DÉCISION DU CONSEIL du 20 décembre 1993 relative à l'accès du public aux documents du Conseil (93/731/CE)

LE CONSEIL,

vu le traité instituant la Communauté européenne, et notamment son article 151 paragraphe 3,

vu son règlement intérieur, et notamment son article 22,

considérant que le Conseil et la Commission ont approuvé, le 6 décembre 1993, un code de conduite concernant l'accès du public aux documents du Conseil et de la Commission, convenant d'un commun accord des principes qui doivent régir un tel accès;

considérant qu'il convient d'adopter des dispositions pour la mise en oeuvre desdits principes par le Conseil;

considérant que ces dispositions sont applicables à tout document détenu par le Conseil, quel que soit le support sur lequel il est enregistré, à l'exclusion des documents ayant pour auteur une personne, un organisme ou une institution extérieurs au Conseil;

considérant que le principe d'un large accès du public aux documents du Conseil, qui s'inscrit dans le cadre d'une transparence accrue des travaux de celui-ci, doit toutefois être assorti de dérogations visant notamment la protection de l'intérêt public, de l'individu et de la vie privée;

considérant qu'il convient, dans un souci de rationalisation et d'efficacité, de prévoir que le secrétaire général du Conseil signe, au nom du Conseil et sur son autorisation, les réponses aux demandes d'accès aux documents, sauf dans les cas où le Conseil est appelé à se prononcer sur une demande confirmative;

considérant que les dispositions de la présente décision sont applicables dans le respect des dispositions régissant la protection des informations classifiées,

DÉCIDE:

Article premier

1. Le public a accès aux documents du Conseil dans les conditions prévues par la présente décision.

2. On entend par document du Conseil tout écrit contenant des données existantes détenu par cette institution, quel que soit le support sur lequel il est enregistré, sous réserve de l'article 2 paragraphe 2.

Article 2

1. La demande d'accès à un document du Conseil est adressée par écrit au Conseil (1). Elle doit être formulée de façon suffisamment précise et contenir notamment les éléments permettant d'identifier le ou les documents demandés. Le cas échéant, le demandeur est invité à préciser davantage sa demande.

2. Lorsque le document demandé a pour auteur une personne physique ou morale, un État membre, une autre institution ou organe communautaire ou tout autre organisme national ou international, la demande ne doit pas être adressée au Conseil, mais directement à l'auteur du document.

Article 3

1. L'accès à un document du Conseil s'exerce soit par une consultation sur place du document demandé, soit par délivrance, aux frais du demandeur, d'une copie de ce document. Le montant de la redevance est fixé par le secrétaire général.

2. Les services compétents du Secrétariat général s'efforcent de trouver une solution équitable pour donner suite aux demandes répétitives et/ou qui portent sur des documents volumineux.

3. La personne à laquelle est accordé l'accès à un document du Conseil ne peut reproduire ou diffuser ledit document à des fins commerciales par vente directe sans autorisation préalable du secrétaire général.

Article 4

1. L'accès à un document du Conseil ne peut être accordé lorsque sa divulgation pourrait porter atteinte à:

- la protection de l'intérêt public (sécurité publique, relations internationales, stabilité monétaire, procédures juridictionnelles, activités d'inspection et d'enquête),

- la protection de l'individu et de la vie privée,

- la protection du secret en matière commerciale et industrielle,

- la protection des intérêts financiers de la Communauté,

- la protection de la confidentialité demandée par la personne physique ou morale qui a fourni l'une des informations contenues dans le document ou requise par la législation de l'État membre qui a fourni l'une de ces informations.

2. L'accès à un document du Conseil peut être refusé pour protéger le secret des délibérations du Conseil.

Article 5

Le secrétaire général répond au nom du Conseil aux demandes d'accès aux documents du Conseil, sauf dans les cas visés à l'article 7 paragraphe 3 dans lesquels la réponse est donnée par le Conseil.

Article 6

Toute demande d'accès à un document du Conseil est examinée par les services compétents du secrétariat général qui proposent la suite à réserver à cette demande.

Article 7

1. Le demandeur est informé par écrit, dans un délai d'un mois, par les services compétents du secrétariat général, soit de la suite positive réservée à sa demande, soit de l'intention de lui donner une réponse négative. Dans ce dernier cas, l'intéressé est également informé des motifs de cette intention et qu'il dispose d'un délai d'un mois pour formuler une demande confirmative tendant à obtenir la révision de cette position, faute de quoi il sera considéré comme ayant renoncé à sa demande initiale.

2. Le défaut de réponse à une demande dans le mois suivant l'introduction de cette demande vaut décision de refus, sauf dans le cas où le demandeur présente, dans le mois suivant, la demande confirmative susvisée.

3. La décision de rejeter une demande confirmative, qui doit intervenir dans le mois suivant l'introduction de cette demande, est dûment motivée. Elle est communiquée dans les meilleurs délais et par écrit au demandeur, lequel est en même temps informé du contenu des dispositions des articles 138 E et 173 du traité instituant la Communauté européenne concernant respectivement les conditions de saisine du médiateur par les personnes physiques et le contrôle de la légalité des actes du Conseil par la Cour de justice.

4. Le défaut de réponse dans le mois suivant l'introduction de la demande confirmative vaut décision de refus.

Article 8

La présente décision est applicable dans le respect des dispositions régissant la protection des informations classifiées.

Article 9

La présente décision fera l'objet d'un réexamen après deux ans d'expérience. En vue de ce réexamen, le secrétaire général présentera en 1996 un rapport sur la mise en oeuvre de celle-ci pendant les années 1994 et 1995.

Article 10

La présente décision prend effet à la date du 1er janvier 1994.

Fait à Bruxelles, le 20 décembre 1993.

Par le Conseil

Le président

W. CLAES

(1) Monsieur le secrétaire général du Conseil de l'Union européenne, rue de la Loi 170, B-1048 Bruxelles.