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"B DÉCISION DU CONSEIL
du 27 mars 2000
établissant un règlement financier régissant les aspects budgétaires de la gestion par le secrétaire général adjoint
du Conseil des contrats conclus par celui-ci, en tant que représentant de certains États membres, concernant
l’installation et le fonctionnement de l’infrastructure de communication pour l’environnement Schengen,
dénommée «Sisnet»
(2000/265/CE)
(JO L 85 du 6.4.2000, p. 12)
Modifiée par:
Journal officiel
nopage date
"M1 Décision 2000/664/CE du Conseil du 23 octobre 2000 L 278 24 31.10.20002000D0265 — FR — 23.10.2000 — 001.001 — 1
DÉCISION DU CONSEIL
du 27 mars 2000
établissant un règlement financier régissant les aspects budgétaires de la
gestion par le secrétaire général adjoint du Conseil des contrats conclus
par celui-ci, en tant que représentant de certains États membres,concernant l’installation et le fonctionnement de l’infrastructure de
communication pour l’environnement Schengen, dénommée «Sisnet»
(2000/265/CE)
LE CONSEIL DE L ’UNION EUROPÉENNE,
vu l’article 2, paragraphe 1, deuxième alinéa, première phrase, du protocole
annexé au traité sur l’Union européenne et au traité instituant la Communauté
européenne, intégrant l’acquis de Schengen dans le cadre de l’Union
européenne (ci-après dénommé «protocole Schengen»),
considérant ce qui suit:(1) Le secrétaire général adjoint du Conseil a été autorisé, par la décision
1999/870/CE (
1), à agir dans le contexte de l’intégration de l’acquis de
Schengen dans le cadre de l’Union européenne, en tant quereprésentant de certains États membres aux fins de la conclusion decontrats concernant l’installation et le fonctionnement de l’infrastruc-
ture de communication pour l’environnement Schengen, dénommée
«Sisnet», et de la gestion de ces contrats.
(2) Les obligations financières découlant de ces contrats ne sont pas à la
charge du budget général de l’Union européenne et, dès lors, les
dispositions du règlement financier du 21 décembre 1977 applicable
au budget général des Communautés européennes (
2) ne s’appliquent
pas.
(3) Il est donc nécessaire d’établir des règles spécifiques définissant les
modalités relatives à l’établissement et à l’exécution du budget
nécessaire pour faire face aux frais liés à la conclusion des contrats et
remplir les obligations découlant des contrats conclus, ainsi que lesmodalités relatives au recouvrement des contributions qui sont à la
charge des États concernés, et à la reddition et à la vérification des
comptes.
(4) Il est également nécessaire d’établir les règles applicables à la
conclusion de ces contrats.
(5) La présente décision est un développement de l’acquis de Schengen au
sens du protocole Schengen,
DÉCIDE:
CHAPITRE I
Principes généraux
Article premier
Aux fins du présent règlement financier, le «budget» est l’acte qui prévoit et
autorise préalablement, pour chaque exercice, les recettes et les dépensesnécessaires pour remplir les obligations découlant des contrats visés à la
décision 1999/870/CE.
Article 2
Le présent règlement financier fixe les modalités relatives à la conclusion des
contrats liés à Sisnet et à l’établissement et à l’exécution du budget nécessaire
dans le cadre de ces contrats.!B
(1) JO L 337 du 30.12.1999, p. 41.
(2) JO L 356 du 31.12.1977, p. 1. Règlement modifié en dernier lieu par le règlement
(CE) no2673/1999 (JO L 326 du 18.12.1999, p. 1).2000D0265 — FR — 23.10.2000 — 001.001 — 2
Article 3
1. Le budget est subdivisé en titres concernant le budget nécessaire à la
préparation de la conclusion des contrats en question, y compris les fraisoccasionnés par la préparation des appels d’offres pour Sisnet, le budgetd’installation de Sisnet et son budget de fonctionnement. Si nécessaire,
chaque titre est subdivisé en chapitres et articles.
2. Les crédits ouverts à chaque titre ne peuvent être destinés à d’autres titres
de dépenses.
Article 4
Les crédits budgétaires doivent être utilisés conformément aux principes de
bonne gestion financière, et notamment d’économie et de rapport coût-
efficacité.
Article 5
Aucune recette ni aucune dépense ne peut être effectuée autrement que par
imputation à un article du budget.
Aucune dépense ne peut être engagée ni ordonnancée au-delà des crédits
autorisés, sans préjudice de l’article 17.
Article 6
1. Sous réserve de l’article 17, les recettes et les dépenses sont inscrites pour
leur montant intégral au budget et dans les comptes sans contraction entre
elles. L ’ensemble des recettes couvre l’ensemble des dépenses.
2. L ’exercice budgétaire commence le 1
erjanvier et s’achève le 31
décembre.
3. Les contributions au budget des États visés à l’article 25, contributions
qui sont versées avant le début de l’exercice budgétaire auquel elles serapportent, sont imputées au budget de cet exercice.
4. Les dépenses d’un exercice sont prises en compte au titre de cet exercice
sur la base des dépenses dont l’ordonnancement est parvenu au contrôleurfinancier au plus tard le 31 décembre et dont le paiement a été exécuté par le
comptable avant le 15 janvier suivant.
5. Les crédits alloués ne peuvent être utilisés que pour couvrir les dépenses
régulièrement engagées et payées au titre de l’exercice pour lequel ils ont étéaccordés, sauf dérogations prévues à l’article 7, et pour couvrir les dettes qui
remontent à des exercices antérieurs et pour lesquelles aucun crédit n’avait été
reporté.
Article 7
1. L ’utilisation des crédits est soumise aux règles suivantes:
a) les crédits non engagés à la fin de l’exercice budgétaire pour lequel ils
ont été inscrits sont en règle générale annulés;
b) font l’objet d’un report de droit, limité au seul exercice suivant, les crédits
qui correspondent à des paiements restant dus au 31 décembre en vertud’engagements régulièrement contractés entre le 1
erjanvier et le 15
décembre.
2. Par dérogation au paragraphe 1, le secrétaire général adjoint du Conseil
peut faire parvenir au groupe de travail «Système d’information Schengen»,
ci-après dénommé «Groupe SIS», avant le 31 janvier, des demandes dûment
justifiées visant à reporter sur l’exercice suivant les crédits non engagés au 15décembre si les crédits inscrits aux lignes concernées dans le budget del’exercice suivant ne couvrent pas les besoins.
Le report de ces crédits ne peut être proposé que pour des raisons
exceptionnelles.
Dans l’exercice de ses pouvoirs d’exécution du budget, le secrétaire général
adjoint s’efforce, en fonction des exigences de bonne gestion, d’utiliser en
premier lieu les crédits autorisés pour l’exercice en cours jusqu’à leurépuisement et de n’avoir recours qu’ensuite aux crédits reportés.!B
!M1
!B2000D0265 — FR — 23.10.2000 — 001.001 — 3
Le groupe «SIS» statue sur ces demandes de report au plus tard le 1 ermars.
3. Les crédits reportés de l’exercice budgétaire précédent sont annulés s’ils
ne sont pas engagés à la fin de l’exercice budgétaire auquel ils ont été
reportés.
4. Une liste des crédits dont le report est de droit conformément au
paragraphe 1, point b), est envoyée pour information au groupe «SIS» avant
le 1ermars.
5. Pour l’exécution du budget, l’utilisation des crédits reportés est suivie
séparément, par poste budgétaire, dans les comptes de l’exercice budgétaire
en cours.
CHAPITRE II
Établissement du budget
Article 8
1. Le budget est établi en euros.
2. Le secrétaire général adjoint du Conseil saisit le groupe «SIS», avant le
30 septembre, de l’avant-projet de budget auquel est joint un exposé des
motifs.
3. Le groupe «SIS» donne son avis sur cet avant-projet.
4. Le secrétaire général adjoint établit le projet de budget et le transmet au
plus tard le 31 octobre aux États visés à l’article 25.
5. Les États membres visés à l’article 25, se réunissant au sein du Conseil,
arrêtent le budget avant la fin de l’année.
6. La décision d’adoption du budget, dûment notifiée par le secrétaire
général adjoint aux États visés à l’article 25, entraîne l’exigibilité des
contributions de ces États.
Article 9
1. Si le budget n’est pas définitivement arrêté au début de l’exercice:
a) des opérations de paiement peuvent être effectuées dans la limite, chaque
mois, du douzième de l’ensemble des crédits autorisés à chaque titre du
budget pour l’exercice précédent;
b) il est permis d’appeler les contributions des États visés à l’article 25 dans
la limite, chaque mois, d’un douzième des contributions versées au titre
du dernier budget régulièrement arrêté.
2. La décision de recourir à chaque douzième en dépenses et en recettes,
dans la limite de trois douzièmes des montants inscrits au dernier budget
régulièrement arrêté, est prise par le secrétaire général adjoint, qui lacommunique par lettre aux États visés à l’article 25.
3. Au-delà de la limite de trois douzièmes des montants inscrits au dernier
budget régulièrement arrêté, la décision d’autoriser des paiements etd’appeler des contributions est prise par les États membres visés à l’article25 se réunissant au sein du Conseil.
4. L ’adoption définitive du budget met immédiatement fin à l’application
des dispositions éventuellement prises en vertu des paragraphes 1, 2 et 3.
Article 10
1. Les éventuels projets de budgets supplémentaires ou rectificatifs sont
présentés, examinés et arrêtés sous la même forme et selon la même
procédure que le budget dont ils modifient les prévisions.
2. Un budget rectificatif est présenté chaque année, dans le mois suivant la
clôture des comptes prévu à l’article 46, paragraphe 1, dont l’objectif est
d’inscrire le solde d’exécution de l’exercice précédent, en recettes s’il estpositif, en dépenses s’il est négatif.!B2000D0265 — FR — 23.10.2000 — 001.001 — 4
Article 11
Le budget est accessible au public.
CHAPITRE III
Exécution du budget et comptabilité
Article 12
L ’exécution du budget est assurée selon le principe de la séparation de
l’ordonnateur et du comptable. Les fonctions d’ordonnateur, de comptable et
de contrôleur financier sont incompatibles entre elles.
Article 13
1. La fonction d’ordonnateur des recettes et des dépenses est exercée par un
directeur général du secrétariat général du Conseil. L ’ordonnateur exécute le
budget au nom du secrétaire général adjoint et, dans les limites des crédits
alloués, il peut déléguer ses pouvoirs à un directeur.
2. L ’ordonnateur peut décider des virements d’article à article à l’intérieur
de chaque chapitre. Il peut, avec l’accord du groupe «SIS», décider desvirements de chapitre à chapitre à l’intérieur du même titre. Le groupe «SIS»donne son accord dans les mêmes conditions que celles dans lesquelles il
adopte son avis sur le budget.
Article 14
La fonction de contrôleur financier est exercée par le contrôleur financier du
Conseil selon les règles applicables à la fonction de celui-ci.
Article 15
L ’encaissement des recettes et le paiement des dépenses sont effectués par un
comptable affecté à la direction générale A du secrétariat général du Conseil.
Article 16
1. Pour la perception de toute somme due en vertu de l’article 25, ou de tout
montant dû aux États concernés par un tiers dans le cadre de la conclusion des
contrats, de l’installation ou du fonctionnement de Sisnet, un ordre derecouvrement doit être délivré par l’ordonnateur. Les ordres de recouvrementsont transmis au comptable, qui les soumet au contrôleur financier pour visa.
2. Le visa a pour objet de constater:a) l’exactitude de l’imputation budgétaire;b) la régularité et la conformité de l’ordre au regard des dispositions
applicables;
c) la régularité des pièces justificatives;d) l’exactitude de la désignation du débiteur, ou de l’autorité compétente de
l’État débiteur;
e) la date d’échéance;f) le respect des principes de bonne gestion financière visés à l’article 4;g) l’exactitude du montant et de la devise de recouvrement.3. Le comptable prend en charge les ordres de recouvrement dûment établis.
Article 17
Par dérogation aux articles 5 et 6:
1) peuvent être déduites du montant des mémoires, factures ou états
liquidatifs, qui, dans ce cas, sont ordonnancés pour le net:
a) les amendes infligées à une partie à un contrat concernant une
soumission acceptée;!B2000D0265 — FR — 23.10.2000 — 001.001 — 5
b) les régularisations de sommes indûment payées, qui peuvent être
opérées par voie de précompte à l’occasion d’une nouvelleliquidation de même nature effectuée en vertu du titre, du chapitre,de l’article et de l’exercice qui ont supporté le trop payé.
Les escomptes, ristournes et rabais figurant sur les factures et mémoires
ne sont pas inscrits comme des recettes distinctes;
2) peuvent donner lieu à réemploi sur la ligne qui a donné lieu à la dépense
initiale:
— les recettes provenant de la restitution des sommes payées indûment
sur les crédits budgétaires.
Les opérations de réemploi doivent intervenir avant la fin de l’exercice
qui suit celui au cours duquel la recette a été encaissée.
Article 18
1. Toute mesure de nature à provoquer une dépense à la charge du budget
doit faire préalablement l’objet d’une proposition d’engagement par
l’ordonnateur au comptable, mentionnant l’objet, la somme, l’imputation
budgétaire de la dépense et le créancier. Elle est soumise par le comptable auvisa du contrôleur financier.
2. Le visa a pour objet de constater:
a) la conformité au paragraphe 1 de la présentation de la proposition
d’engagement;
b) l’exactitude de l’imputation budgétaire;
c) la disponibilité des crédits au budget;d) le respect des principes de bonne gestion financière visés à l’article 4;
e) la régularité et la conformité de la dépense au regard des dispositions
applicables.
Article 19
1. La liquidation d’une dépense par l’ordonnateur a pour objet:
a) de vérifier l’existence des droits du créancier;
b) de déterminer ou de vérifier la réalité et le montant de la créance;
c) de vérifier les conditions d’exigibilité de la créance;
d) de vérifier la conformité à l’ordre de prestations de services ou d’achat.
2. L ’ordonnateur peut faire effectuer les vérifications sous sa responsabilité.
Article 20
1. L ’ordonnateur donne au comptable, par l’émission d’un ordre de
paiement («l’ordonnancement»), l’ordre de payer une dépense dont il a
effectué la liquidation.
2. L ’ordonnancement doit mentionner:a) l’exercice d’imputation;
b) le titre, le chapitre et l’article du budget;
c) la somme à payer en chiffres et en toutes lettres avec indication de la
devise;
d) le nom et l’adresse du créancier;
e) l’objet de la dépense;
f) le mode de paiement;
g) les numéros et dates des visas d’engagement correspondants.3. L ’ordre de paiement est daté et signé par l’ordonnateur.
4. Le comptable soumet l’ordre de paiement, avec les pièces justificatives
originales, au contrôleur financier pour visa.!B2000D0265 — FR — 23.10.2000 — 001.001 — 6
5. Le visa a pour objet de constater:
a) la régularité de l’émission de l’ordre de paiement;b) la concordance de l’ordre de paiement avec l’engagement de la dépense
et l’exactitude de son montant, en tenant compte des principes de bonne
gestion financière visés à l’article 4;
c) l’exactitude de l’imputation budgétaire;
d) la disponibilité des crédits au titre ou à l’article concerné du budget;
e) la régularité des pièces justificatives; et
f) l’exactitude de la désignation du créancier.
6. Toute dépense doit être couverte au préalable par les contributions des
États visés à l’article 25 ou, à défaut, par un crédit bancaire. Les coûts de
préfinancement bancaire à défaut de paiement sont répartis entre les États en
manquement, en proportion des contributions qu’ils ont omis de verser etcompte tenu de la durée des retards.
Article 21
"M1 Les paiements s’effectuent par l’intermédiaire d’un compte bancaire
spécialement ouvert à cet effet au nom du secrétariat général du Conseil. 3
Les ordres de virement bancaire donnés en application du présent règlement
financier requièrent la signature conjointe de deux fonctionnaires désignéspar le secrétaire général adjoint, dont celle du comptable.
Article 22
En cas de refus d’un visa prévu aux articles 16, 18 ou 20 par le contrôleur
financier, et si l’ordonnateur maintient sa proposition, le secrétaire généraladjoint est saisi. Hormis le cas où la disponibilité des crédits est en cause, ilpeut, par une décision dûment motivée, passer outre au refus du visa et
confirmer l’ordre de recouvrement, l’engagement de dépense ou l’ordre de
paiement. Le secrétaire général adjoint informe dans un délai d’un mois laCour des comptes de cette décision. Cette décision est exécutoire avec effet à
partir de la date du refus de visa.
Article 23
La responsabilité disciplinaire de l’ordonnateur, du contrôleur financier et du
comptable en cas de non-observation des dispositions du présent règlementfinancier est celle prévue par le statut des fonctionnaires des Communautéseuropéennes.
Article 24
La comptabilité est tenue par année civile suivant la méthode dite en partie
double. Elle retrace l’intégralité des recettes et des dépenses intervenues aucours de l’exercice budgétaire.
CHAPITRE IV
Contributions des États
Article 25
1. Les recettes du budget sont constituées par des contributions financières
dues par les États membres suivants : l’Autriche, la Belgique, l’Allemagne, leDanemark, l’Espagne, la Finlande, la France, la Grèce, l’Italie, leLuxembourg, les Pays-Bas, le Portugal et la Suède, ainsi que par l’Islande
et la Norvège.
2. Les contributions financières de ces États, fixées par le budget, sont
exprimées en euros.
Article 26
Les États visés à l’article 25 mettent à la disposition du secrétaire général
adjoint leurs contributions financières, conformément à la clef de répartitionsuivante.!B2000D0265 — FR — 23.10.2000 — 001.001 — 7
La répartition des contributions entre les États membres visés à l’article 25,
d’une part, et l’Islande et la Norvège, d’autre part, est déterminée, chaqueannée, sur la base de la part de chaque État membre concerné et de l’Islandeet la Norvège dans le total des produits intérieurs bruts (PIB) de l’année
précédente de tous les États visés à l’article 25. La répartition des
contributions entre les États membres concernés est déterminée, chaqueannée, après déduction des contributions de l’Islande et de la Norvège, enfonction de la part de la ressource TV A de chacun de ces États membres dans
le total des ressources TV A des Communautés européennes, telle qu’elle a été
arrêtée à l’occasion de la dernière rectification du budget de l’Unionintervenue au cours de l’exercice précédent.
Article 27
1. Le secrétaire général adjoint adresse par lettre les demandes de
contributions à chaque État visé à l’article 25, par l’intermédiaire desadministrations nationales dont les coordonnées lui ont été communiquées.
2. Cette lettre rappelle:
a) la décision d’adoption du budget ou, en cas de recours à l’article 9, la
décision d’appeler les contributions par douzièmes provisoires;
b) le montant à verser par chaque État, calculé en euros suivant la clé de
répartition mentionnée à l’article 26;
c) les données nécessaires au versement de la contribution.3. Les contributions sont versées au compte bancaire visé à l’article 21.4. Les contributions sont payables en euros.
Article 28
1. Les États visés à l’article 25 sont sommés de verser 25 % de leur
contribution au plus tard pour le 15 février, le 1
eravril, le 1erjuillet et le 1er
octobre.
2. Si un État n’a pas satisfait à ses obligations financières, les règles
communautaires en vigueur sur les intérêts de retard dans le versement des
participations au budget de l’Union lui sont applicables par analogie,indépendamment des coûts éventuels devant être supportés par cet État
conformément aux dispositions de l’article 20, paragraphe 6.
CHAPITRE V
Conclusion des contrats
Article 29
1. Les contrats portant sur les achats et locations de fournitures, de mobilier
et de matériel et sur la prestation de services doivent revêtir la forme de
contrats écrits.
2. Tous les contrats susvisés dont la valeur estimée est égale ou supérieure
aux seuils fixés par la directive 93/36/CEE du Conseil du 14 juin 1993 portantcoordination des procédures de passation des marchés publics de fournitu-
res (
1) ou par la directive 92/50/CEE du Conseil du 18 juin 1992 portant
coordination des procédures de passation des marchés publics de services (2),
sont conclus sur appel d’offres publié conformément aux dispositions desditesdirectives et de toute modification ultérieure qui y serait apportée (ci-après
dénommées «les directives du Conseil relatives aux procédures de passation
des marchés publics»).
3. Les contrats dont la valeur estimée ne dépasse pas les seuils fixés par les
directives du Conseil relatives aux procédures de passation des marchés
publics peuvent être conclus par entente directe. Dans de tels cas, les États
membres visés à l’article 25 n’en sont pas moins tenus de permettre, dans lamesure du possible et par tous les moyens appropriés, aux fournisseurs
susceptibles de fournir les biens et les services en question de faire des offres
concurrentes.!B
(1) JO L 199 du 9.8.1993, p. 1.
(2) JO L 209 du 24.7.1992, p. 1. Directive modifiée en dernier lieu par la directive
97/52/CE du Parlement européen et du Conseil (JO L 328 du 28.11.1997, p. 1).2000D0265 — FR — 23.10.2000 — 001.001 — 8
4. Les appels d’offres sont, en principe, diffusés par le secrétariat général du
Conseil agissant au nom des États membres visés à l’article 25, dans tous lesÉtats membres.
5. Les procédures d’appel d’offres et les critères de sélection et d’attribution
sont fixés et régis par les dispositions des directives du Conseil relatives aux
procédures de passation des marchés publics, telles que complétées par leprésent règlement financier.
6. Les appels d’offres sont préparés par le secrétariat général du Conseil
agissant au nom des États membres visés à l’article 25 et contiennent,
notamment, des indications relatives:
a) aux modalités de dépôt et de présentation des offres, notamment
l’exigence éventuelle de remplir un formulaire type de réponse;
b) le cas échéant, au cahier des conditions générales applicables au marché
dont il s’agit (fournitures ou prestations) et, éventuellement, au documentrelatif aux conditions spécifiques du marché;
c) à une clause selon laquelle la soumission d’une offre vaut acceptation du
cahier auquel elle se réfère;
d) le cas échéant, aux conditions de visite, qui doivent être exactement
précisées lorsqu’une visite sur place est prévue;
e) à la période de validité des offres durant laquelle le soumissionnaire est
tenu de maintenir toutes les conditions de son offre;
f) aux pénalités prévues au titre de sanction du non-respect des clauses du
contrat;
g) aux énonciations que doivent comporter les factures (ou les pièces
justificatives qui les appuient);
h) à l’interdiction de tout contact portant sur des questions liées à l’appel
d’offres en question entre, d’une part, le secrétaire général adjoint et sonpersonnel, des représentants des gouvernements des États membres visésà l’article 25, des représentants des gouvernements de l’Islande et de la
Norvège et, d’autre part, le soumissionnaire, sauf, à titre exceptionnel,
dans les conditions suivantes:
avant la date de clôture du dépôt des offres:i) à l’initiative des soumissionnaires:
des renseignements supplémentaires ayant strictement pour but
d’expliciter la nature de l’appel d’offres peuvent être communiqués àtous les soumissionnaires;
ii) à l’initiative du secrétaire général adjoint:
si les États membres visés à l’article 25, l’Islande, la Norvège ou le
secrétariat général du Conseil s’aperçoivent d’une erreur, d’une
imprécision, d’une omission ou de toute autre insuffisance matérielledans la rédaction du texte de l’appel d’offres, le secrétariat général
du Conseil peut en informer les intéressés, dans des conditions
strictement identiques à celles de l’appel d’offres;
iii) après l’ouverture des offres et à l’initiative des États membres visés à
l’article 25, de l’Islande, de la Norvège ou du secrétariat général du
Conseil, au cas où une offre donnerait lieu à des demandes
d’éclaircissement ou s’il s’agit de corriger des erreurs matériellesmanifestes contenues dans la rédaction de l’offre, le secrétariatgénéral du Conseil peut prendre l’initiative d’un contact avec le
soumissionnaire.
Article 30
Dans tous les cas où des contacts ont eu lieu dans les conditions prévues à
l’article 29, paragraphe 6, point h), il est établi une «note pour le dossier» et
mention du (des) contact(s) est faite dans le rapport dont la commissionconsultative visée à l’article 36 est saisie ultérieurement.!B2000D0265 — FR — 23.10.2000 — 001.001 — 9
Article 31
Pour les contrats conclus par le secrétaire général adjoint au nom des États
membres visés à l’article 25, aucune discrimination ne peut être opérée entreles ressortissants des États membres et d’Islande et de Norvège en raison de
leur nationalité.
Article 32
Si un cahier des conditions générales est applicable au marché envisagé, il est
joint à l’appel d’offres. Le cas échéant, un document contenant les conditions
spécifiques du marché est également joint.
Article 33
La transmission des offres se fait au choix des soumissionnaires:
a) soit par la poste,
l’appel d’offres doit alors préciser que sera retenue la date de dépôt au
départ, le cachet de la poste faisant foi. Les envois par la poste doivent
obligatoirement être recommandés;
b) soit par dépôt dans les services du secrétariat général du Conseil
directement, ou par tout mandataire du soumissionnaire, y compris parmessageries privées,
l’appel d’offres doit alors indiquer le jour et l’heure limites auxquels les
plis doivent être déposés et préciser le service du secrétariat général duConseil auquel ils doivent être remis contre reçu daté et signé.
Dans ces deux cas, la date est la même.Afin de conserver le secret et d’éviter toute difficulté, la mention suivante
figurera dans l’appel d’offres:
«L ’envoi doit être fait sous double enveloppe. Les deux enveloppes seront
fermées, l’enveloppe intérieure portant, en plus de l’indication du servicedestinataire, comme indiqué dans l’appel d’offres, la mention «appel
d’offres — à ne pas ouvrir par le service du courrier». Si des enveloppes
autocollantes sont utilisées, elles seront fermées à l’aide de bandescollantes au travers desquelles sera apposée la signature de l’expéditeur.»
Article 34
Toutes les offres doivent être ouvertes.
Les offres sont ouvertes simultanément par une commission désignée à cette
fin par le secrétaire général adjoint. Cette commission est composée de trois
hauts fonctionnaires relevant de directions différentes du secrétariat généraldu Conseil. Le contrôleur financier doit être informé de l’ouverture des offres.Le contrôleur financier, ou son représentant, y assiste à titre d’observateur.
La commission rédige un rapport sur l’ouverture des soumissions, qui porte la
signature de tous les membres.
Chaque page de chaque offre doit être paraphée par au moins un des membres
de la commission. La commission établit le procès-verbal d’ouverture des
offres reçues, en identifiant notamment tous les documents reçus de chaque
soumissionnaire dans le cadre de l’appel d’offres.
Article 35
Chaque offre est évaluée par les États membres visés à l’article 25 ainsi que
par l’Islande et la Norvège. Un rapport, approuvé à l’unanimité par ces États,
est présenté à la commission consultative visée à l’article 36 par lefonctionnaire responsable désigné au sein du secrétariat général du Conseilpar l’ordonnateur, ou par un suppléant, également désigné par l’ordonnateur.
Ce rapport doit indiquer notamment:a) les motifs de l’éventuelle élimination d’une des offres;
b) l’évaluation technique et financière de chacune des offres, y inclus un
tableau comparatif des prix unitaires;
c) la justification de la recommandation du choix du soumissionnaire.!B2000D0265 — FR — 23.10.2000 — 001.001 — 10
Article 36
Les contrats à conclure par le secrétaire général adjoint au nom des États
membres visés à l’article 25 et par les représentants de l’Islande et de la
Norvège à la suite d’un appel d’offres sont préalablement soumis pour avis à
une commission consultative des achats et des marchés.
Article 37
La commission consultative visée à l’article 36 comprend un représentant de
chaque État membre visé à l’article 25 ainsi qu’un représentant de la Norvège
et un représentant de l’Islande. Les États membres visés à l’article 25, ainsique l’Islande et la Norvège, veillent à ce que les représentants choisis aient lescompétences voulues en informatique et/ou en matière financière et/ou
juridique. Les représentants ne peuvent pas avoir été associés à l’évaluation
des dossiers soumis à la commission consultative. Un représentant ducontrôleur financier est présent à titre d’observateur.
La commission consultative élit en son sein, à la majorité simple, un président
et un vice-président.
La commission consultative émet un avis qui porte sur la régularité de la
procédure conduisant au choix du soumissionnaire et, en général, sur lesconditions proposées pour le contrat.
Toute question ayant trait au sujet du présent chapitre peut être soumise pour
avis à la commission consultative.
La commission consultative s’efforce d’émettre ses avis par consensus.
Lorsqu’un tel consensus n’est pas possible, elle émet ses avis à la majorité
simple de ses représentants. Le quorum requis est de onze membres. La voix
du président est prépondérante en cas de partage des voix.
Si nécessaire, le secrétariat général du Conseil assume le secrétariat de la
commission consultative.
Article 38
La commission consultative arrête son règlement intérieur, sur la base du
règlement intérieur de la commission consultative des achats et des marchés
du Conseil de l’Union européenne.
Article 39
La commission consultative est appelée, à titre purement consultatif, à
formuler un avis sur:
a) tous les projets de contrats de fournitures ou de prestations de services
dont la valeur estimée est égale ou supérieure aux seuils fixés par lesdirectives du Conseil relatives aux procédures de passation des marchéspublics;
b) les projets d’avenants aux contrats visés au point a), dans tous les cas de
modifications substantielles, notamment ceux où ces avenants auraient
pour effet de modifier le montant du contrat initial;
c) les projets d’avenants ayant pour effet de porter le montant global d’un
contrat déjà passé au-dessus du seuil visé au point a);
d) les questions soulevées lors de la conclusion ou de l’exécution des
contrats (annulation de commandes, demandes de remises de pénalités de
retard, dérogations aux dispositions des cahiers des charges et des
conditions générales, etc.), lorsque la question est suffisamment gravepour motiver une demande d’avis;
e) à la demande d’un des États membres visés à l’article 25, de l’Islande, de
la Norvège, d’un membre de la commission consultative ou du secrétairegénéral adjoint, les projets de contrats d’un montant inférieur à celui fixé
au point a), lorsqu’ils estiment que ces contrats posent des questions de
principe ou présentent un caractère particulier.!B2000D0265 — FR — 23.10.2000 — 001.001 — 11
Article 40
Les dossiers soumis pour avis à la commission consultative conformément à
l’article 39, points b) à e), sont également accompagnés d’un rapportapprouvé à l’unanimité par les États membres visés à l’article 25, ainsi quepar l’Islande et la Norvège.
Article 41
Les avis de la commission consultative sont signés par son président. Pour
éviter que le processus n’accuse du retard du fait de l’intervention de la
commission consultative, les États membres visés à l’article 25, ainsi quel’Islande et la Norvège, peuvent, s’ils l’estiment nécessaire, imposer une datelimite raisonnable pour laquelle un avis doit avoir été rendu. Cet avis est
communiqué au secrétaire général adjoint et aux États membres visés à
l’article 25, ainsi qu’à l’Islande et à la Norvège. Après avoir dûment pris cetavis en considération, les États membres visés à l’article 25, l’Islande et la
Norvège arrêtent la décision définitive en statuant à l’unanimité. Lorsqu’une
décision a été arrêtée, le ou les contrats concernés sont conclus par lesecrétaire général adjoint agissant au nom des États membres visés à l’article25 et par les représentants de l’Islande et de la Norvège.
Article 42
Tous les soumissionnaires sont informés par le secrétariat général du Conseil
de la suite réservée à leur offre.
Article 43
1. Les contrats peuvent être conclus sur simple facture ou sur mémoire
lorsque la valeur probable des fournitures, services ou travaux n’excède pas
2 000 euros.
2. En garantie de l’exécution des contrats, il peut être exigé des
fournisseurs, entrepreneurs ou prestataires de services, au moyen d’une
clause de garantie, la constitution d’un cautionnement préalable. Cecautionnement préalable doit couvrir non seulement toute la durée de lagarantie mais aussi une période suffisante pour permettre d’invoquer la
garantie. Il doit en principe être constitué par un versement en euros sur un
compte bancaire spécifiquement ouvert à cette fin au nom du secrétariatgénéral du Conseil. Ce cautionnement ne peut être constitué qu’auprès d’unétablissement de crédit de première classe, sur un compte à vue ou un compte
de dépôt à court terme en euros.
3. Le montant du cautionnement est fixé selon les conditions commerciales
habituelles.
4. Un tel cautionnement est obligatoire dès lors que la valeur du contrat
concerné est égale ou supérieure aux seuils fixés par les directives du Conseilrelatives aux procédures de passation des marchés publics.
5. Le cautionnement peut être remplacé par la garantie d’une caution
personnelle et solidaire d’un tiers agréé par le comptable. Cette garantie est,en principe, libellée en euros et doit obéir aux mêmes règles que lecautionnement visé au paragraphe 2.
6. En cas d’inexécution d’un contrat ou de retard dans son exécution, le
secrétaire général adjoint indemnise de manière adéquate les États membresvisés à l’article 25 ainsi que l’Islande et la Norvège de tous les dommages,intérêts et frais, en en prélevant le montant sur le cautionnement, que celui-ci
soit fourni directement par le fournisseur ou l’entrepreneur ou par un tiers.
Article 44
À l’appui du premier mandat de paiement établi en exécution d’un contrat
exigeant la constitution d’un cautionnement, les pièces justificativeshabituelles sont complétées par la production d’une copie, certifiée conformepar le comptable, du reçu délivré lors du versement du cautionnement, ou par
une copie, certifiée conforme par le comptable, de la déclaration reçue de
l’établissement ou du tiers qui accorde sa garantie.!B2000D0265 — FR — 23.10.2000 — 001.001 — 12
Article 45
Les cautionnements sont restitués, ou les garanties visées à l’article 43 qui les
remplacent libérées, par le secrétaire général adjoint dans les conditionsfixées par les dispositions relatives aux marchés, sauf dans les cas de
non-exécution ou de retard prévus à l’article 43, paragraphe 6.
CHAPITRE VI
Reddition et vérification des comptes
Article 46
1. Le secrétaire général adjoint établit, dans un délai de deux mois à
compter de la fin de la période d’exécution du budget, un compte de gestion
et un bilan financier et les transmet au groupe «SIS».
2. Le compte de gestion comprend la totalité des opérations de recettes et de
dépenses afférentes à l’exercice écoulé. Il est présenté sous la même forme etselon les mêmes subdivisions que le budget.
3. Il est joint à ce compte:
a) un état faisant apparaître la situation de chacun des États visés à l’article
25 en ce qui concerne sa contribution financière, et
b) un état des virements de crédits.4. Le bilan financier décrit l’actif et le passif au budget au 31 décembre de
l’exercice écoulé.
Article 47
1. La Cour des comptes est invitée à assurer la vérification des comptes.
2. Le secrétaire général adjoint communique à la Cour des comptes, dans les
quinze jours qui suivent le délai prévu à l’article 46, paragraphe 1, le compte
de gestion et le bilan.
3. La vérification à effectuer par la Cour des comptes a pour objet de
constater la légalité et la régularité des recettes et des dépenses au regard des
contrats à gérer, du budget et du présent règlement financier.
4. Le secrétaire général adjoint accorde à la Cour des comptes toutes les
facilités dont celle-ci estime avoir besoin dans l’exercice de sa fonction.
Article 48
Le compte de gestion, le bilan financier et le rapport de la Cour des comptes,
auquel sont annexées les observations éventuelles du secrétaire général
adjoint, sont soumis avant le 1
erjuillet aux États visés à l’article 25. Les États
membres visés à l’article 25, se réunissant au sein du Conseil, donnentdécharge au secrétaire général adjoint sur l’exécution du budget.
CHAPITRE VII
Dispositions finales
Article 49
La mise en application des dispositions de l’acquis de Schengen relatives au
système d’information Schengen à un État autre que ceux visés à l’article 25(ci-après dénommé «État autre») entraîne:
a) un réaménagement des quotes-parts des États visés à l’article 25 dans les
conditions prévues à l’article 26;
b) un ajustement des contributions des États visés à l’article 25 afin
d’imputer à l’État autre sa contribution au fonctionnement du réseauSisnet pour la totalité de l’exercice en cours;
c) un ajustement des contributions des États visés à l’article 25 afin
d’imputer à la charge de l’État autre une fraction des coûts
antérieurement supportés pour l’installation du réseau Sisnet. Cette!B2000D0265 — FR — 23.10.2000 — 001.001 — 13
fraction est calculée sur la base de la part des ressources TV A de l’État
autre dans le total des ressources TV A des Communautés européennes,pour les exercices budgétaires antérieurs ayant entraîné des dépensesnécessaires à l’installation du réseau Sisnet. La contribution à cette
fraction fait l’objet d’une «note de crédit» en faveur des États visés à
l’article 25 au prorata de leur quote-part calculée selon l’article 26.Ceux-ci peuvent choisir d’affecter le montant à leur quote-part au budgetou de demander le remboursement.
Article 50
1. Le présent règlement financier s’applique à l’adoption du budget des
recettes et des dépenses nécessaires pour remplir les obligations découlant de
toute mesure prise en application de l’article 1
erde la décision 1999/870/CE
pour l’exercice au cours duquel il entre en vigueur.
2. Par dérogation à l’article 8 et en ce qui concerne le budget visé au
paragraphe 1, le secrétaire général adjoint du Conseil saisit le groupe «SIS»de l’avant-projet de budget dans les meilleurs délais après l’adoption du
présent règlement financier. Lorsque le groupe «SIS» a rendu son avis et
qu’un projet de budget a été établi, les États membres visés à l’article 25, seréunissant au sein du Conseil, arrêtent le budget sans tarder.
3. Par dérogation à l’article 28 et en ce qui concerne le budget visé au
paragraphe 1, les États visés à l’article 25 sont sommés de verser leurcontribution selon un calendrier arrêté par les États membres visés à l’article
25 lors de l’adoption dudit budget.
Article 51
1. La présente décision prend effet le jour de son adoption.
2. Elle est publiée au Journal officiel des Communautés européennes .!B2000D0265 — FR — 23.10.2000 — 001.001 — 14