1995R1663 — FR — 24.10.2001 — 003.001 — 1
Ce document constitue un outil de documentation et n'engage pas la responsabilité des institutions
►B RÈGLEMENT (CE) No1663/95 DE LA COMMISSION
du 7 juillet 1995
établissant les modalités d'application du règlement (CEE) no729/70 en ce qui concerne la
procédure d'apurement des comptes du FEOGA, section «garantie»
(JO L 158 du 8.7.1995, p. 6)
Modifié par:
Journal officiel
nopage date
►M1Règlement (CE) no896/97 de la Commissiondu 20 mai 1997 L 128 8 21.5.1997
►M2Règlement (CE) no2245/1999 de la Commissiondu 22 octobre 1999 L 273 5 23.10.1999
►M3Règlement (CE) no2025/2001 de la Commissiondu 16 octobre 2001 L 274 3 17.10.2001
▼B
RÈGLEMENT (CE) No1663/95 DE LA COMMISSION
du 7 juillet 1995
établissant les modalités d'application du règlement (CEE) no729/70
en ce qui concerne la procédure d'apurement des comptes du
FEOGA, section «garantie»
LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,
vu le traité instituant la Communauté européenne,
vu le règlement (CEE) no729/70 du Conseil, du 21 avril 1970, relatif au
financement de la politique agricole commune(1), modifié endern ier
lieu par le règlement (CE) no1287/95(2), et notamment son article 4
paragraphe 6 et sonarticle 5 paragraphe 3,
considérant que la réforme de la procédure de l'apurement des comptes,
mise envigueur par le règlemen t (CE) no1287/95 du Conseil, prévoit
l'établissement de modalités d'application relatives à l'agrément desorganismes payeurs et à la certification et à l'apurement des comptesannuels;
considérant que, au regard de l'évolution du nombre et de la nature des
mesures financées par le FEOGA, section «garantie», ainsi que des
techniques d'enregistrement et de transmission de l'information, unerévision de la nature et du contenu de l'information à fournir à laCommission pour l'apurement des comptes s'avère nécessaire;
considérant qu'il convient d'abroger en conséquence le règlement (CEE)
n
o1723/72 de la Commission(3), modifié endern ier lieu par le
règlement (CEE) no295/88(4);
considérant que le comité du Fonds européen d'orientation et de garantie
agricole n'a pas émis d'avis dans le délai imparti par son président,
A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:
Article premier
1. Chaque État membre fixe une limite au nombre des organismes
payeurs à agréer par chaque État membre au titre de l'article 4paragraphe 2 du règlement (CEE) n
o729/70, après consultation de la
Commission. La Commission peut faire connaître tout obstacle que cenombre présenterait eu égard au délai fixé à l'article 5 paragraphe 2
point b) dudit règlement et à la transparence des contrôles sur les
opérations du Fonds. La Commission informe le comité du Fonds desorganismes payeurs agréés dans tous les États membres.
2. Pour chaque organisme payeur, l'État membre informe la
Commission de la (ou des) autorité(s) qui délivre(nt) et retire(nt)
l'agrément et qui détermine(nt) le délai accordé pour procéder aux
adaptations nécessaires au sens de l'article 4 paragraphe 4 du règlement(CEE) n
o729/70 («l'autorité compétente»).
3. Avant d'agréer un organisme payeur, l'autorité compétente s'assure
que les dispositions administratives et comptables de l'organismeconcerné offrent les garanties prévues à l'article 4 paragraphe 1 point
a) du règlement (CEE) n
o729/70. Les critères d'agrément sontétablis par
l'État membre et appliqués par l'autorité compétente aux fins del'agrément, en tenant compte des orientations de la Commission pour cescritères qui figurent en annexe. Le non-respect d'un critère qui estimportant au vu des opérations effectuées par l'organisme payeur
entraîne l'application de l'article 4 paragraphe 4 dudit règlement.
La décision d'agrément est prise sur la base d'un examen des conditions
administratives et comptables, y compris celles adoptées pour protéger1995R1663 — FR — 24.10.2001 — 003.001 — 2
(1)J O noL 94 du 28. 4. 1970, p. 13.
(2)J O noL 125 du 8. 6. 1995, p. 1.
(3)J O noL 186 du 16. 8. 1972, p. 1.
(4)J O noL 30 du 2. 2. 1988, p. 7.
▼B
les intérêts de la Communauté en matière d'avances payées, de garanties
obtenues, de stocks d'intervention ainsi que de montants à percevoir. Cetexamen inclut notamment les conditions d'exécution des paiements, de
protectionde la trésorerie, de sécurité des systèmes in formatiques, de
tenue des registres comptables, de répartition des tâches et d'adéquationdes contrôles internes et externes, concernant les dépenses financées parla section«garan tie» du FEOGA.
4. Si l'autorité compétente obtient l'assurance que l'organisme payeur
inspecté remplit toutes les conditions applicables, elle procède à sonagrément. Dans le cas contraire, elle adresse à l'organisme payeur desinstructions concernant les dispositions administratives et comptables àprendre, et notamment les conditions que l'organisme payeur est tenu de
remplir avant d'être agréé. L'agrément peut être accordé provisoirement
pour un délai à fixer en relation avec la gravité du problème pendant lamise en œuvre des modifications à apporter aux conditions adminis-tratives et comptables.
5. En cas de retrait de l'agrément, l'État membre désigne un autre
organisme payeur, conformément aux dispositions fixées à l'article 4 durèglement (CEE) n
o729/70 et aux paragraphes 3 et 4 du présent article et
s'assure que les paiements aux bénéficiaires ne sont pas interrompus.
6. L'acte d'agrément consiste en une confirmation écrite que
l'organisme répond aux conditions d'agrément; il expose, le cas échéant,les instructions concernant les adaptations ainsi que le délai fixé. Il estcommuniqué à la Commission.
7. La communication prévue à l'article 4 paragraphe 3 du règlement
(CEE) n
o729/70 doit être faite lors du premier agrément de l'organisme
payeur et doit être accompagnée des informations suivantes au sujet dechaque organisme payeur:
— les responsabilités qui lui sont attribuées,
— la répartition des responsabilités entre ses services,
— ses relations avec d'autres organismes, publics ou privés, qui
assument également une partie des responsabilités dans l'exécutiondes mesures pour lesquelles il impute des dépenses au Fonds,
— les procédures suivant lesquelles les demandes des bénéficiaires sont
reçues, vérifiées et validées, les dépenses autorisées et payées,
— les dispositions d'audit interne.
Les informations à transmettre dans le cadre de l'application de l'article
4 paragraphe 4 du règlement (CEE) n
o729/70 comprennent notamment
toutes les instructions ayant trait aux dispositions administratives etcomptables à prendre, et aux adaptations auxquelles l'organisme payeurest tenu de procéder afin d'éviter le retrait de l'agrément, ainsi que le
délai de mise enœuvre.
Article 2
1. L'organisme de coordination visé à l'article 4 paragraphe 1 point b)
du règlement (CEE) n
o729/70 est le seul interlocuteur de l'État membre
vis-à-vis de la Commissionpour toutes les question s relatives à lasection «garantie» du FEOGA en ce qui concerne:
— la diffusion des textes et des orientations communautaires y relatives,
aux différents organismes payeurs et aux administrations chargées deles mettre enapplication ,
— la promotionde leur applicationhomogèn e,
— la communication à la Commission de l'information prévue par le
présent règlement ainsi que par le règlement (CEE) n
o729/70.
►M3 ◄Unorgan isme payeur peut remplir le rôle de
l'organisme de coordination pourvu que ces deux compétences soientmaintenues distinctes. Dans le cadre de sa mission, l'organisme decoordination peut, conformément aux procédures nationales, s'appuyer1995R1663 — FR — 24.10.2001 — 003.001 — 3
▼M3
▼B
▼B
sur d'autres organes ou services administratifs, notamment à vocation
comptable ou technique.
2. L'État membre communique à la Commission les renseignements
concernant la dénomination et les statuts de l'organisme de coordination,ainsi que les conditions administratives, comptables et de contrôleinterne dans lesquelles sont effectuées ces opérations.
3. La forme et le contenu des données comptables visées à l'
►
M3article 4, paragraphe 1, point c), du présent règlement ◄sont
adoptés selonla procédure prévue à l'article 13 du règlemen t (CEE) no
729/70.
Article 3
1. Le certificat visé à l'article 5 paragraphe 1 point b) du règlement
(CEE) no729/70 est délivré par un service ou un organe fonctionnel-
lement indépendant des organismes payeurs et de coordination et quidispose des compétences techniques (l'organisme de certification).
Le certificat s'appuie sur unexamendes procédures ain si que sur
l'examen d'un échantillon de transactions. Il porte sur la conformité despaiements avec les règles communautaires seulement en ce qui concernela capacité des structures administratives des organismes payeursd'assurer que la conformité avec ces règles a été vérifiée avant que lepaiement ne soit réalisé.
L'organisme de certification effectue son examen conformément à des
normes d'audit acceptées sur le plan international. Les contrôles ont lieuà la fois pendant et après chaque exercice financier. Avant le 31 janvierde l'exercice suivant, l'organisme de certification établit son certificat etfait un rapport sur ses constatations, qui indique notamment s'il a obtenu
une assurance raisonnable quant à l'intégralité, à l'exactitude et à la
véracité des comptes à transmettre à la Commission, et que lesprocédures de contrôle interne ont été appliquées de manièresatisfaisante.
2. Dans le cas où plus d'un organisme payeur est agréé, l'État membre
peut s'appuyer sur les certificats délivrés par les organismes ayantcertifié les comptes des organismes payeurs respectifs, à condition qu'ilreçoive l'assurance que l'étendue des audits réalisés et les normes suiviesà cet effet répondaient aux exigences prévues au paragraphe 1.
3. Le rapport visé au paragraphe 1 précise:
— si les procédures appliquées par les organismes payeurs, tenant
compte notamment des critères d'agrément, sont de nature à garantir
de manière raisonnable que les opérations imputées au Fonds sontconformes aux règles communautaires, et quelles recommandationsont été faites pour améliorer les systèmes,
— si le compte annuel visé à l'article 4 paragraphe 1 point a) est
conforme aux livres et aux registres des organismes payeurs,
— si les déclarations des dépenses et des opérations d'intervention
prévues à l'article 5 constituent un relevé matériellement exact,
complet et précis des opérations imputées au Fonds,
— si les intérêts financiers de la Communauté sont dûment protégés en
ce qui concerne les avances payées, les garanties obtenues, les stocksd'intervention ainsi que les montants à percevoir,
— si les recommandations faites aux organismes payeurs pour
améliorer les systèmes ont été suivies.
Le rapport est accompagné des renseignements sur le nombre et les
qualifications des membres de l'équipe d'audit, sur le travail réalisé, surle nombre de transactions examinées, sur le degré de matérialité et de
confiance obtenue, sur les faiblesses décelées et sur les recommanda-
tions faites en vue d'améliorer le système ainsi que sur les opérations del'organisme de certification et celles des autres organismes d'audit,internes ou externes aux organismes payeurs, sur lesquels repose tout oupartie des assurances acquises par l'organisme de certification sur cesquestions.1995R1663 — FR — 24.10.2001 — 003.001 — 4
▼M2
▼B
▼B
Article 4
1. Aux fins de l'apurement des comptes prévu à l'article 5 paragraphe
2 point b) du règlement (CEE) no729/70, l'État membre adresse à la
Commission:
a) le compte annuel des dépenses imputées à la section «garantie» du
Fonds et les rapports établis par chaque service ou organisme au titrede l'article 5 paragraphe 1,
b) les certificats et les rapports établis par le ou les organismes de
certification,
c) un enregistrement complet de toutes les informations comptables
requises à des fins statistiques et de contrôle dont la forme et lecontenu sont conformes aux dispositions de l'article 2, paragraphe 3,du présent règlement.
2. Les documents visés au paragraphe 1 sont adressés à la
Commission pour le 10 février de l'année suivant la fin de l'exercicefinancier concerné. Les documents visés au paragraphe 1, points a) et b),
sont adressés en quatre copies ou, comme alternative, en une copie avec,
simultanément, une copie électronique.
3. À la demande de la Commission ou à l'initiative de l'État membre,
d'autres informations concernant l'apurement des comptes considérés
peuvent être adressées à la Commission avant une date limite fixée parcelle-ci, compte tenu de la charge de travail nécessaire pour fournir cesinformations. En l'absence desdites informations, la Commission peutapurer les comptes sur la base des informations dont elle dispose à cette
date limite.
4. La Commission peut accepter une demande de délai dans l'envoi
des informations si ce retard peut être justifié et si cette demande a été
soumise à la Commissionavan t la date limite.
Article 5
1. Les comptes visés à l'article 4, paragraphe 1, point a), indiquent:
a) les dépenses résumées par poste et sous-poste du budget commu-
nautaire;
b) un tableau des différences, par poste et sous-poste, entre les dépenses
déclarées dans la déclaration annuelle et celles déclarées dans ladéclaration mensuelle pour la même période, dans le dossier visé à
l'article 3, paragraphe 5, du règlement (CE) n
o296/96. Il doit être
accompagné d'une explication pour chaque différence et par sous-poste;
c) le tableau, pour la finde l'exercice, visé à l'article 3, paragraphe 6 bis,
point a), du règlement (CE) n
o296/96;
d) un résumé des opérations d'intervention et un état des quantités et de
l'emplacement des stocks à la fin de l'exercice financier;
e) l'assurance que les informations sur chaque mouvement effectué dans
les stocks d'intervention figurent dans les fichiers de l'organismepayeur;
f) les tableaux, pour la finde l'exercice, visé à l'article 3, paragraphe 6
bis, point b), du règlement (CE) n
o296/96.
2. Les rapports visés à l'article 4 paragraphe 1 point a) du présent
règlement contiennent les informations suivantes sur l'organisme decoordination et chaque organisme payeur:
— toute opération exceptionnelle ou difficulté technique rencontrée au
sujet de l'exercice financier considéré,
— toute modification importante, depuis le précédent rapport, des
informations visées à l'article 1
erparagraphe 7.1995R1663 — FR — 24.10.2001 — 003.001 — 5
▼M3
▼B
▼M3
▼B
▼B
Article 6
Les documents justifiant les dépenses financées et les montants à
recouvrer par le FEOGA, section «garantie», sont tenus à la dispositionde la Commission pendant au moins trois ans après l'année pendant
laquelle la Commission apure les comptes de l'exercice financier
considéré ou, au cas où la décision d'apurement des comptes fait l'objetd'un recours devant la Cour de justice, pendant un an après la conclusionde cette procédure.
Article 7
1. La décisiond'apuremen t des comptes visée à l'article 5 paragraphe
2 point b) du règlement (CEE) n
o729/70 détermine, sans préjudice de
décisions ultérieures conformément au paragraphe 2 point c) dudit
article, le montant des dépenses effectuées dans chaque État membre au
cours de l'exercice financier concerné et devant être reconnues à lacharge du FEOGA, sur la base des comptes visés à l'article 5 paragraphe1 point b) du règlement précité et des réductions et suspensionsd'avances au titre de l'exercice concerné, y compris les réductions viséesà l'article 4 paragraphe 3 deuxième alinéa du règlement (CE) n
o296/96
de la Commission(1).
Les montants recouvrables de chaque État membre ou payables à lui
conformément à la décision d'apurement des comptes visée au premieralinéa sont déterminés en déduisant le montant des avances versées aucours de l'exercice financier en question, des dépenses reconnues pour lemême exercice au titre du premier alinéa. Les montants recouvrables oupayables sont déduits ou ajoutés aux avances relatives aux dépenses du
deuxième mois suivant le mois au cours duquel la décision d'apurement
des comptes est prise.
2. La Commission communique à l'État membre concerné les
résultats de ses vérifications des informations transmises, accompagnésde toute modification qu'elle propose, avant le 31 mars suivant la fin del'exercice financier.
3. Quand, pour des raisons imputables à l'État membre concerné, la
Commission ne peut pas apurer les comptes d'un État membre avant le
30 avril de l'année suivante, la Commission notifie à l'État membre lesenquêtes supplémentaires qu'elle se propose de mener au titre de l'article9 du règlement (CEE) n
o729/70.
Article 8
1. Si, à l'issue d'une enquête, la Commission considère que les
dépenses n'ont pas été effectuées conformément aux règles communau-taires, elle communique les résultats de ses vérifications à l'État membreconcerné et indique les mesures correctives à prendre pour garantir à
l'avenir le respect des règles précitées.
La communication fait référence au présent règlement. L'État membre
répond dans un délai de deux mois et la Commission peut modifier saposition en conséquence. Dans des cas justifiés, la Commission peutaccorder une prorogation de ce délai.
Après l'expirationdu délai accordé pour la répon se, la Commission
convoque une discussion bilatérale et les deux parties essayent d'arriverà un accord sur les mesures à prendre, ainsi que sur l'évaluation de la
gravité de l'infraction et du préjudice financier causé à la Communauté
européenne. Après cette discussion et après toute date fixée par laCommission, en consultation avec l'État membre, après la discussionbilatérale pour la communication d'informations supplémentaires ou, sil'État membre n'accepte pas la convocation dans un délai fixé par laCommission, après l'échéance de ce délai, cette dernière communique1995R1663 — FR — 24.10.2001 — 003.001 — 6
(1)J O noL 39 du 17. 2. 1996, p. 5.▼M1
▼B
▼M2
▼M2
formellement ses conclusions à l'État membre en faisant référence à la
décision94/442/CE de la Commission (1). Sans préjudice des disposi-
tions du quatrième alinéa du présent paragraphe, cette communication
évaluera les dépenses qu'elle envisage d'exclure au titre de l'article 5,
paragraphe 2, point c), du règlement (CEE) no729/70.
L'État membre informe la Commission dans les meilleurs délais des
mesures correctives prises pour assurer le respect des règles commu-nautaires et de la date effective de leur mise en œuvre. La Commissionadopte, le cas échéant, une ou plusieurs décisions en application de
l'article 5, paragraphe 2, point c), du règlement (CEE) n
o729/70 pour
exclure jusqu'à la date effective de mise enœuvre des mesurescorrectives les dépenses affectées par le non-respect des règlescommunautaires.
2. Les décisions visées à l'article 5 paragraphe 2 point c) du
règlement (CEE) n
o729/70 doivent être prises après examen de tout
rapport établi par l'organe de conciliation en application des dispositionsde la décision94/442/CE.
3. Les dépenses à exclure du financement communautaire au titre de
l'article 5 paragraphe 2 point c) du règlement (CEE) n
o729/70 sont
déduites des avances relatives aux dépenses du deuxième mois suivant la
décisionarrêtée seloncet article. Toutefois, la Commissionpeut, à la
demande de l'État membre et lorsque l'importance des dépenses àexclure le justifie, et après consultation du comité du Fonds européend'orientation et de garantie agricole, décider d'une autre date.
Article 9
Le règlement (CEE) n
o1723/72 est abrogé avec effet à compter du 16
octobre 1995.
Toutefois, il reste applicable à l'apurement des comptes du FEOGA
jusqu'à ceux de l'exercice 1995.
Article 10
Le présent règlement entre en vigueur le septième jour suivant celui de
sa publicationau Journal officiel des Communautés européennes.
Il est applicable à partir de l'exercice commençant le 16 octobre 1995.
Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et
directement applicable dans tout État membre.1995R1663 — FR — 24.10.2001 — 003.001 — 7
(1) JO L 182 du 16.7.1994, p. 45.▼B
▼M1
▼B
▼B
ANNEXE
Orientations pour les critères d'agrément d'un organisme payeur
Les conditions d'agrément permettent de s'assurer que l'organisme payeur offre
suffisamment de garanties concernant le fonctionnement correct de sa structure
administrative et de son système de contrôle interne, ainsi que sur la conservation
des documents visés à l'article 4 du règlement (CEE) no729/70. Seul le petit
nombre des opérations effectuées par un organisme payeur peut justifier
l'application de conditions simplifiées. Le non-respect d'une condition importante
dans le cadre des opérations effectuées par l'organisme payeur entraîne
l'application des dispositions prévues à l'article 4 paragraphe 4 du règlement
précité.
1) L'institution d'un organisme payeur («organisme») prend la forme d'un
texte formel définissant les pouvoirs, les obligations et les compétences de
l'organisme, notamment en relation avec les dépenses du FEOGA, section
«garantie» telles que définies aux articles 2 et 3 du règlement (CEE) no
729/70, et mettant en place la structure administrative de l'organisme.
2) L'organisme exerce trois grandes fonctions à l'égard des dépenses du
FEOGA:
i) l'ordonnancement des paiements: qui a pour objet d'établir le montant
à payer à unayant droit en conformité avec les règles communautaires;
ii) l'exécution des paiements: qui a pour objet de donner ordre aux
banquiers de l'organisme ou, dans des cas appropriés, à un service
trésorier du gouvernement, de payer le montant autorisé à l'ayant droit
(ou à son cessionnaire);
iii) la comptabilisation du paiement: qui a pour objet d'enregistrer le
paiement dans les livres comptables de l'organisme, généralement au
moyend'unsystème in formatisé, et d'élaborer des récapitulatifs
périodiques des dépenses et notamment les déclarations mensuelles
et annuelles transmises à la Commission des Communautés euro-
péennes. Les livres comptables comprennent également les opérations
actives financées par le Fonds, notamment en ce qui concerne les
stocks d'intervention, les acomptes non acquittés et les débiteurs.
3) Sans préjudice des délégations prévues au point 4, l'organisme comporte
normalement les deux services suivants:
i) le service d'audit interne: ce service ou son équivalent a pour objet
d'assurer le fonctionnement efficace du système de contrôle interne de
l'organisme; le service d'audit interne est indépendant des autres
services de l'organisme et rend directement compte aux dirigeants de
celui-ci;
ii) le service technique: qui a pour objet de vérifier les faits sur lesquels
les paiements aux ayants droit sont fondés, à savoir, par exemple, les
faits concernant la qualité et les caractéristiques des produits, des
cheptels, des terres, etc., la date de livraison, la transformation en un
autre produit ainsi que d'autres vérifications d'ordre technique. Ces
vérifications s'effectuent par le recours à un système de contrôle et
d'inspection. Une des tâches principales du service technique est le
suivi de ce système de contrôle.
4) Les fonctions d'ordonnancement et/ou de service technique peuvent être
déléguées en tout ou partie à d'autres organes à condition que toutes les
conditions énoncées ci-après soient remplies.
i) Les compétences et les obligations de ces autres organes, notamment
en ce qui concerne le contrôle et la vérification de la conformité avec
les règles communautaires, doivent être clairement définies.
ii) Les organes disposent de moyens efficaces permettant de garantir
qu'ils exercent leurs compétences de manière satisfaisante.
iii) Les organes confirment formellement à l'organisme qu'ils exercent
effectivement leurs compétences et décrivent les moyens utilisés.
iv) L'organisme est informé, à intervalles réguliers et en temps voulu, des
résultats des contrôles effectués, de sorte que la suffisance de ces
contrôles puisse toujours être prise en considération avant la
liquidation d'une demande. Le travail accompli est décrit en détail
dans un rapport accompagnant chaque demande, chaque groupe de
demandes ou, s'il y a lieu, dans un rapport couvrant une campagne de
commercialisation. Le rapport est accompagné d'une attestation
certifiant l'éligibilité des demandes approuvées ainsi que la nature,
l'objet et les limites des activités fournies. Dans le cas de contrôles
physiques ou administratifs pratiqués sur un échantillon de demandes,
il y a lieu d'identifier les demandes sélectionnées, de décrire la1995R1663 — FR — 24.10.2001 — 003.001 — 8
▼B
méthode d'échantillonnage et de rendre compte des résultats de toutes
les inspections et des mesures prises à l'égard des anomalies et des
irrégularités constatées. Les documents justificatifs soumis à l'orga-
nisme doivent garantir dans des proportions suffisantes que toutes les
vérifications requises au sujet de l'éligibilité des demandes autorisées
ont été effectuées.
v) Si des documents concernant des demandes ordonnancées ou des
contrôles réalisés sont conservés par d'autres organes, tant ces derniers
que l'organisme mettent en place des procédures garantissant que
l'emplacement de tous les documents ayant trait à des paiements
déterminés effectués par l'organisme soit noté et que les documents
puissent être mis à disposition aux fins d'inspection dans les locaux de
l'organisme à la demande des personnes ou des organes normalement
habilités à les inspecter, à savoir:
— le personnel de l'organisme chargé de traiter la demande,
— le service d'audit interne de l'organisme,
— l'organe certifiant la déclaration annuelle de l'organisme,— les fonctionnaires mandatés de la Communauté européenne.
4bis) Pour les seules mesures cofinancées, avec l'accord préalable de la
Commission et lorsqu'un nombre élevé de paiements de faible importance
doit être effectué, la fonction de paiement aux demandeurs d'aide peut être
déléguée à d'autres organismes. Un accord écrit entre l'organisme payeur et
cet organisme devra spécifier la nature de l'information et des pièces
justificatives à soumettre à l'organisme payeur ainsi que le délai dans
lequel elles doivent être fournies; elles devront permettre au minimum à
l'organisme payeur de se conformer aux critères d'agrément et de respecter
les délais spécifiés pour la présentation des comptes mensuels et annuels.
L'organisme payeur reste responsable de la bonne gestion des fonds
concernés et de la mise à jour des documents comptables. Les agents
mandatés de l'organisme payeur, de l'organe de certification ainsi que de
l'Union européenne auront le droit d'examiner toute l'évidence tenue par
l'organisme susmentionné et le droit de mener des vérifications auprès des
demandeurs d'aide.
5) La structure administrative de l'organisme prévoit la séparation des trois
fonctions d'ordonnancement, d'exécution et de comptabilisation des
paiements, chacune devant être du ressort d'une sous-unité administrative
distincte dont les compétences sont définies dans l'organigramme. Dans
certains cas, la structure administrative peut être telle que la fonction de
service technique est assurée par l'unité chargée de l'ordonnancement des
paiements.
La sous-unité administrative chargée de l'exécution des paiements, ou bien
une unité chargée de la supervision de celle-ci, doit disposer des
documents attestant de l'ordonnancement des demandes d'aide, ainsi que
de l'exécution des contrôles administratifs et physiques prescrits. Les
informations et les attestations peuvent être dans une forme synthétique
équivalente à celle décrite au point 4 iv) de la présente annexe, et peuvent
être sur support informatique.
6) L'organisme payeur respecte les procédures décrites ci-dessus ou des
procédures offrant des garanties similaires.
i) L'organisme établit par écrit des procédures détaillées concernant la
réception, l'enregistrement et le traitement des demandes, y compris
une description de tous les documents à utiliser.
ii) La séparationdes tâches est con çue de façontelle qu'aucun
fonctionnaire ne soit compétent pour plus d'une des attributions en
matière d'ordonnancement, de paiement ou de comptabilisation des
sommes imputées au FEOGA et qu'aucun fonctionnaire n'exécute une
de ces tâches sans que son activité ne soit supervisée par un autre
fonctionnaire.
Les compétences de chaque fonctionnaire sont définies par écrit ainsi
que la délimitation de ses pouvoirs sur le plan financier. Une
formation adéquate doit être assurée, ainsi qu'une politique de rotation
du personnel occupant des postes sensibles, ou à défaut d'une
supervision plus intense. ►
M2Des mesures appropriées doivent
écarter le risque d'un conflit d'intérêts lorsque des personnes assurant
une position de responsabilité, ou occupant un poste sensible,
concernant la vérification, l'ordonnancement et le paiement de
demandes imputées au Fonds,assument d'autres fonctions à l'extérieur
de l'organisme payeur. ◄1995R1663 — FR — 24.10.2001 — 003.001 — 9
▼M2
▼B
▼M2
▼B
▼B
iii) Tout fonctionnaire chargé de l'ordonnancement dispose d'une liste de
contrôle exhaustive énumérant les vérifications qu'il lui incombe
d'entreprendre et insère dans les documents appuyant la demande une
attestation visée par lui, précisant que les contrôles ont été effectués.
Cette attestationpeut être établie sur support électron ique, sous
réserve des conditions définies au point vi). Le travail doit être revu et
documenté par un fonctionnaire supérieur.
iv) Une demande de paiement n'est ordonnancée qu'après la réalisation
d'un nombre suffisant de contrôles visant à constater que la demande
est conforme à la réglementation communautaire. Ces contrôles
comportent les contrôles prévus par le règlement régissant la mesure
spécifique dans le cadre de laquelle l'aide est demandée ainsi que les
contrôles visés à l'article 8 du règlement (CEE) no729/70 ayant pour
objet de prévenir et déceler les fraudes et irrégularités, compte tenu,
en particulier, des risques présentés. Les contrôles à réaliser sont à
spécifier dans une liste de contrôle et il y a lieu d'attester leur
exécution pour chaque demande ou chaque groupe de demandes.
v) Les procédures prévues doivent garantir que le paiement n'est effectué
qu'à l'ayant droit, à son compte bancaire ou à son cessionnaire. Le
paiement est exécuté par le banquier de l'organisme ou, s'il y a lieu,
par un service trésorier du gouvernement, ou bien le chèque est
expédié dans un délai de cinq jours ouvrables à compter de la date
d'imputation au FEOGA. Il convient d'adopter des procédures faisant
en sorte que tous les paiements pour lesquels les virements ne sont paseffectués ou les chèques ne sont pas encaissés soient recrédités en
faveur du Fonds. Aucun paiement n'est effectué au comptant.
L'approbation de l'ordonnateur et/ou de son supérieur peut s'effectuer
par voie électronique, à condition que ce moyen bénéficie de garanties
de sécurité suffisantes et que l'identité du signataire soit introduite
dans la mémoire électronique.
vi)►
M3La confidentialité, l'intégrité et la disponibilité de toutes les
données informatiques doivent être assurées par des mesures adaptées
à la structure administrative, au personnel et à l'environnement
technologique de chaque organisme payeur individuel. Les efforts
financier et technologique doivent être proportionnels aux risques
réels encourus.
Dans tout système informatique utilisé, des procédures adéquates
doivent être mises en place pour:
a) l'organisation générale, la gestion et l'audit;
b) la sécurité physique;
c) la sécurité logique;
d) le développement des systèmes, la programmation et la mainte-
nance;
e) les opérations de routine;
f) les télécommunications;
g) les micro-ordinateurs;h) les plans d'intervention;
i) le contrôle des applications. ◄
vii) Les procédures de l'organisme font en sorte que toute modification des
règlements communautaires et, en particulier, les taux des aides
applicables, soit enregistrée dans les instructions, et les bases de
données et les listes de contrôle mises à jour régulièrement.
7) Les paiements d'acomptes sont identifiés dans les registres comptables, des
procédures devant être adoptées pour faire en sorte que:
i) les cautions ne soient fournies que par des établissements financiers
remplissant les conditions du règlement (CEE) n
o2220/85 de la
Commission(1), agréés par les autorités appropriées et offrant des
garanties valables jusqu'à l'apurement ou la mobilisation et soient
honorées sur simple demande de l'organisme;
ii) les acomptes soient acquittés dans les délais établis et que ceux dont
l'acquittement est dû puissent être identifiés et la garantie exigée
immédiatement;
iii) l'acquittement des acomptes est soumis aux mêmes contrôles effectués
par les ordonnateurs que les paiements.
8) La comptabilité relative aux stocks d'intervention est tenue de façon à
garantir que les quantités et les coûts afférents soient enregistrés1995R1663 — FR — 24.10.2001 — 003.001 — 10
(1)J O noL 205 du 3. 8. 1985, p. 5.
▼B
correctement et dans un bref délai par lot identifiable et dans le compte
correct à tous les stades, depuis l'acceptationd'un e offre jusqu'à
l'écoulement physique du produit, en conformité avec la réglementation,
et que la quantité et la nature des stocks puissent être déterminées à tout
moment dans toutes les localisations. Les stocks sont vérifiés physique-
ment à intervalles réguliers par des personnes, des organes ou des services
indépendants de l'établissement de stockage.
9) Les procédures comptables sont conçues de façon telle que les déclarations
mensuelles et annuelles soient complètes et en temps voulu, et que toute
erreur ou omission soit décelée et corrigée, notamment par des
vérifications et des recoupements effectués à des intervalles ne dépassant
pas trois mois.
10) Le service d'audit interne vérifie que les procédures adoptées par
l'organisme sont suffisantes pour garantir le respect des règlements
communautaires et s'assureque les comptes sont exacts, complets et établis
en temps voulu. Les vérifications peuvent se limiter à certaines mesures et
à des échantillons de transactions, à condition qu'un programme de travail
garantisse que tous les domaines significatifs, y compris les unités
chargées de l'ordonnancement, soient pris en compte sur une période
n'excédant pas cinq ans. Le travail du service d'audit s'effectue
conformément aux normes reconnues sur le plan international, doit être
relaté dans des comptes rendus et débouche sur des rapports et des
recommandations adressés aux dirigeants de l'organisme. Les programmes
d'audit et les rapports d'audit doivent être mis à la disposition de
l'organisme de certification et des fonctionnaires de la Communauté
européenne mandatés pour l'exécution d'audits financiers et à l'unique fin
de l'évaluation de l'efficacité de la fonction d'audit interne.
11) Tous les points qui précèdent s'appliquent, mutatis mutandis, aux
«dépenses négatives» (prélèvements, garanties restées acquises, paiements
remboursés, etc.) que l'organisme est tenu de percevoir pour le compte de
la section «garantie» du FEOGA. En particulier, l'organisme instaure un
système permettant de reconnaître tous les montants dus au FEOGA et
d'inscrire au grand livre des débiteurs toutes ces dettes avant leur
encaissement. Le grand livre des débiteurs est inspecté à intervalles
réguliers pour que des mesures puissent être prises en vue de
l'encaissement des dettes échues.
L'organisme peut déléguer à un autre organe les tâches relatives à la
perception de certaines catégories de dépenses négatives, pour autant que
les conditions définies au point 4, dûment adaptées, soient respectées et
que, de plus, l'autre organe rende compte à l'organisme, à intervallesréguliers et en temps voulu, au moins une fois par mois, de toutes les
recettes reconnues et de toutes les sommes perçues.
12) L'organisme met en place des procédures permettant que toutes les
demandes reçues fassent l'objet d'un traitement rapide.1995R1663 — FR — 24.10.2001 — 003.001 — 11