Décision n° 1/2001 du Conseil conjoint UE-Mexique

du 27 février 2001

arrêtant le règlement intérieur du Conseil conjoint UE-Mexique et le règlement intérieur du Comité conjoint UE-Mexique

(2001/152/CE)

LE CONSEIL CONJOINT,

vu l'accord de partenariat économique, de coordination politique et de coopération entre la Communauté européenne et ses États membres, d'une part, et les États-Unis mexicains, d'autre part, signé à Bruxelles le 8 décembre 1997 (ci-après dénommé "accord"), et notamment ses articles 46, paragraphe 3, et 48, paragraphe 1,

considérant ce qui suit:

(1) L'accord est entré en vigueur le 1er octobre 2000.

(2) Le Conseil conjoint doit arrêter son règlement intérieur, déterminer les tâches du Comité conjoint et définir le mode de fonctionnement de celui-ci,

DÉCIDE:

Article premier

Le règlement intérieur du Conseil conjoint est arrêté conformément aux dispositions de l'annexe

Article 2

La présente décision prend effet le 27 février 2001.

Fait à Bruxelles, le 27 février 2001.

Par le Conseil conjoint

Le président

J. Castañeda

ANNEXE

RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU CONSEIL CONJOINT UE-MEXIQUE

Article premier

Présidence

La présidence du conseil conjoint est assurée à tour de rôle, pour une période de douze mois, par un membre du Conseil de l'Union européenne et par un représentant du gouvernement mexicain. Toutefois, la première présidence commence lors de la première réunion du conseil conjoint et se termine le 31 décembre de la même année.

Article 2

Réunions

1. Le conseil conjoint se réunit au niveau ministériel à intervalles réguliers et lorsque les circonstances l'exigent, si les parties en conviennent.

2. Chaque session du comité conjoint se tient en un lieu convenu d'un commun accord entre les parties.

3. Le conseil conjoint se réunit sur convocation conjointe de ses secrétaires.

Article 3

Représentation

1. Les membres du conseil conjoint peuvent se faire représenter.

2. Un membre qui souhaite se faire représenter communique le nom de son représentant au président avant la réunion à laquelle il sera représenté. Le représentant d'un membre du conseil conjoint exerce tous les droits de ce membre.

Article 4

Délégations

Les membres du conseil conjoint peuvent être accompagnés par des fonctionnaires. Avant chaque réunion, le président du conseil conjoint est informé de la composition prévue de la délégation de chaque partie ainsi que du nom du chef de la délégation.

Article 5

Secrétariat

Un fonctionnaire du Secrétariat général du Conseil de l'Union européenne, d'une part, et un fonctionnaire du gouvernement mexicain, d'autre part, exercent conjointement les fonctions de secrétaires du conseil conjoint.

Article 6

Documents

Lorsque les délibérations du conseil conjoint se fondent sur des documents écrits y afférents, ceux-ci sont numérotés et diffusés comme documents du conseil conjoint par les deux secrétaires.

Article 7

Correspondance

1. Toute correspondance adressée au conseil conjoint ou à son président est transmise aux deux secrétaires du conseil conjoint.

2. Les deux secrétaires veillent à ce que la correspondance soit transmise au président du conseil conjoint et, s'il y a lieu, qu'elle soit diffusée en tant que document visé à l'article 6 aux autres membres du conseil conjoint. La correspondance diffusée est envoyée au Secrétariat général de la Commission européenne, aux représentations permanentes des États membres de l'Union européenne et à la mission du Mexique auprès de l'Union européenne.

3. La correspondance émanant du président du conseil conjoint est envoyée aux destinataires par les secrétaires respectifs et, s'il y a lieu, diffusée en tant que document visé à l'article 6 aux autres membres du conseil conjoint aux adresses indiquées dans le paragraphe 2.

Article 8

Ordre du jour des réunions

1. Les secrétaires du conseil conjoint établissent un ordre du jour provisoire de chaque réunion sur la base des suggestions des parties. Celui-ci est transmis par le secrétaire correspondant aux destinataires visés à l'article 7 au plus tard 15 jours avant le début de la réunion.

L'ordre du jour provisoire comprend les points pour lesquels une demande d'inscription est parvenue à l'un ou l'autre des secrétaires au moins 21 jours avant le début de la réunion, étant entendu que ces points ne seront inscrits à l'ordre du jour provisoire que si les documents y afférents sont parvenus aux secrétaires au plus tard à la date d'envoi de cet ordre du jour. Le conseil conjoint adopte l'ordre du jour au début de chaque réunion. Un point autre que ceux figurant à l'ordre du jour provisoire peut être inscrit à l'ordre du jour avec l'accord des deux parties.

2. En accord avec les parties, les délais indiqués au paragraphe 1 peuvent être réduits afin de tenir compte des exigences d'un cas particulier.

Article 9

Procès-verbal

1. Le projet de procès-verbal de chaque réunion est rédigé conjointement par les deux secrétaires le plus tôt possible.

2. En règle générale, il indique pour chaque point de l'ordre du jour:

a) les documents soumis au conseil conjoint;

b) les déclarations dont un membre du conseil conjoint a demandé l'inscription;

c) les décisions prises, les recommandations formulées, les déclarations ayant fait l'objet d'un accord et les conclusions adoptées sur des points particuliers.

3. Le procès-verbal comprend aussi une liste des membres du conseil conjoint ou de leurs représentants qui ont participé à la réunion.

4. Le projet de procès-verbal est soumis pour approbation au conseil conjoint lors de sa réunion suivante. Il peut également être approuvé par écrit par les deux parties. Après approbation, deux exemplaires du procès-verbal, faisant également foi, sont signés par les deux secrétaires et conservés par les parties. Un exemplaire du procès-verbal est transmis à chacun des destinataires visés à l'article 7.

Article 10

Décisions et recommandations

1. Le conseil conjoint prend des décisions et formule des recommandations d'un commun accord entre les parties. Entre les sessions, il peut, si les deux parties en conviennent, adopter une décision ou formuler des recommandations par procédure écrite. Une procédure écrite consiste en un échange de notes entre les deux secrétaires, agissant en accord avec les parties.

2. Les décisions et recommandations du conseil conjoint au sens de l'article 47 de l'accord portent le titre de "décision" et "recommandation" respectivement, suivi d'un numéro d'ordre, de la date de leur adoption et d'une description de leur objet.

3. Les décisions et recommandations du conseil conjoint sont authentifiées par les deux secrétaires et deux exemplaires faisant foi sont signés par les chefs de délégation des deux parties.

4. Les décisions et recommandations sont transmises à chacun des destinataires visés à l'article 7 en tant que documents du conseil conjoint.

Article 11

Publicité

1. Sauf décision contraire, les réunions du conseil conjoint ne sont pas publiques.

2. Chacune des parties peut décider de la publication des décisions et recommandations du conseil conjoint dans son journal officiel respectif.

Article 12

Langues officielles

1. Les langues officielles du conseil conjoint sont les langues officielles des parties.

2. Sauf décision contraire, le conseil conjoint délibère et prend normalement ses décisions sur la base de documents et de propositions rédigés dans les langues officielles.

Article 13

Dépenses

1. Les États-Unis mexicains et la Communauté européenne prennent chacun en charge les dépenses qu'ils engagent en raison de leur participation aux réunions du conseil conjoint, en ce qui concerne les frais de personnel, de voyage et de séjour, ainsi que les dépenses relatives au courrier postal et aux télécommunications.

2. Les dépenses relatives à l'organisation des réunions, à l'interprétation en séance, à la traduction et à la reproduction des documents sont prises en charge par la partie qui organise la réunion.

Article 14

Comité

1. Conformément à l'article 48 de l'accord, il est constitué un comité conjoint chargé d'assister le conseil conjoint dans l'accomplissement de ses tâches.

2. Le comité conjoint est composé de représentants des membres du Conseil de l'Union européenne et de la Commission européenne, d'une part, et de représentants du gouvernement mexicain, normalement des hauts-fonctionnaires, d'autre part, compte tenu de l'article 48 de l'accord, de l'article 48 de la décision n° 2/2000 et de l'article 44 de la décision n° 2/2001 du conseil conjoint.

3. Le comité conjoint prépare les réunions et les délibérations du conseil conjoint, assure le suivi de la mise en oeuvre des décisions et recommandations dudit conseil le cas échéant et veille, de manière générale, au bon fonctionnement de l'accord. Il examine tout problème que lui a soumis le conseil conjoint ainsi que toute autre question susceptible de se poser au cours de la mise en oeuvre quotidienne de l'accord. Il soumet les propositions de décision et/ou les recommandations au conseil conjoint en vue de leur adoption.

4. Le règlement intérieur du comité conjoint est joint en appendice au présent règlement intérieur.

Appendice

RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU COMITÉ CONJOINT

Article premier

Présidence

Chaque réunion du comité conjoint est présidée à tour de rôle par un représentant de la Commission européenne et par le représentant permanent du Mexique auprès de l'Union européenne ou un haut fonctionnaire désigné par le gouvernement mexicain, sous réserve de l'article 48 de la décision n° 2/2000 et de l'article 44 de la décision n° 2/2001 du conseil conjoint.

Article 2

Réunions

Le comité conjoint se réunit une fois par an et lorsque les circonstances l'exigent, avec l'accord des parties. Chaque réunion du comité conjoint est convoquée conjointement par les deux secrétaires et se tient alternativement à Bruxelles et Mexico à une date convenue entre les parties.

Article 3

Délégations

Avant chaque réunion, le président du comité conjoint est informé de la composition prévue et du nom du chef de la délégation de chaque partie.

Article 4

Secrétariat

1. Un fonctionnaire de la Commission européenne, d'une part, et un fonctionnaire du gouvernement mexicain, d'autre part, exercent conjointement les fonctions de secrétaires du comité conjoint, sous réserve de l'article 48 de la décision n° 2/2000 et de l'article 44 de la décision n° 2/2001 du conseil conjoint.

2. Toute correspondance destinée au président du comité conjoint ou émanant de lui, visée dans le présent règlement intérieur, est transmise aux secrétaires du comité conjoint ainsi qu'aux secrétaires et au président du conseil conjoint et, le cas échéant, aux membres du comité conjoint.

Article 5

Publicité

Sauf décision contraire, les réunions du comité conjoint ne sont pas publiques.

Article 6

Ordre du jour des réunions

1. Les secrétaires du comité conjoint établissent, pour chaque réunion, un ordre du jour provisoire. Celui-ci est transmis au président et aux secrétaires du conseil conjoint ainsi qu'aux membres du comité conjoint au plus tard quinze jours avant le début de la réunion. L'ordre du jour provisoire comprend les points pour lesquels le président a reçu une demande d'inscription à l'ordre du jour au plus tard 21 jours avant le début de la réunion, étant entendu que ces points ne seront inscrits à l'ordre du jour provisoire que si les documents y afférents sont parvenus aux secrétaires au plus tard à la date d'envoi de cet ordre du jour. L'ordre du jour est adopté par le comité conjoint au début de chaque réunion. Un point autre que ceux figurant à l'ordre du jour provisoire peut être inscrit à l'ordre du jour avec l'accord des deux parties.

2. En accord avec les deux parties, les délais indiqués au paragraphe 1 peuvent être réduits afin de tenir compte des exigences d'un cas particulier.

Article 7

Procès-verbal

Un procès-verbal de chaque réunion est établi sur la base d'une synthèse faite par le président des conclusions auxquelles est parvenu le comité conjoint. Après avoir été approuvé par celui-ci, le procès-verbal est signé par le président et par les secrétaires, puis archivé par chacune des parties. Une copie du procès-verbal est transmise au président et aux secrétaires du conseil conjoint ainsi qu'aux membres du comité conjoint.

Article 8

Décisions et recommandations

1. Dans le cas où le comité conjoint est habilité à prendre des décisions ou à formuler des recommandations conformément à l'article 48, paragraphe 2, de l'accord, ces actes portent le titre de "décision" ou de "recommandation", suivi d'un numéro d'ordre, de la date de leur adoption et d'une description de leur objet.

2. Lorsque le comité conjoint adopte une décision ou formule une recommandation, les dispositions des articles 10, 11 et 12 du règlement intérieur du comité conjoint s'appliquent mutatis mutandis.

3. Les décisions et recommandations du conseil conjoint sont transmises à chacun des destinataires visés à l'article 4, paragraphe 2.

Article 9

Dépenses

1. Les États-Unis mexicains et la Communauté européenne prennent chacun en charge les dépenses qu'ils engagent en raison de leur participation aux réunions du comité conjoint, en ce qui concerne les frais de personnel, de voyage et de séjour, ainsi que les dépenses relatives au courrier postal et aux télécommunications.

2. Les dépenses relatives à l'organisation matérielle des réunions, à l'interprétation en séance, à la traduction et à la reproduction des documents sont prises en charge par la partie qui organise les réunions.