TABLE DES MATIÈRES "" ID="1">Introduction> ID="2">1.1 - 1.3"> ID="1">Observations générales> ID="2">2.1 - 2.3"> ID="1"> Séparation des fonctions> ID="2">2.1 "> ID="1"> Régie d'avances> ID="2">2.2 - 2.3"> ID="1">Observations relatives à l'exécution budgétaire et au compte de gestion> ID="2">3.1 - 3.9"> ID="1"> Virements de crédits> ID="2">3.1 - 3.3"> ID="1"> Dépenses> ID="2">3.4 - 3.5"> ID="1"> Recettes> ID="2">3.6 - 3.7"> ID="1"> Subvention affectée> ID="2">3.8 - 3.9"> ID="1">Observations relatives à la comptabilité générale et au bilan> ID="2">4.1 - 4.3"> ID="1"> Valeurs immobilisées> ID="2">4.1 - 4.2"> ID="1"> Créances> ID="2">4.3 "> ID="1">Conclusion> ID="2">5.1 " ID="2">Pages" ID="1">Annexe: Exercice 1992 - Utilisation des crédits disponibles> ID="2">11"> ID="1">Réponses de la Fondation> ID="2">12">

RAPPORT relatif aux comptes et à la gestion pour l'exercice 1992 de la Fondation européenne pour l'amélioration des conditions de vie et de travail (Fondation de Dublin) accompagné des réponses de la Fondation (94/C 28/02)

1. INTRODUCTION

1.1. La Cour a examiné les comptes et la gestion financière pour l'exercice 1992 de la Fondation européenne pour l'amélioration des conditions de vie et de travail (Fondation de Dublin), conformément à la réglementation applicable en la matière(1) ().

1.2. La procédure de révision des dispositions financières, essentiellement basées sur le règlement financier du 25 avril 1973 applicable au budget général des Communautés européennes(2) (), a été initiée par la Commission en décembre 1990(3) (). Suite aux avis de la Cour(4) () et du Parlement européen(5) (), des propositions modifiées de la Commission(6) () ont été présentées le 27 mars 1992. Le Conseil, a arrêté les règlements modificatifs le 30 juin 1993(7) ().

1.3. Les crédits disponibles pour l'exercice 1992 se sont élevés à 10,79 Mio ECU. Les engagements contractés ont donné lieu à 8,65 Mio ECU de paiements et 1,90 Mio ECU de reports à l'exercice 1993, le solde de 0,24 Mio ECU ayant été annulé. Les crédits reportés de l'exercice précédent ont donné lieu à 1,96 Mio ECU de paiements et 0,10 Mio ECU d'annulations. Le tableau annexé au présent rapport fournit une analyse par chapitre de l'utilisation des crédits de l'exercice ainsi que des crédits reportés de 1991.

2. OBSERVATIONS GENERALES

Séparation des fonctions

2.1. La Fondation a poursuivi la réforme de ses procédures administratives. Toutefois, la séparation des fonctions d'ordonnateur et de comptable prescrite par le règlement financier demeure incomplète, en raison notamment du fait que le régisseur d'avances procède à l'enregistrement des paiements dans la comptabilité de la Fondation. Cette situation, que la Cour a signalée dans son rapport relatif à l'exercice 1991(8) (), s'est prolongée durant l'exercice 1992.

Régie d'avances

2.2. Les paiements effectués sans visa préalable du contrôleur financier par la procédure dérogatoire de la régie d'avances représentent 24 % du total en 1992, compte non tenu des traitements, contre 29,5 % en 1991.

2.3. Contrairement aux dispositions du règlement financier et malgré les observations de la Cour(9) (), les imputations budgétaires résultant des paiements effectués par la régie étaient en 1992 toujours enregistrées dans la comptabilité de la Fondation avant l'octroi du visa du contrôleur financier.

3. OBSERVATIONS RELATIVES A L'EXECUTION BUDGETAIRE ET AU COMPTE DE GESTION

Virements de crédits

3.1. Dans son rapport relatif à l'exercice 1990, la Cour constatait que la subdivision de l'état des recettes et des dépenses de la Fondation en titres et chapitres prescrite par l'article 15 du règlement financier, n'était pas appliquée, la notion de «chapitre» se substituant à celle de «titre». Il résulte de cette anomalie, qui ne disparaîtra qu'en 1994, une autonomie en matière de virements de crédits plus large que prévue, l'accord de la Commission n'étant pas requis pour les virements dits «à l'intérieur d'un chapitre».

3.2. Le volume des virements a légèrement diminué en 1992. Le montant des crédits ayant changé d'affectation s'élève à 1 216 500 ECU, dont 1 032 000 virés d'article à article soit 9,6 % du budget initial, contre 10,6 % en 1991.

3.3. En fonction de l'article 15 du règlement financier les virements qui auraient dû être considérés comme étant de chapitre à chapitre s'élèvent à respectivement 138 000 ECU dans le «chapitre» 1 «Dépenses de personnel» et 61 800 ECU dans le «chapitre» 2 «Frais de fonctionnement administratif», soit ensemble 46,9 % du total des virements dits «à l'intérieur d'un chapitre».

Dépenses

3.4. L'examen d'un échantillon de dépenses a permis de constater que l'achat d'un ordinateur individuel et de ses logiciels pour un montant de 12 814 ECU a été imputé à l'article 300 «Constitution d'une documentation opérationnelle (conditions de vie)» en raison de son utilisation dans ce domaine. Cette dépense aurait dû être imputée à l'article 220 «Installations techniques et matériel bureautique».

3.5. Par ailleurs du mobilier (postes de travail, classeurs et sièges) pour un montant de 31 514 ECU a été imputé à l'article 204 «Aménagement des locaux», en raison du fait que son installation faisait partie des contrats relatifs à la construction et à l'aménagement du nouveau bâtiment. Cet élément de dépenses aurait dû être imputé au poste 2210 «Premier équipement en mobilier».

Recettes

3.6. La subvention au titre de l'exercice 1992 à charge du budget général des Communautés a été versée par la Commission, suite aux demandes de la Fondation, en trois tranches de respectivement 2 000 000 ECU, 2 091 000 ECU et 6 494 000 ECU en mars, juin et octobre 1992. La Cour se doit de rappeler à nouveau l'observation de ses précédents rapports(10) (), selon laquelle ce mode de versement n'est pas conforme à l'article 26 du règlement financier qui prescrit le versement dans la première quinzaine de chaque trimestre et l'adéquation aux besoins réels. En outre, les ordres de recouvrement ont été établis postérieurement à la réception des fonds, contrairement aux dispositions du règlement financier.

3.7. La dernière tranche de la subvention versée par la Commission au titre de l'exercice 1991, soit 3 385 000 ECU, reçue par la Fondation en janvier 1992, n'avait à juste titre pas été incluse dans les recettes de 1991. En 1992, la Fondation a directement compensé ce montant avec le déficit de l'exercice 1991 soit 3 095 896,65 ECU, seule la différence, soit 289 103,35 ECU étant prise en recette de l'exercice 1992. Il convenait d'appliquer strictement l'article 5 du règlement financier qui stipule que «les recettes d'un exercice sont prises en compte au titre de l'exercice pendant lequel elles ont été encaissées», et de faire apparaître le déficit reporté au niveau du calcul du solde de l'exercice.

Subvention affectée

3.8. La deuxième tranche de 100 000 IRL (soit 130 401,22 ECU) de subvention du gouvernement irlandais destinée au financement du nouveau bâtiment a été versée à la Fondation en avril 1992. Comme la première tranche versée en 1991, cette recette n'a pas été inscrite au compte de gestion, mais dans un compte spécifique figurant au passif du bilan(11) (). Au cours de l'année 1992, des dépenses pour un montant net de 118 420 ECU ont également été enregistrées sur ce compte. Bien qu'ayant reçu le visa du contrôleur financier, ces opérations ne sont pas conformes à l'article 4 du règlement financier qui prescrit: «Aucune recette ni aucune dépense ne peuvent être effectuées autrement que par imputation à un article de l'état des recettes et des dépenses».

3.9. Afin de régulariser cette situation en ce qui concerne les trois tranches de la subvention (1991, 1992, 1993), le directeur de la Fondation a proposé au Conseil d'administration en mars 1993 de demander à la Commission de faire approuver par l'autorité budgétaire un budget rectificatif et supplémentaire de 268 000 ECU en recettes et en dépenses, proposition que le Conseil d'administration n'a pas adoptée. Il est souhaitable que la Fondation établisse une procédure qui permette le respect du règlement financier sans ajouter trop de difficultés administratives.

4. OBSERVATIONS RELATIVES A LA COMPTABILITE GENERALE ET AU BILAN

Valeurs immobilisées

4.1. Les montants des immobilisations portées à l'actif du bilan au 31 décembre 1992 présentent les anomalies suivantes:

a) la valeur du mobilier acquis dans le cadre de l'aménagement du nouveau bâtiment (voir point 3.5) est incluse à la fois dans l'inventaire des bâtiments et dans l'inventaire du mobilier; le poste «Bâtiments» est donc surévalué de 31 514 ECU;

b) l'acquisition d'un ordinateur, imputée aux dépenses opérationnelles (voir point 3.4) n'a pas fait l'objet d'une prise à l'inventaire; le poste «Mobilier et matériel» est donc sous-évalué de 12 814 ECU.

En conséquence, le montant des capitaux propres au passif du bilan est surévalué de 18 700 ECU.

4.2. Durant l'exercice 1992, dix retraits de l'inventaire ont été enregistrés pour une valeur totale de 50 486 ECU. Dans sept cas totalisant une valeur de 16 576 ECU, les retraits ont été effectués en l'absence d'une décision de l'ordonnateur visée par le contrôleur financier, tel que prescrit par l'article 54 du règlement financier.

Créances

4.3. Les trois postes de créances «États membres», «Débiteurs divers» et «Intérêts courus» à l'actif du bilan au 31 décembre 1992 présentent des anomalies résultant de l'utilisation de taux de conversion inappropriés et d'erreurs de comptabilisation. En conséquence, le poste «Recettes à recouvrer» au passif du bilan est sous-évalué de 4 700 ECU. Bien que ces erreurs ne remettent pas en cause la sincérité des états financiers, elles soulignent les faiblesses de la comptabilité des droits constatés. La Cour recommande donc à nouveau l'intégration de la comptabilité manuelle des recettes au système comptable informa- tisé.

5. CONCLUSION

5.1. La mise en place par la Fondation de procédures administratives conformes au règlement financier doit être poursuivie, notamment en ce qui concerne la séparation des fonctions d'ordonnateur et de comptable, et la comptabilisation des recettes. La Cour recommande également que les procédures de mise à jour de l'inventaire soient revues.

Le présent rapport a été adopté par la Cour des comptes à Luxembourg en sa réunion du 4 novembre 1993.

Par la Cour des comptes André J. MIDDELHOEK Président

(1)() - Article 16 paragraphe 2 du règlement (CEE) no 1365/75 du Conseil du 26 mai 1975, portant création de la Fondation, JO L 139 du 30.5.1975.

- Article 69 du règlement (CEE) no 1417/76 du Conseil du 1er juin 1976, portant dispositions financières applicables à la Fondation, JO L 164 du 24.6.1976.

(2)() Abrogé en 1977 et remplacé par le Règlement financier du 21 décembre 1977, JO L 356 du 31.12.1977, modifié en dernier lieu par le règlement (Euratom, CECA, CEE) no 610/90 du Conseil du 13 mars 1990, JO L 70 du 16.3.1990.

(3)() Propositions de règlements du Conseil présentées le 17.12.1990, JO C 23 du 31.1.1991.

(4)() Avis de la Cour no 3/91 et 4/91 du 11 avril 1991, JO C 152 du 10.6.1991.

(5)() Avis du Parlement du 13 décembre 1991, JO C 13 du 20.1.1992.

(6)() JO C 130 du 21.5.1992.

(7)() - Règlement (CEE) no 1947/93 du Conseil, du 30 juin 1993, modifiant le règlement (CEE) no 1365/75 concernant la création d'une Fondation européenne pour l'amélioration des conditions de vie et de travail, JO L 181 du 23.7.1993.

- Règlement (CEE) no 1949/93 du Conseil, du 30 juin 1993, modifiant le règlement (CEE) no 1417/76 portant dispositions financières applicables à la Fondation européenne pour l'amélioration des conditions de vie et de travail, JO L 181 du 23.7.1993.

(8)() Rapport annuel 1991 (point 2.1).

(9)() Rapports annuels 1989 (point 2.5) et 1991 (point 2.6).

(10)() Rapports annuels 1989 (points 4.1 et 4.2), 1990 (point 3.8) et 1991 (point 3.6).

(11)() «Grant for new building».

ANNEXE

Fondation de Dublin - Exercice 1992 - Utilisation des crédits disponibles. "(1 000 ECU)">Chapitre"> ID="1">4 150> ID="2">3 877> ID="3">68 > ID="4">205> ID="5">63> ID="6">57> ID="7">6"> ID="2">(93,4 %)> ID="3">(1,6 %)> ID="4">(5 %)> ID="6">(90,5 %)> ID="7">(9,5 %)"> ID="1">2 525> ID="2">2 184> ID="3">331> ID="4">10> ID="5">693> ID="6">692> ID="7">1"> ID="2">(86,5 %)> ID="3">(13,1 %)> ID="4">(0,4 %)> ID="6">(99,9 %)> ID="7">(0,1 %)"> ID="1">1 645> ID="2">943> ID="3">689> ID="4">13 > ID="5">641> ID="6">610 > ID="7">31"> ID="2">(57,3 %)> ID="3">(41,9 %)> ID="4">(0,8 %)> ID="6">(95,2 %)> ID="7">(4,8 %)"> ID="1">2 465> ID="2">1 643> ID="3">813> ID="4">9 > ID="5">667> ID="6">601> ID="7">66"> ID="2">(66,7 %)> ID="3">(33 %)> ID="4">(0,3 %)> ID="6">(90,1 %)> ID="7">(9,9 %)"> ID="1">10 785> ID="2">8 647> ID="3">1 901 > ID="4">237> ID="5">2 064> ID="6">1 960> ID="7">104"> ID="2">(80,2 %)> ID="3">(17,6 %)> ID="4">(2,2 %)> ID="6">(95 %)> ID="7">(5 %)">

OBSERVATIONS DE LA FONDATION SUR LE RAPPORT DE LA COUR DES COMPTES RELATIF AUX COMPTES DE 1992

2.1 et 2.3. Comme il est indiqué dans la réponse au Rapport de la Cour relatif aux comptes 1991, un programme d'informatisation de la comptabilité de la Fondation est en cours. Il permettra la mise en oeuvre des recommandations de la Cour en ce qui concerne les fonctions du régisseur d'avances et l'octroi du visa du contrôleur financier avant l'imputation des paiements par régie d'avance dans le système comptable.

3.1. Le budget 1994 de la Fondation est divisé en «titres». La recommandation de la Cour ne pouvait pas être mise en oeuvre plus tôt.

3.4 et 3.5. Il faut noter que le mobilier mentionné était du type incorporé et faisait donc partie de la structure du bâtiment. C'est pourquoi il a été estimé approprié d'imputer cette dépense à l'article 2040 «Aménagement des locaux».

3.6. La date des versements de la subvention sera encore une fois portée à l'attention de la Commission.

3.7. Le compte de gestion de la Fondation a été conçu conformément à celui de la Commission. Il a été préparé en tenant compte des recettes et des dépenses budgétaires de l'exercice en question. On n'a pas tenu compte d'un déficit imputé dans un exercice précédent, puisqu'il aurait été de toute manière comblé par un virement inscrit au compte de l'état des recettes et des dépenses pour l'année précédente. La recommandation de la Cour en ce qui concerne l'article 5 du Règlement financier sera néanmoins mise en oeuvre.

3.8. Comme il est indiqué dans la réponse au Rapport de 1991 de la Cour, la Fondation a contacté les services de la Commission lorsqu'elle a appris que le Gouvernement irlandais avait décidé d'accorder une subvention pour le nouvel immeuble. Il fut noté à cette époque que les circonstances de cette subvention n'étaient pas clairement prévues dans l'article 4 du Règlement financier puisque la subvention du Gouvernement irlandais était explicitement réservée pour le nouvel immeuble et non pas pour réduire la subvention que reçoit la Fondation par le budget général.

4.1. Il est pris note des observations de la Cour. Les inventaires seront amendés en conséquence.