Mis puutub taotlusse tutvuda dokumentidega, millest nähtub üksikasjalikult, kuidas ja millal igast liikmesriigist valitud parlamendiliikmed kulutasid mitmesugustel ajavahemikel oma üldkulude hüvitisi, siis nähtub Euroopa Parlamendi büroo otsuse Euroopa Parlamendi liikmete põhimääruse rakendusmeetmete kohta artiklitest 25 ja 26, et parlamendiliikmed saavad igakuise hüvitise kindlas summas, mis pealegi on üldsusele teada, taotluse alusel, mis on esitatud mandaadi alguses. Kuna aga üldkulude hüvitisi makstakse kindlas summas, siis ei ole Euroopa Parlamendil ühtegi dokumenti, mis näitaks üksikasjalikult, kuidas liikmed neid hüvitisi sisuliselt või ajaliselt on kasutanud. Järelikult ei ole Euroopa Parlamendil vaidlusaluseid andmeid ja seega ei saa ta avalikustada dokumente, mida nende kohta taotletakse.

Üldsuse õigus dokumentidega tutvuda, mis on sätestatud määruses nr 1049/2001 üldsuse juurdepääsu kohta Euroopa Parlamendi, nõukogu ja komisjoni dokumentidele, puudutab üksnes selliseid institutsioonide dokumente, mis on tõepoolest nende valduses, ja see õigus ei saa laieneda dokumentidele, mis ei ole institutsioonide valduses või mida ei ole olemas.

Selles osas ei saa vaidlusaluseid andmeid eristada vastavalt sellele, kas need kuuluvad erasfääri või avalikku sfääri, kuna mõiste „isikuandmed“ määruse nr 45/2001 artikli 2 punkti a tähenduses ei lange kokku mõistega „eraelu puudutavad andmed“. Küsimus, kas esineb parlamendiliikmete õigustatud huvide kahjustamise oht, ei saa samuti mõjutada vaidlusaluste andmete liigitamist isikuandmete hulka. Ka see, et asjaomaseid isikuid puudutavad andmed on tihedalt seotud avaliku teabega nende isikute kohta, eriti kuna need on välja pandud parlamendi veebisaidil, mis puudutab eelkõige parlamendiliikmete nimesid, ei tähenda sugugi, et need andmed oleks lakanud olemast isikuandmed nimetatud sätte tähenduses. Teisisõnu ei saa vaidlusaluste andmete liigitamist isikuandmete hulka välistada lihtsalt asjaolu, et andmed on seotud muude andmetega, mis on avalikud, ja seda olenemata küsimusest, kas nende andmete avalikustamine kahjustaks asjasse puutuvate isikute õigustatud huve.

Olukorras, kus on tegemist otsustega, millega institutsioon lükkab isikuandmeid sisaldava teabe saamise taotluse tagasi põhjendusel, et see on hõlmatud määruse nr 1049/2001 üldsuse juurdepääsu kohta Euroopa Parlamendi, nõukogu ja komisjoni dokumentidele artikli 4 lõike 1 punktis b sätestatud erandiga, mis kaitseb eraelu puutumatust ja isikupuutumatust, tohib neid andmeid edastada vaid siis, kui vastuvõtja tõendab edastamise vajalikkust ja kui ei ole vähimatki alust arvata, et edastamine võiks kahjustada andmesubjekti õigustatud huve, lähtudes määruse nr 45/2001 üksikisikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ühenduse institutsioonides ja asutustes ning selliste andmete vaba liikumise kohta artikli 8 punktist b, mida institutsioonid on kohustatud järgima, kui nad lahendavad isikuandmeid sisaldavate dokumentidega tutvumise taotlust.

Nii nähtub määruse nr 45/2001 artikli 8 punkti b sõnastusest endast, et isikuandmete edastamiseks peavad olema täidetud kaks kumulatiivset tingimust. Selles kontekstis on kõigepealt selliste andmete edastamist taotlev isik kohustatud tõendama edastamise vajalikkust. Pärast selliste tõendite esitamist peab asjaomane institutsioon kontrollima, ega ei ole vähimatki alust karta, et edastamine võib kahjustada andmesubjekti õigustatud huve. Nimetatud säte nõuab seega, et taotluse saanud institutsioon hindaks kõigepealt, kas isikuandmete edastamine on taotleja soovitavat eesmärki arvestades vajalik ja seega proportsionaalne, kas on täidetud määruse nr 45/2001 artikli 8 punktis b sätestatud vajalikkuse tingimus, mida tuleb tõlgendada kitsalt ja mis tähendab taotleja kohustust tõendada, et isikuandmete edastamine on kõigist mõeldavatest meetmetest kõige sobivam taotleja soovitava eesmärgi saavutamiseks ja selle eesmärgiga proportsionaalne, mistõttu taotlejal on kohustus esitada sellekohased sõnaselged ja õiguspärased põhjendused.

Kui vaidlusaluste andmete edastamise vajalikkuse tõendamiseks on viidanud mitmesugustele eesmärkidele – näiteks eesmärk tagada üldsuse õigus saada teavet ja õigus läbipaistvusele –, mis on sõnastatud liiga laialt ja üldiselt, siis ei saa asjaomasele institutsioonile ette heita, et ta ei teinud nende eesmärkide põhjal järeldust, et isikuandmete edastamise vajalikkus on kaudselt tõendatud. Vastupidise hinnanguga põhimõtteliselt kohustataks institutsiooni üldiste kaalutluste põhjal, mis käsitlevad üldsuse huvi isikuandmete avalikustamise vastu, tegema järeldust, et andmete edastamise vajalikkus on kaudselt tõendatud. Ka avaliku arutelu tekitamise soov ei saa olla piisav, et tõendada isikuandmete edastamise vajalikkust, kuna selline argument on seotud ainult dokumentidega tutvumise taotluse eesmärgiga. Ühtki läbipaistvuse eesmärki ei saa automaatselt eelistada isikuandmete kaitse õigusele.

(vt punktid 69–76, 90 ja 91)