DÉCISION N° 1/98 DU CONSEIL D'ASSOCIATION entre les Communautés européennes et leurs États membres, d'une part, et la République de Lettonie, d'autre part du 23 février 1998 arrêtant le règlement intérieur de celui-ci (98/193/CE)

LE CONSEIL D'ASSOCIATION,

vu l'accord européen établissant une association entre les Communautés européennes et leurs États membres, d'une part, et la République de Lettonie, d'autre part, et notamment ses articles 110, 111, 112, 113, 114 et 115,

considérant que cet accord est entré en vigueur le 1er février 1998,

DÉCIDE:

Article premier

Présidence

La présidence du Conseil d'association est exercée à tour de rôle pendant une durée de douze mois par un représentant du Conseil de l'Union européenne, au nom de la Communauté et de ses États membres, et par un représentant du gouvernement de la République de Lettonie. La première période commence à la date du premier Conseil d'association et se termine le 31 décembre 1998.

Article 2

Sessions

Le Conseil d'association se réunit régulièrement au niveau ministériel une fois par an. Si les parties en conviennent, des sessions extraordinaires du Conseil d'association peuvent se tenir à la demande de l'une ou l'autre des parties.

Sauf si les parties en conviennent autrement, chaque session du Conseil d'association se tient au lieu habituel des sessions du Conseil de l'Union européenne à une date convenue entre les deux parties.

Les sessions du Conseil d'association sont convoquées conjointement par les secrétaires du Conseil d'association en accord avec le président.

Article 3

Représentation

Les membres du Conseil d'association empêchés d'assister à une réunion peuvent être représentés. Si un membre désire se faire représenter, il doit informer le président du nom de son représentant avant la tenue de la session à laquelle il sera représenté.

Le représentant d'un membre du Conseil d'association exerce tous les droits du membre titulaire.

Article 4

Délégations

Les membres du Conseil d'association peuvent se faire accompagner de fonctionnaires.

Avant chaque session, le président est informé de la composition prévue des délégations des deux parties.

Un représentant de la Banque européenne d'investissement assiste aux sessions du Conseil d'association, en qualité d'observateur, lorsque des questions concernant la Banque figurent à l'ordre du jour.

Le Conseil d'association peut inviter des personnes extérieures à assister à ces sessions afin de l'informer sur des sujets particuliers.

Article 5

Secrétariat

Un fonctionnaire du secrétariat général du Conseil de l'Union européenne et un fonctionnaire de la mission de la République de Lettonie à Bruxelles exercent conjointement les fonctions de secrétaires du Conseil d'association.

Article 6

Correspondance

La correspondance destinée au Conseil d'association est envoyée au président du Conseil d'association à l'adresse du secrétariat général du Conseil de l'Union européenne.

Les deux secrétaires assurent la transmission de cette correspondance au président du Conseil d'association et, le cas échéant, sa diffusion aux autres membres du Conseil d'association. La correspondance ainsi diffusée est adressée au secrétariat général de la Commission, aux représentations permanentes des États membres et à la mission de la République de Lettonie à Bruxelles.

Les communications émanant du président du Conseil d'association sont adressées aux destinataires par les deux secrétaires et diffusées, le cas échéant, aux autres membres du Conseil d'association aux adresses indiquées à l'alinéa précédent.

Article 7

Publicité

Sauf décision contraire, les séances du Conseil d'association ne sont pas publiques.

Article 8

Ordre du jour des sessions

1. Le président établit l'ordre du jour provisoire de chaque session. Celui-ci est transmis par les secrétaires du Conseil d'association aux destinataires visés à l'article 6 au plus tard quinze jours avant le début de la session.

L'ordre du jour provisoire comprend les points pour lesquels la demande d'inscription est parvenue au président au moins vingt et un jours avant le début de la session, étant entendu que ces points ne seront inscrits à l'ordre du jour provisoire que si les documents y afférents ont été transmis aux secrétaires au plus tard à la date d'envoi de cet ordre du jour.

L'ordre du jour est adopté par le Conseil d'association au début de chaque session. L'inscription à l'ordre du jour de points autres que ceux qui figurent dans l'ordre du jour provisoire est acquise avec l'accord des deux parties.

2. Le président peut, en accord avec les deux parties, réduire les délais indiqués au paragraphe 1 afin de tenir compte des exigences d'un cas particulier.

Article 9

Procès-verbal

Les deux secrétaires établissent un projet de procès-verbal de chaque session.

Le procès-verbal comprend, en règle général, pour chaque point de l'ordre du jour:

- la mention des documents soumis au Conseil d'association,

- les déclarations dont un membre du Conseil d'association a demandé l'inscription,

- les décisions et les recommandations arrêtées, les déclarations convenues et les conclusions adoptées.

Le projet de procès-verbal est soumis pour approbation au Conseil d'association. Après approbation, le procès-verbal est signé par le président et par les deux secrétaires. Il est conservé dans les archives du secrétariat général du Conseil de l'Union européenne, qui fait office de dépositaire des documents de l'association; une copie certifiée conforme en est adressée à chacun des destinataires visés à l'article 6.

Article 10

Décisions et recommandations

1. Le Conseil d'association arrête ses décisions et ses recommandations d'un commun accord entre les parties.

Entre les sessions, le Conseil d'association peut, si les deux parties en conviennent, arrêter des décisions ou des recommandations par procédure écrite.

2. Les décisions et les recommandations du Conseil d'association au sens de l'article 112 de l'accord européen portent le titre, respectivement, de «décision» et de «recommandation», suivi d'un numéro d'ordre, de la date de leur adoption et d'une indication de leur objet.

Les décisions et les recommandations du Conseil d'association sont revêtues de la signature du président et authentifiées par les deux secrétaires.

Les décisions et les recommandations sont adressées à chacun des destinataires visés à l'article 6.

Chaque partie peut décider la publication des décisions et recommandations du Conseil d'association dans sa publication officielle (le Journal officiel des Communautés européennes et le Latvijas Vestnesis).

Article 11

Régime linguistique

Les langues officielles du Conseil d'association sont les langues officielles des deux parties.

Sauf décision contraire, le Conseil d'association délibère sur la base de documents établis dans ces langues.

Article 12

Dépenses

La Communauté et la République de Lettonie prennent en charge les dépenses qu'elles exposent à raison de leur participation aux sessions du Conseil d'association, tant en ce qui concerne les frais de personnel, de voyage et de séjour qu'en ce qui concerne les frais postaux et de télécommunications.

Les dépenses relatives à l'interprétation en séance ainsi qu'à la traduction et à la reproduction des documents sont supportées par la Communauté, à l'exception de celles relatives à l'interprétation ou à la traduction vers la langue lettonne ou à partir de celle-ci, qui sont supportées par la République de Lettonie.

Les dépenses afférentes à l'organisation matérielle des sessions sont supportées par la partie qui accueille les sessions.

Article 13

Comité d'association

1. Il est institué un comité d'association chargé d'assister le Conseil d'association dans l'accomplissement de ses tâches. Il est composé, d'une part, de représentants des membres du Conseil de l'Union européenne et de représentants de la Commission des Communautés européennes et, d'autre part, de représentants du gouvernement letton, habituellement au niveau des hauts fonctionnaires.

2. Le comité d'association prépare les sessions et les délibérations du Conseil d'association, met en oeuvre, le cas échéant, les décisions de celui-ci et, d'une façon générale, assure la continuité des relations d'association et le bon fonctionnement de l'accord européen. Il examine toute question qui lui est renvoyée par le Conseil d'association ainsi que toute autre question qui pourrait se poser dans le cadre de l'application quotidienne de l'accord européen. Il soumet à l'approbation du Conseil d'association des propositions ou des projets de décisions/recommandations.

3. Dans le cas où l'accord européen prévoit une obligation de consulter ou la possibilité d'une consultation, la consultation peut avoir lieu au sein du comité d'association. Elle peut se poursuivre au Conseil d'association si les deux parties en conviennent.

4. Le règlement intérieur du comité d'association est annexé à la présente décision.

Article 14

Sous-comités et groupes de travail spécifiques

Les sous-comités visés à l'article 115 de l'accord européen sont énumérés à l'annexe II de la présente décision. Les sous-comités travaillent sous l'autorité du comité d'association, auquel ils doivent faire rapport après chacune de leurs réunions.

Le comité d'association peut décider de supprimer des sous-comités ou groupes existants, modifier leur mandat ou créer d'autres sous-comités ou groupes chargés de l'assister dans l'accomplissement de ses tâches.

Ces sous-comités et groupes n'ont pas de pouvoir de décision.

Fait à Bruxelles, le 23 février 1998.

Par le Conseil d'association

Le président

R. COOK

ANNEXE I

RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU COMITÉ D'ASSOCIATION

Article premier

Présidence

Le comité d'association est présidé à tour de rôle pour une durée de douze mois par un représentant de la Commission, au nom de la Communauté et de ses États membres, et par un représentant du gouvernement de la République de Lettonie. La première période commence à la date du premier Conseil d'association et se termine le 31 décembre 1998.

Article 2

Réunions

Le comité d'association se réunit lorsque les circonstances l'exigent, avec l'accord des deux parties.

Chaque réunion du comité d'association se tient à une date et en un lieu convenus entre les deux parties.

Les réunions du comité d'association sont convoquées par le président.

Article 3

Délégations

Avant chaque réunion, le président est informé de la composition prévue des délégations des deux parties.

Article 4

Secrétariat

Un fonctionnaire de la Commission et un fonctionnaire du gouvernement letton exercent conjointement les fonctions de secrétaires du comité d'association.

Toutes les communications destinées au président du comité d'association ou émanant de lui dans le cadre de la présente décision sont adressées aux secrétaires du comité d'association ainsi qu'aux secrétaires et au président du Conseil d'association.

Article 5

Publicité

Sauf décision contraire, les réunions du comité d'association ne sont pas publiques.

Article 6

Ordre du jour des réunions

1. Le président établit l'ordre du jour provisoire de chaque réunion. Celui-ci est transmis par les secrétaires du comité d'association aux destinataires visés à l'article 4 au plus tard quinze jours avant le début de la réunion.

L'ordre du jour provisoire comprend les points pour lesquels la demande d'inscription est parvenue au président au moins vingt et un jours avant le début de la réunion, étant entendu que ces points ne seront inscrits à l'ordre du jour provisoire que si les documents y afférents ont été transmis aux secrétaires au plus tard à la date d'envoi de cet ordre du jour.

Le comité d'association peut demander à des experts d'assister à ses réunions afin de l'informer sur des sujets particuliers.

L'ordre du jour est adopté par le comité d'association au début de chaque réunion. L'inscription à l'ordre du jour de points autres que ceux qui figurent dans l'ordre du jour provisoire est acquise avec l'accord des deux parties.

2. Le président peut, en accord avec les deux parties, réduire les délais indiqués au paragraphe 1 afin de tenir compte des exigences d'un cas particulier.

Article 7

Procès-verbal

Il est établi un procès-verbal de chaque réunion; celui-ci se fonde sur une synthèse, établie par le président, des conclusions auxquelles est parvenu le comité d'association.

Après son approbation par le comité d'association, le procès-verbal est signé par le président et par les deux secrétaires et un exemplaire est conservé par chacune des parties. Une copie du procès-verbal est adressée à chacun des destinataires visés à l'article 4.

Article 8

Délibérations

Dans les cas déterminés où le comité d'association est, en vertu de l'article 114, paragraphe 2, de l'accord européen, habilité par le Conseil d'association à arrêter des décisions/recommandations, ces actes portent respectivement le titre de «décision» et de «recommandation», suivi d'un numéro d'ordre, de la date de leur adoption et d'une indication de leur objet. Les décisions et les recommandations sont arrêtées d'un commun accord entre les parties.

Les décisions et les recommandations du comité d'association sont signées par le président et authentifiées par les deux secrétaires; elles sont adressées aux destinataires visés à l'article 4 de la présente annexe. Chaque partie peut décider la publication des décisions et recommandations du comité d'association dans sa publication officielle (à savoir le Journal officiel des Communautés européennes et le Latvijas Vestnesis).

Article 9

Dépenses

La Communauté et la République de Lettonie prennent en charge les dépenses qu'elles exposent à raison de leur participation aux réunions du comité d'association, tant en ce qui concerne les frais de personnel, de voyage et de séjour qu'en ce qui concerne les frais postaux et de télécommunications.

Les dépenses relatives à l'interprétation en séance ainsi qu'à la traduction et à la reproduction des documents sont supportées par la Communauté, à l'exception de celles relatives à l'interprétation ou à la traduction vers la langue lettonne ou à partir de celle-ci, qui sont supportées par la République de Lettonie.

Les dépenses afférentes à l'organisation matérielle des réunions sont supportées par la partie qui accueille les réunions.

ANNEXE II

STRUCTURE DES SOUS-COMITÉS MULTIDISCIPLINAIRES

>TABLE>