Rapport

sur les états financiers de la Fondation européenne pour la formation (FEF - Turin) pour l'exercice clos le 31 décembre 1998, accompagné des réponses de la Fondation

(1999/C 372/06)

TABLE DES MATIÈRES

>TABLE>

Opinion de la Cour

1. Le présent rapport est adressé au conseil de direction de la Fondation européenne pour la formation, conformément à l'article 11, paragraphe 4, du règlement (CEE) n° 1360/90 du Conseil(1).

2. La Cour a examiné les états financiers de la Fondation européenne pour la formation pour l'exercice clos le 31 décembre 1998. Conformément à l'article 11, paragraphe 1, du règlement (CEE) n° 1360/90 du Conseil, le budget a été exécuté sous la responsabilité du directeur. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des états financiers(2) conformément aux dispositions financières internes prévues à l'article 12 du règlement (CEE) n° 1360/90 du Conseil. La Cour des comptes est tenue de procéder à l'examen de ces comptes par l'article 248 du traité instituant la Communauté européenne.

3. La Cour a effectué son audit conformément à ses politiques et normes d'audit. Celles-ci ont été adaptées des normes internationales d'audit généralement admises pour refléter le caractère spécifique du contexte communautaire. Elle a examiné les documents comptables et appliqué les procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. La Cour a obtenu, par cet audit, une base raisonnable pour étayer l'opinion exprimée ci-après.

4. Cet examen a permis à la Cour d'obtenir l'assurance raisonnable que les comptes annuels de l'exercice clos le 31 décembre 1998 sont fiables et que les opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, légales et régulières.

Principales observations sur l'exécution budgétaire de la fondation européenne pour la formation pour l'exercice clos le 31 décembre 1998

Subventions hors budget - Phare, Tacis et MEDA

5. Dans le cadre des fonds Phare et Tacis affectés au programme Tempus, la Fondation gère des fonds mis à sa disposition par la Commission. Les montants correspondants (environ 395 Mio ECU en 1998) ne sont pas enregistrés dans le budget de la Fondation, mais dans une comptabilité distincte [voir rapport annuel spécifique 1997(3)]. Par ailleurs, le solde (35,8 Mio ECU au 31 décembre 1998) d'une trentaine de comptes bancaires, dont la Fondation dispose pour gérer ces programmes, ne figure pas dans les états financiers de la Fondation. Après des échanges de vues avec la Cour et la Commission, la Fondation a convenu de faire figurer ces informations dans une annexe à son budget à partir de 1999.

6. La Fondation n'a pas publié son budget et le tableau de ses effectifs au Journal officiel des Communautés européennes, comme elle aurait dû le faire conformément à l'article 13 de son règlement financier.

7. Le règlement de la Fondation a été modifié en juillet 1998 afin d'inclure le programme MEDA (actions méditerranéennes).

Comptabilité générale (SI X) et budgétaire (SI 2)

8. L'introduction du système budgétaire SI 2 a globalement amélioré les procédures de contrôle interne.

9. Durant la phase d'évaluation du système SI 2, il a été constaté que ce système a été mis en place avant que tous les tests (" program and system testing and data validation ") aient été achevés. En conséquence, plusieurs problèmes ont dû être résolus pendant l'année, et le service informatique a été obligé de faire plusieurs interventions et corrections manuelles dans les programmes et la base de données.

10. De plus, un "service level agreement" avec la Commission devrait être signé pour établir les responsabilités respectives et le niveau de responsabilité des différents intervenants.

11. Le système SI 2 inclura la comptabilité générale à partir de l'exercice 2000.

Crédits reportés

12. Les crédits reportés de 1998 à 1999 s'élèvent à 3,5 Mio ECU, soit 23 % du budget de la Fondation. Ils concernent principalement le titre III et ce à hauteur de 2,6 Mio ECU. La plupart des reports concerne les observatoires nationaux et la formation professionnelle.

13. Un nombre significatif de reports est lié à 28 contrats (valeur globale: 0,8 Mio ECU) dont l'entrée en vigueur ou la signature sont intervenues dans le courant des mois de novembre et décembre 1998. Dans la mesure où, au total, 67 contrats de service, financés pour une valeur globale de 1,6 Mio ECU sur le budget de la Fondation, ont été signés durant l'année 1998, ce phénomène révèle un certain déséquilibre dans l'organisation et la programmation des activités de la Fondation.

14. Un contrôle approfondi des crédits reportés de 1998 à 1999 sur les engagements du poste budgétaire "points focaux nationaux" montre que sept engagements, totalisant 0,22 Mio ECU, soit 48,7 % des reports de ce poste, concernent exclusivement des dépenses à exposer durant l'exercice 1999. Un constat identique peut être fait sur un échantillon supplémentaire de quatre reports, totalisant 0,06 Mio ECU et intéressant d'autres postes du titre III du budget de la Fondation. Il s'ensuit que le principe d'annualité budgétaire n'a pas été respecté contrairement aux règles de la Fondation. Tous les montants indûment reportés auraient dû être annulés au 31 décembre 1998.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 7 octobre 1999.

Par la Cour des comptes

Jan O. KARLSSON

Président

(1) JO L 131 du 23.5.1990, p. 1.

(2) En application de l'article 11, paragraphe 3, du règlement (CEE) n° 1360/90, les comptes détaillés de la totalité des recettes et des dépenses de la Fondation pour l'exercice budgétaire 1998 ont été établis le 31 mars 1999 et ensuite transmis au conseil de direction de la Fondation, à la Commission et à la Cour des comptes, cette dernière les ayant reçus le 6 avril 1999. La version abrégée de ces états financiers est présentée dans les tableaux annexés au présent rapport.

(3) JO C 406 du 28.12.1998, p. 38.

Tableau 1

Bilan financier au 31 décembre 1998 et 1997

>TABLE>

>TABLE>

Tableau 2

Compte de gestion des exercices 1998 et 1997

>TABLE>

Réponses de la Fondation

Subventions "hors budget" - Phare, Tacis, Tempus et MEDA

Suite à un échange d'opinions avec la Cour des comptes et la Commission, la Fondation s'engage à inclure désormais dans une annexe au budget tous les fonds mis à sa disposition par la Commission au moyen de conventions. Cette mesure augmente la transparence et donne un aperçu global des fonds gérés par la Fondation.

La Fondation a publié dans son intégralité le budget 1998 sur l'Internet. Par ailleurs, elle a publié dans le Journal officiel l'information selon laquelle le budget intégral peut être consulté sur l'Internet. La Commission et le Parlement européen ont encouragé cette mesure afin d'entretenir voire d'élargir la publicité et l'égalité d'accès au budget par tous les citoyens européens, conformément à l'article 13 du règlement financier qui stipule cet objectif clairement. En outre, cela a permis à la Fondation de réaliser une économie importante, élément non négligeable si l'on tient compte de l'augmentation des restrictions budgétaires.

Comptabilité générale (SI X) et budgétaire (SI 2)

Nous reconnaissons le fait que le système SI 2 a amélioré de manière générale les procédures de comptabilité et de contrôle budgétaire. Il est aussi correct de signaler que le système précédent, qui utilisait Excel, a été maintenu jusqu'à la fin de l'année. La Cour des comptes elle-même fait état de certains problèmes qui existaient à l'époque dans le système SI 2. L'expérience acquise à la fin de l'année conjuguée aux efforts persistants des experts de développement aboutiront à un meilleur résultat cette année et éviteront les interventions manuelles du type mentionné par la Cour des comptes. Il y a donc un progrès qui ne fera que s'intensifier.

Un "service level agreement" (accord au niveau du service) avec la DG XIX (fournisseur du système) a été préparé et négocié. Il sera vraisemblablement signé sous peu, non seulement avec la Fondation mais aussi avec d'autres agences participant au service de support commun SI 2.

Tous les efforts sont consentis pour élargir le système SI 2 à la comptabilité générale et pour assurer son lancement en janvier 2000, malgré le délai très court.

Crédits reportés

Nous avons pris bonne note des commentaires de la Cour des comptes sur l'annualité du budget. Bien que les explications concernant les difficultés à respecter ce principe soient multiples [approbation tardive du budget (cette année en mars seulement), procédures complexes, cycles d'approvisionnement de longue durée], la Fondation s'engage fermement à respecter le principe d'annualité du budget. De toute manière, le processus de planification et d'exécution sera optimalisé afin de réduire le nombre d'activités débutant tard dans l'année. Il y a lieu de noter que le principe concerne les activités dépendant du budget principal de la Fondation, alors que de nombreuses activités relevant de "conventions" présentent une perspective pluriannuelle, nettement plus appropriée au type d'activités qui sont les nôtres.