RAPPORT RELATIF AUX COMPTES ET À LA GESTION POUR L'EXERCICE 1994 DU CENTRE EUROPÉEN POUR LE DÉVELOPPEMENT DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE (CEDEFOP - BERLIN), ACCOMPAGNÉ DE LA RÉPONSE DU CENTRE

(95/C 354/01)

TABLE DES MATIÈRES

Points

Page

INTRODUCTION

1.1 - 1.5

2

Informations de base

1.1

2

Étendue du contrôle

1.2

2

Transfert du Centre à Thessalonique

1.3 - 1.5

2

OBSERVATIONS GÉNÉRALES ET OBSERVATIONS RELATIVES À L'EXÉCUTION BUDGÉTAIRE

2.1 - 2.8

2

Données financières

2.1

2

Séparation des fonctions

2.2

2

Régie d'avances

2.3

2

Virements de crédits

2.4 - 2.5

2

Reports et annulations de crédits

2.6 - 2.8

3

OBSERVATIONS RELATIVES AU COMPTE DE GESTION ET AU BILAN

3.1 - 3.9

3

Recettes

3.1

3

Dépenses

3.2 - 3.6

3

Bilan

3.7 - 3.9

4

CONCLUSION

4.1 - 4.3

4

ANNEXE

5

Réponse du Conseil d'administration du Centre

6

1. INTRODUCTION

Informations de base

1.1. Le Centre européen pour le développement de la formation professionnelle (Cedefop) est un organe satellite de la Communauté européenne qui a été créé par le règlement (CEE) n° 337/75 du Conseil (1). Il a pour mission de promouvoir la formation professionnelle au niveau communautaire. Le fonctionnement et l'administration du Cedefop, implanté à Berlin en 1976, relèvent à la fois de la Commission et de son conseil d'administration. Le règlement précité définit le rôle du Centre, à savoir «apporter son concours à la Commission en vue de favoriser, au niveau communautaire, la promotion et le développement de la formation professionnelle et de la formation continue», contribuer «à la mise en oeuvre d'une politique commune de formation professionnelle» et, en particulier, favoriser «l'échange d'informations et d'expériences». Dans le domaine de la formation professionnelle, le Centre a pour tâches principales d'établir une documentation, de contribuer au développement et à la coordination de la recherche, d'assurer la diffusion de toute documentation et information utiles, de promouvoir et d'appuyer les initiatives de nature à faciliter une approche concertée (en particulier pour ce qui concerne le rapprochement des niveaux de formation professionnelle et la reconnaissance mutuelle des certificats), ainsi que de constituer un lieu de rencontre pour toutes les parties intéressées.

Étendue du contrôle

1.2. En 1994, la Cour a opéré un audit financier des comptes de 1993 et examiné la gestion financière relative à la période allant de 1987 à 1993. En 1995, les travaux de la Cour se sont limités à un audit financier des comptes de 1994.

Transfert du Centre à Thessalonique

1.3. Lors du Conseil européen du 29 octobre 1993, il a été décidé de transférer le siège du Cedefop de Berlin à Thessalonique, en Grèce [décision 93/C 323/01 du Conseil, du 29 octobre 1993 (JO C 323/1 du 30 novembre 1993)].

1.4. Le transfert à Thessalonique est prévu pour septembre 1995. Le siège permanent du Cedefop n'est pas encore construit, mais le gouvernement grec a mis un bâtiment à la disposition du Centre, à titre temporaire jusqu'en 1997/98, pour un loyer mensuel de 22 000 ECU. Le coût initial du transfert à Thessalonique est évalué à 4 000 000 ECU environ. La moitié de ce montant figure au budget 1995.

1.5. Au moment de l'audit (mai 1995) et selon les informations recueillies par la Cour, 28 agents étaient prêts à suivre le Centre à Thessalonique, 16 agents n'avaient pas encore pris de décision et 18 avaient déjà décidé qu'ils ne voulaient pas quitter Berlin. Étant donné que 14 agents ont déjà quitté le Cedefop, il faudra recruter un nombre important d'agents nouveaux en 1995/96, ce qui risque d'avoir une incidence importante sur les activités du Cedefop en 1995 et en 1996.

2. OBSERVATIONS GÉNÉRALES ET OBSERVATIONS RELATIVES À L'EXÉCUTION BUDGÉTAIRE

Données financières

2.1. Les crédits disponibles au titre de l'exercice 1994 se sont élevés à 11,10 Mio ECU. Les engagements contractés ont donné lieu à des paiements et à des reports à l'exercice 1995 pour des montants de 8,08 Mio ECU et de 2,45 Mio ECU respectivement, le solde de 0,57 Mio ECU ayant été annulé. Les crédits reportés de l'exercice précédent ont donné lieu à des paiements et à des annulations pour des montants de 2,65 Mio ECU et de 0,37 Mio ECU respectivement. Le tableau joint au présent rapport (annexe) présente une analyse de l'utilisation des crédits de l'exercice concerné et des crédits reportés de 1993.

Séparation des fonctions

2.2. Au début de 1994, le Centre a procédé au recrutement d'un comptable subordonné à temps partiel et d'un régisseur d'avances subordonné à temps partiel. Il a donc été donné suite aux observations formulées par la Cour dans ses rapports précédents (2).

Régie d'avances

2.3. Les paiements effectués au moyen de la régie d'avances, c'est-à-dire sans visa préalable du contrôleur financier, ont représenté 57,8 % des crédits définitifs de 1994. Il s'agit là d'une légère augmentation par rapport au pourcentage de 55,1 % enregistré en 1993. Presque la moitié des paiements effectués par le biais de la régie d'avances sont intervenus au cours des quatre derniers mois de l'année, 16 % du total ayant été exécutés en décembre.

Virements de crédits

2.4. En 1994, le montant total des virements de crédits entre les différentes lignes budgétaires (titres, chapitres, articles et postes) s'est élevé à 1 211 000 ECU, soit 10,9 % du budget initial, contre 8,4 % en 1993 et 6,7 % en 1992. À l'intérieur du titre 1 (Personnel), le pourcentage des crédits ayant changé d'affectation a atteint 4,9 % (542 000 ECU); à l'intérieur des titres 2 et 3, ce pourcentage a été de 1,8 % (194 000 ECU) et de 4,3 % (475 000 ECU) respectivement. Un tiers des virements (399 000 ECU) a été opéré au cours des deux derniers mois de 1994, par rapport à 83 % en 1993. L'ampleur des virements effectués indique que le programme de travail n'a pas été mis en oeuvre comme prévu.

2.5. Le règlement du Conseil (3) ne prévoit pas de virements entre les différents titres. Cependant, le conseil d'administration a proposé et la Commission a approuvé dix virements de titre à titre, pour un total de 282 000 ECU.

Reports et annulations de crédits

2.6. La pratique consistant à effectuer des reports importants de crédits, déjà observée les années précédentes, s'est poursuivie en 1994. Le taux d'utilisation dans l'année des crédits définitifs de 1994 a atteint presque 73 %, contre 69 % en 1993. La proportion des engagements contractés et reportés à 1995 a été de 23 % (contre 25 % en 1993); celle des annulations de crédits a été de 5 %, contre 6 % en 1993. Le tableau 1 montre les reports du budget initial de 1994 ventilés par titre et leur utilisation ultérieure en 1995.

>TABLE>

2.7. Les reports de crédits de 1994 à 1995 ont représenté 36 % pour ce qui concerne les dépenses de fonctionnement, contre 19 % l'année précédente. Si cette augmentation résulte en partie du report de dépenses à une date ultérieure eu égard au prochain transfert du Centre à Thessalonique, elle n'en soulève pas moins des questions concernant le réalisme de la planification des dépenses.

2.8. Les reports de crédits concernant les dépenses opérationnelles ont représenté 40 % des crédits initiaux, contre 47 % en 1993. Puisque 3 % des crédits au titre des dépenses opérationnelles ont été annulés, cela signifie que le Centre a dépensé 57 % seulement de son budget opérationnel en 1994. À la fin du premier trimestre de 1995, 44 % seulement des reports de crédits du titre 3 de 1994 avaient été utilisés.

3. OBSERVATIONS RELATIVES AU COMPTE DE GESTION ET AU BILAN

Recettes

3.1. La subvention due au titre de l'exercice 1994 et portée à charge du budget général des Communautés a été versée par la Commission en trois tranches: 2 500 000 ECU ont été versés le 23 mars 1994, 2 600 000 ECU le 5 mai 1994 et 5 900 000 ECU le 9 septembre 1994. La Cour se doit de rappeler à nouveau l'observation formulée dans ses précédents rapports (4), à savoir que ce mode de versement n'est pas conforme à l'article 26 des dispositions financières applicables au Centre, qui prévoient le versement dans la première quinzaine de chaque trimestre et l'adéquation aux besoins réels.

Dépenses

3.2. Une augmentation sensible des engagements a pu être constatée sur différentes lignes budgétaires (voir le tableau 2):

>TABLE>

3.3. Des diminutions significatives d'engagements ont pu être constatées au niveau du budget opérationnel (titre 3), en particulier sur les cinq lignes budgétaires reprises au tableau 3:

>TABLE>

3.4. Toutes ces augmentations et diminutions d'engagements ne s'expliquent pas par le niveau d'activité inférieur au cours de 1994 pour cause de transfert imminent à Thessalonique.

3.5. Un agent a bénéficié d'une indemnité d'installation équivalant à deux mois de traitement de base, en vertu de l'article 20 du statut, sans qu'il n'y ait d'élément probant à l'appui de ce versement concernant son déménagement de Thessalonique.

3.6. Conformément à l'article 46 du règlement (CEE) n° 1948/93 du Conseil, du 30 juin 1993, modifiant le règlement (CEE) n° 1416/76 du Conseil, du 1er juin 1976, des contrats peuvent être conclus par entente directe lorsque le montant du marché ne dépasse pas le plafond de 10 000 ECU. À plusieurs reprises, des marchés d'un montant supérieur à ce plafond ont été conclus sans passer par la procédure d'appel à la concurrence prévue à l'article 45 du règlement susmentionné.

Bilan

3.7. Les valeurs immobilisées enregistrées au bilan pour un montant de 1,3 Mio ECU représentent la valeur du matériel et du mobilier au coût historique. Si ces biens sont vendus en raison du prochain transfert à Thessalonique, la valeur de réalisation ne correspondra probablement pas à celle dont il est fait état au bilan.

3.8. Les recettes à recouvrer de l'exercice précédent inscrites au bilan comprennent une dette non réglée relative à une facture émise en 1991. À moins que le Cedefop n'ait de bonnes raisons de croire que ce montant sera recouvré, celui-ci devrait être passé par profits et pertes. Les responsables de la gestion du Cedefop doivent réfléchir à la question de savoir s'il convient de réexaminer les procédures de révision des montants dus et de suivi des dettes non réglées.

3.9. En fin d'année, les soldes de trésorerie détenus par le Centre s'élevaient à 3,3 Mio ECU, le Centre ayant reçu son dernier versement de 5,9 Mio ECU de la Commission le 9 septembre. Le Centre prend donc la responsabilité de gérer des soldes importants de trésorerie, tâche pour laquelle il ne possède guère les compétences nécessaires. Cette situation devrait être évitée et le Centre devrait effectuer ses retraits trimestriels auprès de la Commission en tenant compte davantage de ses besoins de trésorerie réels.

4. CONCLUSION

4.1. La régie d'avances est de plus en plus utilisée.

4.2. Le règlement du Conseil ne prévoit pas de virements entre les différents titres. Cependant, le conseil d'administration a proposé et la Commission a approuvé de tels virements.

4.3. La Cour réitère l'observation formulée dans ses précédents rapports, à savoir que les versements de la Commission au Centre ne sont pas conformes aux dispositions financières applicables en la matière. Il s'ensuit que le Centre détient des soldes importants de trésorerie. Cette situation pourrait être évitée si le Centre effectuait des retraits trimestriels auprès de la Commission qui correspondraient plus exactement à ses besoins de trésorerie réels.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 30 novembre 1995.

Pour la Cour des comptes

André J. MIDDELHOEK

Président

(1) Règlement (CEE) n° 337/75 du Conseil, du 10 février 1975 (JO L 39 du 13. 2. 1975, p. 1).

(2) Rapports annuels de la Cour relatifs aux exercices 1991, 1992 et 1993.

(3) Règlement (CEE) n° 1416/76 du Conseil, du 1er juin 1976, modifié par le règlement (CEE) n° 1948/93 du 30 juin 1993.

(4) Rapports annuels de la Cour relatifs aux exercices 1990, 1991 et 1992.

ANNEXE

>TABLE>

RÉPONSE DU CONSEIL D'ADMINISTRATION DU CENTRE

En 1995, le rapport se limite à un audit financier concernant les comptes de 1994. Dès lors, la réaction du Conseil peut être brève et sa réponse pourrait être formulée comme suit:

1.3. L'information fournie dans ce paragraphe pourrait être complétée par la décision formelle du Conseil des ministres (15 mai 1994) fixant le siège du Centre à Thessalonique à partir du 1er septembre 1995. Le Conseil, encouragé par le Parlement européen et par le Comité économique et social, avait demandé la mise en oeuvre de mesures sociales d'accompagnement adéquates.

Sur proposition de la Commission, le Conseil a décidé d'accorder au personnel permanent du Cedefop la possibilité d'accéder au statut de fonctionnaire [règlement (CE) n° 251/95]. Le Conseil d'administration du Centre a accepté l'accord-cadre assorti de mesures d'accompagnement conclu entre le directeur et le personnel et décide le 27 janvier 1995 qu'à partir du 1er septembre 1995 le siège du Cedefop sera, de fait, à Thessalonique.

1.5. Au moment du transfert, 35 personnes engagées par le Centre l'ont suivi à Thessalonique, ainsi que deux traducteurs du Comité économique et social, qui ont fait, pratiquement, l'objet d'un «échange»; trois fonctionnaires ont été nommés afin d'assurer le fonctionnement du bureau du Cedefop à Bruxelles et d'établir la meilleure coopération possible avec la Commission européenne et les autres partenaires du Centre sur place.

Pour cinq fonctionnaires le lieu d'affectation a été fixé à Bruxelles et pour quatre autres à Luxembourg, afin de leur donner la possibilité de s'intégrer dans les services de la Commission (recherche de mobilité) tout en continuant à travailler sur le programme de travail du Centre. Deux fonctionnaires ont été transférés à Turin et à Paris, alors que dix-sept personnes sont restées à Berlin pour des raisons d'ordre personnel et/ou social, à la faveur des mesures de l'accord-cadre. La Commission a esquissé un plan de dégagement auquel dix-sept personnes sont éligibles. La mise en application de ces mesures sociales sera très utile afin de résoudre définitivement certains cas difficiles.

2.1. Le Conseil d'administration a invité le directeur à prendre les mesures nécessaires afin d'éviter cette situation pour les années à venir.

2.3. Une large utilisation de la régie d'avances a été effectuée à la demande du contrôle financier pour des raisons ayant trait au coefficient coût/bénéfice. Le système antérieur entraînait des dépenses de courrier substantielles ainsi que des retards. Par ailleurs, il imposait des interventions plus fréquentes au contrôle financier.

Le recours à la régie d'avances pour toutes les dépenses susceptibles d'entraîner des engagements provisionnels a permis de limiter des frais de gestion et de diminuer les retards.

2.4. Le Conseil d'administration admet que le volume des virements a été trop important. Les plans inhérents au transfert à Thessalonique et l'arrivée du nouveau directeur et d'un nouveau directeur adjoint sont les causes principales de ces virements. Par ailleurs, des décisions concernant la réalisation d'investissements accrus dans le domaine des nouvelles technologies y ont également une large part de responsabilité.

2.7. Le Conseil d'administration s'engage à planifier les dépenses de façon plus réaliste et à exécuter le programme de travail de manière à ce qu'il coïncide davantage avec le budget. Pour l'année 1996, il sera établi un contrôle d'exécution parallèle du budget et du programme de travail. Cela sera lié à l'instauration d'un système avancé de gestion de l'information. Le Conseil d'administration réitère le point de vue de la Cour et déclare avoir entrepris les démarches appropriées afin d'assurer un flux régulier d'informations sur toutes les questions d'ordre budgétaire.

3.1. La Commission reconnaît qu'elle n'a pas été en mesure, en 1994, de respecter la règle du versement de la subvention par tranches trimestrielles dans les quinze premiers jours du trimestre. Elle a pris les dispositions nécessaires pour se conformer désormais à cette règle: sauf pour le versement de la première tranche (paiement comptabilisé à la Commission le 30 janvier), pour laquelle il est nécessaire, préalablement, d'engager les crédits de la subvention, la Commission a ordonnancé, en 1995, les paiements en faveur du Cedefop, de façon que les fonds parviennent au Centre dans la première quinzaine du trimestre (comptabilisation des paiements du deuxième trimestre le 10 avril, du troisième trimestre le 21 juin et du quatrième trimestre le 27 septembre).

3.5. Bien que le Centre ait effectué les paiements conformément au statut du personnel, la question fera l'objet d'une enquête.

3.7. Cette question sera prise en compte en relation avec le transfert à Thessalonique.

3.8. Le Conseil d'administration partage l'avis de la Cour.

3.9. Le Conseil d'administration a invité le directeur à adopter les mesures nécessaires dans le cadre de ses compétences afin de s'affranchir de cette situation dans les prochaines années.