DÉCISION No 1/2018 DU CONSEIL CONJOINT UE-CUBA

du 15 mai 2018

arrêtant son règlement intérieur et celui du comité mixte [2018/897]

LE CONSEIL CONJOINT UE-CUBA,

vu l'accord de dialogue politique et de coopération entre l'Union européenne et ses États membres, d'une part, et la République de Cuba, d'autre part (ci-après dénommé «accord»), et notamment son article 81, paragraphe 4, et son article 82, paragraphe 3,

considérant ce qui suit:

A ADOPTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION:

Article premier

Le règlement intérieur du conseil conjoint et celui du comité mixte, figurant respectivement aux annexes 1 et 2, sont adoptés.

Article 2

La présente décision entre en vigueur le jour de son adoption.

2. Le comité mixte prépare les réunions et les délibérations du conseil conjoint, met en œuvre, s'il y a lieu, les décisions de celui-ci et, d'une façon générale, assure la continuité des relations et le bon fonctionnement de l'accord. Il examine toute question qui lui est transmise par le conseil conjoint ainsi que toute autre question qui pourrait se poser dans le cadre de l'application de l'accord. Il soumet à l'approbation du conseil conjoint des propositions ou des projets de décisions ou de recommandations.

1. Chaque partie prend en charge les dépenses résultant de sa participation aux réunions du conseil conjoint, tant en ce qui concerne les frais de personnel, de voyage et de séjour que les frais postaux et de télécommunications.

3. Les actes du conseil conjoint portent, selon le cas, le titre de «décision» ou de «recommandation», suivi d'un numéro d'ordre, de l'année de leur adoption et d'une indication de leur objet. Les décisions et recommandations du conseil conjoint sont signées par le président et sont adressées à chacun des destinataires visés à l'article 7 du présent règlement intérieur. Chacune des parties peut décider de publier, dans son journal officiel, les décisions et les recommandations du conseil conjoint.

1. Le conseil conjoint arrête des décisions et formule des recommandations d'un commun accord entre les parties et après l'accomplissement de leurs procédures internes respectives.

5. Si les parties en conviennent, le conseil conjoint peut inviter des experts indépendants spécialisés dans un domaine donné à assister à ses réunions en qualité d'observateurs ou à fournir des informations sur des sujets particuliers. Les parties conviennent, au cas par cas, des modalités et conditions dans lesquelles ces experts peuvent assister aux réunions et veillent à ce qu'ils respectent les éventuelles exigences de confidentialité.

2. L'ordre du jour provisoire comprend les points pour lesquels le président a reçu une demande d'inscription à l'ordre du jour au plus tard vingt et un jours calendaires avant la réunion. Ces points sont assortis des documents justificatifs y afférents, qui doivent être transmis aux secrétaires avant la date d'envoi de cet ordre du jour.

3. La correspondance diffusée conformément au paragraphe 2 est transmise, suivant les besoins, au secrétariat général de la Commission européenne, au Service européen pour l'action extérieure et aux représentations permanentes des États membres auprès de l'Union européenne, ainsi qu'à la mission de Cuba auprès de l'Union européenne et au ministère des affaires étrangères de la République de Cuba.

3. Comme le prévoit l'article 81, paragraphe 6, de l'accord, et aux fins de la réalisation des objectifs de ce dernier, le conseil conjoint dispose du pouvoir de prendre des décisions qui lient les parties. Le conseil conjoint prend les mesures appropriées pour la mise en application de ses décisions, y compris, si nécessaire, en habilitant des instances spécifiques instituées au titre de l'accord à agir en son nom. Le conseil conjoint peut également formuler des recommandations. Il prend ses décisions et formule ses recommandations d'un commun accord entre les parties, après l'accomplissement de leurs procédures internes respectives, conformément à l'article 11 du présent règlement intérieur. Le conseil conjoint peut déléguer le pouvoir de prendre des décisions au comité mixte.

1. Le conseil conjoint institué conformément à l'article 81, paragraphe 1, de l'accord de dialogue politique et de coopération entre l'Union européenne et ses États membres, d'une part, et la République de Cuba, d'autre part (ci-après dénommé «accord»), accomplit ses tâches conformément à l'article 81, paragraphe 2, de l'accord.

ANNEXE 2

Règlement intérieur du comité mixte

Article premier

Dispositions générales

1. Le comité mixte institué conformément à l'article 82 de l'accord de dialogue politique et de coopération entre l'Union européenne et ses États membres, d'une part, et la République de Cuba, d'autre part (ci-après dénommé «accord»), assiste le conseil conjoint dans l'accomplissement de ses tâches et l'exercice de ses fonctions et effectue les tâches prévues dans l'accord et qui lui sont confiées par le conseil conjoint.

2. Le comité mixte prépare les réunions et les délibérations du conseil conjoint, met en œuvre, s'il y a lieu, les décisions de celui-ci et, d'une façon générale, assure la continuité des relations et le bon fonctionnement de l'accord. Il examine tout problème que lui soumet le conseil conjoint, ainsi que toute autre question susceptible de se poser au cours de la mise en œuvre quotidienne de l'accord. Il soumet au conseil conjoint, pour adoption, des propositions ou des projets de décisions et/ou de recommandations.

3. Conformément à l'article 82, paragraphe 1, de l'accord, le comité mixte est composé de représentants des parties, au niveau des hauts fonctionnaires, en fonction des questions spécifiques à traiter.

4. Les parties au présent règlement intérieur sont celles définies à l'article 84 de l'accord.

Article 2

Présidence

La présidence du comité mixte est assurée à tour de rôle par un représentant de l'Union européenne et par un représentant de la République de Cuba, la rotation s'effectuant à chaque réunion. Le premier comité mixte est présidé par un représentant de la République de Cuba.

Article 3

Réunions

1. Sauf accord contraire entre les parties, le comité mixte se réunit à intervalles réguliers, au moins une fois par an. Si les parties en conviennent, des sessions extraordinaires du comité mixte peuvent se tenir à la demande de l'une des parties.

2. Chaque réunion est convoquée par le président à une date et en un lieu approuvés par les parties. La convocation est envoyée par le secrétariat du comité mixte au plus tard vingt-huit jours calendaires avant la date de la réunion, à moins que les parties n'en conviennent autrement.

3. Chaque fois que c'est possible, la réunion ordinaire du comité mixte est convoquée en temps utile avant la réunion ordinaire du conseil conjoint.

4. Exceptionnellement, et si les parties s'accordent sur ce point, les réunions du comité mixte peuvent se tenir à l'aide de tout moyen technologique approuvé, par exemple par visioconférence.

Article 4

Délégations

Avant chaque réunion, les parties sont informées, par le secrétariat, de la composition prévue des délégations participantes de chacune d'elles.

Article 5

Secrétariat

Un fonctionnaire de l'Union européenne et un fonctionnaire du gouvernement de Cuba exercent conjointement les fonctions de secrétaires du comité mixte et exécutent les tâches de secrétariat de manière conjointe, sauf dispositions contraires du présent règlement intérieur, dans un esprit de confiance mutuelle et de coopération.

Article 6

Correspondance

1. La correspondance destinée au comité mixte est adressée à l'un ou l'autre secrétaire, qui en informe ensuite l'autre secrétaire.

2. Le secrétariat veille à ce que la correspondance adressée au comité mixte soit transmise au président et diffusée, s'il y a lieu, conformément à l'article 7.

3. La correspondance émanant du président est envoyée aux parties par le secrétariat au nom du président. Cette correspondance est diffusée, s'il y a lieu, conformément à l'article 7.

Article 7

Documents

1. Les documents sont diffusés par les secrétaires.

2. Une partie transmet ses documents à son secrétaire. Le secrétaire transmet ces documents au secrétaire de l'autre partie, sans retard injustifié.

3. Chaque secrétaire communique les documents aux représentants compétents de sa partie, avec copie systématique au secrétaire de l'autre partie.

Article 8

Confidentialité

Sauf décision contraire des parties, les réunions du comité mixte ne sont pas publiques. Lorsqu'une partie communique au comité mixte des informations qualifiées de confidentielles, l'autre partie traite ces informations comme telles.

Article 9

Ordre du jour des réunions

1. Le secrétariat établit un ordre du jour provisoire pour chaque réunion, ainsi qu'un projet de conclusions opérationnelles, conformément à l'article 10, sur la base de propositions faites par les parties. L'ordre du jour provisoire comprend les points pour lesquels le secrétariat a reçu une demande d'inscription à l'ordre du jour de la part d'une partie, appuyée par les documents y afférents, au plus tard vingt et un jours calendaires avant la date de la réunion.

2. L'ordre du jour provisoire, ainsi que les documents utiles, sont diffusés conformément à l'article 7, au plus tard quinze jours calendaires avant la date de la réunion.

3. Le comité mixte adopte l'ordre du jour au début de chaque réunion. L'inscription à l'ordre du jour de points autres que ceux qui figurent à l'ordre du jour provisoire est possible, si les parties en sont convenues.

4. Le président de la réunion du comité mixte peut, sur une base ad hoc et avec l'accord de l'autre partie, inviter des experts indépendants spécialisés dans un domaine donné à assister aux réunions afin de fournir des informations sur des sujets spécifiques. Les parties veillent à ce que ces observateurs ou experts respectent les éventuelles exigences de confidentialité.

5. Le président de la réunion du comité mixte peut, après consultation des parties, réduire les délais prévus aux paragraphes 1 et 2 afin de tenir compte de circonstances particulières.

Article 10

Procès-verbal et conclusions opérationnelles

1. Les deux secrétaires établissent conjointement un projet de procès-verbal de chaque réunion.

2. Le procès-verbal comprend, en règle générale, pour chaque point de l'ordre du jour:

a) une liste des participants, une liste des fonctionnaires les accompagnant et une liste des observateurs ou experts ayant assisté à la réunion;

b) les documents soumis au comité mixte;

c) les déclarations dont l'inscription au procès-verbal a été demandée par le comité mixte; et

d) les conclusions opérationnelles de la réunion.

3. Le projet de procès-verbal est soumis au comité mixte pour approbation. Le comité mixte approuve le procès-verbal, soit lors de sa réunion suivante, soit par écrit.

4. Le projet de conclusions opérationnelles de chaque réunion est rédigé par le secrétaire de la partie assurant la présidence et communiqué aux parties, accompagné de l'ordre du jour, généralement au plus tard quinze jours calendaires avant la réunion. Ce projet est mis à jour pendant la réunion de manière à ce qu'à la fin de la réunion, sauf accord contraire des parties, le comité mixte adopte les conclusions opérationnelles, qui exposent les actions de suivi à mettre en œuvre par les parties. Une fois adoptées, les conclusions opérationnelles sont jointes au procès-verbal et leur mise en œuvre fait l'objet d'un suivi au cours de toute réunion ultérieure du comité mixte. À cette fin, le comité mixte adopte un modèle permettant le suivi de chaque point d'action par rapport à un délai d'exécution donné.

Article 11

Décisions et recommandations

1. Dans les cas spécifiques où l'accord lui confère le pouvoir de prendre des décisions, ou lorsque ce pouvoir lui a été délégué par le conseil conjoint, le comité mixte arrête des décisions. Il formule également des recommandations au conseil conjoint. Les décisions et recommandations sont arrêtées d'un commun accord entre les parties et après l'accomplissement de leurs procédures internes respectives. Chaque décision ou recommandation est signée par le président.

2. Le comité mixte peut, si les parties en conviennent, arrêter des décisions ou formuler des recommandations par procédure écrite. Une procédure écrite réside dans un échange de notes entre les deux secrétaires, agissant en accord avec les parties. À cet effet, le texte de la proposition est diffusé conformément à l'article 7; les parties disposent d'un délai d'au moins vingt et un jours calendaires pour faire connaître leurs éventuelles observations ou objections. Le président du comité mixte peut, après consultation des parties, réduire ce délai, afin de tenir compte de circonstances particulières. Une fois que le texte a été approuvé, la décision ou la recommandation est signée par le président.

3. Les actes du comité mixte portent le titre de «décision» ou de «recommandation», suivant le cas, suivi d'un numéro d'ordre, de l'année de leur adoption et d'une indication de leur objet. Chaque décision entre en vigueur le jour de son adoption, sauf si elle en dispose autrement.

4. Les décisions et les recommandations sont communiquées aux parties.

5. Chacune des parties peut décider de publier, dans son journal officiel, les décisions et les recommandations du comité mixte.

Article 12

Rapports

À chaque réunion ordinaire du conseil conjoint, le comité mixte rend compte à celui-ci de ses activités et de celles de ses sous-comités.

Article 13

Langues

1. Les langues officielles du comité mixte sont les langues officielles du conseil conjoint.

2. Les langues de travail du comité mixte sont l'anglais et l'espagnol. Sauf décision contraire, le comité mixte délibère sur la base de documents établis dans ces langues.

Article 14

Dépenses

1. Chaque partie prend en charge les dépenses résultant de sa participation aux réunions du comité mixte, tant en ce qui concerne les frais de personnel, de voyage et de séjour que les frais postaux et de télécommunications.

2. Les dépenses relatives à l'organisation des réunions, à la reproduction des documents, à l'interprétation en séance et à la traduction des documents à partir de l'anglais et de l'espagnol ou vers ces langues sont prises en charge par la partie qui organise la réunion. L'interprétation et la traduction vers ou à partir d'autres langues sont directement prises en charge par la partie qui en fait la demande.

Article 15

Modification du règlement intérieur

Le présent règlement intérieur peut être modifié par une décision du conseil conjoint, conformément à l'article 11 du règlement intérieur du conseil conjoint.

Article 16

Sous-comités

1. Conformément à l'article 83, paragraphe 1, de l'accord, le comité mixte peut décider de créer un sous-comité dans des domaines spécifiques nécessaires à la mise en œuvre de l'accord pour l'assister dans l'accomplissement de ses tâches. Le comité mixte peut décider de supprimer tout sous-comité de ce type et définir ou modifier son règlement intérieur. Sauf décision contraire, ces sous-comités travaillent sous l'autorité du comité mixte, auquel ils font rapport après chacune de leurs réunions.

2. Sauf disposition contraire de l'accord ou accord contraire au sein du conseil conjoint, le présent règlement intérieur s'applique mutatis mutandis à tout sous-comité institué par l'accord ou en vertu du paragraphe 1.

3. Les réunions des sous-comités peuvent être tenues en fonction des besoins, et prendre la forme de réunions physiques, soit à Bruxelles soit à Cuba, ou de réunions par visioconférence, par exemple. Les sous-comités font office de plateforme permettant de suivre les progrès réalisés en matière de rapprochement dans certains domaines spécifiques, de débattre de certaines questions et difficultés découlant de ce processus et de formuler des recommandations et des conclusions opérationnelles.

4. Le secrétariat du comité mixte reçoit une copie de tous les courriers, de tous les documents et de toutes les communications utiles concernant le travail des différents sous-comités.

5. Sauf accord contraire des parties au sein du conseil conjoint, les sous-comités ne sont habilités qu'à formuler des recommandations au comité mixte.