FR Journal officiel de l'Union européenne L 70/52

DÉCISION N o 5/2004 DU COMITÉ DES AMBASSADEURS ACP-CE

du 17 décembre 2004

concernant le règlement financier du Centre pour le développement de l’entreprise

(2006/192/CE)

LE COMITÉ DES AMBASSADEURS ACP-CE,

vu l’accord de partenariat entre les membres du groupe des États d’Afrique, des Caraïbes et du Pacifique, d’une part, et la Communauté européenne et ses États membres, d’autre part, signé à Cotonou le 23 juin 2000 (1), ci-après, dénommé «l’accord» et notamment l’article 2, paragraphe 6, point a), de son annexe III,

vu l’accord interne du 12 septembre 2000 signé entre les représentants des gouvernements des États membres, réunis au sein du Conseil, sur le financement et l’administration de l’aide communautaire dans le cadre du protocole financier annexé à l’accord,

vu le règlement financier applicable au 9e Fonds européen de développement (9e FED),

considérant ce qui suit:

(1) Le Comité des ambassadeurs, après la signature de l’accord, devrait fixer le règlement financier du Centre pour le développement de l’entreprise, ci-après dénommé «le Centre».

(2) Le Comité des ambassadeurs devrait fixer les procédures pour l’adoption du budget du Centre,

DÉCIDE:

I. PRINCIPES GÉNÉRAUX

PRINCIPES D’UNITÉ, DE VÉRITÉ BUDGÉTAIRE, D’ÉQUILIBRE ET D’UNITÉ DE COMPTE

Article premier

1. Toutes les recettes et les dépenses du Centre doivent faire l’objet de prévisions fondées sur un programme de travail annuel chiffré établi pour chaque exercice budgétaire et doivent être inscrites au budget.

2. Les recettes et les dépenses inscrites au budget doivent être équilibrées.

Article 2

Le budget est établi et exécuté en euros, et les comptes sont libellés en euros. Toutefois, pour les besoins de la trésorerie, le comptable et, dans le cas de régies d’avances, les régisseurs d’avances, sont autorisés à effectuer des opérations dans les monnaies nationales des pays ACP et de l’Union européenne.

Article 3

1. Les recettes incluent la contribution du FED, les montants prélevés en impôts sur les salaires, les rémunérations et autres émoluments versés par le Centre, et autres recettes diverses.

2. Les recettes comprennent des contributions faites par d’autres donateurs au budget du Centre.

3. Conformément à l’article 4, paragraphe 3, de ses statuts et de son règlement intérieur, le Centre peut aussi gérer pour compte de tiers des ressources destinées à la réalisation d’activités prévues dans l’accord. Les règles financières applicables à la gestion de ces ressources sont mentionnées à l’article 37 du présent règlement financier.

Article 4

Les estimations des dépenses comprennent les dépenses de fonctionnement et d’intervention. Une distinction claire doit être établie entre les deux.

PRINCIPE D’ANNUALITÉ

Article 5

1. L’exercice budgétaire commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre.

2. Les crédits inscrits au budget sont autorisés pour la durée d’un exercice budgétaire.

a) Toutefois, les crédits dûment engagés au cours d’un exercice budgétaire mais non payés au 31 décembre de cet exercice sont reportés automatiquement à l’exercice budgétaire suivant uniquement. Ces crédits doivent être identifiés clairement dans les comptes de l’exercice en cours.

b) À certaines conditions applicables aux projets à long terme, le directeur peut approuver le report de crédits pour une deuxième année consécutive. Les comptes doivent faire apparaître les crédits reportés de cette façon. Toutefois, le directeur informe le conseil d’administration de sa décision lors de la réunion suivante.

c) À l’expiration de chaque protocole financier de l’accord, les crédits engagés mais non encore payés sont reportés automatiquement au protocole financier suivant de l’accord. Les crédits engagés mais non encore payés à l’expiration de l’accord sont reportés, mais uniquement pendant la période de transition entre cet accord et le suivant ou, le cas échéant, la période de liquidation de douze mois.

d) Conformément aux règles régissant l’établissement du budget, les crédits tombant en annulation à la fin d’un exercice budgétaire sont à nouveau disponibles pour les budgets suivants.

3. Si, à l’ouverture d’un exercice budgétaire, le budget pour cette année n’a pas été définitivement arrêté, le directeur autorise, afin d’assurer la continuité du fonctionnement du Centre, l’engagement, l’autorisation et le paiement de dépenses administratives et de fonctionnement mensuelles conformément aux procédures prévues dans le présent règlement financier. Ces dépenses mensuelles pour l’année en cours ne peuvent, toutefois, être supérieures à un douzième des crédits correspondants, par article, approuvés dans le budget de l’exercice précédent.

PRINCIPE DE BONNE GESTION FINANCIERE

Article 6

1. Les crédits budgétaires sont utilisés conformément au principe de bonne gestion financière, à savoir conformément aux principes d’économie, d’efficience et d’efficacité.

2. Le principe d’économie prescrit que les ressources utilisées par le Centre en vue de la réalisation de ses activités sont rendues disponibles en temps utile, dans les quantités et qualités appropriées et au meilleur prix.

Le principe d’efficience vise le meilleur rapport entre les moyens mis en œuvre et les résultats obtenus.

Le principe d’efficacité vise la réalisation des objectifs spécifiques fixés et l’obtention des résultats escomptés.

3. Des objectifs spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents sont fixés pour tous les secteurs d’activité couverts par le budget. La réalisation de ces objectifs est contrôlée par des indicateurs de performance établis par activité, et des informations sont fournies au conseil d’administration par le directeur. Ces informations sont fournies chaque année dans les meilleurs délais et figurent au plus tard dans les documents accompagnant l’avant-projet de budget et doivent accompagner les documents fournis à la Commission justifiant le montant annuel de la contribution du FED que demande le Centre.

4. En vue d’améliorer la prise de décision, le Centre procède à une évaluation ex ante et ex post des programmes ou des activités conformément à un programme pluriannuel d’évaluation à fixer en accord avec la Commission. Les résultats de cette évaluation sont inclus dans les documents communiqués à la Commission justifiant le montant annuel de la contribution du FED que demande le Centre.

II. ÉTABLISSEMENT DU BUDGET

Article 7

1. Dans les limites du budget général alloué au Centre par le protocole financier, augmenté de contributions éventuelles d’autres donateurs, et sur la base des orientations fixées par la stratégie approuvée par le Comité, le directeur élabore un projet de programme de travail annuel et le budget y afférent. Ce projet est transmis au conseil d’administration, au plus tard le 15 juillet de l’année précédant son exécution.

Le programme de travail annuel et le budget y afférent sont approuvés par le conseil d’administration pour le 31 juillet et soumis au Comité des ambassadeurs en vue de leur adoption. Le budget est transmis à la Commission des Communautés européennes (ci-après dénommée la Commission), qui lance alors les procédures communautaires en vigueur en ce qui concerne la contribution demandée au FED, sur la base du crédit spécifique prévu à cet effet.

2. Le budget n’est disponible pour engagement qu’à partir de la date à laquelle l’autorité communautaire compétente prend la décision de financement relative à la contribution demandée au FED. Le Centre est informé de cette décision.

3. Les conditions et modalités applicables à la contribution du FED sont établies dans une convention de financement signée par le Centre et la Commission.

4. Le budget doit inclure des estimations précises des recettes provenant d’autres donateurs.

Article 8

1. Les dates de paiement de la contribution du FED sont fixées dans la convention de financement mentionnée à l’article 7, paragraphe 3. La contribution d’exercices budgétaires antérieurs représentant des crédits tombant en annulation doit être déduite.

2. Le budget est subdivisé en titres (rubriques budgétaires), en chapitres, en articles et en postes, en fonction de la nature ou de la destination de la recette ou de la dépense.

Article 9

En cas de besoin, le directeur transmet un projet de budget supplémentaire ou rectificatif qui est examiné et approuvé de la même façon et selon les mêmes procédures que le budget contenant les estimations originales.

III. EXÉCUTION DU BUDGET

Article 10

1. Le directeur exécute le budget sous sa propre responsabilité, conformément aux principes repris à la section I et dans la limite des crédits alloués. Il fait rapport au conseil d’administration sur la gestion du budget.

2. Les crédits autorisés sont utilisés conformément aux principes et aux règles établis dans le présent règlement financier, notamment le principe de bonne gestion financière tel que défini à l’article 6.

Article 11

1. Aucune recette ni aucune dépense ne peut être effectuée autrement que par imputation à un article approprié du budget.

Aucune dépense ne peut être engagée ni ordonnancée au-delà des crédits autorisés pour l’exercice budgétaire concerné ou au-delà des crédits reportés des exercices budgétaires précédents.

2. Les recettes et les dépenses sont inscrites pour leur montant intégral dans les comptes sans contraction entre elles.

— Par dérogation à la présente règle, peuvent être déduits des montants autorisés: a) les pénalités infligées aux titulaires de contrats ou de marchés; b) les régularisations de sommes indûment payées qui peuvent être opérées par voie de précompte à l’occasion d’une nouvelle liquidation effectuée au titre du chapitre, de l’article et de l’exercice budgétaire qui ont supporté le trop payé; c) la valeur des véhicules, des matériels et des installations repris à l’occasion de l’acquisition de nouveaux articles de même nature; le prix d’achat net est inscrit dans les comptes en tant que coût historique pour l’évaluation de l’inventaire.

— Par dérogation à la présente règle, peuvent donner lieu à réemploi: a) les recettes provenant de la restitution des sommes indûment payées; b) les montants des indemnités d’assurance perçues; c) le produit de la vente des véhicules, des matériels et des installations cédés à l’occasion de leur renouvellement; d) le produit de la vente de publications du Centre.

Article 12

1. Les virements de titre à titre sont décidés par le directeur, sauf lorsqu’il s’agit de virements de ou vers des articles relatifs aux émoluments d’agents. Le directeur informe le conseil d’administration de ses décisions lors de la réunion suivante.

Les virements de titre à titre, lorsqu’il s’agit d’articles concernant les émoluments d’agents, sont décidés par le conseil d’administration, sur proposition du directeur.

2. Les virements de chapitre à chapitre ou à l’intérieur de chapitres sont décidés par le directeur, qui en informe le conseil d’administration.

Article 13

Les recettes du Centre sont versées sur un ou plusieurs comptes ouverts au nom du Centre.

IV. CONTRÔLE FINANCIER

Article 14

1. Le contrôle financier est constitué du contrôleur financier et, le cas échéant, d’un ou de plusieurs contrôleurs financiers subordonnés qui doivent tous avoir l’expérience de la réglementation financière des organisations internationales.

2. Le contrôleur rend compte, à des fins administratives, directement au directeur, et les contrôleurs subordonnés directement au contrôleur.

3. Le contrôleur et les contrôleurs subordonnés sont désignés par le conseil d’administration. Ils sont liés par le régime applicable au personnel en vigueur. Toutefois, toute mesure ayant trait à une action disciplinaire, à la suspension, à la cessation de fonctions ou à des poursuites judiciaires doit être prise par le conseil d’administration sur proposition dûment motivée du directeur.

4. Avant qu’une opération ne soit autorisée par un ordonnateur, les aspects opérationnels et financiers doivent être vérifiés par le contrôleur financier. L’objet de cette vérification est de constater que:

a) la dépense est régulière et conforme aux dispositions applicables;

b) le principe de bonne gestion financière visé à l’article 6 a été appliqué.

La vérification aboutit à l’octroi ou au refus du visa.

Le contrôleur financier n’accorde pas son visa s’il considère que les conditions susmentionnées ne sont pas remplies. Tout refus de visa du contrôleur financier doit faire l’objet d’une observation écrite dûment motivée. Ce refus est signifié au directeur.

Hormis les cas où l’insuffisance des crédits est en cause, le directeur peut, par une décision dûment motivée et sous sa seule responsabilité, passer outre au refus de visa du contrôleur financier. Cette décision a effet exécutoire et est communiquée pour information au contrôleur financier. Le directeur doit informer le conseil d’administration de telles décisions par écrit lors de la réunion suivante.

Le contrôleur financier a accès à toutes les pièces justificatives et à tout autre document relatif aux dépenses et aux recettes à vérifier. Il peut procéder à des vérifications sur place.

5. Dans l’exercice de leurs fonctions, le contrôleur et les contrôleurs subordonnés jouissent d’une totale indépendance. Ils ne reçoivent aucune instruction, et aucune restriction ne leur est imposée en ce qui concerne l’exécution de la mission qui leur a été confiée en vertu du présent règlement financier en conséquence de leur désignation.

6. Le directeur peut demander au contrôleur financier de donner son avis sur des questions liées au diagnostic, à l’organisation, à l’amélioration des procédures internes du Centre. Le directeur peut également demander au contrôleur financier de procéder à des vérifications de documents et, le cas échéant, de procéder à des vérifications sur place pour constater que les opérations financées par le budget ont été correctement réalisées.

7. Au terme de chaque exercice budgétaire, et au plus tard le 30 avril de l’année suivante, le contrôleur financier élabore un rapport d’activités dans lequel il donne son avis sur la gestion financière et l’exécution du budget. Il communique son rapport au directeur, qui le transmet, éventuellement avec ses propres commentaires, au conseil d’administration, lors de la réunion suivante.

Article 15

Les contrôleurs externes visés à l’article 27 expriment des avis indépendants sur la qualité de la gestion et les systèmes de contrôle.

V. GESTION DU BUDGET

Article 16

1. L’exécution du budget est assurée suivant le principe de la séparation des ordonnateurs et des comptables.

2. Les fonctions d’ordonnateur, de contrôleur et de comptable sont incompatibles entre elles.

3. La gestion des crédits incombe à l’ordonnateur, qui a seul compétence pour engager les dépenses, constater les droits à recouvrer et émettre les ordres de recouvrement et de paiement. Les opérations de recouvrement et de paiement sont assurées par le comptable.

Article 17

1. Toute mesure pouvant donner lieu à des dépenses payables par le Centre doit être précédée d’une proposition d’engagement émise par l’ordonnateur. La proposition, assortie des pièces justificatives originales, doit être transmise au contrôle financier pour vérification préalable.

2. Les dépenses récurrentes peuvent faire l’objet d’un engagement provisoire.

3. Les ordres d’engagement et de paiement sont consignés dans un compte.

Article 18

1. La liquidation d’une dépense par l’ordonnateur a pour objet de:

a) vérifier l’existence des droits du créancier;

b) déterminer ou vérifier la réalité et le montant de la créance;

c) vérifier les conditions d’exigibilité de la créance.

2. Toute liquidation d’une dépense est subordonnée à la présentation des pièces justificatives attestant les droits acquis du créancier et, le cas échéant, le service exécuté.

Article 19

1. L’ordonnancement est l’acte par lequel l’ordonnateur donne au comptable, par l’émission d’un ordre de paiement, l’ordre de payer une dépense dont il a effectué la liquidation.

2. L’ordre de paiement est accompagné de l’ensemble des pièces justificatives originales; celles-ci sont revêtues ou accompagnées d’une attestation de l’ordonnateur certifiant l’exactitude des sommes à payer, la réception des fournitures et l’exécution du service.

3. Les copies des pièces justificatives, certifiées conformes aux originaux par l’ordonnateur, peuvent, le cas échéant, tenir lieu d’originaux.

4. Les ordres de paiement sont transmis au contrôle financier pour vérification préalable.

Article 20

1. Le paiement est l’acte final qui libère le Centre de ses obligations envers ses créanciers.

2. Le paiement des dépenses est assuré par le comptable dans les limites des fonds disponibles.

3. En cas d’erreur matérielle, de contestation relative à la validité de l’acquit libératoire ou d’inobservation des formes prescrites par le présent règlement financier, le comptable doit immédiatement informer l’ordonnateur et le contrôleur financier. Le directeur peut requérir par écrit, sous sa responsabilité propre, qu’il soit procédé au paiement. Le directeur doit informer le conseil d’administration de telles décisions par écrit lors de la réunion suivante.

Article 21

1. Les paiements s’effectuent en principe par l’intermédiaire d’un compte bancaire, de préférence par virement bancaire ou, si cela se justifie, par chèque. Les transactions sont libellées en euros. Dans des cas exceptionnels, et s’il y a lieu, toute autre devise peut être utilisée.

2. Les chèques et les ordres de virement bancaire doivent porter deux signatures, l’une d’entre elles étant obligatoirement celle du comptable.

3. Pour des raisons dûment motivées, le directeur peut autoriser des paiements en espèces. Tout versement en espèces donne lieu à la délivrance d’un récépissé.

4. À défaut des taux de change réels utilisés, les taux de conversion à utiliser pour le calcul en euros des paiements à effectuer, ou des recettes à recouvrer en devises locales ACP, sont ceux en vigueur le premier jour ouvrable du mois au cours duquel tombe la date réelle de l’opération, tels qu’enregistrés par la Banque centrale européenne.

Article 22

1. En vue du paiement de certaines catégories de dépenses, des régies d’avances peuvent être créées conformément aux conditions fixées par le Centre.

2. Toute décision d’autoriser la création de régies d’avances doit être prise par le directeur sur la base d’une proposition de l’agent responsable du dossier. Avant d’être transmise au directeur, toute proposition doit être approuvée par le comptable et agréée par le contrôleur financier.

3. Toute décision doit mentionner:

— l’identité du régisseur d’avances,

— la responsabilité du régisseur ainsi désigné,

— le montant maximal des avances,

— la durée de l’utilisation des avances,

— les moyens par lesquels les documents justificatifs seront fournis et le délai pour le faire,

— la nature et le montant maximal de chaque dépense.

4. Tout paiement d’une avance doit aussi être précédé d’un engagement.

5. L’ordonnateur et le comptable doivent prendre les mesures nécessaires pour veiller à ce que les apurements relatifs aux avances accordées soient délivrés pour les montants exacts et dans les délais requis.

Article 23

1. Le directeur exerce les fonctions d’ordonnateur pour les crédits inscrits au budget du Centre.

2. Le directeur peut déléguer certains de ses pouvoirs d’exécution à des agents sous son autorité. Toute décision de déléguer des pouvoirs doit indiquer la durée et la limite de cette délégation.

3. Le directeur peut déléguer certains pouvoirs d’exécution budgétaire à des tiers soigneusement sélectionnés.

Article 24

1. Le comptable est nommé par le directeur avec l’aval du conseil d’administration.

2. Dans le Centre, le comptable est chargé:

a) de la bonne exécution des paiements, de l’encaissement des recettes et du recouvrement des créances constatées;

b) de l’établissement et de la présentation des comptes conformément à l’article 26;

c) de la tenue de la comptabilité conformément à l’article 26;

d) de la mise en œuvre, conformément à l’article 26, des règles et des méthodes comptables ainsi que du plan comptable conformément aux dispositions arrêtées par le comptable de la Commission;

e) de la définition et de la validation des systèmes comptables ainsi que, le cas échéant, de la validation des systèmes définis par l’ordonnateur et destinés à fournir ou à justifier des informations comptables;

f) de la gestion de la trésorerie.

3. Le comptable obtient de l’ordonnateur, qui en garantit la fiabilité, toutes les informations nécessaires à l’établissement de comptes présentant une image fidèle des avoirs du Centre et de l’exécution budgétaire.

4. Conformément au paragraphe 5 du présent article et à l’article 22, le comptable est seul habilité pour le maniement de fonds et de valeurs. Il est responsable de leur conservation.

5. Le comptable peut, si cela s’avère indispensable pour l’exercice de ses fonctions, déléguer certaines de ses tâches à des agents soumis au régime applicable au personnel placés sous sa responsabilité hiérarchique.

6. L’acte de délégation définit les tâches confiées aux agents ainsi que leurs droits et obligations.

Article 25

1. Le recouvrement de toute somme due au Centre donne lieu à l’émission d’un ordre de recouvrement par l’ordonnateur. Les ordres de recouvrement sont soumis au contrôleur interne pour vérification préalable.

2. Le comptable assume la responsabilité des ordres de recouvrement qui lui sont transmis par l’ordonnateur.

3. Tout paiement en espèces au comptable ou au régisseur d’avances donne lieu à la délivrance d’un récépissé.

VI. COMPTABILITÉ, ÉTATS FINANCIERS, AUDIT, COUR DES COMPTES, OLAF

Article 26

1. La comptabilité est tenue en euros, par année civile, selon la méthode dite «en partie double». Elle retrace l’intégralité des recettes et des dépenses du 1er janvier au 31 décembre de chaque exercice et comporte les pièces justificatives originales.

Les comptes sont clôturés à la fin de l’exercice budgétaire pour permettre l’établissement des états financiers du Centre.

2. Les écritures de la comptabilité sont passées conformément à un plan comptable dont la nomenclature des postes budgétaires établit une nette séparation entre les comptes qui permettent l’établissement du bilan et ceux qui permettent l’établissement du compte de gestion. Ces écritures peuvent être enregistrées dans un système informatique qui permettra d’établir un bilan mensuel général. Toute avance est comptabilisée sur un compte d’attente et régularisée au plus tard à la fin de l’exercice budgétaire suivant, sauf dans le cas des avances à caractère permanent.

3. Si l’ordonnateur, le contrôleur et le comptable jugent d’un commun accord que le système offre suffisamment de garanties en termes de sécurité, le Centre peut utiliser le traitement informatique.

4. Les comptes distincts tenus pour les fonds gérés pour compte de tiers, tel que prévu à l’article 37, seront consolidés dans le bilan et le compte de gestion du Centre.

5. Le Centre établit un bilan et un compte de gestion, au plus tard le 31 mars de l’année N + 1.

Le bilan fait apparaître les avoirs et les obligations du Centre au 31 décembre de l’année N.

Le compte de gestion comporte:

a) Un tableau recettes comprenant: — les recettes escomptées du FED fondées sur les engagements approuvés de l’année en cours et ceux reportés d’exercices antérieurs, — les recettes effectives provenant d’impôts sur les traitements et d’intérêts perçus, — les autres recettes effectives.

b) Un tableau dépenses comprenant: — les paiements effectifs sur les engagements de l’année reportés d’exercices budgétaires antérieurs, — les paiements effectifs ou engagements à la charge du budget de l’année N, — un tableau résumé faisant apparaître les paiements effectifs pour mobilier, équipement et autres articles d’inventaire, — les engagements autorisés à reporter sur l’exercice budgétaire suivant.

c) Les notes sur les états financiers comprenant: — les principes comptables appliqués, — des tableaux résumés des crédits engagés, payés, annulés ou reportés pour les années précédentes et en cours, — des notes détaillées et des calculs à l’appui des postes dans les états financiers.

6. Chaque trimestre, un état financier est établi faisant apparaître la situation en ce qui concerne l’exécution du budget en cours et l’utilisation des crédits reportés; cet état doit être certifié par le contrôleur financier et transmis au conseil d’administration.

Article 27

1. Une société d’audit de réputation internationale est nommée pour une durée de trois ans par le conseil d’administration parmi les propositions qu’il a reçues (au moins trois) aux fins de contrôler les états financiers du Centre. Toutefois, la même firme d’audit ne peut être désignée pendant plus de trois années consécutives.

2. Les auditeurs vérifient les livres et la trésorerie du Centre, s’assurent que les inventaires et bilans ont été établis correctement et en toute bonne foi, conformément aux procédures comptables d’application et s’assurent que les informations concernant les comptes du Centre sont correctes.

L’objet du contrôle est d’établir la légalité et la régularité des recettes perçues et des dépenses consenties ainsi que la qualité de la gestion financière.

Les auditeurs certifient que les états financiers ont été établis correctement, conformément aux normes comptables internationales, et qu’ils donnent une image fidèle de la situation financière du Centre.

3. Les auditeurs conseillent le Centre en ce qui concerne les risques, en émettant des avis indépendants sur la qualité de la gestion et les systèmes de contrôle et en formulant des recommandations pour améliorer les conditions d’exécution des opérations et promouvoir une gestion financière saine.

Les auditeurs sont chargés:

a) d’apprécier l’adéquation et l’efficacité des systèmes de gestion internes ainsi que la performance du Centre dans la réalisation des programmes et des actions en relation avec les risques qui y sont associés; et

b) d’apprécier l’adéquation et la qualité des systèmes de contrôle interne applicables à toute opération relative à l’exécution du budget.

4. Les auditeurs exercent leurs fonctions sur l’ensemble des activités et des unités du Centre. Ils disposent d’un accès complet et illimité à toutes les informations nécessaires à l’exercice de leurs fonctions.

5. À la clôture de chaque exercice budgétaire, les auditeurs établissent un rapport pour le 30 juin au plus tard. Ce rapport est transmis au directeur, qui à son tour le transmet avec ses commentaires, le cas échéant, au conseil d’administration. Celui-ci le transmet alors au Comité avec ses recommandations.

Sur la base de ce rapport et des états financiers, le Comité donne décharge au directeur pour l’exécution du budget.

Article 28

Conformément au règlement financier du FED, la Commission, la Cour des comptes et l’OLAF peuvent procéder à des vérifications concernant les crédits accordés au Centre par le FED. La Cour des comptes peut vérifier la légalité et la régularité des recettes et des dépenses ainsi que le respect des dispositions de l’accord et celles du règlement financier du 9e FED.

VII. RESPONSABILITÉ DES ORDONNATEURS, DU COMPTABLE, DES COMPTABLES SUBORDONNÉS ET DES RÉGISSEURS D’AVANCES

Article 29

Tout ordonnateur engage sa responsabilité disciplinaire et, éventuellement, pécuniaire lorsqu’il constate les droits à recouvrer ou émet les ordres de recouvrement, engage une dépense ou signe un ordre de paiement, en violation du présent règlement financier. Il en est de même lorsqu’il néglige d’établir un acte engendrant une créance ou lorsqu’il néglige ou retarde, sans justification, l’émission d’ordres de recouvrement. Cette responsabilité ne peut être invoquée que lorsque la violation est intentionnelle ou résulte d’une négligence grave qui lui est imputable.

Article 30

1. Tout comptable et tout comptable subordonné engagent leur responsabilité disciplinaire et, éventuellement, pécuniaire pour les paiements qu’ils effectuent en violation de l’article 19.

Ils sont disciplinairement et pécuniairement responsables de toute perte ou détérioration des fonds, des valeurs et des documents dont ils ont la garde, si cette perte ou détérioration résulte d’une faute intentionnelle ou d’une négligence grave qui leur est imputable.

Dans les mêmes conditions, ils sont responsables de l’exécution correcte des ordres qu’ils reçoivent pour l’emploi et la gestion des comptes bancaires et, notamment:

a) lorsque les paiements ou les recouvrements qu’ils effectuent ne sont pas conformes aux montants portés sur les ordres de paiement ou de recouvrement;

b) lorsqu’ils effectuent des paiements à des parties prenantes autres que les ayants droit.

2. Tout régisseur d’avances engage sa responsabilité disciplinaire, et éventuellement pécuniaire:

a) lorsqu’il ne peut justifier, par des pièces régulières, les paiements qu’il effectue;

b) lorsqu’il effectue des paiements à des parties prenantes autres que les ayants droit.

Le régisseur d’avances est disciplinairement et pécuniairement responsable de toute perte ou détérioration des fonds, des valeurs et des documents dont il a la garde, si cette perte ou détérioration résulte d’une faute intentionnelle ou d’une négligence grave qui lui est imputable.

Article 31

1. Le comptable, les comptables subordonnés et les régisseurs d’avances sont assurés contre les risques qu’ils encourent du fait de leurs fonctions.

Le Centre couvre les frais d’assurance y afférents. Il précise les catégories de personnel agissant en tant que comptable, comptables subordonnés et régisseurs d’avances, ainsi que les conditions dans lesquelles il prend à sa charge les coûts supportés par ledit personnel pour se prémunir contre les risques inhérents à leurs fonctions respectives.

2. Des indemnités spéciales sont accordées au comptable, aux comptables subordonnés et aux régisseurs d’avances. Le montant de ces indemnités est fixé dans un règlement établi par le Centre. Les sommes correspondant à ces indemnités sont créditées mensuellement sur un compte que le Centre ouvre au nom de chacun de ces agents afin de constituer un fonds de garantie destiné à couvrir toute perte dont l’agent concerné se rendrait responsable, dans la mesure où cette perte n’a pas été couverte par les remboursements des compagnies d’assurance.

Le solde créditeur sur ces comptes de garantie est versé aux intéressés après la cessation de leurs fonctions de comptable, de comptable subordonné ou de régisseur d’avances pour autant qu’ils aient reçu le quitus en ce qui concerne leur gestion.

3. Le directeur dispose d’un délai de deux ans après la clôture de l’exercice budgétaire en question pour statuer sur le quitus à donner au comptable, au comptable subordonné, ou au régisseur d’avances sur la base du rapport des auditeurs externes.

Article 32

La responsabilité pécuniaire et disciplinaire des ordonnateurs, du comptable, des comptables subordonnés et des régisseurs d’avances est déterminée conformément au régime applicable au personnel du Centre.

VIII. PROCÉDURES DE PASSATION DE MARCHÉS ET AUTRES DISPOSITIONS

Article 33

La passation de marchés par le Centre pour la fourniture de biens et de services est régie par les dispositions du présent article, complétées le cas échéant par les dispositions de l’accord et les règlements généraux adoptés sur cette base par le Conseil des ministres ACP-CE et par les règles relatives à la passation de marchés du règlement financier applicable au FED; les candidats doivent être ressortissants des États membres de la Communauté ou des États ACP, sauf cas dûment motivés acceptés par le directeur.

En cas de conflit, les dispositions reprises ci-dessus sont d’application.

Aux fins du présent article, on entend par:

1) «Marché de gré à gré» Procédure dans laquelle le Centre consulte le candidat de son choix et négocie les termes du contrat avec lui.

2) «Procédure simplifiée» Procédure dans laquelle seuls les candidats (trois minimum) invités par le Centre, sans publication préalable d’un avis de marché et des termes de référence, peuvent présenter une offre.

3) «Procédure négociée» Procédure dans laquelle, sans publication préalable d’un avis de marché et des termes de référence, le Centre consulte le ou les candidats de son choix et négocie les conditions du marché avec un ou plusieurs d’entre eux. Une ou plusieurs des conditions fixées au point C.1 (e) ci-dessous est (sont) obligatoire(s).

4) «Appel d’offres restreint sans publication d’un avis de marché» Procédure dans laquelle seuls les candidats invités par le Centre sur la base de son dossier de fournisseurs peuvent présenter une offre en réponse aux termes de référence établis par le Centre.

5) «Appel d’offres restreint avec publication d’un avis de marché» Procédure dans laquelle seuls les candidats invités par le Centre peuvent présenter une offre en réponse à l’avis de marché et aux termes de référence publiés par le Centre.

6) «Appel d’offres ouvert» Procédure dans laquelle toutes les personnes physiques ou morales ou groupement de ces personnes peuvent présenter une offre en réponse à l’avis de marché et aux termes de référence publiés par le Centre.

1) Marchés de fournitures a) Les marchés portant sur l’achat ou la location de fournitures, d’équipement ou de biens meubles sont conclus à l’issue d’un appel d’offres ouvert. Les candidats doivent être ressortissants des États membres de la Communauté ou des États ACP, sauf dans des cas dûment motivés acceptés par le directeur. b) Les marchés peuvent être conclus de gré à gré (une seule offre) lorsque le montant total du marché ne dépasse pas 4 999 EUR. c) Ils sont conclus par la procédure simplifiée, après consultation d’au moins trois fournisseurs, lorsque le montant total du marché se situe entre 5 000 EUR et 29 999 EUR. d) Ils sont conclus à l’issue d’un appel d’offres restreint avec au moins trois candidats, sans publication d’un avis de marché, lorsque le montant total du marché se situe entre 30 000 EUR et 149 999 EUR. e) Ils peuvent être conclus par la procédure négociée, après accord du directeur et sur la base d’un dossier dûment motivé, lorsque le montant du marché est supérieur à 4 999 EUR et pour l’une ou plusieurs des conditions suivantes: — pour des raisons d’urgence qui ne sont pas imputables au Centre, — pour des raisons spécifiquement techniques et dûment motivées, — lorsque le marché porte sur des fournitures, des services ou des travaux supplémentaires qui, techniquement, ne peuvent être séparés du marché principal, — lorsque l’appel d’offres est demeuré infructueux. Les conditions dans lesquelles les dérogations visées au point e) peuvent être approuvées sont précisées dans une directive interne établie par le conseil d’administration, qui est immédiatement informé de ces décisions.

2) Contrats pour la prestation de services a) Les contrats portant sur la prestation de services sont conclus à l’issue d’un appel d’offres restreint envoyé à trois candidats au moins. Ces candidats doivent être ressortissants des États membres de la Communauté ou des États ACP, sauf cas dûment motivés acceptés par le directeur. b) Les contrats peuvent être conclus par entente directe lorsque le coût total des services pour le Centre ne dépasse pas 4 999 EUR. c) Les contrats sont conclus par une procédure simplifiée, après consultation d’au moins trois prestataires, lorsque le coût total des services rendus au Centre se situe entre 5 000 EUR et 199 999 EUR. Toutefois, pour les marchés situés entre 150 000 EUR et 199 999 EUR, la consultation doit avoir lieu sur la base de termes de référence détaillés. d) Les contrats sont conclus par une procédure négociée après accord du directeur et sur la base d’un dossier dûment motivé, lorsque le montant du marché est supérieur à 4 999 EUR et qu’une ou plusieurs des conditions fixées au point C 1 (e) est (sont) d’application.

3) Le contractant est retenu sur la base des critères suivants: prix remis, preuve de sa compétence professionnelle, expérience et solidité financière ainsi que délai proposé pour l’exécution du contrat.

4) Les contrats sont libellés exclusivement en euros.

5) Dans les cas où les services couverts par les points 1 et 2 sont divisés en plusieurs marchés, c’est le coût total des services qui doit être pris en considération pour l’application du présent article.

6) Dans des cas particuliers, le Centre peut déléguer l’organisation des procédures simplifiées et des appels d’offres à un organisme externe, à condition que le choix des entreprises sollicitées, les termes de référence et la sélection du contractant reste de sa responsabilité ou, en cas de cofinancement, de la responsabilité commune du Centre et des autres cofinanciers.

Article 34

Le Centre peut apporter une contribution financière à des initiatives d’entreprises, d’entrepreneurs et de prestataires de services de la manière suivante:

1) Le Centre peut participer au coût des services pour les projets éligibles pour lesquels le financement et la gestion incombent à des personnes physiques ou morales qui sont ressortissantes d’un État membre de la Communauté ou d’un État ACP et qui ont présenté une demande d’assistance au Centre.

2) Le Centre évalue le coût des services, le choix des fournisseurs, la preuve de la compétence professionnelle, l’expérience et la solidité financière, ainsi que le délai pour l’exécution des travaux et l’impact escompté du programme proposé par le bénéficiaire. Il utilise à cette fin une grille pondérée de critères commune avec celle de la Commission pour la gestion du FED adaptée à ses objectifs.

3) S’il sous-traite, le bénéficiaire doit se conformer aux dispositions de l’article 33.

4) Les accords sont libellés exclusivement en euros.

5) Les modalités d’application de ces contributions sont fixées dans une directive interne.

Article 35

1. Il est tenu un inventaire permanent de tous les biens meubles et immeubles constituant le patrimoine du Centre. Ne sont inscrits dans cet inventaire que les biens meubles dont la valeur est égale ou supérieure à 350 EUR. Le numéro d’inventaire doit être inscrit sur chaque facture avant le paiement de celle-ci.

2. Les ventes de biens meubles et d’équipement dont la valeur d’achat unitaire est supérieure à 1 000 EUR doivent faire l’objet d’une publicité appropriée, conformément à une directive interne qui sera élaborée par le directeur.

3. La cession, la mise au rebut ou la disparition par perte, vol ou quelque cause que ce soit, des biens inventoriés donne lieu à l’établissement d’un rapport signé par le directeur et la personne responsable de l’équipement et certifié par le contrôleur interne.

4. Le Centre tient un inventaire physique et un inventaire comptable, qui doivent faire régulièrement l’objet d’un rapprochement. Ce rapprochement doit être visé par l’organe de contrôle interne.

Article 36

Le présent règlement financier est applicable dans son intégralité aux structures décentralisées du Centre.

IX. GESTION POUR COMPTE DE TIERS

Article 37

1. Le Centre peut également gérer des ressources destinées à l’exécution d’activités prévues dans l’accord pour le compte de tiers. La liste de ces ressources figure dans une annexe au budget du Centre.

2. Le présent règlement financier s’applique à la gestion de ces ressources.

Toutefois, la gestion d’autres ressources, mises à disposition par la Commission, est régie par les dispositions financières figurant dans un accord signé par la Commission et le Centre. À défaut de telles dispositions, le présent règlement financier reste applicable.

3. Des estimations correctes des dépenses qui seront financées par ces ressources doivent également être annexées au budget du Centre. Il convient d’établir une distinction claire entre les dépenses de fonctionnement et d’intervention.

4. La gestion de ces ressources pour compte de tiers fait l’objet de comptes séparés.

5. Les états financiers de chacun des fonds gérés par le Centre pour compte d’un tiers comprennent un bilan et un compte de gestion, indiquant la situation au 31 décembre de l’exercice budgétaire concerné. Ils sont certifiés conformément aux dispositions de l’accord signé entre le Centre et le donateur.

À défaut de telles dispositions, la certification est effectuée par le contrôleur financier du Centre.

6. Ces états financiers sont joints en annexe aux états financiers du Centre.

Article 38

Les États ACP, les États membres et la Communauté sont tenus, chacun dans la mesure qui le concerne, de prendre les mesures nécessaires pour l’application de la présente décision.

Article 39

La présente décision entre en vigueur le 1er janvier 2005.

Fait à Bruxelles, le 17 décembre 2004. Par le Comité des ambassadeurs ACP-CE Le président T. J. A. M. de BRUIJN

(1) JO L 317 du 15.12.2000, p. 3.