DÉCISION No 1/2017 DU SOUS-COMITÉ CONCERNANT LES INDICATIONS GÉOGRAPHIQUES UE-UKRAINE

du 18 mai 2017

portant adoption de son règlement intérieur [2018/205]

LE SOUS-COMITÉ CONCERNANT LES INDICATIONS GÉOGRAPHIQUES UE-UKRAINE,

vu l'accord d'association entre l'Union européenne et la Communauté européenne de l'énergie atomique et leurs États membres, d'une part, et l'Ukraine, d'autre part (1), et notamment son article 211,

considérant ce qui suit:

Conformément à l'article 486 de l'accord d'association entre l'Union européenne et la Communauté européenne de l'énergie atomique et leurs États membres, d'une part, et l'Ukraine, d'autre part (ci-après dénommé «accord»), certaines parties de ce dernier, dont la sous-section 3 (Indications géographiques) de la section 2 du chapitre 9 (Propriété intellectuelle) du titre IV (Commerce et questions liées au commerce), sont appliquées à titre provisoire depuis le 1er janvier 2016.

L'article 211 de l'accord prévoit que le sous-comité concernant les indications géographiques (ci-après dénommé «sous-comité IG») doit suivre l'évolution de l'accord dans le domaine des indications géographiques et servir de cadre à la coopération et au dialogue sur les indications géographiques.

A ADOPTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION:

Article premier

Le règlement intérieur du sous-comité IG, figurant à l'annexe de la présente décision, est adopté.

Article 2

La présente décision entre en vigueur le jour de son adoption.

(1) JO L 161 du 29.5.2014, p. 3.

ANNEXE

RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU SOUS-COMITÉ CONCERNANT LES INDICATIONS GÉOGRAPHIQUES UE-UKRAINE

Article premier

Dispositions générales

1. Le sous-comité concernant les indications géographiques (ci-après dénommé «sous-comité IG»), institué en vertu de l'article 211 de l'accord d'association entre l'Union européenne et la Communauté européenne de l'énergie atomique et leurs États membres, d'une part, et l'Ukraine, d'autre part (1) (ci-après dénommé «accord»), assiste le comité d'association dans sa configuration «Commerce», visée à l'article 465, paragraphe 4, de l'accord, dans l'accomplissement de ses tâches.

2. Le sous-comité IG exécute les tâches définies à l'article 211 de l'accord.

3. Le sous-comité IG est composé de fonctionnaires de la Commission européenne et de l'Ukraine dotés de responsabilités dans le domaine des indications géographiques.

4. Chacune des parties désigne un chef de délégation, qui remplit la fonction de personne de contact chargée des questions liées au sous-comité.

5. Les chefs de délégation assurent la présidence, conformément à l'article 2.

6. Chaque chef de délégation peut déléguer tout ou partie de ses fonctions à un adjoint désigné, auquel cas toutes les références faites au chef de délégation renvoient également au chef adjoint désigné.

7. Aux fins du présent règlement intérieur, la définition du terme «parties» énoncée à l'article 482 de l'accord s'applique.

Article 2

Présidence

La présidence du sous-comité IG s'exerce à tour de rôle entre les parties tous les douze mois. La première période de douze mois débute à la date de la première réunion du Conseil d'association et se termine le 31 décembre de la même année.

Article 3

Réunions

1. À moins que les parties n'en disposent autrement, le sous-comité IG se réunit alternativement dans l'Union et en Ukraine à la demande de l'une ou l'autre partie au plus tard dans les quatre-vingt-dix jours à compter de la demande.

2. Chaque réunion du sous-comité IG est convoquée par le président à une date et en un lieu approuvés par les parties. La convocation est envoyée par le président au plus tard vingt-huit jours calendaires avant le début de la réunion, à moins que les parties n'en disposent autrement.

3. Chaque fois que possible, la réunion ordinaire du sous-comité IG est convoquée en temps utile avant la réunion ordinaire du comité d'association dans sa configuration «Commerce».

4. Exceptionnellement, les réunions du sous-comité IG peuvent se tenir à l'aide de tout moyen technologique approuvé par les parties, par exemple par vidéoconférence.

Article 4

Délégations

Avant chaque réunion, chaque partie informe l'autre, par l'intermédiaire du secrétariat du sous-comité IG prévu à l'article 5, de la composition prévue de la délégation.

Article 5

Secrétariat

Un représentant de la Commission européenne et un représentant de l'Ukraine sont désignés par les chefs de délégation respectifs afin d'exercer conjointement les fonctions de secrétaires du sous-comité IG et exécutent les tâches de secrétariat de manière conjointe et dans un esprit de confiance mutuelle et de coopération.

Article 6

Correspondance

1. La correspondance destinée au sous-comité IG est adressée au secrétaire de l'une des parties, qui en informe ensuite l'autre secrétaire.

2. Le secrétariat veille à ce que la correspondance adressée au sous-comité IG soit transmise au président et diffusée, s'il y a lieu, conformément à l'article 7.

3. La correspondance aux parties émanant du président leur est envoyée par le secrétariat du sous-comité IG au nom du président. S'il y a lieu, cette correspondance est diffusée conformément à l'article 7.

Article 7

Documents

1. Les documents sont diffusés par le secrétariat du sous-comité IG.

2. Une partie transmet ses documents à son secrétaire. Le secrétaire transmet ces documents au secrétaire de l'autre partie.

3. Le secrétaire de l'Union communique les documents aux représentants de l'Union compétents et adresse systématiquement une copie au secrétaire de l'Ukraine et aux secrétaires du comité d'association dans sa configuration «Commerce».

4. Le secrétaire de l'Ukraine communique les documents aux représentants de l'Ukraine compétents et adresse systématiquement une copie au secrétaire de l'Union et aux secrétaires du comité d'association dans sa configuration «Commerce».

Article 8

Confidentialité

Sauf décision contraire des parties, les réunions du sous-comité IG ne sont pas publiques.

Lorsqu'une partie communique au sous-comité IG des informations qualifiées de confidentielles, l'autre partie traite ces informations comme telles.

Article 9

Ordre du jour des réunions

1. Le secrétariat du sous-comité IG établit un ordre du jour provisoire pour chaque réunion, ainsi qu'un projet de conclusions opérationnelles conformément à l'article 10, sur la base de propositions faites par les parties. L'ordre du jour provisoire comprend les points pour lesquels le secrétariat du sous-comité IG a reçu une demande d'inscription à l'ordre du jour de la part d'une partie, appuyée par les documents y afférents, au plus tard vingt et un jours calendaires avant la date de la réunion.

2. L'ordre du jour provisoire, ainsi que les documents utiles, doivent être diffusés conformément à l'article 7 au plus tard quinze jours calendaires avant le début de la réunion.

3. L'ordre du jour est arrêté par le président et l'autre chef de délégation au début de chaque réunion. L'inscription à l'ordre du jour de points autres que ceux qui figurent dans l'ordre du jour provisoire est possible, sous réserve de l'accord des parties.

4. Le président peut, sur une base ad hoc et avec l'accord de l'autre partie, inviter des représentants d'autres instances des parties ou des experts indépendants spécialisés à assister aux réunions du sous-comité IG en tant qu'observateurs afin de fournir des informations sur des sujets spécifiques. Les parties veillent à ce que ces observateurs respectent les éventuelles exigences de confidentialité.

5. Le président peut, après consultation des parties, réduire les délais prévus aux paragraphes 1 et 2 afin de tenir compte de circonstances particulières.

Article 10

Procès-verbal et conclusions opérationnelles

1. Les deux secrétaires établissent conjointement un projet de procès-verbal de chaque réunion.

2. Le procès-verbal comprend, en règle générale, pour chaque point de l'ordre du jour:

a) les participants à la réunion, les fonctionnaires les accompagnant et les observateurs ayant assisté à la réunion;

b) les documents soumis au sous-comité IG;

c) les déclarations dont l'inscription a été demandée par le sous-comité IG; et

d) si nécessaire, les conclusions opérationnelles de la réunion, visées au paragraphe 4.

3. Le projet de procès-verbal est soumis au sous-comité IG pour approbation. Il est approuvé dans un délai de vingt-huit jours calendaires après chaque réunion du sous-comité IG. Une copie du procès-verbal approuvé est adressée à chacun des destinataires visés à l'article 7.

4. Le projet de conclusions opérationnelles de chaque réunion est rédigé par le secrétaire du sous-comité IG de la partie assurant la présidence et diffusé aux parties, accompagné de l'ordre du jour, généralement au plus tard quinze jours calendaires avant le début de la réunion. Ce projet de conclusions opérationnelles est mis à jour pendant la réunion, de manière à ce qu'à la fin de celle-ci, sauf accord contraire, le sous-comité IG adopte les conclusions opérationnelles qui exposent les actions de suivi arrêtées d'un commun accord par les parties. Une fois adoptées, les conclusions opérationnelles sont jointes au procès-verbal et leur mise en œuvre fait l'objet d'un suivi au cours des réunions ultérieures du sous-comité IG. À cette fin, le sous-comité IG adopte un modèle permettant le suivi de chaque point d'action par rapport à un délai d'exécution donné.

Article 11

Décisions

1. Le sous-comité IG est habilité à prendre des décisions dans les cas prévus à l'article 211, paragraphe 3, de l'accord. Ces décisions sont adoptées d'un commun accord entre les parties après l'accomplissement des procédures internes respectives afférentes à leur adoption. Elles lient les parties, qui prennent les mesures appropriées pour leur mise en œuvre.

2. Chaque décision est signée par un représentant de chaque partie. Sans préjudice du paragraphe 3, les représentants signent ces documents lors de la réunion au cours de laquelle la décision en question est adoptée.

3. Sous réserve de l'accord des parties, le sous-comité IG peut adopter des décisions par procédure écrite, après l'accomplissement des procédures internes respectives. Une procédure écrite consiste en un échange de notes entre les deux secrétaires, agissant en accord avec les parties. À cet effet, le texte de la proposition est diffusé conformément à l'article 7, les parties disposent d'un délai d'au moins vingt et un jours calendaires pour faire connaître les réserves qu'elles souhaitent émettre ou les modifications qu'elles désirent apporter. Le président peut, après consultation des parties, réduire les délais prévus au présent paragraphe afin de tenir compte de circonstances particulières. Une fois le texte approuvé, la décision est signée par un représentant de chaque partie.

4. Les actes du sous-comité IG sont dénommés «décision». Chaque décision entre en vigueur le jour de son adoption à moins qu'elle n'en dispose autrement.

5. Les décisions du sous-comité IG sont authentifiées par les deux secrétaires.

6. Les décisions sont communiquées aux deux parties.

7. Le secrétariat du comité d'association dans sa configuration «Commerce» est informé des décisions, rapports et autres actions concertées du sous-comité IG.

8. Chacune des parties peut décider de la publication, dans son journal officiel, des décisions du sous-comité IG.

Article 12

Rapports

1. Le sous-comité IG rend compte de ses activités au comité d'association dans sa configuration «Commerce» lors de chaque réunion ordinaire annuelle de ce dernier.

2. Les rapports sont adoptés d'un commun accord entre les parties et sont dénommés «rapport». Les rapports sont communiqués aux deux parties.

3. La procédure d'adoption des décisions prévue à l'article 11, paragraphes 2 et 3, s'applique mutatis mutandis aux rapports.

Article 13

Langues

1. Les langues de travail du sous-comité IG sont l'anglais et l'ukrainien.

2. Sauf décision contraire, le sous-comité IG délibère sur la base de documents établis dans ces langues.

Article 14

Dépenses

1. Chaque partie prend en charge les dépenses résultant de sa participation aux réunions du sous-comité IG, en ce qui concerne tant les frais de personnel, de voyage et de séjour que les frais postaux et de télécommunications.

2. Les dépenses relatives à l'organisation des réunions et à la reproduction des documents sont prises en charge par la partie qui organise la réunion.

3. Les dépenses relatives à l'interprétation en séance et à la traduction des documents à partir de l'anglais et de l'ukrainien ou vers ces langues pour se conformer à l'article 13, paragraphe 1, sont prises en charge par la partie qui organise la réunion.

Les dépenses relatives à l'interprétation et la traduction vers ou à partir d'autres langues sont directement prises en charge par la partie qui en fait la demande.

Article 15

Modification

Le présent règlement intérieur peut être modifié par une décision du sous-comité IG conformément à l'article 211, paragraphe 2, de l'accord.

(1) JO L 161 du 29.5.2014, p. 3.