Décision no 1/2001 du Conseil conjoint

établi par l'accord-cadre de coopération du 21 juin 1996 entre la Communauté européenne et ses États membres, d'une part, et la République du Chili, d'autre part,

du 26 juin 2001

Règlement intérieur du Conseil conjoint

(2001/755/CE)

LE CONSEIL CONJOINT,

vu l'accord-cadre de coopération destiné à préparer, comme objectif final, une association à caractère politique et économique entre la Communauté européenne et ses États membres, d'une part, et la République du Chili, d'autre part(1), signé à Florence le 21 juin 1996, ci-après dénommé "accord", et notamment ses articles 33 à 37,

considérant que ledit accord est entré en vigueur le 1er février 1999,

A ARRÊTÉ LE RÈGLEMENT INTÉRIEUR SUIVANT:

Article premier

Présidence

La présidence du Conseil conjoint est exercée à tour de rôle pour une période de douze mois par un membre du Conseil de l'Union européenne au nom de la Communauté européenne et de ses États membres, et par un représentant de la République du Chili. Cependant, la première présidence commence à la date de la première réunion du Conseil et prend fin le 31 décembre de la même année.

Article 2

Réunions

1. Le Conseil conjoint se réunit au niveau ministériel, à intervalles réguliers, et lorsque les circonstances l'exigent, si les parties en conviennent.

2. Chaque session du Conseil conjoint se tient dans un lieu mutuellement convenu par les parties.

3. Le Conseil conjoint se réunit sur convocation conjointe de ses secrétaires.

Article 3

Représentation

1. Les membres du Conseil conjoint peuvent se faire représenter s'ils sont empêchés d'assister à une réunion.

2. Un membre qui souhaite être représenté communique le nom de son représentant au président avant la réunion à laquelle il sera représenté. Le représentant d'un membre du Conseil conjoint exerce tous les droits de ce membre.

Article 4

Délégations

Les membres du Conseil conjoint peuvent être accompagnés de fonctionnaires. Avant chaque réunion, le président du Conseil conjoint est informé de la composition prévue de la délégation de chaque partie ainsi que du nom du chef de la délégation.

Article 5

Secrétariat

Un fonctionnaire du secrétariat général du Conseil de l'Union européenne et un fonctionnaire de la mission diplomatique de la République du Chili auprès de l'Union européenne exercent conjointement les fonctions de secrétaires du Conseil conjoint.

Article 6

Documents

Lorsque les délibérations du Conseil conjoint se fondent sur des documents écrits, ces documents sont numérotés et diffusés par les deux secrétaires comme documents du Conseil conjoint.

Article 7

Correspondance

1. Toute correspondance adressée au Conseil conjoint ou à son président est transmise aux deux secrétaires du Conseil conjoint.

2. Les deux secrétaires veillent à ce que la correspondance soit transmise au président du Conseil conjoint et, s'il y a lieu, à ce qu'elle soit diffusée aux autres membres du Conseil conjoint en tant que document visé à l'article 6. La correspondance diffusée est envoyée au secrétariat général de la Commission, aux représentations permanentes des États membres de l'Union européenne et à la mission diplomatique de la République du Chili auprès de l'Union européenne.

3. Toute correspondance émanant du président du Conseil conjoint est envoyée aux destinataires par les secrétaires respectifs et, s'il y a lieu, diffusée en tant que document visé à l'article 6 aux autres membres du Conseil conjoint, à l'adresse indiquée au paragraphe 2.

Article 8

Ordre du jour des réunions

1. Les secrétaires du Conseil conjoint établissent un ordre du jour provisoire de chaque réunion, sur la base des suggestions des parties. Celui-ci est transmis par le secrétaire correspondant aux destinataires visés à l'article 7, au plus tard quinze jours avant le début de la réunion. L'ordre du jour provisoire comprend les points pour lesquels une demande d'inscription est parvenue à l'un ou l'autre des secrétaires au plus tard vingt et un jours avant le début de la réunion, étant entendu que ces points ne seront inscrits à l'ordre du jour provisoire que si les documents d'accompagnement ont été transmis aux secrétaires au plus tard à la date d'envoi de cet ordre du jour. Le Conseil conjoint adopte l'ordre du jour au début de chaque réunion. Un point autre que ceux qui figurent à l'ordre du jour provisoire peut être inscrit à l'ordre du jour avec l'accord des deux parties.

2. En accord avec les parties, les délais indiqués au paragraphe 1 peuvent être réduits afin de tenir compte des exigences d'un cas particulier.

Article 9

Procès-verbal

1. Le projet de procès-verbal de chaque réunion est établi conjointement par les deux secrétaires, le plus tôt possible.

2. En règle générale, il indique, pour chaque point de l'ordre du jour:

a) les documents soumis au Conseil conjoint;

b) les déclarations qui, à la demande d'un membre du Conseil conjoint, doivent figurer au procès-verbal;

c) les propositions et recommandations qui ont été faites, les déclarations ayant fait l'objet d'un accord et les conclusions adoptées sur des points particuliers.

3. Le procès-verbal comprend aussi une liste des membres du Conseil conjoint ou de leurs représentants qui ont participé à la réunion.

4. Le projet de procès-verbal est soumis pour approbation au Conseil conjoint lors de sa réunion suivante. Il peut également être approuvé par écrit par les deux parties. Après son approbation, deux exemplaires authentiques du procès-verbal sont signés par les deux secrétaires et conservés par les parties. Un exemplaire du procès-verbal est transmis à chacun des destinataires visés à l'article 7.

Article 10

Recommandations

1. Dans les cas prévus aux articles 33 à 36 de l'accord, le Conseil conjoint présente des recommandations ou des propositions avec l'accord des parties. Entre les sessions, il peut, avec l'accord des deux parties, formuler des recommandations ou des propositions par procédure écrite. Une procédure écrite consiste en un échange de notes entre les deux secrétaires, agissant en accord avec les parties.

2. Les recommandations et propositions du Conseil conjoint au sens des articles 33 à 36 de l'accord portent respectivement le titre de "recommandations" et de "propositions", suivi d'un numéro d'ordre, de la date de leur adoption et d'une description de leur objet.

3. Les recommandations et propositions du Conseil conjoint sont authentifiées par les deux secrétaires et deux exemplaires authentiques sont signés par les chefs de délégation des deux parties.

4. Les recommandations et propositions sont transmises à chacun des destinataires visés à l'article 7 mentionné ci-dessus en tant que documents du Conseil conjoint.

Article 11

Publicité

1. Sauf décision contraire, les réunions du Conseil conjoint ne sont pas publiques.

2. Chacune des parties peut décider de la publication des recommandations et propositions du Conseil conjoint dans ses publications officielles respectives.

Article 12

Langues

1. Les langues officielles du Conseil conjoint sont les langues officielles des parties.

2. Sauf décision contraire, le Conseil conjoint travaille sur la base de documents établis dans ces langues.

Article 13

Dépenses

1. Chaque partie supporte les dépenses résultant de leur participation aux réunions du Conseil conjoint, en ce qui concerne tant les frais de personnel, de voyage et de séjour que les frais de port et de télécommunications.

2. Les dépenses relatives à l'organisation des réunions, à l'interprétation en séance, à la traduction et à la reproduction des documents sont prises en charge par la partie qui organise la réunion.

Article 14

Comité

Le règlement intérieur de la commission mixte figure à l'appendice du présent règlement intérieur.

Fait à Luxembourg, le 26 juin 2001.

Pour le Conseil conjoint

Le président

L. Pagrotsky

(1) JO L 209 du 19.8.1996, p. 5.

APPENDICE

RÈGLEMENT INTÉRIEUR DE LA COMMISSION MIXTE ENTRE LA COMMUNAUTÉ EUROPÉENNE ET SES ÉTATS MEMBRES, D'UNE PART, ET LA RÉPUBLIQUE DU CHILI, D'AUTRE PART

Article premier

Présidence

La commission mixte est présidée à tour de rôle, pour une période de douze mois, par un représentant de la Commission des Communautés européennes au nom de la Communauté européenne et de ses États membres, et par un représentant de la République du Chili. La première présidence commence à la date de la première réunion du Conseil et prend fin au 31 décembre de la même année. Durant cette période, et par la suite pour chaque période de douze mois, la commission mixte est présidée par la partie qui exerce la présidence du Conseil conjoint.

Article 2

Réunions

La commission mixte se réunit une fois par an et lorsque les circonstances l'exigent, avec l'accord des parties. Chaque réunion de la commission mixte est convoquée conjointement par les deux secrétaires et se tient alternativement à Bruxelles et au Chili à une date convenue entre les parties.

Article 3

Délégations

Avant chaque réunion, le président de la commission mixte est informé de la composition prévue et du nom du chef de la délégation de chaque partie.

Article 4

Secrétariat

1. Le secrétariat de la commission mixte est assuré conjointement par un représentant de la Commission des Communautés européennes et par un représentant du Chili.

2. Toute correspondance destinée au président de la commission mixte ou émanant de lui, visée dans le présent règlement intérieur, est transmise aux secrétaires de la commission mixte ainsi qu'aux secrétaires et au président du Conseil conjoint et, le cas échéant, aux membres de la commission mixte.

Article 5

Publicité

Sauf décision contraire, les réunions de la commission mixte ne sont pas publiques.

Article 6

Ordre du jour des réunions

1. Les secrétaires de la commission mixte établissent, pour chaque réunion, un ordre du jour provisoire. Celui-ci est transmis au président et aux secrétaires du Conseil conjoint ainsi qu'aux membres de la commission mixte au plus tard quinze jours avant le début de la réunion. L'ordre du jour provisoire comprend des points pour lesquels le président a reçu une demande d'inscription au plus tard vingt et un jours avant le début de la réunion, étant entendu que ces points ne seront inscrits à l'ordre du jour provisoire que si les documents y afférents sont parvenus aux secrétaires au plus tard à la date d'envoi de cet ordre du jour. L'ordre du jour est adopté par la commission mixte au début de chaque réunion. Un point autre que ceux figurant à l'ordre du jour provisoire peut être inscrit à l'ordre du jour avec l'accord des deux parties.

2. En accord avec les deux parties, les délais indiqués au paragraphe 1 peuvent être réduits afin de tenir compte des exigences d'un cas particulier.

Article 7

Procès-verbal

Un procès-verbal de chaque réunion est établi sur la base d'une synthèse faite par le président des conclusions auxquelles est parvenue la commission mixte. Après avoir été approuvé par celle-ci, le procès-verbal est signé par le président et par les secrétaires, puis archivé par chacune des parties. Une copie du procès-verbal est transmise au président et aux secrétaires du Conseil conjoint ainsi qu'aux membres de la commission mixte.

Article 8

Propositions

1. Lorsque la commission mixte est habilitée à soumettre des propositions conformément à l'article 35, paragraphe 5, de l'accord, ces actes portent le titre de "proposition", suivi d'un numéro d'ordre, de la date de leur adoption et d'une description de leur objet.

2. Lorsque la commission mixte soumet une proposition, les dispositions des articles 10, 11 et 12 du règlement intérieur du Conseil conjoint s'appliquent mutatis mutandis.

3. Les propositions de la commission mixte sont transmises à chacun des destinataires visés à l'article 4, paragraphe 2.

Article 9

Dépenses

1. Le Chili et la Communauté européenne prennent chacun en charge les dépenses qu'ils engagent en raison de leur participation aux réunions de la commission mixte, en ce qui concerne tant les frais de personnel, de voyage et de séjour que les frais de port et de télécommunications.

2. Les dépenses relatives à l'organisation matérielle des réunions, à l'interprétation en séance, à la traduction et à la reproduction des documents sont prises en charge par la partie qui organise les réunions.