2008D0022 — FR — 19.03.2010 — 002.001

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►B DÉCISION DE LA COMMISSION du 19 décembre 2007 fixant les modalités de mise en œuvre de la décision no 573/2007/CE du Parlement européen et du Conseil portant création du Fonds européen pour les réfugiés pour la période 2008-2013 dans le cadre du programme général «Solidarité et gestion des flux migratoires» en ce qui concerne les systèmes de gestion et de contrôle des États membres, les règles de gestion administrative et financière et l’éligibilité des dépenses pour les projets cofinancés par le Fonds [notifiée sous le numéro C(2007) 6396] (les textes en langue allemande, anglaise, bulgare, espagnole, estonienne, finnoise, française, grecque, hongroise, italienne, lettone, lituanienne, maltaise, néerlandaise, polonaise, portugaise, roumaine, slovaque, slovène, suédoise et tchèque sont les seuls faisant foi.) (2008/22/CE) (JO L 007, 10.1.2008, p.1)

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▼B

DÉCISION DE LA COMMISSION

du 19 décembre 2007

fixant les modalités de mise en œuvre de la décision no 573/2007/CE du Parlement européen et du Conseil portant création du Fonds européen pour les réfugiés pour la période 2008-2013 dans le cadre du programme général «Solidarité et gestion des flux migratoires» en ce qui concerne les systèmes de gestion et de contrôle des États membres, les règles de gestion administrative et financière et l’éligibilité des dépenses pour les projets cofinancés par le Fonds

[notifiée sous le numéro C(2007) 6396]

(les textes en langue allemande, anglaise, bulgare, espagnole, estonienne, finnoise, française, grecque, hongroise, italienne, lettone, lituanienne, maltaise, néerlandaise, polonaise, portugaise, roumaine, slovaque, slovène, suédoise et tchèque sont les seuls faisant foi.)

(2008/22/CE)







LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES, vu le traité instituant la Communauté européenne, vu la décision no 573/2007/CE du Parlement européen et du Conseil du 23 mai 2007 portant création du Fonds européen pour les réfugiés pour la période 2008-2013 dans le cadre du programme général «Solidarité et gestion des flux migratoires» et abrogeant la décision 2004/904/CE du Conseil ( 1 ), et notamment son article 23, son article 31, paragraphe 5, son article 33, paragraphe 6, et son article 35, paragraphe 4, considérant ce qui suit: (1) Il y a lieu de fixer les conditions dans lesquelles les États membres devraient mettre en œuvre les actions au titre du Fonds, et notamment de préciser les circonstances dans lesquelles l’autorité responsable peut mettre directement en œuvre les projets. Il convient également de prévoir des dispositions pour les autorités déléguées. (2) Il y a lieu d’établir une liste des procédures et/ou des modalités pratiques que les différentes autorités désignées devraient établir et suivre pour la mise en œuvre du Fonds. (3) Il est nécessaire de déterminer les obligations qui incombent aux autorités responsables en ce qui concerne, d’une part, les bénéficiaires finals durant la phase conduisant à la sélection et à l’approbation des projets à financer et, d’autre part, les aspects sur lesquels doivent porter les vérifications des dépenses déclarées par le bénéficiaire final et/ou les partenaires du projet, y compris les vérifications administratives des demandes de remboursement et les vérifications sur place des opérations de chaque projet. (4) Pour permettre un contrôle approprié des dépenses effectuées au titre des programmes annuels, il est nécessaire de fixer les critères auxquels les pistes d’audit doivent répondre pour être jugées suffisantes. (5) Les audits des projets et des systèmes sont réalisés sous la responsabilité de l’autorité d’audit. Afin de s’assurer que les audits aient une portée et une efficacité adéquates et soient effectués selon les mêmes normes dans tous les États membres, il convient de spécifier les conditions qu’ils doivent remplir, notamment la base sur laquelle se fonde l’échantillonnage. (6) Outre leur programme pluriannuel, les États membres sont tenus de remettre à la Commission une description de leurs systèmes de gestion et de contrôle. Étant donné que ce document compte parmi les éléments essentiels sur lesquels se fonde la Commission, dans le contexte de la gestion partagée du budget communautaire, pour établir si l’aide financière en question est utilisée par les États membres conformément aux règles et principes applicables qui sont nécessaires pour protéger les intérêts financiers de la Communauté, il convient de définir de manière détaillée les informations que le document en question doit contenir. (7) Afin d’harmoniser les normes de programmation, d’assurer le suivi de la mise en œuvre du Fonds ainsi que d’auditer et de certifier les dépenses, il est nécessaire de définir clairement le contenu du programme pluriannuel, du programme annuel, du rapport d’avancement, du rapport final, des demandes de paiement ainsi que de la stratégie d’audit, du rapport d’audit annuel, de la déclaration de validité et de la certification des dépenses. (8) Les États membres étant tenus de veiller à la communication et au suivi des irrégularités et de recouvrer les montants indûment versés dans le cadre du financement du Fonds, il y a lieu de fixer des critères applicables aux données transmises à la Commission. (9) L’expérience a montré que les citoyens de l’Union européenne n’ont pas suffisamment connaissance du rôle joué par la Communauté dans le financement de programmes. Il convient dès lors de définir de manière détaillée les actions d’information et de publicité requises pour combler ce manque de communication et d’information. (10) Afin de garantir une large diffusion des informations relatives aux possibilités de financement auprès de toutes les parties intéressées et dans un souci de transparence, il y a lieu de déterminer les mesures minimales requises pour informer les bénéficiaires finals potentiels des financements disponibles proposés conjointement par la Communauté et les États membres par l’intermédiaire du Fonds. Pour améliorer la transparence en ce qui concerne l’utilisation du Fonds, il convient que la liste des bénéficiaires finals, l’intitulé des projets et le montant du financement public alloué aux projets fassent l’objet d’une publication. (11) Compte tenu de la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ( 2 ) et du règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données ( 3 ), il convient de prévoir, pour ce qui est des actions d’information et de publicité et des activités d’audits menées en application de la présente décision, qu’il incombe à la Commission et aux États membres de prévenir toute divulgation non autorisée de données à caractère personnel et tout accès non autorisé à de telles données, et de spécifier à quelle fin la Commission et les États membres peuvent traiter de telles données. (12) L’utilisation de moyens électroniques aux fins de l’échange d’informations et de données financières entre les États membres et la Commission conduit à une simplification, à une efficacité renforcée, à une transparence accrue et à un gain de temps. Pour exploiter pleinement ces avantages tout en garantissant la sécurité des échanges, la Commission pourrait établir un système informatique commun. (13) Afin de garantir une mise en œuvre efficace du Fonds dans les États membres, dans le respect des principes de bonne gestion financière, il convient d’adopter une série de règles communes relatives à l’éligibilité des dépenses au cofinancement du Fonds. Afin de limiter la charge administrative pesant sur les bénéficiaires finals et sur les autorités désignées, des taux forfaitaires pour les coûts indirects devraient être éligibles à certaines conditions. (14) Conformément à l’article 3 du protocole sur la position du Royaume-Uni et de l’Irlande, annexé au traité sur l’Union européenne et au traité instituant la Communauté européenne, le Royaume-Uni est lié par l’acte de base et, par conséquent, par la présente décision. (15) Conformément à l’article 3 du protocole sur la position du Royaume-Uni et de l’Irlande, annexé au traité sur l’Union européenne et au traité instituant la Communauté européenne, l’Irlande est liée par l’acte de base et, par conséquent, par la présente décision. (16) Conformément à l’article 2 du protocole sur la position du Danemark annexé au traité sur l’Union européenne et au traité instituant la Communauté européenne, cet État n’est pas lié par la présente décision ni soumis à son application. (17) Les mesures prévues par la présente décision sont conformes à l’avis du comité de gestion du Fonds, considérant ce qui suit: A ADOPTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION:







TABLE DES MATIÈRES Partie I Introduction Chapitre 1 Objet et définitions Article 1er Objet Article 2 Définitions Partie II Dispositions communes aux quatre Fonds Chapitre 1 Autorités désignées Article 3 Autorités communes Article 4 Autorité déléguée Article 5 Externalisation de tâches Chapitre 2 Systèmes de gestion et de contrôle Article 6 Manuel des procédures Article 7 Mise en œuvre du Fonds par l’autorité responsable Article 8 Conditions dans lesquelles l’autorité responsable intervient en qualité de maître d’œuvre Article 9 Procédure de sélection et d’attribution lorsque l’autorité responsable intervient en qualité de pouvoir adjudicateur Article 10 Conventions de subvention avec les bénéficiaires finals lorsque l’autorité responsable intervient en qualité de pouvoir adjudicateur Article 11 Marchés de mise en œuvre Article 12 Détermination de la contribution communautaire finale Article 13 Assistance technique Article 14 Dépenses au titre de l’assistance technique en cas d’autorité commune Article 15 Vérifications par l’autorité responsable Article 16 Piste d’audit Article 17 Audits des systèmes et audits des projets Article 18 Vérifications par l’autorité de certification Chapitre 3 Informations à fournir en ce qui concerne l’utilisation du Fonds Article 19 Principe de proportionnalité Article 20 Description des systèmes de gestion et de contrôle Article 21 Révision de la description des systèmes de gestion et de contrôle Article 22 Documents de programmation Article 23 Révision de la répartition financière dans les programmes annuels Article 24 Rapports d’avancement et rapports finals sur l’exécution des programmes annuels et demandes de paiement Article 25 Documents établis par l’autorité d’audit Article 26 Documents établis par l’autorité de certification Chapitre 4 Notification des irrégularités Article 27 Notification initiale — Dérogations Article 28 Notification du suivi — Non-recouvrement Article 29 Contacts avec les États membres Article 30 Utilisation des informations Chapitre 5 Information et publicité Article 31 Informations fournies aux bénéficiaires finals potentiels Article 32 Informations fournies aux bénéficiaires finals Article 33 Responsabilités de l’autorité responsable concernant l’information et la publicité à destination du grand public Article 34 Responsabilités des bénéficiaires finals concernant l’information et la publicité à destination du grand public Article 35 Caractéristiques techniques de l’information et de la publicité à l’échelle de l’opération Chapitre 6 Données à caractère personnel Article 36 Protection des données à caractère personnel Chapitre 7 Échange de documents par voie électronique Article 37 Échange de documents par voie électronique Article 38 Système informatique d’échange de documents Partie III Dispositions propres au Fonds européen pour les réfugiés Chapitre 1 Règles d’éligibilité Article 39 Règles d’éligibilité Chapitre 2 Systèmes de gestion et de contrôle Article 40 Mesures d’urgence Article 41 Montant forfaitaire pour les personnes réinstallées Article 42 Mise en œuvre des programmes annuels Partie IV Dispositions finales Article 43 Destinataires ANNEXES







PARTIE I

INTRODUCTION







CHAPITRE 1

Objet et définitions

Article premier

Objet

1. La présente décision établit les modalités de mise en œuvre du Fonds en ce qui concerne:

a) les autorités désignées;

b) les systèmes de gestion et de contrôle;

c) les informations à fournir à la Commission par les États membres en ce qui concerne l’utilisation du Fonds;

d) la notification des irrégularités;

e) l’information et la publicité;

f) les données à caractère personnel;

g) l’échange de documents par voie électronique.

2. Les dispositions ci-après s’appliquent sans préjudice du règlement (Euratom, CE) no 2185/96 du Conseil du 11 novembre 1996 relatif aux contrôles et vérifications sur place effectués par la Commission pour la protection des intérêts financiers des Communautés européennes contre les fraudes et autres irrégularités ( 4 ).

Article 2

Définitions

Aux fins de la présente décision, on entend par:

— «acte de base»: la décision no 573/2007/CE,

— «Fonds»: le Fonds européen pour les réfugiés, tel qu’établi par l’acte de base,

— «quatre Fonds»: le Fonds européen pour les réfugiés, le Fonds pour les frontières extérieures, le Fonds européen pour le retour et le Fonds européen d’intégration des ressortissants de pays tiers, tels qu’établis par la décision no 573/2007/CE, la décision no 574/2007/CE du Parlement européen et du Conseil ( 5 ), la décision no 575/2007/CE du Parlement européen et du Conseil ( 6 ) et la décision 2007/435/CE du Conseil ( 7 ) dans le cadre du programme général «Solidarité et gestion des flux migratoires»,

— «autorité responsable»: l’organisme désigné par un État membre en vertu de l’article 25, paragraphe 1, point a), de l’acte de base,

— «autorité de certification»: l’organisme désigné par un État membre en vertu de l’article 25, paragraphe 1, point b), de l’acte de base,

— «autorité d’audit»: l’organisme désigné par un État membre en vertu de l’article 25, paragraphe 1, point c), de l’acte de base,

— «autorité déléguée»: l’organisme désigné par un État membre en vertu de l’article 25, paragraphe 1, point d), de l’acte de base,

— «autorités désignées»: l’ensemble des autorités désignées par un État membre en vertu de l’article 25 de l’acte de base,

— «action»: une action au titre du Fonds, au sens des articles 3 et 5 de l’acte de base,

— «projet»: les moyens utilisés par les bénéficiaires finals des subventions, en termes pratiques et concrets, pour mettre en œuvre tout ou partie d’une action,

— «bénéficiaire final»: la personne morale responsable de la mise en œuvre des projets (ONG, autorités fédérales, nationales, régionales ou locales, autres organisations à but non lucratif, entreprises privées ou publiques ou organisations internationales),

— «partenaire du projet»: toute personne morale mettant en œuvre un projet en coopération avec un bénéficiaire final en y affectant des ressources et en recevant une partie de la contribution communautaire par l’intermédiaire du bénéficiaire final,

— «orientations stratégiques»: le cadre d’intervention du Fonds, tel qu’adopté par la décision 2007/815/CE de la Commission ( 8 ),

— «priorité»: un ensemble d’actions défini comme une priorité dans les orientations stratégiques,

— «priorité spécifique»: un ensemble d’actions défini comme une priorité spécifique dans les orientations stratégiques, ce qui permet un taux de cofinancement supérieur, conformément à l’article 14, paragraphe 4, de l’acte de base,

— «premier acte de constat administratif ou judiciaire»: la première évaluation par écrit, d’une autorité compétente, qu’elle soit administrative ou judiciaire, concluant, sur la base de faits concrets, à l’existence d’une irrégularité sans préjudice de la possibilité que cette conclusion soit à réviser ou à retirer ultérieurement à la suite des développements de la procédure administrative ou judiciaire,

— «irrégularité»: toute violation d’une disposition du droit communautaire résultant d’un acte ou d’une omission d’un opérateur économique qui a ou aurait pour effet de porter préjudice au budget général de l’Union européenne par l’imputation au budget général d’une dépense indue,

— «soupçon de fraude»: une irrégularité donnant lieu à l’engagement d’une procédure administrative ou judiciaire au niveau national afin de déterminer l’existence d’un comportement intentionnel, en particulier d’une fraude telle que visée à l’article 1er, paragraphe 1, point a), de la convention établie sur la base de l’article K.3 du traité sur l’Union européenne relative à la protection des intérêts financiers des Communautés européennes ( 9 ),

— «faillite»: une procédure d’insolvabilité au sens de l’article 2, point a), du règlement (CE) no 1346/2000 du Conseil ( 10 ),

— «convention de subvention»: une convention ou un document juridique équivalent sur la base duquel les États membres octroient des subventions au bénéficiaire final en vue de la mise en œuvre du projet au titre du Fonds.







PARTIE II

DISPOSITIONS COMMUNES AUX QUATRE FONDS







CHAPITRE 1

Autorités désignées

Article 3

Autorités communes

Les États membres peuvent désigner la même autorité responsable, la même autorité d’audit ou la même autorité de certification pour plusieurs des quatre Fonds.

Article 4

Autorité déléguée

1. Toute délégation de tâches répond au principe de bonne gestion financière, qui suppose un contrôle interne efficace et efficient, et assure le respect du principe de non-discrimination, ainsi que la visibilité du financement communautaire. Les tâches d’exécution déléguées ne peuvent donner lieu à des conflits d’intérêts.

2. L’étendue des tâches déléguées par l’autorité responsable à l’autorité déléguée et les procédures détaillées concernant leur mise en œuvre sont consignées formellement par écrit.

L’acte de délégation mentionne au minimum:

a) les références à la législation communautaire pertinente;

b) la tâche confiée à l’autorité déléguée;

c) les droits, les devoirs et les responsabilités de l’autorité déléguée;

d) l’obligation incombant à l’autorité déléguée de mettre en place et de maintenir une structure organisationnelle et un système de gestion et de contrôle adaptés à l’accomplissement de sa mission;

e) les garanties à apporter en ce qui concerne le bonne gestion financière ainsi que la légalité et la régularité des tâches déléguées.

3. Le rôle d’interlocuteur de la Commission, visé à l’article 25, paragraphe 1, point a), de l’acte de base, ne peut être délégué. L’autorité déléguée communique avec la Commission par l’intermédiaire de l’autorité responsable.

4. Si l’autorité déléguée n’est pas une administration publique ou un organisme de droit privé de l’État membre auquel est confiée une mission de service public, l’autorité responsable ne peut lui déléguer de pouvoirs d’exécution impliquant une large marge d’appréciation de nature à traduire des choix politiques.

5. La délégation des tâches aux autorités déléguées est sans effet sur les responsabilités incombant à l’autorité responsable, qui demeure comptable des tâches qu’elle a déléguées.

6. Dans les cas où l’autorité responsable a délégué des tâches à l’autorité déléguée, toutes les dispositions de la présente décision relatives à l’autorité responsable s’appliquent mutatis mutandis à l’autorité déléguée.

Article 5

Externalisation de tâches

Les autorités désignées peuvent sous-traiter une partie de leurs tâches mais en demeurent comptables, conformément aux responsabilités définies aux articles 27, 29 et 30 de l’acte de base.







CHAPITRE 2

Systèmes de gestion et de contrôle

Article 6

Manuel des procédures

Conformément à l’article 31, paragraphe 2, de l’acte de base et compte tenu du principe de proportionnalité, les États membres établissent un manuel précisant les procédures et les modalités pratiques en ce qui concerne:

a) le fonctionnement des autorités désignées;

b) les modalités garantissant une séparation adéquate des fonctions;

c) le cas échéant, le contrôle des autorités déléguées et des tâches sous-traitées;

d) l’établissement des programmes pluriannuel et annuels;

e) l’établissement de la stratégie d’audit et des plans d’audit annuels;

f) la sélection des projets, l’octroi des subventions ainsi que le contrôle et la gestion financière des projets;

g) la gestion des irrégularités, des corrections financières et des recouvrements;

h) la préparation et l’exécution des missions d’audit;

i) la préparation des rapports et des déclarations d’audit;

j) la certification des dépenses;

k) l’évaluation du programme;

l) la notification à la Commission;

m) la piste d’audit.

Article 7

Mise en œuvre du Fonds par l’autorité responsable

1. L’autorité responsable peut intervenir en tant que pouvoir adjudicateur et/ou maître d’œuvre dans le cadre de la mise en œuvre du Fonds.

2. L’autorité responsable intervient en tant pouvoir adjudicateur lorsqu’elle met en œuvre les projets, généralement sur la base d’une procédure annuelle ouverte d’appels de propositions.

Ni l’autorité responsable ni aucune autorité déléguée ne peut introduire de demande en réponse à ces appels de propositions.

Dans des cas dûment justifiés, comme la poursuite de projets pluriannuels, conformément à l’article 14, paragraphe 6, de l’acte de base, qui ont été sélectionnés à l’issue d’un appel de propositions antérieur, ou en cas de situations d’urgence, des subventions peuvent être octroyées sans appel de propositions.

3. L’autorité responsable intervient en qualité de maître d’œuvre lorsqu’elle décide de mettre directement en œuvre les projets car les caractéristiques de ces derniers ne permettent aucune autre solution, par exemple en cas de situations de monopole de droit ou pour des raisons de sécurité. Dans ces cas de figure, les règles relatives au bénéficiaire final s’appliquent mutatis mutandis à l’autorité responsable.

Article 8

Conditions dans lesquelles l’autorité responsable intervient en qualité de maître d’œuvre

1. Les raisons ayant amené l’autorité responsable à intervenir en qualité de maître d’œuvre pour la mise en œuvre des projets sont précisées et communiquées à la Commission dans le cadre du programme annuel concerné.

2. Lors de la mise en œuvre des projets, l’autorité responsable s’emploie à garantir le respect du principe de l’optimisation des ressources et à prévenir les conflits d’intérêts.

3. L’autorité responsable peut mettre en œuvre les projets choisis conformément aux dispositions de l’article 7, paragraphe 3, directement et/ou en s’associant à toute autorité nationale compétente du fait de ses connaissances techniques, de son degré de spécialisation ou de ses pouvoirs administratifs. Les principales autorités nationales participant à la mise en œuvre sont également mentionnées dans le programme annuel concerné.

4. La décision administrative de cofinancement d’un projet au titre du Fonds contient les informations nécessaires au suivi des produits et des services cofinancés ainsi qu’au contrôle des dépenses exposées. Toutes les dispositions pertinentes prévues pour les conventions de subvention à l’article 10, paragraphe 2, sont précisées dans un instrument juridique équivalent.

5. Le rapport final sur l’exécution du programme annuel comporte des informations sur les procédures et les pratiques mises en œuvre pour garantir une séparation adéquate des fonctions, un contrôle efficace et une protection satisfaisante des intérêts financiers des Communautés européennes ainsi que des explications sur la façon dont les conflits d’intérêts ont été évités.

6. Lorsque l’autorité responsable est susceptible d’être régulièrement maître d’œuvre pour des projets cofinancés par le Fonds:

a) l’autorité d’audit ne doit pas appartenir au même organisme que l’autorité responsable, sauf lorsque son indépendance en matière d’audit est garantie et qu’elle est placée sous l’autorité d’un organisme autre que celui auquel elle et l’autorité responsable appartiennent;

b) il convient que la mise en œuvre directe de projets par l’autorité responsable soit sans incidence sur les tâches de celle-ci, telles que définies à l’article 27 de l’acte de base.

7. Lorsqu’une autorité déléguée est susceptible d’être maître d’œuvre pour des projets cofinancés par le Fonds, l’autorité déléguée en question ne peut être l’unique bénéficiaire final des crédits dont la gestion lui a été déléguée.

Article 9

Procédure de sélection et d’attribution lorsque l’autorité responsable intervient en qualité de pouvoir adjudicateur

1. Les appels de propositions prévus à l’article 7, paragraphe 2, sont publiés de façon à en assurer la publicité la plus large possible auprès des bénéficiaires potentiels. Toute modification du contenu des appels à propositions est également publiée dans les même conditions.

Les appels de propositions spécifient:

a) les objectifs;

b) les critères de sélection, qui doivent être conformes à l’article 14, paragraphe 5, de l’acte de base, et les pièces justificatives s’y rapportant;

c) les modalités du financement communautaire et, le cas échéant, du financement national;

d) les modalités et l’échéance fixées pour la présentation des propositions.

2. Aux fins de la sélection des projets et de l’octroi des subventions, l’autorité responsable s’assure que les bénéficiaires potentiels ont connaissance des conditions spécifiques suivantes en ce qui concerne les projets à mettre en œuvre:

a) les règles d’éligibilité des dépenses;

b) le délai de mise en œuvre; et

c) les informations, notamment financières, à conserver et à communiquer.

Avant l’adoption de la décision d’octroi, l’autorité responsable vérifie que le bénéficiaire final et/ou les partenaires du projet sont à même de remplir ces conditions.

3. L’autorité responsable s’assure que les projets ayant bénéficié de subventions ont fait l’objet d’une analyse formelle, qualitative et budgétaire ainsi que d’une appréciation qualitative selon les critères définis dans l’appel de propositions. Les motifs du rejet des autres projets doivent être notés.

4. Les États membres désignent les services compétents pour l’adjudication des projets et veillent dans tous les cas à éviter les conflits d’intérêts, notamment lorsque les demandeurs sont des organismes nationaux.

5. La décision d’octroi mentionne au minimum le nom du bénéficiaire final et/ou des partenaires du projet, les caractéristiques essentielles du projet et ses objectifs opérationnels, le montant maximum du cofinancement du Fonds et le taux maximum de cofinancement des coûts éligibles totaux.

6. Des informations écrites relatives aux résultats de la procédure de sélection, expliquant notamment les décisions de sélection, sont envoyées à chaque demandeur. La procédure de révision ad hoc est également mentionnée lorsqu’une telle procédure est prévue par la législation nationale.

Article 10

Conventions de subvention avec les bénéficiaires finals lorsque l’autorité responsable intervient en qualité de pouvoir adjudicateur

1. L’autorité responsable établit des procédures détaillées en matière de gestion des projets, régissant notamment:

a) la signature des conventions de subvention avec les bénéficiaires finals retenus;

b) le suivi des conventions et de leurs avenants éventuels par l’établissement d’un système de suivi administratif des projets (échange de correspondance, émission et suivi des avenants et des lettres de rappel, réception et traitement des rapports, etc.).

2. Les conventions de subvention établissent notamment:

a) le montant maximal de la subvention;

b) le pourcentage maximal de la contribution communautaire, conformément à l’article 14, paragraphe 4, ou à l’article 21, paragraphe 3, de l’acte de base;

c) une description et un calendrier détaillés du projet soutenu;

d) le cas échéant, la partie des tâches que le bénéficiaire final entend sous-traiter à des tiers, ainsi que les coûts afférents;

e) le budget prévisionnel et le plan de financement convenus pour le projet, notamment le pourcentage fixe des coûts indirects, au sens de l’annexe 11 relative aux règles concernant l’éligibilité des dépenses;

f) le calendrier et les modalités d’exécution de la convention (obligation d’information, avenants et résiliation);

g) les objectifs opérationnels du projet et les indicateurs à utiliser;

h) la définition des coûts éligibles;

i) les conditions de paiement de la subvention et les exigences comptables;

j) les conditions relatives à la piste d’audit;

k) les dispositions pertinentes en matière de protection des données;

l) les dispositions pertinentes en matière de publicité.

3. Le cas échéant, les bénéficiaires finals s’assurent que tous les partenaires du projet sont soumis aux même obligations qu’eux. Les partenaires engagent leur responsabilité par l’intermédiaire du bénéficiaire final, lequel demeure responsable, en dernier ressort, du respect des conditions contractuelles par lui même et par tous les partenaires du projet.

Les bénéficiaires finals conservent des copies certifiées conformes des documents comptables justifiant les recettes et dépenses des partenaires relatives au projet concerné.

4. Les conventions de subvention prévoient expressément le pouvoir de contrôle de la Commission et de la Cour des comptes, sur pièces et sur place, de tous les bénéficiaires finals, partenaires du projet et sous-contractants.

Article 11

Marchés de mise en œuvre

Sans préjudice des règles communautaires et nationales applicables relatives aux marchés publics, les conventions de subvention disposent que, lors de la mise en œuvre des projets, les bénéficiaires finals et/ou les partenaires du projet attribuent le marché, à la suite d’une procédure d’adjudication, au soumissionnaire proposant l’offre économiquement la plus avantageuse, en veillant à éviter tout conflit d’intérêts. Toutefois, sans préjudice des règles communautaires et nationales applicables en matière de marchés publics, les contrats d’une valeur inférieure à 5 000 EUR peuvent être attribués sur la base d’une seule offre sans recourir à un appel d’offres.

Article 12

Détermination de la contribution communautaire finale

Aux fins du calcul du paiement final au bénéficiaire final, la contribution communautaire totale à chaque projet correspond au moins élevé des trois montants suivants:

a) le montant maximal indiqué dans la convention de subvention;

b) le cofinancement maximal résultant de la multiplication des coûts éligibles totaux du projet concerné par le pourcentage prévu à l’article 14, paragraphe 4, et à l’article 21, paragraphe 3, de l’acte de base (à savoir 50 %, 75 % ou 80 %); et

c) le montant résultant de l’application du principe de non-profit, visé au point I.3.3 de l’annexe 11.

Article 13

Assistance technique

1. L’assistance technique à l’initiative de la Commission, décrite à l’article 15 de l’acte de base, peut être financée par le Fonds à concurrence de 100 %.

2. L’assistance technique à l’initiative des États membres, décrite à l’article 16 de l’acte de base, peut être financée par le Fonds à concurrence de 100 %.

3. L’assistance technique à l’initiative de la Commission ou des États membres peut prendre la forme de marchés publics, de frais d’experts et/ou de dépenses de fonctionnement soumises aux règles d’éligibilité décrites dans la partie III, chapitre 1.

Article 14

Dépenses au titre de l’assistance technique en cas d’autorité commune

1. Lorsqu’une ou plusieurs autorités désignées sont communes à plusieurs des quatre Fonds, les crédits pour les dépenses au titre de l’assistance technique dans le cadre de chacun des programmes annuels concernés peuvent être fusionnés partiellement ou intégralement.

2. Les dépenses au titre de l’assistance technique sont réparties entre les Fonds concernés, de préférence sur la base de clés de répartition simples et représentatives. L’application de ces clés ne peut donner lieu à aucune augmentation du montant maximal des dépenses au titre de l’assistance technique pour chaque programme annuel concerné.

Article 15

Vérifications par l’autorité responsable

1. Les vérifications effectuées par l’autorité responsable, ou sous la responsabilité de celle ci, conformément à l’article 27, paragraphe 1, point g), de l’acte de base portent sur les aspects administratifs, financiers, techniques et matériels des projets, en fonction des besoins.

Les vérifications établissent que les dépenses déclarées sont réelles et justifiées au regard de la finalité du projet, que les projets retenus ont été réalisés conformément aux conventions de subvention, que la contribution communautaire est conforme aux règles, notamment celles qui concernent la structure du financement décrite à l’article 14 de l’acte de base, que les demandes de remboursement présentées par le bénéficiaire final sont correctes, et enfin, que les projets et les dépenses sont conformes aux règles communautaires et nationales et évitent le double financement des dépenses par d’autres régimes communautaires ou nationaux et pour d’autres périodes de programmation.

Les vérifications comportent en outre:

a) des vérifications administratives et financières concernant chaque demande de remboursement présentée par les bénéficiaires finals;

b) des vérifications, basées au minimum sur un échantillon représentatif des pièces justificatives couvrant toutes les lignes du budget joint à la convention de subvention, portant sur la pertinence, l’exactitude et l’éligibilité des dépenses, des revenus et des coûts couverts par des recettes spécifiques déclarés par les bénéficiaires finals;

c) des vérifications sur place des opérations de chaque projet, basées au moins sur un échantillon englobant des projets de nature et d’ampleur suffisamment variées et tenant compte de tous les facteurs de risque déjà recensés, de manière à obtenir une assurance raisonnable quant à la légalité et à la régularité des transactions sous-jacentes, compte tenu du niveau de risque déterminé par l’autorité responsable.

Les vérifications visées aux points a) et b) ne doivent pas être réalisées si le bénéficiaire final a l’obligation de fournir un certificat d’audit établi par un auditeur indépendant et couvrant tous les aspects mentionnés auxdits points.

2. Chaque vérification est consignée en indiquant les tâches effectuées, la date, les résultats et les mesures adoptées en réponse aux erreurs détectées. L’autorité responsable veille à ce que toutes les pièces justificatives relatives aux vérifications effectuées soient tenues à la disposition de la Commission et de la Cour des comptes pendant une période de cinq ans à compter de la clôture du projet. Ce délai est suspendu en cas de poursuites judiciaires ou à la demande dûment motivée de la Commission.

3. Lorsque l’autorité responsable intervient en qualité de maître d’œuvre dans le cadre du programme annuel, comme prévu à l’article 7, paragraphe 3, les vérifications visées au paragraphe 1 sont mises en œuvre conformément au principe de la séparation adéquate des fonctions.

Article 16

Piste d’audit

1. Aux fins de l’article 27, paragraphe 1, point k), de l’acte de base, une piste d’audit est considérée comme adéquate lorsqu’elle répond aux critères suivants:

a) elle permet d’établir un rapprochement entre, d’une part, les montants certifiés à la Commission et, d’autre part, les pièces comptables et les pièces justificatives détaillées dont disposent l’autorité de certification, l’autorité responsable, les autorités déléguées et les bénéficiaires finals pour les projets cofinancés par le Fonds;

b) elle permet de vérifier le paiement de la participation publique au bénéficiaire final, l’attribution et les transferts des financements communautaires accordés au titre du Fonds ainsi que les sources de cofinancement du projet;

c) elle permet de vérifier l’application des critères de sélection établis pour le programme annuel;

d) elle contient pour chaque projet, le cas échéant, la description opérationnelle et le plan de financement, les documents relatifs à l’octroi de l’aide, les documents relatifs aux procédures de passation des marchés publics et les rapports relatifs aux vérifications et audits réalisés.

2. L’autorité responsable veille à ce que l’emplacement de tous les documents ayant trait aux paiements spécifiques effectués au titre du Fonds soit noté.

Article 17

Audits des systèmes et audits des projets

1. Les audits visés à l’article 30, paragraphe 1, points a) et b), de l’acte de base sont réalisés sur les systèmes de gestion et de contrôle établis par les États membres et sur un échantillon de projets sélectionnés selon une méthode approuvée par l’autorité d’audit.

La méthode d’échantillonnage devra:

a) englober des projets de nature et d’ampleur suffisamment variées;

b) prendre en considération tout facteur de risque recensé par les contrôles nationaux ou communautaires et les aspects coûts/bénéfices des vérifications.

L’échantillon devra également comporter des projets mis en œuvre par l’autorité responsable intervenant en tant que maître d’œuvre, au moins sur une base proportionnelle.

La méthode utilisée pour sélectionner l’échantillon doit être étayée par des documents justificatifs.

2. L’audit des systèmes de gestion et de contrôle doit couvrir chacun des processus suivants au minimum une fois avant 2013: la programmation, la délégation des tâches, la sélection et l’attribution, le suivi des projets, le paiement, la certification des dépenses, la notification à la Commission, la détection et le traitement des irrégularités potentielles et l’évaluation des programmes.

3. Les audits des projets sont réalisés sur place sur la base des documents et des données conservés par le bénéficiaire final et/ou les partenaires du projet. Les audits vérifient que:

a) le projet répond aux critères de sélection du programme annuel, a été réalisé conformément à la convention de subvention et satisfait à toute condition applicable concernant sa fonction et son utilisation ou les objectifs à atteindre;

b) les dépenses déclarées correspondent aux pièces comptables et aux pièces justificatives dont disposent le bénéficiaire final et/ou les partenaires du projet, et que ces pièces comptables correspondent aux pièces justificatives dont dispose l’autorité responsable ou tout organisme délégué;

c) les dépenses correspondent aux critères d’éligibilité prévus à l’annexe 11, aux exigences fixées lors de la procédure nationale de sélection, aux dispositions de la convention de subvention et aux activités effectivement menées et, le cas échéant, à d’autres règles communautaires et nationales;

d) la destination effective ou prévue du projet correspond aux objectifs, actions ou mesures prévus aux articles 3, 5 et 16 de l’acte de base et, le cas échéant, couvre les groupes cibles;

e) la contribution publique ou privée a été versée au bénéficiaire final conformément à l’article 14, paragraphe 2, de l’acte de base;

f) il existe une piste d’audit suffisante;

g) il n’y a pas de conflit d’intérêts et les ressources ont été utilisées d’une façon optimale, notamment dans les cas où l’autorité responsable intervient en tant que maître d’œuvre du projet.

4. Aux fins de l’article 30, paragraphe 1, point b), de l’acte de base, seules les dépenses incluses dans le champ d’un contrôle en application du paragraphe 3 sont prises en compte dans le montant des dépenses contrôlées. Si l’audit est réalisé avant la clôture du projet, seules les dépenses effectivement contrôlées sont prises en compte pour le calcul du taux de couverture.

5. Lorsque les problèmes détectés ont un caractère systémique et peuvent donc entraîner un risque pour d’autres projets, l’autorité d’audit veille à ce qu’un examen complémentaire soit réalisé, y compris le cas échéant par des audits complémentaires, afin de déterminer l’ampleur de ces problèmes. Les autorités compétentes prennent les mesures préventives et correctives nécessaires.

6. L’autorité d’audit tire des conclusions sur la base des résultats des contrôles portant sur les dépenses déclarées à la Commission et lui transmet ces conclusions dans le rapport annuel d’audit. Lorsque, pour un programme annuel, le taux d’erreur est supérieur au seuil d’erreur significative de 2 % de la contribution communautaire, l’autorité d’audit en analyse la signification et prend les mesures nécessaires, notamment en formulant des recommandations appropriées, qu’elle consigne au moins dans le rapport annuel d’audit.

Article 18

Vérifications par l’autorité de certification

1. Dans les cas où l’autorité d’audit émet un avis avec réserve ou un avis négatif sur le fonctionnement du système de gestion et de contrôle, l’autorité de certification vérifie que cette information a été transmise à la Commission et s’assure qu’un plan d’action adéquat a été mis en œuvre par l’autorité responsable pour rétablir le bon fonctionnement des systèmes de gestion et de contrôle et pour évaluer l’incidence du dysfonctionnement sur la déclaration de dépenses.

2. Si la demande de paiement ou la déclaration de remboursement n’est pas validée par l’autorité d’audit pour le rapport final sur l’exécution du programme annuel, l’autorité de certification veille à ce qu’une demande de paiement ou une déclaration de remboursement valable soit établie sans délai.







CHAPITRE 3

Informations à fournir en ce qui concerne l’utilisation du Fonds

Article 19

Principe de proportionnalité

1. Conformément à l’article 9, paragraphe 2, de l’acte de base, le montant de la contribution communautaire allouée à un État membre peut déterminer dans quelle mesure ce dernier transmet à la Commission, au moyen des documents visés dans le présent chapitre, les informations dont il dispose sur l’utilisation du Fonds et qui peuvent être fournies, le cas échéant, sous forme de résumé.

2. Les États membres fournissent toutefois des informations plus détaillées si la Commission en fait la demande, notamment s’il s’avère que ces informations lui sont nécessaires pour remplir effectivement les obligations qui lui incombent en vertu de l’acte de base et du règlement financier.

Article 20

Description des systèmes de gestion et de contrôle

1. La description des systèmes de gestion et de contrôle visés à l’article 31, paragraphe 4, et à l’article 32, paragraphe 2, de l’acte de base est transmise conformément au modèle figurant à l’annexe 1.

2. L’autorité responsable valide la description des systèmes mis en œuvre par toute autorité déléguée. Chaque autorité désignée confirme l’exactitude de la description des systèmes de gestion et de contrôle qui la concerne. L’autorité d’audit confirme en outre que la description est complète.

3. Lors de l’examen de la description, la Commission peut demander des clarifications et proposer des mesures tendant à la rendre conforme aux dispositions de l’acte de base. Des visites sur place peuvent être effectuées, le cas échéant, par des fonctionnaires ou des représentants autorisés de la Commission.

4. Si l’autorité responsable est la même pour plusieurs des quatre Fonds ou que des systèmes communs s’appliquent à plusieurs d’entre eux, une description des systèmes de gestion et de contrôle communs peut être présentée, laquelle précisera, le cas échéant, toute spécificité.

Article 21

Révision de la description des systèmes de gestion et de contrôle

1. L’autorité responsable est chargée de:

a) signaler, lors de la présentation du projet de programme annuel, toute modification éventuelle apportée aux systèmes de gestion et de contrôle;

b) notifier à la Commission toute modification substantielle au plus tard au moment ou celle-ci produit ses effets;

c) fournir, à la demande de la Commission, une description révisée si de nombreuses modifications substantielles ont été apportées.

2. Une modification est «substantielle» lorsqu’elle est susceptible d’avoir une incidence sur la séparation des fonctions, sur l’efficacité des mécanismes de sélection, d’attribution, de contrôle et de paiement ainsi que sur la communication avec la Commission. Il s’agit notamment des modifications touchant l’une des autorités désignées, le système de comptabilité ainsi que les processus de paiement et de certification.

3. La révision des systèmes de gestion et de contrôle suit la même procédure que celle prévue à l’article 20.

Article 22

Documents de programmation

1. Les États membres transmettent à la Commission un programme pluriannuel, au sens de l’article 18 de l’acte de base, sur la base du modèle figurant à l’annexe 2.

2. Les États membres transmettent à la Commission les programmes annuels, au sens de l’article 20 de l’acte de base, sur la base du modèle figurant à l’annexe 3.

3. Les plans financiers relatifs au programme pluriannuel présentent une répartition des montants budgétisés par priorité, tels que visés dans les orientations stratégiques.

Les plans financiers relatifs aux programmes annuels présentent une répartition des montants budgétisés par catégorie d’action, au sens de l’article 3, paragraphe 1, de l’acte de base, avec une référence aux priorités.

Article 23

Révision de la répartition financière dans les programmes annuels

▼M1

1. En vue de réviser le programme annuel approuvé par la Commission conformément à l’article 20, paragraphe 5, de l’acte de base, l’État membre concerné présente un projet de programme annuel révisé à la Commission au plus tard trois mois avant la fin de la période d’éligibilité. La Commission examine le programme révisé et l’approuve dès que possible, conformément à la procédure prévue à l’article 20, paragraphe 5, de l’acte de base.

▼B

2. Les modifications de la répartition financière sans révision du programme annuel conformément au paragraphe 1 ne peuvent excéder 10 % de la contribution totale du Fonds et ne sont autorisées que dans des circonstances dues à des facteurs indépendants de la volonté de l’autorité responsable. Toute modification de cette nature est dûment justifiée dans le rapport d’avancement et/ou dans le rapport final sur l’exécution du programme annuel.

Article 24

►M2 Rapports d’avancement et rapports finals sur l’exécution des programmes annuels et demandes de paiement ◄

1. Les États membres transmettent à la Commission les rapports d’avancement de l’exécution du programme annuel et les demandes de paiement, au sens de l’article 39, paragraphe 4, de l’acte de base, sur la base du modèle figurant à l’annexe 4.

2. Les États membres transmettent à la Commission les rapports finals sur l’exécution du programme annuel et les demandes de paiement, au sens de l’article 40, paragraphe 1, point b), de l’acte de base, sur la base du modèle figurant à l’annexe 5.

3. Les tableaux financiers relatifs aux rapports d’avancement et aux rapports finals présentent une répartition des montants par priorité, d’une part, comme prévu dans les orientations stratégiques, et par projet pour chaque catégorie d’action, d’autre part, au sens de l’article 3, paragraphe 1, de l’acte de base.

▼M2

4. En référence à l’article 39, paragraphes 3 et 4, de l’acte de base, le total cumulé des préfinancements versés à un État membre ne peut dépasser 90 % du montant total alloué à cet État membre dans la décision de financement approuvant le programme annuel.

Lorsque le montant engagé au niveau national par un État membre est inférieur au montant alloué par la décision de financement approuvant le programme annuel, le total cumulé des préfinancements ne peut excéder 90 % du montant engagé au niveau national.

▼B

Article 25

Documents établis par l’autorité d’audit

1. La stratégie d’audit visée à l’article 30, paragraphe 1, point c), de l’acte de base est établie conformément au modèle figurant à l’annexe 6.

2. Sauf dans les cas où chacun des deux derniers programmes annuels adoptés par la Commission correspond à une contribution communautaire annuelle inférieure à un million d’euros, l’autorité d’audit présente chaque année, à partir de 2009, un plan d’audit annuel avant le 15 février. Le plan d’audit est établi en tant qu’annexe de la stratégie d’audit sur la base du modèle figurant à l’annexe 6. En cas de stratégie d’audit combinée, comme prévu à l’article 30, paragraphe 2, de l’acte de base, un plan d’audit annuel combiné peut être présenté.

3. Le rapport d’audit et les avis visés à l’article 30, paragraphe 3, points a) et b), de l’acte de base sont fondés sur les audits des systèmes et les contrôles des projets réalisés conformément à la stratégie d’audit, et sont établis conformément aux modèles figurant aux annexes 7.A et 7.B.

4. La déclaration de validité visée à l’article 30, paragraphe 3, point c), de l’acte de base se fonde sur l’ensemble des activités d’audit menées par l’autorité d’audit et, le cas échéant, sur des contrôles supplémentaires. Elle est établie sur la base du modèle figurant à l’annexe 7.C.

5. Si la portée de l’examen a été limitée ou si le niveau des dépenses irrégulières constatées ne permet pas de rendre un avis sans réserve soit dans le cadre de l’avis annuel visé à l’article 30, paragraphe 3, point b), de l’acte de base, soit dans le cadre de la déclaration visée au point c) dudit article, l’autorité d’audit en expose les raisons et évalue l’ampleur du problème ainsi que ses incidences financières.

Article 26

Documents établis par l’autorité de certification

1. La déclaration de dépenses certifiée relative à la demande de paiement du second préfinancement visé à l’article 39, paragraphe 4, de l’acte de base est établie selon le modèle figurant à l’annexe 8 et transmise à la Commission.

2. La déclaration de dépenses certifiée relative à la demande de paiement final, visée à l’article 40, paragraphe 1, point a), de l’acte de base, est établie selon le modèle figurant à l’annexe 9 et transmise à la Commission.







CHAPITRE 4

Notification des irrégularités

Article 27

Notification initiale — Dérogations

1. Sur la base des modèles figurant aux annexes 4 et 5, les États membres notifient à la Commission toute irrégularité qui a fait l’objet d’un premier acte de constat administratif ou judiciaire dans les rapports d’avancement ou les rapports finals sur l’exécution des programmes annuels.

Le rapport indique:

a) le Fonds, le programme annuel et le projet concernés;

b) la disposition qui a été transgressée;

c) la date et la source de la première information qui a permis de soupçonner l’existence d’une irrégularité;

d) les pratiques utilisées pour commettre l’irrégularité;

e) le cas échéant, si ces pratiques donnent lieu à un soupçon de fraude;

f) la façon dont a été décelée l’irrégularité;

g) le montant de la contribution communautaire concerné.

Les cas suivants ne doivent toutefois pas être signalés, sauf s’il y a soupçon de fraude:

a) les cas où les irrégularités concernent des montants inférieurs à 10 000 EUR à charge du budget général des Communautés européennes;

b) les cas où l’irrégularité consiste seulement en l’inexécution, totale ou partielle, d’un projet couvert par le programme annuel à la suite de la faillite du bénéficiaire final;

c) les cas signalés à l’autorité responsable par le bénéficiaire final sans contrainte et avant découverte par l’autorité compétente, soit avant, soit après le versement de la contribution publique;

d) les cas décelés et corrigés par l’autorité responsable avant tout paiement de la contribution publique au bénéficiaire final et avant l’inclusion des dépenses concernées dans la déclaration de dépenses soumise à la Commission.

2. À la demande de la Commission, les États membres donnent, dans tous les cas, des précisions supplémentaires sur les éléments suivants:

a) le cas échéant, les autres États membres et pays tiers concernés;

b) le moment auquel ou la période pendant laquelle l’irrégularité a été commise;

c) les autorités ou organismes nationaux qui ont procédé à la constatation de l’irrégularité et les autorités chargées du suivi administratif ou judiciaire;

d) la date du premier acte de constat administratif ou judiciaire de l’irrégularité;

e) l’identité des personnes physiques et morales concernées et de toute autre entité participant, sauf dans les cas où cette information ne peut être utile dans le cadre de la lutte contre les irrégularités en raison du caractère de l’irrégularité en cause;

f) le budget total et la participation publique approuvés pour le projet et la répartition du cofinancement de cette dernière entre contribution communautaire et contribution nationale;

g) le montant de la participation publique concerné par l’irrégularité et le montant de la contribution communautaire correspondante mis en péril;

h) lorsqu’aucun paiement de la participation publique prévue au point g) n’a été effectué en faveur des personnes ou autres entités identifiées, les montants qui auraient été indûment payés si l’irrégularité n’avait pas été constatée;

i) l’éventuelle suspension des paiements et les possibilités de recouvrement;

j) la nature de la dépense irrégulière.

3. Lorsque certaines des informations visées au paragraphe 2 ne sont pas disponibles, notamment celles relatives aux pratiques utilisées pour commettre l’irrégularité ainsi qu’à la façon dont celle-ci a été décelée, les États membres fournissent dans toute la mesure du possible les éléments manquants lors de la transmission à la Commission des signalements d’irrégularités ultérieurs.

Article 28

Notification du suivi — Non-recouvrement

1. Les États membres informent la Commission, en faisant référence à toute communication antérieure faite en vertu de l’article 27, des procédures entamées concernant toutes les irrégularités précédemment communiquées ainsi que des modifications significatives qui en résultent. Ces informations sont communiquées dans les rapports d’avancement ou les rapports finals sur l’exécution des programmes annuels conformément aux modèles figurant aux annexes 4 et 5.

Le rapport précise les montants des recouvrements effectués ou attendus.

2. À la demande de la Commission, les États membres donnent, dans tous les cas, des précisions supplémentaires sur les éléments suivants:

a) toute mesure provisoire prise par les États membres pour garantir le recouvrement des montants indûment versés;

b) les procédures administratives et judiciaires entamées en vue du recouvrement des montants indûment versés et de l’application de sanctions;

c) les raisons de l’abandon éventuel des procédures de recouvrement;

d) les raisons de l’abandon éventuel des poursuites pénales.

Les États membres communiquent à la Commission toutes les décisions administratives ou judiciaires de clôture de ces procédures, ou les principaux éléments desdites décisions, et indiquent en particulier si les éléments constatés permettent de soupçonner l’existence d’une fraude.

Article 29

Contacts avec les États membres

1. La Commission entretient avec les États membres intéressés les contacts appropriés aux fins de compléter les renseignements fournis sur les irrégularités visées à l’article 27 et les procédures prévues à l’article 28 relatives aux possibilités de recouvrement.

2. Indépendamment des contacts visés au paragraphe 1, la Commission avertit les États membres lorsque la nature de l’irrégularité laisse présumer que des pratiques identiques ou similaires pourraient avoir lieu dans d’autres États membres.

Article 30

Utilisation des informations

1. La Commission peut utiliser toutes les informations de nature générale ou opérationnelle communiquées par les États membres en application de la présente décision pour effectuer des analyses de risques et élaborer, sur la base des informations obtenues, des rapports et des dispositifs d’alerte permettant une détection plus efficace des risques.

2. La Commission informe régulièrement les États membres concernés de l’utilisation des données visées au paragraphe 1.







CHAPITRE 5

Information et publicité

Article 31

Informations fournies aux bénéficiaires finals potentiels

1. L’autorité responsable veille à ce que les informations essentielles relatives aux programmes pluriannuel et annuels fassent l’objet d’une large diffusion, en indiquant les contributions financières des Fonds concernés, et à ce qu’elles soient mises à la disposition de toutes les parties intéressées.

L’autorité responsable peut toutefois décider de garder confidentielles les modalités de gestion interne établies dans le programme pluriannuel ou dans les programmes annuels ainsi que toute information relative à la mise en œuvre du Fonds pour des motifs de sécurité publique.

2. L’autorité responsable fournit au moins les informations suivantes aux bénéficiaires finals potentiels:

a) les conditions d’éligibilité à remplir pour pouvoir bénéficier d’un financement au titre d’un programme annuel;

b) une description des procédures d’examen des demandes de financement et une indication de leurs délais;

c) les critères de sélection des projets à financer;

d) les personnes de contact qui peuvent fournir des informations sur les programmes annuels.

En outre, l’autorité responsable informe les bénéficiaires finals potentiels de la publication prévue à l’article 33, paragraphe 2, point b).

Article 32

Informations fournies aux bénéficiaires finals

L’autorité responsable informe les bénéficiaires finals du fait que l’acceptation d’un financement implique l’acceptation de l’inclusion sur la liste des bénéficiaires finals publiée conformément à l’article 33, paragraphe 2, point b).

Article 33

Responsabilités de l’autorité responsable concernant l’information et la publicité à destination du grand public

1. L’autorité responsable veille à ce que des actions d’information et de publicité soient menées en vue d’assurer la couverture médiatique la plus large possible au moyen de différentes formes et méthodes de communication au niveau territorial approprié.

2. L’autorité responsable organise au moins les actions d’information et de publicité suivantes:

a) au minimum une action d’information par an présentant, à compter de 2008, le lancement du programme pluriannuel ou les réalisations du ou des programmes annuels;

b) la publication annuelle, au moins sur un site internet, de la liste des bénéficiaires finals, de l’intitulé des projets et du montant des financements publics et communautaires alloués à ceux-ci. Les personnes appartenant aux groupes cibles définis à l’article 6 de l’acte de base ne sont pas nommées. L’adresse du site internet est communiquée à la Commission.

Article 34

Responsabilités des bénéficiaires finals concernant l’information et la publicité à destination du grand public

1. Le bénéficiaire final est chargé d’informer le public du concours financier qui lui est alloué par le Fonds en appliquant les mesures prévues aux paragraphes 2, 3 et 4.

2. Le bénéficiaire final appose une plaque permanente, bien mise en évidence et de taille significative, au plus tard trois mois après l’achèvement de tout projet remplissant les conditions suivantes:

a) la participation communautaire totale au projet dépasse 100 000 EUR; et

b) l’opération consiste à acquérir un objet matériel ou à financer des projets d’infrastructure ou de construction.

La plaque indique le type et l’intitulé du projet. En outre, les informations visées à l’article 35 occupent au moins 25 % de la plaque.

3. Lorsqu’un projet bénéficie d’un financement au titre d’un programme annuel cofinancé par le Fonds, le bénéficiaire final s’assure que les participants au projet ont été informés de ce financement.

4. Tout document, y compris toute attestation de participation ou autre, concernant un projet de ce type comprend une mention indiquant que le projet est cofinancé par le Fonds.

Article 35

Caractéristiques techniques de l’information et de la publicité à l’échelle de l’opération

Chaque action d’information et de publicité à destination des bénéficiaires finals, des bénéficiaires finals potentiels et du grand public comporte les éléments suivants:

1) l’emblème de l’Union européenne, conformément aux normes graphiques figurant à l’annexe 10, et une référence à l’Union européenne;

2) une référence au Fonds;

3) une mention choisie par l’autorité responsable, soulignant la valeur ajoutée apportée par la contribution de la Communauté.

Les paragraphes 1 et 3 ne s’appliquent pas aux petits objets promotionnels ni aux objets promotionnels liés à plusieurs des quatre Fonds.







CHAPITRE 6

Données à caractère personnel

Article 36

Protection des données à caractère personnel

1. Les États membres et la Commission prennent toutes les mesures nécessaires pour empêcher toute divulgation non autorisée des informations visées à l’article 27, paragraphe 1, point h), de l’acte de base, des informations collectées par la Commission lors de ses contrôles sur place et des informations visées au chapitre 4, ainsi que tout accès illégitime à ces informations.

2. Les informations visées au chapitre 4 ne peuvent être transmises à des personnes autres que celles qui, dans les États membres ou au sein des institutions communautaires, sont, par leurs fonctions, appelées à les connaître, à moins que l’État membre qui les a communiquées n’y ait expressément consenti.







CHAPITRE 7

Échange de documents par voie électronique

Article 37

Échange de documents par voie électronique

Outre les versions papier dûment signées des documents visés au chapitre 3, les informations sont également transmises, dans toute la mesure du possible, par voie électronique.

Article 38

Système informatique d’échange de documents

1. Les États membres sont tenus informés de la mise en place, par la Commission, de tout système informatique permettant un échange sécurisé des données entre la Commission et chaque État membre en vue de la mise en œuvre du Fonds, et y sont associés à leur demande.

2. La Commission et les autorités désignées, ainsi que les organismes auxquels les tâches ont été déléguées, introduisent les documents visés au chapitre 3 dans le système informatique mentionné au paragraphe 1.

3. Les États membres peuvent en outre être invités à fournir volontairement les informations visées aux articles 27 et 28 en utilisant le système spécifique existant géré par la Commission pour recenser les irrégularités détectées dans le cadre des fonds structurels.

4. Les frais éventuels d’une interface entre le système informatique commun et les systèmes informatiques nationaux, régionaux et locaux, ainsi que les frais éventuels d’adaptation desdits systèmes aux exigences techniques du système commun, sont éligibles au titre de l’article 16 de l’acte de base.







PARTIE III

DISPOSITIONS PROPRES AU FONDS EUROPÉEN POUR LES RÉFUGIÉS







CHAPITRE 1

Règles d’éligibilité

Article 39

Règles d’éligibilité

1. L’éligibilité des dépenses engagées dans le cadre des actions financées au titre des programmes annuels, visée à l’article 35, paragraphe 4, de l’acte de base, est déterminée en appliquant les règles prévues à l’annexe 11.

2. Les règles sont applicables aux dépenses engagées par les bénéficiaires finals et s’appliquent mutatis mutandis aux dépenses engagées par les partenaires du projet.

3. Les États membres peuvent appliquer des règles d’éligibilité nationales plus strictes que celles fixées par la présente décision.

Il appartient à la Commission d’établir si les règles d’éligibilité nationales applicables correspondent à cette condition.







CHAPITRE 2

Systèmes de gestion et de contrôle

Article 40

Mesures d’urgence

1. Les demandes de mesures d’urgence sont présentées par l’autorité responsable sur la base du modèle figurant à l’annexe 12.

2. Toute adoption de mesures d’urgence par la Commission conduit à une modification de la décision de financement approuvant le programme annuel de l’État membre concerné. Cette modification indique le montant attribué à l’État membre concerné, la période d’éligibilité des dépenses et, le cas échéant, la dérogation aux règles d’éligibilité des dépenses prévues à l’annexe 11 en relation avec les actions énumérées à l’article 5 de l’acte de base.

3. Le rapport sur l’exécution de ces mesures est inclus dans le rapport d’avancement ainsi que dans le rapport final sur l’exécution du programme annuel concerné.

4. Un premier préfinancement, représentant 80 % du montant alloué aux mesures d’urgence, est versé à l’État membre dans les soixante jours suivant l’adoption de la décision visée au paragraphe 2. Le solde est versé lorsque le même paiement est effectué pour le programme annuel concerné.

Article 41

Montant forfaitaire pour les personnes réinstallées

1. En ce qui concerne le montant forfaitaire pour les personnes réinstallées, prévu à l’article 13, paragraphe 3, de l’acte de base, l’autorité responsable se charge, pendant la période visée à l’article 43 de l’acte de base:

a) de conserver les informations nécessaires pour établir correctement l’identité des personnes réinstallées ainsi que la date de leur réinstallation;

b) de conserver les justificatifs nécessaires pour prouver que ces personnes appartiennent à l’une des quatre catégories prévues à l’article 13, paragraphe 3, de l’acte de base.

2. Les personnes sont réinstallées pendant l’année civile correspondant au programme annuel.

3. Les rapports d’avancement et les rapports finals sur l’exécution des programmes annuels indiquent le nombre de personnes réinstallées pour chacune des quatre catégories prévues à l’article 13, paragraphe 3, de l’acte de base.

Article 42

Mise en œuvre des programmes annuels

1. Par dérogation à l’article 23, lors de la mise en œuvre du programme annuel:

a) la contribution communautaire allouée aux personnes réinstallées visées à l’article 13, paragraphe 3, de l’acte de base ne peut être utilisée pour d’autres actions;

b) la contribution communautaire allouée aux mesures d’urgence visées à l’article 21 de l’acte de base ne peut être utilisée pour d’autres actions.

2. Le total des ressources annuelles mentionnées à l’article 14, paragraphe 7, de l’acte de base auquel se rapporte le seuil de 15 % pour les actions mises en œuvre au titre de l’article 3, paragraphe 4, de ladite décision est calculé en fonction du montant fixé dans la décision de la Commission adoptant le programme annuel, sans tenir compte des ressources supplémentaires éventuellement allouées à des mesures d’urgence.







PARTIE IV

DISPOSITIONS FINALES

Article 43

Destinataires

Le Royaume de Belgique, la République de Bulgarie, la République tchèque, la République fédérale d’Allemagne, la République d’Estonie, l’Irlande, la République hellénique, le Royaume d’Espagne, la République française, la République italienne, la République de Chypre, la République de Lettonie, la République de Lituanie, le Grand-Duché de Luxembourg, la République de Hongrie, la République de Malte, le Royaume des Pays-Bas, la République d’Autriche, la République de Pologne, la République portugaise, la Roumanie, la République de Slovénie, la République slovaque, la République de Finlande, le Royaume de Suède et le Royaume-Uni de Grande-Bretagne et d’Irlande du Nord sont destinataires de la présente décision.









ANNEXES

ANNEXE 1 Description des systèmes de gestion et de contrôle ANNEXE 2 Modèle de programme pluriannuel ANNEXE 3 Modèle de programme annuel ANNEXE 4 Modèle de rapport d’avancement de l’exécution du programme annuel A. Rapport technique B. Demande de paiement du second préfinancement ANNEXE 5 Modèle de rapport final sur l’exécution du programme annuel A. Rapport technique B. Demande de paiement du solde/déclaration de remboursement ANNEXE 6 Modèle de stratégie d’audit Annexe(s) à la strategie d’audit: plans annuels ANNEXE 7 Modèle de rapport de l’autorité d’audit A. Rapport d’audit annuel B. Avis sur le fonctionnement des systèmes de gestion et de contrôle C. Validation de la demande de paiement ANNEXE 8 Modèle de déclaration des dépenses pour le second préfinancement ANNEXE 9 Modèle de déclaration pour le paiement du solde ANNEXE 10 Règles de base concernant l’emblème et indication des couleurs normalisées ANNEXE 11 Règles d’éligibilité des dépenses — fonds européen pour les réfugiés ANNEXE 12 Demande de mesures d’urgence









ANNEXE 1

DESCRIPTION DES SYSTÈMES DE GESTION ET DE CONTRÔLE

 Version initiale

 Version révisée (numéro, date jj/mm/année), à la suite d’un dialogue avec la Commission

 Version révisée pour d’autres raisons

ÉTAT MEMBRE:

FONDS:

POINT DE CONTACT PRINCIPAL:

LES INFORMATIONS FOURNIES DÉCRIVENT LA SITUATION AU: …

1. IDENTIFICATION DES AUTORITÉS DÉSIGNÉES

1.1. Informations générales concernant les autorités désignées

1.1.1. Brève description des choix en matière de désignation des différentes autorités

1.1.2. Ces systèmes de gestion et de contrôle sont-ils opérationnels? Dans la négative, indication de la date à laquelle ils seront opérationnels.

1.1.3. Ces systèmes de gestion et de contrôle sont-ils agréés par la Commission pour d’autres instruments financiers communautaires? (s’il y a lieu.)

1.2. Organigramme(s) complet(s) de tous les organismes au sein desquels les autorités désignées opèrent

1.3. Autorité responsable 1.3.1. Date et forme de la désignation officielle de l’autorité responsable 1.3.2. Statut juridique de l’autorité responsable 1.3.3. Spécification des fonctions exercées directement par l’autorité responsable et (s’il y a lieu ou si c’est prévu) par d’autres organismes sous la responsabilité de l’autorité responsable (externalisation de tâches, à l’exception des tâches confiées aux autorités déléguées visées au point 1.4) 1.3.4. Organigramme et spécification des fonctions des unités (y compris le nombre indicatif des postes alloués) 1.3.5. L’autorité responsable peut-elle également intervenir en tant que maître d’œuvre pour les projets cofinancés par le Fonds? 1.3.6. Si l’autorité responsable est la même pour plusieurs des quatre Fonds, description des fonctions et des systèmes communs

1.4. Autorité(s) déléguée(s) 1.4.1. Raisons de la mise en place d’une ou plusieurs autorités déléguées 1.4.2. Date et forme de la désignation officielle d’une ou plusieurs autorités déléguées 1.4.3. Statut juridique des autorités déléguées 1.4.4. Spécification des fonctions exercées directement par les autorités déléguées et (s’il y a lieu ou si c’est prévu) par d’autres organismes sous la responsabilité des autorités déléguées (externalisation de tâches) 1.4.5. Organigramme et spécification des fonctions des unités (y compris le nombre indicatif des postes alloués) 1.4.6. Les autorités déléguées peuvent-elles également intervenir en tant que maître d’œuvre pour les projets cofinancés par le Fonds? 1.4.7. Si les autorités déléguées sont les mêmes pour plusieurs des quatre Fonds, description des fonctions et des systèmes communs

1.5. Autorité de certification 1.5.1. Date et forme de la désignation officielle de l’autorité de certification 1.5.2. Statut juridique de l’autorité de certification 1.5.3. Spécification des fonctions exercées directement par l’autorité de certification et (s’il y a lieu ou si c’est prévu) par d’autres organismes sous la responsabilité de l’autorité de certification (externalisation de tâches) 1.5.4. Organigramme et spécification des fonctions des unités (y compris le nombre indicatif des postes alloués) 1.5.5. Si l’autorité de certification est la même pour plusieurs des quatre Fonds, description des fonctions et des systèmes communs

1.6. Autorité d’audit 1.6.1. Date et forme de la désignation officielle de l’autorité d’audit 1.6.2. Statut juridique de l’autorité d’audit 1.6.3. Spécification des fonctions exercées directement par l’autorité d’audit et (s’il y a lieu ou si c’est prévu) par d’autres organismes sous la responsabilité de l’autorité d’audit (externalisation de tâches) 1.6.4. Organigramme et spécification des fonctions des unités (y compris le nombre indicatif des postes alloués) 1.6.5. Qualifications des membres du personnel de l’autorité d’audit et (s’il y a lieu ou si c’est prévu) des autres organismes censés exercer des activités d’audit (externalisation de tâches) 1.6.6. Si l’autorité d’audit est la même pour plusieurs des quatre Fonds, description des fonctions et des systèmes communs 1.6.7. Si l’autorité responsable peut également intervenir en tant que maître d’œuvre pour les projets cofinancés par le Fonds, description des mesures garantissant l’indépendance de l’autorité d’audit, conformément à l’article 8.

Lignes directrices pour les sections 2 à 4

Première partie de chaque tableau

La description des procédures doit inclure les tâches que chacune des autorités désignées doit exécuter (ou les organismes sous leur responsabilité) ainsi que leurs interactions. La description doit être concise tout en permettant de comprendre clairement comment les procédures fonctionneront dans la pratique.

Deuxième partie de chaque tableau

La liste de contrôle doit être complétée en indiquant si chaque objectif a été ou non atteint; il y a lieu d’y ajouter toutes les informations utiles. Si l’objectif n’est pas atteint, veuillez en expliquer la raison et indiquer, le cas échéant, la date prévue pour sa réalisation.

Si les procédures sont formalisées, il y a lieu de mentionner le document concerné.

2. FONCTIONNEMENT DES AUTORITÉS DÉSIGNÉES







2.1. Désignation et supervision des autorités désignées Brève description du processus de mise en place de chacune des autorités désignées [Cette description doit couvrir toutes les autorités.] Objectifs principaux Réalisé? Remarques 1 Les règles régissant les relations de l’État membre avec les autorités désignées définissent les responsabilités de chacun. O/N 2 L’État membre a fourni des orientations aux autorités désignées pour garantir une gestion financière saine (par des formations et/ou dans des manuels). O/N 3 Toutes les autorités informeront leur personnel des missions de l’organisme ainsi que de leur description de poste et des résultats escomptés. O/N 4 Des mesures ont été prises pour garantir que les différentes autorités disposent d’un personnel suffisant, tant en nombre qu’en termes d’ancienneté et d’expérience pour mener à bien leurs fonctions. O/N







2.2. Séparation des fonctions Brève description des modalités définies pour garantir une séparation adéquate des fonctions [Cette description doit couvrir toutes les autorités.] Objectifs principaux Réalisé? Remarques 1 Des règles sont définies pour garantir une séparation adéquate des fonctions des intervenants chargés, au sein de l’autorité responsable, de la signature des contrats/conventions de subvention. O/N 2 Des règles sont définies pour garantir une séparation adéquate des fonctions des intervenants chargés, au sein de l’autorité responsable, du lancement, de la vérification et de l’autorisation des opérations financières. O/N 3 L’autorité d’audit sera fonctionnellement indépendante de l’autorité responsable et de l’autorité de certification. O/N 4 L’autorité de certification ne participera pas à la sélection, à la mise en œuvre et aux opérations financières liées aux ressources communautaires. O/N







2.3. Contrôle des autorités déléguées — s’il y a lieu Brève description de la procédure [Cette description doit couvrir l’autorité responsable et l’(les) autorité(s) déléguée(s).] Objectifs principaux Réalisé? Remarques 1 Les tâches à déléguer sont clairement définies. O/N 2 Des procédures existent pour les tâches déléguées. Leur conformité avec les règles définies dans l’acte de base et avec les modalités de mise en œuvre a été vérifiée. O/N 3 Des contrôles de surveillance auront lieu pour s’assurer que les tâches sont exécutées conformément aux procédures mises en place. O/N







2.4. Contrôle d’autres tâches non exécutées par les autorités elles-mêmes — s’il y a lieu Brève description de la procédure [Cette description doit couvrir toutes les autorités.] Objectifs principaux Réalisé? Remarques 1 Dans le cas d’organismes intervenant sous la responsabilité de l’autorité responsable (mais qui ne sont pas considérées comme des autorités déléguées), des mécanismes de contrôle existent pour garantir une gestion financière saine. O/N 2 En cas d’externalisation d’activités d’audit et lorsque des organismes interviennent sous la responsabilité de l’autorité d’audit, des mécanismes de contrôle existent pour garantir l’application de méthodes d’audit communes ainsi que la cohérence des activités d’audit. O/N 3 En cas d’externalisation des activités de certification et lorsque les organismes interviennent sous la responsabilité de l’autorité de certification, des mécanismes de contrôle existent pour garantir une approche commune de la certification. O/N 4 En cas d’externalisation à des organismes non investis d’une mission de service public, des mécanismes sont définis pour garantir que les tâches susceptibles d’être externalisées n’impliquent ni mission de puissance publique ni exercice d’un pouvoir discrétionnaire d’appréciation. O/N

3. PROCÉDURES OPÉRATIONNELLES ET FINANCIÈRES







3.1. Établissement du programme pluriannuel Brève description de la procédure [Cette description doit couvrir l’autorité responsable et l’(les) autorité(s) déléguée(s).] Objectifs principaux Réalisé? Remarques 1 Des dispositions ont été prises pour garantir le respect du principe de partenariat, conformément aux règles et aux pratiques nationales en vigueur. O/N 2 Des procédures sont définies pour s’assurer que le programme pluriannuel soit cohérent avec les orientations stratégiques et soit conforme au droit communautaire, en particulier la législation communautaire visant à assurer la libre circulation des personnes, en lien direct avec des mesures d’accompagnement concernant les contrôles aux frontières extérieures, l’asile et l’immigration. O/N 3 Le programme pluriannuel sera approuvé par une personne dûment habilitée. O/N







3.2. Établissement des programmes annuels Brève description de la procédure [Cette description doit couvrir l’autorité responsable et l’(les) autorité(s) déléguée(s).] Objectifs principaux Réalisé? Remarques 1 Des procédures existent pour garantir: — la cohérence entre les programmes annuels et le programme pluriannuel, — l’éligibilité des actions envisagées dans les programmes annuels, — la cohérence et la complémentarité de ces actions avec les autres instruments nationaux et communautaires, — la conformité aux dispositions concernant le pourcentage de cofinancement, — la cohérence avec les priorités (spécifiques) énoncées dans les orientations stratégiques. O/N 2 Des procédures existent pour permettre la révision d’un programme annuel en cas de situations d’urgence dûment justifiées, telles que visées dans l’acte de base (s’il y a lieu). O/N 3 Des procédures existent pour permettre la révision d’un programme annuel, quand elle est exigée conformément à l’article 23, paragraphe 1, de la présente décision. O/N 4 Toute modification de la ventilation financière d’un programme annuel ainsi que les raisons qui la justifient sont documentées. O/N 5 Toute modification de la mise en œuvre du programme annuel ne se rapportant pas à la ventilation financière (par exemple en ce qui concerne la nature et le calendrier des appels de propositions ou la portée de l’assistance technique) ainsi que les raisons qui la justifient sont documentées. O/N







3.3. Établissement de la stratégie d’audit et des plans d’audit annuels Brève description de la procédure [Cette description concerne l’autorité d’audit.] Objectifs principaux Réalisé? Remarques 1 Des règles sont définies pour garantir une communication transparente et adéquate entre l’autorité responsable et l’autorité d’audit en ce qui concerne les procédures de gestion mises en place et les projets, et ce avant et pendant toute la période de programmation. O/N 2 Des procédures existent pour la définition des plans d’audit annuels (à joindre chaque année à la stratégie d’audit) ainsi que pour leur transmission à la Commission dans les délais (s’il y a lieu). O/N 3 La stratégie d’audit et les plans d’audit annuels sont approuvés par une personne dûment habilitée. O/N







3.4. Autorité responsable intervenant en tant que maître d’œuvre — s’il y a lieu Brève description des raisons amenant l’autorité responsable à mettre directement en œuvre les projets; modalités spécifiques prévues pour renforcer les systèmes de gestion et de contrôle [Cette description doit couvrir toutes les autorités.] Objectifs principaux Réalisé? Remarques 1 La nécessité de confier la mise en œuvre de projets à l’autorité responsable sera justifiée et approuvée au niveau approprié. O/N 2 Des dispositions spécifiques sont prises pour garantir que la nature et les objectifs des projets soient conformes aux dispositions définies pour le Fonds. O/N 3 Des dispositions spécifiques sont prises pour prévenir les conflits d’intérêt en ce qui concerne les projets mis en œuvre par l’autorité responsable. O/N 4 Des dispositions spécifiques sont prises pour garantir le respect du principe de l’optimisation des ressources dans le cadre de la mise en œuvre de projets par l’autorité responsable. O/N 5 Des procédures sont définies pour garantir que les clauses contractuelles régissant ces projets soient claires et complètes, en particulier en ce qui concerne les conditions de financement, les modalités de paiement, les règles d’éligibilité et les obligations en matière de rapport opérationnel et financier. O/N 6 Des dispositions spécifiques sont prises pour garantir que les fonctions principales de l’autorité responsable, telles que prévues dans l’acte de base, ne soient pas affectées dans le cadre des projets qu’elle met en œuvre. O/N 7 Lorsque l’autorité responsable intervient en qualité de maître d’œuvre, l’autorité d’audit se situe dans un autre organisme que l’autorité responsable. (Dans la négative, veuillez décrire les mesures additionnelles mises en œuvre pour garantir l’indépendance de l’autorité d’audit). O/N 8 La stratégie d’audit couvrira les risques spécifiques pouvant découler de la mise en œuvre de projets par l’autorité responsable. O/N







3.5. Sélection et mise en œuvre des projets (Autorité responsable intervenant comme pouvoir adjudicateur) Brève description de la procédure [Cette description doit couvrir l’autorité responsable et l’(les) autorité(s) déléguée(s).] Objectifs principaux Réalisé? Remarques 1 En cas d’appel de propositions (ou d’appel d’offres), des règles sont définies de manière à garantir une mise en concurrence ouverte et une publicité adéquate. O/N 2 Les critères de sélection seront conformes aux critères minimaux définis dans l’acte de base. O/N 3 Des procédures sont définies pour la réception des propositions (ou des offres). O/N 4 Des procédures sont définies pour garantir que les propositions (ou les offres) soient évaluées sur la base des règles et critères prédéfinis, et d’une manière transparente et non discriminatoire. O/N 5 Les décisions d’attribution et les contrats/conventions de subvention seront approuvés par une personne dûment habilitée. O/N 6 Des procédures sont définies pour garantir aux candidats une information a posteriori adéquate concernant les résultats de la procédure de sélection. O/N 7 Des procédures sont définies pour assurer le contrôle de la mise en œuvre des contrats/conventions de subvention, conformément aux clauses contractuelles. O/N







3.6. Contrôle des projets mis en œuvre par les bénéficiaires finaux Brève description de la procédure [Cette description doit couvrir l’autorité responsable et l’(les) autorité(s) déléguée(s).] Objectifs principaux Réalisé? Remarques 1 Des indicateurs clés, tant opérationnels que financiers, seront établis, contrôlés et communiqués à l’autorité responsable du projet. O/N 2 Des vérifications ponctuelles sur le terrain effectuées par l’autorité responsable sont prévues pour permettre le contrôle (des aspects opérationnels et financiers) des projets. O/N 3 L’autorité responsable veille à ce que les bénéficiaires finaux utilisent un système comptable informatisé et approprié. O/N 4 L’autorité responsable veille à ce que les bénéficiaires finaux mettent en œuvre les dispositions relatives à la visibilité de la contribution financière de l’UE. O/N







3.7. Gestion financière du projet Brève description de la procédure [Concerne l’autorité responsable et l’(les) autorité(s) déléguée(s)] Objectifs principaux Réalisé? Remarques 1 Les opérations financières seront approuvées par des personnes dûment habilitées. O/N 2 Avant de procéder à tout paiement ou recouvrement, des vérifications seront effectuées pour contrôler en particulier: — l’exactitude et la régularité des demandes de paiement, compte tenu des règles d’éligibilité en application pour les Fonds, — si les produits et/ou les services cofinancés par le projet ont réellement été fournis, — l’exactitude, le caractère complet et le paiement effectif d’autres contributions obtenues auprès de sources publiques ou privées, — s’il a été tenu compte des résultats de toutes les activités d’audit. O/N 3 Des vérifications seront effectuées de manière à obtenir une assurance raisonnable quant à la légalité et à la régularité des opérations sous-jacentes. O/N 4 Des contrôles de surveillance seront effectués tout au long de la période de programmation, pour garantir le respect des procédures financières en vigueur. O/N 5 Les vérifications porteront sur la complémentarité avec d’autres programmes financiers de la Communauté, de manière à éviter tout double financement. O/N







3.8. Irrégularités, corrections et recouvrements Brève description de la procédure [Cette description doit couvrir l’autorité responsable, l’(les) autorité(s) déléguée(s) et l’autorité de certification.] Objectifs principaux Réalisé? Remarques 1 Les irrégularités ont fait l’objet de définitions conformes aux exigences communautaires. O/N 2 Des mécanismes existent pour garantir que les irrégularités puissent être détectées à temps et que des mesures correctives immédiates soient prises. O/N 3 Des procédures existent pour garantir que la Commission soit informée des irrégularités détectées et, s’il y a lieu, de toute mesure corrective prise conformément aux obligations énoncées dans la présente décision. O/N 4 Des procédures existent pour garantir un suivi adéquat des ordres de recouvrement émis et, s’il y a lieu, des intérêts dus. O/N 5 Lorsque les ordres de recouvrement ne peuvent être encaissés, les causes seront recensées pour établir si les États membres devront rembourser ou non les montants au budget communautaire. O/N







3.9. Préparation et exécution des missions d’audit Brève description de la procédure [Cette description doit couvrir l’autorité d’audit et, en tant qu’organisme potentiellement audité, l’autorité responsable et l’(les) autorité(s) déléguée(s) et, en tant que destinataire des conclusions, l’autorité de certification.] Objectifs principaux Réalisé? Remarques 1 Les pratiques d’audit sont conformes aux normes d’audit internationalement reconnues. O/N 2 Un manuel d’audit est rédigé à l’intention des auditeurs sur la base des exigences définies dans l’acte de base. O/N 3 Des audits seront menés pour vérifier le bon fonctionnement des systèmes de gestion et de contrôle. O/N 4 Les vérifications à effectuer sur les dépenses éligibles porteront sur un échantillon approprié et viseront au minimum 10 % des dépenses éligibles. O/N 5 Les vérifications à effectuer sur les dépenses éligibles contrôleront au minimum la conformité et l’efficacité des éléments suivants: procédure de sélection, objectifs du projet, réalité des résultats obtenus, éligibilité des dépenses, validité des pièces justificatives des dépenses, cofinancement national, piste d’audit. O/N 6 Le suivi des recommandations précédentes se fera régulièrement. O/N 7 Les projets directement mis en œuvre par l’autorité responsable feront l’objet d’un contrôle strict. O/N







3.10. Rapport d’audit sur les programmes annuels et déclarations y afférentes Brève description de la procédure [Cette description doit couvrir l’autorité d’audit.] Objectifs principaux Réalisé? Remarques 1 Des procédures existent pour consolider les conclusions de l’audit des systèmes et de l’audit des projets relevant de chaque programme annuel. O/N 2 Des vérifications seront effectuées pour évaluer la validité des demandes de paiement. O/N 3 Des investigations plus approfondies seront pratiquées en cas de détection d’erreurs systémiques ou d’erreurs dépassant le seuil d’importance relative. O/N 4 Le rapport et les déclarations y afférentes seront approuvés par une personne dûment habilitée. O/N







3.11. Certification des dépenses Brève description de la procédure [Concerne surtout l’autorité de certification mais également l’autorité responsable et l’(les) autorité(s) déléguée(s)] Objectifs principaux Réalisé? Remarques 1 Des procédures existent pour garantir que les informations requises soient transmises par l’autorité responsable aux fins de la certification. O/N 2 Des procédures existent pour garantir que le rapport d’audit relatif à chaque programme annuel et les déclarations y afférentes soient transmis par l’autorité d’audit. O/N 3 Des procédures existent pour garantir qu’il soit tenu compte des recouvrements dans la déclaration finale des dépenses et pour assurer le suivi des actions en justice en cours ou des recours administratifs ayant un effet suspensif sur ces recouvrements. O/N 4 Des vérifications seront effectuées pour garantir l’exactitude et le caractère complet de la déclaration des dépenses (en particulier en ce qui concerne les intérêts générés par le préfinancement octroyé par la Commission ainsi que son utilisation effective comme contribution nationale). O/N 5 En cas d’utilisation de la monnaie locale, les méthodes utilisées pour les calculs et la conversion en euros seront conformes aux règles définies par la Commission. O/N







3.12. Évaluation du programme Brève description de la procédure [Concerne l’autorité responsable et l’(les) autorité(s) déléguée(s)] Objectifs principaux Réalisé? Remarques 1 Les documents d’orientation de la Commission relatifs aux évaluations sont largement diffusés et mis à disposition de tous les bénéficiaires finaux potentiels ainsi que de toute autre partie intéressée. O/N 2 Les indicateurs opérationnels et les indicateurs financiers clés transmis par les bénéficiaires finaux pour mesurer les résultats du projet seront consignés. O/N 3 L’autorité responsable (et/ou les autorités déléguées) veilleront à ce que les indicateurs communiqués permettent de mesurer les résultats de chaque projet. O/N 4 Des procédures existent pour garantir que l’évaluation requise soit effectuée conformément à l’acte de base. O/N

4. GESTION DE L’INFORMATION







4.1. Documentation relative aux procédures Brève description de la procédure [Concerne toutes les autorités] Objectifs principaux Réalisé? Remarques 1 Les autorités veilleront à ce que les procédures mises en place, visées à l’article 7 de la présente décision, soient conformes au droit national et au droit communautaire (par exemple en matière de marchés publics, de règles comptables, etc.) O/N 2 Les procédures sont approuvées par une personne dûment habilitée. O/N 3 Les procédures mises en place prévoient des instructions claires pour chacune des opérations principales et expliquent les circuits de prise de décision pour l’exercice des fonctions. O/N 4 Des dispositions ont été prises pour garantir que tout le personnel concerné soit informé des procédures mises en place. O/N 5 Lorsqu’il y a lieu, les procédures incluent l’utilisation de listes de contrôle résumant les principaux contrôles à effectuer. O/N 6 Des dispositions ont été prises pour garantir la protection des données à caractère personnel. O/N







4.2. Comptabilité Brève description de la procédure [Concerne l’autorité responsable, l’(les) autorité(s) déléguée(s) et l’autorité de certification] Objectifs principaux Réalisé? Remarques 1 Des dispositions ont été prises pour garantir que les données comptables soient complètes, fiables et correctes. Plus particulièrement, le système comptable permettra: — la traçabilité intégrale des ressources communautaires au niveau des bénéficiaires finaux et des projets, — le recensement des intérêts générés par un préfinancement octroyé par la Commission, — le recensement des ordres de recouvrement émis et, s’il y a lieu, des éventuels encaissements. O/N 2 Le système comptable et de rapport financier est conforme à la législation nationale en matière de protection des données. O/N 3 Le système de comptabilité et de rapport financier utilisé sera informatisé. O/N 4 Un système de sauvegarde existe pour garantir, le cas échéant, la continuité des opérations. O/N 5 En cas d’utilisation de la monnaie locale, les méthodes utilisées pour les calculs et la conversion en euros seront conformes aux règles définies par la Commission. O/N







4.3. Rapports transmis à la Commission Brève description de la procédure [Concerne toutes les autorités] Objectifs principaux Réalisé? Remarques 1 Les obligations en matière de communication de rapports sont connues, ainsi que leurs implications pour les ressources. O/N 2 Les procédures établies permettent aux autorités désignées de présenter des contributions adéquates, complètes et en temps opportun. O/N 3 Les rapports sont approuvés par une personne dûment habilitée. O/N







4.4. Piste d’audit Brève description de la procédure [Concerne toutes les autorités] Où sont conservés les documents suivants? Organisme/Unité responsable Pendant combien de temps? Description des systèmes de gestion et de contrôle, y compris le(s) manuel(s) de procédure Stratégie d’audit Programme pluriannuel national et révisions éventuelles Programmes annuels nationaux et révisions éventuelles Décisions de la Commission européenne relatives aux programmes pluriannuel et annuels Appels à propositions/Appels d’offres Dossiers de candidature/Contrats Analyses administrative, technique et financière des propositions et/ou des offres reçues (grilles d’évaluation); rapports du comité d’évaluation Décisions de financement ou refus Accords de financement des projets Décisions relatives aux engagements financiers pour chaque projet Rapports d’avancement et rapports finaux présentés par les bénéficiaires de fonds Rapports financiers et demandes de paiement présentés, par projet financé Pièces justificatives des dépenses et des recettes pour les projets financés Paiements/autorisations de recouvrement de fonds (preuves des vérifications effectuées) Ordres de paiement/recouvrement de fonds Preuve des paiements/recouvrements de fonds Documentation sur la méthodologie d’échantillonnage pour les activités d’audit Rapports d’audit relatifs aux projets Rapports des audits réalisés au niveau national concernant les systèmes de gestion et de contrôle Rapports d’audit relatifs aux programmes annuels Avis d’audit relatifs aux systèmes de gestion et de contrôle Déclarations d’audit sur la validité des demandes de paiement Demandes de paiement adressées à la Commission européenne Certification des dépenses communiquée à la Commission européenne Rapports d’exécution intermédiaires transmis à la Commission européenne Rapports d’exécution finaux transmis à la Commission européenne Preuve de paiement reçue de la Commission européenne Rapports d’évaluation transmis à la Commission européenne

5. APPROBATION DE LA DESCRIPTION DES SYSTÈMES DE GESTION ET DE CONTRÔLE







Autorité Déclaration Date et signature Autorité responsable Je certifie l’exactitude et l’exhaustivité des informations relatives à l’identification et aux systèmes de contrôle interne de l’autorité responsable. Nom: Fonction: Date: signature Autorité de certification Je certifie l’exactitude et l’exhaustivité des informations relatives à l’identification et aux systèmes de contrôle interne de l’autorité de certification. Nom: Fonction: Date: signature Autorité d’audit Je certifie l’exactitude et l’exhaustivité des informations relatives à l’identification et aux systèmes de contrôle interne de l’autorité d’audit et je peux confirmer que les descriptions fournies donnent une image fiable de tous les systèmes de gestion et de contrôle. Nom: Fonction: Date: signature









ANNEXE 2

MODÈLE DE PROGRAMME PLURIANNUEL

 Version initiale

 Version révisée (numéro, date jj/mm/année) à la suite du dialogue avec la Commission

 Version révisée à la suite d’évaluations et/ou de difficultés d’exécution

 Version révisée à la suite de la révision des orientations stratégiques

ÉTAT MEMBRE:

FONDS:

AUTORITÉ RESPONSABLE:

PÉRIODE COUVERTE:

1. SITUATION DANS L’ÉTAT MEMBRE

Description de la situation initiale de l’État membre dans le domaine d’action couvert par les objectifs du Fonds

1.1. Situation nationale et incidence des flux migratoires

1.2. Mesures prises par l’État membre jusqu’à présent

1.3. Montant total des crédits nationaux alloués

2. ANALYSE DES BESOINS DANS L’ÉTAT MEMBRE

2.1. Besoins de l’État membre en relation avec la situation initiale

2.2. Objectifs opérationnels de l’État membre destinés à répondre à ses besoins

3. STRATÉGIE POUR ATTEINDRE LES OBJECTIFS

Décrire la façon dont le Fonds aidera à répondre aux besoins, les priorités retenues et leur motivation

3.1. Priorité 1

3.2. Priorité 2

3.3. Etc.

Informations à détailler concernant les priorités retenues

a) Objectif(s) de la stratégie et exemples d’actions clés

b) Description de la ou des cible(s) concernée(s) et du ou des indicateur(s) utilisés

c) Le cas échéant, indiquer les actions clés correspondant à la mise en œuvre des priorités spécifiques relevant de la priorité retenue.

4. COMPATIBILITÉ AVEC D’AUTRES INSTRUMENTS

Exposé de la compatibilité de cette stratégie avec d’autres instruments régionaux, nationaux et communautaires

4.1. Priorité 1

4.2. Priorité 2

4.3. Etc.

5. CADRE DE MISE EN ŒUVRE DE LA STRATÉGIE

5.1. Publication du programme

5.2. Approche retenue pour appliquer le principe de partenariat

6. PLAN DE FINANCEMENT INDICATIF

6.1. Concours communautaire 6.1.1. Tableau



Programme pluriannuel — Projet de plan financier Tableau 1 Concours communautaire (en milliers EUR — prix courants) 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Total Priorité 1: […] 0 Priorité 2: […] 0 Priorité 3: […] 0 Priorité: […] 0 Assistance technique 0 Total 0 0 0 0 0 0 0 0 6.1.2. Observations concernant les chiffres/tendances

6.2. Plan financier global 6.2.1. Tableau



Programme pluriannuel — Projet de plan financier Tableau 2 Plan financier global (en milliers EUR — prix courants) 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Total Concours communautaire Cofinancement public Cofinancement privé Total 0 0 0 0 0 0 0 0 % de concours communautaire % % % % % % % % 6.2.2. Observations concernant les chiffres/tendances [signature de la personne responsable]









ANNEXE 3

MODÈLE DE PROGRAMME ANNUEL

 version initiale

 version révisée (numéro, date jj/mm/année) à la suite du dialogue avec la Commission

 version révisée pour d’autres raisons

ÉTAT MEMBRE:

FONDS:

AUTORITÉ RESPONSABLE:

ANNÉE COUVERTE:

1. MODALITÉS DE SÉLECTION DES PROJETS À FINANCER DANS LE CADRE DU PROGRAMME

2. MODIFICATION DES SYSTÈMES DE GESTION ET DE CONTRÔLE (le cas échéant)

3. ACTIONS À SOUTENIR PAR LE PROGRAMME CONFORMÉMENT AUX PRIORITÉS FIXÉES 3.1. Actions mettant en œuvre la priorité 1 3.2. Actions mettant en œuvre la priorité 2 3.3. Etc. Dans la présentation des actions prévues aux points 3.1 à etc., lorsque c’est utile, fournir une ventilation en respectant les catégories d’actions indiquées dans l’acte de base. Aspects de l’action présentés dans la description de chaque action