2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 1
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►BRÈGLEMENT INTÉRIEURDE LA COMMISSION
[C(2000) 3614]
(JO L 308 du 8.12.2000, p. 26)
Modifié par:
Journal officiel
nopage date
►M1Décision 2001/844/CE, CECA, Euratom de la Commission du 29
novembre 2001L 317 1 3.12.2001
►M2Décision 2001/937/CE, CECA, Euratom de la Commission du 5
décembre 2001L 345 94 29.12.2001
►M3Décision 2002/47/CE, CECA, Euratom de la Commission du 23 janvier
2002L 21 23 24.1.2002
▼B
RÈGLEMENT INTÉRIEURDE LA COMMISSION
[C(2000) 3614]
LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,
vu le traité instituant la Communauté européenne du charbon et de
l'acier, et notamment son article 16,
vu le traité instituant la Communauté européenne, et notamment son
article 218, paragraphe 2,
vu le traité instituant la Communauté européenne de l'énergie
atomique, et notamment son article 131,
vu le traité sur l'Union européenne, et notamment son article 28, para-
graphe 1, et son article 41, paragraphe 1,
ADOPTE LE PRÉSENT RÈGLEMENT INTÉRIEUR:
CHAPITRE PREMIER
LA COMMISSION
Article premier
La Commission agit en collège conformément aux dispositions du
présent règlement et dans le respect des orientations politiques définiespar son président.
Article 2
Dans le respect des orientations politiques définies par son président, la
Commission fixe ses priorités et adopte chaque année son programme
de travail.
Article 3
Le président peut attribuer aux membres de la Commission des
domaines d'activité particuliers pour lesquels ils sont spécifiquementresponsables de la préparation des travaux de la Commission et del'exécution de ses décisions. Il peut également, à tout moment, modifierles attributions ainsi décidées.
Le président peut constituer parmi les membres de la Commission des
groupes de travail dont il désigne le président.
Le président assure la représentation de la Commission. Il désigne les
membres de la Commission chargés de l'assister dans cette fonction.
Article 4
Les décisions de la Commission sont acquises:
a) en réunion
ou
b) par procédure écrite suivant les dispositions de l'article 12
ou
c) par procédure d'habilitation suivant les dispositions de l'article 13
ou
d) par procédure de délégation suivant les dispositions de l'article 14.
Section I
Les réunions de la Commission
Article 5
La Commission est convoquée en réunion par le président.2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 2
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En règle générale, la Commission se réunit au moins une fois par
semaine. Elle se réunit en outre chaque fois que cela est nécessaire.
Les membres de la Commission sont tenus d'assister à la totalité des
réunions. Le président juge de toute situation qui pourrait les conduire
à ne pas respecter cette obligation.
Article 6
Le président arrête l'ordre du jour de chaque réunion de la Commission
en tenant compte notamment du programme de travail mentionné à
l'article 2.
Sans préjudice du pouvoir du président d'arrêter l'ordre du jour, toute
proposition impliquant des dépenses significatives doit être présentéeen accord avec le membre de la Commission chargé du budget.
Toute question dont un membre de la Commission propose l'inscription
à l'ordre du jour doit être communiquée au président moyennant, saufcas exceptionnel, un préavis de neuf jours.
L'ordre du jour et les documents de travail nécessaires sont communi-
qués aux membres de la Commission dans les délais et dans les langues
de travail fixés par celle-ci, conformément à l'article 25.
Toute question dont un membre de la Commission demande le retrait
de l'ordre du jour est reportée, avec l'accord du président, à la réunion
suivante.
La Commission peut, sur proposition de son président, délibérer sur
une question non inscrite à l'ordre du jour ou au sujet de laquelle lesdocuments de travail nécessaires ont été distribués tardivement. Ellepeut décider à la majorité de ne pas délibérer sur une question inscrite
à l'ordre du jour.
Article 7
Le nombre de membres dont la présence est nécessaire pour que la
Commission délibère valablement est égal à la majorité du nombre
des membres prévu par le traité.
Article 8
La Commission décide sur proposition d'un ou de plusieurs de ses
membres.
La Commission procède à un vote sur demande d'un de ses membres.
Ce vote porte sur la proposition initiale ou sur une proposition modifiée
par le ou les membres responsables ou par le président.
Les décisions de la Commission sont acquises à la majorité du nombre
des membres prévu par le traité. Cette majorité est requise quels quesoient le sens et la nature de la décision.
Article 9
Les réunions de la Commission ne sont pas publiques. Les débats sont
confidentiels.
Article 10
Sauf décision contraire de la Commission, le secrétaire général assiste
aux réunions. Les modalités d'application du présent règlement déter-minent les conditions dans lesquelles d'autres personnes sontautorisées à assister aux réunions.
En cas d'absence d'un membre de la Commission, son chef de cabinet
peut assister à la réunion et, à l'invitation du président, y exposer l'opi-nion du membre absent.
La Commission peut décider d'entendre toute autre personne.2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 3
▼B
Article 11
Il est établi un procès-verbal de chaque réunion de la Commission.
Les projets de procès-verbaux sont soumis à l'approbation de la
Commission au cours d'une réunion ultérieure. Les procès-verbaux
approuvés sont authentifiés par les signatures du président et du secré-
taire général.
Section II
Les autres procédures décisionnelles
Article 12
L'accord des membres de la Commission sur une proposition émanant
de l'un ou de plusieurs d'entre eux peut être constaté par une procédureécrite, sous réserve qu'elle ait reçu l'accord des directions généralesdirectement associées et l'avis favorable du service juridique.
À cet effet, le texte de la proposition est communiqué par écrit à tous
les membres de la Commission, dans les langues fixées par celle-ciconformément à l'article 25, avec le délai imparti pour faire connaîtreles réserves ou amendements éventuellement suscités par la proposi-
tion.
Tout membre de la Commission peut demander au cours de la procé-
dure écrite que la proposition fasse l'objet d'un débat. Il adresse alorsau président une demande motivée en ce sens.
Une proposition sur laquelle aucun membre de la Commission n'a
formulé ou maintenu une réserve à l'issue du délai imparti pour uneprocédure écrite est réputée adoptée par la Commission. Il est pris
acte des propositions adoptées dans une note journalière dont il est
fait mention au procès-verbal de la réunion de la Commission la plusproche.
Article 13
La Commission peut, à condition que le principe de sa responsabilité
collégiale soit pleinement respecté, habiliter un ou plusieurs de sesmembres à prendre des mesures de gestion ou d'administration, en sonnom et dans les limites et conditions qu'elle fixe.
La Commission peut également charger un ou plusieurs de ses
membres, en accord avec le président, d'adopter le texte définitif d'unacte ou d'une proposition à soumettre aux autres institutions, dont elle a
défini la substance lors de ses délibérations.
Les compétences ainsi attribuées peuvent faire l'objet d'une subdéléga-
tion aux directeurs généraux et chefs de service, sauf interdictionexpresse figurant dans la décision d'habilitation.
Les dispositions des premier, deuxième et troisième alinéas s'appliquent
sans préjudice des règles relatives aux délégations en matière financièreet aux pouvoirs dévolus à l'autorité investie du pouvoir de nomination
et à l'autorité habilitée à conclure les contrats d'engagement.
Article 14
La Commission peut, à condition que le principe de sa responsabilité
collégiale soit pleinement respecté, déléguer l'adoption de mesures degestion ou d'administration aux directeurs généraux et chefs de serviceen son nom et dans les limites et conditions qu'elle fixe.
Article 15
Il est pris acte des décisions adoptées par la procédure d'habilitation et
de délégation dans une note journalière dont il est fait mention auprocès-verbal de la réunion de la Commission la plus proche.2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 4
▼B
Section III
Préparation et exécution des décisions de la Commission
Article 16
Les membres de la Commission peuvent constituer des cabinets
chargés de les assister dans l'accomplissement de leurs tâches et dans
la préparation des décisions de la Commission.
Pour l'exécution des tâches qui lui sont assignées, le membre de la
Commission responsable donne ses instructions aux services concernés.
Article 17
Le secrétaire général assiste le président dans la préparation des
travaux et des réunions de la Commission. Il assiste également lesprésidents des groupes de travail créés conformément à l'article 3,deuxième alinéa, dans la préparation et la tenue des réunions de ces
groupes.
Il assure la mise en œuvre des procédures décisionnelles et veille à
l'exécution des décisions visées à l'article 4.
Il assure la coordination nécessaire entre les services au cours des
travaux préparatoires et veille à l'observation des règles de présentationdes documents soumis à la Commission.
Il prend les mesures nécessaires pour assurer la notification et la publi-
cation au Journal officiel des Communautés européennes des actes de
la Commission ainsi que la transmission aux autres institutions desCommunautés européennes des documents de la Commission et de sesservices.
Il assure les relations officielles avec les autres institutions des
Communautés européennes, sous réserve des compétences que laCommission décide d'exercer elle-même ou d'attribuer à ses membresou à ses services. Il suit les travaux des autres institutions des Commu-nautés européennes et en informe la Commission.
Article 18
Les actes adoptés en réunion sont joints de façon indissociable, dans la
ou les langues dans lesquelles ils font foi, à une note récapitulativeétablie dès la fin de la réunion de la Commission au cours de laquelle
ils ont été adoptés. Ces actes sont authentifiés par les signatures du
président et du secrétaire général apposées à la dernière page de lanote récapitulative.
Les actes adoptés par la procédure écrite sont joints de façon indisso-
ciable, dans la ou les langues dans lesquelles ils font foi, à la note
journalière mentionnée à l'article 12. Ces actes sont authentifiés par lasignature du secrétaire général apposée à la dernière page de la notejournalière.
Les actes adoptés par la procédure d'habilitation sont joints de façon
indissociable, dans la ou les langues dans lesquelles ils font foi, à lanote journalière mentionnée à l'article 15. Ces actes sont authentifiéspar la signature du secrétaire général apposée à la dernière page de lanote journalière.
Les actes adoptés par la procédure de délégation ou par subdélégation
conformément à l'article 13, troisième alinéa, sont joints de façon indis-sociable, dans la ou les langues dans lesquelles ils font foi, à la notejournalière mentionnée à l'article 15. Ces actes sont authentifiés parune déclaration d'autocertification signée par le directeur général ou le
chef de service.
Au sens du présent règlement, on entend par «actes» les actes revêtant
une des formes prévues à l'article 14 du traité CECA, à l'article 249 dutraité CE et à l'article 161 du traité Euratom.2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 5
▼B
Au sens du présent règlement, on entend par «langues faisant foi»
toutes les langues officielles des Communautés lorsqu'il s'agit d'actesde portée générale et, pour les autres, celles de leurs destinataires.
CHAPITRE II
LES SERVICESDE LA COMMISSION
Article 19
La Commission dispose, pour préparer et mettre en œuvre son action,
d'un ensemble de services, structurés en directions générales et servicesassimilés.
En principe, les directions générales et services assimilés sont articulés
en directions, les directions en unités.
Article 20
Pour répondre à des besoins particuliers, la Commission peut créer des
structures spécifiques chargées de missions précises et dont elle déter-
mine les attributions et les modalités de fonctionnement.
Article 21
Pour assurer l'efficacité de l'action de la Commission, les services
travaillent en coopération étroite et de façon coordonnée pour l'élabora-
tion ou la mise en œuvre des décisions.
Avant qu'un document ne soit soumis à la Commission, le service
responsable consulte en temps utile les services associés ou intéressés
en vertu des domaines de compétence, des attributions ou en raison de
la nature des affaires et informe le secrétariat général de tout lancementde consultation lorsque celui-ci ne fait pas partie des services consultés.La consultation du service juridique est obligatoire sur tous les projetsd'actes et de propositions d'actes juridiques ainsi que sur tous les docu-ments pouvant avoir une incidence juridique. La consultation des
directions générales chargées des budgets, du personnel et de l'adminis-
tration est obligatoire sur tous les documents ayant une incidenceéventuelle respectivement sur le budget, les finances, le personnel etl'administration. Il en est de même, en tant que de besoin, pour ladirection générale chargée du contrôle financier.
Le service responsable s'efforce d'établir une proposition recueillant
l'accord des services consultés. Sans préjudice des dispositions del'article 12, il doit faire accompagner sa proposition, en cas de désac-cord, des avis divergents de ces services.
CHAPITRE III
LES SUPPLÉANCES
Article 22
Les fonctions du président sont exercées, en cas d'empêchement de
celui-ci, par un vice-président ou un membre choisi dans l'ordre arrêté
par la Commission.
Article 23
Les fonctions du secrétaire général sont exercées, en cas d'empêche-
ment de celui-ci, par le secrétaire général adjoint ou, à défaut, par un
fonctionnaire désigné par la Commission.
Article 24
Le directeur général empêché est suppléé par le directeur général
adjoint présent le plus ancien, et à ancienneté égale le plus âgé ou,lorsque cette fonction n'existe pas, par un fonctionnaire désigné par laCommission. À défaut d'une telle désignation, la suppléance estexercée par le subordonné présent le plus ancien, et à ancienneté égalele plus âgé, dans la catégorie et le grade les plus élevés.2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 6
▼B
Le chef d'unité empêché est suppléé par le chef d'unité adjoint, lors-
qu'une telle fonction existe.
Tout autre supérieur hiérarchique empêché est suppléé par un fonction-
naire désigné par le directeur général, en accord avec le membre de la
Commission responsable. À défaut d'une telle désignation, lasuppléance est exercée par le subordonné présent le plus ancien, et àancienneté égale le plus âgé, dans la catégorie et le grade les plusélevés.
DISPOSITIONSFINALES
Article 25
La Commission détermine, dans la mesure nécessaire, les modalités
d'application du présent règlement.
La Commission peut adopter des mesures supplémentaires concernant
le fonctionnement de la Commission et de ses services, qu'elle annexe
au présent règlement.
Article 26
Le règlement intérieur du 18 septembre 1999, modifié par la décision
2000/633/CE, CECA, Euratom, est abrogé.
Article 27
Le présent règlement intérieur entre en vigueur le 1erjanvier 2001.
Article 28
Le présent règlement intérieur est publié au Journal officiel des
Communautés européennes .2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 7
▼B
ANNEXE
CODE DE BONNE CONDUITE ADMINISTRATIVE POUR LE
PERSONNEL DE LA COMMISSION EUROPÉENNE DANS SES RELA-
TIONS AVEC LE PUBLIC
Service de qualité
Il est du devoir de la Commission et de son personnel de servir l'intérêt commu-
nautaire et, partant, l'intérêt public.
Le public est en droit d'attendre un service de qualité et une administration
ouverte, accessible et gérée correctement.
Un service de qualité implique que la Commission et son personnel fassent
preuve de courtoisie, d'objectivité et d'impartialité.
Objet
Afin de permettre à la Commission de remplir ses obligations de bonne conduite
administrative, en particulier dans ses relations avec le public, la Commission
s'engage à respecter les critères de bonne conduite administrative énoncés dans
le présent code et à être guidée par ceux-ci dans son travail quotidien.
Champ d'application
Le présent code lie tout membre du personnel couvert par le statut des fonction-
naires des Communautés européennes et le régime applicable aux autres agents
de ces Communautés (ci-après dénommés «le statut») et les autres dispositions
concernant les relations entre la Commission et son personnel qui sont applica-
bles aux fonctionnaires et autres agents. Toutefois, le personnel sous contrat de
droit privé, les experts nationaux détachés, les stagiaires et autres personnes
travaillant pour la Commission devraient également s'y référer dans leur travail
quotidien.
Les relations entre la Commission et son personnel sont exclusivement régies
par le statut.
1. PRINCIPES GÉNÉRAUX DE BONNE ADMINISTRATION
La Commission respecte, dans ses relations avec le public, les principes
généraux suivants:
LégalitéLa Commission agit conformément au droit et applique les règles et procé-
dures établies par la législation communautaire.
Non-discrimination et égalité de traitement
La Commission respecte le principe de non-discrimination et, en particulier,
garantit au public l'égalité de traitement sans distinction fondée sur la natio-
nalité, le sexe, l'origine raciale ou ethnique, la religion ou les convictions, un
handicap, l'âge ou l'orientation sexuelle. En conséquence, toute différence de
traitement dans des cas semblables doit être expressément justifiée par la
nature particulière de chaque cas.
Proportionnalité
La Commission veille à ce que les mesures prises soient proportionnées à
l'objectif visé.
En particulier, la Commission veillera à ce que l'application du présent code
n'impose en aucun cas des charges administratives et budgétaires dispropor-
tionnées par rapport au bénéfice attendu.
Cohérence
La Commission est cohérente dans sa conduite administrative et se conforme
à sa pratique habituelle. Toute exception à ce principe doit être dûment justi-
fiée.
2. LIGNES DIRECTRICES POUR UNE BONNE CONDUITE ADMINISTRA-
TIVE
Objectivité et impartialité
Le personnel agit en toutes circonstances de manière objective et impartiale,
dans l'intérêt de la Communauté et du bien public. Son action s'effectue en
toute indépendance dans le cadre d'une politique déterminée par la Commis-2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 8
▼B
sion, et sa conduite n'est en aucun cas guidée par des intérêts personnels ou
nationaux ni par des pressions politiques.
Renseignements sur les procédures administratives
En présence d'une demande de renseignements touchant à une procédure
administrative de la Commission, le personnel veille à ce que ces renseigne-
ments soient communiqués au demandeur dans le délai fixé pour ladite
procédure.
3. INFORMATIONS SUR LES DROITS DES PARTIES CONCERNÉES
Audition de toutes les parties directement intéressées
Lorsque le droit communautaire prévoit l'audition des parties intéressées, le
membre du personnel responsable veille à leur donner l'occasion de faire
connaître leur point de vue.
Obligation de motiver les décisions
Toute décision de la Commission devrait indiquer clairement les motifs sur
lesquels elle est fondée et être portée à la connaissance des personnes et
parties concernées.
En règle générale, une motivation complète doit être fournie. Toutefois, des
réponses types peuvent être données lorsqu'il ne s'avère pas possible de
communiquer de manière détaillée les motifs d'une décision individuelle,
par exemple en raison du grand nombre de personnes concernées par des
décisions similaires. Les réponses types doivent inclure les principaux
éléments justifiant la décision prise. En outre, une partie intéressée qui en
fait expressément la demande doit obtenir une motivation détaillée.
Obligation d'indiquer les voies de recours
Lorsque le droit communautaire le prévoit, les décisions notifiées indiquent
clairement la possibilité d'un recours ainsi que les moyens de le présenter
(nom et adresse administrative de la personne ou du service auprès desquelsil doit être introduit et délai à respecter).
Le cas échéant, les décisions doivent mentionner la possibilité de former un
recours juridictionnel et/ou de déposer une plainte auprès du médiateur euro-
péen, conformément aux dispositions de l'article 230 ou de l'article 195 du
traité instituant la Communauté européenne.
4. TRAITEMENT DES DEMANDES
La Commission s'engage à répondre aux demandes du public de la façon la
plus appropriée et dans les meilleurs délais.
Demandes de documents
Si le document demandé est déjà publié, le demandeur est orienté vers les
points de vente de l'Office des publications officielles des Communautés
européennes ou vers les centres de documentation ou d'information qui
permettent un accès gratuit aux documents, tels que les Info-points, les
centres de documentation européenne, etc. En outre, de nombreux documents
sont aisément accessibles sous forme électronique.
Les règles relatives à l'accès aux documents font l'objet d'une mesure spéci-
fique.
Correspondance
Conformément à l'article 21 du traité instituant la Communauté européenne,
la Commission répond aux lettres qu'elle reçoit dans la langue de la corres-
pondance initiale, à condition qu'il s'agisse de l'une des langues officielles de
la Communauté.
La réponse à une lettre adressée à la Commission est envoyée dans les quinze
jours ouvrables à compter de la date de réception de la lettre par le service
compétent de la Commission. La réponse mentionne le nom de la personne
responsable du dossier et indique comment la joindre.
Si la réponse ne peut être envoyée dans les quinze jours ouvrables et dans
tous les cas où une réponse nécessite des travaux complémentaires, tels
qu'une consultation interservices ou une traduction, le membre du personnel
chargé du dossier envoie une réponse d'attente, qui indique une date à
laquelle le destinataire peut escompter obtenir une réponse en fonction des2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 9
▼B
travaux complémentaires nécessaires et compte tenu de l'urgence relative et
de la complexité de la question.
Si la réponse doit être établie par un service autre que le service destinataire
de la correspondance initiale, le demandeur doit être informé du nom et de
l'adresse administrative de la personne à qui sa lettre a été transmise.
Ces dispositions ne sont pas applicables à la correspondance qui peut raison-
nablement être considérée comme abusive parce que répétitive, outrageuse et/
ou sans objet. La Commission se réserve alors le droit de cesser tout échange
de correspondance.
Communications téléphoniques
Tout membre du personnel est tenu de s'identifier ou d'identifier son service
au téléphone et de répondre aux appels le plus rapidement possible.
Le membre du personnel sollicité fournit lui-même des renseignements sur
les sujets qui relèvent directement de sa compétence et oriente son interlocu-teur vers la source spécifique qui convient dans les autres cas. Si nécessaire,
il adresse son interlocuteur à son supérieur hiérarchique ou consulte celui-ci
avant de fournir l'information.
Pour un sujet qui relève directement de sa compétence, le membre du
personnel s'enquiert de l'identité de son interlocuteur et vérifie si l'informa-
tion a déjà été rendue publique avant de la divulguer. Dans la négative, le
membre du personnel peut estimer qu'il n'est pas dans l'intérêt de la Commu-
nauté de la divulguer. Il explique alors pourquoi il n'est pas en mesure de la
révéler et se réfère, si les circonstances le justifient, à l'obligation de discré-
tion énoncée à l'article 17 du statut.
S'il y a lieu, le membre du personnel demande une confirmation écrite des
questions posées par téléphone.
Courrier électronique
Le personnel répond rapidement aux messages électroniques, selon les lignes
directrices de la section relative aux communications téléphoniques.
Toutefois, dans les cas où un message électronique, de par sa nature, peut
être assimilé à une lettre, il doit être traité selon les lignes directrices concer-
nant la correspondance et dans les mêmes délais.
Demandes émanant des médias
Le service «presse et communication» est responsable des relations avec les
médias. Toutefois, lorsqu'une demande d'information porte sur des sujets
techniques découlant de sa responsabilité particulière, le membre du
personnel sollicité peut y répondre.
5. PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ET DES
INFORMATIONS CONFIDENTIELLES
La Commission et son personnel veillent au respect, notamment:
— des règles relatives à la protection de la vie privée et des données à carac-
tère personnel,
— des obligations prévues à l'article 287 du traité instituant la Communauté
européenne, et notamment celles qui concernent le secret professionnel,
— des règles relatives au secret des enquêtes pénales,
— de la confidentialité des sujets relevant des divers comités et instances
visés à l'article 9 et aux annexes II et III du statut.
6. PLAINTES
La Commission européenne
En cas de non-respect des principes énoncés dans le présent code, une plainte
peut être déposée directement auprès du secrétariat général(
1) de la Commis-
sion européenne, qui la transmet au service compétent.
Le directeur général ou chef de service répond au plaignant par écrit dans un
délai de deux mois. Le plaignant dispose alors d'un délai d'un mois pour2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 10
(1)Adresse postale : Secrétariat général de la Commission européenne, Unité SG/B/2
«Transparence, accès aux documents, relations avec la société civile», rue de la Loi200, B-1049 Bruxelles [fax (32-2) 296 72 42].
Adresse électronique : SG-Code-de-bonne-conduite@cec.eu.int
▼B
solliciter auprès du secrétaire général de la Commission le réexamen de sa
plainte. Le secrétaire général répond à cette demande de réexamen dans un
délai d'un mois.
Le Médiateur européen
Une plainte peut également être déposée auprès du Médiateur européen,
conformément à l'article 195 du traité instituant la Communauté européenne
et au statut du Médiateur européen.2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 11
▼M1
DISPOSITIONSDE LA COMMISSION EN MATIÈRE DE SÉCURITÉ
Considérant ce qui suit:
(1) Afin de développer les activités de la Commission dans des domaines
qui requièrent un certain degré de confidentialité, il convient de mettre
en place un système de sécurité global applicable à la Commission, aux
autres institutions, aux instances, bureaux et agences établis en vertu ou
sur la base du traité CE ou du traité sur l'Union européenne, aux États
membres ainsi qu'à tout autre destinataire d'informations classifiées de
l'Union européenne, ci-après dénommées «informations classifiées de
l'UE».
(2) Afin d'assurer l'efficacité du système de sécurité ainsi créé, la Commis-
sion limitera la communication d'informations classifiées de l'UE aux
seuls organismes extérieurs qui offrent des garanties démontrant qu'ils
ont pris toutes les mesures nécessaires à l'application de règles stricte-
ment équivalentes à celles des présentes dispositions.
(3) Les présentes dispositions sont arrêtées sans préjudice du règlement no3
du Conseil de la CEEA du 31 juillet 1958 portant application de l'article
24 du traité instituant la Communauté européenne de l'énergie
atomique(1), du règlement (Euratom, CEE) no1588/90 du Conseil du
11 juin 1990 relatif à la transmission à l'Office statistique des Commu-
nautés européennes d'informations statistiques couvertes par le secret(2)
ni de la décision C(95) 1510 final de la Commission du 23 novembre
1995 relative à la protection des systèmes d'information.
(4) Afin d'assurer le bon fonctionnement du processus de décision au sein de
l'Union, la Commission élabore son système de sécurité sur la base des
principes énoncés dans la décision 2001/264/CE du Conseil du 19 mars
2001 adoptant le règlement de sécurité du Conseil(3).
(5) La Commission souligne combien il est important d'associer, le cas
échéant, les autres institutions à la réglementation et aux normes de
confidentialité qui sont nécessaires pour protéger les intérêts de l'Union
et de ses États membres.
(6) La Commission reconnaît la nécessité de créer son propre concept de
sécurité, en tenant compte de tous les éléments relatifs à la sécurité et
du caractère spécifique de la Commission en tant qu'institution.
(7) Les présentes dispositions sont arrêtées sans préjudice de l'article 255 du
traité, ni du règlement (CE) no1049/2001 du Parlement européen et du
Conseil du 30 mai 2001 relatif à l'accès du public aux documents du
Parlement européen, du Conseil et de la Commission(4),
Article premier
Les règles en matière de sécurité figurent à l'annexe.
Article 2
1. Le membre de la Commission chargé des questions de sécurité prend les
mesures appropriées pour faire en sorte que, lors du traitement d'informations
classifiées de l'UE, les règles visées à l'article 1ersoient respectées au sein de
la Commission par ses fonctionnaires et autres agents comme par le personnel
détaché auprès de la Commission, ainsi que dans tous les lieux de travail de la
Commission, y compris ses représentations et bureaux dans l'Union et ses délé-
gations dans les pays tiers, et également par les contractants extérieurs de la
Commission.
2. Les États membres, les autres institutions ainsi que les instances, bureaux
et agences établis en vertu ou sur la base des traités pourront recevoir des infor-
mations classifiées de l'UE pourvu qu'ils veillent à ce que des règles strictement
équivalentes à celles visées à l'article 1ersoient appliquées, dans leurs services et
leurs locaux, au traitement de telles informations, notamment par:
a) les membres des représentations permanentes des États membres auprès de
l'Union européenne ainsi que par les membres des délégations nationales
assistant à des réunions de la Commission ou de ses instances, ou participant
à d'autres activités de la Commission;2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 12
(1)J O no17 du 6.10.1958, p. 406/58.
(2) JO L 151 du 15.6.1990, p. 1.
(3) JO L 101 du 11.4.2001, p. 1.
(4) JO L 145 du 31.5.2001, p. 43.
▼M1
b) les autres membres des administrations nationales des États membres qui
traitent des informations classifiées de l'UE, qu'ils soient affectés sur le terri-
toire des États membres ou à l'étranger;
c) les contractants extérieurs et le personnel détaché qui traitent des informa-
tions classifiées de l'UE.
Article 3
Les pays tiers, organisations internationales et autres organismes pourront rece-
voir des informations classifiées de l'UE pourvu qu'ils assurent, dans le
traitement de ces informations, le respect de règles strictement équivalentes à
celles visées à l'article 1er.
Article 4
Dans le respect des principes de base et des normes minimales de sécurité figu-
rant dans la partie I de l'annexe, le membre de la Commission chargé des
questions de sécurité peut prendre des mesures conformément à la partie II de
l'annexe.
Article 5
À compter de leur date d'application, les présentes dispositions remplacent:
a) la décision C(94) 3282 de la Commission du 30 novembre 1994 relative aux
mesures de sécurité applicables aux informations classifiées produites ou
transmises dans le cadre des activités de l'Union européenne;
b) la décision C(1999) 423 de la Commission du 25 février 1999 relative aux
modalités selon lesquelles les fonctionnaires et agents de la Commission
européenne peuvent être autorisés à avoir accès à des informations classifiées
détenues par la Commission.
Article 6
À compter de la date d'application des présentes dispositions, toutes les informa-
tions classifiées détenues par la Commission jusqu'à cette date, à l'exception des
informations classées Euratom sont:
a) lorsqu'elles ont été créées par la Commission, considérées comme reclassi-
fiées par défaut dans la catégorie «RESTREINT UE», à moins que leur
auteur ne décide de leur attribuer une autre classification au plus tard le 31
janvier 2002. Dans ce dernier cas, l'auteur informe tous les destinataires du
document concerné;
b) lorsqu'elles ont été créées par des personnes extérieures à la Commission,
maintenues dans leur classification originelle et donc traitées comme des
informations classifiées de l'UE du même niveau, à moins que l'auteur
n'accepte de les déclassifier ou de les déclasser.2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 13
▼M1
ANNEXE
RÈGLES EN MATIÈRE DE SÉCURITÉ
Sommaire
PARTIE I: PRINCIPES DE BASE ET NORMES MINIMALES DE
SÉCURITÉ
1. INTRODUCTION
2. PRINCIPES GÉNÉRAUX
3. FONDEMENTS D'UNE BONNE SÉCURITÉ4. PRINCIPES RELATIFS À LA SÉCURITÉ DES DONNÉES4.1.Objectifs
4.2.Définitions
4.3.Classification
4.4.Objectifs des mesures de sécurité
5. ORGANISATION DE LA SÉCURITÉ5.1.Normes minimales communes
5.2.Organisation
6. MESURES DE SÉCURITÉ RELATIVES AU PERSONNEL6.1.Habilitations de sécurité
6.2.Registres des habilitations de sécurité du personnel
6.3.Formation du personnel dans le domaine de la sécurité
6.4.Responsabilités du personnel d'encadrement
6.5.Statut du personnel en matière de sécurité
7. SÉCURITÉ PHYSIQUE7.1.Exigences en matière de protection
7.2.Contrôles
7.3.Sécurité des bâtiments
7.4.Plans d'urgence
8. SÉCURITÉ DES INFORMATIONS9. PROTECTION CONTRE LE SABOTAGE OU TOUT AUTRE ACTE
INTENTIONNEL DE DÉTÉRIORATION
10. COMMUNICATIONS D'INFORMATIONS CLASSIFIÉES À DES PAYS
TIERS OU À DES ORGANISATIONS INTERNATIONALES
PARTIE II: ORGANISATION DE LA SÉCURITÉ AU SEIN DE LA
COMMISSION
11. LE MEMBRE DE LA COMMISSION CHARGÉ DES QUESTIONS DE
SÉCURITÉ
12. LE GROUPE CONSULTATIF DE LA COMMISSION SUR LA POLI-
TIQUE DE SÉCURITÉ
13. LE COMITÉ DE SÉCURITÉ DE LA COMMISSION
14. LE BUREAU DE SÉCURITÉ DE LA COMMISSION15. INSPECTIONS DE SÉCURITÉ16. CLASSIFICATIONS; TIMBRES ET IDENTIFIANTS DE SÉCURITÉ16.1.Degrés de classification
16.2.Identifiants de sécurité
16.3.Timbres
16.4.Appositionde la classification
16.5.Appositiondes identifiants de sécurité2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 14
▼M1
17. POLITIQUE EN MATIÈRE DE CLASSIFICATION
17.1.Généralités
17.2.Détermination de la classification
17.3.Déclassement et déclassification
18. SÉCURITÉ PHYSIQUE
18.1.Généralités
18.2.Exigences de sécurité
18.3.Mesures physiquesde sécurité
18.3.1.Zones de sécurité
18.3.2.Zone administrative
18.3.3.Contrôle des entrées et des sorties
18.3.4.Rondes
18.3.5.Meubles de sécurité et chambres fortes
18.3.6.Serrures
18.3.7.Contrôle des clés et combinaisons
18.3.8.Dispositifs de détection des intrusions
18.3.9.Matériels agréés
18.3.10.Protection physique des photocopieuses et des télécopieurs
18.4.Protection contre la néglicence et les écoutes clandestines
18.4.1.Protection contre les regards
18.4.2.Protection contre les écoutes
18.4.3.Introduction d'appareils électroniques et de matériel d'enregistrement
18.5.Zones protégées sur le plan technique
19. RÈGLES GÉNÉRALES RELATIVES AU BESOIN D'EN CONNAÎTRE ET
AUX HABILITATIONS DE SÉCURITÉ DU PERSONNEL DE L'UE
19.1.Généralités
19.2.Règles spécifiques concernant l'accès aux informations classifiées
TRÈS SECRET UE
19.3.Règles spécifiques concernant l'accès aux informations classifiées
TRÈS SECRET UE et CONFIDENTIELUE
19.4.Règles spécifiques concernant l'accès aux informations classifiées
RESTREINTUE
19.5.Mutations
19.6.Instructions spéciales
20. PROCÉDURE D'HABILITATION DE SÉCURITÉ POUR LES FONC-
TIONNAIRES ET AUTRES AGENTS DE LA COMMISSION
21. PRÉPARATION, RÉPARTITION, TRANSMISSION, MESURES DE
SÉCURITÉ RELATIVES AUX COURRIERS, EXEMPLAIRES SUPPLÉMEN-
TAIRES, TRADUCTIONS ET EXTRAITS DE DOCUMENTS CLASSIFIÉS
DE L'UE
21.1.Préparation
21.2.Diffusion
21.3.Transmission/transport de documents classifiés de l'UE
21.3.1.Emballages et récépissés
21.3.2.Transmission au sein d'un bâtiment ou d'un groupe de bâtiments
21.3.3.Transmission à l'intérieur d'un même pays
21.3.4.Transmission d'un État à un autre
21.3.5.Transmission/transport de documents classifiés de l'UE
21.4.Mesures de sécurité relatives aux courriers2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 15
▼M1
21.5.Transmission par voie électronique ou d'autres moyens techniques
21.6.Exemplaires supplémentaires et traductions et extraits de documents
classifiés de l'UE
22. BUREAUX D'ORDRE, REGROUPEMENTS, CONTRÔLES, ARCHI-
VAGE ET DESTRUCTION DE DOCUMENTS CLASSIFIÉS DE L'UE
22.1.Bureaux d'ordre locaux chargés des documents classifiés de l'UE
22.2.Le bureau d'ordre TRÈS SECRETUE
22.2.1.Généralités
22.2.2.Le bureau d'ordre central TRÈS SECRET UE
22.2.3.Bureaux d'ordre TRÈS SECRET UE subordonnés
22.3.Inventaires, regroupements et contrôles de documents classifiés de
l'UE
22.4.Archivage d'informations classifiées de l'UE
22.5.Destruction des documents classifiés de l'UE
22.6.Destruction en cas d'urgence
23. MESURES DE SÉCURITÉ À APPLIQUER À L'OCCASION DES
RÉUNIONS SPÉCIFIQUES TENUES EN DEHORS DES LOCAUX DE LA
COMMISSION ET METTANT EN JEU DES INFORMATIONS CLASSI-
FIÉES DE L'UE
23.1.Généralités
23.2.Les responsabilités
23.2.1.Le bureau de sécurité de la Commission
23.2.2.Le responsable de la sécurité de la réunion
23.3Mesures de sécurité
23.3.1.Zones de sécurité
23.3.2.Laissez-passer
23.3.3.Contrôle des appareils photographiques et des appareils d'enregistre-
ment
23.3.4.Contrôle des porte-documents, ordinateurs portatifs et paquets
23.3.5.Sécurité technique
23.3.6.Documents des délégations
23.3.7.Conservation des documents en lieu sûr
23.3.8.Vérification des bureaux
23.3.9.Élimination des rebuts classifiés de l'UE
24. INFRACTIONS À LA SÉCURITÉ ET COMPROMISSION DES INFOR-
MATIONS CLASSIFIÉES DE L'UE
24.1.Définitions
24.2.Dénonciation des infractions à la sécurité
24.3.Actions en justice
25. PROTECTION DES INFORMATIONS CLASSIFIÉES DE L'UE TRANSI-
TANT PAR DES SYSTÈMES DE COMMUNICATION ET D'INFORMATION
25.1.Introduction
25.1.1.Généralités
25.1.2.Vulnérabilité des systèmes et menaces éventuelles
25.1.3.But principal des mesures de sécurité
25.1.4.Énoncé des impératifs de sécurité propres à un système (SSRS)
25.1.5.Modes d'exploitation de sécurité
25.2.Définitions
25.3.Responsabilités en matière de sécurité
25.3.1.Généralités2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 16
▼M1
25.3.2.L'autorité d'homologation de sécurité (SAA)
25.3.3.L'autorité INFOSEC (IA)
25.3.4.Le propriétaire des systèmes techniques (TSO)
25.3.5.Le propriétaire de l'information (IO)
25.3.6.Utilisateurs
25.3.7.Formation INFOSEC
25.4.Mesures de sécurité non techniques
25.4.1.Sécurité du personnel
25.4.2.Sécurité physique
25.4.3.Contrôle des accès à un système
25.5.Mesures de sécurité techniques
25.5.1.Sécurité des informations
25.5.2.Contrôle et comptabilisation des informations
25.5.3.Manipulation et contrôle des supports amovibles
25.5.4.Déclassification et destruction des supports informatiques
25.5.5.Sécurité des communications
25.5.6.Mesures de sécurité concernant l'installation et le rayonnement
25.6.Sécurité pendant le traitement
25.6.1.Procédures d'exploitation de sécurité (SecOP)
25.6.2.Protection et gestion de la configuration des logiciels
25.6.3.Détection de la présence de logiciels malveillants ou de virus informati-
ques
25.6.4.Maintenance
25.7.Acquisition
25.7.1.Généralités
25.7.2.Homologation
25.7.3.Évaluation et certification
25.7.4.Contrôle systématique des dispositifs de sécurité pour la prorogation de
l'homologation
25.8.Utilisation temporaire ou occasionnelle
25.8.1.Sécurité des micro-ordinateurs et ordinateurs individuels
25.8.2.Utilisation de matériel TI personnel pour un travail officiel dans le
cadre de la Commission
25.8.3.Utilisation de matériel TI appartenant à un contractant ou fourni par un
pays pour un travail officiel dans le cadre de la Commission
26. COMMUNICATION D'INFORMATIONS CLASSIFIÉES DE L'UE À DES
PAYS TIERS OU À DES ORGANISATIONS INTERNATIONALES
26.1.1.Principes régissant la communication d'informations classifiées de l'UE
26.1.2.Les niveaux
26.1.3.Accords de sécurité
Appendice 1: Tableau comparatif des classifications de sécurité nationales
Appendice 2: Guide pratique de la classification
Appendice 3: Lignes directrices concernant la communication d'informa-
tions classifiées de l'UE à des États tiers ou à des organisations internatio-
nales Niveau 1 de coopération
Appendice 4: Lignes directrices concernant la communication d'informa-
tions classifiées de l'UE à des États tiers ou à des organisations internatio-
nales Niveau 2 de coopération2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 17
▼M1
Appendice 5: Lignes directrices concernant la communication d'informa-
tions classifiées de l'UE à des États tiers ou à des organisations internatio-
nales Niveau 3 de coopération
Appendice 6: Liste des abréviations2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 18
▼M1
PARTIE I: PRINCIPES DE BASE ET NORMES MINIMALES DE
SÉCURITÉ
1. INTRODUCTION
Les présentes règles définissent les principes de base et les normes minimales de
sécurité à observer comme il convient par la Commission dans tous ses lieux de
travail ainsi que par tout destinataire d'informations classifiées de l'UE, de
manière à assurer la sécurité et de sorte que chacun puisse avoir la certitude
qu'une norme de protection commune est établie.
2. PRINCIPES GÉNÉRAUX
La politique de sécurité de la Commission fait partie intégrante de sa politique
de gestion interne générale et est par conséquent basée sur les principes régis-
sant sa politique générale.
Ces principes comprennent la légalité, la transparence, la responsabilité et la
subsidiarité (proportionnalité).
Par légalité on entend la nécessité de maintenir strictement dans le cadre juri-
dique l'exécution des fonctions de sécurité, ainsi que la nécessité de se
conformer aux exigences légales. Les dispositions du statut des fonctionnaires
et autres agents s'appliquent pleinement, en particulier son article 17 concernant
l'obligation de discrétion à l'égard des informations de la Commission et son
titre VI concernant les mesures disciplinaires. Ce concept implique également
que les responsabilités en matière de sécurité doivent s'appuyer sur des disposi-
tions juridiques appropriées. Enfin, il implique que les manquements aux règles
de sécurité commis dans les domaines de responsabilité de la Commission
doivent être traités conformément à la politique de la Commission en matière
d'actions disciplinaires et à sa politique de coopération avec les États membres
dans le domaine de la justice pénale.
Par «transparence» on entend la nécessité d'établir des règles et dispositions de
sécurité universellement caractérisées par leur clarté et d'assurer l'équilibre entre
les différents services et les différents domaines (sécurité physique par opposi-
tion à protection des données, etc.) ainsi que la nécessité d'une politique
cohérente et structurée de sensibilisation à la sécurité. Ce concept implique
également la nécessité de disposer d'orientations écrites claires pour la mise en
œuvre des mesures de sécurité.
Par responsabilité, on entend la nécessité non seulement de définir clairement
les responsabilités dans le domaine de la sécurité, mais également de contrôler
régulièrement si ces responsabilités ont été correctement exécutées.
Par subsidiarité, ou proportionnalité, on entend que la sécurité doit être orga-
nisée dès le plus bas niveau possible et au plus près des directions générales et
des services de la Commission. Ce concept implique également la nécessité de
limiter les actions de sécurité aux éléments pour lesquelles elles se justifient
véritablement. Il signifie enfin que les mesures de sécurité doivent être propor-
tionnelles aux intérêts à protéger et aux menaces réelles ou potentielles qui
pèsent sur ces intérêts, de manière à en organiser la protection dans des condi-tions imposant le moins de perturbations possible.
3. FONDEMENTS D'UNE BONNE SÉCURITÉ
Un système de sécurité fiable a pour fondements:
a) au sein de chaque État membre, une organisation nationale de sécurité qui
assure:
1) la collecte et l'enregistrement des données de renseignement concernant
l'espionnage, le sabotage, le terrorisme ou d'autres activités subversives, et
2) la communication au gouvernement et, par l'intermédiaire de ce dernier, à
la Commission, d'informations sur la nature des menaces qui pèsent sur lasécurité et de conseils sur les moyens de s'en protéger;
b) au sein de chaque État membre et au sein de la Commission, une autorité
technique INFOSEC (IA) chargée de travailler avec l'autorité responsable
de la sécurité concernée pour fournir des informations sur les menaces
d'ordre technique pesant sur la sécurité et des conseils sur les moyens de
s'en protéger;
c) une collaboration régulière entre les services gouvernementaux et les services
compétents de la Commission, pour déterminer et recommander, selon ce qui
convient:
1) les personnes, informations les ressources à protéger;
2) les normes communes de protection.2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 19
▼M1
d) une étroite collaboration entre, d'une part, le bureau de sécurité de la
Commission et, d'autre part, les services de sécurité des autres institutions
européennes et le bureau de sécurité de l'OTAN (NOS).
4. PRINCIPES RELATIFS À LA SÉCURITÉ DES DONNÉES
4.1.Objectifs
La sécurité des données a pour objectifs principaux:
a) la sauvegarde des informations classifiées de l'UE contre l'espionnage, la
compromission ou la divulgation non autorisée;
b) la sauvegarde des informations de l'UE faisant l'objet de communications et
transitant par des systèmes et réseaux d'information contre les menaces
pesant sur leur confidentialité, leur intégrité et leur disponibilité;
c) la sauvegarde des locaux de la Commission abritant des informations de l'UE
contre les tentatives de sabotage et les actes intentionnels de détérioration;
d) en cas d'échec, l'évaluation du dommage causé, la limitation de ses consé-
quences et l'adoption des mesures correctives nécessaires.
4.2.Définitions
Aux fins des présentes règles, on entend par:
a) «informations classifiées de l'UE», tout matériel et toute information dont la
divulgation non autorisée porterait atteinte à des degrés divers aux intérêts de
l'UE, ou à ceux d'un ou plusieurs de ses États membres, que ces informations
aient leur origine à l'intérieur de l'UE ou dans les États membres, des États
tiers ou des organisations internationales;
b) «document», toute lettre, note, compte rendu, rapport, mémorandum, signal/
message, croquis, photographie, diapositive, film, carte, graphique, plan,
cahier ou carnet, stencil, papier carbone, ruban de machine à écrire ou
d'imprimante, bande magnétique, cassette, disque informatique, CD-ROM,
ou autre support physique sur lequel des informations sont enregistrées;
c) «matériel», les «documents» définis au point b) ci-dessus et tout élément
d'équipement déjà fabriqué ou en cours de fabrication.
d) «besoin d'en connaître» la nécessité, pour un employé, d'accéder à des infor-
mations classifiées de l'UE pour pouvoir s'acquitter d'une fonction ou d'une
tâche donnée;
e) «autorisation» une décision par laquelle le président de la Commission
permet à un individu d'accéder à des informations classifiées de l'UE jusqu'à
un niveau donné, sur la base du résultat positif d'une enquête de sécurité
(procédure d'habilitation) effectuée par une autorité nationale de sécurité
conforme au droit national;
f) «classification» l'attribution d'un niveau de sécurité approprié à une informa-
tion dont la divulgation non autorisée serait susceptible de causer un certain
préjudice aux intérêts de la Commission ou de ses États membres;
g) «déclassement» («downgrading»), une diminution du degré de la classifica-
tion;
h) «déclassification» («declassification») la suppression de toute mention de
classification;
i) «autorité d'origine» l'auteur, dûment autorisé, d'un document classifié; à la
Commission, les chefs de service peuvent autoriser leur personnel à délivrer
une classification.
j) «services de la Commission» les unités et services de la Commission, dont
les cabinets, dans tous les lieux de travail, y compris le Centre commun de
recherche, les représentations et bureaux de la Commission dans l'Union et
les délégations dans les pays tiers.
4.3.Classification
a) En matière de confidentialité, prudence et expérience sont nécessaires pour
choisir les informations et matériels à protéger et évaluer le degré de protec-
tion à assurer. Celui-ci — et il s'agit là d'un aspect fondamental — doit être
en rapport avec l'importance que revêtent, du point de vue de la sécurité, les
informations et matériels à protéger. Afin d'assurer la bonne circulation des
informations, des mesures doivent être prises pour éviter tant la surclassifica-
tion que la sous-classification.
b) Le système de classification constitue l'instrument qui permet de mettre en
œuvre ces principes; il convient d'adopter un système similaire pour la plani-
fication et l'organisation des mesures de lutte contre l'espionnage, le
sabotage, le terrorisme et d'autres menaces de façon à protéger au mieux les2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 20
▼M1
installations les plus importantes contenant des informations classifiées et, à
l'intérieur de ces installations, les éléments les plus sensibles.
c) L'autorité d'origine de l'information est seule responsable de sa classification.
d) La détermination du degré de classification se fonde exclusivement sur le
contenu de l'information concernée.
e) Lorsqu'un certain nombre de renseignements sont regroupés, le degré de clas-
sification appliqué à l'ensemble est au moins égal au degré le plus élevé de
classification des parties. On peut néanmoins attribuer à un groupement
d'informations une classification plus élevée que celle de ses composantes.
f) Les classifications sont attribuées uniquement en cas de nécessité et mainte-
nues aussi longtemps que nécessaire.
4.4.Objectifs des mesures de sécurité
Les mesures de sécurité doivent:
a) s'appliquer à toutes les personnes ayant accès à des informations classifiées,
aux moyens de transmission des informations classifiées, à tous les locaux
contenant de telles informations et aux installations importantes;
b) être conçues de façon à permettre de repérer les personnes dont l'emploi
pourrait nuire à la sécurité des informations classifiées et des installations
importantes contenant de telles informations, et de les exclure ou de les
changer de poste;
c) empêcher toute personne non autorisée à avoir accès à des informations clas-
sifiées et aux installations qui en contiennent;
d) permettre de veiller à ce que la diffusion des informations classifiées repose
exclusivement sur le principe du besoin d'en connaître, fondamental pour
tous les aspects de la sécurité;
e) permettre d'assurer l'intégrité (c'est-à-dire empêcher l'altération, ou la modifi-
cation ou la destruction non autorisées) et la disponibilité (c'est-à-dire que
l'accès ne soit pas refusé aux personnes qui ont besoin de consulter les infor-
mations et qui y sont autorisées) de toutes les informations, classifiées ou
non, et en particulier des informations stockées, traitées ou transmises par
voie électromagnétique.
5. ORGANISATION DE LA SÉCURITÉ
5.1.Normes minimales communes
La Commission veille à ce que les normes minimales communes en matière de
sécurité soient observées par tout destinataire d'une information classifiée de
l'UE, interne et relevant de sa compétence, comme par exemple les services et
les contractants de la Commission, de sorte que l'on ait la certitude que toute
information classifiée de l'UE sera traitée par tous avec les mêmes précautions.
Ces normes minimales doivent comprendre les critères applicables à l'habilita-
tion du personnel et les mesures à prendre pour la protection des informations
classifiées de l'UE.
L'accès à des informations classifiées de l'UE ne peut être autorisé par la
Commission à des organismes extérieurs que pour autant qu'ils observent, dans
la manipulation de telles informations, des dispositions qui soient au moins
strictement équivalentes aux présentes normes minimales.
5.2.Organisation
Au sein de la Commission, la sécurité est organisée à deux niveaux:
a) à l'échelle de la Commission dans son ensemble, il existe un Bureau de sécu-
rité de la Commission associé à une autorité d'homologation de sécurité
(SAA) qui joue également le rôle d'autorité Crypto (CrA) et d'autorité
TEMPEST, à une autorité INFOSEC (IA) ainsi qu'à un ou plusieurs bureauxd'ordre centraux pour les informations classifiées de l'UE comptant chacun
un ou plusieurs agents contrôleurs (RCO).
b) au niveau des services de la Commission, la sécurité est confiée à un ou
plusieurs responsables locaux de sécurité (LSO), un ou plusieurs responsa-
bles centraux de la sécurité informatique (CISO), des responsables locaux
de la sécurité informatique et des bureaux d'ordre locaux pour les informa-
tions classifiées de l'UE comptant chacun un ou plusieurs agents contrôleurs.
c) Les organes centraux de sécurité fournissent aux organes locaux des instruc-
tions opérationnelles.2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 21
▼M1
6. MESURES DE SÉCURITÉ RELATIVES AU PERSONNEL
6.1.Habilitations de sécurité
Toute personne devant avoir accès à des informations classifiées CONFIDEN-
TIEL UE ou au-dessus, doit au préalable justifier d'une habilitation de sécurité
appropriée. Une habilitation similaire est exigée pour les personnes dont les
fonctions consistent à assurer l'exploitation et la maintenance technique de
systèmes de communication et d'information contenant des informations classi-
fiées. Cette habilitation devra permettre d'établir si:
a) la personne concernée est d'une loyauté à toute épreuve;
b) sa personnalité et sa discrétion sont telles que son intégrité ne puisse être
mise en doute dès lors qu'elle aura accès à des informations classifiées;
c) elle est susceptible de céder aux pressions que pourraient exercer des sources
étrangères ou autres.
Une attention toute particulière devra être accordée au processus d'habilitation
de personnes qui:
d) doivent avoir accès à des informations TRÈS SECRET UE/EU TOP
SECRET;
e) occupent des postes nécessitant l'accès régulier à de nombreuses informations
SECRET EU;
f) auxquelles leurs fonctions confèrent un accès spécial aux systèmes de
communication ou d'information protégés et qui ont donc la possibilité
d'accéder sans autorisation à un grand nombre d'informations classifiées de
l'UE ou de compromettre gravement la mission par des actes de sabotage
technique.
Dans les cas visés aux points d), e) et f), il faut faire appel au maximum aux
méthodes d'enquête sur les antécédents.
Lorsqu'une personne n'ayant pas nécessairement le «besoin d'en connaître» doit
être employée dans une fonction susceptible de lui donner accès à des informa-tions classifiées de l'UE (par exemple, messager, agent de sécurité, personnel de
maintenance ou de nettoyage), elle doit, au préalable, posséder l'habilitation
appropriée.
6.2.Registres des habilitations de sécurité du personnel
Tout service de la Commission ayant à traiter des informations classifiées de
l'UE ou hébergeant des systèmes de communication ou d'information protégés
doit tenir un registre des habilitations accordées à cet effet à son personnel.
Chaque habilitation doit être vérifiée, en fonction des circonstances, afin de
s'assurer qu'elle est conforme aux niveaux de classification des informations et
matériels que son bénéficiaire aura à traiter; une nouvelle vérification devient
prioritaire chaque fois qu'une information nouvelle laisse à penser que le main-
tien de la personne concernée dans un poste donnant accès à des informations
classifiées n'est plus compatible avec la sécurité. Le responsable local de sécu-
rité du service de la Commission tient le registre des habilitations du domaine
placé sous son contrôle.
6.3.Formation du personnel dansle domaine de la sécurité
Toute personne occupant un poste qui peut lui donner accès à des informations
classifiées doit recevoir, lors de son entrée en fonction puis à intervalles régu-
liers, un exposé très complet des mesures de sécurité nécessaires et des
procédures en vigueur à cet égard. Il est obligatoire que tous ces membres du
personnel certifient par écrit avoir pleinement compris les règles de sécurité
applicables à leur poste.
6.4.Responsabilités du personnel d'encadrement
Il incombe au personnel d'encadrement de savoir quels sont les membres du
personnel qui traitent des informations classifiées ou qui ont accès à des
systèmes de communication ou d'information protégés, de prendre note des inci-
dents ou vulnérabilités manifestes pouvant avoir des répercussions sur le plan de
la sécurité, et de les signaler.
6.5.Statut du personnel en matière de sécurité
Il convient d'établir des procédures permettant, si des renseignements défavora-
bles viennent à être communiqués à propos d'une personne donnée, de
déterminer si cette personne occupe une fonction nécessitant l'accès à des infor-
mations classifiées, ou si elle a accès à des systèmes de communication ou
d'information protégés, et d'informer le Bureau de sécurité de la Commission.2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 22
▼M1
S'il s'avère que cette personne présente un risque pour la sécurité, elle doit être
renvoyée ou écartée des fonctions dans lesquelles elle risquerait de nuire à la
sécurité.
7. SÉCURITÉ PHYSIQUE
7.1.Exigences en matière de protection
Le degré de sécurité physique à mettre en œuvre pour assurer la protection des
informations classifiées de l'UE doit être proportionnel à la classification des
informations et matériels détenus et à leur volume, ainsi qu'à la menace à
laquelle ils sont exposés. Tous les détenteurs d'informations classifiées de l'UE
doivent se conformer à des règles normalisées de classification et respecter des
critères de protection communs concernant la garde, la transmission et la
destruction d'informations et matériels devant être protégés.
7.2.Contrôles
Avant de laisser sans surveillance un secteur contenant des informations classi-
fiées de l'UE, les personnes en ayant la garde doivent s'assurer qu'elles sont en
sécurité et que tous les dispositifs de sécurité (fermetures, alarmes, etc.) sont
enclenchés. Des contrôles supplémentaires doivent être effectués par d'autres
agents en dehors des heures de bureau.
7.3.Sécurité des bâtiments
Les bâtiments contenant des informations classifiées de l'UE ou des systèmes de
communication et d'information protégés doivent être défendus contre l'accès
des personnes non autorisées. La nature de cette défense (par exemple fenêtres
à barreaux, portes verrouillables, présence de gardes aux entrées, systèmes de
contrôle d'entrée automatiques, inspections et patrouilles de sécurité, systèmes
d'alarme, systèmes de détection des intrusions et chiens de garde) est fonction
des paramètres suivants:
a) classification, volume et localisation dans le bâtiment concerné des informa-
tions et matériels à protéger;
b) qualité des meubles de sécurité contenant ces informations et matériels;
c) caractéristiques techniques et situation du bâtiment.
De même, la nature de la protection accordée aux systèmes de communication
et d'information est fonction de l'évaluation de la valeur des informations et
matériels en jeu et des dommages potentiels en cas de compromission de la
sécurité, des caractéristiques techniques et de la situation du bâtiment qui
héberge le système concerné, ainsi que de la localisation du système dans le
bâtiment.
7.4.Plans d'urgence
Il faut établir à l'avance des plans détaillés, destinés à protéger les informations
classifiées en cas d'urgence liée à la situation locale ou nationale.
8. SÉCURITÉ DES INFORMATIONS
La sécurité des informations (INFOSEC) a trait à la détermination et à l'applica-
tion des mesures de sécurité permettant de protéger les informations classifiées
de l'UE traitées, stockées ou transmises par des systèmes de communication,
d'information et autres systèmes électroniques contre les atteintes à la confiden-
tialité, à l'intégrité ou à la disponibilité de ces informations, que celles-ci soient
accidentelles ou intentionnelles. Il convient de prendre des mesures préventives
appropriées afin d'empêcher que des utilisateurs non autorisés accèdent à des
informations classifiées de l'UE et que des utilisateurs autorisés se voient refuser
l'accès à ces informations, et afin d'en empêcher l'altération, la modification ou
la destruction non autorisées.
9. PROTECTION CONTRE LE SABOTAGE OU TOUT AUTRE ACTE
INTENTIONNEL DE DÉTÉRIORATION
Les précautions physiques sont le moyen le plus efficace d'assurer la sécurité et
la protection des installations importantes qui contiennent des informations clas-
sifiées contre le sabotage ou tout autre acte intentionnel de détérioration; la
seule habilitation du personnel ne saurait s'y substituer efficacement. C'est à
l'organisme national responsable de la sécurité qu'il incombe de fournir les
renseignements ayant trait à des activités d'espionnage, de sabotage, de terro-
risme et à d'autres activités subversives.2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 23
▼M1
10. COMMUNICATION D'INFORMATIONS CLASSIFIÉES À DES PAYS
TIERS OU À DES ORGANISATIONS INTERNATIONALES
Il appartient au collège des membres de la Commission d'autoriser la communi-
cation à un État tiers ou à une organisation internationale d'informations
classifiées de l'UE émanant de la Commission. Si l'autorité d'origine des infor-
mations à communiquer n'est pas la Commission, celle-ci doit au préalable lui
demander son consentement. Au cas où l'autorité d'origine ne peut être identifié,
la Commission en assume la responsabilité.
Si la Commission reçoit des informations classifiées de pays tiers, d'organisa-
tions internationales ou d'autres tiers, celles-ci reçoivent une protection
conforme à leur classification et correspondant aux normes établies dans les
présentes dispositions relatives aux informations classifiées de l'UE, ou corres-
pondant aux normes plus strictes qui pourraient être exigées par le tiers qui
communique ces informations. Des contrôles réciproques peuvent être prévus.
Les principes susmentionnés sont appliqués conformément aux dispositions
détaillées figurant dans la partie II, section 26, et dans les appendices 3, 4 et 5.
PARTIE II: ORGANISATION DE LA SÉCURITÉ AU SEIN DE LA
COMMISSION
11. LE MEMBRE DE LA COMMISSION CHARGÉ DES QUESTIONS DE
SÉCURITÉ
Le membre de la Commission chargé des questions de sécurité:
a) applique la politique de sécurité de la Commission;
b) examine les problèmes de sécurité qui lui sont soumis par la Commission ou
ses instances compétentes;
c) examine les questions impliquant des changements dans la politique de sécu-
rité de la Commission, en étroite liaison avec les autorités nationales de
sécurité (ou autres autorités appropriées) des États membres (ci-après dénom-
mées «ANS»).
Le membre de la Commission chargé des questions de sécurité est notamment
responsable:
a) de coordonner toutes les questions de sécurité liées aux activités de la
Commission;
b) de demander aux ANS des États membres de fournir les habilitations de
sécurité intéressant le personnel employé au SGC conformément à la section
20;
c) d'enquêter ou d'ordonner une enquête sur toute fuite concernant les informa-
tions classifiées de l'UE qui, d'après les premiers indices, se serait produite à
partir de la Commission;
d) de demander aux autorités de sécurité compétentes d'ouvrir une enquête lors-
qu'une fuite concernant des informations classifiées de l'UE semble s'être
produite en dehors de la Commission et de coordonner les enquêtes lors-
qu'elles impliquent plus d'une autorité de sécurité;
e) de procéder périodiquement à l'inspection des dispositions de sécurité desti-
nées à assurer la protection des informations classifiées de l'UE;
f) de rester en liaison étroite avec toutes les autorités de sécurité concernées
dans l'intérêt d'une coordination globale de la sécurité;
g) de réexaminer constamment l'organisation et les procédures de sécurité de la
Commission et, le cas échéant, de préparer les recommandations qui s'impo-
sent. À cet égard, le membre de la Commission chargé des questions de
sécurité présente à la Commission le plan annuel d'inspection préparé par le
service de sécurité de la Commission.
12. LE GROUPE CONSULTATIF DE LA COMMISSION SUR LA POLI-
TIQUE DE SÉCURITÉ
Un groupe consultatif sur la politique de sécurité est établi au sein de la
Commission. Celui-ci est constitué des représentants des autorités nationales de
sécurité de chaque État membre et présidé par le membre de la Commission
chargé des questions de sécurité ou son adjoint. Les représentants d'autres insti-
tutions européennes peuvent être également invités. Des représentants des
organismes décentralisés de la CE et de l'UE peuvent également être invités à
assister à ses réunions lorsque les questions traitées les concernent.
Le groupe consultatif sur la politique de sécurité se réunit à la demande de son
président ou de n'importe lequel de ses membres. Il a pour tâche d'examiner et
d'évaluer toutes les questions pertinentes en matière de sécurité et de présenter
le cas échéant des recommandations à la Commission.2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 24
▼M1
13. LE COMITÉ DE SÉCURITÉ DE LA COMMISSION
Un comité de sécurité est établi au sein de la Commission. Présidé par le secré-
taire général, il réunit les directeurs généraux du service juridique et des
directions générales Personnel et administration, Relations extérieures et Justice
et affaires intérieures, le directeur du Centre commun de recherche ainsi que les
responsables du service d'audit interne et du bureau de sécurité de la Commis-
sion. D'autres fonctionnaires de la Commission peuvent être invités. Ce comité a
pour mandat d'évaluer les mesures de sécurité au sein de la Commission et
d'adresser des recommandations en la matière au membre de la Commission
chargé des questions de sécurité.
14. LE BUREAU DE SÉCURITÉ DE LA COMMISSION
Pour s'acquitter des tâches qui lui incombent en vertu de la section 11, le
membre de la Commission chargé des questions de sécurité est assisté du bureau
de sécurité de la Commission pour ce qui concerne la coordination, la supervi-
sion et l'application des mesures de sécurité.
Le chef du bureau de sécurité de la Commission est le conseiller principal, en
matière de sécurité, du membre de la Commission chargé des questions de sécu-
rité. Il est également secrétaire du groupe consultatif sur la politique de sécurité.
À ce titre, il dirige les travaux d'actualisation de la réglementation de sécurité et
assure la coordination des mesures de sécurité avec les autorités compétentes
des États membres et, le cas échéant, avec les organisations internationales liées
à la Commission par des accords de sécurité. À cette fin, il joue le rôle d'officier
de liaison.
Le chef du bureau de sécurité de la Commission est responsable de l'homologa-
tion des systèmes et réseaux TI au sein de la commission. Il prend, en accord
avec l'ANS compétente, les décisions relatives à l'homologation des systèmes
et réseaux TI impliquant d'une part la Commission et d'autre part tout autre
destinataire d'informations classifiées de l'UE.
15. INSPECTIONS DE SÉCURITÉ
Le bureau de sécurité de la Commission mène périodiquement des inspections
relatives aux dispositions de sécurité prises pour assurer la protection des infor-
mations classifiées de l'UE.
Il peut être assisté dans cette tâche par les services de sécurité d'autres institu-
tions détentrices d'informations classifiées de l'UE ou par les autorités de
sécurité nationales des États membres(1).
Tout État membre peut, sur demande, faire réaliser par son ANS une inspection
des dispositions de protection des informations classifiées de l'UE au sein de la
Commission; cette inspection est réalisée conjointement et en commun accord
avec les services de sécurité de la Commission.
16. CLASSIFICATIONS; TIMBRES ET IDENTIFIANTS DE SÉCURITÉ
16.1.Degrés de classification (2)
Les informations sont classifiées selon les degrés dont la liste suit (cf. appendice
2):
TRÈS SECRET UE: s'applique exclusivement aux informations et matériels
dont la divulgation non autorisée pourrait causer un préjudice exceptionnelle-
ment grave aux intérêts essentiels de l'Union européenne ou d'un ou plusieurs
de ses États membres.
SECRET UE: s'applique uniquement aux informations et matériels dont la divul-
gation non autorisée pourrait nuire gravement aux intérêts essentiels de l'Union
européenne ou d'un ou plusieurs de ses États membres.
CONFIDENTIEL UE: s'applique aux informations et matériels dont la divulga-
tion non autorisée pourrait nuire aux intérêts essentiels de l'Union européenne ou
d'un ou de plusieurs de ses États membres.
RESTREINT UE: s'applique aux informations et matériels dont la divulgation
non autorisée pourrait être défavorable aux intérêts de l'Union européenne ou
d'un ou plusieurs de ses États membres.
Aucune autre classification n'est permise.2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 25
(1) Sans préjudice de la convention de Vienne de 1961 sur les relations diplomatiques et le
protocole sur les privilèges et immunités des Communautés européennes du 8 avril1965.
(
2) Voir à l'annexe I un tableau comparatif des classifications de sécurité en usage dans
l'UE, à l'OTAN, à l'UEO et dans les États membres.
▼M1
16.2.Identifiants de sécurité
Pour fixer des limites à la validité d'une classification (c'est-à-dire le moment où
l'information classifiée est automatiquement déclassée ou déclassifiée), il est
possible d'utiliser un identifiant de sécurité convenu. Cet identifiant peut être
«JUSQU'À/AU … (heure/date» ou «JUSQU'À/AU … (événement)».
Des identifiants complémentaires tels que CRYPTO ou tout autre identifiant
reconnu par l'UE sont utilisés lorsqu'un document doit faire l'objet d'une diffu-
sion limitée et d'un traitement spécial qui s'ajoute à celui qu'exige la
classification de sécurité.
Les identifiants de sécurité ne sont utilisés qu'en association avec une classifica-
tion.
16.3.Timbres
Un timbre peut être utilisé pour préciser le domaine couvert par le document,
pour indiquer une diffusion particulière fondée sur le besoin d'en connaître, ou
(dans le cas d'une information non classifiée) pour indiquer la fin d'une interdic-
tion.
Un timbre n'est pas une classification et ne saurait être utilisé en lieu et place
d'une classification.
Le timbre PESD est apposé sur les documents et copies relatifs à la sécurité et à
la défense de l'Union ou de l'un ou de plusieurs de ses États membres, ou rela-
tifs à la gestion militaire et non militaire des crises.
16.4.Apposition de la classification
La classification est apposée de la manière suivante:
a) sur les documents RESTREINT UE, par un procédé mécanique ou électro-
nique;
b) sur les documents CONFIDENTIEL UE, par un procédé mécanique, à la
main ou par impression sur du papier enregistré revêtu d'un cachet pré-
imprimé;
c) sur les documents SECRET UE et TRÈS SECRET UE, par un procédé
mécanique ou à la main.
16.5.Apposition des identifiants de sécurité
Les identifiants de sécurité sont apposés juste sous la classification, par les
mêmes moyens que pour l'apposition des classifications.
17. POLITIQUE EN MATIÈRE DE CLASSIFICATION
17.1.Généralités
Les informations ne sont classifiées que si cela est nécessaire. La classification
est clairement et correctement indiquée; elle est limitée à la durée pendant
laquelle les informations doivent être protégées.
La classification des informations ainsi que tout déclassement ou déclassifica-
tion ultérieurs incombe à la seule autorité d'origine.
Les fonctionnaires et autres agents de la Commission classifient, déclassent ou
déclassifient les informations sur instruction de leur chef de service ou en
accord avec celui-ci.
Les procédures détaillées régissant le traitement des documents classifiés ont été
conçues de façon à assurer à ces documents une protection adaptée aux informa-
tions qu'ils contiennent.
Le nombre de personnes autorisées à émettre des documents TRÈS SECRET
UE est limité au strict minimum. La liste nominative de ces personnes est
conservée par le bureau de sécurité de la Commission.
17.2.Détermination de la classification
La classification d'un document est déterminée par le degré de sensibilité de son
contenu, conformément aux définitions données à la section 16. Il importe que
la classification soit utilisée à bon escient et avec modération. Cela s'applique
particulièrement à la classification TRÈS SECRET UE.
En déterminant la classification à attribuer à un document, l'autorité d'origine
doit tenir compte des diverses règles susmentionnées et se garder de toute
tendance à la surclassification comme à la sous-classification.2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 26
▼M1
Un guide pratique de la classification figure à l'appendice 2.
Des pages, paragraphes, sections, annexes, appendices et pièces jointes d'un
document donné peuvent nécessiter une classification différente et doivent alors
porter la mention correspondante. La classification du document lui-même est
celle de sa partie portant la classification la plus élevée.
Les lettres ou notes d'envoi accompagnant des pièces jointes portent le plus haut
degré de classification apparaissant dans ces dernières. L'autorité d'origine
indique clairement leur degré de classification lorsqu'elles sont séparées de leurs
pièces jointes.
L'accès public demeure régi par le règlement (CE) no1049/2001.
17.3.Déclassement et déclassification
Un document classifié UE ne peut être déclassé ou déclassifié qu'avec l'autorisa-
tion de l'autorité d'origine et, si nécessaire, après consultation des autres parties
intéressées. Le déclassement ou la déclassification fait l'objet d'une confirmation
écrite. Il incombe à l'autorité d'origine d'informer ses destinataires du change-
ment de classification, ces derniers étant à leur tour chargés d'en aviser les
destinataires successifs auxquels ils ont fait suivre l'original ou une copie du
document.
Dans la mesure du possible, l'autorité d'origine indique sur le document classifié
la date ou un délai à partir duquel les informations qu'il contient pourront être
déclassées ou déclassifiées. Sinon, elle réexamine la question tous les cinq ans
au plus pour s'assurer que la classification initiale demeure nécessaire.
18. SÉCURITÉ PHYSIQUE
18.1.Généralités
Les objectifs principaux des mesures physiques de sécurité est d'empêcher
qu'une personne non autorisée ait accès aux informations et/ou aux matériels
classifiés de l'UE, de faire obstacle au vol ou à la dégradation des équipements
ou d'autres biens et de prévenir tout harcèlement ou autre type d'agression à
l'encontre du personnel, d'autres employés ou des visiteurs.
18.2.Exigences de sécurité
Il convient de protéger, par des mesures physiques de sécurité appropriées, tout
local, zone, bâtiment, pièce, système de communication et d'information, etc., où
des informations et du matériel classifiés de l'UE sont conservés et/ou traités.
Pour déterminer le degré de sécurité physique à assurer, il convient de tenir
compte de tous les facteurs pertinents, et notamment:
a) de la classification des informations et/ou du matériel;
b) du volume et de la forme (par exemple support papier ou support de données
informatiques) des informations détenues;
c) de l'évaluation locale de la menace que constituent les services de renseigne-
ment prenant pour cible l'UE, les États membres et/ou les autres institutions
ou tiers détenant des informations classifiées de l'UE, à savoir les actes de
sabotage, le terrorisme et les autres activités subversives et/ou criminelles.
Les mesures physiques de sécurité appliquées doivent être conçues pour:
a) empêcher toute intrusion par la ruse ou par la force;
b) décourager, empêcher et détecter les actes commis par du personnel déloyal;
c) empêcher à toute personne non motivée par le besoin d'en connaître
d'accéder aux informations classifiées de l'UE.
18.3.Mesures physiques de sécurité
18.3.1.Zones de sécurité
Les zones où sont traitées et conservées des informations CONFIDENTIEL UE
ou d'un niveau de classification plus élevé doivent être traitées et conservées de
façon à correspondre à l'une des catégories suivantes:
a) zone de sécurité de catégorie I: zone dans laquelle des informations CONFI-
DENTIEL UE ou d'un niveau de classification plus élevé sont traitées et
conservées de telle façon que le fait de pénétrer dans la zone équivaut en
pratique à avoir accès à ces informations. Pour une telle zone, il faut:
i) établir de façon précise un périmètre protégé dont toutes les entrées et
sorties sont contrôlées;2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 27
▼M1
ii) mettre en place un système de contrôle des entrées ne laissant pénétrer
que les personnes dûment habilitées et spécialement autorisées;
iii) spécifier la classification des informations qui y sont conservées habi-
tuellement, c'est-à-dire auxquelles le fait de pénétrer dans la zone donne
accès;
b) zone de sécurité de catégorie II: zone dans laquelle des informations CONFI-
DENTIEL UE ou d'un niveau de classification plus élevé sont traitées et
conservées de telle façon qu'elles peuvent être protégées par des contrôles
internes empêchant toute personne non autorisée d'y avoir accès; il s'agit,
par exemple, des locaux abritant des services où sont traitées et conservées
habituellement des informations CONFIDENTIEL UE ou d'un niveau de
classification plus élevé. Pour une telle zone, il faut:
i) établir de façon précise un périmètre protégé dont toutes les entrées et
sorties sont contrôlées;
ii) mettre en place un système de contrôle des entrées ne laissant pénétrer
sans escorte que les personnes dûment habilitées et spécialement autori-
sées. Pour toutes les autres personnes, il convient de prévoir une escorte
ou des contrôles équivalents les empêchant d'avoir accès aux informations
classifiées de l'UE et de pénétrer dans des zones soumises à des inspec-
tions techniques de sécurité.
Les zones qui ne sont pas occupées 24 heures sur 24 par le personnel de
service doivent être inspectées immédiatement après les heures normales de
travail, en vue de s'assurer que les informations classifiées de l'UE sont
protégées comme il convient.
18.3.2.Zone administrative
Une zone de sécurité de catégorie I ou II peut être entourée ou précédée d'une
zone administrative moins protégée, pour laquelle il faut établir de façon visible
un périmètre permettant de contrôler les personnes et les véhicules. Seules des
informations RESTREINT UE peuvent être traitées et conservées dans ces zones
administratives.
18.3.3.Contrôle des entrées et des sorties
À l'entrée et la sortie des zones de sécurité de catégorie I et II, toute personne
travaillant ordinairement dans ces zones est contrôlée au moyen d'un système de
laissez-passer ou d'identification individuelle. Il faut également mettre sur pied
un système de contrôle des visiteurs pour empêcher tout accès non autorisé à
des informations classifiées de l'UE. Au système de laissez-passer peut s'ajouter
un système d'identification automatique, qui doit alors être considéré comme un
complément et non comme un substitut absolu des gardes. Une modification de
l'évaluation de la menace peut entraîner un renforcement des mesures de
contrôle des entrées et des sorties, par exemple à l'occasion de visites de person-
nalités de haut rang.
18.3.4.Rondes
En dehors des heures normales de travail, des rondes de surveillance doivent
être effectuées dans les zones de sécurité des catégories I et II pour protéger
les informations et les matériels de l'UE contre toute compromission, détériora-
tion ou perte. La fréquence de ces rondes est déterminée en fonction des
conditions locales, mais elles doivent avoir lieu toutes les deux heures environ.
18.3.5.Meubles de sécurité et chambres fortes
Les meubles de sécurité destinés à la conservation d'informations classifiées de
l'UE se répartissent en trois catégories:
— catégorie A: meubles agréés selon les normes nationales pour la conserva-
tion d'informations TRÈS SECRET UE dans une zone de sécurité de
catégorie I ou II,
— catégorie B: meubles agréés selon les normes nationales pour la conservation
d'informations SECRET UE et CONFIDENTIEL UE dans une zone de sécu-
rité de catégorie I ou II,
— catégorie C: meubles de bureau agréés pour la conservation d'informations
RESTREINT UE uniquement.
Pour les chambres fortes installées dans une zone de sécurité de catégorie I ou II
et pour toutes les zones de sécurité de catégorie I où des informations CONFI-
DENTIEL UE et d'un niveau de classification plus élevé sont conservées en
rayonnage ou figurent sur des diagrammes, des cartes, etc., les murs, les plan-
chers, les plafonds, les portes et les serrures doivent être homologués par une
SAA comme offrant une protection équivalant à celle d'un meuble de sécurité
de la catégorie agréée pour la conservation d'informations de la même classifi-
cation.2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 28
▼M1
18.3.6.Serrures
Les serrures des meubles de sécurité et des chambres fortes abritant des infor-
mations classifiées de l'UE doivent satisfaire aux normes suivantes:
— groupe A: agréées selon les normes nationales pour les meubles de catégorie
A,
— groupe B: agréées selon les normes nationales pour les meubles de catégorie
B,
— groupe C: adaptées aux meubles de bureau de catégorie C uniquement.
18.3.7.Contrôle des clés et combinaisons
Les clés des meubles de sécurité ne doivent pas être emportées hors du bâti-
ment. Les combinaisons doivent être mémorisées par les personnes qui ont
besoin de les connaître. Pour un usage en cas d'urgence, le responsable local
de la sécurité du service de la Commission concerné conserve les clés de
rechange et le relevé de chaque combinaison, placé individuellement dans une
enveloppe opaque scellée. Les clés, leurs doubles et les enveloppes renfermant
les combinaisons sont conservés dans des meubles de sécurité séparés. Ces clés
et ces combinaisons font l'objet d'une protection aussi rigoureuse que le matériel
auquel elles donnent accès.
Le nombre des personnes ayant connaissance des combinaisons des meubles de
sécurité doit être aussi limité que possible. Les combinaisons sont modifiées:
a) à la réception d'un nouveau meuble;
b) lors de tout changement de personnel;
c) en cas de compromission, effective ou suspectée;
d) de préférence tous les six mois et au minimum tous les douze mois.
18.3.8.Dispositifs de détection des intrusions
Lorsque des systèmes d'alarme, des circuits fermés de télévision et d'autres
dispositifs électriques sont utilisés pour protéger des informations classifiées de
l'UE, des systèmes de secours doivent être prévus pour permettre leur fonction-
nement permanent en cas de rupture de l'alimentation électrique principale. Il
est, en outre, fondamental que tout défaut de fonctionnement ou toute tentative
de neutralisation des systèmes précités déclenche une alarme ou soit signalé par
tout autre moyen fiable au personnel de surveillance.
18.3.9.Matériels agréés
Le bureau de sécurité de la Commission tient à jour, par type et par modèle, les
listes des matériels de sécurité qu'il a agréés pour la protection directe ou indi-
recte des informations classifiées dans diverses circonstances et conditions qui
auront été spécifiées. Pour l'établissement de ces listes, le bureau de sécurité de
la Commission se fonde, entre autres, sur les informations fournies par les ANS.
18.3.10.Protection physique des photocopieuses et des télécopieurs
Les photocopieuses et les télécopieurs doivent faire l'objet de mesures de protec-
tion physiques suffisantes pour que seules les personnes autorisées puissent les
utiliser aux fins de traitement des informations classifiées et que tous les tirages
classifiés soient dûment contrôlés.
18.4.Protection contre la négligence et les écoutes clandestines
18.4.1.Protection contre les regards
Toutes les mesures nécessaires doivent être prises, de jour comme de nuit, pour
s'assurer que les informations classifiées de l'UE ne puissent être vues, même
accidentellement, par des personnes non autorisées.
18.4.2.Protection contre les écoutes
Les services ou les zones dans lesquels on discute régulièrement d'informations
classifiées du niveau SECRET UE et au-delà doivent être protégés contre les
tentatives d'écoute passive et active lorsque le risque le justifie. L'évaluation du
risque de telles tentatives incombe à l'autorité de sécurité compétente après
consultation, au besoin, des ANS.
18.4.3.Introduction d'appareils électroniques et de matériel d'enregistrement
L'introduction de téléphones mobiles, d'ordinateurs privés, de dispositifs d'enre-
gistrement, de caméras et d'autres dispositifs électroniques ou matériels
d'enregistrements dans les secteurs de sécurité ou les zones protégées sur le2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 29
▼M1
plan technique n'est pas autorisée sans autorisation préalable du chef du bureau
de sécurité de la Commission.
Pour déterminer les mesures de protection à prendre dans les locaux sensibles
contre les écoutes passives (par exemple, insonorisation des murs, portes, plan-
chers et plafonds, mesure des rayonnements compromettants) et contre les
écoutes actives (par exemple, recherche de micros), le bureau de sécurité de la
Commission peut demander l'aide des spécialistes des ANS.
De même, lorsque les circonstances l'exigent, les équipements de télécommuni-
cations et le matériel de bureau électrique ou électronique de toute nature
utilisés lors des réunions de niveau SECRET UE et au-dessus peuvent être véri-
fiés, sur demande du chef du bureau de sécurité de la Commission, par des
spécialistes de la sécurité technique des ANS.
18.5.Zones protégées sur le plan technique
Certaines zones peuvent être désignées comme zones protégées sur le plan tech-
nique. Un contrôle spécial doit être effectué à l'entrée. Ces zones doivent être
verrouillées selon une méthode agréée lorsqu'elles ne sont pas occupées et toutes
les clés doivent être considérées comme clés de sécurité. Ces zones doivent faire
l'objet d'inspections physiques à intervalles réguliers, ainsi qu'après l'entrée,
effective ou présumée, de personnel non autorisé.
Un inventaire détaillé des équipements et du mobilier doit être tenu, afin d'en
suivre les mouvements. Aucun meuble ou matériel ne doit être introduit dans
ce type de zone avant d'avoir subi une inspection minutieuse, effectuée par du
personnel de sécurité formé à cet effet et destinée à détecter d'éventuels dispo-
sitifs d'écoute. En règle générale, l'installation des lignes de communication dans
les zones protégées sur le plan technique n'est pas permise sans autorisation
préalable de l'autorité compétente.
19. RÈGLES GÉNÉRALES RELATIVES AU BESOIN D'EN CONNAÎTRE
ET AUX HABILITATIONS DE SÉCURITÉ DU PERSONNEL DE l'UE
19.1.Généralités
L'accès aux informations classifiées de l'UE n'est autorisé qu'aux personnes
ayant le besoin d'en connaître pour l'exercice de leurs fonctions ou l'accomplis-
sement de leur mission. L'accès aux informations TRÈS SECRET UE et
CONFIDENTIEL UE n'est autorisé qu'aux personnes en possession de l'habilita-
tion de sécurité correspondante.
La détermination du besoin d'en connaître incombe au service dans lequel la
personne concernée est appelée à travailler.
Chaque service est responsable des demandes d'habilitation pour son personnel.La procédure se concrétise par la délivrance d'un «certificat personnel d'habilita-
tion de sécurité» précisant le degré de classification des informations auxquelles
la personne habilitée peut avoir accès et la date de péremption de l'habilitation.
Un certificat d'habilitation d'un niveau donné peut donner accès aux informa-
tions classifiées d'un niveau moindre.
Les personnes autres que les fonctionnaires ou autres agents, tels que les
contractants externes, experts ou consultants, avec lesquelles il peut être néces-saire d'examiner ou de consulter des informations classifiées de l'UE, doivent
être en possession d'une habilitation de sécurité leur permettant d'accéder aux
informations classifiées de l'UE et être informées de leurs responsabilités en
matière de sécurité.
L'accès public demeure régi par le règlement (CE) n
o1049/2001.
19.2.Règles spécifiques concernant l'accès aux informations classifiées
TRÈS SECRET UE
Toute personne ayant à connaître des informations classifiées TRÈS SECRET
UE doit avoir fait l'objet, au préalable, d'une procédure d'habilitation permettant
l'accès à ces informations.
Toute personne qui doit avoir accès aux informations TRÈS SECRET UE doit
être nommément désignée par le membre de la Commission chargé des ques-
tions de sécurité et son nom doit être conservé dans le bureau d'ordre TRÈS
SECRET UE approprié. Ce bureau d'ordre est créé et tenu par le bureau de
sécurité de la Commission.
Toute personne autorisée à accéder à des informations TRÈS SECRET UE doit
signer au préalable une attestation reconnaissant qu'elle a été instruite des procé-
dures de sécurité de la Commission et qu'elle comprend parfaitement sa
responsabilité particulière en ce qui concerne la protection des informations2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 30
▼M1
TRÈS SECRET UE ainsi que les conséquences prévues par la réglementation de
l'Union européenne et les dispositions législatives ou administratives nationales
lorsque des informations classifiées parviennent en des mains non autorisées,
que ce soit à la suite d'une action délibérée ou d'une négligence.
En ce qui concerne les personnes ayant accès à des informations TRÈS
SECRET UE lors de réunions, etc., l'agent contrôleur compétent du service ou
de l'organisme dans lesquels elles sont employées doit informer le service orga-
nisateur de la réunion qu'elles sont autorisées à accéder aux informations TRÈS
SECRET UE.
Les noms de toutes les personnes qui ne sont plus employées à des fonctions
nécessitant l'accès aux informations TRÈS SECRET UE sont être rayés de la
liste correspondante. De plus, l'attention de toutes ces personnes doit être attirée
à nouveau sur leurs responsabilités particulières quant à la protection des infor-
mations TRÈS SECRET UE. Elles doivent également signer une déclaration par
laquelle elles s'engagent à ne pas utiliser ni divulguer les informations TRÈS
SECRET UE dont elles ont eu connaissance.
19.3.Règles spécifiques concernant l'accès aux informations classifiées
TRÈS SECRET UE et CONFIDENTIELUE
Toute personne ayant à connaître des informations SECRET UE ou CONFI-
DENTIEL UE doit avoir fait au préalable l'objet d'une procédure d'habilitation
du niveau approprié.
Toute personne ayant à connaître des informations SECRET UE ou CONFI-
DENTIEL UE doit avoir connaissance des dispositions de sécurité appropriéeset des conséquences de toute négligence.
En ce qui concerne les personnes ayant accès à des informations SECRET UE
ou CONFIDENTIEL UE lors de réunions, etc., le responsable de la sécurité de
l'organisme dans lequel la personne concernée est employée doit avertir le
service organisateur de la réunion qu'elle est autorisée à accéder à de telles
informations.
19.4.Règles spécifiques concernant l'accès aux informations classifiées
RESTREINTUE
Toute personne ayant accès à des informations RESTREINT UE doit être
avertie des présentes règles de sécurité et des conséquences de toute négligence.
19.5.Mutations
Lors de la mutation de personnel affecté à un poste impliquant le traitement de
documents classifiés de l'UE, le bureau d'ordre doit s'assurer que le transfert de
cette documentation entre le fonctionnaire partant et le fonctionnaire suivant
s'effectue de façon réglementaire.
Lorsqu'un membre du personnel est affecté à un poste impliquant la manipula-
tion de matériel classifié UE, il reçoit du responsable local de la sécurité les
instructions appropriées.
19.6.Instructions spéciales
Il convient que les personnes devant avoir accès à des informations classifiées
de l'UE soient averties dès leur prise de fonctions, puis périodiquement:
a) des dangers que présentent pour la sécurité les conversations indiscrètes;
b) des précautions qui s'imposent dans leurs relations avec la presse et les repré-
sentants des groupes défendant des intérêts particuliers;
c) de la menace que constituent les activités des services de renseignement qui
prennent pour cible l'UE et les États membres et qui s'intéressent aux infor-
mations classifiées et aux activités de l'UE;
d) de l'obligation qui leur est faite de rendre compte immédiatement à l'autorité
de sécurité compétente de toute démarche ou manœuvre pouvant laisser
soupçonner une activité d'espionnage, ou de toute situation inhabituelle ayant
trait à la sécurité.
Toutes les personnes ordinairement exposées à des contacts fréquents avec des
représentants de pays dont les services de renseignement prennent pour cible
l'UE et les États membres et s'intéressent aux informations classifiées et aux
activités de l'UE sont informées des techniques dont on sait qu'elles sont utili-
sées par divers services de renseignement.
La Commission ne prévoit pas de consignes de sécurité pour les voyages effec-
tués à titre privé, quelle qu'en soit la destination, par des membres du personnel
habilités à accéder à des informations classifiées de l'UE. Il incombe toutefois
au bureau de sécurité de la Commission d'informer les fonctionnaires et autres2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 31
▼M1
agents se trouvant sous sa responsabilité des règles qu'ils peuvent avoir à
observer en matière de voyages.
20. PROCÉDURE D'HABILITATION DE SÉCURITÉ POUR LES FONC-
TIONNAIRES ET AUTRES AGENTS DE LA COMMISSION
a) Seuls les fonctionnaires et autres agents de la Commission ou les personnes
travaillant au sein de la Commission qui, en raison de leurs fonctions et pour
des nécessités de service, ont besoin de prendre connaissance d'informations
classifiées détenues par la Commission ou d'en faire usage, ont accès
auxdites informations.
b) Pour pouvoir accéder aux informations classifiées «TRÈS SECRET UE»,
«SECRET UE» et «CONFIDENTIEL UE», les personnes visées au point 1
doivent avoir été autorisées à cet effet conformément à la procédure décrite
aux points c) et d) de la présente section.
c) L'autorisation n'est délivrée qu'aux personnes qui ont fait l'objet d'une
enquête de sécurité effectuée par les autorités nationales compétentes des
États membres (ANS), selon les modalités prévues aux points i) à n).
d) Le chef du bureau de sécurité de la Commission est responsable de l'octroi
des autorisations visées aux points a), b) et c).
e) Il accorde l'autorisation après avoir recueilli l'avis des autorités nationales
compétentes des États membres sur la base de l'enquête de sécurité effectuée
conformément aux points i) à n).
f) Le bureau de sécurité de la Commission tient une liste actualisée de tous les
postes sensibles, fournie par les services concernés de la Commission, et de
toutes les personnes ayant reçu une autorisation (temporaire).
g) L'autorisation, qui a une durée de validité de cinq ans, ne peut excéder la
durée des fonctions qui en ont justifié l'octroi. Elle peut être renouvelée
conformément à la procédure visée au point e).
h) L'autorisation est retirée par le chef du bureau de sécurité de la Commission
dès lors que ce dernier le juge opportun. Toute décision de retrait est noti-
fiée à la personne concernée, qui peut demander à être entendue par le chef
du bureau de sécurité de la Commission, ainsi qu'à l'autorité nationale
compétente.
i) L'enquête de sécurité est effectuée avec le concours de la personne
concernée et à la demande du chef du bureau de sécurité de la Commission.
L'administration nationale compétente aux fins de l'enquête de sécurité est
celle de l'État membre dont l'intéressé(e) est ressortissant(e). Lorsque la
personne concernée n'est pas ressortissant d'un État membre de l'UE, le
chef du bureau de sécurité de la Commission demande une enquête de sécu-
rité à l'État membre de l'UE dans lequel la personne est domiciliée ou réside
habituellement.
j) Dans le cadre de l'enquête, la personne concernée est tenue de remplir une
notice individuelle d'information.
k) Le chef du bureau de sécurité de la Commission spécifie dans sa demande le
type et le niveau de classification des informations dont la personne
concernée aura à connaître, de sorte que les autorités nationales compétentes
puissent mener l'enquête et rendre un avis quant au niveau d'autorisation
qu'il serait approprié d'accorder à la personne concernée.
l) Sont applicables pour l'ensemble du déroulement et des résultats de la
procédure d'enquête de sécurité, les prescriptions et réglementations en
vigueur en la matière dans l'État membre concerné, y compris celles rela-
tives aux voies de recours.
m) Lorsque les autorités nationales compétentes des États membres émettent un
avis positif, le chef du bureau de sécurité de la Commission peut octroyer
l'autorisation à la personne concernée.
n) Lorsque les autorités nationales compétentes émettent un avis négatif, la
personne concernée en est informée et peut demander à être entendue par
le chef du bureau de sécurité de la Commission. S'il le juge nécessaire, ce
dernier peut demander aux autorités nationales compétentes tout éclaircisse-
ment complémentaire qu'elles sont en mesure de fournir. En cas de
confirmation de l'avis négatif, l'autorisation ne peut être accordée.
o) Toute personne autorisée au sens des points d) et e) reçoit, au moment de
l'autorisation et par la suite à intervalles réguliers, les instructions qui
s'imposent sur la protection des informations classifiées et sur la manière
de l'assurer. Elle signe une déclaration confirmant qu'elle a reçu ces instruc-
tions et qu'elle s'engage à les respecter.
p) Le chef du bureau de sécurité de la Commission prend toute mesure néces-
saire pour appliquer les dispositions de la présente section, notamment celles
qui concernent l'accès à la liste des personnes autorisées.2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 32
▼M1
q) À titre exceptionnel et en raison des nécessités du service, le chef du bureau
de sécurité de la Commission peut, après en avoir préalablement informé les
autorités nationales compétentes et en l'absence de réactions de celles-ci
dans un délai d'un mois, octroyer une autorisation à titre temporaire pour
une période qui ne peut excéder six mois, en attendant le résultat de
l'enquête visée au point i).
r) Les autorisations provisoires et temporaires ainsi octroyées ne donnent pas
accès aux informations TRÈS SECRET UE, réservé aux fonctionnaires qui
ont effectivement fait l'objet d'une enquête de sécurité dont l'issue a été
positive, conformément au point i). En attendant les résultats de l'enquête
de sécurité, les fonctionnaires qui doivent être habilités au niveau TRÈS
SECRET EU, peuvent être autorisés, à titre temporaire et provisoire, à
accéder aux informations classifiées jusqu'au niveau SECRET UE inclus.
21. PRÉPARATION, RÉPARTITION, TRANSMISSION, MESURES DE
SÉCURITÉ RELATIVES AUX COURRIERS, EXEMPLAIRES SUPPLÉ-
MENTAIRES, TRADUCTIONS ET EXTRAITS DE DOCUMENTS
CLASSIFIÉS DE L'UE
21.1.Préparation
1. Les classifications sont appliquées comme prescrit à la section 16. Pour les
documents de niveau CONFIDENTIEL UE et au-delà, la classification
apparaît, centrée, en tête et en pied de chaque page. Les pages sont toutes
numérotées. Chaque document classifié de l'UE doit porter un numéro de
référence ainsi qu'une date. Pour les documents TRÈS SECRET UE et
SECRET UE, ce numéro de référence est porté sur chaque page. S'ils doivent
être diffusés en plusieurs exemplaires, chacun d'eux devra porter un numéro
d'exemplaire qui figurera en première page, avec le nombre total de pages.
La première page d'un document classifié CONFIDENTIEL UE et au-delà
doit donner la liste complète des annexes et pièces jointes.
2. Les documents classifiés CONFIDENTIEL UE et au-delà ne peuvent être
dactylographiés, traduits, stockés, photocopiés, enregistrés sur un support
magnétique ou microfilmés que par des personnes habilitées à avoir accès
aux informations classifiées de l'UE, au moins jusqu'à la catégorie de sécurité
appropriée du document en cause.
3. Les dispositions relatives à la production de documents classifiés à l'aide de
moyens informatiques sont énoncées à la section 25.
21.2.Diffusion
1. Les informations classifiées de l'UE ne doivent être diffusées qu'auprès des
personnes qui ont besoin d'en connaître et qui ont l'habilitation de sécurité
appropriée. Il appartient à l'autorité d'origine d'indiquer la liste de diffusion
initiale.
2. La diffusion des documents TRÈS SECRET UE s'effectue par la voie des
bureaux d'ordre TRÈS SECRET UE (voir section 22.2). Dans le cas de
messages TRÈS SECRET UE, le bureau d'ordre compétent peut autoriser le
chef du centre de transmission à réaliser le nombre de copies correspondant à
la liste des destinataires.
3. Les documents classifiés SECRET UE et en deçà peuvent être rediffusés par
un destinataire initial vers d'autres destinataires en fonction du besoin d'en
connaître. Toutefois, les autorités d'origine doivent indiquer clairement toutes
les restrictions qu'elles entendent imposer. Chaque fois que de telles restric-
tions sont imposées, les destinataires ne peuvent procéder à une rediffusion
qu'avec l'autorisation des autorités d'origine.
4. Tout document classifié CONFIDENTIEL UE et au-delà fait l'objet d'un
enregistrement à l'entrée et à la sortie d'une DG ou d'un service. Cette tâche
incombe au bureau d'ordre local chargé des informations classifiées de l'UE
dans le service concerné. Les éléments à enregistrer (références, date et, le
cas échéant, numéro d'exemplaire) doivent permettre d'identifier les docu-
ments et figurent sur un cahier d'enregistrement ou sur des supports
informatiques spéciaux et protégés (voir section 22.1).
21.3.Transmission/transport de documents classifiés de l'UE
21.3.1.Emballages et récépissés
1. Les documents classifiés CONFIDENTIEL UE et au-delà doivent être
transmis sous une double enveloppe, opaque et résistante. L'enveloppe inté-
rieure doit être cachetée et porter la classification de sécurité UE appropriée
ainsi que, si possible, la mention complète des fonctions et de l'adresse du
destinataire.2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 33
▼M1
2. Seul l'agent contrôleur du bureau d'ordre (voir section 22.1), ou son
remplaçant, peut ouvrir l'enveloppe intérieure et accuser réception des docu-
ments qu'elle renferme, à moins que cette enveloppe n'ait un destinataire
précis. Dans ce cas (voir section 22.1), le bureau d'ordre approprié devra
enregistrer la réception de l'enveloppe et seule la personne à laquelle elle
est adressée pourra ouvrir l'enveloppe intérieure et accuser réception des
documents qu'elle contient.
3. Une formule de récépissé est placée dans l'enveloppe intérieure. Le récépissé,
qui n'est pas classifié, doit donner la référence, la date et le numéro d'exemp-
laire du document, mais jamais son objet.
4. L'enveloppe intérieure est enfermée dans une enveloppe extérieure, laquelle
porte un numéro d'expédition en vue des formalités de réception. En aucun
cas, la classification de sécurité ne doit apparaître sur l'enveloppe extérieure.
5. Pour les documents classifiés CONFIDENTIEL UE et au-delà, les courriers
et les messagers reçoivent un accusé de réception correspondant au numéro
d'expédition.
21.3.2.Transmission au sein d'un bâtiment ou d'un groupe de bâtiments
À l'intérieur d'un même bâtiment ou groupe de bâtiments, les documents classi-
fiés peuvent être transmis dans une enveloppe scellée avec pour seule mention
le nom du destinataire, à condition que le transport soit effectué par une
personne habilitée au niveau de classification des documents.
21.3.3.Transmission à l'intérieur d'un même pays
1. La transmission des documents TRÈS SECRET UE à l'intérieur d'un même
pays doit être effectuée exclusivement par un service officiel de messagers
ou par des personnes autorisées à accéder aux informations TRÈS SECRET
UE.
2. Chaque fois qu'il est fait appel à un service de messagerie pour le transport
d'un document TRÈS SECRET UE hors des limites d'un bâtiment ou groupe
de bâtiments, il convient d'appliquer les dispositions relatives au conditionne-
ment et à la réception définies dans le présent chapitre. Les services de
messagerie doivent disposer d'un personnel suffisant pour que les paquets
contenant des documents TRÈS SECRET UE demeurent sous le contrôle
direct et permanent d'un responsable.
3. Exceptionnellement, des documents TRÈS SECRET UE peuvent être trans-
portés par des fonctionnaires autres que les messagers hors des limites d'un
bâtiment ou groupe de bâtiments pour être utilisés localement lors de
réunions ou de débats, sous réserve que:
a) le porteur soit autorisé à accéder à ces documents TRÈS SECRET UE;
b) le mode de transport soit conforme aux règles applicables à la transmis-
sion de documents de niveau TRÈS SECRET UE;
c) le porteur ne se sépare en aucun cas des documents TRÈS SECRET UE
qu'il transporte;
d) des dispositions soient prises pour que la liste des documents ainsi trans-
portés soit conservée par le bureau d'ordre TRÈS SECRET UE détenteur
et notée dans un registre, afin de permettre une vérification lors du retour
de ces documents.
4. La transmission de documents SECRET UE et CONFIDENTIEL UE à l'inté-
rieur d'un même pays peut être effectuée soit par la poste si ce mode de
transmission est autorisé par la réglementation du pays en matière de sécu-
rité, et conformément à cette réglementation, soit par un service de
messagers, soit par des personnes autorisées à avoir accès aux informations
classifiées de l'UE.
5. Le bureau de sécurité de la Commission doit élaborer, sur la base de cette
réglementation, des instructions relatives au transport individuel de docu-
ments classifiés de l'UE. Le porteur est invité à lire et parapher ces
instructions. Celles-ci précisent en particulier qu'en aucun cas:
a) le porteur ne peut se défaire des documents, à moins que leur garde ne
soit assurée conformément aux prescriptions de la section 18;
b) les documents ne peuvent être laissés sans surveillance dans les moyens
de transport publics ou les véhicules personnels, ni dans les lieux publics
tels que restaurants ou hôtels et ne peuvent pas non plus être déposés dans
les coffres d'hôtels ou laissés sans surveillance dans les chambres d'hôtel;
c) les documents ne peuvent être lus dans des lieux publics, par exemple
dans un avion ou dans un train.2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 34
▼M1
21.3.4.Transmission d'un État à un autre
1. Les matériels classifiés CONFIDENTIEL UE ou à un niveau supérieur sont
transmis d'un État membre à un autre par les services du courrier diploma-
tique ou militaire.
2. Toutefois, le transport par une personne de matériel classifié SECRET UE et
CONFIDENTIEL UE peut être autorisé si les dispositions prises pour le
transport permettent de garantir que les documents ne pourront tomber entre
les mains d'une personne non autorisée.
3. Le membre de la Commission chargé des questions de sécurité peut autoriser
le transport par une personne lorsqu'on ne peut utiliser ni le courrier diploma-
tique ni le courrier militaire, ou lorsque leur utilisation entraînerait un retard
risquant de compromettre des opérations de l'UE et que le matériel est requis
d'urgence par son destinataire. Le bureau de sécurité de la Commission
rédige des instructions applicables au transport international par des
personnes autres que les courriers diplomatiques ou militaires des matériels
classifiés jusqu'au niveau SECRET UE inclus. Dans ces instructions, il sera
exigé que:
a) le porteur dispose de l'habilitation de sécurité appropriée;
b) tous les matériels ainsi transportés soient enregistrés dans le service ou
bureau d'ordre approprié;
c) les paquets ou les sacs contenant des matériels UE portent un sceau offi-
ciel permettant d'empêcher ou de décourager une inspection de la douane,
et des étiquettes d'identification indiquant la marche à suivre pour la
personne qui les trouverait;
d) le porteur soit muni d'un certificat de courrier et/ou d'un ordre de mission
reconnu par tous les États membres de l'UE, l'autorisant à transporter le
paquet dûment identifié;
e) il ne soit traversé ni frontière ni territoire d'États non membres de l'UE en
cas de transport par voie terrestre, à moins que ces États n'aient fourni de
garantie spécifique à l'État expéditeur;
f) en ce qui concerne la destination, l'itinéraire et les moyens de transport,
les dispositions relatives au voyage du porteur soient conformes à la
réglementation UE ou, s'ils sont plus stricts, aux règlements nationaux;
g) le porteur ne se sépare pas des matériels, à moins que leur garde ne soit
assurée conformément aux dispositions de sécurité figurant à la section
18;
h) les documents ne soient pas laissés sans surveillance dans les moyens de
transport publics ou les véhicules personnels, ni dans les lieux publics tels
que restaurants ou hôtels et ne soient pas non plus déposés dans les
coffres d'hôtels ou laissés sans surveillance dans les chambres d'hôtel;
i) si les matériels transportés contiennent des documents, ceux-ci ne soient
pas lus dans des lieux publics (par exemple, dans un avion, dans un train,
etc.).
4. La personne chargée de transporter les matériels classifiés doit lire et signer
des instructions de sécurité contenant au minimum les instructions ci-dessus
et indiquant la procédure à suivre en cas d'urgence ou au cas où le paquet
contenant les matériels classifiés ferait l'objet d'un contrôle de la part des
autorités douanières ou de sécurité d'un aéroport.
21.3.5.Transmission/transport de documents classifiés «RESTREINT UE»
Aucune disposition spéciale n'est fixée pour la transmission des documents
RESTREINT UE; celle-ci doit cependant s'effectuer de telle sorte qu'ils ne puis-
sent tomber entre les mains de personnes non autorisées.
21.4.Mesures de sécurité relatives aux courriers
Tous les courriers et messagers utilisés pour le transport des documents
SECRET UE et CONFIDENTIEL UE doivent avoir reçu une habilitation de
sécurité appropriée.
21.5.Transmission par voie électronique ou d'autres moyens techniques
1. Les mesures de sécurité des télécommunications sont conçues pour assurer la
transmission en toute sécurité des informations classifiées de l'UE. Les règles
à observer lors de la transmission d'informations classifiées de l'UE figurent
en détail à la section 25.
2. Seuls les centres et réseaux de transmissions et/ou les terminaux et systèmes
homologués peuvent transmettre des informations CONFIDENTIEL UE et
SECRET UE.2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 35
▼M1
21.6.Exemplaires supplémentaires et traductions et extraits de documents
classifiés de l'UE
1. Seule l'autorité d'origine peut autoriser la duplication ou la traduction de
documents TRÈS SECRET UE.
2. Si des personnes ne possédant pas l'habilitation TRÈS SECRET UE ont
besoin d'informations contenues dans un document TRÈS SECRET UE
mais n'ont pas elles-mêmes ce niveau de classification, le chef du bureau
d'ordre TRÈS SECRET UE (voir section 22.2) peut être autorisé à réaliser
le nombre d'extraits nécessaires de ce document. Il prend simultanément les
mesures requises pour que ces documents reçoivent une classification de
sécurité appropriée.
3. Les reproductions et traductions de documents SECRET UE et d'un niveau
de classification plus bas peuvent être faites par le destinataire, dans le cadre
des présentes dispositions de sécurité et à condition d'observer strictement le
principe du besoin d'en connaître. Les mesures de sécurité applicables au
document original le sont également à ses reproductions et/ou traductions.
22. BUREAUX D'ORDRE, REGROUPEMENTS, CONTRÔLES, ARCHI-
VAGE ET DESTRUCTION DE DOCUMENTS CLASSIFIÉS DE l'UE
22.1.Bureaux d'ordre locaux chargés des documents classifiés de l'UE
1. Au sein de chaque service de la Commission, en fonction des nécessités, un
ou plusieurs bureaux d'ordre est mis en place pour la gestion des informa-
tions classifiées de l'UE. Ils ont pour tâche d'enregistrer, de reproduire, de
diffuser, d'archiver et de détruire les documents classifiés SECRET UE etCONFIDENTIEL UE.
2. Si un service ne dispose pas de bureau d'ordre local pour les informations
classifiées de l'UE, c'est le bureau d'ordre local du Secrétariat général qui en
assume la fonction.
3. Les bureaux d'ordre locaux pour les informations classifiées de l'UE dépen-
dent du chef d'unité dont ils reçoivent leurs instructions. Ils sont dirigés parun agent contrôleur (RCO).
4. Ils sont placés sous la supervision du responsable local de la sécurité pour ce
qui concerne l'application des dispositions relatives à la manipulation de
documents classifiés de l'UE et la mise en œuvre des mesures de sécuritécorrespondantes.
5. Les fonctionnaires en poste dans les bureaux d'ordre locaux pour les informa-
tions classifiées de l'UE ont accès à ces informations dans les conditions
définies à la section 20.
6. Sous l'autorité des chefs d'unité concernés, les bureaux d'ordre locaux pour
les ICUE:
a) gèrent les opérations relatives à l'enregistrement, la reproduction, la
traduction, la transmission, l'expédition et la destruction des informationsclassifiées de l'UE;
b) tiennent à jour le registre concernant les informations classifiées;
c) interrogent périodiquement les émetteurs sur la nécessité de maintenir la
classification de ces informations.
7. Les bureaux locaux pour les ICUE tiennent un registre des données
suivantes:
a) la date d'établissement de l'information classifiée;
b) le degré de la classification;
c) l'échéance de la classification;
d) le nom et le service de l'émetteur;
e) le ou les destinataires, avec indication du numéro d'ordre;
f) l'objet;
g) le numéro;h) le nombre d'exemplaires diffusés;
i) les renseignements relatifs à l'élaboration d'inventaires des informations
classifiées soumises au service;
j) le registre des opérations de déclassification et de déclassement des infor-
mations classifiées.2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 36
▼M1
8. Les règles générales exposées à la section 21 s'appliquent aux bureaux
d'ordre locaux de la Commission, sans préjudice des éventuelles modifica-
tions apportées par les dispositions spécifiques de la présente section.
22.2.Le bureau d'ordre TRÈS SECRET UE
22.2.1.Généralités
1. Un bureau d'ordre TRÈS SECRET UE assure l'enregistrement, le traitement
et la diffusion des documents TRÈS SECRET UE conformément aux
présentes règles de sécurité. Le bureau d'ordre TRÈS SECRET UE est dirigé
par l'agent contrôleur TRÈS SECRET UE.
2. Le bureau d'ordre central TRÈS SECRET UE représente la principale auto-
rité de réception et de diffusion à l'intérieur de la Commission et pour les
échanges avec les autres institutions de l'UE, les États membres, les organi-
sations internationales et les États tiers avec lesquels la Commission a conclu
des accords sur les procédures de sécurité pour l'échange d'informations clas-
sifiées.
3. En tant que de besoin, des bureaux d'ordre subordonnés sont créés afin
d'assurer la gestion interne des documents TRÈS SECRET UE; ils tiennent
à jour la situation de chacun des documents en circulation dont ils ont la
charge.
4. Les bureaux d'ordre TRÈS SECRET UE subordonnés sont créés comme
indiqué à la section 22.2.3 pour répondre à un besoin permanent et sont ratta-
chés à un bureau d'ordre central TRÈS SECRET UE. S'il n'existe qu'un
besoin de consultation temporaire et occasionnel de documents TRÈS
SECRET UE, ces documents peuvent être communiqués sans création d'un
bureau d'ordre TRÈS SECRET UE subordonné, sous réserve que les règles
établies garantissent qu'ils resteront sous le contrôle du bureau d'ordre TRÈS
SECRET UE approprié, et sous réserve du respect de toutes les mesures de
sécurité physiques et de toutes celles concernant le personnel.
5. Les bureaux d'ordre subordonnés ne peuvent transmettre des documents
TRÈS SECRET UE directement à d'autres bureaux d'ordre subordonnés au
même bureau d'ordre TRÈS SECRET UE central sans l'autorisation expresse
de ce dernier.
6. Tous les échanges de documents TRÈS SECRET UE entre des bureaux
d'ordre subordonnés à des bureaux d'ordre centraux différents doivent tran-
siter par les bureaux d'ordre centraux TRÈS SECRET UE.
22.2.2.Le bureau d'ordre central TRÈS SECRET UE
En tant qu'agent contrôleur, le chef du bureau d'ordre central TRÈS SECRET
UE a pour responsabilités:
a) d'assurer la transmission des documents TRÈS SECRET UE conformément
aux règles définies à la section 21.3;
b) de tenir à jour la liste de tous ses bureaux d'ordre TRÈS SECRET UE subor-
donnés avec les noms et les signatures des agents contrôleurs désignés et de
leurs adjoints autorisés;
c) de conserver les récépissés des bureaux d'ordre pour tous les documents
TRÈS SECRET UE diffusés par le bureau d'ordre central;
d) de tenir un état des documents TRÈS SECRET UE détenus et diffusés;
e) de tenir à jour une liste de tous les bureaux d'ordre centraux TRÈS SECRET
UE avec lesquels il correspond normalement, comportant les noms et signa-
tures des agents contrôleurs désignés et de leurs adjoints autorisés;
f) d'assurer la sécurité matérielle de tous les documents TRÈS SECRET UE
détenus dans le bureau d'ordre, conformément aux prescriptions énoncées à
la section 18.
22.2.3.Bureaux d'ordre TRÈS SECRET UE subordonnés
En tant qu'agent contrôleur, le chef d'un bureau d'ordre TRÈS SECRET UE
subordonné a pour responsabilités:
a) d'assurer la transmission des documents TRÈS SECRET UE conformément
aux règles définies à la section 21.3;
b) de tenir à jour la liste de toutes les personnes autorisées à accéder aux infor-
mations TRÈS SECRET UE sous son contrôle;
c) de diffuser les documents TRÈS SECRET UE conformément aux instruc-
tions de l'autorité d'origine ou en fonction du besoin d'en connaître, en2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 37
▼M1
s'assurant, au préalable, que le destinataire possède une habilitation de sécu-
rité du niveau requis;
d) de tenir à jour la liste de tous les documents TRÈS SECRET UE détenus ou
en circulation sous son contrôle, ou qui ont été transmis à d'autres bureaux
d'ordre TRÈS SECRET UE, et de conserver tous les récépissés correspon-
dants;
e) de tenir à jour la liste des bureaux d'ordre TRÈS SECRET UE avec lesquels
il est autorisé à échanger des documents TRÈS SECRET UE, ainsi que les
noms et signatures des agents contrôleurs désignés et de leurs adjoints auto-
risés;
f) d'assurer la sécurité matérielle de tous les documents TRÈS SECRET UE
détenus dans le bureau d'ordre subordonné, conformément aux prescriptions
énoncées à la section 18.
22.3.Inventaires, regroupements et contrôles de documents classifiés de
l'UE
1. Tous les ans, chaque bureau d'ordre TRÈS SECRET UE tel que visé à la
présente section procède à un inventaire détaillé des documents TRÈS
SECRET UE. Un document est considéré comme comptabilisé par le bureau
d'ordre si celui-ci a pu constater de visu son existence, ou détient soit un
récépissé du bureau d'ordre TRÈS SECRET UE auquel il a été transmis,
soit un procès-verbal de destruction du document, soit un ordre de déclasse-
ment ou de déclassification. Pour le 1eravril de chaque année au plus tard, les
bureaux d'ordre subordonnés adressent les résultats de leur inventaire annuel
au membre de la Commission chargé des questions de sécurité.
2. Les bureaux d'ordre TRÈS SECRET UE subordonnés adressent au bureau
d'ordre central dont ils relèvent, à la date fixée par ce dernier, les résultats
de leur inventaire annuel.
3. Les documents classifiés de l'UE d'un niveau inférieur à TRÈS SECRET UE
doivent faire l'objet de vérifications internes conformément aux directives
données par le membre de la Commission chargé des questions de sécurité.
4. Ces opérations permettent notamment de recueillir l'avis des détenteurs sur:
a) le déclassement ou la déclassification éventuels de certains documents;
b) les destructions à entreprendre.
22.4.Archivage d'informations classifiées de l'UE
1. Les informations classifiées de l'UE doivent être archivées conformément à
toutes les dispositions pertinentes de la section 18.
2. Afin de limiter les problèmes d'archivage, les agents contrôleurs de tous les
bureaux d'ordre sont autorisés à faire microfilmer les documents TRÈS
SECRET UE, SECRET UE et CONFIDENTIEL UE, ou à les faire enregis-
trer sur un support magnétique ou optique à des fins d'archivage, à condition
que:
a) les microfilms/l'archivage soient réalisés par des personnes possédant une
habilitation en cours de validité correspondant à la classification appro-
priée;
b) les microfilms/l'enregistrement bénéficient de la même sécurité que les
documents originaux;
c) la mise sur microfilm/l'archivage de tout document TRÈS SECRET UE
soit signalé(e) à l'autorité d'origine;
d) les rouleaux de films ou autres types de support ne contiennent que des
documents d'une même classification TRÈS SECRET UE, SECRET UE
ou CONFIDENTIEL UE;
e) la mise sur microfilm/l'archivage d'un document TRÈS SECRET UE ou
SECRET UE soit clairement indiqué(e) dans le registre utilisé pour
l'inventaire annuel;
f) les documents originaux qui ont été microfilmés ou archivés sur un autre
support soient détruits conformément aux règles énoncées à la section
22.5.
3. Ces règles s'appliquent également à tout autre moyen d'archivage autorisé,
tels que les supports électromagnétiques et les disques optiques.2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 38
▼M1
22.5.Destruction des documents classifiés de l'UE
1. Afin d'éviter l'accumulation inutile de documents classifiés de l'UE, ceux qui
sont jugés périmés et excédentaires par le chef de l'organisme qui les détient
doivent être détruits dès que possible, selon les modalités ci-après:
a) les documents TRÈS SECRET UE sont détruits uniquement par le bureau
d'ordre central qui en a la charge. Chaque document détruit est inscrit sur
un procès-verbal de destruction, signé par l'officier contrôleur TRÈS
SECRET UE et par un témoin qui doit être habilité TRÈS SECRET UE.
Le cahier d'enregistrement doit comporter une note à cet effet;
b) le bureau d'ordre doit conserver pendant dix ans les procès-verbaux de
destruction, ainsi que les fiches de circulation. Des copies ne sont trans-
mises à l'autorité d'origine ou au bureau d'ordre central approprié que sur
demande expresse;
c) les documents TRÈS SECRET UE, y compris tous les rebuts classifiés
résultant de l'élaboration de ces documents (exemplaires endommagés,
brouillons, notes dactylographiées, disquettes, etc.), doivent être détruits
sous la surveillance d'un responsable du registre TRÈS SECRET UE, par
incinération, réduction en pulpe, lacération en bandes ou division en frag-
ments non identifiables rendant impossible toute reconstitution.
2. Les documents SECRET UE doivent être détruits par le bureau d'ordre qui en
a la charge, sous la surveillance d'une personne habilitée, et par l'un des
procédés indiqués au point 1 c). La destruction de documents SECRET UE
fait l'objet de procès-verbaux signés, conservés par le bureau d'ordre, avec les
fiches de circulation, pendant au moins trois ans.
3. Les documents CONFIDENTIEL UE doivent être détruits par le bureau
d'ordre qui en a la charge, sous la surveillance d'une personne habilitée, et
par l'un des procédés indiqués au point 1 c). Leur destruction est enregistrée
conformément aux instructions du membre de la Commission chargé des
questions de sécurité.
4. Les documents RESTREINT UE sont détruits par le bureau d'ordre qui en a
la charge ou par l'utilisateur, conformément aux instructions du membre de la
Commission chargé des questions de sécurité.
22.6.Destruction en cas d'urgence
1. Les services de la Commission établissent des plans tenant compte des condi-
tions locales pour assurer la sauvegarde en temps de crise des matériels
classifiés de l'UE, y compris si nécessaire des plans de destruction et d'éva-
cuation en cas d'urgence. Ils émettent les consignes qu'ils jugent appropriées
pour éviter que des informations classifiées de l'UE ne tombent entre les
mains de personnes non autorisées.
2. Les dispositions prises pour la sauvegarde et/ou la destruction en temps de
crise des matériels SECRET UE et CONFIDENTIEL UE ne doivent en
aucun cas nuire à la sauvegarde ni à la destruction des matériels TRÈS
SECRET UE, et notamment des matériels de chiffrement, dont la prise en
charge doit avoir la priorité sur toutes les autres tâches.
3. Les mesures à prendre pour la sauvegarde et la destruction d'urgence des
matériels de chiffrement font l'objet d'instructions spécifiques
4. Les instructions doivent être disponibles immédiatement dans une enveloppe
scellée. Les moyens/outils de destruction des matériels concernés doivent être
disponibles.
23. MESURES DE SÉCURITÉ À APPLIQUER À L'OCCASION DES
RÉUNIONS SPÉCIFIQUES TENUES EN DEHORS DES LOCAUX DE
LA COMMISSION ET METTANT EN JEU DES INFORMATIONS
CLASSIFIÉES DE L'UE
23.1.Généralités
Lorsque les réunions de la Commission ou d'autres réunions importantes ont lieu
en dehors des locaux de la Commission, et que les exigences de sécurité parti-
culières découlant du niveau de sensibilité élevé des dossiers ou informations
traités le justifient, il convient de prendre les mesures de sécurité décrites ci-
après. Ces mesures ne concernent que la protection des informations classifiées
de l'UE; il peut se révéler nécessaire de prévoir d'autres mesures de sécurité.2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 39
▼M1
23.2.Responsabilités
23.2.1.Le bureau de sécurité de la Commission
Le bureau de sécurité de la Commission coopère avec les autorités compétentes
de l'État membre sur le territoire duquel se déroule la réunion (État membre
d'accueil) afin d'assurer la sécurité des réunions de la Commission ou autres
réunions importantes concernées, ainsi que la sécurité physique des délégués et
de leurs collaborateurs. En matière de protection de la sécurité, le bureau de
sécurité de la Commission veille en particulier à ce que:
a) des plans soient établis pour faire face aux menaces pesant sur la sécurité et
aux incidents en rapport avec cette dernière, les mesures prévues devant
concerner notamment la protection des documents classifiés de l'UE à l'inté-
rieur des locaux;
b) des dispositions soient prises afin d'assurer l'accès éventuel au système de
télécommunication de la Commission pour la réception et l'envoi de
messages classifiés de l'UE. Il est également demandé à l'État membre
d'accueil d'assurer, le cas échéant, l'accès à des systèmes téléphoniques
protégés.
Le bureau de sécurité de la Commission joue un rôle de conseiller en matière de
sécurité pour la préparation de la réunion; il doit y être représenté pour aider et
conseiller, le cas échéant, le responsable de la sécurité de la réunion et les délé-
gations.
Chaque délégation à une réunion doit désigner un responsable de la sécurité.
Celui-ci est chargé de traiter les questions de sécurité au sein de sa délégation
et de rester en liaison avec le responsable de la sécurité de la réunion, ainsi
qu'avec le représentant du bureau de sécurité de la Commission, le cas échéant.
23.2.2.Le responsable de la sécurité de la réunion
Un responsable de la sécurité doit être désigné pour la réunion; il est chargé de
la préparation générale et du contrôle des mesures générales de sécurité interne
ainsi que de la coordination avec les autres autorités de sécurité concernées. Les
dispositions qu'il prend portent d'une manière générale sur:
a) les mesures de protection sur le lieu de la réunion pour garantir que celle-ci
se déroule sans incident susceptible de compromettre la sécurité des informa-
tions classifiées de l'UE qui y seraient utilisées;
b) le contrôle du personnel ayant accès au lieu de la réunion, aux zones occu-
pées par les délégations et aux salles de conférence, et des matériels qui y
sont introduits;
c) la coordination permanente avec les autorités compétentes de l'État membre
d'accueil et avec le bureau de sécurité de la Commission;
d) l'inclusion, dans le dossier de la réunion, d'instructions de sécurité tenant
compte des impératifs énoncés dans les présentes règles de sécurité, ainsi
que de toute autre consigne de sécurité jugée nécessaire.
23.3.Mesures de sécurité
23.3.1.Zones de sécurité
Il y a lieu d'établir les zones de sécurité suivantes:
a) une zone de sécurité de catégorie II, comprenant une salle de rédaction, les
bureaux et les installations de reproduction de la Commission, ainsi que les
bureaux des délégations, le cas échéant;
b) une zone de sécurité de catégorie I comprenant la salle de conférence et les
cabines des interprètes et des ingénieurs du son;
c) des zones administratives, comprenant les installations destinées à la presse
et les secteurs réservés à l'administration, à la restauration et à l'hébergement,
ainsi que la zone immédiatement adjacente au centre de presse et au lieu de
la réunion.
23.3.2.Laissez-passer
Le responsable de la sécurité de la réunion établit des badges de type adéquat en
fonction des besoins exprimés par les délégations. Le cas échéant, une distinc-
tion peut être faite pour l'accès aux différentes zones de sécurité.
Les instructions de sécurité relatives à la réunion stipulent que toutes les
personnes concernées doivent porter leur badge en permanence et de façon
visible dans les locaux de la réunion, afin de permettre au personnel de sécurité
d'effectuer les vérifications nécessaires.2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 40
▼M1
Outre les participants munis de badges, il y a lieu d'admettre le moins de
personnes possible sur le lieu de la réunion. Au cours de la réunion, le respon-
sable de la sécurité de la réunion ne permet aux délégations nationales de
recevoir des visiteurs que sur demande expresse. Les visiteurs se voient remettre
un badge spécial; un laissez-passer portant leur nom ainsi que celui de la
personne qui les reçoit est établi. Ils doivent être accompagnés en permanence
par un garde de sécurité ou par la personne qui les reçoit. Le laissez-passer doit
être porté par l'accompagnateur, qui le rend avec le badge de visiteur au
personnel de sécurité lorsque le visiteur quitte le lieu de la réunion.
23.3.3.Contrôle des appareils photographiques et des appareils d'enregistre-
ment
Aucun appareil photographique ou appareil d'enregistrement ne peut être intro-
duit dans une zone de sécurité de catégorie I, à l'exception du matériel apporté
par les photographes et par les ingénieurs du son dûment autorisés par le respon-
sable de la sécurité de la réunion.
23.3.4.Contrôle des porte-documents, ordinateurs portatifs et paquets
Les personnes munies d'un laissez-passer leur donnant accès à une zone de sécu-
rité peuvent normalement introduire sans contrôle leurs porte-documents et
ordinateurs portatifs (autonomes uniquement). Les délégations peuvent prendre
livraison des paquets qui leur sont destinés, après vérification par le responsable
de la sécurité de la délégation, ou inspection au moyen d'un matériel spécial, ou
après ouverture par le personnel de sécurité. Si le responsable de la sécurité de
la réunion le juge nécessaire, des dispositions plus strictes pourront être instau-
rées pour le contrôle des porte-documents et des paquets.
23.3.5.Sécurité technique
Une équipe de sécurité technique peut garantir la sécurité technique de la salle
de réunion et assurer également la surveillance électronique en cours de réunion.
23.3.6.Documents des délégations
Les délégations sont responsables du transport des documents classifiés de l'UE
qu'elles détiennent à destination et au départ des réunions. Elles sont également
responsables du contrôle et de la sécurité de ces documents lors de leur utilisa-
tion dans les locaux qui leur sont attribués. Le concours de l'État membre
d'accueil pourra être demandé pour le transport des documents classifiés à desti-
nation ou au départ du lieu de la réunion.
23.3.7.Conservation des documents en lieu sûr
Lorsque la Commission ou les délégations ne sont pas en mesure de mettre en
sûreté leurs documents classifiés selon les normes agréées, ils peuvent confier
ces documents, sous enveloppe cachetée et contre récépissés, au responsable de
la sécurité de la réunion, à charge pour celui-ci de les mettre à l'abri conformé-
ment aux normes agréées.
23.3.8.Vérification des bureaux
Le responsable de la sécurité de la réunion doit veiller à ce que les bureaux de
la Commission et des délégations fassent l'objet d'une vérification après chaque
journée de travail, afin de s'assurer que tous les documents classifiés de l'UE ont
été mis en lieu sûr. Si tel n'est pas le cas, il prend les mesures appropriées.
23.3.9.Élimination des rebuts classifiés de l'UE
Tous les rebuts doivent être considérés comme documents classifiés de l'UE et
la Commission et les délégations se verront remettre des corbeilles à papier ou
des sacs pour leur stockage. Avant de quitter les locaux qui leur ont été attri-
bués, la Commission et les délégations doivent porter ces rebuts au responsable
de la sécurité de la réunion, qui doit veiller à leur destruction selon les procé-
dures réglementaires.
À la fin de la réunion, tous les documents détenus par la Commission ou les
délégations et devenus inutiles sont traités comme rebuts. Une fouille appro-
fondie des bureaux de la Commission et des délégations doit être effectuée
avant la levée des mesures de sécurité prises pour la réunion. Dans la mesure
du possible, les documents pour lesquels un reçu a été signé sont détruits
comme indiqué à la section 22.5.2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 41
▼M1
24. INFRACTIONS À LA SÉCURITÉ ET COMPROMISSION DES INFOR-
MATIONS CLASSIFIÉES DE L'UE
24.1.Définitions
Une infraction à la sécurité est un acte ou une omission contraire à une règle de
sécurité de la Commission et susceptible de mettre en danger ou de compro-mettre des informations classifiées de l'UE.
Il y a compromission lorsque des informations classifiées de l'UE tombent, tota-
lement ou en partie, aux mains de personnes non autorisées, c'est-à-dire non
titulaires de l'habilitation UE appropriée ou n'ayant pas le besoin d'en connaître,
ou lorsqu'il est vraisemblable qu'une telle situation se soit produite.
La compromission d'informations classifiées de l'UE peut survenir à la suite d'un
manque d'attention, d'une négligence ou d'une indiscrétion, ou du fait d'activités
de services prenant pour cibles l'UE ou ses États membres et s'intéressant aux
informations classifiées et aux activités de l'UE, ou d'organisations subversives.
24.2.Dénonciation des infractions à la sécurité
Toutes les personnes amenées à manipuler des informations classifiées de l'UE
doivent recevoir une information complète sur leurs responsabilités dans ce
domaine. Elles signalent immédiatement toute infraction à la sécurité qu'elles
ont pu remarquer.
Lorsqu'un responsable local de la sécurité ou un responsable de la sécurité d'une
réunion constate ou est informée que les règles de sécurité ont été enfreintes à
l'égard d'informations classifiées de l'UE ou que des matériels classifiés de l'UE
sont perdus ou ont disparu, il doit agir rapidement pour:
a) protéger les éléments de preuve;
b) établir les faits;
c) évaluer et réduire au minimum les dommages;
d) éviter que les faits ne se reproduisent;
e) informer les autorités compétentes des conséquences de l'infraction.
À cet égard, les informations suivantes doivent être fournies:
i) une description des informations concernées, en précisant notamment la
classification, la référence, le numéro de l'exemplaire, la date, l'autorité
d'origine, l'objet et la portée du document;
ii) une brève description des circonstances de l'infraction, y compris la date
et la période pendant lesquelles l'information a été exposée à une
compromission;
iii) une déclaration indiquant si l'autorité d'origine a été informée.
Dès qu'une infraction à la sécurité a été notifiée, chaque autorité de sécurité a le
devoir d'en avertir immédiatement le bureau de sécurité de la Commission.
En ce qui concerne les informations RESTREINT UE, des rapports ne sont
établis que lorsque les cas présentent des caractéristiques inhabituelles.
Dès qu'il est informé d'une infraction à la sécurité, le membre de la Commission
chargé des questions de sécurité:
a) la notifie à l'autorité d'origine qui a fourni les informations classifiées en
question;
b) invite l'autorité de sécurité compétente à ouvrir une enquête;
c) coordonne les enquêtes si plusieurs autorités de sécurité sont concernées;
d) se fait remettre un rapport sur les circonstances de l'infraction, la date ou la
période à laquelle elle a pu se produire, la date et le lieu de sa découverte et
une description détaillée du contenu et de la classification des documents
concernés. Le préjudice causé aux intérêts de l'UE ou de l'un ou de plusieurs
de ses États membres et les mesures prises pour éviter toute répétition des
faits doivent également être indiqués.
L'autorité d'origine informe les destinataires et donne les instructions appro-
priées.
24.3.Actions en justice
Toute personne dont la responsabilité est engagée dans la compromission
d'informations classifiées de l'UE est passible de sanctions disciplinaires confor-
mément à la réglementation applicable, surtout le titre VI du statut, et sans
préjudice d'autres poursuites en justice.2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 42
▼M1
Le cas échéant, sur la base du rapport visé à la section 24.2, le membre de la
Commission chargé des questions de sécurité prend toutes les mesures qui
s'imposent pour permettre aux autorités nationales compétentes d'engager des
procédures pénales.
25. PROTECTION DES INFORMATIONS CLASSIFIÉES DE L'UE TRANSI-
TANT PAR DES SYSTÈMES DE COMMUNICATION ET
D'INFORMATION
25.1.Introduction
25.1.1.Généralités
La politique de sécurité et les exigences en la matière s'appliquent à tous les
systèmes et réseaux de communication et d'information (ci-après dénommés
«systèmes») qui traitent des informations CONFIDENTIEL UE ou de classifica-
tion supérieure. Ils sont appliqués en complément des dispositions de la décision
C(95) 1510 final de la Commission du 23 novembre 1995 relative à la protec-
tion des systèmes d'information.
Les systèmes qui traitent des informations RESTREINT UE nécessitent aussi
l'application de mesures de sécurité destinées à protéger la confidentialité de
ces informations. Tous les systèmes nécessitent des mesures de sécurité permet-
tant de protéger l'intégrité et la disponibilité de ces systèmes et des informations
qu'ils contiennent.
La politique de sécurité appliquée par la Commission en matière de technologies
de l'information comporte les éléments suivants:
— appartenance, en tant que partie intégrante, à la politique globale de sécurité
et complète tous les éléments relatifs à la sécurité de l'information, de la
sécurité du personnel et de la sécurité physique,
— répartition des responsabilités entre l'autorité d'exploitation des systèmes
techniques, ceux des informations classifiées de l'UE stockées ou traitées
dans des systèmes techniques, les spécialistes de la sécurité informatique et
les utilisateurs,
— description des principes de sécurité et des besoins de chaque système TI,— approbation de ces principes et exigences par une autorité désignée,
— prise en compte des menaces et des vulnérabilités spécifiques au domaine
des technologies de l'information.
25.1.2.Vulnérabilité des systèmes et menaces éventuelles
Une menace peut être définie comme une possibilité de compromission acciden-
telle ou délibérée de la sécurité. Dans le cas des systèmes, cette compromission
se traduit par la perte de l'une ou de plusieurs des qualités que sont la confiden-
tialité, l'intégrité et la disponibilité. La vulnérabilité peut être définie comme une
faiblesse ou un manque de contrôles qui faciliterait ou qui permettrait la concré-
tisation d'une menace pesant sur un bien ou un objectif spécifique.
Les informations classifiées ou non de l'UE traitées dans des systèmes sous une
forme condensée permettant de les retrouver, de les communiquer et de les
utiliser rapidement sont exposées à de nombreuses menaces. Il peut s'agir de
l'accès à ces informations par des utilisateurs non autorisés ou, au contraire, de
l'impossibilité pour des utilisateurs autorisés d'y avoir accès. Il existe aussi des
risques de divulgation, d'altération, de modification ou d'effacement non auto-
risés de ces informations. De plus, le matériel, complexe et parfois fragile, est
coûteux et souvent difficile à réparer ou à remplacer rapidement.
25.1.3.But principal des mesures de sécurité
Les mesures de sécurité énoncées dans la présente section ont pour principal
objectif d'assurer la protection contre la divulgation non autorisée d'informations
classifiées de l'UE (la perte de confidentialité) ainsi que contre la perte d'inté-
grité et de disponibilité des informations. Pour assurer une protection
convenable aux systèmes qui traitent des informations classifiées de l'UE, il y
a lieu que le bureau de sécurité de la Commission spécifie les normes appro-
priées de protection classique, de même que les procédures et techniques
adéquates de sécurité conçues spécialement pour chaque système.
25.1.4.Énoncé des impératifs de sécurité propres à un système (SSRS)
Pour tous les systèmes qui traitent des informations CONFIDENTIEL UE ou
d'une classification supérieure, un énoncé des impératifs de sécurité propres à
un système (SSRS) doit être établi par l'autorité d'exploitation du système TI
(ITSOA, voir la section 25.3.4) et le propriétaire de l'information (voir la section
25.3.5), le cas échéant avec la contribution et l'assistance des responsables de2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 43
▼M1
projet et du bureau de sécurité de la Commission (agissant en tant qu'autorité
INFOSEC-IA, voir la section 25.3.3), et approuvé par l'autorité d'homologation
de sécurité (SAA, voir la section 25.3.2).
Un SSRS doit également être établi lorsque la disponibilité et l'intégrité des
informations RESTREINT UE ou des informations non classifiées est jugée
essentielle par l'autorité d'homologation de sécurité (SAA).
Le SSRS est élaboré le plus tôt possible au cours de la conception d'un projet et
doit être développé et amélioré au fur et à mesure que celui-ci prend corps. Il
joue différents rôles aux différents stades du cycle de vie du projet et du
système.
25.1.5.Modes d'exploitation de sécurité
Tous les systèmes qui traitent des informations CONFIDENTIEL UE ou de
classification supérieure font l'objet d'une homologation qui autorise leur exploi-
tation selon un ou, si les besoins le justifient sur différentes périodes, plusieurs
des modes d'exploitation de sécurité ci-après, ou leur équivalent national:
a) mode exclusif;
b) mode dominant;
c) mode multiniveau.
25.2.Définitions
Par «homologation», on entend l'agrément d'un système autorisant son emploi
pour traiter des informations classifiées de l'UE dans son environnement opéra-
tionnel.
Note:Cette homologation doit se faire après l'application de toutes les procédures de
sécurité appropriées et l'obtention d'un niveau de protection suffisant pour les
éléments du système. L'homologation doit normalement s'appuyer sur le SSRS,
notamment sur les éléments suivants:
a) une définition de l'objectif de l'homologation du système, indiquant en parti-
culier les niveaux de classification des informations à traiter et le ou les
modes d'exploitation de sécurité proposés pour le système ou le réseau;
b) une analyse des risques, identifiant les menaces et les vulnérabilités, ainsi
que les mesures nécessaires pour les prévenir;
c) les procédures d'exploitation de sécurité (SecOP) avec une description
détaillée des opérations prévues (par exemple, les modes et les services à
fournir) et notamment des dispositifs de sécurité du système qui serviront
de base à l'homologation;
d) le plan de mise en place et de maintenance des dispositifs de sécurité;
e) le plan prévoyant les tests, l'évaluation et la certification visant à assurer la
sécurité initiale et ultérieure du système ou du réseau;
f) la certification, s'il y a lieu, ainsi que les autres éléments d'homologation.
Par «responsable de la sécurité informatique au niveau central» (CISO), on
entend le fonctionnaire qui, au sein d'un service informatique central, coordonne
et supervise les mesures de sécurité pour les systèmes organisés sur un mode
centralisé.
Par «certification», on entend la délivrance d'un document officiel fondé sur un
examen indépendant de la conduite et des résultats d'une évaluation et indiquant
dans quelle mesure un système répond à l'exigence de sécurité, ou un produit de
sécurité informatique possède bien dans ce domaine les caractéristiques préala-
blement établies.
Par «sécurité des communications» (COMSEC), on entend l'application aux télé-
communications de mesures de sécurité ayant pour but d'empêcher des
personnes non autorisées d'obtenir des informations utiles en entrant en posses-
sion et en étudiant des messages communiqués, ou d'assurer l'authenticité de ces
messages.
Note:Ces mesures visent non seulement la sécurité des moyens de chiffrement, des
transmissions et des émissions, mais aussi la sécurité relative aux procédures,
aux éléments physiques, au personnel et la sécurité des documents ainsi que la
sécurité informatique.
Par «sécurité des ordinateurs» (COMPUSEC), on entend la mise en place, sur
un système informatique, de dispositifs de sécurité matériels, microprogrammés,
et logiciels, afin de le protéger contre — ou d'empêcher — les divulgations,2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 44
▼M1
manipulations, modifications ou suppressions non autorisées d'informations ou le
blocage de l'accès.
Par «produit de sécurité informatique», on entend un élément général de sécurité
informatique destiné à être incorporé à un système TI afin d'améliorer ou
d'assurer la confidentialité, l'intégrité ou la disponibilité des informations trai-
tées.
Par «mode d'exploitation de sécurité exclusif», on entend un mode d'exploitation
selon lequel TOUTES les personnes ayant accès au système sont habilitées au
plus haut niveau de classification des informations traitées au sein du système,
et ont un besoin commun d'en connaître pour TOUTES les informations traitées
au sein du système.
Notes:(1) Avec le besoin commun d'en connaître, il n'est pas absolument nécessaire
que des dispositifs de sécurité informatique assurent la séparation des infor-
mations au sein du système.
(2) Les autres dispositifs de sécurité (applicables, par exemple, aux aspects
physiques, aux agents et aux procédures) doivent répondre aux exigencesfixées pour le plus haut niveau de classification et pour toute désignation
de catégorie des informations traitées au sein du système.
Par «évaluation», on entend l'examen technique détaillé, par une autorité compé-
tente, des aspects d'un système, d'un moyen de chiffrement ou d'un produit de
sécurité informatique qui ont un rapport avec sa sécurité.
Notes:
(1) L'évaluation porte sur la présence de la fonctionnalité de sécurité requise,
sur l'absence d'effets secondaires indésirables découlant de cette fonctionna-
lité et sur le caractère inaltérable de celle-ci.
(2) L'évaluation détermine dans quelle mesure sont satisfaits les impératifs de
sécurité d'un système, ou justifiées les prétentions d'un produit de sécurité
informatique, et détermine le niveau d'assurance du système ou du moyen
de chiffrement, ou de la fonction de confiance du produit de sécurité infor-
matique.
Par «propriétaire de l'information» (IO), on entend l'autorité (chef d'unité) qui a
la responsabilité de la création, du traitement et de l'utilisation de l'information,
ce qui comprend la désignation des personnes autorisées à y accéder.
Par «sécurité de l'information» (INFOSEC), on entend l'application de mesures
de sécurité destinées à protéger les informations traitées, stockées ou transmises
par des systèmes de communication, d'information et autres systèmes électroni-
ques, contre les atteintes à la confidentialité, à l'intégrité ou à la disponibilité de
ces informations, que celles-ci soient accidentelles ou intentionnelles, ainsi qu'à
empêcher les atteintes à l'intégrité et à la disponibilité des systèmes eux-mêmes.
Les «mesures INFOSEC» recouvrent la sécurité des ordinateurs, des transmis-
sions, des émissions et la sécurité cryptographique, ainsi que la détection des
menaces auxquelles sont exposés les informations et les systèmes, la collecte
d'informations à leur sujet et leur prévention.
Par «zone TI», on entend une zone qui contient un ou plusieurs ordinateurs,
avec leurs unités de stockage et leurs périphériques locaux, leurs unités de
commande et le matériel de réseau et de communications qui leur est réservé.
Note:Ne fait pas partie de cette zone, toute zone séparée où se trouvent des termi-
naux, postes de travail ou périphériques distants, même si ces dispositifs sont
connectés au matériel se trouvant dans la zone TI.
Par «réseau TI», on entend un ensemble, géographiquement dispersé, constitué
de systèmes TI interconnectés pour échanger des données, et comprenant les
divers éléments des systèmes TI interconnectés et leurs interfaces avec les
réseaux de données ou de communications qui les complètent.
Notes:(1) Un réseau TI peut faire appel aux services d'un ou de plusieurs réseaux de
communication pour échanger des données; plusieurs réseaux TI peuvent
faire appel aux services d'un réseau de communication commun.
(2) Un réseau TI est qualifié de «local» s'il relie entre eux plusieurs ordinateurs
se trouvant sur le même site.
Les «dispositifs de sécurité d'un réseau TI» comprennent les dispositifs de sécu-
rité de chaque système TI faisant partie du réseau, mais aussi les composantes et
dispositifs supplémentaires associés au réseau même et nécessaires pour assurer2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 45
▼M1
un niveau acceptable de protection aux informations classifiées (par exemple,
les communications sur le réseau, les mécanismes et procédures d'étiquetage et
d'identification de sécurité, les contrôles d'accès, les programmes et les fichiers
de suivi).
Par «système TI», on entend l'ensemble des matériels, méthodes et procédures
et, le cas échéant, des personnes, organisé de façon à remplir des fonctions de
traitement de l'information.
Notes:
(1) Il s'agit d'un ensemble des moyens organisés pour le traitement d'informa-
tions à l'intérieur du système.
(2) Ces systèmes peuvent être utilisés pour des fonctions de consultation, de
commande, de surveillance et de communication, de même que pour des
applications scientifiques ou administratives, dont le traitement de texte.
(3) Un système est généralement défini comme étant un ensemble d'éléments se
trouvant sous le contrôle d'une seule autorité d'exploitation du système TI
(TSO).
(4) Un système TI peut contenir des sous-systèmes dont certains sont eux-
mêmes des systèmes TI.
Les «dispositifs de sécurité d'un système TI» comprennent toutes les fonctions,
caractéristiques et dispositifs matériels, microprogrammés et logiciels; les procé-
dures d'exploitation et d'établissement des responsabilités et les contrôles de
l'accès, la zone TI, la zone des terminaux ou postes de travail distants, ainsi
que les règles de gestion, les dispositifs et structures physiques, et les mesures
de contrôle du personnel et des communications nécessaires pour assurer unniveau acceptable de protection aux informations classifiées qui doivent être
traitées dans un système TI.
On entend par «responsable de la sécurité informatique au niveau local» (LISO)
le fonctionnaire qui, dans un service de la Commission, est chargé de coor-
donner et de superviser les mesures de sécurité dans les limites de son domaine.
Par «mode d'exploitation de sécurité multiniveau», on entend un mode d'exploi-
tation dans lequel les personnes ayant accès au système ne sont PAS TOUTES
habilitées au plus haut niveau de classification des informations traitées au sein
du système, et n'ont PAS TOUTES un besoin commun d'en connaître pour les
informations traitées au sein du système.
Notes:(1) Ce mode d'exploitation permet, simultanément, le traitement d'informations
de différents niveaux de classification et de différentes catégories.
(2) Le fait que les personnes en question ne soient pas toutes habilitées au plus
haut niveau et qu'elles n'ont pas un besoin commun d'en connaître rend
nécessaires des dispositifs de sécurité informatique assurant un accès sélectif
aux informations présentes dans le système, ainsi que la séparation de ces
informations.
Par «zone de terminaux ou postes de travail distants», on entend une zone
séparée d'une zone TI, contenant du matériel informatique, ses périphériques,
terminaux ou postes de travail locaux et le matériel de communications associé.
Par «procédures d'exploitation de sécurité», on entend les procédures élaborées
par le propriétaire des systèmes techniques et définissant les principes à observer
en matière de sécurité, les procédures d'exploitation à appliquer et les responsa-
bilités du personnel.
Par «mode d'exploitation de sécurité dominant», on entend un mode d'exploita-
tion selon lequel les personnes qui ont accès au système sont TOUTES
habilitées au plus haut niveau de classification des informations traitées au sein
du système, mais n'ont PAS TOUTES un besoin commun d'en connaître pour
les informations traitées au sein du système.
Notes:(1) Le fait que les personnes en question n'ont pas un besoin commun d'en
connaître rend nécessaires des dispositifs de sécurité informatique assurant
un accès sélectif aux informations présentes dans le système, ainsi que la
séparation de ces informations.
(2) Les autres dispositifs de sécurité (applicables, par exemple, aux aspects
physiques, aux agents et aux procédures) doivent répondre aux exigences
fixées pour le plus haut niveau de classification et pour toute désignation
de catégorie des informations traitées au sein du système.
(3) Toutes les informations traitées ou utilisables par un système fonctionnant
selon ce mode d'exploitation, de même que toute sortie générée, doivent2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 46
▼M1
être protégées comme étant potentiellement de la catégorie et du plus haut
degré de classification des données traitées, jusqu'à preuve du contraire, à
moins qu'il n'existe une fonction d'étiquetage suffisamment fiable.
On entend par «énoncé des impératifs de sécurité propres à un système» (SSRS)
un exposé complet et explicite des principes de sécurité à observer et de tous les
aspects des exigences de sécurité à satisfaire. Il se fonde sur la doctrine de sécu-
rité de la Commission et sur une analyse des risques, ou est déterminé par des
paramètres tels que les conditions d'exploitation, le niveau minimum d'habilita-
tion du personnel, le niveau maximum de classification des informations
traitées, le mode d'exploitation de sécurité ou les besoins des utilisateurs. Le
SSRS fait partie intégrante de la documentation relative au projet qui est
soumise aux autorités compétentes pour approbation sur le plan technique,
budgétaire et de la sécurité. Il constitue dans sa version définitive un énoncé
complet des critères auxquels doit répondre le système pour être sûr.
On entend par «propriétaire des systèmes techniques» (TSO) l'autorité respon-
sable de la mise en place, de la maintenance, de l'exploitation et de la
fermeture d'un système.
Par «contre-mesures TEMPEST», on entend des mesures de sécurité destinées à
protéger le matériel et les infrastructures de communication contre la compro-
mission d'informations classifiées par l'émission non intentionnelle de
rayonnements électromagnétiques et la conductivité.
25.3.Responsabilités en matière de sécurité
25.3.1.Généralités
Les responsabilités consultatives du groupe consultatif sur la politique de sécu-
rité de la Commission, définies dans la section 12, incluent les questions
INFOSEC. Ce groupe organise ses activités de manière à pouvoir fournir des
conseils de spécialistes concernant les questions précitées.
Le bureau de sécurité de la Commission est chargé de publier des règles
INFOSEC détaillées sur la base des dispositions du présent chapitre.
En cas de problème de sécurité (incidents, infractions, etc.), le bureau de sécu-
rité de la Commission prend immédiatement des mesures.
Le bureau de sécurité de la Commission dispose d'une unité INFOSEC.
25.3.2.L'autorité d'homologation de sécurité (SAA)
Le chef du bureau de sécurité de la Commission est l'autorité d'homologation de
sécurité (SAA) de la Commission. La SAA est responsable de l'organisation
générale de la sécurité et des domaines INFOSEC spécialisés, à savoir la sécu-
rité des communications, la sécurité Crypto et la sécurité TEMPEST.
Elle est chargée de veiller à la conformité des systèmes avec la politique de
sécurité de la Commission. L'une de ses tâches consiste à prononcer l'homologa-
tion d'un système en vue du traitement des informations classifiées de l'UE à un
niveau de classification déterminé dans son environnement d'exploitation.
Tous les systèmes exploités dans les locaux de la Commission relèvent de la
compétence de la SAA de la Commission. Lorsque différents éléments d'un
même système sont du ressort de la SAA de la Commission et d'autres SAA,
toutes les parties concernées peuvent désigner un comité mixte d'homologation,
la coordination étant assurée par la SAA de la Commission.
25.3.3.L'autorité INFOSEC (IA)
Le chef de l'unité INFOSEC du bureau de sécurité de la Commission est l'auto-
rité INFOSEC de la Commission. L'autorité INFOSEC est chargée:
— de conseiller et d'assister la SAA sur le plan technique,
— de contribuer à l'élaboration du SSRS,
— d'examiner le SSRS pour assurer sa cohérence avec les présentes règles de
sécurité ainsi qu'avec les politiques INFOSEC et les documents relatifs à
l'architecture,
— de participer aux commissions/comités d'homologation, le cas échéant, et de
fournir à la SAA des recommandations INFOSEC en matière d'homologa-
tion,
— d'apporter un soutien aux activités de formation et d'apprentissage
INFOSEC,
— de fournir des conseils techniques dans le cadre des enquêtes sur les inci-
dents INFOSEC,
— d'élaborer des lignes directrices techniques pour faire en sorte que seuls des
logiciels autorisés soient utilisés.2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 47
▼M1
25.3.4.Le propriétaire des systèmes techniques (TSO)
La responsabilité de la mise en œuvre des contrôles et du fonctionnement des
dispositifs de sécurité spéciaux d'un système est assurée par le propriétaire de
ce système, le propriétaire des systèmes techniques (TSO). En ce qui concerne
les systèmes gérés au niveau central, un responsable principal de la sécurité
informatique (CISO) est nommé. Chaque service nomme, le cas échéant, un
responsable local de la sécurité informatique (LISO). La responsabilité d'un
TSO inclut l'établissement des procédures d'exploitation de sécurité (SecOP). Il
l'exerce pendant toute la durée de vie du système, de la conception du projet à
son arrêt définitif.
Le TSO spécifie les normes et pratiques de sécurité auxquelles le fournisseur du
système doit se conformer.
Le cas échéant, il peut déléguer une partie de ses responsabilités à un respon-
sable local de la sécurité informatique. Une seule et même personne peut
remplir les différentes fonctions INFOSEC.
25.3.5.Le propriétaire de l'information (IO)
Le propriétaire de l'information (IO) est responsable des informations classifiées
de l'Union européenne (et autres informations) qui doivent être introduites, trai-
tées et produites dans les systèmes techniques. Il définit les exigences en matière
d'accès à ces informations dans les systèmes. Il peut déléguer cette responsabi-
lité à un gestionnaire de l'information ou à un gestion de base de données de son
secteur.
25.3.6.Utilisateurs
Tous les utilisateurs ont pour responsabilité de veiller à ce que leurs actes ne
portent pas préjudice à la sécurité du système qu'ils utilisent.
25.3.7.Formation INFOSEC
Des actions d'apprentissage et de formation INFOSEC sont proposées à
l'ensemble des membres du personnel qui en ont besoin.
25.4.Mesures de sécurité non techniques
25.4.1.Sécurité du personnel
Les utilisateurs du système doivent être titulaires d'une habilitation correspon-
dant à la classification et au contenu des informations traitées dans leur
système particulier, et doivent avoir besoin d'en connaître. L'accès à certains
équipements ou informations spécifiques à la sécurité des systèmes nécessite
une habilitation particulière délivrée selon les procédures de la Commission en
vigueur.
La SAA doit désigner tous les postes sensibles et définir le niveau d'habilitation
et de surveillance nécessaire pour tous les agents travaillant à ces postes.
Les systèmes doivent être spécifiés et conçus d'une manière qui facilite la répar-
tition des tâches et responsabilités entre les membres du personnel informatique
de façon qu'aucune personne n'ait la connaissance ni le contrôle complet des
points clés du système.
Un fonctionnaire autorisé ou autre employé ne doit jamais se trouver seul dans
une zone TI ou dans une zone de terminaux ou postes de travail distants où la
sécurité du système peut être modifiée.
Les réglages de sécurité d'un système ne sont modifiés que par au moins deux
personnes autorisées et pourvu qu'elles procèdent de concert.
25.4.2.Sécurité physique
Les zones TI et les zones de terminaux ou postes de travail distants (définies
dans la section 25.2) dans lesquelles des informations classifiées CONFIDEN-
TIEL UE ou d'une classification supérieure sont traitées au moyen de
technologies de l'information, ou dans lesquelles l'accès à de telles informations
est possible, sont désignées, selon le cas, comme zones de sécurité UE de caté-
gorie I ou II.
25.4.3.Contrôle des accès à un système
Toutes les informations et tous les matériels qui contrôlent l'accès à un système
sont protégés selon des dispositions correspondant à la classification la plus
élevée et à la catégorie d'informations auxquelles ce système peut donner accès.2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 48
▼M1
Lorsqu'ils ne sont plus utilisés à cette fin, les informations et les matériels de
contrôle des accès doivent être détruits conformément aux dispositions de la
section 25.5.4.
25.5.Mesures de sécurité techniques
25.5.1.Sécurité des informations
Il incombe à l'autorité d'origine des informations de recenser et de classifier tous
les documents porteurs d'informations, qu'il s'agisse de sorties sous forme decopie papier ou de supports informatiques. Sur chaque page d'une copie papier
doit être apposé, en haut et en bas, le timbre indiquant la classification. Les
sorties, qu'elles prennent la forme de copies papier ou de supports informatiques,
doivent recevoir la classification la plus élevée des informations utilisées pour
leur production. Le mode d'exploitation de sécurité d'un système peut aussi avoir
une influence sur la classification des sorties de ce système.
Il incombe aux services de la Commission et aux personnes qui y détiennent des
informations d'examiner les problèmes liés au cumul d'éléments d'information
discrets et aux recoupements qui peuvent être faits par leur mise en corrélation,
pour déterminer si, une fois réunis, ces éléments n'exigent pas une classification
plus élevée.
Le fait que les informations puissent être représentées sous forme codée
abrégée, codée pour transmission ou toute autre forme binaire ne leur assure
aucune protection et ne doit donc pas entrer en ligne de compte pour la détermi-
nation de leur classification.
Lorsque des informations sont transférées d'un système à un autre, elles doivent
être protégées au cours du transfert et dans le système récepteur d'une manière
adaptée à la classification et à la catégorie initiales des informations.
Tous les supports informatiques doivent être traités conformément à la classifi-
cation la plus élevée des informations stockées ou du marquage et doivent être
protégés en permanence de manière appropriée.
Les supports informatiques réutilisables ayant servi à enregistrer des informa-
tions classifiées de l'UE conservent le niveau de classification le plus élevé
attribué aux données pour lesquelles ils ont été utilisés, jusqu'à ce que ces infor-
mations aient été déclassées ou déclassifiées comme il convient et le support
reclassifié en conséquence, déclassifié ou détruit selon une procédure approuvée
par la SAA (voir points 25.5.4).
25.5.2.Contrôle et comptabilisation des informations
Les accès à des informations SECRET UE ou d'un niveau de classification su-
périeur doivent être consignés automatiquement (fichiers de suivi) ou
manuellement dans un registre. Ces registres sont conservés conformément aux
présentes règles de sécurité.
Les sorties classifiées qui sont détenues à l'intérieur de la zone TI peuvent être
considérées comme un même ensemble d'informations classifiées et n'ont pas à
être enregistrées, à condition d'être identifiées, de porter la mention de leur
niveau de classification et d'être contrôlées de façon appropriée.
Lorsque des données sortant d'un système qui traite des informations classifiées
de l'UE sont transmises à un terminal ou poste de travail distant à partir d'une
zone TI, des procédures agréées par la SAA doivent être établies en vue de
contrôler et de relever les données ainsi disséminées. Pour les informations
SECRET UE et au-delà, ces procédures comprennent des instructions particu-
lières de comptabilisation des informations.
25.5.3.Manipulation et contrôle des supports amovibles
Tous les supports informatiques amovibles d'une classification égale ou supé-
rieure à CONFIDENTIEL UE sont traités comme des matériels classifiés et
obéissent aux prescriptions générales y afférentes. Les moyens utilisés pour les
identifier et indiquer leur classification doivent être adaptés à la nature physique
de chacun, dans un souci de lisibilité.
Il incombe aux utilisateurs de s'assurer que les informations classifiées de l'UE
sont enregistrées sur des supports portant le marquage de classification appro-
prié et bénéficient de la protection requise. Des procédures doivent être
établies afin que, pour tous les niveaux d'informations de l'UE, la mise en
mémoire sur des supports informatiques se fasse conformément aux présentes
règles de sécurité.2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 49
▼M1
25.5.4.Déclassification et destruction des supports informatiques
Les supports informatiques ayant servi à enregistrer des informations classifiées
de l'UE peuvent être déclassés ou déclassifiés, à condition qu'une procédure
approuvée par la SAA soit appliquée.
Les supports ayant contenu des informations TRÈS SECRET UE ou d'une caté-
gorie spéciale ne doivent pas être déclassifiés ni réutilisés.
Les supports qui ne peuvent être ni déclassifiés ni réutilisés sont détruits selon la
procédure mentionnée ci-dessus.
25.5.5.Sécurité des communications
Le chef du bureau de sécurité de la Commission est l'autorité Crypto.
Lorsque des informations classifiées de l'UE sont transmises par voie électroma-
gnétique, des mesures particulières sont mises en œuvre pour protéger la
confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des informations transmises. La
SAA détermine les exigences à satisfaire pour protéger les transmissions d'une
éventuelle détection et interception. Les informations transmises au moyen d'un
système de communication sont protégées sur la base des exigences nécessaires
pour assurer leur confidentialité, leur intégrité et leur disponibilité.
Lorsqu'il est nécessaire de recourir à des méthodes cryptographiques pour
protéger la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des informations, ces
méthodes et les produits qui leur sont associés doivent être spécialement agréés
à cet effet par la SAA en qualité d'autorité Crypto.
Pendant la transmission, la confidentialité des informations SECRET UE ou d'un
niveau de classification supérieur doit être protégée par des méthodes ou des
produits cryptographiques agréés par le membre de la Commission chargé des
questions de sécurité, après avis du groupe consultatif sur la politique de sécu-
rité de la Commission. Pendant la transmission, la confidentialité des
informations CONFIDENTIEL UE ou RESTREINT UE doit être protégée par
des méthodes ou des produits cryptographiques agréés par l'autorité Crypto de
la Commission, après avis du groupe consultatif sur la politique de sécurité de
la Commission.
Les règles détaillées applicables à la transmission d'informations classifiées de
l'UE doivent figurer dans des instructions de sécurité spécifiques approuvées
par le bureau de sécurité de la Commission, après avis du groupe consultatif
sur la politique de sécurité de la Commission.
Dans des circonstances exceptionnelles, les informations classifiées
RESTREINT UE, CONFIDENTIEL UE et SECRET UE peuvent êtres trans-
mises en clair, à condition que chacune de ces transmissions fasse l'objet d'une
autorisation expresse du propriétaire de l'information et soit dûment enregistrée
par lui. Ces conditions exceptionnelles sont les suivantes:
a) en cas de crise, de conflit ou de guerre imminents ou pendant l'un de ces
événements, et
b) en cas d'urgence extrême et en l'absence de moyens de chiffrement, lorsqu'on
estime que les informations transmises ne peuvent pas être exploitées dans
les délais permettant d'influer sur le déroulement des opérations en cours.
Un système doit être capable de refuser catégoriquement l'accès aux informa-
tions classifiées de l'UE au niveau de l'un ou de l'ensemble de ses postes de
travail ou terminaux distants, le cas échéant par une déconnexion physique ou
par des dispositifs logiciels spéciaux approuvés par la SAA.
25.5.6.Mesures de sécurité concernant l'installation et le rayonnement
Les spécifications établies pour l'installation initiale d'un système et pour toute
modification importante ultérieure précisent que les travaux doivent être effec-
tués par des installateurs ayant l'habilitation de sécurité nécessaire, sous la
surveillance permanente d'un personnel technique compétent habilité à avoir
accès à des informations de l'UE d'un niveau de classification équivalant à la
classification la plus élevée des informations que le système est appelé à
conserver et à traiter.
Les systèmes qui traitent des informations classifiées CONFIDENTIEL UE ou
d'une classification supérieure sont protégés de telle manière que leur sécurité
ne puisse être menacée par des émanations ou une conductivité dommageables,
dont l'étude et la prévention sont désignés par le terme «TEMPEST».
Les contre-mesures TEMPEST sont examinées et approuvées par l'autorité
TEMPEST (voir le point 25.3.2).2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 50
▼M1
25.6.Sécurité pendant le traitement
25.6.1.Procédures d'exploitation de sécurité (SecOP)
Les procédures d'exploitation de sécurité (SecOP) définissent les principes à
adopter en matière de sécurité, les procédures d'exploitation à suivre et les
responsabilités du personnel. Les SecOP sont élaborées sous la responsabilité
du propriétaire des systèmes techniques (TSO).
25.6.2.Protection et gestion de la configuration des logiciels
Le niveau de protection des programmes d'application est déterminé en fonction
d'une évaluation de la classification de sécurité du programme lui-même, plutôt
que de celle des informations qu'il doit traiter. Les versions des logiciels utili-
sées doivent être vérifiées à intervalles réguliers de façon à s'assurer de leur
intégrité et de leur bon fonctionnement.
Les nouvelles versions ou versions modifiées des logiciels ne seront utilisées
pour le traitement d'informations classifiées de l'UE qu'après avoir été vérifiées
par le TSO.
25.6.3.Détection de la présence de logiciels malveillants ou de virus informati-
ques
La détection de la présence de logiciels malveillants ou de virus informatiques
se fait périodiquement en observant les exigences de la SAA.
Tout support informatique pénétrant dans la Commission doit être vérifié avant
son introduction dans un système afin d'y détecter la présence éventuelle d'un
logiciel malveillant ou d'un virus informatique.
25.6.4.Maintenance
Les contrats et procédures en vue de la maintenance périodique et sur demande
des systèmes pour lesquels un SSRS a été établi doivent préciser les exigences
et les dispositions applicables au personnel et au matériel de maintenance qui
doivent pénétrer dans une zone TI.
Les exigences et les procédures doivent être clairement énoncées respectivement
dans le SSRS et dans les SecOP. Les opérations de maintenance incombant au
contractant et nécessitant des procédures de télédiagnostic ne doivent être auto-
risées que dans des cas exceptionnels, sous contrôle rigoureux, et avec l'accord
de la SAA.
25.7.Acquisition
25.7.1.Généralités
Les produits de sécurité à utiliser avec le système à acquérir doivent être soit
des produits évalués et certifiés, soit des produits en cours d'évaluation et de
certification par un organisme d'évaluation ou de certification approprié de l'un
des États membres de l'UE, selon des critères internationalement reconnus
(comme les Critères communs d'évaluation de la sécurité des technologies de
l'information, cf. norme ISO 15408). Des procédures spécifiques sont exigées
pour obtenir l'approbation de la CCAM.
Pour décider si le matériel, notamment les supports de stockage informatique,
doit être loué plutôt qu'acheté, on doit tenir compte du fait que ce matériel,
une fois utilisé pour le traitement d'informations classifiées de l'UE, ne peut
plus quitter les locaux qui lui assurent la protection voulue sans avoir été préa-
lablement déclassifié avec l'approbation de la SAA, approbation qui ne peut pas
toujours être donnée.
25.7.2.Homologation
Avant de traiter des informations classifiées de l'UE, tous les systèmes pour
lesquels un SSRS doit être établi doivent être homologués par la SAA, sur la
base des informations contenues dans le SSRS, dans les SecOP et dans tout
autre document pertinent. Les sous-systèmes et les terminaux ou postes de
travail distants doivent être homologués au même titre que les systèmes
auxquels ils sont raccordés. Lorsqu'un système dessert à la fois la Commission
et d'autres organisations, la Commission et les autorités de sécurité concernées
doivent s'accorder sur la question de l'homologation.
La procédure d'homologation peut se dérouler conformément à une stratégie
d'homologation adaptée au système particulier et définie par la SAA.2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 51
▼M1
25.7.3.Évaluation et certification
Avant qu'un système ne puisse être homologué, il faut, dans certains cas, que les
dispositifs de sécurité des matériels, des microprogrammes et des logiciels aient
fait l'objet d'une évaluation et d'une certification qui attestent la capacité du
système à protéger des informations au niveau de classification voulu.
Les exigences en matière d'évaluation et de certification doivent être prévues
dans la planification du système et clairement énoncées dans le SSRS.
L'évaluation et la certification sont effectuées conformément aux directives
approuvées, par des équipes d'agents possédant les compétences techniques
nécessaires, titulaires de l'habilitation appropriée et agissant pour le compte du
TSO.
Les équipes peuvent être fournies par l'autorité d'évaluation ou de certification
d'un État membre désigné ou par ses représentants désignés, par exemple un
contractant compétent et habilité.
L'évaluation et la certification peuvent être moins poussées (c'est-à-dire ne
porter que sur l'intégration, par exemple) lorsque les systèmes sont fondés sur
des produits de sécurité informatique existants évalués et certifiés au niveau
national.
25.7.4.Contrôle systématique des dispositifs de sécurité pour la prorogation de
l'homologation
Le TSO établit des procédures de contrôle systématique garantissant que tous les
dispositifs de sécurité du système sont toujours valables.
Le SSRS doit clairement recenser et énoncer les types de modifications qui
donneraient lieu à une nouvelle homologation ou qui nécessitent une autorisa-
tion préalable de la SAA. Pour assurer le bon fonctionnement des dispositifs de
sécurité, le TSO fait procéder à une vérification après toute modification, répa-
ration ou panne qui risque d'affecter les dispositifs de sécurité du système. La
prorogation de l'homologation du système dépend normalement du résultat satis-
faisant de ces contrôles.
Tous les systèmes auxquels des dispositifs de sécurité ont été intégrés sont
inspectés ou examinés périodiquement par la SAA. En ce qui concerne les
systèmes qui traitent des informations TRÈS SECRET UE, les inspections sont
effectuées au moins une fois par an.
25.8.Utilisation temporaire ou occasionnelle
25.8.1.Sécurité des micro-ordinateurs et ordinateurs individuels
Les micro-ordinateurs et ordinateurs individuels (PC) dotés d'un disque dur fixe
(ou d'autres supports à mémoire rémanente) et utilisés de façon autonome ou en
réseau, ainsi que les machines portables (PC et blocs-notes électroniques, par
exemple) équipées d'un disque dur fixe, sont considérés comme des supports
d'informations au même titre que les disquettes ou autres supports informatiques
amovibles.
Ces matériels reçoivent le niveau de protection, en termes d'accès, de manipula-
tion, de rangement et de transport, qui convient au plus haut niveau de
classification des informations stockées ou traitées (jusqu'à ce qu'elles soient
déclassées ou déclassifiées suivant les procédures agréées).
25.8.2.Utilisation de matériel TI personnel pour un travail officiel dans le
cadre de la Commission
Il est interdit d'utiliser des supports, logiciels et matériels TI personnels (par
exemple PC et dispositifs électroniques portables) dotés d'une mémoire, pour
traiter des informations classifiées de l'UE.
Aucun matériel, logiciel ou support personnel ne doit être introduit dans une
zone de catégorie I ou II où sont traitées des informations classifiées de l'UE
sans l'autorisation écrite du chef du bureau de sécurité de la Commission. Cette
autorisation ne peut être accordée que pour des motifs techniques dans des cas
exceptionnels.
25.8.3.Utilisation de matériel TI appartenant à un contractant ou fourni par un
pays pour un travail officiel dans le cadre de la Commission
L'utilisation de matériel TI et de logiciels appartenant à un contractant pour
effectuer au sein de l'organisation un travail officiel dans le cadre de la
Commission peut être autorisée par le chef du bureau de sécurité de la Commis-
sion. L'utilisation de matériel TI et de logiciels fournis par un pays peut
également être autorisée; dans ce cas, le matériel TI est inclus dans le système2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 52
▼M1
de pointage approprié de la Commission. En tout état de cause, si le matériel en
question doit servir à traiter des informations classifiées de l'UE, il faut
consulter la SAA appropriée, afin que les aspects INFOSEC applicables à l'uti-
lisation de cet équipement soient dûment pris en compte et mis en œuvre.
26. COMMUNICATION D'INFORMATIONS CLASSIFIÉES DE L'UE À DES
PAYS TIERS OU À DES ORGANISATIONS INTERNATIONALES
26.1.1.Principes régissant la communication d'informations classifiées de l'UE
Le collège des membres de la Commission décide d'autoriser la communication
d'informations classifiées de l'UE à des pays tiers ou à des organisations inter-
nationales sur la base:
— de la nature et du contenu de ces informations,
— du besoin d'en connaître des destinataires,— d'une appréciation des avantages à en attendre pour l'UE.
L'accord préalable de la personne à l'origine des informations classifiées de l'UE
à communiquer est sollicité.
Ces décisions sont prises au cas par cas en fonction:
— du degré de coopération souhaité avec les États tiers ou les organisations
internationales concernés,
— de la confiance qui peut leur être accordée, laquelle résulte du niveau de la
sécurité dont bénéficieraient les informations classifiées de l'UE confiées à
ces États ou organisations ainsi que de la compatibilité entre les règles de
sécurité qui y sont en vigueur et celles appliquées dans l'UE. Le groupe
consultatif sur la politique de sécurité de la Commission fournit à la
Commission un avis technique sur ce point.
L'acceptation par des États tiers ou des organisations internationales d'informa-
tions classifiées de l'UE implique l'assurance que ces informations ne seront pas
utilisées à d'autres fins que celles qui ont motivé leur communication ou les
échanges d'informations, et qu'ils leur assureront la protection requise par la
Commission.
26.1.2.Les niveaux
Lorsque la Commission décide que des informations classifiées peuvent être
communiquées à tel État ou telle organisation internationale ou échangées avec
eux, elle fixe le niveau de coopération possible. Celui-ci dépend en particulier
de la politique et de la réglementation de sécurité propres à cet État ou à cette
organisation.
On distingue trois niveaux de coopération.
Niveau 1Coopération avec des États tiers ou avec des organisations internationales dont
la politique et la réglementation de sécurité sont très proches de celles de l'UE.
Niveau 2
Coopération avec des États tiers ou avec des organisations internationales dont
la politique et la réglementation de sécurité sont sensiblement différentes de
celles de l'UE.
Niveau 3
Coopération occasionnelle avec des États tiers ou avec des organisations inter-
nationales dont la politique et la réglementation de sécurité ne peuvent être
appréciées.
Chaque niveau de coopération détermine les procédures et les dispositions de
sécurité applicables, détaillées aux annexes 3, 4 et 5.
26.1.3.Accords de sécurité
Lorsque la Commission décide qu'il y a un besoin permanent ou durable
d'échange d'informations classifiées entre la Commission et des États tiers ou
d'autres organisations internationales, elle élabore avec eux des «accords sur
les procédures de sécurité pour l'échange d'informations classifiées» définissant
l'objet de la coopération et les règles de protection réciproque des informations
échangées.
Dans le cas des coopérations occasionnelles du niveau 3, qui sont par définition
limitées dans le temps et dans leur objet, un simple mémorandum d'entente,
définissant la nature des informations classifiées à échanger et les obligations
réciproques à leur égard, peut se substituer à l'«accord sur les procédures pour2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 53
▼M1
l'échange d'informations classifiées», à condition que le niveau de classification
de ces informations ne dépasse pas RESTREINT UE.
Les projets d'accords sur les procédures de sécurité ou de mémorandums
d'entente sont discutés par le groupe consultatif sur la politique de sécurité de
la Commission avant d'être présentés à la Commission pour décision.
Le membre de la Commission chargé des questions de sécurité demande toute
l'aide nécessaire aux ANS des États membres pour s'assurer que les informations
communiquées sont utilisées et protégées conformément aux termes des accords
sur les procédures de sécurité ou des mémorandums d'entente.2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 54
Appendice 1
TABLEAU COMPARATIF DES CLASSIFICATIONSDE SÉCURITÉNATIONALES
Classification UE TRÈS SECRET UE SECRET UE CONFIDENTIEL UE RESTREINT UE
Classification OTAN(1)
Classification UEO FOCAL Très secret UEO SECRET UEO CONFIDENTIEL UEO RESTREINT
Classification EURATOM(2) EURATOM Top Secret EURATOM Secret EURATOM Confidentiel EURATOM Restreint
Belgique Très Secret
Zeer GeheimSecret
GeheimConfidentiel
VertrouwelijkDiffusion restreinte
Beperkte Verspreiding
Danemark Yderst hemmeligt Hemmeligt Fortroligt Til tjenestebrug
Allemagne STRENG GEHEIM GEHEIM VS(3) — VERTRAULICH VS — NUR FÜR DEN DIENSTGE-
BRAUCH
Grèce Άκρως Απόρρητο Απόρρητο Εµπιστευτικό Περιορισµένης χρήσης
Espagne SecretoReservado Co nfidencial Difusión limitadaFrance Très Secret Défense (
4) Secret Défense Confidentiel Défense Diffusion restreinte
Irlande Top Secret Secret Confidential Restricted
Italie SegretissimoSegreto Riservatissimo Riservato
Luxembourg Très Secret Secret Confidentiel Diffusion restreintePays-Bas Stg. Zeer Geheim Stg. Geheim Stg. ConfidentieelAutriche Streng Geheim Geheim Vertraulich EingeschränktPortugal Muito Secreto Secreto Confidencial Reservado
Finlande Erittäin salainen Erittäin salainen Salainen Luottamuksellinen
Suède Kvalificerat hemlig Hemlig Hemlig Hemlig▼M12000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 55
Classification UE TRÈS SECRET UE SECRET UE CONFIDENTIEL UE RESTREINT UE
Royaume-Uni Top Secret Secret Confidential Restricted
(1) OTAN — la correspondance avec les niveaux de classification de l'OTAN sera établie lors de la négociation de l'accord de sécurité entre la Commission et l'OTAN.
(2) Règlement Euratom no3 du 31 juillet 1958 sur la protection de l'information classifiée Euratom.
(3) Allemagne: VS = Verschlusssache.
(4) France: la classification «Très Secret Défense», couvrant les priorités gouvernementales, ne peut s'échanger qu'avec l'autorisation du premier ministre.▼M12000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 56
Appendice 2
GUIDE PRATIQUE DE LA CLASSIFICATION
Le présent guide a un caractère indicatif et ne peut être interprété comme modifiant les dispositions de fond énoncées aux sections 16, 17, 20 et 21.
Classification Quand QuiApposition des classifications et des tim-
bresDéclassement/déclassification/destruction
Qui Quand
TRÈS SECRET UE:
Cette classification s'ap-
plique exclusivement aux
informations et matériels
dont la divulgation non
autorisée pourrait causer
un préjudice exception-
nellement grave aux in-
térêts essentiels de l'U-
nion européenne ou d'un
ou de plusieurs de ses
États membres [16.1].La compromission d'informations ou
de matériels classifiés TRÈS SE-
CRET UE risquerait de:
— menacer directement la stabilité
interne de l'UE ou de l'un de ses
États membres ou pays amis
— causer un préjudice exceptionnel-
lement grave aux relations avec
des gouvernements amis
— entraîner directement la perte d'un
grand nombre de vies humaines
— causer un préjudice exceptionnel-
lement grave à l'efficacité opéra-
tionnelle ou à la sécurité des for-
ces armées des États membres ou
d'autres contributeurs, ou au
maintien de l'efficacité d'opéra-
tions de sécurité ou de renseigne-
ment extrêmement utiles
— causer un grave préjudice à long
terme à l'économie de l'UE ou
des États membres.Personnes dûment auto-
risées (autorités d'ori-
gine), directeurs géné-
raux, chefs de service
[17.1]
Les autorités d'origine
fixent une date, un délai
ou un événement à par-
tir duquel les informa-
tions contenues dans un
document pourront être
déclassées ou déclassi-
fiées [16.2]. Sinon, ellesréexaminent la question
tous les cinq ans au
plus pour s'assurer que
la classification initiale
reste nécessaire [17.3].La classification TRÈS SECRET UE
est apposée sur les documents TRÈS
SECRET UE, le cas échéant avec un
identifiant de sécurité et/ou le timbre
défense PESD, par voie mécanique et
à la main [16.4, 16.5, 16.3].
Les classifications UE et identifiants
de sécurité doivent apparaître au mi-
lieu de chaque page, en haut et en
bas, et chaque page doit être numéro-
tée. Chaque document doit porter un
numérode référence ainsi qu'une
date; ce numérode référence figurerasur chaque page.
S'ils doivent être diffusés en plusieurs
exemplaires, chacun d'eux devra por-
ter un numérod'exemplaire, qui figu-
rera en première page avec le nombre
total de pages. La première page d'un
document doit donner la liste
complète des annexes et pièces join-
tes [21.1].La décision de déclassifier ou de dé-
classer un document revient exclusi-
vement à l'autorité d'origine, qui doit
informer du changement de classifica-
tion les destinataires successifs aux-
quels elle a fait suivre l'original ou
une copie du document [17.3].
Les document TRÈS SECRET UE
sont détruits par le bureau d'ordre
central ou subordonné qui en a la
charge. Chaque document détruit est
inscrit sur un procès-verbal de des-
truction, signé par l'officier contrôleurTRÈS SECRET UE et par un témoin,
qui doit être habilité TRÈS SECRET
UE. Le cahier d'enregistrement doit
comporter une note à cet effet. Le bu-
reau d'ordre doit conserver pendant
dix ans les procès-verbaux de destruc-
tion ainsi que les fiches de circulation
[22.5].Les exemplaires excéden-
taires et les documents
jugés périmés doivent
être détruits [22.5].
Les documents TRÈS
SECRET UE, y compris
tous les rebuts classifiés
résultant de l'élaboration
des documents TRÈS SE-
CRET UE (exemplaires
endommagés, brouillons,
notes dactylographiées,
papiers carbones, etc.),doivent être détruits, sous
la surveillance d'un offi-
cier de contrôle TRÈS
SECRET UE, par inciné-
ration, réduction en
pulpe, lacération en ban-
des ou division en frag-
ments non identifiables
rendant impossible toute
reconstitution [22.5].▼M12000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 57
Classification Quand QuiApposition des classifications et des tim-
bresDéclassement/déclassification/destruction
Qui Quand
SECRET UE:
Cette classification s'ap-
plique uniquement aux
informations et matériels
dont la divulgation non
autorisée pourrait nuire
gravement aux intérêts
essentiels de l'Union eu-
ropéenne ou d'un ou de
plusieurs de ses États
membres [16.1].La compromission d'informations ou
de matériels classifiés SECRET UE
risquerait de:
— provoquer des tensions internatio-
nales
— nuire gravement aux relations
avec des gouvernements amis
— menacer directement des vies hu-
maines ou de nuire gravement à
l'ordre public ou à la sécurité ou
à la liberté des personnes
— nuire gravement à l'efficacité opé-
rationnelle ou à la sécurité des
forces armées des États membres
ou d'autres contributeurs, ou au
maintien de l'efficiacité d'opéra-
tions de sécurité ou de renseigne-
ments très utiles
— causer un préjudice matériel im-
portant aux intérêts financiers,
monétaires, économiques et
commerciaux de l'UE ou de l'un
de ses États membres.Personnes autorisées
(autorités d'origine), di-
recteurs généraux, chefs
de service [17.1].
Les autorités d'origine
fixent une date, un délai
à partir duquel les infor-
mations contenues dans
un document pourront
être déclassées ou dé-
classifiées [16.2]. Sinon,
elles réexaminent la
question tous les cinq
ans au plus pour s'assu-
rer que la classification
initiale reste nécessaire
[17.3].La classification SECRET UE est ap-
posée sur les documents SECRET
UE, le cas échéant avec un indenti-
fiant de sécurité et/ou le timbre dé-
fense PESD, par voie mécanique et à
la main [16.4, 16.5, 16.3].
Les classifications UE et identifiants
de sécurité doivent apparaître au mi-
lieu de chaque page, en haut et en
bas, et chaque page doit être numéro-
tée. Chaque document doit porter un
numérode référence ainsi qu'une
date; ce numérode référence figurera
sur chaque page.
S'ils doivent être diffusés en plusieurs
exemplaires, chacun d'eux devra por-
ter un numérod'exemplaire, qui figu-
rera en première page avec le nombre
total de pages. La première page d'un
document doit donner la liste
complète des annexes et pièces join-
tes [21.1].La décision de déclassifier ou de dé-
classer un document revient exclusi-
vement à l'autorité d'origine, qui doit
informer du changement de classifica-
tion les destinataires successifs aux-
quels elle a fait suivre l'original ou
une copie du document [17.3].
Les documents SECRET UE sont dé-
truits par le bureau d'ordre qui en a la
charge, sous la surveillance d'une per-
sonne possédant une habilitation de
sécurité. Les documents SECRET
UE qui sont détruits sont inscits sur
des procès-verbaux de destruction si-
gnés que le bureau d'ordre doit
conserver, de même que la fiche de
circulation, pendant au moins trois
ans [22.5].Les exemplaires excéden-
taires et les documents
jugés périmés doivent
être détuits [22.5].
Les documents SECRET
UE, y compris tous les
rebuts classifiés résultant
de l'élaboration des docu-
ments SECRET UE
(exemplaires endomma-
gés, brouillons, notes
dactylographiées, papiers
carbones, etc.), doivent
être détruits par incinéra-
tion, réduction en pulpe,
lacération en bandes ou
division en fragments
non identifiables rendant
impossible toute reconsti-
tution [22.5].▼M12000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 58
Classification Quand QuiApposition des classifications et des tim-
bresDéclassement/déclassification/destruction
Qui Quand
CONFIDENTIEL UE:
Cette classification s'ap-
plique aux informations
et matériels dont la divul-
gation non autorisée nui-
rait aux intérêts essentiels
de l'Union européenne ou
d'un ou de plusieurs de
ses États membres [16.1].La compromission d'informations ou
de matériels classifiés CONFIDEN-
TIEL UE risquerait de:
— causer un préjudice important aux
relations diplomatiques, c'est-à-
dire donner lieu à des protesta-
tions officielles ou autres sanc-
tions
— porter préjudice à la sécurité ou à
la liberté des personnes
— nuire à l'efficacité opérationnelle
ou à la sécurité des forces armées
des États membres ou d'autres
contributeurs, ou à l'efficacité d'o-
pérations de sécurité ou de rensei-
gnements utiles
— compromettre de manière substan-
tielle la viabilité financière de
grandes organisations
— faire obstacle aux enquêtes relati-
ves à des infractions graves ou fa-
ciliter la commission de ces in-
fractions
— aller fortement à l'encontre des in-
térêts financiers, monétaires, éco-
nomiques et commerciaux de
l'UE ou de ses États membres
— entraver gravement l'élaboration
ou le fonctionnement des princi-
pales politiques de l'UE
— faire cesser ou de perturber forte-
ment d'une manière quelconque
des activités importantes de l'UE.Personnes autorisées
(autorités d'origine), di-
recteurs généraux, chefs
de service [17.1].
Les autorités d'origine
fixent une date ou un
délai à partir duquel les
informations contenues
dans un document pour-
ront être déclassées ou
déclassifiées. Sinon,
elles réexaminent la
question tous les cinq
ans au plus pour s'assu-
rer que la classification
initiale reste nécessaire
[17.3].La classification CONFIDENTIEL
UE est apposée sur les documents
CONFIDENTIEL UE et entraîne, le
cas échéant, l'apposition d'un identi-
fiant de sécurité et/ou du timbre dé-
fense PESD, par voie mécanique et à
la main ou par impression sur du pa-
pier portant un cachet préimprimé etenregistré [16.4, 16.5, 16.3].
Les classifications UE doivent appa-
raître au milieu de chaque page, en
haut et en bas, et chaque page doit
être numérotée. Chaque document
doit porter un numéro de référence
ainsi qu'une date.
La première page d'un document doit
donner la liste complète des annexes
et pièces jointes [21.1].La décision de déclassifier ou de dé-
classer un document revient exclusi-
vement à l'autorité d'origine, qui doit
informer du changement de classifica-
tion les destinataires successifs aux-
quels elle a fait suivre l'original ou
une copie du document [17.3].
Les documents CONFIDENTIEL UE
sont détruits par le bureau d'ordre qui
en a la charge, sous la surveillance
d'une personne habilitée. Leur des-
truction est enregistrée conformément
aux réglementations nationales et,
dans le cas de la Commission ou d'or-
ganismes décentralisés de l'UE,
conformément aux instructions du
président [22.5].Les exemplaires excéden-
taires et les documents
jugés périmés doivent
être détruits [22.5].
Les documents CONFI-
DENTIEL UE, y compris
tous les rebuts classifiés
résultant de l'élaboration
des documents CONFI-
DENTIEL UE (exemplai-
res endommagés, brouil-
lons, notes
dactylographiées, papiers
carbones, etc.), doivent
être détruits par incinéra-
tion, réduction en pulpe,
lacération en bandes ou
division en fragments
non identifiables rendant
impossible toutes recon-
stitution [22.5].▼M12000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 59
Classification Quand QuiApposition des classifications et des tim-
bresDéclassement/déclassification/destruction
Qui Quand
RESTREINT EU:
Cette classification s'ap-
plique aux informations
et matériels dont la divul-
gation non autorisée
pourrait être défavorable
aux intérêts de l'Union
européenne ou d'un ou
plusieurs de ses États
membres [16.1].La compromission d'informations ou
de matériels classés RESTREINT UE
risquerait de:
— nuire aux relations diplomatiques
— causer des souffrances importan-
tes à des personnes
— rendre l'efficacité opérationnelle
ou la sécurité des forces armées
des États membres ou d'autres
contributeurs plus difficile à
maintenir
— causer des pertes financières ou
de faciliter l'obtention de gains
ou d'avantages indus par des per-
sonnes ou des sociétés
— violer des engagements pris en
bonne et due forme de préserver
la confidentialité d'informations
fournies par des tiers
— enfreindre les restrictions légales
à la divulgation d'informations
— nuire aux enquêtes relatives à des
infractions ou faciliter la commis-
sion de ces infractions
— faire tort à l'UE ou à ses États
membres dans des négociations
commerciales ou stratégiques
— entraver l'élaboration ou le fonc-
tionnement efficaces des politi-
ques de l'UE
— compromettre la bonne gestion de
l'UE et de ses activitésPersonnes autorisées
(autorité d'origine), di-
recteurs généraux, chefs
de service [17.1].
Les autorités d'origine
fixent une date, un délai
ou un événement à par-
tir duquel les informa-
tions contenues dans un
document pourront être
déclassées ou déclassi-
fiées [16.2]. Sinon, elles
réexaminent la question
tous les cinq ans au
plus pour s'assurer que
la classification initiale
reste nécessaire [17.3].La classification RESTREINT UE
sera apposée sur les documents RES-
TREINT UE, le cas échéant avec un
identifiant de sécurité et/ou le timbre
défense PESD, par voie mécanique
ou électronique [16.4, 16.5 et 16.3].
La classification et les identifiants de
sécurité UE doivent apparaître en
haut de la première page et chaque
page doit être numérotée. Chaque do-
cument doit porter un numéro de ré-
férence ainsi qu'une date [21.1].La décision de déclassifier un docu-
ment revient exclussivement à l'auto-
rité d'origine, qui doit informer du
changement de classification les des-
tinataires successifs auxquels elle a
fait suivre l'original ou une copie du
document [17.3].
Les documents RESTREINT UE sont
détruits par le bureau d'ordre qui en a
la charge ou par l'utilisateur, confor-
mément aux intructions du président
[22.5].Les exemplaires excéden-
taires et les documents
jugés périmés doivent
être détruits [22.5].▼M12000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 60
▼M1
Appendice 3
Lignes directrices concernant la communication d'informations classifiées
de l'UE à des États tiers ou à des organisations internationales Niveau 1
de coopération
PROCÉDURES
1. La communication d'informations classifiées de l'UE à des pays non signa-
taires du traité sur l'Union européenne ou autres organisations
internationales dont la politique et la réglementation de sécurité sont compa-
rables à celles de l'UE est du ressort de la Commission en tant que Collège.
2. Sous réserve de la conclusion d'un accord de sécurité, il est du ressort du
membre de la Commission chargé des questions de sécurité d'examiner les
demandes de communication d'informations classifiées de l'UE.
3. À ce titre, il lui incombe:
— de recueillir l'avis des autorités d'origine des informations classifiées à
communiquer,
— d'établir les contacts nécessaires avec les services responsables de la
sécurité des pays ou des organisations internationales bénéficiaires,
pour vérifier que leur politique et leur réglementation de sécurité garan-
tissent que les informations classifiées communiquées seront protégées
conformément aux présentes règles de sécurité,
— de recueillir l'avis du groupe consultatif de la Commission sur la poli-
tique de sécurité sur la confiance que l'on peut accorder aux pays ou
organismes internationaux bénéficiaires.
4. Le membre de la Commission chargé des questions de sécurité transmet
pour décision à la Commission la demande et l'avis rendu par le groupe
consultatif de la Commission sur la politique de sécurité.
RÈGLES DE SÉCURITÉ À APPLIQUER PAR LES BÉNÉFICIAIRES
5. La décision de la Commission d'autoriser la communication d'informations
classifiées de l'UE est portée à la connaissance des États ou des organisa-
tions internationales bénéficiaires par le membre de la Commission chargé
des questions de sécurité.
6. Elle ne devient exécutoire que lorsque les bénéficiaires se sont engagés par
écrit:
— à ne pas utiliser les informations à d'autres fins que celles qui ont été
arrêtées,
— a les protéger conformément aux présentes règles en matière de sécurité
et notamment aux règles particulières ci-après.
7. Personnel
a) Le nombre des agents ayant accès aux informations classifiées de l'UE
est strictement limité, selon le principe du besoin d'en connaître, aux
seules personnes dont les fonctions exigent l'accès à ces informations.
b) Tout agent ou ressortissant autorisé à avoir accès aux informations clas-
sifiées CONFIDENTIEL UE ou d'un niveau de classification plus élevé
doit être titulaire soit d'un certificat de sécurité du niveau approprié, soit
d'une habilitation de sécurité de niveau équivalent; l'un ou l'autre sont
délivrés par le gouvernement de son État d'appartenance.
8. Transmission des documents
a) Les modalités pratiques de transmission des documents sont arrêtées d'un
commun accord. Sous réserve de la conclusion d'un tel accord, les dispo-
sitions de la section 21 s'appliquent. L'accord précise en particulier à
quels bureaux d'ordre sont transmises les informations classifiées UE.
b) Si la communication d'informations classifiées de l'UE autorisée par la
Commission inclut le niveau TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET, le
pays ou l'organisation internationale bénéficiaire doit ouvrir un bureau
d'ordre UE central et, si besoin est, des bureaux d'ordre UE subordonnés.
Ces bureaux d'ordre sont régis par les dispositions de la section XXII des
présentes règles de sécurité.
9. Enregistrement
Dès qu'un bureau d'ordre reçoit un document UE classifié CONFIDENTIEL
UE ou au-dessus, il l'inscrit dans un registre spécial tenu par l'organisation
et divisé en colonnes indiquant la date de réception du document, sa réfé-2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 61
▼M1
rence (date, cote et numéro d'exemplaire), sa classification, son objet, le
nom ou la fonction du destinataire, la date de renvoi du reçu ainsi que la
date de renvoi du document à l'autorité d'origine au sein de l'UE ou de sa
destruction.
10. Destruction
a) La destruction des documents classifiés de l'UE s'effectue conformément
aux instructions figurant à la section 22 des présentes règles de sécurité.
Des copies des procès-verbaux de destruction des documents SECRET
UE et TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET sont adressées au bureau
d'ordre expéditeur de l'UE.
b) Les documents classifiés de l'UE doivent être compris dans les plans de
destruction d'urgence des documents classifiés des services bénéficiaires.
11. Protection des documents
Toute disposition doit être prise pour empêcher l'accès aux informations
classifiées de l'UE par des personnes non autorisées.
12. Copies, traductions et extraits
Il est interdit de photocopier un document classifié CONFIDENTIEL UE ou
SECRET UE, d'en faire des traductions ou d'en extraire des passages, sansl'autorisation du chef de l'organisation de sécurité concernée qui enregistrera
et contrôlera les copies, les traductions ou les extraits et y apposera les
timbres nécessaires.
La reproduction ou la traduction d'un document TRÈS SECRET UE/EU
TOP SECRET ne peut être autorisée que par l'autorité d'origine qui indi-
quera le nombre de copies autorisées; si l'autorité d'origine ne peut être
déterminée, la question est renvoyée au Bureau de sécurité de la Commis-
sion.
13. Infractions à la sécurité
Lorsque l'on constate ou que l'on soupçonne qu'une infraction à la sécurité a
été commise et qu'elle met en cause un document classifié de l'UE, il
convient de prendre immédiatement les mesures ci-après, sous réserve de
la conclusion d'un accord de sécurité:
a) mener une enquête pour établir les circonstances de l'infraction;
b) avertir le Bureau de sécurité de la Commission, les ANS et l'autorité
d'origine, ou bien préciser, le cas échéant, que cette dernière n'a pas été
avertie;
c) faire en sorte de limiter au minimum les incidences de cette infraction;
d) réexaminer et mettre en œuvre les mesures propres à empêcher toute
récidive;
e) mettre en œuvre toute recommandation du Bureau de sécurité de la
Commission propre à empêcher une récidive.
14. Inspections
Le Bureau de sécurité de la Commission est autorisé à effectuer, en accord
avec les États ou organisations internationales concernés, des vérifications
de l'efficacité des mesures de protection des informations classifiées de
l'UE communiquées.
15. Rapports
Sous réserve de la conclusion d'un accord de sécurité, tant que le pays ou
l'organisation internationale détient des informations classifiées de l'UE, il
doit soumettre chaque année, à une date fixée lorsque l'autorisation lui est
donnée de recevoir ces informations, un rapport confirmant que les
présentes règles de sécurité sont respectées.2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 62
▼M1
Appendice 4
Lignes directrices concernant la communication d'informations classifiées
de l'UE à des États tiers ou à des organisations internationales Niveau 2
de coopération
PROCÉDURES
1. La communication d'informations classifiées de l'UE à des États tiers ou à
des organisations internationales dont la politique et la réglementation de
sécurité sont sensiblement différentes de celles de l'UE est du ressort de
l'autorité d'origine. La communication d'informations classifiées de l'UE
créées au sein de la Commission est du ressort de la Commission en tant
que Collège.
2. Elle est, en principe, limitée aux informations classifiées jusqu'au niveau
SECRET UE inclus; en sont exclues, les informations classifiées protégées
par des codes ou des timbres de sécurité spéciaux.
3. Sous réserve de la conclusion d'un accord de sécurité, il est du ressort du
membre de la Commission chargé des questions de sécurité d'examiner les
demandes de communication d'informations classifiées UE.
4. À ce titre, il lui incombe:
— de recueillir l'avis des autorités d'origine des informations classifiées UE
à communiquer,
— d'établir les contacts nécessaires avec les services responsables de la
sécurité des États ou des organisations internationales bénéficiaires,
pour s'informer de leur politique et de leur réglementation en matière
de sécurité et en particulier d'établir un tableau d'équivalence des degrés
de classification en vigueur dans l'UE et dans l'État ou l'organisation
concerné(e),
— d'organiser une réunion du groupe consultatif de la Commission sur la
politique de sécurité ou d'interroger, par procédure de silence le cas
échéant, les autorités nationales de sécurité des États membres en vue
de recueillir l'avis du groupe consultatif de la Commission sur la poli-
tique de sécurité.
5. L'avis du groupe consultatif de la Commission sur la politique de sécurité
porte sur les éléments suivants:
— confiance à accorder aux États ou aux organisations internationales
bénéficiaires afin d'évaluer les risques de sécurité encourus par l'UE ou
ses États membres,
— évaluation de la capacité des bénéficiaires à assurer la protection des
informations classifiées communiquées par l'UE,
— propositions concernant les modalités pratiques de traitement des infor-
mations classifiées de l'UE (expurgation du texte, par exemple) et des
documents transmis (maintien ou suppression des mentions de classifica-
tion UE, marquage spécifique, etc.),
— déclassement ou déclassification préalable par l'autorité d'origine des
informations avant leur communication aux pays ou organisations inter-
nationales bénéficiaires.
6. Le membre de la Commission chargé des questions de sécurité transmet à la
Commission pour décision la demande et l'avis rendu par le groupe consul-
tatif de la Commission sur la politique de sécurité.
RÈGLES DE SÉCURITÉ À APPLIQUER PAR LES BÉNÉFICIAIRES
7. La décision de la Commission d'autoriser la communication d'informations
classifiées de l'UE et de ses restrictions est portée à la connaissance des
États ou des organisations internationales bénéficiaires par le membre de la
Commission chargé des questions de sécurité.
8. Elle ne devient exécutoire que lorsque les bénéficiaires se sont engagés par
écrit:
— à ne pas utiliser les informations communiquées à d'autres fins que
celles qui ont été arrêtées,
— à les protéger conformément aux règles fixées par la Commission.
9. Les règles de protection suivantes sont établies pour le cas où aucune procé-
dure particulière de traitement des documents classifiés de l'UE (suppression
de la mention de classification UE, marquage spécifique, etc.) n'a été arrêtée
par la Commission sur avis technique du groupe consultatif de la Commis-
sion sur la politique de sécurité.2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 63
▼M1
10. Personnel
a) Le nombre des agents ayant accès aux informations classifiées de l'UE
doit être strictement limité, selon le principe du besoin d'en connaître,
aux seules personnes dont les fonctions exigent l'accès à ces informa-
tions.
b) Tout agent ou ressortissant autorisé à avoir accès aux informations clas-
sifiées communiquées par l'UE doit être titulaire d'une habilitation ou
d'une attestation de sécurité nationale lui autorisant l'accès, en ce qui
concerne les informations classifiées nationales, au degré approprié équi-
valent à celui de l'UE, tel que défini dans le tableau d'équivalence.
c) Ces habilitations ou attestations de sécurité nationales sont communi-
quées pour information au président.
11. Transmission des documents
Les modalités pratiques de transmission des documents sont arrêtées en
commun. Sous réserve de la conclusion d'un tel accord, les dispositions de
la section 21 s'appliquent. L'accord indique en particulier les adresses
précises auxquelles les documents doivent être envoyés ainsi que les servi-
ces de courrier ou de messagerie utilisés pour la transmission des
informations classifiées de l'UE.
12. Enregistrement à l'arrivée
L'ANS du pays destinataire, ou son équivalent, qui prend en compte, au
nom de son gouvernement, les informations classifiées communiquées par
l'UE, ou le bureau de sécurité de l'organisation internationale destinataire,
ouvre un registre spécial où sont enregistrés, dès réception, les documents
classifiés de l'UE. Le registre est divisé en colonnes indiquant la date de
réception du document, ses références (cote, date, numéro d'exemplaire), sa
classification, son objet, le nom ou la fonction du destinataire, la date de
renvoi du reçu et la date de renvoi du document à l'UE ou de sa destruction.
13. Renvoi des documents
Lorsque le destinataire renvoie un document classifié à la Commission ou à
l'État membre qui l'a communiqué, il procède comme indiqué au paragraphe
précité «Transmission des documents».
14. Protection
a) Lorsqu'ils ne sont pas utilisés, les documents sont enfermés dans un
meuble de sécurité homologué pour le stockage des documents natio-
naux du même degré de classification. Ce meuble ne portera aucune
indication de son contenu, dont seules peuvent prendre connaissance les
personnes habilitées à traiter des informations classifiées de l'UE. S'il est
muni d'une serrure à combinaison, celle-ci n'est connue que des agents
de l'État ou de l'organisation autorisés à accéder aux informations classi-
fiées de l'UE conservées dans le meuble; elle est changée tous les six
mois, ou plus tôt en cas de transfert d'un agent, d'annulation de l'habili-
tation de sécurité d'un des agents qui connaît la combinaison ou de
risque de compromission.
b) Seuls les agents habilités à accéder aux documents classifiés de l'UE et
ayant le besoin d'en connaître sont autorisés à les retirer du meuble de
sécurité. Ils doivent en assurer la surveillance tant qu'ils les ont en leur
possession, et faire en sorte notamment qu'aucune personne non habilitée
ait accès à ces documents. Ils doivent, en outre, veiller à les ranger dans
un meuble de sécurité lorsqu'ils ont fini de les consulter et en dehors des
heures de travail.
c) Il est interdit de photocopier un document CONFIDENTIEL UE et au-
dessus, ou d'en tirer des extraits sans l'autorisation du Bureau de sécurité
de la Commission.
d) Il convient de définir et de confirmer avec le Bureau de sécurité de la
Commission la procédure à suivre pour la destruction rapide et totale
des documents en cas d'urgence.
15. Sécurité physique
a) Lorsqu'il n'est pas utilisé, un meuble de sécurité abritant des documents
classifiés de l'UE doit être en permanence fermé à clé.
b) Le personnel d'entretien ou de nettoyage devant pénétrer ou travailler
dans un local abritant des meubles de sécurité est en permanence escorté
par un membre des services de sécurité de l'État ou de l'organisation, ou
par l'agent plus particulièrement chargé de veiller à la sécurité de ce
local.
c) En dehors des heures de travail normales (la nuit, en fin de semaine et
pendant les congés), la protection du meuble de sécurité contenant des2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 64
▼M1
documents classifiés de l'UE est assurée soit par un garde soit par un
système d'alarme automatique.
16. Infractions à la sécurité
Lorsque l'on constate ou que l'on soupçonne qu'une infraction à la sécurité a
été commise et met en cause un document classifié de l'UE, il convient deprendre sur-le-champ les mesures suivantes:
a) adresser immédiatement un rapport au Bureau de sécurité de la Commis-
sion ou à l'ANS de l'État membre ayant pris l'initiative de communiquer
les documents (avec copie au Bureau de sécurité de la Commission);
b) effectuer une enquête, à l'issue de laquelle un rapport complet est soumis
au service de sécurité [voir a) du présent point]. Les mesures requises
pour remédier à la situation doivent ensuite être prises.
17. Inspections
Le Bureau de sécurité de la Commission est autorisé à effectuer, en accord
avec les États ou organisations internationales concernés, des vérifications
de l'efficacité des mesures de protection des informations classifiées de
l'UE communiquées.
18. Rapports
Sous réserve la conclusion d'un accord de sécurité, tant que l'État ou l'orga-
nisation détient des informations classifiées de l'UE, il doit soumettre
chaque année, à une date fixée lorsque l'autorisation lui est donnée de rece-
voir ces informations, un rapport confirmant que les présentes règles de
sécurité sont respectées.2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 65
▼M1
Appendice 5
Lignes directrices concernant la communication d'informations classifiées
de l'UE à des États tiers ou à des organisations internationales Niveau 3
de coopération
PROCÉDURES
1. Il peut se produire que la Commission décide de coopérer, dans certaines
circonstances particulières, avec des États ou des organisations ne pouvant
fournir les garanties exigées aux termes des présentes règles de sécurité: une
telle coopération peut pourtant nécessiter la communication d'informations
classifiées de l'UE.
2. La communication d'informations classifiées de l'UE à des États tiers ou à
des organisations internationales dont la politique et la réglementation de
sécurité sont sensiblement différentes de celles de l'UE est du ressort de
l'autorité d'origine. La communication d'informations classifiées de l'UE
créées au sein de la Commission est du ressort de la Commission en tant
que Collège.
Elle est, en principe, limitée aux informations classifiées jusqu'au niveau
SECRET UE inclus; en sont exclues, les informations classifiées protégées
par des codes ou des timbres de sécurité spéciaux.
3. La Commission juge de l'opportunité de la communication d'informations
classifiées, apprécie le besoin d'en connaître des bénéficiaires et arrête la
nature des informations classifiées communicables.
4. Si la Commission émet un avis favorable, il incombe au membre de la
Commission chargé des questions de sécurité:
— de recueillir les avis des autorités d'origine des informations classifiées
de l'UE à communiquer,
— d'organiser une réunion avec le groupe consultatif de la Commission sur
la politique de sécurité ou d'interroger, par procédure de silence le cas
échéant, les autorités nationales de sécurité des États membres en vue
de recueillir l'avis du groupe consultatif de la Commission sur la poli-
tique de sécurité.
5. L'avis du groupe consultatif de la Commission sur la politique de sécurité
porte sur les éléments suivants:
a) évaluation des risques de sécurité encourus par l'UE ou ses États
membres;
b) degré de classification des informations communicables;
c) déclassement ou déclassification préalable avant communication de
l'information;
d) modalités de traitement des documents à communiquer (voir paragraphe
ci-après);
e) modes de communication possibles (utilisation des services postaux
publics, des réseaux de télécommunication publics ou protégés, courrier
diplomatique, courriers habilités, etc.).
6. Les documents communiqués aux États ou organisations visés par la
présente annexe sont préparés, en principe, sans indiquer de référence d'ori-
gine ni mention de classification UE. Le groupe consultatif de la
Commission sur la politique de sécurité peut recommander:
— l'adoption d'un timbre spécifique ou d'un nom code,
— l'adoption d'un système de classification spécifique établissant un lien
entre les différents degrés de sensibilité des informations communiquées
et les mesures de contrôle exigées des bénéficiaires et les modes de
communication des documents.
7. Le président transmet à la Commission pour décision l'avis du groupe
consultatif de la Commission sur la politique de sécurité.
8. Dès que la communication d'informations classifiées de l'UE et que les
modalités pratiques d'exécution sont approuvées par la Commission, le
Bureau de sécurité de la Commission établit les contacts nécessaires avec
le service de sécurité de l'État ou de l'organisation concernés pour faciliter
l'application des dispositions de sécurité prévues.
9. Le membre de la Commission chargé des questions de sécurité informe les
États membres de la nature et de la classification des informations, en
établissant la liste des organisations et des pays auxquels elles peuvent être
communiquées, selon les décisions de la Commission.2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 66
▼M1
10. Le bureau de sécurité de la Commission prend toute mesure nécessaire pour
faciliter l'évaluation du dommage et les révisions de procédures ultérieures
éventuelles.
La Commission réexamine la question, chaque fois que les conditions de
coopération sont modifiées.
RÈGLES DE SÉCURITÉ À APPLIQUER PAR LES BÉNÉFICIAIRES
11. Le membre de la Commission chargé des questions de sécurité notifie aux
États ou organisations internationales bénéficiaires la décision de la
Commission d'autoriser la communication d'informations classifiées de
l'UE, accompagnée des règles de protection détaillées proposées par le
groupe consultatif de la Commission sur la politique de sécurité et approu-
vées par la Commission.
12. Elle ne devient exécutoire que lorsque les bénéficiaires se sont engagés par
écrit:
— à n'utiliser les informations communiquées qu'aux fins de la coopération
décidée par la Commission,
— à leur assurer la protection exigée par la Commission.
13. Transmission des documents
a) Les modalités pratiques de transmission des documents sont arrêtées en
commun entre le Bureau de sécurité de la Commission et les services
responsables de la sécurité des États ou organisations internationales
destinataires. Elles indiquent en particulier les adresses précises
auxquelles les documents doivent être envoyés.
b) Les documents classifiés CONFIDENTIEL UE et d'un degré de classifi-
cation plus élevé sont transmis sous double enveloppe. L'enveloppe
intérieure porte le timbre spécifique ou le nom de code retenu et la
mention de la classification particulière agréée du document. Une
formule de récépissé est jointe à chaque document classifié. La formule
de récépissé n'a pas de classification et donne exclusivement les réfé-
rences (cote, date, numéro d'exemplaire) et la langue du document, sans
en indiquer l'objet.
c) L'enveloppe intérieure est ensuite glissée dans l'enveloppe extérieure, qui
porte un numéro d'expédition en vue des formalités de réception. Aucune
classification de sécurité ne doit figurer sur l'enveloppe extérieure.
d) Un reçu portant le numéro d'expédition doit dans tous les cas être remis
aux courriers.
14. Enregistrement à l'arrivée
L'ANS de l'État destinataire, ou son équivalent, qui prend en compte, au
nom de son gouvernement, les informations classifiées communiquées parl'UE, ou le Bureau de sécurité de l'organisation internationale destinataire,
ouvre un registre spécial où sont enregistrés dès réception les documents
classifiés communiqués par l'UE. Le registre est divisé en colonnes indi-
quant la date de réception du document, ses références (cote, date, numéro
d'exemplaire), sa classification, son objet, le nom ou la fonction du destina-
taire, la date de renvoi du reçu à l'UE et la date de sa destruction.
15. Utilisation et protection des informations classifiées échangées
a) Les informations du degré SECRET UE sont traitées par des agents
expressément désignés à cet effet et autorisés à avoir accès à des infor-
mations de ce degré de classification. Elles sont conservées dans des
armoires de sécurité de bonne qualité qui ne peuvent être ouvertes que
par des personnes autorisées à avoir accès aux informations qu'elles
contiennent. Les zones dans lesquelles se trouvent ces armoires doivent
être gardées en permanence et un système de contrôle doit être mis en
place afin de n'y laisser entrer que les personnes dûment autorisées. Les
informations du degré SECRET UE sont transmises par courrier diplo-
matique, services de messagerie protégée et moyens de
télécommunications protégées. Des copies d'un document du degré
SECRET UE ne peuvent être faites qu'avec l'accord écrit de l'autorité
d'origine. Toutes les copies sont enregistrées et contrôlées. Des reçus
doivent être délivrés pour toutes les opérations concernant les documents
du degré SECRET UE.
b) Les informations du degré CONFIDENTIEL UE sont traitées par des
agents dûment désignés et autorisés à être informés de la question
traitée. Les documents sont conservés dans des armoires de sécurité
verrouillées se trouvant dans des zones contrôlées.
Les informations du degré CONFIDENTIEL UE sont transmises par
courrier diplomatique ou service de messagerie militaire et par des2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 67
▼M1
moyens de télécommunications protégées. Des copies peuvent en être
faites par l'organisme destinataire; leur nombre et leur diffusion sont
indiqués sur des registres spéciaux.
c) Les informations du degré RESTREINT UE sont traitées dans des
locaux inaccessibles aux personnes non autorisées et sont conservées
dans des meubles verrouillés. Les documents peuvent être transmis par
les services postaux publics en tant qu'envois recommandés sous double
enveloppe et, en cas d'urgence, par le réseau de télécommunications
public. Des copies peuvent être faites par les destinataires.
d) Les informations sans classification ne nécessitent pas de mesures de
protection particulières et peuvent être transmises par les services
postaux et réseaux de télécommunications publics. Des copies peuvent
en être faites par les destinataires.
16. Destruction
Les documents qui ne sont plus nécessaires doivent être détruits. Pour les
documents des degrés RESTREINT UE et CONFIDENTIEL UE, une
mention appropriée est indiquée dans les registres spéciaux. Pour les docu-
ments du degré SECRET UE, des procès-verbaux de destruction, signés par
deux personnes ayant été témoins de l'opération, sont établis.
17. Infractions à la sécurité
Lorsque l'on constate ou que l'on soupçonne la compromission d'informa-
tions des degrés CONFIDENTIEL UE ou SECRET UE, l'ANS de l'État ou
le responsable de la sécurité de l'organisation effectue une enquête sur les
circonstances de la compromission. Le bureau de sécurité de la Commission
est informé de ses résultats. Les mesures nécessaires sont prises pour remé-
dier à des procédures ou à un mode de conservation inadaptés s'ils sont à
l'origine de la compromission.2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 68
▼M1
Appendice 6
LISTE DES ABRÉVIATIONS
CrA Autorité Crypto
CCAM Commission Consultative des Achats et MarchésCISO Responsable de la sécurité informatique au niveau central
COMPUSEC Sécurité informatique
COMSEC Sécurité des communicationsCSO Bureau de sécurité de la Commission
ESDP Politique européenne de sécurité et de défense
EUPSC Habilitation de sécurité de l'UEIA Service INFOSEC
INFOSEC Sécurité de l'information
IO Propriétaire de l'informationISO Organisation internationale de normalisation
IT Technologie de l'information
LISO Responsable de la sécurité informatique au niveau localLSO Responsable local de la sécurité
MSO Responsable de la sécurité de la réunion
NSA Autorité nationale de sécuritéPC Ordinateur personnel
RCO Agent contrôleur
SAA Autorité d'homologation de sécuritéSecOP Procédures opérationnelles en matière de sécurité
SSRS Prescriptions en matière de sécurité
TA Autorité TEMPESTTSO Autorité d'exploitation des systèmes techniques2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 69
▼M2
DISPOSITIONS CONCERNANT LA MISE EN OEUVRE DU RÈGLE-
MENT (CE) No1049/2001 DU PARLEMENT EUROPÉEN ET DU
CONSEIL RELATIF À L'ACCÈS DU PUBLIC AUX DOCUMENTS DU
PARLEMENT EUROPÉEN, DU CONSEILET DE LA COMMISSION
considérant ce qui suit:
(1) Conformément à l'article 255, paragraphe 2, du traité CE, le Parlement euro-
péen et le Conseil ont adopté le règlement (CE) no1049/2001(1) relatif à
l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de
la Commission.
(2) En application de l'article 255, paragraphe 3, du traité, ce règlement, qui
fixe les principes généraux et limites régissant l'exercice du droit d'accès
aux documents, prévoit en son article 18 que chaque institution adapte son
règlement intérieur aux dispositions dudit règlement,
Article premier
Bénéficiaires
Les citoyens de l'Union et les personnes physiques ou morales résidant ou ayant
leur siège dans un État membre exercent leur droit d'accès aux documents de la
Commission au titre des dispositions de l'article 255, paragraphe 1, du traité et
de l'article 2, paragraphe 1, du règlement (CE) no1049/2001 selon les procé-
dures prévues par les présentes dispositions. Ce droit d'accès vise les
documents détenus par la Commission, c'est-à-dire établis ou reçus par elle et
en sa possession.
En application de l'article 2, paragraphe 2, du règlement (CE) no1049/2001, les
citoyens de pays tiers n'ayant pas leur résidence dans un État membre ainsi que
les personnes morales n'ayant pas leur siège dans l'un des États membres béné-
ficient du droit d'accès aux documents de la Commission aux mêmes conditions
que les bénéficiaires visés à l'article 255, paragraphe 1, du traité.
Toutefois, en vertu de l'article 195, paragraphe 1, du traité, ces personnes
n'auront pas la faculté de présenter une plainte auprès du Médiateur européen.
En revanche, si la Commission leur refuse totalement ou partiellement l'accès à
un document après une demande confirmative, ils peuvent introduire un recours
devant le Tribunal de première instance des Communautés européennes, confor-
mément aux dispositions de l'article 230, quatrième alinéa, du traité.
Article 2
Demandes d'accès
Toute demande d'accès à un document est adressée par courrier, fax ou courrier
électronique au Secrétariat général de la Commission, à la direction générale ou
au service compétent. Les adresses auxquelles les demandes doivent être
envoyées sont publiées dans le guide pratique visé à l'article 8 des présentes
dispositions.
La Commission répond aux demandes d'accès, initiales et confirmatives, dans un
délai de quinze jours ouvrables à partir de la date d'enregistrement de la
demande. Dans le cas de demandes complexes ou volumineuses, ce délai peut
être prolongé de quinze jours ouvrables. Toute prolongation du délai doit être
motivée et communiquée préalablement au demandeur.
En cas de demande imprécise visée à l'article 6, paragraphe 2, du règlement
(CE) no1049/2001, la Commission invite le demandeur à fournir des informa-
tions complémentaires permettant d'identifier les documents demandés; le délai
de réponse ne commence à courir qu'à partir du moment où l'institution dispose
de ces informations.
Toute décision négative, même partiellement, indique le motif du refus fondé
sur l'une des exceptions énumérées à l'article 4 du règlement (CE) no1049/
2001, et informe le demandeur des voies de recours à sa disposition.
Article 3
Traitement des demandes initiales
Sans préjudice de l'article 9 des présentes dispositions, un accusé de réception
est envoyé au demandeur dès l'enregistrement de la demande, sauf si la réponse
est envoyée par retour du courrier.2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 70
(1) JO L 145 du 31.5.2001, p. 43.
▼M2
L'accusé de réception et la réponse sont envoyés par écrit, éventuellement par
voie électronique.
Le demandeur est informé de la suite réservée à sa demande, soit par le direc-
teur général ou le chef de service concerné par la demande, soit par un directeur
désigné à cet effet au sein du Secrétariat général ou par un directeur désigné au
sein de l'OLAF en cas de demande portant sur des documents relatifs aux acti-vités de l'OLAF visées à l'article 2, paragraphes 1 et 2, de la décision 1999/352/
CE, CECA, Euratom(
1) instituant l'OLAF, ou par le fonctionnaire qu'ils ont
désigné à cet effet.
Toute réponse, même partiellement négative, devra informer le demandeur de
son droit de présenter, dans un délai de quinze jours ouvrables après la réception
de la réponse, une demande confirmative auprès du Secrétaire général de la
Commission ou auprès du directeur de l'OLAF lorsque la demande confirmative
concerne des documents relatifs aux activités de l'OLAF visées à l'article 2,
paragraphes 1 et 2, de la décision 1999/352/CE, CECA, Euratom.
Article 4
Traitement des demandes confirmatives
Conformément à l'article 14 du règlement intérieur de la Commission, le
pouvoir de prendre les décisions concernant les demandes confirmatives est
délégué au Secrétaire général. Toutefois, lorsque la demande confirmative
concerne des documents relatifs aux activités de l'OLAF visées à l'article 2,
paragraphes 1 et 2, de la décision 1999/352/CE, CECA, Euratom, la prise de
décision est déléguée au directeur de l'OLAF.
La direction générale ou le service assiste le Secrétariat général dans la prépara-
tion de la décision.
La décision est prise par le secrétaire général ou par le directeur de l'OLAF
après accord du Service juridique.
La décision est communiquée au demandeur par écrit, éventuellement par voie
électronique, l'informant de son droit d'introduire un recours devant le Tribunal
de première instance, ou de déposer une plainte auprès du Médiateur européen.
Article 5
Consultations
1. Lorsque la Commission est saisie d'une demande d'accès à un document
qu'elle détient mais qui émane d'un tiers, la direction générale ou le service
dépositaire du document vérifie l'applicabilité de l'une des exceptions prévues à
l'article 4 du règlement (CE) no1049/2001. Si le document demandé est classifié
en vertu des règles de sécurité de la Commission, l'article 6 des présentes dispo-
sitions s'applique.
2. Si, au terme de cet examen, la direction générale ou le service dépositaire
estime que l'accès au document demandé doit être refusé en vertu de l'une des
exceptions prévues à l'article 4 du règlement (CE) no1049/2001, la réponse
négative est envoyée au demandeur sans consultation du tiers auteur.
3. La direction générale ou le service dépositaire donne une suite favorable à
la demande sans consulter le tiers auteur lorsque:
a) le document demandé a déjà été divulgué, soit par son auteur, soit en vertu
du règlement ou de dispositions analogues;
b) la divulgation, éventuellement partielle, de son contenu ne porte manifeste-
ment pas atteinte à l'un des intérêts visés à l'article 4 du règlement (CE) no
1049/2001.
4. Dans tous les autres cas, le tiers auteur est consulté. En particulier, dans le
cas où la demande d'accès porte sur un document qui émane d'un État membre,
la direction générale ou le service dépositaire consulte l'autorité d'origine
lorsque:
a) le document a été transmis à la Commission avant la date d'entrée en appli-
cation du règlement (CE) no1049/2001;
b) l'État membre a demandé à la Commission de ne pas divulguer le document
sans son accord préalable, conformément aux dispositions de l'article 4, para-
graphe 5, du règlement (CE) no1049/2001.
5. Le tiers auteur consulté dispose d'un délai de réponse qui ne peut être infé-
rieur à cinq jours ouvrables mais qui doit permettre à la Commission de2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 71
(1) JO L 136 du 31.5.1999, p. 20.
▼M2
respecter ses propres délais de réponse. En l'absence de réponse dans le délai
fixé, ou lorsque le tiers est introuvable ou non identifiable, la Commission statue
conformément au régime d'exceptions de l'article 4 du règlement (CE) no1049/
2001, en tenant compte des intérêts légitimes du tiers sur la base des éléments
dont elle dispose.
6. Au cas où la Commission envisage de donner accès à un document contre
l'avis explicite de son auteur, elle informe celui-ci de son intention de divulguer
le document après une période de dix jours ouvrables et attire son attention sur
les voies de recours qui sont à sa disposition en vue de s'opposer à cette divul-
gation.
7. Lorsqu'un État membre est saisi d'une demande d'accès à un document
émanant de la Commission, il peut s'adresser, aux fins de consultation, au Secré-
tariat général, qui sera en charge de déterminer la direction générale ou le
service responsable du document au sein de la Commission. La direction géné-
rale ou le service auteur du document répondra à cette demande après
consultation du Secrétariat général.
Article 6
Traitement des demandes d'accès aux documents classifiés
Lorsqu'une demande d'accès concerne un document sensible tel que défini à
l'article 9, paragraphe 1, du règlement (CE) no1049/2001, ou un autre document
classifié en vertu des règles de sécurité de la Commission, elle sera instruite par
des fonctionnaires habilités à prendre connaissance de ce document.
Toute décision refusant l'accès à tout ou partie d'un document classifié sera
motivée sur la base des exceptions énumérées à l'article 4 du règlement (CE)
no1049/2001. S'il s'avère que l'accès au document demandé ne peut être refusé
sur la base de ces exceptions, le fonctionnaire instruisant la demande veillera à
ce qu'il soit procédé à la déclassification du document avant de le transmettre au
demandeur.
L'accord de l'autorité d'origine sera toutefois requis pour donner accès à un
document sensible.
Article 7
Exercice du droit d'accès
Les documents sont envoyés par courrier, fax ou, si disponible, par courrier
électronique, selon la demande. En cas de gros volumes ou de documents diffi-
ciles à manipuler, le demandeur peut être invité à venir consulter les documents
sur place. Cette consultation est gratuite.
Si le document a été publié, la réponse consiste à donner les références de publi-
cation et/ou l'endroit où le document est disponible et, le cas échéant, l'adresse
du document sur le site EUROPA.
Si le volume des documents demandés dépasse vingt pages, une redevance de
0,10 europar page, augmentée des frais de po rt, peut être mise à charge du
demandeur. Les frais afférents à d'autres supports seront décidés au cas par cas
sans que ceux-ci n'excèdent un montant raisonnable.
Article 8
Mesures facilitant l'accès aux documents
1. La couverture du registre prévu à l'article 11 du règlement (CE) no1049/
2001 sera élargie graduellement. Elle sera affichée dans la page d'accueil sur le
site EUROPA.
Le registre contient le titre du document (dans les langues dans lesquelles il est
disponible), la cote et d'autres références utiles, une indication quant à son
auteur et la date de sa création ou de son adoption.
Une page d'aide (dans toutes les langues officielles) informe le public de la
façon dont le document peut être obtenu. Si le document est publié, un lien est
établi avec le texte intégral.
2. La Commission élabore un guide pratique destiné à informer le public des
droits dont il bénéficie au titre du règlement (CE) no1049/2001. Ce guide sera
diffusé dans toutes les langues officielles sur le site EUROPA ainsi que sous
forme de brochure.2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 72
▼M2
Article 9
Documents accessibles d'office au public
1. Les dispositions du présent article ne s'appliquent qu'aux documents établis
ou reçus après la date de mise en application du règlement (CE) no1049/2001.
2. Les documents suivants sont automatiquement remis sur demande et, dans
la mesure du possible, rendus directement accessibles par voie électronique:
a) les ordres du jour des réunions de la Commission;
b) les procès-verbaux ordinaires des réunions de la Commission, après leur
approbation;
c) les textes adoptés par la Commission qui sont destinés à être publiés au
Journal officiel des Communautés européennes ;
d) les documents originaires de tiers qui ont déjà été divulgués par leur auteur
ou avec son consentement;
e) les documents déjà divulgués à la suite d'une demande antérieure.
3. Dès lors qu'il est clair qu'aucune des exceptions prévues à l'article 4 du
règlement (CE) no1049/2001 ne leur est applicable, les documents suivants
peuvent être diffusés, dans la mesure du possible par voie électronique, pour
autant qu'ils ne reflètent pas des avis ou des prises de position individuelles:
a) après l'adoption d'une proposition d'acte du Conseil ou du Parlement euro-
péen et du Conseil, les documents préparatoires de ces propositions soumis
au collège au cours du processus d'adoption;
b) après l'adoption d'un acte par la Commission en vertu des pouvoirs d'exécu-
tion qui lui sont conférés, les documents préparatoires de ces actes soumis au
collège au cours du processus d'adoption;
c) après l'adoption par la Commission d'un acte en vertu de ses pouvoirs
propres, ainsi que d'une communication, d'un rapport ou d'un document de
travail, les documents préparatoires de ces documents soumis au collège au
cours du processus d'adoption.
Article 10
Organisation interne
Les directeurs généraux et chefs de service sont compétents pour décider de la
suite à donner aux demandes initiales. À cet effet, ils désignent un fonctionnaire
pour instruire les demandes d'accès et coordonner la prise de position de sa
direction générale ou de son service.
Les réponses aux demandes initiales sont communiquées pour information au
Secrétariat général.
Les demandes confirmatives sont communiquées pour information à la direction
générale ou au service qui a répondu à la demande initiale.
Le Secrétariat général assure la bonne coordination et l'application uniforme de
ces règles par les directions générales et services de la Commission. À cet effet,
il fournit toutes orientations et lignes directrices nécessaires.2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 73
▼M3
DISPOSITIONS CONCERNANT L'ADMINISTRATION DES DOCU-
MENTS
Considérant ce qui suit:
(1) Les activités et les décisions de la Commission dans les domaines politique,
législatif, technique, financier et administratif se concrétisent toutes, à un
moment donné, par la production de documents.
(2) Ces documents doivent être administrés selon des règles applicables à
l'ensemble des directions générales et des services assimilés, car ils consti-
tuent à la fois le lien direct vers les activités en cours et le miroir des
activités passées de la Commission en sa double qualité d'institution et
d'administration publique européenne.
(3) Ces règles homogènes doivent garantir que la Commission pourra à tout
moment rendre compte de ce dont elle est redevable. En conséquence, les
documents et les dossiers tenus par une direction générale ou un service
assimilé doivent préserver la mémoire de l'institution, faciliter l'échange
d'informations, fournir les preuves des transactions effectuées et répondre
aux obligations juridiques qui incombent aux services.
(4) La mise en œuvre des règles susmentionnées nécessite la mise en place
d'une architecture organisationnelle adéquate et solide, à la fois au niveau
de chaque direction générale ou service assimilé, au niveau interservices et
au niveau de la Commission.
(5) L'établissement et la mise en place d'un plan de classement relié à une
nomenclature qui sera commune à l'ensemble des services de la Commission
et s'inscrira dans le cadre de la gestion par activités de l'institution permet-
tront d'organiser les dossiers et faciliteront l'accès aux documents et la
transparence.
(6) L'administration efficace des documents constitue un préalable indispensable
à une politique efficace d'accès du public aux documents de la Commission.
L'exercice de ce droit d'accès par les citoyens sera facilité par l'établisse-
ment de registres contenant les références des documents établis ou reçus
par la Commission,
Article premier
Définitions
Aux fins des présentes dispositions on entend par:
—document : tout contenu établi ou reçu par la Commission concernant une
matière relative aux politiques, aux activités et aux décisions relevant de la
compétence de l'institution dans le cadre de ses missions officielles et quel
que soit son support (écrit sur support papier ou stocké sous forme électro-
nique, enregistrement sonore, visuel ou audiovisuel),
—dossier: le noyau autour duquel sont organisés les documents en fonction des
activités de l'institution pour des raisons de preuve, de justification ou
d'information et pour garantir l'efficacité dans le travail.
Article 2
Objet
Les présentes dispositions définissent les principes de l'administration des docu-
ments.
L'administration des documents doit garantir:
— la création, la réception et la conservation en bonne et due forme des docu-
ments,
— l'identification de chaque document au moyen de signes appropriés permet-
tant de le classer, de le rechercher et de s'y référer aisément,
— la préservation de la mémoire de l'institution, le maintien des preuves des
activités gérées, le respect des obligations juridiques qui incombent aux ser-
vices,
— l'échange aisé d'informations,— le respect des obligations de transparence de l'institution.
Article 3
Règles homogènes
Les documents font l'objet des opérations suivantes:
— enregistrement,2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 74
▼M3
— classement,
— conservation,
— transfert des dossiers aux archives historiques.
Ces opérations sont effectuées dans le cadre de règles homogènes uniformément
applicables à l'ensemble des directions générales et des services assimilés de la
Commission.
Article 4
Enregistrement
Dès sa réception ou son établissement formel au sein d'un service, un document,
quel que soit son support, fait l'objet d'une analyse visant à déterminer le traite-
ment qui lui sera réservé et, par conséquent, l'obligation de l'enregistrer ou pas.
Un document établi ou reçu par un service de la Commission doit être enregistré
lorsqu'il contient une information substantielle non éphémère et/ou est suscep-
tible d'impliquer une action ou un suivi de la Commission ou de l'un de ses
services. S'il s'agit d'un document établi, l'enregistrement est effectué par le
service auteur dans le système dont il relève. S'il s'agit d'un document reçu,
l'enregistrement est effectué par le service destinataire. Tout traitement ultérieur
des documents enregistrés de la sorte fait référence à leur enregistrement initial.
L'enregistrement doit permettre d'identifier clairement et sûrement les docu-
ments établis ou reçus par la Commission ou l'un de ses services de manière à
garantir la traçabilité des documents concernés tout au long de leur cycle de vie.
Il donne lieu à l'établissement de registres qui contiennent les références des
documents.
Article 5
Classement
Les directions générales et les services assimilés établissent un plan de classe-
ment adapté à leurs besoins spécifiques.
Ce plan de classement, accessible par voie informatique, est relié à une nomen-
clature commune définie par le secrétariat général pour l'ensemble des services
de la Commission. Cette nomenclature s'intègre dans le cadre de la gestion par
activités de la Commission.
Les documents enregistrés sont organisés en dossiers. Pour chaque affaire rele-
vant de la compétence de la direction générale ou du service assimilé, un seul
dossier officiel est constitué. Chaque dossier officiel doit être complet et corres-
pondre aux activités du service sur l'affaire en question.
La création d'un dossier et son rattachement au plan de classement d'une direc-
tion générale ou d'un service assimilé relève de la responsabilité du service
responsable du domaine couvert par le dossier selon des modalités pratiques à
définir dans chaque direction générale ou service assimilé.
Article 6
Conservation
Chaque direction générale ou service assimilé assure la protection matérielle des
documents qui se trouvent sous sa responsabilité ainsi que leur accessibilité à
court et moyen terme et doit être en mesure de produire ou restituer les dossiers
auxquels ils appartiennent.
Les règles administratives et les obligations juridiques déterminent la durée
minimale de conservation d'un document.
Chaque direction générale ou service assimilé définit sa structure d'organisation
interne visant la conservation de ses dossiers. La durée minimale de conserva-
tion au sein de ses services tient compte d'une liste commune établie,
conformément aux modalités d'application visées à l'article 12, pour l'ensemble
de la Commission.
Article 7
Présélection et transfert aux archives historiques
Sans préjudice des délais de conservation minimaux visés à l'article 6, le ou les
centres d'administration des documents visés à l'article 9 effectuent à intervalles
réguliers, en coopération avec les services responsables des dossiers, des présé-
lections des documents et des dossiers susceptibles d'être transférés
ultérieurement aux archives historiques de la Commission. Après évaluation
des propositions, les archives historiques peuvent refuser le transfert de docu-2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 75
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ments ou dossiers. Toute décision de refus est motivée et communiquée au
service concerné.
Les dossiers et les documents dont la conservation par les services ne s'avère
plus nécessaire sont transmis au plus tard quinze ans après leur production, par
l'intermédiaire du centre d'administration des documents et sous l'autorité du
directeur général, aux archives historiques de la Commission. Ces dossiers ou
documents font ensuite l'objet d'un tri effectué selon des règles établies dans
les modalités d'application visées à l'article 12, et destiné à séparer ceux qui
doivent être conservés de ceux qui sont dépourvus de tout intérêt administratif
ou historique.
Les archives historiques disposent de dépôts spéciaux pour la conservation des
dossiers et des documents ainsi transférés. Sur demande, elles mettent les docu-
ments et les dossiers à la disposition de la direction générale ou du service
assimilé dont ils sont originaires.
Article 8
Documents classifiés
Les documents classifiés sont traités dans le respect des règles en vigueur en
matière de sécurité.
Article 9
Centres d'administration des documents
Compte tenu de sa structure et de ses contraintes, chaque direction générale ou
service assimilé met en place ou maintient un ou plusieurs centres d'administra-
tion des documents.
Les centres d'administration des documents ont pour tâche d'assurer que les
documents établis ou reçus au sein de leur direction générale ou service assimilé
sont gérés conformément aux règles établies.
Article 10
Responsablesde l'administration des documents
Chaque directeur général ou chef de service désigne un responsable de l'admi-
nistration des documents.
Dans le cadre de la mise en place d'un système de gestion des documents et
d'archivage moderne et performant, le responsable de l'administration des docu-
ments a pour mission de veiller à:
— l'identification des types de documents et de dossiers spécifiques aux
domaines d'activité de sa direction générale ou service assimilé,
— l'établissement de l'inventaire des bases de données et des systèmes spécifi-
ques existants ainsi qu'à sa mise à jour,
— l'établissement du plan de classement de sa direction générale ou service
assimilé,
— l'établissement des règles et des procédures spécifiques à sa direction géné-
rale ou service assimilé qui seront utilisées pour la gestion des documents et
des dossiers, et à leur application,
— l'organisation, au sein de sa direction générale ou service assimilé, de la
formation du personnel chargé de l'exécution, du contrôle et du suivi des
règles d'administration définies dans les présentes dispositions.
Le responsable de l'administration des documents assure la coordination hori-
zontale entre le ou les centres d'administration des documents et les autresservices concernés.
Article 11
Groupe interservices
Il est institué un groupe interservices des responsables de l'administration des
documents, dont la présidence est assurée par le secrétariat général et qui a
pour mission de:
— veiller à l'application correcte et homogène des présentes dispositions au sein
des services,
— traiter les questions éventuelles que soulève leur application,
— contribuer à l'élaboration des modalités d'application visées à l'article 12,
— relayer les besoins des directions générales et des services assimilés en
matière de formation et d'actions de support.2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 76
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Le groupe interservices est convoqué par son président, soit à l'initiative de
celui-ci, soit à la demande d'une direction générale ou service assimilé.
Article 12
Modalités d'application
Les modalités d'application des présentes dispositions sont arrêtées et régulière-
ment mises à jour par le secrétaire général, en accord avec le directeur général
du personnel et de l'administration, sur proposition du groupe interservices des
responsables de l'administration des documents.
La mise à jour tient compte notamment:
— du développement des nouvelles technologies de l'information et de la
communication,
— de l'évolution des disciplines documentaires et des résultats de la recherche
communautaire et internationale, y compris l'émergence de normes en la
matière,
— des obligations de la Commission en ce qui concerne la transparence et
l'accès du public aux documents et aux registres de documents,
— de l'évolution en matière de normalisation et de présentation des documents
de la Commission et de ses services,
— de la définition des règles applicables quant à la valeur probante des docu-
ments électroniques.
Article 13
Mise en œuvre dans les services
Chaque directeur général ou chef de service met en place la structure organisa-
tionnelle, administrative, matérielle et en personnel nécessaire à la mise en
œuvre par ses services des présentes dispositions et de leurs modalités d'applica-
tion.
Article 14
Information, formation et support
Le secrétariat général et la direction générale du personnel et de l'administration
mettent en place les actions d'information, de formation et de support néces-
saires pour assurer la mise en œuvre et l'application des présentes dispositions
au sein des directions générales et des services assimilés.
Lors de la définition des actions de formation, ils tiennent dûment compte des
besoins des directions générales et des services assimilés en matière de forma-
tion et de support, tels qu'ils sont relayés par le groupe interservices des
responsables de l'administration des documents.
Article 15
Exécution des dispositions
Le secrétariat général est chargé de veiller à l'exécution des présentes disposi-
tions en coordination avec les directeurs généraux et les chefs de service.2000Q3614 — FR — 24.01.2002 — 003.001 — 77