2006R0885 — FR — 10.05.2012 — 003.001

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RÈGLEMENT (CE) No 885/2006 DE LA COMMISSION

du 21 juin 2006

portant modalités d’application du règlement (CE) no 1290/2005 du Conseil en ce qui concerne l’agrément des organismes payeurs et autres entités ainsi que l’apurement des comptes du FEAGA et du Feader







LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES, vu le traité instituant la Communauté européenne, vu le règlement (CE) no 1290/2005 du Conseil du 21 juin 2005 relatif au financement de la politique agricole commune ( 1 ), et notamment son article 42, considérant ce qui suit: (1) À la suite de l’adoption du règlement (CE) no 1 290/2005, il y a lieu de fixer de nouvelles modalités en ce qui concerne l’agrément des organismes payeurs et autres entités ainsi que l’apurement des comptes du Fonds européen agricole de garantie (FEAGA) et du Fonds européen agricole pour le développement rural (Feader). Il convient en conséquence d’abroger le règlement (CE) no 1663/95 de la Commission du 7 juillet 1995 établissant les modalités d’application du règlement (CEE) no 729/70 en ce qui concerne la procédure d’apurement des comptes du FEAGA, section «Garantie» ( 2 ), et de le remplacer par un nouveau règlement. (2) Les organismes payeurs ne doivent être agréés par les États membres que s’ils répondent à certaines conditions minimales établies au niveau communautaire. Ces conditions doivent porter sur quatre grands domaines: l’environnement interne, les activités de contrôle, l’information et la communication, et le suivi. Les États membres doivent être libres de conditionner leur agrément à des exigences supplémentaires, de manière à prendre en compte, le cas échéant, les caractéristiques propres d’un organisme payeur. (3) Il convient que les États membres soient tenus d’exercer une supervision constante sur leurs organismes payeurs et de mettre en place un dispositif d’échange d’informations sur les éventuels cas de non-conformité. Pour traiter ce type de cas, il y a lieu de mettre en place une procédure assortie de l’obligation d’élaborer un plan visant à corriger toutes les insuffisances constatées dans un délai à définir. Il convient que les dépenses effectuées par les organismes payeurs dont l’agrément est maintenu par l’État membre, bien qu’ils n’aient pas mis en œuvre un tel plan correctif dans les délais définis, soient soumises à la procédure d’apurement de conformité prévue à l’article 31 du règlement (CE) no 1290/2005. (4) Il convient de fixer les modalités relatives au contenu et à la présentation de la déclaration d’assurance visée à l’article 8, paragraphe 1, point c) iii), du règlement (CE) no 1290/2005. (5) Il convient de clarifier le rôle de l’organisme de coordination visé à l’article 6, paragraphe 3, du règlement (CE) no 1290/2005 et de fixer les conditions qui en régissent l’agrément. (6) Pour assurer que les certificats et rapports à établir par les organismes de certification visés à l’article 7 du règlement (CE) no 1290/2005 soient utiles à la Commission dans le cadre de la procédure d’apurement des comptes, il importe de préciser leur contenu. (7) Pour que la Commission puisse mener la procédure d’apurement des comptes conformément à l’article 30 du règlement (CE) no 1290/2005, il y a lieu de préciser les informations qui doivent figurer dans les comptes annuels des organismes payeurs et de fixer une date pour la transmission à la Commission de ces comptes et des autres documents utiles. Il convient également d’indiquer clairement la période pendant laquelle les organismes payeurs sont tenus de garder à la disposition de la Commission les justificatifs relatifs à toutes les dépenses et à toutes les recettes affectées. (8) En outre, il convient de préciser qu’il appartient à la Commission d’établir la forme et le contenu des données comptables qui doivent lui être transmises par les organismes payeurs. Dans ce contexte, il est également opportun d’inclure dans le présent règlement les règles régissant l’utilisation desdites données comptables, qui sont actuellement établies dans le règlement (CE) no 2390/1999 de la Commission du 25 octobre 1999 définissant la forme et le contenu des informations comptables à adresser à la Commission dans le cadre de la procédure d’apurement des comptes du FEAGA, section «Garantie», ainsi qu’à des fins de suivi et de prévisions ( 3 ). Il convient en conséquence d’abroger le règlement (CE) no 2390/1999. (9) Il convient d’établir les modalités tant de la procédure d’apurement comptable prévue à l’article 30 du règlement (CE) no 1290/2005 que de la procédure d’apurement de conformité prévue à l’article 31 dudit règlement et, notamment, de prévoir un mécanisme permettant de porter les montants qui en résultent en déduction ou en supplément, selon le cas, d’un des paiements effectués postérieurement aux États membres. (10) Aux fins de la procédure d’apurement de conformité, la décision 94/442/CE de la Commission du 1er juillet 1994 relative à la création d’une procédure de conciliation dans le cadre de l’apurement des comptes du Fonds européen d’orientation et de garantie agricole (FEOGA), section «Garantie» ( 4 ), a institué un organe de conciliation et fixé les règles qui en régissent la composition et le fonctionnement. Dans un souci de simplification, il convient que ces règles soient intégrées au présent règlement et, le cas échéant, adaptées. Il convient par conséquent d’abroger la décision 94/442/CE. (11) Si un organisme payeur agréé en vertu du règlement (CE) no 1663/95 est appelé à assumer après le 16 octobre 2006 des responsabilités qu’il n’avait pas avant cette date, il doit disposer, pour ces nouvelles responsabilités, d’un nouvel agrément délivré conformément aux conditions établies par le présent règlement. À titre de mesure transitoire, l’adaptation de l’agrément doit pouvoir être effectuée avant le 16 octobre 2007. (12) Les mesures prévues par le présent règlement sont conformes à l’avis du comité des Fonds agricoles, considérant ce qui suit: A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:







CHAPITRE 1

ORGANISMES PAYEURS ET AUTRES ENTITÉS

Article premier

Agrément des organismes payeurs

1. Pour être agréé, tout organisme payeur tel que défini à l’article 6, paragraphe 1, du règlement (CE) no 1290/2005 doit disposer d’une structure administrative et d’un système de contrôle interne satisfaisant aux conditions fixées à l’annexe I du présent règlement (ci-après dénommées «conditions d’agrément»), en matière:

a) d’environnement interne;

b) d’activités de contrôle;

c) d’information et de communication;

d) de suivi.

Les États membres peuvent fixer des conditions d’agrément supplémentaires en vue de prendre en compte la taille, les responsabilités et d’autres spécificités des organismes payeurs.

2. Pour chaque organisme payeur, l’État membre désigne une autorité, au niveau ministériel (ci-après dénommée «autorité compétente»), habilitée à octroyer et à retirer l’agrément de l’organisme payeur et chargée d’exécuter les tâches qui lui sont attribuées par le présent règlement. Il en informe la Commission.

3. L’autorité compétente, par un acte officiel, octroie l’agrément à l’organisme payeur après examen des conditions d’agrément.

Cet examen est effectué par un organisme indépendant de l’organisme payeur ayant demandé l’agrément et porte en particulier sur les dispositions relatives à l’autorisation et à l’exécution des paiements, à la protection du budget communautaire, à la sécurité des systèmes d’information, à la tenue des registres comptables, à la répartition des tâches ainsi qu’à l’adéquation des contrôles internes et externes en ce qui concerne les transactions financées par le Fonds européen agricole de garantie (FEAGA) et le Fonds européen agricole pour le développement rural (Feader).

4. Si l’autorité compétente n’a pas acquis la certitude que l’organisme payeur répond aux conditions d’agrément, elle lui adresse des instructions énonçant les exigences auxquelles il doit satisfaire pour prétendre à l’agrément.

En attendant la mise en œuvre des actions qui s’imposent, l’agrément peut être octroyé à titre provisoire pour une période dont la durée est fixée en tenant compte de la gravité des problèmes détectés et ne peut excéder douze mois. Dans certains cas dûment justifiés, la Commission peut, sur demande de l’État membre concerné, autoriser la prolongation de ce délai.

5. Les communications visées à l’article 8, paragraphe 1, point a), du règlement (CE) no 1290/2005 sont effectuées dès que l’organisme payeur reçoit son premier agrément et, dans tous les cas, avant l’imputation au FEAGA ou au Feader de toute dépense effectuée par cet organisme. Ces communications sont accompagnées de déclarations et documents relatifs:

a) aux responsabilités confiées à l’organisme payeur;

b) à la répartition des responsabilités entre ses services;

c) à ses rapports avec les autres organismes, publics ou privés, chargés de la mise en œuvre de mesures au titre desquelles l’organisme impute des dépenses au FEAGA et au Feader;

d) aux procédures régissant la réception, la vérification et la validation des demandes des bénéficiaires ainsi que l’ordonnancement, l’exécution et l’enregistrement comptable des dépenses;

e) aux dispositions relatives à la sécurité des systèmes d’information.

6. La Commission transmet au comité des Fonds agricoles la liste des organismes payeurs agréés dans chaque État membre.

Article 2

Révision de l’agrément

1. L’autorité compétente assure une supervision permanente des organismes payeurs qui relèvent de sa responsabilité, en se fondant, notamment, sur les certificats et rapports établis par l’organisme de certification conformément à l’article 5, paragraphes 3 et 4, et prend les mesures qui s’imposent en cas de déficience. Tous les trois ans, l’autorité compétente informe la Commission par écrit des résultats de sa supervision, en indiquant si les organismes payeurs continuent à remplir les conditions d’agrément.

2. Les États membres mettent en place un dispositif assurant la transmission immédiate à l’autorité compétente de toute information pouvant laisser suspecter qu’un organisme payeur ne remplit pas les conditions d’agrément.

3. Si un organisme payeur agréé ne remplit plus une ou plusieurs conditions d’agrément, ou présente à cet égard des déficiences telles qu’elles compromettent sa capacité à exécuter les tâches indiquées à l’article 6, paragraphe 1, du règlement (CE) no 1290/2005, l’autorité compétente soumet l’agrément à une phase de test et élabore un plan visant à remédier aux déficiences constatées dans un délai à fixer selon la gravité du problème mais qui ne peut dépasser douze mois à compter du début de ladite phase de test. Dans certains cas dûment justifiés, la Commission peut, sur demande de l’État membre concerné, autoriser la prolongation de ce délai.

4. L’autorité compétente porte à la connaissance de la Commission tout plan élaboré en vertu du paragraphe 3 ainsi que les informations relatives à la mise en œuvre de tels plans.

5. En cas de retrait de l’agrément, l’autorité compétente procède sans délai à l’agrément d’un autre organisme payeur conformément à l’article 6, paragraphe 2, du règlement (CE) no 1290/2005 et à l’article 1er du présent règlement, afin d’éviter toute interruption des paiements au profit des bénéficiaires.

6. Si la Commission constate que l’autorité compétente n’a pas rempli son obligation d’élaborer un plan correctif en vertu du paragraphe 3, ou que l’organisme payeur conserve son agrément sans avoir pleinement mis en œuvre un tel plan dans les délais impartis, elle agit en ce qui concerne les déficiences restantes conformément à la procédure d’apurement de conformité prévue à l’article 31 du règlement (CE) no 1290/2005.

Article 3

Déclaration d’assurance

1. La déclaration d’assurance visée à l’article 8, paragraphe 1, point c) iii), du règlement (CE) no 1290/2005 est établie en temps opportun pour que l’organisme de certification puisse émettre l’avis visé à l’article 5, paragraphe 4, second alinéa, point b), du présent règlement.

La déclaration d’assurance est établie conformément à l’annexe II et peut être assortie de réserves quantifiant l’incidence financière potentielle. Dans ce cas, elle comporte un plan de mesures correctives ainsi qu’un calendrier précis de mise en œuvre.

2. La déclaration d’assurance s’appuie sur une supervision efficace du système de gestion et de contrôle utilisé tout au long de l’année.

Article 4

Organisme de coordination

1. L’organisme de coordination visé à l’article 6, paragraphe 3, du règlement (CE) no 1290/2005 est l’unique interlocuteur de la Commission pour l’État membre concerné sur toutes les questions relatives au FEAGA et au Feader pour ce qui est de:

a) la distribution des textes et des lignes directrices communautaires concernés aux organismes payeurs et aux autres organismes chargés de mettre en œuvre lesdits textes et lignes directrices ainsi que d’en favoriser une application homogène;

b) la communication à la Commission des informations visées aux articles 6 et 8 du règlement (CE) no 1290/2005;

c) la mise à la disposition de la Commission de l’ensemble des données comptables nécessaires à des fins statistiques ou de contrôle.

2. Un organisme payeur peut remplir le rôle d’organisme de coordination pourvu que ces deux fonctions soient maintenues distinctes.

3. Dans le cadre de sa mission, l’organisme de coordination peut, conformément aux procédures nationales, s’appuyer sur d’autres organes ou services administratifs, notamment à vocation comptable ou technique.

4. L’État membre concerné octroie son agrément à l’organisme de coordination par une décision ministérielle officielle, après s’être assuré que ledit organisme a pris des dispositions administratives suffisantes pour être en mesure de s’acquitter des tâches visées à l’article 6, paragraphe 3, deuxième alinéa, du règlement (CE) no 1290/2005.

Pour être agréé, l’organisme de coordination doit avoir mis en place des procédures permettant de faire en sorte:

a) que toutes les déclarations adressées à la Commission soient fondées sur des informations émanant de sources dûment autorisées;

b) que les déclarations adressées à la Commission aient été dûment autorisées avant leur transmission;

c) qu’il existe une véritable piste d’audit à l’appui des informations transmises à la Commission;

d) qu’un relevé des informations reçues et transmises soit conservé en toute sécurité, soit sur papier, soit dans un format électronique.

5. La confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de toutes les données informatiques détenues par les organismes de coordination sont assurées par des mesures adaptées à la structure administrative, aux effectifs et à l’environnement technologique propres à chacun d’entre eux. Les efforts en matière financière et technologique sont proportionnels aux risques réels encourus.

6. Les communications prévues à l’article 6, paragraphe 3, premier alinéa, ainsi qu’à l’article 8, paragraphe 1, point a), du règlement (CE) no 1290/2005 sont effectuées dès que l’organisme de coordination reçoit son premier agrément et, dans tous les cas, avant l’imputation au FEAGA ou au Feader de toute dépense relevant de la responsabilité dudit organisme. Elles sont accompagnées des documents établissant l’agrément de l’organisme ainsi que de renseignements sur les dispositions administratives, comptables et de contrôle interne qui en régissent le fonctionnement.

Article 5

Certification

1. L’organisme de certification visé à l’article 7 du règlement (CE) no 1290/2005 est désigné par l’autorité compétente. Il doit être indépendant, sur le plan opérationnel, de l’organisme payeur et de l’organisme de coordination concernés et disposer de l’expertise technique nécessaire.

2. Dans son examen de l’organisme payeur concerné, l’organisme de certification applique les normes d’audit internationalement reconnues, en tenant compte, le cas échéant, des lignes directrices établies par la Commission en ce qui concerne l’application de ces normes.

L’organisme de certification effectue ses contrôles à la fois pendant et après chaque exercice budgétaire.

3. L’organisme de certification établit un certificat indiquant s’il a obtenu des assurances raisonnables sur la véracité, l’intégralité et l’exactitude des comptes à transmettre à la Commission ainsi que sur le bon fonctionnement des procédures de contrôle interne.

Le certificat s’appuie sur un examen des procédures ainsi que d’un échantillon de transactions. En ce qui concerne les structures administratives de l’organisme payeur, l’examen se limite à contrôler que celles-ci permettent bien d’assurer que la bonne application de la réglementation communautaire est vérifiée avant de procéder aux paiements.

4. L’organisme de certification établit un rapport de ses constatations. Ce rapport couvre les fonctions qui sont déléguées ou qui sont exercées par les autorités douanières nationales. Il indique:

a) si l’organisme payeur remplit les conditions d’agrément;

b) si les procédures de l’organisme de paiement permettent de déclarer, avec un degré raisonnable de fiabilité, que les dépenses imputées au FEAGA et au Feader ont été effectuées dans le respect de la réglementation communautaire, et quelles recommandations ont éventuellement été formulées et mises en œuvre en matière d’améliorations;

c) si les comptes annuels visés à l’article 6, paragraphe 1, sont conformes aux livres et registres de l’organisme payeur;

d) si les déclarations relatives aux dépenses et aux opérations d’intervention constituent un relevé matériellement vrai, intégral et exact des opérations imputées au FEAGA et au Feader;

e) si les intérêts financiers de la Communauté sont dûment protégés en ce qui concerne les avances payées, les garanties obtenues, les stocks d’intervention ainsi que les montants à percevoir.

Le rapport est accompagné:

a) de renseignements relatifs au nombre de personnes constituant l’équipe d’audit et à leurs qualifications, au travail réalisé, au nombre de transactions examinées, au degré de matérialité et de confiance obtenu, aux faiblesses éventuellement décelées et aux recommandations émises en vue d’améliorer le système, ainsi qu’aux opérations tant de l’organisme de certification que des autres organismes d’audit, internes ou externes aux organismes payeurs, sur lesquels repose tout ou partie des assurances acquises par l’organisme de certification sur les questions traitées dans le rapport;

b) d’un avis sur la déclaration d’assurance visée à l’article 8, paragraphe 1, point c) iii), du règlement (CE) no 1290/2005.

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CHAPITRE 1 bis

RECOUVREMENT DES CRÉANCES

Article 5 bis

Règle de minimis

Sans préjudice de l’article 6, paragraphe 3, premier alinéa, du règlement (CE) no 1782/2003 du Conseil ( 5 ), les conditions énoncées à l’article 32, paragraphe 6, point a), et à l’article 33, paragraphe 7, du règlement (CE) no 1290/2005 sont considérées comme satisfaites lorsque le montant à recouvrer auprès du bénéficiaire en ce qui concerne un paiement individuel effectué dans le cadre d’un régime d’aide, hors intérêts, ne dépasse pas 100 EUR.

Article 5 ter

Mode de recouvrement

Sans préjudice des mesures exécutoires prévues dans la législation nationale, les États membres prélèvent le montant de toute créance en souffrance d’un bénéficiaire, établie conformément à la législation nationale, sur tout paiement futur à effectuer par l’organisme payeur chargé du recouvrement de la créance auprès du même bénéficiaire.

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CHAPITRE 2

APUREMENT DES COMPTES

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Article 6

Contenu des comptes annuels

Les comptes annuels visés à l’article 8, paragraphe 1, point c) iii), du règlement (CE) no 1290/2005 comprennent:

a) les recettes affectées visées à l'article 34 du règlement (CE) no 1290/2005;

b) les dépenses du FEAGA, après déduction des paiements indus non récupérés à la fin de l'exercice financier autres que ceux visés au point h), intérêts y afférents inclus, résumées par poste et sous-poste du budget communautaire;

c) les dépenses du Feader, ventilées par programme et par mesure. À la clôture du programme, les paiements indus non récupérés autres que ceux visés au point h), intérêts y afférents inclus, doivent être déduits des dépenses de l'exercice financier en question;

d) des informations sur les dépenses et sur les recettes affectées ou la confirmation que le détail des informations relatives à chaque opération figure dans un fichier informatique tenu à la disposition de la Commission;

e) un tableau des écarts, ventilés par poste et sous-poste, ou, dans le cas du Feader, par programme et mesure, entre les dépenses et les recettes affectées déclarées dans les comptes annuels et celles qui ont été déclarées pour la même période dans les documents visés à l’article 4, paragraphe 1, point c), du règlement (CE) no 883/2006 de la Commission du 21 juin 2006 portant modalités d’application du règlement (CE) no 1290/2005 en ce qui concerne la tenue des comptes des organismes payeurs, les déclarations de dépenses et de recettes et les conditions de remboursement des dépenses dans le cadre du FEAGA et du Feader ( 6 ) pour ce qui concerne le FEAGA, et à l’article 16, paragraphe 2, dudit règlement pour ce qui concerne le Feader, assorti d’une note explicative pour chacun de ces écarts;

f) séparément, les montants à la charge, respectivement, de l'État membre concerné et de la Communauté, conformément au premier alinéa de l'article 32, paragraphe 5, et de l'article 32, paragraphe 6, du règlement (CE) no 1290/2005;

g) séparément, les montants à la charge respectivement de l'État membre concerné et de la Communauté, conformément au premier alinéa de l'article 33; paragraphe 8, et de l'article 33, paragraphe 7, du règlement (CE) no 1290/2005;

h) le tableau des paiements indus à récupérer à la fin de l’exercice, résultant d'irrégularités au sens de l'article premier, paragraphe 2, du règlement (CE, Euratom) no 2988/95 ( 7 ), sanctions et intérêts y afférents inclus, établi conformément au modèle figurant à l’annexe III du présent règlement;

i) un extrait du grand livre des débiteurs comportant les montants à récupérer et à créditer au FEAGA ou au Feader autres que ceux visés aux points b), c) et h), sanctions et intérêts y afférents inclus, établi conformément au modèle figurant à l'annexe III bis;

j) un résumé des opérations d’intervention et un état des quantités et de l’emplacement des stocks à la fin de l’exercice budgétaire;

k) l’assurance que les informations relatives à chaque mouvement effectué dans les stocks d’intervention figurent dans les fichiers de l’organisme payeur.

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Article 7

Transmission des informations

1. Aux fins de l’apurement des comptes au titre de l’article 30 du règlement (CE) no 1290/2005, chaque État membre adresse à la Commission:

a) les informations incluses dans les comptes annuels visées à l’article 6 du présent règlement;

b) les certificats et rapports établis par le ou les organismes de certification, tels que visés à l’article 5, paragraphes 3 et 4, du présent règlement;

c) un relevé complet de toutes les informations comptables requises à des fins statistiques ou de contrôle;

d) la ou les déclarations d’assurance visées à l’article 3 du présent règlement.

2. Les documents et informations comptables visés au paragraphe 1 sont adressés à la Commission au plus tard le 1er février de l’année suivant la fin de l’exercice budgétaire concerné. Les documents visés aux points a), b) et d) dudit paragraphe sont envoyés en un exemplaire et accompagnés d’une copie électronique dans les conditions et selon le format définis par la Commission en application de l’article 18 du règlement (CE) no 883/2006.

3. À la demande de la Commission ou à l’initiative de l’État membre, des informations complémentaires concernant l’apurement des comptes peuvent être adressées à la Commission dans des délais fixés par celle-ci, compte tenu de la charge de travail nécessaire pour fournir ces informations. En l’absence de telles informations, la Commission peut apurer les comptes sur la base des informations dont elle dispose.

4. Dans certains cas dûment justifiés, la Commission peut accepter un report du délai fixé pour la communication d’informations, à condition que la demande lui en soit faite avant l’expiration de ce délai.

5. Si un État membre a octroyé un agrément à plusieurs organismes payeurs, il adresse également à la Commission, pour le 15 février de l’année suivant la fin de l’exercice budgétaire concerné, une synthèse établie par l’organisme de coordination et récapitulant les déclarations d’assurance visées à l’article 3, ainsi que les certificats visés à l’article 5, paragraphe 3.

Article 8

Contenu et présentation des informations comptables

1. La forme et le contenu des informations comptables visées à l’article 7, paragraphe 1, point c), ainsi que les modalités de leur transmission à la Commission sont établis conformément à la procédure visée à l’article 41, paragraphe 2, du règlement (CE) no 1290/2005.

2. Les informations comptables sont utilisées par la Commission aux seules fins:

a) d’exécuter les tâches qui lui sont attribuées en vertu du règlement (CE) no 1290/2005 en matière d’apurement des comptes;

b) d’assurer le suivi des évolutions et d’établir des prévisions dans le secteur agricole.

La Cour des comptes européenne et l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) ont accès à ces informations aux fins de l’exercice de leurs fonctions.

3. Toute donnée à caractère personnel incluse dans les informations comptables collectées est traitée exclusivement aux fins indiquées au paragraphe 2. En particulier, si des informations comptables sont utilisées par la Commission aux fins visées au paragraphe 2, point b), la Commission les rend anonymes et ne les traite que sous une forme agrégée.

4. Toute question relative au traitement de données personnelles est à adresser par l’intéressé à la Commission conformément à l’annexe IV.

5. La Commission fait en sorte que les informations comptables soient conservées en toute confidentialité et en toute sécurité.

Article 9

Conservation des informations comptables

1. Les justificatifs relatifs aux dépenses financées et aux recettes affectées à recouvrer par le FEAGA sont tenus à la disposition de la Commission pendant au moins les trois années suivant l’année au cours de laquelle la Commission effectue l’apurement des comptes de l’exercice budgétaire considéré en vertu de l’article 30 du règlement (CE) no 1290/2005.

2. Les justificatifs relatifs aux dépenses financées et aux recettes affectées à recouvrer par le Feader sont tenus à la disposition de la Commission pendant au moins les trois années suivant l’année au cours de laquelle l’organisme payeur effectue le paiement final.

3. Dans les cas d’irrégularités ou de négligences, les justificatifs visés aux paragraphes 1 et 2 sont tenus à la disposition de la Commission pendant au moins les trois années suivant l’année au cours de laquelle les montants concernés ont été intégralement recouvrés auprès du bénéficiaire et reversés au FEAGA ou au Feader, ou l’année au cours de laquelle les conséquences financières de l’absence de recouvrement sont établies conformément à l’article 32, paragraphe 5, ou à l’article 33, paragraphe 8, du règlement (CE) no 1290/2005.

4. Dans le cas de la procédure d’apurement de conformité prévue à l’article 31 du règlement (CE) no 1290/2005, les justificatifs visés aux paragraphes 1 et 2 du présent article sont tenus à la disposition de la Commission pendant au moins l’année suivant l’année de clôture de la procédure ou, si une décision de conformité fait l’objet d’une procédure judiciaire devant la Cour de justice des Communautés européennes, pendant au moins l’année suivant l’année de la conclusion de ladite procédure judiciaire.

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5. Les justificatifs visés aux paragraphes 1 à 4 sont tenus à la disposition de la Commission, sur papier et/ou sous forme électronique.

Les documents ne peuvent être conservés sous la seule forme électronique que si la législation nationale de l’État membre concerné autorise l’utilisation de documents électroniques en tant que preuve des opérations sous-jacentes devant les juridictions nationales.

Si les documents sont conservés sous forme électronique uniquement, le système utilisé pour ce faire doit être conforme aux dispositions de l’annexe I, point 3 B).

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Article 10

Apurement comptable

1. La décision d’apurement des comptes visée à l’article 30 du règlement (CE) no 1290/2005 fixe le montant des dépenses effectuées dans chaque État membre au cours de l’exercice budgétaire considéré qui est reconnu imputable au FEAGA et au Feader, sur la base des comptes visés à l’article 6 du présent règlement et des réductions et suspensions imposées, le cas échéant, en vertu des articles 17 et 27 du règlement (CE) no 1290/2005.

Dans le cas du FEAGA, cette décision fixe également les montants à imputer à la Communauté et à l’État membre concerné en vertu de l’article 32, paragraphe 5, du règlement (CE) no 1290/2005.

Dans le cas du Feader, le montant fixé par la décision d’apurement des comptes comprend les fonds réutilisables par l’État membre concerné en vertu de l’article 33, paragraphe 3, point c), du règlement (CE) no 1290/2005.

2. En ce qui concerne le FEAGA, les montants qui, en application de la décision d’apurement des comptes, sont à recouvrer auprès de chaque État membre ou doivent lui être payés sont calculés en déduisant les paiements mensuels au titre de l’exercice budgétaire en question des dépenses reconnues pour ce même exercice conformément au paragraphe 1. Le paiement mensuel correspondant aux dépenses effectuées le deuxième mois suivant la décision d’apurement des comptes est, selon le cas, réduit ou augmenté desdits montants par la Commission.

En ce qui concerne le Feader, les montants qui, en application de la décision d’apurement des comptes, sont à recouvrer auprès de chaque État membre ou doivent lui être payés sont calculés en déduisant les paiements intermédiaires au titre de l’exercice budgétaire en question des dépenses reconnues pour ce même exercice conformément au paragraphe 1. ►M3 La Commission porte lesdits montants en déduction ou en supplément du premier paiement pour lequel la déclaration de dépenses est présentée par l’État membre après l’adoption d’une décision en vertu de l’article 30 du règlement (CE) no 1290/2005. ◄

3. La Commission communique à l’État membre concerné, au plus tard le 31 mars suivant la fin de l’exercice budgétaire, les résultats de ses vérifications des informations transmises, accompagnés, le cas échéant, des modifications proposées.

4. Si, pour des motifs imputables à l’État membre concerné, la Commission n’est pas en mesure d’apurer les comptes d’un État membre avant le 30 avril de l’année suivante, la Commission notifie à l’État membre les enquêtes complémentaires qu’elle se propose de mener en vertu de l’article 37 du règlement (CE) no 1290/2005.

5. Le présent article s’applique, mutatis mutandis, aux recettes affectées au sens de l’article 34 du règlement (CE) no 1290/2005.

Article 11

Apurement de conformité

1. Si, à la suite d’une enquête, la Commission considère que des dépenses n’ont pas été effectuées conformément à la réglementation communautaire, elle communique ses constatations à l’État membre concerné et lui indique les mesures correctives qui s’imposent afin d’assurer à l’avenir le respect de ladite réglementation.

La communication fait référence au présent article. L’État membre répond dans un délai de deux mois à compter de la réception de la communication et la Commission peut modifier sa position en conséquence. Dans des cas justifiés, la Commission peut accorder une prorogation du délai de réponse.

À l’expiration du délai de réponse, la Commission convoque une réunion bilatérale et les deux parties s’efforcent de parvenir à un accord sur les mesures à prendre ainsi que sur l’évaluation de la gravité de l’infraction et du préjudice financier causé à la Communauté.

2. Dans les deux mois suivant la réception du procès-verbal de la réunion bilatérale visée au paragraphe 1, troisième alinéa, l’État membre communique les informations éventuellement demandées au cours de la réunion ainsi que toute information complémentaire qu’il juge utile au traitement du dossier.

Dans des cas justifiés et sur demande motivée de l’État membre, la Commission peut accorder une prolongation de la période visée au premier alinéa. La demande en est adressée à la Commission avant le terme de ladite période.

Au terme de la période visée au premier alinéa, la Commission communique officiellement à l’État membre les conclusions auxquelles elle est parvenue sur la base des informations reçues dans le cadre de la procédure d’apurement de conformité. Cette communication présente l’évaluation des dépenses que la Commission envisage d’exclure du financement communautaire en vertu de l’article 31 du règlement (CE) no 1290/2005 et fait référence à l’article 16, paragraphe 1, du présent règlement.

3. L’État membre informe la Commission des mesures correctives qu’il a prises en vue d’assurer le respect de la réglementation communautaire, en précisant la date de leur mise en œuvre effective.

Après avoir examiné tout rapport éventuellement établi par l’organe de conciliation conformément au chapitre 3 du présent règlement, la Commission adopte, le cas échéant, une ou plusieurs décisions au titre de l’article 31 du règlement (CE) no 1290/2005, visant à exclure du financement communautaire les dépenses concernées par le non-respect de la réglementation communautaire jusqu’à la mise en œuvre effective par l’État membre des mesures correctives.

Lors de l’évaluation des dépenses à exclure du financement communautaire, la Commission peut prendre en compte toute information transmise par l’État membre après le terme de la période visée au paragraphe 2 si cela est nécessaire pour mieux estimer le préjudice financier causé au budget communautaire, dès lors que le retard dans la transmission desdites informations est justifié par des circonstances exceptionnelles.

▼M3

La Commission peut, à tout moment, mettre un terme à la procédure, sans que cela n’entraîne de conséquences financières pour l’État membre concerné, si elle estime que les incidences financières éventuelles de la non-conformité détectée à la suite de l’enquête visée au point 1 n’excèdent pas 50 000 EUR ni 10 % des dépenses concernées ou des montants à recouvrer.

▼B

4. En ce qui concerne le FEAGA, les montants à déduire du financement communautaire sont soustraits par la Commission des paiements mensuels correspondant aux dépenses effectuées au cours du deuxième mois suivant la décision au titre de l’article 31 du règlement (CE) no 1290/2005.

▼M3

En ce qui concerne le Feader, les montants à déduire du financement de l’Union sont soustraits par la Commission du paiement pour lequel la déclaration de dépenses est présentée par l’État membre après l’adoption d’une décision en vertu de l’article 31 du règlement (CE) no 1290/2005.

Toutefois, à la demande de l’État membre et après consultation du comité des Fonds agricoles, la Commission peut adopter une décision:

a) établissant une date différente pour l’exécution des déductions ou autorisant leur remboursement en une ou plusieurs tranches lorsque l’importance des montants à déduire, inclus dans un acte d’exécution adopté sur la base de l’article 31 du règlement (CE) no 1290/2005, le justifie; ou

b) reportant, pour une période maximale de dix-huit mois à compter de la date de son adoption, l’exécution de toutes les déductions à effectuer au cours de cette période et, dans le même temps, autorisant leur exécution après la fin de la période de report, en un maximum de trois tranches annuelles égales, pour les États membres bénéficiant d’une aide financière dans le cadre du règlement (CE) no 332/2002 ( 8 ) du Conseil, du règlement (UE) no 407/2010 ( 9 ), de l’accord-cadre régissant le Fonds européen de stabilité financière signé le 7 juin 2010 ou du traité instituant le mécanisme européen de stabilité.

Le délai de report visé au troisième alinéa, point b), ne peut être prolongé et aucune autre décision autorisant un report ne peut être adoptée concernant le même État membre. L’État membre bénéficiant d’une décision de report veille à ce que les déficiences qui ont justifié les déductions et qui persistent au moment de l’adoption de cette décision fassent l’objet de mesures correctives, sur la base d’un plan d’action établi en consultation avec la Commission et comprenant des indicateurs de progrès clairs. Si l’État membre n’a pas pris les mesures nécessaires pour remédier à ces déficiences comme prévu dans le plan d’action, si l’état d’avancement des mesures correctives ne suffit pas au regard des indicateurs de progrès ou si les résultats de ces mesures ne sont pas satisfaisants, la Commission révoque sa décision de report de la date d’exécution des déductions, tout en respectant le principe de proportionnalité.

▼B

5. Le présent article s’applique, mutatis mutandis, aux recettes affectées au sens de l’article 34 du règlement (CE) no 1290/2005.







CHAPITRE 3

PROCÉDURE DE CONCILIATION

Article 12

Organe de conciliation

Aux fins de la procédure d’apurement de conformité prévue à l’article 31 du règlement (CE) no 1290/2005, un organe de conciliation est institué en accord avec la Commission. Celui-ci a pour fonction:

a) d’examiner toute question qui lui est soumise par un État membre ayant reçu une communication officielle de la Commission au titre de l’article 11, paragraphe 2, troisième alinéa, du présent règlement, assortie d’une évaluation des dépenses que la Commission entend exclure du financement communautaire;

b) de tenter de rapprocher les positions divergentes de la Commission et de l’État membre concerné;

c) d’établir, à l’issue de ses travaux, un rapport sur le résultat de ses efforts de conciliation, accompagné de toute observation qu’il estime utile au cas où le différend subsisterait, en totalité ou en partie.

Article 13

Composition de l’organe de conciliation

1. L’organe de conciliation est composé de cinq membres sélectionnés parmi des personnalités reconnues présentant toutes les garanties d’indépendance et hautement qualifiées dans les questions relatives au financement de la politique agricole commune, y compris en matière de développement rural, ou dans la pratique de l’audit financier.

Ils doivent être ressortissants d’États membres différents.

2. Le président, les membres et les membres remplaçants sont désignés par la Commission pour un mandat initial de trois ans, après consultation du comité des Fonds agricoles.

Ce mandat est renouvelable, mais uniquement par périodes d’un an, le comité des Fonds agricoles étant informé de tout renouvellement. Toutefois, s’il est décidé de nommer président une personne déjà membre de l’organe de conciliation, la durée de son mandat initial de président est de trois ans.

Les noms du président, des membres et des membres remplaçants sont publiés dans la série C du Journal officiel de l’Union européenne.

3. Les membres de l’organe de conciliation sont rémunérés en fonction du temps qu’ils doivent consacrer à leur mission. Leurs frais de transport et de communications donnent lieu à une indemnisation conformément aux règles en vigueur.

4. Au terme de leur mandat, le président et les membres restent en fonction jusqu’à ce qu’il soit pourvu à leur remplacement ou au renouvellement de leur mandat.

5. La Commission, après consultation du comité des Fonds agricoles, peut mettre fin au mandat de tout membre ne répondant plus aux conditions requises pour l’exercice de ses fonctions au sein de l’organe de conciliation ou qui, pour quelque motif que ce soit, se trouve indisponible pour une durée indéterminée.

Dans ce cas, un membre remplaçant reprend le mandat de l’intéressé pour la durée restant à couvrir et le comité des Fonds agricoles en est informé.

S’il est mis fin au mandat du président, le membre appelé à exercer la présidence pour la durée restant à couvrir est désigné par la Commission après consultation du comité des Fonds agricoles.

Article 14

Indépendance de l’organe de conciliation

1. Les membres de l’organe de conciliation accomplissent leurs tâches en toute indépendance et ne sollicitent ni n’acceptent d’instructions d’aucun gouvernement ou organisme.

Aucun membre ne peut prendre part aux travaux de l’organe de conciliation ou signer un rapport s’il a été, dans des fonctions antérieures, impliqué personnellement dans le dossier en cause.

2. Sans préjudice de l’article 287 du traité, les membres de l’organe de conciliation ne peuvent divulguer aucune information venue à leur connaissance au cours des travaux effectués pour le compte dudit organe. Ce type d’information est confidentiel et est couvert par le secret professionnel.

Article 15

Modalités de travail

1. Les réunions de l’organe de conciliation ont lieu au siège de la Commission. Le président assure la préparation et l’organisation des travaux. En son absence, sans préjudice de l’article 13, paragraphe 5, premier alinéa, les fonctions du président sont exercées par le doyen des membres.

Le secrétariat de l’organe de conciliation est assuré par la Commission.

2. Sans préjudice de l’article 14, paragraphe 1, deuxième alinéa, les rapports sont adoptés à la majorité absolue des membres présents, le quorum étant de trois.

Les rapports sont signés par le président et les membres ayant participé aux délibérations. Ils sont cosignés par le secrétariat.

Article 16

Procédure de conciliation

Tout État membre peut soumettre une question à l’organe de conciliation dans les trente jours suivant la réception de la communication officielle de la Commission visée à l’article 11, paragraphe 2, troisième alinéa, en adressant une demande de conciliation motivée au secrétariat de l’organe de conciliation.

◄

La procédure et l’adresse du secrétariat sont communiquées aux États membres par l’intermédiaire du comité des Fonds agricoles.

2. Une demande de conciliation n’est recevable que si le montant qu’il est envisagé d’exclure du financement communautaire, selon la communication de la Commission:

a) dépasse 1 million EUR, ou

b) représente au moins 25 % de la dépense annuelle totale de l’État membre au titre des postes budgétaires concernés.

En outre, si, au cours des discussions précédentes, l’État membre concerné a fait valoir et dûment justifié qu’il s’agit d’une question de principe relative à l’application de la réglementation communautaire, le président de l’organe de conciliation peut déclarer recevable sa demande de conciliation. Toutefois, une telle demande n’est pas recevable si elle porte exclusivement sur une question d’interprétation juridique.

3. L’organe de conciliation mène ses travaux d’une manière aussi informelle et rapide que possible, en se fondant sur les pièces versées au dossier et sur une audition équitable de la Commission et des autorités nationales concernées.

4. Si, dans un délai de quatre mois suivant sa saisine, l’organe de conciliation n’est pas parvenu à rapprocher les positions de la Commission et de l’État membre, la procédure de conciliation est réputée avoir échoué. Le rapport visé à l’article 12, point c), indique les raisons pour lesquelles il n’a pas été possible de rapprocher les positions concernées. Il précise s’il a été possible, au cours des travaux, de parvenir à un accord partiel.

Le rapport est transmis:

a) à l’État membre concerné;

b) à la Commission;

c) aux autres États membres, dans le cadre du comité des Fonds agricoles.







CHAPITRE 4

DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES

Article 17

Dispositions transitoires

1. Si un organisme payeur bénéficiant d’un agrément délivré conformément au règlement (CE) no 1663/95 vient à assumer des responsabilités relatives à des dépenses qui n’étaient auparavant pas de son ressort, la date limite pour effectuer l’examen prévu à l’article 1er, paragraphe 3, du présent règlement et délivrer le nouvel agrément nécessaire en raison de ces nouvelles responsabilités est fixée au 16 octobre 2007.

2. Pour l’exercice budgétaire 2007, le rapport de l’organisme de certification visé à l’article 5, paragraphe 4, ne contient, en ce qui concerne la sécurité des systèmes d’information, que des observations et des conclusions provisoires, en utilisant une structure de notation, quant aux mesures mises en place par l’organisme payeur. Ces observations s’appuient sur les normes de sécurité applicables internationalement reconnues, visées à l’annexe I, point 3 B), et indiquent dans quelle mesure on peut considérer que des mesures de sécurité efficaces étaient en place.

Article 18

Abrogations

1. Le règlement (CE) no 1663/95, le règlement (CE) no 2390/1999 et la décision 91/442/CE sont abrogés à compter du 16 octobre 2006. Toutefois, le règlement (CE) no 1663/95 demeure applicable à l’apurement des comptes au titre de l’article 7, paragraphe 3, du règlement (CE) no 1258/1999 du Conseil ( 10 ) pour l’exercice budgétaire 2006.

Le président, les membres et les membres remplaçants de l’organe de conciliation désignés en vertu de la décision 94/442/CE restent en fonction jusqu’au terme de leur mandat ou jusqu’à ce qu’il soit pourvu à leur remplacement.

2. Les références aux actes abrogés au paragraphe 1 s’entendent comme faites au présent règlement et sont à lire selon le tableau de correspondance figurant à l’annexe V.

Article 19

Entrée en vigueur et application

Le présent règlement entre en vigueur le septième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l’Union européenne.

Il s’applique à compter du 16 octobre 2006. Toutefois, les articles 3 et 5, l’article 6, points a) à e) et points g) et h), ainsi que les articles 7 et 10 ne s’appliquent qu’aux dépenses et aux recettes affectées relevant des exercices financiers 2007 et suivants.

Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre.









ANNEXE I

CONDITIONS D’AGRÉMENT

1. Environnement interne

A) Structure organisationnelle

L’organisme dispose d’une structure organisationnelle lui permettant d’assurer, en ce qui concerne les dépenses du FEAGA et du Feader, les grandes fonctions ci-après:

i) l’ordonnancement et le contrôle des paiements, qui a pour finalité d’établir, au travers notamment des contrôles administratifs et des contrôles sur place, si les montants à payer aux ayants droit sont bien conformes à la réglementation communautaire;

ii) l’exécution des paiements, dont la finalité est que les montants autorisés, ou, dans le cas du développement rural, la part du cofinancement communautaire, soient payés à l’ayant droit (ou à son cessionnaire);

iii) l’enregistrement comptable des paiements, qui a pour objet d’enregistrer tous les paiements dans des comptes distincts de l’organisme (un pour les dépenses du FEAGA et un pour celles du Feader), généralement au moyen d’un système informatisé, et d’élaborer des récapitulatifs périodiques des dépenses et notamment les déclarations mensuelles, trimestrielles (dans le cas du Feader) et annuelles transmises à la Commission. ►C2 Ces comptes regroupent également les opérations actives financées par les fonds, notamment en ce qui concerne les stocks d’intervention, les acomptes non acquittés, les garanties et les débiteurs. ◄

La structure organisationnelle de l’organisme prévoit une claire répartition de l’autorité et des responsabilités à tous les niveaux opérationnels, ainsi que la séparation des trois fonctions visées au paragraphe 1, dont les responsabilités sont définies dans un organigramme. Y figurent également les services techniques et le service d’audit interne visés au point 4).

B) Normes en matière de ressources humaines

L’organisme veille à ce que:

i) des ressources humaines appropriées soient affectées à l’exécution des opérations et que les compétences techniques nécessaires soient disponibles aux différentes phases de ces opérations;

ii) la répartition des tâches soit conçue de telle sorte que chaque agent n’ait de responsabilités que pour une seule des attributions en matière d’ordonnancement, de paiement ou d’enregistrement comptable des sommes imputées au FEAGA ou au Feader et qu’aucun agent n’exécute une des tâches correspondantes sans que son activité soit supervisée par un autre agent;

iii) les compétences de chaque fonctionnaire, et notamment la délimitation de ses pouvoirs en matière financière, soient définies par écrit;

iv) le personnel dispose d’une formation adéquate à toutes les phases des opérations et que le personnel occupant des postes sensibles fasse l’objet d’une politique de rotation ou à défaut d’une supervision plus intense;

v) des mesures appropriées soient prises en vue d’écarter les risques de conflit d’intérêts lorsque des personnes détenant des responsabilités ou occupant un poste sensible en rapport avec la vérification, l’ordonnancement, le paiement et l’enregistrement comptable des demandes assument aussi d’autres fonctions en dehors de l’organisme de paiement.

C) Délégation

Pour que l’une quelconque des tâches de l’organisme puisse être déléguée à une autre entité au titre de l’article 6, paragraphe 1, du règlement (CE) no 1290/2005, les conditions énumérées ci-après doivent être remplies.

i) Un accord écrit entre l’organisme payeur et cette entité doit spécifier la nature de l’information et des pièces justificatives à soumettre à l’organisme payeur ainsi que le délai dans lequel elles doivent être fournies. Cet accord doit permettre à l’organisme payeur de satisfaire aux conditions d’agrément.

ii) Dans tous les cas, l’organisme payeur demeure responsable de la gestion efficace du fonds concerné.

iii) Les compétences et les obligations de l’autre entité, notamment en ce qui concerne le contrôle et la vérification de la conformité avec les règles communautaires, doivent être clairement définies.

iv) L’organisme payeur veille à ce que l’entité concernée dispose de moyens efficaces permettant de garantir qu’elle exerce ses compétences de manière satisfaisante.

v) L’entité concernée confirme explicitement à l’organisme qu’elle exerce effectivement ses compétences et décrit les moyens utilisés.

vi) L’organisme passe en revue régulièrement les fonctions déléguées afin de confirmer que le travail effectué est d’un niveau satisfaisant et qu’il est conforme à la réglementation communautaire.

Les conditions définies ci-dessus s’appliquent, mutatis mutandis, aux tâches exécutées par les autorités douanières nationales en ce qui concerne les dépenses agricoles.

2. Activités de contrôle

A) Procédures d’ordonnancement des demandes

L’organisme payeur adopte les procédures exposées ci-après.

i) L’organisme établit les modalités de la réception, de l’enregistrement et du traitement des demandes, ainsi qu’un descriptif de tous les documents à utiliser.

ii) Tout agent chargé de l’ordonnancement dispose d’une liste de contrôle détaillée des vérifications qu’il lui incombe d’effectuer; il joint aux justificatifs accompagnant la demande une attestation dans laquelle il certifie que ces contrôles ont été réalisés. Cette attestation peut être établie sous forme électronique. Il est en outre certifié que le travail a été revu par un membre de l’encadrement supérieur.

iii) Une demande de paiement n’est ordonnancée qu’après la réalisation d’un nombre suffisant de contrôles visant à vérifier qu’elle est conforme à la réglementation communautaire. Ces contrôles comportent les contrôles prévus par le règlement régissant la mesure spécifique au titre de laquelle l’aide est demandée ainsi que les contrôles visés à l’article 9 du règlement (CE) no 1290/2005 ayant pour objet de prévenir et de déceler toute fraude ou irrégularité, compte tenu, en particulier, des risques encourus. Dans le cas du Feader, des procédures supplémentaires sont mises en place pour vérifier que les critères d’octroi de l’aide ont bien été observés, de même que toutes les règles communautaires applicables, particulièrement en matière d’attribution des marchés publics et de respect de l’environnement.

iv) La direction de l’organisme est informée, à un niveau approprié, à intervalles réguliers et en temps opportun, des résultats des contrôles effectués, de sorte qu’il soit toujours possible d’estimer si des contrôles suffisants ont été menés avant de procéder à la liquidation d’une demande.

v) Le travail accompli est décrit en détail dans un rapport accompagnant chaque demande, chaque groupe de demandes ou, s’il y a lieu, dans un rapport couvrant la campagne de commercialisation. Le rapport est accompagné d’une attestation certifiant l’éligibilité des demandes approuvées ainsi que la nature, le champ et les limites des activités fournies. Dans le cas du Feader, il est en outre certifié que les critères d’octroi de l’aide ont bien été observés, de même que toutes les règles communautaires applicables, particulièrement en matière d’attribution des marchés publics et de respect de l’environnement. Dans le cas de contrôles physiques ou administratifs pratiqués non de manière exhaustive mais sur un échantillon de demandes, il y a lieu d’identifier les demandes sélectionnées, de décrire la méthode d’échantillonnage et de rendre compte des résultats de toutes les inspections ainsi que des mesures prises en ce qui concerne les anomalies et les irrégularités constatées. Les pièces justificatives sont de nature à démontrer en suffisance que toutes les vérifications requises quant à l’éligibilité des demandes ordonnancées ont bien été effectuées.

vi) Si des documents (sur papier ou sous forme électronique) concernant des demandes ordonnancées ou des contrôles réalisés sont conservés par d’autres entités, celles-ci, ainsi que l’organisme payeur, mettent en place des procédures garantissant que l’emplacement de tous les documents ayant trait à des paiements déterminés effectués par l’organisme soit bien enregistré.

B) Procédures de paiement

L’organisme payeur adopte les procédures qui s’imposent pour veiller à ce que les paiements soient effectués exclusivement sur des comptes bancaires au nom du demandeur ou de son cessionnaire. Le paiement est exécuté par le banquier de l’organisme ou, s’il y a lieu, par un service trésorier du gouvernement, dans un délai de cinq jours ouvrables à compter de la date d’imputation au FEAGA ou au Feader. Toutefois, pour les exercices financiers 2007 et 2008, les paiements peuvent également être effectués par ordre de paiement. Des procédures sont adoptées de manière à faire en sorte que tous les paiements pour lesquels les virements ne sont pas effectués soient crédités à nouveau au profit des fonds. Aucun paiement n’est effectué au comptant. L’approbation de l’ordonnateur et/ou de son supérieur peut s’effectuer par voie électronique, à condition que le moyen utilisé présente des garanties appropriées en matière de sécurité et que l’identité du signataire soit introduite dans les relevés électroniques.

C) Procédures comptables

L’organisme payeur adopte les procédures exposées ci-après.

i) Les procédures comptables sont conçues de telle sorte que les déclarations mensuelles, trimestrielles (dans le cas du Feader) et annuelles soient complètes, exactes et établies en temps opportun, et que toute erreur ou omission soit décelée et corrigée, au travers notamment de vérifications et de recoupements périodiques.

ii) La comptabilité relative aux stocks d’intervention est tenue de façon à garantir que les quantités et les coûts afférents soient traités correctement et rapidement puis enregistrés par lot identifiable et dans le compte correct, et ce à tous les stades, depuis l’acceptation de l’offre jusqu’à l’écoulement physique du produit, en conformité avec la réglementation applicable, et que le volume ainsi que la nature des quantités stockées puissent être déterminés à tout moment pour tous les sites.

▼C2

D) Procédures relatives aux acomptes et aux garanties

▼B

Les paiements relatifs aux acomptes font l’objet d’une rubrique distincte dans les registres comptables ou enregistrements secondaires Des procédures sont adoptées pour veiller à ce que:

i) les garanties ne soient fournies que par des établissements financiers remplissant les conditions fixées par le règlement (CEE) no 2220/85 de la Commission ( 11 ), agréés par les autorités appropriées, et dont les garanties demeurent valables jusqu’à l’apurement ou à la mobilisation et soient honorées sur simple demande de l’organisme;

ii) les acomptes soient acquittés dans les délais établis, que ceux dont l’acquittement est dû soient identifiés rapidement et que les garanties correspondantes soient exigées immédiatement.

E) Procédures relatives aux créances

Toutes les exigences posées aux points A) à D) s’appliquent, mutatis mutandis, aux prélèvements, aux garanties restées acquises, aux paiements remboursés, aux recettes affectées, etc., que l’organisme payeur est tenu de percevoir pour le compte du FEAGA et du Feader.

L’organisme instaure un système permettant de reconnaître tous les montants dus et d’inscrire toutes ces dettes au grand livre des débiteurs avant leur encaissement. Le grand livre des débiteurs est inspecté à intervalles réguliers et des mesures sont prises afin d’encaisser les dettes échues.

F) Piste d’audit

▼C2

Les informations liées aux pièces justificatives portant sur l’ordonnancement, l’enregistrement comptable et l’exécution des paiements ainsi que sur le traitement des acomptes, garanties et créances demeurent disponibles dans les locaux de l’organisme payeur afin de permettre la constitution, à tout moment, d’une piste d’audit suffisamment précise.

▼B

3. Information et communication

A) Communication

L’organisme payeur adopte les procédures nécessaires pour faire en sorte que toute modification des règlements communautaires et, en particulier, du taux des aides applicables soit prise en compte et que les instructions, bases de données et listes de contrôle soient mises à jour en temps utile.

B) Sécurité des systèmes d’information

▼M1

La sécurité des systèmes d’information doit être fondée sur les critères établis dans une version applicable, pour l’exercice budgétaire concerné, d’une des normes internationalement reconnues énumérées ci-dessous:

i) Organisation internationale de normalisation 27002: Code of practice for Information Security management (ISO);

▼B

ii) Bundesamt für Sicherheit in der Infomationstechnik: IT-Grundschutzhandbuch/IT Baseline Protection Manual (BSI);

iii) Information Systems Audit and Control Foundation: Control objectives for Information and related Technology (COBIT).

L’organisme fonde la sécurité de ces systèmes d’information sur une de ces normes internationales, sélectionnée selon sa préférence.

Il convient que les mesures de sécurité soient adaptées à la structure administrative, à la dotation en personnel et à l’environnement technologique de chaque organisme payeur. Les efforts en matière financière et technologique doivent être proportionnels aux risques réels encourus.

4. Suivi

A) Suivi continu au travers des actions de contrôle interne

Les actions de contrôle interne comprennent au minimum:

i) un suivi des services techniques et des entités ayant reçu par délégation la charge d’effectuer les contrôles et d’assumer les autres fonctions visant à assurer la bonne application des règlements, lignes directrices et procédures;

ii) l’introduction des modifications visant à améliorer les systèmes de contrôle dans leur ensemble;

iii) l’examen des demandes et requêtes soumises à l’organisme payeur ainsi que des autres informations suggérant l’existence d’irrégularités.

Le suivi continu fait partie intégrante des activités opérationnelles ordinaires et de routine de l’organisme payeur. Les activités quotidiennes et les actions de contrôle de l’organisme font l’objet, à tous les niveaux, d’un suivi continu visant à constituer une piste d’audit suffisamment détaillée.

B) Évaluations menées séparément par un service d’audit interne

L’organisme payeur adopte en la matière les procédures exposées ci-après.

i) Le service d’audit interne est indépendant des autres services de l’organisme et relève directement de son directeur.

ii) Le service d’audit interne vérifie que les procédures adoptées par l’organisme soient suffisantes pour contrôler le respect des règles communautaires et garantir que les comptes soient exacts, complets et établis en temps opportun. Les vérifications peuvent se limiter à certaines mesures et à des échantillons de transactions pourvu qu’un programme d’audit garantisse que tous les domaines significatifs, y compris les unités chargées de l’ordonnancement, soient pris en compte sur une période n’excédant pas cinq ans.

iii) Le travail du service d’audit s’effectue conformément aux normes internationalement reconnues; il fait l’objet de comptes rendus et débouche sur des rapports et des recommandations adressés aux dirigeants de l’organisme payeur.









ANNEXE II

DÉCLARATION D’ASSURANCE

Je soussigné, …, directeur de l’organisme payeur …, présente les comptes pour ledit organisme payeur au titre de l’exercice budgétaire du 16 octobre xx au 15 octobre xx + 1.

Je déclare, sur la base de mon propre jugement et des informations dont je dispose, y compris, notamment, les conclusions des travaux du service d’audit interne, que:

— les comptes ici présentés constituent, à ma connaissance, un état vrai, intégral et exact des dépenses et des recettes pour l’exercice budgétaire mentionné ci-dessus. Je déclare en particulier que toutes les créances, tous les acomptes, toutes les garanties et tous les stocks dont j’ai connaissance figurent dans ces comptes et que toutes les recettes perçues en rapport avec le FEAGA et le Feader ont été dûment créditées au profit du fonds concerné,

— j’ai mis en place un système offrant des assurances raisonnables quant à la légalité et à la régularité des opérations sous-jacentes et en particulier sur le fait que l’éligibilité des demandes et, dans le cas du développement rural, la procédure d’octroi de l’aide sont gérées, contrôlées et documentées conformément aux règles communautaires.

[La présente assurance fait toutefois l’objet des réserves suivantes:]

Je confirme en outre n’avoir aucune connaissance d’aucun fait susceptible de porter préjudice aux intérêts financiers de la Communauté.

Signature

▼M1









ANNEXE III

Modèle de tableau visé à l'article 6, point h)

Pour chaque organisme de paiement, les États membres communiquent l'information visée à l'article 6, point h) au moyen du tableau suivant:







a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t (l + m + n + o) u Organisme payeur Fonds (référence au règlement (CE) no 1290/2005, articles 3 ou 4) Exercice financier Devise Numéro d'identification du cas Identification CER, le cas échéant (1) Cas inclus dans le grand livre des débiteurs? Identification du bénéficiaire Programme clôturé? (uniquement pour le Feader) Exercice financier du premier constat d'irrégularité Objet de procédures judiciaires Montant initial à récupérer Total du montant après correction (sur toute la période de recouvrement) Total du montant récupéré (sur toute la période de recouvrement) Montant déclaré irrécupérable Exercice financier au cours duquel la somme a été déclarée irrécupérable Motifs de son caractère irrécupérable Montant corrigé (au cours de l'exercice financier n) Montant récupéré (au cours de l'exercice financier n) Montant en cours de recouvrement Montant à créditer au budget communautaire 3/4 o/n o/n 3/4 o/n o/n 3/4 o/n o/n 3/4 o/n o/n Total (1) Ceci concerne l'identification unique des cas notifiés en application du règlement (CE) no 1848/2006 de la Commission (JO L 355 du 15.12.2006, p. 56).

▼M1









ANNEXE III bis

Modèle de tableau visé à l'article 6, point i)

Autres montants à récupérer figurant dans le grand livre des débiteurs à créditer au FEAGA et au Feader.

Pour chaque organisme de paiement, les États membres communiquent l'information visée à l'article 6, point i) au moyen du tableau suivant:







a b c d e f g h Organisme payeur Fonds Devise Bilan au 15 octobre n – 1 Nouveaux cas (exercice n) Total des montants récupérés (exercice n) Total des corrections, montants non récupérables inclus (exercice n) Montants à récupérer au 15 octobre n

▼B









ANNEXE IV

COMMUNICATION DES QUESTIONS VISÉES À L’ARTICLE 8, PARAGRAPHE 4

Les questions visées à l’article 8, paragraphe 4, sont à transmettre à l’adresse suivante:

— Commission européenne, DG AGRI-J1, Rue de la Loi 200, B-1049 Bruxelles, — ou par courriel à:

— AGRI-J1@cec.eu.int









ANNEXE V

TABLEAU DE CORRESPONDANCE







Règlement (CE) no 1663/95 Présent règlement Article 1er, paragraphe 2 Article 1er, paragraphe 2 Article 1er, paragraphe 3, deuxième alinéa Article 1er, paragraphe 3, deuxième alinéa Article 1er, paragraphe 4 Article 1er, paragraphe 4 Article 1er, paragraphe 5 Article 2, paragraphe 5 Article 1er, paragraphe 7 Article 1er, paragraphe 5 Article 2, paragraphe 1 Article 4, paragraphe 1 Article 2, paragraphe 2 Article 4, paragraphe 6 Article 2, paragraphe 3 Article 8, paragraphe 1 Article 3, paragraphe 1, premier alinéa Article 5, paragraphe 1, deuxième phrase Article 3, paragraphe 1, deuxième alinéa Article 5, paragraphe 3, deuxième alinéa Article 3, paragraphe 1, troisième alinéa Article 5, paragraphe 2 Article 3, paragraphe 3 Article 5, paragraphe 4 Article 4, paragraphe 1, points a), b) et c) Article 7, paragraphe 1, points a), b) et c) Article 4, paragraphe 2 Article 7, paragraphe 2 Article 4, paragraphe 3 Article 7, paragraphe 3 Article 4, paragraphe 4 Article 7, paragraphe 4 Article 5, paragraphe 1, point a) Article 6, points b) et c) Article 5, paragraphe 1, point b) Article 6, point e) Article 5, paragraphe 1, point c) Article 6, point f) Article 5, paragraphe 1, point d) Article 6, point g) Article 5, paragraphe 1, point e) Article 6, point h) Article 6 Article 9, paragraphes 1 et 2 Article 7, paragraphe 1, deuxième alinéa Article 10, paragraphe 2 Article 7, paragraphe 2 Article 10, paragraphe 3 Article 7, paragraphe 3 Article 10, paragraphe 4 Article 8 Article 11







Règlement (CE) no 2390/1999 Présent règlement Article 2, paragraphe 1 Article 8, paragraphe 2 Article 2, paragraphe 2 Article 8, paragraphe 3 Article 2, paragraphe 3 Article 8, paragraphe 5







Décision 94/442/CE Présent règlement Article 1er, paragraphe 1 Article 12 Article 2, paragraphe 1 Article 16, paragraphe 1 Article 2, paragraphe 2 Article 16, paragraphe 2 Article 2, paragraphe 4 Article 16, paragraphe 3 Article 2, paragraphe 5 Article 16, paragraphe 4, premier alinéa Article 2, paragraphe 6 Article 16, paragraphe 4, deuxième alinéa Article 3, paragraphe 1, premier alinéa Article 13, paragraphe 1 Article 3, paragraphe 1, deuxième, troisième et quatrième alinéas Article 13, paragraphe 2 Article 3, paragraphe 2 Article 13, paragraphe 3 Article 3, paragraphe 3 Article 13, paragraphe 4 Article 3, paragraphe 4, deuxième alinéa Article 13, paragraphe 5 Article 3, paragraphe 5 Article 13, paragraphe 5 Article 4, paragraphe 1 Article 15, paragraphe 1 Article 4, paragraphe 2 Article 14, paragraphe 1, deuxième alinéa Article 4, paragraphe 3 Article 15, paragraphe 2 Article 5, paragraphe 1 Article 14, paragraphe 1, premier alinéa Article 5, paragraphe 2 Article 14, paragraphe 2