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►B RÈGLEMENT (CE) No2064/97 DE LA COMMISSION
du 15 octobre 1997
arrêtant les modalités détaillées d’application du règlement (CEE) no4253/88 du Conseil en ce qui
concerne le contrôle financier effectué par les États membres sur les opérations cofinancées par les
Fonds structurels
(JO L 290 du 23.10.1997, p. 1)
Modifié par:
Journal officiel
no page date
►M1Règlement (CE) no2406/98 de la Commission du 6 novembre 1998 L 298 15 7.11.1998
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RÈGLEMENT (CE) No2064/97 DE LA COMMISSION
du 15 octobre 1997
arrêtant les modalités détaillées d’application du règlement (CEE)
no4253/88 du Conseil en ce qui concerne le contrôle financier
effectué par les États membres sur les opérations cofinancées par
les Fonds structurels
LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,
vu le traité instituant la Communauté européenne,
vu le règlement (CEE) no4253/88 du Conseil, du 19 décembre 1988,
portant dispositions d’application du règlement (CEE) no2052/88 en ce
qui concerne la coordination entre les interventions des différents Fondsstructurels, d’une part, et entre celles-ci et celles de la Banque euro-péenne d’investissement et des autres instruments financiers existants,d’autre part (
1), modifié en dernier lieu par le règlement (CE) no3193/
94 (2), et notamment son article 23 paragraphe 1 quatrième alinéa,
après avoir consulté le comité consultatif pour le développement et la
reconversion des régions et le comité créé en vertu de l’article 124 dutraité,
considérant que l’article 23 paragraphe 1 du règlement (CEE) n
o4253/
88 définit les principes qui président au contrôle financier auquel lesÉtats membres doivent soumettre les opérations cofinancées par lesFonds structurels;
considérant qu’il est nécessaire de définir en détail certaines des
exigences minimales auxquelles ce contrôle financier doit répondre pourqu’il se situe à un niveau acceptable dans toute la Communauté;
considérant que le présent règlement doit, eu égard aux spécificités
constitutionnelles et administratives des États membres, être complétépar des arrangements administratifs appropriés à conclure entre laCommission et chaque État membre;
considérant que le présent règlement doit s’appliquer aux formes d’in-
tervention visées à l’article 5 paragraphe 2 du règlement (CEE) n
o
2052/88 du Conseil, du 24 juin 1988, concernant les missions des Fondsà finalité structurelle, leur efficacité ainsi que la coordination de leursinterventions entre elles et celles de la Banque européenne d’investisse-ment et des autres instruments financiers existants (
3), modifié en
dernier lieu par le règlement (CE) no3193/94, à la condition que
lesdites formes d’intervention soient gérées par les États membres;
considérant que les systèmes de gestion et de contrôle des États
membres doivent garantir une mise en œuvre efficace et correcte desopérations cofinancées par les Fonds structurels;
considérant qu’i l y a lieu d’arrêter les règles qui doivent présider aux
contrôles effectués par les États membres et de prévoir l’organisation deconsultations périodiques entre les États membres et la Commissiondestinées à optimiser l’utilisation des ressources affectées aux contrôlesaux niveaux national et communautaire;
considérant que les États membres doivent prendre les mesures requises
pour que les irrégularités présumées relevées à l’occasion des contrôleseffectués par eux-mêmes ou par la Communauté soient examinées etréglées de façon satisfaisante;
considérant que les États membres doivent présenter à la Commission,
lors de la clôture d’une forme d’intervention, une déclaration indépen-dante concluant de manière générale sur la validité de la demande de
(1) JO L 374 du 31. 12. 1988, p. 1.
(2) JO L 337 du 24. 12. 1994, p. 11.
(3) JO L 185 du 15. 7. 1988, p. 9.
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paiement du solde et permettant d’identifier et de régler de façon
satisfaisante les irrégularités ou insuffisances éventuelles;
considérant que les États membres doivent faire rapport tous les ans à la
Commission sur la mise en œuvre du présent règlement;
considérant que les États membres sont tenus, en vertu des dispositions
de l’article 23 paragraphe 1 deuxième alinéa du règlement (CEE) no
4253/88, de communiquer à la Commission la description de leurssystèmes de contrôle et de gestion et que ces descriptions doivent, sinécessaire, être complétées et mises à jour;
considérant qu’i l y a lieu d’instaurer, pour les formes d’intervention qui
touchent plus d’un État membre, une coopération administrative entreles États membres concernés et la Commission;
considérant que les États membres doivent rester libres d’appliquer, en
matière de contrôle, des règles nationales plus sévères que celles duprésent règlement;
considérant que le présent règlement ne devrait pas porter atteinte aux
dispositions du règlement (Euratom, CE) n
o2185/96 du Conseil, du 11
novembre 1996, relatif aux contrôles et vérifications sur place effectuéspar la Commission pour la protection des intérêts financiers desCommunautés européennes contre les fraudes et autres irrégularités (
1)
ni aux dispositions du règlement (CE) no1681/94 de la Commission, du
11 juillet 1994, concernant les irrégularités et le recouvrement dessommes indûment versées dans le cadre du financement des politiquesstructurelles ainsi que l’organisation d’un système d’information dansce domaine (
2);
considérant qu’il est nécessaire, en vertu des dispositions de l’article
214 du traité, d’interdire la divulgation à des personnes non autoriséesdes informations couvertes par le secret professionnel recueillies aucours des contrôles prévus par le présent règlement;
considérant que les mesures prévues au présent règlement sont
conformes à l’avis rendu par le comité de gestion des structures agri-coles et du développement rural et par le comité de gestion permanentdes structures de la pêche,
A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:
Article premier
Le présent règlement s’applique aux formes d’intervention prévues à
l’article 5 paragraphe 2 du règlement (CEE) no2052/88 et gérées par les
États membres.
Article 2
1. Les systèmes de gestion et de contrôle des États membres:
a) assurent une mise en œuvre correcte des formes d’intervention
conformément aux objectifs de bonne gestion financière;
b) attestent de manière satisfaisante la validité des demandes d’avances
et de soldes fondées sur les dépenses réellement effectuées;
c) assurent une piste d’audit suffisante;
d) indiquent l’organisation des responsabilités et, en particulier, les
contrôles effectués aux différents niveaux pour garantir la validitédes certifications;
e) permettent de déceler les faiblesses ou risques lors de la mise en
œuvre des actions et des projets;
(1) JO L 292 du 15. 11. 1996, p. 2.
(2) JO L 178 du 12. 7. 1994, p. 43.
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f) prévoient les mesures à prendre pour corriger les faiblesses, risques
et irrégularités, notamment en ce qui concerne la gestion financière,constatés dans la mise en œuvre des projets.
2. La piste d’audit est dite suffisante aux fins du présent règlement
lorsqu’elle permet:
a) de réconcilier les comptes récapitulatifs certifiés notifiés à la
Commission avec les états des dépenses et leurs pièces justificativesaux différents niveaux de l’administration et du bénéficiaire final;
b) de contrôler l’attribution et les transferts des ressources communau-
taires et nationales disponibles.
3. Une liste indicative des informations nécessaires pour une piste
d’audit suffisante figure dans l’annexe I.
Article 3
1. Les États membres organisent, sur la base d’un échantillon appro-
prié, des contrôles des projets ou des actions, appelés ci-après«contrôles», en vue plus particulièrement:
a) de vérifier l’efficience des systèmes de gestion et de contrôle mis en
place;
b) d’examiner de manière sélective, sur la base d’une analyse des
risques, des déclarations de dépenses établies aux différents niveauxconcernés.
2. Les contrôles effectués avant l’achèvement de chaque forme d’in-
tervention doivent porter sur 5 % au moins des dépenses totales éligi-bles et sur un échantillon représentatif des projets ou actions approuvés,en tenant compte des dispositions du paragraphe 3.
Le pourcentage peut être réduit en proportion pour les formes d’inter-
vention approuvées avant l’entrée en vigueur du présent règlement.
Les États membres veillent à étaler les contrôles uniformément sur toute
la durée de la période concernée.
3. L’échantillon des projets ou actions contrôlés devra être tel qu’il:
a) englobe des projets et des actions de nature et d’ampleur suffisam-
ment variées;
b) tienne compte des facteurs de risque identifiés par les contrôles
nationaux ou communautaires;
c) reflète la concentration des projets sous certaines autorités d’exécu-
tion ou certains bénéficiaires finals de sorte que les principalesautorités d’exécution et les principaux bénéficiaires finals soientcontrôlés une fois au moins avant la clôture de chaque forme d’inter-vention.
Article 4
En effectuant les contrôles visés à l’article 3, les États membres s’effor-
cent de vérifier si:
a) la mise en œuvre des systèmes de gestion et de contrôle est efficace;
b) il y a correspondance entre un nombre adéquat de documents comp-
tables et leurs pièces justificatives au niveau des bénéficiaires finalset des autorités intermédiaires;
c) la piste d’audit est suffisante;
d) la nature et l’incidence dans le temps d’un nombre adéquat d’élé-
ments de dépenses (engagements et paiements) sont conformes auxexigences communautaires, au cahier des charges approuvé du projetet aux travaux réellement exécutés;
e) la destination effective ou prévue du projet correspond aux objectifs
décrits dans la demande de cofinancement communautaire;
f) les contributions financières de la Communauté ne dépassent pas les
limites fixées à l’article 13 du règlement (CEE) n
o2052/88 ou
d’autres dispositions communautaires applicables en la matière et
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ont effectivement été versées aux bénéficiaires finals sans réduction
ou retard injustifié;
g) le cofinancement national approprié a réellement été fourni;h) les actions cofinancées ont été mises en œuvre dans le respect des
dispositions de l’article 7 paragraphe 1 du règlement (CEE) n
o
2052/88.
Article 5
Les contrôles établissent si les problèmes éventuellement rencontrés
sont de nature systématique et risquent en conséquence de se poserégalement pour d’autres projets mis en œuvre par le même bénéficiairefinal ou gérés par la même autorité d’exécution. Ils déterminent en outreles causes de ces situations ainsi que la nature des analyses complémen-taires éventuelles à effectuer et les mesures préventives ou correctives àprendre.
Article 6
Chaque État membre et la Commission se rencontrent une fois au moins
par an en vue de coordonner leurs programmes de contrôle de façon àoptimaliser l’utilisation des ressources affectées à ces contrôles auniveau national et communautaire. Ils examinent à cette occasion lestechniques d’analyse de risque à utiliser et tiennent compte des résultatsdes contrôles effectués, des rapports établis et des communicationsfaites récemment par les autorités nationales de contrôle, la Commissionet la Cour des comptes des Communautés européennes.
Article 7
1. Les États membres veillent à l’examen et au règlement de façon
satisfaisante des irrégularités apparentes constatées lors de contrôlesnationaux ou communautaires.
2. Si une irrégularité apparente n’a pas été réglée de manière satisfai-
sante dans les six mois après avoir été signalée à l’autorité d’exécutionconcernée, l’État membre informe la Commission de la situation, àmoins qu’il ne l’ait déjà fait conformément au règlement (CE) n
o
1681/94.
3. Aux fins des paragraphes 1 et 2, on entend par «traitement satis-
faisant» la présentation par le bénéficiaire final ou l’autorité d’exécutionà la personne ou au service chargé du contrôle dans l’État membre de lapreuve suffisante de leur non-existence ou de leur correction.
Si une irrégularité est de nature systémique, on entend en outre par
«traitement satisfaisant» l’adoption des mesures nécessaires pourcorriger les irrégularités qui n’ont pas été relevées lors des contrôles etpour prévenir les risques de répétition.
4. La preuve visée au paragraphe 3 peut consister en copies de
documents comptables et pièces justificatives ou d’autres piècesprobantes qui pourraient s’avérer nécessaires.
Article 8
1. Au plus tard lors de la demande de versement du paiement final et
lors de la présentation du certificat final des dépenses pour chaqueforme d’intervention, les États membres font parvenir à la Commissionune déclaration établie, dont un modèle indicatif est joint commeannexe II, par une personne ou un service indépendant dans ses fonc-tions du service d’exécution. La déclaration fait la synthèse des conclu-sions des contrôles effectués les années précédentes et se prononce surla validité de la demande de versement du paiement final ainsi que surla légalité et la régularité des opérations concernées par le certificatfinal des dépenses.
2. La déclaration visée au paragraphe 1 fait état des déficiences
importantes constatées au niveau de la gestion ou du contrôle ainsi quede la fréquence élevée des irrégularités constatées, si ces déficiences etirrégularités empêchent de se prononcer positivement sur la validité dela demande de versement du paiement final et du certificat final des
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dépenses. La déclaration doit également, dans ces circonstances, estimer
l’étendue du problème et évaluer son impact financier.
Dans un tel cas, la Commission peut faire effectuer un contrôle supplé-
mentaire en vue d’identifier les irrégularités et d’en obtenir la correctiondans un délai déterminé.
Article 9
Les États membres font tous les ans, le 30 juin au plus tard et pour la
première fois le 30 juin 1998 au plus tard, rapport à la Commission surla façon dont ils ont appliqué le présent règlement au cours de l’annéecivile précédente, en faisant référence plus particulièrement aux obliga-tions qui leur sont imposées par les dispositions de l’article 2 et encomplétant ou actualisant le cas échéant la description de leurs systèmesde gestion et de contrôle visée à l’article 23 paragraphe 1 deuxièmealinéa du règlement (CEE) n
o4253/88.
Article 10
La Commission et les États membres coopèrent en vue de garantir que
les objectifs du présent règlement soient atteints dans le cadre del’arrangement administratif conclu avec chaque État membre.
Article 11
Pour les formes d’intervention auxquelles participent plus d’un État
membre ou dont les bénéficiaires sont établis dans plus d’un Étatmembre, les États membres concernés et la Commission s’accordentréciproquement l’assistance administrative nécessaire pour assurer laqualité requise du contrôle.
Article 12
1. Les personnes ou organismes d’exécution d’opérations cofinan-
cées par la Communauté prennent les mesures voulues pour que tous lesdocuments comptables et autres nécessaires pour les contrôles soientfournis aux fonctionnaires responsables de ces contrôles ou auxpersonnes mandatées à cet effet.
2. Les fonctionnaires responsables des contrôles ou les personnes
mandatées à cet effet peuvent exiger la présentation d’extraits ou decopies des documents comptables ou autres visés au paragraphe 1.
Article 13
Les informations recueillies au cours des contrôles sont couvertes par le
secret professionnel dans les conditions prévues par les droits nationalet communautaire. Elles ne peuvent être divulguées à d’autres que ceuxqui doivent en avoir connaissance pour pouvoir s’acquitter des fonctionsqu’ils exercent dans les États membres ou dans les institutions de laCommunauté.
Article 14
Les agents de la Commission ont accès, dans le respect des lois appli-
cables dans les États membres, à tous les documents élaborés pour lesbesoins de contrôles effectués en application des dispositions du présentrèglement ou à la suite de tels contrôles, ainsi qu’aux données perti-nentes disponibles, y compris celles sur support informatique.
Article 15
Les dispositions du présent règlement n’interdisent pas aux États
membres d’appliquer des règles de contrôle plus strictes que celles duprésent règlement.
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Article 16
Les contrôles effectués en application des dispositions du règlement
(CEE) no3508/92 du Conseil (1) et du règlement (CEE) no3887/92 de la
Commission (2) peuvent, s’ils concernent le volet orientation du
FEOGA, être assimilés à des contrôles effectués en vertu des disposi-tions du présent règlement.
Article 17
Le présent règlement entre en vigueur le vingtième jour suivant celui de
sa publication au Journal officiel des Communautés européennes .
L’article 8 est applicable à partir du 1
erjanvier 1998.
▼M1
Toutefois, le paragraphe 1 de l’article 8 peut ne pas être appliqué, àpartir du 1
erjanvier 1998, aux formes d’intervention pour lesquelles la
décision initiale d’octroi du concours fixe au 1erjanvier 1997 la date
limite des engagements communautaires et nationaux.
▼B
Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directe-
ment applicable dans tout État membre.
(1) JO L 355 du 5. 12. 1992, p. 1.
(2) JO L 391 du 31. 12. 1992, p. 36.
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ANNEXE I
LISTE INDICATIVE DES INFORMATIONS REQUISES POUR LA
PISTE D’AUDIT
(article 2 paragraphe 3)
La piste d’audit est censée être suffisante au sens de l’article 2 paragraphe 3
lorsque les conditions décrites ci-après sont remplies.
1. Les archives comptables détenues aux niveaux appropriés de gestion donnent
des informations détaillées sur les dépenses effectuées par les bénéficiairesfinals pour chaque projet cofinancé. Elles indiquent ainsi la date à laquelle lespièces ont été établies, le montant de chaque poste de dépenses, la nature dudocument d’accompagnement ainsi que la date et le mode de paiement. Lespièces justificatives nécessaires (factures, etc.) doivent être jointes.
2. Dans le cas des postes de dépenses qui ne concernent que partiellement une
opération cofinancée par la Communauté, l’exactitude de la répartition dumontant entre l’opération cofinancée par la Communauté et les autres opéra-tions doit être démontrée. Il en est de même pour les types de dépensesconsidérés comme éligibles dans certaines limites ou en proportion d’autrescoûts.
3. Le cahier des charges et le plan de financement du projet, les rapports
intérimaires, les documents relatifs à l’octroi de l’aide, aux procédures d’ap-pels d’offres et de passation des marchés, etc., doivent être conservés auniveau approprié de gestion.
4. Pour notifier les dépenses réellement effectuées à une autorité intermédiaire,
les informations visées au paragraphe 1 doivent être rassemblées dans un étatdétaillé des dépenses indiquant, pour chaque projet cofinancé par la Commu-nauté, tous les postes de dépenses en vue du calcul du montant total certifié.Ces états détaillés des dépenses constituent les documents d’accompagnementdes archives comptables des autorités intermédiaires.
5. Les autorités intermédiaires conservent des archives comptables pour chaque
projet ainsi que pour les montants totaux des dépenses certifiés par lesbénéficiaires finals. Les autorités intermédiaires qui font rapport à l’autoritédésignée visée à l’article 21 paragraphe 5 du règlement (CEE) n
o4253/88
présentent une liste des projets approuvés pour chaque forme d’assistanceindiquant pour chacun de ces projets, outre son identification complète etcelle du bénéficiaire final, la date d’octroi de l’aide, les montants engagés etpayés, la période de dépenses en cause et la somme des dépenses par mesureet par sous-programme. Ces informations constituent le dossier d’accompa-gnement des archives comptables de l’autorité désignée ainsi que la based’établissement des déclarations de dépenses à présenter à la Commission.
6. Dans les cas où les bénéficiaires finals font directement rapport à l’autorité
désignée, les états détaillés des dépenses visés au paragraphe 4 constituent lesdossiers d’accompagnement des archives comptables de l’autorité désignéeresponsable d’établir la liste des projets visée au paragraphe 5.
7. Au cas où plus d’une autorité intermédiaire intervient entre le bénéficiaire
final et l’autorité désignée, chaque autorité intermédiaire a besoin, pour sonchamp de responsabilité, d’états détaillés des dépenses établis au niveauinférieur pour servir de documents d’accompagnement de ses propres comptesdont elle devra rendre compte au niveau supérieur en lui indiquant au moinsla somme des dépenses effectuées pour chaque projet.
8. En cas d’application d’autres procédures de gestion et d’information, notam-
ment celles qui font appel au transfert informatisé de données, toutes lesautorités concernées devront se faire remettre par les autorités subalternes desinformations qui leur permettent de justifier leurs propres comptes ainsi queles sommes qu’ils notifient au niveau supérieur de façon à avoir une pisted’audit suffisante depuis les totaux notifiés à la Commission jusqu’aux diffé-rents postes de dépenses et aux documents d’accompagnement au niveau dubénéficiaire final.
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ANNEXE II

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