DÉCISION No 1/2015 DU SOUS-COMITÉ CONCERNANT LES INDICATIONS GÉOGRAPHIQUES UE-RÉPUBLIQUE DE MOLDAVIE

du 15 décembre 2015

portant adoption de son règlement intérieur [2016/43]

LE SOUS-COMITÉ CONCERNANT LES INDICATIONS GÉOGRAPHIQUES UE-RÉPUBLIQUE DE MOLDAVIE,

vu l'accord d'association entre l'Union européenne et la Communauté européenne de l'énergie atomique et leurs États membres, d'une part, et la République de Moldavie, d'autre part (1) (ci-après dénommé l'«accord»), et notamment son article 306,

considérant ce qui suit:

En vertu de l'article 306 de l'accord, le sous-comité concernant les indications géographiques (ci-après dénommé le «sous-comité IG») doit assurer le suivi de l'évolution de l'accord dans le domaine des indications géographiques et doit servir de cadre à la coopération et au dialogue sur les indications géographiques.

A ADOPTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION:

Article premier

Le règlement intérieur du sous-comité IG, joint en annexe, est adopté.

Article 2

La présente décision entre en vigueur le jour de son adoption.

(1) JO L 260 du 30.8.2014, p. 4.

ANNEXE

RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU SOUS-COMITÉ CONCERNANT LES INDICATIONS GÉOGRAPHIQUES UE-RÉPUBLIQUE DE MOLDAVIE

Article premier

Dispositions générales

1. Le sous-comité concernant les indications géographiques (ci-après dénommé le «sous-comité IG»), institué conformément à l'article 306 de l'accord d'association entre l'Union européenne et la Communauté européenne de l'énergie atomique et leurs États membres, d'une part, et la République de Moldavie, d'autre part (ci-après dénommé l'«accord»), assiste le comité d'association dans sa configuration «Commerce», telle qu'elle est prévue à l'article 438, paragraphe 4, de l'accord (ci-après dénommé le «comité d'association dans sa configuration “Commerce”»), dans l'accomplissement de ses tâches.

2. Le sous-comité IG exécute les tâches définies à l'article 306 de l'accord.

3. Le sous-comité IG est composé de représentants de la Commission européenne et de la République de Moldavie chargés des questions relatives aux indications géographiques.

4. Chacune des parties désigne un chef de délégation, qui remplit la fonction de personne de contact chargée des questions liées au sous-comité IG.

5. Les chefs de délégation assurent la présidence du sous-comité IG, conformément à l'article 2.

6. Chaque chef de délégation peut déléguer tout ou partie de ses fonctions de chef de délégation à un adjoint désigné, auquel cas toutes les références faites au chef de délégation renvoient également au chef adjoint désigné.

7. Les parties au présent règlement intérieur sont définies selon les dispositions de l'article 461 de l'accord.

Article 2

Présidence

Les parties président le sous-comité IG, à tour de rôle, pendant une période de douze mois. La première période débute à la date de la première réunion du conseil d'association et se termine le 31 décembre de la même année.

Article 3

Réunions

1. À moins que les parties n'en disposent autrement, le sous-comité IG se réunit à la demande de l'une ou l'autre partie, alternativement dans l'Union et en République de Moldavie, et en tout état de cause au plus tard dans les quatre-vingt-dix jours calendaires à compter de la demande.

2. Chaque réunion du sous-comité IG est convoquée par le président en un lieu et à une date convenus par les parties. La convocation à la réunion est envoyée par le président du sous-comité IG au plus tard vingt-huit jours calendaires avant le début de la réunion, à moins que les parties n'en disposent autrement.

3. Chaque fois que cela est possible, la réunion ordinaire du sous-comité IG est convoquée en temps utile avant la réunion ordinaire du comité d'association dans sa configuration «Commerce».

4. Exceptionnellement, les réunions du sous-comité IG peuvent se tenir à l'aide de tout moyen technologique approuvé par les parties, par exemple par vidéoconférence.

Article 4

Délégations

Avant chaque réunion, les parties sont informées, par le secrétariat du sous-comité IG, de la composition prévue des délégations de chaque partie participant à la réunion.

Article 5

Secrétariat

1. Un fonctionnaire de la Commission européenne et un fonctionnaire de la République de Moldavie, désignés par les chefs de délégation, exercent conjointement les fonctions de secrétaires du sous-comité IG et exécutent les tâches de secrétariat de manière conjointe, dans un esprit de confiance mutuelle et de coopération.

2. Le secrétariat du comité d'association dans sa configuration «Commerce» est informé des décisions, rapports et autres actions du sous-comité IG.

Article 6

Correspondance

1. La correspondance destinée au sous-comité IG est adressée au secrétaire de l'une des parties, qui en informe ensuite l'autre secrétaire.

2. Le secrétariat du sous-comité IG veille à ce que la correspondance adressée au sous-comité IG soit transmise au président dudit sous-comité et diffusée, s'il y a lieu, en tant que documents visés à l'article 7.

3. La correspondance destinée aux parties et émanant du président leur est envoyée par le secrétariat au nom du président. S'il y a lieu, cette correspondance est diffusée comme prévu à l'article 7.

Article 7

Documents

1. Les documents sont diffusés par les secrétaires du sous-comité IG.

2. Une partie transmet ses documents à son secrétaire. Le secrétaire transmet ces documents au secrétaire de l'autre partie.

3. Le secrétaire de l'Union communique les documents aux représentants de l'Union concernés, avec copie systématique au secrétaire de la République de Moldavie et aux secrétaires du comité d'association dans sa configuration «Commerce».

4. Le secrétaire de la République de Moldavie communique les documents aux représentants de la République de Moldavie concernés, avec copie systématique au secrétaire de l'Union et aux secrétaires du comité d'association dans sa configuration «Commerce».

Article 8

Confidentialité

Sauf décision contraire des parties, les réunions du sous-comité IG ne sont pas publiques. Lorsqu'une partie communique au sous-comité IG des informations qualifiées de confidentielles, l'autre partie traite ces informations comme telles.

Article 9

Ordre du jour des réunions

1. Le secrétariat du sous-comité IG établit un ordre du jour provisoire pour chaque réunion, ainsi qu'un projet de conclusions opérationnelles, conformément aux dispositions de l'article 10, sur la base de propositions faites par les parties. L'ordre du jour provisoire comprend les points pour lesquels le secrétariat a reçu une demande d'inscription à l'ordre du jour de la part d'une partie, appuyée par les documents y afférents, au plus tard vingt et un jours calendaires avant la date de la réunion.

2. L'ordre du jour provisoire, ainsi que les documents utiles, doivent être diffusés comme prévu à l'article 7 au plus tard quinze jours calendaires avant le début de la réunion.

3. L'ordre du jour est arrêté par le président et l'autre chef de délégation au début de chaque réunion. L'inscription à l'ordre du jour de points autres que ceux qui figurent dans l'ordre du jour provisoire est possible, sous réserve de l'accord des parties.

4. Le président du sous-comité IG peut, avec l'accord de l'autre partie, inviter, sur une base ad hoc, des représentants d'autres instances des parties ou des experts indépendants spécialisés dans un domaine donné à assister aux réunions afin de fournir des informations sur des sujets spécifiques. Les parties veillent à ce que ces observateurs ou experts respectent les éventuelles exigences de confidentialité.

5. Le président du sous-comité IG peut, après consultation des parties, réduire les délais prévus aux paragraphes 1 et 2 afin de tenir compte de circonstances particulières.

Article 10

Procès-verbal et conclusions opérationnelles

1. Les secrétaires du sous-comité IG établissent conjointement un projet de procès-verbal de chaque réunion.

2. Le procès-verbal comprend, en règle générale, pour chaque point de l'ordre du jour:

a) une liste des participants à la réunion, une liste des fonctionnaires les accompagnant et une liste des observateurs ou experts ayant assisté à la réunion, le cas échéant;

b) la documentation soumise au sous-comité IG;

c) les déclarations dont l'inscription au procès-verbal a été demandée par le sous-comité IG; et

d) si nécessaire, les conclusions opérationnelles de la réunion, comme prévu au paragraphe 4.

3. Le projet de procès-verbal est soumis au sous-comité IG pour approbation. Il est approuvé dans un délai de vingt-huit jours calendaires après chaque réunion du sous-comité IG. Une copie en est adressée à chacun des destinataires visés à l'article 7.

4. Le projet de conclusions opérationnelles de chaque réunion est rédigé par le secrétaire du sous-comité IG de la partie assurant la présidence du sous-comité IG, et diffusé aux parties, accompagné de l'ordre du jour, au plus tard quinze jours calendaires avant le début de la réunion. Ce projet est mis à jour pendant la réunion de manière à ce qu'à la fin de celle-ci, sauf accord contraire des parties, le sous-comité IG adopte les conclusions opérationnelles qui exposent les actions de suivi arrêtées d'un commun accord par les parties. Une fois adoptées, les conclusions opérationnelles sont jointes au procès-verbal et leur mise en œuvre fait l'objet d'un suivi au cours des réunions ultérieures du sous-comité IG. À cette fin, le sous-comité IG adopte un modèle permettant le suivi de chaque action par rapport à un délai d'exécution donné.

Article 11

Décisions

1. Le sous-comité IG a le pouvoir d'adopter des décisions dans les cas prévus à l'article 306, paragraphe 4, de l'accord. Ces décisions sont adoptées d'un commun accord entre les parties après l'accomplissement des procédures internes respectives afférentes à leur adoption. Elles lient les parties, qui prennent les mesures appropriées pour leur mise en œuvre.

2. Chaque décision est signée par le président du sous-comité IG et authentifiée par les secrétaires du sous-comité IG. Sans préjudice du paragraphe 4, le président signe ces documents lors de la réunion au cours de laquelle la décision en question est adoptée.

3. Le sous-comité IG peut prendre des décisions ou adopter des rapports par procédure écrite, après l'accomplissement des procédures internes respectives afférentes à leur adoption, sous réserve de l'accord des parties. Une procédure écrite consiste en un échange de notes entre les secrétaires, agissant en accord avec les parties. À cet effet, le texte de la proposition est diffusé conformément à l'article 7; les parties disposent d'un délai d'au moins vingt et un jours calendaires pour faire connaître les réserves qu'elles souhaitent émettre ou les modifications qu'elles désirent apporter. Le président peut, après consultation des parties, réduire ledit délai afin de tenir compte de circonstances particulières. Une fois le texte approuvé, la décision ou le rapport est signé par le président et authentifié par les secrétaires.

4. Les actes du sous-comité IG sont dénommés «décision» ou «rapport» respectivement. Chaque décision entre en vigueur le jour de son adoption à moins qu'elle n'en dispose autrement.

5. Les décisions sont communiquées aux parties.

6. Chacune des parties peut décider de la publication, dans son journal officiel, des décisions du sous-comité IG.

Article 12

Rapports

Le sous-comité IG rend compte de ses activités au comité d'association dans sa configuration «Commerce» lors de chaque réunion ordinaire annuelle de ce dernier.

Article 13

Langues

1. Les langues de travail du sous-comité IG sont l'anglais et le roumain.

2. Sauf décision contraire, le sous-comité IG délibère sur la base de documents établis dans ces langues.

Article 14

Dépenses

1. Chaque partie prend en charge les dépenses résultant de sa participation aux réunions du sous-comité IG, en ce qui concerne tant les frais de personnel, de voyage et de séjour que les frais postaux et de télécommunications.

2. Les dépenses relatives à l'organisation des réunions et à la reproduction des documents sont prises en charge par la partie qui organise la réunion.

3. Les dépenses relatives à l'interprétation en séance et à la traduction des documents à partir de l'anglais et du roumain ou vers ces langues conformément à l'article 13, paragraphe 1, sont prises en charge par la partie qui organise la réunion.

L'interprétation et la traduction vers ou à partir d'autres langues sont directement prises en charge par la partie qui en fait la demande.

Article 15

Modification du règlement intérieur

Le présent règlement intérieur peut être modifié par une décision du sous-comité IG conformément à l'article 306, paragraphe 3, de l'accord.