RÈGLEMENT (CE) N° 2064/97 DE LA COMMISSION du 15 octobre 1997 arrêtant les modalités détaillées d'application du règlement (CEE) n° 4253/88 du Conseil en ce qui concerne le contrôle financier effectué par les États membres sur les opérations cofinancées par les Fonds structurels

LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,

vu le traité instituant la Communauté européenne,

vu le règlement (CEE) n° 4253/88 du Conseil, du 19 décembre 1988, portant dispositions d'application du règlement (CEE) n° 2052/88 en ce qui concerne la coordination entre les interventions des différents Fonds structurels, d'une part, et entre celles-ci et celles de la Banque européenne d'investissement et des autres instruments financiers existants, d'autre part (1), modifié en dernier lieu par le règlement (CE) n° 3193/94 (2), et notamment son article 23 paragraphe 1 quatrième alinéa,

après avoir consulté le comité consultatif pour le développement et la reconversion des régions et le comité créé en vertu de l'article 124 du traité,

considérant que l'article 23 paragraphe 1 du règlement (CEE) n° 4253/88 définit les principes qui président au contrôle financier auquel les États membres doivent soumettre les opérations cofinancées par les Fonds structurels;

considérant qu'il est nécessaire de définir en détail certaines des exigences minimales auxquelles ce contrôle financier doit répondre pour qu'il se situe à un niveau acceptable dans toute la Communauté;

considérant que le présent règlement doit, eu égard aux spécificités constitutionnelles et administratives des États membres, être complété par des arrangements administratifs appropriés à conclure entre la Commission et chaque État membre;

considérant que le présent règlement doit s'appliquer aux formes d'intervention visées à l'article 5 paragraphe 2 du règlement (CEE) n° 2052/88 du Conseil, du 24 juin 1988, concernant les missions des Fonds à finalité structurelle, leur efficacité ainsi que la coordination de leurs interventions entre elles et celles de la Banque européenne d'investissement et des autres instruments financiers existants (3), modifié en dernier lieu par le règlement (CE) n° 3193/94, à la condition que lesdites formes d'intervention soient gérées par les États membres;

considérant que les systèmes de gestion et de contrôle des États membres doivent garantir une mise en oeuvre efficace et correcte des opérations cofinancées par les Fonds structurels;

considérant qu'il y a lieu d'arrêter les règles qui doivent présider aux contrôles effectués par les États membres et de prévoir l'organisation de consultations périodiques entre les États membres et la Commission destinées à optimiser l'utilisation des ressources affectées aux contrôles aux niveaux national et communautaire;

considérant que les États membres doivent prendre les mesures requises pour que les irrégularités présumées relevées à l'occasion des contrôles effectués par eux-mêmes ou par la Communauté soient examinées et réglées de façon satisfaisante;

considérant que les États membres doivent présenter à la Commission, lors de la clôture d'une forme d'intervention, une déclaration indépendante concluant de manière générale sur la validité de la demande de paiement du solde et permettant d'identifier et de régler de façon satisfaisante les irrégularités ou insuffisances éventuelles;

considérant que les États membres doivent faire rapport tous les ans à la Commission sur la mise en oeuvre du présent règlement;

considérant que les États membres sont tenus, en vertu des dispositions de l'article 23 paragraphe 1 deuxième alinéa du règlement (CEE) n° 4253/88, de communiquer à la Commission la description de leurs systèmes de contrôle et de gestion et que ces descriptions doivent, si nécessaire, être complétées et mises à jour;

considérant qu'il y a lieu d'instaurer, pour les formes d'intervention qui touchent plus d'un État membre, une coopération administrative entre les États membres concernés et la Commission;

considérant que les États membres doivent rester libres d'appliquer, en matière de contrôle, des règles nationales plus sévères que celles du présent règlement;

considérant que le présent règlement ne devrait pas porter atteinte aux dispositions du règlement (Euratom, CE) n° 2185/96 du Conseil, du 11 novembre 1996, relatif aux contrôles et vérifications sur place effectués par la Commission pour la protection des intérêts financiers des Communautés européennes contre les fraudes et autres irrégularités (4) ni aux dispositions du règlement (CE) n° 1681/94 de la Commission, du 11 juillet 1994, concernant les irrégularités et le recouvrement des sommes indûment versées dans le cadre du financement des politiques structurelles ainsi que l'organisation d'un système d'information dans ce domaine (5);

considérant qu'il est nécessaire, en vertu des dispositions de l'article 214 du traité, d'interdire la divulgation à des personnes non autorisées des informations couvertes par le secret professionnel recueillies au cours des contrôles prévus par le présent règlement;

considérant que les mesures prévues au présent règlement sont conformes à l'avis rendu par le comité de gestion des structures agricoles et du développement rural et par le comité de gestion permanent des structures de la pêche,

A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:

Article premier

Le présent règlement s'applique aux formes d'intervention prévues à l'article 5 paragraphe 2 du règlement (CEE) n° 2052/88 et gérées par les États membres.

Article 2

1. Les systèmes de gestion et de contrôle des États membres:

a) assurent une mise en oeuvre correcte des formes d'intervention conformément aux objectifs de bonne gestion financière;

b) attestent de manière satisfaisante la validité des demandes d'avances et de soldes fondées sur les dépenses réellement effectuées;

c) assurent une piste d'audit suffisante;

d) indiquent l'organisation des responsabilités et, en particulier, les contrôles effectués aux différents niveaux pour garantir la validité des certifications;

e) permettent de déceler les faiblesses ou risques lors de la mise en oeuvre des actions et des projets;

f) prévoient les mesures à prendre pour corriger les faiblesses, risques et irrégularités, notamment en ce qui concerne la gestion financière, constatés dans la mise en oeuvre des projets.

2. La piste d'audit est dite suffisante aux fins du présent règlement lorsqu'elle permet:

a) de réconcilier les comptes récapitulatifs certifiés notifiés à la Commission avec les états des dépenses et leurs pièces justificatives aux différents niveaux de l'administration et du bénéficiaire final;

b) de contrôler l'attribution et les transferts des ressources communautaires et nationales disponibles.

3. Une liste indicative des informations nécessaires pour une piste d'audit suffisante figure dans l'annexe I.

Article 3

1. Les États membres organisent, sur la base d'un échantillon approprié, des contrôles des projets ou des actions, appelés ci-après «contrôles», en vue plus particulièrement:

a) de vérifier l'efficience des systèmes de gestion et de contrôle mis en place;

b) d'examiner de manière sélective, sur la base d'une analyse des risques, des déclarations de dépenses établies aux différents niveaux concernés.

2. Les contrôles effectués avant l'achèvement de chaque forme d'intervention doivent porter sur 5 % au moins des dépenses totales éligibles et sur un échantillon représentatif des projets ou actions approuvés, en tenant compte des dispositions du paragraphe 3.

Le pourcentage peut être réduit en proportion pour les formes d'intervention approuvées avant l'entrée en vigueur du présent règlement.

Les États membres veillent à étaler les contrôles uniformément sur toute la durée de la période concernée.

3. L'échantillon des projets ou actions contrôlés devra être tel qu'il:

a) englobe des projets et des actions de nature et d'ampleur suffisamment variées;

b) tienne compte des facteurs de risque identifiés par les contrôles nationaux ou communautaires;

c) reflète la concentration des projets sous certaines autorités d'exécution ou certains bénéficiaires finals de sorte que les principales autorités d'exécution et les principaux bénéficiaires finals soient contrôlés une fois au moins avant la clôture de chaque forme d'intervention.

Article 4

En effectuant les contrôles visés à l'article 3, les États membres s'efforcent de vérifier si:

a) la mise en oeuvre des systèmes de gestion et de contrôle est efficace;

b) il y a correspondance entre un nombre adéquat de documents comptables et leurs pièces justificatives au niveau des bénéficiaires finals et des autorités intermédiaires;

c) la piste d'audit est suffisante;

d) la nature et l'incidence dans le temps d'un nombre adéquat d'éléments de dépenses (engagements et paiements) sont conformes aux exigences communautaires, au cahier des charges approuvé du projet et aux travaux réellement exécutés;

e) la destination effective ou prévue du projet correspond aux objectifs décrits dans la demande de cofinancement communautaire;

f) les contributions financières de la Communauté ne dépassent pas les limites fixées à l'article 13 du règlement (CEE) n° 2052/88 ou d'autres dispositions communautaires applicables en la matière et ont effectivement été versées aux bénéficiaires finals sans réduction ou retard injustifié;

g) le cofinancement national approprié a réellement été fourni;

h) les actions cofinancées ont été mises en oeuvre dans le respect des dispositions de l'article 7 paragraphe 1 du règlement (CEE) n° 2052/88.

Article 5

Les contrôles établissent si les problèmes éventuellement rencontrés sont de nature systématique et risquent en conséquence de se poser également pour d'autres projets mis en oeuvre par le même bénéficiaire final ou gérés par la même autorité d'exécution. Ils déterminent en outre les causes de ces situations ainsi que la nature des analyses complémentaires éventuelles à effectuer et les mesures préventives ou correctives à prendre.

Article 6

Chaque État membre et la Commission se rencontrent une fois au moins par an en vue de coordonner leurs programmes de contrôle de façon à optimaliser l'utilisation des ressources affectées à ces contrôles au niveau national et communautaire. Ils examinent à cette occasion les techniques d'analyse de risque à utiliser et tiennent compte des résultats des contrôles effectués, des rapports établis et des communications faites récemment par les autorités nationales de contrôle, la Commission et la Cour des comptes des Communautés européennes.

Article 7

1. Les États membres veillent à l'examen et au règlement de façon satisfaisante des irrégularités apparentes constatées lors de contrôles nationaux ou communautaires.

2. Si une irrégularité apparente n'a pas été réglée de manière satisfaisante dans les six mois après avoir été signalée à l'autorité d'exécution concernée, l'État membre informe la Commission de la situation, à moins qu'il ne l'ait déjà fait conformément au règlement (CE) n° 1681/94.

3. Aux fins des paragraphes 1 et 2, on entend par «traitement satisfaisant» la présentation par le bénéficiaire final ou l'autorité d'exécution à la personne ou au service chargé du contrôle dans l'État membre de la preuve suffisante de leur non-existence ou de leur correction.

Si une irrégularité est de nature systémique, on entend en outre par «traitement satisfaisant» l'adoption des mesures nécessaires pour corriger les irrégularités qui n'ont pas été relevées lors des contrôles et pour prévenir les risques de répétition.

4. La preuve visée au paragraphe 3 peut consister en copies de documents comptables et pièces justificatives ou d'autres pièces probantes qui pourraient s'avérer nécessaires.

Article 8

1. Au plus tard lors de la demande de versement du paiement final et lors de la présentation du certificat final des dépenses pour chaque forme d'intervention, les États membres font parvenir à la Commission une déclaration établie, dont un modèle indicatif est joint comme annexe II, par une personne ou un service indépendant dans ses fonctions du service d'exécution. La déclaration fait la synthèse des conclusions des contrôles effectués les années précédentes et se prononce sur la validité de la demande de versement du paiement final ainsi que sur la légalité et la régularité des opérations concernées par le certificat final des dépenses.

2. La déclaration visée au paragraphe 1 fait état des déficiences importantes constatées au niveau de la gestion ou du contrôle ainsi que de la fréquence élevée des irrégularités constatées, si ces déficiences et irrégularités empêchent de se prononcer positivement sur la validité de la demande de versement du paiement final et du certificat final des dépenses. La déclaration doit également, dans ces circonstances, estimer l'étendue du problème et évaluer son impact financier.

Dans un tel cas, la Commission peut faire effectuer un contrôle supplémentaire en vue d'identifier les irrégularités et d'en obtenir la correction dans un délai déterminé.

Article 9

Les États membres font tous les ans, le 30 juin au plus tard et pour la première fois le 30 juin 1998 au plus tard, rapport à la Commission sur la façon dont ils ont appliqué le présent règlement au cours de l'année civile précédente, en faisant référence plus particulièrement aux obligations qui leur sont imposées par les dispositions de l'article 2 et en complétant ou actualisant le cas échéant la description de leurs systèmes de gestion et de contrôle visée à l'article 23 paragraphe 1 deuxième alinéa du règlement (CEE) n° 4253/88.

Article 10

La Commission et les États membres coopèrent en vue de garantir que les objectifs du présent règlement soient atteints dans le cadre de l'arrangement administratif conclu avec chaque État membre.

Article 11

Pour les formes d'intervention auxquelles participent plus d'un État membre ou dont les bénéficiaires sont établis dans plus d'un État membre, les États membres concernés et la Commission s'accordent réciproquement l'assistance administrative nécessaire pour assurer la qualité requise du contrôle.

Article 12

1. Les personnes ou organismes d'exécution d'opérations cofinancées par la Communauté prennent les mesures voulues pour que tous les documents comptables et autres nécessaires pour les contrôles soient fournis aux fonctionnaires responsables de ces contrôles ou aux personnes mandatées à cet effet.

2. Les fonctionnaires responsables des contrôles ou les personnes mandatées à cet effet peuvent exiger la présentation d'extraits ou de copies des documents comptables ou autres visés au paragraphe 1.

Article 13

Les informations recueillies au cours des contrôles sont couvertes par le secret professionnel dans les conditions prévues par les droits national et communautaire. Elles ne peuvent être divulguées à d'autres que ceux qui doivent en avoir connaissance pour pouvoir s'acquitter des fonctions qu'ils exercent dans les États membres ou dans les institutions de la Communauté.

Article 14

Les agents de la Commission ont accès, dans le respect des lois applicables dans les États membres, à tous les documents élaborés pour les besoins de contrôles effectués en application des dispositions du présent règlement ou à la suite de tels contrôles, ainsi qu'aux données pertinentes disponibles, y compris celles sur support informatique.

Article 15

Les dispositions du présent règlement n'interdisent pas aux États membres d'appliquer des règles de contrôle plus strictes que celles du présent règlement.

Article 16

Les contrôles effectués en application des dispositions du règlement (CEE) n° 3508/92 du Conseil (6) et du règlement (CEE) n° 3887/92 de la Commission (7) peuvent, s'ils concernent le volet «orientation» du FEOGA, être assimilés à des contrôles effectués en vertu des dispositions du présent règlement.

Article 17

Le présent règlement entre en vigueur le vingtième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel des Communautés européennes.

L'article 8 est applicable à partir du 1er janvier 1998.

Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre.

Fait à Bruxelles, le 15 octobre 1997.

Par la Commission

Anita GRADIN

Membre de la Commission

(1) JO L 374 du 31. 12. 1988, p. 1.

(2) JO L 337 du 24. 12. 1994, p. 11.

(3) JO L 185 du 15. 7. 1988, p. 9.

(4) JO L 292 du 15. 11. 1996, p. 2.

(5) JO L 178 du 12. 7. 1994, p. 43.

(6) JO L 355 du 5. 12. 1992, p. 1.

(7) JO L 391 du 31. 12. 1992, p. 36.

ANNEXE I

LISTE INDICATIVE DES INFORMATIONS REQUISES POUR LA PISTE D'AUDIT (article 2 paragraphe 3)

La piste d'audit est censée être suffisante au sens de l'article 2 paragraphe 3 lorsque les conditions décrites ci-après sont remplies.

1. Les archives comptables détenues aux niveaux appropriés de gestion donnent des informations détaillées sur les dépenses effectuées par les bénéficiaires finals pour chaque projet cofinancé. Elles indiquent ainsi la date à laquelle les pièces ont été établies, le montant de chaque poste de dépenses, la nature du document d'accompagnement ainsi que la date et le mode de paiement. Les pièces justificatives nécessaires (factures, etc.) doivent être jointes.

2. Dans le cas des postes de dépenses qui ne concernent que partiellement une opération cofinancée par la Communauté, l'exactitude de la répartition du montant entre l'opération cofinancée par la Communauté et les autres opérations doit être démontrée. Il en est de même pour les types de dépenses considérés comme éligibles dans certaines limites ou en proportion d'autres coûts.

3. Le cahier des charges et le plan de financement du projet, les rapports intérimaires, les documents relatifs à l'octroi de l'aide, aux procédures d'appels d'offres et de passation des marchés, etc., doivent être conservés au niveau approprié de gestion.

4. Pour notifier les dépenses réellement effectuées à une autorité intermédiaire, les informations visées au paragraphe 1 doivent être rassemblées dans un état détaillé des dépenses indiquant, pour chaque projet cofinancé par la Communauté, tous les postes de dépenses en vue du calcul du montant total certifié. Ces états détaillés des dépenses constituent les documents d'accompagnement des archives comptables des autorités intermédiaires.

5. Les autorités intermédiaires conservent des archives comptables pour chaque projet ainsi que pour les montants totaux des dépenses certifiés par les bénéficiaires finals. Les autorités intermédiaires qui font rapport à l'autorité désignée visée à l'article 21 paragraphe 5 du règlement (CEE) n° 4253/88 présentent une liste des projets approuvés pour chaque forme d'assistance indiquant pour chacun de ces projets, outre son identification complète et celle du bénéficiaire final, la date d'octroi de l'aide, les montants engagés et payés, la période de dépenses en cause et la somme des dépenses par mesure et par sous-programme. Ces informations constituent le dossier d'accompagnement des archives comptables de l'autorité désignée ainsi que la base d'établissement des déclarations de dépenses à présenter à la Commission.

6. Dans les cas où les bénéficiaires finals font directement rapport à l'autorité désignée, les états détaillés des dépenses visés au paragraphe 4 constituent les dossiers d'accompagnement des archives comptables de l'autorité désignée responsable d'établir la liste des projets visée au paragraphe 5.

7. Au cas où plus d'une autorité intermédiaire intervient entre le bénéficiaire final et l'autorité désignée, chaque autorité intermédiaire a besoin, pour son champ de responsabilité, d'états détaillés des dépenses établis au niveau inférieur pour servir de documents d'accompagnement de ses propres comptes dont elle devra rendre compte au niveau supérieur en lui indiquant au moins la somme des dépenses effectuées pour chaque projet.

8. En cas d'application d'autres procédures de gestion et d'information, notamment celles qui font appel au transfert informatisé de données, toutes les autorités concernées devront se faire remettre par les autorités subalternes des informations qui leur permettent de justifier leurs propres comptes ainsi que les sommes qu'ils notifient au niveau supérieur de façon à avoir une piste d'audit suffisante depuis les totaux notifiés à la Commission jusqu'aux différents postes de dépenses et aux documents d'accompagnement au niveau du bénéficiaire final.

ANNEXE II

>DEBUT DE GRAPHIQUE>

PROJET DE MODÈLE DE LA DÉCLARATION À ÉTABLIR À LA CLÔTURE D'UNE FORME D'INTERVENTION

(article 8)

À la Commission européenne, Direction générale

INTRODUCTION

1. Le soussigné, ................... (nom, titre et service), a examiné l'état final des dépenses relatif à ................... (forme d'intervention, fonds structurel concerné et période couverte) ainsi que la demande de versement du solde de l'aide communautaire adressée à la Commission.

PORTÉE DES CONTRÔLES

2. Le soussigné déclare avoir effectué les contrôles conformément aux dispositions du règlement (CE) no 2064/97. Il déclare avoir organisé et effectué le contrôle en vue de pouvoir s'assurer de l'absence d'inexactitudes matérielles dans la déclaration finale des dépenses et dans la demande de versement du solde de l'aide communautaire ...................... (description rapide des mesures pratiques prises pour effectuer le contrôle)

OBSERVATIONS

3. La portée du contrôle a été limitée par les facteurs suivants:

a)

b)

c),etc.

(Il y a lieu d'indiquer ici les obstacles rencontrés pendant les contrôles: problèmes systématiques, faiblesses de la gestion, absence de piste d'audit, manque de pièces justificatives, cas faisant l'objet de procédures judiciaires, etc., et d'estimer le montant des dépenses affectées par ces obstacles ainsi que le montant de l'aide communautaire correspondante)

4. Le contrôle ainsi que les conclusions d'autres contrôles effectués par les autorités nationales ou la Communauté dont le soussigné a pu prendre connaissance ont permis de déceler un petit/grand nombre d'erreurs/irrégularités. Les erreurs/irrégularités signalées ont été réglées de façon satisfaisante par les autorités gestionnaires et ne semblent pas affecter le montant de l'aide communautaire due, si ce n'est que:

a)

b)

c),etc.

(Indiquer les erreurs/irrégularités qui n'ont pas été réglées de façon satisfaisante ainsi que, pour chacune d'elles, l'ampleur et la nature systématique éventuelle du problème ainsi que les montants de l'aide communautaire qui semblent en être affectés.)

CONCLUSION

Si le contrôle n'a pas rencontré d'obstacles, si les erreurs trouvées sont peu nombreuses et si tous les problèmes ont été réglés de façon satisfaisante:

5 a) Après avoir effectué le contôle et pris connaissance des conclusions d'autres contrôles effectués par des autorités nationales ou la Communauté dont il a pu avoir connaissance, le soussigné déclare que l'état définitif des dépenses reflète fidèlement les dépenses effectuées conformément au règlement en vigueur et aux dispositions du programme et que la demande de versement du solde de l'aide communautaire adressée à la Commission paraît justifiée.

Si les contrôles ont rencontré quelques obstacles, mais que les erreurs ne sont pas trop nombreuses, ou si certains problèmes n'ont pas été réglés de façon satisfaisante:

5 b) Exception faite des questions visées au point 3 et des erreurs/irrégularités visées au point 4 qui n'ont pas été réglées de façon satisfaisante, le soussigné estime, sur la base des contrôles effectués et des conclusions des autres contrôles effectués par les autorités nationales ou la Communauté dont il a pu prendre connaissance, que l'état définitif des dépenses reflète fidèlement les dépenses effectuées conformément aux dispositions réglementaires en vigueur et aux dispositions du programme et que la demande de versement du solde de l'aide communautaire adressée à la Commission paraît justifiée.

Si le contrôle a rencontré des obstacles importants ou que le nombre d'erreurs décelées est grand, même si les erreurs/irrégularités signalées ont été réglées de façon satisfaisante:

5 c) Eu égard aux questions visées au point 3 et/ou étant donné le nombre d'erreurs relevées visées au point 4, le soussigné n'est pas en mesure de s'exprimer sur la déclaration finale des dépenses et la demande de versement du solde de l'aide communautaire adressée à la Commission.

Date, signature

>FIN DE GRAPHIQUE>