RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU CONSEIL DE COOPÉRATION entre les Communautés européennes et leurs États membres, d'une part, et la Fédération de Russie, d'autre part du 27 janvier 1998 (98/228/CE)

LE CONSEIL DE COOPÉRATION,

vu l'accord de partenariat et de coopération établissant un partenariat entre les Communautés européennes et leurs États membres, d'une part, et la Fédération de Russie, d'autre part, signé à Corfou le 24 juin 1994, ci-après dénommé «accord», et notamment ses articles 90 à 93 (1),

vu le protocole à l'accord, signé à Bruxelles, le 21 mai 1997,

considérant que l'accord est entré en vigueur le 1er décembre 1997,

A ARRÊTÉ LE RÈGLEMENT INTÉRIEUR SUIVANT:

Article premier

Présidence

La présidence du conseil de coopération est exercée à tour de rôle pour une période de douze mois par un membre du Conseil de l'Union européenne, au nom des Communautés et de leurs États membres, et par un membre du gouvernement de la Fédération de Russie. Cependant, la première période commence à la date du premier conseil de coopération et se termine le 31 décembre de la même année.

Article 2

Sessions

Le conseil de coopération se réunit régulièrement au niveau ministériel une fois par an. À la demande de l'une ou l'autre des parties, des sessions extraordinaires du conseil de coopération peuvent se tenir, si les parties en conviennent.

Les sessions du conseil de coopération, selon ce qui a été convenu par les parties, sont convoquées conjointement par les secrétaires.

Article 3

Membres et leur représentation au sein du conseil de coopération

Les membres du conseil de coopération, tels que définis à l'article 91 de l'accord, peuvent être représentés par un ministre ou un fonctionnaire désigné au cas où ils sont empêchés d'assister à une session.

Le fonctionnaire devrait normalement être le chef de la mission de la Fédération de Russie auprès des Communautés européennes ou le chef de la représentation permanente de l'Union européenne, ou encore un haut fonctionnaire.

Dans tous les autres cas, un membre qui désire se faire représenter informe le président du nom de son représentant avant la tenue de la session à laquelle il sera représenté.

Le représentant d'un membre du conseil de coopération exerce tous les droits du membre titulaire.

Article 4

Délégations

Les membres du conseil de coopération peuvent se faire accompagner de fonctionnaires.

Avant chaque session, le président est informé de la composition prévue de la délégation de chacune des parties et de l'identité de son chef.

Le conseil de coopération peut inviter d'autres personnes à assister à ses sessions afin de l'informer sur des sujets particuliers.

Article 5

Secrétariat

Un fonctionnaire du secrétariat général du Conseil de l'Union européenne et un fonctionnaire nommé par la Fédération de Russie exercent conjointement les fonctions de secrétaires du conseil de coopération.

Article 6

Documents

Lorsque les travaux du conseil de coopération se fondent sur des documents de référence écrits, ceux-ci sont dotés d'une cote et diffusés par les deux secrétaires en tant que documents du conseil de coopération.

Article 7

Correspondance

Toutes les communications destinées au conseil de coopération ou à son président sont transmises aux deux secrétaires du conseil de coopération.

Les deux secrétaires assurent la transmission de cette correspondance au président du conseil de coopération et, le cas échéant, sa diffusion aux autres membres du conseil de coopération sous forme de documents au sens de l'article 6. La correspondance ainsi diffusée est adressée au secrétariat général de la Commission, aux représentations permanentes des États membres de l'Union européenne et à la mission de la Fédération de Russie à Bruxelles.

Les communications émanant du président du conseil de coopération sont adressées aux destinataires par les secrétaires respectifs et, le cas échéant, diffusées sous forme de documents au sens de l'article 6 aux autres membres du conseil de coopération aux adresses indiquées à l'alinéa précédent.

Article 8

Ordre du jour des sessions

1. Un ordre du jour provisoire est établi d'un commun accord entre les deux parties pour chaque session. Cet ordre du jour provisoire est transmis par les secrétaires respectifs aux destinataires visés à l'article 7 au plus tard quinze jours avant le début de la session.

L'ordre du jour provisoire comprend les points pour lesquels une demande d'inscription est parvenue à l'un ou l'autre des secrétaires au moins vingt et un jours avant le début de la session, étant entendu que ces points ne seront inscrits à l'ordre du jour provisoire que si les documents y afférents sont parvenus aux secrétaires au plus tard à la date d'envoi de cet ordre du jour.

L'ordre du jour est adopté par le conseil de coopération au début de chaque session. Un point autre que les points qui figurent dans l'ordre du jour provisoire ne peut être inscrit à l'ordre du jour qu'avec l'accord des deux parties.

2. En accord avec les deux parties, les délais indiqués au paragraphe 1 peuvent être réduits afin de tenir compte des exigences d'un cas particulier.

Article 9

Procès-verbal

Les deux secrétaires établissent conjointement, en deux exemplaires faisant également foi, un projet de procès-verbal de chaque session.

Le procès-verbal comprend en règle générale, pour chaque point de l'ordre du jour:

- la mention des documents soumis au conseil de coopération,

- les déclarations dont un membre du conseil de coopération a demandé l'inscription,

- les recommandations, les déclarations et les conclusions adoptées sur des points particuliers.

Le procès-verbal comprend aussi une liste des membres du conseil de coopération ou de leurs représentants qui ont assisté à la session.

Le projet de procès-verbal est soumis pour approbation au conseil de coopération au plus tard un mois après chaque session. Après approbation, deux exemplaires du procès-verbal faisant également foi, sont signés par les deux secrétaires et conservés par les parties. Une copie du procès-verbal est adressée à chacun des destinataires visés à l'article 7.

Article 10

Recommandations

1. Le conseil de coopération formule ses recommandations d'un commun accord entre les parties.

Entre les sessions, le conseil de coopération peut, si les deux parties en conviennent, formuler des recommandations et approuver des procès-verbaux par la procédure écrite. La procédure écrite consiste en un échange de lettres entre les deux secrétaires agissant en accord avec les parties.

2. Les recommandations du conseil de coopération au sens de l'article 90 de l'accord portent le titre de «recommandation», suivi d'un numéro d'ordre, de la date de leur adoption et d'une indication générale de leur objet.

Les recommandations du conseil de coopération sont authentifiées par les deux secrétaires et les deux exemplaires faisant foi sont revêtus de la signature des chefs de délégation des deux parties.

Les recommandations sont adressées à chacun des destinataires visés à l'article 7 sous forme de documents du conseil de coopération.

Article 11

Publicité

Sauf décision contraire, les séances du conseil de coopération ne sont pas publiques.

Chacune des parties peut décider de la publication des recommandations du conseil de coopération dans son journal officiel.

Article 12

Régime linguistique

Les langues officielles du conseil de coopération sont les langues officielles des parties.

Le conseil de coopération délibère normalement sur la base de documents établis dans ces langues.

Article 13

Dépenses

Les Communautés européennes et la Fédération de Russie supportent chacune les dépenses qu'elles ont exposées du fait de leur participation aux sessions du conseil de coopération, en ce qui concerne tant les frais de personnel, de voyage et de séjour que les frais postaux et de télécommunications.

Les dépenses relatives à l'interprétation en séance et à la traduction des documents sont supportées par les Communautés européennes, à l'exception de celles relatives à l'interprétation ou à la traduction à partir d'une des langues officielles des Communautés européennes vers le russe, qui sont supportées par la Fédération de Russie.

Les autres dépenses afférentes à l'organisation matérielle des sessions, y compris celles relatives à la reproduction des documents diffusés en séance, sont supportées par la partie qui accueille les sessions.

Article 14

Comité de coopération

1. Conformément à l'article 92 de l'accord, il est institué un comité de coopération, chargé d'assister le conseil de coopération dans l'accomplissement de ses tâches. Ce comité est composé, d'une part, de représentants de la Commission des Communautés européennes et de représentants des membres du Conseil de l'Union européenne et, d'autre part, de représentants du gouvernement de la Fédération de Russie, habituellement au niveau de hauts fonctionnaires.

2. Le comité de coopération prépare les sessions et les délibérations du conseil de coopération, surveille la mise en oeuvre, le cas échéant, des recommandations de celui-ci et, d'une façon générale, assure la continuité du partenariat et le bon fonctionnement de l'accord. Il soumet au conseil de coopération, pour adoption, des propositions ou des projets de recommandations.

3. Les consultations visées aux articles 16, 17 et 53 de l'accord, ainsi qu'à son annexe 2, ont lieu au sein du comité de coopération. Elles peuvent se poursuivre au conseil de coopération, si les parties en conviennent.

4. Le règlement intérieur du comité de coopération est annexé au présent règlement intérieur.

(1) JO L 327 du 28. 11. 1997, p. 1.

ANNEXE

RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU COMITÉ DE COOPÉRATION

Article premier

Présidence

La présidence du comité de coopération est exercée à tour de rôle pour une période de douze mois par un représentant de la Commission des Communautés européennes, au nom des Communautés et de leurs États membres, et par un représentant du gouvernement de la Fédération de Russie. La première période commence à la date du premier conseil de coopération et se termine le 31 décembre de la même année. Pendant cette période et, par la suite, pendant chaque période de douze mois, le comité de coopération est présidé par la partie qui exerce la présidence du conseil de coopération.

Article 2

Réunions

Le comité de coopération se réunit une fois par an et lorsque les circonstances l'exigent, avec l'accord des parties.

Chaque réunion du comité de coopération se tient à une date et en un lieu convenus entre les parties.

Les réunions du comité de coopération sont convoquées conjointement par les deux secrétaires.

Article 3

Délégations

Avant chaque réunion, le président est informé de la composition prévue de la délégation de chacune des parties.

Article 4

Secrétariat

Un fonctionnaire de la Commission des Communautés européennes et un fonctionnaire du gouvernement de la Fédération de Russie exercent conjointement les fonctions de secrétaires du comité de coopération.

Toutes les communications destinées au président du comité de coopération ou émanant de lui dans le cadre de la présente annexe sont transmises aux secrétaires du comité de coopération, ainsi qu'aux secrétaires et au président du conseil de coopération.

Article 5

Publicité

Sauf décision contraire, les réunions du comité de coopération ne sont pas publiques.

Article 6

Ordre du jour des réunions

1. Un ordre du jour provisoire est établi par les secrétaires du comité de coopération pour chaque réunion. Cet ordre du jour provisoire est transmis aux destinataires visés à l'article 4 au plus tard quinze jours avant le début de la réunion.

L'ordre du jour provisoire comprend les points pour lesquels une demande d'inscription est parvenue au président au moins vingt et un jours avant le début de la réunion, étant entendu que ces points ne seront inscrits à l'ordre du jour provisoire que si les documents y afférents sont parvenus aux secrétaires au plus tard à la date d'envoi de cet ordre du jour.

L'ordre du jour est adopté par le comité de coopération au début de chaque réunion. Un point autre que les points qui figurent dans l'ordre du jour provisoire ne peut être inscrit à l'ordre du jour qu'avec l'accord des deux parties.

2. En accord avec les parties, les délais indiqués au paragraphe 1 peuvent être réduits afin de tenir compte des exigences d'un cas particulier.

3. Le comité de coopération peut demander à des experts d'assister à ses réunions afin de l'informer sur des sujets particuliers.

Article 7

Procès-verbal

Il est établi un procès-verbal de chaque réunion. Le procès-verbal fait la synthèse des conclusions auxquelles est parvenu le comité de coopération.

Après son approbation par le comité de coopération, le procès-verbal est signé par le président et par les deux secrétaires et un exemplaire est conservé par chacune des parties. Une copie du procès-verbal est adressée à chacun des destinataires visés à l'article 4 de la présente annexe.

Article 8

Recommandations

Le comité de coopération ne formule pas de recommandations, sauf dans les cas déterminés où il y est habilité par le conseil de coopération en vertu de l'article 92, paragraphe 2, de l'accord. Dans ces cas, ces actes portent le titre de «recommandation», suivi d'un numéro d'ordre, de la date de leur adoption et d'une indication de leur objet. Les recommandations sont formulées d'un commun accord entre les parties.

Les recommandations du comité de coopération sont adressées aux destinataires visés à l'article 4 de la présente annexe. Le comité de coopération peut décider de la publication de ces recommandations.

Les recommandations du comité de coopération sont revêtues de la signature du président et des secrétaires.

Article 9

Dépenses

La Communauté et la Fédération de Russie supportent chacune les dépenses qu'elles ont exposées du fait de leur participation aux réunions du comité de coopération et de ses sous-comités et groupes de travail, en ce qui concerne tant les frais de personnel, de voyage et de séjour que les frais postaux et de télécommunications.

Les dépenses relatives à l'interprétation en séance et à la traduction des documents sont supportées par les Communautés européennes à l'exception de celles relatives à l'interprétation ou à la traduction à partir d'une des langues officielles des Communautés européennes vers le russe, qui sont supportées par la Fédération de Russie.

Les dépenses afférentes à l'organisation matérielle des réunions, y compris celles relatives à la reproduction des documents diffusés en séance, sont supportées par la partie qui accueille les réunions.

Article 10

Sous-comités et groupes de travail

Le comité de coopération peut créer des sous-comités et des groupes de travail pour l'assister dans l'accomplissement de ses tâches. Ces sous-comités et groupes de travail sont réputés travailler sous l'autorité du comité de coopération, auquel ils font rapport après chacune de leurs réunions. Ils ne formulent pas de recommandations.

Le comité de coopération peut modifier le mandat de tout sous-comité ou groupe de travail, en supprimer ou en créer d'autres.