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►B RÈGLEMENT (EURATOM,CECA, CE) No3418/93 DE LA COMMISSION
du 9 décembre 1993
portant modalités d’exécution de certaines dispositions du règlement financier du 21 décembre
1977
(JO L 315 du 16.12.1993, p. 1)
Modifié par:
Journal officiel
no page date
►M1Décision 97/594/CECA, CE, Euratom de la Commission du 30 juillet
1997 L 239 54 30.8.1997
NB: Cette version consolidée contient des références à l’unité de compte européenne et/ou à l’écu. Les deux doivent être
entendues, depuis le 1erjanvier 1999 comme desréférencesà l’euro — Règlement (CEE) no3308/80 du Conseil (JO L 345
du 20.12.1980, p. 1) et règlement (CE) no1103/97 du Conseil (JO L 162 du 19.6.1997, p. 1).
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RÈGLEMENT (EURATOM,CECA, CE) No3418/93 DE LA
COMMISSION
du 9 décembre 1993
portant modalités d’exécution de certaines dispositions du règle-
ment financier du 21 décembre 1977
LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,
vu le traité instituant la Communauté européenne du charbon et del’acier,
vu le traité instituant la Communauté européenne,vu le traité instituant la Communauté européenne de l’énergie atomique,vu le règlement financier du Conseil, du 21 décembre 1977, applicable
au budget général desCommunautéseuropéennes(
1), modifié en dernier
lieu par le règlement (Euratom, CECA, CEE) no610/90 (2), et notam-
ment son article 126,
après consultation du Parlement européen et du Conseil,vu lesavisde la Cour de jus tice, de la Cour descompteset du Comité
économique et social,
considérant que certaines dispositions des articles 11, 22, 23, 24, 25, 28,
29, 36, 37, 38, 41, 45, 46, 49, 53, 54, 57, 58, 60, 62, 63, 64, 65, 66, 70,75, 94, 97, 123 et 128 du règlement financier prévoient expressémentqu’il convient d’adopter desmodalitésd’exécution;
considérant que le règlement 86/610/CEE, Euratom, CECA de la
Commission (
3) nécessite une série d’adaptations, notamment à la suite
de la révision du règlement financier;
considérant qu’il est opportun de prévoir des modalités d’exécution afin
de clarifier le traitement de certainescontributionsde tiersà desacti-vitéscommunautaires ;
considérant que, dans un souci de clarté et de rationalité, il convient de
rassembler en un seul texte les modalités d’exécution en vigueur etd’abroger le règlement 86/610/CEE, Euratom, CECA;
considérant que l’établissement des présentes modalités ne fait pas
obstacle à l’établissement ultérieur d’autres modalités d’exécution quine sont pas formellement prévues par les dispositions du règlementfinancier maisdont l’opportunité pourrait apparaître par la s uite,
A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:
TITRE PREMIER
CONDITIONS D’APPLICATION DE L’ÉCU AUX RECETTES ET AUX
DÉPENSES
(Article 11 paragraphe 4 du règlement financier)
Article premier
Lesconvers ionsentre l’écu et lesmonnaiesnationaless ont effectuées ,
en principe, à l’aide du taux journalier de l’écu au Journal officiel des
Communautés européennes . Toutefois, en application de la disposition
de l’article 11 paragraphe 4 du règlement financier, pour la comptabilitéprévue aux articles69 à 72 du règlement financier, la convers ion entreécuset monnaiesnationaleses t effectuée à l’aide destaux mens uelsde
(1)J OnoL 356 du 31. 12. 1977, p. 1.
(2)J OnoL 70 du 16. 3. 1990, p. 1.
(3)J OnoL 360 du 19. 12. 1986, p. 1.
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l’écu calculés sur la base des cours de l’avant-dernier jour ouvrable du
mois précédant celui pour lequel les taux sont établis.
Article 2
Lors que lespropos itionsd’engagement et lescons tatationsde créances
sont établies en monnaies nationales, la conversion en écus est faiteselon la règle définie à l’article 1
er.
L’ordre de paiement correspondant et l’ordre de recouvrement ne
peuvent être établisque dansla même monnaie.
Le montant, exprimé en écus, du solde d’un engagement et d’une
créance constatée établis en monnaie nationale est réévalué lors dechaque arrêté mensuel de la comptabilité budgétaire. La dernière rééva-luation de l’exercice est faite au taux de décembre en ce qui concerne lesolde des engagements; le solde des créances constatées est réévalué autaux du 31 décembre pour l’établissement du bilan.
En outre, il peut être procédé à la réévaluation de cess oldesen coursde
mois, si un réajustement monétaire est intervenu.
Article 3
Par dérogation aux dispositions de l’article 1
er, le taux à utiliser pour les
mois«n», au titre duquel lesdépens esfinancéespar le Fondseuropéend’orientation et de garantie agricole (FEOGA), section «garantie», ontété déclarées conformément aux dispositions de l’article 3 paragraphe 5du règlement (CEE) n
o2776/88 de la Commission (1), est celui du 10 du
mois «n+1» ou du premier jour précédent pour lequel on dispose d’unecotation générale.
Ce taux est également utilisé pour les avances correspondantes prévues
aux articles4 et 5 du règlement (CEE) n
o2776/88.
Lesdifférencesen monnaiesnationalesentre lesmoyensfinanciersmis
à la dis pos ition desÉtatsmembrespour le mois«n» et lesdépens esprises en compte au titre du même mois sont reconverties en écus autaux du 10 du mois«n+2».
Article 4
Lestaux de l’écu de décembre s ont retenuspour le calcul desengage-
mentsres tant à payer à la clôture de l’exercice et, en ce qui concerne lescrédits non dissociés, pour la détermination des crédits à reporter.
Lespaiementsexécutésau titre d’un exercice, du 1
erau 15 janvier de
l’exercice suivant, sont comptabilisés budgétairement aux taux de l’écude décembre.
Article 5
Lesengagementsres tant à payer, en ce qui concerne lescréditsnon
dissociés, sont liquidés, à concurrence des montants reportés, enmonnaiesnationalesou en écus ; lespaiementss ont comptabilis ésauxtaux en vigueur au moment du paiement. Le dépassement éventuel dumontant des crédits reportés, par poste budgétaire, est pris en comptelors du calcul du solde de l’exercice, conformément à la disposition del’article 15 du règlement (CEE, Euratom) n
o1552/89 du Conseil (2).
Lesajus tementsdesengagementsres tant à payer desexercicesanté-
rieurs, en ce qui concerne les crédits dissociés, calculés lors des rééva-luations, sont constatés dans la comptabilité budgétaire et figurent dansle tableau retraçant la liquidation desengagementsdesexercicesanté-rieursdu compte de ges tion.
(1)J OnoL 249 du 8. 9. 1988, p. 9.
(2)J OnoL 155 du 7. 6. 1989, p. 1.
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TITRE II
DÉLÉGATIONS
(Article 22 du règlement financier)
Article 6
Lesactespar les quelsdesdélégationss ont accordées , conformément
aux dispositions de l’article 22 paragraphe 4 du règlement financier,désignent les agents de l’institution habilités à signer en lieu et place dudélégant.
Dans ces actes, il est fait référence aux dispositions du règlement
intérieur visé à l’article 22 paragraphe 4 du règlement financier détermi-nant lesconditionsdansles quellesla délégation de pouvoirsintervient.
Article 7
Lesactesvis ésà l’article 6, accompagnésd’un s pécimen de la s ignature
de l’agent qui a reçu la délégation, sont notifiés:
— au délégataire,
— au comptable de l’institution, qui ne peut effectuer aucun paiement
ordonnancé par desagentsnon habilités ,
— au contrôleur financier de l’institution, auquel incombe notamment
la vérification de la légalité et de la régularité desrecetteset desdépenses,
— aux ordonnateurs , dansless eulscasoù il s ’agit s oit de délégations
données par le contrôleur financier ou le comptable, soit de subdélé-gationsaccordéespar lesordonnateursdéléguésdansla limite despouvoirsqui leur ont été conférés ,
— à la Cour descomptes .
Lesactespar les quelsil es t misfin aux délégationsaccordéess ont
notifiésdanslesmêmesconditions .
Article 8
Danstouslescas , l’acte de délégation précis e leslimitesdansles quelles
les délégataires sont autorisés à procéder à l’établissement des proposi-tionsde cons tatationsde créanceset desordresde recouvrement, despropos itionsd’engagement de dépens eset desordresde paiement, lesnumérosd’article et de pos te vis éspar la délégation et, le caséchéant,la durée de la délégation.
Article 9
En conformité avec les dispositions du règlement financier et du présent
règlement, chaque institution arrête les mesures de gestion des créditsqui lui paraissent nécessaires pour la bonne exécution de sa section dubudget.
Chaque institution établit un document rassemblant les dispositions
internesadoptéesà cette fin. Ce document comporte lesrègleses s en-tiellesconcernant la répartition descompétencesdesordonnateurset desgestionnaires en matière d’exécution de l’état de dépenses et de l’état derecettes relevant de la section de chaque institution.
La documentation visée au deuxième alinéa ainsi que toutes autres
ins tructionsinternesde portée générale arrêtéesen matière d’exécutionbudgétaire et comptable sont adressées à tous les services intervenantdans la gestion budgétaire ainsi qu’à la Cour des comptes.
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TITRE III
GESTION PAR SYSTÈMES INFORMATIQUES INTÉGRÉS
(Article 23 du règlement financier)
Article 10
1. On entend par «systèmes intégrés de gestion», au sens de l’article
23 du règlement financier, desprogrammesinformatiquesde ges tion etde comptabilité faisant intervenir l’ordonnateur, le contrôleur financieret le comptable, et instaurés d’un commun accord entre ces services.
2. L’utilisation desdits systèmes est soumise aux règles suivantes:
a) le système doit assurer le contrôle de la disponibilité des crédits pour
l’opération proposée et refuser toute opération pour laquelle lescrédits ne sont pas disponibles;
b) le système doit assurer le traitement de chaque opération uniquement
par lesfonctionnaireshabilitésdansless ervicesde l’ordonnateur, ducontrôleur financier et du comptable, en conformité avec les disposi-tions prises par chaque institution en application de l’article 9;
c) le système doit garantir une séparation effective des fonctions d’or-
donnateur, de contrôleur financier et de comptable;
d) l’ins titution veille à ce que s esprocéduresinterneset externesas s u-
rent la sécurité des données et de l’exploitation du système;
e) l’institution veille à ce que la sécurité physique du système soit
assurée;
f) sans préjudice des dispositions des articles 84, 87 et 89 du règlement
financier, chaque institution peut décider, lorsque l’ordonnateur, lecontrôleur financier et le comptable jugent d’un commun accord quele système offre les garanties suffisantes aux exigences de sécurité,de remplacer par le s upport informatique lesformulairesantérieure-ment utilis éss ousforme de documentspapier, à s avoir, lespropos i-tionsd’engagement, lesordresde paiement et lesordresde recouvre-ment.
TITRE IV
RÈGLES APPLICABLES AU COMPTABLE, AUX COMPTABLES
SUBORDONNÉS ET AUX RÉGISSEURS D’AVANCES
(Articles25 et 75 du règlement financier)
Section première
Dispositions générales
Article 11
Chaque institution nomme, par décision motivée, un comptable chargé:
— d’une part, du recouvrement des créances, de l’encaissement des
recettes et du paiement des dépenses ainsi que de la gestion de latrésorerie
et
— d’autre part, de la tenue de la comptabilité ainsi que de la prépara-
tion desétatsfinanciers , conformément aux articles69 à 72 et 78 à81 du règlement financier.
Article 12
L’institution peut nommer, sur avis motivé du comptable, un ou
plusieurs comptables subordonnés. Ceux-ci sont placés sous la respon-sabilité hiérarchique du comptable, qui définit les responsabilités queceux-ci assument.
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Article 13
Le comptable est nommé par chaque institution parmi les fonctionnaires
des catégories A ou B, ressortissants des États membres.
Lescomptabless ubordonnéss ont nomméspar chaque ins titution parmi
lesfonctionnairesdescatégoriesA, B et, exceptionnellement, C, res s or-tissants des États membres.
Les régisseurs d’avances, désignés en vertu de l’article 83, sont choisis
parmi lesfonctionnairesdescatégoriesA, B ou C ou, en casdenécessité, parmi les «autres agents» d’un niveau correspondant à cescatégories.
Article 14
Le comptable et lescomptabless ubordonnéss ont obligatoirement
choisis par l’institution, en raison de leur compétence particulière sanc-tionnée par destitresou par une expérience profes s ionnelle équivalente.
Article 15
Lesfonctionsrempliespar le comptable et lescomptabless ubordonnés
sont incompatibles avec celles des ordonnateurs, des régisseursd’avanceset du contrôleur financier.
Lesfonctionsrempliespar lesrégis s eursd’avancess ont incompatibles
avec cellesdu contrôleur financier.
Article 16
Le comptable exerce ses responsabilités spécifiques, en conformité avec
les dispositions du règlement financier.
Le comptable est, en particulier, garant de l’objectivité dans la tenue des
compteset dansla prés entation desétatsfinanciersprévusaux articles69 à 72 et 78 à 81 du règlement financier.
L’institution met à la disposition du comptable le personnel et l’équipe-
ment qui sont nécessaires au bon accomplissement de ses fonctions.
Préalablement à l’exécution des dépenses, le comptable veille au respect
desformespres critespar le règlement financier et le prés ent règlement,s’assure de la validité de l’acquit libératoire et de l’absence d’erreurmatérielle.
Il s us pend l’exécution despaiementset énonce touslesmotifsde cette
suspension chaque fois que les contrôles effectués font apparaître lenon-respect d’une des dispositions mentionnées aux quatre alinéasprécédents.
Lespaiementseffectuéss ansres pecter lespres criptionsde l’article 51
troisième alinéa du règlement financier engagent la responsabilité disci-plinaire et, éventuellement, pécuniaire descomptables , descomptabless ubordonnéset desrégis s eursd’avancesdanslesconditionsprévuesauxarticles22 et 86 à 89 du s tatut desfonctionnairesdesCommunautéseuropéenneset du régime applicable aux autresagentsdesCommu-nautéseuropéennes , ci-aprèsdénommés«le s tatut».
Article 17
Le comptable est obligatoirement consulté, lors de l’élaboration de
l’avant-projet de budget, sur tout problème éventuel de présentationbudgétaire susceptible d’avoir une incidence sur les conditions d’exécu-tion comptable du budget.
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Section II
Exercicedelafonctionrelativeàlatenuedelacomptabilitéetàla
préparation des états financiers
Article 18
1. En application de la disposition de l’article 25 quatrième alinéa du
règlement financier, le comptable prépare lesétatspériodiques , lecompte de gestion et le bilan financier de l’institution dont il relève. Àcette fin, il assure la comptabilisation de toutes les opérations de l’exer-cice et procède aux opérationsde clôture.
2. Les états financiers sont soumis, en vertu des articles 79 et 81 du
règlement financier, au contrôleur financier, puisarrêtésdéfinitivementpar l’institution.
3. En casde ces s ation desfonctionsdu comptable, une s ituation
comptable intérimaire est arrêtée à la date correspondant à la fin dumois au cours duquel la cessation est intervenue.
Cette situation est signée, pour acceptation, par le comptable cessant ses
fonctionset par le nouveau comptable.
Article 19
Les autres institutions transmettent à la Commission, pour le 1
ermarsau
plustard, le compte de ges tion et le bilan financier qu’ellesont établiset tout document ou information utile à la consolidation des comptes.
Article 20
Le comptable de la Commission centralise toutes les données qui lui
sont nécessaires et prépare le compte de gestion et le bilan financiercons olidésdesCommunautéseuropéennes , de manière à permettre à laCommission de les arrêter et de les transmettre au Parlement européen,au Conseil et à la Cour des comptes, le 1
ermai au plustard.
Article 21
La Commission, après que son propre comptable a consulté les comp-
tablesdesautresins titutions :
— arrête lesméthodescomptablescommunesà touteslesins titutions ,
— arrête et met à jour la structure du plan comptable des institutions,— harmonise la présentation des bilans financiers.
Elle jus tifie et explique danslesnotesannexéesau bilan financier tout
changement de méthode comptable.
Section III
Exercice de la fonction relative à la gestion de la trésorerie
Article 22
En application de l’article 25 premier alinéa du règlement financier, le
comptable, qui est responsable de l’encaissement des recettes et dupaiement des dépenses, est chargé de la gestion de la trésorerie corres-pondante.
L’institution ouvre ou fait ouvrir les comptes nécessaires auprès d’orga-
nis mesfinanciers , aprèsen avoir négocié lesconditionsde fonctionne-ment, conformément aux principesde bonne ges tion financière. Lesconditionsde fonctionnement descomptesfont l’objet d’un réexamenpériodique et, en cas de nécessité, d’une renégociation; elles sontsurveillées par le contrôleur financier.
Le comptable de la Commission est chargé, après consultation des
comptablesdesautresins titutions , d’harmonis er lesconditionsde fonc-tionnement descomptesouvertspar lesdifférentesins titutions .
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Article 23
Le comptable es t chargé de gérer lesliquiditésde l’ins titution dont il
relève, d’ordonner lestrans fertsentre comptesouvertsauprèsd’orga-nismes financiers et d’effectuer les opérations de conversion de devises,en faisant en sorte qu’aucun solde de ces comptes ne soit débiteur.
Lestrans fertsentre comptesouvertsauprèsdesorganis mesfinanciers
doivent être effectuésdansla limite desfondsdis ponibles .
Article 24
Le comptable de la Commission répartit les fonds disponibles auprès
desTrés orsnationaux et desbanquescentralesdesÉtatsmembresentrecesderniers , conformément à l’article 12 du règlement (CEE, Euratom)n
o1552/89.
Article 25
Le comptable réconcilie régulièrement lescomptesouvertsauprèsd’or-
ganismes financiers avec la comptabilité et contrôle la bonne applica-tion desconditionsde fonctionnement négociées .
Article 26
Le comptable approvisionne les régies d’avances et en assure le suivi
financier.
Article 27
Le comptable de la Commission détermine, conformément à l’article 1
er,
le coursde l’écu par rapport à chacune desdevis esque lesins titutionssont amenées à utiliser dans l’exécution du budget.
Section IV
Assurance
Article 28
Le comptable, lescomptabless ubordonnéset lesrégis s eursd’avances
s’assurent, par l’intermédiaire de l’institution, contre les risques finan-ciersinhérentsà leur charge.
Article 29
Les primes d’assurance sont payées directement à l’assureur par l’insti-
tution.
Article 30
Sanspréjudice:
— desarticles86 à 89 du s tatut,
— de l’article 75 du règlement financier
et
— de s esdroitsde récupération à l’égard destiers ,
l’institution, en application du deuxième alinéa de l’article 215 du traité
CEE, prend à s a charge lesris queset lesmontantsdesdéficitsnoncouverts par les assureurs, dans la mesure où les sommes figurant aucrédit du compte de garantie, au nom du fonctionnaire dont la responsa-bilité est engagée, ne suffisent pas à couvrir le déficit.
Section V
Indemnité spéciale et compte de garantie
Article 31
Le montant de l’indemnité spéciale visée à l’article 75 paragraphe 4 du
règlement financier s’élève mensuellement à:
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—►M1131◄écuspour le comptable
—►M187◄écuspour lescomptabless ubordonnés ,
—►M144◄écuspour lesrégis s eursd’avancesdont le montant de
la régie est au moins égal ou supérieur à ►M13 600◄écuset
dont la durée de la régie est égale ou supérieur à trente joursconsécutifs.
Cette indemnité est libellée en écus et le montant correspondant est
crédité en écusau compte de garantie prévu à l’article 32.
Article 32
Un compte de garantie est ouvert dans la comptabilité générale de
l’institution au nom de chaque agent concerné. À la demande de chaqueinstitution intéressée, ce compte peut être centralisé auprès de lacomptabilité générale de la Commission. Ce compte est crédité périodi-quement de l’indemnité mensuelle visée à l’article 31 et d’un intérêtannuel correspondant à la moyenne annuelle des taux mensuels appli-quéspar le Fondseuropéen de coopération monétaire à s esopérationsen écus(
1).
Il est débité du montant du déficit dont l’intéressé est déclaré respon-
sable par l’institution qui l’a nommé, pour autant que ce déficit n’ait pasété couvert par les remboursements des compagnies d’assurances.
Article 33
1. Le solde créditeur du compte de garantie est versé à l’intéressé ou
à s esayantsdroit, aprèsces s ation de s esfonctionsde comptable ou decomptable s ubordonné, aprèsdécis ion desautoritésdéfiniesà l’article22 du règlement financier et obtention du quitusvis é à l’article 77 durèglement financier, aprèsavisfavorable du comptable, s auf en ce qui leconcerne, et du contrôleur financier.
2. En ce qui concerne les régisseurs d’avances, le solde créditeur du
compte de garantie est versé aux intéressés ou à leurs ayants droit, aprèscessation de leurs fonctions, après accord et vérification du comptable etde l’ordonnateur concerné, et aprèsavisfavorable du contrôleur finan-cier.
3. Lesvers ementsvis ésaux paragraphes1 et 2 s ont effectuésexclu-
sivement sur instruction écrite du chef de la direction générale ou del’unité administrative à laquelle est affecté le comptable.
TITRE V
RÈGLES APPLICABLES AU CONTRÔLEUR FINANCIER ET AUX
CONTRÔLEURS FINANCIERS SUBORDONNÉS
(Article 24 du règlement financier)
Article 34
Chaque institution nomme, par décision motivée, un contrôleur finan-
cier, fonctionnaire chargé du contrôle de l’engagement et de l’ordonnan-cement de touteslesdépens esains i que du contrôle de touteslesrecettes imputables au budget des Communautés, dont l’institution estl’ordonnateur.
Article 35
L’institution peut nommer un ou plusieurs contrôleurs financiers subor-
donnés. Ceux-ci sont placés sous la responsabilité hiérarchique ducontrôleur financier qui détermine lesdélégationsqu’il leur donne. Ilsportent, dans le cadre de ces délégations, la responsabilité des visasqu’ilsdélivrent.
(1) Taux publié mensuellement au Journal officiel des Communautés euro-
péennes , série «C».
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Article 36
Le contrôleur financier et lescontrôleursfinancierss ubordonnéss ont
obligatoirement choisis par l’institution, en raison de leur compétenceparticulière, parmi les ressortissants des États membres.
Article 37
L’institution met à la disposition du contrôleur financier le personnel et
l’équipement nécessaires au bon accomplissement de sa fonction decontrôle.
Article 38
Touteslesdécis ionsrelativesaux délégationset s ubdélégationsaccor-
déespar le contrôleur financier ou par lescontrôleursfinancierss ubor-donnés obéissent aux dispositions des articles 6, 7 et 8.
Article 39
Dansl’exercice de s esfonctionsde contrôle, le contrôleur financier
jouit d’une complète indépendance et n’est responsable que devantl’institution. Il ne peut recevoir aucune instruction ni se voir opposeraucune limite en ce qui concerne l’exercice desfonctionsqui, par s anomination, lui sont assignées en vertu des dispositions du règlementfinancier.
Ces dispositions s’appliquent également aux contrôleurs financiers
subordonnés, dans les limites de la délégation reçue de leur supérieurhiérarchique, le contrôleur financier.
Article 40
Le contrôleur financier peut faire, en tout temps et sur tout sujet ayant
desimplicationsfinancières , desrapportsà l’ins titution, notamment ence qui concerne l’application des dispositions de l’article 2 du règlementfinancier.
L’institution transmet ces rapports au Parlement européen et à la Cour
des comptes, à leur demande, sauf si elle les juge confidentiels.
Article 41
Le contrôleur financier et lescontrôleursfinancierss ubordonnésont
accèsà touteslespiècesjus tificativeset à tousautresdocumentsrelatifsaux dépens eset recettesà contrôler. Ilspeuvent effectuer descontrôlessur place.
Article 42
La responsabilité disciplinaire et, éventuellement, pécuniaire, au sens de
l’article 74 du règlement financier, du contrôleur financier et descontrô-leurs financiers subordonnés, ne peut être mise en cause que par l’insti-tution elle-même, danslesconditionsmentionnéesaux deuxième àcinquième alinéas.
L’institution prend une décision motivée portant ouverture d’une
enquête. Cette décision est signifiée à l’intéressé et, s’il s’agit d’uncontrôleur financier subordonné, au contrôleur financier. L’institutionpeut charger de l’enquête, sous sa responsabilité directe, un ou plusieursfonctionnairesde grade égal ou s upérieur à celui de l’agent concerné etn’exerçant paslesfonctionsde contrôleur financier, d’ordonnateur oude comptable. Au cours de cette enquête, l’intéressé et, s’il s’agit d’uncontrôleur financier subordonné, le contrôleur financier sont obligatoire-ment entendus.
Le rapport d’enquête est communiqué à l’intéressé et, s’il s’agit d’un
contrôleur financier subordonné, au contrôleur financier. L’intéressé estensuite entendu par l’institution au sujet de ce rapport.
Sur la base du rapport et de l’audition, l’institution prend, soit une
décision motivée de décharge vis-à-vis de l’intéressé, soit une décisionmotivée prise conformément aux dispositions des articles 22 et 86 à 89
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du statut. Les décisions portant sanctions disciplinaires et/ou pécuniaires
sont notifiées à l’intéressé et communiquées, pour information, auxautres institutions, à la Cour des comptes et, s’il s’agit d’un contrôleurfinancier subordonné, au contrôleur financier.
Ces décisions peuvent faire l’objet d’un recours de l’intéressé devant la
Cour de jus tice, danslesconditionsprévuesau s tatut.
Article 43
Sanspréjudice desvoiesde recoursouvertespar le s tatut, il es t ouvert
au contrôleur financier et aux contrôleursfinancierss ubordonnésunrecoursdevant la Cour de jus tice pour tout acte relatif à l’exercice deleur fonction de contrôle. Ce recoursdoit être formé dansun délai detrois mois, à compter du jour de la notification de l’acte en cause.
Les dispositions visées au premier alinéa s’appliquent au recours formé
par l’institution contre son contrôleur financier ou ses contrôleurs finan-ciers subordonnés.
Le recourses t ins truit et jugé danslesconditionsprévuesà l’article 91
paragraphe 5 du statut.
TITRE VI
RECOUVREMENT DES CRÉANCES
(Articles28 et 29 du règlement financier)
Article 44
En application des dispositions de l’article 28 paragraphe 1 du règle-
ment financier, pour toute mesure de nature à engendrer ou à modifierune créance desCommunautés , l’ordonnateur compétent établit uneprévision de créance. Lorsque l’acte ou la décision, générateur d’unecréance future, ne permet pasencore de déterminer le montant oul’échéance de cette créance, la prévision de créance est néanmoinsétablie: elle indique, dans la mesure du possible, le montant estimé etl’échéance prévisible.
La prévision est transmise au contrôleur financier pour visa et au
comptable pour l’enregistrement pour mémoire de la créance.
Article 45
1. En application des dispositions de l’article 28 paragraphe 2 du
règlement financier, toute créance constatée donne lieu à l’établissementpar l’ordonnateur compétent d’un ordre de recouvrement, sans délai.
Cet ordre est soumis pour visa au contrôleur financier et est transmis au
comptable pour enregistrement. Il comporte notamment la dated’échéance.
2. Le comptable procède au recouvrement, en invitant le débiteur à
payer la somme due à la date fixée.
3. Le recouvrement effectif donne lieu à l’établissement par le
comptable d’un titre de recette qui fait l’objet d’un enregistrement dansles comptes. L’ordonnateur et le contrôleur financier sont informés durecouvrement par less oinsdu comptable.
4. Au casoù une créance n’es t pasrecouvrée à l’échéance du délai
prévu pour le paiement, le comptable fait diligence pour entamer laprocédure de recouvrement, le caséchéant, par toute voie de droit.
5. Une créance dont le recouvrement est prévu par tranches succes-
sives, s’étalant soit au cours d’un seul exercice, soit sur plusieursexercices budgétaires, est enregistrée dans les comptes en totalité et dèsqu’elle est constatée, au moyen d’un ordre de recouvrement.
Article 46
Les constatations provisionnelles, au sens de l’article 28 du règlement
financier, sont limitées strictement aux recettes courantes.
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Lesrecouvrementsindividuels , couvertspar de tellescons tatations
provisionnelles, ne doivent donc pas être soumis individuellement auvisa du contrôleur financier.
Avant la clôture de l’exercice, l’ordonnateur est tenu de soumettre au
visa du contrôleur financier les modifications aux constatations provi-sionnelles pour que celles-ci soient égales aux créances réellementconstatées.
Article 47
Conformément aux dispositions de l’article 45 paragraphe 3, tout
encais s ement doit faire l’objet d’une notification, danslesdélaislesmeilleurs, à l’ordonnateur et au contrôleur financier. Lorsque cet encais-sement ne résulte pas d’un ordre de recouvrement établi conformémentà l’article 45, le montant correspondant est immédiatement enregistré aucrédit d’un compte d’attente dansla comptabilité générale et l’ordonna-teur compétent est invité à engager la procédure de constatation decréance et à émettre l’ordre de recouvrement manquant, en vue del’imputation au budget. S’il se révèle que ce compte d’attente a étécrédité d’une somme indûment perçue, cette somme est rembourséedanslesmeilleursdélais .
Article 48
Lesprévis ionset lesordresde recouvrement font l’objet d’une compta-
bilisation séparée, en suivant une numérotation chronologique, permet-tant, pour touteslescréancesde l’ins titution, de cons tater notamment:
— les mesures de nature à engendrer une créance qui ont été prises,
— lesmontantsdescréancesà recouvrer,— la date d’échéance de cescréances ,— lescréancesrecouvrées ,— lescréances , res tant à recouvrer, appuyéesdesdiligenceseffectuées
pour en poursuivre le recouvrement.
Article 49
La comptabilité doit être organisée de façon à garantir que le contrôleur
financier soit en mesure de vérifier, à tout moment, l’exactitude del’enregis trement desprovis ionsde créanceset desordresde recouvre-ment, et de s’acquitter des tâches qui lui sont imposées à l’article 29paragraphe 3 du règlement financier.
Article 50
En vertu de l’article 29 paragraphe 2 du règlement financier, toute
proposition de l’ordonnateur de renoncer à recouvrer une créance cons-tatée précise notamment le débiteur, la nature, l’évaluation, l’imputationbudgétaire de la recette, lesdiligencesdéployéespour le recouvrement,ains i que lesmotifsde l’annulation propos ée.
Si l’autorité supérieure de l’institution a passé outre à un refus de visa
du contrôleur financier, la décision est transmise à l’ordonnateur quirenvoie la proposition de renonciation, accompagnée de cette décision,au contrôleur financier. La proposition de renonciation, accompagnée dela décision de passer outre, est enregistrée conformément aux disposi-tionsde l’article 28 paragraphe 2 premier alinéa du règlement financier.
TITRE VII
ENGAGEMENT DES DÉPENSES
(Article 36 du règlement financier)
Article 51
Avant de prendre une mesure de nature à provoquer une dépense,
l’ordonnateur compétent doit saisir le contrôleur financier d’une propo-sition d’engagement. Au préalable, l’ordonnateur doit s’assurer quecette mesure est conforme aux principes de bonne gestion financière, etnotamment d’économie et de rapport coût/efficacité, prévusà l’article 2
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du règlement financier. En principe, cette proposition est établie suivant
un formulaire à arrêter d’un commun accord par l’ordonnateur, lecomptable et le contrôleur financier. Cette proposition d’engagementdoit comporter lesmentionsprévuesà l’article 37 du règlement finan-cier.
Article 52
Valent mes uresde nature à provoquer desdépens es— s ansqu’une
nouvelle décision soit nécessaire — les projets de décision d’ordregénéral de l’institution comportant une obligation de dépenses enversdestiers .
Article 53
Si une dépense doit faire, préalablement à l’engagement de dépense,
l’objet d’une décision de principe de l’institution, le projet de cettedécision de principe est soumis au visa préalable du contrôleur finan-cier, accompagné d’une proposition d’engagement correspondante.
Dès que l’institution a approuvé le projet de décision, la proposition
d’engagement correspondante est soumise au visa préalable du contrô-leur financier.
Lorsque l’institution n’approuve pas le projet de décision ou réduit le
montant des dépenses proposé, la proposition d’engagement est annuléeet, le caséchéant, remplacée par une propos ition d’engagementadéquate qui est soumise au visa préalable du contrôleur financier.
Article 54
Les engagements provisionnels, au sens de l’article 36 paragraphe 1 du
règlement financier, sont limités strictement aux dépenses courantes.Lesengagementsindividuelscouvertspar de telsengagementsprovi-s ionnelsne doivent pasêtre s oumisindividuellement au vis a du contrô-leur financier.
Danslescasd’engagementsprovis ionnels , l’ordonnateur es t tenu de
vérifier, sous sa responsabilité, que les engagements individuels nedépassent pas l’engagement provisionnel qui les couvre.
Cesengagementsprovis ionnelsne peuvent donner lieu à desreportsde
créditsde droit danslesconditionsprévuesà l’article 7 du règlementfinancier que dansla mes ure où ilscorres pondent, à la fin de l’exercice,à desobligationsfinancièreseffectivement contractéesavant lesdateslimitesfixéespar le règlement financier.
Sont cons idéréescomme dépens escouranteslesdépens esadminis tra-
tivesà caractère répétitif au coursdu même exercice budgétaire, tellesque:
— les dépenses de personnel (traitements et indemnités diverses, frais
de recrutement, etc.),
— les frais de missions,— lesfraisde représ entation,— lesfraisde réunions ,— lesinterprètes freelance,
— leséchangesde fonctionnaires ,— lesloyers ,— les assurances diverses,— le nettoyage et l’entretien,— leslocations ,— lestélécommunications ,— l’eau, le gaz et l’électricité,— lespublicationspériodiques(bulletinsmens uels , etc.),— lesabonnements .
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Article 55
Si, pour certaines mesures de nature à provoquer une dépense, la
dépense ne peut pas encore être chiffrée d’une façon exacte au momentoù la proposition d’engagement y relative est présentée au contrôleurfinancier et communiquée au comptable, l’ordonnateur doit faire uneévaluation de la dépense présumée et préciser, dans sa propositiond’engagement, les éléments sur lesquels cette évaluation est basée.
Article 56
Touteslespropos itionsd’engagement doivent être s oumis esau contrô-
leur financier suffisamment tôt pour lui permettre de prendre position etde formuler lesobs ervationséventuellesqu’il juge appropriéesafinqu’il puisse en être tenu compte.
Article 57
Lespropos itionsd’engagement de dépens esdoivent être accompagnées ,
sans préjudice de la mise en œuvre des dispositions de l’article 23 durèglement financier, de toutespiècesjus tificativeset, le caséchéant, detousautresdocumentset informationsnéces s airespour permettre aucontrôleur financier de procéder aux constatations requises à l’article 38paragraphe 1 du règlement financier.
TITRE VIII
ENREGISTREMENT DES PROPOSITIONS D’ENGAGEMENT DE
DÉPENSES APRÈS VISA DU CONTRÔLEUR FINANCIER
(Article 37 du règlement financier)
Article 58
L’enregistrement des propositions d’engagement est effectué par la
comptabilité de l’institution. Il doit permettre de constater, à toutmoment, quels sont, au titre de l’exercice, par poste budgétaire:
1) lescréditsdis ponibles ;2) lesmontantsdesengagementscontractés ;3) lespaiementsy relatifsexécutés ;4) le solde des engagements restant à payer.
L’enregistrement doit également permettre de constater à tout moment
quelss ont:
1) le montant de l’engagement initial, éventuellement augmenté des
engagementscomplémentaires ;
2) lespaiementsy relatifsexécutésau titre d’exercicesantérieurs ;3) le montant de l’engagement restant à payer au début de l’exercice;4) lespaiementsde l’exercice;5) le solde restant à payer.
De même, doit être enregistré le montant des engagements provisionnels
globaux, au titre des dispositions de l’article 99 du règlement financier.
Article 59
La comptabilité doit être organisée de manière à garantir que le contrô-
leur financier soit en mesure de vérifier l’exactitude de l’enregistrementdesengagementset despaiements .
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TITRE IX
VISA DES PROPOSITIONS D’ENGAGEMENT DE DÉPENSES
(Article 38 du règlement financier)
Article 60
Sous réserve des dispositions des articles 10 et 61, le visa est matérialisé
sur la proposition d’engagement par la signature du contrôleur financier— ou d’un contrôleur financier subordonné ou d’un agent ayant reçudélégation ou subdélégation prévue à l’article 38 —, l’apposition d’uncachet et l’indication de la date.
Article 61
En casd’urgence, le vis a peut être délivré par note, télex ou tout autre
moyen démontrant sans équivoque que la proposition d’engagement encause a été visée.
Article 62
Si, en application de l’article 39 du règlement financier, l’autorité
supérieure de l’institution a passé outre à un refus de visa du contrôleurfinancier, la décision est transmise à l’ordonnateur qui renvoie la propo-sition d’engagement, accompagnée de cette décision, au contrôleurfinancier. La proposition d’engagement, accompagnée de la décision depasser outre, est enregistrée conformément aux dispositions de l’article37 du règlement financier.
Article 63
Lesarticles60, 61 et 62 s ont applicablesaux propos itionsd’engage-
mentsprovis ionnelsglobaux au s ensde l’article 99 du règlement finan-cier.
Article 64
Si le contrôleur financier juge insuffisantes ou incomplètes les pièces
jus tificativesprévuesà l’article 28 paragraphe 2 et aux articles37, 41 et45 du règlement financier et précis éesaux articles65 à 73 du prés entrèglement, il diffère son visa et renvoie la proposition à l’ordonnateur,en précisant la nature des justifications demandées.
TITRE X
PIÈCES JUSTIFICATIVES
(Article 28 paragraphe 2 et articles37, 41 et 45 du règlement financier)
Section première
Recouvrement des créances
Article 65
Sont cons idéréscomme piècesjus tificatives , appuyant lesordresde
recouvrement, la décision ou l’acte générateur de la créance,accompagné de tousdocumentspermettant de vérifier la nature de lacréance, le calcul du montant, l’échéance, l’identité du débiteur, telsque:
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a) en ce qui concerne les ressources propres (1):
— pour lesdroitsde douane, lesprélèvementsagricoleset les
cotisations «sucre»: les relevés de la comptabilité des Étatsmembres, conformément aux règlements d’application (
2);
— pour les ressources de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et du
produit national brut (PNB): le budget de l’exercice (exercice«n») qui en détermine le montant, ainsi que, pour les soldesrespectifs (exercice «n+1» et suivants), les différents relevés,documentsrécapitulatifset extraitsdescomptesprévuspar lesrèglementsd’application (
2);
b) en ce qui concerne les autres recettes diverses: l’acte de base, la
décision, le contrat ou l’accord générateur de la créance ainsi que lespiècesfais ant état de touslesélémentsde calcul.
Section II
Engagement des dépenses
Article 66
En ce qui concerne les propositions d’engagement des dépenses, sont
cons idéréscomme piècesjus tificativeslesprojetsd’actesengageantl’institution, tels que:
a) danslesdomainesd’exécution desdépens espar voie contractuelle:
le projet de convention, de contrat, le bon de commande, ou autres
pièces similaires, éventuellement accompagnés, pour les marchés,des offres reçues, de la justification de l’entente directe et, s’il y alieu, de l’avis de la commission consultative des achats et desmarchés, ci-après dénommée «CCAM»;
b) danslesdomainesd’attribution d’aidesde façon autonome:
— pour l’octroi d’un soutien financier au titre des différents fonds
ou d’actionsanalogues : lesdocumentsprévus , le caséchéant,dans les règlements de base correspondants ainsi que les projetsde décisions d’octroi,
— pour less ubventionsen général:
— la demande du bénéficiaire accompagnée, le caséchéant,
d’un rapport d’exécution sur les subventions accordées anté-rieurement,
— la justification du montant octroyé,— le projet de la lettre de convention ou d’autrespiècess imi-
laires,
— le budget prévisionnel pour l’action au titre de laquelle la
subvention est demandée ou tout document en tenant lieu.
Section III
Liquidation et paiement des dépenses
Article 67
En ce qui concerne les fournitures en général, est notamment considérée
comme pièce justificative valable la facture établie par le fournisseur,accompagnée, le caséchéant, d’un exemplaire de l’acte dont rés ultel’obligation de la Communauté (par exemple, le bon de commande ou lecontrat).
(1) Décision 88/376/CEE, Euratom du Conseil (JO noL 185 du 15. 7. 1988,
p. 24).
(2) — Règlement (CEE, Euratom) no1552/89.
— Règlement (CEE, Euratom) no1553/89 du Conseil (JO noL 155
du 7. 6. 1989, p. 9).
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Danstouslescas , le document établi par le fournis s eur doit indiquer:
— la nature et la quantité desfournituresou, éventuellement, la
description des services rendus s’y rapportant,
— le prix unitaire et le prix total,— la mention de l’exemption de taxeset impôts ; le caséchéant, le
montant destaxes , impôtset droitsde douane afférentsà la fourni-ture et inclusdansle prix.
Sur ce document ou sur un document annexe, doivent figurer les
mentions apposées par l’ordonnateur ou l’agent habilité par lui, consta-tant:
— la bonne et due réception de la fourniture ainsi que la date et le lieu
de celle-ci,
— la prise en charge à l’inventaire, chaque fois que l’inscription de la
fourniture à l’inventaire est exigée,
— la vérification de touslesélémentsde la facture,— l’avis de la CCAM, si cet avis est requis.
Article 68
En ce qui concerne les prestations de services, est notamment consi-
dérée comme pièce justificative la facture (ou mémoire) établie par leprestataire, accompagnée, le cas échéant, du contrat.
Cette facture (ou mémoire) doit:
— mentionner la nature de la prestation, éventuellement son prix
unitaire, son prix total, la mention de l’exemption de taxes et impôtsou, dans la mesure du possible, le montant des taxes et impôtsafférentsà la pres tation et inclusdansle prix,
— comporter l’attestation «bon à payer», signée par l’ordonnateur ou
l’agent habilité par lui, certifiant la bonne exécution du service et lavérification de touslesélémentsde la facture (ou mémoire).
Article 69
1. En ce qui concerne lescontratsd’étudeset de recherches , s ont
considérés comme pièces justificatives:
a) un exemplaire du contrat et desavenantséventuels , à joindre au
premier mandat de paiement;
b) tout document qui, suivant les dipositions d’ordre financier figurant
danslescontrats , jus tifie lespaiementscorres pondants(demande ducontractant, factures , libellésdescomitésges tionnairesen casdecontrats d’association et tout autre document justifiant les dépenses).Le dernier paiement doit être accompagné d’un document compor-tant l’attestation du «service fait» établie par l’ordonnateur.
2. En ce qui concerne lesdécis ionsd’octroi d’un s outien financier au
titre des différents fonds ou d’actions analogues, sont considérés commepièces justificatives:
a) un exemplaire de la décision à joindre au premier mandat de paie-
ment;
b) tout document qui, suivant les dispositions d’ordre financier figurant
danslesrèglementsde bas e ains i que danslesdécis ionsd’octroi dusoutien financier, justifie les paiements correspondants (demande depaiement, attes tation du début destravaux, rapportsd’avancement etautres). Le dernier paiement doit être accompagné d’un documentcomportant l’attestation de l’achèvement du programme ou du projetainsi que l’état des dépenses réellement effectuées au titre duditprogramme ou projet.
3. En ce qui concerne less ubventionsvis éesà l’article 66 point b)
deuxième tiret, sont considérés comme pièces justificatives:
a) un exemplaire de la décision octroyant la subvention;
b) la confirmation par le bénéficiaire de l’acceptation descontrôles
communautaires visés à l’article 87 du règlement financier, ainsique, dansle casoù l’importance de la s ubvention le jus tifierait, la
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remise d’un rapport sur l’exécution du projet et l’utilisation des
fondsreçus .
Article 70
En ce qui concerne les dépenses de personnel, sont considérés comme
pièces justificatives:
a) pour le traitement mensuel:
— la liste complète du personnel, précisant tous les éléments de la
rémunération. Cette liste est jointe à l’ordre de paiement,
— un formulaire (fiche personnelle) qui fait apparaître, chaque fois
qu’il y a lieu, toute modification d’un élément quelconque de la
rémunération. Ce formulaire est établi à partir des décisionspris esdanschaque casparticulier,
— s’il s’agit de recrutements ou de nominations, une copie certifiée
conforme de la décision de recrutement ou de nominationaccompagne la liquidation du premier traitement;
b) pour lesautresrémunérations(pers onnelsrémunéré à l’heure ou à la
journée):
— un état dres s é par l’ordonnateur indiquant lesjourset lesheures
de présence;
c) pour lesheuress upplémentaires :
— un état, signé par le fonctionnaire habilité, certifiant les presta-
tionss upplémentaireseffectuéespar l’agent;
d) pour lesfraisde mis s ion:
— l’ordre de mission dûment signé par l’autorité compétente,
— le «décompte de frais de mission» indiquant notamment le lieu
de la mission, la date et l’heure des départs et arrivées au lieu dela mis s ion, lesfraisde trans port, lesfraisde s éjour, lesautresfrais dûment autorisés, sur production de pièces justificatives; cedécompte est signé par le chargé de mission et par l’autoritéhiérarchique qui a reçu délégation;
e) pour lesautresdépens esde pers onnel:
— les pièces justificatives qui font référence à la décision sur
laquelle se base la dépense et qui font état de tous les élémentsde calcul.
Article 71
Pour tout engagement dont l’exécution donne lieu à despaiements
fractionnés, une copie certifiée conforme du contrat ou de la décisiond’octroi du soutien financier est jointe au premier ordre de paiement.Sur lesautresordresde paiement, il es t fait référence à ce document etau(x) paiement(s) précédent(s).
Lors de l’établissement du dernier ordre de paiement, l’ordonnateur est
tenu d’attester la fin de l’action dont il s’agit, afin que les conséquencessur le plan comptable en soient tirées, impliquant, le cas échéant,l’annulation de l’engagement contracté et non exécuté.
Lorsque, en vertu de l’article 1
erparagraphe 7 du règlement financier,
une date limite a été fixée, la comptabilité permet d’identifier et d’ex-traire lesengagementsnon définitivement exécutésun moisavant ladate en ques tion. Lesordonnateurss ont alorstenusde préparer laproposition d’annulation de l’engagement non exécuté ou, si les condi-tionsde l’article 1
erparagraphe 7 sont réunies, de présenter une proposi-
tion modifiant l’engagement initial accompagnée desjus tificationsappropriées.
Article 72
Lorsque plusieurs paiements sont appuyés d’une seule pièce justifica-
tive, touslesordresde paiement comportent une référence à la pièceoriginale et au numéro de l’ordre de paiement auquel elle est jointe.
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Article 73
Hormislescasprévusaux articles65 à 72, lors qu’une pièce jus tificative
originale ne peut être présentée, une copie certifiée conforme peut luiêtre substituée par l’ordonnateur qui est tenu d’exposer les motifs pourlesquels l’original n’a pu être présenté et de certifier que le paiementn’a paseu lieu.
TITRE XI
OCTROI D’AVANCES
(Article 46 du règlement financier)
Article 74
En dehorsdesavancesprévuespar le s tatut ou par une dis pos ition
réglementaire, l’ordonnateur peut octroyer desavancesdes tinéesà faireface à desdépens esà effectuer par un fonctionnaire ou agent pour lecompte de son institution. Ces dépenses, qui relèvent généralement desdépenses de personnel et de fonctionnement, peuvent être occasionnéespar une mission spécifique ou relatives à des dépenses probables maisindéterminéesdansleur nature ou leur montant.
Article 75
L’octroi de cesavanceset la dés ignation du fonctionnaire ou agent font
l’objet, sur proposition de l’ordonnateur et après visa du contrôleurfinancier et avisfavorable du comptable, d’une décis ion desautoritésvisées à l’article 22 du règlement financier, qui précise le montant del’avance et la durée de son utilisation.
Tout versement d’avance, dans la mesure où la nature de la dépense est
suffisamment déterminée, doit avoir fait l’objet d’une proposition d’en-gagement.
Article 76
Le fonctionnaire ou agent désigné est responsable des fonds mis à sa
dis pos ition et prend touteslesmes uresutilespour en garantir la cons er-vation.
Danslesdix joursqui s uivent la réalis ation de l’objet pour lequel
l’avance a été consentie, il adresse au comptable un rapport détaillé surl’utilisation de l’avance et reverse le solde éventuel.
Dans un délai de six semaines à partir de la même date, l’ordonnateur
procède à la liquidation de l’avance afin de permettre la clôture ducompte d’attente qui avait été ouvert au moment de l’octroi.
TITRE XII
COMPTES BANCAIRES ET COMPTES COURANTS POSTAUX
(Article 53 du règlement financier)
Article 77
Pour effectuer lesopérationsfinancières , l’ins titution peut ouvrir des
comptesbancaireset/ou descomptescourantspos taux danslesÉtatsmembreset, éventuellement, dansdespaystiers .
Article 78
L’ins titution peut être également titulaire de comptesauprèsde la
banque d’émission de chaque État membre ou de l’institution financièreagréée.
Article 79
L’ins titution fait communiquer à touslesorganis mesfinanciersauprès
des quelselle a ouvert descomptes , lesnomset less pécimensdess ignaturesdesagentsdés ignéspar elle et habilitésà ouvrir descomptes
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et à disposer desdits comptes, ainsi que la limite éventuelle des prélève-mentsautoris éspar chaque agent habilité.
Article 80
Pour disposer des comptes, les signatures conjointes de deux agents
dûment habilités, dont nécessairement celle du comptable, d’uncomptable subordonné ou d’un régisseur d’avances, sont requises.
En exécution de l’article 53 du règlement financier, l’institution désigne
lesagentshabilitésà s igner leschèqueset virementspos taux oubancaires.
Avant d’apposer leur signature, ces agents vérifient la concordance
entre lesordresde paiement et leschèqueset virementspos taux oubancaires.
Article 81
En règle générale, doivent s’effectuer soit par chèque, soit par virement
postaux ou bancaire, les paiements:
— desrémunérationsmens uellesdesfonctionnaireset autresagents ,
— desdépens esrelativesà desfournituresou à despres tationss upéri-
euresà►
M1400◄écus.
TITRE XIII
RÉGIES D’AVANCES
(Article 54 du règlement financier)
Article 82
Il peut être créé desrégiesd’avanceslors que le paiement de certaines
dépenses, en raison de leur nature ou de leur urgence particulière, nepeut être effectué sur la base d’un ordre de paiement signé par l’ordon-nateur et visé par le contrôleur financier. Par dérogation aux articles 40et 51 du règlement financier, le régisseur d’avances est autorisé àeffectuer la liquidation provisoire et le paiement des dépenses, sousréserve de l’application ultérieure des articles 40, 41, 44, 45, 47 et 50 durèglement financier.
La création desrégiesd’avances , la modification ou l’aménagement
s ubs tantielsde leursconditionsde fonctionnement font l’objet d’unedécision des autorités visées à l’article 22 du règlement financier surpropos ition dûment motivée de l’ordonnateur, aprèsavisfavorable ducomptable et du contrôleur financier.
Article 83
La désignation d’un régisseur d’avances fait l’objet d’une décision des
autorités visées à l’article 22 du règlement financier, sur proposition del’ordonnateur, aprèsavisfavorable du comptable.
Cette décision rappelle les responsabilités du régisseur d’avances.
Article 84
Lesdécis ionsvis éesaux articles82 et 83 s ont communiquéesaux
ordonnateurs, au contrôleur financier, au comptable et à la Cour descomptes.
Article 85
1. La décision portant création d’une régie d’avances détermine
notamment:
a) l’objet et le montant maximal de l’avance pouvant être consentie;
b) l’ouverture, le caséchéant, d’un compte bancaire et/ou d’un compte
chèque postal au nom de l’institution concernée;
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c) la nature et le montant maximal de chaque dépense pouvant être
payée sans autorisation préalable;
d) la périodicité et lesmodalitésde production despiècesjus tificatives ;
e) lesmodalitésde recons titution éventuelle de l’avance;
f) le délai danslequel lesopérationsde la régie d’avancesdoivent être
régularisées.
2. Les paiements ne peuvent être effectués que sur la base et dans la
limite d’engagements préalables, signés par l’ordonnateur et visés par lecontrôleur financier.
Article 86
Conformément à l’article 54 deuxième alinéa du règlement financier,
s eul le comptable peut alimenter lesrégiesd’avances .
Toutefois, les recettes locales diverses, telles que, notamment, celles
résultant de:
— ventesde matériels ,
— publications,— remboursements divers,— produitsd’intérêts , etc.,
peuvent être pris esen compte directement par lesrégiesd’avances
correspondantes, leur régularisation intervenant conformément auxdispositions applicables du règlement financier et du présent règlement.
Lesmontantsen ques tion s ont déduitspar le comptable lorsde la
réalimentation ultérieure desmêmesrégiesd’avances .
Article 87
Chaque régisseur d’avances est responsable, vis-à-vis de l’ordonnateur,
de la mis e en paiement desdettesà l’égard de tierset, vis -à-visducomptable, de l’exécution despaiements .
Article 88
Le régisseur d’avances tient une comptabilité des fonds dont il dispose,
des dépenses effectuées et des recettes encaissées, selon les instructionsdu comptable.
Article 89
Le régis s eur d’avancesprend touteslesdis pos itionsutilespour garantir
les fonds mis à sa disposition.
Article 90
Sanspréjudice du contrôle exercé par le contrôleur financier, le
comptable doit, dans la mesure du possible suivant une périodicitérapprochée, procéder lui-même ou faire procéder par un comptablesubordonné, ou par un fonctionnaire spécialement mandaté à cet effet,en règle générale sur place, d’une manière inopinée, à la vérification del’exis tence desfondsconfiésaux régis s eursd’avanceset à la vérifica-tion de la tenue de la comptabilité.
Article 91
Le comptable et le contrôleur financier s’informent mutuellement du
résultat de leurs vérification et en adressent communication à l’ordonna-teur.
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TITRE XIV
CONDITIONS DE VERSEMENT D’INTÉRÊTS EN CAS DE RÉPÉTI-
TION DE L’INDU
(Article 49 du règlement financier)
Article 92
Les dispositions du présent titre s’appliquent en cas de répétition de
l’indu en faveur de la Communauté, sans préjudice des dispositionséventuellement prévuesdanslesactesde bas e s ectorielsrelatifsauxpolitiquescommunautaires .
Article 93
1. L’ordre de recouvrement visé à l’article 28 paragraphe 2 du règle-
ment financier comporte pour toute créance constatée, relative à larépétition d’un montant indûment versé, la fixation d’une dated’échéance.
2. Desdélaiss upplémentairespour le paiement ne peuvent être
accordés, par le comptable, en liaison avec l’ordonnateur concerné, quesur demande écrite dûment motivée du débiteur à condition que ledébiteur s’engage au paiement d’intérêts au taux prévu à l’article 94,pour toute la période du délai accordé à compter de la date d’échéanceinitiale.
3. En cas d’octroi de délais supplémentaires, le comptable peut, afin
de mieux s auvegarder lesdroitsde la Communauté, demander au débi-teur le dépôt d’une sûreté couvrant la dette tant en principal qu’enintérêts.
Article 94
1. Toute créance, non remboursée à sa date d’échéance, porte intérêt
selon les dispositions suivantes:
— pour lescréanceslibelléesen écus : au taux d’intérêt appliqué par le
Fondseuropéen de coopération monétaire à s esopérationsenécus(
1), majoré d’un point et demi,
— pour lescréanceslibelléesen monnaie nationale: au taux d’intérêt
interbancaire vendeur à troismoispour le marché concerné, majoréd’un point et demi.
2. Le taux d’intérêt applicable est celui en vigueur pendant le mois
correspondant à celui de la date d’échéance.
3. Le montant desintérêtses t calculé à partir de la date d’échéance,
fixée dans l’ordre de recouvrement, jusqu’au jour du remboursementintégral de la dette.
Article 95
La comptable, en accord avec le contrôleur financier, peut renoncer au
recouvrement des intérêts lorsque l’incidence financière en jeu - soit enraison du montant, soit du fait de la durée du retard — est minime parrapport au coût administratif de l’opération.
Article 96
Tout paiement partiel s’impute d’abord sur les intérêts de retard, déter-
minés selon les dispositions de l’article 94, et ensuite sur le principal.
(1) Taux publié mensuellement au Journal officiel des Communautés euro-
péennes , série «C»
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TITRE XV
PROCÉDURES D’APPEL À LA CONCURRENCE
(Adjudication et appel d’offres)
(Article 57 du règlement financier) Article 97
Les procédures prévues dans le présent titre s’appliquent sans préjudice
desdis pos itionsprévuesaux articles126 à 129.
Article 98
Lesappelsà la concurrence prennent la forme, danstoute la mes ure du
possible, d’un formulaire type ou d’un texte type.
Article 99
Lesappelsd’offrescontiennent, notamment, desindicationsrelatives :
a) aux modalités de dépôt et de présentation des offres, notamment
l’exigence éventuelle de remplir un formulaire type de réponse;
b) à l’application du protocole sur les privilèges et immunités, ainsi que
lesréférencesau cahier desconditionsgénéralesapplicablesaumarché dont il s’agit (fournitures, travaux, prestations ou publica-tions) et, éventuellement, au document relatif aux conditions spécifi-quesdu marché;
c) à une clause selon laquelle la soumission d’une offre vaut accepta-
tion du cahier auquel elle se réfère;
d) aux conditions de visite, qui doivent être exactement précisées lors-
qu’une visite sur place est prévue;
e) à la période de validité des offres durant laquelle le soumissionnaire
es t tenu de maintenir touteslesconditionsde s on offre;
f) aux pénalitésprévuesau titre de s anction du non-res pect desclaus es
du contrat;
g) aux énonciationsque doivent comporter lesfactures(ou lespièces
justificatives qui les appuient), conformément aux dispositions desarticles65 à 73;
h) à l’interdiction de tout contact entre l’institution et le soumission-
naire, sauf, à titre exceptionnel, dans les conditions suivantes:
1) avant la date de clôture du dépôt desoffres :
— à l’initiative des soumissionnaires:
des renseignements supplémentaires ayant strictement pour
but d’expliciter la nature de l’appel d’offrespeuvent êtrecommuniqués aux soumissionnaires;
— à l’initiative de l’institution:
si les services de l’institution s’aperçoivent d’une erreur,
d’une imprécision, d’une omission ou de toute autre insuffi-sance matérielle dans la rédaction du texte de l’appel d’offres,ils peuvent en informer les intéressés, dans des conditionss trictement identiquesà cellesde l’appel d’offres ;
2) aprèsl’ouverture desoffreset à l’initiative dess ervicesde l’ins ti-
tution:
— au casoù une offre donnerait lieu à desdemandesd’éclaircis -
sement ou s’il s’agit de corriger des erreurs matérielles mani-fes tescontenuesdansla rédaction de l’offre, l’ins titution peutprendre l’initiative d’un contact avec le soumissionnaire.
Article 100
Danstouslescasoù descontactsont eu lieu danslesconditionsprévues
à l’article 99 point h), il est établi une «note pour le dossier» et mentiondu (des) contact(s) est faite dans le rapport dont la CCAM est saisieultérieurement.
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Article 101
Le cahier desconditionsgénéralesapplicablesau marché envis agé es t
joint à l’appel d’offres. Le cas échéant, un document contenant lesconditionss pécifiquesdu marché es t également joint.
Article 102
Le délai pour le dépôt desoffreses t fixé s uivant la nature du marché, en
fonction de la durée nécessaire pour la préparation de la réponse àl’appel d’offres.
Article 103
La transmission des offres se fait au choix des soumissionnaires:
— soit par la poste.
L’appel d’offresdoit alorsprécis er que s era retenue la date de dépôt
au départ, le cachet de la poste faisant foi. Les envois par la postedoivent obligatoirement être recommandés,
— soit par dépôt dans les services de l’institution directement, ou par
tout mandataire du soumissionnaire, y compris par messageriesprivées.
L’appel d’offresdoit alorsindiquer le jour et l’heure limites
auxquelslesplisdoivent être dépos ésauprèsde l’ins titution etpréciser le service auquel ils doivent être remis contre reçu daté etsigné.
Dans ces deux cas, la date est la même.Afin de conserver le secret et d’éviter toute difficulté, la mention
suivante figurera dans l’appel d’offres: «L’envoi doit être fait sousdouble enveloppe. Les deux enveloppes seront fermées, l’enveloppeintérieure portant, en plus de l’indication du service destinataire, commeindiqué dansl’appel d’offres , la mention “appel d’offres— à ne pasouvrir par le s ervice du courrier„. Si desenveloppesautocollantess ontutilisées, elles seront fermées à l’aide de bandes collantes au traversdesquelles sera apposée la signature de l’expéditeur.”»
Article 104
Touteslesoffresdoivent être ouvertes .Les offres sont ouvertes par une commission désignée à cette fin. Le
contrôleur financier doit être informé de l’ouverture desoffres . Lecontrôleur financier, ou son représentant, peut y assister à titre d’obser-vateur s’il le juge opportun.
Lesoffresqui ne corres pondent pasaux exigencess pécifiquesde
l’appel d’offres sont éliminées.
Lesmembresde la commis s ion doivent parapher chaque page de
chaque offre et établir le procès-verbal d’ouverture des offres reçues, enidentifiant notamment lesoffresconformeset lesoffresnon conformeset en motivant lesrejets , pour non-conformité.
Article 105
Tous les soumissionnaires sont informés de la suite réservée à leur
offre.
TITRE XVI
DÉTERMINATION DES DIFFÉRENTS SEUILS DANS LE DOMAINE
DES MARCHÉS
(Article 128 du règlement financier)
Article 106
Le seuil en deçà duquel il peut être traité par entente directe, sur la base
de l’article 58 point a) du règlement financier, est fixé à►
M113 200◄écus.
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Article 107
Le seuil au-delà duquel s’ouvre la compétence de la CCAM prévue à
l’article 60 du règlement financier est fixé à ►M146 000◄écus.
Article 108
Le seuil au-delà duquel le cautionnement prévu à l’article 62 du règle-
ment financier devient obligatoire est fixé à ►M1329 000 ◄écus.
Article 109
Le seuils en deçà desquels il peut être traité sur simple facture ou sur
mémoire, sur la base de l’article 63 du règlement financier, sont fixés a:
—►M11 000◄écuspour lesdépens eseffectuéesaux lieux de
travail provisoires de l’institution,
—►M12 600◄écuspour lesdépens eseffectuéesen dehorsde
lieux de travail provisoires de l’institution.
Article 110
En application de l’article 97 du règlement financier concernant la
pas s ation desmarchésdansle domaine descréditsde recherche et dedéveloppement technologique, les seuils suivants sont fixés:
— le seuil en deçà duquel il peut être traité par entente directe est fixé
à►
M198 700◄écuspour lesmatérielss cientifiqueset tech-
niquesains i que pour lestravaux,
— le seuil au-delà duquel s’ouvre la compétence de la CCAM est fixé:
a) à►M1460 600 ◄écuspour lesmarchéss cientifiqueset tech-
niques;
b) à►M198 700◄écuspour lesmarchésde fournitureset de
matériel, sans caractère scientifique et technique;
c) à►M132 900◄écuspour lesmarchésde fourntitureset de
matériel, sans caractère scientifique et technique, auxquels estappliqué l’article 58 pointsc), d) et e) du règlement financier.
TITRE XVII
CONDITIONSDEFONCTIONNEMENTDESCOMMISSIONSCONSUL-
TATIVES DES ACHATS ET DES MARCHÉS (CCAM)
(Articles60 et 97 du règlement financier)
Section première
Dispositions générales
Article 111
Danslesconditionsfixéesaux articles60, 61 et 97 du règlement
financier, la CCAM est appelée, à titre consultatif, à formuler un avissur:
a) touslesprojetsde marchésde travaux, de fournituresou de pres ta-
tions de services, y compris les études, d’un montant supérieur àceux indiqués aux articles 107 et 110 du présent règlement ainsi quesur les projets d’acquisitions immobilières, quel qu’en soit lemontant;
b) lesprojetsd’avenantsaux marchésvis ésau point a), danstousles
cas de modifications substantielles, notamment ceux où ces avenantsauraient pour effet de modifier le montant du marché initial;
c) lesprojetsd’avenantsayant pour effet de porter le montant global
d’un marché déjà passé, et qui, à l’origine, était inférieur aux limitesvisées au point a), au-dessus de ces limites;
d) lesformulaireset lestextestypesrelatifsà l’appel à la concurrence
et lesprojetsprévoyant de s ’écarter notablement de cestextestypes ;
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e) lesprojetsd’appel à la concurrence qui prés entent une importance
ou un caractère particuliers;
f) lesques tionss oulevéeslorsde la pas s ation ou de l’exécution des
marchés(annulation de commandes , demandesde remis esde péna-litésde retard, dérogationsaux dis pos itionsdescahiersdeschargeset des conditions générales, etc.), lorsque la question est suffisam-ment grave pour motiver une demande d’avis;
g) à la demande de l’ordonnateur compétent, ou d’un membre de la
CCAM, lesprojetsde marchésd’un montant inférieur à celui fixé aupoint a), lorsqu’il estime que ces marchés posent des questions deprincipe ou présentent un caractère particulier.
Article 112
La CCAM formule:
a) des recommandations sur la politique générale d’approvisionnement
dansou en dehorsde la Communauté et procède ou fait procéder,éventuellement, aux enquêteset aux étudescorres pondantes ;
b) desrecommandationss ur la définition desconditionsgénéralesdes
achatset desmarchés .
Article 113
Lesdos s ierss oumispour avisà la CCAM s ont accompagnésd’un
rapport établi et présenté par le fonctionnaire responsable ou par unsuppléant désigné par l’ordonnateur.
Ce rapport doit indiquer notamment:
a) l’évaluation technique et financière de chacune desoffres , y inclus
un tableau comparatif desprix unitaires ;
b) la justification de la recommandation du choix du soumissionnaire.
Article 114
Chaque affaire fait l’objet d’un avis qui est signé par le président de la
CCAM. Cet avis est communiqué aux services intéressés.
Article 115
Chaque CCAM arrête son règlement intérieur. Le texte est communiqué
à l’institution concernée, aux CCAM des autres institutions et à la Courdescomptes .
Chaque CCAM veille, en ce qui la concerne, à la bonne application des
directives du Conseil visées à l’article 126.
Section II
Dispositions particulières pour le Centre commun de recherche
Article 116
La Commission peut arrêter des dispositions internes appropriées en ce
qui concerne la composition et le fonctionnement de la CCAM parrapport aux activitésdu Centre commun de recherche, en rais on desexigencess pécifiquesdansce domaine.
Cesdis pos itionsinterness ont établiesaprèscons ultation du contrôleur
financier et adressées pour information au Parlement européen et à laCour descomptes .
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Section III
Commission consultative des achats et des marchés commune aux
institutions(1) (CCAMI)
Article 117
Le collège deschefsd’adminis tration desins titutionsde la Commu-
nauté peut prendre les mesures nécessaires pour mettre en place uneCCAMI ayant pour objectif d’intensifier, conformément à l’exigenced’une bonne gestion financière, la collaboration entre les institutions enmatière de passation en commun de certains marchés de fournituresains i que d’autresmarchésdansle cadre de la ges tion descréditsrelatifsau financement d’actionsà caractère interins titutionnel.
Article 118
La CCAMI exerce notamment lescompétencess uivantes :
a) elle est saisie pour avis, lorsque toutes ou plusieurs institutions
décident d’effectuer en commun des passations de marchés groupésdanslesdomainesprécis ésà l’article 117, en rais on desavantagesqu’une telle procédure peut assurer sur le plan financier.
L’avis émis porte sur la régularité de la procédure suivie, sur le
choix du soumissionnaire et, en général, sur les conditions retenuespour la passation du marché, eu égard aux intérêts de l’ensemble desinstitutions.
Dansce cas , lesCCAM de chaque ins titution ne devront plusêtre
saisies à ce sujet, mais seront informées de l’avis rendu;
b) elle peut être appelée, notamment à la demande d’un ou plusieurs
chef(s) d’administration, ou d’une ou plusieurs CCAM, à examineret à faire des recommandations sur toute question susceptible derevêtir un intérêt ou d’avoir desimplicationss ur le plan interins titu-tionnel danslesdomainesde la pas s ation desmarchésprécis ésàl’article 117.
À ce sujet, elle examine la question posée et elle formule les
suggestions qu’elle estime appropriée.
Article 119
La CCAMI comprend deux représentants par institution, désignés, dans
la mesure du possible, parmi les membres de la CCAM de l’institution,étant entendu que, par accord entre les institutions, sa composition doitcomporter, au-delà desreprés entantsdess ervicesdesadminis trationsrespectives:
— un représentant des services chargés des questions juridiques,
— un représentant des services chargés des finances,— un représentant du contrôleur financier à titre d’observateur.
Pour les représentants de ces trois services, un système de rotation
pourra être convenu par accord entre les institutions.
La présidence de la CCAMI est assurée à tour de rôle par chacune des
institutions pour une période de deux ans.
La Commission assure le secrétariat de la CCAMI.
Article 120
Sur le plan de la procédure, les dispositions des articles 113 et 114 sont
applicables.
(1) Le terme «institution» est à comprendre conformément à la disposition de
l’article 22 paragraphe 5 du règlement financier.
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Article 121
La CCAMI arrête son règlement intérieur. Le texte est communiqué à
chaque institution.
TITRE XVIII
CAUTIONS ET CONSTITUTION D’UN CAUTIONNEMENT
PRÉALABLE EN GARANTIE DE L’EXÉCUTION DES MARCHÉS
(Article 62 du règlement financier)
Article 122
Lorsque, en garantie de l’exécution des marchés, il est exigé des four-
nisseurs, entrepreneurs ou prestataires de service la constitution d’uncautionnement préalable, celui-ci doit couvrir non seulement toute ladurée de la garantie mais aussi une période suffisante pour permettred’actionner la caution. Il doit en principe être constitué par un verse-ment à l’institution dans la même monnaie que celle indiquée pour lepaiement desfournituresou travaux.
Article 123
Le cautionnement peut être remplacé par la garantie d’une caution
personnelle et solidaire d’un tiers agréé par le comptable de l’institution.Cette garantie est libellée dans la monnaie de paiement prévue aucontrat ou au marché et doit obéir aux mêmesrèglesque le cautionne-ment visé à l’article 122.
Article 124
À l’appui du premier mandat de paiement établi en exécution d’un
marché exigeant la cons titution d’un cautionnement, lespiècesjus tifica-tiveshabituelless ont complétéespar la production d’une copie, certifiéeconforme par le comptable, du reçu délivré lorsdu vers ement ducautionnement, ou par une copie, certifiée conforme par le comptable,de la déclaration reçue de l’établissement ou du tiers qui accorde sagarantie.
Article 125
Lescautionnementss ont res tituésou lesgarantiesvis éesà l’article 123
qui lesremplacent libérées , danslesconditionsfixéespar lesdis pos i-tionsrelativesaux marchés , s auf danslescasde non-exécution ou deretard prévusà l’article 62 quatrième alinéa du règlement financier.
TITRE XIX
DISPOSITIONS CONCERNANT L’APPLICATION PAR LES INSTITU-
TIONS COMMUNAUTAIRES DES DIRECTIVES DU CONSEIL ENMATIÈREDEMARCHÉSPUBLICSDETRAVAUX,DEFOURNITURES
ET DE SERVICES
(Article 64 du règlement financier)
Article 126
Lesdirectivesdu Cons eil en matière de marchéspublicsde travaux, de
fournitures et de services sont applicables lors de la passation desmarchéspar lesins titutions , dèsque le montant desmarchésen ques tionégale ou dépas s e less euilsfixéspar cesdirectives .
Article 127
Lestermes«marché de travaux», «marché de fournitures » et «marché
de services» sont interprétés conformément aux définitions figurantdanslesdirectivesvis éesà l’article 126.
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Article 128
Lesins titutions— chacune dansla mes ure où lesmarchéss ont financés
sur des crédits inscrits à sa propre section du budget général — sontconsidérées comme «pouvoirs adjudicateurs» au sens des directivesvisées à l’article 126.
Article 129
Les institutions, dans la passation des marchés de travaux, de fourni-
tures et de services, sont tenues de se conformer aux dispositionsprévuespar lesdirectivesconcernées , notamment en ce qui concerne:
— lesrèglesde publicité,
— lesrèglescommunesdansle domaine dess pécificationstechniques ,— lesrèglescommunesde participation,— lescritèresde s élection qualitative,— lescritèresd’attribution desmarchés .
TITRE XX
FIXATION DE LA VALEUR DES BIENS MEUBLES À PARTIR DE
LAQUELLE L’INSCRIPTION DE CEUX-CI À L’INVENTAIRE EST
OBLIGATOIRE
(Article 65 du règlement financier)
Article 130
Font l’objet d’une ins cription à l’inventaire touslesbiensmobiliers :
— ayant une valeur à l’achat égale ou supérieure à ►M1400◄écus,
— dont la durée d’utilisation est supérieure à un an [deux ans pour les
biensmobiliersà caractère s cientifique et technique (1)]
et
— n’ayant pasun caractère de bien de cons ommation.
Pour chaque bien acquis , lesentréesà l’inventaire dont lesaccus ésde
réception font partie intégrante devront fournir une description appro-priée du bien et préciser son emplacement, sa date d’acquisition et soncoût unitaire.
Les accusés de réception valent description appropriée.
Article 131
Lescontrôlesd’inventaire entreprispar lesins titutionss ont exécutésde
manière à s’assurer de l’existence physique de chaque bien et de leurconformité à l’inscription à l’inventaire. Ce contrôle est effectué dans lecadre d’un programme triennal de vérification.
TITRE XXI
PUBLICITÉ POUR LES VENTES DE BIENS MEUBLES
(Article 66 du règlement financier)
Article 132
1. Lesventesde biensmeublesfont l’objet:
a) lorsque la valeur unitaire d’achat est égale ou supérieure à
►M17 700◄écus, d’une publicité locale appropriée. La période
comprise entre la date de publication de la dernière annonce et laconclusion du contrat de vente doit être au minimum de quatorzejours;
(1) Définisdansle cadre du Centre commun de recherche dansle «Recueil
desins tructionsrelativesaux inventaires » (doc. 13.131/XV/68-F) et dansla «Nomenclature desmatériels— Canevasgénéral» (doc. 2168/IX/1972-Fet mises à jour).
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b) lorsque la valeur unitaire d’achat est égale ou supérieure à
►M1372 900 ◄écus, d’un avis de vente publié au Journal offi-
ciel des Communautés européennes . Une publicité appropriée peut
en outre être faite dans la presse des États membres. La périodecomprise entre la date de publication de l’avis publié au Journal
officiel des Communautés européennes et la conclusion du contrat de
vente doit être au minimum d’un mois.
2. Lorsque, en raison du coût de la publicité, l’opération ne présente
pasd’avantagesparticuliers , il peut être renoncé à cette publicité.
3. Lesins titutionss ont tenuesde rechercher chaque foislesmeilleurs
prix pour lesventesde biensmeubles .
TITRE XXII
CONDITIONS D’ÉTABLISSEMENT ET DE FONCTIONNEMENT DU
PLAN COMPTABLE
(Article 70 du règlement financier)
Article 133
Établissement du plan comptable
Le plan comptable est établi en deux parties distinctes, mais néanmoins
coordonnées, permettant de tenir:
— la comptabilité budgétaire,
— la comptabilité générale.
Article 134
Comptabilité budgétaire
1. La comptabilité budgétaire enregistre pour chaque subdivision du
budget:
a) en ce qui concerne les dépenses:
— lescréditsautoris ésdansle budget initial, lescréditsins critsdans
desbudgetss upplémentaireset/ou rectificatifs , lescréditsouvertssuite à des participations de tiers, les crédits résultant de vire-ments et le montant total des crédits ainsi disponibles. Les créditsd’engagement et les crédits de paiement sont enregistrés et suivisséparément,
— lesengagementset lespaiementsde l’exercice;
b) en ce qui concerne lesrecettes :
— lesprévis ionsins critesdansle budget initial, lesprévis ions
ins critesdanslesbudgetss upplémentaireset ou rectificatifs , lesrecettesprovenant de participationsde tierset le montant totaldes prévisions ainsi évaluées,
— lesdroitscons tatéset lesrecouvrementsde l’exercice;
c) la reprise des engagements restant à payer et des recettes restant à
recouvrer desexercicesantérieurs .
Sont également enregistrés en comptabilité budgétaire les engagements
provis ionnelsglobaux relatifsau Fondseuropéen d’orientation et degarantie agricole (FEOGA), s ection «garantie», et lespaiements—cons tituéspar lesavances— corres pondants .
Ces engagements sont présentés au regard de l’ensemble des crédits du
FEOGA, section «garantie».
2. Descomptesdis tinctss ont ouvertspour s uivre s éparément:
— l’utilisation des crédits reportés,
— l’utilisation des crédits reconstitués,— la liquidation desengagementsres tant à liquider.
En ce qui concerne lesrecettes , descomptesdis tinctss ont ouvertspour
suivre séparément les créances restant à recouvrer des exercices anté-rieurs.
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3. Lescomptespeuvent être détaillésdansle but de déterminer des
résultats analytiques.
4. Lescomptess ont tenusdansdeslivres , ou s ur fiches , ou à l’aide
de tout moyen informatique.
Article 135
Comptabilité générale
1. La comptabilité générale permet d’établir la situation active et
passive de l’institution.
2. Le plan comptable de la comptabilité générale est établi selon un
système de classification décimale.
3. Le cadre comptable comporte les classes suivantes:
classe 1: comptes de capitaux permanents,classe 2: comptes de valeurs immobilisées,classe 3: comptes de stocks,classe 4: comptes de tiers,classe 5: comptes financiers,classe 6: comptes de charges,classe 7: comptes de produits,classe 8: comptes spéciaux.
4. Chaque classe comporte des groupes (à deux chiffres), lesquels
sont divisés en sous-groupes (à trois chiffres). En fonction des besoinsde l’institution, les comptes qui subdivisent ces sous-groupes sont créésavec cinq ou six chiffres.
5. La classe 4, «comptes de tiers», enregistre toutes les opérations
concernant lesrelationsavec lestierset lesécrituresde régularis ation.
Elle comporte notamment lescomptesd’ordre permettant d’ins crire les
recettesprovenant du revers ement d’acomptesprévuesà l’article 7 point7 du règlement financier et ceux permettant de s uivre lesopérationsderéemploi prévuesà l’article 27 paragraphe 2 du règlement financier.
6. Le classe 5, «comptes financiers», enregistre les mouvements de
valeurs , lesopérationsde cais s e, banqueset officesdeschèquespos taux, lesopérationseffectuéespar lescomptabless ubordonnéset lesrégisseurs d’avances. Un compte distinct est ouvert pour chaque comptebancaire, chaque compte courant postal, chaque caisse et chaque régied’avances.
7. La classe 6, «comptes de charges», enregistre le montant brut des
dépenses inscrites dans la comptabilité budgétaire.
Descomptesdis tinctss ont ouvertspour lesdépens esrelatives :
— aux créditsde l’exercice courant,
— aux créditsreportésen vertu de l’article 7 point 1 b) du règlement
financier,
— aux créditsreportésen vertu de l’article 7 point 1 a) du règlement
financier,
— aux créditsreportésen vertu de l’article 7 point 2 du règlement
financier,
— aux créditsrelatifsà desparticipationsde tiersen vertu de l’article 4
paragraphe 2 du règlement financier.
8. La classe 7, «comptes de produits», enregistre le montant des
recouvrementsins critsdansla comptabilité budgétaire.
Descomptesdis tinctss ont ouvertspour lesrecouvrements :
— desdroitscons tatésde l’exercice courant,
— desdroitscons tatésres tant à recouvrer desexercicesprécédents .
9. La classe 8, «comptes spéciaux», enregistre en fin d’exercice les
opérationsd’arrêté descomptes .
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10. Sanspréjudice de l’article 21, le comptable de chaque ins titutionétablit un plan comptable détaillé en fonction du cadre comptable définici-dessus. Il ouvre des groupes, des sous-groupes, et des comptes, selonles besoins particuliers de sa gestion, en précisant chaque fois l’objet etlesconditionsde fonctionnement des ditscomptes .
Article 136
Fonctionnement de la comptabilité générale
1. La comptabilité générale est tenue par année civile suivant la
méthode dite «en partie double».
2. Lescomptess ont tenusdansdeslivres , ou s ur desfiches , ou à
l’aide de tout moyen informatique.
3. La comptabilité permet l’établissement d’une balance générale des
comptes, c’est-à-dire le relevé de tous les comptes d’actif et de passif del’ins titution, y comprislescomptess oldésavec, pour chacun d’eux:
— le numéro du compte,
— le libellé,— le total desdébits ,— le total descrédits ,— le solde.
4. Lescomptess ont tenusde façon à permettre une analys e détaillée
desopérationset dess oldes . Lesétatsfinancierss ont établisde manièreà faire apparaître correctement, selon une ventilation appropriée, leséléments représentatifs de l’actif et du passif de l’institution. Lesrecettes à recouvrer figurent au passif en compte de régularisation et lescréances correspondantes sont inscrites à l’actif sous la rubrique «débi-teursdivers » ou s ouslesautresrubriquesappropriées . Lesdépens esdel’exercice non encore imputéesau comple de ges tion figurent à l’actifen compte de régularisation sous la rubrique «dépenses à imputer». Lecompte de ges tion doit comporter touslesélémentspermettant d’établirla concordance avec le bilan financier.
Less oldesde chaque compte doivent être rapprochéspériodiquement
desdocumentsjus tificatifsou desautresélémentsprobants , et notam-ment:
— descomptesde valeursimmobilis ées— comme prévu à l’article
130,
— desavoirsen banque et en compte courant pos tal — par rapproche-
ment mens uel desextraitsde compte communiquéspar lesins titu-tionsfinancières ,
— des fonds en caisse — par rapprochement avec le livre de caisse,— desrégiesd’avanceset autresavancesaux termesde l’article 74 —
par vérification du res pect desconditionsde fonctionnement desrégiesd’avanceset d’octroi desavances , ains i que desrèglesdecomptabilisation,
— descomptesde chargeset de produitsdesclas s es6 e t7—à
rapprocher mensuellement des totaux correspondants de la compta-bilité budgétaire.
5. Les comptes de liaison interinstitutionnels sont réconciliés
mensuellement et apurés périodiquement.
6. Lescomptesd’attente font périodiquement l’objet de l’examen
suivant:
— lesrecouvrementsen s ouffrance — par information du comptable à
l’ordonnateur desrecettesnon recouvréeset desdiligenceseffec-tuées,
— lespaiementsen s ouffrance — par communication du comptable à
l’ordonnateur desmotifsde non-exécution et desmontantsen caus e,
— lesfondsà trans férer — par référence aux étatscollectifsdes
traitements du personnel ou d’autres états similaires,
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— lesautrescomptesd’attente — au moyen d’une analys e dess oldes
comptableset par notification à l’ordonnateur de toute opération quin’aurait pasété apurée danslesdélaisà définir annuellement.
Lescomptesd’attente s ont apurésdanslesdélaislesplusbrefset, au
plustard, danslesdélaisprévusà l’article 71 du règlement financier.
7. Lescomptesd’ordre pour réemploi permettent de s uivre lesopéra-
tionsde réemploi desrecettesprévuesà l’article 27 paragraphe 2 durèglement financier et d’établir l’état prévu à l’article 78 points1 et 3du règlement financier.
8. Lescomptesfinanciers(bancairesou pos taux) s ont tenusen
devises et en écus.
La convers ion en écusdesmontantsexprimésen monnaiesnationales
est effectuée sur la base des taux établis conformément à l’article 1
er.
Less oldesen écusdescomptestenusen devis eset en écusfont l’objetd’une réévaluation mensuelle.
9. La comptabilité du Centre commun de recherche est reprise dans
la comptabilité générale de la Commission.
10. Sauf lorsqu’un règlement en dispose autrement, tous les états
financiers sont présentés selon les principes comptables qui compren-nent notamment lesprincipesédictéspar lesdirectivesdu Cons eil. Lesmodalitéspratiquesd’application de cesprincipes , qui font l’objet demises à jour périodiques, sont arrêtées en conformité avec les disposi-tionsde l’article 21.
TITRE XXIII
DISPOSITIONS RELATIVES AUX CRÉDITS DE RECHERCHE ET DE
DÉVELOPPEMENT TECHNOLOGIQUE
(Articles94 et 96 du règlement financier)
Article 137
Pour le domaine desactivitésrelevant du Centre commun de recherche,
il est établi, à l’appui du budget, un tableau indicatif faisant apparaîtrela correspondance entre la destination des dépenses — objectifs derecherche et autresactivités— et la nature desmoyensd’exécutionemployés:
— personnel statutaire et non statutaire,
— infrastructure administrative et technique,— supports scientifiques et techniques,— créditsopérationnelsdirects .
Le Centre commun de recherche, pour lesbes oinsde la ges tion de
chacune desactivitésrelevant du domaine de s a compétence, y comprislestravaux relatifsaux pres tationspour tierset de s upport aux s ervicesde la Commission, tient une comptabilité appropriée permettant d’as-surer le suivi des coûts réels sur la base des composantes figurant dansle tableau de correspondance.
Article 138
Pour le domaine desactivitésrelevant de l’action indirecte, il es t établi,
à l’appui du budget, un tableau faisant apparaître la correspondanceentre la des tination — objectifsde recherche et autresactivités— et lanature des dépenses, selon la répartition suivante:
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— interventions,
— personnel non statutaire (1),
— fonctionnement,— infrastructure,— information et publications,— personnel statutaire (
1).
Les mesures appropriées sont prises sur le plan de la tenue de la
comptabilité, afin d’assurer le suivi de l’exécution budgétaire parobjectif de recherche, compte tenu descompos antesfigurant dansletableau de correspondance.
Article 139
1. La Commis s ion reçoit desavancesau titre desactivitésqu’elle
mène pour le compte de tiers. Ces avances sont destinées à financer,d’une part, les dépenses de personnel, de frais généraux et de moyensd’exécution engendréspar cesactivitéset, d’autre part, lesinves tis s e-mentss pécifiquesque cesactivitésexigent. Cesavancess ont inclus esdanslesdotationsbudgétairescorres pondantes .
2. Les avances non utilisées sont remboursées par annulation des
créditscorres pondantsvia le compte de ges tion. Lesavancesutilis éessont remboursées au moyen d’une fraction des recettes engendrées parla perception du prix des prestations aux tiers. La fraction des recettesservant au remboursement des avances est celle qui correspond auxdépenses de personnel, aux dépenses d’utilisation des services générauxet des moyens d’exécution de la Commission, ainsi qu’aux investisse-ments spécifiques. Le reste des recettes, c’est-à-dire celles qui corres-pondent à desdépens escourantesrés ultant s pécifiquement descontrats ,est conservé par la Commission par l’inscription de crédits supplémen-tairess ur lesligness upportant cesdépens ess pécifiques .
3. La fraction des recettes donnant lieu à remboursement est déter-
minée lors de l’établissement de chaque contrat de prestation à des tiers,conformément aux règlesinternes .
Lesrecettesdes tinéesau rembours ement desavanceset lesrecettes
donnant lieu à ouverture de créditss upplémentairess ont imputéess urdes lignes distinctes de l’état des recettes de la Commission.
TITRE XXIV
DISPOSITIONSRELATIVESÀLAGESTIONDESCRÉDITSDEFONC-
TIONNEMENT HORS COMMUNAUTÉ
(Articles121, 122 et 123 du règlement financier)
Section première
Régies d’avances
Article 140
Il est créé, en application de la disposition de l’article 54 du règlement
financier, en vue du paiement de certainescatégoriesde dépens es , unerégie d’avancespour chaque unité locale horsCommunauté.
La décis ion portant création de cesrégiesd’avancesen détermine les
conditions de fonctionnement sur la base des nécessités spécifiques dechaque unité locale.
(1) La rubrique «personnel statutaire» correspond aux fonctionnaires occupant
un emploi figurant aux tableaux deseffectifsains i qu’aux agentsrelevantdu RAA. La rubrique «personnel non statutaire» correspond — voir laréglementation de la Commission relative aux minibudgets du 22 mai1990 — à touslesautresagents(intérimaires , fonctionnairesnationauxdétachés, prestataires de services, contrats d’entreprises, etc.).
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Section II
Engagements et paiements
Article 141
Il est établi, pour l’ensemble des unités locales, des propositions d’enga-
gementsprovis ionnelsglobaux.
Ces propositions, accompagnées d’un état prévisionnel des dépenses de
chaque unité locale, sont transmises pour visa au contrôleur financier etensuite enregistrées par la comptabilité; ces engagements globauxpeuvent être revus en fonction de l’évolution des besoins.
Article 142
1. Danslesdélégationsne dis pos ant que d’un nombre limité de
fonctionnairesou d’agentss us ceptiblesd’être habilitésen qualité designataires des chèques ou virements postaux ou bancaires, les autoritésvisées à l’article 22 du règlement financier peuvent, sur proposition del’ordonnateur, aprèsavisfavorable du comptable et du contrôleur finan-cier, autoriser une signature unique.
2. La Commis s ion détermine lesconditionsdansles quelleslesagents
dés ignéspar elle et habilitésà dis pos er descomptesouvertsen déléga-tion s ont autoris ésà communiquer lesnomset less pécimensdess ignaturesaux organis mesfinancierss ur place.
Section III
Conditions particulières de saisine de la CCAM
Article 143
1. En application de l’article 60 du règlement financier et de l’article
111 du prés ent règlement, lesmarchésportant s ur la location d’unimmeuble horsCommunauté peuvent être conclusdirectement par l’or-donnateur, à titre exceptionnel, à condition que la CCAM ait été saisieau préalable — par rapport aux paysou aux villesconcernés— d’uneinformation appropriée sur l’état du marché concerné et ait admis lescritères de base à retenir, portant notamment sur:
— le type d’immeuble à louer, en fonction de la destination envisagée
(logement, bureaux, etc.),
— les paramètres de surface et de prix, assortis de fourchettes éven-
tuelles, à respecter,
— lesmodalitéscontractuelles .
2. Dans la mesure où l’ordonnateur se trouverait confronté à des
s ituationss ’écartant descritèresconvenusaux termesdu paragraphe 1et admis au préalable par la CCAM, celle-ci doit être saisie à nouveaupour le(s) cas spécifique(s) en question.
3. L’ordonnateur fait rapport périodiquement à la CCAM sur l’appli-
cation du paragraphe 1.
Section IV
Inventaires
Article 144
1. Lesinventairespermanentsdesbiensmeublescons tituant le patri-
moine des Communautés sont tenus, en ce qui concerne les délégations,sur place. Ils sont régulièrement communiqués aux services centrauxselon des modalités arrêtées par la Commission.
Lesbiensmeublesen trans it verslesdélégationsfont l’objet d’une
inscription sur une liste provisoire dans l’attente de leur reprise sur lesinventairespermanents .
2. La publicité pour lesventesde biensmeublesdesdélégationses t
adaptée aux conditionsde droit ou de fait locales .
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TITRE XXV
DISPOSITIONS FINALES
Article 145
Lesmontantsforfaitairesprévusau prés ent règlement s ont actualis ésen
fonction desvariationsde l’indice desprix à la cons ommation danslaCommunauté, de façon proportionnelle, selon les échéances suivantes:
— touslestroisans , s auf évolution exceptionnelle dudit indice, s ’il
s ’agit desmontantsvis ésaux articles31 (montant de la régie), 81,130, 132 et aux articles 106 à 110. Il est procédé à l’arrondissementapproprié de cesmontants ,
— tous les ans, s’il s’agit des montants visés à l’article 31 (montants de
l’indemnité). Cesmontantss ont arrondisà l’écu immédiatementinférieur ou supérieur.
La Commission, qui constate ces nouveaux montants selon les
échéanceset critèresprécis ésau premier alinéa, lescommunique auxautres institutions.
Article 146
Les dispositions du présent règlement ne font pas obstacle à l’applica-
tion des dispositions particulières du règlement financier arrêtées pourlescréditsde recherche et de développement technologique (titre VII durèglement financier), le Fondseuropéen d’orientation et de garantieagricole, section «garantie» (titre VIII du règlement financier), les aidesextérieures(titre IX du règlement financier), la ges tion descréditsrelatifs au personnel hors Communauté et au fonctionnement adminis-tratif correspondant (titre X du règlement financier) et l’Office despublicationsofficiellesdesCommunautéseuropéennes(titre XI durèglement financier).
Article 147
Lesins titutionsinforment la Cour descomptesdansun délai de s ix
mois, à partir de la date d’entrée en vigueur du présent règlement, desdispositions qu’elles auront arrêtées pour le mettre en application.
Article 148
Le règlement 86/610/CEE, Euratom, CECA est abrogé.
Article 149
Le présent règlement entre en vigueur le 1
erjanvier 1994.
Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directe-
ment applicable danstout État membre.