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"BRÈGLEMENT (CE) No1663/95 DE LA COMMISSION
du 7 juillet 1995
établissant les modalités d’application du règlement (CEE) no729/70 en ce qui concerne la
procédure d’apurement des comptes du FEOGA, section «garantie»
(JO L 158 du 8.7.1995, p. 6)
Modifié par:
Journal officiel
nopage date
"M1 Règlement (CE) no896/97 de la Commission du 20 mai 1997 L 128 8 21.5.1997
"M2 Règlement (CE) no2245/1999 de la Commission du 22 octobre
1999L 273 5 23.10.19991995R1663 — FR — 30.10.1999 — 002.001 — 1
RÈGLEMENT (CE) No1663/95 DE LA COMMISSION
du 7 juillet 1995
établissant les modalités d’application du règlement (CEE) no729/70
en ce qui concerne la procédure d’apurement des comptes du
FEOGA, section «garantie»
LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,
vu le traité instituant la Communauté européenne,
vu le règlement (CEE) no729/70 du Conseil, du 21 avril 1970, relatif au
financement de la politique agricole commune (1), modifié en dernier
lieu par le règlement (CE) no1287/95 (2), et notamment son article 4
paragraphe 6 et son article 5 paragraphe 3,
considérant que la réforme de la procédure de l’apurement des comptes,
mise en vigueur par le règlement (CE) no1287/95 du Conseil, prévoit
l’établissement de modalités d’application relatives à l’agrément des
organismes payeurs et à la certification et à l’apurement des comptes
annuels;
considérant que, au regard de l’évolution du nombre et de la nature des
mesures financées par le FEOGA, section «garantie», ainsi que des
techniques d’enregistrement et de transmission de l’information, une
révision de la nature et du contenu de l’information à fournir à la
Commission pour l’apurement des comptes s’avère nécessaire;
considérant qu’il convient d’abroger en conséquence le règlement (CEE)
no1723/72 de la Commission (3), modifié en dernier lieu par le
règlement (CEE) no295/88 (4);
considérant que le comité du Fonds européen d’orientation et de garantie
agricole n’a pas émis d’avis dans le délai imparti par son président,
A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:
Article premier
1. Chaque État membre fixe une limite au nombre des organismes
payeurs à agréer par chaque État membre au titre de l’article 4
paragraphe 2 du règlement (CEE) no729/70, après consultation de la
Commission. La Commission peut faire connaître tout obstacle que ce
nombre présenterait eu égard au délai fixé à l’article 5 paragraphe 2
point b) dudit règlement et à la transparence des contrôles sur les
opérations du Fonds. La Commission informe le comité du Fonds des
organismes payeurs agréés dans tous les États membres.
2. Pour chaque organisme payeur, l’État membre informe la Commis-
sion de la (ou des) autorité(s) qui délivre(nt) et retire(nt) l’agrément et
qui détermine(nt) le délai accordé pour procéder aux adaptations
nécessaires au sens de l’article 4 paragraphe 4 du règlement (CEE) no
729/70 («l’autorité compétente»).
3. Avant d’agréer un organisme payeur, l’autorité compétente s’assure
que les dispositions administratives et comptables de l’organisme
concerné offrent les garanties prévues à l’article 4 paragraphe 1 point
a) du règlement (CEE) no729/70. Les critères d’agrément sont établis
par l’État membre et appliqués par l’autorité compétente aux fins de
l’agrément, en tenant compte des orientations de la Commission pour ces
critères qui figurent en annexe. Le non-respect d’un critère qui est
important au vu des opérations effectuées par l’organisme payeur
entraîne l’application de l’article 4 paragraphe 4 dudit règlement.!B
(1)J O noL 94 du 28. 4. 1970, p. 13.
(2)J O noL 125 du 8. 6. 1995, p. 1.
(3)J O noL 186 du 16. 8. 1972, p. 1.
(4)J O noL 30 du 2. 2. 1988, p. 7.1995R1663 — FR — 30.10.1999 — 002.001 — 2
La décision d’agrément est prise sur la base d’un examen des conditions
administratives et comptables, y compris celles adoptées pour protéger
les intérêts de la Communauté en matière d’avances payées, de garanties
obtenues, de stocks d’intervention ainsi que de montants à percevoir. Cet
examen inclut notamment les conditions d’exécution des paiements, de
protection de la trésorerie, de sécurité des systèmes informatiques, de
tenue des registres comptables, de répartition des tâches et d’adéquation
des contrôles internes et externes, concernant les dépenses financées par
la section «garantie» du FEOGA.
4. Si l’autorité compétente obtient l’assurance que l’organisme payeur
inspecté remplit toutes les conditions applicables, elle procède à son
agrément. Dans le cas contraire, elle adresse à l’organisme payeur des
instructions concernant les dispositions administratives et comptables à
prendre, et notamment les conditions que l’organisme payeur est tenu de
remplir avant d’être agréé. L ’agrément peut être accordé provisoirement
pour un délai à fixer en relation avec la gravité du problème pendant la
mise en œuvre des modifications à apporter aux conditions adminis-
tratives et comptables.
5. En cas de retrait de l’agrément, l’État membre désigne un autre
organisme payeur, conformément aux dispositions fixées à l’article 4 du
règlement (CEE) no729/70 et aux paragraphes 3 et 4 du présent article et
s’assure que les paiements aux bénéficiaires ne sont pas interrompus.
6. L ’acte d’agrément consiste en une confirmation écrite que
l’organisme répond aux conditions d’agrément; il expose, le cas échéant,
les instructions concernant les adaptations ainsi que le délai fixé. Il est
communiqué à la Commission.
7. La communication prévue à l’article 4 paragraphe 3 du règlement
(CEE) no729/70 doit être faite lors du premier agrément de l’organisme
payeur et doit être accompagnée des informations suivantes au sujet de
chaque organisme payeur:
— les responsabilités qui lui sont attribuées,
— la répartition des responsabilités entre ses services,
— ses relations avec d’autres organismes, publics ou privés, qui
assument également une partie des responsabilités dans l’exécution
des mesures pour lesquelles il impute des dépenses au Fonds,
— les procédures suivant lesquelles les demandes des bénéficiaires sont
reçues, vérifiées et validées, les dépenses autorisées et payées,
— les dispositions d’audit interne.
Les informations à transmettre dans le cadre de l’application de l’article
4 paragraphe 4 du règlement (CEE) no729/70 comprennent notamment
toutes les instructions ayant trait aux dispositions administratives et
comptables à prendre, et aux adaptations auxquelles l’organisme payeur
est tenu de procéder afin d’éviter le retrait de l’agrément, ainsi que le
délai de mise en œuvre.
Article 2
1. L ’organisme de coordination visé à l’article 4 paragraphe 1 point b)
du règlement (CEE) no729/70 est le seul interlocuteur de l’État membre
vis-à-vis de la Commission pour toutes les questions relatives à la section
«garantie» du FEOGA en ce qui concerne:
— la diffusion des textes et des orientations communautaires y relatives,
aux différents organismes payeurs et aux administrations chargées de
les mettre en application,
— la promotion de leur application homogène,
— la communication à la Commission de l’information prévue par le
présent règlement ainsi que par le règlement (CEE) no729/70,
— la mise à la disposition de la Commission de l’ensemble des données
comptables nécessaires à des fins statistiques ou à la réalisation de
contrôles.!B1995R1663 — FR — 30.10.1999 — 002.001 — 3
Les informations détenues par les organismes payeurs ou les ordonna-
teurs sous une forme documentaire ne doivent pas être adressées à la
Commission; elles doivent toutefois être tenues à disposition par les
organismes payeurs ou les ordonnateurs. Un organisme payeur peut
remplir le rôle de l’organisme de coordination pourvu que ces deux
compétences soient maintenues distinctes. Dans le cadre de sa mission,
l’organisme de coordination peut, conformément aux procédures
nationales, s’appuyer sur d’autres organes ou services administratifs,
notamment à vocation comptable ou technique.
2. L ’État membre communique à la Commission les renseignements
concernant la dénomination et les statuts de l’organisme de coordination,
ainsi que les conditions administratives, comptables et de contrôle
interne dans lesquelles sont effectuées ces opérations.
3. La forme et le contenu des données comptables visées au paragraphe
1 sont adoptés selon la procédure prévue à l’article 13 du règlement
(CEE) no729/70.
Article 3
1. Le certificat visé à l’article 5 paragraphe 1 point b) du règlement
(CEE) no729/70 est délivré par un service ou un organe fonctionnel-
lement indépendant des organismes payeurs et de coordination et qui
dispose des compétences techniques (l’organisme de certification).
Le certificat s’appuie sur un examen des procédures ainsi que sur
l’examen d’un échantillon de transactions. Il porte sur la conformité des
paiements avec les règles communautaires seulement en ce qui concerne
la capacité des structures administratives des organismes payeurs
d’assurer que la conformité avec ces règles a été vérifiée avant que le
paiement ne soit réalisé.
L ’organisme de certification effectue son examen conformément à des
normes d’audit acceptées sur le plan international. Les contrôles ont lieu
à la fois pendant et après chaque exercice financier. Avant le 31 janvier
de l’exercice suivant, l’organisme de certification établit son certificat et
fait un rapport sur ses constatations, qui indique notamment s’il a obtenu
une assurance raisonnable quant à l’intégralité, à l’exactitude et à la
véracité des comptes à transmettre à la Commission, et que les
procédures de contrôle interne ont été appliquées de manière
satisfaisante.
2. Dans le cas où plus d’un organisme payeur est agréé, l’État membre
peut s’appuyer sur les certificats délivrés par les organismes ayant
certifié les comptes des organismes payeurs respectifs, à condition qu’il
reçoive l’assurance que l’étendue des audits réalisés et les normes suivies
à cet effet répondaient aux exigences prévues au paragraphe 1.
3. Le rapport visé au paragraphe 1 précise:
— si les procédures appliquées par les organismes payeurs, tenant
compte notamment des critères d’agrément, sont de nature à garantir
de manière raisonnable que les opérations imputées au Fonds sont
conformes aux règles communautaires, et quelles recommandations
ont été faites pour améliorer les systèmes,
— si le compte annuel visé à l’article 4 paragraphe 1 point a) est
conforme aux livres et aux registres des organismes payeurs,
— si les déclarations des dépenses et des opérations d’intervention
prévues à l’article 5 constituent un relevé matériellement exact,
complet et précis des opérations imputées au Fonds,
— si les intérêts financiers de la Communauté sont dûment protégés en
ce qui concerne les avances payées, les garanties obtenues, les stocks
d’intervention ainsi que les montants à percevoir,
— si les recommandations faites aux organismes payeurs pour
améliorer les systèmes ont été suivies.!B
!M2
!B1995R1663 — FR — 30.10.1999 — 002.001 — 4
Le rapport est accompagné des renseignements sur le nombre et les
qualifications des membres de l’équipe d’audit, sur le travail réalisé, sur
le nombre de transactions examinées, sur le degré de matérialité et de
confiance obtenue, sur les faiblesses décelées et sur les recommandations
faites en vue d’améliorer le système ainsi que sur les opérations de
l’organisme de certification et celles des autres organismes d’audit,
internes ou externes aux organismes payeurs, sur lesquels repose tout ou
partie des assurances acquises par l’organisme de certification sur ces
questions.
Article 4
1. Aux fins de l’apurement des comptes prévu à l’article 5 paragraphe
2 point b) du règlement (CEE) no729/70, l’État membre adresse à la
Commission:
a) le compte annuel des dépenses imputées à la section «garantie» du
Fonds et les rapports établis par chaque service ou organisme au titre
de l’article 5 paragraphe 1,
b) les certificats et les rapports établis par le ou les organismes de
certification.
2. Les documents visés au paragraphe 1 sont adressés à la Commission
en quatre exemplaires pour le 10 février de l’année suivant la fin de
l’exercice financier concerné.
3. À la demande de la Commission ou à l’initiative de l’État membre,
d’autres informations concernant l’apurement des comptes considérés
peuvent être adressées à la Commission avant une date limite fixée par
celle-ci, compte tenu de la charge de travail nécessaire pour fournir ces
informations. En l’absence desdites informations, la Commission peut
apurer les comptes sur la base des informations dont elle dispose à cette
date limite.
4. La Commission peut accepter une demande de délai dans l’envoi des
informations si ce retard peut être justifié et si cette demande a été
soumise à la Commission avant la date limite.
Article 5
1. Les comptes visés à l’article 4 paragraphe 1 point a) indiquent:
a) les dépenses résumées par poste et sous-poste du budget commu-
nautaire;
b) un résumé des opérations d’intervention et un état des quantités et de
l’emplacement des stocks à la fin de l’exercice financier;
c) des informations sur les dépenses, ou l’assurance que le détail des
informations sur chaque opération figure dans un fichier informa-
tique à la disposition de la Commission;
d) l’assurance que les informations sur chaque mouvement effectué
dans les stocks d’intervention figurent dans les fichiers de
l’organisme payeur;
e) des explications sur les différences entre les dépenses déclarées dans
les comptes annuels et celles déclarées pour la même période dans
les documents visés à l’article 3 paragraphe 5 du règlement (CEE) no
2776/88 (1), corrigé conformément à l’article 9 paragraphe 7 dudit
règlement;
f) un résumé des recouvrements en instance de perception, ventilé par
exercice de l’établissement de l’ordre de recouvrement, ainsi qu’un
résumé des montants reconnus au cours de l’exercice comme
irrécouvrables.!B
(1)J O noL 249 du 8. 9. 1988, p. 9.!M21995R1663 — FR — 30.10.1999 — 002.001 — 5
2. Les rapports visés à l’article 4 paragraphe 1 point a) du présent
règlement contiennent les informations suivantes sur l’organisme de
coordination et chaque organisme payeur:
— toute opération exceptionnelle ou difficulté technique rencontrée au
sujet de l’exercice financier considéré,
— toute modification importante, depuis le précédent rapport, des
informations visées à l’article 1erparagraphe 7.
Article 6
Les documents justifiant les dépenses financées et les montants à
recouvrer par le FEOGA, section «garantie», sont tenus à la disposition
de la Commission pendant au moins trois ans après l’année pendant
laquelle la Commission apure les comptes de l’exercice financier
considéré ou, au cas où la décision d’apurement des comptes fait l’objet
d’un recours devant la Cour de justice, pendant un an après la conclusion
de cette procédure.
Article 7
1. La décision d’apurement des comptes visée à l’article 5 paragraphe 2
point b) du règlement (CEE) no729/70 détermine, sans préjudice de
décisions ultérieures conformément au paragraphe 2 point c) dudit
article, le montant des dépenses effectuées dans chaque État membre au
cours de l’exercice financier concerné et devant être reconnues à la
charge du FEOGA, sur la base des comptes visés à l’article 5 paragraphe
1 point b) du règlement précité et des réductions et suspensions
d’avances au titre de l’exercice concerné, y compris les réductions visées
à l’article 4 paragraphe 3 deuxième alinéa du règlement (CE) no296/96
de la Commission (1).
Les montants recouvrables de chaque État membre ou payables à lui
conformément à la décision d’apurement des comptes visée au premier
alinéa sont déterminés en déduisant le montant des avances versées au
cours de l’exercice financier en question, des dépenses reconnues pour le
même exercice au titre du premier alinéa. Les montants recouvrables ou
payables sont déduits ou ajoutés aux avances relatives aux dépenses du
deuxième mois suivant le mois au cours duquel la décision d’apurement
des comptes est prise.
2. La Commission communique à l’État membre concerné les résultats
de ses vérifications des informations transmises, accompagnés de toute
modification qu’elle propose, avant le 31 mars suivant la fin de
l’exercice financier.
3. Quand, pour des raisons imputables à l’État membre concerné, la
Commission ne peut pas apurer les comptes d’un État membre avant le
30 avril de l’année suivante, la Commission notifie à l’État membre les
enquêtes supplémentaires qu’elle se propose de mener au titre de l’article
9 du règlement (CEE) no729/70.
Article 8
1. Si, à l’issue d’une enquête, la Commission considère que les
dépenses n’ont pas été effectuées conformément aux règles communau-
taires, elle communique les résultats de ses vérifications à l’État membre
concerné et indique les mesures correctives à prendre pour garantir à
l’avenir le respect des règles précitées.
La communication fait référence au présent règlement. L ’État membre
répond dans un délai de deux mois et la Commission peut modifier sa
position en conséquence. Dans des cas justifiés, la Commission peut
accorder une prorogation de ce délai.!B
(1)J O noL 39 du 17. 2. 1996, p. 5.!M1
!B
!M21995R1663 — FR — 30.10.1999 — 002.001 — 6
Après l’expiration du délai accordé pour la réponse, la Commission
convoque une discussion bilatérale et les deux parties essayent d’arriver
à un accord sur les mesures à prendre, ainsi que sur l’évaluation de la
gravité de l’infraction et du préjudice financier causé à la Communauté
européenne. Après cette discussion et après toute date fixée par la
Commission, en consultation avec l’État membre, après la discussion
bilatérale pour la communication d’informations supplémentaires ou, si
l’État membre n’accepte pas la convocation dans un délai fixé par la
Commission, après l’échéance de ce délai, cette dernière communique
formellement ses conclusions à l’État membre en faisant référence à la
décision 94/442/CE de la Commission (1). Sans préjudice des disposi-
tions du quatrième alinéa du présent paragraphe, cette communication
évaluera les dépenses qu’elle envisage d’exclure au titre de l’article 5,
paragraphe 2, point c), du règlement (CEE) no729/70.
L ’État membre informe la Commission dans les meilleurs délais des
mesures correctives prises pour assurer le respect des règles commu-
nautaires et de la date effective de leur mise en œuvre. La Commission
adopte, le cas échéant, une ou plusieurs décisions en application de
l’article 5, paragraphe 2, point c), du règlement (CEE) no729/70 pour
exclure jusqu’à la date effective de mise en œuvre des mesures
correctives les dépenses affectées par le non-respect des règles
communautaires.
2. Les décisions visées à l’article 5 paragraphe 2 point c) du règlement
(CEE) no729/70 doivent être prises après examen de tout rapport établi
par l’organe de conciliation en application des dispositions de la décision
94/442/CE.
3. Les dépenses à exclure du financement communautaire au titre de
l’article 5 paragraphe 2 point c) du règlement (CEE) no729/70 sont
déduites des avances relatives aux dépenses du deuxième mois suivant la
décision arrêtée selon cet article. Toutefois, la Commission peut, à la
demande de l’État membre et lorsque l’importance des dépenses à
exclure le justifie, et après consultation du comité du Fonds européen
d’orientation et de garantie agricole, décider d’une autre date.
Article 9
Le règlement (CEE) no1723/72 est abrogé avec effet à compter du 16
octobre 1995.
Toutefois, il reste applicable à l’apurement des comptes du FEOGA
jusqu’à ceux de l’exercice 1995.
Article 10
Le présent règlement entre en vigueur le septième jour suivant celui de sa
publication au Journal officiel des Communautés européennes.
Il est applicable à partir de l’exercice commençant le 16 octobre 1995.
Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et
directement applicable dans tout État membre.!M2
(1) JO L 182 du 16.7.1994, p. 45.!B
!M1
!B1995R1663 — FR — 30.10.1999 — 002.001 — 7
ANNEXE
Orientations pour les critères d’agrément d’un organisme payeur
Les conditions d’agrément permettent de s’assurer que l’organisme payeur offre
suffisamment de garanties concernant le fonctionnement correct de sa structure
administrative et de son système de contrôle interne, ainsi que sur la conservationdes documents visés à l’article 4 du règlement (CEE) n
o729/70. Seul le petit
nombre des opérations effectuées par un organisme payeur peut justifier
l’application de conditions simplifiées. Le non-respect d’une condition importante
dans le cadre des opérations effectuées par l’organisme payeur entraînel’application des dispositions prévues à l’article 4 paragraphe 4 du règlementprécité.
1) L ’institution d’un organisme payeur («organisme») prend la forme d’un
texte formel définissant les pouvoirs, les obligations et les compétences del’organisme, notamment en relation avec les dépenses du FEOGA, section«garantie» telles que définies aux articles 2 et 3 du règlement (CEE) n
o
729/70, et mettant en place la structure administrative de l’organisme.
2) L ’organisme exerce trois grandes fonctions à l’égard des dépenses du
FEOGA:
i) l’ordonnancement des paiements: qui a pour objet d’établir le montant
à payer à un ayant droit en conformité avec les règles communau-taires;
ii) l’exécution des paiements: qui a pour objet de donner ordre aux
banquiers de l’organisme ou, dans des cas appropriés, à un servicetrésorier du gouvernement, de payer le montant autorisé à l’ayant droit(ou à son cessionnaire);
iii) la comptabilisation du paiement: qui a pour objet d’enregistrer le
paiement dans les livres comptables de l’organisme, généralement aumoyen d’un système informatisé, et d’élaborer des récapitulatifs
périodiques des dépenses et notamment les déclarations mensuelles et
annuelles transmises à la Commission des Communautés européen-nes. Les livres comptables comprennent également les opérationsactives financées par le Fonds, notamment en ce qui concerne les
stocks d’intervention, les acomptes non acquittés et les débiteurs.
3) Sans préjudice des délégations prévues au point 4, l’organisme comporte
normalement les deux services suivants:
i) le service d’audit interne: ce service ou son équivalent a pour objet
d’assurer le fonctionnement efficace du système de contrôle internede l’organisme; le service d’audit interne est indépendant des autresservices de l’organisme et rend directement compte aux dirigeants de
celui-ci;
ii) le service technique: qui a pour objet de vérifier les faits sur lesquels
les paiements aux ayants droit sont fondés, à savoir, par exemple, les
faits concernant la qualité et les caractéristiques des produits, des
cheptels, des terres, etc., la date de livraison, la transformation en unautre produit ainsi que d’autres vérifications d’ordre technique. Cesvérifications s’effectuent par le recours à un système de contrôle et
d’inspection. Une des tâches principales du service technique est le
suivi de ce système de contrôle.
4) Les fonctions d’ordonnancement et/ou de service technique peuvent être
déléguées en tout ou partie à d’autres organes à condition que toutes les
conditions énoncées ci-après soient remplies.
i) Les compétences et les obligations de ces autres organes, notamment
en ce qui concerne le contrôle et la vérification de la conformité avec
les règles communautaires, doivent être clairement définies.
ii) Les organes disposent de moyens efficaces permettant de garantir
qu’ils exercent leurs compétences de manière satisfaisante.
iii) Les organes confirment formellement à l’organisme qu’ils exercent
effectivement leurs compétences et décrivent les moyens utilisés.
iv) L ’organisme est informé, à intervalles réguliers et en temps voulu, des
résultats des contrôles effectués, de sorte que la suffisance de cescontrôles puisse toujours être prise en considération avant la
liquidation d’une demande. Le travail accompli est décrit en détail
dans un rapport accompagnant chaque demande, chaque groupe dedemandes ou, s’il y a lieu, dans un rapport couvrant une campagne de!
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commercialisation. Le rapport est accompagné d’une attestation
certifiant l’éligibilité des demandes approuvées ainsi que la nature,
l’objet et les limites des activités fournies. Dans le cas de contrôles
physiques ou administratifs pratiqués sur un échantillon de demandes,il y a lieu d’identifier les demandes sélectionnées, de décrire laméthode d’échantillonnage et de rendre compte des résultats de toutes
les inspections et des mesures prises à l’égard des anomalies et des
irrégularités constatées. Les documents justificatifs soumis àl’organisme doivent garantir dans des proportions suffisantes quetoutes les vérifications requises au sujet de l’éligibilité des demandes
autorisées ont été effectuées.
v) Si des documents concernant des demandes ordonnancées ou des
contrôles réalisés sont conservés par d’autres organes, tant cesderniers que l’organisme mettent en place des procédures garantissantque l’emplacement de tous les documents ayant trait à des paiements
déterminés effectués par l’organisme soit noté et que les documents
puissent être mis à disposition aux fins d’inspection dans les locauxde l’organisme à la demande des personnes ou des organesnormalement habilités à les inspecter, à savoir:
— le personnel de l’organisme chargé de traiter la demande,
— le service d’audit interne de l’organisme,— l’organe certifiant la déclaration annuelle de l’organisme,— les fonctionnaires mandatés de la Communauté européenne.
4bis) Pour les seules mesures cofinancées, avec l’accord préalable de la
Commission et lorsqu’un nombre élevé de paiements de faible importancedoit être effectué, la fonction de paiement aux demandeurs d’aide peut être
déléguée à d’autres organismes. Un accord écrit entre l’organisme payeur
et cet organisme devra spécifier la nature de l’information et des piècesjustificatives à soumettre à l’organisme payeur ainsi que le délai danslequel elles doivent être fournies; elles devront permettre au minimum à
l’organisme payeur de se conformer aux critères d’agrément et de
respecter les délais spécifiés pour la présentation des comptes mensuels etannuels. L ’organisme payeur reste responsable de la bonne gestion desfonds concernés et de la mise à jour des documents comptables. Les agents
mandatés de l’organisme payeur, de l’organe de certification ainsi que de
l’Union européenne auront le droit d’examiner toute l’évidence tenue parl’organisme susmentionné et le droit de mener des vérifications auprès desdemandeurs d’aide.
5) La structure administrative de l’organisme prévoit la séparation des trois
fonctions d’ordonnancement, d’exécution et de comptabilisation despaiements, chacune devant être du ressort d’une sous-unité administrative
distincte dont les compétences sont définies dans l’organigramme. Dans
certains cas, la structure administrative peut être telle que la fonction deservice technique est assurée par l’unité chargée de l’ordonnancement despaiements.
La sous-unité administrative chargée de l’exécution des paiements, ou bien
une unité chargée de la supervision de celle-ci, doit disposer desdocuments attestant de l’ordonnancement des demandes d’aide, ainsique de l’exécution des contrôles administratifs et physiques prescrits. Les
informations et les attestations peuvent être dans une forme synthétique
équivalente à celle décrite au point 4 iv) de la présente annexe, et peuventêtre sur support informatique.
6) L ’organisme payeur respecte les procédures décrites ci-dessus ou des
procédures offrant des garanties similaires.
i) L ’organisme établit par écrit des procédures détaillées concernant la
réception, l’enregistrement et le traitement des demandes, y comprisune description de tous les documents à utiliser.
ii) La séparation des tâches est conçue de façon telle qu’aucun
fonctionnaire ne soit compétent pour plus d’une des attributions en
matière d’ordonnancement, de paiement ou de comptabilisation dessommes imputées au FEOGA et qu’aucun fonctionnaire n’exécute!
B
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!B
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une de ces tâches sans que son activité ne soit supervisée par un autre
fonctionnaire.
Les compétences de chaque fonctionnaire sont définies par écrit ainsi
que la délimitation de ses pouvoirs sur le plan financier. Une
formation adéquate doit être assurée, ainsi qu’une politique de
rotation du personnel occupant des postes sensibles, ou à défaut d’unesupervision plus intense. "
M2Des mesures appropriées doivent
écarter le risque d’un conflit d’intérêts lorsque des personnes assurant
une position de responsabilité, ou occupant un poste sensible,
concernant la vérification, l’ordonnancement et le paiement dedemandes imputées au Fonds, assument d’autres fonctions àl’extérieur de l’organisme payeur. 3
iii) Tout fonctionnaire chargé de l’ordonnancement dispose d’une liste de
contrôle exhaustive énumérant les vérifications qu’il lui incombe
d’entreprendre et insère dans les documents appuyant la demande une
attestation visée par lui, précisant que les contrôles ont été effectués.Cette attestation peut être établie sur support électronique, sousréserve des conditions définies au point vi). Le travail doit être revu et
documenté par un fonctionnaire supérieur.
iv) Une demande de paiement n’est ordonnancée qu’après la réalisation
d’un nombre suffisant de contrôles visant à constater que la demande
est conforme à la réglementation communautaire. Ces contrôlescomportent les contrôles prévus par le règlement régissant la mesurespécifique dans le cadre de laquelle l’aide est demandée ainsi que les
contrôles visés à l’article 8 du règlement (CEE) n
o729/70 ayant pour
objet de prévenir et déceler les fraudes et irrégularités, compte tenu,en particulier, des risques présentés. Les contrôles à réaliser sont àspécifier dans une liste de contrôle et il y a lieu d’attester leur
exécution pour chaque demande ou chaque groupe de demandes.
v) Les procédures prévues doivent garantir que le paiement n’est
effectué qu’à l’ayant droit, à son compte bancaire ou à son
cessionnaire. Le paiement est exécuté par le banquier de l’organismeou, s’il y a lieu, par un service trésorier du gouvernement, ou bien lechèque est expédié dans un délai de cinq jours ouvrables à compter de
la date d’imputation au FEOGA. Il convient d’adopter des procédures
faisant en sorte que tous les paiements pour lesquels les virements nesont pas effectués ou les chèques ne sont pas encaissés soientrecrédités en faveur du Fonds. Aucun paiement n’est effectué au
comptant. L ’approbation de l’ordonnateur et/ou de son supérieur peut
s’effectuer par voie électronique, à condition que ce moyen bénéficiede garanties de sécurité suffisantes et que l’identité du signataire soitintroduite dans la mémoire électronique.
vi) Lorsque les demandes font l’objet d’un traitement utilisant l’infor-
matique, l’accès au système informatique doit être protégé et contrôlé
de façon que:
i) toutes les données introduites dans le système soient validées de
manière à s’assurer que des erreurs de saisie puissent être
détectées et corrigées;
ii) aucune donnée ne puisse être introduite, modifiée ou validée par
d’autres personnes que les fonctionnaires habilités disposant d’unmot de passe individuel;
iii) l’identité de chaque fonctionnaire introduisant ou modifiant des
données ou des programmes soit enregistrée dans un journal desopérations.
Les mots de passe sont changés régulièrement afin d’éviter tout
détournement. Les systèmes informatiques doivent être protégés
contre tout accès non autorisé par des moyens physiques et les
données doivent être sauvegardées dans des copies stockées en unendroit séparé et sûr. L ’introduction des données doit être contrôlée àl’aide de vérifications logiques visant à déceler les données
incohérentes ou extraordinaires.
vii) Les procédures de l’organisme font en sorte que toute modification
des règlements communautaires et, en particulier, les taux des aides
applicables, soit enregistrée dans les instructions, et les bases dedonnées et les listes de contrôle mises à jour régulièrement.!
B1995R1663 — FR — 30.10.1999 — 002.001 — 10
7) Les paiements d’acomptes sont identifiés dans les registres comptables,
des procédures devant être adoptées pour faire en sorte que:
i) les cautions ne soient fournies que par des établissements financiers
remplissant les conditions du règlement (CEE) no2220/85 de la
Commission (1), agréés par les autorités appropriées et offrant des
garanties valables jusqu’à l’apurement ou la mobilisation et soient
honorées sur simple demande de l’organisme;
ii) les acomptes soient acquittés dans les délais établis et que ceux dont
l’acquittement est dû puissent être identifiés et la garantie exigée
immédiatement;
iii) l’acquittement des acomptes est soumis aux mêmes contrôles
effectués par les ordonnateurs que les paiements.
8) La comptabilité relative aux stocks d’intervention est tenue de façon à
garantir que les quantités et les coûts afférents soient enregistréscorrectement et dans un bref délai par lot identifiable et dans le compte
correct à tous les stades, depuis l’acceptation d’une offre jusqu’à
l’écoulement physique du produit, en conformité avec la réglementation,et que la quantité et la nature des stocks puissent être déterminées à toutmoment dans toutes les localisations. Les stocks sont vérifiés physique-
ment à intervalles réguliers par des personnes, des organes ou des services
indépendants de l’établissement de stockage.
9) Les procédures comptables sont conçues de façon telle que les déclarations
mensuelles et annuelles soient complètes et en temps voulu, et que toute
erreur ou omission soit décelée et corrigée, notamment par des
vérifications et des recoupements effectués à des intervalles ne dépassantpas trois mois.
10) Le service d’audit interne vérifie que les procédures adoptées par
l’organisme sont suffisantes pour garantir le respect des règlementscommunautaires et s’assure que les comptes sont exacts, complets etétablis en temps voulu. Les vérifications peuvent se limiter à certaines
mesures et à des échantillons de transactions, à condition qu’un
programme de travail garantisse que tous les domaines significatifs, ycompris les unités chargées de l’ordonnancement, soient pris en comptesur une période n’excédant pas cinq ans. Le travail du service d’audit
s’effectue conformément aux normes reconnues sur le plan international,
doit être relaté dans des comptes rendus et débouche sur des rapports et desrecommandations adressés aux dirigeants de l’organisme. Les programmesd’audit et les rapports d’audit doivent être mis à la disposition de
l’organisme de certification et des fonctionnaires de la Communauté
européenne mandatés pour l’exécution d’audits financiers et à l’unique finde l’évaluation de l’efficacité de la fonction d’audit interne.
11) Tous les points qui précèdent s’appliquent, mutatis mutandis, aux
«dépenses négatives» (prélèvements, garanties restées acquises, paiements
remboursés, etc.) que l’organisme est tenu de percevoir pour le compte dela section «garantie» du FEOGA. En particulier, l’organisme instaure unsystème permettant de reconnaître tous les montants dus au FEOGA et
d’inscrire au grand livre des débiteurs toutes ces dettes avant leur
encaissement. Le grand livre des débiteurs est inspecté à intervallesréguliers pour que des mesures puissent être prises en vue del’encaissement des dettes échues.
L ’organisme peut déléguer à un autre organe les tâches relatives à la
perception de certaines catégories de dépenses négatives, pour autant que
les conditions définies au point 4, dûment adaptées, soient respectées et
que, de plus, l’autre organe rende compte à l’organisme, à intervallesréguliers et en temps voulu, au moins une fois par mois, de toutes lesrecettes reconnues et de toutes les sommes perçues.
12) L ’organisme met en place des procédures permettant que toutes les
demandes reçues fassent l’objet d’un traitement rapide.!
B
(1)J O noL 205 du 3. 8. 1985, p. 5.1995R1663 — FR — 30.10.1999 — 002.001 — 11