FR Journal officiel de l'Union européenne L 95/51

DÉCISION N o 3/2005 DU CONSEIL DES MINISTRES ACP-CE

du 8 mars 2005

concernant l’adoption du règlement intérieur du Comité des ambassadeurs ACP-CE

(2005/299/CE)

LE CONSEIL DES MINISTRES ACP-CE,

vu l’accord de partenariat ACP-CE signé à Cotonou le 23 juin 2000, et notamment son article 16, paragraphe 3,

considérant ce qui suit:

(1) Par sa décision no 2/2001 du 30 janvier 2001, le Comité des ambassadeurs ACP-CE a adopté son règlement intérieur.

(2) Certaines modifications s’avèrent nécessaires pour tenir compte de l’adhésion de nouveaux États membres de l’Union européenne.

(3) Lors de la 29 session du Conseil des ministres ACP-CE, tenue à Gaborone, Botswana, le 6 mai 2004, la décision a été prise de modifier le règlement intérieur en conséquence,

DÉCIDE:

Article premier

Dates et lieux des réunions

1. Conformément à l’article 16, paragraphe 2, de l’accord de partenariat ACP-CE, ci-après dénommé «l’accord ACP-CE», le Comité des ambassadeurs ACP-CE, ci-après dénommé «Comité», se réunit régulièrement, notamment pour préparer les sessions du Conseil des ministres, ci-après dénommé «Conseil», et chaque fois qu’il apparaît nécessaire à la demande d’une des parties.

2. Le Comité est convoqué par son président. La date de ses réunions est fixée de commun accord entre les parties.

3. Le Comité se réunit au siège du Conseil de l’Union européenne ou au siège du Secrétariat du groupe des États ACP. Toutefois, sur décision spéciale, il peut se réunir dans une ville d’un État ACP.

Article 2

Fonctions du Comité

1. Conformément à l’article 16, paragraphe 2, de l’accord ACP-CE, le Comité assiste le Conseil dans l’accomplissement de ses tâches et exécute tout mandat qui lui est confié par le Conseil. Dans ce cadre, il suit l’application de l’accord ACP-CE ainsi que les progrès réalisés en vue d’atteindre les objectifs qui y sont définis.

2. Le Comité rend compte au Conseil, notamment dans les domaines ayant fait l’objet d’une délégation de compétence.

3. Il soumet également au Conseil toutes résolutions, recommandations ou avis qu’il juge nécessaires ou opportuns.

Article 3

Ordre du jour des réunions

1. L’ordre du jour provisoire de chaque réunion est établi par le président. Il est communiqué aux autres membres du Comité au moins huit jours avant la date de la réunion.

L’ordre du jour provisoire comprend les points pour lesquels une demande d’inscription est parvenue au président au moins dix jours avant la date de la réunion. Seuls sont inscrits à l’ordre du jour provisoire les points pour lesquels la documentation a été remise au secrétariat du Conseil, en temps utile pour être adressée aux membres du Comité au moins huit jours avant la date de la réunion.

2. L’ordre du jour est arrêté par le Comité au début de chaque réunion. En cas d’urgence, le Comité peut décider, à la demande des États ACP ou de la Communauté, l’inscription à l’ordre du jour de points pour lesquels les délais prescrits au paragraphe 1 n’ont pas été respectés.

Article 4

Délibérations

1. Le Comité se prononce par commun accord de la Communauté, d’une part, et des États ACP, d’autre part.

2. Le Comité ne peut valablement délibérer qu’en présence, au moins, de la moitié des représentants permanents des États membres de la Communauté, d’un représentant de la Commission et de la moitié des membres du Comité des ambassadeurs ACP.

3. Chaque membre du Comité empêché peut se faire représenter. Dans ce cas, il en informe le président et lui indique la personne ou la délégation habilitée à le représenter. Le représentant exerce tous les droits du membre empêché.

4. Les membres du Comité peuvent se faire accompagner de conseillers.

5. Un représentant de la Banque européenne d’investissement, ci-après dénommée «Banque», assiste aux réunions du Comité lorsque des questions relevant des domaines qui la concernent figurent à l’ordre du jour.

Article 5

Procédures écrites, publications officielles et forme des actes

Les articles 4, 9, paragraphe 3, et 14 du règlement intérieur du Conseil ACP-CE s’appliquent aux actes arrêtés par le Comité.

Article 6

États siégeant en qualité d’observateurs

1. Les représentants des États signataires de l’accord ACP-CE qui, à la date de son entrée en vigueur, n’ont pas encore accompli les procédures visées à l’article 93 de celui-ci, peuvent participer aux réunions du Comité en qualité d’observateurs. Ils peuvent dans ce cas être autorisés à participer aux débats du Comité.

2. La même règle s’applique pour les pays visés à l’article 93, paragraphe 6, de l’accord ACP-CE.

3. Le Comité peut autoriser les représentants d’un État candidat à l’adhésion à l’accord ACP-CE à participer en tant qu’observateur aux travaux du Comité.

Article 7

Confidentialité

1. Sauf décision contraire, les réunions du Comité ne sont pas publiques.

2. Sans préjudice d’autres dispositions applicables, les délibérations du Comité relèvent du secret professionnel, à moins que le Comité n’en décide autrement.

Article 8

Communications et procès verbaux

1. Toutes les communications prévues par le présent règlement intérieur sont adressées par les soins du secrétariat du Conseil aux représentants des États ACP, au Secrétariat du groupe des États ACP, aux représentants permanents des États membres, au secrétariat général du Conseil de l’Union européenne et à la Commission.

Ces communications sont également adressées au président de la Banque, lorsqu’elles concernent cette dernière.

2. Il est établi un procès-verbal de chaque réunion, faisant état notamment des décisions prises par le Comité.

Après son approbation par le Comité, le procès-verbal est signé par le président du Comité et les secrétaires du Conseil et conservé dans les archives du Conseil. Une copie du procès-verbal est adressée aux destinataires visés au paragraphe 1.

Article 9

Présidence

La présidence du Comité est exercée à tour de rôle, pour une durée de six mois, par le représentant permanent d’un État membre, désigné par la Communauté, et par un chef de mission, représentant d’un État ACP, désigné par les États ACP.

Article 10

Correspondance et documentation

1. La correspondance destinée au Comité est adressée à son président, au siège du secrétariat du Conseil.

2. Sauf décision contraire, le Comité délibère sur la base d’une documentation établie dans les langues officielles des parties.

Article 11

Comités, sous-comités et groupes de travail

1. Le Comité est assisté par:

i) le Comité de coopération douanière institué par l’article 37 du protocole no 1 joint à l’annexe V à l’accord ACP-CE;

ii) le groupe mixte permanent sur les bananes prévu par l’article 3 du protocole no 5 joint à l’annexe V à l’accord ACP-CE;

iii) le sous-comité de coopération commerciale;

iv) le sous-comité sucre;

v) le groupe de travail conjoint sur le riz visé au paragraphe 5 de la déclaration XXIV de l’acte final de l’accord ACP-CE;

vi) le groupe de travail conjoint sur le rhum visé au paragraphe 6 de la déclaration XXV de l’acte final de l’accord ACP-CE.

2. Le Comité peut créer d’autres sous-comités ou groupes de travail appropriés, chargés d’effectuer les travaux qu’il juge nécessaire dans l’accomplissement des tâches définies à l’article 16, paragraphe 2, de l’accord ACP-CE.

3. Ces comités, sous-comités et groupes de travail soumettent au Comité les rapports sur leurs travaux.

Article 12

Compositions des comités, sous-comités et groupes de travail

1. À l’exception du Comité de coopération douanière, les comités, sous-comités et groupes de travail visés à l’article 11 sont composés d’ambassadeurs ACP ou de leurs représentants, de représentants de la Commission et de représentants des États membres.

2. Un représentant de la Banque assiste aux réunions de ces comités, sous-comités et groupes de travail, lorsque figurent à l’ordre du jour des questions qui concernent la Banque.

3. Les membres de ces comités, sous-comités et groupes de travail peuvent être assistés dans leurs tâches par des experts.

Article 13

Présidence des comités, sous-comités et groupes de travail

1. Les comités, sous-comités et groupes de travail visés à l’article 11 sont présidés conjointement, du côté ACP, par un ambassadeur et, du côté de la Communauté, par un représentant de la Commission ou un représentant d’un État membre.

2. Sans préjudice du paragraphe 1, les coprésidents peuvent, dans des cas exceptionnels et d’un commun accord, se faire représenter par toute personne qu’ils désignent.

Article 14

Modalités de réunion des comités, sous-comités et groupes de travail

Les comités, sous-comités et groupes de travail visés à l’article 11 se réunissent à la demande de l’une des deux parties et après consultation entre leurs présidents, moyennant un préavis qui, sauf cas d’urgence, est de sept jours.

Article 15

Règlements intérieurs des comités, sous-comités et groupes de travail

Les comités, sous-comités et groupes de travail visés à l’article 11 peuvent établir leur propre règlement intérieur avec l’accord du Comité.

Article 16

Secrétariat

1. Les tâches de secrétariat et les autres travaux nécessaires au fonctionnement du Comité ainsi que des comités, sous-comités et groupes de travail visés à l’article 11 (préparation des ordres du jour et diffusion des documents y afférents, etc.) sont assurés par le secrétariat du Conseil.

2. Le secrétariat établit, dès que possible après chaque réunion, le compte rendu des réunions de ces comités, sous-comités et groupes de travail.

Ce compte rendu est adressé par les soins du secrétariat du Conseil aux représentants des États ACP, au Secrétariat du groupe des États ACP, aux représentants permanents des États membres, au secrétariat général du Conseil de l’Union européenne et à la Commission.

Article 17

La présente décision annule et remplace la décision no 2/2001 du 30 janvier 2001 du Comité des ambassadeurs ACP-CE concernant l’adoption de son règlement intérieur.