2000R2222 — FR — 24.11.2001 — 001.001 — 1
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►B RÈGLEMENT (CE) No2222/2000 DE LA COMMISSION
du 7 juin 2000
fixant les règles financières d'application du règlement (CE) no1268/1999 du Conseil relatif à une
aide communautaire à des mesures de préadhésion en faveur de l'agriculture et du développementrural dans les pays candidats d'Europe centrale et orientale, au cours de la période de préadhésion
(JO L 253 du 7.10.2000, p. 5)
Modifié par:
Journal officiel
nopagedate
►M1Règlement (CE) no2252/2001 dela Commission du 20 nove mbre2001 L 304 8 21.11.2001
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RÈGLEMENT (CE) No2222/2000 DE LA COMMISSION
du 7 juin 2000
fixant les règles financières d'application du règlement (CE) no1268/
1999 du Conseil relatif à une aide communautaire à des mesures depréadhésion en faveur de l'agriculture et du développement ruraldans les pays candidats d'Europe centrale et orientale, au cours de
la période de préadhésion
LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,
vu le traité instituant la Communauté européenne,
vu le règlement (CE) no1268/1999 du Conseil du 21 juin 1999 relatif à
une aide communautaire à des mesures de préadhésion en faveur de
l'agriculture et du développement rural dans les pays candidats d'Europe
centrale et orientale, au cours de la période de préadhésion(1), et
notamment son article 9, paragraphe 2, et son article 12, paragraphe 2,
considérant cequi suit:
(1)L'article 11, paragraphe 1, du règlement (CE) no1266/1999 du
Conseil(2) sur la coordination del'assistanceaux pays candidats
dans lecadredela stratégiedepréadhésion stipulequela
Commission met en œuvre l'aide communautaire dans le respect
des règles du règlement financier applicable au budget généraldes Communautés européennes(
3), et notamment de son article
114. L'article9, paragraphe1, du règle me nt (CE) no1268/1999
stipule que le concours financier est accordé sur la base desprincipes établis dans le règlement (CE) n
o1258/1999 du Conseil
du 17 mai 1999 relatif au financement de la politique agricole
commune(4). Ce règlement concerne à la fois les sections
«garantie» et «orientation» du Fonds européen d'orientation etde garantie agricole, mais définit, en particulier des dispositionsspécifiques concernant la section «garantie», qui relève du titreVIII du règlement financier.
(2)Il est prévu que la mise en œuvre du programme Sapard aura uneffet de consolidation des institutions dans les pays concernés. Leprogramme spécial d'adhésion pour l'agriculture et le développe-ment rural (Sapard) nécessitera, pour chacun des dix payscandidats visés à l'article1
er, paragraphe 1, du règlement (CE)
no1268/1999, lesuivi d'un grand nombredeproje ts dont
l'importance financière respective sera généralement limitée. Ladélégation des missions de gestion aux pays candidats estsouhaitable et l'article 12, paragraphe 2, du règlement (CE) n
o
1266/1999 prévoit la possibilité de confier cette gestion au pays
candidat. En conséquence, la gestion de Sapard devrait être
organisée par l'intermédiaire d'organismes dans les pays candidatsdans le cadre de l'approche décentralisée.
(3)Les critères et conditions minimaux applicables à la gestiondécentralisée prévue à l'article 12, paragraphe 2, du règlement
(CE) n
o1266/1999 figurent dans l'annexe dudit règlement. Ces
critères et conditions reflètent ceux et celles que doivent remplirles organismes payeurs pour être en conformité avec les règles duFEOGA, section «garantie» figurant dans l'annexe du règlement(CE) n
o1663/95 dela Commission(5), modifié en dernier lieu par
le règlement (CE) no2245/1999(6). Compte tenu des éléments
susmentionnés, l'organisme mis en place par chaque pays
candidat devrait être organisé conformément aux dispositionsapplicables au FEOGA, section «garantie».2000R2222 — FR — 24.11.2001 — 001.001 — 2
(1) JO L 161 du 26.6.1999, p. 87.
(2) JO L 161 du 26.6.1999, p. 68.
(3) JO L 356 du 31.12.1977, p. 1.
(4) JO L 160 du 26.6.1999, p. 103.
(5) JO L 158 du 8.7.1995, p. 6.
(6) JO L 273 du 23.10.1999, p. 5.
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(4)Les dispositions applicables au FEOGA, section «garantie»,
prévues par le règlement (CE) no1663/95 concernent surtout la
fonction de paiement. Or, les organismes en place dans les payscandidats devront disposer à la fois de cette fonction et d'unefonction de mise en œuvre. Des critères appropriés tenant compteégalement de cette fonction doivent donc être fixés.
(5)Il convient d'accorder l'agrément à titre provisoire et de le
soumettre au respect de critères essentiels/minimaux.
(6)Pour quela Commission dérogeà la procédured'approbation e x
ante, prévue à l'article 12, paragraphe 1, du règlement (CE) no
1266/1999 et confie la gestion des aides à un pays candidat,l'agrément national de l'organisme Sapard dans le pays candidatdoit êtreapprouvé.
(7)Il convient, le cas échéant, d'utiliser les structures existantes dansles pays candidats pour certaines opérations financières. Danschacun de ces pays existe déjà un Fonds national parl'intermédiaire duquel les fonds de PHARE sont transférés et lepoint 2 v) de l'annexe du règlement (CE) n
o1266/1999 prévoit
que l'ordonnateur national assumera la pleine responsabilité
financière de la gestion des fonds. Il convient donc que, pour
les besoins de Sapard, le Fonds national dans chaque payscandidat soit l'autorité compétente qui accorde l'agrément àl'organisme Sapard et contrôle ensuite le respect des critèresd'agrément. L'ordonnateur national constitue également le point
de contact pour des informations financières entre la Commission
et le pays candidat.
(8)L'article 31, paragraphe 2, du règlement (CE) no1260/1999 du
Conseil du 21 juin 1999 portant dispositions générales sur lesFonds structurels(
1) prévoit que la première tranche est engagée
lorsque la décision approuvant l'intervention est établie par la
Commission. En l'occurrence, en ce qui concerne le respect de
l'engagement au niveau du budget communautaire, ce modèlepeut être considéré comme approprié en vue d'une applicationmutatis mutandis à Sapard.
(9)L'article 12, paragraphe 2, du règlement (CE) no1266/1999
prévoit l'exécution de contrôles ex post par la Commission. La
procédure d'apurement des comptes du FEOGA est un système
efficace pour vérifier les paiements des organismes décentraliséset, s'il y a lieu, pour récupérer des paiements irréguliers ou indusauprès des pays candidats.
(10)Les règles de mise en œuvre du programme Sapard doivent êtreétablies dans des accords bilatéraux qui seront conclus entre la
Commission et chaque pays candidat. La Commission et chaque
pays candidat établiront donc une convention de financementpluriannuelle précisant les conditions d'utilisation de la participa-tion Sapard. Des accords de financement annuels détermineront laparticipation financièredela Communauté.
(11)Pour protéger les intérêts financiers de la Communauté, les pays
candidats doivent avoir des obligations similaires à celles des
États membres, en ce qui concerne les contrôles effectués par lesfonctionnaires de la Communauté sur les fonds Sapard.
(12)Les mesures prévues au présent règlement suivent l'avis ducomité de gestion du Fonds européen d'orientation et de garantieagricole(FEOGA),2000R2222 — FR — 24.11.2001 — 001.001 — 3
(1) JO L 161 du 26.6.1999, p. 1.
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A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:
CHAPITRE PREMIER
DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Article premier
Champ d'application du présent règlement
1. Le présent règlement fixe les conditions dans lesquelles la gestion
des aides prévue par le règlement (CE) no1268/1999 est confiée aux
organismes mis en place dans les dix pays candidats visés à l'article 1er,
paragraphe 1, dudit règlement, conformément à l'article 12, paragraphe2, du règlement (CE) n
o1266/1999.
2. La Commission a l'intention d'exiger des pays candidats qu'ils
respectent ces conditions en les incluant dans les conventions definancement négociées avec chaque pays.
Article 2
Définitions
Aux fins du présent règlement, on entend par:
a) «pays candidats»: les pays dont la liste figure à l'article 1
er,
paragraphe 1, du règlement (CE) no1268/1999;
b) «fonds national»: l'organedésigné par lepays candidat e t placé sous
la responsabilité de l'ordonnateur national, qui assume la pleineresponsabilité financière de la gestion des fonds et intervient en tantqu'autorité compétente. L'ordonnateur national est le point de contactpour les informations financières échangées entre la Commission et
lepays candidat.
c) «autorité compétente»: l'organisme qui, dans le pays candidat:
i) délivre, contrôle et retire l'agrément de l'organisme Sapard, aux
fins del'article1
er, paragraphe 2, du règlement (CE) no1663/95
et
ii) désigneun organismedece rtification;
d) «organisme Sapard»: l'organisme mis en place par le pays candidat et
agissant sous sa responsabilité, qui assume deux fonctions: unefonction de mise en œuvre et une fonction de paiement. Un seulorganismeSapard pe ut êtreagréé dans chaquepays candidat;
e) «organisme de certification»: l'organisme qui fonctionne indépen-
damment de l'organisme Sapard et établit la certification des
comptes, fait un rapport sur les systèmes de gestion et de contrôle
et vérifie les éléments faisant l'objet d'un cofinancement;
f) «convention de financement pluriannuelle»: la convention qui précise
les dispositions communautaires à respecter pour le cofinancement deSapard;
g) «convention annuelle de financement»: la convention fixant l'alloca-
tion financière pour l'année concernée, sur la base des crédits inscrits
au budget communautaire. Elle complète et modifie, le cas échéant,les dispositions figurant soit dans la convention de financementpluriannuelle soit dans une précédente convention annuelle definancement;
h) «compte Sapard en euros»: le compte ouvert par l'ordonnateur
national sous sa responsabilité dans un établissement financier ou uneautorité financière et portant des intérêts aux conditions normales dumarché, qui est destiné à recevoir les paiements visés à l'article 8, est
utilisé exclusivement pour les opérations Sapard et est tenu en euros.
i) «exercice financier»: l'année civile, du 1
erjanvier au 31 décembre.2000R2222 — FR — 24.11.2001 — 001.001 — 4
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CHAPITRE 2
DÉLÉGATION DE LA GESTION
Article 3
Délégation de la gestion de l'aide
1. La Commission vérifie le respect des conditions prévues à l'article
12, paragraphe 2, du règlement (CE) no1266/1999, ci-après dénommées
«les conditions», ainsi que les dispositions prévues par les articles 4 à 6
et par l'annexe du présent règlement avant de confier la gestion des aides
aux pays candidats.
Afin de vérifier le respect des conditions et des exigences visées au
premier alinéa, la Commission:
— procède à un examen des procédures et des structures du Fonds
national liées à la mise en œuvre du programme Sapard et desprocédures et des structures de l'organisme Sapard et, le cas échéant,des autres organismes auxquels des missions ont été déléguées
conforméme nt à l'article4, paragraphe4, à l'article5, paragraphe3,
et à l'article 6, paragraphe 2,
— effectue des contrôles sur place.
2. La décision de déléguer la gestion à un organisme peut être
provisoire si elle est liée au respect des conditions et des fonctions et descritères figurant dans l'annexe du présent règlement ainsi que des
dispositions des articles 4 à 6.
3. La Commission assure un suivi du respect permanent des
conditions et des dispositions du présent règlement figurant dansl'annexe. S'il apparaît à un moment que les conditions ne sont plusremplies, la Commission révoque immédiatement la décision et il en
découle les conséquences suivantes:
— l'arrêt immédiat, à compter de cette date, de toute nouvelle obligation
financièredela part dela Communauté,
— l'arrêt des transferts de fonds de la Communauté au pays candidat et
— s'il y a lieu, l'application de corrections financières à l'encontre du
pays candidat.
Article 4
Missions de l'autorité compétente
1. Les missions de l'autorité compétente incluent celles prévues à
l'article1
er, paragraphes 3, 4, 6 et 7, du règlement (CE) no1663/95,
mutatis mutandis. L'agrément peut être octroyé provisoirement pour unepériode à fixer en fonction de la gravité du problème, en attendant lamise en œuvre des modifications nécessaires des dispositions adminis-tratives et comptables.
2. La décision de l'autorité compétente relative à l'agrément de
l'organisme Sapard est prise sur la base d'un examen couvrant lesprocédures et les structures en matière administrative, de paiement, decontrôle et de comptabilité, et notamment les conditions relatives à lasélection des projets, aux appels d'offres et aux adjudications, ainsi quele respect des règles concernant les marchés publics, en tenant compte
des critères figurant dans l'annexe. L'examen est effectué selon les
normes admises au niveau international en matière d'audit. Dans les casoù un agrément provisoire est envisagé, il doit y avoir un respectsatisfaisant des dispositions de l'annexe, en particulier en ce quiconcerne les procédures écrites, la séparation des tâches, l'approbationpréalable des projets et la vérification préalable aux paiements, les
procédures de paiement, les procédures comptables, la sûreté informa-
tique, les audits internes et, le cas échéant, les marchés publics.
3. L'autorité compétente assure le suivi relatif à l'agrément et retire
immédiatement celui-ci lorsque les critères d'agrément ne sont plusremplis; elle en informe immédiatement la Commission.2000R2222 — FR — 24.11.2001 — 001.001 — 5
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4. L'autorité compétente peut déléguer la mission relative à l'examen
visé au paragraphe 2 à d'autres organes. Dans tous les cas, l'ordonnateurnational assume la responsabilité générale.
Article 5
Missions de l'organisme Sapard
1. En termes de mise en œuvre, les missions de l'organisme Sapard
sont notamment:
— les appels à candidatures,
— la sélection des projets,— le contrôle des demandes d'approbation de projets au regard des
modalités et des conditions, de l'éligibilité et du contenu duprogramme pour l'agriculture et le développement rural Sapard quia été approuvé, ci-après dénommé «leprogramme », y compris, lecas
échéant, les dispositions relatives aux marchés publics,
— l'établissement des obligations contractuelles entre l'organisme et les
bénéficiaires potentiels, ainsi que l'octroi de l'autorisation delancement des travaux,
— l'exécution des vérifications sur place avant et après l'approbation du
projet,
— le suivi visant à garantir l'avancement des projets mis en œuvre,— l'élaboration derapports sur le s progrès réalisés sur la base
d'indicateurs.
2. En termes de paiement, les missions de l'organisme Sapard sont
notamment:
— la vérification des demandes de paiement,
— l'exécution des vérifications sur place pour établir l'éligibilité au
paiement,
— l'ordonnancement des paiements,— l'exécution des paiements,— la comptabilité des engagements et des paiements,
— le cas échéant, les contrôles auprès des bénéficiaires après le
paiement des aides, afin d'établir si les modalités et les conditionsdes aides continuent à être respectées.
3. Lorsque les fonctions de mise en œuvre et de paiement ne sont pas
assumées par une unique structure administrative, elles peuvent être
prises en charge par d'autres parties, à condition que les dispositions du
point 2.3 de l'annexe soient respectées. Toutefois, l'exécution despaiements et la comptabilité des engagements et paiements ne peuventen aucun cas être déléguées. L'approbation du projet, les vérificationssur place et les paiements doivent être fondés sur une séparation
appropriée des tâches.
4. Toute modification concernant les conditions de mise en œuvre et/
ou de paiement de l'organisme Sapard à la suite de son agrément estsoumisepar l'autorité compéte nteà la Commission.
5. Lorsquel'organismeSapard n'assumepas le s fonctions del'autorité
de gestion visée à l'article 9 du règlement (CE) n
o2759/1999 dela
Commission(1), il communique à cette autorité les informations qui lui
sont nécessaires pour l'exercice de ces fonctions.
Article 6
Missions de l'organisme de certification
1. Les missions de l'organisme de certification consistent notamment
à:
— certifier les comptes annuels de l'organisme Sapard ainsi que le
compte Sapard en euros,2000R2222 — FR — 24.11.2001 — 001.001 — 6
(1) JO L 331 du 23.12.1999, p. 51.
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— établir un rapport annuel sur l'adéquation des systèmes de gestion et
de contrôle de l'organisme Sapard, en ce qui concerne sa capacité àgarantir la conformité des dépenses au regard de l'article 8,
paragraphe1,
— vérifier l'existence et l'exactitude de l'élément de cofinancement
national visé à l'article9, paragraphe1.
2. L'organisme de certification exécute ses missions conformément
aux dispositions de l'article 3 du règlement (CE) n
o1663/95 et des lignes
directrices définies par la Commission. Lorsque l'organisme désigné estl'organisme national de contrôle ou un organisme équivalent, il peut
déléguer à d'autres organismes tout ou partie des tâches relatives à
l'examen visé à l'article 3, paragraphe 1, du règlement (CE) n
o1663/95, à
condition que ces missions soient exécutées efficacement. L'organismede certification assume dans tous les cas la responsabilité générale.
3. La certification des comptes annuels et le rapport d'audit visés à
l'article 3, paragraphe 1, du règlement (CE) n
o1663/95 et à l'article 13,
paragraphe1, sont établis avant le15 avril del'annéesuivantee t
communiqués à la Commission le30 avril au plus tard.
CHAPITRE 3
PAIEMENT ET CONTRÔLE
Article 7
Engagements budgétaires
1. La décision dela Commission autorisant la signaturedechaque
convention annuelle de financement donne lieu à l'engagement descrédits dans le budget communautaire.
2. La première convention annuelle de financement ne peut être
signée au nom de la Commission que si les conditions suivantes ont étéremplies:
— leprogrammea été approuvé par la Commission e t
— la convention pluriannuelle de financement a été signée par les deux
parties.
3. La Commission dégage toute part d'un engagement conformément
à la règlefixéeà l'article31, paragraphe2, de uxièmealinéa, durèglement (CE) n
o1260/1999 en tenant compte des exigences visées à
l'article10.
Par dérogation au premier alinéa, la Commission procède au
dégagement d'office de toute part d'un engagement concernant l'année
2000 qui n'a pas été régléepar l'acompteou pour laque lleaucunedemande de paiement recevable n'a été présentée avant le 31 décembre2003 plus tard.
Article 8
Paiements effectués par la Commission
1. Seule une assistance Sapard octroyée conformément aux disposi-
tions du programmeapprouvé par la Commission ainsi quede s
conventions de financement multiannuelle et annuelle, et conformémentà la décision dela Commission viséeà l'article3, paragraphe1, fe ral'objet d'un cofinancement de la Communauté.
2. Les paiements sont effectués en euros sur le compte Sapard en
euros et selon les dispositions prévues par l'article 32, paragraphe 1,
paragraphe 2, deuxième alinéa, paragraphe 3 à l'exception des points a)
et d) et de l'avant-dernier et de l'antépénultième alinéas, et conformé-ment au paragraphe 4, points a) et b), du règlement (CE) n
o1260/1999.
3. La Commission procède à un versement initial, en acompte, sur le
compte Sapard en euros. Ce paiement, qui peut être effectué en plusieurstranches, ne peut excéder 49 % de la première allocation annuelle au2000R2222 — FR — 24.11.2001 — 001.001 — 7
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pays candidat concerné, qui est prévue dans l'annexe de la décision
1999/595/CE dela Commission(1). Le paiement est effectué pour autant
que l'agrément de l'organisme Sapard ait fait l'objet d'une décision au
se ns del'article3, paragraphe1, e t à la suitedela conclusion dela
convention pluriannuelle de financement et de la première conventionannuelle de financement. Le paiement est remboursé si aucune demandede paiement conforme à l'article 10 n'est reçue par la Commission dansun délai de dix-huit mois à compter de la date du paiement.
4. Les paiements ultérieurs sont effectués conformément aux règles
définies à l'article 10.
5. Les frais de conversion, les frais bancaires et les pertes de change
ne font pas l'objet d'un cofinancement communautaire.
Article 9
Paiements effectués par l'organisme Sapard
1. Les paiements de l'organisme Sapard au bénéficiaire sont:
— effectués en monnaie nationale, le cas échéant, à partir du compte
Sapard en euros. L'ordre ou les ordres de paiement au(x)
bénéficiaire(s) sont généralement émis dans les cinq jours suivant
cette imputation,
— basés sur les déclarations des dépenses exposées par le bénéficiaire.
Ces déclarations portent exclusivement sur les projets sélectionnés etles dépenses exposées à compter de la date de la décision de laCommission visée à l'article 3, paragraphe 1, excepté les dépensesconcernant les études de faisabilité et études connexes relatives auxprojets sélectionnés et les dépenses relevant de l'assistance
technique.
La participation communautaire est octroyée en même temps que la
participation nationale. Toutefois, lorsqu'il s'agit de bénéficiaires du
secteur public, la participation nationale peut précéder celle de la
Communauté.
2. La participation publique totale aux mesures individuelles et aux
subventions au niveau des projets doit être facilement identifiable parl'organismeSapard.
3. L'organisme Sapard conserve des relevés de chaque paiement
incluant au minimum les informations suivantes:
— le montant en monnaie nationale,
— le montant correspondant en euros.
4. Tout excédent de paiement, c'est-à-dire les montants excédant le
montant dû, constaté par l'organisme Sapard, doit être immédiatement
crédité sur le compte Sapard en euros et soustrait des demandes depaiement adressées à la Commission en vertu de l'article 10.
5. Le solde final de l'aide est payé conformément à l'article 32,
paragraphe 4, points a) et b), du règlement (CE) n
o1260/1999 et après
l'adoption des décisions visées aux articles 13 et 14.
6. L'organisme Sapard veille à honorer en temps utile les demandes
de paiement présentées par les bénéficiaires. Si le délai intervenant entrela réception de tous les documents justificatifs et l'ordre de paiement
excède trois mois, le co-financement communautaire peut être réduit
conformément aux dispositions de l'article 4, paragraphe 2, du règlement(CE) n
o296/96 dela Commission(2).2000R2222 — FR — 24.11.2001 — 001.001 — 8
(1) JO L 226 du 27.8.1999, p. 23.
(2) JO L 39 du 17.2.1996, p. 5.▼M1
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Article 10
Demandes de paiement adressées à la Communauté
1. La Commission ne prend en compte que les demandes de paiement
établies par l'organisme Sapard à un rythme trimestriel, présentéessuivant un modèle fixé par la Commission, et transmises à laCommission via l'ordonnateur national dans un délai d'un mois suivantla fin de chaque trimestre. Cependant, des demandes supplémentaires
peuvent être soumises, mais seulement si elles sont justifiées sur la base
du risque que le solde net figurant sur le compte Sapard en euros ne soitépuisé avant que la demande trimestrielle suivante ait été traitée.
2. Les demandes incluent au minimum les informations suivantes:
— le montant des dépenses payées par l'organisme Sapard aux
bénéficiaires au cours du trimestre précédent, ventilé par mesuresdans la monnaie nationale et en euros, ainsi que les participations
nationale et communautaire,
— le solde des fonds communautaires sur le compte Sapard en euros à
la suitedu débit leplus réce nt,
— des précisions relatives aux montants dus à percevoir.
3. La Commission vérifie les demandes de paiement en tenant
comptede s conditions figurant à l'article32, paragraphe3, points b), c),e) et f), du règlement (CE) n
o1260/1999.
4. Les dépenses déclarées dans les demandes de paiement sont
remboursées par la Commission, en principe, dans un délai de deux moisà compter de la réception d'une demande de paiement acceptable, sousréserve des vérifications visées au paragraphe 3.
Article 11
Taux de change et intérêts
1. Le taux de conversion à appliquer entre l'euro et la monnaie
nationale est le taux de change publié par la Banque centraleeuropéenne:
— en ce qui concerne les paiements émanant de l'organisme Sapard,
l'avant-dernier jour ouvrable de la Commission le mois précédant
celui de l'enregistrement de la dépense dans les comptes de
l'organisme Sapard. La date à laquelle l'ordre de paiement aubénéficiaire est donné est la date figurant dans les comptes,
— en ce qui concerne les excédents de paiement émanant de
l'organisme Sapard, l'avant-dernier jour ouvrable de la Commissionau cours du mois précédant celui de la première constatation del'excédent,
— en ce qui concerne les montants fixés en vertu de l'apurement des
comptes et des décisions d'apurement de conformité, l'avant-dernierjour ouvrabledela Commission lemois précédant lemois au coursduquel la décision est arrêtée.
2. En cas de non-respect des délais visés à l'article 13, paragraphe 5 et
à l'article 14, paragraphe 4, tout montant non réglé devient productifd'intérêts à un taux égal au taux Euribor pour les dépôts à trois mois
publié par la Banque centrale européenne plus 1,5 point de pourcentage.
Ce taux est la moyenne mensuelle du mois au cours duquel la décisionvisée par ces articles a été notifiée.
3. Les intérêts obtenus sur le compte Sapard en euros sont utilisés
exclusivement pour le programme. Aucune charge ne peut être perçuesur lesdits intérêts.
Article 12
Mesures à l'initiative de la Commission
Dans les cas où la Commission n'alloue pas au pays candidat les crédits
annuels visés à l'article 7, paragraphe 4, du règlement (CE) n
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1999, l'utilisation du montant non alloué est déterminée par la
Commission sur la basededécisions ad hoc.
Article 13
Décision d'apurement des comptes
1. Sans préjudice des décisions visées à l'article 14, pour chaque
exercice financier, une déclaration annuelle présentée conformément àun modèle fixé par la Commission ainsi qu'un certificat et un rapportd'audit sont établis conformément aux dispositions de l'article 6,paragraphe 1, point b), du règlement (CE) n
o1258/1999, del'article4
et de l'article 5, paragraphe 1, points a), c), e), et paragraphe 2, du
règlement (CE) no1663/95. Ces documents sont transmis à la
Commission par l'ordonnateur national.
2. Les documents visés au paragraphe 1 doivent parvenir à la
Commission pour le 30 avril de l'année suivant l'exercice financierconcerné.
Les dispositions prévues à l'article 7, paragraphe 1, première et avant-
dernière phrases, paragraphe 2, point c), et paragraphes 3 et 4 durèglement (CE) n
o296/96 s'appliquent. Pour l'exercice financier «n»,
toutes les opérations enregistrées dans les comptes de l'organisme
Sapard au cours de l'exercice financier «n» sont prises en considération.
3. Avant le 30 septembre de l'année suivant l'exercice financier
concerné, la Commission procède à l'apurement du compte de
l'organismeSapard conforméme nt à l'article7, paragraphe3, durèglement (CE) n
o1258/1999 et à l'article 7 du règlement (CE) no
1663/95 (opération ci-après désignée par l'expression «la décisiond'apurement des comptes»). Cette décision couvre également l'apure-ment du compte Sapard en euros. Elle prévoit également l'apurement du
montant à créditer sur le compte Sapard en euros conformément à
l'article9, paragraphe4, e t à l'article11, paragraphe3.
4. La Commission communique au pays candidat concerné les
résultats de ses vérifications des informations fournies avant le 31juillet suivant la fin de l'exercice financier concerné. Si, pour des raisonsimputables au pays candidat concerné, la Commission n'est pas enmesure de procéder à l'apurement des comptes avant le 30 septembre,
elle notifie à ce pays les investigations complémentaires qu'elle envisage
deréalise r.
5. Le montant fixé par la décision d'apurement des comptes est en
principe ajouté ou déduit de l'un des paiements ultérieurs de la
Commission au pays candidat. Toutefois, dans les cas où le montant àdéduire, fixé en vertu de cette décision, excède le niveau des possibilitésultérieures de paiement, le solde à recouvrer est crédité à la Commissionen euros dans les deux mois, à compter de la notification de la décision.
Toutefois, la Commission peut décider, cas par cas, qu'un montant qui
doit lui être crédité sera déduit de paiements dus par la Commission aupays candidat dans le cadre d'un autre instrument communautaire.
Article 14
Décision d'apurement de conformité
1. La Commission décide quelles dépenses sont à exclure du
cofinancement communautaire lorsqu'elle constate que les dépenses
n'ont pas été effectuées selon les règles visées à l'article 8, paragraphe 1,
deuxième alinéa (cette décision est ci-après dénommée «décisiond'apurement de conformité»).
2. Les procédures d'apurement de conformité sont exécutées selon les
mécanismes et les procédures en vigueur pour l'application de l'article 7,paragraphe 4, du règlement (CE) n
o1258/1999 et de l'article 8 du
règlement (CE) no1663/95.
3. Une correction financière peut entraîner l'application de correc-
tions forfaitaires dans les cas où les contrôles n'ont pas été correctementétablis ou exécutés par l'organisme Sapard et le refus de la compensation2000R2222 — FR — 24.11.2001 — 001.001 — 10
▼B
de la correction financière prévue par des dépenses relatives à d'autres
projets.
4. Le montant à récupérer en vertu de la décision d'apurement de
conformité au sens du paragraphe 1 est communiqué à l'ordonnateur
national, qui veille à faire créditer à la Commission le montant en eurosdans un délai dede ux mois à compte r dela notification dela décision.Le montant visé par la décision n'est pas réaffecté au programme Sapard.Toutefois, la Commission peut décider, cas par cas, qu'un montant quidoit lui être crédité sera déduit de paiements dus par la Commission au
pays candidat dans le cadre d'un autre instrument communautaire.
Article 15
Dispositions en matière d'enregistrement et de contrôle
1. L'organisme Sapard et le Fonds national tiennent les documents à
la disposition dela Commission pe ndant uneduréedecinq ans suivant
la date du paiement final au bénéficiaire.
2. Lorsque des contrôles sont effectués en vertu de l'article 9 du
règlement (CE) n
o1268/1999, les dispositions du règlement (Euratom,
CE) no2185/96 du Conseil(1), de l'article 8, paragraphes 1 et 2, et de
l'article 9, paragraphes 1 et 2, du règlement (CE) no1258/1999 sont
applicables mutatis mutandis à l'exécution du programme Sapard.
3. Il sera exigé des pays candidats d'appliquer les règles prévues par
le règlement (CE) no1681/94 dela Commission(2) concernant les
irrégularités et la mise en place dans ce domaine d'un système de gestiondel'information.
Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et
directement applicable dans tout État membre.2000R2222 — FR — 24.11.2001 — 001.001 — 11
(1) JO L 292 du 15.11.1996, p. 2.
(2) JO L 178 du 12.7.1994, p. 43.
▼B
ANNEXE
FONCTIONS ET CRITÈRES D'AGRÉMENT D'UN ORGANISME
SAPARD
1. FONCTIONS
L'organisme Sapard exerce les principales fonctions suivantes à l'égard des
dépenses de Sapard:
1.1. l'ordonnancement des engagements et des paiements: qui a pour objet
d'établir le montant à payer à un ayant droit ou à un fournisseur en
conformité avec les règles de la convention de financement, et notamment
celles concernant l'éligibilité des demandes d'autorisation et les demandes
de paiement, le respect des engagements pris en ce qui concerne
l'autorisation des projets, les procédures d'appels d'offres et d'adjudication,
et la vérification du travail réalisé ou des services fournis;
1.2. l'exécution des paiements: qui a pour objet de donner ordre aux banquiers
de l'organisme ou, dans des cas appropriés, à un service trésorier du
gouvernement, de payer le montant autorisé à l'ayant droit ou au
fournisseur (ou à son cessionnaire);
1.3. la compatibilité des engagements et des paiements: qui a pour objet
d'enregistrer l'engagement et le paiement dans les livres comptables
distincts de l'organisme Sapard, généralement au moyen d'un système
informatisé, et d'élaborer des récapitulatifs périodiques des dépenses et
notamment les déclarations périodiques et annuelles transmises à la
Commission. Les livres comptables comprennent également des précisions
concernant les montants dus à récupérer;
1.4. le contrôle: qui a pour objet de vérifier les faits sur lesquels les demandes
d'approbation de projets et les demandes de paiement sont fondées, afin de
s'assurer du respect des règles de la convention de financement et des
modalités et conditions de l'engagement. Le cas échéant, ce contrôle inclut
des vérifications préalables de la sélection du projet, de nouvelles mesures,
des vérifications de la quantité et qualité des biens ou des services fournis,
une analyse ou un contrôle d'échantillon, des contrôles préalables au
paiement et toute disposition spéciale prévue dans la convention de
financement en matière d'éligibilité des dépenses, etc. Pour établir
l'éligibilité, ces contrôles nécessitent, s'il y a lieu, des examens d'ordre
technique, qui peuvent impliquer des évaluations économico-financières et
des contrôles de nature agricole, technique ou scientifique particuliers;
1.5. les rapports: qui ont pour objet de veiller à ce que l'avancement des projets
et mesures individuels soit notifié, de manière à garantir une mise en
œuvre effective et efficace de la mesure.
2. CRITÈRES
2.1. La structureadministrativedel'organismeSapard prévoit la séparation de s
trois fonctions d'ordonnancement, d'exécution et de comptabilité, chacune
devant être du ressort d'une sous-unité administrative distincte dont les
compétences sont définies dans un organigramme.
2.2. L'organisme Sapard adopte les procédures suivantes ou des procédures
offrant des garanties similaires:
2.2.1. l'organisme Sapard établit par écrit des procédures détaillées concernant la
réception, l'enregistrement et le traitement des demandes d'approbation de
projets et des demandes de paiement, des factures, des documents
justificatifs et des rapports de contrôle, y compris une description de tous
les documents à utiliser.
Ces procédures doivent garantir que seules les demandes de paiement ou
celles relatives aux projets retenus qui satisfont aux critères sont traitées;
2.2.2. la séparation des tâches est conçue de façon telle qu'aucun fonctionnaire ne
soit, à aucun moment et pour quelque projet que ce soit, compétent pour
plus d'une des attributions en matière d'approbation des projets,
d'ordonnancement, de paiement ou de comptabilisation des sommes et
qu'aucun fonctionnaire n'exécute une de ces tâches sans que son activité ne
soit supervisée par un autre fonctionnaire. Les compétences de chaque
fonctionnaire sont définies par écrit ainsi que la délimitation de ses
pouvoirs sur le plan financier. Une formation adéquate doit être assurée,
ainsi qu'une politique de rotation du personnel occupant des postes
sensibles, ou à défaut une supervision plus intense;
2.2.3. tout fonctionnaire chargé de l'ordonnancement dispose d'une liste de
contrôle exhaustive énumérant les vérifications qu'il lui incombe2000R2222 — FR — 24.11.2001 — 001.001 — 12
▼B
d'entreprendre et insère dans les documents appuyant la demande une
attestation visée par lui, précisant que les contrôles ont été effectués. Cette
attestation peut être établie sur support électronique, sous réserve des
conditions définies au point 2.2.6.
Le travail doit être revu et documenté par un fonctionnaire supérieur.
L'analyse, l'appréciation et l'approbation des projets doivent être
accompagnées de documents écrits. L'analyse du projet doit être guidée
par les principes d'une bonne gestion efficace;
2.2.4. une demande d'approbation de projets ou une demande de paiement n'est
ordonnancéequ'après la réalisation d'un nombresuffisant decontrôle s
visant à constater que la demande est conforme aux règles de la convention
de financement et au contenu du programme Sapard. Ces contrôles
incluent ceux qui sont prévus par le règlement régissant la mesure
spécifique dans le cadre de laquelle l'aide est demandée ainsi que ceux
ayant pour objet de prévenir et déceler les fraudes et les irrégularités,
compte tenu, en particulier, des risques présentés.
Dans le cadre de la fonction d'ordonnancement, les demandes sont
soumises à des contrôles établissant le respect des modalités et des
conditions, l'éligibilité, l'intégralité des documents, la véracité des
documents justificatifs, la date de réception, etc.
Tous les contrôles à réaliser sont à définir dans une liste de contrôle et il y
a lieu d'attester leur exécution pour chaque demande ou chaque groupe de
demandes.
En ce qui concerne les services/biens fournis, le contrôle comporte les
actions suivantes:
— un contrôle documentaire: afin de s'assurer que les données relatives à
la quantité, à la qualité et au prix des biens ou des services figurant sur
la facture recoupent les données des commandes,
— un contrôle physique: afin de s'assurer que la quantité et la qualité des
biens ou des services correspondent à celles figurant sur la facture/
demande.
Ce contrôle peut également être réalisé sur une base continue pendant la
fourniture des services, c'est-à-dire lors du premier paiement et des
paiements suivants;
2.2.5. les procédures prévues doivent garantir que le paiement n'est effectué qu'à
l'ayant droit, à son compte bancaire ou à son cessionnaire. Le paiement est
exécuté par le banquier de l'organisme ou, s'il y a lieu, par un service
trésorier du gouvernement, ou bien le chèque est expédié dans un délai de
cinq jours ouvrables à compter de la date d'imputation au compte bancaire
Sapard. Il convient d'adopter des procédures faisant en sorte que tous les
paiements pour lesquels les virements ne sont pas effectués ou les chèques
ne sont pas encaissés soient recrédités en faveur du compte Sapard en
euros. Aucun paiement n'est effectué au comptant. L'approbation de
l'ordonnateur et/ou de son supérieur peut s'effectuer par voie électronique,
à condition que ce moyen bénéficie de garanties de sécurité suffisantes et
que l'identité du signataire soit introduite dans la mémoire électronique;
2.2.6. lorsque les demandes d'approbation de projets ou les demandes de
paiement ou les factures font l'objet d'un traitement utilisant l'informatique,
l'accès au système informatique doit être protégé et contrôlé de façon que:
— toutes les données introduites dans le système soient validées de
manière à s'assurer que des erreurs de saisie puissent être détectées et
corrigées,
— aucunedonnéenepuisseêtreintroduite , modifiéeou validéepar
d'autres personnes que les fonctionnaires habilités disposant d'un mot
depasseindividue l,
— l'identité de chaque fonctionnaire introduisant ou modifiant des
données ou des programmes soit enregistrée dans un journal des
opérations. Les mots de passe sont changés régulièrement afin d'éviter
tout détournement. Les systèmes informatiques doivent être protégés
contre tout accès non autorisé par des moyens physiques et les données
doivent être sauvegardées dans des copies stockées en un endroit
séparé et sûr. L'introduction des données doit être contrôlée à l'aide de
vérifications logiques visant à déceler les données incohérentes ou
extraordinaires;
2.2.7. les procédures font en sorte que les modifications des taux d'aide ou des
modalités et conditions pour l'octroi de l'aide sont enregistrées et que les
instructions, les bases de données et les listes de contrôle sont mises à jour
en temps utile.2000R2222 — FR — 24.11.2001 — 001.001 — 13
▼B
2.3. Les fonctions d'ordonnancement et de contrôle peuvent être déléguées en
tout ou partie à d'autres organes, à condition que toutes les conditions
énoncées ci-après soient remplies;
2.3.1. les compétences et les obligations de ces autres organes, notamment en ce
qui concerne le contrôle et la vérification de la conformité avec les règles
de la convention de financement, doivent être clairement définies;
2.3.2. les organes disposent de moyens efficaces permettant de garantir qu'ils
exercent leurs compétences de manière satisfaisante;
2.3.3. les organes confirment formellement à l'organisme qu'ils exercent
effectivement leurs compétences et décrivent les moyens utilisés;
2.3.4. l'organisme Sapard est informé, à intervalles réguliers et en temps voulu,
des résultats des contrôles effectués, de sorte que la suffisance de ces
contrôles puisse toujours être prise en considération avant l'ordonnance-
ment et la liquidation d'une demande ou le paiement d'une facture. Le
travail accompli est décrit en détail dans un rapport accompagnant chaque
demande d'approbation de projets et demande de paiement, chaque groupe
de demandes ou, s'il y a lieu, dans un rapport couvrant une année. Le
rapport est accompagné d'une attestation certifiant l'éligibilité des
demandes approuvées ainsi que la nature, l'objet et les limites des activités
fournies. Il y a lieu d'identifier les contrôles physiques et/ou administratifs
pratiqués, de décrire la méthode, de rendre compte des résultats de toutes
les inspections et des mesures prises à l'égard des anomalies et des
irrégularités constatées. Les documents justificatifs soumis à l'organisme
doivent garantir dans des proportions suffisantes que toutes les
vérifications requises au sujet de l'éligibilité des demandes ou factures
ordonnancées ont été effectuées;
2.3.5. l'organisme Sapard doit avoir la certitude, avant l'approbation du projet et
avant le paiement des dépenses, que les autres organes ont suivi des
procédures répondant aux critères fixés dans la présente annexe;
2.3.6. les critères d'évaluation des demandes et de leur classement par ordre de
priorité sont clairement définis et documentés;
2.3.7. si des documents concernant des demandes ordonnancées, des dépenses
engagées ou des contrôles réalisés sont conservés par d'autres organes, tant
ces derniers que l'organisme mettent en place des procédures garantissant
que l'emplacement de tous les documents ayant trait à des paiements
déterminés effectués par l'organisme sera noté et que les documents
pourront être mis à disposition aux fins d'inspection dans les locaux de
l'organisme, à la demande des personnes ou des organes normalement
habilités à les inspecter, à savoir:
— le personnel de l'organisme chargé de traiter la demande,
— le service d'audit interne de l'organisme,
— l'organe certifiant la déclaration annuelle de l'organisme,
— les fonctionnaires mandatés de l'Union européenne;
2.3.8. des accords écrits doivent être conclus, entre l'organisme Sapard et les
organes auxquels des fonctions de l'organisme Sapard ont été déléguées.
Ces accords déterminent clairement les fonctions que l'organe concerné
doit prendre en charge et le type de documents justificatifs à envoyer à
l'organisme Sapard dans des délais spécifiés. L'ensemble du système, y
compris les fonctions déléguées assumées par les autres organes, est
précisé dans un organigramme.
L'accord doit prévoir l'accès aux informations détenues par ces organes
aux fonctionnaires de la Commission et de la Cour des comptes, ainsi que
l'examen des demandes par ces fonctionnaires et la réalisation de
vérifications concernant les projets et les bénéficiaires des aides.
2.4. Les procédures comptables sont conçues de façon telle que les déclarations
de dépenses à la Commission soient complètes, exactes (en ce qui
concerne le projet ou l'intitulé du compte) et communiquées en temps
voulu, et que toute erreur ou omission soit décelée et corrigée, notamment
par des vérifications et des recoupements effectués à des intervalles ne
dépassant pas trois mois.
Les procédures comptables de l'organisme Sapard sont conçues de façon
telle que le système comptable puisse produire, en euros et en monnaie
nationale, pour chaque projet, contrat ou mesure/sous-mesure, un aperçu
du coût total, des dépenses engagées, des paiements partiels et des
paiements des soldes. Des délais sont fixés pour l'annulation d'engage-
ments pour lesquels les travaux n'ont pas été achevés conformément au
calendrier prévu. Ces annulations sont enregistrées de manière appropriée
dans lesystèmecomptable .
2.5. L'organisme Sapard dispose d'un service d'audit interne. Ce service ou son
équivalent a pour objet d'assurer le fonctionnement efficace du système de2000R2222 — FR — 24.11.2001 — 001.001 — 14
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contrôle interne de l'organisme. Le service d'audit interne est indépendant
des autres services de l'organisme et rend directement compte aux
dirigeants de celui-ci. Il vérifie que les procédures adoptées par
l'organisme sont suffisantes pour garantir le respect du programme et
des règles de la convention de financement et s'assure que les comptes sont
exacts, complets et établis en temps voulu. Les vérifications peuvent se
limiter à certaines mesures/sous-mesures et à des échantillons de
transactions, à condition qu'un programmedetravail garantissequetous
les domaines significatifs, y compris les unités/organes chargés de
l'ordonnancement et les services auxquels des fonctions ont été déléguées,
soient pris en compte dans une période n'excédant pas trois ans. Le travail
du service d'audit s'effectue conformément aux normes reconnues sur le
plan international, doit être relaté dans des comptes rendus et débouche sur
des rapports et des recommandations adressés aux dirigeants de
l'organisme. Les programmes et les rapports d'audit doivent être mis à la
disposition de l'organisme de certification et des fonctionnaires de l'Union
européenne mandatés pour l'exécution d'audits financiers et à l'unique fin
de l'évaluation de l'efficacité de la fonction d'audit interne.
2.6. Les règles relatives aux marchés publics passés par les organismes publics,
en matière de services, de travaux et de fournitures, dans le pays candidat
doivent être conformes aux règles figurant dans le manuel de la
Commission(1) intitulé «Marchés de services, de fournitures et de travaux
conclus dans le cadre de la coopération communautaire en faveur des pays
tiers», à l'exception de l'exigence relative à l'approbation ex ante par la
Commission.
2.7. Les services, travaux, machines et fournitures faisant l'objet d'un marché
conclu avec des entreprises privées doivent être originaires de la
Communauté ou des pays visés à l'article 1er, paragraphe 1, du règlement
(CE) no1268/1999. Il en va de même pour les fournitures et les
équipements achetés par une entreprise ayant conclu un marché de travaux
ou de services si les fournitures et les équipements sont destinés à devenir
propriété du projet lorsque le contrat aura été exécuté.
2.8. En ce qui concerne en particulier les garanties restées acquises, les
paiements remboursés, etc., l'organisme instaure un système permettant de
reconnaître tous les montants dus au compte Sapard en euros et d'inscrire
au grand livre des débiteurs toutes ces dettes avant leur encaissement. Le
grand livre des débiteurs est inspecté à intervalles réguliers pour que des
mesures puissent être prises en vue de l'encaissement des dettes échues.
2.9. L'organisme Sapard communique publiquement la possibilité d'obtenir une
aide à tous les gestionnaires ou opérateurs potentiels de projets, afind'obtenir une sélection aussi large que possible de gestionnaires ou
d'opérateurs de projets. Des formulaires types de candidature comportant
des lignes directrices claires et les conditions d'éligibilité sont établis avant
le lancement du programme.
2.10. Traitement des demandes des bénéficiaires en temps utile.
2.11. L'organisme Sapard met en place un système approprié pour établir des
rapports sur l'avancement de chaque projet et de chaque mesure au regard
d'indicateurs préétablis. S'il y a lieu, ces indicateurs sont réexaminés, avec
l'accord du comité desuivi.
Il convient d'entreprendre une action dans les cas où des retards sont
constatés pour atteindre des objectifs prédéfinis. Une trace appropriée de
l'action entreprise sera conservée.
Un systèmeadéquat dege stion del'information e st utilisé pour la
production rapide des rapports appropriés sur les projets et les mesures.
Ce s rapports sont mis à la disposition del'autorité dege stion, du comité de
suivi et de la Commission, à leur demande.2000R2222 — FR — 24.11.2001 — 001.001 — 15
(1) SEC (1999) 1801 Final: «Marchés de services, de fournitures et de travaux conclus dans
le cadre de la coopération communautaire en faveur de pays tiers».