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DÉCISION NO 359/83/CECA DE LA COMMISSION

du 8 février 1983

concernant l'ouverture au public des archives historiques de la Communauté européenne du charbon et de l'acier

LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS

EUROPÉENNES,

vu le traité instituant la Communauté européenne du charbon et de l'acier, et notamment son article 95 premier alinéa,

vu l'avis du Comité consultatif,

vu l'avis du Parlement européen (1),

vu l'avis conforme du Conseil statuant à l'unanimité,

considérant que, dans le cadre de l'accomplissement de sa mission, la Communautié européenne du charbon et de l'acier a constitué auprès de ses institutions une vaste collection d'archives; que ces archives constituent un bien de la Communauté, laquelle dispose de la personnalité juridique;

considérant qu'une partie des documents et pièces émanant de la Communauté se trouve matériellement dans les archives des États membres; que ceux-ci appliquent des règles différentes quant au délai et aux conditions dans lesquelles leurs archives sont accessibles au public;

considérant qu'il est de pratique constante, tant dans les États membres que dans des organisations internationales, de rendre les archives accessibles au public après l'écoulement d'un certain nombre d'années;

considérant que l'exploitation et l'analyse critique des archives de la Communauté ne serviraient pas seulement à la recherche historique en général, mais pourraient en même temps éclairer et faciliter les actions des intéressés et contribuer ainsi à une meilleure réalisation des objectifs de la Communauté; que, pour réaliser les objectifs de la Communauté, il apparaît par conséquent nécessaire d'établir des règles communes concernant l'ouverture des archives historiques de la Communauté au public;

considérant qu'il convient d'éviter que des documents et pièces classifiés des institutions communautaire ne deviennent accessibles au public à travers les archives nationales dans des conditions moins strictes que celles prévues par la présente décision;

considérant qu'il y a lieu de se limiter à fixer certains principes essentiels et de laisser à chaque institution le soin d'arrêter les règles qui s'avèrent nécessaires pour la mise en application de ces principes sur le plan interne,

A ARRÊTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION:

Article premier

1. Les institutions de la Communauté européenne du charbon et de l'acier établissent des archives historiques et les rendent accessibles au public, dans les conditions fixées par la présente décision et après l'écoulement d'un délai de trente ans à compter de la date de production des documents et pièces. Pour l'application de la présente décision, le Comité consultatif et la Cour des comptes sont assimilés aux institutions mentionnées à l'article 7 du traité.

2. Aux fins de l'application de la présente décision:

a) les termes « archives de la Communauté » désignent l'ensemble de documents et pièces de toute nature, quels que soient leur forme et leur support matériel, qui ont été produits ou reçus par une des institutions, par un de ses représentants ou par un de ses agents dans l'exercice de ses fonctions et qui concernent les activités de la Communauté européenne du charbon et de l'acier;

b) les termes « archives historiques » désignent la partie des archives de la Communauté qui a été sélectionnée, dans les conditions prévues à l'article 7 de la présente décision, pour une conservation permanente.

3. Les documents et pièces dont la communication était libre avant l'expiration du délai prévu au paragraphe 1 continuent d'être accessibles au public sans restriction aucune.

4. Après l'écoulement du délai prévu au paragraphe 1, l'accès aux archives historiques est accordé à toute personne qui en fera la demande et qui accepte de se soumettre aux règles internes arrêtées à cet effet au sein de chaque institution.

5. Les archives historiques sont accessibles sous forme de copies. Toutefois, les institutions peuvent rendre accessibles les originaux de documents ou de pièces si l'utilisateur fait valoir un intérêt particulier et dûment motivé.

Article 2

La présente décision ne s'applique pas aux dossiers concernant le personnel de la Communauté ni aux documents et pièces contenant des renseignements relatifs à la vie privée ou professionnelle d'une personne déterminée.

Article 3

1. Sont exclus de l'accès au public les documents et pièces des affaires portées devant la Cour de justice des Communautés européennes en tant que juridiction.

2. Sont également exclus de l'accès au public les documents et pièces considérés, selon les règles et pratiques établies à cet égard au sein de chaque institution, comme confidentiels ou appartenant à une catégorie plus rigoureusement protégée pour autant que leur déclassification ne soit pas intervenue conformément à l'article 5.

Article 4

1. Les documents et pièces qui, au moment où ils ont été portés à la connaissance d'une institution, étaient couverts par le secret professionnel ou d'entreprise ne sont accessibles au public à l'expiration du délai de trente ans que si l'insitution, qui a connaissance de ces documents ou pièces, a auparavant informé la personne ou l'entreprise concernée de son intention de les rendre accessibles au public et si cette personne ou entreprise n'a pas soulevé d'objections dans un délai à préciser dans les modalités d'application visées à l'article 9.

2. Le paragraphe 1 s'applique également aux documents et pièces établis par une institution et contenant des renseignements couverts par le secret professionnel ou d'entreprise.

1. Afin de garantir le respect du délai de trente ans prévu à l'article 1er paragraphe 1, chaque institution procède en temps utile, au plus tard au cours de la vingt-cinquième année suivant la date de leur production, à l'examen des documents et pièces considérés encore comme confidentiels ou appartenant à une catégorie plus rigoureusement protégée, en vue de décider de leur éventuelle déclassification. Les documents et pièces qui n'ont pas été déclassifiés lors d'un premier examen sont réexaminés périodiquement, mais au moins tous les cinq ans.

2. En ce qui concerne les documents et pièces émanant d'un État membre ou d'une autre institution, les institutions respectent la classification établie par celui-ci ou celle-ci. Toutefois, en vue d'assurer un accès aussi large que possible aux archives de la Communauté, les institutions et les États membres peuvent prévoir des procédures de déclassification, selon des critères fixés d'un commun accord, de ces documents et pièces.

Article 6

1. Les États membres s'abstiennent de rendre accessibles au public dans les conditions moins strictes que celles prévues aux articles 1er à 5 les documents et pièces émanant des institutions et se trouvant matériellement dans leurs archives publiques, qui ont été soumis à une classification et qui n'ont pas fait l'objet d'une déclassification.

2. Le paragraphe 1 s'applique également aux documents et pièces des États membres qui reproduisent totalement ou partiellement le contenu des documents visés à ce paragraphe.

Article 7

Quinze ans au plus tard après leur production, chaque institution transmet aux archives historiques les documents et pièces contenus dans ses archives courantes. Selon des critères à établir par chaque institution conformément à l'article 9, ces documents et pièces font ensuite l'objet d'un tri pour séparer ceux qui doivent être conservés et ceux qui sont dépourvus d'intérêt administratif et historique.

Article 8

1. Chaque institution peut déposer ses archives historiques à l'endroit qu'elle estime le plus approprié.

2. Sur demande, chaque institution met à la disposition des États membres et des autres institutions, pour autant qu'il ne s'agit pas de l'État membre où elle se trouve ou d'institutions se trouvant dans le même État membre, un jeu de copies microformes de ses archives historiques, dans la mesure où celles-ci sont accessibles au public en vertu de la présente décision.

Article 9

Chaque institution est habilitée à arrêter des modalités d'application pour la mise en oeuvre de la présente décision sur le plan interne.

Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre.

Fait à Strasbourg, le 8 février 1983.

Par la Commission

Le président

Gaston THORN

(1) JO no C 327 du 14. 12. 1981, p. 45.