Määruse nr 1049/2001 üldsuse juurdepääsu kohta Euroopa Parlamendi, nõukogu ja komisjoni dokumentidele eesmärk on nähtuvalt selle põhjendusest 4 ja artiklist 1 anda üldsusele võimalikult laialdane võimalus tutvuda institutsioonide dokumentidega. Kuigi seda õigust võib vastavalt nimetatud määruse artiklile 4 teatud avalikest või erahuvidest lähtudes piirata ning sealhulgas võib keelduda niisuguste dokumentidega tutvumise võimaldamisest, mille avalikustamine kahjustaks mõnd viidatud artikliga kaitstud huvi, tuleb neid erandeid siiski tõlgendada ja kohaldada täht-tähelt, kuna need teevad erandi üldsuse võimalikult laiaulatuslikust dokumentidega tutvumise põhimõttest. Seega, kui asjassepuutuv institutsioon otsustab mitte võimaldada tutvuda taotletud dokumendiga, on ta põhimõtteliselt kohustatud selgitama, kuidas selle dokumendi avalikustamine võib konkreetselt ja tegelikult kahjustada huvi, mida kaitseb määruse nr 1049/2001 artiklis 4 sätestatud erand, millele see institutsioon tugineb. Lisaks peab niisuguse kahjustamise oht olema mõistlikult ettenähtav, mitte puhtalt hüpoteetiline.

Selleks, et saavutada tasakaal määrusest nr 1049/2001 üldsuse juurdepääsu kohta Euroopa Parlamendi, nõukogu ja komisjoni dokumentidele tuleneva õiguse tutvuda institutsioonide dokumentidega, ja määrusest nr 45/2001 üksikisikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ühenduse institutsioonides ja asutustes ning selliste andmete vaba liikumise kohta samade institutsioonide jaoks tulenevate kohustuste edastada isikuandmeid sisaldavaid dokumente vahel, tuleb täpsustada nende kahe määrusega kehtestatud õigusnormide ülesehitust.

Kui dokumentidega tutvumise taotluse tulemuseks võib juhul, kui see taotlus rahuldatakse, olla isikuandmete avalikustamine, peab institutsioon, kelle poole pöörduti, kohaldama kõiki määruse nr 45/2001 sätteid, ilma et määruses nr 1049/2001 sätestatud erinevate eeskirjade või põhimõtete tulemusel võidaks piirata neile andmetele antud kaitse täielikkust. Kuigi sellises üldises raamistikus peab kahtlemata paika, et õigus tutvuda dokumentidega ei ole määruse nr 1049/2001 artikli 6 lõike 1 alusel piiratud sellega, kas taotleja põhjendab huvi nimetatud dokumentide avalikustamise vastu, nõuab määruse nr 1049/2001 artikli 4 lõike 1 punkt b taotlejalt kaudselt, et ta tõendaks ühe või enama sõnaselge ja õiguspärase põhjenduse olemasolu taotletud dokumentides sisalduvate isikuandmete saamise vajalikkuse kohta.

Teiseks on oluline pöörata erilist tähelepanu määrusega nr 45/2001 füüsilistele isikutele seoses nende isikuandmete töötlemisega antud kaitse korra põhitunnustele. Nimetatud määruse eesmärk on nähtuvalt selle põhjendusest 5 anda selles määruses andmesubjektidena määratletud isikutele täitmisele pööratavad õigused ning määratleda liidu institutsioonide ja asutuste vastutavate töötlejate andmetöötlusalased kohustused. Selle eesmärgi saavutamiseks tuleb tingimusi, millele vastavalt võivad liidu institutsioonid ja asutused isikuandmeid edastada, tõlgendada täht-tähelt, et mitte riivata neile isikutele määrusega nr 45/2001 antud õigusi, mida selle määruse põhjenduses 12 loetakse põhiõigusteks. Niisiis on vajalikkuse tingimuse täitmiseks tarvis tõendada, et isikuandmete edastamine on kõigist mõeldavatest meetmetest kõige sobivam taotleja soovitava eesmärgi saavutamiseks ja selle eesmärgiga proportsionaalne, mistõttu taotlejal on tarvis esitada sellekohased sõnaselged ja õigustatud põhjendused.

Niisugune tõlgendus ei too kaasa „absoluutse” erandi kehtestamist dokumentidega tutvumise õigusest, vaid loob kooskõla nende kahe põhiõiguse vahel, mis oleksid üksteisega vastuolus juhul, kui dokumentidega tutvumise taotlus puudutab määruse nr 45/2001 kaitstud põhiõigust.

Üksiti ei tähenda määruse nr 45/2001 artikli 8 punktis b ette nähtud vajalikkuse tingimuse täht-täheline tõlgendamine, et arvesse ei saaks võtta isikuandmete edastamise vajalikkuse üldist laadi põhjendust.

Kolmandaks, kui isikuandmeid sisaldavate dokumentidega tutvumise taotluse esitanud isik on tõendanud nende saamise vajalikkust ja kui taotluse saanud institutsioon on jõudnud järeldusele, et ei ole mingit põhjust arvata, et dokumentide edastamine võib kahjustada andmesubjektide õigustatud huve, võib dokumendid edastada ja – eeldusel, et kohaldamisele ei kuulu määruses 1049/2001 sätestatud muud erandid kui eraelu puutumatust ja isikupuutumatust kaitsev erand –, niisuguseid andmeid sisaldav dokument või dokumendid avalikustatakse ja tehakse seeläbi üldsusele kättesaadavaks.

Sellest tuleneb, et määruse nr 45/2001 artikli 8 punktis b sätestatud vajalikkuse kriteeriumi tuleb tõlgendada täht-tähelt; et isikuandmete edastamise vajalikkuse tingimus tähendab, et taotluse saanud institutsioon või asutus hindab seda vajalikkust dokumentidega tutvumise võimaluse taotleja eesmärki arvestades, mis piirab dokumentidega tutvumise taotluse põhjenduse puudumise nõuet; et taotleja esitatud põhjendus andmete edastamise vajalikkuse kohta võib olla üldist laadi, ja et määrust nr 1049/2001 ei või jätta ilma kasulikust mõjust, andes selle asjakohastele sätetele tõlgenduse, mille kohaselt õigustatud avalikustamise eesmärk ei saaks kunagi olla täielik avalikustamine üldsusele.

(vt punktid 48, 51–54, 56, 59–61, 67 ja 68)