FR Journal officiel de l'Union européenne C 321/1

Décision du Médiateur européen portant adoption des dispositions d'exécution

(2016/C 321/01)

Article 1

Définitions

Au sens des présentes dispositions d'exécution:

a) le terme «institution» désigne une institution, un organe, un bureau ou une agence de l'Union européenne;

b) le terme «statut» renvoie à la décision du Parlement européen concernant le statut et les conditions générales d'exercice des fonctions du Médiateur (1);

c) le «Médiateur» est la personne élue par le Parlement européen conformément à l'article 228 du traité sur le fonctionnement de l'Union européenne;

d) le «secrétariat» comprend les fonctionnaires et autres agents qui assistent le Médiateur;

e) un «document» désigne tout contenu quel que soit son support (écrit sur support papier ou stocké sous forme électronique, enregistrement sonore, visuel ou audiovisuel).

Article 2

Réception des plaintes

2.1. Le Médiateur accepte les plaintes soumises par écrit, sur support papier ou sous forme électronique. Il prend les mesures appropriées pour aider les personnes handicapées à exercer leur droit de déposer une plainte auprès du Médiateur.

2.2. Le plaignant identifie clairement toutes les informations contenues dans la plainte qu'il considère comme étant confidentielles. L'identification du caractère confidentiel de ces informations par le plaignant n'empêche pas le Médiateur de communiquer les informations à l'institution concernée, à des fins d'enquête.

2.3. Une pétition renvoyée au Médiateur par le Parlement européen avec l'accord du pétitionnaire est traitée comme une plainte.

2.4. Le cas échéant, le Médiateur peut, avec l'accord du plaignant, renvoyer une plainte à une autre autorité compétente.

Article 3

Traitement initial des plaintes

3.1. Le Médiateur établit si une plainte relève de son mandat et, dans l'affirmative, si elle est recevable conformément à l'article 2 du statut. Le secrétariat peut demander au plaignant de fournir des renseignements ou des documents complémentaires pour permettre au Médiateur de se déterminer.

3.2. Lorsqu'une plainte ne relève pas du mandat du Médiateur ou est irrecevable, le Médiateur clôt le dossier y afférent.

3.3. Le Médiateur décide s'il existe des éléments qui justifient l'ouverture d'une enquête au sujet d'une plainte recevable. S'il ne trouve pas d'éléments qui justifient l'ouverture d'une enquête, le Médiateur clôt le dossier relatif à la plainte.

Article 4

Collecte d'informations en cours d'enquête

4.1. Lorsqu'il trouve des éléments qui justifient l'ouverture d'une enquête, le Médiateur doit identifier les allégations du plaignant qui relèvent du champ d'application de l'enquête.

4.2. Le Médiateur peut demander à l'institution concernée de fournir une réponse concernant ces allégations. Il peut également demander à l'institution concernée d'indiquer dans sa réponse son avis sur des aspects spécifiques des allégations et sur des questions particulières découlant de, ou en rapport avec la plainte.

4.3. Le Médiateur peut demander à une institution de lui envoyer des informations ou des documents. Après avoir consulté l'institution concernée, le Médiateur peut également prendre des dispositions pour examiner les documents en question.

4.4. Les réponses de l'institution sur les sujets mentionnés aux paragraphes 4.2. et 4.3. sont faites dans le délai précisé par le Médiateur, qui en général n'excède pas trois mois. Le délai de réponse précis doit être raisonnable, et tenir compte de la complexité et de l'urgence de l'enquête. Si le Médiateur considère que l'enquête est d'intérêt public, le délai de réponse doit être aussi court que raisonnablement possible. Si l'institution concernée n'est pas en mesure de fournir une réponse au Médiateur dans le délai fixé, elle doit faire une demande motivée de prolongation de délai.

4.5. Le Médiateur peut demander à l'institution concernée d'organiser une réunion en sa présence afin de clarifier les questions qui relèvent du champ d'application de l'enquête.

4.6. Le Médiateur peut demander aux fonctionnaires ou autres agents d'une institution de témoigner conformément aux règles énoncées dans le statut. Il peut décider que la personne appelée à témoigner le fasse à titre confidentiel.

4.7. À des fins d'enquête, le Médiateur peut demander à un État membre, par l'intermédiaire de sa représentation permanente auprès de l'Union, de fournir des informations ou documents concernant les allégations de mauvaise administration par une institution, conformément aux règles définies dans le statut.

4.8. Lorsqu'une institution ou un État membre fournit des informations ou documents au Médiateur conformément aux paragraphes 4.2., 4.3., 4.5. ou 4.7., ils doivent clairement identifier les informations considérées comme confidentielles en tant que telles. Le Médiateur ne divulgue pas ces informations confidentielles au plaignant ou au public sans le consentement préalable de l'institution ou de l'État membre concerné.

4.9. Si une institution ou un État membre ne fournit pas au Médiateur l'assistance décrite aux paragraphes 4.2., 4.3., 4.5. ou 4.7., le Médiateur doit rappeler à l'institution ou à l'État membre concerné les raisons pour lesquelles cette assistance est nécessaire. Si, après discussion avec l'institution ou l'État membre concerné, la question ne peut pas être réglée à la satisfaction du Médiateur, ce dernier en informe le Parlement européen et lui demande de prendre toutes les mesures qu'il estime appropriées.

4.10. À des fins d'enquête, le Médiateur peut demander au plaignant ou à une tierce partie de lui fournir des informations ou documents, ou de clarifier des informations ou documents qui lui ont déjà été fournis. Le Médiateur peut également demander une réunion avec le plaignant afin de clarifier les questions qui relèvent du champ d'application de l'enquête.

4.11. Le Médiateur peut faire procéder aux études ou expertises qui, selon lui, présentent un intérêt pour l'enquête.

Article 5

Propositions de solutions

5.1. Si le Médiateur considère qu'une plainte peut être résolue, il recherche une solution avec l'institution concernée.

5.2. L'institution concernée répond à la proposition de solution du Médiateur dans un délai déterminé, qui en général n'excède pas trois mois. Le délai de réponse précis doit être raisonnable et tenir compte de la complexité et de l'urgence de l'enquête. Si le Médiateur considère que l'enquête est d'intérêt public, le délai de réponse doit être aussi court que raisonnablement possible. Si l'institution concernée n'est pas en mesure de fournir une réponse au Médiateur dans le délai fixé, elle doit faire une demande motivée de prolongation de délai.

5.3. Le Médiateur fournit au plaignant une copie de la proposition de solution et de la réponse de l'institution concernée à cette proposition, lorsqu'elle lui parvient. Le plaignant a la possibilité de présenter des observations au Médiateur dans un délai donné, qui n'excède pas un mois.

Article 6

Résultats et recommandations

6.1. Le Médiateur peut, au cours d'une enquête, faire des suggestions d'amélioration sur des questions liées à l'enquête.

6.2. Lorsque le Médiateur ne constate pas de cas de mauvaise administration, ou qu'une solution a été trouvée, ou qu'une nouvelle enquête n'est pas justifiée, l'enquête est close avec une décision énonçant les résultats. Le Médiateur envoie la décision au plaignant et à l'institution concernée.

6.3. Lorsque le Médiateur décèle un cas de mauvaise administration, il soumet toute(s) recommandation(s) appropriée(s) à l'institution concernée conformément à l'article 3, paragraphe 6, du statut et demande à l'institution concernée de lui faire parvenir un avis sur la (ou les) recommandation(s) dans un délai de trois mois. L'avis doit indiquer si et, le cas échéant, comment l'institution a mis en œuvre ou entend mettre en œuvre la (ou les) recommandation(s). Le Médiateur envoie l'avis au plaignant, qui peut présenter des observations dans un délai d'un mois.

6.4. S'il apprend qu'une procédure juridictionnelle est engagée à l'égard de l'affaire objet de l'enquête, le Médiateur clôture l'enquête et en informe le plaignant et l'institution.

Article 7

Clôture d'enquêtes constatant un cas de mauvaise administration et rapports au Parlement

7.1. Après avoir analysé l'avis de l'institution concernée et les éventuelles observations soumises par le plaignant conformément à l'article 6.3. de cette décision, le Médiateur peut clore l'enquête en exposant les résultats définitifs.

7.2. Le Médiateur rend compte au Parlement européen de ses enquêtes de manière régulière ainsi qu'à travers un rapport annuel.

7.3. Le Médiateur peut envoyer un rapport spécial au Parlement européen sur toute enquête où il a constaté un cas de mauvaise administration et qui, selon lui, présente un intérêt public significatif.

Article 8

Enquêtes d'initiative

8.1. Le Médiateur procède de sa propre initiative à des enquêtes qu'il estime justifiées.

8.2. Les procédures applicables aux enquêtes ouvertes à la suite d'une plainte, s'appliquent, dans la mesure où elles sont pertinentes, aux enquêtes d'initiative.

Article 9

Points de procédure

9.1. S'il l'estime opportun, le Médiateur peut prendre des dispositions permettant qu'une plainte soit traitée en priorité, en tenant compte des objectifs stratégiques.

9.2. Dans la mesure nécessaire, le Médiateur tient le plaignant informé de l'avancement de l'enquête. Si le Médiateur juge utile de clarifier avec le plaignant un quelconque aspect de la réponse faite par une institution au Médiateur, il peut décider de transmettre au plaignant la réponse de l'institution concernée. Le cas échéant, le Médiateur peut également fournir au plaignant une copie de la lettre que le Médiateur a envoyée à l'institution pour solliciter une réponse.

9.3. Le Médiateur peut rendre publiques les informations non confidentielles sur l'avancement de l'enquête. En particulier, dans les enquêtes d'intérêt public, le Médiateur peut publier les lettres qu'il envoie aux institutions ou aux États membres, ainsi que les réponses à ces lettres.

9.4. Le Médiateur conserve les documents obtenus d'une institution ou d'un État membre dans le cadre d'une enquête, et déclarés comme étant confidentiels par l'institution ou l'État membre, uniquement tant que l'enquête est en cours et que le délai de traitement de toute éventuelle demande de réexamen n'a pas expiré. Le Médiateur peut demander à une institution ou un État membre de conserver ces documents pour une durée d'au moins cinq ans à compter de la notification les informant que le Médiateur ne conserve plus les documents.

9.5. Le plaignant est habilité à voir le dossier constitué par le Médiateur sur sa plainte lorsqu'il soumet une demande de réexamen conformément à l'article 10 de cette décision, à l'exception des documents déclarés comme étant confidentiels par une institution, un État membre ou le Médiateur, et de toute autre information confidentielle figurant au dossier.

9.6. Le Médiateur adopte des règles sur l'accès au public des documents, basées sur le règlement (CE) no 1049/2001 (2).

9.7. Une information figurant dans une plainte ou dans d'autres documents peut être classée confidentielle par le Médiateur agissant de sa propre initiative, s'il l'estime nécessaire pour protéger les intérêts du plaignant ou d'une tierce partie.

9.8. Le Médiateur s'occupe du traitement des communications abusives et des plaintes relevant d'un abus de procédure conformément aux lignes directrices adoptées par le Médiateur à cet effet.

9.9. Le Médiateur peut décider de mettre fin à une enquête à la demande du plaignant. Cela n'empêche pas le Médiateur d'ouvrir une enquête de sa propre initiative sur l'affaire objet de la plainte.

9.10. Le Médiateur peut clore une enquête lorsque le plaignant a omis de fournir les informations demandées ou les observations sollicitées.

Article 10

Demandes de réexamen

10.1. Un plaignant est habilité à demander un réexamen d'une décision prise conformément aux articles 3.2. et 3.3. de cette décision, et de tout résultat dans une décision clôturant une enquête, sauf en cas de constat de mauvaise administration.

10.2. Les règles détaillées sur la façon dont le Médiateur traite les demandes de réexamen sont définies dans une décision du Médiateur.

Article 11

Délégation des tâches relatives au traitement des plaintes

Le Médiateur peut déléguer au secrétariat plusieurs parties du processus de traitement des plaintes. Le cas échéant, le secrétariat informe le plaignant de son droit d'exiger que le Médiateur réexamine toute décision prise par le secrétariat.

Article 12

Coopération avec les médiateurs et les organes similaires des États membres

Le Médiateur peut coopérer avec les médiateurs et les organes similaires établis dans les États membres, y compris à travers le Réseau européen des Médiateurs.

Article 13

Langues

13.1. Toute personne peut écrire au Médiateur dans l'une des langues du traité, sur toute question qui relève des compétences du Médiateur. Le Médiateur rédige la réponse dans cette même langue.

13.2. Une plainte peut être présentée au Médiateur dans l'une des langues du traité. Le Médiateur communique avec le plaignant dans cette langue.

13.3. Dans des circonstances exceptionnelles, le Médiateur peut demander aux institutions de fournir des copies des documents pertinents dans la langue dans laquelle la plainte est rédigée. Le cas échéant, le Médiateur agit de manière proportionnée et raisonnable, en tenant compte à la fois des besoins du plaignant et des ressources des institutions.

Article 14

Entrée en vigueur

14.1. Le Médiateur abroge les dispositions d'exécution adoptées le 8 juillet 2002, telles que modifiées le 5 avril 2004 et le 3 décembre 2008.

14.2. La présente décision entre en vigueur le 1er septembre 2016. Elle s'applique à toutes les enquêtes en cours à cette date, toutes les enquêtes ouvertes à cette date et toutes les plaintes au sujet desquelles le Médiateur n'a pas encore pris position à cette date.

14.3. Le Médiateur informe le Président du Parlement européen de cette décision.

14.4. Le Médiateur publie cette décision au Journal officiel et sur le site internet du Médiateur.

Fait à Strasbourg, le 20 juillet 2016. Emily O'REILLY Médiatrice européenne

(1) Adoptée le 9 mars 1994 (JO L 113 du 4.5.1994, p. 15) et modifiée par décisions du Parlement du 14 mars 2002 (JO L 92 du 9.4.2002, p. 13) et du 18 juin 2008 (JO L 189 du 17.7.2008, p. 25).

(2) Règlement (CE) no 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission (JO L 145 du 31.5.2001, p. 43).