2000D0265 — FR — 01.01.2003 — 002.001 — 1
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►BDÉCISIONDU CONSEIL
du 27 mars 2000
établissant un règlement financier régissant les aspects budgétaires de la gestion par le secrétaire
général adjoint du Conseil des contrats conclus par celui-ci, en tant que représentant de certainsÉtats membres, concernant l'installation et le fonctionnement de l'infrastructure de communica-
tion pour l'environnement Schengen, dénommée «Sisnet»
(2000/265/CE)
(JO L 85 du 6.4.2000, p. 12)
Modifiée par:
Journal officiel
nopage date
►M1Décision 2000/664/CE du Conseil du 23 octobre 2000 L 278 24 31.10.2000
►M2Décision 2003/171/CE du Conseil du 27 février 2003 L 69 25 13.3.2003
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DÉCISIONDU CONSEIL
du 27 mars 2000
établissant un règlement financier régissant les aspects budgétaires
de la gestion par le secrétaire général adjoint du Conseil descontrats conclus par celui-ci, en tant que représentant de certainsÉtats membres, concernant l'installation et le fonctionnement de
l'infrastructure de communication pour l'environnement Schengen,
dénommée «Sisnet»
(2000/265/CE)
LE CONSEIL DE L'UNION EUROPÉENNE,
vu l'article 2, paragraphe 1, deuxième alinéa, première phrase, du
protocole annexé au traité sur l'Union européenne et au traité instituantla Communauté européenne, intégrant l'acquis de Schengen dans lecadre de l'Union européenne (ci-après dénommé «protocole
Schengen»),
considérant ce qui suit:
(1)Le secrétaire général adjoint du Conseil a été autorisé, par la
décision 1999/870/CE (1), à agir dans le contexte de l'intégration
de l'acquis de Schengen dans le cadre de l'Union européenne, en
tant que représentant de certains États membres aux fins de la
conclusion de contrats concernant l'installation et le fonctionne-ment de l'infrastructure de communication pour l'environnementSchengen, dénommée «Sisnet», et de la gestion de ces contrats.
(2)Les obligations financières découlant de ces contrats ne sont pasà la charge du budget général de l'Union européenne et, dès lors,les dispositions du règlement financier du 21 décembre 1977applicable au budget général des Communautés européennes (
2)
ne s'appliquent pas.
(3)Il est donc nécessaire d'établir des règles spécifiques définissantles modalités relatives à l'établissement et à l'exécution dubudget nécessaire pour faire face aux frais liés à la conclusiondes contrats et remplir les obligations découlant des contratsconclus, ainsi que les modalités relatives au recouvrement des
contributions qui sont à la charge des États concernés, et à la
reddition et à la vérification des comptes.
(4)Il est également nécessaire d'établir les règles applicables à laconclusion de ces contrats.
(5)La présente décision est un développement de l'acquis deSchengen au sens du protocole Schengen,
DÉCIDE:
CHAPITRE I
Principes généraux
Article premier
Aux fins du présent règlement financier, le «budget» est l'acte qui
prévoit et autorise préalablement, pour chaque exercice, les recettes etles dépenses nécessaires pour remplir les obligations découlant descontrats visés à la décision 1999/870/CE.2000D0265 — FR — 01.01.2003 — 002.001 — 2
(1) JO L 337 du 30.12.1999, p. 41.
(2) JO L 356 du 31.12.1977, p. 1. Règlement modifié en dernier lieu par le
règlement (CE) no2673/1999 (JO L 326 du 18.12.1999, p. 1).
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Article 2
Le présent règlement financier fixe les modalités relatives à la conclu-
sion des contrats liés à Sisnet et à l'établissement et à l'exécution dubudget nécessaire dans le cadre de ces contrats.
Article 3
1. Le budget est subdivisé en titres concernant le budget nécessaire
à la préparation de la conclusion des contrats en question, y compris lesfrais occasionnés par la préparation des appels d'offres pour Sisnet, lebudget d'installation de Sisnet et son budget de fonctionnement. Sinécessaire, chaque titre est subdivisé en chapitres et articles.
2. Les crédits ouverts à chaque titre ne peuvent être destinés à
d'autres titres de dépenses.
Article 4
Les crédits budgétaires doivent être utilisés conformément aux prin-
cipes de bonne gestion financière, et notamment d'économie et derapport coût-efficacité.
Article 5
Aucune recette ni aucune dépense ne peut être effectuée autrement que
par imputation à un article du budget.
Aucune dépense ne peut être engagée ni ordonnancée au-delà des
crédits autorisés, sans préjudice de l'article 17.
Article 6
1. Sous réserve de l'article 17, les recettes et les dépenses sont
inscrites pour leur montant intégral au budget et dans les comptes
sans contraction entre elles. L'ensemble des recettes couvre l'ensembledes dépenses.
2. L'exercice budgétaire commence le 1
erjanvier et s'achève le 31
décembre.
3. Les contributions au budget des États visés à l'article 25, contri-
butions qui sont versées avant le début de l'exercice budgétaire auquelelles se rapportent, sont imputées au budget de cet exercice.
4. Les dépenses d'un exercice sont prises en compte au titre de cet
exercice sur la base des dépenses dont l'ordonnancement est parvenu aucontrôleur financier au plus tard le 31 décembre et dont le paiement aété exécuté par le comptable avant le 15 janvier suivant.
5. Les crédits alloués ne peuvent être utilisés que pour couvrir les
dépenses régulièrement engagées et payées au titre de l'exercice pourlequel ils ont été accordés, sauf dérogations prévues à l'article 7, etpour couvrir les dettes qui remontent à des exercices antérieurs etpour lesquelles aucun crédit n'avait été reporté.
Article 7
1. L'utilisation des crédits est soumise aux règles suivantes:
a) les crédits non engagés à la fin de l'exercice budgétaire pour lequel
ils ont été inscrits sont en règle générale annulés;
b) font l'objet d'un report de droit, limité au seul exercice suivant, les
crédits qui correspondent à des paiements restant dus au 31décembre en vertu d'engagements régulièrement contractés entre le1
erjanvier et le 15 décembre.
2. Par dérogation au paragraphe 1, le secrétaire général adjoint du
Conseil peut faire parvenir au groupe de travail «Système d'informationSchengen», ci-après dénommé «Groupe SIS», avant le 31 janvier, desdemandes dûment justifiées visant à reporter sur l'exercice suivant les2000D0265 — FR — 01.01.2003 — 002.001 — 3
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crédits non engagés au 15 décembre si les crédits inscrits aux lignes
concernées dans le budget de l'exercice suivant ne couvrent pas lesbesoins.
Le report de ces crédits ne peut être proposé que pour des raisons
exceptionnelles.
Dans l'exercice de ses pouvoirs d'exécution du budget, le secrétaire
général adjoint s'efforce, en fonction des exigences de bonne gestion,d'utiliser en premier lieu les crédits autorisés pour l'exercice en coursjusqu'à leur épuisement et de n'avoir recours qu'ensuite aux crédits
reportés.
Le groupe «SIS» statue sur ces demandes de report au plus tard le 1
er
mars.
3. Les crédits reportés de l'exercice budgétaire précédent sont
annulés s'ils ne sont pas engagés à la fin de l'exercice budgétaire auquelils ont été reportés.
4. Une liste des crédits dont le report est de droit conformément au
paragraphe 1, point b), est envoyée pour information au groupe «SIS»avant le 1
ermars.
5. Pour l'exécution du budget, l'utilisation des crédits reportés est
suivie séparément, par poste budgétaire, dans les comptes de l'exercice
budgétaire en cours.
CHAPITRE II
Établissement du budget
Article 8
1. Le budget est établi en euros.2. Le secrétaire général adjoint du Conseil saisit le groupe «SIS»,
avant le 30 septembre, de l'avant-projet de budget auquel est joint unexposé des motifs.
3. Le groupe «SIS» donne son avis sur cet avant-projet.4. Le secrétaire général adjoint établit le projet de budget et le
transmet au plus tard le 31 octobre aux États visés à l'article 25.
5. Les États membres visés à l'article 25, se réunissant au sein du
Conseil, arrêtent le budget avant la fin de l'année.
6. La décision d'adoption du budget, dûment notifiée par le secré-
taire général adjoint aux États visés à l'article 25, entraîne l'exigibilité
des contributions de ces États.
Article 9
1. Si le budget n'est pas définitivement arrêté au début de l'exercice:
a) des opérations de paiement peuvent être effectuées dans la limite,
chaque mois, du douzième de l'ensemble des crédits autorisés à
chaque titre du budget pour l'exercice précédent;
b) il est permis d'appeler les contributions des États visés à l'article 25
dans la limite, chaque mois, d'un douzième des contributionsversées au titre du dernier budget régulièrement arrêté.
2. La décision de recourir à chaque douzième en dépenses et en
recettes, dans la limite de trois douzièmes des montants inscrits au
dernier budget régulièrement arrêté, est prise par le secrétaire généraladjoint, qui la communique par lettre aux États visés à l'article 25.
3. Au-delà de la limite de trois douzièmes des montants inscrits au
dernier budget régulièrement arrêté, la décision d'autoriser des paie-ments et d'appeler des contributions est prise par les États membresvisés à l'article 25 se réunissant au sein du Conseil.2000D0265 — FR — 01.01.2003 — 002.001 — 4
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4. L'adoption définitive du budget met immédiatement fin à l'appli-
cation des dispositions éventuellement prises en vertu des paragraphes1, 2 et 3.
Article 10
1. Les éventuels projets de budgets supplémentaires ou rectificatifs
sont présentés, examinés et arrêtés sous la même forme et selon lamême procédure que le budget dont ils modifient les prévisions.
2. Un budget rectificatif est présenté chaque année, dans le mois
suivant la clôture des comptes prévu à l'article 46, paragraphe 1, dontl'objectif est d'inscrire le solde d'exécution de l'exercice précédent, en
recettes s'il est positif, en dépenses s'il est négatif.
Article 11
Le budget est accessible au public.
CHAPITRE III
Exécution du budget et comptabilité
Article 12
L'exécution du budget est assurée selon le principe de la séparation de
l'ordonnateur et du comptable. Les fonctions d'ordonnateur, de
comptable et de contrôleur financier sont incompatibles entre elles.
Article 13
1. La fonction d'ordonnateur des recettes et des dépenses est exercée
par un directeur général du secrétariat général du Conseil. L'ordonna-
teur exécute le budget au nom du secrétaire général adjoint et, dans
les limites des crédits alloués, il peut déléguer ses pouvoirs à un direc-teur.
2. L'ordonnateur peut décider des virements d'article à article à
l'intérieur de chaque chapitre. Il peut, avec l'accord du groupe «SIS»,décider des virements de chapitre à chapitre à l'intérieur du même titre.Le groupe «SIS» donne son accord dans les mêmes conditions quecelles dans lesquelles il adopte son avis sur le budget.
Article 14
La fonction de contrôleur financier est exercée par un fonctionnaire ou
agent du secrétariat général du Conseil nommé à cette fin par décisiondu secrétaire général adjoint qui définit les conditions de ce contrôle.
Article 15
L'encaissement des recettes et le paiement des dépenses sont effectués
par un comptable affecté à la direction générale A du secrétariatgénéral du Conseil.
Article 16
1. Pour la perception de toute somme due en vertu de l'article 25, ou
de tout montant dû aux États concernés par un tiers dans le cadre de laconclusion des contrats, de l'installation ou du fonctionnement deSisnet, un ordre de recouvrement doit être délivré par l'ordonnateur.Les ordres de recouvrement sont transmis au comptable, qui les soumetau contrôleur financier pour visa.
2. Le visa a pour objet de constater:
a) l'exactitude de l'imputation budgétaire;
b) la régularité et la conformité de l'ordre au regard des dispositions
applicables;2000D0265 — FR — 01.01.2003 — 002.001 — 5
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c) la régularité des pièces justificatives;
d) l'exactitude de la désignation du débiteur, ou de l'autorité compé-
tente de l'État débiteur;
e) la date d'échéance;
f) le respect des principes de bonne gestion financière visés à l'article
4;
g) l'exactitude du montant et de la devise de recouvrement.
3. Le comptable prend en charge les ordres de recouvrement dûment
établis.
Article 17
Par dérogation aux articles 5 et 6:1) peuvent être déduites du montant des mémoires, factures ou états
liquidatifs, qui, dans ce cas, sont ordonnancés pour le net:
a) les amendes infligées à une partie à un contrat concernant une
soumission acceptée;
b) les régularisations de sommes indûment payées, qui peuvent être
opérées par voie de précompte à l'occasion d'une nouvelle liqui-
dation de même nature effectuée en vertu du titre, du chapitre, del'article et de l'exercice qui ont supporté le trop payé.
Les escomptes, ristournes et rabais figurant sur les factures et
mémoires ne sont pas inscrits comme des recettes distinctes;
2) peuvent donner lieu à réemploi sur la ligne qui a donné lieu à la
dépense initiale:
— les recettes provenant de la restitution des sommes payées
indûment sur les crédits budgétaires.
Les opérations de réemploi doivent intervenir avant la fin de l'exer-
cice qui suit celui au cours duquel la recette a été encaissée.
Article 18
1. Toute mesure de nature à provoquer une dépense à la charge du
budget doit faire préalablement l'objet d'une proposition d'engagement
par l'ordonnateur au comptable, mentionnant l'objet, la somme, l'impu-
tation budgétaire de la dépense et le créancier. Elle est soumise par lecomptable au visa du contrôleur financier.
2. Le visa a pour objet de constater:
a) la conformité au paragraphe 1 de la présentation de la proposition
d'engagement;
b) l'exactitude de l'imputation budgétaire;
c) la disponibilité des crédits au budget;
d) le respect des principes de bonne gestion financière visés à l'article
4;
e) la régularité et la conformité de la dépense au regard des disposi-
tions applicables.
Article 19
1. La liquidation d'une dépense par l'ordonnateur a pour objet:
a) de vérifier l'existence des droits du créancier;
b) de déterminer ou de vérifier la réalité et le montant de la créance;
c) de vérifier les conditions d'exigibilité de la créance;
d) de vérifier la conformité à l'ordre de prestations de services ou
d'achat.
2. L'ordonnateur peut faire effectuer les vérifications sous sa respon-
sabilité.2000D0265 — FR — 01.01.2003 — 002.001 — 6
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Article 20
1. L'ordonnateur donne au comptable, par l'émission d'un ordre de
paiement («l'ordonnancement»), l'ordre de payer une dépense dont il a
effectué la liquidation.
2. L'ordonnancement doit mentionner:
a) l'exercice d'imputation;
b) le titre, le chapitre et l'article du budget;
c) la somme à payer en chiffres et en toutes lettres avec indication de
la devise;
d) le nom et l'adresse du créancier;
e) l'objet de la dépense;
f) le mode de paiement;
g) les numéros et dates des visas d'engagement correspondants.
3. L'ordre de paiement est daté et signé par l'ordonnateur.4. Le comptable soumet l'ordre de paiement, avec les pièces justifi-
catives originales, au contrôleur financier pour visa.
5. Le visa a pour objet de constater:
a) la régularité de l'émission de l'ordre de paiement;
b) la concordance de l'ordre de paiement avec l'engagement de la
dépense et l'exactitude de son montant, en tenant compte des prin-cipes de bonne gestion financière visés à l'article 4;
c) l'exactitude de l'imputation budgétaire;
d) la disponibilité des crédits au titre ou à l'article concerné du budget;
e) la régularité des pièces justificatives; et
f) l'exactitude de la désignation du créancier.
6. Toute dépense doit être couverte au préalable par les contribu-
tions des États visés à l'article 25 ou, à défaut, par un crédit bancaire.
Les coûts de préfinancement bancaire à défaut de paiement sontrépartis entre les États en manquement, en proportion des contributionsqu'ils ont omis de verser et compte tenu de la durée des retards.
Article 21
►
M1Les paiements s'effectuent par l'intermédiaire d'un compte
bancaire spécialement ouvert à cet effet au nom du secrétariat généraldu Conseil. ◄Les ordres de virement bancaire donnés en application
du présent règlement financier requièrent la signature conjointe de deuxfonctionnaires désignés par le secrétaire général adjoint, dont celle ducomptable.
Article 22
En cas de refus d'un visa prévu aux articles 16, 18 ou 20 par le
contrôleur financier, et si l'ordonnateur maintient sa proposition, lesecrétaire général adjoint est saisi. Hormis le cas où la disponibilitédes crédits est en cause, il peut, par une décision dûment motivée,
passer outre au refus du visa et confirmer l'ordre de recouvrement,
l'engagement de dépense ou l'ordre de paiement. Le secrétaire généraladjoint informe dans un délai d'un mois la Cour des comptes de cettedécision. Cette décision est exécutoire avec effet à partir de la date durefus de visa.
Article 23
La responsabilité disciplinaire de l'ordonnateur, du contrôleur financier
et du comptable en cas de non-observation des dispositions du présentrèglement financier est celle prévue par le statut des fonctionnaires desCommunautés européennes.2000D0265 — FR — 01.01.2003 — 002.001 — 7
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Article 24
La comptabilité est tenue par année civile suivant la méthode dite en
partie double. Elle retrace l'intégralité des recettes et des dépensesintervenues au cours de l'exercice budgétaire.
CHAPITRE IV
Contributions des États
Article 25
1. Les recettes du budget sont constituées par des contributions
financières dues par les États membres suivants : l'Autriche, laBelgique, l'Allemagne, le Danemark, l'Espagne, la Finlande, la France,la Grèce, l'Italie, le Luxembourg, les Pays-Bas, le Portugal et la Suède,ainsi que par l'Islande et la Norvège.
2. Les contributions financières de ces États, fixées par le budget,
sont exprimées en euros.
Article 26
Les États visés à l'article 25 mettent à la disposition du secrétaire
général adjoint leurs contributions financières, conformément à la clefde répartition suivante.
La répartition des contributions entre les États membres visés à l'article
25, d'une part, et l'Islande et la Norvège, d'autre part, est déterminée,chaque année, sur la base de la part de chaque État membre concernéet de l'Islande et la Norvège dans le total des produits intérieurs bruts
(PIB) de l'année précédente de tous les États visés à l'article 25. La
répartition des contributions entre les États membres concernés estdéterminée, chaque année, après déduction des contributions del'Islande et de la Norvège, en fonction de la part de la ressource TVAde chacun de ces États membres dans le total des ressources TVA desCommunautés européennes, telle qu'elle a été arrêtée à l'occasion de la
dernière rectification du budget de l'Union intervenue au cours de
l'exercice précédent.
Article 27
1. Le secrétaire général adjoint adresse par lettre les demandes de
contributions à chaque État visé à l'article 25, par l'intermédiaire des
administrations nationales dont les coordonnées lui ont été communi-
quées.
2. Cette lettre rappelle:
a) la décision d'adoption du budget ou, en cas de recours à l'article 9,
la décision d'appeler les contributions par douzièmes provisoires;
b) le montant à verser par chaque État, calculé en euros suivant la clé
de répartition mentionnée à l'article 26;
c) les données nécessaires au versement de la contribution.
3. Les contributions sont versées au compte bancaire visé à l'article
21.
4. Les contributions sont payables en euros.
Article 28
1. Les États visés à l'article 25 sont sommés de verser 25 % de leur
contribution au plus tard pour le 15 février, le 1
eravril, le 1erjuillet et le
1eroctobre.
2. Si un État n'a pas satisfait à ses obligations financières, les règles
communautaires en vigueur sur les intérêts de retard dans le versementdes participations au budget de l'Union lui sont applicables paranalogie, indépendamment des coûts éventuels devant être supportéspar cet État conformément aux dispositions de l'article 20, paragraphe6.2000D0265 — FR — 01.01.2003 — 002.001 — 8
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CHAPITRE V
Conclusion des contrats
Article 29
1. Les contrats portant sur les achats et locations de fournitures, de
mobilier et de matériel et sur la prestation de services doivent revêtir laforme de contrats écrits.
2. Tous les contrats susvisés dont la valeur estimée est égale ou su-
périeure aux seuils fixés par la directive 93/36/CEE du Conseil du 14
juin 1993 portant coordination des procédures de passation des marchés
publics de fournitures (
1) ou par la directive 92/50/CEE du Conseil du
18 juin 1992 portant coordination des procédures de passation desmarchés publics de services (
2), sont conclus sur appel d'offres publié
conformément aux dispositions desdites directives et de toute modifica-
tion ultérieure qui y serait apportée (ci-après dénommées «les
directives du Conseil relatives aux procédures de passation des marchéspublics»).
3. Les contrats dont la valeur estimée ne dépasse pas les seuils fixés
par les directives du Conseil relatives aux procédures de passation desmarchés publics peuvent être conclus par entente directe. Dans de telscas, les États membres visés à l'article 25 n'en sont pas moins tenus de
permettre, dans la mesure du possible et par tous les moyens appro-
priés, aux fournisseurs susceptibles de fournir les biens et les servicesen question de faire des offres concurrentes.
4. Les appels d'offres sont, en principe, diffusés par le secrétariat
général du Conseil agissant au nom des États membres visés à l'article25, dans tous les États membres.
5. Les procédures d'appel d'offres et les critères de sélection et
d'attribution sont fixés et régis par les dispositions des directives du
Conseil relatives aux procédures de passation des marchés publics,
telles que complétées par le présent règlement financier.
6. Les appels d'offres sont préparés par le secrétariat général du
Conseil agissant au nom des États membres visés à l'article 25 etcontiennent, notamment, des indications relatives:
a) aux modalités de dépôt et de présentation des offres, notamment
l'exigence éventuelle de remplir un formulaire type de réponse;
b) le cas échéant, au cahier des conditions générales applicables au
marché dont il s'agit (fournitures ou prestations) et, éventuellement,au document relatif aux conditions spécifiques du marché;
c) à une clause selon laquelle la soumission d'une offre vaut accepta-
tion du cahier auquel elle se réfère;
d) le cas échéant, aux conditions de visite, qui doivent être exactement
précisées lorsqu'une visite sur place est prévue;
e) à la période de validité des offres durant laquelle le soumissionnaire
est tenu de maintenir toutes les conditions de son offre;
f) aux pénalités prévues au titre de sanction du non-respect des clauses
du contrat;
g) aux énonciations que doivent comporter les factures (ou les pièces
justificatives qui les appuient);
h) à l'interdiction de tout contact portant sur des questions liées à
l'appel d'offres en question entre, d'une part, le secrétaire général
adjoint et son personnel, des représentants des gouvernements des
États membres visés à l'article 25, des représentants des gouverne-ments de l'Islande et de la Norvège et, d'autre part, le2000D0265 — FR — 01.01.2003 — 002.001 — 9
(1) JO L 199 du 9.8.1993, p. 1.
(2) JO L 209 du 24.7.1992, p. 1. Directive modifiée en dernier lieu par la direc-
tive 97/52/CE du Parlement européen et du Conseil (JO L 328 du
28.11.1997, p. 1).
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soumissionnaire, sauf, à titre exceptionnel, dans les conditions
suivantes:
avant la date de clôture du dépôt des offres:
i) à l'initiative des soumissionnaires:
des renseignements supplémentaires ayant strictement pour but
d'expliciter la nature de l'appel d'offres peuvent être communi-
qués à tous les soumissionnaires;
ii) à l'initiative du secrétaire général adjoint:
si les États membres visés à l'article 25, l'Islande, la Norvège ou
le secrétariat général du Conseil s'aperçoivent d'une erreur, d'uneimprécision, d'une omission ou de toute autre insuffisance maté-rielle dans la rédaction du texte de l'appel d'offres, le secrétariatgénéral du Conseil peut en informer les intéressés, dans desconditions strictement identiques à celles de l'appel d'offres;
iii) après l'ouverture des offres et à l'initiative des États membres
visés à l'article 25, de l'Islande, de la Norvège ou du secrétariatgénéral du Conseil, au cas où une offre donnerait lieu à desdemandes d'éclaircissement ou s'il s'agit de corriger des erreurs
matérielles manifestes contenues dans la rédaction de l'offre, le
secrétariat général du Conseil peut prendre l'initiative d'uncontact avec le soumissionnaire.
Article 30
Dans tous les cas où des contacts ont eu lieu dans les conditions
prévues à l'article 29, paragraphe 6, point h), il est établi une «notepour le dossier» et mention du (des) contact(s) est faite dans le rapport
dont la commission consultative visée à l'article 36 est saisie ultérieu-
rement.
Article 31
Pour les contrats conclus par le secrétaire général adjoint au nom des
États membres visés à l'article 25, aucune discrimination ne peut êtreopérée entre les ressortissants des États membres et d'Islande et deNorvège en raison de leur nationalité.
Article 32
Si un cahier des conditions générales est applicable au marché envi-
sagé, il est joint à l'appel d'offres. Le cas échéant, un document
contenant les conditions spécifiques du marché est également joint.
Article 33
La transmission des offres se fait au choix des soumissionnaires:
a) soit par la poste,
l'appel d'offres doit alors préciser que sera retenue la date de dépôt
au départ, le cachet de la poste faisant foi. Les envois par la poste
doivent obligatoirement être recommandés;
b) soit par dépôt dans les services du secrétariat général du Conseil
directement, ou par tout mandataire du soumissionnaire, y comprispar messageries privées,
l'appel d'offres doit alors indiquer le jour et l'heure limites auxquels
les plis doivent être déposés et préciser le service du secrétariat
général du Conseil auquel ils doivent être remis contre reçu daté et
signé.
Dans ces deux cas, la date est la même.
Afin de conserver le secret et d'éviter toute difficulté, la mention
suivante figurera dans l'appel d'offres:
«L'envoi doit être fait sous double enveloppe. Les deux enveloppes
seront fermées, l'enveloppe intérieure portant, en plus de l'indica-tion du service destinataire, comme indiqué dans l'appel d'offres,la mention “appel d'offres — à ne pas ouvrir par le service du cour-2000D0265 — FR — 01.01.2003 — 002.001 — 10
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rier”. Si des enveloppes autocollantes sont utilisées, elles seront
fermées à l'aide de bandes collantes au travers desquelles seraapposée la signature de l'expéditeur.»
Article 34
Toutes les offres doivent être ouvertes.Les offres sont ouvertes simultanément par une commission désignée à
cette fin par le secrétaire général adjoint. Cette commission estcomposée de trois hauts fonctionnaires relevant de directions diffé-rentes du secrétariat général du Conseil. Le contrôleur financier doit
être informé de l'ouverture des offres. Le contrôleur financier, ou son
représentant, y assiste à titre d'observateur.
La commission rédige un rapport sur l'ouverture des soumissions, qui
porte la signature de tous les membres.
Chaque page de chaque offre doit être paraphée par au moins un des
membres de la commission. La commission établit le procès-verbal
d'ouverture des offres reçues, en identifiant notamment tous les docu-ments reçus de chaque soumissionnaire dans le cadre de l'appeld'offres.
Article 35
Chaque offre est évaluée par les États membres visés à l'article 25 ainsi
que par l'Islande et la Norvège. Un rapport, approuvé à l'unanimité par
ces États, est présenté à la commission consultative visée à l'article 36par le fonctionnaire responsable désigné au sein du secrétariat généraldu Conseil par l'ordonnateur, ou par un suppléant, également désignépar l'ordonnateur.
Ce rapport doit indiquer notamment:
a) les motifs de l'éventuelle élimination d'une des offres;
b) l'évaluation technique et financière de chacune des offres, y inclus
un tableau comparatif des prix unitaires;
c) la justification de la recommandation du choix du soumissionnaire.
Article 36
Les contrats à conclure par le secrétaire général adjoint au nom des
États membres visés à l'article 25 et par les représentants de l'Islande
et de la Norvège à la suite d'un appel d'offres sont préalablementsoumis pour avis à une commission consultative des achats et desmarchés.
Article 37
La commission consultative visée à l'article 36 comprend un représen-
tant de chaque État membre visé à l'article 25 ainsi qu'un représentant
de la Norvège et un représentant de l'Islande. Les États membres visés
à l'article 25, ainsi que l'Islande et la Norvège, veillent à ce que lesreprésentants choisis aient les compétences voulues en informatiqueet/ou en matière financière et/ou juridique. Les représentants nepeuvent pas avoir été associés à l'évaluation des dossiers soumis à la
commission consultative. Un représentant du contrôleur financier est
présent à titre d'observateur.
La commission consultative élit en son sein, à la majorité simple, un
président et un vice-président.
La commission consultative émet un avis qui porte sur la régularité de
la procédure conduisant au choix du soumissionnaire et, en général, sur
les conditions proposées pour le contrat.
Toute question ayant trait au sujet du présent chapitre peut être
soumise pour avis à la commission consultative.
La commission consultative s'efforce d'émettre ses avis par consensus.
Lorsqu'un tel consensus n'est pas possible, elle émet ses avis à la majo-2000D0265 — FR — 01.01.2003 — 002.001 — 11
▼B
rité simple de ses représentants. Le quorum requis est de onze
membres. La voix du président est prépondérante en cas de partagedes voix.
Si nécessaire, le secrétariat général du Conseil assume le secrétariat de
la commission consultative.
Article 38
La commission consultative arrête son règlement intérieur, sur la base
du règlement intérieur de la commission consultative des achats et desmarchés du Conseil de l'Union européenne.
Article 39
La commission consultative est appelée, à titre purement consultatif, à
formuler un avis sur:
a) tous les projets de contrats de fournitures ou de prestations de servi-
ces dont la valeur estimée est égale ou supérieure aux seuils fixéspar les directives du Conseil relatives aux procédures de passation
des marchés publics;
b) les projets d'avenants aux contrats visés au point a), dans tous les
cas de modifications substantielles, notamment ceux où ces avenants
auraient pour effet de modifier le montant du contrat initial;
c) les projets d'avenants ayant pour effet de porter le montant global
d'un contrat déjà passé au-dessus du seuil visé au point a);
d) les questions soulevées lors de la conclusion ou de l'exécution des
contrats (annulation de commandes, demandes de remises de péna-
lités de retard, dérogations aux dispositions des cahiers des chargeset des conditions générales, etc.), lorsque la question est suffisam-ment grave pour motiver une demande d'avis;
e) à la demande d'un des États membres visés à l'article 25, de
l'Islande, de la Norvège, d'un membre de la commission consultativeou du secrétaire général adjoint, les projets de contrats d'un montantinférieur à celui fixé au point a), lorsqu'ils estiment que ces contrats
posent des questions de principe ou présentent un caractère particu-
lier.
Article 40
Les dossiers soumis pour avis à la commission consultative conformé-
ment à l'article 39, points b) à e), sont également accompagnés d'un
rapport approuvé à l'unanimité par les États membres visés à l'article25, ainsi que par l'Islande et la Norvège.
Article 41
Les avis de la commission consultative sont signés par son président.
Pour éviter que le processus n'accuse du retard du fait de l'interventionde la commission consultative, les États membres visés à l'article 25,ainsi que l'Islande et la Norvège, peuvent, s'ils l'estiment nécessaire,imposer une date limite raisonnable pour laquelle un avis doit avoirété rendu. Cet avis est communiqué au secrétaire général adjoint et
aux États membres visés à l'article 25, ainsi qu'à l'Islande et à la
Norvège. Après avoir dûment pris cet avis en considération, les Étatsmembres visés à l'article 25, l'Islande et la Norvège arrêtent la décisiondéfinitive en statuant à l'unanimité. Lorsqu'une décision a été arrêtée, leou les contrats concernés sont conclus par le secrétaire général adjoint
agissant au nom des États membres visés à l'article 25 et par les repré-
sentants de l'Islande et de la Norvège.
Article 42
Tous les soumissionnaires sont informés par le secrétariat général du
Conseil de la suite réservée à leur offre.2000D0265 — FR — 01.01.2003 — 002.001 — 12
▼B
Article 43
1. Les contrats peuvent être conclus sur simple facture ou sur
mémoire lorsque la valeur probable des fournitures, services ou travauxn'excède pas 2 000 euros.
2. En garantie de l'exécution des contrats, il peut être exigé des four-
nisseurs, entrepreneurs ou prestataires de services, au moyen d'une
clause de garantie, la constitution d'un cautionnement préalable. Ce
cautionnement préalable doit couvrir non seulement toute la durée dela garantie mais aussi une période suffisante pour permettre d'invoquerla garantie. Il doit en principe être constitué par un versement en eurossur un compte bancaire spécifiquement ouvert à cette fin au nom du
secrétariat général du Conseil. Ce cautionnement ne peut être constitué
qu'auprès d'un établissement de crédit de première classe, sur uncompte à vue ou un compte de dépôt à court terme en euros.
3. Le montant du cautionnement est fixé selon les conditions
commerciales habituelles.
4. Un tel cautionnement est obligatoire dès lors que la valeur du
contrat concerné est égale ou supérieure aux seuils fixés par les direc-tives du Conseil relatives aux procédures de passation des marchéspublics.
5. Le cautionnement peut être remplacé par la garantie d'une caution
personnelle et solidaire d'un tiers agréé par le comptable. Cette garantieest, en principe, libellée en euros et doit obéir aux mêmes règles que lecautionnement visé au paragraphe 2.
6. En cas d'inexécution d'un contrat ou de retard dans son exécution,
le secrétaire général adjoint indemnise de manière adéquate les Étatsmembres visés à l'article 25 ainsi que l'Islande et la Norvège de tousles dommages, intérêts et frais, en en prélevant le montant sur lecautionnement, que celui-ci soit fourni directement par le fournisseur
ou l'entrepreneur ou par un tiers.
Article 44
À l'appui du premier mandat de paiement établi en exécution d'un
contrat exigeant la constitution d'un cautionnement, les pièces justifica-
tives habituelles sont complétées par la production d'une copie,
certifiée conforme par le comptable, du reçu délivré lors du versementdu cautionnement, ou par une copie, certifiée conforme par lecomptable, de la déclaration reçue de l'établissement ou du tiers quiaccorde sa garantie.
Article 45
Les cautionnements sont restitués, ou les garanties visées à l'article 43
qui les remplacent libérées, par le secrétaire général adjoint dans lesconditions fixées par les dispositions relatives aux marchés, sauf dans
les cas de non-exécution ou de retard prévus à l'article 43, paragraphe
6.
CHAPITRE VI
Reddition et vérification des comptes
Article 46
1. Le secrétaire général adjoint établit, dans un délai de deux mois à
compter de la fin de la période d'exécution du budget, un compte de
gestion et un bilan financier et les transmet au groupe «SIS».
2. Le compte de gestion comprend la totalité des opérations de
recettes et de dépenses afférentes à l'exercice écoulé. Il est présentésous la même forme et selon les mêmes subdivisions que le budget.
3. Il est joint à ce compte:
a) un état faisant apparaître la situation de chacun des États visés à
l'article 25 en ce qui concerne sa contribution financière, et2000D0265 — FR — 01.01.2003 — 002.001 — 13
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b) un état des virements de crédits.
4. Le bilan financier décrit l'actif et le passif au budget au 31
décembre de l'exercice écoulé.
Article 47
1. La Cour des comptes est invitée à assurer la vérification des
comptes.
2. Le secrétaire général adjoint communique à la Cour des comptes,
dans les quinze jours qui suivent le délai prévu à l'article 46, para-graphe 1, le compte de gestion et le bilan.
3. La vérification à effectuer par la Cour des comptes a pour objet
de constater la légalité et la régularité des recettes et des dépenses auregard des contrats à gérer, du budget et du présent règlement finan-
cier.
4. Le secrétaire général adjoint accorde à la Cour des comptes toutes
les facilités dont celle-ci estime avoir besoin dans l'exercice de sa fonc-
tion.
Article 48
Le compte de gestion, le bilan financier et le rapport de la Cour des
comptes, auquel sont annexées les observations éventuelles du secré-
taire général adjoint, sont soumis avant le 1
erjuillet aux États visés à
l'article 25. Les États membres visés à l'article 25, se réunissant ausein du Conseil, donnent décharge au secrétaire général adjoint surl'exécution du budget.
CHAPITRE VII
Dispositions finales
Article 49
La mise en application des dispositions de l'acquis de Schengen rela-
tives au système d'information Schengen à un État autre que ceuxvisés à l'article 25 (ci-après dénommé «État autre») entraîne:
a) un réaménagement des quotes-parts des États visés à l'article 25
dans les conditions prévues à l'article 26;
b) un ajustement des contributions des États visés à l'article 25 afin
d'imputer à l'État autre sa contribution au fonctionnement du réseau
Sisnet pour la totalité de l'exercice en cours;
c) un ajustement des contributions des États visés à l'article 25 afin
d'imputer à la charge de l'État autre une fraction des coûts antérieu-rement supportés pour l'installation du réseau Sisnet. Cette fraction
est calculée sur la base de la part des ressources TVA de l'État autre
dans le total des ressources TVA des Communautés européennes,pour les exercices budgétaires antérieurs ayant entraîné des dépensesnécessaires à l'installation du réseau Sisnet. La contribution à cettefraction fait l'objet d'une «note de crédit» en faveur des États visés àl'article 25 au prorata de leur quote-part calculée selon l'article 26.
Ceux-ci peuvent choisir d'affecter le montant à leur quote-part au
budget ou de demander le remboursement.
Article 50
1. Le présent règlement financier s'applique à l'adoption du budget
des recettes et des dépenses nécessaires pour remplir les obligations
découlant de toute mesure prise en application de l'article 1
erde la déci-
sion 1999/870/CE pour l'exercice au cours duquel il entre en vigueur.
2. Par dérogation à l'article 8 et en ce qui concerne le budget visé au
paragraphe 1, le secrétaire général adjoint du Conseil saisit le groupe«SIS» de l'avant-projet de budget dans les meilleurs délais après l'adop-tion du présent règlement financier. Lorsque le groupe «SIS» a renduson avis et qu'un projet de budget a été établi, les États membres visés2000D0265 — FR — 01.01.2003 — 002.001 — 14
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à l'article 25, se réunissant au sein du Conseil, arrêtent le budget sans
tarder.
3. Par dérogation à l'article 28 et en ce qui concerne le budget visé
au paragraphe 1, les États visés à l'article 25 sont sommés de verser
leur contribution selon un calendrier arrêté par les États membres visésà l'article 25 lors de l'adoption dudit budget.
Article 51
1. La présente décision prend effet le jour de son adoption.2. Elle est publiée au Journal officiel des Communautés euro-
péennes.2000D0265 — FR — 01.01.2003 — 002.001 — 15