2005D0769 — FR — 04.08.2006 — 001.001

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►B DÉCISION DE LA COMMISSION du 27 octobre 2005 définissant les règles applicables aux achats d'aide alimentaire par des ONG autorisées par la Commission à acheter et à mobiliser des produits à fournir au titre du règlement (CE) no 1292/96 du Conseil, et abrogeant sa décision du 3 septembre 1998 (2005/769/CE) (JO L 291, 5.11.2005, p.24)

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DÉCISION DE LA COMMISSION

du 27 octobre 2005

définissant les règles applicables aux achats d'aide alimentaire par des ONG autorisées par la Commission à acheter et à mobiliser des produits à fournir au titre du règlement (CE) no 1292/96 du Conseil, et abrogeant sa décision du 3 septembre 1998

(2005/769/CE)







LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES, vu le traité instituant la Communauté européenne, vu le règlement (CE) no 1292/96 du Conseil du 27 juin 1996 concernant la politique et la gestion de l'aide alimentaire et des actions spécifiques d'appui à la sécurité alimentaire ( 1 ), et notamment son article 19, paragraphe 1, considérant ce qui suit: (1) L’article 3, paragraphe 1, du règlement (CE) no 2519/97 de la Commission du 16 décembre 1997 portant modalités générales de mobilisation de produits à fournir au titre du règlement (CE) no 1292/96 du Conseil pour l'aide alimentaire communautaire ( 2 ) permet à la Commission d’autoriser des organisations internationales et non gouvernementales qui sont des bénéficiaires de l'aide communautaire à acheter et à mobiliser elles-mêmes les produits à fournir au titre de l'aide, pour autant que la Commission fixe les modalités et les conditions applicables. (2) L’article 164 du règlement (CE, Euratom) no 2342/2002 de la Commission du 23 décembre 2002 établissant les modalités d'exécution du règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes ( 3 ) («modalités d’exécution») prévoit que lorsque la mise en œuvre d’une action susceptible de bénéficier d’une subvention communautaire nécessite la passation de marchés, la convention de subvention conclue à cet effet doit inclure les règles de passation des marchés auxquelles le bénéficiaire doit se conformer. (3) L’article 120 du règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002 portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes ( 4 ) («règlement financier») soumet la passation de marchés par le bénéficiaire d’une subvention aux principes énoncés dans le règlement financier et ses modalités d’exécution. (4) Les règles que les organisations énumérées dans la partie 2 de l’annexe du règlement (CE) no 1292/96 doivent observer lors de la passation de marchés pour la mise en œuvre de la politique d’aide alimentaire sont déjà définies dans les conventions de contribution conclues à cet effet par la Commission avec ces organisations internationales; pour les organisations non gouvernementales (ONG), les règles de passation de marchés et les autres conditions nécessaires à la mobilisation d’aide alimentaire et au respect des principes financiers définis dans le règlement financier et ses modalités d'exécution doivent notamment s'inspirer de celles prévues par le règlement (CE) no 2519/97 et les adapter, le cas échéant, pour tenir compte de la situation sur le plan de la gestion financière. (5) Les règles de passation de marchés doivent s’appliquer dans les cas où la Commission autorise des ONG à acheter ou à mobiliser une aide alimentaire dans le cadre de contrats à signer pour mettre en œuvre le programme de travail annuel relatif à l’aide alimentaire, sans préjudice de la libre décision de l'ordonnateur de la Commission d'intégrer dans ces contrats des exigences supplémentaires à des fins de saine gestion financière. En conséquence, il y a lieu d'abroger la décision de la Commission du 3 septembre 1998. (6) Conformément à l’article 29 du règlement (CE) no 1292/96, le comité de la sécurité et de l’aide alimentaires doit être informé de la présente mesure, considérant ce qui suit: DÉCIDE:







Article premier

Les règles applicables à la passation de marchés d’aide alimentaire par des organisations non gouvernementales autorisées par la Commission à acheter et à mobiliser des produits à fournir au titre du règlement (CE) no 1292/96 sont définies dans l’annexe de la présente décision. Ces règles font partie intégrante des contrats et des conventions conclus à cet effet par la Commission.

Article 2

La décision de la Commission du 3 septembre 1998 autorisant certaines organisations bénéficiaires de l’aide alimentaire communautaire à acheter elles-mêmes certains produits à fournir au titre de l’aide alimentaire communautaire est abrogée.

Article 3

La présente décision entre en vigueur le jour de sa publication.

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ANNEXE

L’organisation non gouvernementale bénéficiaire de l’aide de la Communauté (ci-après dénommée «ONG») est tenue de faire respecter les règles suivantes pour l’achat des produits à fournir au titre de l’aide alimentaire communautaire en application du règlement (CE) no 1292/96, sans préjudice de conditions supplémentaires de gestion financière éventuellement incluses dans la convention conclue avec le bénéficiaire pour la mise en œuvre de la politique d’aide alimentaire.

1. LIEU D’ACHAT DES MARCHANDISES

En fonction des conditions fixées pour une fourniture déterminée, les produits doivent être achetés dans le pays bénéficiaire ou dans l’un des pays en développement énumérés dans l’annexe du document (CE) no 1292/96, si possible de la même zone géographique que le pays bénéficiaire, ou dans un État membre de la Communauté européenne.

L’origine des marchandises et matériaux est déterminée conformément aux règles d’origine, et aux dérogations à ces règles, fixées dans le règlement (CE) no 2110/2005 du Parlement européen et du Conseil ( 5 ).

À titre exceptionnel, et conformément aux procédures visées à l’article 11, paragraphe 2, du règlement (CE) no 1292/96, la Commission peut autoriser l’achat des produits sur le marché d’un pays autre que ceux énumérés dans l’annexe du règlement (CE) no 1292/96, ou d’un État membre de la Communauté européenne.

2. CARACTÉRISTIQUES DES PRODUITS

Les produits doivent correspondre au mieux aux habitudes alimentaires de la population bénéficiaire. Dans la mesure du possible, la priorité doit être accordée aux achats dans le pays de l’opération ou dans un pays voisin.

Les caractéristiques des produits et leur emballage doivent satisfaire aux normes de qualité fixées dans la législation interne du pays d’origine et/ou du pays de destination, si la législation de celui-ci impose des normes de qualité plus draconiennes. En l’absence de législation locale, les normes internationalement reconnues, telles que le Codex Alimentarius, sont respectées dans la mesure du possible.

Lorsque des produits sont achetés dans la Communauté européenne, leurs caractéristiques sont conformes aux critères fixés dans la communication de la Commission relative aux caractéristiques des produits à fournir au titre de l’aide alimentaire communautaire ( 6 ). De plus, l’emballage des produits doit satisfaire aux critères fixés par la communication de la Commission relative aux emballages des produits à fournir au titre de l’aide alimentaire communautaire ( 7 ).

3. DISPOSITIONS RELATIVES À LA NATIONALITÉ

L’éligibilité à la participation aux procédures d’appel d’offres est déterminée conformément aux règles d’éligibilité, ainsi qu’aux dérogations à ces règles, fixées dans le règlement (CE) no 2110/2005.

Le soumissionnaire doit être légalement enregistré et en mesure d’en apporter la preuve sur demande.

4. CRITÈRES D’EXCLUSION DE LA PARTICIPATION AUX PROCÉDURES DE PASSATION ET D’ATTRIBUTION DE MARCHÉS

4.1. Critères d’exclusion de la participation à la passation des marchés

Sont exclus de la participation à la passation d’un marché les soumissionnaires:

a) qui sont en état ou qui font l’objet d’une procédure de faillite, de liquidation, de règlement judiciaire ou de concordat préventif, de cessation d’activité, ou sont dans toute situation analogue résultant d’une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations nationales;

b) qui ont fait l’objet d’une condamnation prononcée par un jugement ayant autorité de chose jugée pour tout délit affectant leur moralité professionnelle;

c) qui, en matière professionnelle, ont commis une faute grave constatée par tout moyen que le bénéficiaire de la subvention peut justifier;

d) qui n’ont pas rempli leurs obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ou leurs obligations relatives au paiement de leurs impôts selon les dispositions légales du pays où ils sont établis ou celles du pays du bénéficiaire de la subvention ou encore celles du pays où le marché doit s’exécuter;

e) qui ont fait l’objet d’une condamnation prononcée par un jugement ayant autorité de chose jugée pour fraude, corruption, implication dans une organisation criminelle ou toute autre activité illégale nuisible aux intérêts financiers des Communautés;

f) qui, à la suite de la procédure de passation d’un autre marché ou de la procédure d’octroi d’une subvention financés par le budget communautaire, ont été déclarés en défaut grave d’exécution en raison du non-respect de leurs obligations contractuelles.

Les soumissionnaires doivent attester qu’ils ne se trouvent pas dans une des situations prévues ci-dessus.

4.2. Critères d’exclusion de l’attribution des marchés

Sont exclus de l’attribution d’un marché, les soumissionnaires qui, à l’occasion de la procédure d’adjudication de ce marché:

a) se trouvent en situation de conflit d’intérêts;

b) se sont rendus coupables de fausses déclarations en fournissant les renseignements exigés par le bénéficiaire de la subvention pour leur participation au marché ou n’ont pas fourni ces renseignements.

5. PROCÉDURES D’ATTRIBUTION

5.1. Dispositions générales

L’ONG lance un appel d’offres ouvert international pour des marchés de fournitures d’une valeur de 150 000 EUR ou plus. Dans le cas d’un appel d’offres ouvert international, l’ONG publie un avis de marché dans les médias appropriés, notamment sur son site web, dans la presse internationale et dans la presse nationale du pays dans lequel l’action se déroule, ou dans d’autres revues spécialisées.

Les marchés de fournitures d’une valeur supérieure ou égale à 30 000 EUR et inférieure à 150 000 EUR sont attribués au moyen d’un appel d’offres ouvert publié localement. Dans le cas d’un appel d’offres ouvert local, l’avis de marché est publié dans les médias appropriés, mais uniquement du pays dans lequel l’action se déroule. Il doit néanmoins garantir la participation des autres fournisseurs éligibles dans la même mesure que celle des fournisseurs locaux.

Les marchés de fournitures d’une valeur inférieure à 30 000 EUR font l’objet d’une procédure négociée concurrentielle sans publication, dans laquelle l’ONG consulte au moins trois fournisseurs de son choix et négocie les conditions du marché avec un ou plusieurs d’entre eux.

Les marchés de fournitures d’une valeur inférieure à 5 000 EUR peuvent faire l’objet d’une seule offre.

Les délais de réception des offres et des demandes de participation sont suffisamment longs pour que les intéressés disposent d’un laps de temps raisonnable et approprié pour préparer et déposer leurs offres.

Lorsqu’une ONG recourt à une centrale d’achat comme prestataire de services conformément aux dispositions du point 8.4 de l’annexe IV «Procédures de passations de marchés applicables par les bénéficiaires de subventions dans le cadre des actions extérieures de la Communauté européenne», elle la sélectionne conformément aux procédures applicables aux marchés de services visés aux points 4.1 et 4.2 de cette annexe. La centrale d’achat est tenue de se conformer aux règles et conditions fixées dans les présentes décision et annexe lorsqu’elle achète sur le marché des produits au titre de l’aide alimentaire.

5.2. Procédure négociée sur la base d’une seule offre

Le bénéficiaire peut recourir à une procédure négociée sur la base d’une seule offre dans les cas suivants:

a) lorsqu’une urgence impérieuse, résultant d’événements imprévisibles pour le bénéficiaire et ne pouvant en aucun cas lui être imputables, ne permet pas de respecter les délais exigés par les procédures visées au point 5.1. Les circonstances invoquées pour justifier l’urgence impérieuse ne doivent en aucun cas être imputables au bénéficiaire. Sont assimilées à des situations d’urgence impérieuse les actions menées dans le cadre de situations de crise constatées par la Commission. La Commission informe le bénéficiaire de l’existence et de la fin d’une situation de crise;

b) pour des livraisons complémentaires effectuées par le fournisseur initial et destinées soit au renouvellement partiel de fournitures ou d’installations d’usage courant, soit à l’extension de fournitures ou d’installations existantes, et lorsque le changement de fournisseur obligerait le bénéficiaire à acquérir un matériel de technique différente entraînant une incompatibilité ou des difficultés techniques d’utilisation et d’entretien disproportionnées;

c) lorsque l’appel d’offres est demeuré infructueux, c’est-à-dire n’a donné lieu à aucune offre méritant d’être retenue sur le plan qualitatif et/ou financier; auquel cas, après annulation de l’appel d’offres, le bénéficiaire peut entamer des négociations avec le ou les soumissionnaires de son choix ayant participé à l’appel d’offres, pour autant que les conditions initiales du marché ne soient pas substantiellement modifiées;

d) lorsque le contrat concerné est attribué au bénéfice d’organismes se trouvant dans une situation de monopole de droit ou de fait, attribution dûment motivée dans la décision correspondante de la Commission;

e) lorsque les caractéristiques particulières d’une fourniture le justifient, et notamment s’il s’agit d’une fourniture opérée à titre expérimental, un marché de gré à gré peut être passé.

5.3. Obligations relatives à la soumission d’une offre

L’avis de marché spécifie la forme et le délai requis pour soumettre une offre.

Toutes les demandes de participation et les offres déclarées conformes sont évaluées et classées par un comité d’évaluation, sur la base des critères d’exclusion, de sélection et d’attribution préalablement annoncés. Ce comité doit être composé d’un nombre impair de membres, au minimum trois, dotés des capacités techniques et administratives nécessaires pour se prononcer valablement sur les offres.

Une seule offre peut être introduite par lot. Elle n’est valable que si elle se rapporte à la totalité d’un lot. Si un lot est subdivisé en lots partiels, l’offre est établie comme une moyenne. Lorsque l’appel d’offres comporte la fourniture de plusieurs lots, une offre est présentée séparément par lot. Le soumissionnaire n’est pas tenu d’introduire une offre pour l’ensemble des lots.

Le soumissionnaire doit indiquer:

— son nom et son adresse,

— les numéros de référence de l’appel d’offres, du lot et de l’action,

— le poids net du lot ou le montant monétaire déterminé auquel l’offre se rapporte,

— le montant proposé par tonne métrique de produit net au lieu de livraison indiqué auquel le soumissionnaire s’engage à effectuer la fourniture dans les conditions fixées; ou la quantité nette de produits proposée lorsque l’appel d’offres porte, pour un montant monétaire déterminé, sur l’attribution de la fourniture d’une quantité maximale d’un produit donné,

— les frais de transport entre le lieu de chargement et le lieu de livraison pour le stade de livraison spécifié,

— la date ultime ou le calendrier indicatif de livraison.

Pour être recevable, l’offre doit être accompagnée d’une preuve qu’une garantie de soumission a été constituée. Son montant, exprimé dans la monnaie du paiement, et sa période de validité sont fixés dans l’avis de marché. La garantie représente 1 % minimum du montant total de l’offre, et sa période de validité est d’un mois minimum.

La garantie doit être constituée en faveur de l’ONG, sous la forme d’une caution donnée par un établissement de crédit agréé par un État membre ou accepté par l’ONG. La garantie doit être irrévocable et appelable à première demande.

En cas d’achat dans le pays bénéficiaire de l’aide alimentaire, l’ONG peut définir dans l’avis de marché d’autres modalités pour la garantie, en tenant compte des usages du pays.

La garantie est libérée:

— par une lettre ou une télécopie de l’ONG lorsque l’offre n’a pas été acceptée ou a été rejetée, ou lorsque le marché n’a pas été attribué,

— lorsque le soumissionnaire, désigné fournisseur, a constitué la garantie de livraison.

La garantie est saisie si le fournisseur n’a pas présenté la garantie de livraison dans un délai raisonnable après l’attribution du marché ou si le soumissionnaire retire son offre après sa réception.

Toute offre qui n’est pas présentée conformément aux dispositions susmentionnées ou qui contient des réserves ou des conditions autres que celles fixées dans l’appel d’offres est rejetée.

Une offre ne peut être modifiée ni retirée après sa réception.

Le marché est attribué au soumissionnaire qui a présenté l’offre la moins disante respectant toutes les conditions de l’appel d’offres et notamment les caractéristiques des produits à mobiliser. Lorsque l’offre la moins disante est présentée simultanément par plusieurs soumissionnaires, le marché est attribué par voie de tirage au sort.

Lorsque le marché est attribué, une notification en ce sens est faite au fournisseur et à tous les soumissionnaires écartés par lettre ou par télécopie.

L’ONG peut décider de ne pas attribuer le marché à l’expiration soit du premier, soit du second délai de soumission, notamment lorsque les offres présentées ne se situent pas dans la fourchette des prix normalement pratiqués sur le marché. L’ONG n’est pas tenue de faire connaître les motifs de sa décision. Les soumissionnaires sont informés de la non-attribution du marché par notification écrite, dans un délai de trois jours ouvrables.

6. OBLIGATIONS DU FOURNISSEUR ET CONDITIONS DE LA FOURNITURE DES PRODUITS

L’avis de marché précise les conditions de livraison Incoterms contractuelles utiles et nécessaires à l’exécution du marché de fournitures et comporte une copie des Incoterms applicables. Le fournisseur retenu remplit ses obligations conformément à l’ensemble des conditions définies dans l’avis de marché ainsi que les conditions découlant des Incoterms et de son offre.

Sauf dispositions contraires dans l’avis de marché et le contrat, le fournisseur (vendeur) et l’ONG (acheteur) respectent les obligations fixées dans les Incoterms.

Dès lors que les Incoterms visés dans l’avis de marché contraignent le fournisseur à souscrire en sa faveur une assurance maritime, cette assurance, souscrite au minimum pour le montant de l’offre, couvre tous les risques associés au transport et toute autre activité du fournisseur liée à la fourniture jusqu’au stade contractuel de la livraison. Elle couvre également tous les frais de triage, de retrait ou de destruction des produits endommagés, de reconditionnement et d’analyse des produits dont l’avarie ne fait pas obstacle à leur acceptation par le bénéficiaire.

Si le transport et la livraison s’effectuent par voie maritime, une livraison fractionnée sur plusieurs navires ne peut être opérée qu’avec l’accord de l’ONG.

Si la livraison s’effectue par voie terrestre, la livraison ne peut s’effectuer que par le mode de transport contractuellement fixé, sauf accord de l’ONG.

Lorsque le fournisseur demande à l’ONG de pouvoir changer le mode de transport ou les délais de livraison, l’ONG subordonne son accord à la prise en charge, par le fournisseur, des frais supplémentaires, et en particulier des frais supplémentaires d’inspection et d’analyse.

L’avis de marché peut le cas échéant fixer une date avant laquelle toute livraison sera considérée prématurée.

Le fournisseur prend en charge tous les risques, notamment de perte ou de détérioration, que les produits peuvent encourir jusqu’au moment où la fourniture est réalisée et constatée par l’agence de contrôle dans le certificat définitif de conformité (voir point 7).

Sauf dispositions contraires dans l’avis de marché, le fournisseur communique par écrit au bénéficiaire et à l’agence de contrôle le moyen de transport utilisé, les dates de chargement, la date d’arrivée présumée à la destination indiquée dans le contrat, ainsi que tout événement survenant au cours du transit des produits.

Sauf dispositions contraires dans l’avis de marché et prévues par les conditions Incoterms applicables au contrat, le fournisseur effectue les formalités d’obtention du certificat d’exportation, les formalités relatives au régime douanier du transit ainsi que les formalités de dédouanement et prend en charge les frais et taxes y afférents.

Pour garantir le respect de ses obligations, le fournisseur souscrit une garantie de livraison dans un délai raisonnable après la notification de l’attribution du marché. Cette garantie, libellée dans la monnaie du paiement, représente 5 à 10 % du montant total de l’offre. Sa période de validité doit s’étendre jusqu’à un mois après la date de la dernière fourniture. Elle est présentée de la même manière que la garantie de soumission.

La garantie de livraison est libérée en totalité par une lettre ou une télécopie de l’ONG lorsque le fournisseur:

— a effectué la fourniture en respectant toutes ses obligations, ou

— a été délié de ses obligations, — ou

— n’a pas effectué la fourniture pour cause de force majeure reconnue par l’ONG.

7. CONTRÔLE

L’ONG passe un contrat avec une «agence de contrôle» (une société internationalement reconnue ou un groupe de sociétés internationalement reconnues, de préférence accréditées selon la norme ISO 45004 — ISO/IEC 17020 dans le secteur des produits alimentaires). Dès que le marché a été attribué, l’ONG informe par écrit le fournisseur du choix de l’agence de contrôle. L’avis de marché fait obligation au fournisseur de communiquer par écrit à l’agence de contrôle le nom et l’adresse du fabricant, du conditionneur ou du stockeur des produits à livrer, ainsi que les dates approximatives de la fabrication ou du conditionnement, ainsi que le nom de son représentant sur le lieu de livraison.

L’agence de contrôle est chargée de vérifier et de certifier la qualité, la quantité, les emballages et le marquage des produits à livrer à l’occasion de chaque fourniture, de délivrer le certificat de conformité provisoire et le certificat de conformité sur le lieu contractuel de livraison. À cet égard, l’agence de contrôle tient compte des spécificités de chaque produit, conformément au point 2 de la présente annexe.

L’ONG assure, par voie contractuelle, que l’agence de contrôle s’engage à:

— préserver une indépendance totale,

— n’accepter aucune instruction de toute partie autre que l’ONG acheteuse ou ses représentants, et en particulier à ne pas accepter d’instructions du fournisseur, du destinataire ou de l’un quelconque de ses représentants, des représentants du donateur ou d’autres intermédiaires impliqués dans les opérations en question,

— prévenir tout conflit d’intérêts entre les activités qu’elle met en œuvre dans le cadre du contrat conclu avec l’ONG et toute autre activité exercée avec une partie impliquée dans les opérations en question.

L’agence de contrôle effectue au moins deux contrôles en se fondant sur des paramètres conformes aux normes internationales du contrôle de la manière suivante:

a) un contrôle provisoire de la qualité est effectué avant le chargement et un contrôle de la quantité est effectué au chargement. Le contrôle définitif est effectué après déchargement au stade de livraison indiqué dans le contrat;

b) au terme du contrôle provisoire, l’agence de contrôle délivre au fournisseur un certificat de conformité provisoire, le cas échéant assorti de réserves. Le transport au départ du lieu de chargement ne peut s’effectuer que si le certificat de contrôle provisoire a été délivré;

c) au terme du contrôle définitif effectué sur le lieu contractuel de livraison, l’agence de contrôle délivre au fournisseur un certificat définitif de conformité précisant notamment la date de réalisation de la fourniture ainsi que la quantité nette fournie, le cas échéant assorti de réserves;

d) lorsque l’agence de contrôle délivre une notification de réserve motivée au terme du contrôle définitif effectué sur le lieu contractuel de livraison, elle en avertit par écrit le plus vite possible le fournisseur et l’ONG. Le fournisseur peut contester les résultats auprès de l’agence et de l’ONG acheteuse dans les deux jours ouvrables de l’envoi de la notification précitée.

Le coût des contrôles décrits ci-dessus est facturé à l’ONG, qui en règle le montant. Ils constituent toutefois des coûts éligibles à un financement communautaire, à condition qu’ils soient inclus dans le budget prévu pour le contrat de subvention. Le fournisseur supporte toutes les conséquences financières consécutives aux carences qualitatives des produits ou à une mise à disposition tardive des produits pour les soumettre au contrôle.

En cas de contestation par le fournisseur ou le bénéficiaire des résultats d’un contrôle, l’agence de contrôle fait procéder, sur autorisation de l’ONG, à un réexamen portant, selon la nature de la contestation, sur un deuxième prélèvement d’échantillon, une deuxième analyse, et/ou un deuxième contrôle du poids ou du conditionnement. Ce deuxième examen est effectué par une agence ou un laboratoire désigné de commun accord par le fournisseur, le bénéficiaire final et l’agence de contrôle.

Les frais relatifs à cette contre-expertise sont à la charge de la partie perdante.

Si au terme des contrôles ou de la contre-expertise, le certificat final de conformité n’est pas délivré, le fournisseur a l’obligation de remplacer les produits.

Les frais relatifs au remplacement et aux contrôles annexes sont à la charge du fournisseur.

Les représentants du fournisseur et du bénéficiaire final sont invités par l’agence de contrôle, par écrit, à assister aux opérations de contrôle, notamment à l’opération de prélèvement d’échantillons destinés aux analyses. Le prélèvement des échantillons est effectué conformément aux usages professionnels. Lors du prélèvement d’échantillons, l’agence de contrôle prélève deux échantillons supplémentaires qu’elle conserve scellés à la disposition de l’ONG en vue de permettre un éventuel contrôle supplémentaire, ainsi qu’en cas de contestations soulevées par le bénéficiaire ou le fournisseur.

Le coût des échantillons prélevés est à la charge du fournisseur.

Le destinataire des produits signe la lettre de transport pour réception des produits sur le lieu contractuel de livraison et consigne ses remarques concernant l’état physique des produits et de l’emballage à l’issue d’un contrôle visuel. L’ONG acheteuse ou son représentant délivre au fournisseur un certificat de prise en charge sans délai après que les produits ont été livrés sur le lieu contractuel de livraison et que le fournisseur a remis à l’ONG acheteuse l’original du certificat définitif de conformité ainsi qu’une facture commerciale pro forma établissant la valeur des produits et la cession au bénéficiaire à titre gratuit.

Les tolérances acceptées en ce qui concerne le poids et/ou la quantité fournis sur le lieu contractuel de livraison sont précisées dans les termes du contrat.

Le fournisseur ne peut réclamer un supplément pour les quantités fournies au-delà des quantités contractuellement prévues.

8. CONDITIONS DE LIVRAISON ET DE PAIEMENT

Les produits sont fournis conformément à l’un des Incoterms suivants:

— EXW: À l’usine (… lieu convenu)

— FCA: Franco transporteur (… lieu convenu)

— FAS: Franco le long du navire (… port d’embarquement convenu)

— FOB: Franco bord (… port d’embarquement convenu)

— CFR: Coût et fret (… port de destination convenu)

— CIF: Coût, assurance, fret (… port de destination convenu)

— CPT: Port payé jusqu’à (… lieu de destination convenu)

— CIP: Port et assurance payés jusqu’à (… lieu de destination convenu)

— DAF: Rendu frontière (… lieu convenu)

— DES: Rendu ex ship (… port de destination convenu)

— DEQ: Rendu à quai (… port de destination convenu)

— DDU: Rendu droits non acquittés (… lieu de destination convenu)

— DDP: Rendu droits acquittés (… lieu de destination convenu).

Le montant à payer par l’ONG acheteuse au fournisseur est au maximum celui de l’offre augmenté le cas échéant de certains frais et diminué des éventuelles réductions prévues ci-après.

Lorsque la qualité, le conditionnement ou le marquage des produits sur le lieu de chargement et le lieu contractuel de livraison indiqué dans l’appel d’offres ne correspondent pas aux prescriptions contractuelles, sans pour autant avoir empêché la délivrance d’un certificat provisoire de conformité ou d’un certificat de prise en charge, l’ONG peut appliquer des réductions lors de la détermination du montant à payer.

Les termes du contrat déterminent la procédure de calcul des réductions à appliquer en cas de différence de qualité ainsi que les réductions à appliquer en cas de livraison dépassant le délai ou la date contractuelle de livraison.

Les paiements effectués en faveur des fournisseurs seront le montant net obtenu après déduction des réductions appliquées aux montants facturés par le fournisseur. Au cas où ces réductions ne peuvent être déduites du paiement, elles seront prélevées, en tout ou en partie, sur la garantie de livraison.

L’ONG peut rembourser au fournisseur, sur sa demande écrite, certains frais supplémentaires tels que des frais de magasinage ou d’assurance effectivement payés par le fournisseur, mais à l’exclusion de tous frais administratifs, qu’elle évalue sur la base des pièces justificatives appropriées, dès lors qu’un certificat de prise en charge ou de livraison a été délivré sans réserve relative à la nature des frais réclamés et à la suite de:

— la prolongation de la période de livraison accordée à la demande du destinataire, ou

— d’un retard excédant trente jours entre d’une part la date de livraison et d’autre part la délivrance du certificat de prise en charge, ou la délivrance du certificat définitif de conformité.

Le montant à payer est versé sur demande du fournisseur, présentée en deux exemplaires.

Une demande de paiement de la totalité et du solde doit être accompagnée des documents suivants:

— une facture établie pour le montant réclamé,

— l’original du certificat de prise en charge,

— une copie signée par le fournisseur du certificat définitif de conformité certifiant qu’elle est conforme à l’original.

Si 50 % de la quantité totale indiquée dans l’avis de marché a été livrée, le fournisseur peut présenter une demande de paiement d’une avance accompagnée d’une facture établie pour le montant réclamé et d’une copie du certificat provisoire de conformité.

Toute demande de paiement de la totalité ou du solde est introduite auprès de l’ONG après la délivrance du certificat de prise en charge. Tout paiement est opéré dans un délai de soixante jours à compter de la réception par l’ONG de la demande complète et exacte de paiement. Un paiement opéré avec un retard injustifié donne lieu au paiement d’intérêts de retard au taux mensuel appliqué par la Banque centrale européenne (taux retenu par la Banque centrale européenne pour ses principales opérations de financement).

9. DISPOSITIONS FINALES

L’ONG apprécie les cas de force majeure qui peuvent être à l’origine d’une absence de fourniture ou du non-respect d’une des obligations incombant au fournisseur. Les frais résultant d’un cas de force majeure reconnu par l’ONG sont pris en charge par cette dernière. La Commission doit être informée des raisons pour lesquelles l’ONG a accepté un cas de force majeure. Toutefois, un tel cas ne peut jamais être invoqué en cas de défaillance imputable à l’ONG et/ou à ses sous-traitants.

Dans les cas dûment justifiés et acceptés par la Commission, les frais imputables à un cas de force majeure peuvent être considérés comme des coûts directs éligibles et ne peuvent être récupérés que dans les limites fixées dans le cadre de la provision pour imprévus du budget de l’opération considérée.