1993R3418 — FR — 01.01.2002 — 007.001 — 1
Ce document constitue un outil de documentation et n'engage pas la responsabilité des institutions
►BRÈGLEMENT (EURATOM,CECA, CE) No3418/93 DE LA COMMISSION
du 9 décembre 1993
portant modalités d'exécution de certaines dispositions du règlement financier du 21 décembre
1977
(JO L 315 du 16.12.1993, p. 1)
Modifié par:
Journal officiel
nopage date
►M1Décision 97/594/CECA, CE, Euratom de la Commission du 30 juillet
1997L 239 54 30.8.1997
►M2Décision 98/539/CE, CECA, Euratom de la Commission du 7 septembre
1998L 252 67 12.9.1998
►M3Décision 1999/537/CE, CECA, Euratom de la Commission du 23 juillet
1999L 206 24 5.8.1999
►M4Décision 2000/716/CE de la Commission du 16 novembre 2000 L 290 52 17.11.2000
►M5Décision 2001/642/CE de la Commission du 21 août 2001 L 226 7 22.8.2001
►M6Règlement (CE) no1687/2001 de la Commission du 21 août 2001 L 228 8 24.8.2001
►M7Décision 2002/443/CE de la Commission du 12 juin 2002 L 153 15 13.6.2002
NB: Cette version consolidée contient des références à l'unité de compte européenne et/ou à l'écu. Les deux doivent être
entendues, depuis le 1erjanvier 1999 comme des références à l'euro — Règlement (CEE) no3308/80 du Conseil (JO L
345 du 20.12.1980, p. 1) et règlement (CE) no1103/97 du Conseil (JO L 162 du 19.6.1997, p. 1).
▼B
RÈGLEMENT (EURATOM,CECA, CE) No3418/93 DE LA
COMMISSION
du 9 décembre 1993
portant modalités d'exécution de certaines dispositions du règle-
ment financier du 21 décembre 1977
LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,
vu le traité instituant la Communauté européenne du charbon et de
l'acier,
vu le traité instituant la Communauté européenne,vu le traité instituant la Communauté européenne de l'énergie
atomique,
vu le règlement financier du Conseil, du 21 décembre 1977, applicable
au budget général des Communautés européennes(
1), modifié en
dernier lieu par le règlement (Euratom, CECA, CEE) no610/90(2), et
notamment son article 126,
après consultation du Parlement européen et du Conseil,
vu les avis de la Cour de justice, de la Cour des comptes et du Comité
économique et social,
considérant que certaines dispositions des articles 11, 22, 23, 24, 25,
28, 29, 36, 37, 38, 41, 45, 46, 49, 53, 54, 56, 58, 59, 60, 63, 64 bis,
65, 66, 70, 70 bis, 75, 94, 97 et 123 du règlement financier prévoient
expressément qu'il convient d'adopter des modalités d'exécution;
considérant que le règlement 86/610/CEE, Euratom, CECA de la
Commission(3) nécessite une série d'adaptations, notamment à la suite
de la révision du règlement financier;
considérant qu'il est opportun de prévoir des modalités d'exécution afin
de clarifier le traitement de certaines contributions de tiers à des acti-
vités communautaires;
considérant que, dans un souci de clarté et de rationalité, il convient de
rassembler en un seul texte les modalités d'exécution en vigueur etd'abroger le règlement 86/610/CEE, Euratom, CECA;
considérant que l'établissement des présentes modalités ne fait pas
obstacle à l'établissement ultérieur d'autres modalités d'exécution quine sont pas formellement prévues par les dispositions du règlement
financier mais dont l'opportunité pourrait apparaître par la suite,
A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:
TITRE PREMIER
ÉVALUATION DES DÉPENSES
(article 2 du règlement financier)
Article premier
1. Toute proposition de programme ou d'action occasionnant des
dépenses pour le budget général des Communautés européennes faitl'objet d'une évaluation ex ante. Celle-ci identifie:
a) le besoin à satisfaire à court ou à long terme;
b) les objectifs à atteindre;1993R3418 — FR — 01.01.2002 — 007.001 — 2
(1)J O noL 356 du 31. 12. 1977, p. 1.
(2)J O noL 70 du 16. 3. 1990, p. 1.
(3)J O noL 360 du 19. 12. 1986, p. 1.▼M6
▼B
▼M6
▼M6
c) les résultats escomptés et les indicateurs nécessaires à leur évalua-
tion;
d) la valeur ajoutée de l'intervention communautaire;
e) les risques, y compris de fraude, liés aux propositions et les options
alternatives ouvertes;
f) les leçons tirées d'expériences similaires déjà conduites;
g) le volume des crédits, des ressources humaines et des autres
dépenses administratives à allouer en fonction du principe de coût-efficacité;
h) le système de suivi à établir.
2. Tout programme ou toute action fait ensuite l'objet d'une évalua-
tion ex post en termes de ressources humaines et financières affectées
et de résultats obtenus, afin de vérifier leur conformité avec les objec-tifs fixés.
3. Il est procédé à une évaluation périodique des résultats obtenus
dans la réalisation d'un programme pluriannuel, selon un calendrier
permettant de tenir compte des conclusions de ces évaluations pourtoute décision concernant la reconduction, la modification ou l'interrup-tion de ce programme.
Les actions financées sur une base annuelle font l'objet d'une évalua-
tion des résultats obtenus au moins une fois tous les six ans.
TITRE PREMIER bis
CONDITIONS D'APPLICATION DE L' ►M6 EURO ◄AUX
RECETTES ET AUX DÉPENSES
(Article 11 paragraphe 4 du règlement financier)
Article premier
Les conversions entre l' ►M6euro◄et les monnaies nationales sont
effectuées, en principe, à l'aide du taux journalier de l' ►M6euro◄
auJournal officiel des Communautés européennes . Toutefois, en appli-
cation de la disposition de l'article 11 paragraphe 4 du règlementfinancier, pour la comptabilité prévue aux articles 69 à 72 du règlementfinancier, la conversion entre ►
M6euros◄et monnaies nationales
est effectuée à l'aide des taux mensuels de l' ►M6euro◄calculés
sur la base des cours de l'avant-dernier jour ouvrable du mois précédant
celui pour lequel les taux sont établis.
Article premier bis
1. La Commission détermine le cours de l'euro par rapport à
chacune des devises que les institutions sont amenées à utiliser dansl'exécution du budget sur la base des taux de change de référenceétablis par la Banque centrale européenne et publiés au Journal officiel
des Communautés européennes .
2. Les changes entre l'euro et les monnaies nationales sont effectués
à l'aide du cours journalier de l'euro publié au Journal officiel des
Communautés européennes . Toutefois, en application de la disposition
de l'article 11, paragraphe 4, du règlement financier, pour la comptabi-
lité prévue aux articles 69 à 72 du règlement financier, la conversionentre euros et monnaies nationales est effectuée à l'aide des coursmensuels de l'eurocalculés sur la base des co urs de l'avant-dernierjour ouvrable du mois précédant celui pour lequel les cours sontétablis.
3. Pour ce qui concerne les devises dont le cours journalier n'est pas
publié au Journal officiel des Communautés européennes , la Commis-
sion détermine le cours de l'euro par rapport à ces devises en utilisanttoute source d'information qu'elle juge fiable.1993R3418 — FR — 01.01.2002 — 007.001 — 3
▼B
▼M6
▼B
Article 2
Lorsque les propositions d'engagement et les constatations de créances
sont établies en monnaies nationales, la conversion en ►M6euros◄
est faite selon la règle définie à ►M6l'article 1erbis◄.
L'ordre de paiement correspondant et l'ordre de recouvrement ne
peuvent être établis que dans la même monnaie.
Le montant, exprimé en ►M6euros◄, du solde d'un engagement et
d'une créance constatée établis en monnaie nationale est réévalué lorsde chaque arrêté mensuel de la comptabilité budgétaire. La dernièreréévaluation de l'exercice est faite au ►
M6cours◄de décembre en
ce qui concerne le solde des engagements; le solde des créances cons-
tatées est réévalué au ►M6cours◄du 31 décembre pour
l'établissement du bilan.
En outre, il peut être procédé à la réévaluation de ces soldes en cours
de mois, si un réajustement monétaire est intervenu.
Article 3
Par dérogation aux dispositions de ►M6l'article 1erbis◄,l e
►M6cours◄à utiliser pour les mois «n», au titre duquel les
dépenses financées par le Fonds européen d'orientation et de garantieagricole (FEOGA), section «garantie», ont été déclarées conformément
aux dispositions de l'article 3 paragraphe 5 du ►
M6règlement (CE) no
296/96 de la Commission ◄(1), est celui du 10 du mois «n+1» ou du
premier jour précédent pour lequel on dispose d'une cotation générale.
Ce►M6cours◄est également utilisé pour les avances correspon-
dantes prévues aux articles 4 et 5 du ►M6règlement (CE) no296/96
de la Commission ◄.
Les différences en monnaies nationales entre les moyens financiers mis
à la disposition des États membres pour le mois «n» et les dépensesprises en compte au titre du même mois sont reconverties en►
M6euros◄au►M6cours◄du 10 du mois «n+2».
Article 4
Les►M6cours◄de l'►M6euro◄de décembre sont retenus
pour le calcul des engagements restant à payer à la clôture de l'exercice
et, en ce qui concerne les crédits non dissociés, pour la déterminationdes crédits à reporter.
Les paiements exécutés au titre d'un exercice, du 1
erau 15 janvier de
l'exercice suivant, sont comptabilisés budgétairement aux►
M6cours◄de l'►M6euro◄de décembre.
Article 5
Les engagements restant à payer, en ce qui concerne les crédits non
dissociés, sont liquidés, à concurrence des montants reportés, en
monnaies nationales ou en ►M6euros◄; les paiements sont compta-
bilisés aux ►M6cours◄en vigueur au moment du paiement. Le
dépassement éventuel du montant des crédits reportés, par poste budgé-taire, est pris en compte lors du calcul du solde de l'exercice,conformément à la disposition de l'article 15 du règlement (CEE,
Euratom) n
o1552/89 du Conseil(2).
Les ajustements des engagements restant à payer des exercices anté-
rieurs, en ce qui concerne les crédits dissociés, calculés lors des
réévaluations, sont constatés dans la comptabilité budgétaire et figurent
dans le tableau retraçant la liquidation des engagements des exercicesantérieurs du compte de gestion.1993R3418 — FR — 01.01.2002 — 007.001 — 4
(1)J O noL 249 du 8. 9. 1988, p. 9.
(2)J O noL 155 du 7. 6. 1989, p. 1.
▼M6
TITRE II
DÉLÉGATIONS ET SOUS-TRAITANCE
(article 22 du règlement financier)
Article 6
Les actes par lesquels des délégations sont accordées, conformément
aux dispositions de l'article 22 paragraphe 4 du règlement financier,désignent les agents de l'institution habilités à signer en lieu et placedu délégant.
Dans ces actes, il est fait référence aux dispositions du règlement inté-
rieur visé à l'article 22 paragraphe 4 du règlement financier déterminantles conditions dans lesquelles la délégation de pouvoirs intervient.
Article 7
Les actes visés à l'article 6, accompagnés d'un spécimen de la signature
de l'agent qui a reçu la délégation, sont notifiés:
— au délégataire,
— au comptable de l'institution, qui ne peut effectuer aucun paiement
ordonnancé par des agents non habilités,
— au contrôleur financier de l'institution, auquel incombe notamment
la vérification de la légalité et de la régularité des recettes et des
dépenses,
— aux ordonnateurs, dans les seuls cas où il s'agit soit de délégations
données par le contrôleur financier ou le comptable, soit de subdé-légations accordées par les ordonnateurs délégués dans la limite des
pouvoirs qui leur ont été conférés,
— à la Cour des comptes.
Les actes par lesquels il est mis fin aux délégations accordées sont
notifiés dans les mêmes conditions.
Article 8
Dans tous les cas, l'acte de délégation précise les limites dans
lesquelles les délégataires sont autorisés à procéder à l'établissementdes propositions de constatations de créances et des ordres de recouvre-
ment, des propositions d'engagement de dépenses et des ordres de
paiement, les numéros d'article et de poste visés par la délégation et,le cas échéant, la durée de la délégation.
Article 9
En conformité avec les dispositions du règlement financier et du
présent règlement, chaque institution arrête les mesures de gestion descrédits qui lui paraissent nécessaires pour la bonne exécution de sasection du budget.
Chaque institution établit un document rassemblant les dispositions
internes adoptées à cette fin. Ce document comporte les règles essen-tielles concernant la répartition des compétences des ordonnateurs etdes gestionnaires en matière d'exécution de l'état de dépenses et de
l'état de recettes relevant de la section de chaque institution.
La documentation visée au deuxième alinéa ainsi que toutes autres
instructions internes de portée générale arrêtées en matière d'exécutionbudgétaire et comptable sont adressées à tous les services intervenant
dans la gestion budgétaire ainsi qu'à la Cour des comptes.
Article 9 bis
Le délégant et le délégataire doivent déclarer, par écrit, à leur supérieur
hiérarchique, avant de procéder à tout acte d'exécution du budget, laconfusion ou conflit éventuel d'intérêts qui serait susceptibled'influencer l'exercice impartial et objectif de leurs fonctions. Cette1993R3418 — FR — 01.01.2002 — 007.001 — 5
▼B
▼M6
▼M6
confusion ou conflit d'intérêts peut résulter notamment de raisons fami-
liales, affectives, d'affinité politique, nationale, d'intérêt économique oude toute autre communauté d'esprit avec le bénéficiaire. Le supérieur
hiérarchique du délégant ou du délégataire confirme par écrit s'il existe
ou non confusion ou conflit d'intérêt. Dans l'affirmative, l'acte ne peutpas être accompli par ce délégant ou ce délégataire.
À défaut d'avoir déclaré l'existence de cette confusion ou conflit
d'intérêts, le déléguant ou le délégataire engage sa responsabilité pécu-niaire et disciplinaire dans les conditions prévues par les articles 73 à
77 du règlement financier. Ils engagent les mêmes responsabilités lors-
qu'ils accomplissent un acte d'exécution du budget alors que leurssupérieurs hiérarchiques ont confirmé l'existence d'une confusion ouconflit d'intérêts.
Article 9 ter
Afin d'assurer la transparence des opérations effectuées dans le cadre
de la sous-traitance, il est procédé à une ventilation séparée des coûtset des frais inhérents à la gestion ainsi qu'à une identification des
intérêts et autres produits perçus sur les fonds tenus par le cocontrac-
tant au nom de la Commission.
Les contrats conclus doivent comprendre les dispositions appropriées,
notamment celles relatives au traitement des intérêts et autres produits,celles en matière de tenue des comptes et celles permettant le recouvre-ment de montants qui s'avèrent indûment versés.
Les règles de gestion des fonds mis à la disposition des sous-traitants,
notamment en vue de paiements aux bénéficiaires de programmes ou,
actions communautaires, ainsi que les règles déontologiques relatives,entre autres, aux incompatibilités, aux confusions d'intérêts et à laconfidentialité sont déterminées dans les contrats que l'institutionconclut avec les sous-traitants.
TITRE III
GESTION PAR SYSTÈMES INFORMATIQUESINTÉGRÉS
(Article 23 du règlement financier)
Article 10
1. On entend par ►M6«systèmes informatiques intégrés» ◄,a u
sens de l'article 23 du règlement financier, des programmes informati-
ques de gestion et de comptabilité faisant intervenir l'ordonnateur, le
contrôleur financier et le comptable, et instaurés d'un commun accordentre ces services.
2. L'utilisation desdits systèmes est soumise aux règles suivantes:
a) le système doit assurer le contrôle de la disponibilité des crédits
pour l'opération proposée et refuser toute opération pour laquelleles crédits ne sont pas disponibles;
b) le système doit assurer le traitement de chaque opération unique-
ment par les fonctionnaires habilités dans les services del'ordonnateur, du contrôleur financier et du comptable, en confor-mité avec les dispositions prises par chaque institution en
application de l'article 9;
c) le système doit garantir une séparation effective des fonctions
d'ordonnateur, de contrôleur financier et de comptable;
d) l'institution veille à ce que ses procédures internes et externes assu-
rent la sécurité des données et de l'exploitation du système;
e) l'institution veille à ce que la sécurité physique du système soit
assurée;
f) sans préjudice des dispositions des articles 84, 87 et 89 du règle-
ment financier, chaque institution peut décider, lorsquel'ordonnateur, le contrôleur financier et le comptable jugent d'uncommun accord que le système offre les garanties suffisantes aux1993R3418 — FR — 01.01.2002 — 007.001 — 6
▼B
▼B
exigences de sécurité, de remplacer par le support informatique les
formulaires antérieurement utilisés sous forme de documents papier,à savoir, les propositions d'engagement, ►
M6les ordres de paie-
ment, les prévisions de créance et les ordres de recouvrement. Ceci
vaut également pour le remplacement des pièces justificatives origi-nales par les systèmes de gestion électronique de documents. ◄
3. Lorsque la gestion est assurée par des systèmes informatiques
conformes aux paragraphes 1 et 2, les vérifications effectuées par lecomptable en vue de valider les opérations de paiement peuvent êtrecomplétées par des vérifications régulières de ces systèmes quipeuvent, si besoin est, être effectuées sur place.
TITRE IV
RÈGLES APPLICABLES AU COMPTABLE, AUX COMPTABLES
SUBORDONNÉSET AUX RÉGISSEURSD'AVANCES
(Articles 25 et 75 du règlement financier)
Section première
Dispositions générales
Article 11
Chaque institution nomme, par décision motivée, un comptable chargé:
— d'une part, du recouvrement des créances, de l'encaissement des
recettes et du paiement des dépenses ainsi que de la gestion de latrésorerie
et
— d'autre part, de la tenue de la comptabilité ainsi que de la prépara-
tion des états financiers, conformément aux articles 69 à 72 et 78 à81 du règlement financier.
Article 12
L'institution peut nommer, sur avis motivé du comptable, un ou
plusieurs comptables subordonnés. Ceux-ci sont placés sous la respon-
sabilité hiérarchique du comptable, qui définit les responsabilités queceux-ci assument.
Article 13
Le comptable est nommé par chaque institution parmi les fonction-
naires des catégories A ou B, ressortissants des États membres.
Les comptables subordonnés sont nommés par chaque institution parmi
les fonctionnaires des catégories A, B et, exceptionnellement, C,ressortissants des États membres.
Les régisseurs d'avances, désignés en vertu de l'article 83, sont choisis
parmi les fonctionnaires des catégories A, B ou C ou, en cas de néces-sité, parmi les «autres agents» d'un niveau correspondant à ces
catégories.
Article 14
Le comptable et les comptables subordonnés sont obligatoirement
choisis par l'institution, en raison de leur compétence particulière sanc-tionnée par des titres ou par une expérience professionnelleéquivalente.
Les régisseurs d'avances sont désignés en raison de leurs compétences
particulières, eu égard à l'importance de la régie qu'ils seront appelés àgérer, sanctionnées soit par des titres ou par une expérience équivalentesoit par une formation préalable appropriée.1993R3418 — FR — 01.01.2002 — 007.001 — 7
▼M6
▼B
▼M6
▼B
Article 15
Les fonctions remplies par le comptable et les comptables subordonnés
sont incompatibles avec celles des ordonnateurs, des régisseurs
d'avances et du contrôleur financier.
Les fonctions remplies par les régisseurs d'avances sont incompatibles
avec celles du contrôleur financier.
Article 16
Le comptable exerce ses responsabilités spécifiques, en conformité
avec les dispositions du règlement financier.
Le comptable est, en particulier, garant de l'objectivité dans la tenue
des comptes et dans la présentation des états financiers prévus aux arti-cles 69 à 72 et 78 à 81 du règlement financier.
L'institution met à la disposition du comptable le personnel et l'équipe-
ment qui sont nécessaires au bon accomplissement de ses fonctions.
Préalablement à l'exécution des dépenses, le comptable veille au
respect des formes prescrites par le règlement financier et le présent
règlement, s'assure de la validité de l'acquit libératoire et de l'absenced'erreur matérielle.
Il suspend l'exécution des paiements et énonce tous les motifs de cette
suspension chaque fois que les contrôles effectués font apparaître le
non-respect d'une des dispositions mentionnées aux quatre alinéas
précédents.
Les paiements effectués sans respecter les prescriptions de l'article 51
troisième alinéa du règlement financier engagent la responsabilité disci-plinaire et, éventuellement, pécuniaire des comptables, des comptablessubordonnés et des régisseurs d'avances dans les conditions prévues
aux articles 22 et 86 à 89 du statut des fonctionnaires des Commu-
nautés européennes et du régime applicable aux autres agents desCommunautés européennes, ci-après dénommés «le statut».
Article 17
Le comptable est obligatoirement consulté, lors de l'élaboration de
l'avant-projet de budget, sur tout problème éventuel de présentation
budgétaire susceptible d'avoir une incidence sur les conditions d'exécu-
tion comptable du budget.
Section II
Exercice dela fonctionrelative àlatenue dela comptabilité et àla
préparation des états financiers
Article 18
1. En application de la disposition de l'article 25 quatrième alinéa du
règlement financier, le comptable prépare les états périodiques, le
compte de gestion et le bilan financier de l'institution dont il relève. À
cette fin, il assure la comptabilisation de toutes les opérations de l'exer-cice et procède aux opérations de clôture.
2. Les états financiers sont soumis, en vertu des articles 79 et 81 du
règlement financier, au contrôleur financier, puis arrêtés définitivement
par l'institution.
3. En cas de cessation des fonctions du comptable, une situation
comptable intérimaire est arrêtée à la date correspondant à la fin dumois au cours duquel la cessation est intervenue.
Cette situation est signée, pour acceptation, par le comptable cessant
ses fonctions et par le nouveau comptable.1993R3418 — FR — 01.01.2002 — 007.001 — 8
▼M6
Article 20
Le comptable de la Commission centralise toutes les données qui lui
sont nécessaires et prépare le compte de gestion et le bilan financier
consolidés des Communautés européennes, de manière à permettre àla Commission de les arrêter et de les transmettre au Parlement euro-péen, au Conseil et à la Cour des comptes, le 1
ermai au plus tard.
Article 21
La Commission, après que son propre comptable a consulté les compta-
bles des autres institutions:
— arrête les méthodes comptables communes à toutes les institutions,
— arrête et met à jour la structure du plan comptable des institutions,— harmonise la présentation des bilans financiers.
Elle justifie et explique dans les notes annexées au bilan financier tout
changement de méthode comptable.
Section III
Exercice de la fonction relative à la gestion de la trésorerie
Article 22
En application de l'article 25 premier alinéa du règlement financier, le
comptable, qui est responsable de l'encaissement des recettes et du
paiement des dépenses, est chargé de la gestion de la trésorerie corres-pondante.
L'institution ouvre ou fait ouvrir les comptes nécessaires auprès d'orga-
nismes financiers, après en avoir négocié les conditions de
fonctionnement, conformément aux principes de bonne gestion finan-cière. Les conditions de fonctionnement des comptes font l'objet d'unréexamen périodique et, en cas de nécessité, d'une renégociation; ellessont surveillées par le contrôleur financier.
Le comptable de la Commission est chargé, après consultation des
comptables des autres institutions, d'harmoniser les conditions de fonc-tionnement des comptes ouverts par les différentes institutions.
Article 23
Le comptable est chargé de gérer les liquidités de l'institution dont il
relève, d'ordonner les transferts entre comptes ouverts auprès d'orga-
nismes financiers et d'effectuer les opérations de conversion dedevises, en faisant en sorte qu'aucun solde de ces comptes ne soit débi-teur.
Les transferts entre comptes ouverts auprès des organismes financiers
doivent être effectués dans la limite des fonds disponibles.
Article 24
Le comptable de la Commission répartit les fonds disponibles auprès
des Trésors nationaux et des banques centrales des États membres entre
ces derniers, conformément à l'article 12 du ►
M6règlement (CEE,
Euratom) no1150/2000 ◄.
Article 25
Le comptable réconcilie régulièrement les comptes ouverts auprès
d'organismes financiers avec la comptabilité et contrôle la bonne appli-
cation des conditions de fonctionnement négociées.
Article 26
Le comptable approvisionne les régies d'avances et en assure le suivi
financier.1993R3418 — FR — 01.01.2002 — 007.001 — 9
▼B
▼M6
Section IV
Assurance
Article 28
Le comptable, les comptables subordonnés et les régisseurs d'avances
s'assurent, par l'intermédiaire de l'institution, contre les risques finan-ciers inhérents à leur charge.
Article 29
Les primes d'assurance sont payées directement à l'assureur par l'insti-
tution.
Article 30
Sans préjudice:
— des articles 86 à 89 du statut,
— de l'article 75 du règlement financier
et
— de ses droits de récupération à l'égard des tiers,
l'institution, en application du deuxième alinéa de ►
M6l'article
288◄du traité CEE, prend à sa charge les risques et les montants
des déficits non couverts par les assureurs, dans la mesure où les
sommes figurant au crédit du compte de garantie, au nom du fonction-
naire dont la responsabilité est engagée, ne suffisent pas à couvrir ledéficit.
Section V
Indemnité spéciale et compte de garantie
Article 31
Le montant de l'indemnité spéciale visée à l'article 75, paragraphe 4, du
règlement financier s'élève mensuellement à:
a)►
M7142◄euros pour le comptable;
b)►M796◄euros pour les comptables subordonnés;
c)►M748◄euros pour les régisseurs d'avances dont le montant de
la régie est au moins égal ou supérieur à 3 800 euros et dont la
durée de la régie est égale ou supérieure à trente jours consécutifs.
Cette indemnité est libellée en euros et le montant correspondant est
crédité en euros au compte de garantie prévu à l'article 32.
Article 32
Un compte de garantie est ouvert dans la comptabilité générale de l'ins-
titution au nom de chaque agent concerné. À la demande de chaque
institution intéressée, ce compte peut être centralisé auprès de lacomptabilité générale de la Commission. ►
M6Ce compte est crédité
périodiquement de l'indemnité mensuelle visée à l'article 31 et d'unintérêt annuel correspondant à la moyenne annuelle des cours mensuelsappliqués par la Banque centrale européenne à ses opérations princi-
pales de refinancement en euros. ◄
Il est débité du montant du déficit dont l'intéressé est déclaré respon-
sable par l'institution qui l'a nommé, pour autant que ce déficit n'aitpas été couvert par les remboursements des compagnies d'assurances.1993R3418 — FR — 01.01.2002 — 007.001 — 10
▼B
▼M6
▼B
▼B
Article 33
1. Le solde créditeur du compte de garantie est versé à l'intéressé ou
à ses ayants droit, après cessation de ses fonctions de comptable ou decomptable subordonné, après décision des autorités définies à l'article22 du règlement financier et obtention du quitus visé à l'article 77 durèglement financier, après avis favorable du comptable, sauf en ce quile concerne, et du contrôleur financier.
2. En ce qui concerne les régisseurs d'avances, le solde créditeur du
compte de garantie est versé aux intéressés ou à leurs ayants droit,après cessation de leurs fonctions, après accord et vérification ducomptable et de l'ordonnateur concerné, et après avis favorable du
contrôleur financier.
3. Les versements visés aux paragraphes 1 et 2 sont effectués exclu-
sivement sur instruction écrite du chef de la direction générale ou del'unité administrative à laquelle est affecté le comptable.
TITRE V
RÈGLES APPLICABLES AU CONTRÔLEUR FINANCIER, AUX
CONTRÔLEURS FINANCIERS SUBORDONNÉS ET À L'AUDITEUR
INTERNE
(articles 24 et 24 bisdu règlement financier)
Article 34
Chaque institution nomme, par décision motivée, un contrôleur finan-
cier, fonctionnaire chargé du contrôle de l'engagement et de
l'ordonnancement de toutes les dépenses ainsi que du contrôle de toutes
les recettes imputables au budget des Communautés, dont l'institutionest l'ordonnateur.
Article 35
L'institution peut nommer un ou plusieurs contrôleurs financiers subor-
donnés. Ceux-ci sont placés sous la responsabilité hiérarchique ducontrôleur financier qui détermine les délégations qu'il leur donne. Ilsportent, dans le cadre de ces délégations, la responsabilité des visasqu'ils délivrent.
Article 36
Le contrôleur financier et les contrôleurs financiers subordonnés sont
obligatoirement choisis par l'institution, en raison de leur compétence
particulière, parmi les ressortissants des États membres.
Article 37
L'institution met à la disposition du contrôleur financier le personnel et
l'équipement nécessaires au bon accomplissement de sa fonction de
contrôle.
Article 38
Toutes les décisions relatives aux délégations et subdélégations accor-
dées par le contrôleur financier ou par les contrôleurs financiers
subordonnés obéissent aux dispositions des articles 6, 7 et 8.
Article 39
Dans l'exercice de ses fonctions de contrôle, le contrôleur financier
jouit d'une complète indépendance et n'est responsable que devant l'ins-titution. Il ne peut recevoir aucune instruction ni se voir opposeraucune limite en ce qui concerne l'exercice des fonctions qui, par sanomination, lui sont assignées en vertu des dispositions du règlementfinancier.1993R3418 — FR — 01.01.2002 — 007.001 — 11
▼M6
▼B
▼B
Ces dispositions s'appliquent également aux contrôleurs financiers
subordonnés, dans les limites de la délégation reçue de leur supérieurhiérarchique, le contrôleur financier.
Article 40
Le contrôleur financier peut faire, en tout temps et sur tout sujet ayant
des implications financières, des rapports à l'institution, notamment en
ce qui concerne l'application des dispositions de l'article 2 du règlementfinancier.
L'institution transmet ces rapports au Parlement européen et à la Cour
des comptes, à leur demande, sauf si elle les juge confidentiels.
Article 41
Le contrôleur financier et les contrôleurs financiers subordonnés ont
accès à toutes les pièces justificatives et à tous autres documents rela-tifs aux dépenses et recettes à contrôler. Ils peuvent effectuer descontrôles sur place.
Article 42
La responsabilité disciplinaire et, éventuellement, pécuniaire, au sens
de l'article 74 du règlement financier, du contrôleur financier et des
contrôleurs financiers subordonnés, ne peut être mise en cause que par
l'institution elle-même, dans les conditions mentionnées aux deuxièmeà cinquième alinéas.
L'institution prend une décision motivée portant ouverture d'une
enquête. Cette décision est signifiée à l'intéressé et, s'il s'agit d'un
contrôleur financier subordonné, au contrôleur financier. L'institutionpeut charger de l'enquête, sous sa responsabilité directe, un ou plusieursfonctionnaires de grade égal ou supérieur à celui de l'agent concerné etn'exerçant pas les fonctions de contrôleur financier, d'ordonnateur ou de
comptable. Au cours de cette enquête, l'intéressé et, s'il s'agit d'un
contrôleur financier subordonné, le contrôleur financier sont obligatoi-rement entendus.
Le rapport d'enquête est communiqué à l'intéressé et, s'il s'agit d'un
contrôleur financier subordonné, au contrôleur financier. L'intéressé
est ensuite entendu par l'institution au sujet de ce rapport.
Sur la base du rapport et de l'audition, l'institution prend, soit une déci-
sion motivée de décharge vis-à-vis de l'intéressé, soit une décision
motivée prise conformément aux dispositions des articles 22 et 86 à89 du statut. Les décisions portant sanctions disciplinaires et/ou pécu-niaires sont notifiées à l'intéressé et communiquées, pour information,aux autres institutions, à la Cour des comptes et, s'il s'agit d'uncontrôleur financier subordonné, au contrôleur financier.
Ces décisions peuvent faire l'objet d'un recours de l'intéressé devant la
Cour de justice, dans les conditions prévues au statut.
Article 43
Sans préjudice des voies de recours ouvertes par le statut, il est ouvert
au contrôleur financier et aux contrôleurs financiers subordonnés unrecours devant la Cour de justice pour tout acte relatif à l'exercice de
leur fonction de contrôle. Ce recours doit être formé dans un délai de
trois mois, à compter du jour de la notification de l'acte en cause.
Les dispositions visées au premier alinéa s'appliquent au recours formé
par l'institution contre son contrôleur financier ou ses contrôleurs finan-
ciers subordonnés.
Le recours est instruit et jugé dans les conditions prévues à l'article 91
paragraphe 5 du statut.1993R3418 — FR — 01.01.2002 — 007.001 — 12
▼M6
Article 43 bis
La fonction d'audit interne est exercée en conformité avec les normes
internationales pertinentes. L'activité d'audit interne porte sur l'effica-cité et l'efficience des systèmes de gestion et de contrôle. Les rapportsd'audit sont transmis aux services audités et aux instances désignées par
chaque institution pour s'assurer du suivi des recommandations par ses
services.
Article 43 ter
L'auditeur interne est choisi en raison de sa compétence particulière,
parmi les ressortissants des États membres.
TITRE VI
RECOUVREMENTDES CRÉANCES
(Articles 28 et 29 du règlement financier)
Article 44
►M6En application des dispositions de l'article 28, paragraphe 1, du
règlement financier, pour toute mesure ou situation de nature à engen-drer ou à modifier une créance des Communautés, l'ordonnateurcompétent établit une prévision de créance. ◄Lorsque l'acte ou la
décision, générateur d'une créance future, ne permet pas encore de
déterminer le montant ou l'échéance de cette créance, la prévision decréance est néanmoins établie: elle indique, dans la mesure du possible,le montant estimé et l'échéance prévisible.
La prévision est transmise au contrôleur financier pour visa et au
comptable pour l'enregistrement pour mémoire de la créance.
Article 45
1. En application des dispositions de l'article 28 paragraphe 2 du
règlement financier, toute créance constatée donne lieu à l'établisse-
ment par l'ordonnateur compétent d'un ordre de recouvrement, sans
délai.
Cet ordre est soumis pour visa au contrôleur financier et est transmis
au comptable pour enregistrement. Il comporte notamment la date
d'échéance.
2. Le comptable procède au recouvrement ►
M6 ◄.
3. Le recouvrement effectif donne lieu à l'établissement par le
comptable d'un titre de recette qui fait l'objet d'un enregistrement dans
les comptes. L'ordonnateur et le contrôleur financier sont informés du
recouvrement par les soins du comptable.
4. Au cas où une créance n'est pas recouvrée à l'échéance du délai
prévu pour le paiement, le comptable fait diligence pour entamer la
procédure de recouvrement, le cas échéant, par toute voie de droit.
5. Une créance dont le recouvrement est prévu par tranches succes-
sives, s'étalant soit au cours d'un seul exercice, soit sur plusieurs
exercices budgétaires, est enregistrée dans les comptes en totalité etdès qu'elle est constatée, au moyen d'un ordre de recouvrement.
Article 46
Les constatations ►
M6prévisionnelles ◄, au sens de l'article 28 du
règlement financier, sont limitées strictement aux recettes courantes.
Les recouvrements individuels, couverts par de telles constatations
►M6prévisionnelles ◄, ne doivent donc pas être soumis individuel-
lement au visa du contrôleur financier.
Avant la clôture de l'exercice, l'ordonnateur est tenu de soumettre au
visa du contrôleur financier les modifications aux constatations1993R3418 — FR — 01.01.2002 — 007.001 — 13
▼B
▼B
►M6prévisionnelles ◄pour que celles-ci soient égales aux créances
réellement constatées.
Article 47
Conformément aux dispositions de l'article 45 paragraphe 3, tout
encaissement doit faire l'objet d'une notification, dans les délais les
meilleurs, à l'ordonnateur et au contrôleur financier. Lorsque cet
encaissement ne résulte pas d'un ordre de recouvrement établi confor-mément à l'article 45, le montant correspondant est immédiatementenregistré au crédit d'un compte d'attente dans la comptabilité généraleet l'ordonnateur compétent est invité à engager la procédure de consta-
tation de créance et à émettre l'ordre de recouvrement manquant, en
vue de l'imputation au budget. S'il se révèle que ce compte d'attente aété crédité d'une somme indûment perçue, cette somme est rembourséedans les meilleurs délais.
Article 48
Les prévisions et les ordres de recouvrement font l'objet d'une compta-
bilisation séparée, en suivant une numérotation chronologique,permettant, pour toutes les créances de l'institution, de constater notam-
ment:
— les mesures de nature à engendrer une créance qui ont été prises,
— les montants des créances à recouvrer,— la date d'échéance de ces créances,
— les créances recouvrées,
— les créances, restant à recouvrer, appuyées des diligences effectuées
pour en poursuivre le recouvrement.
Article 49
La comptabilité doit être organisée de façon à garantir que le
contrôleur financier soit en mesure de vérifier, à tout moment, l'exacti-tude de l'enregistrement des ►
M6prévisions ◄de créances et des
ordres de recouvrement, et de s'acquitter des tâches qui lui sont impo-
sées à l'article 29 paragraphe 3 du règlement financier.
Article 50
En vertu de l'article 29 paragraphe 2 du règlement financier, toute
proposition de l'ordonnateur de renoncer à recouvrer une créance cons-tatée précise notamment le débiteur, la nature, l'évaluation, l'imputationbudgétaire de la recette, les diligences déployées pour le recouvrement,ainsi que les motifs de l'annulation proposée.
Si l'autorité supérieure de l'institution a passé outre à un refus de visa
du contrôleur financier, la décision est transmise à l'ordonnateur quirenvoie la proposition de renonciation, accompagnée de cette décision,au contrôleur financier. La proposition de renonciation, accompagnée
de la décision de passer outre, est enregistrée conformément aux dispo-
sitions de l'article 28 paragraphe 2 premier alinéa du règlementfinancier.
TITRE VII
ENGAGEMENT DES DÉPENSES
(Article 36 du règlement financier)
Article 51
Avant de prendre une mesure de nature à provoquer une dépense,
l'ordonnateur compétent doit saisir le contrôleur financier d'une propo-sition d'engagement. Au préalable, l'ordonnateur doit s'assurer que cette
mesure est conforme aux principes de bonne gestion financière, et
notamment d'économie et de rapport coût/efficacité, prévus à l'article2 du règlement financier. En principe, cette proposition est établiesuivant un formulaire à arrêter d'un commun accord par l'ordonnateur,le comptable et le contrôleur financier. Cette proposition d'engagement1993R3418 — FR — 01.01.2002 — 007.001 — 14
▼B
doit comporter les mentions prévues à l'article 37 du règlement finan-
cier.
Article 52
Les décisions de principe de l'institution comportant une obligation de
dépenses envers des tiers valent engagement des dépenses.
Article 53
Si une dépense doit faire l'objet d'une décision de principe de l'institu-
tion, le projet de cette décision ne peut être adopté par l'institution que
si ce projet a préalablement recueilli l'accord du contrôleur financier.Cet accord n'est délivré par le contrôleur financier que si le projetrépond aux exigences de bonne gestion financière. L'ordonnateursoumet au contrôleur financier, avec le projet de décision de principe,
une proposition d'engagement relative à la décision de principe.
Dès que l'institution a approuvé le projet de décision, la proposition
d'engagement global correspondante, accompagnée le cas échéant duprojet d'engagement juridique, est soumise au visa du contrôleur finan-cier.
Lorsque l'institution n'approuve pas le projet de décision ou réduit le
montant des dépenses proposé, la proposition d'engagement est modi-
fiée ou annulée et, le cas échéant, remplacée par une proposition
d'engagement correspondante qui est soumise au visa préalable ducontrôleur financier.
L'ordonnateur conclut les engagements juridiques individuels dans les
délais prévus par l'article 36, paragraphe 2, du règlement financier.Chaque engagement juridique individuel est soumis, préalablement àsa signature, au visa du contrôleur financier, conformément aux dispo-
sitions de l'article 37, deuxième alinéa, du règlement financier. Il fait
l'objet, préalablement à sa signature, d'un enregistrement dans lacomptabilité par l'ordonnateur, en imputation de l'engagement budgé-taire global.
À la date limite d'exécution de l'engagement global, l'ordonnateur
procède sans délai et au plus tard dans les trois mois au dégagement
de la différence entre le montant de l'engagement visé au deuxième
alinéa et la somme des montants enregistrés dans la comptabilitécentrale, conformément au quatrième alinéa.
Article 54
Les engagements provisionnels, au sens de l'article 36 paragraphe 1 du
règlement financier, sont limités strictement aux dépenses courantes.Les engagements individuels couverts par de tels engagements provi-
sionnels ne doivent pas être soumis individuellement au visa du
contrôleur financier.
Dans les cas d'engagements provisionnels, l'ordonnateur est tenu de
vérifier, sous sa responsabilité, que les engagements individuels nedépassent pas l'engagement provisionnel qui les couvre.
Ces engagements provisionnels ne peuvent donner lieu à des reports de
crédits de droit dans les conditions prévues à l'article 7 du règlement
financier que dans la mesure où ils correspondent, à la fin de l'exercice,
à des obligations financières effectivement contractées avant les dateslimites fixées par le règlement financier.
Sont considérées comme dépenses courantes les dépenses administra-
tives à caractère répétitif au cours du même exercice budgétaire, tellesque:
— les dépenses de personnel (traitements et indemnités diverses, frais
de recrutement, etc.),
— les frais de missions,
— les frais de représentation,1993R3418 — FR — 01.01.2002 — 007.001 — 15
▼M6
▼B
▼B
— les frais de réunions,
— les interprètes ►M6ou traducteurs ◄freelance,
— les échanges de fonctionnaires,
— les loyers,
— les assurances diverses,— le nettoyage et l'entretien,
— les locations,
— les télécommunications,
— l'eau, le gaz et l'électricité,
— les publications périodiques (bulletins mensuels, etc.),
— les abonnements.
Article 55
Si, pour certaines mesures de nature à provoquer une dépense, la
dépense ne peut pas encore être chiffrée d'une façon exacte au momentoù la proposition d'engagement y relative est présentée au contrôleur
financier et communiquée au comptable, l'ordonnateur doit faire une
évaluation de la dépense présumée et préciser, dans sa propositiond'engagement, les éléments sur lesquels cette évaluation est basée.
Article 56
Toutes les propositions d'engagement doivent être soumises au
contrôleur financier suffisamment tôt pour lui permettre de prendreposition et de formuler les observations éventuelles qu'il juge appro-
priées afin qu'il puisse en être tenu compte.
Article 57
Les propositions d'engagement de dépenses doivent être accompagnées,
sans préjudice de la mise en œuvre des dispositions de l'article 23 durèglement financier, de toutes pièces justificatives et, le cas échéant,de tous autres documents et informations nécessaires pour permettre
au contrôleur financier de procéder aux constatations requises à l'article
38 paragraphe 1 du règlement financier.
TITRE VIII
ENREGISTREMENT DES PROPOSITIONS D'ENGAGEMENT DE
DÉPENSES APRÈS VISA DU CONTRÔLEUR FINANCIER
(Article 37 du règlement financier)
Article 58
L'enregistrement des propositions d'engagement est effectué par la
comptabilité de l'institution. Il doit permettre de constater, à toutmoment, quels sont, au titre de l'exercice, par poste budgétaire:
1) les crédits disponibles;
2) les montants des engagements contractés;3) les paiements y relatifs exécutés;4) le solde des engagements restant à payer.
L'enregistrement doit également permettre de constater à tout moment
quels sont:
1) le montant de l'engagement initial, éventuellement augmenté des
engagements complémentaires;
2) les paiements y relatifs exécutés au titre d'exercices antérieurs;3) le montant de l'engagement restant à payer au début de l'exercice;4) les paiements de l'exercice;5) le solde restant à payer.1993R3418 — FR — 01.01.2002 — 007.001 — 16
▼B
De même, doit être enregistré le montant des engagements provision-
nels globaux, au titre des dispositions de l'article 99 du règlementfinancier.
Article 59
La comptabilité doit être organisée de manière à garantir que le
contrôleur financier soit en mesure de vérifier l'exactitude de l'enregis-trement des engagements et des paiements.
TITRE IX
VISADES PROPOSITIONS D'ENGAGEMENT DE DÉPENSES
(Article 38 du règlement financier)
Article 60
Sous réserve des dispositions des articles 10 et 61, le visa est matéria-
lisé sur la proposition d'engagement par la signature du contrôleurfinancier — ou d'un contrôleur financier subordonné ou d'un agentayant reçu délégation ou subdélégation prévue à l'article 38 —, l'appo-
sition d'un cachet et l'indication de la date.
Article 61
En cas d'urgence, le visa peut être délivré par note, télex ou tout autre
moyen démontrant sans équivoque que la proposition d'engagement encause a été visée.
Article 62
Si, en application de l'article 39 du règlement financier, l'autorité supé-
rieure de l'institution a passé outre à un refus de visa du contrôleurfinancier, la décision est transmise à l'ordonnateur qui renvoie la propo-sition d'engagement, accompagnée de cette décision, au contrôleur
financier. La proposition d'engagement, accompagnée de la décision
de passer outre, est enregistrée conformément aux dispositions del'article 37 du règlement financier.
Article 63
Les articles 60, 61 et 62 sont applicables aux propositions d'engage-
ments provisionnels globaux au sens de l'article 99 du règlementfinancier.
Article 64
Si le contrôleur financier juge insuffisantes ou incomplètes les pièces
justificatives prévues à l'article 28 paragraphe 2 et aux articles 37, 41
et 45 du règlement financier et précisées aux articles 65 à 73 du présentrèglement, il diffère son visa et renvoie la proposition à l'ordonnateur,en précisant la nature des justifications demandées.
TITRE X
PIÈCES JUSTIFICATIVES
(Article 28 paragraphe 2 et articles 37, 41 et 45 du règlement financier)
Section première
Recouvrement des créances
Article 65
Sont considérés comme pièces justificatives, appuyant les ordres de
recouvrement, la décision ou l'acte générateur de la créance,accompagné de tous documents permettant de vérifier la nature de la1993R3418 — FR — 01.01.2002 — 007.001 — 17
▼B
créance, le calcul du montant, l'échéance, l'identité du débiteur, tels
que:
a) en ce qui concerne les ressources propres(1):
— pour les droits de douane, les prélèvements agricoles et les coti-
sations «sucre»: les relevés de la comptabilité des États
membres, conformément aux règlements d'application(2);
— pour les ressources de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et du
produit national brut (PNB): le budget de l'exercice (exercice«n») qui en détermine le montant, ainsi que, pour les soldesrespectifs (exercice «n+1» et suivants), les différents relevés,documents récapitulatifs et extraits des comptes prévus par les
règlements d'application (
2);
b) en ce qui concerne les autres recettes diverses: l'acte de base, la
décision, le contrat ou l'accord générateur de la créance ainsi que
les pièces faisant état de tous les éléments de calcul.
Section II
Engagement des dépenses
Article 66
En ce qui concerne les propositions d'engagement des dépenses, sont
considérés comme pièces justificatives les projets d'actes engageantl'institution, tels que:
a) dans les domaines d'exécution des dépenses par voie contractuelle:
le projet de convention, de contrat, le bon de commande, ou autres
pièces similaires, éventuellement accompagnés, pour les marchés,des offres reçues, de la justification de l'entente directe et, s'il y alieu, de l'avis de la commission consultative des achats et desmarchés, ci-après dénommée «CCAM»;
b) dans les domaines d'attribution d'aides de façon autonome:
— pour l'octroi d'un soutien financier au titre des différents fonds
ou d'actions analogues: les documents prévus, le cas échéant,dans les règlements de base correspondants ainsi que les projetsde décisions d'octroi,
— pour les subventions en général:
— la demande du bénéficiaire accompagnée, le cas échéant,
d'un rapport d'exécution sur les subventions accordées anté-rieurement,
— la justification du montant octroyé,— le projet de la lettre de convention ou d'autres pièces simi-
laires,
— le budget prévisionnel pour l'action au titre de laquelle la
subvention est demandée ou tout document en tenant lieu.
Section III
Liquidation et paiement des dépenses
Article 67
En ce qui concerne les fournitures en général, est notamment consi-
dérée comme pièce justificative valable la facture établie par lefournisseur, accompagnée, le cas échéant, d'un exemplaire de l'actedont résulte l'obligation de la Communauté (par exemple, le bon decommande ou le contrat).1993R3418 — FR — 01.01.2002 — 007.001 — 18
(1) Décision 88/376/CEE, Euratom du Conseil (JO noL 185 du 15. 7. 1988, p.
24).
(2) — Règlement (CEE, Euratom) no1552/89.
— Règlement (CEE, Euratom) no1553/89 du Conseil (JO noL 155 du 7. 6.
1989, p. 9).
▼B
Dans tous les cas, le document établi par le fournisseur doit indiquer:
— la nature et la quantité des fournitures ou, éventuellement, la
description des services rendus s'y rapportant,
— le prix unitaire et le prix total,— la mention de l'exemption de taxes et impôts; le cas échéant, le
montant des taxes, impôts et droits de douane afférents à la fourni-ture et inclus dans le prix.
Sur ce document ou sur un document annexe, doivent figurer les
mentions apposées par l'ordonnateur ou l'agent habilité par lui, consta-tant:
— la bonne et due réception de la fourniture ainsi que la date et le lieu
de celle-ci,
— la prise en charge à l'inventaire, chaque fois que l'inscription de la
fourniture à l'inventaire est exigée,
— la vérification de tous les éléments de la facture,
— l'avis de la CCAM, si cet avis est requis.
Article 68
En ce qui concerne les prestations de services, est notamment consi-
dérée comme pièce justificative la facture (ou mémoire) établie par leprestataire, accompagnée, le cas échéant, du contrat.
Cette facture (ou mémoire) doit:
— mentionner la nature de la prestation, éventuellement son prix
unitaire, son prix total, la mention de l'exemption de taxes et impôtsou, dans la mesure du possible, le montant des taxes et impôts affé-rents à la prestation et inclus dans le prix,
— comporter l'attestation «bon à payer», signée par l'ordonnateur ou
l'agent habilité par lui, certifiant la bonne exécution du service etla vérification de tous les éléments de la facture (ou mémoire).
Article 69
1. En ce qui concerne les contrats d'études et de recherches, sont
considérés comme pièces justificatives:
a) un exemplaire du contrat et des avenants éventuels, à joindre au
premier mandat de paiement;
b) tout document qui, suivant les dipositions d'ordre financier figurant
dans les contrats, justifie les paiements correspondants (demande ducontractant, factures, libellés des comités gestionnaires en cas de
contrats d'association et tout autre document justifiant les dépenses).
Le dernier paiement doit être accompagné d'un document compor-tant l'attestation du «service fait» établie par l'ordonnateur.
2. En ce qui concerne les décisions d'octroi d'un soutien financier au
titre des différents fonds ou d'actions analogues, sont considéréscomme pièces justificatives:
a) un exemplaire de la décision à joindre au premier mandat de paie-
ment;
b) tout document qui, suivant les dispositions d'ordre financier figurant
dans les règlements de base ainsi que dans les décisions d'octroi dusoutien financier, justifie les paiements correspondants (demande de
paiement, attestation du début des travaux, rapports d'avancement et
autres). Le dernier paiement doit être accompagné d'un documentcomportant l'attestation de l'achèvement du programme ou du projetainsi que l'état des dépenses réellement effectuées au titre duditprogramme ou projet.
3. En ce qui concerne les subventions visées à l'article 66 point b)
deuxième tiret, sont considérés comme pièces justificatives:
a) un exemplaire de la décision octroyant la subvention;
b) la confirmation par le bénéficiaire de l'acceptation des contrôles
communautaires visés à l'article 87 du règlement financier, ainsi1993R3418 — FR — 01.01.2002 — 007.001 — 19
▼B
que, dans le cas où l'importance de la subvention le justifierait, la
remise d'un rapport sur l'exécution du projet et l'utilisation des fondsreçus.
Article 70
En ce qui concerne les dépenses de personnel, sont considérés comme
pièces justificatives:
a) pour le traitement mensuel:
— la liste complète du personnel, précisant tous les éléments de la
rémunération. Cette liste est jointe à l'ordre de paiement,
— un formulaire (fiche personnelle) qui fait apparaître, chaque fois
qu'il y a lieu, toute modification d'un élément quelconque de la
rémunération. Ce formulaire est établi à partir des décisionsprises dans chaque cas particulier,
— s'il s'agit de recrutements ou de nominations, une copie certifiée
conforme de la décision de recrutement ou de nomination
accompagne la liquidation du premier traitement;
b) pour les autres rémunérations (personnels rémunéré à l'heure ou à la
journée):
— un état dressé par l'ordonnateur indiquant les jours et les heures
de présence;
c) pour les heures supplémentaires:
— un état, signé par le fonctionnaire habilité, certifiant les presta-
tions supplémentaires effectuées par l'agent;
d) pour les frais de mission:
— l'ordre de mission dûment signé par l'autorité compétente,
— le «décompte de frais de mission» indiquant notamment le lieu
de la mission, la date et l'heure des départs et arrivées au lieude la mission, les frais de transport, les frais de séjour, les autresfrais dûment autorisés, sur production de pièces justificatives; cedécompte est signé par le chargé de mission et par l'autorité
hiérarchique qui a reçu délégation;
e) pour les autres dépenses de personnel:
— les pièces justificatives qui font référence à la décision sur
laquelle se base la dépense et qui font état de tous les éléments
de calcul.
Article 71
Pour tout engagement dont l'exécution donne lieu à des paiements frac-
tionnés, une copie certifiée conforme du contrat ou de la décisiond'octroi du soutien financier est jointe au premier ordre de paiement.Sur les autres ordres de paiement, il est fait référence à ce documentet au(x) paiement(s) précédent(s).
Lors de l'établissement du dernier ordre de paiement, l'ordonnateur est
tenu d'attester la fin de l'action dont il s'agit, afin que les conséquencessur le plan comptable en soient tirées, impliquant, le cas échéant,l'annulation de l'engagement contracté et non exécuté.
Lorsque, en vertu de l'article 1
erparagraphe 7 du règlement financier,
une date limite a été fixée, la comptabilité permet d'identifier etd'extraire les engagements non définitivement exécutés un mois avantla date en question. Les ordonnateurs sont alors tenus de préparer la
proposition d'annulation de l'engagement non exécuté ou, si les condi-
tions de l'article 1
erparagraphe 7 sont réunies, de présenter une
proposition modifiant l'engagement initial accompagnée des justifica-tions appropriées.
Article 72
Lorsque plusieurs paiements sont appuyés d'une seule pièce justifica-
tive, tous les ordres de paiement comportent une référence à la pièceoriginale et au numéro de l'ordre de paiement auquel elle est jointe.1993R3418 — FR — 01.01.2002 — 007.001 — 20
▼B
Article 73
Hormis les cas prévus aux articles 65 à 72, lorsqu'une pièce justifica-
tive originale ne peut être présentée, une copie certifiée conforme peut
lui être substituée par l'ordonnateur qui est tenu d'exposer les motifspour lesquels l'original n'a pu être présenté et de certifier que le paie-ment n'a pas eu lieu.
TITRE XI
OCTROI D'AVANCES
(Article 46 du règlement financier)
Article 74
En dehors des avances prévues par le statut ou par une disposition
réglementaire, l'ordonnateur peut octroyer des avances destinées à faireface à des dépenses à effectuer par un fonctionnaire ou agent pour lecompte de son institution. Ces dépenses, qui relèvent généralementdes dépenses de personnel et de fonctionnement, peuvent être occasion-nées par une mission spécifique ou relatives à des dépenses probables
mais indéterminées dans leur nature ou leur montant.
Article 75
L'octroi de ces avances et la désignation du fonctionnaire ou agent font
l'objet, sur proposition de l'ordonnateur et après visa du contrôleurfinancier et avis favorable du comptable, d'une décision des autorités
visées à l'article 22 du règlement financier, qui précise le montant de
l'avance et la durée de son utilisation.
Tout versement d'avance, dans la mesure où la nature de la dépense est
suffisamment déterminée, doit avoir fait l'objet d'une propositiond'engagement.
Article 76
Le fonctionnaire ou agent désigné est responsable des fonds mis à sa
disposition et prend toutes les mesures utiles pour en garantir la conser-vation.
Dans les dix jours qui suivent la réalisation de l'objet pour lequel
l'avance a été consentie, il adresse au comptable un rapport détaillé
sur l'utilisation de l'avance et reverse le solde éventuel.
Dans un délai de six semaines à partir de la même date, l'ordonnateur
procède à la liquidation de l'avance afin de permettre la clôture ducompte d'attente qui avait été ouvert au moment de l'octroi.
TITRE XII
COMPTES BANCAIRESET COMPTES COURANTSPOSTAUX
(Article 53 du règlement financier)
Article 77
Pour effectuer les opérations financières, l'institution peut ouvrir des
comptes bancaires et/ou des comptes courants postaux dans les Étatsmembres et, éventuellement, dans des pays tiers.
Article 78
L'institution peut être également titulaire de comptes auprès de la
banque d'émission de chaque État membre ou de l'institution financière
agréée.
Article 79
L'institution fait communiquer à tous les organismes financiers auprès
desquels elle a ouvert des comptes, les noms et les spécimens dessignatures des agents désignés par elle et habilités à ouvrir des comptes1993R3418 — FR — 01.01.2002 — 007.001 — 21
▼B
et à disposer desdits comptes, ainsi que la limite éventuelle des prélè-
vements autorisés par chaque agent habilité.
Article 80
Pour disposer des comptes, les signatures conjointes de deux agents
dûment habilités, dont nécessairement celle du comptable, d'uncomptable subordonné ou d'un régisseur d'avances, sont requises.
En exécution de l'article 53 du règlement financier, l'institution désigne
les agents habilités à signer les chèques et virements postaux oubancaires.
Avant d'apposer leur signature, ces agents vérifient la concordance
entre les ordres de paiement et les chèques et virements postaux ou
bancaires.
Article 81
En règle générale, doivent s'effectuer soit par chèque, soit par virement
postaux ou bancaire, les paiements:
— des rémunérations mensuelles des fonctionnaires et autres agents,
— des dépenses relatives à des fournitures ou à des prestations supé-
rieures à ►
M6420 euros ◄.
Article 81 bis
1. Les paiements par voie de virement bancaire ou postal ne peuvent
être effectués par le comptable que si les coordonnées bancaires du
bénéficiaire du paiement ont été préalablement inscrites dans un fichier
géré de façon centralisée par chaque institution.
L'inscription au fichier des coordonnées bancaires du bénéficiaire ou la
modification de ces coordonnées s'effectue sur la base d'un document,sur support papier ou électronique, émis par la banque du bénéficiaireou, s'agissant de paiements destinés aux fonctionnaires et autres agents,émis par le bénéficiaire.
2. En vue d'un paiement par voie de virement bancaire ou postal, les
ordonnateurs ne peuvent engager leur institution à l'égard d'un tiers,
que si celui-ci leur fournit la documentation nécessaire à son inscrip-
tion au fichier.
Les ordonnateurs veillent à ce que les coordonnées bancaires commu-
niquées par le bénéficiaire restent valables pendant la duréecorrespondant à l'engagement de l'institution à son égard. Le caséchéant, l'ordonnateur devra mettre à jour ces coordonnées conformé-ment aux dispositions du deuxième alinéa du paragraphe 1.
TITRE XIII
RÉGIES D'AVANCES
(Article 54 du règlement financier)
Article 82
Il peut être créé des régies d'avances lorsque le paiement de certaines
dépenses, en raison de leur nature ou de leur urgence particulière, nepeut être effectué sur la base d'un ordre de paiement signé par l'ordon-
nateur et visé par le contrôleur financier. Par dérogation aux articles 40
et 51 du règlement financier, le régisseur d'avances est autorisé à effec-tuer la liquidation provisoire et le paiement des dépenses, sous réservede l'application ultérieure des articles 40, 41, 44, 45, 47 et 50 du règle-ment financier.
La création des régies d'avances, la modification ou l'aménagement
substantiel de leurs conditions de fonctionnement font l'objet d'une1993R3418 — FR — 01.01.2002 — 007.001 — 22
▼M6
▼B
▼M6
▼M6
décision du comptable sur proposition dûment motivée de l'ordonnateur
après avis favorable du contrôleur financier.
Article 83
La désignation d'un régisseur d'avances fait l'objet d'une décision du
comptable, sur proposition dûment motivée de l'ordonnateur.
Cette décision rappelle les responsabilités du régisseur d'avances.
Article 84
Les décisions visées aux articles 82 et 83 sont communiquées aux
ordonnateurs, au contrôleur financier, au comptable et à la Cour descomptes.
Article 85
1. La décision portant création d'une régie d'avances détermine
notamment:
a) l'objet et le montant maximal de l'avance pouvant être consentie;
b) l'ouverture, le cas échéant, d'un compte bancaire et/ou d'un compte
chèque postal au nom de l'institution concernée;
c) la nature et le montant maximal de chaque dépense pouvant être
payée sans autorisation préalable;
d) la périodicité et les modalités de production des pièces justificatives;
e) les modalités de reconstitution éventuelle de l'avance;
f) le délai dans lequel les opérations de la régie d'avances doivent être
régularisées.
2. Les paiements ne peuvent être effectués que sur la base et dans la
limite d'engagements préalables, signés par l'ordonnateur et visés par lecontrôleur financier.
Article 86
Conformément à l'article 54 deuxième alinéa du règlement financier,
seul le comptable peut alimenter les régies d'avances.
Toutefois, les recettes locales diverses, telles que, notamment, celles
résultant de:
— ventes de matériels,
— publications,
— remboursements divers,
— produits d'intérêts, etc.,
peuvent être prises en compte directement par les régies d'avances
correspondantes, leur régularisation intervenant conformément auxdispositions applicables du règlement financier et du présent règlement.
Les montants en question sont déduits par le comptable lors de la réali-
mentation ultérieure des mêmes régies d'avances.
Article 87
Chaque régisseur d'avances est responsable, vis-à-vis de l'ordonnateur,
de la mise en paiement des dettes à l'égard de tiers et, vis-à-vis du
comptable, de l'exécution des paiements.
Article 88
Le régisseur d'avances tient une comptabilité des fonds dont il dispose,
des dépenses effectuées et des recettes encaissées, selon les instructionsdu comptable.1993R3418 — FR — 01.01.2002 — 007.001 — 23
▼B
▼M6
▼B
▼B
Article 89
Le régisseur d'avances prend toutes les dispositions utiles pour garantir
les fonds mis à sa disposition.
Article 90
Sans préjudice du contrôle exercé par le contrôleur financier, le
comptable doit, dans la mesure du possible suivant une périodicité
rapprochée, procéder lui-même ou faire procéder par un comptablesubordonné, ou par un fonctionnaire spécialement mandaté à cet effet,en règle générale sur place, d'une manière inopinée, à la vérification del'existence des fonds confiés aux régisseurs d'avances et à la vérifica-tion de la tenue de la comptabilité.
Article 91
Le comptable et le contrôleur financier s'informent mutuellement du
résultat de leurs vérification et en adressent communication à l'ordon-nateur.
TITRE XIV
CONDITIONS DE VERSEMENT D'INTÉRÊTS EN CAS DE RÉPÉTI-
TION DE L'INDU
(Article 49 du règlement financier)
Article 92
Les dispositions du présent titre s'appliquent en cas de répétition de
l'indu en faveur de la Communauté, sans préjudice des dispositionséventuellement prévues dans les actes de base sectoriels relatifs auxpolitiques communautaires.
Article 93
1. L'ordre de recouvrement visé à l'article 28 paragraphe 2 du règle-
ment financier comporte pour toute créance constatée, relative à la
répétition d'un montant indûment versé, la fixation d'une dated'échéance.
2. Des délais supplémentaires pour le paiement ne peuvent être
accordés, par le comptable, en liaison avec l'ordonnateur concerné,que sur demande écrite dûment motivée du débiteur à condition quele débiteur s'engage au paiement d'intérêts au taux prévu à l'article 94,pour toute la période du délai accordé à compter de la date d'échéance
initiale.
3. En cas d'octroi de délais supplémentaires, le comptable peut, afin
de mieux sauvegarder les droits de la Communauté, demander au débi-
teur le dépôt d'une sûreté couvrant la dette tant en principal qu'enintérêts.
Article 94
1. Toute créance, non remboursée à sa date d'échéance, porte intérêt
selon les dispositions suivantes:
— pour les créances libellées en ►
M6euros◄: au taux d'intérêt
appliqué par la ►M6Banque centrale européenne à ses opérations
principales de refinancement en euros ◄(1), majoré d'un point et
demi,
— pour les créances libellées en monnaie nationale: au taux d'intérêt
interbancaire vendeur à trois mois pour le marché concerné, majoréd'un point et demi.
2. Le taux d'intérêt applicable est celui en vigueur pendant le mois
correspondant à celui de la date d'échéance.1993R3418 — FR — 01.01.2002 — 007.001 — 24
(1) Taux publié mensuellement au Journal officiel des Communautés euro-
péennes, série «C»
▼B
3. Le montant des intérêts est calculé à partir de la date d'échéance,
fixée dans l'ordre de recouvrement, jusqu'au jour du remboursementintégral de la dette.
Article 95
La comptable, en accord avec le contrôleur financier, peut renoncer au
recouvrement des intérêts lorsque l'incidence financière en jeu - soit enraison du montant, soit du fait de la durée du retard — est minime parrapport au coût administratif de l'opération.
Article 96
Tout paiement partiel s'impute d'abord sur les intérêts de retard, déter-
minés selon les dispositions de l'article 94, et ensuite sur le principal.
TITRE XV
PROCÉDURESDE PASSATIONDES MARCHÉS
(articles 56 et 58 du règlement financier)
Article 97
1. Les directives du Conseil en matière de marchés publics de
travaux, de fournitures et de services sont applicables lors de la passa-
tion des marchés par les institutions, dès que le montant des marchésen question égale ou dépasse les seuils fixés par ces directives.
Leurs dispositions régissent en particulier:
a) les procédures de passation des marchés;
b) les règles communes de publicité;
c) les règles communes dans le domaine des spécifications techniques;
d) les règles communes de participation;
e) les critères de sélection qualitative;
f) les critères d'attribution des marchés.
2. Il en est de même en ce qui concerne les marchés passés par la
Commission conformément aux dispositions de l'accord plurilatéral surles marchés publics conclu au sein de l'Organisation mondiale ducommerce. Pour l'application de cet accord, les règles de procédure àsuivre par la Commission sont celles reprises dans les directives du
Conseil portant coordination des procédures de passation des marchés
publics de travaux, de fournitures et de services.
Article 97 bis
Les termes «marché de travaux», «marché de fournitures» et «marché
de services» sont interprétés conformément aux définitions figurantdans les directives visées à l'article 97.
Article 97 ter
Les institutions — chacune dans la mesure où les marchés sont
financés sur des crédits inscrits à sa propre section du budget général
des Communautés européennes — sont considérées comme «pouvoirs
adjudicateurs» au sens des directives visées à l'article 97, sauf lorsqueles institutions agissent pour le compte d'un pays tiers bénéficiaire oud'un organisme désigné par celui-ci.
Article 97 quater
Pour les marchés autres que ceux visés aux articles 97 à 97 ter, les arti-
cles 97quintoet 97sextos'appliquent.1993R3418 — FR — 01.01.2002 — 007.001 — 25
▼M6
▼M6
Article 97 quinto
1. L'attribution d'un marché se fait soit sur appel d'offres, par procé-
dure ouverte ou restreinte, soit par entente directe ou par procédurenégociée.
2. Le marché sur appel d'offres est un contrat conclu entre les
parties contractantes à la suite d'un appel à la concurrence.
L'appel à la concurrence est ouvert lorsque tout soumissionnaire peut
déposer une offre. Il est restreint lorsque seuls les candidats que l'insti-tution a décidé de consulter en raison de leurs qualificationsparticulières sont admis à remettre une offre.
3. Les marchés sont conclus par entente directe ou procédure négo-
ciée quand les pouvoirs adjudicateurs consultent les soumissionnairesde leur choix et négocient les conditions du marché avec un ou
plusieurs d'entre eux.
Article 97 sexto
Pour les marchés pour lesquels les directives ne sont pas applicables, le
délai pour le dépôt des offres est fixé suivant la nature du marché, enfonction de la durée nécessaire pour la préparation de la réponse àl'appel à la concurrence.
Il ne peut être inférieur à vingt et un jours de calendrier pour les procé-
dures ouvertes ou restreintes. Lorsque l'urgence rend impraticable ce
délai, le délai de dépôt des offres peut être réduit à dix jours de calen-
drier, dans le cadre d'une procédure restreinte, à condition que soitgarantie la mise en concurrence effective des soumissionnaires.
Article 97 septimo
Pour tous les marchés, les dispositions suivantes s'appliquent.
Article 98
Les avis de marchés sont rédigés conformément aux modèles annexés
aux directives du Conseil en matière de marchés publics citées à
l'article 97.
Article 98 bis
1. L'objet du marché doit être complet, clair et précis.2. Dans toute procédure de passation de marchés s'appliquent les
critères de sélection suivants:
a) admissibilité du soumissionnaire à participer au marché en cours
après vérification des cas d'exclusion;
b) critères permettant de juger la capacité financière, économique,
technique et professionnelle du soumissionnaire.
3. Dans toute procédure de passation des marchés s'appliquent les
critères d'attribution suivants:
a) soit uniquement le prix le plus bas parmi les offres qui sont régu-
lières, conformes et comparables;
b) soit l'offre économiquement la plus avantageuse, c'est-à-dire l'offre
présentant le meilleur rapport entre la qualité et le prix, comptetenu notamment du prix proposé, du coût d'utilisation, de la valeur
et des qualités techniques, de la méthodologie, du délai d'exécution
ou de livraison et du service après-vente. La pondération éventuelledes critères d'attribution et la méthode de détermination du rapportentre la qualité et le prix doivent être annoncées dans les documentsde l'appel d'offres.
4. Les critères de sélection et d'attribution du marché doivent être
énoncés dans l'avis de marché, le cahier des charges ou l'invitation àsoumissionner.1993R3418 — FR — 01.01.2002 — 007.001 — 26
▼M6
Article 98 ter
1. Les modalités de l'appel à la concurrence établissent si l'offre doit
être faite à prix ferme et non révisable.
Dans le cas contraire, elles établissent les conditions et/ou les formules
selon lesquelles le prix peut être révisé en cours du contrat.
2. Dans le système de révision éventuelle des prix en cours du
contrat, l'institution tient notamment compte:
a) de la nature du marché et de la conjoncture économique dans
laquelle il aura lieu;
b) de la nature et de la durée du contrat;
c) des intérêts financiers de l'institution.
Article 99
En outre, les documents d'appels d'offres contiennent des indications
relatives:
a) aux modalités de dépôt et de présentation des offres, notamment
l'exigence éventuelle de remplir un formulaire type de réponse;
b) à l'application du protocole sur les privilèges et immunités, ainsi que
les références au cahier des conditions générales applicables au
marché dont il s'agit (fournitures, travaux, prestations ou publica-tions) et, éventuellement, au document relatif aux conditionsspécifiques du marché;
c) à une clause selon laquelle la soumission d'une offre vaut accepta-
tion du cahier auquel elle se réfère;
d) aux conditions de visite, qui doivent être exactement précisées lors-
qu'une visite sur place est prévue;
e) à la période de validité des offres durant laquelle le soumissionnaire
est tenu de maintenir toutes les conditions de son offre;
f) aux pénalités prévues au titre de sanction du non-respect des clauses
du contrat;
g) aux énonciations que doivent comporter les factures (ou les pièces
justificatives qui les appuient), conformément aux dispositions des
articles 65 à 73;
h)►
M6à l'interdiction de tout contact entre l'institution et le soumis-
sionnaire pendant le déroulement d'une procédure de passation demarchés, sauf, à titre exceptionnel, dans les conditions suivantes: ◄
1) avant la date de clôture du dépôt des offres:
— à l'initiative des soumissionnaires:
des renseignements supplémentaires ayant strictement pour
but d'expliciter la nature du marché peuvent être fournis parles institutions; ils sont communiqués dans les mêmes délaisà tous les soumissionnaires qui ont demandé le cahier des
charges,
— à l'initiative de l'institution:
si les services de l'institution s'aperçoivent d'une erreur, d'une
imprécision, d'une omission ou de toute autre insuffisance
matérielle dans la rédaction de l'avis de marché, de l'invita-
tion à soumissionner ou du cahier des charges, ils peuventen informer les intéressés dans les mêmes délais, dans desconditions strictement identiques à celles de l'appel d'offres;
2)►
M6après l'ouverture des offres,
dans le cas où une offre donnerait lieu à des demandes d'éclair-
cissement ou s'il s'agit de corriger des erreurs matérielles1993R3418 — FR — 01.01.2002 — 007.001 — 27
▼B
▼M6
▼B
▼M6
▼B
▼B
manifestes dans la rédaction de l'offre, l'institution peut prendre
l'initiative d'un contact avec le soumissionnaire, ce contact nepouvant conduire à une modification des termes de l'offre. ◄
Article 100
Dans tous les cas où des contacts ont eu lieu dans les conditions
prévues à l'article 99 point h), il est établi une «note pour le dossier»
et mention du (des) contact(s) est faite dans le rapport dont la CCAMest saisie ultérieurement.
Article 101
Pour chaque marché, un cahier de charges est rédigé et annexé à l'invi-
tation à soumissionner. Le cahier des conditions générales applicables
aux marchés y est également joint.
Article 103
La transmission des offres se fait au choix des soumissionnaires:
— soit par la poste.
L'appel d'offres doit alors préciser que sera retenue la date de dépôt
au départ, le cachet de la poste faisant foi. Les envois par la postedoivent obligatoirement être recommandés,
— soit par dépôt dans les services de l'institution directement, ou par
tout mandataire du soumissionnaire, y compris ►
M6par
messageries ◄.
L'appel d'offres doit alors indiquer le jour et l'heure limites
auxquels les plis doivent être déposés auprès de l'institution etpréciser le service auquel ils doivent être remis contre reçu daté etsigné.
Dans ces deux cas, la date est la même.
Afin de conserver le secret et d'éviter toute difficulté, la mention
suivante figurera dans l'appel d'offres: «L'envoi doit être fait sousdouble enveloppe. Les deux enveloppes seront fermées, l'enveloppe in-térieure portant, en plus de l'indication du service destinataire, commeindiqué dans l'appel d'offres, la mention “appel d'offres — à ne pasouvrir par le service du courrier„. Si des enveloppes autocollantes sont
utilisées, elles seront fermées à l'aide de bandes collantes au travers
desquelles sera apposée la signature de l'expéditeur.”»
Article 104
1. Toutes les offres qui ont respecté les dispositions prévues à
l'article 103 sont ouvertes.
2. L'ouverture des offres est assurée par une commission d'ouverture
désignée à cette fin.
Cette commission est composée d'au moins trois agents représentant au
moins deux services différents. Un service est une des unités adminis-tratives du niveau le plus élevé créées au sein de l'institution.
Le contrôleur financier est informé de l'ouverture des offres. Le
contrôleur financier ou son représentant peut y assister à titre d'obser-vateur s'il le juge opportun.
3. Les membres de la commission d'ouverture doivent:
a) soit parapher chaque page de chaque offre;
b) soit parapher la page de couverture et les pages de l'offre financière
pour chaque offre, l'intégrité de l'offre originale étant garantie parl'apposition de scellés ou toute autre technique équivalente par unservice indépendant du service en charge de l'appel d'offres, et1993R3418 — FR — 01.01.2002 — 007.001 — 28
▼M6
▼B
▼M6
▼M6
c) signer le procès-verbal d'ouverture des offres reçues, en identifiant
les offres conformes et les offres non conformes et en motivant lesrejets pour non-conformité.
4. Toutes les offres déclarées conformes sont évaluées par un comité
d'évaluation désigné à cette fin qui opère également un classement
parmi les offres.
Ce comité est composé d'au moins trois agents représentant au moins
deux services différents. La composition de ce comité peut être iden-tique à celle de la commission d'ouverture des offres.
Les offres qui ne contiennent pas tous les éléments essentiels exigés
dans les documents d'appels d'offres ou qui ne correspondent pas auxexigences spécifiques fixées dans l'avis de marché, l'invitation à
soumissionner et/ou le cahier des charges sont éliminées. Toutefois,
en ce qui concerne les pièces justificatives permettant de vérifier siles candidats ou les soumissionnaires remplissent les critères de sélec-tion, la commission d'évaluation peut inviter le candidat ou lesoumissionnaire à compléter ou à expliciter les pièces justificatives
présentées dans un délai qu'elle fixe.
Un procès-verbal d'évaluation et de classement des offres déclarées
conformes doit être établi et signé par tous les membres de ce comité.Il est conservé aux fins de référence ultérieure.
Article 105
Tous les soumissionnaires sont informés de la suite réservée à leur
offre.
TITRE XVI
DÉTERMINATION DES DIFFÉRENTS SEUILS DANS LE DOMAINE
DES MARCHÉS
Article 106
Le seuil en deçà duquel il peut être traité par entente directe, sur la
base de l'article 59, point a), du règlement financier, est fixé à 13800euros.
Article 107
1. Le seuil au-delà duquel s'ouvre la compétence de la CCAM
prévue à l'article 63 du règlement financier est fixé à:
a) 500 000 euros pour la Commission;
b) 100 000 euros pour les autres institutions.
Pour les marchés compris entre 50 000 et 500000 euros pour la
Commission ou compris entre 50000 et 100000 euros pour les autres
institutions, l'ordonnateur transmet à la CCAM une fiche d'informationpermettant à celle-ci de décider si le marché doit être soumis à sonavis. La CCAM communique sa décision à l'ordonnateur dans les cinqjours ouvrables suivant la réception de sa demande. Celui-ci ne peutengager son institution dans l'intervalle.
2. Tout ordonnateur peut en outre demander à recevoir l'avis de la
CCAM sur un dossier qu'il lui soumet.
3. Les fiches d'information ainsi que les demandes d'avis des ordon-
nateurs sont soumises à l'examen d'un service permanent placé sousl'autorité de la présidence de la CCAM. Celui-ci fait des recommanda-tions à la CCAM concernant les dossiers qui, en raison de leur volume,des risques encourus ou de leur caractère novateur méritent un examende fond par la CCAM.1993R3418 — FR — 01.01.2002 — 007.001 — 29
▼B
▼M6
▼M6
Article 108
Le seuil au-delà duquel le cautionnement prévu à l'article 64 bisdu
règlement financier devient obligatoire est fixé à 345000 euros.
Article 109
Les seuils en deçà desquels il peut être traité sur simple facture ou sur
mémoire, sur la base de l'article 60 du règlement financier, sont fixés à:
a) 1 050 euros pour les dépenses effectuées aux lieux de travail des
institutions;
b) 2 700 euros pour les dépenses effectuées en dehors des lieux de
travail des institutions.
Article 110
En application de l'article 97 du règlement financier concernant la
passation des marchés dans le domaine des crédits de recherche et dedéveloppement technologique, le seuil en deçà duquel il peut être traité
par entente directe, conformément à l'article 59, point a), dudit règle-
ment, est fixé à 103500 euros pour les matériels scientifiques ettechniques ainsi que pour les travaux.
Le seuil au-delà duquel s'ouvre la compétence de la CCAM est fixé
conformément aux dispositions de l'article 107 du présent règlement.Pour les marchés scientifiques et techniques et les marchés de travaux,
le seuil au-delà duquel l'ordonnateur transmet la fiche visée à l'article
107, paragraphe 1, deuxième alinéa, est fixé à 103500 euros.
TITRE XVII
CONDITIONSDEFONCTIONNEMENTDESCOMMISSIONSCONSUL-
TATIVES DES ACHATS ET DES MARCHÉS (CCAM)
(articles 63 et 97 du règlement financier)
Section première
Dispositions générales
Article 111
►M6Dans les conditions fixées aux articles 63, 64 et 97 du règle-
ment financier ◄, la CCAM est appelée, à titre consultatif, à
formuler un avis sur:
a) tous les projets de marchés de travaux, de fournitures ou de presta-
tions de services, y compris les études, d'un montant supérieur à
ceux indiqués aux articles 107 et 110 du présent règlement ainsi
que sur les projets d'acquisitions immobilières, quel qu'en soit lemontant;
b) les projets d'avenants aux marchés visés au point a), dans tous les
cas de modifications substantielles, notamment ceux où ces avenantsauraient pour effet de modifier le montant du marché initial;
c) les projets d'avenants ayant pour effet de porter le montant global
d'un marché déjà passé, et qui, à l'origine, était inférieur aux limites
visées au point a), au-dessus de ces limites;
d) les formulaires et les textes types relatifs à l'appel à la concurrence
et les projets prévoyant de s'écarter notablement de ces textes types;
e) les projets d'appel à la concurrence qui présentent une importance
ou un caractère particuliers;
f) les questions soulevées lors de la passation ou de l'exécution des
marchés (annulation de commandes, demandes de remises de péna-lités de retard, dérogations aux dispositions des cahiers des chargeset des conditions générales, etc.), lorsque la question est suffisam-ment grave pour motiver une demande d'avis;1993R3418 — FR — 01.01.2002 — 007.001 — 30
▼B
▼B
g) à la demande de l'ordonnateur compétent, ou d'un membre de la
CCAM, les projets de marchés d'un montant inférieur à celui fixéau point a), lorsqu'il estime que ces marchés posent des questions
de principe ou présentent un caractère particulier.
Article 112
La CCAM formule:
a) des recommandations sur la politique générale d'approvisionnement
dans ou en dehors de la Communauté et procède ou fait procéder,
éventuellement, aux enquêtes et aux études correspondantes;
b) des recommandations sur la définition des conditions générales des
achats et des marchés.
Article 113
Les dossiers soumis pour avis à la CCAM sont accompagnés d'un
rapport établi et présenté par le fonctionnaire responsable ou par unsuppléant désigné par l'ordonnateur.
Ce rapport doit indiquer notamment:
a) l'évaluation technique et financière de chacune des offres, y inclus
un tableau comparatif des prix unitaires;
b) la justification de la recommandation du choix du soumissionnaire.
Article 114
Chaque affaire fait l'objet d'un avis qui est signé par le président de la
CCAM. Cet avis est communiqué aux services intéressés.
Article 115
Chaque CCAM arrête son règlement intérieur. Le texte est commu-
niqué à l'institution concernée, aux CCAM des autres institutions et àla Cour des comptes.
Chaque CCAM veille, en ce qui la concerne, à la bonne application des
directives du Conseil visées à l' ►
M6article 97 ◄.
Section III
Commission consultative des achats et des marchés commune aux
institutions (1)(CCAMI)
Article 117
Le collège des chefs d'administration des institutions de la Commu-
nauté peut prendre les mesures nécessaires pour mettre en place uneCCAMI ayant pour objectif d'intensifier, conformément à l'exigenced'une bonne gestion financière, la collaboration entre les institutionsen matière de passation en commun de certains marchés de fournitures
ainsi que d'autres marchés dans le cadre de la gestion des crédits rela-
tifs au financement d'actions à caractère interinstitutionnel.
Article 118
La CCAMI exerce notamment les compétences suivantes:
a) elle est saisie pour avis, lorsque toutes ou plusieurs institutions déci-
dent d'effectuer en commun des passations de marchés groupés dans
les domaines précisés à l'article 117, en raison des avantages qu'unetelle procédure peut assurer sur le plan financier.1993R3418 — FR — 01.01.2002 — 007.001 — 31
(1) Le terme «institution» est à comprendre conformément à la disposition de
l'article 22 paragraphe 5 du règlement financier.▼M6
▼B
▼B
L'avis émis porte sur la régularité de la procédure suivie, sur le
choix du soumissionnaire et, en général, sur les conditions retenuespour la passation du marché, eu égard aux intérêts de l'ensemble des
institutions.
Dans ce cas, les CCAM de chaque institution ne devront plus être
saisies à ce sujet, mais seront informées de l'avis rendu;
b) elle peut être appelée, notamment à la demande d'un ou plusieurs
chef(s) d'administration, ou d'une ou plusieurs CCAM, à examineret à faire des recommandations sur toute question susceptible derevêtir un intérêt ou d'avoir des implications sur le plan interinstitu-tionnel dans les domaines de la passation des marchés précisés à
l'article 117.
À ce sujet, elle examine la question posée et elle formule les
suggestions qu'elle estime appropriée.
Article 119
La CCAMI comprend deux représentants par institution, désignés, dans
la mesure du possible, parmi les membres de la CCAM de l'institution,étant entendu que, par accord entre les institutions, sa composition doitcomporter, au-delà des représentants des services des administrationsrespectives:
— un représentant des services chargés des questions juridiques,
— un représentant des services chargés des finances,
— un représentant du contrôleur financier à titre d'observateur.
Pour les représentants de ces trois services, un système de rotation
pourra être convenu par accord entre les institutions.
La présidence de la CCAMI est assurée à tour de rôle par chacune des
institutions pour une période de deux ans.
La Commission assure le secrétariat de la CCAMI.
Article 120
Sur le plan de la procédure, les dispositions des articles 113 et 114 sont
applicables.
Article 121
La CCAMI arrête son règlement intérieur. Le texte est communiqué à
chaque institution.
TITRE XVIII
CAUTIONS ET CONSTITUTION D'UN CAUTIONNEMENT
PRÉALABLE EN GARANTIE DE L'EXÉCUTIONDES MARCHÉS
(article 64 bisdu règlement financier)
Article 122
Lorsque, en garantie de l'exécution des marchés, il est exigé des four-
nisseurs, entrepreneurs ou prestataires de service la constitution d'uncautionnement préalable, celui-ci doit couvrir non seulement toute ladurée de la garantie mais aussi une période suffisante pour permettred'actionner la caution. Il doit en principe être constitué par un verse-
ment à l'institution dans la même monnaie que celle indiquée pour le
paiement des fournitures ou travaux.
Article 123
Le cautionnement peut être remplacé par la garantie d'une caution
personnelle et solidaire d'un tiers agréé par le comptable de l'institution.Cette garantie est libellée dans la monnaie de paiement prévue aucontrat ou au marché et doit obéir aux mêmes règles que le cautionne-ment visé à l'article 122.1993R3418 — FR — 01.01.2002 — 007.001 — 32
▼M6
▼B
▼B
Article 124
À l'appui du premier mandat de paiement établi en exécution d'un
marché exigeant la constitution d'un cautionnement, les pièces justifica-tives habituelles sont complétées par la production d'une copie,
certifiée conforme par le comptable, du reçu délivré lors du versement
du cautionnement, ou par une copie, certifiée conforme par lecomptable, de la déclaration reçue de l'établissement ou du tiers quiaccorde sa garantie.
Article 125
Les cautionnements sont restitués ou les garanties visées à l'article 123
qui les remplacent libérées, dans les conditions fixées par les disposi-tions relatives aux marchés, sauf dans les cas de non-exécution ou de
retard prévus à ►
M6à l'article 64 bis◄quatrième alinéa du règle-
ment financier.
TITRE XX
FIXATION DE LA VALEUR DES BIENS MEUBLES À PARTIR DE
LAQUELLE L'INSCRIPTION DE CEUX-CI À L'INVENTAIRE EST
OBLIGATOIRE
(Article 65 du règlement financier)
Article 130
Font l'objet d'une inscription à l'inventaire tous les biens mobiliers:
— ayant une valeur à l'achat égale ou supérieure à ►M6420
euros◄,
— dont la durée d'utilisation est supérieure à un an [deux ans pour les
biens mobiliers à caractère scientifique et technique(1)]
et
— n'ayant pas un caractère de bien de consommation.
Pour chaque bien acquis, les entrées à l'inventaire dont les accusés de
réception font partie intégrante devront fournir une description appro-
priée du bien et préciser son emplacement, sa date d'acquisition et son
coût unitaire.
Les accusés de réception valent description appropriée.
Article 131
Les contrôles d'inventaire entrepris par les institutions sont exécutés de
manière à s'assurer de l'existence physique de chaque bien et de leur
conformité à l'inscription à l'inventaire. Ce contrôle est effectué dansle cadre d'un programme triennal de vérification.
TITRE XX bis
RÈGLES D'AMORTISSEMENT ET DE CONSTITUTION DE PROVI-
SIONS
(article 70 bisdu règlement financier)
Article 131 bis
Le comptable de la Commission fixe les règles comptables applicables
en matière d'amortissement et d'inventaire, après consultation des1993R3418 — FR — 01.01.2002 — 007.001 — 33
(1) Définis dans le cadre du Centre commun de recherche dans le «Recueil des
instructions relatives aux inventaires» (doc. 13.131/XV/68-F) et dans la
«Nomenclature des matériels — Canevas général» (doc. 2168/IX/1972-F et
mises à jour).▼M6
▼B
▼M6
▼M6
comptables des autres institutions, selon la procédure prévue à l'article
21 du présent règlement.
Article 131 ter
1. En ce qui concerne les immobilisations autres que financières, la
valeur à l'arrêté des comptes (valeur au bilan) résulte de l'applicationd'un plan d'amortissement.
2. Le plan d'amortissement applique la méthode de l'amortissement
linéaire et par année complète dès l'année de la mise en service du
bien.
3. Pour les immobilisations non amortissables dont la valeur actuelle
est inférieure à la valeur comptable, il est procédé à un amortissementextraordinaire lorsque la dépréciation est jugée irréversible.
Article 131 quater
1. L'amoindrissement de la valeur d'un élément d'actif ou l'augmen-
tation du passif exigible à plus ou moins long terme doit conduire à laconstitution de provisions.
2. La constitution de ces provisions doit résulter de causes dont les
effets ne sont pas nécessairement irréversibles.
TITRE XXI
PUBLICITÉ POUR LES VENTES DE BIENS MEUBLES
(Article 66 du règlement financier)
Article 132
1. Les ventes de biens meubles font l'objet:
a) lorsque la valeur unitaire d'achat est égale ou supérieure à
►M68 100 euros ◄, d'une publicité locale appropriée. La période
comprise entre la date de publication de la dernière annonce et laconclusion du contrat de vente doit être au minimum de quatorzejours;
b) lorsque la valeur unitaire d'achat est égale ou supérieure à
►
M6391 100 euros ◄, d'un avis de vente publié au Journal offi-
ciel des Communautés européennes . Une publicité appropriée peut
en outre être faite dans la presse des États membres. La période
comprise entre la date de publication de l'avis publié au Journal
officiel des Communautés européennes et la conclusion du contrat
de vente doit être au minimum d'un mois.
2. Lorsque, en raison du coût de la publicité, l'opération ne présente
pas d'avantages particuliers, il peut être renoncé à cette publicité.
3. Les institutions sont tenues de rechercher chaque fois les meil-
leurs prix pour les ventes de biens meubles.
TITRE XXII
CONDITIONS D'ÉTABLISSEMENT ET DE FONCTIONNEMENT DU
PLAN COMPTABLE
(Article 70 du règlement financier)
Article 133
La comptabilité distingue entre la comptabilité générale et la comptabi-
lité budgétaire et ces deux comptabilités sont coordonnées entre elles.Le plan comptable est établi de manière à permettre la tenue de cesdeux comptabilités.1993R3418 — FR — 01.01.2002 — 007.001 — 34
▼B
▼M6
▼B
Article 134
Comptabilité budgétaire
1. La comptabilité budgétaire enregistre pour chaque subdivision du
budget:
a) en ce qui concerne les dépenses:
— les crédits autorisés dans le budget initial, les crédits inscrits
dans des budgets supplémentaires et/ou rectificatifs, les créditsouverts suite à des participations de tiers, les crédits résultantde virements et le montant total des crédits ainsi disponibles.Les crédits d'engagement et les crédits de paiement sont enregis-
trés et suivis séparément,
— les engagements et les paiements de l'exercice;
b) en ce qui concerne les recettes:
— les prévisions inscrites dans le budget initial, les prévisions
inscrites dans les budgets supplémentaires et ou rectificatifs, les
recettes provenant de participations de tiers et le montant totaldes prévisions ainsi évaluées,
— les droits constatés et les recouvrements de l'exercice;
c) la reprise des engagements restant à payer et des recettes restant à
recouvrer des exercices antérieurs.
Sont également enregistrés en comptabilité budgétaire les engagements
provisionnels globaux relatifs au Fonds européen d'orientation et de
garantie agricole (FEOGA), section «garantie», et les paiements —constitués par les avances — correspondants.
Ces engagements sont présentés au regard de l'ensemble des crédits du
FEOGA, section «garantie».
2. Des comptes distincts sont ouverts pour suivre séparément:
— l'utilisation des crédits reportés,
— l'utilisation des crédits reconstitués,
— la liquidation des engagements restant à liquider.
En ce qui concerne les recettes, des comptes distincts sont ouverts pour
suivre séparément les créances restant à recouvrer des exercices anté-rieurs.
3. Les comptes peuvent être détaillés dans le but de déterminer des
résultats analytiques.
4. Les comptes sont tenus dans des livres, ou sur fiches, ou à l'aide
de tout moyen informatique.
Article 135
Comptabilité générale
1. La comptabilité générale permet d'établir la situation patrimoniale
de l'institution.
2. Le cadre comptable de la comptabilité générale est établi selon un
système de classification décimale.
3. Le cadre comptable comporte les classes suivantes:
— classe 1: comptes de capitaux,
— classe 2: comptes d'immobilisations,
— classe 3: comptes de stocks,
— classe 4: comptes de tiers,
— classe 5: comptes financiers,
— classe 6: comptes de charges,
— classe 7: comptes de produits,
— classe 8: comptes spéciaux.
4. Chaque classe est divisée en groupes et sous-groupes, en fonction
des besoins de l'institution, pour permettre l'enregistrement des opéra-1993R3418 — FR — 01.01.2002 — 007.001 — 35
▼M6
▼M6
tions conformément aux principes comptables visés à l'article 136,
paragraphe 10.
5. La classe 4, «comptes de tiers», enregistre toutes les opérations
concernant les relations avec les tiers et les écritures de régularisation.
Elle comporte notamment les comptes d'ordre permettant d'inscrire les
recettes provenant du reversement d'acomptes prévues à l'article 7 point7 du règlement financier et ceux permettant de suivre les opérations de
réemploi prévues à l'article 27 paragraphe 2 du règlement financier.
6. Le classe 5, «comptes financiers», enregistre les mouvements de
valeurs, les opérations de caisse, banques et offices des chèquespostaux, les opérations effectuées par les comptables subordonnés etles régisseurs d'avances. Un compte distinct est ouvert pour chaquecompte bancaire, chaque compte courant postal, chaque caisse et
chaque régie d'avances.
7. La classe 6, «comptes de charges», enregistre le montant brut des
dépenses inscrites dans la comptabilité budgétaire.
Des comptes distincts sont ouverts pour les dépenses relatives:
— aux crédits de l'exercice courant,
— aux crédits reportés en vertu de l'article 7 point 1 b) du règlement
financier,
— aux crédits reportés en vertu de l'article 7 point 1 a) du règlement
financier,
— aux crédits reportés en vertu de l'article 7 point 2 du règlement
financier,
— aux crédits relatifs à des participations de tiers en vertu de l'article 4
paragraphe 2 du règlement financier.
8. La classe 7, «comptes de produits», enregistre le montant des
recouvrements inscrits dans la comptabilité budgétaire.
Des comptes distincts sont ouverts pour les recouvrements:
— des droits constatés de l'exercice courant,
— des droits constatés restant à recouvrer des exercices précédents.
9. La classe 8, «comptes spéciaux», enregistre en fin d'exercice les
opérations d'arrêté des comptes.
10. Sans préjudice de l'article 21, le comptable de chaque institution
établit un plan comptable détaillé en fonction du cadre comptabledéfini ci-dessus. Il ouvre des groupes, des sous-groupes, et des
comptes, selon les besoins particuliers de sa gestion, en précisant
chaque fois l'objet et les conditions de fonctionnement desdits comptes.
Article 136
Fonctionnement de la comptabilité générale
1. La comptabilité générale est tenue par année civile suivant la
méthode dite «en partie double».
2. La comptabilité est tenue avec le support d'un logiciel informa-
tique.
3. La comptabilité permet l'établissement d'une balance générale des
comptes, c'est-à-dire le relevé de tous les comptes d'actif et de passif del'institution, y compris les comptes soldés avec, pour chacun d'eux:
— le numérodu co mpte,
— le libellé,— le total des débits,— le total des crédits,
— le solde.1993R3418 — FR — 01.01.2002 — 007.001 — 36
▼B
▼M6
▼B
▼B
4. Les comptes sont tenus de façon à permettre une analyse détaillée
des opérations et des soldes. Les états financiers sont établis demanière à faire apparaître correctement, selon une ventilation appro-
priée, les éléments représentatifs de l'actif et du passif de l'institution.
Les recettes à recouvrer figurent au passif en compte de régularisationet les créances correspondantes sont inscrites à l'actif sous la rubrique«débiteurs divers» ou sous les autres rubriques appropriées. Lesdépenses de l'exercice non encore imputées au comple de gestion figu-
rent à l'actif en compte de régularisation sous la rubrique «dépenses à
imputer». Le compte de gestion doit comporter tous les élémentspermettant d'établir la concordance avec le bilan financier.
Les soldes de chaque compte doivent être rapprochés périodiquement
des documents justificatifs ou des autres éléments probants, et notam-ment:
—►
M6des comptes d'immobilisations — comme prévu à l'article
135, paragraphe 3 ◄,
— des avoirs en banque et en compte courant postal — par rapproche-
ment mensuel des extraits de compte communiqués par lesinstitutions financières,
— des fonds en caisse — par rapprochement avec le livre de caisse,
— des régies d'avances et autres avances aux termes de l'article 74 —
par vérification du respect des conditions de fonctionnement desrégies d'avances et d'octroi des avances, ainsi que des règles decomptabilisation,
— des comptes de charges et de produits des classes 6 et 7 — à
rapprocher mensuellement des totaux correspondants de la compta-bilité budgétaire.
5. Les comptes de liaison interinstitutionnels sont réconciliés
mensuellement et apurés périodiquement.
6. Les comptes d'attente font périodiquement l'objet de l'examen
suivant:
— les recouvrements en souffrance — par information du comptable à
l'ordonnateur des recettes non recouvrées et des diligences effec-tuées,
— les paiements en souffrance — par communication du comptable à
l'ordonnateur des motifs de non-exécution et des montants en cause,
— les fonds à transférer — par référence aux états collectifs des traite-
ments du personnel ou d'autres états similaires,
— les autres comptes d'attente — au moyen d'une analyse des soldes
comptables et par notification à l'ordonnateur de toute opération
qui n'aurait pas été apurée dans les délais à définir annuellement.
Les comptes d'attente sont apurés dans les délais les plus brefs et, au
plus tard, dans les délais prévus à l'article 71 du règlement financier.1993R3418 — FR — 01.01.2002 — 007.001 — 37
▼M6
▼M6
8. Les comptes financiers (bancaires ou postaux) sont tenus en
devises et en euros.
La conversion en euros des montants exprimés en monnaies nationales
est effectuée sur la base des cours établis conformément à l'article 1er
bis. Les soldes en euros des comptes tenus en devises font l'objet
d'une réévaluation mensuelle.
9. La comptabilité du Centre commun de recherche est consolidée
dans la comptabilité générale de la Commission.
10. Les états financiers doivent être réguliers, sincères et complets et
présenter une image fidèle du patrimoine, de la situation financière etdu résultat de l'exercice. Ils sont établis sur la base des principescomptables généralement admis. Les modalités pratiques d'applicationde ces principes, qui font l'objet de mises à jour périodiques, sont
arrêtées en conformité avec les dispositions de l'article 21.
11. Le comptable doit constituer des provisions pour risques et
charges en vue de couvrir des événements, nettement précisés quant à
leur objet, survenus ou en cours et dont la réalisation est incertaine.
12. Les provisions pour risques et charges prévues au paragraphe 11,
pour dépréciation d'actif prévues à l'article 131 quarteret les amortis-
sements prévus à l'article 131 tersont portés au compte de charges et
profits non budgétaires et indiquées séparément dans l'annexe au bilan.
TITRE XXIII
DISPOSITIONS RELATIVES AUX CRÉDITS DE RECHERCHE ET DE
DÉVELOPPEMENT TECHNOLOGIQUE
(Articles 94 et 96 du règlement financier)
Article 137
Pour le domaine des activités relevant du Centre commun de recherche,
il est établi, à l'appui du budget, un tableau indicatif faisant apparaître
la correspondance entre la destination des dépenses — objectifs derecherche et autres activités — et la nature des moyens d'exécutionemployés:
— personnel statutaire et non statutaire,
— infrastructure administrative et technique,— supports scientifiques et techniques,
— crédits opérationnels directs.
Le Centre commun de recherche, pour les besoins de la gestion de
chacune des activités relevant du domaine de sa compétence, y compris
les travaux relatifs aux prestations pour tiers et de support aux services
de la Commission, tient une comptabilité appropriée permettantd'assurer le suivi des coûts réels sur la base des composantes figurantdans le tableau de correspondance.
Article 138
Pour le domaine des activités relevant de l'action indirecte, il est établi,
à l'appui du budget, un tableau faisant apparaître la correspondanceentre la destination — objectifs de recherche et autres activités — etla nature des dépenses, selon la répartition suivante:
— interventions,
— personnel non statutaire(
1),
— fonctionnement,1993R3418 — FR — 01.01.2002 — 007.001 — 38
(1) La rubrique «personnel statutaire» correspond aux fonctionnaires occupant
un emploi figurant aux tableaux des effectifs ainsi qu'aux agents relevant
du RAA. La rubrique «personnel non statutaire» correspond — voir la régle-
mentation de la Commission relative aux minibudgets du 22 mai 1990 — à
tous les autres agents (intérimaires, fonctionnaires nationaux détachés, pres-
tataires de services, contrats d'entreprises, etc.).▼B
▼B
— infrastructure,
— information et publications,— personnel statutaire(
1).
Les mesures appropriées sont prises sur le plan de la tenue de la
comptabilité, afin d'assurer le suivi de l'exécution budgétaire parobjectif de recherche, compte tenu des composantes figurant dans letableau de correspondance.
TITRE XXIV
DISPOSITIONSRELATIVESÀLAGESTIONDESCRÉDITSDEFONC-
TIONNEMENT HORS COMMUNAUTÉ
(►M6articles 121 et 123 ◄du règlement financier)
Section première
Régies d'avances
Article 140
Il est créé, en application de la disposition de l'article 54 du règlement
financier, en vue du paiement de certaines catégories de dépenses, unerégie d'avances pour chaque unité locale hors Communauté.
La décision portant création de ces régies d'avances en détermine les
conditions de fonctionnement sur la base des nécessités spécifiques de
chaque unité locale.
Section II
Engagements et paiements
Article 141
Il est établi, pour l'ensemble des unités locales, des propositions d'enga-
gements provisionnels globaux.
Ces propositions, accompagnées d'un état prévisionnel des dépenses de
chaque unité locale, sont transmises pour visa au contrôleur financier et
ensuite enregistrées par la comptabilité; ces engagements globaux
peuvent être revus en fonction de l'évolution des besoins.
Article 142
1. Dans les délégations ne disposant que d'un nombre limité de fonc-
tionnaires ou d'agents susceptibles d'être habilités en qualité designataires des chèques ou virements postaux ou bancaires, les autoritésvisées à l'article 22 du règlement financier peuvent, sur proposition del'ordonnateur, après avis favorable du comptable et du contrôleur finan-cier, autoriser une signature unique.
2. La Commission détermine les conditions dans lesquelles les
agents désignés par elle et habilités à disposer des comptes ouverts en
délégation sont autorisés à communiquer les noms et les spécimens dessignatures aux organismes financiers sur place.1993R3418 — FR — 01.01.2002 — 007.001 — 39
(1) La rubrique «personnel statutaire» correspond aux fonctionnaires occupant
un emploi figurant aux tableaux des effectifs ainsi qu'aux agents relevant
du RAA. La rubrique «personnel non statutaire» correspond — voir la régle-
mentation de la Commission relative aux minibudgets du 22 mai 1990 — à
tous les autres agents (intérimaires, fonctionnaires nationaux détachés, pres-
tataires de services, contrats d'entreprises, etc.).▼M6
▼B
▼B
Section III
Conditions particulières de saisine de la CCAM
Article 143
1. En application ►M6de l'article 63 ◄du règlement financier et
de l'article 111 du présent règlement, les marchés portant sur la loca-
tion d'un immeuble hors Communauté peuvent être conclus
directement par l'ordonnateur, à titre exceptionnel, à condition que laCCAM ait été saisie au préalable — par rapport aux pays ou aux villesconcernés — d'une information appropriée sur l'état du marchéconcerné et ait admis les critères de base à retenir, portant notammentsur:
— le type d'immeuble à louer, en fonction de la destination envisagée
(logement, bureaux, etc.),
— les paramètres de surface et de prix, assortis de fourchettes éven-
tuelles, à respecter,
— les modalités contractuelles.
2. Dans la mesure où l'ordonnateur se trouverait confronté à des
situations s'écartant des critères convenus aux termes du paragraphe 1
et admis au préalable par la CCAM, celle-ci doit être saisie à nouveaupour le(s) cas spécifique(s) en question.
3. L'ordonnateur fait rapport périodiquement à la CCAM sur l'appli-
cation du paragraphe 1.
Section IV
Inventaires
Article 144
1. Les inventaires permanents des biens meubles constituant le patri-
moine des Communautés sont tenus, en ce qui concerne lesdélégations, sur place. Ils sont régulièrement communiqués aux servi-ces centraux selon des modalités arrêtées par la Commission.
Les biens meubles en transit vers les délégations font l'objet d'une
inscription sur une liste provisoire dans l'attente de leur reprise sur lesinventaires permanents.
2. La publicité pour les ventes de biens meubles des délégations est
adaptée aux conditions de droit ou de fait locales.
TITRE XXV
DISPOSITIONSTRANSITOIRESET FINALES
Article 144 bis
À titre transitoire, le seuil de compétence de la CCAM visé à l'article
107 est, pour la Commission, ramené à 300000 euros à compter de
l'entrée en vigueur du présent règlement modificatif et jusqu'à l'appro-bation par la Commission d'un rapport d'évaluation portant sur les sixpremiers mois d'application et qui démontre le caractère approprié duseuil de 500000 euros au regard des exigences de qualité de contrôlede la gestion communautaire.
Article 145
Les montants forfaitaires prévus au présent règlement sont actualisés en
fonction des variations de l'indice des prix à la consommation dans laCommunauté, de façon proportionnelle, selon les échéances suivantes:
— tous les trois ans, sauf évolution exceptionnelle dudit indice, s'il
s'agit des montants visés aux articles 31 (montant de la régie), 81,130, 132 et aux articles 106 à 110. Il est procédé à l'arrondissementapproprié de ces montants,1993R3418 — FR — 01.01.2002 — 007.001 — 40
▼M6
▼B
▼B
— tous les ans, s'il s'agit des montants visés à l'article 31 (montants de
l'indemnité). Ces montants sont arrondis à l' ►M6euro◄immé-
diatement inférieur ou supérieur.
La Commission, qui constate ces nouveaux montants selon les
échéances et critères précisés au premier alinéa, les communique auxautres institutions.
Article 146
Les dispositions du présent règlement ne font pas obstacle à l'applica-
tion des dispositions particulières du règlement financier arrêtées pourles crédits de recherche et de développement technologique (titre VIIdu règlement financier), le Fonds européen d'orientation et de garantieagricole, section «garantie» (titre VIII du règlement financier), les aides
extérieures (titre IX du règlement financier), la gestion des crédits rela-
tifs au personnel hors Communauté et au fonctionnement administratifcorrespondant (titre X du règlement financier) et l'Office des publica-tions officielles des Communautés européennes (titre XI du règlementfinancier).
Article 147
Les institutions informent la Cour des comptes dans un délai de six
mois, à partir de la date d'entrée en vigueur du présent règlement, des
dispositions qu'elles auront arrêtées pour le mettre en application.
Article 148
Le règlement 86/610/CEE, Euratom, CECA est abrogé.
Article 149
Le présent règlement entre en vigueur le 1
erjanvier 1994.
Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directe-
ment applicable dans tout État membre.1993R3418 — FR — 01.01.2002 — 007.001 — 41