Décision no 2/2002 du Conseil des ministres ACP-CE

du 7 octobre 2002

concernant la mise en oeuvre des articles 28, 29 et 30 de l'annexe IV de l'accord de Cotonou

(2002/911/CE)

LE CONSEIL DES MINISTRES ACP-CE,

vu l'accord de partenariat ACP-CE, signé à Cotonou le 23 juin 2000, et notamment les articles 28, 29 et 30 de son annexe IV,

vu l'avis du comité ACP-CE de coopération pour le financement du développement visé auxdits articles,

considérant ce qui suit:

(1) L'article 28 de l'annexe IV de l'accord de Cotonou dispose que l'adjudication des marchés financés par le Fonds européen de développement est régie par l'annexe IV et les procédures adoptées par décision du Conseil des ministres sur recommandation du comité ACP-CE de coopération pour le financement du développement.

(2) L'article 29 de l'annexe IV à l'accord de Cotonou dispose que l'exécution des marchés de travaux, de fournitures et de services financés par le Fonds européen de développement est régie, en premier lieu, par les conditions générales applicables aux marchés financés par le Fonds qui sont adoptées par décision du Conseil des ministres ACP-CE sur recommandation du comité ACP-CE de coopération pour le financement du développement.

(3) L'article 30 de l'annexe IV à l'accord de Cotonou dispose que le règlement des différends entre l'administration d'un État ACP et un entrepreneur, un fournisseur ou prestataire de services pendant l'exécution d'un marché transnational financé par le Fonds européen de développement s'effectue notamment par arbitrage conformément aux règles de procédures qui sont adoptées par décision du Conseil des ministres ACP-CE sur recommandation du comité ACP-CE de coopération pour le financement du développement.

(4) Il y a lieu de prévoir l'application de la réglementation générale, des cahiers généraux des charges et du règlement de procédure de conciliation et d'arbitrage, visés aux considérants précédents, aux marchés financés sur les ressources du neuvième Fonds européen de développement, ainsi que de tout Fonds futur.

(5) Il convient d'adopter une nouvelle réglementation générale, respectant les règles communautaires de passation des marchés publics qui s'appliquent à la coopération avec les pays tiers, conformément à l'article 28 de l'annexe IV de l'accord de Cotonou.

(6) En revanche, les cahiers généraux des charges ainsi que le règlement de procédure de conciliation et d'arbitrage adoptés par le Conseil des ministres ACP-CE par la décision n° 3/90 du 29 mars 1990 apparaissent toujours appropriés à la coopération ACP-CE. Il convient donc de proroger l'application de ces textes.

(7) Il convient de prévoir une procédure d'adaptation de la réglementation générale et des cahiers généraux des charges pour assurer leur cohérence avec ceux en usage sur les autres programmes de coopération extérieure de la Communauté, dans le respect des spécificités du partenariat ACP-CE.

(8) Il convient de mettre en oeuvre plusieurs actions de suivi sous la forme de séminaires et d'un guide pratique d'attribution des contrats, afin de familiariser les intéressés avec la réglementation générale et les cahiers généraux des charges précités,

DÉCIDE:

Article premier

Réglementation générale

La préparation et la passation des marchés financés sur les ressources du Fonds européen de développement sont régies par la réglementation générale relative aux marchés de travaux, de fournitures et de services financés par le Fonds européen de développement figurant à l'annexe.

Article 2

Cahiers généraux des charges

L'exécution des marchés financés sur les ressources du Fonds européen de développement est, sauf dispositions différentes de l'article 29 de l'annexe IV de l'accord de Cotonou, régie par:

a) le cahier général des charges relatif aux marchés de travaux financés par le Fonds européen de développement;

b) le cahier général des charges relatif aux marchés de fournitures financés par le Fonds européen de développement;

c) le cahier général des charges relatif aux marchés de services financés par le Fonds européen de développement,

tels qu'ils ont été adoptés par la décision n° 3/90 du Conseil des ministres ACP-CE du 29 mars 1990.

Article 3

Révision

La réglementation générale et les cahiers généraux des charges pourront être révisés par décision du Conseil des ministres ACP-CE afin d'assurer leur cohérence avec ceux en usage sur les autres programmes de coopération extérieure de la Communauté, dans le respect des spécificités du partenariat ACP-CE.

Article 4

Règlement des litiges

Le règlement des litiges relatifs aux marchés financés sur les ressources du Fonds européen de développement qui, selon les cahiers généraux des charges et les cahiers des prescriptions spéciales applicables au marché, intervient par voie de conciliation ou d'arbitrage, s'effectue conformément au règlement de procédure de conciliation et d'arbitrage pour les marchés financés par le Fonds européen de développement, tel qu'il a été adopté par la décision n° 3/90 du Conseil des ministres ACP/CE du 29 mars 1990.

Article 5

Application

La réglementation générale et les cahiers généraux des charges visés aux articles 1er et 2 s'appliquent aux marchés financés sur les ressources du neuvième Fonds européen de développement. Ils seront applicables aux marchés financés sur les ressources de tout futur Fonds au titre de l'accord de Cotonou, sauf décision contraire du Conseil des ministres ACP-CE.

Article 6

Entrée en vigueur

La présente décision prend effet le jour de l'entrée en vigueur de l'accord de Cotonou.

Article 7

Mesures d'exécution

Les États ACP, les États membres de la Communauté et la Communauté sont tenus, chacun pour ce qui le concerne, de prendre les mesures nécessaires à l'exécution de la présente décision. En particulier, les États ACP et la Commission prennent les mesures nécessaires à toute action de suivi facilitant l'application de la réglementation générale et des conditions générales visées aux articles 1er et 2.

Fait à Bruxelles, le 7 octobre 2002.

Le président du Comité des ambassadeurs ACP-CE par délégation, pour le Conseil des ministres ACP-CE

Sutiawan Gunessee

ANNEXE

RÉGLEMENTATION GÉNÉRALE

relative aux marchés de services, de fournitures et de travaux financés par le Fonds européen de développement (FED)

TABLE DES MATIÈRES

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PARTIE I

MESURES DE BASE APPLICABLES À TOUS LES MARCHÉS

1. INTRODUCTION

L'attribution des marchés de services, de fournitures et de travaux financés sur les ressources du Fonds européen de développement (FED) est régie par la présente réglementation générale.

La présente réglementation générale contient les principes et conditions de participation aux marchés ainsi que les principes et conditions de passation des marchés.

L'exécution des marchés de services, de fournitures et de travaux est régie par:

a) le cahier général des charges applicable à chacune des catégories de marchés financés par le FED, ou

b) pour les projets et programmes cofinancés ou en cas d'octroi d'une dérogation pour l'exécution par des tiers ou dans les autres cas appropriés, toutes autres conditions générales acceptées par les États ACP concernés et la Communauté, à savoir:

- les conditions générales prescrites par la législation nationale de l'État ACP concerné ou les pratiques admises dans cet État en matière de marchés internationaux, ou

- toutes autres conditions générales internationales en matière de marchés, et

c) le cahier des prescriptions spéciales.

Le cahier général des charges applicable à une catégorie particulière de marché comprend les clauses contractuelles de caractère administratif, financier, juridique et technique relatives à l'exécution des marchés.

Le cahier des prescriptions spéciales applicable à chaque marché comprend les modifications au cahier général des charges, les clauses contractuelles spéciales, les spécifications techniques et tout autre point concernant le marché.

Pour toutes les questions non couvertes par la présente réglementation générale, le droit national de l'État de l'autorité contractante est applicable.

2. ÉLIGIBILITÉ AUX MARCHÉS

Les dispositions définissant les acteurs qui peuvent participer aux appels d'offres et aux marchés sont qualifiées de dispositions relatives à l'éligibilité. Elles portent sur la nationalité des personnes physiques et morales et sur l'origine des fournitures.

2.1. La règle de la nationalité et de l'origine

a) La participation aux appels d'offres et marchés financés par le FED est ouverte à égalité de conditions:

- aux personnes physiques, sociétés ou entreprises, organismes publics ou à participation publique des États ACP et des États membres,

- aux sociétés coopératives et autres pesonnes de droit public ou de droit privé des États membres et/ou des États ACP, et

- à toute entreprise commune ou groupement d'entreprises ou de sociétés des États ACP et/ou des États membres.

Cette règle de la nationalité s'applique également aux experts proposés par les sociétés prestataires de services participant aux appels d'offres ou aux marchés de services financés par la Communauté.

Pour vérifier la conformité avec la règle de la nationalité, le dossier d'appel d'offres prescrit aux soumissionnaires d'indiquer le pays dont ils sont ressortissants en présentant les preuves habituelles en la matière selon leur loi nationale.

b) Toutes les fournitures acquises dans le cadre d'un marché de fournitures doivent être originaires de la Communauté et/ou des États ACP. Il en va de même pour les fournitures et équipements achetés par le titulaire dans le cadre des marchés de travaux et de services s'ils doivent devenir la propriété du projet à la fin de l'exécution du marché.

Dans ce contexte, la définition de la notion de "produits originaires" est évaluée par rapport aux accords internationaux en la matière(1) et il y a lieu de considérer également comme produits originaires de la Communauté les produits originaires des pays, territoires et départements d'outre-mer.

Dans son offre le soumissionnaire doit indiquer l'origine des fournitures. Le titulaire doit obligatoirement présenter le certificat d'origine de l'équipement concerné à l'autorité contractante soit au moment où il introduit les fournitures dans l'État ACP, soit à l'occasion de la réception provisoire de ces fournitures, soit au moment de la présentation de la première facture. L'option retenue sera fixée dans chaque contrat, cas par cas.

Le certificat d'origine doit être établi par l'autorité désignée à cet effet dans le pays d'origine des fournitures ou du fournisseur et doit l'être conformément aux accords internationaux dont le pays concerné est signataire.

C'est à l'administration contractante de l'État ACP qu'il appartient de vérifier l'existence d'un certificat d'origine. En cas de doute sérieux sur l'origine, c'est aux services de la Commission de se prononcer sur la question.

2.2. Exceptions à la règle de la nationalité et de l'origine

Dans le but d'assurer une rentabilité optimale du système, les personnes physiques ou morales ressortissantes des pays en développement non ACP peuvent être autorisées à participer aux marchés financés par la Communauté, sur demande justifiée des États ACP concernés. Ces derniers fournissent au chef de délégation, pour chaque cas, les informations nécessaires à la Communauté pour prendre une décision sur ces dérogations en accordant une attention particulière:

a) à la situation géographique de l'État ACP concerné;

b) à la compétitivité des entrepreneurs, fournisseurs et consultants des États membres et des États ACP;

c) au souci d'éviter un accroissement excessif du coût d'exécution des marchés;

d) aux difficultés de transport et aux retards dus aux délais de livraison ou à d'autres problèmes de même nature;

e) à la technologie la plus appropriée et la mieux adaptée aux conditions locales.

La participation des pays tiers aux marchés financés par la Communauté peut également être autorisée:

a) lorsque la Communauté participe au financement d'actions de coopération régionale ou interrégionale intéressant des pays tiers;

b) en cas de cofinancement des projets et programmes d'actions;

c) en cas d'urgence.

Dans des cas exceptionnels, et en accord avec la Commission, des bureaux d'études employant des experts ressortissants de pays tiers peuvent prendre part aux marchés de services.

Par ailleurs, au cours de l'exécution des opérations et sous réserve d'en informer le chef de délégation, l'autorité contractante peut décider:

a) des achats sur le marché local sans considération de l'origine;

b) de l'utilisation de matériels et engins de chantier non originaires de la Communauté ou des États ACP et dont il n'existe pas de production comparable dans la Communauté et les États ACP.

2.3. Situations d'exclusion à la participation aux marchés

Ne peuvent participer à la mise en concurrence ni être attributaires d'un marché les personnes physiques ou morales:

a) qui sont en état de faillite, de liquidation, de règlement judiciaire ou de concordat préventif, de cessation d'activité, ou dans toute situation analogue résultant d'une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales;

b) qui font l'objet d'une procédure de déclaration de faillite, de liquidation, de règlement judiciaire, de concordat préventif ou de toute autre procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales;

c) qui ont fait l'objet d'une condamnation prononcée par un jugement ayant autorité de chose jugée pour tout délit affectant leur moralité professionnelle;

d) qui, en matière professionnelle, ont commis une faute grave constatée par tout moyen que les autorités contractantes peuvent justifier;

e) qui n'ont pas rempli leurs obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale selon les dispositions légales du pays où ils sont établis;

f) qui n'ont pas rempli leurs obligations relatives au paiement de leurs impôts et taxes selon les dispositions légales du pays où ils sont établis;

g) qui se sont rendus gravement coupables de fausses déclarations en fournissant les renseignements exigés par les autorités contractantes pour leur participation à un appel d'offres ou à un marché;

h) qui dans le cadre d'un autre marché conclu avec la même autorité contractante, ou dans le cadre d'un autre marché financé sur les fonds communautaires, ont été déclarées en défaut grave d'exécution en raison du non respect de leurs obligations contractuelles;

i) qui se trouvent, dans le cadre de l'appel d'offres ou du marché concerné, dans une des situations d'exclusion mentionnées au point 7, "Clauses déontologiques".

Les candidats (première phase d'une procédure restreinte) doivent présenter, à l'appui de leurs candidatures, une déclaration sur l'honneur attestant qu'ils ne se trouvent pas dans les situations prévues aux points précédents.

Les soumissionnaires (deuxième phase d'une procédure restreinte ou phase unique d'une procédure ouverte) doivent présenter, à l'appui de leurs offres, les preuves habituelles conformément à la législation du pays où ils sont établis attestant qu'ils ne se trouvent pas dans les situations prévues aux points a), b), c), e) et f) précédents. Ces preuves ou documents doivent porter une date qui ne peut être antérieure à 180 jours par rapport à la date limite de soumission des offres. En outre, les soumissionnaires doivent présenter une déclaration sur l'honneur attestant qu'il n'y a pas eu, depuis la date d'émission de ces preuves, de modifications concernant leur situation.

2.4. Égalité de participation aux marchés

Les États ACP et la Commission prennent les mesures nécessaires pour assurer, à égalité de conditions, une participation aussi étendue que possible aux appels d'offres pour les marchés de services, de fournitures et de travaux et notamment, le cas échéant, des mesures visant à:

a) assurer, par la voie du Journal officiel des Communautés européennes, de l'Internet et des journaux officiels de tous les États ACP, ainsi que par tout autre moyen d'information approprié, la publication des appels d'offres;

b) éliminer les pratiques discriminatoires ou les spécifications techniques qui pourraient faire obstacle à une large participation à égalité de conditions;

c) encourager la coopération entre les sociétés et entreprises des États membres et des États ACP;

d) assurer que tous les critères de sélection figurent dans le dossier d'appel d'offres;

e) assurer que l'offre retenue répond aux conditions et aux critères fixés dans le dossier d'appel d'offres.

3. PROCÉDURES DE PASSATION DES MARCHÉS

Le principe de base de la passation des marchés est l'appel à la concurrence. Cet appel à la concurrence poursuit un double objectif:

a) assurer la transparence des opérations, et

b) obtenir la qualité des services, fournitures ou travaux demandés aux meilleures conditions de prix.

Il existe différents types de procédures de passation de marchés avec des degrés différents de mise en concurrence:

3.1. Procédure ouverte

La procédure ouverte comporte un appel général à la concurrence. Dans ce cas, la plus grande publicité est donnée au marché, par la voie de la publication d'un avis de marché au Journal officiel des Communautés européennes, aux journaux officiels de tous les États ACP, sur Internet et dans tout autre média approprié.

Dans la procédure ouverte, toutes les personnes physiques ou morales désireuses de présenter une offre reçoivent, sur simple demande, le dossier d'appel d'offres (payant ou gratuit), conformément aux modalités fixées dans l'avis de marché. Le choix de l'attributaire est arrêté, lors de l'analyse des offres reçues, par le biais de la procédure de sélection (c'est-à-dire, vérification de l'éligibilité et vérification de la capacité financière, économique, technique et professionnelle des soumissionnaires) et de la procédure d'attribution (c'est-à-dire, comparaison des offres pour aboutir au choix de l'attributaire) comme prévu au point 4, "Critères de sélection et d'attribution". Aucune négociation n'est autorisée.

3.2. Procédure restreinte

Dans la procédure restreinte, l'autorité contractante invite un nombre limité de candidats à participer à l'appel d'offres. Avant d'envoyer l'invitation à soumissionner, elle établit la liste restreinte des candidats retenus en raison de leurs qualifications, sur base de la publication d'un avis de marché.

La procédure de sélection, qui sert à opérer le passage de la liste longue (tous les candidats qui ont répondu à la publication) à la liste restreinte, se fait lors de l'analyse des candidatures reçues, généralement, suite à la publication d'un avis de marché au Journal officiel des Communautés européennes, sur Internet, aux journaux officiels de tous les États ACP et dans tout autre média approprié.

Dans une deuxième phase, l'autorité contractante lance l'invitation à soumissionner aux candidats retenus dans la liste restreinte, qui reçoivent le dossier d'appel d'offres. Le choix de l'attributaire est arrêté par le biais de la procédure d'attribution, à l'issue de l'analyse des offres (voir point 4, "Critères de sélection et d'attribution"). Aucune négociation n'est autorisée.

3.3. Procédure simplifiée

Dans la procédure simplifiée, l'autorité contractante consulte les candidats de son choix et fixe les conditions du marché avec eux sur base des spécifications. À l'issue de cette procédure, l'autorité contractante retient l'offre économiquement la plus avantageuse.

3.4. Contrat-cadre

Dans cette procédure, la Commission lance un appel d'offres restreint, sélectionne les candidats puis, sur la base des offres-cadre présentées, élabore une liste de contractants potentiels qui peuvent être sollicités pour mettre à disposition des experts pour des missions spécifiques pour chaque domaine d'expertise mis au concours.

À l'occasion de chaque marché spécifique (mission), l'autorité contractante invite des contractants retenus sur la liste à déposer une proposition dans les limites de leur contrat-cadre. La proposition économiquement la plus avantageuse est retenue.

3.5. Exécution des actions en régie (devis-programme)

Dans le cas d'actions exécutées en régie (marchés en régie), les projets et programmes sont mis en oeuvre par les propres moyens des agences, services ou organismes publics ou à participation publique de l'État ou des États ACP concernés (régie administrative) ou par la personne responsable de leur exécution.

La Communauté contribue aux dépenses des services concernés par l'octroi des équipements et/ou matériels manquants et/ou de ressources lui permettant de recruter le personnel supplémentaire nécessaire tel que des experts ressortissants de l'État ACP concerné ou d'un autre État ACP. La participation de la Communauté ne concerne que la prise en charge de moyens complémentaires et de dépenses d'exécution, temporaires et limitées aux seuls besoins de l'action considérée.

3.6. Aide humanitaire et aide d'urgence

Le mode d'exécution des marchés au titre de l'aide humanitaire et de l'aide d'urgence doit être adapté à l'urgence de la situation. À cette fin, pour toutes les actions concernant l'aide humanitaire et l'aide d'urgence entreprises par l'État ACP, ce dernier peut autoriser avec l'accord du chef de délégation:

a) la conclusion de marchés de gré à gré selon la procédure négociée;

b) l'exécution des marchés en régie;

c) l'exécution par l'intermédiaire d'organismes spécialisés, et

d) la mise en oeuvre directe par la Commission.

La Communauté gère et exécute les actions d'aide humanitaire et d'aide d'urgence entreprises par elle selon ses procédures permettant des interventions rapides, souples et efficaces.

3.7. Modalités de mise en concurrence

Les modalités relatives à la procédure d'appel à la concurrence et à la publicité des marchés des services, fournitures et travaux sont, en fonction de leur valeur, reprises à l'annexe 1.

Dans le cas de marchés mixtes comportant des proportions variables de services, fournitures et travaux, la procédure applicable au marché est déterminée, par l'autorité contractante en accord avec la Commission, en fonction de l'aspect prédominant des services, travaux ou fournitures requis, apprécié en fonction de la valeur et de l'importance stratégique représentées par rapport au marché considéré.

Aucun marché ne peut être scindé artificiellement afin de le soustraire à l'application des mesures prévues par la présente réglementation générale. En cas de doute sur la façon de calculer le montant estimé d'un marché, l'autorité contractante en réfère, préalablement au lancement du marché en cause, au chef de délégation.

Dans toute procédure l'autorité contractante doit vérifier que les conditions d'une concurrence loyale sont bien respectées. Dans tous les cas où il y a une disparité évidente et significative entre les prix proposés et les prestations offertes par un soumissionnaire, ou une disparité significative entre les prix proposés par les différents soumissionnaires, et notamment, lorsque des sociétés publiques, des sociétés sans but lucratif ou des organisations non gouvernementales participent à un appel d'offres avec des sociétés privées, l'autorité contractante doit procéder à des vérifications et demander toutes les informations additionnelles nécessaires. Ces informations doivent être tenues confidentielles par l'autorité contractante. En règle générale, tous les soumissionnaires doivent déclarer que leurs offres financières tiennent compte de tous leurs coûts, y compris des frais généraux.

3.8. Préférences

Des mesures propres à favoriser une participation aussi étendue que possible des personnes physiques et morales des États ACP à l'exécution des marchés financés par le FED sont prises afin de permettre une utilisation optimale des ressources physiques et humaines de ces États. À cette fin,

a) dans le cas des marchés de travaux d'une valeur inférieure à 5000000 d'euros, les soumissionnaires des États ACP bénéficient, pour autant qu'un quart au moins du capital et des cadres soit originaire d'un ou de plusieurs États ACP, d'une préférence de 10 % dans la comparaison des offres de qualité économique et technique équivalente;

b) dans le cas des marchés de fournitures, quel qu'en soit le montant, les soumissionnaires des États ACP, qui proposent des fournitures originaires des ACP pour 50 % au moins de la valeur du marché, bénéficient d'une préférence de 15 % dans la comparaison des offres de qualité économique et technique équivalente;

c) dans le cas des marchés de services, la préférence est accordée, dans la comparaison des offres de qualité économique et technique équivalente, aux:

- experts, institutions, bureaux d'études ou entreprises de conseils ressortissants des États ACP,

- aux offres soumises par les entreprises ACP individuelles ou en consortium avec des partenaires européens, et

- aux offres présentées par des soumissionnaires européens ayant recours à des sous-traitants ou des experts des ACP;

d) lorsqu'on envisage de faire appel à des sous-traitants, le soumissionnaire retenu accorde la préférence aux personnes physiques, sociétés et entreprises des États ACP capables d'exécuter le marché dans les mêmes conditions, et

e) l'État ACP peut, dans l'appel d'offres, proposer aux soumissionnaires éventuels l'assistance de sociétés, d'experts ou de consultants ressortissants des États ACP, choisis d'un commun accord. Cette coopération peut prendre la forme d'une entreprise commune ou d'une sous-traitance ou encore d'une formation du personnel en cours d'emploi.

4. CRITÈRES DE SÉLECTION ET D'ATTRIBUTION DES MARCHÉS

L'attribution des marchés sur base d'une procédure ouverte ou restreinte, se fait toujours par la prise en considération des opérations suivantes:

a) Procédure de sélection, sur la base des critères de sélection publiés dans l'avis de marché:

- vérification de l'éligibilité des soumissionnaires ou candidats comme prévue au point 2, "Éligibilité aux marchés",

- vérification de la capacité financière et économique des soumissionnaires ou des candidats,

- vérification de la capacité technique et professionnelle des soumissionnaires ou des candidats et de leurs cadres.

L'avis de marché ou le dossier d'appel d'offres doit préciser le critère ou les critères de référence pour effectuer ces vérifications.

b) Comparaison des offres sur la base des critères d'attribution indiqués dans l'avis de marché ou dans le dossier d'appel d'offres sur la base du prix et d'autres critères prédéfinis permettant de déterminer l'offre économiquement la plus avantageuse.

En procédure ouverte, les opérations a) et b) se font en une seule phase, lors de l'analyse des offres.

En procédure restreinte, l'opération a) s'effectue dans une première phase, lors de l'analyse des candidatures (établissement de la liste restreinte), et l'opération b), dans une deuxième phase (appel d'offres), lors de l'analyse des offres.

5. L'APPEL D'OFFRES AVEC "CLAUSE SUSPENSIVE"

Dans des cas exceptionnels et dûment justifiés, les appels d'offres peuvent être lancés avec une "clause suspensive". Cela signifie que l'appel d'offres est lancé préalablement à la décision de financement ou à la signature de la convention de financement entre la Commission et l'État ACP et que l'attribution du marché est conditionnée à la conclusion de la convention de financement et donc, à la mise à disposition des fonds correspondants.

Compte tenu des incidences éventuelles de la clause suspensive, la référence à l'existence de cette clause doit être explicitement mentionnée dans l'avis de marché.

Dans tous les cas, l'appel d'offres devra être annulé si la procédure décisionnelle de la Commission n'est pas achevée ou si la signature de la convention de financement n'intervient pas.

6. ANNULATION DE LA PROCÉDURE DE PASSATION DES MARCHÉS

En cas d'annulation de la procédure de passation des marchés, tous les soumissionnaires sont avertis par écrit, dans les meilleurs délais, des motifs de l'annulation. L'annulation peut intervenir dans les cas suivants:

a) lorsque l'appel d'offres est demeuré infructueux, c'est-à-dire, lorsqu'aucune offre méritant d'être retenue sur le plan qualitatif et/ou financier n'a été reçue, ou lorsque il n'y a pas eu de réponses;

b) lorsque les éléments techniques ou économiques du projet ont été fondamentalement modifiés;

c) lorsque des circonstances exceptionnelles, ou de force majeure, rendent impossible l'exécution normale du projet;

d) lorsque toutes les offres retenues sur le plan technique, excèdent les ressources financières disponibles;

e) lorsqu'il y a eu des irrégularités graves dans la procédure, ayant notamment entravé le jeu normal de la concurrence.

Après l'annulation de la procédure, l'autorité contractante peut décider:

a) soit de lancer un nouvel appel d'offres;

b) soit d'entamer une procédure de négociation avec le ou les soumissionnaires qui remplissent les critères de sélection et qui ont présenté des offres techniquement conformes, et ce pour autant que les conditions initiales du marché ne soient pas substantiellement modifiées;

c) soit de ne conclure aucun marché.

La décision finale appartient en tout état de cause à l'autorité contractante, après accord de la Commission.

7. CLAUSES DÉONTOLOGIQUES

Toute tentative d'un candidat ou d'un soumissionnaire visant à se procurer des informations confidentielles, à procéder à des ententes illicites avec ses concurrents ou à influencer le jury ou l'autorité contractante au cours de la procédure d'examen, de clarification, d'évaluation et de comparaison des offres entraîne le rejet de sa candidature ou soumission et pourrait l'exposer à des sanctions administratives.

Sauf autorisation préalable et écrite de l'autorité contractante, le titulaire d'un marché et son personnel et toute autre société avec laquelle le titulaire est associé ou lié, n'ont pas qualité pour exécuter, même à titre accessoire ou de sous-traitance, d'autres services, réaliser des travaux ou livrer des fournitures, pour le projet. Cette interdiction est également applicable, éventuellement, aux autres projets pour lesquels le titulaire, en raison de la nature du marché, pourrait également se retrouver dans une situation de conflit d'intérêts.

Lors de la remise de sa candidature ou de son offre, le candidat ou le soumissionnaire est tenu de déclarer, d'une part, qu'il n'existe aucun conflit d'intérêts potentiel, d'autre part, qu'il n'a aucun lien spécifique avec d'autres soumissionnaires ou d'autres parties au projet. Si durant l'exécution du marché, une telle situation se produisait, le titulaire aurait l'obligation d'en informer immédiatement l'autorité contractante.

Le titulaire d'un marché doit agir en toute occasion avec impartialité et comme un conseiller loyal conformément au code de déontologie de sa profession. Il s'abstient de faire des déclarations publiques concernant le projet ou les services sans l'approbation préalable de l'autorité contractante. Il n'engage l'autorité contractante d'aucune manière sans son consentement préalable écrit.

Pendant la durée du marché, le titulaire et son personnel respectent les droits de l'homme, et s'engagent à ne pas heurter les usages politiques, culturels et religieux du pays bénéficiaire.

La rémunération du titulaire au titre du marché constitue sa seule rémunération dans le cadre du marché. Le titulaire et son personnel doivent s'abstenir d'exercer toute activité ou de recevoir tout avantage qui soit en conflit avec leurs obligations envers l'autorité contractante.

Le titulaire et son personnel sont tenus au secret professionnel pendant toute la durée du marché et après son achèvement. Tous les rapports et documents reçus ou établis par le titulaire dans le cadre de l'exécution du marché sont confidentiels.

L'utilisation par les parties contractantes, de tous rapports et documents établis, reçus, ou remis au cours de l'exécution du contrat, est réglée par le contrat.

Le titulaire s'abstient de toute relation susceptible de compromettre son indépendance ou celle de son personnel. Si le titulaire perd son indépendance, l'autorité contractante peut, pour tout préjudice qu'elle aurait subi de ce fait, résilier le marché sans mise en demeure préalable et sans que le titulaire puisse prétendre à une quelconque indemnité de rupture.

La Commission se réserve le droit de suspendre ou d'annuler le financement des projets si des pratiques de corruption de quelque nature qu'elles soient sont découvertes à toute étape de la procédure de passation du contrat ou du marché et si l'autorité contractante ne prend pas toutes les mesures appropriées pour remédier à cette situation. Au sens de la présente disposition, on entend par pratique de corruption toute proposition de donner ou consentir à offrir à quiconque un paiement illicite, un présent, une gratification ou une commission à titre d'incitation ou de récompense pour qu'il accomplisse ou s'abstienne d'accomplir des actes ayant trait à l'attribution du marché ou au marché conclu avec le maître d'ouvrage.

En particulier, tous les dossiers d'appels d'offres et contrats, pour la réalisation de prestations de services, de travaux ou l'obtention de fournitures, devront intégrer une clause spécifiant que toute offre sera rejetée ou tout contrat annulé dès lors qu'il sera avéré que l'attribution du contrat ou son exécution aura donné lieu au versement de frais commerciaux extraordinaires.

Les frais commerciaux extraordinaires concernent toute commission non mentionnée au marché principal ou qui ne résulte pas d'un contrat en bonne et due forme faisant référence à ce marché, toute commission qui ne rétribue aucun service légitime effectif, toute commission versée dans un paradis fiscal, toute commission versée à un bénéficiaire non clairement identifié ou à une société qui a toutes les apparences d'une société de façade.

L'attributaire du marché s'engage à fournir à la Commission, à sa demande, toutes pièces justificatives sur les conditions d'exécution du contrat. La Commission pourra procéder à tout contrôle, sur pièces et sur place, qu'elle estimerait nécessaire pour réunir des éléments de preuve sur une présomption de frais commerciaux extraordinaires.

Les attributaires de marchés, convaincus de financement de frais commerciaux extraordinaires sur des projets financés par la Communauté s'exposent, en fonction de la gravité des faits constatés à la résiliation du contrat voire à l'exclusion définitive du bénéfice des financements communautaires.

Le non respect d'une ou plusieurs de ces clauses déontologiques peut entraîner l'exclusion du candidat, soumissionnaire (ou titulaire) d'autres marchés communautaires et l'exposer à des sanctions. La personne ou la société concernée doit en être informée par écrit.

8. VOIES DE RECOURS

Si un soumissionnaire s'estime lésé par une erreur ou irrégularité commise dans le cadre d'une procédure de sélection ou de passation de marché, il en réfère directement à l'autorité contractante, avec communication à la Commission pour information. L'autorité contractante doit répondre dans un délai de 90 jours à compter de la date de réception de la plainte.

Lorsqu'elle a été informée d'une telle plainte, la Commission fait connaître son avis à l'autorité contractante et recherche, dans toute la mesure de possible, une solution amiable entre le soumissionnaire plaignant et l'autorité contractante.

En cas d'échec de la procédure précédente, le soumissionnaire peut recourir aux procédures établies conformément à la législation nationale de l'État de l'autorité contractante.

En outre, parmi les droits des citoyens européens, figure celui d'adresser des plaintes au médiateur européen. Le médiateur européen procède à des enquêtes sur les plaintes relatives à des cas de mauvaise administration de la part des institutions de la Communauté européenne.

Au cas où l'autorité contractante ne respecterait pas les mesures de passation des marchés prévues par la présente réglementation générale, la Commission se réserve de suspendre, refuser ou récupérer les financements relatifs aux marchés incriminés.

PARTIE II

MESURES SPÉCIFIQUES APPLICABLES AUX MARCHÉS DE SERVICES

9. INTRODUCTION

La coopération technique et économique au sein de la politique de coopération se traduit par le recours à l'expertise à travers les marchés de services, principalement dans le domaine des études et de l'assistance technique.

Les marchés d'études concernent, entre autres, les études portant sur l'identification et la préparation des projets, les études de faisabilité, les études économiques et de marché, les études techniques, les évaluations et les audits.

En règle générale, les marchés d'études impliquent une obligation de résultat, ce qui signifie que le titulaire du marché est tenu de fournir un produit déterminé quels que soient les moyens techniques et opérationnels qu'il doit mettre en oeuvre pour atteindre l'objectif prescrit. En conséquence, ces marchés sont payés au forfait. Le titulaire n'aura droit au paiement forfaitaire du marché que si le résultat spécifique est atteint.

Les marchés d'assistance technique sont utilisés dans les cas où le prestataire de services est chargé d'exercer une fonction de conseil, ainsi que dans les cas où il est appelé à assurer la direction ou la supervision d'un projet, à mettre à disposition les experts spécifiés dans le marché, ou à acquérir, au nom et pour le compte de l'autorité contractante, des biens, services ou travaux.

Les marchés d'assistance technique n'impliquent souvent qu'une obligation de moyens, ce qui signifie que le titulaire du marché est responsable de l'accomplissement des tâches qui lui sont confiées dans les termes de référence et d'assurer la qualité des prestations requises. Ces marchés sont payés en fonction des moyens et prestations effectivement mis en oeuvre et réalisés. Cependant, le titulaire a un devoir contractuel de diligence car il est tenu d'alerter en temps opportun l'autorité contractante de tout événement qui pourrait affecter la bonne exécution du projet.

Certains marchés de services peuvent revêtir un aspect mixte en comportant à la fois une obligation de moyens et une obligation de résultat.

L'autorité contractante, qui est toujours précisée dans l'avis de marché, est l'autorité habilitée à conclure le marché. Les marchés de services sont conclus par l'État ACP avec lequel la Commission établit en règle générale une convention de financement.

L'autorité contractante et le chef de délégation, en étroite coopération, établissent les listes restreintes. La Commission prépare et transmet à l'autorité contractante les dossiers d'appels d'offres internationaux pour approbation et lancement de la procédure. L'autorité contractante soumet, pour accord, au chef de délégation les autres dossiers d'appels d'offres avant lancement de la procédure. Sur base des décisions ainsi approuvées et en étroite coopération avec le chef de délégation, l'autorité contractante lance tous les appels d'offres, reçoit les soumissions, préside les réunions d'évaluation et arrête les résultats des appels d'offres. L'autorité contractante transmet, pour accord, au chef de délégation le résultat du dépouillement des offres et une proposition d'attribution du marché. Une fois cet accord reçu, l'autorité contractante signe les contrats et les notifie au chef de délégation. Ce dernier est toujours invité officiellement et est représenté, en règle générale, lors de l'ouverture et de l'analyse des offres.

Les États ACP ont également la possibilité de demander à la Commission de négocier, d'établir, de conclure et d'exécuter les marchés de services en leur nom, directement ou par l'intermédiaire de son agence compétente.

Les marchés d'audit et d'évaluation ainsi que les contrats-cadres, sont toujours conclus par la Commission, agissant au nom et pour le compte de l'État ou des États ACP concernés.

Le prestataire de services est toute personne physique ou morale qui offre des services. Le prestataire de services qui a sollicité une invitation à participer à une procédure restreinte ou simplifiée est désigné par le mot candidat. Celui qui présente une offre est désigné par le mot soumissionnaire.

10. PRINCIPES RÉGISSANT LES PROCÉDURES DE PASSATION DES MARCHÉS

10.1. Marchés d'une valeur égale ou supérieure à 200000 euros

10.1.1. Procédure restreinte

La règle générale pour la passation des marchés de services est l'appel d'offres restreint international. En général, tous les marchés de services d'une valeur égale ou supérieure à 200000 euros, doivent faire l'objet d'un appel d'offres restreint après publication d'un avis de préinformation (prévision de marché) et d'un avis de marché comme prévu au point 11.1, "Publicité des marchés".

10.1.2. Procédure négociée

Toutefois, les marchés de services peuvent être passés par procédure négociée, après accord préalable de la Commission, dans les cas suivants:

a) Lorsque l'urgence impérieuse, résultant d'événements imprévisibles pour les autorités contractantes en question, n'est pas compatible avec les délais exigés par les procédures restreintes ou simplifiées visées aux points 11 et 12.2. Les circonstances invoquées pour justifier l'urgence impérieuse ne doivent en aucun cas être imputables à l'autorité contractante. Dans ce contexte, cette dernière engage librement les discussions qui lui paraissent utiles avec les soumissionnaires figurant sur une liste restreinte qu'elle a établie en accord avec le chef de délégation, et attribue le marché au soumissionnaire qu'elle a retenu.

b) Lorsque les prestations sont confiées à des organismes publics, ou à des institutions ou associations sans but lucratif. Une institution ou une association sans but lucratif ne peut être considérée systématiquement comme un titulaire agissant sans but de lucre et ne peut donc bénéficier dans tous les cas d'un traitement de type procédure négociée. La procédure négociée n'est acceptable que lorsque la finalité du marché ne reflète pas un aspect économique ou commercial, notamment dans les cas où l'action envisagée a un caractère institutionnel ou, par exemple, d'assistance aux populations dans le domaine social.

c) Pour des prestations en prolongation de services déjà engagés. Deux cas de figure peuvent se présenter:

- prestations complémentaires ne figurant pas dans le marché principal, mais qui, à la suite d'une circonstance imprévue, sont devenues nécessaires à l'exécution du marché, à condition que: i) la prestation complémentaire ne puisse être techniquement ou économiquement séparée du marché principal sans créer un inconvénient majeur à l'autorité contractante, ii) le montant cumulé des prestations complémentaires ne dépasse pas 50 % de la valeur du marché principal,

- prestations additionnelles consistant dans la répétition de services similaires confiés au prestataire titulaire d'un premier marché. Le recours à cette disposition doit remplir deux conditions: i) la première prestation a fait l'objet de la publication d'un avis de marché, et ii) la possibilité de recourir à la procédure négociée pour les nouvelles prestations au projet ainsi que son coût estimé ont été clairement indiqués dans la publication de l'avis de marché de la première prestation. Les nouveaux services constituent, par exemple, la 2e phase d'une étude ou d'une action. Dans ce cadre, une seule extension du marché est possible pour une valeur et une durée égales, au maximum, à la valeur et à la durée du marché initial.

d) Lorsqu'un appel d'offres est demeuré infructueux, c'est-à-dire, n'a donné aucune offre méritant d'être retenue sur le plan qualitatif et/ou financier. Dans ce cas, après annulation de l'appel d'offres, l'autorité contractante peut entamer des négociations avec le ou les soumissionnaires de son choix, ayant participé à l'appel d'offres, pour autant que les conditions initiales du marché ne soient pas substantiellement modifiées (voir point 6, "Annulation de la procédure de passation des marchés"). La Commission doit donner son accord préalable avant que l'autorité contractante n'entame les négociations.

e) Lorsque le marché considéré fait suite à un concours et doit, conformément aux mesures applicables, être attribué au lauréat ou à un des lauréats du concours. Dans ce dernier cas, tous les lauréats du concours doivent être invités à participer aux négociations.

10.2. Marchés d'une valeur inférieure à 200000 euros

10.2.1. Contrat-cadre et procédure simplifiée

Les marchés d'une valeur inférieure à 200000 euros peuvent faire l'objet soit d'une procédure contrat-cadre, soit d'une procédure simplifiée avec au minimum 3 candidats à l'exception des cas pour lesquels la procédure négociée est prévue au point 10.1.2.

11. L'APPEL D'OFFRES RESTREINT INTERNATIONAL (APPLICABLE POUR LES MARCHÉS D'UNE VALEUR ÉGALE OU SUPÉRIEURE À 200000 EUROS)

11.1. Publicité des marchés

Afin d'assurer une participation aussi large que possible aux appels à la concurrence et une transparence appropriée, la Commission est tenue de publier des avis de préinformation (prévisions des marchés) et des avis de marché pour tous les marchés de services d'une valeur égale ou supérieure à 200000 euros.

11.1.1. Publication des avis de préinformation (prévisions des marchés)

La Commission est tenue de publier une fois par an, les prévisions des marchés de services à passer après appel d'offres pour la période de 12 mois qui suivent la publication et, tous les trois mois, la mise à jour aux prévisions ainsi faites.

Les avis de préinformation doivent indiquer d'une manière succincte l'objet, le contenu et le montant des marchés concernés. Compte tenu du caractère de la préinformation, cette publication n'engage pas la Commission à financer les marchés. Les entreprises ne doivent donc pas envoyer à ce stade de manifestations d'intérêts.

Les avis de préinformation doivent être publiés au Journal officiel des Communautés européennes, sur Internet et dans tout autre média approprié.

11.1.2. Publication des avis de marché de services

En plus de la publication des avis de préinformation, tous les marchés de services d'une valeur égale ou supérieure à 200000 euros doivent faire l'objet d'une publication d'un avis de marché spécifique, procédure restreinte, au Journal officiel des Communautés européennes, aux journaux officiels de tous les États ACP, sur Internet et dans tout autre média approprié. Un délai minimum de 30 jours doit être respecté entre la publication de l'avis de préinformation et celle de l'avis de marché.

Dans le texte de l'avis spécifique, l'autorité contractante et l'objet du marché doivent être décrits de manière claire, précise et complète. Le budget maximal disponible pour l'action envisagée doit être mentionné ainsi que le calendrier prévisionnel des opérations. Cette publication doit permettre aux prestataires intéressés de présenter leur candidature avec les renseignements nécessaires afin de juger leur capacité à mener à bien le marché en question. Seul un délai raisonnable de présentation des candidatures peut permettre de faire jouer valablement la concurrence. Le délai minimal pour la réception des candidatures est de 30 jours à compter de la date de publication de l'avis au Journal officiel des Communautés européennes et sur Internet. Ce délai dépend de l'ampleur et de la complexité du marché.

L'avis de marché publié localement doit être identique à celui publié au Journal officiel des Communautés européennes et sur Internet et il doit être publié simultanément. La publication au Journal officiel des Communautés européennes et sur Internet est assurée par la Commission. La publication locale est assurée par les États ACP.

11.2. Établissement de la liste restreinte

Les prestataires de services intéressés, de façon individuelle ou dans le cadre d'un consortium, doivent envoyer leur candidature avec les renseignements requis dans la publication de l'avis de marché spécifique, afin d'évaluer leurs capacités à mener à bien l'action proposée. La procédure de sélection consiste à:

- exclure les candidats non éligibles (voir point 2, "Éligibilité aux marchés") et les candidats qui se trouvent dans une des situations d'exclusion prévues au point 7, "Clauses déontologiques",

- vérifier que la situation financière des candidats est solide et saine (capacité financière et économique), en demandant, par exemple, les extraits des bilans et les chiffres d'affaires des trois dernières années,

- vérifier la capacité technique et professionnelle des candidats, démontrée notamment par i) (si applicable) les effectifs moyens annuels, l'importance et l'expérience professionnelle du personnel d'encadrement du candidat et ii) les références des principaux services fournis dans le domaine de l'action envisagée, pendant les dernières années.

Après analyse des candidatures reçues en réponse à l'avis de marché, les prestataires de services qui donnent les meilleures garanties pour mener à bien le marché sont retenus sur la liste restreinte. Le nombre de candidats devant composer une liste restreinte est de quatre prestataires au minimum et de huit prestataires au maximum. Chaque avis de marché doit indiquer le nombre minimal et le nombre maximal de prestataires à retenir.

Une fois la liste restreinte approuvée par l'autorité contractante et le chef de délégation, les sociétés ou consortia retenus sur la liste restreinte ne peuvent plus ni s'associer entre eux ni établir des relations subcontractuelles concernant le contrat en question.

La sous-traitance avec d'autres sociétés peut être autorisée par l'autorité contractante à condition d'être clairement stipulée dans l'offre par le soumissionnaire, que le sous-traitant satisfasse aux conditions d'éligibilité prévues au point 2, "Éligibilité aux marchés", et aux conditions prévues au point 7, "Clauses déontologiques", et que la sous-traitance ne représente pas une proportion excessive de l'offre. Cette proportion doit être précisée dans le dossier d'appel d'offres.

Tous les candidats non sélectionnés sont informés, par la suite, que leur candidature n'a pas été retenue. Les candidats sélectionnés reçoivent la lettre d'invitation à soumissionner avec le dossier d'appel d'offres. Simultanément, la liste finale est publiée sur Internet.

11.3. Rédaction et contenu du dossier d'appel d'offres

La rédaction correcte des documents d'appel d'offres est essentielle non seulement pour mener à bien la procédure de passation du marché, mais aussi pour assurer la bonne exécution du marché.

En effet, ces documents doivent contenir toutes les dispositions et informations nécessaires aux candidats invités à soumissionner en vue de présenter leurs offres: procédures à suivre, documents à fournir, cas de non-conformité, critères d'attribution et pondération de ceux-ci, conditions de sous-traitance, etc.

La responsabilité de l'élaboration de ces documents incombe à la Commission. L'autorité contractante transmet, uniquement aux candidats retenus sur la liste restreinte, l'invitation à soumissionner avec le dossier d'appel d'offres approuvé qui comprend les documents suivants:

- instructions aux soumissionnaires qui doivent stipuler, entre autres: i) le type de marché, ii) les critères d'attribution du marché et leur pondération respective, iii) la possibilité et le calendrier des entretiens éventuels, iv) l'autorisation éventuelle des variantes, v) la proportion de sous-traitance éventuellement autorisée, vi) le budget maximal disponible pour le marché, et vii) la monnaie de l'offre,

- liste restreinte des candidats retenus (mentionnant l'interdiction de s'associer entre eux),

- cahier général des charges des marchés de services financés par le FED,

- cahier des prescriptions spéciales qui détaillent, complètent ou dérogent au cahier général des charges. En cas de contradiction, le cahier de prescriptions spéciales prévaut sur le cahier général des charges,

- termes de référence indiquant le calendrier prévisionnel du projet et les dates prévisionnelles à partir desquelles les experts principaux doivent être disponibles,

- bordereau de prix (à remplir par le soumissionnaire),

- formulaire de soumission,

- formulaire de marché,

- formulaires de garantie bancaire, ou d'une institution similaire, pour les paiements d'avances.

11.4. Critères d'attribution

Les critères d'attribution du marché servent à identifier l'offre économiquement la plus avantageuse. Ces critères comprennent les critères techniques servant à évaluer la qualité technique et les critères financiers dont le prix de l'offre.

Les critères techniques servent à porter une appréciation sur la qualité des offres techniques. Les deux types principaux de critères techniques sont la méthodologie et l'appréciation des curriculum vitae des experts proposés. Les critères techniques peuvent être détaillés en sous-critères. La méthodologie peut être analysée, par exemple, sur base de la compréhension des termes de référence, de l'utilisation optimale des ressources techniques et professionnelles originaires du pays bénéficiaire, du calendrier de travail, de l'adéquation des moyens aux tâches, de l'appui proposé aux experts sur le terrain, etc. Les curriculum vitae peuvent être notés séparément en fonction, par exemple, de critères tels que les qualifications, l'expérience professionnelle, l'expérience géographique, les aptitudes linguistiques, etc.

À chaque critère technique est attribué un nombre de points répartis entre les différents sous-critères. Le nombre de points est au total de 100 pour l'ensemble des critères. Leur poids respectif dépend de la nature des services requis. Il est arrêté au cas par cas dans le dossier d'appel d'offres.

Les points doivent être reliés de façon aussi précise que possible aux termes de référence qui décrivent les prestations à fournir, et se référer à des paramètres qui seront facilement identifiables dans les offres et si possible mesurables.

La grille d'évaluation technique composée des différents critères et sous-critères et mentionnant leur poids respectif doit obligatoirement figurer dans le dossier d'appel d'offres.

11.5. Informations complémentaires en cours de procédure

Le dossier d'appel d'offres doit être suffisamment clair afin d'éviter autant que possible que des informations complémentaires ne soient réclamées par les prestataires de services invités à soumissionner en cours de procédure. Si l'autorité contractante, de sa propre initiative ou en réponse à la demande d'un soumissionnaire, fournit des informations complémentaires sur le dossier d'appel d'offres, elle communique ces informations par écrit et simultanément à tous les autres soumissionnaires.

Les soumissionnaires peuvent présenter leurs questions par écrit au plus tard 21 jours avant la date limite de remise des offres. L'autorité contractante doit fournir les réponses aux questions à tous les candidats invités à soumissionner au plus tard 11 jours avant la date finale fixée pour la réception des offres.

11.6. Date limite de remise des offres

Les offres doivent parvenir à l'autorité contractante à l'adresse et, au plus tard, à la date et à l'heure indiquées dans l'invitation à soumissionner. Seul un délai raisonnable de remise des offres peut en garantir la qualité et permettre de faire jouer valablement la concurrence. L'expérience démontre qu'un délai trop court empêche les candidats de soumissionner ou les conduit à déposer des offres incomplètes ou mal préparées.

Le délai minimal entre la date d'envoi de la lettre d'invitation et la date limite fixée pour la réception des offres est de 50 jours. Toutefois, dans des cas d'urgence, et avec l'autorisation préalable de la Commission, des délais différents peuvent être autorisés.

11.7. Période de validité des offres

Les soumissionnaires restent engagés par leurs offres pendant la période prescrite dans l'invitation à soumissionner. Cette période doit être suffisante pour permettre à l'autorité contractante de procéder à l'analyse des offres, à l'approbation de la proposition d'attribution, à la notification de l'attribution et à la conclusion du marché. La période de validité des offres est fixée à 90 jours à compter de la date limite fixée pour la remise des offres.

Dans des cas exceptionnels, avant l'expiration de la période de validité des offres, l'autorité contractante peut demander aux soumissionnaires une prolongation déterminée de cette période qui ne peut excéder de 40 jours.

Enfin, le soumissionnaire dont l'offre est retenue doit, en outre, maintenir la validité de sa soumission pendant 60 jours supplémentaires à compter de la date de notification de l'attribution du marché.

11.8. Présentation des offres

Les offres doivent être envoyées selon le principe de la double enveloppe, c'est-à-dire dans un colis ou enveloppe extérieure contenant deux enveloppes distinctes et scellées, portant les mentions: Enveloppe A "Offre technique" et Enveloppe B "Offre financière".

Toute infraction à cette mesure (par exemple enveloppes non scellées, ou mention d'un élément de prix dans l'offre technique) constitue un élément de non-conformité et donne lieu au rejet de l'offre.

Ce système permet d'évaluer successivement et séparément l'offre technique et l'offre financière: il garantit que la qualité technique des offres est jugée indépendamment du prix proposé.

L'enveloppe extérieure portera:

- l'adresse indiquée dans le dossier d'appel d'offres pour la remise des offres,

- la référence à l'avis d'appel d'offres auquel le soumissionnaire répond,

- le cas échéant, les numéros des lots pour lesquels une offre est présentée,

- la mention "À ne pas ouvrir avant la séance d'ouverture des offres", rédigée dans la langue du dossier d'appel d'offres.

11.9. Ouverture des offres

A la réception des offres, l'autorité contractante doit enregistrer les offres reçues et doit fournir un accusé de réception pour les offres livrées en main propre. Les enveloppes contenant les offres doivent rester scellées et tenues en lieu sûr jusqu'à leur ouverture.

L'ouverture et l'évaluation des offres sont faites par un jury d'évaluation qui doit être composé d'un nombre impair de membres, au minimum trois, dotés de toute l'expertise technique et administrative nécessaire pour se prononcer valablement sur les offres. Les membres du jury doivent signer une déclaration d'impartialité.

Le chef de délégation doit être systématiquement informé. Il assiste à titre d'observateur à l'ouverture des offres et reçoit copie de chacune d'elles.

Seules les offres contenues dans les enveloppes reçues au plus tard à la date et à l'heure limites indiquées dans le dossier d'appel d'offres sont prises en considération lors de l'évaluation.

Dans un premier temps, seules les offres techniques sont ouvertes. Les enveloppes scellées contenant les offres financières sont conservées par l'autorité contractante, après signature sur l'enveloppe des membres du jury.

Le jury vérifie la conformité des offres aux prescriptions du dossier d'appel d'offres. Les vices de forme ou restrictions importantes, qui affectent l'exécution du marché ou faussent le jeu de la concurrence, conduisent au rejet des offres concernées.

La séance d'ouverture des offres fait l'objet d'un procès-verbal contresigné par tous les membres du jury dans lequel il est indiqué:

- la date, l'heure et le lieu de la séance,

- les personnes présentes à la séance,

- le nom des soumissionnaires ayant répondu à l'appel d'offres dans le délai requis,

- si les offres ont été présentées suivant le système de la double enveloppe,

- si les originaux des offres ont été dûment signés et si le nombre de copies des offres techniques requis a été envoyé,

- le nom des soumissionnaires dont les offres ont été rejetées pour raison de non-conformité constatée lors de la séance d'ouverture,

- le nom des soumissionnaires qui se sont désistés.

11.10. Analyse des offres

11.10.1. Évaluation des offres techniques

Avant de procéder à l'ouverture des offres, le président du jury s'assure que tous les membres du jury ont pris connaissance de la grille d'évaluation technique précisée dans le dossier d'appel d'offres afin d'évaluer les offres de façon cohérente entre les différents membres du jury.

Le jury procède alors à l'ouverture des offres techniques, les offres financières restant scellées. Les évaluateurs techniques du jury reçoivent copie des offres techniques. Lors de l'évaluation des offres techniques, chaque évaluateur attribue une note à chaque offre sur un score maximum de 100 points, conformément à la grille d'évaluation technique (précisant les critères techniques, les sous-critères techniques et leur pondération) stipulée dans le dossier d'appel d'offres (voir point 11.4, "Critères d'attribution"). Ni le jury ni les évaluateurs ne peuvent, en aucun cas, modifier la grille d'évaluation technique qui a été communiquée aux soumissionnaires dans le dossier d'appel d'offres.

Dans la pratique, il est recommandé de noter chaque critère successivement dans chacune des offres, plutôt que de noter une offre après l'autre sur l'ensemble des critères. Si le contenu d'une offre est incomplet ou ne répond pas d'une manière substantielle à un ou plusieurs des critères techniques d'attribution, spécifiés dans le dossier d'appel d'offres, l'offre est éliminée d'office et n'est pas cotée.

Si des variantes sont expressément permises dans le dossier d'appel d'offres, les solutions alternatives sont notées séparément.

Une fois terminé le travail d'évaluation technique, lors de la réunion du jury, les notes attribuées par chacun des évaluateurs sont comparées. Outre le résultat chiffré de sa notation, l'évaluateur doit motiver les raisons de ses choix et il doit justifier sa notation au sein du jury d'évaluation. Le jury débat et chaque évaluateur attribue une note finale à chacune des offres techniques. La note globale finale résulte de la moyenne arithmétique de ces notes individuelles.

Si des entretiens ont été prévus dans le dossier d'appel d'offres, le jury peut procéder à un entretien avec le personnel principal de l'équipe des experts proposés par chaque soumissionnaire parmi les offres techniquement acceptables après avoir établi ses conclusions provisoires écrites et avant de conclure définitivement l'évaluation des offres techniques. Dans ce cas, les experts, de préférence collectivement s'il s'agit d'une équipe, sont interrogés par le jury, et à intervalles de temps rapprochés pour permettre les comparaisons. Les entretiens se déroulent sur base d'un profil d'entretien convenu préalablement par le jury et appliqué aux différents experts ou équipes convoqués. Le jour et l'heure de l'entretien doivent être communiqués aux soumissionnaires au minimum dix jours à l'avance. En cas de force majeure, empêchant le soumissionnaire d'être présent à l'entretien, une nouvelle convocation lui sera envoyée.

À l'issue de ces entretiens, le jury d'évaluation, sans modifier, ni la composition ni la pondération des critères fixés dans la grille d'évaluation technique, juge s'il est opportun d'ajuster les notes correspondantes à l'évaluation des experts interviewés. Cet ajustement doit être justifié.

Cette procédure doit rester limitée dans son ampleur, car elle occasionne des coûts non négligeables aux soumissionnaires et à l'autorité contractante. Elle fait l'objet d'un rapport. Elle peut conduire à une révision des conclusions de la notation technique initiale effectuée sur base de l'offre sur dossier. Le chef de délégation doit donner son accord sur la nécessité des entretiens. Le calendrier indicatif de ces entretiens doit être mentionné dans le dossier d'appel d'offres.

Une fois que le jury a établi la note finale attribuée à chaque offre technique, résultant de la moyenne arithmétique des notes attribuées par chaque évaluateur technique, les offres qui n'ont pas obtenu le score minimum de 80 points sont éliminées d'office. Si aucune offre n'atteint un minimum de 80 points, l'appel d'offres est déclaré infructueux.

Le jury ne considère que les offres qui ont obtenu au moins 80 points. Parmi ces offres, la meilleure offre technique reçoit alors 100 points. Les autres offres reçoivent des points calculés selon l'équation suivante:

Points = (score initial de l'offre en question/score initial de la meilleure offre technique) × 100.

11.10.2. Évaluation des offres financières

Après conclusion de l'évaluation technique, les enveloppes financières des offres qui n'ont pas été éliminées sur le plan technique sont ouvertes et les offres sont contresignées en séance par le jury. Le jury vérifie en séance que ces offres financières ne comportent pas d'erreurs arithmétiques. Les erreurs arithmétiques éventuelles sont corrigées sans pénalité pour le soumissionnaire.

La comparaison des offres prend en compte tous les frais du marché (honoraires, frais directs, frais forfaitaires, etc.), à l'exclusion des frais remboursables sur pièces justificatives. La classification de ces coûts par le soumissionnaire est une prescription du dossier d'appel d'offres qui comprend un bordereau des prix. Le jury doit néanmoins vérifier la conformité de la classification contenue dans l'offre et peut la corriger si nécessaire. Les honoraires sont déterminés exclusivement par le soumissionnaire.

Les offres excédant le budget maximal alloué au marché sont éliminées.

L'offre la moins chère reçoit 100 points. Les autres offres reçoivent des points calculés selon l'équation suivante:

Points = (prix de l'offre la moins chère/prix de l'offre en question) × 100.

11.11. Attribution du marché

11.11.1. Choix de l'attributaire

Le choix de l'offre économiquement la plus avantageuse résulte d'une pondération entre la qualité technique et le prix des offres selon une clef de répartition 80/20. À cet effet:

- les points attribués aux offres techniques sont multipliés par un coefficient de 0,80,

- les points attribués aux offres financières sont multipliés par un coefficient de 0,20.

L'offre qui se voit attribuer le plus de points par l'addition des points techniques et financiers ainsi calculés, est déclarée attributaire du marché.

Lorsque deux offres sont reconnues équivalentes, la préférence est donnée:

a) à l'offre du soumissionnaire ressortissant d'un État ACP, ou

b) si une telle offre fait défaut:

- à celle qui permet la meilleure utilisation des ressources physiques et humaines des États ACP,

- à celle qui offre les meilleures possibilités de sous-traitance aux sociétés, entreprises ou personnes physiques des États ACP, ou

- à un consortium de personnes physiques, d'entreprises ou de sociétés des États ACP et de la Communauté européenne.

L'ensemble de la procédure (évaluation technique et financière) fait l'objet d'un procès-verbal d'attribution signé par tous les membres du jury et approuvé par l'autorité contractante. Cette dernière transmet, pour accord, au chef de délégation le résultat du dépouillement des offres ainsi qu'une proposition d'attribution du marché.

Le chef de délégation approuve, dans un délai de 30 jours, la proposition d'attribution du marché qui lui a été soumise par l'autorité contractante pour tous les marchés de services, y compris les marchés de gré à gré et les marchés d'aide d'urgence.

Toute la procédure d'évaluation, y compris la notification de l'attribution du marché à l'attributaire, doit se dérouler pendant la période de validité des offres. À cet égard, il est important de garder à l'esprit le risque que l'attributaire ne soit plus en mesure de confirmer son offre (disponibilité des experts) si la procédure d'évaluation perdure.

Toute la procédure d'appel d'offres, qui va de l'établissement de la liste restreinte jusqu'à la notification à l'adjudicataire, est strictement confidentielle. Les décisions du jury sont collectives et ses délibérations sont tenues secrètes. Les membres du jury ont l'obligation de respecter la confidentialité.

En particulier, les rapports et les procès-verbaux d'évaluation sont exclusivement à usage interne et ne peuvent être communiqués ni aux soumissionnaires, ni à aucune partie autre que les services habilités de l'État ou des États ACP concernés, de la Commission et des autorités de contrôle (Cour des comptes, etc.).

11.11.2. Notification de l'attribution du marché

Après accord formel de la Commission et avant l'expiration de la période de validité des offres, l'autorité contractante informe l'attributaire, par écrit, que son offre a été retenue. En outre, elle informe les autres soumissionnaires que leurs offres n'ont pas été retenues par lettre type. Cette lettre comporte une indication des faiblesses éventuelles de l'offre de l'entreprise destinataire de la notification avec le score détaillé qu'elle a obtenu ainsi que le score global de chacun des autres soumissionnaires.

Lorsqu'il s'agit d'un marché passé dans le cadre d'une convention de financement l'autorité contractante ne peut notifier l'attribution du marché que si la convention de financement a été conclue, (voir point 5, "L'appel d'offres avec clause suspensive").

Une fois le contrat signé, la Commission publie le résultat de l'appel d'offres (avis de post-information) au Journal officiel des Communautés européennes, sur Internet et dans tout autre média approprié. Les avis de post-information doivent indiquer le nombre d'offres reçues, la date de l'attribution du marché, le nom et l'adresse de l'attributaire ainsi que le prix du marché.

11.11.3. Signature du marché

Une fois le marché signé par l'autorité contractante, le contrat est envoyé à l'attributaire qui doit le contresigner dans un délai de 30 jours après réception et le renvoyer.

Le contrat doit être daté et ne peut porter sur des prestations antérieures, ni entrer en vigueur avant la date de sa signature par les parties. La signature du contrat constitue le stade à partir duquel les parties signataires sont liées pour l'exécution du marché, d'où l'importance de fixer soigneusement cette date.

11.12. Agrément des experts

Lorsque la Commission conclut le marché au nom et pour le compte d'un État ACP, le chef de délégation communique à l'État ACP le nom de l'attributaire pour le marché en question ainsi que les experts proposés pour agrément des experts. Cette demande d'agrément ne constitue pas une demande d'approbation de l'évaluation effectuée par la Commission.

L'État ACP ne peut pas refuser de marquer son accord, sauf en cas de raison dûment motivée et justifiée relative aux experts concernés et communiquée par écrit au chef de délégation dans un délai maximum de 30 jours à partir de la date de demande de l'agrément.

11.13. Mise à disposition et remplacement des experts

Lorsque le marché porte sur la mise à disposition de personnels d'assistance technique, le titulaire est tenu de fournir les personnels spécifiés dans son offre. Cette spécification peut prendre différentes formes. Le contrat identifie et désigne, en tout état de cause, les personnels principaux (directeur du projet, experts de longue durée, administrateur du projet, comptable, etc.) que le titulaire doit mettre à disposition en vertu du marché.

Au cas où la société soumissionnaire et/ou les experts proposés auraient dissimulé volontairement dans leur offre le fait que tout ou partie du personnel principal proposé est de fait indisponible au-delà de la date prévue pour la mise à disposition de ces experts telle que mentionnée dans le dossier d'appel d'offres, le jury pourra les exclure de l'appel d'offres. Au cas où l'autorité contractante et la Commission prendraient connaissance de cette dissimulation après l'attribution du marché, elles pourront décider d'annuler l'attribution du marché et de relancer l'appel d'offres ou de l'attribuer à l'offre placée en deuxième position par le jury d'évaluation. Ce comportement pourrait conduire à l'exclusion du soumissionnaire concerné du bénéfice des autres marchés communautaires.

Toutefois, le marché ne doit pas seulement identifier le personnel principal à fournir, mais aussi spécifier les qualifications et l'expérience requises de ce personnel. Cela est important dans le cas où le titulaire du marché devrait remplacer ce personnel après la signature et la conclusion du marché. Cette situation peut se présenter avant même le début de l'exécution du marché ou en cours d'exécution. Dans les deux cas, le titulaire doit obtenir l'accord préalable et écrit de l'autorité contractante, suite à la justification qu'il présente à l'appui de cette demande de remplacement. L'autorité contractante dispose de 30 jours pour faire connaître sa réponse à partir de la date de réception de la demande.

Le titulaire doit, de sa propre initiative proposer un tel remplacement dans les cas suivants:

a) en cas de décès, de maladie ou d'accident d'un membre du personnel;

b) s'il devient nécessaire de remplacer un membre du personnel pour toute autre raison indépendante de la volonté du titulaire du marché (exemple: démission, etc.).

En outre, en cours d'exécution, l'autorité contractante peut demander, sur base d'une demande écrite et justifiée, un remplacement si elle estime qu'un membre du personnel est incompétent ou ne convient pas pour l'exercice de ses fonctions au titre du marché.

Lorsqu'un membre du personnel doit être remplacé, le remplaçant doit posséder une qualification et une expérience au moins équivalentes, et la rémunération à payer au remplaçant ne peut dépasser celle que percevait l'expert remplacé. Au cas où le titulaire ne serait pas en mesure de fournir un expert ayant des qualifications et/ou une expérience équivalentes, l'autorité contractante peut soit, décider de résilier le marché, si la bonne exécution de celui-ci est compromise, soit, si elle estime que ce n'est pas le cas, décider d'accepter le remplaçant, à condition que les honoraires de ce dernier soient renégociés à la baisse pour refléter le niveau adéquat de rémunération.

Les frais supplémentaires occasionnés par le remplacement du personnel sont à la charge du titulaire du marché. Si l'expert n'est pas remplacé immédiatement et qu'un certain laps de temps s'est écoulé avant que le nouvel expert prenne ses fonctions, l'autorité contractante peut demander au titulaire, d'affecter au projet un expert temporaire en attendant l'arrivée du nouvel expert ou, de prendre d'autres mesures pour compenser l'absence temporaire de l'expert manquant. En tout état de cause, les rémunérations correspondant à la période d'absence de l'expert ou de son remplaçant (temporaire ou définitif) ne sont pas versées par l'autorité contractante.

12. MODALITÉS DE PASSATION DE MARCHÉS D'UNE VALEUR INFÉRIEURE À 200000 EUROS

12.1. Contrat-cadre

Pour les marchés de services d'une valeur inférieure à 200000 euros et dont la durée de réalisation est inférieure à 12 mois, l'autorité contractante peut choisir de recourir au système du contrat-cadre.

Dans la procédure du contrat-cadre, la Commission, agissant au nom et pour le compte de l'ensemble des pays bénéficiaires de l'aide extérieure de la Communauté, établit après un appel d'offres restreint (voir point 11 précédent), des listes de prestataires potentiels, pour une période de trois à cinq années, répartis entre plusieurs lots comprenant divers secteurs d'expertise technique. En conséquence, il n'y a pas lieu d'établir une liste restreinte des prestataires pour chaque marché spécifique en découlant.

Lorsqu'un marché spécifique - d'une valeur inférieure à 200000 euros et dont la durée est inférieure à 12 mois - se présente, la Commission agissant au nom et pour le compte de l'État ACP concerné, adresse le profil du ou des experts recherchés à trois prestataires du contrat-cadre choisis sur la liste pour le lot du domaine d'expertise demandée.

Dans un délai de huit jours, les trois sociétés interrogées doivent proposer des experts correspondant au profil recherché à un tarif compris à l'intérieur de la fourchette offerte lors de la conclusion du contrat-cadre. Les services de la Commission choisissent l'offre économiquement la plus avantageuse et notifient la décision au contractant retenu.

Afin de garantir une égalité de concurrence entre les sociétés retenues pour chaque lot du contrat-cadre, les services de la Commission veillent à interroger en alternance les sociétés incluses sur la liste correspondant à chaque lot.

12.2. Procédure simplifiée

Dans le cadre d'un marché de services d'une valeur inférieure à 200000 euros, l'autorité contractante peut passer le marché par procédure simplifiée, sans publication, si le recours au contrat-cadre est infructueux ou n'est pas possible.

L'autorité contractante élabore une liste d'un minimum de trois prestataires de services de son choix, notamment, à partir des informations disponibles dans les bases de données de consultants et de bureaux d'étude de la Commission. Les candidats retenus reçoivent une lettre d'invitation à soumissionner avec un dossier d'appel d'offres.

Les offres doivent parvenir à l'autorité contractante à l'adresse et au plus tard à la date et à l'heure indiquées dans l'invitation à soumissionner. Un délai minimal de 30 jours à compter de la date d'envoi de la lettre d'invitation doit être accordé aux candidats retenus.

Les offres doivent être envoyées sous double enveloppe, l'une contenant l'offre technique, l'autre l'offre financière.

L'ouverture et l'évaluation des offres sont faites par un jury doté de l'expertise technique et administrative nécessaire. Les membres du jury doivent signer une déclaration d'impartialité. Après évaluation des offres, le jury détermine l'offre économiquement la plus avantageuse en fonction de la qualité technique et du prix des offres. Si l'autorité contractante ne reçoit pas un minimum de trois offres valides la procédure doit être annulée et recommencée.

Toutefois, pour une commande de services d'une valeur égale ou inférieure à 5000 euros, l'autorité contractante peut procéder directement sur la base d'une seule offre.

PARTIE III

MESURES SPÉCIFIQUES APPLICABLES AUX MARCHÉS DE FOURNITURES

13. INTRODUCTION

Les marchés de fournitures concernent la conception, la fabrication, la livraison sur place, le montage et la mise en service de fournitures ainsi que toutes les autres tâches éventuelles prévues dans le marché telles que l'entretien, les réparations, la formation, le service après-vente, etc.

Le fournisseur est toute personne physique ou morale qui offre des fournitures. Le fournisseur qui présente une offre est désigné par le mot soumissionnaire; celui qui demande de participer à une procédure simplifiée est désigné par le mot candidat.

L'autorité contractante, qui est toujours précisée dans l'avis de marché, est l'autorité habilitée à conclure le marché. Les marchés de fournitures sont conclus par l'État ACP avec lequel la Commission établit une convention de financement.

La Commission prépare et transmet à l'autorité contractante les dossiers d'appels d'offres internationaux pour approbation et lancement de la procédure. L'autorité contractante soumet, pour accord, au chef de délégation les autres dossiers d'appels d'offres avant lancement de la procédure. Sur base des décisions ainsi approuvées et en étroite coopération avec le chef de délégation, l'autorité contractante lance tous les appels d'offres, reçoit les soumissions, préside à leur analyse et arrête les résultats des appels d'offres. L'autorité contractante transmet, pour accord, au chef de délégation le résultat du dépouillement des offres et une proposition d'attribution du marché. Une fois cet accord reçu, l'autorité contractante signe les contrats et les notifie au chef de délégation. Ce dernier est toujours invité officiellement et est représenté, en règle générale, lors de l'ouverture et de l'analyse des offres.

14. PRINCIPES RÉGISSANT LES PROCÉDURES DE PASSATION DES MARCHÉS

14.1. Marchés d'une valeur supérieure à 150000 euros

14.1.1. Procédure ouverte

La règle de principe pour la passation des marchés de fournitures est l'appel d'offres ouvert international après la publication d'un avis de marché.

14.1.2. Procédure négociée

Toutefois, les marchés de fournitures peuvent être passés par procédure négociée, après accord préalable de la Commission, dans les cas suivants:

a) Lorsque l'urgence impérieuse, résultant d'événements imprévisibles pour les autorités contractantes en question, n'est pas compatible avec les délais exigés par les procédures ouvertes ou simplifiées visées aux points 15, 16 et 17. Les circonstances invoquées pour justifier l'urgence impérieuse ne doivent en aucun cas être imputables à l'autorité contractante. Dans ce contexte, cette dernière engage librement les discussions qui lui paraissent utiles avec les soumissionnaires figurant sur une liste restreinte qu'elle a établie en accord avec le chef de délégation, et attribue le marché au soumissionnaire qu'elle a retenu.

b) Lorsque la nature ou les caractéristiques particulières de certaines fournitures le justifient, par exemple, lorsque l'exécution du marché est réservée exclusivement aux titulaires de brevets ou de licences en régissant l'utilisation.

c) Pour les livraisons complémentaires effectuées par le fournisseur initial et destinées soit, au renouvellement partiel de fournitures ou d'installations d'usage courant soit, à l'extension de fournitures ou d'installations existantes, et lorsque le changement de fournisseur obligerait le bénéficiaire à acquérir un matériel de technique différente entraînant une incompatibilité ou des difficultés techniques d'utilisation et d'entretien disproportionnées.

d) Lorsqu'un appel d'offres est demeuré infructueux, c'est-à-dire, n'a donné aucune offre méritant d'être retenue sur le plan qualitatif et/ou financier. Dans ce cas, après annulation de l'appel d'offres, l'autorité contractante peut, avec l'accord préalable de la Commission, entamer des négociations avec le ou les soumissionnaires de son choix, ayant participé à l'appel d'offres, pour autant que les conditions initiales du marché ne soient pas substantiellement modifiées (voir point 6, "Annulation de la procédure de passation des marchés").

14.2. Marchés d'une valeur égale ou supérieure à 30000 euros et égale ou inférieure à 150000 euros

14.2.1. Procédure ouverte publiée localement

Dans ce cas, la mesure est la passation des marchés par appel d'offres ouvert publié localement (procédure où l'avis de marché de fournitures est publié exclusivement dans l'État ou les États ACP concernés). En outre, la Commission publie sur Internet la référence de ces appels d'offres (numéro de dossier, pays, autorité contractante et type de marché) avec l'adresse de la délégation où les entreprises peuvent se procurer des informations supplémentaires.

14.2.2. Procédure négociée

L'autorité contractante, après accord de la Commission, peut passer les marchés de fournitures en recourant à la procédure négociée dans les situations prévues au point 14.1.2 précédent.

14.3. Marchés d'une valeur inférieure à 30000 euros

14.3.1. Procédure simplifiée

La mesure pour la passation des marchés de fournitures de moins de 30000 euros est la procédure simplifiée avec trois fournisseurs, sans publication d'un avis de marché. Toutefois, pour une commande de fournitures d'une valeur égale ou inférieure à 5000 euros, l'autorité contractante peut procéder directement sur la base d'une seule offre.

15. L'APPEL D'OFFRES OUVERT INTERNATIONAL (APPLICABLE POUR LES MARCHÉS D'UNE VALEUR SUPÉRIEURE À 150000 EUROS)

15.1. Publicité des marchés

Afin d'assurer une participation aussi large que possible aux appels à la concurrence et une transparence appropriée, les appels d'offres ouverts doivent faire l'objet de la publication d'un avis de marché.

15.1.1. Publication des avis de marché de fournitures

L'avis de marché est publié au Journal officiel des Communautés européennes, aux journaux officiels de tous les États ACP, sur Internet et dans tout autre média approprié. La publication au Journal officiel des Communautés européennes et sur Internet est assurée par la Commission. La publication locale est assurée par les États ACP.

Dans le texte de l'avis, l'autorité contractante et l'objet du marché doivent être décrits de manière claire, précise et complète. L'avis de marché publié localement doit être identique à celui publié au Journal officiel des Communautés européennes et sur Internet et il doit être publié simultanément.

L'autorité contractante et les services de la Commission (délégations, bureaux de la Commission dans les États membres, Siège) transmettent aux fournisseurs intéressés le dossier d'appel d'offres pour le marché en question.

15.2. Rédaction et contenu du dossier d'appel d'offres

La rédaction correcte des documents d'appel d'offres est essentielle non seulement pour mener à bien la procédure de passation du marché, mais aussi pour assurer la bonne exécution du marché.

En effet, ces documents doivent contenir toutes les dispositions et informations nécessaires aux soumissionnaires en vue de présenter leurs offres: procédures à suivre, documents à fournir, cas de non-conformité, critères d'attribution, etc.

La responsabilité de l'élaboration du dossier d'appel d'offres incombe à la Commission. Celle-ci transmet à l'autorité contractante le dossier d'appel d'offres pour approbation et lancement de la procédure. Le dossier doit contenir les documents suivants:

- Instructions aux soumissionnaires qui doivent stipuler, entre autres, i) les critères de sélection et d'attribution du marché, ii) l'autorisation éventuelle des variantes, et iii) la monnaie de l'offre.

- Cahier général des charges des marchés de fournitures financés par le FED.

- Cahier des prescriptions spéciales qui détaillent, complètent ou dérogent au cahier général des charges. En cas de contradiction, le cahier de prescriptions spéciales prévaut sur le cahier général des charges.

- Annexe technique comportant les plans éventuels, les spécifications techniques et le calendrier prévisionnel de l'exécution du marché.

- Bordereau de prix (à remplir par le soumissionnaire).

- Formulaire de soumission.

- Formulaire de marché.

- Formulaires de garantie bancaire, ou d'une institution similaire, pour:

= la soumission (1 %-2 % du budget disponible pour le marché),

= les paiements d'avances, et

= la bonne exécution (10 % de la valeur du marché).

À moins que l'objet du marché ne le justifie, sont prohibées les spécifications techniques qui mentionnent des produits d'une fabrication et d'une provenance déterminées et qui, à ce titre, ont pour effet de favoriser ou d'écarter certains produits. Toutefois, lorsque les produits ne peuvent être décrits en termes suffisamment précis et intelligibles, ils peuvent être identifiés par leur nom commercial, à condition qu'il soit prévu que les fournitures équivalentes soient également admises.

15.3. Critères de sélection et d'attribution

Les critères de sélection portent sur la capacité du soumissionnaire à exécuter des marchés similaires. Ainsi, dans certains cas, lorsque le marché inclut une composante de travaux ou de services d'installation, le dossier d'appel d'offres peut prévoir des critères de sélection portant sur la capacité technique du soumissionnaire.

Les critères d'attribution du marché, appliqués aux offres techniquement conformes, sont le prix de l'offre et, dans le cas où des propositions pour le service après-vente et/ou pour une formation sont demandées, la qualité de ces propositions.

15.4. Informations complémentaires en cours de procédure

Le dossier d'appel d'offres doit être suffisamment clair afin d'éviter autant que possible que des informations complémentaires ne soient réclamées par les fournisseurs intéressés en cours de procédure. Si l'autorité contractante, de sa propre initiative ou en réponse à la demande d'un soumissionnaire, fournit des informations complémentaires sur le dossier d'appel d'offres, elle communique ces informations par écrit et simultanément à tous les autres soumissionnaires.

Si, compte tenu de la nature d'une procédure ouverte, on ne peut pas identifier les soumissionnaires potentiels, l'information fait l'objet d'un avis à publier comme prévu au point 15.1.1, "Publication des avis de marché de fournitures", avec indication des changements éventuels apportés au dossier d'appel d'offres. Une prolongation de la date limite de réception des offres peut être accordée pour permettre aux soumissionnaires de tenir compte d'un tel changement.

Les soumissionnaires peuvent présenter leurs questions par écrit au plus tard 21 jours avant la date limite de remise des offres. L'autorité contractante doit fournir les réponses aux questions à tous les soumissionnaires au plus tard 11 jours avant la date finale fixée pour la réception des offres.

15.5. Date limite de remise des offres

Les offres doivent parvenir à l'autorité contractante à l'adresse, et au plus tard, à la date et à l'heure indiquées dans le dossier d'appel d'offres. Seul un délai raisonnable de remise des offres peut en garantir la qualité et permettre de faire jouer valablement la concurrence. L'expérience démontre qu'un délai trop court empêche les candidats de soumissionner ou les conduit à déposer des offres incomplètes ou mal préparées.

Le délai minimal entre la date de publication de l'avis de marché et la date limite fixée pour la réception des offres est de 60 jours. Toutefois, dans certains cas exceptionnels et avec l'autorisation préalable du chef de délégation, des délais différents peuvent être autorisés.

15.6. Période de validité des offres

Les soumissionnaires restent engagés par leurs offres pendant la période prescrite dans le dossier d'appel d'offres. Cette période doit être suffisante pour permettre à l'autorité contractante de procéder à l'analyse des offres, à l'approbation de la proposition d'attribution, à la notification de l'attribution et à la conclusion du marché. La période de validité des offres est fixée à 90 jours à compter de la date limite fixée pour la présentation des offres.

Dans des cas exceptionnels, avant l'expiration de la période de validité des offres, l'autorité contractante peut demander aux soumissionnaires une prolongation déterminée de cette période qui ne peut excéder 40 jours.

Enfin, le soumissionnaire dont l'offre est retenue doit, en outre, maintenir la validité de sa soumission pendant 60 jours supplémentaires à compter de la date de notification de l'attribution du marché.

15.7. Présentation des offres

Chaque offre technique et financière doit être placée, à l'intérieur d'un colis ou d'une enveloppe extérieure, dans une enveloppe unique scellée portant:

- l'adresse indiquée dans le dossier d'appel d'offres pour la remise des offres,

- la référence à l'avis d'appel d'offres auquel le soumissionnaire répond,

- le cas échéant, les numéros des lots pour lesquels une offre est présentée,

- la mention "À ne pas ouvrir avant la séance d'ouverture des offres", rédigée dans la langue du dossier d'appel d'offres.

15.8. Ouverture des offres

À la réception des offres, l'autorité contractante doit enregistrer les offres reçues et doit fournir un accusé de réception pour les offres livrées en main propre. Les enveloppes contenant les offres doivent rester scellées et tenues en lieu sûr jusqu'à leur ouverture.

L'ouverture et l'évaluation des offres sont faites par un comité d'évaluation qui doit être composé d'un nombre impair de membres, au minimum trois, dotés de toute l'expertise technique et administrative nécessaire pour se prononcer valablement sur les offres. Les membres du jury doivent signer une déclaration d'impartialité.

Aux lieu et heure fixés dans le dossier d'appel d'offres, les offres sont ouvertes en séance publique par le comité d'évaluation. Lors de l'ouverture publique des offres, les noms des soumissionnaires, les prix proposés, l'existence de la garantie de soumission requise et toute autre formalité que l'autorité contractante estime appropriée, doivent être annoncés.

Le chef de délégation doit être systématiquement informé. Il assiste à titre d'observateur à l'ouverture des offres et reçoit copie de chacune d'elles.

Seules les offres contenues dans les enveloppes reçues au plus tard à la date et à l'heure limites indiquées dans le dossier d'appel d'offres sont prises en considération lors de l'évaluation.

L'ouverture des offres a pour objet de vérifier si les offres sont complètes, si la garantie de soumission requise a été fournie, si les documents ont été dûment signés et si les offres sont, d'une manière générale, en ordre.

La séance d'ouverture des offres fait l'objet d'un procès-verbal contresigné par tous les membres du comité d'évaluation dans lequel il est indiqué:

- la date, l'heure et le lieu de la séance,

- les personnes présentes à la séance,

- le nom des soumissionnaires ayant répondu à l'appel d'offres dans le délai requis,

- si les offres ont été présentées dans des enveloppes scellées,

- si les originaux des offres ont été dûment signés et si le nombre de copies requis des offres a été envoyé,

- le prix des offres,

- le nom des soumissionnaires dont les offres ont été rejetées pour raison de non-conformité constatée lors de la séance d'ouverture,

- le nom des soumissionnaires qui se sont désistés,

- les déclarations éventuelles des soumissionnaires.

15.9. Analyse des offres

Avant de procéder à l'évaluation détaillée des offres, l'autorité contractante vérifie si l'offre est conforme, quant au fond, aux prescriptions du dossier d'appel d'offres.

Une offre est conforme lorsqu'elle respecte toutes les conditions, modalités et spécifications contenues dans le dossier d'appel d'offres, sans déviation ni restriction importantes. Les déviations ou restrictions importantes sont celles qui affectent le champ, la qualité ou l'exécution du marché ou qui, d'une manière substantielle, s'écartent du dossier d'appel d'offres ou limitent les droits de l'autorité contractante ou les obligations du soumissionnaire au titre du marché et portent atteinte à la situation, au regard de la concurrence, des soumissionnaires ayant présenté des offres conformes.

Si une offre n'est pas conforme au dossier d'appel d'offres, elle est rejetée par l'autorité contractante et ne peut, par la suite, être rendue conforme par des corrections ou par la suppression des déviations ou restrictions.

À l'issue de l'évaluation des offres, le comité d'évaluation arrête un jugement sur la conformité technique de chaque offre et classe les offres dans deux catégories: conformes ou non conformes techniquement. Dans le cas de marchés comportant des services après-vente et/ou formation, la qualité technique de ces services est également évaluée lors de l'analyse technique des offres.

Après conclusion de l'évaluation technique, le comité d'évaluation vérifie que les offres financières ne comportent pas d'erreurs arithmétiques. Les erreurs éventuelles sont corrigées sans pénalité pour le soumissionnaire.

15.10. Attribution du marché

15.10.1. Choix de l'attributaire

a) Dans le cas d'un marché de fournitures sans service après-vente, le seul critère d'attribution est le prix. Toutes les offres non conformes ayant déjà été éliminées, c'est l'offre conforme la moins chère qui est choisie, le soumissionnaire de cette offre est déclaré attributaire du marché.

b) Dans le cas d'un marché de fournitures impliquant des services tels que le service après-vente et/ou la formation, l'évaluation technique doit tenir compte de la qualité de ces services. Dans ce cas, toutes les offres non conformes ayant également déjà été éliminées, c'est l'offre économiquement la plus avantageuse qui est choisie en tenant compte de la qualité technique des services offerts et du prix proposé.

Dans les deux cas, si l'offre choisie excède le budget maximal alloué au marché, les dispositions prévues à l'article 14.1.2, paragraphe d), sont applicables.

Il y a lieu également de tenir compte de la mesure décrite au point 3.8 b), "Préférences". Par ailleurs, lorsque deux offres sont reconnues équivalentes, la préférence est donnée:

a) à l'offre du soumissionnaire ressortissant d'un État ACP, ou

b) si une telle offre fait défaut:

- à celle qui permet la meilleure utilisation des ressources physiques et humaines des États ACP,

- à celle qui offre les meilleures possibilités de sous-traitance aux sociétés, entreprises ou personnes physiques des États ACP, ou

- à un consortium de personnes physiques, d'entreprises ou de sociétés des États ACP et de la Communauté européenne.

L'ensemble de la procédure d'évaluation fait l'objet d'un procès-verbal d'attribution signé par tous les membres du comité d'évaluation. Ce rapport doit reprendre les motifs ayant conduit à classer des offres comme non conformes techniquement et justifier en quoi ces offres ne répondent pas aux spécifications techniques demandées. L'autorité contractante transmet, pour accord, au chef de délégation le résultat du dépouillement des offres et une proposition d'attribution du marché.

Le chef de délégation approuve, dans un délai de 30 jours, la proposition d'attribution du marché qui lui a été soumise par l'autorité contractante pour les marchés de gré à gré et les marchés d'aide d'urgence ainsi que tous les autres marchés de fournitures d'une valeur inférieure à 1000000 d'euros

Pour tous les autres marchés de fournitures non couverts par les dispositions qui précèdent, le chef de délégation approuve, dans un délai de 30 jours, la proposition d'attribution du marché qui lui a été soumise par l'autorité contractante, lorsque les conditions suivantes sont réunies:

- l'offre retenue est la moins disante des offres conformes aux conditions prévues dans le dossier d'appel d'offres,

- elle répond aux critères de sélection qui y sont fixés,

- elle ne dépasse pas les crédits affectés au marché.

Lorsque les conditions ne sont pas réunies, le chef de délégation transmet la proposition à la Commission qui statue dans un délai de 60 jours à compter de la date de réception par le chef de délégation. Lorsque le montant de l'offre retenue dépasse les crédits affectés au marché, la Commission, après approbation du marché, prend les décisions d'engagements nécessaires.

Toute la procédure d'évaluation, y compris la notification de l'attribution du marché à l'attributaire doit se dérouler pendant la période de validité des offres. À cet égard, il est important de garder à l'esprit le risque que l'attributaire ne soit plus en mesure de confirmer son offre si la procédure d'évaluation perdure.

Toute la procédure d'appel d'offres jusqu'à la notification à l'adjudicataire est strictement confidentielle. Les décisions du comité d'évaluation sont collectives et ses délibérations sont tenues secrètes. Les membres du comité d'évaluation ont l'obligation de respecter cette confidentialité.

En particulier, les rapports et les procès-verbaux d'évaluation sont exclusivement à usage interne et ne peuvent être communiqués ni aux soumissionnaires, ni à aucune partie autre que les services habilités de l'État ou des États ACP concernés, de la Commission et des autorités de contrôle (Cour des comptes, etc.).

15.10.2. Notification de l'attribution du marché

Après accord formel de la Commission et avant l'expiration de la période de validité des offres, l'autorité contractante informe l'attributaire, par écrit, que son offre a été retenue. En outre, elle informe les autres soumissionnaires que leurs offres n'ont pas été retenues par lettre type en mentionnant si leur offre était techniquement conforme ou non, avec une indication des faiblesses relatives de l'offre sur le plan technique.

Lorsqu'il s'agit d'un marché passé dans le cadre d'une convention de financement l'autorité contractante ne peu