RÈGLEMENT (CE) N° 2148/96 DE LA COMMISSION du 8 novembre 1996 déterminant les règles d'évaluation et de contrôle des quantités de produits agricoles placés en stocks d'intervention publique

LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,

vu le traité instituant la Communauté européenne,

vu le règlement (CEE) n° 3492/90 du Conseil, du 27 novembre 1990, déterminant les éléments à prendre en considération dans les comptes annuels pour le financement des mesures d'intervention sous forme de stockage public par le Fonds européen d'orientation et de garantie agricole, section «garantie» (1), et notamment son article 8,

considérant que le règlement (CEE) n° 3492/90 pose les principes d'organisation comptable des stocks agricoles d'intervention publique;

considérant qu'il convient, au regard de l'expérience acquise dans l'application du règlement (CEE) n° 618/90 de la Commission, du 14 mars 1990, fixant les règles d'établissement de l'inventaire annuel des produits agricoles à l'intervention publique (2), modifié par le règlement (CEE) n° 3077/92 (3), de redéfinir certaines modalités de gestion de stocks, en prêtant une attention particulière aux règles d'évaluation et de contrôle des quantités de produits agricoles placés en stocks d'intervention publique; qu'il y a lieu d'abroger le règlement (CEE) n° 618/90;

considérant qu'il convient de s'assurer, par la mise en place des modalités de gestion et de contrôle appropriées, que les stocks publics d'intervention sont gérés selon les principes de bonne gestion;

considérant que les mesures prévues au présent règlement sont conformes à l'avis du comité du FEOGA,

A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:

Article premier

1. Toute personne, physique ou morale, assurant le stockage des produits agricoles d'intervention dans le cadre de la réglementation du Fonds européen d'orientation et de garantie agricole (FEOGA), section «garantie», tient une comptabilité conforme aux dispositions communautaires et nationales.

2. Les organismes d'intervention tiennent à jour en permanence une liste des stockeurs avec lesquels ils ont passé un contrat dans le cadre du stockage public. Cette liste contient les références permettant une identification précise de tous les points de stockage, telles que capacités, numéros de hangars, de frigos ou de silos, plans et schémas. Elle est accessible aux agents de la Commission et personnes mandatées par elle, au siège des organismes d'intervention.

Article 2

1. Les documents relatifs à l'entrée, au séjour et à la sortie des produits qui servent de base à l'établissement des comptes annuels visés à l'article 1er du règlement (CEE) n° 3492/90 sont communiqués par le stockeur à l'organisme d'intervention, une fois par mois au minimum.

2. Les documents visés au paragraphe 1 doivent être en possession de l'organisme d'intervention avant le 10 du mois suivant celui qu'ils concernent et comporter, au minimum, les données suivantes: lieu de stockage (avec le cas échéant, identification de la cellule ou de la cuve), quantité reportée du mois précédent, entrées et sorties par lot, stocks en fin de période. Ils doivent permettre une identification certaine des quantités présentes en stocks à ce moment, compte tenu en particulier des achats et ventes qui ont été conclus mais dont les entrées ou sorties de stocks correspondantes n'ont pas encore eu lieu.

Un modèle de formulaire figure, à titre indicatif, à l'annexe I.

Article 3

1. Un état annuel des stocks est établi par le stockeur sur la base des états mensuels décrits à l'article 2. Les instructions établies à cet égard par l'organisme d'intervention sont communiquées, pour information, à la Commission dans les six mois qui suivent la date d'entrée en vigueur du présent règlement.

2. L'état annuel des stocks, dont un modèle indicatif figure à l'annexe II, comporte un récapitulatif des quantités stockées, détaillé par produit et par lieu de stockage reprenant pour chaque produit les quantités en stocks, les numéros des lots (sauf pour les céréales), l'année de leur entrée en stock (alcool exclu) et l'explication des anomalies éventuelles constatées.

Article 4

1. L'organisme d'intervention garantit l'exactitude des informations collectées conformément aux dispositions des articles 1er, 2 et 3. À ce titre, il effectue, tout au long de l'année, des contrôles sur les lieux de stockage, autant que possible à des intervalles irréguliers et sans préavis.

Une fois par an au moins, chaque lieu de stockage fait l'objet d'un contrôle conforme aux dispositions figurant à l'annexe III, portant en particulier:

a) sur la procédure de collecte des informations visées aux articles 2 et 3;

b) sur la conformité des données comptables détenues sur place par le stockeur avec celles qui ont été transmises à l'organisme d'intervention

et

c) sur la présence physique en stock des quantités mentionnées dans les états comptables du stockeur et ayant servi de base au dernier état mensuel transmis par le stockeur, évaluée visuellement ou, en cas de doute ou de contestation, en recourant à la pesée ou au mesurage.

La présence physique est établie par une inspection physique suffisamment représentative, portant au moins sur les pourcentages repris à l'annexe III du présent règlement, permettant de conclure à la présence effective dans les stocks de la totalité des quantités inscrites en comptabilité-matière.

2. En cas d'anomalie constatée lors de l'inspection physique, un pourcentage supplémentaire des quantités stockées à l'intervention doit être inspecté selon la même méthode. L'inspection ira, si nécessaire, jusqu'au pesage de la totalité des produits stockés dans le lot ou l'entrepôt faisant l'objet du contrôle.

Article 5

1. L'organisme de contrôle ou son représentant rédige un procès-verbal de chacun des contrôles exécutés, une fois par an au moins, conformément aux dispositions de l'article 4 et de l'annexe III.

2. Le procès-verbal contient, au minimum, les éléments suivants:

a) la désignation du stockeur, l'adresse de l'entrepôt visité et la désignation des lots contrôlés;

b) la date et l'heure du début et de la fin de l'opération de contrôle;

c) le lieu où le contrôle est effectué ainsi qu'un état descriptif des conditions de stockage, d'emballage et d'accessibilité;

d) l'identité complète des personnes qui procèdent au contrôle, leur qualité professionnelle et leur mandat;

e) les actions de contrôle effectuées et les modalités de mesure volumétrique employées, telles que les méthodes de mesurage, les calculs effectués et les résultats intermédiaires et finaux obtenus ainsi que les conclusions qui en ont été tirées;

f) pour chaque lot ou qualité stocké à l'entrepôt, la quantité figurant dans les livres de l'organisme d'intervention, la quantité figurant dans les livres de l'entrepôt, les divergences éventuelles constatées entre ces deux livres;

g) pour chaque lot ou qualité inspecté physiquement, les données visées au point f) ainsi que la quantité constatée sur les lieux et les discordances éventuelles; le numéro du lot ou de la qualité, les palettes, cartons, silos, cuves ou autres récipients concernés, le poids (le cas échéant, le poids net et brut) ou le volume;

h) les déclarations faites par le stockeur en cas de divergences ou de discordances;

i) le lieu, la date et la signature du rédacteur du procès-verbal ainsi que du stockeur ou de son représentant;

j) le recours éventuel à un contrôle élargi en cas d'anomalie en précisant le pourcentage des quantités stockées ayant fait l'objet de ce contrôle élargi, les divergences constatées et les explications données.

3. Les procès-verbaux sont envoyés immédiatement à l'organisme d'intervention. Immédiatement après réception du procès-verbal, la comptabilité de l'organisme d'intervention est corrigée en fonction des divergences et des discordances constatées et celles-ci sont déclarées au FEOGA conformément aux articles 3 et 4 du règlement (CEE) n° 3492/90.

4. Les procès-verbaux sont conservés au siège de l'organisme d'intervention, et accessibles aux agents de la Commission et aux personnes mandatées par elle.

5. Un document de synthèse indiquant les contrôles effectués, les quantités vérifiées et les anomalies constatées par rapport aux états mensuels et annuels est transmis annuellement à la Commission en même temps que les comptes annuels visés à l'article 5 paragraphe 1 du règlement (CEE) n° 729/70 du Conseil (4).

Article 6

1. Le stockeur est responsable de la totalité des différences constatées entre les quantités en stock et les indications reprises dans les états des stocks transmis à l'organisme d'intervention.

2. Lorsque les quantités manquantes dépassent celles prévues par la ou les limites de tolérance applicables, elles sont, dans leur totalité, imputées au stockeur comme perte non identifiable. Si le stockeur conteste les quantités manquantes, il peut exiger le pesage ou le mesurage du produit, les frais entraînés par cette opération étant à sa charge, sauf s'il apparaît que les quantités annoncées sont effectivement présentes ou que l'écart ne dépasse pas la ou les limites de tolérance applicables, auquel cas les frais de pesage ou de mesurage sont imputables à l'institution ayant fait procéder au contrôle.

3. Les limites de tolérance prévues à l'annexe III s'appliquent sans préjudice des limites de tolérance fixées par des règlements relatifs aux différents produits, et dont la liste figure dans le règlement (CEE) n° 147/91 de la Commission (5).

Article 7

1. Les organismes d'intervention détiennent un état centralisé, se référant à tous les lieux de stockage, à tous les produits, à toutes les quantités et qualités des différents produits, et précisant pour chacun d'eux le poids (le cas échéant, le poids net et brut) ou le volume.

2. L'ensemble des documents comptables et procès-verbaux établis en application du présent règlement sont accessibles à tout moment aux agents de l'organisme d'intervention, ainsi que, conformément au règlement (CEE) n° 729/70, et notamment à son article 9, aux agents mandatés par la Commission, tant auprès des stockeurs qu'auprès des organismes d'intervention.

Article 8

1. Les organismes d'intervention veillent à ce que les stockeurs tiennent une comptabilité informatisée des stocks d'intervention. Ils prévoient des dispositions contractuelles en ce sens dans les contrats de stockage qu'ils passent avec les stockeurs.

2. La comptabilité informatisée doit être pleinement opérationnelle au plus tard deux ans après la date d'entrée en vigueur du présent règlement. Elle permettra au stockeur de disposer de façon directe et immédiate d'un inventaire permanent informatisé qui sera accessible aux agents de l'organisme d'intervention et de la Commission, ainsi qu'à toute personne dûment mandatée par eux.

Article 9

1. Les États membres adoptent les mesures nécessaires à la mise en oeuvre des dispositions du présent règlement, ainsi que celles visant à informer les personnes concernées des sanctions auxquelles elles s'exposent en cas de non-respect de ces dispositions. Ils informent la Commission des dispositions prises.

2. Les États membres prévoient dans les contrats de stockage des conséquences pécuniaires proportionnelles aux infractions commises par les stockeurs et, en cas d'irrégularité commise délibérément ou par négligence grave, la résiliation du contrat.

Article 10

Le règlement (CEE) n° 618/90 est abrogé.

Article 11

Le présent règlement entre en vigueur le troisième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel des Communautés européennes.

Il est applicable à partir du 1er octobre 1996.

Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre.

Fait à Bruxelles, le 8 novembre 1996.

Par la Commission

Franz FISCHLER

Membre de la Commission

(1) JO n° L 337 du 4. 12. 1990, p. 3.

(2) JO n° L 67 du 15. 3. 1990, p. 21.

(3) JO n° L 310 du 27. 10. 1992, p. 19.

(4) JO n° L 94 du 28. 4. 1970, p. 13.

(5) JO n° L 17 du 23. 1. 1991, p. 9.

ANNEXE I

>DEBUT DE GRAPHIQUE>

(Modèle indicatif)

ÉTAT COMPTABLE MENSUEL

>FIN DE GRAPHIQUE>

ANNEXE II

>DEBUT DE GRAPHIQUE>

(Modèle indicatif)

ÉTAT ANNUEL DES STOCKS

>FIN DE GRAPHIQUE>

ANNEXE III

PROCÉDURE D'INSPECTION PHYSIQUE

(lors des contrôles prévus à l'article 4)

I. BEURRE

1. Sélection de lots correspondant à au moins 5 % de la quantité totale stockée pour le compte de l'intervention publique. La sélection est préparée avant la visite du magasin sur base des données comptables de l'organisme d'intervention, mais n'est pas annoncée au stockeur.

2. Vérification de la présence des lots choisis et de la composition des lots sur place:

- identification des numéros de contrôle des lots et des cartons selon les bulletins d'achats ou d'entrée,

- pesage des palettes (une sur dix) et des cartons (un par palette),

- vérification visuelle du contenu d'un carton (une palette sur cinq),

- état de l'emballage.

3. Description dans le procès-verbal d'inventaire des lots inspectés physiquement et des défauts constatés.

II. LAIT ÉCRÉMÉ EN POUDRE

1. Sélection de lots correspondant à au moins 5 % de la quantité stockée au titre de l'intervention publique. La sélection est préparée avant la visite du magasin sur base des données comptables de l'organisme d'intervention, mais n'est pas annoncée au stockeur.

2. Vérification de la présence des lots choisis et de la composition des lots sur place:

- identification des numéros de contrôle des lots et des sacs selon les bulletins d'achats ou d'entrée,

- pesage des palettes (une sur dix) et des sacs (un sur dix),

- vérification visuelle du contenu d'un sac (une palette sur cinq),

- état de l'emballage.

3. Description dans le procès-verbal d'inventaire des lots inspectés physiquement et des défauts constatés.

III. CÉRÉALES

A. Procédure d'inspection physique

1. Sélection des cellules ou chambres à contrôler, correspondant à au moins 5 % de la quantité totale de céréales stockées pour le compte de l'intervention publique. La sélection est préparée sur base des données disponibles dans la comptabilité matérielle de l'organisme d'intervention, mais n'est pas annoncée au stockeur.

2. Inspection physique:

- vérification de la présence de céréales dans les cellules ou chambres sélectionnées,

- identification des céréales,

- contrôle des conditions de stockage et comparaison du lieu de stockage et de l'identité des céréales avec les données de la comptabilité matière de l'entrepôt,

- évaluation des quantités stockées selon une méthode préalablement agréée par l'organisme d'intervention et dont le descriptif doit être déposé au siège de celui-ci.

3. Un plan de l'entrepôt doit être disponible dans chaque lieu de stockage, ainsi que le document de métrage pour chaque silo ou chambre de stockage.

Dans chaque entrepôt, les céréales doivent être stockées de telle façon qu'une vérification volumétrique puisse être effectuée.

B. Traitement des différences constatées

Il est toléré un écart lors de la vérification volumétrique des produits.

Ainsi l'article 6 du règlement s'applique lorsque le poids du produit stocké et constaté lors de l'inspection physique diffère de son poids comptable de 5 % ou plus pour le stockage en silo et le stockage en magasin plat.

Dans le cas de stockage de céréales en entrepôt, il peut être tenu compte des quantités évaluées lors de la pesée à l'entrée en stock plutôt que de celles auxquelles conduit une évaluation volumétrique lorsque celle-ci ne présente pas un degré de précision souhaitable et que l'écart observé entre ces deux valeurs n'est pas excessif.

L'organisme d'intervention a recours à cette faculté lorsque les circonstances, évaluées au cas par cas, le justifient et sous sa propre responsabilité. Il l'indique dans le procès-verbal.

>DEBUT DE GRAPHIQUE>

(Modèle indicatif)

CÉRÉALES - CONTRÔLE DU STOCK

>FIN DE GRAPHIQUE>

IV. ALCOOL

1. Sélection de cuves correspondant à au moins 5 % de la quantité totale stockée pour le compte de l'intervention publique. La sélection est préparée avant la visite de l'entrepôt sur base des données comptables de l'organisme d'intervention mais n'est pas annoncée au stockeur.

2. Contrôle des plombages douaniers, si ceux-ci sont prévus dans les règles nationales.

3. Vérification sur place de la présence des cuves et de leur contenu:

- identification des cuves selon leur numéro et du type d'alcool,

- comparaison de l'identité de cuves et de leur contenu avec les données de la comptabilité matérielle de l'entrepôt et celles figurant dans les livres de l'organisme d'intervention,

- vérification organoleptique de la présence d'alcool, du type d'alcool et de son volume dans les cuves,

- examen des conditions de stockage par vérification visuelle d'autres cuves.

4. Description dans le procès-verbal d'inventaire des cuves inspectées physiquement et des défauts constatés.

V. VIANDE BOVINE

1. Sélection de lots correspondant à au moins 5 % de la quantité totale stockée pour le compte de l'intervention publique. La sélection est préparée avant la visite du magasin sur base des données comptables de l'organisme d'intervention, mais n'est pas annoncée au stockeur.

2. Vérification de la présence des lots choisis et de la composition des lots sur place: cette vérification comprend:

- pour la viande en carcasses:

- identification des lots et vérification du nombre de pièces,

- vérification du poids de 20 % des pièces par type de découpe et/ou de qualité,

- vérification visuelle de l'état de l'emballage,

- pour la viande désossée:

- identification des lots et palettes et vérification du nombre de cartons,

- vérification du poids de 10 % des palettes ou conteneurs,

- vérification du poids de 10 % des cartons de chaque palette pesée,

- vérification visuelle du contenu de ces cartons ainsi que de l'état de l'emballage dans le carton.

La sélection des palettes doit tenir compte des différents types de découpe stockés.

3. Description dans le procès-verbal d'inventaire des lots inspectés physiquement et des défauts constatés.

VI. HUILE D'OLIVE

1. Sélection de cuves correspondant à au moins 5 % de la quantité totale stockée pour le compte de l'intervention publique. La sélection est préparée avant la visite de l'entrepôt sur base des données comptables de l'organisme d'intervention, mais n'est pas annoncée au stockeur.

2. Vérification sur place de la présence des cuves et de leur contenu:

- identification des cuves selon leur numéro et le type d'huile d'olive,

- comparaison de l'identité des cuves et de leur contenu avec les données de la comptabilité matérielle de l'entrepôt et celles figurant dans les livres de l'organisme d'intervention,

- vérification organoleptique de la présence d'huile d'olive, du type d'huile d'olive et de son volume dans les cuves,

- examen des conditions de stockage par vérification visuelle d'autres cuves.

3. Description dans le procès-verbal d'inventaire des cuves inspectées physiquement et des défauts constatés.