secrétariat général du Conseil de la suite réservée à leur offre.

Article 43

1. Les contrats peuvent être conclus sur simple facture ou sur mémoire lorsque la valeur probable des fournitures, services ou travaux n'excède pas 2000 euros.

2. En garantie de l'exécution des contrats, il peut être exigé des fournisseurs, entrepreneurs ou prestataires de services, au moyen d'une clause de garantie, la constitution d'un cautionnement préalable. Ce cautionnement préalable doit couvrir non seulement toute la durée de la garantie mais aussi une période suffisante pour permettre d'invoquer la garantie. Il doit en principe être constitué par un versement en euros sur un compte bancaire spécifiquement ouvert à cette fin au nom du secrétariat général du Conseil. Ce cautionnement ne peut être constitué qu'auprès d'un établissement de crédit de première classe, sur un compte à vue ou un compte de dépôt à court terme en euros.

3. Le montant du cautionnement est fixé selon les conditions commerciales habituelles.

4. Un tel cautionnement est obligatoire dès lors que la valeur du contrat concerné est égale ou supérieure aux seuils fixés par les directives du Conseil relatives aux procédures de passation des marchés publics.

5. Le cautionnement peut être remplacé par la garantie d'une caution personnelle et solidaire d'un tiers agréé par le comptable. Cette garantie est, en principe, libellée en euros et doit obéir aux mêmes règles que le cautionnement visé au paragraphe 2.

6. En cas d'inexécution d'un contrat ou de retard dans son exécution, le secrétaire général adjoint indemnise de manière adéquate les États membres visés à l'article 25 ainsi que l'Islande et la Norvège de tous les dommages, intérêts et frais, en en prélevant le montant sur le cautionnement, que celui-ci soit fourni directement par le fournisseur ou l'entrepreneur ou par un tiers.

Article 44

À l'appui du premier mandat de paiement établi en exécution d'un contrat exigeant la constitution d'un cautionnement, les pièces justificatives habituelles sont complétées par la production d'une copie, certifiée conforme par le comptable, du reçu délivré lors du versement du cautionnement, ou par une copie, certifiée conforme par le comptable, de la déclaration reçue de l'établissement ou du tiers qui accorde sa garantie.

Article 45

Les cautionnements sont restitués, ou les garanties visées à l'article 43 qui les remplacent libérées, par le secrétaire général adjoint dans les conditions fixées par les dispositions relatives aux marchés, sauf dans les cas de non-exécution ou de retard prévus à l'article 43, paragraphe 6.

CHAPITRE VI

Reddition et vérification des comptes

Article 46

1. Le secrétaire général adjoint établit, dans un délai de deux mois à compter de la fin de la période d'exécution du budget, un compte de gestion et un bilan financier et les transmet au groupe "SIS".

2. Le compte de gestion comprend la totalité des opérations de recettes et de dépenses afférentes à l'exercice écoulé. Il est présenté sous la même forme et selon les mêmes subdivisions que le budget.

3. Il est joint à ce compte:

a) un état faisant apparaître la situation de chacun des États visés à l'article 25 en ce qui concerne sa contribution financière, et

b) un état des virements de crédits.

4. Le bilan financier décrit l'actif et le passif au budget au 31 décembre de l'exercice écoulé.

Article 47

1. La Cour des comptes est invitée à assurer la vérification des comptes.

2. Le secrétaire général adjoint communique à la Cour des comptes, dans les quinze jours qui suivent le délai prévu à l'article 46, paragraphe 1, le compte de gestion et le bilan.

3. La vérification à effectuer par la Cour des comptes a pour objet de constater la légalité et la régularité des recettes et des dépenses au regard des contrats à gérer, du budget et du présent règlement financier.

4. Le secrétaire général adjoint accorde à la Cour des comptes toutes les facilités dont celle-ci estime avoir besoin dans l'exercice de sa fonction.

Article 48

Le compte de gestion, le bilan financier et le rapport de la Cour des comptes, auquel sont annexées les observations éventuelles du secrétaire général adjoint, sont soumis avant le 1er juillet aux États visés à l'article 25. Les États membres visés à l'article 25, se réunissant au sein du Conseil, donnent décharge au secrétaire général adjoint sur l'exécution du budget.

CHAPITRE VII

Dispositions finales

Article 49

La mise en application des dispositions de l'acquis de Schengen relatives au système d'information Schengen à un État autre que ceux visés à l'article 25 (ci-après dénommé "État autre") entraîne:

a) un réaménagement des quotes-parts des États visés à l'article 25 dans les conditions prévues à l'article 26;

b) un ajustement des contributions des États visés à l'article 25 afin d'imputer à l'État autre sa contribution au fonctionnement du réseau Sisnet pour la totalité de l'exercice en cours;

c) un ajustement des contributions des États visés à l'article 25 afin d'imputer à la charge de l'État autre une fraction des coûts antérieurement supportés pour l'installation du réseau Sisnet. Cette fraction est calculée sur la base de la part des ressources TVA de l'État autre dans le total des ressources TVA des Communautés européennes, pour les exercices budgétaires antérieurs ayant entraîné des dépenses nécessaires à l'installation du réseau Sisnet. La contribution à cette fraction fait l'objet d'une "note de crédit" en faveur des États visés à l'article 25 au prorata de leur quote-part calculée selon l'article 26. Ceux-ci peuvent choisir d'affecter le montant à leur quote-part au budget ou de demander le remboursement.

Article 50

1. Le présent règlement financier s'applique à l'adoption du budget des recettes et des dépenses nécessaires pour remplir les obligations découlant de toute mesure prise en application de l'article 1er de la décision 1999/870/CE pour l'exercice au cours duquel il entre en vigueur.

2. Par dérogation à l'article 8 et en ce qui concerne le budget visé au paragraphe 1, le secrétaire général adjoint du Conseil saisit le groupe "SIS" de l'avant-projet de budget dans les meilleurs délais après l'adoption du présent règlement financier. Lorsque le groupe "SIS" a rendu son avis et qu'un projet de budget a été établi, les États membres visés à l'article 25, se réunissant au sein du Conseil, arrêtent le budget sans tarder.

3. Par dérogation à l'article 28 et en ce qui concerne le budget visé au paragraphe 1, les États visés à l'article 25 sont sommés de verser leur contribution selon un calendrier arrêté par les États membres visés à l'article 25 lors de l'adoption dudit budget.

Article 51

1. La présente décision prend effet le jour de son adoption.

2. Elle est publiée au Journal officiel des Communautés européennes.

Fait à Bruxelles, le 27 mars 2000.

Par le Conseil

Le président

F. Gomes

(1) JO L 337 du 30.12.1999, p. 41.

(2) JO L 356 du 31.12.1977, p. 1. Règlement modifié en dernier lieu par le règlement (CE) no 2673/1999 (JO L 326 du 18.12.1999, p. 1).

(3) JO L 123 du 13.5.1999, p. 51.

(4) JO L 199 du 9.8.1993, p. 1.

(5) JO L 209 du 24.7.1992, p. 1. Directive modifiée en dernier lieu par la directive 97/52/CE du Parlement européen et du Conseil (JO L 328 du 28.11.1997, p. 1).