02018D1220 — FR — 03.07.2021 — 001.001

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DÉCISION (UE) 2018/1220 DE LA COMMISSION

du 6 septembre 2018

relative au règlement intérieur de l'instance visée à l'article 143 du règlement (UE, Euratom) 2018/1046 du Parlement européen et du Conseil







CHAPITRE I

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Article premier

Objet

La présente décision établit le règlement intérieur de l'instance visée à l'article 143 du règlement (UE, Euratom) 2018/1046.

Article 2

Nomination, cessation des fonctions et révocation du président et de son suppléant

▼M1

1. Le président de l’instance est nommé par la Commission pour un mandat de cinq ans non renouvelable, conformément à l’article 143, paragraphe 3, du règlement (UE, Euratom) 2018/1046, à la suite d’un appel à manifestation d’intérêt. Son mandat commence à courir à la date fixée à cet effet dans la décision de nomination. Cette décision est publiée au Journal officiel — série C.

À l’échéance de son mandat, dans la mesure où le fonctionnement de l’instance le requiert, le président reste en fonction jusqu’à ce qu’il soit pourvu à son remplacement. Cette période ne peut excéder six mois.

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2. Le président est engagé en qualité de conseiller spécial de la Commission au sens de l'article 5 du régime applicable aux autres agents de l'Union européenne. Son contrat de conseiller spécial respecte pleinement son indépendance et n'affecte pas la durée de son mandat.

3. La Commission peut révoquer le président s'il ne remplit plus les conditions requises pour exercer ses fonctions.

4. Les règles applicables à la nomination, cessation des fonctions et révocation du président s'appliquent aussi à son suppléant. Les dispositions des paragraphes 1 à 3 de cet article et celles contenues à l'article 143 du règlement (UE, Euratom) 2018/1046 s'appliquent aussi au suppléant du président.

Article 3

Suppléance du président

1. En cas d'empêchement du président, ses fonctions sont exercées par son suppléant.

2. En cas de vacance de la présidence, les fonctions de président sont exercées par son suppléant jusqu'à la nomination du nouveau président.

3. En cas d'empêchement simultané du président et de son suppléant, les fonctions sont exercées par le membre permanent représentant la Commission le plus ancien.

Article 4

Attributions du président

1. Le président représente l'instance.

2. Il en préside les réunions et en organise les travaux.

3. Il est assisté à cette fin par le secrétariat permanent visé à l'article 7.

4. Il peut déléguer sa signature à chacun des membres permanents représentant la Commission pour qu'ils puissent signer en son nom et pour lui, sur les instructions qu'il leur donne, les documents relatifs à un dossier déterminé ou à des questions administratives.

5. Il arrête, après consultation des membres permanents, le calendrier des réunions de l'instance.

6. Il exerce les autres attributions qui lui sont conférées par la présente décision.

Article 5

Désignation des autres membres de l'instance et de leurs suppléants

▼M1

1. Le directeur du service financier central de la direction générale du budget est l’un des deux membres permanents de l’instance représentant la Commission, en application de l’article 143, paragraphe 2, b), du règlement (UE, Euratom) 2018/1046. Le directeur-général du budget désigne un fonctionnaire relevant au moins du groupe de fonction de chef d’unité ou équivalent pour assurer la suppléance de ce membre permanent.

Le directeur-général du budget procède à la désignation ad personam du second membre permanent représentant la Commission parmi les fonctionnaires de la Commission titulaires au moins du grade AD 14. Le directeur-général du budget désigne un fonctionnaire relevant au moins du groupe de fonction de chef d’unité ou équivalent pour assurer la suppléance de ce membre permanent.

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2. Le membre représentant l'ordonnateur compétent (ci-après «l'autorité saisissante»), ainsi que son suppléant, sont des fonctionnaires ou agents temporaires désignés conformément au règlement intérieur et aux règles administratives internes de l'institution, de l'organe ou de l'organisme concerné, visés à l'article 73, paragraphe 3, du règlement (UE, Euratom) 2018/1046. Ils exercent au moins des fonctions de chef d'unité ou de chef de délégation.

Article 6

Observateurs

1. Les observateurs participent aux délibérations de l'instance sans prendre part à l'adoption des recommandations.

2. Le Service juridique de la Commission a de plein droit la qualité d'observateur pour chaque dossier soumis à l'instance et présente des observations d'initiative ou à la demande du président. À ce titre, un de ses membres assiste à toutes les délibérations de l'instance. Le Service juridique est informé de toutes les procédures écrites.

▼M1

3. Dans les dossiers où la demande de l’autorité saisissante se fonde, notamment, sur des informations transmises par l’OLAF, le représentant de celui-ci assiste aux réunions de l’instance et participe aux procédures orales et écrites. Il présente des observations à la demande du président.

Dans les dossiers où la demande de l’autorité saisissante se fonde en totalité ou en partie sur des informations transmises par le Parquet européen, la transmission d’informations par ce dernier et sa participation en tant qu’observateur se conforment aux dispositions de l’accord visé à l’article 103, paragraphe 1, du règlement (UE) 2017/1939 du Conseil.

4. Dans les autres dossiers, l’OLAF peut être invité à fournir des informations ou des avis, à la demande du président. Le Parquet européen peut également être invité à fournir des informations ou des avis, à la demande du président, en conformité avec les dispositions de l’accord visé à l’article 103, paragraphe 1, du règlement (UE) 2017/1939 du Conseil.

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5. Hormis l'autorité saisissante, les autres ordonnateurs de la Commission, d'un office européen mis en place par la Commission, d'une agence exécutive, d'une autre institution, ou d'un autre organe ou organisme européen qui sont concernés par le dossier dont est saisi l'instance ont la qualité d'observateurs. Ces ordonnateurs peuvent assister aux délibérations de l'instance, sont informés des procédures écrites et présentent des observations orales et écrites à la demande du président.

6. Le président, après consultation des membres permanents de l'instance, peut inviter d'autres observateurs à assister aux délibérations de l'instance et les appeler à présenter des observations orales et écrites.

Article 7

Secrétariat permanent

1. Le secrétariat permanent de l'instance est assuré par des fonctionnaires ou agents de la direction générale du budget, à laquelle il est rattaché sur le plan administratif.

2. Sous l'autorité du président, le secrétariat permanent: a) vérifie la qualité des autorités saisissantes, de leurs représentants désignés et des observateurs; b) vérifie que les saisines sont complètes et contiennent tous les documents et informations nécessaires, notamment la fiche de renseignements; c) identifie tout autre ordonnateur concerné par le cas qui est susceptible d'être proposé en qualité d'observateur; d) organise les démarches et contacts nécessaires avec l'autorité saisissante, le Service juridique de la Commission et autres entités qui sont ou pourraient être associées au dossier en question, afin d'obtenir la mise à jour des informations contenues dans les saisines; e) établit les projets à soumettre à l'examen de l'instance et les transmet au président, aux autres membres et aux observateurs appelés à participer au règlement d'un dossier; f) propose au président le projet du calendrier des réunions de l'instance; g) établit un projet d'ordre du jour des réunions de l'instance et le transmet aux membres et aux participants aux réunions de l'instance; h) vérifie la présence des personnes et documents requis pour assurer la régularité des délibérations de l'instance; i) assiste aux délibérations de l'instance, et en assure le suivi; j) établit pour le dossier un compte-rendu sommaire de chaque réunion et le communique aux membres; k) adresse les notifications aux opérateurs économiques; l) communique à l'autorité saisissante la recommandation adoptée par l'instance; m) assure le suivi de toute correspondance adressée à l'instance ou concernant ses activités; n) tient le registre des recommandations adoptées par l'instance et des décisions prises par l'ordonnateur compétent; o) assure la publication des décisions d'exclusion et de sanctions financières visées à l'article 140 du règlement (UE, Euratom) 2018/1046.

Article 8

Prévention et gestion des conflits d'intérêts

1. Lorsque le président ou son suppléant, tout autre membre ou son suppléant, les fonctionnaires et agents composant le secrétariat de l'instance, ainsi que toute autre personne qui participe aux réunions de l'instance ou a connaissance de documents relatifs à un dossier se trouvent dans une situation qui serait susceptible de donner lieu à un risque de conflit d'intérêts, ils en informent immédiatement les autres membres et le secrétariat. Il en va de même lorsqu'ils se trouvent dans une situation qui pourrait objectivement être perçue comme un conflit d'intérêts.

2. Aucune des personnes visées au paragraphe 1 ne participe aux délibérations ou à l'adoption de la recommandation. Une note dans laquelle est pris acte de la manière dont le risque de conflit d'intérêts a été traité est versée au dossier.

Article 9

Coopération entre l'instance et l'OLAF

1. o 883/2013 du Parlement européen et du Conseil ( L'OLAF coopère étroitement avec l'instance conformément aux dispositions du règlement (UE, Euratom) n883/2013 du Parlement européen et du Conseil ( 1 ), dans le respect des droits procéduraux et fondamentaux, ainsi que de la protection des lanceurs d'alerte.

2. Lorsque la demande de l'autorité saisissante se fonde sur des informations transmises par l'OLAF, l'instance consulte l'OLAF avant d'envoyer la notification à l'opérateur économique pour ne pas porter atteinte à la confidentialité des procédures judiciaires et enquêtes effectuées ou coordonnées par l'OLAF, y compris la protection des lanceurs d'alerte, et des enquêtes ou des procédures judiciaires nationales, si elles sont connues.

3. La communication aux opérateurs économiques ou leurs agents d'informations découlant des enquêtes ou se rapportant aux enquêtes effectuées ou coordonnées par l'OLAF nécessite l'accord de ce dernier.

▼M1

Article 9 bis

Coopération avec le Parquet européen

Les modalités de la coopération avec le Parquet européen sont fixées dans l’accord visé à l’article 103, paragraphe 1, du règlement (UE) 2017/1939 du Conseil.

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Article 10

Saisine de l'instance

1. L'instance est saisie d'une demande de recommandation par tout ordonnateur délégué de la Commission, d'une autre institution, d'un office européen mis en place par la Commission, d'une agence exécutive ou de tout autre organe ou organisme européen.

Lorsque la saisine émane d'une autorité qui ne relève pas de la Commission, les contacts nécessaires sont établis immédiatement par le secrétariat permanent en vue d'assurer de part et d'autre la confidentialité des échanges relatifs au dossier en question.

2. La demande est transmise, sous forme confidentielle, au secrétariat par courrier électronique, à l'adresse suivante: Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu.

3. Lorsque l'autorité saisissante prend connaissance des informations visées à l'article 136 du règlement (UE, Euratom) 2018/1046, elle en saisit l'instance dans le plus bref délai après que cette information a été portée à sa connaissance, sauf dans des cas dûment justifiés.

▼M1

4. La demande de recommandation contient toutes les informations requises par les dispositions visées à l’article 142, paragraphe 3 du règlement (UE, Euratom) 2018/1046. Elle contient également les autres informations pertinentes visées à l’article 136 du règlement précité, en ce compris le cas échéant les rapports de l’OLAF et les informations transmises par le Parquet européen en vue de permettre la prise de mesures appropriées pour protéger les intérêts financiers de l’Union. Elle comporte une fiche de renseignements dûment complétée.

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Article 11

Convocation de l'instance

L'instance se réunit sur convocation de son président en vue:

a) d'établir la qualification juridique préliminaire, conformément aux dispositions de l'article 136, paragraphe 2, du règlement (UE, Euratom) 2018/1046 aux fins de sa notification à l'opérateur économique concerné;

b) d'adopter une recommandation telle que visée à l'article 143, paragraphe 6, du règlement (UE, Euratom) 2018/1046.

c) de traiter des questions relatives au fonctionnement de l'instance.

Article 12

Procédure écrite

À l'initiative du président ou à la demande d'un autre membre de l'instance, les faits et la qualification juridique préliminaire peuvent être établis, et la recommandation peut être adoptée, par voie de procédure écrite. Tout membre de l'instance peut s'opposer au recours à la procédure écrite. Les observateurs sont associés à cette procédure.

Article 13

Droit de l'opérateur économique d'être entendu

1. Sauf lorsqu'il existe des raisons impérieuses et légitimes de préserver la confidentialité de l'enquête ou de la procédure judiciaire nationale, l'opérateur économique a le droit de présenter des observations conformément à l'article 143, paragraphe 5, du règlement (UE, Euratom) 2018/1046.

2. Une lettre de communication des faits et de leur qualification juridique préliminaire dans laquelle l'instance ne prend en considération que les pièces dont l'opérateur économique a pu prendre connaissance, est communiquée à ce dernier sous réserve de l'application des dispositions de l'article 143, paragraphe 5 du règlement (UE, Euratom) 2018/1046. En principe, cette communication se fait par courrier électronique.

3. L'opérateur économique soumet ses observations au secrétariat par écrit, en format électronique, à l'adresse suivante: Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu ou à l'adresse électronique qui lui est communiquée dans la lettre de communication, avec les annexes éventuelles, sous forme de fichier électronique standard créé à l'aide d'un logiciel de bureau courant.

4. Les observations écrites n'excèdent pas dix pages, hors annexes, sauf dans des cas dûment justifiés en raison de la complexité en droit ou en fait.

5. En règle générale, un délai de trois semaines est accordé à l'opérateur économique pour la présentation de ses observations. Ce délai commence à courir à partir du lendemain de communication des faits et de leur qualification juridique préliminaire. Lorsque l'opérateur économique a accepté contractuellement de communiquer avec l'ordonnateur compétent par voie électronique, la notification se fait par l'envoi de la lettre de communication par cette voie.

6. Exceptionnellement, sur demande motivée de l'opérateur économique, un délai peut être prorogé pour un délai qui ne peut excéder la moitié du délai initialement accordé.

7. À l'expiration du délai fixé et à défaut de demande de prorogation dûment motivée ou, à l'expiration du délai prorogé, la procédure contradictoire est close.

8. Lorsque le président constate que l'opérateur économique n'a pas présenté d'observations dans le délai qui lui a été imparti, la procédure se poursuit et le président convoque l'instance afin d'adopter la recommandation.

Article 14

Adoption des lettres et des recommandations

Le président et les autres membres s'efforcent de parvenir à un consensus sur le contenu de la lettre communiquant à l'opérateur économique concerné les faits reprochés et leur qualification juridique préliminaire et ultérieurement sur la recommandation.

À défaut, il est procédé à un vote à la majorité pour lequel:

a) le président dispose d'une voix;

b) les deux membres permanents disposent ensemble d'une voix;

c) le membre représentant l'autorité saisissante dispose d'une voix.

Article 15

Notification de la recommandation

L'instance notifie sa recommandation à l'autorité saisissante et aux observateurs.

Article 16

Délais applicables pour le règlement d'une affaire

1. Une fois que le secrétariat a vérifié la saisine et instruit le dossier conformément aux dispositions applicables de l'article 7, il le transmet au président et aux membres de l'Instance. Le président constate la mise en état du dossier, après avoir demandé le cas échéant des mesures de vérification ou d'instruction complémentaires.

2. La durée de la procédure, qui débute par la constatation par le président de la mise en état du dossier et se termine par la communication d'un avis à l'autorité saisissante et le cas échéant d'une recommandation n'excède pas, en principe, trois mois. Ce délai peut être prorogé par le président, notamment pour assurer le respect du droit d'être entendu.

Article 17

Confidentialité des travaux et des délibérations

Sans préjudice de l'application de l'article 8, paragraphe 1, du règlement (UE, Euratom) no 883/2013 et de l'article 22 bis du statut des fonctionnaires ( 2 ), les membres de l'instance et de son secrétariat ainsi que toutes les personnes qui, à quelque titre que ce soit, ont participé aux travaux ou aux réunions de l'instance ou ont été associés à l'élaboration des documents, avis ou positions qu'elle émet, respectent à cet égard, la plus stricte confidentialité, conformément à leur éventuelle responsabilité administrative, statutaire ou contractuelle. Il en va de même pour le président et son suppléant.

Article 18

Traitement des demandes d'accès aux documents et protection des données à caractère personnel

Le règlement (CE) no 1049/2001 et le règlement (CE) no 45/2001 s'appliquent aux travaux de l'instance.







CHAPITRE II

DISPOSITIONS SPÉCIFIQUES RELATIVES À L'EXERCICE DE LA COMPÉTENCE CONSULTATIVE VISÉE À L'ARTICLE 93 DU RÈGLEMENT FINANCIER

Article 19

Principes

1. Les dispositions des articles 1 à 4, 8, 12, 13, 17 et 18 qui figurent dans le Chapitre I du présent règlement s'appliquent à l'exercice par l'instance de la compétence consultative qui lui est conférée par l'article 93 du règlement (UE, Euratom) 2018/1046.

2. Les dispositions des autres articles du Chapitre I du présent règlement s'appliquent, également à l'exercice par l'instance de la compétence mentionnée au paragraphe 1, sauf disposition spécifique prévue au présent Chapitre.

Article 20

Membres supplémentaires de l'instance et leurs suppléants

1. Lorsque qu'elle donne l'avis visé à l'article 93, paragraphe 1, du règlement (UE, Euratom) 2018/1046, l'instance se compose des membres visés à l'article 143, paragraphe 2, du règlement (UE, Euratom) 2018/1046 et des trois membres supplémentaires suivants: a) un représentant de l'autorité investie du pouvoir de nomination chargée des affaires disciplinaires de l'institution ou de l'organisme concerné; b) un membre, désigné par le comité du personnel de l'institution ou de l'organisme concerné; c) un membre du service juridique de l'institution, office européen mis en place par la Commission, agence exécutive ou autre organe ou organisme européen du membre du personnel concerné.

2. Chacun de ces trois membres a un suppléant qui est désigné, selon le cas, par: a) l'autorité investie du pouvoir de nomination concernée; b) le comité du personnel concerné; c) le service juridique concerné.

Article 21

Désignation des observateurs

1. Le Service juridique de la Commission désigne un observateur lorsque le membre du personnel concerné n'appartient pas à la Commission.

2. L'ordonnateur compétent ou, selon le cas, le chef de délégation de l'Union qui agit en tant qu'ordonnateur subdélégué, ou leurs représentants ont la qualité d'observateur.

3. L'OLAF désigne un observateur lorsque l'information relative à la violation alléguée d'une disposition du règlement (UE, Euratom) 2018/1046, de tout autre disposition relative à la gestion financière ou du contrôle des opérations résulte d'une information qu'il a transmise.

4. L'office de discipline de l'institution ou organe concerné désigne un observateur dans les cas où l'instance est saisie par l'autorité investie du pouvoir de nomination. Dans les autres cas, il peut être invité par le président à désigner un observateur.

5. Après consultation des membres, le président peut inviter d'autres observateurs.

Article 22

Secrétariat permanent de l'instance

1. Les dispositions de l'article 7, sauf celles figurant à son paragraphe 2, point k), s'appliquent.

2. En particulier, le secrétariat: a) lorsque l'instance est directement informée d'une affaire par un membre du personnel, assure la transmission du dossier à l'autorité investie du pouvoir de nomination et en informe le membre du personnel qui a transmis l'information, tel que spécifié à l'article 23, paragraphe 2; b) lorsque l'instance est saisie d'une affaire, vérifie la qualité de l'autorité saisissante et de leurs représentants désignés; c) identifie en accord avec le président, les trois membres supplémentaires de l'instance et les observateurs et vérifie leur qualité; d) vérifie que les dossiers sont complets et contiennent tous les documents et informations nécessaires, notamment la fiche de renseignements, une description des faits, de l'irrégularité alléguée et les documents justificatifs, y compris les rapports d'enquête; e) vérifie que le membre du personnel concerné a été régulièrement entendu par l'autorité investie du pouvoir de nomination ou par l'ordonnateur compétent, selon le cas; f) rédige les projets d'avis à soumettre à l'examen de l'instance pour décision et les transmet au président, aux autres membres et aux observateurs appelés à participer au règlement d'une affaire; g) transmet les recommandations visées à l'article 93, paragraphe 3, du règlement (UE, Euratom) 2018/1046 à l'ordonnateur compétent et au service d'audit interne compétent; h) lorsque l'instance considère que le dossier relève de la compétence de l'OLAF, transmet le dossier à l'autorité investie du pouvoir de nomination et en informe l'OLAF.

Article 23

Saisine de l'instance

1. Conformément à l'article 93, paragraphe 1, du règlement (UE, Euratom) 2018/1046, l'instance est convoquée à la demande de toute autorité investie du pouvoir de nomination compétente en matière disciplinaire ou d'un ordonnateur compétent, y compris un chef de délégation de l'Union ou d'un suppléant de ce dernier agissant en tant qu'ordonnateur subdélégué, ci-après «autorités saisissantes».

2. Lorsque l'instance est directement informée par un membre du personnel, elle transmet le dossier à l'autorité investie du pouvoir de nomination compétente ou, selon le cas, à l'autorité habilitée à conclure les contrats d'engagement et en informe ce membre du personnel. Si l'autorité investie du pouvoir de nomination compétente décide de saisir l'instance, elle en informe le membre du personnel. Si elle décide de ne pas saisir l'instance, elle en informe celle-ci et le membre du personnel.

Afin de garantir une protection effective des lanceurs d'alerte, telle que prévue à l'article 22 bis, paragraphe 3, du statut des fonctionnaires, l'instance peut décider, par dérogation à l'alinéa précédent, de ne pas informer l'autorité investie du pouvoir de nomination compétente et en informe l'OLAF.

Article 24

Procédure écrite

À l'initiative du président ou à la demande d'un membre de l'instance, l'avis peut être établi, par voie de procédure écrite. Tout membre de l'instance ou le cas échéant le président peut s'opposer au recours à la procédure écrite. En pareil cas, le président convoque une réunion dans un délai raisonnable. La même règle s'applique pour ce qui concerne la recommandation visée à l'article 93, paragraphe 3, du règlement (UE, Euratom) 2018/1046.

Article 25

Adoption de l'avis et de la recommandation

1. L'instance s'efforce de parvenir à un consensus sur la détermination de l'existence d'une irrégularité financière et sur la motivation sur laquelle se fonde l'avis ou la recommandation.

2. En l'absence de consensus, il est procédé à un vote dans lequel: a) le président dispose d'une voix; b) les deux membres permanents représentant la Commission disposent ensemble d'une voix; c) le membre représentant l'autorité saisissante dispose d'une voix; d) les trois membres supplémentaires disposent chacun d'une voix.

En cas de parité des voix, celle du président prévaut.

3. Les paragraphes 1 et 2 s'appliquent mutatis mutandis à l'adoption des recommandations. Le consensus ou le vote porte en particulier sur le caractère systémique d'une irrégularité financière.

▼M1

Article 26

Notification de l’avis et de la recommandation

L’instance notifie sans tarder l’avis à l’autorité saisissante, à l’ordonnateur compétent et aux observateurs. Dans le cas où le Parquet européen est invité en tant qu’observateur, les dispositions de l’accord visé à l’article 103, paragraphe 1, du règlement (UE) 2017/1939 du Conseil s’appliquent.

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Article 27

Droit du membre du personnel d'être entendu

Conformément à l'Article 93, paragraphe 2, deuxième alinéa du règlement (UE, Euratom) 2018/1046, avant de saisir l'instance, l'autorité investie du pouvoir de nomination ou, le cas échéant, l'ordonnateur compétent, donnent au membre du personnel la possibilité de présenter ses observations sur les faits le concernant. Conformément à l'article 22, paragraphe 2, point e), le secrétariat permanent vérifie, après la saisine, que l'intéressé a été régulièrement entendu.







CHAPITRE III

DISPOSITIONS FINALES

Article 29

Révision

La présente décision est révisée au plus tard à la date fixée par la Commission conformément à l'article 120, paragraphe 2, deuxième et troisième alinéas du règlement (UE, Euratom) 2017/1939 du Conseil ( 3 ).

Article 30

Abrogation

1. La décision C(2011) 6109 final est abrogée.

2. La décision (UE, Euratom) 2015/2463 est abrogée.

Article 31

Entrée en vigueur et application

La présente décision entre en vigueur le troisième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l'Union européenne.

Elle est applicable à partir de la date d'entrée en application de l'article 143, paragraphe 4, du règlement (UE, Euratom) 2018/1046.