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RÈGLEMENT (CE) No1663/95 DE LA COMMISSION
du 7 juillet 1995
établissant les modalités d’application du règlement (CEE) no729/70 en ce qui concerne la
procédure d’apurement des comptes du FEOGA, section «garantie»
(JO noL 158 du 8. 7. 1995, p. 6)
Modifié par:
Journal officiel
nopage date
Règlement (CE) nο896/97 de la Commission du 20 mai 1997 L 128 8 21. 5. 1997
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IRÈGLEMENT (CE) No1663/95 DE LA COMMISSION
du 7 juillet 1995
établissant les modalités d’application du règlement (CEE) no729/70 en ce qui concerne la
procédure d’apurement des comptes du FEOGA, section «garantie»
LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,
vu le traité instituant la Communauté européenne,
vu le règlement (CEE) no729/70 du Conseil, du 21 avril
1970, relatif au financement de la politique agricole com-
mune (1), modifié en dernier lieu par le règlement (CE) no
1287/95 (2), et notamment son article 4 paragraphe 6 et
son article 5 paragraphe 3,
considérant que la réforme de la procédure de l’apurement
des comptes, mise en vigueur par le règlement (CE) no
1287/95 du Conseil, prévoit l’établissement de modalitésd’application relatives à l’agrément des organismes payeurs
et à la certification et à l’apurement des comptes annuels;
considérant que, au regard de l’évolution du nombre et de
la nature des mesures financées par le FEOGA, section
«garantie», ainsi que des techniques d’enregistrement et de
transmission de l’information, une révision de la nature et
du contenu de l’information à fournir à la Commission
pour l’apurement des comptes s’avère nécessaire;
considérant qu’il convient d’abroger en conséquence le rè-
glement (CEE) n
o1723/72 de la Commission (3), modifié
en dernier lieu par le règlement (CEE) no295/88 (4);
considérant que le comité du Fonds européen d’orientation
et de garantie agricole n’a pas émis d’avis dans le délai
imparti par son président,
A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:
(1)J O noL 94 du 28. 4. 1970, p. 13.
(2)J O noL 125 du 8. 6. 1995, p. 1.
(3)J O noL 186 du 16. 8. 1972, p. 1.
(4)J O noL 30 du 2. 2. 1988, p. 7.
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1Article premier
1 . C h a q u eÉ t a tm e m b r ef i x eu n el i m i t ea un o m b r ed e s
organismes payeurs à agréer par chaque État membre au
t i t r ed el ’ a r t i c l e4p a r a g r a p h e2d ur è g l e m e n t( C E E )no
729/70, après consultation de la Commission. La Commis-sion peut faire connaître tout obstacle que ce nombre pré-
senterait eu égard au délai fixé à l’article 5 paragraphe 2
point b) dudit règlement et à la transparence des contrôles
sur les opérations du Fonds. La Commission informe le
comité du Fonds des organismes payeurs agréés dans tous
les États membres.
2. Pour chaque organisme payeur, l’État membre infor-
me la Commission de la (ou des) autorité(s) qui déli-
vre(nt) et retire(nt) l’agrément et qui détermine(nt) le dé-
lai accordé pour procéder aux adaptations nécessaires au
sens de l’article 4 paragraphe 4 du règlement (CEE) n
o
729/70 («l’autorité compétente»).
3. Avant d’agréer un organisme payeur, l’autorité com-
pétente s’assure que les dispositions administratives et
comptables de l’organisme concerné offrent les garanties
prévues à l’article 4 paragraphe 1 point a) du règlement
(CEE) no729/70. Les critères d’agrément sont établis par
l’État membre et appliqués par l’autorité compétente aux
fins de l’agrément, en tenant compte des orientations de la
Commission pour ces critères qui figurent en annexe. Le
non-respect d’un critère qui est important au vu des opéra-
tions effectuées par l’organisme payeur entraîne l’applica-
tion de l’article 4 paragraphe 4 dudit règlement.
La décision d’agrément est prise sur la base d’un examen
des conditions administratives et comptables, y compris cel-
les adoptées pour protéger les intérêts de la Communauté
en matière d’avances payées, de garanties obtenues, de
stocks d’intervention ainsi que de montants à percevoir.
Cet examen inclut notamment les conditions d’exécution
des paiements, de protection de la trésorerie, de sécurité
des systèmes informatiques, de tenue des registres compta-
bles, de répartition des tâches et d’adéquation des contrô-
les internes et externes, concernant les dépenses financées
par la section «garantie» du FEOGA.
4. Si l’autorité compétente obtient l’assurance que l’or-
ganisme payeur inspecté remplit toutes les conditions ap-
plicables, elle procède à son agrément. Dans le cas contrai-
re, elle adresse à l’organisme payeur des instructions
concernant les dispositions administratives et comptables à
prendre, et notamment les conditions que l’organisme
payeur est tenu de remplir avant d’être agréé. L ’agrémentpeut être accordé provisoirement pour un délai à fixer en
relation avec la gravité du problème pendant la mise en
œuvre des modifications à apporter aux conditions admi-
nistratives et comptables.1663/95
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25. En cas de retrait de l’agrément, l’État membre dés-
igne un autre organisme payeur, conformément aux dispo-
sitions fixées à l’article 4 du règlement (CEE) no729/70 et
aux paragraphes 3 et 4 du présent article et s’assure que
les paiements aux bénéficiaires ne sont pas interrompus.
6. L ’acte d’agrément consiste en une confirmation écrite
que l’organisme répond aux conditions d’agrément; il expo-
se, le cas échéant, les instructions concernant les adapta-
t i o n sa i n s iq u el ed é l a if i x é .I le s tc o m m u n i q u éàl aC o m -
mission.
7. La communication prévue à l’article 4 paragraphe 3
du règlement (CEE) no729/70 doit être faite lors du pre-
mier agrément de l’organisme payeur et doit être accompa-
gnée des informations suivantes au sujet de chaque orga-
nisme payeur:
— les responsabilités qui lui sont attribuées,
— la répartition des responsabilités entre ses services,— ses relations avec d’autres organismes, publics ou pri-
vés, qui assument également une partie des responsabi-
lités dans l’exécution des mesures pour lesquelles il im-
pute des dépenses au Fonds,
— les procédures suivant lesquelles les demandes des bé-
néficiaires sont reçues, vérifiées et validées, les dépen-
ses autorisées et payées,
— les dispositions d’audit interne.
Les informations à transmettre dans le cadre de l’applica-
tion de l’article 4 paragraphe 4 du règlement (CEE) n
o
729/70 comprennent notamment toutes les instructionsayant trait aux dispositions administratives et comptables à
prendre, et aux adaptations auxquelles l’organisme payeur
est tenu de procéder afin d’éviter le retrait de l’agrément,
ainsi que le délai de mise en œuvre.
Article 2
1. L ’organisme de coordination visé à l’article 4 paragra-
phe 1 point b) du règlement (CEE) n
o729/70 est le seul
interlocuteur de l’État membre vis-à-vis de la Commission
pour toutes les questions relatives à la section «garantie»
du FEOGA en ce qui concerne:
— la diffusion des textes et des orientations communau-
taires y relatives, aux différents organismes payeurs et
aux administrations chargées de les mettre en applica-
tion,
— la promotion de leur application homogène,1663/95
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3— la communication à la Commission de l’information
prévue par le présent règlement ainsi que par le règle-
ment (CEE) no729/70,
— la mise à la disposition de la Commission de l’ensem-
ble des données comptables nécessaires à des fins sta-
tistiques ou à la réalisation de contrôles.
Les informations détenues par les organismes payeurs ou
les ordonnateurs sous une forme documentaire ne doivent
pas être adressées à la Commission; elles doivent toutefois
être tenues à disposition par les organismes payeurs ou les
ordonnateurs. Un organisme payeur peut remplir le rôle
de l’organisme de coordination pourvu que ces deux com-
pétences soient maintenues distinctes. Dans le cadre de sa
mission, l’organisme de coordination peut, conformément
aux procédures nationales, s’appuyer sur d’autres organes
ou services administratifs, notamment à vocation compta-
ble ou technique.
2. L ’État membre communique à la Commission les ren-
seignements concernant la dénomination et les statuts de
l’organisme de coordination, ainsi que les conditions admi-
nistratives, comptables et de contrôle interne dans lesquel-
les sont effectuées ces opérations.
3. La Commission établit la forme et le contenu de cha-
que information comptable visée au paragraphe 1, après
avoir consulté le comité du Fonds; elle les transmet aux
États membres dans un délai de trois mois à compter de
l’entrée en vigueur du présent règlement. T oute modifica-
tion est communiquée aux États membres dans un délai de
trois mois à compter de la circonstance ayant entraîné cet-
te modification, et les États membres mettent en œuvre la
modification de leur système d’information dans un délai à
fixer par la Commission après consultation du comité du
Fonds.
Article 3
1. Le certificat visé à l’article 5 paragraphe 1 point b)
du règlement (CEE) no729/70 est délivré par un service
ou un organe fonctionnellement indépendant des organis-
mes payeurs et de coordination et qui dispose des compé-
tences techniques (l’organisme de certification).
Le certificat s’appuie sur un examen des procédures ainsi
que sur l’examen d’un échantillon de transactions. Il porte
sur la conformité des paiements avec les règles communau-
taires seulement en ce qui concerne la capacité des structu-
res administratives des organismes payeurs d’assurer que la
conformité avec ces règles a été vérifiée avant que le paie-
ment ne soit réalisé.
L ’organisme de certification effectue son examen conformé-
ment à des normes d’audit acceptées sur le plan internatio-
nal. Les contrôles ont lieu à la fois pendant et après cha-
que exercice financier. Avant le 31 janvier de l’exercice
suivant, l’organisme de certification établit son certificat etfait un rapport sur ses constatations, qui indique notam-
ment s’il a obtenu une assurance raisonnable quant à l’in-
tégralité, à l’exactitude et à la véracité des comptes à
transmettre à la Commission, et que les procédures de
contrôle interne ont été appliquées de manière satisfaisan-
te.1663/95
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42. Dans le cas où plus d’un organisme payeur est agréé,
l’État membre peut s’appuyer sur les certificats délivrés
par les organismes ayant certifié les comptes des organis-
mes payeurs respectifs, à condition qu’il reçoive l’assurance
q u el ’ é t e n d u ed e sa u d i t sr é a l i s é se tl e sn o r m e ss u i v i e sàc e t
effet répondaient aux exigences prévues au paragraphe 1.
3. Le rapport visé au paragraphe 1 précise:
— si les procédures appliquées par les organismes
payeurs, tenant compte notamment des critères d’agré-
ment, sont de nature à garantir de manière raisonnable
que les opérations imputées au Fonds sont conformes
aux règles communautaires, et quelles recommanda-
tions ont été faites pour améliorer les systèmes,
— si le compte annuel visé à l’article 4 paragraphe 1
point a) est conforme aux livres et aux registres des
organismes payeurs,
— si les déclarations des dépenses et des opérations d’in-
tervention prévues à l’article 5 constituent un relevé
matériellement exact, complet et précis des opérations
imputées au Fonds,
— si les intérêts financiers de la Communauté sont dû-
ment protégés en ce qui concerne les avances payées,
les garanties obtenues, les stocks d’intervention ainsi
que les montants à percevoir,
— si les recommandations faites aux organismes payeurs
pour améliorer les systèmes ont été suivies.
Le rapport est accompagné des renseignements sur le
nombre et les qualifications des membres de l’équipe d’au-
dit, sur le travail réalisé, sur le nombre de transactions
examinées, sur le degré de matérialité et de confiance ob-
tenue, sur les faiblesses décelées et sur les recommanda-
tions faites en vue d’améliorer le système ainsi que sur les
opérations de l’organisme de certification et celles des au-
tres organismes d’audit, internes ou externes aux organis-
mes payeurs, sur lesquels repose tout ou partie des assu-
rances acquises par l’organisme de certification sur ces
questions.
Article 4
1. Aux fins de l’apurement des comptes prévu à l’article
5 paragraphe 2 point b) du règlement (CEE) no729/70,
l’État membre adresse à la Commission:
a) le compte annuel des dépenses imputées à la section
«garantie» du Fonds et les rapports établis par chaque
service ou organisme au titre de l’article 5 paragra-
phe 1,
b ) l e sc e r t i f i c a t se tl e sr a p p o r t sé t a b l i sp a rl eo ul e so r g a -
nismes de certification.1663/95
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52. Les documents visés au paragraphe 1 sont adressés à
la Commission en quatre exemplaires pour le 10 février de
l’année suivant la fin de l’exercice financier concerné.
3. À la demande de la Commission ou à l’initiative de
l’État membre, d’autres informations concernant l’apure-
ment des comptes considérés peuvent être adressées à la
Commission avant une date limite fixée par celle-ci, comp-
te tenu de la charge de travail nécessaire pour fournir ces
informations. En l’absence desdites informations, la Com-
mission peut apurer les comptes sur la base des informa-
tions dont elle dispose à cette date limite.
4. La Commission peut accepter une demande de délai
dans l’envoi des informations si ce retard peut être justifié
et si cette demande a été soumise à la Commission avant
la date limite.
Article 5
1. Les comptes visés à l’article 4 paragraphe 1 point a)
indiquent:
a) les dépenses résumées par poste et sous-poste du bud-
get communautaire;
b) un résumé des opérations d’intervention et un état des
quantités et de l’emplacement des stocks à la fin del’exercice financier;
c) des informations sur les dépenses, ou l’assurance que
le détail des informations sur chaque opération figure
dans un fichier informatique à la disposition de la
Commission;
d) l’assurance que les informations sur chaque mouve-
ment effectué dans les stocks d’intervention figurent
dans les fichiers de l’organisme payeur;
e) des explications sur les différences entre les dépenses
déclarées dans les comptes annuels et celles déclarées
pour la même période dans les documents visés à l’ar-
ticle 3 paragraphe 5 du règlement (CEE) n
o
2776/88 (5), corrigé conformément à l’article 9 paragra-
phe 7 dudit règlement.
2. Les rapports visés à l’article 4 paragraphe 1 point a)
du présent règlement contiennent les informations suivan-
tes sur l’organisme de coordination et chaque organisme
payeur:
— toute opération exceptionnelle ou difficulté technique
rencontrée au sujet de l’exercice financier considéré,
— toute modification importante, depuis le précédent rap-
port, des informations visées à l’article 1erparagra-
phe 7.
(5)J O noL 249 du 8. 9. 1988, p. 9.1663/95
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6Article 6
Les documents justifiant les dépenses financées et les mon-
tants à recouvrer par le FEOGA, section «garantie», sont
tenus à la disposition de la Commission pendant au moins
trois ans après l’année pendant laquelle la Commission
apure les comptes de l’exercice financier considéré ou, au
cas où la décision d’apurement des comptes fait l’objet
d’un recours devant la Cour de justice, pendant un an
après la conclusion de cette procédure.
Article 7
1. La décision d’apurement des comptes visée à l’article
5 paragraphe 2 point b) du règlement (CEE) no729/70
détermine, sans préjudice de décisions ultérieures confor-
mément au paragraphe 2 point c) dudit article, le montant
des dépenses effectuées dans chaque État membre au
cours de l’exercice financier concerné et devant être recon-
n u e sàl ac h a r g ed uF E O G A ,s u rl ab a s ed e sc o m p t e sv i s é s
à l’article 5 paragraphe 1 point b) du règlement précité et
des réductions et suspensions d’avances au titre de l’exerci-
ce concerné, y compris les réductions visées à l’article 4
paragraphe 3 deuxième alinéa du règlement (CE) no
296/96 de la Commission (1).
L e sm o n t a n t sr e c o u v r a b l e sd ec h a q u eÉ t a tm e m b r eo u
payables à lui conformément à la décision d’apurement des
comptes visée au premier alinéa sont déterminés en dédui-
sant le montant des avances versées au cours de l’exercice
financier en question, des dépenses reconnues pour le
même exercice au titre du premier alinéa. Les montants
recouvrables ou payables sont déduits ou ajoutés aux avan-
ces relatives aux dépenses du deuxième mois suivant le
mois au cours duquel la décision d’apurement des comptes
est prise.
2. La Commission communique à l’État membre concer-né les résultats de ses vérifications des informations trans-
mises, accompagnés de toute modification qu’elle propose,
avant le 31 mars suivant la fin de l’exercice financier.
3. Quand, pour des raisons imputables à l’État membre
concerné, la Commission ne peut pas apurer les comptes
d’un État membre avant le 30 avril de l’année suivante, la
Commission notifie à l’État membre les enquêtes supplé-
mentaires qu’elle se propose de mener au titre de l’article
9 du règlement (CEE) n
o729/70.
(1)J O noL 39 du 17. 2. 1996, p. 5.1663/95
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7Article 8
1. Si, à l’issue d’une enquête, la Commission considère
que les dépenses n’ont pas été effectuées conformément
aux règles communautaires, elle communique ses constata-
tions à l’État membre concerné, et indique les mesures
correctives à prendre pour garantir à l’avenir le respect des
règles précitées, ainsi qu’une évaluation des dépenses
qu’elle envisage d’exclure au titre de l’article 5 paragraphe
2 point c) du règlement (CEE) no729/70. La communica-
tion fait référence au présent règlement. L ’État membre
répond dans un délai de deux mois et la Commission peut
modifier sa position en conséquence. Dans des cas justifiés,
la Commission peut accorder une prorogation de ce délai.
Après l’expiration du délai accordé pour la réponse, la
Commission convoque une discussion bilatérale et les deux
parties essayent d’arriver à un accord sur les mesures à
prendre. La Commission communique ensuite formelle-ment ses conclusions à l’État membre en faisant référence
à la décision 94/442/CE de la Commission (
1).
2. Les décisions visées à l’article 5 paragraphe 2 point c)
du règlement (CEE) no729/70 doivent être prises après
examen de tout rapport établi par l’organe de conciliation
en application des dispositions de la décision 94/442/CE.
3. Les dépenses à exclure du financement communautai-re au titre de l’article 5 paragraphe 2 point c) du règle-
ment (CEE) n
o729/70 sont déduites des avances relatives
aux dépenses du deuxième mois suivant la décision arrêtée
selon cet article. T outefois, la Commission peut, à la de-
m a n d ed el ’ É t a tm e m b r ee tl o r s q u el ’ i m p o r t a n c ed e sd é -
penses à exclure le justifie, et après consultation du comité
du Fonds européen d’orientation et de garantie agricole,
décider d’une autre date.
Article 9
Le règlement (CEE) no1723/72 est abrogé avec effet à
compter du 16 octobre 1995.
T outefois, il reste applicable à l’apurement des comptes du
FEOGA jusqu’à ceux de l’exercice 1995.
Article 10
Le présent règlement entre en vigueur le septième jour
suivant celui de sa publication au Journal officiel des Com-
munautés européennes.
Il est applicable à partir de l’exercice commençant le 16
octobre 1995.
(1)J O noL 182 du 16. 7. 1994, p. 45.1663/95
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8ANNEXE
Orientations pour les critères d’agrément d’un organisme payeur
Les conditions d’agrément permettent de s’assurer que l’organisme payeur offre suffisamment de garanties
concernant le fonctionnement correct de sa structure administrative et de son système de contrôle interne,ainsi que sur la conservation des documents visés à l’article 4 du règlement (CEE) n
o729/70. Seul le petit
nombre des opérations effectuées par un organisme payeur peut justifier l’application de conditions simpli-
fiées. Le non-respect d’une condition importante dans le cadre des opérations effectuées par l’organismepayeur entraîne l’application des dispositions prévues à l’article 4 paragraphe 4 du règlement précité.
1) L ’institution d’un organisme payeur («organisme») prend la forme d’un texte formel définissant les pou-
voirs, les obligations et les compétences de l’organisme, notamment en relation avec les dépenses duFEOGA, section «garantie» telles que définies aux articles 2 et 3 du règlement (CEE) n
o729/70, et
mettant en place la structure administrative de l’organisme.
2) L ’organisme exerce trois grandes fonctions à l’égard des dépenses du FEOGA:
i) l’ordonnancement des paiements: qui a pour objet d’établir le montant à payer à un ayant droit en
conformité avec les règles communautaires;
ii) l’exécution des paiements: qui a pour objet de donner ordre aux banquiers de l’organisme ou, dans
des cas appropriés, à un service trésorier du gouvernement, de payer le montant autorisé à l’ayant
droit (ou à son cessionnaire);
iii) la comptabilisation du paiement: qui a pour objet d’enregistrer le paiement dans les livres compta-
bles de l’organisme, généralement au moyen d’un système informatisé, et d’élaborer des récapitula-
tifs périodiques des dépenses et notamment les déclarations mensuelles et annuelles transmises à laCommission des Communautés européennes. Les livres comptables comprennent également les opé-
rations actives financées par le Fonds, notamment en ce qui concerne les stocks d’intervention, les
acomptes non acquittés et les débiteurs.
3) Sans préjudice des délégations prévues au point 4, l’organisme comporte normalement les deux services
suivants:
i) le service d’audit interne: ce service ou son équivalent a pour objet d’assurer le fonctionnement
efficace du système de contrôle interne de l’organisme; le service d’audit interne est indépendant
des autres services de l’organisme et rend directement compte aux dirigeants de celui-ci;
ii) le service technique: qui a pour objet de vérifier les faits sur lesquels les paiements aux ayants droit
sont fondés, à savoir, par exemple, les faits concernant la qualité et les caractéristiques des produits,
des cheptels, des terres, etc., la date de livraison, la transformation en un autre produit ainsi que
d’autres vérifications d’ordre technique. Ces vérifications s’effectuent par le recours à un système decontrôle et d’inspection. Une des tâches principales du service technique est le suivi de ce système
de contrôle.
4) Les fonctions d’ordonnancement et/ou de service technique peuvent être déléguées en tout ou partie à
d’autres organes à condition que toutes les conditions énoncées ci-après soient remplies.
i) Les compétences et les obligations de ces autres organes, notamment en ce qui concerne le contrôle
et la vérification de la conformité avec les règles communautaires, doivent être clairement définies.
ii) Les organes disposent de moyens efficaces permettant de garantir qu’ils exercent leurs compétences
de manière satisfaisante.
iii) Les organes confirment formellement à l’organisme qu’ils exercent effectivement leurs compétences
et décrivent les moyens utilisés.
iv) L ’organisme est informé, à intervalles réguliers et en temps voulu, des résultats des contrôles effec-
t u é s ,d es o r t eq u el as u f f i s a n c ed ec e sc o n t r ô l e sp u i s s et o u j o u r sê t r ep r i s ee nc o n s i d é r a t i o na v a n tl a
liquidation d’une demande. Le travail accompli est décrit en détail dans un rapport accompagnant
chaque demande, chaque groupe de demandes ou, s’il y a lieu, dans un rapport couvrant une cam-pagne de commercialisation. Le rapport est accompagné d’une attestation certifiant l’éligibilité des
demandes approuvées ainsi que la nature, l’objet et les limites des activités fournies. Dans le cas de
contrôles physiques ou administratifs pratiqués sur un échantillon de demandes, il y a lieu d’identi-fier les demandes sélectionnées, de décrire la méthode d’échantillonnage et de rendre compte des
résultats de toutes les inspections et des mesures prises à l’égard des anomalies et des irrégularités
constatées. Les documents justificatifs soumis à l’organisme doivent garantir dans des proportionssuffisantes que toutes les vérifications requises au sujet de l’éligibilité des demandes autorisées ont
été effectuées.1663/95
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9v) Si des documents concernant des demandes ordonnancées ou des contrôles réalisés sont conservés
par d’autres organes, tant ces derniers que l’organisme mettent en place des procédures garantissant
que l’emplacement de tous les documents ayant trait à des paiements déterminés effectués par l’or-
ganisme soit noté et que les documents puissent être mis à disposition aux fins d’inspection dans leslocaux de l’organisme à la demande des personnes ou des organes normalement habilités à les
inspecter, à savoir:
— le personnel de l’organisme chargé de traiter la demande,— le service d’audit interne de l’organisme,
— l’organe certifiant la déclaration annuelle de l’organisme,
— les fonctionnaires mandatés de la Communauté européenne.
5) La structure administrative de l’organisme prévoit la séparation des trois fonctions d’ordonnancement,
d’exécution et de comptabilisation des paiements, chacune devant être du ressort d’une sous-unité admi-
nistrative distincte dont les compétences sont définies dans l’organigramme. Dans certains cas, la structu-re administrative peut être telle que la fonction de service technique est assurée par l’unité chargée de
l’ordonnancement des paiements.
6) L ’organisme payeur respecte les procédures décrites ci-dessus ou des procédures offrant des garanties
similaires.
i) L ’organisme établit par écrit des procédures détaillées concernant la réception, l’enregistrement et le
traitement des demandes, y compris une description de tous les documents à utiliser.
ii) La séparation des tâches est conçue de façon telle qu’aucun fonctionnaire ne soit compétent pour
plus d’une des attributions en matière d’ordonnancement, de paiement ou de comptabilisation des
sommes imputées au FEOGA et qu’aucun fonctionnaire n’exécute une de ces tâches sans que son
activité ne soit supervisée par un autre fonctionnaire.
Les compétences de chaque fonctionnaire sont définies par écrit ainsi que la délimitation de ses
pouvoirs sur le plan financier. Une formation adéquate doit être assurée, ainsi qu’une politique de
rotation du personnel occupant des postes sensibles, ou à défaut d’une supervision plus intense.
iii) T out fonctionnaire chargé de l’ordonnancement dispose d’une liste de contrôle exhaustive énumérant
les vérifications qu’il lui incombe d’entreprendre et insère dans les documents appuyant la demande
une attestation visée par lui, précisant que les contrôles ont été effectués. Cette attestation peut être
établie sur support électronique, sous réserve des conditions définies au point vi). Le travail doitêtre revu et documenté par un fonctionnaire supérieur.
iv) Une demande de paiement n’est ordonnancée qu’après la réalisation d’un nombre suffisant de
contrôles visant à constater que la demande est conforme à la réglementation communautaire. Cescontrôles comportent les contrôles prévus par le règlement régissant la mesure spécifique dans le
cadre de laquelle l’aide est demandée ainsi que les contrôles visés à l’article 8 du règlement (CEE)
n
o729/70 ayant pour objet de prévenir et déceler les fraudes et irrégularités, compte tenu, en
particulier, des risques présentés. Les contrôles à réaliser sont à spécifier dans une liste de contrôle
et il y a lieu d’attester leur exécution pour chaque demande ou chaque groupe de demandes.
v) Les procédures prévues doivent garantir que le paiement n’est effectué qu’à l’ayant droit, à son
compte bancaire ou à son cessionnaire. Le paiement est exécuté par le banquier de l’organisme ou,
s’il y a lieu, par un service trésorier du gouvernement, ou bien le chèque est expédié dans un délai
de cinq jours ouvrables à compter de la date d’imputation au FEOGA. Il convient d’adopter desprocédures faisant en sorte que tous les paiements pour lesquels les virements ne sont pas effectués
ou les chèques ne sont pas encaissés soient recrédités en faveur du Fonds. Aucun paiement n’est
effectué au comptant. L ’approbation de l’ordonnateur et/ou de son supérieur peut s’effectuer par
voie électronique, à condition que ce moyen bénéficie de garanties de sécurité suffisantes et que
l’identité du signataire soit introduite dans la mémoire électronique.
vi) Lorsque les demandes font l’objet d’un traitement utilisant l’informatique, l’accès au système infor-
matique doit être protégé et contrôlé de façon que:
i) toutes les données introduites dans le système soient validées de manière à s’assurer que des
erreurs de saisie puissent être détectées et corrigées;
ii) aucune donnée ne puisse être introduite, modifiée ou validée par d’autres personnes que les
fonctionnaires habilités disposant d’un mot de passe individuel;
iii) l’identité de chaque fonctionnaire introduisant ou modifiant des données ou des programmes
soit enregistrée dans un journal des opérations.1663/95
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10Les mots de passe sont changés régulièrement afin d’éviter tout détournement. Les systèmes infor-
matiques doivent être protégés contre tout accès non autorisé par des moyens physiques et les
données doivent être sauvegardées dans des copies stockées en un endroit séparé et sûr. L ’introduc-
tion des données doit être contrôlée à l’aide de vérifications logiques visant à déceler les donnéesincohérentes ou extraordinaires.
vii) Les procédures de l’organisme font en sorte que toute modification des règlements communautaires
et, en particulier, les taux des aides applicables, soit enregistrée dans les instructions, et les bases dedonnées et les listes de contrôle mises à jour régulièrement.
7) Les paiements d’acomptes sont identifiés dans les registres comptables, des procédures devant être
adoptées pour faire en sorte que:
i) les cautions ne soient fournies que par des établissements financiers remplissant les conditions du
règlement (CEE) n
o2220/85 de la Commission (1), agréés par les autorités appropriées et offrant
des garanties valables jusqu’à l’apurement ou la mobilisation et soient honorées sur simple demandede l’organisme;
i i ) l e sa c o m p t e ss o i e n ta c q u i t t é sd a n sl e sd é l a i sé t a b l i se tq u ec e u xd o n tl ’ a c q u i t t e m e n te s td ûp u i s s e n t
être identifiés et la garantie exigée immédiatement;
iii) l’acquittement des acomptes est soumis aux mêmes contrôles effectués par les ordonnateurs que les
paiements.
8) La comptabilité relative aux stocks d’intervention est tenue de façon à garantir que les quantités et les
coûts afférents soient enregistrés correctement et dans un bref délai par lot identifiable et dans le comp-
te correct à tous les stades, depuis l’acceptation d’une offre jusqu’à l’écoulement physique du produit, en
conformité avec la réglementation, et que la quantité et la nature des stocks puissent être déterminées à
tout moment dans toutes les localisations. Les stocks sont vérifiés physiquement à intervalles réguliers
par des personnes, des organes ou des services indépendants de l’établissement de stockage.
9) Les procédures comptables sont conçues de façon telle que les déclarations mensuelles et annuelles
soient complètes et en temps voulu, et que toute erreur ou omission soit décelée et corrigée, notamment
par des vérifications et des recoupements effectués à des intervalles ne dépassant pas trois mois.
10) Le service d’audit interne vérifie que les procédures adoptées par l’organisme sont suffisantes pour
garantir le respect des règlements communautaires et s’assure que les comptes sont exacts, complets et
établis en temps voulu. Les vérifications peuvent se limiter à certaines mesures et à des échantillons detransactions, à condition qu’un programme de travail garantisse que tous les domaines significatifs, y
compris les unités chargées de l’ordonnancement, soient pris en compte sur une période n’excédant pas
cinq ans. Le travail du service d’audit s’effectue conformément aux normes reconnues sur le plan inter-national, doit être relaté dans des comptes rendus et débouche sur des rapports et des recommandations
a d r e s s é sa u xd i r i g e a n t sd el ’ o r g a n i s m e .L e sp r o g r a m m e sd ’ a u d i te tl e sr a p p o r t sd ’ a u d i td o i v e n tê t r em i s
à la disposition de l’organisme de certification et des fonctionnaires de la Communauté européennemandatés pour l’exécution d’audits financiers et à l’unique fin de l’évaluation de l’efficacité de la fonc-
tion d’audit interne.
11) T ous les points qui précèdent s’appliquent, mutatis mutandis, aux «dépenses négatives» (prélèvements,
garanties restées acquises, paiements remboursés, etc.) que l’organisme est tenu de percevoir pour le
compte de la section «garantie» du FEOGA. En particulier, l’organisme instaure un système permettant
de reconnaître tous les montants dus au FEOGA et d’inscrire au grand livre des débiteurs toutes cesdettes avant leur encaissement. Le grand livre des débiteurs est inspecté à intervalles réguliers pour que
des mesures puissent être prises en vue de l’encaissement des dettes échues.
L ’organisme peut déléguer à un autre organe les tâches relatives à la perception de certaines catégories
de dépenses négatives, pour autant que les conditions définies au point 4, dûment adaptées, soient res-
pectées et que, de plus, l’autre organe rende compte à l’organisme, à intervalles réguliers et en tempsvoulu, au moins une fois par mois, de toutes les recettes reconnues et de toutes les sommes perçues.
12) L ’organisme met en place des procédures permettant que toutes les demandes reçues fassent l’objet d’un
traitement rapide.
(1)J O noL 205 du 3. 8. 1985, p. 5.1663/95