ANNEXE II

RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU COMITÉ CARIFORUM-UE «COMMERCE ET DÉVELOPPEMENT»

institué par l’accord de partenariat économique entre les États du Cariforum, d’une part, et la Communauté européenne et ses États membres, d’autre part

Article premier

Composition et présidence

1. Conformément à l’article 230 de l’accord, il est institué un comité Cariforum-UE «Commerce et développement» (ci-après dénommé «comité “Commerce et développement”») qui est chargé de prêter assistance au conseil conjoint Cariforum-UE (ci-après dénommé «conseil conjoint») dans l’exercice de ses fonctions et porte la responsabilité de la mise en œuvre générale de l’accord.

2. Conformément à l’article 230, paragraphe 1, de l’accord, le comité «Commerce et développement» est composé de représentants des membres du Conseil de l’Union européenne et de représentants de la Commission européenne, d’une part, et de représentants des États signataires du Cariforum, d’autre part, généralement des hauts fonctionnaires.

3. Le représentant des États du Cariforum agissant collectivement, visé à l’article 230, paragraphe 1, de l’accord, est désigné sous le nom de «représentant de haut niveau du Cariforum». La désignation du représentant de haut niveau du Cariforum, ainsi que tout changement ultérieur, est notifiée à la présidence du comité «Commerce et développement».

4. La présidence du comité «Commerce et développement» est assurée à tour de rôle, pour une période de douze mois, par des hauts fonctionnaires de la Commission européenne, au nom de la partie UE, et par des hauts fonctionnaires des États du Cariforum, en leur nom. La première présidence coïncide avec la première présidence du conseil conjoint. Pendant cette période et, par la suite, pendant chaque période de douze mois, le comité «Commerce et développement» est présidé par la partie assurant la présidence du conseil conjoint. La première présidence est assurée par un représentant des États du Cariforum.

5. En plus de l’accomplissement des tâches spécifiques qui lui sont conférées par l’accord, le comité «Commerce et développement» prépare les réunions et les délibérations du conseil conjoint, assure, le cas échéant, le suivi des décisions et des recommandations du conseil conjoint et veille, de manière générale, à la continuité du bon fonctionnement de l’accord. Il examine tout problème que lui soumet le conseil conjoint, ainsi que toute autre question susceptible de se poser au cours de la mise en œuvre quotidienne de l’accord.

6. Lorsqu’une possibilité de consultation est prévue par l’accord, la consultation peut avoir lieu au sein du comité «Commerce et développement». Elle peut se poursuivre au sein du conseil conjoint si les parties en conviennent, sauf dispositions contraires de l’accord.

Article 2

Représentation

1. Les membres du comité «Commerce et développement» peuvent se faire représenter.

2. Un membre qui souhaite se faire représenter par un suppléant communique le nom de ce dernier à la présidence du comité «Commerce et développement» avant la réunion à laquelle il sera représenté. Le suppléant d’un membre du comité «Commerce et développement» exerce tous les droits de ce membre.

Article 3

Observateurs

1. Le comité «Commerce et développement» peut décider d’admettre des observateurs permanents.

2. Le comité «Commerce et développement» peut décider d’inviter des observateurs supplémentaires sur une base ad hoc.

3. Le comité «Commerce et développement» peut décider de convier les représentants du comité parlementaire Cariforum-UE et du comité consultatif Cariforum-UE à l’informer des travaux entrepris au sein des comités respectifs.

Article 4

Réunions

1. Le comité «Commerce et développement» se réunit une fois par an et lorsque les circonstances l’exigent, avec l’accord des deux parties. Si les deux parties en conviennent, ses réunions peuvent se dérouler par vidéo ou téléconférence. Dans ce cas, les parties conviennent de la manière dont seront partagés les coûts liés à la tenue d’une réunion par ces moyens.

2. Chaque réunion du comité «Commerce et développement» est convoquée par le secrétariat, à une date et en un lieu convenus entre les deux parties. La convocation à la réunion est adressée au plus tard trente-cinq jours avant la tenue de la réunion, excepté en cas d’urgence.

Article 5

Délégations

Avant chaque réunion, la présidence du comité «Commerce et développement» est informée de la composition prévue des délégations y assistant.

Article 6

Secrétariat

Le secrétariat du comité «Commerce et développement» est assuré à tour de rôle, pour une période de douze mois, par la Commission européenne et par un État du Cariforum. Cette période coïncide avec l’exercice alterné de la présidence par la partie UE et par les États du Cariforum.

Article 7

Documents

Lorsque les délibérations du comité «Commerce et développement» se fondent sur des documents écrits, ceux-ci sont numérotés et diffusés par le secrétariat comme documents du comité «Commerce et développement».

Article 8

Correspondance

Toute correspondance adressée à la présidence du comité «Commerce et développement» est transmise au secrétariat du comité qui la diffuse à ses membres ainsi qu’au secrétariat et à la présidence du conseil conjoint et, s’il y a lieu, aux membres du conseil conjoint.

Article 9

Ordre du jour des réunions

1. Le secrétariat du comité «Commerce et développement» établit, pour chaque réunion, un ordre du jour provisoire. Celui-ci est transmis, de même que les documents afférents, aux membres du comité «Commerce et développement» ainsi qu’à la présidence et au secrétariat du conseil conjoint, au plus tard vingt et un jours avant le début de la réunion.

2. L’ordre du jour provisoire comprend les points pour lesquels le secrétariat du comité «Commerce et développement» a reçu une demande d’inscription, ainsi que les documents afférents, au plus tard vingt-huit jours avant le début de la réunion.

3. L’ordre du jour est adopté par le comité «Commerce et développement» au début de chaque réunion. L’inscription à l’ordre du jour de points autres que ceux qui figurent dans l’ordre du jour provisoire est possible, sous réserve de l’accord des parties.

4. La présidence du comité «Commerce et développement» peut, en accord avec les parties, inviter des experts à assister aux réunions du comité afin de fournir des informations sur des sujets spécifiques.

5. La présidence du comité «Commerce et développement» peut, avec l’accord des parties, réduire les délais visés aux paragraphes 1 et 2 afin de tenir compte des exigences d’un cas particulier.

Article 10

Procès-verbal

1. Un projet de procès-verbal de chaque réunion est rédigé par le secrétariat, normalement dans le mois qui suit la réunion.

2. Le procès-verbal indique, en règle générale, pour chaque point de l’ordre du jour:

a) les documents soumis au comité «Commerce et développement»;

b) toute déclaration dont l’inscription a été demandée par un membre du comité «Commerce et développement»; et

c) les décisions prises, les recommandations formulées, les déclarations ayant fait l’objet d’un accord et les conclusions adoptées sur des points particuliers.

3. Le procès-verbal comprend aussi une liste des membres du comité «Commerce et développement» ou de leurs représentants qui ont participé à la réunion, ainsi qu’une liste des membres des délégations les ayant accompagnés et une liste des éventuels observateurs.

4. Le procès-verbal est approuvé par écrit par le représentant de haut niveau du Cariforum et par le ou les hauts fonctionnaires de la Commission européenne ayant participé à la réunion, dans un délai de deux mois à compter de la date de la réunion. Après approbation, deux exemplaires du procès-verbal sont signés par le secrétariat et chacune des parties reçoit un original de ce document faisant foi. Une copie du procès-verbal signé est transmise aux membres du comité «Commerce et développement» ainsi qu’à la présidence et au secrétariat du conseil conjoint.

Article 11

Décisions et recommandations

1. Lorsque le comité «Commerce et développement» est habilité, en vertu de l’accord, à adopter des décisions ou des recommandations, ces actes portent respectivement le titre de «décision» ou de «recommandation», suivi d’un numéro d’ordre, de la date de leur adoption et d’une indication de leur objet. Chaque décision précise la date de son entrée en vigueur.

2. Chaque fois que le comité «Commerce et développement» prend une décision, l’article 11 du règlement intérieur du conseil conjoint s’applique mutatis mutandis.

3. Les décisions et les recommandations du comité «Commerce et développement» sont adressées aux destinataires visés à l’article 8.

Article 12

Publicité

1. Sauf décision contraire, les réunions du comité «Commerce et développement» ne sont pas publiques.

2. Chaque partie ou État signataire du Cariforum peut décider de la publication, dans son journal officiel respectif, des décisions et recommandations du comité «Commerce et développement».

Article 13

Régime linguistique

1. Les langues de travail du comité «Commerce et développement» sont les langues officielles communes aux parties, à savoir l’anglais, l’espagnol, le français et le néerlandais.

2. Le comité «Commerce et développement» délibère et adopte ses décisions et recommandations sur la base de documents et de propositions présentés dans l’une des langues énumérées au paragraphe 1.

Article 14

Dépenses

1. Chaque partie prend en charge les dépenses résultant de sa participation aux réunions du comité «Commerce et développement», tant en ce qui concerne les frais de personnel, de voyage et de séjour que les frais postaux et de télécommunications.

2. Les dépenses relatives à l’organisation des réunions et à la reproduction des documents sont prises en charge par la partie qui organise la réunion.

3. Les dépenses relatives à l’interprétation en séance et à la traduction des documents à partir des langues de travail du comité «Commerce et développement» ou vers ces langues sont prises en charge par la partie qui organise la réunion. Les dépenses liées à l’interprétation à partir des autres langues officielles des institutions de l’Union européenne ou vers ces langues et à la traduction des documents à partir de ces langues ou vers celles-ci sont prises en charge par la partie UE.