RAPPORT concernant les états financiers de la Fondation européenne pour la formation (FEF-Turin), (Exercice 1996) accompagné des réponses de la Fondation (97/C 393/07)

1.1. Ce rapport est adressé au Conseil de direction de la Fondation européenne pour la formation conformément au paragraphe 4 de l'article 11 du règlement (CEE) n° 1360/90 du Conseil, du 7 mai 1990 (1).

1.2. La Cour a examiné les états financiers de la Fondation européenne pour la formation relatifs à l'exercice 1996. Conformément à l'article 11, paragraphe 1, du règlement (CEE) n° 1360/90 du Conseil (2), le budget a été exécuté sous la responsabilité du directeur. Cette responsabilité inclut l'établissement et la présentation des comptes (3), en conformité avec les règles financières internes, comme prescrit par l'article 11, paragraphe 3, du règlement (CEE) n° 1360/90 du Conseil (4). La Cour des comptes est tenue de procéder à l'examen de ces comptes par l'article 188 C du traité instituant la Communauté européenne.

1.3. La Cour a effectué son contrôle conformément aux normes d'audit généralement admises, dans la mesure où celles-ci s'appliquent au contexte communautaire. Elle a effectué des tests sur les livres et registres comptables ainsi que d'autres procédures d'audit estimées nécessaires dans ce contexte. Les principales observations résultant de l'audit de la Cour sont présentées dans la deuxième partie de ce rapport.

1.4. Les états financiers concernant l'exercice 1996 sont fiables et la légalité et régularité des opérations sous-jacentes sont, dans leur ensemble, assurées.

PRINCIPALES OBSERVATIONS CONCERNANT L'EXÉCUTION BUDGÉTAIRE DE LA FONDATION EUROPÉENNE POUR LA FORMATION (FEF-TURIN) POUR L'EXERCICE 1996

Comptabilité budgétaire

1.5. Le système actuel permet des changements des enregistrements a posteriori, sans qu'une trace de ceux-ci apparaisse. Ce système et l'utilisation systématique de la régie d'avances peuvent conduire à d'éventuels dépassements des crédits.

Régie d'avances

1.6. La fondation utilise encore la régie d'avances (titres I et II) pour payer la majorité de ses dépenses (52 %). Aucune diminution significative n'a encore eu lieu. De plus, en raison de l'obligation d'envoyer l'ensemble des documents au contrôleur financier à Bruxelles, la régularisation des dépenses est intervenue avec retard (deux à trois mois). Par ailleurs, la régie a reçu une avance supplémentaire de 0,5 Mio ECU sans aucune autorisation préalable.

Crédits reportés

1.7. Les crédits reportés de 1995 à 1996 s'élevaient à 2,1 Mio ECU. Un montant de 0,4 Mio ECU (17 %) n'a pas été utilisé en raison d'une mauvaise évaluation de leur montant (frais de missions, frais de recrutement etc.).

Crédits de l'exercice

1.8. Pour les crédits courants, le taux de paiements exécutés varie d'un titre à l'autre. Il est de 85 % pour le titre I (personnel), 71 % pour le titre II (dépenses administratives) et 35 % pour le titre III (dépenses opérationnelles). Les crédits reportés en 1997 concernent le titre II (0,7 Mio ECU), le titre III (2,7 Mio ECU), et plus particulièrement les achats de matériels informatiques, les actions spécifiques (Tempus), la formation professionnelle et les séminaires et les réunions d'études (54 %).

Différence de change

1.9. La perte de change de 1,1 Mio ECU trouve son origine principalement dans la réévaluation de la lire italienne.

Contrôle financier

1.10. Étant donné l'importance des montants à enregistrer et à contrôler, l'affectation d'un contrôleur financier serait utile pour résoudre certains problèmes mentionnés ci-dessous (et spécialement les subventions non inscrites en comptes, voir point 1.11).

Subventions hors budget (Phare, Tacis et Tempus)

1.11. La fondation gère dans le cadre des programmes Phare, Tacis et Tempus et au nom de la Commission des fonds mis à disposition par cette dernière. Ce montant très important (environ 200 Mio ECU pour 1996) concernant certaines de ces dépenses n'a pas été enregistré dans les comptes de la Fondation (mais dans une comptabilité distincte). La Cour demande à la Fondation d'intégrer dans sa propre comptabilité les opérations relatives à la gestion de ces fonds. La Cour se réserve d'examiner, au cours des prochains audits, la gestion de ces fonds, et en particulier les comptes bancaires les concernant.

Passation des contrats

1.12. La procédure suivie par la Fondation pour l'établissement de l'ensemble des contrats est assez complexe. Une simplification s'avèrerait utile. On peut signaler que les contrats (non opérationnels) de la Fondation se font fréquemment sur la base d'ententes directes pas toujours justifiées.

1.13. Les paiements des contrats pour les programmes Phare, Tacis et Tempus sont réalisés sans visa du contrôleur financier (voir point 1.10) parce que celui-ci considère ces dépenses comme étant effectuées par la Commission (voir point 1.11). De plus, il faut signaler qu'en 1996 la Fondation a contrôlé l'exécution d'une partie seulement de ces contrats. À partir de l'exercice 1997, la Fondation a recours aussi à l'aide de contrôleurs externes. Cependant, ce contrôle ne semble pas encore pouvoir couvrir la totalité des programmes gérés par la Fondation.

CCAM

1.14. La Fondation n'a pas encore mis en place une commission consultative des achats et des marchés (CCAM). Une proposition instituant une telle commission est en cours d'approbation.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion des 15 et 16 octobre 1997.

Par la Cour des comptes

Bernhard FRIEDMANN

Président

(1) JO L 131 du 23. 5. 1990, p. 4.

(2) Comme requis par l'article 11, paragraphe 3, du règlement (CEE) n° 1360/90 du Conseil, les comptes de toutes les recettes et dépenses de la Fondation relatives à l'année financière 1996 ont été établis le 30 mars 1997, date à laquelle les comptes ont été signés par le directeur de la Fondation et adressés à la Commission, au Conseil de direction et à la Cour des comptes. Ces comptes ont été reçus par la Cour le 30 mars 1997. La version abrégée de ces états financiers est présentée aux tableaux annexés à ce rapport.

ANNEXE

TABLEAU 1 BILAN FINANCIER POUR LES EXERCICES 1995 ET 1996

>TABLE>

>

EMPLACEMENT TABLE>

Note: Il faut noter que la Fondation gère des fonds (environ 200 Mio ECU) pour les programmes Phare, Tacis et Tempus, via 21 comptes bancaires qui ne figurent ni dans le compte de gestion ni au bilan.

Source: Présentation préparée par la Cour sur la base des données établies par la Fondation.

>TABLE>

(1) Ce montant correspond à celui des valeurs immobilisées.

(2) Dans les états financiers de l'exercice 1995, la contrepartie de la subvention de la Commission restant à payer en fin d'exercice fait partie des résultats. À partir de l'exercice 1996, en accord avec les dispositions réglementaires, cette contrepartie figure au passif du bilan.

RÉPONSES DE LA FONDATION EUROPÉENNE POUR LA FORMATION

1.5. Comptabilité budgétaire

La Fondation partage l'avis de la Cour des comptes. Depuis le début de 1996, la Fondation ainsi qu'un certain nombre d'agences de l'Union européenne ont participé activement aux préparatifs de mise en place d'un nouveau système comptable et budgétaire informatisé. Les travaux ont déjà bien avancé, tant sur le plan de la configuration que sur celui de la mise à l'essai et de la pratique du système. Sa mise en oeuvre est prévue pour janvier 1998 et sera achevée en juin 1998.

Il faut souligner que des rapports financiers mensuels sont envoyés aux services compétents de la Commission, conformément aux articles correspondants du règlement financier. Le budget n'a jamais été dépassé au cours de la période examinée.

1.6. Régie d'avances

Depuis juin 1997, la régie d'avances n'est plus beaucoup utilisée étant donné qu'elle ne sert plus à payer les salaires.

La régie d'avances n'a pas reçu d'avance supplémentaire sans autorisation. La Fondation déplore le fait qu'un montant de 0,5 million d'écus, concernant une régularisation de dépenses, a été enregistré par erreur en tant qu'augmentation au niveau de la régie d'avances. Cette erreur d'enregistrement a été corrigée dans les mois qui ont suivi.

1.8. Crédits au titre de l'exercice

En 1996, pour la deuxième année consécutive, l'autorité budgétaire a mis une partie du budget de la Fondation en réserve. Il s'agit de 2,5 millions d'écus qui ont été mis en réserve et rendus disponibles en septembre seulement, ce qui a laissé peu de temps pour réaliser des engagements et par conséquent effectuer des paiements afin la fin de l'année budgétaire.

Une analyse des engagements pris à la fin de l'année 1996 révèle un degré d'engagement de 89 % au titre I, 99 % au titre II et 95 % au titre III. Les engagements du titre I étaient proportionnels au pourcentage de personnel employé en 1996 (mesuré en homme années). De plus, les modifications au niveau des taux de change ont été à l'origine d'un certain nombre d'économies budgétaires.

1.10. Contrôle financier

La Fondation partage l'avis de la Cour des comptes. Il faut noter que, depuis juin 1997, le contrôle financier de la Fondation a été transféré au Centre commun de recherche à Ispra.

1.11. Fonds extra-budgétaires (Phare, Tacis et Tempus)

La Fondation attire l'attention de la Cour sur le fait que toutes les transactions effectuées sous ces fonds ont été enregistrées sur des comptes distincts et les services de la Commission ont reçu des rapports réguliers conformément aux conventions signées entre la Commission et la Fondation.

1.12. Passation de contrats

La Fondation doit gérer trois sources différentes de financements (son propre budget, Phare et Tacis), chacun relevant de procédures d'achat différentes. Jusqu'à présent, la Fondation s'est efforcée d'harmoniser ces règles et continuera de le faire. Cependant, une harmonisation complète des procédures n'est pas possible.

La Fondation prendra le plus grand soin à ne conclure des contrats directs que si cela est absolument nécessaire et dans le cadre des circonstances exceptionnelles prévues à l'article 46 (a, b, c, d, e) du règlement financier de la Fondation. Néanmoins, nous voudrions attirer l'attention de la Cour sur le fait que certaines activités réalisées par la Fondation nécessitent de par leur nature même des procédures ad hoc. Ces activités sont intrinsèquement liées au travail de la Fondation en coopération avec un réseau de partenaires clés au sein des pays partenaires. Il est impossible d'attribuer des tâches à des parties extérieures.

1.13. Paiements pour les contrats Phare, Tacis et Tempus

Concernant la recommandation de la Cour d'intégrer les fonds pour l'administration des programmes Phare et Tacis dans ses comptes, la Fondation recherchera une solution en coopération avec la Commission.

En 1996, la vérification de l'exécution des contrats a été effectuée en conformité avec les conventions signées avec la Commission européenne. Tous les contrats ont été soumis à un contrôle documentaire par les services compétents de la Fondation, ce qui implique la collecte et l'examen de documents de référence. À partir de 1997, des audits seront réalisés dans le cadre des projets Tempus (Phare et Tacis) et des programmes de formation professionnelle Phare. Il n'est pas encore prévu d'audit pour les programmes de formation professionnelle Tacis.

1.14. Commission consultative des achats et marchés (CCAM)

La création d'une commission consultative des achats et marchés (CCAM) dépendait de l'adoption par le Conseil d'administration du règlement financier de la Fondation, lequel définit les conditions générales d'existence de la CCAM (titre XVI des règles d'applications, article 88). Celui-ci ayant été adopté par le Conseil en septembre 1996 et les règles de mise en oeuvre n'ayant été adoptées qu'en février 1997, la création de la CCAM n'a pas été possible en 1996. Cependant, le Conseil a adopté le règlement concernant la CCAM le 31 juillet 1997 et celle-ci s'est réunie pour la première fois le 11 septembre 1997.