02012R1268 — FR — 01.01.2017 — 002.001

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RÈGLEMENT DÉLÉGUÉ (UE) No 1268/2012 DE LA COMMISSION

du 29 octobre 2012

relatif aux règles d’application du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union







PREMIÈRE PARTIE

DISPOSITIONS COMMUNES







TITRE I

OBJET

Article premier

Objet

Le présent règlement définit les règles d’application du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 (ci-après dénommé le «règlement financier»).







TITRE II

PRINCIPES BUDGÉTAIRES







CHAPITRE 1

Principes d’unité et de vérité budgétaire

Article 2

Comptabilisation des intérêts sur les préfinancements

(Article 8, paragraphe 4, du règlement financier)

Lorsque des intérêts sont dus au budget, la convention conclue avec les entités ou personnes énumérées à l’article 58, paragraphe 1, points c) ii) à c) viii), du règlement financier dispose que les préfinancements sont versés sur des comptes ou des sous-comptes bancaires permettant d’identifier les fonds et les intérêts correspondants. À défaut, les méthodes comptables des destinataires ou des intermédiaires doivent permettre d’identifier les fonds versés par l’Union et les intérêts ou autres avantages produits par ces fonds.

Les dispositions du présent règlement relatives aux intérêts sur préfinancements ne portent pas préjudice à l’enregistrement des préfinancements à l’actif des états financiers, qui est fixé par les règles comptables visées à l’article 143 du règlement financier.







CHAPITRE 2

Principe d’annualité

Article 3

Crédits de l’exercice

(Article 11, paragraphe 3, du règlement financier)

Les crédits d’engagement et de paiement autorisés pour l’exercice comprennent:

a) les crédits ouverts au budget, y compris par voie de budget rectificatif;

b) les crédits reportés;

c) les reconstitutions de crédits conformément aux articles 178 et 182 du règlement financier;

d) les crédits résultant de paiements de préfinancement ayant été remboursés conformément à l’article 177, paragraphe 3, du règlement financier;

e) les crédits ouverts à la suite de la perception des recettes affectées au cours de l’exercice ou au cours d’exercices précédents et non utilisés.

Article 4

Annulation et report de crédits

(Article 13, paragraphe 2, du règlement financier)

1. Les crédits d’engagement et les crédits non dissociés relatifs à des projets immobiliers visés à l’article 13, paragraphe 2, point a), du règlement financier ne peuvent être reportés que si les engagements n’ont pu être effectués avant le 31 décembre de l’exercice pour des raisons non imputables à l’ordonnateur et si les étapes préparatoires sont avancées à un point permettant raisonnablement d’estimer que l’engagement pourra être effectué au plus tard le 31 mars de l’année suivante ou le 31 décembre pour les projets immobiliers.

2. Les étapes préparatoires visées à l’article 13, paragraphe 2, point a), du règlement financier, qui devraient être achevées au 31 décembre de l’exercice en vue d’un report sur l’exercice suivant sont notamment:

a) pour les engagements globaux au sens de l’article 85 du règlement financier, l’adoption d’une décision de financement ou la clôture avant cette date de la consultation des services concernés au sein de chaque institution en vue d’adopter cette décision;

b) pour les engagements individuels au sens de l’article 85 du règlement financier, la clôture de la phase de sélection des contractants, bénéficiaires, gagnants ou délégataires potentiels.

3. Les crédits reportés conformément à l’article 13, paragraphe 2, point a), du règlement financier non engagés au 31 mars de l’exercice suivant, ou au 31 décembre de l’année suivante s’agissant des montants relatifs à des projets immobiliers, sont automatiquement annulés.

La Commission informe le Parlement européen et le Conseil des crédits ainsi annulés dans un délai d’un mois après l’annulation conformément au premier alinéa.

4. Les crédits reportés au titre de l’article 13, paragraphe 2, point b), du règlement financier peuvent être utilisés jusqu’au 31 décembre de l’exercice suivant.

5. La comptabilité permet de distinguer les crédits reportés conformément aux dispositions des paragraphes 1 à 4.







CHAPITRE 3

Principe d’unité de compte

Article 5

Taux de conversion entre l’euro et une autre monnaie

(Article 19 du règlement financier)

1. Sans préjudice des dispositions spécifiques découlant de l’application de la réglementation sectorielle, la conversion réalisée par l’ordonnateur compétent est effectuée à l’aide du taux de change journalier de l’euro publié au Journal officiel de l’Union européenne, série C.

Lorsque la conversion entre l’euro et une autre monnaie est à effectuer par les contractants ou les bénéficiaires, les modalités spécifiques de conversion figurant dans les contrats de marchés, les conventions de subventions ou les conventions de financement s’appliquent.

2. Afin d’éviter que les opérations de conversion de monnaies aient un impact important sur le niveau du cofinancement de l’Union ou une incidence négative sur le budget de l’Union, les dispositions spécifiques en matière de conversion mentionnées au paragraphe 1 prévoient, le cas échéant, un taux de conversion entre l’euro et une autre monnaie à calculer à l’aide de la moyenne du taux de change journalier sur une période donnée.

3. À défaut de taux de change journalier de l’euro publié au Journal officiel de l’Union européenne pour la monnaie concernée, l’ordonnateur compétent utilise le taux comptable visé au paragraphe 4.

4. Pour les besoins de la comptabilité prévue aux articles 151 à 156 du règlement financier et sous réserve des dispositions de l’article 240 du présent règlement, la conversion entre l’euro et une autre monnaie est effectuée à l’aide du taux comptable mensuel de l’euro. Ce taux de change comptable est établi par le comptable de la Commission à l’aide de toute source d’information qu’il juge fiable sur la base du cours de l’avant-dernier jour ouvrable du mois précédant celui pour lequel le cours est établi.

5. Les résultats des opérations de change visées au paragraphe 4 du présent article sont indiqués dans une rubrique distincte dans les comptes de chaque institution.

Les dispositions du premier alinéa du présent paragraphe s’appliquent mutatis mutandis aux organismes visés à l’article 208 du règlement financier.

Article 6

Cours à utiliser pour la conversion entre l’euro et d’autres monnaies

(Article 19 du règlement financier)

1. Sans préjudice des dispositions spécifiques découlant de l’application de la réglementation sectorielle, ou de contrats de marchés, conventions ou décisions de subvention et conventions de financement spécifiques, le cours à utiliser pour la conversion entre l’euro et une autre monnaie, dans les cas où la conversion est effectuée par l’ordonnateur compétent, est celui du jour de l’établissement de l’ordre de paiement ou de l’ordre de recouvrement par le service ordonnateur.

2. Dans le cas des régies d’avances en euros, la date du paiement par la banque détermine le cours à utiliser pour la conversion entre l’euro et une autre monnaie.

3. Pour la régularisation des régies d’avances en monnaies nationales, visées à l’article 19 du règlement financier, le cours à utiliser pour la conversion entre l’euro et une autre monnaie est celui du mois de la dépense effectuée par la régie en question.

4. Pour le remboursement de dépenses forfaitaires, ou de dépenses résultant du statut des fonctionnaires de l’Union européenne et du régime applicable aux autres agents de ladite Union (ci-après dénommé le «statut»), dont le montant est plafonné et versé dans une monnaie autre que l’euro, le cours à utiliser est celui qui est en vigueur à la naissance du droit.







CHAPITRE 4

Principe d’universalité

Article 7

Structure d’accueil des recettes affectées et ouverture des crédits correspondants

(Article 21 du règlement financier)

1. Sans préjudice des articles 9 et 10, la structure d’accueil budgétaire pour les recettes affectées comporte:

a) dans l’état des recettes de la section de chaque institution une ligne budgétaire destinée à accueillir le montant de ces recettes;

b) dans l’état des dépenses, les commentaires budgétaires, y compris les commentaires généraux, indiquent les lignes susceptibles d’accueillir les crédits ouverts qui correspondent aux recettes affectées.

Dans le cas visé au premier alinéa, point a), la ligne est dotée de la mention «pour mémoire» et les recettes estimées sont mentionnées pour information dans les commentaires.

2. Les crédits correspondant à des recettes affectées sont ouverts automatiquement, aussi bien en crédits d’engagement qu’en crédits de paiement, lorsque la recette a été perçue par l’institution, sauf dans les cas prévus:

a) à l’article 181, paragraphe 2, et à l’article 183, paragraphe 2, du règlement financier;

b) à l’article 21, paragraphe 2, point b), du règlement financier pour les États membres, lorsque la convention de contribution est exprimée en euros.

Dans le cas prévu au premier alinéa, point b), les crédits d’engagement peuvent être ouverts à la signature par l’État membre de la convention de contribution.

Article 8

Contributions des États membres à des programmes de recherche

[Article 21, paragraphe 2, point a), du règlement financier]

1. Les contributions des États membres pour le financement de certains programmes complémentaires de recherche, prévues à l’article 5 du règlement (CE, Euratom) no 1150/2000 du Conseil ( 1 ), sont versées:

a) à concurrence des sept douzièmes de la somme figurant au budget, au plus tard le 31 janvier de l’exercice en cours;

b) à concurrence des cinq douzièmes restant dus, au plus tard le 15 juillet de l’exercice en cours.

2. Lorsque le budget n’est pas arrêté définitivement avant le début de l’exercice, les contributions prévues au paragraphe 1 se font sur la base de la somme figurant au budget de l’exercice précédent.

3. Toute contribution ou tout versement supplémentaire dû par les États membres au titre du budget doit être inscrit sur le ou les comptes de la Commission dans les trente jours de calendrier qui suivent l’appel de fonds.

4. Les versements effectués sont inscrits au compte prévu par le règlement (CE, Euratom) no 1150/2000 et sont soumis aux conditions énoncées par ledit règlement.

Article 9

Recettes affectées résultant de la participation des pays AELE à certains programmes de l’Union

[Article 21, paragraphe 2, point e), du règlement financier]

1. La structure d’accueil budgétaire pour les participations des États membres de l’Association européenne de libre-échange (ci-après dénommés les «États AELE») à certains programmes de l’Union est la suivante:

a) dans l’état des recettes, il est ouvert une ligne pour mémoire destinée à accueillir le montant global de la participation des États AELE pour l’exercice considéré;

b) dans l’état des dépenses:

i) le commentaire sur chaque ligne relative aux activités de l’Union auxquelles les États AELE participent fait ressortir «pour information» le montant de la participation estimée;

ii) une annexe, constituant partie intégrante du budget, comporte l’ensemble des lignes relatives aux activités de l’Union auxquelles les États AELE participent.

Aux fins du premier alinéa, point a), le montant estimé est indiqué dans les commentaires budgétaires.

L’annexe visée au premier alinéa, point b) ii), représente et complète la structure d’accueil pour l’ouverture des crédits correspondant à ces participations, telle que prévue au paragraphe 2 ainsi que pour l’exécution des dépenses.

2. En vertu de l’article 82 de l’accord sur l’Espace économique européen (ci-après dénommé l’«accord EEE»), les montants relatifs à la participation annuelle des États AELE, tels qu’ils sont confirmés à la Commission par le comité mixte de l’Espace économique européen en conformité avec l’article 1er, paragraphe 5, du protocole 32 annexé à l’accord EEE, donnent lieu à l’ouverture intégrale, dès le début de l’exercice, tant des crédits d’engagement que des crédits de paiement correspondants.

3. Si, au cours de l’exercice, les crédits de lignes budgétaires auxquelles les États AELE participent sont renforcés sans que les États AELE puissent, pendant l’exercice en question, adapter en conséquence leur contribution afin de respecter le «facteur de proportionnalité» prévu à l’article 82 de l’accord EEE, la Commission peut assurer, à titre provisoire et exceptionnel sur la base des moyens de trésorerie, le préfinancement de la quote-part des États AELE. À la suite d’un tel renforcement, la Commission fait appel, dans les meilleurs délais, aux contributions correspondantes des États AELE. La Commission informe chaque année le Parlement européen et le Conseil des décisions ainsi prises.

Le préfinancement est régularisé aussitôt que possible dans le cadre du budget de l’exercice suivant.

4. Conformément à l’article 21, paragraphe 2, point e), du règlement financier, les participations financières des États AELE constituent des recettes affectées externes. Le comptable adopte les mesures appropriées afin d’assurer le suivi séparé de l’utilisation tant des recettes provenant de ces participations que des crédits correspondants.

La Commission, dans le cadre du rapport prévu à l’article 150, paragraphe 2, du règlement financier, fait ressortir de façon distincte l’état d’exécution correspondant à la participation des États AELE, tant en recettes qu’en dépenses.

Article 10

Produit des sanctions imposées aux États membres déclarés en situation de déficits excessifs

[Article 21, paragraphe 2, point c), du règlement financier]

La structure d’accueil budgétaire pour le produit des sanctions visées à la section 4 du règlement (CE) no 1467/97 du Conseil ( 2 ) est la suivante:

a) dans l’état des recettes, il est ouvert une ligne budgétaire pour mémoire destinée à accueillir les intérêts afférents à ces montants;

b) parallèlement, et sans préjudice de l’article 77 du règlement financier, l’inscription de ces montants à l’état des recettes donne lieu à l’ouverture, dans une ligne à l’état des dépenses, de crédits d’engagement et de paiement.

Les crédits visée au premier alinéa, point b), sont exécutés conformément à l’article 20 du règlement financier.

Article 11

Charges entraînées par l’acceptation de libéralités en faveur de l’Union

(Article 22 du règlement financier)

Aux fins de l’autorisation du Parlement européen et du Conseil visée à l’article 22, paragraphe 2, du règlement financier, la Commission estime et explique dûment les charges financières, y compris les coûts liés au suivi, entraînées par l’acceptation de libéralités en faveur de l’Union.

Article 12

Comptes «Charges fiscales à recouvrer»

(Article 23, paragraphe 3, du règlement financier)

Les charges fiscales éventuellement supportées par l’Union en application de l’article 23, paragraphe 2, et de l’article 23, paragraphe 3, point a), du règlement financier sont inscrites sur un compte d’attente jusqu’à leur remboursement par les États concernés.







CHAPITRE 5

Principe de spécialité

Article 13

Règles de calcul des pourcentages applicables aux virements des institutions autres que la Commission

(Article 25 du règlement financier)

1. Le calcul des pourcentages visés à l’article 25 du règlement financier est effectué au moment de la demande de virement et au regard des crédits ouverts au budget, y compris les budgets rectificatifs.

2. Il convient de prendre en considération la somme des virements à effectuer sur la ligne à partir de laquelle il est procédé aux virements et dont le montant est corrigé des virements antérieurs.

Le montant correspondant aux virements qui peuvent être effectués de façon autonome par l’institution concernée sans décision du Parlement européen et du Conseil n’est pas pris en considération.

Article 14

Règles de calcul des pourcentages applicables aux virements de la Commission

(Article 26 du règlement financier)

1. Le calcul des pourcentages visés à l’article 26, paragraphe 1, du règlement financier est effectué au moment de la demande de virement et au regard des crédits ouverts au budget, y compris les budgets rectificatifs.

2. Il convient de prendre en considération la somme des virements à effectuer sur la ligne à partir de laquelle ou vers laquelle il est procédé aux virements et dont le montant est corrigé des virements antérieurs.

Le montant correspondant aux virements qui peuvent être effectués de façon autonome par la Commission sans décision du Parlement européen et du Conseil n’est pas pris en considération.

Article 15

Dépenses administratives

(Article 26 du règlement financier)

Les dépenses visées à l’article 26, paragraphe 1, premier alinéa, point b), du règlement financier couvrent, pour chaque domaine politique, les rubriques visées à l’article 44, paragraphe 3, du règlement financier.

Article 16

Justification des demandes de virements de crédits

(Articles 25 et 26 du règlement financier)

Les propositions de virements et toutes les informations destinées au Parlement européen et au Conseil relatives aux virements effectués conformément aux articles 25 et 26 du règlement financier sont accompagnées des justifications appropriées et détaillées faisant apparaître l’exécution des crédits ainsi que les prévisions des besoins jusqu’à la fin de l’exercice, tant pour les lignes à abonder que pour celles sur lesquelles les crédits sont prélevés.

Article 17

Justification des demandes de virements depuis la réserve d’aide d’urgence

(Article 29 du règlement financier)

Les propositions de virements destinés à permettre l’utilisation de la réserve d’aide d’urgence visée à l’article 29 du règlement financier, sont accompagnées des justifications appropriées et détaillées faisant apparaître:

a) pour la ligne à abonder par le virement, les informations les plus récentes possibles sur l’exécution des crédits ainsi que les prévisions de besoins jusqu’à la fin de l’exercice;

b) pour l’ensemble des lignes relatives aux actions extérieures, l’exécution des crédits jusqu’à la fin du mois précédant la demande de virement, ainsi que les prévisions des besoins jusqu’à la fin de l’exercice, accompagnées d’une comparaison avec les prévisions initiales;

c) l’examen des possibilités de réaffectation des crédits.







CHAPITRE 6

Principe de bonne gestion financière

Article 18

Évaluation

(Article 30 du règlement financier)

1. Toute proposition de programme ou d’activité occasionnant des dépenses budgétaires fait l’objet d’une évaluation ex ante. Celle-ci porte sur:

a) le besoin à satisfaire à court ou à long terme;

b) la valeur ajoutée de l’intervention de l’Union;

c) les objectifs à atteindre en termes de stratégie et de gestion, qui comprennent des mesures nécessaires à la protection des intérêts financiers de l’Union dans le domaine de la prévention et de la détection de la fraude, ainsi que pour les enquêtes, réparations et sanctions en la matière;

d) les possibilités d’action disponibles, y compris les risques qui y sont associés;

e) les résultats et incidences escomptés, en particulier les incidences économiques, sociales et environnementales, et les indicateurs et modalités d’évaluation nécessaires pour les mesurer;

f) le mode d’exécution le plus approprié pour la ou les possibilités privilégiées;

g) la cohérence interne de l’activité ou du programme proposé et ses rapports avec les autres instruments pertinents;

h) le volume des crédits, des ressources humaines et des autres dépenses administratives à allouer en fonction du principe de coût/efficacité;

i) les leçons tirées d’expériences similaires déjà conduites.

2. La proposition expose les dispositions en matière de suivi, de compte rendu et d’évaluation, en tenant dûment compte des responsabilités respectives de tous les niveaux d’administration qui interviendront dans la mise en œuvre du programme ou de l’activité proposé.

3. Tout programme ou activité, y compris les projets pilotes et les actions préparatoires, lorsque les ressources mobilisées sont supérieures à 5 000 000 EUR, fait l’objet d’une évaluation intermédiaire et/ou ex post sous l’angle des ressources humaines et financières affectées et des résultats obtenus, afin de vérifier leur conformité avec les objectifs fixés, dans les conditions suivantes:

a) il est procédé à une évaluation périodique des résultats obtenus dans la réalisation d’un programme pluriannuel, selon un calendrier permettant de tenir compte des conclusions de ces évaluations pour toute décision concernant la reconduction, la modification ou l’interruption de ce programme;

b) les activités financées sur une base annuelle font l’objet d’une évaluation des résultats obtenus au moins une fois tous les six ans.

L’obligation prévue au premier alinéa, points a) et b), ne s’applique pas à chacun des projets ou actions menés dans le cadre de ces activités, pour lesquelles cette obligation peut être remplie par les rapports finaux transmis par les organismes qui ont exécuté l’action.

4. Les évaluations visées aux paragraphes 1 et 3 sont proportionnelles aux ressources mobilisées et à l’incidence du programme ou de l’activité en question.

Article 19

Fiche financière

(Article 31 du règlement financier)

La fiche financière comporte les éléments financiers et économiques en vue de l’appréciation par le législateur de la nécessité d’une intervention de l’Union. Elle fournit les renseignements utiles sur la cohérence et la synergie éventuelle avec d’autres activités de l’Union.

Lorsqu’il s’agit d’actions pluriannuelles, la fiche financière comporte l’échéancier prévisible des besoins annuels en crédits et en effectifs, personnel externe compris, ainsi qu’une évaluation de leur incidence sur le plan financier à moyen terme.







CHAPITRE 7

Principe de transparence

Article 20

Publication provisoire du budget

(Article 34 du règlement financier)

Dès que possible et au plus tard dans un délai de quatre semaines à compter de l’adoption définitive du budget, les chiffres détaillés du budget définitif sont publiés dans toutes les langues, à l’initiative de la Commission, sur le site internet des institutions, dans l’attente de la publication officielle au Journal officiel de l’Union européenne.

Article 21

Publication d’informations sur les montants et les destinataires des fonds de l’Union

(Article 35 du règlement financier)

1. Les informations sur les destinataires des fonds de l’Union octroyés dans le cadre de la gestion directe sont publiées sur un site internet des institutions de l’Union, au plus tard le 30 juin de l’année qui suit l’exercice au cours duquel les fonds ont été octroyés.

Outre la publication visée au premier alinéa, ces informations peuvent être publiées, selon une présentation standard, par d’autres moyens appropriés.

2. Les informations suivantes sont publiées, sauf disposition contraire prévue par le présent règlement ou la réglementation sectorielle, compte tenu des critères énoncés à l’article 35, paragraphe 3, du règlement financier:

a) le nom du destinataire;

b) le lieu où se trouve le destinataire;

c) le montant accordé;

d) la nature et l’objet de la mesure.

Aux fins du point b), par le terme «lieu», on entend:

i) l’adresse du destinataire lorsque celui-ci est une personne morale;

ii) la région de niveau NUTS 2 lorsque le destinataire est une personne physique.

En ce qui concerne les données à caractère personnel se rapportant aux personnes physiques, les informations publiées sont supprimées deux ans après la fin de l’exercice au cours duquel les fonds ont été octroyés. Il en va de même pour les données à caractère personnel se rapportant à une personne morale dont la dénomination officielle comporte le nom d’une ou de plusieurs personnes physiques.

3. Les informations visées au paragraphe 2 ne sont publiées que pour les prix, subventions et marchés ayant été attribués à la suite de concours, de procédures d’octroi de subventions ou de procédures de passation de marchés publics. Ces informations ne sont pas publiées pour:

a) les bourses versées à des personnes physiques et d’autres aides directes versées à des personnes physiques qui en ont un besoin pressant, visées à l’article 125, paragraphe 4, point c), du règlement financier;

b) les marchés d’une valeur inférieure au montant visé à l’article 137, paragraphe 2, du présent règlement.

4. Il est renoncé à la publication si la divulgation de telles informations risque de mettre en péril les droits et libertés des personnes concernées, tels que protégés par la Charte des droits fondamentaux de l’Union européenne, ou de nuire aux intérêts commerciaux des destinataires.

Article 22

Lien vers la publication d’informations sur les destinataires des fonds de l’Union octroyés dans le cadre de la gestion indirecte

(Article 35 du règlement financier)

Lorsque la gestion des fonds de l’Union est déléguée aux autorités et organismes visés à l’article 58, paragraphe 1, point c), du règlement financier, les conventions de délégation prévoient que les informations mentionnées à l’article 21, paragraphes 2 et 3, sont publiées, selon une présentation standard, sur le site internet de ces autorités et organismes.

Le site internet des institutions de l’Union contient au moins une référence à l’adresse du site internet où ces informations sont consultables si elles ne sont pas publiées directement à l’endroit spécifique du site internet des institutions de l’Union.

Outre la publication visée au premier alinéa, les informations peuvent être publiées, selon une présentation standard, par tout autre moyen approprié.

Les paragraphes 2 à 4 de l’article 21 s’appliquent à la publication visée au premier alinéa du présent article.







TITRE III

ÉTABLISSEMENT ET STRUCTURE DU BUDGET

Article 23

Programmation financière

(Article 38 du règlement financier)

La programmation financière visée à l’article 38 du règlement financier est structurée par catégorie de dépenses, domaine politique et ligne budgétaire. La programmation financière complète englobe toutes les catégories de dépenses, sauf dans les domaines de l’agriculture, de la politique de cohésion et de l’administration, pour lesquels seules des données synthétiques sont fournies.

Article 24

Projets de budget rectificatif

(Article 41, paragraphe 1, du règlement financier)

Les projets de budget rectificatif sont accompagnés de justifications et des informations sur l’exécution budgétaire de l’exercice précédent et de l’exercice en cours disponibles au moment de leur établissement.

Article 25

Nomenclature budgétaire

(Article 44 du règlement financier)

La nomenclature budgétaire respecte les principes de spécialité, de transparence et de bonne gestion financière. Elle procure la clarté et la transparence nécessaires au processus budgétaire en facilitant l’identification des grands objectifs tels qu’ils se reflètent dans les bases légales correspondantes, en offrant des choix en matière de priorités politiques et en permettant une mise en œuvre efficiente et efficace.

Article 26

Dépenses effectives du dernier exercice clos

[Article 49, paragraphe 1, point a) v), du règlement financier]

Pour l’établissement du budget, les dépenses effectives du dernier exercice clos sont déterminées de la façon suivante:

a) en engagements: engagements comptabilisés au cours de l’exercice sur les crédits de l’exercice tels que définis à l’article 3;

b) en paiements: paiements effectués au cours de l’exercice, c’est-à-dire dont l’ordre d’exécution a été transmis à la banque, sur les crédits de l’exercice tels que définis à l’article 3.

Article 27

Commentaires budgétaires

[Article 49, paragraphe 1, point a) vi), du règlement financier]

Les commentaires budgétaires comportent notamment les éléments suivants:

a) les références de l’acte de base, lorsqu’il existe;

b) des explications appropriées sur la nature et la destination des crédits.

Article 28

Tableau des effectifs

[Article 49, paragraphe 1, point c) i), du règlement financier]

Les effectifs de l’Agence d’approvisionnement figurent de façon distincte dans le cadre du tableau des effectifs de la Commission.







TITRE IV

EXÉCUTION DU BUDGET







CHAPITRE 1

Dispositions générales

Article 29

Informations sur les transferts de données à caractère personnel aux fins de l’audit

(Article 53 du règlement financier)

Dans tout appel effectué dans le cadre des subventions, des marchés ou des prix exécutés en gestion directe, les bénéficiaires potentiels, les candidats, soumissionnaires et participants sont informés, conformément au règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil ( 3 ), que, pour assurer la protection des intérêts financiers de l’Union, leurs données à caractère personnel peuvent être communiquées aux services d’audit interne, à la Cour des comptes européenne, à l’instance spécialisée en matière d’irrégularités financières ou à l’Office européen de lutte antifraude (ci-après dénommé l’«OLAF») et entre les ordonnateurs de la Commission et les agences exécutives.

Article 30

Actions préparatoires dans le domaine de la politique étrangère et de sécurité commune

[Article 54, paragraphe 2, point c), du règlement financier]

Le financement des mesures approuvées par le Conseil afin de préparer les opérations de gestion de crise de l’Union en vertu du titre V du traité sur l’Union européenne couvre les coûts marginaux découlant directement d’un déploiement spécifique sur le terrain d’une mission ou d’une équipe incluant, entre autres, du personnel des institutions de l’Union, y compris l’assurance «haut risque», les frais de voyage et d’hébergement, et les indemnités journalières.

Article 31

Compétences spécifiques de la Commission conformément aux traités

[Article 54, paragraphe 2, point d), du règlement financier]

1. Les articles du traité sur le fonctionnement de l’Union européenne (ci-après dénommé le «TFUE») qui attribuent directement à la Commission des compétences spécifiques sont les suivants:

a) article 154 (dialogue social);

b) article 156 (études, avis, consultations en matière sociale);

c) articles 159 et 161 (rapports spéciaux dans le domaine social);

d) article 168, paragraphe 2 (initiatives pour promouvoir la coordination en matière de protection de la santé);

e) article 171, paragraphe 2 (initiatives pour promouvoir la coordination en matière de réseaux transeuropéens);

f) article 173, paragraphe 2 (initiatives pour promouvoir la coordination en matière industrielle);

g) article 175, deuxième alinéa (rapport sur les progrès accomplis dans la réalisation de la cohésion économique, sociale et territoriale);

h) article 181, paragraphe 2 (initiatives pour promouvoir la coordination en matière de recherche et de développement technologique);

i) article 190 (rapport en matière de recherche et développement technologique);

j) article 210, paragraphe 2 (initiatives pour promouvoir la coordination des politiques en matière de coopération au développement);

k) article 214, paragraphe 6 (initiatives pour promouvoir la coordination en matière d’aide humanitaire).

2. Les articles du traité instituant la Communauté européenne de l’énergie atomique (ci-après dénommé le «traité Euratom») qui attribuent directement à la Commission des compétences spécifiques sont les suivants:

a) article 70 (interventions financières, dans les limites prévues au budget, dans des campagnes de prospection sur les territoires des États membres);

b) articles 77 à 85.

3. Les listes figurant aux paragraphes 1 et 2 peuvent être complétées dans la présentation du projet de budget avec l’indication des articles en cause et des montants concernés.

Article 32

Actes susceptibles de constituer un conflit d’intérêts et procédure

(Article 57 du règlement financier)

1. ►M1 Les actes susceptibles d'être affectés par un conflit d'intérêts, au sens de l'article 57, paragraphe 2, du règlement financier, peuvent prendre notamment l'une des formes suivantes, sans préjudice de leur qualification d'activités illégales à l'article 106, paragraphe 1, point d), du règlement financier: ◄

a) l’octroi à soi-même ou à autrui d’avantages directs ou indirects indus;

b) le refus d’octroyer à un bénéficiaire les droits ou avantages auxquels il peut prétendre;

c) l’accomplissement d’actes indus ou abusifs ou l’omission d’accomplir les actes nécessaires.

Les autres actes susceptibles d’être affectés par un conflit d’intérêts sont ceux qui peuvent porter atteinte à l’exercice impartial et objectif des fonctions d’une personne, comme, par exemple, la participation à un comité d’évaluation dans le cadre d’une procédure d’attribution de marché public ou d’octroi de subvention lorsque cette personne peut tirer un avantage financier, direct ou indirect, du résultat d’une telle procédure.

2. Il y a présomption de conflit d’intérêts si un demandeur, un candidat ou un soumissionnaire est un agent soumis au statut, sauf si sa participation à la procédure a été préalablement autorisée par son supérieur.

3. En cas de conflit d’intérêts, l’ordonnateur délégué prend les mesures appropriées pour éviter toute influence abusive sur la procédure in question de la part de la personne concernée.







CHAPITRE 2

Modes d’exécution







Section 1

Dispositions générales

Article 33

Mode de gestion

(Article 58 du règlement financier)

Le système comptable de la Commission identifie le mode de gestion et, pour chaque mode de gestion, le type d’entité ou de personne, dont la liste figure à l’article 58, paragraphe 1, point c), du règlement financier, à qui sont confiées des tâches d’exécution budgétaire.

En ce qui concerne la gestion directe par la Commission en vertu de l’article 58, paragraphe 1, point a), du règlement financier, le système comptable établit une distinction dans la gestion selon les cas de figure suivants:

a) services de la Commission;

b) agences exécutives;

c) chefs des délégations de l’Union;

d) fonds fiduciaires visés à l’article 187 du règlement financier.







Section 2

Gestion directe

Article 34

Gestion directe

[Article 58, paragraphe 1, point a), du règlement financier]

Lorsque la Commission exécute le budget directement dans ses services, les tâches d’exécution sont effectuées par les acteurs financiers au sens des articles 64 à 75 du règlement financier et dans les conditions prévues au présent règlement.

Article 35

Exercice de la délégation à des agences exécutives

[Article 58, paragraphe 1, point a), et article 62 du règlement financier]

1. Les décisions de délégation aux agences exécutives les autorisent, en qualité d’ordonnateurs délégués, à exécuter des crédits afférents au programme de l’Union dont la gestion leur a été confiée.

2. L’acte de délégation de la Commission comprend au moins les dispositions prévues à l’article 40, points a) à d) et h). Il fait l’objet d’une acceptation formelle écrite de la part du directeur au nom de l’agence exécutive concernée.

Article 36

Respect des règles de passation de marchés

(Article 63 du règlement financier)

Lorsque la Commission confie des tâches à des organismes privés selon l’article 63, paragraphe 2, du règlement financier, elle passe un marché conformément aux dispositions de la première partie, titre V, et de la deuxième partie, titre IV, chapitre 3, du règlement financier.







Section 3

Gestion partagée avec les États membres

Article 37

Dispositions spécifiques en matière de gestion partagée avec les États membres — mesures visant à promouvoir les bonnes pratiques

(Article 59 du règlement financier)

La Commission établit un registre des organismes responsables des activités de gestion, de certification et d’audit en vertu des règlements sectoriels.

Afin de promouvoir les bonnes pratiques dans l’exécution des Fonds structurels, du Fonds de cohésion, du Fonds européen agricole pour le développement rural, du Fonds européen agricole de garantie et du Fonds européen pour la pêche, la Commission peut mettre, pour information, à la disposition des organismes responsables des activités de gestion et de contrôle un guide méthodologique qui expose sa propre stratégie et sa propre méthode de contrôle, comprenant des listes de contrôle et des exemples de bonnes pratiques. Ce guide est mis à jour chaque fois que cela se révèle nécessaire.







Section 4

Gestion indirecte

Article 38

Équivalence des systèmes, règles et procédures en gestion indirecte

(Article 60 du règlement financier)

1. La Commission peut accepter des règles et des procédures relatives aux marchés publics équivalentes aux siennes si les conditions suivantes sont réunies:

a) elles respectent le principe de large concurrence entre soumissionnaires pour obtenir le meilleur rapport coût/efficacité, et les procédures négociées sont limitées à des montants raisonnables ou sont dûment justifiées;

b) elles assurent la transparence grâce à une publication préalable appropriée, notamment des appels d’offres, et à une publication a posteriori des noms des contractants;

c) elles garantissent l’égalité de traitement, la proportionnalité et la non-discrimination;

d) elles préviennent les conflits d’intérêts tout au long de la procédure de passation de marché.

La législation nationale des États membres ou des pays tiers qui transpose la directive 2004/18/CE est considérée comme équivalente aux règles appliquées par les institutions conformément au règlement financier.

2. La Commission peut accepter des règles et des procédures relatives aux subventions équivalentes aux siennes si les conditions suivantes sont réunies:

a) elles respectent les principes de proportionnalité, de bonne gestion financière, d’égalité de traitement et de non-discrimination;

b) elles garantissent la transparence par la publication appropriée des appels de propositions, les procédures de gré à gré étant limitées à des montants raisonnables ou étant dûment justifiées, et par la publication a posteriori des noms des bénéficiaires dans le respect du principe de proportionnalité;

c) elles préviennent les conflits d’intérêts tout au long de la procédure d’octroi d’une subvention;

d) elles disposent que les subventions ne peuvent être cumulées ni octroyées rétroactivement, qu’elles doivent comporter, en règle générale, un cofinancement et qu’elles ne peuvent avoir pour objet ou pour effet de donner lieu à profit pour le bénéficiaire.

3. La Commission peut accepter que les systèmes comptables et les systèmes de contrôle interne employés par les entités et personnes devant être chargées de tâches d’exécution budgétaire au nom de la Commission fournissent des niveaux équivalents de protection des intérêts financiers de l’Union et d’assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs de gestion si ces systèmes respectent les principes énoncés à l’article 32 du règlement financier.

Article 39

Évaluation ex ante des règles et procédures des entités et personnes en gestion indirecte

(Article 61, paragraphe 1, du règlement financier)

Aux fins de l’évaluation ex ante conformément à l’article 61, paragraphe 1, du règlement financier, l’ordonnateur compétent peut s’appuyer sur une évaluation ex ante effectuée par un autre ordonnateur à condition que les conclusions se rapportent aux risques spécifiques des tâches à confier, notamment à la nature de ces risques et aux montants en jeu.

L’ordonnateur compétent peut s’appuyer sur une évaluation ex ante effectuée par d’autres donateurs dans la mesure où cette évaluation est réalisée dans le respect de conditions équivalentes à celles applicables à la gestion indirecte qui sont exposées à l’article 60 du règlement financier.

▼M1

Article 40

Teneur de la convention qui confie des tâches d'exécution budgétaire à des entités et à des personnes

(Article 60, paragraphe 3, et article 61, paragraphe 3, du règlement financier)

▼B

Les conventions de délégation comportent des dispositions détaillées garantissant la protection des intérêts financiers de l’Union et la transparence des opérations effectuées. Elles comprennent au moins les éléments suivants:

a) la définition claire des tâches confiées et des limites de celles-ci, notamment en ce qui concerne la modification des tâches confiées, la renonciation au recouvrement des créances et l’usage des fonds remboursés ou inutilisés;

b) les conditions et les modalités de leur exécution, des responsabilités et de l’organisation des contrôles à effectuer, y compris de l’évaluation des programmes;

c) les conditions applicables au paiement de la contribution de l’Union, y compris le remboursement des coûts exposés pour l’exécution ainsi que la rémunération de l’entité en question, de même que les règles en vertu desquelles des pièces justificatives sont exigées pour les paiements;

d) les règles selon lesquelles il est rendu compte à la Commission de l’exécution des tâches, les résultats escomptés, les irrégularités qui se sont produites et les mesures prises, les conditions dans lesquelles les paiements peuvent être suspendus ou interrompus ainsi que les conditions dans lesquelles prend fin cette exécution;

e) le délai dans lequel doivent être conclus les différents contrats et conventions mettant en œuvre la convention de délégation. Ce délai est proportionnel à la nature des tâches confiées;

▼M1

f) les règles qui autorisent l'entité ou la personne à exclure de la participation à des procédures de passation de marchés ou d'octroi de subventions ou de prix ou de l'attribution de marchés, de subventions ou de prix les opérateurs économiques qui se trouvent dans l'une des situations visées à l'article 106, paragraphe 1, points d) et f), et à l'article 107, point b), du règlement financier et les règles qui autorisent l'entité ou la personne à infliger une sanction financière à ces opérateurs économiques;

▼B

g) les modalités des contrôles exercés par la Commission ainsi que les dispositions qui accordent à la Commission, à l’OLAF et à la Cour des comptes l’accès aux informations nécessaires à l’accomplissement de leurs missions, ainsi que le pouvoir d’effectuer des audits et des enquêtes, y compris des vérifications sur place;

h) les dispositions prévoyant:

▼M1

i) l'engagement de l'entité chargée d'une tâche d'exécution d'informer la Commission sans tarder d'une fraude ou irrégularité visée à l'article 106, paragraphe 1, points d) et f), du règlement financier, survenant dans la gestion des fonds de l'Union ainsi que des mesures prises;

▼B

ii) la désignation d’un correspondant qui a la compétence de coopérer directement avec l’OLAF afin de faciliter les activités opérationnelles de ce dernier;

i) les conditions fixées pour l’utilisation de comptes bancaires et des intérêts produits, telles que prévues à l’article 8, paragraphe 4, du règlement financier;

j) des dispositions assurant la visibilité de l’action de l’Union notamment par rapport aux autres activités de l’organisme.

▼M1

Dans le cas du paragraphe 1, point f), aux fins de l'article 106, paragraphe 5, du règlement financier, un pays tiers est considéré avoir commis un manquement par omission notamment lorsque sa législation nationale ne permet pas d'exclure un opérateur économique de l'ensemble des procédures d'attribution financées par l'Union européenne au sens de l'article 106 du règlement financier. Les conventions de délégation précisent les cas dans lesquels un pays tiers est considéré avoir commis un manquement par omission.

Aux fins du paragraphe 1, point h) i), s'il s'agit de pays tiers et d'organisations internationales, ces dispositions précisent dans quels cas le pays tiers et l'organisation internationale préviennent, détectent, corrigent et signalent les irrégularités et la fraude conformément à l'article 60, paragraphe 3, du règlement financier.

▼B

Article 41

Déclaration de gestion et déclaration de conformité

(Article 60, paragraphe 5, du règlement financier)

Lorsque l’action se termine avant la fin de l’exercice considéré, le rapport final de la personne ou de l’entité chargée de cette action peut se substituer à la déclaration de gestion visée à l’article 60, paragraphe 5, point b), du règlement financier à condition qu’il soit présenté avant le 15 février de l’année qui suit l’exercice en question.

Lorsqu’une organisation internationale ou un pays tiers met en œuvre des actions non pluriannuelles dont la durée est limitée à 18 mois, la déclaration de conformité visée à l’article 60, paragraphe 5, du règlement financier peut être insérée dans le rapport final.

Article 42

Procédures d’examen et d’approbation des comptes et exclusion du financement de l’Union des dépenses effectuées en violation de la réglementation applicable dans le cadre de la gestion indirecte

[Article 60, paragraphe 6, points b) et c), du règlement financier]

1. Sans préjudice des dispositions spécifiques contenues dans la réglementation sectorielle, les procédures visées à l’article 60, paragraphe 6, points b) et c), du règlement financier, prévoient:

a) des examens documentaires et, le cas échéant, des contrôles sur place par la Commission;

b) la détermination par la Commission du montant des dépenses reconnues comme approuvées, à la suite, si nécessaire, d’une procédure contradictoire avec les autorités et organismes et après information de ces autorités et organismes;

c) le cas échéant, le calcul par la Commission de corrections financières;

d) le recouvrement ou le paiement par la Commission du solde résultant de la différence entre les dépenses approuvées et les montants financiers déjà versés aux autorités ou organismes.

Aux fins du premier alinéa, point d), la Commission procède au recouvrement des montants dus de préférence par voie de compensation, dans les conditions visées à l’article 87.

2. Lorsque des tâches d’exécution budgétaire sont confiées à une entité mettant en œuvre une action multidonateurs, les procédures visées à l’article 60, paragraphe 6, points b) et c), du règlement financier consistent à vérifier que le montant correspondant à celui versé par la Commission pour l’action en question a bien été employé par cette entité pour ladite action et que les dépenses ont été exposées dans le respect des obligations inscrites dans la convention signée avec ladite entité.

Aux fins du présent règlement, on entend par «action multidonateurs» toute action dans le cadre de laquelle des fonds de l’Union sont mis en commun avec ceux d’au moins un autre donateur.

▼M1

Article 43

Dispositions spécifiques en matière de gestion indirecte avec des organisations internationales

[Article 58, paragraphe 1, point c) ii), et article 188 du règlement financier]

1. Les organisations internationales visées à l'article 58, paragraphe 1, point c) ii), du règlement financier sont les organisations de droit international public créées par des accords internationaux ainsi que les agences spécialisées créées par celles-ci.

Les accords visés au premier alinéa sont soumis à l'ordonnateur compétent en vue de l'évaluation ex ante prévue par l'article 39 avant que la Commission ne confie des tâches d'exécution du budget.

2. Les organisations suivantes sont assimilées à des organisations internationales:

a) le Comité international de la Croix-Rouge;

b) la Fédération internationale des Sociétés nationales de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge.

3. La Commission peut adopter une décision dûment justifiée assimilant une organisation à but non lucratif à une organisation internationale pour autant qu'elle réponde aux conditions suivantes:

a) elle possède une personnalité juridique propre et des organes de gouvernance autonomes;

b) elle a été créée dans le but d'exécuter des tâches spécifiques d'intérêt général international;

c) au moins six États membres font partie de l'organisation à but non lucratif;

d) elle présente des garanties financières suffisantes;

e) elle fonctionne sur la base d'une structure permanente et suivant des systèmes, des règles et des procédures qui sont susceptibles d'être évalués conformément à l'article 61, paragraphe 1, du règlement financier.

4. Lorsque la Commission exécute le budget dans le cadre de la gestion indirecte avec des organisations internationales, les accords de vérification conclus avec elles s'appliquent.

▼B

Article 44

Désignation des organismes de droit public ou des organismes de droit privé investis d’une mission de service public

[Article 58, paragraphe 1, points c) v) et c) vi), du règlement financier]

1. Les organismes de droit public ou les organismes de droit privé investis d’une mission de service public sont soumis au droit de l’État membre ou du pays dans lequel ils ont été constitués.

2. Dans le cas d’une gestion par réseau impliquant la désignation d’au moins un organisme ou une entité par État membre ou pays concerné, cette désignation est effectuée par l’État membre ou le pays concerné, selon les actes de base.

Dans les autres cas, la Commission désigne ces organismes ou entités en accord avec les États membres ou les pays concernés.







CHAPITRE 3

Acteurs financiers







Section 1

Droits et obligations des acteurs financiers

Article 45

Droits et obligations des acteurs financiers

(Article 64 du règlement financier)

1. Chaque institution met à la disposition de chaque acteur financier les ressources nécessaires à l’accomplissement de sa mission ainsi qu’une charte de mission décrivant en détail ses tâches, droits et obligations.

2. Les chefs des délégations de l’Union qui agissent en tant qu’ordonnateurs subdélégués conformément à l’article 56, paragraphe 2, du règlement financier sont soumis à la charte prévue par la Commission pour la mise en œuvre des tâches de gestion financière qui leur sont confiées par subdélégation.







Section 2

L’ordonnateur

Article 46

Assistance aux ordonnateurs délégués et subdélégués

(Article 65 du règlement financier)

L’ordonnateur compétent peut être assisté dans sa tâche par des agents chargés d’effectuer, sous sa responsabilité, certaines opérations nécessaires à l’exécution du budget et à la production des informations financières et de gestion. En vue de prévenir toute situation de conflit d’intérêts, les agents assistant les ordonnateurs délégués ou subdélégués sont soumis aux obligations visées à l’article 57 du règlement financier.

Les chefs des délégations de l’Union qui agissent en tant qu’ordonnateurs subdélégués conformément à l’article 56, paragraphe 2, du règlement financier peuvent être assistés dans leur tâche par du personnel de la Commission.

Article 47

Dispositions internes en matière de délégations

(Article 65 du règlement financier)

En conformité avec les dispositions du règlement financier et du présent règlement, chaque institution arrête dans ses règles internes les mesures de gestion des crédits qui lui paraissent nécessaires pour la bonne exécution de sa section du budget.

Les chefs des délégations de l’Union qui agissent en tant qu’ordonnateurs subdélégués conformément à l’article 56, paragraphe 2, du règlement financier sont soumis aux règles internes de la Commission pour la mise en œuvre des tâches de gestion financière qui leur sont confiées par subdélégation.

Article 48

Conservation des pièces justificatives par les ordonnateurs

(Article 66, paragraphe 2, du règlement financier)

L’ordonnateur met en place un système documentaire sur support papier ou un système électronique pour la conservation des pièces justificatives originales liées et consécutives à l’exécution budgétaire et aux actes d’exécution budgétaire. Ces systèmes prévoient:

a) la numérotation des pièces;

b) leur datation;

c) la tenue de registres, éventuellement informatisés, permettant d’identifier leur localisation précise;

d) la conservation de ces pièces pendant une période de cinq ans au moins à compter de la date d’octroi de la décharge par le Parlement européen pour l’année budgétaire à laquelle ces pièces se rapportent;

e) la conservation des documents relatifs aux garanties sur les préfinancements exigées en faveur de l’institution et la mise en place d’un échéancier permettant un suivi adéquat desdites garanties.

Les pièces relatives à des opérations non définitivement closes sont conservées au-delà de la période prévue au premier alinéa, point d), et jusqu’à la fin de l’année suivant celle de la clôture desdites opérations.

Les données à caractère personnel contenues dans les pièces justificatives sont supprimées si possible lorsqu’elles ne sont pas nécessaires aux fins de la décharge budgétaire, du contrôle et de l’audit. Les dispositions de l’article 37, paragraphe 2, du règlement (CE) no 45/2001 s’appliquent à la conservation des données relatives au trafic.

Article 49

Contrôles ex ante et ex post

(Article 66, paragraphes 5 et 6, du règlement financier)

1. Par initiation d’une opération, il faut entendre l’ensemble des opérations susceptibles d’être effectuées par les agents visés à l’article 46 et préparatoires à l’adoption des actes d’exécution budgétaire par les ordonnateurs compétents.

2. Par vérification ex ante d’une opération, il faut entendre l’ensemble des contrôles ex ante mis en place par l’ordonnateur compétent afin d’en vérifier ses aspects opérationnels et financiers.

3. Les contrôles ex ante visent à vérifier la cohérence entre les pièces justificatives demandées et toute autre information disponible.

L’ampleur des contrôles ex ante en termes de fréquence et d’intensité est déterminée par l’ordonnateur compétent sur la base de considérations fondées sur l’analyse de risque et le rapport coût/efficacité. En cas de doute, l’ordonnateur compétent pour la validation du paiement correspondant demande des informations complémentaires ou effectue un contrôle sur place afin d’obtenir une assurance raisonnable dans le cadre du contrôle ex ante.

Les contrôles ex ante ont pour objet de constater notamment:

a) la régularité et la conformité de la dépense et de la recette au regard des dispositions applicables, notamment du budget et des réglementations pertinentes, ainsi que de tous actes pris en exécution des traités et des règlements et, le cas échéant, des conditions contractuelles;

b) l’application du principe de bonne gestion financière visé dans la première partie, titre II, chapitre 7, du règlement financier.

Aux fins des contrôles, l’ordonnateur compétent peut considérer comme constituant une opération unique une série d’opérations individuelles semblables concernant des dépenses courantes en matière de rémunérations, de pensions, de remboursement de frais de mission et de frais médicaux.

4. Les contrôles ex post peuvent être effectués sur pièces et, le cas échéant, sur place.

Ces contrôles ex post visent à vérifier la bonne exécution des opérations financées par le budget et notamment le respect des critères visés au paragraphe 3.

Les résultats des contrôles ex post sont examinés par l’ordonnateur délégué au moins une fois par an en vue de détecter tout problème systémique potentiel. Ce dernier prend des mesures pour s’atteler à ces problèmes.

L’analyse de risque visée à l’article 66, paragraphe 6, du règlement financier est examinée à la lumière des résultats des contrôles et d’autres informations pertinentes.

En cas de programmes pluriannuels, l’ordonnateur délégué établit une stratégie de contrôle pluriannuelle, précisant la nature et l’ampleur des contrôles sur la période considérée ainsi que la manière dont les résultats doivent être mesurés d’une année sur l’autre aux fins du processus d’assurance annuel.

Article 50

Code de normes professionnelles

(Article 66, paragraphe 7, et article 73, paragraphe 5, du règlement financier)

1. Les agents désignés par l’ordonnateur compétent pour vérifier les opérations financières sont choisis en raison de leurs connaissances, aptitudes et compétences particulières sanctionnées par des titres ou par une expérience professionnelle appropriée ou à l’issue d’un programme de formation approprié.

2. Chaque institution arrête un code de normes professionnelles qui détermine, en matière de contrôle interne:

a) le niveau de compétence technique et financière exigé des agents visés au paragraphe 1;

b) l’obligation pour ces agents de suivre une formation continue;

c) les missions, rôles et tâches qui leur sont assignés;

d) les règles de conduite et en particulier de déontologie et d’intégrité, qu’ils doivent observer ainsi que les droits qui leur sont reconnus.

3. Les chefs des délégations de l’Union qui agissent en tant qu’ordonnateurs subdélégués conformément à l’article 56, paragraphe 2, du règlement financier sont soumis au code de normes professionnelles de la Commission visé au paragraphe 2 du présent article pour la mise en œuvre des tâches de gestion financière qui leur sont confiées par subdélégation.

4. Chaque institution met en place les structures appropriées pour diffuser aux services ordonnateurs et mettre à jour périodiquement les informations appropriées concernant les normes de contrôle, ainsi que les méthodes et techniques disponibles à cet effet.

Article 51

Inaction de l’ordonnateur délégué

(Article 66, paragraphe 8, du règlement financier)

L’inaction de l’ordonnateur délégué visée à l’article 66, paragraphe 8, du règlement financier, s’entend comme l’absence de toute réponse dans un délai raisonnable eu égard aux circonstances de l’espèce et, en tout état de cause, dans un délai ne dépassant pas un mois.

Article 52

Transmission au comptable des informations financières et de gestion

(Article 66 du règlement financier)

L’ordonnateur délégué transmet au comptable, dans le respect des règles adoptées par celui-ci, les informations financières et de gestion nécessaires à l’accomplissement de ses fonctions.

Le comptable est informé par l’ordonnateur, de façon régulière et au moins pour la clôture des comptes, des données financières pertinentes des comptes fiduciaires afin que l’utilisation des fonds de l’Union puisse être retranscrite dans la comptabilité de l’Union.

▼M1

Article 53

Rapport sur les procédures négociées

(Article 66 du règlement financier)

Les ordonnateurs délégués recensent, par exercice, les marchés faisant l'objet des procédures négociées visées à l'article 134, paragraphe 1, points a) à f), et à l'article 266 du présent règlement. Si la proportion de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés par le même ordonnateur délégué augmente sensiblement par rapport aux exercices antérieurs ou si cette proportion est notablement plus élevée que la moyenne enregistrée au niveau de son institution, l'ordonnateur compétent fait rapport à ladite institution en exposant les mesures prises, le cas échéant, pour infléchir cette tendance. Chaque institution transmet au Parlement européen et au Conseil un rapport sur les procédures négociées. Dans le cas de la Commission, ce rapport est annexé au résumé des rapports annuels d'activités visé à l'article 66, paragraphe 9, du règlement financier.

▼B







Section 3

Le comptable

Article 54

Nomination du comptable

(Article 68 du règlement financier)

1. Le comptable est nommé par chaque institution parmi les fonctionnaires soumis au statut des fonctionnaires de l’Union européenne.

Le comptable est choisi par l’institution en raison de sa compétence particulière sanctionnée par des titres ou par une expérience professionnelle équivalente.

2. Plusieurs institutions ou organismes peuvent nommer le même comptable.

Dans ce cas, ces institutions ou organismes prennent les dispositions nécessaires pour éviter tout conflit d’intérêts.

Article 55

Cessation des fonctions du comptable

(Article 68 du règlement financier)

1. En cas de cessation des fonctions du comptable, une balance générale des comptes est établie dans les meilleurs délais.

2. La balance générale des comptes, accompagnée d’un rapport de transmission, est transmise au nouveau comptable par le comptable cessant ses fonctions ou, en cas d’impossibilité, par un fonctionnaire de ses services.

Le nouveau comptable signe la balance générale des comptes pour acceptation dans un délai d’un mois à dater de cette transmission et peut émettre des réserves.

Le rapport de transmission contient également le résultat de la balance générale des comptes et toute réserve formulée.

3. Chaque institution ou organisme visé à l’article 208 du règlement financier informe, dans les deux semaines, le Parlement européen, le Conseil et le comptable de la Commission en cas de nomination ou de cessation des fonctions de son comptable.

Article 56

Validation des systèmes comptables et d’inventaire

(Article 68 du règlement financier)

L’ordonnateur compétent signale au comptable toute évolution ou tout changement notable intervenu dans un système de gestion financière, un système d’inventaire ou un système d’évaluation des éléments d’actif et de passif, si un tel système fournit des données à la comptabilité de l’institution ou lorsqu’il est appelé à justifier des données de celle-ci, afin que le comptable puisse vérifier la conformité avec les critères de validation.

À tout moment, le comptable peut réexaminer un système de gestion financière déjà validé. Lorsqu’un système de gestion financière mis en place par l’ordonnateur n’est pas ou n’est plus validé par le comptable, l’ordonnateur compétent établit un plan d’action visant à remédier, en temps utile, aux déficiences à l’origine du refus de validation.

L’ordonnateur compétent est responsable de l’exhaustivité des informations transmises au comptable.

Article 57

Gestion de trésorerie

(Article 68 du règlement financier)

1. Le comptable veille à ce que son institution ait à sa disposition des fonds suffisants pour couvrir les besoins de trésorerie découlant de l’exécution budgétaire.

2. Aux fins du paragraphe 1, le comptable met en place des systèmes de gestion des liquidités lui permettant d’établir des prévisions de trésorerie.

3. Le comptable de la Commission répartit les fonds disponibles conformément aux dispositions du règlement (CE, Euratom) no 1150/2000.

Article 58

Gestion des comptes bancaires

(Article 68 du règlement financier)

1. Le comptable peut, pour les besoins de la gestion de la trésorerie, ouvrir ou faire ouvrir des comptes au nom de l’institution auprès des organismes financiers ou des banques centrales nationales. Il peut, dans des cas dûment justifiés, ouvrir des comptes en monnaies autres que l’euro.

2. Le comptable a la responsabilité de clore ou de faire clore les comptes visés au paragraphe 1.

3. Le comptable fixe les conditions de fonctionnement des comptes visés au paragraphe 1 qui sont ouverts auprès des organismes financiers, conformément aux principes de bonne gestion financière, de rendement et de mise en concurrence.

4. Au plus tard tous les cinq ans, le comptable procède à une remise en concurrence des organismes financiers auprès desquels des comptes pourraient être ouverts conformément au paragraphe 1.

Lorsque les conditions bancaires locales le permettent, les comptes bancaires relatifs aux régies d’avances, ouverts auprès d’organismes financiers situés en dehors de l’Union, font régulièrement l’objet d’une étude concurrentielle. Une telle étude a lieu, au moins tous les cinq ans, à l’initiative du titulaire de la régie d’avances, qui présente ensuite au comptable une proposition motivée en vue de la sélection d’une banque pour une période ne dépassant pas cinq ans.

5. Le comptable veille au strict respect des conditions de fonctionnement des comptes ouverts auprès des organismes financiers conformément au paragraphe 1.

Pour les comptes bancaires relatifs aux régies d’avances ouverts auprès d’organismes financiers situés en dehors de l’Union, le titulaire de la régie d’avances assume cette responsabilité dans le respect de la législation applicable dans le pays où il exerce sa fonction.

6. Le comptable de la Commission informe les comptables des autres institutions et des organismes visés à l’article 208 du règlement financier des conditions de fonctionnement des comptes ouverts auprès d’organismes financiers. Les comptables des autres institutions et des organismes visés à l’article 208 du règlement financier harmonisent, sur la base de ces conditions de fonctionnement, les conditions de fonctionnement des comptes qu’ils ouvrent.

Article 59

Signatures sur les comptes

(Article 68 du règlement financier)

Les conditions d’ouverture, de fonctionnement et d’utilisation des comptes prévoient, en fonction des besoins de contrôle interne, pour les chèques, les ordres de virement et toute autre opération bancaire la signature d’un ou de plusieurs agents dûment habilités. Les instructions manuelles sont signées par au moins deux agents dûment habilités, ou par le comptable en personne.

Aux fins du premier alinéa, le comptable de chaque institution communique à tous les organismes financiers auprès desquels l’institution en question a ouvert des comptes, les noms et les spécimens des signatures des agents habilités.

Article 60

Gestion des soldes des comptes

(Article 68 du règlement financier)

1. Le comptable s’assure que le solde des comptes bancaires prévus à l’article 58 ne s’écarte pas de manière significative des prévisions de trésorerie visées à l’article 57, paragraphe 2, et, en tout cas:

a) qu’aucun solde de ces comptes n’est débiteur;

b) que, lorsqu’il s’agit de comptes en monnaies, le solde est périodiquement converti en euros.

2. Le comptable ne peut maintenir dans des comptes en monnaies des soldes qui pourraient causer à l’institution des pertes excessives dues à la variation des taux de change.

Article 61

Virements et opérations de conversion

(Article 68 du règlement financier)

Sans préjudice de l’article 69, le comptable effectue les transferts entre comptes ouverts par lui au nom de l’institution auprès d’organismes financiers et les opérations de conversion de monnaies.

Article 62

Modalités de paiement

(Article 68 du règlement financier)

Les paiements sont effectués par voie de virement ou par chèque ou, dans le cadre des régies d’avances, par carte de débit conformément aux dispositions de l’article 67, paragraphe 4.

Article 63

Fichiers des entités légales

(Article 68 du règlement financier)

1. Les paiements par voie de virement ne peuvent être effectués par le comptable que si les coordonnées bancaires du bénéficiaire du paiement et les données confirmant l’identité de celui-ci, ou toute modification, ont été préalablement inscrites dans un fichier commun par institution.

Toute inscription, dans ce fichier, des coordonnées légales et bancaires du bénéficiaire ou la modification de ces coordonnées est effectuée sur la base d’un document justificatif, dont la forme est définie par le comptable.

2. En vue d’un paiement par voie de virement, les ordonnateurs ne peuvent engager leur institution à l’égard d’un tiers que si celui-ci leur fournit la documentation nécessaire à son inscription au fichier.

Les ordonnateurs informent le comptable de tout changement des coordonnées légales et bancaires qui leur sont communiquées par le bénéficiaire et vérifient que ces coordonnées sont valables avant d’effectuer un paiement.

Dans le cadre des aides de préadhésion, des engagements individuels peuvent être conclus avec les autorités publiques dans les pays candidats à l’adhésion à l’Union, sans l’inscription préalable au fichier tiers. Dans ce cas, l’ordonnateur met tout en œuvre pour que l’inscription se fasse aussi rapidement que possible. Les dispositions conventionnelles prévoient que la communication des coordonnées bancaires du bénéficiaire à la Commission est une condition préalable au premier paiement.

Article 64

Conservation des pièces justificatives par le comptable

(Article 68 du règlement financier)

Les pièces justificatives relatives à la comptabilité et à l’établissement des comptes visés à l’article 141 du règlement financier sont conservées pendant une période d’au moins cinq ans à compter de la date d’octroi de la décharge par le Parlement européen pour l’année budgétaire à laquelle les pièces se rapportent.

Toutefois, les pièces relatives à des opérations non définitivement closes sont conservées au-delà de cette période et jusqu’à la fin de l’année suivant celle de la clôture desdites opérations. Les dispositions de l’article 37, paragraphe 2, du règlement (CE) no 45/2001 s’appliquent à la conservation des données relatives au trafic.

Chaque institution détermine auprès de quel service les pièces justificatives sont conservées.

Article 65

Personnes habilitées à disposer des comptes

(Article 69 du règlement financier)

Chaque institution détermine les conditions dans lesquelles les agents désignés par elle et habilités à disposer des comptes ouverts dans les unités locales visées à l’article 72 sont autorisés à communiquer les noms et les spécimens de signatures aux organismes financiers sur place.







Section 4

Le régisseur d’avances

Article 66

Conditions de recours aux régies d’avances

(Article 70 du règlement financier)

1. Lorsque les opérations de paiement par voie budgétaire sont matériellement impossibles ou peu efficientes en raison notamment du caractère limité des montants à payer, des régies d’avances peuvent être créées pour assurer le paiement de ces dépenses.

2. Le régisseur d’avances est autorisé à effectuer, sur la base d’un cadre détaillé exposé dans les instructions émanant de l’ordonnateur compétent, la liquidation provisoire et le paiement des dépenses. Ces instructions précisent les règles et conditions dans lesquelles sont effectués la liquidation provisoire et les paiements et, le cas échéant, les modalités de la signature des engagements juridiques au sens de l’article 97, paragraphe 1, point e).

3. La création d’une régie d’avances et la désignation d’un régisseur d’avances font l’objet d’une décision du comptable, sur proposition dûment motivée de l’ordonnateur compétent. Cette décision rappelle les responsabilités et obligations du régisseur d’avances et de l’ordonnateur.

La modification des conditions de fonctionnement d’une régie d’avances fait également l’objet d’une décision du comptable sur proposition dûment motivée de l’ordonnateur compétent.

4. Dans les délégations de l’Union, des régies d’avances sont mises en place pour le paiement des dépenses tant de la section «Commission» du budget et que de la section «Service européen pour l’action extérieure» (ci-après dénommé le «SEAE») du budget, ce qui garantit la traçabilité totale des dépenses.

Article 67

Conditions de création et de paiement

(Article 70 du règlement financier)

1. La décision portant création d’une régie d’avances et désignation d’un régisseur d’avances ainsi que la décision portant modification des conditions de fonctionnement d’une régie d’avances déterminent notamment:

a) l’objet et le montant maximal de l’avance initiale pouvant être consentie;

b) l’ouverture, le cas échéant, d’un compte bancaire ou d’un compte chèque postal au nom de l’institution;

c) la nature et le montant maximal de chaque dépense pouvant être payée par le régisseur d’avances à des tiers ou encaissée auprès d’eux;

d) la périodicité, les modalités de production des pièces justificatives et la transmission de ces pièces justificatives à l’ordonnateur pour régularisation;

e) les modalités de reconstitution éventuelle de l’avance;

f) que les opérations de la régie d’avances sont régularisées par l’ordonnateur au plus tard à la fin du mois qui suit, afin d’assurer le rapprochement entre le solde comptable et le solde bancaire;

g) la durée de validité de l’autorisation donnée par le comptable au régisseur d’avances;

h) l’identité du régisseur d’avances désigné.

2. Dans les propositions de décision portant création d’une régie d’avances, l’ordonnateur compétent est tenu de veiller:

a) à utiliser en priorité la voie budgétaire lorsque l’accès au système informatique comptable central existe;

b) à ne faire recours à des régies d’avances que dans les cas justifiés.

Le montant maximal pouvant être versé par le régisseur d’avances lorsque les opérations de paiement par voie budgétaire sont matériellement impossibles ou peu efficientes ne dépasse pas 60 000 EUR pour chaque dépense.

3. Les paiements à des tiers peuvent être effectués par le régisseur d’avances sur la base et dans la limite:

a) d’engagements budgétaires et juridiques préalables, signés par l’ordonnateur compétent;

b) du solde positif résiduel de la régie, en caisse ou en banque.

4. Les paiements des régies d’avances peuvent être réglés par virement, y compris au moyen du système de débit direct visé à l’article 89 du règlement financier, chèque ou autres moyens de paiement, y compris les cartes de débit, conformément aux instructions arrêtées par le comptable.

5. Les paiements effectués sont suivis de décisions formelles de liquidation finale et/ou d’ordres de paiements de régularisation signés par l’ordonnateur compétent.

Article 68

Choix des régisseurs d’avances

(Article 70 du règlement financier)

Les régisseurs d’avances sont choisis parmi les fonctionnaires ou, en cas de nécessité et uniquement dans des cas dûment justifiés, parmi les autres agents. Les régisseurs d’avances sont choisis en raison de leurs connaissances, aptitudes et compétences particulières sanctionnées par des titres ou une expérience professionnelle appropriée ou à l’issue d’un programme de formation approprié.

Article 69

Alimentation des régies d’avances

(Article 70 du règlement financier)

1. Le comptable exécute le paiement d’approvisionnement des régies d’avances et en assure le suivi financier tant au niveau de l’ouverture des comptes en banque et des délégations de signature, que des contrôles sur place et dans la comptabilité centralisée. Le comptable alimente les régies d’avances. Les avances sont versées sur le compte bancaire ouvert au nom de la régie d’avances.

Les régies d’avances concernées peuvent être alimentées directement par des recettes locales diverses, telles que celles résultant de:

a) ventes de matériels;

b) publications;

c) remboursements divers;

d) produits d’intérêts.

La régularisation en dépenses ou en recettes, diverses ou affectées, intervient conformément à la décision de création visée à l’article 67 et aux dispositions du règlement financier. Les montants en question sont déduits par l’ordonnateur lors de la reconstitution ultérieure des mêmes régies d’avances.

2. En vue notamment d’éviter des pertes de change, le régisseur peut opérer des transferts entre les différents comptes bancaires relevant d’une même régie d’avances.

Article 70

Contrôles par les ordonnateurs et comptables

(Article 70 du règlement financier)

1. Le régisseur d’avances tient une comptabilité des fonds dont il dispose, en caisse et en banque, des paiements effectués et des recettes encaissées, suivant les règles et selon les instructions établies par le comptable. Les états de cette comptabilité sont accessibles à tout moment à l’ordonnateur compétent et un relevé des opérations est établi au moins une fois par mois et envoyé dans le mois qui suit avec les pièces justificatives par le régisseur à l’ordonnateur compétent pour la régularisation des opérations de la régie.

2. Le comptable procède ou fait procéder par un agent de ses services ou des services ordonnateurs, spécialement mandaté à cet effet, à des contrôles, qui doivent en règle générale se dérouler sur place et d’une manière inopinée, visant à la vérification de l’existence des fonds confiés aux régisseurs d’avances, à la vérification de la tenue de la comptabilité et à la vérification de la régularisation des opérations de la régie dans le respect des délais imposés. Le comptable communique à l’ordonnateur compétent les résultats de ses vérifications.

Article 71

Procédure de passation des marchés

(Article 70 du règlement financier)

Les paiements effectués dans le cadre de régies d’avances peuvent, dans les limites visées à l’article 137, paragraphe 3, intervenir en simple remboursement de facture, sans acceptation préalable d’une offre.

Article 72

Création de régies d’avances

(Article 70 du règlement financier)

Il peut être créé, en application de la disposition de l’article 70 du règlement financier, en vue du paiement de certaines catégories de dépenses, une ou plusieurs régies d’avances auprès de chaque unité locale hors de l’Union. L’unité locale est, notamment, une délégation, un bureau ou une antenne de l’Union dans un pays tiers.

La décision portant création de ces régies d’avances en détermine les conditions de fonctionnement sur la base des nécessités spécifiques de chaque unité locale, dans le respect des dispositions de l’article 70 du règlement financier.

Article 73

Régisseurs d’avances et personnes habilitées à disposer des comptes dans les délégations de l’Union

(Article 70 du règlement financier)

Dans des circonstances exceptionnelles et aux fins de la continuité du service, les fonctions de régisseur d’avances du SEAE dans les délégations de l’Union peuvent être exercées par des membres du personnel de la Commission. Dans les mêmes conditions, les membres du personnel du SEAE peuvent être désignés comme régisseurs d’avances pour la Commission dans les délégations de l’Union.

Dans les délégations de l’Union, les règles et conditions énoncées au premier alinéa s’appliquent à la désignation des personnes autorisées par le comptable à effectuer des opérations bancaires.







CHAPITRE 4

Responsabilité des acteurs financiers







Section 1

Règles générales

Article 74

Instances compétentes en matière de fraude

(Article 66, paragraphe 8, et article 72, paragraphe 2, du règlement financier)

Les autorités et instances visées à l’article 66, paragraphe 8, et à l’article 72, paragraphe 2, du règlement financier sont les instances désignées dans le statut ainsi que dans les décisions des institutions de l’Union relatives aux conditions et modalités des enquêtes internes en matière de lutte contre la fraude, la corruption et toute activité illégale préjudiciable aux intérêts de l’Union.







Section 2

Règles applicables aux ordonnateurs délégués et subdélégués

Article 75

Irrégularités financières

(Article 66, paragraphe 7, et article 73, paragraphe 6, du règlement financier)

Sans préjudice des compétences de l’OLAF, l’instance spécialisée en matière d’irrégularités financières visée à l’article 29 (ci-après dénommée «l’instance») est compétente pour toute violation d’une disposition du règlement financier ou de toute disposition relative à la gestion financière et au contrôle des opérations, et résultant d’un acte ou d’une omission d’un agent.

Article 76

Instance spécialisée en matière d’irrégularités financières

(Article 66, paragraphe 7, et article 73, paragraphe 6, du règlement financier)

1. Dans les cas d’irrégularités financières visées à l’article 75 du présent règlement, l’instance est saisie par l’Autorité investie du pouvoir de nomination (AIPN) en vue de rendre l’avis visé à l’article 73, paragraphe 6, deuxième alinéa, du règlement financier.

Lorsque les chefs des délégations de l’Union agissent en tant qu’ordonnateurs subdélégués conformément à l’article 56, paragraphe 2, du règlement financier, l’ordonnateur compétent peut saisir l’instance directement pour qu’elle rende un avis sur les cas d’irrégularités financières visées à l’article 75 du présent règlement.

Un ordonnateur délégué peut saisir l’instance s’il considère qu’une irrégularité financière a été commise. L’instance rend un avis tendant à évaluer l’existence d’irrégularités visées à l’article 75, leur degré de gravité et leurs conséquences éventuelles. Lorsque l’analyse de l’instance la conduit à estimer que le cas dont elle est saisie relève de la compétence de l’OLAF, elle transmet le dossier sans délai à l’AIPN et en informe immédiatement l’OLAF.

Lorsque l’instance est informée directement par un agent conformément à l’article 66, paragraphe 8, du règlement financier, elle transmet le dossier à l’AIPN et informe l’agent qui l’a saisie de cette transmission. L’AIPN peut demander l’avis de l’instance sur le cas en question.

2. L’institution ou, dans le cas d’une instance commune, les institutions participantes précisent, en fonction de son ou de leur mode d’organisation interne, les modalités de fonctionnement de l’instance spécialisée, ainsi que sa composition, qui inclut un participant externe ayant les qualifications et l’expertise requises.

Article 77

Confirmation d’instruction

(Article 73, paragraphe 3, du règlement financier)

1. Lorsqu’un ordonnateur considère qu’une instruction qui s’impose à lui est entachée d’irrégularité ou qu’elle contrevient au principe de bonne gestion financière, notamment parce que son exécution est incompatible avec le niveau des ressources qui lui ont été allouées, il doit l’exposer par écrit à l’autorité de laquelle il a reçu délégation ou subdélégation. Si cette instruction est confirmée par écrit, que cette confirmation intervient dans des délais utiles et qu’elle est suffisamment précise dans le sens où elle fait explicitement référence aux aspects estimés contestables par l’ordonnateur délégué ou subdélégué, l’ordonnateur est dégagé de sa responsabilité. Il exécute l’instruction, sauf si elle est manifestement illégale ou contraire aux normes de sécurité applicables.

2. Les dispositions du paragraphe 1 s’appliquent également lorsqu’un ordonnateur apprend, en cours d’exécution d’une instruction qui s’impose à lui, que des circonstances du dossier amènent à une situation entachée d’irrégularité.

Les instructions confirmées dans les conditions décrites à l’article 73, paragraphe 3, du règlement financier sont recensées par l’ordonnateur délégué compétent et mentionnées dans son rapport annuel d’activités.







CHAPITRE 5

Opérations de recettes







Section 1

Ressources propres

Article 78

Régime applicable aux ressources propres

(Article 76 du règlement financier)

L’ordonnateur établit un échéancier prévisionnel de la mise à disposition de la Commission des ressources propres définies par la décision relative au système de ressources propres de l’Union.

La constatation et le recouvrement des ressources propres s’effectuent selon la réglementation prise en application de la décision visée au premier alinéa.







Section 2

Prévision de créances

Article 79

Prévision de créances

(Article 77 du règlement financier)

1. La prévision de créances mentionne la nature et l’imputation budgétaire de la recette ainsi que, dans la mesure du possible, la désignation du débiteur et l’estimation de son montant.

Lors de l’établissement de la prévision de créances, l’ordonnateur compétent vérifie en particulier:

a) l’exactitude de l’imputation budgétaire;

b) la régularité et la conformité de la prévision au regard des dispositions applicables et du principe de bonne gestion financière.

2. Sous réserve de l’article 181, paragraphe 2, et de l’article 183, paragraphe 2, du règlement financier ainsi que de l’article 7, paragraphe 2, du présent règlement, la prévision de créances n’a pas pour effet de créer des crédits d’engagement. Dans les cas visés à l’article 21 du règlement financier, les crédits ne peuvent être créés qu’à la suite du recouvrement effectif par l’Union des sommes dues.







Section 3

Constatation de créances

Article 80

Procédure

(Article 78 du règlement financier)

1. La constatation d’une créance par l’ordonnateur est la reconnaissance du droit de l’Union sur un débiteur et l’établissement du titre à exiger de ce débiteur le paiement de sa dette.

2. L’ordre de recouvrement est l’opération par laquelle l’ordonnateur compétent donne instruction au comptable de recouvrer la créance constatée.

3. La note de débit est l’information donnée au débiteur que:

a) l’Union a constaté cette créance;

b) des intérêts de retard ne sont pas exigibles si le paiement de la dette intervient avant la date limite;

c) à défaut de remboursement à la date limite visée au point b), sa dette porte intérêts au taux visé à l’article 83, sans préjudice des dispositions réglementaires spécifiques applicables;

d) à défaut de remboursement à la date limite visée au point b), l’institution procède au recouvrement par compensation ou par exécution de toute garantie préalable;

e) le comptable peut procéder au recouvrement par compensation avant la date limite visée au point b), lorsque cela est nécessaire pour protéger les intérêts financiers de l’Union, s’il est fondé à penser que le montant dû à la Commission serait perdu, après que le débiteur a été informé des motifs et de la date du recouvrement par compensation;

f) si, à l’issue des étapes décrites aux points a) à e) du présent alinéa, le recouvrement intégral n’a pu être obtenu, l’institution procède au recouvrement par l’exécution forcée du titre obtenu, soit conformément à l’article 79, paragraphe 2, du règlement financier, soit par la voie contentieuse.

L’ordonnateur imprime la note de débit et l’envoie au débiteur. Le comptable est informé de l’envoi par le système d’information financière.

Article 81

Constatation de créances

(Article 78 du règlement financier)

Pour constater une créance, l’ordonnateur compétent s’assure:

a) du caractère certain de la créance, en ce sens que celle-ci ne doit pas être affectée d’une condition;

b) du caractère liquide de la créance, dont le montant doit être déterminé en argent et avec exactitude;

c) du caractère exigible de la créance, qui ne doit pas être soumise à un terme;

d) de l’exactitude de la désignation du débiteur;

e) de l’exactitude de l’imputation budgétaire des montants à recouvrer;

f) de la régularité des pièces justificatives, et

g) de la conformité avec le principe de bonne gestion financière, notamment selon les critères visés à l’article 91, paragraphe 1, point a).

Article 82

Pièces justificatives à l’appui de la constatation de créances

(Article 78 du règlement financier)

1. Toute constatation d’une créance s’appuie sur les pièces justificatives attestant les droits de l’Union.

2. Avant de constater toute créance, l’ordonnateur compétent procède personnellement à l’examen des pièces justificatives ou vérifie, sous sa responsabilité, que cet examen a été effectué.

3. Les pièces justificatives sont conservées par l’ordonnateur, conformément à l’article 48.

Article 83

Intérêts de retard

(Article 78 du règlement financier)

1. Sans préjudice des dispositions spécifiques découlant de l’application de la réglementation sectorielle, toute créance non remboursée à la date limite visée à l’article 80, paragraphe 3, point b), porte intérêt conformément aux paragraphes 2 et 3 du présent article.

2. Le taux d’intérêt pour les créances non remboursées à la date limite visée à l’article 80, paragraphe 3, point b), est le taux appliqué par la Banque centrale européenne à ses opérations principales de refinancement tel que publié au Journal officiel de l’Union européenne, série C, en vigueur le premier jour de calendrier du mois de la date limite, majoré de:

a) huit points de pourcentage lorsque la créance a pour fait générateur un marché public de fournitures et de services visé au titre V;

b) trois points et demi de pourcentage dans tous les autres cas.

3. Le montant des intérêts est calculé à partir du jour de calendrier suivant la date limite visée à l’article 80, paragraphe 3, point b), et indiquée dans la note de débit, jusqu’au jour de calendrier du remboursement intégral de la dette.

L’ordre de recouvrement correspondant au montant des intérêts de retard est émis lorsque ces intérêts sont effectivement perçus.

4. Dans le cas des amendes, lorsque le débiteur constitue une garantie financière acceptée par le comptable en lieu et place d’un paiement, le taux d’intérêt applicable à compter de la date limite visée à l’article 80, paragraphe 3, point b), est le taux visé au paragraphe 2 du présent article qui est en vigueur le premier jour du mois au cours duquel a été arrêtée la décision imposant une amende, majoré seulement d’un point et demi de pourcentage.







Section 4

Ordonnancement des recouvrements

Article 84

Établissement de l’ordre de recouvrement

(Article 79 du règlement financier)

1. L’ordre de recouvrement établit:

a) l’exercice d’imputation;

b) les références de l’acte ou de l’engagement juridique qui constitue le fait générateur de la créance et ouvre le droit au recouvrement;

c) l’article du budget et, éventuellement, toute autre subdivision nécessaire, y compris, le cas échéant, les références de l’engagement budgétaire correspondant;

d) le montant à recouvrer, exprimé en euros;

e) le nom et l’adresse du débiteur;

f) la date limite visée à l’article 80, paragraphe 3, point b);

g) le mode de recouvrement possible, y compris en particulier le recouvrement par compensation ou exécution de toute garantie préalable.

2. L’ordre de recouvrement est daté et signé par l’ordonnateur compétent, puis transmis au comptable.

3. Le comptable de chaque institution tient une liste des montants à recouvrer. Les créances de l’Union sont regroupées sur la liste selon la date d’émission de l’ordre de recouvrement. Il communique cette liste au comptable de la Commission.

Le comptable de la Commission établit une liste consolidée indiquant le montant dû par institution et par date d’émission de l’ordre de recouvrement. Cette liste est jointe au rapport de la Commission sur la gestion budgétaire et financière.

4. Afin de renforcer la protection des intérêts financiers de l’Union, la Commission établit une liste des créances de l’Union indiquant le nom des débiteurs et le montant de la créance, lorsque le débiteur a été condamné à rembourser par une décision de justice ayant autorité de chose jugée et lorsque aucun remboursement ou aucun remboursement significatif n’a été effectué un an après le prononcé de ladite décision. Cette liste est publiée dans le strict respect de la protection des données à caractère personnel conformément aux exigences du règlement (CE) no 45/2001.

En ce qui concerne les données à caractère personnel se rapportant aux personnes physiques, les informations publiées sont supprimées dès que le montant de la dette a été intégralement remboursé. Il en va de même pour les données à caractère personnel se rapportant à une personne morale dont la dénomination officielle comporte le nom d’une ou de plusieurs personnes physiques.

La décision de faire figurer le débiteur sur la liste des créances détenues par l’Union est prise dans le respect du principe de proportionnalité et tient notamment compte de l’importance du montant.

Article 85

Titre exécutoire au profit d’autres institutions

(Article 79, paragraphe 2, du règlement financier)

1. Les cas exceptionnels visés à l’article 79, paragraphe 2, du règlement financier se présentent lorsque la possibilité d’obtenir un paiement volontaire ou de procéder au recouvrement de la créance par voie de compensation dans les conditions prévues à l’article 80, paragraphe 1, du règlement financier a été épuisée par l’institution concernée et que la dette représente un montant significatif.

2. Dans le cas visé au paragraphe 1, les institutions concernées autres que celles visées à l’article 299 du TFUE peuvent demander à la Commission d’adopter un titre exécutoire.

3. Dans tous les cas, le titre exécutoire précise que les montants réclamés sont inscrits dans la section du budget correspondant à l’institution concernée, qui agit en tant qu’ordonnateur. Les recettes sont inscrites en tant que recettes générales, sauf si elles relèvent des cas de recettes affectées spécifiés à l’article 21, paragraphe 3, du règlement financier.

4. L’institution ayant sollicité le titre exécutoire informe la Commission de tout événement susceptible d’avoir une incidence sur le recouvrement et intervient à l’appui de la Commission en cas de recours contre ce titre exécutoire.

5. La Commission et l’institution concernée conviennent des modalités pratiques de mise en œuvre du présent article.







Section 5

Recouvrement

Article 86

Formalités d’encaissement

(Article 80 du règlement financier)

1. Le recouvrement des créances donne lieu de la part du comptable à l’établissement d’un enregistrement dans les comptes et à l’information de l’ordonnateur compétent.

2. Tout versement en espèces fait à la caisse du comptable ou du régisseur d’avances donne lieu à la délivrance d’un récépissé.

3. Le remboursement partiel par un débiteur faisant l’objet de plusieurs ordres de recouvrement sera d’abord imputé sur la créance la plus ancienne sauf indication contraire de la part du débiteur.

Tout paiement partiel est imputé d’abord sur les intérêts de retard.

Article 87

Recouvrement par compensation

(Article 80 du règlement financier)

1. Lorsque le débiteur est titulaire vis-à-vis de l’Union d’une créance certaine, au sens de l’article 81, point a), liquide et exigible ayant pour objet une somme d’argent constatée par un ordre de paiement, le comptable, suivant la date limite visée à l’article 80, paragraphe 3, point b), procède au recouvrement par compensation de la créance constatée.

Dans des circonstances exceptionnelles, lorsque cela est nécessaire pour protéger les intérêts financiers de l’Union, s’il est fondé à penser que le montant dû à l’Union serait perdu, le comptable procède au recouvrement par compensation avant la date limite visée à l’article 80, paragraphe 3, point b).

Le comptable procède également au recouvrement par compensation avant l’échéance visée à l’article 80, paragraphe 3, point b), si le débiteur donne son accord.

2. Avant de procéder à un recouvrement conformément au paragraphe 1, le comptable consulte l’ordonnateur compétent et informe les débiteurs concernés.

Lorsque le débiteur est une autorité nationale ou l’une de ses entités administratives, le comptable informe également l’État membre concerné, au moins dix jours ouvrables à l’avance, de son intention de recourir au recouvrement par compensation. Toutefois, en accord avec l’État membre ou l’entité administrative concernée, le comptable peut procéder au recouvrement par compensation avant que ladite date limite soit dépassée.

3. La compensation visée au paragraphe 1 a le même effet qu’un paiement et libère l’Union du montant de la dette et, le cas échéant, des intérêts dus.

Article 88

Procédure de recouvrement en l’absence de paiement volontaire

(Articles 79 et 80 du règlement financier)

1. Sans préjudice de l’article 87, si, à la date limite visée à l’article 80, paragraphe 3, point b), et indiquée dans la note de débit, le recouvrement intégral n’a pas été obtenu, le comptable en informe l’ordonnateur compétent et lance sans délai la procédure de récupération par toute voie de droit, y compris, le cas échéant, par exécution de toute garantie préalable.

2. Sans préjudice de l’article 87, lorsque le mode de recouvrement visé au paragraphe 1 du présent article n’est pas possible et que le débiteur n’a pas exécuté le paiement à l’issue de la lettre de mise en demeure adressée par le comptable, ce dernier recourt à l’exécution forcée du titre conformément à l’article 79, paragraphe 2, du règlement financier ou sur la base d’un titre obtenu par la voie contentieuse.

Article 89

Octroi de délais de paiement

(Article 80 du règlement financier)

Des délais supplémentaires pour le paiement ne peuvent être accordés, par le comptable, en liaison avec l’ordonnateur compétent, que sur demande écrite dûment motivée du débiteur et à la double condition suivante:

a) que le débiteur s’engage au paiement d’intérêts au taux prévu à l’article 83 pour toute la période du délai accordé à compter de la date limite visée à l’article 80, paragraphe 3, point b);

b) qu’il constitue, afin de protéger les droits de l’Union, une garantie financière acceptée par le comptable de l’institution, couvrant la dette non encore recouvrée tant en principal qu’en intérêts.

La garantie visée au premier alinéa, point b), peut être remplacée par une caution personnelle et solidaire d’un tiers agréée par le comptable de l’institution.

Dans des circonstances exceptionnelles, à la suite d’une demande du débiteur, le comptable peut lever l’exigence de la garantie visée au point b) du premier alinéa, lorsque, sur la base de son évaluation, le débiteur est désireux et capable d’effectuer le paiement dans les délais supplémentaires accordés, mais n’est pas en mesure de constituer cette garantie et se trouve dans une situation difficile.

Article 90

Recouvrement des amendes ou autres sanctions

(Articles 80 et 83 du règlement financier)

1. Lorsqu’un recours est introduit devant la Cour de justice de l’Union européenne contre une décision de la Commission imposant une amende ou d’autres sanctions au titre du TFUE ou du traité Euratom et aussi longtemps que toutes les voies de recours ne sont pas épuisées, le débiteur verse à titre provisoire les montants en question sur le compte bancaire indiqué par le comptable ou constitue une garantie financière acceptable pour le comptable. La garantie est indépendante de l’obligation de payer l’amende ou d’autres sanctions et est exécutable à première demande. Elle couvre le principal et les intérêts visés à l’article 83, paragraphe 4.

2. La Commission veille à la préservation des montants encaissés à titre provisoire en les investissant dans des actifs financiers, assurant ainsi la sécurité et la liquidité des fonds tout en visant à obtenir un retour sur investissement positif.

3. Après épuisement de toutes les voies de recours et à la suite de la confirmation de l’amende ou de la sanction, il convient de prendre l’une des mesures suivantes:

a) les montants provisoirement perçus et les intérêts et autres montants produits par ceux-ci sont inscrits au budget, conformément aux dispositions de l’article 83 du règlement financier, au plus tard pendant l’exercice qui suit celui au cours duquel toutes les voies de recours ont été épuisées;

b) lorsqu’une garantie financière a été constituée, cette dernière est exécutée et les montants correspondants inscrits au budget.

Lorsque le montant de l’amende ou de la sanction a été augmenté par la Cour, les dispositions des points a) et b) du premier alinéa s’appliquent à hauteur des montants prévus par la décision de la Commission et le comptable perçoit le montant correspondant à l’augmentation, qui sera inscrit au budget.

4. Après épuisement de toutes les voies de recours et si l’amende ou la sanction a été annulée ou réduite, il convient de prendre l’une des mesures suivantes:

a) les montants indûment perçus, majorés des intérêts produits, sont remboursés au tiers concerné. Si le rendement global obtenu pour la période en cause a été négatif, la valeur nominale des montants indûment perçus est remboursée;

b) lorsqu’une garantie financière a été constituée, cette dernière est libérée en conséquence.

Article 91

Renonciation au recouvrement d’une créance constatée

(Article 80 du règlement financier)

1. L’ordonnateur compétent ne peut renoncer, en totalité ou en partie, à recouvrer une créance constatée que dans les cas suivants:

a) lorsque le coût prévisible de recouvrement excéderait le montant de la créance à recouvrer et que la renonciation ne porterait pas atteinte à l’image de l’Union;

b) lors