TRADUCTION

DÉCISION No 1/2014 DU CONSEIL D'ASSOCIATION UE-AMÉRIQUE CENTRALE

du 7 novembre 2014

arrêtant son règlement intérieur et celui du comité d'association [2015/1215]

LE CONSEIL D'ASSOCIATION UE-AMÉRIQUE CENTRALE,

Vu l'accord établissant une association entre l'Union européenne et ses États membres, d'une part, et l'Amérique centrale, d'autre part (ci-après dénommé «accord»), et notamment son article 4, son article 5, paragraphe 2, son article 7, paragraphe 3, et son article 8, paragraphe 6,

considérant ce qui suit:

En vertu de l'article 353, paragraphe 4, la partie IV de l'accord concernant les questions commerciales est appliquée depuis le 1er août 2013 avec le Nicaragua, le Honduras et le Panama, depuis le 1er octobre 2013 avec l'El Salvador et le Costa Rica, et depuis le 1er décembre 2013 avec le Guatemala.

Afin de contribuer à la mise en œuvre effective de l'accord, il convient d'établir son cadre institutionnel dans les plus brefs délais.

Sauf indication contraire dans l'accord, il appartient au conseil d'association de superviser la mise en œuvre de l'accord et d'établir son propre règlement intérieur, ainsi que celui du comité d'association et des sous-comités,

A ADOPTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION:

Article unique

Le règlement intérieur du conseil d'association ainsi que celui du comité d'association et des sous-comités, figurant respectivement aux annexes A et B, sont adoptés.

La présente décision est adoptée par voie de procédure écrite. Elle entre en vigueur à la date de sa réception par le secrétariat, après avoir été dûment signée par l'ensemble des parties.

ANNEXE A

RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU CONSEIL D'ASSOCIATION

Article 1er

Dispositions générales

1. Le conseil d'association institué conformément à l'article 4, paragraphe 1, de l'accord établissant une association entre l'Union européenne et ses États membres, d'une part, et l'Amérique centrale, d'autre part (ci-après dénommé «accord»), accomplit ses tâches conformément à l'article 4, paragraphe 2, de l'accord et assume la responsabilité de la mise en œuvre générale de l'accord, ainsi qu'en ce qui concerne toute autre question bilatérale, multilatérale ou internationale d'intérêt commun.

2. Conformément aux articles 5 et 345 de l'accord, le conseil d'association est composé de représentants de la partie UE et de chacune des républiques de la partie Amérique centrale au niveau ministériel approprié, en fonction des questions spécifiques à traiter lors de chaque session. Lorsqu'il y a lieu, et lorsque les parties en conviennent, le conseil d'association se réunit au niveau des chefs d'État ou de gouvernement.

3. Conformément à l'article 345 de l'accord, lorsqu'il s'acquitte exclusivement ou principalement des tâches qui lui sont confiées en vertu de la partie IV de l'accord, le conseil d'association se compose de représentants de la partie UE et des ministres de chacune des républiques de la partie Amérique centrale chargés des questions ayant trait au commerce.

4. Conformément à l'article 352, paragraphe 3, de l'accord, les républiques de la partie Amérique centrale agissent collectivement dans la prise de décision au sein du cadre institutionnel de l'accord.

5. Toute référence aux parties dans le présent règlement intérieur correspond à la définition donnée à l'article 352 de l'accord.

Article 2

Présidence

Le conseil d'association est présidé, à tour de rôle, par périodes de douze mois, par le haut représentant de l'Union pour les affaires étrangères et la politique de sécurité, et par un représentant au niveau ministériel de la partie Amérique centrale. La première période débute à la date de la première réunion du conseil d'association et se termine le 31 décembre de la même année.

Article 3

Réunions

1. Le conseil d'association se réunit à intervalles réguliers, qui ne peuvent excéder une durée de deux ans. Si les parties en conviennent, des sessions extraordinaires du conseil d'association peuvent se tenir à la demande d'une des parties.

2. Chaque session du conseil d'association se tient dans un lieu approprié, à une date convenue par les parties.

3. Le conseil d'association se réunit sur convocation conjointe de ses secrétaires, en accord avec le président du conseil d'association.

4. Exceptionnellement, si les parties s'accordent sur ce point, les réunions du conseil d'association peuvent se tenir à l'aide de moyens technologiques, tels que la vidéoconférence.

Article 4

Représentation

1. Les membres du conseil d'association qui ne sont pas en mesure d'assister à une réunion peuvent se faire représenter. Si un membre souhaite se faire représenter, il doit informer le président par écrit du nom de son représentant avant la tenue de la réunion à laquelle il sera représenté.

2. Le représentant d'un membre du conseil d'association exerce tous les droits dudit membre.

Article 5

Délégations

1. Les membres du conseil d'association peuvent se faire accompagner par des fonctionnaires. Avant chaque réunion, le président est informé, par le secrétariat, de la composition prévue des délégations des deux parties.

2. Si les parties en conviennent, le conseil d'association peut décider d'inviter des personnes extérieures à assister à ses réunions en qualité d'observateurs ou afin de fournir des informations sur des sujets particuliers.

Article 6

Secrétariat

Un fonctionnaire du secrétariat général du Conseil de l'Union européenne et un fonctionnaire de la partie Amérique centrale exercent conjointement les fonctions de secrétaires du conseil d'association.

Article 7

Correspondance

1. La correspondance destinée au conseil d'association est adressée, soit au secrétaire de la partie UE, soit au secrétaire des républiques de la partie Amérique centrale, qui à son tour informe l'autre secrétaire.

2. Le secrétariat assure la transmission de cette correspondance au président et, s'il y a lieu, sa diffusion aux autres membres du conseil d'association.

3. Le secrétariat transmet la correspondance au secrétariat général de la Commission européenne, au Service européen pour l'action extérieure, aux représentations permanentes des États membres et au secrétariat général du Conseil de l'Union européenne, ainsi qu'aux ambassades des républiques de la partie Amérique centrale établies à Bruxelles (Belgique), avec copie, selon le cas, aux ministères chargés des affaires étrangères ou aux ministères chargés des questions ayant trait au commerce.

4. Les communications émanant du président du conseil d'association sont transmises à leurs destinataires par le secrétariat et diffusées, s'il y a lieu, aux autres membres du conseil d'association aux adresses indiquées au paragraphe 3.

Article 8

Confidentialité

1. Sauf décision contraire, les réunions du conseil d'association ne sont pas publiques.

2. Lorsqu'une partie communique au conseil d'association des informations qualifiées de confidentielles, l'autre partie les traite conformément à la procédure décrite à l'article 336, paragraphe 2, de l'accord.

3. Chacune des parties peut décider de la publication, dans son journal officiel respectif, des décisions et des recommandations du conseil d'association.

Article 9

Ordre du jour des réunions

1. Le président établit l'ordre du jour provisoire de chaque réunion. Celui-ci est envoyé par les secrétaires du conseil d'association aux destinataires visés à l'article 7, au plus tard quinze jours civils avant le début de la réunion.

L'ordre du jour provisoire comprend les points pour lesquels la demande d'inscription est parvenue au président au moins vingt et un jours civils avant le début de la réunion. Toutefois, ces points ne sont pas inscrits à l'ordre du jour provisoire lorsque les documents à l'appui de ces points ne sont pas parvenus aux secrétaires avant la date d'envoi de l'ordre du jour.

2. L'ordre du jour est adopté par le conseil d'association au début de chaque réunion. L'inscription à l'ordre du jour de points autres que ceux qui figurent dans l'ordre du jour provisoire est possible, sous réserve de l'accord des parties.

3. Le président peut, après consultation des parties, réduire les délais prévus au paragraphe 1 afin de tenir compte des exigences d'un cas particulier.

Article 10

Procès-verbal

1. Les deux secrétaires établissent conjointement un projet de procès-verbal de chaque réunion.

2. Le procès-verbal comprend, en règle générale, pour chaque point de l'ordre du jour:

a) les documents soumis au conseil d'association;

b) les déclarations dont l'inscription a été demandée par un membre du conseil d'association; et

c) les questions sur lesquelles les parties ont marqué leur accord, comme les décisions adoptées, les déclarations convenues et les éventuelles conclusions.

3. Le projet de procès-verbal est soumis pour approbation au conseil d'association. Il est approuvé dans un délai de quarante-cinq jours civils après chaque réunion du conseil d'association. Une fois approuvé, le procès-verbal est signé par le président et les deux secrétaires. Une copie certifiée conforme en est adressée à chacun des destinataires visés à l'article 7.

Article 11

Décisions et recommandations

1. Le conseil d'association prend des décisions et formule des recommandations d'un commun accord entre les parties; ces décisions et recommandations sont signées par les républiques de la partie Amérique centrale et la partie UE.

2. Le conseil d'association peut également, si les parties en conviennent, arrêter des décisions ou des recommandations par la voie de la procédure écrite. À cet effet, le texte de la proposition est communiqué par écrit par le président du conseil d'association à ses membres conformément à l'article 7, dans un délai d'au moins vingt et un jours civils au cours duquel les membres doivent faire connaître les réserves qu'ils souhaitent formuler ou les modifications qu'ils désirent apporter. Une fois que le texte a été approuvé, la décision ou la recommandation est signée indépendamment et successivement par les représentants de la partie UE et de chacune des républiques de la partie Amérique centrale.

3. Les actes du conseil d'association sont dénommés, soit «décision», soit «recommandation», au sens de l'article 6 de l'accord. Le secrétariat du conseil d'association attribue à chaque décision ou recommandation un numéro d'ordre, mentionne la date d'adoption et contient une description de son objet. Chaque décision précise la date de son entrée en vigueur et est signée par les républiques de la partie Amérique centrale et la partie UE.

4. Les décisions et les recommandations du conseil d'association sont authentifiées par les deux secrétaires.

5. Les décisions et les recommandations sont adressées à chacun des destinataires visés à l'article 7 du présent règlement intérieur.

6. Chacune des parties peut décider d'ordonner la publication, dans son journal officiel respectif, des décisions et des recommandations du conseil d'association.

Article 12

Langues

1. Les langues officielles du conseil d'association sont l'espagnol et une autre des langues de l'accord faisant foi convenue par les parties.

2. Sauf décision contraire, le conseil d'association délibère sur la base de documents établis dans ces langues.

Article 13

Dépenses

1. Chaque partie prend en charge les dépenses résultant de sa participation aux réunions du conseil d'association, en ce qui concerne tant les frais de personnel, de voyage et de séjour que les frais postaux et de télécommunications.

2. Les dépenses relatives à l'organisation des réunions et à la reproduction des documents sont prises en charge par la partie qui organise la réunion.

3. Les dépenses relatives à l'interprétation en séance et à la traduction des documents à partir de l'espagnol et de l'autre langue officielle du conseil d'association visée à l'article 12, paragraphe 1, du présent règlement intérieur, ainsi que vers ces langues, sont prises en charge par la partie qui organise la réunion. L'interprétation et la traduction vers ou à partir d'autres langues sont directement prises en charge par la partie qui en fait la demande.

Article 14

Comité d'association

1. Conformément à l'article 7 de l'accord, le conseil d'association est assisté dans l'accomplissement de ses tâches par le comité d'association. Le comité est composé de représentants de la partie UE, d'une part, et de représentants de la partie Amérique centrale, d'autre part, au niveau déterminé par l'accord.

2. Le comité d'association prépare les réunions et les délibérations du conseil d'association (1), met en œuvre, le cas échéant, les décisions de celui-ci et, d'une façon générale, assure la continuité des relations d'association et le bon fonctionnement de l'accord. Il examine toute question qui lui est transmise par le conseil d'association ainsi que toute autre question qui pourrait se poser dans le cadre de l'application quotidienne de l'accord. Il soumet à l'approbation du conseil d'association des propositions ou des projets de décisions ou de recommandations. Conformément à l'article 7, paragraphe 4, de l'accord, le conseil d'association peut habiliter le comité d'association à prendre des décisions en son nom.

3. Lorsque l'accord prévoit une obligation ou une possibilité de consultation ou lorsque les parties décident d'un commun accord de se consulter, cette consultation peut avoir lieu au sein du comité d'association, sauf disposition contraire de l'accord. Elle peut se poursuivre au sein du conseil d'association si les deux parties en conviennent.

Article 15

Modification du règlement intérieur

Le présent règlement intérieur peut être modifié conformément aux dispositions de l'article 11.

(1) En ce qui concerne la partie IV de l'accord, cette fonction est exercée par le comité d'association en étroite coordination avec les coordinateurs désignés conformément à l'article 347 de l'accord.