Décision no 1/2003 du conseil d'association UE-Chili

du 27 mars 2003

relative à l'adoption des règlements intérieurs du conseil d'association, du comité d'association et des comités spéciaux

(2003/255/CE)

LE CONSEIL D'ASSOCIATION UE-CHILI,

vu l'accord établissant une association entre la Communauté européenne et ses États membres, d'une part, et la République du Chili, d'autre part, signé à Bruxelles le 18 novembre 2002 (ci-après dénommé "accord"), et notamment son article 4, paragraphe 2, son article 6, paragraphe 3 et son article 7, paragraphe 3,

considérant que le conseil d'association doit arrêter son règlement intérieur ainsi que celui du comité d'association et ceux des comités spéciaux,

DÉCIDE:

Article premier

Le règlement intérieur du conseil d'association est arrêté tel qu'il figure dans l'annexe. Les règlements intérieurs du comité d'association et des comités spéciaux sont arrêtés tels qu'ils figurent dans les appendices I et II, respectivement.

Article 2

La présente décision prend effet le 27 mars 2003.

Fait à Bruxelles, le 27 mars 2003.

Par le Conseil d'association

Le président

A. Giannitsis

ANNEXE

RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU CONSEIL D'ASSOCIATION

institué par l'accord établissant une association entre la Communauté européenne et ses États membres, d'une part, et la République du Chili, d'autre part

Article premier

Présidence

La présidence du conseil d'association est assurée à tour de rôle, pour une période de douze mois, par un membre du Conseil de l'Union européenne et par le ministre des affaires étrangères du Chili. La première période commence lors de la première réunion du conseil d'association et se termine le 31 décembre de la même année.

Article 2

Réunions

1. Le conseil d'association se réunit au niveau ministériel à intervalles réguliers, qui ne peuvent excéder une durée de deux ans, et lors de réunions extraordinaires exigées par les circonstances si les parties en conviennent ainsi.

2. Chaque session du conseil d'association se tient à une date et en un lieu convenus entre les deux parties.

3. Le conseil d'association se réunit sur convocation conjointe de ses secrétaires.

Article 3

Représentation

1. Les membres du conseil d'association dans l'incapacité d'assister à une réunion peuvent se faire représenter.

2. Un membre qui souhaite se faire représenter communique le nom de son représentant au président du conseil d'association avant la réunion à laquelle il sera représenté.

Le représentant d'un membre du conseil d'association exerce tous les droits de ce membre.

Article 4

Délégations

Les membres du conseil d'association peuvent être accompagnés par des fonctionnaires. Avant chaque réunion, le président du conseil d'association est informé de la composition prévue de la délégation de chaque partie.

Article 5

Secrétariat

Un fonctionnaire du secrétariat général du Conseil de l'Union européenne et un fonctionnaire du ministère des affaires étrangères du Chili exercent conjointement les fonctions de secrétaires du conseil d'association.

Article 6

Documents

Lorsque les délibérations du conseil d'association se fondent sur des documents écrits fournis à l'appui, ceux-ci sont numérotés et diffusés en tant que documents du conseil d'association par les deux secrétaires.

Article 7

Correspondance

1. Toute correspondance adressée au conseil d'association est transmise à ses secrétaires.

2. Les deux secrétaires veillent à ce que la correspondance soit transmise au président du conseil d'association et, s'il y a lieu, qu'elle soit diffusée aux autres membres de celui-ci en tant que document visé à l'article 6. La correspondance diffusée est envoyée au secrétariat général de la Commission européenne, aux représentations permanentes des États membres de l'Union européenne et à la mission diplomatique de la République du Chili auprès de l'Union européenne à Bruxelles.

3. La correspondance émanant du président du conseil d'association est envoyée aux destinataires par les deux secrétaires et, s'il y a lieu, diffusée en tant que document visé à l'article 6 aux autres membres du conseil d'association aux adresses indiquées au paragraphe 2.

Article 8

Ordre du jour des réunions

1. Les secrétaires du conseil d'association établissent un ordre du jour provisoire de chaque réunion sur la base de suggestions des parties. Celui-ci est transmis par les secrétaires aux destinataires visés à l'article 7, paragraphe 2 au plus tard 15 jours avant le début de la réunion.

2. L'ordre du jour provisoire comprend les points pour lesquels une demande d'inscription est parvenue à l'un ou l'autre des secrétaires au moins 21 jours avant le début de la réunion. Ces points ne seront, toutefois, inscrits à l'ordre du jour provisoire que si les documents y afférents sont parvenus aux secrétaires au plus tard à la date d'envoi de cet ordre du jour.

3. Le conseil d'association adopte l'ordre du jour au début de chaque réunion. Un point autre que ceux figurant à l'ordre du jour provisoire peut être inscrit à l'ordre du jour avec l'accord des parties.

4. En accord avec les parties, les délais indiqués au paragraphe 1 peuvent être réduits afin de tenir compte des exigences d'un cas particulier.

Article 9

Procès-verbal

1. Un projet de procès-verbal de chaque réunion est rédigé conjointement par les deux secrétaires le plus tôt possible.

2. En règle générale, il indique pour chaque point de l'ordre du jour:

a) les documents soumis au conseil d'association;

b) toute déclaration dont l'inscription a été demandée par un membre du conseil d'association;

c) les décisions prises, les recommandations formulées, les déclarations ayant fait l'objet d'un accord et les conclusions adoptées sur des points particuliers.

3. Le procès-verbal comprend aussi une liste des membres du conseil d'association ou de leurs représentants qui ont participé à la réunion ainsi qu'une liste des membres des délégations les ayant accompagnés.

4. Le procès-verbal est approuvé par écrit par les deux parties, dans un délai de trois mois à compter de la date de la réunion. Après approbation, deux exemplaires du procès-verbal, faisant également foi, sont signés par les deux secrétaires et un exemplaire est conservé par chacune des parties. Un exemplaire du procès-verbal est transmis à chacun des destinataires visés à l'article 7, paragraphe 2.

Article 10

Décisions et recommandations

1. Le conseil d'association prend des décisions et formule des recommandations d'un commun accord entre les parties.

2. Entre les sessions, il peut, si les parties en conviennent, adopter des décisions ou formuler des recommandations par procédure écrite. Une procédure écrite consiste en un échange de notes entre les deux secrétaires, agissant en accord avec les parties.

3. Les décisions et les recommandations du conseil d'association au sens de l'article 5 de l'accord portent respectivement le titre de "décision" et de "recommandation", suivi d'un numéro d'ordre, de la date de leur adoption et d'une indication de leur objet. Chaque décision précise la date de son entrée en vigueur.

4. Les décisions et les recommandations du conseil d'association sont authentifiées par les deux secrétaires et deux exemplaires faisant foi sont signés par les chefs de délégation des deux parties.

5. Les décisions et recommandations sont transmises à chacun des destinataires visés à l'article 7, paragraphe 2, en tant que documents du conseil d'association.

Article 11

Publicité

1. Sauf décision contraire, les réunions du conseil d'association ne sont pas publiques.

2. Chacune des parties peut décider de la publication, dans son journal officiel respectif, des décisions et des recommandations du conseil d'association.

Article 12

Régime linguistique

1. Les langues officielles du conseil d'association sont les langues officielles des parties.

2. Sauf décision contraire, le conseil d'association délibère normalement sur la base de documents et de propositions élaborés dans les langues visées au paragraphe 1.

Article 13

Dépenses

1. Chaque partie prend en charge les dépenses résultant de sa participation aux réunions du conseil d'association, en ce qui concerne les frais de personnel, de voyage et de séjour, ainsi que les dépenses relatives au courrier postal et aux télécommunications.

2. Les dépenses relatives à l'organisation matérielle des réunions, à l'interprétation en séance, à la traduction et à la reproduction des documents sont prises en charge par la partie qui organise la réunion.

Article 14

Comité d'association

1. Conformément à l'article 6 de l'accord, il est institué un comité d'association qui est chargé d'assister le conseil d'association dans l'accomplissement de ses tâches et porte la responsabilité de la mise en oeuvre générale de l'accord.

2. Ce comité est composé de représentants des membres du Conseil de l'Union européenne et de la Commission des Communautés européennes, d'une part, et de représentants du gouvernement chilien, d'autre part, généralement des hauts fonctionnaires, conformément à l'article 6, paragraphe 1, à l'article 54, paragraphe 1, et à l'article 193, paragraphe 1, de l'accord, et sans préjudice de son article 89, paragraphe 3.

3. En plus de l'accomplissement des tâches spécifiques qui lui sont conférées par l'accord, le comité d'association prépare les réunions et les délibérations du conseil d'association, assure, le cas échéant, le suivi des décisions et des recommandations du conseil d'association et veille, de manière générale, à la continuité des relations d'association et au bon fonctionnement de l'accord. Il examine tout problème que lui soumet le conseil d'association, ainsi que toute autre question susceptible de se poser au cours de la mise en oeuvre quotidienne de l'accord.

4. Lorsque l'accord prévoit une possibilité de consultation, la consultation peut avoir lieu au sein du comité d'association. Elle peut se poursuivre au sein du conseil d'association si les deux parties en conviennent, sauf dispositions contraires de l'accord.

5. Le règlement intérieur du comité d'association est joint dans l'appendice I du présent règlement intérieur. Il s'applique sans préjudice d'éventuelles dispositions particulières de l'accord.

Article 15

Comités spéciaux

1. Le conseil d'association est assisté, dans l'accomplissement de sa tâche, par les comités spéciaux institués par l'accord. Le règlement intérieur de ces comités spéciaux s'applique sans préjudice d'éventuelles dispositions particulières de l'accord. Le règlement intérieur des comités spéciaux est joint dans l'appendice II du présent règlement intérieur.

2. Sans préjudice de l'article 193 de l'accord, le conseil d'association peut décider de créer tout autre comité spécial, conformément à l'article 7, paragraphe 2, de l'accord. Le règlement intérieur de ces comités spéciaux est adopté par le conseil d'association.

Appendice I

RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU COMITÉ D'ASSOCIATION

institué par l'accord établissant une association entre la Communauté européenne et ses États membres, d'une part, et la République du Chili, d'autre part

Article premier

Présidence

1. La présidence du comité d'association est assurée à tour de rôle, pour une période de douze mois, par un haut fonctionnaire de la Commission des Communautés européennes, au nom de la Communauté et de ses États membres, et par un haut fonctionnaire du gouvernement chilien.

2. La première présidence commence lors de la première réunion du conseil d'association et se termine le 31 décembre de la même année. Pendant cette période et, par la suite, pendant chaque période de douze mois, le comité d'association est présidé par la partie assurant la présidence du conseil d'association.

Article 2

Réunions

1. Le comité d'association se réunit une fois par an et lorsque les circonstances l'exigent, avec l'accord des parties. Si les deux parties en conviennent, ses réunions peuvent se dérouler par vidéo ou téléconférence.

2. Les réunions du comité d'association sont convoquées conjointement par les deux secrétaires, à une date et en un lieu convenus entre les parties.

Article 3

Délégations

Avant chaque réunion, le président du comité d'association est informé de la composition prévue et du nom du chef de la délégation de chaque partie.

Article 4

Secrétariat

1. Un fonctionnaire de la Commission européenne et un fonctionnaire du ministère des affaires étrangères du Chili exercent conjointement les fonctions de secrétaires du comité d'association.

2. Toute correspondance avec le président du comité d'association, visée dans le présent règlement intérieur, est transmise à ses secrétaires, ainsi qu'aux secrétaires et au président du conseil d'association et, s'il y a lieu, aux membres du comité d'association.

Article 5

Publicité

Sauf décision contraire, les réunions du comité d'association ne sont pas publiques.

Article 6

Ordre du jour des réunions

1. Les secrétaires du comité d'association établissent, pour chaque réunion, un ordre du jour provisoire. Celui-ci est transmis au président et aux secrétaires du conseil d'association, ainsi qu'aux membres du comité d'association, au plus tard 15 jours avant le début de la réunion.

2. L'ordre du jour provisoire comprend les points pour lesquels le président a reçu une demande d'inscription à l'ordre du jour au plus tard 21 jours avant le début de la réunion. Ces points ne seront, toutefois, inscrits à l'ordre du jour provisoire que si les documents y afférents sont parvenus aux secrétaires au plus tard à la date d'envoi de cet ordre du jour.

3. L'ordre du jour est adopté par le comité d'association au début de chaque réunion. Un point autre que ceux figurant à l'ordre du jour provisoire peut être inscrit à l'ordre du jour avec l'accord des parties.

4. Le comité d'association peut inviter des experts à assister à ses réunions afin d'être informé sur des sujets particuliers.

5. Le président peut, avec l'accord des parties, réduire les délais visés aux paragraphes 1 et 2 afin de tenir compte des exigences d'un cas particulier.

Article 7

Procès-verbal

1. Un projet de procès-verbal de chaque réunion est rédigé conjointement par les deux secrétaires le plus tôt possible.

2. En règle générale, il indique pour chaque point de l'ordre du jour:

a) les documents soumis au comité d'association;

b) toute déclaration dont l'inscription a été demandée par un membre du comité d'association;

c) les décisions prises, les recommandations formulées, les déclarations ayant fait l'objet d'un accord et les conclusions adoptées sur des points particuliers.

3. Le procès-verbal comprend aussi une liste des membres du comité d'association ou de leurs représentants qui ont participé à la réunion.

4. Le procès-verbal est approuvé par écrit par les parties dans un délai de deux mois à compter de la date de la réunion. Après approbation, deux exemplaires du procès-verbal, faisant également foi, sont signés par les deux secrétaires et un exemplaire est conservé par chacune des parties. Une copie du procès-verbal est transmise au président et aux secrétaires du conseil d'association, ainsi qu'aux membres du comité d'association et à la mission diplomatique de la République du Chili auprès de l'Union européenne à Bruxelles.

Article 8

Décisions et recommandations

1. Lorsque le comité d'association est habilité, en vertu de l'accord, à adopter des décisions ou à formuler des recommandations, ces actes portent respectivement le titre de "décision" ou de "recommandation", suivi d'un numéro d'ordre, de la date de leur adoption et d'une indication de leur objet. Chaque décision précise la date de son entrée en vigueur.

2. Chaque fois que le comité d'association prend une décision, les articles 10, 11 et 12 du règlement intérieur du conseil d'association s'appliquent mutatis mutandis.

3. Les décisions et les recommandations du comité d'association sont transmises à chacun des destinataires visés à l'article 4, paragraphe 2.

Article 9

Dépenses

1. Chaque partie prend en charge les dépenses résultant de sa participation aux réunions du comité d'association, en ce qui concerne les frais de personnel, de voyage et de séjour, ainsi que les dépenses relatives au courrier postal et aux télécommunications.

2. Les dépenses relatives à l'organisation matérielle des réunions et à la reproduction des documents sont prises en charge par la partie qui organise la réunion.

3. Les dépenses relatives à l'interprétation en séance et à la traduction des documents à partir de l'espagnol et de l'anglais ou vers ces langues sont prises en charge par la partie qui organise la réunion. L'interprétation et la traduction vers les autres langues officielles des parties ou à partir de ces langues sont à la charge de la Communauté.

Article 10

Fonctions exercées en vertu d'autres accords

1. Le comité d'association remplace le comité conjoint institué par l'article 35, paragraphe 1, de l'accord-cadre signé le 21 juin 1996.

2. Le comité directeur institué par l'article 6, point b), de l'accord de coopération scientifique et technologique conclu entre la Communauté européenne et la République du Chili, signé le 23 septembre 2002, rend compte au comité d'association visé à l'article 54 de l'accord d'association.

3. Le groupe mixte de suivi institué par l'article 9 de l'accord entre la Communauté européenne et la République du Chili relatif aux précurseurs et aux substances chimiques utilisés fréquemment pour la fabrication illicite de drogues ou de substances psychotropes, du 24 novembre 1998, rend compte au comité d'association.

Appendice II

RÈGLEMENT INTÉRIEUR DES COMITÉS SPÉCIAUX

institués par l'accord établissant une association entre la Communauté européenne et ses États membres, d'une part, et la République du Chili, d'autre part

Article premier

Présidence

Sauf indication contraire dans l'accord, la présidence des réunions des comités spéciaux est exercée à tour de rôle par un représentant de la Commission européenne et par un fonctionnaire du gouvernement chilien.

Article 2

Réunions

Sauf indication contraire dans l'accord, les comités spéciaux se réunissent à la demande de l'une ou l'autre des parties, à une date et en un lieu convenus au préalable entre elles.

Article 3

Délégations

Avant chaque réunion, le président des comités spéciaux est informé de la composition prévue et du nom du chef de la délégation de chaque partie.

Article 4

Secrétariat

1. Un fonctionnaire de la Commission européenne, d'une part, et un fonctionnaire du gouvernement chilien, d'autre part, exercent conjointement les fonctions de secrétaires des comités spéciaux.

2. Toute correspondance avec les présidents des comités spéciaux est transmise aux secrétaires des comités spéciaux, ainsi qu'aux secrétaires et au président du comité d'association et, s'il y a lieu, aux membres du comité d'association.

Article 5

Documents

Lorsque les délibérations des comités spéciaux se fondent sur des documents écrits fournis à l'appui, ceux-ci sont numérotés et diffusés en tant que documents des comités spéciaux par les deux secrétaires.

Article 6

Publicité

Sauf décision contraire, les réunions des comités spéciaux ne sont pas publiques.

Article 7

Ordre du jour des réunions

1. Les secrétaires des comités spéciaux établissent, au plus tard 30 jours avant chaque réunion, un ordre du jour provisoire de celle-ci, assorti des documents correspondants. Cet ordre du jour est transmis au président, aux secrétaires et aux membres du comité d'association au plus tard 15 jours avant le début de la réunion. L'ordre du jour est adopté par les comités spéciaux au début de chaque réunion. Des points ne figurant pas à l'ordre du jour provisoire peuvent y être inscrits avec l'accord des deux parties.

2. En accord avec les parties, les délais indiqués au paragraphe 1 peuvent être réduits afin de tenir compte des exigences d'un cas particulier.

Article 8

Procès-verbal

1. Un projet de procès-verbal de chaque réunion est rédigé conjointement par les deux secrétaires immédiatement après la réunion.

2. En règle générale, il indique pour chaque point de l'ordre du jour:

a) les documents soumis au comité spécial;

b) toute déclaration dont l'inscription a été demandée par un membre du comité spécial;

c) les recommandations formulées, les déclarations ayant fait l'objet d'un accord et les conclusions adoptées sur des points particuliers.

3. Le procès-verbal comprend aussi une liste des membres du comité spécial ou de leurs représentants qui ont participé à la réunion.

4. Le procès-verbal est approuvé par écrit par les deux parties dans un délai d'un mois à compter de la date de la réunion. Après approbation, deux exemplaires du procès-verbal, faisant également foi, sont signés par les deux secrétaires et un exemplaire est conservé par chacune des parties. Une copie du procès-verbal est transmise au président et aux secrétaires du comité d'association, ainsi qu'aux membres du comité spécial.

Article 9

Recommandations

1. Dans les cas où un comité spécial est habilité à adopter des recommandations en vertu de l'accord, ces actes portent le titre de "recommandation", suivi d'un numéro d'ordre, de la date de leur adoption et d'une indication de leur objet.

2. Lorsqu'un comité spécial adopte une recommandation, les articles 10, 11 et 12 du règlement intérieur du conseil d'association s'appliquent mutatis mutandis.

3. Les recommandations des comités spéciaux sont transmises aux secrétaires du comité d'association.

Article 10

Dépenses

1. Chaque partie prend en charge les dépenses résultant de sa participation aux réunions des comités spéciaux, en ce qui concerne les frais de personnel, de voyage et de séjour, ainsi que les dépenses relatives au courrier postal et aux télécommunications.

2. Les dépenses relatives à l'organisation matérielle des réunions et à la reproduction des documents sont prises en charge par la partie qui organise les réunions.

3. Les dépenses relatives à l'interprétation en séance et à la traduction des documents à partir de l'espagnol et de l'anglais ou vers ces langues sont prises en charge par la partie qui organise la réunion. L'interprétation et la traduction vers les autres langues officielles des parties ou à partir de ces langues sont à la charge de la Communauté.

Article 11

Rapport

Les comités spéciaux rendent compte au comité d'association.