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"B RÈGLEMENT (EURATOM, CECA, CE) No3418/93 DE LA COMMISSION
du 9 décembre 1993
portant modalités d’exécution de certaines dispositions du règlement financier du 21 décembre 1977
(JO L 315 du 16.12.1993, p. 1)
Modifié par:
Journal officiel
nopage date
"M1 Décision 97/594/CECA, CE, Euratom de la Commission du 30 juillet
1997 L 239 54 30.8.1997
"M2 Décision 98/539/CE, CECA, Euratom de la Commission du 7
septembre 1998 L 252 67 12.9.1998
NB: Cette version consolidée contient des références à l’unité de compte européenne et/ou à l’écu. Les deux doivent être entendues, depuis le
1erjanvier 1999 comme des références à l’euro — Règlement (CEE) nº 3308/80 du Conseil (JO L 345 du 20.12.1980, p. 1) et règlement
(CE) nº 1103/97 du Conseil (JO L 162 du 19.6.1997, p. 1).1993R3418 — FR — 01.01.1998 — 002.001 — 1
RÈGLEMENT (EURATOM CECA, CE) No3418/93 DE LA
COMMISSION
du 9 décembre 1993
portant modalités d’exécution de certaines dispositions du règlement
financier du 21 décembre 1977
LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,
vu le traité instituant la Communauté européenne du charbon et de l’acier,
vu le traité instituant la Communauté européenne,
vu le traité instituant la Communauté européenne de l’énergie atomique,vu le règlement financier du Conseil, du 21 décembre 1977, applicable au
budget général des Communautés européennes (
1), modifié en dernier lieu par
le règlement (Euratom, CECA, CEE) no610/90 (2), et notamment son article
126,
après consultation du Parlement européen et du Conseil,vu les avis de la Cour de justice, de la Cour des comptes et du Comité
économique et social,
considérant que certaines dispositions des articles 11, 22, 23, 24, 25, 28, 29,
36, 37, 38, 41, 45, 46, 49, 53, 54, 57, 58, 60, 62, 63, 64, 65, 66, 70, 75, 94, 97,123 et 128 du règlement financier prévoient expressément qu’il convient
d’adopter des modalités d’exécution;
considérant que le règlement 86/610/CEE, Euratom, CECA de la Commis-
sion (
3) nécessite une série d’adaptations, notamment à la suite de la révision
du règlement financier;
considérant qu’il est opportun de prévoir des modalités d’exécution afin de
clarifier le traitement de certaines contributions de tiers à des activités
communautaires;
considérant que, dans un souci de clarté et de rationalité, il convient de
rassembler en un seul texte les modalités d’exécution en vigueur et d’abroger
le règlement 86/610/CEE, Euratom, CECA;
considérant que l’établissement des présentes modalités ne fait pas obstacle à
l’établissement ultérieur d’autres modalités d’exécution qui ne sont pasformellement prévues par les dispositions du règlement financier mais dont
l’opportunité pourrait apparaître par la suite,
A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:
TITRE PREMIER
CONDITIONS D’APPLICATION DE L ’ÉCU AUX RECETTES ET AUX
DÉPENSES
(Article 11 paragraphe 4 du règlement financier)
Article premier
Les conversions entre l’écu et les monnaies nationales sont effectuées, en
principe, à l’aide du taux journalier de l’écu au Journal officiel des
Communautés européennes . Toutefois, en application de la disposition de
l’article 11 paragraphe 4 du règlement financier, pour la comptabilité prévue
aux articles 69 à 72 du règlement financier, la conversion entre écus etmonnaies nationales est effectuée à l’aide des taux mensuels de l’écu calculés
sur la base des cours de l’avant-dernier jour ouvrable du mois précédant celui
pour lequel les taux sont établis.!B
(1)J O noL 356 du 31. 12. 1977, p. 1.
(2)J O noL 70 du 16. 3. 1990, p. 1.
(3)J O noL 360 du 19. 12. 1986, p. 1.1993R3418 — FR — 01.01.1998 — 002.001 — 2
Article 2
Lorsque les propositions d’engagement et les constatations de créances sont
établies en monnaies nationales, la conversion en écus est faite selon la règle
définie à l’article 1er.
L ’ordre de paiement correspondant et l’ordre de recouvrement ne peuvent être
établis que dans la même monnaie.
Le montant, exprimé en écus, du solde d’un engagement et d’une créance
constatée établis en monnaie nationale est réévalué lors de chaque arrêté
mensuel de la comptabilité budgétaire. La dernière réévaluation de l’exerciceest faite au taux de décembre en ce qui concerne le solde des engagements; le
solde des créances constatées est réévalué au taux du 31 décembre pour
l’établissement du bilan.
En outre, il peut être procédé à la réévaluation de ces soldes en cours de mois,
si un réajustement monétaire est intervenu.
Article 3
Par dérogation aux dispositions de l’article 1
er, le taux à utiliser pour les mois
«n», au titre duquel les dépenses financées par le Fonds européend’orientation et de garantie agricole (FEOGA), section «garantie», ont étédéclarées conformément aux dispositions de l’article 3 paragraphe 5 du
règlement (CEE) n
o2776/88 de la Commission (1), est celui du 10 du mois
«n+1» ou du premier jour précédent pour lequel on dispose d’une cotationgénérale.
Ce taux est également utilisé pour les avances correspondantes prévues aux
articles 4 et 5 du règlement (CEE) n
o2776/88.
Les différences en monnaies nationales entre les moyens financiers mis à la
disposition des États membres pour le mois «n» et les dépenses prises en
compte au titre du même mois sont reconverties en écus au taux du 10 du
mois «n+2».
Article 4
Les taux de l’écu de décembre sont retenus pour le calcul des engagements
restant à payer à la clôture de l’exercice et, en ce qui concerne les crédits nondissociés, pour la détermination des crédits à reporter.
Les paiements exécutés au titre d’un exercice, du 1
erau 15 janvier de
l’exercice suivant, sont comptabilisés budgétairement aux taux de l’écu de
décembre.
Article 5
Les engagements restant à payer, en ce qui concerne les crédits non dissociés,
sont liquidés, à concurrence des montants reportés, en monnaies nationales ou
en écus; les paiements sont comptabilisés aux taux en vigueur au moment dupaiement. Le dépassement éventuel du montant des crédits reportés, par postebudgétaire, est pris en compte lors du calcul du solde de l’exercice,
conformément à la disposition de l’article 15 du règlement (CEE, Euratom) n
o
1552/89 du Conseil (2).
Les ajustements des engagements restant à payer des exercices antérieurs, en
ce qui concerne les crédits dissociés, calculés lors des réévaluations, sontconstatés dans la comptabilité budgétaire et figurent dans le tableau retraçantla liquidation des engagements des exercices antérieurs du compte de gestion.!B
(1)J O noL 249 du 8. 9. 1988, p. 9.
(2)J O noL 155 du 7. 6. 1989, p. 1.1993R3418 — FR — 01.01.1998 — 002.001 — 3
TITRE II
DÉLÉGATIONS
(Article 22 du règlement financier)
Article 6
Les actes par lesquels des délégations sont accordées, conformément aux
dispositions de l’article 22 paragraphe 4 du règlement financier, désignent les
agents de l’institution habilités à signer en lieu et place du délégant.
Dans ces actes, il est fait référence aux dispositions du règlement intérieur
visé à l’article 22 paragraphe 4 du règlement financier déterminant lesconditions dans lesquelles la délégation de pouvoirs intervient.
Article 7
Les actes visés à l’article 6, accompagnés d’un spécimen de la signature de
l’agent qui a reçu la délégation, sont notifiés:
— au délégataire,— au comptable de l’institution, qui ne peut effectuer aucun paiement
ordonnancé par des agents non habilités,
— au contrôleur financier de l’institution, auquel incombe notamment la
vérification de la légalité et de la régularité des recettes et des dépenses,
— aux ordonnateurs, dans les seuls cas où il s’agit soit de délégations
données par le contrôleur financier ou le comptable, soit de subdéléga-
tions accordées par les ordonnateurs délégués dans la limite des pouvoirs
qui leur ont été conférés,
— à la Cour des comptes.
Les actes par lesquels il est mis fin aux délégations accordées sont notifiés
dans les mêmes conditions.
Article 8
Dans tous les cas, l’acte de délégation précise les limites dans lesquelles les
délégataires sont autorisés à procéder à l’établissement des propositions de
constatations de créances et des ordres de recouvrement, des propositionsd’engagement de dépenses et des ordres de paiement, les numéros d’article et
de poste visés par la délégation et, le cas échéant, la durée de la délégation.
Article 9
En conformité avec les dispositions du règlement financier et du présent
règlement, chaque institution arrête les mesures de gestion des crédits qui lui
paraissent nécessaires pour la bonne exécution de sa section du budget.
Chaque institution établit un document rassemblant les dispositions internes
adoptées à cette fin. Ce document comporte les règles essentielles concernantla répartition des compétences des ordonnateurs et des gestionnaires enmatière d’exécution de l’état de dépenses et de l’état de recettes relevant de la
section de chaque institution.
La documentation visée au deuxième alinéa ainsi que toutes autres
instructions internes de portée générale arrêtées en matière d’exécution
budgétaire et comptable sont adressées à tous les services intervenant dans lagestion budgétaire ainsi qu’à la Cour des comptes.!B1993R3418 — FR — 01.01.1998 — 002.001 — 4
TITRE III
GESTION PAR SYSTÈMES INFORMATIQUES INTÉGRÉS
(Article 23 du règlement financier)
Article 10
1. On entend par «systèmes intégrés de gestion», au sens de l’article 23 du
règlement financier, des programmes informatiques de gestion et de
comptabilité faisant intervenir l’ordonnateur, le contrôleur financier et le
comptable, et instaurés d’un commun accord entre ces services.
2. L ’utilisation desdits systèmes est soumise aux règles suivantes:
a) le système doit assurer le contrôle de la disponibilité des crédits pour
l’opération proposée et refuser toute opération pour laquelle les crédits nesont pas disponibles;
b) le système doit assurer le traitement de chaque opération uniquement par
les fonctionnaires habilités dans les services de l’ordonnateur, ducontrôleur financier et du comptable, en conformité avec les dispositionsprises par chaque institution en application de l’article 9;
c) le système doit garantir une séparation effective des fonctions
d’ordonnateur, de contrôleur financier et de comptable;
d) l’institution veille à ce que ses procédures internes et externes assurent la
sécurité des données et de l’exploitation du système;
e) l’institution veille à ce que la sécurité physique du système soit assurée;
f) sans préjudice des dispositions des articles 84, 87 et 89 du règlement
financier, chaque institution peut décider, lorsque l’ordonnateur, lecontrôleur financier et le comptable jugent d’un commun accord que lesystème offre les garanties suffisantes aux exigences de sécurité, de
remplacer par le support informatique les formulaires antérieurement
utilisés sous forme de documents papier, à savoir, les propositionsd’engagement, les ordres de paiement et les ordres de recouvrement.
TITRE IV
RÈGLES APPLICABLES AU COMPTABLE, AUX COMPTABLES
SUBORDONNÉS ET AUX RÉGISSEURS D’A V ANCES
(Articles 25 et 75 du règlement financier)
Section première
Dispositions générales
Article 11
Chaque institution nomme, par décision motivée, un comptable chargé:
— d’une part, du recouvrement des créances, de l’encaissement des recettes
et du paiement des dépenses ainsi que de la gestion de la trésorerie
et
— d’autre part, de la tenue de la comptabilité ainsi que de la préparation des
états financiers, conformément aux articles 69 à 72 et 78 à 81 du
règlement financier.
Article 12
L ’institution peut nommer, sur avis motivé du comptable, un ou plusieurs
comptables subordonnés. Ceux-ci sont placés sous la responsabilitéhiérarchique du comptable, qui définit les responsabilités que ceux-ci
assument.
Article 13
Le comptable est nommé par chaque institution parmi les fonctionnaires des
catégories A ou B, ressortissants des États membres.!B1993R3418 — FR — 01.01.1998 — 002.001 — 5
Les comptables subordonnés sont nommés par chaque institution parmi les
fonctionnaires des catégories A, B et, exceptionnellement, C, ressortissantsdes États membres.
Les régisseurs d’avances, désignés en vertu de l’article 83, sont choisis parmi
les fonctionnaires des catégories A, B ou C ou, en cas de nécessité, parmi les«autres agents» d’un niveau correspondant à ces catégories.
Article 14
Le comptable et les comptables subordonnés sont obligatoirement choisis par
l’institution, en raison de leur compétence particulière sanctionnée par des
titres ou par une expérience professionnelle équivalente.
Article 15
Les fonctions remplies par le comptable et les comptables subordonnés sont
incompatibles avec celles des ordonnateurs, des régisseurs d’avances et ducontrôleur financier.
Les fonctions remplies par les régisseurs d’avances sont incompatibles avec
celles du contrôleur financier.
Article 16
Le comptable exerce ses responsabilités spécifiques, en conformité avec les
dispositions du règlement financier.
Le comptable est, en particulier, garant de l’objectivité dans la tenue des
comptes et dans la présentation des états financiers prévus aux articles 69 à 72
et 78 à 81 du règlement financier.
L ’institution met à la disposition du comptable le personnel et l’équipement
qui sont nécessaires au bon accomplissement de ses fonctions.
Préalablement à l’exécution des dépenses, le comptable veille au respect des
formes prescrites par le règlement financier et le présent règlement, s’assurede la validité de l’acquit libératoire et de l’absence d’erreur matérielle.
Il suspend l’exécution des paiements et énonce tous les motifs de cette
suspension chaque fois que les contrôles effectués font apparaître le
non-respect d’une des dispositions mentionnées aux quatre alinéas précé-
dents.
Les paiements effectués sans respecter les prescriptions de l’article 51
troisième alinéa du règlement financier engagent la responsabilité discipli-naire et, éventuellement, pécuniaire des comptables, des comptables
subordonnés et des régisseurs d’avances dans les conditions prévues aux
articles 22 et 86 à 89 du statut des fonctionnaires des Communautéseuropéennes et du régime applicable aux autres agents des Communautéseuropéennes, ci-après dénommés «le statut».
Article 17
Le comptable est obligatoirement consulté, lors de l’élaboration de l’avant-
projet de budget, sur tout problème éventuel de présentation budgétaire
susceptible d’avoir une incidence sur les conditions d’exécution comptable dubudget.
Section II
Exercice de la fonction relative à la tenue de la comptabilité et à la
préparation des états financiers
Article 18
1. En application de la disposition de l’article 25 quatrième alinéa du
règlement financier, le comptable prépare les états périodiques, le compte de
gestion et le bilan financier de l’institution dont il relève. À cette fin, il assure
la comptabilisation de toutes les opérations de l’exercice et procède auxopérations de clôture.!B1993R3418 — FR — 01.01.1998 — 002.001 — 6
2. Les états financiers sont soumis, en vertu des articles 79 et 81 du
règlement financier, au contrôleur financier, puis arrêtés définitivement parl’institution.
3. En cas de cessation des fonctions du comptable, une situation comptable
intérimaire est arrêtée à la date correspondant à la fin du mois au cours duquel
la cessation est intervenue.
Cette situation est signée, pour acceptation, par le comptable cessant ses
fonctions et par le nouveau comptable.
Article 19
Les autres institutions transmettent à la Commission, pour le 1
ermars au plus
tard, le compte de gestion et le bilan financier qu’elles ont établis et tout
document ou information utile à la consolidation des comptes.
Article 20
Le comptable de la Commission centralise toutes les données qui lui sont
nécessaires et prépare le compte de gestion et le bilan financier consolidés des
Communautés européennes, de manière à permettre à la Commission de les
arrêter et de les transmettre au Parlement européen, au Conseil et à la Courdes comptes, le 1
ermai au plus tard.
Article 21
La Commission, après que son propre comptable a consulté les comptables
des autres institutions:
— arrête les méthodes comptables communes à toutes les institutions,
— arrête et met à jour la structure du plan comptable des institutions,
— harmonise la présentation des bilans financiers.Elle justifie et explique dans les notes annexées au bilan financier tout
changement de méthode comptable.
Section III
Exercice de la fonction relative à la gestion de la trésorerie
Article 22
En application de l’article 25 premier alinéa du règlement financier, le
comptable, qui est responsable de l’encaissement des recettes et du paiement
des dépenses, est chargé de la gestion de la trésorerie correspondante.
L ’institution ouvre ou fait ouvrir les comptes nécessaires auprès d’organismes
financiers, après en avoir négocié les conditions de fonctionnement,
conformément aux principes de bonne gestion financière. Les conditions de
fonctionnement des comptes font l’objet d’un réexamen périodique et, en casde nécessité, d’une renégociation; elles sont surveillées par le contrôleurfinancier.
Le comptable de la Commission est chargé, après consultation des comptables
des autres institutions, d’harmoniser les conditions de fonctionnement descomptes ouverts par les différentes institutions.
Article 23
Le comptable est chargé de gérer les liquidités de l’institution dont il relève,
d’ordonner les transferts entre comptes ouverts auprès d’organismesfinanciers et d’effectuer les opérations de conversion de devises, en faisant
en sorte qu’aucun solde de ces comptes ne soit débiteur.
Les transferts entre comptes ouverts auprès des organismes financiers doivent
être effectués dans la limite des fonds disponibles.!B1993R3418 — FR — 01.01.1998 — 002.001 — 7
Article 24
Le comptable de la Commission répartit les fonds disponibles auprès des
Trésors nationaux et des banques centrales des États membres entre cesderniers, conformément à l’article 12 du règlement (CEE, Euratom) n
o
1552/89.
Article 25
Le comptable réconcilie régulièrement les comptes ouverts auprès d’orga-
nismes financiers avec la comptabilité et contrôle la bonne application des
conditions de fonctionnement négociées.
Article 26
Le comptable approvisionne les régies d’avances et en assure le suivi
financier.
Article 27
Le comptable de la Commission détermine, conformément à l’article 1er,l e
cours de l’écu par rapport à chacune des devises que les institutions sontamenées à utiliser dans l’exécution du budget.
Section IV
Assurance
Article 28
Le comptable, les comptables subordonnés et les régisseurs d’avances
s’assurent, par l’intermédiaire de l’institution, contre les risques financiers
inhérents à leur charge.
Article 29
Les primes d’assurance sont payées directement à l’assureur par l’institution.
Article 30
Sans préjudice:
— des articles 86 à 89 du statut,— de l’article 75 du règlement financier
et
— de ses droits de récupération à l’égard des tiers,
l’institution, en application du deuxième alinéa de l’article 215 du traité CEE,
prend à sa charge les risques et les montants des déficits non couverts par lesassureurs, dans la mesure où les sommes figurant au crédit du compte de
garantie, au nom du fonctionnaire dont la responsabilité est engagée, ne
suffisent pas à couvrir le déficit.
Section V
Indemnité spéciale et compte de garantie
Article 31
Le montant de l’indemnité spéciale visée à l’article 75 paragraphe 4 du
règlement financier s’élève mensuellement à:
—
"M21343écus pour le comptable
—"M2893écus pour les comptables subordonnés,
—"M2453écus pour les régisseurs d’avances dont le montant de la
régie est au moins égal ou supérieur à "M13 6003écus et dont la
durée de la régie est égale ou supérieur à trente jours consécutifs.
Cette indemnité est libellée en écus et le montant correspondant est crédité en
écus au compte de garantie prévu à l’article 32.!B1993R3418 — FR — 01.01.1998 — 002.001 — 8
Article 32
Un compte de garantie est ouvert dans la comptabilité générale de l’institution
au nom de chaque agent concerné. À la demande de chaque institution
intéressée, ce compte peut être centralisé auprès de la comptabilité généralede la Commission. Ce compte est crédité périodiquement de l’indemnitémensuelle visée à l’article 31 et d’un intérêt annuel correspondant à la
moyenne annuelle des taux mensuels appliqués par le Fonds européen de
coopération monétaire à ses opérations en écus (
1).
Il est débité du montant du déficit dont l’intéressé est déclaré responsable par
l’institution qui l’a nommé, pour autant que ce déficit n’ait pas été couvert par
les remboursements des compagnies d’assurances.
Article 33
1. Le solde créditeur du compte de garantie est versé à l’intéressé ou à ses
ayants droit, après cessation de ses fonctions de comptable ou de comptablesubordonné, après décision des autorités définies à l’article 22 du règlement
financier et obtention du quitus visé à l’article 77 du règlement financier,
après avis favorable du comptable, sauf en ce qui le concerne, et du contrôleurfinancier.
2. En ce qui concerne les régisseurs d’avances, le solde créditeur du compte
de garantie est versé aux intéressés ou à leurs ayants droit, après cessation de
leurs fonctions, après accord et vérification du comptable et de l’ordonnateurconcerné, et après avis favorable du contrôleur financier.
3. Les versements visés aux paragraphes 1 et 2 sont effectués exclusivement
sur instruction écrite du chef de la direction générale ou de l’unité
administrative à laquelle est affecté le comptable.
TITRE V
RÈGLES APPLICABLES AU CONTRÔLEUR FINANCIER ET AUX
CONTRÔLEURS FINANCIERS SUBORDONNÉS
(Article 24 du règlement financier)
Article 34
Chaque institution nomme, par décision motivée, un contrôleur financier,
fonctionnaire chargé du contrôle de l’engagement et de l’ordonnancement detoutes les dépenses ainsi que du contrôle de toutes les recettes imputables au
budget des Communautés, dont l’institution est l’ordonnateur.
Article 35
L ’institution peut nommer un ou plusieurs contrôleurs financiers subordonnés.
Ceux-ci sont placés sous la responsabilité hiérarchique du contrôleur financier
qui détermine les délégations qu’il leur donne. Ils portent, dans le cadre de ces
délégations, la responsabilité des visas qu’ils délivrent.
Article 36
Le contrôleur financier et les contrôleurs financiers subordonnés sont
obligatoirement choisis par l’institution, en raison de leur compétence
particulière, parmi les ressortissants des États membres.
Article 37
L ’institution met à la disposition du contrôleur financier le personnel et
l’équipement nécessaires au bon accomplissement de sa fonction de contrôle.
Article 38
Toutes les décisions relatives aux délégations et subdélégations accordées par
le contrôleur financier ou par les contrôleurs financiers subordonnés obéissentaux dispositions des articles 6, 7 et 8.!B
(1) Taux publié mensuellement au Journal officiel des Communautés européennes ,
série «C».1993R3418 — FR — 01.01.1998 — 002.001 — 9
Article 39
Dans l’exercice de ses fonctions de contrôle, le contrôleur financier jouit
d’une complète indépendance et n’est responsable que devant l’institution. Ilne peut recevoir aucune instruction ni se voir opposer aucune limite en ce qui
concerne l’exercice des fonctions qui, par sa nomination, lui sont assignées en
vertu des dispositions du règlement financier.
Ces dispositions s’appliquent également aux contrôleurs financiers subordon-
nés, dans les limites de la délégation reçue de leur supérieur hiérarchique, lecontrôleur financier.
Article 40
Le contrôleur financier peut faire, en tout temps et sur tout sujet ayant des
implications financières, des rapports à l’institution, notamment en ce quiconcerne l’application des dispositions de l’article 2 du règlement financier.
L ’institution transmet ces rapports au Parlement européen et à la Cour des
comptes, à leur demande, sauf si elle les juge confidentiels.
Article 41
Le contrôleur financier et les contrôleurs financiers subordonnés ont accès à
toutes les pièces justificatives et à tous autres documents relatifs aux dépenseset recettes à contrôler. Ils peuvent effectuer des contrôles sur place.
Article 42
La responsabilité disciplinaire et, éventuellement, pécuniaire, au sens de
l’article 74 du règlement financier, du contrôleur financier et des contrôleursfinanciers subordonnés, ne peut être mise en cause que par l’institutionelle-même, dans les conditions mentionnées aux deuxième à cinquième
alinéas.
L ’institution prend une décision motivée portant ouverture d’une enquête.
Cette décision est signifiée à l’intéressé et, s’il s’agit d’un contrôleur
financier subordonné, au contrôleur financier. L ’institution peut charger del’enquête, sous sa responsabilité directe, un ou plusieurs fonctionnaires degrade égal ou supérieur à celui de l’agent concerné et n’exerçant pas les
fonctions de contrôleur financier, d’ordonnateur ou de comptable. Au cours
de cette enquête, l’intéressé et, s’il s’agit d’un contrôleur financiersubordonné, le contrôleur financier sont obligatoirement entendus.
Le rapport d’enquête est communiqué à l’intéressé et, s’il s’agit d’un
contrôleur financier subordonné, au contrôleur financier. L ’intéressé estensuite entendu par l’institution au sujet de ce rapport.
Sur la base du rapport et de l’audition, l’institution prend, soit une décision
motivée de décharge vis-à-vis de l’intéressé, soit une décision motivée priseconformément aux dispositions des articles 22 et 86 à 89 du statut. Les
décisions portant sanctions disciplinaires et/ou pécuniaires sont notifiées à
l’intéressé et communiquées, pour information, aux autres institutions, à laCour des comptes et, s’il s’agit d’un contrôleur financier subordonné, au
contrôleur financier.
Ces décisions peuvent faire l’objet d’un recours de l’intéressé devant la Cour
de justice, dans les conditions prévues au statut.
Article 43
Sans préjudice des voies de recours ouvertes par le statut, il est ouvert au
contrôleur financier et aux contrôleurs financiers subordonnés un recoursdevant la Cour de justice pour tout acte relatif à l’exercice de leur fonction de
contrôle. Ce recours doit être formé dans un délai de trois mois, à compter du
jour de la notification de l’acte en cause.
Les dispositions visées au premier alinéa s’appliquent au recours formé par
l’institution contre son contrôleur financier ou ses contrôleurs financierssubordonnés.
Le recours est instruit et jugé dans les conditions prévues à l’article 91
paragraphe 5 du statut.!B1993R3418 — FR — 01.01.1998 — 002.001 — 10
TITRE VI
RECOUVREMENT DES CRÉANCES
(Articles 28 et 29 du règlement financier)
Article 44
En application des dispositions de l’article 28 paragraphe 1 du règlement
financier, pour toute mesure de nature à engendrer ou à modifier une créancedes Communautés, l’ordonnateur compétent établit une prévision de créance.
Lorsque l’acte ou la décision, générateur d’une créance future, ne permet pas
encore de déterminer le montant ou l’échéance de cette créance, la prévisionde créance est néanmoins établie: elle indique, dans la mesure du possible, lemontant estimé et l’échéance prévisible.
La prévision est transmise au contrôleur financier pour visa et au comptable
pour l’enregistrement pour mémoire de la créance.
Article 45
1. En application des dispositions de l’article 28 paragraphe 2 du règlement
financier, toute créance constatée donne lieu à l’établissement par
l’ordonnateur compétent d’un ordre de recouvrement, sans délai.
Cet ordre est soumis pour visa au contrôleur financier et est transmis au
comptable pour enregistrement. Il comporte notamment la date d’échéance.
2. Le comptable procède au recouvrement, en invitant le débiteur à payer la
somme due à la date fixée.
3. Le recouvrement effectif donne lieu à l’établissement par le comptable
d’un titre de recette qui fait l’objet d’un enregistrement dans les comptes.L ’ordonnateur et le contrôleur financier sont informés du recouvrement par les
soins du comptable.
4. Au cas où une créance n’est pas recouvrée à l’échéance du délai prévu
pour le paiement, le comptable fait diligence pour entamer la procédure derecouvrement, le cas échéant, par toute voie de droit.
5. Une créance dont le recouvrement est prévu par tranches successives,
s’étalant soit au cours d’un seul exercice, soit sur plusieurs exercices
budgétaires, est enregistrée dans les comptes en totalité et dès qu’elle estconstatée, au moyen d’un ordre de recouvrement.
Article 46
Les constatations provisionnelles, au sens de l’article 28 du règlement
financier, sont limitées strictement aux recettes courantes.
Les recouvrements individuels, couverts par de telles constatations provi-
sionnelles, ne doivent donc pas être soumis individuellement au visa ducontrôleur financier.
Avant la clôture de l’exercice, l’ordonnateur est tenu de soumettre au visa du
contrôleur financier les modifications aux constatations provisionnelles pourque celles-ci soient égales aux créances réellement constatées.
Article 47
Conformément aux dispositions de l’article 45 paragraphe 3, tout encais-
sement doit faire l’objet d’une notification, dans les délais les meilleurs, àl’ordonnateur et au contrôleur financier. Lorsque cet encaissement ne résultepas d’un ordre de recouvrement établi conformément à l’article 45, le montant
correspondant est immédiatement enregistré au crédit d’un compte d’attente
dans la comptabilité générale et l’ordonnateur compétent est invité à engagerla procédure de constatation de créance et à émettre l’ordre de recouvrement
manquant, en vue de l’imputation au budget. S’il se révèle que ce compte
d’attente a été crédité d’une somme indûment perçue, cette somme estremboursée dans les meilleurs délais.!B1993R3418 — FR — 01.01.1998 — 002.001 — 11
Article 48
Les prévisions et les ordres de recouvrement font l’objet d’une comptabili-
sation séparée, en suivant une numérotation chronologique, permettant, pour
toutes les créances de l’institution, de constater notamment:
— les mesures de nature à engendrer une créance qui ont été prises,— les montants des créances à recouvrer,— la date d’échéance de ces créances,— les créances recouvrées,— les créances, restant à recouvrer, appuyées des diligences effectuées pour
en poursuivre le recouvrement.
Article 49
La comptabilité doit être organisée de façon à garantir que le contrôleur
financier soit en mesure de vérifier, à tout moment, l’exactitude de
l’enregistrement des provisions de créances et des ordres de recouvrement,
et de s’acquitter des tâches qui lui sont imposées à l’article 29 paragraphe 3du règlement financier.
Article 50
En vertu de l’article 29 paragraphe 2 du règlement financier, toute proposition
de l’ordonnateur de renoncer à recouvrer une créance constatée précise
notamment le débiteur, la nature, l’évaluation, l’imputation budgétaire de larecette, les diligences déployées pour le recouvrement, ainsi que les motifs de
l’annulation proposée.
Si l’autorité supérieure de l’institution a passé outre à un refus de visa du
contrôleur financier, la décision est transmise à l’ordonnateur qui renvoie laproposition de renonciation, accompagnée de cette décision, au contrôleurfinancier. La proposition de renonciation, accompagnée de la décision de
passer outre, est enregistrée conformément aux dispositions de l’article 28
paragraphe 2 premier alinéa du règlement financier.
TITRE VII
ENGAGEMENT DES DÉPENSES
(Article 36 du règlement financier)
Article 51
Avant de prendre une mesure de nature à provoquer une dépense,
l’ordonnateur compétent doit saisir le contrôleur financier d’une proposition
d’engagement. Au préalable, l’ordonnateur doit s’assurer que cette mesure est
conforme aux principes de bonne gestion financière, et notammentd’économie et de rapport coût/efficacité, prévus à l’article 2 du règlement
financier. En principe, cette proposition est établie suivant un formulaire à
arrêter d’un commun accord par l’ordonnateur, le comptable et le contrôleurfinancier. Cette proposition d’engagement doit comporter les mentionsprévues à l’article 37 du règlement financier.
Article 52
Valent mesures de nature à provoquer des dépenses — sans qu’une nouvelle
décision soit nécessaire — les projets de décision d’ordre général del’institution comportant une obligation de dépenses envers des tiers.
Article 53
Si une dépense doit faire, préalablement à l’engagement de dépense, l’objet
d’une décision de principe de l’institution, le projet de cette décision deprincipe est soumis au visa préalable du contrôleur financier, accompagnéd’une proposition d’engagement correspondante.
Dès que l’institution a approuvé le projet de décision, la proposition
d’engagement correspondante est soumise au visa préalable du contrôleurfinancier.!B1993R3418 — FR — 01.01.1998 — 002.001 — 12
Lorsque l’institution n’approuve pas le projet de décision ou réduit le montant
des dépenses proposé, la proposition d’engagement est annulée et, le caséchéant, remplacée par une proposition d’engagement adéquate qui estsoumise au visa préalable du contrôleur financier.
Article 54
Les engagements provisionnels, au sens de l’article 36 paragraphe 1 du
règlement financier, sont limités strictement aux dépenses courantes. Lesengagements individuels couverts par de tels engagements provisionnels nedoivent pas être soumis individuellement au visa du contrôleur financier.
Dans les cas d’engagements provisionnels, l’ordonnateur est tenu de vérifier,
sous sa responsabilité, que les engagements individuels ne dépassent pas
l’engagement provisionnel qui les couvre.
Ces engagements provisionnels ne peuvent donner lieu à des reports de crédits
de droit dans les conditions prévues à l’article 7 du règlement financier que
dans la mesure où ils correspondent, à la fin de l’exercice, à des obligations
financières effectivement contractées avant les dates limites fixées par lerèglement financier.
Sont considérées comme dépenses courantes les dépenses administratives à
caractère répétitif au cours du même exercice budgétaire, telles que:
— les dépenses de personnel (traitements et indemnités diverses, frais de
recrutement, etc.),
— les frais de missions,— les frais de représentation,— les frais de réunions,— les interprètes freelance,
— les échanges de fonctionnaires,— les loyers,— les assurances diverses,— le nettoyage et l’entretien,— les locations,— les télécommunications,— l’eau, le gaz et l’électricité,— les publications périodiques (bulletins mensuels, etc.),— les abonnements.
Article 55
Si, pour certaines mesures de nature à provoquer une dépense, la dépense ne
peut pas encore être chiffrée d’une façon exacte au moment où la proposition
d’engagement y relative est présentée au contrôleur financier et communiquée
au comptable, l’ordonnateur doit faire une évaluation de la dépense présuméeet préciser, dans sa proposition d’engagement, les éléments sur lesquels cetteévaluation est basée.
Article 56
Toutes les propositions d’engagement doivent être soumises au contrôleur
financier suffisamment tôt pour lui permettre de prendre position et deformuler les observations éventuelles qu’il juge appropriées afin qu’il puisseen être tenu compte.
Article 57
Les propositions d’engagement de dépenses doivent être accompagnées, sans
préjudice de la mise en œuvre des dispositions de l’article 23 du règlementfinancier, de toutes pièces justificatives et, le cas échéant, de tous autres
documents et informations nécessaires pour permettre au contrôleur financier
de procéder aux constatations requises à l’article 38 paragraphe 1 durèglement financier.!B1993R3418 — FR — 01.01.1998 — 002.001 — 13
TITRE VIII
ENREGISTREMENT DES PROPOSITIONS D’ENGAGEMENT DE
DÉPENSES APRÈS VISA DU CONTRÔLEUR FINANCIER
(Article 37 du règlement financier)
Article 58
L ’enregistrement des propositions d’engagement est effectué par la compta-
bilité de l’institution. Il doit permettre de constater, à tout moment, quels sont,
au titre de l’exercice, par poste budgétaire:
1) les crédits disponibles;2) les montants des engagements contractés;
3) les paiements y relatifs exécutés;
4) le solde des engagements restant à payer.L ’enregistrement doit également permettre de constater à tout moment quels
sont:
1) le montant de l’engagement initial, éventuellement augmenté des
engagements complémentaires;
2) les paiements y relatifs exécutés au titre d’exercices antérieurs;3) le montant de l’engagement restant à payer au début de l’exercice;4) les paiements de l’exercice;5) le solde restant à payer.
De même, doit être enregistré le montant des engagements provisionnels
globaux, au titre des dispositions de l’article 99 du règlement financier.
Article 59
La comptabilité doit être organisée de manière à garantir que le contrôleur
financier soit en mesure de vérifier l’exactitude de l’enregistrement desengagements et des paiements.
TITRE IX
VISA DES PROPOSITIONS D’ENGAGEMENT DE DÉPENSES
(Article 38 du règlement financier)
Article 60
Sous réserve des dispositions des articles 10 et 61, le visa est matérialisé sur la
proposition d’engagement par la signature du contrôleur financier — ou d’uncontrôleur financier subordonné ou d’un agent ayant reçu délégation ou
subdélégation prévue à l’article 38 —, l’apposition d’un cachet et l’indication
de la date.
Article 61
En cas d’urgence, le visa peut être délivré par note, télex ou tout autre moyen
démontrant sans équivoque que la proposition d’engagement en cause a étévisée.
Article 62
Si, en application de l’article 39 du règlement financier, l’autorité supérieure
de l’institution a passé outre à un refus de visa du contrôleur financier, ladécision est transmise à l’ordonnateur qui renvoie la proposition d’engage-
ment, accompagnée de cette décision, au contrôleur financier. La proposition
d’engagement, accompagnée de la décision de passer outre, est enregistréeconformément aux dispositions de l’article 37 du règlement financier.!B1993R3418 — FR — 01.01.1998 — 002.001 — 14
Article 63
Les articles 60, 61 et 62 sont applicables aux propositions d’engagements
provisionnels globaux au sens de l’article 99 du règlement financier.
Article 64
Si le contrôleur financier juge insuffisantes ou incomplètes les pièces
justificatives prévues à l’article 28 paragraphe 2 et aux articles 37, 41 et 45 durèglement financier et précisées aux articles 65 à 73 du présent règlement, il
diffère son visa et renvoie la proposition à l’ordonnateur, en précisant la
nature des justifications demandées.
TITRE X
PIÈCES JUSTIFICATIVES
(Article 28 paragraphe 2 et articles 37, 41 et 45 du règlement financier)
Section première
Recouvrement des créances
Article 65
Sont considérés comme pièces justificat ives, a ppuyant les ordres de
recouvrement, la décision ou l’acte générateur de la créance, accompagnéde tous documents permettant de vérifier la nature de la créance, le calcul dumontant, l’échéance, l’identité du débiteur, tels que:
a) en ce qui concerne les ressources propres (
1):
— pour les droits de douane, les prélèvements agricoles et les
cotisations «sucre»: les relevés de la comptabi lité des États
membres, conformément aux règlements d’application (2);
— pour les ressources de la taxe sur la valeur ajoutée (TV A) et du
produit national brut (PNB): le budget de l’exercice (exercice «n»)qui en détermine le montant, ainsi que, pour les soldes respectifs
(exercice «n+1» et suivants), les différents relevés, documents
récapitulatifs et extraits des comptes prévus par les règlementsd’application (
2);
b) en ce qui concerne les autres recettes diverses: l’acte de base, la décision,
le contrat ou l’accord générateur de la créance ainsi que les pièces faisant
état de tous les éléments de calcul.
Section II
Engagement des dépenses
Article 66
En ce qui concerne les propositions d’engagement des dépenses, sont
considérés comme pièces justificatives les projets d’actes engageant
l’institution, tels que:
a) dans les domaines d’exécution des dépenses par voie contractuelle:
le projet de convention, de contrat, le bon de commande, ou autres pièces
similaires, éventuellement accompagnés, pour les marchés, des offresreçues, de la justification de l’entente directe et, s’il y a lieu, de l’avis de
la commission consultative des achats et des marchés, ci-après
dénommée «CCAM»;
b) dans les domaines d’attribution d’aides de façon autonome:
— pour l’octroi d’un soutien financier au titre des différents fonds ou
d’actions analogues: les documents prévus, le cas échéant, dans les!B
(1) Décision 88/376/CEE, Euratom du Conseil (JO noL 185 du 15. 7. 1988, p. 24).
(2) — Règlement (CEE, Euratom) no1552/89.
— Règlement (CEE, Euratom) no1553/89 du Conseil (JO noL 155 du 7. 6. 1989,
p. 9).1993R3418 — FR — 01.01.1998 — 002.001 — 15
règlements de base correspondants ainsi que les projets de décisions
d’octroi,
— pour les subventions en général:
— la demande du bénéficiaire accompagnée, le cas échéant, d’un
rapport d’exécution sur les subventions accordées antérieure-ment,
— la justification du montant octroyé,
— le projet de la lettre de convention ou d’autres pièces similaires,— le budget prévisionnel pour l’action au titre de laquelle la
subvention est demandée ou tout document en tenant lieu.
Section III
Liquidation et paiement des dépenses
Article 67
En ce qui concerne les fournitures en général, est notamment considérée
comme pièce justificative valable la facture établie par le fournisseur,accompagnée, le cas échéant, d’un exemplaire de l’acte dont résultel’obligation de la Communauté (par exemple, le bon de commande ou le
contrat).
Dans tous les cas, le document établi par le fournisseur doit indiquer:
— la nature et la quantité des fournitures ou, éventuellement, la description
des services rendus s’y rapportant,
— le prix unitaire et le prix total,
— la mention de l’exemption de taxes et impôts; le cas échéant, le montant
des taxes, impôts et droits de douane afférents à la fourniture et inclusdans le prix.
Sur ce document ou sur un document annexe, doivent figurer les mentions
apposées par l’ordonnateur ou l’agent habilité par lui, constatant:
— la bonne et due réception de la fourniture ainsi que la date et le lieu de
celle-ci,
— la prise en charge à l’inventaire, chaque fois que l’inscription de la
fourniture à l’inventaire est exigée,
— la vérification de tous les éléments de la facture,
— l’avis de la CCAM, si cet avis est requis.
Article 68
En ce qui concerne les prestations de services, est notamment considérée
comme pièce justificative la facture (ou mémoire) établie par le prestataire,
accompagnée, le cas échéant, du contrat.
Cette facture (ou mémoire) doit:
— mentionner la nature de la prestation, éventuellement son prix unitaire,
son prix total, la mention de l’exemption de taxes et impôts ou, dans lamesure du possible, le montant des taxes et impôts afférents à laprestation et inclus dans le prix,
— comporter l’attestation «bon à payer», signée par l’ordonnateur ou
l’agent habilité par lui, certifiant la bonne exécution du service et lavérification de tous les éléments de la facture (ou mémoire).
Article 69
1. En ce qui concerne les contrats d’études et de recherches, sont considérés
comme pièces justificatives:
a) un exemplaire du contrat et des avenants éventuels, à joindre au premier
mandat de paiement;
b) tout document qui, suivant les dipositions d’ordre financier figurant dans
les contrats, justifie les paiements correspondants (demande du!B1993R3418 — FR — 01.01.1998 — 002.001 — 16
contractant, factures, libellés des comités gestionnaires en cas de contrats
d’association et tout autre document justifiant les dépenses). Le dernierpaiement doit être accompagné d’un document comportant l’attestationdu «service fait» établie par l’ordonnateur.
2. En ce qui concerne les décisions d’octroi d’un soutien financier au titre
des différents fonds ou d’actions analogues, sont considérés comme piècesjustificatives:
a) un exemplaire de la décision à joindre au premier mandat de paiement;b) tout document qui, suivant les dispositions d’ordre financier figurant
dans les règlements de base ainsi que dans les décisions d’octroi du
soutien financier, justifie les paiements correspondants (demande depaiement, attestation du début des travaux, rapports d’avancement etautres). Le dernier paiement doit être accompagné d’un document
comportant l’attestation de l’achèvement du programme ou du projet
ainsi que l’état des dépenses réellement effectuées au titre duditprogramme ou projet.
3. En ce qui concerne les subventions visées à l’article 66 point b) deuxième
tiret, sont considérés comme pièces justificatives:
a) un exemplaire de la décision octroyant la subvention;b) la confirmation par le bénéficiaire de l’acceptation des contrôles
communautaires visés à l’article 87 du règlement financier, ainsi que,dans le cas où l’importance de la subvention le justifierait, la remise d’un
rapport sur l’exécution du projet et l’utilisation des fonds reçus.
Article 70
En ce qui concerne les dépenses de personnel, sont considérés comme pièces
justificatives:
a) pour le traitement mensuel:
— la liste complète du personnel, précisant tous les éléments de la
rémunération. Cette liste est jointe à l’ordre de paiement,
— un formulaire (fiche personnelle) qui fait apparaître, chaque fois
qu’il y a lieu, toute modification d’un élément quelconque de la
rémunération. Ce formulaire est établi à partir des décisions prises
dans chaque cas particulier,
— s’il s’agit de recrutements ou de nominations, une copie certifiée
conforme de la décision de recrutement ou de nomination
accompagne la liquidation du premier traitement;
b) pour les autres rémunérations (personnels rémunéré à l’heure ou à la
journée):
— un état dressé par l’ordonnateur indiquant les jours et les heures de
présence;
c) pour les heures supplémentaires:
— un état, signé par le fonctionnaire habilité, certifiant les prestations
supplémentaires effectuées par l’agent;
d) pour les frais de mission:
— l’ordre de mission dûment signé par l’autorité compétente,— le «décompte de frais de mission» indiquant notamment le lieu de la
mission, la date et l’heure des départs et arrivées au lieu de la
mission, les frais de transport, les frais de séjour, les autres frais
dûment autorisés, sur production de pièces justificatives; cedécompte est signé par le chargé de mission et par l’autorité
hiérarchique qui a reçu délégation;
e) pour les autres dépenses de personnel:
— les pièces justificatives qui font référence à la décision sur laquelle se
base la dépense et qui font état de tous les éléments de calcul.!B1993R3418 — FR — 01.01.1998 — 002.001 — 17
Article 71
Pour tout engagement dont l’exécution donne lieu à des paiements
fractionnés, une copie certifiée conforme du contrat ou de la décision
d’octroi du soutien financier est jointe au premier ordre de paiement. Sur lesautres ordres de paiement, il est fait référence à ce document et au(x)
paiement(s) précédent(s).
Lors de l’établissement du dernier ordre de paiement, l’ordonnateur est tenu
d’attester la fin de l’action dont il s’agit, afin que les conséquences sur le plancomptable en soient tirées, impliquant, le cas échéant, l’annulation del’engagement contracté et non exécuté.
Lorsque, en vertu de l’article 1
erparagraphe 7 du règlement financier, une
date limite a été fixée, la comptabilité permet d’identifier et d’extraire lesengagements non définitivement exécutés un mois avant la date en question.Les ordonnateurs sont alors tenus de préparer la proposition d’annulation de
l’engagement non exécuté ou, si les conditions de l’article 1
erparagraphe 7
sont réunies, de présenter une proposition modifiant l’engagement initialaccompagnée des justifications appropriées.
Article 72
Lorsque plusieurs paiements sont appuyés d’une seule pièce justificative, tous
les ordres de paiement comportent une référence à la pièce originale et aunuméro de l’ordre de paiement auquel elle est jointe.
Article 73
Hormis les cas prévus aux articles 65 à 72, lorsqu’une pièce justificative
originale ne peut être présentée, une copie certifiée conforme peut lui êtresubstituée par l’ordonnateur qui est tenu d’exposer les motifs pour lesquelsl’original n’a pu être présenté et de certifier que le paiement n’a pas eu lieu.
TITRE XI
OCTROI D’A V ANCES
(Article 46 du règlement financier)
Article 74
En dehors des avances prévues par le statut ou par une disposition
réglementaire, l’ordonnateur peut octroyer des avances destinées à faire faceà des dépenses à effectuer par un fonctionnaire ou agent pour le compte de
son institution. Ces dépenses, qui relèvent généralement des dépenses de
personnel et de fonctionnement, peuvent être occasionnées par une missionspécifique ou relatives à des dépenses probables mais indéterminées dans leurnature ou leur montant.
Article 75
L ’octroi de ces avances et la désignation du fonctionnaire ou agent font
l’objet, sur proposition de l’ordonnateur et après visa du contrôleur financieret avis favorable du comptable, d’une décision des autorités visées à l’article
22 du règlement financier, qui précise le montant de l’avance et la durée de
son utilisation.
Tout versement d’avance, dans la mesure où la nature de la dépense est
suffisamment déterminée, doit avoir fait l’objet d’une proposition d’engage-
ment.
Article 76
Le fonctionnaire ou agent désigné est responsable des fonds mis à sa
disposition et prend toutes les mesures utiles pour en garantir la conservation.
Dans les dix jours qui suivent la réalisation de l’objet pour lequel l’avance a
été consentie, il adresse au comptable un rapport détaillé sur l’utilisation del’avance et reverse le solde éventuel.!B1993R3418 — FR — 01.01.1998 — 002.001 — 18
Dans un délai de six semaines à partir de la même date, l’ordonnateur procède
à la liquidation de l’avance afin de permettre la clôture du compte d’attentequi avait été ouvert au moment de l’octroi.
TITRE XII
COMPTES BANCAIRES ET COMPTES COURANTS POSTAUX
(Article 53 du règlement financier)
Article 77
Pour effectuer les opérations financières, l’institution peut ouvrir des comptes
bancaires et/ou des comptes courants postaux dans les États membres et,
éventuellement, dans des pays tiers.
Article 78
L ’institution peut être également titulaire de comptes auprès de la banque
d’émission de chaque État membre ou de l’institution financière agréée.
Article 79
L ’institution fait communiquer à tous les organismes financiers auprès
desquels elle a ouvert des comptes, les noms et les spécimens des signaturesdes agents désignés par elle et habilités à ouvrir des comptes et à disposer
desdits comptes, ainsi que la limite éventuelle des prélèvements autorisés par
chaque agent habilité.
Article 80
Pour disposer des comptes, les signatures conjointes de deux agents dûment
habilités, dont nécessairement celle du comptable, d’un comptable subor-donné ou d’un régisseur d’avances, sont requises.
En exécution de l’article 53 du règlement financier, l’institution désigne les
agents habilités à signer les chèques et virements postaux ou bancaires.
Avant d’apposer leur signature, ces agents vérifient la concordance entre les
ordres de paiement et les chèques et virements postaux ou bancaires.
Article 81
En règle générale, doivent s’effectuer soit par chèque, soit par virement
postaux ou bancaire, les paiements:
— des rémunérations mensuelles des fonctionnaires et autres agents,
— des dépenses relatives à des fournitures ou à des prestations supérieures à
"M14003écus.
TITRE XIII
RÉGIES D’A V ANCES
(Article 54 du règlement financier)
Article 82
Il peut être créé des régies d’avances lorsque le paiement de certaines
dépenses, en raison de leur nature ou de leur urgence particulière, ne peut êtreeffectué sur la base d’un ordre de paiement signé par l’ordonnateur et visé parle contrôleur financier. Par dérogation aux articles 40 et 51 du règlement
financier, le régisseur d’avances est autorisé à effectuer la liquidation
provisoire et le paiement des dépenses, sous réserve de l’application ultérieuredes articles 40, 41, 44, 45, 47 et 50 du règlement financier.
La création des régies d’avances, la modification ou l’aménagement
substantiels de leurs conditions de fonctionnement font l’objet d’une décision
des autorités visées à l’article 22 du règlement financier sur proposition
dûment motivée de l’ordonnateur, après avis favorable du comptable et ducontrôleur financier.!B1993R3418 — FR — 01.01.1998 — 002.001 — 19
Article 83
La désignation d’un régisseur d’avances fait l’objet d’une décision des
autorités visées à l’article 22 du règlement financier, sur proposition de
l’ordonnateur, après avis favorable du comptable.
Cette décision rappelle les responsabilités du régisseur d’avances.
Article 84
Les décisions visées aux articles 82 et 83 sont communiquées aux
ordonnateurs, au contrôleur financier, au comptable et à la Cour des comptes.
Article 85
1. La décision portant création d’une régie d’avances détermine notamment:
a) l’objet et le montant maximal de l’avance pouvant être consentie;b) l’ouverture, le cas échéant, d’un compte bancaire et/ou d’un compte
chèque postal au nom de l’institution concernée;
c) la nature et le montant maximal de chaque dépense pouvant être payée
sans autorisation préalable;
d) la périodicité et les modalités de production des pièces justificatives;e) les modalités de reconstitution éventuelle de l’avance;f) le délai dans lequel les opérations de la régie d’avances doivent être
régularisées.
2. Les paiements ne peuvent être effectués que sur la base et dans la limite
d’engagements préalables, signés par l’ordonnateur et visés par le contrôleurfinancier.
Article 86
Conformément à l’article 54 deuxième alinéa du règlement financier, seul le
comptable peut alimenter les régies d’avances.
Toutefois, les recettes locales diverses, telles que, notamment, celles résultant
de:
— ventes de matériels,
— publications,
— remboursements divers,— produits d’intérêts, etc.,peuvent être prises en compte directement par les régies d’avances
correspondantes, leur régularisation intervenant conformément aux disposi-
tions applicables du règlement financier et du présent règlement.
Les montants en question sont déduits par le comptable lors de la
réalimentation ultérieure des mêmes régies d’avances.
Article 87
Chaque régisseur d’avances est responsable, vis-à-vis de l’ordonnateur, de la
mise en paiement des dettes à l’égard de tiers et, vis-à-vis du comptable, del’exécution des paiements.
Article 88
Le régisseur d’avances tient une comptabilité des fonds dont il dispose, des
dépenses effectuées et des recettes encaissées, selon les instructions du
comptable.
Article 89
Le régisseur d’avances prend toutes les dispositions utiles pour garantir les
fonds mis à sa disposition.!B1993R3418 — FR — 01.01.1998 — 002.001 — 20
Article 90
Sans préjudice du contrôle exercé par le contrôleur financier, le comptable
doit, dans la mesure du possible suivant une périodicité rapprochée, procéderlui-même ou faire procéder par un comptable subordonné, ou par un
fonctionnaire spécialement mandaté à cet effet, en règle générale sur place,
d’une manière inopinée, à la vérification de l’existence des fonds confiés auxrégisseurs d’avances et à la vérification de la tenue de la comptabilité.
Article 91
Le comptable et le contrôleur financier s’informent mutuellement du résultat
de leurs vérification et en adressent communication à l’ordonnateur.
TITRE XIV
CONDITIONS DE VERSEMENT D’INTÉRÊTS EN CAS DE
RÉPÉTITION DE L ’INDU
(Article 49 du règlement financier)
Article 92
Les dispositions du présent titre s’appliquent en cas de répétition de l’indu en
faveur de la Communauté, sans préjudice des dispositions éventuellement
prévues dans les actes de base sectoriels relatifs aux politiques communau-taires.
Article 93
1. L ’ordre de recouvrement visé à l’article 28 paragraphe 2 du règlement
financier comporte pour toute créance constatée, relative à la répétition d’un
montant indûment versé, la fixation d’une date d’échéance.
2. Des délais supplémentaires pour le paiement ne peuvent être accordés,
par le comptable, en liaison avec l’ordonnateur concerné, que sur demandeécrite dûment motivée du débiteur à condition que le débiteur s’engage aupaiement d’intérêts au taux prévu à l’article 94, pour toute la période du délai
accordé à compter de la date d’échéance initiale.
3. En cas d’octroi de délais supplémentaires, le comptable peut, afin de
mieux sauvegarder les droits de la Communauté, demander au débiteur le
dépôt d’une sûreté couvrant la dette tant en principal qu’en intérêts.
Article 94
1. Toute créance, non remboursée à sa date d’échéance, porte intérêt selon
les dispositions suivantes:
— pour les créances libellées en écus: au taux d’intérêt appliqué par le
Fonds européen de coopération monétaire à ses opérations en écus (
1),
majoré d’un point et demi,
— pour les créances libellées en monnaie nationale: au taux d’intérêt
interbancaire vendeur à trois mois pour le marché concerné, majoré d’unpoint et demi.
2. Le taux d’intérêt applicable est celui en vigueur pendant le mois
correspondant à celui de la date d’échéance.
3. Le montant des intérêts est calculé à partir de la date d’échéance, fixée
dans l’ordre de recouvrement, jusqu’au jour du remboursement intégral de ladette.
Article 95
La comptable, en accord avec le contrôleur financier, peut renoncer au
recouvrement des intérêts lorsque l’incidence financière en jeu - soit en raison
du montant, soit du fait de la durée du retard — est minime par rapport aucoût administratif de l’opération.!B
(1) Taux publié mensuellement au Journal officiel des Communautés européennes ,
série «C»1993R3418 — FR — 01.01.1998 — 002.001 — 21
Article 96
Tout paiement partiel s’impute d’abord sur les intérêts de retard, déterminés
selon les dispositions de l’article 94, et ensuite sur le principal.
TITRE XV
PROCÉDURES D’APPEL À LA CONCURRENCE
(Adjudication et appel d’offres)
(Article 57 du règlement financier)
Article 97
Les procédures prévues dans le présent titre s’appliquent sans préjudice des
dispositions prévues aux articles 126 à 129.
Article 98
Les appels à la concurrence prennent la forme, dans toute la mesure du
possible, d’un formulaire type ou d’un texte type.
Article 99
Les appels d’offres contiennent, notamment, des indications relatives:
a) aux modalités de dépôt et de présentation des offres, notamment
l’exigence éventuelle de remplir un formulaire type de réponse;
b) à l’application du protocole sur les privilèges et immunités, ainsi que les
références au cahier des conditions générales applicables au marché dontil s’agit (fournitures, travaux, prestations ou publications) et, éventuel-
lement, au document relatif aux conditions spécifiques du marché;
c) à une clause selon laquelle la soumission d’une offre vaut acceptation du
cahier auquel elle se réfère;
d) aux conditions de visite, qui doivent être exactement précisées lorsqu’une
visite sur place est prévue;
e) à la période de validité des offres durant laquelle le soumissionnaire est
tenu de maintenir toutes les conditions de son offre;
f) aux pénalités prévues au titre de sanction du non-respect des clauses du
contrat;
g) aux énonciations que doivent comporter les factures (ou les pièces
justificatives qui les appuient), conformément aux dispositions des
articles 65 à 73;
h) à l’interdiction de tout contact entre l’institution et le soumissionnaire,
sauf, à titre exceptionnel, dans les conditions suivantes:
1) avant la date de clôture du dépôt des offres:
— à l’initiative des soumissionnaires:
des renseignements supplémentaires ayant strictement pour but
d’expliciter la nature de l’appel d’offres peuvent être commu-niqués aux soumissionnaires;
— à l’initiative de l’institution:
si les services de l’institution s’aperçoivent d’une erreur, d’une
imprécision, d’une omission ou de toute autre insuffisancematérielle dans la rédaction du texte de l’appel d’offres, ils
peuvent en informer les intéressés, dans des conditions
strictement identiques à celles de l’appel d’offres;
2) après l’ouverture des offres et à l’initiative des services de
l’institution:
— au cas où une offre donnerait lieu à des demandes d’éclaircis-
sement ou s’il s’agit de corriger des erreurs matérielles
manifestes contenues dans la rédaction de l’offre, l’institution
peut prendre l’initiative d’un contact avec le soumissionnaire.!B1993R3418 — FR — 01.01.1998 — 002.001 — 22
Article 100
Dans tous les cas où des contacts ont eu lieu dans les conditions prévues à
l’article 99 point h), il est établi une «note pour le dossier» et mention du
(des) contact(s) est faite dans le rapport dont la CCAM est saisie
ultérieurement.
Article 101
Le cahier des conditions générales applicables au marché envisagé est joint à
l’appel d’offres. Le cas échéant, un document contenant les conditionsspécifiques du marché est également joint.
Article 102
Le délai pour le dépôt des offres est fixé suivant la nature du marché, en
fonction de la durée nécessaire pour la préparation de la réponse à l’appel
d’offres.
Article 103
La transmission des offres se fait au choix des soumissionnaires:
— soit par la poste.
L ’appel d’offres doit alors préciser que sera retenue la date de dépôt au
départ, le cachet de la poste faisant foi. Les envois par la poste doivent
obligatoirement être recommandés,
— soit par dépôt dans les services de l’institution directement, ou par tout
mandataire du soumissionnaire, y compris par messageries privées.L ’appel d’offres doit alors indiquer le jour et l’heure limites auxquels les
plis doivent être déposés auprès de l’institution et préciser le service
auquel ils doivent être remis contre reçu daté et signé.
Dans ces deux cas, la date est la même.
Afin de conserver le secret et d’éviter toute difficulté, la mention suivante
figurera dans l’appel d’offres: «L ’envoi doit être fait sous double enveloppe.
Les deux enveloppes seront fermées, l’enveloppe intérieure portant, en plus del’indication du service destinataire, comme indiqué dans l’appel d’offres, lamention “appel d’offres — à ne pas ouvrir par le service du courrier„. Si des
enveloppes autocollantes sont utilisées, elles seront fermées à l’aide de bandes
collantes au travers desquelles sera apposée la signature de l’expéditeur.’’»
Article 104
Toutes les offres doivent être ouvertes.
Les offres sont ouvertes par une commission désignée à cette fin. Le
contrôleur financier doit être informé de l’ouverture des offres. Le contrôleurfinancier, ou son représentant, peut y assister à titre d’observateur s’il le jugeopportun.
Les offres qui ne correspondent pas aux exigences spécifiques de l’appel
d’offres sont éliminées.
Les membres de la commission doivent parapher chaque page de chaque offre
et établir le procès-verbal d’ouverture des offres reçues, en identifiant
notamment les offres conformes et les offres non conformes et en motivant les
rejets, pour non-conformité.
Article 105
Tous les soumissionnaires sont informés de la suite réservée à leur offre.!B1993R3418 — FR — 01.01.1998 — 002.001 — 23
TITRE XVI
DÉTERMINATION DES DIFFÉRENTS SEUILS DANS LE DOMAINE
DES MARCHÉS
(Article 128 du règlement financier)
Article 106
Le seuil en deçà duquel il peut être traité par entente directe, sur la base de
l’article 58 point a) du règlement financier, est fixé à "M113 200 3écus.
Article 107
Le seuil au-delà duquel s’ouvre la compétence de la CCAM prévue à l’article
60 du règlement financier est fixé à "M146 000 3écus.
Article 108
Le seuil au-delà duquel le cautionnement prévu à l’article 62 du règlement
financier devient obligatoire est fixé à "M1329 000 3écus.
Article 109
Le seuils en deçà desquels il peut être traité sur simple facture ou sur
mémoire, sur la base de l’article 63 du règlement financier, sont fixés a:
—"M11 0003écus pour les dépenses effectuées aux lieux de travail
provisoires de l’institution,
—"M12 6003écus pour les dépenses effectuées en dehors de lieux de
travail provisoires de l’institution.
Article 110
En application de l’article 97 du règlement financier concernant la passation
des marchés dans le domaine des crédits de recherche et de développement
technologique, les seuils suivants sont fixés:
— le seuil en deçà duquel il peut être traité par entente directe est fixé à
"M198 700 3écus pour les matériels scientifiques et techniques ainsi
que pour les travaux,
— le seuil au-delà duquel s’ouvre la compétence de la CCAM est fixé:
a) à "M1460 600 3 écus pour les marchés scientifiques et
techniques;
b) à "M198 700 3écus pour les marchés de fournitures et de
matériel, sans caractère scientifique et technique;
c) à "M132 900 3écus pour les marchés de fourntitures et de
matériel, sans caractère scientifique et technique, auxquels est
appliqué l’article 58 points c), d) et e) du règlement financier.
TITRE XVII
CONDITIONS DE FONCTIONNEMENT DES COMMISSIONS
CONSULTATIVES DES ACHATS ET DES MARCHÉS (CCAM)
(Articles 60 et 97 du règlement financier)
Section première
Dispositions générales
Article 111
Dans les conditions fixées aux articles 60, 61 et 97 du règlement financier, la
CCAM est appelée, à titre consultatif, à formuler un avis sur:
a) tous les projets de marchés de travaux, de fournitures ou de prestations de
services, y compris les études, d’un montant supérieur à ceux indiqués!B1993R3418 — FR — 01.01.1998 — 002.001 — 24
aux articles 107 et 110 du présent règlement ainsi que sur les projets
d’acquisitions immobilières, quel qu’en soit le montant;
b) les projets d’avenants aux marchés visés au point a), dans tous les cas de
modifications substantielles, notamment ceux où ces avenants auraient
pour effet de modifier le montant du marché initial;
c) les projets d’avenants ayant pour effet de porter le montant global d’un
marché déjà passé, et qui, à l’origine, était inférieur aux limites visées aupoint a), au-dessus de ces limites;
d) les formulaires et les textes types relatifs à l’appel à la concurrence et les
projets prévoyant de s’écarter notablement de ces textes types;
e) les projets d’appel à la concurrence qui présentent une importance ou un
caractère particuliers;
f) les questions soulevées lors de la passation ou de l’exécution des marchés
(annulation de commandes, demandes de remises de pénalités de retard,
dérogations aux dispositions des cahiers des charges et des conditions
générales, etc.), lorsque la question est suffisamment grave pour motiverune demande d’avis;
g) à la demande de l’ordonnateur compétent, ou d’un membre de la CCAM,
les projets de marchés d’un montant inférieur à celui fixé au point a),
lorsqu’il estime que ces marchés posent des questions de principe ouprésentent un caractère particulier.
Article 112
La CCAM formule:
a) des recommandations sur la politique générale d’approvisionnement dans
ou en dehors de la Communauté et procède ou fait procéder,éventuellement, aux enquêtes et aux études correspondantes;
b) des recommandations sur la définition des conditions générales des
achats et des marchés.
Article 113
Les dossiers soumis pour avis à la CCAM sont accompagnés d’un rapport
établi et présenté par le fonctionnaire responsable ou par un suppléant désigné
par l’ordonnateur.
Ce rapport doit indiquer notamment:a) l’évaluation technique et financière de chacune des offres, y inclus un
tableau comparatif des prix unitaires;
b) la justification de la recommandation du choix du soumissionnaire.
Article 114
Chaque affaire fait l’objet d’un avis qui est signé par le président de la
CCAM. Cet avis est communiqué aux services intéressés.
Article 115
Chaque CCAM arrête son règlement intérieur. Le texte est communiqué à
l’institution concernée, aux CCAM des autres institutions et à la Cour descomptes.
Chaque CCAM veille, en ce qui la concerne, à la bonne application des
directives du Conseil visées à l’article 126.
Section II
Dispositions particulières pour le Centre commun de recherche
Article 116
La Commission peut arrêter des dispositions internes appropriées en ce qui
concerne la composition et le fonctionnement de la CCAM par rapport aux
activités du Centre commun de recherche, en raison des exigences spécifiquesdans ce domaine.!B1993R3418 — FR — 01.01.1998 — 002.001 — 25
Ces dispositions internes sont établies après consultation du contrôleur
financier et adressées pour information au Parlement européen et à la Courdes comptes.
Section III
Commission consultative des achats et des marchés commune aux
institutions (
1)(CCAMI)
Article 117
Le collège des chefs d’administration des institutions de la Communauté peut
prendre les mesures nécessaires pour mettre en place une CCAMI ayant pour
objectif d’intensifier, conformément à l’exigence d’une bonne gestionfinancière, la collaboration entre les institutions en matière de passation en
commun de certains marchés de fournitures ainsi que d’autres marchés dans
le cadre de la gestion des crédits relatifs au financement d’actions à caractèreinterinstitutionnel.
Article 118
La CCAMI exerce notamment les compétences suivantes:
a) elle est saisie pour avis, lorsque toutes ou plusieurs institutions décident
d’effectuer en commun des passations de marchés groupés dans lesdomaines précisés à l’article 117, en raison des avantages qu’une telle
procédure peut assurer sur le plan financier.
L ’avis émis porte sur la régularité de la procédure suivie, sur le choix du
soumissionnaire et, en général, sur les conditions retenues pour la
passation du marché, eu égard aux intérêts de l’ensemble des institutions.
Dans ce cas, les CCAM de chaque institution ne devront plus être saisies
à ce sujet, mais seront informées de l’avis rendu;
b) elle peut être appelée, notamment à la demande d’un ou plusieurs chef(s)
d’administration, ou d’une ou plusieurs CCAM, à examiner et à faire desrecommandations sur toute question susceptible de revêtir un intérêt ou
d’avoir des implications sur le plan interinstitutionnel dans les domaines
de la passation des marchés précisés à l’article 117.
À ce sujet, elle examine la question posée et elle formule les suggestions
qu’elle estime appropriée.
Article 119
La CCAMI comprend deux représentants par institution, désignés, dans la
mesure du possible, parmi les membres de la CCAM de l’institution, étantentendu que, par accord entre les institutions, sa composition doit comporter,
au-delà des représentants des services des administrations respectives:
— un représentant des services chargés des questions juridiques,— un représentant des services chargés des finances,
— un représentant du contrôleur financier à titre d’observateur.
Pour les représentants de ces trois services, un système de rotation pourra être
convenu par accord entre les institutions.
La présidence de la CCAMI est assurée à tour de rôle par chacune des
institutions pour une période de deux ans.
La Commission assure le secrétariat de la CCAMI.
Article 120
Sur le plan de la procédure, les dispositions des articles 113 et 114 sont
applicables.!B
(1) Le terme «institution» est à comprendre conformément à la disposition de l’article
22 paragraphe 5 du règlement financier.1993R3418 — FR — 01.01.1998 — 002.001 — 26
Article 121
La CCAMI arrête son règlement intérieur. Le texte est communiqué à chaque
institution.
TITRE XVIII
CAUTIONS ET CONSTITUTION D’UN CAUTIONNEMENT
PRÉALABLE EN GARANTIE DE L ’EXÉCUTION DES MARCHÉS
(Article 62 du règlement financier)
Article 122
Lorsque, en garantie de l’exécution des marchés, il est exigé des fournisseurs,
entrepreneurs ou prestataires de service la constitution d’un cautionnementpréalable, celui-ci doit couvrir non seulement toute la durée de la garantiemais aussi une période suffisante pour permettre d’actionner la caution. Il doit
en principe être constitué par un versement à l’institution dans la même
monnaie que celle indiquée pour le paiement des fournitures ou travaux.
Article 123
Le cautionnement peut être remplacé par la garantie d’une caution
personnelle et solidaire d’un tiers agréé par le comptable de l’institution.
Cette garantie est libellée dans la monnaie de paiement prévue au contrat ouau marché et doit obéir aux mêmes règles que le cautionnement visé à l’article
122.
Article 124
À l’appui du premier mandat de paiement établi en exécution d’un marché
exigeant la constitution d’un cautionnement, les pièces justificatives
habituelles sont complétées par la production d’une copie, certifiée conforme
par le comptable, du reçu délivré lors du versement du cautionnement, ou parune copie, certifiée conforme par le comptable, de la déclaration reçue del’établissement ou du tiers qui accorde sa garantie.
Article 125
Les cautionnements sont restitués ou les garanties visées à l’article 123 qui les
remplacent libérées, dans les conditions fixées par les dispositions relatives
aux marchés, sauf dans les cas de non-exécution ou de retard prévus à l’article
62 quatrième alinéa du règlement financier.
TITRE XIX
DISPOSITIONS CONCERNANT L ’APPLICATION PAR LES
INSTITUTIONS COMMUNAUTAIRES DES DIRECTIVES DU
CONSEIL EN MATIÈRE DE MARCHÉS PUBLICS DE TRA V AUX,
DE FOURNITURES ET DE SERVICES
(Article 64 du règlement financier)
Article 126
Les directives du Conseil en matière de marchés publics de travaux, de
fournitures et de services sont applicables lors de la passation des marchés par
les institutions, dès que le montant des marchés en question égale ou dépasse
les seuils fixés par ces directives.
Article 127
Les termes «marché de travaux», «marché de fournitures» et «marché de
services» sont interprétés conformément aux définitions figurant dans les
directives visées à l’article 126.!B1993R3418 — FR — 01.01.1998 — 002.001 — 27
Article 128
Les institutions — chacune dans la mesure où les marchés sont financés sur
des crédits inscrits à sa propre section du budget général — sont considérées
comme «pouvoirs adjudicateurs» au sens des directives visées à l’article 126.
Article 129
Les institutions, dans la passation des marchés de travaux, de fournitures et de
services, sont tenues de se conformer aux dispositions prévues par les
directives concernées, notamment en ce qui concerne:
— les règles de publicité,— les règles communes dans le domaine des spécifications techniques,— les règles communes de participation,— les critères de sélection qualitative,— les critères d’attribution des marchés.
TITRE XX
FIXATION DE LA V ALEUR DES BIENS MEUBLES À PARTIR DE
LAQUELLE L ’INSCRIPTION DE CEUX-CI À L ’INVENTAIRE EST
OBLIGATOIRE
(Article 65 du règlement financier)
Article 130
Font l’objet d’une inscription à l’inventaire tous les biens mobiliers:
— ayant une valeur à l’achat égale ou supérieure à
"M14003écus,
— dont la durée d’utilisation est supérieure à un an [deux ans pour les biens
mobiliers à caractère scientifique et technique (1)]
et
— n’ayant pas un caractère de bien de consommation.Pour chaque bien acquis, les entrées à l’inventaire dont les accusés de
réception font partie intégrante devront fournir une description appropriée dubien et préciser son emplacement, sa date d’acquisition et son coût unitaire.
Les accusés de réception valent description appropriée.
Article 131
Les contrôles d’inventaire entrepris par les institutions sont exécutés de
manière à s’assurer de l’existence physique de chaque bien et de leur
conformité à l’inscription à l’inventaire. Ce contrôle est effectué dans le cadred’un programme triennal de vérification.
TITRE XXI
PUBLICITÉ POUR LES VENTES DE BIENS MEUBLES
(Article 66 du règlement financier)
Article 132
1. Les ventes de biens meubles font l’objet:
a) lorsque la valeur unitaire d’achat est égale ou supérieure à
"M17 700
3écus, d’une publicité locale appropriée. La période comprise entre la
date de publication de la dernière annonce et la conclusion du contrat de
vente doit être au minimum de quatorze jours;
b) lorsque la valeur unitaire d’achat est égale ou supérieure à
"M1372 900 3écus, d’un avis de vente publié au Journal officiel!B
(1) Définis dans le cadre du Centre commun de recherche dans le «Recueil des
instructions relatives aux inventaires» (doc. 13.131/XV/68-F) et dans la «Nomen-
clature des matériels — Canevas général» (doc. 2168/IX/1972-F et mises à jour).1993R3418 — FR — 01.01.1998 — 002.001 — 28
des Communautés européennes . Une publicité appropriée peut en outre
être faite dans la presse des États membres. La période comprise entre ladate de publication de l’avis publié au Journal officiel des Communautés
européennes et la conclusion du contrat de vente doit être au minimum
d’un mois.
2. Lorsque, en raison du coût de la publicité, l’opération ne présente pas
d’avantages particuliers, il peut être renoncé à cette publicité.
3. Les institutions sont tenues de rechercher chaque fois les meilleurs prix
pour les ventes de biens meubles.
TITRE XXII
CONDITIONS D’ÉTABLISSEMENT ET DE FONCTIONNEMENT DU
PLAN COMPTABLE
(Article 70 du règlement financier)
Article 133
Établissement du plan comptable
Le plan comptable est établi en deux parties distinctes, mais néanmoins
coordonnées, permettant de tenir:
— la comptabilité budgétaire,
— la comptabilité générale.
Article 134
Comptabilité budgétaire
1. La comptabilité budgétaire enregistre pour chaque subdivision du budget:
a) en ce qui concerne les dépenses:
— les crédits autorisés dans le budget initial, les crédits inscrits dans des
budgets supplémentaires et/ou rectificatifs, les crédits ouverts suite àdes participations de tiers, les crédits résultant de virements et lemontant total des crédits ainsi disponibles. Les crédits d’engagement
et les crédits de paiement sont enregistrés et suivis séparément,
— les engagements et les paiements de l’exercice;
b) en ce qui concerne les recettes:
— les prévisions inscrites dans le budget initial, les prévisions inscrites
dans les budgets supplémentaires et ou rectificatifs, les recettes
provenant de participations de tiers et le montant total des prévisions
ainsi évaluées,
— les droits constatés et les recouvrements de l’exercice;
c) la reprise des engagements restant à payer et des recettes restant à
recouvrer des exercices antérieurs.
Sont également enregistrés en comptabilité budgétaire les engagements
provisionnels globaux relatifs au Fonds européen d’orientation et de garantieagricole (FEOGA), section «garantie», et les paiements — constitués par les
avances — correspondants.
Ces engagements sont présentés au regard de l’ensemble des crédits du
FEOGA, section «garantie».
2. Des comptes distincts sont ouverts pour suivre séparément:
— l’utilisation des crédits reportés,
— l’utilisation des crédits reconstitués,
— la liquidation des engagements restant à liquider.
En ce qui concerne les recettes, des comptes distincts sont ouverts pour suivre
séparément les créances restant à recouvrer des exercices antérieurs.
3. Les comptes peuvent être détaillés dans le but de déterminer des résultats
analytiques.!B1993R3418 — FR — 01.01.1998 — 002.001 — 29
4. Les comptes sont tenus dans des livres, ou sur fiches, ou à l’aide de tout
moyen informatique.
Article 135
Comptabilité générale
1. La comptabilité générale permet d’établir la situation active et passive de
l’institution.
2. Le plan comptable de la comptabilité générale est établi selon un système
de classification décimale.
3. Le cadre comptable comporte les classes suivantes:
classe 1 : comptes de capitaux permanents,
classe 2 : comptes de valeurs immobilisées,classe 3 : comptes de stocks,classe 4 : comptes de tiers,
classe 5 : comptes financiers,
classe 6 : comptes de charges,classe 7 : comptes de produits,classe 8 : comptes spéciaux.
4. Chaque classe comporte des groupes (à deux chiffres), lesquels sont
divisés en sous-groupes (à trois chiffres). En fonction des besoins del’institution, les comptes qui subdivisent ces sous-groupes sont créés avec
cinq ou six chiffres.
5. La classe 4, «comptes de tiers», enregistre toutes les opérations
concernant les relations avec les tiers et les écritures de régularisation.
Elle comporte notamment les comptes d’ordre permettant d’inscrire les
recettes provenant du reversement d’acomptes prévues à l’article 7 point 7 du
règlement financier et ceux permettant de suivre les opérations de réemploiprévues à l’article 27 paragraphe 2 du règlement financier.
6. Le classe 5, «comptes financiers», enregistre les mouvements de valeurs,
les opérations de caisse, banques et offices des chèques postaux, les
opérations effectuées par les comptables subordonnés et les régisseursd’avances. Un compte distinct est ouvert pour chaque compte bancaire,chaque compte courant postal, chaque caisse et chaque régie d’avances.
7. La classe 6, «comptes de charges», enregistre le montant brut des
dépenses inscrites dans la comptabilité budgétaire.
Des comptes distincts sont ouverts pour les dépenses relatives:— aux crédits de l’exercice courant,
— aux crédits reportés en vertu de l’article 7 point 1 b) du règlement
financier,
— aux crédits reportés en vertu de l’article 7 point 1 a) du règlement
financier,
— aux crédits reportés en vertu de l’article 7 point 2 du règlement financier,
— aux crédits relatifs à des participations de tiers en vertu de l’article 4
paragraphe 2 du règlement financier.
8. La classe 7, «comptes de produits», enregistre le montant des
recouvrements inscrits dans la comptabilité budgétaire.
Des comptes distincts sont ouverts pour les recouvrements:— des droits constatés de l’exercice courant,— des droits constatés restant à recouvrer des exercices précédents.9. La classe 8, «comptes spéciaux», enregistre en fin d’exercice les
opérations d’arrêté des comptes.
10. Sans préjudice de l’article 21, le comptable de chaque institution établit
un plan comptable détaillé en fonction du cadre comptable défini ci-dessus. Il
ouvre des groupes, des sous-groupes, et des comptes, selon les besoins
particuliers de sa gestion, en précisant chaque fois l’objet et les conditions defonctionnement desdits comptes.!B1993R3418 — FR — 01.01.1998 — 002.001 — 30
Article 136
Fonctionnement de la comptabilité générale
1. La comptabilité générale est tenue par année civile suivant la méthode
dite «en partie double».
2. Les comptes sont tenus dans des livres, ou sur des fiches, ou à l’aide de
tout moyen informatique.
3. La comptabilité permet l’établissement d’une balance générale des
comptes, c’est-à-dire le relevé de tous les comptes d’actif et de passif de
l’institution, y compris les comptes soldés avec, pour chacun d’eux:
— le numéro du compte,
— le libellé,
— le total des débits,— le total des crédits,
— le solde.
4. Les comptes sont tenus de façon à permettre une analyse détaillée des
opérations et des soldes. Les états financiers sont établis de manière à faire
apparaître correctement, selon une ventilation appropriée, les éléments
représentatifs de l’actif et du passif de l’institution. Les recettes à recouvrerfigurent au passif en compte de régularisation et les créances correspondantes
sont inscrites à l’actif sous la rubrique «débiteurs divers» ou sous les autres
rubriques appropriées. Les dépenses de l’exercice non encore imputées aucomple de gestion figurent à l’actif en compte de régularisation sous larubrique «dépenses à imputer». Le compte de gestion doit comporter tous les
éléments permettant d’établir la concordance avec le bilan financier.
Les soldes de chaque compte doivent être rapprochés périodiquement des
documents justificatifs ou des autres éléments probants, et notamment:
— des comptes de valeurs immobilisées — comme prévu à l’article 130,
— des avoirs en banque et en compte courant postal — par rapprochement
mensuel des extraits de compte communiqués par les institutions
financières,
— des fonds en caisse — par rapprochement avec le livre de caisse,— des régies d’avances et autres avances aux termes de l’article 74 — par
vérification du respect des conditions de fonctionnement des régies
d’avances et d’octroi des avances, ainsi que des règles de comptabili-sation,
— des comptes de charges et de produits des classes 6 et 7 — à rapprocher
mensuellement des totaux correspondants de la comptabilité budgétaire.
5. Les comptes de liaison interinstitutionnels sont réconciliés mensuelle-
ment et apurés périodiquement.
6. Les comptes d’attente font périodiquement l’objet de l’examen suivant:
— les recouvrements en souffrance — par information du comptable à
l’ordonnateur des recettes non recouvrées et des diligences effectuées,
— les paiements en souffrance — par communication du comptable à
l’ordonnateur des motifs de non-exécution et des montants en cause,
— les fonds à transférer — par référence aux états collectifs des traitements
du personnel ou d’autres états similaires,
— les autres comptes d’attente — au moyen d’une analyse des soldes
comptables et par notification à l’ordonnateur de toute opération qui
n’aurait pas été apurée dans les délais à définir annuellement.
Les comptes d’attente sont apurés dans les délais les plus brefs et, au plus tard,
dans les délais prévus à l’article 71 du règlement financier.
7. Les comptes d’ordre pour réemploi permettent de suivre les opérations de
réemploi des recettes prévues à l’article 27 paragraphe 2 du règlementfinancier et d’établir l’état prévu à l’article 78 points 1 et 3 du règlementfinancier.
8. Les comptes financiers (bancaires ou postaux) sont tenus en devises et en
écus.!B1993R3418 — FR — 01.01.1998 — 002.001 — 31
La conversion en écus des montants exprimés en monnaies nationales est
effectuée sur la base des taux établis conformément à l’article 1er. Les soldes
en écus des comptes tenus en devises et en écus font l’objet d’uneréévaluation mensuelle.
9. La comptabilité du Centre commun de recherche est reprise dans la
comptabilité générale de la Commission.
10. Sauf lorsqu’un règlement en dispose autrement, tous les états financiers
sont présentés selon les principes comptables qui comprennent notamment lesprincipes édictés par les directives du Conseil. Les modalités pratiques
d’application de ces principes, qui font l’objet de mises à jour périodiques,
sont arrêtées en conformité avec les dispositions de l’article 21.
TITRE XXIII
DISPOSITIONS RELATIVES AUX CRÉDITS DE RECHERCHE ET
DE DÉVELOPPEMENT TECHNOLOGIQUE
(Articles 94 et 96 du règlement financier)
Article 137
Pour le domaine des activités relevant du Centre commun de recherche, il est
établi, à l’appui du budget, un tableau indicatif faisant apparaître la
correspondance entre la destination des dépenses — objectifs de recherche
et autres activités — et la nature des moyens d’exécution employés:
— personnel statutaire et non statutaire,— infrastructure administrative et technique,— supports scientifiques et techniques,— crédits opérationnels directs.Le Centre commun de recherche, pour les besoins de la gestion de chacune
des activités relevant du domaine de sa compétence, y compris les travaux
relatifs aux prestations pour tiers et de support aux services de la
Commission, tient une comptabilité appropriée permettant d’assurer le suivides coûts réels sur la base des composantes figurant dans le tableau de
correspondance.
Article 138
Pour le domaine des activités relevant de l’action indirecte, il est établi, à
l’appui du budget, un tableau faisant apparaître la correspondance entre ladestination — objectifs de recherche et autres activités — et la nature des
dépenses, selon la répartition suivante:
— interventions,— personnel non statutaire (
1),
— fonctionnement,— infrastructure,— information et publications,— personnel statutaire (
1).
Les mesures appropriées sont prises sur le plan de la tenue de la comptabilité,
afin d’assurer le suivi de l’exécution budgétaire par objectif de recherche,
compte tenu des composantes figurant dans le tableau de correspondance.!B
(1) La rubrique «personnel statutaire» correspond aux fonctionnaires occupant un
emploi figurant aux tableaux des effectifs ainsi qu’aux agents relevant du RAA. La
rubrique «personnel non statutaire» correspond — voir la réglementation de la
Commission relative aux minibudgets du 22 mai 1990 — à tous les autres agents
(intérimaires, fonctionnaires nationaux détachés, prestataires de services, contrats
d’entreprises, etc.).1993R3418 — FR — 01.01.1998 — 002.001 — 32
Article 139
1. La Commission reçoit des avances au titre des activités qu’elle mène pour
le compte de tiers. Ces avances sont destinées à financer, d’une part, les
dépenses de personnel, de frais généraux et de moyens d’exécution engendréspar ces activités et, d’autre part, les investissements spécifiques que cesactivités exigent. Ces avances sont incluses dans les dotations budgétaires
correspondantes.
2. Les avances non utilisées sont remboursées par annulation des crédits
correspondants via le compte de gestion. Les avances utilisées sontremboursées au moyen d’une fraction des recettes engendrées par laperception du prix des prestations aux tiers. La fraction des recettes servant
au remboursement des avances est celle qui correspond aux dépenses de
personnel, aux dépenses d’utilisation des services généraux et des moyensd’exécution de la Commission, ainsi qu’aux investissements spécifiques. Le
reste des recettes, c’est-à-dire celles qui correspondent à des dépenses
courantes résultant spécifiquement des contrats, est conservé par laCommission par l’inscription de crédits supplémentaires sur les lignessupportant ces dépenses spécifiques.
3. La fraction des recettes donnant lieu à remboursement est déterminée lors
de l’établissement de chaque contrat de prestation à des tiers, conformément
aux règles internes.
Les recettes destinées au remboursement des avances et les recettes donnant
lieu à ouverture de crédits supplémentaires sont imputées sur des lignesdistinctes de l’état des recettes de la Commission.
TITRE XXIV
DISPOSITIONS RELATIVES À LA GESTION DES CRÉDITS DE
FONCTIONNEMENT HORS COMMUNAUTÉ
(Articles 121, 122 et 123 du règlement financier)
Section première
Régies d’avances
Article 140
Il est créé, en application de la disposition de l’article 54 du règlement
financier, en vue du paiement de certaines catégories de dépenses, une régie
d’avances pour chaque unité locale hors Communauté.
La décision portant création de ces régies d’avances en détermine les
conditions de fonctionnement sur la base des nécessités spécifiques de chaqueunité locale.
Section II
Engagements et paiements
Article 141
Il est établi, pour l’ensemble des unités locales, des propositions
d’engagements provisionnels globaux.
Ces propositions, accompagnées d’un état prévisionnel des dépenses de
chaque unité locale, sont transmises pour visa au contrôleur financier etensuite enregistrées par la comptabilité; ces engagements globaux peuvent
être revus en fonction de l’évolution des besoins.
Article 142
1. Dans les délégations ne disposant que d’un nombre limité de
fonctionnaires ou d’agents susceptibles d’être habilités en qualité designataires des chèques ou virements postaux ou bancaires, les autorités
visées à l’article 22 du règlement financier peuvent, sur proposition de
l’ordonnateur, après avis favorable du comptable et du contrôleur financier,autoriser une signature unique.!B1993R3418 — FR — 01.01.1998 — 002.001 — 33
2. La Commission détermine les conditions dans lesquelles les agents
désignés par elle et habilités à disposer des comptes ouverts en délégationsont autorisés à communiquer les noms et les spécimens des signatures auxorganismes financiers sur place.
Section III
Conditions particulières de saisine de la CCAM
Article 143
1. En application de l’article 60 du règlement financier et de l’article 111 du
présent règlement, les marchés portant sur la location d’un immeuble horsCommunauté peuvent être conclus directement par l’ordonnateur, à titre
exceptionnel, à condition que la CCAM ait été saisie au préalable — par
rapport aux pays ou aux villes concernés — d’une information appropriée surl’état du marché concerné et ait admis les critères de base à retenir, portant
notamment sur:
— le type d’immeuble à louer, en fonction de la destination envisagée
(logement, bureaux, etc.),
— les paramètres de surface et de prix, assortis de fourchettes éventuelles, à
respecter,
— les modalités contractuelles.2. Dans la mesure où l’ordonnateur se trouverait confronté à des situations
s’écartant des critères convenus aux termes du paragraphe 1 et admis au
préalable par la CCAM, celle-ci doit être saisie à nouveau pour le(s) casspécifique(s) en question.
3. L ’ordonnateur fait rapport périodiquement à la CCAM sur l’application
du paragraphe 1.
Section IV
Inventaires
Article 144
1. Les inventaires permanents des biens meubles constituant le patrimoine
des Communautés sont tenus, en ce qui concerne les délégations, sur place. Ils
sont régulièrement communiqués aux services centraux selon des modalités
arrêtées par la Commission.
Les biens meubles en transit vers les délégations font l’objet d’une inscription
sur une liste provisoire dans l’attente de leur reprise sur les inventairespermanents.
2. La publicité pour les ventes de biens meubles des délégations est adaptée
aux conditions de droit ou de fait locales.
TITRE XXV
DISPOSITIONS FINALES
Article 145
Les montants forfaitaires prévus au présent règlement sont actualisés en
fonction des variations de l’indice des prix à la consommation dans laCommunauté, de façon proportionnelle, selon les échéances suivantes:
— tous les trois ans, sauf évolution exceptionnelle dudit indice, s’il s’agit
des montants visés aux articles 31 (montant de la régie), 81, 130, 132 et
aux articles 106 à 110. Il est procédé à l’arrondissement approprié de cesmontants,
— tous les ans, s’il s’agit des montants visés à l’article 31 (montants de
l’indemnité). Ces montants sont arrondis à l’écu immédiatement inférieur
ou supérieur.
La Commission, qui constate ces nouveaux montants selon les échéances et
critères précisés au premier alinéa, les communique aux autres institutions.!B1993R3418 — FR — 01.01.1998 — 002.001 — 34
Article 146
Les dispositions du présent règlement ne font pas obstacle à l’application des
dispositions particulières du règlement financier arrêtées pour les crédits de
recherche et de développement technologique (titre VII du règlement
financier), le Fonds européen d’orientation et de garantie agricole, section«garantie» (titre VIII du règlement financier), les aides extérieures (titre IXdu règlement financier), la gestion des crédits relatifs au personnel hors
Communauté et au fonctionnement administratif correspondant (titre X du
règlement financier) et l’Office des publications officielles des Communautéseuropéennes (titre XI du règlement financier).
Article 147
Les institutions informent la Cour des comptes dans un délai de six mois, à
partir de la date d’entrée en vigueur du présent règlement, des dispositions
qu’elles auront arrêtées pour le mettre en application.
Article 148
Le règlement 86/610/CEE, Euratom, CECA est abrogé.
Article 149
Le présent règlement entre en vigueur le 1
erjanvier 1994.
Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement
applicable dans tout État membre.!B1993R3418 — FR — 01.01.1998 — 002.001 — 35