1993R3418 — FR — 01.01.1999 — 003.001 — 1
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►B RÈGLEMENT(EURATOM,CECA,CE)No3418/93DELACOMMISSION
du9décembre1993
portantmodalitésd'exécutiondecertainesdispositionsdurèglementfinancierdu21décembre1977
(JO L 315 du 16.12.1993, p. 1)
Modifié par:
Journalofficiel
nopage date
►M1 Décision 97/594/CECA, CE, Euratom de la Commission du 30 juillet
1997 L 239 54 30.8.1997
►M2 Décision 98/539/CE, CECA, Euratom de la Commission du 7 septembre
1998 L 252 67 12.9.1998
►M3 Décision 1999/537/CE, CECA, Euratom de la Commission du 23 juillet
1999 L 206 24 5.8.1999
NB: Cette version consolidée contient des références à l'unité de compte européenne et/ou à l'écu. Les deux doivent être
entendues, depuis le 1erjanvier 1999 comme des références à l'euro — Règlement (CEE) no3308/80 du Conseil(JO L 345
du 20.12.1980, p. 1) et règlement (CE) no1103/97 du Conseil(JO L 162 du 19.6.1997, p. 1).
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RÈGLEMENT (EURATOM,CECA, CE) No3418/93 DE LA
COMMISSION
du9décembre1993
portantmodalitésd'exécutiondecertainesdispositionsdurèglement
financierdu21décembre1977
LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,
vu le traité instituant la Communauté européenne du charbon et del'acier,
vu le traité instituant la Communauté européenne,
vu le traité instituant la Communauté européenne de l'énergie atomique,
vu le règlement financier du Conseil, du 21 décembre 1977, applicable
au budget généraldes Communautés européennes (
1), modifié en dernier
lieu par le règlement (Euratom, CECA, CEE) no610/90 (2), et
notamment son article 126,
après consultation du Parlement européen et du Conseil,
vu les avis de la Cour de justice, de la Cour des comptes et du Comité
économique et social,
considérant que certaines dispositions des articles 11, 22, 23, 24, 25, 28,
29, 36, 37, 38, 41, 45, 46, 49, 53, 54, 57, 58, 60, 62, 63, 64, 65, 66, 70,75, 94, 97, 123 et 128 du règlement financier prévoient expressémentqu'ilconvient d'adopter des modal ités d'exécution;
considérant que le règlement 86/610/CEE, Euratom, CECA de la
Commission (
3) nécessite une série d'adaptations, notamment à la suite
de la révision du règlement financier;
considérant qu'ilest opportun de prévoir des modal ités d'exécution afin
de clarifier le traitement de certaines contributions de tiers à des activitéscommunautaires;
considérant que, dans un souci de clarté et de rationalité, il convient de
rassembler en un seul texte les modalités d'exécution en vigueur etd'abroger le règlement 86/610/CEE, Euratom, CECA;
considérant que l'établissement des présentes modalités ne fait pas
obstacle à l'établissement ultérieur d'autres modalités d'exécution qui nesont pas formellement prévues par les dispositions du règlementfinancier mais dont l'opportunité pourrait apparaître par la suite,
A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:
TITRE PREMIER
CONDITIONS D'APPLICATION DE L'ÉCU AUX RECETTES ET AUX
DÉPENSES
(Article 11 paragraphe 4 du règlement financier)
Article premier
Les conversions entre l'écu et les monnaies nationales sont effectuées, en
principe, à l'aide du taux journalier de l'écu au Journal officiel des
Communautés européennes . Toutefois, en application de la disposition
de l'article 11 paragraphe 4 du règlement financier, pour la comptabilitéprévue aux articles 69 à 72 du règlement financier, la conversion entreécus et monnaies nationales est effectuée à l'aide des taux mensuels del'écu calculés sur la base des cours de l'avant-dernier jour ouvrable dumois précédant celui pour lequel les taux sont établis.1993R3418 — FR — 01.01.1999 — 003.001 — 2
(1)J O noL 356 du 31. 12. 1977, p. 1.
(2)J O noL 70 du 16. 3. 1990, p. 1.
(3)J O noL 360 du 19. 12. 1986, p. 1.
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Article 2
Lorsque les propositions d'engagement et les constatations de créances
sont établies en monnaies nationales, la conversion en écus est faiteselon la règle définie à l'article 1
er.
L'ordre de paiement correspondant et l'ordre de recouvrement ne
peuvent être établis que dans la même monnaie.
Le montant, exprimé en écus, du solde d'un engagement et d'une créance
constatée établis en monnaie nationale est réévalué lors de chaque arrêté
mensuel de la comptabilité budgétaire. La dernière réévaluation del'exercice est faite au taux de décembre en ce qui concerne le solde desengagements; le solde des créances constatées est réévalué au taux du 31décembre pour l'établissement du bilan.
En outre, il peut être procédé à la réévaluation de ces soldes en cours de
mois, si un réajustement monétaire est intervenu.
Article 3
Par dérogation aux dispositions de l'article 1
er, le taux à utiliser pour les
mois «n», au titre duquel les dépenses financées par le Fonds européend'orientation et de garantie agricole (FEOGA), section «garantie», ont
été déclarées conformément aux dispositions de l'article 3 paragraphe 5
du règlement (CEE) n
o2776/88 de la Commission (1), est celui du 10 du
mois «n+1» ou du premier jour précédent pour lequel on dispose d'unecotation générale.
Ce taux est également utilisé pour les avances correspondantes prévues
aux articles 4 et 5 du règlement (CEE) n
o2776/88.
Les différences en monnaies nationales entre les moyens financiers mis
à la disposition des États membres pour le mois «n» et les dépensesprises en compte au titre du même mois sont reconverties en écus autaux du 10 du mois «n+2».
Article 4
Les taux de l'écu de décembre sont retenus pour le calcul des
engagements restant à payer à la clôture de l'exercice et, en ce quiconcerne les crédits non dissociés, pour la détermination des crédits à
reporter.
Les paiements exécutés au titre d'un exercice, du 1
erau 15 janvier de
l'exercice suivant, sont comptabilisés budgétairement aux taux de l'écu
de décembre.
Article 5
Les engagements restant à payer, en ce qui concerne les crédits non
dissociés, sont liquidés, à concurrence des montants reportés, enmonnaies nationales ou en écus; les paiements sont comptabilisés auxtaux en vigueur au moment du paiement. Le dépassement éventueldumontant des crédits reportés, par poste budgétaire, est pris en comptelors du calcul du solde de l'exercice, conformément à la disposition de
l'article 15 du règlement (CEE, Euratom) n
o1552/89 du Conseil(2).
Les ajustements des engagements restant à payer des exercices
antérieurs, en ce qui concerne les crédits dissociés, calculés lors des
réévaluations, sont constatés dans la comptabilité budgétaire et figurent
dans le tableau retraçant la liquidation des engagements des exercicesantérieurs du compte de gestion.1993R3418 — FR — 01.01.1999 — 003.001 — 3
(1)J O noL 249 du 8. 9. 1988, p. 9.
(2)J O noL 155 du 7. 6. 1989, p. 1.
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TITRE II
DÉLÉGATIONS
(Article 22 du règlement financier)
Article 6
Les actes par lesquels des délégations sont accordées, conformément aux
dispositions de l'article 22 paragraphe 4 du règlement financier,désignent les agents de l'institution habilités à signer en lieu et placedu délégant.
Dans ces actes, ilest fait référence aux dispositions du règl ement
intérieur visé à l'article 22 paragraphe 4 du règlement financier
déterminant les conditions dans lesquelles la délégation de pouvoirs
intervient.
Article 7
Les actes visés à l'article 6, accompagnés d'un spécimen de la signature
de l'agent qui a reçu la délégation, sont notifiés:
— au délégataire,
— au comptable de l'institution, qui ne peut effectuer aucun paiement
ordonnancé par des agents non habilités,
— au contrôleur financier de l'institution, auquel incombe notamment la
vérification de la légalité et de la régularité des recettes et des
dépenses,
— aux ordonnateurs, dans les seuls cas où il s'agit soit de délégations
données par le contrôleur financier ou le comptable, soit de
subdélégations accordées par les ordonnateurs délégués dans lalimite des pouvoirs qui leur ont été conférés,
— à la Cour des comptes.
Les actes par lesquels il est mis fin aux délégations accordées sont
notifiés dans les mêmes conditions.
Article 8
Dans tous les cas, l'acte de délégation précise les limites dans lesquelles
les délégataires sont autorisés à procéder à l'établissement des
propositions de constatations de créances et des ordres de recouvrement,des propositions d'engagement de dépenses et des ordres de paiement,les numéros d'article et de poste visés par la délégation et, le cas échéant,la durée de la délégation.
Article 9
En conformité avec les dispositions du règlement financier et du présent
règlement, chaque institution arrête les mesures de gestion des créditsqui lui paraissent nécessaires pour la bonne exécution de sa section dubudget.
Chaque institution établit un document rassemblant les dispositions
internes adoptées à cette fin. Ce document comporte les règles
essentielles concernant la répartition des compétences des ordonnateurs
et des gestionnaires en matière d'exécution de l'état de dépenses et del'état de recettes relevant de la section de chaque institution.
La documentation visée au deuxième alinéa ainsi que toutes autres
instructions internes de portée générale arrêtées en matière d'exécutionbudgétaire et comptable sont adressées à tous les services intervenantdans la gestion budgétaire ainsi qu'à la Cour des comptes.1993R3418 — FR — 01.01.1999 — 003.001 — 4
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TITRE III
GESTIONPARSYSTÈMESINFORMATIQUESINTÉGRÉS
(Article 23 du règlement financier)
Article 10
1. On entend par «systèmes intégrés de gestion», au sens de l'article
23 du règlement financier, des programmes informatiques de gestion etde comptabilité faisant intervenir l'ordonnateur, le contrôleur financier etle comptable, et instaurés d'un commun accord entre ces services.
2. L'utilisation desdits systèmes est soumise aux règles suivantes:
a) le système doit assurer le contrôle de la disponibilité des crédits pour
l'opération proposée et refuser toute opération pour laquelle lescrédits ne sont pas disponibles;
b) le système doit assurer le traitement de chaque opération uniquement
par les fonctionnaires habilités dans les services de l'ordonnateur, ducontrôleur financier et du comptable, en conformité avec lesdispositions prises par chaque institution en application de l'article 9;
c) le système doit garantir une séparation effective des fonctions
d'ordonnateur, de contrôleur financier et de comptable;
d) l'institution veille à ce que ses procédures internes et externes
assurent la sécurité des données et de l'exploitation du système;
e) l'institution veille à ce que la sécurité physique du système soit
assurée;
f) sans préjudice des dispositions des articles 84, 87 et 89 du règlement
financier, chaque institution peut décider, lorsque l'ordonnateur, lecontrôleur financier et le comptable jugent d'un commun accord quele système offre les garanties suffisantes aux exigences de sécurité,de remplacer par le support informatique les formulaires antérieu-
rement utilisés sous forme de documents papier, à savoir, les
propositions d'engagement, les ordres de paiement et les ordres derecouvrement.
TITRE IV
RÈGLES APPLICABLES AU COMPTABLE, AUX COMPTABLES
SUBORDONNÉSETAUXRÉGISSEURSD'AVANCES
(Articles 25 et 75 du règlement financier)
Section première
Dispositionsgénérales
Article 11
Chaque institution nomme, par décision motivée, un comptable chargé:
— d'une part, du recouvrement des créances, de l'encaissement des
recettes et du paiement des dépenses ainsi que de la gestion de latrésorerie
et
— d'autre part, de la tenue de la comptabilité ainsi que de la préparation
des états financiers, conformément aux articles 69 à 72 et 78 à 81 du
règlement financier.
Article 12
L'institution peut nommer, sur avis motivé du comptable, un ou
plusieurs comptables subordonnés. Ceux-ci sont placés sous la
responsabilité hiérarchique du comptable, qui définit les responsabilités
que ceux-ci assument.
Article 13
Le comptable est nommé par chaque institution parmi les fonctionnaires
des catégories A ou B, ressortissants des États membres.1993R3418 — FR — 01.01.1999 — 003.001 — 5
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Les comptables subordonnés sont nommés par chaque institution parmi
les fonctionnaires des catégories A, B et, exceptionnellement, C,ressortissants des États membres.
Les régisseurs d'avances, désignés en vertu de l'article 83, sont choisis
parmi les fonctionnaires des catégories A, B ou C ou, en cas denécessité, parmi les «autres agents» d'un niveau correspondant à cescatégories.
Article 14
Le comptable et les comptables subordonnés sont obligatoirement
choisis par l'institution, en raison de leur compétence particulière
sanctionnée par des titres ou par une expérience professionnelleéquivalente.
Article 15
Les fonctions remplies par le comptable et les comptables subordonnés
sont incompatibles avec celles des ordonnateurs, des régisseursd'avances et du contrôleur financier.
Les fonctions remplies par les régisseurs d'avances sont incompatibles
avec celles du contrôleur financier.
Article 16
Le comptable exerce ses responsabilités spécifiques, en conformité avec
les dispositions du règlement financier.
Le comptable est, en particulier, garant de l'objectivité dans la tenue des
comptes et dans la présentation des états financiers prévus aux articles
69 à 72 et 78 à 81 du règlement financier.
L'institution met à la disposition du comptable le personnel et
l'équipement qui sont nécessaires au bon accomplissement de sesfonctions.
Préalablement à l'exécution des dépenses, le comptable veille au respect
des formes prescrites par le règlement financier et le présent règlement,
s'assure de la validité de l'acquit libératoire et de l'absence d'erreurmatérielle.
Il suspend l'exécution des paiements et énonce tous les motifs de cette
suspension chaque fois que les contrôles effectués font apparaître le non-respect d'une des dispositions mentionnées aux quatre alinéas précé-
dents.
Les paiements effectués sans respecter les prescriptions de l'article 51
troisième alinéa du règlement financier engagent la responsabilitédisciplinaire et, éventuellement, pécuniaire des comptables, descomptables subordonnés et des régisseurs d'avances dans les conditionsprévues aux articles 22 et 86 à 89 du statut des fonctionnaires des
Communautés européennes et du régime applicable aux autres agents
des Communautés européennes, ci-après dénommés «le statut».
Article 17
Le comptable est obligatoirement consulté, lors de l'élaboration de
l'avant-projet de budget, sur tout problème éventuel de présentationbudgétaire susceptible d'avoir une incidence sur les conditions d'exécu-
tion comptable du budget.
Section II
Exercicedelafonctionrelativeàlatenuedelacomptabilitéetàla
préparationdesétatsfinanciers
Article 18
1. En application de la disposition de l'article 25 quatrième alinéa du
règlement financier, le comptable prépare les états périodiques, lecompte de gestion et le bilan financier de l'institution dont il relève. À1993R3418 — FR — 01.01.1999 — 003.001 — 6
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cette fin, il assure la comptabilisation de toutes les opérations de
l'exercice et procède aux opérations de clôture.
2. Les états financiers sont soumis, en vertu des articles 79 et 81 du
règlement financier, au contrôleur financier, puis arrêtés définitivementpar l'institution.
3. En cas de cessation des fonctions du comptable, une situation
comptable intérimaire est arrêtée à la date correspondant à la fin du mois
au cours duquell a cessation est intervenue.
Cette situation est signée, pour acceptation, par le comptable cessant ses
fonctions et par le nouveau comptable.
Article 19
Les autres institutions transmettent à la Commission, pour le 1
ermars au
plus tard, le compte de gestion et le bilan financier qu'elles ont établis et
tout document ou information utile à la consolidation des comptes.
Article 20
Le comptable de la Commission centralise toutes les données qui lui
sont nécessaires et prépare le compte de gestion et le bilan financier
consolidés des Communautés européennes, de manière à permettre à la
Commission de les arrêter et de les transmettre au Parlement européen,au Conseil et à la Cour des comptes, le 1
ermai au plus tard.
Article 21
La Commission, après que son propre comptable a consulté les
comptables des autres institutions:
— arrête les méthodes comptables communes à toutes les institutions,
— arrête et met à jour la structure du plan comptable des institutions,— harmonise la présentation des bilans financiers.
Elle justifie et explique dans les notes annexées au bilan financier tout
changement de méthode comptable.
Section III
Exercicedelafonctionrelativeàlagestiondelatrésorerie
Article 22
En application de l'article 25 premier alinéa du règlement financier, le
comptable, qui est responsable de l'encaissement des recettes et dupaiement des dépenses, est chargé de la gestion de la trésoreriecorrespondante.
L'institution ouvre ou fait ouvrir les comptes nécessaires auprès
d'organismes financiers, après en avoir négocié les conditions de
fonctionnement, conformément aux principes de bonne gestion finan-cière. Les conditions de fonctionnement des comptes font l'objet d'unréexamen périodique et, en cas de nécessité, d'une renégociation; ellessont surveillées par le contrôleur financier.
Le comptable de la Commission est chargé, après consultation des
comptables des autres institutions, d'harmoniser les conditions defonctionnement des comptes ouverts par les différentes institutions.
Article 23
Le comptable est chargé de gérer les liquidités de l'institution dont il
relève, d'ordonner les transferts entre comptes ouverts auprès d'orga-
nismes financiers et d'effectuer les opérations de conversion de devises,en faisant en sorte qu'aucun solde de ces comptes ne soit débiteur.
Les transferts entre comptes ouverts auprès des organismes financiers
doivent être effectués dans la limite des fonds disponibles.1993R3418 — FR — 01.01.1999 — 003.001 — 7
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Article 24
Le comptable de la Commission répartit les fonds disponibles auprès des
Trésors nationaux et des banques centrales des États membres entre ces
derniers, conformément à l'article 12 du règlement (CEE, Euratom) no
1552/89.
Article 25
Le comptable réconcilie régulièrement les comptes ouverts auprès
d'organismes financiers avec la comptabilité et contrôle la bonneapplication des conditions de fonctionnement négociées.
Article 26
Le comptable approvisionne les régies d'avances et en assure le suivi
financier.
Article 27
Le comptable de la Commission détermine, conformément à l'article 1
er,
le cours de l'écu par rapport à chacune des devises que les institutionssont amenées à utiliser dans l'exécution du budget.
Section IV
Assurance
Article 28
Le comptable, les comptables subordonnés et les régisseurs d'avances
s'assurent, par l'intermédiaire de l'institution, contre les risquesfinanciers inhérents à leur charge.
Article 29
Les primes d'assurance sont payées directement à l'assureur par
l'institution.
Article 30
Sans préjudice:
— des articles 86 à 89 du statut,
— de l'article 75 du règlement financier
et
— de ses droits de récupération à l'égard des tiers,
l'institution, en application du deuxième alinéa de l'article 215 du traité
CEE, prend à sa charge les risques et les montants des déficits noncouverts par les assureurs, dans la mesure où les sommes figurant aucrédit du compte de garantie, au nom du fonctionnaire dont la
responsabilité est engagée, ne suffisent pas à couvrir le déficit.
Section V
Indemnitéspécialeetcomptedegarantie
Article 31
Le montant de l'indemnité spéciale visée à l'article 75 paragraphe 4 du
règlement financier s'élève mensuellement à:
—►
M3136◄écus pour le comptable
—►M391◄écus pour les comptables subordonnés,
—►M346◄écus pour les régisseurs d'avances dont le montant de
la régie est au moins égal ou supérieur à ►M13 600◄écus et
dont la durée de la régie est égale ou supérieur à trente joursconsécutifs.
Cette indemnité est libellée en écus et le montant correspondant est
crédité en écus au compte de garantie prévu à l'article 32.1993R3418 — FR — 01.01.1999 — 003.001 — 8
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Article 32
Un compte de garantie est ouvert dans la comptabilité générale de
l'institution au nom de chaque agent concerné. À la demande de chaqueinstitution intéressée, ce compte peut être centralisé auprès de lacomptabilité générale de la Commission. Ce compte est créditépériodiquement de l'indemnité mensuelle visée à l'article 31 et d'un
intérêt annuel correspondant à la moyenne annuelle des taux mensuels
appliqués par le Fonds européen de coopération monétaire à sesopérations en écus (
1).
Il est débité du montant du déficit dont l'intéressé est déclaré responsable
par l'institution qui l'a nommé, pour autant que ce déficit n'ait pas été
couvert par les remboursements des compagnies d'assurances.
Article 33
1. Le solde créditeur du compte de garantie est versé à l'intéressé ou à
ses ayants droit, après cessation de ses fonctions de comptable ou de
comptable subordonné, après décision des autorités définies à l'article 22du règlement financier et obtention du quitus visé à l'article 77 durèglement financier, après avis favorable du comptable, sauf en ce qui leconcerne, et du contrôleur financier.
2. En ce qui concerne les régisseurs d'avances, le solde créditeur du
compte de garantie est versé aux intéressés ou à leurs ayants droit, aprèscessation de leurs fonctions, après accord et vérification du comptable etde l'ordonnateur concerné, et après avis favorable du contrôleur
financier.
3. Les versements visés aux paragraphes 1 et 2 sont effectués
exclusivement sur instruction écrite du chef de la direction générale oude l'unité administrative à laquelle est affecté le comptable.
TITRE V
RÈGLES APPLICABLES AU CONTRÔLEUR FINANCIER ET AUX
CONTRÔLEURSFINANCIERSSUBORDONNÉS
(Article 24 du règlement financier)
Article 34
Chaque institution nomme, par décision motivée, un contrôleur
financier, fonctionnaire chargé du contrôle de l'engagement et de
l'ordonnancement de toutes les dépenses ainsi que du contrôle de toutesles recettes imputables au budget des Communautés, dont l'institution estl'ordonnateur.
Article 35
L'institution peut nommer un ou plusieurs contrôleurs financiers
subordonnés. Ceux-ci sont placés sous la responsabilité hiérarchiquedu contrôleur financier qui détermine les délégations qu'il leur donne. Ils
portent, dans le cadre de ces délégations, la responsabilité des visas
qu'ils délivrent.
Article 36
Le contrôleur financier et les contrôleurs financiers subordonnés sont
obligatoirement choisis par l'institution, en raison de leur compétence
particulière, parmi les ressortissants des États membres.
Article 37
L'institution met à la disposition du contrôleur financier le personnel et
l'équipement nécessaires au bon accomplissement de sa fonction decontrôle.1993R3418 — FR — 01.01.1999 — 003.001 — 9
(1) Taux publié mensuellement au Journal officiel des Communautés euro-
péennes , série «C».
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Article 38
Toutes les décisions relatives aux délégations et subdélégations
accordées par le contrôleur financier ou par les contrôleurs financierssubordonnés obéissent aux dispositions des articles 6, 7 et 8.
Article 39
Dans l'exercice de ses fonctions de contrôle, le contrôleur financier jouit
d'une complète indépendance et n'est responsable que devant l'institu-tion. Ilne peut recevoir aucune instruction ni se voir opposer aucune
limite en ce qui concerne l'exercice des fonctions qui, par sa nomination,
lui sont assignées en vertu des dispositions du règlement financier.
Ces dispositions s'appliquent également aux contrôleurs financiers
subordonnés, dans les limites de la délégation reçue de leur supérieur
hiérarchique, le contrôleur financier.
Article 40
Le contrôleur financier peut faire, en tout temps et sur tout sujet ayant
des implications financières, des rapports à l'institution, notamment ence qui concerne l'application des dispositions de l'article 2 du règlementfinancier.
L'institution transmet ces rapports au Parlement européen et à la Cour
des comptes, à leur demande, sauf si elle les juge confidentiels.
Article 41
Le contrôleur financier et les contrôleurs financiers subordonnés ont
accès à toutes les pièces justificatives et à tous autres documents relatifsaux dépenses et recettes à contrôler. Ils peuvent effectuer des contrôlessur place.
Article 42
La responsabilité disciplinaire et, éventuellement, pécuniaire, au sens de
l'article 74 du règlement financier, du contrôleur financier et des
contrôleurs financiers subordonnés, ne peut être mise en cause que par
l'institution elle-même, dans les conditions mentionnées aux deuxième àcinquième alinéas.
L'institution prend une décision motivée portant ouverture d'une
enquête. Cette décision est signifiée à l'intéressé et, s'il s'agit d'un
contrôleur financier subordonné, au contrôleur financier. L'institutionpeut charger de l'enquête, sous sa responsabilité directe, un ou plusieursfonctionnaires de grade égal ou supérieur à celui de l'agent concerné etn'exerçant pas les fonctions de contrôleur financier, d'ordonnateur ou de
comptable. Au cours de cette enquête, l'intéressé et, s'il s'agit d'un
contrôleur financier subordonné, le contrôleur financier sont obligatoi-rement entendus.
Le rapport d'enquête est communiqué à l'intéressé et, s'il s'agit d'un
contrôleur financier subordonné, au contrôleur financier. L'intéressé est
ensuite entendu par l'institution au sujet de ce rapport.
Sur la base du rapport et de l'audition, l'institution prend, soit une
décision motivée de décharge vis-à-vis de l'intéressé, soit une décision
motivée prise conformément aux dispositions des articles 22 et 86 à 89du statut. Les décisions portant sanctions disciplinaires et/ou pécuniairessont notifiées à l'intéressé et communiquées, pour information, auxautres institutions, à la Cour des comptes et, s'il s'agit d'un contrôleurfinancier subordonné, au contrôleur financier.
Ces décisions peuvent faire l'objet d'un recours de l'intéressé devant la
Cour de justice, dans les conditions prévues au statut.
Article 43
Sans préjudice des voies de recours ouvertes par le statut, il est ouvert au
contrôleur financier et aux contrôleurs financiers subordonnés unrecours devant la Cour de justice pour tout acte relatif à l'exercice de1993R3418 — FR — 01.01.1999 — 003.001 — 10
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leur fonction de contrôle. Ce recours doit être formé dans un délai de
trois mois, à compter du jour de la notification de l'acte en cause.
Les dispositions visées au premier alinéa s'appliquent au recours formé
par l'institution contre son contrôleur financier ou ses contrôleursfinanciers subordonnés.
Le recours est instruit et jugé dans les conditions prévues à l'article 91
paragraphe 5 du statut.
TITRE VI
RECOUVREMENTDESCRÉANCES
(Articles 28 et 29 du règlement financier)
Article 44
En application des dispositions de l'article 28 paragraphe 1 du règlement
financier, pour toute mesure de nature à engendrer ou à modifier une
créance des Communautés, l'ordonnateur compétent établit une prévi-sion de créance. Lorsque l'acte ou la décision, générateur d'une créancefuture, ne permet pas encore de déterminer le montant ou l'échéance decette créance, la prévision de créance est néanmoins établie: elle
indique, dans la mesure du possible, le montant estimé et l'échéance
prévisible.
La prévision est transmise au contrôleur financier pour visa et au
comptable pour l'enregistrement pour mémoire de la créance.
Article 45
1. En application des dispositions de l'article 28 paragraphe 2 du
règlement financier, toute créance constatée donne lieu à l'établissementpar l'ordonnateur compétent d'un ordre de recouvrement, sans délai.
Cet ordre est soumis pour visa au contrôleur financier et est transmis au
comptable pour enregistrement. Il comporte notamment la dated'échéance.
2. Le comptable procède au recouvrement, en invitant le débiteur à
payer la somme due à la date fixée.
3. Le recouvrement effectif donne lieu à l'établissement par le
comptable d'un titre de recette qui fait l'objet d'un enregistrement dans
les comptes. L'ordonnateur et le contrôleur financier sont informés durecouvrement par les soins du comptable.
4. Au cas où une créance n'est pas recouvrée à l'échéance du délai
prévu pour le paiement, le comptable fait diligence pour entamer laprocédure de recouvrement, le cas échéant, par toute voie de droit.
5. Une créance dont le recouvrement est prévu par tranches
successives, s'étalant soit au cours d'un seul exercice, soit sur plusieursexercices budgétaires, est enregistrée dans les comptes en totalité et dèsqu'elle est constatée, au moyen d'un ordre de recouvrement.
Article 46
Les constatations provisionnelles, au sens de l'article 28 du règlement
financier, sont limitées strictement aux recettes courantes.
Les recouvrements individuels, couverts par de telles constatations
provisionnelles, ne doivent donc pas être soumis individuellement auvisa du contrôleur financier.
Avant la clôture de l'exercice, l'ordonnateur est tenu de soumettre au
visa du contrôleur financier les modifications aux constatationsprovisionnelles pour que celles-ci soient égales aux créances réellementconstatées.1993R3418 — FR — 01.01.1999 — 003.001 — 11
▼B
Article 47
Conformément aux dispositions de l'article 45 paragraphe 3, tout
encaissement doit faire l'objet d'une notification, dans les délais lesmeilleurs, à l'ordonnateur et au contrôleur financier. Lorsque cetencaissement ne résulte pas d'un ordre de recouvrement établiconformément à l'article 45, le montant correspondant est immédiate-
ment enregistré au crédit d'un compte d'attente dans la comptabilité
générale et l'ordonnateur compétent est invité à engager la procédure deconstatation de créance et à émettre l'ordre de recouvrement manquant,en vue de l'imputation au budget. S'il se révèle que ce compte d'attente aété crédité d'une somme indûment perçue, cette somme est remboursée
dans les meilleurs délais.
Article 48
Les prévisions et les ordres de recouvrement font l'objet d'une
comptabilisation séparée, en suivant une numérotation chronologique,permettant, pour toutes les créances de l'institution, de constaternotamment:
— les mesures de nature à engendrer une créance qui ont été prises,
— les montants des créances à recouvrer,
— la date d'échéance de ces créances,
— les créances recouvrées,
— les créances, restant à recouvrer, appuyées des diligences effectuées
pour en poursuivre le recouvrement.
Article 49
La comptabilité doit être organisée de façon à garantir que le contrôleur
financier soit en mesure de vérifier, à tout moment, l'exactitude de
l'enregistrement des provisions de créances et des ordres de recou-
vrement, et de s'acquitter des tâches qui lui sont imposées à l'article 29paragraphe 3 du règlement financier.
Article 50
En vertu de l'article 29 paragraphe 2 du règlement financier, toute
proposition de l'ordonnateur de renoncer à recouvrer une créanceconstatée précise notamment le débiteur, la nature, l'évaluation,
l'imputation budgétaire de la recette, les diligences déployées pour le
recouvrement, ainsi que les motifs de l'annulation proposée.
Si l'autorité supérieure de l'institution a passé outre à un refus de visa du
contrôleur financier, la décision est transmise à l'ordonnateur qui renvoie
la proposition de renonciation, accompagnée de cette décision, aucontrôleur financier. La proposition de renonciation, accompagnée de ladécision de passer outre, est enregistrée conformément aux dispositionsde l'article 28 paragraphe 2 premier alinéa du règlement financier.
TITRE VII
ENGAGEMENTDESDÉPENSES
(Article 36 du règlement financier)
Article 51
Avant de prendre une mesure de nature à provoquer une dépense,
l'ordonnateur compétent doit saisir le contrôleur financier d'uneproposition d'engagement. Au préalable, l'ordonnateur doit s'assurerque cette mesure est conforme aux principes de bonne gestion
financière, et notamment d'économie et de rapport coût/efficacité,
prévus à l'article 2 du règlement financier. En principe, cette propositionest établie suivant un formulaire à arrêter d'un commun accord parl'ordonnateur, le comptable et le contrôleur financier. Cette propositiond'engagement doit comporter les mentions prévues à l'article 37 durèglement financier.1993R3418 — FR — 01.01.1999 — 003.001 — 12
▼B
Article 52
Valent mesures de nature à provoquer des dépenses — sans qu'une
nouvelle décision soit nécessaire — les projets de décision d'ordregénéral de l'institution comportant une obligation de dépenses envers destiers.
Article 53
Si une dépense doit faire, préalablement à l'engagement de dépense,
l'objet d'une décision de principe de l'institution, le projet de cettedécision de principe est soumis au visa préalable du contrôleur financier,accompagné d'une proposition d'engagement correspondante.
Dès que l'institution a approuvé le projet de décision, la proposition
d'engagement correspondante est soumise au visa préalable ducontrôleur financier.
Lorsque l'institution n'approuve pas le projet de décision ou réduit le
montant des dépenses proposé, la proposition d'engagement est annuléeet, le cas échéant, remplacée par une proposition d'engagement adéquatequi est soumise au visa préalable du contrôleur financier.
Article 54
Les engagements provisionnels, au sens de l'article 36 paragraphe 1 du
règlement financier, sont limités strictement aux dépenses courantes. Lesengagements individuels couverts par de tels engagements provisionnelsne doivent pas être soumis individuellement au visa du contrôleurfinancier.
Dans les cas d'engagements provisionnels, l'ordonnateur est tenu de
vérifier, sous sa responsabilité, que les engagements individuels nedépassent pas l'engagement provisionnel qui les couvre.
Ces engagements provisionnels ne peuvent donner lieu à des reports de
crédits de droit dans les conditions prévues à l'article 7 du règlementfinancier que dans la mesure où ils correspondent, à la fin de l'exercice,
à des obligations financières effectivement contractées avant les dates
limites fixées par le règlement financier.
Sont considérées comme dépenses courantes les dépenses adminis-
tratives à caractère répétitif au cours du même exercice budgétaire, tellesque:
— les dépenses de personnel (traitements et indemnités diverses, frais
de recrutement, etc.),
— les frais de missions,
— les frais de représentation,
— les frais de réunions,
— les interprètes freelance,
— les échanges de fonctionnaires,
— les loyers,— les assurances diverses,
— le nettoyage et l'entretien,
— les locations,
— les télécommunications,
— l'eau, le gaz et l'électricité,
— les publications périodiques (bulletins mensuels, etc.),
— les abonnements.
Article 55
Si, pour certaines mesures de nature à provoquer une dépense, la
dépense ne peut pas encore être chiffrée d'une façon exacte au moment
où la proposition d'engagement y relative est présentée au contrôleurfinancier et communiquée au comptable, l'ordonnateur doit faire uneévaluation de la dépense présumée et préciser, dans sa propositiond'engagement, les éléments sur lesquels cette évaluation est basée.1993R3418 — FR — 01.01.1999 — 003.001 — 13
▼B
Article 56
Toutes les propositions d'engagement doivent être soumises au
contrôleur financier suffisamment tôt pour lui permettre de prendre
position et de formuler les observations éventuelles qu'il juge
appropriées afin qu'ilpuisse en être tenu compte.
Article 57
Les propositions d'engagement de dépenses doivent être accompagnées,
sans préjudice de la mise en œuvre des dispositions de l'article 23 durèglement financier, de toutes pièces justificatives et, le cas échéant, de
tous autres documents et informations nécessaires pour permettre au
contrôleur financier de procéder aux constatations requises à l'article 38paragraphe 1 du règlement financier.
TITRE VIII
ENREGISTREMENT DES PROPOSITIONS D'ENGAGEMENT DE
DÉPENSESAPRÈSVISADUCONTRÔLEURFINANCIER
(Article 37 du règlement financier)
Article 58
L'enregistrement des propositions d'engagement est effectué par la
comptabilité de l'institution. Il doit permettre de constater, à toutmoment, quels sont, au titre de l'exercice, par poste budgétaire:
1) les crédits disponibles;
2) les montants des engagements contractés;
3) les paiements y relatifs exécutés;
4) le solde des engagements restant à payer.
L'enregistrement doit également permettre de constater à tout moment
quels sont:
1) le montant de l'engagement initial, éventuellement augmenté des
engagements complémentaires;
2) les paiements y relatifs exécutés au titre d'exercices antérieurs;3) le montant de l'engagement restant à payer au début de l'exercice;
4) les paiements de l'exercice;
5) le solde restant à payer.
De même, doit être enregistré le montant des engagements provisionnels
globaux, au titre des dispositions de l'article 99 du règlement financier.
Article 59
La comptabilité doit être organisée de manière à garantir que le
contrôleur financier soit en mesure de vérifier l'exactitude de l'enregis-
trement des engagements et des paiements.
TITRE IX
VISADESPROPOSITIONSD'ENGAGEMENTDEDÉPENSES
(Article 38 du règlement financier)
Article 60
Sous réserve des dispositions des articles 10 et 61, le visa est matérialisé
sur la proposition d'engagement par la signature du contrôleur financier— ou d'un contrôleur financier subordonné ou d'un agent ayant reçudélégation ou subdélégation prévue à l'article 38 —, l'apposition d'uncachet et l'indication de la date.1993R3418 — FR — 01.01.1999 — 003.001 — 14
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Article 61
En cas d'urgence, le visa peut être délivré par note, télex ou tout autre
moyen démontrant sans équivoque que la proposition d'engagement encause a été visée.
Article 62
Si, en application de l'article 39 du règlement financier, l'autorité
supérieure de l'institution a passé outre à un refus de visa du contrôleurfinancier, la décision est transmise à l'ordonnateur qui renvoie laproposition d'engagement, accompagnée de cette décision, au contrôleurfinancier. La proposition d'engagement, accompagnée de la décision de
passer outre, est enregistrée conformément aux dispositions de l'article
37 du règlement financier.
Article 63
Les articles 60, 61 et 62 sont applicables aux propositions d'engage-
ments provisionnels globaux au sens de l'article 99 du règlementfinancier.
Article 64
Si le contrôleur financier juge insuffisantes ou incomplètes les pièces
justificatives prévues à l'article 28 paragraphe 2 et aux articles 37, 41 et45 du règlement financier et précisées aux articles 65 à 73 du présentrèglement, il diffère son visa et renvoie la proposition à l'ordonnateur, enprécisant la nature des justifications demandées.
TITRE X
PIÈCESJUSTIFICATIVES
(Article 28 paragraphe 2 et articles 37, 41 et 45 du règlement financier)
Section première
Recouvrementdescréances
Article 65
Sont considérés comme pièces justificatives, appuyant les ordres de
recouvrement, la décision ou l'acte générateur de la créance,accompagné de tous documents permettant de vérifier la nature de lacréance, le calcul du montant, l'échéance, l'identité du débiteur, tels que:
a) en ce qui concerne les ressources propres (
1):
— pour les droits de douane, les prélèvements agricoles et les
cotisations «sucre»: les relevés de la comptabilité des Étatsmembres, conformément aux règlements d'application (
2);
— pour les ressources de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et du
produit national brut (PNB): le budget de l'exercice (exercice
«n») qui en détermine le montant, ainsi que, pour les soldesrespectifs (exercice «n+1» et suivants), les différents relevés,documents récapitulatifs et extraits des comptes prévus par lesrèglements d'application (
2);
b) en ce qui concerne les autres recettes diverses: l'acte de base, la
décision, le contrat ou l'accord générateur de la créance ainsi que lespièces faisant état de tous les éléments de calcul.1993R3418 — FR — 01.01.1999 — 003.001 — 15
(1) Décision 88/376/CEE, Euratom du Conseil(JO noL 185 du 15. 7. 1988, p.
24).
(2) — Règlement (CEE, Euratom) no1552/89.
— Règlement (CEE, Euratom) no1553/89 du Conseil(JO noL 155 du 7. 6.
1989, p. 9).
▼B
Section II
Engagementdesdépenses
Article 66
En ce qui concerne les propositions d'engagement des dépenses, sont
considérés comme pièces justificatives les projets d'actes engageantl'institution, tels que:
a) dans les domaines d'exécution des dépenses par voie contractuelle:
le projet de convention, de contrat, le bon de commande, ou autres
pièces similaires, éventuellement accompagnés, pour les marchés,
des offres reçues, de la justification de l'entente directe et, s'il y a
lieu, de l'avis de la commission consultative des achats et desmarchés, ci-après dénommée «CCAM»;
b) dans les domaines d'attribution d'aides de façon autonome:
— pour l'octroi d'un soutien financier au titre des différents fonds ou
d'actions analogues: les documents prévus, le cas échéant, dans
les règlements de base correspondants ainsi que les projets de
décisions d'octroi,
— pour les subventions en général:
— la demande du bénéficiaire accompagnée, le cas échéant, d'un
rapport d'exécution sur les subventions accordées antérieure-
ment,
— la justification du montant octroyé,— le projet de la lettre de convention ou d'autres pièces
similaires,
— le budget prévisionnel pour l'action au titre de laquelle la
subvention est demandée ou tout document en tenant lieu.
Section III
Liquidationetpaiementdesdépenses
Article 67
En ce qui concerne les fournitures en général, est notamment considérée
comme pièce justificative valable la facture établie par le fournisseur,
accompagnée, le cas échéant, d'un exemplaire de l'acte dont résultel'obligation de la Communauté (par exemple, le bon de commande ou lecontrat).
Dans tous les cas, le document établi par le fournisseur doit indiquer:
— la nature et la quantité des fournitures ou, éventuellement, la
description des services rendus s'y rapportant,
— le prix unitaire et le prix total,— la mention de l'exemption de taxes et impôts; le cas échéant, le
montant des taxes, impôts et droits de douane afférents à lafourniture et inclus dans le prix.
Sur ce document ou sur un document annexe, doivent figurer les
mentions apposées par l'ordonnateur ou l'agent habilité par lui,constatant:
— la bonne et due réception de la fourniture ainsi que la date et le lieu
de celle-ci,
— la prise en charge à l'inventaire, chaque fois que l'inscription de la
fourniture à l'inventaire est exigée,
— la vérification de tous les éléments de la facture,— l'avis de la CCAM, si cet avis est requis.
Article 68
En ce qui concerne les prestations de services, est notamment considérée
comme pièce justificative la facture (ou mémoire) établie par leprestataire, accompagnée, le cas échéant, du contrat.1993R3418 — FR — 01.01.1999 — 003.001 — 16
▼B
Cette facture (ou mémoire) doit:
— mentionner la nature de la prestation, éventuellement son prix
unitaire, son prix total, la mention de l'exemption de taxes et impôts
ou, dans la mesure du possible, le montant des taxes et impôts
afférents à la prestation et inclus dans le prix,
— comporter l'attestation «bon à payer», signée par l'ordonnateur ou
l'agent habilité par lui, certifiant la bonne exécution du service et la
vérification de tous les éléments de la facture (ou mémoire).
Article 69
1. En ce qui concerne les contrats d'études et de recherches, sont
considérés comme pièces justificatives:
a) un exemplaire du contrat et des avenants éventuels, à joindre au
premier mandat de paiement;
b) tout document qui, suivant les dipositions d'ordre financier figurant
dans les contrats, justifie les paiements correspondants (demande du
contractant, factures, libellés des comités gestionnaires en cas decontrats d'association et tout autre document justifiant les dépenses).Le dernier paiement doit être accompagné d'un document comportantl'attestation du «service fait» établie par l'ordonnateur.
2. En ce qui concerne les décisions d'octroi d'un soutien financier au
titre des différents fonds ou d'actions analogues, sont considérés commepièces justificatives:
a) un exemplaire de la décision à joindre au premier mandat de
paiement;
b) tout document qui, suivant les dispositions d'ordre financier figurant
dans les règlements de base ainsi que dans les décisions d'octroi dusoutien financier, justifie les paiements correspondants (demande depaiement, attestation du début des travaux, rapports d'avancement etautres). Le dernier paiement doit être accompagné d'un documentcomportant l'attestation de l'achèvement du programme ou du projet
ainsi que l'état des dépenses réellement effectuées au titre dudit
programme ou projet.
3. En ce qui concerne les subventions visées à l'article 66 point b)
deuxième tiret, sont considérés comme pièces justificatives:
a) un exemplaire de la décision octroyant la subvention;
b) la confirmation par le bénéficiaire de l'acceptation des contrôles
communautaires visés à l'article 87 du règlement financier, ainsi que,dans le cas où l'importance de la subvention le justifierait, la remised'un rapport sur l'exécution du projet et l'utilisation des fonds reçus.
Article 70
En ce qui concerne les dépenses de personnel, sont considérés comme
pièces justificatives:
a) pour le traitement mensuel:
— la liste complète du personnel, précisant tous les éléments de la
rémunération. Cette liste est jointe à l'ordre de paiement,
— un formulaire (fiche personnelle) qui fait apparaître, chaque fois
qu'il y a lieu, toute modification d'un élément quelconque de la
rémunération. Ce formulaire est établi à partir des décisions prisesdans chaque cas particulier,
— s'ils'agit de recrutements ou de nominations, une copie certifiée
conforme de la décision de recrutement ou de nomination
accompagne la liquidation du premier traitement;
b) pour les autres rémunérations (personnels rémunéré à l'heure ou à la
journée):
— un état dressé par l'ordonnateur indiquant les jours et les heures de
présence;1993R3418 — FR — 01.01.1999 — 003.001 — 17
▼B
c) pour les heures supplémentaires:
— un état, signé par le fonctionnaire habilité, certifiant les
prestations supplémentaires effectuées par l'agent;
d) pour les frais de mission:
— l'ordre de mission dûment signé par l'autorité compétente,
— le «décompte de frais de mission» indiquant notamment le lieu de
la mission, la date et l'heure des départs et arrivées au lieu de lamission, les frais de transport, les frais de séjour, les autres fraisdûment autorisés, sur production de pièces justificatives; ce
décompte est signé par le chargé de mission et par l'autorité
hiérarchique qui a reçu délégation;
e) pour les autres dépenses de personnel:
— les pièces justificatives qui font référence à la décision sur
laquelle se base la dépense et qui font état de tous les éléments decalcul.
Article 71
Pour tout engagement dont l'exécution donne lieu à des paiements
fractionnés, une copie certifiée conforme du contrat ou de la décision
d'octroi du soutien financier est jointe au premier ordre de paiement. Sur
les autres ordres de paiement, il est fait référence à ce document et au(x)paiement(s) précédent(s).
Lors de l'établissement du dernier ordre de paiement, l'ordonnateur est
tenu d'attester la fin de l'action dont il s'agit, afin que les conséquencessur le plan comptable en soient tirées, impliquant, le cas échéant,
l'annulation de l'engagement contracté et non exécuté.
Lorsque, en vertu de l'article 1
erparagraphe 7 du règlement financier,
une date limite a été fixée, la comptabilité permet d'identifier etd'extraire les engagements non définitivement exécutés un mois avant ladate en question. Les ordonnateurs sont alors tenus de préparer la
proposition d'annulation de l'engagement non exécuté ou, si les
conditions de l'article 1
erparagraphe 7 sont réunies, de présenter une
proposition modifiant l'engagement initial accompagnée des justifica-tions appropriées.
Article 72
Lorsque plusieurs paiements sont appuyés d'une seule pièce justificative,
tous les ordres de paiement comportent une référence à la pièce originale
et au numéro de l'ordre de paiement auquel elle est jointe.
Article 73
Hormis les cas prévus aux articles 65 à 72, lorsqu'une pièce justificative
originale ne peut être présentée, une copie certifiée conforme peut luiêtre substituée par l'ordonnateur qui est tenu d'exposer les motifs pourlesquels l'original n'a pu être présenté et de certifier que le paiement n'apas eu lieu.
TITRE XI
OCTROID'AVANCES
(Article 46 du règlement financier)
Article 74
En dehors des avances prévues par le statut ou par une disposition
réglementaire, l'ordonnateur peut octroyer des avances destinées à faire
face à des dépenses à effectuer par un fonctionnaire ou agent pour lecompte de son institution. Ces dépenses, qui relèvent généralement desdépenses de personnelet de fonctionnement, peuvent être occasionnéespar une mission spécifique ou relatives à des dépenses probables maisindéterminées dans leur nature ou leur montant.1993R3418 — FR — 01.01.1999 — 003.001 — 18
▼B
Article 75
L'octroi de ces avances et la désignation du fonctionnaire ou agent font
l'objet, sur proposition de l'ordonnateur et après visa du contrôleur
financier et avis favorable du comptable, d'une décision des autorités
visées à l'article 22 du règlement financier, qui précise le montant del'avance et la durée de son utilisation.
Tout versement d'avance, dans la mesure où la nature de la dépense est
suffisamment déterminée, doit avoir fait l'objet d'une propositiond'engagement.
Article 76
Le fonctionnaire ou agent désigné est responsable des fonds mis à sa
disposition et prend toutes les mesures utiles pour en garantir la
conservation.
Dans les dix jours qui suivent la réalisation de l'objet pour lequel
l'avance a été consentie, il adresse au comptable un rapport détaillé surl'utilisation de l'avance et reverse le solde éventuel.
Dans un délai de six semaines à partir de la même date, l'ordonnateur
procède à la liquidation de l'avance afin de permettre la clôture du
compte d'attente qui avait été ouvert au moment de l'octroi.
TITRE XII
COMPTESBANCAIRESETCOMPTESCOURANTSPOSTAUX
(Article 53 du règlement financier)
Article 77
Pour effectuer les opérations financières, l'institution peut ouvrir des
comptes bancaires et/ou des comptes courants postaux dans les États
membres et, éventuellement, dans des pays tiers.
Article 78
L'institution peut être également titulaire de comptes auprès de la
banque d'émission de chaque État membre ou de l'institution financièreagréée.
Article 79
L'institution fait communiquer à tous les organismes financiers auprès
desquels elle a ouvert des comptes, les noms et les spécimens dessignatures des agents désignés par elle et habilités à ouvrir des comptes
et à disposer desdits comptes, ainsi que la limite éventuelle des
prélèvements autorisés par chaque agent habilité.
Article 80
Pour disposer des comptes, les signatures conjointes de deux agents
dûment habilités, dont nécessairement celle du comptable, d'uncomptable subordonné ou d'un régisseur d'avances, sont requises.
En exécution de l'article 53 du règlement financier, l'institution désigne
les agents habilités à signer les chèques et virements postaux ou
bancaires.
Avant d'apposer leur signature, ces agents vérifient la concordance entre
les ordres de paiement et les chèques et virements postaux ou bancaires.
Article 81
En règle générale, doivent s'effectuer soit par chèque, soit par virement
postaux ou bancaire, les paiements:
— des rémunérations mensuelles des fonctionnaires et autres agents,
— des dépenses relatives à des fournitures ou à des prestations
supérieures à ►
M1400◄écus.1993R3418 — FR — 01.01.1999 — 003.001 — 19
▼B
TITRE XIII
RÉGIESD'AVANCES
(Article 54 du règlement financier)
Article 82
Il peut être créé des régies d'avances lorsque le paiement de certaines
dépenses, en raison de leur nature ou de leur urgence particulière, ne
peut être effectué sur la base d'un ordre de paiement signé parl'ordonnateur et visé par le contrôleur financier. Par dérogation auxarticles 40 et 51 du règlement financier, le régisseur d'avances estautorisé à effectuer la liquidation provisoire et le paiement des dépenses,sous réserve de l'application ultérieure des articles 40, 41, 44, 45, 47 et
50 du règlement financier.
La création des régies d'avances, la modification ou l'aménagement
substantiels de leurs conditions de fonctionnement font l'objet d'une
décision des autorités visées à l'article 22 du règlement financier surproposition dûment motivée de l'ordonnateur, après avis favorable ducomptable et du contrôleur financier.
Article 83
La désignation d'un régisseur d'avances fait l'objet d'une décision des
autorités visées à l'article 22 du règlement financier, sur proposition de
l'ordonnateur, après avis favorable du comptable.
Cette décision rappelle les responsabilités du régisseur d'avances.
Article 84
Les décisions visées aux articles 82 et 83 sont communiquées aux
ordonnateurs, au contrôleur financier, au comptable et à la Cour descomptes.
Article 85
1. La décision portant création d'une régie d'avances détermine
notamment:
a) l'objet et le montant maximal de l'avance pouvant être consentie;
b) l'ouverture, le cas échéant, d'un compte bancaire et/ou d'un compte
chèque postalau nom de l 'institution concernée;
c) la nature et le montant maximal de chaque dépense pouvant être
payée sans autorisation préalable;
d) la périodicité et les modalités de production des pièces justificatives;
e) les modalités de reconstitution éventuelle de l'avance;
f) le délai dans lequel les opérations de la régie d'avances doivent être
régularisées.
2. Les paiements ne peuvent être effectués que sur la base et dans la
limite d'engagements préalables, signés par l'ordonnateur et visés par lecontrôleur financier.
Article 86
Conformément à l'article 54 deuxième alinéa du règlement financier,
seul le comptable peut alimenter les régies d'avances.
Toutefois, les recettes locales diverses, telles que, notamment, celles
résultant de:
— ventes de matériels,
— publications,
— remboursements divers,
— produits d'intérêts, etc.,1993R3418 — FR — 01.01.1999 — 003.001 — 20
▼B
peuvent être prises en compte directement par les régies d'avances
correspondantes, leur régularisation intervenant conformément auxdispositions applicables du règlement financier et du présent règlement.
Les montants en question sont déduits par le comptable lors de la
réalimentation ultérieure des mêmes régies d'avances.
Article 87
Chaque régisseur d'avances est responsable, vis-à-vis de l'ordonnateur,
de la mise en paiement des dettes à l'égard de tiers et, vis-à-vis ducomptable, de l'exécution des paiements.
Article 88
Le régisseur d'avances tient une comptabilité des fonds dont il dispose,
des dépenses effectuées et des recettes encaissées, selon les instructionsdu comptable.
Article 89
Le régisseur d'avances prend toutes les dispositions utiles pour garantir
les fonds mis à sa disposition.
Article 90
Sans préjudice du contrôle exercé par le contrôleur financier, le
comptable doit, dans la mesure du possible suivant une périodicité
rapprochée, procéder lui-même ou faire procéder par un comptable
subordonné, ou par un fonctionnaire spécialement mandaté à cet effet,en règle générale sur place, d'une manière inopinée, à la vérification del'existence des fonds confiés aux régisseurs d'avances et à la vérificationde la tenue de la comptabilité.
Article 91
Le comptable et le contrôleur financier s'informent mutuellement du
résultat de leurs vérification et en adressent communication àl'ordonnateur.
TITRE XIV
CONDITIONSDEVERSEMENTD'INTÉRÊTSENCASDERÉPÉTITION
DEL'INDU
(Article 49 du règlement financier)
Article 92
Les dispositions du présent titre s'appliquent en cas de répétition de
l'indu en faveur de la Communauté, sans préjudice des dispositionséventuellement prévues dans les actes de base sectoriels relatifs auxpolitiques communautaires.
Article 93
1. L'ordre de recouvrement visé à l'article 28 paragraphe 2 du
règlement financier comporte pour toute créance constatée, relative à larépétition d'un montant indûment versé, la fixation d'une dated'échéance.
2. Des délais supplémentaires pour le paiement ne peuvent être
accordés, par le comptable, en liaison avec l'ordonnateur concerné, que
sur demande écrite dûment motivée du débiteur à condition que le
débiteur s'engage au paiement d'intérêts au taux prévu à l'article 94, pourtoute la période du délai accordé à compter de la date d'échéanceinitiale.
3. En cas d'octroi de délais supplémentaires, le comptable peut, afin
de mieux sauvegarder les droits de la Communauté, demander audébiteur le dépôt d'une sûreté couvrant la dette tant en principal qu'enintérêts.1993R3418 — FR — 01.01.1999 — 003.001 — 21
▼B
Article 94
1. Toute créance, non remboursée à sa date d'échéance, porte intérêt
selon les dispositions suivantes:
— pour les créances libellées en écus: au taux d'intérêt appliqué par le
Fonds européen de coopération monétaire à ses opérations enécus (
1), majoré d'un point et demi,
— pour les créances libellées en monnaie nationale: au taux d'intérêt
interbancaire vendeur à trois mois pour le marché concerné, majoréd'un point et demi.
2. Le taux d'intérêt applicable est celui en vigueur pendant le mois
correspondant à celui de la date d'échéance.
3. Le montant des intérêts est calculé à partir de la date d'échéance,
fixée dans l'ordre de recouvrement, jusqu'au jour du remboursementintégralde l a dette.
Article 95
La comptable, en accord avec le contrôleur financier, peut renoncer au
recouvrement des intérêts lorsque l'incidence financière en jeu - soit enraison du montant, soit du fait de la durée du retard — est minime parrapport au coût administratif de l'opération.
Article 96
Tout paiement partiels'impute d'abord sur l es intérêts de retard,
déterminés selon les dispositions de l'article 94, et ensuite sur leprincipal.
TITRE XV
PROCÉDURESD'APPELÀLACONCURRENCE
(Adjudicationetappeld'offres)
(Article 57 du règlement financier)
Article 97
Les procédures prévues dans le présent titre s'appliquent sans préjudice
des dispositions prévues aux articles 126 à 129.
Article 98
Les appels à la concurrence prennent la forme, dans toute la mesure du
possible, d'un formulaire type ou d'un texte type.
Article 99
Les appels d'offres contiennent, notamment, des indications relatives:
a) aux modalités de dépôt et de présentation des offres, notamment
l'exigence éventuelle de remplir un formulaire type de réponse;
b) à l'application du protocole sur les privilèges et immunités, ainsi que
les références au cahier des conditions générales applicables aumarché dont ils'agit (fournitures, travaux, prestations ou publ ica-tions) et, éventuellement, au document relatif aux conditionsspécifiques du marché;
c) à une clause selon laquelle la soumission d'une offre vaut acceptation
du cahier auquel elle se réfère;
d) aux conditions de visite, qui doivent être exactement précisées
lorsqu'une visite sur place est prévue;
e) à la période de validité des offres durant laquelle le soumissionnaire
est tenu de maintenir toutes les conditions de son offre;1993R3418 — FR — 01.01.1999 — 003.001 — 22
(1) Taux publié mensuellement au Journal officiel des Communautés euro-
péennes , série «C»
▼B
f) aux pénalités prévues au titre de sanction du non-respect des clauses
du contrat;
g) aux énonciations que doivent comporter les factures (ou les pièces
justificatives qui les appuient), conformément aux dispositions desarticles 65 à 73;
h) à l'interdiction de tout contact entre l'institution et le soumissionnaire,
sauf, à titre exceptionnel, dans les conditions suivantes:
1) avant la date de clôture du dépôt des offres:
— à l'initiative des soumissionnaires:
des renseignements supplémentaires ayant strictement pour
but d'expliciter la nature de l'appel d'offres peuvent êtrecommuniqués aux soumissionnaires;
— à l'initiative de l'institution:
si les services de l'institution s'aperçoivent d'une erreur, d'une
imprécision, d'une omission ou de toute autre insuffisancematérielle dans la rédaction du texte de l'appel d'offres, ils
peuvent en informer les intéressés, dans des conditions
strictement identiques à celles de l'appel d'offres;
2) après l'ouverture des offres et à l'initiative des services de
l'institution:
— au cas où une offre donnerait lieu à des demandes
d'éclaircissement ou s'il s'agit de corriger des erreursmatérielles manifestes contenues dans la rédaction de l'offre,l'institution peut prendre l'initiative d'un contact avec le
soumissionnaire.
Article 100
Dans tous les cas où des contacts ont eu lieu dans les conditions prévues
à l'article 99 point h), il est établi une «note pour le dossier» et mention
du (des) contact(s) est faite dans le rapport dont la CCAM est saisieultérieurement.
Article 101
Le cahier des conditions générales applicables au marché envisagé est
joint à l'appel d'offres. Le cas échéant, un document contenant lesconditions spécifiques du marché est également joint.
Article 102
Le délai pour le dépôt des offres est fixé suivant la nature du marché, en
fonction de la durée nécessaire pour la préparation de la réponse à
l'appel d'offres.
Article 103
La transmission des offres se fait au choix des soumissionnaires:
— soit par la poste.
L'appel d'offres doit alors préciser que sera retenue la date de dépôt
au départ, le cachet de la poste faisant foi. Les envois par la postedoivent obligatoirement être recommandés,
— soit par dépôt dans les services de l'institution directement, ou par
tout mandataire du soumissionnaire, y compris par messageriesprivées.
L'appel d'offres doit alors indiquer le jour et l'heure limites auxquels
les plis doivent être déposés auprès de l'institution et préciser le
service auquelil s doivent être remis contre reçu daté et signé.
Dans ces deux cas, la date est la même.Afin de conserver le secret et d'éviter toute difficulté, la mention
suivante figurera dans l'appel d'offres: «L'envoi doit être fait sous doubleenveloppe. Les deux enveloppes seront fermées, l'enveloppe intérieureportant, en plus de l'indication du service destinataire, comme indiquédans l'appel d'offres, la mention “appel d'offres — à ne pas ouvrir par le1993R3418 — FR — 01.01.1999 — 003.001 — 23
▼B
service du courrier„. Si des enveloppes autocollantes sont utilisées, elles
seront fermées à l'aide de bandes collantes au travers desquelles seraapposée la signature de l'expéditeur.”»
Article 104
Toutes les offres doivent être ouvertes.Les offres sont ouvertes par une commission désignée à cette fin. Le
contrôleur financier doit être informé de l'ouverture des offres. Le
contrôleur financier, ou son représentant, peut y assister à titred'observateur s'ill e juge opportun.
Les offres qui ne correspondent pas aux exigences spécifiques de l'appel
d'offres sont éliminées.
Les membres de la commission doivent parapher chaque page de chaque
offre et établir le procès-verbal d'ouverture des offres reçues, en
identifiant notamment les offres conformes et les offres non conformes
et en motivant les rejets, pour non-conformité.
Article 105
Tous les soumissionnaires sont informés de la suite réservée à leur offre.
TITRE XVI
DÉTERMINATION DES DIFFÉRENTS SEUILS DANS LE DOMAINE
DESMARCHÉS
(Article 128 du règlement financier)
Article 106
Le seuilen deçà duquelilpeut être traité par entente directe, sur l a base
de l'article 58 point a) du règlement financier, est fixé à►
M113 200◄écus.
Article 107
Le seuil au-delà duquel s'ouvre la compétence de la CCAM prévue à
l'article 60 du règlement financier est fixé à ►M146 000◄écus.
Article 108
Le seuil au-delà duquel le cautionnement prévu à l'article 62 du
règlement financier devient obligatoire est fixé à
►M1329 000 ◄écus.
Article 109
Le seuils en deçà desquels il peut être traité sur simple facture ou sur
mémoire, sur la base de l'article 63 du règlement financier, sont fixés a:
—►M11 000◄écus pour les dépenses effectuées aux lieux de
travailprovisoires de l 'institution,
—►M12 600◄écus pour les dépenses effectuées en dehors de
lieux de travail provisoires de l'institution.
Article 110
En application de l'article 97 du règlement financier concernant la
passation des marchés dans le domaine des crédits de recherche et de
développement technologique, les seuils suivants sont fixés:
— le seuil en deçà duquel il peut être traité par entente directe est fixé à
►M198 700◄écus pour les matériels scientifiques et techniques
ainsi que pour les travaux,
— le seuil au-delà duquel s'ouvre la compétence de la CCAM est fixé:
a) à►M1460 600◄écus pour les marchés scientifiques et
techniques;1993R3418 — FR — 01.01.1999 — 003.001 — 24
▼B
b) à►M198 700◄écus pour les marchés de fournitures et de
matériel, sans caractère scientifique et technique;
c) à►M132 900◄écus pour les marchés de fourntitures et de
matériel, sans caractère scientifique et technique, auxquels estappliqué l'article 58 points c), d) et e) du règlement financier.
TITRE XVII
CONDITIONSDEFONCTIONNEMENTDESCOMMISSIONSCONSUL-
TATIVESDESACHATSETDESMARCHÉS(CCAM)
(Articles 60 et 97 du règlement financier)
Section première
Dispositionsgénérales
Article 111
Dans les conditions fixées aux articles 60, 61 et 97 du règlement
financier, la CCAM est appelée, à titre consultatif, à formuler un avissur:
a) tous les projets de marchés de travaux, de fournitures ou de
prestations de services, y compris les études, d'un montant supérieurà ceux indiqués aux articles 107 et 110 du présent règlement ainsique sur les projets d'acquisitions immobilières, quel qu'en soit lemontant;
b) les projets d'avenants aux marchés visés au point a), dans tous les cas
de modifications substantielles, notamment ceux où ces avenantsauraient pour effet de modifier le montant du marché initial;
c) les projets d'avenants ayant pour effet de porter le montant global
d'un marché déjà passé, et qui, à l'origine, était inférieur aux limites
visées au point a), au-dessus de ces limites;
d) les formulaires et les textes types relatifs à l'appel à la concurrence et
les projets prévoyant de s'écarter notablement de ces textes types;
e) les projets d'appel à la concurrence qui présentent une importance ou
un caractère particuliers;
f) les questions soulevées lors de la passation ou de l'exécution des
marchés (annulation de commandes, demandes de remises de
pénalités de retard, dérogations aux dispositions des cahiers descharges et des conditions générales, etc.), lorsque la question estsuffisamment grave pour motiver une demande d'avis;
g) à la demande de l'ordonnateur compétent, ou d'un membre de la
CCAM, les projets de marchés d'un montant inférieur à celui fixé aupoint a), lorsqu'il estime que ces marchés posent des questions deprincipe ou présentent un caractère particulier.
Article 112
La CCAM formule:
a) des recommandations sur la politique générale d'approvisionnement
dans ou en dehors de la Communauté et procède ou fait procéder,
éventuellement, aux enquêtes et aux études correspondantes;
b) des recommandations sur la définition des conditions générales des
achats et des marchés.
Article 113
Les dossiers soumis pour avis à la CCAM sont accompagnés d'un
rapport établi et présenté par le fonctionnaire responsable ou par un
suppléant désigné par l'ordonnateur.
Ce rapport doit indiquer notamment:
a) l'évaluation technique et financière de chacune des offres, y inclus un
tableau comparatif des prix unitaires;
b) la justification de la recommandation du choix du soumissionnaire.1993R3418 — FR — 01.01.1999 — 003.001 — 25
▼B
Article 114
Chaque affaire fait l'objet d'un avis qui est signé par le président de la
CCAM. Cet avis est communiqué aux services intéressés.
Article 115
Chaque CCAM arrête son règlement intérieur. Le texte est communiqué
à l'institution concernée, aux CCAM des autres institutions et à la Courdes comptes.
Chaque CCAM veille, en ce qui la concerne, à la bonne application des
directives du Conseil visées à l'article 126.
Section II
DispositionsparticulièrespourleCentrecommunderecherche
Article 116
La Commission peut arrêter des dispositions internes appropriées en ce
qui concerne la composition et le fonctionnement de la CCAM parrapport aux activités du Centre commun de recherche, en raison des
exigences spécifiques dans ce domaine.
Ces dispositions internes sont établies après consultation du contrôleur
financier et adressées pour information au Parlement européen et à laCour des comptes.
Section III
Commission consultative des achats et des marchés commune aux
institutions (
1)(CCAMI)
Article 117
Le collège des chefs d'administration des institutions de la Communauté
peut prendre les mesures nécessaires pour mettre en place une CCAMIayant pour objectif d'intensifier, conformément à l'exigence d'une bonne
gestion financière, la collaboration entre les institutions en matière de
passation en commun de certains marchés de fournitures ainsi qued'autres marchés dans le cadre de la gestion des crédits relatifs aufinancement d'actions à caractère interinstitutionnel.
Article 118
La CCAMI exerce notamment les compétences suivantes:
a) elle est saisie pour avis, lorsque toutes ou plusieurs institutions
décident d'effectuer en commun des passations de marchés groupés
dans les domaines précisés à l'article 117, en raison des avantagesqu'une telle procédure peut assurer sur le plan financier.
L'avis émis porte sur la régularité de la procédure suivie, sur le choix
du soumissionnaire et, en général, sur les conditions retenues pour lapassation du marché, eu égard aux intérêts de l'ensemble desinstitutions.
Dans ce cas, les CCAM de chaque institution ne devront plus être
saisies à ce sujet, mais seront informées de l'avis rendu;
b) elle peut être appelée, notamment à la demande d'un ou plusieurs
chef(s) d'administration, ou d'une ou plusieurs CCAM, à examiner et
à faire des recommandations sur toute question susceptible de revêtir
un intérêt ou d'avoir des implications sur le plan interinstitutionneldans les domaines de la passation des marchés précisés à l'article 117.
À ce sujet, elle examine la question posée et elle formule les
suggestions qu'elle estime appropriée.1993R3418 — FR — 01.01.1999 — 003.001 — 26
(1) Le terme «institution» est à comprendre conformément à la disposition de
l'article 22 paragraphe 5 du règlement financier.
▼B
Article 119
La CCAMI comprend deux représentants par institution, désignés, dans
la mesure du possible, parmi les membres de la CCAM de l'institution,étant entendu que, par accord entre les institutions, sa composition doitcomporter, au-delà des représentants des services des administrationsrespectives:
— un représentant des services chargés des questions juridiques,
— un représentant des services chargés des finances,
— un représentant du contrôleur financier à titre d'observateur.
Pour les représentants de ces trois services, un système de rotation
pourra être convenu par accord entre les institutions.
La présidence de la CCAMI est assurée à tour de rôle par chacune des
institutions pour une période de deux ans.
La Commission assure le secrétariat de la CCAMI.
Article 120
Sur le plan de la procédure, les dispositions des articles 113 et 114 sont
applicables.
Article 121
La CCAMI arrête son règlement intérieur. Le texte est communiqué à
chaque institution.
TITRE XVIII
CAUTIONS ET CONSTITUTION D'UN CAUTIONNEMENT
PRÉALABLEENGARANTIEDEL'EXÉCUTIONDESMARCHÉS
(Article 62 du règlement financier)
Article 122
Lorsque, en garantie de l'exécution des marchés, il est exigé des
fournisseurs, entrepreneurs ou prestataires de service la constitution d'un
cautionnement préalable, celui-ci doit couvrir non seulement toute la
durée de la garantie mais aussi une période suffisante pour permettred'actionner la caution. Il doit en principe être constitué par un versementà l'institution dans la même monnaie que celle indiquée pour le paiementdes fournitures ou travaux.
Article 123
Le cautionnement peut être remplacé par la garantie d'une caution
personnelle et solidaire d'un tiers agréé par le comptable de l'institution.
Cette garantie est libellée dans la monnaie de paiement prévue au contrat
ou au marché et doit obéir aux mêmes règles que le cautionnement viséà l'article 122.
Article 124
À l'appui du premier mandat de paiement établi en exécution d'un
marché exigeant la constitution d'un cautionnement, les piècesjustificatives habituelles sont complétées par la production d'une copie,certifiée conforme par le comptable, du reçu délivré lors du versementdu cautionnement, ou par une copie, certifiée conforme par le
comptable, de la déclaration reçue de l'établissement ou du tiers qui
accorde sa garantie.
Article 125
Les cautionnements sont restitués ou les garanties visées à l'article 123
qui les remplacent libérées, dans les conditions fixées par lesdispositions relatives aux marchés, sauf dans les cas de non-exécutionou de retard prévus à l'article 62 quatrième alinéa du règlementfinancier.1993R3418 — FR — 01.01.1999 — 003.001 — 27
▼B
TITRE XIX
DISPOSITIONS CONCERNANT L'APPLICATION PAR LES INSTITU-
TIONS COMMUNAUTAIRES DES DIRECTIVES DU CONSEIL EN
MATIÈREDEMARCHÉSPUBLICSDETRAVAUX,DEFOURNITURES
ETDESERVICES
(Article 64 du règlement financier)
Article 126
Les directives du Conseilen matière de marchés publ ics de travaux, de
fournitures et de services sont applicables lors de la passation desmarchés par les institutions, dès que le montant des marchés en questionégale ou dépasse les seuils fixés par ces directives.
Article 127
Les termes «marché de travaux», «marché de fournitures» et «marché de
services» sont interprétés conformément aux définitions figurant dans
les directives visées à l'article 126.
Article 128
Les institutions — chacune dans la mesure où les marchés sont financés
sur des crédits inscrits à sa propre section du budget général— sontconsidérées comme «pouvoirs adjudicateurs» au sens des directives
visées à l'article 126.
Article 129
Les institutions, dans la passation des marchés de travaux, de fournitures
et de services, sont tenues de se conformer aux dispositions prévues parles directives concernées, notamment en ce qui concerne:
— les règles de publicité,
— les règles communes dans le domaine des spécifications techniques,
— les règles communes de participation,
— les critères de sélection qualitative,
— les critères d'attribution des marchés.
TITRE XX
FIXATION DE LA VALEUR DES BIENS MEUBLES À PARTIR DE
LAQUELLE L'INSCRIPTION DE CEUX-CI À L'INVENTAIRE EST
OBLIGATOIRE
(Article 65 du règlement financier)
Article 130
Font l'objet d'une inscription à l'inventaire tous les biens mobiliers:
— ayant une valeur à l'achat égale ou supérieure à ►M1400◄écus,
— dont la durée d'utilisation est supérieure à un an [deux ans pour les
biens mobiliers à caractère scientifique et technique (1)]
et
— n'ayant pas un caractère de bien de consommation.
Pour chaque bien acquis, les entrées à l'inventaire dont les accusés de
réception font partie intégrante devront fournir une descriptionappropriée du bien et préciser son emplacement, sa date d'acquisitionet son coût unitaire.
Les accusés de réception valent description appropriée.1993R3418 — FR — 01.01.1999 — 003.001 — 28
(1) Définis dans le cadre du Centre commun de recherche dans le «Recueil des
instructions relatives aux inventaires» (doc. 13.131/XV/68-F) et dans la
«Nomenclature des matériels — Canevas général» (doc. 2168/IX/1972-F et
mises à jour).
▼B
Article 131
Les contrôles d'inventaire entrepris par les institutions sont exécutés de
manière à s'assurer de l'existence physique de chaque bien et de leurconformité à l'inscription à l'inventaire. Ce contrôle est effectué dans lecadre d'un programme triennalde vérification.
TITRE XXI
PUBLICITÉPOURLESVENTESDEBIENSMEUBLES
(Article 66 du règlement financier)
Article 132
1. Les ventes de biens meubles font l'objet:
a) lorsque la valeur unitaire d'achat est égale ou supérieure à
►M17 700◄écus, d'une publicité locale appropriée. La période
comprise entre la date de publication de la dernière annonce et la
conclusion du contrat de vente doit être au minimum de quatorze
jours;
b) lorsque la valeur unitaire d'achat est égale ou supérieure à
►M1372 900 ◄écus, d'un avis de vente publié au Journal officiel
des Communautés européennes . Une publicité appropriée peut en
outre être faite dans la presse des États membres. La périodecomprise entre la date de publication de l'avis publié au Journal
officiel des Communautés européennes et la conclusion du contrat de
vente doit être au minimum d'un mois.
2. Lorsque, en raison du coût de la publicité, l'opération ne présente
pas d'avantages particuliers, il peut être renoncé à cette publicité.
3. Les institutions sont tenues de rechercher chaque fois les meilleurs
prix pour les ventes de biens meubles.
TITRE XXII
CONDITIONS D'ÉTABLISSEMENT ET DE FONCTIONNEMENT DU
PLANCOMPTABLE
(Article 70 du règlement financier)
Article 133
Établissementduplancomptable
Le plan comptable est établi en deux parties distinctes, mais néanmoins
coordonnées, permettant de tenir:
— la comptabilité budgétaire,
— la comptabilité générale.
Article 134
Comptabilitébudgétaire
1. La comptabilité budgétaire enregistre pour chaque subdivision du
budget:
a) en ce qui concerne les dépenses:
— les crédits autorisés dans le budget initial, les crédits inscrits dans
des budgets supplémentaires et/ou rectificatifs, les crédits ouvertssuite à des participations de tiers, les crédits résultant de
virements et le montant total des crédits ainsi disponibles. Les
crédits d'engagement et les crédits de paiement sont enregistrés etsuivis séparément,
— les engagements et les paiements de l'exercice;
b) en ce qui concerne les recettes:
— les prévisions inscrites dans le budget initial, les prévisions
inscrites dans les budgets supplémentaires et ou rectificatifs, lesrecettes provenant de participations de tiers et le montant total desprévisions ainsi évaluées,1993R3418 — FR — 01.01.1999 — 003.001 — 29
▼B
— les droits constatés et les recouvrements de l'exercice;
c) la reprise des engagements restant à payer et des recettes restant à
recouvrer des exercices antérieurs.
Sont également enregistrés en comptabilité budgétaire les engagements
provisionnels globaux relatifs au Fonds européen d'orientation et degarantie agricole (FEOGA), section «garantie», et les paiements —
constitués par les avances — correspondants.
Ces engagements sont présentés au regard de l'ensemble des crédits du
FEOGA, section «garantie».
2. Des comptes distincts sont ouverts pour suivre séparément:
— l'utilisation des crédits reportés,
— l'utilisation des crédits reconstitués,
— la liquidation des engagements restant à liquider.
En ce qui concerne les recettes, des comptes distincts sont ouverts pour
suivre séparément les créances restant à recouvrer des exercicesantérieurs.
3. Les comptes peuvent être détaillés dans le but de déterminer des
résultats analytiques.
4. Les comptes sont tenus dans des livres, ou sur fiches, ou à l'aide de
tout moyen informatique.
Article 135
Comptabilitégénérale
1. La comptabilité générale permet d'établir la situation active et
passive de l'institution.
2. Le plan comptable de la comptabilité générale est établi selon un
système de classification décimale.
3. Le cadre comptable comporte les classes suivantes:
classe 1: comptes de capitaux permanents,
classe 2: comptes de valeurs immobilisées,
classe 3: comptes de stocks,
classe 4: comptes de tiers,
classe 5: comptes financiers,
classe 6: comptes de charges,
classe 7: comptes de produits,
classe 8: comptes spéciaux.
4. Chaque classe comporte des groupes (à deux chiffres), lesquels
sont divisés en sous-groupes (à trois chiffres). En fonction des besoins
de l'institution, les comptes qui subdivisent ces sous-groupes sont créésavec cinq ou six chiffres.
5. La classe 4, «comptes de tiers», enregistre toutes les opérations
concernant les relations avec les tiers et les écritures de régularisation.
Elle comporte notamment les comptes d'ordre permettant d'inscrire les
recettes provenant du reversement d'acomptes prévues à l'article 7 point7 du règlement financier et ceux permettant de suivre les opérations deréemploi prévues à l'article 27 paragraphe 2 du règlement financier.
6. Le classe 5, «comptes financiers», enregistre les mouvements de
valeurs, les opérations de caisse, banques et offices des chèques postaux,
les opérations effectuées par les comptables subordonnés et les
régisseurs d'avances. Un compte distinct est ouvert pour chaque comptebancaire, chaque compte courant postal, chaque caisse et chaque régied'avances.
7. La classe 6, «comptes de charges», enregistre le montant brut des
dépenses inscrites dans la comptabilité budgétaire.1993R3418 — FR — 01.01.1999 — 003.001 — 30
▼B
Des comptes distincts sont ouverts pour les dépenses relatives:
— aux crédits de l'exercice courant,
— aux crédits reportés en vertu de l'article 7 point 1 b) du règlement
financier,
— aux crédits reportés en vertu de l'article 7 point 1 a) du règlement
financier,
— aux crédits reportés en vertu de l'article 7 point 2 du règlement
financier,
— aux crédits relatifs à des participations de tiers en vertu de l'article 4
paragraphe 2 du règlement financier.
8. La classe 7, «comptes de produits», enregistre le montant des
recouvrements inscrits dans la comptabilité budgétaire.
Des comptes distincts sont ouverts pour les recouvrements:
— des droits constatés de l'exercice courant,
— des droits constatés restant à recouvrer des exercices précédents.
9. La classe 8, «comptes spéciaux», enregistre en fin d'exercice les
opérations d'arrêté des comptes.
10. Sans préjudice de l'article 21, le comptable de chaque institution
établit un plan comptable détaillé en fonction du cadre comptable définici-dessus. Ilouvre des groupes, des sous-groupes, et des comptes, sel on
les besoins particuliers de sa gestion, en précisant chaque fois l'objet et
les conditions de fonctionnement desdits comptes.
Article 136
Fonctionnementdelacomptabilitégénérale
1. La comptabilité générale est tenue par année civile suivant la
méthode dite «en partie double».
2. Les comptes sont tenus dans des livres, ou sur des fiches, ou à
l'aide de tout moyen informatique.
3. La comptabilité permet l'établissement d'une balance générale des
comptes, c'est-à-dire le relevé de tous les comptes d'actif et de passif del'institution, y compris les comptes soldés avec, pour chacun d'eux:
— le numéro du compte,
— le libellé,
— le total des débits,
— le total des crédits,— le solde.
4. Les comptes sont tenus de façon à permettre une analyse détaillée
des opérations et des soldes. Les états financiers sont établis de manièreà faire apparaître correctement, selon une ventilation appropriée, les
éléments représentatifs de l'actif et du passif de l'institution. Les recettes
à recouvrer figurent au passif en compte de régularisation et les créancescorrespondantes sont inscrites à l'actif sous la rubrique «débiteursdivers» ou sous les autres rubriques appropriées. Les dépenses del'exercice non encore imputées au comple de gestion figurent à l'actif encompte de régularisation sous la rubrique «dépenses à imputer». Le
compte de gestion doit comporter tous les éléments permettant d'établir
la concordance avec le bilan financier.
Les soldes de chaque compte doivent être rapprochés périodiquement
des documents justificatifs ou des autres éléments probants, etnotamment:
— des comptes de valeurs immobilisées — comme prévu à l'article 130,
— des avoirs en banque et en compte courant postal— par
rapprochement mensueldes extraits de compte communiqués par
les institutions financières,
— des fonds en caisse — par rapprochement avec le livre de caisse,
— des régies d'avances et autres avances aux termes de l'article 74 —
par vérification du respect des conditions de fonctionnement des1993R3418 — FR — 01.01.1999 — 003.001 — 31
▼B
régies d'avances et d'octroi des avances, ainsi que des règles de
comptabilisation,
— des comptes de charges et de produits des classes 6 et 7 — à
rapprocher mensuellement des totaux correspondants de la compta-
bilité budgétaire.
5. Les comptes de liaison interinstitutionnels sont réconciliés
mensuellement et apurés périodiquement.
6. Les comptes d'attente font périodiquement l'objet de l'examen
suivant:
— les recouvrements en souffrance — par information du comptable à
l'ordonnateur des recettes non recouvrées et des diligenceseffectuées,
— les paiements en souffrance — par communication du comptable à
l'ordonnateur des motifs de non-exécution et des montants en cause,
— les fonds à transférer — par référence aux états collectifs des
traitements du personnelou d'autres états simil aires,
— les autres comptes d'attente — au moyen d'une analyse des soldes
comptables et par notification à l'ordonnateur de toute opération quin'aurait pas été apurée dans les délais à définir annuellement.
Les comptes d'attente sont apurés dans les délais les plus brefs et, au
plus tard, dans les délais prévus à l'article 71 du règlement financier.
7. Les comptes d'ordre pour réemploi permettent de suivre les
opérations de réemploi des recettes prévues à l'article 27 paragraphe 2du règlement financier et d'établir l'état prévu à l'article 78 points 1 et 3du règlement financier.
8. Les comptes financiers (bancaires ou postaux) sont tenus en
devises et en écus.
La conversion en écus des montants exprimés en monnaies nationales
est effectuée sur la base des taux établis conformément à l'article 1
er. Les
soldes en écus des comptes tenus en devises et en écus font l'objet d'uneréévaluation mensuelle.
9. La comptabilité du Centre commun de recherche est reprise dans la
comptabilité générale de la Commission.
10. Sauf lorsqu'un règlement en dispose autrement, tous les états
financiers sont présentés selon les principes comptables qui compren-nent notamment les principes édictés par les directives du Conseil. Lesmodalités pratiques d'application de ces principes, qui font l'objet demises à jour périodiques, sont arrêtées en conformité avec les
dispositions de l'article 21.
TITRE XXIII
DISPOSITIONS RELATIVES AUX CRÉDITS DE RECHERCHE ET DE
DÉVELOPPEMENTTECHNOLOGIQUE
(Articles 94 et 96 du règlement financier)
Article 137
Pour le domaine des activités relevant du Centre commun de recherche,
il est établi, à l'appui du budget, un tableau indicatif faisant apparaître la
correspondance entre la destination des dépenses — objectifs derecherche et autres activités — et la nature des moyens d'exécutionemployés:
— personnelstatutaire et non statutaire,
— infrastructure administrative et technique,— supports scientifiques et techniques,— crédits opérationnels directs.
Le Centre commun de recherche, pour les besoins de la gestion de
chacune des activités relevant du domaine de sa compétence, y comprisles travaux relatifs aux prestations pour tiers et de support aux servicesde la Commission, tient une comptabilité appropriée permettant1993R3418 — FR — 01.01.1999 — 003.001 — 32
▼B
d'assurer le suivi des coûts réels sur la base des composantes figurant
dans le tableau de correspondance.
Article 138
Pour le domaine des activités relevant de l'action indirecte, il est établi, à
l'appui du budget, un tableau faisant apparaître la correspondance entrela destination — objectifs de recherche et autres activités — et la naturedes dépenses, selon la répartition suivante:
— interventions,
— personnelnon statutaire (
1),
— fonctionnement,— infrastructure,— information et publications,— personnelstatutaire (
1).
Les mesures appropriées sont prises sur le plan de la tenue de la
comptabilité, afin d'assurer le suivi de l'exécution budgétaire par objectifde recherche, compte tenu des composantes figurant dans le tableau decorrespondance.
Article 139
1. La Commission reçoit des avances au titre des activités qu'elle
mène pour le compte de tiers. Ces avances sont destinées à financer,d'une part, les dépenses de personnel, de frais généraux et de moyensd'exécution engendrés par ces activités et, d'autre part, les investisse-ments spécifiques que ces activités exigent. Ces avances sont incluses
dans les dotations budgétaires correspondantes.
2. Les avances non utilisées sont remboursées par annulation des
crédits correspondants via le compte de gestion. Les avances utiliséessont remboursées au moyen d'une fraction des recettes engendrées par laperception du prix des prestations aux tiers. La fraction des recettes
servant au remboursement des avances est celle qui correspond aux
dépenses de personnel, aux dépenses d'utilisation des services générauxet des moyens d'exécution de la Commission, ainsi qu'aux investisse-ments spécifiques. Le reste des recettes, c'est-à-dire celles quicorrespondent à des dépenses courantes résultant spécifiquement descontrats, est conservé par la Commission par l'inscription de crédits
supplémentaires sur les lignes supportant ces dépenses spécifiques.
3. La fraction des recettes donnant lieu à remboursement est
déterminée lors de l'établissement de chaque contrat de prestation àdes tiers, conformément aux règles internes.
Les recettes destinées au remboursement des avances et les recettes
donnant lieu à ouverture de crédits supplémentaires sont imputées surdes lignes distinctes de l'état des recettes de la Commission.1993R3418 — FR — 01.01.1999 — 003.001 — 33
(1) La rubrique «personnelstatutaire» correspond aux fonctionnaires occupant un
emploi figurant aux tableaux des effectifs ainsi qu'aux agents relevant du
RAA. La rubrique «personnelnon statutaire» correspond — voir l a
réglementation de la Commission relative aux minibudgets du 22 mai 1990
— à tous les autres agents (intérimaires, fonctionnaires nationaux détachés,
prestataires de services, contrats d'entreprises, etc.).
▼B
TITRE XXIV
DISPOSITIONS RELATIVES À LA GESTION DES CRÉDITS DE
FONCTIONNEMENTHORSCOMMUNAUTÉ
(Articles 121, 122 et 123 du règlement financier)
Section première
Régiesd'avances
Article 140
Il est créé, en application de la disposition de l'article 54 du règlement
financier, en vue du paiement de certaines catégories de dépenses, unerégie d'avances pour chaque unité locale hors Communauté.
La décision portant création de ces régies d'avances en détermine les
conditions de fonctionnement sur la base des nécessités spécifiques de
chaque unité locale.
Section II
Engagementsetpaiements
Article 141
Il est établi, pour l'ensemble des unités locales, des propositions
d'engagements provisionnels globaux.
Ces propositions, accompagnées d'un état prévisionneldes dépenses de
chaque unité locale, sont transmises pour visa au contrôleur financier etensuite enregistrées par la comptabilité; ces engagements globauxpeuvent être revus en fonction de l'évolution des besoins.
Article 142
1. Dans les délégations ne disposant que d'un nombre limité de
fonctionnaires ou d'agents susceptibles d'être habilités en qualité designataires des chèques ou virements postaux ou bancaires, les autorités
visées à l'article 22 du règlement financier peuvent, sur proposition de
l'ordonnateur, après avis favorable du comptable et du contrôleurfinancier, autoriser une signature unique.
2. La Commission détermine les conditions dans lesquelles les agents
désignés par elle et habilités à disposer des comptes ouverts endélégation sont autorisés à communiquer les noms et les spécimens des
signatures aux organismes financiers sur place.
Section III
ConditionsparticulièresdesaisinedelaCCAM
Article 143
1. En application de l'article 60 du règlement financier et de l'article
111 du présent règlement, les marchés portant sur la location d'un
immeuble hors Communauté peuvent être conclus directement parl'ordonnateur, à titre exceptionnel, à condition que la CCAM ait étésaisie au préalable — par rapport aux pays ou aux villes concernés —d'une information appropriée sur l'état du marché concerné et ait admisles critères de base à retenir, portant notamment sur:
— le type d'immeuble à louer, en fonction de la destination envisagée
(logement, bureaux, etc.),
— les paramètres de surface et de prix, assortis de fourchettes
éventuelles, à respecter,
— les modalités contractuelles.
2. Dans la mesure où l'ordonnateur se trouverait confronté à des
situations s'écartant des critères convenus aux termes du paragraphe 1 etadmis au préalable par la CCAM, celle-ci doit être saisie à nouveau pourle(s) cas spécifique(s) en question.1993R3418 — FR — 01.01.1999 — 003.001 — 34
▼B
3. L'ordonnateur fait rapport périodiquement à la CCAM sur
l'application du paragraphe 1.
Section IV
Inventaires
Article 144
1. Les inventaires permanents des biens meubles constituant le
patrimoine des Communautés sont tenus, en ce qui concerne les
délégations, sur place. Ils sont régulièrement communiqués aux services
centraux selon des modalités arrêtées par la Commission.
Les biens meubles en transit vers les délégations font l'objet d'une
inscription sur une liste provisoire dans l'attente de leur reprise sur lesinventaires permanents.
2. La publicité pour les ventes de biens meubles des délégations est
adaptée aux conditions de droit ou de fait locales.
TITRE XXV
DISPOSITIONSFINALES
Article 145
Les montants forfaitaires prévus au présent règlement sont actualisés en
fonction des variations de l'indice des prix à la consommation dans laCommunauté, de façon proportionnelle, selon les échéances suivantes:
— tous les trois ans, sauf évolution exceptionnelle dudit indice, s'il
s'agit des montants visés aux articles 31 (montant de la régie), 81,130, 132 et aux articles 106 à 110. Il est procédé à l'arrondissementapproprié de ces montants,
— tous les ans, s'il s'agit des montants visés à l'article 31 (montants de
l'indemnité). Ces montants sont arrondis à l'écu immédiatementinférieur ou supérieur.
La Commission, qui constate ces nouveaux montants selon les
échéances et critères précisés au premier alinéa, les communique aux
autres institutions.
Article 146
Les dispositions du présent règlement ne font pas obstacle à l'application
des dispositions particulières du règlement financier arrêtées pour lescrédits de recherche et de développement technologique (titre VII durèglement financier), le Fonds européen d'orientation et de garantieagricole, section «garantie» (titre VIII du règlement financier), les aides
extérieures (titre IX du règlement financier), la gestion des crédits
relatifs au personnel hors Communauté et au fonctionnement adminis-tratif correspondant (titre X du règlement financier) et l'Office despublications officielles des Communautés européennes (titre XI durèglement financier).
Article 147
Les institutions informent la Cour des comptes dans un délai de six
mois, à partir de la date d'entrée en vigueur du présent règlement, des
dispositions qu'elles auront arrêtées pour le mettre en application.
Article 148
Le règlement 86/610/CEE, Euratom, CECA est abrogé.
Article 149
Le présent règlement entre en vigueur le 1
erjanvier 1994.1993R3418 — FR — 01.01.1999 — 003.001 — 35
▼B
Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et
directement applicable dans tout État membre.1993R3418 — FR — 01.01.1999 — 003.001 — 36