2000R2222 — FR — 04.02.2003 — 002.001 — 1
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►BRÈGLEMENT (CE) No2222/2000 DE LA COMMISSION
du 7 juin 2000
fixant les règles financières d'application durèglement (CE) no1268/1999 duConseil relatif à une
aidecommunautaireàdesmesuresdepréadhésionenfaveurdel'agricultureetdudéveloppementrural dans les pays candidats d'Europe centrale et orientale, au cours de la période de préadhé-
sion
(JO L 253 du 7.10.2000, p. 5)
Modifiépar:
Journal officiel
nopage date
►M1Règlement (CE) no2252/2001 de la Commission du 20 novembre 2001 L 304 8 21.11.2001
►M2Règlement (CE) no188/2003 de la Commission du 31 janvier 2003 L 27 14 1.2.2003
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RÈGLEMENT (CE) No2222/2000 DE LA COMMISSION
du 7 juin 2000
fixant les règles financières d'application du règlement (CE) no
1268/1999 du Conseil relatif à une aide communautaire à des
mesures depréadhésionen faveurde l'agriculture et dudéveloppe-ment rural dans les pays candidats d'Europe centrale et orientale,
au cours de la période de préadhésion
LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,
vu le traitéinstituant la Communautéeuropé enne,
vu le règlement (CE) no1268/1999 du Conseil du 21 juin 1999 relatif à
une aide communautaire à des mesures de préadhésion en faveur de
l'agriculture et du développement rural dans les pays candidats
d'Europe centrale et orientale, au cours de la période de préadhésion (1),
et notamment son article 9, paragraphe 2, et son article 12, paragraphe2,
considérant ce qui suit:
(1)L'article 11, paragraphe 1, du règlement (CE) no1266/1999 du
Conseil (2) sur la coordination de l'assistance aux pays candidats
dans le cadre de la stratégie de préadhésion stipule que la
Commission met en œuvre l'aide communautaire dans le respect
des règles du règlement financier applicable au budget généraldes Communautés européennes (
3), et notamment de son article
114. L'article 9, paragraphe 1, du règlement (CE) no1268/1999
stipule que le concours financier est accordésur la base des prin-cipes établis dans le règlement (CE) n
o1258/1999 du Conseil du
17 mai 1999 relatif au financement de la politique agricole
commune (4). Ce règlement concerne à la fois les sections
«garantie» et «orientation» du Fonds européen d'orientation etde garantie agricole, mais définit, en particulier des dispositionsspécifiques concernant la section «garantie», qui relève du titre
VIII du règlement financier.
(2)Il est prévu que la mise en œuvre du programme Sapard aura un
effet de consolidation des institutions dans les pays concernés.Le programme spécial d'adhésion pour l'agriculture et le déve-loppement rural (Sapard) nécessitera, pour chacun des dix payscandidats visés à l'article 1
er, paragraphe 1, du règlement (CE)
no1268/1999, le suivi d'un grand nombre de projets dont l'impor-
tance financière respective sera généralement limitée. Ladélégation des missions de gestion aux pays candidats estsouhaitable et l'article 12, paragraphe 2, du règlement (CE) n
o
1266/1999 prévoit la possibilité de confier cette gestion au pays
candidat. En conséquence, la gestion de Sapard devrait être orga-
nisée par l'intermédiaire d'organismes dans les pays candidatsdans le cadre de l'approche décentralisée.
(3)Les critères et conditions minimaux applicables à la gestiondécentralisée prévue à l'article 12, paragraphe 2, du règlement
(CE) n
o1266/1999 figurent dans l'annexe dudit règlement. Ces
critères et conditions reflètent ceux et celles que doivent remplirles organismes payeurs pour être en conformitéavec les règlesdu FEOGA, section «garantie» figurant dans l'annexe du règle-ment (CE) n
o1663/95 de la Commission (5), modifiéen dernier
lieu par le règlement (CE) no2245/1999 (6). Compte tenu des
éléments susmentionnés, l'organisme mis en place par chaque
pays candidat devrait être organiséconformé ment aux disposi-tions applicables au FEOGA, section «garantie».2000R2222 — FR — 04.02.2003 — 002.001 — 2
(1) JO L 161 du 26.6.1999, p. 87.
(2) JO L 161 du 26.6.1999, p. 68.
(3) JO L 356 du 31.12.1977, p. 1.
(4) JO L 160 du 26.6.1999, p. 103.
(5) JO L 158 du 8.7.1995, p. 6.
(6) JO L 273 du 23.10.1999, p. 5.
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(4)Les dispositions applicables au FEOGA, section «garantie»,
prévues par le règlement (CE) no1663/95 concernent surtout la
fonction de paiement. Or, les organismes en place dans les payscandidats devront disposer à la fois de cette fonction et d'unefonction de mise en œuvre. Des critères appropriés tenantcompte également de cette fonction doivent donc être fixés.
(5)Il convient d'accorder l'agrément à titre provisoire et de lesoumettre au respect de critères essentiels/minimaux.
(6)Pour que la Commission déroge à la procédure d'approbation exante, prévue à l'article 12, paragraphe 1, du règlement (CE) n
o
1266/1999 et confie la gestion des aides à un pays candidat,l'agrément national de l'organisme Sapard dans le pays candidatdoit être approuvé.
(7)Il convient, le cas échéant, d'utiliser les structures existantes dans
les pays candidats pour certaines opérations financières. Dans
chacun de ces pays existe déjà un Fonds national par l'intermé-diaire duquel les fonds de PHARE sont transférés et le point 2 v)de l'annexe du règlement (CE) n
o1266/1999 prévoit que l'ordon-
nateur national assumera la pleine responsabilitéfinancière de lagestion des fonds. Il convient donc que, pour les besoins de
Sapard, le Fonds national dans chaque pays candidat soit l'auto-
rité compétente qui accorde l'agrément à l'organisme Sapard etcontrôle ensuite le respect des critères d'agrément. L'ordonnateurnational constitue également le point de contact pour des infor-mations financières entre la Commission et le pays candidat.
(8)L'article 31, paragraphe 2, du règlement (CE) no1260/1999 du
Conseil du 21 juin 1999 portant dispositions générales sur lesFonds structurels (
1) prévoit que la première tranche est engagée
lorsque la décision approuvant l'intervention est établie par laCommission. En l'occurrence, en ce qui concerne le respect de
l'engagement au niveau du budget communautaire, ce modèle
peut être considé récomme appropriéen vue d'une applicationmutatis mutandis à Sapard.
(9)L'article 12, paragraphe 2, du règlement (CE) no1266/1999
prévoit l'exécution de contrôles ex post par la Commission. La
procédure d'apurement des comptes du FEOGA est un systèmeefficace pour vérifier les paiements des organismes décentraliséset, s'il y a lieu, pour récupérer des paiements irréguliers ou indusauprès des pays candidats.
(10)Les règles de mise en œuvre du programme Sapard doivent êtreétablies dans des accords bilatéraux qui seront conclus entre laCommission et chaque pays candidat. La Commission et chaquepays candidat établiront donc une convention de financementpluriannuelle précisant les conditions d'utilisation de la participa-
tion Sapard. Des accords de financement annuels détermineront
la participation financière de la Communauté.
(11)Pour protéger les intérêts financiers de la Communauté, les payscandidats doivent avoir des obligations similaires à celles desÉtats membres, en ce qui concerne les contrôles effectués par
les fonctionnaires de la Communautésur les fonds Sapard.
(12)Les mesures prévues au présent règlement suivent l'avis du
comitéde gestion du Fonds europé en d'orientation et de garantieagricole (FEOGA),2000R2222 — FR — 04.02.2003 — 002.001 — 3
(1) JO L 161 du 26.6.1999, p. 1.
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A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:
CHAPITRE PREMIER
DISPOSITIONSGÉNÉRALES
Article premier
Champ d'application du présent règlement
1. Le présent règlement fixe les conditions dans lesquelles la gestion
des aides prévue par le règlement (CE) no1268/1999 est confiée aux
organismes mis en place dans les dix pays candidats visés à l'article
1er, paragraphe 1, dudit règlement, conformément à l'article 12, para-
graphe 2, du règlement (CE) no1266/1999.
2. La Commission a l'intention d'exiger des pays candidats qu'ils
respectent ces conditions en les incluant dans les conventions de finan-cement négociées avec chaque pays.
Article 2
Définitions
Aux fins du présent règlement, on entend par:
a) «pays candidats»: les pays dont la liste figure à l'article 1
er, para-
graphe 1, du règlement (CE) no1268/1999;
b) «fonds national»: l'organe désigné par le pays candidat et placé sous
la responsabilitéde l'ordonnateur national, qui assume la pleineresponsabilitéfinancière de la gestion des fonds et intervient entant qu'autoritécompé tente. L'ordonnateur national est le point decontact pour les informations financières échangées entre la
Commission et le pays candidat.
c) «autoritécompé tente»: l'organisme qui, dans le pays candidat:
i) délivre, contrôle et retire l'agrément de l'organisme Sapard, aux
fins de l'article 1
er, paragraphe 2, du règlement (CE) no1663/95
et
ii) désigne un organisme de certification;
d) «organisme Sapard»: l'organisme mis en place par le pays candidat
et agissant sous sa responsabilité, qui assume deux fonctions: une
fonction de mise en œuvre et une fonction de paiement. Un seulorganisme Sapard peut être agréé dans chaque pays candidat;
e) «organisme de certification»: l'organisme qui fonctionne indépen-
damment de l'organisme Sapard et établit la certification descomptes, fait un rapport sur les systèmes de gestion et de contrôleet vérifie les éléments faisant l'objet d'un cofinancement;
f) «convention de financement pluriannuelle»: la convention qui
précise les dispositions communautaires à respecter pour le cofinan-cement de Sapard;
g) «convention annuelle de financement»: la convention fixant l'alloca-
tion financière pour l'année concernée, sur la base des créditsinscrits au budget communautaire. Elle complète et modifie, le caséchéant, les dispositions figurant soit dans la convention de finance-ment pluriannuelle soit dans une précédente convention annuelle de
financement;
h) «compte Sapard en euros»: le compte ouvert par l'ordonnateur
national sous sa responsabilitédans un é tablissement financier ouune autoritéfinancière et portant des inté rêts aux conditionsnormales du marché, qui est destiné à recevoir les paiements visés
à l'article 8, est utiliséexclusivement pour les opé rations Sapard et
est tenu en euros.
i) «exercice financier»: l'année civile, du 1
erjanvier au 31 décembre.2000R2222 — FR — 04.02.2003 — 002.001 — 4
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j) «catastrophe naturelle exceptionnelle»: une catastrophe naturelle
d'une ampleur inhabituelle et causant des dommages et des destruc-tions considérables.
CHAPITRE 2
DÉLÉGATION DE LA GESTION
Article 3
Délégation de la gestion de l'aide
1. La Commission vérifie le respect des conditions prévues à l'article
12, paragraphe 2, du règlement (CE) no1266/1999, ci-après dénom-
mées «les conditions», ainsi que les dispositions prévues par lesarticles 4 à 6 et par l'annexe du présent règlement avant de confier la
gestion des aides aux pays candidats.
Afin de vérifier le respect des conditions et des exigences visées au
premier alinéa, la Commission:
— procède à un examen des procédures et des structures du Fonds
national liées à la mise en œuvre du programme Sapard et des
procédures et des structures de l'organisme Sapard et, le cas
échéant, des autres organismes auxquels des missions ont été délé-guées conformément à l'article 4, paragraphe 4, à l'article 5,paragraphe 3, et à l'article 6, paragraphe 2,
— effectue des contrôles sur place.
2. La décision de déléguer la gestion à un organisme peut être provi-
soire si elle est liée au respect des conditions et des fonctions et descritères figurant dans l'annexe du présent règlement ainsi que des
dispositions des articles 4 à 6.
3. La Commission assure un suivi du respect permanent des condi-
tions et des dispositions du présent règlement figurant dans l'annexe.S'il apparaît à un moment que les conditions ne sont plus remplies, laCommission révoque immédiatement la décision et il en découle lesconséquences suivantes:
— l'arrêt immédiat, à compter de cette date, de toute nouvelle obliga-
tion financière de la part de la Communauté,
— l'arrêt des transferts de fonds de la Communautéau pays candidat et— s'il y a lieu, l'application de corrections financières à l'encontre du
pays candidat.
Article 4
Missions de l'autorité compétente
1. Les missions de l'autorité compétente incluent celles prévues à
l'article 1
er, paragraphes 3, 4, 6 et 7, du règlement (CE) no1663/95,
mutatis mutandis. L'agrément peut être octroyé provisoirement pour
une période à fixer en fonction de la gravité du problème, en attendantla mise en œuvre des modifications nécessaires des dispositions admi-nistratives et comptables.
2. La décision de l'autorité compétente relative à l'agrément de
l'organisme Sapard est prise sur la base d'un examen couvrant lesprocédures et les structures en matière administrative, de paiement, de
contrôle et de comptabilité, et notamment les conditions relatives à la
sélection des projets, aux appels d'offres et aux adjudications, ainsi quele respect des règles concernant les marchés publics, en tenant comptedes critères figurant dans l'annexe. L'examen est effectuéselon lesnormes admises au niveau international en matière d'audit. Dans les
cas où un agrément provisoire est envisagé, il doit y avoir un respect
satisfaisant des dispositions de l'annexe, en particulier en ce quiconcerne les procédures écrites, la séparation des tâches, l'approbationpréalable des projets et la vérification préalable aux paiements, lesprocédures de paiement, les procédures comptables, la sûreté informa-tique, les audits internes et, le cas échéant, les marchés publics.2000R2222 — FR — 04.02.2003 — 002.001 — 5
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3. L'autorité compétente assure le suivi relatif à l'agrément et retire
immédiatement celui-ci lorsque les critères d'agrément ne sont plusremplis; elle en informe immédiatement la Commission.
4. L'autorité compétente peut déléguer la mission relative à l'examen
viséau paragraphe 2 à d'autres organes. Dans tous les cas, l'ordonna-teur national assume la responsabilité générale.
Article 5
Missions de l'organisme Sapard
1. En termes de mise en œuvre, les missions de l'organisme Sapard
sont notamment:
— les appels à candidatures,
— la sélection des projets, sauf lorsque pour la mesure concernée dans
le programme Sapard pour l'agriculture et le développement rural
qui a été approuvé (ci-après dénommé «le programme»), il n'estprévu qu'un seul bénéficiaire désigné ou lorsque la sélection desprojets a été confiée à un ou à plusieurs organismes désignés,
— le contrôle des demandes d'approbation de projets au regard des
modalités et des conditions, de l'éligibilité et du contenu du
programme, y compris, le cas échéant, les dispositions relatives
aux marchés publics,
— l'établissement des obligations contractuelles entre l'organisme et
les bénéficiaires potentiels, ainsi que l'octroi de l'autorisation de
lancement des travaux,
— l'exécution des vérifications sur place avant et après l'approbation
du projet,
— le suivi visant à garantir l'avancement des projets mis en œuvre,— l'élaboration de rapports sur les progrès réalisés sur la base d'indica-
teurs.
2. En termes de paiement, les missions de l'organisme Sapard sont
notamment:
— la vérification des demandes de paiement,
— l'exécution des vérifications sur place pour établir l'éligibilité au
paiement,
— l'ordonnancement des paiements,— l'exécution des paiements,
— la comptabilitédes engagements et des paiements,
— le cas échéant, les contrôles auprès des bénéficiaires après le paie-
ment des aides, afin d'établir si les modalités et les conditions desaides continuent à être respectées.
3. Lorsque les fonctions de mise en œuvre et de paiement ne sont
pas assumées par une unique structure administrative, elles peuventêtre prises en charge par d'autres parties, à condition que les disposi-tions du point 2.3 de l'annexe soient respectées. Toutefois, l'exécutiondes paiements et la comptabilitédes engagements et paiements nepeuvent en aucun cas être déléguées. L'approbation du projet, les véri-
fications sur place et les paiements doivent être fondés sur une
séparation appropriée des tâches.
4. Toute modification concernant les conditions de mise en œuvre
et/ou de paiement de l'organisme Sapard à la suite de son agrément
est soumise par l'autoritécompé tente à la Commission.
5. Lorsque l'organisme Sapard n'assume pas les fonctions de l'auto-
ritéde gestion visé e à l'article 9 du règlement (CE) n
o2759/1999 de la
Commission (1), il communique à cette autoritéles informations qui lui
sont nécessaires pour l'exercice de ces fonctions.2000R2222 — FR — 04.02.2003 — 002.001 — 6
(1) JO L 331 du 23.12.1999, p. 51.▼M2
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Article 6
Missions de l'organisme de certification
1. Les missions de l'organisme de certification consistent notamment
à:
— certifier les comptes annuels de l'organisme Sapard ainsi que le
compte Sapard en euros,
— établir un rapport annuel sur l'adéquation des systèmes de gestion et
de contrôle de l'organisme Sapard, en ce qui concerne sa capacitéà
garantir la conformitédes dé penses au regard de l'article 8, para-
graphe 1,
— vérifier l'existence et l'exactitude de l'élément de cofinancement
national viséà l'article 9, paragraphe 1.
2. L'organisme de certification exécute ses missions conformément
aux dispositions de l'article 3 du règlement (CE) no1663/95 et des
lignes directrices définies par la Commission. Lorsque l'organismedésigné est l'organisme national de contrôle ou un organisme équiva-lent, il peut déléguer à d'autres organismes tout ou partie des tâchesrelatives à l'examen viséà l'article 3, paragraphe 1, du règlement (CE)
n
o1663/95, à condition que ces missions soient exécutées efficacement.
L'organisme de certification assume dans tous les cas la responsabilitégénérale.
3. La certification des comptes annuels et le rapport d'audit visés à
l'article 3, paragraphe 1, du règlement (CE) n
o1663/95 et à l'article 13,
paragraphe 1, sont établis avant le 15 avril de l'année suivante etcommuniqués à la Commission le 30 avril au plus tard.
CHAPITRE 3
PAIEMENT ET CONTRÔLE
Article 7
Engagements budgétaires
1. La décision de la Commission autorisant la signature de chaque
convention annuelle de financement donne lieu à l'engagement descrédits dans le budget communautaire.
2. La première convention annuelle de financement ne peut être
signée au nom de la Commission que si les conditions suivantes ontété remplies:
— le programme a été approuvé par la Commission et
— la convention pluriannuelle de financement a été signée par les
deux parties.
3. En tenant compte des exigences visées à l'article 10, la Commis-
sion dégage toute part d'un engagement qui n'a pas été réglée par
l'acompte ou pour laquelle aucune demande de paiement recevable n'a
été présentée aux dates suivantes:
a) pour les crédits correspondant à l'allocation annuelle de l'année
2000: 31 décembre 2004;
b) pour les crédits correspondant à l'allocation annuelle de l'année
2001: 31 décembre 2005;
c) pour les crédits correspondant aux allocations annuelles des années
2002 et 2003: 31 décembre 2006;
d) pour les crédits correspondant aux allocations annuelles de n'importe
quelle année après 2003: le 31 décembre de la deuxième annéesuivant l'année de l'engagement financier concerné.2000R2222 — FR — 04.02.2003 — 002.001 — 7
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Article 8
Paiements effectués par la Commission
1. Seule une assistance Sapard octroyée conformément aux disposi-
tions du programme approuvépar la Commission ainsi que desconventions de financement multiannuelle et annuelle, et conformé-ment à la décision de la Commission visée à l'article 3, paragraphe 1,fera l'objet d'un cofinancement de la Communauté.
2. Les paiements sont effectués en euros sur le compte Sapard en
euros et selon les dispositions prévues par l'article 32, paragraphe 1,paragraphe 2, deuxième alinéa, paragraphe 3 à l'exception des points
a) et d) et de l'avant-dernier et de l'antépénultième alinéas, et confor-
mément au paragraphe 4, points a) et b), du règlement (CE) n
o1260/
1999.
3. La Commission procède à un versement initial, en acompte, sur le
compte Sapard en euros. Ce paiement, qui peut être effectuéenplusieurs tranches, ne peut excéder 49 % de la première allocationannuelle au pays candidat concerné, qui est prévue dans l'annexe de ladécision 1999/595/CE de la Commission (
1). Le paiement est effectué
pour autant que l'agrément de l'organisme Sapard ait fait l'objet d'une
décision au sens de l'article 3, paragraphe 1, et à la suite de la conclu-sion de la convention pluriannuelle de financement et de la premièreconvention annuelle de financement. Le paiement est remboursésiaucune demande de paiement conforme à l'article 10 n'est reçue par la
Commission dans un délai de dix-huit mois à compter de la date du
paiement.
4. Les paiements ultérieurs sont effectués conformément aux règles
définies à l'article 10.
5. Les frais de conversion, les frais bancaires et les pertes de change
ne font pas l'objet d'un cofinancement communautaire.
Article 9
Paiements effectués par l'organisme Sapard
1. Les paiements de l'organisme Sapard au bénéficiaire sont:
— effectués en monnaie nationale, le cas échéant, à partir du compte
Sapard en euros. L'ordre ou les ordres de paiement au(x) bénéfi-ciaire(s) sont généralement émis dans les cinq jours suivant cetteimputation,
— être basés sur les déclarations des dépenses exposées par le bénéfi-
ciaire. Ces déclarations portent exclusivement sur les projetssélectionnés et les dépenses exposées à compter de la date de ladécision de la Commission visée à l'article 3, paragraphe 1, saufpour les études de faisabilité et études associées concernant les
projets sélectionnés et pour l'assistance technique. Cependant,
lorsque la Commission détermine qu'une catastrophe naturelleexceptionnelle est intervenue, les paiements aux bénéficiaires pourles projets liés à cette catastrophe peuvent bénéficier d'une déroga-tion qui remplace l'exigence concernant les déclarations des
dépenses par la possibilité du paiement d'avances.
La participation communautaire est octroyée en même temps que la
participation nationale. Toutefois, lorsqu'il s'agit de bénéficiaires dusecteur public, la participation nationale peut précéder celle de laCommunauté.
2. La participation publique totale aux mesures individuelles et aux
subventions au niveau des projets doit être facilement identifiable parl'organisme Sapard.2000R2222 — FR — 04.02.2003 — 002.001 — 8
(1) JO L 226 du 27.8.1999, p. 23.▼M2
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3. L'organisme Sapard conserve des relevés de chaque paiement
incluant au minimum les informations suivantes:
— le montant en monnaie nationale,
— le montant correspondant en euros.
4. Tout excédent de paiement, c'est-à-dire les montants excédant le
montant dû, constatépar l'organisme Sapard, doit être immé diatementcrédité sur le compte Sapard en euros et soustrait des demandes depaiement adressées à la Commission en vertu de l'article 10.
5. Le solde final de l'aide est payéconformé ment à l'article 32, para-
graphe 4, points a) et b), du règlement (CE) n
o1260/1999 et après
l'adoption des décisions visées aux articles 13 et 14.
6. L'organisme Sapard veille à honorer en temps utile les demandes
de paiement présentées par les bénéficiaires. Si le délai intervenantentre la réception de tous les documents justificatifs et l'ordre de paie-
ment excède trois mois, le co-financement communautaire peut être
réduit conformément aux dispositions de l'article 4, paragraphe 2, durèglement (CE) n
o296/96 de la Commission (1).
Article 10
Demandes de paiement adressées à la Communauté
1. La Commission ne prend en compte que les demandes de paie-
ment établies chaque trimestre par l'organisme Sapard et présentéesconformément à un modèle fixé par la Commission, et transmises à laCommission par l'ordonnateur national dans le délai d'un mois suivant
la fin de chaque trimestre. Toutefois, des demandes supplémentaires
peuvent être soumises si elles sont justifiées sur la base du risque que:
— le solde net figurant sur le compte Sapard en euros ne soit épuisé
avant que la demande trimestrielle suivante ait été traitée, ou
— le dégagement soit invoqué conformément à l'article 7, paragraphe
3.
2. Les demandes incluent au minimum les informations suivantes:
— le montant des dépenses payées par l'organisme Sapard aux bénéfi-
ciaires au cours du trimestre précédent, ventilé par mesures dans la
monnaie nationale et en euros, ainsi que les participations nationaleet communautaire,
— le solde des fonds communautaires sur le compte Sapard en euros à
la suite du débit le plus récent,
— des précisions relatives aux montants dus à percevoir.
3. La Commission vérifie les demandes de paiement en tenant
compte des conditions figurant à l'article 32, paragraphe 3, points b),c), e) et f), du règlement (CE) n
o1260/1999.
4. Les dépenses déclarées dans les demandes de paiement sont
remboursées par la Commission, en principe, dans un délai de deuxmois à compter de la réception d'une demande de paiement acceptable,
sous réserve des vérifications visées au paragraphe 3.
Article 11
Taux de change et intérêts
1. Le taux de conversion à appliquer entre l'euro et la monnaie
nationale est le taux de change publiépar la Banque centrale euro-péenne:
— en ce qui concerne les paiements émanant de l'organisme Sapard,
l'avant-dernier jour ouvrable de la Commission le mois précédantcelui de l'enregistrement de la dépense dans les comptes de l'orga-2000R2222 — FR — 04.02.2003 — 002.001 — 9
(1) JO L 39 du 17.2.1996, p. 5.▼M2
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nisme Sapard. La date à laquelle l'ordre de paiement au bénéficiaire
est donnéest la date figurant dans les comptes,
— en ce qui concerne les excédents de paiement émanant de l'orga-
nisme Sapard, l'avant-dernier jour ouvrable de la Commission aucours du mois précédant celui de la première constatation de l'excé-dent,
— en ce qui concerne les montants fixés en vertu de l'apurement des
comptes et des décisions d'apurement de conformité, l'avant-dernier
jour ouvrable de la Commission le mois précédant le mois au cours
duquel la décision est arrêtée.
2. En cas de non-respect des délais visés à l'article 13, paragraphe 5
et à l'article 14, paragraphe 4, tout montant non réglé devient productif
d'intérêts à un taux égal au taux Euribor pour les dépôts à trois mois
publiépar la Banque centrale europé enne plus 1,5 point de pourcen-tage. Ce taux est la moyenne mensuelle du mois au cours duquel ladécision visée par ces articles a été notifiée.
3. Les intérêts obtenus sur le compte Sapard en euros sont utilisés
exclusivement pour le programme. Aucune charge ne peut être perçue
sur lesdits intérêts.
Article 12
Mesures à l'initiative de la Commission
Dans les cas où la Commission n'alloue pas au pays candidat les crédits
annuels visés à l'article 7, paragraphe 4, du règlement (CE) n
o1268/
1999, l'utilisation du montant non alloué est déterminée par la Commis-sion sur la base de décisions ad hoc.
Article 13
Décision d'apurement des comptes
1. Sans préjudice des décisions visées à l'article 14, pour chaque
exercice financier, une déclaration annuelle présentée conformément à
un modèle fixépar la Commission ainsi qu'un certificat et un rapport
d'audit sont établis conformément aux dispositions de l'article 6, para-graphe 1, point b), du règlement (CE) n
o1258/1999, de l'article 4 et de
l'article 5, paragraphe 1, points a), c), e), et paragraphe 2, du règlement(CE) n
o1663/95. Ces documents sont transmis à la Commission par
l'ordonnateur national.
2. Les documents visés au paragraphe 1 doivent parvenir à la
Commission pour le 30 avril de l'année suivant l'exercice financierconcerné.
Les dispositions prévues à l'article 7, paragraphe 1, première et avant-
dernière phrases, paragraphe 2, point c), et paragraphes 3 et 4 du règle-ment (CE) n
o296/96 s'appliquent. Pour l'exercice financier «n», toutes
les opérations enregistrées dans les comptes de l'organisme Sapard aucours de l'exercice financier «n» sont prises en considération.
3. Avant le 30 septembre de l'année suivant l'exercice financier
concerné, la Commission procède à l'apurement du compte de l'orga-nisme Sapard conformément à l'article 7, paragraphe 3, du règlement(CE) n
o1258/1999 et à l'article 7 du règlement (CE) no1663/95 (opéra-
tion ci-après désignée par l'expression «la décision d'apurement des
comptes»). Cette décision couvre également l'apurement du compteSapard en euros. Elle prévoit également l'apurement du montant àcréditer sur le compte Sapard en euros conformément à l'article 9, para-graphe 4, et à l'article 11, paragraphe 3.
4. La Commission communique au pays candidat concernéles ré sul-
tats de ses vérifications des informations fournies avant le 31 juilletsuivant la fin de l'exercice financier concerné. Si, pour des raisonsimputables au pays candidat concerné, la Commission n'est pas enmesure de procéder à l'apurement des comptes avant le 30 septembre,2000R2222 — FR — 04.02.2003 — 002.001 — 10
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elle notifie à ce pays les investigations complémentaires qu'elle envi-
sage de réaliser.
5. Le montant fixépar la dé cision d'apurement des comptes est en
principe ajouté ou déduit de l'un des paiements ultérieurs de la
Commission au pays candidat. Toutefois, dans les cas où le montant àdéduire, fixé en vertu de cette décision, excède le niveau des possibi-lités ultérieures de paiement, le solde à recouvrer est crédité à laCommission en euros dans les deux mois, à compter de la notificationde la décision. Toutefois, la Commission peut décider, cas par cas,
qu'un montant qui doit lui être crédité sera déduit de paiements dus
par la Commission au pays candidat dans le cadre d'un autre instrumentcommunautaire.
Article 14
Décision d'apurement de conformité
1. La Commission décide quelles dépenses sont à exclure du cofi-
nancement communautaire lorsqu'elle constate que les dépenses n'ontpas été effectuées selon les règles visées à l'article 8, paragraphe 1,deuxième alinéa (cette décision est ci-après dénommée «décision d'apu-
rement de conformité»).
2. Les procédures d'apurement de conformité sont exécutées selon
les mécanismes et les procédures en vigueur pour l'application del'article 7, paragraphe 4, du règlement (CE) n
o1258/1999 et de l'article
8 du règlement (CE) no1663/95.
3. Une correction financière peut entraîner l'application de correc-
tions forfaitaires dans les cas où les contrôles n'ont pas étécorrectement établis ou exécutés par l'organisme Sapard et le refus de
la compensation de la correction financière prévue par des dépenses
relatives à d'autres projets.
4. Le montant à récupérer en vertu de la décision d'apurement de
conformitéau sens du paragraphe 1 est communiquéà l'ordonnateurnational, qui veille à faire créditer à la Commission le montant eneuros dans un délai de deux mois à compter de la notification de la
décision. Le montant visé par la décision n'est pas réaffecté au
programme Sapard. Toutefois, la Commission peut décider, cas parcas, qu'un montant qui doit lui être crédité sera déduit de paiementsdus par la Commission au pays candidat dans le cadre d'un autre instru-ment communautaire.
Article 15
Dispositions en matière d'enregistrement et de contrôle
1. L'organisme Sapard et le Fonds national tiennent les documents à
la disposition de la Commission pendant une durée de cinq ans suivant
la date du paiement final au bénéficiaire.
2. Lorsque des contrôles sont effectués en vertu de l'article 9 du
règlement (CE) n
o1268/1999, les dispositions du règlement (Euratom,
CE) no2185/96 du Conseil (1), de l'article 8, paragraphes 1 et 2, et de
l'article 9, paragraphes 1 et 2, du règlement (CE) no1258/1999 sont
applicables mutatis mutandis à l'exécution du programme Sapard.
3. Il sera exigédes pays candidats d'appliquer les règles pré vues par
le règlement (CE) no1681/94 de la Commission (2) concernant les irré-
gularités et la mise en place dans ce domaine d'un système de gestion
de l'information.
Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directe-
ment applicable dans tout État membre.2000R2222 — FR — 04.02.2003 — 002.001 — 11
(1) JO L 292 du 15.11.1996, p. 2.
(2) JO L 178 du 12.7.1994, p. 43.
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ANNEXE
FONCTIONS ET CRITÈRES D'AGRÉMENT D'UN ORGANISME
SAPARD
1. FONCTIONS
L'organisme Sapard exerce les principales fonctions suivantes à l'égard
des dépenses de Sapard:
1.1. l'ordonnancement des engagements et des paiements: qui a pour objet
d'établir le montant à payer à un ayant droit ou à un fournisseur en
conformitéavec les règles de la convention de financement, et notam-
ment celles concernant l'éligibilité des demandes d'autorisation et les
demandes de paiement, le respect des engagements pris en ce qui
concerne l'autorisation des projets, les procédures d'appels d'offres et
d'adjudication, et la vérification du travail réalisé ou des services fournis;
1.2. l'exécution des paiements: qui a pour objet de donner ordre aux banquiers
de l'organisme ou, dans des cas appropriés, à un service trésorier du
gouvernement, de payer le montant autoriséà l'ayant droit ou au fournis-
seur (ou à son cessionnaire);
1.3. la compatibilitédes engagements et des paiements: qui a pour objet
d'enregistrer l'engagement et le paiement dans les livres comptables
distincts de l'organisme Sapard, généralement au moyen d'un système
informatisé, et d'élaborer des récapitulatifs périodiques des dépenses et
notamment les déclarations périodiques et annuelles transmises à la
Commission. Les livres comptables comprennent également des préci-
sions concernant les montants dus à récupérer;
1.4. le contrôle: qui a pour objet de vérifier les faits sur lesquels les demandes
d'approbation de projets et les demandes de paiement sont fondées, afin
de s'assurer du respect des règles de la convention de financement et des
modalités et conditions de l'engagement. Le cas échéant, ce contrôle
inclut des vérifications préalables de la sélection du projet, de nouvelles
mesures, des vérifications de la quantité et qualité des biens ou des servi-
ces fournis, une analyse ou un contrôle d'échantillon, des contrôles
préalables au paiement et toute disposition spéciale prévue dans la
convention de financement en matière d'éligibilité des dépenses, etc.
Pour établir l'éligibilité, ces contrôles nécessitent, s'il y a lieu, des
examens d'ordre technique, qui peuvent impliquer des évaluations écono-
mico-financières et des contrôles de nature agricole, technique ou
scientifique particuliers;
1.5. les rapports: qui ont pour objet de veiller à ce que l'avancement des
projets et mesures individuels soit notifié, de manière à garantir une
mise en œuvre effective et efficace de la mesure.
2. CRITÈRES
2.1. La structure administrative de l'organisme Sapard prévoit la séparation
des trois fonctions d'ordonnancement, d'exécution et de comptabilité,
chacune devant être du ressort d'une sous-unitéadministrative distincte
dont les compétences sont définies dans un organigramme.
2.2. L'organisme Sapard adopte les procédures suivantes ou des procédures
offrant des garanties similaires:
2.2.1. l'organisme Sapard établit par écrit des procédures détaillées concernant
la réception, l'enregistrement et le traitement des demandes d'approbation
de projets et des demandes de paiement, des factures, des documents
justificatifs et des rapports de contrôle, y compris une description de
tous les documents à utiliser.
Ces procédures doivent garantir que seules les demandes de paiement ou
celles relatives aux projets retenus qui satisfont aux critères sont traitées;
2.2.2. la séparation des tâches est conçue de façon telle qu'aucun fonctionnaire
ne soit, à aucun moment et pour quelque projet que ce soit, compétent
pour plus d'une des attributions en matière d'approbation des projets,
d'ordonnancement, de paiement ou de comptabilisation des sommes et
qu'aucun fonctionnaire n'exécute une de ces tâches sans que son activité
ne soit supervisée par un autre fonctionnaire. Les compétences de chaque
fonctionnaire sont définies par écrit ainsi que la délimitation de ses
pouvoirs sur le plan financier. Une formation adéquate doit être assurée,
ainsi qu'une politique de rotation du personnel occupant des postes sensi-
bles, ou à défaut une supervision plus intense;2000R2222 — FR — 04.02.2003 — 002.001 — 12
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2.2.3. tout fonctionnaire chargéde l'ordonnancement dispose d'une liste de
contrôle exhaustive énumérant les vérifications qu'il lui incombe d'entre-
prendre et insère dans les documents appuyant la demande une attestation
visée par lui, précisant que les contrôles ont été effectués. Cette attesta-
tion peut être établie sur support électronique, sous réserve des conditions
définies au point 2.2.6.
Le travail doit être revu et documentépar un fonctionnaire supé rieur.
L'analyse, l'appréciation et l'approbation des projets doivent être
accompagnées de documents écrits. L'analyse du projet doit être guidée
par les principes d'une bonne gestion efficace;
2.2.4. une demande d'approbation de projets ou une demande de paiement n'est
ordonnancée qu'après la réalisation d'un nombre suffisant de contrôles
visant à constater que la demande est conforme aux règles de la conven-
tion de financement et au contenu du programme Sapard. Ces contrôles
incluent ceux qui sont prévus par le règlement régissant la mesure spéci-
fique dans le cadre de laquelle l'aide est demandée ainsi que ceux ayant
pour objet de prévenir et déceler les fraudes et les irrégularités, compte
tenu, en particulier, des risques présentés.
Dans le cadre de la fonction d'ordonnancement, les demandes sont
soumises à des contrôles établissant le respect des modalités et des condi-
tions, l'éligibilité, l'intégralité des documents, la véracité des documents
justificatifs, la date de réception, etc.
Tous les contrôles à réaliser sont à définir dans une liste de contrôle et il
y a lieu d'attester leur exécution pour chaque demande ou chaque groupe
de demandes.
En ce qui concerne les services/biens fournis, le contrôle comporte les
actions suivantes:
— un contrôle documentaire: afin de s'assurer que les données relatives à
la quantité, à la qualité et au prix des biens ou des services figurant
sur la facture recoupent les données des commandes,
— un contrôle physique: afin de s'assurer que la quantitéet la qualitédes
biens ou des services correspondent à celles figurant sur la facture/
demande.
Ce contrôle peut également être réalisé sur une base continue pendant la
fourniture des services, c'est-à-dire lors du premier paiement et des paie-
ments suivants;
2.2.5. les procédures prévues doivent garantir que le paiement n'est effectué
qu'à l'ayant droit, à son compte bancaire ou à son cessionnaire. Le paie-
ment est exécuté par le banquier de l'organisme ou, s'il y a lieu, par un
service trésorier du gouvernement, ou bien le chèque est expédié dans un
délai de cinq jours ouvrables à compter de la date d'imputation au compte
bancaire Sapard. Il convient d'adopter des procédures faisant en sorte que
tous les paiements pour lesquels les virements ne sont pas effectués ou
les chèques ne sont pas encaissés soient recrédités en faveur du compte
Sapard en euros. Aucun paiement n'est effectuéau comptant. L'approba-
tion de l'ordonnateur et/ou de son supérieur peut s'effectuer par voie
électronique, à condition que ce moyen bénéficie de garanties de sécurité
suffisantes et que l'identitédu signataire soit introduite dans la mé moire
électronique;
2.2.6. lorsque les demandes d'approbation de projets ou les demandes de paie-
ment ou les factures font l'objet d'un traitement utilisant l'informatique,
l'accès au système informatique doit être protégé et contrôlé de façon
que:
— toutes les données introduites dans le système soient validées de
manière à s'assurer que des erreurs de saisie puissent être détectées
et corrigées,
— aucune donnée ne puisse être introduite, modifiée ou validée par
d'autres personnes que les fonctionnaires habilités disposant d'un mot
de passe individuel,
— l'identitéde chaque fonctionnaire introduisant ou modifiant des
données ou des programmes soit enregistrée dans un journal des
opérations. Les mots de passe sont changés régulièrement afin d'éviter
tout détournement. Les systèmes informatiques doivent être protégés
contre tout accès non autorisépar des moyens physiques et les
données doivent être sauvegardées dans des copies stockées en un
endroit séparé et sûr. L'introduction des données doit être contrôlée à
l'aide de vérifications logiques visant à déceler les données incohé-
rentes ou extraordinaires;
2.2.7. les procédures font en sorte que les modifications des taux d'aide ou des
modalités et conditions pour l'octroi de l'aide sont enregistrées et que les
instructions, les bases de données et les listes de contrôle sont mises à
jour en temps utile.2000R2222 — FR — 04.02.2003 — 002.001 — 13
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2.3. Les fonctions d'ordonnancement et de contrôle peuvent être déléguées en
tout ou partie à d'autres organes, à condition que toutes les conditions
énoncées ci-après soient remplies;
2.3.1. les compétences et les obligations de ces autres organes, notamment en ce
qui concerne le contrôle et la vérification de la conformité avec les règles
de la convention de financement, doivent être clairement définies;
2.3.2. les organes disposent de moyens efficaces permettant de garantir qu'ils
exercent leurs compétences de manière satisfaisante;
2.3.3. les organes confirment formellement à l'organisme qu'ils exercent effecti-
vement leurs compétences et décrivent les moyens utilisés;
2.3.4. l'organisme Sapard est informé, à intervalles réguliers et en temps voulu,
des résultats des contrôles effectués, de sorte que la suffisance de ces
contrôles puisse toujours être prise en considération avant l'ordonnance-
ment et la liquidation d'une demande ou le paiement d'une facture. Le
travail accompli est décrit en détail dans un rapport accompagnant chaque
demande d'approbation de projets et demande de paiement, chaque
groupe de demandes ou, s'il y a lieu, dans un rapport couvrant une année.
Le rapport est accompagnéd'une attestation certifiant l'é ligibilitédes
demandes approuvées ainsi que la nature, l'objet et les limites des acti-
vités fournies. Il y a lieu d'identifier les contrôles physiques et/ou
administratifs pratiqués, de décrire la méthode, de rendre compte des
résultats de toutes les inspections et des mesures prises à l'égard des
anomalies et des irrégularités constatées. Les documents justificatifs
soumis à l'organisme doivent garantir dans des proportions suffisantes
que toutes les vérifications requises au sujet de l'éligibilité des demandes
ou factures ordonnancées ont été effectuées;
2.3.5. l'organisme Sapard doit avoir la certitude, avant l'approbation du projet et
avant le paiement des dépenses, que les autres organes ont suivi des
procédures répondant aux critères fixés dans la présente annexe;
2.3.6. les critères d'évaluation des demandes et de leur classement par ordre de
priorité sont clairement définis et documentés;
2.3.7. si des documents concernant des demandes ordonnancées, des dépenses
engagées ou des contrôles réalisés sont conservés par d'autres organes,
tant ces derniers que l'organisme mettent en place des procédures garan-
tissant que l'emplacement de tous les documents ayant trait à des
paiements déterminés effectués par l'organisme sera noté et que les docu-
ments pourront être mis à disposition aux fins d'inspection dans les
locaux de l'organisme, à la demande des personnes ou des organes
normalement habilités à les inspecter, à savoir:
— le personnel de l'organisme chargéde traiter la demande,
— le service d'audit interne de l'organisme,
— l'organe certifiant la déclaration annuelle de l'organisme,
— les fonctionnaires mandatés de l'Union européenne;
2.3.8. des accords écrits doivent être conclus, entre l'organisme Sapard et les
organes auxquels des fonctions de l'organisme Sapard ont été déléguées.
Ces accords déterminent clairement les fonctions que l'organe concerné
doit prendre en charge et le type de documents justificatifs à envoyer à
l'organisme Sapard dans des délais spécifiés. L'ensemble du système, y
compris les fonctions déléguées assumées par les autres organes, est
précisé dans un organigramme.
L'accord doit prévoir l'accès aux informations détenues par ces organes
aux fonctionnaires de la Commission et de la Cour des comptes, ainsi
que l'examen des demandes par ces fonctionnaires et la réalisation de
vérifications concernant les projets et les bénéficiaires des aides.
2.4. Les procédures comptables sont conçues de façon telle que les déclara-
tions de dépenses à la Commission soient complètes, exactes (en ce qui
concerne le projet ou l'intitulédu compte) et communiqué es en temps
voulu, et que toute erreur ou omission soit décelée et corrigée, notam-
ment par des vérifications et des recoupements effectués à des
intervalles ne dépassant pas trois mois.
Les procédures comptables de l'organisme Sapard sont conçues de façon
telle que le système comptable puisse produire, en euros et en monnaie
nationale, pour chaque projet, contrat ou mesure/sous-mesure, un aperçu
du coût total, des dépenses engagées, des paiements partiels et des paie-
ments des soldes. Des délais sont fixés pour l'annulation d'engagements
pour lesquels les travaux n'ont pas été achevés conformément au calen-
drier prévu. Ces annulations sont enregistrées de manière appropriée
dans le système comptable.
2.5. L'organisme Sapard dispose d'un service d'audit interne. Ce service ou
son équivalent a pour objet d'assurer le fonctionnement efficace du2000R2222 — FR — 04.02.2003 — 002.001 — 14
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système de contrôle interne de l'organisme. Le service d'audit interne est
indépendant des autres services de l'organisme et rend directement
compte aux dirigeants de celui-ci. Il vérifie que les procédures adoptées
par l'organisme sont suffisantes pour garantir le respect du programme et
des règles de la convention de financement et s'assure que les comptes
sont exacts, complets et établis en temps voulu. Les vérifications peuvent
se limiter à certaines mesures/sous-mesures et à des échantillons de trans-
actions, à condition qu'un programme de travail garantisse que tous les
domaines significatifs, y compris les unités/organes chargés de l'ordon-
nancement et les services auxquels des fonctions ont été déléguées,
soient pris en compte dans une période n'excédant pas trois ans. Le
travail du service d'audit s'effectue conformément aux normes reconnues
sur le plan international, doit être relatédans des comptes rendus et
débouche sur des rapports et des recommandations adressés aux diri-
geants de l'organisme. Les programmes et les rapports d'audit doivent
être mis à la disposition de l'organisme de certification et des fonction-
naires de l'Union européenne mandatés pour l'exécution d'audits
financiers et à l'unique fin de l'évaluation de l'efficacité de la fonction
d'audit interne.
2.6. Les règles relatives aux marchés publics passés par les organismes
publics, en matière de services, de travaux et de fournitures, dans le
pays candidat doivent être conformes aux règles figurant dans le manuel
de la Commission (1) intitulé«Marché s de services, de fournitures et de
travaux conclus dans le cadre de la coopération communautaire en faveur
des pays tiers», à l'exception de l'exigence relative à l'approbation ex ante
par la Commission.
2.7. Les services, travaux, machines et fournitures faisant l'objet d'un marché
conclu avec des entreprises privées doivent être originaires de la Commu-
nautéou des pays visé s à l'article 1er, paragraphe 1, du règlement (CE) no
1268/1999. Il en va de même pour les fournitures et les équipementsachetés par une entreprise ayant conclu un marché de travaux ou de ser-
vices si les fournitures et les équipements sont destinés à devenir
propriété du projet lorsque le contrat aura été exécuté.
2.8. En ce qui concerne en particulier les garanties restées acquises, les paie-
ments remboursés, etc., l'organisme instaure un système permettant de
reconnaître tous les montants dus au compte Sapard en euros et d'inscrire
au grand livre des débiteurs toutes ces dettes avant leur encaissement. Le
grand livre des débiteurs est inspecté à intervalles réguliers pour que des
mesures puissent être prises en vue de l'encaissement des dettes échues.
2.9. L'organisme Sapard communique publiquement la possibilitéd'obtenir
une aide à tous les gestionnaires ou opérateurs potentiels de projets, afin
d'obtenir une sélection aussi large que possible de gestionnaires ou d'opé-
rateurs de projets. Des formulaires types de candidature comportant des
lignes directrices claires et les conditions d'éligibilité sont établis avant
le lancement du programme.
2.10. Traitement des demandes des bénéficiaires en temps utile.
2.11. L'organisme Sapard met en place un système appropriépour é tablir des
rapports sur l'avancement de chaque projet et de chaque mesure au regard
d'indicateurs préétablis. S'il y a lieu, ces indicateurs sont réexaminés, avec
l'accord du comitéde suivi.
Il convient d'entreprendre une action dans les cas où des retards sont
constatés pour atteindre des objectifs prédéfinis. Une trace appropriée de
l'action entreprise sera conservée.
Un système adéquat de gestion de l'information est utilisé pour la produc-
tion rapide des rapports appropriés sur les projets et les mesures. Ces
rapports sont mis à la disposition de l'autoritéde gestion, du comitéde
suivi et de la Commission, à leur demande.2000R2222 — FR — 04.02.2003 — 002.001 — 15
(1) SEC (1999) 1801 Final: «Marchés de services, de fournitures et de travaux conclus
dans le cadre de la coopération communautaire en faveur de pays tiers».